Note relative au lancement de la campagne ENCc SSR

Note relative au lancement de la campagne ENCc SSR
Agence Technique de l’Information sur l’Hospitalisation
SIRET n° 180 092 298 00033 – code APE : 8411 Z
117, boulevard Marius Vivier Merle
69329 LYON CEDEX 03
Téléphone : 04 37 91 33 10
Télécopie : 04 37 91 33 67
Lyon, le 05 Avril 2011
Note relative au lancement de la campagne ENCc SSR
portant sur les données 2010
Sommaire :
1- Echantillon de la campagne ENCc SSR 2010 : ...............................................................................2
2- Calendrier de la campagne : ............................................................................................................2
3- Supervision : ....................................................................................................................................2
Les superviseurs.......................................................................................................................2
Les étapes de supervision.........................................................................................................2
4- Nouveautés des documents contractuels .........................................................................................3
Convention ...............................................................................................................................3
Charte Qualité ..........................................................................................................................3
5- Principales nouveautés des outils informatiques .............................................................................3
Arcanh......................................................................................................................................3
Aramis......................................................................................................................................4
La plateforme e-PMSI..............................................................................................................4
6- Principales nouveautés des tableaux de contrôles ...........................................................................4
Nouvelle organisation des tableaux de contrôle ......................................................................4
Pour plus d’informations..........................................................................................................5
7- Points de vigilance...........................................................................................................................5
Points généraux ........................................................................................................................5
Points sur le recueil des données comptables ..........................................................................6
Points sur le recueil des données au séjour ..............................................................................7
8- Nous contacter .................................................................................................................................8
Le superviseur ..........................................................................................................................8
Agora........................................................................................................................................8
Mail ENCc ...............................................................................................................................8
ANNEXES
___________________________________________
ATIH – VS – Pôle ENC
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1- Echantillon de la campagne ENCc SSR 2010 :
Le nombre d’établissements constituant l’échantillon ENC SSR 2010, est en augmentation par
rapport à 2009 (57 établissements en 2010 contre 40 en fin de campagne 2009).
2010
Nombre d'établissements
DAF
37
2009
OQN
20
DAF
28
OQN
12
La liste des établissements participant à l’ENCC SSR 2010 se trouve en annexe 1.
2- Calendrier de la campagne :
• Début avril 2011 : mise à disposition des logiciels ENCc SSR (Arcanh et Aramis).
• Fin mai 2011 : Ouverture de la plateforme
• 30 juin 2011 : date limite du 1er envoi de données validées. La date du premier envoi sera
considérée contractuellement comme valide si les données envoyées sont exhaustives pour
les deux logiciels. Les tableaux de contrôle de la première étape de validation devront donc
être revus et présenter des résultats conformes aux attentes de l’ENC décrites dans le
guide méthodologique.
• 30 juin 2011 - 15 septembre 2011 : Période d’analyse et d’échanges avec le superviseur.
• 15 septembre 2011 : date limite du dernier envoi de données.
• 15 octobre 2011 : clôture de la campagne ENCc SSR 2010.
Vous trouverez le détail du calendrier de la campagne en annexe 2.
3- Supervision :
Les superviseurs
La supervision sera effectuée lors de cette campagne par :
• 14 superviseurs vacataires
• La société EXCO
La répartition des superviseurs sera définie par l’ATIH indépendamment du secteur d’appartenance.
Chaque établissement sera contacté par son superviseur, courant mai 2011.
Les étapes de supervision
Parmi les étapes de votre supervision, le superviseur devra réaliser les livrables suivants :
• Bilan préalable : 1er juin 2011
• Bilan intermédiaire : 13 juillet 2011
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•
Rapport de supervision : 15 octobre 2011
Le bilan intermédiaire est une nouveauté de la campagne 2010. Il constitue un premier rapport sur
la base du premier envoi de données validées. Ce rapport s’appuiera notamment sur l’analyse des
données au regard des documents administratifs et comptables, des données Arcanh et Aramis, et
des tableaux de contrôle ciblés de la rubrique première étape de validation, disponibles sur e-PMSI.
L’objectif de ce bilan intermédiaire est d’établir une première analyse de la qualité des données
servant de base aux échanges itératifs entre l’établissement et le superviseur. Cette étape permettra
aussi de valider la qualité et l’exhaustivité du premier envoi validé et complet.
4- Nouveautés des documents contractuels
Convention
La convention 2010 a été adressée à chaque direction d’établissement par la DGOS courant
novembre 2010 en 3 exemplaires. Si ce n’est pas déjà fait, vous devrez la compléter, la signer et la
renvoyer à l’ATIH à Lyon en deux exemplaires à l’attention de Monsieur Housseyni HOLLA,
Directeur de l’ATIH.
Charte Qualité
Aucune modification n’a été apportée à la charte qualité.
Elle repose donc sur le respect des dates de validation.
