Cahier des charges bibliotheque communal 2010

Cahier des charges bibliotheque communal 2010
Mis à jour le 17/03/2010
COMMUNE DE
INFORMATISATION
DE LA
BIBLIOTHÈQUE
CAHIER DES CHARGES
bdm.lamayenne.fr
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Mis à jour le 17/03/2010
SOMMAIRE
1
OBJET DE L'APPEL D'OFFRE ................................................................................................... 3
2
PRÉSENTATION DE LA FUTURE BIBLIOTHÈQUE .............................................................. 4
2.1 La population à desservir ........................................................................................................................................ 4
2.2 Les locaux............................................................................................................................................................... 4
2.3 Le personnel............................................................................................................................................................ 4
2.4 Les collections ........................................................................................................................................................ 4
2.5 Les acquisitions annuelles....................................................................................................................................... 4
2.6 Les emprunteurs...................................................................................................................................................... 4
2.7 Les prêts.................................................................................................................................................................. 5
2.8 Les dépôts de la B.D.M. ......................................................................................................................................... 5
3
LES FONCTIONS À INFORMATISER ...................................................................................... 5
3.1 Caractéristiques indispensables du système : .......................................................................................................... 5
3.2 La gestion des acquisitions ..................................................................................................................................... 5
3.3 La gestion budgétaire.............................................................................................................................................. 6
3.4 La gestion des périodiques...................................................................................................................................... 7
3.5 Le catalogage .......................................................................................................................................................... 7
3.6 La recherche documentaire ..................................................................................................................................... 9
3.7 La gestion de la circulation des documents........................................................................................................... 10
3.8 Le récolement et le désherbage............................................................................................................................. 12
3.9 Les statistiques...................................................................................................................................................... 13
3.10 Les éditions........................................................................................................................................................... 14
3.11 La consultation à distance ..................................................................................................................................... 14
4
CONFIGURATION - DESCRIPTIF TECHNIQUE................................................................... 14
4.1 Configuration souhaitée ........................................................................................................................................ 14
4.2 Les étapes de l'implantation .................................................................................................................................. 15
4.3 Matériel et logiciels .............................................................................................................................................. 15
4.4 Garantie et maintenance........................................................................................................................................ 15
4.5 Configuration maximale........................................................................................................................................ 16
4.6 Temps de réponse ................................................................................................................................................. 16
4.7 Formation.............................................................................................................................................................. 16
4.8 Coût de la proposition........................................................................................................................................... 16
4.9 Critères de choix ................................................................................................................................................... 17
5
ANNEXE..................................................................................................................................... 18
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1
OBJET DE L'APPEL D'OFFRE
La commune de (Mayenne) lance une consultation pour l'informatisation de sa
bibliothèque.
La proposition comprendra la fourniture, l'installation et la mise en ordre de marche d'un
système de gestion autonome, décentralisé, incluant matériel et logiciels.
La société prestataire devra également proposer une assistance au démarrage sur site,
comprenant formation du personnel et des bénévoles et paramétrage du système.
L'informatisation a pour objectif de rendre rapides, fiables et efficaces les services
rendus par la bibliothèque dès son ouverture au public.
Elle permettra d’optimiser le service public, la gestion interne et la coopération entre
bibliothèques.
Le système devra inclure les fonctions suivantes :
-
Gestion des acquisitions,
Gestion budgétaire,
Gestion des périodiques,
Catalogage et récupération de notices,
Recherche documentaire,
Gestion de la circulation des documents,
Récolement et désherbage,
Statistiques et éditions,
La consultation à distance.
Le système proposé devra présenter tous les avantages de standardisation et être
conforme aux normes en vigueur, tant sur le plan informatique que bibliothéconomique.
• description des documents en format UNIMARC et respect des normes françaises de ISBD
(Z 44-073 pour les monographies, Z 44-066 pour les documents sonores).
• respect de la norme ISO 2709 pour échanger ou partager des données avec d'autres
bibliothèques, notamment la BDM : la fourniture du fichier ISO 2709 comportant la totalité
de la base (notices complètes et notices exemplaires selon la recommandation 995), sera
comprise dans les prestations de maintenance du fournisseur.
• Export des données : le fournisseur précisera les modalités d’export de données notamment
sur le catalogue collectif de la BDM. Il précisera si cet export peut être automatisé et dans
quelles conditions.
• standard Z 39-50 : le fournisseur précisera comment il prévoit une interrogation Z 39-50 par
un serveur extérieur et les conditions logistiques et financières de cette fonctionnalité.
Il sera en outre suffisamment modulaire pour s’adapter à l’évolution des collections et des besoins
des bibliothèques. Il présentera une solution en temps réel.
