Charte d`engagements volontaires

Charte d`engagements volontaires
Cahier des charges du Diagnostic
Préalable à la signature de la Charte Objectif CO2
Avril 2011
Charte d’engagements volontaires
de réduction des émissions de CO2
des transporteurs routiers
de
marchandises
Sommaire du cahier des charges du diagnostic
1-
INTRODUCTION ....................................................................................................................................... 3
2-
OBJECTIFS DU DIAGNOSTIC CO2 ET DE LA MISE EN ŒUVRE DU PLAN D'ACTIONS......... 3
3-
OBJECTIFS DU CAHIER DES CHARGES ............................................................................................ 4
4-
EXIGENCES ENVERS LE PRESTATAIRE........................................................................................... 5
5-
DIAGNOSTIC CO2 ..................................................................................................................................... 5
5.1
OBJECTIFS............................................................................................................................................. 5
5.2
MODALITES DE REALISATION DU DIAGNOSTIC CO2 .............................................................................. 6
5.2.1
Collecte d’informations et visite du site .......................................................................................... 6
5.2.2
Analyse des données et préconisations............................................................................................ 8
5.2.2.2
Etape 1 : Choix du périmètre ..................................................................................................... 8
5.2.2.3
Etape 2 : Etat des lieux............................................................................................................... 8
5.2.2.4
Etape 3 : Choix des actions à mettre en œuvre........................................................................... 9
5.2.2.5
Etape 4 : Détermination de l’objectif ......................................................................................... 9
5.2.3
Réunion finale ................................................................................................................................. 9
5.2.4
Rapport d'étude ............................................................................................................................. 10
6-
ACCOMPAGNEMENT ET MISE EN ŒUVRE DU PLAN D’ACTIONS.......................................... 11
6.1
OBJECTIFS........................................................................................................................................... 11
6.2
MODALITES DE REALISATION DE L’ACCOMPAGNEMENT ..................................................................... 12
6.2.1
Etape 1 : Planifier l’accompagnement.......................................................................................... 12
6.2.2
Etape 2 : Préparer l’accompagnement ......................................................................................... 13
6.2.3
Etape 3 : Faire le point ................................................................................................................. 13
6.2.4
Etape 4 : Rendre compte ............................................................................................................... 14
7-
CONFIDENTIALITE ............................................................................................................................... 15
8-
COUT DE LA PRESTATION.................................................................................................................. 15
9-
TRANSMISSION D’INFORMATIONS ................................................................................................. 15
10-
FICHES DE SYNTHESE..................................................................................................................... 16
Avril 2011 – Cahier
des charges diagnostic préalable - 2/16
1- Introduction
Dans un contexte général de lutte contre le changement climatique, l’ADEME souhaite accompagner
les entreprises et régies de transport routier de marchandises dans l’analyse de leurs
consommations énergétiques (carburants) et de leurs émissions de gaz à effet de serre (CO2), ainsi
que dans la recherche des solutions technologiques et organisationnelles les plus performantes
disponibles sur le marché.
C'est la raison pour laquelle une charte d'engagements volontaires de réduction des émissions de
CO2 dans le transport routier de marchandises (nommée « Charte d’engagements volontaires » dans
la suite de ce document) a été lancée par le Ministère de l’Ecologie, du Développement Durable, du
Transport et du (MEDDTL) et l’ADEME, avec l'appui des organisations professionnelles.
Cette charte, basée sur le volontariat, engage les entreprises et régies signataires (« signataires »
dans la suite de ce document) dans un plan d'actions personnalisé, en vue de diminuer leur
consommation de carburant, et par voie de conséquence, leurs émissions de CO2. La charte propose
ainsi des actions concrètes axées sur le véhicule, le carburant, le conducteur et l'organisation des
flux.
2- Objectifs du diagnostic CO2 et de la mise en œuvre du plan
d'actions
Chaque entreprise décidant de signer la Charte d'engagements volontaires doit au préalable avoir
réalisé un diagnostic CO2 qui vise notamment, sur le périmètre choisi à :
Définir des indicateurs de performance environnementale avec un objectif chiffré de réduction
associé,
Etablir un plan d'actions sur une période de 3 ans,
Fixer les indicateurs et objectifs chiffrés pour les actions identifiées.
L’outil « Engagements volontaires » incluant les résultats du diagnostic CO2 doivent ensuite être
transmis à l’ADEME et ses partenaires pour analyse. En cas de validation, l’entreprise pourra alors
signer la Charte et utiliser le logo associé.
Une fois le diagnostic CO2 réalisé, le signataire devra mettre en œuvre et suivre périodiquement les
actions choisies tout au long de la période d’engagement (soit 3 ans).