5- Principales nouveautés des outils informatiques
Arcanh
Déclaration des sections d’analyse
•
Les SAMT Métiers suivantes ont été ajoutées : 92272211 : Podoorthésiste / 92272314
conseiller en économie sociale et familiale / 92272315 : enseignant en activité physique
adaptée
•
Une section « Etablissement partiel » est ajouté pour les établissements ne faisant pas l’ENC
SSR pour la totalité de l’activité SSR.
•
Phases comptables
Onglet Phase III hors MIG : cette phase peut désormais être importée à partir d’un fichier
csv ou fichier txt. Le format du fichier se trouve dans le manuel d’utilisation ARCAnH
disponible dans le logiciel
Onglet Analyse des résultats : Un tableau a été ajouté dans lequel vous devez indiquer les
ETP pour toutes les sections.
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•
Aramis
•
•
Les données PMSI transmises dans le logiciel Aramis devront impérativement être les
données envoyées M12 validées ARS. Aucun envoi M0 ne sera accepté à compter de la
campagne 2010 sauf avis contraire de l’ATIH.
Les données PMSI peuvent être importées dès à présent (sans avoir besoin du dossier
SA_ARCAnH_SSR.zip).
•
Le format du fichier 9 « Consommation de SIIPS par séjour et par UM » a changé. Vous
trouverez
le
nouveau
format
dans
le
document
F05Suivis_et_formats_de_fichiers_ENC_SSR_V2_2010.pdf disponible sur le site de l’ATIH :
http://www.atih.sante.fr/?id=0009000002FF
•
De nouveaux contrôles ont été mis en place. La liste et la description de ces contrôles se
trouvent dans le manuel d’utilisation ARAMIS disponible dans le logiciel.
La plateforme e-PMSI
Vous trouverez en annexe 3 le process pour utiliser de façon plus facile la plateforme e-PMSI pour
les données ENC.
6- Principales nouveautés des tableaux de contrôles
Nouvelle organisation des tableaux de contrôle
Les tableaux de contrôles sont désormais répartis dans 5 rubriques contenant différents chapitres.
Rubrique 1 : 1ère étape de validation
Cette première étape a pour objectif de contrôler la qualité et la conformité des données Arcanh et
Aramis. Elle favorise l’autocontrôle en ciblant les indicateurs clés afin d’éviter les retraitements
lourds et tardifs. Elle permettra également au superviseur de valider la qualité du premier envoi.
Cette rubrique comprend les tableaux suivants :
Tableaux 1 : Points à valider ARCAnH
Tableau 1.0 : Version des logiciels utilisés
Tableau 1.1 : SA figurant dans ARCAnH mais pas dans ARAMIS
Tableau 1.2 : SA figurant dans ARAMIS mais pas dans ARCAnH
Tableau 1.3 : SAC supprimées et rajoutées par rapport à N-1
Tableau 1.4 : SAMT Métiers de RR supprimées et rajoutées par rapport à N-1
Tableau 1.5 : SAMT plateaux de RR supprimées et rajoutées par rapport à N-1
Tableau 1.6 : SAMT (ICR ou B) supprimées et rajoutées par rapport à N-1
Tableau 1.7 : SA spécifiques SSR supprimées et rajoutées par rapport à N-1
Tableau 1.8 : Indicateurs de la feuille « Analyse des résultats » d’ARCAnH
Tableau 1.9 : Evolution des comptes de charges du PCS entre N et N-1
Tableau 1.10 : Evolution des comptes de produits du PCS entre N et N-1
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Tableau 1.11 : Vérification de la phase VI ARCAnH par types de dépenses
Tableau 1.12 : Affectation des médicaments sur les différentes SA
Tableau 1.13 : Evolution de l’activité
Tableau 1.14 : Analyse de l’activité
Tableau 1.15 : Tableau récapitulatif des ETP par section
Tableaux 2 : Points à valider ARAMIS
Tableau 2.1 : Comparaison du nombre de RHA PMSI envoi officiel et nombre de RHA
PMSI envoi ENC
Tableau 2.2 : N° de SAMT métiers de l’ENC dont le code intervenant ne se trouve pas dans
les données PMSI
Tableau 2.3 : Code intervenant dans le fichier de RHA du PMSI dont la SAMT Métier de
RR ne se trouve pas dans les données ENC
Tableau 2.4 : Taux de RHA n’ayant pas la SAMT métier correspondant au code intervenant
Tableau 2.5 : Exhaustivité du recueil en nombre d’actes CdARR au global
Tableau 2.6 : Distribution de la durée des actes CdARR par intervenant
Tableau 2.7 : (spécifique OQN) : Comparaison RSF et fichier de suivi des honoraires
Numéros des séquences concernées par les tableaux 2.
Vous trouverez en annexe 4 comment retrouver le N° de RHS en partant du N° de RHA.
Autres rubriques
Ces autres rubriques sont la reprise de tableaux déjà existants en 2009 et renumérotés.
•
•
•
•
Rubrique 2 : Données PMSI
Rubrique 3 : Recueil au séjour
Rubrique 4 : Données administratives et comptables par section
Rubrique 5 : Restitution.
