Manuel eGuichet eTutelle - Portail des Pouvoirs locaux

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Manuel Utilisateur e-Tutelle
Le guichet électronique | eGuichet
DIRECTION GÉNÉRALE OPÉRATIONNELLE
DES POUVOIRS LOCAUX, DE L’ACTION SOCIALE ET DE LA SANTÉ
Avenue Gouverneur Bovesse 100, B-5100 Namur (Jambes) • Tél. : 081 32 72 11 • Fax : 081 30 90 93
e-Tutelle | Le guichet électronique
Version : 3.0
Date de publication : Décembre2011
Sommaire
Introduction............................................................................................................................................. 3
Principes de fonctionnement du Bureau applicatif................................................................................. 4
Définition des applications ...................................................................................................................... 5
Se connecter au bureau applicatif .......................................................................................................... 6
Authentification sans carte eID ........................................................................................................... 6
Le Guichet Electronique .......................................................................................................................... 9
Principes de fonctionnement. ............................................................................................................. 9
Premier module : « Recherche d’un acte » ................................................................................... 11
Détail d’un acte ............................................................................................................................. 12
Détail d’un acte – Accueil .......................................................................................................... 13
Détail d’un acte – Liste des formulaires disponibles ................................................................. 13
Détail d’un acte – Liste des formulaires en cours ..................................................................... 14
Deuxième module : « Mes formulaires » ...................................................................................... 15
Les Formulaires ............................................................................................................................. 17
Formulaire – Edition des données............................................................................................. 17
Formulaire – Pièces jointes ....................................................................................................... 18
Formulaire – Transmission ........................................................................................................ 19
Formulaire – Etat d’avancement ............................................................................................... 23
Cas particulier pour un utilisateur lié à plusieurs pouvoirs locaux. .................................................. 24
Choix du profil ............................................................................................................................... 24
Helpdesk ................................................................................................................................................ 25
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Version : 3.0
Date de publication : Décembre2011
Introduction
Ce document constitue le manuel utilisateur de l’application eGuichet. C’est via cette application que
les institutions locales peuvent soumettre leurs actes à la tutelle obligatoire de manière électronique.
Il a pour but de guider les utilisateurs dans le portail DGO5, dans le bureau applicatif et au sein du
guichet électronique.
En cas de problème avec les applications e-Tutelle, contactez le helpdesk. Vous trouverez les
coordonnées de contact en fin de ce document.
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Version : 3.0
Date de publication : Décembre2011
Principes de fonctionnement du Bureau applicatif.
Le Bureau applicatif est un espace sécurisé accessible via le portail des pouvoirs locaux. C’est le
« poste de travail » d’e-Tutelle ; il affiche les applications accessibles à chaque utilisateur connecté en
fonction des droits qui lui sont attribués. C’est à partir du bureau applicatif que vous pourrez choisir
avec quelle application vous souhaitez travailler en cliquant sur le lien « Lancer l’application »
présent en haut à droite de chaque boîte.
Figure 1 : Le Bureau applicatif
Astuce : Le bureau applicatif est accessible via le lien sous l’onglet @Services sur le site des
pouvoirs locaux.
Remarque : Tant que vous n’êtes pas créé en tant qu’utilisateur dans le système, vous ne verrez apparaître aucune application
dans le Bureau applicatif
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Version : 3.0
Date de publication : Décembre2011
Définition des applications
e-Tutelle repose sur trois applications différentes et complémentaires entre elles. En fonction des
rôles qui vous sont attribués au sein de votre commune, vous verrez apparaître une ou plusieurs
applications dans le bureau applicatif.
Figure 2 : Descriptif des applications e-Tutelle
1. eGuichet
L'application eGuichet permet aux pouvoirs locaux de transmettre leurs délibérations et les
pièces justificatives à la tutelle de manière électronique, et de suivre à tout moment l'état
d'avancement de leur dossier. eGuichet permet ainsi à un acteur communal de rechercher et de
visualiser l’ensemble des actes obligatoirement transmissibles à la tutelle. A chaque acte est
associé un formulaire électronique à compléter pour transmettre un dossier particulier à la
tutelle.
2.
Remarque : Reportez-vous au mode d’emploi de l’eGuichet pour connaître en détail ses fonctionnalités et la manière de les
utiliser au mieux !
