Manuel UD Planning - UD Elève - VieScolaire.net

Manuel UD Planning - UD Elève - VieScolaire.net
UD Elèves© version 2.1
Windows NT, 2000, XP, 2003 et supérieur
Manuel d’utilisation
Edition 20/07/2012
1
CONDITIONS GENERALES DE VENTE
Parties au contrat : Le présent contrat est
conclu entre la société Axess-OMT, située 45
Avenue Leclerc – Le River Side – 69007 LYON,
inscrite au Registre du commerce de Romanssur-Isère sous le numéro 388303919, ci-après
désignée « le Prestataire », et l’Etablissement
signataire et désigné dans la commande
annexée aux présentes conditions générales
de
vente
et
dénommé
ci-après
« l’Etablissement ».
de marché public que dans la mesure où elles
ne sont pas contraires aux lois régissant ces
marchés et au cahier des charges régissant un
marché. Le Prestataire pourra modifier,
réactualiser ou rectifier les présentes si besoin
en est afin de prendre en compte une
évolution législative, et/ou technique.
Article 3 – Durée du contrat - Résiliation:
Le contrat entre en vigueur au moment où
l’Etablissement fait parvenir un bon de
commande valide au Prestataire. La durée du
contrat est de 1 an. L’Etablissement pourra
rompre le contrat par lettre recommandée
avec accusé de réception en respectant un
préavis de trois mois avant la date
anniversaire. Dans le cas contraire, le contrat
fera l’objet d’une reconduction tacite avec au
minimum
renouvellement
des
mêmes
prestations. En cas d’inexécution de ses
obligations par l’une des Parties, la vente sera
résolue de plein droit au profit de l’autre Partie
15 jours après l’envoi d’une mise en demeure
restée infructueuse.
Présentation : La société Axess-OMT a une
activité d’édition de logiciels et de prestations
informatiques. La prestation peut désigner le
conseil,
la
concession
d’une
licence
d'exploitation, les prestations annexes à
l'acquisition de ce progiciel et à son suivi.
Article 1 – Objet du contrat : Le présent
contrat a pour objet de déterminer les
conditions dans lesquelles le Prestataire assure
à l’Etablissement différentes prestations de
service, et notamment le droit d’utilisation et la
maintenance d’un ou plusieurs logiciels. Les
logiciels objets du contrat sont déterminés
dans le bon de commande. Par le présent
contrat,
le
Prestataire
concède
à
l’Etablissement un droit personnel, non
cessible et non transférable d’utilisation du ou
des logiciel(s) mentionnés au bon de
commande, pour la durée du contrat.
Article 4 – Suspension du contrat : Le
Prestataire
peut
décider
de
refuser,
d'interrompre ou de modifier la prestation, et
ce sans indemnité, notamment quand :
- l’Etablissement ne présente pas ou plus les
compétences nécessaires à la réalisation
complète de la prestation,
Article 2 – Documents contractuels : Le
contrat de prestation de services conclu entre
le Prestataire et l’Etablissement est constitué
du bon de commande rempli et signé par les
Parties, des présentes conditions générales de
vente et des éventuels annexes ou avenants.
L’Etablissement reconnait et accepte que la
signature du bon de commande vaut
acceptation des présentes conditions générales
de vente qui lui sont jointes. Cependant, en
cas de conclusion d’un contrat spécifique par
l’Etablissement, les présentes conditions
générales de vente s’appliquent tant qu’elles
ne contredisent pas le contrat spécifique. De
plus, celles-ci ne sont d'application en matière
- l’Etablissement refuse de suivre les conseils
prodigués par le Prestataire et n’exécute pas
les obligations qui lui incombent en vertu du
présent contrat,
- le Prestataire constatera tout acte de fraude
ou de non-respect du code de bonne conduite
propre à certaines de ses prestations. Le
Prestataire se réserve le droit d'apporter des
modifications non substantielles à ses
prestations. En cas de force majeure, le
Prestataire se réserve le droit d'interrompre la
2
prestation sans
l’Etablissement.
indemnité
au
profit
de
d’une
obligation
de
moyens
et
sa
responsabilité est strictement limitée à celle-ci.
Par conséquent il ne sera tenu à aucune
indemnisation de quelque nature que ce soit
pour les dommages directs et indirects.
Article 5 – Conditions de paiement : Le
prix de la prestation est stipulé HT, TVA en
sus. Les prix sont révisés annuellement. Les
conditions de l'offre concernent exclusivement
les prestations spécifiées aux devis et/ou aux
bons de commande. Toute facture non payée
à l’échéance porte intérêt, de plein droit et
sans mise en demeure préalable, à un taux
égal à deux fois le taux d’intérêt légal, calculé
par mensualité. De plus, dans un tel cas, les
autres échéances deviendront immédiatement
exigibles.
Article 9 – Confidentialité : Le Prestataire
et l’Etablissement s'engagent à conserver
confidentiels les informations et documents
concernant l'autre partie, de quelque nature
qu'ils soient, auxquels ils auraient pu avoir
accès au cours de l'exécution de la prestation.
Le Prestataire peut faire état dans ses
publicités ou documents commerciaux de
toutes les commandes réalisées avec
possibilité de mentionner la dénomination de
l’Etablissement.
Article 6 – Livraison et réalisation de la
prestation : Les délais de livraison ne sont
donnés qu’à titre indicatif. Ils courent à partir
de la plus tardive de ces deux dates : celle à
laquelle sont parvenus au Prestataire tous les
renseignements nécessaires à la réalisation de
la prestation ou celle de l'encaissement par le
Prestataire de l'acompte demandé pour la
réalisation de la prestation.
Article 10 – Propriété intellectuelle : Le
Prestataire conserve la propriété de la
prestation jusqu'au paiement effectif de
l'intégralité du prix de la prestation. Sauf
disposition contraire expresse du contrat de
vente, le Prestataire et ses ayants droits
conservent l'intégralité de la propriété
intellectuelle du logiciel objet de la commande.
Sauf autorisation expresse, préalable et écrite
délivrée par le Prestataire, reste interdite et
ouvre droit à des dommages-intérêts, toute
cession,
reproduction,
adaptation,
ou
modification et, en général, tout détournement
physique ou intellectuel de la prestation.
Article 7 – Support technique : Les
contrats de support technique et d’assistance
téléphonique sont annuels. Ils couvrent la
période indivisible allant du 1er juillet au 30
juin de l’année suivante. Le support technique
est assuré du lundi au jeudi de 9h à 12h et de
14h à 17h et le vendredi de 9h à 12h et de
14h à 16h, sauf entre Noël et le Jour de l’An et
pendant trois semaines durant les vacances
d’été (les dates précises sont communiquées
sur le site internet du Prestataire).
Article 11 – Garantie : Le Prestataire
s'engage à remplacer tout support défaillant
dès qu’il est retourné. L'obligation de garantie
reposant sur le Prestataire est exclue si la
défaillance provient d’une intervention de
l’établissement ou de la force majeure. Pour
pouvoir invoquer le bénéfice de cette garantie,
l’Etablissement doit aviser le Prestataire sans
retard et par écrit des vices qu'il impute à la
prestation, et fournir toute justification quant à
la réalité de ceux-ci.
Article 8 – Responsabilité : Le Prestataire
est tenu à une obligation de conseil auprès de
l’Etablissement. Ceci lui ouvre le droit, de
refuser ou d'interrompre la prestation à partir
du moment où l’Etablissement ne se soumet
plus à ses conseils. Cette obligation de conseil
est assimilée à une obligation de moyens et
elle sera considérée comme remplie à partir du
moment où l’Etablissement aura accepté
expressément le devis et/ou émis le bon de
commande. L’Etablissement reconnait par
ailleurs que ses compétences et que les
démarches effectuées par le Prestataire lui
donnent les moyens d’apprécier la portée
exacte des caractéristiques de la prestation
fournie et de son adaptation à l’usage auquel
elle est destinée. Le Prestataire n’est tenu que
Article 12 – Dispositions diverses : Les
parties s’engagent à tenter de trouver une
solution amiable préalablement à tout litige. A
défaut d’accord amiable, les tribunaux de
Lyon seront exclusivement compétents. Dans
le cas où l’une quelconque des dispositions des
présentes serait déclarée nulle ou non écrite,
les autres dispositions resteront intégralement
en vigueur.
3
Si vous souhaitez avoir plus d’informations sur UnDeuxTEMPS et les logiciels scolaires Axess-OMT,
appelez-nous au 04 72 56 27 27 ou consultez notre site Internet www.axess-omt.fr .
Les informations contenues dans ce manuel pourront faire l’objet de modifications sans préavis. Sauf
mention contraire, les noms et les données utilisés dans les exemples sont fictifs. Aucune partie de ce
manuel ne peut être reproduite ou transmise à quelque fin ou par quelque moyen que ce soit,
électronique ou mécanique, sans la permission expresse et écrite de l’éditeur.
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respectifs.
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Le River Side – 45 avenue Leclerc – 69007 LYON
Tél : 04 72 56 27 27 – Fax : 04 78 37 18 17
International – Tel. +33 4 72 56 27 27 – Fax. +33 4 78 37 18 17
Service technique (accès soumis à conditions) :
Nota Bene & Molière : 04.72.56.27.20
VieScolaire.net – UD Elèves – UD Planning : 04.72.56.27.21
UnDeuxTEMPS & UD Répartition : 04.72.56.27.22
Cahier de textes : 04 72 56 27 23
La-Vie-Scolaire.fr : 04 37 59 80 23
Mél commercial : service.commercial@axess-omt.fr
Site Internet : www.axess-omt.fr
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· Téléchargement des sous-versions
· Questions techniques et solutions…
4
Table des matières
I.
Chapitre 1 – Débuter l’année scolaire .................................................. 9
A.
Définir les utilisateurs et les groupes ............................................................. 10
Créer/modifier les groupes ..................................................................................................... 10
Créer/modifier les utilisateurs ................................................................................................. 12
Création automatique des utilisateurs ...................................................................................... 14
Exporter les utilisateurs vers Excel .......................................................................................... 16
Envoyer des mail aux utilisateurs ............................................................................................ 17
B.
Définir le calendrier de l’année scolaire .......................................................... 17
Etape 1 : Définir l’année scolaire ............................................................................................ 18
Etape 2 : Visualiser le calendrier et rectifier manuellement des jours .......................................... 18
Valider le calendrier .............................................................................................................. 19
C.
Initialiser le module UD Elèves ...................................................................... 19
Définir les logiciels OMT de l’unité d’enseignement ................................................................... 19
Définir les chemins d’accès aux données ................................................................................. 20
Importer les élèves depuis GEP............................................................................................... 21
Importer la liste des élèves depuis un fichier texte ................................................................... 22
Importer les absences, les retards, les incidents et les sanctions depuis Molière .......................... 25
Importer des notes et des bulletins depuis Nota Bene ............................................................... 26
Option Transfert rectorat : Unité d’enseignement privée : importation des nomenclatures GEP ..... 27
Paramétrer les importations automatiques ............................................................................... 29
Assistant photos .................................................................................................................... 31
II.
Chapitre 2 – Données de base ........................................................... 35
A.
Divisions ..................................................................................................... 36
B.
Matières ..................................................................................................... 38
C.
Professeurs ................................................................................................. 40
III.
Chapitre 3 – Préparer les informations nécessaires à la gestion
des élèves .................................................................................................... 45
IV.
Chapitre 4 – Etablissement privé : inscrire les élèves ....................... 49
Informations des élèves pré-inscrits ........................................................................................ 50
Créer, modifier, supprimer un élève pré-inscrit ......................................................................... 56
Filtrer / trier la liste des élèves................................................................................................ 57
Astuces ................................................................................................................................ 58
V.
Chapitre 5 – Gérer les élèves pendant l’année scolaire ..................... 59
Description de la fenêtre ........................................................................................................ 59
Créer, modifier ou supprimer un élève ..................................................................................... 66
5
Créer, modifier ou supprimer une fratrie .................................................................................. 67
Créer une action élève ........................................................................................................... 68
Filtrer / Trier la liste des élèves ............................................................................................... 68
VI. Chapitre 6 – Affecter les élèves dans les divisions – archiver les
élèves .......................................................................................................... 71
VII.
Chapitre 7 – Suivi des actions élèves .......................................... 73
Créer, modifier ou supprimer une action .................................................................................. 74
Sécuriser une action .............................................................................................................. 75
Filtrer / Trier la liste des actions .............................................................................................. 76
VIII.
Chapitre 8 – Option Transfert rectorat : Unité d’enseignement
privée : transfert vers le rectorat ............................................................... 79
Transférer les structures vers Gep .......................................................................................... 79
Transférer les élèves de UD Elèves vers Gep ............................................................................ 80
Contrôler la cohérence des élèves avant export vers Gep (seul) ................................................. 81
Récupérer les identifiants élèves (INE) depuis Gep ................................................................... 82
IX.
Chapitre 9 – Unité d’enseignement privée : gestion financière ......... 85
A.
Mettre en place la liaison entre UD Elèves et le module de facturation ............. 86
Etape 1 : Créer un fichier de gestion et un fichier de comptabilité à partir du module de facturation
........................................................................................................................................... 86
Etape 2 : Installer le driver du module de facturation ............................................................... 86
Etape 3 : Créer la source de données de facturation ................................................................. 86
B.
Paramétrer les informations générales du module de facturation ..................... 87
Une catégorie comptable de type VENTE ................................................................................. 87
Une catégorie tarifaire de type VENTE ..................................................................................... 88
Vous avez « Sage - Ligne 100 » comme module de facturation : les statistiques articles par élèves
........................................................................................................................................... 88
Un dépôt de stockage principal pour l’établissement ................................................................. 88
Un plan analytique de type plan analytique article .................................................................... 89
C.
Initialiser les informations générales dans UD Elèves ...................................... 90
Les paramètres généraux ....................................................................................................... 90
Les comptes ......................................................................................................................... 91
Les remises .......................................................................................................................... 91
Les paramètres de la comptabilité analytique ........................................................................... 92
D.
Définir les frais de scolarité et les remises...................................................... 93
Modes de calcul des frais de scolarité ...................................................................................... 94
Comptes comptables liés aux frais de scolarité ......................................................................... 98
Remises liés aux frais de scolarité ........................................................................................... 99
Définitions des sections analytiques liées aux frais de scolarité ................................................ 100
6
E.
Définir les autres frais ................................................................................ 100
Les frais fixes ...................................................................................................................... 101
Les activités sportives .......................................................................................................... 102
Les activités associatives ...................................................................................................... 103
L’acompte ........................................................................................................................... 105
L’APEL ................................................................................................................................ 107
Les bourses ........................................................................................................................ 108
Les autres frais liés aux élèves.............................................................................................. 110
Les autres frais liés aux payeurs ........................................................................................... 112
F.
Définir les modes de paiement .................................................................... 114
G.
Faire un audit avant la facturation............................................................... 114
H.
Option Gestion financière : Initialiser la base du module de facturation .......... 115
I.
Option Gestion financière : Générer les factures suivant la périodicité générale
J.
Option Gestion financière : Supprimer des factures ...................................... 120
K.
Option Gestion financière : Générer les factures exceptionnelles .................... 121
L.
Option Gestion financière : Générer les factures d’avoirs ............................... 123
M.
Option Gestion financière : Statistiques ....................................................... 126
117
X.
Chapitre 10 – Extraire/Modifier/Publiposter des informations de la
base élèves ................................................................................................ 129
A.
Extraire des informations de la base élèves.................................................. 130
B.
Requête simple ......................................................................................... 133
Etape 1 : Définition de la requête ......................................................................................... 134
Etape 2 : Choix des informations à afficher ............................................................................ 135
Etape 3 : Mise en forme du résultat de votre requête ............................................................. 135
Etape 4 : Exploitation des résultats de votre requête .............................................................. 137
C.
Requête complexe .................................................................................... 138
D.
Modifier des informations de la base élèves ................................................. 138
E.
Publiposter des informations de la base élèves ............................................. 139
Utilisation du publipostage ................................................................................................... 140
Création de modèles de documents....................................................................................... 141
Libellé des champs de publipostage (ou champs de fusion) ..................................................... 141
Source de données liée au modèle ........................................................................................ 141
XI.
Chapitre 11 – Outils .......................................................................... 143
Superviser les actions effectuées dans UD Elèves ................................................................... 143
Sauvegarder / restaurer / maintenir la base de données ......................................................... 148
Voir les droits d’accès de l’utilisateur connecté ....................................................................... 151
Bulles d’aide ....................................................................................................................... 152
7
A propos............................................................................................................................. 153
Envoi par mail ..................................................................................................................... 153
XII.
Chapitre 12 – Impression .......................................................... 157
Imprimer les données de base .............................................................................................. 157
Imprimer les élèves ............................................................................................................. 157
Paramétrer les impressions .................................................................................................. 157
XIII.
Chapitre 13 – Passer à l’année suivante ................................... 159
XIV.
INDEX......................................................................................... 162
8
Chapitre 1 – Débuter l’année scolaire
I.
Chapitre 1 – Débuter l’année scolaire
Dans ce chapitre
I.
II.
III.
Définir les utilisateurs et les groupes
Définir du calendrier de l’année scolaire
Initialiser le module UD Elèves
9
Chapitre 1 – Débuter l’année scolaire
A.
Définir les utilisateurs et les groupes
Accès : Choisissez Initialisations – Gestion des utilisateurs
Cette étape est primordiale pour protéger l’accès aux données.
Dans cette fenêtre, vous pouvez créer, modifier, supprimer les utilisateurs, ainsi que leur attribuer un ou plusieurs
groupes. Cela déterminera quelles fonctionnalités seront accessibles à chaque utilisateur.
Recommandation
L’accès à la Gestion des utilisateurs ne doit être accessible et réalisée que par l’administrateur du logiciel. Veillez
donc à ne pas laisser accessible cette fenêtre lors de la définition des groupes d’utilisateurs.
Créer/modifier les groupes
Accès : Choisissez Initialisations – Gestion des utilisateurs, onglet Groupes.
Dans cet onglet vous allez déterminer les restrictions et les accès aux différentes fonctionnalités du logiciel.
Vous pouvez créer, modifier ou supprimer des groupes. Certains groupes ne peuvent être modifiés ni supprimés.
Voici les différents types de groupes :
Type de groupes Signification
Groupe Fixe
Un groupe Fixe est un groupe qui est présent dès l’installation du logiciel, et ne pourra
être
modifié
ou
supprimé.
Par exemple il s’agit du groupe « Administrateur » qui dispose de tous les droits d’accès
aux différentes fonctionnalités.
Groupe Perso
Un groupe Perso est un groupe créé manuellement par l’utilisateur.
Pour
Procédez ainsi
Créer un groupe
Choisissez Initialisations – Gestion des utilisateurs, onglet Groupes.
Cliquez deux fois sur une ligne vide du tableau ou placez-vous sur une ligne vide et
cliquez
sur
le
bouton
de
la
ou placez-vous sur une ligne vide et choisissez Edition - Créer
barre
d’outils
Renseignez le nom de votre nouveau groupe et indiquez s’il permet l’accès au logiciel ou
non.
Cliquez sur le bouton
groupe ».
. Vous accédez à la fenêtre « Définition d’un
10
Chapitre 1 – Débuter l’année scolaire
Vous allez attribuer (cocher) ou non (décocher) des fonctionnalités à votre groupe en
plusieurs
étapes.
Le principe de fonctionnement de cette fenêtre est simple :
pour passer à l’étape suivante cliquez sur
pour revenir en arrière cliquez sur
pour annuler cliquez sur
pour valider, allez jusqu'à la dernière étape et cliquez sur
Une fois que votre groupe est défini, cliquez sur une ligne du tableau au centre de la
fenêtre pour valider votre saisie.
Modifier un groupe
Choisissez Initialisations – Gestion des utilisateurs, onglet Groupes.
Cliquez deux fois avec le bouton gauche de la souris sur la ligne du groupe à modifier, ou
placez-vous sur la ligne du groupe à modifier et cliquez sur le bouton
de la barre
d’outils ou placez-vous sur la ligne du groupe à modifier et choisissez Edition –
Modifier.
Modifiez les informations dans la partie basse de la fenêtre, et cliquez sur
pour modifier éventuellement les fonctionnalités accessibles à ce groupe.
Cliquez sur une ligne du tableau au centre de la fenêtre pour valider la modification du
groupe.
Supprimer un groupe
Choisissez Initialisations – Gestion des utilisateurs, onglet Groupes.
Cliquez sur la ligne du groupe que vous souhaitez supprimer.
Appuyez
sur
le
bouton
ou
cliquez
sur
le
bouton
ou choisissez Edition – Supprimer.
« SUPPR »
de
la
du
clavier
barre
d’outils
Confirmez la suppression du groupe en cliquant sur « Oui ».
Attention !
Cette suppression est irréversible et ce groupe ne sera plus associé aux utilisateurs qui en
faisaient parti. Cela peut conduire, par exemple, à la suppression d’accès au logiciel pour
les utilisateurs qui n’appartenaient qu’à ce groupe uniquement.
11
Chapitre 1 – Débuter l’année scolaire
Remarques
Un utilisateur qui n’est associé à aucun groupe ne pourra pas utiliser le logiciel : veilliez à attribuer au
moins un groupe à chaque utilisateur.
Si vous associez plusieurs groupes à un utilisateur, cet utilisateur disposera des propriétés fusionnées
de chacun des groupes. Par exemple si un groupe « A » peut accéder à la fonctionnalité « F1 », un
groupe « B » peut accéder à la fonctionnalité « F2 », alors l’utilisateur appartenant à la fois au groupe
« A » et au groupe « B » pourra accéder aux fonctionnalités « F1 » ET « F2 ».
Créer/modifier les utilisateurs
Accès : Choisissez Initialisations – Gestion des utilisateurs, onglet Utilisateurs.
Dans cet onglet vous retrouvez la liste complète des utilisateurs présents dans votre base.
Vous pouvez également créer, modifier ou supprimer un utilisateur dans votre base.
Recommandation
Si vous disposez du module VieScolaire.net, vous devez nécessairement utiliser la création automatisée des
utilisateurs. Pour cela, reportez-vous aux explications sur l’onglet Outils.
Pour créer manuellement un utilisateur
1.
Choisissez Initialisations – Gestion des utilisateurs, onglet Utilisateurs.
2.
Cliquez
deux
fois
sur
une
ligne
vide
du
ou placez vous sur une ligne vide et cliquez sur le bouton
de la
ou placez vous sur une ligne vide et allez dans le menu Edition puis cliquez sur « Créer ».
tableau
barre
d’outils
3.
Dans le bas de la fenêtre, complétez les informations demandées pour définir votre nouvel utilisateur.
4.
Cliquez sur le bouton
pour associer un ou plusieurs groupes à l’utilisateur. Cette association à
un groupe n’est pas obligatoire, mais l’utilisateur n’aura alors pas accès au logiciel.
5.
Cliquez sur une ligne du tableau au centre de la fenêtre pour valider la saisie de votre nouvel utilisateur.
Information
utilisateur
Champ
Obligatoire ?
Commentaires
Nom de l’utilisateur
Oui
Prénom de l’utilisateur
Non
Adresse email
Non
Identifiant
Oui
Minimum 6 caractères
Mot de passe
Oui
Minimum 6 caractères
Accès au logiciel
Oui
Permet d’autoriser ou d’interdire l’accès au logiciel dans
l’unité d’enseignement à cet utilisateur
Accès à VieScolaire.net
Oui
Permet
d’autoriser
ou
d’interdire
VieScolaire.net à cet utilisateur
12
l’accès
à
Chapitre 1 – Débuter l’année scolaire
Pour
Procédez ainsi
Modifier un utilisateur
Choisissez Initialisations – Gestion des utilisateurs, onglet Utilisateurs.
Cliquez
deux
fois
sur
la
ligne
de
l’utilisateur
à
modifier
ou placez vous sur la ligne de l’utilisateur à modifier et cliquez sur le bouton
de
la
barre
d’outils
ou placez vous sur la ligne de l’utilisateur à modifier et choisissez Edition –
Modifier.
Modifiez les informations dans la partie basse de la fenêtre.
Cliquez sur une ligne du tableau au centre de la fenêtre pour valider la modification
de l’utilisateur.
Modifier
utilisateurs
plusieurs Choisissez Initialisations – Gestion des utilisateurs, onglet Outils.
Dans l’encadré « Modification
modifications à apporter :
de
plusieurs
utilisateurs »,
choisissez
les
- accès au logiciel
- accès à VieScolaire.net
- choix des groupes associés
Choisissez les utilisateurs à modifier
-> Soit parmi la liste de tous les utilisateurs en cliquant sur le
correspondant.
bouton
-> Soit appartenant aux groupes que vous aurez sélectionnés en cliquant sur
le bouton
correspondant.
Confirmez la mise à jour des modifications.
Supprimer un utilisateur
Choisissez Initialisations – Gestion des utilisateurs, onglet Utilisateurs.
Cliquez sur la ligne de l’utilisateur que vous souhaitez supprimer.
Appuyez
sur
le
bouton
« SUPPR »
ou
cliquez
sur
le
bouton
de
la
ou allez dans le menu Edition et cliquez sur « Supprimer ».
du
clavier
barre
d’outils
Confirmez la suppression de l’utilisateur en cliquant sur « Oui ».
Attention !
Cette suppression est irréversible, et l’utilisateur en question ne pourra plus
accéder au logiciel.
Supprimer
utilisateurs
plusieurs Choisissez Initialisations – Gestion des utilisateurs, onglet Outils.
Dans l’encadré « Suppression de plusieurs utilisateurs », choisissez les utilisateurs à
supprimer :
- parmi tous les utilisateurs
- parmi les utilisateurs d’un ou plusieurs groupes.
Attention ! Cette suppression est irréversible.
Remarque
13
Chapitre 1 – Débuter l’année scolaire
Il doit exister au moins un utilisateur dans le groupe Administrateur. Par conséquent, le logiciel empêche la
suppression du dernier utilisateur de ce groupe.
Astuces
Pendant une création ou une modification, pour annuler la manipulation cliquez sur le bouton
barre d’outils, ou choisissez Edition - Annuler.
de la
Si votre liste d’utilisateurs est trop longue, vous pouvez rechercher un utilisateur dans la liste.
Pour rechercher un utilisateur
1.
Choisissez Initialisations – Gestion des utilisateurs, onglet Utilisateurs.
2.
Appuyez
sur
la
La fenêtre ci-dessous apparaît :
3.
Saisissez le texte recherché et cochez vos options de recherche.
4.
Cliquez sur le bouton « suivant » pour aller directement sur la ligne du premier utilisateur correspondant
à vos critères de recherche.
touche
« CTRL »
et
la
touche
« F ».
Option de recherche
Signification
Mot entier seulement
Si cette case est cochée, la recherche portera sur le mot en entier
Respecter la casse
Si cette case est cochée, les différences majuscules / minuscules sont respectées
Direction
Cochez « Haut » pour effectuer la recherche vers le haut de la liste, cochez « Bas »
pour effectuer la recherche vers le bas de la liste
Options
Cochez les champs de recherche à appliquer
Création automatique des utilisateurs
Accès : Choisissez Initialisations – Gestion des utilisateurs, onglet Outils.
Cet outil permet de créer des utilisateurs à partir de certaines données de votre base (les élèves, les
responsables, les professeurs, les membres du personnel ou les autres personnes).
Recommandations
14
Chapitre 1 – Débuter l’année scolaire
Si vous disposez du module VieScolaire.net : il est indispensable d’utiliser la création automatisée lors de la
création des utilisateurs élèves, parents, professeurs.
Si vous devez créer des utilisateurs qui ont un lien avec des données déjà présentes dans votre
base (exemple : élèves, parents, professeurs), privilégiez la création automatisée à la création manuelle.
L’intérêt sera d’assurer la cohérence entre la donnée (par exemple un professeur de vos données de bases
« professeurs ») et l’utilisateur qui en résulte.
Exemple :
Vous utilisez la création automatisée pour créer un utilisateur à partir du professeur « Dupond Jean » issu de vos
données de base « professeurs ». Un nouvel utilisateur « Dupond Jean » est alors présent dans vos utilisateurs.
« Dupond Jean » de la base professeur et l’utilisateur « Dupont Jean » sont deux données différentes dans votre
base, mais elles sont liées l’une à l’autre.
Ainsi si dans vos données de base « professeurs » vous changez le prénom, le nom ou l’adresse email du
professeur
« Dupond »,
cette
modification
sera
répercutée
sur
l’utilisateur
« Dupond ».
De plus si vous supprimez le professeur « Dupond » dans vos données de base « professeurs », l’utilisateur
« Dupond » sera également supprimé (l’inverse n’étant pas vrai).
Pour créer des utilisateurs avec la création automatisée
1.
Choisissez Initialisations – Gestion des utilisateurs, onglet Outils.
2.
Dans l’encadré « Création automatisée », choisissez la méthode de génération de l’identifiant et du mot de
passe :

identique au nom de l’utilisateur créé (limité à 10 caractères)

identique au prénom de l’utilisateur créé (limité à 10 caractères)

généré aléatoirement
Si vous choisissez la génération aléatoire de l’identifiant et du mot de passe, le logiciel prend les initiales
« Prénom » / « Nom » de la personne, y ajoute entre 2 et 14 caractères (lettres ou chiffres) généré
aléatoirement, et enfin les 4 derniers chiffres de votre code client OMT. L’identifiant ou le mot de passe ainsi
créé est unique.
Exemple
Le professeur de la base professeur « Jean Fontaine » pourrait avoir comme identifiant généré aléatoirement
« JF3W5814 ».
« JF » sont les initiales
« 3W » sont les 2 caractères générés aléatoirement
« 5814 » sont les derniers chiffres du code client OMT, qui peut être 15814.
Remarques
Si la personne n’a pas de prénom spécifié, le logiciel prendra deux fois l’initiale du nom.
Si vous utilisez la génération aléatoire pour l’identifiant ET le mot de passe, les champs générés seront
identiques.
3.
Choix
des
accès
Indiquez si les utilisateurs créés automatiquement auront accès au logiciel et/ou VieScolaire.net, en
cochant ou décochant les cases correspondantes.
4.
Choix
des
ressources
utilisées
pour
la
création
automatique
Choisissez à partir de quelle ressource présente dans votre base vous souhaitez créer les utilisateurs, en
cliquant sur le bouton correspondant.
élèves
parents
15
Chapitre 1 – Débuter l’année scolaire
professeurs
membres du personnel
tiers
5.
Choisissez le ou les groupes à associer aux nouveaux utilisateurs créés.
Exporter les utilisateurs vers Excel
Accès : Choisissez Initialisations – Gestion des utilisateurs, onglet Outils.
Cet outil permet d’exporter la liste des utilisateurs sélectionnés vers un fichier Excel. Ceci peut s’avérer utile si
vous souhaitez utiliser la liste pour des besoins internes (publipostage des mots de passes aux parents via Excel
par exemple).
1.
Choisissez Initialisations – Gestion des utilisateurs, onglet Outils.
2.
Dans l’encadré « Export des utilisateurs vers Excel », choisissez les utilisateurs à exporter :
parmi tous les utilisateurs
parmi les utilisateurs d’un ou plusieurs groupes.
Voici les informations exportées dans Excel :
Libellé
Description
Nom
Nom de l’utilisateur
Prénom
Prénom de l’utilisateur
Identifiant
Identifiant de l’utilisateur
Mot de passe
Mot de passe de l’utilisateur en clair.
Adresse
Adresse de l’utilisateur : ne sera complétée dans le fichier que si cet utilisateur a été créé
automatiquement à partir des parents ou des élèves, et si une adresse avait été renseignée
chez ce parent ou cet élève.
Code Postal
Même remarque que pour l’adresse.
Ville
Même remarque que pour l’adresse.
Email
L’email de l’utilisateur.
Catégorie
Champ renseigné automatiquement. Vous indique si cet utilisateur a été créé manuellement
ou par la création automatique (dans ce cas il vous sera précisé s’il s’agit d’un professeur,
d’un élève, d’un parent, etc.)
Nom élève 1
Ce champ apparaîtra dans pour chaque utilisateur parent. Il contient le nom du premier
élève trouvé correspondant au parent.
Si plusieurs élèves correspondent à ce parent, il y aura une nouvelle colonne « Nom élève
2 » et ainsi de suite.
Prénom élève 1
Ce champ apparaîtra dans pour chaque utilisateur parent. Il contient le prénom du premier
élève trouvé correspondant au parent.
Si plusieurs élèves correspondent à ce parent, il y aura une nouvelle colonne « Prénom
élève 2 » et ainsi de suite.
Division élève 1
Ce champ apparaîtra dans pour chaque utilisateur parent. Il contient la division du premier
élève trouvé correspondant au parent.
Si plusieurs élèves correspondent à ce parent, il y aura une nouvelle colonne « Division
élève 2 » et ainsi de suite.
16
Chapitre 1 – Débuter l’année scolaire
Envoyer des mail aux utilisateurs
Accès : Choisissez Initialisations – Gestion des utilisateurs, onglet Outils.
Vous pouvez envoyer un message électronique à un ou plusieurs utilisateurs de votre base.
Pour envoyer des emails aux utilisateurs
1.
Choisissez Initialisations – Gestion des utilisateurs, onglet Outils.
2.
Dans l’encadré « Envoi d’email groupés », choisissez les utilisateurs à contacter :
parmi tous les utilisateurs
parmi les utilisateurs d’un ou plusieurs groupes.
Remarque
Seuls les utilisateurs ayant une adresse email à la syntaxe valide (par exemple jeanfontaine@omt.fr) seront
retenus dans votre sélection, et ce pour limiter les messages d’erreur en retour dans votre messagerie causés par
des adresses email non valides.
B.
Définir le calendrier de l’année scolaire
Accès : Choisissez Initialisations – Définition du calendrier
La définition du calendrier est une étape qui ne concerne que les utilisateurs du logiciel Molière et ceux qui
disposent de l’option supplémentaire « Transfert rectorat ».
Cette fenêtre fonctionne en deux temps :

Définition de l’année scolaire, des périodes de cours et des jours.

