BFC-E Manuel d`utilisation - DSI

BFC-E Manuel d`utilisation - DSI
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d’utilisation
Manuel
Recettes - Tome 2
Factures - Encaissement
Version 4.30
Décembre 2014
BFC-E Manuel d'utilisation
Recettes - Tome 2
Mises à jour du document
Ce qui est nouveau
Thème
Chapitre
Page
Ce qui a évolué
Thème
Chapitre
Page
Nouveau groupe d’imputation article pour les
financements IA participation au capital de sociétés
Annexe 2
234
Factures - Encaissement
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Recettes - Tome 2
Table des matières
Mises à jour du document .................................................................................................................................... 2
Table des matières ................................................................................................................................................. 3
A propos de ce manuel .......................................................................................................................................... 6
6
Prise en charge .............................................................................................................................................. 7
6.1
Présentation ............................................................................................................................................ 7
6.2
Créer une facture manuellement en référence à un document de vente – VA01/VA02/VF04/VF06 ....... 9
6.2.1
Création d’une facture en fin du processus de création de la commande client ou en modification
commande client – VA01/VA02 ..................................................................................................................... 9
6.2.2
Création d’une facture via l’échéancier de facturation – VF04 ..................................................... 11
6.2.2.1 Edition de l’échéancier de facturation ....................................................................................... 16
6.2.3
Facturation de documents de vente porteurs d’un taux de TVA obsolète .................................... 17
6.2.3.1 Facturation à partir d’une commande porteuse d’un taux de TVA obsolète ............................. 17
6.2.3.2 Facturation à partir d’un contrat porteur d’un taux de TVA obsolète ....................................... 18
6.2.4
Utilisation d’un ancien taux de TVA sur un document de vente porteur du nouveau taux ........... 21
6.3
Afficher une facture – VF03 .................................................................................................................. 21
6.4
Afficher les flux de document – VA02 ................................................................................................... 25
6.4.1
Exemple de flux de document commande -> facture client -> pièce comptable ........................... 25
7
6.5
Modifier une facture – VF02 ................................................................................................................. 26
6.6
Edition d’une facture – VF31 ................................................................................................................ 29
Modifications de recette après prise en charge ......................................................................................... 36
7.1
Présentation .......................................................................................................................................... 36
7.2
Création d’une demande d’avoir – VA01.............................................................................................. 38
7.3
Création d’un avoir client – VF01/VF04 .............................................................................................. 42
7.4
Affichage d’un avoir client – VF03 ....................................................................................................... 42
7.5
Edition d’une facture d’avoir – VF31 ................................................................................................... 45
7.6
Création d’une demande d’annulation d’avoir – VA01 ........................................................................ 46
7.7
Création d’une annulation d’avoir client – VF01/VF04 ....................................................................... 50
7.8
Affichage d’une annulation d’avoir client – VF03 ................................................................................ 50
7.9
Edition d’une annulation d’avoir – VF31 ............................................................................................. 54
7.10 Création d’une demande de régularisation sur exercice antérieur – VA01 .......................................... 54
7.10.1
Création d’une demande de régularisation sur exercice antérieur pour annuler ou réduire une
facture client absente de BFC – VA01 .......................................................................................................... 55
7.10.2
Création d’une demande de régularisation sur exercice antérieur pour annuler ou réduire une
facture client présente dans BFC – VA01 ..................................................................................................... 59
7.11
Création d’un avoir de régularisation exercice antérieur - VF01/VF04 .............................................. 64
7.12
Affichage d’un avoir de régularisation exercice antérieur – VF03 ...................................................... 64
7.13
Edition d’un avoir de régularisation exercice antérieur – VF31 .......................................................... 65
7.14
Afficher les flux de document – VA03 ................................................................................................... 66
Factures - Encaissement
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Décembre 2014
BFC-E Manuel d'utilisation
7.14.1
VA03
7.14.2
8
Recettes - Tome 2
Exemple de flux de document commande -> demande d’avoir -> demande d’annulation d’avoir –
66
Exemple de flux de document commande -> régularisation sur exercice antérieur – VA03 ........ 67
Encaissement ............................................................................................................................................... 68
8.1
Paramétrage des options utilisateur ..................................................................................................... 68
8.2
Encaissement total - F-28/F-04............................................................................................................. 70
8.2.1
Encaissement total par virement – F-28 ........................................................................................ 70
8.2.2
Encaissement total par chèque, carte bancaire ou caisse – F-04 ................................................... 72
8.3
Encaissement partiel - F-28/F-04 ......................................................................................................... 80
8.3.1
Encaissement partiel par virement – F-28 ..................................................................................... 80
8.3.2
Encaissement partiel par chèque, carte bancaire ou caisse – F-04 ................................................ 84
8.4
Pré-encaissement – F-04....................................................................................................................... 85
8.4.1
1ere étape : Pré-encaissement........................................................................................................ 85
8.4.2
2ème étape : Prise en charge de la facture client ............................................................................ 87
8.4.3
3ème étape : Solde du compte 47130000 par le compte client ...................................................... 88
8.5
Ecarts de gestion - F-28/F-04 ............................................................................................................... 93
8.5.1
Trop perçu inférieur à 5€ - F-28/F-04 ........................................................................................... 93
8.5.2
Insuffisance de règlement inférieure à 5€ - F-28/F-04 .................................................................. 96
8.5.3
Trop perçu supérieur à 5€ - F-28/F-04 .......................................................................................... 97
8.5.4
Insuffisance de règlement supérieure à 5€ - F-28/F-04 ................................................................. 99
8.5.5
Frais de virement bancaire – F-28 ................................................................................................. 99
8.5.6
Commission carte bancaire – F-04 .............................................................................................. 102
8.6
Ecarts de change - F-28/F-04 ............................................................................................................. 105
8.6.1
Gain ou perte de change lors d’un encaissement par virement – F-28 ........................................ 105
8.6.2
Gain ou perte de change lors d’encaissement par chèque, carte bancaire – F-04 ........................ 109
8.7
Cas particuliers – F-04 ....................................................................................................................... 127
8.7.1
Compensation client / fournisseur – F-04 ................................................................................... 127
8.7.2
Reversement d’un trop perçu – F-04 ........................................................................................... 131
8.7.3
Encaissement contrat dont le CNRS est coordonnateur – F-04 ................................................... 136
8.7.3.1 CAS 1 : Le CNRS prend d’abord en charge la part qui lui revient et reverse ensuite leur part
aux autres partenaires .............................................................................................................................. 136
8.7.3.2 CAS 2 : Le CNRS reverse d’abord aux autres partenaires les parts qui leur reviennent, puis
prend en charge la facture client ............................................................................................................. 147
8.7.4
Encaissement d’un fournisseur – F-28/F-04................................................................................ 152
8.8
9
Encaissement des avances ................................................................................................................... 154
Recouvrement ............................................................................................................................................ 155
9.1
Rappel des principales règles fonctionnelles ...................................................................................... 155
9.2
Affectation d’une procédure de relance à un tiers .............................................................................. 156
9.3
Relancer un client ............................................................................................................................... 156
9.4
Contrôler les Relances ........................................................................................................................ 162
9.5
Bloquer un tiers à la relance ............................................................................................................... 163
10
Etats de contrôle et de reporting .......................................................................................................... 166
10.1 Les états commandes / factures ........................................................................................................... 166
10.1.1
Liste des commandes clients – VA05 ......................................................................................... 166
Factures - Encaissement
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BFC-E Manuel d'utilisation
10.1.2
10.1.3
10.1.4
10.1.5
10.1.6
10.1.7
10.1.8
10.1.9
10.1.10
10.1.11
10.1.12
10.1.13
10.1.14
Recettes - Tome 2
Liste des contrats – VA45 ........................................................................................................... 170
Liste des contrats incomplets – V.06........................................................................................... 170
Liste des factures – VF05 ............................................................................................................ 170
Liste des factures et avoirs de recette .......................................................................................... 171
Statistique sur les factures et avoirs de recette ............................................................................ 175
Analyse client - MCTA ............................................................................................................... 176
Analyse article - MCTC .............................................................................................................. 178
Analyse organisation commerciale - MCTE ............................................................................... 179
Liste des conditions de prix ..................................................................................................... 180
Etat pour les articles dupliqués ................................................................................................ 182
Etat pour les avoirs de l’exercice N créés sur les factures de l’exercice N-1 .......................... 186
Echéancier des factures sur Commandes et demandes d'avoir ................................................ 190
Etat des Données de Base Clients ........................................................................................... 194
10.2 Etats de contrôle de la comptabilité auxiliaire clients ........................................................................ 197
10.2.1
Liste des postes individuels clients ............................................................................................. 197
10.2.2
La balance clients ........................................................................................................................ 206
10.2.3
Les soldes clients en devise interne ............................................................................................. 208
10.2.4
Les soldes mensuels clients ......................................................................................................... 210
10.2.5
Bordereau journalier des prises en charge de Recettes ................................................................ 211
10.2.6
Bordereau journalier des réductions/annulations de Recettes ..................................................... 212
10.2.7
L’Etat des recettes ....................................................................................................................... 213
10.2.8
Etat Recettes : Reste à Recouvrer par client ................................................................................ 222
10.2.9
Etat Relance : Reste à Recouvrer par client ................................................................................ 224
10.2.10
Etat des postes fournisseurs à partir des facturations clients ................................................... 226
Annexe 1 - Détermination automatique du taux de TVA .............................................................................. 229
Annexe 2 - Détermination automatique du compte comptable ..................................................................... 233
Annexe 3 – Maquettes factures client .............................................................................................................. 243
A3.1 - Facture client ....................................................................................................................................... 243
A3.2 - Facture loyer ........................................................................................................................................ 244
A3.3 - Facture contrat et subvention ............................................................................................................... 245
A3.4 - Facture d’avoir..................................................................................................................................... 246
A3.5 - Facture d’annulation d’avoir ............................................................................................................... 247
A3.6 - Facture de demande d'avance sur convention...................................................................................... 248
A3.7 - Facture d’avoir exercice antérieur....................................................................................................... 249
Annexe 4 – Modification d’une recette après prise en charge et avant encaissement – exercice en cours 250
Annexe 5 – Modification d’une recette après prise en charge et après encaissement – exercice en cours 254
Annexe 6 – Modification d’une recette après prise en charge et avant encaissement – exercice antérieur258
Annexe 7 – Modification d’une recette après prise en charge et après encaissement – exercice antérieur262
Annexe 8 – Procédures de recouvrement ........................................................................................................ 266
Annexe 9 – Formulaires de relance ................................................................................................................. 268
Factures - Encaissement
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Recettes - Tome 2
A propos de ce manuel
Les conventions utilisées
Identifie des informations à lire et/ou à exécuter impérativement.
Identifie des remarques utiles mais sans incidence sur le cours de la
procédure exposée.
Identifie un renvoi vers un chapitre, une partie ou une page où est décrite
la suite de la procédure.
Factures - Encaissement
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Recettes - Tome 2
6 Prise en charge
6.1 Présentation
Le processus de recette client se base sur des documents de vente qui sont créés avec des
données issues de référentiels. Ces documents de ventes donnent ensuite lieu à des documents de
facturation.
Pour créer ces documents de facturation et les prendre en charge, le processus de facturation client –
prise en charge de recettes reprend les éléments des documents de ventes, c'est-à-dire :


les commandes pour les recettes ponctuelles et récurrentes,
les échéances des contrats clients pour les recettes sur contrat et subvention.
Ce chapitre « Facturation – Prise en charge » ne va pas traiter des avances financières (acomptes au
sens SAP) car tout ce processus a donné lieu à un chapitre particulier dans le manuel contrat
« avances financières ».
Tranches de numéro des documents de facturation
Les factures client (ZF2A) et les factures loyer (ZF2B) sont numérotées de 90 000 000 à 119 999 999.
Les factures contrat et subvention (ZF2C) sont numérotées de 120 000 000 à 149 999 999.
Plusieurs moyens sont à la disposition du gestionnaire pour créer les factures :
Factures - Encaissement
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Recettes - Tome 2
Génération des factures par batch
Si les données gérées dans les documents de ventes ont été validées et sécurisées, la création des
factures est automatisée par un traitement automatique de nuit (batch).
Toutes les commandes et toutes les échéances des contrats non bloquées pour la facturation qui sont
arrivées à échéance seront traitées automatiquement. Elles donneront lieu à création des documents
de facturation et à leur prise en charge.
Création des factures à partir du document de vente
Il est possible, à la fin du processus de création des recettes ponctuelles et récurrentes (hors loyer) de
créer manuellement les documents de facturation et de les prendre en charge, en utilisant le menu
« Commande client  Facturer »
Traiter l’échéancier de facturation
L’échéancier de facturation permet de lister l’ensemble des commandes et des échéances de contrat
qui sont arrivées à échéance.
Il est possible de sélectionner les documents de ventes pour les inclure dans une liste via des critères
de sélection tels que la date, l’organisation commerciale, le type de document de facturation à créer,
le client, etc.
Le système affiche ensuite une liste de documents de vente à traiter correspondant aux critères de
sélection.
Pour créer les factures, il faut sélectionner la/les lignes d’échéance que l’on souhaite pour créer une
facture individuelle.
L’avantage d’une telle liste est de reprendre aux dates d’échéances toutes les lignes des contrats
arrivées à terme pour être facturées.
La création complète de la facture génère simultanément des écritures :

en comptabilité générale (débit sur le compte client et crédit sur les comptes de
produits et de TVA),

en comptabilité analytique sur les éléments d’OTP 9ADOxxxx ou bien sur l’éOTP de
recettes représentant le contrat ci celui-ci est un contrat suivi,

en comptabilité budgétaire.
Dans le cadre de la facturation interne, la facture client est créée dans BFC.
Les comptes comptables concernés dans les écritures générées par la facture client sont :
- Débit 41100006
- Crédit 75820000.
La délégation met les crédits correspondants à la disposition de l’unité bénéficiaire à partir de la
provision pour ressources propres qui lui est allouée par la DFI.
Une fois la facture créée et comptabilisée, on peut alors éditer la facture pour l’envoi au client.
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6.2 Créer une facture manuellement en référence à un document
de vente – VA01/VA02/VF04/VF06
6.2.1 Création d’une facture en fin du processus de création de la
commande client ou en modification commande client –
VA01/VA02
Il est possible de créer une facture client directement après la création ou lors de la modification de la
commande client.
En fin de création de la commande client
La gestion des « Commandes clients » se gère à travers le chemin d’accès
Recettes  Commande client  Créer commande client
Transaction : VA01


Utiliser le menu Document de vente / Facturer.
L’écran de facturation s’affiche avec le message suivant :
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Sauvegarder la facture en cliquant sur le bouton « Sauvegarder ».
Le message suivant apparaît en bas à gauche de votre écran :

: la facture client a été créée et a été prise en charge. Les écritures
de comptabilité générale, analytique et budgétaire ont été créées.
Dans l’écran principal de modification de la commande
La gestion des « Commandes clients » se gère à travers le chemin d’accès
Recettes  Commande client  Modifier commande client
Transaction : VA02
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Sauvegarder la facture en cliquant sur le bouton « Sauvegarder ».
Le message suivant apparaît en bas à gauche de votre écran :
: la facture client a été créée et a été prise en charge. Les écritures
de comptabilité générale, analytique et budgétaire ont été créées.
6.2.2 Création d’une facture via l’échéancier de facturation – VF04
La gestion de l’échéancier de facturation se gère à travers le chemin d’accès :
Recettes  Facturation Client  Créer une facture client
Factures - Encaissement
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Transaction : VF04
Ce traitement permet la création des documents de facturation de tous types.
Il s’agit de sélectionner des documents de vente à traiter en fonction de plusieurs critères :
Factures - Encaissement
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Données facture :
L’utilisateur va pouvoir traiter les factures en utilisant les critères suivants :
- Dates de facture, permettant de définir un période
Consigne : il faut absolument renseigner la borne maximale de la période
avec la date du jour. En effet, cette date représente la date maximale
d’arrivée à échéance d’un jalon de facturation. Par conséquent, si cette
date est supérieure à la date du jour, alors on risque de facturer et de
prendre en charge des jalons qui ne sont pas encore arriver à échéance.
-
Type de document de facturation à créer : cette zone peut être vide, dans ce cas tous les types de
documents de facturation suivants seront créés :
-
Document commercial à traiter : un document commercial est un document de vente. Cette zone si
elle est renseignée ne sert par exemple à n’afficher, pour pouvoir les traiter, que les échéances de
facturation d’un contrat.
Données organisat. :
Les données organisationnelles vont permettre de traiter les factures propres à une délégation donnée si
une seule organisation commerciale est renseignée.
Données client :
Permet de n’afficher, pour pouvoir les traiter, que les factures propres à un ou plusieurs clients précis. Il
suffit d’indiquer le(s) numéro(s) de clients BFC dans les zones « donneur d’ordre ».
Documents à sélectionner :
- L’utilisateur sélectionnera le type de « lié à une commande client » pour prendre toutes les factures
à créer en référence d’un commande ou d’un contrat.
- Si la coche « sans doc. avec blocage facture » n’est pas activée, tous les postes de document de
vente bloqués et tous les jalons des contrats bloqués s’afficheront aux côtés des autres documents.
Toutefois, le système ne les prendra pas en charge par la suite.
- Si la coche « sans doc. avec blocage facture » est activée, tous les postes de document de vente
bloqués et tous les jalons des contrats bloqués ne s’afficheront pas.
Données déf. :
Les données de définition permettent notamment à l’utilisateur de limiter la sélection par rapport à un type
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de facture, une date de service rendu ou une date de détermination du prix.
Une fois les critères de sélection choisis, afficher l’échéancier de facturation en cliquant sur le bouton
« Afficher échéancier factures »

Le système affiche toutes les commandes et toutes les échéances des contrats qui ne sont pas facturées et qui
correspondent à vos critères de sélection. On obtient une ligne par facture à émettre. Cette ligne correspond à
toutes les échéances regroupées par date d’échéance, bloquées ou non en fonction de la coche à la case « sans
doc. avec blocage facture ».
Toutes les lignes sont orangées : cela signifie que toutes les lignes sont sélectionnées.
Pour créer une facture, cliquer dans l’état pour désélectionner toutes les lignes : les lignes deviennent claires.
Sélection la ligne ou les lignes que vous voulez facturer.


Utiliser le bouton Autre(s), puis facture individuelle (raccourci shift + F6)
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
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L’écran de création de la facture apparaît.
Vérifier la facture qui va être créée puis la sauvegarder.
Cas d’erreur de création de la facture
Dans certains cas, la facture ne peut être créée. On obtient un l’écran suivant avec le statut de traitement « Non
traité ».
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
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Utiliser le menu « Traiter / Journal » pour afficher le détail de l’erreur
6.2.2.1 Edition de l’échéancier de facturation
L’échéancier de facturation est un outil de travail intéressant qui permet de connaître les échéances à venir en
fonction des critères de sélection définis plus haut.
Il est possible d’éditer cet échéancier de facturation sous forme d’un document pdf qui peut ensuite être imprimé :
Cliquer sur le bouton «Système » et choisir « Imprimer »
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Indiquer l’unité de sortie «pdf ».
Une fenêtre Internet Explorer s’ouvre et l’édition apparaît sous forme pdf :
Il suffit d’imprimer via le bouton
On obtient les informations suivantes :
- organisation commerciale (i.e. délégation)
- date facture,
- le numéro du donneur d’ordre,
- le nom du donneur d’ordre,
- le lieu du donneur d’ordre,
- le pays du donneur d’ordre,
- le type de document de facturation,
- le numéro de document de vente,
- le type de document de vente (C : commande client, G : contrat),
- le montant net du document de vente,
- la devise du document de vente.
6.2.3 Facturation de documents de vente
obsolète
porteurs d’un taux de TVA
6.2.3.1 Facturation à partir d’une commande porteuse d’un taux de TVA obsolète
Lors d’un changement règlementaire de taux de TVA, il est nécessaire de modifier toute commande
créée sur l’ancien code TVA mais qui n’a pas encore été facturée ou a été partiellement facturée
(cas par exemple des commandes bloquées à la facturation).
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En effet, sur ces commandes, le taux appliqué est celui valide au moment de la création de la
commande.
Afin de pouvoir générer un document de facturation porteur du nouveau code de TVA, il est
nécessaire de saisir, dans la zone « date de création de service » de l’onglet « facture » de la
commande client, une date postérieure ou égale à la date d’application du nouveau taux de tva.
Cette procédure s’applique également sur les documents de vente de
type : demande d’avoir et demande d’annulation d’avoir
6.2.3.2
Facturation à partir d’un contrat porteur d’un taux de TVA obsolète
De manière générale, la facturation des contrats est soumise à des dates d’échéance. Ce sont ces
dates qui détermineront le taux de TVA applicable.

Pour les contrats suivis, les jalons bloqués à la facturation doivent être débloqués via
l’apposition d’une date réelle au niveau de l’EOTP dans PS. Cette date déterminera alors le
taux de TVA qui s’appliquera sur la facture. C’est pourquoi il faut s’assurer, avant de facturer,
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que la date réelle saisie soit postérieure ou égale à la date d’application du nouveau taux de
TVA.

Pour les contrats non suivis, les jalons non facturés pour lesquels la « date de la facture »
(présente dans le calendrier de facturation) est définie dans le futur seront comptabilisés au
taux en vigueur à cette date.
Donc les jalons dont la date de facture est antérieure à la date d’application du nouveau taux
de TVA seront facturés automatiquement au taux en vigueur à cette date.
Les jalons dont la date de facture est postérieure ou égale à la date d’application du
nouveau taux de TVA seront facturés automatiquement au nouveaux taux.
Cas particulier : si un jalon a une date postérieure à la date d’application du nouveau taux de
TVA mais qu’il faut le facturer selon l’ancien taux de TVA, il faudra modifier la « date de la
facture » au niveau du calendrier de facturation, de façon à ce que cette date soit antérieure à
la date d’application du nouveau taux de TVA et qu’ainsi l’ancien taux puisse s’appliquer sur
ce jalon.
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Dans le cas de la création d’un nouveau poste sur le document de vente et s’il a été entièrement
facturé, la date de validité utilisée pour la détermination du taux de TVA est la date de création du
premier poste (donc avec ancien code TVA).
Il faudra également modifier la « date de création de service », au niveau du poste créé, pour que le
nouveau taux s’applique sur ce poste.
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6.2.4 Utilisation d’un ancien taux de TVA sur un document de vente
porteur du nouveau taux
Dans certains cas règlementaires bien définis (Cf. Note de la DSFIM sur la réforme des taux de TVA),
il est nécessaire d’appliquer un ancien taux de TVA sur des documents de vente porteurs du nouveau
code TVA.
Pour ce faire, il convient de modifier la date de création de service sur le document de vente afin que
l’ancien taux soit appliqué sur la facture (Cf. Infra 6.2.3.1).
6.3 Afficher une facture – VF03
L’affichage d’un document de facturation se fait à travers le chemin d’accès
Recettes  Facturation Clients  Afficher une facture client
Transaction : VF03
Il est possible de rechercher une facture en utilisant le matchcode de la zone facture :
Il est possible de rechercher par exemple toutes les factures prises en charge avec le matchcode
« factures prises en charge » suivant des critères de sélection.
On obtient ensuite l’écran d’affichage de la facture :
Factures - Encaissement
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Recettes - Tome 2
En cliquant sur le bouton
, on peut visualiser les écritures de comptabilité générale,
analytique et budgétaire engendrées par la prise en charge de la facture.
Il est possible d’afficher ensuite les pièces soit en la sélectionnant et en cliquant sur l’icône
double cliquant sur la pièce comptable.
soit en
Affichage de la pièce de comptabilité générale (pièce FI)
Factures - Encaissement
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Recettes - Tome 2
Le compte de recette a été déterminé automatiquement par le système.
Cf Annexe Détermination automatique des taux de TVA
Cf Annexe Détermination automatique du compte comptable
Rappels de lecture d’une pièce comptable
-
La date comptable correspond à la date de prise en charge de la recette.
-
Dans la colonne « Compte » ce n’est pas le compte collectif du client qui apparaît mais le numéro
BFC du client.
-
Les écritures en crédit en apparaissent avec le signe « - ».
-
Il n’existe pas de compte comptable particulier pour les rabais/ristournes/rabais. Ces opérations
sont retracées dans la comptabilité par une écriture en débit du compte de produit initial.
-
Si on double clique sur une ligne de la pièce comptable, on obtient le détail de la ligne de cette
écriture comptable :
Dans le détail de la ligne, le compte général n’est plus le numéro du tiers client BFC mais le compte
collectif issu de ce tiers.
Factures - Encaissement
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Recettes - Tome 2
Affichage d’un document en devise ou en devise interne
Dans l’exemple, le document de facturation est en dollars américain (devise USD) mais l’écriture en
comptabilité générale a bien été faite en euros qui est la devise interne.
Il est possible d’afficher la pièce en euros en cliquant sur le bouton « Autres » choix « Changer devise
d’affichage »
Affichage de la pièce de comptabilité analytique (pièce CO)
Rappels de lecture d’une pièce analytique
-
L’écriture de comptabilité analytique concerne l’éOTP saisi dans le document de vente initial et
repris dans le document de facturation.
-
L’écriture analytique est déduite des lignes de la pièce comptable qui concernent les comptes de
recettes (classe 7, voire aussi classes 1 et 2), les montants sont par conséquent exprimés en HT.
-
Les écritures en crédit en apparaissent avec le signe « - ».
Factures - Encaissement
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Recettes - Tome 2
Affichage de la pièce de comptabilité budgétaire (pièce FM)
Rappels de lecture d’une pièce budgétaire
-
La pièce de comptabilité budgétaire génère une écriture dans le budget de paiement et une
écriture dans le budget d’engagement même si cette double gestion n’est pas utile au CNRS pour
ce qui est des recettes
-
Les écritures en crédit en apparaissent avec le signe « - ».
-
Toutes les données budgétaires sont dérivées automatiquement par le système.
Cf Manuel d’utilisation Recettes Tome 1B- BFC-MUT-REC-Tome1B
6.4 Afficher les flux de document – VA02
Le flux de document permet de voir l’enchaînement des documents entre les commandes, les factures
et les pièces comptables créées.
Cf. Manuel d‘utilisation Recettes Tome 1A – BFC-MUT-REC-Tome1A
d’affichage du flux de document
pour le mode opératoire
6.4.1 Exemple de flux de document commande -> facture client -> pièce
comptable

