Utilisation de la version 14.60 - AeroClub

Utilisation de la version 14.60 - AeroClub
AEROCLUB-GESTION
pour Microsoft Windows®
PRÉSENTATION
et
MISE EN ROUTE
Edition 1460(a)
2011-2012
Pierre BOURZEIX
Tel +331 30 59 82 66 (France)
pierre.bourzeix@aeroclub-gestion.com
Site web : www.aeroclub-gestion.com
Manuel d'utilisation
INTRODUCTION.........................................................................................................................3
PRESENTATION DU MODULE DE GESTION ......................................................................6
PRESENTATION DU MODULE « EXPEDIER » ..................................................................11
PRESENTATION DU MODULE « ANALYSE » ....................................................................12
PRESENTATION DE SAISIE-PILOTES.................................................................................13
PRESENTATION DE PARC-AVIONS ....................................................................................16
PRESENTATION DE AEROCLES ..........................................................................................18
PRESENTATION DE MAJWEB ..............................................................................................20
PRESENTATION DE LA FUSION ..........................................................................................21
MISE EN ROUTE DE AEROCLUB-GESTION......................................................................22
EXPLOITATION........................................................................................................................36
ANNEXE : VOUS SOUHAITEZ COPIER UN FICHIER DANS UN DOSSIER
PROGRAMME SOUS VISTA OU WINDOWS 7 ...................................................................40
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sanctions prévues par loi du 3 juillet 1985 sur la
contrefaçon. ”
page 2
AEROCLUB-GESTION
INTRODUCTION
AEROCLUB-GESTION exploite sur un poste ou sur un réseau les micro-ordinateurs de type PC
sous Microsoft WINDOWS® à sur les éditions XP, Vista ou Seven (7). Vos données sont
compatibles avec les Microsoft Office®. AEROCLUB-GESTION se compose de douze modules
indépendants mais exploitant les mêmes données:
1.
AEROCLUB-GESTION (module principal) assure le suivi des activités de pilotage
et de la situation des pilotes pour chacune des différentes sections de votre club .
C'est un puissant outil de gestion e
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outil comptable qui récapitule
journaux et grand livre selon votre plan comptable.
2.
EXPEDIER permet l'envoi personnalisé du relevé de compte à une sélection de pilotes
par e-mail sur Internet.
3.
ANALYSE offre aux « Managers » du Club différentes méthodes pour obtenir des
prévisions de v
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concernant Aéronefs, Instructeurs et Activités.
4.
SAISIE-PILOTES affiche sur un ordinateur de votre « Club-house » les vols en
cours et les vols clos. Il permet un dialogue simplifié et sécurisé pour permettre aux
pilotes eux-mêmes de consulter leur compte et d'effectuer certaines opérations de
saisie (versements, avoirs, vols, carburant) autorisées par votre club. Il contrôle les
autorisations administratives et aéronautiques des vols et peut commander directement une
armoire pour délivrer les clés des aéronefs.
5.
AEROCLES contrôle les droits des pilotes à utiliser vos aéronefs en fonction de leur
situation administrative et aéronautique. Il peut aussi directement mettre à jour une
armoire « ProxSafe (Deister Electronic) » pour en délivrer les clés.
6.
AEROCLES KEYGARD assure les mêmes fonctions que AeroClés mais pour gérer
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Dans cette situation, il remplace le module précédent.
7.
PARC-AVION suit l'entretien de vos machines. Il édite les livrets et calcule les
potentiels, il dresse le planning prévisionnel des inspections et des certifications en
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8.
MAJWEB extrait de vos données les droits de vos pilotes adhérents à réserver leurs
vols sur différents serveurs Internet de votre choix.
9.
FUSION est un programme qui met à jour vos données (centrales) avec celles qui ont
été saisies sur un site éloigné et sans liaison directe ou permanente.
10. REPARE procède à la réparation de votre base de données si elle est endommagée
par un arrêt brutal de votre ordinateur ou par une légère détérioration du disque.
11. CONVERSION est un programme qui adapte vos données et vos archives pour les
rendre exploitables par les nouvelles versions de AeroClub-Gestion.
12. L’
ASSI
STANCEcomplète ce manuel de mise en route. Elle est aussi disponible « en
ligne » au cours des saisies avec la touche F1 du clavier.
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Manuel d'utilisation
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Machine.
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minimum un système graphique capable de traiter 1024 x 800 pixels en 16 ou 24 bits (65536
couleurs minimum). Un lecteur de CD-ROM e
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programme. Un support amovible de sauvegarde est conseillé pour la préservation périodique de
vos données. Pour information, le fichier d'un club avec 8 avions, 300 pilotes et atteignant 3000
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Imprimante et papier.
Le programme AEROCLUB-GESTION accepte toutes les imprimantes compatibles avec
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Les étiquettes autocollantes requises pour les adresses des Pilotes sont groupées par 16,
disposées sur deux colonnes de 8 étiquettes sur des pages A4. (Etiquettes 99,1 x 33,9 mm - ref
AVERY L7162 pour Laser, AVERY J8162 pou
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Sécurité
La sécurité de votre exploitation repose sur quatre principes incontournables :
La sauvegarde de vos données.Pou
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données est regroupée dans un seul fichier (au format Microsoft® Access 97). Un simple clic vous
permet de le dupliquer sur un support amovible ou extérieur que vous conserverez précieusement.
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passe de son choix à des opérateurs de confiance qui auront les mêmes pouvoirs que lui à
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apurge des données et de la modification des mots de passe. Les écritures
enregistrées dans votre base de données sont signées. Si les pilotes ont accès eux-mêmes au
programme « Saisie-Pilotes »qu
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Les contrôles de saisies : Tous les
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automatiquement vérifiés Les calculs
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vous laisser le choix de valider ou de
renoncer.
De plus, votre administrateur de
programme possède le pouvoir
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AEROCLUB-GESTION
La saisie intuitive et ergonomique des opérations permet de limiter, de dépister et de corriger les