La réalisation du diagnostic CO2 et le suivi du plan d’actions se basent sur les outils et méthodes
spécifiquement développés pour la démarche des engagements volontaires, à savoir :
Le guide général de la démarche,
Le présent cahier des charges relatif au diagnostic CO2,
Un outil « Engagements volontaires » avec son manuel d'utilisation, structuré autour de 10 onglets
pour une progression logique :
0. Identification et auto-évaluation de l’entreprise ;
1. Périmètre et indicateurs ;
2. Flotte propre (onglet de saisie des données relatives à la flotte propre)
3. Sous-traitance route (onglet de saisie des données relatives aux sous-traitants);
4. Autres modes (onglet de saisie des données relatives à l’utilisation d’autres modes que la
route) ;
5. Choix des actions (définition du plan d’actions et estimation des gains potentiels en
consommation, CO2 et retour sur investissements) ;
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6. Plan d’actions et objectifs (synthèse du plan d’actions et saisie des objectifs de réduction
des indicateurs de performance environnemental) ;
7. Suivi des indicateurs de performance environnementale ;
8. Hypothèses ;
9. Fiche de synthèse.
Une série de "fiches actions" détaillées et classées en fonction des 4 axes de la démarche
(véhicule, carburant, conducteur, organisation des flux de transport).
Ces différents outils constituent le socle de la démarche et devront être utilisés tout au long de la
période d’engagement de l’entreprise.
3- Objectifs du cahier des charges
Le présent cahier des charges précise le contenu et les modalités de réalisation du diagnostic CO2,
ainsi que de l’assistance éventuelle à la mise en œuvre et au suivi du plan d’actions.
Ces deux phases pourront être réalisées :
soit en interne, avec les seules équipes et connaissances de l’entreprise, si celle-ci dispose des
ressources et des compétences nécessaires,
soit en ayant recours à un prestataire extérieur, dont les prestations devront alors répondre aux
prescriptions du présent cahier des charges.
Pour chacune des deux phases, le choix pourra être différent (interne ou assistance externe) et en
cas d’assistance externe, le prestataire retenu pourra être différent pour les deux phases.
Afin de permettre l’indépendance de choix entre ces deux phases, le présent document est luimême divisé en deux parties distinctes, l’une pour la phase de diagnostic et l’autre pour la phase
de mise en œuvre et de suivi de réalisation.
Pour les deux parties détaillées ci-après, la prestation intégrera:
les visites de sites,
une aide à l'entreprise pour utiliser et saisir les informations dans l'outil "Engagements
volontaires",
la rédaction du ou des rapports,
la présentation des résultats.
L’approche s'appuiera pour l'essentiel sur :
les données existantes dans l’entreprise,
les outils, guides et méthodes développés spécifiquement pour la démarche des engagements
volontaires,
la compétence et l'expérience du prestataire.
Le prestataire pourra, le cas échéant, adapter son intervention en fonction des singularités de la
flotte de véhicules étudiée et du (des) métier(s) de l’entreprise. Dans ce cas, il en expliquera
clairement les raisons à ses interlocuteurs et les portera également dans le rapport.
Le présent cahier des charges rappelle notamment les investigations à mener et les données
minimales que le prestataire doit restituer aux responsables de l’entreprise ou de la régie. Il donne
également des recommandations concernant l’établissement du rapport et la présentation des
résultats.
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4- Exigences envers le prestataire
En cas de mise en œuvre d’une assistance extérieure sur l’une ou l’autre des deux phases,
l’entreprise de transport cliente (ci-après dénommée « le maître d’ouvrage ») doit bénéficier d'un
regard d'expert extérieur. Ceci nécessite de la part de l’intervenant (ci-après dénommé « le
prestataire ») une compétence spécifique au milieu du transport et une indépendance démontrable
vis-à-vis des fournisseurs déjà présents dans l’entreprise ou susceptibles d’intervenir suite à la mise
en œuvre des actions listées dans la charte des engagements volontaires.
Afin que le maître d’ouvrage bénéficie d'un regard d'expert extérieur, le prestataire devra être
capable de justifier de sa compétence et de son indépendance.
De plus, dans un souci de qualité, le prestataire s’attachera à respecter les règles suivantes :
suivre une démarche rigoureuse explicitée et justifiée dans ses rapports d'études,
être exhaustif dans ses recommandations et fournir toutes les informations objectives nécessaires
au maître d'ouvrage pour décider des suites à donner,
évaluer les difficultés liées à la recherche de la meilleure solution de réduction et chiffrer les
enjeux économiques des réalisations (coûts de fonctionnement, coûts d’investissement, valeurs
des composés récupérés ou non émis, possibilité de temps de retour sur l’investissement…),
ne pas privilégier a priori un type de solution de réduction des émissions, une certaine famille de
technologies,
ne pas intervenir dans une entreprise vis-à-vis de laquelle il ne présenterait pas toute garantie
d’objectivité, notamment sur des installations technologiques ou services conçus, réalisés ou
gérés pour l’essentiel par lui-même ou par une société membre d’un même groupe,
n’adjoindre aucune démarche commerciale concernant des biens ou services (ayant un lien avec
les recommandations) au cours de son intervention,
faire une analyse de l’existant et des projets à court terme en fonction des prescriptions
environnementales existantes et prévisibles,
réaliser un diagnostic CO2 conforme au présent cahier des charges,
réaliser un accompagnement conforme au présent cahier des charges sur la base du plan d’actions
décidé à l’issue du diagnostic CO2.
