Manuel d`utilisation de la comptabilité - Segs

Manuel d`utilisation de la comptabilité - Segs
Comptabilité 100
Version 14.00
Référence
Février 2006
Composition du progiciel
Votre progiciel est composé d'un boîtier de rangement comprenant :
‰ le cédérom sur lequel est enregistré le programme,
‰ la documentation électronique, présente sur le cédérom.
Propriété & Usage
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du 3 Juillet 1985). Ils constitueraient une contrefaçon sanctionnée par les articles 425 et suivants du Code Pénal.
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Logiciel original développé par Sage France.
Documentation Sage France.
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Conformité & Mise en garde
Compte tenu des contraintes inhérentes à la présentation sous forme de manuel électronique, les spécifications visées dans la présente documentation constituent une illustration aussi proche que possible des spécifications.
Il appartient au client, parallèlement à la documentation, de mettre en œuvre le progiciel pour permettre de mesurer exactement l'adéquation de
ses besoins aux fonctionnalités.
Il est important, pour une utilisation sûre et opérationnelle du progiciel, de lire préalablement la documentation.
Evolution
La documentation correspond à la version référencée. Entre deux versions, des mises à jour du logiciel peuvent être opérées sans modification
de la documentation. Toutefois, un additif peut être joint à la documentation existante pour présenter les modifications et améliorations apportées à ces mises à jour.
La fiche Suggestion
Sage France recherche une constante amélioration du progiciel et de sa documentation. Nous invitons notre clientèle à nous faire parvenir ses
suggestions et les éventuels défauts ou erreurs qu'elle pourrait relever sur la fiche suggestion figurant en dernière page du manuel.
Marques
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de Microsoft Corporation.
Macintosh, MAC/OS est une marque déposée de Apple Computer Inc.
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Sommaire
Sommaire
Introduction et généralités____ 18
Caractéristiques de votre monnaie de tenue de compte –
Assistant de création de fichier comptable ...................... 51
Introduction____________________________________19
Reprise des éléments comptables – Assistant de création de
fichier comptable.............................................................. 52
Utilisation en client/serveur...............................................20
Sélection des éléments comptables – Assistant de création
de fichier comptable......................................................... 53
A propos de Microsoft BackOffice Small Business Server......... 20
Nouveautés de la version 14 ............................................21
Modèles de saisie....................................................................... 21
Création du fichier comptable – Assistant de création de
fichier comptable.............................................................. 53
Règlements unifiés..................................................................... 21
Création manuelle du fichier comptable .......................... 54
Gestion des rappels ................................................................... 21
Exercice comptable et longueur des comptes ............................ 55
Gestion d’un bilan et compte de résultat analytique................... 21
Enrichissement de l’import/Export.............................................. 21
Rapprochement bancaire ........................................................... 21
Modèles d’impression................................................................. 21
Contrôle des numéros de TVA ................................................... 22
Gestion de l’IFRS .............................................................22
Ouvrir… ________________________________________57
Ouverture du dossier comptable...................................... 57
Ouverture du fichier expert .............................................. 58
Fermer _________________________________________60
•
La comptabilité dans un contexte international.................... 22
•
Quelques définitions ............................................................ 22
•
Incidence sur la Comptabilité Sage ..................................... 22
•
Barre d’outils Norme nationale ou IFRS .............................. 23
Volet Identification - A propos de… ................................ 62
•
Plans analytiques en colonne .............................................. 23
Volet Initialisation - A propos de…................................... 64
•
Périodes de rappel............................................................... 23
•
Gestion des extraits ............................................................. 24
Volet Contacts - A propos de… ....................................... 68
Fonctions disponibles par version ....................................24
Fonctions disponibles des versions Windows ............................ 24
Fonctions disponibles de la Ligne 30 ou Essentiel de gestion ... 30
Fonctions disponibles des versions Macintosh .......................... 33
Documentation fournie .....................................................39
A propos de… __________________________________61
Volet Paramètres - A propos de…................................... 69
Sous-volet Saisie – Volet Paramètres ............................. 70
Sous-volet Rapprochement – Volet Paramètres ............. 74
Sous-volet Rapprochement – Volet Relance................... 75
Volet Préférences - A propos de… .................................. 76
Volet Fiscal – A propos de… ........................................... 81
Menu Système _________________ 42
Sous-volet Comptabilisation – Volet Fiscal...................... 82
Sous-volet Cerfa – Volet Fiscal ....................................... 83
Sous-volet EDI-TVA – Volet Fiscal .................................. 85
Menu Application ______________ 44
Volet Ajustement lettrage – A propos de…...................... 87
Volet Communication – A propos de…............................ 89
Volet Options - A propos de… ......................................... 91
Menu Application ______________________________45
Champ statistique tiers .................................................... 93
Code interbancaire .......................................................... 94
Code risque ..................................................................... 95
Menu Fichier ___________________ 46
Devise.............................................................................. 96
Nouveau _______________________________________48
Filtre de révision ............................................................ 100
Assistant de création d'un nouveau fichier comptable .....48
Raison sociale et reprise des informations société – Assistant
de création de fichier comptable ......................................48
Saisie des coordonnées de l’entreprise – Assistant de
création de fichier comptable ...........................................49
Exercice et longueur de compte – Assistant de création de
fichier comptable ..............................................................50
Paramétrage des devises – Assistant de création de fichier
comptable .........................................................................51
Fichiers liés...................................................................... 99
Enregistrement des filtres de révision ....................................... 101
Enregistrement des énumérés .................................................. 101
Information libre ............................................................. 102
Détail d’une information libre..................................................... 102
Information libre de type Table.................................................. 104
Information libre de type Valeur calculée .................................. 104
•
Conseils pour l’enregistrement d’une formule de calcul ..... 106
•
Modification du paramétrage des informations libres ......... 107
•
Modification d’une information libre .................................... 107
3
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Sommaire
Suppression d’une information libre................................... 107
Importation au format Texte........................................... 151
Mode de règlement ........................................................107
Importation des comptes tiers ................................................... 152
Motif de rejet...................................................................108
Importation des écritures........................................................... 152
Nature de compte ...........................................................109
•
•
Niveau d'analyse ............................................................111
Organisation ...................................................................112
Pays ...............................................................................116
Période de rappel ...........................................................117
Gestion des devises ........................................................... 152
Importation du lettrage .............................................................. 153
Format des fichiers importés ..................................................... 154
Importation des Ecritures Sage et Ciel Windows........... 154
Importer les lignes d'échéance.................................................. 155
Importer les modes de paiement............................................... 155
Plan analytique ...............................................................118
Importer au format Edifact ............................................. 156
Enregistrement des plans analytiques ..................................... 119
Importer au format XML................................................. 156
Plans analytiques structurés .................................................... 121
•
Structure des numéros de sections ................................... 121
Paramétrage du plan IFRS....................................................... 123
Service des contacts ......................................................124
Structure banque ............................................................124
Banques résidentes / Banques à l’étranger ............................. 125
Type tiers........................................................................126
Numérotation des tiers ............................................................. 126
Comptes généraux par défaut.................................................. 127
Importer un fichier au format paramétrable 157
Exporter…____________________________________ 158
Exportations de données : mode opératoire.................. 159
Choix d'un modèle d'exportation ............................................... 159
Exportation au format Sage Espagne............................ 159
Format de sélection................................................................... 160
Structure du fichier exporté ....................................................... 160
Lire les informations ________________________ 129
Particularités ............................................................................. 160
Calculer les cumuls ........................................................131
Paramétrage d'un nouveau modèle d'exportation ......... 162
Renuméroter les pièces et registres...............................131
Informations à extraire .............................................................. 163
Régénération des registres ............................................132
Insertion, modification, suppression d'une ligne........................ 165
Recalcul des informations libres.....................................133
Utilisation d'un modèle d'exportation déjà créé ............. 166
Configuration système et partage __________ 135
Volet Configuration système - Configuration système et
partage ...........................................................................135
Exemples de fichier exporté...................................................... 161
Impression du contenu du modèle d'exportation ........... 166
Lancement de l'exportation............................................ 166
Exporter au format Ligne 100 et 30, HTML _ 167
Volet Utilisateurs connectés - Configuration système et
partage ...........................................................................136
Exporter au format texte ................................................ 167
Envoi d’un message .......................................................137
Exporter au Format Classeur Microsoft Excel® ............ 170
Réception d’un message ................................................138
Autorisations d’accès _______________________ 139
Commandes protégées ..................................................139
Effets de la protection d’une commande .................................. 143
Effets de la protection des volets d’une commande................. 143
Importer…____________________________________ 144
Exporter aux formats SYLK et HTML ............................ 168
Exporter au format XML................................................. 170
Exporter au format Sage ____________________ 171
Exporter au format EDIFACT ________________ 174
Préambule – Exporter au format EDIFACT ................... 174
Format d’exportation EDIFACT ..................................... 174
Volet Identification – Format EDIFACT.......................... 176
A propos des formats d'importation................................144
Volet Echange - Format EDIFACT ................................ 177
Format standard ....................................................................... 144
Volets Dossier, Emetteur et Récepteur - Format EDIFACT
178
Format paramétrable................................................................ 144
Importer au format Ligne 100 et 30 _________ 146
Lancement de l'importation ............................................146
Autres cas possibles ................................................................ 148
Suite de la procédure d’importation................................148
Enregistrer le fichier EDIFACT ...................................... 179
Exporter au format paramétrable ___________ 180
Exporter la balance__________________________ 181
Déroulement de l'importation.................................................... 149
Format import/export paramétrable_________ 184
Vérification de la cohérence du fichier – Importation des
données..........................................................................149
Communication ______________________________ 185
Importation des données ................................................150
Journal d'importation ......................................................151
Généralités sur les communications.............................. 185
Opérations préliminaires................................................ 188
4
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Sommaire
Procédure de transfert....................................................189
Quitter _______________________________________ 214
Marquage des écritures..................................................190
Envoi de données...........................................................190
Emission de type Communication ..................................190
Choix du type de traitement – Emission de type
Communication ..............................................................191
Choix des données à transférer – Emission de type
Communication ..............................................................191
Exportation de données par la communication Client/Expert
comptable .......................................................................193
Message E-mail........................................................................ 193
Menu Edition _________________ 215
Annuler_______________________________________ 216
Couper _______________________________________ 217
Copier ________________________________________ 218
Fichier magnétique................................................................... 194
Coller_________________________________________ 219
Emission de type Synchronisation – Sens client vers expertcomptable .......................................................................194
Effacer _______________________________________ 220
Choix du type de traitement – Emission de type
Synchronisation ..............................................................194
Sélectionner tout ____________________________ 221
Choix des données à transférer – Emission de type
Synchronisation ..............................................................195
Dupliquer_____________________________________ 222
Commentaires à l’intention du destinataire – Emission de
type Synchronisation ......................................................196
Calculette Sage______________________________ 223
Emission de type Synchronisation – Sens expert-comptable
vers client .......................................................................197
Inverseur _____________________________________ 224
Choix du type de traitement – Emission de type
Synchronisation ..............................................................197
Choix des données à transférer – Emission de type
Synchronisation ..............................................................198
Commentaires à l’intention du destinataire – Emission de
type Synchronisation ......................................................198
Réception de données ...................................................200
Réception de type Communication.................................201
Choix du type de traitement ..................................................... 201
Réception des données............................................................ 201
Réception de type Synchronisation ................................202
Choix du type de traitement ..................................................... 202
Réception des données............................................................ 202
Importation des données par communication .......................... 203
•
Message E-mail ................................................................. 203
•
Fichier magnétique ............................................................ 204
•
Traitement des erreurs....................................................... 205
•
Journal de traitement ......................................................... 205
Réception des données par synchronisation ........................... 206
Ajouter _______________________________________ 225
Voir/Modifier _________________________________ 226
Consulter_____________________________________ 227
Supprimer ____________________________________ 228
Précédent ____________________________________ 229
Suivant _______________________________________ 230
Rechercher __________________________________ 231
Atteindre _____________________________________ 232
Journal de traitement _______________________ 233
Menu Structure_______________ 234
Imprimer les paramètres société ___________ 207
Plan comptable ______________________________ 235
Etats proposés ...............................................................207
Opérations possibles sur la liste des comptes généraux235
Dossier entreprise .................................................................... 207
Options dossier ........................................................................ 207
Cumuls dossier......................................................................... 207
Paramètres BCR ...................................................................... 208
Tableaux de bord personnalisés .............................................. 208
Mise en page…_______________________________ 209
Format d’impression… _______________________ 210
Menu contextuel de la liste du plan comptable ......................... 237
Personnaliser la liste du plan comptable................................... 238
Assistant de création d'un compte général.................... 238
Numéro et intitulé du compte .................................................... 239
Compte général – Détail de la fiche............................... 240
Volet Fiche Principale - Compte général ....................... 241
Volet Analytique/IFRS – Compte général ...................... 245
Volet Bloc-notes - Compte général................................ 246
Impression différée __________________________ 212
Volet Budgets - Compte général.................................... 246
Lancement des programmes Sage __________ 213
Enregistrement d'un sous-budget ............................................. 248
Enregistrement d'un budget général ......................................... 248
5
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Sommaire
Volet Information libre - Compte général........................249
•
Volet Cumuls - Compte général .....................................250
Volet Historique rappels - Comptes tiers ....................... 289
Gestion des graphiques – Comptes généraux ...............250
Colonnes disponibles sur la liste des historiques de rappels .... 289
Sélection de la série du graphique ........................................... 251
Volet Champs libres - Compte tiers ............................... 290
Plan analytique ______________________________ 252
Sous-volet Information libre – Compte de tiers.............. 291
Modifier / supprimer un modèle de document .................... 289
Sous-volet Statistique tiers – Compte de tiers............... 290
Opérations possibles sur la liste des sections analytiques...
252
Sous-volet Documents – Compte de tiers ..................... 292
Menu contextuel de la liste du plan analytique......................... 253
Volet Modèles - Comptes tiers....................................... 295
Personnaliser la liste du plan analytique .................................. 253
Gestion des graphiques – Comptes tiers....................... 296
Section analytique – Détail de la fiche ...........................254
Volet Fiche principale - Section analytique.....................254
Plans analytiques et structure des numéros de section ........... 255
Paramétrage manuel des numéros de section......................... 255
Paramétrage d’une section en fonction d’une structure définie 257
•
Numéro de section............................................................. 257
Volet Budgets - Section analytique ................................258
Enregistrement d'un budget analytique .................................... 259
Enregistrement d'un sous-budget général................................ 259
Volet Information libre - Section analytique ....................260
Volet Cumuls - Compte tiers.......................................... 294
Sélection de la série du graphique............................................ 296
Taux de taxes________________________________ 297
Opérations possibles sur la liste des taux de taxes....... 297
Menu contextuel de la liste des taux de taxes .......................... 297
Personnaliser la liste des taux de taxes.................................... 298
Taux de taxes – Détail de la fiche.................................. 298
Codes journaux ______________________________ 301
Volet Cumuls - Section analytique..................................261
Opérations possibles sur la liste des codes journaux.... 301
Assistant de génération automatique des sections ........262
Menu contextuel de la liste des codes journaux ....................... 302
Sélection du plan analytique – Assistant de génération
automatique des sections...............................................262
Assistant de création d'un code journal ......................... 303
Personnaliser la liste des codes journaux ................................. 302
Informations générales – Assistant de génération
automatique des sections...............................................263
Définition du journal – Assistant de création d'un code journal
303
Sélection des ruptures – Assistant de génération automatique
des sections ...................................................................263
Caractéristiques des journaux de trésorerie – Assistant de
création d'un code journal.............................................. 304
Sections de type Total – Assistant de génération automatique
des sections ...................................................................265
Numérotation du journal – Assistant de création d'un code
journal ............................................................................ 304
Saisie manuelle d’un code journal ................................. 305
Plan reporting________________________________ 267
Opérations possibles sur la liste des comptes reporting 267
Codes journaux analytiques _________________ 309
Personnaliser la liste du plan reporting .................................... 268
Opérations possibles sur la liste des codes journaux
analytiques..................................................................... 309
Compte Reporting – Détail de la fiche............................268
Menu contextuel de la liste des codes journaux analytiques .... 309
Menu contextuel de la liste du plan reporting........................... 267
Volet Fiche principale - Compte reporting ......................268
Volet Cumuls - Compte reporting ...................................270
Plan tiers_____________________________________ 272
Opérations possibles sur la liste des comptes tiers........272
Menu contextuel de la liste du plan tiers .................................. 273
Personnaliser la liste du plan tiers............................................ 274
Compte tiers – Détail de la fiche.....................................274
Volet Identification - Compte tiers...................................276
Volet Contacts – Compte tiers........................................278
Volet Complément - Compte tiers ..................................279
Volet Banques - Compte tiers ........................................283
Banque tiers ............................................................................. 285
Personnaliser la liste des codes journaux analytiques.............. 310
Paramétrage d'un journal analytique ............................. 310
Banques______________________________________ 312
Opérations possibles sur la liste des banques .............. 312
Menu contextuel de la liste des banques .................................. 312
Personnaliser la liste des banques ........................................... 313
Banque – Détail de la fiche............................................ 313
Volet Identification - Banque.......................................... 313
Volet Contacts - Banque................................................ 315
Volet R.I.B. - Banque ..................................................... 315
Adresse banque ........................................................................ 317
Modèles ______________________________________ 319
Volet Solvabilité - Compte tiers ......................................285
Sous-volet Solvabilité – Compte de tiers........................285
Modèles de saisie____________________________ 320
Sous-volet Surveillance – Compte de tiers.....................287
Opérations possibles sur la liste des modèles de saisie 320
Volet Modèles- Comptes tiers ........................................288
Menu contextuel de la liste des modèles de saisie ................... 321
Colonnes disponibles sur la liste des modèles......................... 289
Personnaliser la liste des modèles de saisie ............................ 321
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Sommaire
Modèles de saisie : présentation ....................................322
Opérations possibles sur la liste des cycles de révision 358
Boutons de fonction des modèles de saisie ...................323
Menu contextuel de la liste des cycles de révision ................... 359
Colonnes d’un modèle de saisie ....................................325
Personnaliser la liste des cycles de révision............................. 359
Menu contextuel d’un modèle de saisie ................................... 326
Cycle de révision – Détail de la fiche............................. 360
Personnaliser la liste des colonnes d’un modèle de saisie ...... 326
Volet Fiche principale – Cycle de révision ..................... 360
Zones de saisie des modèles de saisie..........................326
Paramétrage des regroupements de compte............................ 360
En-tête d'un modèle ................................................................. 326
•
Volet Fourchettes – Regroupement des cycles de révision 360
Saisie d'une ligne de pièce....................................................... 327
•
Volet Observations – Regroupement des cycles de révision 361
Fonctions des modèles de saisie ...................................333
Volet Consignes – Cycle de révision ............................. 361
Aide au paramétrage................................................................ 335
Volet Tableaux - Cycle de révision ................................ 363
Exemples de modèles de saisie............................................... 336
Modèles de saisie analytique .........................................336
Fusion… ______________________________________ 365
Zones de saisie des modèles de saisie analytique ........338
Procédure de fusion....................................................... 366
Modèles de grille ____________________________ 340
Opérations possibles sur la liste des modèles de grille..340
Sélection du fichier d’origine ..................................................... 366
Sélection du fichier de destination ............................................ 366
Choix des données ................................................................... 367
Menu contextuel de la liste des modèles de grille.................... 340
Particularité de la fusion du plan tiers............................ 367
Personnaliser la liste des modèles de grille ............................. 341
Fusion des comptes....................................................... 367
Fenêtre de paramétrage des modèles de grille..............341
Modèles de règlement _______________________ 343
Opérations possibles sur la liste des modèles de règlement
343
Menu Traitement _____________ 369
Saisie par pièce______________________________ 371
Menu contextuel de la liste des modèles de règlement ........... 343
Fenêtre de paramétrage des modèles de règlement .....344
Ajout d’une pièce ____________________________ 372
Modèles d'abonnement ______________________ 346
Boutons de fonction – Saisie des pièces ....................... 373
Opérations possibles sur la liste des modèles d'abonnement
346
Menu contextuel de la liste des modèles d’abonnement.......... 347
Personnaliser la liste des modèles d’abonnement ................... 347
Fenêtre de paramétrage des modèles d'abonnement....347
Duplication des modèles ................................................349
Particularités de la duplication.................................................. 349
Libellés ______________________________________ 351
Liste des libellés .............................................................351
Zones de saisie de la fenêtre de saisie par pièce.......... 374
Saisie des informations générales ............................................ 375
Saisie des écritures – Saisie par pièce.......................... 376
Règlements multiéchéances ..................................................... 376
Saisie des écritures de règlement............................................. 377
Menu contextuel de la saisie des pièces................................... 377
Personnaliser les colonnes de la saisie des pièces .................. 378
Lettrage en saisie des pièces ........................................ 378
Ventilations analytique et IFRS des lignes de pièces .... 379
Plans analytiques en colonne ................................................... 379
Menu contextuel de la liste des libellés .................................... 351
Visualisation/modification d’une pièce _____ 381
Personnaliser la liste des libellés ............................................. 352
Menu contextuel de la saisie des lignes de pièce ..................... 382
Détail d’un libellé ............................................................352
Traitements réalisés.................................................................. 383
Postes budgétaires __________________________ 353
Saisie des opérations bancaires ____________ 384
Opérations possibles sur la liste des postes budgétaires353
Menu contextuel de la liste des postes budgétaires................. 354
Saisie des opérations bancaires – Description de la fenêtre
385
Personnaliser la liste des postes budgétaires .......................... 354
Boutons de la fenêtre – Saisie des opérations bancaires385
Poste budgétaire – Détail de la fiche..............................354
Zones de saisie de l’en-tête – Saisie des opérations
bancaires ....................................................................... 386
Volet Fiche principale - Poste budgétaire.......................355
Volet Dotations - Poste budgétaire.................................356
Volet Comptes - Poste budgétaire .................................357
Informations de totalisation – Saisie des opérations bancaires
387
Duplication des postes budgétaires ...............................357
Colonnes de la fenêtre – Saisie des opérations bancaires..
387
Cycles de révision ___________________________ 358
Menu contextuel de la saisie des opérations bancaires............ 389
Principe d’utilisation des cycles de révision....................358
Saisie des opérations bancaires.................................... 390
Personnaliser la liste des opérations bancaires ........................ 389
7
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Sommaire
Incorporation des mouvements bancaires......................390
Fenêtre de saisie des OD analytiques........................... 418
Proposition de génération automatique des écritures de
trésorerie ........................................................................391
Boutons de fonction .................................................................. 418
Association des mouvements bancaires aux écritures à régler
391
Menu contextuel des OD analytiques ....................................... 419
Ventilation analytique et IFRS d’un mouvement.............391
Ventilation IFRS d’un mouvement............................................ 392
Affectation d’un compte d’attente ...................................393
Suppression d’une pièce ................................................393
Totalisations .............................................................................. 419
Zones de saisie des OD analytiques ............................. 419
Visualisation/modification d’une OD ________ 422
Journaux de saisie __________________________ 423
Impression des écritures de trésorerie ...........................393
Opérations possibles sur la liste des journaux .............. 423
Génération des écritures de trésorerie ...........................393
Saisie d’un journal ......................................................... 425
Solde final théorique................................................................. 394
Menu contextuel des journaux de saisie ................................... 425
Statut du code journal .............................................................. 394
Personnaliser les colonnes des journaux de saisie .................. 427
Association de l’ensemble des mouvements à des écritures à régler
394
Fenêtre de saisie des journaux – Description................ 427
Génération des écritures de trésorerie..................................... 394
Utilisation de la barre d’outils Navigation – Saisie des jounaux
429
En-tête – Fenêtre de saisie des journaux ...................... 428
•
Génération des écritures de taxes ..................................... 394
•
Lettrage et pré-lettrage en montant ou en devise .............. 394
•
Génération des écritures d’écart........................................ 394
•
Génération de l’analytique ................................................. 394
•
Génération des registres de taxes ..................................... 395
Saisie classique d’un mouvement ................................. 444
Visualisation des écritures à régler.................................395
Paramètres à définir.................................................................. 444
Boutons – Visualisation des écritures à régler ......................... 395
Boutons de fonctions des journaux de saisie ................ 430
Zones de saisie des journaux ........................................ 432
Déplacements du curseur ......................................................... 445
Informations de totalisation – Visualisation des écritures à régler ..
396
Contrôle de saisie des zones obligatoires ..................... 446
Corps de la fenêtre – Visualisation des écritures à régler........ 396
Automatisation des écritures d’écart de conversion.................. 447
Menu contextuel de la liste des écritures à régler .................... 397
Saisie d'un mouvement multiéchéances ....................... 449
Personnaliser la liste des écritures à régler ............................. 398
Sélection des écritures – Visualisation des écritures à régler .. 398
Traitement des règlements partiels et des écarts...........398
Ecritures d’écart ....................................................................... 399
Saisie d’un mouvement en devise ................................. 446
Ecriture enregistrée sur un journal de trésorerie ........... 450
Modification du solde du journal................................................ 450
Ecriture de contrepartie............................................................. 450
Calcul automatique de la TVA ou des taxes parafiscales451
Saisie des écritures _________________________ 401
Saisie sans gestion du code taxe.............................................. 451
Saisie par lot_________________________________ 403
Utilisation des modèles de saisie................................... 453
Ouverture ou création du fichier de saisie par lot ...........403
Liste des journaux du lot de saisie .................................405
Menu contextuel de la liste des journaux du lot de saisie ........ 406
Personnaliser la liste des journaux du lot de saisie.................. 406
Mise à jour comptable des journaux du lot de saisie......406
Contrôles lors de la mise a jour de la saisie par lot.................. 408
Contrôles des écritures importées ou exportées ............409
Impression du rapport de saisie par lot ..........................409
Impression du brouillard de la saisie par lots .................410
Sélection simplifiée – Impression du brouillard de la saisie par lots
410
Saisie avec gestion du code taxe.............................................. 452
Création d’un modèle de saisie à partir d’un journal ................. 456
Ventilation analytique d’une ligne de journal ................. 458
Fenêtre Saisie analytique.......................................................... 458
Saisie manuelle de la ventilation analytique .................. 459
Sélection d’une section analytique............................................ 460
Plans analytiques en colonne ........................................ 461
Utilisation d'un modèle de grille analytique.................... 462
Transfert des ventilations analytiques lors d’une
synchronisation.............................................................. 463
Application des normes IAS/IFRS aux lignes de pièces 463
Plan IFRS géré en colonne ....................................................... 465
Format de sélection – Impression du brouillard de la saisie par lots
411
•
Saisie d’un journal - Saisie par lot ..................................413
Registre révision – Saisie des registres......................... 466
•
Menu contextuel des colonnes d’un journal de saisie par lot 414
Gestion des registres révisions ................................................. 467
•
Personnaliser les colonnes d’un journal de saisie par lot .. 415
Registre taxe – Saisie des registres .............................. 467
Mise à jour comptable d’un journal d’un lot de saisie............... 415
Impression du brouillard d’un journal d’un lot de saisie............ 415
Pas de gestion analytique................................................... 465
Saisie d'un registre ........................................................ 465
Incidence de la gestion des codes taxes .................................. 469
Gestion des registres taxes transférés...................................... 469
Saisie des OD analytiques___________________ 417
Visualisation d’une pièce ............................................... 470
Ajout d’une OD analytique___________________ 418
•
Extourne / Annulation d'une pièce ................................. 470
Extourne d’écritures importées ou exportées ..................... 472
8
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Sommaire
Saisie d’informations libres.............................................472
Calcul de l’écart de change....................................................... 503
Interrogation d’un compte...............................................473
Affectation ou modification d'un registre........................ 504
Gestion de la TVA sur les encaissements......................473
Impression d'un extrait de compte................................. 504
Principe général de la TVA sur les encaissements via les registres
taxes......................................................................................... 474
Sélection simplifiée – Extrait de compte ................................... 504
Format de sélection – Extrait de compte................................... 506
Cas particuliers......................................................................... 476
Transfert d’écritures .......................................................477
Interrogation tiers ___________________________ 508
Transfert d’écritures importées ou exportées........................... 478
Menu contextuel – Interrogation tiers........................................ 509
Visualisation des écritures à régler.................................479
Personnaliser la liste – Interrogation tiers ................................. 510
Impression du brouillard .................................................479
Suppression du lettrage, du pointage et du pré-lettrage –
Interrogation tiers........................................................... 510
Clôture des journaux ________________________ 481
Impression des extraits de compte tiers ........................ 510
Assistant de clôture des journaux ..................................481
Sélection simplifiée – Extrait de compte tiers............................ 511
Fenêtre de présentation – Assistant de clôture des journaux
482
Format de sélection – Extrait de compte tiers ........................... 511
Sélection des journaux en cas de clôture partielle – Assistant
de clôture des journaux ..................................................482
Interrogation analytique_____________________ 512
Sélection des journaux en cas de clôture totale – Assistant de
clôture des journaux .......................................................483
Sélection des mouvements analytiques ........................ 513
Impression des journaux – Assistant de clôture des journaux
484
Liste des mouvements – Interrogation analytique ......... 514
•
Impression du justificatif de solde des comptes tiers.......... 511
Sélection des écritures analytiques........................................... 513
Utilisation manuelle de la fonction Clôture des journaux 484
Affichage de l'écriture d'origine d’une ventilation analytique
514
Effets de la clôture totale des journaux ..........................486
Suppression d'une ligne ............................................................ 514
Contraintes – Clôture des journaux ................................486
Modification d'une écriture analytique ....................................... 515
Procédure de clôture des journaux ................................487
Impression d'un extrait de compte de la section............ 515
Clôture totale ............................................................................ 487
Sélection simplifiée – Impression d’une section........................ 515
Clôture partielle ........................................................................ 487
Format de sélection – Impression d’une section....................... 516
Journal à clôturer non encore imprimé..................................... 488
Imprimer et clôturer simultanément un journal ......................... 488
Gestion des extraits _________________________ 518
Effectuer des sélections multiples ............................................ 488
Liste des extraits de compte .......................................... 518
Refermer la commande sans exécuter de clôture.................... 488
Journaux synchronisés............................................................. 488
Menu contextuel – Comptes bancaires..................................... 519
Personnaliser la liste – Comptes bancaires .............................. 519
Interrogation et lettrage ____________________ 490
Consultation des extraits de compte.............................. 520
Fenêtre d'interrogation générale : description ................491
Personnaliser la liste des extraits de compte............................ 521
Menu contextuel de l’interrogation générale ............................ 492
Personnaliser les colonnes de l’interrogation générale............ 494
Lettrage / Délettrage automatique des mouvements......494
Menu contextuel de la liste des extraits de comptes................. 521
Saisie d’un extrait / modification d’un extrait.................. 521
Solde du journal ........................................................................ 524
Menu contextuel des colonnes de l’extrait ................................ 525
Paramètres du lettrage automatique ........................................ 494
Personnaliser la liste de l’extrait................................................ 526
Lettrage automatique des mouvements ................................... 496
Liste des écritures rapprochées – Extraits de compte... 526
Délettrage automatique des mouvements................................ 496
Libellés complémentaires – Extraits de compte ............ 527
Lettrage / Pointage / Pré-lettrage manuel des mouvements
496
Sélection des mouvements à traiter ......................................... 497
Choix de l'opération à réaliser .................................................. 498
Saisie de la lettre...................................................................... 498
Sélection des lignes à traiter .................................................... 499
Impression de l’extrait.................................................... 528
Intégration des extraits reçus de la banque par modem 528
Incorporation des extraits et gestion de la devise RIB .............. 529
Rapprochement bancaire automatique _____ 530
Enregistrement de l'opération................................................... 499
Rapprochement bancaire et gestion des devises.......... 531
Enregistrement d’écritures importées ou exportées................. 499
Rapprochement des écritures dans la devise du RIB ............... 531
Enregistrement d'une écriture d’équilibre ................................. 500
Délettrage des mouvements - Dépointage d'un compte 501
Rapprochement des écritures dans la monnaie de tenue de
comptabilité ............................................................................... 531
Suppression du lettrage, du pointage ou du pré-lettrage501
Gestion des ajustements en devise .......................................... 531
Ajustement lettrage ........................................................502
Préconisations........................................................................... 532
Calcul de l’écart de conversion ................................................ 502
Calcul de l’écart de règlement.................................................. 503
Présentation de la fenêtre Rapprochement bancaire .... 532
Menus contextuels du rapprochement automatique ................. 533
•
Menu contextuel des mouvements de l’extrait.................... 534
9
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Sommaire
•
Menu contextuel des mouvements bancaires.................... 534
Génération des règlements et lettrage...................................... 568
Personnaliser les listes du rapprochement bancaire automatique..
534
Génération d’écritures importées ou exportées ........................ 568
•
Personnaliser la liste des mouvements de l’extrait ............ 535
•
Personnaliser la liste des mouvements bancaires............. 535
Sélection des mouvements ............................................535
Sélection des écritures ............................................................. 536
Génération de l'impression sur la messagerie............... 568
Rappel/relevé ________________________________ 569
Sélection des mouvements à traiter .............................. 569
Consultation des mouvements ................................................. 537
Visualisation des mouvements à relancer ..................... 571
Tri de la liste ............................................................................. 537
Modification des niveaux de relance des écritures ................... 572
Rapprochement automatique .........................................537
Menu contextuel de la visualisation des rappels....................... 573
Rapprochement manuel .................................................538
Lettre rapprochement ............................................................... 538
Pointage des mouvements....................................................... 538
Rapprochement déséquilibré – Écritures d’ajustement............ 538
Tableau récapitulatif des combinaisons de rapprochement .
539
Personnaliser la liste de visualisation des rappels .................... 573
Impression des lettres de rappel et des relevés ............ 574
Impression de la proposition de rappel.......................... 574
Réévaluation des dettes et des créances en
devise ________________________________________ 575
Rapprochement selon la monnaie de tenue de comptabilité ... 540
Assistant de réévaluation des comptes en devise......... 576
•
Rapprochement sur les comptes de contrepartie .............. 540
Présentation et sélection du type de réévaluation ......... 576
•
Rapprochement sur les comptes de trésorerie .................. 540
Sélection des natures de compte – Assistant de réévaluation
des comptes en devise .................................................. 577
Rapprochement selon la devise du compte bancaire .............. 541
•
Rapprochement sur les comptes de contrepartie .............. 541
•
Rapprochement sur les comptes de trésorerie .................. 541
Annulation d’un rapprochement .....................................542
Effet du rapprochement sur les extraits de compte ........542
Impression du rapprochement........................................542
Sélection des journaux – Assistant de réévaluation des
comptes en devise......................................................... 578
Sélection des devises – Assistant de réévaluation des
comptes en devise......................................................... 579
Sélection simplifiée – Impression du rapprochement............... 542
Génération des écritures de pertes et de gains – Assistant de
réévaluation des comptes en devise ............................. 580
Format de sélection – Impression du rapprochement .............. 543
Cas d’une réévaluation de l’exercice ........................................ 580
Rapprochement bancaire manuel ___________ 545
Fenêtre du rapprochement bancaire manuel .................545
Modification de l'ancien solde du journal.................................. 547
Menu contextuel du rapprochement bancaire manuel ............. 547
Personnaliser la liste du rapprochement bancaire manuel ...... 548
Sélection des mouvements – Rapprochement bancaire
manuel............................................................................548
Pointage des mouvements – Rapprochement bancaire
manuel............................................................................549
Rapprochement d’écritures importées ou exportées................ 550
Impression de l'état de rapprochement – Rapprochement
bancaire manuel .............................................................550
•
Définition des paramètres de comptabilisation ................... 580
•
Définition des écritures de provisions pour les pertes ........ 581
Cas d’une réévaluation périodique............................................ 581
Extourne automatique – Assistant de réévaluation des
comptes en devise......................................................... 582
Edition de l’état des pertes et gains – Assistant de
réévaluation des comptes en devise ............................. 583
Confirmation – Assistant de réévaluation des comptes en
devise ............................................................................ 583
Génération d’écritures importées ou exportées – Assistant de
réévaluation des comptes en devise ............................. 584
Révision par cycle ___________________________ 585
Révision par cycle – Description de la fenêtre............... 585
Règlement tiers______________________________ 552
Sélection des mouvements à traiter ...............................552
Visualisation des règlements..........................................555
Menu contextuel de la visualisation des règlements ................ 557
Menu contextuel de la fenêtre de révision par cycle ................. 587
Personnaliser la liste de la révision par cycle ........................... 588
Sélection des mouvements............................................ 589
Saisie d’un registre de révision...................................... 589
Personnaliser la liste de visualisation des règlements ............. 558
Saisie des observations du cycle................................... 590
Association de plusieurs mouvements ...........................558
Saisie des observations du regroupement de comptes. 591
Règlement partiel d’une facture .....................................559
Saisie des consignes du cycle....................................... 592
Règlement partiel et lettrage .................................................... 559
Menu contextuel de la saisie des consignes ............................. 593
Règlement en devise......................................................559
Personnaliser la liste de saisie des consignes .......................... 593
Impression de la liste des règlements à effectuer ..........560
Génération des règlements ............................................560
Effets de la génération des règlements sur les registres de trésorerie
564
Impression de l'état de paiement.............................................. 564
Contenu des écritures de règlement générées ........................ 565
Saisie d’un tableau ........................................................ 594
Passage à un nouveau cycle......................................... 594
Menu contextuel de la saisie des consignes (passage à un nouveau
cycle)......................................................................................... 595
Recherche d'écritures _______________________ 596
10
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Sommaire
Sélection simplifiée – Recherche d’écritures..................596
Etats de clôture.............................................................. 635
Format de sélection – Recherche d’écritures .................598
Brouillard de clôture .................................................................. 635
Liste des écritures trouvées – Recherche d’écritures.....601
Journal de clôture...................................................................... 635
Consultation du journal............................................................. 602
Balance de clôture .................................................................... 635
Ventilation d'une écriture .......................................................... 602
Suppression du premier exercice... _________ 636
Impression du résultat de la recherche .................................... 603
Réimputation ________________________________ 604
Réimputation des écritures générales ______ 605
Fenêtre de paramétrage – Réimputation des écritures
générales........................................................................605
Réimputation sur des écritures importées ou exportées .......... 606
Menu Etat ____________________ 638
Généralités sur les impressions_____________ 640
Editions en devise ..................................................................... 640
Incidence de la norme IFRS...................................................... 641
Réimputation des écritures analytiques ____ 607
•
Fenêtre de paramétrage – Réimputation des écritures
analytiques .....................................................................607
Statut des écritures ................................................................... 642
Ecritures d'abonnement _____________________ 610
Liste des écritures d’abonnement à générer ..................610
Menu contextuel de la liste des écritures d’abonnement ......... 611
Personnaliser la liste des écritures d’abonnement................... 612
Barre d’outils Norme nationale ou IFRS - Présélection des écritures 641
Fenêtre de sélection simplifiée.................................................. 642
Plus de critères : les formats de sélection................................. 642
•
Critères de sélection ........................................................... 644
•
Critères «Sélection standard» ............................................ 645
•
Groupes .............................................................................. 645
•
Opérateurs .......................................................................... 646
Génération d’écritures importées ou exportées..............612
Etats personnalisés… _______________________ 648
Compaction __________________________________ 613
Impression d’un état personnalisé ............................................ 648
Fin d'exercice________________________________ 616
Contenu du menu ____________________________ 649
Nouvel exercice _____________________________ 617
Brouillard... __________________________________ 651
Assistant Nouvel exercice ..............................................617
Fenêtre de sélection simplifiée - Brouillard.................... 651
Sélection du traitement – Assistant Nouvel exercice......618
Format de sélection - Brouillard..................................... 653
Le fichier ne comporte qu’un seul exercice .............................. 618
Journal _______________________________________ 655
•
Création de l’exercice antérieur ......................................... 618
L’exercice en cours est le dernier............................................. 619
L’exercice suivant a déjà été créé ............................................ 620
Journal… _____________________________________ 656
Génération des reports à nouveaux – Assistant Nouvel
exercice ..........................................................................620
Journal centralisé ___________________________ 658
Génération des reports à-nouveaux analytiques – Assistant
Nouvel exercice ..............................................................622
Fenêtre de sélection simplifiée – Journal centralisé ...... 658
Format de sélection – Journal centralisé ....................... 659
Options de sélection du mode de report – Assistant Nouvel
exercice ..........................................................................623
Journal général... ____________________________ 660
Options de génération des à-nouveaux – Assistant Nouvel
exercice ..........................................................................624
Grand-livre des comptes... __________________ 661
Paramétrage du N° pièce – Assistant Nouvel exercice ..625
Sélection simplifiée - Grand-livre des comptes.............. 661
Paramétrage du libellé des écritures d’à-nouveaux –
Assistant Nouvel exercice ..............................................626
Format de sélection – Grand-livre des comptes ............ 663
Utilisation manuelle de la commande Nouvel exercice ..627
Balance des comptes...______________________ 668
A propos des reports analytiques............................................. 630
Sélection simplifiée – Balance des comptes.................. 668
Génération d’écritures importées ou exportées ....................... 630
Format de sélection – Balance des comptes................. 670
Report des budgets __________________________ 631
Exporter les données..................................................... 674
Clôture de l’exercice ________________________ 633
Echéancier... _________________________________ 676
Etats de clôture _____________________________ 634
Sélection simplifiée - Echéancier................................... 676
Format de sélection - Echéancier .................................. 677
Calcul des pièces de clôture ..........................................634
11
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Sommaire
Balance âgée... ______________________________ 680
Sélection simplifiée – Balance âgée...............................680
Format de sélection – Balance âgée ..............................682
Etats tiers...__________________________________ 685
Rubrique de type Constante ..................................................... 718
Rubrique de type Formule......................................................... 718
Calcul de la déclaration de TVA sur les encaissements 718
Les registres ne sont pas utilisés pour la gestion de la TVA sur
encaissement ............................................................................ 718
•
Rubrique de type Taxe ....................................................... 718
Grand livre des tiers _________________________ 686
•
Rubrique de type Montant .................................................. 719
Sélection simplifiée – Grand-livre des tiers ....................686
•
Rubrique de type Taxe ....................................................... 719
Format de sélection – Grand-livre des tiers....................687
•
Rubrique de type Montant .................................................. 719
Balance des tiers ____________________________ 691
Génération EDI-TVA _________________________ 720
Sélection simplifiée – Balance des tiers .........................691
Contrôles préalables – Génération EDI-TVA................. 720
Registres utilisés pour la gestion de la TVA sur encaissements 719
Format de sélection – Balance des tiers ........................692
Assistant de génération du fichier EDI-TVA .................. 721
Statistiques tiers ____________________________ 695
Etape 2 - Saisie des constantes .................................... 722
Sélection simplifiée – Statistiques tiers ..........................695
Etape 3 - Saisie des informations complémentaires...... 723
Format de sélection – Statistiques tiers..........................696
Calcul de la déclaration............................................................. 724
Historiques des rappels _____________________ 698
Etape 4a - Saisie du règlement ..................................... 725
Sélection simplifiée – Historique des rappels .................698
Format de sélection – Historique des rappels ................699
Etape 1 - Saisie des dates de déclaration ..................... 721
Contrôles de cohérence des valeurs de la déclaration ............. 724
Contrôles................................................................................... 726
Suppression d'un paiement....................................................... 726
Etape 4b - Références prélèvement .............................. 727
Registres-taxe... _____________________________ 700
Etape 4c - Formulaire "NEANT" .................................... 727
Format de sélection – Registres-taxe.............................701
Etape 6 - Saisie des zones Commentaires.................... 730
Etape 5 - Saisie du remboursement .............................. 728
Déclaration de taxes... ______________________ 704
Etape 7a - Annexe 3310 A - Commentaires .................. 731
Généralités sur les déclarations de taxe .................................. 704
Etape 8 - Lancement du traitement ............................... 732
Etape 7b - Annexe 3310 A - Liquidation des taxes........ 731
•
Modalités d’application....................................................... 704
•
Particularités des états Cerfa............................................. 704
•
Adaptation de la Comptabilité 100 ..................................... 705
•
Gestion des arrondis.......................................................... 705
•
Lexique lié à EDI-TVA........................................................ 705
•
Formulaires EDI TVA gérés ............................................... 705
Assistant de mise à jour fiscale ..................................... 734
•
Notion de millésime pour les formulaires DGI.................... 706
Étape 1 – Téléchargement des outils EDI-TVA ............. 734
Etat déclaration de taxes ___________________ 707
Traitement effectué ................................................................... 733
Impression de l'état récapitulatif des paiements ....................... 733
Mise à jour fiscale ___________________________ 734
Etape 2 – Généralités et actions possibles.................... 735
Etape 3 – Règles de mise à jour.................................... 735
Sélection simplifiée – Etat déclaration de taxes .............707
Etape 4 – Choix de la méthode et lancement................ 736
Format de sélection – Déclaration de taxes ...................709
Traitement effectué ................................................................... 737
Gestion des arrondis ......................................................710
Mise à jour des écritures de taxes..................................711
Rapport d’activité...__________________________ 738
Paramétrage de la déclaration de taxes.........................712
Sélection simplifiée – Rapport d’activité ........................ 738
Insertion de rubriques............................................................... 713
Format de sélection – Rapport d’activité ....................... 739
Déplacement des rubriques ..................................................... 713
Paramétrage du rapport d'activité.................................. 740
Modification d’une rubrique ...................................................... 713
Saisie des formules .................................................................. 715
•
Addition, soustraction, multiplication et division de rubriques 716
•
Parenthèses pour isoler les rubriques ............................... 716
•
Tests conditionnels ............................................................ 716
Saisie des constantes ....................................................716
Régime simplifié ....................................................................... 717
Calcul de la déclaration de TVA sur les débits ...............717
Rubrique de type Taxe ............................................................. 717
Rubrique de type Montant ........................................................ 718
Insertion de rubriques ............................................................... 740
Déplacement des rubriques ...................................................... 741
Modification d’une rubrique ....................................................... 741
Bilan/Compte de résultat... __________________ 743
Sélection simplifiée – Bilan/compte de résultat ............. 743
Format de sélection – Bilan/compte de résultat............. 744
Paramétrage – Bilan/compte de résultat ....................... 746
Etats analytiques... __________________________ 747
12
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Sommaire
Journaux analytiques .....................................................747
Balance analytique .........................................................749
Grand-livre analytique ....................................................750
Contrôle des cumuls analytiques....................................751
Bilan/ Compte de résultat ...............................................751
Format de sélection ........................................................752
Tableau de bord personnalisé _______________ 791
Sélection simplifiée - Tableau de bord personnalisé ..... 791
Format de sélection - Tableau de bord personnalisé .... 793
Paramétrage des états - Tableau de bord personnalisé 794
Détail d’un état - Tableau de bord personnalisé ............ 794
Volet Fiche principale – Tableau de bord personnalisé. 795
Etats budgétaires...__________________________ 755
Saisie des comptes généraux ................................................... 797
Sélection simplifiée – Etats budgétaires.........................755
Volet Ligne – Tableau de bord personnalisé ................. 798
Format de sélection – Etats budgétaires ........................756
Volet Colonne – Tableau de bord personnalisé............. 800
Etats reporting..._____________________________ 759
Contrôles comptables _______________________ 802
Grand-livre reporting ________________________ 760
Contrôles comptables - Liste ......................................... 802
Sélection simplifiée – Grand-livre reporting....................760
Format de sélection – Grand-livre reporting ...................761
Balance reporting ___________________________ 763
Sélection simplifiée – Balance reporting.........................763
Format de sélection – Balance reporting........................763
Etats analytiques reporting _________________ 766
Sélection simplifiée – Etats analytiques reporting ..........766
Format de sélection – Etats analytiques reporting .........767
Saisie des valeurs ..................................................................... 798
Contrôles comptables – Impression .............................. 802
Contrôles comptables – Paramétrage ........................... 804
Contrôle des registres taxes ________________ 807
Sélection simplifiée – Contrôle des registres taxes ....... 807
Format de sélection - Contrôle des registres taxes ....... 808
Contrôles du paramétrage___________________ 810
Contrôles effectués........................................................ 810
Contrôles sur le bilan et le compte de résultat .......................... 810
•
Détection des comptes non affectés................................... 810
Bilan/Compte de résultat reporting... _______ 770
•
Détection des doublons ...................................................... 811
Sélection simplifiée – Bilan/compte de résultat reporting770
•
Format de sélection – Bilan/compte de résultat reporting770
Association des comptes généraux aux comptes de tiers ........ 814
Paramétrage – Bilan/compte de résultat reporting .........772
Analyse des comptes par nature............................................... 811
•
Présentation de l’état .......................................................... 814
Présentation de l’état .......................................................... 815
Rattachement des comptes aux budgets.................................. 815
Etats budgétaires reporting... _______________ 773
•
Sélection simplifiée – Etats budgétaires reporting..........773
Format de sélection - Contrôles du paramétrage .......... 817
Format de sélection – Etats reporting budgétaires.........774
Analyse et contrôles ________________________ 777
Comparatif multiexercices __________________ 778
Sélection simplifiée - Comparatif multiexercices ............778
Format de sélection – Comparatif multiexercices...........780
Comparatif multiexercices – Saisie des commentaires ..782
Menu contextuel de l’état comparatif des comptes .................. 783
Personnaliser la liste de l’état comparatif des comptes ........... 783
Analyse des journaux________________________ 784
Sélection simplifiée – Analyse des journaux ..................784
Présentation de l’état .......................................................... 816
Sélection simplifiée - Contrôles du paramétrage ........... 816
Registres révision... _________________________ 820
Sélection simplifiée - Registres révision ........................ 821
Format de sélection - Registre révision ......................... 822
Etat Registre-Révision ................................................... 823
Etat révision par cycle... ____________________ 824
Sélection simplifiée – Etats de révision par cycle .......... 824
Format de sélection – Etats de révision par cycle ......... 824
Etat révision par cycle – Etat imprimé ........................... 827
Contrôle de caisse___________________________ 828
Etat Analyse des journaux........................................................ 785
Sélection simplifiée – Contrôle de caisse ...................... 828
Format de sélection - Analyse des journaux ..................786
Format de sélection – Contrôle de caisse ..................... 828
Palmarès des comptes ______________________ 788
Etats libres..._________________________________ 831
Sélection simplifiée - Palmarès des comptes .................788
Liste des comptes généraux... ______________ 832
Format de sélection - Palmarès des comptes ................789
Sélection simplifiée – Liste des comptes généraux ....... 832
13
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Sommaire
Format de sélection – Liste des comptes généraux .......832
•
Mot de passe Portail ........................................................... 862
Des droits ont été souscrits....................................................... 862
Liste des comptes tiers... ___________________ 834
Sélection simplifiée – Liste des comptes tiers ................834
Format de sélection – Liste des comptes tiers ...............834
Liste des sections analytiques... ____________ 836
Actualiser les droits d’accès au Portail_____ 864
Première actualisation............................................................... 864
Renouvellement de l’actualisation............................................. 864
A propos de Comptabilité 100 _______________ 865
Sélection simplifiée – Liste des sections analytiques .....836
Format de sélection – Liste des sections analytiques ....837
Annexes ______________________ 867
Menu Fenêtre _________________ 838
Fichiers et champs de mise en page________ 868
Réorganiser __________________________________ 839
Objet état ....................................................................... 868
Actualiser ____________________________________ 840
Option dossier................................................................ 870
Personnaliser l’interface ____________________ 841
Dossier entreprise.......................................................... 869
Comptes généraux ........................................................ 870
Sections analytiques...................................................... 872
Volet Barres d’outils – Personnaliser l’interface .............842
Comptes tiers................................................................. 873
Afficher et masquer les barres d’outils par le menu contextuel 843
Codes journaux.............................................................. 875
Volet Menus – Personnaliser l’interface .........................844
Codes journaux analytiques .......................................... 876
Volet Clavier – Personnaliser l’interface.........................845
Banques......................................................................... 876
Personnaliser la liste... ______________________ 847
Préférences… ________________________________ 848
Numérotation driver fax ..................................................852
Identification du numéro de télécopie....................................... 852
Gestion du préfixe de numérotation ......................................... 852
Gestion des numéros internationaux........................................ 852
Ecritures générales........................................................ 877
Ecritures analytiques ..................................................... 878
Extrait de compte général.............................................. 878
Extrait de compte tiers ................................................... 880
Extrait de compte analytique ......................................... 881
Rappel/relevé................................................................. 882
Règlement tiers.............................................................. 883
Gestion du code région / indicatif ............................................. 852
Recherche d’écritures générales ................................... 884
Utilisation du driver fax ............................................................. 852
Recherche d’écritures analytiques................................. 884
Barre verticale_______________________________ 854
Mode assistant ______________________________ 855
Mode personnalisé __________________________ 856
Liste des exercices__________________________ 857
Liste des fenêtres ouvertes _________________ 858
Etat contrôle comptable ................................................. 885
Fichiers d'importation / exportation gamme 887
Forme générale des fichiers d’importation..................... 887
Drapeaux de type général......................................................... 887
Structure des fichiers ................................................................ 887
Nombre d’importations effectuées ............................................ 888
Liste des fichiers d’importation et drapeaux .................. 888
Dossier Entreprise..................................................................... 890
Champ Statistique Tiers............................................................ 894
Enuméré statistique .................................................................. 894
Menu Aide (?) _________________ 859
Code risque............................................................................... 894
Rubriques d’aide de Comptabilité 100 ______ 860
Filtre révision............................................................................. 895
Consulter le manuel _________________________ 861
Information libre ........................................................................ 895
Manuel électronique installé sur le disque dur ......................... 861
Mode de règlement ................................................................... 896
Manuel électronique non installé sur le disque dur .................. 861
Motif de rejet ............................................................................. 897
Sage sur le Web _____________________________ 862
Vous ne vous êtes pas encore connecté au site Sage ............ 862
Devise ....................................................................................... 894
Filtre Dossier comptable ........................................................... 895
Enumérés informations libres.................................................... 896
Nature de compte...................................................................... 897
Niveau d'analyse ....................................................................... 898
Organisation.............................................................................. 898
Plan analytique.......................................................................... 898
14
© Sage France
Sommaire
Enuméré analytique ................................................................. 899
Période de rappel ..................................................................... 899
Service des contacts ................................................................ 899
Fichiers d'import / export Sage______________ 932
Importation des comptes ............................................... 932
Paramétrage des résultats ....................................................... 900
Tests effectués sur ce fichier .................................................... 932
Informations fiscales................................................................. 900
Exportation des comptes tiers ....................................... 933
Structure banque...................................................................... 901
Import / Export des écritures.......................................... 933
Types tiers................................................................................ 902
Tests effectués sur ce fichier .................................................... 935
Registre .................................................................................... 902
Ajustement lettrage .................................................................. 903
Code interbancaire ................................................................... 903
Contacts dossiers..................................................................... 904
Pays ......................................................................................... 904
Plan comptable......................................................................... 904
Budget plan comptable............................................................. 905
Répartition analytique plan comptable ..................................... 906
Plan analytique / Section.......................................................... 906
Budget plan analytique............................................................. 907
Plan reporting ........................................................................... 907
Plan tiers .................................................................................. 908
Banque tiers ............................................................................. 910
Règlement tiers ........................................................................ 911
Lieu de livraison clients ............................................................ 911
Contacts tiers ........................................................................... 912
Historique des rappels.............................................................. 912
Taux de taxe............................................................................. 913
Codes journaux ........................................................................ 914
Codes journaux analytiques ..................................................... 914
Banque ..................................................................................... 915
Contacts banques .................................................................... 917
Conditions de valeurs banques ................................................ 917
Conditions éléments banques .................................................. 918
Modèle de saisie ...................................................................... 919
Modèle de saisie / Ecriture comptable ..................................... 919
Modèle de saisie / Ecriture analytique...................................... 920
Modèle de grille ........................................................................ 921
Modèle de règlement................................................................ 921
Modèle d'abonnement .............................................................. 922
Libellé ....................................................................................... 922
Poste budgétaire ...................................................................... 922
Ecriture générale ...................................................................... 923
Ecriture analytique.................................................................... 924
Registre révision....................................................................... 924
Critères des formats d'exportation _________ 937
Paramètres généraux................................................................ 937
Fichier Dossier entreprise ......................................................... 937
Fichier Comptes généraux ........................................................ 938
Fichier Sections analytiques ..................................................... 941
Fichier comptes reporting.......................................................... 943
Fichier comptes Tiers................................................................ 943
Fichier Taux de taxes................................................................ 946
Fichier codes journaux .............................................................. 946
Fichier Banques ........................................................................ 947
Fichier Modèles de saisie.......................................................... 948
Fichier Modèles de grille ........................................................... 949
Fichier Modèles de règlement................................................... 949
Fichier Modèles d'abonnement ................................................. 949
Fichier Libellés .......................................................................... 950
Fichier Postes budgétaires........................................................ 950
Fichier Ecritures comptables ..................................................... 951
Fichier Ecritures analytiques ..................................................... 952
Fichier Registres révisions ........................................................ 953
Fichier Registres taxes.............................................................. 953
Reports analytiques .................................................................. 954
Extraits bancaires...................................................................... 954
Cycles observations .................................................................. 955
Regroupements observations ................................................... 955
Consignes des cycles ............................................................... 955
Valeurs tableaux ....................................................................... 956
Cycles de révision ..................................................................... 956
Regroupements......................................................................... 956
Regroupements fourchettes...................................................... 957
Consignes ................................................................................. 957
Tableaux ................................................................................... 957
Déclaration de taxes aux modèles CERFA__ 958
Registre taxe ............................................................................ 925
Codification des rubriques ............................................. 958
Information libre........................................................................ 926
Type de rubriques.......................................................... 958
Extrait bancaire ........................................................................ 926
Modèle Cerfa CA3 ......................................................... 960
OD et Reports analytiques ....................................................... 927
Cycle ........................................................................................ 928
Consigne .................................................................................. 928
Tableau .................................................................................... 928
Rubriques de la déclaration de taxes ....................................... 960
Rubriques de l'En-tête............................................................... 963
Modèle CA12 ................................................................. 964
Regroupement.......................................................................... 929
Rubriques de la déclaration de taxes ....................................... 964
Regroupement / Fourchette ..................................................... 929
Rubriques de l'En-tête............................................................... 968
Regroupement / Observation ................................................... 929
Modèles Cerfa - Codifications........................................ 969
Révision par cycle / Consignes de cycle .................................. 929
Révision par cycle / Observations de cycle.............................. 930
Révision par cycle / Elément tableau : #METB ........................ 930
Fichiers d'Import / Export CIEL______________ 931
Export des écritures au format Ciel ................................931
Format d’exportation de la balance _________ 970
Exportation de la balance au format Sage Etats financiers .
970
Exportation de la balance au format Microlucien........... 970
Exportation de la balance au format Arpège ................. 971
15
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Sommaire
Exportation des états _______________________ 973
Export du brouillard ........................................................974
Brouillard base ou continu........................................................ 974
•
Ecritures générales ........................................................... 974
•
Export du journal analytique .......................................... 985
Journal base ............................................................................. 985
Journal développé .................................................................... 985
Export de la balance analytique sur rupture .................. 985
Ecritures analytiques.......................................................... 974
Export de l’état de contrôle des cumuls......................... 986
Brouillard développé tiers......................................................... 974
Export du journal des reports analytiques ..................... 986
•
Ecritures générales ........................................................... 974
Export des budgets........................................................ 986
•
Ecritures analytiques.......................................................... 974
Etat sur les postes budgétaires................................................. 986
Brouillard développé devise ..................................................... 975
•
Sans le détail des comptes ................................................ 986
•
Ecritures générales ........................................................... 975
•
Avec le détail des comptes ................................................ 986
•
Ecritures analytiques.......................................................... 975
Etat sur les comptes généraux (Axe général) ........................... 987
Export du Grand livre général, complet, clients ou
fournisseurs ....................................................................976
•
Sans le détail des sous-budgets analytiques ..................... 987
•
Avec le détail des sous-budgets analytiques ..................... 987
Grand livre base ...................................................................... 976
Etat sur les sections analytiques (Axe analytique).................... 987
Grand livre développé ............................................................. 976
•
Sans le détail des sous-budgets généraux ........................ 987
Grand livre développé Devise ................................................. 976
•
Avec le détail des sous-budgets généraux ........................ 987
Export du Grand livre Devise..........................................977
Export des états reporting.............................................. 988
Grand livre base ...................................................................... 977
Grand livre reporting ................................................................ 988
Grand livre développé ............................................................. 977
Balance reporting ..................................................................... 988
Grand livre développé devise .................................................. 977
Grand-livre analytique reporting ............................................... 988
Export de la balance.......................................................978
Balance analytique reporting..................................................... 989
Balance base ........................................................................... 978
•
Avec détail des comptes .................................................... 989
Balance développée ................................................................ 978
•
Sans détail des comptes .................................................... 989
Balance 6 colonnes ................................................................. 978
Bilan et compte de résultat reporting ....................................... 989
Balance 8 colonnes ................................................................. 978
Etats budgétaires ...................................................................... 989
Export de l’échéancier ....................................................979
•
Etat sur Postes Budgétaires ............................................... 989
•
Etats sur Comptes généraux (Axe général)........................ 990
•
Etat sur Sections analytiques (Axe analytique) .................. 990
Export de la Balance âgée .............................................979
Export du Grand livre tiers..............................................979
Grand livre base ...................................................................... 979
Grand livre développé Paramétrable (colonnes par défaut) .... 980
Grand livre développé devise .................................................. 980
Export des états registres révision................................. 991
Export du Bilan et du compte de résultat....................... 991
Export du Rapport d’activité........................................... 992
Export de la balance tiers ...............................................980
Export du contrôle de caisse ......................................... 992
Balance base............................................................................ 980
Paramétrage des contrôles comptables ____ 993
•
Sans le détail des comptes généraux ............................... 980
•
Avec le détail des comptes généraux ............................... 980
Généralités .................................................................... 993
Balance développée................................................................. 981
Rédaction des scripts................................................................ 993
•
Sans le détail des comptes généraux ............................... 981
•
•
Avec le détail des comptes généraux ............................... 982
Principe de fonctionnement des contrôles comptables............. 994
Export des statistiques tiers ...........................................982
Opérateurs ................................................................................ 995
Statistiques clients ................................................................... 982
Variables ................................................................................... 995
Statistiques Fournisseurs ........................................................ 982
Fonctions................................................................................... 995
Analyse Vulnérabilité clients .................................................... 982
•
Alerte(Message) ................................................................. 995
Export de la balance analytique .....................................982
•
Alors.................................................................................... 996
•
Annee ................................................................................. 996
•
Arrondi(Valeur;Nbre décimales) ......................................... 996
Balance base............................................................................ 983
•
Avec le détail des comptes généraux ............................... 983
•
Sans le détail des comptes généraux ............................... 983
Balance développée................................................................. 983
•
Avec le détail des comptes généraux ............................... 983
•
Sans le détail des comptes généraux ............................... 983
Export de la balance analytique inversée.......................984
Balance base ........................................................................... 984
Balance développée ................................................................ 984
Erreurs dans les scripts ...................................................... 994
•
Autre ................................................................................... 996
•
CDText (Date)..................................................................... 996
•
CDLText (Date longue)....................................................... 996
•
Commentaire ...................................................................... 997
•
CVDate (Texte) ................................................................... 997
•
CVLDate (Texte) ................................................................. 997
•
CVNum (Texte) ................................................................... 997
•
CVText (Valeur) .................................................................. 997
•
Date(jj;mm;aa) .................................................................... 997
Grand livre analytique base ..................................................... 984
•
DateJour() ........................................................................... 998
Grand livre analytique développé ............................................ 984
•
Droite(Texte;Nombre) ......................................................... 998
Grand livre analytique inversé ................................................. 985
•
Et ........................................................................................ 998
Export du grand livre analytique .....................................984
16
© Sage France
Sommaire
•
Faux ................................................................................... 998
•
FinSi................................................................................... 999
•
FinSuivant .......................................................................... 999
•
Gauche(Texte;Nombre) ..................................................... 999
•
IdentiquePiece()................................................................. 999
•
IdentiqueRefPiece() ........................................................... 999
•
Jour(Date) ........................................................................ 1000
•
Longueur(Texte) .............................................................. 1000
•
Milieu(Texte;Ind;Len) ....................................................... 1000
•
Mois(Date) ....................................................................... 1000
•
NbreAnnee(DateDebut;DateFin)...................................... 1000
•
NbreJour(DateDebut;DateFin) ......................................... 1000
•
NbreMois(DateDebut;DateFin) ........................................ 1001
•
Non .................................................................................. 1001
•
Numerotation() ................................................................. 1001
•
Ou .................................................................................... 1001
•
PartEnt(Valeur) ................................................................ 1001
•
Resultat............................................................................ 1002
•
Si…Alors…Sinon…FinSi ................................................. 1002
•
Suivant…Autre…FinSuivant ............................................ 1002
•
Valeur1 à Valeur10 .......................................................... 1003
•
Vrai................................................................................... 1003
Comptes généraux .......................................................1004
Comptes Tiers ..............................................................1004
Ecritures .......................................................................1005
Objets de mise en page ...............................................1006
Imports / exports paramétrables ___________ 1007
Champs du fichier Ecritures comptables ......................1007
Champs du fichier Tiers................................................1009
Champs du fichier Comptes généraux .........................1010
Champs du fichier Codes journaux ..............................1010
Définition des correspondances ...................................1011
17
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Introduction et généralités
Introduction et généralités
Ce chapitre donne accès aux titres suivants :
‰ «Introduction», page 19,
‰ «Utilisation en client/serveur», page 20,
‰ «Nouveautés de la version 14», page 21,
‰ «Fonctions disponibles par version», page 24,
‰ «Documentation fournie», page 39.
18
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Introduction et généralités
Introduction
Sage Comptabilité est un progiciel destiné à la réalisation de toutes les opérations comptables :
‰ création d’un plan comptable,
‰ gestion de la comptabilité générale,
‰ gestion de la comptabilité tiers,
‰ gestion de la comptabilité analytique,
‰ gestion du reporting,
‰ gestion budgétaire,
‰ gestion des devises,
‰ règlements des tiers, relances clients et relevés tiers,
‰ rapprochement bancaire,
‰ transfert de données vers d’autres logiciels et communication client/expert comptable,
‰ recherche d'écritures,
‰ gestion d'écritures d'abonnement,
‰ édition des états comptables,
‰ déclaration de TVA.
Il appartient à la famille des programmes de gestion Sage avec la Gestion commerciale, la Paie, les Immobilisations, les Moyens de paiements et le logiciel de communication bancaire Telbac.
Ces programmes sont disponibles en deux versions, l’une pour utilisation sur micro-ordinateur Apple Macintosh à partir du système d’exploitation 10.X et l’autre pour utilisation sur PC/PS équipé du programme
Microsoft Windows 98 SE, Windows Me, Windows 2000, Windows XP, Windows NT ou Windows 2003
Server.
De plus, sur chacun de ces environnements, les programmes sont déclinés en plusieurs versions :
‰ sur Windows, il en existe quatre : Ligne 30, Ligne 100, 100 Pack et 100 Pack +,
‰ sur Macintosh, deux versions sont proposées : Ligne 30 et Ligne 100.
Les versions Macintosh et Windows utilisant les mêmes fichiers et bénéficiant des mêmes principes de
fonctionnement et d’utilisation sous les deux environnements, il nous a semblé plus simple de les décrire
dans un même manuel illustré toutefois à partir de l’environnement Microsoft Windows.
Lorsque les descriptions de fonctionnement et d’utilisation varient d’un environnement à l’autre, elles sont
identifiées par les mots «Windows» ou «Macintosh» placés dans la marge.
La lecture de ce manuel et l’utilisation du programme sous-entendent que le maniement du Macintosh ou
de Windows n’ont pas de secrets pour vous.
Si ce n’est pas le cas, il convient de parfaire votre connaissance du système que vous utilisez avant de poursuivre car nous ne décrirons pas toutes les manipulations nécessaires pour ouvrir, fermer, déplacer les fenêtres, utiliser les menus, cliquer sur les cases et les boutons et toutes les opérations qui relèvent exclusivement
de l’utilisation du Macintosh ou de Microsoft Windows.
Windows
L’intégrateur Microsoft Windows n’est pas fourni avec le programme. Vous devez en faire l’acquisition séparément et l’installer sur votre disque dur avant la comptabilité. L’usage d’une souris est indispensable.
19
© Sage France
Introduction et généralités
Les descriptions faites dans ce manuel supposeront que vous disposez de cet accessoire. Comme tout programme fonctionnant sous Microsoft Windows, il est possible de réaliser la presque totalité des manœuvres
à partir du clavier. Les raccourcis clavier vous sont donnés dans le «Manuel de la gamme».
Le format des données est le même pour la version Macintosh de la comptabilité et pour sa version Microsoft Windows.
Vous pourrez donc échanger, sans aucun problème, après une simple reconnaissance du système ayant servi
à formater le support magnétique, les données saisies sous l’un ou l’autre des systèmes d’exploitation.
En particulier, la comptabilité s’accommode tout à fait des réseaux hétérogènes combinant Macintosh et PC,
dans lesquels il est possible d’interroger et de travailler sur un même fichier de gestion à partir des deux
types de micro-ordinateurs.
Vous devez néanmoins disposer des deux versions du programme (Macintosh et Windows) et du logiciel
serveur pour prétendre à ce type d’utilisation.
Cette compatibilité s’étend à la récupération des données commerciales exportées par la gestion commerciale qui peuvent être importées, au choix, sur une version Macintosh ou une version Windows du programme de comptabilité.
Dans le cas où l’utilisateur possède simultanément la comptabilité et la gestion commerciale, il peut lier
étroitement le fichier comptable et le fichier commercial dont certaines informations seront directement utilisées par la gestion et éviteront toute conversion lors des transferts comptables en fin de périodes.
La même gestion peut être adoptée avec les logiciels de gestion, d’immobilisations et de moyens de paiements.
Utilisation en client/serveur
L’utilisation de Sage Comptabilité 100 version 13.00 en réseau client/serveur nécessite une mise à jour
du programme Sage Serveur 100 (pour Netware, pour Windows NT ou pour Mac OS).
Les logiciels pour Windows sont compatibles Microsoft BackOffice Small Business Server.
A propos de Microsoft BackOffice Small Business Server...
Microsoft BackOffice Small Business Server (SBS) est une solution complète de produits d'administration
d'un Serveur NT proposée à un coût très avantageux qui contient Windows NT Server 4, SQL Server, Internet Information Server, Microsoft Exchange, Outlook 97, Serveur Fax, Proxy server, Front Page, Crystal
report... Le nombre maximum de licences est de 25.
En plus de ces solutions complètes clés en mains, Small Business Server permet l'administration du Serveur
NT 4 et de ses différents composants en toute simplicité et sur une seule console.
Cette console d’administration SBS est personnalisable et peut accueillir un assistant d'administration des
logiciels Ligne 100 qui permet de procéder à l'installation automatique sur les postes clients des applications
compatibles SBS lors du démarrage.
Exemple
La Comptabilité a été installée sur le Serveur SBS et ajoutée dans la liste des composants des postes clients
sur la console du poste serveur. Lorsque les postes clients se connectent au poste serveur SBS, un message
s'affiche proposant l'installation de la Comptabilité sur le poste client.
Pour plus d'informations sur la gestion du Serveur SBS, veuillez vous référer à la documentation fournie
par Microsoft.
20
© Sage France
Introduction et généralités
Nouveautés de la version 14
La version 14 du programme de comptabilité dispose de fonctionnalités nouvelles qui faciliteront l’utilisation du programme tout en le rendant conforme aux directives européennes.
Modèles de saisie
Il est maintenant possible d’affecter un code journal et d’utiliser des informations libres des tiers aux modèles de saisie. Ces modèles sont sélectionnés à partir d’une liste déroulante au sein des fenêtres de saisie.
Règlements unifiés
Le programme propose de connaître en gestion commerciale le montant réglé d’une facture quel que soit
l’application utilisée pour son traitement.
Les règlements unifiés disposent d’un même niveau d’information entre les applications Comptabilité, Gestion commerciale et Moyens de paiement.
Auparavant, si un règlement était effectué sur une écriture en comptabilité, le règlement n’était pas reconnu
en gestion commerciale.
En version 14, les règlements effectués par le programme de Comptabilité ou de Moyens de paiement sont
récupérés en Gestion commerciale.
Gestion des rappels
Le programme permet dorénavant une meilleure gestion des rappels : gestion des historiques dans la fiche
tiers, calcul automatique des intérets de retard et frais d’impayés, imputation de frais d’impayés, exclusion
de pénalités de retard pour des tiers, définition du nombre nombre de jours entre deux rappels, décalage des
dates d’échéances avec calcul automatique des intérets de retard différentiels.
Gestion d’un bilan et compte de résultat analytique
Il est maintenant possible d’éditer les bilans et comptes de résultats analytiques.
Enrichissement de l’import/Export
Rapprochement bancaire
‰ Plusieurs modifications interviennent dans le cadre du rapprochement bancaire:Il est maintenant
possible, dans le cadre du rapprochement automatique, de rapprocher des écritures selon leur
numéro de facture.
‰ Le rapprochement manuel accepte maintenant le tri sur montant, le rapprochement de plusieurs
lignes, et gère les dates de rapprochement.
Modèles d’impression
Un modèle d’impression peut être affecté par défaut par tiers, pour chaque type d’état.
21
© Sage France
Introduction et généralités
Contrôle des numéros de TVA
En création ou modification d’un tiers le système permet d’éviter les doublons de n° de TVA.
Gestion de l’IFRS
Á partir du 1er janvier 2005, les sociétés gérant une comptabilité consolidée au niveau européen, groupes
multinationaux ou sociétés possédant des filiales en Europe, devront se conformer aux normes internationales IAS/IFRS adoptées en mars 2002 par le Conseil Européen.
La comptabilité dans un contexte international
La comptabilité n’est plus seulement un moyen de preuve ou un système nécessaire pour calculer l’impôt
sur les bénéfices. Elle est devenue un outil d’information des dirigeants, actionnaires ou tiers permettant à
la fois de prendre des décisions et de permettre la comparaison des performances.
La comptabilité, désormais appelée comptabilité financière, est un instrument permettant d’établir des états
financiers qui donnent des informations fiables, pertinentes et fidèles. Les grandes entreprises utilisent en
conséquence le même référentiel comptable pour que leurs états financiers, arrêtés selon les mêmes règles,
permettent leur comparaison.
Quelques définitions
IAS : International Accounting Standards.
IFRS : International Financial Reporting Standards (nouvelle désignation des IAS).
Les normes IAS/IFRS décrivent les standards de tenue de la comptabilité à différents niveaux : présentation
des états financiers, comptabilisation, règles particulières à certaines activités…
Incidence sur la Comptabilité Sage
Deux normes ont un impact direct sur le programme Sage Comptabilité et nécessitent la modification de
fonctionnalité existantes et l’ajout de nouvelles.
L’application de ces normes n’est cependant pas obligatoire pour les entreprises n’ayant aucun lien commercial ou comptable avec des pays de l’union européenne ou étrangers. C’est la raison pour laquelle, les
nouvelles fonctionnalités proposées dans les programmes de comptabilité Sage disposeront de trois options
de base :
‰ Nationale permettant de poursuivre une gestion comptable réservée au seul marché intérieur français dans les mêmes conditions que par le passé sans référence aucune aux normes IFRS ;
‰ IFRS applicable aux sociétés dont la comptabilité s’effectue exclusivement au niveau européen ;
‰ Les deux : lorsque les entreprises doivent fournir des comptes sociaux à la fois aux normes françaises et internationales (pour la maison mère en France et les filiales à l’étranger par exemple).
IAS 1 – Présentation des états
financiers
L’objectif de cette norme est de fournir une information sur la situation financière, la performance et les variations de la situation financière de l’entreprise par le biais des états financiers suivants :
‰ Bilan,
‰ Compte de résultat,
‰ Méthodes comptables et notes explicatives.
22
© Sage France
Introduction et généralités
La présentation des états financiers selon les normes IAS/IFRS impose que les opérations comptables spécifiques soient clairement identifiées :
‰ indication si les normes IFRS sont gérées ou non,
‰ notion de journal spécifique IFRS,
‰ identification de chaque type d’écriture : nationale, IFRS ou les deux.
IAS 14 – Information sectorielle
L’objectif est d’établir des principes de communication d’informations financières sectorielles (informations sur les différentes lignes de produits et services et sur les différentes zones géographiques).
Le logiciel de comptabilité doit, en conséquence, être capable de fournir les informations selon deux axes :
Secteur d’activité et Zone géographique. Les états financiers doivent pouvoir être représentés suivant ces
deux axes.
Pour la mise en application de ce principe, les programmes Sage Comptabilité permettent :
‰ La ventilation sectorielle se fera, pour des raisons de similarité de traitement, par l’intermédiaire
d’un nouveau plan IFRS présent au sein des plans analytiques mais totalement dissocié de la saisie
analytique ainsi que des options de saisie analytique affectées aux comptes généraux et aux journaux.
‰ L’affectation de zones géographiques pour les tiers.
‰ Une ventilation sectorielle par défaut pour les comptes généraux avec l’utilisation de fonctions pour
récupérer automatiquement la zone géographique du tiers.
Barre d’outils Norme nationale ou IFRS
En liaison avec la gestion de la norme IFRS, apparaît une nouvelle barre d’outils Norme nationale ou IFRS.
Cette barre d’outils ne s’affiche que si la gestion de la norme IFRS est active (Menu Fichier/ A propos de.../
Volet Initialisation/ Application des normes comptables internationales IFRS cochée). Elle permet de présélectionner l’affichage des écritures suivant une norme ou une autre dans certaines fenêtres.
Plans analytiques en colonne
Il est maintenant possible d’afficher jusqu’à un maximum de trois plans analytiques en colonne dans les fenêtres des journaux.
Périodes de rappel
Plusieurs modifications interviennent dans le cadre des périodes de rappel :
‰ Un modèle de lettre de rappel peut être affecté, par langue du destinataire, à chaque période de rappel.
‰ Il est maintenant possible de fixer un montant minimum en dessous duquel aucune relance ne sera
adressée au tiers.
‰ La fenêtre de visualisation des rappels comporte une colonne supplémentaire précisant l’intitulé du
dernier rappel envoyé.
23
© Sage France
Introduction et généralités
Gestion des extraits
Le programme importe maintenant les libellés complémentaires attachés aux extraits téléchargés. La fonction Gestion des extraits permet d’en consulter le contenu.
Fonctions disponibles par version
Le présent manuel vous donne la totalité des fonctionnalités de la comptabilité. Il est élaboré autour de l’arborescence de la version 100 Pack + ou 30 Pack + sous Windows et Ligne 100 sur Macintosh.
Si vous êtes utilisateurs de la version 100 Base, 100 Pack ou Ligne 30 (sur Macintosh), ne vous étonnez
donc pas si certaines fonctionnalités n'apparaissent pas dans votre programme.
Fonctions disponibles des versions Windows
En Ligne 100 les fonctions disponibles sont les suivantes.
Découpage fonctionnel
100 Base
100 Pack
100 Pack +
MENU FICHIER
Nouveau
Assistant de création de fichier comptable
Oui
Oui
Oui
Volet Identification
Oui
Oui
Oui
Volet Initialisation
Oui
Oui
Oui
Volet Contacts
Oui
Oui
Oui
Volet Paramètres
Oui
Oui
Oui
A propos de…
TVA sur encaissement via les registres
Oui
Volet Préférences
Oui
Oui
Oui
Volet Fiscal
Oui
Oui
Oui
Volet Ajustement lettrage
Oui
Oui
Oui
Volet Communication
Oui
Oui
Oui
Volet Options
Oui
Oui
Oui
Champs statistiques tiers
Oui
Oui
Oui
Code risque
Oui
Oui
Oui
Devises
4
4
32
Fichiers liés
Oui
Oui
Oui
Filtres de révision
Oui
Information libre
Oui
Oui
Oui
Mode de règlement
Oui
Oui
Oui
Nature de compte
Oui
Oui
Oui
Niveau d’analyse
Oui
Oui
Oui
Organisation
Oui
Oui
Oui
Pays
Oui
Oui
Oui
Période de rappel
Oui
Oui
Oui
24
© Sage France
Introduction et généralités
Découpage fonctionnel
100 Base
100 Pack
100 Pack +
Plan analytique
2
11
11
Service contact
Oui
Oui
Oui
Structure banque
Oui
Oui
Oui
Type tiers
Oui
Oui
Oui
Lire les informations
Oui
Oui
Oui
Importer
Oui
Oui
Oui
Format Ligne 100 et 30
Oui
Oui
Oui
Comptes Sage et Ecritures Sage
Oui
Oui
Oui
Ecritures Ciel Windows
Oui
Oui
Oui
Format EDIFACT
Oui
Oui
Oui
Format paramétrable
Oui
Oui
Oui
Oui
Oui
Oui
Format Ligne 100 et 30
Oui
Oui
Oui
Comptes Sage et Ecritures Sage et Ecritures Ciel
Oui
Oui
Oui
Format EDIFACT : BALANC, ENTREC, CHACCO
Oui
Oui
Oui
Format paramétrable
Oui
Oui
Oui
Balance
Oui
Oui
Oui
Format import/export paramétrable
Oui
Oui
Oui
Communication
Oui
Oui
Oui
Imprimer les paramètres société
Oui
Oui
Oui
Mise en page
Oui
Oui
Oui
Format d’impression
Oui
Oui
Oui
Impression différée
Oui
Oui
Oui
Liste des applications présentes sur le poste
Oui
Oui
Oui
Quitter
Oui
Oui
Oui
Exporter
MENU EDITION
Inverseur
Oui
Oui
Oui
Calculette Sage
Oui
Oui
Oui
Rechercher
Oui
Oui
Oui
Atteindre
Oui
Oui
Oui
Afficher le journal de traitement
Oui
Oui
Oui
Oui
Oui
Oui
Volet Fiche principale
Oui
Oui
Oui
Volet Bloc-notes
Oui
Oui
Oui
Oui
Oui
MENU STRUCTURE
Plan comptable
Volet Budgets
Volet Information libre
Oui
Oui
Oui
Volet Cumuls
Oui
Oui
Oui
Volet Fiche principale
Oui
Oui
Oui
Oui
Oui
Volet Budgets
25
© Sage France
Introduction et généralités
Découpage fonctionnel
100 Base
100 Pack
100 Pack +
Volet Information libre
Oui
Oui
Oui
Volet Cumuls
Oui
Oui
Oui
Oui
Oui
Oui
Oui
Oui
Oui
Oui
Oui
Volet Fiche principale
Oui
Oui
Oui
Volet Cumuls
Oui
Oui
Oui
Oui
Oui
Oui
Volet Identification
Oui
Oui
Oui
Volet Contacts
Oui
Oui
Oui
Volet Complément
Oui
Oui
Oui
Conditions de règlement
Illimitées
Illimitées
Illimitées
Volet Banques
Oui
Oui
Oui
Volet Solvabilité
Oui
Oui
Oui
Solvabilité
Oui
Oui
Oui
Surveillance financière
Oui
Oui
Oui
Oui
Oui
Oui
Statistique Tiers
Oui
Oui
Oui
Information libre
Oui
Oui
Oui
Documents
Oui
Oui
Oui
Oui
Oui
Oui
Taux de taxes
Oui
Oui
Oui
Codes journaux
Oui
Oui
Oui
Génération automatique des sections
Interrogation analytique
Plan reporting
Plan tiers
Volet Champs libres
Volet Cumuls
Codes journaux analytiques
Banques
Oui
Oui
Oui
Oui
Volet Identification
Oui
Oui
Oui
Volet Contacts
Oui
Oui
Oui
Volet R.I.B.
Oui
Oui
Oui
Modèles de saisie
Oui
Oui
Oui
Modèles de grille
Oui
Oui
Oui
Modèles de règlement
Oui
Oui
Oui
Modèles d’abonnement
Oui
Oui
Oui
Libellés
Oui
Oui
Oui
Oui
Oui
Volet Fiche principale
Oui
Oui
Volet Dotations
Oui
Oui
Volet Comptes
Oui
Oui
Postes budgétaires
Cycles de révision
Fusion
Oui
Oui
Oui
Oui
MENU TRAITEMENT
26
© Sage France
Introduction et généralités
Découpage fonctionnel
100 Base
100 Pack
100 Pack +
Saisie par pièce
Oui
Oui
Oui
Saisie des opérations bancaires
Oui
Oui
Oui
Saisie directe ou par modèle
Oui
Oui
Oui
Saisie en devise
4
4
32
Saisie analytique
Oui
Oui
Oui
Génération automatique des écritures de TVA
Oui
Oui
Oui
Gestion des registres révision/taxes
Oui
Oui
Oui
Visualisation d’une pièce
Oui
Oui
Oui
Extourner/annuler
Oui
Oui
Oui
Informations libres
Oui
Oui
Oui
Lettrage en saisie
Oui
Oui
Oui
Oui
Oui
Oui
Saisie des écritures
Clôture des journaux
Saisie des OD analytiques
Oui
Saisie par lot
Oui
Oui
Interrogation et lettrage
Interroger un compte
Oui
Oui
Oui
Lettrer en monnaie courante
Oui
Oui
Oui
Lettrer en devise
4
4
32
Imprimer l’extrait de compte
Oui
Oui
Oui
Imprimer le justificatif de solde
Oui
Oui
Oui
Interroger le tiers
Oui
Oui
Oui
Lettrer en monnaie courante
Oui
Oui
Oui
Lettrer en devise
4
4
32
Imprimer l’extrait tiers
Oui
Oui
Oui
Imprimer le justificatif de solde
Oui
Oui
Oui
Interroger une section
Oui
Oui
Oui
Ecritures analytiques
Oui
Oui
Oui
Reports analytiques
Oui
Oui
Oui
Interrogation tiers
Interrogation analytique
OD analytiques
Imprimer l’extrait analytique
Oui
Oui
Oui
Oui
Gestion des extraits
Oui
Rapprochement bancaire automatique
Oui
Rapprochement bancaire manuel
Oui
Oui
Oui
Règlement total
Oui
Oui
Oui
Règlement partiel
Oui
Oui
Oui
Règlement en devise
4
4
32
Règlement tiers
27
© Sage France
Introduction et généralités
Découpage fonctionnel
100 Base
Rappel/relevé clients
Oui
100 Pack
Oui
100 Pack +
Oui
Réévaluation des dettes et créances en devises
Oui
Révision par cycle
Oui
Recherche d’écritures
Oui
Oui
Oui
Réimputation des écritures analytiques et générales
Oui
Oui
Oui
Ecritures d’abonnement
Oui
Oui
Oui
Compaction
Oui
Oui
Oui
Oui
Oui
Oui
Oui
Oui
Fin d'exercice
Nouvel exercice
Report des budgets
Etats de clôture
Oui
Oui
Oui
Clôture de l’exercice
Oui
Oui
Oui
Suppression du 1er exercice
Oui
Oui
Oui
Etats personnalisés
Oui
Oui
Oui
Brouillard
Oui
Oui
Oui
Journal
Oui
Oui
Oui
Journal centralisé
Oui
Oui
Oui
Journal général
Oui
Oui
Oui
Grand-livre des comptes
Oui
Oui
Oui
Balance des comptes
Oui
Oui
Oui
Echéancier
Oui
Oui
Oui
Balance âgée
Oui
Oui
Oui
Grand-livre tiers
Oui
Oui
Oui
Balance tiers
Oui
Oui
Oui
Statistiques tiers
Oui
Oui
Oui
Oui
Oui
Oui
Génération EDI-TVA
Oui
Oui
Oui
Mise à jour fiscale
Oui
Oui
Oui
Paramétrage BCR
Oui
Oui
Oui
Saisie de constantes
Oui
Oui
Oui
Rapport d’activité
Oui
Oui
Oui
Bilan compte de résultat
Oui
Oui
Oui
Journaux analytiques
Oui
Oui
Oui
Balance
Oui
Oui
Oui
Grand-livre
Oui
Oui
Oui
Grand-livre inversé
Oui
Oui
Oui
Balance sur rupture
Oui
Oui
Oui
MENU ETAT
Etats tiers
Déclaration de taxes
Etats analytiques
28
© Sage France
Introduction et généralités
Découpage fonctionnel
100 Base
100 Pack
100 Pack +
Balance inversée
Oui
Oui
Oui
Etat de contrôle des cumuls
Oui
Oui
Oui
Journal des reports / OD analytiques
Oui
Oui
Oui
Oui
Oui
Etats budgétaires
Etats de reporting
Grand-livre
Oui
Oui
Oui
Balance
Oui
Oui
Oui
Etats analytiques
Oui
Oui
Oui
Bilan / compte de résultat
Oui
Oui
Oui
Oui
Oui
Etats budgétaires
Analyse et contrôles
Comparatif multiexercices
Oui
Oui
Oui
Palmarès des comptes
Oui
Oui
Oui
Analyse des journaux
Oui
Oui
Oui
Tableau de bord personnalisé
Oui
Oui
Oui
Contrôles comptables
Contrôle des registres de taxe
Oui
Oui
Oui
Oui
Bilan
Oui
Oui
Oui
Compte de résultat
Oui
Oui
Oui
Comptes et BCR
Oui
Oui
Oui
Analyse des comptes par nature
Oui
Oui
Oui
Association général / tiers
Oui
Oui
Oui
Oui
Oui
Oui
Oui
Contrôles du paramétrage
Budget
Etats des registres taxes et révision
Oui
Etats révision par cycle
Contrôle de caisse
Oui
Oui
Oui
Oui
Liste des comptes généraux
Oui
Oui
Oui
Liste des comptes tiers
Oui
Oui
Oui
Liste des sections analytiques
Oui
Oui
Oui
Etats libres
MENU FENETRE
Réorganiser
Oui
Oui
Oui
Actualiser
Oui
Oui
Oui
Oui
Oui
Oui
Oui
Oui
Oui
Oui
Oui
Oui
Oui
Oui
Personnaliser l’interface
Barres d’outils
Menus
Raccourcis
Oui
Personnaliser les écrans
Personnaliser la liste
Oui
29
© Sage France
Introduction et généralités
Découpage fonctionnel
100 Base
100 Pack
100 Pack +
Préférences
Gestion transparente des lots
Oui
Ouverture du fichier expert
Oui
Oui
Délai réaffichage des listes
Oui
Oui
Oui
Lien entre application
Oui
Oui
Oui
Barres verticales
Oui
Oui
Oui
Mode assistant
Oui
Oui
Oui
Oui
Oui
Mode personnalisé
Fonctions disponibles de la Ligne 30 ou Essentiel de gestion
Les fonctions disponibles en Ligne 30 Windows ou Essentiel de gestion sont les suivantes.
Découpage fonctionnel
Windows
MENU FICHIER
Nouveau
Assistant de création de fichier comptable
Oui
A propos de…
Volet Identification
Oui
Volet Initialisation
Oui
Volet Contacts
Oui
Volet Préférences
Oui
Volet Fiscal
Oui
Volet Ajustement lettrage
Oui
Volet Communication
Oui
Volet Options
Oui
Code interbancaire
Oui
Code risque
Oui
Devises
4
Fichiers liés
Oui
Mode de règlement
Oui
Motif de rejet
Oui
Nature de compte
Oui
Organisation
Oui
Pays
Oui
Service contact
Oui
Structure banque
Oui
Type tiers
Oui
Lire les informations
Oui
Importer
Oui
Format Ligne 100 et 30
Oui
30
© Sage France
Introduction et généralités
Découpage fonctionnel
Windows
Comptes Sage et Ecritures Sage
Oui
Ecritures Ciel Windows
Oui
Format EDIFACT (BALANC, ENTREC, CHACCO)
Oui
Format paramétrable
Oui
Exporter
Oui
Format Ligne 100 et 30
Oui
Comptes Sage et Ecritures Sage et Ecritures Ciel
Oui
Format EDIFACT (BALANC, ENTREC, CHACCO)
Oui
Format paramétrable
Oui
Balance
Oui
Format import/export paramétrable
Oui
Communication
Oui
Imprimer les paramètres société
Mise en page
Oui
Format d’impression
Oui
Liste des applications présentes sur le poste
Oui
Quitter
Oui
MENU EDITION
Inverseur
Oui
Calculette Sage
Oui
Rechercher
Oui
Atteindre
Oui
Afficher le journal de traitement
Oui
MENU STRUCTURE
Plan comptable
Oui
Volet Fiche principale
Oui
Volet Analytique
Non
Volet Bloc-notes
Oui
Volet Cumuls
Oui
Plan analytique
1
Volet Fiche principale
Oui
Volet Cumuls
Oui
Plan tiers
Oui
Volet Identification
Oui
Volet Contacts
Oui
Volet Complément
Oui
Conditions de règlement
1
Volet Banques
Oui
Volet Solvabilité
Oui
Sous-volet Solvabilité
Oui
31
© Sage France
Introduction et généralités
Découpage fonctionnel
Sous-volet Surveillance financière
Volet Cumuls
Windows
Oui
Oui
Taux de taxes
Oui
Codes journaux
Oui
Banques
Oui
Volet Identification
Oui
Volet Contacts
Oui
Volet R.I.B.
Oui
Modèles de saisie
Oui
Libellés
Oui
Fusion
Oui
MENU TRAITEMENT
Saisie par pièce
Oui
Saisie des opérations bancaires
Oui
Saisie des écritures
Oui
Saisie directe ou par modèle
Oui
Saisie en devise
4
Saisie analytique
Oui
Génération automatique des écritures de TVA
Oui
Extourner/annuler
Oui
Lettrage en saisie
Oui
Clôture des journaux
Oui
Interrogation et lettrage
Oui
Interroger un compte
Oui
Lettrer en monnaie courante
Oui
Imprimer l’extrait de compte
Oui
Imprimer le justificatif de solde
Oui
Interrogation tiers
Oui
Interroger le tiers
Oui
Lettrer en monnaie courante
Oui
Imprimer l’extrait tiers
Oui
Imprimer le justificatif de solde
Oui
Rapprochement bancaire manuel
Oui
Bordereau de remise en banque
Oui
Relance clients
Oui
Recherche d’écritures
Oui
Fin d'exercice
Oui
Nouvel exercice
Oui
Clôture de l’exercice
Oui
Suppression du 1er exercice
Oui
32
© Sage France
Introduction et généralités
Découpage fonctionnel
Windows
MENU ETAT
Brouillard
Oui
Base
Oui
Développé devise
Oui
Journal
Oui
Journal centralisé
Oui
Journal général
Oui
Grand-livre des comptes
Oui
Balance des comptes
Oui
Echéancier
Oui
Balance âgée
Oui
Etats tiers
Grand-livre tiers
Oui
Balance tiers
Oui
Déclaration de taxes
Oui
Bilan compte de résultat
Oui
Contrôle de caisse
Oui
MENU FENETRE
Réorganiser
Oui
Personnaliser l’interface
Oui
Barres d’outils
Oui
Raccourcis
Oui
Personnaliser la liste
Oui
Préférences
Oui
Délai réaffichage des listes
Oui
Liens entre application
Oui
Barres verticales
Oui
Mode assistant
Oui
Fonctions disponibles des versions Macintosh
Les fonctions disponibles des Lignes 30 et 100 sur Macintosh sont les suivantes.
Découpage fonctionnel
30
100
MENU FICHIER
Nouveau
Assistant de création de fichier comptable
Oui
Oui
Volet Identification
Oui
Oui
Volet Initialisation
Oui
Oui
A propos de…
33
© Sage France
Introduction et généralités
Découpage fonctionnel
30
100
Volet Contacts
Oui
Oui
Volet Paramètres
Oui
Oui
TVA sur encaissement via les registres
Oui
Volet Préférences
Oui
Oui
Volet Fiscal
Oui
Oui
Volet Ajustement lettrage
Oui
Oui
Volet Communication
Oui
Oui
Volet Options
Oui
Oui
Champs statistiques tiers
Oui
Oui
Code interbancaire
Oui
Oui
Code risque
Oui
Oui
Devises
4
32
Fichiers liés
Oui
Oui
Filtres de révision
Oui
Information libre
Oui
Oui
Mode de règlement
Oui
Oui
Motif de rejet
Oui
Oui
Nature de compte
Oui
Oui
Niveau d’analyse
Oui
Oui
Organisation
Oui
Oui
Pays
Oui
Oui
Période de rappel
Oui
Oui
Plan analytique
2
11
Service contact
Oui
Oui
Structure banque
Oui
Oui
Type tiers
Oui
Oui
Lire les informations
Oui
Oui
Importer
Oui
Oui
Format Ligne 100 et 30
Oui
Oui
Comptes Sage et Ecritures Sage
Oui
Oui
Ecritures Ciel Windows
Oui
Oui
Format EDIFACT
Oui
Oui
Format paramétrable
Oui
Oui
Oui
Oui
Format Ligne 100 et 30
Oui
Oui
Comptes Sage et Ecritures Sage et Ecritures Ciel
Oui
Oui
Format EDIFACT : BALANC, ENTREC, CHACCO
Oui
Oui
Format paramétrable
Oui
Oui
Balance
Oui
Oui
Oui
Oui
Exporter
Format import/export paramétrable
34
© Sage France
Introduction et généralités
Découpage fonctionnel
30
100
Communication
Oui
Oui
Imprimer les paramètres société
Oui
Oui
Mise en page
Oui
Oui
Format d’impression
Oui
Oui
Impression différée
Oui
Oui
Liste des applications présentes sur le poste
Oui
Oui
Quitter
Oui
Oui
Inverseur
Oui
Oui
Calculette Sage
Oui
Oui
Rechercher
Oui
Oui
Atteindre
Oui
Oui
Afficher le journal de traitement
Oui
Oui
Oui
Oui
Volet Fiche principale
Oui
Oui
Volet Bloc-notes
Oui
Oui
MENU EDITION
MENU STRUCTURE
Plan comptable
Volet Budgets
Oui
Volet Information libre
Oui
Oui
Volet Cumuls
Oui
Oui
1
10
Oui
Oui
Plan analytique
Volet Fiche principale
Volet Budgets
Oui
Volet Information libre
Oui
Oui
Volet Cumuls
Oui
Oui
Génération automatique des sections
Interrogation analytique
Oui
Oui
Oui
Oui
Oui
Volet Fiche principale
Oui
Oui
Volet Cumuls
Oui
Oui
Oui
Oui
Volet Identification
Oui
Oui
Volet Contacts
Oui
Oui
Volet Complément
Oui
Oui
Conditions de règlement
Illimitées
Illimitées
Volet Banques
Oui
Oui
Volet Solvabilité
Oui
Oui
Solvabilité
Oui
Oui
Surveillance financière
Oui
Oui
Oui
Oui
Plan reporting
Plan tiers
Volet Champs libres
35
© Sage France
Introduction et généralités
Découpage fonctionnel
30
100
Statistique Tiers
Oui
Oui
Information libre
Oui
Oui
Documents
Oui
Oui
Oui
Oui
Taux de taxes
Oui
Oui
Codes journaux
Oui
Oui
Volet Cumuls
Codes journaux analytiques
Oui
Banques
Oui
Oui
Volet Identification
Oui
Oui
Volet Contacts
Oui
Oui
Volet R.I.B.