Il devra pouvoir répondre à une demande ultérieure d’intégration dans un réseau intercommunal et
prévoir des fonctionnalités de travail en réseau.
Les besoins techniques particuliers (locaux, alimentation électrique, câblages,
onduleur…) nécessaires à l’installation du système devront être précisés par la société prestataire.
bdm.lamayenne.fr
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2.1
PRÉSENTATION DE LA FUTURE BIBLIOTHÈQUE
La population à desservir
La bibliothèque de la commune de est communale. La commune compte habitants.
2.2
Les locaux
La bibliothèque a une surface de m2.
Elle propose les sections suivantes :
- un secteur Adultes,
- un secteur Jeunesse
2.3
Le personnel
La bibliothèque est gérée par une équipe de bénévoles
2.4
Les collections
La bibliothèque dispose d’un fonds de ouvrages.
La bibliothèque Départementale effectue un dépôt d'environ 1500 ouvrages.
Prévisions sur 5 ans :
Livres
Actuellement
abonnements
A voir
abonnements
Les acquisitions annuelles
- budget de €,
2.6
Les emprunteurs
Deux types d'emprunteurs :
- lecteurs individuels :
- groupes :
bdm.lamayenne.fr
Périodiques
dont en prêts Néant
BDM
A terme
2.5
Documents sonores
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2.7
Les prêts
Prévision : prêts/an
2.8
Les dépôts de la B.D.M.
La bibliothèque bénéficie d'une desserte directe de la BDM (logiciel ALOES de la
société Opsys).
Les dépôts (prêts longue durée) peuvent être estimés à 1 500 documents avec une
possibilité à prévoir de 5 000 maximum (prêt de livres pour animation, expos... ), renouvelés à
raison de 500 documents maximum trois fois par an, lors du passage du bibliobus.
3
LES FONCTIONS À INFORMATISER
3.1
Caractéristiques indispensables du système :
- fonctionnement en temps réel.
- possibilité d'utiliser simultanément tous les écrans, quelles que soient les fonctions en
cours.
- être multimédia, pour permettre de gérer différents types de documents dans une
même base.
- respect des normes nationales (AFNOR) et internationales (ISO) de catalogage par
l'utilisation du format UNIMARC.
- temps de réponse rapides.
- facilité d'échanges de notices avec d'autres bibliothèques, en particulier la B.D.M
(logiciel Aloes d’opsys), pour un fonctionnement en réseau.
- grande souplesse de paramétrage des différentes fonctions.
- être évolutif et modulaire.
- proposer une maintenance par la société éditrice.
- posséder un manuel d'utilisation en français.
3.2
La gestion des acquisitions
Gestion des acquisitions
Gestion des
suggestions
d’acquisitions
bdm.lamayenne.fr
Vérification de la présence et de la localisation d’un titre lors de la
proposition : le fournisseur précisera sur quels critères le logiciel
dedoublonne et sur quels modules du logiciel ; sugestion, en
commande, catalogué
Date de la suggestion d’acquisitions
Origine de la suggestion (nom de la personne qui a fait la suggestion)
Sélections par le personnel et suggestions par le public
Indiquer comment différencier l’origine de la suggestion
Description bibliographique succincte de l’ouvrage : auteur, titre,
éditeur, collection, ISBN, prix
Références critiques et commentaires
Type de document (livres, CD, vidéo..)
Genre (roman, documentaires..)
Secteur (adulte, jeunesse..)
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réponse du
fournisseur
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Gestion des
commandes
Réception des
commandes
Suivi des
commandes
Gestion des dons
3.3
Possibilité de récupération directe d’une suggestion à partir de sites
bibliographiques :
Avec ou sans filtre
Possibilité d’apposer une réservation sur une suggestion de commande
éditer ces sélections/suggestions sous forme de listes : par secteur
(Adultes, Jeunesse, Discothèque) auteur, titre, éditeur
Possibilité de valider, modifier, différer ou refuser la suggestion : par
qui ?
fournisseur
numéro de bon de commande,
Possibilité d’édition sous forme de
prix
bons de commande où figureront les
service ou bibliothèque
éléments suivants :
concernée
date d’envoi au fournisseur
Possibilité de classement des ouvrages du bon de commande par
section (adulte, jeunesse), par éditeur puis par auteur et par titre
Possibilité d’inserer les prix des documents
fichiers des fournisseurs faisant apparaître : nom, coordonnées, type de
fournisseur (libraire, éditeur, diffuseur, disquaire), remise accordée
Possibilité de paramétrer les bons de commande
Contrôle de conformité
Attribution d’un numéro d’identification (code barre)
Mise en évidence des documents manquants, non conformes,
défectueux
Possibilité d’intégrer les autres documents au fonds, en récupérant la
notice succincte de pré-catalogage.