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Le redressement des erreurs : Tout serait facile sans le droit inaliénable que s'attribuent les
humains à se tromper. Malgré les contrôles et les alarmes, les erreurs proviennent habituellement
de saisies tout à fait plausibles mais qui n'auraient pas du être faites:
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
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Attribution d'un vol au mauvais pilote: (Dupont Jean au lieu de Dupont Jacques)
Vol imputé à un mauvais avion (F-GHKS au lieu de F-GHKF)
Vol enregistré à une date fantaisiste.
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Mauvais choix du tarif ou remise non encore définie pour un pilote.
Des tableaux permettent de rechercher les saisies sur de nombreux critères : date, nature, pilote,
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0rigine de AeroClub-Gestion
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Historiquement, AEROCLUB-GESTION a été créé en 1980 sur Apple Réécrit en 1985 dans sa
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première version IBM PC (Dbase III puis FoxBase), puis en 1995 (Microsoft Ac
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AEROCLUB-GESTION utilise l'environnement
Access 32 bits sous Microsoft WINDOWS® avec des données au format Microsoft Access® 97.
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partage votre UNIQUE base de données sur un espace serveur.
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Pierre BOURZEIX assure la maintenance et le
renouvellement de AEROCLUB-GESTION depuis
1985. Pilote privé, mais professionnel dans le monde des
bases de données, de la micro-informatique et des
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rapproché Aviation et Informatique pour des usagers qui
souhaitent un outil quotidien convivial et sûr.
Page 5
Manuel d'utilisation
PRESENTATION DU MODULE DE GESTION
La gestion aéronautique et financière de votre club repose sur la saisie des vols avec le calcul du
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Les méthodes pour saisir les temps de vol dépendent du règlement de votre Club et des paramètres
à définir pour chaque aéronef :
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Saisie directe du temps de vol en heures-minutes.
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 Corrections automatiques sur les temps ainsi calculés : ajouter ou retirer une franchise qui
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AEROCLUB-GESTION
Le programme calculera le prix du vol au moment de sa saisie. I
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tarifs que vous aurez créés pour chaque aéronef et qui comportent :
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Des critères de sélection selon la nature du vol ou selon la classe tarifaire du pilote
Un prix horaire en commandant de bord.
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Une taxe forfaitaire éventuelle par vol. Exemple : une taxe de balisage pour les vols de nuit.
Une case à cocher pour appliquer les remises individuelles à la ligne de tarif.
Des réductions de tarifs applicables pendant des périodes préférentielles.
Au moment de la saisie du
vol, une telle ligne de tarif
sera sélectionnée par le
programme en priorité selon
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Le tarif automatiquement
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en temps de vol).
Richesse des Résultats
Après avoir constitué les fiches de pilotes, celle des avions et des instructeurs, la saisie de vos
mouvements aéronautiques et comptables alimentera votre exploitation. AeroClub-Gestion vous
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en liste, étiquettes autocollantes ou fichier standard1 pour publipostage avec votre traitement de texte.
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Format texte (csv) et Microsoft Excel
page 8
AEROCLUB-GESTION
Page 9
Manuel d'utilisation
page 10
AEROCLUB-GESTION
PRESENTATION DU MODULE « EXPEDIER »
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opérations (comptables et aéronautiques) depuis une date à votre choix. Son formulaire propose la
saisie de cette date et la sélection des destinataires : Pilotes débiteurs ou pilotes ayant à renouveler
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La sélection transite par une liste de cases cochées
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Manuel d'utilisation
PRESENTATION DU MODULE « ANALYSE »
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éléments qui constituent les prévisions avec des propositions chiffrées brasse un grand nombre de
données et de calculs qui demandent un outils souple et pratique pour combiner différentes
méthodes et offrir des prévisions réalistes. Le programme calcule également les écarts avec les
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potentiel horaire en date pour une inspection technique ou une certification administrative.
Les tableaux de bord sont trois documents qui détaillent mensuellement les heures de vol, le
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les vols en commandant de bord ainsi que les activités de vol définies par le Club.
Les calculs prévisionnels. Ce module propose six méthodes pour établir des prévisions. Ces
méthodes sont complémentaires et peuvent être appliquées sélectivement à chaque aéronef.
1. Année de référence. Ce sont les cumuls de vols effectué
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2. Pondération annuelle. Elle représente une augmentation ou une récession prévisible
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3. Estimation moyenne.C’
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untemps de vol annuel.
4. Répartition saisonnière.C’
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5. Recopie automatique. Le programme offre la possibilité de recopier les prévisions déjà
validées pour des aéronefs similaires.
6. Saisie manuelle. Elle permet de retoucher les prévisions calculées mais inacceptables en
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Le module analyse enregistr
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permet de construire en quelques clics les histogrammes de votre choix.
page 12
AEROCLUB-GESTION
PRESENTATION DE SAISIE-PILOTES
Votre aéro-club peut souhaiter confier aux usagers pilotes eux-mêmes la consultation de leurs
comptes, des vols et des aéronefs ainsi que la saisie de leurs départs en vol, leurs retours et leurs
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amême base de données que le programme principal. Il
permet aussi de visualiser la situation immédiate des aéronefs (planche de vols et avitaillements).
Les saisies présentent des simplifications par rapport au module principal car elles sont destinées à
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personnalisée.
1. Un outils adaptable aux besoins de votre aéro-club.
Votre administrateur de programme valide chacune des fonctions autorisées ou non aux pilotes :
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 Consulter ses droits à piloter les aéronefs du club.

