Manuel d`utilisation

Manuel d`utilisation
Manuel d’utilisation
CONTRAT D’ABONNEMENT
DOLIBARR
MAXIME MANGIN
Date
07/2012
02/2013
02/2013
01/2014
Version
1.0
1.1
1.2
1.3
Statut du document
Commentaire
Création du document
Actualisation du document et traduction en anglais
Ajout des fonctionnalités des versions 3.3
Ajout du module d’envoi de factures en masse
Auteur
Maxime
Maxime
Maxime
Maxime
Page 1 sur 15
Table des matières
Introduction ................................................................................................................................................................. 3
Partie 1 : Contrat d’abonnement................................................................................................................................. 4
Installation et configuration du module .................................................................................................................. 4
Gestion d’un abonnement....................................................................................................................................... 4
Impression d’un abonnement ................................................................................................................................. 6
Suivi d’un abonnement............................................................................................................................................ 7
Facturation d’un abonnement................................................................................................................................. 7
Partie 2 : Modules complémentaires .......................................................................................................................... 9
Tacites reconductions .............................................................................................................................................. 9
Facturation en masse ............................................................................................................................................ 10
Facturation et envoi en masse .............................................................................................................................. 12
Périodes non civiles ............................................................................................................................................... 13
Partie 3 : Autres ......................................................................................................................................................... 15
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Introduction
Ce document est le manuel d’utilisation du module « Contrat d’abonnement » développé pour
Dolibarr par Maxime MANGIN <maxime@tuxserv.fr>.
Ce module est disponible directement sur ma boutique à l’adresse suivante :
http://boutique.tuxserv.fr/
L’objectif de ce module est de permettre la création et la gestion des abonnements au sein de Dolibarr,
venant ainsi compléter les contrats existants.
Ce document vise à décrire les fonctionnalités principales de ce module en détaillant son utilisation,
permettant ainsi une utilisation plus aisée.
Des modules complémentaires ont étés développés afin de répondre à des besoins plus spécifiques.
Ils seront également présentés.
Note concernant les mises à jour : Les mises à jour de ce module incluent généralement, en plus de la
compatibilité avec les nouvelles versions de Dolibarr, un certain nombre de nouveautés / corrections qui m’ont
semblées pertinentes (la plupart étant remontée par les utilisateurs du module).
Ce document présente :
1. Le module « contrat d’abonnements » (partie 1)
2. Les modules complémentaires (partie 2)
a. Tacites reconductions
b. Facturation en masse
c. Périodes non civiles
3. Autres (partie 3)
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Partie 1 : Contrat d’abonnement
Le module « contrat d’abonnement » permet de gérer des abonnements sur les produits et les services de
Dolibarr.
Venant compléter l’interface de « contrat » actuel de Dolibarr, ce module permet de créer les périodes
d’abonnement selon l’échéancier défini, calculant automatiquement les dates et montants de ces dernières.
Une boite est également présente sur la page d’accueil vous informant des abonnements à facturer.
Installation et configuration du module
L’installation du module se fait par simple copier-coller du module. Vous pouvez au choix :


Copier les fichiers dans htdocs (vous retrouvez alors le dossier « contratabonnement » dans htdocs)
Utiliser le répertoire custom de dolibarr (version 3.3 et supérieur). Dans ce cas pensez à activer les deux
paramètres dans le fichier de configuration
Une fois les fichiers copiés, le module est activable dans les modules de Dolibarr :
Après activation, vous devez procéder au paramétrage du module à l’aide du bouton de configuration (le
petit ordinateur dans mon cas).
Cette interface peut varier en fonction du nombre de module complémentaires que vous avez installé.
Dans sa version de base, le module vous propose de configurer le nombre de jours d’alerte avant et après la date
d’échéance pour la boite sur la page d’accueil.
Si vous spécifiez 15 dans « nombre de jours avant », cela signifie que vous désirez être prévenu 15 jours avant la
date d’échéance des périodes. Inversement pour le « nombre de jours après ».
Pensez pour finir à activer la « boite » sur la page d’accueil afin d’être informé des périodes à facturer.
Gestion d’un abonnement
La création d’un abonnement débute dans la partie « Contrat » de Dolibarr, sur laquelle un nouvel
onglet est venu s’ajouter.
