Handleiding GDP3000 Externe user 20012 09 20 FR - Gudrun

Handleiding GDP3000 Externe user 20012 09 20 FR - Gudrun
MANUEL D’UTILISATION DE L’APPLICATION GUDRUN XPERT
DD 20/09/2012
INDEX
2.1.1. ........................................................................................................................................... 1
. ......................................................................................................................... GENERALITES
........................................................................................................................... 3
1.1
Introduction ................................................................................................................................................ 3
1.2
Software requis ........................................................................................................................................... 3
1.3.
Installations ................................................................................................................................................. 4
1.3.1.
Résolution de l’écran .................................................................................................................................. 4
1.3.2.
Browser ....................................................................................................................................................... 4
2.1.2. ........................................................................................................................................... 2
. ................................................................................................... APPLICATION INTERNET
........................................................................................................................... 5
2.1.
Général ........................................................................................................................................................ 5
2.1.1. Ecran initial ............................................................................................................................................. 5
2.1.2. Problèmes de connexion .......................................................................................................................... 6
2.1.3. Page de gestion: Desktop ......................................................................................................................... 7
2.1.3.1.
Desktop ............................................................................................................................................... 7
2.1.3.2.
Liste des tâches Utilisateur ................................................................................................................. 7
2.1.3.3.
Choix de la langue .............................................................................................................................. 8
2.1.3.4.
Déconnecter ........................................................................................................................................ 8
2.1.3.5.
Search ................................................................................................................................................. 8
2.1.3.6.
Liens ................................................................................................................................................... 8
2.1.4. Installation Utilisateur ............................................................................................................................. 9
2.1.5. Application « Recherche approfondie » ................................................................................................ 10
Explication des termes ......................................................................................................................................... 11
2.1.6. Environnement propre ........................................................................................................................... 12
2.1.7. Listings .................................................................................................................................................. 13
2.2.
Création d’une mission .......................................................................................................................... 14
2.2.1. Ecran 1 : Données générales .................................................................................................................. 14
2.2.2. Ecran 2 : Données relatives à l’intermédiaire / courtier / service interne .............................................. 15
2.2.3. Ecran 3 : Données relatives au bien à expertiser ................................................................................... 16
2.2.4. Ecran 4 : Renseignements sur le bien à expertiser................................................................................. 17
2.2.5. Ecran 5 : Coordonnées du client et de la personne de contact ............................................................... 18
2.2.6. Ecran 6 : Type de produit ...................................................................................................................... 20
2.2.7. Ecran 7 : Info technique ........................................................................................................................ 21
2.2.8. Ecran 8 : Données de facturation ........................................................................................................... 23
2.2.9. ecran 9 : Dernier écran : Confirmation de la mission ............................................................................ 24
2.3.1. Ecran “Résumé” .................................................................................................................................... 26
2.3.2. Ecran “Données de contact” .................................................................................................................. 27
2.3.3. Ecran “Rendez-vous” ............................................................................................................................ 28
2.3.4. Versions rapport .................................................................................................................................... 29
2.3.5. Facturation client (uniquement pour les contractants) ........................................................................... 31
2.3.6. Modifier dossier .................................................................................................................................... 31
2.3.7. Questions/remarques ............................................................................................................................. 31
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1. GENERALITES
1.1
Introduction
Le présent manuel est destiné aux gérants de dossier des sociétés d’assurance ou instances
financières et leurs intermédiaires (courtier ou agence) qui utilisent notre application internet
GDP3000.
Le manuel décrit toutes les fonctionnalités possibles mises à votre disposition par l’application.
IMPORTANT
Le lay-out de l’écran et les fonctionnalités repris dans ce manuel peuvent dévier des vôtres, en
fonction des droits qui vous sont accordés dans le système.
1.2
Software requis
L’accès au site se fait de préférence via Microsoft Internet Explorer version 4.01 ou supérieure.
Vous pouvez télécharger gratuitement la dernière version de ce programme via
www.microsoft.com
Pour consulter les rapports digitaux, vous devez disposer d’Acrobat Reader. Ce programme
peut également être télécharger gratuitement via www.adobe.com .
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1.3. Installations
1.3.1. Résolution de l’écran
La consultation du site se fait de préférence avec une résolution d’écran d’au moins 800x600.