 Imprimer sa fiche individuelle

 Consulter la situation des aéronefs (potentiel et carburant).

 Saisir ses versements (provisions) effectués dans la journée.

 Limiter les versements à un ou plusieurs supports (chèques, espèces, carte bancaire, etc..

 Saisir les vols en partance et au retour ou seulement au retour.

 Consulter la planche de vols (Vols achevés et/ou vols en cours).
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Page 13
Manuel d'utilisation
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 Saisir les avitaillements (carburant des aéronefs).
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2. Les données personnelles accessibles sont limitées
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page 14
AEROCLUB-GESTION
3. Un mode « Maître » est réservé aux « Permanents » du Club.
Les personnes chargée
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quotidiennes ont accès, grâce à un petit bouton discret et à leur mot de passe, à toutes les
fonctionnalités de « Saisie–Pilote »s
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des programmes. Cependant, ces fonctionnalités sont limitées comme le précise ce qui suit.
4. Par sécurité seuls les mouvements du jour sont possibles.
Seules certaines opérations de mouvements sont possibles et seulement à la date du jour.
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utilisation du programme principal AeroClub-Gestion par un « ayant-droit » :
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
 Virement depuis un compte de pilote vers un autre.

 Définition des remises individuelles sur le prix des vols.

 Prélèvements autres que ceux des vols (cotisations, assurances, achats ... )

 Recherche, modification, suppression de mouvements déjà enregistrés.
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Le pilote peut immédiatement connaître :
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
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







Le relevé de toutes les opérations faites sur son compte.
Sa situation quant à ses droits à une remise.
Sa situation quant à ses droits à piloter un aéronef et à en retirer les clés.
Les vols en cours.
Les vols achevés et enregistrés.
Les avis généraux adressés par le club à tous les pilotes.
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ements et du potentiel.
Page 15
Manuel d'utilisation
PRESENTATION DE PARC-AVIONS
Le module « Parc-Avions » permet de:
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pour calculer les dates butoir de validité :
- à la fin de la période de validité légale calendaire ou bien
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de vol.
3 - Visualiser la chronologie des interventions à venir et en dresser le calendrier prévisionnel.
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dité horaire. La hiérarchie des
interventions détermine celles qui sont incluses dans les autres. On donne aussi une estimation de
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2 - Occurrence des interventions et calcul des résultats.
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de vol. Les prolongations ou restrictions de potentiels ainsi que la pérennité spécifique de certains
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résultats.
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Saisies et calculs de prévisions de vols avec le module « Analyse »
page 16
AEROCLUB-GESTION
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3 –Visualiser la prévision des interventions.
On peut choisir les niveaux
hiérarchiques à masquer dans les
récapitulatifs pour se résumer aux
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et de budget.
La liste chronologique est une liste
de toutes les interventions sur tous les
aéronefs.
Le calendrier prévisionnel affiche
semaines et mois depuis une date
demandée et sur une durée souhaitée.
Il permet de mieux visualiser la
proximité de certaines interventions.
Page 17
Manuel d'utilisation
PRESENTATION DE AEROCLES
Parlons sécurité.
Comment contrôlez-v
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accèsàv
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Savez-vous qui peut partir en commandant de bord parmi les membres de votre club ?
AeroClés contrôle les droits des pilotes et commande une armoire pour délivrer les clés
Armoire FLogBox
FranceLog
commandée par « AeroClés »
Armoire ProxSaf e
Modèle Flexx
Deister Electronic
commandée par « AeroClés »
Armoire Keygard
(non livrable depuis 2007)
BKS Electronique
commandée par
« AeroClés Keygard »
AeroClés intègre les règles de votre aéro-club pour définir les droits de chaque pilote sur chaque
aéronef. Il les communique à une armoire électronique qui en délivre sélectivement les clés sur
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duel ou bien affiche les motifs du refus.
AeroClés est également utilisable sans
armoire
pour
saisir,
calculer
et
communiquer la situation immédiate des
pilotes.
Si votre club confie aux pilotes la saisie de
leurs vols et de leurs provisions sur
compte, c
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conséquence3 avec le programme « SaisiePilotes »
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soumise au règlement de votre aéro-club et
à la situation du pilote.
Votre club sélectionne les règles qui
autorisent les vols.
Ces règles peuvent être
également
transmises aux serveur de réservation
EASSO, ResAir, MancheaAir ou autre.
3
Par exemple après un versement qui rétablit son solde créditeur.
page 18
AEROCLUB-GESTION
La situation du pilote
Elle comporte :
1.
2.
3.
Un numéro du badge affecté personnelleme
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Une liste des aéronefs sur lesquels le pilote a été « lâché ».
Une éventuelle dérogation4 qui offre trois privilèges (
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 Accéder aux aéronefs qui lui sont affectés sans regard aux règles du club.
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 Débloquer un trousseau refusé à un autre pilote (élève par exemple).
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immédiat des
modifications
Visualise la chronologie
des opérations du pilote
Invalide
immédiatement le badge
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Crée ou
modifie la situation du
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Références
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e«FlogBox » est construite par SA FRANCELOG, ZA de Ravennes les Francs BP 80009 - 59588 Bondues
Cedex www.francelog.fr - Tel : 03 20 11 52 00
L’
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e«ProxSafe » est construite par Deister Electronic 101, rue Pierre Sémard Bat Technosud II - 92320 Chatillon
www.proxsafe.com
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e«Keygard »n’
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Page 19
Manuel d'utilisation
PRESENTATION DE MAJWEB
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tavec vos données
exploitées par AeroClub-Gestion sans avoir à renouveler aucune saisie. Ces données concernent
une sélection de vos aéronefs, de vos instructeurs ainsi que des comptes de vos pilotes avec les
droits que vous leur donnez de réserver chaque avion en école ou en commandant de bord. Vous
ajuster les droits de réserver depuis AeroClub-Gestion lorsque le serveur en tient compte..
Ce module: "MajWeb" de AeroClub-Gestion permet de préparer un fichier d'échange et de
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b-Gestion :
1 - Les serveurs AeroGest-Resa développés par Cap-Logiciels
http://AeroClub-Gestion.net Contactez Hervé Banon à info@cap-logiciels.com
2 - Les serveurs développés par Resair
http://www.resair.ch Contactez Christian Guillot à info@resair.ch
Les spécifications présentes sur le CD-Rom peuvent être obtenues sur demande à
pierre.bourzeix@aeroclub-gestion.com
page 20
AEROCLUB-GESTION
PRESENTATION DE LA FUSION
La saisie décentralisée répond aux besoins des exploitants :

 Qui se répartissent géographiquement sur plusieurs sites ou plates-formes aéronautiques, que
ce soit de façon temporaire ou permanente.