Pour plus d’informations
Le guide de lecture des tableaux de contrôle sera mis à jour et téléchargeable en ligne sur e-pmsi.
Le lien de téléchargement apparaît au-dessus des tableaux de contrôle de votre établissement.
7- Points de vigilance
A partir des données 2009, voici les points méthodologiques que nous souhaitons rappeler.
L’équipe ENC SSR sera plus vigilante dans les données 2010 sur ces points où elle a remarqué des
biais méthodologiques.
Points généraux
L’activité de rééducation et de réadaptation exercée par des personnels non salariés pour les
établissements sous DAF :
•
L’activité est réalisée par du personnel intérimaire:
o Dans ARCAnH, le compte utilisé est le 621 avec une affectation sur la SAMT
métiers.
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o Dans ARAMIS, l’établissement doit produire le fichier 11 « consommation des
minutes SAMT plateaux SSR et SAMT Métiers de RR ».
•
L’activité est réalisée par un intervenant libéral (non salarié), intégré à l’équipe médicale :
o Dans ARCAnH, le compte utilisé est :
le 6223 avec une affectation sur les SAMT métier
le 611 avec une affectation sur les SAC
o Dans ARAMIS, l’établissement doit produire :
Si le compte utilisé est le 6223 le => fichier 11 « consommation des minutes
SAMT plateaux SSR et SAMT Métiers de RR »
Si le compte utilisé est le 611 => le fichier 3 type 21 et le fichier 11
« consommation des minutes SAMT plateaux SSR et SAMT Métiers de
RR » (si l’intervenant a codé dans le PMSI)
L’activité de rééducation et de réadaptation exercé par des personnels non salariés pour les
établissements sous OQN :
Une note a été diffusée à cet effet en juillet 2010. Cette note est rappelée en annexe 5.
Pour les établissements adhérents à l’association COMETE
Les charges et les recettes relatives à COMETE devront être affectées dans la SA 922990 : Autres
Activités Médico-Techniques. Pour les établissements pouvant recueillir les interventions du
COMETE aux séjours, il convient d’utiliser le fichier 10. Pour les autres, nous vous demandons
d’évoquer ce point avec votre superviseur.
Points sur le recueil des données comptables
Comparaisons avec les informations contenues dans le retraitement comptable et l’ENC (etbt
DAF) :
L’ATIH demande aux superviseurs d’effectuer des contrôles entre les données de l’ENC et les
informations du retraitement comptable (RTC). Puisque la plupart des règles d’affectation des
charges sont harmonisées entre le RTC et l’ENC, veillez à ce que les informations transmises soient
cohérentes entre les deux recueils.
Utilisation de la section rétrocession de médicaments :
La rétrocession hospitalière est la dispensation par une pharmacie hospitalière de médicaments,
achetés par l'hôpital, à des patients pris en charge en externe. Les dépenses de médicaments
rétrocédés ne sont pas imputées sur le budget de l'hôpital mais présentées au remboursement en
soins de ville au titre de ces patients non hospitalisés.
Dans cette section, on doit trouver les produits et les charges afférentes à cette activité.
Les sections de LGG :
Certaines charges de LGG sous-traitées sont quelque fois non différenciées par nature.
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Par exemple, sur la facture d’un siège, un seul montant de charges apparaît pour différentes natures
de charges (direction générale, RH, informatique, DIM)
Tant que possible, il faut imputer les couts sur les différentes sections analytiques.
Point sur les UO des plateaux techniques (plateaux produisant des actes CCAM ou B ET
plateaux spécialisés de RR) :
Les UO concernant les actes réalisés pour des patients non hospitalisés en SSR (c'est-à-dire
pour les autres champs, externes) doivent être mis dans la/les rubrique(s) Hors SSR : Consultations
et soins externes SSR, Secteur MCO, Secteur HAD, Secteur PSY, MIG (hors MERRI fixes),
Budgets annexes, Patients hospitalisés dans un autre établissement, Autres (personnel hospitalier,
etc.), Examens pré et post-hospitalisations.
Points sur le recueil des données au séjour
Fichier 2 : concernant le matériel loué :
Quand le type de dépense est matériel loué, l’établissement peut indiquer comme nature de date
« Date d’utilisation » si tel est le cas.
Attention : en 2010, un contrôle interdira de mettre des dates en dehors du séjour.
Fichier 3 : Le suivi au séjour des consommables médicaux :
Les établissements peuvent suivre au séjour tous les consommables médicaux même si ils n’ont pas
de code LPP.
Pour rappel, le code LPP n’est pas obligatoire.
Fichier 4 : Sous-traitance : transport médicalisés des patients :
Le suivi au séjour du poste de charges « Transport médicalisés des patients » comprend les
transports hors SMUR ainsi que les transports SMUR.
Fichier 12 : Le suivi au séjour du parc de matériel roulant :
La clé de répartition de la section parc de matériel roulant est le nombre de séjours ayant bénéficié
de cette section.