1.3.2. Browser
Votre browser doit être installé pour lire JavaScript et recevoir des cookies.
Microsoft Internet Explorer
Choisissez menu Tools – Internet Options – Advanced
Netscape Communicator
Choisissez menu Edit – References - Advanced
2. APPLICATION INTERNET
Vous trouverez dans les pages qui suivent un aperçu des différents écrans disponibles sur la
plateforme internet www.gudrun.be.
2.1.
Général
2.1.1. Ecran initial
1.
La barre d’outils en bas de l’écran est la barre d’outil générale de Windows Explorer.
En haut à droite, vous pouvez introduire votre nom d’utilisateur et votre mot de passe.
Utilisateur:
l’utilisateur introduit son User ID.
Mot de passe:
l’utilisateur introduit son mot de passe.
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Votre mot de passe doit comporter au moins cinq caractères. Il ne peut
pas être identique à votre nom d’utilisateur, ni à votre nom ou à votre
prénom. Tous les 60 jours, le système vous demande automatiquement
de changer votre mot de passe. Un mot de passe déjà utilisé ne peut plus
être utilisé à nouveau.
Le système vous demandera aussi si Windows doit conserver le mot de passe en
mémoire, de façon à ce que vous puissiez vous connecter plus rapidement.
Nous vous conseillons de ne pas faire cela, car la protection de votre nom d’utilisateur
ne sera dès lors plus garantie.
Cochez la petite case blanche et cliquez sur « No ».
2.1.2. Problèmes de connexion
MOT DE PASSE OU NOM D’UTILISATEUR INCORRECT
Si votre mot de passe ou votre nom d’utilisateur n’est pas correct, vous recevez la
mention suivante :
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Essayez une deuxième fois de remplir vos données. Si le problème persiste, ou si vous avez
oublié votre mot de passe ou votre nom d’utilisateur, veuillez nous contacter par mail
xpert@gudrun.be ou par téléphone au 02 515 12 70.
2.1.3. Page de gestion: Desktop
Explication des termes
2.1.3.1.
Desktop
Vous renvoie toujours à la page initiale représentée ci-dessus.
2.1.3.2.
Liste des tâches Utilisateur
-
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pour le courtier/banque : toujours VIDE
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2.1.3.3.
Choix de la langue
Vous pouvez choisir ici votre langue de travail : Néerlandais ou Français. Ce choix sera
conservé que pour la durée de la session. Si vous souhaitez travailler dans l’une ou
l’autre langue de façon permanente, vous devez adapter cela via « Installations
Utilisateur ». Ici, le choix de la langue n’a pas d’influence sur la langue dans laquelle
sera rédigée le rapport.
2.1.3.4.
Déconnecter
En cliquant sur « Déconnecter », vous pouvez quitter l’application sans fermer le
programme. Vous serez déconnecté et reviendrez à l’écran de départ.
2.1.3.5.
Search
Avec cette fonction, vous pouvez immédiatement accéder à un dossier en introduisant
les données suivantes :
- le numéro de dossier Gudrun ou
- le nom du client
Cliquer ensuite sur « Enter » ou « Go ».
Attention : quand vous recherchez un dossier avec le numéro de référence Gudrun, vous
ne devez pas introduire les premiers zéros ni les deux chiffres après le tiret. Cela est
toutefois autorisé, mais pas nécessaire.
2.1.3.6.
Liens
Une version générale du présent manuel est à votre disposition ici.
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2.1.4. Installation Utilisateur
Il s’agit des données que l’utilisateur peut gérer lui-même.
- Vous remplirez de préférence tous les champs de cet écran lors de la
première connexion.
Gudrun Xpert sa
-
Vous pouvez vous-même introduire chaque changement d’adresse, de
numéro de téléphone ou de fax.
-
Si nécessaire, vous pouvez toujours changer votre mot de passe ici. (Les
conditions auxquelles le mot de passe doit satisfaire sont indiquées à la page
5, point 2.1)
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2.1.5. Application « Recherche approfondie »
Chaque utilisateur peut, via la fonction “search” du Desktop, rechercher un dossier.
Vous pouvez effectuer la recherche seulement sur 2 critères : nr de dossier Gudrun ou nom du
client (voir point 2.2.5 Search).
Dans l’écran « Recherche approfondie » (via « desktop ») l’utilisateur cherche un dossier à
l’aide de différents critères.