Si ce n’est pas déjà fait, ajoutez un produit ou un service sur la fiche contrat (composant Dolibarr de
base) avec une date de début et une date de fin (sauf cas du complément de module ‘tacites reconductions’,
voir partie 2).
Rendez-vous ensuite sur le nouvel onglet « abonnements » afin de retrouver votre article dans la
première liste intitulée « -- Produits/Services trouvés --».
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Sélectionnez la valeur désirée pour la colonne « Prix par ». Cette liste permet de spécifier si le prix
indiqué sur le produit/service du contrat doit être considéré comme le prix pour un mois, pour un an, etc.
(L’utilisateur final étant libre quant à sa méthode de facturation, cette liste est nécessaire afin de garder une
facturation cohérente).
Le champ « Répéter » permet de spécifier le mode d’abonnement. Les périodes peuvent se répéter :
 Tous les mois
 Tous les trimestres
 Tous les semestres
 Tous les ans
Pour finir, sélectionnez la date de facturation de la période (termes à échu ou termes à échoir).
Au clic sur le bouton « Ajouter », le module créé automatiquement les périodes correspondantes.
Par défaut, le module se base sur les périodes civiles, vous permettant d’établir toute votre facturation à la
même date (ce comportement peut être modifié à l’aide du module « périodes non civiles », voir partie deux).
Une période commence donc toujours en début de mois et finira toujours en fin de mois, sauf
éventuellement pour la première et la dernière période qui est basée sur les dates réelles du produit /
service (le calcul du montant étant au prorata du nombre de jours dans la période).
Un clic sur le bouton « modifier », vous permettra de visualiser les différentes périodes, et d’en
modifier éventuellement le montant ainsi que son statut.
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Les cases « facturé » présentes sur la capture ci-dessus permettent de spécifier si la période a déjà été
facturée. Cette case peut être modifiée manuellement en cas de besoin, mais elle est automatiquement
renseignée lors de la création de la facture correspondante.
Dans la version 3.3, le module affiche également le prix avant remise et après remise, si un pourcentage a été
saisi sur le contrat.
Impression d’un abonnement
Le bouton « Imprimer les périodes » situé en bas de l’interface, vous permet
d’exporter le statut actuel des périodes pour le ou les abonnements en cours.
Les dates, les montants, le type d’abonnement (échu ou échoir) ainsi que le statut (facturé ou non) y
sont affichés.
Suivant la version du module, l’export peut être réalisé soit en PDF (3.1 et précédent) soit en ODT
(3.2 et suivant).
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Si votre impression est en ODT, vous avez la possibilité de modifier le template en éditant
directement le fichier « contratabonnement/tpl/contratabonnement.odt »
Pour plus d’informations :
http://wiki.dolibarr.org/index.php/Cr%C3%A9er_un_mod%C3%A8le_de_document_ODT
Suivi d’un abonnement
Bien que le suivi puisse être réalisé au cas par cas (en visualisant le statut de chaque abonnement), le
module dispose d’une boite placée sur la page d’accueil de Dolibarr.
Cette boite affiche les informations suivantes :
 Référence du contrat
 Tiers
 Date de facturation (En tenant compte du terme à échu ou échoir)
 Montant à facturer
 Statuts du contrat de base
 Nombre de jours de retards (au survol du triangle d’avertissement)
Merci de vous référer à la partie de paramétrage du module afin modifier les délais d’alertes.
Un clic sur le contrat vous redirigera vers l’abonnement correspondant.
Vous avez la possibilité de facturer tout ou partie des abonnements d’un seul clic à l’aide du
complément de module « facturation en masse » décrit en partie deux.
Facturation d’un abonnement
La facturation d’un abonnement se fait à l’aide du bouton « Créer
facture abonnement » situé en bas de l’interface des abonnements.
Il vous est ensuite demandé de cocher les périodes à facturer pour permettre la création du brouillon.
Par défaut, le module sélectionne la période courante, ou la période à venir dans le cadre d’un abonnement
à échoir. Libre à vous d’accepter ou non ce choix.
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La case « Cocher comme facturé » permet de considérer les périodes facturées comme tel sur l’abonnement.
Cela revient à cocher manuellement les cases suivantes (en rouge) :
L’abonnement et la facture sont liés après la création de cette dernière.
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Partie 2 : Modules complémentaires
Ces modules complémentaires viennent s’ajouter au module « Contrat d’abonnement » pour
répondre à des besoins plus spécifiques. Ils sont également disponibles sur ma boutique.