Ce comptage est donc différent de celui qui était fait dans le PMSI 2008 où il s’agissait de compter
le nombre de séjours ayant bénéficié d’un fauteuil roulant quelque soit le mode de gestion et de
financement de celui-ci (par exemple : un fauteuil était loué pour un patient, alors, cela était coché
dans le PMSI).
Pour recueillir cette unité d’œuvre, vous pouvez utiliser l’ancien champ du PMSI puisque celui-ci
n’est plus demandé dans les données PMSI actuelles.
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8- Nous contacter
Le superviseur
Votre interlocuteur principal est votre superviseur, n’hésitez pas à le solliciter, il représente l’ATIH.
Son rôle est de vous accompagner, contrôler et analyser vos données.
Agora
Nous vous recommandons de poser vos questions sur le forum Agora, accessible sur le site de
l’ATIH à l’adresse suivante :
http://www.atih.sante.fr/ rubrique Agora (FAQ) dans le menu :
- Logiciels/ENC pour toutes les questions relatives aux logiciels
Arcanh et Aramis
- ENCC pour toutes les autres questions.
Pour accéder à ce forum, vous avez besoin de votre login et mot de passe e-pmsi. Vos questions
seront visibles par tous, soyez donc vigilants quand à la confidentialité de vos demandes.
Toutes vos questions seront étudiées et obtiendront une réponse dans les meilleurs délais (3 jours en
moyenne)
Mail ENCc
Pour toute question relative à l’ENCc SSR, vous pouvez également nous contacter par mail à
l’adresse suivante : encc.ssr@atih.sante.fr
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ANNEXES
ATIH – VS – Pôle ENC
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ATIH – VS – Pôle ENC
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ANNEXE 1
Liste des établissements participant à l’ENCC SSR 2010
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ATIH – VS – Pôle ENC
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Liste des établissements participant à l’ENCC SSR 2010
FINESS
Raison social
statut
020000303
LA RENAISSANCE SANITAIRE
DAF
120780135
MAISON DE REPOS ET CONVALESCENCE LA CLAUZE
DAF
220000103
CH LANNION
DAF
270000912
HÔPITAL LA MUSSE
DAF
300780475
MAISON DE REPOS LES JARDINS
DAF
330000217
MAISON DES DAMES DU CALVAIRE
DAF
370000986
CENTRE POST CURE LOUIS SEVESTRE
DAF
370100539
MAISON READ. FONCT.BOIS GIBERT
DAF
410005391
MAISON READ.FONCT.L\HOSPITALET
DAF
420002677
CENTRE MUTUALISTE ALCOOLOGIE
440037448
DAF
CENTRE DE CONVALESCENCE ET SOINS DE SUITE MUTUALISTE ST NAZAIRE DAF
CENTRE DE CONVALESCENCE ET SOINS DE SUITE MUTUALISTE LA BAULE
DAF
460780117
CENTRE MEDICAL LA ROSERAIE
DAF
520780024
HOPITAL LOCAL BOURBONNE
DAF
560002024
CRRF KERPAPE
DAF
590781811
CENTRE HOSPITALIER FELLERIES LIESSIES
DAF
640780185
LES EMBRUNS
DAF
660000605
CRF DR BOUFFARD-VERCELLI
DAF
690000401
CH ARGENTIERE
DAF
690782420
CENTRE MEDICAL DE BAYERE
DAF
750000507
CENTRE DE REEDUCATION SAINTE MARIE
DAF
770700011
CENTRE READAPTATION FONCT COUBERT
DAF
780825816
CTRE DE READ.FONCT.DE RICHEBOURG
DAF
830000303
HOPITAL LEON BERARD
DAF
850002403
CMPR DE SAINT JEAN DE MONTS
DAF
850005224
CENTRE LES METIVES SITE LA ROCHE SUR YON
DAF
940110034
HOPITAL NATIONAL DE ST MAURICE
DAF
950100016
HOPITAL CHARLES RICHET
DAF
950630012
HOPITAL ENFANTS MARGENCY
DAF
970423000
HOPITAL D\ENFANTS
DAF
080000086
Centre Hospitalier Bélair
DAF
130786924
CRF VALMANTE
DAF
670780121
CRF CLEMENCEAU
DAF
680000486
HOPITAL DU HASENREIN
DAF
920150018
HÔPITAL GOÜIN
DAF
940700032
CRF ET D'APPAREILLAGE VALENTON
DAF
950110064
CH DU VEXIN
DAF
310780374
CHATEAU DE VERNHES
OQN
310792635
MRC LE MARQUISAT
OQN
340789981
C.R.F. FONTFROIDE
OQN
440046944
Centre de Soins de Suite de Nantes
OQN
500000229
CRRF LE NORMANDY
OQN
590806360
CLINIQUE DE LA MITTERIE
OQN
590809703
CLINIQUE SAINT ROCH
OQN
660781287
C.R.F. LE FLORIDE
OQN
770300259
CLINIQUE LES TROIS SOLEILS
OQN
800012528
CENTRE DE REEDUCATION DES 3 VALLEES
OQN
830100137
CENTRE DE LA SAINTE BAUME
OQN
930021001
INSTITUT ROMAINVILLE
OQN
060800182
Centre de diététique
OQN
280000035
Le clos du Roy
OQN
320784333
CRF Saint-Blancard
OQN
330781154
C.R.F LES GRANDS CHENES
OQN
740780135
CENTRE MEDICAL SANCELLEMOZ
OQN
850000118
Clinique Saint Charles
OQN
850002395
Clinique de Convalescence de Centre Vendée
OQN
930300280
Livry Korian
OQN
440033629
ATIH – VS – Pôle ENC
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ATIH – VS – Pôle ENC
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ANNEXE 2
Les étapes de l’ENCC SSR 2010
ATIH – VS – Pôle ENC
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ATIH – VS – Pôle ENC
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Les étapes de l’ENC SSR 2010
