Produit : Gestion de campagne

Produit : Gestion de campagne
TOOLS4COM OIS
Manuel d’utilisation
(Mai 2009)
© TOOLS4COM Team
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support@tools4com.com
+00216.97.469.334
@Author : TOOLS4COM Team
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PLAN DU DOCUMENT
1.
PAGE D’ACCUEIL ......................................................................................................................................... 3
1.1.
1.2.
1.3.
1.4.
2.
Le calendrier affiche : ............................................................................................................ 3
Le tableau récapitulatif montre : ............................................................................................ 3
Menu de navigation principal : ............................................................................................... 3
Cliquez sur les liens rapides pour:......................................................................................... 4
ONGLET DEVIS/B.L/F.PF + FACTURES /AVOIRS ....................................................................................... 4
2.1.
Consultation des documents : ............................................................................................... 4
2.1.1. Moteur de recherche : ....................................................................................................... 4
2.1.2. Liste des documents : ....................................................................................................... 5
2.1.3. Menu des actions : ............................................................................................................ 5
2.1.4. Envoyer le document par email : ....................................................................................... 6
Création des documents : ...................................................................................................... 7
2.2.
2.2.1. Informations générales : .................................................................................................... 7
2.2.2. Détails du document (Partie 1) : ........................................................................................ 8
2.2.3. Détails des documents (Partie 2) : .................................................................................... 9
Modification des documents : .............................................................................................. 10
2.3.
2.3.1. Barre d’actions : .............................................................................................................. 10
2.3.2. Menu des actions : .......................................................................................................... 10
2.3.3. Informations générales : .................................................................................................. 11
2.3.4. Détails du document (Partie 1) : ...................................................................................... 12
2.3.5. Détails du document (Partie 2) : ...................................................................................... 13
2.3.6. Détails du document : Facture proforma et Facture (Partie 3) :...................................... 13
2.3.7. Interface d’ajout paiement ............................................................................................... 14
Factures récurrentes............................................................................................................ 15
2.4.
2.4.1. Nouveau profil de facture récurrente ............................................................................... 15
2.4.2. Liste de profil de facture récurrente................................................................................. 17
3.
ONGLET PRODUITS .................................................................................................................................... 18
3.1.
Interface liste des catégories ............................................................................................... 18
3.1.1. Ajouter une catégorie ...................................................................................................... 18
3.1.2. Liste des catégorie et mise à jour.................................................................................... 19
Gestion des produits ............................................................................................................ 19
3.2.
3.2.1. Ajout d’un nouveau produit.............................................................................................. 19
3.2.2. Liste des produits ............................................................................................................ 20
4.
ONGLET CLIENTS ....................................................................................................................................... 21
4.1.
Liste des clients ................................................................................................................... 21
4.1.1. Tableau des clients : ....................................................................................................... 21
4.1.2. Moteur de recherche : ..................................................................................................... 21
Nouveau client ..................................................................................................................... 22
4.2.
4.2.1. Client physique : .............................................................................................................. 22
4.2.2. Client moral : ................................................................................................................... 22
4.2.3. Détails contacts – Nouveau contact ................................................................................ 22
4.2.4. Détails coordonnées : ...................................................................................................... 23
5.
6.
ONGLET RAPPORTS .................................................................................................................................. 24
ONGLET CONFIGURATION ........................................................................................................................ 26
6.1.
Profil ..................................................................................................................................... 26
6.1.1. Informations générales .................................................................................................... 26
6.1.2. Détails coordonnées : ...................................................................................................... 26
Configuration logo ................................................................................................................ 27
6.2.
Taxes & Dates ..................................................................................................................... 28
6.3.
6.3.1. Configuration des taxes ................................................................................................... 28
6.3.2. Configuration de la date .................................................................................................. 28
Paramétrage des documents .............................................................................................. 29
6.4.
Thèmes ................................................................................................................................ 30
6.5.
Paiement en ligne ................................................................................................................ 31
6.6.
Paramétrage des E-mails : .................................................................................................. 32
6.7.
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1. Page d’accueil
1.1. Le calendrier affiche :
Les paiements encaissés en vert
Les factures en retard en rouge
Les factures payés & en retard en orange
Et la prochaine échéance en bleu
1.2. Le tableau récapitulatif montre :