Visualisation du calendrier et rectification manuelle des jours.
17
Chapitre 1 – Débuter l’année scolaire
Etape 1 : Définir l’année scolaire
Dans l’encadré « Définition de l’année scolaire, des périodes de cours et des jours » choisissez :
les dates de début et de fin de l’année scolaire
les dates de début et de fin des cours
les dates de début des trimestres
le premier jour de la semaine
les jours fermés dans l’unité d’enseignement (n’accueillant JAMAIS aucun cours)
Cliquez ensuite sur
puisse passer à l’étape suivante.
pour qu’UD Elèves vérifie la cohérence des informations saisies et pour qu’il
Etape 2 : Visualiser le calendrier et rectifier manuellement des
jours
Vous pouvez maintenant apporter certaines modifications sur le calendrier de l’année, dans l’encadré
« Visualisation du calendrier ».
Vous allez placer les jours fermés, les jours fériés, les jours ouverts et les jours de vacances sur votre calendrier
scolaire.
Pour placer les différents types de jours (fermés, fériés, ouverts et vacances)
1.
Choisissez Initialisations – Définition du calendrier.
2.
Cliquez sur la case correspondant au type de jour à placer (à droite de l’écran)
3.
Cliquez sur le jour concerné par la rectification dans le calendrier (au centre).
Les boutons
et
permettent d’afficher le début ou la fin de votre année scolaire.
18
Chapitre 1 – Débuter l’année scolaire
Le bouton
dans les plannings.
permet de modifier les couleurs des types de jours. Ces couleurs seront ensuite utilisées
Valider le calendrier
Pour confirmer la définition du calendrier
Cliquez sur le bouton
en bas de la fenêtre.
Une fenêtre de « Confirmation de création des bases » apparaît :
Fenêtre de confirmation de la définition du calendrier
Remarque
Théoriquement, la définition du calendrier ne doit être effectuée qu’une fois. Cependant, vous pouvez redéfinir
le calendrier en cours d’année, mais cela aura des conséquences sur les données enregistrées dans votre base.
C.
Initialiser le module UD Elèves
Définir les logiciels OMT de l’unité d’enseignement
Accès : Choisissez Initialisations - UD Elèves – Définir les logiciels OMT de l’établissement.
Cette fonction permet de mettre à jour la base élèves de Nota Bene et de Molière à partir de UD Elèves. Cette
commande fonctionne à partir de la version 9.0 de Nota Bene et à partir de la version 9.0 de Molière.
Impératif
Nota Bene et Molière doivent appartenir au même réseau qu’UD Elèves.
19
Chapitre 1 – Débuter l’année scolaire
Pour choisir les logiciels OMT de l’unité d’enseignement
1.
Choisissez Initialisations - UD Elèves – Définir les logiciels OMT de l’établissement.
2.
Cliquez sur le nom du logiciel pour le sélectionner. Une petite coche apparaît alors à sa gauche. Pour annuler
votre sélection, cliquez à nouveau sur le nom du logiciel.
3.
Validez votre choix par « Valider ».
Remarque
Pour effectuer la mise à jour de la base élèves depuis UD Elèves dans les logiciels OMT, vous devez utiliser la
commande prévue à cet effet dans chacun des logiciels OMT. Pour plus d’informations, reportez-vous au manuel
de chaque logiciel OMT.
Définir les chemins d’accès aux données
Accès : Choisissez Initialisations - UD Elèves – Définir les chemins d’accès aux données.
Dans UD Elèves, vous pouvez importer un grand nombre d’informations relatives aux élèves :
toutes les informations les concernant issues de GEP
leurs absences, retards, incidents et sanctions depuis le logiciel Molière
leurs notes et bulletins depuis le logiciel Nota Bene
Il est important de bien définir le chemin d’accès aux différentes données telles que :

le chemin d’accès aux fichiers de GEP pour l’importation des élèves de GEP par exemple

le chemin d’accès au logiciel Nota Bene pour l’importation des notes et bulletins

le chemin d’accès au logiciel Molière pour l’importation des absences et retards

le chemin d’accès aux photos des élèves
Pour définir les chemins d’accès aux données
1.
Choisissez Initialisations - UD Elèves – Définir les chemins d’accès aux données.
2.
Cliquez sur le bouton
attendu.
, indiquez le chemin d’accès aux données et sélectionnez le fichier
20
Chapitre 1 – Débuter l’année scolaire
Importer les élèves depuis GEP
Accès : Choisissez Initialisations - UD Elèves – Importer la liste des élèves depuis GEP.
Si votre ordinateur ne peut accéder directement aux données de Gep (manque d’accès sur le réseau, Gep présent
sur un autre ordinateur…) voici les fichiers Gep à récupérer sur support disquette ou autres en vue de
l’importation des élèves:
dans le répertoire GEP\numéro d’unité d’enseignement\AS.. :
F_ele.dbf
N_eto.dbf
F_ere.dbf
F_mef.dbf
F_tabn.dbf
dans le répertoire GEP\numéro d’unité d’enseignement : F_sit
dans le répertoire GEP : F_tcdp.dbf
Pour importer les élèves depuis GEP
1.
Choisissez Initialisations - UD Elèves – Importer la liste des élèves depuis GEP.
21
Chapitre 1 – Débuter l’année scolaire
2.
Cliquez sur le bouton
3.
Cliquez sur le bouton
pour indiquer l’emplacement des fichiers Gep.
pour commencer l’importation.
Pour mettre à jour votre base UD Elèves depuis Gep
1.
Choisissez Initialisations - UD Elèves – Importer la liste des élèves depuis GEP.
2.
Cliquez sur le bouton « Parcourir » pour indiquer l’emplacement des fichiers Gep.
3.
Cochez la case « Modifier les données déjà présentes dans UD Elèves ».
4.
Cliquez sur le bouton « Importer » pour commencer l’importation.
Remarques
Les opérations d'importation depuis GEP peuvent être longues.
Si de nouveaux élèves arrivent en cours d’année, il suffit de réimporter votre base élèves de GEP à jour pour
que ces nouveaux élèves soient ajoutés à votre base UD Elèves.
Importer la liste des élèves depuis un fichier texte
Accès : Choisissez Initialisations - UD Elèves – Importer la liste des élèves depuis un fichier
texte.
Avec l’importation des élèves depuis un fichier texte, UD Elèves récupère les informations suivantes :
Les élèves et quelques informations associées
Leurs responsables 1 et 2 (s’ils sont renseignés) ainsi que quelques informations associées
Conditions à remplir avant l’importation
Vous devez disposer de 2 fichiers. Le premier pour les élèves (eleves.txt) et le second pour les responsables
(respons.txt). Veillez à respecter les noms de ces fichiers, ainsi qu’à les mettre dans un même répertoire.
22
Chapitre 1 – Débuter l’année scolaire
Les divisions des élèves doivent avoir été créées dans Données de bases – Divisions avec un libelle court
identique au libellé utilisé dans le fichier texte des élèves.
Informations attendues par UD Elèves
L’ordre des informations dans vos fichiers texte n’a pas d’importance car vous indiquez la correspondance entre
les informations attendues et celles que vous fournissez à UD Elèves au moment de l’importation. Les fichiers que
vous utilisez pour faire l’importation doivent contenir les informations suivantes :
Pour le fichier des élèves, « eleves.txt » :
Nom du champ
Obligatoire ?
Type de donnée
Commentaires
Nom
Oui
Chaîne de caractères
alphanumériques
25 caractères au maximum.
Prénom
Oui
Chaîne de caractères
alphanumériques
25 caractères au maximum.
Prénom 2
Non
Chaîne de caractères
alphanumériques
25 caractères au maximum.
Date de naissance
Oui
Date
Format JJ/MM/AAAA
Division
Non
Chaîne de caractères
alphanumériques
Si la division n’est pas renseignée, l’élève est
considéré comme « élève archivé ».
Rappel : Les divisions des élèves doivent avoir
été créées dans Données de bases –
Divisions avec un libelle court identique au
libellé utilisé dans le fichier texte des élèves.
Code élève
Oui
Numérique
Numéro unique pour chaque élève. Ce numéro
peut avoir été renseigné par le logiciel ayant
fabriqué le fichier texte des élèves.
Code élève GEP
Non
Numérique
Code GEP de l’élève.
Numéro INE
Non
Chaîne de caractères
alphanumériques
Opt.1 à Opt.6
Non
Chaîne de caractères
alphanumériques
Options obligatoires des élèves.
Sexe
Non
1 caractère
« F » ou « M »
Régime
Non
Chaîne de caractères
alphanumériques
Redoubl. (redoublant)
Non
1 caractère
« O » pour oui et « N » pour non.
Pupille
Non
1 caractère
« O » pour oui et « N » pour non.
Date entrée
Non
Date
Format JJ/MM/AAAA. Date d’entrée dans l’unité
d’enseignement.
Date sortie
Non
Date
Format JJ/MM/AAAA. Date de sortie de l’unité
d’enseignement.
Dept Naiss.
Non
Chaîne de caractères
alphanumériques
3 chiffres au maximum.
Lieu Naiss.
Non
Chaîne de caractères
alphanumériques
27 caractères au maximum.
Nationalité
Non
Chaîne de caractères
alphanumériques
40 caractères au maximum.
Pour le fichier des responsables, « respons.txt » :
23
Chapitre 1 – Débuter l’année scolaire
Nom du champ
Obligatoire ?
Type de donnée
Commentaires
Code élève
Oui
Numérique
Ce champ doit être identique au champ « Code
élève » du fichier élève, pour les élèves associés
au responsable.
ATTENTION !
Dans le cas de fratries (plusieurs enfants dans
une même famille), chaque responsable doit
apparaître autant de fois dans le fichier des
responsables que le nombre d’enfants de la
famille.
Exemple : Famille avec 2 frères. Dans ce cas, les
responsables doivent apparaître chacun 2 fois
dans le fichier des responsables ; la première
fois avec le code élève du premier enfant, et la
seconde fois avec le code élève du deuxième
enfant.
Code parent
Oui
Numérique
Numéro unique pour chaque responsable. Ce
numéro peut avoir été renseigné par le logiciel
ayant fabriqué le fichier texte des responsables.
Type responsable
Non
Numérique
Valeur « 1 »pour le responsable 1 et « 2 » pour
le responsable 2.
ATTENTION !
Si le champ est vide, le premier responsable
trouvé dans le fichier sera considéré comme
responsable 1, le second comme responsable 2.
Nom
Oui
Chaîne de caractères
alphanumériques
25 caractères au maximum.
Prénom
Oui
Chaîne de caractères
alphanumériques
25 caractères au maximum.
Civilité
Non
Chaîne de caractères
alphanumériques
10 caractères au maximum. (« M. », « Mme »,
« Melle », ou « M. et Mme »).
Adresse
Non
Chaîne de caractères
alphanumériques
25 caractères au maximum.
Adresse 2
Non
Chaîne de caractères
alphanumériques
25 caractères au maximum.
Code Postal
Non
Chaîne de caractères
alphanumériques
5 caractères au maximum.
Ville
Non
Chaîne de caractères
alphanumériques
27 caractères au maximum.
Nationalité
Non
Chaîne de caractères
alphanumériques
40 caractères au maximum.
Tel domicile
Non
Chaîne de caractères
alphanumériques
14 caractères au maximum.
Tel portable
Non
Chaîne de caractères
alphanumériques
14 caractères au maximum.
Tel bureau
Non
Chaîne de caractères
alphanumériques
14 caractères au maximum.
24
Chapitre 1 – Débuter l’année scolaire
Fax personnel
Non
Chaîne de caractères
alphanumériques
14 caractères au maximum.
Mail personnel
Non
Chaîne de caractères
alphanumériques
50 caractères au maximum.
Tel Rouge
Non
1 caractère
« O » pour oui et « N » pour non.
Nb. enfants à charge
Non
Numérique
Options d’importation
Convertir les prénoms en minuscule : si la case est cochée, tous les prénoms importés sont
systématiquement mis en minuscule. Si la case n’est pas cochée, les prénoms ne subissent aucune
modification.
Archiver les élèves sans division : si la case est cochée, tous les élèves sans division renseignée dans le
fichier texte seront importés en tant « qu’élèves archivés ». Si la case n’est pas cochée, les élèves sans
division ne seront pas importés.
Modifier les élèves et responsables existants : si la case est cochée, pour chaque élève et responsable
trouvé dans le fichier texte, si un élève ou un responsable correspondant existe déjà dans votre base UD
Elèves, ses informations seront mises à jour en reprenant celles du fichier texte. Si la case n’est pas cochée,
seuls les nouveaux élèves ou nouveaux responsables seront ajoutés à votre base.
Ignorer les élèves dont la division n’existe pas : si la case est cochée, chaque élève dont la division
n’existe pas ne sera pas importé. Si la case est cochée et qu’un ou plusieurs élèves dont la division n’existe
pas sont trouvés dans votre fichier texte, un message vous invitera alors à créer la ou les divisions
correspondantes dans la fenêtre Données de base – Divisions.
Pour effectuer l’importation depuis un fichier texte
1.
Choisissez Initialisations - UD Elèves – Importer les élèves depuis un fichier texte.
2.
Respectez les consignes énoncées ci-dessus, et sélectionnez vos options d’importation.
3.
Cliquez sur le bouton
4.
Choisissez le séparateur de champ adéquat pour séparer correctement les colonnes de votre fichier texte.
Ceci est nécessaire si les informations chargées ne sont pas correctement lisibles (signes cabalistiques,
plusieurs informations dans une même colonne…).
5.
Faites correspondre les colonnes prévues par l’importation avec les colonnes trouvées dans vos fichiers
texte, en déplaçant les colonnes par un glissé de souris.
6.
Cliquez sur le bouton « Importer ».
et sélectionnez le fichier « Eleves.txt ».
Importer les absences, les retards, les incidents et les sanctions
depuis Molière
Accès : Choisissez Initialisations - UD Elèves – Importer les absences, retards, … depuis
Molière.
L’importation depuis Molière ne fonctionne que :
si vous disposez de Molière 7.0 ou version supérieure
si Molière est accessible depuis le poste sur lequel vous effectuez cette manipulation
25
Chapitre 1 – Débuter l’année scolaire
Pour importer les absences, les retards, les incidents et les sanctions de Molière
1.
Choisissez Initialisations - UD Elèves – Importer les absences, retards, … depuis Molière.
2.
Cliquez sur le bouton
répertoire d’installation de Molière.
3.
Cochez « Importation des incidents et des actions » si vous souhaitez importer les incidents et sanctions
de Molière.
4.
Cliquez sur le bouton
et sélectionnez le fichier « Moliere.env » qui se trouve dans le
.
Vous pouvez consulter les informations importées dans la fenêtre UD Elèves – Elèves, onglets Absences et
retards et Incidents et sanctions d’un élève.
Remarque
Ces importations peuvent durer quelques minutes, en fonction du nombre d’élèves ainsi que de la vitesse de
transmission des données notamment si vous êtes en réseau avec Molière.
Importer des notes et des bulletins depuis Nota Bene
Accès : Choisissez Initialisations - UD Elèves – Importer les notes et bulletins depuis
Nota Bene.
L’importation depuis Nota Bene ne fonctionne que :
si vous disposez de Nota Bene 8.0 ou version supérieure
si Nota Bene est accessible depuis le poste sur lequel vous effectuez cette manipulation
26
Chapitre 1 – Débuter l’année scolaire
S’il n’existe aucun professeur, aucune division et aucun élève dans les données de base, l’importation crée toutes
ces données depuis Nota Bene. S’il existe au moins un élément par type d’information (ex : un professeur), UD
Elèves n’importera pas les éléments de ce type d’informations.
Exemple : Supposons qu’UD Elèves comporte une division. L’importation de Nota Bene récupèrera les élèves et
les professeurs présents dans Nota Bene mais pas les divisions.
Pour importer les notes et les bulletins depuis Nota Bene
1.
Choisissez Initialisations - UD Elèves - Importer les notes et bulletins depuis Nota Bene.
2.
Cliquez sur le bouton
pour sélectionner le fichier « Nota Bene.exe » qui se trouve dans le
répertoire d’installation de Nota Bene.
3.
Cliquez sur le bouton
.
Vous pouvez consulter les informations importées dans la fenêtre UD Elèves – Elèves, onglet Notes d’un élève.
Remarque
Ces importations peuvent durer quelques minutes, en fonction du nombre d’élèves ainsi que de la vitesse de
transmission des données notamment si vous êtes en réseau avec Nota Bene.
Option Transfert rectorat : Unité
importation des nomenclatures GEP
d’enseignement
privée :
Accès : Choisissez Initialisations - UD Elèves – Etablissement privé : Importer les
nomenclatures de Gep.
Cette commande doit être utilisée uniquement par les unités d’enseignement privées disposant de l’option
supplémentaire « Transfert rectorat ».
Recommandations
27
Chapitre 1 – Débuter l’année scolaire
Pour une unité d’enseignement privée disposant de l’option supplémentaire « Transfert rectorat » et
souhaitant exporter les élèves et les structures définies dans UD Elèves vers GEP, il est nécessaire de définir
dans GEP le mode de transfert en mode « IMPORT ».
Dans ce cas, il est indispensable d’importer les nomenclatures officielles délivrées par GEP, afin de s’assurer
de la conformité des informations saisies dans la fiche Elève, et ainsi permettre ensuite l’intégration des
informations dans GEP.
L’importation des nomenclatures depuis GEP permet de récupérer dans les informations Elèves d’UD Elèves
suivantes :
Liens de parenté
Orphelins
Régimes
Situations professionnelles
CSP
Bourses
Unité d’enseignement et natures d’unité d’enseignement
MEF
Formations
Statuts élèves
Motifs de départ élève
Nationalités
Communes
Pour importer les nomenclatures de GEP
1.
Choisissez Initialisations - UD Elèves - Importer les nomenclatures de GEP.
28
Chapitre 1 – Débuter l’année scolaire
2.
Cliquez sur le bouton
pour sélectionner le fichier « GxSNzzzz.txt » où x correspond au
dernier chiffre de l’année scolaire (par exemple « 5 » pour « 2005 »). Ces fichiers se trouvent dans le
répertoire GEP\numéro d’unité d’enseignement\ ou GEP\ numéro d’unité d’enseignement\AS0x.
3.
Cliquez sur le bouton
pour commencer l’importation.
Vous pouvez consulter les informations importées dans la fenêtre UD Elèves – Informations Elèves. Elles
pourront ensuite être associées aux élèves dans la fiche Elève.
Paramétrer les importations automatiques
Accès : Choisissez Initialisations - UD Elèves - Paramétrer les importations automatiques.
Pour simplifier les importations des notes depuis Nota Bene ainsi que l’importation des données relatives aux
absences, aux retards, aux incidents et aux sanctions depuis Molière, vous disposez d’un outil d’importation
automatique.
Cet outil permet de paramétrer les fréquences d’importation des données à partir Nota Bene et Molière, ainsi
votre base est mise à jour régulièrement sans intervention de votre part.
Cette fenêtre de paramétrages des importations a 2 fonctionnalités :
lancer l’outil de paramétrage des importations
consulter le journal des importations automatiques
Outil de paramétrage
IMPORTANT
Si une importation automatique de données est en cours, le réaffichage de la fenêtre peut prendre quelques
instants. Prenez patience, et n’arrêtez surtout pas l’outil pendant ce temps.
29
Chapitre 1 – Débuter l’année scolaire
Pour paramétrer et activer les importations
1.
Choisissez Initialisations - UD Elèves - Paramétrer les importations automatiques.
2.
Cliquez
sur
.
L’outil d’importation automatique ne se lance que s’il n’est pas déjà en cours d’exécution. S’il est en cours
d’exécution, un message vous avertit, et le cadre « Journal des importations automatiques » contient la
trace de cette importation.
3.
Choisissez les jours et l’heure auxquels vous souhaitez que l’importation automatique ait lieu.
Si vous cochez « effectuer l’importation toutes les 2 heures », indiquez une heure de fin des importations
(supérieure à l’heure de début choisie). Ainsi l’outil d’importation effectue l’importation toutes les 2
heures, entre l’heure de début et l’heure de fin choisie.
4.
Vérifiez que les chemins d’accès aux données soient corrects (ils sont définis dans la fenêtre
Initialisations – UD Elèves – Chemin d’accès aux données).
5.
Cliquez
sur
le
bouton
« réduire »
pour
activer
l’outil
d’importation
automatique.
L’icône
apparaît alors en bas à droite de l’écran près de l’horloge, il vous indique que l’outil
d’importation automatique est en service et s’occupe donc, au moment venu, de lancer les importations.
6.
Cliquez avec le bouton droit de la souris sur l’icône
en bas à droite de l’écran et choisissez « Afficher
l’outil d’importation automatique » pour réafficher la fenêtre de configuration des importations
automatiques.
Pour désactiver l’outil d’importation automatique
1.
Cliquez avec le bouton droit de la souris sur l’icône
en bas à droite de l’écran et choisissez « Afficher
l’outil d’importation automatique » pour réafficher la fenêtre de configuration des importations
automatiques.
2.
Cliquez sur la croix de fermeture de la fenêtre « Importation automatique » pour désactiver l’outil
d’importation
automatique.
Les prochaines importations automatiques n’auront donc pas lieu.
Journal des importations
Le journal des importations permet de connaître :
l’état de l’outil d’importation – activé, avec la date et l’heure de la prochaine importation ou désactivé le résultat et l’avancée des importations automatiques, semaine par semaine.
30
Chapitre 1 – Débuter l’année scolaire
L’importation des données de Nota Bene et Molière se fait par étapes. Si l’une des étapes n’a pas pu se dérouler
correctement ou fait l’objet d’une remarque, celle-ci est listée dans la colonne « Action » du journal des
importations.
Chaque action est datée - jour et heure – et fait mention d’un résultat. Vous avez également le nom de
l’utilisateur ayant déclenché l’action ainsi que le nom Windows de la machine depuis laquelle il a lancé l’action.
Vous pouvez purger semaine par semaine le journal des importations si vous le souhaitez.
Pour purger le journal des importations
1.
Choisissez Initialisations - UD Elèves - Paramétrer les importations automatiques.
2.
Sélectionnez la semaine à purger à l’aide des boutons précédent
3.
Cliquez sur le bouton
et suivant
.
.
Assistant photos
Accès : Choisissez Initialisations – UD Elèves - Assistant photos.
L’assistant photos permet d’associer des photos aux élèves, quelque soit les noms de photos. Si vous disposez de
Nota Bene et de Molière, vous faites une seule association de photos qui est prise en compte pour les deux
logiciels.
31
Chapitre 1 – Débuter l’année scolaire
L’assistant affiche d’une part tous les élèves classe par classe et, d’autre part, toutes les photos répertoriées dans
le dossier source que vous lui indiquez. Vous associez une photo par élève.
Vous n’êtes pas obligé d’effectuer toutes les associations élève – photo en même temps. En effet, vous pouvez
lancer l’assistant autant de fois que vous le souhaitez. Il vous affiche le travail déjà effectué que vous pourrez
modifier ou compléter si vous le souhaitez.
Recommandations
Le choix du
dossier dans
lequel vous enregistrez
vos photos est primordial
et unique.
Ce dossier doit être le même pour toutes vos photos. En effet, Nota Bene et Molière ne prennent en
compte qu’un seul dossier de photos. De plus, si vous changez de dossier, vous perdrez les associations
effectuée jusque là.
Nous vous recommandons de renseigner correctement les codes élèves avant de faire vos associations
de photos. Effectivement, si vous modifiez le code d’un élève après lui avoir associé une photo,
l’association n’est pas conservée.
ATTENTION
En cas de cité scolaire avec deux installations distinctes du logiciel, et donc deux bases élèves différentes, il ne
faut pas enregistrer les associations de photos dans le même répertoire.
L’association élève – photo dans l’assistant photos s’effectue en 3 étapes :
1.
Affichage
des
photos.
Si vos photos sont stockées dans plusieurs dossiers (ex : un répertoire par classe), il faudra travailler en
plusieurs fois, c’est à dire dossier après dossier.
2.
Association élève - photo.
3.
Enregistrement des associations.
Pour
Afficher
associer
Procédez ainsi
les
photos
à Choisissez Initialisations – UD Elèves - Assistant photos.
Cliquez sur le bouton « Parcourir » du champ « Source ».
Indiquez le chemin au dossier contenant les fichiers de photos,
sélectionnez l’une des photos et cliquez sur « Ouvrir ».
L’assistant affiche toutes les photos se trouvant dans le répertoire indiqué.
Associer une photo à un
Choisissez la classe de l’élève à l’aide des boutons
et
.
élève
Sélectionnez l’élève et cliquez deux fois sur la photo que vous voulez lui associer.
La photo s’affiche à côté du nom de l’élève.
Le nom du fichier de la photo se grise dans la liste des photos, indiquant ainsi que la
photo est déjà associée à un élève.
Enregistrer
les Cliquez sur le bouton « Parcourir » du champ « Destination ».
associations de photos
Sélectionnez le dossier dans lequel vous voulez stocker les photos et les informations
concernant les associations de photos.
Cliquez sur le bouton « Associer »
32
Chapitre 1 – Débuter l’année scolaire
Supprimer
une
Choisissez la classe de l’élève à l’aide des boutons
et
.
association élève - photo
Sélectionnez l’élève et cliquez deux fois sur la photo située à droite du nom de l’élève
ou sélectionnez l’élève et appuyez sur la touche « Suppr » du clavier.
Remarque
Les formats des photos reconnus par l’assistant sont .bmp, .jpg et .jpeg
Si l’élève est renseigné avec un code Gep, l’association de sa photo ne sera pas à refaire au passage de
l’année N+1.
33
Chapitre 1 – Débuter l’année scolaire
34
Chapitre 2 – Données de base
II. Chapitre 2 – Données de base
Note pour les anciens utilisateurs d’UD Elèves : le menu Données de base – Interro base a été
supprimé. Vous trouverez désormais toutes les informations accessibles à partir de ce menu dans les données de
base – Divisions, Matières et Professeurs.
Dans ce chapitre
I.
Divisions
II.
Matières
III.
Professeurs
35
Chapitre 2 – Données de base
A.
Divisions
Accès : Choisissez Données de bases – Divisions.
Chaque division est renseignée par :
-
Un code division. Le logiciel se sert du code division pour identifier une division.
-
Un libellé long. Le libellé long est utilisé à l’impression des documents.
-
Un niveau.
-
Un ou deux professeurs principaux.
-
Un établissement associé.
-
Un effectif déclaré.
-
Un contrat.
Deux divisions ne peuvent pas avoir le même code et/ou le même libellé.
Sup multi-utilisateurs : Vous devez impérativement associer une unité d’enseignement à chaque division afin
de pouvoir définir le calendrier des jours fermés par établissement (cf. Manuel UD Planning au chapitre 1 –
Débuter l’année scolaire – III. Définir les jours fermés par unité d’enseignement).
IMPORTANT
La suppression d’une division entraîne la suppression des élèves de la classe, ainsi que de tous les cours et
groupes de la division.
Pour
Procédez ainsi
Créer un niveau
Choisissez Données de bases – Divisions et cochez « Infos » dans la barre d’outils.
Sélectionnez une case vide du tableau des divisions.
Cliquez deux fois dans une case vide de la ligne en bas de l’encadré « Détail d’une
division ».
Saisissez le nom du niveau.
36
Chapitre 2 – Données de base
Cliquez sur une autre case du tableau pour valider votre saisie.
Modifier un niveau
Choisissez Données de bases - Divisions et cochez « Infos » dans la barre d’outils.
Sélectionnez une case vide du tableau.
Cliquez deux fois sur la case en bas de l’encadré « Détail d’une division » contenant le
libellé du niveau à modifier.
Modifiez le nom du niveau.
Cliquez sur une autre case du tableau pour valider votre saisie.
Changer la
d’un niveau
couleur Choisissez Données de bases - Divisions et cochez « Infos » dans la barre d’outils.
Sélectionnez une case vide du tableau des divisions.
Cliquez, avec le bouton droit de la souris, sur la case contenant le libellé du niveau.
Modifiez la couleur dans la fenêtre surgissante et cliquez sur OK.
Cliquez sur une autre case du tableau pour valider votre saisie.
Pour
Procédez ainsi
Créer une division
Choisissez Données de bases - Divisions.
Cliquez deux fois sur une des cases vides du tableau.
Tapez le nom de la division (8 caractères maximum).
Cliquez dans la zone de saisie du libellé.
Saisissez le libellé de la division (25 caractères maximum) si vous souhaitez qu’il soit
différent du code.
Sélectionnez le niveau de la division.
Cliquez sur une autre case du tableau pour valider votre saisie.
Déplacer une division
Choisissez Données de bases - Divisions.
Glissez
la
division
vers
son
nouvel
Si ce dernier est déjà occupé, les deux divisions sont échangées.
Renommer
division
emplacement.
une Choisissez Données de bases - Divisions.
Cliquez deux fois sur la division.
Tapez le nouveau nom.
Cliquez sur une autre case du tableau pour valider votre saisie.
Supprimer
division
une Choisissez Données de bases - Divisions.
Sélectionnez la division à supprimer.
Appuyez
sur
ou cliquez sur le bouton
la
touche
de la barre d’outils
Confirmez la suppression.
Attention !
Si vous supprimez une division,
37
« SUPPR »
du
clavier
Chapitre 2 – Données de base
TOUS les cours associés à cette division et ses groupes seront supprimés
TOUS les élèves associés à cette division seront supprimés
Rappel
Il est nécessaire que les divisions soient définies pour importer les notes de Nota Bene.
Astuces
Le détail des informations des données de bases peut être affiché ou non, à votre gré. Il suffit de cocher
l’option « Infos » dans la barre d’outils pour que le détail soit visible en permanence. Si cette option n’est pas
cochée, vous ne verrez le détail des données de bases que lors des créations et des modifications.
Le nombre de divisions est compris dans l’intitulé de la fenêtre. Exemple : Divisions (14)
Pour plus de lisibilité, vous pouvez regrouper les divisions par niveau, chaque niveau commençant sur une
nouvelle ligne.
B.
Matières
Accès : Choisissez Données de bases - Matières.
Chaque matière est identifiée par un code matière unique.
A chaque code matière peut être associé :
un libellé permettant d’en préciser la signification.
deux couleurs utilisées ensuite dans les cours, les listes déroulantes et la base professeurs.
IMPORTANT
La suppression d’une matière entraîne la suppression de tous les cours associés à cette matière.
Conseils
Vous pouvez organiser vos matières par catégorie (matières littéraires, matières scientifiques, langues…) en
séparant ces dernières par des cases vides de façon à pouvoir ajouter une matière à une catégorie en cas
d’oubli.
Pour plus de commodité, nous vous conseillons d’attribuer une couleur précise à chaque catégorie (exemple :
le jaune aux matières littéraires, le vert aux matières artistiques, etc.…). Les matières sont proposées par
ordre alphabétique dans les listes déroulantes.
38
Chapitre 2 – Données de base
Pour
Procédez ainsi
Créer une matière
Choisissez Données de bases - Matières.
Cliquez deux fois sur une des cases vides du tableau.
Tapez un code matière (10 caractères maximum).
Cliquez dans la zone de saisie du libellé long.
Tapez libellé de la matière (30 caractères maximum).
Sélectionnez une couleur.
Cliquez sur une des cases du tableau pour valider votre saisie.
Renommer une matière
Choisissez Données de bases - Matières.
Cliquez deux fois sur la matière à renommer.
Tapez les nouveaux code matière et libellé.
Cliquez sur une des cases du tableau pour valider votre saisie.
Supprimer une matière
Choisissez Données de bases - Matières.
Sélectionnez la matière à supprimer.
Appuyez
sur
la
ou cliquez sur le bouton
touche
« SUPPR »
du
clavier
de la barre d’outils
Confirmez la suppression.
Attention !
Si vous supprimez une matière, TOUS les cours associés à cette
matière seront supprimés.
39
Chapitre 2 – Données de base
Définir la couleur d’une matière
Choisissez Données de bases - Matières.
Cliquez deux fois sur la matière.
Cliquez sur une des couleurs proposées dans le détail de la matière.
Cliquez sur une des cases du tableau pour valider votre saisie.
Modifier une couleur de la palette
Choisissez Données de bases – Matières et cochez « Infos » dans la
barre d’outils.
Sélectionnez une case vide.
Cliquez deux fois sur la couleur à modifier dans le cadre « Détail d’une
matière », et choisissez la nouvelle teinte.
Cliquez sur une des cases du tableau pour valider votre saisie.
Déplacer manuellement une matière
Choisissez Données de bases - Matières.
Glissez la matière vers son nouvel emplacement (si ce dernier est déjà
occupé, les deux matières sont échangées).
Astuces
Le détail des informations des données de bases peut être affiché ou non, à votre gré. Il vous suffit de
choisir l’option « Infos » dans la barre d’outils pour que le détail soit visible en permanence. Si cette option
n’est pas cochée, vous ne verrez le détail des données de base que lors des créations et des modifications.
Le nombre de matières est compris dans l’intitulé de la fenêtre. Exemple : Matières (56).
C.
Professeurs
Accès : Choisissez Données de bases - Professeurs.
Chaque professeur est identifié principalement par son nom, son prénom, une civilité et une quotité horaire mais
également par :
-
une discipline
-
un type
-
un grade
-
deux matières
-
un commentaire
-
une autorisation de remplacement : si cette case est cochée, vous pourrez utiliser le professeur pour
les remplacements de cours (voir le chapitre 5, partie cours manqués et remplacements).
Remarques
Lorsque vous créez un professeur, seul son nom est obligatoire. Si deux professeurs portent le même nom,
vous devez les distinguer par le prénom (complet ou initial).
Si vous renseignez le prénom des professeurs, ceux-ci seront affichés et imprimés avec leur prénom.
La suppression d’un professeur engendre la suppression de ses absences et de ses participations aux
réservations de salles. L’utilisateur du logiciel lié à ce professeur est également supprimé.
40
Chapitre 2 – Données de base
Pour
Procédez ainsi
Créer un professeur
Choisissez Données de bases - Professeurs.
Cliquez deux fois sur une ligne vide du tableau.
Saisissez les informations professeur (au minimum un nom).
Cliquez sur une des cases du tableau pour valider votre saisie.
Modifier
professeur
les
informations Choisissez Données de bases - Professeurs.
Cliquez deux fois sur la ligne du professeur à modifier dans la liste des
enseignants.
Saisissez les nouvelles informations.
Cliquez sur un autre professeur ou une ligne vide du tableau pour valider vos
modifications.
Supprimer un professeur
Choisissez Données de bases - Professeurs.
Sélectionnez le professeur à supprimer.
Appuyez sur la touche SUPPR du clavier.
Confirmez la suppression.
Attention !
Si vous supprimez un professeur,
TOUS les cours associés à ce professeur seront supprimés
TOUS les remplacements effectués pour et par ce professeur seront
supprimés
TOUTES les absences du professeur seront supprimées
TOUTES les participations aux réservations de salles du professeur seront
supprimées
41
Chapitre 2 – Données de base
Trier les professeurs
Choisissez Données de bases - Professeurs.
Cliquez sur l’intitulé de colonne sur lequel vous souhaitez trier les professeurs :
nom,
discipline
ou
matière.
Un clic de souris trie les professeurs par ordre croissant et un autre clic les trie
par ordre décroissant.
Les disciplines, les types et les grades sont des listes paramétrables. Le logiciel vous propose quelques valeurs
par défaut. Si celles-ci ne vous conviennent pas, vous pouvez facilement les modifier ou en créer de nouvelles.
Les manipulations de création, modification et suppression sont identiques pour les disciplines, les types et les
grades.
Pour
Procédez ainsi
Créer une discipline
Choisissez Données de bases - Professeurs onglet Disciplines- Types Grades.
Cliquez deux fois sur la ligne « Nouvelle discipline ».
Saisissez le code et le libellé de la discipline.
Cliquez sur une des lignes du tableau ou tapez sur la touche ENTREE pour
valider votre saisie.
42
Chapitre 2 – Données de base
Modifier une discipline
Choisissez Données de bases - Professeurs onglet Disciplines- Types Grades
Cliquez deux fois sur le libellé à modifier.
Saisissez les nouvelles informations.
Cliquez sur une autre ligne du tableau ou tapez ENTREE pour valider la saisie.
Supprimer une discipline
Choisissez Données de bases - Professeurs onglet Disciplines- Types –
Grades.
Sélectionnez la discipline à supprimer.
Appuyez sur la touche SUPPR du clavier.
Confirmez la suppression.
Le logiciel supprime la discipline.
Rappel
Il est nécessaire que les professeurs soient définis pour importer les notes de Nota Bene.
Astuces
Le détail des informations des données de base peut être affiché ou non, à votre gré. Il vous suffit de choisir
l’option « Infos » dans la barre d’outils pour que le détail soit visible en permanence. Si cette option n’est pas
cochée, vous ne verrez le détail des données de base que lors des créations et des modifications.
Le nombre de professeurs est compris dans l’intitulé de la fenêtre. Exemple : Professeurs (106).
43
Chapitre 2 – Données de base
44
Chapitre 3 – Préparer les informations nécessaires à la gestion des élèves
III. Chapitre 3 – Préparer les
nécessaires à la gestion des élèves
informations
Accès : Choisissez UD Elèves - Informations élèves.
Dans cette fenêtre, vous allez définir un ensemble de données qui seront utilisées dans le fonctionnement du
module UD Elèves :
Famille : types de famille, liens de parenté, « catégories » d’orphelins.
Modalités : régimes, modalités de sortie, types de transport.
Professions des responsables : situation professionnelle, CSP (catégorie socioprofessionnelle), professions.
Finances : bourses, modes de paiement, assurances.
Etablissement : natures des unités d’enseignement, unité d’enseignement.
Scolarité : diplômes préparés, MEF, formations enseignées, statut des élèves de l’unité d’enseignement.
Actions : catégories d’action, actions.
Champs libres : permet de personnaliser des champs libres utilisés dans les fiches élèves.
Divers : motifs de départ d’un élève, nationalités, activités associatives, activités sportives, communes.
Paramétrages par défaut : permet d’indiquer quelles valeurs sont utilisées par défaut lors de la création d’un
nouvel élève.
Option Transfert rectorat :
La modification ou la création d’informations parmi les données importées depuis les nomenclatures GEP
pourrait conduire à un blocage lors de l’exportation des élèves vers GEP. Nous vous recommandons
donc de ne pas modifier ces informations à moins d’être réellement certain de la correspondance avec celles
de Gep.
Dans la fiche élève (UD Elèves – Elèves), il est indispensable d’utiliser les données importées depuis
les nomenclatures GEP, et de ne pas utiliser des données ajoutées manuellement pour les
informations suivantes :
Liens de parenté
MEF
Orphelins
Statut élève
Régimes
Motif de départ élève
Situations professionnelles
Nationalités
CSP
Communes
Bourses
L’ensemble des onglets de la fenêtre fonctionne sur le même principe. Seuls les onglets « Actions » et
« Paramétrages par défaut » ont un fonctionnement légèrement différent qui est expliqué un peu plus bas.
Pour
Procédez ainsi
Ajouter un élément dans une liste
Choisissez UD Elèves - Informations élèves.
Cliquez sur l’onglet de travail.
Dans la liste à renseigner, cliquez deux fois sur « Nouveau » ou
« Nouvelle ».
45
Chapitre 3 – Préparer les informations nécessaires à la gestion des élèves
Saisissez le texte de l’élément à ajouter.
Appuyez sur la touche « Entrée » du clavier pour valider la saisie du nouvel
élément ou cliquez sur une ligne de la liste.
Modifier un élément dans une liste
Choisissez UD Elèves - Informations élèves.
Cliquez sur l’onglet de travail.
Dans la liste, cliquez deux fois sur l’élément à modifier.
Modifiez le texte de l’élément.
Appuyez sur la touche « Entrée » du clavier pour valider la saisie du nouvel
élément ou cliquez sur une ligne de la liste.
Supprimer un élément dans une Choisissez UD Elèves - Informations élèves.
liste
Cliquez sur l’onglet de travail.
Dans la liste, sélectionnez l’élément à supprimer.
Appuyez sur la touche « SUPPR » du clavier et confirmez la suppression.
Attention ! La suppression est irréversible.
Choisir quel élément sera utilisé Choisissez UD Elèves - Informations élèves.
par défaut lors de la création d’un
Cliquez sur l’onglet de travail.
nouvel élève
Cliquez sur le bouton
en bas de l’onglet puis cliquez sur l’information
que vous souhaitez utiliser par défaut lors de la création d’un nouvel élève.
L’onglet « Actions » contient par défaut deux catégories d’action « Courriers envoyés CPE » et « Gommettes »
ainsi que leurs actions associées. Elles sont récupérées de Molière et ne peuvent pas être supprimées ni
modifiées.
Pour
Procédez ainsi
Créer une catégorie d’action
Choisissez UD Elèves - Informations élèves.
Cliquez sur l’onglet « Actions ».
Dans la liste « Catégories
« Nouvelle catégorie d’action ».
d’action »,
cliquez
deux
fois
sur
Saisissez le libellé de la catégorie à ajouter.
Appuyez sur la touche « Entrée » du clavier pour valider la nouvelle
catégorie ou cliquez sur une ligne de la liste.
Cliquez avec le bouton droit de la souris sur la catégorie d’action ajoutée et
sélectionnez une couleur de représentation.
Modifier une catégorie d’action
Choisissez UD Elèves - Informations élèves.
Cliquez sur l’onglet « Actions ».
Dans la liste « Catégories d’action », cliquez deux fois sur la catégorie
d’action à modifier.
46
Chapitre 3 – Préparer les informations nécessaires à la gestion des élèves
Modifiez le libellé de la catégorie.
Appuyez sur la touche « Entrée » du clavier pour valider la nouvelle
catégorie.
ou cliquez sur une ligne de la liste.
Cliquez avec le bouton droit de la souris sur la catégorie d’action ajoutée et
modifiez éventuellement la couleur de représentation.
Supprimer une catégorie d’action
Choisissez UD Elèves - Informations élèves.
Cliquez sur l’onglet « Actions ».
Dans la liste « Catégories d’action », sélectionnez la catégorie d’action à
supprimer.
Appuyez sur la touche « SUPPR » du clavier et confirmez la suppression.
Attention ! La suppression est irréversible.
Pour
Procédez ainsi
Créer une action
Choisissez UD Elèves - Informations élèves.
Cliquez sur l’onglet « Actions ».
Dans la liste « Catégories d’action », sélectionnez la catégorie d’action pour
laquelle vous allez créer l’action.
Dans la liste « Actions », cliquez deux fois sur « Nouvelle action ».
Saisissez le libellé de l’action à ajouter.
Appuyez sur la touche « Entrée » du clavier pour valider la saisie de l’action
ou cliquez sur une autre ligne de la liste.
L’action prend alors la couleur de la catégorie à laquelle elle appartient.
Modifier une action
Choisissez UD Elèves - Informations élèves.
Cliquez sur l’onglet « Actions ».
Dans la liste « Actions », cliquez deux fois sur l’action à modifier.
Modifiez le libellé de l’action.
Appuyez sur la touche « Entrée » du clavier pour valider la modification de
l’action ou cliquez sur une autre ligne de la liste.
Modifier la catégorie d’action d’une Choisissez UD Elèves - Informations élèves.
action
Cliquez sur l’onglet « Actions ».
Dans la liste « Catégories d’action », sélectionnez la nouvelle catégorie à
appliquer à l’action.
Cliquez sur le bouton « Modifier »
mode modification.
de la barre d’outils pour passer en
Cliquez sur l’action devant appartenir à la catégorie d’action choisie.
47
Chapitre 3 – Préparer les informations nécessaires à la gestion des élèves
L’action prend alors la couleur de sa nouvelle catégorie d’appartenance.
Cliquez à nouveau sur le bouton
modification.
Supprimer une action
de la barre d’outils pour le mode
Choisissez UD Elèves - Informations élèves.
Cliquez sur l’onglet « Actions ».
Dans la liste « Actions », sélectionnez l’action à supprimer.
Appuyez sur la touche « SUPPR » du clavier et confirmez la suppression.
Attention ! La suppression est irréversible.
L’onglet Paramétrages par défaut vous permet d’indiquer quelles valeurs doivent être utilisées par défaut lors de
la création d’un nouvel élève. Vous pouvez donc indiquer dans cet écran les réglages les plus fréquents de votre
établissement afin de gagner du temps lors de la saisie d’un nouvel élève.
48
Chapitre 4 – Etablissement privé : inscrire les élèves
IV. Chapitre 4 – Etablissement privé : inscrire les
élèves
Dans ce chapitre
I. Informations des élèves pré-inscrits
II. Créer, modifier, supprimer les élèves pré-inscrits
49
Chapitre 4 – Etablissement privé : inscrire les élèves
Accès : Choisissez UD Elèves – Inscriptions élèves.
La fenêtre d’inscription concerne uniquement les élèves à inscrire pour la rentrée prochaine. Les
élèves à inscrire pour l’année en cours doivent être directement ajoutés dans la base élèves (cf. chapitre 5 –
Gérer les élèves pendant l’année scolaire).
Informations des élèves pré-inscrits
Les élèves pré-inscrits sont présentés sous forme de liste, avec un condensé des informations les concernant :
nom, prénom, sexe, date de naissance, division et MEF. Ceci ne représente qu’une infime partie des informations
disponibles pour l’élève dans votre base.
Pour afficher le détail d’un élève pré-inscrit
1.
Choisissez UD Elèves – Inscriptions élèves.
2.
Cochez l’option « Infos » dans la barre d’outils.
En bas de la fenêtre apparaît un cadre « Détail d’un élève » contenant l’ensemble des informations disponibles
pour l’élève sous forme d’onglets.
Ces onglets peuvent contenir de 1 à 3 encadrés d’informations. Ainsi pour chacun des onglets présentés cidessous, vous pouvez obtenir différents affichages.
Pour
Procédez ainsi
Afficher l’un des encadrés d’un Choisissez l’onglet et cliquez sur le bouton
l’onglet
l’encadré à afficher
Afficher tout le détail d’un onglet
Choisissez l’onglet et cliquez sur le bouton
« Détail d’un élève »
50
situé devant l’intitulé de
situé devant l’intitulé du cadre
Chapitre 4 – Etablissement privé : inscrire les élèves
Option Transfert rectorat : les informations nécessaires à l’exportation des données élèves sont indiquées
avec le signe « ° » placé derrière le nom de ces informations.
Onglet « Identité »
Dans cet onglet sont précisées les informations relatives à l’identité de l’élève. Ces informations sont découpées
en 3 encadrés : « Identité », « Scolarité en cours », « Modalités ».
Identité