Préparation
Phase 1 ARCANH/ARAMIS et EPMSI
Début avril -> début juin
Phase 2 Autocontrole Phase 3 Validation de l’ENC
Mois de juin
Du 30 juin au 15 septembre
Phase 4 Rédaction du rapport de
supervision
Du 15 septembre au 15 octobre
Etablissement
Mise en place du
projet ENC
(découpage,
affectation des
charges, recueil
ARAMIS)
EPMSI : Création des rôles ENC sur
la plateforme
ARCAnH : Paramétrage et saisie des
données
ARAMIS : Import des données
Envoi des
données sur
EPMSI et
vérification de
la cohérence
à l’aide des
TDC
1ère date de
validation
Echange itératifs entre l’établissement et le
superviseur
Bilan intermédiaire
Dernière date de validation
13 juillet
15 septembre
30 juin
Superviseur
Récupération
des
documents
comptables
Vérification de toutes les
phases comptables
Bilan
préalable
Vérification des données ENC à
l’aide des tableaux de contrôle
Analyse des tableaux de contrôle et
envois de rapports d ’anomalies à
l’établissement
Rédaction d’un
rapport de supervision
Transmission à l’ATIH avant
le 15 octobre
Assistance et conseil auprès des établissements dans la mise en œuvre de la méthodologie
Avril
Mai
Juin
Juillet
Aout
Septembre
2011
ATIH – VS – Pôle ENC
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Octobre
ATIH – VS – Pôle ENC
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ANNEXE 3
Le process sur l’utilisation de la plateforme
ATIH – VS – Pôle ENC
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ATIH – VS – Pôle ENC
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PROCESS
Utilisation de la plateforme e-PMSI pour les données ENC
Tous champs confondus
Date de création : Mars 2011
Date de mise à jour : Mars 2011
Sommaire :
1- Les utilisateurs de la plateforme pour les données ENC ..................................................21
2- L’utilisation de la plateforme ...........................................................................................23
2-1- Schéma global de l’utilisation de la plateforme ........................................................24
2-2- Les différentes actions possibles ...............................................................................25
2-2-1- Voir les fichiers transmis sur la plateforme et/ou télécharger les données suivies au séjour
et/ou les données comptables directement a partir de la plateforme et non des logiciels Aramis et
ARCAnH.......................................................................................................................25
2-2-2- Commander un traitement..................................................................................26
2-2-3- Voir et/ou télécharger les résultats.....................................................................28
2-2-4- Valider les données ............................................................................................29
2-2-5- Dévalider les données ........................................................................................31
1- Les utilisateurs de la plateforme pour les données ENC
Quels sont les utilisateurs de la plateforme e-PMSI pour les données ENC ?
Sur la plateforme e-PMSI, chaque utilisateur est défini par un compte PMSI (identifiant + mot de
passe). A chaque compte sont attribués des rôles. Certains rôles peuvent être cumulés.
Les rôles internes à l’établissement
4 rôles peuvent être définis pour utiliser la plateforme e-PMSI pour les données ENC.
3 rôles sont obligatoires :
- le Valideur-ENC
- le CG-ENC (Contrôleur de Gestion ENC)
- le GF-ENC (Gestionnaire de Fichier ENC)
ème
Un 4 rôle peut être créé :
- le lecteur-ENC
Le rôle de valideur-ENC n’est pas cumulable avec un autre rôle.
Exemple, si vous êtes déjà GF-ENC ou CG-ENC, vous ne pouvez pas être valideur-ENC.
Les rôles externes à l’établissement :
2 rôles sont définis pour valider à différents stades les données de l’établissement :
- le superviseur-ENC
- le référent-ENC
ATIH – VS – Pôle ENC
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Qui peut créer ces rôles ?
Les rôles internes à l’établissement
Seul l’APE (l’administrateur principal de l’établissement) peut créer le rôle de valideur-ENC.
Les autres rôles peuvent être créés aussi bien par l’APE que par l’AE (administrateur de l’établissement)
Vous trouverez ci-dessous un schéma récapitulatif :
Rôles utilisables sur la plateforme ePMSI données ENC
Rôles administrateurs
peut créer
APE (Administrateur principal
de l'établissement)
Valideur-ENC
GF-ENC
AE (Administrateur de
l'établissement)
CG-ENC
Lecteur-ENC
Les rôles externes à l’établissement :
Ces rôles sont créés en début de campagne par l’administrateur ATIH.
