Convention de Stockholm sur les polluants

Convention de Stockholm sur les polluants
NATIONS
UNIES
SC
PNUE
UNEP/POPS/COP.5/INF/24
Distr. : générale
5 janvier 2011
Convention de Stockholm
sur les polluants organiques
persistants
Français
Original : anglais
Conférence des Parties à la Convention de Stockholm
sur les polluants organiques persistants
Cinquième réunion
Genève, 25–29 avril 2011
Point 4 i) de l'ordre du jour provisoire*
Questions liées à l’application de la Convention :
questions à soumettre
Manuel d’utilisation du Système électronique de
présentation de rapports en application de
l’article 15 de la Convention
Note du Secrétariat
On trouvera dans l’annexe à la présente note le Manuel d’utilisation du Système
électronique de présentation de rapports en application de l’article 15 de la Convention,
élaboré par le Secrétariat pour répondre à la demande faite par la Conférence des Parties au
paragraphe 4 c) de la décision SC-4/30. Ce manuel est accessible dans les six langues
officielles de l’ONU, sur le site de la Convention, à l’adresse : www.pops.int. Il est
reproduit tel quel, sans avoir été officiellement édité.
*
K1170051
UNEP/POPS/COP.5/1.
200111
UNEP/POPS/COP.5/INF/24
CONVENTION DE STOCKHOLM SUR LES
POLLUANTS ORGANIQUES PERSISTANTS (POP)
Système électronique de présentation de
rapports en application de l’article 15 de la
Convention.
MANUEL D’UTILISATION
Le Système électronique de présentation de rapports en ligne (SEPR) est prêt et
mis à la disposition des Points de contact officiels (PCO) qui sont responsables de
l’établissement de leur rapport national en application de l’article 15. Chacun de ces
PCO devrait avoir reçu du Secrétariat de la Convention de Stockholm un identifiant et un
mot de passe qui leur permettront de se connecter, de remplir les formulaires en ligne et
de présenter enfin le rapport au Secrétariat.
Ouvrir une session
L’accès au SEPR en ligne se fait par le biais d’un compte qui est protégé par un
mot de passe. Chaque Partie recevra les deux jeux d’identifiants et de mots de passe
suivants pour accéder au formulaire d’établissement de rapport en ligne. Les
informations permettant de se connecter (identifiant et mot de passe) aux deux comptes
sont fournies aux points de contact officiels de chacune des Parties respectivement.
Compte
Identifiant
Compte 1 : Point de contact officiel
Compte 2 : Point de contact technique T
PCO_xx
ECH_xx
Mot de passe
xxxxxxxx
yyyyyyyy
Compte 1 (PCO uniquement)
Le premier compte, qui est réservé exclusivement à l’usage du PCO, permet la
coordination de la collecte de données au niveau national, ainsi que l’authentification de
la présentation électronique du rapport au Secrétariat. Bien que le PCO puisse participer
au remplissage du formulaire avec d’autres personnels techniques, seul le PCO est
autorisé à présenter le rapport au Secrétariat.
Compte 2 (autres utilisateurs agréés)
Le PCO peut fournir les informations permettant de se connecter au deuxième compte
(point de contact technique) à tous personnels techniques agréés qui détiennent des
informations se rapportant aux diverses sections du formulaire. Cela permet le
remplissage des sections spécifiques particulières du formulaire par les personnels
techniques concernés de chaque pays. Toutefois, les personnels techniques ayant
accès au formulaire par le biais du Compte 2 ne seront pas en mesure de procéder
à la présentation finale du rapport au Secrétariat. Au moyen de l’identifiant et du mot
de passe relatifs au Compte 1, le PCO est en mesure d’examiner les informations
entrées par les personnels techniques et de présenter le rapport national complété au
Secrétariat.
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UNEP/POPS/COP.5/INF/24
En se connectant, l’utilisateur ouvre une session. Au cours de la session, celui-ci
sera en mesure de saisir les données nécessaires à l’établissement du rapport,
d’apporter des modifications aux données saisies et de les enregistrer dans la base de
données SEPR en ligne. Pour des raisons de sécurité, la session expire au bout d’un
certain temps ou lorsque l’utilisateur sort du système. Il est par conséquent
recommander de SAUVEGARDER fréquemment les données saisies afin d’éviter la
perte de celles-ci. Si la session a été fermée, les utilisateurs doivent se reconnecter à
l’aide de leur identifiant et mot de passe afin d’ouvrir une nouvelle session de travail.
Vous pouvez fermer votre session et sortir du système à n’importe quel stade du
processus en cliquant sur l’option « Fin de session » qui se trouve dans le coin supérieur
droit de l’écran.
Compte d’essai
Le Secrétariat a mis en place un compte d’essai afin de donner aux utilisateurs la
possibilité d’essayer le SEPR en ligne sans avoir à utiliser les comptes officiels
susmentionnés. L’identifiant et le mot de passe pour essayer le système sont les
suivants :
Identifiant : Art15
Mot de passe : test
Le formulaire en ligne
Une fois connecté(e) au système, vous êtes acheminé(e) vers la page
d’instructions (voir ci-dessous). La page d’instructions fournit des informations générales
sur la composition du formulaire en ligne. Celui-ci comprend plusieurs parties, comme le
montrent les chiffres indiqués sur le diagramme.