Sécurité applicative
L'application "Sécurité applicative" permet au Gestionnaire local de Sécurité de créer, pour son
pouvoir local, de nouveaux utilisateurs pour les applications du bureau applicatif et de leur
octroyer certains droits pour ces applications.
3.
Remarque : Reportez-vous au mode d’emploi de « Sécurité applicative » pour connaître en détail ses fonctionnalités et la
manière de les utiliser au mieux !
Ma fiche ‘pouvoir local’
L'application "Ma fiche pouvoir local'" permet au Secrétaire communal (ou toute personne à qui
il/elle délègue ce droit) d'encoder et de modifier les données signalétiques de sa commune et les
compositions des Conseil et Collège communaux
Remarque : Reportez-vous au mode d’emploi de « Ma Fiche pouvoir local » pour connaître en détail ses fonctionnalités et la
manière de les utiliser au mieux !
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Se connecter au bureau applicatif
Les pouvoirs locaux se connectent, via Internet, au portail de la DGO5 afin d’encoder et soumettre
des formulaires à la DGO5 : http://pouvoirslocaux.wallonie.be/jahia/Jahia/site/dgpl
L’authentification peut se faire de 2 façons : soit en utilisant la carte d’identité électronique, soit en
introduisant un « identifiant/mot de passe »
AUTHENTIFICATION SANS CARTE EID
Se rendre sur le portail des pouvoirs locaux à l’adresse www.pouvoirslocaux.wallonie.be et se
connecter au Bureau applicatif en cliquant sur le lien en dessous de l’onglet @Services dans
le menu de gauche.
Cliquez sur le lien eTutelle Bureau applicatif »
Figure 3 : Portail des pouvoirs locaux
Une fois le bureau vierge affiché, cliquer sur « Se connecter ».
Cliquez sur le lien « Se
connecter»
Vous êtes alors redirigé vers l’écran de connexion où vous devez vous identifier.
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Introduisez l’identifiant et le
mot de passe qui vous aura
été communiqué par la
DGO 5.
Cliquez ensuite sur « Se
connecter »
Figure 4 : Ecran d’identification
Ces paramètres de connexion correspondent à la configuration à trois rôles-type et sont ici
ceux du Gestionnaire local de Sécurité. Ils ne donnent accès au départ qu’à l’application
« Sécurité applicative » à partir de laquelle vous devrez créer les autres utilisateurs pour
mettre en place la configuration d’e-Tutelle qui vous permette de démarrer.
Le bureau applicatif à ce stade se présente comme suit :
Selon les droits d’accès de l’utilisateur, les applications disponibles sont les suivantes :
-
Mon profil
-
Le Guichet Electronique
-
Ma fiche « Pouvoir local »
-
Sécurité applicative
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Les applications ne sont présentées que pour les utilisateurs ayant reçu les droits d’accès
nécessaires. Ces droits d’accès sont gérés par le Gestionnaire local de sécurité.
Pour lancer une application, cliquez sur le lien « Lancer l’application ».
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Le Guichet Electronique
PRINCIPES DE FONCTIONNEMENT.
Cette section présente les différentes étapes que l’utilisateur devra accomplir pour soumettre un
formulaire à la DGO5.
L’application « eGuichet » permet à un acteur communal de rechercher et de visualiser l’ensemble
des formulaires électroniques permettant de soumettre un acte à l’Administration dans le cadre de la
tutelle obligatoire.
L’utilisateur entre systématiquement par la page d’accueil.
L’application eGuichet se compose de deux modules distincts accessibles en cliquant sur les icônes
présents en page d’acceuil.
1. Le module « Recherche d’un acte » permet de rechercher un acte pour lequel une transmission à
la tutelle est obligatoire.
L’utilisateur pourra ensuite :
- soit consulter les informations détaillées sur cet acte,
-
soit passer au remplissage d’un formulaire intelligent pour transmettre le dossier à la
DGO 5.
2. Le module « Mes formulaires » permet de rechercher un formulaire préparé à un autre moment
pour le compléter, ou simplement visualiser l’ensemble des formulaires déjà soumis.
L’utilisateur pourra ensuite finaliser son remplissage et, pour autant qu’il ait le droit de
soumission des actes, le signer à l’aide de sa carte d’identité électronique et le transmettre à
la DGO 5.