 Qui exploitent un lieu de saisie - hangar, bureau de piste ou même domicile - éloigné du siège
ou du bureau dug
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Le module de fusion permet de rapatrier en toute sécurité dans votre base de données centrale les
saisies qui ont été effectuées sur des sites périphériques éloignés.
La fusion ne modifie pas les données des sites périphériques qui peuvent donc poursuivre leurs
saisies sans attendre un retour de cette fusion.
Page 21
Manuel d'utilisation
MISE EN ROUTE DE AEROCLUB-GESTION
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Installer AeroClub-Gestion.
AEROCLUB-GESTION est livré sur un CD-ROM qui contient les modules de programmes ainsi
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validité limitée dans le cas d'une version d'évaluation). Attention, si AEROCLUB-GESTION
version 10, 11 ou 12 est déjà en exploi
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duplicata préalable de vos données, autrement dit, vous devrez avoir fait préalablement une copie
du fichier EuroClub.mdb avant la réinstallation du programme. Après celle-ci, vous remplacerez
par cette copie le fichier de même nom (EuroClub.mdb) qui a été placé par le programme
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Pour installer, choisissez la rubrique "Exécuter" du menu « Démarrer » sur la barre des tâches en
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Notes techniques :
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page 22
AEROCLUB-GESTION
Désinstaller AeroClub-Gestion.
Pour désinstaller AeroClub-Gestion5 de votre ordinateur, utilisez la rubrique "Ajout/suppression de
Programmes" du panneau de configuration de Windows (à partir des "Paramètres" du menu
"Démarrer") - ou bien - lancez le programme « Install » depuis votre CD-Rom AeroClub-Gestion
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se présentera. Le programme effacera tous les composants de AeroClub-Gestion (et mettra à jour la
base des registres de WINDOWS®)
Attention : votre fichier de données « EuroClub.mdb » sera également détruit. Copiez le avant s
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La mise à jour de vos programmes déjà installés depuis une nouvelle version sur CD-Rom peut
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Mobilité du fichier de données.
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initiale le fichier des données
(EuroClub.mdb)
est
situé
automatiquement dans le même
dossier que tous les modules du
programme.
Vous
pouvez
cependant par la suite déplacer ce
fichier de données vers un disque et
un dossier de votre choix et le
séparer ainsi des autres fichiers du
programme. Le but peut être de
choisir un disque plus volumineux
ou bien le di
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réseau afin de pouvoir le partager
entre plusieurs stations. (voir plus
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La méthode. Tous les modules (programmes) doivent être Impérativement Fermés. Vous
déplacez le fichier EuroClub.mdb vers le support de votre choix (unité de disque, dossier, sousdos
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résident Age.mde, Ageg.mde, Agep.mde, Ager.mde et Agek.mde), rien ne sera visible et le
programme se poursuivra. Dans le cas contraire, le programme vous affichera un écran de
recherche pour que vous lui indiquiez avec la souris dans quelle unité et dans quel dossier vous
avez placé le fichier. Le programme mémorisera cette nouvelle localisation et ne vous posera plus
la question lors des lance
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de cet exercice avant purge se fera dans un fichier placé dans le même dossier que les données
actives : EuroClub.mdb. De même, les fichiers d'exportation de données en format texte (.txt) ou
Excel (.xls) serons aussi automatiquement placés dans ce même dossier.
5
Chaque grand numéro de version a sa propre installation. Vérifiez bien que vous désinstallez la version 10, 11 ou 12
plutôt que 9.
Page 23
Manuel d'utilisation
Si vous souhaitez que les modules AeroClés et Saisie-Pilotes échangent des informations avec une
armoire à clés « Keygard », vous devez impérativement copier sur votre disque principal C\: le
dossier \Keygard de votre CD-Rom avec ce qu'il contient pour disposer ainsi d'un répertoire
(dossier) C:\Keygard indispensable à ces échanges. Après cette copie, le fichier config.txt
contenu dans ce dossier c:\keygard doit être déverrouillé en écriture. Pour cela, depuis
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En réseau local, AeroClés et le répertoire Keygard doivent impérativement être installés sur la
station connectée par sa liaison «série » (RS232) à l'armoire Keygard.
L'exploitation en réseau

 Objet : Tous les modules de AeroClub-Gestion peuvent être exploités simultanément sur
plusieurs postes d'un réseau local de PC se partageant les mêmes données (Avions, Pilotes,
Instructeurs, Paramètres et listes, Mouvements aéronautiques et comptables).

 Réalisation : La mise en réseau de AeroClub-Gestion consiste à installer complètement les
programmes sur chaque poste mais à ne conserver qu'un seul exemplaire des données
(EuroClub.mdb) dans un dossier partageable en lecture et en écriture. L'imprimante en service
pourra également être partagée entre les postes du réseau.

 Important : Le sous-dossier « Agemail » et son contenu dovent être placés dans le dossier
partageable où vous avez décidé de placer vos données « EuroClub.mdb »