(1) Instructions
(4) Partie C
(2) Partie A
(5) Partie D
(3) Partie B
(6) Présenter le rapport national
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Tout en haut du formulaire, un menu (7) permet de sélectionner la langue dans laquelle
on souhaite établir le rapport. Le questionnaire est disponible dans les 6 langues des Nations
Unies : anglais, arabe, chinois, espagnol, français et russe. Pour afficher le formulaire dans la
langue de votre choix, veuillez cliquer sur la langue désirée.
Veuillez lire les instructions fournies attentivement avant de commencer à remplir le
formulaire. Une fois à la page d’instructions, vous pouvez encore accéder à la partie A, à la partie
B, à la partie C ou à la partie D du rapport en cliquant sur les onglets correspondants.
La partie A contient des informations générales sur la Partie, le PCO et le correspondant
national. Cette partie du formulaire sera préremplie à partir des données disponibles dans la
base de données du Secrétariat. Il ne vous sera possible de modifier aucune de ces informations
dans la partie A. Seul le Secrétariat peut y apporter des changements sur l’ordre des Parties par
le biais des voies officielles spécifiées dans la Convention.
Les parties B et C renferment les questions de fond que les Parties doivent remplir en
ligne. Vous pouvez accéder à ces questions en cliquant sur le bouton numéroté correspondant
situé en haut de la barre de menus (1). Vous pouvez également accéder aux questions
précédentes ou passer au groupe suivant de questions en utilisant les boutons de navigation
« précédent » (2) et « suivant » (3) qui se trouvent en bas de chaque page. La partie B du
formulaire contient les questions couvrant toutes les obligations, en général, qu’une Partie est
tenue de remplir. La partie C contient des questions spécifiques se rapportant uniquement aux
PCB.
K1170051
XX0111
UNEP/POPS/COP.5/INF/24
Les questions sont regroupées par sections et les boutons numérotés leur correspondant,
qui figurent en haut de la page, sont soit bleu foncé, soit incolores, selon qu’une réponse a été
fournie ou non à ces questions. Les boutons numérotés qui demeurent incolores (4) signifient
que vous n’avez pas encore répondu aux questions concernées, alors que les boutons
correspondant aux questions pour lesquelles une réponse a été fournie apparaissent en bleu
foncé (5). Après avoir rempli chaque section et avant de présenter le rapport, veuillez vérifier la
couleur des boutons numérotés pour vous assurer que vous avez bien répondu à toutes les
questions.
La partie D permet aux utilisateurs de faire part de leurs observations concernant le
système électronique de présentation de rapports. Cette partie ne comprend que deux questions.
La première se rapporte aux « informations substantielles » que l’utilisateur juge utiles mais qui
ne peuvent être appréhendées par aucune des questions. La deuxième question de la partie D
permet à l’utilisateur de faire part au Secrétariat de toute suggestion et recommandation quant à
l’efficacité du questionnaire et à la manière dont il pourrait être amélioré.
La dernière partie – Présenter le rapport national – contient des instructions et l’action
de présenter le rapport. Une fois le rapport présenté, aucune modification complémentaire ne
peut y être apportée. Si des changements sont nécessaires, veuillez contacter directement le
Secrétariat.
Remplissage des formulaires en ligne
Choix de réponses
Pour la plupart des questions, on propose une liste de choix exclusifs de réponses (sous
la forme de boutons circulaires), tels que oui, non, informations disponibles, informations non
disponibles, sans objet, etc. L’utilisateur doit sélectionner le ou les choix qui s’appliquent à la
Partie concernée. Pour certaines questions, un seul choix de réponse est possible. Pour
d’autres, plusieurs réponses peuvent être sélectionnées. L’utilisateur doit fournir les informations
demandées comme il est indiqué ci-dessous et comme le montre le diagramme ci-dessus :
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UNEP/POPS/COP.5/INF/24
1. Sélectionnez le ou les choix qui s’appliquent à la Partie concernée (1).
2. Pour certains choix sélectionnés, une liste déroulante s’affichera vous demandant
de préciser votre réponse. Répondez comme il se doit (2).
3. Sauvegardez la page remplie en cliquant sur le bouton « Sauvegarder » qui se
trouve dans le coin supérieur droit (3).
4. Une fois que vous aurez cliqué sur le bouton « Sauvegarder », le système
confirmera la sauvegarde en affichant une boîte de dialogue (4).
Les informations complémentaires à fournir pour chaque choix de réponse peuvent être
demandées sous des formats différents, tels que:
• Sélection d’une seule réponse parmi une liste de choix (boutons circulaires)
• Sélection de plusieurs réponses parmi une liste de choix (boutons carrés)
• Un tableau simple dans lequel des données doivent être entrées
• Des tableaux multiples
Boutons circulaires et carrés
Le diagramme ci-dessous présente un exemple de page contenant des listes de choix unique et
multiples de réponses. Veuillez noter les boutons circulaires (1) et les boutons carrés (2).