Les 2 premières possibilités sont la recherche sur le numéro de référence et sur le nom. Les
champs remplis seront analysés par le système un par un. Pour exemple : vous remplissez le
numéro du producteur ainsi que le nom du client. Le système donnera comme résultat tous les
dossiers avec le numéro du producteur recherché sans tenir compte du nom du client ainsi que
tous les dossier où le nom encodé revient sans tenir compte du numéro du producteur.
Par contre si vous utilisez la recherche sur adresse, le système tient compte des différents
éléments encodés : par exemple, Rue ET code postal.
Chercher sur le numéro de référence :
• Numéro de mission Gudrun
• Numéro de référence contractant
• Numéro de référence de l’intermédiaire
• Numéro du producteur
• Numéro de police incendie
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Chercher sur le nom
• Nom de l’entreprise du client
• Prénom du client
• Prénom de la personne de contact
• Nom de la personne de contact
• Intermédiaire (nom du bureau)
Chercher sur l’adresse
• Situation du bien+n°
• Code postal
• Commune
Cliquez sur « Cherchez » pour voir le résultat
Si le résultat ne comprend qu’un seul dossier, le système ouvre le dossier en question.
Si le résultat comprend plusieurs dossiers, vous voyez la liste des dossiers sur l’écran.
Explication des termes
•
•
•
•
•
•
•
Date de la demande :
Date de la demande de mission
Numéro de mission :
Numéro de la mission interne à Gudrun Xpert
Client(s) :
Le nom du ou des client(s)
Adresse à expertiser :
Adresse du bien à expertiser
Contractant :
Le nom de la compagnie d’assurance ou banque
Intermédiaire :
Le nom du bureau de l’intermédiaire (agence, courtier)
Type de produit :
Le type de mission
VEN T1 = valeur vénale d’un terrain
VEN T2 = valeur vénale d’un bâtiment existant dans son état actuel
VEN T2+ = valeur vénale d’un bâtiment existant avant et après travaux
VEN T3 = valeur vénale d’un projet sur plan
VEN T4 = valeur vénale d'un bâtiment existant avant et après transformation
NBW T2 = valeur à neuf d’un bâtiment existant dans son état actuel
NBW T2+ = valeur à neuf d’un bâtiment existant avant et après travaux
DPR T2 = Rapport prévention vol d’un bâtiment existant dans son état
BRA T2 = Inspection incendie d’un bâtiment existant dans son état actuel
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• Statut :
• Date visite des lieux :
• Fichier central :
Où en est le dossier ?
La date de la visite par l’expert
Si vous cliquez sur « fichier central », vous trouvez tous
les détails du dossier (voir 2.3)
2.1.6. Environnement propre
Vous retrouvez ici les « paramètres de l’utilisateur »
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2.1.7. Listings
Si vous avez les droits adéquats, il vous est possible de tirer des listes reprenant toutes les
missions confiées à Gudrun Xpert par la banque ou compagnie d’assurance.
Soit vous choisissez « vue sur écran » : vous pouvez dès lors cliquez sur « fichier central » et
lire ainsi tous les dossiers sur le dossier
Soit vous choisissez « fichier excel par email » : vous recevrez rapidement un mail avec un
fichier excel en annexe reprenant un bon nombre de détail par dossier.
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2.2.
Création d’une mission
2.2.1. Ecran 1 : Données générales
Les champs suivis d’un astérisque doivent obligatoirement être remplis.
•
•
•
•
•
Contrat:
ce champ est soit rempli d’une manière standard.
Soit vous devez choisir parmi une liste (cela
dépend de vos droits).
Référence organisation:
numéro de référence du dossier de la compagnie /
banque.
Langue du rapport:
langue dans laquelle le rapport sera rédigé.
Rue + nr. + boîte:
nom de la rue, numéro et boîte du bien à expertiser.
Code postal + commune + pays:
code postal, commune et pays du bien à expertiser.
Pays : si vous ne remplissez pas ce champ, le système indiquera automatiquement “BE”
(Belgique).
Le système contrôlera l’adresse encodée en fonction du fichier d’adresses de la Belgique. Si
l’adresse n’existe pas, l’avertissement « Adresse inconnue/incorrecte » apparaîtra en rouge en
haut de l’écran, comme vous pouvez le voir sur l’illustration ci-dessus.
