DOC AIDE N°48 ETATS EXECUTION BUD_ZSIFACFITRLABO

DOC AIDE N°48 ETATS EXECUTION BUD_ZSIFACFITRLABO
SIFAC – MODULE CONSULTATION
DOCUMENT D’AIDE N° 48
ETAT DETAILLE ET GLOBAL D’EXECUTION BUDGETAIRE
Principe : Ce document a pour objectif de guider les utilisateurs dans l’utilisation de l’état d’exécution budgétaire global et détaillé.
SOMMAIRE
1. Etat d’exécution budgétaire global
2. Etat d’exécution budgétaire détaillé
2.1. Description du processus
2.2. Les rubriques
3. Utilisation de l’état d’exécution budgétaire détaillé
4. Mises en forme
p. 2
p. 3
p. 3
p. 4
p. 5
p. 11
Ce manuel part du principe que l’utilisateur connaisse les prérequis à l’utilisation du système SIFAC ainsi que la navigation et les techniques de manipulations standards de
®
SAP .
DABF/ POLE SIFAC/ JBG
ZSIFACTRLABO04
Accès via le menu principal des états simplifiés : transaction ZSIFACTRLABO. Dans cette transaction, 3 onglets sont disponibles :
 Etat global :
Onglet 1 (= ZSIFACTRLABO01) pour les « Dépenses par centre financier ».
Onglet 2 (= ZSIFACTRLABO02) pour les « Dépenses par centre financier et masse ».
L’état global permet de suivre les indicateurs du flux de dépense, de la budgétisation jusqu’à la liquidation, en passant par la constatation du
service fait.
 Etat détaillé (actuellement, l’état restitue uniquement les flux de dépenses) :
Onglet 3 (= ZSIFACTRLABO04) pour « l’Etat détaillé exécution budgétaire ».
L’état détaillé permet de suivre par exercice, toutes les étapes du déroulement d’un flux, à partir de l’engagement financier jusqu’au paiement.
Nous allons dans ce document d’aide vous présenter l’onglet 3.
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SIFAC – MODULE CONSULTATION
Utiliser la transaction :
A noter : le PFI « NA » est pris en compte dans chacun de ces états.
1. ETAT D’EXECUTION BUDGETAIRE GLOBAL
Les documents d’aide sont disponibles via http://www.sifac.u-psud.fr/les-depenses/12-les-depenses-.html
L’onglet 1 de l’état global effectue la ventilation de la dépense par combinaison CFI/PFI.
CFI = centre financier.
PFI = programme de financement.
CC = centre de coûts.
FI = module comptabilité générale.
Etat des dépenses par centre financier – Transaction ZSIFACTRLABO01 en
accès direct –
Voir note «DOC AIDE N° 9 SUIVI BUDGETAIRE ZSIFACTRLABO01_v2.doc
»*
Etat des dépenses par centre financier et par masse – Transaction
ZSIFACTRLABO02 en accès direct –
Voir note «DOC AIDE N° 10 SUIVI BUDGETAIRE ZSIFACTRLABO02_v2.doc
»*
ZSIFACTRLABO04
L’onglet 2 de l’état global effectué la ventilation de la dépense par combinaison CFI/PFI/Masse.
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DABF/ POLE SIFAC/ JBG
SIFAC – MODULE CONSULTATION
2. ETAT D’EXECUTION BUDGETAIRE DETAILLE
2.1. Description du processus
Commande
Commande :
Entrée de
marchandises
Commande :
Facturation
Commande :
Décaissement
Mission :
Liquidation
Mission :
Décaissement
Liquidation :
Facturation
Liquidation :
Décaissement
Engagement
budgétaire
réservation de
crédit
Mission
Liquidation
DABF/ POLE SIFAC/ JBG
ZSIFACTRLABO04
A partir de l’engagement budgétaire (commande ou pièce FI (liquidation directe)), l’état détaillé restitue l’historique du flux de la dépense, par
opération et par exercice :
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SIFAC – MODULE CONSULTATION
Les lignes d’engagement peuvent être induites par plusieurs actes de gestion :
- Engagement sur commandes d’achats,
- Engagement sur missions,
- Engagement sur réservations de crédit,
- Engagement sur liquidations directes,
- Engagement sur charges à payer,
- Engagement sur ré-imputations,
- Engagement sur écritures de paie.