Nom

Prénom

Deuxième prénom

Date de naissance

Sexe

Photo

Condition de sortie

Sortie autorisée en cours de journée

N° Gep : code Gep de l’élève (5 caractères), zone
calculée et non modifiable

Hors secteur : indique si l’élève habite en
dehors du secteur de l’unité d’enseignement

N° Identifiant National : identifiant national de
l’élève dans Gep (11 caractères), zone calculée et
non modifiable

Numéro élève : permet de gérer un numéro
élève (10 caractères max.) interne à l’unité
d’enseignement. Ce numéro est différent du
code Gep de l’élève et du N° INE.

Entrée dans l’unité d’enseignement : date d’entrée
dans l’unité d’enseignement

Publipostages
adressés
aux
deux
responsables : courriers envoyés aux deux
responsables de l’élève
Scolarité en cours

Division

Redoublant

Niveau

Délégué

MEF

Unité d’enseignement actuel

Spécialité MEF : spécialité du MEF de l’élève

Professeurs principaux

Options obligatoires

Options facultatives

Statut : statut de l’élève concernant sa scolarité.
Ex : alternance, apprentissage, scolarité.

Formation : information complémentaire
relative à la formation suivie par l’élève.
Ex : nom de la classe, Technique,
Professionnelle.
Option Transfert rectorat :
Trois informations supplémentaires sont gérées : la prise en compte des programmes, des combinatoires et des
modalités d’élection dans les options proposées. Ces options sont utiles si vous avez préalablement importé les
nomenclatures de Gep.
L’option « Tenir compte des programmes » permet de filtrer les options proposées selon le MEF de l’élève.
L’option « Tenir compte des modalités d’élection » permet de filtrer les options selon leur caractère d’obligation
(facultative ou obligatoire).
51
Chapitre 4 – Etablissement privé : inscrire les élèves
L’option « Tenir compte des combinatoires » permet de connaître pour un MEF les options obligatoires possibles.
Important
Si des matières ne sont pas présentes dans les matières proposées, cela signifie qu’elles n’ont pas été définies
dans les programmes des MEF de Gep. Il faut donc rajouter ces informations dans Gep et refaire l’importation des
nomenclatures (cf. chapitre 1 – Débuter l’année scolaire – III. Définir le module UD Elèves).
Modalités

Régime :
Ex :
interne, externe.
demi-pensionnaire,

Distance Etab./Dom. : distance entre le domicile de
l’élève et l’unité d’enseignement

Demi-pension : choix des jours et des
repas pour la demi-pension

Activités sportives

Moyens de transport

Activités associatives
Onglet « Adresses »
Dans cet onglet sont précisées les informations relatives aux adresses de l’élève et de ses responsables. Ces
informations sont découpées en 3 encadrés : « Adresses du responsable principal », « Adresse du second
responsable », « Adresse personnelle de l’élève ».
Dans cet onglet, vous pouvez choisir les responsables principaux ou secondaires parmi les responsables déjà
existants en cliquant sur les boutons
.
Il est également possible de supprimer le responsable principal ou le responsable secondaire en cliquant sur les
boutons
.
Onglet « Informations confidentielles »
Dans cet onglet sont précisées les informations plus confidentielles relatives à l’élève et à ses responsables. Ces
informations sont découpées en 3 encadrés : « Nationalité et famille », « Responsable principal », « Second
responsable »
52
Chapitre 4 – Etablissement privé : inscrire les élèves
Nationalité et famille

Commune de naissance : pour les élèves nés à
l’étranger, saisissez la valeur 999.

Commentaire : texte libre pour
commentaire concernant l’élève

Lieu de naissance

Langue parlée à la maison

Département de naissance

Orphelin

Pays de naissance

Pupille

Nationalité

Type de famille
tout
Responsable principal

Date de naissance

Autorisation
de
communiquer
les
coordonnées aux associations de parents
d’élèves

Nationalité

Utilisation de la photo autorisée

Situation professionnelle

A contacter en cas d’urgence

Employeur

Nbre d’enfants à charge

Lien de parenté : lien de parenté du responsable
avec l’élève

Nbre d’enfants au total

N° INSEE : n° INSEE de l’employeur

Nbre d’enfants inscrits : nombre d’enfants
inscrits dans l’unité d’enseignement

CSP

Nbre d’enfants du 2nd degré

Profession
Second responsable

Date de naissance

N° INSEE : n° INSEE de
l’employeur

Nationalité

CSP

Situation professionnelle

Profession

Employeur

A
contacter
d’urgence

Lien de parenté : lien de parenté du responsable
avec l’élève

en
cas
Onglet « Parcours scolaire »
Dans cet onglet sont précisées les informations relatives à l’unité d’enseignement d’origine ainsi qu’à l’unité
d’enseignement de destination de l’élève. Ces informations sont découpées en 2 encadrés : « Etablissement
d’origine », « Etablissement de destination ».
Etablissement d’origine

Etablissement

MEF issu de la formation

Nom établissement

Division

Adresse établissement

RNE

Ville

Type d’établissement

Départ de l’établissement
Etablissement de destination

Etablissement
53
Chapitre 4 – Etablissement privé : inscrire les élèves

Nom établissement

Motif de départ

Adresse établissement

RNE

Ville

Type d’établissement
Onglet « Cursus »
Option Cursus scolaire : cet onglet n’est visible qu’avec cette option.
Il est IMPERATIF d’utiliser la commande Outils – Passage à l’année N+1 en fin d’année scolaire pour que
cette année qui s’achève soit prise en compte dans le cursus des élèves.
Vous pouvez consulter le cursus scolaire des élèves, c'est-à-dire leurs notes, leurs absences et les informations
suivantes :

Division

Date d’entrée

MEF

Date de sortie

Statut

Motif de départ

Formation

Options facultatives

Etablissement

Options obligatoires

N° RNE
Vous passez d’une année à l’autre en utilisant les boutons « Précédent »
et « Suivant »
.
Onglet « Comptabilité »
Dans cet onglet sont précisées les informations relatives à la comptabilité de l’élève. Ces informations sont
découpées en 3 encadrés : « Informations liées à l’élève », « Payeur » et « Informations liées aux payeurs ».
Informations liées à l’élève

Bourse principale

Montant de la bourse secondaire

Nombre de part pour la bourse principale

Assurances : assurances auxquelles l’élève a
souscrit

Montant de la bourse principale

Montant de l’acompte

Bourse secondaire

Compte comptable
l’acompte

Nombre de part pour la bourse secondaire

Mode de facturation dans le cas des élèves dont
le mode de calcul des frais de scolarité est « au
choix »

Civilité

Code postal

Nom

Ville

Prénom

Pays

Adresse

Téléphone domicile

Adresse complémentaire

Téléphone bureau

Commune

Téléphone portable

Code famille : correspond au compte tiers présent dans Sage facturation (information non modifiable).

Responsable principal : indique si le payeur est le responsable principal de l’élève. Les zones reprennent
dans
lequel
doit
aller
Payeur
54
Chapitre 4 – Etablissement privé : inscrire les élèves
les informations du responsable principal. Elles sont non modifiables.

Responsable secondaire : indique si le payeur est le responsable secondaire de l’élève. Les zones
reprennent les informations du responsable secondaire. Elles sont non modifiables.

Autre : indique si le payeur est une personne autre que le responsable principal et le responsable
secondaire
de
l’élève.
Vous avez 2 choix :
Le payeur existe : c’est un responsable de la base élèves ou un payeur déjà saisi. Sélectionnez-le avec
l’option « Responsable » dans la fenêtre qui s’affiche quand vous choisissez « Autre personne ».
Le payeur n’existe pas. Saisissez les informations demandées. Les informations nécessaires sont : nom,
prénom, adresse, ville et code postal.

Aucun : indique qu’il n’y a aucun payeur pour l’élève
Informations liées au payeur

Domiciliation bancaire

Carte bancaire

Identité bancaire

Mode de paiement

Intitulé du compte

APEL

N° RIB / RIP ou IBAN

Total des revenus des responsables

Code BIC
Onglet « Informations médicales »
Dans cet onglet sont précisées les informations médicales de l’élève telles que les personnes à contacter en cas
d’urgence, son médecin traitant, etc…. Ces informations sont découpées en 2 encadrés : « Informations »,
« Personnes à contacter »
Informations

Autorisation à prendre des mesures d’urgence

Hôpital référent

Nom médecin traitant

Coordonnées

Commentaire sur le dossier médical

Personnes à contacter

Nom

Téléphone domicile

Prénom

Téléphone bureau

Liens de parenté

Téléphone portable
Onglet « Champs libres »
Cet onglet permet de personnaliser la fiche Elève en utilisant des champs spécifiques à votre unité
d’enseignement, au nombre maximum de 8, paramétrables dans UD Elèves – Informations élèves.
Onglet « Emploi du temps »
Si vous disposez du module UD Planning, cet onglet vous permet d’afficher directement l’emploi du temps de
l’élève pour la semaine en cours.
55
Chapitre 4 – Etablissement privé : inscrire les élèves
Créer, modifier, supprimer un élève pré-inscrit
Pour
Procédez ainsi
Pré-inscrire un nouvel élève
Choisissez UD Elèves – Inscriptions élèves.
Cliquez
ou
deux
cliquez
fois
sur
sur
le
la
ligne
bouton
« nouvel
de
la
élève »
barre
d’outils.
Le cadre « détail d’un élève » en bas de fenêtre est passé en mode « création d’un
élève ».
Dans le cadre « création d’un élève », complétez les informations du nouvel élève.
Cliquez sur une ligne du tableau pour valider la création de l’élève.
Modifier un élève pré-inscrit
Choisissez UD Elèves – Inscriptions élèves.
Cliquez
deux
fois
sur
la
ligne
de
l’élève
à
modifier
ou sélectionnez la ligne de l’élève à modifier et cliquez sur le bouton
d’outils.
de la barre
Le cadre « Détail d’un élève » en bas de fenêtre est passé en mode « Modification
d’un élève ».
Effectuez les modifications sur la fiche Elève.
Cliquez sur la ligne d’un autre élève dans le tableau pour valider la modification.
Modifier une information Choisissez UD Elèves – Inscriptions élèves.
élève pré-inscrit en série
Cliquez
deux
fois
sur
la
ligne
du
premier
élève
à
ou sélectionnez la ligne de l’élève à modifier et cliquez sur le bouton
d’outils.
modifier
de la barre
Le cadre « Détail d’un élève » en bas de fenêtre est passé en mode « Modification
d’un élève ».
Effectuez les modifications sur la fiche Elève.
Cochez « Modifications en série » dans le cadre « Modification d’un élève » en bas
de la fenêtre.
Cliquez
sur
le
nom
du
deuxième
élève
à
modifier.
Le cadre « Détail d’un élève » en bas de fenêtre est toujours en mode « Modification
d’un élève ».
Effectuez
les
modifications
sur
la
fiche
Elève.
Répétez les étapes 5 et 6 pour modifier votre base élèves.
Après la saisie de la modification pour le dernier élève à modifier, décochez
« Modifications en série » en bas de la fenêtre.
Cliquez sur la ligne d’un autre élève dans le tableau pour valider les modifications.
56
Chapitre 4 – Etablissement privé : inscrire les élèves
Supprimer
inscrit
un
élève
pré- Choisissez UD Elèves – Inscriptions élèves.
Sélectionnez la ligne de l’élève à supprimer.
Cliquez sur le bouton
du clavier.
de la barre d’outils ou appuyez sur la touche « SUPPR »
Cliquez sur OK pour valider la suppression.
Attention ! La suppression d’un élève est irréversible.
Filtrer / trier la liste des élèves
Pour retrouver plus simplement la liste des élèves correspondant à une catégorie bien précise, par exemple tous
les élèves de la division 2DE2, ou tous les élèves de sexe masculin, vous pouvez utiliser le filtre prévu à cet effet.
Vous pouvez cumuler plusieurs filtres en même temps.
Vous avez également la possibilité de trier votre liste d’élèves, quelle soit filtrée ou non. Ce tri, par ordre croissant
ou décroissant peut s’effectuer sur n’importe quelle colonne d’affichage.
Remarque
Dans le cas des champs « Division » et « MEF », vous pouvez sélectionner plusieurs éléments en maintenant la
touche « CTRL » du clavier enfoncée et en sélectionnant un à un les éléments à retenir pour le filtre.
Pour
Procédez ainsi
Effectuer un filtre sur la liste Choisissez UD Elèves – Inscriptions élèves.
des élèves pré-inscrits
Cochez « Filtre » dans la barre d’outils pour faire apparaître le filtre. Deux lignes
supplémentaires viennent s’ajouter en haut de la liste des élèves.
Cliquez sur le bouton
la
valeur
de la zone à filtrer et sélectionner dans la liste déroulante
du
champ
à
filtrer.
Par exemple, pour visualiser uniquement les élèves de 1ES1, cliquez sur le bouton
du
champ
division
et
sélectionnez
la
1ES1.
Vous obtenez alors la liste des élèves correspondant aux différents éléments
sélectionnés du filtre.
Annuler le filtre en cours sur Décochez l’option « Filtre » dans la barre d’outils.
la liste des élèves préinscrits
Annuler une partie du filtre
Cliquez sur le bouton
en cours sur la liste des
« Toutes ».
élèves pré-inscrits
du champ à ne plus filtrer et choisissez « Tous » ou
57
Chapitre 4 – Etablissement privé : inscrire les élèves
Trier la liste des élèves pré- Choisissez UD Elèves – Inscriptions élèves.
inscrits
Cliquez une fois sur l’en-tête de la colonne que vous souhaitez trier pour effectuer
un tri croissant
sur les informations contenues dans la colonne.
Cliquez une deuxième fois sur l’en-tête de la colonne pour effectuer un tri
décroissant
sur les informations contenues dans la colonne.
Astuces
Vous pouvez obtenir un niveau de détail plus important au niveau des colonnes d’affichage pour la fenêtre Elèves
pré-inscrits.
Pour élargir les informations affichées dans la liste des élèves pré-inscrits
1.
Choisissez UD Elèves – Inscriptions élèves.
2.
Cliquez sur le bouton
à droite de l’en-tête de colonne MEF.
Les colonnes supplémentaires affichées correspondent à un résumé des onglets « Identité » et « Adresse ». Un
ascenseur horizontal apparaît en bas de la fenêtre Elèves pré-inscrits et au dessus du cadre « Détail d’un élève »
si l’option « Infos » est cochée dans la barre d’outils. Cet ascenseur vous permet de déplacer l’affichage vers les
colonnes ajoutées.
Vous pouvez à tout moment imprimer la liste des élèves telle qu’elle apparaît dans la fenêtre Elèves pré-inscrits
en prenant en compte le filtre et le tri éventuels.
Pour imprimer la liste d’élèves pré-inscrits affichée
1.
Choisissez UD Elèves – Inscriptions élèves.
2.
A l’aide du filtre et du tri, affichez la liste à imprimer.
3.
Cliquez sur le bouton
bouton
dans la barre d’outils pour voir l’aperçu avant impression et cliquez sur le
« Imprimer »
ou cliquez directement sur le bouton
de la barre d’outils.
58
Chapitre 5 – Gérer les élèves pendant l’année scolaire
V. Chapitre 5 – Gérer les élèves pendant l’année
scolaire
Accès : Choisissez UD Elèves – Elèves.
L’ensemble des élèves importés (depuis GEP ou un fichier texte) ainsi que la totalité des informations les
concernant (responsables, scolarité, adresses, absences, notes, etc…) sont centralisés dans la fenêtre « Elèves ».
Pour importer les élèves depuis GEP ou un fichier texte, reportez-vous au chapitre 1 – III. Initialiser le module UD
Elèves.
Option Transfert rectorat :

Important pour une unité d’enseignement privée : si vous exportez les élèves vers GEP, vous devez
impérativement importer les nomenclatures GEP, et vous servir de ces nomenclatures pour renseigner la
fiche Elève.

Les champs indispensables à l’export vers GEP sont caractérisés par un cercle bleu.
Description de la fenêtre
Les élèves sont présentés dans la fenêtre en ligne sous forme de liste, avec un condensé des informations les
concernant : nom, prénom, sexe, date de naissance, division, MEF. Ceci ne représente qu’une infime partie des
informations disponibles pour l’élève dans votre base.
Pour afficher le détail d’un élève
Cochez l’option « Infos » dans la barre d’outils.
En bas de la fenêtre apparaît un cadre « Détail d’un élève » contenant l’ensemble des informations disponibles
pour l’élève sous forme d’onglets.
Ces onglets peuvent contenir de 1 à 3 encadrés d’informations. Ainsi pour chacun des onglets présentés cidessous, vous pouvez obtenir différents affichages.
59
Chapitre 5 – Gérer les élèves pendant l’année scolaire
Pour
Procédez ainsi
Afficher l’un des encadrés d’un Choisissez l’onglet et cliquez sur le bouton
l’onglet
l’encadré à afficher
Afficher tout le détail d’un onglet
Choisissez l’onglet et cliquez sur le bouton
« Détail d’un élève »
situé devant l’intitulé de
situé devant l’intitulé du cadre
Les intitulés des informations exportées vers Gep privé sont suivis d’un rond bleu.
(1) ONGLET « IDENTITE »
Vous obtenez les informations relatives à l’identité de l’élève. Ces informations sont découpées en 3 encadrés :
« Identité », « Scolarité en cours » et « Modalités ».
Identité

Nom

Prénom

Deuxième prénom

Date de naissance

Sexe

Photo

Condition de sortie

Sortie autorisée en cours de journée

N° Gep : code Gep de l’élève (5 caractères),
zone calculée et non modifiable

Hors secteur : indique si l’élève habite en
dehors du secteur de l’unité d’enseignement

N° Identifiant National : identifiant national
de l’élève dans Gep (11 caractères), zone
calculée et non modifiable

Numéro élève : permet de gérer un numéro
élève (10 caractères max.) interne à l’unité
d’enseignement. Ce numéro est différent du
code Gep de l’élève et du N° INE.

Entrée dans l’unité d’enseignement : date
d’entrée dans l’unité d’enseignement

Publipostages
adressés
aux
deux
responsables : courriers envoyés aux deux
responsables de l’élève
Scolarité en cours

Division

Niveau

Formation :
information
complémentaire
relative à la formation suivie par l’élève. Ex :
nom de la classe, Technique, Professionnelle.

Statut : statut
scolarité. Ex :
scolarité.

MEF

Unité d’enseignement actuel

Spécialité MEF : spécialité du MEF de l’élève

Professeurs principaux

Redoublant

6 Options obligatoires

Délégué

6 Options facultatives
Option Transfert rectorat :
60
de l’élève concernant sa
alternance, apprentissage,
Chapitre 5 – Gérer les élèves pendant l’année scolaire
Trois informations supplémentaires sont gérées : la prise en compte des programmes, des combinatoires et des
modalités d’élection dans les options proposées. Ces options sont utiles si vous avez préalablement importé les
nomenclatures de Gep.
L’option « Tenir compte des programmes » permet de filtrer les options proposées selon le MEF de l’élève.
L’option « Tenir compte des modalités d’élection » permet de filtrer les options selon leur caractère d’obligation
(facultative ou obligatoire).
L’option « Tenir compte des combinatoires » permet de connaître pour un MEF les options obligatoires possibles.
Important
Si des matières ne sont pas présentes dans les matières proposées, cela signifie qu’elles n’ont pas été définies
dans les programmes des MEF de Gep. Il faut donc rajouter ces informations dans Gep et refaire l’importation des
nomenclatures (cf. chapitre 1 – Débuter l’année scolaire – III. Définir le module UD Elèves).
Astuce
Pensez à cliquer sur le bouton d’aide
vous informer.
situé à gauche des options. Une fenêtre explicative s’affichera pour
Modalités

Régime : Ex : demi-pensionnaire, interne,
externe.

Distance Etab./Dom. : distance entre le
domicile de l’élève et l’unité d’enseignement

Demi-pension : choix des jours et des repas
de la demi-pension

Activités sportives

Moyens de transport

Activités associatives
(2) ONGLET « ADRESSES »
Dans cet onglet sont précisées les informations relatives aux adresses de l’élève et de ses responsables. Ces
informations sont découpées en 3 encadrés : « Adresses du responsable principal », « Adresse du second
responsable » et « Adresse personnelle de l’élève ». Vous devez obligatoirement saisir le nom, le prénom,
l’adresse, le code postal et la ville d’un responsable - principal ou secondaire – pour l’enregistrer.
(3) ONGLET « INFORMATIONS CONFIDENTIELLES »
Dans cet onglet sont précisées les informations plus confidentielles relatives à l’élève et à ses responsables. Ces
informations sont découpées en 3 encadrés : « Nationalité et famille », « Responsable principal » et « Second
responsable ».
61
Chapitre 5 – Gérer les élèves pendant l’année scolaire
Nationalité et famille

Commune de naissance : pour les élèves nés
à l’étranger, saisissez la valeur 999.

Commentaire :
texte
libre
commentaire concernant l’élève

Lieu de naissance

Langue parlée à la maison

Département de naissance

Orphelin

Pays de naissance

Pupille

Nationalité

Type de famille
pour
tout
Responsable principal

Date de naissance

Autorisation de communiquer les coordonnées
aux associations de parents d’élèves

Nationalité

Utilisation de la photo autorisée

Situation professionnelle

A contacter en cas d’urgence

Employeur

Nbre d’enfants à charge

Lien de parenté : lien
responsable avec l’élève

Nbre d’enfants au total

N° INSEE : n° INSEE de l’employeur

Nbre d’enfants inscrits : nombre d’enfants
inscrits dans l’unité d’enseignement

CSP

Nbre d’enfants du 2nd degré

Profession
de
parenté
du
Second responsable

Date de naissance

N° INSEE : n° INSEE de l’employeur

Nationalité

CSP

Situation professionnelle

Profession

Employeur

A contacter en cas d’urgence

Lien de parenté : lien de parenté du responsable avec
l’élève

(4) ONGLET « PARCOURS SCOLAIRE »
Dans cet onglet sont précisés les informations relatives à l’unité d’enseignement d’origine ainsi qu’à l’unité
d’enseignement de destination de l’élève. Ces informations sont découpées en 2 encadrés : « Etablissement
d’origine » et « Etablissement de destination ».
Etablissement d’origine

Etablissement

MEF issu de la formation

Nom établissement

Division

Adresse établissement

RNE
62
Chapitre 5 – Gérer les élèves pendant l’année scolaire

Ville

Type d’établissement
Etablissement de destination

Etablissement

Départ de l’établissement

Nom établissement

Motif de départ

Adresse établissement

RNE

Ville

Type d’établissement
(5) ONGLET « CURSUS »
Option Cursus scolaire : cet onglet n’est visible qu’avec cette option.
Il est IMPERATIF d’utiliser la commande Outils – Passage à l’année N+1 en fin d’année scolaire pour que
cette année qui s’achève soit prise en compte dans le cursus des élèves.
Vous pouvez consulter le cursus scolaire des élèves, c'est-à-dire leurs notes, leurs absences et les informations
suivantes :

Division

Date d’entrée

MEF

Date de sortie

Statut

Motif de départ

Formation

Options facultatives

Etablissement

Options obligatoires

N° RNE
Vous passez d’une année à l’autre en utilisant les boutons « Précédent »
et « Suivant »
.
(6) ONGLET « NOTES »
Dans cet onglet sont affichées les notes de l’élève importées depuis Nota Bene.
(7) ONGLET « ABSENCES ET RETARDS»
Dans cet onglet sont affichées les absences importées depuis Molière.
(8) ONGLET « INCIDENTS ET SANCTIONS »
Dans cet onglet sont affichées les incidents et sanctions importés depuis Molière.
(9) ONGLET « COMPTABILITE »
Dans cet onglet sont précisées les informations relatives à la comptabilité de l’élève. Ces informations sont
découpées en 3 encadrés : « Informations liées à l’élève », « Payeur » et « Informations liées aux payeurs ».
Informations liées à l’élève

Bourse principale

Montant de la bourse secondaire

Nombre de part pour la bourse principale

Assurances : assurances auxquelles l’élève a
souscrit

Montant de la bourse principale

Montant de l’acompte

Bourse secondaire

Compte comptable
l’acompte

Nombre de part pour la bourse secondaire

Mode de facturation dans le cas des élèves dont
le mode de calcul des frais de scolarité est « au
choix »
63
dans
lequel
doit
aller
Chapitre 5 – Gérer les élèves pendant l’année scolaire
Payeur

Civilité

Code postal

Nom

Ville

Prénom

Pays

Adresse

Téléphone domicile

Adresse complémentaire

Téléphone bureau

Commune

Téléphone portable

Code famille : correspond au compte tiers présent dans Sage facturation (information non modifiable).