 Sécurité : Par sécurité, AeroClub-Gestion gère les conflits entre les postes. Si plusieurs d'entre
eux demandent au même moment la modification du même article de données, un message
d'échec apparaîtra à l'un d'eux pour l'inviter à réitérer sa demande.
Les opérations d'administration (sauvegardes, modification des paramètres généraux et purge des
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Un peu de technique pour en savoir plus
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Les programmes installés dans chaque poste sont
indépendants. Les postes peuvent être exploités sous
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Réseau Local
Partage des données : La base de données
EuroClub.mdb est à copier dans un dossier (Répertoire)
de votre choix mais impérativement déclaré partageable
en lecture et en écriture. La gestion des conflits d'accès
crée automatiquement un fichier EuroClub.ldb qui ne
conserve aucune information utile hors exploitation et
qu'il est donc inutile de copier ou de sauvegarder.
Serveur de réseau: L'installation d'un 'Serveur de
réseau' n'est pas obligatoire puisqu'il suffit de faire
résider les données dans un dossier partageable par les
page 24
stations pour pouvoir les exploiter. Le lancement du
programme AeroClub-Gestion est soumis à des mots de
passe indépendants de tout serveur de droits d'accès.
Si vous exploitez un Serveur de réseau, (Microsoft,
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droits en lecture et en écriture sur le répertoire
partageable contenant les données de AeroClub-Gestion
pour les groupes et usagers autorisés des "PostesClients".
Windows XP Pro, Vista, Windows 7 professionnel
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pas modifiables par les autres utilisateurs. Cela peut
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AeroClub-Gestion
2. Le lancement du programme
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onduCD-Rom est inutile. Utilisez la rubrique « Programmes » du menu « Démarrer ».
Par la sélection de la sous-rubrique « AeroClub-Gestion », vous trouverez tous les icônes (ou
raccourcis) présentés à la page 3. Vous pouvez copier un ou plusieurs icônes de module depuis le
menu « Démarrer » vers le bureau. (Utilisez la copie plutôt que le déplacement).
Un double clic suffit pour lancer un programme. Si votre fichier de données 'EuroClub.mdb' a été
déplacé dans un autre répertoire depuis l'installation initiale ou depuis la dernière exploitation,
alors, un écran affichant l'arborescence de votre poste de travail ou de votre réseau local vous
demandera de le localiser. Le module « Répare » exige dans ce cas la modification manuelle de la
ligne de commande pour désigner les chemins corrects.
Attention, les documents à imprimer ne peuvent pas ê
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éconfigurée dans votre installation de WINDOWS®. Voir « Imprimantes » à la
rubrique « Paramètres » du menu « Démarrer » de WINDOWS®
3. Préparation des données de base.
Après le chargement du logiciel, vos données sont vides et non personnalisées. Il faut alors entrer
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du dernier chapitre de ce manuel.
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chaque document ou formulaire. ATTENTION, si vos saisies sont faites sur plusieurs sites
non connectés, les trois derniers caractères du nom du club doivent identifier et différencier
chaque site sans ambiguïté.
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Page 25
Manuel d'utilisation
Onglet : Paramètres généraux
Les condition
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on de AEROCLUB-GESTION sont définies par un responsable
d'exploitation que nous appellerons l'ADMINISTRATEUR. Si vous êtes l'administrateur vous
pouvez créer 4 mots de passe : un pour vous-même et un pour trois autres personnes à qui vous
pouvez déléguer les tâches de gestion, mais ni celle de créer ni de modifier ou consulter les mots
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passe de vos assistants administratifs.
Lemotdepa
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administrateur lors de la livraison du programme est PASSE. Si vous vous
attribuez ce rôle, vous pourrez le remplacer par un autre qui soit plus confidentiel. En cas de perte
dumotdepa
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attribuer trois autres mots de passe à des collaborateurs. Pour eux, il sera impossible de créer ou
de modifier ces mots de passe. Attention : Les deux premiers donneront tous pouvoirs de gestion
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ipal de gestion et ne pourra donc que gérer les
affaires courantes sans modifier les saisies déjà enregistrées.
Une signature est attribuée à chacun des 4 mots de passe. C'est un mot ou un sigle court (six
lettres et chiffres) qui sert à identifier l'auteur des saisies dans la base de données.
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. Le premier exercice que vous traiterez avec AEROCLUBGESTION commencera à la date que vous souhaitez, mais aucune écriture ne devra être
introduite avant.
Les soldes (ou reports « à nouveau ») e
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banque doivent être renseignées dans votre premier exercice. Dans les suivants, AEROCLUBGESTION les recalculera lui-même.
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s(6,55957 francs pour le Franc français). Elle sert à des conversions
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page 26
AeroClub-Gestion
Onglet :Opt
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Temps arrondi aux 5 minutes.
Cet indicateur d'option sur le calcul des temps de vol s'applique à tous les vols dont le temps est
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vols dont le nombre de minutes ne se termine que par un zéro ou un 5. Cette option est sans effet si
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fiche de chaque avion.
Les indicateurs pour interdire empêchent les possibilités suivantes.
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bouton « Saisir un Versement » dans son formulaire d'accueil et aucune option concernant
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séparément les trois possibilités qui suivent :
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 La Saisie de Carte Bq dans « Saisie Pilotes » »: Si cette case est cochée, les pilotes
ne peuvent pas créditer leur compte par carte bancaire ni par autre paiement.
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 La saisie de versements spéciaux Si cette case est cochée, les pilotes ne peuvent pas
créditer leur compte par les moyens autres que chèques ou supports déjà cités.
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 LaSai
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s» : Si cette case est cochée, les pilotes ne
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programme « Saisie-Pilotes ».
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possibilités qui suivent :
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appel à un administratreur pour saisir les opérations au sol (tests électriques ou
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par « Saisie Pilotes » l
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usdans les formulaires de consultation de Compte de
Pilotes.
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 La possibilité de vérifier la Situation des aéronefs dans Saisie Pilotes : Si la case
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Page 27
Manuel d'utilisation
des ravitaillements de chaque avion et le potentiel restant avant la prochaine
intervention technique.
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voler dans « Saisie Pilotes » :Sil
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leur droit de vol face aux règles édictées par le Club par consultation ou par
avertissement.
Les indicateurs qui suivent concerne la saisie des vols si elle est autorisée :
Ne pas enregistrer les départs.
Si cette case est cochée, les pilotes enregistreront directement leur vol après leur retour. Il
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contraire, on peut interdire les deux possibilités qui suivent :
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tautre que son propre départ.
Si la case est cochée, un pilote ne peut effacer que son propre départ dans la liste des vols
en cours de Saisie Pilotes. Autrement, il doit faire appel à un « ayant-droit ». Cette case
est sans objet si la précédente a été cochée.
0bliger les pilotes à ne disposer des clés del
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savoir saisi un
départ dans le module « Saisie-Pilotes »
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Elle ne peut, sans lui, délivrer aucune clé aux usagers en dehors des instructeurs ou autres
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Le dernier indicateur concerne la saisie de la date de test.
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ela date du test en vol présente dans la fiche de
chaque pilote sera automatiquement alimentée par la date du dernier vol en doublecommande.
Onglet : Fichiers référencés.
Vous préciserez sous cet onglet :
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sauvegardes) de sécurité pour vos données. Exemple : D:\ ou E:\Sauv\Avia\ (avec le \ final).
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fichier BMP de 4 X 4 cm dont la couleur et la définition doivent être compatibles avec votre
imprimante. Le nom et la localisation de ce fichier sont à désigner à la rubrique Chemin et
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« Imaclub.bmp » dans le même dossier que les modules du programmes AeroClub-Gestion
(c:\program files\aeroclub-gestion\ l
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page 28
AeroClub-Gestion
Saisie des codes de classement des pilotes.
Trois rubriques de classement permettent de trier ou d’
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-ensembles de pilotes : les
catégories, les professions et les groupes. Lors de la saisie des fiches individuelles des pilotes, ces
rubriques à saisir vous seront proposées dans des listes qui énumèrent les sigles à choisir avec un
bref libellé explicatif.