2.2. Les rubriques
Liste des différentes rubriques
Chaque ligne présente dans l’état détaillé concerne une rubrique. Les rubriques possibles dans l’état sont les suivantes :
 RESERVATIONS DE CREDITS (engagements financiers)
 COMMANDES (commandes d’achats)
 COMMANDES/CSF (constatation du service fait)
 COMMANDES/FACTURATION (facture saisie)
 COMMANDES/FACT-AVOIR (facture d’avoir sur la quantité)
 COMMANDES /DeCh.ULT. (facture d’avoir sur le montant)
 COMMANDES/REP-ENTRANT (report de commandes de l’année N-1 sur l’année N)
 COMMANDES/REP-SORTANT (report de commandes de l’année N sur l’année N+1)
 COMMANDES/AJUSTEMENT (par ex. : saisie effectuée dans l’onglet « Compte général » de la MIRO)
 CHARGES A PAYER
 LIQ.DIRECTE
 REIMPUTATION
 ECRITURE DE PAIE
 MISSION
 MISSION/AVANCE (si paiement avance)
 MISSION/COMPTABILISATION
DABF/ POLE SIFAC/ JBG
ZSIFACTRLABO04
Les étapes du flux sont représentées par rubrique.
Exemple pour un flux mission, il y a :
- une rubrique « MISSION » pour l’engagement budgétaire d’une mission,
- une rubrique « MISSION/AVANCE » si une avance a été comptabilisée sur la mission,
- une rubrique « MISSION/COMPTABILISATION » pour la liquidation de la mission.
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SIFAC – MODULE CONSULTATION
3. UTILISATION DE L’ETAT DETAILLE D’EXECUTION BUDGETAIRE (= ZSIFACTRLABO04)
Au moins une des 3 zones « CFI/PFI/CC » doit être sélectionnée.
Seules les données saisies en sélection sont restituées, c’est-à-dire que, si un centre financier est saisi, seuls les engagements de ce centre
financier seront restitués, et pas ceux des centres financiers inférieurs. Pour obtenir les centres financiers inférieurs, il convient de saisir
par exemple le 901*. Vous aurez ainsi le centre financier 901 et tous les centres financiers rattachés à l’UB 901.
Seuls les centres financiers autorisés à l’utilisateur sont restitués.
Pour chaque opération, une ligne est créée avec les informations suivantes :
- les références des pièces : commande d’achat, pièce comptable relative à l’opération, pièce de paiement …,
- les données d’imputations de l’opération (CFI, PFI, Centre de coûts, eOTP, domaine d’activité…),
- différents montants :
 Montant engagé : lorsque l’opération impacte le budget,
 Montant réceptionné : lorsque l’opération est relative à la constatation d’un service fait ou d’une annulation de service fait,
 Montant facturé : lorsque l’opération est relative à la facturation de la dépense.
ZSIFACTRLABO04
Le nombre d’informations restituées dans cet état étant très important, il est vivement conseillé de restreindre la sélection, afin de ne pas
générer des problèmes de performance.
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DABF/ POLE SIFAC/ JBG
SIFAC – MODULE CONSULTATION
Le périmètre financier : UP11 à renseigner
Exercice comptable : Exercice en cours par défaut possibilité de consulter les
exercices antérieurs.