Il suffit pour cela de renseigner la référence de la commande dans « Commande client ». Utiliser l’aide à
la recherche ou le pavé pour effectuer une recherche rapide en bas de l’écran.
Factures - Encaissement
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
Recettes - Tome 2
Cliquer sur le bouton « flux de document »
Dans cet exemple, on voit le cheminement de tout le processus :
1 – Commande
2 – Facture
2bis – Pièce comptable de la facture
6.5 Modifier une facture – VF02
La modification d’un document de facturation se fait à travers le chemin d’accès :
Recettes  Facturation Clients  Modifier une facture client
Transaction : VF02
Les deux seules modifications possibles sur un document de facturation une fois que celui-ci a été créé
sont :
- la prise en charge en comptabilité dans le cas très particulier où la facture n’aurait pas pu être
prise en charge au moment de sa sauvegarde,
-
la modification du texte d’entête « Suivi Recette » qui est repris du document de vente initial et qui
permet au gestionnaire d’effectuer un suivi écrit de la recette. Pour mémoire, ce texte n’est
imprimé sur aucun des documents à destination du client, en revanche il est recopié dans la suite
du flux dans le cas de modification après prise en charge (exercice en cours ou exercice
antérieur).
Relancer la prise en charge d’un document de facturation qui aurait été créé mais qui n’aurait pas pu être
comptabilisée
Si la comptabilisation n’a pas pu être faite mais que le document de facturation a été créé, le message suivant
apparaît :
Il faut dans ce cas relancer la validation comptabilité de la manière suivante :
Factures - Encaissement
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Recettes - Tome 2
Lors du re-lancement de la prise en charge, le système contrôle que la
date de création de la facture est égale à la date du jour (date de prise en
charge). Donc si la facture a été créée à une date antérieure au jour de
tentative de prise en charge, il faut modifier la date de la facture via
Menu/Saut/En-tête/Détail en-tête comme suit :


Modifier la date de la facture en renseignant la date du jour
Sauvegarder la saisie.
Factures - Encaissement
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Puis relancer la validation comptabilité de la manière suivante :
Modifier le texte d’entête de la facture « Suivi Recette »
Se positionner sur l’entête de la facture en cliquant sur l’icône
Se positionner sur l’onglet « Text. E/T » : le texte Suivi Recette client du document de vente initial a été repris. Il
est possible de le modifier/compléter en double cliquant sur le texte et en saisissant du texte dans la partie de
droite de l’écran.
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Recettes - Tome 2
Ce texte n’est jamais imprimé sur la facture client.
Ce texte est copié des documents de vente vers les documents de facturation et est utilisé par le gestionnaire
comme un outil de suivi de la recette.
6.6 Edition d’une facture – VF31
Une fois la facture créée, elle peut être éditée pour être envoyée au client.
Le système créée un document acrobat reader (.pdf) que vous pouvez sauvegarder localement et
imprimer.
La gestion des éditions des factures se gère à travers le chemin d’accès :
Recettes  Reporting Recette  Factures Clients  Edition des factures, avoirs, annulation et acomptes
client
Transaction : VF31
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Recettes - Tome 2
Différents critères sont disponibles pour sélectionner les factures à imprimer
Vous pouvez sélectionner les factures à imprimer par type de facture avec la zone catégorie de
message :

De plus, l’option mode de traitement vous permet de prendre les factures à imprimer, pour un premier
traitement (cas le plus général, mode de traitement = 1) ou pour un nouveau traitement si vous voulez
rééditer la facture (mode de traitement = 2)
Les modes de traitement 3 & 4 sont utilisés dans un cas de problème technique d’édition.

Vous pouvez restreindre la sélection des factures à imprimer par :
Factures - Encaissement
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-



Recettes - Tome 2
n° de facture
date de prise en charge de la facture
Les cases à cocher vous permettent de choisir les factures se référant :
- Relié à une commande client simple
o Cas des factures standard, des avoirs, des annulations d’avoir et des demandes de
régularisation
- Relié à un calendrier de facturation
o Cas des factures issues d’un contrat de type « loyer » ou d’un contrat de type « contrat et
subvention »
Les autres options ne sont pas utilisées.
Choisissez l’organisation commerciale de votre délégation, le canal de distribution 01 (le canal de
distribution 02 n’est à utiliser que par l’unité Ulisse (DR Alpes) dans le cadre de l’édition des factures de
TVA douanière) et le secteur d’activité 01.
Vous pouvez aussi restreindre la sélection des factures à imprimer par :
- Client donneur d’ordre,
- Client payeur.
Une fois tous vos critères saisis, vous pouvez lancer cet état qui listera toutes les factures correspondantes à ces
critères

Cliquer sur exécuter
(raccourci F8).
Si vos paramètres Internet Explorer ne vous permettent pas d’afficher les pop up, procédez comme suit. Sinon,
passez à la partie suivante.
Validez le premier message.


Un bandeau d’information s’affiche en haut de la page.
Choisissez l’option « toujours autoriser les pop up pour ce site »
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
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Validez le second message.
Cas 1 : une seule facture est sélectionnée d’après les critères saisis :
Il faut cocher la facture qui doit être imprimée puis cliquer sur le bouton
.
La facture est affichée dans une nouvelle fenêtre Internet Explorer :

Imprimer la facture
Factures - Encaissement
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Recettes - Tome 2

Sauvegarder le fichier dans un fichier local (facultatif). En effet, il est possible à tout moment d’aller :
- soit consulter le gestionnaire des éditions (gestionnaire des ordres spool) dans lequel l’édition .pdf
a aussi été générée Cf. Manuel d’utilisation Eléments généraux – BFC-MUT-ELG,
- soit régénérer cette édition .pdf en refaisant la manipulation d’impression de la facture et en
choisissant dans l’écran de sélection l’option mode de traitement « 2 ».

Fermer la fenêtre

Remarque : dans le cas où le client est à l’étranger, aux USA par exemple, le format de date suit les
normes de son pays. Ainsi, dans l’exemple ci-dessus, les dates sont sous la forme mm/jj/aaaa.
Factures - Encaissement
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Recettes - Tome 2
Cas 2 : plusieurs factures ont été sélectionnées d’après les critères saisis :
Il faut cocher la/les factures qui doivent être imprimées puis cliquer sur le bouton
.
Une fenêtre intermédiaire est affichée listant les factures sélectionnées :
Cliquer sur l’icône

pour éditer la facture
Une autre fenêtre affiche le document acrobat reader à imprimer.
Procéder comme pour l’édition d’une facture individuelle pour imprimer et sauvegarder le fichier
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Continuer l’édition de toutes les factures et fermer cette fenêtre.
Les maquettes de factures client sont fournies en annexe
Factures - Encaissement
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Recettes - Tome 2
7 Modifications de recette après prise en charge
7.1 Présentation
Ce chapitre du manuel décrit les fonctions qui traitent des cas de modifications des recettes après
prise en charge qui sont de 3 sortes :
-
l’annulation partielle ou totale de recette sur l’exercice en cours,
-
l’annulation partielle ou totale d’une annulation de recette sur l’exercice en cours,
-
l’annulation partielle ou totale de recette exercice antérieur.
Ce chapitre ne va pas traiter des modifications des avances financières (acomptes au sens SAP) car
tout ce processus a donné lieu à un chapitre particulier « Avances financières ».
Le mécanisme de documents de vente donnant lieu à la création de document de facturation
s’applique aussi au processus de modification après prise en charge. Ainsi :
-
Les documents de vente utilisés dans le cadre des modifications de recettes après prise
en charge sont la demande d’avoir (code ZG2) et la demande d’annulation d’avoir (code
ZL2). Ces documents de vente donnent lieu à la création des documents de facturation
avoir client (code ZG2A) et annulation d’avoir client (ZL2A).
-
Le document de vente utilisé dans le cadre de régularisation de recette sur exercice
antérieur est la demande de régularisation sur exercice antérieur (ZRG). Ce document de
vente donne lieu à la création d’un document de facturation Facture Avoir exercice
antérieur (ZRGA).
Tranches de numéro des documents de facturation
Factures - Encaissement
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Recettes - Tome 2
Les demandes d’avoir (ZG2), les demandes d’annulation d’avoir (ZL2) et les demandes de
régularisation exercice antérieur (ZRG) sont numérotées de 70 000 000 à 74 999 999.
Les avoirs client (ZG2A) et les avoirs régularisation exercice antérieur (ZRGA) sont numérotés de
150 000 000 à 159 999 999.
Les annulations d’avoirs client (ZL2A) sont numérotées de 160 000 000 à 164 999 999.
Diminution partielle ou totale de recette sur le même exercice comptable, avant ou après
encaissement
Cette diminution se traduit dans le système par un nouveau document de vente de type « demande
d’avoir » qui est créé en référence à la facture d’origine. Ce document de vente donne ensuite lieu à la
création d’un avoir qui génère des écritures en comptabilités générale, analytique et budgétaire.
Cela implique que les avoirs font nécessairement référence à une facture client existante.
Un tableau de procédure est joint en annexe pour expliquer sous forme
d’étapes le processus de correction d’une recette après prise en charge
et détaillant les cas avant encaissement et après encaissement
Ré-imputation comptable
Aucun cas de ré-imputation n’est géré. Pour une recette, toute correction d’écriture comptable liée à
une facture s’effectuera par une diminution totale de recette et une nouvelle liquidation.
Diminution totale de recette dans le cas précis où une échéance de contrat ou subvention a été
facturée trop tôt
Cette diminution se traduit par un document de vente de type « demande d’avoir » créé en référence
à la facture d’origine. Ce document de vente donne ensuite lieu à la création d’un avoir qui génère des
écritures en comptabilités générale, analytique et budgétaire.
Ensuite, pour pouvoir facturer à nouveau l’échéance, il faut créer un nouveau jalon avec une nouvelle
date d’échéance :
- en comptabilité analytique si le contrat est suivi, puis le rapatrier dans le document de
vente de type contrat et subvention tout en modifiant la valeur nette du contrat en
ajoutant le montant de l’échéance.
- si le contrat n’est pas suivi directement dans le calendrier de facturation du document
de vente de type contrat et subvention tout en modifiant la valeur nette du contrat en
ajoutant le montant de l’échéance.
Il s’agira ensuite de passer dans le processus classique de prise en charge pour facturer la nouvelle
échéance.
Diminution partielle ou totale d’une diminution de recette sur le même exercice comptable, avant ou
après encaissement
Cette annulation se traduit dans le système par un nouveau document de vente de type « demande
d’annulation d’avoir » qui est créé en référence à l’avoir client d’origine. Ce document de vente donne
ensuite lieu à la création d’une annulation d’avoir qui génère des écritures en comptabilités générale,
analytique et budgétaire. Cela implique que les annulations d’avoirs font nécessairement référence à
un avoir client existant.
Factures - Encaissement
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Recettes - Tome 2
Diminution de recette sur un exercice comptable différent de la facture d’origine
Une diminution de recette sur un autre exercice est traitée :
-
Dans le processus Recettes par un document d’avoir qui doit être envoyé au client au même
format que les avoirs sur le même exercice. Un type de document particulier a été créé afin de
pouvoir éditer ce document sans toutefois générer des écritures dans les comptabilités
générale, budgétaire et analytique. Ces écritures seront générées dans le processus Dépenses.
-
Dans le processus Dépenses par :
1. La création d’une commande prévisionnelle (sans service fait) dans GESLAB en délégation
en référence au document recettes ci-dessus envoyé au client. Cette dépense portera sur un ou
des codes famille dédiés en rapport avec les imputations comptables de régularisation de
recettes exercice antérieur.
2. La saisie d’une facture fournisseur dans BFC avec un code de blocage paiement ‘B’ (Blocage
pour paiement) pour bloquer tout règlement avant rapprochement.
3. Soit par la levée du Code blocage par le caissier pour règlement (dans le cas où les postes
Client ont été préalablement encaissés)
3bis. Soit par la compensation avec un poste Client via une écriture de transfert avec
rapprochement avec le type de pièce ‘SA’ (multi-types de tiers) et la sélection successive du
client et fournisseur lié et la gestion d’un poste résiduel pour le net.
Ce manuel ne va traiter que la partie concernant le processus Recettes.
Un tableau de procédure est joint en annexe pour expliquer sous forme
d’étapes le processus de correction d’une recette exercice antérieur
après prise en charge et détaillant les cas avant encaissement et après
encaissement
7.2 Création d’une demande d’avoir – VA01
La gestion des demandes d’avoir client se gère au travers du même chemin d’accès que les commandes
clients :
Recettes  Commande client  Créer commande client
Transaction : VA01
Factures - Encaissement
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Recettes - Tome 2
Le type de commande utilisé est : ZG2 pour une demande d’avoir.


Le gestionnaire renseignera ensuite l’organisation commerciale (définie par délégation régionale), le canal
de distribution (toujours égal à 01), le secteur d’activité (toujours égal à 01).
Le canal de distribution « Unité – Fac. Interne°» codifié 02 ne peut-être utilisé que par la DR11 (Alpes)
dans le cadre de la création de demandes d’avoirs liés à des factures créées à partir de commandes
clients par l’unité Ulisse pour la facturation interne de la TVA douanière.
NB : ces données peuvent être renseignées dans les paramètres de l’utilisateur avec pour clé respectives
VKO, VTW et SPA.
La référence à une facture prise en charge est obligatoire.
L’écran suivant apparaît par défaut :

Entrer le n° de facture de la facture initiale ou utiliser le matchcode de recherche des factures, catégorie
Factures prises en charges, pour rechercher la facture correspondant à la recette à réduire ou annuler.

Cliquer sur reprendre
’
Cliquer sur sélection postes
réduction partielle de recette).
pour reprendre tous les postes (dans le cas d’un avoir total)
pour choisir les postes à reprendre (dans le cas de
Si vous aviez choisi l’option ’
Factures - Encaissement
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Recettes - Tome 2
Sélectionner les lignes à reprendre en ne sélectionnant que les postes qui doivent être annulés.

Cliquer sur le bouton
.


Pour toute demande d’avoir faisant référence à une facture portant un taux de TVA obsolète,
Cf. § 6.2.3 Facturation de documents de vente porteurs d’un taux de TVA obsolète
Vous pouvez modifier les quantités dans le cas d’un avoir partiel.
La quantité totale des demandes d’avoir sur une facture ne peut pas dépasser la quantité facturée.


Dans le cas des articles non tarifés, pour modifier le prix, sélectionner la ligne, cliquer sur
et modifier
le montant de la condition de prix tarif unitaire ZPR1. Si le prix n’est pas modifiable, alors il faut supprimer
la condition de prix ZPR1 et en recréer une autre.
Dans le cas d’articles tarifés, c’est la condition de prix ZPR0 qui s’applique et elle n’est pas modifiable
puisqu’elle est issue d’un référentiel partagé par tout le CNRS. De plus, même si ces prix ont changé
depuis la création de la recette initiale, ceux-ci ne sont pas re-déterminés lors de la création de la
Factures - Encaissement
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Recettes - Tome 2
demande d’avoir client.
Remarque : le montant total des demandes d’avoir sur une facture ne peut pas dépasser le montant
facturé.
Il est possible ensuite de lancer le protocole de document incomplet :

Utiliser le bouton « Menu / Traiter / Protocole : document incomplet » ou utiliser le raccourci clavier « Ctrl
+ F8 »
Cf. Manuel d’utilisation Recettes Tome 1B – BFC-MUT-REC-Tome1B
Ce traitement de document incomplet guidera l’utilisateur pour compléter les données obligatoires qui ne
sont pas recopiées depuis le document de facturation initial.
Notamment :
-

-
Le motif de commande (menu Saut / en tête / vente) : doit être saisi à recettes ponctuelles et
récurrentes dans le cas général ou le type de contrat Partenariat si l’avoir fait référence à une
facture sur contrat & subvention,
Le numéro de la commande d’achat (menu Saut / poste / données commande) : représente la
référence de la commande chez le client. Cette donnée est imprimée sur la facture qui est
envoyée au client.
La date de commande d’achat (menu Saut / poste / données commande) : représente la date de
la commande chez le client. Cette donnée est aussi imprimée sur la facture qui est envoyée au
client.
De plus, il est nécessaire de modifier les libellés des articles contenus dans la demande d’avoir car la
désignation de l’article qui dans le document de vente est celle issue de la fiche article et est donc non
significative. Cette désignation apparaît ensuite sur les éditions des factures d’avoir qui sont envoyées au
client. Il est donc préconisé de modifier la désignation de l’article afin d’améliorer la communication vers le
client.
Le texte suivi recette est recopié depuis le document de facturation initial mais peut être modifié pour indiquer les
Factures - Encaissement
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Recettes - Tome 2
raisons de l’avoir par exemple.
Pour ce faire : Menu Saut / En tête / Textes


Saisissez le texte dans l’encart à gauche.
Lorsque la saisie de la demande d’avoir est terminée, sauvegarder vos données
Le message suivant apparaît en bas de l’écran :
7.3 Création d’un avoir client – VF01/VF04
Plusieurs moyens sont à la disposition du gestionnaire pour créer les avoirs client. Cette
création se fait par la comptabilisation de la demande d’avoir client. Cette prise en charge d’avoir
est identique à la prise en charge des factures.
Ce traitement crée une facture de type « avoir » au crédit du client et au débit du compte de recette.
La prise en charge est décrite dans le § 6.2.1 Création d’une facture en fin du processus de
création de la commande client ou en modification commande client – VA01/VA02 de ce manuel
7.4 Affichage d’un avoir client – VF03
L’affichage un avoir client se fait de la même manière que l’affichage d’une facture client.
L’affichage d’un document de facturation se fait à travers le chemin d’accès :
Recettes  Facturation Clients  Afficher une facture client
Transaction : VF03
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Il est possible de rechercher une facture en utilisant le matchcode de la zone facture :
Il est possible de rechercher par exemple toutes les avoirs pris en charge suivant des critères de
sélection, notamment en choisissant un type de facture « ZG2A »
On obtient ensuite l’écran d’affichage de l’avoir client :
Factures - Encaissement
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Recettes - Tome 2
En cliquant sur le bouton
, on peut visualiser les écritures de comptabilité générale,
analytique et budgétaire engendrées par la prise en charge de l’avoir client.
Il est possible d’afficher ensuite les pièces soit en la sélectionnant et en cliquant sur l’icône
double cliquant sur la pièce comptable.
soit en
Affichage de la pièce de comptabilité générale (pièce FI)
Le compte de recette a été déterminé automatiquement par le système.
Cf Annexe Détermination automatique des taux de TVA
Cf Annexe Détermination automatique du compte comptable
Rappels de lecture d’une pièce comptable
-
La date comptable correspond à la date de prise en charge de la recette.
-
dans la colonne « Compte » ce n’est pas le compte collectif du client qui apparaît mais le numéro
BFC du client.
-
Les écritures en crédit en apparaissent avec le signe « - ».
-
Si on double clique sur une ligne de la pièce comptable, on obtient le détail de la ligne de cette
écriture comptable
Factures - Encaissement
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Recettes - Tome 2
Affichage de la pièce de comptabilité analytique (pièce CO)
Rappels de lecture d’une pièce analytique
-
L’écriture de comptabilité analytique concerne l’éOTP saisi dans le document de vente initial et
repris dans le document de facturation.
-
L’écriture analytique est déduite des lignes de la pièce comptable qui concernent les comptes de
recettes (classe 7, voire aussi classes 1 et 2), les montants sont par conséquent exprimés en HT.
-
Les écritures en crédit en apparaissent avec le signe « - ».
Affichage de la pièce de comptabilité budgétaire (pièce FM)
Rappels de lecture d’une pièce budgétaire
-
La pièce de comptabilité budgétaire génère une écriture dans le budget de paiement et une
écriture dans le budget d’engagement même si cette double gestion n’est pas utile au CNRS.
-
Les écritures en crédit en apparaissent avec le signe « - ».
-
Toutes les données budgétaires sont dérivées automatiquement par le système.
Cf. Manuel d‘utilisation Recettes Tome1A – BFC-MUT-REC-Tome1A
analytique et budgétaire
§ Imputations comptable,
7.5 Edition d’une facture d’avoir – VF31
L’édition d’une facture d’avoir se fait de la même manière que l’édition d’une facture client.
Factures - Encaissement
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Recettes - Tome 2
L’édition d’une facture client est décrite dans le § 6.6 de ce manuel
7.6 Création d’une demande d’annulation d’avoir – VA01
Une demande d’annulation d’avoir client est le document de vente qui permet d’annuler de manière totale
ou partielle un avoir client.
La gestion des demandes d’avoir client se gère au travers du même chemin d’accès que les commandes
clients :
La gestion des « Commandes clients » se gère à travers le chemin d’accès
Recettes  Commande client  Créer commande client
Transaction : VA01
Le type de commande utilisé est : ZL2 pour une demande d’annulation d’avoir.


Le gestionnaire renseignera ensuite l’organisation commerciale (définie par délégation régionale), le canal
de distribution (toujours égal à 01), le secteur d’activité (toujours égal à 01).
Le canal de distribution « Unité – Fac. Interne°» codifié 02 ne peut-être utilisé que par la DR11 (Alpes)
dans le cadre de la création de demandes d’avoirs liés à des commandes clients créées par l’unité Ulisse
pour la facturation interne de la TVA douanière.
La référence à un avoir pris en charge est obligatoire.
L’écran suivant apparaît par défaut :
Factures - Encaissement
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Recettes - Tome 2

Entrer le n° d’avoir qui doit être annulé partiellement ou totalement, ou utiliser le matchcode de recherche
des factures, catégorie Factures prises en charges, pour rechercher l’avoir correspondant à la recette à
réduire ou annuler.

Cliquer sur reprendre
de l’avoir)
’
Cliquer sur sélection postes
partielle de l’avoir client).
pour reprendre tous les postes (dans le cas d’une annulation totale
pour choisir les postes à reprendre (dans le cas de réduction
Si vous aviez choisi l’option ’
Sélectionner les lignes à reprendre en ne sélectionnant que les postes qui doivent être annulés.


Cliquer sur reprendre
Factures - Encaissement
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.
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Recettes - Tome 2
Pour toute demande d’annulation d’avoir faisant référence à un avoir portant un taux de TVA
obsolète, Cf. § 6.2.3 Facturation de documents de vente porteurs d’un taux de TVA obsolète

Vous pouvez modifier les quantités dans le cas d’une annulation partielle d’avoir.
La quantité totale des demandes d’annulation d’avoir sur un avoir ne peut pas dépasser la quantité
facturée de l’avoir.