A noter qu’ils ne peuvent fonctionner sans la version de base « contrat d’abonnement ».
Il est important de noter que les différents modules complémentaires sont compatibles entre eux (on
peut par exemple utiliser la facturation en masse avec les tacites reconductions).
Tacites reconductions
Définition : Clause d'un contrat qui indique que l'accord est reconductible automatiquement d'une période à
une autre si aucune des parties ne se manifeste.
Ce complément permet de reconduire automatiquement les abonnements.
Il est basé sur deux principes :
 Un nombre X de périodes est créé lors de la création de l’abonnement
 Le nombre de périodes facturées est automatiquement recréé indéfiniment
Pour que la tacite reconduction s’applique, il suffit de renseigner le nombre de périodes initiales
dans les paramètres du module :
puis ne de pas spécifier de date de fin sur le produit / service (contrat de base Dolibarr).
Exemple : Si vous facturez 3 périodes d’un abonnement, 3 nouvelles périodes sont automatiquement
ajoutées à l’abonnement.
Vous avez la possibilité de stopper la tacite reconduction à tout moment en ne cochant pas l’option
correspondante lors de la facturation des périodes.
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Facturation en masse
Certains utilisateurs de Dolibarr gérants une quantité importantes de factures, la création manuelle
de ces dernières peut vite s’avérer fastidieuse.
Dans cette optique, ce complément de module vient s’intégrer sur la boite disponible sur la page d’accueil.
L’interface permet de sélectionner toutes les périodes que vous désirez facturer, et ce peu importe
les contrats / tiers.
Le module propose dans sa version 3.2 :
 La sélection de toutes les périodes d’un seul clic (Tout / Aucun)
 La spécification de la date de facturation (date du jour par défaut)
 La validation automatique ou non des factures (dans le cas contraire, les factures restent à l’état
de brouillon)
La version 3.3 apporte les ajouts suivants :
 Affichage de la somme des montants des périodes sélectionnées et affichage du montant total à
facturer
 Option "Générer les factures"
 Option "Considérer comme payé"
D’autres options sont prévues pour les versions supérieures (cocher comme payé, etc.).
Une fois les factures créées, la liste des factures générées est ajoutée en tant que nouvelle action dans
l’agenda (si il est activé).
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Note :

La période est automatiquement cochée comme facturée, et n’apparait donc plus dans la
liste de traitement en masse.

La tacite reconduction s’applique si l’utilisateur est muni du module et si le produit / service
ne dispose pas de date de fin.
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Facturation et envoi en masse
Ce complément de module se base sur le module de facturation en masse présenté précédemment.
Celui-ci ajoute une option permettant d’envoyer toutes les factures générée par mail.
L’envoi ou non des factures se fait via la case à cocher suivante :
Afin de rendre l’envoi le plus flexible possible, le module propose un gabari de mail général ainsi que
la possibilité de modifier ce gabari pour chaque entreprise (si besoin).
L’objet et le contenu du mail sont ainsi paramétrables.
Le gabari général est modifiable via le panneau de configuration du module :
Un onglet « Abonnement » est ajouté sur la fiche client afin de modifier le mail pour un client
spécifique :
A noter que vous avez la possibilité d’ajouter deux variables pour rendre le contenu dynamique (le
nom du tiers ainsi que la période facturée).
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Périodes non civiles
Comme mentionné précédemment, le module « contrat d’abonnement » se base sur les périodes
civiles pour établir les dates de ses périodes.
Ce choix a été fait afin de permettre à l’utilisateur final d’établir la majorité de ses factures le même jour (en
début ou en fin de mois).
Si ce comportement ne correspond pas à votre activité, le module complémentaire « Périodes non
civiles » permet de ne pas opter pour ces échéances.
Une fois installé, il est activable / désactivable dans le panneau de configuration du module
d’abonnements :
Dès que l’option est à « Non », les périodes seront basées strictement sur les dates spécifiées sur le
produit / service (contrat de base de Dolibarr).
Exemple avec l’option à « Oui » :
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Exemple avec l’option à « Non » :
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Partie 3 : Autres
N’hésitez pas à me contacter pour tout développement spécifique à l’adresse maxime@tuxserv.fr en me
faisant parvenir votre cahier des charges.
---- Fin du document ----
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