Le prestataire établira un devis détaillé correspondant au coût de la prestation, faisant apparaître
le nombre de journées de travail (totales, sur site…), les coûts journaliers du ou des intervenants
ainsi que les frais annexes (voir le chapitre 8- du présent cahier des charges).
Pour le bon déroulement du diagnostic, le maître d’ouvrage désignera une personne, interlocuteur
du prestataire, chargée de suivre le déroulement de la prestation.
5- Diagnostic CO2
5.1 Objectifs
Les objectifs du diagnostic CO2 sont :
d'analyser la pertinence de se lancer dans la démarche de la Charte d’engagements volontaires,
de réaliser un état des lieux de la gestion par l'entreprise des données de consommation de
carburants et de valider si leur maîtrise est suffisante pour permettre à celle-ci de s’engager dans
la démarche,
d'évaluer les potentiels de réduction de consommation de carburants et d'émissions de CO2
attendus grâce aux différentes actions proposées par la Charte, et de déterminer l’objectif
chiffré sur lequel l’entreprise va s’engager,
d'élaborer le plan d’actions sur 3 ans permettant d’atteindre l’objectif précité,
de préparer la mise en œuvre du plan d’actions et le suivi de sa réalisation.
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5.2 Modalités de réalisation du diagnostic CO2
Le diagnostic CO2 devra passer par les phases suivantes:
Effectuer une analyse des activités de l’entreprise,
Faire un état des lieux de la situation de l'entreprise, en particulier au niveau de la gestion de ses
données de consommation de carburants, des données pertinentes à la maîtrise des émissions de
CO2 et des actions déjà mises en œuvre par l’entreprise,
Valider que le signataire potentiel répond a minima aux pré-requis exigés avant l'entrée dans la
démarche de la Charte d’engagements volontaires (voir ci-dessous),
Réaliser une étude critique des actions de la Charte pertinentes pour l’entreprise ou la régie et
évaluer les potentiels de réduction de consommation de carburants et d'émissions de CO2
attendus, grâce aux différentes actions proposées par la Charte,
Fixer le (les) périmètre(s) d’activité sélectionné(s) pour la démarche,
Définir le plan d’actions propre à l'entreprise, l’objectif chiffré pour chaque action retenue et les
moyens à mettre en œuvre sur le(s) périmètre(s) retenu(s),
Elaborer les indicateurs de suivi de ces actions qui devront être mis en œuvre,
Afin de disposer d’un suivi global et synthétique des progrès de la démarche, choisir des
indicateurs de performance environnementale propres à l’entreprise sur le(s) périmètre(s)
retenu(s) et un objectif de réduction pour chacun de ces indicateurs sur la base du plan d'actions.
Pour signer la Charte d’engagements volontaires, l’entreprise candidate devra respecter les prérequis suivants :
Pré-requis n°1
Pré-requis n°2
Pré-requis n°3
Pré-requis n°4
Réaliser un diagnostic CO2 formalisé par l’outil « Engagements volontaires ». Il vise
notamment à faire un état des lieux de sa situation et choisir le périmètre
d’engagement. Ceci nécessite, de la part de l'entreprise, une bonne connaissance et
un suivi de la structure de son parc, de ses consommations de carburant par véhicule
et/ou par conducteur, de ses actions de formation et de sensibilisation des
conducteurs ainsi que de ses flux de transport.
Choisir / Définir des indicateurs de performance environnementale propres à
l’entreprise (de type g CO2/t.km) avec un objectif de réduction à 3 ans.
Définir un plan d’actions sur une période de 3 ans élaboré autour des quatre axes
suivants : le véhicule, le carburant, le conducteur et l’organisation des flux de
transport.
Choisir au moins une action par axe étant précisé qu’à toute action retenue, devra
correspondre un objectif chiffré et mesurable à atteindre dans un délai déterminé
afin de pouvoir suivre et évaluer les résultats obtenus.
Pour valider la signature de la charte d'autres éléments plus qualitatifs pourront être pris en
compte comme par exemple:
les moyens humains que l'entreprise ou la régie envisage de déployer pour piloter et mettre en
œuvre en interne le plan d'actions,
la méthode de mesure et de suivi de la consommation de carburant retenue…
5.2.1
Collecte d’informations et visite du site
5.2.1.1 Préparation du diagnostic CO2 avec l’entreprise
La démarche de la Charte d’engagements volontaires nécessite au préalable, pour être pleinement
efficace, une appropriation des enjeux (réduction des réserves d’hydrocarbures, changement
climatique…) par l’ensemble des parties prenantes chez le maître d’ouvrage : les personnes
décisionnaires, les personnes sollicitées pendant la prestation, voire l’ensemble du personnel dès
lors que le plan d’actions passera par des modifications des pratiques professionnelles ou
personnelles de chacun.