Vous avez alors 2 possibilités:
1. Introduire manuellement l’adresse correcte (adapter l’adresse)
2. Le système propose quelques adresses correctes possibles. Sélectionner la bonne
adresse.
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•
Remarque générale: ici vous pouvez introduire des spécifications sur le dossier
Attention : ce champ peut contenir un nombre de caractères limité. Si vous avez plus
d’informations à nous faire parvenir, envoyez un mail à xpert@gudrun.be (en
mentionnant la référence du dossier interne à Gudrun Xpert)
cliquez sur “SUIVANT”
2.2.2. Ecran 2 : Données relatives à l’intermédiaire / courtier / service interne
En haut à gauche vous trouverez le numéro de mission. Ce numéro se compose de 9 + 2
chiffres. Il est important à mentionner lors des contacts avec Gudrun.
•
Chargement des données : cette partie n’est visible que pour les utilisateurs internes à la
banque ou compagnie d’assurance. Donc pas si c’est l’intermédiaire qui introduit la
demande. Si vous remplissez le numéro du producteur, les données s’indiquent
automatiquement.
Dans le champ « Utilisateur » vous devez choisir la personne qui suit le dossier chez
l’intermédiaire.
•
•
•
•
•
•
•
•
Numéro producteur
Bureau de l’intermédiaire
Numéro de référence
Prénom + Nom
Téléphone + fax
E-mail
Rue et numéro de maison
Code postal et commune
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: numéro unique pour l’intermédiaire
: le nom du bureau
: l’éventuel référence du dossier chez l’intermédiaire
: le prénom et nom de l’intermédiaire
: le numéro de fax OU l’adresse e-mail est obligatoire
: le numéro de fax OU l’adresse e-mail est obligatoire
: l’adresse du bureau de l’intermédiaire
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•
Cliquez sur “SUIVANT”
2.2.3. Ecran 3 : Données relatives au bien à expertiser
•
Suborganisation:
•
•
Catégorie :
Groupe de risque:
•
Info détaillée:
o Nombre d’entités d’habitation: indiquez le nombre d’entités d’habitation à
expertiser dans le bâtiment.
o Nombre de bâtiments principaux: indiquez le nombre de bâtiments principaux à
expertiser.
o Nombre d’annexes:
indiquez le nombre d’annexes à expertiser.
o % à usage professionnel:
indiquez le pourcentage du bien qui est à utilisé à
des fins professionnelles.
ce champ est soit rempli d’une manière standard soit vous donne
une liste parmi laquelle choisir
pas d’application
Cochez les descriptions qui sont d’application.
Remarque: les groupes de risques mentionnés peuvent
varier en fonction de la compagnie.
Cliquez sur “SUIVANT”
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2.2.4. Ecran 4 : Renseignements sur le bien à expertiser
•
Type de risque : sélectionnez les descriptions qui sont d’application.
Remarque: les types de risques mentionnés peuvent varier en fonction de la compagnie
d’assurances / de la banque et en fonction du (des) groupe(s) de risques sur l’écran
précédent.
Cliquez sur “SUIVANT”
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2.2.5. Ecran 5 : Coordonnées du client et de la personne de contact
Les coordonnées du client (preneur d’assurances) dans la partie supérieure de l’écran:
•
•
•
•
•
•
•
Nom de la firme:
remplissez éventuellement le nom de la firme.
Titre + prénom + nom:
Titre d’adresse, prénom, nom de famille du client
(preneur d’assurance ou emprunteur).
Téléphone maison, travail, Gsm:
coordonnées téléphoniques du client.
E-mail :
e-mail du client.
Rue, nr, boîte:
adresse du client.
Code postal, commune, pays:
adresse du client.
Cliquez sur “AJOUTER” avant de compléter le champ suivant (personne à
contacter pour la prise de rendez-vous).
La mention suivante apparaît alors dans le coin supérieur gauche de l’écran :
Le nom du client et éventuellement celui de la firme, précédés d’un crayon et d’une croix.
Le crayon : permet d’adapter les données.
La croix : permet d’effacer les données.
•
S’il y a plusieurs clients, l’utilisateur peut effectuer à nouveau la même procédure.
Après avoir cliquer sur « ajouter », le client apparaîtra alors aussi en haut de l’écran.