«Nb factures» : nombres des factures d’aujourd’hui / de la semaine dernière du mois
dernier et de cette année en total.
«Total facture» : le montant facturé aujourd’hui / la semaine dernière le mois dernier et
cette année en total.
«Encaissement» : l’argent encaissé aujourd’hui / la semaine dernière le mois dernier et
cette année en total.
«Impayées» : les paiements manquants d’aujourd’hui / de la semaine dernière du mois
dernier et de cette année en total.
1.3. Menu de navigation principal :







«Onglet Devis/B.L/F.Pf» Interfaces de gestion des devis, bons de livraison et factures
proforma (consulter, créer, modifier, envoyer)
«Onglet Factures/Avoirs» Interfaces de gestion des factures, des factures récurrentes et
des avoirs (consulter, créer, modifier, envoyer, encaisser)
«Onglet Produits» Interfaces de gestion des produits (consulter, créer, modifier)
«Onglet Clients» Interfaces de gestion des clients (consulter, créer, modifier)
«Onglet Rapports» Interface des rapports (statistiques)
«Onglet Configuration» Interfaces de configuration et de paramétrage de votre compte
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«Déconnexion» Quitter l’application
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1.4. Cliquez sur les liens rapides pour:







« Nouveau devis » - créer un nouveau devis
« Nouveau bon de livraison » - créer un nouveau bon de livraison
« Nouvelle facture prof » - créer une nouvelle facture proforma
« Nouvelle facture » - créer une nouvelle facture
« Nouvel avoir » - créer une nouvelle facture avoir
« Nouveau produit » - créer un nouveau produit
« Nouveau client » - créer un nouveau client
2. Onglet Devis/B.L/F.Pf + Factures /Avoirs
Les interfaces de consultation, création, modification et envoie relatives aux documents (Devis, Bons
de livraison et Factures proforma, Factures, avoirs) se ressemblent toutes.
Dans les explications qui suivent, on utilisera le terme document pour présenter les fonctionnalités
que TOOLS4COM OIS permet dans cette partie Onglets : Devis/B.L/F.Pf ET Factures/Avoirs
2.1. Consultation des documents :
Les interfaces Liste des documents, document en attente et document envoyés permettent la
consultation des documents générés et l’application des actions nécessaires au suivi quotidien.
2.1.1. Moteur de recherche :





«client» : choisissez un client pour voir les documents déjà établis
«date début» : sélectionnez les documents créé à partir de cette date
«date fin» : sélectionnez les documents crées avant cette date
«mot clé» : chercher un mot clé dans un document (numéro, référence, produit…)
«Trouver» : cliquez pour démarrer la recherche
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2.1.2.
Liste des documents :
C’est un tableau récapitulatif listant tous les documents déjà générés, chaque ligne représente un
document bien défini qu’on peut :










Visualiser en format HTML
Visualiser en format PDF
Le modifier en cliquant sur son numéro
Modifier les informations du client relatif en cliquant sur le nom
Consulter la date de l’établissement «Date ouverture»
Savoir si le document n’est pas encore envoyé
Savoir si le document est déjà envoyé
Total : Connaître le montant total.
«Actions/Options» : effectuer des actions sur le document. (Menu des actions)
Marquer comme envoyé : L’utilisateur peut utiliser cette option lorsqu’il a envoyé le
document au client par fax ou par poste et il veut mettre à jour le statut du document de en
attente à en cours.
2.1.3.
Menu des actions :
En cliquant sur le lien Options relatif à une ligne de la liste on affiche le menu des actions que
l’utilisateur pourra appliquer sur le document :









Modifier : Mode édition du document
Dupliquer : Dupliquer un document
Supprimer : Supprimer un document et le mettre dans la corbeille (la réactivation est
possible)
HTML : Visualisation du document en mode HTML
PDF : Visualisation du document en mode PDF
Impression : Impression du document
Envoyer par E-mail : envoie du document par e-mail
Ajouter paiement : Dans le cas de facture proforma l’utilisateur pour ajouter un règlement
L’utilisateur pourra avec un simple clique convertir un document vers un autre avec une
autre phase
Par exemple :
Devis vers bon de livraison, Devis vers facture proforma, Devis vers facture
Bon de livraison vers facture proforma, Bon de livraison vers facture
Facture proforma vers facture
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2.1.4.
Envoyer le document par email :
Afin d’envoyer le document à votre client, vous devez cliquer sur l’icône
nécessaires et enfin cliquer sur Envoyer
ou
, remplir les champs
Le texte du message peut être prédéfini sous «Onglet Configuration» / «Paramétrage E-mails» /
«Notification Document»  insérez le texte standard – le message sera récupérer automatique lors
de l’envoie du document et peut aussi être.
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2.2. Création des documents :
2.2.1.
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