 Définissez les catégories possibles de Pilotes. Exemples : Membres actifs, membres
d’
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formation, défense du terrain ... Les catégories sont définies par un sigle de SIX caractères
alphabétiques maximum et par un libellé explicatif. Les catégories servent à pouvoir faire des
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aconvocation des membres
du bureau à une réunion. Un pilote peut appartenir à plusieurs catégories. La catégorie des
pilotes autorisés à effectuer les vols de baptême doir être repérée par les signes (*)
parenthèses incluses dans son libellé.

 Définissez aussi sur SIX lettres maximum les sigles des professions, avec un libellé explicatif.
Vous pouvez bien sûr choisir entre une classification catégorielle (Directeur de société,
commerçant, artisan, cadre, indépendant...) ou bien, plutôt, une classification sectorielle
(Aviation, Automobile, Banque, Assurance, Commerce de détail, Hôtellerie, Médical, Prof.
Libérale...). Le rôle de cette rubrique est informatif mais il permet des extractions et
classements.

 Définissez enfin les codes des groupes sur SIX caractères maximum (chiffres et lettres) avec
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les coûts de leurs vols afin de produire par exemple une facture collective. Exemples : pilotes
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Exemples :
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HOTEL
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Hôtellerie-restauration
Activités financières et bancaires
Rubrique Catégorie
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Membre actif
Rubrique Groupe
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Contrôleurs aériens
Pour chacune de ces rubriques, vous pourrez imprimer une liste pour contrôler et corriger.
Saisie des fiches individuelles des pilotes.
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, le solde en compte et les renseignements dont vous
disposez. Le reste pourra être saisi plus tard en modifiant les fiches.
Le programme numérote automatiquement et définitivement chaque compte de pilote. Un
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longtemps. On peut, au moment de la saisie sauter volontairement des numéros. Le programme
continue toujours à numéroter dans le sens croissant. Si aucun pilote ne veut être numéroté 13, il
suffit de saisir 14 et la numérotation continuera en croissant sans jamais revenir en arrière.
Page 29
Manuel d'utilisation
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Vous pouvez décider de la « classe de tarif » qu
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pour chacune des « classes de tarif » existantes. Rappelons ici que si une opération aéronautique
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automatiquement posée: “Voulez vous vraiment modifier le solde? ”
Imprimez la liste des soldes en compte et la liste alphabétique pour vérifier votre saisie. Vous
pouvez corriger tous les renseignements erronés.
Remises individuelles
Pour chaque pilote, vous pouvez définir des remises qui seront limitées automatiquement à une
période, à un budget, à une subvention et à un temps de vol.
Le bouton « Remises sur vols »f
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-dessus. Le premier taux de remise
s'applique au prix du vol sans instructeur, le second au prix de l'instruction.
Exemple : une remise de 10% sur les v
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Les taux sont libres depuis 0,00% (pas de remise) à 100,00% (gratuit). Il est donc possible par
exemple de ménager la gratuité de l'instruction mais pas du vol à tel ou tel pilote.
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masquées dans le module "Saisie-pilotes". On peut demander une limite en budget, en subvention
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subventions ou des bonus versés sous forme de remise sur leurs vols.
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page 30
AeroClub-Gestion
En fin de droit, c'est le plein tarif qui
s'applique.

 Si un vol franchit la limite de temps ou
de montant, la remise ne s'applique que
sur la partie du vol qui n'a pas encore
atteint la limite.

 Lorsque les deux limites en montant et
en temps de vol ont été sélectionnées,
c'est la première limite atteinte qui met
fin aux remises.