Oui
Oui
Modèles de saisie
Oui
Oui
Modèles de grille
Oui
Oui
Modèles de règlement
Oui
Oui
Modèles d’abonnement
Oui
Oui
Libellés
Oui
Oui
Postes budgétaires
Oui
Volet Fiche principale
Oui
Volet Dotations
Oui
Volet Comptes
Oui
Cycles de révision
Oui
Fusion
Oui
Oui
Saisie par pièce
Oui
Oui
Saisie des opérations bancaires
Oui
Oui
Saisie directe ou par modèle
Oui
Oui
Saisie en devise
4
32
Saisie analytique
Oui
Oui
Génération automatique des écritures de TVA
Oui
Oui
Gestion des registres révision/taxes
Oui
Oui
Visualisation d’une pièce
Oui
Oui
Extourner/annuler
Oui
Oui
Informations libres
Oui
Oui
Lettrage en saisie
Oui
Oui
Oui
Oui
MENU TRAITEMENT
Saisie des écritures
Clôture des journaux
Saisie des OD analytiques
Oui
Saisie par lot
Oui
Interrogation et lettrage
Interroger un compte
Oui
Oui
36
© Sage France
Introduction et généralités
Découpage fonctionnel
30
100
Lettrer en monnaie courante
Oui
Oui
Lettrer en devise
4
32
Imprimer l’extrait de compte
Oui
Oui
Imprimer le justificatif de solde
Oui
Oui
Interroger le tiers
Oui
Oui
Lettrer en monnaie courante
Oui
Oui
Lettrer en devise
4
32
Imprimer l’extrait tiers
Oui
Oui
Imprimer le justificatif de solde
Oui
Oui
Interroger une section
Oui
Oui
Ecritures analytiques
Oui
Oui
Reports analytiques
Oui
Oui
Interrogation tiers
Interrogation analytique
OD analytiques
Oui
Imprimer l’extrait analytique
Oui
Oui
Gestion des extraits
Oui
Rapprochement bancaire automatique
Oui
Rapprochement bancaire manuel
Oui
Oui
Règlement total
Oui
Oui
Règlement partiel
Oui
Oui
Règlement en devise
4
32
Oui
Oui
Règlement tiers
Rappel/relevé clients
Réévaluation des dettes et créances en devises
Oui
Révision par cycle
Oui
Recherche d’écritures
Oui
Oui
Réimputation des écritures analytiques et générales
Oui
Oui
Ecritures d’abonnement
Oui
Oui
Compaction
Oui
Oui
Oui
Oui
Fin d'exercice
Nouvel exercice
Report des budgets
Oui
Etats de clôture
Oui
Oui
Clôture de l’exercice
Oui
Oui
Suppression du 1er exercice
Oui
Oui
Etats personnalisés
Oui
Oui
Brouillard
Oui
Oui
Journal
Oui
Oui
MENU ETAT
37
© Sage France
Introduction et généralités
Découpage fonctionnel
30
100
Journal centralisé
Oui
Oui
Journal général
Oui
Oui
Grand-livre des comptes
Oui
Oui
Balance des comptes
Oui
Oui
Echéancier
Oui
Oui
Balance âgée
Oui
Oui
Grand-livre tiers
Oui
Oui
Balance tiers
Oui
Oui
Statistiques tiers
Oui
Oui
Oui
Oui
Génération EDI-TVA
Oui
Oui
Mise à jour fiscale
Oui
Oui
Paramétrage BCR
Oui
Oui
Saisie de constantes
Oui
Oui
Rapport d’activité
Oui
Oui
Bilan compte de résultat
Oui
Oui
Journaux analytiques
Oui
Oui
Balance
Oui
Oui
Grand-livre
Oui
Oui
Grand-livre inversé
Oui
Oui
Balance sur rupture
Oui
Oui
Balance inversée
Oui
Oui
Etat de contrôle des cumuls
Oui
Oui
Journal des reports / OD analytiques
Oui
Oui
Etats tiers
Déclaration de taxes
Etats analytiques
Etats budgétaires
Oui
Etats de reporting
Grand-livre
Oui
Oui
Balance
Oui
Oui
Etats analytiques
Oui
Oui
Bilan / compte de résultat
Oui
Oui
Etats budgétaires
Oui
Analyse et contrôles
Comparatif multiexercices
Oui
Oui
Palmarès des comptes
Oui
Oui
Analyse des journaux
Oui
Oui
Tableau de bord personnalisé
Oui
Oui
Contrôles comptables
Contrôle des registres de taxe
Oui
Oui
Oui
38
© Sage France
Introduction et généralités
Découpage fonctionnel
30
100
Contrôles du paramétrage
Bilan
Oui
Oui
Compte de résultat
Oui
Oui
Comptes et BCR
Oui
Oui
Analyse des comptes par nature
Oui
Oui
Association général / tiers
Oui
Oui
Budget
Oui
Etats des registres taxes et révision
Oui
Etats révision par cycle
Oui
Oui
Contrôle de caisse
Oui
Oui
Liste des comptes généraux
Oui
Oui
Liste des comptes tiers
Oui
Oui
Liste des sections analytiques
Oui
Oui
Réorganiser
Oui
Oui
Actualiser
Oui
Oui
Oui
Oui
Etats libres
MENU FENETRE
Personnaliser l’interface
Barres d’outils
Menus
Raccourcis
Oui
Oui
Personnaliser les écrans
Personnaliser la liste
Oui
Oui
Oui
Oui
Préférences
Gestion transparente des lots
Oui
Ouverture du fichier expert
Oui
Délai réaffichage des listes
Oui
Oui
Lien entre application
Oui
Oui
Barres verticales
Oui
Oui
Mode assistant
Oui
Oui
Mode personnalisé
Oui
Documentation fournie
La documentation fournie avec un programme se compose de :
‰ un «Manuel de la gamme», qui vous donne toutes les explications sur l’installation du programme,
l’utilisation des fenêtres, des menus, de la barre d’outils Navigation, etc., proposé sur le CD-ROM
de l'application, au format électronique,
39
© Sage France
Introduction et généralités
‰ un «Manuel de référence», que vous consultez actuellement, qui vous décrit, menu par menu, toutes
les commandes du programme, également proposé sur le CD-ROM de l'application, au format électronique,
‰ un «Manuel pédagogique» qui vous permettra de vous familiariser avec les fonctionnalités du programme,
‰ le «Guide de l'Euro» qui vous permettra de mieux appréhender le passage à l’Euro, proposé sur le
CD-ROM de l'application, au format électronique.
Le manuel de référence doit être considéré comme la bible du programme. Il décrit toutes les commandes
dans l’ordre des menus et non pas dans l’ordre logique des traitements.
Si vous recherchez des explications sur une commande ou une zone de saisie particulière, nous vous conseillons de consulter l’index en fin de manuel ou le sommaire en début de manuel.
3
Nous vous conseillons très vivement de consulter au préalable le «Manuel de la gamme» qui vous donnera
toutes les explications concernant l’utilisation des fenêtres, des menus et de toutes les particularités relatives à l’ergonomie du programme et à celles de votre environnement de travail.
Par souci de simplification, nous ne reprendrons pas dans le présent manuel toutes les explications concernant le maniement des fenêtres et des zones de saisie.
Nous supposerons également que vous avez installé et lancé le programme comme indiqué dans le «Manuel
de la gamme».
40
© Sage France
Conventions typographiques
Conventions typographiques
Le tableau ci-dessous présente les diverses conventions typographiques destinées à faciliter la recherche et
l’identification de certaines informations.
Convention
Signification
2
Ce symbole précède les textes sur lesquels nous souhaitons attirer votre attention. Ces derniers apparaissent en caractères gras et italiques.
Exemple :
Chaque fois que cela nous semblait nécessaire à la compréhension du rôle ou
du maniement d’une commande, nous avons complété sa description avec des
exemples en italique. Ces exemples sont présentés précédés du titre
Exemple :.
3
Les remarques sont indiquées en italique avec, dans la marge, une petite
coche. Ce sont des informations annexes à la fonction actuellement décrite.
Ces remarques sont souvent de grande importance, ne les négligez pas.
Voir
Cette barre horizontale, suivie d’un texte en caractères grisés et italiques indique à quelle fonction, quelle autre partie du programme ou de la documentation vous pouvez vous référer pour un complément d’information.
Liens
Ces caractères verts et italiques indiquent une zone active dans le document
pdf. Cliquer sur cette zone fera apparaître le paragraphe dont il est fait mention
dans un renvoi.
le fichier SETUP.EXE
Les fichiers et les dossiers (ou répertoires) sont mentionnés en lettres majuscules.
Ouvrir
Fichier / Ouvrir
Chaque titre concernant la description d’une fonction est suivi du chemin pour y
parvenir : Menu / Sous-menu (s’il y a lieu) / Fonction.
Sélectionnez Tous
Les choix que l’on peut faire dans les listes sont mentionnés en caractères
gras.
Libellé
Les désignations des zones des fenêtres sont précisées en caractères gras et
italiques.
Menu Fichier / Ouvrir
Dans le texte, le nom des menus et des fonctions est noté en caractères italiques.
l’onglet «Commentaires»
Le nom des onglets, des volets et des fenêtres est inscrit entre guillemets.
le bouton Annuler
Le nom des boutons ainsi que celui des barres d’outils est remarqué par une
majuscule sur la première lettre.
la touche ECHAP
les touches CTRL+C
Les touches à utiliser sont mentionnées en MAJUSCULE. Lorsqu’il faut presser
simultanément deux touches, elles sont indiquées avec le caractère +.
41
© Sage France
Menu Système
Menu Système
Ce menu permet de déplacer, redimensionner, refermer la fenêtre.
Windows
Ce menu existe pour toutes les fenêtres du programme sauf les fenêtre dites « modales ». On reconnaît ces
dernières au fait qu’elles comportent des boutons OK et/ou Annuler.
Chaque fenêtre comporte son propre menu Système qui donne accès aux commandes permettant de déplacer la fenêtre à laquelle il se rapporte, de la redimensionner, de la refermer. Il permet aussi, parfois, de réaliser certaines opérations propres à la fenêtre concernée.
Exemple
Les fenêtres de liste (fenêtres de document) présentent une commande supplémentaire appelée Déplacer la
sélection (CTRL + F3).
Toute fenêtre d’un programme fonctionnant sous Microsoft Windows possède son menu Système. Une distinction doit cependant être faite entre la fenêtre d’exécution du programme ou fenêtre d’application (celle
dans laquelle s’exécute la comptabilité) et les fenêtres des commandes ou fenêtre de document que le programme permet d’ouvrir.
Lorsqu’il s’agit du menu Système de la fenêtre du programme, les commandes disponibles sont, pour quelques-unes, identiques à celles évoquées précédemment. Elles permettent en plus de fermer le programme,
c’est-à-dire de le quitter, de le réduire sous forme d’icône, c’est-à-dire de le mettre temporairement en veille.
Vous ouvrez un menu Système en cliquant avec la souris sur la case à gauche de la barre de titre, symbolisée par l’icône du programme, ou bien en pressant la combinaison de touches ALT + ESPACE
pour le menu Système de la fenêtre d’application et ALT + 6 (touche du clavier alphanumérique) pour ouvrir
celui d’une fenêtre de document.
3
Certaines fenêtres ne comportent pas de menu Système. Ce sont en général des messages ou des boîtes
de dialogue.
Une différence essentielle apparaît entre le menu Système de la fenêtre d’application et les menus Système
des fenêtres de document.
Dans le premier cas, les raccourcis clavier s’obtiennent avec la touche ALT, dans le second avec la touche
CTRL dans la plupart des cas.
Ils sont résumés dans le tableau ci-après.
Commande
Ouvrir menu Système
Fenêtre du programme
ALT + ESPACE
Fenêtres de commandes
ALT + 6
Déplacer
CTRL + F7
Taille
CTRL + F8
Réduire
CTRL + F9
Agrandir
CTRL + F10
Fermeture / Fermer
ALT + F4
CTRL + F4
42
© Sage France
Menu Système
Commande
Fenêtre du programme
Fenêtres de commandes
Fermer la liste
CTRL + F5
Déplacer la sélection
CTRL + F3
Les commandes qui apparaissent estompées dan un menu ne sont pas utilisables en l’état actuel du déroulement du programme.
43
© Sage France
Menu Application
Menu Application
Ce chapitre donne accès aux menus suivants propres à l’environnement Macintosh :
‰ «Menu Application», page 45.
44
© Sage France
Menu Application
Menu Application
Macintosh
Ce menu n’existe que dans la version Macintosh du programme.
Pour plus d’informations, reportez-vous au «Manuel de la gamme» qui décrit les fonctionnalités générales
de ce menu.
45
© Sage France
Menu Fichier
Menu Fichier
Ce menu permet de :
‰ créer, ouvrir, fermer un fichier comptable ou de cycles :
‰ «Nouveau», page 48,
‰ «Ouvrir…», page 57,
‰ «Fermer», page 60,
‰ enregistrer, modifier, consulter la fiche de l’entreprise ainsi que toutes les options de l’entreprise :
«A propos de…», page 61,
‰ lire les informations sur l’entreprise : «Lire les informations», page 129,
‰ consulter la configuration système et les partages de fichiers : «Configuration système et partage»,
page 135,
‰ autoriser ou interdire l’accès de certaines commandes à certains utilisateurs : «Autorisations
d’accès», page 139,
‰ importer des données : «Importer…», page 144 qui donne accès aux fonctions suivantes :
‰ «Importer au format Ligne 100 et 30», page 146,
‰ «Importer un fichier au format paramétrable», page 157,
‰ exporter des données : «Exporter…», page 158 qui donne accès aux fonctions suivantes :
‰ «Exporter au format Ligne 100 et 30, HTML», page 167,
‰ «Exporter au format Sage», page 171,
‰ «Exporter au format EDIFACT», page 174,
‰ «Exporter au format paramétrable», page 180,
‰ «Exporter la balance», page 181,
‰ paramétrer les formats d’importation ou d’exportation : «Format import/export paramétrable»,
page 184,
‰ lancer les communications entre client et expert comptable : «Communication», page 185,
‰ imprimer les paramètres concernant la société : «Imprimer les paramètres société», page 207,
‰ avoir accès à la commande de mise en page : «Mise en page…», page 209,
‰ enregistrer le format d’impression des différents documents et états de la comptabilité : «Format
d’impression…», page 210,
46
© Sage France
Menu Fichier
‰ lancer l'impression des documents dont l'impression a été différée : «Impression différée»,
page 212,
‰ lancer les autres applications Sage éventuellement présentes sur le poste : «Lancement des programmes Sage», page 213,
‰ quitter le programme : «Quitter», page 214.
47
© Sage France
Menu Fichier
Nouveau
Fichier / Nouveau
Cette commande permet de créer un nouveau fichier de la comptabilité. Elle n'est accessible que si aucun
fichier n’est ouvert.
Cliquez sur le bouton Nouveau fichier de la barre d’outils Standard pour activer cette commande.
Equivalent clavier sous Windows : CTRL + N.
Equivalent clavier sur Macintosh : COMMANDE + N
La création d’un fichier comptable peut s’effectuer de deux manières possibles :
‰ avec un assistant qui guide l’utilisateur dans les principales étapes de la création d’un fichier :
«Assistant de création d'un nouveau fichier comptable», page 48,
‰ manuellement : «Création manuelle du fichier comptable», page 54.
Assistant de création d'un nouveau fichier comptable
Lorsque la fonction Mode assistant du menu Fenêtre est activée, un assistant est affiché pour vous guider
dans la création d'un nouveau fichier.
Les différentes étapes de l’assistant de création d’un nouveau fichier comptable sont les suivantes :
‰ «Raison sociale et reprise des informations société – Assistant de création de fichier comptable»,
page 48,
‰ «Saisie des coordonnées de l’entreprise – Assistant de création de fichier comptable», page 49,
‰ «Exercice et longueur de compte – Assistant de création de fichier comptable», page 50,
‰ «Paramétrage des devises – Assistant de création de fichier comptable», page 51,
‰ «Caractéristiques de votre monnaie de tenue de compte – Assistant de création de fichier comptable», page 51,
‰ «Reprise des éléments comptables – Assistant de création de fichier comptable», page 52,
‰ «Sélection des éléments comptables – Assistant de création de fichier comptable», page 53,
‰ «Création du fichier comptable – Assistant de création de fichier comptable», page 53.
Raison sociale et reprise des informations société – Assistant de création de
fichier comptable
La première étape de la création de fichier comptable concerne la raison sociale et la possibilité de reprise
des informations déjà saisies.
48
© Sage France
Menu Fichier
Raison sociale
Indiquez la raison sociale de votre société (zone de 35 caractères alphanumériques maximum).
Reprendre les informations
Lorsque la raison sociale a été définie, la zone suivante devient accessible. Indiquez à l’aide des boutons
d’option si vous souhaitez ou non reprendre les coordonnées de l’entreprise renseignée au moment de
l’installation du logiciel.
Cliquez sur le bouton Suivant pour poursuivre la création du fichier.
Pour abandonner le traitement, cliquez sur le bouton Annuler. Dans ce cas, le programme ne crée pas le fichier comptable.
Saisie des coordonnées de l’entreprise – Assistant de création de fichier
comptable
La deuxième étape de la création de fichier comptable concerne les coordonnées de l’entreprise.
Si les coordonnées ne sont pas reprises, renseignez les différentes zones (Activité, Adresse, Complément,
C.P., Ville, Région, Pays, N° SIRET, NAF (APE), N° identification, Téléphone, Télécopie) selon les principes définis dans la fiche de l’entreprise.
Pour plus d’informations, reportez-vous au «Volet Identification - A propos de…», page 62.
49
© Sage France
Menu Fichier
Si l’option Reprise des informations société est activée, la fenêtre reprend par défaut les coordonnées de
l’entreprise renseignées lors de l’installation.
Cliquez sur le bouton Suivant pour poursuivre la création du fichier.
Pour abandonner le traitement, cliquez sur le bouton Annuler.
Exercice et longueur de compte – Assistant de création de fichier comptable
La troisième étape de la création de fichier comptable concerne la définition de l’exercice et de la longueur
des comptes.
Date début / Date fin d’exercice
Enregistrez les dates limites de l'exercice comptable. Si les dates proposées ne conviennent pas, vous pouvez placer le curseur sur ces zones afin d'indiquer les dates souhaitées. La saisie doit être réalisée sous la
forme JJMMAA (sans séparateurs).
3
Le programme accepte la saisie d'un exercice comptable "à cheval" sur deux années civiles.
Le programme effectue un contrôle sur la validité des dates. Si vous saisissez une date de début postérieure
à la date de fin, un message vous en prévient.
Un exercice comptable est limité à 36 mois.
Les dates de l’exercice pourront être modifiées par la commande Fichier / A propos de….
Longueur d’un compte
Ces zones permettent de définir la longueur des comptes utilisés en saisie.
Vous pouvez demander une longueur de comptes fixe : de 3 à 13 caractères.
Exemple
Si la longueur choisie est 5, tous les comptes seront saisis sur 5 caractères.
Pour que le programme accepte des longueurs de comptes différentes, renseignez la zone par 0 (zéro). La
longueur des comptes saisis pourra varier de 3 caractères numériques à 13 alphanumériques. La longueur
des comptes est dite «flottante».
Après la création du premier compte, ces longueurs ne sont plus modifiables. Il ne sera pas non plus possible
de revenir d’une longueur flottante à une longueur fixe.
3
Il est conseillé de laisser flottante la longueur des comptes si vous voulez pouvoir récupérer le plan comptable du fichier comptable livré avec le programme.
50
© Sage France
Menu Fichier
Cliquez sur le bouton Suivant pour poursuivre la création.
Pour abandonner le traitement, cliquez sur le bouton Annuler.
Paramétrage des devises – Assistant de création de fichier comptable
L’étape suivante concerne le paramétrage des devises.
Monnaie de tenue de compte
Sélectionnez votre monnaie de tenue de compte :
‰ Euro,
‰ Autre : précisez l'intitulé de votre monnaie de tenue de compte.
Cliquez sur le bouton Suivant pour poursuivre la création.
Pour abandonner le traitement, cliquez sur le bouton Annuler.
Caractéristiques de votre monnaie de tenue de compte – Assistant de création de fichier comptable
Cette fenêtre apparaît uniquement si vous avez sélectionné Autre comme monnaie de tenue de compte. Elle
vous permet de définir les caractéristiques de votre monnaie.
51
© Sage France
Menu Fichier
Nombre de décimales / Séparateur de décimales / Séparateur de milliers
Précisez le nombre de décimales de votre monnaie (par défaut, 2), les séparateurs de décimales et de milliers (par défaut, ceux définis dans les Paramètres régionaux de Windows).
Ces informations permettent de définir le format Montant de votre monnaie de tenue de compte.
Exemple
Nombre de décimales : 2
Séparateur de décimales : , (virgule)
Séparateur de milliers : (espace).
Le format Montant de la monnaie de tenue de compte sera # ###0,00
Code ISO
Indiquez le code ISO de la devise nouvellement paramétrée. La codification des codes ISO des devises les
plus courantes est disponible dans le «Manuel de l'Euro».
Sigle
Indiquez le signe de la devise, c'est-à-dire l'abrégé qui apparaîtra dans la barre d'état vous permettant de
connaître la devise d'expression des valeurs monétaires.
Reprise des éléments comptables – Assistant de création de fichier comptable
Votre fichier comptable peut être créé à partir de modèles.
Cette fenêtre vous permet de choisir entre les options suivantes :
‰ Oui, à partir du modèle standard : le fichier est créé par copie du fichier modèle livré en standard, puis la mise à jour des informations de la fiche A propos de… est effectuée.
‰ Oui, avec sélection partielle : l'utilisateur pourra alors sélectionner les fichiers structure (comptes
généraux, codes journaux, taux de taxes …) récupérés du fichier modèle,
‰ Non : le fichier est alors créé vide de tout élément de structure.
3
Pour connaître l’emplacement de stockage du modèle, référez-vous au «Manuel d’installation».
Cliquez sur le bouton Suivant pour poursuivre la création.
Pour abandonner le traitement, cliquez sur le bouton Annuler.
52
© Sage France
Menu Fichier
Sélection des éléments comptables – Assistant de création de fichier comptable
Cette fenêtre apparaît uniquement si l'option Oui, mais avec une sélection partielle est sélectionnée à l’étape précédente.
Sélectionnez les fichiers que vous souhaitez récupérer. Le plan comptable est par défaut sélectionné et non
modifiable.
Création du fichier comptable – Assistant de création de fichier comptable
Cette dernière étape permet d’enregistrer le nom et l’emplacement de stockage du nouveau fichier comptable.
Nom
Cliquez sur le bouton Parcourir pour ouvrir une fenêtre de dialogue dans laquelle vous indiquez le nom du
fichier comptable à créer. Vous pouvez, si nécessaire, sélectionner un autre répertoire de stockage grâce à
la zone Enregistrer sous de la fenêtre affichée.
Windows
Le nom du fichier comptable doit se terminer par l'extension .MAE. Celle-ci est automatiquement ajoutée
au nom que vous donnez au fichier lors de sa création. Il n’est donc pas nécessaire de la saisir.
Par défaut, la taille d’un nouveau fichier est fixée à 1000 Ko.
53
© Sage France
Menu Fichier
3
La commande Fichier / Lire les informations vous renseigne sur l’état de remplissage des fichiers (zones
Taille et Dispo).
La création du fichier est lancée lorsque vous cliquez sur le bouton Enregistrer ou par validation. La fiche
d’identification de l’entreprise apparaît alors.
La fiche d’identification de l’entreprise est présentée dans le «Volet Identification - A propos de…»,
page 62.
Cliquez sur le bouton Fin pour lancer le traitement.
Pour abandonner le traitement, cliquez sur le bouton Annuler.
Création manuelle du fichier comptable
Les descriptions qui suivent concernent l'utilisation manuelle de la commande Fichier / Nouveau, c'est-àdire lorsque la commande Fenêtre / Mode assistant est désactivée.
Le programme propose tout d’abord d’enregistrer le nom et l’emplacement de stockage du nouveau fichier
comptable.
Reportez-vous au manuel de Microsoft Windows ou du Macintosh pour l’utilisation d’une telle boîte de
dialogue.
Le programme propose l’enregistrement du nouveau fichier dans le dossier d’installation du programme :
il apparaît dans la zone Dans.
Nom
Indiquez le nom du fichier comptable à créer.
Le nom du fichier comptable doit se terminer par l'extension .MAE. Celle-ci est automatiquement ajoutée
au nom que vous donnez au fichier lors de sa création. Il n’est donc pas nécessaire de la saisir.
Capacité en Ko
Par défaut, la taille d’un nouveau fichier est fixée à 1000 Ko, ce qui ne permet que la saisie des informations de base (options, journaux, quelques comptes). Nous vous conseillons de fixer la taille du fichier à
2000 Ko.
Exemple
Pour 10000 lignes, prévoir environ 15000 Ko.
Ne prévoyez cependant pas trop grand car les fichiers utiliseraient une place inutile sur le disque dur.
54
© Sage France
Menu Fichier
En fonction de la place disponible dans les fichiers, le programme procède de manière automatique à
l’agrandissement des fichiers de travail. Chaque agrandissement s’effectue par tranche de 100 Ko.
Les opérations d’agrandissement peuvent vous retarder dans vos travaux. Pour optimiser les temps de saisie,
nous vous conseillons de donner à vos fichiers une taille suffisante. Veillez également à ce que le disque dur
ait suffisamment d’espace libre pour que l’agrandissement puisse s’opérer.
3
La commande Fichier / Lire les informations vous renseigne sur l’état de remplissage des fichiers (zones
Taille et Dispo).
La taille minimale d’un fichier comptable est de 200 Ko. La taille maximale est de 2 Go (Giga octets), soit
2 000 Mo ou 2 000 000 Ko.
La création du fichier est lancée lorsque vous cliquez sur le bouton Enregistrer ou par validation.
3
Lorsque le nom du fichier sélectionné existe déjà, un double message de confirmation d'écrasement du
fichier est affiché.
Exercice comptable et longueur des comptes
Le programme propose ensuite la fenêtre «Création de l’exercice».
Date début / Date fin d’exercice
Enregistrez les dates limites de l'exercice comptable.
Si les dates proposées ne conviennent pas, vous pouvez placer le curseur sur ces zones afin d'indiquer les
dates souhaitées. La saisie doit être réalisée sous la forme JJMMAA (sans séparateurs).
3
Le programme accepte la saisie d'un exercice comptable "à cheval" sur deux années civiles.
Le programme effectue un contrôle sur la validité des dates. Si vous saisissez une date de début postérieure
à la date de fin, un message vous en prévient :
«Un exercice comptable est limité à 36 mois.»
Les dates de l’exercice pourront être modifiées dans la commande Fichier / A propos de....
Longueur d’un compte
Ces zones permettent de définir la longueur des comptes utilisés en saisie.
Vous pouvez demander une longueur de comptes fixe : de 3 à 13 caractères.
Exemple
Si la longueur choisie est 5, tous les comptes seront saisis sur 5 caractères.
Pour que le programme accepte des longueurs de comptes différentes renseignez la zone par 0 (zéro). La
longueur des comptes saisis pourra varier de 3 caractères numériques à 13 alphanumériques. La longueur
des comptes est dite «flottante».
Après la création du premier compte, ces longueurs ne seront plus modifiables. Il ne sera pas non plus possible de revenir d’une longueur flottante à une longueur fixe.
3
Il est conseillé de laisser la longueur des comptes flottante si vous souhaitez récupérer le plan comptable
du fichier comptable livré avec le programme
55
© Sage France
Menu Fichier
Cliquez sur le bouton OK pour valider la création de l’exercice.
Pour abandonner le traitement, cliquez sur le bouton Annuler. Dans ce cas, le programme ne crée ni l’exercice, ni le fichier comptable.
La fiche d’identification de l’entreprise apparaît alors.
La fiche d’identification de l’entreprise est présentée dans la commande «A propos de…», page 61 du
même menu. Elle apparaît après définition des paramètres généraux (cf. ci-après).
56
© Sage France
Menu Fichier
Ouvrir…
Fichier / Ouvrir
Cette commande permet d’ouvrir un fichier comptable existant.
Elle permet également d’avoir accès aux informations d'un fichier comptable si aucun autre n’est ouvert.
Cliquez sur le bouton Ouvrir un fichier de la barre d’outils Standard pour activer cette commande.
Equivalent clavier sous Windows : CTRL + O.
Equivalent clavier sur Macintosh : COMMANDE + O.
Ouverture du dossier comptable
La fenêtre «Ouvrir le fichier comptable» permet la sélection du fichier comptable à ouvrir.
Reportez-vous, si nécessaire, au manuel de Microsoft Windows ou du Macintosh pour l’utilisation d’une
telle boîte de dialogue.
Le programme ouvre par défaut le dossier d’installation du programme. Si nécessaire, utilisez la zone Explorer pour ouvrir un autre dossier, ou cliquez sur le bouton Dossier parent.
Sélectionnez dans la fenêtre le fichier qui vous intéresse et cliquez deux fois dessus, ou bien cliquez sur le
bouton Ouvrir.
Si le fichier est protégé, votre nom et votre mot de passe vous seront alors demandés.
Nom d'utilisateur
Sélectionnez le niveau créé dans les autorisations d'accès.
Le paramétrage des utilisateurs et de leurs autorisations d’accès est effectué dans la commande «Autorisations d’accès», page 139.
57
© Sage France
Menu Fichier
Mot de passe
Zone de 4 caractères alphanumériques permettant de saisir le mot de passe. Tapez celui-ci exactement
comme il a été enregistré. Les lettres majuscules sont considérées comme différentes des minuscules. Afin
d’en préserver la confidentialité, les caractères tapés sont remplacés à l’écran par des étoiles sur Windows
et par des points sur Macintosh.
Cliquez sur le bouton OK ou validez pour ouvrir le dossier comptable.
Pour abandonner le traitement, cliquez sur le bouton Annuler.
3
Si le programme refuse d'ouvrir un fichier comptable en affichant un message de type
«Ce dossier est déjà ouvert. Veuillez le refermer ou utiliser les outils de maintenance !»
(par exemple à la suite d'une panne de courant survenue pendant l'utilisation de la comptabilité), lancez le
programme Sage Maintenance et ouvrez le fichier comptable en question. Il vous est alors proposé de
déconnecter les utilisateurs fictifs.
Validez en cliquant sur le bouton OK.
Pour plus d'informations, veuillez vous reporter au «Manuel de la gamme».
Ouverture du fichier expert
Windows
3
Ce paragraphe concerne les utilisateurs possédant la version 100 Pack +.
La fenêtre d’ouverture du fichier expert est proposée si l’option Ouverture du fichier expert de la commande Fenêtre / Préférences est cochée.
Cette fenêtre n'est pas proposée si le fichier expert lié est défini dans l’option A propos de… / Options /
Fichiers liés.
Le programme propose ensuite l’ouverture du fichier expert. Il contient l’ensemble des cycles de révision.
Sélectionnez le dossier puis le fichier expert à ouvrir.
Le bouton Nouveau permet de créer un nouveau fichier expert.
Le programme propose alors d’enregistrer le nom et l’emplacement de stockage du nouveau fichier.
58
© Sage France
Menu Fichier
Enregistrez le nom du nouveau fichier expert de la même manière que pour un nouveau fichier comptable.
59
© Sage France
Menu Fichier
Fermer
Fichier / Fermer
Cette commande permet de fermer un fichier comptable avant d’en ouvrir ou d’en créer un autre.
Cliquez sur le bouton Fermer le fichier de la barre d’outils Standard pour activer cette commande.
Equivalent clavier sous Windows :CTRL + W.
Equivalent clavier sur Macintosh : COMMANDE + W.
Le programme ferme les fichiers comptable et expert en même temps.
2
Cette commande ne sert pas à la fermeture des fenêtres ouvertes à l’écran.
Si vous lancez cette commande alors que des fenêtres sont encore ouvertes à l’écran, elles seront automatiquement refermées comme si vous aviez validé, c’est-à-dire accepté les modifications éventuellement faites.
60
© Sage France
Menu Fichier
A propos de…
Fichier / A propos de…
Cette commande permet de consulter et modifier les paramètres de la société.
Cliquez sur le bouton A propos du fichier de la barre d’outils Standard pour activer cette commande.
Les paramètres d’une société sont enregistrés sur des volets accessibles par des onglets sous Windows et
par des boutons sur Macintosh.
Le nom de cette commande est complété par celui du fichier comptable ouvert.
Cette fenêtre apparaît automatiquement après la création d’un nouveau fichier (sauf lorsque ce dernier est
créé à partir de la commande Structure / Fusion…).
3
Pour imprimer le contenu de la fiche société ainsi que les Options du fichier, utilisez les fonctions accessibles par la commande Fichier / Imprimer les paramètres société.
Le volet «Identification» regroupe les coordonnées de la société.
Le volet «Initialisation» permet :
‰ de déterminer la devise dans laquelle est tenue la comptabilité, ainsi que la devise d’équivalence,
‰ de demander la gestion de la norme IFRS,
‰ de modifier les dates de l’exercice comptable et la longueur des comptes,
‰ d’enregistrer le format des montants et des quantités,
‰ de paramétrer le mode de gestion des budgets (par compte général ou section analytique), et l’adaptation du programme aux contraintes de la norme EDI.
Le volet «Contacts» regroupe les coordonnées des différents contacts.
Le volet «Paramètres» vous permet :
‰ de gérer les numéros de pièce,
‰ de définir le journal des à-nouveaux et les comptes concernés,
‰ de déterminer quels sont les registres gérés par la société,
‰ d’adapter le programme à vos habitudes de travail ainsi qu’à votre activité (utilisation des registres,
saisie cabinet comptable…).
Le volet «Préférences» vous permet de choisir toutes les options de gestion qui concernent la saisie, l’importation et l’exportation des données, les éditions... de votre dossier.
Le volet «Fiscal» qui permet l’enregistrement des données concernant la fiscalité.
Le volet «Ajustement lettrage» permet d’enregistrer les paramètres de génération d’écritures d’équilibrage
en cas d’écart de règlement, d’écart de change ou d’écart d’arrondi de conversion.
Le volet «Communication» permet l’enregistrement des données nécessaires au transfert des données.
Le volet «Options» regroupe les informations générales qu’il est indispensable de renseigner avant toute
utilisation du programme de comptabilité.
Nous vous rappelons que toutes les informations concernant la saisie, l’utilisation des fenêtres et des boutons, la barre d’outils Navigation, la commande Rechercher et bien d’autres commandes d’usage général
sont regroupées dans le «Manuel de la gamme».
61
© Sage France
Menu Fichier
La partie supérieure de la fenêtre présente une rangée d’onglets sur Windows ou de boutons sur Macintosh.
Ces onglets et ces boutons donnent accès aux différents volets dont se compose la fiche de la société.
Onglet / Bouton Identification
Permet de revenir au «Volet Identification - A propos de…», page 62 lorsqu’on consulte un autre
volet de la fiche.
Onglet / Bouton Initialisation
Permet d’accéder au «Volet Initialisation - A propos de…», page 64. Ce volet permet d’enregistrer les informations générales concernant la gestion des devises de tenue de comptabilité ainsi
que leurs formats.
Onglet / Bouton Contacts
Permet d’accéder au «Volet Contacts - A propos de…», page 68. Ce volet permet d’enregistrer
des informations générales concernant la gestion des contacts.
Onglet / Bouton Paramètres
Permet d’accéder au «Volet Paramètres - A propos de…», page 69. Ce volet permet d’enregistrer
des informations générales concernant la gestion comptable.
Onglet / Bouton Préférences
Permet d’accéder au «Volet Préférences - A propos de…», page 76. Ce volet permet d’adapter le
programme à vos habitudes de travail.
Onglet / Bouton Fiscal
Donne accès au «Volet Fiscal – A propos de…», page 81 dans lequel il est possible de paramétrer
des informations concernant la fiscalité : mise à jour des écritures de taxes, imprimés Cerfa,
adresse du centre des impôts, etc..
Onglet / Bouton Ajustement lettrage
Permet d’accéder au «Volet Ajustement lettrage – A propos de…», page 87. Ce volet permet le
paramétrage de toutes les données nécessaires au lettrage des divers comptes de tiers.
Onglet / Bouton Communication
Permet d’accéder au «Volet Communication – A propos de…», page 89. Ce volet permet d’enregistrer des informations générales concernant le transfert des données.
Onglet / Bouton Options
Permet d’accéder au «Volet Options - A propos de…», page 91. Ce volet regroupe des informations générales à renseigner avant toute utilisation du programme.
Volet Identification - A propos de…
Pour revenir à ce volet, cliquez sur l’onglet Identification ou sur le bouton ci-contre pour la version Macintosh du programme.
Par défaut, la commande A propos de… s’ouvre sur ce volet.
Le volet «Identification» regroupe les coordonnées de la société.
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Les différentes zones dont se compose ce volet ont les rôles suivants.
Raison sociale
Zone de 35 caractères (maximum) permettant l'enregistrement de la raison sociale de la société. Cette
information est obligatoire.
Activité
Zone de 35 caractères (maximum) destinée à préciser l'activité de la société.
Adresse complète
Enregistrez l'adresse complète de la société sur les zones Adresse (35 caractères maximum), Complément
(35 caractères maximum), Code postal (9 caractères maximum), Bureau distributeur - Ville (35 caractères
maximum), Code région - Région (9 caractères maximum) et Pays (35 caractères maximum).
Commentaire
Zone libre de 69 caractères (maximum) destinée à la saisie d’informations diverses.
N° de SIRET / Code NAF (APE)
Enregistrez le numéro de Siret et le code NAF (APE) de la société, respectivement sur 14 et 5 caractères.
La zone N° de SIRET n’admet pas les espaces entre les caractères.
3
Lorsque le code pays correspond à celui de la France, un contrôle permet de valider le format du numéro
de SIRET. Un message d’alerte apparaît et demande la confirmation de la saisie.
N° d'identifiant
Zone de 25 caractères alphanumériques (maximum) pour l’enregistrement du numéro d’identification CEE
de la société.
Télécommunication
L'encadré Télécommunication est composée de quatre zones :
‰ Téléphone (21 caractères alphanumériques maximum),
‰ Télécopie (21 caractères alphanumériques maximum),
‰ E-mail (69 caractères alphanumériques maximum) et
‰ Site (69 caractères alphanumériques maximum).
Les légendes des zones E-mail et Site sont des liens qui permettent l’un de lancer le programme de messagerie et d’envoyer un message à l’adresse indiquée et l’autre de se connecter au site mentionné en lançant
le navigateur Internet disponible sur le poste.
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Menu Fichier
Volet Initialisation - A propos de…
Pour accéder à ce volet, cliquez sur l’onglet Initialisation ou sur le bouton ci-contre pour la version Macintosh du programme.
Le volet «Initialisation» permet :
‰ de déterminer la devise dans laquelle est tenue la comptabilité ainsi que la devise d’équivalence,
‰ de demander la gestion de la norme IFRS,
‰ de modifier les dates de l’exercice comptable et la longueur des comptes,
‰ d’enregistrer le format des montants et des quantités,
‰ de paramétrer le mode de gestion des budgets (par compte général ou section analytique), et l’adaptation du programme aux contraintes de la norme EDI.
Monnaie de
tenue de comptabilité
3
Cet encadré permet de définir toutes les caractéristiques de la devise utilisée pour tenir la comptabilité.
Intitulé
Indiquez dans cette zone l’intitulé de la monnaie de tenue de comptabilité, c’est-à-dire la devise d’expression des valeurs monétaires de la comptabilité. Elle est obligatoire.
Au moment de la conversion des bases comptables, si aucune devise n’existe dans la liste, la devise
compte est créée par défaut. Nous vous recommandons de la modifier en indiquant la monnaie locale.
Lors de la création d’un dossier, il est impossible de refermer la fenêtre «A propos de…» ou de passer à un
autre volet tant que cette devise n’est pas définie.
La modification de la monnaie de tenue de comptabilité ne peut être envisagée qu’en respectant la cohérence des formats. Le remplacement de la monnaie de tenue de comptabilité ne peut se faire que par une
autre devise ayant un format identique, à savoir un nombre identique ou supérieur de décimales.
2
Important ! La modification de l’intitulé de la monnaie de tenue de comptabilité n’entraîne aucune
conversion des valeurs monétaires.
Unité
Cette zone reprend l’unité de la devise sélectionnée (l’euro par exemple), si celle-ci existe dans la table des
devises. Dans le cas contraire, vous disposez de 21 caractères alphanumériques maximum pour saisir
l’unité correspondant à la monnaie de tenue de comptabilité. Le programme utilisera cette information
pour l’impression des montants en lettres.
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Menu Fichier
Sous-unité
Cette zone reprend la sous-unité de la devise sélectionnée (le centime par exemple), si celle-ci existe dans
la table des devises. Dans le cas contraire, vous disposez de 21 caractères alphanumériques maximum pour
saisir la sous-unité correspondant à la monnaie de tenue de comptabilité. Le programme utilisera cette
information pour l’impression des montants en lettres.
Format montant
Cette zone reprend le format de la devise sélectionnée, si celle-ci existe dans la table des devises. Dans le
cas contraire, vous pouvez définir le format de la monnaie de tenue de comptabilité.
Ce format est utilisé en saisie des journaux et lors des impressions dans les colonnes Débit et Crédit. Le
signe # remplace n’importe quel chiffre. Les chiffres non significatifs ne sont pas imprimés. Un 0 force
l’impression d’un chiffre (quelconque) à la position où il se trouve. Le format par défaut est # ##0,00. La
zone accepte jusqu’à 31 caractères (dont 4 décimales), chiffres, lettres ou signes de ponctuation.
Exemple
# ##0,00 €
Le programme imprime tout nombre avec au moins un chiffre des unités (0 s’il y a lieu) et deux décimales
(égales à 0 s’il y a également lieu). Les milliers sont séparés des centaines par un espace, les décimales par
une virgule. Le symbole de l’euro est ajouté à la fin de chaque nombre (ne doit pas être saisi).
Exemple
# ###,00
Le programme n’imprime rien si le nombre est nul. S’il est décimal, il s’affiche avec deux chiffres.
Vous pouvez enregistrer trois formats différents pour les valeurs positives, négatives et nulles. Ces formats
devront être séparés par des points-virgules. Les nombres négatifs sont par défaut précédés du signe moins
(–).
Exemple
# ##0,00;(# ##0,00);0
Le programme affiche les nombres positifs suivant la présentation standard et les chiffres négatifs entre parenthèses. Les nombres nuls sont représentés par un seul zéro.
Un format pourra être modifié : vous pourrez le passer de 2 à 3 décimales. L'inverse sera par contre impossible si des écritures ont été enregistrées.
Un message vous demandera alors de confirmer ce changement.
Devise d’équivalence
Cette zone est initialisée par défaut à la valeur Aucune. Cependant, la zone à liste déroulante vous permet
de sélectionner une autre devise qui servira dans les calculs d’équivalence. Cette devise d’équivalence
permet :
‰ d’utiliser l’inverseur (affichage des valeurs à l’écran en devise d’équivalence),
‰ de régler les paramètres permettant la gestion automatique des écarts de conversion,
‰ d’équilibrer les écritures en export / import si la devise exportée ou stockée dans le fichier d’import
est la devise d’équivalence.
3
Si aucune devise n’est affectée à la devise d’équivalence, l’accès à l’Inverseur n’est pas autorisé.
Reportez-vous au «Manuel de la gamme» pour en savoir plus sur le fonctionnement de l’inverseur.
Application des
normes IFRS
Application des normes comptables internationales IFRS
Cette case sera cochée dans le cas où la société est concernée par les normes internationales de tenue de la
comptabilité IAS/IFRS.
Si la société n’est pas concernée, cas des entreprises n’ayant ni filiale ni maison mère à l’étranger, il est
conseillé de ne pas cocher cette case. Toutes les zones concernant l’IFRS seront ainsi masquées à l’utilisateur et les fenêtres de saisie et d’affichage seront plus claires.
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Menu Fichier
Si cette case est cochée, elle rendra disponible non seulement la zone qui suit, Saisie IFRS, mais aussi toutes les fonctionnalités qui en dépendent :
‰ activation de la barre d’outils Norme,
‰ disponibilité des zones propres à l’IFRS dans l’option Plan analytique, la fonction Codes journaux,
la saisie des pièces, etc.
Il n’est plus possible de décocher cette zone dès l’instant où :
‰ un journal de type IFRS a été créé,
‰ un journal analytique IFRS a été créé,
‰ des écritures IFRS ont été saisies.
Saisie IFRS
Cette zone à liste déroulante offre les choix suivants :
‰ Journaux IFRS (valeur par défaut) : les écritures de type IFRS sont regroupées dans des journaux
de ce type et peuvent ainsi être retrouvées ou traitées plus rapidement.
‰ Tous types de journaux : les écritures IFRS sont autorisées dans tous les types de journaux.
Cette option permet aux entreprises d’importer des écritures comptables issues de programme ne
permettant pas de distinguer les écritures IFRS des autres.
Il est toujours possible de modifier le contenu de cette zone de Journaux IFRS en Tous types de journaux. Par contre, l’inverse n’est pas possible si des écritures de type IFRS ont été saisies dans des journaux dont l’option Réservé IFRS n’a pas été cochée. Un message d’erreur le signalera.
Généralités sur les normes IAS/IFRS. Les normes IAS/IFRS décrivent les standards de tenue de la
comptabilité à différents niveaux : présentation des états financiers, comptabilisation, règles particulières à
certaines activités… afin de permettre aux sociétés multinationales possédant un siège ou des filiales à
l’étranger de produire des documents comparables entre les différents modes de tenue comptable nationaux.
L’application de ces normes n’est cependant pas obligatoire pour les entreprises ne présentant pas cette particularité. C’est la raison pour laquelle, les fonctionnalités propres à ces normes et proposées dans les programmes de comptabilité Sage sont optionnelles et, dans le cas où leur application est nécessaire, les
écritures saisies disposent de trois options de base :
‰ Nationale permettant de poursuivre une gestion comptable réservée au seul marché intérieur français dans les mêmes conditions que par le passé sans référence aucune aux normes IFRS ;
‰ IFRS applicable aux sociétés dont la comptabilité s’effectue exclusivement au niveau européen ;
‰ Les deux : lorsque les entreprises doivent fournir des comptes sociaux à la fois aux normes françaises et internationales (pour la maison mère en France et les filiales à l’étranger par exemple).
La présentation des états financiers selon les normes IAS/IFRS impose que les opérations comptables spécifiques soient clairement identifiées :
‰ indication si les normes IFRS sont gérées ou non : les fonctions du présent encadré le permettent ;
‰ notion de journal spécifique IFRS : dans le paramétrage des codes journaux,
‰ identification de chaque type d’écriture : nationale, IFRS ou les deux dans les fonctions de saisie
des écritures.
L’objectif de la norme IAS 14 est d’établir des principes de communication d’informations financières sectorielles (informations sur les différentes lignes de produits et services et sur les différentes zones géographiques).
Le logiciel de comptabilité doit, en conséquence, être capable de fournir les informations selon deux axes :
Secteur d’activité et Zone géographique. Les états financiers doivent pouvoir être représentés suivant ces
deux axes.
66
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Menu Fichier
Pour la mise en application de ce principe, les programmes Sage Comptabilité permettent :
‰ La ventilation sectorielle se fera, pour des raisons de similarité de traitement, par l’intermédiaire
d’un nouveau plan IFRS présent au sein des plans analytiques mais totalement dissocié de la saisie
analytique ainsi que des options de saisie analytique affectées aux comptes généraux et aux journaux.
‰ L’utilisation de deux modes de gestion possibles :
‰ un seul plan structuré avec des ruptures sur les Secteurs d’activité et les Zones géographiques,
‰ deux plans distincts.
‰ L’affectation de zones géographiques pour les tiers.
‰ Une ventilation sectorielle par défaut pour les comptes généraux avec l’utilisation de fonctions pour
récupérer automatiquement la zone géographique du tiers.
Exercice / Date début / Date fin
Le programme rappelle les dates de l’exercice saisies lors de la création du fichier comptable. Vous pouvez
modifier ces dates. La saisie doit être réalisée sous la forme JJMMAA (sans séparateurs).
Lorsqu’il existe plusieurs exercices dans le fichier, seules la date début du premier exercice et la date fin du
dernier sont modifiables.
Exercice
3
Le programme accepte la saisie d'un exercice comptable "à cheval" sur deux années civiles.
Le programme effectue un contrôle sur la validité des dates. Si vous saisissez une date de début postérieure
à la date de fin, un message vous prévient. Un exercice comptable est limité à 36 mois.
Le programme permet de gérer simultanément plusieurs exercices. Pour ouvrir un nouvel exercice (précédent ou suivant), voir la commande «Nouvel exercice», page 617.
3
Changement d'exercice.
Lorsqu’un fichier comptable comporte plusieurs exercices, le menu Fenêtre en présente la liste. Vous pouvez ainsi sélectionner celui sur lequel vous désirez travailler. La sélection d’un de ces exercices modifie instantanément l’exercice affiché dans la présente fenêtre.
Un changement d’exercice referme automatiquement les fenêtres des commandes du menu Traitement (en
enregistrant les valeurs saisies).
Au démarrage, le programme sélectionne par défaut l'exercice correspondant à la date système. Pour
démarrer la comptabilité sur l'exercice utilisé lors des derniers traitements, utilisez le fichier REPRENDRE
LA COMPTA.
Supprimer un exercice : il suffit de sélectionner sa ligne et d’utiliser le bouton Supprimer de la barre
d’outils Navigation.
Vous pouvez supprimer un exercice dans la mesure où :
‰ aucune écriture n'a été passée sur l’exercice en question,
‰ il existe plusieurs exercices paramétrés dans le dossier,
‰ la suppression ne porte pas sur un exercice intermédiaire.
Les exercices clôturés sont précédés d’un cadenas fermé.
Longueur d’un compte
Les longueurs affichées ont été enregistrées lors de la création de la société. Vous pouvez les modifier si
aucun compte n’a été créé. Il ne sera pas possible de revenir d’une longueur flottante à une longueur fixe.
Vous pouvez demander une longueur de comptes fixe : de 3 à 13 caractères.
Exemple
Si la longueur choisie est 5, tous les comptes seront saisis sur 5 caractères.
67
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Menu Fichier
Pour que le programme accepte des longueurs de comptes différentes, renseignez la zone par 0 (zéro). La
longueur des comptes saisis pourra varier de 3 caractères numériques à 13 alphanumériques. La longueur
des comptes est dite «flottante».
3
Il est conseillé de laisser flottante la longueur des comptes si vous voulez pouvoir récupérer le plan comptable du fichier comptable livré avec le programme.
Si vous souhaitez utiliser la possibilité de complément des comptes par des zéros (volet Préférences), il est
conseillé de paramétrer une longueur fixe des comptes.
Format Quantité
Ce format est utilisé en saisie des journaux, dans la colonne Quantité. Son utilisation est similaire à celle
de la zone Format montant.
Gestion des budgets
Version
Cette zone est disponible à partir de la version 100 Pack.
Cette zone permet de demander une gestion des budgets par compte général ou section analytique. La zone
à liste déroulante propose trois options :
‰ Aucune : le programme ne permet pas la saisie de budgets ni sur les fiches des comptes, ni sur les
fiches des sections analytiques. L'accès aux fiches de saisie correspondantes est impossible,
‰ Axe analytique : des budgets peuvent être enregistrés sur chaque fiche de section analytique. Un
volet Budgets sera alors disponible,
‰ Axe général : des budgets peuvent être enregistrés sur chaque fiche de compte général. Un volet
Budgets sera alors disponible.
3
Après la saisie du premier budget, cette zone n'est plus modifiable.
Quelle que soit l’option sélectionnée, vous avez toujours la possibilité de saisir des dotations sur les postes
budgétaires.
Norme EDI
Si cette option est cochée, le programme s'adapte automatiquement aux contraintes de la norme EDI. La
longueur maximale d'un numéro de compte général passe à 12 caractères maximum. Lors de la saisie d'un
compte de nature client ou fournisseur, le programme oblige l'utilisateur à saisir un compte de tiers.
3
Cette case à cocher n'est plus accessible après la création du premier compte.
Volet Contacts - A propos de…
Pour accéder à ce volet, cliquez sur l’onglet Contacts ou sur le bouton ci-contre pour la version
Macintosh du programme.
Le volet «Contacts» regroupe les différents contacts au sein de votre société. Leur nombre est illimité.
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Menu Fichier
Les contacts déjà définis sont présentés dans une liste spécifiant : nom, fonction, numéros de téléphone fixe
et portable ainsi que télécopie de chacun.
Nom
Zone de 35 caractères maximum permettant l’enregistrement du nom du contact.
Prénom
Zone de 35 caractères maximum permettant l’enregistrement du prénom du contact.
Service
Zone à liste déroulante reprenant les noms des contacts définis dans l’option A propos de … / Options /
Service des contacts.
Fonction
Zone de 35 caractères maximum permettant l’enregistrement de la fonction du contact.
Télécommunication
La zone est composée des éléments suivants :
‰ Téléphone (21 caractères alphanumériques maximum),
‰ Portable (21 caractères alphanumériques maximum),
‰ Télécopie (21 caractères alphanumériques maximum) et
‰ E-mail (69 caractères alphanumériques maximum).
La désignation de la zone E-mail est un lien qui permet de lancer le programme de messagerie et d’envoyer
un message à l’adresse indiquée.
Volet Paramètres - A propos de…
Pour accéder à ce volet, cliquez sur l’onglet Paramètres ou sur le bouton ci-contre pour la version
Macintosh du programme.
Le volet «Paramètres» comporte deux sous-volets :
‰ «Sous-volet Saisie – Volet Paramètres», page 70 et
‰ «Sous-volet Rapprochement – Volet Paramètres», page 74.
69
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Menu Fichier
Ces sous-volets sont accessibles par des onglets sur Windows et par une zone à liste déroulante sur Macintosh.
Sous-volet Saisie – Volet Paramètres
Ce sous-volet permet :
‰ de gérer les numéros de pièce,
‰ d’adapter le programme à vos habitudes de travail ainsi qu’à votre activité (délai client maximum,
validation en saisie, saisie cabinet comptable…),
‰ de déterminer les registres gérés par la société,
‰ de définir les journaux des à-nouveaux et les comptes concernés,
‰ de préciser les comptes de résultat de l’exercice,
‰ de définir le mode de gestion de la TVA sur encaissements,
‰ d’enregistrer le nombre de jours maximum des délais de règlement clients.
Protection de la zone N° pièce
Cette case à cocher permet d’interdire la saisie et la modification des numéros de pièce quel que soit le
journal.
Gestion des
numéros de
pièce
Numérotation continue pour le fichier
Cette case à cocher n’est accessible que si l’option Protection de la zone N° pièce est cochée. Elle permet
d’avoir une numérotation unique et continue pour l’ensemble des journaux.
3
3
Le journal des à-nouveaux est toujours exclu de cette numérotation.
Lorsque la case est cochée, au niveau de la commande Structure / Codes journaux :
-
Tous les journaux ont l’option non modifiable de numérotation Continue pour le fichier ;
-
Le journal des à-nouveaux a, par défaut, l’option Continu pour le journal. Il a donc une numérotation à part de la numérotation générale.
70
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Menu Fichier
Incidences de la
protection des
numéros de
pièce
La protection des numéros de pièce a une incidence sur toutes les fonctions alimentant les journaux, c'està-dire :
‰ Saisie des journaux : le numéro de pièce est affecté au moment de la validation de la ligne.
‰ Saisie par modèle : le numéro de pièce est affecté au moment de la validation de la pièce.
‰ Interrogation générale / Interrogation tiers : les écritures générées par ajustement lettrage manuel ou
automatique sont numérotées à partir du dernier numéro de pièce utilisé quelle que soit la valeur
définie dans le modèle de saisie.
‰ Import des écritures au format Ligne 100 et 30 : si le numéro de pièce est protégé, l'import dans ce
format doit également l'appliquer. Le numéro de pièce qui figure dans le fichier est donc recalculé à
partir du dernier numéro utilisé pour le fichier ou journal selon le cas.
‰ Importation des écritures au format Sage et Ciel (Communication) : l'option Conserver la référence pièce d'origine est systématiquement appliquée, quelle que soit sa valeur.
‰ Importation des écritures au format Sage ou Sage Coala (Synchronisation) : afin de conserver
l’équilibre des pièces, il est conseillé à l’utilisateur de cocher les options Protection de la zone N°
pièce et Numérotation continue pour le fichier. En effet, si le numéro de pièce est absent du fichier
comme par exemple pour les écritures générées à partir du programme Sage Coala, l’application
doit la renuméroter automatiquement. La renumérotation se fera en fonction de l’ordre de tri
suivant : code journal, date, numéro de pièce, référence pièce.
3
Ce processus n’empêche pas la présence d’un même numéro sur plusieurs pièces comptables mais garantit l’unicité des pièces par période (indispensable pour une bonne gestion de la TVA).
‰ Rapprochement bancaire : les écritures d'ajustement sont numérotées à partir du dernier numéro de
pièce utilisé quelle que soit la valeur définie dans le modèle de saisie.
‰ Ecritures d'abonnement : les écritures générées sont numérotées à partir du dernier numéro de pièce
utilisé quelle que soit la valeur définie dans le modèle de saisie.
‰ Réévaluation des dettes et créances : les écritures générées sont numérotées à partir du dernier
numéro de pièce utilisé quelle que soit la valeur définie dans le modèle de saisie.
‰ Déclaration de taxes : les écritures générées sont numérotées à partir du dernier numéro de pièce
utilisé quelle que soit la valeur définie dans le modèle de saisie.
Saisie cabinet
Complément à zéro
Si cette option est cochée, le programme complète automatiquement par des zéros la racine du compte
saisi, s’il existe. Si le compte n’existe pas, la liste des comptes apparaît pour vous permettre d’en choisir
un.
Il est nécessaire que la longueur des comptes soit fixe et non flottante. Reportez-vous au «Volet Initialisation - A propos de…», page 64 de cette même fonction.
3
Cette option est grisée lorsque les comptes généraux sont de longueur variable.
Validation par
Cette option détermine le mode de déplacement du curseur en saisie (si vous préférez le clavier à la souris).
‰ Tabulation : vous actionnerez la touche TABULATION du clavier pour déplacer le curseur sur les
zones de saisie à renseigner.
‰ Entrée : vous utiliserez la touche ENTREE.
Cette option ne concerne que la commande Traitement / Saisie des journaux.
Dans les autres fenêtres, la touche TABULATION permet de se déplacer de zone en zone.
71
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Menu Fichier
3
Vous pourrez également utiliser la souris en cliquant successivement sur les zones à renseigner.
Ces options permettent de sélectionner le type de registre géré dans votre société. Les deux registres proposés (révision et taxe) regroupent des informations complémentaires relatives aux écritures.
Registre
Gestion registres révision
Les registres Révision sont utilisés dans le cadre d'une révision comptable des comptes. La saisie de ces
registres pourra s'effectuer en saisie des écritures et en interrogation de compte.
Gestion registres taxe
Les registres Taxe sont utilisés pour gérer les cas particuliers de taxes. Ils constituent également l’élément
de base pour la gestion de la TVA aux encaissements. Leur utilisation pour la déclaration de taxes aux
encaissements sera décrite au chapitre traitant de la saisie des journaux.
En fonction du (ou des) registre(s) coché(s), lors de la saisie des journaux, le programme proposera une
fenêtre de saisie supplémentaire, permettant l'enregistrement des informations nécessaires au registre.
Registres taxe
Cette zone à liste déroulante offre les choix suivants :
‰ Mise à jour automatique : les registres taxe sont mis à jour automatiquement. Cette option s’applique dans les cas suivants :
‰ en saisie à partir d’un modèle,
‰ en saisie manuelle dès que l’équilibre d’une pièce est vérifié.
‰ Pas de mise à jour : aucune mise à jour du registre des taxes n’est effectuée.
‰ Après confirmation : la mise à jour des registres de taxes est subordonnée à confirmation.
TVA sur les
encaissements
Version
Utilisation des registres
Par défaut cette case n’est pas cochée. Si vous la cochez, le calcul des registres de trésorerie sera effectué
selon le mode d’affectation de la TVA défini ci-dessous.
L’utilisation des registres taxes pour la détermination de la TVA sur les encaissements n’est disponible
qu’en version Pack +.
Mode d’affectation
Cette zone permet de calculer pour chaque règlement enregistré, qu’il soit total, partiel, multiéchéances ou
multifactures, la répartition du montant entre hors taxe et TVA.
Il existe deux modes d’affectation :
‰ Au prorata des montants Hors Taxe : c’est la valeur proposée par défaut.
‰ Priorité aux taux sur les débits : les affectations de TVA seront effectuées en priorité pour les taux
sur débit, ensuite pour les taux sur encaissements et à régime égal pour les taux les plus élevés.
Journaux de
report des ànouveaux
Type d’écriture
Le type des écritures passées sur ce journal sera au choix :
‰ Normal : ce type correspond aux écritures de gestion quotidienne (achat, vente...).
‰ A-nouveau : ce type correspond aux écritures d’à-nouveaux saisies directement par l’utilisateur
dans le journal désigné plus haut.
Journal général
Renseignez dans cette zone le code du journal général des à-nouveaux. Cette information permet :
‰ de proposer automatiquement ce journal, lors de la génération des à-nouveaux en fin et en début
d’exercice,
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‰ d’attribuer aux écritures saisies sur ce journal, lors de la création d’un nouveau dossier comptable
ou lors d’ajustements effectués, le type «à-nouveau manuel».
Les écritures générées par la commande Nouvel exercice conservent le statut «à-nouveau» quel que soit le
journal sélectionné : journal d’à-nouveaux défini ou autre journal de type général.
2
3
L’option Réservé IFRS du journal de type Général sélectionné ne doit pas être cochée. Si tel est le
cas, un message d’alerte bloquant s’affichera. Il faudra alors sélectionner un autre journal.
Lors de la saisie ou de la modification d’éléments comptables dans ce journal des à-nouveaux, les écritures
peuvent avoir le statut «à-nouveau» et être gérées comme telles dans les éditions du Grand-livre et de la
Balance.
Journal OD analytique
Zone permettant de saisir ou de sélectionner un code journal d’OD analytiques pour les reports des sections analytiques. Cette information n’est pas obligatoire.
Journal IFRS
Cette zone permet de saisir ou de sélectionner un journal pour les reports des à-nouveaux IFRS. Cette saisie n’est pas obligatoire.
Si la gestion IFRS n’a pas été sélectionnée, cette zone n’apparaît pas.
Si la gestion IFRS a été paramétrée, les sélections possibles dans cette zone dépendent du choix fait dans la
zone Application des normes comptables IFRS du volet Initialisation de la présente fonction :
‰ si le choix porte sur Journaux IFRS, seule la sélection d’un journal de type Général avec l’option
Réservé IFRS cochée est autorisée ; dans le cas contraire un message d’alerte bloquant s’affichera ;
‰ si le choix porte sur Tous les types de journaux, il est possible de sélectionner n’importe quel journal de type Général. Un message d’alerte bloquant s’affiche si le journal n’est pas de ce type.
Voir le «Volet Initialisation - A propos de…», page 64.
Journal ODA IFRS
Zone permettant de saisir ou de sélectionner un code journal d’OD analytiques pour les reports des à-nouveaux IFRS. Cette information n’est pas obligatoire. Cette zone est masquée si la gestion IFRS n’a pas été
demandée.
Si le choix fait dans la zone Application des normes comptables IFRS du volet «Initialisation» de la présente fonction est Journaux IFRS, seule la sélection d’un journal comportant l’option Réservé IFRS
cochée est autorisée ; dans le cas contraire un message d’alerte bloquant s’affichera.
Comptes
Pour la génération des à-nouveaux et l’affectation du résultat, il est possible de définir les comptes utilisés
par défaut pour les comptes d’ouverture, de bénéfice et de perte.
Résultat de
l’exercice
3
Un contrôle permet de vérifier que les comptes définis existent bien.
Délai client maximum (jours)
Indiquez le nombre de jours maximum toléré pour les règlements clients.
Lors de l'enregistrement des écritures, le programme propose une date d'échéance calculée automatiquement (modifiable) en fonction du mode de règlement enregistré dans la fiche du tiers (commande Plan
tiers).
Si lors de la validation d’une ligne d’écritures sur un tiers de type client, le nombre de jours d’échéance
calculé par le programme est supérieur au délai fixé ici, un message d’avertissement apparaît.
73
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Sous-volet Rapprochement – Volet Paramètres
Ce volet regroupe les options spécifiques à la gestion des extraits permettant la génération des écritures
comptables.
Génération des
écritures comptables
Les zones de cet encadré permettent de générer des écritures comptables à partir des mouvements bancaires
saisis ou incorporés.
Recherche systématique des écritures
Cette option permet, lors de la saisie des extraits bancaires, la recherche des écritures non lettrées du tiers
afin de les lettrer avec les écritures de règlement saisies.
Type d’écart
Liste déroulante permettant de préciser le type d’écart à partir duquel sera effectuée la recherche des écritures non lettrées :
‰ Ecart de montant : (valeur par défaut) la recherche d’écritures s’effectue sur le montant.
‰ Ecart de pourcentage : la recherche d’écriture s’effectue sur un pourcentage qui peut éventuellement dépasser 100 % du mouvement bancaire saisi.
Ecart de montant
Cette zone sert à la saisie de la valeur de tolérance pour la recherche des écritures non lettrées. Elle portera
sur les écritures en tenant compte de la fourchette définie (en plus ou en moins). Cette valeur doit être saisie en montant ou en pourcentage en fonction du choix fait dans la zone Type d’écart.
En cas de pourcentage, celui-ci ne doit pas comporter de décimales.
Exemple
Pour un montant de 100 avec un écart de 3, le programme affichera la liste des écritures dont le montant
est compris entre 97 et 103, bornes comprises.
Compte d’attente
Cette zone à liste déroulante permet de sélectionner le compte par défaut utilisé pour la génération des écritures comptables.
Report du N° d’extrait
Liste déroulante permettant de préciser dans quelle colonne sera reporté le numéro de l’extrait de compte
issu de la fonction Saisie des opérations bancaires :
‰ Pièce trésorerie (valeur par défaut),
74
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Menu Fichier
‰ Référence,
‰ N° de pièce. Ce dernier choix n’est pas disponible dans le cas où une numérotation des journaux
continue pour le fichier a été paramétrée et la protection du numéro de pièce demandée.
Voir les fonctions «Saisie des opérations bancaires», page 384, «Codes journaux», page 301 ainsi que le
«Sous-volet Saisie – Volet Paramètres», page 70.
Une écriture de contrepartie unique
Cette option, si elle est cochée, centralise en une seule ligne les écritures. Par défaut (non cochée) autant de
lignes d’extraits que de pièces sont générées.
Escomptes
clients / fournisseurs
Code journal
Zones permettant l’enregistrement du code journal sur lequel seront passées les écritures relatives aux
écarts d’escomptes clients ou fournisseurs issues de la fonction Saisie des opérations bancaires.
Modèle
Zones à liste déroulante permettant de sélectionner le modèle de saisie qui permettra le calcul des écarts
d’escomptes accordés aux clients ou par les fournisseurs.
Suppression des extraits après incorporation
Si cette case est cochée, le programme supprimera automatiquement le fichier de transfert des extraits de
comptes après l’avoir incorporé (téléchargé) dans le fichier comptable.
Rapprochement sur
Cette zone permet d’indiquer sur quelle devise est effectué le rapprochement bancaire automatique :
‰ Monnaie de tenue de comptabilité (valeur par défaut),
‰ Devise du RIB.
Sous-volet Rapprochement – Volet Relance
Ce volet permet d’effectuer les premiers paramétrages donnant à l’entreprise une lisibilité sur les relances
clients. Il propose de :
‰ gérer les pénalités de retard,
‰ gérer les frais d’impayés,
‰ déterminer le solde minimum d’un rappel.
75
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Menu Fichier
Pénalités de
retard
Lorsque vous cochez cette zone vous renseignez le paramétrage nécessaire au calcul et à la comptabilisation
des pénalités de retard.
Taux
Indiquez le taux à imputer sur le montant de la facture au prorata des jours de retard. Ce taux est celui
déterminé dans les conditions générales de vente de votre entreprise.
Imputation pénalités
Sélectionnez le mode d’imputation des pénalités :
‰ par ordre d’échéance, c’est à dire par ordre des écritures pointées,
‰ proportionellement au montant des écritures pointées.
Ce calcul sera réalisé lors des lettres de rappel.
Un bouton Mise à jour comptable des pénalités et frais d’impayés lancera le traitemant
Code journal
Sélectionnez le code journal (de type Général) sur lequel les pénalités de retard doivent être enregistrées.
Modèle de saisie
Un modèle de saisie Pénalités de retard est proposé dans les modèles de saisie. Vous pouvez le sélectionner parmi ceux proposés dans la liste déroulante, ou en sélectionner un que vous avez vous-même créé.
Des écritures seront ainsi automatiquement enregistrées suivant ce modèle dans le journal indiqué ci-dessus.
Frais d’impayés
Cette zone, non cochée par défaut, gère le paramétrage nécessaire au calcul et à la comptabilisation des frais
d’impayés. Ces derniers sont calculés suivant leur code journal et leur schéma d’écriture.
Code journal
Sélectionnez le code journal (de type Général) sur lequel les pénalités de retard doivent être enregistrées.
Modèle de saisie
Un modèle de saisie Frais d’impayés est proposé dans les modèles de saisie. Vous pouvez le sélectionner
parmi ceux proposés dans la liste déroulante, ou en sélectionner un que vous avez vous-même créé.
Des écritures seront ainsi automatiquement enregistrées suivant ce modèle dans le journal indiqué ci-dessus.
Un bouton Frais d’impayés ouvrira une fenêtre de saisie du montant.
Solde minimum
Zone de 14 caractères numériques permettant de définir le seuil en dessous duquel les relances ne sont pas
effectuées. Si aucun montant n’est renseigné, les relances seront effectuées quel que soit le solde débiteur
du compte de tiers. Les valeurs négatives sont interdites dans cette zone.
Pour les autres paramétrages relatifs aux relances et rappels, vous pouvez consulter les §
Volet Préférences - A propos de…
Pour accéder à ce volet, cliquez sur l’onglet Préférences ou sur le bouton ci-contre pour la version
Macintosh du programme.
76
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Menu Fichier
Le volet «Préférences» permet de choisir toutes les options de gestion qui concernent la saisie, l’importation
ou l’exportation des données, les éditions… du dossier.
Paramètres de
saisie
Windows
Equilibre devises
La zone vérifie l’équilibre des lignes exprimées en devises, à savoir :
Montant en devise * Cours de la devise = Montant en monnaie de tenue de comptabilité.
Cette zone existe uniquement dans la version 100 Pack +.
La zone à liste déroulante propose quatre actions en cas de déséquilibre :
‰ Non : aucune correction n’est effectuée. C’est la valeur proposée par défaut par le logiciel.
‰ Afficher un message d’alerte : aucune modification n’est effectuée, mais un message s’affiche
pour prévenir du déséquilibre.
‰ Modifier le montant en devise : le montant en devise est automatiquement ajusté pour vérifier
l’égalité.
‰ Modifier le cours de la devise : le cours est recalculé pour conserver les montants en devises et les
montants en monnaie locale.
Affectation analytique
Cette zone permet de définir le traitement que le logiciel doit effectuer en saisie d’écritures sur les comptes
faisant l’objet d’une répartition analytique par défaut. La ventilation peut être :
‰ Manuelle : la ventilation se fait manuellement lors de la saisie.
‰ Automatique : la ventilation analytique s’opère automatiquement dès qu’une ligne d’écriture comportant une ventilation analytique par défaut est validée.
‰ Après confirmation : la fenêtre «Saisie analytique» s’affiche avec la répartition par défaut et il
vous est demandé de la confirmer.
3
Pour ces trois options, la fenêtre de saisie analytique n’apparaît que si l’option Saisie analytique est cochée
au niveau du journal et du compte.
Ventilation des quantités/devises
La zone à liste déroulante propose les choix suivants :
‰ Non : le logiciel n’effectue aucune vérification de la ventilation analytique, que ce soit en quantité
ou en devises. De ce fait, l’utilisateur peut, au choix et ponctuellement, effectuer manuellement une
répartition en quantité ou en devises.
‰ Quantité : le contrôle est automatiquement effectué sur la zone Quantité qui doit être ventilée à
100% sur les cinq premiers plans analytiques.
77
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Menu Fichier
‰ Devise : le contrôle est automatiquement effectué sur la zone Montant devise qui doit être ventilée
à 100% sur les cinq premiers plans analytiques.
Numéro de pièce règlement
Cette zone permet lors de la génération des règlements de stocker le numéro du chèque dans une des zones
suivantes :
‰ Numéro de pièce : le «1er numéro» précisé dans la fenêtre de génération des règlements est placé
dans la colonne Numéro de pièce du journal de banque choisi pour le règlement. Ce numéro est
bien sûr incrémenté pour chaque ligne de règlement.
‰ Référence : le logiciel numérote la pièce automatiquement en fonction du journal. De ce fait, la
facture perd sa référence d’origine, mais le journal conserve sa numérotation automatique.
‰ Libellé : le numéro de chèque est indiqué dans les premiers caractères du libellé. Ce dernier est
ensuite complété par le libellé d’origine ou le libellé automatique selon le choix de l’utilisateur.
Appel des tiers
La zone à liste déroulante propose les choix suivants pour la saisie des tiers en saisie des journaux :
‰ Sur le numéro : lors de la saisie, la liste des tiers est affichée triée sur la zone Numéro (valeur par
défaut).
‰ Sur l’intitulé : lors de la saisie, la liste des tiers est affichée triée sur la zone Classement.
Appel des sections
La zone à liste déroulante propose les choix suivants pour la saisie des sections analytiques en saisie des
journaux :
‰ Sur le numéro : lors de la saisie, la liste des sections est affichée triée sur la zone Numéro (valeur
par défaut).
‰ Sur l’intitulé : lors de la saisie, la liste des sections est affichée triée sur la zone Classement.
Seuil équilibre de TVA
Déterminez le montant du déséquilibre maximum au-dessus duquel le programme pourra générer des écritures d’écart.
Exemple
Montant TTC = 218
Formule calculant la TVA : (218/1+1,196)x0,196 = 35,73
Formule calculant le HT : 35,73/0,196 = 182,30
or 35,73+ 182,30 = 218,03 d’où un écart de 0,03.
Si l’écart est < ou = au seuil équilibre TVA paramétré, l’écart est imputé au montant HT.
Si l’écart est > ou = au seuil équilibre TVA paramétré, le programme génère une écriture d’écart, pour le
montant de l’écart.
Ouverture compte en saisie
Si cette option est cochée, le programme autorise la création d'un compte en cours de saisie d'un journal.
Dans ce cas, tapez le radical du compte à créer suivi de ? pour accéder directement à la fiche de création
d'un compte.
Extourne/annulation en négatif
Cochez cette case d’option pour permettre de contre-passer les écritures en négatif par la fonction Visualisation d’une pièce.
Suppression après validation
Cochez cette option pour autoriser la suppression d'une écriture (ou plusieurs) dans le journal tant que
celui-ci n’a pas été clôturé.
3
Après une clôture, partielle ou totale, la suppression d'une écriture (enregistrée sur la période clôturée)
devient impossible même si cette case est cochée.
78
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Menu Fichier
Mise à jour en import
Le programme permet d’importer un fichier de comptes de tiers.
Si le fichier importé contient un numéro de compte de tiers existant déjà dans le fichier comptable, indiquez le mode de mise à jour à effectuer :
‰ Sans modification : la procédure d’importation sera stoppée dès lors que le fichier d’importation
contient un compte de tiers existant dans le fichier comptable,
‰ Modification : (valeur par défaut) le programme remplacera le compte de tiers du fichier comptable par celui du fichier importé,
‰ Choix manuel : le programme affichera un message vous invitant à confirmer ou non la mise à jour
du compte.
Le paramétrage de cette zone s’applique également à l’importation des comptes en provenance de fichiers
Sage (fichiers d’exportation comportant l’extension .PNC).
Import
3
Les paramétrages faits dans cette zone ne sont pas observés lors d’importation de données à l’aide de la
commande Fichier / Communication.
La mise à jour porte sur les zones du fichier d’importation suivantes.
Champ
Type
Interprétation dans la comptabilité
Mise à jour
Type de compte
G
X
A
Général
Auxiliaire
Analytique
Non applicable
Code du compte
13 AN (1)
Numéro de compte ou de section
Non modifiable
Intitulé
31 AN
Sens privilégié / Nature (2)
1 AN
Voir ci-dessous
Caractéristiques
2 AN
Non repris
Niveau d’accessibilité
1 AN
Non repris
Regroupement / Compte associé
13 AN
Pour les tiers, correspond au compte collectif
Adresse 1
21 AN
Modifiable
Adresse 2
21 AN
Modifiable
Code postal
6 AN
Modifiable
Ville
21 AN
Modifiable
Téléphone
15 AN
Modifiable
Modifiable
Non modifiable
1. AN : caractère alphanumérique.
2. Sens privilégié / Nature : voir les explications ci-dessous.
Sens privilégié / Nature : l’information de ce champ est reprise de la manière suivante :
‰ Comptes généraux : non repris.
‰ Comptes de tiers : correspond au type de tiers :
‰ C : client,
‰ F : fournisseur,
‰ D ou vide : autre (sauf si le compte associé est de nature Salarié).
Dans le cas d’un compte de nature Salarié, lors de l’importation le logiciel vérifie pour les comptes de
type D si le compte général associé appartient à la nature de compte Salarié définie dans l’option A propos
de… / Options / Nature de compte et lui attribue, le cas échéant, cette nature. Dans le cas contraire, le type
Autre est attribué.
Equilibre journal
Cette option est utilisée pour l’import des écritures. Deux choix vous sont offerts si le programme constate
que les journaux en import sont déséquilibrés :
79
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Menu Fichier
‰ Non : la procédure d’import est arrêtée.
‰ Par journal / période : une écriture d’écart est générée pour chaque journal / période présentant un
déséquilibre.
Appliquer la préventilation des comptes
Si aucune ventilation n’a été réalisée sur les écritures importées, le programme récupère la préventilation
analytique des comptes généraux et des comptes tiers et les impute sur les écritures importées.
2
Automatisation
des écarts
Si le compte de tiers de l’écriture possède une préventilation IFRS, celle-ci est affectée en priorité.
Compte d’écart débit / Compte d’écart crédit
Ces zones doivent être obligatoirement renseignées si l’option Par journal / période a été sélectionnée
dans la zone Equilibre journal. Les zones à liste déroulantes vous permettent de choisir dans le plan
comptable de la société les comptes généraux appropriés.
Les comptes d’écart débit et crédit paramétrés pour l’import sont également utilisés pour la génération
automatique des écritures d’écart d’arrondi de conversion lors de la saisie d’écritures en devise.
La fonction d’automatisation des écritures d’écart d’arrondi de conversion est détaillée au paragraphe
Saisie d’un mouvement en devise de la fonction «Journaux de saisie», page 423.
3
Vous devez également renseigner ces deux zones si vous utilisez l’EuroPass’Port, afin d’équilibrer les journaux après conversion des montants.
Pour en savoir plus sur la procédure de basculement vers l’Euro avec l’EuroPass’Port, reportez-vous au
«Guide de l’Euro».
Analyse Grand-livre
Cette zone permet de définir trois périodes de comparaison pour l'impression du grand-livre des comptes.
Indiquez ici la durée, exprimée en mois, de chacune de ces périodes.
Exemple
Si la première période est de 3 mois, il sera possible d’adjoindre à un Grand-livre au 30/06, une colonne
de solde du 01/01 au 31/03 correspondant aux trois mois définis dans cette première période.
Pour enregistrer les périodes d’analyse, opérez de la façon suivante :
‰ sélectionnez tout d’abord une des trois périodes dans le menu local (la période 1 est la plus rapprochée, la période 3 la plus éloignée) ;
‰ tapez le nombre de mois dans la zone de saisie de droite ;
‰ répétez l’opération pour les deux autres périodes.
Exemple
Si les périodes sont définies comme suit, pour un exercice de 12 mois : Période 1 : 4 - Période 2 : 5 - Période
3 : 3 - La période 1 correspondra aux 4 premiers mois de l'exercice. La période 2, aux 9 premiers mois. La
période 3, aux 12 mois de l'exercice.
Résultat à zéro
Pour les impressions, le programme vous permet de demander ou non l’impression des montants à zéro.
‰ Imprimer blanc : les résultats à zéro ne seront pas imprimés,
‰ Imprimer zéro : les résultats à zéro seront affichés sous la forme 0,00 (en fonction du format des
montants choisi).
Exemple
Si le solde d’un compte mouvementé est nul, la colonne Solde de la Balance sera vide si l’option Impression
blanc a été choisie ; elle contiendra 0,00 si Impression zéro a été sélectionné.
Impression référence
Deux choix sont possibles :
80
© Sage France
Menu Fichier
‰ N° facture si vous souhaitez que le numéro de la facture apparraisse dans l’édition,
‰ Référence si vous souhaitez que la référence de la pièce apparraisse dans l’édition.
Confirmation suppressions
Cette zone permet de demander une confirmation "manuelle" de l'utilisateur lors des suppressions. Trois
options sont proposées :
‰ Aucune : en cas de suppression, le programme s'exécute immédiatement sans demander confirmation à l'utilisateur ;
‰ Eléments : le programme demande confirmation avant toute suppression ; si la demande de suppression concerne plusieurs éléments, une confirmation est demandée pour chacun ;
‰ Liste : le programme demande également confirmation avant toute suppression ; à la différence de
l'option précédente, si la demande de suppression concerne plusieurs éléments, la confirmation est
globale.
Cette zone ne concerne que le fichier comptable en cours d'utilisation. Si vous souhaitez protéger la suppression de données par poste de travail (en réseau notamment), enregistrez vos réglages dans la commande Fenêtre / Préférences.
Code traitement
Cette zone détermine les informations proposées par défaut lors de la création d'un compte. Deux options
sont proposées : Proche et Par nature.
‰ Proche : lors de la création d'un compte de type Détail, le programme recopie le paramétrage du
compte dont le numéro est le plus proche.
Les informations récupérées sont : Report à-nouveau (Aucun, Solde, Détail), Type (Détail), ainsi
que toutes les options des cases à cocher.
Exemple
Les comptes suivants sont créés :
444 Etat-Impôts sur les bénéfices,
4455 TVA à décaisser,
4458 TVA à régulariser.
Lors de la création du compte 4456 TVA déductible…, le programme récupère le paramétrage du
compte 4455 (le plus proche numériquement).
‰ Par nature : les options paramétrées au niveau de la nature de compte pour l'intervalle concerné
sont appliquées.
La définition des options applicables par nature et par intervalle est détaillée dans l’option «Nature de
compte», page 109.
Volet Fiscal – A propos de…
On accède au volet «Fiscal» en cliquant sur l’onglet correspondant sur Windows et sur le bouton
Fiscal sur Macintosh.
Le volet «Fiscal» comporte trois sous-volets :
‰ «Sous-volet Comptabilisation – Volet Fiscal», page 82,
‰ «Sous-volet Cerfa – Volet Fiscal», page 83 et
‰ «Sous-volet EDI-TVA – Volet Fiscal», page 85.
Il contient toutes les informations relatives à la définition des comptes et paramètres de comptabilisation
des écritures de TVA.
Macintosh
Le sous-volet «EDI-TVA» est absent de la version Macintosh.
81
© Sage France
Menu Fichier
Rappelons que l’on accède aux sous-volets par des onglets sur Windows et par une zone à liste déroulante
sur Macintosh.
Sous-volet Comptabilisation – Volet Fiscal
Ce sous-volet contient toutes les informations relatives à la définition des comptes et paramètres de comptabilisation des écritures de TVA.
Mise à jour des
écritures de
taxes
Code journal
Sélectionnez le code journal (de type Général) sur lequel les écritures de TVA doivent être enregistrées.
Un message d’erreur s’affiche si le type du journal est incorrect.
TVA à décaisser
Le compte sélectionné sur cette zone sera utilisé par le programme pour équilibrer le journal si son solde
est débiteur (exemple : 4455100).
Crédit de TVA
Le compte sélectionné sur cette zone sera utilisé par le programme pour équilibrer le journal si son solde
est créditeur (exemple : 4456700).
Ecart d’arrondi débit
Le compte sélectionné sur cette zone sera utilisé par le programme pour générer les écritures d’écart liées
aux différences d’arrondis survenues lors de la génération des écritures de TVA. En France, il s’agit du
compte 658000 – Charges de gestion courante.
Ecart d’arrondi crédit
Le compte sélectionné sur cette zone sera utilisé par le programme pour générer les écritures d’écart liées
aux différences d’arrondis survenues lors de la génération des écritures de TVA. En France, il s’agit du
compte 758000 – Produits de gestion courante.
3
3
L’arrondi est effectué à la valeur entière la plus proche selon les nouvelles règles d’arrondi.
Pour chaque compte de TVA le programme enregistre une écriture en sens inverse dans le journal sélectionné.
Exemple
Le compte 4457100 – TVA collectée est créditeur au moment de la déclaration. Lors de la mise à jour dans
le journal, le programme enregistre au débit la valeur calculée dans la colonne Taxes brutes de la déclara-
82
© Sage France
Menu Fichier
tion de taxes.
L’écriture est composée comme suit :
Zones
Remboursement demandé
Information reprise
Date de pièce
Date saisie
Numéro de pièce
Selon numérotation code journal
Référence de pièce
Rien
Numéro de compte général
Compte de taxe
Numéro de compte de tiers
Rien
Contrepartie générale
Compte d’équilibre du journal (TVA à décaisser ou crédit de TVA)
Contrepartie tiers
Rien
Libellé écriture
Régularisation TVA + «Date saisie»
Mode de règlement
Rien
Date d’échéance
Date saisie
Devise
Rien
Parité
Rien
Quantité
Rien
Montant devise
Rien
Montant débit
Reprise du montant crédit du compte de taxe
Montant crédit
Reprise du montant débit du compte de taxe
TVA remboursée
Cette zone permet de sélectionner un compte dans lequel, le cas échéant et après génération, un remboursement de TVA sera mentionné.
Rubrique BCR remb.
Cette zone permet d’appliquer un code rubrique correspondant à la constante comportant la valeur du remboursement demandé.
Sous-volet Cerfa – Volet Fiscal
Ce sous-volet contient toutes les informations nécessaires à la déclaration papier selon le modèle Cerfa.
83
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Menu Fichier
Informations fiscales
3
Régime
Cette zone propose la liste des régimes gérés par le programme :
‰ Réel normal - CA3,
‰ Mini réel - CA3,
‰ Réel simplifié - CA12/CA12E,
‰ Réel simplifié agriculture - CA3.
Le régime sélectionné sera rappelé dans le titre de la fenêtre «Déclaration de taxes».
Recette
Saisir dans cette zone le nom du centre des impôts auquel vous êtes rattaché. Cette information figure sur
les modèles Cerfa.
Les zones suivantes : N° dossier, CM, CDI, Inspection, % déduction sont à renseigner en fonction des indications portées sur les états Cerfa imprimés reçus de l’administration fiscale.
Date limite (Jour/Mois)
La date limite est une donnée variable (ou fixe si périodicité annuelle) sous la forme JJMM, avec JJ pour le
jour limite de dépôt et MM pour le mois. Elle dépend de la périodicité des déclarations.
‰ Mensuelle : entre le 15 et le 24 du mois suivant la période de déclaration, selon la catégorie de
redevable ;
‰ Trimestrielle : le 5 du 2ème mois suivant le trimestre de déclaration (05/02, 05/05, 05/08 ou 05/11) ;
‰ Annuelle : le 30/04 de l'année suivant l'année de déclaration.
3
Il faut obligatoirement saisir la date pour les déclarations mensuelles ou trimestrielles.
Pour la sélection du mois, une zone à liste non éditable propose :
‰ Mois suivant, valeur par défaut,
‰ Deuxième mois suivant,
‰ Janvier à Décembre (utilisé dans le cas d'un dépôt à date fixe).
Affiliation à la chambre des métiers
Cochez cette case si l’entreprise est affiliée à une Chambre des Métiers.
Centre des
impôts
Cet encadré contient tous les renseignements relatifs au centre des impôts auquel vous êtes rattaché. Ces
informations figurent sur les modèles Cerfa.
84
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Menu Fichier
Sous-volet EDI-TVA – Volet Fiscal
Ce sous-volet permet de définir les éléments nécessaire à la génération EDI-TVA (TéléTVA).
Macintosh
Identification du
redevable
3
Ce volet est absent de la version Macintosh du programme.
N° FRP
Saisir le numéro FRP issu de deux informations présentes dans le fichier comptable :
‰ Code recette (7 caractères),
‰ Numéro de dossier (6 caractères),
‰ plus une clé (2 caractères).
Des contrôles sont présents sur cette zone afin de vérifier la validité du numéro saisi.
A l’attention des utilisateurs, le N° FRP figure :
-
Pour les entreprises relevant des BIC/IS/IS groupe :
-
-
-
sur la dernière déclaration de TVA préimprimée reçue (3310 CA3, 3517 S CA12/CA12E).
Pour les exploitants agricoles :
-
les exploitants qui reçoivent des déclarations 3310 CA3 préidentifiées utilisent le n° FRP figurant sur le dernier imprimé 3310 CA3 reçu ;
-
les exploitants qui ne reçoivent pas de déclaration 3310 CA3 préidentifiée utilisent le n° FRP
qui figure sur le dernier bulletin d'échéance trimestriel n° 3525 bis en leur possession ou sur
la déclaration récapitulative n° 3517 bis CA12A, si elle est plus récente (non gérée dans la
Comptabilité 100 et 30).
Pour les titulaires de revenus non commerciaux :
-
sur le dernier imprimé (pour les assujettis à la TVA).
Représentant
Sélectionnez dans la boîte à liste le représentant légal de l’entreprise :
‰ Principal (valeur par défaut), les informations téléphone et E-mail du volet «Identification» seront
générés dans le fichier EDI-TVA.
‰ Liste des noms et prénoms des contacts enregistrés dans le volet «Contacts» (les informations suivantes sont restituées : nom, prénom, fonction, téléphone et e-mail). Avec ce choix, la saisie de la
fonction devient obligatoire dans le volet «Contacts».
Voir le «Volet Identification - A propos de…», page 62 et le «Volet Contacts - A propos de…», page 68.
85
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Menu Fichier
Procédure EDITVA
Typologie entreprise
Sélectionnez dans la liste la typologie de l’entreprise :
‰ Non définie (valeur par défaut) ;
‰ Appartient au périmètre de la DGE, quel que soit le chiffre d’affaires de l’entreprise ;
‰ CA supérieur à 1,5 millions d’euros, si l’entreprise est hors du périmètre de la DGE ;
‰ CA compris entre 760 000 et 1,5 millions d’euros, si l’entreprise est hors du périmètre de la
DGE ;
‰ CA inférieur à 760 000 euros, si l’entreprise est hors du périmètre de la DGE.
L’obligation d’une part de souscrire sa déclaration par voie électronique et d’autre part, d’utiliser un
moyen de paiement particulier est lié à la typologie d’entreprise :
Typologie
3
Télédéclaration
Télépaiement
Appartient au périmètre de la DGE
Obligatoire
Obligatoire
Télérèglement A
CA supérieur à 1,5 millions d'euros
Obligatoire
Obligatoire
Télérèglement A
CA compris entre 760 000 et 1,5 Mil- Facultatif
lions d'euros
Facultatif
Virement,
Télérèglement A si adhésion à TéléTVA.
CA inférieur à 760 000 euros
Facultatif
Espèces,
Chèque,
Virement,
Télérèglement A si adhésion à TéléTVA.
Facultatif
Moyen de paiement autorisé
Une information Procédure TéléTVA obligatoire (déclaration et paiement) est restituée dans le fichier EDITVA dans le cas où l’entreprise :
-
appartient au périmètre de la DGE (Direction des Grandes Entreprises),
-
a un chiffre d'affaires supérieur à 1,5 millions d'euros.
Elle peut être à l'origine du rejet du fichier si mal renseignée. Veillez à bien sélectionner la catégorie d'entreprises à laquelle vous appartenez.
Adhésion Télédéclaration
Case à cocher, non cochée par défaut, permettant à l'utilisateur d'indiquer qu'il a bien adhéré à la procédure
de déclaration de TVA.
3
Même si vous entrez dans le cadre des entreprises obligataires, ne cochez cette zone que si, d'une part
vous avez effectué les démarches pour adhérer à la procédure TéléTVA, et d'autre part, vous avez reçu la
"lettre de prise en compte de la souscription". La procédure TéléTVA ne devient opérationnelle qu'à partir
de ce moment-là. Dans le cas contraire, votre fichier de déclaration sera systématiquement rejeté.
Adhésion Télépaiement
Case à cocher accessible uniquement si la zone Adhésion Télédéclaration est cochée. Un télépaiement
seul ne peut en effet pas être généré.
Cette zone est par défaut cochée, non accessible si l'utilisateur entre dans le cadre de la loi avec l'obligation
de souscrire et payer sa TVA par voie électronique.
Autre tiers
émetteur
Autre tiers émetteur
Case à cocher, non cochée par défaut, permettant d'indiquer si la déclaration de l'entreprise est effectuée
par un autre tiers : expert-comptable pour le compte de son client, maison mère pour les filiales…
Le fait de la cocher permet de saisir les informations pour l'identification du tiers émetteur.
Identification du tiers émetteur
L'utilisateur doit saisir les coordonnées du tiers émetteur.
86
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Menu Fichier
Cession / Cessation
Case à cocher, non cochée par défaut permettant d'indiquer si l'entreprise est en cours de cession ou cessation d'activité.
En effet, dans ce cas, le redevable dispose d'un délai légal pour déposer ses déclarations fiscales de clôture
d'activité. Dans TéléTVA, tout dépôt de déclaration reste autorisé jusqu'au 31/12/N+2, N étant l'année de
cession/cessation. Au-delà de ce délai, les déclarations doivent alors s’effectuer sur un formulaire papier.
A la validation de la saisie, un message d'alerte bloquant est affiché si au moins une information obligatoire
n'est pas saisie :
«La saisie des zones Raison sociale, N° Siret, Adresse, Code postal et Ville, Téléphone est obligatoire !»
avec le bouton OK pour refermer le message et revenir sur le volet.
Volet Ajustement lettrage – A propos de…
Rappelons que le lettrage consiste à pointer les mouvements de sens opposé, c'est à dire les mouvements
débiteurs et créditeurs, d’un compte. Vous pouvez ainsi pointer factures et avoirs, factures et règlements,
factures et acomptes...
Si ce lettrage révèle une différence, il convient d’enregistrer une écriture d’ajustement.
Le volet «Ajustement lettrage» permet d’enregistrer les paramètres de génération d’écritures d’équilibrage
en cas de lettrage déséquilibré dû à un écart de règlement, un écart de change ou d’arrondi de conversion.
Voir les fonctions «Interrogation et lettrage», page 490 et «Interrogation tiers», page 508.
Exemple
Un client débiteur de 1 000,00 €. règle la somme de 999,00 €. pour solde de tout compte. Après lettrage de
son compte, le solde constaté est de 1,00 €.
Pour accéder à ce volet, cliquez sur l’onglet Ajustement lettrage ou sur le bouton ci-contre pour
la version Macintosh du programme.
Ce volet est composé de cinq sous-volets correspondants aux types de comptes ou de tiers.
‰ Les quatre premiers volets concernent les types de tiers : Client, Fournisseur, Salarié, Autre.
‰ Le volet «Général» concerne les comptes généraux.
Le mode de saisie est identique pour chacun.
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Menu Fichier
Ecart de règlement
Code journal
Sélectionnez le journal qui sera mouvementé par l’écriture d’ajustement.
Voir la commande «Codes journaux», page 301.
Modèle de saisie débit / crédit
Le programme propose les modèles de saisie créés dont le type correspond au journal choisi. A défaut, la
liste complète des modèles de saisie est proposée.
Sélectionnez le schéma d’écriture adapté à un ajustement débiteur dans l’encadré Débit. Si le compte est
débiteur, le programme utilisera ce modèle de saisie. Procédez de la même manière au crédit.
Exemple
Sur le volet Client : Perte sur ajustement client.
Sur le volet Fournisseur : Produit sur ajustement fournisseur.
Sélectionnez le schéma d’écriture adapté à un ajustement créditeur dans l’encadré Crédit. Si le compte est
créditeur, le programme utilisera ce modèle de saisie.
Exemple
Sur le volet Client : Produit sur ajustement client.
Sur le volet Fournisseur : Perte sur ajustement fournisseur.
Maximum
Indiquez le montant maximum de l’écart qui entraînera la génération d’un ajustement.
Ecart d’arrondi
de conversion
Il ne peut y avoir d’écarts de conversion que si deux devises sont équivalentes. C’est le cas de l’Euro et du
Franc durant la phase de transition, ainsi que toutes les monnaies de la zone Euro ou monnaies «In».
Un écart de conversion peut être généré :
‰ Lors des saisies en devise sur les journaux si les paramétrages nécessaires ont été réalisés.
Cette possibilité doit être permise dans la commande Fenêtre / Préférences.