Informations générales :
«Client» : Rechercher le client avec le champ auto-complete
«Date ouverture» : Choisissez dans le « calendrier » votre date d’ouverture du document
«Echéance» : Choisissez dans le « calendrier » votre date d’échéance ou fixez l’échéance
à la réception du document
«Référence» : La numérotation est automatique basée sur l’historique des documents déjà
générés
Le paramétrage de la numérotation automatique s’effectue dans l’interface «Onglet
Configuration» / «Paramétrage» / «Document»  Génération automatique des
numéros
«Devise» : L’utilisateur peut spécifier la devise et le taux de change qu’il veut appliquer au
document. Par défaut la devise du document est celle du compte.
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2.2.2.









Détails du document (Partie 1) :
«Ajout produit» : Ajouter une autre ligne de produit
«Produit» : Rechercher le produit avec le champ auto-complete.
«Description» : Vous pouvez garder la description ou la modifier.
«Quantité» : Fixer la quantité.
«Prix» : Vous pouvez garder le prix ou la modifier.
«Remise» : Vous pouvez garder la remise ou la modifier.
«Taxe» : Vous pouvez garder la taxe ou la modifier. Pour ajouter une nouvelle taxe :
passez à «Onglet Configuration» / «Taxes & Dates» /  Configuration des taxes » /
insérer la nouvelle taxe
«Total HT» - Montant total hors taxe calculé automatiquement
« Autre Taxes /Charges» : Il faut cocher pour activer. Afin de pouvoir changer ou ajouter
une nouvelle taxe (après TVA) : «Onglet Configuration» / «Taxes & Dates» 
Configuration des taxes: insérer la nouvelle taxe «label de taxe» et le montant.
Exemple : Droit de timbres
NB : TOOLS4COM OIS calcule automatiquement le montant total du document ainsi que la taxe
à appliquer.
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2.2.3.




Détails des documents (Partie 2) :
«Remarques» : Le texte peut être prédéfini sous «Onglet Configuration» /
«Paramétrages» / «Document»  Remarques : insérez le texte standard – le texte peut
aussi être personnalisé pour chaque document.
«Termes & Conditions» : Le texte peut être prédéfini sous «Onglet Configuration» /
«Paramétrages» / «Document»  Termes & Conditions : insérez le texte standard – le
texte peut aussi être personnalisé pour chaque document.
«Note personnelle» : La note ne s’affichera pas dans le document.
« Valider » : cliquez sur valider pour confirmer les données.
Une fois le document est validé TOOLS4COM OIS enregistrera votre travail et vous redirige à
l’interface modification du document.
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2.3. Modification des documents :
2.3.1.






Barre d’actions :
HTML : Visualisation du document en mode HTML
Impression : Impression du document
Afficher : Visualisation du document en mode PDF
Envoyer: envoie du document par e-mail
Ajouter paiement : Dans le cas de facture proforma ou facture l’utilisateur pour ajouter un
règlement (Voir plus bas rubrique ajout paiement)
Marquer comme envoyé : L’utilisateur peut utiliser cette option lorsqu’il a envoyé le
document au client par fax ou par poste et il veut mettre à jour le statut du document de en
attente à en cours.
2.3.2.
Menu des actions :
Ce menu peut être activé tout simplement en faisant un clique droit du la page de modification du
document.









Modifier : Mode édition du document
Dupliquer : Dupliquer un document
Supprimer : Supprimer un document et le mettre dans la corbeille (la réactivation est
possible)
HTML : Visualisation du document en mode HTML
PDF : Visualisation du document en mode PDF
Impression : Impression du document
Envoyer par E-mail : envoie du document par e-mail
Ajouter paiement : Dans le cas de facture proforma ou facture l’utilisateur pour ajouter un
règlement (Voir plus bas rubrique ajout paiement)
L’utilisateur pourra avec un simple clique convertir un document vers un autre avec une
autre phase
Par exmple :
Devis vers bon de livraison, Devis vers facture proforma, Devis vers facture
Bon de livraison vers facture proforma, Bon de livraison vers facture
Facture proforma vers facture.
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2.3.3.