ZONE PFI
ZONE CFI
ZONE CC
ZONE Fournisseur
la mise en
ZSIFACTRLABO04
Sélectionner via match code
forme : /UP11ETDET
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DABF/ POLE SIFAC/ JBG
SIFAC – MODULE CONSULTATION
ECRAN DE RESTITUTION DE LA ZSIFACTRLABO04 : colonnes restituées lors de la sélection de ma mise en forme /UP11ETDET
un état détaillé de toutes les colonnes affichables est joint en annexe
Colonnes
Description
Rubriques concernées
Société
9990 ou 4540 ou 4530 ou 4510 (jusqu’à 2013)
Toutes (si l'information est disponible)
Centre financier
Centre de coût
Code du centre financier
Toutes (si l'information est disponible)
Centre de coût du poste de l’engagement ou du poste de la pièce comptable
Toutes (si l'information est disponible)
Eléments d’OTP
eOTP du poste de l’engagement ou du poste de la pièce comptable
Toutes (si l'information est disponible)
Numéro de l’engagement
Numéro de la commande d’achat, de la réservation de crédits ou du déplacement.
Toutes
Date de la dépense
Date de l’engagement ou date de la pièce comptable prise en charge par le comptable
Toutes
Rubrique
Voir détail en Annexe 1 tableau 1
Toutes
Libellé de la commande d’achat, de la réservation de crédits ou du déplacement (pour les
déplacements autorisés)
Toutes sauf
COMMANDES/AJUSTEMENT
CHARGES A PAYER
LIQ.DIRECTE
MISSION/COMPTABILISATION
Libellé de l’engagement
DABF/ POLE SIFAC/ JBG
ZSIFACTRLABO04
DESCRIPTION DES COLONNES RESTITUEES
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SIFAC – MODULE CONSULTATION
Numéro du tiers fournisseur
Nom du tiers fournisseur
Montant engagé HTR
Montant réceptionné HTR
Code TVA
Taux TVA
Montant TVA
DABF/ POLE SIFAC/ JBG
Description
Rubriques concernées
Toutes
Numéro du fournisseur référencé dans la commande d’achat ou dans la pièce comptable ou numéro
sauf RESERVATIONS DE CREDITS et
du missionnaire référencé dans l’ordre de mission
REIMPUTATION (si l'information est disponible)
Toutes
Nom du fournisseur référencé dans la commande d’achat ou dans la pièce comptable ou numéro du
sauf RESERVATIONS DE CREDITS et
missionnaire référencé dans l’ordre de mission
REIMPUTATION (si l'information est disponible)
CHARGES A PAYER
COMMANDES
COMMANDES /DeCh.ULT.
COMMANDES/AJUSTEMENT
COMMANDES/CSF
COMMANDES/FACT+AVOIR
Voir détail en Annexe 1 tableau 1
COMMANDES/FACTURATION
COMMANDES/REP-ENTRANT
COMMANDES/REP-SORTANT
ECRITURE DE PAIE
LIQ.DIRECTE
MISSION
REIMPUTATION
RESERVATIONS DE CREDITS
CHARGES A PAYER (si enregistrée)
COMMANDES /DeCh.ULT.
COMMANDES/AJUSTEMENT
COMMANDES/CSF
Voir détail en Annexe 1 tableau 1
COMMANDES/FACT+AVOIR
COMMANDES/FACTURATION
ECRITURE DE PAIE
LIQ.DIRECTE (si enregistrée)
MISSION/COMPTABILISATION
REIMPUTATION
COMMANDES/FACTURATION
COMMANDES/FACT+AVOIR
COMMANDES/DECH. ULT
Code de TVA relatif à l’opération
COMMANDES/AJUSTEMENT
LIQ. DIRECTE (si enregistrée)
(si l'information est disponible)
COMMANDES/FACTURATION
COMMANDES/FACT+AVOIR
COMMANDES/DECH. ULT
Taux de TVA de la dépense
COMMANDES/AJUSTEMENT
LIQ. DIRECTE (si enregistrée)
(si l'information est disponible)
COMMANDES/FACTURATION
Montant de TVA
COMMANDES/FACT+AVOIR
ZSIFACTRLABO04
Colonnes
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SIFAC – MODULE CONSULTATION
Montant facturé HTR
Description
Voir détail en Annexe 1 tableau 1
Numéro de facture
Numéro de la pièce logistique de la facture (n° 510…)
Numéro de pièce comptable
facturation
Numéro de pièce comptable de la facture (n° 300…)
Date de paiement
Payé
DABF/ POLE SIFAC/ JBG
Rubriques concernées
COMMANDES/DECH. ULT
COMMANDES/AJUSTEMENT
LIQ. DIRECTE (si enregistrée)
(si l'information est disponible)
COMMANDES/FACTURATION
COMMANDES/FACT-AVOIR
COMMANDES /DeCh.ULT.