Responsable principal : indique si le payeur est le responsable principal de l’élève. Les zones reprennent
les informations du responsable principal. Elles sont non modifiables.

Responsable secondaire : indique si le payeur est le responsable secondaire de l’élève. Les zones
reprennent les informations du responsable secondaire. Elles sont non modifiables.

Autre : indique si le payeur est une personne autre que le responsable principal et le responsable
secondaire
de
l’élève.
Vous avez 2 choix :
Le payeur existe : c’est un responsable de la base élèves ou un payeur déjà saisi. Sélectionnez-le avec
l’option « Responsable » dans la fenêtre qui s’affiche quand vous choisissez « Autre personne ».
Le payeur n’existe pas. Saisissez les informations demandées. Les informations nécessaires sont : nom,
prénom, adresse, ville et code postal.

Aucun : indique qu’il n’y a aucun payeur pour l’élève
Astuce
Si vous souhaitez que tous vos responsables principaux soient déclarés en tant que payeurs, choisissez UD
Elèves – Utilitaires et cliquez sur le bouton « Définir » de l’option « Pour définir les responsables principaux en
tant que payeurs ». Cette option ne s’applique qu’aux élèves n’ayant pas de payeur défini.
Informations liées au payeur

Domiciliation bancaire

Carte bancaire

Identité bancaire

Mode de paiement

Intitulé du compte

APEL

N° RIB / RIP ou IBAN

Total des revenus des responsables

Code BIC
(10) ONGLET « FACTURATION »
Option Gestion financière : cet onglet n’est visible qu’avec cette option.
Dans cet onglet on retrouve un récapitulatif de tous les frais liés au payeur de l’élève ainsi que le détail des
remises concernant les frais de scolarité ou les frais liés aux élèves.
Récapitulatif des frais liés au payeur de l’élève
Vous pouvez consulter période par période la liste des frais liés au payeur ainsi qu’à l’élève et à ses frères et
sœurs dans le cas des fratries. En passant en mode Modification, vous pouvez également modifier certaines
informations :

Le montant des frais de scolarité dans le cas ou l’élève appartient à un niveau pour lequel le montant du
frais est personnalisable (Voir Chapitre 9 – Paragraphe IV. Définir les frais de scolarité).
64
Chapitre 5 – Gérer les élèves pendant l’année scolaire

Le libellé et le montant des autres frais liés aux élèves ou aux payeurs (Voir Chapitre 9 – Paragraphe V.
Définir les autres frais).
A noter que les modifications sont automatiquement enregistrées dès la saisie.
Pour supprimer un frais, sélectionnez-le dans la liste puis appuyez sur la touche SUPPR. du clavier.
Pour ajouter un frais, cliquez deux fois dans la zone <Ajouter un frais>, sélectionnez le frais dans la liste puis
cliquez sur
.
Récapitulatif des remises
Vous pouvez personnaliser la liste des remises liées à l’élève et à ses frères et sœurs dans le cas des fratries. Les
remises ne peuvent être saisies pour les acomptes ou pour les bourses ou pour les frais dont les montants sont
négatifs.
Pour
Procédez ainsi
Saisir une remise
Sélectionnez le frais dans la liste de gauche pour lequel vous souhaitez appliquer une
remise
Sélectionnez le type de remise à appliquer dans le tableau de droite
Indiquez si le montant sera sous la forme d’un pourcentage en cochant la case dans
la colonne « % »
Saisissez le montant ou le pourcentage de la remise
Appuyer sur le bouton « Valider »
Supprimer une remise
Sélectionnez le frais dans la liste de gauche pour lequel vous souhaitez supprimer une
remise
Sélectionnez la remise dans la liste de droite puis appuyez sur la touche SUPPR. du
clavier
A noter que les modifications sont automatiquement enregistrées dès la saisie.
Dans le cas ou pour le même frais il existe des remises calculées en pourcentage et en montant, le détail de la
facture du payeur présentera la remise sous la forme d’un montant si l’option « Avoir le détail des remises en
comptabilité » n’est pas cochée dans UD Elèves - Etablissement privé : Facturation – Génération des
factures suivant la périodicité générale, options.
(11) ONGLET « INFORMATIONS MEDICALES »
Dans cet onglet sont précisées les informations médicales de l’élève, comme les personnes à contacter en cas
d’urgence, son médecin traitant, etc…. Ces informations sont découpées en 2 encadrés : « Informations » et
« Personnes à contacter ».
Informations