 Les cumuls de budgets, de subvention
ou de temps à plafonner ne portent que
sur les vols remisés. Un vol non remisé
ne participe donc pas au décomptage.
Le formulaire affiche les soldes de
budget, de subvention et de temps. Si
vous créez un nouvel exercice, le
programme calculera et mémorisera les
reports.
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 Une limite de budget sur des vols
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Saisie des fiches des instructeurs.
Saisissez les fiches des instructeurs permanents ou temporaires. Le sigle qui identifie chacun porte
sur 5 caractères (lettres et chiffres). Ce sigle apparaîtra dans chaque écriture de vol le concernant.
Les autres renseignements sont purement informatifs. Si un instructeur pilote au club à titre
personnel, vous devez lui créer une fiche de pilote analogue à celle des autres pilotes. Sa fiche
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contrôle et faites les corrections éventuelles. Il est conseillé de reporter dans cette fiche son numéro
de pilote.
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opérations aéronautiques. Vous devrez en sélectionner une lors de la saisie de chaque vol mais
pour cela il faut les avoir créées avec un code de SIX caractères (maxi) et un libellé explicatif. Ces
opérations indiquent le type ou la nature des vols que vous saisirez. Si une opération aéronautique
doit avoir une tarification spéciale, alors, il faudra lui créer une ligne de tarif propre dans la fiche
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exemples: Tours de piste, vol local, voyage VFR, voyage IFR, VFR Nuit, Voltige ... Imprimez en la
liste pour contrôle et faites les corrections éventuelles.
Page 31
Manuel d'utilisation
Saisie des fiches des aéronefs.
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Saisir Horamètre
Si la case est cochée, la saisie des horamètres sera proposée lors de la saisie des vols pour
en calculer la durée par différence.
Saisir Directement le temps de vol
Si la case est cochée, les formulaires de saisie des vols accepteront la saisie directe du
temps de vol.
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 Au moins une de ces deux cases doit être cochée.
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Pour chaque aéronef, le programme peut corriger le temps calculé grâce à deux éléments :
Une franchise qui se retranche automatiquement du calculé.
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Elle peut être négative et représenter alors une pénalité qui augmente le temps de vol mesuré.
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réchauffe moteur.
La valeur 0 ne produit aucune correction.
Un coefficient qui multiplie le temps machine donné par certains tachymètres qui affichent des
temps supérieurs ou inférieurs à la durée horloge de fonctionnement du moteur. Si le coefficient est
supérieur à 1 les temps de vols calculés seront supérieurs au temps obtenus par différence
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page 32
AeroClub-Gestion
La valeur 1 ne produit aucune correction.
Saisissez aussi dans ces fiches la date de la dernière intervention technique et le potentiel complet
avant la suivante. Le potentiel restant sera automatiquement calculé en raison des vols faits par
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.Mettez le potentiel initial à Zéro si vous ne souhaitez pas que le
potentiel soit affiché aux pilotes qui saisissent leurs vols.
Vous pouvez créer pour chaque aéronef un nombre illimité6 de tarifs. Le bouton « Prix horaires »
fait apparaître le formulaire pour créer, modifier ou effacer les "lignes de tarif" qui
contiennent chacune :
- Un prix horaire en commandant de bord (noté Tarif Solo)
- Un prix horaire en double-commande ou un prix horaire instruction qui est la différence.
- Une taxe non horaire qui s'ajoutera7 au prix du vol. Par exemple : une taxe de balisage
nocturne attribuée aux vols de nuit et indépendante de la durée du vol.
- Une case à cocher « % OK » pour accepter que les tarifs de cette ligne soient sujet aux
remises attribuées individuellement. Si la case n'est pas cochée aucune remise ne sera
applicable aux tarifs de cette ligne.
- Un pourcentage de réduction du tarif Solo pendant des périodes « préférentielles »
- Un pourcentage de réduction du tarif Instruction pendant ces mêmes périodes
- Un descriptif qui permet de préciser l'objet de cette "ligne de tarif"
Chacune de ces "lignes de tarif" s'appliquera au moment de la saisie du vol selon le « Code tarif
Perso » du pilote ou bien selon celui du « Code opération » du vol. Chacune des « lignes de
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tarif pour chaque aéronef.
Ou bien à
Une opération aéronautique à choisir dans le champ "Code Opération" parmi celles qui ont été
créées dans le formulaire « Code
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Au sens informatique du terme bien sûr. Un ordinateur impose toujours des limites mê
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Manuel d'utilisation
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Le bouton « Tarif périodes préférentielles » remplace les tarifs horaires normaux par les tarifs
réduits des pourcentages indiqués dans chaque ligne de tarif
Le bouton « Tarif normal » sert à revenir au tarif « Normal » sans la réduction indiquée dans la
ligne de tarif.
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Saisie des codes comptables.
Définissez les principaux codes comptables dont vous aurez impérativement besoin pour les
saisies. Votre base de données vide est livrée avec les principaux codes vous pouvez les modifier
et en ajouter. Un plan comptable simplifié peut vous aider.
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–Provision (5) sur compte adhérent
ou bien encore
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–Provision sur compte adhérent (5)
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b-Gestion pour identifier une provision sur compte de
pilote. Il vous incombe seulement de mettre le (5) - (avec les parenthèses) - dans le libellé du code
que vous avez choisi pour désigner ce mouvement comptable.
Les autre indices (1), (2), (3) sont également définis par AeroClub-Gestion dans le formulaire de
saisie des codes comptables.
Si vous souhaitez proposer un montant lors de la saisie des débits des comptes des pilotes, vous
devez indiquer ce montant dans le libellé avec un point décimal et précédé du symbole $
Exemple de libellé : Cotisation perçue Fédé $68.50 (5)
Le montant proposé en débit sera de 68,50 Euros8 lorsque vous appellerez un débit pour cotisation
fédérale.
Autre exemple de libellé : Baptêmes vendus (17) $100.00 (5)
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page 34
AeroClub-Gestion
Le montant proposé en recette sera de 100 Euros lorsque vous saisirez une vente de « Baptême »
4. AeroClub-Gestion et la comptabilité
Comptabilité générale
AeroClub-Ge
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vous sont reportées dans un journal général, un grand livre et une balance des comptes. Par ailleurs
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En complément de AeroClub-Gestion, vous serez peut-ê
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Journaux divisionnaire
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ub-Gestion
AeroClub-Gestion vous offre la possibilité de vérifier et de transférer toutes les écritures liées aux
comptes des pilotes vers un logiciel de comptabilité générale. Les autres écritures seront alors à
saisir directement dans ce dernier sans transiter inutilement par AeroClub-Gestion.
Un écran formulaire accessible dans
AeroClub-Gestion permet de préparer ce
transfert en désignant la période à
exporter. Il donne accès à un journal,
une balance et à un grand livre pour
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exportation par recopie manuelle des
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décrit la procédure et le format du fichier.
Page 35
Manuel d'utilisation
EXPLOITATION
1. Maintenance et sécurité des données..
Sécurisation des saisies en cours.
Pour optimiser la vitesse de traitement, AEROCLUB-GESTI
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inopinée, le contenu de la mémoire est perdu avec les conséquences suivantes :

La fiche (Adhérent, avion ou opération) que vous étiez en train de saisir est perdue.