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Personne à contacter (pour la prise de rendez-vous) : à remplir uniquement si cette personne est
différente du client (preneur d’assurances/emprunteur)
• Introduisez les coordonnées de la personne avec laquelle le rendez-vous doit être pris.
• Dans le champ “Commentaire”, l’utilisateur peut introduire des informations
complémentaires relatives à la personne à contacter.
• « Info au cas où le nr de la police est inconnu »: par exemple, nouvelle habitation à
droite du nr 57.
•
Cliquez sur “SUIVANT”
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2.2.6. Ecran 6 : Type de produit
•
•
Apparaissent ici uniquement les types de produits que vous avez le droit de demander
au sein de la compagnie.
Sélectionnez l’/(les) expertise(s) à effectuer
•
Cliquez sur “SUIVANT”
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2.2.7. Ecran 7 : Info technique
Pour les expertises vénales:
•
•
Types de produit:
terrain
bâtiment existant dans son état actuel
bâtiment existant avant et après travaux (petits travaux)
projet sur plan
bâtiment existant avant et après travaux (grandes transformations)
Année de construction, volume construit, superficie du terrain, revenu cadastral, section
cadastrale, valeur estimée par client, valeur de vente actuelle, acompte, coûts estimées
par le client, type de client : introduisez les données connues.
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Pour les expertises valeur à neuf:
Pour les rapport prévention vol :
Pour les inspection incendie :
Cliquez ensuite sur “SUIVANT”
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2.2.8. Ecran 8 : Données de facturation
Cet écran n’est pas visible s’il s’agit d’une expertise qui sera facturée directement à la banque
ou à la compagnie d’assurance sous forme d’une facture groupée.
Cet écran est visible s’il s’agit d’une facturation individuelle
L’écran ‘Données de facturation’ est d’office rempli avec les coordonnées du premier
client. Il faut adapter ces données si la facture ne doit pas être établie au nom du premier
client.
•
Nom de l’entreprise:
•
Titre + Prénom + Nom de famille
•
•
•
Rue + Numéro + Boîte
Code Postal + Commune + Pays
Numéro d’entreprise (no. TVA)
•
Référence de paiement
Gudrun Xpert sa
remplissez le nom de l’entreprise, le
cas échéant
titre, prénom et nom de famille
à mentionner sur la facture.
adresse de facturation.
adresse de facturation.
Indiquez ici si le client est assujetti à la
TVA ou non.
ceci est la communication structurée pour le
paiement préalable et/ou le paiement de la
facture.
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Cliquez ensuite sur PRECEDENT pour changer des données ou TRAITEZ pour terminer
la mission.
2.2.9. ecran 9 : Dernier écran : Confirmation de la mission
Sur le dernier écran, vous trouverez un court résumé reprenant les données suivantes:
• numéro de mission
• rapports (ou produits) commandés
• nom de la compagnie
• adresse du bien à expertiser
• documents nécessaires afin de garantir le bon déroulement de l’expertise.
Prière de toujours préparer des copies de tous les documents à remettre à l’expert.
•
Cliquez sur “PRECEDENT” si des modifications sont encore nécessaires.
Vous retournez alors à nouveau à l’écran 1 “Création d’une mission”. Introduisez les
modifications nécessaires.
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•
2.3.
Si toutes les données sont correctes, cliquez alors sur “TRAITEZ”.
Notez la référence du dossier chez Gudrun Xpert (voir en haut de l’écran
« numéro de référence »)
Toutes les données sont maintenant enregistrées et conservées. Certaines
informations peuvent toujours être modifiées dans l’application par
l’utilisateur jusqu’au moment où le rendez-vous est fixé.
DOSSIER CENTRAL
L’utilisateur peut, au départ de plusieurs écrans différents, aller sur “Dossier Central” pour un
dossier particulier. “Dossier central” est un résumé de toutes les données d’un dossier qui sont
connues et conservées par Gudrun Xpert.
Via les différents sujets à gauche de l’écran (sous la photo), l’utilisateur peut accéder aux
différents écrans.
Cliquez sur le sujet et vous verrez apparaître l’écran correspondant.
•
Tâches dossier:
Gudrun Xpert sa
donne toutes les actions qui ont été effectuées dans le dossier
depuis la création de la demande.
