Manuel d`utilisation de BASEC V 4.0 du 04 juillet 2011

Manuel d`utilisation de BASEC V 4.0 du 04 juillet 2011
Manuel d'utilisation de BASEC
V 4.0 du 04 juillet 2011
Entrer des informations dans Base élèves Enseignement Catholique
Astuce : pour naviguer dans Basec sans vous déconnecter involontairement, n'utilisez
pas les flèches de votre navigateur, mais plutôt les menus du logiciel !
A - Le menu école
Ce menu vous permet de rentrer toutes les informations concernant votre établissement. Ici,
vous pouvez suivre vos effectifs ; effectuer et visualiser vos prévisions d'effectifs pour l'année
suivante ; modifier et visualiser votre carte d'identité d'établissement ; créer, modifier et
visualiser les classes, les regroupements et les groupes de l'école ; suivre les inscriptions et les
admissions.
1) Menu Suivi des effectifs
Ce menu vous permet de voir l'évolution de vos effectifs et du nombre de vos classes sur plusieurs
années.
1
2) Le menu « carte d'identité »
Ce menu vous permet de remplir toutes les informations concernant votre établissement scolaire.
Pour modifier les informations, cliquez sur le lien modifier, vous obtenez alors l'écran suivant :
2
Modifiez les différentes cases du formulaire et à la fin, cliquez sur le bouton « Modifier » pour
valider votre modification.
3) Le menu « classes »
Ce menu vous permet de créer et de gérer l'ensemble de vos classes, de vos groupes et
regroupements. On entend par regroupements, les regroupements de classes entières et les groupes.
Exemple : on veut créer une liste d'élèves pour une sortie scolaire, on peut créer le groupe « sortie
scolaire » et intégrer dans ce groupe des élèves de plusieurs classes différentes.
a) Créer, modifier ou supprimer une classe
3

Création d'une classe
Pour créer une nouvelle classe, cliquez sur l'onglet « classes », puis sur le lien « ajouter une
classe ».
Vous obtenez cet écran :
Choisissez le
type de classe :
* Ordinaire
* CLAD
* CLIS
4
Dans la partie « libellé court et libellé long », il peut être intéressant de mettre la même chose.
C'est plus simple ainsi. Une remarque : le libellé court est limité à 25 caractères et le libellé long à
50 caractères. Attention, il faut impérativement renseigner les deux libellés !!! Si vous ne le faites
pas, cela vous posera des problèmes par la suite.
Dans la partie « niveaux associés », cochez le ou les niveaux associés à la classe. Cette étape est
très importante car quand vous répartirez les élèves par classe, l'application ne vous
proposera que les élèves dont le niveau correspond à celui de la classe.
A la fin, cliquez sur le bouton « ajouter » pour créer définitivement la classe.

Suppression d'une classe
5
Cliquez sur l'onglet « classes » pour afficher l'ensemble de vos classes, puis sur le lien
« supprimer » situé en face de la ligne de la classe à supprimer.
Une validation vous est demandée. Cliquez sur « oui » pour confirmer la suppression ou sur « non »
pour l'annuler.

Modification d'une classe
Cliquez sur la classe à modifier : ex: CM1-CM2
6
Vous arrivez à l'écran suivant :
Il suffira alors de cliquer sur le lien « modifier » pour accéder à la fiche de la classe et pouvoir la
modifier, comme ci-dessous :
Modifiez alors les rubriques que vous souhaitez et surtout n'oubliez pas de cliquer sur le bouton
« valider » pour faire appliquer vos modifications.
7