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UNEP/POPS/COP.5/INF/24
Cliquez sur les boutons qui fournissent la réponse applicable à votre pays. Le questionnaire
n’acceptera pas plusieurs réponses pour les listes de choix précédés de boutons circulaires. Si
vous souhaitez modifier le choix sélectionné, il vous suffit de cliquer sur le nouveau choix requis
pour annuler la réponse précédemment choisie. Pour ce qui est des choix multiples, si vous
souhaitez annuler une réponse déjà sélectionnée, il vous suffit de cliquer à nouveau sur le
bouton qui lui correspond et elle sera supprimée.
Tableau simple
Les tableaux sont nécessaires essentiellement pour la fourniture d’informations quantitatives.
Un exemple de tableau simple est présenté dans le diagramme ci-dessous.
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UNEP/POPS/COP.5/INF/24
Lorsqu’il s’agit d’un tableau simple, les éléments qui le composent (colonnes et rangées)
sont prédéfinis. Des valeurs numériques doivent être entrées dans les cellules correspondantes
(1). Dans certains cas, il est possible d’ajouter des rangées aux tableaux (2).
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UNEP/POPS/COP.5/INF/24
Tableaux multiples
Lorsqu’il s’agit de tableaux multiples, des informations détaillées doivent être fournies pour
différentes années/différentes substances chimiques, etc., en fonction des intitulés des colonnes
et des rangées. La question 10 de la partie B présentée dans le diagramme ci-dessous servira
d’exemple pour illustrer étape par étape la manière de remplir un tableau multiple.
1. Sélectionnez la substance chimique dans le menu déroulant qui se trouve en haut
du tableau (1).
2. Sélectionnez une année dans le menu déroulant qui se trouve en haut du tableau
(2).
3. Fournissez les informations demandées (3).
4. Une fois le tableau rempli, sauvegardez-le en cliquant sur le bouton
« Sauvegarder le tableau » qui se trouve en dessous de celui-ci (4).
5. Une ligne contenant la liste des tableaux déjà sauvegardés se trouve au-dessus
du tableau. Elle permet à l’utilisateur de savoir quelles années ont déjà été
sauvegardées dans la base de données (5).
Ce processus peut être répété pour chaque année requise et chaque substance
chimique.
Présentation du rapport national
Pour présenter le rapport national, veuillez suivre les instructions ci-après et utiliser le
diagramme pour référence :
1. Pour accéder à la page de présentation du rapport national, cliquez sur l’élément
« Présenter le rapport national » du menu qui se trouve en haut de chaque page
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UNEP/POPS/COP.5/INF/24
(1). La page de présentation du rapport s’affichera. Vous y trouverez également
des informations qui faciliteront la présentation du rapport.
2. Pour présenter le rapport, cliquez sur le bouton « Présenter le rapport national ».
SEULS LES PCO disposeront de cette fonction.
3. Une fois que le rapport a été présenté, il n’est pas possible d’apporter des
modifications aux données déjà enregistrées dans la base de données. Pour
conserver une copie du rapport, imprimez le rapport complet en cliquant sur
l’icone de l’imprimante qui se trouve en haut de chaque page (3).
La date de présentation du rapport sera automatiquement remplie par le système lorsque
le rapport sera présenté (voir Partie A).
Conseils pratiques
•
Pour obtenir formulaire dans la langue de votre choix, veuillez cliquer sur la langue
désirée tout en haut de la page d’instructions.
•
Vous pouvez fermer votre session et quitter le système à n’importe quel stade du
processus en cliquant sur le bouton « Fin de session » qui se trouve dans le coin
supérieur droit de l’écran.
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UNEP/POPS/COP.5/INF/24
•
Vous pouvez imprimer le rapport à tout moment en cliquant sur l’icone de l’imprimante qui
se trouve en haut de chaque page.
•
NE PAS utiliser l’icone « Retour » fourni par le logiciel de navigation (par ex. Internet
Explorer, Firefox, etc.) pour annuler des données précédemment sauvegardées. Si vous
souhaitez modifier des données après avoir cliqué sur le bouton « Sauvegarder », il vous
suffit d’y apporter les changements voulus et de cliquer à nouveau sur le bouton
« Sauvegarder ».
•
Lorsque vous entrez des données numériques comprenant des chiffres décimaux,
veuillez utiliser le point comme séparateur décimal (par ex. 10.7). Il n’est pas nécessaire
d’utiliser de séparateur pour les milliers.
Pour toute assistance complémentaire, ou pour envoyer vos observations et suggestions
concernant le système de présentation de rapports en ligne, veuillez contacter le Secrétariat à
l’adresse e-mail suivante : ssc@pops.int. Veuillez indiquer en objet de votre courriel : “Essai
Rapport national ».
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