‰ Par la fonction Règlement tiers : c’est le cas lorsque des différences de règlement interviennent
pour un montant inférieur au seuil d'écart d'arrondi de conversion défini.
‰ Par la fonction Calcul différence de change : les modèles d’écart de conversion sont en priorité
appliqués lorsque les devises des factures et règlements sont des monnaies «In».
Pour plus d'informations sur la conversion lors des saisies, reportez-vous au paragraphe «Automatisation
des écarts», page 80.
Exemple
Supposons que la monnaie de tenue de comptabilité soit le Franc français, la devise d’équivalence l‘euro
et que :
1 Euro = 6,55957 FRF
Supposons également que 10 factures soient émises d’un montant de 10 Euros (soit 655,96 FRF chacune),
soit au total 656,00 FRF.
Le règlement s’élève à 100 Euros, soit 655,96 FRF d’où un écart de 4 centimes.
Lors du règlement tiers, le lettrage en devises est équilibré tandis que celui en monnaie locale ne l’est pas
du fait de l’écart des 4 centimes.
Une écriture d’écart de conversion est alors générée.
Pour pouvoir générer des écarts de conversion, renseignez les zones suivantes :
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Menu Fichier
Gestion des écarts de conversion
Cocher cette case permet de gérer les écarts de conversion lorsque les devises des écritures (factures et
règlements) lettrées appartiennent toutes à la zone Euro. Les zones qui suivent sont alors actives.
Pour en savoir plus sur l’Inverseur, reportez-vous au «Manuel de la gamme».
Code journal
La zone à liste déroulante permet de définir le journal de type général sur lequel seront enregistrées les
écritures d’ajustement.
Modèles débit / crédit
Le programme propose les modèles de saisie créés dont le type correspond au journal choisi. A défaut la
liste complète des modèles de saisie est proposée.
Sélectionnez le schéma d’écriture adapté à un ajustement débiteur dans l’encadré Débit. Si le compte est
débiteur, le programme utilisera ce modèle de saisie. Procédez de la même manière au crédit.
Seuil
Déterminez le montant du déséquilibre maximum (en valeur absolue) au-dessous duquel le programme
pourra générer des écritures d’écart de conversion ; au-delà, il s'agit d'un écart de règlement.
Ecart de change
Code journal
La zone à liste déroulante vous permet de sélectionner un journal de type général.
Modèles de saisie Débit / Crédit
La zone à liste déroulante vous permet de sélectionner un modèle de saisie de type général. Ce dernier
définit les comptes utilisés en cas d’écart de change.
3
Les écarts de change sont générés grâce à la fonction Calcul différence de change suite à un lettrage en
devise équilibré alors que le lettrage en monnaie locale ne l’est pas.
Exemple
Facture
Règlement
1000 Francs suisses = 681 € (parité=6,81)
1000 Francs suisses = 680 € (parité=6,80)
Volet Communication – A propos de…
Pour accéder à ce volet, cliquez sur l’onglet Communication ou sur le bouton correspondant pour
la version Macintosh du programme.
Le volet «Communication» permet d’enregistrer toutes les informations nécessaires au transfert des données par le moyen de la commande Fichier / Communication.
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Menu Fichier
Les zones à renseigner sont les suivantes.
Sens du transfert
Sélectionnez dans la boîte à liste le sens du transfert :
‰ Client -> Expert-comptable qui identifie par défaut l’émetteur en tant que client.
‰ Expert-comptable -> Client qui identifie par défaut l’émetteur en tant qu’expert-comptable.
Modalités de
transfert des
données
Type
Sélectionnez dans la boîte à liste le type du transfert :
‰ Communication permet le transfert des données par l’intermédiaire du fichier propriétaire Sage
Ligne 100 ou Ciel.
‰ Synchronisation permet le transfert des données par l'intermédiaire d’un fichier XML.
Macintosh
3
Les versions du programme fonctionnant sur Macintosh ne peuvent générer que des transferts en Communication.
Un message de confirmation s’affiche pour toute modification du sens ou du type de transfert car elle peut
générer des distorsions entre les dossiers. Le bouton Oui rend le changement effectif alors que le bouton
Non ne prend pas en compte les modifications.
Moyen de communication
Macintosh
Les versions du programme fonctionnant sur Macintosh ne gèrent pas cette zone.
Sélectionnez dans la boîte à liste le moyen de communication du transfert :
‰ Messagerie,
‰ Fichier magnétique.
Logiciel destinataire
Sélectionnez dans la boîte à liste le logiciel destinataire du transfert :
‰ Sage 30 & 100,
‰ Sage Coala,
‰ Ciel (choix non disponible en synchronisation).
Identification
Expert-Comptable
N° dossier
Zone de 8 caractères alphanumériques majuscules. Enregistrez dans cette zone le numéro de dossier que
l’expert comptable a attribué au client.
Cette information sera reprise dans l’objet du message généré. Elle doit être unique pour éviter tout
mélange de dossiers.
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Menu Fichier
Intitulé Expert Comptable
Zone de 35 caractères alphanumériques (maximum) pour l’enregistrement du nom de l’expert.
E-mail Expert comptable
Adresse E-mail du cabinet de l’expert comptable (zone de 69 caractères alphanumériques maximum).
Cette information est utilisée par le programme du client pour envoyer les fichiers à l’expert comptable.
Code expert comptable
Zone spécifique dédiée à Coala de 8 caractères alphanumériques permettant d’identifier l’expert-comptable via le serveur Cool.
3
Cette zone doit être renseignée obligatoirement si le logiciel destinataire est Sage Coala.
E-mail Client
Adresse E-mail du client (zone de 69 caractères alphanumériques maximum).
Cette information est utilisée par le programme de l’expert pour envoyer les fichiers au client.
Dernière synchronisation le
Zone non accessible reprenant la date saisie sur l'assistant par le client lors de la dernière synchronisation
lorsque la génération des données a totalement aboutie.
Cette zone ainsi que la suivante n’apparaissent au bas de l’écran que si le choix Synchronisation a été fait
dans la zone Type.
Dernière validation le
Zone non accessible reprenant la date spécifiée par l'expert-comptable sur l'assistant de synchronisation et
présente dans le fichier XML.
Volet Options - A propos de…
Pour accéder à ce volet, cliquez sur l’onglet Options ou sur le bouton ci-contre pour la version
Macintosh du programme.
Le volet «Options» regroupe les informations générales qu’il est indispensable de renseigner avant toute
utilisation du programme de comptabilité.
Les options disponibles sont :
‰ «Champ statistique tiers», page 93 : ils sont utilisés pour réaliser des sélections lors des
impressions ;
‰ «Code interbancaire», page 94 ou codes AFB : ces codes, édictés par l'Association Française des
Banques (AFB) permettent d'identifier le type d'opération figurant dans les relevés ou extraits de
compte (chèques payés, remise chèques sur place, virements émis …) ;
‰ «Code risque», page 95 : ils reflètent la solvabilité ou l’insolvabilité potentielle d’un client ;
‰ «Devise», page 96 : cette option permet de pré enregistrer les données relatives aux devises utilisées lors des transactions avec vos clients et fournisseurs ;
‰ «Fichiers liés», page 99 : vous pouvez, dans cette option, vérifier quels fichiers de travail sont associés aux programmes Sage dont vous disposez et les modifier éventuellement ;
‰ «Filtre de révision», page 100 : cette option est accessible uniquement si un fichier expert est
ouvert ;
‰ «Information libre», page 102 : cette option permet d’ajouter aux fiches des comptes généraux, des
comptes de tiers, des sections analytiques et des écritures générales, des informations complémentaires personnalisées ;
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Menu Fichier
‰ «Mode de règlement», page 107 : ils sont utilisés dans les comptes de tiers pour enregistrer le mode
de règlement habituel des clients et présélectionner un mode de règlement par fournisseur ; ils sont
également accessibles en saisie des écritures ;
‰ «Motif de rejet», page 108 : ils codifient les différents cas de rejet des opérations bancaires ;
‰ «Nature de compte», page 109: les natures de compte regroupent des comptes de même nature et
permettent un contrôle de la cohérence des écritures saisies, ainsi que des automatismes de saisie
suivant le type de journal mouvementé ;
‰ «Niveau d'analyse», page 111 : ils permettent d'établir une classification des dépenses indépendante
des plans et sections analytiques, ainsi que des champs statistiques ;
‰ «Organisation», page 112 : cette option permet de définir les colonnes que l'on souhaite voir à
l'affichage dans les fenêtres du menu Traitement ;
‰ «Pays», page 116 : cette option vous permet d’enregistrer les différents pays avec lesquels vous
êtes en relation ;
‰ «Période de rappel», page 117 : elles permettent d'éditer des commentaires, en fonction du nombre
de jours de retard de paiement des clients, lors de l'édition des lettres de relance et permettent des
sélections dans la commande Rappels/Relevés clients ;
‰ «Plan analytique», page 118: un plan analytique regroupe un ensemble de sections analytiques ; un
plan analytique particulier supplémentaire peut être affecté à la gestion IFRS ;
‰ «Service des contacts», page 124 : option permettant d’enregistrer l’intitulé des services auxquels
appartiennent les contacts ;
‰ «Structure banque», page 124 : cette option correspond à la codification des RIB et au contrôle de
clé ;
‰ «Type tiers», page 126 : ils permettent le rattachement des comptes généraux aux comptes de tiers
ou leur création automatique (lorsqu'ils n'existent pas).
La liste des options est classée par ordre alphabétique d’intitulé. Cette première liste est fixe, vous ne pourrez ni ajouter, ni supprimer ou modifier les éléments contenus.
Vous pouvez déplacer le curseur dans cette liste au moyen des touches BAS ou HAUT.
Pour descendre dans la hiérarchie des options, cliquez sur l’option retenue puis sur le bouton Voir/
modifier de la barre d’outils Navigation. Vous pouvez aussi cliquer deux fois sur sa ligne. La liste des
sous-options vous est alors proposée.
92
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Menu Fichier
Exemple
Les Champs statistique tiers donnent encore accès à un niveau inférieur, procédez de la même façon pour
l’atteindre.
Remontez dans la hiérarchie des niveaux en cliquant sur le titre de la liste et en choisissant l’option souhaitée.
Pour ajouter une sous-option, cliquez sur une ligne vide puis tapez la désignation et les informations dans
les zones en bas de la fenêtre.
Cliquez ensuite sur le bouton Ajouter de la barre d’outils Navigation ou validez par la touche ENTREE.
Pour une modification, cliquez sur l’option en question. Ses caractéristiques s’affichent alors dans les zones
de saisie, à droite de la liste. Après correction, cliquez sur le bouton Ajouter de la barre d’outils Navigation.
Pour supprimer une option existante, cliquez dessus puis sur le bouton Supprimer de la barre d’outils
Navigation. Si le contenu de l'option donne accès à des sous-options, celles-ci devront être préalablement supprimées.
2
Attention ! La correspondance entre un élément d’un des fichiers de structure et une option s’effectue selon l’ordre des listes d’option. Par conséquent, si vous modifiez l’ordre d’une liste d’options
après leur affectation à certains éléments, ceux-ci ne seront plus associés à leur option d’origine.
Rappelons que l'impression des options s'effectue à l'aide de la commande Fichier / Imprimer les paramètres société / Dossier.
Champ statistique tiers
Les champs statistiques permettent l’affectation d’informations supplémentaires sectorielles, par activité ou
toute autre classification, utilisées comme critères de sélection lors des impressions.
3
Utilisateurs du programme Sage Gestion commerciale : les champs statistiques tiers enregistrés ici sont
récupérés automatiquement dans la gestion commerciale.
Ils sont définis sur deux niveaux : un premier servant à l’enregistrement des intitulés des champs et un
deuxième servant à leur énumération. Le nombre d’intitulés de champs est limité à 10 (de 35 caractères
maximum) mais celui des énumérés est illimité.
Les champs statistiques sont utilisés :
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Menu Fichier
‰ dans les comptes de tiers, volet «Complément», pour leur affectation à l’un de ces champs,
‰ dans les postes budgétaires,
‰ dans l’édition de certains états (Statistiques tiers).
Pour accéder au niveau suivant, faites un double-clic sur l'intitulé du champ statistique à enregistrer.
Il n’est pas possible de sélectionner une ligne vide avant de taper son contenu. Tout ce que vous tapez dans
la zone Intitulé (21 caractères maximum) va se ranger dans la liste par ordre alphanumérique. Il est donc
possible que ce que vous tapez ne se place pas dans l’ordre logique que vous souhaitez.
L’ordre de classement du programme est le suivant : signes de ponctuation, chiffres, lettres, majuscules, lettres minuscules.
Exemple
Vous voulez effectuer des statistiques sur l’implantation régionale de vos clients. Vous pouvez créer un
champ statistique appelé Localisation clients et comme énumérés statistiques les régions dans lesquelles ils
sont implantés.
Code interbancaire
Cette option permet d’enregistrer les codes interbancaires qui seront associés aux mouvements bancaires
figurant dans les relevés ou extraits de compte. Ils sont notamment utilisés lors du rapprochement bancaire
automatique.
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Menu Fichier
La liste des codes déjà enregistrés est présentée.
Leurs caractéristiques sont les suivantes :
Code AFB
Zone obligatoire de 2 caractères numériques. Ce code correspond à la codification des différents types
d’opérations par l’Association Française des Banques.
3
Deux codes AFB identiques peuvent coexister s’ils ont une zone Sens différente.
Code nature
Zone de 5 caractères alphanumériques majuscules. Ce code permet de classer les mouvements bancaires
par nature facilement identifiables.
Intitulé
Zone obligatoire de 35 caractères alphanumériques maximum.
Sens
Cette zone à liste déroulante propose les choix suivants selon le type de la transaction :
‰ Décaissement bancaire ou Crédit comptable,
‰ Encaissement bancaire ou Débit comptable.
Mode de règlement associé
Cette zone à liste déroulante propose une série de type de mode de règlement qui, associé aux autres paramètres, permet un rapprochement bancaire automatique performant.
3
Un mode de règlement peut être utilisé pour plusieurs Codes AFB.
Pour plus d’informations, veuillez vous reporter à l’option «Mode de règlement», page 107.
Code risque
Cette option permet d’enregistrer les codes risque qui seront associés à chaque client. Un code risque reflète
la solvabilité ou l’insolvabilité potentielle d’un client.
Dix codes risque peuvent être enregistrés, chacun étant associé à une action. Chaque client se verra appliquer l’action du code risque qui lui est rattaché.
3
Le premier code risque de la liste étant affecté par défaut à tout nouveau compte client, il est conseillé d’y
enregistrer le plus courant.
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Menu Fichier
3
Utilisateurs du programme Sage Gestion Commerciale.
Les codes risque enregistrés ici sont récupérés automatiquement dans la gestion commerciale.
Intitulé
Zone de 35 caractères alphanumériques maximum.
3
Les actions et dépassements d’encours n’ont pas de répercussions en comptabilité. Ces zones ne concernent que les utilisateurs du programme Sage Gestion Commerciale.
Action
Sélectionnez l’action à associer au code risque en cours :
‰ A livrer (valeur par défaut) : cette action n’a aucun effet sur la gestion des pièces du client auquel
le code risque est rattaché,
‰ A surveiller : la création ou la transformation d’un bon de commande client en bon de livraison ou
en facture s’accompagnera d’un message d’avertissement sur la possibilité d’un problème de règlement,
‰ A bloquer : la transformation d’un bon de commande client en bon de livraison ou en facture ne
pourra pas être réalisée. Il sera toutefois possible de créer un devis et/ou un bon de commande avec
un message d’avertissement sur la solvabilité du client.
Dépassement d’encours
Enregistrez une fourchette de montants de dépassement à associer au code risque.
Le programme utilisera ces montants en gestion commerciale pour associer automatiquement un code risque à chaque client.
3
Les fourchettes de montants de deux codes risque ne doivent pas se chevaucher.
Devise
Cette option permet d'enregistrer les données relatives aux devises utilisées lors des transactions avec vos
clients et fournisseurs (la devise privilégiée ou par défaut de chaque tiers est enregistrée sur sa fiche). Grâce
à ces informations, le programme convertit automatiquement les montants saisis sur les journaux.
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Menu Fichier
Si votre activité nécessite une gestion des devises, enregistrez les informations suivantes.
Intitulé
Saisie obligatoire du libellé de la devise (35 caractères alphanumériques maximum) qui apparaîtra sur la
liste de sélection lors de la saisie des fiches tiers et en saisie des journaux.
Unité monétaire / Sous unité
Indiquez l’unité et la sous unité monétaire de la devise.
Format
Format utilisé, en saisie des journaux, dans la colonne Montant devise.
Le format par défaut est # ##0,00. Le signe # remplace n’importe quel chiffre. Les chiffres non significatifs ne sont pas imprimés. Un 0 force l’impression d’un chiffre (quelconque) à la position où il se trouve.
Le programme accepte jusqu’à 31 caractères, chiffres, lettres ou signes de ponctuation.
3
Les montants en devise calculés par le programme seront arrondis en fonction du format des montants en
devise enregistré (zone Format devise).
Sigle
Zone de 5 caractères alphanumériques maximum. Elle indique le sigle permettant de reconnaître la devise
dans laquelle sont exprimés les montants affichés sur les barres de titres et de navigation, à savoir monnaie
de tenue de comptabilité ou devise d’équivalence.
Le champ Sigle vous permettra de visualiser dans quelle devise sont exprimés les montants à l’écran :
monnaie de tenue de comptabilité ou devise d’équivalence.
Il est important de le préciser pour une meilleure lisibilité des valeurs monétaires.
Zone Euro
Cochez cette case si la devise appartient à la zone Euro.
Code ISO
Il s’agit d’une norme internationale permettant de codifier de façon uniforme les différentes devises existantes. Le code ISO est utilisé au niveau des RIB, pour la gestion des extraits et dans le fichier d’import /
export. Vous disposez de 3 caractères alphanumériques pour saisir ce code.
Exemple
Pour les pays appartenant à la zone Euro ou pays «in», le code devise ISO est EUR.
Code DEI
Il s’agit d’un code provenant de l’administration fiscale permettant de remplir la déclaration d’échange de
biens. Ce code est utilisé en Gestion commerciale. Vous disposez également de 3 caractères alphanumériques pour saisir ce code.
97
© Sage France
Menu Fichier
Cotation
Cette zone permet d’indiquer s’il s’agit du cours actuel ou de l’ancien cours. Le choix se fait par une zone
à liste déroulante qui propose :
‰ Cotation et
‰ Ancienne cotation.
Cet encadré permet d’indiquer s’il s’agit du cours actuel ou de l’ancien cours en sélectionnant l’un des
choix proposés par la zone à liste déroulante.
Cotation
Si vous sélectionnez Cotation, renseignez les zones suivantes.
Cours
C’est le cours de la devise étrangère en vigueur au-delà de la date limite fixée pour l’ancienne cotation si
celle-ci est renseignée.
3
Cette zone n'est pas accessible lorsque la case Euro est cochée.
Mode de cotation
Cette zone concerne la gestion de l’euro :
‰ Incertain : c’est le mode de cotation actuel. La devise étrangère est exprimée par rapport à la
devise de cotation.
Soit 1 unité de la devise créée = x unités de la devise de cotation.
Exemple
1 USD =1,12345 €
‰ Certain : c’est le mode d’expression de l’euro par rapport aux monnaies européennes des pays
«In». La devise de cotation sert de référence pour l’expression de la devise étrangère.
Soit 1 unité de la devise de cotation = x unités de la devise étrangère créée.
Exemple
1 EUR = 1,12345 USD (et non 1 USD = 1,12345 EUR en mode incertain)
Selon le mode de cotation, l’interprétation du cours est différente dans la fenêtre de saisie des journaux :
‰ en cotation certaine, le montant en devise est divisé par le cours pour obtenir le montant en monnaie
courante.
‰ en cotation incertaine, le montant en devise est multiplié par le cours pour obtenir le montant en
monnaie courante.
Exemple
L’expression du dollar selon les modes certain et incertain :
Intitulé
Mode de
cotation
Cours
Devise de
cotation
Format
Montant
Calcul
Dollar US
Incertain
1,12345
Euro
# #0,00 $
100 $ = 100 * 1,12345= 112,35 €
Dollar US
Certain
1,12345
Euro
# #0,00 $
100 $ = 100 / 1,12345 = 89,01 €
Devise cotation
La zone à liste déroulante permet de choisir la devise de cotation parmi toutes les devises paramétrées.
3
En création de devise ou en affectation des devises de tenue de compte et d’équivalence, le programme
contrôle qu’il n’y ait pas plus de deux niveaux intermédiaires de conversion entre la devise et la devise de
cotation
Expression de la cotation
Le programme affiche automatiquement sous la zone Devise de cotation l’expression du cours de la devise
par rapport à la devise de cotation.
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© Sage France
Menu Fichier
Toutefois, l’expression de la cotation est différente selon le mode de cotation sélectionné, à savoir le mode
Certain et le mode Incertain.
‰ Avec le mode Certain :
1 Intitulé de la devise de cotation = Cours * Intitulé de la devise
‰ Avec le mode Incertain :
1 Intitulé de la devise = Cours * Intitulé de la devise de cotation
Exemple
Intitulé
Mode de
cotation
Cours
Devise de
cotation
Format
Montant
Expression
Franc Belge
Certain
40,3399
Euro
# #0,00 FB
1 Euro = 40,3399 Franc Belge
Dollar US
Incertain
0,94
Euro
# #0,00 USD
1 Dollar US = 0,94 Euro
Cours période
Zone indicative précisant le cours de change moyen de la monnaie locale avec le Euro (cours moyen, cours
au premier jour du mois, …) et permettant d'effectuer des comparaisons de cours ou des ajustements périodiques des comptes (réévaluation périodique des dettes et créances en devises). Vous pouvez enregistrer un
montant avec 6 décimales.
Cours clôture
Cette zone précise le cours de fin d’exercice. Il est utilisé notamment pour la réévaluation annuelle des dettes et créances en devises. Le cours s’étend sur 14 caractères numériques dont 6 décimales maximum.
Ancienne cotation
Si vous sélectionnez Ancienne cotation, vous devez renseigner les zones suivantes.
Date limite
Cette zone permet d’indiquer à partir de quelle date l’ancien mode de cotation ne doit plus être appliqué.
3
La zone Date limite doit obligatoirement être renseignée si un cours (zone ci-dessous) est défini.
Cours
Le cours de l’ancien mode de cotation défini est utilisé pour toutes les saisies d’écritures antérieures à la
date limite.
Mode de cotation
Sélectionnez le mode Certain ou Incertain.
Pour plus de renseignement sur les modes de cotation Certain et Incertain, reportez-vous à la description
de la zone Mode de cotation.
Devise de cotation
La zone à liste déroulante vous permet de sélectionner la devise de cotation parmi les devises paramétrées.
Expression de la cotation
L’expression de la cotation s’affiche sous la zone Devise de cotation.
Un zone à liste déroulante permet de définir notamment dans le cas du basculement de la table des devises
à l’euro, les cotations en vigueur avant le basculement.
Fichiers liés
L'option Fichiers liés vous permet de définir les chemins d'accès aux fichiers de données gérés par chacune
des applications des Lignes 100 et 30.
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© Sage France
Menu Fichier
Exemple
Le paramétrage de cette option déclenche, lors de l'ouverture d'un fichier comptable, l'ouverture simultanée
de l'ensemble des fichiers liés nécessaires et notamment, pour la Gestion commerciale, l'ouverture du fichier commercial et du fichier comptable.
Le programme propose de paramétrer les fichiers liés suivants :
‰ Fichier commercial : permet de définir le fichier commercial utilisé,
‰ Fichier immobilisations : permet de définir le fichier immobilisations utilisé,
‰ Fichier Moyens de paiement : permet de définir le fichier Moyens de paiement utilisé,
‰ Fichier paramètres BCR : permet de définir le fichier de paramètres BCR utilisé,
‰ Fichier expert : permet de définir le fichier Cycles de révision utilisé,
‰ Fichier salarié : permet de définir le fichier salarié.
Macintosh
Le Fichier salarié n'est disponible que sur la version Macintosh du programme.
Pour chaque fichier, la partie droite de la fenêtre vous permet de sélectionner le fichier de données correspondant. Le programme enregistre ainsi son chemin d'accès.
Sélection d'un
fichier
Le bouton Attacher permet de sélectionner un nouveau fichier. Lorsque vous cliquez sur ce bouton la fenêtre
de sélection apparaît. Après sélection du fichier et validation du choix le chemin d'accès au fichier est indiqué en regard du bouton Attacher.
Suppression
d'un fichier
Le bouton Supprimer permet d'annuler l'association d'un fichier. Lorsque vous cliquez sur ce bouton le programme demande confirmation. La suppression du lien est effective lorsque vous cliquez sur le bouton OK.
Filtre de révision
L’option Filtre de révision est accessible uniquement si un fichier expert a été ouvert lors de l’ouverture du
fichier comptable.
Reportez-vous à la commande «Ouvrir…», page 57.
Version
Cette option n’est disponible qu’en version Pack +.
100
© Sage France
Menu Fichier
Elle permet de définir 10 filtres différents composés chacun de 10 énumérés. En saisie des consignes, le filtre sélectionné sera utilisé pour comparer les consignes correspondant aux critères de dossier.
Enregistrement des filtres de révision
Enregistrez chacun des filtres de révision. Vous disposez de 35 caractères alphanumériques maximum. 10
filtres différents peuvent être saisis.
Enregistrement des énumérés
Un double clic sur l’intitulé d’un filtre de révision permet d’accéder à la fenêtre de saisie de ces énumérés.
Vous disposez de 21 caractères alphanumériques maximum pour enregistrer les énumérés correspondants à
chaque filtre de révision. 10 énumérés peuvent être saisis.
Filtre dossier comptable
Cette case à cocher permet de rattacher l’un des énumérés au dossier comptable ouvert. Lors du traitement
de révision par cycle, le programme incorporera uniquement les consignes correspondant au dossier.
Exemple
Dans les options, vous avez saisi un filtre Régime avec comme énumérés : B.I.C. et B.N.C..
B.N.C. correspond au régime du dossier en cours (ouvert), vous allez donc cocher Filtre dossier comptable.
Toutes les consignes de révision dont l'option B.N.C. a été cochée sont alors incorporées lors du traitement.
101
© Sage France
Menu Fichier
Information libre
Cette option permet d’ajouter des informations complémentaires personnalisées sur les fiches des comptes
généraux, des comptes de tiers, des sections analytiques et des écritures générales.
Si des informations libres sont paramétrées pour un fichier, un volet de saisie supplémentaire, Information
libre, apparaîtra pour la commande considérée (Plan comptable, Plan analytique ou Plan tiers du menu
Structure et Saisie des journaux du menu Traitement).
Les informations libres pourront être utilisées comme critère de sélection :
‰ dans la commande Rechercher,
‰ dans les formats de sélection des impressions,
‰ dans les formats de sélection des exportations de données,
‰ dans l’identification des objets de mise en page.
Détail d’une information libre
Faites un double-clic sur le fichier pour lequel vous voulez enregistrer la ou les informations libres. La fenêtre de paramétrage suivante s’affiche.
64 informations libres, soit 64 nouvelles zones de saisie, peuvent être paramétrées par fichier.
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Menu Fichier
L’ordre de saisie des informations libres sera le même que celui de leur affichage dans cette fenêtre.
Les boutons Monter et Descendre permettent de reclasser cette liste, donc de modifier l’ordre
de saisie des informations.
Equivalent clavier pour Monter :
‰ Macintosh : COMMANDE + CTRL + 1.
‰ Windows : MAJUSCULE + F1.
Equivalent clavier pour Descendre :
‰ Macintosh : COMMANDE + CTRL + 2.
‰ Windows : MAJUSCULE + F2.
3
Ce reclassement a un effet rétroactif sur les informations libres déjà saisies sauf pour les formats de sélection et d’exportation déjà enregistrés.
Intitulé
L’intitulé saisi apparaîtra en face de la zone de saisie de l’information libre. Vous disposez de 31 caractères
alphanumériques maximum.
Type
Sélectionnez le type d’information qui sera saisi. Ce peut être :
‰ du texte, 69 caractères alphanumériques maximum,
‰ un montant de 14 caractères gérés selon le paramétrage de la zone Montant pour le dossier,
‰ une valeur numérique, comportant de 0 à 4 décimales,
‰ une date, qui sera saisie au format JJMMAA,
‰ une date longue, qui sera saisie au format JJMMAAAA,
‰ une table, paramétrée par vos soins ; faites un double-clic sur son intitulé pour la paramétrer.
Longueur
Pour une information libre de type texte, indiquez la longueur de l’information à saisir : de 1 à 69 caractères alphanumériques.
Valeur calculée
Cette option indique que le résultat de l’information libre sera une valeur déterminée à l’aide d’une formule de calcul.
Dans ce cas, deux éléments supplémentaires apparaissent sur la ligne de l’intitulé de l’information libre :
‰
‰
3
une icône placée à gauche de l’intitulé précise que cette information est calculée ;
un petit triangle disposé à droite rappelle à l’utilisateur qu’une page de paramétrage supplémentaire devient accessible pour cette information.
Cette zone est inaccessible dans le cas des informations libres de type Table.
Application source
Cette zone n’est accessible que si l’option Valeur calculée a été cochée.
Dans ce cas, cette zone permet de choisir l’application à l’origine de la mise à jour de l’information libre :
‰ Toutes : (valeur par défaut) l’information libre peut être mise à jour à partir de n’importe quelle
application Sage. Seuls les champs des fichiers partagés entre toutes les applications seront accessibles.
‰ Comptabilité / Gestion commerciale/Saisie de caisse décentralisée / Immobilisations / Moyens
de paiement : seule l’application mentionnée permettra l’initialisation et la mise à jour de l’information libre concernée. Les champs disponibles seront tous ceux des fichiers accessibles et gérés
par l’application.
Exemple
Les fichiers partagés entre toutes les applications appartiennent au menu Structure et concernent les comptes généraux, les sections analytiques et, sous certaines réserves, les comptes tiers.
103
© Sage France
Menu Fichier
Toute une série de messages d’erreurs pourront apparaître dans le cas où les conditions de paramétrage des
informations libres calculées ne sont pas respectées.
Si vous effectuez un double-clic sur une information libre de type Valeur calculée qui n’ait pas été enregistrée avec le programme Sage Comptabilité, un message d’erreur apparaîtra :
«Saisie impossible ! La saisie/modification de la formule de calcul ne peut être effectuée que par l’application source [Nom de l’application].»
Exemple
Une information libre de type Valeur calculée concernant les comptes tiers et ayant comme Application
source Gestion commerciale/SCD ne pourra être modifiée à partir de la Comptabilité car les champs qui
peuvent y être mentionnés peuvent être différents de ceux de la comptabilité.
2
3
Il est conseillé de paramétrer les informations libres de type Valeur calculée dans les applications
qui les calculent.
Cette zone est inaccessible dans le cas des informations libres de type Table.
Information libre de type Table
Pour une information libre de type Table, faites un double-clic sur son intitulé pour définir les énumérés de
la table.
Le nombre d'énumérés de chaque table est illimité.
Il n’est pas possible de sélectionner une ligne vide avant de taper son contenu.
Tout ce que vous tapez dans la zone Intitulé (21 caractères maximum) va se ranger dans la liste par ordre
alphanumérique. Il est donc possible que ce que vous tapez ne se place pas dans l’ordre logique que vous
souhaitez.
L’ordre de classement du programme est le suivant : signes de ponctuation, chiffres, lettres, majuscules, lettres minuscules.
Information libre de type Valeur calculée
Dans le cas des informations libres de type Valeur calculée, il faut faire un double-clic sur l’intitulé pour
ouvrir une fenêtre permettant d’enregistrer la formule de calcul.
104
© Sage France
Menu Fichier
3
Si vous tentez d’ouvrir une information libre de type Valeur calculée dont l’application source n’est pas celle
en cours d’utilisation, un message d’erreur vous en empêchera.
Les informations libres de ce type sont normalement mises à jour par la fonction Fichier / Lire les informations. Elles peuvent également être saisies manuellement sans que cette saisie ne détruise la formule de calcul.
Pour plus d’informations, reportez-vous à la fonction «Lire les informations», page 129.
Une telle information libre peut également être mise à jour par un modèle de saisie.
Pour plus d’informations, reportez-vous à la fonction «Modèles de saisie», page 320.
Les zones de cette fenêtre ont les rôles suivants.
Zone de gauche
Cette zone reste vide et ne peut servir à enregistrer des informations.
Formule de calcul
Cette zone sert à la saisie ou à l’enregistrement de la formule de calcul. Sa capacité est de 1024 caractères
alphanumériques.
Voir ci-dessous les conseils pour l’enregistrement d’une formule de calcul ainsi que les Annexes.
Bouton Saisie d’une fonction
Ce bouton ouvre la fenêtre d’un assistant à la saisie des éléments de la formule de calcul.
105
© Sage France
Menu Fichier
Cette fenêtre ainsi que les fonctions auxquelles elle donne accès sont décrites dans le «Manuel de la
gamme». Veuillez vous y reporter.
Fonctions
Zone à liste déroulante présentant toutes les fonctions et opérateurs disponibles pour l’élaboration d’une
formule de calcul.
Dans le cas où le fichier source serait différent de Tous, des fonctions prédéfinies portant sur les seules
données des fichiers de la comptabilité sont également disponibles.
Toutes les fonctions communes aux programmes ainsi que les opérateurs sont décrits dans le «Manuel de
la gamme».
Les fonctions prédéfinies propres au programme Sage Comptabilité sont décrites en Annexe.
Fichiers
Zone à liste déroulante permettant de sélectionner les fichiers du programme dont certains champs doivent
être utilisés dans la formule de calcul.
Les fichiers proposés dépendent de l’application source de la formule de calcul.
Champ
Zone à liste déroulante dont le contenu dépend du fichier sélectionné dans la zone Fichiers précédente.
Conseils pour l’enregistrement d’une formule de calcul
Trois méthodes peuvent être envisagées pour l’enregistrement d’une formule de calcul :
‰ la saisie manuelle : il est alors nécessaire d’enregistrer les intitulés des fonctions et leurs arguments
strictement comme le programme les attend ;
‰ l’utilisation d’un assistant : en cliquant sur le bouton Saisie d’une fonction, vous appelez un assistant qui vous aide dans la détermination de la fonction de calcul à utiliser ainsi qu’au paramétrage
des arguments éventuellement attendus par cette fonction ;
‰ la méthode mixte : cette méthode sera certainement la plus souvent utilisée puisqu’elle consiste à
utiliser l’assistant pour insérer les fonctions les plus complexes et la saisie manuelle pour les opérateurs simples comme ceux de l’addition, de la soustraction et autres.
Précisons que l’on peut utiliser des variables qui ne sont valables que pour la formule en cours de paramétrage et dont le résultat ne peut être utilisé dans une autre formule.
106
© Sage France
Menu Fichier
Les différents membres d’une formule de calcul doivent être séparés les uns des autres par un point virgule
(;).
Précisons également que la valeur finale de la formule doit commencer par la mention :
Resultat =.
Modification du paramétrage des informations libres
La création de nouvelles informations libres pour un fichier n’a aucune conséquence sur les informations
libres existantes.
Toute modification ou suppression d’informations libres peut occasionner la perte de données préalablement enregistrées. Nous vous conseillons de lire attentivement ce qui suit.
Reportez-vous au «Manuel de la gamme» pour plus d’explications sur la saisie des formules et sur l’assistant.
Voyez également l’annexe pour des explications plus approfondies sur les fonctions prédéfinies.
Modification d’une information libre
En cas de modification du type ou de la longueur d’une information libre, le programme perd les valeurs
enregistrées précédemment pour cette information, dans le fichier concerné.
Si une telle modification est effectuée, à la validation de la zone, le programme affiche un message d’avertissement sur la perte des informations. Vous pouvez alors annuler votre demande de modification.
Suppression d’une information libre
En cas de suppression d’une information libre, le programme perd les valeurs enregistrées précédemment
pour cette information, dans le fichier concerné.
Le cas échéant, le programme affiche un message d’avertissement sur la perte des informations. Vous pouvez alors annuler votre demande de suppression.
Utilisation d’une version réseau du programme : en cas de modification ou de suppression d’une information libre, le programme lance automatiquement une procédure de ré indexation des fichiers. Si plusieurs
utilisateurs sont connectés, cette ré indexation ne peut pas s’opérer. Le programme le signale par un message.
Pour quitter la fenêtre de paramétrage des informations libres, vous pouvez alors taper la touche ECHAP
sur Windows ou ESC sur Macintosh.
Mode de règlement
Le programme permet de saisir jusqu'à 30 modes de règlement de 35 caractères alphanumériques (maximum). Ces informations seront utilisées dans :
‰ les comptes de tiers pour préciser leur mode habituel de règlement,
‰ l’enregistrement des règlements tiers pour présélection d’un mode de règlement,
‰ les modèles de règlements,
‰ l'enregistrement d'une ligne d'écriture.
107
© Sage France
Menu Fichier
3
Utilisateurs du programme Sage Gestion Commerciale :
Les modes de règlement enregistrés ici sont récupérés automatiquement dans la Gestion commerciale.
Intitulé
Enregistrez l’intitulé de chaque mode de règlement. Vous disposez de 35 caractères alphanumériques
maximum.
Code règlement
Enregistrez le code préconisé par les normes EDI pour le mode de règlement en cours.
Motif de rejet
La table des motifs de rejet permet la correspondance des codes de fichier d'extrait bancaire téléchargé par
la commande Traitement / Gestion des extraits. Elle codifie les différents cas de rejet des opérations bancaires. Il s’agit de la table normalisée AFB (Association Française de Banques).
50 motifs de rejet peuvent être enregistrés.
Intitulé
Identifiez chaque motif de rejet sur 35 caractères alphanumériques maximum.
108
© Sage France
Menu Fichier
Code motif de rejet
Zone de 2 caractères numériques.
Nature de compte
Cette option permet de définir, pour chaque nature de compte, une fourchette de numéros de comptes. Ainsi,
en création de compte, le programme affecte automatiquement la nature du compte en fonction de son numéro.
De plus, en saisie des journaux, le programme contrôle la cohérence des écritures. Il suffit de cliquer sur la
ligne de la nature de compte à définir pour saisir la fourchette de numéros de comptes correspondants.
Le programme propose 14 natures de compte définies par la norme EDI. Faites un double-clic sur l’intitulé
du compte pour accéder au détail du paramétrage.
109
© Sage France
Menu Fichier
Fourchette de compte de / à
Ces 2 zones obligatoires de 35 caractères alphanumériques permettent de définir l'intervalle de compte.
Options par défaut
Ensemble de 7 cases à cocher et de 2 listes déroulantes accessibles après la définition de la fourchette de
compte. Ces options sont par défaut appliquées en création d'un nouveau compte général appartenant à cet
intervalle de compte. Par défaut les fourchettes de comptes et les options sont définies avec les valeurs
suivantes :
Fourchette de
comptes
Nature de
compte
Client
De
à
Options par défaut
Report
AN
Regroupement
Saisie
anal.
Saisie
éché.
Saisie
quant.
Saisie
devise
Lettr.
auto.
Saisie
tiers
411
411ZZZ…
Détaillé
Non
Non
Oui
Non
Non
Oui
Oui
413
413ZZZ…
Détaillé
Non
Non
Oui
Non
Non
Oui
Oui
401
401ZZZ…
Détaillé
Non
Non
Oui
Non
Non
Oui
Oui
403
403ZZZ…
Détaillé
Non
Non
Oui
Non
Non
Oui
Oui
404
404ZZZ…
Détaillé
Non
Non
Oui
Non
Non
Oui
Oui
Salarié
421
421ZZZ…
Détaillé
Non
Non
Oui
Non
Non
Oui
Oui
Banque
51
519ZZZ…
Solde
Non
Non
Non
Non
Non
Non
Non
Caisse
53
530ZZZ…
Solde
Non
Non
Non
Non
Non
Non
Non
Amortis/Provision
28
299ZZZ…
Solde
Non
Non
Non
Non
Non
Non
Non
39
399ZZZ…
Solde
Non
Non
Non
Non
Non
Non
Non
49
499ZZZ…
Solde
Non
Non
Non
Non
Non
Non
Non
59
599ZZZ…
Solde
Non
Non
Non
Non
Non
Non
Non
Résultat -Bilan
11
129ZZZ…
Solde
Non
Non
Non
Non
Non
Non
Non
Charge
6
699ZZZ…
Aucun
Non
Oui
Non
Non
Non
Non
Non
Produit
7
799ZZZ…
Aucun
Non
Oui
Non
Non
Non
Non
Non
Résultat -Gestion
89
899ZZZ…
Aucun
Non
Non
Non
Non
Non
Non
Non
Immobilisation
20
27ZZZ…
Solde
Non
Non
Non
Non
Non
Non
Non
Capitaux
10
109ZZZ…
Solde
Non
Non
Non
Non
Non
Non
Non
13
189ZZZ…
Solde
Non
Non
Non
Non
Non
Non
Non
Stock
3
399ZZZ…
Solde
Non
Non
Non
Non
Non
Non
Non
Titre
50
509ZZZ…
Solde
Non
Non
Non
Non
Non
Non
Non
Fournisseur
110
© Sage France
Menu Fichier
Fourchette de
comptes
Nature de
compte
Aucune
3
De
à
Options par défaut
Report
AN
Regroupement
Saisie
anal.
Saisie
éché.
Saisie
quant.
Saisie
devise
Lettr.
auto.
Saisie
tiers
43
499ZZZ…
Solde
Non
Non
Non
Non
Non
Non
Non
52
52ZZZ…
Solde
Non
Non
Non
Non
Non
Non
Non
54
599ZZZ…
Solde
Non
Non
Non
Non
Non
Non
Non
La nature Aucune n'existe pas dans la liste. Les comptes n'appartenant à aucune nature comportent cette
mention. Par définition, il s'agit des comptes devant normalement être soldés en fin d'exercice.
Niveau d'analyse
Les niveaux d'analyse seront utilisés pour les sections analytiques, et surtout pour les états analytiques. Ils
permettent d’introduire une classification des dépenses indépendante des plans et sections analytiques.
Vous pouvez ainsi introduire une notion nouvelle qui permet des sélections sur 10 centres de coûts auxquels
vous aurez rattaché certaines sections analytiques.
3
Utilisateurs du programme Sage Gestion commerciale :
Les niveaux d'analyse enregistrés ici sont récupérés automatiquement dans la gestion commerciale.
Vous pouvez saisir 30 niveaux d'analyse et leur intitulé peut comprendre jusqu’à 35 caractères alphanumériques.
Exemple
Votre établissement dispose de trois ateliers de production. Chacun d’eux fait l’objet, dans votre plan analytique, d’un certain nombre de comptes pour évaluer avec précision leurs charges de fonctionnement.
En particulier, vous avez déterminé certaines sections analytiques pour qu’elles reflètent les charges relevant de l’approvisionnement, de la commercialisation et de la distribution.
Si vous voulez, en fin d’exercice, pouvoir éditer un état vous montrant clairement la part que représente
chacun des trois ateliers dans ces dépenses d’approvisionnement, de commercialisation et d’administration, vous pouvez alors créer trois Niveaux d'analyse à ce nom et les affecter aux sections analytiques correspondantes. Il vous suffira alors d’éditer l’état après une présélection sur le niveau de coût souhaité.
111
© Sage France
Menu Fichier
Organisation
Les options de ce titre s'articulent sur deux niveaux. Elles permettent de paramétrer le caractère obligatoire
et l’affichage optionnel des informations des différentes fenêtres du menu Traitement.
La commande «Personnaliser la liste...», page 847 permet par ailleurs de choisir d’afficher ou non les
colonnes des listes du programme.
Le premier niveau affiche la liste des commandes dans l’ordre où elles apparaissent dans le menu Traitement.
Le second niveau permet le paramétrage des colonnes que vous souhaitez voir pour la commande sélectionnée au premier niveau.
Une information peut revêtir quatre statuts.
Obligatoire pour l’application : les informations précédées d’un cadenas sont obligatoires. Leur statut ne peut pas être modifié par l’utilisateur. Elle ne pourront pas être supprimées par la commande
Fenêtre / Personnaliser la liste.
Obligatoire pour le fichier : les informations précédées de ce signe ont été rendues obligatoires par
l’utilisateur. Leur statut peut être modifié. Elle ne pourront pas être supprimées par la commande
Fenêtre / Personnaliser la liste.
112
© Sage France
Menu Fichier
Masquée pour le fichier : les informations masquées n’apparaîtront pas dans les fenêtres de la commande en cours de paramétrage. Leur statut peut être modifié. Elle ne seront pas visibles par la commande Fenêtre / Personnaliser la liste.
Disponible pour le fichier : les colonnes pourront être ponctuellement affichées ou masquées grâce à
la commande Fenêtre / Personnaliser la liste.
Hormis les informations obligatoires pour l’application, vous pouvez modifier le statut proposé : sélectionnez la ligne de l’information et cliquez sur le bouton d’option correspondant.
3
L’ordre des colonnes dans les tableaux qui suivent n’est pas forcément identique à celui affiché à l’écran.
Les tableaux ci-après présentent les statuts proposés par défaut par le programme.
N° ligne interne
Saisie par
pièce
Saisie des
opérations
bancaires
Journaux
Interrogation générale
Interrogation tiers
Interrogation analytique
M
M
M
M
M
M
F
F
F
Code journal
Jour
A
A
A
A
A
Date de saisie
D
D
M
M
M
N° pièce
A
F
F
F
F
Pièce de trésorerie
F
D
M
M
M
F
F
N° compte général
A
A
A
N° compte tiers
F
A
F
F
Contrepartie générale
M
D
D
M
M
M
Contrepartie tiers
M
D
D
M
M
M
Code taxe
D
D
D
M
M
M
F
F
F
F
F
Libellé d’écriture
M
Mode de règlement
M
D
D
D
D
M
Date d’échéance
F
D
F
D
D
M
Devise
D
D
D
D
M
Parité
D
D
D
D
M
D
D
D
D
M
D
D
D
D
M
Quantité
M
Montant devise
Montant devise débit
(1)
F
Montant devise crédit
(1)
F
Montant débit
A
A
A
A
A
A
Montant crédit
A
A
A
A
A
A
Lettrage montant
D
A
A
M
Lettrage devise
D
D
M
M
Pointage
D
F
F
M
Niveau de rappel
D
D
M
M
Position journal
F
M
M
M
Position registre
D
M
D
M
Position Expert
D
M
M
M
113
© Sage France
Menu Fichier
Journaux
Interrogation générale
Interrogation tiers
Interrogation analytique
Type écritures
D
M
M
M
Révision
D
M
M
M
M
M
M
Saisie par
pièce
Saisie des
opérations
bancaires
Lettrage rapprochement
N° de section
Position règlement
Montant à régler
Quantité à régler
Position rappel
Plan analytique
N° section
Quantité analytique
F
Montant analytique
débit
A
Montant analytique
crédit
A
Code AFB
D
Commentaires
Type norme
D
D
D
D
D
D
D
D
M
Position IFRS
D
D
D
D
D
Plan analytique en
colonne (2)
D
D
D
D
D
Information libre 1 à
64
D
D
D
D
D
1. Uniquement si saisie en devise.
2. Limité à 3 plans.
A Obligatoire pour l’application
F Obligatoire pour le fichier
M Masquée pour le fichier
D Disponible pour le fichier
Videnon paramétrable
Disponibilité des colonnes dans les autres fonctions.
Rapprochement bancaire
Règlement
tiers
Rappel/ relevé
clients
Recherche
générale
Recherche
analytique
N° ligne interne
M
M
M
M
M
Code journal
F
F
F
F
F
Jour
A
A
A
A
A
Date de saisie
M
M
M
M
M
N° pièce
D
F
F
F
F
Pièce de trésorerie
A
M
M
M
M
N° compte général
F
F
F
F
F
N° compte tiers
M
F
F
F
M
114
© Sage France
Menu Fichier
Rapprochement bancaire
Règlement
tiers
Rappel/ relevé
clients
Recherche
générale
Recherche
analytique
Contrepartie générale
M
M
M
M
M
Contrepartie tiers
M
M
M
M
M
Code taxe
M
M
M
M
M
Libellé d’écriture
F
F
F
F
F
Mode de règlement
D
F
F
D
D
Date d’échéance
D
D
F
D
D
Devise
D
D
D
D
M
Parité
D
D
D
D
M
Quantité
D
D
D
D
M
Montant devise
D
D
D
D
M
Montant débit
A
A
A
A
A
Montant crédit
A
A
A
A
A
Lettrage montant
M
D
D
D
M
Lettrage devise
M
D
D
D
M
Pointage
M
M
M
M
M
Niveau de rappel
M
M
M
M
M
Position journal
M
M
M
M
M
Position registre
M
M
M
M
M
Position Expert
M
M
M
M
M
Type écritures
M
M
M
M
M
Révision
M
M
M
M
M
Lettrage rapprochement
F
N° de section
M
Montant devise débit
(1)
Montant devise crédit
(1)
Position règlement
A
Montant à régler
F
Quantité à régler
F
Position rappel
A
Plan analytique
A
N° section
A
Quantité analytique
F
Montant analytique
débit
A
Montant analytique
créd.
A
Commentaires
D
D
D
D
D
Type norme
D
D
D
D
D
115
© Sage France
Menu Fichier
Rapprochement bancaire
Règlement
tiers
Rappel/ relevé
clients
Recherche
générale
Recherche
analytique
D
Position IFRS
D
D
Plan analytique en
colonne (2)
D
D
Information libre
D
D
D
D
D
1. Uniquement si saisie en devise.
2. Limité à 3 plans.
A Obligatoire pour l’application
F Obligatoire pour le fichier
M Masquée pour le fichier
D Disponible pour le fichier
Videnon paramétrable
3
Les modifications faites ici ont un effet immédiat sur les modèles de saisie et la saisie des journaux. Les
modèles de saisie n’afficheront que les colonnes autorisées même si elles ont été paramétrées avec
d’autres.
Après les colonnes spécifiques à chaque fonction, les intitulés des informations libres possibles, ou à défaut
leurs données, complètent la liste des colonnes de chaque fonction.
Le Numéro de ligne et la Date de saisie sont des informations enregistrées automatiquement par le programme et incrémentées à chaque saisie d’une nouvelle ligne quel que soit le paramétrage fait dans la présente commande.
Si vous demandez l’affichage de cette information en cours d’exercice, les numéros qui s’afficheront correspondront donc à la séquence atteinte.
3
Les informations libres apparaissent également dans l’option Organisation. Des lignes blanches sont réservées à cet effet, à moins qu’elles ne soient déjà utilisées.
Pays
Cette option vous permet d’enregistrer les différents pays avec lesquels vous êtes en relation. Lors de la mise
en place du plan tiers, vous pourrez associer à chaque compte de tiers, l’un des pays enregistrés ici.
116
© Sage France
Menu Fichier
3
Utilisateurs du programme Sage Gestion Commerciale :
Les pays enregistrés ici sont récupérés automatiquement dans ce programme.
Intitulé
Nom du pays saisi sur 35 caractères alphanumériques maximum.
Code pays
Code du pays selon la norme ISO3166. 3 caractères alphanumériques sont disponibles.
3
Les informations suivantes n’ont pas de répercutions en comptabilité. Ces paragraphes ne concernent que
les utilisateurs du programme Sage Gestion Commerciale.
Code D.E.I.
Zone de 3 caractères alphanumériques.
Code ISO 2
Zone de 2 caractères alphanumériques utilisée pour les virements étrangers.
Coefficient d’assurance
Il permet de calculer la valeur statistique d’une ligne de pièce pour la Déclaration d’échanges de biens
(pour les échanges intracommunautaires). Zone de 14 caractères numériques maximum.
Coefficient de transport
Il permet de calculer la valeur statistique d’une ligne de pièce pour la Déclaration d’échanges de biens
(pour les échanges intracommunautaires). Zone de 14 caractères numériques maximum.
Dans la Déclaration d’échanges de biens, la valeur statistique d’une ligne de pièce est égale à sa valeur
hors taxes augmentée de ces deux taux.
Période de rappel
Les périodes de rappel correspondent à des commentaires, liés à un certain nombre de jours de retard de
paiement du client. Lors de l'édition des relances clients, pour chaque ligne d'écriture, le programme imprimera le commentaire associé au retard de paiement.
Dix périodes peuvent être enregistrées. Chaque période est définie par un intitulé (de 35 caractères maximum) et un nombre de jours de retard (3 caractères numériques maximum) délimité sous forme de fourchet-
117
© Sage France
Menu Fichier
te (entre x jours et y jours). Le programme effectue un contrôle : ces fourchettes ne doivent pas se
chevaucher.
Pour une période donnée il est possible de définir l’intervalle (avec un maximum de 3 caractères numériques) entre deux rappels. Ce critère intervient uniquement si une première relance a été effectuée.
Exemple
Une relance a été effectuée le 15 Janvier sur une facture à date d’échéance du 1er Janvier.
Le nombre de jours entre deux rappels est renseigné à 10.
Si vous effectuez une impression le 18 Janvier, la relance n’apparaîtra pas.
Si vous effectuez une impression le 30 Janvier, l’écriture sera relancée.
3
Le nombre de jours entre deux rappels ne peut être supérieur au nombre de jours défini pour chaque
période. Dans notre exemple il ne peut exéder 30 jours pour la période de rappel «Relance», au-delà la
période de rappel sera «Contentieux».
Á chaque période peut être associé un modèle de mise en page de la lettre de relance en fonction de la langue
du tiers concerné. Après définition du modèle (par la commande Fichier / Mise en page), sélectionnez la
langue concernée puis cliquez sur le bouton Attacher pour ouvrir une fenêtre de sélection et choisir le modèle qui convient à la fois à la langue et à la période. Pour supprimer l’association d’un modèle à une période
et à une langue, cliquez sur le bouton Supprimer.
Exemple
Vous pouvez définir 3 périodes correspondant aux retards de paiement suivants :
Relance
de
0
à
30
jours de retard
Contentieux de
31
à
60
jours de retard
Poursuites de
61
à
90
jours de retard
Lors de l'impression des relances clients :
- si un règlement a moins de 30 jours de retard, l'édition fera apparaître la mention "Relance" dans
la colonne Commentaire,
- si un règlement a de 31 à 60 jours de retard, l'édition fera apparaître "Contentieux",
- si un règlement a de 61 à 90 jours de retard, l'édition fera apparaître "Poursuites".
Plan analytique
Les plans analytiques sont destinés à regrouper un ensemble de sections analytiques. Cette option permet
également de définir la structure du numéro de chaque section analytique.
118
© Sage France
Menu Fichier
Cette option permet également d’enregistrer un Plan IFRS destiné au stockage des écritures de type IFRS
dans le cas où ce mode de gestion a été retenu.
Enregistrement des plans analytiques
Lors de sa création, chaque section analytique est associée à un plan. L’option Plan analytique permet de
les définir.
3
Utilisateurs du programme Sage Gestion Commerciale :
Les plans analytiques enregistrés ici sont récupérés automatiquement dans la gestion commerciale.
Chaque plan est, en fait, le titre des différentes comptabilités analytiques utilisées. Vous pouvez saisir 10
plans analytiques de 35 caractères alphanumériques maximum. Un onzième plan est destiné aux ventilations IFRS si ce mode de gestion a été paramétré.
2
Attention ! Chacun des dix plans analytiques donne lieu à des états analytiques distincts.
Exemple
Si votre activité est double (produits et agences), vous pouvez créer deux plans analytiques : Produits et
Agences. Vous pourrez ainsi affecter à chacun de ces plans, les sections analytiques qui s’y rapportent.
2
Lors des saisies analytiques, les 5 premiers plans analytiques devront obligatoirement être ventilés
à 100 %. Il en est de même du plan IFRS si celui-ci est utilisé.
En effet, il est à noter que lors des saisies analytiques sur les journaux, le programme n’effectuera de contrôle sur la totalité de la ventilation que sur les cinq premiers plans ainsi que sur le plan IFRS. La ventilation
à 100% sur les cinq derniers ne sera pas contrôlée.
Pour définir la structure de vos plans analytiques, renseignez les zones suivantes.
Intitulé
La structure d’un numéro de section est définie par un intitulé pouvant atteindre 21 caractères maximum et
une longueur pouvant varier de 1 à 13.
3
La longueur des comptes analytiques définie dans le volet Paramètres n’est prise en compte par le programme que pour les plans analytiques pour lesquels aucune structure de numéro n’est enregistrée.
Plan principal
Cette case à cocher permet de préciser le plan principal de votre comptabilité analytique. Au moment de la
saisie, le programme propose ce plan par défaut.
Il ne peut exister qu’un seul plan principal.
119
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Menu Fichier
Si aucun plan n’est défini en tant que plan principal, lors de la saisie le programme proposera le premier
plan paramétré. Si un autre plan doit être paramétré comme principal, il est nécessaire de valider cette
modification pour qu’elle soit prise en compte.
Le plan principal est repéré par une coche dans la liste.
Plan analytique en colonne
Cette option permet l’affichage du plan analytique concerné sous forme de colonne dans les fenêtres de
saisie des fonctions suivantes du menu Traitement :
‰ Saisie par pièce,
‰ Saisie par lot,
‰ Journaux de saisie,
‰ Saisie des opérations bancaires.
Un plan pouvant être affiché en colonne apparaît dans la fenêtre «Personnaliser la liste» de la fonction
concernée et peut être ainsi affiché.
Dans ce cas aussi, il est nécessaire de valider toute modification apportée à cette option pour qu’elle
s’applique au plan.
Lorsque le plan IFRS est paramétré pour un affichage en colonne, le titre de la colonne apparaissant dans
les fenêtres de saisie est systématiquement IFRS quel que soit l’intitulé du plan IFRS.
2
Le nombre de plans qui peuvent être affichés en colonne est limité à 3. Un message d’avertissement
apparaîtra si vous tentez d’en paramétrer un nombre supérieur.
Il est possible à tout moment d’annuler cette présentation en colonne sans que cela ait une incidence quelconque sur les ventilations faites.
Le paramétrage des plans analytiques en colonne a une incidence sur la sélection de ces plans dans les
fenêtres de ventilation analytique. Voir les commentaires faits sous le titre «Plans analytiques en colonne»,
page 461 de la saisie des pièces.
Plan IFRS
Cette case à cocher permet de préciser le plan destiné à la gestion IFRS. Elle est masquée si aucune gestion
IFRS n’a été demandée.
Le paramétrage de la gestion IFRS se fait dans le «Volet Initialisation - A propos de…», page 64.
Lorsqu’un plan est désigné comme IFRS, il apparaît dans la liste avec une icône particulière. Un seul
plan peut être désigné comme IFRS.
Pour accéder aux autres niveaux de paramétrage, faites un double-clic sur la ligne ou utilisez le bouton Voir/
Modifier de la barre d’outils Navigation.
Voir ci-dessous le détail des fenêtres de paramétrage.
3
Il n’est pas nécessaire qu’un plan IFRS soit structuré.
Section analytique d’attente
Vous devez définir la section analytique d’attente sur laquelle est porté le déséquilibre constaté au moment
de la mise à jour directe des écritures avec des ventilations analytiques. La zone à liste déroulante vous
propose de choisir parmi la liste des sections analytiques paramétrées dans le menu Structure.
Une répartition partielle est possible sur les 5 derniers plans. Dans ce cas, l’équilibre analytique n’est réalisé que si une section d’attente a été définie.
Imputation de la section
Cette zone à liste déroulante n’est accessible que lorsque le plan sélectionné est le plan IFRS. Elle permet,
en cas d’absence d’indication précise de la section à ventiler lors de la saisie des écritures, d’effectuer cette
ventilation, à la validation de la ligne, sur la section d’attente enregistrée dans la zone précédente en fonction des trois choix proposés :
120
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Menu Fichier
‰ Aucune (valeur par défaut) : la section d’attente n’est pas reprise. La ventilation manuelle est
nécessaire.
‰ Comptes de charge et produit : la ventilation est réalisée sur la section d’attente et sur toutes les
lignes de la pièce comportant des comptes de charge ou de produit.
‰ Tous les comptes : la ventilation s’effectue sur la section d’attente et sur toutes les lignes de la
pièce non déjà ventilées.
Cette option est utile lorsque la majorité des écritures doit être ventilée sur un même compte. Les exceptions doivent alors être traitées manuellement.
Plans analytiques structurés
A chaque plan, vous pouvez associer une structure de numéro composée de 6 éléments. La longueur totale
du numéro de section, soit le total de chacun de ses éléments ne doit pas excéder 13 caractères.
Les plans structurés apparaissent dans la liste des plans analytiques avec un petit triangle disposé à droite
de leur intitulé. Ceci précise que d’autres fenêtres de paramétrage sont disponibles par un double-clic
sur la ligne du plan.
Structure des numéros de sections
Pour chaque plan analytique, le programme vous permet de définir la structure des numéros des sections qui
lui seront rattachées, dans la mesure où aucune section n’a été créée au préalable pour ce plan.
Ainsi, toutes les sections du plan auront une structure de numéro commune.
Les plans analytiques pour lesquels une structure est enregistrée sont signalés par l’icône ci-contre placée juste à côté du nom du plan.
3
Ce paramétrage n’a aucun caractère obligatoire. Vous pouvez choisir de créer librement vos sections analytiques avec pour seule limite la taille des numéros de section définie lors de la création du dossier (et
éventuellement modifiée sur le volet Paramètres).
Exemple
Votre organisation interne prévoit la codification suivante :
Région
Représentant
Produits
NO - Nord
DUP - M. Dupont
FAN - Bijouterie fantaisie
ES - Est
ALF - M. Alfred
O18 - Or 18 carats
OU - Ouest
BER - M. Bernard
O24 - Or 24 carats
SU - Sud
Les numéros des sections du plan analytique Région peuvent être structurées comme suit :
- les 2 premiers caractères correspondent à la Région,
- les 3 caractères suivants correspondent au Représentant,
- les 3 derniers caractères correspondent aux Produits.
Un plan structuré peut compter jusqu'à 6 ruptures maximum. Dans cet exemple 3 ruptures existent (Région,
Représentant et Produits).
3
La longueur cumulée du numéro de section doit être comprise entre 3 et 13 caractères.
Exemple
Les combinaisons possibles des sections analytiques du plan Région seront donc :
NODUPFAN Nord - M. Dupont - Bijouterie fantaisie
NODUPO18 Nord - M. Dupont - Or 18 carats
ESDUPFAN Est - M. Dupont - Bijouterie fantaisie
121
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NOALFFAN Nord - M. Alfred - Bijouterie fantaisie
etc.
Cette codification vous permettra d’obtenir un plan analytique homogène.
Pour enregistrer la structure de numérotation d’un plan analytique, faites un double-clic sur son intitulé.
3
Enumérés de
chaque rupture
analytique
Après la création de la première section analytique, la modification d’une structure devient impossible pour
le champ analytique concerné.
Un double clic sur un élément de liste permet d’accéder à un troisième niveau.
Enregistrez ici chaque rupture, soit, dans l’exemple ci-dessus, la liste des régions.
Un poste est défini par un Numéro de 1 ou 2 caractères alphanumériques et un Intitulé pouvant atteindre
21 caractères alphanumériques maximum.
3
En création de section, vous pouvez utiliser ces tables afin de fiabiliser la création des sections analytiques.
Un assistant de génération automatique des sections vous permet, à partir de la version Pack, de créer les
sections à votre convenance de manière simple et fiable.
122
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Paramétrage du plan IFRS
3
Le paramétrage ci-après n’est possible que si la gestion IFRS a été demandée.
Le paramétrage d’un plan IFRS est strictement identique à celui des plans analytiques structurés. Il s’effectue sur deux niveaux :
‰ Un premier niveau auquel on accède par un double-clic sur la ligne du plan IFRS dans la liste des
plans (ou l’utilisation du bouton Voir/Modifier de la barre d’outils Navigation) permet d’enregistrer
les niveaux de rupture.
Le cumul de la longueur des ruptures ne doit pas excéder 13 caractères.
La zone Type de rupture n’est utilisable que dans le cas des plans IFRS. Elle permet de préciser :
‰ Aucun : le niveau correspondant n’est pas utilisé comme rupture.
‰ Zone géographique : le niveau correspondant est utilisé comme rupture sur la zone géographique conformément aux normes IAS/IFRS.
‰ Secteur d’activité: le niveau correspondant est utilisé comme rupture sur le secteur d’activité conformément aux normes IAS/IFRS.
Les niveaux de rupture Zone géographique et Secteur d’activité ne peuvent être utilisés qu’une
seule fois. L’affectation d’une de ces ruptures à un autre niveau remet le précédent au niveau de
rupture Aucun.
‰ Un second niveau permet d’enregistrer les différents énumérés du niveau correspondant.
La longueur du numéro d’énuméré doit correspondre à la valeur paramétrée. Un message le rappellera.
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Service des contacts
Cette option vous permet de définir une liste (jusqu'à 10) de type de contact entièrement paramétrable parfaitement adaptée à la structure de votre entreprise.
Pour cela, il vous faut renseigner les zones suivantes.
Intitulé
Zone de 35 caractères alphanumériques maximum qui indique le type de service.
Code abrégé
Zone de 3 caractères alphanumériques majuscules. Ce code permet d’identifier de façon unique un type de
contact. Un message d’alerte apparaît en cas de redondance.
Structure banque
Cette option permet de paramétrer la structure des comptes pour les banques locales ou étrangères. Les formats IBAN ou BBAN ne sont pas modifiables.
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Banques résidentes / Banques à l’étranger
Vous pouvez définir la structure des comptes pour les banques résidentes, ainsi que pour les banques étrangères.
La fenêtre présente les zones suivantes.
Liste des structures
La zone de gauche présente la liste des structures proposées par le programme :
‰ Locale : structure des comptes bancaires du pays d’appartenance de la société.
‰ Autre : structure composée à l’identique de la structure locale mais dans laquelle les zones de saisie
prennent leur valeur maximale et ne sont pas modifiables.
‰ BBAN (Basic Bank Accournt Number – Identifiant national d’un compte bancaire) : équivalent du
RIB français.
‰ IBAN (Identifiant international de compte) : structure composée de 34 caractères répartis en 8 * 2
caractères plus 1 * 2 caractères.
3
La structure BIN des versions précédentes du programme n’existe plus.
Structure EDI
Cette case n’est pas cochée pour les banques résidentes. Toutefois, si vous la cochez, toutes les zones qui
suivent sont grisées, non modifiables et affichent la longueur maximale.
Code banque
Le programme renseigne cette zone automatiquement. Vous disposez de 14 caractères maximum pour
modifier la valeur définie ainsi que son type (numérique ou alphanumérique).
Vous avez néanmoins la possibilité de régler la longueur du code banque (entre 0 et 14 caractères) selon
que vous ayez un RIB à la norme française (5, 5, 11, 2) ou une structure de compte différente.
Code guichet
Le programme renseigne cette zone automatiquement. Vous disposez de 17 caractères maximum pour
modifier la valeur définie ainsi que son type (numérique ou alphanumérique). Vous avez néanmoins la possibilité de régler la longueur du code guichet (entre 0 et 17 caractères) selon que vous ayez un RIB à la
norme française (5, 5, 11, 2) ou une structure de compte différente.
Numéro de compte
Le programme renseigne cette zone automatiquement. Vous disposez de 17 caractères maximum pour
modifier la valeur définie ainsi que son type (numérique ou alphanumérique). Vous avez néanmoins la possibilité de régler la longueur du numéro de compte (entre 0 et 17 caractères) selon que vous ayez un RIB à
la norme française (5, 5, 11, 2) ou une structure de compte différente. L’intégralité du compte bancaire est
saisie dans cette zone. Dans ce cas, le programme ne gère pas les séparateurs.
3
Le format IBAN est structuré différemment. Il est composé de 8 zones de 4 caractères maximum. Deux
autres caractères viennent compléter ce numéro. Il peut donc posséder jusqu'à 34 caractères quand
l'ensemble des zones sont complètement remplies.
Le format BIN est, quant à lui, composé de 2 zones de 17 caractères.
Clé
Le programme renseigne cette zone automatiquement.
Vous disposez de 2 caractères maximum pour modifier la valeur définie ainsi que son type (numérique ou
alphanumérique).
Vous avez néanmoins la possibilité de régler la longueur de la clé (entre 0 et 2 caractères) selon que vous
ayez un RIB à la norme française (5, 5, 11, 2) ou une structure de compte différente.
Contrôle de la clé
Cette zone n’est pas accessible si la case Structure EDI est cochée.
La zone à liste déroulante vous propose les valeurs suivantes :
125
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Menu Fichier
‰ Aucun : aucun contrôle ne sera effectué sur la clé RIB. C’est la valeur par défaut pour les structures
Etranger (hors Espagne, Portugal et Belgique), IBAN et BIN.
‰ France : le programme effectue un contrôle sur la clé RIB des banques résidentes. C’est la valeur
par défaut pour la structure Locale.
‰ Espagne : le programme effectue un contrôle sur la clé RIB.
‰ Portugal : le programme effectue un contrôle sur la clé RIB.
‰ Belgique : le programme effectue un contrôle sur la clé RIB.
Type tiers
Les types de tiers sont utilisés lors de la création des comptes de tiers (commande Structure / Plan tiers).
Ils permettent la création automatique des comptes généraux (lorsqu'ils n'existent pas) rattachés à chaque
compte de tiers ou le rattachement compte général / compte de tiers.
Numérotation des tiers
La génération automatique totale ou partielle des numéros de tiers est proposée lors de la création de nouveaux clients ou fournisseurs. Les champs à renseigner sont les suivants.
Numérotation
La zone à liste déroulante propose les options suivantes pour définir la méthode de numérotation des
comptes tiers (clients et fournisseurs) :
‰ Manuelle : les numéros de comptes tiers sont saisis manuellement lors de la création. Les deux
autres zones sont alors non disponibles à la saisie. Il s’agit du choix par défaut.
‰ Automatique : lors de la création d’un nouveau tiers, la valeur du numéro affecté sera le dernier
numéro + 1, non modifiable. Les deux autres zones sont disponibles à la saisie.
‰ Manuelle avec racine : lors de la création d’un nouveau tiers, la racine sera automatiquement inscrite dans le numéro et vous pourrez le compléter.
3
La méthode de numérotation peut être différente pour les comptes Clients et pour les comptes Fournisseurs.
Longueur
Zone de 2 caractères numériques qui indique le nombre de caractères pour la numérotation ( de 0 à 17).
Aucune valeur n’est proposée par défaut. La saisie est obligatoire dans le cas d’une numérotation automatique.
126
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Menu Fichier
Racine
Zone de 17 caractères alphanumériques maximum qui définit la racine des comptes tiers. La modification
de cette racine reste possible même si des tiers ont déjà été créés. La numérotation reprend alors à partir de
cette nouvelle racine.
3
Le nombre de caractères pour la racine ne peut être supérieure ou égale à celui définit pour la longueur du
numéro de compte.
Exemple
Numérotation automatique
Paramétrage
Numérotation
Longueur
Racine
Numéros attribués aux clients
Valeurs initiales
Automatique
7
CO1
C010001, C010002, C010003, C010004,
C010005, …
Nouvelles valeurs
Automatique
7
CO2
C020001, C020002, C020003, C020004, …
Numérotation manuelle avec racine
Numérotation
Manuelle avec racine
Longueur
7
Racine
CO1
Numéro attribué au client
C01XXXX
A la création d’un nouveau tiers le début du numéro proposé est C01. A vous de le compléter pour que celuici corresponde au format défini : C012345 ou C01FR02 par exemple.
Si la longueur ne correspond pas, le programme vous propose de compléter par des 0. En cas de refus, vous
retournez au volet Identification de la fiche Tiers.
Si vous modifiez la racine, un message d’alerte apparaît.
Comptes généraux par défaut
Les types tiers sont également utilisés lors de la création des comptes tiers (commande Structure / Plan
tiers). Ils permettent la création automatique des comptes généraux (lorsqu'ils n'existent pas) rattachés à
chaque compte tiers ou le rattachement compte général / compte tiers.
Pour créer les comptes généraux rattachés à un type tiers, faites un double-clic sur l'intitulé du type de tiers
à définir.
127
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Menu Fichier
Intitulé
L'intitulé saisi ici constituera les premiers caractères de l'intitulé du compte général créé automatiquement
rattaché au compte de tiers.
Il peut être saisi sur 17 caractères alphanumériques maximum. Le programme le complétera automatiquement par l'intitulé du compte de tiers.
Radical / Compte
Cette zone définit la construction du numéro du compte général créé automatiquement :
‰ Radical : le numéro du compte général sera composé d'un radical saisi, suivi du numéro du compte
de tiers. Le radical peut être saisi sur 13 caractères maximum, les 3 premiers étant numériques,
‰ Compte : le numéro du compte général sera le numéro saisi, sans juxtaposition du numéro du
compte de tiers. Il peut être saisi sur 13 caractères alphanumériques maximum. Il est toujours affiché en majuscule.
Pour plus d'informations, veuillez vous reporter à l’option «Nature de compte», page 109.
Les valeurs par défaut de l'ensemble de ces zones sont présentées dans le tableau suivant.
Type tiers
3
Numérotation
Longueur
Racine
Intitulé
Type
Numéro
Client
Manuelle
8
411
Cl.
compte
41100000
Fournisseur
Manuelle
8
401
Fr.
compte
40100000
Salarié
Manuelle
8
421
Sal.
compte
42100000
Aucune valeur par défaut n'est proposée pour le type tiers Autre.
Exemple
Le type tiers Client est défini comme suit :
Intitulé :
Cl.
Radical :
411
Lors de la création du compte tiers suivant
Numéro :
DUPOND
Intitulé :
Monsieur Dupond
Type tiers : Client
le programme créera automatiquement le compte général rattaché :
Numéro :
411DUPOND
(radical + numéro compte tiers)
Intitulé :
Cl. Monsieur Dupond
(intitulé + intitulé compte tiers)
Exemple
Le type tiers Fournisseur est défini comme suit :
Intitulé :
Fr.
Compte :
401000
Lors de la création du compte tiers suivant
Numéro :
DURAND
Intitulé :
Monsieur Durand
Type tiers : Fournisseur
le programme créera automatiquement le compte général rattaché :
Numéro :
401000
(compte)
Intitulé :
Fr. Monsieur Durand
(intitulé + intitulé compte tiers)
Principal
Si plusieurs modes de création de comptes sont ainsi rattachés à un type de tiers (le programme permet de
créer 10 possibilités), indiquez le compte principal qui sera utilisé par la gestion commerciale, en cliquant
sur la case à cocher correspondante.
128
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Menu Fichier
Lire les informations
Fichier / Lire les informations
Cette commande permet d’avoir une vue instantanée de votre comptabilité.
Cliquez sur le bouton Lire les informations de la barre d’outils Standard pour activer cette commande.
Elle permet de consulter les informations générales concernant le dossier ouvert.
Cette commande précise, pour l'exercice comptable en cours :
‰ l’heure à laquelle cette information vous est donnée,
‰ la taille de la base (en Kilo-octets) et l’espace (en %) restant disponible,
‰ le nombre d’utilisateurs connectés sur cette base,
‰ des informations d’ordre général sur le nombre de comptes généraux, sections analytiques, comptes
reporting et de tiers, sur le nombre de taux de taxes, de journaux, de modèles de saisie enregistrés,
etc.,
‰ les totaux par période en mouvements débiteurs ou créditeurs, le solde des comptes de gestion signé
en négatif si le solde est créditeur, les lignes saisies et celles traitées, c’est-à-dire clôturées,
‰ les totaux par période en écritures analytiques...
Type d’écritures
Cette zone à liste déroulante permet de sélectionner les cumuls que l’on désire voir affichés après action
sur le bouton Calculer les cumuls :
‰ Toutes les écritures générales,
‰ Toutes les écritures analytiques,
‰ Écritures générales nationales,
‰ Écritures analytiques nationales,
‰ Écritures générales IFRS,
‰ Écritures analytiques IFRS.
Ces quatre dernières options ne sont présentes que si la gestion IFRS a été demandée.
La valeur proposée par défaut dépend de la sélection faite sur la barre d’outils Norme nationale ou IFRS :
‰
si le bouton Norme nationale est actif, le choix proposé par défaut sera Écritures générales
nationales,
‰
si le bouton Norme IFRS est actif, le choix proposé par défaut sera Écritures générales
IFRS,
‰ si la gestion IFRS n’est pas active ou si elle est active et qu’aucun des boutons de la barre d’outils
ci-dessus n’est actif, le choix proposé par défaut sera Toutes les écritures générales.
129
© Sage France
Menu Fichier
Le tableau ci-après résume les types d’écritures qui seront affichées en fonction de la sélection faite dans
cette zone et de la norme sélectionnée (sur la barre d’outils Norme nationale ou IFRS).
Type d’écriture
3
Norme
Affichage
Écritures générales
Toutes
Toutes les écritures générales quelle que soit la norme.
Écritures analytiques
Toutes
Toutes les écritures analytiques quelle que soit la norme.
Écritures générales nationales
Nationale
Toutes les écritures générales aux normes Nationale et Les deux
Écritures analytiques nationales
Nationale
Toutes les écritures analytiques aux normes Nationale et Les deux
Écritures générales IFRS
IFRS
Toutes les écritures générales aux normes IFRS et Les deux
Écritures analytiques IFRS
IFRS
Toutes les écritures analytiques aux normes IFRS et Les deux
Rappelons que les normes d’écritures Nationale, IFRS ou Les deux sont précisées lors de la saisie des
pièces et que seule la norme Nationale est disponible si la gestion IFRS n’est pas active.
Exemple
En fin d’exercice les écritures suivantes sont enregistrées :
- une provision pour garantie client de 150,
- une charge constatée d’avance de 100,
- des dotations aux amortissement d’un matériel informatique d’une valeur de 1000 acquis au 01/01/
N et amorti:
- selon la norme Nationale : amortissement économique de 5 ans en linéaire et fiscal de 5 ans
en dégressif,
- selon la norme IFRS : amortissement de 3 ans en linéaire (la notion d’amortissement fiscal
n’existe pas en IFRS).
Le journal OD de décembre N comporte les écritures suivantes :
N°
1
2
3
Compte
Intitulé
Type norme
681
Dotation amort. et provisions exploitation
Les deux
1512
Provision pour garantie client
Les deux
486
Charges constatées d’avance
Les deux
6156
Maintenance
Les deux
681120
Dotation amort.
Nationale
28183
Dot. matériel informatique
Nationale
687250
Dot. amortissement dérogatoire
Nationale
145
Amortissement dérogatoire
Nationale
Débit
Crédit
150.00
150.00
100.00
100.00
100.00
100.00
75.00
75.00
Le journal ODI (réservé IFRS) de décembre N comporte les écritures de dotation suivantes :
N°
4
Compte
Intitulé
Type norme
1512
Dotation amortissements
IFRS
681
Dot. matériel informatique
IFRS
Débit
Crédit
33.33
33.33
Ces écritures auraient pu être portées dans le journal OD mentionné plus haut si la saisie IFRS avait été
positionnée sur Tous types de journaux.
La fonction Lire les informations donnera, entres autres, les résultats suivants en fonction du choix Type
d’écritures :
130
© Sage France
Menu Fichier
-
Écritures générales nationales (Les deux + Nationale) :
Période
Dec. N
-
Mouvements
débit
Mouvements
crédit
425.00
425.00
Solde cptes
gestion
225.00
Écritures saisies
8
Écritures clôturées
0
Écritures générales IFRS (Les deux + IFRS) :
Période
Dec. N
Mouvements
débit
Mouvements
crédit
283.33
283.33
Solde cptes
gestion
16.67
Écritures saisies
6
Écritures clôturées
0
Calculer les cumuls
Le bouton Calculer les cumuls permet de lancer le calcul des mouvements et soldes affichés dans
la moitié inférieure de la fenêtre.
La dernière ligne de l’état donne le total des colonnes.
Si, à la suite d’une coupure de courant, le programme constate un déséquilibre dans un journal, il vous le
signale au lancement de cette commande. Dans ce cas, il vous faudra aller en saisie de journaux (menu Traitement) pour enregistrer une écriture corrective ou supprimer les mouvements non équilibrés.
3
Vous pouvez obtenir un état des différents cumuls à l'aide de la commande Fichier / Imprimer les paramètres société / Cumuls dossier.
La zone à liste déroulante permet d'afficher les informations concernant les écritures générales ou les écritures analytiques. Les périodes sont automatiquement affichées en fonction de l’exercice sélectionné.
Renuméroter les pièces et registres
Le bouton Renuméroter les pièces et registres permet de sélectionner le type de numérotation et/
ou les éléments auxquels l’appliquer.
3
Ce bouton n’est pas accessible si vous n’êtes pas l’administrateur ni si vous n’êtes pas seul à utiliser le programme.
Après avoir cliqué sur le bouton, une fenêtre de sélection apparaît.
Type de traitement
Deux boutons d’options permettent de choisir entre :
‰ Numéro de pièces : la renumérotation est effectuée selon les critères Date de pièce à N° pièce. Le
nouveau numéro de pièce est également reporté au niveau du registre taxe correspondant. Il s’agit
de la sélection par défaut. La renumérotation est réinitialisée pour chaque année civile.
131
© Sage France
Menu Fichier
‰ Numéro de registres : la renumérotation de la zone Numéro chronologique de tous les registres
taxes est effectuée.
Code journal
Zone à liste déroulante qui présente les différents codes journaux du fichier. Cette zone n'est disponible
que lorsque la renumérotation des pièces est sélectionnée. La valeur par défaut est Tous.
Premier numéro
Zone de 13 caractères alphanumériques qui définit la valeur du premier numéro attribué aux pièces (les
registres commencent obligatoirement par 1).
Version
Option disponible uniquement dans la Comptabilité 100 Pack +.
Si vous avez demandé une renumérotation des pièces, le traitement est lancé lorsque vous validez le message :
«Attention ! Une renumérotation des pièces sera effectuée pour les journaux sélectionnés. Ce processus est
irréversible ! Confirmez-vous le traitement ?»
Régénération des registres
Le bouton Régénération des registres permet de lancer la vérification, le recalcul et éventuellement la création des registres de taxes des journaux d'achats et de vente.
La régénération peut être lancée pour une période de date donnée et/ou un journal donné. Une fenêtre s'affiche pour la sélection des codes journaux concernés et/ou la saisie des dates.
Seules les écritures des journaux d'achat et de vente dont la date de pièce est comprise dans cet intervalle
seront concernées par le traitement. Un message de confirmation est ensuite affiché :
3
Cette fonction ne tient pas compte de l'option Gestion des registres définie dans le volet A propos de… /
Paramètres.
A l'issue du traitement :
‰ Tous les registres taxes des journaux d'achat et vente sont recalculés, c'est-à-dire :
‰ Recalcul des répartitions Base taxable et Montant taxe par taux de taxe ; les registres conservent cependant leur N° registre d'origine,
‰ Réaffectation du bon type de registre, en cas de modification,
‰ Création du registre s'il n'existe pas pour la pièce concernée.
2
Les registres existant sont systématiquement recalculés si l’option Traiter uniquement les écritures
sans registres n’est pas cochée. Les modifications apportées manuellement sont donc perdues.
‰ Le journal d'import comporte les informations suivantes :
132
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Menu Fichier
‰ La date et l'heure de lancement du traitement
‰ Pour chaque pièce, séparé par tabulations : Code journal, Période, N° pièce, Erreur détectée.
‰ La date et l'heure de fin de traitement.
2
Seules les erreurs détectées lors du traitement sont mentionnées dans le journal d'import, c'est-àdire :
-
Le registre n'existe pas : la mention "Création du registre" est portée sur le journal,.
-
La pièce est déséquilibrée, c'est-à-dire que le Total débit est différent du Total crédit pour un
lot comportant le même Numéro de pièce : la mention "Pièce déséquilibrée - Non traitée" est
portée sur le journal.
Recalcul des informations libres
Le bouton Recalcul des informations libres permet de mettre à jour les informations libres de type
Valeur calculée s’il s’en trouve dans votre base comptable. Une fenêtre «Recalcul des informations libres» s’ouvre.
Informations libres du fichier
Cette zone à liste déroulante permet de sélectionner le fichier dont les informations libres de type Valeur
calculée seront mises à jour.
La valeur proposée par défaut : Tous les fichiers, entraînera la mise à jour de toutes les informations libres.
3
Rappelons que seules les informations libres dont l’application source est Toutes ou celle en cours d’utilisation pourront être mises à jour.
Cette mise à jour effacera les valeurs qui auraient pu être saisies manuellement dans les informations libres
concernées par cette mise à jour.
Liste des informations libres
La liste présente toutes les informations libres trouvées dans les fichiers en fonction de la sélection éventuellement faite dans la zone précédente. La liste présente :
‰ dans la colonne Fichier : le fichier auquel appartient l’information libre ;
‰ dans la colonne Champ : la désignation que vous avez donnée à l’information libre.
Par défaut toutes les informations libres sont cochées ( ) et seront mises à jour. Pour les décocher ou les
cocher, il suffit de cliquer sur leur ligne ou d’utiliser les boutons Tout sélectionner ou Tout dessélectionner.
Bouton OK
Entraîne la mise à jour des informations libres cochées dans la liste.
133
© Sage France
Menu Fichier
Bouton Annuler
Annule le processus.
Bouton Tout sélectionner
Coche toutes les informations libres de la liste.
Bouton Tout dessélectionner
Décoche toutes les informations libres de la liste.
134
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Menu Fichier
Configuration système et partage
Fichier / Configuration système et partage
Cette commande permet d’obtenir des informations sur le système de l’ordinateur et sur l’utilisation du programme en réseau.
Cette commande permet :
‰ d'obtenir des informations sur les fichiers ouverts,
‰ de connaître les utilisateurs connectés au dossier comptable, si ce dernier est utilisé en réseau,
‰ de donner l'accès, toujours dans le cas d'un fonctionnement en réseau, à une messagerie entre les
différents utilisateurs des programmes de la Ligne 100.
Vous pouvez également y accéder par le bouton Configuration système et partage de la barre d’outils
Standard.
Cette fonction se compose de deux volets :
‰ «Volet Configuration système - Configuration système et partage», page 135,
‰ «Volet Utilisateurs connectés - Configuration système et partage», page 136.
Volet Configuration système - Configuration système et partage
Pour ouvrir ce volet cliquez sur l’onglet Configuration système ou sur le bouton ci-contre pour la
version Macintosh du programme.
Le volet «Configuration système» fournit des informations sur les différents fichiers utilisés.
La zone à liste déroulante permet d’obtenir ces informations pour les deux fichiers qu'il est possible d'ouvrir
en comptabilité : le fichier comptable et éventuellement le fichier expert si vous détenez la version PACK+.
Fichier
Indique le nom du fichier comptable en cours d'utilisation.
Stockage
Indique le dossier et éventuellement sous-dossier dans lequel est enregistré le fichier.
Taille
Indique la taille du fichier exprimée en Kilo-octets.
Dispo (Disponible)
Indique le nombre de Kilo-octets encore disponibles pour le fichier.
135
© Sage France
Menu Fichier
% disponible
Indique le pourcentage de place disponible dans le fichier par rapport à sa taille totale.
Mode d’accès
Cette zone indique, selon le cas :
‰ Accès non client / serveur : le poste de travail n'est pas configuré pour fonctionner en réseau avec
Serveur 100,
‰ Accès client / serveur : le poste de travail est configuré pour pouvoir se connecter à un serveur et
fonctionner en réseau via Serveur 100.
Windows
Rappelons que pour fonctionner en réseau sous Windows, vous pouvez :
‰ soit utiliser le Gestionnaire d’application Sage,
‰ soit utiliser le serveur NT ou NOVELL.
Il faut que :
‰ le poste de travail soit connecté à un poste serveur,
‰ le programme Serveur 100 Netware ou Windows NT ait été installé sur le serveur,
‰ le poste de travail ait été configuré par le moyen des disquettes de Sage Serveur 100,
‰ la zone Accès de la commande Autorisations d'accès soit paramétrée en multiutilisateurs.
Macintosh
La configuration en réseau sur Macintosh est identique à celle de Windows à la différence que la configuration du poste de travail n'est pas nécessaire.
Serveur
Désignation et version du programme Serveur 100 utilisé. Si aucun serveur n'est utilisé, cette zone est
vide.
Utilisateur(s) en cours
Cette zone affiche le nombre d'utilisateurs connectés au fichier en cours. L'utilisateur étant lui-même compris dans ce nombre, la valeur affichée est au minimum de 1.
Volet Utilisateurs connectés - Configuration système et partage
Le volet «Utilisateurs connectés» permet de visualiser, le cas échéant, les noms des utilisateurs connectés
aux différents fichiers ouverts.
Pour ouvrir ce volet cliquez sur l’onglet Utilisateurs connectés ou sur le bouton ci-contre pour la
version Macintosh du programme.
Cette fiche est vide si le mode d’accès n’est pas client / serveur.
A l’exception de la colonne Etat, cette liste est mise à jour en fonction des connexions et déconnexions sur
les fichiers.
3
La liste est classée par ordre d’ouverture des fichiers.
136
© Sage France
Menu Fichier
Nom de l’utilisateur
Les utilisateurs connectés aux fichiers ouverts par la comptabilité du poste de travail apparaissent. Les
connexions à des fichiers qui ne sont pas ouverts par la comptabilité du poste de travail n’apparaissent
donc pas.
Le nom de l’utilisateur affiché est le nom de «login» (d’accès) au serveur.
Application
Il s’agit de l’application qui utilise le fichier ouvert.
Exemple
Sur le poste de travail, le fichier comptable Bijou est ouvert par la comptabilité ; sur un autre poste, la gestion commerciale a ouvert ce même fichier. Les deux applications sont indiquées.
Fichier
Il s’agit du fichier ouvert.
Exemple
Le fichier comptable Bijou.
Etat
Le programme affiche, selon le cas :
‰ Actif : le poste considéré effectue sur le fichier correspondant un traitement nécessitant la recherche
d'informations sur le serveur,
‰ Inactif : le poste considéré n'effectue aucun traitement sur le fichier correspondant,
‰ En attente : le poste considéré a un message d'attente affiché sur son écran. Un poste peut être mis
en attente pour le traitement effectué sur un autre poste.
Envoi d’un message
Lorsqu’un ou plusieurs utilisateurs sont connectés, le bouton Envoyer un message permet d’accéder à la fenêtre de saisie d’un message.
3
Le bouton n’est pas accessible si l’utilisateur sélectionné sur la liste est le poste de travail.
Sélectionnez préalablement la ou les lignes des utilisateurs destinataires du message.
Les différentes possibilités de sélection dans les listes sont présentées dans le «Manuel de la gamme».
Cette commande n'est utilisable que par les utilisateurs disposant d'un réseau et du programme Sage Serveur 100.
3
Le programme ne vous prévient pas si un destinataire n'est pas en mesure de recevoir votre message.
Tel sera le cas si le destinataire exécute un traitement au moment de la réception du message. Ce sera également le cas si le destinataire a, à l'écran, une fenêtre par dessus laquelle il est impossible d'afficher une
autre fenêtre (le programme émet un bip sonore si l'on tente de le faire).
Exemple
Toutes les fenêtres de sélection simplifiées des états.
137
© Sage France
Menu Fichier
Message pour
Cette zone mentionne le nom du premier utilisateur sélectionné. Si vous en avez sélectionné plusieurs, le
message sera cependant envoyé à tous.
De
Cette zone indique votre nom sur le réseau.
Texte du message
Vous disposez de 255 caractères alphanumériques pour le texte de votre message.
Bouton Annuler
Ce bouton referme la fenêtre de saisie de message sans rien faire.
Bouton Envoyer
Ce bouton envoie le message à tous les destinataires.
Réception d’un message
Dans les cinq secondes consécutives à l’envoi, le destinataire du message le reçoit.
Si, au moment de la réception, le destinataire n’a pas l’application à l’écran, le message apparaîtra au moment où il basculera sur cette dernière.
Macintosh
3
Sur Macintosh, le système signale la réception d’un message en faisant clignoter l’icône du programme.
Notez que si le destinataire du message a une fenêtre modale à l’écran, fenêtre qui ne permet pas d’activer
une autre commande comme la fenêtre «Préférences», «Ouverture des fichiers», fenêtre d’attente des
impressions et traitements, etc., le message ne pourra pas être lu. Les fenêtres «modales» comportent en
général un bouton OK.
138
© Sage France
Menu Fichier
Autorisations d’accès
Fichier / Autorisation d’accès
Cette commande permet à l’Administrateur de limiter l’accès à certaines commandes pour d’autres utilisateurs.
Pour accéder à cette commande cliquez sur le bouton Autorisation d’accès de la barre d’outils Standard.
Par défaut, le programme est à accès libre.
Commandes protégées
Toutes les commandes utilisées par le fichier de comptabilité (et par le fichier expert pour les utilisateurs de
la version 100 Pack +) peuvent être protégées individuellement à l’exception des commandes ci-dessous :
‰ Nouveau,
‰ Ouvrir,
‰ Fermer,
‰ Quitter,
‰ toutes les commandes du menu Edition,
‰ toutes les commandes du menu Fenêtres.
De plus, les commandes du menu Structure font l’objet d’une protection particulière. Cette protection
s’étend à des fonctions paramétrées à divers endroits du programme.
Exemple
Les comptes généraux peuvent être protégés à deux niveaux.
Par le menu Structure :
Faites un double-clic sur l’intitulé du menu Structure : la liste des commandes qui le compose apparaît.
Vous pouvez alors interdire l’écriture et la lecture de l’ensemble du fichier des comptes généraux.
Par la commande Plan comptable :
Faites un double-clic sur l’intitulé de la commande Plan comptable proposée plus bas dans la liste : la liste
des fiches de paramétrage d’une fiche compte apparaît. Vous pouvez alors interdire l’écriture et la lecture
d’une ou plusieurs fiches.
139
© Sage France
Menu Fichier
Toutes ces particularités seront détaillées ci-dessous.
Les commandes disposant de plusieurs volets offrent deux possibilités de protection :
‰ la protection peut être définie pour la commande elle-même (exemple : vous interdisez l’accès aux
fiches des comptes tiers),
‰ un ou plusieurs volets de la commande peuvent être protégés individuellement (exemple : vous
interdisez l’accès au volet Complément de la fiche tiers).
Accès
Cette information est positionnée par défaut sur Mono-utilisateur. Elle ne concerne pas, à proprement parler, la protection du fichier mais son fonctionnement en réseau. Si vous ne travaillez pas en réseau sur Sage
Comptabilité, laissez-la sur Mono-utilisateur. Si vous travaillez en réseau, consultez la documentation
fournie avec Sage Serveur 100.
Si vous utilisez la comptabilité en réseau avec le serveur, paramétrez cette zone sur Multiutilisateurs. En
tant qu'administrateur, ne laissez qu'à vous seul la possibilité d'accéder à cette commande.
Vous pourrez ainsi, en revenant sur monoutilisateur, interdire temporairement l'accès à la comptabilité le
temps de modifier un paramétrage (modèle de saisie par exemple).
Si vous tentez de revenir en monoutilisateur alors que d'autres utilisateurs sont encore connectés, un message vous en informera et la commande sera ignorée.
3
Si, à la suite d’une panne de courant survenue en cours d’utilisation de Sage Comptabilité, le programme
refuse d’ouvrir un fichier comptable (ou un fichier expert) en affichant un message du genre
«Ce dossier est déjà ouvert. Veuillez le refermer ou utiliser les outils de maintenance.»
il vous faudra lancer le programme Sage Maintenance afin de refermer ces fichiers. Le «Manuel de la
gamme» vous donnera toutes explications sur la manière de procéder.
Liste des niveaux
Cette zone affiche la liste des niveaux déjà créés.
Niveau
Pour autoriser certains utilisateurs à ne consulter ou renseigner que certaines commandes ou à interdire la
suppression de leurs éléments, il vous faut en premier lieu créer un niveau d’accès puis lui affecter un mot
de passe et enfin autoriser à ce niveau d’accès les commandes qui lui sont permises.
Un niveau est proposé par le programme, le niveau Administrateur. Il a accès à toutes les commandes et
ne peut être supprimé. Il n’a pas de mot de passe par défaut.
Un niveau d’accès dont la désignation et le mot de passe doivent être saisis par l’administrateur (31 caractères alphanumériques pour la désignation du niveau) est affecté à un utilisateur ou à un groupe d’utilisateurs pour lesquels il autorise l’utilisation de certaines commandes ou bien seulement leur consultation ou
encore il interdit la suppression des éléments déjà saisis.
Dès l’instant où vous avez créé un niveau d’accès (autre que le niveau Administrateur), le programme
vous demande de saisir un mot de passe lors de l’ouverture du fichier ainsi protégé.
3
Si vous oubliez d’affecter un mot de passe au niveau Administrateur, vous pourrez accéder au fichier
comptable simplement en cliquant sur le bouton OK ou en validant lorsque le mot de passe vous sera
demandé.
Rappelons que le niveau Administrateur ne peut être ni modifié ni supprimé. Vous pouvez seulement lui
attribuer un mot de passe. Ce niveau donne accès à toutes les commandes du programme.
Pour créer un niveau, cliquez sur le bouton Ajouter de la barre d’outils Navigation. Avant de créer un
niveau et de lui affecter un mot de passe, prenez garde à donner également un mot de passe au niveau
Administrateur car sinon vous ne bénéficierez d’aucune protection sur l’accès à vos fichiers (voir les
renseignements donnés sur ce point pour la zone suivante).
Pour supprimer un niveau, sélectionnez-le en cliquant sur sa ligne puis cliquez sur le bouton Supprimer de la barre d’outils Navigation.
140
© Sage France
Menu Fichier
Mot de passe
Il se compose de 4 caractères alphanumériques au maximum. Le programme fait la différence entre les
majuscules et les minuscules.
Il n’existe aucun mot de passe par défaut. Les mots de passe affectés à chaque niveau doivent être différents les uns des autres.
‰ Pour supprimer un mot de passe, faites-le s’afficher dans sa zone en cliquant sur le niveau correspondant, pressez la touche RET.ARR. puis enregistrez cette modification en refermant la fenêtre.