Voici schématiquement comment fonctionnent ces deux modules :
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Premier module : « Recherche d’un acte »
eGuichet présente la liste des « actes » (la notion d'acte communal recouvre donc toute décision
administrative émanant du Conseil communal, du Collège communal ou du Bourgmestre, soumise à
tutelle obligatoire et formulée in extenso) pouvant être soumis électroniquement par le biais de
l’eGuichet. A chaque acte, correspond un formulaire électronique intelligent qui vous permettra de
transférer le dossier à la tutelle.
Vous pouvez trouver le formulaire correspondant à votre acte de deux manières :
1. Il est possible d’effectuer une recherche par mots clefs via le champ de recherche.
2. La recherche peut aussi être effectuée via le menu de gauche en naviguant dans les
catégories suivantes :
- type de pouvoir local (commune, province, CPAS, …)
- matière (comptes, budgets, taxes, rémunérations, …)
- service compétent (Direction de la Tutelle Financière, Direction des
Ressources Humaines, …)
- type de tutelle (Tutelle générale d’annulation, tutelle spéciale
d’approbation, …)
Le menu de gauche présente ces informations sous forme d’arbre. Cliquer sur le
permet d’ouvrir
un élément. La case à cocher permet de sélectionner une catégorie. Dès que l’arbre est modifié, la
liste de résultat est rafraichie en fonction des critères sélectionnés.
En relation de chaque critère, un nombre est affiché entre parenthèses. Ce nombre équivaut au
nombre de formulaires disponibles pour ce critère en particulier.
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A l’issue de la recherche, le libellé ainsi qu’une description de chaque acte répondant aux critères
sont affichés. De même, un lien direct vers les formulaires associés à cet acte est disponible.
1. Recherche par
mot-clé
2. Classification
des actes
3. Résultat de
la recherche
5. Formulaires
disponibles pour
un acte
4. Lien vers le
détail d’un
acte
En cliquant sur « En savoir + », un nouvel écran appelé « détail d’un acte » donne la totalité des
informations concernant cet acte.
Détail d’un acte
La présentation d’un acte est découpée en trois onglets différents :
« Formulaires électroniques » et « Formulaire(s) électronique(s) en cours ».
« Accueil »,
L’onglet « Formulaire(s) en cours » n’apparaît que si un formulaire est en cours d’édition ou de
traitement par l’Administration.
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Détail d’un acte – Accueil
La page d’accueil présente trois sections :
-
-
Le paragraphe « Description » développe une description plus détaillée de l’acte sélectionné.
La section « Contact » fournit les coordonnées du service et la (les) personne(s) de contact
concernant cet acte. Un contact « par défaut » est affiché dans cette section. Le bouton
« Autre(s) contact(s) » permet d’afficher d’autres contacts éventuels.
La section « Document(s) utile(s) » permet de présenter différents documents explicatifs de
l’acte (Par exemple : les circulaires ou un document d’aide au remplissage du formulaire, …
Détail d’un acte – Liste des formulaires disponibles
La page « Formulaire(s) » présente les différents formulaires électroniques associés à l’acte.
En regard de chaque formulaire, le bouton
d’un formulaire.
permet d’afficher la page d’édition et de remplissage
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Détail d’un acte – Liste des formulaires en cours
La page « Formulaire(s) en cours » affiche les formulaires en cours d’édition ou de traitement par
l’administration.
ire présent dans cet onglet affiche les informations suivantes :
Chaque formulaire
-
-
Le titre et la description du formulaire
La référence
La date de création de ce formulaire
Le dernier statut du formulaire. Différents statuts peuvent être associés à ces formulaires :
- Des statuts internes au guichet (« En cours d’édition », « Soumis le … », ...)
- Des statuts liés au traitement du dossier par l’Administration (« Réception par
l’Administration », « A la signature du Ministre », …)
L’auteur du formulaire
En regard de chaquee formulaire, le bouton
permet d’afficher la page d’édition,
d’édition de remplissage
ou la visualisation d’un formulaire.
formulaire De même, le bouton
n’a pas encore été transmis à l’autorité de tutelle.
permet de supprimer un formulaire qui
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Deuxième module : « Mes formulaires »
Le module « Mes formulaires » permet à l’utilisateur de visualiser l’ensemble des formulaires traités
au sein du pouvoir local.