Dans le cas des articles non tarifés, pour modifier le prix, sélectionner la ligne, cliquer sur
et modifier
le montant de la condition de prix tarif unitaire ZPR1. Si le prix n’est pas modifiable, alors il faut supprimer
la condition de prix ZPR1 et en recréer une autre.
Dans le cas d’articles tarifés, c’est la condition de prix ZPR0 qui s’applique et elle n’est pas modifiable
puisqu’elle est issue d’un référentiel partagé par tout le CNRS. De plus, même si ces prix ont changé
depuis la création de la recette initiale, ceux-ci ne sont pas re-déterminés lors de la création de la
demande d’annulation d’avoir client.
Remarque : le montant total des demandes d’annulation d’avoir sur une facture ne peut pas dépasser le
montant de l’avoir.
Il est possible d’activer le protocole de document incomplet :
Factures - Encaissement
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Utiliser le bouton « Menu / Traiter / Protocole : document incomplet » ou utiliser le raccourci clavier « Ctrl
+ F8 »

Cf. Manuel d’utilisation Recettes Tome1B – BFC-MUT-REC-Tome1B
Ce traitement de document incomplet guidera l’utilisateur pour compléter les données obligatoires qui ne
sont pas recopiées depuis le document de facturation initial.
Notamment :
-

-
Le motif de commande (menu Saut / en tête / vente) : doit être saisi à recettes ponctuelles et
récurrentes dans le cas général ou le type de contrat Partenariat si l’avoir fait référence à une
facture sur contrat & subvention,
Le numéro de la commande d’achat (menu Saut / poste / données commande) : représente la
référence de la commande chez le client. Cette donnée est imprimée sur la facture qui est
envoyée au client.
La date de commande d’achat (menu Saut / poste / données commande) : représente la date de
la commande chez le client. Cette donnée est aussi imprimée sur la facture qui est envoyée au
client.
De plus, il est nécessaire de modifier les libellés des articles contenus dans la demande d’annulation
d’avoir car la désignation de l’article qui apparaît dans le document de vente est celle issue de la fiche
article et est donc non significative. Cette désignation apparaît ensuite sur les éditions des annulations
d’avoir qui sont envoyées au client. Il est possible de modifier la désignation de l’article afin d’améliorer la
communication vers le client.
Le texte suivi recette est recopié depuis le document de facturation initial mais peut être modifié pour indiquer les
raisons de l’avoir par exemple.
Pour ce faire : Menu Saut / En tête / Textes
Factures - Encaissement
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
Recettes - Tome 2
Saisissez le texte dans l’encart à gauche.
Lorsque la saisie de la demande d’annulation est terminée, sauvegarder vos données en cliquant sur le

bouton
.
Le message suivant apparaît en bas de l’écran :
7.7 Création d’une annulation d’avoir client – VF01/VF04
Plusieurs moyens sont à la disposition du gestionnaire pour créer les demandes d’avoirs client.
Cette création se fait par la comptabilisation de la demande d’annulation d’avoir client. Cette prise en
charge d’annulation d’avoir est identique à la prise en charge des factures.
Ce traitement crée une facture de type « annulation avoir » au débit du client et au crédit du compte
de recette.
La prise en charge est décrite dans le 6.2.1 de ce manuel
7.8 Affichage d’une annulation d’avoir client – VF03
Afficher une annulation d’avoir client se fait de la même manière qu’afficher une facture client.
L’affichage d’un document de facturation se fait à travers le chemin d’accès :
Recettes  Facturation Clients  Afficher une facture client
Factures - Encaissement
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Transaction : VF03
Il est possible de rechercher une facture en utilisant le matchcode de la zone facture :
Il est possible de rechercher par exemple toutes les avoirs pris en charge suivant des critères de
sélection, notamment en choisissant un type de facture « ZL2A »
On obtient ensuite l’écran d’affichage de l’annulation d’avoir client :
Factures - Encaissement
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En cliquant sur le bouton
, on peut visualiser les écritures de comptabilité générale,
analytique et budgétaire engendrées par la prise en charge de l’annulation d’avoir client.
Il est possible d’afficher ensuite les pièces soit en la sélectionnant et en cliquant sur l’icône
double cliquant sur la pièce comptable.
soit en
Affichage de la pièce de comptabilité générale (pièce FI)
Factures - Encaissement
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Le compte de recette a été déterminé automatiquement par le système.
Cf Annexe Détermination automatique des taux de TVA
Cf Annexe Détermination automatique du compte comptable
Rappels de lecture d’une pièce comptable
-
La date comptable correspond à la date de prise en charge de la recette.
-
dans la colonne « Compte » ce n’est pas le compte collectif du client qui apparaît mais le numéro
BFC du client.
-
Les écritures en crédit en apparaissent avec le signe « - ».
-
Si on double clique sur une ligne de la pièce comptable, on obtient le détail de la ligne de cette
écriture comptable
Affichage de la pièce de comptabilité analytique (pièce CO)
Rappels de lecture d’une pièce analytique
-
L’écriture de comptabilité analytique concerne l’éOTP saisi dans le document de vente initial et
repris dans le document de facturation.
-
L’écriture analytique est déduite des lignes de la pièce comptable qui concernent les comptes de
recettes (classe 7, voire aussi classes 1 et 2), les montants sont par conséquent exprimés en HT.
-
Les écritures en crédit en apparaissent avec le signe « - ».
Factures - Encaissement
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Affichage de la pièce de comptabilité budgétaire (pièce FM)
Rappels de lecture d’une pièce budgétaire
-
La pièce de comptabilité budgétaire génère une écriture dans le budget de paiement et une
écriture dans le budget d’engagement même si cette double gestion n’est pas utile au CNRS.
-
Les écritures en crédit en apparaissent avec le signe « - ».
-
Toutes les données budgétaires sont dérivées automatiquement par le système.
Cf. Manuel d’utilisation Recettes Tome1A – BFC-MUT-REC-Tome1A
analytique et budgétaire
§ Imputations comptable,
7.9 Edition d’une annulation d’avoir – VF31
L’édition d’une facture d’avoir se fait de la même manière que l’édition d’une facture client.
L’édition d’une facture client est décrite dans le chapitre 6.6 de ce manuel
7.10 Création d’une demande de régularisation sur exercice
antérieur – VA01
La demande de régularisation exercice antérieur est le document de vente qui permet d’annuler de
manière totale ou partielle une facture client d’un exercice antérieur.
La gestion des demandes de régularisation sur exercice antérieur se gère au travers du même chemin
d’accès que les commandes clients :
Recettes  Commande client  Créer commande client
Transaction : VA01
Deux cas peuvent se produire :
- durant l’année 2007, comme les factures antérieures ne sont pas
dans le système BFC, on ne pourra pas automatiser un lien entre
la régularisation et la facture initiale exercice antérieur. Pour ce
faire l’utilisateur devra créer une demande de régularisation sans
lien avec aucune facture client. Les références à la facture initiale
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(n° facture et date) seront saisies dans un texte d’entête du
document de vente afin d’être repris dans l’édition de l’avoir de
régularisation exercice antérieur à destination du client.
- A partir de 2008, il existera dans le système BFC des factures
sur l’exercice antérieur. La demande de régularisation va être
créée à partir de la facture initiale de l’exercice antérieur à réduire
grâce à la fonction « créer en référence ».
Consigne : Il faut ne faut utiliser cette fonction « créer en référence »
qu’à partir de 2008 et sur des factures réellement sur exercice antérieur.
Aucun contrôle n’est implémenté dans BFC pour interdire cette fonction
sur une facture du même exercice.
7.10.1
Création d’une demande de régularisation sur exercice
antérieur pour annuler ou réduire une facture client absente de
BFC – VA01
La facture client suivante doit être totalement annulée (facture non présente dans BFC)
Factures - Encaissement
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Le type de commande utilisé est : ZRG pour une régularisation de recette sur exercice antérieur.


Le gestionnaire renseignera ensuite l’organisation commerciale (définie par délégation régionale), le canal
de distribution (toujours égal à 01), le secteur d’activité (toujours égal à 01).
Le canal de distribution « Unité – Fac. Interne°» codifié 02 ne peut-être utilisé dans ce cas de gestion.
La référence à une facture prise en charge ne doit pas être renseignée. Il ne faut donc pas cliquer sur
mais faire « Entrée »

Renseigner :
- le client,
- le motif de commande,
- les postes de la demande de régularisation en fonction de la facture initiale qui doit être annulée.
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Les postes de la demande de régularisation sur exercice antérieur ne peuvent concerner que des articles
spécifiques dont le type est « article de régularisation ». Ces articles de régularisation sont des articles non tarifés
et il en existe 8 différents. Ils correspondent chacun à une classe fiscale article et donc à un taux de TVA
applicable.
Cf Annexe Détermination automatique des taux de TVA
Dans notre exemple de facture qui doit être annulée, on constate qu’on avait deux articles :
- un dont la classe fiscale est « Biens classiques » (vente du journal du CNRS)
- un autre dont la classe fiscale est « Prestation matérielle sans contrepartie » (frais de port)
C’est pour cela :
- qu’un poste a été créé avec l’article de régularisation : REGUL6
- qu’un autre poste a été créé avec l’article de régularisation : REGUL2
Doivent ensuite être saisis ensuite sur chaque poste:





la désignation du poste à la place du libellé de l’article afin que cette désignation soit plus
parlante pour le client qui recevra la facture d’avoir exercice antérieur. En effet, pour
mémoire, la désignation de l’article est éditée dans l’avoir de régularisation exercice
antérieur,
la quantité,
le montant,
la division correspondant à l’unité réalisant la recette
l’élément d’OTP sur lequel sera imputée la recette.
Pour supprimer un poste de la demande de régularisation exercice antérieur, il faut d’abord enlever
l’éOTP du poste pour pouvoir effectuer la suppression.
Deux données doivent être saisies ensuite dans la demande de régularisation exercice antérieur afin d’apparaître
dans l’avoir régularisation exercice antérieur qui est envoyé au client. Il s’agit du numéro CNRS de la facture qui
doit être annulée et la date de cette facture. Pour se faire :
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Utiliser le menu Saut / En tête / Textes



Sélectionner le type de texte « N° de facture initiale » puis « date de facture initiale ».
Indiquer le n° de facture sur laquelle porte la demande de régularisation exercice antérieur et la date de
cette facture dans l’encart du texte.
Ces données sont obligatoires
Il est possible d’activer le protocole de document incomplet :

Utiliser le bouton « Menu / Traiter / Protocole : document incomplet » ou utiliser le raccourci clavier « Ctrl
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+ F8 »
cf. Manuel d’utilisation Recettes Tome1B – BFC-MUT-REC-Tome1B chapitre protocole incomplet
Ce traitement de document incomplet guidera l’utilisateur pour compléter les données obligatoires qui ne
sont pas recopiées depuis le document de facturation initial.















Notamment :
-
-
-
Si on passe par le traitement de document incomplet de la demande de régularisation exercice antérieur
pour compléter les textes d’entêtes obligatoires (n° facture initiale et date de facture initiale), le système
ne renvoie pas l’utilisateur vers ce texte à renseigner mais vers le message :


Le motif de commande (menu Saut / en tête / vente) : doit être saisi à recettes ponctuelles et
récurrentes dans le cas général ou le type de contrat Partenariat si l’avoir fait référence à une
facture sur contrat & subvention,
Le numéro de la commande d’achat (menu Saut / poste / données commande) : représente la
référence de la commande chez le client. Cette donnée est imprimée sur l’avoir de régularisation
exercice antérieur qui est envoyé au client.
La date de commande d’achat (menu Saut / poste / données commande) : représente la date de
la commande chez le client. Cette donnée est aussi imprimée sur l’avoir de régularisation
exercice antérieur qui est envoyé au client.
Il faut donc passer par : menu Saut / En tête / Textes pour renseigner ces deux données obligatoires.
Lorsque la saisie de la commande est terminée, sauvegarder vos données
Le message suivant apparaît en bas de l’écran :
7.10.2
Création d’une demande de régularisation sur exercice
antérieur pour annuler ou réduire une facture client présente dans
BFC – VA01
Dans notre exemple, la facture client suivante est présente dans BFC et doit être annulée de manière partielle.
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Le type de commande utilisé est : ZRG pour une régularisation de recette sur exercice antérieur.


Le gestionnaire renseignera ensuite l’organisation commerciale (définie par délégation régionale), le canal
de distribution (toujours égal à 01), le secteur d’activité (toujours égal à 01).
Le canal de distribution « Unité – Fac. Interne°» codifié 02 ne peut-être utilisé dans ce cas de gestion.
Factures - Encaissement
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Cliquer sur
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puisque la facture d’origine est présente dans le système BFC.

Cliquer sur reprendre
pour reprendre tous les postes (avoir total)
’
Cliquer sur sélection postes
partielle de recette).

Si vous aviez choisi l’option ’
Sélectionner les lignes à reprendre en ne sélectionnant que les postes qui doivent être annulés.

Cliquer sur reprendre
pour choisir les postes à reprendre (dans le cas de réduction
.
Les postes de la facture d’origine ne peuvent pas être recopiés car un type d’article particulier doit être utilisé
dans ce type de commande, donc :
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

Recettes - Tome 2
Valider le message d’information.
Valider le(s) message(s) d’information.
Saisissez :
- le motif de commande,
- les postes de la demande de régularisation en fonction de la facture initiale qui doit être annulée.
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Les postes de la demande de régularisation sur exercice antérieur ne peuvent concerner que des articles spécifiqu
des articles non tarifés et il en existe 8 différents. Ils correspondent chacun à une classe fiscale article et donc à un taux de
Cf Annexe Détermination automatique des taux de TVA
Dans notre exemple de facture qui doit être annulée de manière partielle, on a donc un seul poste dont
l’article a pour classe fiscale « Biens classiques » (vente du journal du CNRS)
Doivent ensuite être saisis ensuite sur le poste :





la désignation du poste à la place du libellé de l’article afin que cette désignation soit plus
parlante pour le client qui recevra la facture d’avoir exercice antérieur. En effet, pour
mémoire, la désignation de l’article est éditée dans l’avoir de régularisation exercice
antérieur,
la quantité,
le montant,
la division correspondant à l’unité réalisant la recette
l’élément d’OTP sur lequel sera imputée la recette.
Pour supprimer un poste de la demande de régularisation exercice antérieur, il faut d’abord enlever
l’éOTP du poste pour pouvoir effectuer la suppression.
La poursuite du traitement de ce type de document de vente est identique à la création d’une demande
de régularisation sur exercice antérieur pour annuler ou réduire une facture client absente de BFC. Cf §
7.10.1 Création d’une demande de régularisation sur exercice antérieur pour annuler ou réduire une
facture client absente de BFC
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7.11 Création d’un avoir de régularisation exercice antérieur VF01/VF04
Plusieurs moyens sont à la disposition du gestionnaire pour créer les avoirs client. Cette
création se fait par la comptabilisation de la demande de régularisation exercice antérieur. Cette prise
en charge d’avoir est identique à la prise en charge des factures.
Cette comptabilisation ne génère aucune écriture dans les 3 comptabilités générale,
analytique et budgétaire. L’enregistrement en comptabilité est réalisé par la prise en charge
d’une dépense (commande GESLAB puis facture).
La prise en charge est décrite dans le chapitre 6 de ce manuel
7.12 Affichage d’un avoir de régularisation exercice antérieur –
VF03
Afficher un avoir de régularisation exercice antérieur se fait de la même manière qu’afficher une facture
client.
L’affichage d’un document de facturation se fait à travers le chemin d’accès :
Recettes  Facturation Clients  Afficher une facture client
Transaction : VF03
Il est possible de rechercher une facture en utilisant le matchcode de la zone facture :
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Il est possible de rechercher par exemple tous les avoirs de régularisation exercice antérieur comptabilisé
suivant des critères de sélection, notamment en choisissant un type de facture « ZRGA »
On obtient ensuite l’écran d’affichage de l’avoir client :
En cliquant sur le bouton
, on peut visualiser qu’aucune écriture de comptabilité
générale, analytique et budgétaire n’a été créée.
On obtient le message suivant :
7.13 Edition d’un avoir de régularisation exercice antérieur – VF31
L’édition d’une facture d’avoir de régularisation exercice antérieur se fait de la même manière
que l’édition d’une facture client.
L’édition d’une facture client est décrite dans le § 6.6 de ce manuel
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7.14 Afficher les flux de document – VA03
Le flux de document permet de voir l’enchaînement des documents entre les commandes, les factures
et les pièces comptables créées.
Cf. Manuel d‘utilisation Recettes Tome 1A – BFC-MUT-REC-Tome1A
d’affichage du flux de document
pour le mode opératoire
7.14.1
Exemple de flux de document commande -> demande d’avoir
-> demande d’annulation d’avoir – VA03

Il suffit pour cela de renseigner la référence de la commande dans « Commande client ». Utiliser l’aide à
la recherche ou le pavé pour effectuer une recherche rapide en bas de l’écran.

Cliquer sur le bouton « flux de document »
Dans cet exemple, on voit le cheminement de tout les processus :
1 – Commande
2 – Facture
3 – Demande d’avoir
4 – Avoir
4bis – pièce comptable de l’avoir
5 – Demande d’annulation d’avoir
6 – Annulation de l’avoir
6bis – Pièce comptable de l’annulation de l’avoir
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7.14.2
Exemple de flux de document commande -> régularisation
sur exercice antérieur – VA03

Il suffit pour cela de renseigner la référence de la commande dans « Commande client ». Utiliser l’aide à
la recherche ou le pavé pour effectuer une recherche rapide en bas de l’écran.

Cliquer sur le bouton « flux de document »
Dans cet exemple, on voit le cheminement de tous les processus :
1 – Commande
2 – Facture
3 – Demande de régularisation sur exercice antérieur
4 – Avoir de régularisation sur exercice antérieur
On remarque que l’avoir a le statut liquidé et qu’aucune pièce comptable n’a été générée.
Factures - Encaissement
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8 Encaissement
8.1 Paramétrage des options utilisateur
Préalablement à la saisie d’un encaissement, il faut paramétrer ses options utilisateur.
-
Il faut configurer la sélection des Postes non soldés comme suit :
Cliquer Recettes  Encaissement  Encaissement client : virement  Comptabiliser
encaissement puis sur Menu / Options de traitement / Onglet p. non soldés et cocher :
Cela va permettre à l’utilisateur de sélectionner les postes qu’il souhaite encaisser.
-
Il faut paramétrer une structure de ligne par défaut, pour ce faire :
Cliquer Recettes  Encaissement  Encaissement client : virement  Comptabiliser
ème
encaissement puis dans le 2
écran de traitement des PNS : Menu / Options / Structure de
lignes :
On obtient l’écran suivant :
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Choisir la variante « Encaissements Clients CNRS » grâce à l’icône
Factures - Encaissement
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8.2 Encaissement total - F-28/F-04
8.2.1 Encaissement total par virement – F-28
La gestion des « Encaissements » se gère à travers le chemin d’accès
Recettes  Encaissement  Encaissement client : virement  Comptabiliser encaissement

Schéma comptable attendu
D 51510000 Compte au trésor
C 41100000 Client
 Données à renseigner
En en-tête :






Date pièce : date du jour
Société : Z900 (possibilité de rapatrier automatiquement la société grâce au paramétrage des
valeurs utilisateurs)
Devise : toujours EURO quand il s’agit d’un encaissement par virement
Référence (texte libre)
Texte d’en-tête (texte libre)
Texte de rapprochement (texte libre)
Dans l’onglet Données bancaires :



Compte : saisir le compte comptable de banque : 51510000 pour les encaissements par
virement (8 positions)
Domaine d’activité de la DR
Montant TTC : saisir le montant du relevé bancaire
Dans l’onglet Sélection des postes non soldés :







Compte (compte client) issu de la fiche client : saisir ou rechercher le n° client BFC concerné
Type de compte : Toujours D
Sélection supplément : permet de sélectionner les PNS du client selon les critères choisis
(ex : si l’utilisateur coche le critère « n° de pièce », il pourra renseigner le n° de pièce
comptable qui a permis la prise en charge de la facture et ainsi retrouver, dans les PNS,
uniquement le poste ou les postes relatifs à cette sélection)
 Données renseignées automatiquement
Type : type de pièce (toujours DZ pour les encaissements par virement)
Période : correspond au mois de la saisie
N° de pièce
Date de valeur
Cas d’une facture non soldée d’un montant de 7000€ et d’un encaissement par virement
Factures - Encaissement
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Cliquer sur Traiter PNS

Sélectionner les PNS
Sélectionnez le ou les montant (s) (EUR Brut) de la ou des facture (s) à rapprocher en double cliquant
sur le montant de chaque ligne.
Les pièces ainsi sélectionnées passent en bleu
La zone « Montant saisi » reprend le montant saisi par l’utilisateur dans le premier écran.
La zone « Affectés » totalise les montants sélectionnés.
La zone « Non affecté » est à zéro
Factures - Encaissement
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La pièce comptable peut être simulée avant d’être comptabilisée.

Simuler la pièce
Simulez la pièce en suivant le chemin Menu > Pièce > Simuler
Comptabiliser pour enregistrer l’encaissement en cliquant sur l’icône
Une pièce FI d’encaissement est créée à la comptabilisation. Cette même pièce sera la pièce de
rapprochement du compte 41100000.
 Vérification du rapprochement
Le rapprochement de l’encaissement et de la facture se fait automatiquement. La pièce
d’encaissement est également la pièce de rapprochement.
8.2.2 Encaissement total par chèque, carte bancaire ou caisse – F-04
La gestion des « Encaissements » se gère à travers le chemin d’accès
Recettes  Encaissement  Encaissement client par chèque, caisse, carte bleue
Comptabiliser avec rapprochement
Schéma comptable attendu
D 51120000 Chèques bancaires à encaisser
ou 51150000 Cartes bancaires à l’encaissement
ou 53100000 Caisse
C 41100000 Client
A réception du relevé bancaire, il faut rapprocher le compte du trésor avec le compte de chèque ou
CB
D 51510000 Compte au trésor
C 51120000 Chèques à encaisser ou 51150000 Carte bancaire à l’encaissement
Etape 1 : Comptabilisation de l’encaissement

Données à renseigner
En en-tête :






Date pièce : date du jour
Société : Z900 (possibilité de rapatrier automatiquement la société grâce au paramétrage des
valeurs utilisateurs)
Devise : Euros ou devise étrangère
Référence (texte libre) – Apparaît ensuite dans l’entête de la pièce et dans les états
Texte d’en-tête (texte libre) – Apparaît ensuite dans l’entête de la pièce et dans les états
Txte rapproch. (texte libre)

 Données renseignées automatiquement
Type : type de pièce (toujours DZ pour les encaissements par virement)
Factures - Encaissement
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

Recettes - Tome 2
Période : apparaît automatiquement et correspond au mois de la saisie
N° de pièce
Opérations à traiter : le bouton radio « Encaissement » est coché par défaut.
Premier poste de la pièce :

choisir la CC (clé de compta) 40 et saisir le compte 51120000 pour les encaissements par
chèque, 51150000 pour les encaissements par Carte bancaire et 53100000 pour les
encaissements par caisse
Cas d’une facture non soldée de 7000€ et d’un encaissement par chèque
 Cliquer sur sélectionner PNS
Factures - Encaissement
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



Recettes - Tome 2
saisir le montant TTC de la facture que l’on va encaisser
domaine d’activité de la DR
Affectation : texte libre
Texte : Indication d'un texte explicatif relatif au poste
 Cliquer sur autres puis sélectionner PNS
Factures - Encaissement
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

Recettes - Tome 2
Renseigner le n° du client et choisir le type de compte D
Sélection supplément : permet de sélectionner les PNS du client selon les critères choisis (ex :
si l’utilisateur coche le critère « n° de pièce », il pourra renseigner le n° de pièce comptable qui
a permis la prise en charge de la facture et ainsi retrouver, dans les PNS, uniquement le poste
ou les postes relatifs à cette sélection)
 Cliquer sur traiter PNS
Sélectionnez le ou les montant (s) (EUR Brut) de la ou des facture (s) à encaisser en double cliquant
sur le montant de chaque ligne.
Les pièces ainsi sélectionnées passent en bleu
La zone « Montant saisi » reprend le montant saisi par l’utilisateur dans le premier écran.
La zone « Affectés » totalise les montants sélectionnés.
La zone « Non affecté » est à zéro
La pièce comptable peut être simulée avant d’être comptabilisée.

Simuler la pièce
Simulez la pièce en suivant le chemin Menu > Pièce > Simuler
Comptabiliser pour enregistrer l’encaissement en cliquant sur l’icône
Une pièce FI d’encaissement est créée à la comptabilisation. Cette même pièce sera la pièce de
rapprochement du compte 41100000.
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Recettes - Tome 2
Etape 2 : Réception du relevé bancaire : solde des comptes 51120000 ou 51150000 ou
53100000
Chemin d’accès : Recettes  Encaissement  Encaissement client par chèque, caisse, carte bleue
Comptabiliser avec rapprochement avec type de pièce ZR
OU
Comptabilité  Ecriture comptable  Rapprochement Comptabilisation avec rapprochement avec
type de pièce ZR

Données à renseigner
En en-tête :





Date pièce : date du jour
Type de pièce : remplacer le type de pièce DZ qui arrive par défaut par le type de pièce
ZR
Société : Z900 (possibilité de rapatrier automatiquement la société grâce au paramétrage des
valeurs utilisateurs)
Devise : Euros
Référence (texte libre)
Texte d’en-tête (texte libre).


 Données renseignées automatiquement
Période : correspond au mois de la saisie
N° de pièce

Opérations à traiter : Cocher « transfert avec rapprochement »
Premier poste de la pièce :

choisir la CC (clé de comptabilisation) 40 et saisir le compte 51510000
Factures - Encaissement
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Recettes - Tome 2
 Cliquer sur ENTREE


saisir le montant TTC apparaissant sur le relevé bancaire
Domaine d’activité de la DR
Factures - Encaissement
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Recettes - Tome 2
Cliquer sur autres / sélectionner PNS
Saisir dans la zone « Compte », le compte comptable « 51120000 » et dans la zone « Type de
compte », le code « S ».
Puis cliquer sur Traiter PNS
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Recettes - Tome 2
Sélectionnez le ou les montant (s) (EUR Brut) de la ou des facture (s) à encaisser en double cliquant
sur le montant de chaque ligne.
Les pièces ainsi sélectionnées passent en bleu
La zone « Montant saisi » reprend le montant saisi par l’utilisateur dans le premier écran.
La zone « Affectés » totalise les montants sélectionnés.
La zone « Non affecté » est à zéro
La pièce comptable peut être simulée avant d’être comptabilisée.

Simuler la pièce
Simulez la pièce en suivant le chemin Menu > Pièce > Simuler
Comptabiliser pour enregistrer l’encaissement en cliquant sur l’icône
Une pièce FI d’encaissement est créée à la comptabilisation. Cette même pièce sera la pièce de
rapprochement du compte 51120000, 51150000 ou 53100000.
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Recettes - Tome 2
8.3 Encaissement partiel - F-28/F-04
8.3.1 Encaissement partiel par virement – F-28
La gestion des « Encaissements » se gère à travers le chemin d’accès
Recettes  Encaissement  Encaissement client : virement  Comptabiliser encaissement
Schéma comptable attendu
D 51510000 Compte au trésor
C 41100000 Client
Comptabilisation de l’encaissement
Cas d’une facture de 1000 € et d’un paiement partiel de 800€.

Données à renseigner
En en-tête :






Date pièce : date du jour
Société : Z900 (possibilité de rapatrier automatiquement la société grâce au paramétrage des
valeurs utilisateurs)
Devise : toujours EURO quand il s’agit d’un encaissement par virement
Référence (texte libre)
Texte d’en-tête (texte libre)
Texte de rapprochement (texte libre)
Dans l’onglet Données bancaires :



Compte : saisir le compte comptable de banque : 51510000 pour les encaissements par
virement (8 positions)
Domaine d’activité de la DR
Montant TTC : saisir le montant du relevé bancaire
Dans l’onglet Sélection des postes non soldés :







Compte (compte client) issu de la fiche client : saisir ou rechercher le n° client BFC concerné
Type de compte : Toujours D
Sélection supplément : permet de sélectionner les PNS du client selon les critères choisis
(ex : si l’utilisateur coche le critère « n° de pièce », il pourra renseigner le n° de pièce
comptable qui a permis la prise en charge de la facture et ainsi retrouver, dans les PNS,
uniquement le poste ou les postes relatifs à cette sélection)
 Données renseignées automatiquement
Type : type de pièce (toujours DZ pour les encaissements par virement)
Période : correspond au mois de la saisie
N° de pièce
Date de valeur
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Recettes - Tome 2
 Faire ENTREE
Le fait d’avoir sélectionné un critère (n° de pièce) dans la zone « Sélection supplément. » donne
l’écran suivant, où il faut renseigner la pièce comptable de la prise en charge de la facture.
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Recettes - Tome 2
Cliquer sur Traiter PNS, onglet « poste résiduel »

Utilisation de l’onglet poste résiduel
Sélectionnez le montant (Montant Net) de la facture à encaisser en double cliquant sur le montant de
la ligne.
La pièce ainsi sélectionnée passe en bleue
La zone « Montant saisi » reprend le montant saisi par l’utilisateur dans le premier écran.
La zone « Affectés » totalise les montants sélectionnés.
La zone « Non affecté », dans ce cas, contient le montant restant dû (ici 200€)
Factures - Encaissement
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Recettes - Tome 2
Il faut ensuite double cliquer dans la zone Poste résiduel pour rapatrier le montant restant dû. Cela
va mettre à Zéro la zone « Non affecté ».