Possibilité de réception hors commande (achat sur place sans passer
par le module acquisition du logiciel)
Possibilité d’éditer la liste des ouvrages en attente, en réimpression,
épuisés
Suivi des budgets engagés
Possibilité d’éditer des lettres de relance auprès des fournisseurs.
décrire la procédure
La gestion budgétaire
Gestion des budgets
Budget des
acquisitions
Les autres
chapitres
budgétaires
bdm.lamayenne.fr
imputation globale sur lignes de crédit par type (CNL, don, budget
propre) lors de la commande.
ventilation des crédits par secteur (Adultes, Jeunesse, Discothèque),
par type de documents (livres, CD...), par genre (roman, album, indice
Dewey...).
Quel lien le logiciel fait il entre la réception des commandes et la
facturation ?
La disponibilité financière de chaque budget se met elle à jour ?
Si oui en prenant compte de quelles données : livres reçus, livre laissés
en commande, suivi auprès des fournisseurs ?
investissement
nature des crédits :
fonctionnement
subvention
animation
chapitres budgétaires
reliure
fournitures
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réponse du
fournisseur
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3.4
La gestion des périodiques
3.4.1.1
Gestion des
abonnements
Bulletinage et
gestion des
collections
3.5
réponse du
fournisseur
Gestion des périodiques
Numéro d’identification par titre
Nom, titre
Société éditrice
Périodicité
Prix
Date d’abonnement
Date du prochain règlement et signal réabt
Bulletinage régulier de chaque n°
Manques et retards signalés
Gestion des parutions irrégulières
Consultation et édition des états de coll.
Possibilité de cataloguer certains n° n° spécial, hors série...)
Dépouillement d’articles avec accès matières
Lien avec indexpresse
Localisation des différents exemplaires
Le catalogage
Le système devra permettre un catalogage multimédia (livres, livres-cassettes, CD, CDROM, dvd) normalisé.
Saisies des données bibliographiques
réponse du
Gestion des notices bibliographiques
fournisseur
Support du format UNIMARC.Indiquer les autres formats éventuellement supportés.
Présentation des notices suivant les normes ISBD. Indiquer les autres affichages disponibles
Existence d’une grille de catalogage différentes par type de doc.
Possibilité de parametrer soi meme les grilles de catalogage existantes
Possibilité d’insérer des doc. Multimédia (textes, sons, vidéo) dans les notices
Dédoublonnage systématique par ISBN
Identification des autres critères de doublonnage : l'auteur, titre ,date d‘edition,
Possibilité, en cours de saisie, de modifier ou supprimer les éléments entrés sans interrompre
la procédure de catalogage
Récupération et complément des notices de pré-catalogage, saisies lors des commandes :
lien avec la fonction "Acquisitions".
Electre
Bibliographie Nationale Française
RAMEAU
Possibilité de récupération de notices
Bibliothèque départementale
sur les bases suivantes :
Autres bases : préciser
Préciser les conditions techniques et coûts pour
chaque base.
Le système dispose-t-il des champs
numéro de notice
suivants : Les champs sont-ils
ISBN
contrôlés par une liste d’autorité ?
Titre
Auteur
Fonction d’auteur
Editeur
Année d’édition
Collection
Série
Support (livre, CD, vidéo)
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Gestion des notices bibliographiques
réponse du
fournisseur
Notes
Résumé
Indice Dewey
Vedettes matières et sous-vedettes
Genre (roman policier…)
Niveau (adultes, enfants..)
possibilité de modifier, de compléter ou d'annuler les notices (erreur, élimination...)
typographie riche : majuscules, minuscules, accentuation, signes diacritiques,….
Utilisateur
Peut on parametrer la grille des saisie Support
Si oui : quel critère :
Bibliothèque
Possibilité de saisie guidée.
titre et titre d’origine
réalisateur
producteur
Catalogage des vidéos
auteurs du scénario, des dialogues, compositeur
Le système dispose-t-il des champs
interprètes
suivants :Les champs sont-ils
année de réalisation
contrôlés par une liste d’autorité ?
support, format, durée, procédés son et image
Les champs sont-ils contrôlés par une liste
d’autorité ?
configuration requise (champ UNIMARC 337)
Catalogage des cédéroms
type de fichier informatique (donnée, programme,
Le système dispose-t-il des champs
multimédia)
suivants :Les champs sont-ils
Les champs sont-ils contrôlés par une liste
contrôlés par une liste d’autorité ?
d’autorité ?
fichiers d'autorités souhaités :
auteurs (personnes et collectivités) et interprètes,
mentions de responsabilité,
éditeurs (à partir de la lecture de l'ISBN, le système
proposera automatiquement l'intitulé de l'éditeur),
collections,
vedettes matières (de préférence celle de Rameau).