Autorisation à prendre des mesures d’urgence

Hôpital référent

Nom médecin traitant

Coordonnées

Commentaire sur le dossier médical

Personnes à contacter

Nom

Téléphone domicile

Prénom

Téléphone bureau

Liens de parenté

Téléphone portable
65
Chapitre 5 – Gérer les élèves pendant l’année scolaire
(12) ONGLET « CHAMPS LIBRES »
Cet onglet vous permet de personnaliser la fiche Elève en utilisant des champs spécifiques à votre unité
d’enseignement, au nombre maximum de 8, paramétrables dans UD Elèves – Informations élèves.
(13) ONGLET « EMPLOI DU TEMPS »
Si vous disposez du module UD Planning, cet onglet vous permet d’afficher directement l’emploi du temps de
l’élève pour la semaine en cours.
Créer, modifier ou supprimer un élève
Pour
Procédez ainsi
Créer un nouvel élève
Choisissez UD Elèves – Elèves.
Cliquez deux fois sur la ligne « nouvel élève » ou cliquez sur le bouton
de
la
barre
d’outils.
Le cadre « détail d’un élève » en bas de fenêtre est passé en mode
« création d’un élève ».
Dans le cadre « création d’un élève », complétez les informations du nouvel
élève.
Cliquez sur une ligne du tableau pour valider la création de l’élève.
Modifier un élève
Choisissez UD Elèves – Elèves.
Cliquez deux fois sur la ligne de l’élève à modifier ou sélectionnez la ligne de
l’élève à modifier et cliquez sur le bouton
de la barre d’outils.
Le cadre « Détail d’un élève » en bas de fenêtre est passé en mode
« Modification d’un élève ».
Effectuez les modifications sur la fiche Elève.
Cliquez sur la ligne d’un autre élève dans le tableau pour valider la
modification.
Supprimer un élève
Choisissez UD Elèves – Elèves.
Sélectionnez la ligne de l’élève à supprimer.
Cliquez sur le bouton
« SUPPR » du clavier.
de la barre d’outils ou appuyez sur la touche
Choisissez si vous souhaitez supprimer définitivement l’élève de votre base,
ou
l’archiver.
Si vous choisissez de l’archiver, il sera alors possible de consulter les
informations le concernant dans la fenêtre UD Elèves – Elèves archivés.
Cliquez sur OK pour valider la suppression.
Attention ! La suppression d’un élève est irréversible.
66
Chapitre 5 – Gérer les élèves pendant l’année scolaire
Astuce
Pour archiver plus facilement les élèves, reportez-vous au chapitre 6 – Affecter les élèves dans les divisions –
archiver les élèves
Créer, modifier ou supprimer une fratrie
Vous pouvez définir plusieurs élèves appartenant à la même famille. Définir une fratrie a pour conséquences
d’associer les mêmes responsables à tous les élèves de la fratrie. UD Elèves vous permet de choisir l’élève dont
les responsables seront attribués à tous les autres élèves de la fratrie.
Pour
Créer une fratrie
Procédez ainsi
Sélectionnez la ligne d’un des élèves de la fratrie
Cliquez sur le bouton droit de la souris et choisissez Choisir les
frères et sœurs. L’élève sélectionné est affiché dans la liste des
frères et sœurs sélectionnés dans la fratrie
Cliquez deux fois sur le ou les élèves à introduire dans la fratrie à
partir de la liste de tous les élèves
Dans la liste des frères et sœurs, cliquez sur l’élève pour lequel
vous souhaitez dupliquer les responsables, un coche apparaît dans
la colonne « Choix ». Tous les élèves de la fratrie auront alors les
mêmes responsables que l’élève sélectionné
Choisissez ce que vous voulez faire au niveau des payeurs : soit les
payeurs restent les mêmes pour les élèves de la fratrie, soit le
nouveau responsable principal devient le payeur de tous les élèves
de la fratrie, soit le nouveau responsable secondaire devient le
payeur de tous les élèves de la fratrie
Cliquez sur le bouton « Valider ».
Modifier une fratrie
Sélectionnez la ligne d’un des élèves de la fratrie
Cliquez sur le bouton droit de la souris et choisissez Choisir les
frères et sœurs. Tous les élèves de la fratrie sélectionnée sont
affichés dans la liste des frères et sœurs
Pour supprimer un élève de la fratrie, sélectionnez l’élève puis
cliquez sur la touche SUPPR du clavier
Pour ajouter un élève à la fratrie, cliquez 2 fois sur son nom dans la
liste des élèves
Cliquez sur le bouton « Valider ».
Supprimer une fratrie
Sélectionnez la ligne d’un des élèves de la fratrie
Cliquez sur le bouton droit de la souris et choisissez Choisir les
frères et sœurs. Tous les élèves de la fratrie sélectionnée sont
affichés dans la liste des frères et sœurs
Supprimer tous les élèves de la fratrie dans la liste des frères et
sœurs
Cliquez sur le bouton « Valider ». Les informations des
responsables des élèves n’appartenant plus à la fratrie sont
effacées.
Supprimer
les
informations
responsables d’une fratrie
Cliquez deux fois sur la ligne d’un des élèves de la fratrie
Sélectionnez l’onglet « Adresses »
67
Chapitre 5 – Gérer les élèves pendant l’année scolaire
Cliquez sur le bouton
situé dans le cadre réservé au
responsable principal pour supprimer les informations qui le
concerne. Idem pour le second responsable. Les informations du
responsable sélectionné sont supprimées pour tous les
élèves de la fratrie
Créer une action élève
Reportez-vous au chapitre 7 – Suivi des actions élèves pour les informations sur la gestion des actions.
Filtrer / Trier la liste des élèves
Pour retrouver plus simplement la liste des élèves correspondant à une catégorie bien précise, par exemple tous
les élèves de la division 2DE2, ou tous les élèves de sexe masculin, vous pouvez utiliser le filtre prévu à cet effet.
Vous pouvez cumuler plusieurs filtres en même temps. De plus, vous pouvez utiliser le symbole « * » pour
indiquer plusieurs caractères. Exemple : DUP* = tous les élèves dont le nom commence par DUP.
Vous avez également la possibilité de trier votre liste d’élèves, quelle soit filtrée ou non. Ce tri, par ordre croissant
ou décroissant peut s’effectuer sur n’importe quelle colonne d’affichage.
Remarque
Dans le cas des champs division et MEF, vous pouvez sélectionner plusieurs éléments en maintenant la touche
« CTRL » du clavier enfoncée et en sélectionnant un a un les éléments à retenir pour le filtre.
Pour
Procédez ainsi
effectuer un filtre sur Choisissez UD Elèves – Elèves.
la liste des élèves
Cochez « Filtre » dans la barre d’outils pour faire apparaître le filtre. Deux lignes
supplémentaires
viennent
s’ajouter
en
haut
de
la
liste
des
élèves.
Cliquez sur le bouton
de la zone à filtrer et sélectionner dans la liste déroulante la
valeur
du
champ
à
filtrer.
Par exemple, pour visualiser uniquement les élèves de 1ES1, cliquez sur le bouton
du
champ
division
et
sélectionnez
la
1ES1.
Vous obtenez alors la liste des élèves correspondant aux différents éléments du filtre
sélectionnés.
Annuler le filtre en Décochez l’option « Filtre » dans la barre d’outils.
cours sur la liste des
élèves
68
Chapitre 5 – Gérer les élèves pendant l’année scolaire
Annuler une partie du
Cliquez sur le bouton
filtre en cours sur la
liste des élèves
trier la
élèves
liste
du champ à ne plus filtrer et choisissez « Tous » ou « Toutes ».
des Choisissez UD Elèves – Elèves.
Cliquez une fois sur l’en-tête de la colonne que vous souhaitez trier pour effectuer un tri
croissant
sur les informations contenues dans la colonne.
Cliquez une deuxième fois sur l’en-tête de la colonne pour effectuer un tri décroissant
sur les informations contenues dans la colonne.
Astuces
Vous pouvez obtenir un niveau de détail plus important au niveau des colonnes d’affichage pour la fenêtre Elèves.
Pour élargir les informations affichées dans la liste élèves
1.
Choisissez UD Elèves – Elèves.
2.
Cliquez sur le bouton
à droite de l’en-tête de colonne MEF.
Les colonnes supplémentaires affichées correspondent à un résumé des onglets « Identité » et « Adresse ». Un
ascenseur horizontal apparaît en bas de la fenêtre Elèves et au dessus du cadre « Détail d’un élève » si l’option
« Infos » est cochée dans la barre d’outils. Cet ascenseur permet de déplacer l’affichage vers les colonnes
ajoutées.
Vous pouvez à tout moment imprimer la liste des élèves telle qu’elle apparaît dans la fenêtre Elèves en prenant
en compte les filtres et les tris éventuels.
Pour imprimer la liste d’élèves
1.
Choisissez UD Elèves – Elèves.
2.
A l’aide du filtre et du tri, affichez la liste à imprimer.
3.
Cliquez sur le bouton
bouton
dans la barre d’outils pour voir l’aperçu avant impression et cliquez sur le
« Imprimer »
ou cliquez directement sur le bouton
de la barre d’outils.
69
Chapitre 5 – Gérer les élèves pendant l’année scolaire
70
Chapitre 6 – Affecter les élèves dans les divisions – archiver les élèves
VI. Chapitre 6 – Affecter les élèves dans les
divisions – archiver les élèves
Accès : Choisissez UD Elèves – Affectation des élèves dans les divisions.
Cette fenêtre permet de :
-
préparer la base élèves de la nouvelle année scolaire en répartissant les élèves pré-inscrits dans leur
division
-
faire des changements de classe en volume.
-
archiver des élèves, c'est-à-dire les enlever de la base élèves tout en mettant de côté pour les
réintégrer à la base ou les consulter.
Lorsque vous affectez des divisions à des élèves pré-inscrits, ceux-ci disparaissent de la liste des élèves préinscrits et s’ajoutent à la liste des élèves de l’unité d’enseignement. L’option « Considérer un élève comme
redoublant si sa nouvelle division appartient au même niveau que son ancienne division » permet d’indiquer
automatiquement l’information de redoublement pour les élèves pour lesquels vous faites une affectation de
classe de même niveau.
Vous pouvez cumuler les affectations d’élèves dans les divisions et les archivages d’élèves.
Pour
Affecter les
divisions
Procédez ainsi
élèves
dans
les Choisissez UD Elèves – Affectation des élèves dans les divisions.
Sélectionnez le type d’élèves sur lequel vous souhaitez travailler : tous les
élèves, les élèves pré-inscrits ou seulement les élèves de l’année en cours.
La liste des élèves s’affiche.
Cliquez dans la case « Affecter une nouvelle division à certains élèves » et
choisissez dans la liste déroulante la division dans laquelle vous souhaitez
affecter vos élèves. Le curseur change de forme.
71
Chapitre 6 – Affecter les élèves dans les divisions – archiver les élèves
Cliquez dans la colonne « Nouvelle division » en face de chaque élève à qui
vous voulez attribuer cette division.
Répétez la manipulation pour chacun des élèves que vous souhaitez répartir.
Cliquez sur
Archiver des
sélectionnez
élèves
que
pour valider votre affectation.
vous Choisissez UD Elèves – Affectation des élèves dans les divisions.
Sélectionnez le type d’élèves sur lequel vous souhaitez travailler : tous les
élèves, les élèves pré-inscrits ou seulement les élèves de l’année en cours.
La liste des élèves s’affiche.
Cliquez sur le bouton
forme.
« Archiver certains élèves ». Le curseur change de
Cliquez dans la colonne « Nouvelle division » en face de chaque élève que
vous voulez archiver. Répétez la manipulation pour tous les élèves que vous
souhaitez archiver.
Cliquez sur
pour valider votre archivage.
Archiver tous les élèves selon une Choisissez UD Elèves – Utilitaires.
date de départ de l’établissement
Sélectionnez la date de départ de l’établissement avant laquelle les élèves
vont être archivés.
Cliquez sur le bouton « Archiver ».
Consulter les informations
élèves archivés
des Choisissez UD Elèves – Elèves archivés. Une fenêtre identique à celle de
la fenêtre Elèves s’affiche.
Le fonctionnement de cette fenêtre est identique à celui de la fenêtre
Elèves. Reportez-vous au chapitre 5 – Gérer les élèves pendant l’année
scolaire, pour une description du fonctionnement de la fenêtre.
Astuce
Vous pouvez réduire la liste des élèves proposés pour simplifier votre affectation d’élèves. Pour cela, cliquez sur le
bouton
de l’information sur laquelle filtrer la liste et sélectionnez la valeur du champ à filtrer dans la liste
déroulante.
72
Chapitre 7 – Suivi des actions élèves
VII.
Chapitre 7 – Suivi des actions élèves
Accès : Choisissez UD Elèves - Actions élèves.
Le module UD Elèves met à votre disposition un outil de gestion des actions liées aux élèves. Le terme « action »
désigne un événement lié à un élève et déjà effectué, par exemple un appel téléphonique aux parents de l’élève
pour mauvais comportement de ce dernier en cours.
Une action peut être :
simple, qui ne concerne qu’un élève, ou
collective, qui concerne plusieurs élèves
Les actions élèves contiennent des informations susceptibles d’être confidentielles - rendez-vous avec l’assistante
sociale, passage à l’infirmerie, etc … - il est nécessaire de les protéger. Ainsi, lors de chaque création ou
modification d’une action il est demandé à l’utilisateur de préciser le niveau de protection de l’action :
rendre l’action invisible aux autres utilisateurs : seul l’utilisateur créateur peut visualiser cette action
protéger l’accès à cette action par un mot de passe
protéger uniquement l’accès au commentaire de l’action par mot de passe
aucune protection : l’action est visible pour l’ensemble des utilisateurs du logiciel
Dans la fenêtre « Gestion des actions » sont alors affichés deux types d’actions :
les actions créées par l’utilisateur connecté au logiciel.
les
actions,
Légende action
non
invisibles,
créées
par
d’autres
Signification
Action collective, concernant plusieurs élèves
Action invisible pour les autres utilisateurs
Action protégée par un mot de passe
Action dont le commentaire est protégé par un mot de passe
73
utilisateurs
Chapitre 7 – Suivi des actions élèves
Action invisible pour les autres utilisateurs et protégée par un mot de passe pour
l’utilisateur créateur de l’action
Action invisible pour les autres utilisateurs et dont le commentaire est protégé par un
mot de passe pour l’utilisateur créateur de l’action
Créer, modifier ou supprimer une action
Pour
Procédez ainsi
Créer une action pour un Solution 1 :
élève
Choisissez UD Elèves - Actions élèves.
Dans le filtre, partie gauche de la fenêtre, sélectionnez l’élève pour lequel vous
souhaitez créer une action. Pour cela, cliquez d’abord sur le nom de sa division, puis
sur le nom de l’élève dans la liste des élèves de la division.
Cliquez sur le bouton
pour afficher uniquement les actions de cet
élève. Si cet élève n’a encore jamais fait l’objet d’action, la liste des actions est alors
vierge.
Cliquez deux fois sur « Nouvelle action » et saisissez les informations de l’action.
Vous avez également la possibilité de lier un document à votre action, par exemple
un document Word du courrier envoyé. Ce document peut alors être ouvert lors de la
consultation de l’action.
Cliquez au centre de la fenêtre pour valider la création de l’action.
Le logiciel vous demande alors quelle protection appliquer à l’action ainsi créée.
Reportez-vous à la partie « Pour protéger une action » ci-après.
Solution 2 :
Choisissez UD Elèves – Elèves.
Sélectionnez l’élève pour lequel vous souhaitez créer l’action et cliquez sur
à
droite
du
nom
de
l’élève.
La fenêtre « Gestion des actions » pour l’élève s’ouvre et vous pouvez saisir une
nouvelle action.
Cliquez deux fois sur « Nouvelle action » et saisissez les informations de l’action.
Vous avez également la possibilité de lier un document à votre action, par exemple
un document Word du courrier envoyé. Ce document peut alors être ouvert lors de la
consultation de l’action.
Cliquez
au
centre
de
la
fenêtre
pour
valider
la
création
de
l’action.
Le logiciel vous demande alors quelle protection appliquer à l’action ainsi créée.
Reportez-vous à la partie « Pour protéger une action » ci-après.
Créer
une
action Filtrez les élèves à qui associer une même action.
collective pour plusieurs
Choisissez UD Elèves – Actions élèves.
élèves
Dans le filtre, partie gauche de la fenêtre, sélectionnez les élèves (ou divisions) pour
lesquels vous souhaitez créer une action collective. Pour cela, maintenez la touche
« CTRL » du clavier enfoncée et cliquez sur les élèves de votre sélection. Pour plus
d’explications sur le fonctionnement du filtre reportez-vous à la partie Filtre ci-après.
Cliquez sur le bouton
pour afficher uniquement les actions des
74
Chapitre 7 – Suivi des actions élèves
élèves sélectionnés.
Cliquez deux fois sur « Nouvelle action collective » et saisissez les informations de
l’action.
Vous avez également la possibilité de lier un document à votre action, par exemple
un document Word du courrier envoyé. Ce document peut alors être ouvert lors de la
consultation de l’action.
Cliquez
au
centre
de
la
fenêtre
pour
valider
la
création
de
l’action.
Le logiciel vous demande alors quelle protection appliquer à l’action ainsi créée.
Reportez-vous à la partie « Pour protéger une action » ci-après.
Modifier une action
Choisissez UD Elèves – Actions élèves.
Cliquez
deux
fois
sur
l’action
ou sélectionnez l’action à modifier et cliquez sur le bouton
Effectuez
Cliquez
vos
au
centre
modifications
de
la
fenêtre
pour
à
modifier
de la barre d’outils.
dans
valider
l’action.
la
modification.
Le logiciel vous demande alors quelle protection appliquer à l’action ainsi créée.
Reportez-vous à la partie « Pour protéger une action » ci-après.
Supprimer une action
Choisissez UD Elèves – Actions élèves.
Sélectionnez l’action à supprimer.
Cliquez sur le bouton
ou appuyez sur la touche « SUPPR » du clavier.
Sécuriser une action
A la création ou modification d’une action, le logiciel vous propose de protéger son accès.
Vous avez la possibilité de :
rendre invisible l’action aux autres utilisateurs
protéger l’accès à l’action par mot de passe
protéger l’accès au commentaire de l’action par mot de passe
75
Chapitre 7 – Suivi des actions élèves
ne pas protéger l’action
Remarque
Une action peut être invisible ET protégée par un mot de passe (si vous cochez les deux). Dans ce cas, l’action
est uniquement visible par l’utilisateur créateur de l’action et soumise à un accès par mot de passe.
Pour
Procédez ainsi
Protéger une action
Choisissez UD Elèves – Actions élèves.
Cliquez
deux
fois
sur
l’action
à
protéger.
Vous rentrez alors en mode modification d’une action.
Cliquez
au
centre
de
la
fenêtre
pour
sortir
du
mode
modification.
La fenêtre « Enregistrement d’une action » apparaît.
Cochez les options de protection choisies.
Cliquez sur
Annuler
la
d’une action
pour activer la protection de l’action.
protection Choisissez UD Elèves – Actions élèves.
Cliquez deux fois sur l’action protégée, et saisissez le mot de passe si celle-ci est
protégée
par
un
mot
de
passe.
Vous rentrez alors en mode modification d’une action.
Cliquez au centre de la fenêtre pour sortir du mode modification.
Cliquez
sur
pour
annuler
la
protection
de
l’action.
L’action n’est alors plus protégée et est visible par l’ensemble des utilisateurs ayant
accès à la fenêtre des actions.
Filtrer / Trier la liste des actions
Pour
Procédez ainsi
Afficher le filtre d’affichage
Choisissez UD Elèves – Actions élèves.
Par défaut, à l’ouverture de cette fenêtre le filtre est affiché. La coche
« Filtre » dans la barre d’outils est cochée.
76
Chapitre 7 – Suivi des actions élèves
Ne pas afficher le filtre d’affichage
Choisissez UD Elèves – Actions élèves et décochez « Filtre » dans la
barre d’outils.
Sélectionner un élève dans le filtre
Choisissez UD Elèves – Actions élèves.
Sélectionnez la division puis le nom de l’élève. Une coche
droite du nom de l’élève.
Cliquez sur
apparaît à
pour activer le filtre.
Sélectionner plusieurs élèves dans le Choisissez UD Elèves – Actions élèves.
filtre
Maintenez la touche « CTRL » du clavier enfoncée et cliquez sur les noms
des élèves à sélectionner.
Une coche
Activer le filtre d’affichage
, à droite du nom, identifie les élèves sélectionnés.
Choisissez UD Elèves – Actions élèves.
Effectuez votre sélection et cliquez sur le bouton
Trier la liste des actions
.
Choisissez UD Elèves – Actions élèves.
Cliquez une fois sur l’en-tête de la colonne sur laquelle vous souhaitez
effectuer un tri croissant .
Cliquez une deuxième fois sur l’en-tête de la colonne pour effectuer un tri
décroissant
sur les informations contenues dans la colonne.
77
Chapitre 7 – Suivi des actions élèves
78
Chapitre 8 – Option Transfert rectorat : Unité d’enseignement privée : transfert vers le rectorat
VIII.
Chapitre 8 – Option Transfert rectorat :
Unité d’enseignement privée : transfert vers le
rectorat
Accès : Choisissez UD Elèves – Etablissement privé : Liaison Gep
Ce menu propose 3 liaisons entre UD Elèves et Gep :
Transfert des structures vers GEP
Transfert des élèves vers GEP
Récupération des identifiants élèves (INE) depuis GEP
Transférer les structures vers Gep
Accès : Choisissez UD Elèves – Etablissement privé : Liaison GEP – Transfert des structures
vers GEP
Cette fenêtre permet de transférer les structures (divisions et effectifs) saisies / modifiées dans UD Elèves vers
GEP. Ce transfert s’effectue en 2 phases :
création du fichier « Autstr.txt » par UD Elèves dans le chemin d’accès à GEP indiqué
récupération et intégration du fichier « Autstr.txt » dans GEP
Pour transférer les structures de UD Elèves vers GEP
1.
Choisissez UD Elèves – Etablissement privé : Liaison GEP – Transfert des structures vers GEP
2.
Cliquez sur « Parcourir » pour sélectionner le répertoire de destination du fichier « Autstr.txt », ou
inscrivez le nom du répertoire de destination dans le cadre prévu à cet effet.
79
Chapitre 8 – Option Transfert rectorat : Unité d’enseignement privée : transfert vers le rectorat
3.
Confirmez l’année scolaire en cours en indiquant l’année de début sur 4 chiffres. L’année de fin est
inscrite automatiquement en fonction de votre choix.
4.
Choisissez votre unité d’enseignement dans la liste déroulante.
5.
Les unités d’enseignements présentes dans cette liste sont celles définies comme « Etablissement
actuel » dans la fenêtre UD Elèves – Informations élèves.
6.
Cliquez sur le bouton « Transférer » pour débuter le transfert.
Ce transfert peut être effectué plusieurs fois dans l’année.
Transférer les élèves de UD Elèves vers Gep
Accès : Choisissez UD Elèves – Etablissement privé : Liaison GEP – Transfert des élèves vers
GEP (avec contrôle de cohérence)
Cette fenêtre permet de transférer les élèves saisis / modifiés dans UD Elèves vers GEP. Ce transfert s’effectue en
2 phases :
création du fichier « Autbee.txt » par UD Elèves dans le chemin d’accès à GEP indiqué
récupération et intégration du fichier « Autbee.txt » dans GEP
En fin de transfert, si des anomalies dans vos informations élèves on été détectées, une fenêtre contenant la liste
des anomalies par élèves apparaît. Vous pouvez imprimer cette liste si vous le souhaitez.
L’option « Considérer les élèves archivés comme « sortants », et les exporter » permet de transférer vers Gep les
élèves archivés dont l’établissement correspond à celui sélectionné dans la fenêtre.
Recommandation
Les anomalies liées aux informations élèves sont susceptibles d’empêcher l’intégration des élèves concernés dans
GEP. C’est pourquoi il est recommandé de corriger ces anomalies dans UD Elèves puis de recommencer le
transfert des élèves AVANT l’intégration dans GEP.
80
Chapitre 8 – Option Transfert rectorat : Unité d’enseignement privée : transfert vers le rectorat
Pour transférer les élèves de UD Elèves vers GEP
1.
Choisissez UD Elèves – Etablissement privé : Liaison GEP – Transfert des élèves vers GEP
2.
Cliquez sur « Parcourir » pour sélectionner le répertoire de destination du fichier « Autbee.txt », ou
inscrivez le nom du répertoire de destination dans le cadre prévu à cet effet.
3.
Confirmez l’année scolaire en cours en indiquant l’année de début sur 4 chiffres. L’année de fin est
inscrite automatiquement en fonction de votre choix.
4.
Choisissez votre unité d’enseignement dans la liste déroulante.
5.
Les unités d’enseignement présentes dans cette liste sont celles définies comme « Etablissement actuel »
dans la fenêtre UD Elèves – Informations élèves.
6.
Cliquez sur le bouton « Transférer » pour débuter le transfert.
7.
Ce transfert peut être effectué plusieurs fois dans l’année.
Contrôler la cohérence des élèves avant export vers Gep (seul)
Accès : Choisissez UD Elèves – Etablissement privé : Liaison GEP – Contrôle de cohérence
des élèves avant export vers Gep (seul).
Le contrôle de cohérence des élèves est un audit des informations élèves. Il permet de détecter d’éventuelles
erreurs dans les renseignements rattachés aux élèves avant d’exporter ceux-ci vers Gep.
Pour contrôler la cohérence des élèves avant export vers Gep
1.
Choisissez UD Elèves – Etablissement privé : Liaison GEP – Contrôle de cohérence des élèves
avant export vers Gep (seul).
2.
Sélectionnez votre établissement dans la liste déroulante réservée à cela.
3.
Cliquez sur le bouton « Contrôler ».
UD Elèves passe en revue tous les élèves dont l’établissement actuel est l’établissement sélectionné. Il affiche, si
nécessaire, une fenêtre de résultat indiquant les erreurs détectées. Vous pouvez ainsi corriger les erreurs
bloquant l’export et reprendre la procédure d’exportation
81
Chapitre 8 – Option Transfert rectorat : Unité d’enseignement privée : transfert vers le rectorat
Récupérer les identifiants élèves (INE) depuis Gep
Accès : Choisissez UD Elèves – Etablissement privé : Liaison GEP – Récupération des
identifiants élèves (INE) depuis GEP.
82
Chapitre 8 – Option Transfert rectorat : Unité d’enseignement privée : transfert vers le rectorat
Cette fenêtre permet de récupérer les identifiants nationaux élèves (INE) attribués par la BEA (Base Elève de
l’Académie).
Remarque : Cette attribution est effectuée après le transfert des élèves vers GEP. Ce transfert est donc
indispensable avant de procéder à la récupération des INE.
Pour récupérer les identifiants nationaux élèves (INE) depuis GEP
1.
Choisissez UD Elèves – Etablissement privé : Liaison GEP – Récupération des identifiants
élèves (INE) depuis GEP.
2.
Cliquez sur « Parcourir » pour sélectionner le répertoire dans lequel se trouve le fichier « Autine.txt », ou
inscrivez le nom du répertoire dans le cadre prévu à cet effet.
3.
Cliquez sur le bouton « Récupérer » pour débuter la récupération.
En fin de récupération, le tableau au centre de la fenêtre inscrira le nom de chaque élève (ainsi que sa
division) et son identifiant INE attribué.
Vous pourrez ensuite imprimer cette liste si vous le souhaitez. Cette récupération peut être effectuée plusieurs
fois dans l’année.
83
Chapitre 8 – Option Transfert rectorat : Unité d’enseignement privée : transfert vers le rectorat
84
Chapitre 9 – Unité d’enseignement privée : gestion financière
IX. Chapitre 9 – Unité d’enseignement privée :
gestion financière
Dans ce chapitre
I. Mettre en place la liaison entre UD Elèves et le module de facturation
II. Paramétrer les informations générales dans le module de facturation
III. Option Gestion financière : Paramètres, comptes et remises dans UD Elèves
IV. Définir les frais de scolarité
V. Définir les autres frais
VI. Définir les modes de paiement
VII. Faire un audit avant la facturation
VIII. Option Gestion financière : Initialiser la base du module de facturation
IX. Option Gestion financière : Générer les factures suivant la périodicité générale
X. Option Gestion financière : Supprimer des factures
XI. Option Gestion financière : Générer les factures exceptionnelles
XII. Option Gestion financière : Générer les factures d’avoirs
XIII. Option Gestion financière : Statistiques
85
Chapitre 9 – Unité d’enseignement privée : gestion financière
A. Mettre en place la liaison entre UD Elèves et le
module de facturation
Il est nécessaire d’établir une liaison entre UD Elèves et le module de facturation pour que les informations saisies
dans UD Elèves puissent être transférées dans le module de facturation. Pour que cette liaison fonctionne, vous
devez :
1.
Créer un fichier de gestion et un fichier de comptabilité à partir du module de facturation.
2.
Installer le driver ODBC du module de facturation.
3.
Créer la source de données de facturation
Etape 1 : Créer un fichier de gestion et un fichier de comptabilité à
partir du module de facturation
Pour créer un fichier de gestion et un fichier de comptabilité
1.
Lancez le module de gestion commerciale.
2.
Choisissez Fichier Nouveau.
3.
Sélectionnez l’option « Créer un nouveau fichier comptable »
4.
Cliquez sur le bouton « Suivant » et suivez les indications fournies à l’écran.
Les deux fichiers sont créés.
Etape 2 : Installer le driver du module de facturation
Impératif
Vous devez installer le driver ODBC du module de facturation sur le poste client où sera effectué la liaison entre
UD Elèves et le module de facturation.
Pour tout renseignement sur l’installation du driver ODBC du module de facturation, reportez-vous au manuel
concernant le module de facturation.
Etape 3 : Créer la source de données de facturation
La création de la source de données de facturation est indispensable au bon fonctionnement de l’initialisation de
la base de facturation.
Pour créer la source de données de facturation
1.
Aller dans le menu Démarrer - Panneau de configuration.
2.
Cliquer sur l’icône « ODBC 32 bits » sous Windows 95 ou 98, ou sur « Source de données (ODBC) »
dans « Outils d’administration » sous Windows NT 4, 2000 ou XP.
3.
Aller dans l’onglet « Source données système » cliquez sur le bouton « Ajouter ».
86
Chapitre 9 – Unité d’enseignement privée : gestion financière
4. Sélectionner dans la liste des pilotes « SAGE Gestion commerciale 100 » et cliquer sur le bouton
«Terminer ».
5.
Dans la fenêtre « Installation CBase », saisissez le nom de la source de données en respectant les
majuscules et les minuscules « Gestcom ».
6.
Cliquer sur le bouton « Ouvrir » pour indiquer le fichier de la comptabilité (*.mae) et le fichier de la
gestion commerciale (*.gcm) que vous avez créés précédemment.
7.
Cliquer sur le bouton « OK ». La source de données Gestcom s’ajoute à la liste.
B. Paramétrer les informations générales du module de
facturation
Avant de faire la liaison entre UD Elèves et le module de facturation, vous devez renseigner les informations
suivantes dans le module de facturation :
Une catégorie comptable de type VENTE
Une catégorie tarifaire de type VENTE
Les statistiques articles par élèves
Un dépôt de stockage principal pour l’établissement
Un plan analytique de type plan analytique article si vous souhaitez gérer une comptabilité analytique
Pour plus de renseignements sur la gestion des informations générales du module de facturation, reportez-vous
au manuel de celui-ci.
Une catégorie comptable de type VENTE
ATTENTION
Vous pouvez créer plusieurs catégories comptables de type VENTE. Toutefois, UD Elèves prend en compte
uniquement la première catégorie.
87
Chapitre 9 – Unité d’enseignement privée : gestion financière
Pour définir une catégorie comptable de type VENTE
1.
Choisissez Fichier - A propos de + le nom de votre fichier de facturation, onglet Options
2.
Cliquez deux fois sur « Catégorie comptable ».
3.
Cliquez deux fois sur « VENTE ».
4.
Saisissez une catégorie comptable de vente dans le champ « Intitulé » à droite de la fenêtre.
5.
Validez avec la touche « Entrée » de votre clavier.
Une catégorie tarifaire de type VENTE
ATTENTION
Vous pouvez créer plusieurs catégories tarifaires. Cependant, UD Elèves ne prend en compte que la première
catégorie.
Pour définir une catégorie tarifaire de type VENTE
1.
Choisissez Fichier - A propos de + le nom de votre fichier de facturation, onglet Options.
2.
Cliquez deux fois sur « Catégorie tarifaire ».
3.
Saisissez une catégorie tarifaire dans le champ « Intitulé » à droite de la fenêtre.
4.
Sélectionnez le type de tarif. Si vous ne gérez pas la T.V.A., sélectionnez T.T.C.
5.
Validez avec la touche « Entrée » de votre clavier.
Vous avez « Sage - Ligne 100 » comme module de facturation : les
statistiques articles par élèves
Impératif
Pour un bon fonctionnement de l’application, il est obligatoire de saisir les statistiques articles dans l’ordre indiqué
ci-dessous.
Pour définir les statistiques articles gérées par UD Elèves
1.
Choisissez Fichier - A propos de + le nom de votre fichier de facturation, onglet Options.
2.
Cliquez deux fois sur « Champ statistique articles ».
3.
Saisissez « Entité » dans le champ « Intitulé » à droite de la fenêtre.
4.
Validez avec la touche « Entrée » de votre clavier.
5.
Saisissez « Niveau » dans le champ « Intitulé » à droite de la fenêtre.
6.
Validez avec la touche « Entrée » de votre clavier.
7.
Saisissez « Division » dans le champ « Intitulé » à droite de la fenêtre.
8.
Validez avec la touche « Entrée » de votre clavier.
Un dépôt de stockage principal pour l’établissement
Cette information est impérative au bon fonctionnement de la liaison entre UD Elèves et le module de facturation.
88
Chapitre 9 – Unité d’enseignement privée : gestion financière
Recommandation
Nous vous conseillons de saisir les coordonnées de votre établissement.
Pour définir un dépôt de stockage principal pour l’établissement.
1.
Choisissez Structure - Dépôt de stockage.
2.
Cliquez sur le bouton droit de la souris.
3.
Sélectionnez la commande « Ajouter un nouvel élément ».
4.
Saisissez les informations demandées.
5.
Validez avec la touche « Entrée » de votre clavier.
Un plan analytique de type plan analytique article
Si vous souhaitez gérer une comptabilité analytique, vous devez au préalable avoir créé dans votre logiciel de
comptabilité un plan analytique de type plan analytique article et des sections analytiques.
Pour définir un plan analytique de type plan analytique article
1.
Ouvrez votre logiciel de gestion commerciale
2.
Choisissez Fichier – A propos de + le nom de votre fichier de facturation, onglet Options.
3.
Cliquez deux fois sur Plan analytique
4.
Saisissez le nom de votre plan analytique dans le champ « Intitulé » à droite de la fenêtre et cochez
« Plan analytique article ».
5.
Validez avec la touche « Entrée » de votre clavier.
Pour définir des sections analytiques liées au plan analytique article
1.
Ouvrez votre logiciel de comptabilité
2.
Choisissez Structure – Plan analytique
3.
Sélectionnez votre plan analytique article dans la liste en bas à gauche
4.
Pour la saisie de vos sections analytiques, reportez-vous au manuel de votre logiciel de comptabilité.
Impératif
Pour un bon fonctionnement de l’application, il est impératif de saisir une section analytique d’attente que vous
affecterez ensuite au plan analytique article de la manière suivante :
1.
Ouvrez votre logiciel de gestion commerciale
2.
Choisissez Fichier – A propos de + le nom de votre fichier de facturation, onglet Options.
3.
Cliquez deux fois sur Plan analytique
4.
Sélectionnez votre plan analytique article et choisissez la section analytique d’attente dans la zone
« section analytique d’attente ».
Pour que le transfert des informations de UD Elèves dans le module de facturation se déroule correctement,
vérifiez que le journal des ventes dans votre comptabilité permette la saisie analytique.
89
Chapitre 9 – Unité d’enseignement privée : gestion financière
C.
Initialiser les informations générales dans UD Elèves
Accès : Choisissez UD Elèves - Etablissement privé : Facturation – Paramètres et comptes
Cette fonction permet de définir toutes les informations nécessaires à la facturation. Vous initialisez :
-
Les paramètres généraux
-
Les comptes
-
Les remises
-
Les paramètres pour la comptabilité analytique si vous souhaitez la gérer
Les paramètres généraux
Cette partie permet de définir :
La périodicité de facturation : vous indiquez la périodicité à laquelle sont éditées les factures. Vous avez
le choix entre : annuelle, semestrielle, trimestrielle.
Les différentes périodicités permettent d’imprimer ou non un frais sur la facture suivant la date d’édition.
Exemple : vous définissez une périodicité générale de facturation trimestrielle. Si vous associez à un frais
une périodicité annuelle, le frais sera imprimé sur la première facture seulement. De même, si le frais est
associé à une périodicité semestrielle, le frais peut être imprimé sur la 1 ère et la dernière facture ou sur
les 2 premières factures… selon les dates d’édition paramétrées.
Les dates d’édition : vous précisez les dates auxquelles vous souhaitez éditer les factures selon la
périodicité de facturation que vous avez choisie.
90
Chapitre 9 – Unité d’enseignement privée : gestion financière
Intitulé de la facture : vous pouvez indiquer un titre qui figurera sur vos factures. Il précède le nom de la
période du champ « Entete1 » du module de facturation.
La création d’un nouvel élève : vous pouvez indiquer que lors de la création d’un nouvel élève, c’est le
responsable principal qui sera par défaut défini comme le payeur de l’élève.
La création des payeurs : vous avez le choix de créer les payeurs de deux façons :
-
Vous utilisez les X premiers caractères du numéro élève. Dans ce cas, vous définissez le
nombre de caractères à prendre en compte. Si deux élèves ont le même numéro de payeur,
ils seront sur la même facture. Vous pouvez générer une facture par élève à condition que les
numéros soient uniques. Les fratries ne sont donc pas prises en compte dans ce cas là.
-
Les payeurs sont créés automatiquement par UD Elèves. Dans ce cas, vous avez une option
permettant de récupérer les codes payeurs dans le module de facturation. C’est le cas où
l’unité d’enseignement a déjà une base de facturation installée avec des comptes tiers
(=payeurs). Vous pouvez ensuite modifier cette attribution.
Les comptes
Chaque frais de facturation est déterminé par un compte comptable et un libellé. Le compte comptable est
obligatoire et doit être compris entre 8 et 13 caractères. Si un compte comptable n’existe pas dans le plan
comptable du module de facturation, il est créé automatiquement lors de l’étape d’initialisation de la base
facturation. Le libellé doit comporter 35 caractères au maximum.
Pour
Procédez ainsi
Créer un compte
Choisissez UD Elèves – Etablissement
Paramètres et comptes, onglet Comptes.
privé :
Facturation
–
Facturation
–
Facturation
–
Cliquez deux fois sur la ligne <Nouveau>
Saisissez les informations concernant le compte.
Cliquez sur le bouton
Modifier un compte
pour valider votre saisie.
Choisissez UD Elèves – Etablissement
Paramètres et comptes, onglet Comptes.
privé :
Cliquez deux fois sur la ligne du compte à modifier.
Saisissez les informations à modifier.
Annuler la saisie lors
modification de compte
Supprimer un compte
d’une
Cliquez sur le bouton
pour valider votre saisie.
Cliquez sur le bouton
pour annuler votre saisie.
Choisissez UD Elèves – Etablissement
Paramètres et comptes, onglet Comptes.
privé :
Sélectionnez le compte à supprimer.
Faites un clic droit sur le compte à supprimer et choisissez le menu
Supprimer.
Les remises
Pour
Procédez ainsi
Créer une remise
Choisissez
UD
Elèves
91
–
Etablissement
privé :
Facturation
–
Chapitre 9 – Unité d’enseignement privée : gestion financière
Paramètres et comptes, onglet Remises.
Cliquez deux fois sur la ligne <Nouveau>
Saisissez le libellé de la remise et sélectionnez le compte associé si
nécessaire
Cliquez dans une autre case pour valider votre saisie.
Modifier une remise
Choisissez UD Elèves – Etablissement
Paramètres et comptes, onglet Remises.
privé :
Facturation
–
Facturation
–
Cliquez deux fois sur la ligne de la remise à modifier.
Saisissez les informations à modifier.
Cliquez dans une autre case pour valider votre saisie.
Supprimer un compte lié à une Choisissez UD Elèves – Etablissement
remise
Paramètres et comptes, onglet Remises.
privé :
Sélectionnez le nom du compte de la remise à supprimer puis appuyer sur la
touche SUPPR.
Supprimer une remise
Choisissez UD Elèves – Etablissement
Paramètres et comptes, onglet Remises.
privé :
Facturation
–
Sélectionnez le libellé de la remise à supprimer puis appuyer sur la touche
SUPPR.
Les paramètres de la comptabilité analytique
Si vous souhaitez gérer une comptabilité analytique, vous devez avoir au préalable créé un plan analytique et
saisi vos sections analytiques dans votre logiciel de comptabilité.
Ensuite, vous pouvez créer des entités de facturation dans UD Elèves et les associer à une section analytique.
Chaque division peut être associée à une entité de facturation. Ainsi, les frais des élèves apparaîtront en
comptabilité analytique dans la section analytique correspondante à l’entité de facturation de la division des
élèves. A noter que les sections analytiques associées aux entités de facturation pourront être personnalisées
pour chaque type de frais.
Pour
Procédez ainsi
Créer une entité de facturation
Choisissez UD Elèves – Etablissement
Paramètres et comptes, onglet Analytique.
privé :
Facturation
–
Cliquez deux fois sur la ligne <Nouveau>
Saisissez le libellé de l’entité et sélectionnez la section analytique associée
Cliquez dans une autre case pour valider votre saisie.
Modifier une entité de facturation
Choisissez UD Elèves – Etablissement
Paramètres et comptes, onglet Analytique.
privé :
Facturation
–
Facturation
–
Cliquez deux fois sur la ligne de l’entité à modifier.
Saisissez les informations à modifier.
Cliquez dans une autre case pour valider votre saisie.
Supprimer une section analytique Choisissez UD Elèves – Etablissement
liée à une entité de facturation
Paramètres et comptes, onglet Analytique.
privé :
Sélectionnez le nom de la section analytique de l’entité à supprimer puis
appuyer sur la touche SUPPR.
92
Chapitre 9 – Unité d’enseignement privée : gestion financière
Supprimer
facturation
une
entité
de Choisissez UD Elèves – Etablissement
Paramètres et comptes, onglet Analytique.
privé :
Facturation
–
Sélectionnez le libellé de l’entité à supprimer puis appuyez sur la touche
SUPPR.
Associer une entité de facturation Choisissez UD Elèves – Etablissement
à une division
Paramètres et comptes, onglet Analytique.
privé :
Facturation
–
Dans l’encadré Entité de facturation, sélectionnez la ligne de la division
concernée et dans la colonne Entité de facturation, choisissez l’entité que
vous souhaitez affecter à la division.
Si vous souhaitez attribuer les sections analytiques à tous vos frais existants, cliquez sur le bouton
. A noter que ces attributions sont des attributions par défaut, vous pourrez ensuite choisir
d’affecter pour chaque frais les entités de facturation à d’autres sections analytiques.
Remarque
Cas des frais liés aux payeurs avec une gestion de la comptabilité analytique :
Si un payeur est lié à plusieurs élèves appartenant à des entités de facturations différentes, dans sa facture, il y
aura autant de lignes que d’entités concernées pour les frais liés aux payeurs.
Exemple de l’APEL : Si un payeur doit payer 16 euros d’APEL et qu’il a 2 enfants au collège et un au lycée, sur sa
facture, on aura les 2 lignes suivantes : APEL/1 à 10.66 € et APEL/2 à 5.34 €. A noter que c’est UD Elèves qui
gère cela, vous n’avez pas de paramétrages à effectuer.
D.
Définir les frais de scolarité et les remises
Accès : Choisissez UD Elèves - Etablissement privé : Facturation – Initialisations des frais de
scolarité
Dans cette fenêtre vous définissez les différents modes de calculs de frais de scolarités, les paramètres généraux
des tarifs de scolarité, le type de remise qui sera appliqué automatiquement selon le nombre d’enfants ainsi que
les différents pourcentages de cette remise associés au nombre d’enfants.
Vous indiquez également le ou les comptes comptables dans lesquels sont exportés les frais de scolarité selon le
niveau ainsi que le libellé correspondant aux frais de scolarité qui sera imprimé sur les factures. Le libellé du tarif
de scolarité est précédé du nom, du prénom et de la classe de l’élève et est le même pour tous les niveaux.
93
Chapitre 9 – Unité d’enseignement privée : gestion financière
Modes de calcul des frais de scolarité
Vous devez définir un mode de calcul pour chacun des niveaux. Il existe 4 types de mode de calcul :
-
Fixe
-
Fixe par période
-
QF
-
Au choix
Mode < Fixe >
Ce mode correspond à un montant fixe pour tous les élèves du niveau.
Mode < Fixe / période >
Ce mode correspond à un montant fixe pour tous les élèves du niveau par période. Vous pouvez choisir un frais
fixe par période. Ce mode de calcul n’est bien sûr pas accessible si votre périodicité de facturation est annuelle.
Mode < QF >
Mode lié au Quotient Familial. Vous définissez un tableau de valeurs par rapport au revenu des payeurs et au
nombre d’enfants à charge. Vous pouvez définir plusieurs tableaux de valeurs. Si votre unité d’enseignement est
composée d’un collège et d’un lycée, vous pouvez, par exemple, définir un tableau que vous utilisez pour le
collège et un autre tableau pour le lycée.
C’est en croisant les informations du tableau de valeurs avec le nombre d’enfants à charge du responsable
principal et le total du revenu du responsable principal que UD Elèves calcule les frais de scolarité des élèves. Le
nombre d’enfants à charge se renseigne dans la fiche élève, dans l’onglet « Informations confidentielles », cadre
« Responsable principal ». Le total des revenus se renseigne dans la fiche élève, dans l’onglet « Comptabilité »,
cadre « Mode de paiement et assurance ».
Pour
Procédez ainsi
Définir un mode de calcul par Choisissez UD Elèves - Etablissement
Quotient Familial
Initialisations des frais de scolarité.
privé :
Facturation
–
Cliquez deux fois sur la ligne < Nouveau > de la liste Nom de la facturation
en fonction du quotient familial.
Saisissez le nom du mode de calcul puis validez avec la touche Entrée de
94
Chapitre 9 – Unité d’enseignement privée : gestion financière
votre clavier.
Vous devez maintenant remplir la grille de droite. Pour cela, un champ
d’édition apparaît :
Remplissez l’intégralité des informations demandées (début et fin de la
tranche de revenu, montant en fonction du nombre d’enfants à charge).
Règle de saisie : chaque montant saisi dans la colonne « Fin » doit être
égal à celui saisi dans la colonne « Début » de la même ligne. Les montants
saisis dans la colonne « Fin » doivent être égaux aux montants saisis dans la
colonne « Début » de la ligne suivante.
Pour valider votre saisie cliquez sur
sur
. Pour annuler votre saisie, cliquez
.
Modifier le nom du mode de calcul Choisissez UD Elèves - Etablissement
par Quotient Familial
Initialisations des frais de scolarité.
privé :
Facturation
–
Cliquez 2 fois sur le nom du mode à modifier.
Entrez sa nouvelle appellation puis appuyez sur la touche Entrée de votre
clavier.
Modifier la grille d’un mode de Choisissez UD Elèves - Etablissement
calcul par Quotient Familial
Initialisations des frais de scolarité.
privé :
Facturation
–
Sélectionnez le nom de votre mode de calcul. Les informations associées à
ce mode apparaissent dans le tableau de droite.
Dans le tableau de droite, cliquez 2 fois sur la ligne à modifier.
Vous pouvez maintenant modifier les informations de la ligne choisie. Pour
cela, un champ d’édition apparaît :
Remplissez l’intégralité des informations demandées (début et fin de la
tranche de revenu, montant en fonction du nombre d’enfants à charge).
Pour valider votre saisie cliquez sur
sur
. Pour annuler votre saisie, cliquez
.
Supprimer la dernière tranche de Choisissez UD Elèves - Etablissement
facturation d’un tableau de valeurs Initialisations des frais de scolarité.
privé :
Facturation
–
Sélectionnez le mode de calcul auquel appartient la tranche de facturation à
supprimer.
Sélectionnez la dernière tranche de facturation.
Cliquez avec le bouton droit de la souris sur la ligne correspondant à la
dernière tranche de facturation et choisissez « Supprimer ».
Supprimer un mode de calcul par Choisissez UD Elèves - Etablissement
Quotient Familial
Initialisations des frais de scolarité.
privé :
Facturation
–
Sélectionnez le mode de calcul à supprimer.
Cliquez avec le bouton droit de la souris sur le nom du mode de calcul à
supprimer et choisissez « Supprimer ».
95
Chapitre 9 – Unité d’enseignement privée : gestion financière
Mode < Au choix >
Ce mode de calcul permet de définir des catégories de tarifs de scolarité. Pour chaque catégorie, vous définissez
une liste de tarifs de scolarité auxquels vous affectez un montant fixe.
Pour
Procédez ainsi
Définir un mode de calcul de type Choisissez UD Elèves - Etablissement
<Au choix>
Initialisations des frais de scolarité.
privé :
Facturation
–
Cliquez 2 fois sur la ligne < Nouveau > de la liste Nom du mode de calcul au
choix.
Saisissez le nom du mode de calcul puis validez par la touche Entrée de
votre clavier.
Saisissez le libellé et le montant associés à ce mode dans le tableau réservé
au mode de calcul au choix. Pour cela cliquez 2 fois sur une ligne dans le
tableau de droite. Un champ d’édition apparaît.
Pour valider votre saisie cliquez sur
sur
. Pour annuler votre saisie, cliquez
.
Modifier le nom d’un mode de Choisissez UD Elèves - Etablissement
calcul
Initialisations des frais de scolarité.
privé :
Facturation
–
Cliquez 2 fois sur le nom du mode de calcul à modifier.
Entrez sa nouvelle appellation puis appuyez sur la touche Entrée de votre
clavier.
Modifier le libellé et/ou le montant Choisissez UD Elèves - Etablissement
associés à un mode de calcul
Initialisations des frais de scolarité.
privé :
Facturation
–
Sélectionnez le nom de votre mode de calcul. Les informations associées à
ce mode apparaissent dans le tableau de droite.
Dans le tableau de droite, cliquez 2 fois sur la ligne à modifier.
Vous pouvez maintenant modifier les informations de la ligne choisie. Pour
cela, un champ d’édition apparaît :
Pour valider votre saisie cliquez sur
sur
. Pour annuler votre saisie, cliquez
.
Associer un mode de calcul à un Choisissez UD Elèves – Elèves
élève
Cliquez 2 fois sur la ligne de l’élève
Sélectionnez l’onglet « Comptabilité » puis le cadre « Informations liées aux
élèves ». Le mode de facturation est affiché automatiquement par rapport
au niveau de la classe de l’élève et à l’association de la catégorie de tarif de
scolarité.
Choisissez le mode de calcul du tarif de scolarité que vous souhaitez affecter
96
Chapitre 9 – Unité d’enseignement privée : gestion financière
à l’élève.
Validez la modification de la fiche élève en cliquant dans la liste des élèves.
Affectation d’un mode de calcul aux élèves
Maintenant que les différents modes de calcul sont créés, vous pouvez les affecter à vos niveaux.
Pour affecter un mode de calcul à un niveau
1.
Choisissez UD Elèves - Etablissement privé : Facturation – Initialisations des frais de scolarité.
2.
Dans le tableau du haut à gauche, cliquez 2 fois sur la case à l’intersection d’un niveau et de la colonne
« Mode calcul ».
3.
Choisissez dans la liste le mode de calcul du niveau.
4.
Une fois le mode de calcul sélectionné, cliquez 2 fois dans la case sur la colonne « Nom / Montant » afin
de le préciser.
Mode de calcul « Fixe » : vous choisissez un montant libre en euros dans la colonne « Nom/ Montant ».
Mode de calcul « Fixe / Période » : vous choisissez un montant libre en euros pour chaque période.
Mode de calcul « QF » : vous choisissez dans une liste parmi les modes de calculs QF définis
préalablement.
Mode de calcul « Autre choix » : vous choisissez dans une liste parmi les modes de calculs au choix
définis.
Personnalisation des modes de calcul par élève
UD Elèves vous donne la possibilité de personnaliser le mode de calcul pour chaque élève malgré le choix
effectué pour le niveau de l’élève. Pour cela, cliquez sur le bouton
en bas de l’écran puis cliquez sur le ou les
niveaux pour lesquels vous souhaitez pouvoir personnaliser les frais de scolarité élève par élève. Ensuite, vous
pourrez modifier les frais de scolarité des élèves du ou des niveaux.
Vous avez la possibilité de saisir le montant des frais de scolarité pour plusieurs élèves à la fois. La population
d’élève est choisie à partir des requêtes que vous pouvez enregistrer dans le module Interro (Voir Chapitre 10).
Pour saisir un montant de frais de scolarité différent pour un groupe d’élèves
1.
Choisissez UD Elèves – Etablissement privé : Facturation – Initialisations des frais de
scolarité.
2.
Cliquez sur le bouton « Pour modifier le montant des frais de scolarité d’un groupe d’élèves, cliquez sur
».
97
Chapitre 9 – Unité d’enseignement privée : gestion financière
Cet écran vous permet de personnaliser le montant du frais de scolarité pour chaque élève concerné par la
requête, seule la colonne « Montant » peut-être modifiée. Des boutons
et
vous permettent de
dupliquer ou de supprimer une information facilement pour plusieurs élèves. En cliquant dans la colonne
« Associer » vous indiquez si l’élève sera concerné par le frais ou non. A noter que vous pouvez trier la liste des
élèves en cliquant sur l’intitulé des colonnes.
Cliquez sur le bouton
pour valider vos choix.
Comptes comptables liés aux frais de scolarité
Vous avez la possibilité de lier un compte comptable pour les frais de scolarité de chaque niveau. Tous les
niveaux doivent posséder un compte comptable pour les frais de scolarité sinon, vous ne pourrez pas générer les
factures.
Pour affecter un compte comptable à un niveau
Pour
Procédez ainsi
Associer un compte comptable à Choisissez UD Elèves – Etablissement
un niveau
Initialisations des frais de scolarité
privé :
Facturation
–
Sélectionnez le niveau auquel vous souhaitez affecter un compte comptable.
Cliquez deux fois dans la colonne « Compte comptable » de la liste des
niveaux.
Choisissez le compte dans la liste.
Validez avec la touche Entrée de votre clavier.
Modifier un compte
associé à un niveau
comptable Choisissez UD Elèves – Etablissement
Initialisations des frais de scolarité
privé :
Facturation
–
Sélectionnez le niveau pour lequel vous souhaitez modifier le compte
comptable.
Cliquez deux fois dans la colonne « Compte comptable » de la liste des
niveaux.
Choisissez le nouveau compte dans la liste.
98
Chapitre 9 – Unité d’enseignement privée : gestion financière
Validez avec la touche Entrée de votre clavier.
Remises liés aux frais de scolarité
Les remises s’appliquent au tarif de scolarité et non au total de la facture. Un élève ne peut pas avoir deux
remises identiques. Quelque soit la remise que vous appliquez, le calcul s’effectue par rapport au nombre d’élèves
inscrits rattaché au responsable de l’élève (UD Elèves – Elèves – onglet Informations confidentielles).
Vous trouvez la liste des remises de chaque élève dans leur fiche élève dans l’onglet « Comptabilité » et dans le
cadre « Bourse et remise ».
L’application automatique d’un type de remise efface toutes les informations déjà renseignées pour ce type de
remise pour tous les élèves.
Remises automatiques
Parmi les types de remise existants dans les initialisations des informations comptables (UD Elèves –
Etablissement privé : facturation – Paramètres et comptes, onglet Remises), vous définissez celui qui sera
affilié au nombre d’enfants. Un seul type de remise fonctionne ainsi. Ce sera donc le même pour tous les payeurs.
Vous choisissez le pourcentage de la remise en fonction du nombre d’enfants.
Pour
Procédez ainsi