‰ Pour modifier un mot de passe, cliquez sur la ligne du niveau correspondant dans la liste, tapez un
nouveau mot de passe par dessus l’ancien et cliquez sur le bouton Ajouter. Vous pouvez aussi simplement refermer la fenêtre.
3
Si, d’une part, vous n’affectez aucun mot de passe au niveau Administrateur (ou si vous supprimez ce mot
de passe), et si, d’autre part, vous avez créé un niveau d’utilisateur avec mot de passe, le programme affiche dans tous les cas la fenêtre de saisie du mot de passe lors du lancement du programme. Si, dans ce
cas, vous cliquez sur le bouton OK, vous aurez alors accès à toutes les commandes du programme (normalement réservées au niveau administrateur). Vous comprenez ainsi l’intérêt qu’il y a de donner également un mot de passe au niveau Administrateur.
Confirmation
Il se compose de 4 caractères alphanumériques maximum représentés à l’écran par des astérisques (*) sur
Windows ou des points sur Macintosh. Le programme fait la différence entre les majuscules et les minuscules. Toute saisie dans la zone Mot de passe doit obligatoirement être validée dans cette zone. Le non respecte de cette procédure déclenche une message d’alerte.
Fonctions
Cette liste présente tous les menus et toutes les commandes qui peuvent être protégés (voir plus haut la
liste des commandes qui ne peuvent être protégées et celles qui peuvent l’être). A la suite des menus sont
disposées toutes les commandes possédant des volets que l’on peut protéger individuellement. Le maniement est identique pour les menus et pour les commandes.
Prenez soin de vérifier que le niveau d’accès auquel vous voulez autoriser ou interdire l’accès à certaines
commandes soit bien sélectionné dans la liste des niveaux avant d’effectuer les paramétrages dans cette
liste. Lorsque vous aurez précisé toutes les fonctions interdites ou autorisées à la consultation ou à la saisie,
refermez simplement la fenêtre. Ceci enregistre toutes les modifications.
Pour “ouvrir” un menu ou une commande et avoir accès à ses commandes ou à ses volets, il faut cliquer
deux fois sur son nom ou sur le symbole qui le / la précède. Agissez de la même façon pour le / la refermer.
Windows
Le symbole disposé à gauche d’un élément comportant des subdivisions est un carré comportant le signe +
ou –.
Ce carré contient le signe plus (+) lorsqu’il indique que l’élément est fermé.
Il contient le signe moins (–) si l’élément est ouvert. Dans ce cas la liste des subdivisions s’y rapportant
est inscrite juste en dessous avec un léger décalage.
Macintosh
Le symbole disposé à gauche d’un élément comportant des subdivisions est un triangle.
Ce triangle pointe vers la droite lorsqu’il indique que l’élément est fermé.
Il pointe vers le bas si l’élément est ouvert. Dans ce cas la liste des subdivisions s’y rapportant est inscrite
juste en dessous avec un léger décalage.
Pour interdire l’accès à une commande, cliquez deux fois sur son nom. Le signe plus (+) qui la précède se
transforme alors en signe moins (–).
Procédez de façon similaire pour l’autoriser à nouveau. Une commande interdite apparaît estompée dans
son menu.
Dans les menus, les commandes protégées apparaissent de la façon suivante :
‰
la protection en écriture d’une commande est symbolisée par un crayon barré,
141
© Sage France
Menu Fichier
‰
la protection contre les suppressions est symbolisée par une corbeille barrée,
‰ une commande protégée en consultation est grisée (ou estompée) et inaccessible.
Si un ou plusieurs volets d’une commande sont protégés, ils disparaissent de la fiche.
Boutons Privilèges
Certaines commandes des menus Fichier, Structure et Traitement peuvent être saisies, modifiées et / ou
consultées. Elles comportent sur leur ligne un symbole qui peut prendre différentes formes. Lorsque vous
en sélectionnez une, les boutons Privilèges deviennent actifs et utilisables. Il en est de même pour les
volets de certaines commandes.
Les trois boutons Privilèges portent les désignations suivantes :
‰
Interdit en suppression,
‰
Interdit en écriture,
‰
Interdit en lecture.
Les éléments de la liste Fonctions de la fenêtre «Autorisations d’accès» comportent, en face de leur intitulé,
une icône précisant leur type ou le degré de protection qui leur a été affecté :
‰
menu ou sous-menu donnant accès à des éléments,
‰
commande ou volet autorisé à la consultation et à la modification,
‰
commande ou volet autorisé à la consultation seulement,
‰
commande ou volet interdit à la consultation et à la modification,
‰
commande ou volet dont la suppression du contenu est interdite,
‰
commande dont l’utilisation est possible,
‰
commande dont l’utilisation est impossible.
Le sigle correspondant au type de protection éventuelle de la commande est rappelé dans la barre d'état.
‰ Vous rendez une commande ou un volet seulement consultable en cliquant sur le bouton Interdit en
écriture. Dans ce cas, l’icône du crayon est barrée. Vous la / le rendrez saisissable à nouveau de la
même façon.
‰ Si la commande ou le volet ne doit être ni saisissable, ni consultable, ou interdit en utilisation, cliquez sur le bouton Interdit en lecture (vous pouvez aussi faire un double-clic sur sa ligne). La
feuille barrée remplace alors le crayon. Pour lui rendre tous ses attributs, cliquez à nouveau sur ce
bouton.
‰ Si la commande ou le volet est consultable, modifiable mais non supprimable, cliquez sur le bouton
Interdit en suppression. Faites de même pour annuler cette mesure.
Quittez la commande en refermant la fenêtre.
Pressez la touche ECHAP sur Windows ou ESC sur Macintosh si vous ne voulez pas enregistrer les modifications.
142
© Sage France
Menu Fichier
Effets de la protection d’une commande
Lorsqu’une commande est protégée, cette protection est étendue à l’ensemble de ses volets.
Exemple
Si vous protégez les comptes généraux en écriture par le menu Structure, l’ensemble de ses volets se verront
appliquer la même protection.
Les commandes Saisie des journaux, Interrogation et lettrage, Interrogation tiers, Interrogation analytique
et Recherche d’écritures peuvent être protégées selon le type du journal.
Exemple
Un utilisateur n’ayant pas accès au journal de type achat en visualisation ne pourra pas consulter le détail
d’une écriture enregistrée sur le journal d’achat à partir de la commande Interrogation tiers.
2
Si une fonction est protégée en lecture, elle n’apparaît plus dans le menu concerné.
Effets de la protection des volets d’une commande
Si tous les volets d’une commande sont protégés en consultation et que la commande n’est pas protégée,
seule la liste concernée pourra être affichée. Aucun élément de la liste ne pourra être consulté, modifié, etc.
Exemple
Si vous protégez en lecture les volets de la commande Plan analytique, vous pouvez afficher le contenu des
plans analytiques par la commande du menu Structure, soit la liste des sections, mais le contenu des fiches
n’est pas accessible.
Si le premier volet d’une commande est protégé en écriture, il ne sera pas possible de créer un élément même
si la commande n’est pas protégée en écriture.
143
© Sage France
Menu Fichier
Importer…
Fichier / Importer
Cette commande permet d’importer, dans votre fichier comptable, des informations en provenance d’autres
programmes. Elle ouvre un menu hiérarchique.
Ce menu donne accès à deux fonctions :
‰ Format Ligne 100 et 30 qui permet l’importations au format des fichiers du programme Sage
Comptabilité : «Importer au format Ligne 100 et 30», page 146,
‰ Format paramétrable qui permet d’importer des données selon un format paramétrable par l’utilisateur : «Importer un fichier au format paramétrable», page 157.
Ces commandes peuvent être lancées à partir d’un fichier comptable ouvert ou non. Une fenêtre s’ouvre,
permettant de sélectionner le fichier d’importation.
Elles présentent cependant une particularité car elles ne peuvent pas être annulées, c’est-à-dire arrêtées en
cours d’exécution. En effet, un arrêt intempestif de l’exécution de ces commandes peut entraîner des fichiers
déséquilibrés.
2
Ces commandes ne peuvent pas être utilisées en mode Multiutilisateurs.
Voir la commande «Autorisations d’accès», page 139.
A propos des formats d'importation
La commande Importer propose deux types d'importations :
‰ Format standard, permettant l'importation d'un fichier de données émanant d'un programme Sage.
‰ Format paramétrable, permettant l'importation d'un fichier de données émanant d'un autre programme.
Format standard
C'est le format des fichiers des programmes Sage.
Les importations au format Sage sont présentées sous le titre «Importer au format Ligne 100 et 30»,
page 146.
Format paramétrable
Le programme permet de définir des formats de fichiers utilisés lors de l'exportation ou l'importation de
données vers n'importe quel logiciel capable d'émettre ou de recevoir des fichiers au format ASCII. Les formats paramétrables ont pour extension .EMA.
La commande Importer / Format paramétrable permet donc d’importer :
‰ des écritures comptables,
144
© Sage France
Menu Fichier
‰ des comptes généraux,
‰ des comptes tiers,
‰ des codes journaux.
Les importations au format paramétrable sont présentées sous le titre «Importer un fichier au format
paramétrable», page 157.
Les procédures de définition et l'utilisation des formats paramétrables sont présentées dans le "Manuel de
la gamme".
Les structures des fichiers Sage sont présentées en Annexe : Les imports/exports paramétrables.
145
© Sage France
Menu Fichier
Importer au format Ligne 100 et 30
Fichier / Importer / Format Ligne 100 et 30…
Cette commande vous permet d'importer un fichier de données émanant d'un programme Sage.
Cliquer sur le bouton Import/format Ligne 100 et 30 de la barre d’outils Fonctions avancées revient
à activer cette commande.
On peut aussi lancer cette commande en cliquant sur l’icône Import/format Ligne 100 et 30 de la barre verticale Fonctions avancées.
Le déroulement de l’importation de données s’effectue en plusieurs stades détaillés sous les titres suivants :
‰ «Lancement de l'importation», page 146,
‰ «Suite de la procédure d’importation», page 148,
‰ «Vérification de la cohérence du fichier – Importation des données», page 149,
‰ «Importation des données», page 150,
‰ «Journal d'importation», page 151,
‰ «Importation au format Texte», page 151,
‰ «Importation des Ecritures Sage et Ciel Windows», page 154,
‰ «Importer au format Edifact», page 156.
Lancement de l'importation
Le lancement de la commande fait s’ouvrir une fenêtre permettant la sélection du fichier d’importation.
Reportez-vous, si nécessaire, aux manuels de Microsoft Windows et du Macintosh pour l’utilisation d’une
telle boîte de dialogue.
146
© Sage France
Menu Fichier
Le programme vous permet d’importer :
‰ des fichiers au format texte (*.TXT),
‰ des fichiers comptes au format SAGE (*.PNC),
‰ des fichiers écritures au format SAGE (*.PNM),
‰ des fichiers écritures au format CIEL (*.TXT),
‰ des fichiers écritures EDIFACT (*.TXT),
‰ des fichiers au format XML (*.XML).
Suppression du fichier après import
Cochez cette option pour que le fichier d’importation soit supprimé du disque dur à l’issue de la procédure.
Si cette option n’est pas cochée, le fichier importé sera conservé sur le disque dur de l’ordinateur.
3
Si l’importation du même fichier est demandée une seconde fois (ou une nième fois), le programme affichera un message indiquant que le fichier a déjà été importé n fois. Vous pourrez alors l’importer de nouveau ou demander sa suppression.
Importer le lettrage
Il est possible, lors d’importation de fichiers au format texte (standard Ligne 100), de récupérer le lettrage
des données puisque deux zones mentionnent ces informations :
‰ Numéro lettre montant,
‰ Numéro lettre devise.
Le fait de cocher cette option importera le pré-lettrage et le lettrage des écritures. Les différentes procédures liées à cette importation sont décrites ci-après.
3
Cette option est toujours active mais n’a d’effet que sur les fichiers texte au format standard Ligne 100
(extension .TXT sous Windows).
Importer le pointage
Il est possible, lors d’importation de fichiers au format texte (standard Ligne 100 ou 30), de récupérer le
pointage des données puisqu’une zone mentionne cette information : Numéro pointage.
Le fait de cocher cette option importera le pointage des écritures. L’importation des écritures pointées ne
donne lieu à aucun contrôle.
2
3
ATTENTION ! Il s’agit du pointage effectué dans les fonctions Interrogation et lettrage et Interrogation tiers et non du pointage effectué dans le cadre du rapprochement bancaire.
Cette option est toujours active mais n’a d’effet que sur les fichiers texte au format standard Ligne 100
(extension .TXT sous Windows).
Conserver la référence pièce d’origine
Cette option s'applique pour l’importation de fichier au format écritures Sage et écritures Ciel.
Si l'option Conserver la référence pièce d'origine est sélectionnée :
‰ Le numéro de pièce est incrémenté automatiquement pour l'écriture importée selon le type de gestion de numérotation sélectionnée au niveau des journaux concernés.
‰ La colonne Référence pièce de l'écriture reprend la référence pièce du fichier d'importation.
Si cette option n'est pas sélectionnée la colonne N° pièce de l'écriture reprend la référence pièce du fichier
d'importation.
Importer dans la devise d’équivalence
Cette option est appliquée dans le cas où le fichier importé ne comporte pas d’indication de la monnaie
d’expression des montants, c’est-à-dire pour :
‰ les formats Texte des versions antérieures qui ne contient pas de drapeau Devise (voir la structure
des fichiers d’importation dans les Annexes),
‰ les formats Ciel et anciens formats Sage PNM qui ne contiennent aucune devise.
147
© Sage France
Menu Fichier
Par défaut, cette case n’est pas cochée. Dans ce cas les montants seront considérés comme étant dans la
monnaie de tenue de compte et seront importés tels quels après les contrôles usuels.
Si vous cochez cette case, les montants seront considérés comme étant dans la devise d’équivalence. Une
conversion s’effectuera alors pour obtenir les montants dans la monnaie de tenue de compte, avec génération si nécessaire d’une écriture d’écart dans les comptes définis dans la commande Fichier / A propos
de.... S’il n’existe aucune devise d’équivalence, ignorez l’option.
Appliquer la numérotation du fichier comptable
Cette option permet d’ignorer la numérotation des écritures importées et de les renuméroter en fonction
des options du journal concerné et des paramètres du dossier comptable.
Cette option s’applique aux formats suivants :
‰ Format texte (*.TXT),
‰ Ecritures Sage (*.PNM),
‰ Ecritures Ciel Windows,
‰ Ecritures Edifact,
‰ Ecritures XML.
Autres cas possibles
La devise du fichier importé est identique à la monnaie de tenue de comptabilité : dans ce cas, les données
sont importées en l’état, après les contrôles habituels.
La devise du fichier importé est identique à la devise d’équivalence : dans ce cas, un message d’alerte
«La devise XXX n’est pas la devise de tenue de la comptabilité. Voulez-vous importer avec la conversion
des montants [Oui] ou sans conversion des montants [Non].
Oui Non Annuler»
vous permet au choix :
‰ d’importer les montants en devise d’équivalence en les convertissant dans la monnaie de tenue de
comptabilité. Une vérification de l’équilibre des montants est alors effectuée avec génération d’une
écriture d’écart si nécessaire,
‰ d’importer les montants en devise d’équivalence sans conversion en monnaie de tenue de comptabilité.
3
Dans tous les cas, la devise d’origine et les montants en devise sont conservés. Seuls les montants au
débit et au crédit sont convertis.
La devise du fichier importé est une autre devise : dans ce cas, le même message d’alerte et les mêmes traitements qu’au paragraphe précédent s’effectuent.
3
Vérifiez qu’il n’y ait pas plus de deux niveaux de conversion.
La devise du fichier importé n’existe pas dans la base de données : dans ce cas, le fichier est rejeté. Un message d’alerte bloquant apparaît.
«La devise XXX n’existe pas dans la liste. Vérifier le paramétrage des devises ou votre fichier.
OK»
Suite de la procédure d’importation
Après paramétrage des différentes options d’importation évoquées ci-dessus, sélectionnez le fichier à importer dans la fenêtre «Ouvrir le fichier d’import» et cliquez sur le bouton Ouvrir.
148
© Sage France
Menu Fichier
L’importation est alors immédiatement lancée.
Si l’importation s’effectue avec un fichier comptable ouvert, les données y seront transférées.
Il est toutefois possible de procéder à la création d’un nouveau fichier comptable si le fichier d’importation
comporte les données relatives aux champs du fichier Dossier comptable.
Dans ce cas, le programme procède à la création du fichier après qu’une seconde fenêtre se soit superposée
à la précédente. Cette dernière est décrite dans la commande Fichier / Nouveau.
3
La création d’un fichier comptable de cette façon n’entraîne pas l’apparition de la fenêtre A propos de….
Déroulement de l'importation
Les fichiers peuvent être importés dans :
‰ la monnaie de tenue de comptabilité,
‰ la devise d’équivalence,
‰ n’importe quelle autre devise si elle existe dans le fichier d’import.
3
Dans le cas où la devise du fichier importé est différente de la monnaie de tenue de comptabilité, les écritures peuvent être importées avec ou sans conversion des montants.
Les paramètres d’équilibre pour la conversion des montants sont définis dans le «Volet Préférences - A
propos de…», page 76.
L'import des données se déroule en deux temps :
‰ vérification de la cohérence du fichier : le programme vérifie dans un premier temps la structure du
fichier import et la cohérence des informations,
‰ import effectif des données.
Dans les deux cas, un journal d'import est généré, précisant le déroulement de l'importation.
Vérification de la cohérence du fichier – Importation des données
Le programme vérifie tout d'abord le respect du format du fichier importé par rapport au type d'import sélectionné et l'intégrité du fichier. Deux types d'incohérences peuvent être détectés à ce niveau :
‰ Le format du fichier est incorrect, c'est-à-dire qu'il ne respecte pas la structure correspondant au
type de fichier sélectionné. Exemple : import d'un fichier Texte en utilisant le type Ecritures Sage
(*.PNM). La procédure d'import est alors immédiatement arrêtée.
‰ Les données importées, notamment dans le cas d'import d'écritures comptables, ne correspondent
pas à un exercice ouvert pour la totalité des écritures.
Si le programme détecte une erreur dans les fichiers d’importation durant cette phase, aucune donnée ne
sera importée. Il est cependant possible de continuer la vérification complète du fichier pour pouvoir effectuer les corrections nécessaires en une seule fois.
149
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Menu Fichier
Importation des données
Cette seconde phase débute après la vérification de la cohérence du fichier. D'autres vérifications sur la pertinence des données importées (type de zone notamment) et les équilibres nécessaires à respecter pour les
journaux sont effectuées.
La procédure d'import des données ne peut en aucun cas être annulée, c'est-à-dire arrêtée en cours d'exécution. En effet, un arrêt intempestif de l'exécution de cette commande peut entraîner des fichiers déséquilibrés.
Cependant, pour l'import au format Texte, lorsque le programme détecte une erreur (journal déséquilibré
par exemple), il est possible :
‰ soit de continuer l'import en ignorant l'enregistrement concerné,
‰ soit de stopper l'import des données : dans ce cas, seuls les enregistrements précédant la ligne
d'anomalie sont importés. Un fichier des erreurs est créé et comporte les enregistrements non
importés.
Lorsqu’une section analytique figure déjà dans le fichier, le message suivant apparaît à l’importation :
«La section analytique XXX existe déjà à la ligne N.
Souhaitez-vous poursuivre en ignorant cet enregistrement ?
Oui Non»
‰ Oui : le programme reprend l’import des données en ignorant l’enregistrement erroné. A la fin de
l'import :
‰ Les enregistrements erronés sont reportés dans le fichier Texte JIMPORT.TXT sous Windows ou JOURNAL IMPORT sous Macintosh pour les 5 premières lignes des enregistrements erronés.
‰ Le fichier initial est renommé avec l'extension .OLD.
‰ L'enregistrement logique erroné ainsi que les enregistrements erronés détectés par la suite
sont reportés dans une copie du fichier d’import, portant le nom du fichier importé avec une
occurrence incrémentée de 1.
3
Dans le cas d'import d'enregistrements avec les fichiers liés, l'enregistrement erroné est rejeté, mais également tous les enregistrements des fichiers liés.
Exemple
3 fichiers sont liés au fichier Plan Tiers :
- Banques Tiers,
- Règlements Tiers,
- Lieux de livraison clients.
Si une anomalie est détectée sur un compte Tiers, les éléments Banques, Règlements et Lieux de livraison
rattachés à ce tiers sont également rejetés. On parle alors d'enregistrement "logique".
‰ Non : Le programme met fin à l’import de données.
‰ Les enregistrements précédant ce dernier sont importés.
‰ Le fichier initial est renommé avec l'extension .OLD.
‰ L'enregistrement logique erroné ainsi que les enregistrements suivants sont reportés dans
une copie du fichier d’import, portant le nom du fichier importé avec une occurrence incrémentée de 1.
Exemple
A la fin de l'import du fichier des écritures d'achats ECR_ACH.TXT, en cas d'anomalies, le programme va
créer :
ECR_ACH.OLD
copie du fichier d'origine,
ECR_ACH1.TXT
fichier des erreurs comportant uniquement les enregistrements rejetés,
JIMPORT.TXT
journal des imports retraçant les opérations effectuées et les anomalies rencontrées.
Ce fichier est systématiquement créé.
150
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Menu Fichier
3
Si l'import s'est bien déroulé, c'est-à-dire sans détection d'anomalies, le fichier importé est conservé ou supprimé selon l'option Suppression du fichier après import.
Journal d'importation
Le journal d'importation créé comporte toutes les informations sur le déroulement de l'import :
‰ la date et l'heure de lancement de l'import,
‰ l'erreur détectée, suivie des 5 premières lignes de l'enregistrement rejeté,
‰ le nombre d'enregistrements écrits dans le fichier et le nombre d'erreurs d'import,
‰ la date et l'heure de fin de traitement,
‰ la mention «Fin de l'import» si l'import s'est correctement déroulé ou «Arrêt de l'import» si intervention de l'utilisateur.
On peut le consulter par le biais de la commande Edition / Afficher le journal de traitement.
Exemple
Journal d'import sans détection d'anomalies :
***le 30/07/nn à 11:02:22. Import de C:\Program Files\Maestria\Ecr_ach.txt.
Nombre d'enregistrements écrits dans le fichier Ecritures comptables : 230.
Nombre d'enregistrements écrits dans le fichier Ecritures analytiques : 44.
Nombre d'enregistrements écrits dans le fichier Registres révisions : 4.
Nombre d'erreurs d'import : 0.
*** Le 30/07/nn à 11:03:34. Fin import.
Exemple
Journal d'import avec détection d'anomalies et interruption de la procédure :
***le 30/07/nn à 12:12:00. Import de C:\Program Files\Maestria\Section.txt.
La section analytique existe déjà à la ligne 4 !
#MPCA
1
921SI1
Direction commerciale
0
Nombre d'erreurs d'import : 1.
Création du fichier C:\Program Files\Maestria\Section1.txt.
*** Le 30/07/nn à 12:37:00. Arrêt import.
3
Rappel : le journal d'import est généré uniquement pour l'import au format Texte.
Importation au format Texte
Vous avez sélectionné un fichier au format Texte dans la fenêtre «Ouvrir le fichier d'import».
151
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Menu Fichier
Importation des comptes tiers
Si le programme constate l’existence de doublons entre le fichier comptable et le fichier d’importation, il se
réfère au paramétrage enregistré dans la zone Mise à jour en import du volet «Fichier / A propos de... / Préférences».
Cette option concerne uniquement le fichier tiers car l'importation peut se faire en modification. Cette zone
indique en effet le mode de mise à jour à effectuer dans ce cas. En fonction de la valeur de la zone, le programme réagit différemment :
‰ Sans modification : la procédure d’importation sera stoppée dès lors que le fichier d’importation
contient un compte de tiers existant dans le fichier comptable,
‰ Modification : le programme remplacera le compte de tiers du fichier comptable par celui du
fichier importé,
‰ Choix manuel : le programme affichera un message vous invitant à confirmer ou non la mise à jour
du compte.
Importation des écritures
Si un journal devient déséquilibré pour une période donnée suite à une anomalie détectée pour une écriture
comptable ou un des éléments liés, l'intégralité des écritures du journal pour cette période est rejetée.
3
Lorsque le programme détecte un compte de longueur différente, sa longueur est automatiquement tronquée ou complétée par des zéros.
Les comptes qui n'existent pas dans le dossier sont créés si l'option Ouverture de compte en saisie est cochée dans le volet «Á propos de… / Préférences».
Il n’y a pas de gestion des doublons. C’est le premier compte qui est affecté par défaut. Il revient à l’utilisateur d’opérer les modifications par la suite si nécessaire.
3
Les écritures de trésorerie sont importées en fonction du paramétrage du code journal (contrepartie à chaque ligne ou en pied de page).
Les écritures analytiques importées ne tiennent pas compte de l’option du compte général ou du journal qui
s’y rapporte.
Gestion des devises
Les écritures comptables peuvent être importées dans :
‰ la monnaie de tenue de compte,
‰ la devise d’équivalence,
‰ n’importe quelle autre devise si elle existe dans le fichier comptable. Dans ce cas, un message
d'alerte permet l'import des écritures avec ou sans conversion :
«La devise XXX n'est pas la monnaie de tenue de compte.
Voulez-vous importer avec conversion des montants ?
Oui Non Annuler»
Les réponses à ce message entraînent les effets suivants :
‰ Oui : les montants sont alors convertis en appliquant le cours en vigueur au moment de
l'import. En cas de déséquilibre suite à la conversion, des écritures d'écart sont générées dans
les comptes d'écart définis dans la commande A propos de….
‰ Non : les montants sont importés tels quels sans conversion des montants.
‰ Annuler : la procédure d'import est arrêtée. Aucune donnée n'est importée.
152
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Menu Fichier
3
Si la devise figurant dans le fichier n'existe pas dans la table des devises, le fichier est rejeté dans son intégralité.
Dans le cas où la devise n'est pas mentionnée dans le fichier, il est possible d'importer les écritures
comptables :
‰ dans la monnaie de tenue de comptabilité : les montants sont importés en l'état sans aucune conversion,
‰ dans la devise d'équivalence : dans ce cas, cocher l'option Importer dans la devise d'équivalence.
Les montants sont alors convertis en appliquant le cours en vigueur au moment de l'import. En cas
de déséquilibre suite à la conversion, des écritures d'écart sont générées dans les comptes d'écart
définis dans la commande A propos de….
3
Aucune conversion n'est effectuée pour les zones Montants en devise.
Importation du lettrage
L’importation du lettrage est soumise à des contrôles spécifiques en plus de ceux réalisés par le programme
pour l’importation des écritures :
‰ Les écritures lettrées doivent appartenir au même exercice. Les vérifications ne portent que sur un
même exercice même si l’utilisateur importe des écritures appartenant à plusieurs exercices.
‰ Le contrôle ne porte que sur les écritures lettrées avec des lettres majuscules. Les écritures pré-lettrées (en minuscules) sont importées sans contrôle sur le lettrage.
‰ Les écritures conservent leur lettre d’origine même si la lettre mentionnée sur les écritures importées existe déjà pour d’autres écritures. Des écritures portant la même lettre sans rapport les unes
avec les autres pourront de ce fait exister.
‰ Lettrage en euros (ou dans la monnaie de tenue de comptabilité) : la somme des montants des mouvements débiteurs doit être égale à la somme des mouvements créditeurs comportant la même lettre
«Lettrage Montant» pour le même couple compte général / compte tiers.
‰ Lettrage en devise : la somme des montants des mouvements débiteurs doit être égale à la somme
des montants des mouvements créditeurs comportant la même lettre «Lettrage Devise».
‰ Les lettrages en euros et en devises sont complètement dissociés et l’un peut être importé alors que
l’autre ne l’est pas pour un même groupe d’écritures.
‰ L’importation des écritures s’effectue même si les contrôles sur le lettrage détectent une anomalie.
Les écritures sont alors importées en fonction de la réponse faite au message suivant :
«Le lettrage ... pour le compte ... est déséquilibré.
Le lettrage ne peut être importé !
Voulez-vous continuer en important les autres lettrages ?
Oui Non»
Les réponses à ce message entraînent les effets suivants :
‰ Oui : les écritures en question sont importées sans le lettrage. Le programme continue
d’effectuer les contrôles sur les écritures suivantes et procède à leur importation si leur lettrage est équilibré.
‰ Non : les écritures suivantes sont importées sans leur lettrage. La vérification de cette zone
n'est plus effectuée.
3
La détection d’un lettrage déséquilibré n’est pas un facteur bloquant pour l’importation des écritures.
153
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Menu Fichier
Format des fichiers importés
Le format des fichiers d’importation vous est précisé en Annexe.
Un fichier doit toujours être précédé d’un “drapeau d’en-tête”, identificateur permettant à la comptabilité
de déterminer quel fichier est concerné. De même, il doit se terminer par un “drapeau de fin” qui indique au
programme la fin du fichier d’importation.
Les fichiers d’importation sont toujours des fichiers de texte. Chaque information doit être seule sur une
ligne et séparée de la suivante par un retour ligne. Un enregistrement doit toujours être importé en entier.
Les importations partielles sont interdites par le programme.
Exemple
Le fichier des codes journaux se compose des champs suivants :
- Code journal,
- Intitulé,
- Numéro de compte général trésorerie,
- Type,
- Type numérotation pièce,
- Option contrepartie/ligne,
- Option saisie analytique,
- Type Rapprochement,
- Mise en sommeil,
- Masquer les totaux
- Réservé IFRS
- Règlement définitif,
- Suivi trésorerie.
Outre les drapeaux, ce fichier représente neuf lignes d’information. Si une de ces informations est manquante, par exemple l’absence du Numéro de compte de trésorerie, elle doit être remplacée par un blanc.
Si plusieurs codes journaux sont importés, chaque nouveau journal sera précédé du “drapeau d’en-tête”
des journaux (mais il n’y aura qu’un seul drapeau de fin).
Certaines informations doivent apparaître dans ces fichiers sous forme codifiée et non pas comme vous les
voyez à l’écran en utilisation normale. Les Annexes vous en donneront la correspondance.
Exemple
Reprenons l’exemple des codes journaux ci-dessus.
Le type peut prendre les valeurs Achat, Vente, Trésorerie, Général, Situation. Ces types correspondent respectivement aux codes 0, 1, 2, 3 et 4.
Importation des Ecritures Sage et Ciel Windows
Dans la fenêtre «Ouvrir le fichier d'import», vous avez sélectionné :
‰ un fichier d'écritures au format Sage (*.PNM) ou Ciel (*.TXT),
‰ un fichier de comptes au format Sage (*.PNC).
L'option Mise à jour en import de la fonction Fichier / A propos de... est également respectée pour les fichiers tiers au format *.PNC.
Cette option permet d'intégrer des tiers existants avec ou sans modification, ou avec un choix manuel pour
chaque tiers existant.
3
Un fichier *.PNC peut également contenir des comptes généraux ou des sections analytiques. L'option
Mise à jour en import ne concerne pas ces comptes. L'importation de ces éléments ne concerne qu'une
création et non pas une modification d'éléments existants.
154
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Menu Fichier
Le format des fichiers Ciel ne contient aucune indication sur la devise. L’import peut être effectué selon
l’option Importer dans la devise d’équivalence.
Les formats Sage (*.PNM) comportent à la fois la monnaie de tenue de comptabilité et la devise de transaction.
Si l’option Importer dans la devise d’équivalence est cochée, les données importées sont converties avec
si nécessaire une écriture d’écart dans les comptes définis dans le «Volet Préférences - A propos de…»,
page 76.
Il est possible de :
‰ conserver la référence pièce d’origine des écritures,
‰ importer les lignes d’échéance des fichiers provenant de Comptabilité 100 ou 30 Dos ou de Négoce
100 ou 30 Dos,
‰ importer le mode de règlement des écritures.
Importer les lignes d'échéance
Les fichiers générés au format PNM peuvent comporter des lignes d'échéance, c’est-à-dire l’éclatement en
plusieurs échéances des montants TTC des comptes tiers.
Ces lignes sont caractérisées par la lettre ‘E’ dans la zone Type de compte (position 25 sur une longueur de
1) et comportent les mêmes informations que la ligne du compte tiers.
Les échéances sont automatiquement importées si, pour chaque pièce, le total des lignes d’échéance est égal
au montant TTC de la pièce. Dans le cas contraire, un message d’alerte est affiché.
Exemple
Le total des échéances pour le compte 4110000 CARAT n'est pas équilibré dans le journal VTEMAI97 à la
ligne N.
L'importation du fichier est alors interrompue.
Importer les modes de paiement
Les écritures au format PNM peuvent comporter l’un des modes de paiement suivants :
‰ O : Espèces,
‰ C : Chèque,
‰ T : Traite,
‰ U : Carte bleue,
‰ L : LCR,
‰ B : BOR,
‰ V : Virement,
‰ P : Prélèvement.,
‰ S : Aucun.
Le mode de règlement est initialisé selon les règles suivantes :
‰ Les modes de paiement du fichier sont comparés au premier caractère des intitulés des modes de
règlement définis dans le volet «A propos de… / Options».
‰ Si aucune correspondance n’est trouvée, le mode de règlement attribué est Aucun.
‰ En cas de doublon, c’est le premier mode de règlement de la liste qui est alors affecté à l’écriture.
Il faut donc paramétrer les intitulés des modes de règlement en fonction des valeurs possibles dans la zone
Mode de paiement du fichier d’import.
155
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Menu Fichier
Exemple
Pour les Cartes bleues, indiquer U Carte bleue. C correspond à Chèque.
Importer au format Edifact
Vous avez sélectionné un fichier d'écritures au format EDIFACT (message ENTREC) dans la fenêtre
«Ouvrir le fichier d'import».
Lors d'une importation au format EDIFACT les mêmes contrôles qu’en import classique d’écritures au format Texte sont effectués. Parmi ceux-ci :
‰ Existence du journal : un message d’alerte bloquant empêche tout import lorsque le journal
n’existe pas dans la base,
‰ Périodes d’exercice : l'appartenance des dates d’écriture à un exercice ouvert est également vérifiée. Il ne s’agit pas nécessairement de l’exercice en cours. Le programme autorise l’import d’écritures sur plusieurs exercices ouverts. Lorsque que les écritures à importer concernent un exercice
qui n'existe pas, un message d'alerte vous en informe.
‰ Comptes généraux : les comptes généraux sont automatiquement créés avec la mention «Compte à
créer» pour intitulé. L’appartenance du compte à un intervalle défini dans l’option A propos de… /
Options / Nature de compte permet de lui affecter une nature Charge, Produit, etc. Les options par
défaut de cette nature sont attribuées au compte.
Exemple
L’option Saisie analytique est cochée pour les comptes de nature Charge et Produit, les options Saisie
échéance, Lettrage automatique et Saisie de compte tiers le sont pour les comptes de nature Tiers.
‰ Comptes tiers : les comptes tiers sont automatiquement créés avec la mention «Tiers à créer» pour
intitulé. Le type de tiers est déterminé en fonction du compte collectif auquel le tiers est rattaché.
Les options Importer le lettrage et le pointage et Conserver la référence pièce d’origine ne peuvent pas
être appliquées à ce type de format.
3
Les fichiers EDIFACT traités sont des fichiers pivot de niveau 1, version 2.
Le format EDI contient une devise, sa gestion est identique à celle du format Texte.
Importer au format XML
Vous pouvez sélectionner un fichier d’écritures au format XML dans la fenêtre «Ouvrir le fichier d’import».
Le manuel de la Gamme donne le détail des formats d’importation.
156
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Menu Fichier
Importer un fichier au format paramétrable
Fichier / Importer / Format paramétrable
Cette commande permet d'importer des fichiers issus de programmes (autres que Sage ou Ciel) pour lesquels vous avez créé un format paramétrable (ayant pour extension .EMA).
La commande Importer/Format paramétrable permet d’importer :
‰ des écritures comptables,
‰ des comptes généraux,
‰ des comptes tiers,
‰ des codes journaux.
Les procédures de définition et l'utilisation des formats paramétrables sont présentées dans le "Manuel de
la gamme".
Les structures des fichiers Sage sont présentées en Annexe : Les imports/exports paramétrables.
Cliquez sur le bouton Import paramétrable de la barre d’outils Fonctions avancées pour activer cette
commande.
Cette fenêtre vous permet de sélectionner un des formats créés.
Les fichiers de formats paramétrables ont pour extension .EMA. La sélection d’un fichier non compatible
entraîne l’affichage d’un message d’erreur.
Voir la commande «Format import/export paramétrable», page 184 pour la création des formats paramétrables.
157
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Menu Fichier
Exporter…
Fichier / Exporter
Cette commande permet d’exporter les données enregistrées dans le fichier comptable vers un tableur ou un
programme acceptant des données sous forme de fichiers SYLK, texte, HTML et classeur Microsoft Excel®.
Comme pour la commande Importer…, l'exportation peut s’exécuter en tâche de fond. Son déroulement
peut être interrompu en cliquant sur le bouton Annuler.
Cette commande ne modifie en rien le contenu des fichiers de la comptabilité. Si la commande est annulée
en cours d’exécution, le fichier n’est pas généré.
L’export des données peut être effectué dans n’importe quelle devise.
Cette commande ouvre un menu hiérarchique qui propose :
‰ Format Ligne 100 et 30, HTML : il s’agit de la fonction classique d’exportation qui se traduit par
l’ouverture ou la création d’un modèle d’export puis la génération d’un fichier aux différents formats suivants :
‰ format texte à la norme du programme Sage Comptabilité Ligne 100 ou 30,
‰ format Sylk : format de fichier compatible avec la plupart des tableurs du marché,
‰ format HTML : ce format permet la génération d'un fichier qui pourra directement être
exploité par des navigateurs Internet,
‰ format Classeur Microsoft Excel : permet le lancement en automatique de Microsoft
Excel® et l'ouverture du fichier exporté. Cette fonction n'est disponible que sur la version
Windows du programme.
‰ format XML : format d’enregistrement de fichier autorisant la modification du contenu.
Voir la fonction «Exporter au format Ligne 100 et 30, HTML», page 167.
‰ Format Sage : cette option permet de générer des écritures au format :
‰ Trésorerie 100 : uniquement disponible sous Windows ; cette option remplace la fonction
Transfert vers la trésorerie du menu Traitement des versions antérieures ;
‰ Ciel.
Voir la fonction «Exporter au format Sage», page 171.
‰ Format EDIFACT : ce format permet l’exportation des comptes, des écritures et de la balance. Il
est décrit plus loin.
Voir la fonction «Exporter au format EDIFACT», page 174.
‰ Format paramétrable, permettant l'exportation d'un fichier de données vers n'importe quel logiciel capable de recevoir des fichiers au format ASCII paramétrés par vos soins (par la commande
Fichier / Définition format paramétrable).
Voir la fonction «Exporter au format paramétrable», page 180.
‰ Balance : permet d’exporter une balance des comptes dans différents formats admis par des programmes permettant l’impression d’états financiers.
Voir la fonction «Exporter la balance», page 181.
Les fichiers ainsi générés devront être ouverts à partir des applications (tableur, traitement de texte, programme de gestion) capables de lire leur format.
158
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Menu Fichier
Le principe des fonctions d’exportation du programme Sage Comptabilité est identique quel que soit le format du fichier exporté. Nous décrivons ci-après :
‰ d’abord les différents formats d’exportation,
‰ puis le mode opératoire pour réaliser une exportation.
Un complément d’information sur le processus d’exportation vous est donné sous les titres suivants :
‰ «Exportations de données : mode opératoire», page 159,
‰ «Exportation au format Sage Espagne», page 159,
‰ «Paramétrage d'un nouveau modèle d'exportation», page 162,
‰ «Utilisation d'un modèle d'exportation déjà créé», page 166,
‰ «Impression du contenu du modèle d'exportation», page 166,
‰ «Lancement de l'exportation», page 166.
Exportations de données : mode opératoire
Choix d'un modèle d'exportation
Le lancement de cette commande fait tout d’abord apparaître une fenêtre vous permettant d’appeler un format d’exportation déjà créé ou d’en enregistrer un nouveau.
Sélectionnez le modèle que vous voulez utiliser ou modifier, puis cliquez sur le bouton Ouvrir ou cliquez
sur le bouton Nouveau pour enregistrer un nouveau modèle d’exportation.
Exportation au format Sage Espagne
La balance peut être exportée au format Sage Espagne. Ce format est principalement utilisé par l'Espagne
pour communiquer avec leur propre logiciel Etats financiers. Il peut cependant être utilisé par tout utilisateur pour des besoins de gestion interne.
Les données de la balance exportée au format Sage Espagne sont similaires à celle de la balance 6 colonnes
avec :
‰ Solde Début période : solde de la période antérieure, incluant les écritures à-nouveaux,
‰ Mouvements Débit / Crédit : mouvements de la période,
159
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Menu Fichier
‰ Solde Fin période : soldes cumulés, c'est-à-dire solde début période +/– mouvements de la période.
Format de sélection
Renseignez les zones de la fenêtre «Export de la balance» comme suit.
Format de transfert
Par défaut positionné sur Sage Espagne, nouveau format d'export.
Devise de conversion
Ne modifiez pas la valeur par défaut Aucune, car les données doivent être en monnaie de tenue de compte.
Date d'écriture
Indiquez la période des écritures à exporter. Elle doit obligatoirement appartenir à l'exercice courant.
N° compte
Indiquez si nécessaire les comptes exportés. Lorsque aucune sélection n’est effectuée, tous les comptes
sont exportés.
Distinction des tiers débiteurs/créditeurs
Option non accessible pour le format Sage Espagne.
Structure du fichier exporté
La structure du fichier de la balance devant faire l’objet d’une exportation au format Sage Espagne est la
suivante :
Champ
Longueur
Type
Commentaire
Nº Identifiant
10
AN (1)
Nº identifiant de la société. Cadré à droite, complété à gauche par
blancs.
Nº compte
4
AN
Cadré à droite, complété à gauche par blancs.
Solde Début période
12
AN
Comporte le nombre de décimales de la devise de transfert.
Cadré à droite, complété à gauche par blancs.
Solde Fin période
12
AN
Comporte le nombre de décimales de la devise de transfert.
Cadré à droite, complété à gauche par blancs.
Total Mouvement Débit
12
AN
Comporte le nombre de décimales de la devise de transfert.
Cadré à droite, complété à gauche par blancs.
Total Mouvement Crédit
12
AN
Comporte le nombre de décimales de la devise de transfert.
Cadré à droite, complété à gauche par blancs.
Exercice soldes
4
AN
Année des soldes
Drapeau Devise
1
AN
Reprendre le premier caractère de l'intitulé de la devise d’édition.
Exemple : ‘P’ : Pesetas, ‘E’ :Euros.
Si Aucune, premier caractère de la monnaie de tenue de compte.
1. AN : alphanumérique.
Particularités
N° compte sur 4 caractères
Un regroupement est effectué par racine de compte (sur 4 caractères). Les comptes de type Détail comportant cette même racine sont cumulés.
160
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Menu Fichier
Solde Début période
Pour chaque exercice, il s'agit du solde de la période antérieure, incluant les écritures d'à-nouveaux.
Solde Fin période
Pour chaque exercice, il s'agit solde début période + total mouvements débit – total mouvements crédit.
Exercice soldes
L'année des écritures exportées est affichée sur 4 caractères. Il s'agit de l'année correspondant à la date de
début d'exercice. Par exemple, si l'exercice est à cheval, du 1er octobre 1999 au 30 septembre 2000, c'est
1999 qui est indiqué.
Exemples de fichier exporté
Exemple
Exercice en cours 1999- du 01/01/1999 au 31/12/1999 (1er exercice du fichier comptable)
La balance 6 colonnes du 01/01/1999 au 31/12/1999 fournit les soldes suivants :
N° compte
Soldes au 31/12/1999
Débit
Crédit
Mouvements période
Débit
Crédit
Débit
40100000
1 000
1 206
41100000
3 015
2 000
4456620
Soldes cumulés
Crédit
206
1 015
206
206
4457120
515
5120
2 000
601020
1 000
515
1 000
1 000
1 000
701020
2 500
2 500
L'export de cette balance au format Sage Espagne donne les résultats suivants :
N° NIF
A58836321
A58836321
A58836321
A58836321
A58836321
A58836321
A58836321
Raci
4010
4110
4456
4457
5120
6010
7010
0
0
0
0
0
0
0
SoldeDeb SoldeFin
−206
1015
206
−515
1000
1000
−2500
MvtDebit
1000
3015
206
0
2000
1000
0
MvtCreditExerD
12061999P
20001999P
01999P
5151999P
10001999P
01999P
25001999P
Exemple
Exercice en cours 2000- du 01/01/2000 au 31/12/2000 (incluant les à-nouveaux)
La balance 6 colonnes du 01/01/2000 au 31/12/2000 fournit les soldes suivants :
N° compte
Soldes au 31/12/2000
Débit
Crédit
Mouvements période
Débit
Crédit
12000000
40100000
41100000
206
1 015
4456605
4456620
4457120
206
515
Soldes cumulés
Débit
Crédit
1 500
1 500
1 412
1 731
525
3 618
1 015
3 618
25
25
206
412
618
1 133
161
© Sage France
Menu Fichier
N° compte
Soldes au 31/12/2000
Débit
5120
Mouvements période
Crédit
Débit
1 000
Crédit
1 015
1 412
Soldes cumulés
Débit
Crédit
603
601005
500
500
601020
1 000
1 000
701020
3 000
3 000
L'export de cette balance au format Sage Espagne donne les résultats suivants :
N° NIF
A58836321
A58836321
A58836321
A58836321
A58836321
A58836321
A58836321
A58836321
3
Raci
1200
4010
4110
4456
4457
5120
6010
7010
SoldeDeb
0
206
1015
206
-515
1000
0
0
SoldeFin
-1500
-527
3618
437
-1133
603
1500
-3000
MvtDebit
0
1412
3618
231
0
1015
1500
0
MvtCreditExerD
15002000P
17312000P
10152000P
02000P
6182000P
14122000P
02000P
30002000P
Les soldes créditeurs sont signés en négatif (–)
Ligne 4456 = Cumul des comptes 4456605 et 4456620
Ligne 6010 = Cumul des comptes 601005 et 601020
Paramétrage d'un nouveau modèle d'exportation
Si vous enregistrez un nouveau modèle d'exportation en cliquant sur le bouton Nouveau de la fenêtre
«Ouvrir le modèle d’export», le programme vous invite à lui affecter un nom et un emplacement de stockage.
Cliquez ensuite sur le bouton Enregistrer.
Un écran de paramétrage vide apparaît alors.
162
© Sage France
Menu Fichier
Le principe d'utilisation de cet écran est identique à celui de beaucoup de commandes de la comptabilité.
Les colonnes servent au stockage des informations de sélection et les zones au-dessus des titres des colonnes
permettent la saisie de ces informations.
La largeur des colonnes de la liste de critères peut être ajustée mais leur position est invariable.
Le bouton Exporter permet de lancer la génération du fichier d’exportation en fonction des critères enregistrés dans les colonnes de la fenêtre.
Le bouton Imprimer le modèle d’export permet d’éditer et de conserver sous forme imprimée la
liste des critères du modèle.
Informations à extraire
Intitulé
Cette zone permet d'enregistrer le titre du modèle. Il s'agit d'une simple information permettant de décrire
le modèle plus précisément que par son nom de document. Cet intitulé n’est pas transféré dans le fichier
généré.
Les informations à extraire sont précisées dans les deux premières colonnes. La première sert à l'indication
du fichier, la seconde, à celle du champ à l’intérieur de ce fichier.
Fichier
Cette zone à liste déroulante permet de sélectionner le fichier dont seront extraites les informations à
exporter.
Le programme permet d'exporter :
‰ le contenu du dossier de l’entreprise et les options : informations enregistrées par la commande
Fichier / A propos de…,
‰ toutes les informations enregistrées par les commandes du menu Structure,
‰ les écritures comptables et les écritures analytiques enregistrées par la commande Traitement / Saisie des journaux,
‰ les données du fichier Expert.
Les informations qu'il est possible d'exporter sont précisées en Annexe.
Champ
Cette zone à liste déroulante permet de préciser le champ dont doivent être extraites les informations à
exporter.
Les champs dépendent bien évidemment du fichier sélectionné dans la colonne précédente. La liste des
champs en fonction des fichiers est donnée en Annexe.
Groupe
Cette zone permet de réunir des lignes de critères affectées à la même sélection. Un modèle d’exportation
peut comporter autant de groupes que cette zone permet d’en saisir.
Un «et» logique s’établit entre les lignes d’un même groupe.
Un «ou» logique s’établit entre les groupes.
Cette colonne accepte un maximum de 6 caractères alphanumériques.
163
© Sage France
Menu Fichier
Cellule L:C
Cette zone permet de préciser à partir de quelle cellule du tableur (si vous faites des transferts sur un
tableur, cas le plus fréquent), les informations extraites seront insérées dans la feuille de calcul.
Si les transferts doivent s’effectuer en format texte, les informations saisies dans cette colonne n’ont
aucune importance mais ne doivent pas être nulles sous peine d'être considérées comme de simples critères
de sélection par le programme.
Les informations exportées sont insérées en colonnes à partir de la cellule indiquée ici.
L’adresse de la cellule doit être précisée de la façon suivante : X:Y.
X est le numéro de la ligne et Y le numéro de la colonne.
Les valeurs doivent être inférieures aux limites du programme destinataire. Il ne faut pas taper de L pour
ligne ni de C pour colonne. L’adresse est toujours numérique même si le tableur destinataire numérote les
colonnes par des lettres.
Exemple
Supposons un transfert de plan comptable (numéro de compte et intitulé seulement). Vous avez enregistré
dans la commande les paramètres suivants :
Fichier
Champ
Cellule L:C
Comptes généraux
Numéro
10:5
Comptes généraux
Intitulé
10:7
De
à
281500
2818300
A l'issue de l'exportation, vous verrez les données apparaître dans la feuille de calcul de la façon suivante :
Ligne / Colonne
5
6
7
10
2815000
Amort. installation techn.
11
2818100
Amort. installation génér.
12
2818200
Amort. matériel de transport
13
2818300
Amort. mat. bureau et infor.
Une ligne comportant comme adresse :Y (sans mention de numéro de ligne) impose au programme d’ajouter les informations à la suite de celles déjà insérées dans cette même colonne. Cette possibilité n’est envisageable que si vous précisez des groupes.
Exemple
Vous avez, dans un premier groupe, sélectionné et affiché les comptes de classe 2 à partir de la cellule
L50:C80.
Vous voulez, à la suite de ces comptes, dont vous ignorez le nombre, insérer les comptes de trésorerie (classe
5). Vous paramétrerez ainsi les critères de sélection.
Fichier
Champ
Groupe
Cellule L:C
De
à
Comptes généraux
Numéro
A
50:80
2000000
2999999
Comptes généraux
Numéro
B
:80
5000000
5999999
Une ligne comportant comme adresse 0:0 (zéro:zéro) est simplement destinée à la sélection (voir l’exemple
ci-dessous). Ses valeurs ne seront pas transférées dans le fichier export.
Exemple
Si vous souhaitez extraire d’une part les comptes généraux avec leur solde et d’autre part les comptes
164
© Sage France
Menu Fichier
clients avec le détail des montants, paramétrez le modèle comme suit :
Fichier
Champ
Groupe
Cellule L:C
Comptes généraux
Choix transfert
A
0:0
Comptes généraux
Numéro
A
1:1
Comptes généraux
Solde
A
1:2
Ecritures comptables
Compte général
B
1:3
Ecritures comptables
Montant débit
B
1:4
Ecritures comptables
Montant crédit
B
1:5
De
à
Détaillé
411
411
La première ligne du groupe A permettra une lecture dans le fichier des écritures afin d’établir les totalisations sur les comptes de ce groupe (information non transférée). Les lignes suivantes, dans le même groupe,
inséreront le numéro de compte ainsi que le solde en colonne à partir des cellules du tableur L1:C1 et
L1:C2.
Le groupe B sélectionnera simultanément et insérera dans la même feuille de calcul les numéros de comptes
clients (sélection sur 411/411) à partir de la cellule L1:C3, le montant débit à partir de L1:C4 et le montant
crédit à partir de L1:C5. Les valeurs comptables sont bien entendues extraites du fichier historique.
Colonne De…
Cette zone sert à la saisie d’un critère de sélection. Ce critère est unique dans le cas où le Champ sélectionné l’impose. La zone à liste déroulante permet alors d’ouvrir la liste des réponses possibles. Si une
fourchette de limites peut être saisie, les valeurs doivent être tapées dans cette zone et la suivante.
Colonne à…
Zone servant à l’enregistrement manuel de la deuxième limite de sélection si le champ l’impose. Par
défaut, toutes les informations dépendant d’un critère de sélection non mentionné sont sélectionnées.
Colonne Echelonnement
Cette zone permet de sélectionner l’échelonnement des périodes d’après lesquelles les valeurs vont être
extraites. Le programme propose les options suivantes :
‰ Aucun : les valeurs sont extraites en détail,
‰ Jour : les valeurs sont totalisées par jour,
‰ Semaine : les valeurs sont totalisées par semaine,
‰ Mois : seuls les totaux mensuels sont extraits,
‰ Trimestre : les valeurs extraites sont les totaux trimestriels calendaires,
‰ Semestre : les valeurs extraites sont les totaux semestriels calendaires,
‰ Année : les totaux de l’année sont exportés.
Insertion, modification, suppression d'une ligne
Pour créer une nouvelle ligne, enregistrez son contenu dans les zones de saisie au-dessus des colonnes, validez par la touche ENTREE ou cliquez sur le bouton Ajouter de la barre d’outils Navigation.
Vous pouvez également valider si le curseur se trouve dans une zone d’édition.
Pour modifier une ligne, sélectionnez-la au préalable, apportez les modifications et validez.
Pour supprimer une ligne, sélectionnez-la et cliquez sur le bouton Supprimer de la barre d’outils Navigation.
Reportez-vous au «Manuel de la gamme» pour les sélections dans les listes.
165
© Sage France
Menu Fichier
Utilisation d'un modèle d'exportation déjà créé
Si l'exportation à réaliser a déjà été effectuée par le passé, vous pouvez réutiliser le modèle qui avait été créé
alors.
Dans ce cas, sur la fenêtre vous permettant d’appeler un format d’exportation déjà créé ou d’en enregistrer
un nouveau, sélectionnez le modèle que vous voulez utiliser puis cliquez sur le bouton Ouvrir.
Impression du contenu du modèle d'exportation
Si vous le souhaitez, le programme permet d'imprimer le contenu du modèle affiché à l'écran.
Le bouton Imprimer le modèle d’export permet en effet d’éditer et de conserver sous forme imprimée la liste des critères du modèle.
Lancement de l'exportation
Que le modèle d'exportation utilisé soit nouveau ou ancien, la procédure d'exportation se déclenche de la
même manière.
Le bouton Exporter permet de lancer la génération du fichier d’exportation en fonction des critères enregistrés dans les colonnes de la fenêtre.
Reportez-vous, si nécessaire, au manuel de Microsoft Windows ou à celui du Macintosh pour l’utilisation
d’une telle boîte de dialogue.
Enregistrez le nom que vous souhaitez donner au fichier d'exportation. Si nécessaire, changez l’emplacement de stockage.
L'exportation est immédiatement lancée lorsque vous cliquez sur le bouton Enregistrer.
166
© Sage France
Menu Fichier
Exporter au format Ligne 100 et 30, HTML
Fichier / Exporter / Format Ligne 100 et 30, HTML
La première fonction du sous-menu Exporter permet d’exporter des valeurs sous les formats suivants :
‰ Texte,
‰ Sylk,
‰ HTML,
‰ Classeur Microsoft Excel®
‰ XML.
Cliquez sur le bouton Export/format Ligne 100 et 30, HTML de la barre d’outils Fonctions avancées
pour activer cette commande.
On peut aussi lancer cette commande en cliquant sur le bouton Export/format ligne 100 et 30, HTML de la
barre verticale Fonctions avancées.
Les différents types d’export dépendant de cette fonction sont les suivants :
‰ «Exporter au format texte», page 167,
‰ «Exporter aux formats SYLK et HTML», page 168,
‰ «Exporter au Format Classeur Microsoft Excel®», page 170.
Exporter au format texte
Si l’exportation s’effectue sous forme de fichier texte, les informations sont toujours générées en colonne,
séparées par un retour à la ligne et agrémentées de “drapeaux”, codes permettant au programme de déterminer l’origine, le fichier concerné et la fin des enregistrements.
Toutes les explications concernant ces “drapeaux” sont données dans la commande Importer… de ce même
menu (voir la fonction précédente).
Pour pouvoir exporter des données dans une autre devise que celle de tenue de comptabilité, il faut sélectionner la devise dans le format d’export.
Les fichiers d’export comportent dans l’entête le code devise.
Un paramétrage général est proposé dans les formats de sélection de la fonction Exporter pour définir la
devise d’export et les paramètres d’équilibrage des montants convertis.
3
Pour pouvoir exporter des fichiers dans une autre devise, il ne faut pas plus de deux niveaux de conversion.
Lors de l’export, aucune devise par défaut n’est proposée par le programme.
Si aucune devise n’est sélectionnée, la conversion des montants se fait dans la monnaie de tenue de comptabilité.
167
© Sage France
Menu Fichier
3
L’exportation sous forme de fichier texte s’effectue dans le format que la comptabilité utilise pour ses importations.
Il est donc possible de réutiliser un tel fichier en importation sur un autre micro-ordinateur équipé de ce programme. En particulier, il permet des échanges entre Macintosh et Pc / Ps en réseau, par transfert modem
ou après conversion du format des disquettes.
L’exportation d’un fichier au format texte est réalisée de la manière suivante :
1.
Sélectionnez un format de sélection ou créez-le.
2.
Paramétrez les critères de choix des données à exporter.
3.
Lancez l’exportation.
Cette exportation porte sur le contenu de la totalité des champs du fichier exporté, en respectant cependant
les critères de sélection.
Exemple
Pour exporter les seuls comptes de charge, choisissez la ligne de critère correspondant au fichier des comptes généraux et à la numérotation des comptes et enregistrez la fourchette 6 à 6ZZZZZZZZ.
Les données exportées comprendront non seulement ce numéro mais aussi toutes les autres données enregistrées dans le fichier des comptes généraux pour les comptes de charge. Il n’est pas possible, par exemple,
de n’extraire que le numéro et l’intitulé des comptes. Cette modification pourra se faire ultérieurement à
l’aide d’un éditeur de texte ou d’un traitement de texte.
Exporter aux formats SYLK et HTML
Le format SYLK permet la génération d'un fichier qui pourra directement être exploité par les tableurs qui
reconnaissent ce format.
Le format HTML permet la génération d'un fichier qui pourra directement être exploité par des navigateurs
Internet.
La définition des zones à exporter au format HTML s'effectue de la même manière qu'au format SYLK. Par
contre, l'adresse indiquée pour chaque ligne de format d'export n'est utilisée que pour définir l'ordre de l'exportation.
C'est-à-dire que l'ordre du format est respecté mais les adresses de cellules ne sont pas prises en compte.
Pour pouvoir exporter des données dans une autre devise que celle de tenue de comptabilité, il faut sélectionner la devise dans le format d’export.
Les fichiers d’export comportent dans l’entête le code devise. Un paramétrage général est proposé dans les
formats de sélection de la fonction Exporter pour définir la devise d’export et les paramètres d’équilibrage
des montants convertis.
3
Pour pouvoir exporter des fichiers dans une autre devise, il ne faut pas plus de deux niveaux de conversion.
Lors de l’export, aucune devise par défaut n’est proposée par le programme. Si aucune devise n’est sélectionnée, la conversion des montants se fait dans la devise de tenue comptabilité.
Exemple
Vous voulez exporter le fichier des clients avec l'intitulé et l'adresse complète.
168
© Sage France
Menu Fichier
L'exportation au format SYLK donne le résultat suivant :
L'exportation au format HTML donne ce résultat :
L’exportation d’un fichier au format SYLK ou HTML est réalisée de la manière suivante :
1.
Sélectionnez tout d’abord un format de sélection ou créez-le.
2.
Paramétrez les critères de choix des données à exporter. Précisez les seules données qui doivent être
exportées ainsi que leur emplacement dans la feuille de calcul destinataire (format SYLK).
3.
Lancez l’exportation.
Contrairement à l’exportation au format texte, cette exportation porte sur le contenu des seuls champs mentionnés dans le format de sélection, en respectant toutefois les critères de sélection.
Exemple
Selon l’exemple précédent, pour exporter les numéros et les intitulés des comptes de charge, choisissez la
ligne de critère correspondant au fichier des comptes généraux et à la numérotation des comptes et enregistrez la fourchette 6 à 6ZZZZZZZZ.
Enregistrez également une ligne de critère qui extraira les intitulés des comptes généraux.
169
© Sage France
Menu Fichier
Les données exportées comprendront seulement le numéro et l’intitulé des comptes de charge extraits du
fichier des comptes généraux. Toutes les autres données du fichier seront ignorées.
Exporter au Format Classeur Microsoft Excel®
Windows
L'exportation au format Classeur Microsoft Excel® n'est disponible que sur la version Windows du programme.
L'exportation au format Classeur Microsoft Excel permet le lancement en automatique de Microsoft Excel®
et l'ouverture du fichier exporté.
Cette exportation fonctionne à l'identique de l'exportation au format Sylk.
Le fonctionnement de l'application dans le cadre d'une exportation au format Classeur Microsoft Excel est
le suivant :
1.
création d'un fichier doté de l'extension .XLS,
2.
ouverture du fichier XLS sous Microsoft Excel,
3.
extraction des informations du fichier de gestion,
4.
affichage des informations sous Microsoft Excel.
L'exportation n'est réalisable que si Microsoft Excel® (version 7.00 au minimum) est installé sur le poste
de travail.
Pour pouvoir exporter des données dans une autre devise que celle de tenue de comptabilité, il faut sélectionner la devise dans le format d’export.
Les fichiers d’export comportent dans l’entête le code devise. Un paramétrage général est proposé dans les
formats de sélection de la fonction Exporter pour définir la devise d’export et les paramètres d’équilibrage
des montants convertis.
3
Pour pouvoir exporter des fichiers dans une autre devise, il ne faut pas plus de deux niveaux de conversion.
Lors de l’export, aucune devise par défaut n’est proposée par le programme. Si aucune devise n’est sélectionnée, la conversion des montants se fait dans la monnaie de tenue de comptabilité.
3
Utilisez la fonction Quitter du menu Fichier ou cliquez sur le bouton de fermeture de l'application pour quitter
Microsoft Excel.
Exporter au format XML
Vous pouvez exporter des données au format XML.
Le manuel de la Gamme donne le détail des formats d’exportation.
170
© Sage France
Menu Fichier
Exporter au format Sage
Fichier / Exporter / Format Sage
Windows
Cette commande ne concerne que la version Windows du programme.
Cette commande permet le transfert des écritures comptables vers :
‰ les produits banque et trésorerie de Sage ou tout autre logiciel de la gamme Sage capable d’exploiter les fichiers *.PNM et *.PNC,
‰ les produits Ciel.
Cliquer sur le bouton Export Sage de la barre d’outils Fonctions avancées revient à activer cette commande.
Les zones constituant cette fenêtre sont les suivantes.
Format de transfert
La zone à liste déroulante propose :
‰ Trésorerie 100 : l’exportation de données s’effectue au format pont comptable Saari (format 112)
pour les écritures et au format Compta V 7.00, Négoce, Paie pour les Tiers.
‰ Ciel : l’exportation des données sera effectuée au format d’importation des fichiers Ciel. Voir les
Annexes pour connaître ce format.
Devise de conversion
Indiquez la devise spécifique (autre que la monnaie de tenue de comptabilité) dans laquelle vous souhaitez
exporter les données.
3
Cette fenêtre ne permet toutefois pas d’identifier la devise dans le format Ciel.
Sélection des comptes
Différents types de sélections sont possibles :
‰ Compte général (valeur par défaut) ou
‰ Comptes tiers.
Les zones de saisie/sélection à droite de cette zone à liste déroulante permettent d’enregistrer les limites de
sélection.
Sélection des dates
Différents types de sélections sont possibles :
‰ Date écriture (valeur par défaut) : les dates limites de l’exercice sont proposées,
171
© Sage France
Menu Fichier
‰ Date de saisie.
Les zones de saisie à droite de cette zone à liste déroulante permettent d’enregistrer les limites de sélection.
Sélection des pièces
Différents types de sélections sont possibles :
‰ Numéro de pièce (valeur par défaut),
‰ Référence,
‰ Pièce de trésorerie.
Les zones de saisie à droite de cette zone à liste déroulante permettent d’enregistrer les limites de sélection.
Code journal
Permet une sélection sur les codes journaux.
N° ligne interne
Le numéro de ligne interne est un compteur numérique interne des écritures comptables. Il est géré automatiquement par le logiciel. Il s'agit d'un compteur global et non pas spécifique à chaque code journal ou à
chaque période.
Mode de règlement
Sélection d'un mode de règlement ou de tous les modes de règlements (valeur par défaut).
Type d’écriture
Permet de sélectionner au choix :
‰ Toutes (valeur par défaut) : toutes les écritures seront sélectionnées,
‰ Non lettrées : seules les écritures non lettrées seront sélectionnées,
‰ Lettrées : seules les écritures lettrées seront sélectionnées.
Exporter la référence
De même que l'importation des références, il est possible d’exporter la référence (et non le numéro de
pièce dans les versions antérieures).
Si l'option Exporter la référence est sélectionnée :
‰ Les informations de la colonne Référence de l'écriture sont exportées dans la zone Référence du
fichier d'exportation.
3
Les informations contenues dans la zone Référence peuvent éventuellement être tronquées afin de ne pas
dépasser la longueur maximum de la zone dans le fichier :
-
13 caractères pour l'exportation au format Trésorerie 100,
-
12 caractères pour l'exportation au format Ciel.
Si cette option n'est pas sélectionnée :
‰ Les informations de la colonne N° pièce de l'écriture sont exportées dans la zone Référence pièce
du fichier d'exportation.
Exporter les zones devises et multiplan analytique
Cette exportation s’effectue au format .PNM :
‰ Format court : sur 105 caractères,
‰ Format long : sur 200 caractères, il permet d’exporter les lignes pour tous les plans analytiques en
indiquant le numéro du plan en fin d’enregistrement. Ce format inclue les zones Devises.
Afin de prendre en compte les zones devises et multiplan analytique, cette case doit être cochée. La structure du fichier exporté est identique à celle du fichier importé.
Exportation des tiers
Cette exportation s’effectue uniquement au format .PNC (format trésorerie).
‰ Aucun (valeur par défaut) : seules les écritures correspondant à la sélection seront exportées. Les
fiches tiers ne seront pas exportées.
‰ Tous : en plus du fichier des écritures, un second fichier des fiches tiers sera exporté.
172
© Sage France
Menu Fichier
‰ Associés aux écritures : dans ce cas en plus des écritures, seules les fiches des tiers liés aux écritures seront exportées.
Le bouton OK lance l’exportation des données selon les sélections faites en ouvrant une fenêtre de dialogue
permettant de nommer le fichier des écritures qui sera généré et, au besoin, une seconde fois pour nommer
le fichier des tiers.
Le bouton Annuler annule le processus.
173
© Sage France
Menu Fichier
Exporter au format EDIFACT
Fichier / Exporter / Format EDIFACT
Cette commande peut également être lancée en cliquant sur le bouton Export Edifact de la barre
d’outils Fonctions avancées.
Les différentes pages d’aide concernant ce format d’exportation sont les suivantes :
‰ «Préambule – Exporter au format EDIFACT», page 174,
‰ «Format d’exportation EDIFACT», page 174,
‰ «Enregistrer le fichier EDIFACT», page 179.
Préambule – Exporter au format EDIFACT
Le principal objectif de l’EDI ou Echange de Données Informatiques est de permettre l’échange de données
informatisées entre partenaires de tout secteur d’activité et quel que soit le pays souhaitant échanger les
messages. Sage Comptabilité permet de générer les messages suivants :
‰ BALANC : format balance,
‰ CHACCO : format des comptes généraux ou tiers,
‰ ENTREC : format des écritures.
Seul ce dernier format est accepté à l’importation.
3
Les fichiers traités sont des fichiers pivots de niveau 1, version 2.
Les conditions générales pour la gestion EDI sont les suivantes :
‰ les comptes généraux doivent comporter 3 à 8 caractères numériques répartis dans les classes 1 à 8,
‰ les montants des mouvements et soldes sont limités à 13 caractères comprenant 10 entiers, 1 virgule
et 2 décimales. Les montants sont cadrés à droite et complétés à gauche par des blancs,
‰ les montants des totalisateurs sont limités à 14 caractères comprenant 11 entiers, 1 virgule et 2 décimales. Les montants sont cadrés à droite et complétés à gauche par des blancs.
L’exportation de données au format EDIFACT s’effectue en deux temps :
1.
sélectionnez ou créez un format d’exportation,
2.
exportez les données sélectionnées.
Format d’exportation EDIFACT
Le lancement de cette commande s’ouvre sur une fenêtre d’ouverture ou de création «Ouvrir le format
d’export EDIFACT».
174
© Sage France
Menu Fichier
Sélectionnez le format que vous voulez utiliser sinon cliquez sur le bouton Nouveau pour en créer un. Dans
ce cas une autre fenêtre de dialogue s’ouvre pour vous permettre l’enregistrement d’un format. Ceux-ci
comportent l’extension .EDF sous Windows.
Une fois la sélection ou la création faites, une fenêtre de paramétrage «Export au format EDIFACT» s’affiche.
Cette fenêtre se compose de plusieurs volets accessibles par des onglets sur Windows ou par des boutons
sur Macintosh.
Onglet / Bouton Identification
Permet de revenir au «Volet Identification – Format EDIFACT», page 176 de l’export EDIFACT.
Onglet / Bouton Echange
Permet d’accéder au «Volet Echange - Format EDIFACT», page 177 de la fonction.
Onglet / Bouton Dossier
Permet d’accéder au volet «Dossier» de la fonction.
Onglet / Bouton Emetteur
Permet d’accéder au volet «Emetteur» de la fonction.
Onglet / Bouton Récepteur
Permet d’accéder au volet «Récepteur» de la fonction.
175
© Sage France
Menu Fichier
Les volets «Dossier», «Emetteur» et «Récepteur» sont tous trois décrits sous le même titre «Volets Dossier,
Emetteur et Récepteur - Format EDIFACT», page 178.
Bouton Génération du fichier EDI
Ce bouton lance la génération du fichier EDIFACT en ouvrant une fenêtre de dialogue dans
laquelle seront paramétrées les informations à exporter ainsi que le nom du fichier qui sera
généré. Cette fenêtre est décrite plus loin.
Voir le titre «Enregistrer le fichier EDIFACT», page 179.
Bouton Impression
Ce bouton lance l’impression d’un état intitulé Format EDIFACT qui récapitule toutes les informations saisies dans cette fenêtre et ses différents volets.
Volet Identification – Format EDIFACT
On peut revenir à ce volet en cliquant sur l’onglet du même nom sur Windows ou sur ce bouton
sur Macintosh.
Les zones composant cette fenêtre ont les caractéristiques suivantes.
Date début
Propose par défaut la date de début d’exercice. Cette information est obligatoire.
Date fin
Propose par défaut la date de fin d’exercice. Cette information est obligatoire.
Numéro
Inscrivez dans cette zone le numéro de document. 17 caractères alphanumériques.
Fonction texte
Zone à liste déroulante proposant 1 ou 3 : 1 pour exploitation ultérieure, 3 pour exploitation immédiate.
Texte
Chacune des trois zones admet 70 caractères alphanumériques pour des informations diverses : commentaires ou message personnel.
176
© Sage France
Menu Fichier
Volet Echange - Format EDIFACT
On peut accéder au volet «Echange» en cliquant sur un onglet sous Windows ou sur le bouton cicontre sur Macintosh.
Identification émetteur
Zone de 35 caractères alphanumériques dont la saisie est obligatoire. Le choix entre Nom et/ou numéro de
réseau de l’émetteur doit être effectué au préalable.
Adresse émetteur
Zone de 14 caractères alphanumériques. Il s'agit de l'adresse précisée par l’émetteur qui doit être utilisée
par le récepteur dans les messages de réponse afin de faciliter l’acheminement interne.
Identification récepteur
Zone de 35 caractères alphanumériques dont la saisie est obligatoire. Nom et/ou numéro de réseau du destinataire.
Adresse récepteur
Zone de 14 caractères alphanumériques. Il s'agit de l'adresse indiquée par le récepteur qui devra être mentionnée par l’émetteur pour acheminer les messages reçus.
Référence contrôle
Zone de 70 caractères alphanumériques dont la saisie est obligatoire. Il s'agit d'une référence unique attribuée par l’émetteur à un échange.
Code langue
Zone de 2 caractères alphanumériques à saisir en minuscules. La valeur proposée par défaut est : fr.
Code devise
Cette zone propose par défaut la monnaie de tenue de comptabilité. Vous pouvez pourtant choisir le code
devise par le biais de la zone à liste déroulante ou le saisir sur 3 caractères alphanumériques. Le code
devise exporté correspond au code ISO.
Demande d’accusé
Cette case n’est pas cochée par défaut. Elle sert à demander un accusé de réception.
Indicateur essai
Cette case n’est pas cochée par défaut. Elle permet d’indiquer que l’échange est effectué à titre d’essai.
177
© Sage France
Menu Fichier
Volets Dossier, Emetteur et Récepteur - Format EDIFACT
Ces trois volets sont identiques en ce qui concerne les informations à enregistrer.
On peut accéder au volet «Dossier» en cliquant sur un onglet sous Windows ou sur le bouton cicontre sur Macintosh.
On peut accéder au volet «Emetteur» en cliquant sur un onglet sous Windows ou sur le bouton cicontre sur Macintosh.
On peut accéder au volet «Récepteur» en cliquant sur un onglet sous Windows ou sur le bouton
ci-contre sur Macintosh.
Identification
Zone de 17 caractères alphanumériques dont la saisie est obligatoire.
Dans le volet «Dossier», le numéro de SIRET de l’entreprise est proposé par défaut.
Nom de la personne
Zone de 35 caractères alphanumériques dont la saisie est obligatoire.
Adresse
Zone de 35 caractères alphanumériques dont la saisie est obligatoire.
Complément
Zone de 35 caractères alphanumériques.
Ville
Zone de 35 caractères alphanumériques.
Code postal
Zone de 9 caractères alphanumériques.
Division
Zone de 9 caractères alphanumériques pour la division territoriale.
Code pays
Zone de 2 caractères.
Fonction du contact
Zone à liste déroulante permettant d’enregistrer la fonction du contact. Les valeurs proposées sont, au
choix :
‰ Auditeur (valeur par défaut),
‰ Expert-comptable,
178
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Menu Fichier
‰ Commissaire aux comptes.
N° de téléphone
Zone de 25 caractères alphanumériques.
N° de la référence
Zone de 35 caractères alphanumériques. Comporte le numéro d’identification.
L’enregistrement du modèle EDIFACT est automatiquement réalisé soit en refermant sa fenêtre de paramétrage soit en lançant la génération d’un fichier EDIFACT.
Enregistrer le fichier EDIFACT
La génération du fichier EDIFACT est lancée en cliquant sur le bouton Génération du fichier EDI.
Une fenêtre de dialogue «Créer le fichier d’export» s’ouvre alors. Cette création ne peut être réalisée que si les diverses zones dont la saisie est obligatoire ont été renseignées.
Cette fenêtre a un double but :
‰ elle permet d’une part de sélectionner, dans la zone Type, les informations à exporter et qui sont les
suivantes :
‰ Ecritures comptables (valeur par défaut),
‰ Comptes généraux,
‰ Comptes tiers,
‰ Comptes généraux et tiers (les comptes généraux et auxiliaires figurent dans le même
fichier),
‰ Balance.
‰ elle permet d’autre part de donner un nom et un emplacement de stockage au fichier (extension
.TXT) qui va être généré.
Lorsque la génération est terminée, vous revenez sur le format d’export ce qui vous permet de générer un
autre fichier d’export.
179
© Sage France
Menu Fichier
Exporter au format paramétrable
Fichier / Exporter / Format paramétrable
Cette commande permet d’exporter des fichiers de la Comptabilité selon un format paramétrable, défini par
l’utilisateur.
Vous pouvez activer cette commande par le bouton Export paramétrable de la barre d’outils Fonctions
avancées.
L’exportation de données au moyen d’un format paramétrable est détaillée dans le «Manuel de la
gamme».
Cette fenêtre vous permet de sélectionner un des formats créés.
Voir la commande «Format import/export paramétrable», page 184 pour la création des formats paramétrables.
180
© Sage France
Menu Fichier
Exporter la balance
Fichier / Exporter / Balance
Cette fonction permet d’exporter une balance des comptes au format admis par les états financiers Sage
mais aussi suivant les formats reconnus par les logiciels d’états financiers Microlucien et Arpège. Il sera
donc possible aux utilisateurs de ces programmes d’importer les écritures en provenance du programme
Sage Comptabilité.
Seuls les comptes généraux de type Détail sont concernés par cette exportation.
On peut lancer cette commande en cliquant sur le bouton Export balance de la barre d’outils Fonctions avancées.
On peut aussi la lancer en cliquant sur l’icône Export balance de la barre verticale Fin d’exercice.
Macintosh
Les barres verticales ne sont pas disponibles dans cet environnement.
Le lancement de cette commande ouvre une fenêtre de sélection.
Les zones dont se compose cette fenêtre sont les suivantes.
Format de transfert
Cette zone à liste déroulante propose les choix suivants :
‰ Sage Etats financiers : (valeur par défaut) l’exportation des données de la balance se fera dans le
format reconnu par le programme Sage Etats financiers.
‰ Microlucien : l’exportation s’effectue dans le format spécifique Microlucien.
‰ Arpège : l’exportation s’effectue dans le format spécifique Arpège.
Le format des fichiers est décrit en Annexe.
Devise de conversion
Cette zone à liste déroulante propose les choix suivants :
‰ Aucune : (valeur par défaut) l’exportation des données s’effectue dans la devise de tenue de la
comptabilité.
‰ Liste des devises : cette liste affiche les devises enregistrées dans les options de l’entreprise. La
sélection de l’une d’entre elles entraînera la conversion automatique des mouvements et des soldes
de la balance en fonction du cours enregistré dans ces mêmes options.
Pour plus d'informations, reportez-vous à l’option «Devise», page 96.
Date écriture de / à
Zones permettant de définir la période de sélection des écritures.
Ces zones comportent un bouton permettant d’ouvrir un calendrier et de sélectionner facilement une date.
181
© Sage France
Menu Fichier
Reportez-vous au «Manuel de la gamme» pour des informations sur cette commande.
N° compte de / à
Zones permettant de définir la fourchette de comptes concernés par cette exportation.
3
Il est rappelé que seuls les comptes de type Détail sont concernés.
Distinction des tiers débiteurs/créditeurs
Cette case à cocher permet de différencier, pour les comptes collectifs tiers, les valeurs débitrices des
valeurs créditrices.
3
Cette option ne s’applique qu’aux comptes dont l’option Saisie compte tiers est cochée (dans le volet
Fiche principale du compte).
Exemple
Soit la balance suivante avec détail des comptes généraux :
Compte tiers
CARAT
Compte général
Mouvement
Débit
Solde
Crédit
4110000
60 000.00
4130000
25 000.00
CISEL
4110000
20 000.00
DIAMA
4110000
EMERA
4110000
55 000.00
Débit
Crédit
5 000.00
25 000.00
5 000.00
15 000.00
2 412.00
Totaux
15 075.00
15 075.00
120 075.00
77 487.00
2 412.00
42 588.00
Export de la balance sans l’option Distinction des tiers débiteurs/créditeurs :
Compte général
Intitulé
Mouvement
Débit
4110000
Collectif client
95 075.00
4130000
Collectif client – EAR
25 000.00
Totaux
120 075.00
Solde
Crédit
77 487.00
Débit
Crédit
17 588.00
25 000.00
77 487.00
42 588.00
Export de la balance avec l’option Distinction des tiers débiteurs/créditeurs :
Compte général
Intitulé
4110000
Collectif client
4110000
Collectif client
4130000
Collectif client – EAR
Totaux
3
Mouvement
Débit
95 075.00
Solde
Crédit
75 075.00
Débit
20 000.00
2 412.00
25 000.00
120 075.00
Crédit
2 412.00
25 000.00
77 487.00
42 588.00
L’option Saisie compte tiers peut être modifiée à tout moment. Deux cas peuvent donc se produire qui
sont traités différemment par le programme :
-
cette option n’est pas cochée mais il existe des écritures avec un compte de tiers associé : ce
compte est traité comme un compte général classique et c’est son solde qui est pris en compte,
182
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Menu Fichier
-
cette option est cochée mais le compte possède des écritures sans compte de tiers associé : les
lignes d’écritures sont alors cumulées pour former un solde unique. Ce solde est inclus, selon son
sens, dans la ligne tiers débiteur ou tiers créditeur.
Selon la norme
Cette zone à liste déroulante n’est pas visible si la gestion de la norme IFRS n’est pas active.
Elle permet de sélectionner les écritures de la balance à exporter :
‰ Toutes (valeur par défaut) : toutes les écritures de la balance correspondant aux sélections faites
dans les autres zones de la fenêtre seront exportées.
‰ Nationale : seront exportées les écritures de types Les deux et Nationale.
‰ IFRS : seront exportées les écritures de types Les deux et IFRS.
‰ Écritures Les deux: seules les écritures de type Les deux seront exportées.
‰ Écritures Nationale: seules les écritures de type Nationale seront exportées.
‰ Écritures IFRS: seules les écritures de type IFRS seront exportées.
Bouton OK
Lance l’exportation selon le paramétrage effectué dans les zones précédentes.
Une fenêtre de dialogue s’ouvre pour donner un nom au fichier de stockage des écritures. Le programme
propose par défaut la génération du fichier correspondant au choix fait dans la zone Format de transfert :
‰ balance au format Sage Etats financiers : fichier de texte (extension .TXT),
‰ balance au format Microlucien (sans extension) : le nom proposé est BANNNNNN où NNNNNN
est le numéro de dossier qui doit être enregistré dans la zone Commentaire du volet «Fichier / A
propos de… / Identification»,
‰ balance au format Arpège (extension .ARP) : le nom proposé est BANNNNNN.ARP où
NNNNNN est le numéro de dossier qui doit être enregistré dans la zone Commentaire du volet
«Fichier / A propos de… / Identification».
‰ balance au format Sage Espagne.
Les formats de fichiers générés sont décrits en Annexe.
Bouton Annuler
Aucune exportation de valeurs n’est réalisée.
183
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Menu Fichier
Format import/export paramétrable
Fichier / Format import/export paramétrable
Cette commande permet de définir des formats de fichiers qui serviront de référence lors de l'exportation
ou l'importation de données vers n'importe quel logiciel capable d'émettre ou de recevoir des fichiers au format ASCII.
3
Les structures de format paramétrables sont stockées dans des fichiers *.EMA.
Les procédures de définition et l'utilisation des formats paramétrables sont présentées dans le "Manuel de
la gamme".
Les structures de fichiers Sage sont présentées en Annexe : les imports/exports paramétrables.
Vous pouvez activer cette commande par le bouton Format import/export paramétrable de la barre
d’outils Fonctions avancées.
Vous pouvez aussi lancer cette commande en cliquant sur le bouton Format import/export paramétrable de
la barre verticale Fonctions avancées.
Macintosh
Les barres verticales ne sont pas disponibles dans cet environnement.
184
© Sage France
Menu Fichier
Communication
Fichier / Communication
Cette commande permet un échange d’informations et de données beaucoup plus simple entre deux versions
du programme Sage Comptabilité (Ligne 30 ou 100 Windows ou Macintosh) ou bien entre ces programmes, Sage Coala et Ciel Comptabilité (pour Windows ou Macintosh). L’un des programmes est installé
chez l’utilisateur, l’autre est implanté chez l’expert comptable qui s’occupe de la gestion et du suivi de ses
comptes.
On peut la lancer en cliquant sur le bouton Communication de la barre d’outils Fonctions avancées.
On peut aussi lancer cette commande en cliquant sur le bouton Communication de la barre verticale Traitements périodiques.
Macintosh
Les barres verticales ne sont pas disponibles dans cet environnement.
Les descriptions de cette fonction apparaissent sous les titres :
‰ «Généralités sur les communications», page 185,
‰ «Opérations préliminaires», page 188,
‰ «Procédure de transfert», page 189,
‰ «Marquage des écritures», page 190,
‰ «Envoi de données», page 190,
‰ «Réception de données», page 200.
Généralités sur les communications
Cette fonction permet au client :
‰ d’effectuer les saisies comptables qui sont de plus en plus gérées par ses soins du fait de l’informatisation croissante des PMI et PME,
‰ de conserver à sa disposition les éléments comptables nécessaires à sa gestion courante,
‰ de transférer périodiquement les données comptables à son cabinet comptable et ce dans des délais
plus ou moins rapprochés à convenir entre le client et l’expert comptable.
Cette fonction permet à l’expert comptable :
‰ d’incorporer immédiatement les données reçues dans ses propres fichiers,
‰ de surveiller la bonne marche des affaires de son client,
‰ d’exercer son rôle de conseil de manière immédiate sans devoir attendre la fin de l’année fiscale
pour intervenir au cas où la situation nécessiterait une mesure corrective qui ne pourrait être salutaire si elle n’était prise dans les plus courts délais.
Cette fonction regroupe deux modes de transfert de données différents :
185
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Menu Fichier
‰ La Communication : elle permet un échange d’informations et de données simplifié entre deux
programmes Sage Comptabilité (Ligne 100 ou 30) ou entre un de ces programmes et un programme Ciel Comptabilité.
Les données ainsi transférées ne sont pas supprimées du site à partir duquel elles sont exportées.
2
Le transfert des comptes généraux, des comptes de tiers ou des codes journaux ne s’effectue que
s’il est expressément demandé. Le paramétrage qui peut être fait dans la zone Mise à jour en import
du volet «Fichier / A propos de… / Préférences» n’a pas d’influence sur ce transfert, seuls les éléments nouveaux sont créés.
3
Cette particularité est sans effet lors des transferts avec les programmes Ciel Comptabilité puisque, dans
ces derniers, l’intitulé des comptes est transféré avec chaque ligne d’écriture.
‰ La Synchronisation Sage 30 et 100 / Sage Coala : elle permet l’échange dynamique des écritures
et des données de structure entre un client équipé d’un programme Sage Comptabilité Ligne 100
ou 30 et son expert-comptable utilisant une de ces applications ou Sage Coala.
La synchronisation permet de gérer également la suppression et la modification des écritures et des
éléments de structure transmis par le client ou l’expert-comptable (comptes généraux, comptes de
tiers, codes journaux,…).
Les écritures synchronisées sont clairement identifiées par la présence d’icônes spéciales apparaissant dans la colonne Position expert.
Le processus intègre une gestion des conflits lorsque, par exemple, un élément est modifié simultanément entre les deux intervenants.
En mode Synchronisation, le fichier généré est au format XML standard Sage permettant d’assurer la communication entre les applications Windows Sage Comptabilité Ligne 100 ou 30 et Sage Coala.
Toutes les écritures y compris la date de synchronisation ou de validation transitent dans le fichier XML à
partir du moment où elles ont le statut Nouvelles où qu'elles ont fait l'objet d'une modification.
Le fichier XML contient deux dates qui permettent de déterminer la période sur laquelle les deux entités
peuvent agir :
‰ Date de synchronisation : seul le client gère cette date, c'est forcément une date fin de période.
‰ Date de validation : seul l'expert comptable gère cette date, c'est forcément une date fin de période
inférieure ou égale à la date de synchronisation.
Le client et l'expert ne peuvent jamais saisir d'écritures simultanément sur une période identique de manière
à garantir la cohérence des écritures. Toutes les modifications extra comptables (lettrage, rapprochement…)
sont toujours accessibles sur toutes les périodes.
L’exemple du tableau ci-dessous récapitule les droits d’accès et les actions qui peuvent être réalisées de part
et d’autre sur les écritures générales en fonction des dates de synchronisation et de validation.
Date validation
31/01/03
Avant date de validation
Date synchronisation
31/03/03
Ajout
Suppression
Modification
Ajout
Suppression
Modification
Ajout
Suppression
Modification
Client
I
I
I
I
I
I
P
P
P
Expert
I
I
I
P
P
P
I
I
I
I = Impossible
P = Possible
3
L'option de synchronisation transforme dans Sage Coala les caractères minuscules des comptes. Du fait
des différences des formats entre les applications, Sage Coala gère une table de correspondance pour les
comptes tiers de manière à ce que l'utilisateur Ligne 100 conserve la codification de ses tiers (jusqu'à 17
caractères). L'application Sage Coala ne permettant pas d'associer à un même tiers plusieurs comptes collectifs.
186
© Sage France
Menu Fichier
Dans le cas de modifications simultanées des deux bases, une gestion des conflits est appliquée avec définition d’un intervenant prioritaire.
Eléments
Identifiant Expert
Comptes généraux
Prioritaire
Journaux
Prioritaire
Codes taxes
Prioritaire
Ecritures comptables
Prioritaire
Identifiant Client
Fichiers liés
Ecritures analytiques, registre
taxe, informations libres
Comptes de tiers
Prioritaire
Sections analytiques
Prioritaire
Banque tiers
L’expert modifie l’intitulé d’un compte de tiers : la modification est prise en compte chez le client.
Le client envoie ses données puis modifie un compte tiers. L’expert modifie également le compte qui apparaît donc dans le retour de la synchronisation. L’application détecte qu’une modification a été effectuée par
le client et n’intègre donc pas la modification de l’expert. Cette information sera indiquée dans le journal
d’import.
Ces transferts de données s’effectuent de manière beaucoup plus simple et beaucoup plus rapide que les
classiques fonctions importer et exporter décrites précédemment. Cette fonction génère les données sous
forme de :
‰ fichiers joints à des messages E-mail qui sont automatiquement envoyés par utilisation de la technologie Internet : cette option nécessite que chaque site soit équipé d’un modem et dispose d’une
adresse E-mail auprès d’un fournisseur de service Internet,
‰ ou de fichiers magnétiques qui sont générés mais dont l’envoi doit être assuré par l’utilisateur luimême selon les techniques à sa disposition (programme de transfert de fichiers par modem ou simple disquette).
Macintosh
Les versions du programme fonctionnant sur Macintosh ne peuvent générer que des fichiers magnétiques.
Le mode de transfert synchronisé n’est pas géré sur Macintosh.
Dans les transmissions synchronisées, le programme permet de saisir des commentaires qui apparaîtront
uniquement dans le journal de traitement où ils pourront être consultés ou imprimés.
Pour plus d’informations, reportez-vous à la commande «Journal de traitement», page 233.
De plus, sur les lignes d’écritures comptables, deux informations libres de type texte peuvent être utilisées
pour gérer un commentaire expert et un commentaire client sur les lignes d’écritures. Il est impératif de leur
affecter les intitulés suivants :
‰ «Commentaire client»,
‰ «Commentaire expert».
Seul le commentaire client est exporté par un dossier client et inversement.
Les opérations d’envoi et de réception de données ainsi que l’intégration des données dans les programmes
destinataires s’effectuent à l’aide d’un assistant qui décompose chaque opération à effectuer et guide l’utilisateur pas à pas.
Les données ainsi transférées ne sont pas supprimées du site à partir duquel elles sont exportées.
3
Pour faciliter le transfert des données, nous vous conseillons vivement de cocher les cases Protection de
la zone N° pièce et Numérotation continue pour le fichier du volet Paramètres de la commande A propos de….
187
© Sage France
Menu Fichier
Opérations préliminaires
Le transfert des données nécessite les paramétrages préalables suivants.
Saisie des informations concernant le type du transfert de données dans le volet «Fichier / A propos de… /
Communication» :
‰ Définition du sens du transfert client vers expert-comptable ou expert-comptable vers client : permet d’identifier le type d’intermédiaire dans le processus de transmission de données.
‰ Type de transmission : Communication ou Synchronisation.
‰ Moyen de communication : messagerie ou fichier magnétique.
‰ Logiciel de destination : Sage Comptabilité Ligne 100 ou 30, Sage Coala ou Ciel Comptabilité.
‰ Autres informations :
‰ Numéro du dossier comptable : afin de pouvoir transférer les données, ce numéro doit être
renseigné, à l’identique, dans le fichier comptable de l’expert et dans celui du client,
‰ Nom du cabinet d’expertise comptable,
‰ Adresse de la messagerie de l’expert comptable afin que le programme du client sache où
envoyer les données,
‰ Adresse de la messagerie du client pour les opérations inverses des précédentes.
3
L’absence de ces informations générera des messages d’erreur lors de l’utilisation de cette commande
Le mode de transfert synchronisé nécessite le respect des paramétrages suivants :
‰ Sage Comptabilité 100 ou 30 : les zones Protection de la zone N° pièce et Numérotation continue
pour le fichier doivent être obligatoirement cochées dans le volet «Fichier / A propos de… /
Paramètres / Saisie» ;
‰ Sage Coala : en cas d’utilisation de ce programme, la longueur des comptes généraux doit être fixe
et inférieure ou égale à 11 caractères exclusivement numériques.
Lors de l’installation du programme, l’utilitaire d’installation créera un dossier (ou répertoire) COMMUNICATION dans lequel se trouveront quatre dossiers :
‰ EMIS : dossier destiné au stockage des fichiers exportés à partir de la comptabilité et en attente de
transfert soit par disquette soit par un autre support ;
‰ RECUS : dossier destiné au stockage des fichiers d’importation ; le programme va rechercher dans
ce dossier les données à intégrer dans les fichiers de gestion ;
‰ REJETES : dossier contenant tous les fichiers rejetés lorsqu’une anomalie ou une incohérence est
détectée ; l’utilisateur peut, après correction, procéder à l’intégration directement dans la comptabilité ou copier le fichier corrigé dans le dossier REÇUS d’où il sera intégré dans les fichiers de
gestion ;
‰ TRAITES : dossier contenant les fichiers d’importation dont les données ont été intégrées dans les
fichiers de gestion utilisés par le programme dans les cas où l’on n’a pas demandé leur suppression
après intégration et où l’intégration s’est correctement déroulée.
Si l’on ne demande pas la suppression des fichiers d’importation, il sera nécessaire de vider périodiquement ces dossiers par les fonctions de l’Explorateur Windows ou bien du Finder Macintosh afin
de ne pas s’encombrer de fichiers devenus inutiles.
3
Voir le «Manuel d’installation» pour connaître les emplacements de stockage des fichiers.
Sur Windows les emplacements de ces dossiers peuvent être modifiés lors de l’installation du programme.
Sur Macintosh il n’est pas possible de modifier les emplacements des dossiers ci-dessus.
188
© Sage France
Menu Fichier
3
Il est essentiel de ne modifier ni le nom ni l’emplacement de stockage de ces dossiers une fois l’installation
faite. Un message d’erreur apparaîtra si le programme ne les trouve pas à l’endroit où il s’attend à les trouver et il sera nécessaire de recommencer l’installation du programme.
Lors de l’importation sur un poste, le programme reconnaît le format du fichier entrant et réalise les conversions si elles s’avèrent nécessaires. A l’exportation, la forme du fichier est déterminée par les données
paramétrées dans l’assistant.
Procédure de transfert
Nous résumons ci-après les grandes lignes de la procédure d’envoi et de réception de données.
Réception de données :
‰ Lecture de la boîte de réception des messages E-mail pour recherche des messages non lus ou bien,
dans le cas de transfert de fichiers magnétiques, lecture du dossier de stockage RECUS.
‰ Lecture de l’en-tête du fichier comportant le numéro de dossier.
‰ Import des données dans le dossier comptable concerné et marquage des écritures reçues. Clôture
des écritures si paramétrage en ce sens.
Emission de données :
‰ Génération du fichier de données selon les critères paramétrés dans l’assistant.
‰ Emission d’un message destiné à la boîte aux lettres du client avec, en pièce jointe, le ou les fichier
générés ou bien stockage du fichier magnétique dans le dossier ÉMIS si ce mode a été retenu.
‰ Marquage des écritures expédiées et clôture si paramétrage en ce sens dans l’assistant.
3
Le processus est identique chez le client.
Le nom du fichier exporté est créé automatiquement ainsi que l’objet du message dans le cas d’un transfert
par messagerie ; ils portent le même nom :
‰ Code de 1 caractère permettant d’identifier l’origine des informations : C pour la Comptabilité,
‰ Code de 2 caractères alphanumériques permettant d’identifier le logiciel d'origine ou de
destination :
‰ SA pour les logiciels Sage Lignes 30 et 100 en mode Communication,
‰ SC pour le logiciel Sage Coala et Sage en mode Synchronisation,
‰ CI pour le logiciel Ciel en mode Communication.
‰ Date de transfert sous la forme JJMMAA,
‰ Code du dossier renseigné dans la fiche «A propos de…»,
‰ Numéro expert renseigné dans la fiche «A propos de…» (champ spécifique au programme Sage
Coala et utilise en synchronisation).
Le corps du message comporte le texte suivant :
«Ce message contient un fichier de données émis par un site distant et destiné aux logiciels Sage, Sage Coala et Ciel. Pour être intégré automatiquement par le logiciel concerné, l'objet du message et le nom du fichier joint ne doivent en aucun cas être modifiés. De plus, ce message doit conserver son statut Non lu.».
Dans le processus de communication le programme procède à la reconnaissance automatique du format de
fichier en importation. En exportation le format d’export des fichiers dépend des données spécifiées dans
l’assistant. En synchronisation le processus est entièrement automatisé.
189
© Sage France
Menu Fichier
Marquage des écritures
Afin de les distinguer à la réception comme à l’émission, les données envoyées par la présente commande
sont différenciés à l’aide d’un statut qui peur être consulté dans la colonnes Position expert des journaux de
saisie.