Informations générales :
«Client» : Rechercher le client avec le champ auto-complete
«Date ouverture» : Choisissez dans le « calendrier » votre date d’ouverture du document
«Echéance» : Choisissez dans le « calendrier » votre date d’échéance ou fixez l’échéance
à la réception du document
«Référence» : La numérotation est automatique basée sur l’historique des documents déjà
générés
Le paramétrage de la numérotation automatique s’effectue dans l’interface «Onglet
Configuration» / «Paramétrage» / «Document»  Génération automatique des
numéros
«Devise» : L’utilisateur peut spécifier la devise et le taux de change qu’il veut appliquer au
document. Par défaut la devise du document est celle du compte.
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2.3.4.

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






Détails du document (Partie 1) :
«Ajout produit» : Ajouter une autre ligne de produit
«Produit» : Rechercher le produit avec le champ auto-complete.
«Description» : Vous pouvez garder la description ou la modifier.
«Quantité» : Fixer la quantité.
«Prix» : Vous pouvez garder le prix ou la modifier.
«Remise» : Vous pouvez garder la remise ou la modifier.
«Taxe» : Vous pouvez garder la taxe ou la modifier. Pour ajouter une nouvelle taxe :
passez à «Onglet Configuration» / «Taxes & Dates» /  Configuration des taxes » /
insérer la nouvelle taxe
«Total HT» - Montant total hors taxe calculé automatiquement
« Autre Taxes /Charges» : Il faut cocher pour activer. Afin de pouvoir changer ou ajouter
une nouvelle taxe (après TVA) : «Onglet Configuration» / «Taxes & Dates» 
Configuration des taxes: insérer la nouvelle taxe «label de taxe» et le montant.
Exemple : Droit de timbres
NB : TOOLS4COM OIS calcule automatiquement le montant total du document ainsi que la taxe
à appliquer.
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2.3.5.



Détails du document (Partie 2) :
«Remarques» : Le texte peut être prédéfini sous «Onglet Configuration» /
«Paramétrages» / «Document»  Remarques : insérez le texte standard – le texte peut
aussi être personnalisé pour chaque document.
«Termes & Conditions» : Le texte peut être prédéfini sous «Onglet Configuration» /
«Paramétrages» / «Document»  Termes & Conditions : insérez le texte standard – le
texte peut aussi être personnalisé pour chaque document.
«Note personnelle» : La note ne s’affichera pas dans le document.
2.3.6.
Détails du document : Facture proforma et Facture (Partie 3) :
Historique des paiements
Dans le cas d’une facture ou une facture proforma une rubrique Historique des paiements s’ajoute au
mode édition de document.
Dans cette partie l’utilisateur peut visualiser ou modifier les données des règlements déjà reçus.
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2.3.7.




Interface d’ajout paiement
«Date de réception» : Choisissez dans le calendrier la date de réception
«Mode de paiement» : sélectionnez le mode de paiement (espèce, chèque, virement, etc).
«Montant» : Le montant de règlement Dans le cas d’une facture en devise différente de
celle du compte vous pouvez saisir le taux de change de ce jour.
«Note» : Si vous avez le besoin de notez plus d’informations pour le règlement (numéro de
chèque, numéro de compte bancaire etc..) utilisez le champ note.
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2.4. Factures récurrentes
Une facture récurrente est une facture qui est appliquée de façon répétée dans le temps pour une
période déminée ou non déterminée selon le contrat d’application.
Par exemple, l'entretien de jardin, la location de machine ou la mise à jour régulière d'un site web
peuvent être l'objet de factures récurrentes.
Dans le cas de la mise en oeuvre des contrats, une facture récurrente peut être définie et
correspondant aux éléments récurrents du contrat
Dans TOOLS4COM OIS le système génère automatiquement les factures dans les dates planifiées et
envoie une alerte par message électronique à l’administrateur du compte afin qu’il puissent contrôler
et envoyer la facture au client. Ce qui permet un gain de temps non négligeable.
2.4.1.
Nouveau profil de facture récurrente
Informations générales :
 «Client» : Rechercher le client avec le champ auto-complete
 Le paramétrage de la numérotation automatique s’effectue dans l’interface «Onglet
Configuration» / «Paramétrage» / «Document»  Génération automatique des
numéros
 «Devise» : L’utilisateur peut spécifier la devise et le taux de change qu’il veut appliquer au
document. Par défaut la devise du document est celle du compte.
TOOLS4COM OIS gère automatiquement la date d’ouverture, l’échéance et la numérotation de
la facture selon les données de planification.
Détails du profil récurent :
Dans cette partie l’utilisateur devra saisir les données de planifications (délais de contrat d’application)