Gestion des autorités
Possibilité de contrôle des termes saisis selon les
autorités : interrogations des fichiers d’autorité en
cours de catalogage, sans interrompre la saisie.
Gestion des vedettes matières à partir de RAMEAU
ou de la liste d’autorités Blanc-Montmayer.
Gestion des renvois d’exclusion et d’orientation vers
les formes retenues ou associées.
•
Saisie des données d'exemp1aires
Gestion des exemplaires
en lien facile et rapide chainé avec la fonction "catalogage".
Numéro d’exemplaire
Bibliothèque propriétaire
Section de la bibliothèque/Localisation
La gestion
Cote
des
Nombre de pièces composant le document
exemplaires
Situation de l’exemplaire : prêté, réservé, exclu du prêt, en reliure, en réparation…
comporte-tL’appartenance à une série
elle :
Piège
Prix
Date de mise à l’exemplaire
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réponse du
fournisseur
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Gestion des exemplaires par code-barres (numéro d'inventaire) : soit attribué par le bibliothécaire,
soit proposé par le système et validé par le bibliothécaire (édition de code-barres).
Possibilité d'attribuer une cote "maison" ; une cote différente à un second exemplaire sans avoir à
ressaisir les données ; une cote différente de celle attribuée par la BDM. Chaque section pourra avoir
ses propres cotes
Le système permet-t-il la gestion des nouveautés et l’édition de listes de nouveautés ?
Si oui sur quel critère ?
La gestion d’un réseau de plusieurs bibliothèques induit une notion d’appartenance des collections
(fonds communaux, fonds communautaire, fonds BDM) : quelles solutions proposent le système de
gestion ?
distinction des code-barres des différentes bibliothèques du réseau (quels sont les choix préconisés
par le prestataire ?)
Compatibilité avec la BDM
Respect de la norme ISO 2709
Respect de la recommandation 995
Gestion des exemplaires par code barre : distinction entre ceux de la bibliothèque et ceux de la BDM
Importation temporaire de notices de documents prêtés par la BDM : possibilité de retour partiel de
documents
Le fournisseur décrira la procédure pour le retour des documents de la BDM et le retrait des notices
et exemplaires sur le systeme
Le fournisseur fare un eproposition pour intégrer la base bibliographique de maniere automatisée au
catalogue collectif de la BDM
Réservoir de notices
Le fournisseur de logiciel met-il à disposition un réservoir de notices bibliographiques de manière à
faciliter la saisie rétrospective du fonds de la bibliothèque ?
Peut il intégrer une sélection de la base départementale ? si oui détailler la prestation et le critere de
sélection
support cédérom ou internet ?
quel coût s’il s’agit d’un service payant
Si oui, détailler :
quantité et qualité de notices bibliographiques mises à disposition
détailler les types de documents présents dans le réservoir de notices
Peut il intégrer une sélection de la base départementale ? si oui détailler la prestation et le critere de
sélection
Si oui, détailler : quel coût s’il s’agit d’un service payant
quantité et qualité de notices bibliographiques mises à disposition
3.6
La recherche documentaire
Un engagement sur les temps minimum de réponse à une recherche documentaire simple, ainsi
qu'à une recherche plus complexe (critères croisés), en cas d'utilisation intensive des écrans, est demandé à
la société prestataire.
On distinguera la recherche pour le public et pour le personnel.
Le prestataire fournira des informations complémentaires sur la présentation du module de
« Recherche documentaire » sur internet si celle ci diffère .
Recherche documentaire
Pour le public
bdm.lamayenne.fr
Quels seront les moyens mis à la disposition des lecteurs et du personnel
pour localiser un document?
comment est définie la disponibilité d’un document?
recherche multimédia portant sur tout ou partie des fonds (Adultes,
Jeunesse, Discothèque).
recherche multimédia portant sur tout ou partie des supports
Rechercher croisée sur le fonds et les supports ( ex. Jeunesse et support
livres lus)
Simple, conviviale et rapide même en cas d'affluence.
le lecteur doit être guidé dans sa recherche en français
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réponse du
fournisseur
Mis à jour le 17/03/2010
historique de la recherche : retour possible à une étape antérieure de la
recherche
la recherche pourra se faire à plusieurs niveaux : de la recherche simple à la
recherche croisée
auteur/interprète,
Mots de auteur/interprète,
titre
les critères d'accès seront
mots du titre
sujet (vedette matière),
instrument (pour les documents sonores),
opérateurs booléens et accès par troncature à droite.