Cette zone peut prendre les valeurs suivantes :
‰ Pas de statut (Nouvelle) : l’écriture a été saisie sur le poste et n’a été ni reçue ni envoyée ;
‰ Em : l’écriture a été émise en mode Communication ;
‰ Rc :l’écriture a été reçue en mode Communication ;
‰ Se : l’écriture a été émise en mode Synchronisation ;
‰ Sr : l’écriture a été reçue en mode Synchronisation ;
‰ Sm : en mode Synchronisation, l’écriture a été modifiée dans la base client ou la base expert mais
n’a pas encore été envoyée ; une fois l’envoi effectué, son statut deviendra Se.
Le changement de statut des écritures ne s’effectue que lorsque le fichier est effectivement transmis ou reçu
à l’exception du statut Sm qui est un statut intermédiaire.
Envoi de données
Le lancement de la commande Communication fait apparaître un assistant. Selon le paramétrage réalisé
dans la zone Type du volet Fichier / A propos de… / Communication, les fenêtres de l’assistant diffèrent.
Les titres sous lesquels les procédures d’envoi de données sont expliquées sont les suivants :
‰ «Emission de type Communication», page 190,
‰ «Exportation de données par la communication Client/Expert comptable», page 193,
‰ «Emission de type Synchronisation – Sens client vers expert-comptable», page 194,
‰ «Emission de type Synchronisation – Sens expert-comptable vers client», page 197.
Emission de type Communication
Les différentes étapes de l’assistant d’émission du type Communication sont les suivantes :
‰ «Choix du type de traitement – Emission de type Communication», page 191,
‰ «Choix des données à transférer – Emission de type Communication», page 191.
190
© Sage France
Menu Fichier
Choix du type de traitement – Emission de type Communication
Nous vous recommandons de prendre connaissance des informations affichées par chaque fenêtre de l’assistant.
Cette fenêtre offre à choisir entre :
‰ Emettre les données (valeur par défaut) permet la génération du message ou du fichier,
‰ Recevoir les données permet d’interroger la boîte de réception ou la sélection du fichier magnétique.
Bouton Suivant
Ouvre l’écran suivant de l’assistant.
Bouton Annuler
Referme l’assistant sans rien faire.
Choix des données à transférer – Emission de type Communication
La validation du choix Emettre les données par le bouton Suivant fait apparaître une nouvelle fenêtre de
l’assistant.
Cette fenêtre permet de sélectionner les données à exporter.
191
© Sage France
Menu Fichier
Type d’écritures
Cette zone à liste déroulante permet la sélection des écritures en fonction de la valeur inscrite dans la zone
Statut expert-comptable (voir plus haut) et propose :
‰ Nouvelles : (valeur par défaut) seules les écritures non envoyées seront transmises,
‰ Déjà transmises : seules les écritures qui ont déjà été envoyées seront transmises,
‰ Nouvelles et déjà transmises : seules les écritures non envoyées ou déjà envoyées seront transmises,
‰ Toutes : toutes les écritures seront transmises quel que soit leur statut.
Date d’écriture de / à
Ces deux zones permettent une sélection sur la date des écritures. Le programme propose par défaut les
limites de l’exercice en cours.
Ces zones comportent un bouton permettant d’ouvrir un calendrier et de sélectionner facilement une date.
Reportez-vous au «Manuel de la gamme» pour des informations sur cette commande.
Emettre également les ventilations analytiques
Cochez cette case pour émettre les données concernant les ventilations analytiques.
Clôturer les écritures transmises
Ces boutons d'option permettent ou non de clôturer les écritures transmises. Elles seront ainsi protégées
contre toute modification ou suppression ultérieure (les informations extracomptables ne sont pas concernées comme les date d’échéance…).
Un journal dont toutes les écritures auraient été transmises en demandant leur clôture sera alors considéré
comme par exemple les dates d’échéance.
Plan comptable
Cette option, cochée par défaut, entraîne le transfert du plan comptable.
2
3
Cette option, ainsi que les deux suivantes, ne concernent que les transferts entre programmes Sage
Comptabilité lignes 30 ou 100.
Rappelons que, lors de l’incorporation des données reçues, seuls les comptes n’existant pas dans le fichier
destinataire sont traités. Les comptes déjà présents ne sont pas modifiés quel que soit le paramétrage fait
dans l’option Mise à jour en import du volet Fichier / A propos de… / Préférences.
Plan tiers
Cette option, cochée par défaut, entraîne le transfert du plan tiers dans les mêmes conditions que le plan
comptable général.
Codes journaux
Cette option, non cochée par défaut, entraîne le transfert des codes journaux dans les mêmes conditions
que le plan comptable général.
Taux de taxes
Cette option, non cochée par défaut, entraîne le transfert des taux de taxes dans les mêmes conditions que
le plan comptable général.
Sections analytiques
Cette option, non cochée par défaut, entraîne le transfert des sections analytiques dans les mêmes conditions que le plan comptable général.
Les boutons au bas de la fenêtre ont un rôle identique à celui évoqué précédemment.
Bouton Précédent
Ce bouton permet de revenir au stade précédent de l’assistant afin de modifier les valeurs paramétrées.
192
© Sage France
Menu Fichier
Bouton Fin
Lance le traitement défini.
Exportation de données par la communication Client/Expert comptable
Message E-mail
Dans le cas où le choix d’un message E-mail a été décidé, le programme générera un message avec les caractéristiques suivantes :
‰ l’adresse du destinataire sera celle enregistrée dans la zone Adresse messagerie Expert-comptable
ou Client, en fonction du sens, du volet «Fichier / A propos de… / Communication» (si aucune
adresse n’a été mentionnée, un message d’erreur apparaîtra),
‰ l’objet du message sera automatiquement créé par le programme et se composera des caractères
suivants :
‰ le premier caractère alphanumérique représentera le programme ayant généré le message : C
pour le programme Sage Comptabilité,
‰ les deux caractères alphanumériques suivants identifient le fichier destinataire :
SA pour les logiciels Sage ligne 30 ou 100,
CI pour un logiciel Ciel,
‰ les 6 caractères numériques suivants représenteront la date de génération du message sous la
forme JJMMAA,
‰ les caractères alphanumériques restants, 8 au maximum, représentent le code du dossier
enregistré dans la zone N° dossier du volet «Fichier / A propos de… / Communication». Si
ce numéro est absent, un message d’erreur s’affichera préalablement. Voir ci-dessus.
Exemple
Exemple d’objet de message généré par le programme :
CSA15069901GEBO01
C
programme Sage Comptabilité
SA
programme destinataire, Sage en l’occurrence
150699
le mail a été généré le 15/06/99
GEBO01
numéro de dossier.
‰ un fichier de texte au format reconnu par le programme destinataire sera joint au message et contiendra les informations transférées. Le nom de ce fichier est généré automatiquement par le programme selon une codification identique à celle de l’objet :
‰ le premier caractère représentera le programme ayant généré le fichier : C pour le programme Sage Comptabilité,
‰ les deux caractères suivants identifient la structure du fichier en fonction du programme
destinataire :
SA pour un programme Sage ligne 30 ou 100,
CI pour un programme Ciel,
‰ les 6 caractères numériques suivants représenteront la date de génération du fichier sous la
forme JJMMAA,
‰ les caractères alphanumériques restants, 8 au maximum, représentent le numéro de dossier
enregistré dans la zone N° dossier du volet «Fichier / A propos de… / Communication»,
‰ l’extension .TXT pour un fichier de texte.
Exemple
Exemple de désignation de fichier joint généré par le programme :
CCI15069901GEBO01.TXT
C
programme Sage Comptabilité
CI
structure de fichier destiné à un programme Ciel
193
© Sage France
Menu Fichier
150699
GEBO01
.TXT
3
le fichier a été généré le 15/06/99
numéro du dossier
extension du fichier.
Si l’exportation des données de la structure (plan comptable, plan tiers et codes journaux) est demandée en
même temps que les écritures, toutes les données seront enregistrées dans le même fichier.
Fichier magnétique
Le fichier magnétique généré, si le paramétrage a été fait en ce sens, est strictement identique au fichier joint
décrit ci-dessus.
Il est enregistré dans le dossier (ou répertoire) EMIS qui, lui-même, se trouve dans le dossier COMMUNICATION.
Reportez-vous aux informations données précédemment sur ces dossiers.
L’utilisateur devra alors utiliser les moyens en sa possession pour faire parvenir ce fichier au site principal
où il devra être enregistré dans le sous-dossier RECUS du dossier COMMUNICATION.
Emission de type Synchronisation – Sens client vers expert-comptable
3
Rappelons que ce mode de transfert est demandé dans le volet Fichier / A propos de… / Communication.
Pour plus d’informations, reportez-vous au titre «Opérations préliminaires», page 188.
Les différentes étapes de l’émission du type Synchronisation dans le sens client vers expert-comptable sont
les suivantes :
‰ «Choix du type de traitement – Emission de type Synchronisation», page 194,
‰ «Choix des données à transférer – Emission de type Synchronisation», page 195,
‰ «Commentaires à l’intention du destinataire – Emission de type Synchronisation», page 196.
Choix du type de traitement – Emission de type Synchronisation
Précisons qu’il s’agit ici d’une étape de l’émission du type Synchronisation dans le sens client vers expertcomptable.
194
© Sage France
Menu Fichier
Nous vous recommandons de prendre connaissance des informations affichées par chaque fenêtre de l’assistant.
Cette fenêtre offre à choisir entre :
‰ Emettre les données (valeur par défaut) permet la génération du message ou du fichier,
‰ Recevoir les données permet d’interroger la boîte de réception ou la sélection du fichier magnétique.
Bouton Suivant
Passe à l’écran suivant de l’assistant.
Bouton Annuler
Referme l’assistant sans rien faire.
Choix des données à transférer – Emission de type Synchronisation
Précisons qu’il s’agit ici d’une étape de l’émission du type Synchronisation dans le sens client vers expertcomptable.
La validation du choix Emettre les données par le bouton Suivant fait apparaître une nouvelle fenêtre de
l’assistant.
Cette fenêtre permet de sélectionner les données à exporter.
195
© Sage France
Menu Fichier
Type d’écritures
Cette zone à liste déroulante permet la sélection des écritures en fonction de leur statut. La zone Position
expert (voir plus haut) peut servir d’indicateur pour identifier ce statut. Cette liste propose :
‰ Nouvelles : (valeur par défaut) seules les écritures non envoyées seront transmises.
‰ Déjà transmises : seules les écritures qui ont déjà été envoyées, reçues ou modifiées seront transmises, c’est-à-dire celles qui ont déjà fait l’objet d’une synchronisation (écritures comportant la
mention Se, Sr ou Sm dans la colonne Position expert).
‰ Nouvelles et déjà transmises : seules les écritures non envoyées et celles déjà envoyées, reçues et
modifiées seront transmises (écritures comportant la mention Sans statut, Se, Sr ou Sm dans la
colonne Position expert).
‰ Toutes : toutes les écritures seront transmises quel que soit leur statut.
2
Le choix Toutes ne doit être utilisé qu’en cas de perte de données ou d’incohérences survenues
entre les dossiers client et expert.
Date de synchronisation
Par défaut, l’application propose la date de la fin du mois précédant la date de l’ordinateur (date système)
et appartenant à l’exercice en cours. La date de synchronisation doit appartenir à l’exercice courant, être
une fin de période et être supérieure ou égale à la dernière date de synchronisation.
Cette zone comporte un bouton permettant d’ouvrir un calendrier et de sélectionner facilement une date.
Reportez-vous au «Manuel de la gamme» pour des informations sur cette commande.
Commentaires à l’intention du destinataire – Emission de type Synchronisation
Précisons qu’il s’agit ici d’une étape de l’émission du type Synchronisation dans le sens client vers expertcomptable.
Si dans l’étape précédente vous cochez l’option suivante, une fenêtre supplémentaire apparaît.
Voulez-vous adresser un commentaire à votre destinataire ?
L’option Non est cochée par défaut. Si vous cochez la case Oui, une fenêtre supplémentaire pour la saisie
d’un commentaire est accessible avec le bouton Suivant.
Saisir le commentaire dans le corps de cette fenêtre. Ce commentaire est enregistré dans le journal de traitement et peut servir pour l’enregistrement d’informations complémentaires.
Bouton Fin
Lance le traitement défini.
196
© Sage France
Menu Fichier
Emission de type Synchronisation – Sens expert-comptable vers client
3
Rappelons que ce mode de transfert est demandé dans le volet Fichier / A propos de… / Communication.
Pour plus d’informations, reportez-vous au titre «Opérations préliminaires», page 188.
Les différentes étapes de l’émission du type Synchronisation dans le sens expert-comptable vers client sont
les suivantes :
‰ «Choix du type de traitement – Emission de type Synchronisation», page 197,
‰ «Choix des données à transférer – Emission de type Synchronisation», page 198,
‰ «Commentaires à l’intention du destinataire – Emission de type Synchronisation», page 198.
Choix du type de traitement – Emission de type Synchronisation
Précisons qu’il s’agit ici d’une étape de l’émission du type Synchronisation dans le sens expert-comptable
vers client.
Nous vous recommandons de prendre connaissance des informations affichées par chaque fenêtre de l’assistant.
Cette fenêtre offre à choisir entre :
‰ Emettre les données (valeur par défaut) permet la génération du message ou du fichier,
‰ Recevoir les données permet d’interroger la boîte de réception ou la sélection du fichier magnétique.
Bouton Suivant
Passe à l’écran suivant de l’assistant.
Bouton Annuler
Referme l’assistant sans rien faire.
197
© Sage France
Menu Fichier
Choix des données à transférer – Emission de type Synchronisation
Précisons qu’il s’agit ici d’une étape de l’émission du type Synchronisation dans le sens expert-comptable
vers client.
La validation du traitement Emettre les données par le bouton Suivant fait apparaître une nouvelle fenêtre
de l’assistant.
Type d’écritures
Cette zone à liste déroulante permet la sélection des écritures en fonction de leur statut. La valeur inscrite
dans la colonne Position expert- (voir plus haut) peut servir d’indicateur pour identifier ce statut. Cette
liste propose :
‰ Nouvelles : (valeur par défaut) seules les écritures non envoyées seront transmises.
‰ Déjà transmises : seules les écritures qui ont déjà été envoyées, reçues ou modifiées seront transmises, c’est-à-dire celles qui ont déjà fait l’objet d’une synchronisation (écritures comportant la
mention Se, Sr ou Sm dans la colonne Position expert).
‰ Nouvelles et déjà transmises : seules les écritures non envoyées ou déjà envoyées, reçues ou
modifiées seront transmises (écritures comportant la mention Sans statut, Se, Sr ou Sm dans la
colonne Position expert).
‰ Toutes : toutes les écritures seront transmises quel que soit leur statut.
2
Le choix Toutes ne doit être utilisé qu’en cas de perte de données ou d’incohérences survenues
entre les dossiers client et expert.
Commentaires à l’intention du destinataire – Emission de type Synchronisation
Précisons qu’il s’agit ici d’une étape de l’émission du type Synchronisation dans le sens expert-comptable
vers client.
Si dans l’étape précédente vous cochez l’option suivante, une fenêtre supplémentaire apparaît.
Voulez-vous adresser un commentaire à votre destinataire ?
L’option Non est cochée par défaut. Si vous cochez la case Oui, une fenêtre supplémentaire pour la saisie
d’un commentaire est accessible avec le bouton Suivant.
198
© Sage France
Menu Fichier
Saisir le commentaire dans le corps de cette fenêtre. Ce commentaire apparaîtra dans le journal de traitement.
Deux informations libres de type texte (69 caractères alphanumériques) peuvent être utilisées pour gérer un
commentaire expert et un commentaire client sur les lignes d’écritures.
Afin d’assurer la communication avec le programme Sage Coala, il est impératif de leur affecter les intitulés suivants :
‰ «Commentaire client»,
‰ «Commentaire expert».
Dans le cas d’écritures modifiées, si le commentaire client ou le commentaire expert sont présents dans le
fichier XML, ils seront repris systématiquement.
Dans le cas contraire, si les écritures du fichier qui réceptionne les données comportent des informations
libres de ce type, les commentaires seront conservés.
En cas de modification simultanée par le client et l'expert, le client perd sa modification du fait de la priorité
de l'expert sur les écritures.
Voir plus haut le tableau définissant les priorités.
Voulez-vous valider les écritures synchronisées ?
Par défaut, l’option Oui est activée.
L’expert peut envoyer des écritures, des éléments de structure sans valider (clôturer) les journaux
concernés : il cochera alors l’option Non.
Date de validation
Accessible si le choix de validation des écritures est activé. Cette date permet d’attribuer le statut clôturé à
toutes les écritures générées dans le fichier XML, dans la base de l’expert et dans la base du client après
importation du fichier. Les modifications extracomptables restent possibles sur ces écritures dans les deux
bases de données.
Cette zone comporte un bouton permettant d’ouvrir un calendrier et de sélectionner facilement une date.
Reportez-vous au «Manuel de la gamme» pour des informations sur cette commande.
Bouton Fin
Le bouton Suivant change de nom dans cette fenêtre et devient le bouton Fin. Il marque ainsi la fin du traitement et la génération du message ou du fichier magnétique.
199
© Sage France
Menu Fichier
Le mail sera envoyé dès l’utilisation de ce bouton. Si le modem est indisponible, le mail sera classé dans les
messages en attente et l’utilisateur devra alors l’émettre de façon manuelle par l’intermédiaire de son programme de messagerie.
Si le profil n’a pas été défini dans la zone Profil de la messagerie de la commande Fenêtre / Préférences ,
l’application fera appel au profil défini par défaut dans le logiciel de messagerie.
Macintosh
Les profils ne sont pas utilisés sur Macintosh.
Si aucun numéro de dossier n’a été enregistré dans la zone N° dossier du volet «Ficher / A propos de… /
Communication», un message d’erreur apparaîtra.
«Le numéro du dossier n’est pas renseigné dans le volet Communication Client/Expert-Comptable de l’A
propos de la société !
OK»
Si l’adresse de messagerie de l’expert comptable n’a été enregistrée dans la zone Adresse messagerie Expert-comptable du volet «Fichier / A propos de… / Communication», un message d’erreur apparaîtra.
«L’adresse de messagerie de l’Expert-Comptable n’est pas renseignée dans le volet Communication Client/
Expert-Comptable de l’A propos de la société !
OK»
Dans le cas où la génération d’un fichier magnétique a été demandée, celui-ci sera stocké dans le dossier
EMIS lui-même présent dans le dossier COMMUNICATION.
Macintosh
Sur ce micro-ordinateur, seule la génération d’un fichier magnétique est possible.
Réception de données
Le lancement de la commande Communication fait apparaître un assistant. Selon le paramétrage réalisé
dans le volet Communication, les fenêtres de l’assistant diffèrent.
Le programme accepte l’importation de fichiers codés :
‰ C : les données proviennent d’un programme de comptabilité,
‰ SA : les données proviennent d’un programme Sage Comptabilité Ligne 100 ou 30 en mode Communication,
‰ SC : les données proviennent d’un programme Sage Comptabilité Ligne 100 ou 30 en mode Synchronisation,
‰ CI : les données proviennent d’un programme Ciel en mode Communication.
Les titres sous lesquels les procédures de réception de données sont expliquées sont les suivants :
‰ «Réception de type Communication», page 201,
‰ «Réception de type Synchronisation», page 202.
200
© Sage France
Menu Fichier
Réception de type Communication
Choix du type de traitement
Cochez l’option Recevoir les données.
Réception des données
La validation de l’option Recevoir les données par le bouton Suivant fait apparaître une nouvelle fenêtre de
l’assistant.
Supprimer les messages ou les fichiers après importation
Cette option, cochée par défaut, entraînera la suppression des mails ou des fichiers magnétiques après leur
incorporation dans les fichiers du programme Sage Comptabilité.
Si l’option n’est pas cochée, les messages E-mail sont conservés dans la boîte de réception de votre programme de messagerie (mais notés comme lus) et les fichiers magnétiques sont transférés dans le sousdossier TRAITÉS du dossier COMMUNICATION.
Afficher le journal de traitement
Cette option, cochée par défaut, entraîne l’affichage systématique du journal de traitement après une réception de données.
Voulez-vous clôturer les écritures intégrées ?
Si vous répondez Oui (valeur par défaut) à cette option les écritures incorporées dans le fichier destinataire
seront clôturées afin d’éviter toute modification ou suppression ultérieure.
201
© Sage France
Menu Fichier
Si toutes les écritures d’un journal se trouvent ainsi clôturées, celui-ci aura le statut partiellement clôturé.
Bouton Fin
Le bouton Suivant change de nom dans cette fenêtre et devient le bouton Fin. Il marque ainsi la fin du traitement et la réception du message ou du fichier magnétique.
Réception de type Synchronisation
Choix du type de traitement
Cochez l’option Recevoir les données.
Réception des données
La validation de l’option Recevoir les données par le bouton Suivant fait apparaître une nouvelle fenêtre de
l’assistant.
Supprimer les messages ou les fichiers après importation
Cette option, cochée par défaut, entraînera la suppression des mails ou des fichiers magnétiques après leur
incorporation dans les fichiers du programme Sage Comptabilité.
202
© Sage France
Menu Fichier
Si l’option n’est pas cochée, les messages E-mail sont conservés dans la boîte de réception de votre programme de messagerie (mais notés comme lus) et les fichiers magnétiques sont transférés dans le sousdossier TRAITÉS du dossier COMMUNICATION.
Afficher le journal de traitement
Cette option, cochée par défaut, entraîne l’affichage systématique du journal de traitement après une réception de données.
Ce journal permettra notamment de vérifier les éléments modifiés, supprimés ou créés et de vérifier également les éventuels conflits d’importation survenus ou encore de consulter le commentaire expert ou client
saisi dans l’assistant de communication.
Bouton Fin
Le bouton Suivant change de nom dans cette fenêtre et devient le bouton Fin. Il marque ainsi la fin du traitement et la réception du message ou du fichier magnétique.
Importation des données par communication
La validation de la fenêtre «Réception des données» à l’aide du bouton Fin lance l’importation des données.
Les écritures comptables et les éléments de structure sont traités comme précisé plus haut.
Aucun message n’est généré pendant l’incorporation des données. En fin de processus, un message s’affiche
conseillant de consulter le journal d’import. Vous pouvez alors consulter les éventuelles erreurs générées
lors de l’incorporation des fichiers.
«Procédure d’import terminée ! Veuillez consulter le journal de transfert pour traiter les éventuelles anomalies !
OK»
Le traitement des erreurs d’importation est détaillé plus loin sous le titre «Traitement des erreurs»,
page 205.
Deux cas sont à considérer suivant la forme sous laquelle les données sont importées :
‰ sous la forme d’un fichier joint à un message E-mail,
‰ sous la forme d’un fichier magnétique.
Message E-mail
Dans le cas où l’importation des données est réalisée à partir d’un message E-mail.
Le programme n’accepte que les messages et les fichiers joints dont le code dossier est identique à celui du
fichier comptable actuellement ouvert sur le poste récepteur. Le numéro de dossier doit être enregistré dans
la zone N° de dossier du volet Fichier / A propos de… / Communication.
Reportez-vous, plus haut, à la forme des messages et des fichiers générés lors de l’exportation.
Les messages non lus ayant comme objet une codification reconnue par l’assistant et possédant en pièce
jointe un fichier dont le nom est également accepté sont traités.
Les autres messages dont l’objet ne correspond pas sont ignorés.
3
2
Si plusieurs mails ou plusieurs fichiers magnétiques sont arrivés dans la boîte aux lettres ou dans le dossier
RECUS, le programme ne traite que les fichiers dont le numéro de dossier correspond au fichier ouvert et
ignore les autres messages ou fichiers.
Il est important de ne pas ouvrir les E-mails contenus dans la boîte de réception car leur statut
deviendrait «lu» et ils ne pourraient être traités automatiquement par l’assistant.
203
© Sage France
Menu Fichier
Si, par accident, un tel message est ouvert, il est possible de récupérer les données en procédant
ainsi :
-
ouvrez le message en question dans le programme de messagerie,
-
lancez la commande Enregistrer les pièces jointes,
-
enregistrez les pièces jointes dans le sous-dossier Recus du dossier Communication,
-
importez les données comme un fichier magnétique.
Si le programme ne trouve aucun message à traiter, il affiche un message d’avertissement.
«Vous n’avez aucun message ou fichier à traiter».
S’il n’y a pas de fichier joint au message reçu, le message suivant s’affiche :
«Le message concernant le dossier XXX ne contient pas de données à intégrer».
Si le fichier joint n’est pas reconnu comme un fichier XML, le message suivant s’affiche :
«Le format du fichier XXX est incorrect».
Si le fichier joint est un fichier identifié, mais ne comporte pas de numéro de dossier :
«Le fichier XXX ne peut être traité !».
Si le fichier joint est un fichier identifié, mais le numéro de dossier précisé n’existe pas :
«Vous n’avez aucun nouveau message ou fichier à traiter !».
3
2
Ces messages d’erreur sont systématiquement générés même si l’option Afficher les avertissements
n’est pas cochée.
L'intégralité du fichier est vérifiée ; les anomalies détectées sont reportées dans le journal de traitement. Cela correspond à la réponse Oui à la question
" … ! Souhaitez-vous poursuivre en ignorant cet enregistrement ?"
Lorsque les messages ont été traités par l’assistant de communication, ils sont, en fonction du paramétrage
fait dans la zone Supprimer les fichiers importés, soit supprimés soit notés comme lus dans la boîte de réception de votre programme de messagerie. Il sera alors nécessaire que l’utilisateur du programme supprime
les messages dont il n’a plus l’utilité. Cette opération devra s’effectuer dans le programme de messagerie.
Après l’incorporation d’un E-mail, le fichier joint est copié dans le répertoire TRAITÉS sauf si l’option
Supprimer les fichiers importés a été cochée.
Fichier magnétique
Si l’importation est faite à partir d’un fichier magnétique, le programme incorpore les données de tous les
fichiers de texte placés dans le dossier (ou répertoire) RECUS qui, lui-même, se trouve dans le dossier
COMMUNICATION.
Reportez-vous plus haut pour les informations données sur ces dossiers.
Le programme n’accepte que les fichiers magnétiques dont le numéro de dossier est identique à celui paramétré dans la zone N° dossier du volet «Fichier / A propos de… / Communication».
En mode synchronisation avec un dossier Sage Coala, un contrôle supplémentaire est effectué sur la zone
Code expert du volet «Fichier / A propos de… / Communication».
Si le dossier RECUS n’existe pas, un message d’erreur s’affiche.
204
© Sage France
Menu Fichier
«Problème d’installation ! Le répertoire de stockage des fichiers de communication n’existe pas ! Veuillez
procéder à la réinstallation de votre application !
OK»
Si ce dossier ne contient aucune donnée à intégrer, un message d’alerte similaire à celui décrit plus haut apparaît.
«Vous n’avez aucun nouveau message ou fichier à traiter !
OK»
Une fois l’importation des données effectuée, les fichiers magnétiques sont, en fonction du paramétrage fait
dans la zone Supprimer les fichiers importés, supprimés ou transférés dans le dossier TRAITÉ d’où ils devront être périodiquement supprimés à partir de l’Explorateur Windows ou du Bureau Macintosh.
Traitement des erreurs
Nous avons présenté dans les paragraphes précédents un certain nombre de messages d’erreur parmi les plus
courants que vous pouvez voir apparaître si le programme rencontre des problèmes lors de l’exécution des
fonctions.
Bien d’autres messages peuvent apparaître et il serait fastidieux de les présenter tous ici. Leur libellé est
suffisamment explicite et vous indiquera l’origine de l’erreur. Certaines anomalies interrompent le processus de traitement.
Lorsqu’une anomalie est détectée :
‰ les enregistrements corrects qui précèdent celui présentant une anomalie sont traités,
‰ le fichier initial est transféré dans le sous-dossier REJETÉS du dossier COMMUNICATION et son
extension est modifiée en .OLD. Si le fichier existe déjà, son nom est complété d’un numéro
d’ordre commençant à 1 et si ce numéro existe déjà il est incrémenté de 1,
‰ l’enregistrement présentant une anomalie ainsi que les suivants sont recopiés dans un fichier du
même nom que le fichier initial.
Reportez-vous aux informations données sur l’importation des fichiers dans les Annexes.
Journal de traitement
Chaque fois que le programme traite un fichier d’importation par le biais de la commande Communication,
il génère ou complète un journal de traitement avec les caractéristiques des données importées ainsi que les
erreurs rencontrées.
Ce fichier a pour nom JIMPORT.TXT sur Windows et Journal import sur Macintosh. Il est enregistré dans
le dossier du programme.
Il peut être consulté ou imprimé par l’intermédiaire d’un éditeur de texte (Bloc-notes sur Windows — SimpleText sur Macintosh) ou bien au moyen de la commande Edition / Afficher le journal de traitement (consultation à l’écran seulement).
Il peut être supprimé au moyen de l’Explorateur Windows ou du Bureau Macintosh.
205
© Sage France
Menu Fichier
Réception des données par synchronisation
Le processus et les messages d’erreur sont identiques à ceux décrits pour la réception des données par communication.
Un message spécifique à la synchronisation peut apparaître :
«L’émetteur du fichier est invalide.»
Ce message s’affiche si le client ou l’expert-comptable importent un fichier qui est émis et reçu par le même
dossier, ce qui est impossible : il est impossible de recevoir un fichier qu’on émet.
206
© Sage France
Menu Fichier
Imprimer les paramètres société
Fichier / Imprimer les paramètres société
Rappelons que la fonction Rechercher / Remplacer de la barre d’outils Navigation permet de rechercher et
d'imprimer les éléments des fichiers du programme à l’exception des informations sur la société qui ne peuvent être imprimées qu’à partir de la présente commande.
Pour plus d’informations sur la fonction Rechercher / Remplacer, reportez-vous au «Manuel de la
gamme».
La fonction Imprimer les paramètres société complète cette possibilité en proposant l'impression des paramètres suivants du dossier ouvert :
‰ Dossier entreprise,
‰ Options dossier,
‰ Cumuls dossier,
‰ Paramètres BCR,
‰ Tableaux de bord personnalisés.
Ce choix s’effectue dans un menu hiérarchique ouvert par la commande.
Sélectionnez le fichier à imprimer.
La fenêtre d’impression apparaît alors.
L'impression est lancée immédiatement lorsque vous cliquez sur le bouton OK.
Etats proposés
Dossier entreprise
Cet état reprend la plupart des informations accessibles par la commande Fichier/A propos de… .
Options dossier
Cet état reprend les options enregistrées pour le dossier dans le volet «Fichier / A propos de… / Options».
Cumuls dossier
Cet état présente le nombre d'enregistrements réalisés pour chaque fichier du dossier : nombre de comptes
généraux créés, de sections analytiques, de banques, de modèles, etc.
Cet état vous renseigne également sur le nombre de lignes d'écritures saisies par période, le cumul des mouvements enregistrés, pour les écritures générales et analytiques.
207
© Sage France
Menu Fichier
Paramètres BCR
Cet état liste les caractéristiques des rubriques contenues dans les états :
‰ Bilan,
‰ Compte de résultat,
‰ Soldes intermédiaires de gestion,
‰ Déclaration de taxe,
‰ Rapport d'activité,
‰ Bilan reporting,
‰ Compte de résultat reporting,
‰ Soldes intermédiaires reporting.
Ces paramètres sont enregistrés, dans le menu Etat (dans le fichier PARAM.BCR).
Tableaux de bord personnalisés
Cet état présente le paramétrage des tableaux de bord enregistré (dans le fichier PARAM.BCR) par la commande Etat / Analyse et contrôles / Tableau de bord personnalisé.
208
© Sage France
Menu Fichier
Mise en page…
Fichier / Mise en page
Cette commande permet de mettre en page des états que certaines commandes de la comptabilité utilisent.
Cliquer sur le bouton Mise en page de la barre d’outils Standard a le même effet que d’activer la commande Fichier / Mise en page.
Cette commande donne accès à un véritable programme de mise en page comportant ses propres menus et
permettant l’élaboration des documents pour les adapter à vos habitudes ou à votre papier.
Le «Manuel de la gamme» présente cette fonctionnalité.
Les fichiers et champs de la mise en page sont détaillés en Annexe.
209
© Sage France
Menu Fichier
Format d’impression…
Fichier / Format d’impression…
Cette commande permet de paramétrer le format d’impression des documents que le programme permet
d’imprimer.
Cliquez sur le bouton Format d’impression de la barre d’outils Standard pour activer cette commande.
La fenêtre «Configuration de la page» permet d’indiquer le format de papier utilisé, la source d’alimentation de l’imprimante.
C’est également ici que vous indiquez les paramètres de mise en page souhaités :
‰ orientation portrait ou paysage,
‰ marges gauche, droite, haut et bas exprimées en millimètres.
Le bouton Imprimante... permet un paramétrage plus poussé de l’impression.
Reportez-vous, si nécessaire, au manuel de Microsoft Windows ou à celui du Macintosh pour l’utilisation
d’une telle boîte de dialogue.
Les paramètres affichés dans cette fenêtre dépendent de l’imprimante sélectionnée.
Le bouton Propriétés permet de modifier les paramètres d’impression :
‰ le nombre d’états imprimés par page,
‰ le nombre de copies souhaitées,
210
© Sage France
Menu Fichier
‰ la résolution graphique de l’impression,
‰ les caractéristiques de l’imprimante,
‰ les dimensions du papier utilisé,
‰ etc.
Cliquez sur le bouton OK pour enregistrer les éventuelles modifications.
211
© Sage France
Menu Fichier
Impression différée
Fichier / Impression différée
Cette commande permet de lancer les impressions dont vous avez différé l'exécution.
Cliquer sur le bouton Impression différée de la barre d’outils Standard a le même effet que d’activer
la commande Fichier / Impression différée. Lorsque vous lancez cette commande, la liste de toutes
les impressions différées demandées s’affiche.
Si aucune impression différée n'a été demandée, aucune fenêtre ne s'ouvre.
Les impressions différées sont demandées par le bouton Impression en différé, à partir des fenêtres de lancement des impressions qui bénéficient de cette possibilité.
Tous les documents sélectionnés sont dirigés vers la même imprimante. Ils disparaissent de la liste dès leur
impression achevée.
Reportez-vous au «Manuel de la gamme» pour les sélections dans les listes.
Cliquez ensuite sur le bouton OK pour déclencher l’impression.
Le bouton Annuler referme la commande sans lancer d'impression. Les documents restent inchangés dans
la liste.
Le bouton Modifier permet de revenir sur le format de sélection de l’impression pour modification. L’impression différée doit dans ce cas être demandée de nouveau.
Le bouton Supprimer supprime les documents sélectionnés dans la liste.
2
Attention ! Si vous quittez le programme alors qu'il existe des impressions en attente, un message
vous avertira que ces dernières seront supprimées.
Les réponses possibles sont les suivantes :
‰ OK : les impressions différées sont supprimées et le programme est refermé.
‰ Annuler : la fermeture du programme est annulée et les impressions différées sont toujours présentes.
212
© Sage France
Menu Fichier
Lancement des programmes Sage
Fichier / Liste des programmes
Le menu Fichier vous permet de lancer automatiquement les autres programmes Sage Ligne 100 ou 30 qui
pourraient être installés sur votre poste de travail :
‰ Gestion commerciale,
‰ Saisie de caisse décentralisée,
‰ Immobilisations,
‰ Moyens de paiement,
‰ Paie (uniquement en environnement Macintosh).
Les fichiers de travail automatiquement ouverts sont ceux paramétrés dans l’option Fichiers liés du volet
«Fichier / A propos de… / Options».
La commande Fenêtre / Préférences permet de paramétrer la fermeture ou non du présent programme avant
l’ouverture de celui sélectionné ici.
Pour plus d’informations sur cette possibilité, reportez-vous à la fonction «Préférences…», page 848.
213
© Sage France
Menu Fichier
Quitter
Fichier / Quitter
Cette commande permet de quitter le programme.
Raccourci clavier sur Windows : CTRL + Q ou ALT + F4.
Raccourci clavier sur Macintosh : COMMANDE + Q.
Cette commande fait quitter complètement le programme de comptabilité. Le fichier comptable qui pouvait
être ouvert est refermé et les dernières modifications enregistrées.
Macintosh
Le mode opératoire détaillé dans le paragraphe qui suit n’est disponible que sur Macintosh.
En cas de réouverture de l'application par le fichier REPRENDRE LA COMPTA, vous retrouvez l'environnement de travail que vous venez de quitter (même fichier ouvert, mêmes fenêtres à l'écran, etc.). Vous ne
disposez pas de cette facilité lorsque vous lancez le programme en effectuant un double-clic sur l'icône la
comptabilité.
3
Si vous quittez l'application alors que des impressions différées sont en attente, un message vous en avertira.
214
© Sage France
Menu Edition
Menu Edition
Ce menu donne accès aux commandes classiques d’un menu Edition :
‰ «Annuler», page 216,
‰ «Couper», page 217,
‰ «Copier», page 218,
‰ «Coller», page 219,
‰ «Effacer», page 220,
‰ «Sélectionner tout», page 221,
‰ «Dupliquer», page 222.
De plus, il donne accès aux commandes de la barre d’outils Navigation :
‰ «Ajouter», page 225,
‰ «Voir/Modifier», page 226,
‰ «Consulter», page 227,
‰ «Supprimer», page 228,
‰ «Précédent», page 229,
‰ «Suivant», page 230,
‰ «Rechercher», page 231,
‰ «Atteindre», page 232,
‰ «Calculette Sage», page 223,
‰ «Inverseur», page 224,
3
La fonction Tri de la barre d'outils Navigation n’est pas disponible dans le menu Edition.
Une fonction permet de consulter le journal des importations et exportations de données :
‰ «Journal de traitement», page 233.
Pour toute information sur les commandes accessible depuis la barre d’outils Navigation, voir le «Manuel
de la gamme».
215
© Sage France
Menu Edition
Annuler
Edition / Annuler
Cette commande permet d’annuler la dernière opération effectuée.
Cette commande annule, quand cela est possible, la dernière saisie non validée faite au clavier. Si elle apparaît en estompé, son utilisation n’est pas possible.
Elle peut être activée par le bouton Annuler de la barre d’outils Standard.
Equivalent clavier sur Windows : CTRL + Z ou ALT + RET.ARR..
Equivalent clavier sur Macintosh : COMMANDE + Z.
216
© Sage France
Menu Edition
Couper
Edition / Couper
Cette commande permet de couper le texte ou les informations sélectionnées et les place dans le Pressepapiers.
Notez que tout ce que vous coupez dans le Presse-papiers remplace ce qui s’y trouvait.
Cliquer sur le bouton Couper de la barre d’outils Standard a le même effet que d’activer la commande
Edition / Couper.
Equivalent clavier sur Windows : CTRL + X ou MAJUSCULE + SUPPR.
Equivalent clavier sur Macintosh : COMMANDE + X.
217
© Sage France
Menu Edition
Copier
Edition / Copier
Cette commande permet de copier le texte ou les informations sélectionnés et les placer dans le Presse-papiers.
Notez que tout ce que vous copiez dans le Presse-papiers remplace ce qui s’y trouvait.
Cette commande peut être activée par le bouton Copier de la barre d’outils Standard.
Equivalent clavier sur Windows : CTRL + C ou CTRL + INSER.
Equivalent clavier sur Macintosh : COMMANDE + C.
218
© Sage France
Menu Edition
Coller
Edition / Coller
Cette commande permet de coller le contenu du Presse-papiers à l’endroit du curseur.
Le Presse-papiers contient les derniers éléments coupés ou copiés.
Cette commande peut être activée par le bouton Coller de la barre d’outils Standard.
Equivalent clavier sur Windows : CTRL + V ou MAJUSCULE + INSER.
Equivalent clavier sur Macintosh : COMMANDE + V.
219
© Sage France
Menu Edition
Effacer
Edition / Effacer
Cette commande permet de supprimer définitivement le texte ou les informations sélectionnés sans les placer dans le Presse-papiers.
Cliquer sur le bouton Effacer de la barre d’outils Standard a le même effet que d’activer la commande
Edition / Effacer.
Equivalent clavier : SUPPR.
220
© Sage France
Menu Edition
Sélectionner tout
Edition / Sélectionner tout
Cette commande permet de sélectionner tous les éléments d’une liste.
Cette commande est active sur toutes les listes du menu Structure et sur la liste des journaux affichée par la
commande Traitement / Saisie des journaux.
Equivalent clavier sur Windows : CTRL + A.
Equivalent clavier sur Macintosh : COMMANDE + A.
221
© Sage France
Menu Edition
Dupliquer
Edition / Dupliquer
Cette commande permet de recopier dans une nouvelle fenêtre certaines des informations issues d’une autre.
Cliquer sur le bouton Dupliquer de la barre d’outils Standard a le même effet que d’activer la commande Edition / Dupliquer.
Cette commande s’applique aux commandes Plan comptable et Plan analytique.
Il suffit d'afficher une fenêtre de création puis d'ouvrir la fiche dont vous souhaitez récupérer les informations. Activez ensuite la commande Dupliquer.
222
© Sage France
Menu Edition
Calculette Sage
Edition / Calculette Sage
Cette commande permet d’effectuer tous les calculs et en particulier les conversions monnaie / euro.
Cliquer sur le bouton Calculette Sage de la barre d’outils Navigation a le même effet que d’activer la
commande Edition / Calculette Sage.
Cette commande est présentée dans le «Manuel de la gamme».
223
© Sage France
Menu Edition
Inverseur
Edition / Inverseur
Cette commande permet de visualiser ponctuellement les montants dans la devise d’équivalence.
Cliquer sur le bouton Inverseur de la barre d’outils Navigation revient à activer la commande
Edition / Inverseur.
Vous pouvez à tout moment afficher de nouveau les montants dans la devise de tenue de comptabilité en
réactivant l’inverseur. L’inverseur est disponible à deux endroits différents :
‰ par le menu Edition,
‰ par le bouton de la barre d’outils Navigation.
Cette commande est présentée dans le «Guide de l’Euro».
Lorsque l’accès à la commande du menu ou à la barre d’outils Navigation n’est pas possible (fenêtres modales par exemple), cliquez sur l’inverseur avant d’ouvrir la fenêtre souhaitée (cas de la Saisie multiéchéances par exemple).
224
© Sage France
Menu Edition
Ajouter
Edition / Ajouter
Cette commande permet d'ajouter un élément à une liste.
Cette commande a exactement le même rôle que le bouton Ajouter de la barre d’outils Navigation.
Equivalent clavier sur Windows : CTRL + J.
Equivalent clavier sur Macintosh COMMANDE + J.
Cette commande est présentée dans le «Manuel de la gamme».
225
© Sage France
Menu Edition
Voir/Modifier
Edition / Voir/Modifier
Cette commande permet de consulter ou modifier un élément d'une liste.
Cette commande a exactement le même rôle que le bouton Voir/Modifier de la barre d’outils Navigation.
Equivalent clavier sur Windows : CTRL + M.
Equivalent clavier sur Macintosh : COMMANDE + M.
Cette commande est présentée dans le «Manuel de la gamme».
226
© Sage France
Menu Edition
Consulter
Edition / Consulter
Cette commande permet uniquement de consulter un élément d'une liste.
Cette commande a exactement le même rôle que le bouton Consulter de la barre d’outils Navigation.
Equivalent clavier sur Windows : CTRL + L.
Equivalent clavier sur Macintosh : COMMANDE + L.
Cette commande est présentée dans le «Manuel de la gamme».
227
© Sage France
Menu Edition
Supprimer
Edition / Supprimer
Cette commande permet de supprimer un élément d'une liste.
Cette commande a exactement le même rôle que le bouton Supprimer de la barre d’outils Navigation.
Equivalent clavier sur Windows : CTRL + U.
Equivalent clavier sur Macintosh : COMMANDE + U.
3
Ne confondez pas cette commande avec la commande Effacer du même menu.
Cette commande est présentée dans le «Manuel de la gamme».
228
© Sage France
Menu Edition
Précédent
Edition / Précédent
Cette commande permet d'afficher l'élément précédent d'une liste.
Cette commande a exactement le même rôle que le bouton Précédent de la barre d’outils Navigation.
Equivalent clavier sur Windows : CTRL + GAUCHE.
Equivalent clavier sur Macintosh : COMMANDE + MOINS.
Cette commande est présentée dans le «Manuel de la gamme».
229
© Sage France
Menu Edition
Suivant
Edition / Suivant
Cette commande permet d'afficher l'élément suivant d'une liste.
Cette commande a exactement le même rôle que le bouton Suivant de la barre d’outils Navigation.
Equivalent clavier sur Windows : CTRL + DROITE.
Equivalent clavier sur Macintosh : COMMANDE + PLUS.
Cette commande est présentée dans le «Manuel de la gamme».
230
© Sage France
Menu Edition
Rechercher
Edition / Rechercher
Cette commande permet d’effectuer des recherches dans les fichiers et, éventuellement, de remplacer les
éléments trouvés par d’autres.
Cette commande a exactement le même rôle que le bouton Rechercher de la barre d’outils Navigation.
Equivalent clavier sur Windows : CTRL + F.
Equivalent clavier sur Macintosh : COMMANDE + F.
Cette commande est présentée dans le «Manuel de la gamme».
Nous ne précisons ici que les données du programme Sage Comptabilité 100 sur lesquelles porte la fonction de recherche et de remplacement ainsi que les critères de sélection qu’il est possible d’enregistrer à cette
fin.
Les autres données qui apparaissent dans la liste déroulante Fichier de la fenêtre «Rechercher / Remplacer»
ne permettent que la recherche et, éventuellement, l’impression des éléments trouvés.
Le « Manuel de la gamme » vous donnera toutes explications sur la façon de procéder aux sélections dans
cette commande.
3
Rappelons que l’impression du Dossier entreprise, des Options dossier, Cumuls dossier, Paramètres BCR,
Tableaux de bord personnalisés s’effectue à partir de la commande Fichier / Impression des paramètres
société.
231
© Sage France
Menu Edition
Atteindre
Edition / Atteindre
Cette commande permet d'atteindre certains éléments des fichiers.
Cette commande a exactement le même rôle que le bouton Atteindre de la barre d’outils Navigation.
Equivalent clavier sur Windows : CTRL + T.
Equivalent clavier sur Macintosh COMMANDE + T.
Cette commande est présentée dans le «Manuel de la gamme».
232
© Sage France
Menu Edition
Journal de traitement
Edition / Journal de traitement
Cette commande permet de consulter à l’écran le contenu du journal de traitement créé ou complété par le
programme à chaque opération d’importation de données par le biais des commandes Communication et
Importer du menu Fichier.
Ce journal enregistre également les traitements issus de la commande Traitement / Génération EDI-TVA.
Le résultat, correct ou non, de la génération du fichier XML y est indiqué avec notamment des informations
relatives à la gestion des conflits (anomalies, incohérences majeures détectées).
Elle ouvre une fenêtre de consultation.
Le résultat de la génération du fichier est stocké dans le journal de traitement sous la forme :
*** Le [Date] à [Heure]. Génération EDI-TVA du [Date début] à [Date fin] : [Résultat].
Déclaration [CA3 ou CA12 ou Annexe 3310 A]
[Code rubrique] Æ [Valeur] [Anomalie si erreur détectée]
*** Le [Date] à [Heure]. Fin de Génération EDI-TVA.
Résultat
Le journal informe si la génération a été effectuée sans erreur ou non :
‰ Génération réussie,
‰ Erreur détectée.
Détail
Pour chaque code EDI, le journal comporte :
‰ Code EDI,
‰ Valeur : il s’agit de la valeur (Montant Base ou Montant Taxe) calculée par l’application (généralement lignes de détail) ou générée par la DLL (généralement lignes de totalisation).
‰ Anomalie : uniquement dans le cas où des erreurs ont été détectées. Peut comporter les mentions :
‰ Code EDI inconnu (dans ce cas il n’y a pas de valeur),
‰ Contrôle incorrect avec indication de l’égalité attendue, par exemple
CA = FL + FB + FF + FM + FN + FP + FC = FD,
‰ …
Le fichier du journal de traitement a pour nom JIMPORT.TXT sur Windows et JOURNAL IMPORT sur
Macintosh. Il est enregistré dans le dossier du programme.
Il peut être imprimé par l’intermédiaire d’un éditeur de texte (Bloc-notes sur Windows — TeachText sur
Macintosh).
Il peut être supprimé au moyen de l’Explorateur Windows ou du Bureau Macintosh.
233
© Sage France
Menu Structure
Menu Structure
Ce menu vous donne accès aux commandes suivantes :
‰ «Plan comptable», page 235,
‰ «Plan analytique», page 252,
‰ «Plan reporting», page 267,
‰ «Plan tiers», page 272,
‰ «Taux de taxes», page 297,
‰ «Codes journaux», page 301,
‰ «Codes journaux analytiques», page 309,
‰ «Banques», page 312,
‰ «Modèles de saisie», page 320,
‰ «Modèles de grille», page 340,
‰ «Modèles de règlement», page 343,
‰ «Modèles d'abonnement», page 346,
‰ «Libellés», page 351,
‰ «Postes budgétaires», page 353,
‰ «Cycles de révision», page 358,
‰ «Fusion…», page 365.
Ces commandes sont parmi les plus importantes de la comptabilité puisqu’elles permettent l’enregistrement
de toutes les variables utilisées dans le traitement de la comptabilité.
234
© Sage France
Menu Structure
Plan comptable
Structure / Plan comptable
Cette commande permet de saisir, consulter, modifier ou supprimer les comptes du plan comptable.
Cliquez sur le bouton Plan comptable de la barre d’outils Comptabilité générale pour activer cette
commande.
Lorsque vous la lancez, la liste des comptes créés apparaît.
On peut aussi ouvrir le plan comptable en cliquant sur l’icône Plan comptable de la barre verticale Saisie
des écritures.
Pour accéder directement à la création d’une fiche de compte général, cliquez sur le bouton Créer un
compte général de la barre d’outils Comptabilité générale.
Vous pouvez aussi cliquer sur l’icône Créer un compte général de la barre verticale Saisie des écritures.
Macintosh
Les barres verticales ne sont pas disponibles dans cet environnement.
p
Pour atteindre la fiche d’un compte précis, cliquez sur le bouton Atteindre un compte général de la
barre d’outils Comptabilité générale.
La liste des comptes généraux présente les informations suivantes :
‰ le Type de compte représenté par une icône :
‰
Détail,
‰
Total,
‰ le Numéro du compte ainsi que
‰ son Intitulé.
Opérations possibles sur la liste des comptes généraux
La liste des comptes créés présente, pour chaque compte, son type, son numéro et son intitulé.
235
© Sage France
Menu Structure
Les boutons de la barre d’outils Navigation sont pleinement utilisables.
Création d'un
compte
Cliquez sur le bouton Ajouter de la barre d’outils Navigation. La fenêtre de saisie des comptes
s’ouvre.
Reportez-vous aux explications données sur celle-ci et sur les facilités offertes lors de la création de
compte.
Le nombre de comptes saisissables n’est limité que par la taille du fichier.
Consultation
d'un compte
Cliquez sur la ligne du compte qui vous intéresse puis sur le bouton Consulter pour consulter l’élément sélectionné. Aucune modification ne pourra être apportée lors de l'accès en consultation.
Modification
d’un compte
Cliquez sur la ligne du compte en question puis sur le bouton Voir/Modifier. Vous pouvez également
cliquer deux fois sur la ligne du compte dans la liste.
Suppression
d’un compte
Cliquez sur la ligne du compte à supprimer puis sur le bouton Supprimer. Il n’est pas possible de supprimer un compte mouvementé sur l’exercice en cours ou sur un autre exercice (si vous travaillez sur
plusieurs exercices simultanément) ou encore utilisé dans une autre commande des menus Fichier ou
Structure (par exemple, un compte utilisé dans les taux de taxes).
Rappelons que le mode de confirmation des suppressions est paramétré sur le volet «Préférences» du dossier
de l’entreprise (commande Fichier / A propos de…).
Reportez-vous à la fonction «A propos de…», page 61 pour plus de détail.
Classement des
comptes
Utilisez la zone à liste déroulante Tri de la barre d'outils Navigation.
Elle permet de sélectionner un critère de tri à appliquer à la liste des comptes :
‰ Numéro : les comptes sont classés par ordre croissant de numéro.
‰ Classement : le tri s’effectue d’abord sur le contenu de la zone Classement de chaque fiche compte
puis sur son numéro s’il y a des doublons.
‰ Type : le classement s’effectue d’abord sur le type du compte (enregistré dans la zone Type de chaque fiche compte) : détail puis total, puis sur le numéro de compte.
Défilement de la
liste
Rechercher un
compte
Les boutons Précédent et Suivant permettent de faire défiler la liste des comptes bloc par bloc. Il
est également possible d'utiliser la bande de défilement verticale.
Utilisez le bouton Rechercher de la barre d’outils Navigation dont le maniement est décrit dans le
«Manuel de la gamme». Elle permet d'imprimer un compte ou la liste du plan comptable.
Pour rechercher rapidement un compte dans la liste, tapez les premiers caractères du numéro de compte ou
les premiers caractères du classement en fonction du mode de tri actif.
236
© Sage France
Menu Structure
Menu contextuel de la liste du plan comptable
Les menus contextuels permettent un accès rapide à certaines commandes, sans passer par la barre de menus.
Ils sont affichés par le bouton droit de la souris sur Windows et par la touche CTRL + clic sur Macintosh.
Voir/Modifier l’élément sélectionné
Ouvre la fiche de l’élément sélectionné sur la liste. Activer cette commande revient à faire un double
clic sur la ligne de l’élément à afficher ou encore à cliquer sur le bouton Voir/Modifier de la barre
d’outils Navigation.
Consulter l’élément sélectionné
Permet uniquement de consulter la fiche de l’élément sélectionné dans la liste, sans pouvoir apporter
de modification sur cet élément. Activer cette commande revient à cliquer sur le bouton Consulter
de la barre d’outils Navigation.
Supprimer les éléments sélectionnés
Supprime les éléments sélectionnés dans la liste comme le bouton Supprimer de la barre d’outils
Navigation.
Sélectionner tout
Sélectionne l’ensemble de la liste.
Dessélectionner l’élément courant
Annule la sélection de l’élément.
Dessélectionner tout
Annule la sélection de l’ensemble des éléments sélectionnés sur la liste.
Ajouter un nouvel élément
Affiche la fenêtre de création d’un nouvel élément comme le bouton Ajouter de la barre d’outils
Navigation.
Atteindre
Ouvre la fenêtre «Atteindre», pré-positionnée sur le fichier de la liste. Activer cette commande
revient à cliquer sur le bouton Atteindre de la barre d’outils Navigation.
Rechercher
Ouvre la fenêtre de recherche, pré positionnée sur le fichier de la liste, comme le bouton Rechercher
de la barre d’outils Navigation.
Numéro
Permet d’afficher la liste des comptes selon l’ordre croissant des numéros.
237
© Sage France
Menu Structure
Classement
Permet d’afficher la liste des comptes en fonction des critères de classement définis en création des comptes dans la zone Classement.
Type
Permet d’afficher la liste des comptes selon les types de fichiers. Les fichiers de type Détail (comptes de
saisie) apparaissent avant ceux de type Total (comptes centralisateurs).
Personnaliser la liste
Permet de d’adapter la liste des comptes à vos besoins. Cela revient à activer la commande Fenêtre / Personnaliser la liste....
Interroger le compte
La commande Interroger le compte est spécifique au menu contextuel de la liste du plan comptable.
Elle permet d’accéder rapidement à la commande Traitement / Interrogation et lettrage. Il convient d’avoir
préalablement sélectionné le compte à interroger sur la liste.
Pour plus d'informations, reportez-vous à la commande «Interrogation et lettrage», page 490.
Personnaliser la liste du plan comptable
Il est possible de personnaliser la liste des comptes généraux en utilisant la commande Personnaliser la liste
soit à partir du menu contextuel (voir ci-dessus) soit à partir du menu Fenêtre.
Le «Manuel de la gamme» explique comment personnaliser une liste.
Assistant de création d'un compte général
3
Si le Mode assistant est activé, la première fenêtre de l'Assistant de création d'un compte général va apparaître. Dans le cas contraire, c'est la boîte de dialogue Compte général qui s'ouvre.
Reportez-vous à la commande «Mode assistant», page 855 pour activer ou désactiver le mode assistant.
3
Seuls les comptes de type Détail peuvent être enregistrés lorsque l'assistant est activé. En outre seules les
informations minimales d'un compte général sont définies dans l'assistant.
Les options définies au niveau de la nature de compte sont appliquées par défaut. Vous pouvez, après
création du compte, revenir en modification et apporter les ajustements nécessaires (affectation d'un
compte reporting par exemple).
238
© Sage France
Menu Structure
Numéro et intitulé du compte
La première fenêtre de l'assistant permet la saisie du numéro et de l'intitulé du compte général.
Si aucune information libre n'est définie pour les comptes généraux, la création du compte s'arrête là. Vous
pouvez :
‰ soit valider le compte et quitter l'assistant,
‰ soit valider le compte et en créer un nouveau. Dans ce cas, la fenêtre est réaffichée avec les zones
vides.
S'il existe au moins une information libre, la fenêtre de saisie est différente.
La fenêtre de saisie des informations libres est alors proposée après action sur le bouton Suivant.
239
© Sage France
Menu Structure
Pour saisir une information libre :
1.
Sélectionnez la ligne concernée.
2.
Positionnez le curseur sur la zone d'édition au bas de la fenêtre.
3.
Saisissez la valeur correspondante et validez par la touche ENTREE.
Après saisie des informations, vous pouvez :
‰ soit valider le compte et quitter l'assistant,
‰ soit valider le compte et en créer un nouveau. Dans ce cas, la fenêtre est réaffichée avec les zones
vides.
Compte général – Détail de la fiche
Les informations qui suivent décrivent les zones d’une fiche de compte général. Ce sont ces informations
qu’il faut compléter lors de la création manuelle d’un compte général sans utilisation de l’assistant lorsque
la commande Fenêtre / Mode assistant est désactivée.
Un compte général se compose de différents volets auxquels on accède par des onglets sur Windows ou par
des boutons sur Macintosh. Ces onglets et ces boutons donnent accès aux volets suivants.
Onglet / Bouton Fiche principale
Ils permettent de revenir au «Volet Fiche Principale - Compte général», page 241 du compte
général.
Onglet / Bouton Analytique/IFRS
Ils donnent accès au «Volet Analytique/IFRS – Compte général», page 245 qui permet de paramétrer les ventilations analytiques du compte.
Si la gestion de la norme IFRS n’a pas été activée, cet onglet port la seule désignation «Analytique».
La gestion de la norme IFRS est réalisée dans le «Volet Initialisation - A propos de…», page 64.
Onglet / Bouton Bloc-notes
Ils donnent accès au «Volet Bloc-notes - Compte général», page 246 qui permet d’enregistrer des
informations diverses sur le compte.
240
© Sage France
Menu Structure
Onglet / Bouton Budgets
Ils donnent accès au «Volet Budgets - Compte général», page 246 qui permet de paramétrer les
valeurs prévisionnelles du compte.
Onglet / Bouton Information libre
Ils donnent accès au «Volet Information libre - Compte général», page 249 qui permet d’enregistrer des informations annexes sur le compte.
Onglet / Bouton Cumuls
Ils donnent accès au «Volet Cumuls - Compte général», page 250 qui affiche les cumuls du
compte.
Volet Fiche Principale - Compte général
Le volet «Fiche principale» d’un compte regroupe toutes ses caractéristiques.
Pour revenir à ce volet, cliquez sur l’onglet Fiche principale ou sur le bouton ci-contre pour la
version Macintosh du programme.
La saisie ou la modification d’un compte général se fait dans une fenêtre intitulée «Compte». Ce titre est
suivi du numéro du compte et de son intitulé.
Notez la mention affichée en bas à gauche de la fenêtre : elle indique la date de création du compte.
Le bouton Interrogation et lettrage permet d’accéder directement à la commande Traitement / Interrogation et lettrage. Vous pouvez ainsi visualiser rapidement les écritures enregistrées sur le
compte sans passer par le menu.
Pour plus d'informations, reportez-vous à la commande «Interrogation et lettrage», page 490.
Le bouton Visualisation des graphiques permet d’afficher les graphiques d’évolution des mouvements ou soldes correspondant aux valeurs présentées dans le volet «Cumuls».
Le détail de la Gestion des graphiques est présenté dans le «Manuel de la gamme».
3
Rappel : Le menu Edition
Les commandes du menu Edition peuvent être utilisées sur le plan des comptes généraux pour copier, couper et coller le contenu d'une zone. Les zones recopiées lorsqu'un compte est dupliqué sont : Nature,
Report à-nouveau, Compte reporting, Type, Saut de page, ainsi que toutes les boîtes à cocher.
Un compte général est défini sur les zones suivantes.
241
© Sage France
Menu Structure
Numéro de compte
Enregistrez ici le numéro du compte. Cette saisie est obligatoire. Deux comptes généraux ne peuvent porter le même numéro.
La longueur des numéros de compte a été paramétrée lors de la création du dossier comptable.
Pour les comptes de longueur fixe, lorsque l’option Complément à zéro du volet «A propos de... / Paramètres» est cochée, le simple fait de cliquer sur un autre volet complète automatiquement le numéro de
compte par des zéros à la longueur définie.
Cette longueur peut être modifiée dans le «Volet Initialisation - A propos de…», page 64 si aucun compte
n’est créé.
Si vous dépassez cette longueur, un message d’avertissement vous prévient quand vous refermez la fenêtre.
La longueur minimale d’un compte de type Détail est de 3 caractères numériques et sa longueur maximale
de 13 alphanumériques. Les trois premiers caractères doivent donc obligatoirement être numériques.
La longueur des comptes fixée dans le volet «Fichier / A propos de... / Initialisation» ne concerne que les
comptes de type Détail.
En saisie le programme complète les zéros lorsqu’on presse la touche TABULATION en saisie de journaux.
Type
Le programme distingue deux types de comptes :
‰ les comptes de type Détail.
Ce sont les comptes classiques servant à l’enregistrement en détail des écritures. Pour ce type de
compte, toutes les zones de la fenêtre sont saisissables.
Dans la liste du plan comptable, ce type de compte est symbolisé par l’icône ci-contre.
‰ les comptes de type Total.
Ce sont les comptes servant à la totalisation des comptes de détail ayant même racine. Seules les
zones Numéro, Type, Intitulé, Classement, Saut de lignes / page et Nombre de ligne(s) sont disponibles. Toutes les autres sont estompées, marquant ainsi qu’elles sont inaccessibles.
Dans la liste du plan comptable, ce type de compte est symbolisé par l’icône ci-contre.
La sélection du type de compte est obligatoire. La forme du compte étant figée après validation, cette zone
s’estompe après saisie. Si vous voulez modifier le type d’un compte déjà enregistré, il est nécessaire de le
supprimer et de le recréer.
Pour une cohérence des états sur les comptes totalisateurs, veillez à paramétrer des comptes de type Total
pour chaque racine de comptes définie.
Exemple
Un enregistrement de type Total peut par exemple être effectué pour tous les comptes donnant les totaux des
classes, sous-classes et totalisations partielles de la balance. Les comptes de caisse, de banques ou de TVA,
eux, peuvent être totalisés sur des comptes enregistrés comme tels.
3
La liste du plan comptable peut être classée selon le type du compte.
Intitulé
Zone alphanumérique de 35 caractères dont la saisie est obligatoire. Elle précise la désignation du compte.
Classement
Zone destinée à la saisie d’un code de 17 caractères alphanumériques. Celui-ci sert au classement et à la
recherche du compte.
Par défaut, cette zone propose les 17 premiers caractères de l’intitulé. Il vous est possible de les modifier.
Nature de compte
La nature d'un compte s'affiche automatiquement en fonction de son numéro. Rappelons en effet que les
natures de comptes sont créées sur le volet «A propos de… / Options». A chaque nature de compte est
associée une ou plusieurs fourchettes de numéros de comptes.
242
© Sage France
Menu Structure
En fonction de la nature du compte mouvementé, le programme réalisera un certain nombre de contrôles
lors de la saisie des journaux. Par exemple, il signalera par l'affichage d'un message que la nature du
compte mouvementé n'est pas habituelle sur le journal de saisie (utilisation d'un compte de nature banque
sur un journal de ventes). Dans ce cas l'écriture ne sera validée qu'après confirmation de l'utilisateur.
3
Le Code traitement (proche ou par nature) demandé dans le volet «A propos de… / Préférences» détermine les informations affichées par défaut lors de la création d'un compte.
Pour toute explication, reportez-vous au «Volet Préférences - A propos de…», page 76.
Report à-nouveau
Sélectionnez le mode de report des écritures en fin d’exercice, à mettre en œuvre lors des opérations de fin
d’année :
‰ Aucun : pas de report du solde ou des mouvements détaillés du compte. Ce choix est adapté pour
les comptes de charges et de produits ne devant pas être reportés.
‰ Solde : seul le solde du compte est reporté sur l’exercice suivant.
‰ Détail : tous les mouvements non lettrés du compte sont reportés en détail sur l’exercice suivant. Ce
mode est à sélectionner pour les comptes clients et fournisseurs qui pourront être reportés en détail
si vous avez pris soin de les lettrer.
Compte reporting
Les comptes reporting permettent d’obtenir une classification des mouvements débit et crédit enregistrés,
différente de celle des comptes généraux, notamment pour la production d’états Bilan/Compte de résultat à
une société mère (voir plus loin).
Si vous saisissez un numéro de compte non créé, le programme proposera sa création lors de la fermeture
de la fenêtre Compte.
La fiche d’un compte Reporting est présentée sous le titre «Plan reporting», page 267.
Compte tiers rattaché
Le programme permet d'associer à chaque compte général créé, un ou plusieurs comptes de tiers. Ils doivent être créés dans le Plan tiers.
Sélectionnez le compte souhaité à partir de la zone à liste déroulante puis validez par la touche ENTREE
pour qu’il s’affiche sur la liste des comptes tiers rattachés.
Si un seul compte de tiers est rattaché, lorsque le compte général sera mouvementé, le compte de tiers sera
automatiquement proposé.
Si plusieurs comptes de tiers sont rattachés, le premier compte de tiers de cette liste sera automatiquement
proposé lorsque le compte général sera sélectionné en saisie des journaux.
3
Le rattachement des comptes tiers aux comptes généraux peut être effectué à partir des comptes tiers.
Code taxe
Il est possible d'affecter un taux de taxe par défaut pour les comptes de nature Charge et Produit. Cette
gestion est très utile si vous avez paramétré des subdivisions de comptes par taux. Le code taxe est alors
automatiquement proposé en saisie des journaux.
Raccourci
Ce code (maximum de 6 caractères alphanumériques) permet d’appeler le compte correspondant lors de la
saisie.
243
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Menu Structure
3
Pour rappeler un compte en saisie : maintenez enfoncées les touches COMMANDE + OPTION sur Macintosh ou CTRL + MAJUSCULE sur Windows et tapez le raccourci enregistré ici. Le curseur doit bien sûr se
trouver dans une zone de saisie d'un numéro de compte. Vous pouvez utiliser ce raccourci dans toutes les
zones recevant un compte (exemple : comptes de TVA dans les tables taxes).
Saut de Lignes / Page
Sélectionnez soit un saut de ligne, soit un saut de page que le programme effectuera lors de l'impression du
grand-livre des comptes et de la balance par exemple.
Le saut de page correspond au saut d’une page. Si vous choisissez cette option, la zone Nbre de ligne(s)
s’estompe et devient par conséquent inaccessible.
Nombre de lignes
Cette zone permet la saisie d'un nombre de lignes compris entre 1 et 99.
La saisie du saut de lignes/page est facultative. La valeur proposée par défaut est un saut d’une ligne.
Regroupement
Si cette case est cochée, le détail des écritures enregistrées sur le compte pourra, à la demande de l'utilisateur, être regroupé sur le grand livre.
Saisie analytique
Cette option détermine s'il sera possible de ventiler en analytique les montants saisis sur le compte.
Le programme n’effectue de contrôle sur l’équilibrage des ventilations analytiques que sur les cinq premiers plans analytiques enregistrés dans l’option A propos de… / Options / Plan analytique.
Le programme vérifiera que la totalité du montant à imputer de la ligne est bien ventilée sur une ou plusieurs sections appartenant à un même plan.
Par contre, vous pouvez réaliser des ventilations partielles sur l’un des 5 derniers plans.
Saisie de l'échéance
Si cette case est cochée, il sera nécessaire de saisir une date d’échéance lorsque ce compte sera appelé dans
un journal ou dans une pièce comptable.
Cette date pourra être calculée automatiquement si le compte est associé à un compte de tiers et que ce dernier a des conditions de règlements rattachées.
La saisie de l’échéance n’est pas vérifiée dans les journaux de trésorerie.
Saisie de la quantité
Cette option autorise ou non la saisie des quantités dans la colonne prévue à cet effet.
Saisie en devise
Cette option rend possible ou non la saisie d’écritures en devises sur le compte concerné.
Si vous avez coché la case, sélectionnez éventuellement la devise qui sera proposée par défaut en saisie
d’écritures sur ce compte. La zone à liste déroulante vous propose de la choisir parmi l’ensemble des devises
définies dans les options de la commande A propos de….
Lettrage automatique
Cette option rend possible le lettrage automatique des écritures sur le compte en question (lorsque vous en
ferez la demande), grâce à la fonction Interrogation et Lettrage.
3
Un compte est toujours lettrable manuellement.
Saisie compte tiers
Si cette case est cochée, et si la colonne existe dans le journal, lors de la saisie des journaux, le programme
obligera la saisie d'un compte de tiers.
La sélection des colonnes est effectuée dans l’option «Organisation», page 112 pour le journal considéré.
244
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Menu Structure
Volet Analytique/IFRS – Compte général
Ce volet peut apparaître dans la fiche d’un compte général sous deux désignations :
‰ Analytique si la gestion IFRS n’a pas été demandée,
‰ Analytique/IFRS si elle a été demandée.
Voir le «Volet Initialisation - A propos de…», page 64.
Il concerne uniquement les comptes généraux de type Détail. Ce volet existe uniquement si l’option Saisie
analytique de la fiche principale du compte est cochée.
Le volet «Analytique/IFRS» permet de définir la répartition analytique par défaut des comptes ainsi que la
répartition IFRS si la gestion IFRS a été paramétrée.
Pour ouvrir ce volet cliquez sur l’onglet Analytique ou sur le bouton ci-contre pour la version
Macintosh du programme.
Le bouton Appeler une grille permet d’attribuer un modèle de grille analytique à la répartition
analytique du compte.
3
Le modèle de grille analytique s’applique à l’ensemble des plans lors de la répartition analytique du compte.
Si vous demandez l’application d’un modèle de grille analytique alors qu’une répartition existe déjà pour le
compte, le programme vous propose au choix :
-
de supprimer les répartitions existantes en les remplaçant par le modèle,
-
de conserver les répartitions existantes et d’ajouter celles du modèle,
-
d’interrompre l’affectation des lignes de répartition du compte.
Reportez-vous à la fonction «Modèles de grille», page 340 afin d’en savoir plus sur la création d’un
modèle de grille analytique.
Plan analytique
La zone à liste déroulante vous permet de choisir parmi les 11 plans disponibles, 10 plans analytiques plus
1 plan IFRS s’il est utilisé, celui sur lequel la répartition devra être affectée.
3
Si vous souhaitez affecter une répartition analytique sur un autre plan, ouvrez cette liste, choisissez un
deuxième plan si nécessaire. Recommencez l’opération pour chaque plan pour lequel il doit y avoir une
répartition.
Numéro de section
La zone à liste déroulante vous permet de sélectionner les sections du plan analytique ou du plan IFRS sur
lesquelles le compte sera réparti.
245
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Menu Structure
Type
Choisissez pour chaque section analytique sélectionnée le mode de répartition à adopter. Trois possibilités
s’offrent à vous :
‰ Pourcentage : c’est le mode par défaut. La répartition analytique du compte se fera en pourcentage
sur la section. Le symbole pour cent (%) précise une répartition de ce type.
‰ Montant : la répartition analytique du compte sera fixe sur la section.
‰ Equilibre : le programme affectera automatiquement à la section analytique le montant qu’il reste à
répartir, une fois les sections analytiques de types Pourcentage et Montant affectées.
L’équilibre est marqué par l’icône d’une balance.
Valeur
Renseignez dans cette zone la valeur en pourcentage ou le montant en fonction du type choisi.
2
Vérifiez que la répartition est bien égale à 100 % car, à ce niveau, il n’existe aucun contrôle. Si le
total de la répartition dépasse les 100 %, vous ne serez pas averti. Ce n’est que lors de la saisie que
le programme vous préviendra s’il existe des déséquilibres. Ce contrôle sera effectué uniquement
sur les cinq premiers plans analytiques.
Volet Bloc-notes - Compte général
L'utilisateur exploite le bloc-notes à sa guise. Il peut constituer un aide-mémoire spécifique à chaque compte.
Pour ouvrir ce volet cliquez sur l’onglet Bloc-notes ou sur le bouton ci-contre pour la version
Macintosh du programme.
Un bloc-notes peut contenir jusqu'à 255 caractères libres.
Un état de la commande Rechercher de la barre d’outils Navigation est paramétré pour imprimer tous les
bloc-notes des comptes.
Reportez-vous au «Manuel de la gamme» pour plus d'informations.
Volet Budgets - Compte général
Version
Seules les versions Pack et Pack + permettent la gestion des budgets.
Ce volet permet une gestion budgétaire spécifique au compte.
246
© Sage France
Menu Structure
Pour enregistrer des dotations budgétaires associées à un ensemble de comptes, utilisez la commande
Structure / Poste budgétaires.
Pour ouvrir ce volet cliquez sur l’onglet Budgets ou sur le bouton ci-contre pour la version Macintosh du programme.
Ce volet n'est accessible que si la zone Gestion budgets du volet «Fichier / A propos de… / Initialisation»
est paramétrée sur Axe général.
3
Après la saisie du premier budget, le choix effectué sur la zone Gestion budgets du volet Initialisation n'est
plus modifiable.
Charge / Produit
Choisissez le sens du budget dans les totalisations : Charge ou Produit.
Budget global
Sélectionnez le type de prévision paramétré :
‰ Faible ou forte,
‰ Pour le dernier exercice, pour l'exercice N-1 ou pour l'exercice N-2 (s'ils existent).
Quantité / Valeur
Saisissez le montant du budget annuel correspondant en quantité et/ou en valeur. Ces montants doivent être
validés par la touche ENTREE pour être pris en compte.
Exemple
La conjoncture étant peu favorable, vous hésitez entre une prévision de ventes à l'exportation élevée ou plus
faible.
Vous pouvez ainsi, après sélection de la dotation correspondante, enregistrer les montants périodiques du
budget dans ces deux hypothèses.
Bouton Appeler une grille
Permet de choisir une grille de répartition du budget.
Général / Plan analytique
La zone à liste déroulante située sous le bouton Appeler une grille permet de choisir le type de répartition
du budget :
‰ Général : le budget est dans ce cas réparti sur chacune des périodes de l'exercice.
‰ Liste des plans analytiques : ce choix permet de répartir des sous-budgets analytiques par plan
analytique. Le budget est dans ce cas réparti «librement» sur des sections analytiques ou en fonction d'un modèle de grille analytique préenregistré. Les plans analytiques proposés varient selon le
paramétrage du dossier.
‰ Plan IFRS : comportement identique à l’option précédente mais le plan concerné est dans ce cas le
plan IFRS. Cette option n’est pas visible si la gestion IFRS n’a pas été demandée.
247
© Sage France
Menu Structure
Enregistrement d'un budget général
Par défaut, le programme propose une répartition homogène du budget annuel, en quantité et en valeur, sur
chacune des périodes de l'exercice.
Pour modifier le montant d'une période, il suffit de cliquer sur la ligne correspondante et de saisir le nouveau
montant dans l’une des zones situées en bas à droite de la fenêtre.
Validez ensuite par la touche ENTREE.
Si le montant en quantité ou en valeur d'une période est modifié, le programme recalcule automatiquement
la dotation annuelle.
Ce montant global peut être également réparti en sous-budgets analytiques (voir explications données au
paragraphe suivant).
Enregistrement d'un sous-budget
3
L’enregistrement d’un sous-budget n’a aucun caractère obligatoire. Un compte peut se voir associer uniquement un budget général.
Sélectionnez dans un premier temps le plan analytique dont les sections seront utilisées pour la répartition
du budget.
Utilisez pour cela la zone à liste déroulante affichée sous le bouton Appeler une grille.
Le programme propose les plans analytiques enregistrés dans le volet «Fichier / A propos de… / Options».
Lorsqu'un plan analytique de répartition est choisi, le bouton Appeler une grille devient actif. Il
permet d'accéder à la liste des modèles de grille de type analytique ou IFRS enregistrés par la
commande Structure / Modèles.
Le choix d'une grille n'est pas obligatoire. Vous pouvez tout à fait enregistrer manuellement une nouvelle
répartition.
3
Une grille peut être de type Général ou Analytique. Seules les grilles de type Analytique sont proposées.
Si le modèle de grille utilisé contient un paramétrage sur plusieurs plans analytiques, toutes les répartitions
seront rattachées au sous-budget.
Le bas de la fenêtre fait apparaître deux zones à liste déroulante.
Section
Sélectionnez successivement les sections analytiques sur lesquelles le montant annuel est réparti. Seules
les sections analytiques rattachées au plan analytique sélectionné sont proposées.
3
Une section analytique est rattachée à un plan analytique lors de sa création, sur son volet Fiche principale.
248
© Sage France
Menu Structure
Reportez-vous à la commande «Plan analytique», page 252.
Pourcentage / Equilibre / Montant
Sélectionnez le type de la répartition à associer à la section analytique :
‰ Pourcentage : le montant affecté à la section analytique correspond à un pourcentage du budget
total.
‰ Equilibre : le programme solde la répartition sur la section analytique.
‰ Montant : le montant affecté à la section analytique est une valeur fixe.
Volet Information libre - Compte général
Si des informations libres ont été paramétrées pour les comptes généraux dans le volet «Fichier / A propos
de... / Options», ce volet permet d’ajouter à la fiche compte des informations complémentaires personnalisées.
Reportez-vous à l’option «Information libre», page 102 pour plus d'informations.
Pour ouvrir ce volet sélectionnez l’onglet Information libre ou cliquez sur le bouton ci-contre pour
la version Macintosh du programme.
Le programme propose la saisie des informations libres paramétrées pour les comptes généraux.
Les informations libres de type Valeur calculée sont repérées dans la liste par une icône particulière.
La saisie des informations libres est effectuée sur la zone affichée en bas de la fenêtre. Validez ensuite par
la touche ENTREE. Cette saisie n’a aucun caractère obligatoire.
3
Notez cependant que les informations libres pourront être utilisées comme critère de sélection :
-
dans la commande Rechercher,
-
dans les formats de sélection des impression,
-
dans les formats de sélection des exportations de données,
-
dans l’identification des objets de mise en page.
Pour supprimer une information, il suffit de la sélectionner et de cliquer sur le bouton Supprimer de
la barre d’outils Navigation. Vous pouvez également l’afficher sur la zone de saisie et l’effacer par la
touche RET.ARR..
249
© Sage France
Menu Structure
Volet Cumuls - Compte général
Le volet «Cumuls» présente le cumul des mouvements enregistrés sur le compte (débits, crédits, soldes en
devises).
Sélectionnez ce volet en cliquant sur l’onglet Cumuls ou en cliquant sur le bouton ci-contre pour
la version Macintosh du programme.
Mouvements dans la devise
Cette zone vous permet de visualiser les cumuls dans n’importe quelle devise. Vous avez plusieurs
possibilités :
‰ Toutes (valeur par défaut) : les cumuls de toutes les écritures enregistrées dans la base sont exprimés dans la monnaie de tenue de comptabilité.
‰ Aucune : seuls apparaissent les cumuls des écritures enregistrées en monnaie de tenue de comptabilité, c’est-à-dire avec la zone devise non renseignée.
‰ Devise : seuls apparaissent les cumuls des écritures enregistrées dans la devise sélectionnée.
3
En fonction du choix de la devise, le format des montants qui s’applique est celui défini dans la table des
devises.
Le programme affiche, pour chaque période (mensuelle) de l'exercice en cours, le total des mouvements débiteurs et créditeurs enregistrés ainsi que les soldes correspondants.
Les montants sont totalisés en bas de la fenêtre.
2
L’inverseur peut être activé depuis cette fenêtre, sauf si vous avez sélectionné une devise spécifique dans la zone Mouvements dans la devise.
Pour afficher les cumuls selon la norme IAS1 (normes IAS/IFRS), sélectionnez une de ces normes
dans la barre d’outils Norme nationale ou IFRS :
-
Nationale : les cumuls correspondront aux écritures de types Nationale et Les deux ;
-
IFRS : les cumuls correspondront aux écritures de types IFRS et Les deux.
Reportez-vous au «Guide de l’Euro» pour avoir plus de précisions sur le fonctionnement de l’inverseur.
Gestion des graphiques – Comptes généraux
3
Bien que le bouton lançant cette commande soit accessible à partir de tous les volets de la fiche des comptes généraux, les valeurs qui seront représentées sous forme de graphique sont celles tirées de ce volet.
C’est la raison pour laquelle elle est décrite ici.
250
© Sage France
Menu Structure
Le bouton Visualisation d’un graphique est disponible dans les fiches des comptes généraux. Il
permet l’affichage de graphiques correspondant aux valeurs statistiques affichées dans le volet
«Cumuls».
Il donne accès à une première fenêtre permettant la sélection des valeurs à utiliser pour le graphique.
Sélection de la série du graphique
Les valeurs qu’il est possible d’imprimer sont les suivantes :
‰ Mouvements débit,
‰ Mouvements crédit,
‰ Solde (valeur sélectionnée par défaut).
Cochez ou laissez cochées les options qui vous intéressent.
Les différentes représentations graphiques peuvent apparaître sous la forme d’histogrammes, de courbes ou
de secteurs.
Le «Manuel de la gamme» présente les diverses représentations graphiques que vous pouvez obtenir.
251
© Sage France
Menu Structure
Plan analytique
Structure / Plan analytique
Cette commande permet de saisir, consulter, modifier ou supprimer les sections pour chaque plan analytique
défini.
Cliquez sur le bouton Plan analytique de la barre d’outils Comptabilité analytique et budgétaire pour
activer cette commande. La liste des sections analytiques s’affiche.
Le bouton Créer une section de la barre d’outils Comptabilité analytique et budgétaire donne un accès
direct à la fenêtre de saisie d’une section analytique.
Le bouton Atteindre une section de la barre d’outils Comptabilité analytique et budgétaire ouvre la
fenêtre de la commande Atteindre en la pré-paramétrant pour la recherche d’une section analytique.
La liste des sections analytiques présente les informations suivantes :
‰ le Type de section représenté par une icône :
‰
Détail,
‰
Total,
‰ le Numéro de section ainsi que
‰ son Intitulé.
Opérations possibles sur la liste des sections analytiques
Cette liste présente la liste des sections analytiques en rappelant pour chacune d’elles, son type, son numéro
et son intitulé.
Barre de navigation
Les boutons de la barre d’outils Navigation sont tous utilisables de la même manière que sur le plan comptable.
Pour toute information, reportez-vous au paragraphe «Opérations possibles sur la liste des comptes généraux», page 235.
Affichage sélectif
Deux listes déroulantes, affichées sur le bord inférieur de la fenêtre, permettent respectivement de sélectionner un des dix plans analytiques et le plan IFRS s’il existe ainsi que leurs sections en fonction du statut de
mise en sommeil de ces dernières.
252
© Sage France
Menu Structure
Sélection du plan
Les sections listées actuellement dans la fenêtre sont celles qui ont été rattachées au plan sélectionné en bas
de la liste.
Pour afficher les sections appartenant à un autre plan, il suffit de sélectionner ce dernier.
3
Le programme conserve la dernière sélection effectuée. Ainsi: lors de la prochaine ouverture de la fenêtre
«Plan analytique», le programme proposera le dernier plan sélectionné.
Sélection sur le type d'enregistrement
Cette zone à liste déroulante du bas de la fenêtre permet de sélectionner :
‰ Toutes les sections : (valeur par défaut) toutes les sections analytiques créées sont affichées ;
‰ Sections actives : seules les sections analytiques dont l’option Mise en sommeil n’est pas cochée
sont affichées ;
‰ Sections mises en sommeil : seules les sections analytiques dont l’option Mise en sommeil est
cochée sont affichées.
3
Génération
automatique
des sections
La mise en sommeil d'une section est demandée sur sa fiche, dans le volet Fiche principale.
Le bouton Générer, disposé sur le bord inférieure de la liste du plan analytique, lance l’assistant
de génération des sections analytiques uniquement dans le cas de plans structurés.
Voir le titre «Assistant de génération automatique des sections», page 262.
Menu contextuel de la liste du plan analytique
Un menu contextuel est disponible sur la liste des sections analytiques.
Les premières commandes, communes à l’ensemble des listes, sont présentées dans le paragraphe intitulé
«Menu contextuel de la liste du plan comptable», page 237.
La commande Interroger la section est spécifique au menu contextuel de la liste du plan analytique. Elle
permet d’accéder rapidement à la commande Traitement / Interrogation analytique. Il convient d’avoir
préalablement sélectionné la section à interroger sur la liste.
Pour plus d'informations, reportez-vous à la commande «Interrogation analytique», page 512.
Personnaliser la liste du plan analytique
Il est possible de personnaliser la liste des sections analytiques en utilisant la commande Personnaliser la
liste soit à partir du menu contextuel (voir ci-dessus) soit à partir du menu Fenêtre.
253
© Sage France
Menu Structure
Le «Manuel de la gamme» explique comment personnaliser une liste.
Il est possible d’ajouter aux colonnes sélectionnées par défaut les colonnes suivantes :
‰ Classement,
‰ Niveau d’analyse,
‰ Raccourci,
‰ Mise en sommeil.
Section analytique – Détail de la fiche
Une section analytique se compose de différents volets auxquels on accède par des onglets sur Windows ou
par des boutons sur Macintosh. Ces onglets et ces boutons donnent accès aux volets suivants.
Onglet / Bouton Fiche principale
Ils permettent de revenir au «Volet Fiche principale - Section analytique», page 254 de la section
analytique.
Onglet / Bouton Budgets
Ils donnent accès au «Volet Budgets - Section analytique», page 258 qui permet de paramétrer
les valeurs prévisionnelles de la section.
Onglet / Bouton Information libre
Ils donnent accès au «Volet Information libre - Section analytique», page 260 qui permet d’enregistrer des informations annexes sur la section.
Onglet / Bouton Cumuls
Ils donnent accès au «Volet Cumuls - Section analytique», page 261 qui affiche les cumuls de la
section.
Volet Fiche principale - Section analytique
Le volet «Fiche principale» d’une section regroupe toutes ses caractéristiques.
Sélectionnez le volet «Fiche principale» soit en cliquant sur l’onglet du même nom pour la version Windows soit en cliquant sur le bouton ci-contre pour la version Macintosh du programme.
La saisie ou la modification d’une section analytique se fait dans une fenêtre intitulée «Section». Ce titre est
suivi du numéro et de l'intitulé de la section.
Notez la mention affichée en bas à gauche de la fenêtre : elle indique la date de création de la section.
254
© Sage France
Menu Structure
Le bouton Ruptures analytiques permet de créer automatiquement une nouvelle section conformément à la structure de numéro définie pour le plan analytique. Cette possibilité est détaillée
plus loin.
Le bouton Interrogation analytique permet d’accéder directement à la commande Traitement / Interrogation analytique. Vous pouvez ainsi visualiser rapidement les écritures ayant mouvementé
les sections sans passer par le menu.
Pour plus d'informations, reportez-vous à la commande «Interrogation analytique», page 512.
Plans analytiques et structure des numéros de section
Les sections analytiques sont regroupées par plans analytiques. Ces derniers sont enregistrés dans le volet
«Fichier / A propos de... / Options».
Ce volet «Options» permet également, pour chaque plan analytique, de définir la structure des numéros des
sections qui lui seront rattachées. Ainsi, toutes les sections d’un même plan analytique ont une structure de
numéro commune.
3
Le paramétrage de la structure des numéros de section n’a aucun caractère obligatoire.
Vous pouvez choisir de créer librement vos sections analytiques avec pour seule limite la taille des numéros
de section définie lors de la création du dossier (et éventuellement modifiée sur le volet «Initialisation»).
Pour plus d’informations, reportez-vous à la description de l’option «Plan analytique», page 118.
En fonction du choix effectué dans le volet «Fichier / A propos de... / Options», deux méthodes de création
sont donc possibles :
‰ une création «libre» des numéros de section, si aucune structure n’est définie,
‰ une création avec gestion de la structure des numéros de section.
Paramétrage manuel des numéros de section
3
Rappel : Le menu Edition
Les commandes du menu Edition peuvent largement être utilisées sur le plan des sections analytiques pour
copier, couper et coller le contenu d'une zone. Les zones recopiées lorsqu'une section est dupliquée sont :
Niveau d'analyse, Plan analytique, Type, Saut de page / ligne et la boîte à cocher Report à-nouveau.
Numéro de section
Enregistrez ici le numéro de la section, en caractères majuscules (s'il est saisi en minuscules, le programme
le transforme).
Cette saisie est obligatoire. Deux sections de même type ne peuvent porter le même numéro.
La longueur des numéros de section a été paramétrée lors de la création du dossier comptable.
255
© Sage France
Menu Structure
Cette longueur peut être modifiée, si aucune section n’est créée, dans le «Volet Initialisation - A propos
de…», page 64.
La longueur minimale d’une section de type détail est de 3 caractères alphanumériques et sa longueur maximale de 13 alphanumériques.
Le programme n’accepte pas de sections avec un numéro plus court que celui paramétré dans la fiche
société, sauf s’il s’agit d’une section de type Total (voir zone suivante).
Type
Le programme distingue deux types de sections.
‰ Les sections de type Détail : ce sont les sections classiques recevant les montants enregistrés sur les
comptes généraux ventilables (pour lesquels la saisie analytique est demandée) lors de la saisie des
journaux. Pour ce type de section, toutes les zones de la fenêtre sont saisissables.
Sur la liste du plan analytique, ce type de section est symbolisé par l’icône ci-contre.
‰ Les sections de type Total : ce sont les sections servant à la totalisation des sections de détail ayant
même racine. Seules les zones permettant la saisie du numéro, du classement, du saut de lignes ou
de page et du nombre de lignes sont disponibles. Toutes les autres zones sont estompées, marquant
ainsi qu’elles sont inaccessibles.
Un enregistrement de type Total sera effectué pour toutes les sections donnant les totaux des classes, sous-classes et totalisations partielles de la balance analytique ou du grand-livre analytique.
Sur la liste du plan analytique, ce type de section est symbolisé par l’icône ci-contre.
La sélection du type de section est obligatoire. La forme de la section étant figée après validation, cette
zone s’estompe après saisie. Si vous voulez modifier le type d’une section déjà enregistrée, il est nécessaire de la supprimer et de la recréer.
3
La liste du plan analytique peut être classée selon le type du compte.
Intitulé
Zone alphanumérique de 35 caractères dont la saisie est obligatoire. Elle précise la désignation de la section.
Classement
Zone destinée à la saisie d’un code de 17 caractères alphanumériques. Ce code sert au classement et à la
recherche de la section.
Par défaut, cette zone propose les 17 premiers caractères de l’intitulé. Il vous est possible de les modifier.
Niveau d'analyse
Cette zone à liste déroulante affiche la liste des niveaux d’analyse enregistrés dans les Options de la fiche
société (commande Fichier / A propos de...). La zone est estompée lorsque la section est de type Total.
Les niveaux d'analyse permettent d’introduire une classification supplémentaire des sections analytiques.
Cette classification sera utilisée dans les états analytiques pour regrouper des sections concernant un même
niveau d'analyse.
Plan analytique
Cette zone à liste déroulante affiche la liste des plans analytiques ainsi que l’éventuel plan IFRS enregistrés dans les Options de la fiche société (commande Fichier / A propos de…). La sélection d’un des éléments de cette liste affectera la section analytique à cette comptabilité. Après validation de la création de la
section, cette zone devient inaccessible.
Raccourci
Ce code (maximum de 6 caractères alphanumériques majuscules) permet d’appeler la section analytique
correspondant dans n’importe quelle pièce.
3
Pour appeler une section en saisie : maintenez enfoncées les touches COMMANDE et OPTION sur Macintosh ou CTRL et MAJUSCULE sous Windows et tapez le raccourci enregistré ici. Le curseur doit bien sûr
se trouver dans une zone de saisie d'un numéro de section.
256
© Sage France
Menu Structure
Saut de Lignes/Page
Sélectionnez soit un saut de ligne, soit un saut de page que le programme effectuera lors de l'impression
des états analytiques.
Le nombre de sauts de page est limité à 1. Si vous choisissez cette option, la zone Nbre de ligne(s)
s’estompe et devient par conséquent inaccessible.
Nombre de lignes
Cette zone permet la saisie d'un nombre de lignes compris entre 1 et 99.
La saisie du saut de lignes/page est facultative. La valeur proposée par défaut est un saut d’une ligne.
Report à-nouveau
Cette case à cocher permet de demander la reprise des écritures enregistrées sur la section dans le journal
des à-nouveaux de l’exercice suivant.
Pour plus d’informations, reportez-vous à la partie sur la commande «Nouvel exercice», page 617.
Mise en sommeil
Cochez cette case si vous souhaitez que la section ne soit plus mouvementée. Lors de la saisie, un message
vous préviendra que la section n’est plus utilisable et interdira la saisie. Il sera possible, dans les formats de
sélection, de demander de ne pas imprimer les sections dont l'option est cochée.
Paramétrage d’une section en fonction d’une structure définie
Pour le plan analytique en cours, vous avez défini la structure des numéros des sections qui lui seront rattachées.
Exemple
La structure des numéros des sections du plan analytique Région enregistrée dans la commande Fichier /
A propos de... est la suivante :
- les 3 premiers caractères correspondent à la Localisation,
- les 2 caractères suivants correspondent à la Matière première,
- les 2 caractères suivants correspondent au Responsable,
- les 3 derniers caractères correspondent aux Produits.
Les énumérés de chacun de ces postes ont ensuite été enregistrés :
Localisation
Matière première
Représentant
Produits
57P - Prod. Metz
AG - Argent
BR - Brian
BAG - Bague
69P - Prod. Lyon
OR - Or
CA - Camet
BRA - Bracelet
75P - Prod. Paris
COL - Collier
ORF - Orfèvrerie
Le numéro de toute nouvelle section analytique doit donc correspondre à cette structure.
L’enregistrement d’une section analytique doit donc être réalisé comme suit.
Numéro de section
Vous pouvez le saisir directement dans la zone de saisie N° section, en vous conformant à la structure définie, ou le créer à l’aide de la fenêtre «Section» appelée par le bouton Rupture analytique.
257
© Sage France
Menu Structure
Sélectionnez le Plan analytique pour lequel la structure est enregistrée, puis le Type de la section à créer.
Pour plus d’informations sur ces zones, reportez-vous aux explications données sous le titre «Paramétrage
manuel des numéros de section», page 255.
Les zones à liste déroulante proposées ensuite dépendent de la structure définie, puisqu’il s’agit des postes
enregistrés pour le plan analytique.
Sélectionnez pour chacun l’énuméré de la section à créer.
Le programme crée automatiquement l’Intitulé de la section en juxtaposant chaque énuméré. Cette donnée
peut bien entendu être modifiée.
Pour plus d’informations sur les autres zones, reportez-vous aux explications données sous le titre «Paramétrage manuel des numéros de section», page 255.
3
Vous pouvez également créer des sections sur des plans analytiques structurés grâce à l’assistant de
génération automatique des sections.
Volet Budgets - Section analytique
Ce volet permet une gestion budgétaire spécifique à la section.
Sélectionnez ce volet en cliquant sur l’onglet Budgets sur Windows ou sur le bouton ci-contre
pour la version Macintosh du programme. Ce volet n'est accessible que si la zone Gestion budgets
du volet «Fichier / A propos de…/ Initialisation» est paramétrée sur Axe analytique.
3
Après la saisie du premier budget, le choix effectué dans la zone Gestion budgets du volet Initialisation
n'est plus modifiable.
Charge / Produit
Choisissez le sens du budget dans les totalisations : Charge ou Produit.
258
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Menu Structure
3
Il est possible de définir des dotations sur trois exercices selon deux niveaux.
Budget global
Sélectionnez le type de prévision paramétré :
‰ Faible ou forte,
‰ Pour le dernier exercice, pour l'exercice N-1 ou pour l'exercice N-2 (s'ils existent).
Quantité / Valeur
Saisissez ensuite le montant du budget annuel correspondant en quantité et / ou en valeur.
Ces montants doivent être validés par la touche ENTREE pour être pris en compte.
Analytique / Général
La zone à liste déroulante située sous le bouton Appeler une grille permet de choisir le type de répartition
du budget :
‰ Analytique : le budget est dans ce cas réparti sur chacune des périodes de l'exercice.
‰ Général : le budget est dans ce cas réparti «librement» sur des comptes généraux ou en fonction
d'un modèle de grille préenregistré.
Enregistrement d'un budget analytique
Par défaut, le programme propose une répartition homogène du budget annuel, en quantité et en valeur, sur
chacune des périodes de l'exercice.
Pour modifier le montant d'une période, il suffit de double-cliquer sur la ligne correspondante et de saisir le
nouveau montant dans l’une des zones situées en bas à droite de la fenêtre.
Validez ensuite par la touche ENTREE.
Si le montant en quantité ou en valeur d'une période est modifié, le programme recalcule automatiquement
la dotation annuelle. Ce montant global peut être également réparti en sous-budget général (voir les explications données au paragraphe suivant).
Enregistrement d'un sous-budget général
3
L'utilisation des sous-budgets n'est pas obligatoire. Vous pouvez utiliser les budgets des sections sans
gérer les sous-budgets.
Pour la saisie d'un budget général, le bouton Appeler une grille devient actif. Ce bouton permet
d'accéder à la liste des modèles de grille de type Analytique enregistrés dans la commande
Structure / Modèles de grille.
Le choix d'une grille n'est pas obligatoire. Vous pouvez tout à fait enregistrer manuellement une nouvelle
répartition.