Simuler la pièce avant comptabilisation
Simulez la pièce en suivant le chemin Menu > Pièce > Simuler
L’écriture obtenue :
D 51510000 800€
D 41100000 200€
C 41100000 1000€
En double cliquant sur une des lignes du tiers, on a le détail de l’écriture et notamment le compte
comptable du tiers.
NB : il est possible de mettre dans la zone texte une information concernant la facture d’origine pour
permettre de retrouver plus facilement, au moment de l’encaissement du reliquat, la pièce comptable
concernée.
Comptabiliser pour enregistrer l’encaissement en cliquant sur l’icône
Une pièce FI d’encaissement est créée à la comptabilisation.
Factures - Encaissement
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Recettes - Tome 2
L’utilisation du poste résiduel :
- va solder la créance d’origine et la rapprocher.
- va créer un nouveau poste pour le solde restant à recouvrer
8.3.2 Encaissement partiel par chèque, carte bancaire ou caisse – F-04
Ce traitement suit le même processus que l’encaissement total par chèque, carte bancaire ou caisse.
La seule différence est qu’il faut passer par l’onglet « Poste résiduel » comme dans le chapitre 8.3.1
Encaissement partiel par virement – F-28
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Recettes - Tome 2
8.4 Pré-encaissement – F-04
Ce chapitre traite des pré-encaissements par virement, chèque, CB ou
caisse. Il n’y a pas de fonctionnement particulier selon le cas.
La gestion des « Encaissements » se gère à travers le chemin d’accès
Recettes  Encaissement  Pré-encaissement  Comptabiliser avec rapprochement

Schéma comptable attendu
ère
1 étape : pré-encaissement
Débit du 51510000/51120000/51150000
Crédit du 47130000/47180000
ème
2
étape : prise en charge de la facture de recette
Débit du 4110000
Crédit du compte de produit (classe 7)
ème
3
étape : solde et rapprochement des comptes 47130000/47180000 avec le compte
41100000
Débit du 47130000/47180000
Crédit du 41100000
8.4.1 1ere étape : Pré-encaissement

Données à renseigner
En en-tête :






Date pièce : date du jour
Société : Z900 (possibilité de rapatrier automatiquement la société grâce au paramétrage des
valeurs utilisateurs)
Devise : Euros ou devise étrangère si chèque
Référence (texte libre)
Texte d’en-tête (texte libre)
Txte rapproch. (texte libre)



 Données renseignées automatiquement
Type : type de pièce (toujours DZ pour les encaissements par virement)
Période : apparaît automatiquement et correspond au mois de la saisie
N° de pièce
Opérations à traiter : le bouton radio « Encaissement » est coché par défaut.
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Recettes - Tome 2
Premier poste de la pièce :

choisir la CC (clé de compta) 40 et saisir le compte 51510000 pour les encaissements par
virement, 51120000 pour les encaissements par chèque, 51150000 pour les encaissements
par Carte bancaire et 53100000 pour les encaissements par caisse
Cas d’un encaissement de 2392€ avant prise en charge de la facture
 Faire Entrée pour terminer l’écriture de débit du pré-encaissement




saisir le montant TTC que l’on souhaite encaisser
Domaine d’activité de la DR
Affectation
Texte
Poste suivant de la pièce :

choisir la CC (clé de compta) 50 et saisir le compte 47130000 (recettes perçues avant
émission de titre) / 47180000 (autres recettes a classer)
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Recettes - Tome 2
Faire Entrée pour terminer l’écriture de crédit du pré-encaissement
 Ressaisir le montant et le domaine d’activité, et éventuellement renseigner la zone affectation et
texte.

Simuler la pièce avant comptabilisation
Simulez la pièce en suivant le chemin Menu > Pièce > Simuler

Comptabiliser
Comptabiliser pour enregistrer l’encaissement en cliquant sur l’icône
Une pièce FI d’encaissement est créée à la comptabilisation.
8.4.2 2ème étape : Prise en charge de la facture client
cf § 6 Prise en charge
Factures - Encaissement
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Recettes - Tome 2
8.4.3 3ème étape : Solde du compte 47130000 par le compte client
Chemin d’accès : Recettes  Encaissement  Encaissement client par chèque, caisse, carte bleue
Comptabiliser avec rapprochement avec type de pièce AB
OU
Comptabilité  Ecriture comptable  Rapprochement Comptabilisation avec rapprochement avec
type de pièce AB

Données à renseigner
En en-tête :





Date pièce : date du jour
Type de pièce : remplacer le type de pièce DZ qui arrive par défaut par le type de pièce
AB
Société : Z900 (possibilité de rapatrier automatiquement la société grâce au paramétrage des
valeurs utilisateurs)
Devise : Euros
Référence (texte libre)
Texte d’en-tête (texte libre).


 Données renseignées automatiquement
Période : correspond au mois de la saisie
N° de pièce

Opérations à traiter : Cocher « transfert avec rapprochement »
Lorsque l’écran est renseigné, il faut cliquer sur le bouton en haut « Sélectionner PNS »
Factures - Encaissement
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Recettes - Tome 2
2ème écran
Il faut saisir (données obligatoires) :



Société : Z900
Compte : 47130000 ou 47180000
Type de compte : S
Lorsque l’écran est renseigné il faut cliquer sur le bouton en haut « Traiter PNS »
3ème écran
Sélectionnez le montant (EUR Brut) de la pièce qui a crédité le 47130000 / 47180000 en double
cliquant sur le montant de la ligne. La pièce ainsi sélectionnée passe en bleue
La zone « Montant saisi » est à Zéro.
La zone « Affectés » totalise les montants sélectionnés.
La zone « Non affecté » contient le montant à solder, égal au montant affecté
Factures - Encaissement
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Recettes - Tome 2
Lorsque la pièce est sélectionnée cliquer sur le bouton en haut « Synthèse des pièces » ou
« Retour »
ème
4
écran
 Cliquer sur le bouton « Sélectionner PNS ».
ème
5
écran
Il faut saisir (données obligatoires) :
Société : Z900
Compte : Il faut saisir le numéro du client
Type de compte : Attention il faut saisir « D »
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Recettes - Tome 2
Lorsque l’écran est renseigné il faut cliquer sur le bouton en haut « Traiter PNS »
ème
6
écran
Il faut sélectionner en double cliquant, les deux postes :


la pièce comptable qui a crédité le 47130000/47180000 (la pièce DZ)
la pièce comptable qui a débité le 41100000 (pièce DR)
Factures - Encaissement
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
Recettes - Tome 2
Simuler la pièce avant comptabilisation
Simulez la pièce en suivant le chemin Menu > Pièce > Simuler

Comptabiliser
Comptabiliser pour enregistrer l’encaissement en cliquant sur l’icône
Une pièce comptable d’encaissement est créée à la comptabilisation. Celle-ci va solder et rapprocher
le compte 47130000 ou 47180000 et le compte client 41100000.
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Recettes - Tome 2
8.5 Ecarts de gestion - F-28/F-04
Ecarts dans la limite des tolérances définies

Une seule classe de tolérance est définie pour le CNRS et affectée par défaut à l’ensemble
des tiers clients (données société – opérations de paiement). Les tolérances définies
en montant uniquement sont les suivantes :
•
•

Trop perçu inférieur à 5 €
Insuffisance de règlement inférieure à 5€
Les écarts constatés dans la limite de ces seuils sont proposés comme automatiquement
comptabilisés sur deux comptes dédiés définis par paramétrage en fonction du sens de l’écart
(46640000 « Excédent de versement inférieur à 5€ » et 47280000 « Autres dépenses à
régulariser »). Ces comptes sont soldés mensuellement au niveau de chaque délégation par
une écriture manuelle de rapprochement.
Ecarts supérieurs aux tolérances définies

Les écarts relatifs aux encaissements supérieurs aux tolérances définies sont comptabilisés
automatiquement sur des comptes collectifs client dédiés via la gestion des motifs d'écarts
suivants :
•
'TP' Trop perçu à reverser avec imputation sur le compte '46640001‘ « Excédent de
versement à rembourser ou à ré-imputer » ;
•
'FB' Frais de virement bancaire avec imputation sur le compte '47212000‘ « Autres
dépenses payées avant ordonnancement » ;
•
‘CB’ Commission Carte Bancaire avec imputation sur le compte '47212000‘« Autres
dépenses payées avant ordonnancement ».
8.5.1 Trop perçu inférieur à 5€ - F-28/F-04
Si trop perçu par virement, cf. chemin d’accès : Recettes  Encaissement  Encaissement client :
virement  Comptabiliser encaissement
Si trop perçu par chèque, CB, cf. chemin d’accès : Recettes  Encaissement  Encaissement client
par chèque, caisse, carte bleue Comptabiliser avec rapprochement
Cas d’une facture non soldée de 62,19 € et encaissement de 64 € soit un trop perçu de 1,81€

Schéma comptable attendu
D 51510000
C 46640000
C 41100000
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64,00€
1,81€
62,19€
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
123456-
Recettes - Tome 2
Comptabilisation de l’encaissement
Saisir une date de pièce
Saisir le compte de banque, par ex « 51510000 » s’il s’agit d’un virement.
Saisir le domaine d’activité de la DR
Saisir le montant TTC de l’encaissement
Saisir le n° du client
Cliquer sur Traiter PNS
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Recettes - Tome 2
7- Sélectionner le montant (EUR Brut) de la facture à encaisser
8- La zone « Non affecté » fait apparaître le montant de l’écart
 Il s’agit bien d’un écart dans la limite des tolérances.

Simuler avant comptabilisation
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Recettes - Tome 2
9- Le compte 46640000 reçoit au crédit le montant du trop perçu de 1,81€.

Comptabiliser l’écriture
Comptabiliser pour enregistrer l’encaissement en cliquant sur l’icône
Une pièce comptable d’encaissement est créée à la comptabilisation. Celle-ci va solder et rapprocher
le compte 41100000.
8.5.2 Insuffisance de règlement inférieure à 5€ - F-28/F-04
Si insuffisance de règlement par virement, cf. chemin d’accès : Recettes  Encaissement 
Encaissement client : virement  Comptabiliser encaissement
Si insuffisance de règlement par chèque, CB, cf. chemin d’accès : Recettes  Encaissement 
Encaissement client par chèque, caisse, carte bleue Comptabiliser avec rapprochement
Cas d’une facture de 74,15 € et d’un encaissement de 73 € soit une insuffisance de règlement de 1,15
€
 Schéma comptable attendu
D 51510000
D 47280000
C 41100000
73,00€
1,15€
74,15€
 Comptabilisation de l’encaissement
1- Sélectionner le montant (EUR Brut) de la facture à encaisser
2- La zone « Non affecté » fait apparaître le montant de l’écart
Factures - Encaissement
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Recettes - Tome 2
 Il s’agit bien d’un écart dans la limite des tolérances.

Simuler avant comptabilisation
Le compte 47280000 reçoit au débit le montant de l’insuffisance de règlement de 1,15€.

Comptabiliser l’écriture
Comptabiliser pour enregistrer l’encaissement en cliquant sur l’icône
Une pièce comptable d’encaissement est créée à la comptabilisation. Celle-ci va solder et rapprocher
le compte 41100000.
8.5.3 Trop perçu supérieur à 5€ - F-28/F-04
Si trop perçu par virement, cf chemin d’accès : Recettes  Encaissement  Encaissement client :
virement  Comptabiliser encaissement
Si trop perçu par chèque, CB, cf chemin d’accès : Recettes  Encaissement  Encaissement client
par chèque, caisse, carte bleue Comptabiliser avec rapprochement
Cas d’une facture de 74,15 € et d’un encaissement de 80 € soit un trop perçu à reverser de 5,85 €

Schéma comptable attendu
D 51510000
C 46640001
C 41100000
Factures - Encaissement
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80,00€
5,85€
74,15€
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
Recettes - Tome 2
Comptabilisation de l’encaissement
1- Sélectionnez le montant (EUR Brut) de la facture à encaisser
2- Saisissez dans la zone « motif d’écart » un motif d’écart en saisie directe ou par l’aide à la
recherche, en l’occurrence « TP » pour le trop perçu.
3- Double-cliquez dans la zone de saisie « Ecritures d’écarts » pour générer le montant relatif à
l’écart.
4- La zone « Non affecté » fait apparaître un montant à Zéro.

Simuler avant comptabilisation
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Recettes - Tome 2
Le compte auxiliaire 3000016 sous le compte général 46640001 reçoit au crédit le montant du trop
perçu à reverser ou à réimputer d’un montant de 5,85€.

Comptabiliser
Comptabiliser pour enregistrer l’encaissement en cliquant sur l’icône
Une pièce comptable d’encaissement est créée à la comptabilisation. Celle-ci va solder et rapprocher
le compte 41100000.
8.5.4 Insuffisance de règlement supérieure à 5€ - F-28/F-04
Si insuffisance de règlement par virement, cf chemin d’accès : Recettes  Encaissement 
Encaissement client : virement  Comptabiliser encaissement
Si insuffisance de règlement par chèque, CB, cf chemin d’accès : Recettes  Encaissement 
Encaissement client par chèque, caisse, carte bleue Comptabiliser avec rapprochement
Même fonctionnement qu’un paiement partiel, avec recouvrement.
8.5.5 Frais de virement bancaire – F-28
La gestion des « Encaissements » se gère à travers le chemin d’accès
Recettes  Encaissement  Encaissement client : virement  Comptabiliser encaissement
Cas d’une facture de 1055 € et un encaissement de 1051 € et 4€ de frais de virement bancaire
 Cf. zones à saisir dans description d’un encaissement par virement
 Cliquez sur « Traiter PNS »
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Recettes - Tome 2
 Laissez à vide les zones « Motif de l’écart » et « Ecritures d’écarts »
 Allez dans l’onglet « Pos.résid. »
 Double-cliquez dans « Poste.résid. » de façon à insérer automatiquement l’écart. Choisissez le
motif d’écart FB dans la zone à droite.
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Recettes - Tome 2
 Cliquez sur Pièce/Simuler
 Comptabilisez la pièce
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Recettes - Tome 2
8.5.6 Commission carte bancaire – F-04
La gestion des « Encaissements » se gère à travers le chemin d’accès
Recettes  Encaissement  Encaissement client par chèque, caisse, carte bleue
Comptabiliser avec rapprochement
Cas d’une facture de 1076,40 € et un encaissement de 1073 € et 3,40 € de frais de commission
bancaire
 Cf. zones à saisir dans description d’un encaissement par chèque.
 Cliquez sur « Sélectionner PNS »
 Saisissez le montant à encaisser et le domaine d’activité
 Cliquez sur « sélectionnez PNS »
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Recettes - Tome 2
 Saisissez le n° du client et le type de compte « D »
 Cliquez sur « Traiter PNS »
 Laissez à vide les zones « Motif de l’écart » et « Ecritures d’écarts »
Factures - Encaissement
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Recettes - Tome 2
 Double-cliquez dans « Poste résid. » de façon à insérer automatiquement l’écart. Choisissez le
motif d’écart CB dans la zone de droite.
 Cliquez sur Pièce/Simuler
 Comptabilisez la pièce
Factures - Encaissement
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8.6 Ecarts de change - F-28/F-04
Les différences de change sont constatées lors des encaissements client.
Les comptes utilisés sont 46711000 « Perte de change » et 46712000 « Bénéfice de change »
8.6.1 Gain ou perte de change lors d’un encaissement par virement – F28
Chemin d’accès : Recettes  Encaissement  Encaissement client : virement  Comptabilisation
avec rapprochement
Type de pièce DZ
Cas d’une facture non soldée de 680£ (soit 1000€) et un encaissement de 1029,41€
Cours : 1€ = 0,68 £ à un instant t.

Schéma comptable attendu
D 51510000
C 46712000
C 41100000
1029,41€
29,41€
1000,00€
 Comptabilisation de l’encaissement
Cliquez sur traiter PNS
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Sélectionnez la facture à encaisser puis cliquer sur autres, rectifier écart.
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Saisir la clé de compta 50 ainsi que le compte « 46712000 » bénéfices de change ou clé de compta
40 ainsi que le compte « 46711000 » pertes de change.
Faire ENTREE
Factures - Encaissement
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Saisir le montant de l’écart de change ainsi que le domaine d’activité

Simuler avant comptabilisation
 Menu / Pièce / Simuler

Comptabilisation de l’écriture
Comptabiliser pour enregistrer l’encaissement en cliquant sur l’icône
Une pièce comptable d’encaissement est créée à la comptabilisation. Celle-ci va solder et rapprocher
le compte 41100000.
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8.6.2 Gain ou perte de change lors d’encaissement par chèque, carte
bancaire – F-04
Chemin d’accès : Recettes  Encaissement  Encaissement client par chèque, caisse ou carte
bleue  Comptabilisation avec rapprochement
Type de pièce DZ
ère
1 hypothèse :
Cas d’une facture non soldée de 965€ (soit 1200$ en date de prise en charge) et un encaissement par
chèque de 1200$.

Schéma comptable attendu
Première écriture : prise en charge de la facture
D 41100000 965,00 € soit en devise de la facture 1200,00 $
C 7XXXXXX 965,00 € soit en devise de la facture 1200,00 $
Deuxième écriture : encaissement du chèque en devise étrangère
D 51120000
C 47180000
1200,00 $ soit 960,00 €
1200,00$ soit 960,00 €
1- Renseignez ou sélectionnez via l’aide à la recherche la devise étrangère (dans notre cas,
USD).
2- Pour l’écriture de débit, saisir la clé de compta 40 et le compte chèque « 51120000 »
3- Faire ENTREE
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4- Saisir dans la zone « Montant » le montant en devise étrangère. Le système détermine
automatiquement la contre-valeur en devise interne (Euro) en fonction du taux de conversion
à la date de comptabilisation.
5- « Montant DI »
6- Renseignez le domaine d’activité
7- Pour l’écriture de crédit, saisir la clé de compta 50 ainsi que le compte 47180000 « Autres
recettes à classer »
8- Faire ENTREE
9- Saisir dans la zone « Montant » le montant en devise étrangère. Le système ira convertir ce
montant en EUR dans la zone « Montant DI »
Factures - Encaissement
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10- Simuler avant comptabilisation
Factures - Encaissement
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Troisième écriture : réception du relevé bancaire et constat d’un écart de change (l’écart est à
100% un écart de change)
Chemin d’accès : Recettes  Encaissement  Encaissement client par chèque, caisse, carte bleue
Comptabiliser avec rapprochement avec type de pièce ZR
OU
Comptabilité  Ecriture comptable  Rapprochement Comptabilisation avec rapprochement avec
type de pièce ZR

Données à renseigner
En en-tête :





Date pièce : date du jour
Type de pièce : remplacer le type de pièce DZ qui arrive par défaut par le type de pièce
ZR
Société : Z900 (possibilité de rapatrier automatiquement la société grâce au paramétrage des
valeurs utilisateurs)
Devise : Euros
Référence (texte libre)
Texte d’en-tête (texte libre).


 Données renseignées automatiquement
Période : correspond au mois de la saisie
N° de pièce

Opérations à traiter : Cocher « transfert avec rapprochement »
Premier poste de la pièce :

choisir la CC (clé de comptabilisation) 40 et saisir le compte 51510000
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Quatrième écriture : solde du compte client et constat de l’écart de change
Chemin d’accès : Recettes  Encaissement  Encaissement client par chèque, caisse, carte bleue
Comptabiliser avec rapprochement avec type de pièce AB
OU
Comptabilité  Ecriture comptable  Rapprochement Comptabilisation avec rapprochement avec
type de pièce AB

Schéma comptable attendu
D 47180000 960,00€
D 46711000
7,00€
C 41100000
965,00€
C 51120000
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2€
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En cas d’écart de gestion (prélèvement de 2€ de frais bancaires par exemple): le 46711000 ne sera
débité que de 5€ et le compte d’insuffisance de règlement dans les limites de tolérance (47280000)
sera débité automatiquement de 2€. Si les frais de gestion avait dépassé les 5 €, il aurait fallu faire
une correction manuelle (par rectifier écart) pour débiter le 47212000.
1 – « Sélectionner PNS » pour solder le compte client
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2 – « Traiter PNS » avec sélection du type de compte « D »
3 – Sélectionnez la ligne à traiter puis « Retour »
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4 – A nouveau « Sélectionner PNS »
5 – « Traiter PNS » avec sélection du type de compte « S » et compte 47180000
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6 – Sélectionnez la ligne permettant de solder le compte 47180000 puis « Rectifier écart »
Attention à ne pas désactiver la ligne permettant de solder le compte client !
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7 – Saisir l’écriture de débit pour la perte de change sur le compte 467110000 avec une clé de
comptabilisation 40
8 – Saisir l’écriture au crédit pour le compte 51120000 avec une clé de comptabilité 50
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9 – Simuler avant comptabilisation
10 – comptabilisation de l’écriture
ème
2
hypothèse
Cas d’une facture non soldée de 1200$ (soit 960 € en date de prise en charge) et un encaissement
par chèque de 1200 $ (soit 954 €)

Schéma comptable attendu
Première écriture : prise en charge de la facture
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D 41100000 1200,00 $ soit en devise de la facture 960,00 €
C 7XXXXXX 1200,00 $ soit en devise de la facture 960,00 €
Deuxième écriture : encaissement du chèque en devise étrangère
D 51120000
C 47180000
1200,00 $ soit 954,00 €
1200,00$ soit 954,00 €
11- Renseignez ou sélectionnez via l’aide à la recherche la devise étrangère (dans notre cas,
USD).
12- Pour l’écriture de débit, saisir la clé de compta 40 et le compte chèque « 51120000 »
13- Faire ENTREE
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14- Saisir dans la zone « Montant » le montant en devise étrangère. Le système détermine
automatiquement la contre-valeur en devise interne (Euro) en fonction du taux de conversion
à la date de comptabilisation.
15- « Montant DI »
16- Renseignez le domaine d’activité
17- Pour l’écriture de crédit, saisir la clé de compta 50 ainsi que le compte 47180000 « Autres
recettes à classer »
18- Faire ENTREE
19- Saisir dans la zone « Montant » le montant en devise étrangère. Le système ira convertir ce
montant en EUR dans la zone « Montant DI »
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20- Simuler avant comptabilisation
Troisième écriture : réception du relevé bancaire et constat d’un écart (100 %) de change
Chemin d’accès : Recettes  Encaissement  Encaissement client par chèque, caisse, carte bleue
Comptabiliser avec rapprochement avec type de pièce ZR
OU
Comptabilité  Ecriture comptable  Rapprochement Comptabilisation avec rapprochement avec
type de pièce ZR

Données à renseigner
En en-tête :



Date pièce : date du jour
Type de pièce : remplacer le type de pièce DZ qui arrive par défaut par le type de pièce
ZR
Société : Z900 (possibilité de rapatrier automatiquement la société grâce au paramétrage des
valeurs utilisateurs)
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


Devise : Euros
Référence (texte libre)
Texte d’en-tête (texte libre).