COMMANDES/AJUSTEMENT
LIQ.DIRECTE
REIMPUTATION
ECRITURE DE PAIE
MISSION/COMPTABILISATION
(si l'information est disponible)
COMMANDES/FACTURATION
COMMANDES/FACT+AVOIR
COMMANDES/DeCh.ULT.
COMMANDES/AJUSTEMENT
COMMANDES /DeCh.ULT.
COMMANDES/AJUSTEMENT
COMMANDES/FACT-AVOIR
COMMANDES/FACTURATION
ECRITURE DE PAIE
LIQ.DIRECTE
MISSION/COMPTABILISATION
REIMPUTATION (uniquement réimputation
comptable)
(si l'information est disponible)
Date de rapprochement pour la pièce comptable référencée en colonne « Numéro de pièce
comptable facturation »
COMMANDES/FACTURATION
COMMANDES/FACT-AVOIR
COMMANDES /DeCh.ULT.
COMMANDES/AJUSTEMENT
LIQ.DIRECTE
ECRITURE DE PAIE
MISSION/AVANCE
MISSION/COMPTABILISATION
Est cochée si une facture est payée, même partiellement
COMMANDES/FACTURATION
COMMANDES/FACT-AVOIR
COMMANDES /DeCh.ULT.
COMMANDES/AJUSTEMENT
LIQ.DIRECTE
ECRITURE DE PAIE
MISSION/AVANCE
MISSION/COMPTABILISATION
ZSIFACTRLABO04
Colonnes
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SIFAC – MODULE CONSULTATION
Il est possible d’afficher les pièces en double-cliquant sur les lignes restituées. Par exemple, pour afficher une commande :
Double-cliquer sur la ligne
sélectionnée (en « orange »).
Affichage de la commande :
ZSIFACTRLABO04
En règle générale, l’affichage du détail des pièces se fait sur la
commande (ME23N), la mission (PR05) ou la pièce FI (FB03 si
autorisation). Seules les réimputations analytiques ne peuvent
être affichées directement (voir KSB5 si autorisation).
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DABF/ POLE SIFAC/ JBG
SIFAC – MODULE CONSULTATION
4. MISES EN FORME
Vous pouvez consulter le manuel d’utilisation sur les consultations p. 58 via http://www.sifac.u-psud.fr/les-depenses/12-les-depenses-.html pour
créer une mise en forme, une variante ou exporter des données.
ZSIFACTRLABO04
A noter que deux mises en forme sont proposées par l’AMUE :
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DABF/ POLE SIFAC/ JBG
SIFAC – MODULE CONSULTATION
ANNEXE 1
Vous trouverez en annexe 1 :

TABLEAU 1 : synthèse des opérations (des calculs) prises en compte dans chaque rubrique et dans chaque
montant.

TABLEAU 2 : descriptif du contenu des autres colonnes disponibles à l’affichage dans la transaction
ZSIFACTRLABO04.
TABLEAU 1
Exercice
Rubrique
Engagé
Commandé
+ Les réservations de crédits sur N qui n'ont
pas fait l'objet de commande
N
RESERV. DE CREDI
TS
X
+ Les engagés sur missions sur N
N
MISSION
X
X
-/+ Les reports sortants/entrants sur N
N
MISSION
X
X
+ Les engagés sur commandes d'achats de
l'année N
N
COMMANDES
X
X
- Les reports sortants de N
N
X
X
+ Les reports entrants sur N
N
X
X
Réceptionné
Facturé
-/+ Les soldes de commande via coche facture
finale et livraison finale des commandes N.
- Les opérations de solde d’écart EM/EF de N
sur commandes N.