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Il est donc indispensable que la prestation comprenne un ou des temps de sensibilisation de ces
acteurs qui interviendront à différents niveaux dans la démarche de la Charte d’engagements
volontaires.
Idéalement, la prestation démarre par une conférence d’une demi-journée de sensibilisation aux
enjeux du changement climatique. Préparée en concertation avec le pilote interne du projet, cette
conférence s’adresse à l’ensemble des personnes qui ont été identifiées comme ayant un rôle à
jouer dans la collecte des données. À l’issue de cette réunion de démarrage, chaque partie
prenante est informée de son rôle et ainsi impliquée dans la démarche.
Le prestataire devra avoir accès aux données dont dispose le maître d’ouvrage sur les différents
sujets abordés en annexe (description de l’entreprise, gestion des consommations de carburant,
maîtrise des données pertinentes, mesures de réduction des émissions de CO2 en place, gestion de
la sous-traitance…).
La collecte des informations pourra se faire en amont de l'intervention sous forme d'échanges
préalables qui permettront de gagner du temps pendant la période d'expertise et donc de diminuer
le coût d'intervention.
Avant la réunion d’enclenchement, le prestataire adresse au maître d’ouvrage la liste des
documents à fournir :
descriptif de l’entreprise et du parc de véhicules, schémas et modes de fonctionnement, moyens
existants de suivi, de comptage, etc.
consommations détaillées, etc.
études déjà et d’éventuels projets d’investissements, etc.
En tout état de cause, les informations et documents devront être fournis par le maître d'ouvrage
au prestataire au plus tard à son arrivée sur site.
5.2.1.2 Visite sur site
Le prestataire effectuera une visite sur site afin de se rendre compte de la gestion du parc de
véhicules, d’appréhender la maturité de l’entreprise vis-à-vis des problématiques
environnementales (plus précisément du réchauffement climatique) et de comprendre la gestion
des différentes données nécessaires à la maîtrise et au suivi des émissions de CO2 de l’entreprise.
Pour la bonne réalisation du diagnostic CO2, le maître d'ouvrage désignera une personne chargée de
suivre le déroulement de la prestation et de servir d'interlocuteur au prestataire.
Lors de la réunion d’enclenchement avec le prestataire, le maître d’ouvrage remet les documents
demandés, fait une présentation générale de l’activité et planifie le déroulement de la visite et des
entretiens avec les différents acteurs du site concerné.
La visite du (des) site(s) permet en parallèle de s’entretenir avec les responsables de conduite, de
suivi, de l’exploitation, de la maintenance des matériels et des équipements.
La collecte des données auprès des différents interlocuteurs détenteurs est également l’occasion
pour le prestataire de commencer à réfléchir, en concertation avec ces personnes, aux actions de
réduction envisageables. Dès cette phase, il est important d’associer ces interlocuteurs à la
définition des objectifs de réduction qui font partie intégrante de la prestation telle que l’ADEME
entend la soutenir.
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5.2.2
Analyse des données et préconisations
A l’issue de la visite et des entretiens, le prestataire traite les données disponibles et établit les
préconisations quant au plan d’actions à mettre en place.
Ces opérations sont réalisées à l’aide de l’outil « Engagements volontaires ». Pour cela, le
prestataire assiste le maître d’ouvrage dans l’utilisation de cet outil et dans la saisie des
informations dans celui-ci sur la base du manuel d’utilisation fourni et du guide général de la
démarche.
Cette phase est réalisée en 4 étapes:
5.2.2.2 Etape 1 : Choix du périmètre
A partir de :
La présentation de l’entreprise (historique, activités, organisation, effectif…),
L’analyse de la flotte de véhicules (types de véhicules, âge, …),
L’inventaire des démarches environnementales déjà entreprises par le transporteur,
La présentation des données disponibles, suivies et maîtrisées par l’entreprise,
L’étude des mesures de réduction des consommations de carburant et des émissions de CO2 déjà
mises en œuvre au sein de l’entreprise,
le prestataire conseillera le maître d’ouvrage sur :
Le choix du périmètre sur lequel portera l’engagement,
La définition des indicateurs de performance environnementale propres à l’entreprise en relation
avec les données représentatives de l’activité de celle-ci.
5.2.2.3 Etape 2 : Etat des lieux
Cette étape permettra de préciser la situation de référence pour l’activité gérée en propre :
o Structure du parc de véhicules
o Consommations de carburants
o Effectifs conducteurs
o Et toutes les données d’activités telles que les distances réalisées, le tonnage
transporté, le chiffre d’affaires…
Elle devra incorporer une description de la méthode de mesure et de suivi des consommations de
carburant par véhicule et si possible par chauffeur adoptée par le maître d’ouvrage.
Il sera nécessaire d'avoir un regard critique sur la méthode adoptée, car elle conditionne la qualité
et la fiabilité de ces informations et donc la pertinence de la mesure et du suivi dans le temps des
émissions de CO2. Il s'agira de répondre notamment aux questions suivantes :
Quels sont les outils utilisés pour le suivi et la remontée d'information (manuels ou
informatiques) ?