 Données renseignées automatiquement
Période : correspond au mois de la saisie
N° de pièce
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Opérations à traiter : Cocher « transfert avec rapprochement »
Premier poste de la pièce :

choisir la CC (clé de comptabilisation) 40 et saisir le compte 51510000
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Quatrième écriture : solde du compte client et constat de l’écart de change
Chemin d’accès : Recettes  Encaissement  Encaissement client par chèque, caisse, carte bleue
Comptabiliser avec rapprochement avec type de pièce AB
OU
Comptabilité  Ecriture comptable  Rapprochement Comptabilisation avec rapprochement avec
type de pièce AB

Schéma comptable attendu
D 47180000 954,00€
D 46711000
10,00€
C 41100000
960,00€
C 51120000
4€
En cas d’écart de gestion (prélèvement de 6€ de frais bancaires par exemple): le 46711000 ne sera
débité que de 4€ et il faut procéder à une correction manuelle (par rectifier écart) pour débiter le
47212000 de 6€.
La procédure est la même que celle décrite à l’étape précédente. Seuls les montants changent.
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8.7 Cas particuliers – F-04
8.7.1 Compensation client / fournisseur – F-04
Exemple : Facture de restauration d’AVENANCE pour un montant de 83990€ en recette et 1800010€
en dépenses.
PREALABLE : Le tiers doit être créé en tant que fournisseur et client
- dans la fiche client au niveau de la vue Données générales, onglet « Données de
pilotage », zone « Fournisseur », le n° fournisseur correspondant au client doit être saisi.
- dans la fiche client, vue société, onglet « opération de paiement » il faut cocher
« imputation avec fournisseur ».
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- dans la fiche fournisseur, au niveau de la vue Données générales, « pilotage », le n° client
correspondant au fournisseur doit être saisi.
- dans la vue Données société, « opération de paiement », la case « comp.av.client » doit être
cochée
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Chemin d’accès : Recettes  Encaissement  Encaissement client par chèque, caisse, carte bleue
Comptabiliser avec rapprochement avec type de pièce ZV
OU
Comptabilité  Ecriture comptable  Rapprochement Comptabilisation avec rapprochement avec
type de pièce ZV
1. renseigner le type de pièce « ZV » et le texte d’entête (obligatoire)
2. cliquer sur sélectionner PNS
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3. saisir le n° fournisseur et le type de compte « K »
4. Sélectionnez dans l’onglet poste résiduel les pièces comptables de dépense et de recette
5. Double cliquer dans la zone « Poste resid. » pour faire remonter le montant contenu dans la
zone « Non affecté » correspondant au solde à régler au fournisseur.
6. Simuler l’écriture puis comptabiliser la pièce.
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8.7.2 Reversement d’un trop perçu – F-04
Chemin d’accès : Recettes  Encaissement  Encaissement client par chèque, caisse, carte bleue
Comptabiliser avec rapprochement avec type de pièce ZV
OU
Comptabilité  Ecriture comptable  Rapprochement Comptabilisation avec rapprochement avec
type de pièce ZV
ETAPE 1 : création du client en tant que fournisseur
Cf. Manuel d’utilisation Dépenses Tome1 – BFC-MUT-DEP-Tome1
ETAPE 2 : solde du 46640001 par le crédit du compte fournisseur pour reverser au fournisseur

Schéma comptable attendu :
Débit du 46640001
Crédit du 40120000
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1. Modifier le type de pièce pour saisir ZV
2. Attention, lorsque l’on choisit le type de pièce ZV la zone Texte d’en-tête est obligatoire (texte
libre)
3. Cocher transfert avec rapprochement
4. Ensuite cliquer sur Sélectionner PNS
Factures - Encaissement
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5. Saisir le numéro du client
6. Type de compte D
7. Cliquer sur Traiter PNS
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8. Sélectionner le poste du compte « 46640001 »
9. Cliquer ensuite sur Synthèse des pièces
10. Saisir la clé de compta 31 et le numéro du fournisseur
11. Ensuite faire ENTREE ou cliquer sur Traiter PNS
Factures - Encaissement
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12. Saisir le montant, le domaine d’activité.
13. simuler puis comptabiliser la pièce
Affichage de la pièce comptable créée qui a :
Sur la première ligne, derrière le numéro fournisseur « 1022120 », on a crédité le compte 40120000
Sur la deuxième ligne, derrière le numéro client « 3001725 », on a débité et rapproché le compte
46640001.
Factures - Encaissement
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4– Solde du compte fournisseur par le cycle de paiement
Cf. Manuel d’utilisation Dépenses Tome3 – BFC-MUT-DEP-Tome3 § 9.2
Les Paiements automatiques
8.7.3 Encaissement contrat dont le CNRS est coordonnateur – F-04
8.7.3.1 CAS 1 : Le CNRS prend d’abord en charge la part qui lui revient et reverse
ensuite leur part aux autres partenaires

Schéma comptable attendu
Cas d’une facture de 150 000€ et d’un pré-encaissement de 400 000€.
Etape 1 : Encaissement des fonds par le CNRS (incluant la part des partenaires
donnant lieu à reversement)
L'encaissement des fonds est comptabilisé via un compte d’attente selon le schéma suivant :
Débit 51510000 Compte au trésor
Crédit 47316000 / 47318000 / 45800000 (comptes non auxiliarisés)
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Etape 2 : Prise en charge de la recette pour la part CNRS
Débit 411xxx client financeur
Crédit 7xxxxx Produit
Cf. § 6 Prise en charge
Etape 3 : Solde du compte d'attente pour la part CNRS via une écriture de transfert avec
rapprochement et gestion d'un poste résiduel sur le compte d'attente pour la part à
reverser
Débit 47316000 / 47318000 / 45800000 pour solde des fonds encaissés (poste initial rapproché)
Crédit 41100000 pour solde de la part CNRS (poste initial rapproché)
Crédit 47316000 / 47318000 / 45800000 pour solde des fonds à reverser (en renseignant
manuellement dans la zone texte du poste l’information de 'Reliquat pour')
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Cliquez sur Sélectionnez PNS
Renseignez le client pour solder cette créance à partir du montant pré encaissé.
Puis cliquez sur Traiter PNS
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Cliquez sur « Retour »
Cliquez à nouveau sur Autres – Sélectionnez PNS
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Puis Traiter PNS
On s’assure que les deux postes sont bien activés, on clique ensuite sur la ligne du poste non soldé
du compte d’attente (ici 47316000), puis on clique sur l’onglet Poste Résiduel
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On double clique ensuite dans la zone blanche « Poste Résiduel » de la ligne du compte d’attente
pour faire apparaître le montant résiduel qui restera sur ce compte d’attente non soldé.
On simule la pièce
On double clique sur la ligne du poste résiduel (ici la première) et on y rajoute manuellement
l’information pour quel(s) partenaire(s) est(sont) destiné(s) ce reliquat.
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On comptabilise
Pour voir l’information Texte une fois la pièce comptabilisée, affichez la pièce et demandez une
modification de l’affichage des postes en cliquant sur « Modifier Mise en forme » et ajoutez la zone
« Texte »
4. Reversement aux différents partenaires via une écriture de transfert avec rapprochement
(ZR et F-04 et utilisation des clés de compta 40 / 39)
Débit 47316000 / 47318000 / 45800000 pour solde partiel (gestion successive de postes résiduels)
ou total des fonds à reverser
Crédit Tiers 1 (avec code CGS «L » 46770000 Autres comptes créditeurs)
Crédit Tiers 2 (avec code CGS «L » 46770000 Autres comptes créditeurs)
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 Saisir le type de pièce ZV et renseigner un texte d’en-tête.
 Cochez Transfert avec rapprochement
 Renseigner le compte 47316000
 Cliquez sur Traiter PNS
Factures - Encaissement
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 Sélectionnez le poste à solder
 Cliquez sur Synthèse des pièces
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 Renseignez la clé de compta 39
 Renseignez le n° du fournisseur auquel on souhaite reverser
 Renseignez le code CGS L pour permettre pointer sur le compte 46770000.
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 Renseignez le montant que l’on souhaite reverser au partenaire
 Renseignez le domaine d’activité et la zone « Echu le »
 Faire de même pour les reversements à effectuer à d’autres partenaires (dans l’encart « Poste
suivant de la pièce »)
 Simulez puis comptabilisez
5. Règlement aux partenaires (automatique ou manuel) : (KZ et programme automatique de
paiement)
Débit Tiers 1 (avec code CGS «L » 46770000 Autres comptes créditeurs)
Débit Tiers 2 (avec code CGS «L » 46770000 Autres comptes créditeurs)
Crédit 51510000 Compte au trésor
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8.7.3.2 CAS 2 : Le CNRS reverse d’abord aux autres partenaires les parts qui leur
reviennent, puis prend en charge la facture client
Etape 1 : Encaissement des fonds par le CNRS (incluant la part des partenaires
donnant lieu à reversement) : DZ / F-28
Cf ci-dessus.
2. Reversement aux différents partenaires via une écriture de transfert avec rapprochement
(ZR et F-04 et utilisation des clés de compta 40 / 39)
Débit 47316000 / 47318000 / 45800000 pour solde partiel (gestion successive de postes résiduels)
ou total des fonds à reverser
Crédit Tiers 1 (avec code CGS «L » 46770000 Autres comptes créditeurs)
Crédit Tiers 2 (avec code CGS «L » 46770000 Autres comptes créditeurs)
 Onglet Poste résiduel, sélectionnez le montant de la pièce
 Dans la zone « Poste résid. », saisir le montant correspondant à la prise en charge de la recette du
CNRS (solde du 47316000) précédée d’un signe « - ».
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Etape 3 : Règlement aux partenaires (automatique ou manuel) : (KZ et programme automatique
de paiement)
Débit Tiers 1 (avec code CGS «L » 46770000 Autres comptes créditeurs)
Débit Tiers 2 (avec code CGS «L » 46770000 Autres comptes créditeurs)
Etape 4 : Prise en charge de la recette pour la part CNRS (DR)
Débit 411xxx client financeur
Crédit 7xxxxx Produit
Etape 5 : Solde du compte d'attente pour la part CNRS via une écriture de transfert avec
rapprochement (AB / F-04 et utilisation du poste résiduel)
Débit 47316000 / 47318000 / 45800000 pour solde des fonds encaissés (poste initial rapproché)
Crédit 41100000 pour solde de la part CNRS (poste initial rapproché)
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8.7.4 Encaissement d’un fournisseur – F-28/F-04
Pour exemple : cas d’un missionnaire qui, lors de la liquidation d’une mission, a trop perçu et doit
reverser.
Dans ce cas, il faudra utiliser comme type de pièce « SA » et le n° du
fournisseur au lieu du n° du client.
 Type de pièce SA
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 N° de fournisseur
 Type de compte « K »
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8.8 Encaissement des avances
Cf. Manuel d ‘utilisation Contrats – BFC-MUT-CTR – § 4.8.7
Encaissement d’une avance
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9 Recouvrement
9.1 Rappel des principales règles fonctionnelles
Il est créé un domaine de relance pour chaque délégation permettant ainsi, pour un même tiers, un
lancement du programme de relance distinct et un suivi des dates et niveaux de relance par
délégation.
Dans le cadre de BFC, tous les postes Client qu’ils soient issus de la facturation client classique ou
directement comptabilisés dans la comptabilité générale, sont susceptibles d’être relancés.
- Pour les documents issus de la facturation client classique, l’affectation du domaine de relance au
domaine commercial permet l’alimentation automatique par défaut du domaine de relance au niveau
des postes comptables créés.
- Pour les postes Client directement issus de la comptabilité générale, le domaine de relance est
rapatrié automatiquement en fonction du domaine d’activité.
Il est possible de relancer toutes les opérations standard (factures, avoirs) ainsi que les demandes
d’acomptes.
Il a été défini quatre procédures de relances pour le CNRS:
-
Z00A « Proc. de relance à 3 niveaux (Débiteurs français privés) »
Z00B « Proc. de relance à 5 niveaux (Débiteurs français publics) »
Z00C « Proc. de relance à 4 niveaux (Débiteurs étrangers privés) »
Z00D « Proc. de relance à 5 niveaux (Débiteurs étrangers publics) »
Chaque procédure aura plusieurs niveaux de relance (entre 3 et 5) en fonction du nombre de jours de
retard des postes.
Le nombre de jours de retard est calculé par le système à partir de la date de prise en charge de la
facture, en fonction de la condition de paiement (45 jours) auquel il faut ajouter le nombre de jours
nécessaires pour atteindre le niveau de relance.
Ex : dans la procédure de relance Z00A, pour atteindre le niveau 2, il faut que la facture ait une
échéance nette = date comptable + 45 jours + 45 jours. Donc si la facture a été prise en charge le
01.03.2013, elle ne sera relancée qu’à partir du 01/06/2013.
En fonction de la procédure et du niveau de relance, il a été défini un montant en dessous duquel on
ne relance pas le client.
Le montant contrôlé est, par client, le montant total des postes en retard nécessaire pour
déclencher un niveau de relance. Si ce montant n'est pas atteint dans un niveau de relance, les
postes de ce niveau seront alors additionnés au niveau de relance directement inférieur (le système
vérifie alors si une relance peut être générée dans ce niveau inférieur).
Cf Annexe 8
Dans toutes les procédures de relance le dernier niveau ne prévoit pas l’envoi d’une lettre au client.
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Pour la procédure Z00A, le dernier niveau (3ème) prévoit l’envoi d’un courrier à destination d’un
huissier. La lettre ainsi générée doit porter en en-tête les coordonnées de l’huissier qui va s’occuper
du recouvrement et non pas celles du client lui-même.
Certains niveaux de relance de procédures ne possèdent pas de formulaire associé.
Il s’agit du niveau 5 de la procédure de relance Z00B, des niveaux 2, 3 et 4 de la procédure de
relance Z00C et des niveaux 3 et 5 de la procédure de relance Z00D. Un état de suivi à lancer
manuellement permet de visualiser l’ensemble des factures client (n° de facture client et n° de pièce
comptable lorsque la recette est comptabilisée directement en comptabilité générale) ayant atteint le
niveau 5 de relance par domaine de relance. Utilisation de l’état des postes individuels clients (FBL5N
– variante Alerte niv. 5 – DR14 par exemple).
9.2 Affectation d’une procédure de relance à un tiers
Pour l’affectation d’une procédure de relance à un tiers
Cf. Manuel d’utilisation Recettes Tome1A - BFC-MUT-REC-Tome1A - § 3.2.1 Créer un client et
l’annexe Recouvrement
9.3 Relancer un client
La gestion de la relance client se gère à travers le chemin d’accès
Recettes  Recouvrement  Relances Clients  Cycle de relance
Transaction : F150
ère
1
étape : définir les paramètres de la relance.
Sur l’en-tête et onglet Paramètre : renseignez comme suit :
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




Indiquez la date d’exécution de la relance (date du jour) ainsi qu’un identifiant.

Renseignez la date de relance qui figure en en-tête de lettre et une date dans la zone « Pièces comptab.
Jusq. » qui va prendre en compte les postes comptabilisés jusqu'à ce jour, durant le traitement.

Saisissez la société sinon rapatrié automatiquement

Indiquez OBLIGATOIREMENT le compte client concerné, ou une plage de compte client.
Sur l’onglet Sélection libre, renseignez :



Renseignez OBLIGATOIREMENT le code de la zone qui vous permet de restreindre la relance pour votre
délégation (BSID-MABER pour le domaine de relance). Renseignez la valeur de cette zone pour laquelle
la relance doit être lancée.
Attention, ne pas cocher le bouton "exclure valeurs" car sinon il exclut la DR renseignée et prend en
compte toutes les autres.

Sauvegardez les paramètres de la relance client et revenir sur l’onglet Statut
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ème
2
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étape : planifier l’exécution de la relance précédemment définie



Cochez la case « Lancement immédiat » et cliquez sur « Planifier ».

Appuyez sur la touche « Entrée » pour actualiser l’affichage du statut qui indiquera alors que la sélection
est terminée.
ème
3
étape : accéder à la liste des pièces relancées et demander une impression d’essai

Cliquez sur « Liste relances » sous le bouton « Autre(s) » de manière à visualiser les pièces relancées.
La fenêtre ci-dessous apparaît. Il vous suffit de valider pour voir la liste des pièces.
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On peut analyser toutes les pièces sélectionnées qui vont apparaître dans le formulaire de relance avec le
niveau de relance associé, les montants, le type de pièce …
Pour l’impression d’essai, cliquer sur Impression d’essai
ème
4
étape : Exécuter l’impression en réel des formulaires
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Ce n'est qu'une fois l'impression terminée que les fiches clients et les pièces comptables seront mises
à jour du niveau de relance.
Rappel: l'impression des formulaires de relance s'effectue à partir de l'ordre spool. Il y a autant
d'ordres spool que de formulaires à imprimer.
Un cycle de relance généré mais non exploité, c'est-à-dire pour lequel l’étape 4 ci-dessus n’est pas
réalisée, empêche la création de relances sur la même sélection de clients.
Ainsi si le statut d’un cycle n’est pas « Impr.rel.terminé », il faut soit réaliser cette dernière étape, soit
supprimer le cycle.
Exemple :
 ce cycle n’est pas imprimé
Pour voir si des relances sont bloquées :

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L’état n’est pas vide, ce cycle bloque donc des relances.
Pour supprimer un cycle de relance :
1) le sélectionner :
2) Supprimer le cycle

Un message confirme l’action :
3) Supprimer le paramètre

Remarque :
Il est impossible de supprimer un cycle qui a été imprimé.
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9.4 Contrôler les Relances
Deux contrôles principaux sont disponibles :
Sur la fiche du (des) client(s) relancé(s), au niveau de l’onglet correspondance, figure la dernière
procédure de relance exécutée
Sur l’état des postes non soldés du client, on peut vérifier l’affectation d’un nouveau niveau de relance,
d’une date de relance sur chacun des postes relancés.
Pour accéder à la fiche du tiers, suivre le chemin :
Référentiels – Tiers – Clients – Afficher Clients (central) – onglet Correspondance
La dernière procédure de relance exécutée s’affiche au niveau de la DR qui l’a exécutée avec la date
d’exécution et le niveau maximum de relance atteint au sein des pièces relancées.
Pour accéder à l’état des postes non soldés clients : Activer la transaction Postes Individuels Clients en
suivant le chemin :
Comptabilité – Comptabilité générale – Ecritures comptables – Reporting Compta géné. – Etat de
développement des soldes – Postes indiv. clients
Pour faire apparaître les données relance, sélectionner la variante d’affichage réservée à cet effet ou la
variante « /CNRS ».
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On retrouve les informations de domaine de relance, la date de relance, le niveau de relance et
éventuellement si un blocage relance a été affecté.
9.5 Bloquer un tiers à la relance
10 codes blocages ont été définis pour bloquer le tiers à la relance.
Code
Texte
A
Acceptation d’un échéancier.
P
Réception d’un avis de paiement du client
R
Redressement judiciaire
L
Liquidation judiciaire
C
Compensation financière en trésorerie
D
Divers
M
Réclamation
N
Créance non exigible
J
Recours juridictionnel
E
Expertise
L’apposition d’un code blocage sur la facture permettra d’exclure du programme de relance la ou les
facture(s) concernée(s).
Plusieurs possibilités pour apposer un motif de blocage à la relance :

Dans la fiche tiers, onglet correspondance :
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 À ce niveau là, le système va bloquer le tiers à la relance toutes DR confondues.

Dans la fiche tiers, onglet correspondance, bouton domaine de relance :
 À ce niveau là, le système va bloquer le tiers à la relance pour la DR sélectionnée.

Dans la pièce comptable, modification de pièce :
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 Double cliquez sur le poste tiers
 Apposer un motif de blocage dans la zone « Bloc.relance » puis sauvegarder.
 A ce niveau là, le système va bloquer à la relance la pièce comptable sélectionnée.
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10 Etats de contrôle et de reporting
10.1 Les états commandes / factures
L’utilisateur a la possibilité de visualiser et d’analyser différentes données dans le cadre des recettes :














10.1.1
Liste des commandes clients
Liste des contrats
Liste des contrats incomplets
Liste des factures
Liste des factures et avoirs de recette
Statistique sur les factures et avoirs de recette
Analyse client
Analyse article
Analyse organisation commerciale
Liste des conditions de prix
Etat pour les articles dupliqués
Etat pour les avoirs de l’exercice N créés sur les factures de l’exercice N-1
Echéancier des factures sur Commandes et demandes d'avoir
Etat des Données de Base Clients
Liste des commandes clients – VA05
Cet état est lancé via le chemin d’accès :
Recettes  Reporting Recette  Commandes Clients  Liste des commandes client
Transaction : VA05
Soit on renseigne un article, soit on renseigne un client : l’un des 2 est obligatoire.
Vous pouvez aussi changer les dates de sélection du document
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La liste des commandes clients correspondantes aux critères de sélection est affichée.
Pour modifier la mise en forme
Utiliser le menu « Autres / Actuelle ».

Sélectionner les zones que vous ne voulez plus afficher.


Faite glisser les zones sélectionnées dans l’écran de droite avec le bouton
Factures - Encaissement
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.
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Vous avez également accès à d’autres transaction des cet état
Pour afficher le flux de document, utiliser le menu « Menu / Environnement / Flux de document »

Pour afficher les référentiel de la commande, utiliser le menu « Menu / Environnement /




Ficher client
Ou Adresse partenaire
Ou Fiche article
Cet état est lancé via le chemin d’accès :
Référentiel  Référentiel Recette  Reporting Exécuter liste des conditions de prix
Transaction : V/LD


Choisir la liste de condition Z1
Exécuter l’état
Factures - Encaissement
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


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Renseigner vos critères de sélection pour afficher les tarif par :
- division (laboratoire)
- client
- groupe de client
- Article
- Type de condition : prix unitaire, remise en %, etc.
Exécuter l’état
Exemple d’affiche de prix dépendant uniquement de la division et de l’article

Factures - Encaissement
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Exemple d’affiche de prix dépendant uniquement de la division et de l’article et du groupe de client

Exemple d’affiche de prix dépendant uniquement de la division et de l’article et du client
10.1.2
Liste des contrats – VA45
La description de cet état se trouve dans le manuel d’utilisation Contrats BFC-MUT-CTR
10.1.3
Liste des contrats incomplets – V.06
La description de cet état se trouve dans le manuel d’utilisation Contrats BFC-MUT-CTR
10.1.4
Liste des factures – VF05
Cet état est lancé via le chemin d’accès :
Recettes  Reporting Recette  Facture Clients  Etas standards-Factures clients Liste des factures
client
Transaction : VF05
Factures - Encaissement
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Recettes - Tome 2
L’utilisateur doit au moins introduire l’une des données suivantes :
 Payeur
 Article
La date de la facture peut être précisée
Il est possible de modifier la mise en forme. Pour ce faire, se reporter aux instructions décrites dans le §
10.1.1 Liste des commandes clients – VA05
10.1.5
Liste des factures et avoirs de recette
Cet état permet de produire les factures et avoirs de recette selon différents critères (typologie client,
article, type de contrat, organisation commerciale, division, commande client...).
Factures - Encaissement
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
Recettes - Tome 2
Sélectionnez dans la liste des requêtes prédéfinies pour le groupe d’utilisateurs ZRECETTE : la
ligne contenant le libellé ZDERREC.
A l’issue de cette sélection, la ligne doit apparaître en surbrillance.
Cliquez sur le bouton Menu puis sélectionnez Requête/Exécuter/Exécuter.
 Une autre solution est de cliquer sur le bouton Autre(s)/Exécuter.
Sinon, appuyez simplement sur la touche F8 de votre clavier.
Dans la fenêtre de sélection qui correspond à la variante d’affichage de l’état lancé, vous pouvez
 définir des restrictions d’affichage.
Renseignez par exemple, la délégation et la période pour lesquelles vous souhaitez afficher cet état.

Cliquez sur Exécuter afin de lancer l’état.
Factures - Encaissement
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Recettes - Tome 2
L’état s’affiche dans une nouvelle fenêtre, sous forme de tableau.
Cet état ne rend compte que des recettes enregistrées au travers du module de ventes SD (recettes
ponctuelles, recettes sur contrat de recherche, loyers…).
Les recettes issues de la saisie directe dans le module comptable FI n’y figurent pas (subvention de l’Etat, dons et
legs, IJSS…).

Factures - Encaissement
Version 4.30
Pour obtenir la liste des factures et des avoirs de recette dont le
payeur est un client interne mais qui ne sont pas sur le groupe
d’imputation article 99 (Facturation interne), choisir la variante de
sélection /N CTRL INTER1 (bouton Accéder à variante) puis exécuter
l’état :
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Recettes - Tome 2
Pour obtenir la liste des factures et des avoirs de recette dont le donneur
d’ordre est un client interne mais qui ne sont pas sur le groupe
d’imputation article 99 (Facturation interne), choisir la variante de sélection
/N CTRL INTER2.

Pour obtenir la liste des factures et des avoirs de recette dont le
payeur n’est pas un client interne mais qui sont sur le groupe
d’imputation article 99 (Facturation interne), choisir la variante de
sélection /N CTRL1 99 (bouton Accéder à variante) puis exécuter
l’état :
Pour obtenir la liste des factures et des avoirs de recette dont le donneur
d’ordre n’est pas un client interne mais qui sont sur le groupe d’imputation
article 99 (Facturation interne), choisir la variante de sélection /N CTRL2
99.
Factures - Encaissement
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10.1.6
Recettes - Tome 2
Statistique sur les factures et avoirs de recette
Cet état permet de connaître pour l'ensemble des unités d'une DR le nombre et le montant global des
factures de recette, avoirs et régularisations sur exercice antérieur par centre financier pour une période
donnée.


Sélectionnez dans la liste des requêtes prédéfinies pour le groupe d’utilisateurs ZRECETTE : la
ligne contenant le libellé ZSTATFACCLI.
A l’issue de cette sélection, la ligne doit apparaître en surbrillance.
Cliquez sur le bouton Menu puis sélectionnez Requête/Exécuter/Exécuter.
Une autre solution est de cliquer sur le bouton Autre(s)/Exécuter.
Sinon, appuyez simplement sur la touche F8 de votre clavier.
Dans la fenêtre de sélection qui correspond à la variante d’affichage de l’état lancé, vous pouvez
 définir des restrictions d’affichage.
Renseignez par exemple, la délégation et la période pour lesquelles vous souhaitez afficher cet état.
 Cliquez sur Exécuter afin de lancer l’état.
Factures - Encaissement
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Recettes - Tome 2
L’état s’affiche dans une nouvelle fenêtre, sous forme de tableau.
10.1.7
Analyse client - MCTA
Cet état est lancé via le chemin d’accès :
Recettes  Reporting Recette  Facture Clients  Etas standards-Factures clients Analyse client
Transaction : MCTA
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
Recettes - Tome 2
Exécuter l’état
Le montant entrée commande correspond au total des commandes et des contrats enregistrés.
Le montant Vol affaires correspond au montant facturé.
Le montant Avoir correspond au montant des avoirs

Il s’agit d’un état à n niveau.
Double cliquer sur un des éléments du premier niveau pour accéder au niveau suivant pour ce client
donné :
Le client sélectionné se retrouve en en tête et les montants sont définie maintenant par date.
Les niveaux successifs de cet état sont



client
date
organisation commerciale
Factures - Encaissement
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


10.1.8
Recettes - Tome 2
canal de distribution
secteur d’activité
Article
Analyse article - MCTC
Cet état est lancé via le chemin d’accès :
Recettes  Reporting Recette  Facture Clients  Etas standards-Factures clients Analyse article
Transaction : MCTC

Exécuter l’état
Le montant entrée commande correspond au total des commandes et des contrats enregistrés.
Le montant Vol affaires correspond au montant facturé.
La Qté cde en cours correspond aux quantités sur commande non encore facturées.
La Quantité fact. correspond aux quantités facturées
Les niveaux successifs de cet état sont



Article
date
organisation commerciale
Factures - Encaissement
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10.1.9
Recettes - Tome 2
Analyse organisation commerciale - MCTE
Cet état est lancé via le chemin d’accès :
Recettes  Reporting Recette  Facture Clients  Etas standards-Factures clients Analyse
org.commerciale
Transaction : MCTE

Exécuter l’état après saisie des critères.
Factures - Encaissement
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Le montant entrée commandes correspond au total des commandes et contrats enregistrés.
La Qté entrée cde correspond aux quantités sur commande ou contrat.
Le montant Vol affaires correspond au montant facturé.
Les niveaux d’éclatement de cet état sont






10.1.10

Date
Canal de distribution
Secteur d’activité
Zone de distribution
Client
Article
Liste des conditions de prix
Saisir Z1 dans la zone liste de prix correspond à une liste de prix pour le CNRS
Factures - Encaissement
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
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Exécuter l’état
Saisir vos critères de sélections.


