Manuel d`utilisation du logiciel Déclaration Annuelle des

Manuel d`utilisation du logiciel Déclaration Annuelle des
REPUBLIQUE ALGERIENNE DEMOCRATIQUE ET POPULAIRE
MINISTERE DU TRAVAIL DE L’EMPLOI ET DE LA SECURITE SOCIALE
CAISSE NATIONALE DES CONGES PAYES ET DU CHOMAGE INTEMPERIES
DES SECTEURS DU BATIMENT, DES TRAVAUX PUBLICS ET DE L’HYDRAULIQUE
CACOBATPH
Manuel d’utilisation
du logiciel Déclaration Annuelle des Salaires
sur support magnétique
CACOBATPH
1. INTRODUCTION :
Dans le but de faciliter la procédure de déclaration annuelle des salaires, un logiciel à été mis
au point par la CACOBATPH pour permettre de saisir ces déclarations sur support
magnétique et faciliter, ainsi, cette procédure.
Ce logiciel est mis à disposition des employeurs et leur permet de saisir les déclarations par
ordinateur. Il permet également d’enregistrer ces déclarations sur fichier afin de les fournir à
la CACOBATPH sur disque compact (CD).
La saisie des DAS obéit aux étapes suivantes :
1.
2.
3.
4.
5.
Création de l’année de campagne (voir la section 2.1).
Affiliation de l’employeur (voir section 2.2).
Affiliation du salarié (voir section 2.3).
Création de l’entête DAS (voir section 2.4).
Saisie des lignes DAS (voir section 2.5).
Notons que l’affiliation employeur et salarié ne se fait qu’une seule fois, cependant les lignes
DAS sont saisies par campagne de prestation.
Une fois la DAS renseignée, il faut procéder à son exportation. Un fichier texte est généré à
l’emplacement
C:\program
files\DAS_cacobatph\expor,
portant
le
nom :
<numéro employeur>_DAS_<année de campagne>.txt . Ce dernier doit être gravé sur CD et
remis à votre agence CACOBATPH.
Remarque :
Vous pouvez fournir le fichier texte de la DAS en respectant scrupuleusement le format
indiqué en annexe de ce document.
Important :
 Il est recommandé d’installer cette application sur un PC équipé de Windows
2000/XP.
 Le fichier de la DAS exporté par l’application ne peut en aucun cas être modifié
(rajout d’espaces, retour de ligne…), toute modification de ce fichier entrainera
systématiquement son rejet.
 Un module de vérification de la conformité du fichier est intégré afin de s’assurer du
respect du format demandé en annexe.
 Pour les cas suivants : maladie, maternité, accident de travail, handicapé, décédé : les
pièces justificatives doivent accompagner le CD.
2
2. PRISE EN MAIN DU LOGICIEL :
Lors du lancement de l’application, la fenêtre suivante apparaît :
Si vous utilisez cette application pour la première fois, vous devez vous rendre au menu
fichier, cliquer d’abord sur « Table année » :
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2.1 ANNEE D’EXERCICE :
La fenêtre suivante apparaît, elle vous permet de créer une année d’exercice, sélectionnez
l’année d’exercice pour laquelle vous souhaiter créer une déclaration, généralement l’année
courante, et cliquez sur ajouter :
Dans cet exemple, l’année 2006 a été ajoutée :
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2.2 EMPLOYEUR
Cliquer sur le menu « table employeur » permet d’afficher la fenêtre suivante :
Elle permet de fournir des renseignements concernant votre entreprise.
Cliquez sur ajouter, une fenêtre apparaît, vous pouvez ici saisir les informations relatives a
votre entreprise.
En cliquant sur « créer » une nouvelle ligne s’ajoute à la liste de la fenêtre « table
employeur », notez qu’il est possible d’ajouter autant de lignes à la fenêtre « table
employeur » que votre entreprise ne possède de sociétés « filles ».
5
En cliquant sur modifier, vous pouvez modifier une des informations :
Cliquer sur « supprimer » permet de supprimer une ligne de la liste, notez qu’il vous sera
demandé de confirmer la suppression
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2.3 SALARIES
En cliquant dans le menu sur « Table salariés », la fenêtre suivante apparaît :
Cette fenêtre permet de saisir les informations relatives à vos salariés comme le nom, la date
de naissance…
Notez qu’il est possible d’effectuer des recherches par nom ou numéro de salarié sur la liste
de salariés. Pour cela, choisissez l’option nom ou numéro de salarié, remplissez le champ
correspondant et cliquez sur « chercher », pour afficher la liste intégrale des salariés cliquez
sur terminer.