259
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Menu Structure
3
Un modèle de grille est associé à un Type. Une grille peut être de type Général ou Analytique. Seules les
grilles de type Analytique sont proposées ici.
En bas du volet «Budgets» apparaissent deux zones à liste déroulante.
Numéro
Choisissez successivement les comptes généraux sur lesquels doit être réparti le montant de la dotation
annuelle.
Pourcentage / Equilibre / Montant
Choisissez le type de répartition pour chaque compte.
‰ Pourcentage : le montant affecté au compte général correspond à un pourcentage du budget total.
‰ Equilibre : le programme solde la répartition sur le compte général.
‰ Montant : le montant affecté au compte général est une valeur.
Il est recommandé d’utiliser le type de répartition Equilibre sur un des comptes paramétrés. Cela permet
de garantir la répartition totale de la dotation annuelle définie.
3
L’inverseur peut être activé dans cette commande. Reportez-vous au «Guide de l'Euro» pour en savoir plus
sur le fonctionnement de l’inverseur.
Volet Information libre - Section analytique
Si des informations libres ont été enregistrées pour les sections analytiques dans le volet «Fichier / A propos
de... / Options», ce volet permet d’ajouter à la fiche compte des informations complémentaires personnalisées.
Pour en savoir plus, reportez-vous aux explications données sur l’option «Information libre», page 102.
Sélectionnez ce volet en cliquant sur l’onglet Information libre sur Windows ou sur le bouton cicontre pour la version Macintosh du programme.
Le programme propose la saisie des informations libres paramétrées pour les sections analytiques.
Les informations libres de type Valeur calculée sont repérées dans la liste par une icône particulière.
La saisie des informations libres est effectuée sur la zone affichée en bas de la fenêtre.
Validez ensuite par la touche ENTREE.
Cette saisie n’a aucun caractère obligatoire.
3
Notez cependant que les informations libres pourront être utilisées comme critère de sélection :
-
dans la commande Rechercher,
260
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Menu Structure
-
dans les formats de sélection des impression,
-
dans les formats de sélection des exportations de données,
-
dans l’identification des objets de mise en page.
Pour supprimer une information, sélectionnez sa ligne et cliquez sur le bouton Supprimer de la barre
d’outils Navigation. Vous pouvez également l’afficher dans la zone de saisie et l’effacer par la touche
RET.ARR..
Volet Cumuls - Section analytique
Le volet «Cumuls» présente le cumul des mouvements enregistrés sur la section analytique.
Sélectionnez ce volet sur Windows en cliquant sur l’onglet Cumuls ou sur le bouton ci-contre pour
la version Macintosh du programme.
3
En fonction de l'activation ou non de l'inverseur, le format des montants qui s’applique est celui défini dans
la table des devises.
Type d'écritures analytiques
Cette zone à liste déroulante permet de restreindre le nombre de mouvements inclus dans les cumuls.
Vous pouvez sélectionner :
‰ Toutes les écritures (valeur par défaut)
‰ les Ecritures analytiques uniquement ; il s'agit des écritures issues de la ventilation d'une écriture
générale,
‰ les Reports analytiques,
‰ les OD analytiques.
Le programme affiche le total des mouvements débiteurs et créditeurs enregistrés sur chaque période de
l'exercice en cours ainsi que les soldes correspondants.
Cumuls des
mouvements
Les montants débit et crédit sont totalisés.
2
L’inverseur peut être activé depuis cette fenêtre.
Pour afficher les cumuls selon la norme IAS1 (normes IAS/IFRS), sélectionnez une de ces normes
dans la barre d’outils Norme nationale ou IFRS :
3
-
Nationale : les cumuls correspondront aux écritures de types Nationale et Les deux ;
-
IFRS : les cumuls correspondront aux écritures de types IFRS et Les deux.
Reportez-vous au «Guide de l’Euro» pour en savoir plus sur le fonctionnement de l’inverseur.
261
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Menu Structure
Assistant de génération automatique des sections
Cette fonctionnalité permet de se faire assister par le programme pour la création des sections analytiques.
L’Assistant Génération automatique des sections permet :
‰ d'optimiser et d'accélérer la création des sections analytiques,
‰ de générer des sections analytiques de type Total.
La génération automatique des sections analytiques est lancée par le bouton Générer qui se trouve
sur le bord inférieur de la fenêtre de liste des sections analytiques lorsque le plan sélectionné a été
structuré.
Voir l’option «Plan analytique», page 118.
L’utilisation de cette assistance est subordonnée au paramétrage, dans le volet «Fichier / A propos de... / Options», des plans analytiques et de leur structure.
L’activation de ce bouton ouvre une première fenêtre, «Assistant Génération automatique des sections», qui
vous permet de sélectionner le plan analytique concerné par la création de la section.
Les différentes étapes de cet assistant de génération automatique des sections sont les suivantes :
‰ «Sélection du plan analytique – Assistant de génération automatique des sections», page 262,
‰ «Informations générales – Assistant de génération automatique des sections», page 263,
‰ «Sélection des ruptures – Assistant de génération automatique des sections», page 263,
‰ «Sections de type Total – Assistant de génération automatique des sections», page 265,
Sélection du plan analytique – Assistant de génération automatique des sections
Une fois le plan analytique sélectionné, cliquez :
‰ sur le bouton Suivant pour continuer le processus ou
‰ sur le bouton Annuler pour l’interrompre.
Si le processus est poursuivi, une deuxième fenêtre s’ouvre.
262
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Menu Structure
Informations générales – Assistant de génération automatique des sections
Cette fenêtre vous donne un certain nombre d’informations que nous vous invitons à étudier attentivement,
les opérations menées sur les fenêtres suivantes en dépendent.
Cliquez ensuite :
‰ sur le bouton Suivant pour continuer le processus ou
‰ sur le bouton Précédent pour revenir au stade précédent ou
‰ sur le bouton Annuler pour l’interrompre.
Une troisième fenêtre apparaît.
Sélection des ruptures – Assistant de génération automatique des sections
Cette fenêtre a la particularité d’apparaître autant de fois que de ruptures ont été paramétrées dans le plan
analytique.
Exemple
La structure du plan analytique comporte :
- le département sur 3 caractères,
- la matière première sur 2 caractères,
- les initiales du responsable sur 2 caractères,
- le type de produit sur 3 caractères.
263
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Menu Structure
La fenêtre apparaîtra trois fois pour le paramétrage des trois éléments composant la structure des sections.
Le contenu de la zone de liste dépend de la position de la zone Sélectionner le type de rupture.
Sélectionner le type de rupture
Cette zone à liste déroulante propose trois choix :
‰ Enuméré (valeur par défaut),
‰ Intervalle,
‰ Incrément.
Nous verrons successivement les trois possibilités offertes.
Par défaut, cette fenêtre propose tous les énumérés enregistrés pour la rupture (dans le volet «A propos de... /
Options»).
Sélection par
énuméré
Tous les énumérés sont sélectionnés par défaut.
‰ pour en dessélectionner un, cliquez sur sa ligne (la coche disparaît),
‰
pour en re-sélectionner un, cliquez à nouveau sur sa ligne, la coche réapparaît.
L’assistant générera uniquement les sections se rapportant aux énumérés sélectionnés.
Exemple
Reprenons l’exemple ci-dessus. Considérons le niveau 1 de la structure, c’est-à-dire les départements. Si un
seul département est conservé coché, seules les sections correspondant à ce département pourront être
créées. Si deux sont conservées, seules les sections correspondant à ces deux départements seront créées et
ainsi de suite.
Si cette option est sélectionnée dans la zone Sélectionner le type de rupture, la zone de liste se vide et les
deux zones de saisie de Définir les valeurs à partir de / à deviennent actives.
Sélection par
intervalle
Elles permettent de définir une fourchette d’éléments qui seront sélectionnés et permettront de créer des sections.
Exemple
Reprenons l’exemple des départements et supposons que seules les sections analytiques correspondant aux
départements de la couronne parisienne doivent être créées. Il faut donc saisir de 91 à 95.
3
Cette fonction ne crée aucun élément dans la liste des énumérés de la structure analytique. Ce processus
n’est utilisable que sur des caractères numériques.
Il n’est pas obligatoire de créer les différents énumérés dans la commande A propos de.... L’intitulé des sections se composera de celui du niveau de rupture (Département dans notre exemple) suivi de son numéro.
Si cette option est sélectionnée dans la zone Sélectionner le type de rupture, la zone de liste se vide et la
première zone de saisie de Définir les valeurs à partir de devient active.
Sélection par
incrément
Elle permet la saisie de l’énuméré à partir duquel la génération sera faite.
Les numéros d’ordre créés par cette fonction doivent être réservés à un identifiant unique (un numéro de
chantier par exemple).
3
Il n’est pas obligatoire de créer les différents énumérés dans la commande A propos de.... L’intitulé des sections reprendra le numéro de l’incrément généré.
Ce processus n’est utilisable que sur des caractères numériques.
264
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Menu Structure
2
Important ! Il est nécessaire de faire la distinction entre Enuméré, Intervalle et Incrément. Si la sélection porte sur Enuméré, l’intitulé doit avoir été saisi au préalable dans la structure (volet Fichier / A
propos de... / Options). Si la sélection porte sur Intervalle ou Incrément, c’est la valeur numérique
générée qui sera mentionnée dans l’intitulé de la section analytique, qu’elle ait été enregistrée ou
non dans la structure.
Lorsque le paramétrage de la rupture est terminé, vous pouvez :
‰ soit cliquer sur le bouton Suivant pour passer au paramétrage de la rupture suivantes,
‰ soit cliquer sur le bouton Précédent pour revenir au stade précédent et faire d’éventuelles modifications,
‰ soit cliquer sur le bouton Annuler pour annuler le processus de création.
Une fois le paramétrage de toutes les ruptures terminé, cliquez sur le bouton Suivant.
Sections de type Total – Assistant de génération automatique des sections
Vous aboutissez sur la fenêtre qui vous permet de générer des sections de type Total.
Générer les sections analytiques de type total
Deux options s’offrent à vous :
‰ Oui : cliquez sur cette case d’option si vous souhaitez créer une totalisation, jusqu’au niveau de
rupture désiré, des sections analytiques.
Dans ce cas, la zone Jusqu'à quel niveau de rupture est active.
‰ Non : cliquez sur cette case d’option si vous ne souhaitez pas créer une totalisation des sections
analytiques.
Jusqu'à quel niveau de rupture
Cette zone est accessible uniquement si vous avez répondu Oui à la génération de sections analytiques de
type Total.
Choisissez le niveau de rupture jusqu’où vous souhaitez créer des sous-totalisations et totalisation des sections analytiques.
Exemple
Admettons que le plan analytique Production par site comporte les zones de ruptures suivantes :
1ière rupture Localisation
57P 69P 75P
2ième rupture Matières premières OR
AR
ième
3
rupture Responsable
BR
CA
4ième rupture Produit
BAG BRA COL ORF
265
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Menu Structure
Si vous indiquez Matières premières dans la zone, le programme créera des sections de type Total pour les
niveaux Localisations et Matières premières.
Les ruptures suivantes sont créées :
Niveau 1
57POR
57PAR
69POR
69PAR
75POR
75PAR
Niveau 2
57P
69P
75P
3
Les cumuls s’effectuent en fonction de l’ordre d’apparition des ruptures. De ce fait, observez bien cette
structure pour être sûr d’obtenir les cumuls des sections analytiques que vous souhaitez.
Une fois ces sélections effectuées, le bouton Suivant est remplacé par le bouton Fin. Cliquez sur ce dernier
pour lancer le traitement. Vous voyez ensuite apparaître dans la liste la ou les sections analytiques ainsi paramétrées.
266
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Menu Structure
Plan reporting
Structure / Plan reporting
Cette commande permet de saisir, consulter, modifier ou supprimer les comptes du plan reporting.
Cliquez sur le bouton Plan reporting de la barre d’outils Comptabilité générale pour activer cette commande.
Lorsque vous la lancez, la liste des comptes créés apparaît.
Le plan reporting permet d’obtenir une représentation du plan comptable général selon un axe parallèle.
Par exemple, pour la communication des bilans et comptes de résultat à la société mère implantée dans un
pays étranger.
Pour refléter le plus possible la réalité, il est recommandé d’affecter à chaque compte général un compte
reporting.
La liste des comptes reporting présente les informations suivantes :
‰ le Type de compte représenté par une icône :
‰
Détail,
‰
Total,
‰ le Numéro du compte ainsi que
‰ son Intitulé.
Opérations possibles sur la liste des comptes reporting
Cette liste présente, comme sur la liste des comptes généraux, le type du compte, son numéro et son intitulé.
Les boutons de la barre d’outils Navigation sont tous utilisables, de la même manière que sur le plan comptable.
Reportez-vous au paragraphe «Opérations possibles sur la liste des comptes généraux», page 235.
Menu contextuel de la liste du plan reporting
Un menu contextuel est disponible sur la liste des comptes reporting.
267
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Menu Structure
Les commandes de ce menu sont communes à l’ensemble des listes. Elles sont présentées dans le paragraphe intitulé «Menu contextuel de la liste du plan comptable», page 237.
Personnaliser la liste du plan reporting
Il est possible de personnaliser la liste des comptes reporting en utilisant la commande Personnaliser la liste
soit à partir du menu contextuel (voir ci-dessus) soit à partir du menu Fenêtre.
Le «Manuel de la gamme» explique comment personnaliser une liste.
Il est possible d’ajouter la colonne Classement aux colonnes sélectionnées par défaut.
Compte Reporting – Détail de la fiche
Un compte reporting se compose de différents volets auxquels on accède par des onglets sur Windows ou
par des boutons sur Macintosh. Ces onglets et ces boutons donnent accès aux volets suivants.
Onglet / Bouton Fiche principale
Ils permettent de revenir au «Volet Fiche principale - Compte reporting», page 268du compte
reporting.
Onglet / Bouton Cumuls
Ils donnent accès au «Volet Cumuls - Compte reporting», page 270 qui affiche les cumuls du
compte.
Volet Fiche principale - Compte reporting
Le volet «Fiche principale» d’un compte reporting regroupe toutes ses caractéristiques.
268
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Menu Structure
Sélectionnez ce volet en cliquant sur l’onglet Fiche principale de Windows ou cliquez sur le bouton ci-contre pour la version Macintosh du programme.
La saisie ou la modification d’un compte reporting se fait dans une fenêtre intitulée «Reporting». Ce titre
est suivi du numéro du compte et de son intitulé.
3
Rappel : Le menu Edition
Les commandes du menu Edition peuvent être utilisées sur le plan des comptes reporting pour copier, couper et coller le contenu d'une zone. Seule la commande Dupliquer n'est pas accessible.
Un compte reporting est défini sur les zones suivantes.
Numéro
Enregistrez ici le numéro du compte, en caractères majuscules (s'il est saisi en minuscules, le programme
le transforme).
Cette saisie est obligatoire. Deux comptes de même type ne peuvent porter le même numéro.
La longueur des numéros de comptes a été paramétrée lors de la création du dossier comptable.
Cette longueur peut être modifiée, si aucun compte n’est créé, dans le «Volet Initialisation - A propos
de…», page 64.
La longueur minimale d’un compte est de 3 caractères numériques et sa longueur maximale de 13 alphanumériques.
Le programme n’accepte pas de comptes avec un numéro plus court que celui paramétré dans la fiche
société, à l’exception des comptes de totalisation.
Type
Le programme distingue deux types de comptes :
‰ les comptes de type Détail : ce sont les comptes classiques qui pourront être affectés à un ou plusieurs comptes généraux.
Dans la liste du plan reporting, ce type de compte est symbolisé par l’icône ci-contre.
3
Le compte de reporting doit être de même type que le compte général auquel il est associé.
‰ les comptes de type Total : ce sont les comptes servant à la totalisation des comptes de type détail
ayant même racine.
Dans la liste du plan reporting, ce type de compte est symbolisé par l’icône ci-contre.
La sélection du type de compte est obligatoire. La forme du compte étant figée après validation, cette zone
s’estompe après saisie. Si vous voulez modifier le type d’un compte déjà enregistré, il est nécessaire de le
supprimer et de le recréer.
3
La liste du plan reporting peut être classée selon le type du compte.
Pour plus d’informations sur l’association d’un compte reporting à un compte général, voir le «Volet
Fiche Principale - Compte général», page 241.
269
© Sage France
Menu Structure
Intitulé
Zone alphanumérique de 35 caractères dont la saisie est obligatoire. Elle précise la désignation du compte
reporting.
Classement
Zone destinée à la saisie d’un code de 17 caractères alphanumériques. Ce code sert au classement et à la
recherche du compte.
Par défaut, cette zone propose les 17 premiers caractères de l’intitulé. Il vous est possible de les modifier.
Saut de Lignes / Page
Sélectionnez soit un saut de ligne, soit un saut de page que le programme effectuera lors de l'impression du
grand-livre des comptes et de la balance.
Le nombre de sauts de page est limité à 1. Si vous choisissez cette option, la zone Nbre de ligne(s)
s’estompe et devient par conséquent inaccessible.
Nombre de lignes
Cette zone permet la saisie d'un nombre de lignes compris entre 1 et 99.
La saisie du saut de lignes/page est facultative. La valeur proposée par défaut est un saut d’une ligne.
Volet Cumuls - Compte reporting
Le volet «Cumuls» présente le cumul des mouvements enregistrés sur le compte reporting.
Sélectionnez le volet en cliquant sur l’onglet Cumuls de Windows ou sur le bouton ci-contre pour
la version Macintosh du programme.
Le programme affiche le total des mouvements débiteurs et créditeurs enregistrés sur chaque période de
l'exercice en cours, ainsi que les soldes correspondants.
Les montants débit et crédit sont totalisés.
2
L’inverseur peut être activé depuis cette fenêtre, sauf si vous avez sélectionné une devise spécifique dans la zone Mouvements dans la devise.
Pour afficher les cumuls selon la norme IAS1 (normes IAS/IFRS), sélectionnez une de ces normes
dans la barre d’outils Norme nationale ou IFRS :
3
-
Nationale : les cumuls correspondront aux écritures de types Nationale et Les deux ;
-
IFRS : les cumuls correspondront aux écritures de types IFRS et Les deux.
Reportez-vous au «Guide de l'Euro» pour en savoir plus sur le fonctionnement de l’inverseur.
Mouvements dans la devise
Cette zone vous permet de demander à visualiser les cumuls dans n’importe quelle devise. Vous avez plusieurs possibilités :
270
© Sage France
Menu Structure
‰ Toutes (valeur par défaut) : les cumuls de toutes les écritures enregistrées dans la base sont exprimés dans la monnaie de tenue de comptabilité. valeur par défaut
‰ Aucune : seuls apparaissent les cumuls des écritures enregistrées en monnaie de tenue de comptabilité, c’est-à-dire avec la zone Devise non renseignée.
‰ Devise : seuls apparaissent les cumuls des écritures enregistrées dans la devise sélectionnée.
3
En fonction du choix de la devise, le format des montants qui s’applique est celui défini dans la table des
devises.
Bouton Visualisation d’un graphique
Ce bouton permet d’afficher les valeurs sous forme de graphe.
Le «Manuel de la Gamme» pour des précisions sur cette fonction.
271
© Sage France
Menu Structure
Plan tiers
Structure / Plan tiers
Cette commande permet de saisir, consulter, modifier ou supprimer les comptes du plan tiers.
Cliquer sur le bouton Plan tiers de la barre d’outils Gestion des tiers revient à activer cette commande.
On peut aussi ouvrir le plan tiers en cliquant sur l’icône Plan tiers de la barre verticale Gestion et suivi des
tiers.
Cliquer sur le bouton Créer un tiers de la barre d’outils Gestion des tiers pour accéder directement à
une fiche permettant la création d’un compte de tiers.
On peut aussi créer une fiche client ou une fiche fournisseur en cliquant sur les icônes Créer un client et
Créer un fournisseur de la barre verticale Gestion et suivi des tiers.
Macintosh
Les barres verticales ne sont pas disponibles dans cet environnement.
Pour une modification ou une consultation, notez que le bouton Atteindre un tiers de la barre d’outils
Gestion des tiers ouvre la fenêtre de la commande Atteindre de la barre d'outils Navigation en la préparamétrant pour la recherche d’un compte tiers.
Lorsque vous lancez cette commande, la liste des comptes créés apparaît.
La liste des comptes tiers présente les informations suivantes :
‰ le Type de tiers représenté par une icône :
‰
Client,
‰
Fournisseur,
‰
Salarié,
‰
Autre.
‰ le Numéro du compte ainsi que
‰ son Intitulé.
Opérations possibles sur la liste des comptes tiers
Cette liste présente, pour chaque compte, son type, son numéro et son intitulé.
272
© Sage France
Menu Structure
Vous pouvez atteindre un compte tiers rapidement en tapant les premiers caractères du numéro.
Barre de navigation
Les boutons de la barre d’outils Navigation sont tous utilisables de la même manière que sur le plan comptable.
Pour toute information, reportez-vous au paragraphe «Opérations possibles sur la liste des comptes généraux», page 235.
Affichage sélectif
Deux zones à liste déroulante, affichées en bas de la fenêtre, permettent de réduire le nombre de comptes
listés.
Sélection du type de compte
Vous verrez plus loin que lors de sa création, un compte tiers est caractérisé par un type saisi dans les
options du fichier (commande Fichier / A propos de…).
Les comptes listés actuellement dans la fenêtre sont associés au type dont le nom apparaît en bas de la
fenêtre. Pour afficher les comptes d'un autre type, sélectionnez ce dernier à partir de la zone à liste déroulante.
Le choix Tous permet d'afficher tous les comptes tiers quel que soit leur type.
3
Le programme conserve la dernière sélection effectuée : lors de la prochaine ouverture de la fenêtre Plan
tiers, le programme proposera le même type de compte.
Sélection sur le type d'enregistrement
La seconde zone à liste déroulante du bas de la fenêtre permet de sélectionner :
‰ Tous les tiers : (valeur par défaut) tous les tiers créés sont affichés ;
‰ Tiers actifs : seuls les tiers dont l’option Mise en sommeil n’est pas cochée sont affichés ;
‰ Tiers mis en sommeil : seuls les tiers dont l’option Mise en sommeil est cochée sont affichés.
3
La mise en sommeil d'un tiers est demandée sur sa fiche, dans le volet «Complément».
Menu contextuel de la liste du plan tiers
Un menu contextuel est disponible sur la liste des comptes tiers.
273
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Menu Structure
Les premières commandes, communes à l’ensemble des listes, sont présentées dans le paragraphe intitulé
«Menu contextuel de la liste du plan comptable», page 237.
Ce menu contextuel présente deux commandes spécifiques :
Interroger le compte de tiers
Permet d’accéder rapidement à la commande Traitement / Interrogation tiers. Il convient d’avoir préalablement sélectionné le compte de tiers à interroger sur la liste.
Reportez-vous à la commande «Interrogation tiers», page 508.
Mettre à jour la surveillance financière
Permet de consulter la santé financière du tiers considéré à partir de sites Internet spécialisés.
Le «Manuel de la gamme» décrit cette fonction.
Personnaliser la liste du plan tiers
Il est possible de personnaliser la liste des comptes de tiers en utilisant la commande Personnaliser la liste
soit à partir du menu contextuel (voir ci-dessus) soit à partir du menu Fenêtre.
Le «Manuel de la gamme» explique comment personnaliser une liste.
Compte tiers – Détail de la fiche
Un compte de tiers se compose de différents volets auxquels on accède par des onglets sur Windows ou par
des boutons sur Macintosh. Ces onglets et ces boutons donnent accès aux volets suivants.
274
© Sage France
Menu Structure
Onglet / Bouton Identification
Ils permettent de revenir au «Volet Identification - Compte tiers», page 276.
Onglet / Bouton Contacts
Ils donnent accès au «Volet Contacts – Compte tiers», page 278 qui permet de paramétrer les
contacts chez le tiers.
Onglet / Bouton Complément
Ils donnent accès au «Volet Complément - Compte tiers», page 279 qui permet d’enregistrer des
informations complémentaires sur le compte.
Onglet / Bouton Banques
Ils donnent accès au «Volet Banques - Compte tiers», page 283 qui permet d’enregistrer les
comptes bancaires du tiers.
Onglet / Bouton Solvabilité
Ils donnent accès au «Volet Solvabilité - Compte tiers», page 285 qui permet de contrôler la
sovabilité du tiers.
Onglet / Bouton Champs libres
Ils donnent accès au «Volet Champs libres - Compte tiers», page 290 qui permet d’enregistrer
des informations annexes sur le compte.
Onglet / Bouton Cumuls
Ils donnent accès au «Volet Cumuls - Compte tiers», page 294 qui affiche les cumuls du compte
de tiers.
Notez la mention affichée en bas à gauche de la fenêtre : elle indique la date de création du compte.
Bouton Informations adresse et Siret
Ce bouton permet d’importer l’adresse du tiers considéré à partir des sites Internet spécialisés.
Le «Manuel de la gamme» décrit cette fonction.
2
Ce bouton n’est disponible que si vos droits d’accès au portail Sage ont été actualisés. Cette actualisation s’effectue dans la commande Aide (?) / Actualiser les droits d’accès au portail.
Bouton Surveillance financière
Ce bouton permet de consulter la santé financière du tiers considéré à partir de sites Internet spécialisés.
Le «Manuel de la gamme» décrit cette fonction.
2
Comme le précédent, ce bouton n’est disponible que si vos droits d’accès au portail Sage ont été
actualisés. Cette actualisation s’effectue dans la commande Aide (?) / Actualiser les droits d’accès
au portail. De plus ce bouton ne devient actif que si l’option Placé sous surveillance est cochée
dans le sous-volet Solvabilité / Solvabilité de la fiche tiers.
Bouton Visualisation d’un graphique
Ce bouton permet de voir sous forme de courbes ou d’histogrammes les données chiffrées concernant le tiers.
Voir le titre «Gestion des graphiques – Comptes tiers», page 296 plus loin dans ce chapitre.
Bouton Interrogation tiers
Le bouton Interrogation tiers permet d’accéder directement à la commande Traitement / Interrogation tiers.
275
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Menu Structure
Vous pouvez ainsi visualiser rapidement les écritures enregistrées sur le compte sans passer par le menu.
Reportez-vous à la commande «Interrogation tiers», page 508.
3
Rappel : Le menu Edition
Les commandes du menu Edition peuvent largement être utilisées sur le plan des comptes tiers pour
copier, couper et coller le contenu d'une zone.
Volet Identification - Compte tiers
Le volet «Identification» d’un compte regroupe toutes ses caractéristiques.
Sélectionnez ce volet en cliquant sur l’onglet Identification de Windows ou sur le bouton ci-contre
pour la version Macintosh du programme.
La saisie ou la modification d’un compte tiers se fait dans une fenêtre intitulée «Tiers». Ce titre est suivi du
numéro du compte et de son intitulé.
Un compte tiers est défini sur les zones suivantes.
Numéro
Selon le mode de numérotation paramétré dans l’option Fichier / A propos de… / Options / Type Tiers :
‰ Pour une numérotation Manuelle : enregistrez ici le numéro du compte sur 17 caractères alphanumériques maximum (majuscules). Cette saisie est obligatoire. Deux comptes tiers ne peuvent porter
le même numéro même s'ils sont de type différent.
‰ Pour une numérotation Automatique : le programme propose le dernier numéro incrémenté de 1.
3
Si le numéro maximum de la racine est atteint, un message d'alerte apparaît.
‰ Pour une numérotation Manuelle avec racine : la racine saisie est automatiquement affectée. A
vous de compléter la zone avec les caractères souhaités.
Type
Le programme distingue quatre types de comptes tiers :
‰ les comptes de type Client.
276
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Menu Structure
Dans la liste du plan tiers, ce type de compte est symbolisé par l’icône ci-contre.
‰ les comptes de type Fournisseur.
Dans la liste du plan tiers, ce type de compte est symbolisé par l’icône ci-contre.
‰ les comptes de type Salarié.
Dans la liste du plan tiers, ce type de compte est symbolisé par l’icône ci-contre.
‰ les comptes de type Autre.
Dans la liste du plan tiers, ce type de compte est symbolisé par l’icône ci-contre.
La sélection du type est obligatoire. La forme du compte étant figée après validation, cette zone s’estompe
après saisie. Si vous voulez modifier le type d’un tiers déjà enregistré, il est nécessaire de le supprimer et
de le recréer.
En fonction du type de compte sélectionné, le programme proposera la création du ou des comptes généraux rattachés (voir plus loin) en se référant au paramétrage effectué par l'option Fichier / A propos de… /
Options / Type tiers.
3
Les comptes de type Fournisseur ou Client sont repris dans la gestion commerciale et les comptes de
type Salarié sont repris dans la paie dans le cas où le fichier comptable est ouvert.
Le type par défaut dépend de la liste précédente.
Si vous aviez laissé la zone à liste déroulante sur Tous, le type par défaut sera le premier de la liste, soit
Client. Si vous voulez créer des fournisseurs, nous vous conseillons d’afficher la liste des tiers sur Fournisseur. Ainsi, en création de compte tiers, le programme positionnera le type tiers sur Fournisseur.
Intitulé
Zone 35 caractères alphanumériques maximum. Elle permet la saisie de l’intitulé du compte.
Classement
Zone destinée à la saisie d’un code de 17 caractères alphanumériques. Ce code sert au classement et à la
recherche du compte.
Par défaut, cette zone propose les 17 premiers caractères de l’intitulé. Il vous est possible de les modifier.
Compte collectif
Zone à liste déroulante qui propose par défaut la valeur associée à la nature du type tiers défini.
3
Concernant le rattachement du compte général collectif, le compte principal est automatiquement affecté en
fonction du type de tiers sélectionné à la validation de tiers, soit par fermeture de la fenêtre, soit par changement de volet.
Qualité
Précisez sur cette zone de 17 caractères maximum la qualité du tiers en cours (société, indépendant,…).
Contact
Personne à contacter représentant le tiers (zone de 35 caractères maximum).
Adresse
Coordonnées complètes du tiers composées de son adresse (35 caractères maximum), un éventuel complément (35 caractères maximum), son code postal (9 caractères alphanumériques), la ville ou bureau distributeur (35 caractères maximum), la région et le pays (respectivement sur 9 et 35 caractères
alphanumériques maximum).
3
Les pays sont enregistrés dans le volet «Fichier / A propos de... / Options».
Numéro de SIRET / NAF (APE)
Zones de saisie permettant d'enregistrer le numéro de SIRET et le code NAF/APE du tiers, respectivement
sur 14 et 5 caractères alphanumériques.
277
© Sage France
Menu Structure
Numéro d'identifiant
Zone de 25 caractères alphanumériques correspondant au numéro d’identifiant CEE de la société.
Le programme vérifie que le numéro identifiant n’existe pas déjà dans le fichier des tiers. Si le numéro
d’identifiant existe déjà dans une autre fiche tiers, un message vous propose d’en saisir un nouveau, ou de
confirmer l’enregistrement.
Télécommunication
La zone est composée des éléments suivants :
‰ Téléphone (21 caractères alphanumériques maximum),
‰ Télécopie (21 caractères alphanumériques maximum),
‰ E-mail (69 caractères alphanumériques maximum) et
‰ Site (69 caractères alphanumériques maximum).
Les désignations des zones E-mail et Site sont des liens qui permettent respectivement de lancer le programme de messagerie présent sur votre poste et d’envoyer un message à l’adresse indiquée et de se connecter
au site Internet correspondant par l’intermédiaire du navigateur installé sur le poste.
Volet Contacts – Compte tiers
Ce volet permet de gérer les contacts en rapport avec le compte tiers.
Sélectionnez ce volet en cliquant sur l'onglet Contact de Windows ou sur le bouton ci-contre pour
la version Macintosh du programme.
Le volet «Contacts» regroupe les différents contacts dont le nombre est illimité.
Les contacts déjà définis sont présentés dans une liste spécifiant : nom, fonction, numéros de téléphone fixe
et portable de chacun.
Les zones à renseigner sont les suivantes.
Nom
Zone de 35 caractères maximum. Elle permet l’enregistrement du nom du contact.
278
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Menu Structure
Prénom
Zone de 35 caractères maximum. Elle permet l’enregistrement du prénom du contact.
Service
Zone à liste déroulante. Elle reprend les noms des contacts définis dans l’option Fichier / A propos de… /
Options / Service des contacts.
Fonction
Zone de 35 caractères maximum. Elle permet l’enregistrement de la fonction du contact.
Télécommunication
La zone est composée des éléments suivants :
‰ Téléphone (21 caractères alphanumériques maximum),
‰ Portable (21 caractères alphanumériques maximum),
‰ Télécopie (21 caractères alphanumériques maximum) et
‰ E-mail (69 caractères alphanumériques maximum).
La désignation de la zone E-mail est un lien qui permet de lancer le programme de messagerie présent sur
le poste et d’envoyer un message à l’adresse indiquée.
Volet Complément - Compte tiers
Ce volet permet de compléter les informations sur le compte tiers.
Sélectionnez ce volet en cliquant sur l’onglet Complément de Windows ou sur le bouton ci-contre
pour la version Macintosh du programme.
Devise
Sélectionnez la devise du tiers. Elle sera utilisée en saisie, pour l'enregistrement des écritures, pour obtenir
automatiquement la devise du tiers et le cours de cette dernière.
La liste propose les devises paramétrées dans le volet «Fichier / A propos de… / Options».
279
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Menu Structure
Langue
Cette option est définie dans le programme Sage Gestion commerciale 100. L’information indiquée dans
cette zone peut ensuite être utilisée comme critère de sélection, au moment de l’édition des extraits tiers.
La zone à liste déroulante vous propose d’indiquer :
‰ Aucune : c’est la valeur que le programme propose par défaut. Dans ce cas le code langue n’est pas
un critère de sélection pour le tiers.
‰ Langue 1 : il s’agit du premier code langue créé en Gestion commerciale 100. Sélectionnez-le s’il
peut servir à caractériser le tiers.
‰ Langue 2 : il s’agit du deuxième code langue créé en Gestion commerciale 100. Sélectionnez-le
s’il peut servir à caractériser le tiers.
Comptes rattachés
Liste des comptes généraux rattachés au compte de tiers.
En fonction du type du compte, le programme propose la création ou l'affectation du ou des comptes généraux rattachés en se référant au paramétrage effectué par la commande Fichier / A propos de… (option
Type de tiers).
3
Rappel : un type de tiers est défini par :
-
Intitulé : il constitue les premiers caractères de l'intitulé du compte général créé automatiquement ;
le programme le complète automatiquement par l'intitulé du compte de tiers.
-
Radical/Compte : mode de composition du numéro du compte général :
Radical : le numéro du compte général est composé d'un radical saisi, suivi du numéro du compte
de tiers ou des premiers caractères du numéro de tiers ;
Compte : le numéro du compte général est fixe (sans juxtaposition du numéro du compte de tiers).
Pour plus de détails, reportez-vous au chapitre traitant de la commande «A propos de…», page 61.
Pour sélectionner un compte général déjà créé, cliquez sur le bouton de la zone à liste déroulante et choisissez-le dans la liste.
Tapez la touche ENTREE pour valider la sélection.
Pour créer un nouveau compte général, tapez son numéro sur la zone de la zone à liste déroulante ; confirmez ensuite sa création.
Pour que le programme crée automatiquement le compte général rattaché en fonction du type de
tiers, cliquez sur le bouton Associer les comptes.
Le programme affiche alors un message indiquant que le compte général n'existe pas et propose sa création,
uniquement s’il est indiqué dans la zone Type tiers que le compte est de type Radical.
Dans l'affirmative, il apparaît aussitôt sur la liste des comptes rattachés.
3
Le programme affiche la fiche du compte général lorsque vous faites un double-clic sur sa ligne (dans la
liste des comptes rattachés). Ceci vous permet éventuellement de la compléter. Remarquez que le compte
tiers lui est automatiquement rattaché (encadré Comptes tiers rattachés du volet «Fiche principale» du
compte général). Vous pouvez faire un double-clic sur sa ligne pour revenir à la fiche du compte tiers.
Principal
Un des comptes généraux sélectionné doit être défini comme Principal.
Le premier compte sélectionné est toujours considéré comme «principal» par le programme. Il est
repéré dans la liste par une «coche».
Il est impossible de supprimer le compte principal de la liste des comptes rattachés. Il faut au préalable
déclarer un autre compte comme principal.
Si vous sélectionnez un second compte, qui doit être considéré comme le principal, cliquez sur la boîte à
cocher principal lorsque sont numéro apparaît dans la zone.
Tapez la touche ENTREE. Le premier est alors automatiquement «décoché».
280
© Sage France
Menu Structure
3
2
Pour rappeler un compte en saisie : maintenez enfoncées les touches COMMANDE et OPTION sur Macintosh ou CTRL et MAJUSCULE sous Windows et tapez le raccourci enregistré ici. Le curseur doit bien sûr
se trouver dans une zone de saisie d'un compte de tiers.
En saisie, lorsque vous indiquez le compte tiers, le compte général proposé sera le compte rattaché
principal. En saisie, lorsque vous indiquez le compte tiers, le compte général proposé sera le
compte rattaché principal.
Raccourci
Ce code (maximum de 6 caractères alphanumériques) permet d’appeler le compte tiers correspondant dans
n’importe quelle pièce.
Lettrage automatique
Cette option rend possible le lettrage automatique des écritures sur le compte en question (lorsque vous en
ferez la demande).
3
Un compte est toujours lettrable manuellement.
Validation automatique des règlements
Si le compte de tiers est associé à un mode de règlement prévoyant plusieurs échéances, lorsqu’il est mouvementé en saisie des journaux, le programme affiche une fenêtre présentant les différentes échéances calculées automatiquement.
Si vous souhaitez ne pas voir s’afficher cette fenêtre, cochez l’option Validation automatique des règlements.
Hors rappel/relevé
Si le tiers sélectionné est un client, cocher cette case permet d’indiquer au programme que ce client ne doit
pas faire l’objet d’une relance.
Si le tiers sélectionné est un fournisseur, cocher cette case permet d’indiquer au programme que ce fournisseur ne doit pas être pris en compte dans les relevés d’écritures.
Qu’il s’agisse d’un client ou d’un fournisseur, lorsque vous demanderez un rappel ou un relevé (commande Traitement / Rappel/Relevé), le tiers pour lequel vous aurez coché la case Hors rappel/relevé ne
sera pas pris en compte dans la fourchette définie.
Non soumis à des pénalités de retard
Si l’option est cochée, le tiers est exclu des pénénalités de retard lors de la saisie des échéances.
Mise en sommeil
Cochez cette case si vous souhaitez que le compte ne soit plus mouvementé.
Lors de la saisie, un message vous préviendra que le compte n’est plus utilisable et vous devrez confirmer
son utilisation.
Saut de Lignes / Page
Sélectionnez soit un saut de ligne, soit un saut de page que le programme effectuera lors de l'impression
des états tiers.
Le nombre de sauts de page est limité à 1.
Si vous choisissez cette option, la zone Nbre de ligne(s) s’estompe et devient par conséquent inaccessible.
Nombre
Cette zone permet la saisie d'un nombre de lignes compris entre 1 et 99.
La saisie du saut de lignes/page est facultative. La valeur proposée par défaut est un saut d’une ligne.
Tiers payeur
Cette zone permet d’enregistrer le numéro de compte du tiers payeur dans le cas d’un client ou encaisseur
dans le cas d’un fournisseur. Par défaut, elle mentionne le numéro du tiers de la fiche en cours.
Cette information n’est utilisée que dans les programmes Sage Gestion commerciale et Sage Moyens de
paiement.
281
© Sage France
Menu Structure
Ventilation IFRS
Cette zone ne s’affiche que si la gestion IFRS a été paramétrée.
Voir le «Volet Identification - A propos de…», page 62.
Dans ce cas, il est possible de lui affecter une des sections enregistrées sur le plan IFRS.
Voir la fonction «Plan analytique», page 252.
Appel à un modèle de règlement
Sélectionnez ou enregistrez le modèle de règlement à associer au tiers.
Après sélection et validation, son contenu s'affiche dans la partie basse de la fenêtre.
3
Les Modèles de règlement sont enregistrés dans le menu Structure. Le programme permet de modifier le
modèle sélectionné depuis la fiche tiers.
L'appel à un modèle de règlement pré-paramétré n'est pas obligatoire : il peut être saisi directement dans les
zones du bas de la fenêtre.
Les conditions de règlement d'un tiers sont constituées de :
‰ un type, sélectionné à partir d'une zone à liste déroulante : pourcentage, équilibre, montant ;
‰ une valeur : pourcentage ou montant suivant la sélection précédente ;
3
Une ligne d'équilibrage ne demande la saisie d'aucune valeur puisque cette dernière est calculée automatiquement par le programme.
‰ un nombre de jours de délai à respecter entre la date de la pièce génératrice du paiement (facture) et
la date de premier versement du règlement ;
‰ une condition dont le programme se servira pour déterminer la date de départ du calcul de
l'échéance :
‰ jour net : à partir de la date d’écriture ;
‰ fin de mois civil : à partir de la date de fin de mois réel (28, 29, 30 ou 31) correspondant à la
date d’écriture ;
‰ fin de mois : à partir de la date d’écriture, après application du nombre de jours, la date
d’échéance correspond à la date de fin de mois (si pas de jour de tombée).
‰ le jour de tombée du règlement : trois types de valeur peuvent être indiqués dans cette zone :
‰ vide : le programme calcule la date de tombée en fonction du nombre de jours et de la condition,
‰ un jour précis saisi manuellement,
‰ jusqu'à 6 jours séparés par des virgules : jj,jj,jj,jj,jj,jj.
‰ un mode de règlement ; les différents modes de règlement utilisés sont enregistrés sur le volet
«Fichier / A propos de… / Option».
Exemple
Les exemple suivants présentent l'incidence de la condition sur la date d'échéance d'un règlement :
Date de facture
Règlement 30 jours
net
Règlement 30 jours fin
de mois civil
Règlement 30 jours fin
de mois
01/01/03
31/01/03
28/02/03
31/01/03
10/01/03
09/02/03
28/02/03
28/02/03
25/01/03
24/02/03
28/02/03
28/02/03
31/01/03
02/03/03
28/02/03
31/03/03
Le détail de l'enregistrement d'un modèle de règlement est présenté dans le paragraphe traitant de la commande «Modèles de règlement», page 343.
282
© Sage France
Menu Structure
Commentaire
Zone de saisie libre de 35 caractères alphanumériques correspondant aux informations tiers.
Volet Banques - Compte tiers
Ce volet permet d'enregistrer les coordonnées bancaires du tiers.
Sélectionnez ce volet en cliquant sur l’onglet Banques de Windows ou sur le bouton ci-contre pour
la version Macintosh du programme.
Liste des banques
La banque principale est repérée par une «coche».
Intitulé
Intitulé de la banque du tiers (35 caractères alphanumériques).
Bouton Adresse banque
Ce bouton permet d’enregistrer l’adresse de la banque dont l’intitulé est sélectionné ainsi que diverses autres informations.
Voir sous le titre «Banque tiers», page 285 la description de cette fenêtre.
Structure
Zone à liste déroulante qui propose quatre types de structure :
‰ Locale (valeur par défaut) pour une banque située sur le territoire national,
‰ Autre pour une banque située en dehors du territoire national,
‰ BBAN pour une banque disposant de compte à ce format (34 caractères alphanumériques),
‰ IBAN pour une gestion des virements internationaux dans le programme Sage Moyens de paiement.
Cette option permet d’attribuer au RIB de la banque du tiers la structure préétablie dans l’option Fichier /
A propos de... / Options / Structure banque.
Si vous ne cochez pas cette case, c’est la structure du RIB des banques étrangères qui sera attribuée à celle
de la banque du tiers. De la même manière, la structure du RIB des banques étrangères est préétablie dans
le volet «Fichier / A propos de... / Options».
283
© Sage France
Menu Structure
Code banque / Guichet / Numéro de compte / Clé :
3
Ces zones sont grisées si la longueur des comptes a été initialisée à 0 lors de la création du dossier.
Un contrôle est effectué sur le type de caractères saisis. Des caractères alphabétiques, par exemple, ne peuvent pas être saisis pour des zones de type Numérique.
La longueur des codes est limitée en fonction du paramétrage des banques : résidentes, autres, IBAN ou
BBAN qui est effectué dans l’option Fichier / A propos... / Options / Structure banque.
Pour en savoir plus sur la structure du RIB des banques résidentes ou étrangères, reportez-vous à l’option
«Structure banque», page 124.
‰ Pour une banque locale ou étrangère, renseignez les zones comme suit :
‰ Code banque : vous disposez de 5 ou 14 caractères numériques pour saisir le code de
l'agence dont relève le compte du tiers.
‰ Guichet : vous disposez de 5 ou 17 caractères numériques pour saisir le code guichet dont
relève le compte du tiers.
‰ Numéro de compte : vous disposez de 11 ou 17 caractères alphanumériques pour saisir le
numéro de compte du tiers.
‰ Clé : elle est saisie sur 2 caractères numériques. Le programme effectue le contrôle de la
validité de cette clé. Si vous n’en êtes pas sûr, ne saisissez rien dans la zone clé car le programme refuse toute valeur incorrecte. Ce contrôle s'effectue uniquement si la zone Contrôle de la clé de l’option Fichier / A propos de... / Options / Structure banque est
positionnée sur la valeur France. De la même manière, il n’y a aucun contrôle de la clé si la
case Structure EDI a été cochée dans cette même option.
‰ Une structure BBAN se compose de 34 caractères alphanumériques majuscules.
‰ Une structure IBAN se compose de 8 zones de 4 caractères et d’une zone de 2. Renseignez les
zones comme suit :
‰ Code pays + Clé de contrôle : vous disposez de 2 caractères numériques pour saisir le code
du pays selon la norme ISO2 et 2 caractères pour la clé.
‰ Numéro de RIB : 30 caractères (7*4 + 1*2) pour enregistrer ce numéro au format Local.
Des contrôles sont effectués par le programme et généreront des messages d’erreur si :
‰ la clé ne correspond pas au numéro IBAN ;
‰ les deux premiers caractères de l’IBAN ne correspondent pas au code ISO2 du pays sélectionné ;
‰ le numéro de RIB inclus dans l’IBAN ne correspond pas au RIB saisi par ailleurs.
3
La structure BIN des anciennes versions du programme n’existe plus et est remplacée par le format BBAN.
Devise
Cette zone permet d’indiquer la devise à utiliser pour les opérations internationales.
La zone à liste déroulante vous propose les valeurs suivantes :
‰ Le programme indique par défaut la monnaie de tenue de comptabilité.
‰ Autre devise : si vous souhaitez utiliser une autre devise que la monnaie de tenue de comptabilité
pour effectuer vos opérations internationales, la zone à liste déroulante vous permet de la sélectionner.
Commentaire
Zone de saisie libre de 69 caractères correspondant aux informations de la banque.
Banque principale
Si la fiche ne mentionne qu'une seule banque, elle est automatiquement déclarée «principale». Cette boîte
à cocher indique la banque utilisée lors des règlements.
284
© Sage France
Menu Structure
Banque tiers
Cette fenêtre s’ouvre en cliquant sur le bouton Adresse banque après sélection d’une banque dans la
liste des banques du tiers.
Elle permet d’enregistrer d’une part l’adresse de l’agence bancaire et d’autre part les informations suivantes.
Code BIC
Identifiant international de l’établissement – 11 caractères alphanumériques.
IBAN
Identifiant international du compte. 9 zones de saisie : 8 de 4 caractères et 1 de 2. Si l’IBAN a déjà été saisi
dans le volet Banques pour la banque considérée, il sera reporté dans ces zones mais ne sera pas modifiable.
3
2
Contrairement à ce qui se passait dans les versions précédentes du programme, l’IBAN n’est plus déterminé automatiquement par le programme mais doit être saisi par l’utilisateur (il trouvera ces informations
sur ses relevés d’identité bancaire).
Les modifications apportées dans cette fenêtre doivent être validées en cliquant sur le bouton OK
mais aussi en validant par la touche ENTRÉE les informations sur la banque dans le volet «Banques».
Volet Solvabilité - Compte tiers
Ce volet regroupe les indicateurs économiques liés au tiers. Il est divisé en deux sous-volets.
Sélectionnez ce volet en cliquant sur l’onglet Solvabilité de Windows ou sur le bouton ci-contre
pour la version Macintosh du programme.
Ce volet comporte deux sous-volets :
‰ «Sous-volet Solvabilité – Compte de tiers», page 285,
‰ «Sous-volet Surveillance – Compte de tiers», page 287.
Ces sous-volets sont accessibles par des onglets sur Windows et par une zone à liste déroulante sur Macintosh.
Sous-volet Solvabilité – Compte de tiers
Les informations saisissables de ce volet sont à destination des utilisateurs du programme Sage Gestion
Commerciale.
Elles ne sont pas utilisées en comptabilité.
285
© Sage France
Menu Structure
Contrôle de l’encours client
Cette zone n’est accessible que pour les tiers de type Client.
La modification de cette zone est possible en comptabilité mais son utilisation est gérée dans le programme
Sage Gestion Commerciale.
Le programme propose trois options :
‰ Contrôle automatique : (valeur par défaut) le code risque sera calculé de manière automatique lors
de la saisie des documents dans le programme Sage Gestion commerciale, en fonction du dépassement d’encours selon les règles définies dans l’option Fichier / A propos de… / Options / Code risque et suivant les paramétrages faits dans le volet «Fichier / A propos de… / Comptable» du
programme de gestion commerciale.
‰ Selon code risque : l’affectation du code risque s’effectue manuellement par l’utilisateur. Le programme ne tient pas compte des réglages faits dans les fonctions décrites pour l’option Contrôle
automatique.
‰ Compte bloqué : le compte client est totalement bloqué. Aucun mouvement ne peut être saisi pour
le client. Ici aussi le programme ne tient pas compte des réglages faits dans les fonctions décrites
pour l’option Contrôle automatique.
Encours maximum autorisé
Pour les comptes clients, enregistrez le montant de l'encours d'opérations maximum qui lui est autorisé (14
caractères numériques maximum).
3
L’état Statistiques tiers (Analyse vulnérabilité clients) permet d’éditer la liste des dépassements d'encours.
Plafond assurance crédit
Enregistrez le plafond d'assurance crédit accordé au client sur 14 caractères numériques maximum.
Code risque
Cette zone n’est accessible que pour les tiers de type Client. Le programme propose les codes risque enregistrés dans le volet «Fichier / A propos de... / Options». Après sélection, le programme affiche le paramétrage du code risque choisi : Action et Dépassement d’encours.
3
Le code risque est géré dans le programme Sage Gestion Commerciale.
Les descriptions qui suivent concernent les informations données dans la partie droite de la fenêtre.
Encours autorisé
Cette zone reprend le montant de l’encours maximum autorisé enregistré à gauche.
286
© Sage France
Menu Structure
Solde au...
Cette zone présente le solde du compte à la date du jour, soit le cumul des quatre zones suivantes.
Echus à 1 mois / 2 mois / 3 mois
Le programme indique les montants de retard de paiement du tiers (par rapport à la date d’échéance des
mouvements) : de moins de 30 jours, de 30 à 60 jours, de plus de 60 jours.
Non échus
Cumul des montants des mouvements non échus.
Dépassement
Différence entre l’encours autorisé et le solde à la date du jour.
Assurance crédit
Cette zone reprend le montant de Plafond d’assurance crédit enregistré plus haut.
Risque réel
Le risque réel correspond au cumul du solde à la date du jour du portefeuille en cours diminué de l’assurance crédit.
Dernière facture
Date de la dernière facture enregistrée dans un journal de vente pour un tiers de type Client, dans un journal d’achat pour un tiers de type Fournisseur, dans un journal de vente, achat ou général pour un tiers de
type Salarié ou Autre.
Dernier règlement
Date du dernier règlement enregistré dans un journal de type trésorerie.
3
L’inverseur permet de visualiser les valeurs monétaires dans la devise d’équivalence définie dans le volet
«A propos de... / Initialisation».
Pour en savoir plus sur le fonctionnement de l’inverseur, reportez-vous au «Guide de l’Euro».
Placé sous surveillance / N° COFACE
Ces zones permettent, en liaison avec le Portail Sage, de récupérer les informations financières de ce tiers.
Vous pouvez, selon votre contrat d'abonnement, placer un certain nombre de clients (les clients à risque)
sous surveillance.
Sous-volet Surveillance – Compte de tiers
Le sous volet «Surveillance» mentionne différents éléments se rapportant à la société tiers : date de création,
forme juridique, etc. issus de la fonction de surveillance des tiers via Internet.
287
© Sage France
Menu Structure
Reportez-vous au «Manuel de la gamme» pour plus d'informations.
Volet Modèles- Comptes tiers
Si des modèles d’impression ont été enregistré dans le menu Structure/ Modèles/Modèles de saisie, ils sont
associés aux documents destinés au tiers.
Sélectionnez ce volet en cliquant sous l’onglet du même nom sous Windows ou sur le bouton cicontre pour la version Macintosh du programme.
Les modèles qui peuvent être associés à un tiers sont les suivants :
‰ Extrait tiers,
‰ Règlement tiers,
‰ Rappel / relevé.
Pour associer un modèle de mise en page à un tiers vous devez procéder de la façon suivante :
1.
Aucune ligne ne doit être sélectionnée dans la liste.
2.
Choisissez un type de document ans la zone Document.
3.
Validez par le bouton Entrée ou la fonction Ajouter un nouvel élément du menu contextuel. Une
fenêtre classique de sélection de fichier s’ouvre.
4.
Choisissez ou créez un modèle. Ceux-ci sont srockés dans le répertoire Modèles tiers.
5.
Enregistrez les valeurs sélectionnées en validant les fenêtres.
288
© Sage France
Menu Structure
Colonnes disponibles sur la liste des modèles
Document
Modèle par défaut
Modifier / supprimer un modèle de document
Il n’est pas possible de modifier un modèle. Vous devez supprimer le modèle rattaché et en associer un nouveau.
Pour supprimer un modèle, sélectionnez le modèle à supprimer et cliquez sur le bouton Supprimer de la barre d’outils Navigation.
Volet Historique rappels - Comptes tiers
Si des traitements (éditions des lettres de rappels, modifications des conditions de règlement, imputation des
frais d’impayés ) ont été réalisé dans la fenêtre de visualisation des rappels, ils apparraissent dans l’onglet
«Historique rappels».
La liste des rappels se constitue au fur et à mesure des différents traitements effectués à une date donnée. Si
vous lancez plusieurs fois l’édition d’une lettre de rappel à la même date, une seule ligne d’historique apparaîtra et reprendra les informations de la dernière opération.
Colonnes disponibles sur la liste des historiques de rappels
Date
Reprend la date système du traitement réalisé.
Traitement
L’intitulé varie en fonction du traitement demandé :
‰ Intitulé période rappel,
‰ Imputation de frais,
289
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Menu Structure
‰ Décalage échéance.
Date d’échéance
Reprend la nouvelle date d’échéance renseignée lors du décalage de la date d’échéance.
Mode de règlement
Indique le mode de règlement renseigné lors du décalage de la date d’échéance.
Pénalités de retard
Reprend les montants cumulés des pénalités des différentes lignes d’échéance du tiers.
Frais d’impayés
Reprend le montant des frais d’impayés associés au tiers.
Comptabilisation
Lorsque les frais d’impayés et/ou intérêts de retard ont fait l’objet d’une comptabilisation, le programme
insère une coche dans la colonne.
Solde relance
Indique le solde imprimé sur la lettre de rappel.
Volet Champs libres - Compte tiers
Si des informations libres concernant les tiers ont été enregistrées dans le volet Options de la fonction Fichier / A propos de..., ce volet permet d’ajouter à la fiche compte des informations complémentaires personnalisées.
Sélectionnez ce volet en cliquant sur l’onglet Champs libres de Windows ou sur le bouton ci-contre pour la version Macintosh du programme.
Le volet donne accès à trois sous-volets :
‰ «Sous-volet Statistique tiers – Compte de tiers», page 290,
‰ «Sous-volet Information libre – Compte de tiers», page 291,
‰ «Sous-volet Documents – Compte de tiers», page 292.
Sous-volet Statistique tiers – Compte de tiers
Vous pouvez ici compléter la fiche tiers par une ou plusieurs informations de votre choix.
290
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Menu Structure
3
Le programme fait ici référence aux Champs statistiques tiers enregistrés dans le volet «Fichier / A propos
de… / Options».
Rappelons qu'un champ statistique correspond à un ensemble d'informations saisies par vos soins : les énumérés statistiques. Chacun des 10 champs statistiques tiers peut correspondre à un nombre illimité d'énumérés.
Sélectionnez le champ statistique dont l'un des énumérés (significatif pour le tiers en cours) sera choisi sur
la zone située en dessous (Enum. stat.).
Exemple
Pour pouvoir étudier l’implantation régionale de vos clients, vous sélectionnez ici le champ statistique Localisation et vous précisez sur la zone suivante, la région du tiers.
Pour que le client puisse faire l'objet d'une étude parallèle concernant par exemple le représentant l'ayant
démarché, sélectionnez le champ statistique Représentant puis la personne l'ayant contacté sur la zone suivante.
Ces informations pourront être utilisées pour réaliser des sélections lors des impressions.
Enuméré statistique
La zone à liste déroulante propose les énumérés enregistrés pour le champ statistique sélectionné sur la
zone précédente.
Vous pouvez procéder successivement à plusieurs sélections :
1.
choisissez le premier champ statistique qui vous intéresse (exemple : Localisation), sur la zone précédente,
2.
choisissez l'énuméré à associer au client (par exemple Ouest),
3.
choisissez le second champ statistique à étudier (exemple : Représentant),
4.
l'énuméré à associer au client (par exemple Cedoc Jean-Pierre).
Si vous tapez un énuméré qui n'existe pas, le programme propose sa création.
Sous-volet Information libre – Compte de tiers
Le programme propose la saisie des informations libres paramétrées pour les comptes de tiers.
291
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Menu Structure
Les informations libres de type Valeur calculée sont repérées dans la liste par une icône particulière.
La saisie des informations libres est effectuée sur la zone affichée en bas de la fenêtre.
Validez ensuite par la touche ENTREE. Cette saisie n’a aucun caractère obligatoire.
3
Notez cependant que les informations libres pourront être utilisées comme critère de sélection :
-
dans la commande Rechercher,
-
dans les formats de sélection des impressions,
-
dans les formats de sélection des exportations de données,
-
dans l’identification des objets de mise en page.
Pour supprimer une information, il suffit de la sélectionner et de cliquer sur le bouton Supprimer de
la barre d’outils Navigation. Vous pouvez également l’afficher sur la zone de saisie et l’effacer par la
touche RET.ARR..
Sous-volet Documents – Compte de tiers
Ce volet permet de compléter la fiche d'identification du tiers par le rattachement d'un fichier lié. A chaque
fichier lié peut être associé un commentaire de 69 caractères.
292
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La liste présente les fichiers liés dans l’ordre dans lequel ils ont été associés à la fiche tiers.
Liste des
fichiers liés
Lorsque vous cliquez sur la ligne d'un fichier lié, le programme rappelle, en bas de la fenêtre :
‰ le commentaire sur le fichier,
‰ l'intitulé du fichier lié,
‰ le type de fichier
Pour associer un fichier au tiers :
Attacher un
fichier
3
1.
Saisissez éventuellement un commentaire qui sera rattaché au fichier
2.
Cliquez sur le bouton Attacher pour afficher une fenêtre de sélection du fichier.
3.
Sélectionnez le fichier souhaité puis cliquez sur le bouton Ouvrir.
L’attachement ne modifie en rien le fichier d’origine qui reste dans le dossier dans lequel il se trouvait.
Une copie du fichier est réalisée automatiquement et stockée dans un sous-dossier MULTIMEDIA créé dans
le dossier du fichier comptable.
Exemple
Soit un document stocké dans le dossier suivant :
293
© Sage France
Menu Structure
C:\COURRIERS\CARAT 15032001.DOC
Ce fichier est associé au tiers CARAT. Le fichier comptable est stocké dans le dossier :
C:\PROGRAM FILES\MAESTRIA
Le programme fait une copie de ce fichier et la stocke dans le dossier :
C:\PROGRAM FILES\MAESTRIA\MULTIMEDIA\CARAT_15032001.DOC.
3
Si le nom du fichier comprend les caractères /, %, +, $, le point (.) ou l’espace, ces caractères sont, pour
permettre un éventuel transfert via Internet (utilisation de E-commerce par exemple), remplacés par un trait
de soulignement (_).
En cas de doublons, un numéro d’ordre (1, 2, 3,…) est ajouté à la suite du nom du fichier du document.
Le document sélectionné et le commentaire associé apparaissent alors dans le sous-volet Documents.
Lorsque vous double-cliquez sur un fichier lié, le programme ouvre automatiquement sa copie, enregistrée
dans le dossier MULTIMEDIA du fichier comptable.
Modifier un
fichier lié
2
Supprimer un
lien
L'application permettant son ouverture doit être présente sur le disque dur de l'ordinateur.
Pour supprimer le lien avec un fichier :
1.
2.
3
Sélectionnez le fichier dans la liste ;
Cliquez sur le bouton Supprimer de la barre d’outils Navigation.
La suppression d’un fichier n’affecte pas le fichier original.
Elle supprime le lien avec la fiche tiers ainsi que la copie du fichier stocké dans le dossier MULTIMEDIA..
Volet Cumuls - Compte tiers
Le volet «Cumuls» présente le cumul des mouvements enregistrés sur le compte.
Sélectionnez ce volet en cliquant sur l’onglet Cumuls de Windows ou sur le bouton ci-contre pour
la version Macintosh du programme.
294
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Menu Structure
Le programme affiche, pour chaque période (mensuelle) de l’exercice en cours, le total des mouvements
débiteurs et créditeurs enregistrés ainsi que les soldes correspondants.
Les montants sont totalisés en bas de la fenêtre.
2
L’inverseur peut être activé depuis cette fenêtre, sauf si vous avez sélectionné une devise spécifique dans la zone Mouvements dans la devise.
Pour afficher les cumuls selon la norme IAS1 (normes IAS/IFRS), sélectionnez une de ces normes
dans la barre d’outils Norme nationale ou IFRS :
-
Nationale : les cumuls correspondront aux écritures de types Nationale et Les deux ;
-
IFRS : les cumuls correspondront aux écritures de types IFRS et Les deux.
Mouvements dans la devise
Cette zone vous permet de demander à visualiser les cumuls dans n’importe quelle devise. Vous avez plusieurs possibilités :
‰ Toutes (valeur par défaut) : les cumuls de toutes les écritures enregistrées dans la base sont exprimés dans la monnaie de tenue de comptabilité.
‰ Aucune : seuls apparaissent les cumuls des écritures enregistrées en monnaie de tenue de comptabilité, c’est-à-dire avec la zone devise non renseignée.
‰ Devise : seuls apparaissent les cumuls des écritures enregistrées dans la devise sélectionnée.
3
En fonction du choix de la devise, le format des montants qui s’applique est celui défini dans la table des
devises. L’inverseur permet d’obtenir les cumuls dans la devise d’équivalence si la devise sélectionnée est
Toutes, Aucune ou la monnaie de tenue de comptabilité.
Pour en savoir plus sur le fonctionnement de l’inverseur, reportez-vous au «Guide de l'Euro».
Volet Modèles - Comptes tiers
295
© Sage France
Menu Structure
Gestion des graphiques – Comptes tiers
3
Bien que le bouton lançant cette commande soit accessible à partir de tous les volets de la fiche des tiers,
les valeurs qui seront représentées sous forme de graphique sont celles tirées de ce volet. C’est la raison
pour laquelle elle est décrite ici.
Le bouton Visualisation d’un graphique est disponible dans les fiches des tiers. Il permet l’affichage de graphiques correspondant aux valeurs statistiques affichées dans le volet «Cumuls».
Il donne accès à une première fenêtre permettant la sélection des valeurs à utiliser pour le graphique.
Sélection de la série du graphique
Les valeurs qu’il est possible d’imprimer sont les suivantes :
‰ Mouvements débit,
‰ Mouvements crédit,
‰ Solde (valeur sélectionnée par défaut).
Cochez ou laissez cochées les options qui vous intéressent.
Les différentes représentations graphiques peuvent apparaître sous la forme d’histogrammes, de courbes ou
de secteurs.
Le «Manuel de la gamme» présente les diverses représentations graphiques que vous pouvez obtenir.
296
© Sage France
Menu Structure
Taux de taxes
Structure / Taux de taxes
Cette commande permet de créer, consulter, modifier, supprimer les taux de taxe.
Cliquez sur le bouton Liste des taux de taxes de la barre d’outils Comptabilité générale pour activer
cette commande.
Cette commande permet d’affecter à des comptes du plan général les taux de TVA et les taux de TP (taxe
parafiscale) que vous utilisez dans votre comptabilité.
Opérations possibles sur la liste des taux de taxes
Lorsque vous lancez la commande, la liste des taux créés apparaît.
Elle présente le sens (déductible ou collectée) des écritures à générer, le code taxe, l'intitulé de chaque taux,
le numéro de compte correspondant et sa valeur.
Les boutons de la barre d’outils Navigation sont tous utilisables de la même manière que sur le plan comptable.
Reportez-vous au paragraphe «Opérations possibles sur la liste des comptes généraux», page 235.
Cette fenêtre affiche deux colonnes particulières.
Colonne Sens
Le sens est repéré par une icône :
‰
Déductible : la TVA calculée par ce taux est déductible,
‰
Collecté : la TVA calculée par ce taux est collectée.
Colonne Code taxe
Cette colonne affiche le code taxe affecté au taux. Il sert de classement par défaut.
Menu contextuel de la liste des taux de taxes
Un menu contextuel est disponible sur la liste des taux de taxe.
297
© Sage France
Menu Structure
Les premières commandes, communes à l’ensemble des listes, sont présentées dans le paragraphe intitulé
«Menu contextuel de la liste du plan comptable», page 237.
Personnaliser la liste des taux de taxes
Il est possible de personnaliser la liste des taux de taxes en utilisant la commande Personnaliser la liste soit
à partir du menu contextuel (voir ci-dessus) soit à partir du menu Fenêtre.
Le «Manuel de la gamme» explique comment personnaliser une liste.
Taux de taxes – Détail de la fiche
La saisie ou la modification d’un taux de taxe se fait dans une fenêtre intitulée «Taxe». Ce titre est suivi de
l’intitulé de la taxe.
Les taux de taxe et les comptes associés sont utilisés dans les modèles de saisie, et par conséquent dans les
saisies de journaux, pour automatiser le calcul du montant de la taxe et également lors de l'édition de la Déclaration de taxes.
298
© Sage France
Menu Structure
3
L’utilisation directe des comptes de TVA et de TP reste toujours possible. Comme vous le verrez dans la
partie du manuel traitant de la saisie des journaux, ils permettent le calcul automatique du montant de la
taxe sous certaines conditions.
Toutes les zones de cette fiche doivent obligatoirement être saisies, excepté les comptes généraux de rattachement (bas de la fenêtre) :
Code taxe
Identifiant unique des taux de taxes. Vous disposez de 3 caractères numériques. Sa saisie est obligatoire.
Sens
Zone à liste déroulante dont la valeur est modifiable après la création. Cette indication permet de déterminer le sens des écritures à générer en comptabilité. La liste propose les valeurs suivantes :
‰ Déductible (le sens privilégié du montant taxe est Débit),
‰ Collectée (le sens privilégié du montant taxe est Crédit).
Par défaut c'est la valeur Déductible qui est sélectionnée.
Intitulé de la taxe
Zone alphanumérique de 35 caractères.
Compte
Saisissez le numéro de compte (13 caractères alphanumériques) sur lequel seront enregistrés les mouvements pour lesquels le taux est utilisé.
3
Vous pouvez définir le même compte pour plusieurs taxes différentes.
Si le compte n'existe pas dans le plan comptable, un message vous propose de le créer lors de la fermeture
de la fenêtre. Le cas échéant, la fenêtre de saisie des comptes vous est alors proposée.
Taux
Précisez la valeur de la taxe correspondant au taux :
‰ Taux % : la taxe est un pourcentage de la valeur de la base taxable.
‰ Montant F : la taxe est égale à un montant forfaitaire.
‰ Quantité U : la taxe est égale au montant unitaire saisi multiplié par la valeur de la colonne Qté/
devise. Ainsi, la base de calcul n'est plus un montant mais une quantité.
Saisissez ensuite la valeur correspondant à la sélection précédente : un taux saisi en pourcentage (compris
entre 0 et 100), un montant fixe ou un montant unitaire.
Pour les utilisateurs du programme Sage Gestion commerciale, la conversion des taux de taxes de type
Montant F ou Quantité U est effectuée dans le logiciel de gestion commerciale. Pour plus d’explications,
référez-vous au manuel de référence de ce programme et au «Guide de l’Euro».
Type de taxe
Sélectionnez le type de taxe adéquat :
‰ TVA/débits : TVA sur les débits, à la facturation.
‰ TVA/encaissements : TVA sur les encaissements - décaissements.
‰ TP/HT : taxe parafiscale sur hors taxes.
‰ TP/TTC : taxe parafiscale sur TTC.
‰ TP/poids : taxe parafiscale sur poids.
‰ TVA/CEE : taxe sur les échanges intracommunautaires.
‰ Surtaxe : utilisée par les pays Export, il s'agit d'une taxe complémentaire au taux de TVA classique.
Numéro de compte
Liste des comptes du plan général auxquels ce compte de taxe sera systématiquement associé. Il est nécessaire d'associer un compte différent par type de taxe afin que tous les automatismes fonctionnent.
Sélectionnez successivement, depuis la zone Numéro, les comptes généraux (en général comptes de
charge, de produit ou d’immobilisation), associés au compte de taxe.
299
© Sage France
Menu Structure
Pour saisir ces comptes, tapez leur numéro dans la zone du bas et validez, ce qui a pour effet de transférer
le numéro dans la fenêtre de liste. Les comptes sont automatiquement classés dans l’ordre croissant.
3
Pour sélectionner rapidement tous les comptes de même racine, tapez cette dernière puis la touche
ENTREE. Le programme propose alors d'intégrer tous les comptes généraux commençant par "la racine
saisie". Il est également possible de transférer les comptes par glissement.
Le «Manuel de la gamme» détaille la manière d’opérer ces transferts.
3
Un menu contextuel est disponible sur la liste des comptes généraux associés. Les commandes suivantes
ne sont pas disponibles : Voir/Modifier l’élément sélectionné, Consulter l’élément sélectionné, Personnaliser
la liste.
Taxe non perçue
Case à cocher réservée aux utilisateurs du programme Sage Gestion Commerciale.
Provenance
Zone à liste déroulante qui propose les valeurs suivantes : Nationale, Intercommunautaire, Export,
Divers 1 et Divers 2. La valeur par défaut est : Nationale.
Code regroupement TVA
Zone de 5 caractères alphanumériques majuscules qui permet la saisie d'un numéro de regroupement de
taxe.
3
Ce numéro est utilisé en saisie des écritures dans les journaux d'achat et de vente pour automatiser la
création des écritures de TVA. Il doit être obligatoirement renseigné pour bénéficier de ces automatismes.
Assujettissement
Zone de 3 caractères numériques de 1 à 100. Elle indique le pourcentage de TVA affecté au compte. 100
est la valeur par défaut.
Exemple
Un ordinateur est acheté 3000€ au taux de 20,6%. Il est utilisé à 70% pour un usage professionnel et à 30%
pour un usage privé. Le montant de la TVA déductible correspond à 70% de la TVA soit 432,6€. Les 185,4€
de TVA non déductible doivent être réintégré au montant HT.
3
Aucun contrôle de cohérence n'est effectué sur la répartition à 100% d'un même code regroupement.
300
© Sage France
Menu Structure
Codes journaux
Structure / Codes journaux
Cette commande permet de créer, consulter, modifier, supprimer les codes journaux.
Cliquer sur le bouton Codes journaux de la barre d’outils Comptabilité générale revient à activer cette
commande.
On peut aussi lancer cette fonction en cliquant sur l’icône Codes journaux de la barre verticale Saisie des
écritures.
Macintosh
Les barres verticales ne sont pas disponibles dans l’environnement Macintosh.
Elle permet le paramétrage des journaux qui seront utilisés en saisie des écritures.
La liste des codes journaux présente les informations suivantes :
‰ le Type de journal représenté par une icône :
‰
Achat,
‰
Ventes,
‰
Trésorerie,
‰
Général,
‰
Situation,
‰ le Code du journal ainsi que
‰ son Intitulé.
Opérations possibles sur la liste des codes journaux
Lorsque vous lancez la commande, la liste des journaux créés apparaît.
Le programme rappelle le type, le code et l'intitulé de chaque journal.
Les boutons de la barre d’outils Navigation sont tous utilisables de la même manière que sur le plan comptable.
301
© Sage France
Menu Structure
Pour toute information, reportez-vous au paragraphe «Opérations possibles sur la liste des comptes généraux», page 235.
3
Affichage sélectif
Le bouton Rechercher de la barre d’outils Navigation permet d'imprimer la liste des journaux. L'impression
des journaux proprement dits est réalisée au moyen de la commande Etat / Journal.
La zone à liste déroulante disposée sur le bord inférieur de la fenêtre, permet de réduire le nombre de journaux listés par la sélection de :
‰ Tous les journaux : (valeur par défaut) tous les journaux créés sont affichés ;
‰ Journaux actifs : seuls les journaux dont l’option Mise en sommeil n’est pas cochée sont affichés ;
‰ Journaux mis en sommeil : seuls les journaux dont l’option Mise en sommeil est cochée sont affichés.
3
Création d’un
code journal
La mise en sommeil d'un journal est demandée sur sa fiche.
La création d’un code journal peut se faire de deux façons différentes :
‰ soit avec l’aide d’un assistant qui précise les principales étapes de la création d’un tel élément :
«Assistant de création d'un code journal», page 303,
‰ soit manuellement en enregistrant les zones de paramétrage d’une fiche de code journal : «Saisie
manuelle d’un code journal», page 305.
Menu contextuel de la liste des codes journaux
Un menu contextuel est disponible sur la liste des codes journaux.
Les premières commandes, communes à l’ensemble des listes, sont présentées dans le paragraphe intitulé
«Menu contextuel de la liste du plan comptable», page 237.
Personnaliser la liste des codes journaux
Il est possible de personnaliser la liste des codes journaux en utilisant la commande Personnaliser la liste
soit à partir du menu contextuel (voir ci-dessus) soit à partir du menu Fenêtre.
302
© Sage France
Menu Structure
Le «Manuel de la gamme» explique comment personnaliser une liste.
La colonne Réservé IFRS n’est proposée que si la gestion IFRS a été demandée.
Assistant de création d'un code journal
Si le Mode assistant est coché ( ) dans le menu Fenêtre, la première fenêtre de l'Assistant de création d'un
code journal va apparaître.
Dans le cas contraire, la fenêtre «Code journal» s'ouvre pour vous permettre de saisir manuellement les paramètres du code journal.
Pour plus d'informations sur la saisie manuelle des journaux, reportez-vous au titre «Saisie manuelle d’un
code journal», page 305.
Reportez-vous à la commande «Mode assistant», page 855 pour activer ou désactiver le mode assistant.
Les différentes étapes de l’assistant de création d’un code journal sont les suivantes :
‰ «Définition du journal – Assistant de création d'un code journal», page 303,
‰ «Caractéristiques des journaux de trésorerie – Assistant de création d'un code journal», page 304,
‰ «Numérotation du journal – Assistant de création d'un code journal», page 304.
Définition du journal – Assistant de création d'un code journal
La première fenêtre de l'assistant permet la saisie des paramètres du journal.
303
© Sage France
Menu Structure
Pour plus d'informations, reportez-vous au détail des zones sous le titre «Saisie manuelle d’un code journal», page 305.
Caractéristiques des journaux de trésorerie – Assistant de création d'un code
journal
Cette fenêtre s'affiche uniquement si le type de journal sélectionné est Trésorerie.
Numérotation du journal – Assistant de création d'un code journal
La fenêtre suivante permet de définir le mode de numérotation du journal.
3
Si l'option Protection du N° pièce est activée dans le volet «A propos de … / Paramètres» avec Numérotation continue pour le fichier, cette option n'est pas accessible.
Après saisie des informations, vous pouvez :
‰ soit valider le code journal et quitter l'assistant,
‰ soit valider le code journal et en créer un nouveau : dans ce cas, la fenêtre est réaffichée avec les
zones vides.
304
© Sage France
Menu Structure
Saisie manuelle d’un code journal
Les descriptions qui suivent concernent la saisie manuelle d’un code journal, c'est-à-dire lorsque la commande Fenêtre / Mode assistant est désactivée.
La saisie ou la modification d’un journal se fait dans une fenêtre intitulée «Code journal». Ce titre est suivi
du code du journal en question et de son intitulé.
Un journal est défini sur les zones suivantes :
Code
Le code journal (6 caractères alphanumériques au maximum) sert de raccourci pour la recherche et l’affectation du journal.
Le programme fait la différence entre les majuscules et les minuscules. La saisie de ce code est obligatoire.
Il est recommandé de donner à ce code une consonance rappelant la destination du journal.
Type
Sélectionnez le type du journal à paramétrer. Il est impossible de modifier le type d’un journal après sa
création. Cette information est obligatoire.
Le type du journal détermine le pré-positionnement automatique du curseur en saisie :
‰ Achats : le curseur se place dans la colonne crédit si le compte mouvementé est de nature Fournisseur ou Salarié, dans la colonne débit si il est de nature Charges.
Dans la liste des codes journaux, ce type de journal est symbolisé par l’icône ci-contre.
‰ Ventes : le curseur se place dans la colonne crédit si le compte mouvementé est de nature Produits.
Dans la liste des codes journaux, ce type de journal est symbolisé par l’icône ci-contre.
‰ Trésorerie : le curseur se pré-positionne selon le sens du compte : crédit pour les comptes de nature
Client et Produits, débit pour les comptes de nature Fournisseur, Salarié et Charges.
Dans la liste des codes journaux, ce type de journal est symbolisé par l’icône ci-contre.
‰ Général : le curseur se place dans la colonne crédit si le compte mouvementé est de nature Amortissement ou Produits.
Dans la liste des codes journaux, ce type de journal est symbolisé par l’icône ci-contre.
‰ Situation : le curseur se place dans la colonne crédit si le compte mouvementé est de nature Amortissement ou Produits ; un journal de type Situation ne peut pas être clôturé ni compacté.
Dans la liste des codes journaux, ce type de journal est symbolisé par l’icône ci-contre.
Hormis le pré-positionnement du curseur, le programme contrôle la saisie et affiche un message de confirmation si la nature du compte mouvementé semble incompatible avec le type de journal.
Intitulé
Zone alphanumérique de 35 caractères pour l’enregistrement obligatoire du titre du journal.
305
© Sage France
Menu Structure
Numérotation des pièces
Sélectionnez le mode de numérotation souhaité pour les pièces enregistrées sur le journal (par la commande Traitement / Saisie des journaux).
‰ Manuelle : la saisie du numéro de pièce est laissée libre,
‰ Continue par journal : le programme numérote automatiquement les pièces, par journal. Il incrémente le plus grand numéro saisi sur toutes les périodes de l’exercice, par journal,
‰ Continue pour le fichier : le programme numérote automatiquement les pièces, par fichier comptable. Il incrémente le plus grand numéro saisi, tous journaux confondus,
‰ Mensuelle : le programme numérote automatiquement les pièces à l’ouverture du journal. Il incrémente le plus grand numéro saisi sur la période en cours.
3
3
En cas de numérotation mensuelle, le programme n’effectue aucun contrôle sur les numéros qui pourraient
avoir été saisis sur d’autres périodes.
Si l'option Protection du N° pièce est paramétrée dans le volet «A propos de … / Paramètres» sur Numérotation continue pour le fichier, cette option n'est pas accessible.
Saisie analytique
Cette option autorise ou non les écritures sur les sections analytiques pour le journal considéré.
Réservé IFRS
Cette zone n’apparaît dans la fenêtre de paramétrage des codes journaux que si la gestion IFRS a été
demandée.
Voir le «Volet Initialisation - A propos de…», page 64.
Elle permet de préciser si le journal est réservé à la saisie des seules écritures de type IFRS.
3
Rappelons que les écritures de ce type peuvent être enregistrées soit dans des journaux réservés à cette
fin soit dans n’importe quel journal en fonction du paramétrage fait dans le volet Initialisation de la fiche de
la société.
Cette case peut être cochée :
‰ lors de la création du code journal,
‰ après création à la condition que le journal concerné ne comporte aucune écriture de type Nationale
ou Les deux. S’il existe au moins une écriture de ce type, un message d’erreur vous préviendra que
cette modification est impossible.
Cette case peut être décochée :
‰ si aucune écriture n’a été saisie sur le journal ;
‰ si le journal comporte des écritures et si l’option Saisie IFRS du volet «Fichier / A propos de… /
Initialisation» est paramétrée sur Tous types de journaux. Si ce n’est pas le cas, un message
d’erreur vous préviendra de cette impossibilité.
Il n’est pas possible d’enregistrer d’écritures de types Les deux ou Nationale dans un journal réservé
IFRS.
Compte de trésorerie
Cette zone n’est active (non estompée) que si le journal est de type Général, Situation ou Trésorerie.
Dans ce dernier cas, sa saisie est obligatoire.
Sélectionnez, sur la liste des comptes généraux (comptes de détail seulement) le compte sur lequel la contrepartie sera automatiquement enregistrée.
Vous pouvez également saisir le numéro de compte directement sur la zone. S’il n’existe pas, le programme proposera sa création à la fermeture de la fenêtre «Code journal».
Hormis pour un journal de type Trésorerie pour lequel l'affectation d'un compte de contrepartie est obligatoire, si vous ne désirez pas bénéficier de cette contrepartie automatique, il suffit de ne rien enregistrer
dans cette zone.
306
© Sage France
Menu Structure
Contrepartie à chaque ligne
Cette option n’est active que lorsque le journal est de type Trésorerie. Elle détermine le mode d'enregistrement de la contrepartie (sur le compte renseigné zone précédente).
‰ Pour obtenir une contrepartie globale (débit et crédit) de l'ensemble des mouvements saisis sur la
pièce, ne cochez pas cette case.
‰ Pour obtenir une écriture automatique de contrepartie après chaque saisie de ligne, demandez une
contrepartie à chaque ligne.
En saisie des journaux, si la zone Contrepartie à chaque ligne n’est pas cochée, les écritures de contrepartie apparaissent sur deux lignes : une pour les mouvements débiteurs et une autre pour les mouvements
créditeurs. Le programme leur affecte le libellé : «Centralisation mois de…», automatiquement complété
du nom de la période et du quantième de l’exercice.
Exemple
Vous avez enregistré le compte 5310000 Caisse comme contrepartie au journal de caisse. Vous enregistrez
un pourboire remis à un livreur en le débitant du compte 6238000 Pourboires, dons, etc.
Il ne vous est pas nécessaire de porter cette somme au crédit (dépense) du compte de caisse puisque le programme le fera pour vous automatiquement et immédiatement sur une ligne particulière.
Si en cours de saisie, vous décidez de modifier cette option, ce changement sera pris en compte uniquement
pour les périodes non mouvementées.
Dans le cas de la gestion IFRS, il est conseillé de paramétrer une contrepartie à chaque ligne pour éviter les
déséquilibres en exportation de données.
En effet, les journaux de type IFRS génèrent des écritures de contrepartie du même type IFRS. Par contre,
dans le cas où la gestion IFRS est paramétrée sur Tous les journaux, des lignes de saisie peuvent être
typées Nationale mais les lignes de contrepartie mensuelles sont systématiquement typées Les deux.
Exemple
Les écritures suivantes ont été portées sur un journal de trésorerie avec contrepartie mensuelle sur le compte 5125 et une saisie IFRS paramétrée sur Tous les journaux :
Compte général
Norme
Débit
Crédit
4010000
Nationale
1000.00
4010000
Nationale
200.00
5125
Les deux
1200.00
Lors de l’exportation de la balance à la norme IFRS (en fait IFRS + Les deux), l’écriture sur le compte 5125
sera bien prise en compte mais pas celles du compte 4010000 d’où une balance déséquilibrée.
Si une contrepartie à chaque ligne est demandée, nous obtiendrons :
Compte général
Norme
4010000
Nationale
5125
Nationale
4010000
Nationale
5125
Nationale
Débit
Crédit
1000.00
1000.00
200.00
200.00
et aucun déséquilibre ne sera constaté à l’exportation IFRS (les lignes à la norme Nationale ne seront pas
exportées dans ce cas).
Rapprochement
Cette option vous permet de demander spécifiquement le rapprochement des écritures du journal sélectionné. La zone à liste déroulante vous propose au choix :
‰ Aucun : vous ne souhaitez pas rapprocher les écritures du journal.
‰ Contrepartie : vous souhaitez rapprocher les écritures selon la méthode habituelle du logiciel.
307
© Sage France
Menu Structure
‰ Trésorerie : vous souhaitez rapprocher les écritures enregistrées sur le compte de trésorerie, associé au code journal. Cette option ne peut être sélectionnée que si l’option Contrepartie à chaque
ligne est cochée.
3
Lorsque vous lancerez la commande Traitement / Rapprochement bancaire, un contrôle est effectué lors de
la sélection du journal. Seuls les journaux dont la zone Rapprochement a été renseignée par Contrepartie
ou Trésorerie peuvent être rapprochés.
Lorsque vous lancerez la commande Traitement / Fin d’exercice / Suppression du premier exercice, seuls
seront traités les journaux dont la case Rapprochement aura été cochée.
Contrairement au mode Aucun, les modes de rapprochement Contrepartie et Trésorerie ne sont plus
modifiables dès qu’une écriture est saisie dans le journal.
Règlement définitif
Cette case, cochée par défaut, permet au programme d’utiliser le code journal pour la saisie des règlements
définitifs. Plusieurs zones (Statut règlement, Montant réglé, Date de dernier règlement) seront ainsi mises à
jour automatiquement dans l’écriture.
Masquer les totaux
Cette option permet de masquer les cumuls des journaux à l'ouverture pour les journaux de type Achat,
Vente, Général et Situation.
Mise en sommeil
Cette option permet d’empêcher la saisie (dont la génération automatique des écritures), le lettrage, le rapprochement, l’import de données d’un autre logiciel et la mise à jour des données à partir d’un autre logiciel sur le journal sélectionné.
3
En cas de tentative de traitement sur un journal mis en sommeil, un message non bloquant s’affiche.
308
© Sage France
Menu Structure
Codes journaux analytiques
Structure / Codes journaux analytiques
Cette commande permet de paramétrer des journaux de type OD analytique destinés à l'enregistrement des
écritures analytiques pures.
Cliquez sur le bouton Codes journaux analytiques de la barre d’outils Comptabilité analytique et budgétaire pour activer cette commande.
Opérations possibles sur la liste des codes journaux analytiques
Lorsque vous lancez la commande, la liste des journaux créés apparaît. Le programme rappelle le code et
l'intitulé de chaque journal.
Barre de navigation
Les boutons de la barre d’outils Navigation sont tous utilisables de la même manière que sur le plan comptable.
Pour toute information, reportez-vous au paragraphe «Opérations possibles sur la liste des comptes généraux», page 235.
Menu contextuel de la liste des codes journaux analytiques
Un menu contextuel est disponible sur la liste des journaux analytiques.
Les premières commandes, communes à l’ensemble des listes, sont présentées dans le paragraphe intitulé
«Menu contextuel de la liste du plan comptable», page 237.
309
© Sage France
Menu Structure
Personnaliser la liste des codes journaux analytiques
Il est possible de personnaliser les colonnes de la liste des codes journaux analytiques.
Il n’est pas possible d’ajouter de colonne mais on peut en enlever une.
La colonne Réservé IFRS n’est proposée dans la liste que si la gestion IFRS a été demandée.
Paramétrage d'un journal analytique
La saisie ou la modification d’un journal analytique se fait dans une fenêtre intitulée «Code journal analytique». Ce titre est suivi du code du journal en question et de son intitulé.
Un journal est défini sur les zones suivantes :
Code
Le code journal (6 caractères alphanumériques au maximum) sert de raccourci pour la recherche et l’affectation du journal. Le programme fait la différence entre les majuscules et les minuscules. La saisie de ce
code est obligatoire. Il est recommandé de donner à ce code une consonance rappelant la destination du
journal.
Intitulé
Zone alphanumérique de 35 caractères pour l’enregistrement obligatoire du titre du journal.
Mise en sommeil
Cette case à cocher permet d’empêcher la saisie et l'importation de données d'un autre logiciel, sur le journal.
3
En cas de tentative de traitement sur un journal mis en sommeil, un message non bloquant s’affiche.
Réservé IFRS
Cette zone n’apparaît dans la fenêtre de paramétrage des codes journaux analytiques que si la gestion IFRS
a été demandée.
Voir le «Volet Initialisation - A propos de…», page 64.
Elle permet de préciser si le journal est réservé à la saisie des seules écritures analytiques de type IFRS.
310
© Sage France
Menu Structure
3
Rappelons que les écritures de ce type peuvent être enregistrées soit dans des journaux réservés à cette
fin soit dans n’importe quel journal en fonction du paramétrage fait dans le volet Initialisation de la fiche de
la société.
Cette case peut être cochée :
‰ lors de la création du code journal,
‰ après création à la condition que le journal concerné ne comporte aucune écriture de type Nationale
ou Les deux. S’il existe au moins une écriture de ce type, un message d’erreur vous préviendra que
cette modification est impossible.
Cette case peut être décochée :
‰ si aucune écriture n’a été saisie sur le journal ;
‰ si le journal comporte des écritures et si l’option Saisie IFRS du volet Fichier / A propos de… / Initialisation est paramétrée sur Tous types de journaux. Si ce n’est pas le cas, un message d’erreur
vous préviendra de cette impossibilité.
Il n’est pas possible d’enregistrer d’écritures de types Les deux ou Nationale dans un journal réservé
IFRS.
Version
Cette option n’est disponible que dans la version 100 Pack Plus du programme.
311
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Menu Structure
Banques
Structure / Banques
Cette commande permet de créer, consulter, modifier, supprimer les coordonnées des différents établissements bancaires de la société.
Cliquer sur le bouton Banques de la barre d’outils Comptabilité générale revient à activer cette commande.
Opérations possibles sur la liste des banques
Lorsque vous lancez la commande, la liste des banques créées apparaît. Le programme rappelle l'intitulé, le
code postal et la ville de chaque banque.
Les boutons de la barre d’outils Navigation sont tous utilisables de la même manière que sur le plan comptable.
Reportez-vous au paragraphe «Opérations possibles sur la liste des comptes généraux», page 235.
Menu contextuel de la liste des banques
Un menu contextuel est disponible sur la liste des banques.
Les premières commandes, communes à l’ensemble des listes, sont présentées dans le paragraphe intitulé
«Menu contextuel de la liste du plan comptable», page 237.
312
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Menu Structure
Personnaliser la liste des banques
Il est possible de personnaliser la liste des banques en utilisant la commande Personnaliser la liste soit à
partir du menu contextuel (voir ci-dessus) soit à partir du menu Fenêtre.
Le «Manuel de la gamme» explique comment personnaliser une liste.
Banque – Détail de la fiche
Une fiche de banque se compose de différents volets auxquels on accède par des onglets sur Windows ou
par des boutons sur Macintosh. Ces onglets et ces boutons donnent accès aux volets suivants.
Onglet / Bouton Identification
Ils permettent de revenir au «Volet Identification - Banque», page 313.
Onglet / Bouton Contacts
Ils donnent accès au «Volet Contacts - Banque», page 315 qui permet d’enregistrer les divers
correspondants au sein de la banque.
Onglet / Bouton R.I.B.
Ils donnent accès au «Volet Budgets - Compte général», page 246 qui permet d’enregistrer les
numéros de comptes bancaires.
Volet Identification - Banque
Le volet «Identification» permet la saisie des coordonnées complètes de la banque.
Sélectionnez ce volet en cliquant sur l’onglet Identification de Windows ou sur le bouton ci-contre
pour la version Macintosh du programme.
313
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Menu Structure
Abrégé
17 caractères alphanumériques sont disponibles pour enregistrer un code abrégé significatif qui sera utilisé
dans la commande Règlement tiers.
La saisie de l'abrégé est obligatoire et unique.
Intitulé
Nom de la banque (35 caractères alphanumériques maximum).
Code BIC
Cette zone permet la saisie du code BIC (Identifiant international de l’établissement). 11 caractères alphanumériques. Ce code est repris dans la fenêtre «Banque» précisant l’adresse de la banque. Le modifications qui pourraient y être faites seront reportées dans cette zone.
Contact
Personne à contacter (zone de 35 caractères maximum).
Adresse
Coordonnées complètes de la banque composées de :
‰ son adresse (35 caractères maximum),
‰ un éventuel complément (35 caractères maximum),
‰ son code postal (9 caractères alphanumériques maximum),
‰ la ville ou bureau distributeur (35 caractères maximum),
‰ la région et le pays (respectivement sur 9 et 35 caractères alphanumériques maximum).
Télécommunication
La zone est composée des éléments suivants :
‰ Téléphone (21 caractères alphanumériques maximum),
‰ Portable (21 caractères alphanumériques maximum),
‰ Télécopie (21 caractères alphanumériques maximum),
‰ E-mail (69 caractères alphanumériques maximum) et
‰ Site (69 caractères alphanumériques maximum).
Les titres des zones E-mail et Site sont des liens qui permettent respectivement de lancer le programme de
messagerie installé sur le poste et d’envoyer un message à l’adresse indiquée ou de lancer le programme de
navigation pour se connecter au site indiqué.
314
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Menu Structure
Volet Contacts - Banque
Ce volet permet d'enregistrer les coordonnées de vos différents contacts.
Sélectionnez ce volet en cliquant sur l'onglet Contacts de Windows ou sur le bouton correspondant pour la version Macintosh du programme.
Les contacts déjà définis sont présentés dans une liste spécifiant : nom, fonction, numéros de téléphone fixe
et portable de chacun.
Les zones à renseigner sont les suivantes.
Nom
Zone de 35 caractères maximum. Elle permet l’enregistrement du nom du contact.
Prénom
Zone de 35 caractères maximum. Elle permet l’enregistrement du prénom du contact.
Service
Zone à liste déroulante. Elle reprend les noms des contacts définis dans l’option A propos de… / Options /
Service des contacts.
Fonction
Zone de 35 caractères maximum. Elle permet l’enregistrement de la fonction du contact.
Télécommunication
La zone est composée des éléments suivants :
‰ Téléphone (21 caractères alphanumériques maximum),
‰ Portable (21 caractères alphanumériques maximum),
‰ Télécopie (21 caractères alphanumériques maximum) et
‰ E-mail (69 caractères alphanumériques maximum).
Le titre de la zone E-mail est une lien qui permet de lancer le programme de messagerie installé sur le poste
et d’envoyer un message à l’adresse indiquée.
Volet R.I.B. - Banque
Ce volet permet d'enregistrer les différents comptes détenus par la société.
315
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Menu Structure
Sélectionnez ce volet en cliquant sur l’onglet R.I.B. de Windows ou sur le bouton ci-contre pour
la version Macintosh du programme.
Abrégé
Zone de 5 caractères alphanumériques majuscules qui permet d'enregistrer un code abrégé significatif qui
sera utilisé dans la commande Règlement tiers. La saisie de l'abrégé est obligatoire et unique. Par défaut le
programme propose les 3 premiers caractères de la banque suivi d'un numéro d'ordre.
Structure
Zone à liste déroulante qui propose quatre types de structure :
‰ Locale (valeur par défaut) pour une banque située sur le territoire national,
‰ Autre pour une banque située en dehors du territoire national,
‰ BBAN : structure de compte de 34 caractères alphanumériques majuscules qui remplace le code
BIN mentionné dans les versions précédentes du programme,
‰ IBAN pour une gestion des virements internationaux dans le programme Sage Moyens de paiement.
Cette option permet d’attribuer au RIB de la banque la structure préétablie dans l’option Fichier / A propos
de... / Options / Structure banque.
Devise
Cette zone permet d’associer une devise au compte bancaire. Le programme indique par défaut la monnaie
de tenue de comptabilité, mais vous pouvez sélectionner une autre devise en utilisant la zone à liste déroulante. Le code ISO s’affiche directement au côté droit de cette zone.
Bouton Adresse banque
Ce bouton permet d’enregistrer l’adresse de la banque dont l’intitulé est sélectionné ainsi que diverses autres informations.
Voir la description de cette fenêtre sous le titre «Adresse banque», page 317.
Code banque / Code guichet / Numéro de compte / Clé
3
Les zones Code banque, Code guichet, Numéro de compte et Clé sont grisées si la longueur des comptes a été initialisée à 0 lors de la création du dossier.
Un contrôle est effectué sur le type de caractères saisis. Des caractères alphabétiques, par exemple, ne peuvent pas être saisis pour des zones de type Numérique. La longueur des codes est limitée en fonction du
paramétrage des banques : résidentes, étrangères, IBAN ou BBAN, qui est effectué dans l’option Structure
banque.
Pour en savoir plus sur la structure du RIB des banques résidentes ou étrangères, reportez-vous à l’option
«Structure banque», page 124.
‰ Pour une banque locale ou étrangère, renseignez les zones comme suit :
316
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Menu Structure
‰ Code banque : vous disposez de 5 ou 14 caractères numériques pour saisir le code de
l'agence dont relève le compte du tiers.
‰ Guichet : vous disposez de 5 ou 17 caractères numériques pour saisir le code guichet dont
relève le compte du tiers.
‰ Numéro de compte : vous disposez de 11 ou 17 caractères alphanumériques pour saisir le
numéro de compte dont relève le compte du tiers.
‰ Clé : Elle est saisie sur 2 caractères numériques. Le programme effectue le contrôle de la
validité de cette clé. Si vous n’en êtes pas sûr, ne saisissez rien dans la zone clé car le programme refuse toute valeur incorrecte. Ce contrôle s'effectue uniquement si la zone Contrôle de la clé de l’option Fichier / A propos de... / Options / Structure banque est
positionnée sur la valeur France. De la même manière, il n’y a aucun contrôle de la clé si la
case Structure EDI a été cochée dans cette même option.