Le programme qui gère votre base de données ne peut pas procéder à une clôture normale de
votre session de travail.
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Pour parer un tel incident, il y a quatre solutions indépendantes.
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sez pas le programme. Si vous êtes en réseau, vous interdiriez ainsi aux autres stations
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smalhonnêtes (ou farceurs).
2) - Préventivement et si le risque de coupure est dû à une alimentation électrique peu fiable,
branchez votre micro-ordinateur sur un onduleur. (Votre fournisseur de micro peut vous
conseiller). Les coupures courtes seront supprimées et, en cas de coupure longue, vous disposerez
de plusieurs minutes pour procéder à un arrêt normal du programme. Un ordinateur portable offre,
de ce côté, une bonne sécurité sans avoir recours à un onduleur.
3) - En cas de dommages dus à un arrêt anormal du programme, on ne peut plus lancer
AEROCLUB-GESTION. Il faut alors réparer la base de données en lançant le programme
« REPARE » qui est indépendant avec son propre raccourci (icône). Un double clic sur cette icône
« REPARE »e
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intervenir sur votre ordinateur (cela peut prendre un peu de temps si votre base de données est
volumineuse). Après réparation, vérifiez les dernières données qui ont été saisies.
4) - En cas dedomma
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recharger vos données depuis le support sur lequel vous avez fait la dernière sauvegarde du fichier
qui se nomme : EUROCLUB.mdb.
page 36
AeroClub-Gestion
Sauvegarde des données.
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rEUROCLUB.mdb,
fichier qui contient toutes vos données (pilotes, avions, mouvements, codes,...). EUROCLUB.mdb
est le seul fichier que votre fournisseur ne pourra jamais remplacer en cas de destruction des
informations sur votre disque.
La méthode des sauvegardes périodiques est souhaitable. Elle consiste à faire tourner au moins
trois supports identifiés A, B et C: exemple:












Le lundi,
Le mardi,
Le mercredi,
Le jeudi,
Le vendredi,
…
on sauvegarde sur le support A
on sauvegarde sur le support B
on sauvegarde sur le support C
on sauvegarde sur le support A
on sauvegarde sur le support B
on continue ainsi de suite...
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La fréquence des sauvegardes est à prévoir en regard du travail perdu depuis la dernière
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.
. Cela peut donc dépendre de la saison
et de la densité des activités.
Comment Sauvegarder votre fichier de données EuroClub.mdb.
Votre unité de sauvegarde (Disque amovible, clé USB ou CD-RW par exemple) peut être déclarée
comme telle dans votre formulaire « paramètres » pour pouvoir être lancée depuis une rubrique de
menu mais on peut tirer avantage à sauvegarder le fichier EUROCLUB.mdb par simple copie ou
par des logiciels spécifiques de sauvegarde.
Restauration des Données
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 Si la sauvegarde a été faite depuis AEROCLUB-GESTION, il suffit de recopier le fichier
EUROCLUB.
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\program files\AeroClub-Gestion\ par exemple). Vous y remplacerez ainsi
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
 Si la sauvegarde a été faite par un programme ou un dispositif spécial, utilisez le pour
restaurer dans le répertoire cité plus haut.
Note: Soyez vigilant sur la date des sauvegardes et notez la soigneusement sur les supports
Page 37
Manuel d'utilisation
2. L’
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de chose. En fait, les connaissances que vous avez acquises en utilisant un traitement de texte
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que vous devez connaître :
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lancé par la touche F1 qui affiche une aide sur le formulaire de saisie actif..
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choix.
Questions de date.
Dans un programme de gestion, une date du jour correcte est indispensable à la justesse de vos
données. Vérifiez-là.
Les zones affichant des dates à saisir sont au format jj/mm/aaaa. Ne frappez pas les séparateurs.
Un double-Clic avec le bouton de la souris fait apparaître
un Assistant-Calendrier qui permet avec la souris:

 de sélectionner une date

 de revenir à la date du jour,

 d’
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corriger. Pour demander de
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affichage des années sur quatre chiffres au lieu de deux il
faut ouvrir dans le menu « Démarrer » la rubrique «Panneau de configuration ». Les «paramètres
régionaux »pe
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page 38
AeroClub-Gestion
3. Ac
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oitation.
La saisie des opérations
La saisie confiée directement aux Pilotes avec le module « Saisie-Pilotes » décharge sensiblement
la saisie faite par votre administration sinon, vous devez saisir les opérations aériennes et
financières régulièrement chaqu
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vous avez besoin des éléments suivants:

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
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


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Les chèques bancaires remis.
Le livre de caisse (Cahier consignant les recettes et les sorties en espèces).
Le journal des vols (registre sur papier).
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Les justificatifs de frais engagés par les adhérents (carburant...).
Faites ces saisies suffisamment fréquemment pour éviter des séances trop fastidieuses et des
situations non à jour pour pilotes, instructeurs et avions.
Les documents récapitulatifs.
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donnent une image instantanée à une date précisée t
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espace important sur le disque et de ralentir la vitesse des tris, cumuls, extractions et sauvegardes.
Pour gagner de la place à votre demande, le programme éliminera les écritures AVANT une date
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Il est conseillé e faire la purge à une date antérieure à la date courante. Dans ce cas, les écritures
saisies APRES la date choisie seront encore présentes dans le nouvel exercice et permettront de
conserver une visibilité sur les opérations récentes : vols et expérience récente des pilotes, remises
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Page 39
Manuel d'utilisation
Annexe : Vous souhaitez copier un fichier dans un
dossier programme sous Vista ou Windows 7
Les nouveaux systèmes de protection de "Vista" et de "Seven" détournent les copies vers une
zone virtuelle lorsque la cible est hors des repertoires "utilisateurs". Cest entre autres, le cas
lorsque vous voulez restaurer vos données EuroClub.mdb pour AeroClub-Gestion dans son
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La solution est de supprimer (voire momentanément) cette protection pour que votre copie soit
effective et ainsi se trouver dans la même situation que sous Windows XP ou 97.
Voici la procédure sous Vista
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 Accéder au "Panneau de configuration"

 Ouvrir l'icône "Comptes utilisateurs"
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Refermer toutes les fenêtres.
Relancer Windows
Recommencer votre copie
Voici la procédure sous Windows 7










Accéder au "Panneau de configuration"
Rubrique "Comptes et protection des utilisateurs" - (cliquer sur le titre et non sur un sous-titre)
Sous-rubrique "Comptes d'utilisateurs" - (cliquer sur le titre et non sur un sous-titre)
Article "Modifier les paramètres de contrôle de compte utilisateur"
Placer le curseur sur la rubrique "Ne jamais m'avertir"
Refermer toutes les fenêtres.
Relancer Windows
Recommencer votre copie
Note: les mots utilisés ci dessus peuvent légèrement varier d"un version à l'autre de Windows ou même être en anglais .
page 40
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