Cliquez sur « ajouter » pour déclarer un nouveau salarié, une fenêtre apparaît :
Saisissez le numéro de sécurité sociale comme numéro de salarié avec sa clé.
Notez que si le salarié n’a pas de numéro de sécurité sociale, vous pouvez lui attribuer le
numéro 000000000000 qui est réservé strictement à cet usage. Vous devez alors cocher la
case « ce salarié ne possède pas de numéro de sécurité sociale ».
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Notez qu’il faut saisir les numéros de compte CCP ou bancaire avec leur clé.
Exemple : pour le compte numéro 857596 clé 41 vous devrez saisir 85759641
En cliquant sur « ok » une nouvelle ligne s’ajoute à la liste de salariés :
Pour modifier les informations relatives à un salarié cliquez sur « modifier », une fenêtre
apparaît, elle vous permet de modifier les attributs du salarié :
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Confirmez la modification en cliquant sur « ok »
Vous pouvez supprimer un salarié, une fenêtre vous demande alors de confirmer la
suppression, néanmoins, il n’est pas recommandé de supprimer des salariés même si ceux-ci
ont quitté votre entreprise, du moment que ces salariés ont déjà été déclarés dans une DAS
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2.4 IMPORTATION SALARIES :
Cette fenêtre prend en charge l’importation des fichiers salariés fournis par la caisse aux
employeurs l’ayant demandé préalablement.
Cliquez sur ‘Importer’ vous permet de sélectionner le fichier en question répondant au format
suivant <Numero Employeur>_SAL
Dans le cas où l’employeur n’est pas déjà créé, il le sera automatiquement et vous aurez un
message de confirmation de sa création
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Un message suivra confirmant la fin du traitement
et le résultat apparaîtra dans la fenêtre avec le nombre de salariés ajoutés ou ignorés, donc
totalement transférés.
si vous procédez à une autre importation du même fichier, le nombre des ajoutés sera nul car
les salariés ont déjà été créés.
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2.5 DAS
Après avoir fournit les informations nécessaires, passons à la DAS proprement dite, dans le
menu DAS, cliquez sur « traitement des DAS » :
2.5.1 Entête DAS
La fenêtre « table entête DAS » affiche l’ensemble des DAS saisies et permet l’ajout de
nouvelles DAS
Sélectionnez une année, un numéro d’employeur, saisissez le nombre de salariés et la somme
des salaires de la DAS puis cliquez sur « ajouter », une nouvelle DAS est créée.
Si c’est une DAS complémentaire, cochez « DAS complémentaire ».
Notez que le nombre de salariés et la somme des salaires saisis doivent être égaux aux mêmes
valeurs calculées sur les lignes DAS pour permettre l’exportation de la DAS. Il est cependant
possible de modifier ces valeurs en cliquant sur le bouton « modifier l’en-tête ».
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2.5.2 Lignes DAS
Cliquez sur « saisie et modification », une fenêtre apparaît, cette fenêtre permet de saisir le
contenu de la DAS.
Notez qu’il est possible d’effectuer des recherches sur les lignes de la DAS par numéro de
salarié. Pour cela, saisissez un numéro de salarié et cliquez sur « chercher » puis cliquez sur
« terminer » pour revenir à l’affichage de toutes les lignes DAS.
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Cliquez sur « ajouter », la fenêtre qui apparaît permet d’ajouter une déclaration pour un
salarié donné
Cliquez sur « insérer » pour choisir le salarié, une fenêtre apparaît pour sélectionner le salarié.
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Notez qu’il est possible d’effectuer une recherche sur le nom ou le numéro du salarié puis en
cliquant sur « terminer » vous pouvez réafficher toute la liste de salariés.
En cliquant sur « Insérer » le numéro de salarié est ajouté. Maintenant saisissez les
informations comme le salaire annuel et la durée de travail.
Apres avoir cliqué sur « ok » une nouvelle ligne est ajoutée à la DAS.
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Cliquez sur « modifier », une fenêtre apparaît, elle vous permet de modifier la ligne
sélectionnée :
Remarquez qu’il n’est pas possible de modifier le numéro de salarié d’une ligne DAS,
modifiez ce numéro au niveau de la fenêtre « table salarié » ou supprimez cette ligne de la
DAS.
Si vous cliquez sur supprimer, il vous sera demandé de confirmer la suppression de la ligne
DAS.