renvois automatiques vers les formes acceptées
affichage de notices simplifiées, puis normalisées (ISBD).
affichage de la localisation et de la disponibilité des exemplaires
possibilité de consulter l'OPAC à distance, par internet
numéro de notice,
numéro d'exemplaire (code-barres),
ISBN,
ISSN,
accès aux documents
auteur (personnes et collectivités),
imprimés par
titre et mots du titre,
éditeur,
collection
indice de classification (Dewey),
Pour le Personnel
vedette matière
numéro de notice,
numéro d'exemplaire (code-barres),
code-barres commercial,
auteur/interprète (personnes et collectivités)
accès aux documents
titre et mots du titre de l'album et de morceaux,
sonores par
collection,
indice de classification,
vedette matière (instrument, genre, pays,
thème).
gestion des majuscules, minuscules, accents et signes diacritiques
possibilité d'imprimer le résultat d'une recherche : préciser si cette impression peut etre mise en
page (Adultes, Jeunesse, Discothèque), ou triée par sujet, par cote, par indice de classification, par
collection.
3.7
La gestion de la circulation des documents
Dans tous les cas, le système doit pouvoir être débloqué à l'initiative du personnel.
Un engagement sur les temps minimum de réponse à prêt-retour simple, ainsi qu'à une série de prêt retours
complexe (groupes), en cas d'utilisation intensive des écrans, est demandé à la société prestataire
Gestion de la circulation des documents
Le système permet-il un passage instantané de la fonction « prêt » à la
Gestion des prêts fonctions « retour » sans sortir de la procédure et sans retour au menu
et des retours
général ?
selon les catégories d’emprunteurs ?
selon les types de documents ? préciser quel
Est-il possible de paramétrer
critère (support? Section?)
les droits de prêt :
par nouveauté ? précisr quel critère
modalités des prolongation.
bdm.lamayenne.fr
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réponse du
fournisseur
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Gestion de la circulation des documents
Les réservations
Les retards
Gestion des
emprunteurs
bdm.lamayenne.fr
Un engagement sur les temps minimum nécessaires pour les entrées et
sorties de documents en période d'affluence est demandé à la société
prestataire
Gestion des dépôts de livres dans diverses collectivités (écoles…)
Gestion des fonds particuliers (notamment ceux de la BDM)
Gestion des familles (appartenance d’un emprunteur à une famille) : y a til
un message lors du pret pour signaler l’appartenance à une famille? Le
founisseur précisera le type de message, les liens effectués qui apparaissent
ou non au moment du pret retour.
livres empruntés et non encore rendus
Informations sur
retards éventuels
l’emprunteur à fournir lors
réservations éventuelles
d’une opération de prêt ou
abonnement à renouveler
de retour :
divers messages adressés à l’emprunteur
description bibliographique succincte
permettant l’identification du document :
titre, auteur, cote, support, appartenance à
Informations sur le
une série
document devant apparaître date d’emprunt et de retour
lors des opérations de prêt
document réservé
ou de retour :
document exclu du prêt
nombre d’emprunts
nom du dernier emprunteur
Possibilité d’accéder depuis le module prêt/retour à la fiche complète de
l’emprunteur
possibilité de prêter un grand nombre de documents en une seule fois.
Exemple dépot prêt maximum de 500 documents
Tout document réservé par un emprunteur sera signalé et bloqué lors de sa
restitution
Le blocage doit pouvoir etre levé par le personnel
Définition d’un nombre maximum autorisé de réservations par emprunteur
Définition d’une durée maximale de mise à disposition des réservations.
Passé ce délai, la réservation est annulée et reportée automatiquement, le
cas échéant, sur le lecteur réservataire suivant
Possibilité de réserver un document dès la suggestion d’achat
Edition d’une lettre ou d’un mail de mise à disposition du document au
réservataire.Le founisseur précisera si les relations avec les lecteurs peuvent
se faire par mail et indiquer les procédures.
Les réservations se feront par titre et par exemplaire
elles seront enregistrées dans l’ordre chronologique des demandes
Le public a la possibilité de réserver par internet
Si oui
Peut il réserver sur un livre disponible?
Le founisseur précisera comment le personnel peut gérer ces demandes de
réservations
Edition automatique de lettres de rappels. Possibilité de configurer les
délais de rappel et le texte des lettres
Edition d’une seule lettre de rappel par famille
Le founisseur précisera si les relations avec les lecteurs peuvent se faire par
mail et indiquer les procédures.