Définir un pourcentage à appliquer Choisissez UD Elèves - Etablissement
à un nombre d’enfants inscrits
Initialisation des frais de scolarité.
privé :
Facturation
–
Cliquez 2 fois à l’intersection de la ligne correspondant à un nombre
d’enfants inscrits et de la colonne « % » dans le tableau de remises auto.
Sur frais de scolarité.
Saisissez le pourcentage à appliquer pour ce nombre d’enfants inscrits.
Validez avec la touchez Entrée du clavier.
Recommencer les 3 étapes précédentes pour tout le tableau de remises.
Appliquer un type de remise aux Choisissez UD Elèves - Etablissement
élèves
Initialisation des frais de scolarité.
privé :
Facturation
–
Sélectionnez le type de remise
Cliquez sur le bouton « Appliquer… ».
Remise individuelles
Une remise individuelle est une remise dont le montant ou le pourcentage concerne un élève. Vous ne pouvez
pas dupliquer votre saisie.
Pour saisir une remise individuelle à un élève
1.
Choisissez UD Elèves – Elèves.
2.
Cliquez 2 fois sur la ligne de l’élève pour passer en mode de modification.
3.
Sélectionnez l’onglet « Facturation ».
4.
Sélectionnez le frais pour lequel vous souhaitez appliquer une remise
5.
Cliquez 2 fois dans la colonne « Type de remise » et sélectionnez la remise que vous voulez appliquez à
l’élève.
6.
Cliquez 2 fois dans la colonne « % » et cochez l’option si la remise est un pourcentage.
7.
Cliquez 2 fois dans la colonne « Montant » et saisissez le pourcentage ou le montant de la remise.
99
Chapitre 9 – Unité d’enseignement privée : gestion financière
Définitions des sections analytiques liées aux frais de scolarité
Pour définir les sections analytiques liées aux entités de facturation pour les frais de scolarité, cliquez sur le
bouton « Pour définir les sections analytiques, cliquez sur
Pour
».
Procédez ainsi
Associer une section analytique à Sélectionnez l’entité de facturation concernée.
une entité de facturation
Choisissez la section analytique que vous souhaitez attribuer à l’entité de
facturation pour les frais de scolarité dans la colonne Section analytique.
Cliquez dans une autre case pour valider votre saisie.
Supprimer une section analytique Sélectionnez le nom de la section analytique de l’entité à supprimer puis
liée à une entité de facturation
appuyez sur la touche SUPPR.
Récupérer les sections analytiques
Cliquez sur le bouton
définies par défaut dans l’onglet
Analytique
de
la
fenêtre
Paramètres et comptes
E.
.
Définir les autres frais
Accès : Choisissez UD Elèves - Etablissement privé : Facturation – Initialisations des autres
frais
Cette fonction permet de définir d’autres informations nécessaires à la facturation. Vous initialisez :
-
Les frais fixes
-
Les activités sportives
-
Les activités associatives
-
L’acompte
-
L’APEL
-
Les bourses
-
Des frais liés à certains élèves
-
Des frais liés à certains payeurs
100
Chapitre 9 – Unité d’enseignement privée : gestion financière
Les frais fixes
Un frais fixe est obligatoirement renseigné par un libellé de facture, un compte comptable, une périodicité de
facturation et l’information indiquant si le frais s’applique à des divisions ou à des niveaux. Par défaut, un frais
fixe ayant un montant nul n’est pas imprimé sur les factures. Toutefois, si vous souhaitez le faire apparaître, il
suffit de cocher l’option « Impr si nul » du frais fixe. Vous pouvez associer un montant pour chaque division ou
pour chaque niveau.
Pour
Procédez ainsi
Créer un frais fixe
Choisissez UD Elèves – Etablissement privé :
Initialisations des autres frais, onglet Frais fixes
Facturation
–
Facturation
–
Facturation
–
Cliquez deux fois sur la ligne <Nouveau>
Saisissez les informations concernant le frais fixe.
Validez la saisie en cliquant dans la liste des frais fixes.
Modifier un frais fixe
Choisissez UD Elèves – Etablissement privé :
Initialisations des autres frais, onglet Frais fixes
Cliquez deux fois sur la ligne du frais à modifier.
Saisissez les informations à modifier.
Validez la saisie en cliquant dans la liste des frais fixes.
Supprimer un frais fixe
Choisissez UD Elèves – Etablissement privé :
Initialisations des autres frais, onglet Frais fixes
Sélectionnez le frais à supprimer.
Faites un clic droit sur le frais à supprimer et choisissez le menu
Supprimer.
Associer un montant à une division Choisissez UD Elèves – Etablissement privé :
ou à un niveau
Initialisations des autres frais, onglet Frais fixes
Facturation
–
Sélectionnez le frais fixe auquel vous souhaitez affecter un montant.
Cliquez deux fois dans la colonne « Montant » de la liste des divisions ou des
niveaux.
Saisissez le montant.
Validez avec la touche Entrée de votre clavier.
Définition des sections analytiques rattachées aux frais fixes
1.
Choisissez UD Elèves – Etablissement privé : Facturation – Initialisations des autres frais,
onglet Frais fixes.
2.
Faites un clic droit sur la ligne du frais fixe concerné et choisissez « Saisie analytique ».
101
Chapitre 9 – Unité d’enseignement privée : gestion financière
Pour
Procédez ainsi
Associer une section analytique à Sélectionnez l’entité de facturation concernée.
une entité de facturation
Choisissez la section analytique que vous souhaitez attribuer à l’entité de
facturation pour les frais fixes dans la colonne Section analytique.
Cliquez dans une autre case pour valider votre saisie.
Supprimer une section analytique Sélectionnez le nom de la section analytique de l’entité à supprimer puis
liée à une entité de facturation
appuyez sur la touche SUPPR.
Récupérer les sections analytiques
Cliquez sur le bouton
définies par défaut dans l’onglet
Analytique
de
la
fenêtre
Paramètres et comptes
.
Les activités sportives
Les activités sportives sont récupérées automatiquement depuis l’initialisation des informations élèves (UD
Elèves – Informations élèves, onglet Divers). Pour chaque activité à facturer, vous renseignez une
description, un compte comptable et une périodicité de facturation. Vous indiquez également pour chaque activité
sportive si, en cas de montant nul, vous souhaitez imprimer le frais. Enfin, vous définissez un tarif par niveau
pour chaque activité. Si aucune information de facturation n’est saisie pour une activité, elle ne sera pas facturée.
Pour
Modifier les informations
activité sportive
Procédez ainsi
d’une Choisissez UD Elèves – Etablissement privé : Facturation
Initialisations des autres frais, onglet Activités sportives
–
Cliquez deux fois sur la ligne correspondant à l’activité à modifier.
Saisissez vos modifications.
Validez la saisie en cliquant dans la liste des activités sportives.
Supprimer toutes les informations Choisissez UD Elèves – Etablissement privé : Facturation
liées à une activité sportive
Initialisations des autres frais, onglet Activités sportives
–
Sélectionnez l’activité à supprimer.
Faites un clic droit sur l’activité à supprimer et choisissez le menu
Supprimer.
102
Chapitre 9 – Unité d’enseignement privée : gestion financière
Associer un montant à un niveau Choisissez UD Elèves – Etablissement privé : Facturation
pour une activité sportive
Initialisations des autres frais, onglet Activités sportives
–
Sélectionnez l’activité à laquelle vous souhaitez affecter un montant.
Cliquez deux fois dans la colonne « Montant » de la liste des niveaux en face
du niveau pour lequel vous souhaitez renseigner un montant.
Saisissez le montant.
Validez avec la touche Entrée de votre clavier.
Définition des sections analytiques rattachées aux activités sportives
1.
Choisissez UD Elèves – Etablissement privé : Facturation – Initialisations des autres frais,
onglet Activités sportives.
2.
Faites un clic droit sur la ligne de l’activité concernée et choisissez « Saisie analytique ».
Pour
Procédez ainsi
Associer une section analytique à Sélectionnez l’entité de facturation concernée.
une entité de facturation
Choisissez la section analytique que vous souhaitez attribuer à l’entité de
facturation pour les activités sportives dans la colonne Section analytique.
Cliquez dans une autre case pour valider votre saisie.
Supprimer une section analytique Sélectionnez le nom de la section analytique de l’entité à supprimer puis
liée à une entité de facturation
appuyez sur la touche SUPPR.
Récupérer les sections analytiques
Cliquez sur le bouton
définies par défaut dans l’onglet
Analytique
de
la
fenêtre
Paramètres et comptes
.
Les activités associatives
Les activités associatives sont récupérées automatiquement depuis l’initialisation des informations élèves (UD
Elèves – Informations élèves, onglet Divers). Pour chaque activité, vous renseignez une description, un
compte comptable et une périodicité de facturation. Vous indiquez également pour chaque activité sportive si, en
cas de montant nul, vous souhaitez imprimer le frais. Enfin, vous définissez un tarif par niveau pour chaque
activité.
103
Chapitre 9 – Unité d’enseignement privée : gestion financière
Pour
Procédez ainsi
Modifier les informations
activité associative
d’une Choisissez UD Elèves – Etablissement privé : Facturation
Initialisations des autres frais, onglet Activités associatives
–
Cliquez deux fois sur la ligne correspondant à l’activité à modifier.
Saisissez vos modifications.
Validez la saisie en cliquant dans la liste des activités associatives.
Supprimer toutes les informations Choisissez UD Elèves – Etablissement privé : Facturation
liées à une activité associative
Initialisations des autres frais, onglet Activités associatives
–
Sélectionnez l’activité à supprimer.
Faites un clic droit sur l’activité à supprimer et choisissez le menu
Supprimer.
Associer un montant à un niveau Choisissez UD Elèves – Etablissement privé : Facturation
pour une activité associative
Initialisations des autres frais, onglet Activités associatives
–
Sélectionnez l’activité à laquelle vous souhaitez affecter un montant.
Cliquez deux fois dans la colonne « Montant » de la liste des niveaux en face
du niveau pour lequel vous souhaitez renseigner un montant.
Saisissez le montant.
Validez avec la touche Entrée de votre clavier.
Définition des sections analytiques rattachées aux activités associatives
1.
Choisissez UD Elèves – Etablissement privé : Facturation – Initialisations des autres frais,
onglet Activités associatives.
2.
Faites un clic droit sur la ligne de l’activité concernée et choisissez « Saisie analytique ».
Pour
Procédez ainsi
Associer une section analytique à Sélectionnez l’entité de facturation concernée.
une entité de facturation
Choisissez la section analytique que vous souhaitez attribuer à l’entité de
facturation pour les activités associatives dans la colonne Section analytique.
Cliquez dans une autre case pour valider votre saisie.
Supprimer une section analytique Sélectionnez le nom de la section analytique de l’entité à supprimer puis
104
Chapitre 9 – Unité d’enseignement privée : gestion financière
liée à une entité de facturation
appuyez sur la touche SUPPR.
Récupérer les sections analytiques
Cliquez sur le bouton
définies par défaut dans l’onglet
Analytique
de
la
fenêtre
Paramètres et comptes
.
L’acompte
L’acompte est une avance du payeur. Ce n’est donc pas un frais à part entière. Vous devez définir le libellé
correspondant à l’acompte qui figurera sur les factures, le compte comptable et la période de facturation de
l’acompte. Vous indiquez également si l’acompte est imprimé au cas où le montant est nul.
L’acompte est propre à chaque élève c’est pourquoi vous renseignez le montant de l’acompte dans la fiche de
l’élève.
Pour
Procédez ainsi
Saisir les informations de l’acompte Choisissez UD Elèves – Etablissement privé : Facturation
Initialisations des autres frais, onglet Acompte –APEL - Bourses
–
Cliquez deux fois sur la ligne de l’acompte.
Saisissez les informations.
Validez la saisie en cliquant dans la liste des frais.
Supprimer toutes les informations Choisissez UD Elèves – Etablissement privé : Facturation
liées à l’acompte
Initialisations des autres frais, onglet Acompte –APEL - Bourses
–
Sélectionnez la ligne de l’acompte.
Faites un clic droit sur la ligne de l’acompte et choisissez le menu
Supprimer.
Saisir le montant d’un acompte Choisissez UD Elèves – Elèves
pour un élève
Cliquez deux fois sur la ligne correspondant à l’élève auquel vous souhaitez
renseigner l’acompte.
Sélectionnez l’onglet « Comptabilité ».
Saisissez le montant de l’acompte dans le champ « Acompte » de l’encadré
« Mode de paiement et assurance ».
Validez la saisie en cliquant dans la liste des élèves.
Indiquer
dans
quel
compte Choisissez UD Elèves – Elèves
comptable
doit
être
placé
Cliquez deux fois sur la ligne correspondant à l’élève auquel vous souhaitez
l’acompte
renseigner l’acompte.
Sélectionnez l’onglet « Comptabilité ».
Cochez l’option « Compte du payeur » si vous souhaitez que l’acompte
apparaisse comme un réel acompte dans la facture du payeur ou laisser la
case décochée si vous souhaitez que l’acompte aille dans le compte
comptable choisi dans UD Elèves – Etablissement privé : Facturation –
Initialisations des autres frais, onglet Acompte –APEL - Bourses
Validez la saisie en cliquant dans la liste des élèves.
105
Chapitre 9 – Unité d’enseignement privée : gestion financière
Saisie du montant de l’acompte pour plusieurs élèves
Vous avez la possibilité de saisir le montant de l’acompte pour plusieurs élèves à la fois. La population d’élève est
choisie à partir des requêtes que vous pouvez enregistrer dans le module Interro (Voir Chapitre 10).
Pour saisir le montant de l’acompte pour plusieurs élèves, choisissez UD Elèves – Etablissement privé :
Facturation – Initialisations des autres frais, onglet Acompte –APEL – Bourses puis, cliquez sur le bouton
au bout de la ligne de l’acompte.
Cet écran vous permet de personnaliser le montant de l’acompte pour chaque élève concerné par la requête,
seule la colonne « Montant » peut-être modifiée. Des boutons
et
vous permettent de dupliquer ou de
supprimer une information facilement pour plusieurs élèves. En cliquant dans la colonne « Associer » vous
indiquez si l’élève sera concerné par l’acompte ou non. A noter que vous pouvez trier la liste des élèves en
cliquant sur l’intitulé des colonnes.
Si vous souhaitez que l’acompte aille dans le compte du payeur pour tous les élèves concernés par la requête,
cochez la case « Compte du payeur » sinon, décochez la.
Cliquez sur le bouton
pour valider vos choix.
Définition des sections analytiques rattachées à l’acompte
1.
Choisissez UD Elèves – Etablissement privé : Facturation – Initialisations des autres frais,
onglet Acompte –APEL – Bourses.
2.
Faites un clic droit sur la ligne de l’acompte et choisissez « Saisie analytique ».
106
Chapitre 9 – Unité d’enseignement privée : gestion financière
Pour
Procédez ainsi
Associer une section analytique à Sélectionnez l’entité de facturation concernée.
une entité de facturation
Choisissez la section analytique que vous souhaitez attribuer à l’entité de
facturation pour l’acompte dans la colonne Section analytique.
Cliquez dans une autre case pour valider votre saisie.
Supprimer une section analytique Sélectionnez le nom de la section analytique de l’entité à supprimer puis
liée à une entité de facturation
appuyez sur la touche SUPPR.
Récupérer les sections analytiques
Cliquez sur le bouton
définies par défaut dans l’onglet
Analytique
de
la
fenêtre
Paramètres et comptes
.
L’APEL
L’APEL est une cotisation des parents d’élèves. Ce frais est lié au payeur et le montant est le même pour tous les
élèves. Par défaut, l’APEL n’est pas facturée. Quelque soit le nombre d’élèves liés à un payeur, le montant de
l’APEL sera le même.
Pour
Procédez ainsi
Saisir les informations de l’APEL
Choisissez UD Elèves – Etablissement privé : Facturation
Initialisations des autres frais, onglet Acompte –APEL - Bourses
–
Cliquez deux fois sur la ligne de l’APEL.
Saisissez les informations.
Validez la saisie en cliquant dans la liste des frais.
Supprimer toutes les informations Choisissez UD Elèves – Etablissement privé : Facturation
liées à l’APEL
Initialisations des autres frais, onglet Acompte –APEL - Bourses
–
Sélectionnez la ligne de l’ APEL.
Faites un clic droit sur la ligne de l’acompte et choisissez le menu
Supprimer.
Facturer l’APEL à un élève
Choisissez UD Elèves – Elèves
Cliquez deux fois sur la ligne correspondant à l’élève auquel vous souhaitez
facturer l’APEL.
Sélectionnez l’onglet « Comptabilité ».
Cochez l’option « A facturer » du champ « APEL » de l’encadré « Mode de
paiement et assurance ».
Validez la saisie en cliquant dans la liste des élèves.
Définition des sections analytiques rattachées à l’APEL
1.
Choisissez UD Elèves – Etablissement privé : Facturation – Initialisations des autres frais,
onglet Acompte –APEL – Bourses.
2.
Faites un clic droit sur la ligne de l’APEL et choisissez « Saisie analytique ».
107
Chapitre 9 – Unité d’enseignement privée : gestion financière
Pour
Procédez ainsi
Associer une section analytique à Sélectionnez l’entité de facturation concernée.
une entité de facturation
Choisissez la section analytique que vous souhaitez attribuer à l’entité de
facturation pour l’APEL dans la colonne Section analytique.
Cliquez dans une autre case pour valider votre saisie.
Supprimer une section analytique Sélectionnez le nom de la section analytique de l’entité à supprimer puis
liée à une entité de facturation
appuyez sur la touche SUPPR.
Récupérer les sections analytiques
Cliquez sur le bouton
définies par défaut dans l’onglet
Analytique
de
la
fenêtre
Paramètres et comptes
.
Les bourses
Les bourses sont récupérées automatiquement depuis l’initialisation des informations élèves (UD Elèves –
Informations Elèves, onglet Finances). Les bourses sont des déductions et non des frais à payer. Chaque élève
peut décrocher jusqu’à deux bourses différentes et avec des montants différents. Par défaut, l’élève est renseigné
avec l’information « Non boursier ».
A chaque bourse correspond un libellé de facture, un compte comptable et une période de facturation. Vous
pouvez également choisir d’imprimer ou non les bourses si leur montant est nul.
Le module UD Elèves permet de gérer la bourse d’enseignement supérieur, une bourse provisoire, une bourse
nationale, une bourse départementale et la bourse des collèges. Une bourse « Autre cas » permet de gérer un
éventuel autre type de bourse.
Si les informations des bourses ne sont pas renseignées, ces dernières ne sont pas facturées.
Pour
Procédez ainsi
Saisir les informations des bourses
Choisissez UD Elèves – Etablissement privé : Facturation
Initialisations des autres frais, onglet Acompte –APEL - Bourses
–
Cliquez deux fois sur la ligne d’une bourse.
Saisissez les informations.
Validez la saisie en cliquant dans la liste des frais.
Supprimer toutes les informations Choisissez UD Elèves – Etablissement privé : Facturation
liées à une bourse
Initialisations des autres frais, onglet Acompte –APEL - Bourses
108
–
Chapitre 9 – Unité d’enseignement privée : gestion financière
Sélectionnez la ligne de la bourse.
Faites un clic droit sur la ligne de la bourse et choisissez le menu
Supprimer.
Associer une bourse à un élève
Choisissez UD Elèves – Elèves
Cliquez deux fois sur la ligne correspondant à l’élève auquel vous souhaitez
associer une bourse.
Sélectionnez l’onglet « Comptabilité ».
Sélectionnez le type de bourse dans le champ « Bourse principale » de
l’encadré « Bourse et remise ». Faites de même avec le champ « Bourse
secondaire » si l’élève bénéficie de deux bourses.
Saisissez le nombre de parts
Saisissez le montant de la bourse dans le champ « Montant » de l’encadré
« Bourse et remise ».
Le montant total de la bourse pour l’élève sera égal au nombre de
parts multiplié par le montant saisi.
Validez la saisie en cliquant dans la liste des élèves.
Définition des sections analytiques rattachées aux bourses
1.
Choisissez UD Elèves – Etablissement privé : Facturation – Initialisations des autres frais,
onglet Acompte –APEL – Bourses.
2.
Faites un clic droit sur la ligne de la bourse concernée et choisissez « Saisie analytique ».
Pour
Procédez ainsi
Associer une section analytique à Sélectionnez l’entité de facturation concernée.
une entité de facturation
Choisissez la section analytique que vous souhaitez attribuer à l’entité de
facturation pour la bourse dans la colonne Section analytique.
Cliquez dans une autre case pour valider votre saisie.
Supprimer une section analytique Sélectionnez le nom de la section analytique de l’entité à supprimer puis
liée à une entité de facturation
appuyez sur la touche SUPPR.
Récupérer les sections analytiques
Cliquez sur le bouton
définies par défaut dans l’onglet
109
.
Chapitre 9 – Unité d’enseignement privée : gestion financière
Analytique
de
la
Paramètres et comptes
fenêtre
Les autres frais liés aux élèves
Vous avez la possibilité de créer d’autres frais liés à une certaine population d’élèves. La population d’élève est
choisie à partir des requêtes que vous pouvez enregistrer dans le module Interro (Voir Chapitre 10).
Vous devez définir un code et un libellé correspondant au frais qui figurera sur les factures, le compte comptable
et le montant par période du frais. Il est à noter que le montant de ces frais peut-être négatif. Vous indiquez
également si le frais est imprimé au cas où le montant est nul.
Pour
Procédez ainsi
Saisir les informations concernant Choisissez UD Elèves – Etablissement privé : Facturation
les autres frais liés aux élèves
Initialisations des autres frais, onglet Frais liés aux élèves.
–
Cliquez deux fois sur la ligne d’un frais.
Saisissez les informations
Validez la saisie en cliquant dans la liste des frais.
Laisser UD Elèves gérer les codes Choisissez UD Elèves – Etablissement privé : Facturation
des autres frais liés aux élèves
Initialisations des autres frais, onglet Frais liés aux élèves.
–
Cochez la case « Création automatique du code frais »
Cliquez deux fois sur la ligne d’un frais.
Saisissez les informations (le code est créé automatiquement par UD
Elèves).
Validez la saisie en cliquant dans la liste des frais.
Voir les élèves concernés par le Choisissez UD Elèves – Etablissement privé : Facturation
frais
Initialisations des autres frais, onglet Frais liés aux élèves.
Cliquez sur le bouton
au bout de la ligne du frais.
Supprimer toutes les informations Choisissez UD Elèves – Etablissement privé : Facturation
liées à un frais
Initialisations des autres frais, onglet Frais liés aux élèves.
Faites un clic droit sur la ligne du frais et choisissez le menu Supprimer.
Pour associer une population d’élèves à un frais
1.
Cliquez une fois sur la ligne du frais concerné.
2.
Cliquez sur le bouton
en fin de ligne
110
–
–
Chapitre 9 – Unité d’enseignement privée : gestion financière
Cet écran vous permet de personnaliser les informations concernant le frais pour chaque élève concerné par la
requête, vous pouvez modifier les colonnes « Libellé » et « Montant ». Des boutons
et
vous permettent
de dupliquer ou de supprimer une information facilement pour plusieurs élèves. En cliquant dans la colonne
« Associer » vous indiquez si l’élève sera concerné par le frais ou non. A noter que vous pouvez trier la liste des
élèves en cliquant sur l’intitulé des colonnes.
Cliquez sur le bouton
pour valider vos choix.
Définition des sections analytiques rattachées aux autres frais liés aux élèves
1.
Choisissez UD Elèves – Etablissement privé : Facturation – Initialisations des autres frais,
onglet Frais liés aux élèves.
2.
Faites un clic droit sur la ligne du frais concerné et choisissez « Saisie analytique ».
Pour
Procédez ainsi
Associer une section analytique à Sélectionnez l’entité de facturation concernée.
une entité de facturation
Choisissez la section analytique que vous souhaitez attribuer à l’entité de
facturation pour le frais lié aux élèves dans la colonne Section analytique.
Cliquez dans une autre case pour valider votre saisie.
111
Chapitre 9 – Unité d’enseignement privée : gestion financière
Supprimer une section analytique Sélectionnez le nom de la section analytique de l’entité à supprimer puis
liée à une entité de facturation
appuyez sur la touche SUPPR.
Récupérer les sections analytiques
Cliquez sur le bouton
définies par défaut dans l’onglet
Analytique
de
la
fenêtre
Paramètres et comptes
.
Les autres frais liés aux payeurs
Vous avez la possibilité de créer d’autres frais liés à une certaine population de payeurs. La population de payeur
est choisie à partir des requêtes que vous pouvez enregistrer dans le module Interro (Voir Chapitre 10).
Vous devez définir un code et un libellé correspondant au frais qui figurera sur les factures, le compte comptable
et le montant par période du frais. Il est à noter que le montant de ces frais peut-être négatif. Vous indiquez
également si le frais est imprimé au cas où le montant est nul.
Pour
Procédez ainsi
Saisir les informations concernant Choisissez UD Elèves – Etablissement privé : Facturation
les autres frais liés aux payeurs
Initialisations des autres frais, onglet Frais liés aux payeurs.
–
Cliquez deux fois sur la ligne d’un frais.
Saisissez les informations.
Validez la saisie en cliquant dans la liste des frais.
Laisser UD Elèves gérer les codes Choisissez UD Elèves – Etablissement privé : Facturation
des autres frais liés aux payeurs
Initialisations des autres frais, onglet Frais liés aux payeurs.
–
Cochez la case « Création automatique du code frais »
Cliquez deux fois sur la ligne d’un frais.
Saisissez les informations (le code est créé automatiquement par UD
Elèves).
Validez la saisie en cliquant dans la liste des frais.
Voir les payeurs concernés par le Choisissez UD Elèves – Etablissement privé : Facturation
frais
Initialisations des autres frais, onglet Frais liés aux payeurs.
Cliquez sur le bouton
au bout de la ligne du frais concerné.
Supprimer toutes les informations Choisissez UD Elèves – Etablissement privé : Facturation
liées à un frais
Initialisations des autres frais, onglet Frais liés aux payeurs.
Faites un clic droit sur la ligne du frais et choisissez le menu Supprimer.
Pour associer une population de payeurs à un frais
1.
Cliquez une fois sur la ligne du frais concerné.
2.
Cliquez sur le bouton
en fin de ligne
112
–
–
Chapitre 9 – Unité d’enseignement privée : gestion financière
Cet écran vous permet de personnaliser les informations concernant le frais pour chaque payeur concerné par la
requête, vous pouvez modifier les colonnes « Libellé » et « Montant ». Des boutons
et
vous permettent
de dupliquer ou de supprimer une information facilement pour plusieurs payeurs. En cliquant dans la colonne
« Associer » vous indiquez si le payeur sera concerné par le frais ou non. A noter que vous pouvez trier la liste
des payeurs en cliquant sur l’intitulé des colonnes.
Cliquez sur le bouton
pour valider vos choix.
Définition des sections analytiques rattachées aux autres frais liés aux payeurs
1.
Choisissez UD Elèves – Etablissement privé : Facturation – Initialisations des autres frais,
onglet Frais liés aux payeurs.
2.
Faites un clic droit sur la ligne du frais concerné et choisissez « Saisie analytique ».
Pour
Procédez ainsi
Associer une section analytique à Sélectionnez l’entité de facturation concernée.
une entité de facturation
Choisissez la section analytique que vous souhaitez attribuer à l’entité de
facturation pour le frais lié aux payeurs dans la colonne Section analytique.
Cliquez dans une autre case pour valider votre saisie.
113
Chapitre 9 – Unité d’enseignement privée : gestion financière
Supprimer une section analytique Sélectionnez le nom de la section analytique de l’entité à supprimer puis
liée à une entité de facturation
appuyez sur la touche SUPPR.
Récupérer les sections analytiques
Cliquez sur le bouton
définies par défaut dans l’onglet
Analytique
de
la
fenêtre
Paramètres et comptes
.
F.Définir les modes de paiement
Le mode de paiement est lié au payeur. Si vous changez le mode de paiement d’un payeur à partir d’une fiche
d’un élève auquel il est associé, la modification sera reportée pour tous les élèves auxquels il est rattaché. Vous
définissez les modes de paiements dans les initialisations d’informations élèves (UD Elèves – Informations
élèves – onglet Finances).
Lors de l’initialisation de la base facturation (UD Elèves – Etablissement privé : Facturation –
Initialisations base facturation), les modes de paiements sont exportés en tant que modèles de règlement
(mode de paiement, échéance de règlement et montant) dans le module de facturation.
Dans le cas où des payeurs ont choisi le prélèvement, il faut indiquer « Prélèvement » comme mode de
règlement dans les modèles de règlement dans le module de facturation. Ainsi, les informations bancaires de ces
payeurs seront exportées dans le module de facturation lors de la génération des factures. Vous renseignez les
informations bancaires d’un payeur dans la fiche élève d’un élève auquel il est rattaché (UD Elèves – Elèves –
onglet Comptabilité).
Si par erreur, vous générez une facture pour un payeur avec un mode de paiement qui ne lui correspond pas, il
suffit de procéder ainsi :
G.
1.
Indiquez le bon mode de paiement du payeur à partir de la fiche élève.
2.
Choisissez UD Elèves - Etablissement privé : Facturation - Initialisations base facturation
3.
Cochez uniquement l’option « Payeurs ».
4.
Cliquez sur le bouton « Exporter ».
5.
Choisissez UD Elèves - Etablissement privé : Facturation - Génération facture
6.
Supprimer la facture du payeur seulement (cf. paragraphe « VIII. Option Gestion financière : générer les
factures » de ce chapitre).
7.
Générer la facture de ce payeur uniquement (cf. paragraphe « VIII. Option Gestion financière : générer
les factures » de ce chapitre).
Faire un audit avant la facturation
Accès : Choisissez UD Elèves - Etablissement privé : Facturation – Audit factures
Cette commande permet de contrôler les informations élèves saisies pour la facturation. L’audit relève les
anomalies liées aux élèves et les anomalies liées aux payeurs.
Impératif
Il est nécessaire d’avoir procédé à la mise en place de la liaison entre UD Elèves et le module de facturation pour
que l’audit de facturation fonctionne.
114
Chapitre 9 – Unité d’enseignement privée : gestion financière
H. Option Gestion financière : Initialiser la base du
module de facturation
Accès : Choisissez UD Elèves - Etablissement privé : Facturation – Initialisations base
facturation
Cette commande permet d’initialiser la base du module de facturation à partir des informations renseignées dans
UD Elèves.
Impératif
Il est nécessaire d’avoir procédé à la mise en place de la liaison entre UD Elèves et le module de facturation pour
que l’initialisation du module de facturation fonctionne.
Recommandations
Vous devez effectuer l’initialisation de la base du module de facturation avant de générer les factures.
Avant de lancer l’exécution de l’initialisation du module de facturation, c'est-à-dire cliquer sur le bouton
« Exporter » (voir ci-après), vous pouvez consulter un audit de facturation vous indiquant des anomalies
liées aux élèves et/ou des anomalies liées aux payeurs (cf. chapitre 9 Unité d’enseignement privée : gestion
financière VI. Faire un audit avant la facturation).
Après l’initialisation du module de facturation, vous pouvez consulter un rapport indiquant le nombre de
créations et/ou de mises à jour des informations effectuées dans le module de facturation.
115
Chapitre 9 – Unité d’enseignement privée : gestion financière
Quelles informations exportez-vous vers le module de facturation ?
Les élèves en tant qu’articles avec un montant égal au tarif de scolarité.
Les frais (frais fixes, activités sportives, activités associatives…).
Les remises.
Les payeurs : les coordonnées, les informations bancaires et le mode de paiement.
Que se passe-t-il lors de l’initialisation de la base du module de facturation ?
1.
Les comptes comptables sont créés s’ils n’existent pas dans la comptabilité
2.
Les informations du module de facturation sont créées et/ou mises à jour par rapport aux informations
saisies dans UD Elèves.
Pour initialiser la base du module de facturation
1.
Choisissez UD Elèves - Etablissement privé : Facturation – Initialisations base facturation. La
fenêtre suivante s’affiche :
2.
Si vous n’avez pas paramétré de mot de passe dans le module de facturation, cliquez sur le bouton
« OK ». Dans le cas contraire, saisissez votre code utilisateur et votre mot de passe puis cliquez sur le
bouton « OK ». La fenêtre suivante s’affiche :
116
Chapitre 9 – Unité d’enseignement privée : gestion financière
3.
Cliquez sur le bouton « Exporter ».
I. Option Gestion financière : Générer les factures suivant
la périodicité générale
Accès : Choisissez UD Elèves - Etablissement privé : Facturation – Génération des factures
suivant la périodicité générale
Cette commande permet de créer les factures d’un ou plusieurs payeurs dans le module de facturation.
Impératif
Il est nécessaire d’avoir procédé à la mise en place de la liaison entre UD Elèves et le module de facturation pour
que la génération des factures fonctionne.
ATTENTION
La fonction de génération des factures est uniquement un mode de création et non de modification. Cela signifie
que chaque génération de facture crée les factures des payeurs. Si vous générez deux fois de suite les factures,
vous trouverez deux mêmes factures pour les payeurs dans le module de facturation.
Avant de générer vos factures dans le module de facturation, vous pouvez affiner le contenu des factures et les
destinataires des factures. En effet, UD Elèves propose plusieurs options :
117
Chapitre 9 – Unité d’enseignement privée : gestion financière
-
« Avoir le détail des remises en comptabilité » : dans ce cas, chaque remise sera considérée comme
un article dans le module de facturation. Attention, pour activer cette option, vous devez avoir
associé un compte comptable pour toutes les remises dans le menu UD Elèves – Etablissement
privé : Facturation – Paramètres et comptes, onglet Remises.
-
« Arrondi le montant des remises à l’euro près » : permet d’avoir des montants arrondis.
-
« Insérer une ligne « Sous-total » pour chaque élève » : ajoute une ligne « Sous-total » regroupant
tous les frais liés aux élèves sur la facture. Les frais, tels que l’APEL seront édités en dessous de la
ligne du sous-total. .
Cette option est intéressante lorsqu’un payeur est associé à une fratrie. La facture est alors plus
claire.
-
« Afficher le solde du compte du payeur sur la facture » : permet d’imprimer le solde du compte de
chaque payeur sur leur facture.
Vous pouvez choisir la période de facturation ainsi que la date de facturation utilisées pour la génération des
factures.
UD Elèves liste tous les payeurs. Cette liste se compose de 4 colonnes représentant respectivement les
informations suivantes : la sélection du payeur pour la génération/suppression de facture, la détection d’une
anomalie liée au payeur, le code famille et l’identité du payeur. Si une anomalie liée au payeur ou à un des élèves
rattaché au payeur est détectée pour une facture, UD Elèves affiche le symbole
devant le nom du payeur
concerné. Dans ce cas, choisissez UD Elèves - Etablissement privé : Facturation – Audit factures pour voir
de quelle anomalie il s’agit.
Par défaut, tous les payeurs sont sélectionnés mais vous n’êtes pas obligé de générer toutes les factures en
même temps. Vous pouvez faire plusieurs générations de factures et ainsi les paramétrer différemment. Le
nombre de payeurs sélectionnés est affiché à droite de l’intitulé « Payeur ».
Exemple :
Vous pouvez générer les factures avec un sous-total par élève uniquement pour les payeurs associés à une
fratrie. Pour cela :
1/ lancez une première génération de factures en ayant coché l’option « Insérer un sous-total pour
chaque élève » et sélectionnez seulement les payeurs associés à une fratrie.
2/ lancez une seconde génération de factures en ayant décoché l’option « Insérer un sous-total pour
chaque élève » et sélectionnez seulement les payeurs non associés à une fratrie.
UD Elèves vous permet également de choisir les payeurs à partir d’une population. La population de payeur est
choisie à partir des requêtes que vous pouvez enregistrer dans le module Interro (Voir Chapitre 10).
Une coche « Factures non générées pour la période » vous permet de sélectionner uniquement les payeurs pour
lesquels vous n’avez pas encore généré de facture sur la période choisie.
Par défaut, les factures sont générées dans l’ordre alphabétique des payeurs. L’option « Trier les payeurs selon
les divisions rattachées aux élèves » permet de générer les factures triées par division puis par ordre
alphabétique des payeurs. Si un payeur est associé à plusieurs élèves, UD Elèves se base sur le 1er élève qu’il va
trouver pour éditer la facture.
Exemple : un payeur est associé à un élève de 3A et à un élève de 6B. La facture du payeur peut être imprimée
soit parmi celles de 3A soit parmi celles de 6B.
Après la génération, un bouton « Rapport » permet d’afficher un fichier texte faisant le compte rendu de la
génération. Vous pouvez imprimer ce rapport avec la commande Fichier – Imprimer du bloc notes.
Pour
Procédez ainsi
Choisir la période de facturation
Choisissez UD Elèves - Etablissement privé : Facturation
Génération des factures suivant la périodicité générale
–
Sélectionnez la période souhaitée dans la liste des périodes
Définir la date de facturation
Choisissez UD Elèves - Etablissement privé : Facturation
Génération des factures suivant la périodicité générale
118
–
Chapitre 9 – Unité d’enseignement privée : gestion financière
Cliquez dans la case Date de facturation et choisissez la date souhaitée dans
le calendrier.
Définir une option
Choisissez UD Elèves - Etablissement privé : Facturation
Génération des factures suivant la périodicité générale
–
Cliquez sur le bouton « Options »
Cochez les options que vous souhaitez mettre en place
Cliquez sur le bouton « OK »
Sélectionner un payeur pour qui Choisissez UD Elèves - Etablissement privé : Facturation
générer une facture
Génération des factures suivant la périodicité générale
–
Cochez la première case correspondant à la ligne du payeur. Une coche
s’affiche dans cette case.
Désélectionner un payeur
Choisissez UD Elèves - Etablissement privé : Facturation
Génération des factures suivant la périodicité générale
–
Cliquez sur la coche de la première case de la ligne du payeur.
Sélectionner tous les payeurs pour Choisissez UD Elèves - Etablissement privé : Facturation
qui générer une facture
Génération des factures suivant la périodicité générale
–
Cliquez sur le bouton « Tout sélectionner ».
Désélectionner tous les payeurs Choisissez UD Elèves - Etablissement privé : Facturation
pour qui générer une facture
Génération des factures suivant la périodicité générale
–
Cliquez sur le bouton « Tout désélectionner ».
Sélectionner les payeurs à partir Choisissez UD Elèves - Etablissement privé : Facturation
d’une requête
Génération des factures suivant la périodicité générale
Cliquez sur le bouton
–
.
Sélectionner les payeurs pour Choisissez UD Elèves - Etablissement privé : Facturation
lesquels la facture n’a pas encore Génération des factures suivant la périodicité générale
été générée sur la période choisie
Cliquez sur le bouton « Factures non générées pour la période ».
–
Afficher uniquement les payeurs Choisissez UD Elèves - Etablissement privé : Facturation
sélectionnés
Génération des factures suivant la périodicité générale
–
Cliquez sur le bouton « Afficher uniquement les payeurs sélectionnés ».
Afficher le solde du payeur dans Lancez le module de facturation
les factures
Choisissez Fichier – Mise en page
Ouvrez le modèle de fichier de facture.
Intégrez le champ de publipostage « Entête 2 » présent dans le fichier
« Document Vente entête ».
Astuce
Les payeurs associés à une fratrie sont reconnus dans la liste par le symbole
119
devant leur nom.
Chapitre 9 – Unité d’enseignement privée : gestion financière
J. Option Gestion financière : Supprimer des factures
Accès : Choisissez UD Elèves - Etablissement privé : Facturation – Génération des factures
suivant la périodicité générale
Vous pouvez supprimer des factures qui ne sont pas encore passées en comptabilité et qui sont encore en
gestion. Parmi toutes ces factures, vous indiquez si UD Elèves supprime toutes les factures stockées en gestion
ou seulement certaines par rapport à une date que vous fixez. Pour ce choix de date de facturation, il suffit
d’indiquer si celle-ci est :
-
égale à une date que vous imposez,
-
située avant une date que vous sélectionnez,
-
située après une date que choisissez,
-
comprise entre deux dates que vous définissez.
A cela s’ajoutent deux autres options « les factures générées par UD Elèves » et « les factures des payeurs
sélectionnés » qui respectivement permettent d’indiquer :
-
Si vous souhaitez supprimer uniquement les factures générées par UD Elèves ou indépendamment
par UD Elèves et par le module de facturation.
-
Si vous voulez supprimer toutes les factures ou seulement celles des payeurs sélectionnés.
Ces options de suppression ne sont pas enregistrées. Il convient de faire votre choix à chaque suppression.
Après la suppression, un bouton « Rapport » permet d’afficher un fichier texte faisant le compte rendu de la
suppression. Vous pouvez imprimer ce rapport avec la commande Fichier – Imprimer du bloc notes.
Pour
Procédez ainsi
Consulter le nombre de factures à Choisissez UD Elèves - Etablissement privé : Facturation
supprimer
Génération des factures suivant la périodicité générale
–
Cliquez sur le symbole
situé devant l’intitulé « Suppression des factures »
afin de déployer la partie de l’écran réservée à la suppression des factures.
Sélectionnez les critères de suppression.
Cliquez sur le bouton « Calculer ».
Supprimer des factures
Choisissez UD Elèves - Etablissement privé : Facturation
Génération des factures suivant la périodicité générale
–
Cliquez sur le symbole
situé devant l’intitulé « Suppression des factures »
afin de déployer la partie de l’écran réservée à la suppression des factures.
120
Chapitre 9 – Unité d’enseignement privée : gestion financière
Sélectionnez les critères de suppression.
Cliquez sur le bouton « Supprimer ».
K. Option Gestion financière : Générer les factures
exceptionnelles
Accès : Choisissez UD Elèves - Etablissement privé : Facturation – Génération des factures
exceptionnelles
Cette commande permet de créer des factures exceptionnelles pour un ou plusieurs payeurs dans le module de
facturation.
Impératif
Il est nécessaire d’avoir procédé à la mise en place de la liaison entre UD Elèves et le module de facturation pour
que la génération des factures fonctionne.
ATTENTION
La fonction de génération des factures exceptionnelles est uniquement un mode de création et non de
modification. Cela signifie que chaque génération de factures exceptionnelles crée les factures des payeurs. Si
vous générez deux fois de suite des factures exceptionnelles, vous trouverez deux mêmes factures pour les
payeurs dans le module de facturation.
Il est à noter que les frais liés aux factures exceptionnelles n’apparaissent jamais dans le récapitulatif de la liste
des frais des élèves dans UD Elèves – Elèves.
121
Chapitre 9 – Unité d’enseignement privée : gestion financière
Vous pouvez choisir la date de facturation utilisée pour la génération des factures exceptionnelles.
UD Elèves liste tous les payeurs. Cette liste se compose de 4 colonnes représentant respectivement les
informations suivantes : la sélection du payeur pour la génération/suppression de facture, la détection d’une
anomalie liée au payeur, le code famille et l’identité du payeur. Si une anomalie liée au payeur ou à un des élèves
rattaché au payeur est détectée pour une facture, UD Elèves affiche le symbole
devant le nom du payeur
concerné. Dans ce cas, choisissez UD Elèves - Etablissement privé : Facturation – Audit factures pour voir
de quelle anomalie il s’agit.
Vous pouvez générer ici des factures exceptionnelles concernant l’APEL, les frais liés aux élèves (définis dans UD
Elèves – Etablissement privé : Facturation – Initialisations des autres frais, onglet Frais liés aux élèves)
ou les frais liés aux payeurs (définis dans UD Elèves – Etablissement privé : Facturation – Initialisations
des autres frais, onglet Frais liés aux payeurs).
Par défaut, tous les payeurs sont sélectionnés mais vous n’êtes pas obligé de générer toutes les factures en
même temps. Vous pouvez faire plusieurs générations de factures et ainsi les paramétrer différemment. Le
nombre de payeurs sélectionnés est affiché à droite de l’intitulé « Payeur ».
UD Elèves vous permet également de choisir les payeurs à partir d’une population. La population de payeur est
choisie à partir des requêtes que vous pouvez enregistrer dans le module Interro (Voir Chapitre 10).
Dans le cas des payeurs qui sont associés à plusieurs élèves, la liste des élèves qui lui sont associés apparaît en
dessous du nom du payeur. Vous pouvez ainsi choisir quels élèves seront concernés par le frais en cochant ou
décochant la case devant leur nom. Les payeurs associés à une fratrie sont reconnus dans la liste par avec le
symbole
devant leur nom.
Par défaut, les factures sont générées dans l’ordre alphabétique des payeurs. L’option « Trier les payeurs selon
les divisions rattachées aux élèves » permet de générer les factures triées par division puis par ordre
alphabétique des payeurs. Si un payeur est associé à plusieurs élèves, UD Elèves se base sur le 1 er élève qu’il va
trouver pour éditer la facture.
Exemple : un payeur est associé à un élève de 3A et à un élève de 6B. La facture du payeur peut être imprimée
soit parmi celles de 3A soit parmi celles de 6B.
Pour
Procédez ainsi
Définir la date de facturation
Choisissez UD Elèves - Etablissement
Génération des factures exceptionnelles
privé :
Facturation
–
Cliquez dans la case Date de facturation et choisissez la date souhaitée dans
le calendrier.
Ajouter un frais et saisir son Choisissez UD Elèves - Etablissement
montant
Génération des factures exceptionnelles
privé :
Facturation
–
Sélectionnez le type du frais dans la liste « Type de frais »
Sélectionnez le code et le libellé du frais dans la liste « Code et libellé du
frais »
Cliquez sur le bouton « Ajouter »
Saisissez le montant
correspondant au frais
Modifier le libellé d’un frais
du
frais
dans
la
colonne
« Montant
Brut »
Sélectionnez la ligne du frais à modifier et saisissez le nouveau libellé dans la
colonne « Libellé »
Sélectionner un payeur pour qui Choisissez UD Elèves - Etablissement
générer une facture
Génération des factures exceptionnelles
privé :
Facturation
–
Cochez la première case correspondant à la ligne du payeur. Une coche
s’affiche dans cette case.
Désélectionner un payeur
Choisissez UD Elèves - Etablissement
Génération des factures exceptionnelles
privé :
Facturation
Cliquez sur la coche de la première case de la ligne du payeur.
122
–
Chapitre 9 – Unité d’enseignement privée : gestion financière
Sélectionner tous les payeurs pour Choisissez UD Elèves - Etablissement
qui générer une facture
Génération des factures exceptionnelles
privé :
Facturation
–
privé :
Facturation
–
privé :
Facturation
–
Cliquez sur le bouton « Tout sélectionner ».
Désélectionner tous les payeurs Choisissez UD Elèves - Etablissement
pour qui générer une facture
Génération des factures exceptionnelles
Cliquez sur le bouton « Tout désélectionner ».
Sélectionner les payeurs à partir Choisissez UD Elèves - Etablissement
d’une requête
Génération des factures exceptionnelles
Cliquez sur le bouton
Afficher uniquement les payeurs Choisissez UD Elèves - Etablissement
sélectionnés
Génération des factures exceptionnelles
.
privé :
Facturation
–
Cliquez sur le bouton « Afficher uniquement les payeurs sélectionnés ».
Supprimer un frais
Choisissez UD Elèves - Etablissement
Génération des factures exceptionnelles
privé :
Facturation
–
Sélectionnez la ligne du frais à supprimer et tapez sur la touche SUPPR. Du
clavier.
L.Option Gestion financière : Générer les factures
d’avoirs
Accès : Choisissez UD Elèves - Etablissement privé : Facturation – Génération des factures
d’avoirs
Cette commande permet de créer des factures d’avoirs pour un ou plusieurs payeurs dans le module de
facturation.
Impératif
Il est nécessaire d’avoir procédé à la mise en place de la liaison entre UD Elèves et le module de facturation pour
que la génération des factures fonctionne.
ATTENTION
La fonction de génération des factures d’avoirs est uniquement un mode de création et non de modification. Cela
signifie que chaque génération de factures d’avoirs crée les factures des payeurs. Si vous générez deux fois de
suite des factures d’avoirs, vous trouverez deux mêmes factures pour les payeurs dans le module de facturation.
Il est à noter que les frais liés aux factures d’avoirs n’apparaissent jamais dans le récapitulatif de la liste des frais
des élèves dans UD Elèves – Elèves.
123
Chapitre 9 – Unité d’enseignement privée : gestion financière
Vous pouvez choisir la date de facturation utilisée pour la génération des factures d’avoirs.
UD Elèves liste tous les payeurs. Cette liste se compose de 4 colonnes représentant respectivement les
informations suivantes : la sélection du payeur pour la génération/suppression de facture, la détection d’une
anomalie liée au payeur, le code famille et l’identité du payeur. Si une anomalie liée au payeur ou à un des élèves
rattaché au payeur est détectée pour une facture, UD Elèves affiche le symbole
devant le nom du payeur
concerné. Dans ce cas, choisissez UD Elèves - Etablissement privé : Facturation – Audit factures pour voir
de quelle anomalie il s’agit.
Vous pouvez générer ici des factures d’avoirs concernant l’APEL, les frais liés aux élèves (définis dans UD Elèves
– Etablissement privé : Facturation – Initialisations des autres frais, onglet Frais liés aux élèves) ou les
frais liés aux payeurs (définis dans UD Elèves – Etablissement privé : Facturation – Initialisations des
autres frais, onglet Frais liés aux payeurs).
Par défaut, tous les payeurs sont sélectionnés mais vous n’êtes pas obligé de générer toutes les factures d’avoirs
en même temps. Vous pouvez faire plusieurs générations de factures d’avoirs et ainsi les paramétrer
différemment. Le nombre de payeurs sélectionnés est affiché à droite de l’intitulé « Payeur ».
UD Elèves vous permet également de choisir les payeurs à partir d’une population. La population de payeur est
choisie à partir des requêtes que vous pouvez enregistrer dans le module Interro (Voir Chapitre 10).
Dans le cas des payeurs qui sont associés à plusieurs élèves, la liste des élèves qui lui sont associés apparaît en
dessous du nom du payeur. Vous pouvez ainsi choisir quels élèves seront concernés par le frais en cochant ou
décochant la case devant leur nom. Les payeurs associés à une fratrie sont reconnus dans la liste par avec le
symbole
devant leur nom.
Par défaut, les factures sont générées dans l’ordre alphabétique des payeurs. L’option « Trier les payeurs selon
les divisions rattachées aux élèves » permet de générer les factures triées par division puis par ordre
alphabétique des payeurs. Si un payeur est associé à plusieurs élèves, UD Elèves se base sur le 1 er élève qu’il va
trouver pour éditer la facture.
Exemple : un payeur est associé à un élève de 3A et à un élève de 6B. La facture du payeur peut être imprimée
soit parmi celles de 3A soit parmi celles de 6B.
124
Chapitre 9 – Unité d’enseignement privée : gestion financière
Pour
Procédez ainsi
Définir la date de facturation
Choisissez UD Elèves - Etablissement
Génération des factures d’avoirs
privé :
Facturation
–
Cliquez dans la case Date de facturation et choisissez la date souhaitée dans
le calendrier.
Ajouter un frais et saisir son Choisissez UD Elèves - Etablissement
montant
Génération des factures d’avoirs
privé :
Facturation
–
Sélectionnez le type du frais dans la liste « Type de frais »
Sélectionnez le code et le libellé du frais dans la liste « Code et libellé du
frais »
Cliquez sur le bouton « Ajouter »
Saisissez le montant
correspondant au frais
Modifier le libellé d’un frais
du
frais
dans
la
colonne
« Montant
Brut »
Sélectionnez la ligne du frais à modifier et saisissez le nouveau libellé dans la
colonne « Libellé »
Sélectionner un payeur pour qui Choisissez UD Elèves - Etablissement
générer une facture
Génération des factures d’avoirs
privé :
Facturation
–
Cochez la première case correspondant à la ligne du payeur. Une coche
s’affiche dans cette case.
Désélectionner un payeur
Choisissez UD Elèves - Etablissement
Génération des factures d’avoirs
privé :
Facturation
–
Cliquez sur la coche de la première case de la ligne du payeur.
Sélectionner tous les payeurs pour Choisissez UD Elèves - Etablissement
qui générer une facture
Génération des factures d’avoirs
privé :
Facturation
–
privé :
Facturation
–
privé :
Facturation
–
Cliquez sur le bouton « Tout sélectionner ».
Désélectionner tous les payeurs Choisissez UD Elèves - Etablissement
pour qui générer une facture
Génération des factures d’avoirs
Cliquez sur le bouton « Tout désélectionner ».
Sélectionner les payeurs à partir Choisissez UD Elèves - Etablissement
d’une requête
Génération des factures d’avoirs
Cliquez sur le bouton
Afficher uniquement les payeurs Choisissez UD Elèves - Etablissement
sélectionnés
Génération des factures d’avoirs
.
privé :
Facturation
–
Cliquez sur le bouton « Afficher uniquement les payeurs sélectionnés ».
Supprimer un frais
Choisissez UD Elèves - Etablissement
Génération des factures d’avoirs
privé :
Facturation
–
Sélectionnez la ligne du frais à supprimer et tapez sur la touche SUPPR. Du
clavier.
125
Chapitre 9 – Unité d’enseignement privée : gestion financière
M.
Option Gestion financière : Statistiques
Accès : Choisissez UD Elèves - Etablissement privé : Facturation – Statistiques
Dans cet écran, vous pouvez générer des statistiques sur les factures, les frais ou les remises.
Vous pouvez également choisir les périodes sur lesquelles vont porter vos statistiques (à partir des périodes
définies dans UD Elèves - Etablissement privé : Facturation – Paramètres et comptes).
Choix de la population
Vous pouvez choisir la population d’élèves ou de payeurs pour laquelle vous souhaitez faire des statistiques. Vous
avez le choix entre :
Faire des statistiques pour tous les élèves et tous les payeurs
Faire des statistiques pour des élèves et des payeurs récupérés à partir d’une requête réalisée dans le
module Interro Elèves (Voir Chapitre 10).
Faire des statistiques pour des élèves et des payeurs à partir d’une nouvelle requête. UD Elèves lancera alors
le module Interro Elèves pour vous permettre de créer une nouvelle requête (Voir Chapitre 10).
Types de statistiques disponibles
Vous pouvez effectuer des statistiques sur :
Les factures