Quelle est la chaîne de traitement de ces informations ?
Quelle est la fiabilité de ces informations ?
Quelles améliorations pourraient être apportées à la méthode ?
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5.2.2.4 Etape 3 : Choix des actions à mettre en œuvre
En fonction de la situation initiale, des actions déjà mises en œuvre et du périmètre choisi, il s’agit
dans cette étape de définir, sur les quatre axes de la charte, quelles sont les actions potentielles
les plus adaptées à l’entreprise pour lui permettre de réduire ses consommations de carburants et
donc ses émissions de CO2.
Pour chaque action retenue, des propositions seront faites sur :
la définition et le chiffrage des objectifs de réduction à l’aide de l’outil « Engagements
volontaires » qui permet d’évaluer les gains attendus en termes de réduction des consommations
et d'émissions de CO2,
les indicateurs de suivi spécifiques (avec des préconisations sur les moyens éventuellement à
déployer en interne pour la mise en œuvre du plan d'actions).
Les actions ne manqueront pas d’être mises en cohérence avec tout autre engagement de
l’entreprise (management environnemental, qualité, développement durable,...).
Les préconisations pourront être classées selon un ordre de priorité :
Actions immédiates, permettant une économie d’énergie sans nécessiter d’investissement,
Actions prioritaires, à mener à court terme, car ayant un niveau de rentabilité élevé,
Actions utiles, à mettre en œuvre, car avec une rentabilité certaine mais pouvant être différées
du fait d'implications sur le fonctionnement de l'entreprise plus lourdes à gérer ou d'interactions
avec des actions prioritaires.
Les investissements correspondants et leur temps de retour seront précisés à partir de :
l’expérience de l’expert,
des données existantes sur le site
si nécessaire, de quelques consultations préliminaires auprès des fournisseurs d’équipement
permettant d’établir une estimation budgétaire préliminaire.
Cette évaluation pourra se faire au regard des évolutions prévisibles des coûts de carburants et de
l’évolution de la réglementation.
5.2.2.5 Etape 4 : Détermination de l’objectif
Sur la base du projet de plan d'actions, il sera proposé un objectif de réduction sur 3 ans pour
chaque indicateur de performance environnementale retenu exprimé en pourcentage de réduction
par rapport à son niveau de référence.
Le prestataire fera en sorte de créer au sein du maître d’ouvrage les conditions permettant la mise
à jour des données du diagnostic. En particulier, toutes les bases de données créées à l’occasion du
diagnostic devront être fournies et faciles à réactualiser.
5.2.3
Réunion finale
L’intervention fera l’objet d’une présentation orale au cours de laquelle seront notamment
expliquées et discutées les principales conclusions et préconisations et au cours de laquelle les
échanges doivent permettre d’aider le maître d’ouvrage dans le choix des solutions à retenir.
Cette présentation devra permettre :
D’exposer les résultats du diagnostic CO2 à l’ensemble des responsables représentant le maître
d’ouvrage,
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de faire réagir le maître d’ouvrage sur les résultats obtenus,
de les mettre en cohérence avec les objectifs stratégiques de l’entreprise,
de convaincre de la pertinence des actions préconisées,
de définir les priorités, les délais, les responsables de la mise en œuvre des actions au sein de
l’entreprise.
5.2.4
Rapport d'étude
Le rapport est constitué principalement de :
L’outil "Engagements volontaires" dûment complété qui comprend notamment la fiche de
synthèse des principaux résultats du diagnostic CO2
D'un rapport plus détaillé qui reprendra notamment les éléments plus qualitatifs du diagnostic CO2
et des recommandations du prestataire (les moyens humains et techniques envisagés dans la mise
en œuvre du plan d'actions, la méthode de mesure et de suivi des consommations de carburants,
les types investissements nécessaires, l'organisation interne à mettre en place, les estimations de
coûts induits…).
Un exemplaire du rapport remis au maître d’ouvrage sera transmis, après validation, à l’ADEME et
ses partenaires (DREAL et, le cas échéant, Conseil régional).
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6- Accompagnement et mise en œuvre du plan d’actions
6.1 Objectifs
Les objectifs de l’accompagnement sont :
d'aider à la mise en œuvre du plan d’actions
de suivre l’avancement de la démarche.
Après avoir réalisé le diagnostic CO2 ou avoir choisi de se faire assister, l’entreprise peut mettre en
œuvre seule son plan d’actions ou décider d’avoir recours à une assistance externe pour cette
tâche ainsi que pour le suivi de la réalisation.
Il est à noter que le prestataire retenu pourra différer de celui ayant réalisé le diagnostic.
Les conditions à remplir en termes de compétences et d’indépendance sont bien entendu
identiques à celles décrites précédemment.
Dans cette seconde phase, le rôle du prestataire consiste avant tout à accompagner et à conseiller
le maître d’ouvrage pour :
mettre en œuvre tout ou partie des préconisations du diagnostic CO2,
assurer un retour d’informations à l’ADEME sur la mise en œuvre,
réaliser, suivre et mettre à jour le plan d’actions car l’activité évolue constamment et le plan
d’actions doit s’y adapter.