Gestion des catégories d’emprunteurs : personnes physiques, collectivités
Données en conformité avec la CNIL
Gestion des tarifs d’inscription, paramétrage des tarifs d'inscription
Gestion des familles (appartenance de plusieurs emprunteurs à une même
famille)
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réponse du
fournisseur
Mis à jour le 17/03/2010
Gestion de la circulation des documents
réponse du
fournisseur
Renouvellement de l’inscription signalé automatiquement mais modifiable
manuellement.
Possibilité de piéger un emprunteur et de laisser un message avec blocage
de la carte du lecteur : retard, renouvellement d’inscription, carte perdue…
Transfert des informations lors de la création d'une nouvelle carte et
annulation de l'ancienne
Nom, prénom
Adresse : y en a t il plusieurs
Téléphone : y en a t il plusieurs
Sexe
Date de naissance
Catégorie socio-prof.
Catégorie d’emprunteur
La solution proposée
Date d’inscription
dispose-t-elle des champs
Etablissement scolaire
suivants :
Collectivité : logiciel prévoit il un statut
particulier pour gérer les cartes de groupes :
exemple cartes des écoles. lister ou imprimer
des cartes, durée et quota de prêt différents
Dépôt
Date du premier prêt
Nombre de prêt/an
* Gestion des usagers dans les bibliothèques
- lecture par code-barres des cartes emprunteurs.
En cas d'oubli de la carte, on doit pouvoir appeler le lecteur par son nom.
- paramétrage des catégories d'emprunteurs faisant apparaître :
•
•
•
•
•
•
•
•
individu/collectivité,
adresse, téléphone,
adresse temporaire,
adulte/jeune : gestion automatique du passage de la catégorie jeune à la catégorie adulte,
CSP,
établissement scolaire,
sexe,
commune (code INSEE).
3.8
Le récolement et le désherbage
Gestion des collections
Récolement et
désherbage
bdm.lamayenne.fr
Possibilité de comparer l’état des collections en rayon et des
documents sortis avec le catalogue général de la bibliothèque
les documents manquants non
empruntés
les documents qui ne sont jamais
Possibilité de lister :
sortis
les documents non sortis depuis un
temps donné
12/19
réponse du
fournisseur
Mis à jour le 17/03/2010
Elimination de
notices
3.9
pour chacune de ces listes, possibilité de tri par section, type de
document ou support, cote..
lister les documents éliminés, avec zone de notes pour cause de retrait
: mauvais état (avec ou sans rachat), ouvrage obsolète, inintéressant...
Possibilité de lister le nombre de sorties d’un document
Possibilité d’effectuer des modifications en série sur l’exemplaire ou
sur la notice bibliographique
Possibilité d’éditer des listes de documents pilonnés avec tri par
secteur, type de document, cote, auteur, titre
Elimination des notices d'exemplaires
Elimination des notices
Les statistiques
Le système sera capable de produire des statistiques en distinguant les documents propres à la
bibliothèque et ceux prêtés par la bibliothèque départementale.
Les statistiques
Le système permet-t-il de remplir automatiquement les données du rapport annuel au Ministère de
la Culture
Le système permet-t-il de remplir automatiquement les données du rapport annuel remis par la
BDM
Les statistiques pourront porter sur une période donnée : quotidiennes, hebdomadaires, mensuelles,
annuelles.. ou de telle date à telle date.
statistiques par secteur,
statistiques par type de document,
statistiques par support,
statistiques par cote,
les collections statistiques par date d'édition
statistiques par notice
statistiques par exemplaires
Séparation des statistiques sur les documents provenant de la bibliothèque
départementale et ceux du territoire
les acquisitions : statistiques par exemplaires
statistiques par type de document
les
acquisitions statistiques par nombre d’acquisition par achat et/ou par don
nombre de pilon et de pertes
nombre de documents prêtés par secteur
nombre de documents prêtés par type de document
les prêts
nombre de documents prêtés par support,
nombre de documents prêtés par genre
statistiques par classes d’age,
statistiques par sexe
statistiques par localisation géographique
statistiques par établissement scolaire
les
emprunteurs statistiques par année d’inscription
statistiques par lecteurs actifs : le systeme est il capable d’indiquer les lecteurs
n’ayant pas emprunté dans l’année, quelle que soit la date d’inscription ou de
réinscription du lecteur
Possibilité de combiner ces paramètres entre eux
Possibilité d’imprimer ces statistiques : préciser avec quel outil bureautique et quelle mise en forme
langage de requête simple
les statistiques ne sont pas tributaires de la cote des documents : le founisseur détaillera le moyen
de calculer les prets de documents de type romans jeunesse
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réponse du
fournisseur
Mis à jour le 17/03/2010
3.10
Les éditions
Les éditions
réponse du fournisseur
Le système permet-il une liaison avec des outils bureautiques (traitement de texte, tableur)
afin de mettre en forme les bibliographies, statistiques, lettres de rappels et autres documents
édités à partir de la base.