Quelles sont les actions possibles pour chaque rôle ?
Les rôles internes à l’établissement :
Le valideur-ENC :
- Valider / dévalider les résultats
- voir et/ou télécharger les résultats du traitement : les tableaux de contrôle et le classeur
ARCAnH
Le CG-ENC :
- Transmettre les données comptables (=ARCAnH)
- Commander les traitements si les données au séjour (=ARAMIS) ont également été
transmises
- voir et/ou télécharger les résultats du traitement : les tableaux de contrôle et le classeur
ARCAnH
Le GF-ENC :
ATIH – VS – Pôle ENC
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-
Transmettre les données au séjour (=ARAMIS)
Commander les traitements si les données comptables (=ARCAnH) ont également été
transmises
voir et/ou télécharger les résultats du traitement : les tableaux de contrôle, le classeur
ARCAnH et la base de cout
Le Lecteur ENC :
- voir et/ou télécharger les résultats du traitement : les tableaux de contrôle et le classeur
ARCAnH
Les rôles externes à l’établissement :
Le superviseur-ENC :
- sceller / desceller les données
- télécharger le classeur ARCAnH
- voir et/ou télécharger les tableaux de contrôle
- clôturer les données
Le référent ENC :
- télécharger le classeur ARCAnH
- voir et/ou télécharger les tableaux de contrôle
Dans les prochains chapitres, nous allons revenir plus en détail sur toutes ces actions.
2- L’utilisation de la plateforme
ATIH – VS – Pôle ENC
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Schéma
ATIH – VS – Pôle ENC
global
de
l’utilisation
de
la
plateforme
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Les différentes actions possibles
2-2-1- Voir les fichiers transmis sur la plateforme et/ou télécharger les données suivies au
séjour et/ou les données comptables directement a partir de la plateforme et non des
logiciels Aramis et ARCAnH
Qui peut effectuer cette action : le CG-ENC et/ou le GF-ENC
Quand : Les données des logiciels ARAMIS et ARCAnH ne peuvent pas être transmises si les
traitements sont en cours
Process :
Cette partie est utile pour :
- voir les dates de transmission des fichiers (voir exemple ci-dessous)
- télécharger les données suivies au séjour et/ou les données comptables directement à partir
de la plateforme. Pour cela, il faut d’abord avoir exporté les données des logiciels via le
bouton
Applications => ENC => choisir selon le champ et le statut de votre établissement => Choisir l’année
=> M12 : Année entière => Fichiers
ATIH – VS – Pôle ENC
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Date de la dernière
transmission réussie
Transmettable = pas de
commande de traitement en
cours
Pour télécharger de nouvelles
données sans passer par le bouton
« Transmettre »
des
logiciels
ARAMIS et ARCANH
2-2-2- Commander un traitement
Qui peut effectuer cette action : le CG-ENC et/ou le GF-ENC
Quand : Quand les données suivies au séjour (ARAMIS) ET les données comptables (ARCAnH) ont été
importées sur la plateforme via les boutons des logiciels « Transmettre »
Process :
Applications => ENC => choisir selon le champ et le statut de votre établissement => Choisir l’année
=> M12 : Année entière => Traitements
Pour commander un traitement, cocher la case « Commander le traitement » (1) et cliquer sur
« Commander les traitements cochés » (2).
Si vous souhaitez être averti par mail de la fin du traitement, n’oubliez pas de cocher « M’avertir par email de la fin du traitement » (3).
ATIH – VS – Pôle ENC
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1
3
2
Une fois le traitement commandé, l’état du traitement indique « En cours de traitement ». Vous ne
pouvez pas commander un nouveau traitement.
Au niveau du menu « Fichiers » », la zone « Etat actuel du fichier » est vide et la zone transmission
n’est pas accessible. ». Vous ne pouvez pas transmettre de nouvelles données.
Une fois le traitement réussi, l’état du traitement indique « Traitement réussi » et la date du dernier
traitement indique la date du jour et l’heure du traitement.
ATIH – VS – Pôle ENC
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2-2-3- Voir et/ou télécharger les résultats
Qui peut effectuer cette action : le CG-ENC et/ou le GF-ENC et/ou le lecteur-ENC et/ou le valideurENC
Quand : Quand le traitement commandé a été réussi (voir l’étape précédente)
Process :
Applications => ENC => choisir selon le champ et le statut de votre établissement => Choisir l’année
=> M12 : Année entière => Résultats
Selon votre profil, vous n’aurez pas le même écran (voir ci-dessus la partie « Quelles sont les actions de
chaque rôle »)
= date de la dernière commande de
traitement réussie
ATIH – VS – Pôle ENC
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2-2-4- Valider les données
Qui peut effectuer cette action : uniquement le valideur-ENC
Quand : Quand le traitement commandé a été réussi (voir l’étape précédente) et que les données ont été
analysées
Process :
Applications => ENC => choisir selon le champ et le statut de votre établissement => Choisir l’année
=> M12 : Année entière => Validation
Pour valider les données, cliquer sur le bouton « Valider »
1
Une 2ème page apparaît : cliquer de nouveau sur valider (2)
ATIH – VS – Pôle ENC
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2
Quand la validation est réussie, le message suivant apparaît. De plus, un mail est transmis au valideur.
