Cahier des charges d`emprunt et d`utilisation

Cahier des charges d`emprunt et d`utilisation
SYSTEME DE CHRONOMETRAGE DES COURSES A PIED de la CDCHS 01
CAHIER DES CHARGE
d'emprunt et d'utilisation
Annexé à la convention entre les organisateurs de courses à pied et
la CDCHS 01
Présentation du système
La commission départementale des courses hors stade de l'Ain dispose et à disposition des
organisateurs courses à pied un système informatique d'inscriptions, de classement et
d'impression des résultats.
Le kit mis à disposition est composé de :
un ordinateur portable équipé des logiciels BLUE DAG Center, GM DAG et GM
Monitor
une clé de transmission bluetooth
2 raquettes appelées Blue Dag
1 imprimante
1 écran d'affichage des résultats
1 jeu de dossards équipés de puces électroniques
1 manuel d'utilisation Blue Dag écrit par le fournisseur de l'application : DAGSYSTEM.
L'ensemble du kit permet dans un système informatique intégré de gérer l'inscription des
coureurs avant le départ des courses, de chronométrer les coureurs et d'établir les classements
et résultats des courses, successives ou simultanées, dès le passage des derniers concurrents.
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Le départ de la course est effectué directement sur l'ordinateur. Le chronométrage des
concurrents est effectué sur la ligne d'arrivée par le passage des Blue Dag (raquettes oranges)
devant les cartes à puces attachées aux dossards. Les informations (chrono et numéro de
dossard) sont transmises directement par liaison bluetooth à l'ordinateur.
Les logiciels informatiques permettent d'identifier les coureurs, d'établir directement les
classements scratch et par catégorie et d'imprimer les résultats provisoires et définitifs.
Conditions d'utilisation
La CDCHS 01 prête à titre onéreux aux organisateurs de course le kit complet nécessaire au
chronométrage et aux classements des courses. Le kit comprend un manuel permettant
d'appréhender le fonctionnement du système.
En plus du système de chronométrage, la CDCHS 01 prête un jeu de dossards pour faciliter la
tâche de l'organisateur (gain économique, gain de temps pour le collage des puces avant la
course, pour le décollage après la course). Cette prestation ne pourra continuer à être offerte
aux organisateurs que si ceux-ci contribuent à prendre le plus de soin possible avec les
dossards. C'est pourquoi il est demandé aux organisateurs de proscrire l'utilisation des
épingles (dites à nourrice ou de sureté) pour l'attache des dossards sur les tenues des coureurs.
La CDCHS 01 propose deux formules d'utilisation : prêt du matériel seul ou prêt du matériel
avec l'assistance de 2 prestataires de services.
1. Avec une équipe de prestataires de la CDCHS
L'organisateur n'a pas à manipuler les applications informatiques Dag-SYSTEM avant,
pendant ni après les courses.
Les prestataires de services de la CDCHS 01 assistent l'organisateur de course en :
enregistrant dans le logiciel informatique les inscriptions des coureurs qui ne sont pas
inscrits préalablement (courrier postal, messagerie électronique, site d'inscription
internet)
installant le matériel de la CDCHS 01 et en application du protocole installation
annexé à la présente convention (voir schéma d'installation aux abords de la ligne
d'arrivée)
fournissant à l'organisateur, à sa demande, les classements (provisoires) au fur et à
mesure des arrivées des coureurs
fournissant à l'organisateur l'impression de l'ensemble des résultats des courses, après
l'arrivée du dernier participant : classement général toutes catégories "scratch" et
classement par catégories.
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Si l'organisateur le souhaite, les prestataires de services communiqueront par voie
électronique les résultats aux référents de challenges départementaux, au référent de la
CRCHS, au gestionnaire du site internet http://aincourir.free.fr et aux organisateurs.
L'organisateur devra transmettre aux prestataires désignés, au moins 4 jours avant la course,
un fichier des coureurs pré-inscrits. La veille de la course, l'organisateur transmettra un fichier
mis à jour avec l'ensemble des coureurs. Le fichier transmis sera soit au format GM Cap, soit
au format .xls (fichier vierge transmis préalablement par les prestataires).
Le jour de la course, l'organisateur doit mettre à disposition et installer le mobilier nécessaire
au bon fonctionnement du matériel informatique. La liste et la disposition de ces équipements
matériels sont précisés sur le schéma d'installation de la ligne d'arrivée annexé à la
convention. En plus des barrières formant le couloir d'arrivée des coureurs, l'organisateur doit
installer deux tables et bancs/chaises le long de la ligne d'arrivée, un chapiteau pour protéger
le matériel informatique et les prestataires de service.
Une prise de courant sécurisée alimentée en 220 volts doit être installée aux tables prévues
pour le poste informatique.
L'organisateur aura en charge de récupérer les dossards avec le système d'attache (cordons
élastiques + boutons d'arrêt) et les puces (2 à 4 personnes), de saisir manuellement les
numéros de dossards (2 personnes) et de scanner les arrivants avec les Blue Dag (2 raquettes
= 2 personnes). L'organisateur devra indiquer aux prestataires de la CDCHS 01, après l'arrivée
du dernier coureur, le nombre de dossards rendus.
2. Par l'organisateur seul
La CDCHS 01 fournira à l'organisateur au cours de la semaine précédant la course le kit
complet Dag System. L'organisateur restituera l'ensemble du kit avec les dossards et puces au
cours de la semaine suivant la course.
Le kit comprend les éléments listés en page 1 de la convention "présentation du système", y
compris les cartes à puces et des dossards (environ 500). Les organisateurs restitueront
l'ensemble des dossards équipés du système d'attache (cordons élastiques + boutons d'arrêt) et
puces qui devront être propres, secs et classés par ordre de numéros de dossards.
La CDCHS 01 joindra en plus du kit, un schéma de préconisations pour l'installation de la
ligne d'arrivée. Le kit sera aussi complété par une notice technique de mise en service et
d'utilisation des logiciels informatiques acquis par la CDCHS 01.
L'organisateur se chargera de transmettre les résultats des courses aux responsables de
challenges départementaux et au site http://aincourir.free.fr.
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Coûts
Toutes les prestations feront l'objet d'une facturation par la CDCHS 01 et le règlement sera
effectué par chèque à l'ordre de la CDCHS 01, le jour de la course (remise du chèque aux
prestataires de service) ou au plus tard au cours de la semaine suivant le jour des courses (à
adresser à J.M. Gauthier - 88 les charmilles - 01400 ROMANS) .
Le coût du prêt du kit de chronométrage informatique seul est de 100,00 euros pour chaque
course organisée par l'organisateur.
Le coût du prêt du kit de chronométrage informatique avec l'assistance des prestataires de
services habilités par la CDCHS 01 est de 300,00 euros.
Toutes les puces non restituées (perdues) seront facturées à l'organisateur 1,00 euros par carte
puce non rendue.
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