Il a la possibilité d’effectuer une recherche par mots clefs via le champ recherche.
La recherche peut aussi s’affiner via le menu de gauche en fonction des différentes classifications de
l’information suivantes :
1. Par matière (comptes, budgets, taxes, rémunérations, …)
2. Par statut du formulaire. On distinguera les statuts suivants :
-
En cours d’édition: Lorsque le formulaire a été instancié mais n’a pas encore été
finalisé.
-
A signer : Lorsque le formulaire a été complété mais n’a pas encore été signé
-
A compléter : Lorsque le formulaire a été soumis à l’administration mais que cette
dernière a ré-ouvert le formulaire afin de permettre, par exemple, au pouvoir local
de compléter certaines informations manquantes.
-
Transmis : Lorsque le formulaire complet a été transmis à l’administration.
-
Archivé : Lorsque le formulaire a été archivé
1. Recherche
par mot clé.
2. Sélection
par statut.
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En regard de chaque formulaire, le bouton
permet d’afficher la page d’édition,
d’édition de remplissage
ou la visualisation d’un formulaire.
formulaire De même, le bouton
n’a pas encore été transmis à l’autorité de tutelle.
permet de supprimer un formulaire qui
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Les Formulaires
Le formulaire lié à un acte est découpé en quatre parties :
-
Les données du formulaire
Les pièces justificatives
La soumission
L’état d’avancement
La navigation d’un écran à l’autre se fait par le menu suivant :
Un simple clic dirige l’utilisateur vers l’écran associé.
Formulaire – Edition des données
L’onglet « Données » présente, sous forme d’une succession de cadres, les données à encoder.
Barre de
navigation
Cadre de
données
Arbre de
présentation
des cadres du
formulaire
Boutons
« Sauver » et
« Suivant »
Certaines données du formulaire sont pré-remplies sur base de la connaissance qu’e-Tutelle peut
tirer de l’utilisateur connecté. Exemple : les informations sur l’institution représentée.
Tous les champs marqués par une astérisque sont obligatoires.
Afin de sauver les données encodées, il convient de cliquer sur le bouton « Sauver ».
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Le bouton « Suivant » permet de sauvegarder les données et de passer à l’onglet suivant « Pièces
jointes ».
Formulaire – Pièces jointes
L’onglet « Pièces jointes » présente la liste des pièces jointes à lier au formulaire.
Barre de
navigation
Sélection d’un
document
Boutons de
navigation et
de sauvegarde
Il existe deux types de pièces jointes :
1. Les pièces justificatives obligatoirement transmissibles au sens de la circulaire des pièces
justificatives du 14 février 2008. Celles-ci sont mentionnées explicitement dans le formulaire.
2. Les pièces communiquées délibérément par la commune. Ces pièces sont libres et ne
possèdent pas de caractéristiques particulières.
Les pièces jointes peuvent être obligatoires ou optionnelles, ce qui est renseigné par la présence ou
non d’un astérisque en regard de l’intitulé de la pièce.
ATTACHER UN DOCUMENT
Afin d’attacher les documents adéquats, il suffit de cliquer sur « Parcourir… ». Une fenêtre est alors
affichée afin de sélectionner le document sur votre ordinateur.
VISUALISATION D’UN DOCUMENT
Le bouton « Visualiser » en regard du document permet de l’ouvrir dans une nouvelle fenêtre.
SUPPRESSION D’UN DOCUMENT
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Si un document a été attaché par erreur, le bouton « Supprimer » en regard de celui-ci permet de le
supprimer et d’en attacher un autre.
Formulaire – Transmission
L’onglet « Transmission » permet de transmettre le formulaire à l’Administration.
Validation du
formulaire
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La transmission d’un formulaire se déroule en trois étapes :
1. Validation du formulaire :
Le bouton « Valider » permet de valider le formulaire.
La validation du formulaire consiste à vérifier chaque donnée encodée par l’utilisateur.
Si le formulaire est valide, un document PDF est généré, qui contient l’ensemble des informations du
formulaire.
Visualisation
du formulaire
PDF
2. Signature du formulaire :
Transmettre un acte à la tutelle nécessite une signature qualifiée pour certifier le contenu des
documents envoyés via le formulaire électronique.