Est-il possible, notamment, d’insérer des images, des graphiques sur les documents réalisés ?
Le système permet-il l’édition des codes barres ? préciser les caractéristiques techniques et
financières de cette option. sur quelle imprimante il garantit la lisibilité des codes barres.
Le système permet-il l’édition des codes ? Faut il tenir compte du support des étiquettes pour
l’impression des codes barres ? à quel moment cette opération a lieu : peut-elle être dissociée
du catalogage et de la mise en exemplaire
Le système permet-il l’édition de catalogues : fonds jeunesse, fonds adulte, nouveautés, etc
* Bibliographies - Listes des nouveautés
- la mise en page doit être élaborée.
Si un logiciel de traitement de texte est nécessaire pour une présentation soignée et
paramétrable sur l'un des postes, il sera indiqué dans l’offre commerciale en précisant le logiciel
retenu.
Possibilité de choisir l'ordre des champs à imprimer et de faire apparaître les données
locales (secteurs, cote, n° d'exemplaire).
Possibilité de remettre en forme la bibliographie (zone en gras, italique, police, taille des
caractères, insertion d’image…)
* Lettres de rappel, de réservation et autres messages aux lecteurs
-
lettres de rappel pour les retards lecteurs.
lettres de relance pour les fournisseurs.
avis de mise à disposition des documents réservés.
messages divers aux lecteurs : avis de fermeture (vacances, ponts ... ), invitation à une
animation, envoi du règlement de la bibliothèque...)
paramétrage des différents courriers.
possibilité de publipostage
-
3.11
La consultation à distance
A intégrer en option dans l'offre définitive
Le Fournisseur précisera les conditions et besoins techniques permettant la consultation
des fichiers de la bibliothèque sur Internet. En effet, les usagers doivent pouvoir consulter l'OPAC
et être informés de l'actualité de la bibliothèque depuis leur domicile.
4
CONFIGURATION - DESCRIPTIF TECHNIQUE
4.1
Configuration souhaitée
La configuration souhaitée sera une solution micro-informatique en réseau,
dimensionnée pour la gestion décrite dans la configuration en tenant compte des prévisions
communales dans un premier temps et en proposant une solution qui puisse évoluer.
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L'implantation prévue est la suivante :
- 1 terminal écran/clavier avec douchette (lecture optique des code-barres des
documents et des cartes lecteurs).
Le logiciel bureautique (traitement de texte minimum) sera sur ce poste.
- 1 terminal écran/clavier en poste d'interrogation pour le public.
- un modem permettant la consultation du catalogue à distance ainsi que la
télémaintenance.
- un service pour la consultation du catalogue à distance.
- un accès Internet
4.2
Les étapes de l'implantation
Décrire ici le calendrier attendu
4.3
Matériel et logiciels
Souhait d'un seul et même fournisseur pour le matériel et les logiciels1.
Le fournisseur indiquera cependant ses offres de prix en détaillant chaque
prestation :
- offre de prix Matériel, logiciels et services,
- offre de prix logiciels et services.
Il indiquera précisément le type de matériel ainsi que l'environnement (câblage, modem)
sur lequel peut fonctionner son logiciel de manière optimale.
4.4
Garantie et maintenance
Conditions de garantie pour le matériel et les logiciels. Pour la garantie et la
maintenance, le fournisseur remplira le questionnaire joint en annexe qui fera référence dans le
cadre de la commande.
Réponse à toute demande à tout moment (téléphone ou télémaintenance).
Une télémaintenance est souhaitée. Dans ce cas, préciser à qui revient le coût des
communications téléphoniques.
L'applicatif devra être testé pour validation en vérifiant en particulier la liaison avec le
système Aloes de la Bibliothèque Départementale de la Mayenne (avec respect de la
recommandation 995).
* Pour le matériel
- conditions de dépannage et d'assistance : jours, horaires et délais d'intervention.
- Qui est l'interlocuteur des bibliothécaires ?
- D'où (de quelle(s) ville(s» viennent les intervenants ?
- conditions d'évolution du matériel.
1
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La collectivité indiquera si elle choisit cette option ou si elle souhaite deux consultations une pour le logiciel et le
fonctionnement et une pour le materiel : dans ce cas, le fournisseur du logiciel doit obligatoirement agrer la
configuration matérielle proposée par le founisseur matériel pour éviter tout coontentieux par la suite.