Les chois possible sont :
- la division (le laboratoire)
- Le client
- Le groupe de client
- L’article
- Le type de condition : condition de prix, de remise en %, etc.
Exécuter l’état
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Exemple de prix (type de condition = ZPR0) ne dépendant que de la division et de l’article et du client
Exemple de prix ne dépendant que de la division et de l’article et du groupe de client
Exemple de prix ne dépendant que de la division et de l’article
10.1.11
Etat pour les articles dupliqués
Cette transaction permet de lancer des requêtes via l’outil SAP QUERY dans BFC.
Afin d’accéder à ces états dans BFC, activez la transaction < Liste d’états SAP Query > à
partir des chemins possibles suivants :
Recettes / Reporting recettes / Bordereaux journaliers recettes / Liste d’états SAP
QUERY .
Transaction SQ01
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
Recettes - Tome 2
Accédez directement à votre groupe d’utilisateur en cliquant sur le bouton Changer groupe
d’utilisateurs.
Choisir le groupe utilisateur ZRECETTE
Cf. Manuel d’utilisation Dépenses Tome4 – BFC-MUT-DEP-Tome4 pour
changer de groupe utilisateur

Choisir la requête « ARTICLES »
 Exécuter l’état via le bouton Autres/Exécuter.

Renseigner vos critères de sélection :
- N° d’article
- Désignation de l’article
- Organisation commerciale (délégation)
- Division (Laboratoire)
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 Exécuter l’état
Par défaut, le détail pour chaque article n’est pas affiché (toutes les divisions de l’article ne sont pas
affichées).

Dans cet affichage, on a
- la liste des vues organisation commerciale pour l’article,
- le nombre de vue Division créées par organisation commerciale.
On peut ainsi facilement identifier si l’article a été créé pour toutes les organisations commerciales et
pour un grand nombre de laboratoire (cas des articles non tarifés valable pour tout le CNRS)
Exemple d’article créé dans toutes les organisations commerciales et toutes les divisions :
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
Ensuite, pour afficher le détail par division de l’article :

Cliquez sur

Choisir l’option 0 : pas lignes total.
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et choisir niveau de totalisation
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
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Le détail pour chaque vue division créée est affiché.
10.1.12
Etat pour les avoirs de l’exercice N créés sur les factures de
l’exercice N-1
Cet état permet de lister les avoirs de recette créés dans l'exercice N sur des factures prises en
charge dans l'exercice N-1.
Cette transaction permet de lancer des requêtes via l’outil SAP QUERY dans BFC.
Afin d’accéder à ces états dans BFC, activez la transaction < Liste d’états SAP Query > à
partir des chemins possibles suivants :
Recettes / Reporting recettes / Bordereaux journaliers recettes / Liste d’états SAP
QUERY .
Transaction SQ01

Accédez directement à votre groupe d’utilisateur en cliquant sur le bouton Changer groupe
d’utilisateurs.
Choisir le groupe utilisateur ZRECETTE
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
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Choisir la requête « ZAVOIRNFACTN-1 » - recettes – Avoirs année N sur factures année N-1
 Exécuter l’état via le bouton Autres/Exécuter.
Renseigner vos critères de sélection :
- Division
- Organisation commerciale
- …

Pour un état des avoirs sur factures :
Renseigner dans l’intervalle « Date de création de l’enr » l’exercice de l’avoir sous la forme de date :
01/01/09 à 31/03/09 par exemple.
Renseigner dans l’intervalle « Date de la facture -> ind » l’exercice de la facture sous la forme de
date : 01/01/08 à 31/12/08 par exemple, si vous souhaitez lister les avoirs 2009 faits sur des factures
client 2008.
Renseigner dans la zone « Type de document commerci» O.- avoir
Renseigner dans la zone « Catégorie de document com» M – facture
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Recettes - Tome 2
Pour un état des annulations d’avoirs sur avoirs :
Renseigner dans l’intervalle « Date de création de l’enr » l’exercice de l’annulation d’avoir sous la
forme de date : 01/01/09 à 31/03/09 par exemple.
Renseigner dans l’intervalle « Date de la facture -> ind » l’exercice de l’avoir sous la forme de date :
01/01/08 à 31/12/08 par exemple.
Renseigner dans la zone « Type de document commerci» P – Note de débit .
Renseigner dans la zone « Catégorie de document com» O – Avoir .
 Exécuter l’état
Exemple 1 : écran de sélection pour obtenir la liste des avoirs 2008 sur factures 2007 :
Exemple 2 : écran de sélection pour obtenir la liste des annulations d’avoirs 2008 sur avoirs 2007 :
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Résultat d’exécution :
Description des colonnes dans l’ordre :
- la colonne ‘Documnt lié’ contient le n° d’avoir ou d’annulation d’avoir
- la colonne ‘posSui’ contient le n° de poste d’avoir
- la colonne ‘créé le’ contient la date création de l’avoir
- la colonne ‘quantité’ contient la quantité du poste
- la colonne ‘unité’ contient l’unité
- la colonne’valeur de référence’ contient le montant
- la colonne ‘devise’ contient la devise
- la colonne ‘Précédent’ le n° de facture (ou d’avoir) client
- la colonne ‘tyfac’ contient le type de facture ZF2C ou ZF2A ( à compléter)
- la colonne ‘date de facture’ contient la date du document
- la colonne ‘OrgC’ contient l’organisation commerciale (DR)
- la colonne ‘Div.’ contient la division (laboratoire).
L’état est trié par organisation commerciale, division et avoir.
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10.1.13
Echéancier des factures sur Commandes et demandes
d'avoir
Cet état permet d'obtenir la liste des échéances sur commande ou sur demande d'avoir qui n'ont pas
encore été facturées.
Cette transaction permet de lancer des requêtes via l’outil SAP QUERY dans BFC.
Afin d’accéder à ces états dans BFC, activez la transaction < Liste d’états SAP Query > à
partir des chemins possibles suivants :
Recettes / Reporting recettes / Bordereaux journaliers recettes / Liste d’états SAP
QUERY .
Transaction SQ01
Accédez directement à votre groupe d’utilisateur en cliquant sur le bouton Changer groupe
 d’utilisateurs.
Choisir le groupe utilisateur ZRECETTE

Choisir la requête « FACT_CDES_AVOI»
 Exécuter l’état via le bouton Autres/Exécuter.
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
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Renseigner vos critères de sélection :
- Date facture
- Organisation commerciale
- Division
- …
 Exécuter l’état
Résultat d’exécution :
L’état est trié par date facture, donneur d’ordre et document de vente.
Plusieurs variantes existent pour cet état :
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10.1.14
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Etat des Données de Base Clients
Cet état permet de lister les données de base des clients
Cette transaction permet de lancer des requêtes via l’outil SAP QUERY dans BFC.
Afin d’accéder à ces états dans BFC, activez la transaction < Liste d’états SAP Query > à
partir des chemins possibles suivants :
Recettes / Reporting recettes / Bordereaux journaliers recettes / Liste d’états SAP
QUERY .
Transaction SQ01

Accédez directement à votre groupe d’utilisateur en cliquant sur le bouton Changer groupe
d’utilisateurs.
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Choisir le groupe utilisateur ZFI

Choisir la requête « ZFCLI»
 Exécuter l’état via le bouton Autres/Exécuter.
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
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Renseigner vos critères de sélection :
- Clé du groupe
- Groupe de comptes client
- Numéro de client
- …
 Exécuter l’état
Résultat d’exécution :
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Les critères restitués sont :
- Numéro de client
- Groupe de comptes client
- Numéro de compte fournisseur
- Nom 1
- Localité
- Code postal
- Rue
- Clé de pays
- N° SIRET
- N° Identifiant TVA sur CA
- Groupe d’imputation client (cette donnée n’est plus utilisée dans BFC)
- Organisation commerciale
- Classification fiscale – Client
- Procédure de relance
- Clé du groupe
- Canal de distribution
- Secteur d’activité
10.2 Etats de contrôle de la comptabilité auxiliaire clients
10.2.1
Liste des postes individuels clients
Pour accéder à la liste des postes individuels clients, activez la transaction <Etat de développement des
soldes : clients> à partir du chemin : Comptabilité générale > Reporting compta. géné. > Etat de
développement des soldes > Postes indiv. clients
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Saisir le n° client et la
société Z900

Pour afficher une liste des postes individuels clients, vous devez saisir un certain nombre de données sur
l’écran de sélection.
Tout d’abord, saisissez le numéro ou une plage de numéro de client dans la zone dédiée.
Pour accéder à la zone, cliquez sur
.
Si vous saisissez un mauvais compte, un message bloquant vous averti lors de l’exécution.
Vous avez la possibilité de sélectionner trois types de postes :
- les postes non soldés
- les postes rapprochés
- tous les postes.
Vous pouvez saisir une date ou un intervalle de date pour affiner votre recherche dans les zones de
sélection dédiées.

Après avoir sélectionné votre type de postes, vous devez saisir une ou plusieurs catégories de poste.
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Cinq catégories sont proposées à la sélection :
1/ Postes standard ; Ils correspondent aux postes de pièces qui n'ont pas de statut de pièce particulier et
qui ne présentent pas d'opération sur compte général spécial,
2/ Opérations comptes généraux spéciaux ; C’est l’exemple des acomptes, retenues de garantie,
reversements, pénalités …
3/ Postes pour mémoire ; Il s’agit des postes qui n’impactent jamais les balances (cas des demandes
d’acomptes par exemple),
4/ Postes pré enregistrés ; Ces postes sont en attente de comptabilisation, ils n’impactent pas encore les
balances.
5/ Postes fournisseurs ; Ces postes correspondent aux clients qui sont aussi fournisseurs.
Edition de liste : il est possible d’activer une variante de mise en forme, notamment la « /CNRS », via la
zone « Mise en forme ».
Lorsque vos critères de sélection sont remplis, validez votre choix en cliquant sur
la liste.
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pour afficher
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Avec la variante /CNRS
Une liste de postes correspondant à vos critères de sélection s’affiche. En en-tête, vous retrouvez le
numéro client, sa société, le nom du client et sa localité.
Plusieurs statuts peuvent être affectés aux postes :
les postes avec le statut « rouge »
les postes avec le statut « vert »
correspondent aux postes non soldés,
correspondent aux postes rapprochés.
Les postes non soldés sont caractérisés par des symboles relatifs à leur délai de paiement puis à leur
retard de paiement. Vous retrouvez ces symboles dans la colonne « Ec » pour échéance.
Il existe trois symboles :
désigne un poste en retard. Au jour de référence, la date d'échéance nette est déjà dépassée. Le
paiement a du retard.
désigne un poste échu. Au jour de référence, le poste est échu dans les délais.
signifie que le poste n'est pas échu. La date d'échéance nette est postérieure au jour de référence.
Vous avez la possibilité d’afficher une pièce en double cliquant sur la ligne ou en cliquant sur
.
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Le poste est affiché, les zones sont grisées, vous trouvez les différentes informations sur le client.
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Recettes - Tome 2
Il existe une autre liste concernant les postes individuels clients. Cette autre liste se distingue de la
précédente par des options de sélection plus fines que la précédente. Mais dans le portail, les deux
transactions bien que différentes et chacune avec leur titre, portent pour l’instant le même nom.
Pour y accéder, activez la transaction < Etats de développement des soldes : clients > à partir du chemin :
Comptabilité générale > Reporting compta. géné. > Etat de développement des soldes.
Saisir le n° client et la
société Z900
Comme pour l’état précédent, pour afficher une liste des postes individuels clients, vous devez saisir un
certain nombre de données sur l’écran de sélection.
Tout d’abord, saisissez le numéro du client ou une plage de numéro de client et le code « Société » dans
les zones dédiées.
Pour accéder à la zone, cliquez sur
.
Si vous saisissez un mauvais compte, un message bloquant vous averti lors de l’exécution.
Vous avez la possibilité de sélectionner trois types de postes :
les postes non soldés
les postes rapprochés
tous les postes.
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Vous pouvez saisir une date ou un intervalle de date pour affiner votre recherche dans les zones de
sélection dédiées.
Après avoir sélectionné votre type de postes, vous devez saisir un ou plusieurs types de pièce.
Trois catégories sont proposées à la sélection :
1/ Pièces normales ; Elles correspondent aux pièces qui n'ont pas de statut particulier et qui impactent les
balances.
2/ Pièces pré enregistrés ; Ces pièces sont en attente de comptabilisation, elles n’impactent pas encore les
balances.
3/ Pièces pour mémoire ; Il s’agit des pièces qui n’impactent jamais les balances (cas des demandes
d’acomptes par exemple),
Vous avez aussi la possibilité de sélectionner une liste de postes individuels clients selon d’autres critères
de sélection comme le compte collectif par fiche, le compte collectif des postes individuels, le code de
cession, la définition du compte de contrepartie, le type de compte de contrepartie, les comptes de
contrepartie.
Par exemple, si vous saisissez un numéro de compte collectif dans la zone « Compte collectif fiche », le
système va sélectionner tous les postes qui ont dans leurs fiches clients, le compte collectif sélectionné.
Vous pouvez ajouter des critères de sélection, cochez sur les zones correspondant à des critères de
pilotage de sorties.
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Recettes - Tome 2
Par exemple si vous cochez la zone « Vérifier textes » et la zone « Pièces avec textes », le système va
vérifier si des textes ont été saisis dans les pièces client et sélectionner seulement les pièces avec texte.
Lorsque vos critères de sélection sont remplis, validez votre choix en cliquant sur
liste.
pour afficher la
Une liste de postes individuels clients s’affiche selon vos critères de sélection.
Pour afficher les détails d’une pièce, cliquez sur la pièce et ensuite sur,
Factures - Encaissement
Version 4.30
.
Page 204 sur 278
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Pour revenir sur la liste initiale, cliquez sur
Factures - Encaissement
Version 4.30
Recettes - Tome 2
.
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10.2.2
Recettes - Tome 2
La balance clients
Pour afficher la balance clients, activez la transaction <Balance> à partir du chemin : Référentiels >
Gestion des tiers > Analyse Clients / Fournisseurs > Clients > Affichage Clients
Saisir le n° client et
l’exercice comptable
Saisissez le numéro du client et l’exercice comptable. La zone « Société » est renseignée par défaut.
Pour afficher la balance, cliquez sur
.
La balance clients s’affiche sur 2 onglets :
Le premier onglet concerne les soldes des postes standard du client sélectionné. Le deuxième onglet
affiche les opérations sur comptes généraux spéciaux comme des acomptes.
Pour
afficher
un
poste,
double-cliquez
sur
le
poste
ou
cliquez
sur
le
poste
puis
.
Factures - Encaissement
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Décembre 2014
sur
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Recettes - Tome 2
Une liste des postes individuels clients s’affiche pour le client sélectionné. Les postes sont répertoriés par
statut. En effet, les postes peuvent être non soldés, rapprochés ou pré enregistrés.
Les icônes utilisés sont les suivants :
Poste non soldé : Le poste a été enregistré jusqu'au jour de référence. Il a été rapproché après la date
de référence ou ne l'a pas encore été.
Poste rapproché : Le poste a été enregistré et rapproché jusqu'au jour de référence.
Poste préenregistré.
Vous avez la possibilité d’afficher une pièce de la liste. Pour cela, cochez un poste puis cliquez sur
.
La pièce s’affiche et vous retrouvez toutes les informations concernant le client : le montant du poste, le
code TVA, les conditions et modes de paiement.
Factures - Encaissement
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Recettes - Tome 2
Pour revenir sur la liste, cliquez sur
10.2.3
.
Les soldes clients en devise interne
Pour afficher les soldes clients, activez la transaction < Etats de développement des soldes : clients > à
partir du chemin : Comptabilité générale > Reporting compta. géné. > Etat de développement des
soldes.
Saisir le n° client et la
société Z900

Pour afficher les soldes clients, vous devez saisir un certain nombre de données sur l’écran de sélection.
Tout d’abord, saisissez le numéro ou une plage de numéro de client et le code « Société » dans les
zones dédiées.
Pour accéder à la zone, cliquez sur
.
Si vous saisissez un mauvais compte, un message bloquant vous avertit lors de l’exécution.
Vous pouvez aussi faire une sélection via l’aide à la recherche pour retrouver un client.
Factures - Encaissement
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
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La sélection peut se faire sur des exercices comptables précis. Indiquez les exercices comptables pour
déterminer l’intervalle de reporting.
L’exercice comptable en cours est renseigné par défaut.


Vous avez aussi la possibilité d’effectuer d’autres sélections par les périodes (renseignées par défaut), les
comptes collectifs, le solde du compte ou les codes de comptes généraux spéciaux (Cd. Cpte génér.
Spéc.).
Vous pouvez ajouter des critères de sélection, cochez sur les zones correspondant à des critères de
pilotage de sorties.
Par exemple, si vous cochez la zone « Soldes normaux » vous éditez les soldes standard pour les
comptes sélectionnés.
Lorsque vos critères de sélection sont remplis, validez votre choix en cliquant sur
les soldes.
Cliquez sur
Factures - Encaissement
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pour afficher
pour revenir sur l’écran de sélection.
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10.2.4
Recettes - Tome 2
Les soldes mensuels clients
Pour afficher les soldes mensuels clients, activez la transaction < Liste des débits > à partir du chemin :
Comptabilité générale > Reporting compta. géné. > Etat de développement des soldes.
Saisir le n° client et la
société Z900

Pour afficher les soldes mensuels clients, vous devez saisir un certain nombre de données sur l’écran de
sélection.
Tout d’abord, saisissez le numéro ou une plage de numéro de client et le code « Société » dans les
zones dédiées.
Pour accéder à la zone, cliquez sur
.
Si vous saisissez un mauvais compte, un message bloquant vous avertit lors de l’exécution.
Vous pouvez aussi faire une sélection via l’aide à la recherche pour retrouver un client.

La sélection peut se faire sur des exercices comptables précis. Indiquez les exercices comptables pour
déterminer l’intervalle de reporting.
L’exercice comptable en cours est renseigné par défaut.