La durée de l’accompagnement dépendra du souhait du maître d’ouvrage. Cet accompagnement
s’inscrit dans la période de trois ans de mise en œuvre de la démarche de la Charte d’engagements
volontaires. Cependant, le signataire pourra choisir de mettre en place une assistance pour une
durée plus courte, correspondant dans tous les cas à quelques journées de conseil après le
diagnostic.
Pour le bon déroulement de la prestation, le maître d’ouvrage :
désignera, en fonction du type de préconisations à accompagner, un ou des collaborateurs
responsables, compétents et motivés chargés de la mise en œuvre des préconisations,
s'assurera que le collaborateur dispose de moyens suffisants (formation, disponibilité,
documentation…) pour assurer la mise en œuvre des préconisations,
constituera, si nécessaire, un groupe de travail afin notamment de favoriser l'échange des
informations et des idées,
informera le personnel concerné de la mise en œuvre de la (ou des) préconisation(s) ainsi que des
objectifs chiffrés associés et s'assurera de son entière collaboration,
suivra l'avancement de la démarche.
La mission consistera à mettre en place un processus itératif d’amélioration continue des réductions
des émissions de CO2. Les différentes étapes de ce processus sont les suivantes :
1. Suivi des émissions de CO2
2. Analyse critique du plan d’actions prévu
3. Recherche et étude des alternatives pour une réduction des émissions
4. Mise à jour du plan d’actions (objectifs, délais, actions)
5. Mise en œuvre du plan d’actions
La mise en œuvre de ce processus devra être réalisée de façon à permettre au maître d’ouvrage
d’être autonome à la fin de la mission, et donc d’être capable d’assurer lui-même ce suivi.
Les missions du prestataire peuvent être variées. Elles consistent par exemple à :
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fournir une assistance méthodologique, afin :
o d'orienter et organiser la démarche de l’entreprise,
o pour chaque préconisation, d'expliciter le contenu des tâches à réaliser, identifier
les données à recueillir, expliquer où trouver les informations, détailler les
résultats attendus… Le prestataire peut par exemple soutenir l’entreprise à
d’éventuelles consultations d’équipementiers, à la rédaction de cahiers des charges
spécifiques, etc.,
o d’aider à la mise en place du suivi de la gestion de l’énergie et des économies
d’énergie attendues,
o d’informer et de sensibiliser le personnel à la prise en compte de l’efficacité
énergétique dans la gestion quotidienne.
assister l’entreprise dans la maîtrise de son projet, et notamment dans :
o la gestion de son « crédit temps d’accompagnement »,
o le respect du planning établi (actualisation du plan d’actions, redéfinition des
échéances…),
o le repérage et la résolution de points de blocage éventuels…
La prestation d’accompagnement sera composée de :
la validation avec le maître d’ouvrage de la ou des préconisations à accompagner, voire d’actions
nouvelles,
la définition d’un plan de travail sur la période d’accompagnement choisie et des modalités de
l’accompagnement (nombre total des journées d’accompagnement et répartition sur la période
choisie),
l’accompagnement proprement dit.
Un suivi (des émissions de CO2 et des actions) doit avoir été mis en place à l’issue du diagnostic
CO2, faute de quoi l’accompagnement sera inefficace. Ce suivi est aussi nécessaire pour compléter
l'outil "Engagements volontaires" sur les 3 périodes représentant les 3 ans d'engagements de la
charte.
6.2 Modalités de réalisation de l’accompagnement
La prestation sera organisée en quatre phases :
6.2.1
Etape 1 : Planifier l’accompagnement
Avant la prestation :
le maître d’ouvrage transmet le rapport de diagnostic CO2 au prestataire, lequel adaptera sa
proposition de prestation en fonction des résultats et du plan d’actions à mettre en oeuvre,
la proposition commerciale du prestataire précisera le détail des opérations couvertes par
l’accompagnement proposé. Elle comportera un devis détaillé correspondant au coût de la
prestation, faisant apparaître le nombre de journées de travail, les coûts journaliers du (des)
intervenant(s) ainsi que les frais annexes (voir chapitre 8- « Coût de la prestation »).
Le prestataire commence par prendre connaissance du rapport de diagnostic CO2. S’il n’a pas
participé à sa réalisation, il peut lui être nécessaire de faire une visite de l’entreprise.
Le prestataire et le maître d’ouvrage conviennent dès le départ de la prestation d’un calendrier
précis d’accompagnement. Ce calendrier fixe notamment :
Les dates auxquelles le maître d’ouvrage doit transmettre des informations au prestataire, ainsi
que la nature et la forme de ces informations (suivi des flux et des consommations notamment),
Les dates auxquelles le prestataire et le maître d’ouvrage se rencontrent pour faire le point sur
l’avancement du plan d’actions,
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Les dates auxquelles le prestataire transmet au maître d’ouvrage les rapports d’accompagnement
(ainsi que le contenu et la forme de ces rapports).