Récupération les classes de l'année dernière
Lors du basculement d'année scolaire (ex : de 2010/2011 à 2011/2012), tous les élèves ont été
passés dans le niveau supérieur ou dans le même niveau (pour les redoublants). L'interface a, par
contre, supprimé toutes les classes. Vous pouvez récupérer ces classes en allant dans le menu
« école », puis dans le menu « classes ». Vous obtenez alors l'écran suivant :
Pour récupérer les classes de l'année dernière, cliquez sur le lien « récupérer les classes ». Une fois
cette opération effectuée, il vous faudra répartir de nouveau les élèves dans les classes. Attention, il
n'est pas possible de récupérer certaines classes et pas d'autres, c'est tout ou rien.
Enfin, vous pouvez aussi très bien créer directement les différentes classes de la nouvelle année
sans récupérer les anciennes, même si elles sont identiques à celles de l'année dernière. Dans tous
les cas, il faudra de nouveau répartir vos élèves dans les classes récupérées ou créées.
8
b) Créer, modifier ou supprimer un regroupement

Création d'un regroupement
Cliquez sur l'onglet « regroupements », puis sur le lien « ajouter un regroupement »
Vous obtenez l'écran suivant :
Remplissez le formulaire, de la même manière qu'on le ferait avec une classe. Ensuite, choisissez
les classes associées au regroupement en les cochant, puis validez avec le bouton « ajouter ».

Modification d'un regroupement
Cliquez sur l'onglet « regroupement », puis cliquez sur le regroupement que vous souhaitez
modifier. Dans notre exemple cela sera « classe neige ».
9
Vous obtenez l'écran suivant :
Pour modifier la fiche, cliquez sur le lien « modifier », vous obtenez l'écran suivant :
Modifier alors les rubriques que vous souhaitez et surtout n'oubliez pas de cliquer sur le bouton
« valider » pour faire appliquer vos modifications.
10

Suppression d'un regroupement
Cliquez sur l'onglet « regroupement », puis cliquez sur le lien « supprimer » se situant en face du
regroupement à supprimer.
Une validation vous est demandée, cliquez sur « oui » pour supprimer définitivement le
regroupement, ou sur « non » pour annuler.
c) Créer, modifier ou supprimer un groupe

Création d'un groupe
Cliquez sur l'onglet « groupes », puis sur le lien « ajouter un groupe ».
Vous obtenez alors la fenêtre suivante :
Remplissez le formulaire en attribuant un nom au groupe, comme on le ferait pour une classe
(même libellé court et long). Ensuite, vous pouvez ajouter des enseignants. Enfin, affectez des
élèves au groupe (cocher la case en face de l'élève). Pour finir, pour valider l'ajout de groupe,
cliquez sur le bouton « créer ».
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
Modification d'un groupe
Cliquez sur l'onglet « groupes », puis cliquez sur le groupe que vous voulez modifier, comme sous
l'exemple ci-dessous, on cliquera sur « sortie » :
On obtient l'écran suivant :
Pour modifier le groupe, cliquez sur le lien « modifier »
L'écran suivant apparaît :
Modifier alors les rubriques que vous souhaitez et surtout n'oubliez pas de cliquer sur le bouton
« valider » pour faire appliquer vos modifications.
12

Suppression d'un groupe
Cliquez sur l'onglet « groupes », puis cliquez sur le lien « supprimer » se situant en face du groupe à
supprimer.
4) Le menu contrôle de cohérence
Ce menu est très important, il vous permet de vérifier si vos données sont exactes.
Si des erreurs apparaissent, il faut modifier votre base jusqu'à ce que le contrôle de cohérence
vous retourne un message sans aucune erreur.
Un contrôle de cohérence devrait être réalisé régulièrement et à chaque fois que vous modifiez
ou ajoutez des informations dans basec.
B - Le menu élèves
Ce menu vous permet de gérer les informations concernant vos élèves. Ici, vous pouvez
inscrire les élèves ; les admettre dans votre école ; les répartir dans les différentes classes ; faire
passer l'élève d'une classe à l'autre ; radier un élève ou encore le récupérer après une radiation
(pour la même année scolaire).
Astuce : pour pouvoir modifier la fiche d'un élève, il faut que celui-ci soit inscrit et admis
dans l'établissement. La modification se fait alors à partir du menu « Gestion courante »
(voir section « gestion courante).
13
1) Le menu « inscription »
a) Création d’une fiche élève
Pour accéder à ce menu, cliquez sur l’onglet « inscription »