«Label du profil» : un identifiant du profil (contrat)
«Date début» : Choisissez la date début du contrat d’application
«Date fin» : Choisissez la date de fin du contrat d’application.
«Fréquence» : Choisissez la fréquence de facturation pendant la période du contrat
d’application.
«Répéter tout» : Dans le cas où l’utilisateur choisi Nombre de jours comme fréquence il
devra saisir ce nombre dans le champ Répéter tout (supérieur à 0).
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








«Ajout produit» : Ajouter une autre ligne de produit
«Produit» : Rechercher le produit avec le champ auto-complete.
«Description» : Vous pouvez garder la description ou la modifier.
«Quantité» : Fixer la quantité.
«Prix» : Vous pouvez garder le prix ou la modifier.
«Remise» : Vous pouvez garder la remise ou la modifier.
«Taxe» : Vous pouvez garder la taxe ou la modifier. Pour ajouter une nouvelle taxe :
passez à «Onglet Configuration» / «Taxes & Dates» /  Configuration des taxes » /
insérer la nouvelle taxe
«Total HT» - Montant total hors taxe calculé automatiquement
« Autre Taxes /Charges» : Il faut cocher pour activer. Afin de pouvoir changer ou ajouter
une nouvelle taxe (après TVA) : «Onglet Configuration» / «Taxes & Dates» 
Configuration des taxes: insérer la nouvelle taxe «label de taxe» et le montant.
Exemple : Droit de timbres
NB : TOOLS4COM OIS calcule automatiquement le montant total du document ainsi que la taxe
à appliquer.
Détails du profil (Partie 2) :



«Remarques» : Le texte peut être prédéfini sous «Onglet Configuration» /
«Paramétrages» / «Document»  Remarques : insérez le texte standard – le texte peut
aussi être personnalisé pour chaque document.
«Termes & Conditions» : Le texte peut être prédéfini sous «Onglet Configuration» /
«Paramétrages» / «Document»  Termes & Conditions : insérez le texte standard – le
texte peut aussi être personnalisé pour chaque document.
«Note personnelle» : La note ne s’affichera pas dans le document.
TOOLS4COM OIS permet aussi la modification d’un profil récurent
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2.4.2.
Liste de profil de facture récurrente
TOOLS4COM OIS gère trois statuts pour les profils de facture récurrente :
Actif : profil actif et génère des factures date fin de contrat n’est pas encore atteint
Suspendu : profil suspendu par l’utilisateur.
Expiré : Profil expiré et ne génère plus de factures c'est-à-dire la date de fin de contrat est atteint.
L’utilisateur peut consulter le statut des profils en cliquant sur les liens relatifs dans la rubrique
factures récurrentes
Moteur de recherche :





«client» : choisissez un client pour voir les profils déjà établis
«date début» : sélectionnez les profils qui commencent à partir de cette date
«date fin» : sélectionnez les profil qui se terminent avant cette date
«mot clé» : chercher un mot clé dans un profil (numéro, référence, produit…)
«Trouver» : cliquez pour démarrer la recherche
Liste des documents :
C’est un tableau récapitulatif listant tous les profils déjà crées, chaque ligne représente un profil bien
défini qu’on peut :










Visualiser en format HTML
Visualiser en format PDF
Le modifier en cliquant sur son numéro
Modifier les informations du client relatif en cliquant sur le nom
Consulter la date de l’établissement «Date ouverture»
Savoir si le document n’est pas encore envoyé
Savoir si le document est déjà envoyé
Total : Connaître le montant total.
«Actions/Options» : effectuer des actions sur le document. (Menu des actions)
Marquer comme envoyé : L’utilisateur peut utiliser cette option lorsqu’il a envoyé le
document au client par fax ou par poste et il veut mettre à jour le statut du document de en
attente à en cours.
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3. Onglet Produits
Avant de pouvoir ajouter un produit et pour une organisation meilleure l’utilisateur devra définir des
catégories de produit.
Exemple : d’une Agence web : catégorie : Développement, Hébergement, Nom de domaine etc...
3.1. Interface liste des catégories
3.1.1.