‰ Une structure BBAN se compose de 34 caractères alphanumériques majuscules.
‰ Une structure IBAN se compose de 8 zones de 4 caractères et d’une zone de 2. Renseignez les
zones comme suit :
‰ Code pays + Clé de contrôle : vous disposez de 2 caractères numériques pour saisir le code
du pays selon la norme ISO2 et 2 caractères pour la clé.
‰ Numéro de RIB : 30 caractères (7*4 + 1*2) pour enregistrer ce numéro au format Local.
Des contrôles sont effectués par le programme et généreront des messages d’erreur si :
‰ la clé ne correspond pas au numéro IBAN ;
‰ les deux premiers caractères de l’IBAN ne correspondent pas au code ISO2 du pays sélectionné ;
‰ le numéro de RIB inclus dans l’IBAN ne correspond pas au RIB saisi par ailleurs.
3
La structure BIN des anciennes versions du programme est supprimée et remplacée par la nature BBAN.
Code journal
Sélectionnez le code du journal sur lequel seront enregistrés les mouvements du compte. Le programme
propose les codes journaux de type Trésorerie.
Il est possible d’affecter un journal de trésorerie réservé IFRS s’ils sont utilisés.
Commentaire
Zone de saisie libre de 69 caractères alphanumériques.
Adresse banque
Cette fenêtre s’ouvre en cliquant sur le bouton Adresse banque après sélection d’une banque dans la
liste des banques du tiers.
Elle permet d’enregistrer d’une part l’adresse de l’agence bancaire et d’autre part les informations suivantes.
Code BIC
Identifiant international de l’établissement – 11 caractères alphanumériques. Le programme reprend la
valeur saisie dans le volet «Identification» de la fiche banque. Il peut être modifié.
317
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Menu Structure
IBAN
Identifiant international du compte. 9 zones de saisie : 8 de 4 caractères et 1 de 2. Si l’IBAN a déjà été saisi
dans le volet R.I.B. de la banque considérée, il sera reporté dans ces zones mais ne sera pas modifiable.
3
2
Contrairement à ce qui se passait dans les versions précédentes du programme, l’IBAN n’est plus déterminé automatiquement par le programme mais doit être saisi par l’utilisateur (il trouvera ces informations
sur ses relevés d’identité bancaire).
Les modifications apportées dans cette fenêtre doivent être validées en cliquant sur le bouton OK
mais aussi en validant par la touche ENTRÉE les informations sur la banque dans le volet «R.I.B.».
318
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Menu Structure
Modèles
Structure / Modèles
Cette commande permet de gérer les fonctions suivantes :
‰ modèles de saisie d'écritures : «Modèles de saisie», page 320,
‰ grilles de ventilation types : «Modèles de grille», page 340,
‰ modèles de règlement : «Modèles de règlement», page 343,
‰ et modèles de saisie d'écritures d'abonnement : «Modèles d'abonnement», page 346.
Elle ouvre un menu hiérarchique.
Les modèles de saisie d'écritures permettent de paramétrer et d’automatiser toutes les saisies les plus courantes en réduisant au strict minimum les frappes au clavier.
Les modèles de grilles permettent de pré enregistrer des grilles de ventilation qui pourront être utilisées pour
définir la répartition analytique par défaut des comptes généraux et pour répartir le budget associé à un
compte, lors du paramétrage des modèles de saisie analytiques, en saisie analytique ou encore lors d'une
recherche.
Les modèles de règlement permettent de pré enregistrer l'ensemble des modalités de règlement généralement pratiquées par votre société.
Les modèles d'abonnement permettent de pré enregistrer les contrats d'abonnements contractés par la société.
319
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Menu Structure
Modèles de saisie
Structure / Modèles / Modèles de saisie
Cliquez sur le bouton Modèles de saisie de la barre d’outils Comptabilité générale pour activer cette
commande.
Le modèle de saisie est une des commandes essentielles de la comptabilité. Il apporte une solution simple
et définitive à la partie la plus fastidieuse de la comptabilité, c’est-à-dire la saisie.
Par un simple rappel de lignes pré enregistrées, dans lesquelles le curseur se positionne automatiquement
aux endroits adéquats, les modèles permettent de composer des brouillards de saisie adaptés à vos habitudes,
votre profession, vos usages.
Vous pourrez ainsi paramétrer et automatiser toutes les saisies les plus courantes en réduisant au strict minimum l’enregistrement des écritures que vous passez le plus souvent.
Exemple
Entre autres, l'utilisation d'un modèle de saisie est particulièrement adaptée à l'enregistrement d'une facture
de téléphone.
Pour éviter une saisie fastidieuse, enregistrez un modèle de saisie qui vous proposera automatiquement tous
les comptes à mouvementer. Bien sûr, les écritures moins courantes pourront toujours être saisies de la façon classique : numéro de compte, libellé, montant, contrepartie, etc.
Les modèles de saisie sont définis pour un type de journal particulier. Lors de la saisie des écritures, vous
disposez d’un bouton qui fait s’afficher la liste des modèles enregistrés pour le type de journal mouvementé.
Vous y choisissez celui correspondant au mouvement à enregistrer et vous n’avez plus qu’à saisir les informations non répétitives : dates, montants, échéances, etc.
3
Vous pouvez également adopter la démarche inverse : vous saisissez une écriture et vous la déclarez
ensuite comme modèle de saisie, grâce à la fonction Visualisation d’une pièce disponible en saisie des journaux.
Reportez-vous à la commande «Journaux de saisie», page 423 pour plus d’explications.
Opérations possibles sur la liste des modèles de saisie
Lorsque vous lancez la commande, la liste des modèles de saisie créés apparaît. Elle présente le type, l'intitulé de chaque modèle et le raccourci clavier qui lui est associé.
La liste des modèles de saisie présente les informations suivantes :
‰ le Type de modèle représenté par une icône :
‰
Achats,
‰
Ventes,
‰
Trésorerie,
‰
Général,
‰
Situation,
‰ l’Intitulé du modèle ainsi que
‰ son Raccourci.
320
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Menu Structure
Les boutons de la barre d’outils Navigation sont tous utilisables comme sur le plan comptable.
Reportez-vous au paragraphe «Opérations possibles sur la liste des comptes généraux», page 235.
Menu contextuel de la liste des modèles de saisie
Un menu contextuel est disponible sur la liste des modèles de saisie.
Les commandes, communes à l’ensemble des listes, sont présentées dans le paragraphe intitulé «Menu
contextuel de la liste du plan comptable», page 237.
Personnaliser la liste des modèles de saisie
Il est possible de personnaliser la liste des modèles de saisie en utilisant la commande Personnaliser la liste
soit à partir du menu contextuel (voir ci-dessus) soit à partir du menu Fenêtre.
Le «Manuel de la gamme» explique comment personnaliser une liste.
Aucune colonne ne peut être ajoutée mais il est possible d’en supprimer.
321
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Menu Structure
Modèles de saisie : présentation
La création ou la modification d’un modèle de saisie s’effectuent dans une fenêtre qui comporte les mêmes
colonnes que celles du journal auquel le modèle est destiné.
En haut et à gauche de la fenêtre de saisie des modèles, apparaissent plusieurs boutons dont le fonctionnement est expliqué plus loin. Ces boutons peuvent être actifs ou estompés (inutilisables) en fonction de la
colonne dans laquelle se trouve le curseur.
Le bas de la fenêtre est occupé par les colonnes composant le modèle de saisie. Ces colonnes sont définies
dans l’option Fichier / A propos de… / Options / Organisation, pour le type de journal concerné.
Il est bien entendu possible de déplacer les colonnes comme cela vous sera décrit plus loin. Les colonnes
Jour, N° compte général, Débit et Crédit sont obligatoires et toujours mentionnées, les autres sont facultatives.
Lorsque l'option Protection des N° pièce est activée en saisie des journaux, la colonne correspondante est
grisée et non accessible. Le numéro de pièce est attribué automatiquement lors de la validation de la pièce.
Si une valeur fixe a été définie dans le modèle, elle est ignorée.
Les colonnes N° de ligne et Date de saisie n’apparaissent pas dans cette commande. Le programme numérote systématiquement les lignes de pièce et met à jour leur date de saisie. Ces deux colonnes apparaissent
en saisie de journaux.
Il est possible d’insérer des colonnes particulières :
‰ trois colonnes au maximum correspondant à trois plans analytiques dont l’option Plan analytique
en colonne a été cochée dans l’option Plan analytique ; dans ce cas les titres des colonnes reprennent l’intitulé du plan ;
‰ une colonne dont le titre sera IFRS (quel que soit l’intitulé du plan) dans le cas où la gestion IFRS
est autorisée.
Il sera possible de mentionner dans ces colonnes des numéros de sections qui seront utilisées par défaut pour
la ventilation des écritures (modification possible en saisie).
Pour les plans analytiques en colonne, voir l’option «Plan analytique», page 118.
3
Toute modification des colonnes autorisées à l’affichage dans l’option A propos de... / Options / Organisation se répercute immédiatement sur les modèles de saisie paramétrés. Les paramétrages qui auraient pu
être faits dans des colonnes masquées ne sont pas perdus pour autant. Ils seront à nouveau utilisables si
vous faites réapparaître les colonnes correspondantes
Par défaut, le programme affecte le bouton Saisie manuelle à toutes les colonnes absentes lors de
la création du modèle de saisie.
Les titres suivants détaillent le paramétrage des modèles de saisie :
‰ «Boutons de fonction des modèles de saisie», page 323,
322
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Menu Structure
‰ «Colonnes d’un modèle de saisie», page 325,
‰ «Zones de saisie des modèles de saisie», page 326,
‰ «Fonctions des modèles de saisie», page 333,
‰ «Modèles de saisie analytique», page 336.
Boutons de fonction des modèles de saisie
Les boutons permettent d’insérer dans une zone une fonction particulière aux modèles de saisie. Deux fonctions différentes ne peuvent pas se trouver dans la même zone. La dernière enregistrée remplace la précédente.
Cliquer sur un bouton (lorsqu’il est actif) permet d’enregistrer la fonction correspondante à l’endroit où se
trouve le curseur, c’est-à-dire sur une ligne et dans une colonne du modèle. Pour ce faire, placez au préalable
le curseur dans la zone considérée. Vous pouvez également utiliser son raccourci clavier.
Les raccourcis clavier sont présentés dans le «Manuel de la gamme».
3
Les automatismes enregistrés dans les Modèles de saisie supplantent ceux des journaux.
Bouton Saisie manuelle
Cette fonction indique que la valeur correspondante doit être saisie manuellement par l’utilisateur.
Dans la liste des lignes de la pièce cette fonction apparaît sous la forme d’une icône particulière.
Exemple
Vous utiliserez cette fonction pour enregistrer la date sur la première ligne de saisie.
Il est possible de faire précéder ou suivre cette fonction d’une valeur fixe pré-saisie.
Exemple
Utilisez le bouton Saisie manuelle pour créer un libellé type tel que «Fact. n° X». Dans ce cas, renseignez
la zone Libellé comme suit :
Fact. n° +
En saisie de journal, lorsqu’un modèle comporte des fonctions de saisie manuelle, le curseur se positionne
automatiquement dans la première des zones ainsi définies puis sur les suivantes après action sur la touche
TABULATION.
Bouton Répétition
Cette fonction oblige le programme à reprendre à cet endroit la même valeur que celle mentionnée sur la ligne précédente dans la même colonne. Il est bien entendu possible de modifier la
valeur recopiée en retapant par dessus.
Dans la liste des lignes de la pièce cette fonction apparaît sous la forme d’une icône particulière.
Exemple
Cette fonction permettra la recopie sur les autres lignes des valeurs constantes enregistrées sur la première
(date, libellé).
Utilisez cette fonction pour récupérer le numéro de pièce suivant du journal. En effet, le programme propose
le dernier numéro incrémenté de 1 dans le bandeau de saisie.
323
© Sage France
Menu Structure
Bouton Incrémentation
Cette fonction permet de demander la reprise de la valeur mentionnée sur la ligne précédente
dans la même colonne et l’incrémente de 1.
Dans la liste des lignes de la pièce cette fonction apparaît sous la forme d’une icône particulière.
Utilisez cette fonction pour récupérer le numéro de pièce suivant de votre journal.
Bouton Equilibre
Cette fonction permet de demander le calcul du contenu de la zone par équilibrage avec les
autres montants saisis en débit et crédit.
Les montants sur lesquels l’équilibrage est calculé peuvent avoir été saisis manuellement ou calculés au moyen de la fonction Calcul décrite ci-dessous.
Dans la liste des lignes de la pièce cette fonction apparaît sous la forme d’une icône particulière.
3
N’utilisez pas cette fonction sur une ligne servant à calculer une autre ligne du modèle.
Exemple
Les écritures classiques sont formées de trois lignes :
- Montant HT,
- Montant TVA,
- Montant TTC.
La commande Taux de taxes permet par ailleurs de calculer automatiquement le montant de la TVA par rapport au compte HT associé.
Si vous enregistrez une fonction Equilibrage sur la ligne HT, vous créez ainsi une référence circulaire que
le programme sera incapable de résoudre.
Paramétrez alors les lignes et les colonnes Débit et Crédit de la façon suivante :
Montant HT
Fonction Saisie manuelle
Montant TVA
Fonction Calcul (voir ci-dessous)
Montant TTC
Fonction Equilibrage
Notez que la zone de saisie peut être la dernière de la pièce.
Dès la validation du montant HT (à l'aide de la touche TABULATION), le programme calcule le montant
de la TVA puis équilibre ces deux valeurs sur la ligne TTC.
Bouton Calcul
Cette fonction permet de demander le calcul du contenu de la zone suivant un paramétrage enregistré dans une autre commande du programme.
Dans la liste des lignes de la pièce cette fonction apparaît sous la forme d’une icône particulière.
Exemple
Vous enregistrez la fonction Calcul dans la colonne Crédit d’une ligne correspondant à un compte de TVA
collecté.
Le programme calcule automatiquement le montant de la TVA en fonction de deux paramètres enregistrés
dans la commande Taux de taxes :
- la valeur du taux,
- les comptes associés.
Il sera bien sûr nécessaire qu'une des lignes de la pièce mentionne l'un des comptes associés afin qu’un
montant HT soit saisi (ou automatiquement calculé au moyen de la fonction Equilibrage).
Exemple
Enregistrez la fonction Calcul dans la colonne Date d’échéance. Le programme renseignera alors automatiquement ce champ en fonction de la date d’échéance indiqué lors de l’enregistrement de la facture du tiers.
324
© Sage France
Menu Structure
Bouton Saisie fonction
Cette fonction permet d’insérer une fonction pré paramétrée.
Les fonctions appelées au moyen de ce bouton apparaissent en clair dans les colonnes du modèle de saisie.
Les fonctions disponibles par l’intermédiaire du bouton Saisie fonction sont présentées sous le titre «Fonctions des modèles de saisie», page 333.
Bouton Saisie paramétrage
Cette fonction ouvre la fenêtre de paramétrage de la zone définie plus loin. Il s'agit d'une aide au
paramétrage avec description des différentes fonctions utilisables pour la zone concernée.
Les fonctions disponibles par l’intermédiaire du bouton Saisie paramétrage sont présentées sous le titre
«Aide au paramétrage», page 335.
Bouton Modèle analytique
Cette fonction ouvre la fenêtre de paramétrage du modèle de saisie analytique décrite plus loin.
Pour plus d'informations, reportez-vous au titre «Modèles de saisie analytique», page 336.
Colonnes d’un modèle de saisie
Les colonnes sont décrites dans l’ordre où elles apparaissent dans le modèle de saisie, c’est-à-dire dans l’ordre de leur sélection dans les Options du fichier pour le type de journal concerné.
Ordre des
colonnes
Pour plus d'informations, reportez-vous à l’option «Organisation», page 112.
3
Une colonne non affichée dans le modèle de saisie se voit affecter par défaut la fonction de saisie
manuelle.
Les colonnes Date de saisie, Numéro de ligne et Pièce de trésorerie ne sont jamais utilisées dans cette commande et n’apparaissent donc pas.
Ajout d’une
colonne
Il est impossible d’ajouter une colonne non prévue dans l’option Organisation de la fiche société (commande Fichier / A propos de…). Si vous devez réaliser une telle opération, il est nécessaire de refermer le modèle, d’ouvrir l’option Organisation, de sélectionner le journal correspondant au type du modèle de saisie
et d’y autoriser les colonnes voulues puis de revenir modifier le modèle incomplet.
Suppression
d’une colonne
Une colonne ne peut être supprimée qu’en interdisant sa mention dans l’option Organisation de la fiche société (commande Fichier / A propos de…) pour le type de journal concerné.
La suppression d’une colonne par ce moyen la masque dans tous les autres modèles de saisie de même type
ainsi qu’en saisie de journal.
Déplacement
des lignes
Il est possible de réorganiser les lignes d’un modèle pour l’adapter à vos habitudes de saisie. Pour cela, deux
boutons sont présents sur le bord inférieur de la fenêtre.
Le bouton Déplacement vers le haut déplace la ligne sélectionnée au dessus de celle qui la surmonte.
Ce bouton est sans effet sur la première ligne du modèle.
325
© Sage France
Menu Structure
Le bouton Déplacement vers le bas déplace la ligne sélectionnée au dessous de celle qui la suit. Ce
bouton est sans effet sur la dernière ligne du modèle.
Dans le cas où plusieurs lignes sont sélectionnées, seule la première est concernée par ce déplacement.
3
Prenez garde, en déplaçant les lignes, à ne pas entraver le fonctionnement de certaines fonctions des
modèles, en particulier celles concernant les icônes Répétition et Incrémentation ou les lignes comportant
des formules de calcul faisant appel à d’autres lignes.
Menu contextuel d’un modèle de saisie
Un menu contextuel est disponible sur la liste des lignes d’un modèle de saisie.
Il présente toutes les fonctions classiques des menus contextuels à l’exception des deux suivantes :
‰ Voir/Modifier l’élément sélectionné,
‰ Consulter l’élément sélectionné.
Voir le paragraphe intitulé «Menu contextuel de la liste du plan comptable», page 237.
Personnaliser la liste des colonnes d’un modèle de saisie
Il est possible de personnaliser la liste des lignes des modèles de saisie en utilisant la commande Personnaliser la liste soit à partir du menu contextuel soit à partir du menu Fenêtre.
La fenêtre de personnalisation qui s’ouvre dépend du type de journal auquel le modèle est destiné.
Le «Manuel de la gamme» explique comment personnaliser une liste.
Zones de saisie des modèles de saisie
En-tête d'un modèle
Un modèle de saisie est caractérisé par les informations suivantes.
Intitulé
La saisie de l'intitulé d'un modèle de saisie est obligatoire. Cette zone est composée de 35 caractères alphanumériques maximum.
Raccourci
Ce code permet d’appeler le modèle correspondant en saisie des journaux. Il est enregistré sur 6 caractères
alphanumériques majuscules.
3
Pour appeler un modèle en saisie de journal : maintenez enfoncées les touches COMMANDE et OPTION
sur Macintosh ou CTRL et MAJUSCULE sous Windows et tapez le raccourci enregistré ici.
326
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Menu Structure
Type
Zone à liste déroulante permettant de rattacher le modèle à un type journal.
Le programme propose les types de journaux déjà rencontrés lors de l'enregistrement des Codes journaux.
Après enregistrement du modèle de saisie, cette zone ne sera plus accessible.
Code journal
La sélection d’un code journal correspondant au type sélectionné affine le modèle et allège la saisie lors de
l’appel du modèle.
Saisie d'une ligne de pièce
Pour vous déplacer de zone en zone dans le bandeau de saisie au dessus des titres des colonnes, utilisez de
préférence la touche TABULATION ou la combinaison de touches MAJUSCULE + TABULATION pour
revenir à la zone précédente.
Vous pouvez, suivant le cas, y taper des textes, des dates ou des montants. Vous pouvez également y enregistrer des fonctions à l’aide des boutons correspondants.
Il n’est pas possible de placer deux fonctions dans une même zone.
Par contre, il est possible de combiner des informations fixes et une fonction de Saisie manuelle. Des valeurs
ne peuvent être enregistrées simultanément dans les zones Débit et Crédit d’une même ligne.
Lorsqu’une ligne est complètement saisie, validez-la en pressant la touche ENTREE.
Le programme vous propose de saisir immédiatement la ligne suivante et y affiche les mêmes valeurs que
celles de la ligne précédente, à l’exception des zones Débit et Crédit qui sont mises à blanc.
3
Si vous saisissez des valeurs numériques dans les colonnes Débit et Crédit, le programme ne vérifie pas
leur égalité.
Pour effacer le contenu d’une zone, utilisez la touche RET.ARR..
Pour supprimer une ligne, utilisez le bouton Supprimer de la barre d’outils Navigation après avoir sélectionné cette ligne.
3
Rappelons que les colonnes Numéro de ligne, Date de saisie et Pièce de trésorerie ne peuvent pas être
paramétrées et que leur position, si vous en demandez l’affichage, est toujours la première.
Lorsque le modèle de saisie est fini, refermez la fenêtre pour enregistrer les informations.
Tableau de synthèse
Le tableau ci-après présente toutes les possibilités détaillées dans les pages suivantes, zone par zone. La lettre D signifie la disponibilité de la fonction dans la colonne considérée.
Saisie
manuelle
Répétition
Jour
D
D
N° de pièce
D
D
D
D
D
Référence pièce
D
D
D
D
D
N° compte général
D
D
D
D
N° compte tiers
D
D
D
D
Colonnes
Incrémentation
Calcul
Saisie
fonction
Equilibrage
D
327
© Sage France
Menu Structure
Saisie
manuelle
Répétition
Calcul
Saisie
fonction
Contrepartie générale
D
D
D
D
Contrepartie tiers
D
D
D
D
Libellé écriture
D
D
Echéance
D
D
Colonnes
Incrémentation
D
D
Mode règlement
D (sélection)
Devise
D (sélection)
D
Equilibrage
D
D
Parité
D
D
Quantité
D
D
D
Montant devise
D
D
D
Débit/Crédit
D
D
D
D
Code taxe
D
D
D
D
Informations libres
D
D
Plans analytiques
D
IFRS
D
D
Vous pouvez remarquer que, sur pratiquement toutes les zones, le bouton Saisie fonction est accessible.
Etant donné le caractère particulier de ce dernier bouton, nous lui consacrons un paragraphe sous le titre
«Fonctions des modèles de saisie», page 333.
Jour
Les boutons accessibles sont Saisie manuelle, Répétition et Saisie fonction.
Cette colonne permet d’enregistrer la date du mouvement. L’enregistrement porte sur le quantième du jour
(deux chiffres maximum), le mois et l’année sont fixés par le journal sur lequel s’effectuent les saisies.
Le programme effectue, lors de l'utilisation de cette pièce, un contrôle sur les dates saisies en fonction du
mois (28, 29, 30 ou 31 jours) ou de l’année (normale ou bissextile).
Si les dates de chaque ligne peuvent être différentes, enregistrez des fonctions de Saisie manuelle. Si ces
dates peuvent être les mêmes, enregistrez une fonction de Saisie manuelle à la première ligne et des fonctions Répétition sur les autres.
Numéro de pièce
Les boutons accessibles sont Saisie manuelle, Répétition, Incrémentation, Calcul et Saisie fonction.
Cette colonne permet l’enregistrement du numéro de pièce.
Le nombre maximal de caractères alphanumériques saisissables est de 13.
Pour que le numéro de pièce soit saisi par l'utilisateur, choisissez la fonction Saisie manuelle.
Si la fonction Répétition se trouve sur la première ligne du modèle de saisie, le programme proposera le
numéro suivant la numérotation des pièces définie dans les Codes journaux.
Sinon, le programme reprend la valeur de la ligne précédente.
Pour plus d'informations, reportez-vous à la commande «Codes journaux», page 301.
Pour que le programme ajoute 1 à la valeur précédemment calculée, choisissez la fonction Incrémentation.
328
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Menu Structure
Référence de pièce
Les boutons accessibles sont Saisie manuelle, Répétition, Incrémentation, Calcul et Saisie fonction. Cette
colonne sert à l’enregistrement de la référence de l’écriture qui sera passée.
Le paramétrage de cette zone peut être effectué de trois façons :
‰ soit en enregistrant la référence si elle est invariable,
‰ soit en enregistrant une fonction de Saisie manuelle si elle doit être précisée par l’opérateur,
‰ soit en combinant les deux méthodes si la référence à saisir présente une partie fixe et une partie
variable.
En outre si la référence doit être la même pour toutes les lignes de la pièce, vous pouvez utiliser la fonction
Répétition pour reproduire la valeur de la première ligne (ou de la ligne précédente).
Si vous souhaitez que la référence de la pièce soit un numéro directement incrémenté par le programme,
cliquez sur le bouton Incrémentation.
Le nombre maximal de caractères alphanumériques saisissables est de 17.
N° compte général
Les boutons accessibles sont Saisie manuelle, Répétition, Calcul et Saisie fonction.
Cette colonne concerne la saisie du numéro de compte. Le nombre maximal de caractères alphanumériques saisissables est de 13. Les caractères alphabétiques apparaissent automatiquement en majuscules.
La saisie peut être réalisée de plusieurs façons :
‰ soit en enregistrant le numéro de compte in extenso s’il est invariable (dans ce cas, il faut que le
compte existe dans le plan comptable),
‰ soit en enregistrant une fonction Saisie manuelle s’il doit être précisé par l’opérateur,
‰ soit en combinant les deux méthodes si le numéro à saisir appartient à une tranche de comptes.
Exemple
Si la ligne de pièce que vous paramétrez doit toujours mentionner le compte de vente de produits finis : tapez directement 7010000.
Si la ligne de pièce peut comporter différents comptes, insérez la fonction Saisie manuelle. Si la ligne doit
toujours comporter un compte fournisseurs, enregistrez le radical des comptes de tiers fournisseurs et ajoutez la fonction Saisie manuelle (401 Saisie manuelle) ; l'utilisateur n’aura plus qu’à compléter.
Lorsque vous enregistrez un numéro de compte existant, son intitulé apparaît dans la zone Compte en haut
de la fenêtre.
Le programme vérifie l’existence du compte que vous mentionnez.
3
Les comptes peuvent être transférés par glissement. Cette méthode est expliquée dans le «Manuel de la
gamme». Ils peuvent également être rappelés par leur raccourci clavier.
Lorsqu’une pièce analytique est attachée à une ligne de pièce, le numéro de compte apparaît en caractères
gras sur Macintosh et en caractères italiques sous Windows. Voir plus loin les explications données sur ces
pièces.
L’utilisation de la fonction Calcul dans la zone Numéro de compte permet de reprendre par défaut le
compte principal associé après saisie du compte.
N° compte tiers
Les boutons accessibles sont Saisie manuelle, Répétition, Calcul et Saisie fonction.
Le nombre maximal de caractères alphanumériques saisissables est de 17. Les caractères alphabétiques
apparaissent automatiquement en majuscules.
Le programme vérifie l’existence du compte que vous mentionnez.
La saisie du numéro de compte de tiers peut être réalisée de plusieurs façons :
‰ soit en enregistrant le numéro de compte s’il est invariable,
‰ soit en enregistrant une fonction Saisie manuelle s’il doit être précisé par l’opérateur,
‰ soit en combinant les deux méthodes si le numéro à saisir appartient à une tranche de comptes.
Si vous insérez la fonction Calcul, le programme calculera le compte tiers dès lors que le compte général
sera saisi : il prendra le premier tiers de la liste des comptes tiers rattachés au compte général.
329
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Contrepartie générale
Les boutons accessibles sont Saisie manuelle, Répétition, Calcul et Saisie fonction.
Cette colonne est destinée à l’enregistrement du numéro de compte servant de contrepartie au compte saisi
dans la colonne N° compte général. Cette information sera mentionnée dans les états ou les extraits de
compte et indiquera sur quel compte la contrepartie, totale ou partielle, a été enregistrée.
Cela vous permet de retrouver beaucoup plus facilement la provenance de recettes ou de dépenses.
Le nombre maximal de caractères alphanumériques saisissables est de 13.
Cette colonne permet l’enregistrement manuel, la répétition de la valeur saisie sur la ligne précédente ou
l’insertion automatique d’un numéro de compte par le biais des boutons Calcul ou Saisie fonction.
A partir de la seconde ligne, le programme affecte toujours en compte de contrepartie, le numéro de
compte de la première ligne.
L’enregistrement manuel ou la répétition étant simples à concevoir et à mettre en œuvre, nous ne développerons ici que les possibilités offertes par l’enregistrement de la fonction Calcul dans la colonne Contrepartie générale.
Le comportement de la commande diffère selon le journal dans lequel le modèle est utilisé.
Utilisation dans
un journal de
trésorerie
Dans la colonne Contrepartie, le programme inscrit automatiquement le numéro du compte de tiers, de produit ou de charge sur la ligne du compte de banque ou de caisse et ce dernier numéro en contrepartie des
autres lignes.
Exemple
Cas de l’enregistrement direct d’une vente.
Numéro compte
Utilisation dans
un journal de
type achat,
vente, général
ou situation
Contrepartie
512
411
411
512
Le programme indique, en première ligne du modèle, le compte général de la seconde ligne et, pour les
autres lignes, le compte général de la première ligne.
Exemple
Nous ne présentons que les colonnes Numéro de compte et Contrepartie.
Numéro compte
Contrepartie
401
607
6071
401
44561
401
6072
401
44562
401
Contrepartie tiers
Les boutons accessibles sont Saisie manuelle, Répétition, Calcul et Saisie fonction.
Cette colonne est destinée à l’enregistrement du numéro de compte de tiers servant de contrepartie au
compte saisi dans la colonne N° compte tiers. Cette information sera mentionnée dans les états ou les
extraits de compte et indiquera sur quel compte la contrepartie, totale ou partielle, a été enregistrée. Cela
vous permet de retrouver beaucoup plus facilement la provenance de recettes ou de dépenses.
Le nombre maximal de caractères alphanumériques saisissables est de 17.
Cette colonne permet l’enregistrement manuel, la répétition de la valeur saisie sur la ligne précédente ou
l’insertion automatique d’un numéro de compte par le biais des boutons Calcul ou Saisie fonction.
330
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A partir de la seconde ligne, le programme affecte toujours en compte de contrepartie tiers, le numéro de
compte de tiers de la première ligne.
Libellé écriture
Les boutons accessibles sont Saisie manuelle, Répétition et Saisie fonction.
Cette colonne sert à enregistrer le libellé de l’écriture qui sera passée. Comme pour le numéro de compte,
le paramétrage de cette zone peut être effectué de trois façons :
‰ soit en enregistrant le libellé s’il est invariable,
‰ soit en enregistrant une fonction Saisie manuelle s’il doit être précisé par l’opérateur,
‰ soit en combinant ces deux méthodes si le libellé à saisir présente une partie fixe et une partie variable.
De plus, si le libellé doit être le même pour toutes les lignes de la pièce, vous pouvez utiliser la fonction
Répétition pour reproduire la valeur de la première ligne (ou de la ligne précédente).
Le nombre maximal de caractères alphanumériques saisissables est de 35.
Exemple
La ligne de pièce que vous paramétrez doit toujours mentionner la même information, tapez-la
directement : Prélèvement emprunt.
La ligne de pièce peut comporter différents libellés, insérez la fonction Saisie manuelle.
La ligne doit toujours comporter un libellé fixe et une information variable, enregistrez le texte constant et
ajoutez la fonction Saisie manuelle ; l’utilisateur n’aura plus qu’à compléter : Chèque n° (Saisie manuelle).
Echéance
Les boutons accessibles sont Saisie manuelle, Répétition, Calcul et Saisie fonction.
Cette colonne sert à l’enregistrement d’une date d’échéance. Celle-ci peut être saisie à la main en insérant
la fonction Saisie manuelle ou calculée en insérant la fonction Calcul. Dans ce dernier cas, le calcul ne peut
s’effectuer que pour les comptes de tiers.
Il est en effet possible d’enregistrer, sur la deuxième fiche du compte, le type d’échéance, le délai de règlement et le jour de tombée.
Le calcul de la date d’échéance s’effectue donc à partir des informations enregistrées dans le compte et de
la date enregistrée dans la colonne Jour sur la même ligne.
Cette zone accepte une date de 6 caractères au maximum suivant le format jjmmaa.
Si le compte de tiers ne mentionne aucune condition de règlement, c’est la date du jour qui est proposée. Il
ne vous sera possible de compléter cette zone pour un compte donné que si vous avez autorisé cette saisie
sur la fiche du compte général.
Pour plus d'informations, reportez-vous à la commande «Plan comptable», page 235.
3
Nous vous conseillons de mettre la fonction Calcul pour tous les comptes même pour ceux qui n'enregistreront pas de date d'échéance ; ainsi, lors de la saisie des écritures, le curseur ne se positionnera pas dans la
colonne Echéance.
Mode de règlement
Le programme propose trois types de sélections :
‰ Aucun, pour ne présélectionner aucun mode de règlement,
‰ Calcul, choix permettant de demander la récupération du modèle de règlement enregistré sur la
fiche du compte de tiers mouvementé,
‰ la sélection d'un Mode de règlement depuis la liste affichée : en saisie (avec utilisation d'un
modèle de saisie), il vous sera impossible de modifier le mode de règlement.
Devise
Le programme propose trois types de sélections :
‰ Aucune, pour ne présélectionner aucune devise,
‰ Calcul, choix permettant de demander la récupération de la devise enregistrée sur la fiche du
compte de tiers mouvementé,
331
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‰ la présélection d'une Devise depuis la liste affichée : en saisie (avec utilisation d'un modèle de saisie), il vous sera impossible de modifier cette colonne.
Parité
Les boutons accessibles sont Saisie manuelle, Répétition, Calcul et Saisie fonction pour reprendre le cours
en vigueur.
Dans cette colonne, vous pouvez saisir le taux de change afin d’automatiser la saisie en devise.
La colonne parité est liée à la devise : si le compte saisi est associé à un compte de tiers possédant une
devise, la parité sera automatiquement calculée.
Quantité / Montant en devise
Les boutons accessibles sont Saisie manuelle, Saisie fonction et Equilibrage.
Cette colonne permet d’enregistrer les quantités mises en jeu ou les devises le cas échéant. La valeur maximale saisissable dans cette zone est 9.999.999.999,99.
Les valeurs saisies dans cette colonne seront utilisées dans le grand-livre, les états statistiques tiers et les
états analytiques.
Il ne vous sera possible de compléter cette zone pour un compte donné que si vous avez autorisé cette saisie sur la fiche compte.
Pour plus d'informations, reportez-vous à la commande «Plan comptable», page 235.
Si cette colonne est utilisée pour la saisie des devises, le programme effectue automatiquement la conversion devise/Euro lorsque le taux de change est renseigné dans la colonne parité.
La fonction Equilibrage n’a pas d’utilité si vous enregistrez des quantités mais réalise l’équilibrage si vous
saisissez des devises.
Exemple
Pour l’enregistrement des ventes export vous avez créé la pièce comptable suivante :
N° compte
Parité
Montant en devise
Débit
Crédit
Compte tiers
Ventes march.
Transp. march.
Vous constatez après saisie et validation de la dernière ligne le résultat suivant :
N° compte
Parité
Montant en devise
Débit
Crédit
Compte tiers
3,40
50 Euros
170
Ventes march.
3,40
40 Euros
136
Transp. march.
3,40
10 Euros
34
Débit / Crédit
Les boutons accessibles sont Saisie manuelle, Calcul, Saisie fonction et Equilibrage.
Ces deux colonnes ont un fonctionnement identique. Elles permettent la saisie des montants.
La saisie peut s’effectuer de cinq manières différentes :
‰ en insérant la fonction Saisie manuelle si la valeur est chaque fois différente,
‰ en insérant la fonction Equilibrage pour un calcul automatique par rapport aux autres valeurs saisies,
‰ en insérant la fonction Calcul lorsque la nature de la ligne le permet (ligne de TVA, de TP, devise),
‰ en tapant le montant s’il est constant,
‰ en insérant la fonction Saisie fonction, décrite plus loin.
332
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Exemple
Si le remboursement d’un emprunt s’effectue par prélèvements constants, vous pouvez enregistrer toutes ces
valeurs dans une pièce comptable. L’appeler à dates fixes correspondra en quelque sorte à des écritures
d’abonnement.
Code taxe
Les boutons accessibles sont Saisie manuelle, Répétition, Calcul et Saisie fonction.
Cette colonne concerne la saisie du code taxe. Vous disposez de 3 caractères numériques maximum.
Pour la Saisie manuelle, il vous suffit d'enregistrer la valeur souhaitée.
Pour la fonction Répétition, c'est la valeur du code taxe de la ligne supérieur qui est reprise.
Pour la fonction Calcul, i.e. saisie automatique :
‰ Si le compte général de la ligne est de nature Charge ou Produit, le code taxe affecté au compte
général est automatiquement repris.
‰ Si le compte général de la ligne est de type Taux de taxes, le code taxe correspondant au compte
général est automatiquement repris. Si plusieurs taux de taxes comportent le même compte général,
c'est le 1er qui est par défaut repris.
Pour la Saisie fonction, c'est la valeur du code taxe d'une ligne sélectionnée qui est reprise.
Informations libres
Rendez disponibles les informations libres sur les écritures générales (commande Fenêtre / Personnaliser
la liste) et autorisez la saisie des fonctions de paramétrage des lignes sur celles-ci, si vous souhaitez
qu’elles soient automatiquement renseignées par les autres données du fichier.
Les boutons accessibles sont Saisie manuelle, Répétition et Saisie fonction.
Choisissez :
‰ le bouton Saisie manuelle si l’information est à chaque fois différente,
‰ le bouton Répétition si l’information est toujours la même,
‰ le bouton Saisie fonction si vous souhaitez reprendre l’information saisie sur la même ou sur une
autre ligne.
Fonctions des modèles de saisie
Le bouton Saisie fonction, accessible dans pratiquement toutes les colonnes du modèle, appelle
une des fonctions préenregistrées permettant la reprise automatique d’une information saisie sur
une autre ligne, ou sur la même ligne.
333
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Le tableau suivant récapitule les fonctions proposées :
Nom de la fonction
Le programme récupère...
Nom de la fonction
Le programme récupère...
Date_E
la date de l’écriture
(reprend une date et non
un jour)
Code Taxe
le code taxe affecté au
compte
Date_S
la date de saisie
Devise
la devise
Piece
le numéro de pièce
Parite
la parité
Ref_P
la référence
Mont_Dev
le montant en devise
Cpte_G
le numéro du compte général
Debit
le montant débit
Cpte_T
le numéro du compte de
tiers
Credit
le montant crédit
Contre_G
le compte de contrepartie
du compte général
Montant
le montant, quel que soit
son sens
Contre_T
le compte de contrepartie
du compte tiers
Int_T
l’intitulé du compte de tiers
Libelle
le libellé de l’écriture
Int_G
l’intitulé du compte général
CDTexte
la date avec sa transformation en lettres
Mode
le mode de règlement
Lorsqu’une fonction est insérée dans une colonne, elle s’affiche sous la forme =Date_E( ).
Le curseur clignote entre les parenthèses. Il suffit d’indiquer le numéro de la ligne du modèle de saisie sur
laquelle le programme doit récupérer l’information.
3
La fonction Date_S ne nécessite pas la saisie d’un numéro de ligne puisque le programme récupère la date
système.
Exemple
- 1ère ligne :
- 2ème ligne :
- 3ème ligne :
3
Le montant TTC de la facture est saisie manuellement.
La fonction calcule le montant de la TVA sur la base du montant de la première ligne.
Le mouvement est équilibré sur le compte de tiers.
Le bouton Calcul aurait également pu être utilisé pour le montant TVA si ce compte était paramétré dans les
taux de taxes.
Exemple
Reprise, dans le libellé de l'écriture, de l'intitulé du compte tiers de la ligne 1.
334
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Exemple
Il est possible de combiner du texte fixe avec une fonction.
Vous pouvez par exemple demander dans le libellé l’indication de la mention «Fact. du» suivie de la date
d’écriture. Dans ce cas, saisissez dans la zone :
= "Fact. du " + CDText(Date_E(1))
Aide au paramétrage
Lorsque le curseur se trouve dans la plupart des zones du bandeau de saisie, le bouton Saisie paramétrage devient actif. Celui-ci renvoie sur la fenêtre de paramétrage de la zone.
3
Ce bouton n'est pas disponible pour les zones faisant appel à une liste déroulante : Mode de règlement et
Devise.
Catégorie
Cette liste présente les catégories de fonctions utilisables pour la zone sélectionnée :
‰ Commandes prédéfinies : cette option regroupe les boutons de fonctions,
‰ Fonctions : cette option regroupe les «Fonctions», c'est-à-dire les zones utilisables dans une formule,
335
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‰ Opérateurs : les opérateurs arithmétiques utilisables sont indiquées sous cette option.
Nom de la fonction
Cette liste présente les fonctions utilisables pour la zone sélectionnée.
Détail de la fonction
Lorsqu'une fonction est sélectionnée (liste Nom de la fonction), une explication concise est donnée au bas
de la fenêtre.
Valeur
Cette zone de saisie de 35 caractères permet de saisir le mode de calcul de la zone sélectionnée.
3
Nous vous invitons à lire attentivement le texte explicatif de chaque fonction pour son utilisation. De plus, un
exemple d'utilisation vous est à chaque fois présenté.
Exemples de modèles de saisie
Le fichier comptable Compta Bijou fourni avec le programme comporte des exemples de modèles de saisie
d’intérêt général s’appliquant à bon nombre de cas.
Nous vous proposons d’ouvrir ce fichier et de consulter les modèles qu’il propose. Ils pourront être repris
dans votre propre comptabilité par l’intermédiaire de la commande Structure / Fusion….
Modèles de saisie analytique
Si vous avez autorisé les saisies analytiques dans un code journal, il vous sera possible, pour chaque ligne
du modèle de saisie (si le compte le permet), d’enregistrer une répartition des montants sur des comptes analytiques.
Voir les commandes «Plan comptable», page 235 et «Codes journaux», page 301.
Vous trouverez des descriptions complémentaires sur les modèles de saisie analytique sous les titres :
‰ «Zones de saisie des modèles de saisie analytique», page 338.
Lorsque vous appellerez un modèle en saisie de journal, vous pourrez répartir les sommes sur les différentes
sections analytiques préenregistrées.
Le modèle de saisie analytique apparaît lorsque vous cliquez sur le bouton Modèle analytique.
Cette opération n’est possible que si vous avez, au préalable, sélectionné une ligne à ventiler dans le modèle
de saisie, en cliquant dessus.
Cette fenêtre présente beaucoup de similitudes avec celle de saisie des modèles de saisie comptables. Le
nombre de boutons est plus réduit.
336
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Une ligne de pièce peut être ventilée sur les comptes de plusieurs comptabilités analytiques. Le nombre
maximal de comptabilités analytiques sur lesquelles une même ligne peut être ventilée est limité à dix, onze
avec le plan IFRS s’il est utilisé.
3
Le programme n’effectue pas de contrôle sur l’équilibrage lors du paramétrage de la pièce. Si votre modèle
analytique n’est pas équilibré, vous obtiendrez un message d’erreur lors de l’utilisation du modèle de saisie.
Exemple
Vous souhaitez ventiler les dépenses du Service Après Vente à la fois sur les agences commerciales de votre
société et sur les types de clientèle (grossistes, détaillants, particuliers par exemple). Vous allez donc sélectionner le plan analytique qui concerne les agences et répartir les frais sur les différents comptes des agences en fonction de leur importance. Vous ferez de même pour le plan analytique recouvrant la typologie de
clientèle et répartir la totalité des mêmes frais sur les comptes correspondant aux clients.
Lorsqu’une ligne de modèle de saisie est ventilée sur un modèle analytique, le numéro de compte apparaît
en caractères gras sur Macintosh et en italiques sous Windows.
Pour permettre le choix du plan analytique et du plan IFRS, une zone à liste déroulante est accessible audessus des zones de saisie. Les plans analytiques ainsi que le plan IFRS sont enregistrés dans l'option
Fichier / A propos de… / Options / Plan analytique.
Les colonnes proposées sont fixes et concernent le compte analytique, la quantité/devises et le montant. Il
est impossible de modifier la largeur et la position des colonnes.
Pour vous déplacer de zone en zone, utilisez de préférence la touche TABULATION.
Pour insérer une fonction, placez le curseur dans la zone considérée et cliquez avec le pointeur sur le bouton
correspondant. Deux fonctions différentes ne peuvent pas se trouver dans la même zone. La dernière enregistrée remplace la précédente.
Deux des trois fonctions accessibles ont déjà été rencontrées dans les modèles de saisie comptable.
Bouton Saisie manuelle
Cette fonction indique que la valeur correspondante doit être saisie manuellement par l’utilisateur.
Dans la liste des lignes de la pièce cette fonction apparaît sous la forme d’une icône particulière.
Exemple
Vous utiliserez cette fonction pour enregistrer le montant sur la première ligne de saisie.
Comme dans les modèles de saisie comptable, il est possible de faire précéder ou suivre cette fonction d’une
valeur fixe pré-saisie.
Exemple
Si la section analytique à enregistrer doit appartenir à une série de comptes précise, vous pourrez pré enregistrer cette dernière : 921SI + Saisie manuelle. Il ne restera à l’utilisateur qu’à compléter le radical
921SI avec le numéro de la section.
Lorsque vous utilisez un modèle analytique pour ventiler une dépense (ou une recette), le curseur se positionne automatiquement dans la première des zones possédant une fonction de Saisie manuelle et sur les
suivantes après avoir pressé la touche TABULATION.
Bouton Equilibrage
Cette fonction permet de demander le calcul du contenu de la zone par équilibrage avec les
autres montants saisis dans le modèle et le montant total à imputer indiqué dans la zone en haut
de la fenêtre.
Dans la liste des lignes de la pièce cette fonction apparaît sous la forme d’une icône particulière.
Exemple
Si la ventilation comporte plusieurs lignes, utilisez cette fonction sur la dernière pour enregistrer le solde
337
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du montant à ventiler. Cette méthode a le mérite d’éviter que des centimes, dus aux calculs sur les pourcentages, restent non affectés et empêchent la ventilation automatique (dans le cas où l’équilibrage de la ventilation est imposé).
Bouton Appeler une grille
Cette fonction permet d'accéder à la liste des modèles de grille enregistrés par la commande
Modèles de grille.
Voir la fonction«Modèles de grille», page 340 .
Rappelons que les grilles correspondent à des modèles de répartition préenregistrés. Le choix d'une grille
n'est pas obligatoire. Vous pouvez tout à fait enregistrer «manuellement» une nouvelle répartition.
3
Si une grille analytique a déjà été saisie pour le compte général, le programme vous propose d’affecter de
manière automatique les répartitions analytiques définies. Si vous refusez, aucune affectation analytique ne
sera effectuée.
Zones de saisie des modèles de saisie analytique
3
Rappelons qu’après avoir sélectionné une ligne à ventiler dans le modèle de saisie, vous devez cliquer sur
le bouton Modèle analytique pour ouvrir un modèle de saisie analytique.
Plan analytique
Le programme propose la liste des plans analytiques ainsi que le plan IFRS (s’il est utilisé) enregistrés
dans les options de la fiche société (commande Fichier / A propos de…).
Sélectionnez le plan contenant les sections analytiques sur lesquelles le mouvement sera ventilé.
Section
Le bouton accessible est Saisie manuelle.
Cette colonne permet l’enregistrement des sections analytiques de ventilation.
Enregistrez la première section analytique dans la première colonne ou sélectionnez la fonction Saisie
manuelle si le choix de la section doit être fait en saisie.
Le programme vérifie l’appartenance des sections saisies au plan analytique sélectionné.
Les comptes peuvent être transférés par glissement comme cela vous est montré dans le «Manuel de la
gamme».
Pour vous déplacer de zone en zone, utilisez de préférence la touche TABULATION.
Quantité/Devise
Les boutons accessibles sont Saisie manuelle et Equilibrage.
Cette colonne permet d’enregistrer les quantités ou un montant en devise le cas échéant. Elle autorise la
saisie d’un montant, d’un pourcentage ou la sélection de la fonction Saisie manuelle ou Equilibrage.
Les valeurs saisies dans cette colonne seront utilisées dans les états analytiques.
338
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Menu Structure
Montant
Les boutons accessibles sont Saisie manuelle et Equilibrage.
Cette zone permet la saisie d’un montant fixe, d’un montant saisi par l’utilisateur, d’un pourcentage fixe ou
saisi et permet aussi l’équilibrage automatique.
3
La commande Modèles de saisie n’effectue aucun contrôle sur la validité ou la cohérence des montants
que vous enregistrez ici. S’ils s’avèrent être supérieurs ou inférieurs aux montants à ventiler, un message
d’erreur vous en avertira lors de la saisie de journaux.
Exemple
Si le montant total de la ligne doit être ventilé sur un seul compte analytique, enregistrez la fonction Equilibrage.
Si la ventilation doit être faite en pourcentage sur plusieurs comptes, saisissez de préférence la fonction
Equilibrage sur la dernière ligne pour éviter les problèmes de décimales sur les calculs dans le cas où
l’équilibrage est demandé.
Par exemple, vous utilisez cette commande pour ventiler les frais d’assurances entre les différents services
de votre société. Les primes étant en général fixes sur une période plus ou moins longue, vous pouvez d’ores
et déjà enregistrer la quote-part de chaque service.
Rappelez-vous que tout montant enregistré dans un modèle de saisie peut être modifié en saisie du journal.
Lorsqu’une ligne est saisie, validez en pressant la touche ENTREE. Continuez alors l’enregistrement des
comptes, ou bien choisissez un autre plan analytique, ou encore refermez la fenêtre.
3
3
Suppression
d’un modèle
analytique
Rappelons que pour éviter tout message d’erreur lors de l’utilisation d’un modèle analytique en saisie, il est
nécessaire que :
-
d'une part le montant soit totalement ventilé sur les 5 premiers plans ;
-
d’autre part cette ventilation complète le soit dans chacun des plans analytiques utilisés ; il n’est pas
possible de ventiler partiellement sur les comptes d’un plan et le solder sur les comptes d’un autre
plan.
Un menu contextuel est disponible sur la liste des sections. Quatre commandes ne sont pas disponibles :
Voir/Modifier l’élément sélectionné, Consulter l’élément sélectionné, Ajouter un nouvel élément et Personnaliser la liste.
Pour supprimer un modèle analytique, sélectionnez puis supprimez toutes ses lignes au moyen du
bouton Supprimer de la barre d’outils Navigation. Répétez cette opération pour chaque plan analytique.
Impression d’un
modèle analytique
La ventilation analytique d'un modèle apparaît dans l’impression du modèle de saisie.
Exemples de
modèles analytiques
Certains modèles de saisie fournis avec le fichier exemple Compta Bijou comportent une ventilation analytique. Nous vous proposons de vous y référer pour vous faire une idée de ce qu’il est possible de réaliser.
339
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Modèles de grille
Structure / Modèles / Modèles de grille
Cliquer sur le bouton Modèles de grille de la barre d’outils Comptabilité analytique et budgétaire revient à activer cette commande.
Cette commande permet de pré enregistrer une grille de ventilation qui pourra être utilisée pour répartir le
budget associé à un compte lors du paramétrage des modèles de saisie analytiques, en saisie analytique ou
encore lors d'une recherche.
Cette répartition peut être effectuée sur les comptes généraux (modèle de grille de type général) ou sur les
sections d'un plan analytique sélectionné (modèle de grille de type analytique).
3
Sur le volet Complément du dossier (commande Fichier / A propos de…), vous avez choisi de gérer des
budgets par compte général (Axe général), ou par compte analytique (Axe analytique).
Dans le premier cas, sur le volet Budgets d'un compte général, le programme permet de sélectionner un
modèle de grille de type analytique.
Si vous avez opté pour une gestion des budgets sur axe analytique, sur le volet Budgets d'une section analytique, le programme permet de sélectionner un modèle de grille de type général.
Opérations possibles sur la liste des modèles de grille
Lorsque vous lancez la commande, la liste des modèles de grille créés apparaît. Elle présente le type, l'intitulé de chaque modèle et le raccourci clavier qui lui est éventuellement associé.
Les boutons de la barre d’outils Navigation sont tous utilisables comme sur le plan comptable.
Reportez-vous au paragraphe «Opérations possibles sur la liste des comptes généraux», page 235.
La liste des modèles de grille présente les informations suivantes :
‰ le Type de modèle représenté par une icône :
‰
Analytique,
‰
Général,
‰ l’Intitulé du modèle ainsi que
‰ son Raccourci.
Menu contextuel de la liste des modèles de grille
Un menu contextuel est disponible sur la liste des modèles de grille.
340
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Menu Structure
Les commandes, communes à l’ensemble des listes, sont présentées dans le paragraphe intitulé «Menu
contextuel de la liste du plan comptable», page 237.
Personnaliser la liste des modèles de grille
Il est possible de personnaliser la liste des modèles de grille en utilisant la commande Personnaliser la liste
soit à partir du menu contextuel (voir ci-dessus) soit à partir du menu Fenêtre.
Le «Manuel de la gamme» explique comment personnaliser une liste.
Aucune colonne ne peut être ajoutée mais il est possible d’en supprimer.
Fenêtre de paramétrage des modèles de grille
En-tête d'un
modèle de grille
Un modèle de grille est caractérisé par les informations suivantes.
Intitulé
La saisie de l'intitulé d'un modèle de grille est obligatoire. Cette zone est composée de 35 caractères alphanumériques maximum.
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Menu Structure
Type
Une grille peut être de type :
‰ Général : la ventilation s'effectue sur des comptes généraux.
Les grilles de ce type sont repérées dans la liste des grilles par l’icône ci-contre.
‰ Analytique : la ventilation s'effectue sur des sections analytiques.
Les grilles de ce type sont repérées dans la liste des grilles par l’icône ci-contre.
Sélectionnez le type de grille à paramétrer.
Les modèles de grille de type analytique seront accessibles sur le volet «Budgets» d'un compte général (le
sous-budget du compte sera une répartition par plan analytique et section) en saisie des comptes généraux
pour affecter une ventilation par défaut, en saisie analytique et en recherche d'écritures afin d'effectuer une
ventilation automatique des écritures analytiques
Les modèles de grille de type général pourront être appelés sur le volet «Budgets» d'une section analytique ;
le sous-budget de la section sera une répartition par compte général.
Exemple
Plusieurs comptes généraux sont répartis de la même manière en analytique. Il est donc intéressant de créer
un modèle de grille de type analytique.
Ce modèle de grille pourra ainsi être utilisé en saisie courante. Il pourra également être appliqué à un modèle de saisie.
Raccourci
Ce code permet d’appeler le modèle de grille correspondant en saisie des budgets, en saisie analytique ou
pour appliquer une grille après une recherche d'écritures. Il peut être enregistré sur 1 à 6 caractères alphanumériques majuscules.
3
Pour appeler un modèle de grille en saisie de pièce : vous maintenez enfoncées les touches COMMANDE
et OPTION sur Macintosh ou CTRL et MAJUSCULE sous Windows et vous tapez le raccourci enregistré ici.
Plan analytique
Sélectionnez le ou les plans analytiques qui seront associés à ce modèle de grille. On pourra ainsi définir
des répartitions différentes suivant le plan sélectionné.
Grille de répartition
La partie inférieure de la fenêtre permet d'enregistrer les comptes ou sections de ventilation et le montant
qui leur est associé. Les sélections sont réalisées à partir des zones situées en bas de la fenêtre.
Numéro
Sélectionnez successivement les comptes (généraux ou analytiques suivant le type de grille) sur lesquels
doit être réparti le montant.
Pourcentage / Equilibre / Montant
Sélectionnez le mode de saisie de chaque montant de répartition.
‰ Pourcentage : Le montant affecté au compte sélectionné correspond à un pourcentage du montant
total, saisi sur la zone suivante. Sur la liste des lignes de ventilation, le programme indique ce type
de choix par le caractère pour cent : %.
‰ Equilibre : Le programme solde la répartition sur le compte.
Ce choix est repéré dans la liste des répartitions par l’icône ci-contre.
‰ Montant : Le montant affecté au compte est fixe. Il est saisi dans la zone à droite de la présente.
Tapez la touche ENTREE pour valider chaque ligne.
3
Un menu contextuel est disponible sur la liste des répartitions. Trois fonctions ne sont pas disponibles Voir/
Modifier l’élément sélectionné, Consulter l’élément sélectionné et Personnaliser la liste.
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Menu Structure
Modèles de règlement
Structure / Modèles / Modèles de règlement
Cette commande permet de pré enregistrer l'ensemble des modalités de règlement généralement pratiquées
par votre société.
Cliquer sur le bouton Modèles de règlement de la barre d’outils Gestion des tiers revient à activer cette commande.
Un modèle de règlement peut être appliqué à un compte de tiers (volet Structure / Plan tiers / Complément)
afin que la gestion des règlements de ce dernier soit automatisée.
Opérations possibles sur la liste des modèles de règlement
Lorsque vous lancez la commande, la liste des modèles de règlement créés apparaît, classée dans un ordre
croissant d'intitulé (chiffres de 0 à 9 puis lettres de A à Z majuscules puis minuscules).
Les boutons de la barre d’outils Navigation sont tous utilisables comme sur le plan comptable.
Reportez-vous au paragraphe «Opérations possibles sur la liste des comptes généraux», page 235.
Menu contextuel de la liste des modèles de règlement
Un menu contextuel est disponible sur la liste des modèles de règlement.
Les commandes, communes à l’ensemble des listes, sont présentées dans le paragraphe intitulé «Menu
contextuel de la liste du plan comptable», page 237.
La commande Personnaliser la liste n’est pas disponible.
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Menu Structure
Fenêtre de paramétrage des modèles de règlement
Intitulé
La saisie de l'intitulé d'un modèle de règlement est obligatoire. Cette zone est composée de 35 caractères
alphanumériques maximum.
La partie basse de la fenêtre permet d'enregistrer le détail des modalités de règlement.
Les sélections sont réalisées à partir des zones situées en bas de la fenêtre.
Sélectionnez le mode de saisie de chaque montant de répartition.
Pourcentage
Le montant affecté à la ligne du modèle de règlement correspond à un pourcentage du montant total du
mouvement. Il est saisi sur la zone suivante : Valeur. Dans la partie centrale de la fenêtre, le programme
indique ce type de choix par un pourcentage : % en début de ligne.
Equilibre
Le programme solde le montant total du mouvement sur la ligne.
Le programme indique ce type de choix par l’icône ci-contre en début de ligne. Une ligne d'équilibrage ne demande la saisie d'aucune valeur puisque cette dernière est calculée automatiquement par le
programme.
Montant
Le montant affecté à la ligne du modèle de règlement est fixe. Il est saisi sur la zone suivante : Valeur.
Dans la partie centrale de la fenêtre, le programme indique ce type de choix par la lettre F.
Une ligne de modèle de règlement correspond à un mode de règlement et à une échéance.
Jour
Indiquez le nombre de jours de «battement» à respecter entre la date de la pièce génératrice du paiement
(facture) et la date de premier versement du règlement (première échéance).
Condition
Le programme se servira de cette condition pour déterminer la date de départ du calcul de l'échéance :
Condition
Date d’écriture de
la facture
Date d’échéance
calculée
Calcul effectué par le programme
60 jours nets
12/01/03
13/03/03
Calcul du nombre de jours réels en tenant
compte des mois de 28 , 29, 30 ou 31 jours.
60 jours nets le 25
12/01/03
25/03/03
Idem calcul précédent.
La date d'échéance est la date de tombée
au 25 correspondant au mois en cours ou
au mois suivant (si date supérieure à date
de tombée).
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Menu Structure
Condition
Date d’écriture de
la facture
Date d’échéance
calculée
Calcul effectué par le programme
60 jours fin de mois
civil
12/01/03
31/03/03
La date de début de calcul de l'échéance
est la date de fin de mois de l'écriture. Le
nombre de jours est alors appliqué sur la
base de mois de 30 jours.
Date de début de calcul de l'échéance : 31/
01/03
Nombre de jours : 60 (2 mois)
Echéance fin de mois : 31/03/03
60 jours fin de mois
civil le 25
12/01/03
25/04/03
Idem calcul précédent.
La date d'échéance est la date de tombée
au 25 correspondant au mois en cours ou
au mois suivant (si date supérieure à date
de tombée).
60 jours fin de mois
12/01/03
31/03/03
Le nombre de jours réels (mois de 28, 29,
30 ou 31 jours) est appliqué sur la date
d'écriture ; le résultat est ramené à la date
de fin de mois.
Date début de calcul de l'échéance : 12/01/
03
Echéance intermédiaire : 11/03/03
Echéance fin de mois : 31/03/03
60 jours fin de mois le
25
12/01/03
25/04/03
Idem calcul précédent.
La date d'échéance est la date de tombée
au 25 correspondant au mois en cours ou
au mois suivant (si date supérieure à date
de tombée).
Le
Indiquez dans cette zone le jour de tombée du règlement : jour précis saisi manuellement.
Vous pouvez enregistrer jusqu’à 6 jours de tombée (compris entre 1 et 31) en tapant ces jours sous la forme
jj, jj, jj, jj, jj, jj. Le programme prendra en compte la date de tombée la plus proche de la date trouvée.
Si la zone est à blanc, le programme calcule la date de tombée en fonction du nombre de jours de «battement» et la condition.
3
Si la valeur saisie pour le délai de règlement est, dans le cas d’un client, supérieure à celle paramétrée
dans la commande Fichier / A propos de… zone Délai client maximum, un message vous le rappellera.
Mode de règlement
Sélectionnez le mode de règlement utilisé pour la ligne du modèle (échéance).
Les différents modes de règlement proposés sont enregistrés dans le volet «Fichier / A propos de… /
Options».
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Menu Structure
Modèles d'abonnement
Structure / Modèles / Modèles d’abonnement
Cette commande permet de pré enregistrer les contrats d'abonnements contractés par la société.
Cliquez sur le bouton Modèles d’abonnement de la barre d’outils Comptabilité générale pour activer
cette commande.
Le terme «abonnement» est à prendre au sens large. En effet, vous pouvez par cette commande enregistrer
les caractéristiques liées à des écritures répétitives revenant à intervalle régulier. Il peut donc s'agir d'écritures de loyers, d'assurances, d'emprunts, etc..
Exemple
Vous avez souscrit un emprunt que vous remboursez par un prélèvement mensuel. Chaque mois, son enregistrement vous oblige à rechercher :
- le compte de capitaux sur lequel inscrire le remboursement du capital,
- le compte de charges sur lequel imputer l’intérêt de l’emprunt,
- celui où vous noterez les frais d’assurance.
Pour éviter ce travail fastidieux, enregistrez un modèle d'abonnement qui vous proposera automatiquement
tous ces comptes.
Les modèles d'abonnement définissent les dates, durée et périodicité auxquelles les écritures seront enregistrées. A chaque modèle d'abonnement est associé un modèle de saisie représentant le contenu de l'écriture
(les imputations) qui sera passée conformément aux indications du modèle d'abonnement.
2
L'enregistrement d'un modèle d'abonnement ne signifie pas que les écritures correspondantes sont
enregistrées !
C'est par la commande Traitement / Ecritures d'abonnement que l'enregistrement des écritures est
rendu effectif.
Opérations possibles sur la liste des modèles d'abonnement
Lorsque vous lancez la commande, la liste des modèles d'abonnement créés apparaît, présentant le code du
journal dans lequel seront générées les écritures d'abonnement et l'intitulé du modèle.
Les boutons de la barre d’outils Navigation sont tous utilisables comme sur le plan comptable.
Reportez-vous au paragraphe «Opérations possibles sur la liste des comptes généraux», page 235.
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Menu Structure
Menu contextuel de la liste des modèles d’abonnement
Un menu contextuel est disponible sur la liste des modèles d’abonnement.
Les commandes, communes à l’ensemble des listes, sont présentées dans le paragraphe intitulé «Menu
contextuel de la liste du plan comptable», page 237.
Personnaliser la liste des modèles d’abonnement
Il est possible de personnaliser la liste des modèles d’abonnement en utilisant la commande Personnaliser
la liste soit à partir du menu contextuel (voir ci-dessus) soit à partir du menu Fenêtre.
Le «Manuel de la gamme» explique comment personnaliser une liste.
Fenêtre de paramétrage des modèles d'abonnement
La création ou la modification d’un modèle d'abonnement s’effectuent dans la fenêtre suivante.
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Menu Structure
Intitulé
La saisie de l'intitulé d'un modèle d'abonnement est obligatoire. Cette zone est composée de 35 caractères
alphanumériques maximum.
Date de début / Date de fin
Indiquez la durée du contrat d'abonnement par la saisie de sa date de début et de fin (JJMMAA). Lors de la
génération des abonnements, la première écriture sera générée à la date de début enregistrée ici.
Ces zones comportent un bouton permettant d’ouvrir un calendrier et de sélectionner facilement une date.
Reportez-vous au «Manuel de la gamme» pour des informations sur cette commande.
Périodicité
Précisez l'intervalle de temps à respecter entre deux écritures.
Indiquez si la périodicité est exprimée en nombre de jours, de semaines, de mois ou d'années. Indiquez
ensuite le nombre jours, de semaines, de mois ou d'années devant s'écouler entre deux écritures (obligatoirement supérieur ou égal à 1).
Code journal
Indiquez le code du journal dans lequel seront générées les écritures d'abonnement (par saisie ou sélection). Le programme vérifie l'existence du journal mentionné.
En fonction de l’option Réservé IFRS enregistrée dans le code journal, le programme affectera les statuts
suivants aux écritures :
‰ Les deux si cette option n’est pas cochée,
‰ IFRS si cette option est cochée.
Voir la fonction «Codes journaux», page 301.
Référence
La référence de chaque écriture générée peut être préenregistrée sur cette zone (sur 13 caractères alphanumériques majuscules).
Modèle de saisie
Sélectionnez le modèle de saisie à reproduire pour chaque écriture de l'abonnement en cours. Le programme vérifie l'existence du modèle mentionné.
Montant global / Montant période
Indiquez si le montant saisi correspond :
‰ au montant global qui sera éclaté en fonction du nombre d'échéances de l'abonnement (durée/périodicité),
‰ au montant de chacune des échéances de l'abonnement (montant affecté à chaque écriture).
Exemple
Soit les paramètres d'abonnement suivants :
Date de début :010103
Date de fin : 3103903
Périodicité : 1 Mois
Code journal : BEU
Modèle de saisie : Remboursement d'un emprunt :
Compte
3
Débit
164000 Emprunt auprès établissement de crédit
Calcul
661000 Charges d'intérêts
= Montant (1)*8/10
Crédit
Les modèles de saisie utilisés dans un modèle d’abonnement doivent comporter en première ligne la fonction Saisie manuelle ou Calcul dans les colonnes Jour et Débit ou Crédit.
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Menu Structure
De plus, pour un journal de trésorerie avec contrepartie en pied de page, il ne faut pas indiquer de ligne
avec le compte de trésorerie.
Lors de la génération de l'abonnement, ces deux comptes, ainsi que le compte de contrepartie de trésorerie,
seront mouvementés aux dates suivantes : 01/01/03 ; 01/02/03 et 01/03/03.
Dès la validation du montant, le programme propose la création du modèle d'abonnement.
Si vous répondez par l'affirmative, le programme calcule le montant affecté à chaque écriture et affiche
l'échéancier de l'abonnement.
Cette liste indique, la date et le montant de chaque écriture et si cette dernière a été générée ou non.
Lors de la prochaine génération des abonnements (commande Traitement / Ecritures d'abonnement) toutes
les écritures non encore générées et à échéance seront proposées.
Vous pouvez remodeler cet échéancier. Pour supprimer une échéance, cliquez sur sa ligne puis sur le
bouton Supprimer de la barre d’outils Navigation.
Reportez-vous au «Manuel de la gamme» pour la sélection des lignes dans une liste.
Ecriture générée
Comme il est stipulé ci-dessus, les écritures non encore générées seront proposées lors de l'utilisation de la
commande Ecritures d'abonnement.
Cette case à cocher vous permet de déroger au côté systématique de la génération des abonnements :
‰ Si vous ne souhaitez pas générer une des échéances affichées, cliquez sur sa ligne puis sur cette
boîte à cocher et validez. Le «Non» affiché dans la colonne Génération se transforme alors en
«Oui». L'écriture ne sera donc pas proposée lors de la prochaine génération des abonnements.
Cette possibilité peut être très utile si vous vous apercevez que l'échéance a déjà été saisie comme
une écriture «classique» par la commande de saisie des journaux.
Elle permet dans ce cas d'éviter un doublon.
‰ Si, à l'inverse, vous souhaitez traiter une seconde fois une des lignes déjà générée (la colonne Génération mentionne «Oui»), cliquez sur sa ligne puis sur cette boîte à cocher et validez.
Le «Oui» affiché dans la colonne Génération se transforme alors en «Non».
L'écriture sera donc proposée lors de la prochaine génération des abonnements.
Vous utiliserez cette possibilité si vous vous apercevez par exemple que l'échéance générée a été
supprimée par erreur du journal.
Duplication des modèles
Il est possible de créer des modèles de saisie, de grille, de règlement ou d’abonnement par duplication d’un
modèle existant.
Pour cela :
1.
Ouvrez le modèle d’origine.
2.
Lancez la fonction Edition / Dupliquer (ou utilisez les raccourcis clavier ou le bouton de la
barre d’outils Standard).
3.
Le modèle dupliqué remplace celui à l’écran et il apparaît dans la liste.
4.
Modifiez éventuellement le modèle dupliqué et son intitulé si nécessaire.
Particularités de la duplication
La duplication des modèles présente quelques particularités :
349
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Menu Structure
‰ Modèles de saisie : le modèle dupliqué conserve le même type et le même intitulé auquel est ajouté
« (2) » (ou « (3) », etc., en fonction du modèle d’origine) . Cet intitulé peut être modifié. Le raccourci n’est pas dupliqué puisqu’il doit rester unique pour tout le programme.
‰ Modèle de grille : le type de modèle est conservé et ne peut être modifié. L’intitulé et le raccourci
clavier doivent être ressaisis.
‰ Modèles de règlement : l’intitulé doit être ressaisi.
‰ Modèles d’abonnement : l’intitulé doit être ressaisi, le code journal ne peut être modifié et les écritures ont le statut Non généré.
350
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Menu Structure
Libellés
Structure / Libellés
Cette commande permet de pré enregistrer l'ensemble des libellés qui pourront être utilisés à divers endroits
du programme.
Cliquez sur le bouton Libellés de la barre d’outils Comptabilité générale pour activer cette commande.
Les libellés sont des mentions que vous êtes amenés à taper fréquemment lors des saisies d’intitulé ou de
libellé et dont vous pouvez, grâce à cette commande, automatiser le rappel et la saisie.
Liste des libellés
La liste des libellés vous est présentée lors du lancement de cette commande. Le programme rappelle le raccourci servant à appeler le libellé, et son intitulé.
Les boutons de la barre d’outils Navigation sont tous utilisables comme sur le plan comptable.
Reportez-vous au paragraphe «Opérations possibles sur la liste des comptes généraux», page 235.
Menu contextuel de la liste des libellés
Un menu contextuel est disponible sur la liste des libellés.
Les commandes, communes à l’ensemble des listes, sont présentées dans le paragraphe intitulé «Menu
contextuel de la liste du plan comptable», page 237.
351
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Menu Structure
Personnaliser la liste des libellés
Il est possible de personnaliser la liste des libellés en utilisant la commande Personnaliser la liste soit à partir du menu contextuel (voir ci-dessus) soit à partir du menu Fenêtre.
Le «Manuel de la gamme» explique comment personnaliser une liste.
Il n’est pas possible d’ajouter de colonnes mais on peut en supprimer.
Détail d’un libellé
Un libellé est défini dans la fenêtre suivante.
Intitulé
Zone de 35 caractères alphanumériques maximum dont la saisie est obligatoire.
Raccourci
Ce code permet d’appeler le libellé correspondant (principalement en saisie des journaux). Il est enregistré
sur 1 à 6 caractères alphanumériques majuscules.
3
Pour appeler un libellé en saisie de pièce : maintenez enfoncées les touches COMMANDE et OPTION sur
Macintosh ou CTRL et MAJUSCULE sous Windows et tapez le raccourci enregistré ici. Le curseur doit se
trouver dans une zone de saisie d'un libellé d'écriture.
Exemple
Pour accélérer la saisie des prélèvements bancaires.
Créez un libellé Prélèvement du et donnez lui un raccourci qui vous rappelle phonétiquement son contenu :
PR.
Chaque fois que vous devrez enregistrer le libellé d’un prélèvement fait sur votre compte, maintenez enfoncées les touches :
- COMMANDE et OPTION sur Macintosh
- ou CTRL et MAJUSCULE sur Windows
- et tapez PR.
Vous n’aurez alors plus qu’à compléter avec la date du prélèvement.
Il est également possible de transférer un libellé dans un journal par glissement.
Les explications sur cette possibilité sont données pour la commande «Journaux de saisie», page 423.
352
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Menu Structure
Postes budgétaires
Structure / Postes budgétaires
Cette commande permet de créer, consulter et mettre à jour les dotations budgétaires associées à un compte
ou à un ensemble de comptes de la comptabilité générale ou analytique.
Cliquer sur le bouton Postes budgétaires de la barre d’outils Comptabilité analytique et budgétaire
revient à activer cette commande.
Le bouton Créer un poste budgétaire de la barre d’outils Comptabilité analytique et budgétaire donne
un accès direct à la fenêtre de saisie d’un poste budgétaire.
Le bouton Atteindre un poste budgétaire de la barre d’outils Comptabilité analytique et budgétaire
ouvre la fenêtre de la commande Atteindre en la pré-paramétrant pour la recherche d’un poste budgétaire.
Rappelons que le volet Budgets d'un compte permet d'enregistrer parallèlement une gestion budgétaire spécifique au compte.
Le programme vous permet de créer deux types de dotations budgétaires : une faible et une forte, pour
l'exercice en cours, l'exercice N-1 ou l'exercice N-2 (s'ils existent).
Opérations possibles sur la liste des postes budgétaires
Lorsque vous lancez la commande, la liste des postes créés apparaît. Elle présente le type, le numéro et l'intitulé de chaque budget.
Les boutons de la barre d’outils Navigation sont tous utilisables comme sur le plan comptable.
Reportez-vous au paragraphe «Opérations possibles sur la liste des comptes généraux», page 235.
La liste des postes budgétaires présente les informations suivantes :
‰ le Type de poste représenté par une icône :
‰
Détail,
‰
Total,
‰
Centralisateur,
‰ le Numéro du poste budgétaire ainsi que
‰ son Intitulé.
353
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Menu Structure
Menu contextuel de la liste des postes budgétaires
Un menu contextuel est disponible sur la liste des postes budgétaires.
Les commandes, communes à l’ensemble des listes, sont présentées dans le paragraphe intitulé «Menu
contextuel de la liste du plan comptable», page 237.
Personnaliser la liste des postes budgétaires
Il est possible de personnaliser la liste des postes budgétaires en utilisant la commande Personnaliser la liste
soit à partir du menu contextuel (voir ci-dessus) soit à partir du menu Fenêtre.
Le «Manuel de la gamme» explique comment personnaliser une liste.
Poste budgétaire – Détail de la fiche
Un poste budgétaire se compose de différents volets auxquels on accède par des onglets sur Windows ou
par des boutons sur Macintosh. Ces onglets et ces boutons donnent accès aux volets suivants.
Onglet / Bouton Fiche principale
Ils permettent de revenir au «Volet Fiche principale - Poste budgétaire», page 355.
Onglet / Bouton Dotations
Ils donnent accès au «Volet Dotations - Poste budgétaire», page 356 qui permet de paramétrer
les valeurs prévisionnelles de la section.
Onglet / Bouton Comptes
Ils donnent accès au «Volet Comptes - Poste budgétaire», page 357 qui permet d’enregistrer des
informations annexes sur la section.
354
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Menu Structure
Volet Fiche principale - Poste budgétaire
Le volet «Fiche principale» permet d’identifier chaque poste budgétaire.
Sélectionnez ce volet en cliquant sur l’onglet Fiche principale de Windows ou sur le bouton cicontre pour la version Macintosh du programme.
Numéro
Zone alphanumérique de 13 caractères dont la saisie est obligatoire. Ce numéro doit être unique.
Le paramétrage des numéros est déterminant pour la sous-totalisation et la totalisation des valeurs budgétées dans les budgets de type Total.
Exemple
Vous avez paramétré deux postes budgétaires respectivement numérotés et dénommés 6010 Prévisions
charges directes et 6020 Prévisions charges indirectes.
Vous désirez cumuler les montants saisis dans ces deux postes. Vous pouvez enregistrer le budget de totalisation 60 Prévisions charges.
Type
Sélectionnez le type du poste budgétaire :
‰ Détail : poste budgétaire permettant l’enregistrement du détail des montants budgétés.
‰ Total : poste permettant de cumuler les postes de détail ayant une même racine.
‰ Centralisateur : poste permettant de totaliser tous les budgets qui lui sont rattachés.
La saisie du type est obligatoire. La forme du poste budgétaire étant figée après validation, cette zone
s’estompe après saisie. Si vous voulez modifier le type d’un poste déjà enregistré, il est nécessaire de le
supprimer et de le recréer.
Intitulé
Zone de 35 caractères alphanumériques maximum dont la saisie obligatoire.
Général / Plan analytique / Champ statistique
Zone à liste déroulante permettant la sélection de la nature du budget :
‰ Général : le budget s'appliquera à des comptes généraux.
‰ Plan analytique : le budget s'appliquera à des sections analytiques.
‰ Champ statistique : le budget s'appliquera à des énumérés statistiques.
Section / Enuméré
Le programme propose des choix différents selon la sélection précédente.
Si le poste budgétaire est Général, cette zone est grisée.
Si le poste budgétaire est associé à un plan analytique, le programme propose la sélection de la section analytique.
Si le poste budgétaire est associé à un champ statistique tiers, le programme propose la sélection d'un énuméré.
3
Rappelons que ces informations sont enregistrées dans la fiche société (options de la commande Fichier /
A propos de…).
355
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Menu Structure
Sens
Sélectionnez le sens du budget pour les totalisations : positif pour Charge et négatif pour Produit.
Ceci permettra d'obtenir un résultat budgétaire sur les états.
Pour tous les comptes dont le sens normal est débiteur mettre le sens sur Charge (clients, charges) et inversement pour ceux dont le sens normal est créditeur mettre le sens sur Produits (fournisseurs, produits).
Centralisateur
Indiquez, le cas échéant, le budget centralisateur auquel le budget en cours doit être rattaché. Le programme propose les postes budgétaires centralisateurs créés. Vous pouvez également saisir le numéro du
budget centralisateur dans la zone prévue à cet effet.
Volet Dotations - Poste budgétaire
Le volet «Dotations» permet la saisie des montants budgétés.
Sélectionnez ce volet en cliquant sur l’onglet Dotations de Windows ou sur le bouton ci-contre
pour la version Macintosh du programme.
Dotation
Sélectionnez le type de prévision paramétré : faible ou forte, pour l'exercice en cours, l'exercice N-1 ou
l'exercice N-2 (s'ils existent).
Vous pouvez enregistrer parallèlement plusieurs types de dotations.
Exemple
La conjoncture étant peu favorable, vous hésitez entre une prévision de ventes à l’exportation élevée ou une
plus médiocre. Vous pourrez ainsi, après sélection de la dotation correspondante, enregistrer les montants
périodiques du budget dans ces deux hypothèses.
Quantité / Montant
Après sélection du type de dotation, enregistrez le montant correspondant. S'il s'agit d'un budget global à
répartir sur les périodes de l'exercice, enregistrez la quantité et/ou le montant dans ces zones.
Validez par la touche ENTREE.
La répartition de ce montant sur les périodes se fait immédiatement. Il est alors possible de modifier le
montant affecté à certains mois.
Si vous souhaitez enregistrer un montant période par période, enregistrez ce dernier dans la zone Montant
période (zone suivante) après avoir sélectionné la période concernée. Dans ce dernier cas, le programme
calcule et affiche les cumuls saisis à droite du type de dotation.
Montant période
Cette zone affiche le montant affecté à la période sélectionnée, permettant ainsi sa modification. Au fur et
à mesure des saisies (validées par la touche ENTREE), le programme affiche le cumul des montants à
droite du type de dotation.
356
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Menu Structure
Volet Comptes - Poste budgétaire
Le volet «Comptes» permet la saisie des comptes concernés par le poste budgétaire.
Sélectionnez ce volet en cliquant sur l’onglet Comptes de Windows ou sur le bouton ci-contre
pour la version Macintosh du programme.
Ce volet présente les comptes concernés par le poste budgétaire, préalablement sélectionnés sur la zone à
liste déroulante située en bas de la fenêtre. Le transfert des comptes par glissement peut être utilisé dans
cette fenêtre.
L’utilisation de cette possibilité est présentée dans le «Manuel de la gamme».
Seuls les comptes de type Détail peuvent être sélectionnés.
Tapez le numéro de chaque compte puis pressez la touche ENTREE ou sélectionnez-le à l’aide de la zone
à liste déroulante. Le compte et son intitulé apparaissent alors dans la liste des comptes.
3
Si vous tapez et validez une racine de compte, le programme propose d'intégrer tous les comptes généraux
correspondant.
Le programme contrôle qu'un compte général n'a pas été rattaché à un poste budgétaire de type général.
Duplication des postes budgétaires
Pour dupliquer un poste budgétaire il faut :
1.
Ouvrir le poste budgétaire d’origine.
2.
Lancer la fonction Edition / Dupliquer (ou utiliser les raccourcis clavier ou le bouton de la
barre d’outils Standard).
3.
Enregistrer un nouveau numéro et un nouvel intitulé pour le poste dupliqué.
4.
Compléter la définition du poste budgétaire par la saisie des volets «Dotations» et «Comptes».
357
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Menu Structure
Cycles de révision
Structure / Cycles de révision
Cette commande permet de paramétrer les cycles utilisés lors de la révision comptable.
Pour que cette commande soit accessible, un fichier expert doit être ouvert.
Pour plus d'informations, reportez-vous à la commande «Ouvrir…», page 57.
Le bouton Cycles de révision de la barre d’outils Révision permet également d’activer cette commande.
Principe d’utilisation des cycles de révision
Des consignes, des tableaux et des regroupements de comptes sont associés à chaque cycle de révision.
A chaque regroupement de comptes, on associe des fourchettes de comptes et des observations comme précisé dans le synopsis suivant.
Cycles de révision
Regroupements
Fourchettes
Observations
Consignes
Tableaux
Le commande Cycles de révision permet de mettre en place ce cadre de travail.
Le programme est livré avec des cycles de révision préenregistrés que nous vous invitons à consulter.
Opérations possibles sur la liste des cycles de révision
Lorsque vous lancez la commande, la liste des cycles créés apparaît.
358
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Menu Structure
Les boutons de la barre d’outils Navigation sont tous utilisables comme sur le plan comptable.
Reportez-vous au paragraphe «Opérations possibles sur la liste des comptes généraux», page 235.
Menu contextuel de la liste des cycles de révision
Un menu contextuel est disponible sur la liste des cycles de révision.
Les commandes, communes à l’ensemble des listes, sont présentées dans le paragraphe intitulé «Menu
contextuel de la liste du plan comptable», page 237.
Personnaliser la liste des cycles de révision
Il est possible de personnaliser la liste des cycles de révision en utilisant la commande Personnaliser la liste
soit à partir du menu contextuel (voir ci-dessus) soit à partir du menu Fenêtre.
Le «Manuel de la gamme» explique comment personnaliser une liste.
Il n’est pas possible d’ajouter de colonne mais on peut en supprimer.
359
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Menu Structure
Cycle de révision – Détail de la fiche
Un poste budgétaire se compose de différents volets auxquels on accède par des onglets sur Windows ou
par des boutons sur Macintosh. Ces onglets et ces boutons donnent accès aux volets suivants.
Onglet / Bouton Fiche principale
Ils permettent de revenir au «Volet Fiche principale – Cycle de révision», page 360.
Onglet / Bouton Consignes
Ils donnent accès au «Volet Consignes – Cycle de révision», page 361 qui permet de paramétrer
les intitulés des consignes.
Onglet / Bouton Tableaux
Ils donnent accès au «Volet Tableaux - Cycle de révision», page 363 qui permet d’enregistrer les
modèles de tableaux liés au cycle.
Volet Fiche principale – Cycle de révision
Le volet «Fiche principale» permet de paramétrer les regroupements de comptes.
Sélectionnez ce volet en cliquant sur l’onglet Fiche principale de Windows ou sur le bouton cicontre pour la version Macintosh du programme.
Un cycle est défini par un Numéro (10 caractères alphabétiques) et un Intitulé (35 caractères alphanumériques).
La liste présente les regroupements créés et associés au cycle.
Paramétrage des regroupements de compte
Cliquez sur le bouton Ajouter de la barre d’outils Navigation pour enregistrer un nouveau regroupement.
Le bouton Voir/Modifier permet de consulter ou modifier le paramétrage sélectionné.
Volet Fourchettes – Regroupement des cycles de révision
Le volet «Fourchettes» permet d’associer un ensemble de fourchettes de comptes au regroupement en cours.
Sélectionnez ce volet en cliquant sur l’onglet Fourchettes de Windows ou sur le bouton ci-contre
pour la version Macintosh du programme.
360
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Menu Structure
Chaque regroupement est défini par un Numéro et un Intitulé, respectivement enregistrés sur 10 et 35 caractères alphanumériques.
Les deux listes déroulantes affichées en bas de la fenêtre permettent de saisir ou sélectionner les deux bornes
de chaque fourchette.
Choisissez la borne inférieure puis la borne supérieure de la fourchette et validez par la touche ENTREE.
Volet Observations – Regroupement des cycles de révision
Le volet «Observations» permet d’enregistrer les observations du regroupement en cours.
Sélectionnez ce volet en cliquant sur l’onglet Observations de Windows ou sur le bouton ci-contre
pour la version Macintosh du programme.
Sélection du dossier
Sélectionnez tout d’abord, dans la zone à liste déroulante, l’exercice comptable concerné par l'observation.
Le programme propose les exercices créés dans le fichier (maximum 5) et un dossier permanent.
Vous pouvez enregistrer des observations différentes pour chaque dossier.
Les informations sont enregistrées sur 2024 caractères maximum.
Le texte peut être saisi avec des "retours chariot" et des tabulations.
Windows
Sous Windows utilisez les touches CTRL + ENTREE pour les retours chariot et CTRL + TABULATION
pour les tabulations.
Pour refermer la fenêtre, cliquez dans sa case de fermeture.
Volet Consignes – Cycle de révision
Le volet «Consignes» présente les consignes associées au cycle.
361
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Menu Structure
Sélectionnez ce volet en cliquant sur l’onglet Consignes de Windows ou sur le bouton ci-contre
pour la version Macintosh du programme.
Le bouton Ajouter de la barre d’outils Navigation permet d’enregistrer un nouveau regroupement.
Le bouton Voir/Modifier permet de consulter ou modifier le paramétrage sélectionné.
Chaque consigne est définie par les éléments suivants.
Numéro
Numéro d’identification de la consigne, saisi sur 10 caractères numériques.
Intitulé
Intitulé de la consigne saisi sur 69 caractères alphanumériques.
Filtres de révision
La zone à liste déroulante présente les filtres de révision enregistrés dans les options de l’entreprise.
Pour paramétrer les filtres de révision, reportez-vous au «Volet Options - A propos de…», page 91.
Cochez les options correspondant à la consigne.
Mission
Le programme propose les 10 tables de 10 énumérés constituants les éléments de filtrage permettant
d’associer la consigne au dossier. Cochez les options adéquates.
Cette consigne doit figurer dans l’annexe
Si cette case est cochée, la consigne du dossier annuel sera reportée en Annexe.
362
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Menu Structure
Volet Tableaux - Cycle de révision
Le volet «Tableaux» présente les modèles de tableaux associés au cycle.
Sélectionnez ce volet en cliquant sur l’onglet Tableaux de Windows ou sur le bouton ci-contre
pour la version Macintosh du programme.
Le bouton Saisir un tableau affiché dans le coin inférieur droit de la fenêtre permet de saisir les
valeurs d'un tableau sélectionné dans la liste.
Macintosh
Dans cet environnement, le bouton Saisir un tableau se trouve en haut de la fenêtre et n’apparaît que lorsque
la liste des modèles de tableaux est affichée.
La saisie d’un tableau est détaillée sous le titre «Saisie d’un tableau», page 594 dans la fonction
Traitement / Révision par cycle.
Le bouton Ajouter de la barre d’outils Navigation permet d’enregistrer un nouveau tableau.
Le bouton Voir/Modifier permet de consulter ou modifier le paramétrage sélectionné.
Chaque tableau est défini par un Numéro et un Intitulé, respectivement enregistrés sur 10 et 35 caractères
alphanumériques.
La partie centrale de la fenêtre présente la composition du tableau. Chaque colonne est renseignée au moyen
des zones du bas de la fenêtre.
Case à cocher
Seules les colonnes comportant cette case à cocher sont accessibles en saisie.
Intitulé de la colonne
Enregistrez l’intitulé de la colonne sur 35 caractères alphanumériques. Vous pouvez paramétrer jusqu'à 20
colonnes.
Cliquez sur la case à cocher qui précède cette zone pour valider l’utilisation de la colonne.
Type
Sélectionnez le type de la colonne :
363
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Menu Structure
‰ Montant,
‰ Texte,
‰ Date.
3
La modification du type d’une colonne n’est plus possible dès lors que l’on a effectué une saisie de tableau
pour le cycle concerné.
Total colonne
Sélectionnez Oui ou Non selon que vous souhaitez ou non un total de la colonne.
364
© Sage France
Menu Structure
Fusion…
Structure / Fusion
Cette commande permet de transférer des données d’un fichier comptable vers un autre.
Cliquez sur le bouton Fusion de la barre d’outils Fonctions avancées pour activer cette commande.
Les données qu'il est possible de fusionner sont celles des fonctions du menu Structure :
‰ Plan comptable,
‰ Plan analytique,
‰ Plan reporting,
‰ Plan tiers,
‰ Taux de taxes,
‰ Codes journaux,
‰ Banques,
‰ Modèles de saisie,
‰ Modèles de grille,
‰ Modèles de règlement,
‰ Modèles d'abonnement,
‰ Libellés,
‰ Postes budgétaires,
‰ Codes journaux analytiques.
L'utilisation de cette commande vous permettra d'éviter quantité de saisies fastidieuses.
Le programme vous a été fourni avec une structure complète pré paramétrée. Vous pouvez donc transférer
ses éléments dans votre fichier et simplement les adapter à votre activité.
3
Les fonctions de cette fenêtre ne font pas appel à la barre d’outils Navigation.
Lorsque cette commande est lancée, il est impossible d’accéder à une autre commande des menus. Ces dernières ne sont d’ailleurs pas disponibles.
3
Cette commande ne supprime pas les éléments du fichier comptable d’origine. Elle peut être utilisée à partir
d’un fichier possédant des écritures vers un autre en possédant également.
365
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Menu Structure
Si le fichier comptable destinataire n’est pas vide et que le programme trouve deux éléments identiques, il
affichera une fenêtre proposant de :
‰ continuer, c’est-à-dire ne pas remplacer l’élément existant par celui en provenance du fichier recopié,
‰ modifier : remplace l’élément du fichier destinataire par celui du fichier d’origine et continue la
fusion,
‰ annuler : arrête l’opération de transfert.
Si le programme trouve plusieurs fois des éléments identiques, il proposera d’appliquer la dernière réponse
sélectionnée.
Le bouton OK permet de quitter la commande. On peut également utiliser la touche ECHAP sur Windows
ou ESC sur Macintosh.
Les fichiers comptables éventuellement ouverts sont alors refermés.
Procédure de fusion
Pour fusionner les fichiers de deux dossiers comptables, il convient tout d’abord d’ouvrir ces derniers.
Sélection du fichier d’origine
Par défaut, lorsque vous activez cette commande, le programme propose la fusion du plan comptable du
fichier comptable ouvert.
Pour sélectionner un autre fichier comptable, cliquez sur le bouton Fermer.
Cliquez ensuite sur le bouton Ouvrir pour sélectionner afficher la boîte de dialogue «Ouvrir le fichier comptable».
Sélectionnez le fichier comptable souhaité.
Après sélection, remarquez que le programme indique le nom du fichier comptable et le nombre d’éléments
disponibles.
Sélection du fichier de destination
Procédez comme indiqué ci-dessus pour sélectionner le fichier comptable dans lequel les données devront
être récupérées.
366
© Sage France
Menu Structure
3
La boîte de dialogue permet de créer un nouveau fichier comptable par le bouton Nouveau. Une seconde
fenêtre se superpose alors à la précédente ; elle est décrite dans la commande Fichier / Nouveau.
Notez que la création d’un fichier comptable de cette façon n’entraîne pas l’apparition de la fenêtre «A propos de…».
Choix des données
La zone Fichier permet de sélectionner les données à fusionner. Sélectionnez ensuite les éléments à transférer en cliquant dessus. Le nombre d’éléments sélectionnés apparaît au-dessus du bouton Copie.
Le «Manuel de la gamme» décrit les sélections dans les listes.
Le bouton Copie devient alors actif et indique dans quel sens s’effectuera la copie. Cliquez dessus pour la
lancer. Pour changer ce sens, il faut sélectionner un ou des éléments de l’autre liste. Si besoin est, sélectionnez un autre fichier de données et recommencez les opérations ci-dessus.
Cliquez sur le bouton OK pour refermer la commande après recopie des données.
Particularité de la fusion du plan tiers
Si un compte général rattaché à un compte tiers fusionné n'existe pas, le programme propose de recopier
également le compte général. Si vous répondez Oui, le plan comptable est modifié en conséquence. Si vous
répondez Non, la procédure est interrompue.
Fusion des comptes
Dans le cas où une fusion est demandée entre deux plans comptables de longueur fixe et différente de l’un
à l’autre ou variable, le programme peut effectuer deux conversions :
‰ si les comptes fusionnés ont une longueur inférieure à celle du plan destinataire, le programme
ajoutera des zéros à la droite pour obtenir la longueur paramétrée,
‰ si les comptes fusionnés ont une longueur supérieure à celle du plan destinataire, les comptes sont
tronqués par la droite même s’il se trouve des chiffres significatifs.
3
La fusion est possible également entre plans de longueur fixe et plans de longueur variable.
Si la longueur du plan origine est fixe et celle du plan destinataire variable, aucun problème.
Dans le cas contraire, les comptes du plan variable excédant la longueur du plan fixe seront tronqués par la
droite des chiffres en excédent.
En cas de doublons constatés par le programme, une fenêtre «Liste des comptes en double» s’ouvre pour
permettre à l’utilisateur de préciser un autre numéro.
367
© Sage France
Menu Structure
L’utilisateur doit alors :
2
1.
sélectionner une ligne présentant un doublon,
2.
enregistrer le nouveau numéro de compte dans la zone de saisie du bas (en respectant la longueur du
plan destinataire),
3.
valider la saisie par la touche ENTREE : un contrôle est effectué pour vérifier que le nouveau
compte n’existe pas déjà,
4.
continuer avec le doublon suivant,
5.
cliquer sur le bouton OK pour valider toutes les saisies ou sur le bouton Annuler pour interrompre
l’affectation des doublons. Les comptes qui ne présentent pas de doublons sont fusionnés.
Attention ! Il est impossible, à ce niveau, de supprimer un compte.
Le principe, qui consiste à tronquer ou à compléter avec des zéros les comptes fusionnés, s’applique également en cas de fusion indirecte. On appelle fusion indirecte la fusion :
‰ de comptes généraux pour les comptes reporting rattachés,
‰ de comptes tiers pour les comptes généraux collectifs rattachés,
‰ de taux de taxes pour les comptes généraux liés aux taux de taxes,
‰ de codes journaux pour les comptes de contrepartie,
‰ de modèles de saisie pour les comptes saisis,
‰ de modèles de grille pour les sections analytiques,
‰ de postes budgétaires pour les comptes généraux ou sections analytiques rattachés.
2
Attention. Lors d’une fusion indirecte, si les comptes fusionnés ont été tronqués ou complétés avec
des zéros, la gestion des doublons n’est pas possible. C’est le premier compte qui est alors affecté
par défaut.
368
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Menu Traitement
Menu Traitement
Les différentes fonctions auxquelles ce menu donne accès sont les suivantes :
‰ «Saisie par pièce», page 371 qui donne accès aux fonctions suivantes :
‰ «Ajout d’une pièce», page 372,
‰ «Visualisation/modification d’une pièce», page 381,
‰ «Saisie des opérations bancaires», page 384,
‰ «Saisie des écritures», page 401,
‰ «Saisie par lot», page 403,
‰ «Saisie des OD analytiques», page 417 qui donne accès aux fonctions suivantes :
‰ «Ajout d’une OD analytique», page 418,
‰ «Visualisation/modification d’une OD», page 422,
‰ «Journaux de saisie», page 423,
‰ «Clôture des journaux», page 481,
‰ «Interrogation et lettrage», page 490,
‰ «Interrogation tiers», page 508,
‰ «Interrogation analytique», page 512,
‰ «Gestion des extraits», page 518,
‰ «Rapprochement bancaire automatique», page 530,
‰ «Rapprochement bancaire manuel», page 545,
‰ «Règlement tiers», page 552,
‰ «Rappel/relevé», page 569,
‰ «Réévaluation des dettes et des créances en devise», page 575,
‰ «Révision par cycle», page 585,
‰ «Recherche d'écritures», page 596,
‰ «Réimputation», page 604 qui donne accès aux fonctions suivantes :
369
© Sage France
Menu Traitement
‰ «Réimputation des écritures générales», page 605,
‰ «Réimputation des écritures analytiques», page 607,
‰ «Ecritures d'abonnement», page 610
‰ «Compaction», page 613,
‰ «Fin d'exercice», page 616 qui donne accès aux fonctions :
‰ «Nouvel exercice», page 617,
‰ «Report des budgets», page 631,
‰ «Clôture de l’exercice», page 633,
‰ «Etats de clôture», page 634,
‰ «Suppression du premier exercice...», page 636.