Lorsque vos critères de sélection sont remplis, validez votre choix en cliquant sur
les soldes mensuels.
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pour afficher
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Cliquez sur
10.2.5
Recettes - Tome 2
pour revenir sur l’écran de sélection.
Bordereau journalier des prises en charge de Recettes
Il existe 2 bordereaux journaliers pour les recettes:
1. Bordereau des prises en charge de recettes
2. Bordereau des réductions annulation de recettes
disponibles chaque matin dans la Business Workplace des utilisateurs destinataires des états
comptables
Le bordereau journalier des prises en charge de Recettes contient l’ensemble des pièces comptables de
prise en charge de recettes d’une journée comptable (type de pièce DR), que ces pièces comptables
aient été créées par un flux de Recettes SD ou par une saisie directe en comptabilité.
Le mail reçu dans la Business Workplace a l’intitulé suivant : BORD JOUR REC
Ici « 0014 » représente la délégation Midi-Pyrénées.
Le titre de l’état (en pièce jointe du mail) est le suivant :
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10.2.6
Recettes - Tome 2
Bordereau journalier des réductions/annulations de Recettes
Le bordereau journalier des réductions / annulations de Recettes contient l’ensemble des pièces
comptables de réductions/annulations de recettes d’une journée comptable (type de pièce DG), que ces
pièces comptables aient été créées par un flux de Recettes SD ou par une saisie directe en comptabilité.
Le mail reçu dans la Business Workplace a l’intitulé suivant : BORD REDREC
Ici, « 0014 » représente la délégation Midi-Pyrénées.
Le titre de l’état (en pièce jointe du mail) est le suivant :
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Recettes - Tome 2
Pour accéder à votre messagerie SAP, Cf. Manuel d’utilisation Eléments
Généraux – BFC-MUT-ELG chapitre Suivi des éditions
10.2.7
L’Etat des recettes
Pour afficher l’analyse des recettes, activez la transaction < Etat des recettes > à partir du chemin :
Comptabilité générale > Reporting compta. géné. > Etat de développement des soldes.
Cet état permet l’analyse des créances – soldées ou non soldées – en permettant des sélections et des
restitutions poussées sur l’ensemble des postes de chaque pièce client.
Exemple : pour une pièce de type facture entrant dans les critères de sélection, l’état permet des
sélections et la restitution sur l’ensemble des postes de la pièce :
- Le(s) poste(s) client : valeur TTC,
- Le(s) poste(s) de TVA,
- Le(s) poste(s) Hors Taxes.
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Recettes - Tome 2
saisissez le numéro ou une plage de numéro de client dans les zones dédiées.
Pour accéder à la zone, cliquez sur
.
Vous pouvez aussi faire une sélection via l’aide à la recherche pour retrouver un client.
Le code société est renseigné par défaut avec la valeur « Z900 » (CNRS).
-
Si vous choisissez l’option : « Postes non soldés » : l’état recherche exclusivement les pièces
client saisies (date comptable) et non rapprochées au jour de la date indiquée dans : « PNS au
jour de référence ». Cette date est obligatoire et est renseignée par défaut à la date du jour, elle
est modifiable.
Exemple :
er
Une facture client est en date comptable du 15 janvier de l’exercice N. Elle est payée et rapprochée le 1
février N. Si vous sélectionnez les PNS au jour de référence 02.02.N, la pièce n’est pas restituée (elle est
rapprochée à cette date). Si vous sélectionnez les PNS au jour de référence 31.01.N, la pièce est
restituée car non rapprochée à cette date.
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-
Recettes - Tome 2
Si vous choisissez l’option : « Tous les postes » : l’état recherche les postes soldés et non
soldés, sans distinction, appartenant éventuellement aux dates comptables saisies dans : « Date
comptable de référence » (critère facultatif).
Les autres critères de sélection, ou « Sélections complémentaires » sont regroupés par grands thèmes
selon le type d’information :
Base client : données centrales
Ce sont les critères liés aux données centrales de la fiche client (non dépendantes de la société).
-
Nom du client,
-
Pays du client,
-
Clé du groupe,
-
Localité,
-
Groupe de compte,
-
Témoin central de suppression (compte marqué en central pour archivage et suppression),
-
Critère de recherche,
-
Blocage central à la comptabilisation (blocage du compte à la comptabilisation pour toutes les
sociétés),
Base client : données société
Ce sont les critères s’appuyant sur les informations de la fiche client dépendantes de la société
-
Domaine de relance,
-
Procédure de relance,
-
Blocage relance,
-
Date de la dernière relance,
-
Niveau de relance,
-
Responsable relance,
-
Blocage comptable société,
-
Témoin de suppression société,
-
Compte collectif,
-
Blocage paiement,
Base client : données ADV (Administration Des Ventes)
Ce sont les données de la vue ventes des clients.
-
Groupe d’imputation client (cette donnée n’est plus utilisée dans BFC)
Pièce :
Ce sont toutes les sélections possibles sur les zones des pièces clients, y compris des informations sur
les postes de contrepartie.
-
Code CGS (du ou des postes client),
-
Date de rapprochement (du ou des postes client),
Factures - Encaissement
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Recettes - Tome 2
-
Numéro de la pièce de rapprochement (du ou des postes client),
-
Affectation (du ou des postes client),
-
Exercice comptable,
-
Numéro de la pièce,
-
Date comptable,
-
Date de pièce,
-
Date de saisie,
-
Référence,
-
Type de pièce,
-
Période comptable,
-
Clé comptable (du ou des postes client),
-
Code débit / crédit (du ou des postes de contrepartie dans chaque pièce),
-
Domaine d’activité (du ou des postes client),
-
Code TVA (du ou des postes client),
-
Montant DI TTC (sélection sur le montant du poste client de chaque pièce),
-
Montant DI HT (sélection sur le ou les postes HT dans chaque pièce),
-
Montant DI TVA (sélection sur le ou les postes de TVA dans chaque pièce),
-
Compte général (sélection sur le compte général d’imputation du ou des postes client dans
chaque pièce),
-
Compte de contrepartie (sélection sur le ou les comptes des autres postes que le poste client
dans chaque pièce),
-
Mode de paiement (du ou des postes client),
-
Code blocage paiement (du ou des postes client),
-
Blocage relance (du ou des postes client),
-
Date dernière relance (du ou des postes client),
-
Niveau de relance (du ou des postes client),
-
Domaine de relance (du ou des postes client),
-
Division (du ou des postes de contrepartie dans chaque pièce),
-
Motif de commande (à partir du numéro de commande de la zone « Affectation » du poste client
de chaque pièce).
La mise en forme par défaut permet de lancer l’état en demandant une mise en forme d’affichage pré
établie.
Lorsque vos critères de sélection sont remplis, validez votre choix en cliquant sur
pour afficher
les pièces client sélectionnées (exemple simple de restitution présentée ici avec totalisations sur les
montants).
Principe de la restitution :
Pour chaque pièce répondant aux critères de sélection, l’ensemble des postes de la pièce est restitué
avec les particularités suivantes :
tous les postes de la pièce sont restitués, exception faite dans le cas des postes de contrepartie
rapprochés.
Factures - Encaissement
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Recettes - Tome 2
Données restituées (1) :
-
Domaine d’activité,
-
Compte général (postes de contrepartie au(x) poste(s) client),
-
Type de pièce (la valeur est reportée sur tous les postes de la pièce pour la restitution),
-
Nom 1 (nom 1 du client, la valeur est reportée sur tous les postes de la pièce pour la restitution),
-
Clé du groupe client (« Groupe », la valeur est reportée sur tous les postes de la pièce pour la
restitution),
-
Groupe de compte client (la valeur est reportée sur tous les postes de la pièce pour la restitution),
-
Numéro du client (la valeur est reportée sur tous les postes de la pièce pour la restitution),
-
Compte collectif (de la fiche client, la valeur est reportée sur tous les postes de la pièce pour la
restitution),
-
Montant en Devise Interne (montant en EUR du ou des postes de contrepartie de la pièce),
-
Montant en Devise Interne (montant en EUR du ou des postes client),
-
Témoin de suppression société sur le client,
Données restituées (2) :
-
Numéro de pièce FI (la valeur est reportée sur tous les postes de la pièce pour la restitution),
-
Compte général (du poste client, la valeur est reportée sur tous les postes de la pièce pour la
restitution),
-
Nombre de jours de retard de (valeur calculée en nombre de jours entre la date d’échéance de la
pièce et la date du jour, la valeur est reportée sur tous les postes de la pièce pour la restitution),
-
Localité de la fiche client (la valeur est reportée sur tous les postes de la pièce pour la restitution),
Factures - Encaissement
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Recettes - Tome 2
-
Pays de la fiche client (la valeur est reportée sur tous les postes de la pièce pour la restitution),
-
Témoin de suppression central sur le client (la valeur est reportée sur tous les postes de la pièce
pour la restitution),
-
Critère de recherche du client (la valeur est reportée sur tous les postes de la pièce pour la
restitution),
-
Blocage central à la comptabilisation du client (la valeur est reportée sur tous les postes de la
pièce pour la restitution),
-
Groupe d’imputation client (la valeur est reportée sur tous les postes de la pièce pour la
restitution). Cette donnée n’est plus utilisée dans BFC.
-
Domaine de relance (du poste client, la valeur est reportée sur tous les postes de la pièce pour la
restitution),
-
Procédure de relance (la valeur est reportée sur tous les postes de la pièce pour la restitution),
c’est la dernière procédure de relance du client
-
Blocage relance (la valeur est reportée sur tous les postes de la pièce pour la restitution),
-
Date dernière relance (la valeur est reportée sur tous les postes de la pièce pour la restitution),
dernière date de relance du client tout domaine de relance confondus.
Données restituées (3) :
-
Niveau de relance (la valeur est reportée sur tous les postes de la pièce pour la restitution), ce
premier niveau de relance correspond au niveau de relance de la pièce
-
Responsable relance (la valeur est reportée sur tous les postes de la pièce pour la restitution),
-
Blocage société du client à la comptabilisation (la valeur est reportée sur tous les postes de la
pièce pour la restitution),
-
Blocage paiement du client (la valeur est reportée sur tous les postes de la pièce pour la
restitution),
-
Société (la valeur est reportée sur tous les postes de la pièce pour la restitution),
-
Code CGS (du poste client, la valeur est reportée sur tous les postes de la pièce pour la
restitution),
-
Date de rapprochement (du poste client, la valeur est reportée sur tous les postes de la pièce
pour la restitution),
-
Numéro de pièce de rapprochement (du poste client, la valeur est reportée sur tous les postes de
la pièce pour la restitution),
-
Elément d’OTP (du ou des postes de contrepartie),
-
Affectation (du poste client, la valeur est reportée sur tous les postes de la pièce pour la
restitution),
-
Exercice comptable de la pièce (la valeur est reportée sur tous les postes de la pièce pour la
restitution),
Factures - Encaissement
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Recettes - Tome 2
-
Date de saisie de la pièce (la valeur est reportée sur tous les postes de la pièce pour la
restitution),
-
Date comptable de la pièce (la valeur est reportée sur tous les postes de la pièce pour la
restitution),
-
Date de pièce (la valeur est reportée sur tous les postes de la pièce pour la restitution),
Données restituées (4) :
-
Date d’échéance (du poste client, la valeur est reportée sur tous les postes de la pièce pour la
restitution),
-
Référence (du poste client, la valeur est reportée sur tous les postes de la pièce pour la
restitution),
-
Période comptable de la pièce (la valeur est reportée sur tous les postes de la pièce pour la
restitution),
-
Clé comptable (du poste client, la valeur est reportée sur tous les postes de la pièce pour la
restitution),
-
Code débit / crédit de chaque poste,
-
Code TVA (du poste client, la valeur est reportée sur tous les postes de la pièce pour la
restitution),
-
Mode de paiement (du poste client, la valeur est reportée sur tous les postes de la pièce pour la
restitution),
-
Code blocage paiement (du poste client, la valeur est reportée sur tous les postes de la pièce
pour la restitution),
-
Code blocage relance (du poste client, la valeur est reportée sur tous les postes de la pièce pour
la restitution),
-
Date dernière relance (du poste client, la valeur est reportée sur tous les postes de la pièce pour
la restitution), cette date est la date de dernière relance du poste de pièce sélectionné.
-
Niveau de relance (du poste client, la valeur est reportée sur tous les postes de la pièce pour la
restitution), ce niveau est le dernier niveau de relance du client tout domaine de relances
confondues
-
Domaine de relance (du poste client, la valeur est reportée sur tous les postes de la pièce pour la
restitution),
-
Division (du ou des postes de contrepartie),
-
Groupe d’imputation article (recherche à partir du numéro de facture du poste client, et restitué
sur chaque poste de contrepartie correspondant aux postes de facture SD le cas échéant),
Factures - Encaissement
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-
Recettes - Tome 2
Motif de commande (recherche à partir du numéro de commande du poste client, la valeur est
reportée sur tous les postes de la pièce pour la restitution),
Les fonctionnalités de gestion de mise en forme d’affichage, de recherche, filtres, sommes, sous totaux,
et d’export vers un fichier bureautique sont disponibles.
L’état est affiché avec les données suivantes (variante de mise en forme /N/CPT 411) :
-
Domaine d’activité,
-
Compte général (du poste client, la valeur est reportée sur tous les postes de la pièce pour la
restitution),
-
Nom 1 (nom 1 du client, la valeur est reportée sur tous les postes de la pièce pour la
restitution),
-
Code débit / crédit de chaque poste,
-
Groupe de compte client (la valeur est reportée sur tous les postes de la pièce pour la
restitution
-
Clé du groupe client (« Groupe », la valeur est reportée sur tous les postes de la pièce pour la
restitution),
-
Type de pièce (la valeur est reportée sur tous les postes de la pièce pour la restitution),
-
Montant en Devise Interne (montant en EUR du ou des postes de contrepartie de la pièce),
-
Numéro de pièce FI (la valeur est reportée sur tous les postes de la pièce pour la restitution),
-
Date comptable de la pièce (la valeur est reportée sur tous les postes de la pièce pour la
restitution),
-
Date de pièce (la valeur est reportée sur tous les postes de la pièce pour la restitution),
-
Référence (du poste client, la valeur est reportée sur tous les postes de la pièce pour la
restitution),
-
Affectation (du poste client, la valeur est reportée sur tous les postes de la pièce pour la
restitution),
-
Niveau de relance (du poste client, la valeur est reportée sur tous les postes de la pièce pour
la restitution), ce niveau est le dernier niveau de relance du client tout domaine de relances
confondues
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-
Recettes - Tome 2
Niveau de relance (la valeur est reportée sur tous les postes de la pièce pour la restitution), ce
premier niveau de relance correspond au niveau de relance de la pièce
-
Procédure de relance (la valeur est reportée sur tous les postes de la pièce pour la
restitution), c’est la dernière procédure de relance du client
Date dernière relance (du poste client, la valeur est reportée sur tous les postes de la pièce pour la
restitution), cette date est la date de dernière relance du poste de pièce sélectionné.
10.2.8
Etat Recettes : Reste à Recouvrer par client
Cet état permet de lister le reste à recouvrer par client pour les relances
Cette transaction permet de lancer des requêtes via l’outil SAP QUERY dans BFC.
Afin d’accéder à ces états dans BFC, activez la transaction < Liste d’états SAP Query > à
partir des chemins possibles suivants :
Recettes / Reporting recettes / Bordereaux journaliers recettes / Liste d’états SAP
QUERY .
Transaction SQ01

Accédez directement à votre groupe d’utilisateur en cliquant sur le bouton Changer groupe
d’utilisateurs.
Choisir le groupe utilisateur ZFI
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
Recettes - Tome 2
Choisir la requête « ZRECETTE_DDF_S»
 Exécuter l’état via le bouton Autres/Exécuter.

Renseigner vos critères de sélection :
- Compte client
- PNS au jour de référence
- Date de rapprochement
 Exécuter l’état
Factures - Encaissement
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Recettes - Tome 2
Résultat d’exécution :
Les critères restitués sont :
- N° client
- Nom du client
- Clé du groupe
- N° pièce comptable
- Date comptable de la pièce
- Code débit/crédit
- N° pièce de rapprochement
- Compte général
- Code TVA sur CA
- Clé de comptabilisation
- Type de pièce
- Domaine d’activité
- Division
- Compte général
- Montant en devise interne
- N° d’affectation
10.2.9
Etat Relance : Reste à Recouvrer par client
Cet état permet de lister les relances Client
Cette transaction permet de lancer des requêtes via l’outil SAP QUERY dans BFC.
Afin d’accéder à ces états dans BFC, activez la transaction < Liste d’états SAP Query > à
partir des chemins possibles suivants :
Recettes / Reporting recettes / Bordereaux journaliers recettes / Liste d’états SAP
QUERY .
Transaction SQ01

Accédez directement à votre groupe d’utilisateur en cliquant sur le bouton Changer groupe
d’utilisateurs.
Choisir le groupe utilisateur ZFI
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
Recettes - Tome 2
Choisir la requête « ZRELANCE_S»
 Exécuter l’état via le bouton Autres/Exécuter.