Ce calendrier permet au maître d’ouvrage de prévoir les actions de suivi nécessaires pour
transmettre au prestataire les informations demandées aux échéances prévues.
Ce calendrier (dates, contenu et forme des rapports) doit être compatible avec les engagements
pris vis-à-vis de l’ADEME en matière de transmission annuelle sur les 3 ans de la période
d'engagements de l'outil "Engagements volontaires" incluant les fiches de synthèses.
Les trois étapes décrites ci-après se répètent autant de fois que prévues dans le calendrier
d’accompagnement.
A la fin de l’accompagnement, une réunion de restitution entre le maître d’ouvrage et le
prestataire sera prévue. L’ADEME y sera conviée, de même qu’elle sera aussi invitée aux réunions
intermédiaires prévues pour faire le point.
6.2.2
Etape 2 : Préparer l’accompagnement
A la date fixée dans le calendrier, le maître d’ouvrage transmet au prestataire les informations
prévues. Celles-ci sont tirées de son système de suivi et portent sur :
Les flux de marchandises (origines-destinations ou distances, etc.),
La gestion des consommations de carburants (types, volumes, modalités de suivi…),
Les coûts de gestion (externes / internes),
Les actions prévues dans le plan d’actions (avancement, résultats, dépenses engagées),
Les indicateurs de performance environnementale et de suivi de la réalisation des actions de la
Charte.
Le prestataire peut être amené à assister le maître d’ouvrage pour la saisie de ces informations
dans l’outil « Engagements volontaires ».
Le prestataire réalise une analyse critique de ces informations. Lorsque les informations nécessaires
sont indisponibles, incomplètes ou trop imprécises, un travail de collecte et de traitement
d’informations pourra éventuellement être réalisé par le prestataire et fera partie de
l’accompagnement. A cette occasion, le prestataire conseille le maître d’ouvrage dans la mise en
place de l’organisation et des méthodes lui permettant ultérieurement de produire elle-même ces
données.
6.2.3
Etape 3 : Faire le point
Aux dates prévues dans le calendrier, le maître d’ouvrage et le prestataire se rencontrent pour
faire le point sur l’avancement du plan d’actions.
A cette occasion, ils analysent :
les évolutions passées et prévues de l’entreprise ou de la régie ayant un impact sur les émissions
de CO2,
les actions réalisées par rapport aux actions prévues et aux engagements choisis au sein de la
Charte,
les résultats obtenus en termes de réduction des émissions de CO2.
Sur cette base, le maître d’ouvrage décide :
des actions à poursuivre
des actions à abandonner,
des nouvelles actions à initier.
Avril 2011 – Cahier
des charges diagnostic préalable - 13/16
Les procès-verbaux ou les comptes-rendus des rencontres entre maître d’ouvrage et prestataire
seront rédigés par le prestataire au fur et à mesure de son accompagnement, et notamment à
l’issue de chaque journée ou demi-journée de présence effective auprès du maître d’ouvrage.
Il sera remis au maître d’ouvrage sous huit jours et celui-ci le validera par contre-signature. Chaque
procès-verbal contiendra notamment les renseignements suivants :
date et durée de la rencontre,
identité des personnes présentes,
discussion sur l’étape précédente, c’est à dire sur le travail effectué par le maître d’ouvrage
depuis la dernière rencontre (liste des points abordés et pour chaque point, objet et résumé des
échanges entre le maître d’ouvrage et le prestataire (notamment points de blocage éventuels),
décision du maître d’ouvrage, commentaire du prestataire),
planification de l’étape suivante, c’est à dire du travail à réaliser par le maître d’ouvrage pour la
prochaine rencontre : liste et contenu des tâches à effectuer, indications méthodologiques,
documents à établir…,
planification de la rencontre suivante : date, heure, personnes concernées, ordre du jour
prévisionnel.
6.2.4
Etape 4 : Rendre compte
Annuellement, aux dates prévues dans le calendrier, le prestataire transmet au maître d’ouvrage
son rapport d’accompagnement qui intégrera notamment l'outil "Engagements volontaires" rempli et
la fiche de synthèse incluse pour les 3 périodes d'engagements (dans la perspective de le
transmettre ensuite à l'ADEME et ses partenaires).
Ce rapport reprend notamment les éléments contenus dans le diagnostic CO2 et mis à jour, avec au
minimum :
des données de référence sur le prestataire mises à jour :
o les coordonnées,
o le nom, prénom, fonction et les coordonnées de la personne qui a réalisé le
diagnostic CO2.
des données de référence sur le maître d’ouvrage mises à jour :
o les coordonnées,
o le nom, le prénom, la fonction et les coordonnées du contact,
o l’activité et les changements d’activité impactant les émissions de gaz à effet de
serre depuis le diagnostic CO2.