A cette fin de certification, à chaque pièce justificative est associé un condensat1 sur le document
PDF, qui représente le contenu des pièces de manière univoque.
Ces condensats sont créés automatiquement sur le document PDF après l’étape de validation des
informations, par un calcul cryptographique analogue à celui utilisé pour le processus de signature
électronique.
Afin de transmettre le dossier, l’utilisateur doit signer électroniquement ce document PDF détaillant
non seulement les données du formulaire électronique, mais aussi les données contenues à
l’intérieur des pièces justificatives annexées, représentées par le condensat.
Pour signer le document PDF, l’utilisateur doit posséder une carte d'identité électronique et un
lecteur de carte. Le processus de signature est lancé en cliquant sur « Soumettre ».
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Résultat produit par un calcul cryptographique irréversible permettant d’avoir une représentation réduite des données originales.
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L’interface de signature électronique comporte plusieurs étapes. La première affiche la demande de
confirmation de l’opération de signature et un avertissement légal.
La seconde page affiche l’information extraite du certificat du signataire. Le signataire peut visualiser
le document final en utilisant le logiciel Adobe Acrobat Reader.
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La troisième invite l’utilisateur à encoder son code PIN.
Ett la dernière affiche le résultat de l’opération de signature. Lorsque la signature électronique a été
effectuée correctement, le symbole suivant apparaît dans le bas du document signé.
Attention : Tout document signé ne peut être modifié. Si l’utilisateur considère les informations
reprises dans le document comme erronées, celui-ci
celui doit recommencer entièrement l’encodage du
formulaire.
Attention : La signature du document ne peut être consultée qu’avec une version d’Adobe
Reader supérieure à 5.0.
Attention : Adobe Reader vérifie la validité du certificat lié à la signature. Ce protocole de
vérification en ligne de certificat OCSP (Online Certificate Status Protocol) est un protocole Internet
utilisé pour valider un certificat numérique X.509. Si cette
cette vérification n’est pas réalisée (par exemple
si le port de vérification est bloqué), alors le certificat sera affiché avec une validité inconnue.
Astuce : Reportez-vous
vous au manuel d’utilisation de la carte eID en cas de problème.
problème
3. Le formulaire est ensuite transmis à l’Administration :
Un email de réception est automatiquement envoyé à l’utilisateur (attention : différent de la notion
d’accusé de réception au sens du Code de la Démocratie Locale et de la Décentralisation).
Lorsque le formulaire est transmis,
transmis celui-ci
ci n’est plus modifiable par la commune.
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Formulaire – Etat d’avancement
L’onglet « Etat d’avancement » présente les différents statuts du formulaire, depuis le moment où il
est transmis jusqu’à la fin de son traitement à l’administration.
L’état d’avancement est présenté par ordre anti-chronologique.
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Date de publication : Décembre2011
CAS PARTICULIER POUR UN UTILISATEUR LIÉ À PLUSIEURS POUVOIRS LOCAUX.
Choix du profil
Dès l’ouverture de l’application, un écran permet de choisir l’institution pour laquelle l’utilisateur va
éditer les données. Cet écran n’est présenté que si l’utilisateur courant est associé à plusieurs
institutions.
La liste de valeurs affiche toutes les institutions disponibles pour l’utilisateur. Le bouton « Valider »
permet de valider le choix effectué et de passer à l’écran suivant : La page d’accueil.
Sélection du
pouvoir local.
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Version : 3.0
Date de publication : Décembre2011
Helpdesk
En cas de questions ou de difficultés, vous pouvez contacter le helpdesk via l’adresse électronique
etutelle.pouvoirslocaux@spw.wallonie.be ou par téléphone au 081/ 32.36.45.
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Projet e-Tutelle
DGO 5 | Direction de la Prospective et du développement des
pouvoirs locaux
Pour toute information concernant e-Tutelle, contactez l’administration via l’adresse électronique
etutelle.pouvoirslocaux@spw.wallonie.be
DIRECTION GÉNÉRALE OPÉRATIONNELLE
DES POUVOIRS LOCAUX, DE L’ACTION SOCIALE ET DE LA SANTÉ
Avenue Gouverneur Bovesse 100, B-5100 Namur (Jambes) • Tél. : 081 32 72 11 • Fax : 081 30 90 93
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