La fonction recherche
Cette fonction vous permet de rechercher un élève inscrit dans un établissement catholique sur toute
la Sœur (10 régions participent à Basec au moment où ce tutoriel est rédigé).
Si vous voulez faire une recherche, renseignez un ou plusieurs champs de recherche et cliquez sur le
bouton « rechercher ». Attention, moins une recherche sera précise plus elle mettra du temps à
s’effectuer. Attention aussi à l’écriture des prénoms ex : anne-claire, anne claire ; anneclaire.
La meilleure recherche est une recherche assez précise mais pas trop. Le conseil que l’on peut vous
donner est de faire une recherche avec les trois premières lettres du nom et du prénom par
exemple.

Création d’un élève
Cliquez sur l’onglet « création »
14
Vous arrivez sur l’écran suivant :
Il ne vous reste plus qu’à remplir les différents champs.
Les champs avec un astérisque sont les champs que vous devez obligatoirement remplir
pour créer un élève.
Ne mettez pas n’importe quoi, ne remplissez une fiche élève que lorsque vous avez toutes les
informations en votre possession, ceci afin d’éviter de créer des doublons qui poseraient problème
par la suite.
Pour les champs « nom et prénom », les caractères accentués et les apostrophes sont autorisés. Pour
la date le format obligatoire est JJ/MM/AAAA. Si difficultés, vous pouvez utiliser le calendrier.
Petite astuce : quand vous cliquez sur le département ou la ville, appuyez sur la lettre
correspondant à votre commune (ex : pour Brest : b). Pour faire défiler les départements
ou les villes commençant par b, appuyez plusieurs fois sur votre clavier, c’est plus simple
que de faire défiler la liste complète.
Une fois les champs complétés, cliquez sur
, pour diminuer la fenêtre ; cela vous évite de
faire défiler la page avec la souris. Même si le texte saisi n’est plus visible, il est toujours là.
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Vous obtenez alors l’écran suivant :
Complétez le formulaire. Si un responsable a la même adresse que l’élève, cochez la case « même
adresse que l’élève », cela vous évite de tout ressaisir. Même si l’application n’affiche pas l’adresse
de l’élève, en cochant la case, il a bien pris les informations en compte.
Si vous inscrivez deux frère et sœur, la première fois créez la fiche de l’élève comme
d’habitude. Par contre comme ils ont en commun le même responsable, pas besoin de remplir
la section responsable, cliquez ici et choisissez le nom du responsable rattaché à ce frère ou à
cette sœur.
Une fois les champs complétés, cliquez de nouveau sur
vous évite de faire défiler la page avec la souris.
, pour diminuer la fenêtre, cela
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Vous obtenez cet écran :
Continuez à remplir les différents champs.
Note IMPORTANTE : concernant l’année scolaire, les élèves non présents dans votre
établissement doivent être créés avec l’année scolaire 2011/2012. Une fois créés, ces élèves ne
pourront ni être admis ni être répartis dans les classes tant que l’année scolaire n’aura pas
basculé (7 juillet). Pour voir les élèves inscrits sur l’année 2011/2012, il faudra aller dans le
menu « gestion courante » puis cliquer sur l’onglet « liste année prochaine ».
Pour les élèves actuellement dans votre établissement, vous avez deux possibilités :

soit les inscrire sur l’année scolaire 2010-2011, les admettre, les répartir dans les
classes. Il faudra ensuite faire les passages avant le 7 juillet 2011. Après le 7 juillet (jour du
basculement d’année scolaire de 2010/2011 à 2011/2012), il faudra soit récupérer vos classes
actuelles et répartir de nouveau vos élèves (les anciens et les nouveaux inscrits), soit recréer de
nouvelles classes et répartir vos élèves (les anciens et les nouveaux inscrits).