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•
Résumé:
•
Personne à contacter: donne toutes les données relatives à l’adresse et aux personnes
(client, personne de contact,…)
•
Rendez-vous:
donne une vue d’ensemble sur les rendez-vous pris.
•
Versions rapport:
donne un historique des rapports établis. Vous pouvez également,
selon les droits qui vous sont reconnus, consulter les rapports.
•
Facturation client:
donne, à l’utilisateur qui en reçu les droits, un aperçu sur de la
facturation du dossier.
donne des informations générales sur le dossier.
Sur cet écran, juste en dessous de “Résumé”, vous trouvez les informations suivantes :
•
Numéro de mission:
numéro de dossier Gudrun Xpert, comportant 9 chiffres +
2 chiffres de contrôle.
•
Référence organisation:
numéro de dossier du client dans la société.
•
Date de création:
date de création du dossier.
•
Statut:
état du dossier.
o done/frozen = dossier achevé
o cancelled/fixed = dossier annulé
o in process/… = dossier en traitement.
2.3.1. Ecran “Résumé”
Cet écran donne des informations générales sur le dossier (voir écran ci-dessus).
•
Contractant:
nom de la compagnie ou de la banque.
•
Produits:
le(s) produit(s) à effectuer dans ce dossier
Attention: pour certains produits, cela peut être une combinaison de plusieurs types dans un
seul dossier.
•
Adresse à expertiser:
adresse du bien à expertiser.
•
Information de contact:
personne(s) à contacter avec leur coordonnées.
•
Tâche ouverte:
Gudrun Xpert sa
tâche actuellement ouverte.
Uniquement visible s’il s’agit d’une tâche que vous pouvez
effectuer.
Les autres tâches se trouvent dans l’écran « Liste de tâches ».
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2.3.2. Ecran “Données de contact”
Vous trouverez ici toutes les données relatives à l’adresse à expertiser et aux personnes
(client, personne de contact,…)
Essais:
Gudrun Xpert sa
donne un historique des différents appels téléphoniques ainsi que de
l’éventuel envoi d’une lettre de rappel.
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2.3.3. Ecran “Rendez-vous”
Vous retrouverez ici un aperçu de tous les rendez-vous.
Vous y retrouverez la (les) date(s) de visite ainsi que l’historique de la problématique de
la prise de rendez-vous.
•
•
Rendez-vous: aperçu du rendez-vous planifié.
Historique: aperçu du (des) rendez-vous précédent(s).
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2.3.4. Versions rapport
Vous pouvez voir ici si une version antérieure du rapport existe. Ceci est important dans
le cas d’un rapport qui a été modifié. La version originelle du rapport reste toujours
disponible.
Si le rapport n’est pas encore achevé, vous recevez alors l’écran illustré ci-dessus.
Quand le rapport est terminé, vous recevez l’écran illustré ci-dessous et vous pouvez
consulter le rapport.
Vous pouvez consulter le rapport dans la langue de votre souhait : Néerlandais, Français
ou Allemand, et ceci quelle que soit la langue initiale du rapport.
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Cliquez sur l’oeil en dessous du produit pour lequel vous souhaitez consulter le rapport.
Après quelques instants, le rapport apparaîtra.
•
Version:
•
•
Date de création:
Situation:
o ouvert
le rapport est en traitement et n’est pas encore achevé.
o Clôturé
le rapport est achevé.
Noms des produits:
o Valeur vénale
o Valeur à neuf
o Estimation du Contenu sur base statistique
o Inspection vol
o Inspection incendie
•
Gudrun Xpert sa
numéro d’ordre de la version du rapport (ex. “1”).
Chaque nouvelle version reçoit un numéro d’ordre.
date à laquelle le rapport a été achevé.
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2.3.5. Facturation client (uniquement pour les contractants)
Vous trouverez ici un aperçu de la facturation.
Explication des termes:
•
•
•
•
Date:
Numéro:
Situation:
Payé:
date d’achèvement du dossier = date de la note d’envoi.
numéro de la note d’envoi.
est-ce que cela est déjà repris dans une note d’envoi?
pas d’application.
2.3.6. Modifier dossier
Vous pouvez modifier les données du dossier. Cette possibilité est bloquée dès que la date de
la visite est fixée.
2.3.7. Questions/remarques
Notez votre message ou question. Nous y répondrons au plus vite par mail ou par téléphone.
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