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* Pour les logiciels
- conditions de dépannage et d'assistance (id. que pour le matériel).
- conditions d'obtention des corrections et nouvelles versions : mises à jour gratuites ou
payantes sur tous les logiciels ?
Garanties que toute nouvelle version importante ne remettra pas en cause la
maintenance du logiciel en place, sur au moins 3 ans.
- La maintenance doit être garantie le samedi
- Souhait d'un interlocuteur unique pour le matériel et les logiciels.
- Les guides d'utilisateur devront être en français, pour le matériel comme pour les
logiciels. Le fournisseur transmettra toutes les clés d'accès aux fichiers afin d'assurer
la pérennité du système en cas de cessation d'activité de la société.
4.5
Configuration maximale
L'offre précisera jusqu'à quelle configuration maximale le système proposé peut évoluer
- nombre de terminaux maximum
- mémoire de masse maximum sans avoir à changer d'unité centrale, traduite en
nombre de livres et de CD pouvant être saisis.
4.6
Temps de réponse
Engagements sur des temps de réponse précis en cas d'affluence du public et
d'utilisation simultanée de tous les écrans pour :
- l'enregistrement d'un prêt.
- l'enregistrement d'un retour.
- une recherche documentaire simple.
- une recherche documentaire complexe.
4.7
Formation
Le fournisseur fera une proposition pour la formation du personnel salarié ou bénévole :
- formation sur site,
- plan de formation précis (temps, contenu, coût) pour chaque étape de
l'informatisation :
• lors de la mise en place du matériel : formation des responsables du système
(mise en route, arrêt, restauration, sauvegarde...)
• paramétrage initial et utilisation des différents modules du logiciel
• lors de l’ouverture au public
- le fournisseur précisera qui est l'interlocuteur pour la formation (expérience, CV)
4.8
Coût de la proposition
La proposition fera apparaître :
- coûts de la version standard et de chacune des options : le fournisseur précisera si
certaines fonctions peuvent être fournies dissociée du logiciel (ex. module acquisition,
périodiques,…) et indiquera dans ce cas le coût du module central et de chaque module optionnel.
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- coûts unitaires des différents matériels (écrans monochromes/écrans couleurs, ecran
plat ; postes multifonctionnels (lecteur CD-ROM, traitement de texte) ; modem permettant la
consultation extérieure par internet ; lecteurs de code barre ( douchette, scanette), imprimante laser
ou jets d'encre…).
- coût annuel de maintenance du matériel et des logiciels.
- coûts pour chacun des éléments et le montant global devront être indiqués HT et
TTC.
4.9
Critères de choix
Le choix définitif dépendra des critères suivants :
- normalisation du catalogage permettant les échanges (format UNIMARC pour la
saisie et le stockage).
- souplesse de paramétrage des différentes fonctions.
- facilité d'utilisation pour le public et pour les bénévoles.
- pérennité et évolution du système proposé, notamment le fournisseur indiquera si son
logiciel prévoit une possibilité d’intégration dans un réseau intercommunal
- engagements sur la maintenance matériel et logiciels.
- références de la société : nombre de sites opérationnels, clubs d'utilisateurs, origine
de la société et date de la dernière version.
- services proposés : formation sur site, documentation en français...
- respect des délais du calendrier d'implantation.
- coût de la configuration complète.
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5
ANNEXE
Pour la garantie et les maintenances, seuls les questionnaires ci-joints remplis feront référence.
Type de matériel
Durée
Sur site ou retour atelier ?
Frais restant en charge à la
communes ? (Expédition…)
Micro-ordinateur
unité centrale
écran
Lecteur code barres
Imprimantes
Onduleur
Tour de CD ROM
…
MAINTENANCE MATÉRIELLE
Jours et heures
Délais
Références de l’interlocuteur
En
cas
de
déplacement,
énumérer les frais pris en
charge par la collectivité :
- déplacement ?
- hébergement ?
- repas ?
- autres coûts (à préciser) :
Indiquer à chaque fois les
forfaits ou le mode de calcul de
ces frais.
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MAINTENANCE LOGICIEL
Jours et heures
Délais d’interventions :
- hors télémaintenance :
- en télémaintenance :
En cas de télémaintenance :
- références de l’interlocuteur :
- qui paie la communication ?
Préciser les coûts pour la collectivité
et les délais pour :
- mise à jour du logiciel.
- nouvelle version du logiciel.
Préciser si hors coût du logiciel,
certains coûts supplémentaires sont
facturés à la collectivité en cas de :
- mise à jour.
- nouvelle version.
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