Une fois les données validées, vous laissez la main à votre superviseur.
ATIH – VS – Pôle ENC
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2-2-5- Dévalider les données
Si votre superviseur vous demande des corrections, vous devez alors dévalider vos données.
Qui peut effectuer cette action : uniquement le valideur-ENC
Quand ? Quand le traitement commandé a été réussi (voir l’étape précédente) et que les données ont été
analysées
Process :
Applications => ENC => choisir selon le champ et le statut de votre établissement => Choisir l’année
=> M12 : Année entière => Validation
Pour dévalider les données, cliquer sur le bouton « Dévalider »
2
Il vous faut alors effectuer les corrections demandées et recommencer le process de transmission.
ATIH – VS – Pôle ENC
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ATIH – VS – Pôle ENC
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ANNEXE 4
Comment rapprocher les numéros des séjours ENC des numéros de RHS
ATIH – VS – Pôle ENC
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ATIH – VS – Pôle ENC
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Utilisation des numéros séquentiels de séjour et des numéros séquentiels du RHS
Cette note a pour but d’établir la correspondance entre les numéros séquentiels de séjour
avec les numéros de séjour de vos fichiers d’entrée ARAMIS et du fichier de RHS.
1-
Fichier des numéros de séquences atypiques
Les numéros de séquences atypiques sont déterminés par les numéros séquentiels de séjour et les
numéros séquentiels de RHS. Ces 2 numéros sont des numéros anonymes et séquentiels. Le numéro de
séjour est incrémenté à chaque changement de séjour.
Le fichier se trouve sur la plateforme dans un chapitre des tableaux de contrôle
On trouve dans ce fichier :
Champ 1 : N° du tableau où se trouve la séquence atypique
Champ 2 : N° séquentiel de séjour
Champ 3 : N° séquentiel du RHS
Champs suivants : différents selon l’atypie trouvée
Pour analyser le fichier, il faut commencer par le convertir.
Etape 1 : Sélectionner la première colonne (A), puis cliquer sur Données > Convertir… :
ATIH – VS – Pôle ENC
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Etape 2 : Choisir l’option « Délimitée » et cliquer sur suivant :
Etape 3 : Cocher « Virgule » comme séparateurs et cliquer sur suivant :
Etape 4 : Pour plus de lisibilité, déclarer les colonnes « Numéro de séjour », « Numéro de séquence »
en format TEXTE, puis cliquer sur Terminer :
Exemple :
Ligne du fichier d’atypie :
Tableau
n°séjour
2.5 0000001
n°séquence
001
Nombre d'actes CdARR PMSI
Nombre d'actes CdARR ENC
11
5
Le séjour 0000001, séquence 001, contient 11 actes dans le PMSI alors qu’il n’y en a que 5 de déclarer
dans le fichier 11 de l’ENC.
ATIH – VS – Pôle ENC
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2- Le fichier de correspondance : "finess.2010.12.TRA"
Le fichier .TRA permet de faire la correspondance entre les numéros séquentiels de séjour ET les
numéros de séjour de vos fichiers d’entrée ARAMIS et les numéros de séjour du fichier de RHS.
Le fichier .TRA se trouve dans l’archive PMSI .OUT
Le format du fichier .TRA est le suivant :
Libellé des variables
Numéro séquentiel de séjour
Numéro de séjour SSR
Numéro séquentiel du RHS
Numéro administratif de séjour
Numéro de semaine
Numéro de ligne
Taille
7
7
3
20
6
10
Début
1
8
15
18
38
44
Fin
7
14
17
37
43
53
Exemple de ligne du fichier .TRA :
0000001013182900172293
0120100000000001
3- Comment utiliser le fichier .TRA, exemples :
Aves les fichiers ARAMIS :
Dans les fichiers de suivis au séjour ARAMIS, le numéro de séjour se trouve toujours en premier
champ.
Si vous avez rempli les fichiers à partir du N° de SSR, il faut utiliser le 2ème champ du fichier .TRA
(surligné en jaune)
Si vous avez rempli les fichiers ARAMIS à partir du N° administratif, il faut utiliser le 4ème champ du
fichier .TRA (surligné en bleu)
Si la ligne en anomalie est datée, il faut également utiliser le N° de semaine pour ciblé le RHS incriminé
(surligné en vert).
Avec le fichier des RHS : "finess.2010.12.RHS.RTT.TXT
Le fichier de RHS se trouve dans l’archive PMSI .IN
Le numéro de séjour SSR se trouve en position de 26 à 32 (7 caractères)
Le numéro de séjour administratif se trouve en position de 33 à 52 (20 caractères).