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Le bouton modifier en tête permet de modifier la somme des salaires et le nombre de salariés
saisis avec l’en tête DAS, ces valeurs doivent correspondre à la somme des salaires des lignes
DAS et au nombre de lignes DAS respectivement.
Une fois que vous avez saisi l’intégralité de la DAS, vous pouvez l’enregistrer dans un fichier,
pour cela, allez à la fenêtre « Table entête DAS », sélectionnez votre DAS et cliquez sur
« exporter », gravez ce fichier sur CD et déposez le à la CACOBATPH.
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2.5.3 Exportation et Edition
A la fin de la saisie, vous pouvez cliquer sur « Exporter » pour créer le fichier texte dont le
nom est <Numéro employeur>_DAS_<Année>.txt et regroupe toutes les lignes saisies par
employeur et année.
C’est ce fichier qui représente la déclaration Lignes DAS à fournir à la CACOBATPH, gravé
sur CD, avec l’Entête que vous pouvez imprimer dans cette même fenêtre en cliquant sur le
bouton « Imprimer Entête ». vous pouvez également imprimer une petite page de garde pour
votre CD en cliquant sur « Imprimer Jaquette CD ».
Dans le cas où la somme des lignes n’est pas égale à l’entête en masse salariale et nombre de
salariés, un message d’erreur apparaît et l’exportation est annulée.
-
Dans le cas où vous sélectionnez la case ‘Figer le Chemin d’Exportation’, le fichier sera
créé directement à l’emplacement :
‘C:\Program Files\DAS_CACOBATPH\expor\<nom-du-fichier> et l’opération sera
confirmée par le message
18
-
Dans le cas où vous décochez la case, une fenêtre de choix de l’emplacement sera affiché
et le fichier créé à l’endroit choisi
ATTENTION :
Les DAS principales et complémentaires utilisent les mêmes noms de fichier à l’exportation,
si vous exportez une DAS principale puis une DAS complémentaire, copiez le fichier exporté
de la DAS principale avant d’exporter la DAS complémentaire ou vous perdrez le résultat de
la première exportation.
-
Vous pouvez imprimer l’entête DAS en cliquant sur le bouton « imprimer entête »
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Dans la fenêtre d’aperçu, cliquez sur le bouton en forme d’imprimante pour lancer
l’impression de l’entête.
-
Vous pouvez également imprimer une jaquette pour le cd, pour cela, cliquez sur
« imprimer jaquette CD », puis cliquez sur le bouton en forme d’imprimante.
- Vous pouvez aussi imprimer les lignes DAS, pour cela, cliquez sur « imprimer lignes
DAS », cliquez en suite sur le bouton en forme d’imprimante pour lancer l’impression des
lignes DAS.
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2.6 VALIDATION
la fenêtre de validation est utilisée surtout pour les employeurs qui génèrent directement le
fichier DAS à partir de leurs applications et qui peuvent la voir rejetée par la caisse pour non
respect des critères de longueur des champs, conformité des formats , etc…
21
-
Message de fin de l’opération indiquant le nombre d’erreur :
ou
suivi dans ce cas, en cas de rejet de
22
et affichage dans les onglets correspondants :
- Liste erreur de Rejet :
que vous pouvez imprimer
23
-
Liste erreurs sans incidence :
que vous pouvez également imprimer
24
- Vérification DACs :
Dans cet onglet, vous avez la possibilité de saisir l’ensemble de vos déclaration d’assiettes de
cotisations DACs durant l’année de référence et la vérifier avec le montant de la DAS, dans le
but d’éviter les erreurs possibles.
au fur et à mesure de la saisie des montants par période, le total se cumule et s’affiche. Le
click sur ‘Vérifier DAS/DACs’ vérifie si vous n’avez pas saisi des périodes mensuelles et
trimestrielles pour le même trimestre et affiche la différence entre le montant de la DAS et la
somme des DACs.
Dans tous les cas, vous aurez un affichage de la différence DAS/DACs
ou
25
ou
avec affichage des résultats en bas de la fenêtre
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ANNEXE
Référence du format de fichier d’exportation :
Dans cette annexe vous trouverez la référence du format de fichier utilisé dans la commande
« exporter ». Ceci est particulièrement utile si vous possédez votre propre base de données
concernant les salaires et que vous souhaiter l’utiliser pour créer le fichier d’exportation sans
passer par un fastidieux travail de saisie.