En volume

En détaillant par élève
Agrégées ou non par entité de facturation (si vous avez choisi de gérer au moins une entité de
facturation en comptabilité analytique dans l’onglet Analytique de UD Elèves - Etablissement
privé : Facturation – Paramètres et comptes)
Agrégées ou non par établissement (si vous avez choisi au moins un établissement actuel dans
l’onglet Etablissements de UD Elèves – Informations Elèves)
Agrégées ou non par division.

En détaillant par famille
Les frais

En volume
126
Chapitre 9 – Unité d’enseignement privée : gestion financière
Agrégées ou non par entité de facturation (si vous avez choisi de gérer au moins une entité de
facturation en comptabilité analytique dans l’onglet Analytique de UD Elèves - Etablissement
privé : Facturation – Paramètres et comptes)
Agrégées ou non par établissement (si vous avez choisi au moins un établissement actuel dans
l’onglet Etablissements de UD Elèves – Informations Elèves)
Agrégées ou non par division.

En détaillant par élève
Agrégées ou non par entité de facturation (si vous avez choisi de gérer au moins une entité de
facturation en comptabilité analytique dans l’onglet Analytique de UD Elèves - Etablissement
privé : Facturation – Paramètres et comptes)
Agrégées ou non par établissement (si vous avez choisi au moins un établissement actuel dans
l’onglet Etablissements de UD Elèves – Informations Elèves)
Agrégées ou non par division.

En détaillant par payeur
Agrégées ou non par entité de facturation (si vous avez choisi de gérer plusieurs entités de
facturation en comptabilité analytique dans l’onglet Analytique de UD Elèves - Etablissement
privé : Facturation – Paramètres et comptes).
Les remises

En volume
Agrégées ou non par entité de facturation (si vous avez choisi de gérer au moins une entité de
facturation en comptabilité analytique dans l’onglet Analytique de UD Elèves - Etablissement
privé : Facturation – Paramètres et comptes)
Agrégées ou non par établissement (si vous avez choisi au moins un établissement actuel dans
l’onglet Etablissements de UD Elèves – Informations Elèves)
Agrégées ou non par division.

En détaillant par élève
Agrégées ou non par entité de facturation (si vous avez choisi de gérer plusieurs entités de
facturation en comptabilité analytique dans l’onglet Analytique de UD Elèves - Etablissement
privé : Facturation – Paramètres et comptes)
Agrégées ou non par établissement (si vous avez choisi plusieurs établissement actuels dans
l’onglet Etablissements de UD Elèves – Informations Elèves)
Agrégées ou non par division.

En détaillant par payeur
Agrégées ou non par entité de facturation (si vous avez choisi de gérer plusieurs entités de
facturation en comptabilité analytique dans l’onglet Analytique de UD Elèves - Etablissement
privé : Facturation – Paramètres et comptes).
Le résultat des statistiques s’affiche directement dans Excel en cliquant sur le bouton
.
Cas particulier des statistiques sur les frais
Pour les statistiques portant sur les frais, vous pouvez sélectionner les frais que vous souhaitez prendre en
compte ou non en les cochant ou les décochant dans la liste « Frais sélectionnés ».
Par défaut, tous les frais sont sélectionnés. Lorsque les statistiques sont détaillées par élèves, seuls les frais liés
aux élèves sont présents dans la liste, de la même manière, lorsque les statistiques sont détaillées par payeurs,
seuls les frais liés aux payeurs sont présents dans la liste.
Cas particulier des statistiques sur les remises
Pour les statistiques portant sur les remises, vous devez cocher la case « Afficher le nom des frais » pour voir
apparaître le nom des frais liés aux remises dans le résultat des statistiques.
127
Chapitre 9 – Unité d’enseignement privée : gestion financière
Publiposter à partir des statistiques
Le publipostage n’est accessible que pour les statistiques détaillées par élève ou par payeurs en cliquant sur le
bouton
.
Pour comprendre le fonctionnement du publipostage, reportez-vous au Paragraphe III du Chapitre 10 :
Extraire/Modifier/Publiposter des informations de la base Elèves.
Si vous souhaitez faire apparaître les champs de publipostage concernant les adresses des familles ou les
montants en lettre, cochez les cases « Adresses des familles » et « Montants en lettres » dans l’encadré
« Publipostage ».
Le publipostage à partir des statistiques peut-être utile pour imprimer les documents CERFA par exemple.
128
Chapitre 10 – Extraire/Modifier/Publiposter des informations de la base élèves
X. Chapitre 10 – Extraire/Modifier/Publiposter
des informations de la base élèves
Dans ce chapitre
I.
Extraire des informations de la base élèves
II.
Modifier des informations de la base élèves
III.
Publiposter des informations de la base élèves
129
Chapitre 10 – Extraire/Modifier/Publiposter des informations de la base élèves
A.
Extraire des informations de la base élèves
Accès : Choisissez UD Elèves – Interro.
L’outil « Interro » a été conçu pour vous permettre d’interroger votre base de données en effectuant des
requêtes totalement paramétrables.
Vous posez une question : Interro y répond !
Interro permet d’effectuer des recherches sur :
Les données propres aux élèves :
élèves
absences
incidents
MEF
associations
etc…
Accès : Choisissez UD Elèves – Interro Elèves
Les données propres aux responsables :
Situation professionnelle
Nombre d’enfants à charge
Nationalité
etc…
Accès : Choisissez UD Elèves – Interro Responsables
Les données de bases ou des données liées aux
élèves :
Professeurs
Divisions
Incidents
Etc…
Accès : Choisissez UD Elèves – Interro autres
Des requêtes spécifiques
Elèves d’une division, avec leurs frères et sœurs
Liste des fratries de l’unité d’enseignement
Accès : Choisissez UD Elèves – Requêtes spécifiques
Interro fonctionne en 4 étapes :
1.
Choix de la liste sur laquelle va porter votre requête : vous choisissez sur quelle donnée porte votre
question.
2.
Définition de la requête : c’est ici que vous allez « poser votre question ».
3.
Choix des informations à afficher
4.
Exploitation des résultats de votre requête.
130
Chapitre 10 – Extraire/Modifier/Publiposter des informations de la base élèves
Lexique des termes utilisés dans Interro
Terme utilisé
Signification
Liste ou table
Une liste désigne un ensemble de données appartenant à une même ressource.
Par exemple la liste « Professeurs » contient la liste de tous les professeurs.
Requête
Une requête correspond à la traduction d’une question que vous souhaitez poser. Elle
regroupe un ensemble de « critères » appliqués à des « champs ».
Champ
Un champ est un élément descriptif d’une liste.
Pour les professeurs le « Nom », le « Prénom » et la « Matière » sont 3 champs de la
liste professeurs.
Exemple
de
champs
présentés
sous
forme
d’arborescence
dans
Interro :
Un champ peut être également en relation avec plusieurs listes. C’est le cas par
exemple pour le champ « Nombre d’absences » en relation avec la liste « Elèves » et la
liste « Absences ».
Critère
Un critère est associé à un champ. Il permet de caractériser la valeur du champ
recherchée.
Dans l’exemple simple « les salles dont le nom contient 1 » : « 1 » est un critère du
champ « Nom » de la liste « Salles ».
Mode de combinaison
Plusieurs critères associés à un même champ peuvent être combinés soit par un « ET »
soit par un « OU ».
« ET » et « OU » sont des modes de combinaison.
Vous trouverez différents types de champ et pour chacun d’entre eux, on distingue plusieurs choix possibles.
Champ de type
Choix
Valeurs possibles
Caractères ou numérique
Doit
Etre égal
Ne doit pas
Commencer par
Contenir
Liste
Doit être égal à
Liste de valeurs dépendant du champ sélectionné
Doit être différent de
Doit être vide
Date
Doit
Etre égal au
Ne doit pas
Se situer après le
Se situer avant le
Etre compris entre le
131
Chapitre 10 – Extraire/Modifier/Publiposter des informations de la base élèves
Vrai/Faux
Doit
Valoir vrai
Ne doit pas
Valoir faux
Remarque
L’option « doit être vide » signifie « ne contient aucune information ».
Avant de présenter un exemple de requête, voici les différentes fonctions à utiliser pour se servir correctement
d’Interro.
Pour
Procédez ainsi
Ajouter un critère sur un Sélectionnez avec le bouton gauche de la souris puis cliquez avec le bouton droit de
champ
la souris sur le champ et choisissez « Ajouter un critère »
ou sélectionnez le champ et cliquez sur le bouton
de la barre d’outils.
Si vous souhaitez annuler la saisie de ce critère, cliquez sur
dans la barre d’outils.
Modifier un critère sur un Sélectionnez avec le bouton gauche de la souris puis cliquez avec le bouton droit de
champ
la souris sur le critère du champ à modifier et choisissez « Modifier un critère »
ou sélectionnez le critère du champ à modifier et cliquez sur le bouton
barre d’outils.
de la
Effacer un critère sur un Sélectionnez avec le bouton gauche de la souris puis cliquez avec le bouton droit de
champ
la souris sur le critère du champ à effacer et choisissez « Effacer un critère »
ou sélectionnez le critère du champ à effacer et cliquez sur le bouton
d’outils.
Modifier le
combinaison
critères
mode
entre
de la barre
de - Le mode de combinaison n’est utile que si un champ à au moins 2 critères
2 d’associés Cliquez sur le premier critère dans l’arborescence du champ, et choisissez le mode de
combinaison dans la partie gauche de l’écran.
Enregistrer une requête
- L’enregistrement d’une requête permet de la réutiliser ultérieurement sans avoir à la
reformuler Cliquer sur
, et choisissez le nom du fichier.
Les critères de votre requête ainsi que les informations affichées seront enregistrées
pour une réutilisation ultérieure.
Attention : enregistrer une requête est différent d’enregistrer son résultat. Pour
enregistrer le résultat d’une requête utilisez la commande « Exporter » expliquée plus
132
Chapitre 10 – Extraire/Modifier/Publiposter des informations de la base élèves
bas dans ce tableau.
Charger
une
enregistrée
requête Pour obtenir le résultat d’une requête déjà enregistrée, cliquez deux fois sur le nom
de la requête dans la liste de gauche, disponible dans l’écran de sélection des
critères.
Les requêtes affichées dans cette liste sont celles enregistrées dans le dossier
« requêtes » qui se trouve dans le répertoire d’installation du logiciel.
Si vous souhaitez charger une requête provenant d’un autre répertoire, cliquez sur
.
Exporter des résultats
- Le résultat de votre requête peut être exporté vers un fichier texte ou Excel Cliquez sur le bouton
répertoire de destination.
et choisissez un nom de fichier ainsi qu’un
Sélectionnez le « type de fichier » (voir image ci contre) pour choisir le format
d’enregistrement du résultat.
Publiposter des résultats
- Le résultat de votre requête peut être publiposté vers un Word Dans la fenêtre affichant les résultats de votre requête, cliquez sur le bouton
.
Pour plus d’informations sur le publipostage, reportez vous au point « Publipostage »
de ce chapitre.
Trier les résultats
Vous pouvez trier la liste du résultat de votre requête en cliquant sur le titre d’une
colonne.
Par exemple, cliquez sur la colonne « Nom » pour trier les enregistrements par ordre
alphabétique croissant. Si vous cliquez à nouveau sur « Nom », les enregistrements
seront classés par ordre alphabétique décroissant.
B.Requête simple
Accès : Choisissez UD Elèves – Interro Elèves.
Dans cet exemple, nous allons rechercher tous les élèves de la base
étant « redoublants »
133
Chapitre 10 – Extraire/Modifier/Publiposter des informations de la base élèves
ET
dont le nombre d’heures d’absence est supérieur ou égal à 2.
Etape 1 : Définition de la requête
Cette étape est primordiale dans le fonctionnement d’Interro.
C’est dans cet écran que vous allez « poser votre question » à la base.
Pour faciliter la recherche des champs concernant les élèves, ceux-ci sont regroupés selon le groupe
d’informations auquel ils appartiennent. Il existe 5 grands groupes d’informations : Identité, Confidentiel / Médical
/ Champs libres, Etablissement d’origine / de destination, Responsable et Comptabilité.
1.
Développez le groupe Identité
2.
Sélectionnez avec le bouton gauche de la souris puis cliquez avec le bouton droit sur
au centre de l’écran et choisissez « Ajouter un critère ».
3.
Il vous est alors demandé de choisir en bas de la fenêtre, le critère portant sur ce champ.
Vous pouvez choisir si le champ « Redoublant » doit ou ne doit pas, « valoir VRAI » ou « valoir
FAUX ».
Choisissez :
« ce champ doit »,
« valoir VRAI »
4.
Cliquez dans la partie centrale de la fenêtre pour valider ce critère.
Vous verrez alors apparaître votre saisie comme suit :
5.
Nous
allons
ajouter
un
deuxième
critère
sur
le
nombre
d’absences.
Sélectionnez avec le bouton gauche de la souris puis cliquez avec le bouton droit de la souris sur le
champ
« Nombre
d’heures
d’absence »
et
choisissez
« Ajouter
un
critère ».
Nous souhaitons obtenir des résultats pour un nombre d’heures d’absence supérieur ou égal à 2, ET
pour le mois dernier.
Choisissez :
« ce champ doit »,
« être supérieur ou égal à »,
et saisissez « 2 ».
6.
Cliquez dans la partie centrale de la fenêtre pour valider ce critère.
Vous verrez apparaître
134
Chapitre 10 – Extraire/Modifier/Publiposter des informations de la base élèves
7.
Nous
venons
de
paramétrer
Cliquez sur le bouton
la
requête
correspondant
à
notre
exemple.
pour passer à l’étape suivante.
Etape 2 : Choix des informations à afficher
Dans cet écran vous choisissez les champs à afficher dans le résultat de votre requête. Par défaut, le nom, le
prénom, la date de naissance et la division de l’élève sont affichés. Pour faciliter la sélection des champs
concernant les élèves, ceux-ci sont regroupés selon le groupe d’informations auquel ils appartiennent. Il existe 5
grands groupes d’informations : Identité, Confidentiel / Médical / Champs libres, Etablissement d’origine / de
destination, Responsable et Comptabilité.
Pour
Procédez ainsi
Retenir un champ
Sélectionnez le champ à retenir et cliquez sur
Retenir tous les champs
Cliquez sur
Ne pas retenir un champ
Sélectionnez le champ à retirer et cliquez sur
Ne retenir aucun champ
Cliquez sur
Afficher les champs concernant les payeurs
Cliquez sur
Cochez la case « Afficher les informations payeurs »
pour obtenir le résultat de votre requête.
Remarque
Si la case « Enregistrer automatiquement les informations à afficher » est cochée, et que votre requête a été
enregistrée, le choix des informations à afficher sera automatiquement conservé dans votre requête.
Etape 3 : Mise en forme du résultat de votre requête
Agréger le jeu de résultat
Il est possible d’agréger le jeu de résultat et ainsi réduire au minimum le nombre de lignes utilisées. Par exemple,
si votre requête affiche la liste des élèves et leurs options, si la case « Agréger le jeu de résultat » est cochée,
toutes
les
options
de
chaque
élève
seront
affichées
dans
une
même
colonne.
Par contre, si la case n’est pas cochée, chaque option sera affichée sur une ligne indépendante.
Case « Agréger le jeu de résultat » cochée :
Case « Agréger le jeu de résultat » décochée :
135
Chapitre 10 – Extraire/Modifier/Publiposter des informations de la base élèves
Remarque
Les options « Enlever les informations redondantes » et « Agréger le jeu de résultat » sont exclusives l’une de
l’autre.
Enlever les informations redondantes
La case « Enlever les infos redondantes » permet de masquer certaines informations inutiles dans votre jeu de
résultat : par exemple le nom et le prénom de l’élève.
Case « Enlever les infos redondantes » cochée :
Case « Enlever les infos redondantes » décochée :
Remarque
Les options « Enlever les informations redondantes » et « Agréger le jeu de résultat » sont exclusives l’une de
l’autre.
Calcul des sommes
Le bouton
colonne.
« calcul des sommes » permet de calculer le nombre d’occurrences d’une information dans une
Cliquez sur
et ensuite cliquez sur la colonne dont vous souhaitez calculer les sommes. Le résultat apparaîtra
en fin de liste du jeu de résultat.
136
Chapitre 10 – Extraire/Modifier/Publiposter des informations de la base élèves
Exemple :
calcul
du
nombre
d’élève
dans
chaque
division
pour
la
liste
du
jeu
de
résultat.
Champ Vrai/Faux
L’option « Champ Vrai/Faux » évite de surcharger le résultat. Elle permet de n’afficher que l’information « Vrai »
pour les enregistrements concernés.
Ajuster la largeur des colonnes
Vous pouvez ajuster la largeur des colonnes dans la liste du résultat, en cliquant à l’intersection de deux colonnes
et en déplaçant la souris à gauche ou à droite suivant l’ajustement souhaité.
Etape 4 : Exploitation des résultats de votre requête
Une fois le résultat de la requête affiché, vous pouvez imprimer un document de résultat, enregistrer ce résultat
sous forme de fichier pour l’exploiter dans un autre logiciel comme Excel ou, enfin, l’utiliser pour faire un
publipostage.
UD Elèves vous permet d’enregistrer le résultat vers un fichier de format texte, Excel ou XML.
Pour
Procédez ainsi
Paramétrer l’impression de la liste
Cliquez sur le bouton
résultat
.
Indiquez les titres et sous-titres que vous souhaitez voir apparaître sur
votre impression.
Imprimer la liste résultat
Cliquez sur le bouton
de la barre d’outils.
Cliquez sur le bouton « Imprimer ».
Exporter la liste résultat vers un fichier Cliquez sur le bouton
.
texte ou Excel
Sélectionnez le format d’enregistrement : fichier texte, Excel ou XML.
Choisissez un nom de fichier ainsi qu’un répertoire de destination.
Cliquez sur le bouton « Enregistrer ».
Publiposter le résultat vers Word
Cliquez sur le bouton
.
Pour plus d’informations sur le publipostage, reportez-vous au
137
Chapitre 10 – Extraire/Modifier/Publiposter des informations de la base élèves
paragraphe III.Publiposter des informations de la base élèves de ce
chapitre.
C. Requête complexe
Accès : Choisissez UD Elèves – Interro Elèves.
Cette fonctionnalité avancée d’Interro vous permet de combiner plusieurs requêtes entre elles, et ainsi obtenir
une requête complexe.
Une requête complexe vérifie l’ensemble des requêtes qui la constituent ou au moins l’une d’entre elles suivant ce
que vous décidez.
L’avantage d’une requête complexe est de combiner des requêtes créées avec des critères combinatoires (ET/OU)
différents.
Vous n’êtes pas obligé de refaire vos requêtes à chaque fois que vous en avez besoin. En effet, vous pouvez les
enregistrer et, ainsi, accéder rapidement aux requêtes les plus fréquemment utilisées. Par défaut, UD Elèves
enregistre les requêtes dans le dossier « Requetes » situé dans le dossier d’installation d’UD Elèves. Vous avez
néanmoins la possibilité de les enregistrer où vous le souhaitez.
Pour créer une requête complexe
1.
Choisissez UD Elèves – Interro Elèves.
2.
Cliquez sur le bouton
3.
Cliquez sur la 1ère ligne « <SANS DESCRIPTION> » pour accéder à une requête vierge.
4.
Paramétrez la nouvelle requête (cf. paragraphe « Requête simple » ci-dessus).
5.
Répétez les étapes 3 et 4 autant de fois que vous souhaitez intégrer de requêtes.
6.
Choisissez si le résultat de votre requête complexe comporte le résultat de toutes vos requêtes simples
ou au moins le résultat de l’une d’entre elles. Pour cela, choisissez « Toutes les » ou « Au moins l’une
des » dans la liste réservée à cela, à droite de la fenêtre.
.
Exemple
Recherche de tous les élèves redoublants de 1A ou 1B dont le nombre d’absences est supérieur ou égal à 2.
Etape 1 : créer une requête de tous les élèves redoublants de 1A ayant au moins 2 heures d’absences.
Etape 2 : créer une requête de tous les élèves redoublants de 1B ayant au moins 2 heures d’absences.
Etape 3 : je choisis l’option « Toutes les » concernant le résultat de la requête complexe.
Etape 4 : cliquez sur le bouton « Suivant » et sélectionnez les informations à afficher.
Etape 5 : cliquez sur le bouton « Suivant ». Vous obtenez la liste des élèves correspondants à votre demande.
D.
Modifier des informations de la base élèves
Accès : Choisissez UD Elèves – Saisie en masse
L’outil « Saisie en masse » a été conçu pour vous permettre de modifier certaines informations concernant un ou
plusieurs élèves sans avoir à ouvrir la fiche de chaque élève. Cet outil peut par exemple vous être utile pour saisir
les options de LV2 de vos élèves de 4ème.
Cet outil fonctionne exactement comme le module Interro Elèves jusqu’à l’affichage de la liste résultat. Les
modifications s’effectuent directement dans la liste résultat.
138
Chapitre 10 – Extraire/Modifier/Publiposter des informations de la base élèves
Modification des informations pour un élève
1.
Afficher la liste des élèves que vous souhaitez modifier.
2.
Cliquez deux fois sur l’information que vous souhaitez modifier pour l’élève concerné.
3.
Saisissez la nouvelle information puis validez avec la touche ENTREE ou cliquez dans une autre case.
Duplication ou suppression d’une information pour plusieurs élèves
1.
Afficher la liste des élèves que vous souhaitez modifier.
2.
Modifier ou supprimer l’information souhaitée pour un élève si besoin.
3.
Sélectionnez la case contenant l’information à dupliquer ou à supprimer.
4.
Cliquez sur le bouton
si vous souhaitez dupliquer l’information ou sur le bouton
souhaitez supprimer l’information.
5.
Cliquez sur les cases des élèves pour lesquelles vous souhaitez que l’information prenne la nouvelle
valeur.
si vous
Remarques
Vous pouvez utiliser la touche MAJ pour reporter la modification sur plusieurs élèves situés à la suite dans la liste.
Pour cela procédez jusqu’à l’étape 4 ci-dessus puis cliquez sur le premier et le dernier élève à modifier tout en
maintenant la touche MAJ enfoncée.
Si une information n’est pas modifiable, un libellé
apparaît au-dessus de la liste
résultat. Il se peut que certaines informations ne soient pas modifiables dans l’outil de Saisie en masse car les
conséquences de cette modification sont trop complexes (exemple : modifier la division d’un élève). Dans ce cas,
reportez vous directement à la fiche de l’élève.
Cas particulier des informations responsables
Lorsque vous modifiez un champ concernant l’adresse d’un responsable, vous pouvez choisir ou non de reporter
automatiquement cette modification sur le deuxième responsable (ou sur le premier si vous modifier l’adresse du
second responsable) en cochant ou non la case « Modifier l’adresse des 2 responsables ».
Cas particuliers des activités sportives, des activités associatives et des
assurances
Vous pouvez ajouter un des ces éléments pour les élèves qui en possèdent déjà un en sélectionnant l’élément
déjà présent dans la liste résultat puis en cliquant avec le bouton droit et en choisissant « Ajouter un élément ».
Une nouvelle ligne est alors créée pour l’élève concerné, vous pouvez alors saisir le nouvel élément dans la case
correspondante.
Validation des modifications
Pour valider les modifications effectuées, cliquez sur le bouton
E.
.
Publiposter des informations de la base élèves
Le module de publipostage s’utilise très simplement depuis le module Interro. Il est basé sur Microsoft Word : il
bénéficie donc de toute la puissance de ce standard, et ne nécessite pas l’apprentissage d’outils spécifiques. Il
suffit en effet de savoir utiliser Microsoft Word pour créer ses propres modèles de documents !
Tous les modèles de documents pris en charge par Microsoft Word – lettres types, étiquettes adresse de
n’importe quel type … - peuvent donc être appliqués au jeu de résultat d’une requête du module Interro.
Si Microsoft Word est ouvert, le document à publiposter s’affiche dans le même mode (ex : aperçu ou normal)
que celui utilisé au moment du publipostage.
139
Chapitre 10 – Extraire/Modifier/Publiposter des informations de la base élèves
Impératif
Vous devez disposer au moins de la version Microsoft Word 98 pour que le publipostage fonctionne.
Recommandation
Nous vous recommandons de fermer Microsoft Word avant de lancer un publipostage.
Utilisation du publipostage
Le publipostage est accessible depuis le module Interro, et permet d’appliquer un modèle de document à un
ensemble de données résultant d’une requête : par exemple, sélection des élèves de seconde et génération du
certificat de scolarité de chaque élève.
Avant de lancer le publipostage, vous pouvez le consulter en mode « Aperçu avant impression » de Microsoft
Word. Il n’est ainsi pas imprimé directement : ceci est très utile pour vérifier ce qui sera réellement imprimé
(validation d’un format d’étiquettes par exemple) sans gaspillage de papier ou de planches d’étiquettes.
L’impression se fait ensuite directement depuis Microsoft Word.
Note importante
Si le modèle de document sélectionné ne peut pas s’appliquer au résultat de la requête exécutée, le publipostage
ne peut pas s’effectuer. Exemple : le modèle contient un champ « Adresse » qui n’existe pas dans le résultat de
la requête. Dans ce cas, la fenêtre de publipostage est la suivante :
La liste « Champs du modèle » indique les champs de publipostage attendus par le modèle et la liste « Source de
données » affiche les informations disponibles dans le résultat de la requête.
Dans l’exemple, on constate que la source de données ne contient pas les informations des responsables, alors
que ceux-ci sont utilisés dans le modèle. Dans ce cas, il faut modifier la requête pour ajouter au jeu de résultat
les champs manquants, ou sélectionner un autre modèle de document conforme aux informations disponibles
dans le résultat de la requête.
140
Chapitre 10 – Extraire/Modifier/Publiposter des informations de la base élèves
Création de modèles de documents
Reportez-vous à la documentation de Microsoft Word pour savoir comment créer un modèle de document de
publipostage.
Libellé des champs de publipostage (ou champs de fusion)
Lorsque vous créez un modèle dans Microsoft Word, celui-ci vous demande le nom des champs de publipostage
(autrement appelés « champs de fusion »). Vous devez donc faire très attention au nom des champs que vous
indiquez (orthographe, accents …). Ces derniers devront correspondre exactement au nom des champs présents
dans la source de données à partir de laquelle vous effectuerez le publipostage.
Vous devez donc savoir comment le module Interro nomme les colonnes du jeu de résultats d’une requête
lorsque vous souhaitez créer un modèle de document.
Pour connaître le nom des colonnes de résultat d’une requête
1.
Lancez le module Interro (élèves ou responsables ou autres) ou une requête spécifique (cf. « I. Extraire les
informations de la base élèves » de ce chapitre).
2.
Si la requête existe, cliquez deux fois sur le nom de cette requête dans la liste des requêtes. Sinon, créez la
requête comme expliqué au paragraphe « I. Extraire des informations de la base élèves » de ce chapitre.
3.
Lorsque vous êtes sur la page de résultat, cliquez sur le bouton
. La fenêtre de publipostage
apparaît : sélectionnez n’importe quel modèle de document (partie gauche « Sélectionnez le modèle de
document à utiliser … ») puis cliquez sur le bouton
. Vous obtenez ainsi le libellé exact
des champs que vous pouvez utiliser dans votre modèle de document Word.
Source de données liée au modèle
Lorsque vous créez un modèle de document dans Microsoft Word, ce dernier permet de lier une source de
données à votre modèle. Dans ce cas, votre modèle ne pourra être utilisé que sur les ordinateurs qui auront
accès à la source de données.
Le modèle ne sera donc utilisable que sur les ordinateurs ayant accès à la source de données initiale.
Il est donc conseillé :
soit de créer des modèles de documents non liés à une source de données. Ceci est tout à fait possible dans
Microsoft Word, la seule contrainte étant alors de connaître précisément les noms des champs à utiliser (cf.
paragraphe précédent).
soit de baser les modèles sur des sources de données accessibles depuis tous les ordinateurs devant utiliser
ces modèles.
Pour effectuer un publipostage
1.
Lancez le module Interro (élèves ou responsables ou autres) ou une requête spécifique (cf. paragraphe « I.
Extraire des informations de la base élèves » de ce chapitre)
2.
Si la requête à publiposter existe, cliquez deux fois sur le nom de cette requête dans la liste des requêtes.
Sinon, créez une requête comme expliqué au paragraphe « I. Extraire des informations de la base élèves »
de ce chapitre.
3.
Une fois le résultat souhaité obtenu, cliquez sur le bouton
apparaît :
141
. La fenêtre de publipostage
Chapitre 10 – Extraire/Modifier/Publiposter des informations de la base élèves
4.
Sélectionnez le modèle de document que vous souhaitez utiliser pour votre publipostage à l’aide de
l’Explorateur situé en partie gauche de l’écran. Dans l’exemple ci-dessus, le modèle sélectionné est «
c:\Modèles Word\Etiquettes Parents avec divisions.dot ». Notez l’extension du fichier « .dot » qui correspond
à l’extension standard des modèles de documents Word.
5.
Cochez la case « Aperçu avant impression » si vous souhaitez consulter le publipostage en mode « Aperçu
avant impression » de Microsoft Word avant de lancer le publipostage.
6.
Cliquez sur le bouton « Imprimer ». Le publipostage est exécuté.
142
Chapitre 11 – Outils
XI. Chapitre 11 – Outils
Superviser les actions effectuées dans UD Elèves
Accès : Choisissez Outils – Tableau de bord administrateur.
Onglet « Tableau de bord »
Le tableau de bord administrateur est un historique des actions importantes que les utilisateurs du logiciel ont
effectuées sur votre base. Ces actions sont classées en six catégories de couleur différente :
Login / Logout
Historique des connexions et déconnexions des utilisateurs au logiciel.
Cet historique peut être désactivé dans l’onglet « Paramètres » du tableau de bord administrateur en
décochant « Enregistrer les connexions… ».
Définition du calendrier
Historique des définitions du calendrier effectuées.
Importation
Historique de l’ensemble des importations effectuées.
Synchronisation avec VieScolaire.net
Historique de l’ensemble des transferts vers VieScolaire.net effectués.
Actions sur la base
Historique de l’ensemble des sauvegardes et des restaurations effectuées.
Actions sur les données de base
Historique de l’ensemble des suppressions effectuées dans vos données de base (professeurs, divisions,
matières, etc).
Chaque événement est défini par une date et heure, une description, un détail, un utilisateur ayant provoqué
l’événement, ainsi que le nom de la machine sur laquelle a été effectué l’événement (nom Windows de la
machine).
Afin de ne pas encombrer votre base, le logiciel purge automatiquement les historiques de façon à ne conserver
que les évènements des 7 derniers jours.
Pour accéder à l’historique de la semaine précédente, cliquez sur
sur
.
143
. Pour revenir à la semaine en cours, cliquez
Chapitre 11 – Outils
Remarque
Si un utilisateur, provocateur d’un événement est supprimé du logiciel, l’événement provoqué est conservé dans
le tableau de bord dans la liste des évènements et le nom de l’utilisateur est alors indiqué comme « Inconnu ».
Onglet « Détails retour des notes »
Ne concerne que les utilisateurs du module VieScolaire.net : vous pourrez visualiser dans cet onglet le
détail des notes et appréciations saisies sur le site VieScolaire.net et qui ont été transmises à Nota Bene.
Exemple :
Onglet « Paramètres »
Dans cet onglet, vous allez paramétrer les catégories d’évènements à afficher dans le tableau de bord, ainsi que
leur couleur de représentation.
Si vous le souhaitez, vous pouvez purger le tableau de bord de la semaine affichée en cliquant sur
. Attention ! Cette purge est irréversible.
Pour
Procédez ainsi
Choisir les couleurs des catégories Choisissez Outils – Tableau de bord administrateur, onglet Paramètres.
d’événements
Cliquez deux fois sur la case couleur de la catégorie et choisissez sa couleur
de représentation.
Choisir
les
catégories Choisissez Outils – Tableau de bord administrateur, onglet Paramètres.
d’évènements à afficher dans le
Cliquez une fois dans la colonne « Affiché » pour la catégorie. « Oui »
tableau de bord
indique que l’événement est affiché dans le tableau de bord, « Non » qu’il
ne l’est pas.
144
Chapitre 11 – Outils
Option à cocher
Description
« Pleine couleur »
Cochée : le fond du texte de la « description de l’événement » sur l’onglet
tableau de bord est remplie avec la couleur définie pour la catégorie de
l’événement.
Non cochée : la « description de l’événement » sur l’onglet tableau de
bord est encadré d’un cadre de la couleur définie pour la catégorie de
l’événement.
« Enregistrer les connexions (login) Cochée : l’historique des connexions et déconnexions des utilisateurs au
et déconnexions (logout) »
logiciel est activé.
Non coché : historique désactivé.
« Avertir
l’utilisateur
si
les A cocher pour être averti de la nécessité de réafficher une fenêtre de
informations ne sont pas à jour »
travail pour mettre à jour les données modifiées par un autre utilisateur.
Cette option cochée, il est nécessaire de renseigner à quel intervalle de
temps le logiciel doit faire une vérification. Toutes les X secondes, une
vérification aura lieu pour savoir s’il faut réafficher ou pas les données de
la fenêtre actuellement ouverte par l’utilisateur
Recherche
version
automatique
de
sous Cochez cette case pour que la recherche automatique de sous version soit
activée. Si tel est le cas, vous serez prévenu dès qu’une sous version plus
récente que votre version actuelle est disponible sur le site www.omt.fr
Remarque : seuls les membres du groupe « Administrateur » seront averti
si cette case est cochée.
Envoyer le contenu du tableau de bord par email
Le tableau de bord peut être envoyé par courrier électronique aux formats suivants :
145
Chapitre 11 – Outils