+ Des écarts de prix liés aux factures de N sur
commande N
+ Des écarts de prix liés à des factures de N sur
commande de N-1 : avoir ou déchargement
ultérieur
COMMANDES/REPSORTANT
COMMANDES/REPENTRANT
N
COMMANDES
X
X
N/
BC N
COMMANDES/CSF
X
X
X
N/
BC N
COMMANDES/FACT
URATION
ou
COMMANDES/FACT
+AVOIR
X
X
X
N/
BC N-1
COMMANDES/FACT
URATION
ou
COMMANDES/FACT
+AVOIR
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
– déchargements de N sur commande N
N
– déchargements de N sur commande N-1
N/
BC N-1
-/+ Les lignes saisies dans l’onglet Compte
général en MIRO des documents de facturation
de N (facture, avoir, déchargement ultérieur) sur
commande N ou N-1 si le compte budgétaire saisi
est type Dépenses (6* ou 2*)
N/
BC N ou
N-1
COMMANDES
/DeCh.ULT.
COMMANDES
/DeCh.ULT.
COMMANDES/AJUS
TEMENT
ZSIFACTRLABO04
FLUX LOGISTIQUE DEPENSES
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DABF/ POLE SIFAC/ JBG
SIFAC – MODULE CONSULTATION
Exercice
Rubrique
N/
BC N ou
N-1
COMMANDES/AJUS
TEMENT
N/
BC N
COMMANDES/CSF
X
N/
BC N
COMMANDES/CSF
X
+ Des services faits valorisés de N sur
commandes d'achats N-1 si commande d’achat
reportée sur l’année N
N/
BC N-1
COMMANDES/CSF
X
- Les annulations des services faits valorisés de
N sur commandes d'achats N-1 si commande
d’achat reportée sur l’année N
N/
BC N-1
COMMANDES/CSF
X
N/
BC N
COMMANDES/FACT
URATION
ou
COMMANDES/FACT
+AVOIR
X
N/
BC N-1
COMMANDES/FACT
URATION
ou
COMMANDES/FACT
+AVOIR
X
-/+ Les factures de charges à payer
complémentaires et extournes comptabilisées ou
pré enregistrées sur N :
=> compte budgétaire de la masse de fonct. ou
d’invest.
=> type de val. 54 (factures)/60 (pièces préenreg.)
et type de pièce = ZE ou ZA (CAP)
N
CHARGES A PAYER
X
X
X (si
enregistrée)
-/+ Les liquidations directes et extournes,
comptabilisées ou préenregistrées sur N :
=> compte budgétaire de la masse de
fonctionnement ou d’investissement
=> type de val. 54 (factures)/60 (pièces préenreg)
N
LIQ.DIRECTE
X
X
X (si
enregistrée)
X (si
enregistré
e)
-/+ Les écritures de paie et extournes,
comptabilisées sur N :
=> cpte budgétaire de la masse de personnel
=> type de valeur 54 (factures)
N
ECRITURE DE PAIE
X
X
X
X
-/+ Les liquidations et extournes sur missions
sur N (type de val. 54 (factures))
N
MISSION/COMPTAB
ILISATION
X
X
X
X
-/+ Les réimputations analytiques sur N
N
REIMPUTATION
X
X
X
X
-/+ réimputations comptables sur N avec un
compte budgétaire de dépenses
N
REIMPUTATION
X
X
X
X
-/+ réimputations comptables sur N sur le
compte budgétaire 7583
N
REIMPUTATION
+ Des saisis dans l'onglet Compte général en
MIRO sur les documents de facturation de N
(facture, avoir, déchargement ultérieur) sur
commande N ou N-1 : Si le compte budgétaire de
la ligne de l'onglet compte général est un compte
budgétaire de recettes, alors seuls les montants
facturés sont impactés (facturé HTR, HT et HTR)
ex. : CAP sur 7583.