soit les inscrire sur l’année scolaire 2011-2012 et vous ne pourrez les admettre et les
répartir dans les classes qu’à partir du 8 juillet 2011.
Une fois ce formulaire complété, cliquez de nouveau sur
vous évite de faire défiler la page avec la souris.
, pour diminuer la fenêtre, cela
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Sélectionnez l’année scolaire :
Si vous désirez rentrer un nouvel élève non présent dans votre établissement pour l’année
prochaine, choisissez l’année scolaire 2011/2012. Attention, votre élève ne pourra ensuite être
admis et réparti dans les classes qu’au basculement de scolarité qui a lieu le 7 juillet.
A la fin de votre saisie, cliquez sur le bouton « créer ». Si le bouton reste grisé et qu’il n’est pas
accessible, c’est que votre saisie comporte une erreur ou qu’un champ obligatoire n’a pas été
saisi.
L’écran suivant apparaît :
Il vous permet, si vous le souhaitez, de créer un second responsable pour l’élève qui vient d’être
créé, ou de créer de nouveaux élèves.
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b) Suppression des inscriptions saisies à tort
Au niveau de l’onglet « ELEVES » puis « INSCRIPTION », l’élève a été créé(e) par erreur
dans votre école (l’élève n’a pas encore été admis(e) ni réparti(e) dans une classe).
-
cliquez sur « SUPPRESSION DES INSCRIPTIONS A TORT », cocher l’élève à
supprimer puis cliquez en bas à gauche de la fenêtre sur « SUPPRESSION ».
 Un message s’affiche vous confirmant la mise à jour de la base de données.
2) Le menu « admission »
Pour accéder au menu admission, cliquez sur l'onglet « admission », vous aurez alors l'écran
suivant :
Cochez simplement le ou les élèves à admettre.
Rentrez ensuite la date d'admission (attention cette date peut-être la date du jour ou une date
antérieure à la date du jour mais pas postérieure). Cette date doit être au format JJ/MM/AAAA.
Vous pouvez aussi utiliser le calendrier pour indiquer la date. Cliquez enfin sur le bouton
« admettre ». Le ou les élèves sélectionnés sont désormais admis dans votre établissement.
Attention : un même élève peut être inscrit par plusieurs établissements. Par contre une
fois admis dans un établissement, il ne peut plus être admis dans un deuxième
établissement tant que la radiation de celui-ci n'a pas été effectuée préalablement dans
l'établissement d'origine.
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Une fois admis, l'élève pourra être réparti dans les classes.
3) Le menu « répartition »
Cliquez sur l'onglet « répartition » comme ci-dessous :
Vous pouvez répartir vos élèves dans les classes de deux façons : soit de façon individuelle, soit par
groupe d'élèves.

Répartition de façon individuelle
Cliquez sur l'onglet « individuelle ».
Il faut désormais choisir la classe dans laquelle vous voulez répartir l'élève. Une fois le choix
effectué, sélectionnez l'élève à répartir dans la classe.
Si l'élève n'apparaît pas, c'est que le niveau de l'élève ne correspond pas au niveau accepté par la
classe. Il faudra alors changer le niveau de l'élève dans sa fiche individuelle (voir plus bas dans ce
document menu « gestion courante »).
Cliquez sur le bouton « valider ».

Répartition par groupe (plus rapide)
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Cliquez sur l'onglet « Par Groupe » :
Choisissez la classe ici, puis cochez les élèves qui seront affectés à cette classe.
Pour valider, pensez toujours à cliquer sur le bouton « valider ».