Ajouter une catégorie
«Label» : Saisissez le nom de la catégorie.
«Description» : Saisissez une description si nécessaire.
«Active» : Marquez la catégorie comme active sinon elle restera en mode désactivé.
: Valider l’ajout de la catégorie
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3.1.2.




Liste des catégories et mise à jour
«Label catégorie» : Saisissez le nom de la catégorie.
«Description» : Saisissez une description si nécessaire.
«Active» : Marquez la catégorie comme active sinon elle restera en mode désactivé.
: Valider la modification de la catégorie
3.2. Gestion des produits
3.2.1.












Ajout d’un nouveau produit
«Référence» : Saisissez la référence du produit.
«Produit» : Saisissez le nom du produit.
«Catégorie» : Sélectionnez la catégorie adéquate.
«Description» : Saisissez une description du produit (C’est la description qui s’affichera par
défaut dans les documents)
«Prix unitaire» : Saisissez le prix unitaire du produit dans la devise du compte.
«Stock» : Saisissez le stock initial du produit.
«Unités» : Saisissez le type d’unité (L, kg, m, m², forfait, etc.)
«T.V.A» : Sélectionnez la TVA de ce produit (sera affichée sur les devis / les facture etc.)
-- pour gérer les Taxes cliquez sur «Onglet Configuration» / «Taxes & Dates» /
«Configuration des taxes»
«Remise» : Saisissez une remise standardisée pour ce produit (sera affiché sur le devis /
la facture etc)
«Notes» : Saisissez des notes qui ne s’affichent pas
«Activer» : cliquez dessus pour activer le produit
«valider» : cliquez dessus pour confirmer les données et sauvegarder le produit
Une fois les données du produit sont enregistrées l’utilisateur sera redirigé vers l’interface de
modification afin qu’il vérifie et contrôle les informations.
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3.2.2.
Liste des produits
Moteur de recherche :



«Catégorie» : appliquez sur la liste des produits un filtre par catégorie.
«Mot clé» : Saisissez une occurrence d’un produit.
«Trouver» : Appliquer le filtre.
Tableau des produits :











«Statut» : le statut d’un produit (Activé, Désactivé).
«Référence» : Affiche la référence du produit.
«Produit» : Affiche le nom du produit.
«Prix unitaire» : Affiche le prix unitaire du produit
«Stock du produit» : Affiche le stock restant
«Produits vendus» : Affiche le nombre d’unités vendues.
«Prix» : Vous pouvez garder le prix ou la modifier.
: Modifier les données du produit.
: Créer une facture avec le produit.
: supprimer un produit et le placer dans la corbeille.
: Réactiver le produit s’il est déjà placé dans la corbeille.
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4. Onglet Clients
4.1. Liste des clients
4.1.1.








«Client» : L’identifiant, le label société, le nom du client.
«Nom du contacts» : Affiche le nom du contact principal du client.
«E-mail» : Affiche l’adresse électronique du client.
«Téléphone» : Affiche le numéro de téléphone du client
: Modifier les données du client.
: Créer une facture avec le client.
: supprimer un client et le placer dans la corbeille.
: Réactiver le client s’il est déjà placé dans la corbeille.
4.1.2.




Tableau des clients :
Moteur de recherche :
«Type» : appliquez sur la liste des clients un filtre par type : (Personne physique ou
Personne morale).
«Mot clé» : Saisissez une occurrence du nom du client à rechercher.
«Adresse» : Saisissez une occurrence de l’adresse du client à rechercher.
«Trouver» : Appliquer le filtre.
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4.2. Nouveau client
TOOLS4COM OIS gère deux types de client : Personne Morale et Personne Physique
Au niveau des interfaces de création de nouveaux clients la différence est minime entre les deux
types afin que l’utilisateur ne trouve pas d’ambiguïté dans l’utilisation quotidienne.
4.2.1. Client physique :
 «Label client» : saisissez le nom du client qui sera affiché sur les documents.
 «E-mail» : saisissez l’adresse E-mail du client qui sera affiché sur les documents.
 «Site web» : saisissez le Site web du client qui sera affiché sur les documents.
4.2.2. Client moral :
 «Label client» : saisissez le nom de l’entreprise qui sera affiché sur les documents.
 «Forme juridique» : saisissez le statut de la société (SARL, SUARL, SA etc.)
 «TVA intercommunautaire» : saisissez le code TVA intercommunautaire du client qui sera
affiché sur les documents
 «E-mail» : saisissez l’adresse E-mail du client qui sera affiché sur le document.
 «Site web» : saisissez le Site web du client qui sera affiché sur le document.
 «Téléphone» : saisissez le numéro du téléphone du client qui sera affiché sur le
document.
 «Fax» : saisissez le numéro du fax du client qui sera affiché sur le document.