370
© Sage France
Menu Traitement
Saisie par pièce
Traitement / Saisie par pièce
Cette commande permet une saisie par pièce des écritures.
Elle peut être lancée en cliquant sur le bouton Saisie par pièce de la barre d’outils Comptabilité générale.
Elle ouvre un menu hiérarchique qui permet de choisir le traitement désiré :
‰ «Ajout d’une pièce», page 372,
‰ «Visualisation/modification d’une pièce», page 381.
371
© Sage France
Menu Traitement
Ajout d’une pièce
Traitement / Saisie par pièce / Ajout d’une pièce
On peut lancer cette fonction en cliquant sur le bouton Ajout d’une pièce de la barre d’outils Comptabilité générale.
On peut aussi ajouter une pièce en cliquant sur l’icône Ajout d’une pièce de la barre verticale Saisie des
écritures.
La saisie par pièce bénéficie des automatismes de la saisie des journaux par période :
‰ Vérification de l’équilibre avant validation,
‰ Création automatique des échéances en cas de règlements multiples,
‰ Ventilation analytique automatique,
‰ Génération automatique des registres-taxes.
Les titres suivants donnent accès aux explications sur la saisie des pièces :
‰ «Boutons de fonction – Saisie des pièces», page 373,
‰ «Zones de saisie de la fenêtre de saisie par pièce», page 374,
‰ «Saisie des écritures – Saisie par pièce», page 376,
‰ «Lettrage en saisie des pièces», page 378,
‰ «Ventilations analytique et IFRS des lignes de pièces», page 379.
372
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Menu Traitement
Boutons de fonction – Saisie des pièces
Bouton Appeler un libellé
Le bouton Appeler un libellé ouvre la liste et propose la sélection d'un des libellés automatiques
enregistrés dans la commande Structure / Libellés.
Bouton Supprimer la pièce
Cliquez sur la ligne à supprimer puis sur ce bouton. Rappelons que le mode de confirmation des
suppressions est paramétré dans le volet «Fichier / A propos de… / Préférence».
Un message de confirmation apparaît dans ce cas.
«ATTENTION ! Ce traitement est irréversible ! Confirmez-vous la suppression de la pièce NNN ? Toutes
les lignes d’écritures seront définitivement supprimées !
Oui Non»
Bouton Equilibrer
Ce bouton permet de demander au programme de reporter le solde de la pièce en cours dans le
montant débit ou crédit de l’écriture en cours de saisie.
Bouton Enregistrer
Ce bouton valide la saisie effectuée et permet de noter les écritures saisies dans le fichier comptable.
Bouton Saisie analytique
Ce bouton, disposé sur le bord inférieur de la fenêtre, ouvre une fenêtre «Saisie Analytique» qui
permet d’enregistrer, de consulter, de modifier ou de supprimer la ventilation analytique de la
ligne sélectionnée.
Voir plus loin le titre «Ventilations analytique et IFRS des lignes de pièces», page 379.
Bouton Lettrage
Ce bouton est disposé sur le bord inférieur de la fenêtre. Il donne accès à une fonction accessible
en saisie de tous les types de journaux exceptés les journaux de type Situation.
En cliquant sur ce bouton, vous accéderez à la fenêtre «Visualisation des écritures à régler» pour le tiers
sélectionné.
Cette fonction a deux objectifs :
‰ pointer les règlements avec les factures afin d'associer le lettrage entre ces écritures,
‰ si vous avez demandé la gestion des registres de taxes dans le volet «Fichier / A propos de... / Paramètres», le programme générera automatiquement les registres de trésorerie correspondants, à partir des registres d’achat ou de vente.
Si vous gérez la TVA sur encaissements via les registres, il est impératif d'utiliser ce bouton pour associer
le règlement en cours de saisie avec la ou les factures.
De cette façon le registre trésorerie sera mis à jour et permettra le calcul des bases et montants de TVA.
373
© Sage France
Menu Traitement
3
En cas de lettrage en saisie, l’application génère un registre sur la ou les lignes concernées mais non sur la
pièce.
Le lettrage s’effectue uniquement dans les cas suivants :
‰ la combinaison numéro compte tiers / numéro compte général doit être identique,
‰ aucune ligne pré-sélectionnée ne doit être supprimée par un autre utilisateur,
‰ aucune ligne ne doit être lettrée par un autre utilisateur.
Zones de saisie de la fenêtre de saisie par pièce
Les lignes d’écritures saisies sont enregistrées dans un fichier temporaire avant la validation. Plusieurs utilisateurs peuvent ainsi se connecter en même temps.
2
Devise de la
pièce
L’enregistrement ne peut s’effectuer si le journal d’une période donnée est ouvert par plusieurs utilisateurs.
Devise
Cette zone à liste déroulante vous permet de choisir une devise paramétrée dans la commande Fichier / A
propos de…
Vous devez sélectionner Aucune afin d’effectuer vos saisies dans la partie inférieure. Si vous sélectionner
une devise, pour enregistrer des saisies manuelles, vous devez avoir coché l’option Saisie Devise.
Cours
Cette zone est associée à la zone précédente. Elle est paramétrée dans la commande Fichier / A propos
de… et peut être modifiée.
Zones d’informations et de
cumuls
Ces zones sont disposées à droite et en dessous des boutons.
Compte
Affiche l’intitulé du compte dont la ligne est sélectionnée dans la pièce.
Les soldes apparaissent dans la zone de totalisation en haut et à droite de la fenêtre de saisie. En cours de
saisie, ce solde s’affiche dès que le compte (ou sa ligne) est sélectionné.
Total pièce
Cette zone présente les cumuls débits et crédits de la pièce en cours de saisie.
Solde
Cette zone affiche le solde débit ou crédit des lignes saisies, indiquant le montant restant à imputer.
En saisie d’une pièce en devise, l’encadré Totalisation propose les informations suivantes :
‰ Total pièce dans la devise sélectionnée,
‰ Solde dans la devise sélectionnée.
Solde compte
Cette zone présente, si elle est paramétrée dans la commande Fenêtre / Préférences, le solde du compte en
cours.
374
© Sage France
Menu Traitement
Saisie des informations générales
Modèle
Cette zone à liste déroulante permet d’accéder à la liste des modèles de saisie paramétrés. Lors de la saisie
de la pièce, vous pouvez faire appel à un modèle paramétré. Vous saisissez les premiers caractères et validez par la touche TAB afin de retrouver la fenêtre de sélection des modèles.
L’option Conserver ce modèle après validation conserve la sélection du modèle dans l’en-tête.
Journal
Cette zone propose la liste des journaux. A l’ouverture de l’application, le premier code journal est proposé
par défaut. Lors de la même session, le dernier code utilisé est proposé.
Si un code journal n’est pas sélectionné mais qu’il est rattaché à un modèle de saisie, celui-ci est automatiquement sélectionné à la validation du modèle.
Date
Un calendrier est proposé pour la saisie de la date d’écriture. Le programme propose par défaut :
‰ la date du jour, si la date est celle de l’exercice en cours,
‰ la date du premier jour de l’exercice, si la date système est antérieure à l’exercice en cours,
‰ la date du dernier jour de l’exercice en cours, si la date système est postérieure à l’exercice en cours.
3
La date de pièce doit appartenir à l’exercice en cours. Dans le cas contraire, un message d’alerte bloquant
s’affiche.
Numéro de pièce.
Cette zone est :
‰ Accessible si le numéro de pièce n’est pas protégé. Le dernier numéro de pièce + 1 est proposé par
défaut,
‰ Non accessible si le numéro de pièce est protégé. A la validation de la pièce, le numéro est automatiquement attribué selon l’option de numérotation du journal et le dernier numéro attribué.
Numéro de facture
Cette zone alphanumérique vous permet de saisir le numéro de la facture enregistré dans le programme de
Gestion commerciale.
Libellé
La saisie du libellé de l'écriture peut être effectuée de plusieurs façons :
‰ en tapant directement le libellé (35 caractères alphanumériques sont disponibles) ;
‰
en utilisant un libellé automatique (enregistré dans la commande Structure / Libellés) ; cliquez pour cela sur le bouton Appeler un libellé ou pressez la touche F4 sur Windows;
‰ en utilisant le raccourci affecté au libellé automatique : maintenez enfoncées les touches COMMANDE et OPTION sur Macintosh ou CTRL et MAJUSCULE sur Windows et tapez le raccourci
associé au libellé.
Les libellés que vous appelez peuvent être précédés ou suivis de textes tapés directement au clavier dans la
limite des 35 caractères disponibles.
Référence
Cette zone indique la référence de l'écriture d'origine.
Type norme
Cette zone est masquée si la gestion de la norme IFRS n’a pas été demandée.
Dans le cas contraire, elle permet de préciser le statut des écritures saisies :
‰ Les deux (valeur par défaut),
‰ Nationale,
‰ IFRS.
Voir les explications données dans le «Volet Initialisation - A propos de…», page 64.
375
© Sage France
Menu Traitement
Lorsque toutes les informations générales ont été enregistrées, il est nécessaire de les valider (par la touche
ENTRÉE) afin de pouvoir saisir les lignes de la pièce.
Saisie des écritures – Saisie par pièce
Lors de la saisie en devise, deux colonnes supplémentaires s’affichent :
‰ Devise Débit,
‰ Devise Crédit.
L’utilisateur saisit les écritures soit directement en devise, soit dans la monnaie de tenue de compte.
La saisie des lignes de pièce s’effectue exactement comme pour la saisie des journaux.
Voir la commande «Journaux de saisie», page 423.
3
Pour obtenir la génération automatique de la TVA, il est nécessaire que la colonne Code taxe soit présente.
Pour l’insérer, reportez-vous au titre «Personnaliser les colonnes de la saisie des pièces», page 378.
Si une écriture a le statut IFRS, la colonne Position IFRS affichera une icône particulière.
La validation d’une pièce est proposée dès que le solde est égal à zéro :
«La pièce est équilibrée. Souhaitez-vous l’enregistrer ?
Oui Non»
Elle se confirme en cliquant sur le bouton Oui ou s’infirme en cliquant sur le bouton Non du message de
confirmation qui s’affiche alors.
Règlements multiéchéances
Si le tiers mentionné dans la pièce dispose d’un règlement multiéchéances, une fenêtre apparaîtra pour vous
les présenter et permettre leur éventuelle modification.
Pour modifier une échéance :
1.
sélectionnez sa ligne ;
2.
apportez les modifications souhaitées dans les zones de saisie ;
3.
validez. Les échéances apparaissent comme autant de lignes dans la pièce.
La validation de cette fenêtre fait apparaître toutes les lignes d’échéance dans la pièce.
376
© Sage France
Menu Traitement
Si la pièce est équilibrée, le programme vous propose alors de la valider comme présenté ci-dessus.
Saisie des écritures de règlement
Pour saisir des écritures de règlement opérez comme suit :
1.
Enregistrez l’en-tête de la pièce et validez-la.
2.
Sélectionnez d’abord le compte de tiers, le compte général s’inscrira de lui-même.
3.
Saisissez les autres valeurs de la ligne et validez-la.
4.
Cliquez sur le bouton Enregistrer pour terminer la saisie de la pièce.
Pour plus d’informations sur le lettrage en saisie, reportez-vous au titre «Lettrage en saisie des pièces»,
page 378.
Menu contextuel de la saisie des pièces
Un menu contextuel est disponible sur la liste des écritures.
Les menus contextuels et leurs commandes sont décrits dans le «Manuel de la gamme».
Ce menu dispose, outre les commandes habituelles, de la fonctionnalité suivante.
Extourner / Annuler la pièce
Cette commande n’est accessible que dans la fonction Visualisation /Modification d’une pièce.
377
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Menu Traitement
Voir le titre «Visualisation/modification d’une pièce», page 381.
Supprimer la pièce
Cette commande supprime l’ensemble des lignes d’écritures de la pièce affichée.
3
2
La suppression de la pièce peut s’effectuer également au moyen du bouton Supprimer la pièce.
La suppression de la pièce ne peut s’effectuer que si aucune écriture n’est lettrée, rapprochée ou
clôturée. Dans le cas contraire, un message d’alerte bloquant s’affiche.
Un message de confirmation s’affiche. La suppression se confirme en cliquant sur le bouton Oui ou s’infirme en cliquant sur le bouton Non.
3
La fonction Extourner/annuler la pièce n’est pas disponible dans cette fonction.
Personnaliser les colonnes de la saisie des pièces
Il est possible de personnaliser les colonnes de la fenêtre de saisie par pièce au moyen de la commande Personnaliser la liste du menu contextuel ou du menu Fenêtre.
Voir le «Manuel de la gamme» sur la personnalisation des listes.
Les colonnes disponibles dépendent du paramétrage fait dans l’option Fichier / A propos de… / Options /
Organisation et dans le volet «A propos de… / Initialisation» en ce qui concerne la gestion de l’IFRS.
Lettrage en saisie des pièces
Le lettrage en saisie n’est possible que sur les journaux de type Général ou Trésorerie.
Pour réaliser un lettrage en saisie, opérez comme suit :
1.
2.
3.
Sélectionnez une ligne de tiers.
Cliquez sur le bouton Lettrage disposé sur le bord inférieur de la fenêtre.
Une fenêtre «Visualisation des écritures à régler» s’ouvre. Elle propose des écritures portées sur le
compte du tiers sélectionné.
378
© Sage France
Menu Traitement
4.
Sélectionnez la ou les lignes à lettrer avec l’écriture sélectionnée.
5.
Cliquez sur le bouton Associer. Une coche ( ) apparaît dans la colonne Position règlement au droit des écritures réglées.
6.
Cliquez sur le bouton OK, les écritures sont lettrées.
Ventilations analytique et IFRS des lignes de pièces
Si un compte général comporte une ventilation analytique sur un ou plusieurs plans analytiques (paramétrage dans le volet «Analytique/IFRS» de sa fiche), ces ventilations seront automatiquement appliquées par le
programme.
Il est possible de les modifier en sélectionnant la ligne puis en cliquant sur le bouton Saisie analytique disposé sur le bord inférieur de la fenêtre. Une fenêtre s’ouvre alors pour en donner le détail et permettre les modifications.
Plans analytiques en colonne
Si un plan analytique a été déclaré en colonne, il n’est pas disponible dans cette fenêtre «Saisie analytique».
Si des ventilations ont été enregistrées sur certaines de ses sections, dans le volet «Analytique/IFRS» de la
fiche du compte général ventilé, elles seront appliquées mais seul le premier numéro de section apparaîtra
dans la colonne correspondant au plan analytique (si elle est affichée). Ces ventilations apparaîtront lors de
l’édition des états analytiques.
Pour ventiler les écritures sur une section d’un tel plan, il est nécessaire d’en afficher la colonne (commande
Fenêtre / Personnaliser la liste) et d’enregistrer le numéro de section qui convient. Une seule section peut
alors servir à la ventilation.
Le paramétrage des plans analytiques en colonne s’effectue dans l’option «Plan analytique», page 118.
379
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Menu Traitement
Si aucun numéro de section n’est enregistré dans la colonne d’un plan analytique, le programme y insérera,
à la validation de la ligne, la section analytique d’attente éventuellement enregistrée dans l’option Plan analytique.
Voir le titre «Ventilation analytique d’une ligne de journal», page 458 pour ce qui concerne les ventilations analytiques des lignes de pièces ainsi que le titre «Application des normes IAS/IFRS aux lignes de
pièces», page 463 pour ce qui concerne l’application des normes IFRS à ces mêmes lignes.
Dans le cas où la gestion de la norme IFRS est autorisée, l’affichage de la colonne IFRS dans la fenêtre de
saisie de pièce permet d’enregistrer une section exactement de la même manière que pour les sections analytiques.
Norme IFRS
Lors de la saisie d’une écriture, dans le cas d’une gestion de la norme IFRS active, le programme recherchera la section IFRS à affecter dans l’ordre suivant :
‰ en premier lieu, si la ligne mentionne un compte de tiers, il recherche la section IFRS éventuellement associée à ce compte ; une section IFRS peut être associée à un compte de tiers dans le volet
«Complément» de sa fiche ; la section IFRS est alors automatiquement affectée à la ligne d’écriture
sur laquelle ce compte est mentionné même si l’affichage de la colonne du plan IFRS n’a pas été
paramétré ;
‰ si ce n’est pas le cas, il recherche ensuite la ou les sections IFRS associées au compte général mentionné sur la ligne ; une ou des sections IFRS peuvent être associées à un compte général dans le
volet «Analytique/IFRS» de sa fiche exactement comme pour des sections analytiques ; la ou lessections IFRS sont alors automatiquement affectées à la ligne d’écriture sur laquelle ce compte est
mentionné ; si la colonne IFRS est affichée, seule la première section IFRS sera mentionnée ;
‰ s’il n’en trouve pas, il affecte la section d’attente paramétrée dans l’option Plan analytique de la
fiche de l’entreprise.
3
Si la gestion de la norme IFRS est active et si aucun numéro de section n’est enregistré dans la colonne du
plan IFRS, un message d’erreur apparaîtra et il faudra enregistrer au moins une section IFRS pour pouvoir
continuer les saisies.
Si l’écriture comptable a été enregistrée par le biais d’un modèle de saisie, c’est la section affectée au
compte de tiers qui est affectée par défaut.
380
© Sage France
Menu Traitement
Visualisation/modification d’une pièce
Traitement / Saisie par pièce / Visualisation/.modification d’une pièce
On peut lancer cette fonction en cliquant sur le bouton Visualisation/modification d’une pièce de la
barre d’outils Comptabilité générale.
On peut visualiser et/ou modifier une pièce en cliquant sur l’icône Visualisation/modification d’une pièce
de la barre verticale Saisie des écritures.
Après avoir lancé la fonction Visualisation / modification de pièce, vous devez renseigner les zones Journal, Date, N° pièce ou Référence pour la recherche de votre pièce. Validez par la touche ENTRÉE.
Le programme recherche la première pièce correspondant aux critères définis et affiche le résultat.
Un message d’alerte s’affiche si aucune pièce ne correspond aux critères définis. Vous pouvez revenir sur
la fenêtre «Visualisation / modification d’une pièce» en cliquant sur le bouton OK.
Vous pouvez faire défiler les pièces à l’aide des boutons Précédent et Suivant de la barre d’outils
Navigation.
Toutes les zones de saisie, boutons et autres fonctionnalités sont identiques à ceux décrits dans le cadre de
la fonction Ajout de pièce. Veuillez vous y référer. Ne sont présentés ici que les points qui diffèrent de la
saisie de pièce. Les zones estompées ou grisées ne sont pas modifiables.
Voir la fonction «Ajout d’une pièce», page 372.
Procédez aux modifications en respectant les conditions suivantes :
‰ les pièces doivent être équilibrées,
‰ les lignes ne doivent pas être clôturées,
‰ les lignes d’écritures des comptes tiers non lettrées,
‰ les journaux de trésorerie non rapprochés,
381
© Sage France
Menu Traitement
‰ les pièces comportant la même devise.
2
Les zones Code journal et N° pièce ne peuvent être modifiées.
La date de pièce peut être modifiée à condition d’appartenir à la même période mois /année . Dans le cas
contraire vous pouvez effectuer un glisser / déposer à partir de la fonction Journaux de saisie.
La validation de la pièce est proposée dès que le solde est à zéro.
Bouton Enregistrer
Vous pouvez également cliquer sur le bouton Enregistrer pour l’enregistrement des modifications.
Bouton Supprimer la pièce
En modification de pièce, ce bouton sert à la suppression de la pièce affichée à l’écran. Le message de confirmation qui apparaît dans ce cas est différent de celui de l’ajout des pièces.
«ATTENTION ! Ce traitement est irréversible ! Confirmez-vous la suppression de la pièce [Numéro de pièce] ? Toutes les lignes de la pièce seront définitivement supprimées !
Oui Non»
Menu contextuel de la saisie des lignes de pièce
Un menu contextuel est disponible sur la liste des écritures. Une fonction non disponible en ajout de pièce
est présente.
Les menus contextuels et leurs commandes sont décrits dans le «Manuel de la gamme».
Ce menu dispose, outre les commandes habituelles, des fonctionnalités suivantes.
Extourner / Annuler la pièce
Cette commande permet d’extourner ou d’annuler l’ensemble d’une pièce, quel que soit le nombre de
lignes sélectionnées.
A la validation, les modifications apportées sont enregistrées et les écritures d’extourne / annulation sont
crées dans le fichier comptable.
Supprimer la pièce
Cette commande supprime l’ensemble des lignes d’écritures de la pièce affichée.
3
2
La suppression de la pièce peut s’effectuer également au moyen du bouton Supprimer la pièce.
La suppression de la pièce ne peut s’effectuer que si aucune écriture n’est lettrée, rapprochée ou
clôturée. Dans le cas contraire, un message d’alerte bloquant s’affiche.
Un message de confirmation apparaît. La suppression se confirme en cliquant sur le bouton Oui ou s’infirme
en cliquant sur le bouton Non.
382
© Sage France
Menu Traitement
Traitements réalisés
Lors de l’enregistrement de la pièce, les traitements suivants sont effectués :
‰ enregistrement des écritures saisies dans le journal / période,
‰ saisie des registres révision et des informations libres,
‰ calcul de la ventilation analytique,
‰ génération des registres-taxes,
‰ lettrage des règlements et des écritures sélectionnées si le lettrage en saisie est demandé.
383
© Sage France
Menu Traitement
Saisie des opérations bancaires
Traitement / Saisie des opérations bancaires
La fonction de saisie des opérations bancaires permet :
‰ de saisir manuellement ou d’incorporer des écritures de trésorerie reçues via un modem (extraits de
comptes bancaires par exemple) dans un journal de trésorerie temporaire associé à un compte bancaire,
‰ d’associer ces écritures et de les lettrer avec des écritures à régler (écritures d’achat, de vente, …),
‰ puis de transférer ces écritures et leur(s) association(s) dans à un journal de trésorerie définitif.
On peut lancer cette fonction en cliquant sur le bouton Saisie des opérations bancaires de la barre
d’outils Comptabilité générale.
On peut aussi utiliser l’icône Saisie des opérations bancaires de la barre verticale Saisie des écritures.
Macintosh
Les barres verticales ne sont pas disponibles dans cet environnement.
Les différents titres en rapport avec la saisie des opérations bancaires sont les suivants :
‰ «Saisie des opérations bancaires – Description de la fenêtre», page 385,
‰ «Saisie des opérations bancaires», page 390,
‰ «Incorporation des mouvements bancaires», page 390,
‰ «Proposition de génération automatique des écritures de trésorerie», page 391,
‰ «Association des mouvements bancaires aux écritures à régler», page 391,
‰ «Ventilation analytique et IFRS d’un mouvement», page 391,
‰ «Affectation d’un compte d’attente», page 393,
‰ «Suppression d’une pièce», page 393,
‰ «Impression des écritures de trésorerie», page 393,
‰ «Génération des écritures de trésorerie», page 393,
‰ «Visualisation des écritures à régler», page 395,
‰ «Traitement des règlements partiels et des écarts», page 398.
384
© Sage France
Menu Traitement
Saisie des opérations bancaires – Description de la fenêtre
2
Le sens des montants saisis dans cette fenêtre est le sens bancaire :
-
Décaissement = débit bancaire,
-
Encaissement = crédit bancaire.
Cette fenêtre comporte dans son titre :
‰ le code du journal considéré,
‰ l’abrégé du compte bancaire,
‰ le numéro de compte bancaire,
‰ la devise du RIB,
‰ le numéro de l’extrait.
Les principales zones de la fenêtre sont décrites sous les titres suivants :
‰ «Boutons de la fenêtre – Saisie des opérations bancaires», page 385,
‰ «Zones de saisie de l’en-tête – Saisie des opérations bancaires», page 386,
‰ «Informations de totalisation – Saisie des opérations bancaires», page 387,
‰ «Colonnes de la fenêtre – Saisie des opérations bancaires», page 387.
Boutons de la fenêtre – Saisie des opérations bancaires
Les différentes zones composant cette fenêtre sont les suivantes. Toutes les fonctions lancées par les boutons
présentés ci-dessous sont décrites plus loin.
Bouton Incorporer les mouvements bancaires
Ce bouton permet de récupérer le ou les extraits de compte reçus de la banque sous forme de
fichiers informatiques. Ces fichiers doivent se trouver dans le dossier (ou répertoire) TELBAC
sur Windows ou DOSSIER SYSTÈME:TRANSFERTS EN ATTENTE:FICHIER TRANSMIS
sur Macintosh.
Ne peuvent être intégrés que les extraits correspondant au journal mentionné dans la zone Journal de cette
même fenêtre.
Bouton Imprimer les écritures des opérations bancaires
Ce bouton permet d’imprimer les écritures de trésorerie saisies dans cette fenêtre. Si aucune
écriture de trésorerie n’a été saisie, ce bouton reste estompé.
385
© Sage France
Menu Traitement
Bouton Supprimer l’extrait
Ce bouton permet de supprimer les lignes de l’extrait affiché dans la fenêtre. Il conserve, après
suppression, les éléments de l’en-tête de l’extrait.
Bouton Générer les écritures de trésorerie
Ce bouton permet de générer, dans le journal de banque sélectionné dans la zone Journal, les
écritures de trésorerie saisies ou incorporées.
Bouton Saisie analytique
Ce bouton, disposé sur le bord inférieur de la fenêtre, permet de ventiler manuellement ou automatiquement le montant du mouvement sélectionné sur des sections analytiques.
Bouton Voir/Associer les écritures comptables
Ce bouton fait apparaître la fenêtre «Visualisation des écritures à régler» afin :
‰ d’associer un mouvement bancaire à l’écriture à régler,
‰ de visualiser l’écriture associée à un mouvement bancaire.
Bouton Affecter un compte d’attente
Ce bouton permet d’affecter au mouvement bancaire, dans la colonne Compte général, le
compte d’attente renseigné dans le sous-volet «Fichier / A propos de… / Paramètres / Rapprochement».
Si aucun compte d’attente n’a été défini dans ce volet, le bouton est estompé.
Zones de saisie de l’en-tête – Saisie des opérations bancaires
Les zones de l’en-tête sont les suivantes.
Journal
Cette zone à liste déroulante ne propose que les journaux de type Trésorerie. Les écritures de trésorerie
seront générées dans celui qui est sélectionné. Il est nécessaire de valider par la touche ENTRÉE la sélection d’un journal.
La saisie des opérations bancaires implique que le code journal sélectionné soit associé à un compte bancaire. Ceci s’effectue dans le volet «RIB» de la fiche de la banque.
Si le code journal sélectionné n’est pas associé à un compte bancaire ou si plusieurs comptes bancaires
sont associés à un code journal, un message vous en avertit.
2
Il est toujours possible de modifier le journal par la touche ENTRÉE même en cours de saisie. Dans
ce cas, les données saisies sur le journal en cours sont conservées et il est possible de revenir ultérieurement compléter la saisie.
N° d’extrait
Le numéro d’extrait correspond à la référence portée sur l’extrait de compte. 17 caractères alphanumériques.
Un numéro est proposé à l’utilisateur en fonction du paramétrage fait dans la zone Report du N° d’extrait
du sous-volet «Fichier / A propos de… / Paramètres / Rapprochement».
Ce numéro s’incrémente de 1 à chaque nouvel extrait de banque.
La saisie d’un numéro d’extrait est obligatoire. Un message le rappellera. Le numéro d’extrait peut être
modifié, même en cours de saisie.
En saisie manuelle d’écritures de trésorerie, le programme vérifie que le numéro de pièce, la référence de
pièce ou la pièce de trésorerie saisis sur la ligne sont identiques au numéro de l’extrait (en fonction du
choix fait dans la zone Report du N° d’extrait du sous-volet «Fichier / A propos de… / Paramètres / Rapprochement»). Si ce n’est pas le cas, un message d’erreur vous en avertit.
Solde initial
Cette zone propose le solde initial du code journal et affiche la devise du RIB rattaché.
386
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Menu Traitement
Le solde est calculé dans la devise du RIB associée au code journal.
Le montant est positif si le solde bancaire est créditeur et négatif s’il est débiteur.
Le solde initial proposé peut être modifié à tout instant.
Solde final
Cette zone facultative permet de s’assurer, en génération des écritures de trésorerie, que le solde final renseigné dans la zone Solde intermédiaire (solde initial + mouvements) est le même que le solde final.
Informations de totalisation – Saisie des opérations bancaires
Les zones en haut et à droite de la fenêtre vous informent sur les totaux des opérations en cours.
Totaux mouvements
Affiche le total des encaissements ou des décaissements de tous les mouvements présents dans la fenêtre.
Solde intermédiaire
Affiche le cumul du solde initial et du total des mouvements présents dans la fenêtre.
A imputer
Le montant affiché correspond au solde final déduit du solde intermédiaire.
Colonnes de la fenêtre – Saisie des opérations bancaires
Le corps de la fenêtre permet à l’utilisateur de saisir les écritures de trésorerie à partir de l’extrait bancaire
ou de visualiser les mouvements incorporés.
Nous ne détaillons ci-dessous que les colonnes présentant des particularités. Pour les autres, reportez-vous
à la fonction de saisie des journaux.
Voir la fonction «Journaux de saisie», page 423.
Colonne Jour
La date du jour est proposée sur la première ligne. La date enregistrée sur la première ligne (sous la forme
JJMMAA) est proposée sur les lignes suivantes. Cette information est obligatoire. Un message d’erreur
vous le rappellera.
Le programme contrôle les dates saisies en fonction du mois (28, 29, 30 ou 31 jours) ou de l’année (année
normale ou bissextile).
Colonne N° de pièce
La reprise du numéro d’extrait dépend des zones :
‰ Report du N° d’extrait et Une écriture de contrepartie unique du sous-volet «Fichier / A propos
de… / Paramètres / Rapprochement»,
‰ Protection de la zone N° pièce du sous-volet «Fichier / A propos de… / Paramètres / Saisie».
387
© Sage France
Menu Traitement
Le tableau suivant résume le comportement du programme en ce qui concerne le numéro d’extrait proposé
dans l’en-tête et celui proposé sur la ligne.
Report du
N° d’extrait
N° de pièce
Protection de
la zone N°
pièce
Indifférent
Numéro
d’extrait de
l’en-tête
Reprend le dernier numéro de
pièce + 1.
Un écriture de
contrepartie unique
Numéro de pièce proposé sur la
ligne
Non cochée
Tient compte de la numérotation du
code journal avec un nouveau numéro
de pièce sur chaque ligne (à l’exception des lignes de TVA)
Non cochée
Pas de numéro de pièce proposé.
Le numéro de pièce sera calculé lors
de la génération des écritures de trésorerie en tenant compte de la numérotation du code journal avec un nouveau
numéro de pièce sur chaque ligne (à
l’exception des lignes de TVA)
Cochée par défaut
Reporte le numéro de l’extrait sur chaque ligne d’écriture
Colonne Référence
Cette zone de 17 caractères alphanumériques sera renseignée automatiquement ou non en fonction de
l’option Report du N° d’extrait du sous-volet «Fichier / A propos de… / Paramètres / Rapprochement» :
‰ si cette option est positionnée sur Référence , le programme proposera le numéro de l’extrait sur
toutes les nouvelles lignes saisies ;
‰ si l’option ci-dessus est positionnée sur un autre choix, aucun numéro n’est proposé.
La référence proposée est toujours modifiable.
Colonne Pièce trésorerie
Cette zone de 17 caractères alphanumériques sera renseignée automatiquement ou non en fonction de la
position de l’option Report du N° d’extrait du sous-volet «Fichier / A propos de… / Paramètres / Rapprochement» :
‰ si cette option est positionnée sur Pièce trésorerie, le programme proposera le numéro de l’extrait
sur toutes les nouvelles lignes saisies ;
‰ si l’option ci-dessus est positionnée sur un autre choix, aucun numéro n’est proposé.
La référence proposée est toujours modifiable.
Colonne Code taxe
Cette zone permet de générer automatiquement, à la validation de la ligne, la ou les écritures de taxes correspondantes, dès lors qu’un numéro de compte HT a été saisi sur la ligne.
Lorsque l’utilisateur saisit un code taxe dans cette zone, une écriture de taxe sera automatiquement générée
dans la fenêtre de saisie des opérations bancaires à la suite de l’écriture comportant ce code taxe.
La touche F4 ouvre la liste des codes taxes.
Colonnes Décaissement / Encaissement
Ces deux zones permettent la saisie des montants.
2
Le sens des montants saisis dans ces zones est le sens bancaire :
-
Décaissement = débit bancaire,
-
Encaissement = crédit bancaire.
La saisie peut s’effectuer de plusieurs manières :
‰ en tapant le montant dans la colonne qui convient,
388
© Sage France
Menu Traitement
‰
en cliquant sur le bouton Equilibrer ; le programme insère alors automatiquement le montant équilibrant le mouvement à la position du curseur,
‰ par insertion automatique dans le cas où vous utilisez un compte correspondant à un taux de taxes
préenregistré.
‰ S'il s'agit d'un compte de taxe (TVA ou TP), le taux défini est appliqué au solde de la pièce
pour calculer le montant de la taxe.
‰ S'il s'agit d'un autre type de compte, le solde de la pièce est automatiquement proposé.
3
Ces automatismes peuvent être levés en cochant l'option Ne pas gérer les automatismes de saisie de la
commande Fenêtre / Préférences.
Menu contextuel de la saisie des opérations bancaires
Un menu contextuel est disponible sur les colonnes de cette fenêtre.
Une fonction n’est pas disponible :
‰ Consulter l’élément sélectionné.
Deux fonctions spécifiques apparaissent :
Affecter le compte d’attente
Cette fonction n’est active que si une ligne est sélectionnée dans la liste. Elle a le même rôle que le bouton
Affecter un compte d’attente.
Voir/associer les écritures comptables
Cette fonction n’est active que si une ligne est sélectionnée dans la liste. Elle a le même rôle que le bouton
Voir/associer les écritures comptables.
Personnaliser la liste des opérations bancaires
Il est possible de personnaliser les colonnes de la fenêtre en utilisant la fonction Personnaliser la liste du
menu contextuel ou du menu Fenêtre.
389
© Sage France
Menu Traitement
Pour plus d’informations, reportez-vous au «Manuel de la gamme».
Les colonnes disponibles dépendent du paramétrage fait dans l’option Fichier / A propos de… / Options /
Organisation et dans le volet «A propos de… / Initialisation» en ce qui concerne la gestion de l’IFRS.
Saisie des opérations bancaires
La saisie des écritures de trésorerie s’effectue comme suit :
1.
Enregistrement des informations de l’en-tête.
2.
Saisie manuelle des écritures de trésorerie dans les zones de saisie disposées au-dessus des titres des
colonnes ou incorporation des mouvements reçus par modem. En saisie manuelle, chaque ligne doit
être validée par la touche ENTRÉE.
3.
Association des écritures de trésorerie avec les écritures à régler.
4.
Traitements divers :
‰ Ventilation analytique des comptes suivant le cas,
‰ Affectation d’un compte d’attente,
‰ Suppression de la pièce si nécessaire,
‰ Fermeture de la pièce pour reprise des traitements ultérieurement,
‰ Impression des écritures de trésorerie.
5.
Génération des écritures de trésorerie :
‰ Contrôle de solde initial par rapport au solde final,
‰ Lettrage ou pré-lettrage en montant ou en devise,
‰ Suppression des mouvements bancaires si nécessaire,
‰ Gestion des registres taxes,
‰ Mise à jour de l’analytique.
Incorporation des mouvements bancaires
L’incorporation des extraits bancaires reçus par modem ne peut se faire que lorsque le code journal et le
numéro d’extrait ont été renseignés.
Les opérations sont lancées en cliquant sur le bouton Incorporer les mouvements bancaires.
Dès lors, le solde initial et le solde final sont automatiquement récupérés dans l’en-tête du document ainsi
que les mouvements bancaires dans le corps de la fonction.
Si le programme ne trouve pas de fichier à incorporer dans le dossier (ou répertoire) dans lequel ils sont
stockés habituellement, il ouvre une fenêtre «Ouvrir» pour permettre à l’utilisateur de préciser l’emplacement du fichier à incorporer.
390
© Sage France
Menu Traitement
Proposition de génération automatique des écritures de trésorerie
Lorsque :
‰ le solde intermédiaire est égal au solde final
‰ et que tous les mouvements ont été associés à un compte général,
un message vous propose de procéder à la génération des écritures de trésorerie.
Association des mouvements bancaires aux écritures à régler
Les écritures à régler apparaissent dans une fenêtre intitulée «Visualisation des écritures à régler». Cette fenêtre apparaît :
‰ à la validation d’une ligne saisie lorsque l’option Recherche systématique des écritures est cochée
dans le sous-volet «Fichier / A propos de… / Paramètres / Rapprochement»,
‰
en sélectionnant la ligne et en cliquant sur le bouton Voir/associer les écritures comptables
disposé sur le bord inférieur de la fenêtre,
‰ en réalisant un double-clic sur une ligne.
Pour plus d’informations, reportez-vous au titre «Visualisation des écritures à régler», page 395 de ce
chapitre.
Ventilation analytique et IFRS d’un mouvement
Le compte général d’une ligne ventilée apparaît en caractères gras dans la liste.
391
© Sage France
Menu Traitement
La ventilation analytique d’une ligne de document s’effectue :
‰ automatiquement à la validation de la ligne si l’option Saisie analytique est cochée dans la fiche du
compte général (volet «Fiche principale») :
‰ si une ventilation a été définie15, les répartitions sont automatiquement effectuées ;
‰ dans le cas contraire la fenêtre de ventilation illustrée ci-dessous s’ouvre ;
‰
par le bouton Saisie analytique disposé sur le bord inférieur de la fenêtre, lorsqu’un mouvement est sélectionné, et que l’option Saisie analytique a été cochée dans la fiche du compte général.
La fenêtre de ventilation analytique qui s’ouvre dans ces deux cas est identique à celle de la saisie des journaux.
Les boutons de fonction accessibles sont les suivants.
Bouton Equilibrer
Ce bouton permet d'équilibrer une ventilation sur une section analytique sur les zones Qté/devise
et Montant.
Bouton Appeler une grille
Ce bouton ouvre la liste des modèles de grille enregistrés dans la commande Structure / Modèles
de grille. Cette possibilité est présentée plus loin.
Bouton Supprimer
Efface la ventilation sélectionnée dans la liste.
A imputer
Le montant des quantités ou devises et le montant de l'écriture à ventiler apparaissent dans les zones prévues à cet effet (en haut et à droite).
Total imputé
Au fur et à mesure des saisies, ces zones affichent le cumul des montants ventilés.
Solde
Ces zones présentent les montants restant à imputer. Si aucune ventilation n'a encore été saisie, le solde est
égal au montant à imputer.
Ventilation IFRS d’un mouvement
Si la gestion de la norme IFRS est active, la ventilation sur la section IFRS se fera à l’identique de la ventilation analytique.
Rappelons que la section IFRS, appliquée à toutes les lignes de la pièce, peut être paramétrée :
‰ dans le compte de tiers (volet «Complément» de la fiche tiers),
392
© Sage France
Menu Traitement
‰ dans le compte général (volet «Fiche principale» de la fiche du compte),
‰ ou à défaut dans la section d’attente (option Plan analytique de la fiche de l’entreprise).
Affectation d’un compte d’attente
L’utilisateur peut affecter un compte d’attente à un mouvement bancaire en utilisant le bouton Affecter un compte d’attente.
Ce bouton n’est actif que lorsqu’un compte d’attente a été défini dans le sous-volet «Fichier / A propos
de… / Paramètres / Rapprochement».
Le mode opératoire est le suivant :
1.
Saisir l’écriture de trésorerie sans enregistrer de compte général.
2.
Valider la ligne.
3.
La sélectionner si nécessaire et cliquer sur le bouton Affecter un compte d’attente. Le compte
d’attente est affecté.
Un compte définitif pourra être affecté au mouvement par la suite en ouvrant l’extrait, en sélectionnant la
ligne et en saisissant ou en sélectionnant le compte qui convient.
Suppression d’une pièce
Le bouton Supprimer l’extrait permet de supprimer une pièce bancaire par la suppression des
mouvements sélectionnés qu’ils soient saisis ou incorporés.
3
Si des écritures de TVA sont présentes, elles sont également supprimées.
Les informations de l’en-tête de l’extrait ne sont pas modifiées.
Si une association entre écritures de trésorerie et écritures comptables à régler est constatée par le programme, il affiche un message d’alerte.
Impression des écritures de trésorerie
Le bouton Imprimer les écritures de trésorerie permet d’imprimer le contenu de la fenêtre «Saisie
des opérations bancaires».
Génération des écritures de trésorerie
Après saisie ou incorporation des écritures bancaires et association de l’ensemble à des écritures
comptables, le bouton Générer les écritures de trésorerie lance les contrôles et traitements suivants.
393
© Sage France
Menu Traitement
Solde final théorique
Avant de générer les écritures de trésorerie à partir des mouvements bancaires, le programme s’assure, et ce
uniquement dans le cas où un solde final a été enregistré dans l’en-tête, que ce solde final est égal au solde
intermédiaire.
Si les deux valeurs ne sont pas égales, un message vous en avertit.
Si aucun solde final n’a été saisi, le programme n’effectue aucun contrôle.
Statut du code journal
Si un journal a fait l’objet d’une clôture ou d’une synchronisation, la génération des écritures de trésorerie
propose de mettre à jour les écritures sur la période suivante et vous en avertit par un message.
Association de l’ensemble des mouvements à des écritures à régler
L’ensemble des mouvements bancaires doit être associé à un compte général.
Génération des écritures de trésorerie
Génération des écritures de taxes
Si l’option Une écriture de contrepartie unique du sous-volet Fichier / A propos de… / Paramètres / Rapprochement est cochée, le programme générera une pièce comptable avec le même numéro de pièce et écriture de contrepartie unique.
Lettrage et pré-lettrage en montant ou en devise
La génération des écritures de trésorerie effectue automatiquement, si l’option Lettrage automatique du
compte général est cochée, les traitements suivants entre les écritures à régler et les écritures de trésorerie
générées à partir des mouvements bancaires :
‰ lettrage en montant,
‰ pré-lettrage en montant si les montants des deux écritures sont différents,
‰ lettrage en devise,
‰ pré-lettrage en devise si les montants en devise des deux écritures sont différents.
Génération des écritures d’écart
La fonction de génération des écritures génère également les écarts de règlement qui pourraient se présenter.
Pour plus d’informations, reportez-vous au titre «Traitement des règlements partiels et des écarts»,
page 398.
Génération de l’analytique
L’ensemble des ventilations analytiques définies au niveau des mouvements bancaires est automatiquement
reporté dans les écritures de trésorerie générées dans le journal de banque.
394
© Sage France
Menu Traitement
Génération des registres de taxes
Si l’option de gestion de la TVA sur encaissement via les registres a été cochée (dans le sous-volet «Fichier /
A propos de… / Paramètres / Saisie»), le lettrage entraîne la génération du registre règlement correspondant
dans le journal de trésorerie avec répartition base HT / taxe par taux en fonction du montant lettré.
Le registre de taxes n’est généré que pour les écritures de trésorerie associées à des écritures d’achat ou de
vente qui possèdent déjà un registre de taxes.
Visualisation des écritures à régler
Rappelons que les écritures à régler apparaissent dans une fenêtre «Visualisation des écritures à régler».
Cette fenêtre s’affiche à partir de la fenêtre «Saisie des opérations bancaires» :
‰ à la validation d’une ligne saisie lorsque l’option Recherche systématique des écritures est cochée
dans le sous-volet «Fichier / A propos de… / Paramètres / Rapprochement» ;
‰
en sélectionnant la ligne de l’écriture de trésorerie et en cliquant sur le bouton Voir/associer les écritures comptables disposé sur le bord inférieur de la fenêtre ;
‰ en réalisant un double-clic sur une ligne d’écriture de trésorerie.
Cette fenêtre se compose des éléments suivants.
Boutons – Visualisation des écritures à régler
Bouton Pointer
Ce bouton permet de pointer la ou les écritures sélectionnées dans la liste et de les associer au
mouvement bancaire correspondant. Lorsque les écritures sont pointées, une coche ( ) apparaît
dans la colonne Position règlement.
Pour dessélectionner une écriture pointée par erreur, faites de même.
Bouton Règlement partiel et écarts
Ce bouton permet de générer un règlement partiel ou un écart sur une écriture pointée. Il est
estompé lorsqu’aucune ligne n’est sélectionnée ou lorsque plusieurs lignes sont sélectionnées.
Il ouvre la fenêtre «Règlements et écarts».
Pour plus d’informations, reportez-vous au titre «Traitement des règlements partiels et des écarts»,
page 398.
Bouton Sélectionner les écritures
Ce bouton, disposé sur le bord inférieur de la fenêtre, permet de sélectionner les écritures à afficher.
3
L’aspect du bouton est celui qu’il prend lorsqu’une sélection est active. Voir le «Manuel de la gamme» sur
ce point.
395
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Menu Traitement
Pour plus d’informations, reportez-vous au titre «Sélection des écritures – Visualisation des écritures à
régler», page 398.
Bouton Elargir la sélection
Ce bouton, disposé sur le bord inférieur de la fenêtre, permet d’élargir la sélection des écritures
affichées dans la liste en supprimant certains critères de sélection enregistrés dans la fenêtre
«Sélection des écritures».
Pour plus d’informations, reportez-vous au titre «Sélection des écritures – Visualisation des écritures à
régler», page 398.
A chaque clic sur ce bouton, un palier est franchi. Ils correspondent à, dans l’ordre :
‰ mise à blanc de la référence pièce et du mode de règlement,
‰ mise à blanc du montant et de son sens,
‰ mise à blanc du tiers,
‰ mise à blanc du compte général.
Lorsque le dernier niveau est atteint (sélection la plus large), le bouton s’estompe.
3
Les paliers présentés ci-dessus peuvent être modifiés en fonction des critères enregistrés par l’utilisateur
au niveau de la saisie des opérations bancaires.
Classement des écritures
Cette zone à liste déroulante disposée sur le bord inférieur de la fenêtre, permet de modifier l’ordre de classement des écritures affichées dans la fenêtre :
‰ Compte tiers (valeur par défaut),
‰ Date d’échéance,
‰ Date,
‰ N° de pièce.
Informations de totalisation – Visualisation des écritures à régler
Montant sélection
Affiche le montant de l’écriture de trésorerie de la fenêtre «Saisie des opérations bancaires» à partir de
laquelle la fenêtre de visualisation des écritures à régler a été ouverte. Ce montant n’est pas renseigné si
aucun montant n’a été enregistré au préalable sur la ligne d’écriture de trésorerie correspondante dans la
fenêtre «Saisie des opérations bancaires».
Solde pointé
Cette ligne affiche le solde de la ou des écritures à régler pointées dans le corps de la fenêtre.
3
Rappelons que le pointage est symbolisé par la présence d’une coche (
ment.
) dans la colonne Position règle-
A imputer
Cette ligne affiche la différence entre :
‰ le montant sélection (positif si encaissement, négatif si décaissement)
‰ et le solde pointé (positif si débiteur, négatif si créditeur).
Elle informe sur le montant restant à imputer.
Corps de la fenêtre – Visualisation des écritures à régler
Certaines colonnes de cette fenêtre présentent les particularités suivantes.
396
© Sage France
Menu Traitement
Colonne Position règlement
Cette colonne permet d’informer l’utilisateur sur le statut d’association d’une écriture à régler avec un
mouvement bancaire. Deux types de valeurs peuvent y être renseignées :
‰ une croix ( ) lorsqu’une association a déjà été réalisée sur une autre écriture lors de la même session de saisie des opérations bancaires ;
‰ une coche ( ) lorsque l’écriture est associée au mouvement en cours.
3
Si l’utilisateur affecte une autre association à une écriture déjà associée, la croix (
coche ( ).
) est remplacée par une
Colonne Montant à régler
Cette colonne mentionne le montant du ou des règlements affectés à la ligne d’écriture. Ce montant est
positif s’il est débiteur, négatif s’il est créditeur.
Il est affecté automatiquement par pointage d’un ou plusieurs mouvements ou bien précisé manuellement
par l’intermédiaire de la fenêtre «Règlements et écarts».
Il est toujours renseigné dans la devise du RIB.
Colonne Ecart
Cette colonne mentionne les écarts enregistrés sur la ligne d’écriture. Ce montant est positif s’il est débiteur, négatif s’il est créditeur.
Il est précisé manuellement par l’intermédiaire de la fenêtre «Règlements et écarts».
Il est toujours renseigné dans la devise du RIB.
Colonnes Débit / Crédit
Les valeurs mentionnées dans ces colonnes sont présentées non pas dans le sens bancaire mais dans le sens
comptable.
Menu contextuel de la liste des écritures à régler
La fenêtre «Visualisation des écritures à régler» comporte un menu contextuel.
Seules sont disponibles les commandes suivantes :
‰ Sélectionner tout,
‰ Dessélectionner l’élément courant,
‰ Dessélectionner tout,
‰ Personnaliser la liste.
Deux fonctions spécifiques apparaissent :
Pointer/dépointer l’élément courant
Cette commande a un rôle identique à celui du bouton Pointer.
Associer un règlement partiel / des écarts
Cette commande a un rôle identique à celui du bouton Règlement partiel et écarts.
397
© Sage France
Menu Traitement
Personnaliser la liste des écritures à régler
Il est possible de personnaliser les colonnes de cette fenêtre en lançant la fonction Personnaliser la liste depuis le menu contextuel ou le menu Fenêtre.
Pour plus d’informations sur les personnalisations, reportez-vous au «Manuel de la gamme».
Sélection des écritures – Visualisation des écritures à régler
Cette fenêtre de sélection s’ouvre en cliquant sur le bouton Sélectionner les écritures dis posé sur
le bord inférieur de la fenêtre «Visualisation des écritures à régler».
Cette fenêtre de sélection apparaît déjà renseignée avec certaines des valeurs extraites de la ligne de la fenêtre «Saisie des opérations bancaires» à partir de laquelle la fenêtre de visualisation des écritures à régler
a été ouverte. D’autres données sont issues du sous-volet «Fichier / A propos de… / Paramètres / Rapprochement».
Il est possible de modifier ou compléter les valeurs enregistrées pour affiner ou élargir la sélection qui sera
lancée par le bouton OK.
Type montant
Zone à liste déroulante permettant de sélectionner le type de montant sur lequel la recherche s’effectuera :
‰ Montant en devise : si la devise du RIB est différente de la monnaie de tenue de compte,
‰ Montant : si la devise du RIB est la même que la monnaie de tenue de compte.
Pour plus d’informations sur les autres zones, reportez-vous aux descriptions de la fenêtre «Saisie des
opérations bancaires» et au «Sous-volet Rapprochement – Volet Paramètres», page 74.
Traitement des règlements partiels et des écarts
La fenêtre «Règlements et écarts» s’affiche lorsqu’une seule ligne est sélectionnée dans la fenêtre
«Visualisation des écritures à régler» et qu’on clique sur le bouton Règlement partiel et écarts.
398
© Sage France
Menu Traitement
Montant écriture à régler
Cette zone non modifiable affiche le montant de la ligne sélectionnée dans la fenêtre «Visualisation des
écritures à régler». Ce montant est affiché en valeur absolue mais le programme tiendra compte du sens
débiteur ou créditeur de l’écriture d’origine.
Montant à régler
Cette zone affiche :
‰ soit le montant renseigné dans la colonne Montant à régler de la fenêtre «Visualisation des écritures à régler»,
‰ soit, si la colonne Montant à régler n’a pas été renseignée, le montant A imputer mentionné dans la
fenêtre «Visualisation des écritures à régler».
Dans ce cas, le montant proposé est limité à celui de l’écriture à régler si ce dernier est inférieur au
montant du règlement.
Il est possible de modifier le contenu de cette zone dans le cas d’un règlement partiel.
Ecritures d’écart
Ecart à imputer
Cette zone affiche la valeur :
Montant écriture à régler – Montant à régler.
Ecart de règlement / Ecart de change / Ecart d’escompte
Ces zones ont un fonctionnement identique. Elles se composent d’une boîte à cocher qui permet de sélectionner le type d’écart à traiter et d’une zone de montant qui affiche par défaut le montant de la zone Ecart
à imputer. Plusieurs écarts peuvent être traités simultanément.
Si le solde à créditer est positif (débiteur), la zone Ecart d’escompte est estompée et inutilisable.
Autre écart
Le cochage de cette option donne accès aux zones ci-après.
Modèle de saisie
Cette zone permet de sélectionner un modèle de saisie affecté au traitement d’un écart particulier, autre que
ceux proposés dans la fenêtre.
La zone Montant disposée à la droite de la zone Code journal permet de préciser la valeur de l’écart qui
doit être généré.
Code journal
Zone à liste déroulante permettant de sélectionner le code journal dans lequel seront générées les écritures
de l’écart Autre.
La liste des codes journaux dépend du modèle de saisie sélectionné.
399
© Sage France
Menu Traitement
Bouton OK
Valide les informations saisies dans la fenêtre et revient à la visualisation des écritures à régler. La colonne
Montant à régler de la fenêtre de visualisation des écritures à régler reprend la valeur qui était affichée
dans la zone Montant à régler et la colonne Ecart affiche le ou les écarts (signés) enregistrés.
3
Si la gestion de la norme IFRS est active, la génération du règlement entraînera sa ventilation IFRS suivant
les indications portées dans la fiche du compte de tiers ou, à défaut, avec la section d’attente enregistrée
dans l’option Plan analytique.
Bouton Annuler
Referme la fenêtre sans génération d’écart.
400
© Sage France
Menu Traitement
Saisie des écritures
Traitement / Saisie des écritures
Cette commande ouvre une fenêtre de sélection permettant une saisie rapide et simplifiée d'un journal sur
une période donnée.
Vous pouvez lancer cette fonction en cliquant sur le bouton Saisie des écritures de la barre d’outils
Comptabilité générale.
On peut aussi lancer cette commande en cliquant sur l’icône Saisie des écritures de la barre verticale Saisie
des écritures.
Macintosh
Les barres verticales n’existent pas dans cet environnement.
Une fenêtre de sélection «Ouvrir un journal/période» permet de sélectionner le journal sur lequel vous souhaitez travailler.
Cette même fenêtre vous sera proposée si, dans la fenêtre de saisie des journaux, vous cliquez sur
le bouton Atteindre un journal afin de sélectionner un autre journal sur lequel réaliser des saisies.
Par défaut le programme propose :
‰ pour le code journal, le premier de la liste,
‰ pour la période,
‰ le mois en cours lorsque la date du jour est incluse dans l'exercice en cours,
‰ le premier mois de l'exercice en cours lorsque la date du jour est antérieure à l'exercice en
cours,
‰ ou enfin le dernier mois de l'exercice en cours lorsque la date du jour est postérieure à l'exercice en cours.
Exemple
2 exercices sont créés dans le fichier comptable :
N
du 01/01/N au 31/12/N
N+1 du 01/01/N+1 au 31/12/N+1
Selon la date système, la période est positionnée sur :
Date système
Exercice affiché par défaut à l’ouverture
Période
28/12/N-1
N
Janv.N
15/01/N
N
Janv.N
01/06/N
N
Juin.N
18/02/N+1
N+1
Fév.N+1
30/11/N+1
N+1
Nov.N+1
15/01/N+2
N+1
Dec.N+1
401
© Sage France
Menu Traitement
3
Lors d'un retour à la fonction au cours d'une même session, le code journal et la période proposés par
défaut sont les derniers sélectionnés.
Le titre de la fenêtre de saisie rappelle l'intitulé du journal et la période sélectionnés.
3
Cette fenêtre est accessible soit à partir de la fonction Journaux de saisie (les zones Journal et Période
sont alors déjà renseignées), soit à partir de la fonction Saisie des écritures (les zones Journal et Période
sont alors à renseigner).
Si le journal est Réservé IFRS, la mention «IFRS» apparaît dans son titre.
Lorsque vous choisissez un journal sur une période autorisée en saisie, le curseur se positionne dans la première zone de saisie.
Le programme n'autorise pas la saisie dans les cas suivants :
‰ l'exercice est clôturé,
‰ le journal a fait l'objet d'une procédure de clôture totale,
‰ le type de journal n'est pas autorisé en saisie pour l'utilisateur concerné (commande Fichier / Autorisations d'accès).
3
La description des opérations possibles en saisie des écritures est détaillée dans le chapitre «Journaux de
saisie», page 423.
402
© Sage France
Menu Traitement
Saisie par lot
Traitement / Saisie par lot
Cette commande permet des saisies d’écritures décentralisées, notamment lors de l’utilisation du programme en réseau.
Version
Cette fonction est disponible dans les versions Pack et Pack +.
Cette commande peut être lancée par le bouton Saisie par lot de la barre d'outils Comptabilité générale.
Le principe de fonctionnement est le suivant :
‰ l’utilisateur ouvre ou crée un fichier de saisie indépendant auquel il donne la désignation de son
choix (il est conseillé d’y inclure le quantième de l’exercice correspondant) et dont l’extension est
.LOT (sous Windows) ; un dossier de stockage LOT sera créé lors de l’installation du programme
pour y stocker ces fichiers ; nous désignerons par fichier lot ou fichier de saisie par lot un tel fichier
dans les explications qui suivent ;
‰ il y saisit des écritures et bénéficie de toutes les opérations et facilités offertes pour la saisie classique des journaux (modèles de saisie, numéros de pièces, calcul de la TVA, etc.) ;
‰ il réalise ensuite la mise à jour du fichier comptable de base avec les mouvements qu’il sélectionne.
Norme IFRS
Toutes les fonctionnalités propres à la gestion de la norme IFRS s’appliquent aux saisies par lot :
‰ notion de Type norme,
‰ ventilation IFRS des écritures,
‰ impression du brouillard des saisies selon une norme.
Á cela s’ajoute également la présentation des plans analytiques en colonne.
Les fonctionnalités de la saisie par lot sont regroupées sous les titres suivants :
‰ «Ouverture ou création du fichier de saisie par lot», page 403,
‰ «Liste des journaux du lot de saisie», page 405,
‰ «Mise à jour comptable des journaux du lot de saisie», page 406,
‰ «Contrôles des écritures importées ou exportées», page 409,
‰ «Impression du rapport de saisie par lot», page 409,
‰ «Impression du brouillard de la saisie par lots», page 410,
‰ «Saisie d’un journal - Saisie par lot», page 413.
Ouverture ou création du fichier de saisie par lot
Le lancement de la commande Saisie par lot fait apparaître une fenêtre «Ouvrir» demandant d’ouvrir un fichier lot de saisie.
403
© Sage France
Menu Traitement
Sélectionnez un fichier existant puis cliquez sur le bouton Ouvrir ou bien créez-en un nouveau. Pour cela
cliquez sur le bouton Nouveau. La fenêtre «Créer le fichier lot» apparaît.
3
Avant de procéder à la création d’un fichier de saisie par lot, vérifiez l’exercice en cours. Les périodes du lot
sont créées en fonction de l’exercice actif sélectionné dans le menu Fenêtre.
Enregistrez le nom du fichier (qu’il est préférable de faire suivre du quantième de l’exercice), augmentez
éventuellement la taille du fichier (la gestion de cette taille sera assurée par le programme lui-même), puis
cliquez sur le bouton Enregistrer. Le fichier est alors créé.
Dans les deux cas, ouverture ou création, apparaît ensuite la liste des journaux intitulée «Lot de saisie» suivi
du nom du fichier. Voir plus loin.
Le nombre de fichiers de saisie par lot qui peut être créé n’est pas limité. Cependant un seul fichier lot peut
être ouvert à la fois sur un même poste.
Un contrôle est effectué lors de l’ouverture d’un fichier lot, car celui-ci est lié au fichier comptable qui était
actif au moment de sa création. Un message d’erreur vous préviendra de l’incohérence entre le fichier de
saisie par lot et le fichier comptable actuellement ouvert.
2
Si l’option Gestion transparente des lots a été activée dans la commande Fenêtre / Préférences, le
lancement de la commande Saisie par lot propose automatiquement le premier lot créé ou sélectionné sur le poste.
Il suffit de décocher cette case pour que la fenêtre d’ouverture des lots réapparaisse lors du lancement de la commande Saisie par lot.
404
© Sage France
Menu Traitement
Liste des journaux du lot de saisie
Les traitements possibles dans cette liste sont strictement identiques à ceux de la saisie classique.
Cette liste affiche tous les journaux de l’exercice qui étaient actifs lorsque le fichier a été créé. Les journaux
peuvent être classés :
‰ par Période (valeur par défaut),
‰ par Code.
Pour ouvrir un journal, il suffit de faire un double-clic sur sa ligne ou bien de la sélectionner et de
valider. On peut aussi, après sélection, cliquer sur le bouton Voir/Modifier de la barre d'outils Navigation.
La position de chaque journal est repérée par des icônes.
‰ Rien : aucune saisie n’a été faite dans le journal.
‰
Des saisies ont été faites dans le journal mais n’ont pas été imprimées.
‰
Le brouillard a été imprimé.
‰
Les écritures ont été mises à jour (en totalité ou en partie).
Des boutons sont disposés sur le bord inférieur de la fenêtre.
Bouton Mise à jour comptable
Ce bouton, disposé sur le bord inférieur de la fenêtre, permet la mise à jour comptable des saisies
par lot.
Voir le titre «Mise à jour comptable des journaux du lot de saisie», page 406.
Bouton Impression rapport
Ce bouton, disposé sur le bord inférieur de la fenêtre, permet l’impression d’un rapport sur les
saisies.
Voir le titre «Impression du rapport de saisie par lot», page 409.
Bouton Impression brouillard
Ce bouton, disposé sur le bord inférieur de la fenêtre, permet l’impression du brouillard des saisies par lot du ou des journaux sélectionnés.
Voir le titre «Impression du brouillard de la saisie par lots», page 410.
405
© Sage France
Menu Traitement
Menu contextuel de la liste des journaux du lot de saisie
Un menu contextuel est disponible sur la liste des journaux du lot de saisie.
Les menus contextuels et leurs commandes sont décrits dans le «Manuel de la gamme».
Deux fonctions ne sont pas disponibles par rapport aux menus contextuels standard :
‰ Consulter l’élément sélectionné,
‰ Ajouter un nouvel élément.
Personnaliser la liste des journaux du lot de saisie
On peut personnaliser les colonnes de la liste des journaux du lot de saisie, soit par une des commandes du
menu contextuel, soit en utilisant la fonction Fenêtre / Personnaliser la liste.
Le «Manuel de la gamme» vous explique comment personnaliser une liste.
Mise à jour comptable des journaux du lot de saisie
Le bouton Mise à jour comptable permet de mettre à jour les écritures saisies dans un lot. Ce bouton se trouve sur le bord inférieur de la fenêtre.
3
Cette fonction ne permet pas les mises à jour d’une sélection d’écritures. Pour cela, il faut faire cette mise à
jour directement à partir du journal.
Si un des journaux sélectionnés comporte des écritures déjà mises à jour et non supprimées, un message
d’erreur vous avertit et vous demande si vous souhaitez continuer la mise à jour comptable.
«Des écritures ont déjà été comptabilisées. Souhaitez-vous continuer la mise à jour ?
Oui Non»
Répondez Oui pour continuer le traitement ou Non pour l’arrêter.
406
© Sage France
Menu Traitement
La mise à jour comptable affiche une fenêtre de paramétrage «Mise à jour comptable du lot».
Procédez de la façon suivante :
1.
sélectionnez, dans la liste, les journaux dont les écritures doivent être mises à jour (voir le «Manuel
de la gamme» pour les sélections dans les listes) ;
2.
lancez la fonction en cliquant sur le bouton Mise à jour comptable ;
3.
sélectionnez un mode de numérotation pour chacun des journaux sélectionnés ;
4.
enregistrez éventuellement une date de comptabilisation unique ;
5.
paramétrez les autres options ;
6.
lancez la mise à jour en cliquant sur le bouton OK.
Si vous constatez que des journaux ont été sélectionnés par erreur, il faut annuler le processus et recommencer.
3
Il est possible de faire cette mise à jour individuellement, journal par journal notamment pour sélectionner
les écritures à mettre à jour.
Voir le titre «Mise à jour comptable d’un journal d’un lot de saisie», page 415.
Les zones qui composent cette fenêtre ont les rôles suivants.
Liste des journaux
Cette liste affiche le type, le code et l’intitulé de tous les journaux qui étaient sélectionnés avant le lancement de la fonction. Il est impossible d’en supprimer ou d’en ajouter à ce niveau. Il faut recommencer les
sélections.
Gestion numérotation
La zone à liste déroulante propose les trois choix suivants :
‰ Saisie : le numéro de pièce enregistré dans la saisie par lot sera conservé lors de la mise à jour.
‰ Journal (valeur par défaut) : la numérotation s’effectuera en fonction des paramétrages faits pour
chaque journal destinataire. Voir plus loin le complément d’informations sur ce point.
‰ Premier n° de pièce : les pièces mises à jour seront numérotées à partir du numéro saisi dans la
zone Numéro à droite de cette zone, lorsque cette option est sélectionnée. Il est nécessaire de valider le numéro enregistré comme premier de la série.
Ce paramétrage doit être fait journal par journal. Il est possible de demander au programme d’éditer un état
donnant la correspondance entre numéro de pièce dans le lot et numéro de pièce définitif (voir plus loin).
407
© Sage France
Menu Traitement
La valeur proposée par défaut dans cette zone dépend du paramétrage de numérotation enregistré pour le
journal correspondant. Il est rappelé dans le tableau qui suit (D = valeur proposée par défaut).
Option numérotation
Numérotation des pièces dans le journal
Journal
Manuelle
2
Saisie
Premier numéro de pièce
D
Continue par journal
D
Continue pour le fichier
D
Mensuelle
D
Lors de la mise à jour comptable, si la numérotation du journal est Continue pour le journal, Continue pour le fichier ou Mensuelle, vous risquez de perdre la numérotation du journal avec les options
de numérotation Saisie ou Premier n° pièce.
Pour l’option Premier n° pièce, vérifiez que le numéro saisi est bien supérieur au dernier numéro de
pièce utilisé dans le journal destinataire sur la période concernée sinon vous risquez de retrouver
des écritures sans rapport les unes avec les autres et portant le même numéro.
Date de comptabilisation unique
Par défaut, cette option n’est pas cochée. Les pièces seront mises à jour avec leur date de saisie.
Si vous souhaitez que les écritures mises à jour soient toutes inscrites à la même date, cochez cette option.
La zone qui se trouve à sa droite devient active et propose par défaut la date du jour (date du micro-ordinateur).
Suppression des écritures mises à jour
Cette option est cochée par défaut. Les écritures du fichier de saisie par lot seront supprimées dès que leur
transfert dans la comptabilité sera effectué.
3
En cas de non suppression il est possible de mettre à jour plusieurs fois les mêmes écritures. Un message
d’avertissement vous préviendra.
Impression du rapport de numérotation
Cette option est cochée par défaut. Elle propose d’imprimer sur papier (ou à l’écran) un état donnant la
correspondance entre numéro de pièce du lot et numéro de pièce définitif.
Cliquez sur le bouton OK pour lancer la mise à jour selon le paramétrage effectué.
Contrôles lors de la mise a jour de la saisie par lot
La mise à jour des écritures des lots dans les fichiers définitifs s’assortit d’un certain nombre de contrôles
rappelés ici et qui seront marqués par l’apparition de messages d’erreur.
‰ Contrôles de cohérence (dans le cas où plusieurs journaux sont sélectionnés pour mise à jour, la
non conformité aux contrôles ci-dessous entraîne l’arrêt total de la mise à jour) :
‰ tentative de mise à jour d’un lot dans un journal en cours d’utilisation par un autre poste ;
‰ la date de comptabilisation appartient à un exercice archivé ou inexistant ;
‰ le code journal n’existe pas ;
‰ le journal ou la sélection d’écritures comptables est déséquilibré ;
‰ les informations libres du fichier de saisie par lot ne correspondent pas à celles du journal
destinataire (le message permet de continuer la mise à jour en perdant les informations
libres).
‰ Contrôles liés aux écritures comptables (dans le cas où plusieurs journaux sont mis à jour, ceux
ne satisfaisant pas à ces conditions sont rejetés, mais les autres sont mis à jour) :
‰ la date d’écriture n’appartient pas à un exercice ouvert ;
408
© Sage France
Menu Traitement
‰
‰
‰
‰
le compte général n’existe pas ;
le compte tiers n’existe pas ;
l’option Saisie compte tiers du compte est cochée et aucun tiers n’est défini ;
la date d’échéance est inférieure à la date d’écriture (le message propose de continuer ou de
s’arrêter) ;
‰ le délai de paiement est dépassé ;
‰ la section analytique n’existe pas.
3
Si l’option Mise à jour registres taxes (volet «Fichier / A propos de... / Paramètres») est positionnée sur
Après confirmation ou sur Automatique, cette mise à jour s’effectue de manière automatique (quelle que
soit l’option) lors de la mise à jour et non lors de la saisie.
Contrôles des écritures importées ou exportées
Dans le cas d’un journal synchronisé par le client, si une écriture a une date antérieure à la date de synchronisation alors un message d’alerte bloquant s’affiche :
«L’ajout d’écritures sur un journal synchronisé est impossible».
Dans le cas d’une mise à jour d’écritures venant de l’expert-comptable, elles doivent être postérieures à la
date de validation sinon un message bloquant s’affiche :
«L’ajout d’écritures sur un journal clôturé est impossible».
Dans le cas d’une mise à jour d’écritures venant de l’expert-comptable, elles doivent être antérieures à la
date de synchronisation sinon un message bloquant s’affiche :
«L’ajout d’écritures sur un journal non synchronisé est impossible».
Impression du rapport de saisie par lot
L’impression de ce rapport est lancée en cliquant sur le bouton Impression rapport disposé sur le
bord inférieur de la fenêtre «Lot de saisie». Une fenêtre de paramétrage «Impression du rapport
de saisie» apparaît.
Cet état indique, pour le fichier de saisie par lot actuellement ouvert, tous les utilisateurs qui l’ont utilisé sur
une période donnée, le temps qu’ils ont passé dessus ainsi que le nombre d’écritures générales et analytiques
qu’ils ont saisies.
Date de / à
Indiquez la période sur laquelle le rapport doit être imprimé. Par défaut aucune date n’est proposée ce qui
revient à sélectionner la totalité de l’exercice. L’utilisateur peut limiter l’impression à une période donnée.
Classement
La zone à liste déroulante propose les choix suivants :
‰ Utilisateur (valeur par défaut) : les informations seront classées par code utilisateur.
‰ Date d’entrée : les informations seront classées par ordre de date de saisie.
409
© Sage France
Menu Traitement
Cliquez sur le bouton OK pour lancer l’impression de l’état.
L’état imprimé comporte deux colonnes particulières :
‰ Code utilisateur : cette information est par défaut le «login» de l’utilisateur, c’est-à-dire son nom
dans le réseau. Si le programme est protégé par des mots de passe, c’est le niveau affecté à chaque
utilisateur qui sera inscrit.
‰ Indice performance : il correspond au nombre d’écritures générales saisies à l’heure (rapport entre
le nombre de lignes d’écritures générales et la durée d’utilisation du fichier).
Impression du brouillard de la saisie par lots
L’impression du brouillard des saisies par lot peut être lancée à partir de la liste «Lot de saisie»
en cliquant sur le bouton Impression brouillard disposé sur le bord inférieur de la fenêtre. Une
fenêtre de sélection s’ouvre.
Sélection simplifiée – Impression du brouillard de la saisie par lots
Cette fenêtre permet de paramétrer l’impression des brouillards des journaux de saisie par lot (lots de saisie).
Les zones qui la composent ont les effets suivants.
Bouton Plus de critères
Ce bouton permet d’accéder à un format de sélection plus complet.
Bouton Impression en différé
Ce bouton permet de différer l’impression qui résulte des critères de sélection que vous avez
paramétrés.
Reportez-vous au «Manuel de la gamme» pour tout ce qui concerne les formats de sélection simplifiés.
Code journal
La zone à liste déroulante propose les choix suivants :
‰ Tous (valeur par défaut) : tous les types de journaux seront imprimés,
‰ Liste des codes journaux : permet la sélection d’un des codes journaux parmi ceux que vous avez
enregistrés dans le menu Structure.
Date saisie de / à
Ces zones de saisie permettent de préciser une date ou une fourchette de dates de saisie de pièces.
3
Il est possible d’enregistrer des dates s’étendant sur plusieurs mois à l’intérieur d’un même exercice.
410
© Sage France
Menu Traitement
Date écriture de / à
Ces zones de saisie permettent de préciser une date ou une fourchette de dates de pièces. Par défaut, le programme propose les limites de l’exercice.
N° pièce de / à
Ces zones de saisie permettent de préciser un numéro ou une fourchette de numéros de pièces.
Type d’état
Cette zone à liste déroulante propose les choix suivants :
‰ Base (valeur par défaut) : le brouillard s’imprime de façon classique.
‰ Développé tiers : chaque écriture d’une pièce s’imprime sur deux lignes, la première est classique
et la seconde indique, s’il y a lieu, la référence pièce, le numéro de tiers et le mode de règlement.
‰ Développé quantités / Montant en devises : chaque écriture d’une pièce s’imprime sur deux
lignes, la première est classique et la seconde indique, s’il y a lieu, la parité, la quantité et le montant en devise.
Devise
Cette zone à liste déroulante propose les choix suivants :
‰ Toutes (valeur par défaut) : toutes les écritures seront sélectionnées quelle que soit la devise.
‰ Aucune : aucune devise ne sera sélectionnée.
‰ Liste des devises : offre la liste des devises telles qu’elles ont été enregistrées dans les Options de
la fiche de l’entreprise (commande Fichier / A propos de...) et permet de sélectionner les écritures
qui la comportent.
Selon la norme
Cette zone à liste déroulante n’est pas visible si la gestion de la norme IFRS n’est pas active.
Elle permet de sélectionner les écritures du brouillard à imprimer :
‰ Toutes (valeur par défaut) : toutes les écritures du brouillard correspondant aux sélections faites
dans les autres zones de la fenêtre seront imprimées.
‰ Nationale : seront imprimées les écritures de types Les deux et Nationale.
‰ IFRS : seront imprimées les écritures de types Les deux et IFRS.
‰ Écritures Les deux: seules les écritures de type Les deux seront imprimées.
‰ Écritures Nationale: seules les écritures de type Nationale seront imprimées.
‰ Écritures IFRS: seules les écritures de type IFRS seront imprimées.
Cliquez sur le bouton OK afin de lancer l’impression du ou des brouillards de saisie.
Format de sélection – Impression du brouillard de la saisie par lots
Ce format de sélection apparaît lorsque l’on clique sur le bouton Plus de critères dans la fenêtre
de sélection simplifiée de l’impression du brouillard de saisie par lot.
Nous vous indiquons ci-après les informations disponibles pour constituer un nouveau format de sélection.
411
© Sage France
Menu Traitement
Pour tout détail sur la présentation de cette fenêtre, les boutons proposés et les méthodes de saisie et sélection, reportez-vous au «Manuel de la gamme».
Fichier
Champ
Choix proposés
Voir
Brouillard décentralisé
Type d’état
Base, Développé tiers, Développé Qtés/Devises
(1)
Brouillard décentralisé
Classement
Par date d’écriture, Par n° pièce, Par date de saisie
(2)
Brouillard décentralisé
Rupture
Aucune, Sur n° de pièce, Sur date de saisie
(2)
Brouillard décentralisé
Impression ventilations analytiques
Oui, Non
(2)
Sélection standard
Code journal
A saisir
(2)
Sélection standard
Date
A saisir
(1)
Sélection standard
Devise d’édition
Monnaie de tenue de comptabilité, Liste des devises
(2)
Ecritures comptables décen- Date saisie
tralisées
A saisir
(1)
Ecritures comptables décen- N° pièce
tralisées
A saisir
(1)
Ecritures comptables décen- Devise
tralisées
Toutes, Aucune, Liste des devises
(1)
Ecritures comptables décen- Type norme
tralisées
Toutes, Nationale, IFRS, Écritures Les deux, Écritures
Nationale, Écritures IFRS
(1)
1. Fenêtre de sélection simplifiée.
2. Vois ci-dessous.
Les valeurs en caractères gras sont les valeurs par défaut.
Brouillard décentralisé / Classement
La zone à liste déroulante de la colonne De précise comment seront classées les écritures lors de
l’impression :
‰ Par date d’écriture (valeur par défaut),
‰ Par n° de pièce,
‰ Par date de saisie.
Brouillard décentralisé / Rupture
La zone à liste déroulante de la colonne De précise si le programme doit réaliser des ruptures et si oui sur
quelles valeurs :
‰ Aucune (valeur par défaut) : le programme n’effectuera aucune rupture,
‰ Sur N° de pièce : chaque nouveau numéro de pièce provoquera une rupture,
‰ Sur date de saisie : une rupture sera effectuée à chaque changement de date de saisie.
Sélection standard / Code journal
Ce critère existe dans le format de sélection simplifié, mais son mode de saisie est différent.
Ici, il faut saisir dans les colonnes De et à les codes du journal ou la fourchette de codes de journaux à
imprimer.
Sélection standard / Devise d’édition
Sélectionnez la devise d’édition du brouillard décentralisé par l’intermédiaire de la zone à liste déroulante,
qui vous propose les choix suivants :
‰ la monnaie de tenue de comptabilité (valeur par défaut),
‰ la liste des devises qui apparaissent dans l’ordre de leur enregistrement.
412
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Menu Traitement
Saisie d’un journal - Saisie par lot
La saisie d’un journal par lot est identique à celle d’un journal classique.
Pour en savoir plus sur la saisie d’un journal, reportez-vous à la commande «Saisie des écritures»,
page 401.
Cette partie présente uniquement les fonctionnalités disponibles et les fonctionnalités qui peuvent présenter
une différence avec les journaux classiques.
Bouton Equilibre
Ce bouton permet d’enregistrer la valeur d’équilibre des lignes déjà saisies.
Bouton Appeler un libellé
Ce bouton permet d’ouvrir la liste des libellés enregistrés dans le menu Structure.
Bouton Atteindre un journal
Ce bouton permet d’accéder à un autre journal. Il ouvre une fenêtre de sélection «Ouvrir un journal/période».
Voir la commande «Saisie des écritures», page 401, dans laquelle cette fenêtre est décrite.
Bouton Mise à jour comptable
Ce bouton lance la mise à jour comptable des écritures sélectionnées du journal actuellement
ouvert. Cette fonction est décrite plus loin.
Bouton Imprimer le brouillard
Ce bouton lance l’impression du brouillard de saisie du journal actuellement ouvert. Cette fonction est décrite plus loin.
Zone Compte
Cette zone affiche le libellé du compte dont la ligne est sélectionnée. Un double-clic sur cette zone insère
ce libellé dans la colonne Libellé écriture.
Zone de totalisation
Cette zone disposée en haut et à droite n’affiche que deux informations :
‰ Totaux journal : totaux débiteurs et créditeurs du journal,
‰ Solde journal : solde du journal (dans le cas des journaux de trésorerie) ou solde partiel en cours de
saisie.
413
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Menu Traitement
Colonnes
Les colonnes se manient de façon identique à celles d’un journal classique.
La colonne P (Position) présente une icône supplémentaire par rapport à celles que l’on trouve dans les
journaux classiques :
L’écriture a été mise à jour.
3
L’icône Impression journal n’existe pas dans les journaux de saisie par lot. Seule l’icône Impression
brouillard est présente.
Bouton Saisie analytique
Ce bouton, disposé sur le bord inférieur de la fenêtre, permet de consulter ou de modifier la ventilation analytique d’une ligne si cette ventilation a été effectuée.
Bouton Visualisation d’une pièce
Ce bouton, disposé sur le bord inférieur de la fenêtre, ouvre une fenêtre affichant la totalité des
lignes de la pièce dont une des lignes était sélectionnée à l’utilisation de ce bouton.
Bouton Informations libres
Ce bouton, disposé sur le bord inférieur de la fenêtre, ouvre une fenêtre permettant la saisie des
informations libres.
Menu contextuel des colonnes d’un journal de saisie par lot
Les colonnes d’un journal de saisie par lot disposent d’un menu contextuel.
Les menus contextuels et leurs commandes sont décrits dans le «Manuel de la gamme».
Deux commandes ne sont pas disponibles par rapport aux menus contextuels standard :
‰ Voir/Modifier l’élément sélectionné,
‰ Consulter l’élément sélectionné.
Quatre fonctions nouvelles apparaissent :
‰ Saisir une information libre,
‰ Créer un modèle de saisie,
‰ Visualiser la pièce,
‰ Extourner/annuler les éléments sélectionnés.
Ces fonctions correspondent à des commandes qu’on peut lancer par les boutons disposés sur le bord inférieur de la fenêtre. Voir plus haut les explications données à leur sujet.
414
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Menu Traitement
Personnaliser les colonnes d’un journal de saisie par lot
On peut personnaliser les colonnes d’un journal décentralisé soit par une des commandes du menu contextuel, soit en utilisant la fonction Fenêtre / Personnaliser la liste.
Cette personnalisation est tout à fait identique à celle des journaux classiques.
Le «Manuel de la gamme» explique comment personnaliser un journal.
Mise à jour comptable d’un journal d’un lot de saisie
Le bouton Mise à jour comptable lance la mise à jour comptable des écritures sélectionnées du
journal actuellement ouvert. Une fenêtre de paramétrage «Mise à jour comptable du lot» s’ouvre.
Cette fenêtre est en tous points identique à celle décrite précédemment, mais ne concerne que le journal actuellement ouvert.
Reportez-vous au titre «Mise à jour comptable des journaux du lot de saisie», page 406.
Impression du brouillard d’un journal d’un lot de saisie
Le bouton Imprimer le brouillard de la fenêtre du journal décentralisé lance l’impression du
brouillard de saisie du journal actuellement ouvert. Une fenêtre de paramétrage s’ouvre.
Les fonctions présentes dans cette fenêtre permettent d’imprimer le brouillard des saisies du journal actuellement ouvert.
Date saisie de / à
Ces zone de saisie permettent de préciser une date ou une fourchette de dates de saisie de pièces.
Date écriture de / à
Ces zones de saisie permettent de préciser une date ou une fourchette de dates de pièces. Par défaut le programme propose les limites de la période.
N° pièce de / à
Ces zones de saisie permettent de préciser un numéro ou une fourchette de numéros de pièces.
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Menu Traitement
Impression ventilations analytiques
Cette option est cochée par défaut. Les ventilations analytiques, si elles existent, seront imprimées avec les
écritures générales.
Selon la norme
Cette zone à liste déroulante n’est pas visible si la gestion de la norme IFRS n’est pas active.
Elle permet de sélectionner les écritures du brouillard à imprimer :
‰ Toutes (valeur par défaut) : toutes les écritures du brouillard correspondant aux sélections faites
dans les autres zones de la fenêtre seront imprimées.
‰ Nationale : seront imprimées les écritures de types Les deux et Nationale.
‰ IFRS : seront imprimées les écritures de types Les deux et IFRS.
‰ Écritures Les deux: seules les écritures de type Les deux seront imprimées.
‰ Écritures Nationale: seules les écritures de type Nationale seront imprimées.
‰ Écritures IFRS: seules les écritures de type IFRS seront imprimées.
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Menu Traitement
Saisie des OD analytiques
Traitement / Saisie des OD analytiques
La commande Saisie des OD analytiques permet de saisir les écritures d'OD analytiques.
Les OD analytiques sont des écritures analytiques pures, totalement extra-comptables. Elles permettent de
corriger une ventilation analytique sans pour autant modifier les ventilations analytiques d'origine ou enregistrer de nouvelles écritures générales. Elles n'ont aucun impact sur la comptabilité générale.
Les OD analytiques apparaissent dans les Etats analytiques du menu Etat.
Macintosh
La saisie des OD analytiques n'est pas proposée en Ligne 30 pour Macintosh.
La fonction Saisie des OD analytiques ouvre une menu hiérarchique qui permet d’accéder à deux fonctions :
‰ «Ajout d’une OD analytique», page 418,
‰ «Visualisation/modification d’une OD», page 422.
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Menu Traitement
Ajout d’une OD analytique
Traitement / Saisie des OD analytiques / Ajout d’une OD analytique
Cette fonction permet de saisir les écritures d’OD analytiques.
Avant de saisir
une OD analytique
Les écritures d'OD analytiques sont enregistrées dans un journal spécifique. Plusieurs journaux d'OD peuvent être gérés permettant d'effectuer des simulations différentes.
Les Journaux d'OD sont paramétrés dans la commande «Codes journaux analytiques», page 309.
OD analytiques
et clôture
2
Comme il est dit plus haut, les OD analytiques sont extra-comptables. Par conséquent la clôture des journaux et la clôture périodique n'ont aucune incidence sur les journaux d'OD.
Par contre, la clôture d'exercice interdit toute saisie ou modification des OD analytiques (au même
titre que les écritures analytiques rattachées aux écritures générales).
Les reports analytiques sont générés sous forme d'écritures d'OD analytiques dans un journal d'OD analytique à définir.
Fenêtre de saisie des OD analytiques
On peut lancer cette commande en cliquant sur le bouton Ajout d’une OD analytique de la barre
d’outils Comptabilité analytique et budgétaire.
Boutons de fonction
Les quatre boutons affichés en haut à gauche de la fenêtre permettent respectivement :
Bouton Equilibrer
Le bouton Equilibrer permet de solder de la pièce en cours sur la ligne en cours de saisie.
418
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Menu Traitement
Bouton Appeler un libellé
Le bouton Appeler un libellé ouvre la liste et permet la sélection d'un des libellés automatiques
enregistrés dans la commande Structure / Libellés.
Bouton Enregistrer
Le bouton Enregistrer valide les lignes saisies et permet l'enregistrement d'une nouvelle écriture.
Bouton Supprimer la pièce
Ce bouton sert à supprimer la ligne sélectionnée ou la pièce.
Totalisations
En haut à droite de la fenêtre, le programme indique :
‰ le total de la pièce et son solde en montant : cumuls débit et crédit de la pièce en cours de saisie,
‰ le total de la pièce et son solde en quantité : cumuls débit et crédit de la zone Quantité analytique
de la pièce en cours de saisie.
Menu contextuel des OD analytiques
Un menu contextuel est disponible sur les colonnes de la fenêtre de saisie des OD analytiques.
Voir le «Manuel de la gamme» sur les fonctions des menus contextuels.
Des fonctions ne sont pas disponibles :
‰ Voir/modifier l’élément sélectionné,
‰ Consulter l’élément sélectionné,
‰ Personnaliser la liste.
Zones de saisie des OD analytiques
Plan analytique
Cette zone à liste déroulante permet de sélectionner le plan analytique à mouvementer.
Par défaut, le plan principal est sélectionné (il est coché dans l’option Fichier / A propos de… / Options /
Plan analytique).
La sélection d'un plan analytique est obligatoire.
3
Si la gestion de la norme IFRS est active, le plan IFRS est également proposé.
419
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Menu Traitement
Journal
Zone à liste déroulante permettant de saisir ou sélectionner le journal de type OD analytique sur lequel
doit porter la saisie. La saisie d'un journal est obligatoire.
Informations
générales
3
Si le journal sélectionné n'est pas un journal d'OD analytique, le programme l'indique par l'affichage d'un
message :
«Attention, le code journal analytique XXX n'existe pas !»
Date
Indiquez la date d'enregistrement de l'écriture d'OD analytique ; à saisir sous la forme JJMMAA. La saisie
d'une date est obligatoire.
Cette zone comporte un bouton permettant d’ouvrir un calendrier et de sélectionner facilement une date.
Voir le «Manuel de la gamme» pour toute information sur le calendrier.
Type norme
Cette zone est masquée si la gestion de la norme IFRS n’a pas été demandée.
Dans le cas contraire, elle permet de préciser le statut des écritures saisies :
‰ Les deux (valeur par défaut),
‰ Nationale,
‰ IFRS.
Voir les explications données dans le «Volet Initialisation - A propos de…», page 64.
Numéro de pièce
Le programme gère la numérotation des pièces automatiquement. Cette zone n'est donc pas accessible en
saisie.
3
La numérotation des OD analytiques est indépendante des numéros de pièce des écritures générales.
Numéro de facture
Cette zone alphanumérique (de 17 caractères alphanumériques au maximum) vous permet d'enregistrer le
numéro de la facture.
Libellé
La saisie du libellé de l'écriture peut être effectuée de plusieurs façons :
‰ en tapant directement le libellé (35 caractères alphanumériques sont disponibles) ;
‰
en utilisant un libellé automatique (enregistré dans la commande Structure / Libellés) ; cliquez pour cela sur le bouton Appeler un libellé ou pressez la touche F4 sur Windows;
‰ en utilisant le raccourci affecté au libellé automatique : maintenez enfoncées les touches COMMANDE et OPTION sur Macintosh ou CTRL et MAJUSCULE sur Windows et tapez le raccourci
associé au libellé.
Les libellés que vous appelez peuvent être précédés ou suivis de textes tapés directement au clavier dans la
limite des 35 caractères disponibles.
Compte général
Zone vous permettant d'indiquer le compte général dont la ventilation doit être modifiée :
‰ par saisie de son numéro directement dans la zone de saisie
‰ par son raccourci clavier : sur la zone de saisie, maintenez enfoncées les touches COMMANDE et
OPTION sur Macintosh ou CTRL et MAJUSCULE sur Windows et tapez le raccourci associé au
compte sur sa fiche ;
‰ par sélection sur la liste des comptes : tapez les premiers caractères du numéro du compte puis la
touche TABULATION puis sélectionnez dans la liste qui s’ouvre.
420
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Menu Traitement
L'intitulé du compte sélectionné apparaît sur la zone suivante. La saisie d'un compte général est obligatoire.
2
Le compte sélectionné doit avoir l'option Saisie analytique cochée sur sa fiche.
La saisie des lignes de la pièce s’effectue exactement comme dans la saisie des pièces ou celle des journaux.
Saisie des
lignes de la
pièce
Voir la commande «Saisie par pièce», page 371 ou le titre «Saisie d’un journal», page 425.
3
Les colonnes de la fenêtre sont fixes et non paramétrables.
Lors de la saisie, la valeur des zones Jour, Compte et Libellé est conservée tant que la pièce n'est pas équilibrée (lorsque la pièce est équilibrée, le solde du journal est égal à 0).
Equilibre du
journal
3
Lorsque vous saisissez, modifiez ou supprimez une écriture, et que le solde du journal devient différent de
0, les zones Journal et Plan analytique sont grisées et non accessibles.
Lorsque le journal est équilibré, la saisie peut être enregistrée. Si le journal n'est pas équilibré, un message
d'alerte bloquant s'affiche.
Pour reporter le solde du journal sur la ligne en cours de saisie, cliquez sur le bouton Equilibrer.
Validation
La validation n'est possible que lorsque la pièce est équilibrée en montants et quantités.
Pour valider la saisie, cliquez sur le bouton Enregistrer.
421
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Menu Traitement
Visualisation/modification d’une OD
Traitement / Saisie des OD analytiques / Visualisation/modification d’une OD
Pour visualiser, modifier ou supprimer une OD analytique, vous pouvez aussi utiliser les commandes Interrogation analytique ou Recherche d'écritures.
Voir les commandes «Interrogation analytique», page 512 ou «Recherche d'écritures», page 596.
Après avoir lancé la fonction Visualisation / modification d’une OD, vous devez renseigner les zones Plan
analytique, Journal, Date, N° pièce ou Référence pièce pour la recherche de la pièce analytique. Validez
par la touche ENTRÉE.
Le programme recherche la première pièce correspondant aux critères définis et affiche le résultat.
Un message d’alerte s’affiche si aucune pièce ne correspond aux critères définis. Vous pouvez revenir sur
la fenêtre «Visualisation / modification d’une pièce» en cliquant sur le bouton OK.
Vous pouvez faire défiler les pièces à l’aide des boutons Précédent et Suivant de la barre d’outils
Navigation.
Pour les traitements à réaliser sur une OD analytique existante, faites comme pour un ajout. Voir les explications données sous le titre «Ajout d’une OD analytique», page 418.
422
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Menu Traitement
Journaux de saisie
Traitement / Journaux de saisie
Cette commande permet de visualiser, de modifier et d’enregistrer les mouvements sur les journaux.
Cliquez sur le bouton Journaux de saisie de la barre d’outils Comptabilité générale pour activer cette
commande.
Vous pouvez aussi activer cette commande en cliquant sur l’icône Journaux de saisie de la barre verticale
Saisie des écritures.
Macintosh
Les barres verticales n’existent pas dans cet environnement.
Le programme permet d'enregistrer des mouvements simples ou :
‰ avec ventilations analytiques,
‰ mono ou multiéchéances,
‰ avec devises,
‰ avec calcul des taxes (TVA et taxes parafiscales) automatique.
La saisie peut être réalisée manuellement ou à l'aide des modèles de saisie créés dans la commande
Structure / Modèles de saisie ou à partir d’une autre écriture.
Cette commande permet en outre de modifier les écritures et de les imprimer.
Les principales fonctionnalités de la saisie des journaux sont décrites sous les titres suivants :
‰ «Opérations possibles sur la liste des journaux», page 423,
‰ «Saisie d’un journal», page 425.
Opérations possibles sur la liste des journaux
Lorsque cette commande est activée, la liste des journaux apparaît.
Cette liste est établie automatiquement par le programme en fonction des codes journaux saisis dans le menu
Structure et des périodes de début et de fin d'exercice paramétrées dans le volet «Initialisation» (commande
Fichier / A propos de…).
423
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Menu Traitement
Vous constatez ainsi que tous les journaux sont simultanément disponibles et qu’il n’est pas nécessaire de
clôturer une période pour pouvoir saisir des mouvements sur la suivante.
Cette liste présente les informations suivantes.
Colonne Position
Elle indique l’état dans lequel se trouve le journal considéré :
‰
Ecritures non imprimées. Vous pouvez encore faire toutes les modifications et suppressions
possibles.
‰
Brouillard. Une trace écrite des saisies a été gardée mais des modifications et des suppressions
peuvent encore y être apportées.
‰
Journal. Les écritures ont été imprimées. Vous pouvez encore ajouter des mouvements, modifier ou supprimer les valeurs comptables enregistrées.
‰
Non clôturé. Toutes les opérations détaillées ci-dessus sont encore réalisables.
‰
Clôturé partiellement : La suppression ou modification des éléments comptables (date, numéro
de compte, montant) n'est plus autorisée. Il est cependant possible d'ajouter de nouvelles écritures.
‰
Clôturé. Vous avez clôturé le journal correspondant. Il n’est plus possible d’y faire des suppressions ou des saisies. Vous pouvez cependant consulter et imprimer le journal.
Pour plus d'informations, reportez-vous au «Volet Préférences - A propos de…», page 76.
Un journal non encore utilisé n’affiche aucune icône de position. Dès que vous réalisez une saisie, il affiche
les deux icônes : écritures non imprimées et journal non clôturé.
Les icônes de position ci-dessus seront également affichées sur les lignes du journal dans la colonne Position journal.
La colonne Période indique le mois et l’année auxquels correspond le journal ; cette information est automatiquement créée par le programme en fonction des dates d’exercice saisies dans le volet «Fichier / A propos de... / Initialisation».
Le code et l'intitulé du journal sont ensuite indiqués, tels qu’ils ont été saisis dans la commande Structure /
Codes journaux.
3
Les périodes générées par le programme correspondent toujours à des mois calendaires, sauf pour la
période de début ou fin d'exercice éventuellement.
La liste des journaux utilise les commandes suivantes de la barre d’outils Navigation.
Consultation
d’un journal
Cliquez sur la ligne du journal en question puis sur le bouton Consulter. Cette commande ne vous
permet pas de modifier l’écriture.
Modification
d’un journal
Cliquez sur la ligne du journal en question puis sur le bouton Voir/Modifier. Vous pouvez également
cliquer deux fois sur la ligne du journal, si cette option est sélectionnée dans la commande Fenêtre /
Préférences.
Suppression
des écritures
Cliquez sur la ligne du journal à supprimer puis sur le bouton Supprimer. Le programme supprime
alors toutes les écritures du journal sélectionné sous réserve qu'aucune écriture du journal ne soit lettrée, pointée, rapprochée ou clôturée. Dans le cas contraire, aucune suppression d'écritures ne sera effectuée pour le journal dans la période sélectionnée.
Cette opération n'est pas possible si le journal est totalement clôturé.
424
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Menu Traitement
Les boutons Précédent et Suivant permettent de faire défiler la liste des journaux.
Défilement de la
liste
Il est également possible d'utiliser la bande de défilement verticale.
Rechercher ou
imprimer un
code journal
Utilisez le bouton Rechercher de la barre d’outils Navigation dont le maniement est décrit dans le
«Manuel de la gamme».
Atteindre
Utilisez le bouton Atteindre de la barre d’outils Navigation pour consulter un élément soit en le sélectionnant dans la liste correspondante, soit en ouvrant directement sa fiche. Son maniement est décrit dans le «Manuel de la gamme».
Classement des
journaux
Utilisez la zone à liste déroulante Tri de la barre d'outils Navigation pour choisir le mode de tri de la liste :
par code journal ou période de saisie.
Saisie d’un journal
Le titre de la fenêtre de saisie rappelle l'intitulé du journal et la période sélectionnée.
La description des zones de cette fenêtre ainsi que les actions possibles sont décrites sous le titre «Fenêtre
de saisie des journaux – Description», page 427.
3
Cette fenêtre est accessible soit à partir de la fonction Journaux de saisie (les zones Journal et Période
sont alors prépositionnées), soit à partir de la fonction Saisie des écritures (les zones Journal et Période
sont alors à renseigner).
Lorsque vous choisissez un journal sur une période autorisée en saisie, le curseur se positionne dans la première zone de saisie. Le programme n'autorise pas la saisie dans les cas suivants :
‰ l'exercice est clôturé,
‰ le journal a fait l'objet d'une procédure de "clôture totale",
‰ le type de journal n'est pas autorisé en saisie pour l'utilisateur concerné (commande Fichier / Autorisations d'accès).
Menu contextuel des journaux de saisie
Un menu contextuel s’ouvre sur la liste des écritures d’un journal.
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Les menus