+ Les services faits valorisés de N sur
commandes d'achats N
- Les annulations des services faits valorisés de
N sur commandes d'achats N
-/+ Les factures (extournes et avoirs compris)
de N sur commande N
+ Des factures & avoirs N liées à des
commandes de N-1 (Charge à payer)
Engagé
Commandé
Réceptionné
Facturé
X
X
ZSIFACTRLABO04
LIQUIDATIONS DIRECTES
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DABF/ POLE SIFAC/ JBG
SIFAC – MODULE CONSULTATION
TABLEAU 2
Colonnes
Description
Rubriques concernées
Description CFI
Libellé du CFI
Toutes
(si l'information est disponible)
Compte d'exécution
budgétaire
Compte budgétaire d’imputation du poste de
l’engagement ou du poste de la pièce comptable
Toutes
(si l'information est disponible)
Domaine fonctionnel
Domaine Fonctionnel du poste de l’engagement ou du
poste de la pièce comptable
Toutes
(si l'information est disponible)
Fonds
Fonds du poste de l’engagement ou du poste de la
pièce comptable
Toutes
(si l'information est disponible)
Programme de
financement
Code du programme de financement
Toutes
(si l'information est disponible)
Description PFI
Libellé du Programme de financement
Toutes
(si l'information est disponible)
Désignation CC
Désignation du Centre de Coût
Toutes
(si l'information est disponible)
Domaine d’activité
Domaine d’activité du poste de l’engagement ou de la
pièce comptable
Toutes
(si l'information est disponible)
Division Dépenses
Division sur laquelle a été effectué l’engagement
Toutes
(si l'information est disponible)
Compte général
Celui de la pièce portée par le flux
Toutes
(si l'information est disponible)
Libellé Compte
général
Libellé du compte général
Toutes
(si l'information est disponible)
Date du CSF
Date Comptable de la pièce comptable associée
COMMANDES/CSF
Numéro de pièce
comptable CSF
Numéro de pièce comptable de l’entrée de
marchandise valorisée dans le cas de la rubrique
« Commandes achats »
COMMANDES/CSF
Date comptable de la pièce comptable de facturation
COMMANDES /DeCh.ULT.
COMMANDES/AJUSTEMENT
COMMANDES/Charg.ULT
COMMANDES/FACT-AVOIR
COMMANDES/FACTURATION
ECRITURE DE PAIE
LIQ.DIRECTE
MISSION/COMPTABILISATION
REIMPUTATION (uniquement réimputation
comptables)
(si l'information est disponible)
ZSIFACTRLABO04
Date Facture
14
DABF/ POLE SIFAC/ JBG
SIFAC – MODULE CONSULTATION
Montant facturé TTC
Montant de la facture TTC pour la pièce comptable
référencée en colonne « Numéro de pièce comptable
facturation »
Montant facturé HT
Montant de la facture HT pour la pièce comptable
référencée en colonne « Numéro de pièce comptable
facturation »
Numéro de pièce de
décaissement
Numéro de la pièce de décaissement dans le cas où la
pièce est payée.
COMMANDES/FACTURATION
COMMANDES/FACT-AVOIR
COMMANDES/Charg.ULT
COMMANDES /DeCh.ULT.
COMMANDES/AJUSTEMENT
LIQ.DIRECTE (si enregistrée)
ECRITURE DE PAIE
MISSION/COMPTABILISATION
(si l'information est disponible)
COMMANDES/FACTURATION
COMMANDES/FACT-AVOIR
COMMANDES/Charg.ULT
COMMANDES /DeCh.ULT.
COMMANDES/AJUSTEMENT
LIQ.DIRECTE (si enregistrée)
ECRITURE DE PAIE
MISSION/COMPTABILISATION
(si l'information est disponible)
COMMANDES/FACTURATION
COMMANDES/FACT-AVOIR
COMMANDES/Charg.ULT
COMMANDES /DeCh.ULT.
COMMANDES/AJUSTEMENT
LIQ.DIRECTE
ECRITURE DE PAIE
MISSION/AVANCE
MISSION/COMPTABILISATION
ZSIFACTRLABO04
***
15
DABF/ POLE SIFAC/ JBG
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