4.2.3. Détails contacts – Nouveau contact
 «Nouveau contact» - cliquez pour ajouter un nouveau contact
 «Titre» : Saisissez le titre du client (Mr, Mme, Mle, Dr etc)
 «Nom» : Saisissez le nom du contact du client
 «Prénom» : Saisissez le prénom du contact du client
 «Poste» : Saisissez le poste du contact du client
 «E-mail» : Saisissez l’adresse email du contact du client
 «Téléphone» : Saisissez le numéro du téléphone du contact du client
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4.2.4.
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Détails coordonnées :
«Adresse» - Saisissez l’adresse du client qui sera affiché sur le document.
«Adresse 2» optionnel (Adresse sera affiché sur deux lignes dans les documents)
«Ville» : Saisissez le nom de la ville du client
«Code postal» : Saisissez le code postal du client
«Pays» : Sélectionnez le pays du client
«Téléphone» : Saisissez le numéro téléphone du client
«Fax» : Saisissez le numéro du fax du clients
«Notes & Remarques» : Notez des remarques concernant le client
«Valider» : cliquez sur valider pour confirmer les données ou les changements
Une fois les données du produit sont enregistrées l’utilisateur sera redirigé vers l’interface de
modification afin qu’il vérifie et contrôle les informations.
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5. Onglet Rapports
L’onglet rapport offre différents graphes animés présentant l’activité de l’entreprise, on trouve :
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Rapport des ventes par date
Rapport des ventes par client
Rapport des factures par statut
Rapport des factures par client
Rapport des factures par produit
Rapport des modes de paiements
(Rapport des ventes par date)
(Rapport des ventes par produit)
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(Rapport des paiements par mode)
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6. Onglet Configuration
Les interfaces de l’onglet configuration permettent le paramétrage et la personnalisation du votre
compte TOOLS4COM OIS.
6.1. Profil
6.1.1.
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«société» : saisissez le nom de votre entreprise qui sera affiché sur les documents.
«Forme juridique» : saisissez le statut de votre société (SARL, SUARL, SA etc.)
«Capital social» : saisissez le montant du capital social de votre société.
«TVA intercommunautaire» : saisissez le code TVA intercommunautaire de votre société
qui sera affiché sur les documents
«Code en douane» : saisissez le code en douane de votre société.
«Code bancaire» : saisissez le code bancaire de votre société.
«E-mail» : saisissez l’adresse E-mail de votre société cette adresse électronique sera
affichée sur vos documents et utiliser pour l’envoie des messages.
«Site web» : saisissez le Site web du client qui sera affiché sur le document.
«Devise» : choisir la devise du compte.
«Nombre des décimales pour les prix» : exemple 1=1.9, 2=1.99, 3=1.999
6.1.2.
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Informations générales
Détails coordonnées :
«Adresse» - Saisissez l’adresse de votre société qui sera affiché sur les documents.
«Adresse 2» optionnel (Adresse sera affiché sur deux lignes dans les documents)
«Ville» : Saisissez le nom de la ville de votre société.
«Code postal» : Saisissez le code postal de votre société.
«Pays» : Sélectionnez le pays de votre société.
«Téléphone» : Saisissez le numéro téléphone du client
«Fax» : Saisissez le numéro du fax du client
- Les informations que vous ne spécifiez pas dans l’interface de profils ne seront pas affichées
sur vos documents.
- Une fois l’interface de profil est validée les données seront enregistrées.
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6.2. Configuration logo
À travers cette interface le propriétaire du compte aura la possibilité de personnaliser les logos à
afficher dans les documents (en-tête PDF) ainsi de la plateforme TOOLS4COM OIS.