Élèves non répartis
Cliquez sur l'onglet « Élèves non répartis », vous obtiendrez alors la liste des élèves non répartis
dans votre établissement. Ensuite il suffit de répartir ces élèves comme vu précédemment.
4) Le menu « passage »
Cliquez sur le menu « passage » et choisissez le type de passage que vous souhaitez réaliser : soit
par liste complète (de l'ensemble des élèves de votre établissement), soit par classe (plus simple).
Par défaut, l'application considère qu'un élève passe dans la classe supérieure. Si ce n'est pas le cas,
cochez la case « maintien » ou « saut d'une classe » pour le ou les élèves concernés.
Cliquez sur le bouton « valider ».
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Important : en cas d'erreur de passage, ce n'est pas grave. Vous pouvez réaliser autant
d'opérations de passage que vous le souhaitez. Seule la dernière opération sera prise en compte
lors du basculement d'année scolaire (7 juillet 2011).
A noter : pour réaliser un passage exceptionnel pour un élève, il faut passer par le menu
« gestion courante » (voir section C de ce document : le menu « gestion courante »).
5) Le menu « radiation »
Cliquez sur le menu « radiation »
Sélectionnez le ou les élèves à radier en cochant la ou les cases appropriées.
Choisissez une date de radiation pour le ou les élèves sélectionnés, pour cela utilisez soit le
calendrier, soit rentrez une date au format JJ/MM/AAAA.
Si vous avez radié un élève par erreur, ne vous inquiétez pas, vous pourrez le récupérer dans
le menu suivant : « récupération ».
Enfin cliquez sur le bouton « valider ».
Vous obtenez l'écran suivant :
En cliquant sur le bouton « imprimer les fiches de radiation », vous obtenez un fichier pdf lisible
avec le logiciel adobe acrobat reader (téléchargeable sur le site : www.adobe.fr).
22
6) Le menu « récupération »
Cliquez sur le menu « récupération »
Sélectionnez le ou les élèves à récupérer en cochant la ou les cases appropriées.
Choisissez une date d'admission pour le ou les élèves sélectionnés, pour cela utilisez soit le
calendrier, soit rentrez une date au format JJ/MM/AAAA. Attention, une date d'admission ne
peut être postérieure à la date du jour.
Enfin cliquez sur le bouton « valider ».
7) Suppression des doublons de votre école
Au niveau de l’onglet « ELEVE » puis « RADIATION », lorsque l’élève a été admis et
réparti.
L’élève a été admis(e) et réparti(e) et apparaît en doublon dans GESTION COURANTE >
ELEVES puis LISTE.
Pour radier le doublon :
-
allez dans l’onglet « ELEVES » puis « RADIATION »,
cochez le ou les élèves à radier
puis indiquez en bas à gauche de votre fenêtre dans « Date de radiation » la date du jour et
cliquez sur VALIDER.
23
-
 Un message vous confirme la validation de la demande.
Revenez ensuite sur « RADIATION » puis :
-
cliquez sur « SUPPRESSION DES DOUBLONS DE VOTRE ECOLE »
cochez l’élève à radier et cliquez en bas à gauche de la fenêtre sur VALIDER.
 Un message vous confirme la radiation de l’élève.
C - Le menu gestion courante
Ce menu vous permet d'accéder à la fiche élève, de la modifier (modification de
l'identification de l'élève, des responsables, de la scolarité). Cette section vous permet aussi d'éditer
des listes et de faire des extractions en fichiers excel. Enfin, ce menu vous permet de visualiser les
élèves inscrits pour l'année scolaire suivante.
24
Pour accéder à ce menu, cliquez sur le bouton « gestion courante ».
1) Le menu « élèves »
Pour y accéder, cliquez sur l'onglet « élèves »

Recherche
Cliquez sur l'onglet « Recherche ».
Cette fonction vous permet de rechercher un élève inscrit dans votre établissement et uniquement
dans celui-ci.
Si vous voulez faire une recherche renseignez un ou plusieurs champs de recherche et cliquez sur le
bouton « rechercher ». Attention à l'écriture des prénoms ex : anne-claire, anne claire; anneclaire.
La meilleure recherche est une recherche assez précise mais pas trop. Le conseil que l'on peut vous
donner est de faire une recherche avec les trois premières lettres du nom et du prénom par exemple.
Une fois obtenu un résultat de recherche, cliquez sur le nom de l'élève que vous souhaitez modifier,
vous obtenez alors la fiche complète de l'élève :
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Pour éditer la fiche et l'imprimer, cliquez sur le lien « édition du dossier – format PDF ».
Pour modifier la partie identification de l'élève, cliquez sur le lien « modifier », changez les
rubriques voulues puis cliquez sur le bouton « mettre à jour ».
Faites de même si vous voulez changer une information sur un responsable ou supprimer ou ajouter
un responsable (onglet « responsable »).
Important, si vous voulez faire passer un élève de façon exceptionnelle, cliquez sur l'onglet
« année en cours », puis sur le lien « modifier ».
Changez le niveau de l'élève ici. Ensuite, il faudra penser à le répartir dans sa nouvelle classe
(menu « élèves », puis « répartition »).