Renseigner vos critères de sélection :
- Compte client
- PNS au jour de référence
- Date de rapprochement
- Procédure de relance
- Niveau de relance
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Recettes - Tome 2
 Exécuter l’état
Résultat d’exécution :
Les critères restitués sont :
- N° client
- Nom du client
- Groupe
- Procédure de relance
- Montant TVA en devise interne
- N° pièce comptable
- Compte général
- Date
10.2.10
Etat des postes fournisseurs à partir des facturations clients
A partir des postes non soldés des facturations d’un client, l’état permet de retrouver les postes non
soldés du fournisseur lié à cette facturation client.
Pour afficher l’ Etat des postes fournisseurs à partir des facturations clients, activez la transaction
Corresp fournisseurs factures clients> à partir du chemin : Comptabilité générale > Reporting compta.
géné.> Facturation interne
Les zones société Z900 et groupe de compte Z099 sont renseignées par défaut.
Saisissez le numéro du domaine d’activité.
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Pour afficher l’état, cliquez sur
Recettes - Tome 2
.
Résultat d’exécution :
Suite de l’état :
Les informations restituées sont :
- Division client / fournisseur : numéro de la division du client / numéro de la division du fournisseur
- Domaine d’activité du client : numéro du domaine d’activité du client
- N° compte client : numéro de compte BFC du client. Le compte client n’est alimenté que si la
pièce comptable correspond à un poste client non rapproché
- Code division du client : numéro de la division du client
- N° compte fournisseur : numéro de compte BFC du fournisseur. Le compte fournisseur n’est
alimenté que si la pièce comptable correspond à un poste fournisseur non rapproché
- Domaine d’activité du fournisseur: numéro du domaine d’activité du fournisseur.
- Code division du fournisseur : numéro de la division du fournisseur
- N° de pièce: numéro de la pièce comptable remontée dans l’état.
- Référence de la facture client : référence client de la facture remontée dans l’état
- Type de pièce : type de pièce du document remonté dans l’état
- Date comptable : date comptable du document remonté dans l’état
- Date pièce : date de la création de la pièce comptable
- Montant : montant de la facture
- Devise : devise de la facture
- Texte : commentaire dans l’en-tête de la facture BFC
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Recettes - Tome 2
Pour faciliter l’analyse des données de l’état, vous pouvez
l’exporter sous Excel : menu « Autres-Calcul avec tableur ».
Les postes non soldés des facturations d’un client et les postes non
soldés du fournisseur lié à cette facturation client ne seront affichés
ensemble sur l’état que s’ils portent le même couple « Div.CLT/Div.FRN ».
Les pièces fournisseurs ne seront affichées sur cet état que si elles sont
sur la division « Div.CLT ».
Si ce n’est pas le cas, il faut rechercher la division de ces facturations
fournisseurs (Div2). Les pièces seront affichées sur l’« Etat des postes
clients à partir des facturations fournisseurs » pour le couple
« Div2/Div.CLT ».
L’« Etat des postes clients à partir des facturations
fournisseurs » est décrit dans le manuel d’utilisation
BFC-MUT-DEP-Tome4-Etats.
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Recettes - Tome 2
Annexe 1 - Détermination automatique du taux de TVA
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Recettes - Tome 2
Question 1 : le CNRS collecte-t-il de la TVA sur ce client?
N
O
N
OUI
Question 2 : lieu de réalisation de la prestation (unité ou DR)?
Unité en
Corse
Unité dans
les DOMTOM
Pays de la
division = FR
Pays de la
division = FR
et Région
division = 2A
ou 2B
Pays de la
division = FR
et Région
division = 97
ou 971 ou 972
ou 973 ou 973
ou 974 ou 975
ou 976
20,00%
01/01/2014
20,00%
01/01/2014
8,50%
Unité en
France
Prestations de services
matérielles avec contre
partie
Question 3 :
Quel type de
prestations
de services
matérielles?
Unité dans l'UE Unité hors UE
mais rattachée à mais rattachée
une DR
à une DR
métropolitaine
métropolitaine
20,00%
01/01/2014
20,00%
01/01/2014
N/A
N/A
EXONERE
Classe fiscale article = 2
Prestations de services
matérielles à taux réduit
(cantine d'entreprise)
10,00%
01/01/2014
2,10%
2,10%
Gestion des divisions
Pays de la division Pays de la division
= FR
= FR
Classe fiscale article = 1
Prestations de services
matérielles sans contre
partie
Classe
fiscale
client = E
E
X
O
N
E
R
E
Classe fiscale article = 3
Légende : Figurent en bleu italique les concepts BFC utilisés dans la détermination des taux de TVA
Exemple de lecture : si le CNRS collecte de la TVA sur le client, si le pays de réalisation de la prestation est la France (pays division =FR ), la région est la Corse (région de la
division = 2A ) et s'il s'agit d'une prestation de service matérielles avec contre partie (classe fiscale article = 1 ), alors le taux de TVA applicable est de 8%
Factures - Encaissement
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Recettes - Tome 2
DETERMINATION AUTOMATIQUE des TAUX de TVA POUR LES PRESTATIONS de SERVICE IMMATERIELLES
La facturation interne est toujours exonérée de TVA, la détermination automatique du taux de TVA se fait via la classe fiscale du client (unités CNRS sont des clients exonérés)
N
O
N
Question 1 : le CNRS collecte-t-il de la TVA sur ce client?
Gestion des divisions
OUI
Question 2 : où est domicilié le client?
Si le client est domicilié :
-en France Métropole
-en Corse
-dans les DOM-TOM
-dans l'UE, à condition qu'il n'ait pas de numéro de TVA intracommunautaire
Si le client est
domicilié dans
l'UE et qu'il a
un numéro de
TVA
Intracommuna
utaire
Si le client
est
domicilié
hors UE
Classe fiscale client = F ou C ou D ou U
Question 3 : Quel est le Lieu d'implantation de l'unité?
Unité en
France
Question 4 :
Quel type de
prestations de
services
immatérielles?
Prestations de services
immatérielles avec
contre-partie
Unité dans l'UE
mais rattachée à
une DR
métropolitaine
Unité hors UE
mais rattachée à
une DR
métropolitaine
Pays de la
division = FR
et Région
division = 2A
ou 2B
Pays de la
division = FR et
Région division =
97 ou 971 ou 972
ou 973 ou 973 ou
974 ou 975 ou 976
Pays de la
division = FR
Pays de la
division = FR
20,00%
01/01/2014
8,50%
20,00%
01/01/2014
20,00%
01/01/2014
Unité en
Corse
Unité dans les
DOM-TOM
Pays de la
division = FR
20,00%
01/01/2014
Classe fiscale article = 4
Prestations de services
immatérielles sans
contre-partie
Classe
fiscale
client = E
Classe fiscale client = G
Exonéré
Exonéré
Classe fiscale article = 5
E
X
O
N
E
R
E
Légende : Figurent en bleu italique les concepts BFC utilisés dans la détermination des taux de TVA
Exemple de lecture : si le CNRS collecte de la TVA sur le client, si le client est domicilé en France métropole (classe fiscale client = F ), si le lieu d'implantation de l'unité est la
France (pays division =FR), la région est la Corse (région de la division = 2A ) et s'il s'agit d'une prestation de service immatérielles avec contre partie (classe fiscale article
= 4 ), alors le taux de TVA applicable est de 8%
Factures - Encaissement
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Recettes - Tome 2
Classe fiscale
client = F
Biens classiques
Classe fiscale article = 6
Question 4 :
Quel type de
biens ?
Ouvrages de librairie +
autres biens à taux
réduit
Classe fiscale
client = C
Classe fiscale
client = D
20,00%
01/01/2014
20,00%
01/01/2014
8,50%
5,5%
01/01/2013
2,10%
2,10%
2,10%
2,1%
01/01/2012
1,05%
Classe fiscale
client = G
Exonéré
Unité en
Corse
Pays de la
division =
FR
Pays de la
division =
FR et
Région
division =
2A ou 2B
Pays de la
division = FR et
Région division
= 97 ou 971 ou
972 ou 973 ou
973 ou 974 ou
975 ou 976
Pays de la
division = FR
Pays de la
division = FR
20,00%
01/01/14
20,00%
01/01/14
8,50%
20,00%
01/01/2014
20,00%
01/01/2014
5,5%
01/01/13
2,10%
2,10%
5,5%
01/01/13
5,5%
01/01/13
2,10%
2,1%
01/01/12
1,05%
2,10%
2,10%
Classe fiscale
client = G
Exonéré
Unité dans l'UE Unité hors UE
Unité dans les mais rattachée mais rattachée
DOM-TOM
à une DR
à une DR
métropolitaine métropolitaine
Unité en
France
Classe fiscale article = 7
Publication de presse
Classe fiscale article = 8
Classe
fiscale
client = E
Gestion des divisions
E
X
O
N
E
R
E
Légende : Figurent en bleu italique les concepts BFC utilisés dans la détermination des taux de TVA
Exemple de lecture : si le CNRS collecte de la TVA sur le client, si la livraison du client intervient dans l'Union Européenne et que le client n'a pas de n° de TVA intracommunautaire (classe fiscale client =
U ), si le lieu d'implantation de l'unité est la France (pays division =FR), la région est la Corse (région de la division = 2A ) et s'il s'agit d'un bien classique (classe fiscale article = 6 ), alors le taux de TVA
applicable est de 8%
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Recettes - Tome 2
Annexe 2 - Détermination automatique du compte comptable
Le compte comptable d’une recette est déduit du groupe d’imputation article de l’article utilisé dans le document de vente. Ce groupe d’imputation article quant à
lui est un élément de la fiche article :
Pour en savoir un peu plus sur le référentiel des articles, il faut se référer
au §3.3 Référentiels produits et prestations du Manuel Utilisateur Recettes
Tome 1A Référentiels
Factures - Encaissement
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BFC-E Manuel d'utilisation
Recettes - Tome 2
Etape 1 : Pour connaître quel article utiliser, il faut d’abord déterminer l’association Compte comptable à imputer / Groupe d’imputation d’article
Compt
e
général
Groupe
d’imputatio
n article
Compte
général
Groupe
d’imputation
article
Compte
général
Groupe
d’imputation
article
70110000
1
OUVR&PUBL EXONE REOL
13120000
28
SUBV EQUIPT REGION
10113100
56
Fin aut actifs-etat
70120000
70500000
2
OUVR&PUBL SOUMI REOL
16740000
3
ETUDES
75770000
29
AVANCE ETAT&COLL PUB
13151000
57
Fin actifs-DGG
30
PROD. SPEC MDT GESTI
10113200
58
Fin aut act-ANR-IA
70611000
4
PREST&PDT UNITE SERV
70612000
5
PREST&PDT AUTR UNITE
75160000
32
DROIT AUTEUR & REPRO
10113800
59
Fin aut act-Aut Org
75840000
33
FRAIS POURSUI/CONTEN
13173000
60
Fi Non Rat Dons Legs
70631100
6
RCT STAGE CNRS FORM
16550000
34
CAUTIONNEMENTS
10413307
61
FI IA PART CAPIT.STE
70631200
70631800
7
RCT STAGE NATIONAUX
70620000
35
PROD ACTIV FILLIALE
75820000
99
FACTURATION INTERNE
8
RCT AUTRE STAGE FORM
13130000
36
Subv Equipmt DPT
70632000
9
RCT PARTICIPA COLLOQ
13140000
37
Subv Eqt Communes
70633000
10
RCT CENTRE DE FORMAT
13150000
38
Subv Eqt Autres coll
70670000
11
CTRAT RECH TIERS PUB
13160000
39
Subv Eqt UE
70840000
12
MISE DISPO PERS FACT
13170000
40
Subv Eqt Autres orga
70850000
13
PORTS&FRAIS FACT CLT
13171000
41
Subv Eqt pers morale
74180000
14
AUT SUBV FONCTIONMNT
13180000
42
Subv Eqt taxe appren
74881100
15
CO FINANCEMENT BDI
13114000
43
Subv Eqt Etat Autres
74881200
16
ALLOC RECH NON CNRS
74887000
44
Subv exploit Recher
74888000
17
AUTRES SUBV DIVERSES
10350000
45
Dons&legs en capital
75110000
18
RED CONCES-BREV-LICE
74600000
46
Dons&legs fonctionne
75180000
19
AUTRES DTS&VAL SIMIL
27438100
47
Prêts sociaux
75210000
20
LOYERS
13172000
48
DGG investissement
75220000
21
REMBOURSEMENT CHARGE
74886000
49
DGG fonctionnement
70880000
22
AUTRES PROD ACT ANNE
10221100
50
Dotation Etat renouv
76240000
23
REVENUS DES PRETS
13114100
51
S.Etat IA - Invest
27438000
24
PRET MOBILITE RELOC
74181000
52
S.Etat IA - Fonction
27450000
25
PRET EN CAPITAL CAES
70671000
53
CTRAT RECH TIER PRIV
27460000
26
PRET STE CONSTRUCT°
10111100
54
Fin actifs-Etat
27480000
27
AUTRES PRETS
10112000
55
Fin act-pl prop Etat
Libellé Groupe
d’imputation article
Factures - Encaissement
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Libellé Groupe
d’imputation article
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Libellé Groupe
d’imputation article
BFC-E Manuel d'utilisation
Recettes - Tome 2
Etape 2: Ensuite, il faut choisir un article qui porte ce groupe d’imputation article. Pour ce faire, il est possible l’utiliser l’état qui liste les articles et les
principales informations associées (identification, groupe d’imputation d’articles, compte général, compte budgétaire, organisation commerciale…).
Pour en savoir un peu plus sur la liste des articles, il faut se référer au
§3.3.4 Liste des articles du Manuel Utilisateur Recettes Tome 1A
Référentiels
Ci-après, un extrait des articles non tarifés présents dans BFC avec notamment le lien groupe d’imputation article/compte général.
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ARTICLES
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CATEGORIE
D' ARTICLES
CLASSE
FISCALE
ARTICLE
Participations d'organismes
divers sans contre partie
Subventions colloques sans
contre partie
70632000
PRESTATIONS
MATERIELLES
SANS CONTRE
PARTIE
2
Convention de gestion dans le
cadre d'UMR sans contre partie
Contrat (prestation immatérielle)
avec contre partie
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LIBELLE DU COMPTE COMPTABLE
74888000 AUTRES SUBVENTIONS DIVERSES
Subvention équipement Régions
Subvention équipement
Département
Subvention Communes
Subvention équipement Autres
collectivit
Subvention équipement UE
Subvention équipement Autres
organismes
Subvention équipement
personnes morales
Subvention équipement taxe
apprentissage
Subvention équipement ETAT
autres
Autre subven exploit liée à la
recherche
Convention de mise à dispo de
matériel sans contre partie
Aide remboursable OSEO
ANVAR
COMPTE
COMPTABLE
4
Recettes provenant de frais de participation à
des colloques
GROUPE
D'IMPUTATION
ARTICLE
17
9
13120000 Régions
28
13130000 Département
36
13140000 Communes et Grpts de communes
37
13150000 Autres collectivités et Ets Publics
38
13160000 Union Européenne
39
13170000 Autres organismes publics
40
13171000 Pers Morales privées
41
13180000 Taxe d'apprentissage
42
13114000 Etat Autres subventions
43
74887000 exploitation liées à l'activité de recherche
44
70880000 Autres produits d’activités annexes
22
16740000 Avances de l'Etat et des collectivités publiques
29
75770000 Produits spécifiques mandat de gestion
30
70670000 Contrats de recherche
11
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Annexe 3 – Maquettes factures client
A3.1 - Facture client
Le libellé article/contrat est issu de la désignation de l’article sur chaque poste de la commande client. Pour
mémoire, cette désignation est modifiable afin d’améliorer la communication vers le client (cf. Manuel d’utilisation
Recettes Tome 1B – BFC-MUT-REC-Tome1B)
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A3.2 - Facture loyer
Le libellé article/contrat est issu de la désignation de l’article sur chaque poste de la commande client. Pour
mémoire, cette désignation est modifiable afin d’améliorer la communication vers le client (cf. Manuel d’utilisation
Recettes Tome 1B – BFC-MUT-REC-Tome1B)
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A3.3 - Facture contrat et subvention
Le libellé article/contrat est issu :
ère
- pour la 1 phrase de la zone « désignation du contrat » contenue en en-tête du document commercial
« contrats et subventions »,
nde
- pour la 2 phrase soit de la désignation du jalon contenue dans l’éOTP si c’est un contrat suivi, soit de la
désignation de l’échéance du jalon dans le calendrier de facturation SD si c’est un contrat non suivi.
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A3.4 - Facture d’avoir
Le libellé article/contrat est issu de la désignation de l’article sur chaque poste de la demande d’avoir client. Pour
mémoire, cette désignation est modifiable afin d’améliorer la communication vers le client (cf. Manuel d’utilisation
Recettes Tome 1B – BFC-MUT-REC-Tome1B)
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A3.5 - Facture d’annulation d’avoir
Le libellé article/contrat est issu de la désignation de l’article sur chaque poste de la demande d’annulation
d’avoir client. Pour mémoire, cette désignation est modifiable afin d’améliorer la communication vers le client (cf.
Manuel d’utilisation Recettes Tome 1B – BFC-MUT-REC-Tome1B)
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A3.6 - Facture de demande d'avance sur convention
Le libellé article/contrat est issu :
ère
- pour la 1 phrase de la zone « désignation du contrat » contenue en en-tête du document commercial
« contrats et subventions »,
nde
- pour la 2 phrase soit de la désignation du jalon contenue dans l’éOTP si c’est un contrat suivi, soit de la
désignation de l’échéance du jalon dans le calendrier de facturation SD si c’est un contrat non suivi.
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A3.7 - Facture d’avoir exercice antérieur
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Annexe 4 – Modification d’une recette après prise en charge et avant encaissement – exercice en
cours
I - CORRECTION D'UNE ERREUR DE LIQUIDATION
Le cas présenté ci-dessous concerne une annulation totale de la recette mais il est transposable à une annulation partielle.
Facture client de 1000 € HT
Débit 41100000
1 196
Crédit 44570000
196
Crédit 70611000
1 000
Les différentes étapes
DIMINUTION
TOTALE
de LA RECETTE
1/ On saisit obligatoirement un document de vente : "demande d'avoir" en
référence
à
une
facture.
=> On recopie toutes les lignes de la facture initiale sans modifier les montants.
=> Automatiquement et systématiquement les écritures analytiques et budgétaires
de l'adresse d'origine sont générées.
2/On saisit obligatoirement un document de facturation : "avoir client"
référence à la demande d'avoir.
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en
Type de
pièce
Adresse BUDGETAIRE
& ANALYTIQUE
N/A
Automatiquement et
systématiquement les
écritures analytiques et
budgétaires de
l'adresse d'origine sont
générées.
N/A
N/A
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3/La validation de "l'avoir client" entraine une prise en charge automatique :
=> une écriture comptable
Débit 70611000 1 000
Débit 44570000
196
Crédit 41100000 1196
=> une diminution de recette au budget et en compta analytique
DG - Avoir client
AB - Ecriture de
rapprochement
Automatiquement et
systématiquement les
écritures analytiques et
budgétaires de
l'adresse d'origine sont
générées.
L'avoir et la facture initiale sont rapprochés automatiquement
4/ Impression de l'avoir client
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N/A
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II - CORRECTION D'UNE ERREUR D'IMPUTATION COMPTABLE, ANALYTIQUE, BUDGETAIRE
PAS D'IMPACT SUR LE CLIENT
Le cas présenté ci-dessous concerne une annulation totale de la recette mais il est transposable à une annulation partielle.
Facture client de 1000 € HT
Débit 41100000
Erreur sur la division par ex
1 196
Crédit 44570000
196
Crédit 70611000
1 000
Les différentes étapes
1/ On saisit obligatoirement un document de vente : "demande d'avoir" en
référence
à
une
facture.
=> On recopie toutes les lignes de la facture initiale sans modifier les montants.
=> Automatiquement et systématiquement les écritures analytiques et budgétaires
de l'adresse d'origine sont générées.
ERREUR
D'IMPUTATION
COMPTABLE,
ANALYTIQUE,
BUDGETAIRE
2/On saisit obligatoirement un document de facturation : "avoir client"
référence à la demande d'avoir.
3/La validation de "l'avoir client" entraine une prise en charge automatique :
=> une écriture comptable
Débit 70611000 1 000
Débit 44570000
196
Crédit 41100000 1196
=> une diminution de recette au budget et en compta analytique
en
Type de
pièce
Adresse BUDGETAIRE
& ANALYTIQUE
N/A
Automatiquement et
systématiquement les
écritures analytiques et
budgétaires de
l'adresse d'origine sont
générées.
N/A
N/A
Automatiquement et
systématiquement les
DG - Avoir client
écritures analytiques et
budgétaires de
l'adresse d'origine sont
AB - Ecriture de
générées.
rapprochement
L'avoir et la facture initiale sont rapprochés automatiquement
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4/ Impression de l'avoir client si besoin de l'envoyer au client
N/A
N/A
N/A
N/A
N/A
N/A
DR
Automatiquement et
systématiquement les
écritures analytiques et
budgétaires de
l'adresse d'origine sont
générées.
5/ Création d'un nouveau document de vente: "commande" ou "contrat & subv"
avec la ou les bonne(s) imputation(s)
si c'est un contrat, cf .Manuel d’utilisation Contrats – BFC-MUT-CTR § Modification
de recettes après prise en charge et § Recettes sur contrat
6/ Saisie du nouveau document de facturation: "facture client" ou "facture sur
contrat et subvention" en référence à la commande
7/ La validation de la facture entraine une prise en charge automatique:
=> une écriture comptable
Débit 70611000 1 000
Débit 44570000
196
Crédit 41100000 1196
8/ Rapprochement de l'avoir initial avec la nouvelle facture
Le programme automatique ayant rapproché la facture initiale et l'avoir
correspondant, il faudra dé-lettrer la facture initiale de l'avoir pour pouvoir
ensuite rapprocher manuellement la nouvelle facture de l'avoir.
cf. Manuel d’utilisation Comptabilité générale Tome 2A – BFC-MUT-CPTAB pour
Tome2A § Rapprochement manuel
rapprochement
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N/A
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Annexe 5 – Modification d’une recette après prise en charge et après encaissement – exercice en
cours
I - CORRECTION D'UNE ERREUR DE LIQUIDATION
Le cas présenté ci-dessous concerne une annulation totale de la recette mais il est transposable à une annulation partielle.
1/ Emission de la facture client de 1000 € HT
Débit 41100000
1 196
Crédit 44570000
196
Crédit 70611000
1 000
2/ Encaissement de la facture client pour 1 196
Débit du 51510000
1 196
Crédit du 41100000
1 196
L'écriture est rapprochée (lettrée)
Type de
pièce
Les différentes étapes
DIMINUTION
TOTALE
de LA
RECETTE
1/ On saisit obligatoirement un document de vente : "demande d'avoir" en référence à une
facture
=> On recopie toutes les lignes de la facture initiale sans modifier les montants.
=> Automatiquement et systématiquement les écritures analytiques et budgétaires de l'adresse
d'origine sont générées.
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N/A
Adresse BUGETAIRE
& ANALYTIQUE
Automatiquement et
systématiquement les
écritures analytiques
et budgétaires de
l'adresse d'origine
sont générées.
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2/On saisit obligatoirement un document de facturation : "avoir client" en référence à la
demande d'avoir.
3/La validation de "l'avoir client" entraine une prise en charge automatique :
=> une écriture comptable
Débit 70611000 1 000
Débit 44570000
196
Crédit 41100000 1196
=> une diminution de recette au budget et en compta analytique
DG - Avoir
client
AB - Ecriture
de
rapprochement
L'avoir et la facture initiale sont rapprochés automatiquement
4/ Impression de l'avoir client
N/A
5/ Soit :
* 1er cas : correction de la prise en charge initiale via une écriture de rapprochement et
remboursement au tiers
1. Ecriture de transfert sur le compte collectif divergent ‘46640001’ (saisie directe dans la zone
compte collectif du poste Client)
Débit 41100000 Client
1196
Crédit 46640001 Excédent de versement à rembourser ou réimputer 1196
cf. chapitre 8 Encaissement
2. Ecriture de transfert au fournisseur lié (Données Générales/Données de pilotage Zone
Fournisseur) via une écriture avec rapprochement et sélection du compte collectif ‘46640001’ :
Débit 46640001 Excédent de versement à rembourser ou réimputer 1196
Crédit 40120000 Fournis. 1196
cf. chapitre 8 Encaissement
3. Règlement par Cycle de paiement automatique ou paiement manuel (chèque, caisse) :
Débit 40120000 Fournis. 1196
Crédit 51510000 Banque 1196
cf. Manuel d’utilisation Dépenses Tome3 – BFC-MUT-DEP-Tome3 § Paiement
* 2eme cas : régularisation via des liquidations postérieures (nouvelles factures)
Rapprochement lors de l'encaissement client futur des deux prises en charge (l'avoir et la
nouvelle facture) avec le montant de l'encaissement, réalisé via la sélection des PNS clients.
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N/A
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N/A
Automatiquement et
systématiquement les
écritures analytiques
et budgétaires de
l'adresse d'origine
sont générées.
N/A
=>Type de
pièce ZV
N/A
=> Type de
pièce ZV
=> Type de
pièce KZ
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II - CORRECTION D'UNE ERREUR D'IMPUTATION COMPTABLE, ANALYTIQUE, BUDGETAIRE
Le cas présenté ci-dessous concerne une annulation totale de la recette mais il est transposable à une annulation partielle.
Facture client de 1000 € HT
Débit 41100000
Erreur sur la division par ex
1 196
Crédit 44570000
196
Crédit 70611000
1 000
2/ Encaissement de la facture client pour 1 196
Débit du 51510000
1 196
Crédit du 41100000
1 196
L'écriture est rapprochée (lettrée)
Les différentes étapes
ERREUR
D'IMPUTATION
COMPTABLE,
ANALYTIQUE,
BUDGETAIRE
1/ On saisit obligatoirement un document de vente : "demande d'avoir" en référence à une
facture.=> On recopie toutes les lignes de la facture initiale sans modifier les montants.=>
Automatiquement et systématiquement les écritures analytiques et budgétaires de l'adresse
d'origine sont générées.
Factures - Encaissement
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Type de
pièce
Adresse BUDGETAIRE
& ANALYTIQUE
N/A
Automatiquement et
systématiquement les
écritures analytiques
et budgétaires de
l'adresse d'origine
sont générées.
BFC-E Manuel d'utilisation
Recettes - Tome 2
2/On saisit obligatoirement un document de facturation : "avoir client" en référence à la
demande d'avoir.
3/La validation de "l'avoir client" entraine une prise en charge automatique :
=> une écriture comptable
Débit 70611000 1 000
Débit 44570000
196
Crédit 41100000 1196
=> une diminution de recette au budget et en compta analytique
N/A
DG - Avoir
client
AB - Ecriture
de
rapprochement
4/ Impression de l'avoir client si besoin de l'envoyer au client
N/A
Automatiquement et
systématiquement les
écritures analytiques
et budgétaires de
l'adresse d'origine
sont générées.
N/A
N/A
N/A
N/A
N/A
N/A
5/ Création d'un nouveau document de vente: "commande" ou "contrat & subv" avec la ou les
bonne(s) imputation(s)
si c'est un contrat, , cf .Manuel d’utilisation Contrats – BFC-MUT-CTR § Modification de
recettes après prise en charge et § Recettes sur contrat
6/ Saisie du nouveau document de facturation: "facture client" ou "facture sur contrat et subv"
en référence à la commande
7/ La validation de la facture entraine une prise en charge automatique:
=> une écriture comptable
Débit 70611000 1 000
Débit 44570000
196
Crédit 41100000 1196
DR
7/ Rapprochement manuel de l'avoir initial avec la nouvelle facture
cf. Manuel d’utilisation Comptabilité générale Tome 2A – BFC-MUT-CPT-Tome2A §
Rapprochement manuel
AB
Factures - Encaissement
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Automatiquement et
systématiquement les
écritures analytiques
et budgétaires de
l'adresse d'origine
sont générées.
N/A
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Recettes - Tome 2
Annexe 6 – Modification d’une recette après prise en charge et avant encaissement – exercice
antérieur
Le cas présenté ci-dessous concerne une annulation totale de la recette mais il est transposable à une annulation partielle.
Facture client de 1000 € HT sur l'année N
Débit 41100000
1 196
Crédit 44570000
196
Crédit 70611000
1 000
Les différentes étapes
DIMINUTION TOTALE
de LA RECETTE
Type de
pièce
Adresse BUGETAIRE &
ANALYTIQUE
N/A
N/A
N/A
Ecritures
budgétaires pour
consommation des
AE - crédits de la
délégation
1/ Création dans BFC
- d'un document de vente particulier "ZRG" à partir de la facture N-1
- d'un document de facturation "ZRGA" pro forma. Ce document n’entraîne
aucun flux comptable (dans aucune des 3 comptabilités) et permet
d’émettre un document de type 'facture d'avoir'.
- édition du document de facturation "Avoir de régularisation exercice
antérieur" à transmettre au laboratoire en précisant le code famille à
utiliser pour l’enregistrement de la commande prévisionnelle
correspondante dans GESLAB
sur l'EXERCICE SUIVANT
et AVANT encaissement
=>
Il s'agit d'une prise en
charge de dépense
Factures - Encaissement
Version 4.30
cf. 7 Modifications de recette après prise en charge
2/Création, dans GESLAB, d’une commande d’achat :
de type prévisionnelle
en référence à la commande client (à rappeler dans libelle de la
commande Geslab)
sur le code famille correspondant :
 Pour les recettes initialement imputées dans le compte
de résultat (classe 7) :
Code famille XD.54 pour le compte 65830000
Code famille XD.57 pour le compte 66830000 (compte à utiliser
uniquement par la DR de PMA pour les réductions/annulations de produits
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Recettes - Tome 2
financiers)
Nature de la dépense : « fonctionnement »
Type de dépense : « Achat »
 Pour les recettes initialement imputées dans des
comptes de bilan (classe 1) :
Code famille XD.58 pour être rattachée à un compte général unique
19999999 « compte générique-annulation de recettes sur exercice
antérieur » qu’il conviendra de modifier (par compte 10xxxxxx ou 13xxxxxx)
lors de la création de la facture fournisseur dans BFC (cf. étape 4).
Nature de la dépense : « immobilisation »
Type de dépense : « immobilisation définitive ».
Le compte fournisseur à mentionner dans la commande prévisionnelle doit
correspondre au client de la facture de recette à réduire ou à annuler.
Cf. Manuel d’utilisation dépenses Tome2 – BFC-MUT-DEP-Tome2 § La
gestion des commandes
3/ Création dans BFC de la facture d’achat
-
en référence à la commande client (zone référence de la
facture)
avec Code de blocage paiement ‘B’ (Blocage pour paiement)
pour bloquer tout règlement avant rapprochement.
Choix d'un code TVA déductible non proratisé.
La prise en charge génère les écritures comptables suivantes :
Débit du 65830000 /66830000/ 10xxxxxx ou 13xxxxxx
Débit du 44550000 TVA à décaisser (1)
Crédit du 40120000 Fournisseurs
1 000
196
1 196
RE - Facture
fournisseur issue
du contrôle
facture
Afin de faciliter l’identification de ces écritures comptables dans les
restitutions BFC ou les restitutions de l’infocentre BFC, il importe de
compléter la zone texte de l’écriture comptable de la mention :
annul.ex.antérieur/n° pièce comptable de l’écriture initiale de recette
Mise à jour, le cas échéant, de la fiche d’immobilisation
Factures - Encaissement
Version 4.30
: enlever
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Ecritures
budgétaires pour
consommation des
CP, écritures
comptable et
analytique
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Recettes - Tome 2
l’éventuelle affectation du financement externe de l’actif (compte 10xxxxxx
ou 13xxxxxx) à la fiche d’immobilisation.
Cf. Manuel d’utilisation dépenses Tome2 – BFC-MUT-DEP-Tome2 § La
prise en charge de la dépense
4/ Rapprochement de la recette initiale avec la prise en charge
correctrice : opération manuelle.
deux cas à distinguer :
a) La créance réduite ou annulée n’avait pas été encaissée :
rapprochement entre tiers client et tiers fournisseur dans BFC
- Faire le lien dans BFC entre le tiers client et le tiers fournisseur
- cocher "compensation client" dans la fiche fournisseur
- cocher "imputation avec fournisseur" dans la fiche client
Cf. 8.7 Cas particuliers – F-04
- Compensation de la facture fournisseur avec un poste Client via une
écriture de transfert avec rapprochement par la sélection successive du
client et fournisseur lié
ZV Compensation
client/fournisseur
Débit 40120000 Fournisseurs 1196
Crédit 41100000 Clients
1196
Cf. 8 Encaissement
b) La créance réduite ou annulée avait été encaissée : constatation
d’un excédent de versement pour une meilleure lisibilité des comptes
-
Factures - Encaissement
Version 4.30
Constatation de l’excédent de versement : débit 4012 / crédit
46640001
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N/A
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Recettes - Tome 2
Traitement de l’excédent de versement selon les deux principales
situations qui peuvent se présenter :
- soit le tiers est remboursé => cycle de paiement automatique
ou manuel
débit 46640001 / crédit 4012 et débit 4012 / crédit 5
-
- soit les sommes encaissées sont imputées sur une autre
créance constatée vis-à-vis du tiers : rapprochement manuel entre le tiers
client et le tiers fournisseur. débit 46640001 / crédit 411.
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Annexe 7 – Modification d’une recette après prise en charge et après encaissement –
exercice antérieur
Le cas présenté ci-dessous concerne une annulation totale de la recette mais il est transposable à une annulation partielle.
1/ Emission de la facture client de 1000 € HT sur l'année N
Débit 41100000
1 196
Crédit 44570000
196
Crédit 70611000
1 000
2/ Encaissement de la facture client pour 1 196 sur l'année N
Débit du 51510000
1 196
Crédit du 41100000
1 196
L'écriture est rapprochée (lettrée)
Les différentes étapes
DIMINUTION
TOTALE
de LA
RECETTE
sur
l'EXERCICE
SUIVANT
1/ Création dans BFC
- d'un document de vente particulier "ZRG" à partir de la facture N-1
- d'un document de facturation "ZRGA" pro forma. Ce document n’entraîne aucun flux
comptable (dans aucune des 3 comptabilités) et permet d’émettre un document de type
'facture d'avoir'.
- édition du document de facturation "Avoir de régularisation exercice antérieur"
cf. 7 Modifications de recette après prise en charge
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Type de
pièce
Adresse
BUGETAIRE
&
ANALYTIQUE
N/A
N/A
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Recettes - Tome 2
et APRES
encaissement
2/Création, dans GESLAB, d’une commande d’achat :
de type prévisionnelle
en référence à la commande client (à rappeler dans libelle de la commande
Il s'agit d'une
Geslab)
prise en charge
sur le code famille correspondant :
de dépense
 Pour les recettes initialement imputées dans le compte de résultat
(classe 7) :
Code famille XD.54 pour le compte 65830000
Code famille XD.57 pour le compte 66830000 (compte à utiliser uniquement par la DR
de PMA pour les réductions/annulations de produits financiers)
Nature de la dépense : « fonctionnement »
Type de dépense : « Achat »
=>
 Pour les recettes initialement imputées dans des comptes de bilan
(classe 1) :
Code famille XD.58 pour être rattachée à un compte général unique 19999999 «
compte générique-annulation de recettes sur exercice antérieur » qu’il conviendra de
modifier (par compte 10xxxxxx ou 13xxxxxx) lors de la création de la facture
fournisseur dans BFC (cf. étape 4).
Nature de la dépense : « immobilisation »
Type de dépense : « immobilisation définitive ».
Le compte fournisseur à mentionner dans la commande prévisionnelle doit
correspondre au client de la facture de recette à réduire ou à annuler.
Cf. Manuel d’utilisation dépenses Tome2 – BFC-MUT-DEP-Tome2 § La gestion des
commandes
Factures - Encaissement
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N/A
Ecritures
budgétaires
pour
consommation
des AE crédits de la
délégation
BFC-E Manuel d'utilisation
Recettes - Tome 2
3/ Création dans BFC
- Si pas de règlement immédiat :
==> création d’une facture avec référence au document SD (zone référence de la
facture MM) avec Code de blocage paiement ‘B’ (Blocage pour paiement) pour bloquer
tout règlement avant rapprochement. Choix d'un code TVA déductible non proratisé.
La prise en charge génère les écritures comptables suivantes :
Débit du 65830000 /66830000/ 10xxxxxx ou 13xxxxxx
Débit du 44550000 TVA à décaisser (1)
Crédit du 40120000 Fournisseurs
1 000
196
1 196
- Si règlement immédiat :
==> création d’une facture avec référence au document SD (zone référence de la
facture MM). Choix d'un code TVA déductible non proratisé.
Ecritures
budgétaires
pour
RE - Facture
consommation
fournisseur issue
des CP,
du contrôle facture
écritures
comptable et
analytique
La prise en charge génère les écritures comptables suivantes :
Débit du 65830000 /66830000/ 10xxxxxx ou 13xxxxxx
1 000
Débit du 44550000 TVA à décaisser (1)
196
Crédit du 40120000 Fournisseurs
1 196 Cf. Manuel
d’utilisation dépenses Tome2 – BFC-MUT-DEP-Tome2 § La prise en charge de la
dépense
4/ Paiement
Remboursement au fournisseur lié (si pas d'autres factures à venir sur ce client)
Débit du 40120000
Clients 1 196
Crédit du 51510000
Trésor 1 196
Cf. Cf. Manuel d’utilisation dépenses Tome3 – BFC-MUT-DEP-Tome3 § Le processus
de paiement
Factures - Encaissement
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KZ - Paiement
fournisseur
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N/A
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Recettes - Tome 2
4bis/ Compensation lors de l'encaissement des factures à venir
- Faire le lien dans BFC entre le tiers client et le tiers fournisseur + cocher
"compensation client" dans la fiche fournisseur + cocher "imputation avec
fournisseur" dans la fiche client
Cf. 8.7 Cas particuliers – F-04
- lors de l'encaissement d'une facture client à venir (facture de 2000 €),
compensation de cette facture client avec le poste Fournisseur via une écriture
de transfert avec rapprochement par la sélection successive du client et
fournisseur lié
ZV Compensation
client/fournisseur
Débit 51510000 Compte au Trésor 804
Débit 40120000 Fournisseurs 1196
Crédit 41100000 Clients
2000
Cf. 8 Encaissement
Factures - Encaissement
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N/A
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Annexe 8 – Procédures de recouvrement
Code de
la
procédure
de
relance
Libellé de
la
procédure
de relance
Z00A
Procédure
de relance
à3
niveaux :
Débiteurs
français
privés
Z00B
Procédure
de relance
à5
niveaux :
Débiteurs
français
publics
Niveau 1
Niveau 2
Niveau 3
Niveau 4
Date d’exigibilité
+ 45 jours
Date d’exigibilité +
90 jours
Date d’exigibilité +
120 jours
NON APPLICABLE
Lettre de relance
au client
Lettre de relance
au client mention
RAR
Lettre de relance à
l’huissier mention
RAR
Date d’exigibilité
+ 45 jours
Date d’exigibilité +
90 jours
Date d’exigibilité +
120 jours
Date d’exigibilité +
150 jours
Lettre de relance
au client
Lettre de relance
au client
Lettre de relance au
client mention RAR
Lettre de relance
au client mention
RAR
Niveau 5
Groupes de client
concernés
NON APPLICABLE 


Entités non CNRS
Entités CNRS
Clients français
appartenant au
secteur privé
Date d’exigibilité + 
180 jours
Autres
administrations
publiques centrales
Autres clients
publics
Communes
Départements
Etablissements
publics
enseignements
supérieur
Etablissements
publics nationaux
Régions
Ministère des
tutelles
Pas de courrier







Factures - Encaissement
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Z00C
Z00D
Procédure
de relance
à4
niveaux :
Débiteurs
étrangers
privés
Procédure
de relance
à5
niveaux :
Débiteurs
étrangers
publics
Factures - Encaissement
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Date d’exigibilité
+ 45 jours
Date d’exigibilité +
105 jours
Date d’exigibilité +
165 jours
Date d’exigibilité +
225 jours
Lettre de relance
au client
Pas de courrier
Pas de courrier
Pas de courrier
Date d’exigibilité
+ 45 jours
Date d’exigibilité +
105 jours
Date d’exigibilité +
165 jours
Date d’exigibilité +
225 jours
Lettre de relance
au client
Lettre de relance
au client
Pas de courrier
Lettre de relance
au client mention
RAR
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NON APPLICABLE 

Date d’exigibilité + 
285 jours
Pas de courrier


Clients étrangers
hors UE
appartenant au
secteur privé
Clients étrangers UE
appartenant au
secteur privé
Clients étrangers
hors UE appartenant
au secteur public
Commissions de
l’Union Européenne
Clients étrangers UE
appartenant au
secteur public
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Annexe 9 – Formulaires de relance
Procédure Z00A, lettre de relance niveau 1 :
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Procédure Z00A, lettre de relance niveau 2 :
Factures - Encaissement
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Recettes - Tome 2
Procédure Z00A, lettre de relance niveau 3 :
Factures - Encaissement
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Recettes - Tome 2
Procédure Z00B, lettre de relance niveau 1 :
Factures - Encaissement
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Recettes - Tome 2
Procédure Z00B, lettre de relance niveau 2 :
Factures - Encaissement
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Recettes - Tome 2
Procédure Z00B, lettre de relance niveau 3 :
Factures - Encaissement
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Recettes - Tome 2
Procédure Z00B, lettre de relance niveau 4 :
Factures - Encaissement
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Recettes - Tome 2
Procédure Z00C, lettre de relance niveau 1 :
Factures - Encaissement
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Recettes - Tome 2
Procédure Z00D, lettre de relance niveau 1 :
Factures - Encaissement
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Recettes - Tome 2
Procédure Z00D, lettre de relance niveau 2 :
Factures - Encaissement
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Recettes - Tome 2
Procédure Z00D, lettre de relance niveau 4 :
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