Le format de fichier utilisé pour la DAS magnétique est un format texte, c’est à dire que les
donnée qu’il contient sont lisible sur un éditeur de texte comme Microsoft Word ou Notepad
(codées en ASCII).
le fichier se présente sous cette forme:
La 1ère ligne est constante:
DAS CACOBATPH VER 1.0
La 2éme ligne contient l'en-tête DAS, elle est composée des champs suivants:
Nom
Numéro
d'employeur
Type
texte
Taille
8 caractères
Obligatoire observations
oui
Année
entier
4 caractères
oui
Type
entier
2 caractères
oui
Somme des décimal
salaires
annuels
Nombre de entier
salariés
déclarés dans
la DAS
15 caractères oui
5 caractères
par défaut 1, >1 pour les DAS
complémentaires, une valeur
unique pour chaque nouvelle DAS
complémentaire pour la même
année et le même employeur
2 chiffres à droite de la virgule
oui
Les lignes qui suivent sont composées des salariés+lignes DAS, chaque ligne contient les
champs suivants:
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Nom
Texte
Texte
Texte
Taille (en Obligatoire
Observations
caractère)
12
Oui
pour les numéros à blanc, on prend la valeur
000000000000
30
Oui
30
Oui
1
Non
C ou M, pour célibataire ou marié
Date
10
Oui
Texte
Texte
40
50
Non
Relatif
Ville
Code postal
Présumé
Texte
Texte
Texte
50
5
1
Non
Non
Oui
Etranger
numéro de
compte CCP
Texte
Texte
1
20
Oui
Relatif
numéro de
Texte
compte bancaire
Banque
Texte
20
Relatif
10
Relatif
Agence bancaire Texte
Profession
Texte
Salaire annuel
Décimal
20
25
15
Non
Non
Oui
Durée de travail
Type de durée
Date
d'entrée/sortie
Entier
Texte
Date
5
1
10
Oui
Oui
Non
Type e/s
Texte
1
Relatif
Sexe
Texte
1
Oui
numéro de
salarié
Nom
Prénom
situation
familiale
Date de
naissance
lieu de naissance
adresse
Type
Texte
date au format jj/mm/aaaa
si présumé, saisir 01/01/année naissance
obligatoire si aucun compte (bancaire ou CCP)
n’a été spécifié
Valeurs : O, N ; pour oui ou non ; ce champ
indique que le salarié a une date de naissance
présumée, si ce champs est à ‘O’ on ne prendra
en considération que l’année dans la date de
naissance, il en découle que les mois et jours
peuvent prendre toute valeur possible dans une
date
Valeurs : O, N ; pour oui ou non
Numéro+clé, obligatoire s’il n’y a pas d’adresse
ou de compte bancaire. A saisir sans espaces ni
caractères spéciaux, juste des nombres.
obligatoire s’il n’y a pas d’adresse ou de compte
CCP
obligatoire s’il n’y a pas d’adresse ou de compte
CCP
2 chiffres à droite de la virgule, les valeurs
négatives ne sont pas permises, un salaire nul
doit correspondre à une durée de travail nulle
les valeurs négatives ne sont pas acceptées
Valeurs : H, J, M ; pour heures, jours, mois
date au format jj/mm/aaaa ; les dates d’entrée
doivent être inférieures à la date de fin de
compagne, les dates de sortie doivent se trouver
à l’intérieur de l’intervalle constitué par la date
de début et la date de fin de campagne
Valeurs : E, S ; pour entrée, sortie ; indique si la
date d’entrée/sortie correspond à une date
d’entrée ou bien à une date de sortie, obligatoire
si une date d’entrée/sortie a été spécifiée
Valeurs : M, F ; pour Masculin, Féminin.
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Important :
Les champs sont concaténés dans les lignes, il n’existe pas de symbole de séparation.
Si un champ n’atteint pas sa taille maximale et n’occupe pas tout sont espace réservé
compléter par des blancs (espaces).
Exemple de fichier :
DAS CACOBATPH VER 1.0
3534690120071 888700.98
4
000000000000BELKADI
ABDELAH
ALGER
MACON
76000
1200 H09/06/2006E
878778700 CHAOUCH
MOURAD
NN989878878887
PEINTRE
J01/02/2000E
98987777
ADLANI
OMAR
BOUMERDES
MACON
400000
290 J02/09/2005E
8710000
HAMDI
HACENE
NN
7878998888
BNA
110
J09/06/2006E
C03/04/1990ALGER
NN
M04/05/1980
167000
78
C02/04/1985
NN
C01/02/1987
245700.98
240
Ce fichier est constitué de 6 lignes, pour des raisons de mise en page il est affiché sur plus de
lignes.
29
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