la période de référence du rapport (dates de début et de fin),
pour la période de référence : l’effectif, le chiffre d’affaires et l’indicateur d’activité chiffré,
un bilan des émissions de CO2 de l’entreprise pour la période considérée et l’évolution de
l’indicateur de performance environnementale,
le point d’avancement des actions mises en œuvre dans le cadre de la Charte d’engagements
volontaires,
une analyse du plan d’actions (avancement, résultats, écarts par rapport aux prévisions) ainsi que
l’identification des actions :
o abandonnées,
o modifiées,
o nouvellement intégrées,
les principales évolutions qualitatives en termes de réduction des émissions de gaz à effet de
serre :
o suivi des actions de la Charte,
o organisation humaine et spatiale,
o communication interne,
un plan d’actions mis à jour (objectifs visés, actions à poursuivre, actions à initier, niveau de
priorité, dépenses prévues, qui fait quoi, quand et comment)
Avril 2011 – Cahier
des charges diagnostic préalable - 14/16
des annexes
o
o
o
o
:
les personnes rencontrées,
les sources d’informations utilisées,
le planning du travail réalisé,
un bilan de la prestation d’accompagnement réalisée, comprenant :
le récapitulatif des journées ou demi-journées d’accompagnement sur site,
les procès-verbaux ou comptes-rendus des rencontres entre maître
d’ouvrage et prestataire tout au long de la mission, classés par ordre
chronologique,
la liste des éventuelles difficultés rencontrées et solutions pendant la durée
de la mission d’accompagnement,
le programme actualisé de préconisations, avec le graphique de l’évolution des consommations
depuis 3 ans et l’objectif prévisionnel.
La liste minimale ci-dessus pourra être complétée en fonction des priorités fixées par le maître
d’ouvrage.
Le maître d’ouvrage, sur la base des travaux du prestataire, adressera à l’ADEME à la fin de
chacune des 3 périodes de suivi de l'engagement, le rapport final, accompagné de l'outil
"Engagements volontaires" rempli incluant la fiche de synthèse annuelle relative à la période
d'engagement concernée.
7- Confidentialité
Le prestataire s’engage à maintenir strictement confidentiels toutes les informations, documents et
résultats produits en exécution de la prestation ainsi que toutes les données et informations qui lui
auront été communiquées par le maître d’ouvrage.
8- Coût de la prestation
Le prestataire établira un devis détaillé correspondant au coût de la prestation dans son ensemble,
faisant apparaître le nombre de journées de travail, les coûts journaliers du ou des intervenants
ainsi que les frais annexes. Il conviendra notamment de préciser les temps et coûts respectifs pour
chaque étape du projet :
Diagnostic CO2
o cadrage de la mission avec le maître d’ouvrage et son pilote de projet et actions de
sensibilisation des acteurs,
o organisation de la collecte des données,
o recueil des données,
o établissement du diagnostic CO2,
o détermination de pistes d’actions et objectifs de réduction,
o rédaction du rapport final,
o restitution des résultats.
Accompagnement pour le suivi et la mise en œuvre du plan d’actions.
Le montant ainsi proposé sera forfaitaire, ferme et définitif, et couvrira l’ensemble de la prestation
telle que définie dans le devis, en conformité avec le présent cahier des charges.
9- Transmission d’informations
L'outil "Engagements volontaires" est utilisé et rempli dans la phase diagnostic CO2 (état des lieux
initial de référence) mais aussi dans le suivi du plan d'actions sur les 3 ans (soit 3 périodes de suivi).
Avril 2011 – Cahier
des charges diagnostic préalable - 15/16
L'entreprise (assistée ou non par un prestataire extérieur) doit transmettre à l'ADEME cet outil
rempli à ces quatre échéances. C'est sur la base de ces informations que l'ADEME avec ses
partenaires valideront ou non les différentes étapes de la démarche.
Cette transmission permettra :
à l'issue du diagnostic CO2 :
o De valider ou non la signature de la charte avec l'entreprise,
o D’assurer le versement de l'aide dans le cas où l'entreprise a eu recours à un
prestataire externe et qu'elle a fait une demande d'aide avant de lancer le
diagnostic CO2,
annuellement, à la fin des 3 périodes de suivi du plan d'actions lié aux engagements de la charte:
o d’envisager d'éventuelles adaptations du plan d'actions,
o pour l'ADEME et ses partenaires de se rendre compte du niveau d'implication de
l'entreprise, en se réservant le droit d'exclure de la démarche les entreprises qui ne
respectent pas les engagements pris dans le cadre de la charte
o d’assurer le versement de l'aide dans le cas où l'entreprise a eu recours à un
prestataire externe et qu'elle a fait une demande d'aide pour un accompagnement
dans la mise en œuvre du plan d'actions.
à la fin des 3 ans de mise en œuvre du plan d'actions, de faire un bilan et une évaluation des
gains réalisés.
10-
Fiches de synthèse
La fiche de synthèse type que l'on retrouve dans l'outil « Engagements volontaires » sera adaptée au
périmètre, aux actions et aux caractéristiques de l’entreprise (carburants effectivement utilisés,
indicateurs de performance environnementale sélectionnés…).
Avril 2011 – Cahier
des charges diagnostic préalable - 16/16
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