LOGO APPLICATION : choisir le logo qui s’affichera dans les pages de l’application
TOOLS4COM OIS
LOGO DOCUMENT : choisir le logo qui s’affichera dans les documents (devis, bon de
livraison, facture proforma, facture ou facture avoir)
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6.3. Taxes & Dates
6.3.1.
Configuration des taxes
On peut paramétrer jusqu’à cinq taux de tva par compte ainsi la configuration de trois montants de
charges à ajouter dans les documents
L'ajout de taxes dans la page des paramètres peut rendre le processus d'ajout de produit / service
très simple.
Les taxes ajoutées ici sont présentées dans un menu déroulant où liste à choix multiple tout en
ajoutant un produit / service, tout ce que vous avez à faire est de choisir la taxe qui s'applique à ce
produit ou service.
Cela vous évite d'entrer dans les détails de l'impôt, encore et encore pour chaque produit.
6.3.2.
Configuration de la date
Cette fonctionnalité permet à l’utilisateur de spécifier le fuseau horaire
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6.4. Paramétrage des documents
Les interfaces de paramétrage des documents sont similaires que ce soit pour les devis, bons de
livraison, factures proforma, factures ou factures avoir l’utilisateur ferra les mêmes manipulations afin
de configurer cette partie.


«Préfixe» : Saisissez le préfixe de votre document exemple :
o Dev : pour devis
o Fac : pour factures
o FPF : pour facture proforma
«Commence à» : Spécifiez le début de la numérotation
Une fois les deux champs Préfixe et commence à ont été spécifié le système prendra en compte ces
deux informations pour gérer la numérotation automatique
Exemple d’une facture :
Préfixe : FacCommence à : 506
Numéro de facture : s’il n’y a pas encore de factures générées le système affichera Fac-000506
pour la première facture.

«Remarque par défaut» : Spécifiez le texte de la remarque par défaut que vous souhaitez
inclure dans vos documents.

«Termes & conditions par défaut» : Spécifiez le texte des Termes & conditions par défaut
que vous souhaitez inclure dans vos documents.
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6.5. Thèmes
TOOLS4COM OIS permet la personnalisation du thème de l’application afin d’offrir à l’utilisateur une
agréable expérience.
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6.6. Paiement en ligne
Afin de faciliter le paiement en ligne par vos clients, TOOLS4COM OIS peut ajouter un lien de
paiement via PAYPAL dans vos factures. Il faut juste ajouter l'adresse e-mail liée avec votre compte
PAYPAL.

«Paypal E-mail ID» : - l'adresse e-mail liée avec votre compte PAYPAL
Afin de faciliter le paiement en ligne par vos clients, TOOLS4COM OIS peut ajouter un lien de
paiement via ALERTPAY dans vos factures. Il faut juste ajouter l'adresse e-mail liée avec votre
compte ALERTPAY.

«AlertPay E-mail ID» : - l'adresse e-mail liée avec votre compte ALERTPAY
TOOLS4COM OIS vous permettra aussi de :
- Recevoir un message de notification lors d’un règlement d’une facture en ligne.
- Envoyer un message de remerciement automatique après un règlement d’une facture en ligne.
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6.7. Paramétrage des E-mails :
TOOLS4COM OIS facilite la communication avec vos clients en vous fournissant des modèles pour la
plupart des messages à échanger. Vous pouvez modifier et personnaliser ces modèles par défaut en
fonction de vos préférences.
TOOLS4COM OIS vous propose aussi des espaces fictifs inclus dans ces modèles. Ces détenteurs
de place seront automatiquement remplacés par leur valeur au cours de la communication en temps
réel.
Modèle de message
Utilisé pour
Notification devis
Ce modèle est utilisé lors de l'envoi de nouveaux devis ou offres de prix à vos
clients.
Ce modèle est utilisé lors de l'envoi de nouveaux bons de livraison à vos
clients.
Ce modèle est utilisé lors de l'envoi de nouvelles factures proforma à vos
clients.
Ce modèle est utilisé lors de l'envoi de nouvelles factures à vos clients.
Ce modèle est utilisé lors de l'envoi de nouvelles factures avoirs à vos clients.
Notification B.livraison
Notification F.proforma
Notification factures
Notification avoirs
Notification retards
Remerciement
Signature
Ce modèle est utilisé pour envoyer des rappels de paiement aux clients sur
les factures qui ont dépassées leur date d'échéance.
Ce modèle est utilisé pour envoyer un message de remerciement après la
réception d’un paiement d’une facture.
Personnalisation de la signature qui va être ajouté aux messages envoyés
par TOOLS4COM OIS
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