Liste
26
Cliquez sur l'onglet « Liste », vous obtenez l'écran ci-dessous :
Cliquez sur le nom de l'élève concerné, vous obtenez alors la fiche complète de l'élève
Pour éditer la fiche et l'imprimer, cliquez sur le lien « édition du dossier – format PDF ».
Pour modifier la partie identification de l'élève, cliquez sur le lien « modifier », changez les
rubriques voulues puis cliquez sur le bouton « mettre à jour ».
Faites de même si vous voulez changer une information sur un responsable ou supprimer ou ajouter
un responsable (onglet « responsable »).
Important, si vous voulez faire passer un élève de façon exceptionnelle, cliquez sur l'onglet
« année en cours », puis sur le lien « modifier ».
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Changez le niveau de l'élève ici. Ensuite, il faudra penser à le répartir dans sa nouvelle classe
(menu « élèves », puis « répartition »).
2) Le menu « édition »
Il vous permet d'éditer des listes d'élèves afin de les imprimer. Pour y accéder, cliquez sur l'onglet
« édition ».

Individuelle
Cliquez sur l'onglet « individuelle » et vous obtenez la fenêtre précédente.
Choisissez le type d'édition que vous souhaitez, puis choisissez un élève et cliquez sur le bouton
« valider »
Le navigateur vous proposera dans la majorité des cas d'ouvrir ou d'enregistrer le fichier. C'est un
fichier pdf que vous pouvez ouvrir avec acrobat reader (téléchargeable sur le site : www.adobe.fr).

Groupe d'élèves
28
Cliquez sur l'onglet « groupe d'élèves » et vous obtenez la fenêtre suivante :
Choisissez le type d'édition que vous souhaitez, puis choisissez un ou plusieurs élèves en cochant la
ou les cases. Enfin, cliquez sur le bouton « valider ».
Le navigateur vous proposera dans la majorité des cas d'ouvrir ou d'enregistrer le fichier. C'est un
fichier pdf que vous pouvez ouvrir avec acrobat reader (téléchargeable sur le site : www.adobe.fr).

Liste par classe
Cliquez sur l'onglet « liste par classe » et vous obtenez la fenêtre suivante :
Choisissez le type d'édition que vous souhaitez, puis choisissez une classe. Enfin, cliquez sur le
bouton « valider ».
Le navigateur vous proposera dans la majorité des cas d'ouvrir ou d'enregistrer le fichier. C'est un
fichier pdf que vous pouvez ouvrir avec acrobat reader (téléchargeable sur le site : www.adobe.fr).
 Liste établissement
Ce menu n'est pas encore opérationnel.
3) Le menu « extraction »
Il vous permet d'extraire les données de Basec et de les récupérer au format excel (.xls).
29
Pour entrer dans ce menu, cliquez sur l'onglet « extraction »
Choisissez les données à extraire, puis choisissez une classe. Enfin, cliquez sur le bouton
« valider ».
Le navigateur vous proposera dans la majorité des cas d'ouvrir ou d'enregistrer le fichier. C'est un
fichier xls que vous pouvez ouvrir avec Microsoft Excel ou OpenOffice Tableur (disponible à
l'adresse suivante : http://fr.openoffice.org).
4) Le menu « Liste pour l'année prochaine »
Pour entrer dans ce menu, cliquez sur l'onglet « Liste pour l'année prochaine »
Il vous permet de visualiser les élèves inscrits pour la scolarité suivante (2011-2012), ces élèves ne
pouvant pour l'instant pas être admis, ni modifiés (en tout cas pas avant le basculement d'année
scolaire prévu au 7 juillet 2011).
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