« usql » : format utilisable sur chaque machine. Fichier plus petit, mais il n’est pas intelligible tel quel (il
peut être demandé par le support technique OMT).

« xml » : format utilisable sur chaque machine, Fichier plus gros.

« xls » : format utilisable uniquement si Excel est installé sur la machine. Fichier volumineux, long à
construire mais intelligible (représentation exacte du contenu du tableau de bord).
La case « Inclure la totalité du tableau de bord » permet d’envoyer le tableau de bord de la semaine en cours
ainsi que les tableaux de bord précédents.
Pour envoyer le tableau de bord, sélectionnez le format, puis cliquez sur
.
Pour le paramétrage des propriétés d’envoi reportez-vous au chapitre Impressions et envoi par email.
Onglet « Actions en cours »
Cet onglet effectue un état des actions en cours d’utilisation.
L’intérêt de cet onglet est double :
premièrement pour l’administrateur du logiciel, qui peut savoir les actions en cours d’utilisation par les
utilisateurs de son parc informatique.
deuxièmement pour le logiciel lui-même qui empêche l’ouverture simultanée de certaines fonctionnalités.
Par exemple si l’outil de synchronisation vers VieScolaire.net est lancé, il ne pourra pas l’être une seconde
fois. Il faudra le fermer sur le poste où il était lancé avant de pouvoir le lancer sur le nouveau poste.
Parmi les actions en cours indiquées, vous trouvez :
l’importation depuis UnDeuxTEMPS
l’importation depuis Molière
l’importation depuis Nota Bene
l’importation depuis GEP
l’outil d’importation automatique
l’importation automatique depuis Nota Bene
l’importation automatique depuis Molière
l’outil de sauvegarde automatique
etc.
Cette liste n’est pas exhaustive.
Si l’action est en cours d’exécution, il vous sera indiqué l’heure de début de l’action, le nom de l’utilisateur
connecté au logiciel qui a lancé l’action, ainsi que le nom de la machine depuis laquelle l’action a été lancée.
Exemple :
146
Chapitre 11 – Outils
Sinon, la colonne « état » vous indiquera « Inutilisée actuellement ».
Exemple :
En cas de coupure de courant ou plantage d’un programme, qui aurait laissé une action « en cours d’utilisation »
alors que cela n’est plus le cas, vous pouvez rendre une action inutilisée.
Pour rendre une action « en cours d’utilisation » « inutilisée actuellement »
1.
Choisissez Outils – Tableau de bord administrateur, onglet Actions en cours.
2.
Cliquez avec le bouton droit de la souris dans la case « en cours d’utilisation » de l’action et choisissez
« rendre l’action inutilisée actuellement »
Important :
Cette procédure n’est à utiliser que dans les cas particuliers énoncés plus haut.
Chaque utilisation de cette procédure est consignée dans le tableau de bord de l’administrateur.
Onglet « Paramètres de messagerie »
Cet onglet vous permet de paramétrer l’envoi par email à partir du logiciel. Une fois renseignée, ces informations
sont conservées et utilisées pour l’ensemble des envois par mail dans le logiciel.
Pour plus d’information, reportez-vous à la partie Envoi par email de ce chapitre.
147
Chapitre 11 – Outils
Sauvegarder / restaurer / maintenir la base de données
Accès : Choisissez Outils – Sauvegardes / Restaurations.
Sauvegarde
Pour effectuer une sauvegarde immédiate
1.
Choisissez Outils – Sauvegardes / Restaurations, onglet Sauvegardes.
2.
Indiquez le chemin complet du répertoire de destination de votre sauvegarde. Important : Reportezvous au paragraphe Chemin du répertoire de sauvegarde / restauration
3.
Saisissez un nom pour votre sauvegarde, ou laissez celui choisi par le logiciel.
Le nom généré est différent chaque jour car il dépend de la date. Exemple « s270303 » pour une
sauvegarde effectuée le 27 mars 2003.
4.
Cliquez sur
. La sauvegarde commence, et la partie basse de la fenêtre vous indique l’état
d’avancement et la réussite ou non de la sauvegarde.
Pour vous simplifier la tâche, le logiciel met à votre disposition un outil de planification de sauvegarde.
Pour programmer et activer le planificateur de sauvegarde
1.
Choisissez Outils – Sauvegardes / Restaurations, onglet Sauvegardes.
2.
Cliquez sur
148
.
Chapitre 11 – Outils
3.
Choisissez la fréquence de la sauvegarde automatique, et l’heure à laquelle elle doit s’effectuer pour les
jours cochés.
4.
Indiquez
le
chemin
complet
du
répertoire
de
destination
de
votre
sauvegarde
Important : Reportez-vous au paragraphe Chemin du répertoire de sauvegarde /
restauration
5.
Cliquez sur
.
L’icône
apparaît alors près de l’horloge de votre poste. Cet icône vous indique que l’utilitaire de sauvegarde
est activé, la sauvegarde s’opère donc de façon automatique, même si le logiciel est fermé.
Pour réafficher la fenêtre du planificateur de sauvegarde, cliquez avec le bouton droit de la souris sur l’icône
et choisissez « afficher l’utilitaire de sauvegarde ».
IMPORTANT
Lorsque l’utilitaire de sauvegarde est en cours de sauvegarde, le réaffichage de la fenêtre peut prendre un petit
moment. N’arrêtez surtout pas l’utilitaire, il ne s’agit pas d’un plantage.
Remarques

Pour connaître la date de la prochaine sauvegarde automatique, cliquez avec le bouton droit de la souris
sur l’icône
en bas à gauche de l’écran et choisissez « Prochaine sauvegarde ? ».

Pour désactiver le planificateur de sauvegarde, cliquez avec le bouton droit de la souris sur l’icône
bas à gauche de l’écran et choisissez « Quitter ».
Restauration
La restauration ne doit être utilisée qu’en cas d’extrême nécessité. Cette opération est
irréversible et implique la réinitialisation totale des données de votre base.
149
en
Chapitre 11 – Outils
Conditions essentielles pour une restauration de données :
le logiciel doit être fermé sur l’ensemble des postes.
le chemin du répertoire où se trouvent vos sauvegardes (dont celle à restaurer) doit être correct.
Pour restaurer une sauvegarde
1.
Choisissez Outils – Sauvegardes / Restaurations, onglet Restaurations.
2.
Indiquez le chemin complet du répertoire de destination de votre sauvegarde. Important : Reportezvous au paragraphe Chemin du répertoire de sauvegarde / restauration.
3.
Choisissez
le
fichier
de
sauvegarde
à
restaurer
en
cliquant
sur
.
Les fichiers de sauvegarde de votre base portent l’extension « .bak ».
4.
Cliquez sur
.
Cette opération peut prendre quelques minutes.
Chemin du répertoire de sauvegarde / restauration
Le répertoire dans lequel s’effectue la sauvegarde doit obligatoirement se trouver sur le poste serveur. Le
poste serveur est le poste sur lequel est installé le logiciel et donc où sont enregistrées les données.
Soit le poste S serveur et un poste C client du logiciel. Le répertoire de sauvegarde à partir du poste serveur S a,
par exemple, le chemin « C:\sauvegardes\ ».
Si vous souhaitez effectuer une sauvegarde depuis un poste client C, il ne faut pas indiquer le chemin du
répertoire de sauvegarde tel que vous le voyez à partir du voisinage réseau du poste, mais indiquer le chemin
que le poste serveur peut voir dans son propre Poste de travail. C’est à dire « C:\sauvegardes\ ».
Vous pouvez tout à fait, une fois que la sauvegarde est faite, copiez le fichier de sauvegarde sur un poste client C
ou le graver sur un CDRom, par exemple, en cas de défaillance du disque du poste serveur S. Si la sauvegarde
est amenée à être restauré, il faudra avant tout copiez le fichier sur les poste serveur S avant de lancer la
procédure de restauration.
150
Chapitre 11 – Outils
Envoi par email d’un fichier de sauvegarde
Dans certains cas il peut vous être demandé d’envoyer un fichier de sauvegarde par email, notamment dans le
cas
d’un
dépannage
technique
par
notre
service
technique.
Il est alors recommandé d’utiliser l’onglet « Envoi de sauvegarde » qui prépare automatiquement l’email d’envoi
avec une compression de la sauvegarde à envoyer.
Pour envoyer une sauvegarde par mail
1.
Choisissez Outils – Sauvegardes / Restaurations, onglet Envoi de sauvegarde.
2.
Cliquez
sur
et
choisissez
le fichier
Les fichiers de sauvegarde de votre base portent l’extension « .bak ».
3.
Patientez
4.
Si ce n’est pas déjà fait, cliquez sur
et renseignez les propriétés de votre compte
d’envoi. Pour plus de détails sur l’envoi par email, reportez vous au chapitre 9, point « Envoi par email »
5.
Indiquez l’adresse email du destinataire, saisissez votre message et cliquez sur le bouton
quelques
instants
pendant
la
de
préparation
sauvegarde
du
fichier
à
envoyer.
à
l’envoi.
.
Compactage de la base
Il est possible de réduire la taille utilisée par la base de données sur votre serveur.
Pour compacter votre base
1.
Choisissez Outils – Sauvegardes / Restaurations, onglet Compactage de la base.
2.
Cliquez
sur
pour
démarrer
le
compactage.
Voir les droits d’accès de l’utilisateur connecté
Accès : Choisissez Outils – Voir les droits d’accès.
Chaque utilisateur défini dans le logiciel appartient à un ou plusieurs groupes lui autorisant ou non l’accès à tel ou
tel menus ou fonctions. Pour plus d’information sur la Gestion des utilisateurs, reportez-vous au chapitre
Initialisations.
151
Chapitre 11 – Outils
Lorsque l’utilisateur est connecté au logiciel, il peut consulter dans la fenêtre « Visualisation des droits d’accès »
quelles sont ses autorisations d’accès pour les différents les menus et fonctions.
Les éléments cochés vous indiquent les menus et fonctions dont vous avez l’accès, les éléments non cochés étant
inaccessible avec votre connexion.
Bulles d’aide
Dans la plupart des fenêtres du logiciel, un système de bulles d’aide a été mis en place. Ces bulles d’aide
expliquent en général le fonctionnement ou les étapes de fonctionnement de la fenêtre affichée.
Pour faire apparaître les bulles d’aide d’une fenêtre
Cliquez sur le bouton point d’interrogation vert
. Suivant la fenêtre affichée, le bouton
directement dans la fenêtre, soit présent dans la barre d’outils.
est soit placé
Pour faire disparaître les bulles d’aide d’une fenêtre
Cliquez sur le bouton point d’interrogation bleu
. Suivant la fenêtre affichée, le bouton
directement dans la fenêtre, soit présent dans la barre d’outils.
Exemple de fenêtre avec l’affichage des bulles d’aide activé :
152
est soit placé
Chapitre 11 – Outils
A propos
Accès : Choisissez ? – A propos….
Cette fenêtre vous permet de connaître :

la date et la version du logiciel

les modules auxquels votre licence vous donne accès (UD Planning et/ou UD Elèves et/ou
VieScolaire.net)

les coordonnées de votre unité d’enseignement qui ont été saisies lors de l’installation

la mise en place correcte d’une sous-version en comparant la date de release affichée à l’écran et la
date citée en référence sur le site Internet OMT
Envoi par mail
Le logiciel vous permet d’envoyer un document par email, sous forme d’image au format « .jpg ».
Pour envoyer un document par email
1.
Ouvrez une fenêtre dont vous souhaitez envoyer le contenu par email, par exemple Données de base –
Salles.
2.
Cliquez sur le bouton
Ou cliquez sur le bouton
de la barre d’outils et cliquez sur le bouton
.
de la barre d’outils.
Les images créées à partir de l’aperçu sont automatiquement ajoutées en pièces jointes à votre email. Ci
dessous vous pouvez voir « Salles #1.jpg Salles #2.jpg » dans la partie « Pièces jointes ».
153
Chapitre 11 – Outils
3.
Indiquez l’adresse email du destinataire dans la partie « A : ».
Dans certains cas seulement, vous pouvez choisir un ou plusieurs destinataires parmi des éléments
de votre base de données (comme les professeurs, les élèves, les parents, les membres du personnel,
etc.).
Pour cela, cliquez sur le bouton
et choisissez les correspondants à retenir dans la fenêtre cidessous.
4.
Indiquez, si besoin est, l’objet de votre email - titre du message - dans la partie « Objet : », ainsi que le
message en lui-même dans la partie « Message : ».
5.
Si ce n’est pas déjà renseigné, cliquez sur le bouton
pour définir les propriétés de
votre messagerie. Pour plus d’information sur le paramétrage des propriétés, reportez-vous à la partie
« Envoi par email » un peu plus loin.
6.
Cliquez sur
pour envoyer l’email.
La fenêtre vous indiquera l’avancement de l’envoi de votre message.
Si vos paramètres ou le contenu de l’email sont incorrects, un message d’erreur vous le signale. Il est
alors recommandé de vérifier vos paramètres de messagerie indiqués, ainsi que l’adresse du destinataire
avant de recommencer l’opération.
7.
Cliquez sur le bouton
pour terminer l’opération.
154
Chapitre 11 – Outils
Comment paramétrer les propriétés de l’envoi
Choisissez Outils – Tableau de bord administrateur, onglet Paramètres de messagerie, ou lorsque la
fenêtre d’envoi est ouverte, cliquez sur le bouton
.
Les propriétés ne sont à paramétrer qu’une seule fois. Elles sont conservées pour vos prochains envois.
(1) NOM
Indiquez le nom d’expéditeur que vous souhaitez faire apparaître sur l’email que va recevoir votre destinataire.
(2) ADRESSE DE MESSAGERIE
Indiquez votre propre adresse de messagerie, adresse de l’expéditeur.
(3) COURRIER SORTANT (SMTP)
Cette adresse vous est communiquée par votre fournisseur d’accès à Internet, ou votre fournisseur de
messagerie.
En règle générale, cette adresse est de la forme smtp.« nom de votre fournisseur d’accès internet ».fr. Mais
certains fournisseurs peuvent avoir une adresse smtp différente, dans ce cas là, renseignez-vous auprès de votre
fournisseur accès internet.
(4) NUMERO DU PORT
Par défaut « 25 ». Ce numéro ne doit en général pas être modifié.
155
Chapitre 11 – Outils
156
Chapitre 12 – Impression
XII.
Chapitre 12 – Impression
Accès : Choisissez Fichier – Mise en page.
Cette fenêtre vous permet de paramétrer et d’imprimer l’ensemble des documents imprimables du logiciel.
Imprimer les données de base
Vous pouvez imprimer :

Les divisions

Les professeurs

Les matières
Pour imprimer
1.
Choisissez Fichier – Mise en page, onglet UD Elèves.
2.
Cochez les données à imprimer et cliquez sur le bouton
.
Imprimer les élèves
Vous pouvez éditer les informations élèves et les informations nécessaires à la gestion des élèves.
Paramétrer les impressions
Vous pouvez modifier les différents paramètres d’impression utilisés pour l’ensemble des impressions. Tous ces
paramètres sont enregistrés, vous les retrouvez donc à la prochaine utilisation.
157
Chapitre 12 – Impression
Option
Description
Quadrillage
Cochez « Quadrillage » pour faire apparaître les quadrillages lors de l’impression
des tableaux.
Impression couleur
Cochez « Impression couleur » pour une impression de vos documents en couleur.
Commentaire imprimable
Cochez « commentaire imprimable » et compétez le texte associé pour faire
apparaître un commentaire sur tous vos documents. Il apparaîtra dans la partie
supérieure droite de vos documents.
Densité du grisé
Vous pouvez choisir la densité du grisé qui est
utilisé dans certaines impressions. Pour cela il
suffit de déplacer le curseur sous la partie « Texte ».
Nbe lignes/page en portrait
Vous pouvez déterminer le nombre de lignes par page lors de l’impression en
portrait.
Nbe lignes/page en paysage Vous pouvez définir le nombre de lignes par page lors de l’impression en paysage.
Police
Cliquez sur le bouton
impressions.
pour choisir la police utilisée pour vos
Envoi par email
Vous pouvez modifier la qualité des fichiers images créés lors de vos envois par
email. Une qualité moyenne est conseillée pour ne pas alourdir vos envois.
Orientation
Choisissez « Portrait » ou « Paysage ». Il est à noter que certaines impression ont
une orientation optimale, ou imposée (et donc non modifiable).
En tête / pied de page
Vous pouvez saisir une en tête et un pied de page dans les documents à imprimer.
158
Chapitre 13 – Passer à l’année suivante
XIII.
Chapitre 13 – Passer à l’année suivante
Accès : Choisissez Outils – Passage à l’année N+1
Lorsque vous arrivez en fin d’année scolaire, il faut pouvoir conserver les données de l’année qui s’achève et
préparer l’année qui va débuter. Pour cela, UD Elèves dispose d’un assistant qu’il vous suffit de suivre pas à pas.
Impératif
L’assistant ne doit être utilisé qu’une seule fois en fin d’année scolaire.
Les changements de classes d’un élève doivent être effectués après avoir utilisé l’assistant.
L’outil d’importation automatique doit être fermé.
Si vous disposez du module VieScolaire.Net, l’outil de synchronisation vers VieScolaire.net doit être fermé.
Le passage à l’année suivante s’effectue en deux étapes :
1.
la sauvegarde des données de l’année scolaire en cours.
2.
l’archivage et la purge des données de l’année scolaire en cours. UD Elèves conserve les informations
liées au cursus des élèves et supprime les renseignements annuels tels que les absences professeurs. En
ce qui concerne les informations élèves, vous pouvez choisir d’archiver ou non les absences, les retards
et les actions.
Pour passer à l’année suivante
1.
Choisissez Outils – Passage à l’année N+1. Vous obtenez la fenêtre suivante :
2.
Cliquez sur le bouton
. L’écran suivant s’affiche :
159
Chapitre 13 – Passer à l’année suivante
3.
Saisissez le chemin d’accès à la sauvegarde que va faire UD Planning. Le chemin d’accès doit se terminer
par « \ ». De plus, le répertoire dans lequel vous souhaitez enregistrer la sauvegarde doit être
située sur le poste « serveur », c'est-à-dire qui contient votre base.
Le fichier de sauvegarde est nommé par UD Planning. Vous ne pouvez pas modifier ce nom de fichier.
4.
Cliquez sur le bouton « Sauvegarder ».
5.
Une fois la sauvegarde terminée, UD Planning vous permet de passer à l’étape suivante en cliquant sur
le bouton
. La fenêtre suivante s’affiche :
160
Chapitre 13 – Passer à l’année suivante
6.
Si vous ne souhaitez pas conserver les absences, les retards et les actions des élèves, cochez les options
correspondantes.
7.
Cliquez sur le bouton « Archiver ».
8.
cliquez sur le bouton « Terminer ».
L’assistant a terminé de préparer l’année suivante. Vous pouvez dès maintenant :
-
effectuer les changements de classe des élèves toujours présents dans votre établissement
-
archiver les élèves qui quittent l’établissement.
-
définir le calendrier de la nouvelle année scolaire si vous disposez du module UD Planning.
161
Chapitre 13 – Passer à l’année suivante
XIV.
INDEX
Filtrer / Trier .................................................. 68
A
Informations élèves.................................. 45, 59
Acompte ........................................................ 105
Inscription ..................................................... 50
Action élève ..................................................... 73
Récupérer les identifiants élèves de Gep .......... 82
Créer, modifier, supprimer .............................. 74
Elève pré-inscrit
Filtrer / Trier ................................................. 76
Créer, modifier, supprimer .............................. 56
Sécuriser ...................................................... 75
Filtrer/Trier .................................................... 57
Activités associatives ....................................... 103
Imprimer la liste ............................................ 58
Activités sportives ........................................... 102
Informations élève ......................................... 50
APEL .............................................................. 107
Envoi par mail
Archiver les élèves ............................................ 71
Document ................................................... 153
Assistant photos ............................................... 31
Fichier de sauvegarde .................................. 151
Audit de facturation ........................................ 114
Message aux utilisateurs ................................. 17
B
Paramètrer la messagerie ...................... 147, 155
Exporter les élèves de UD Elèves vers Gep .......... 80
Bourse ........................................................... 108
Exporter les structures vers Gep ......................... 79
Bulles d'aide ................................................... 152
Extraire des informations de la base élèves. 130, 138
C
F
Calendrier de l’année scolaire
Frais de scolarité ............................................... 94
Définir l’année scolaire ................................... 18
Frais fixes ....................................................... 101
Modifier ........................................................ 18
Fratrie .............................................................. 67
Valider .......................................................... 19
Visualiser ...................................................... 18
G
Catégorie d'action ............................................. 46
Génération des factures .................... 117, 121, 123
Changer d'année............................................. 159
Gestion financière
Changer de classe ............................................. 71
Acompte ..................................................... 105
Chemin d'accès aux données ............................. 20
Activités associatives .................................... 103
Compactage de la base ................................... 151
Activités sportives ........................................ 102
Comptabilité analytique87, 89, 92, 93, 100, 101,
103, 104, 106, 107, 109, 111, 113, 126
APEL ........................................................... 107
Audit de facturation ..................................... 114
D
Bourse ........................................................ 108
Débuter l'année scolaire ...................................... 9
Comptes ....................................................... 91
Discipline ......................................................... 42
Frais fixes.................................................... 101
Division ............................................................ 36
Génération des factures ................. 117, 121, 123
Initialiser la base du module de facturation .... 115
E
Paramètres généraux ..................................... 90
Elève
Solde compte payeur .................................... 118
Affecter dans les divisions .............................. 71
Sous-total facture ........................................ 118
Cohérence avant export vers Gep ................... 81
Supprimer une facture .................................. 120
Créer, modifier, supprimer .............................. 66
162
Grade professeur .............................................. 42
Payeur ....................................................... 54, 64
Groupe utilisateurs ............................................ 10
Anomalie ...................................... 118, 122, 124
Groupe fixe ................................................... 10
Professeur ........................................................ 40
Groupe perso ................................................ 10
Discipline ...................................................... 42
Grade ........................................................... 42
I
Trier ............................................................. 42
Importation
Type ............................................................. 42
Automatique ................................................. 29
Publipostage ................................................... 139
Chemin d'accès aux données .......................... 20
Données Molière ............................................ 25
R
Données Nota Bene ....................................... 26
Récupérer les identifiants élèves de Gep.............. 82
Elèves depuis GEP ......................................... 21
Remise
Elèves depuis un fichier texte ......................... 22
Automatique .................................................. 99
Journal des importations ................................ 30
Individuelle ................................................... 99
Nomenclatures de Gep ................................... 27
Restauration ................................................... 149
Impression
S
Données de base ......................................... 157
Sauvegarde .................................................... 148
Elèves ........................................................ 157
Immédiate .................................................. 148
Paramétrer.................................................. 157
Plannifiée .................................................... 148
Initialiser la base du module de facturation ....... 115
Solde compte payeur ....................................... 118
Interro .................................................... 130, 138
Sous-total facture ............................................ 118
Champ........................................................ 131
Superviser les actions ...................................... 143
Critère ........................................................ 131
Supprimer une facture ..................................... 120
Liste ........................................................... 131
T
Requête ...................................................... 131
Requête complexe ....................................... 138
Tableau de bord .............................................. 143
Requête simple ........................................... 133
Purge .......................................................... 144
Tranférer les élèves de UD Elèves vers Gep ......... 80
L
Tranférer les structures vers Gep ........................ 79
Liaison UD Elèves/module facturation ................. 86
Type de professeur ........................................... 42
Logiciels OMT de l’unité d’enseignement ............. 19
U
M
Utilisateurs ....................................................... 12
Matière ............................................................ 38
Création automatique ..................................... 14
Mise à jour des élèves depuis Gep ...................... 22
Création manuelle .......................................... 12
Mode de paiement .......................................... 114
Droits d'accès .............................................. 151
O
Envoyer des mails aux utilisateurs ................... 17
OMT .................................................................. 4
Exporter les utilisateurs vers Excel ................... 16
Recherche ..................................................... 14
P
Passer à l'année suivante ................................. 159
163
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