ATIH – VS – Pôle ENC
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Exemple du processus :
Ligne du fichier des numéros de séquences atypiques (téléchargeable sur la plateforme) :
Tableau
n°séjour
2.5 0000001
n°séquence
001
Nombre d'actes CdARR PMSI
Nombre d'actes CdARR ENC
11
5
Ligne du fichier TRA correspondant
0000001013182900172293
0120100000000001
Dans le fichier RHS :
N° de SSR = 0131829
N° administratif = 72293
Nombre de combinaison code intervenant / code acte CdARR différents dans ce RHS = 2 (correspond à
la variable « Nombre d’actes CdARR dans ce RHS » position 176 à 178)
Acte CdARR N°1 = 10 RL01 6 (Code Intervenant / Code Acte / Nombre d’occurrence)
Acte CdARR N°2 = 21 RL20 5 (Code Intervenant / Code Acte / Nombre d’occurrence)
Dans le fichier 11 ARAMIS, si utilisation du N° de SSR :
0131829 ;04012010 ;RL20 ;30 ;9227211 ;
0131829 ;04012010 ;RL20 ;30 ;9227211 ;
0131829 ;04012010 ;RL20 ;30 ;9227211 ;
0131829 ;04012010 ;RL20 ;30 ;9227211 ;
0131829 ;04012010 ;RL20 ;30 ;9227211 ;
Conclusion :
Dans le fichier ENC, il manque 6 lignes concernant l’acte RL01 effectué par le médecin.
ATIH – VS – Pôle ENC
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ANNEXE 5
Note concernant la prise en compte des honoraires des intervenants de
rééducation et réadaptation pour les établissements sous OQN
ATIH – VS – Pôle ENC
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ATIH – VS – Pôle ENC
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ENCC SSR
Note concernant la prise en compte des honoraires des intervenants de
rééducation et réadaptation pour les établissements sous OQN
Dans l’ENCC SSR, le coût de la séquence intègre les dépenses de l’activité des intervenants de
rééducation et réadaptation (RR) réalisée au cours de la prise en charge du patient. Cela comprend :
•
•
Les honoraires de l’activité de rééducation et de réadaptation enregistrés dans les comptes de
la comptabilité d’exploitation
Les honoraires de l’activité de rééducation et de réadaptation enregistrés dans les comptes de
tiers (comptes 4)
1/ Les honoraires de l’activité de rééducation et réadaptation enregistrés dans les comptes de la
comptabilité d’exploitation
La prise en compte de l’activité libérale consacré à l’activité de rééducation et de réadaptation
dans l’ENCc SSR est la suivante :
•
L’activité est réalisée par du personnel intérimaire:
o Dans ARCAnH, le compte utilisé est le 621 avec une affectation sur la SAMT métiers.
o Dans ARAMIS, l’établissement doit produire le fichier 11 « consommation des
minutes SAMT plateaux SSR et SAMT Métiers de RR ».
•
L’activité est réalisée par un intervenant libéral (non salarié), intégré à l’équipe médicale :
o Dans ARCAnH, le compte utilisé est :
le 6223 avec une affectation sur les SAMT métier
le 611 avec une affectation sur les SAC
o Dans ARAMIS, l’établissement doit produire :
Si le compte utilisé est le 6223 le => fichier 11 « consommation des minutes
SAMT plateaux SSR et SAMT Métiers de RR »
Si le compte utilisé est le 611 => le fichier 3 type 21 et le fichier 11
« consommation des minutes SAMT plateaux SSR et SAMT Métiers de RR »
(en utilisant la codification de la SAMT Métiers indiquée dans le paragraphe 3)
2/ Les honoraires de l’activité de rééducation et réadaptation enregistrés dans les comptes de
tiers (comptes 4)
Il est demandé aux établissements de procéder à un retraitement des données élémentaires du PCS
dans le signet phase II d’ARCAnH.
Cette saisie d’éléments supplétifs correspond aux dépenses imputées aux séquences mais qui ne
transitent pas par la comptabilité de l’établissement (honoraires des médecins et activité libérale des
autres intervenants de RR).
Dans ARCAnH, les montants d’honoraires sont à enregistrer dans la phase II retraitement PCS (voir
copie d’écran ci-dessous)
ATIH – VS – Pôle ENC
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1.1 - Intégration des montants d'honoraires* pour l'année 2009 :
Honoraires médicaux – médecins intervenant en SSR
Honoraires non médicaux– autres intervenants de RR
Honoraires médicaux – imagerie
Honoraires médicaux – laboratoires
Honoraires médicaux – autres médico-technique
* Montants d'honoraires pour leur montant "base de remboursement"
Dans ARAMIS, le suivi de ces honoraires aux séjours doit être effectué dans le fichier 7 « Honoraires
des médecins libéraux et intervenants de RR pour les OQN » et les minutes sont à renseigner dans le
fichier 11 « consommation des minutes SAMT plateaux SSR et SAMT Métiers de RR ».
3/ IMPORTANT : transmission supplémentaire
Comme vu dans les deux chapitres précédents, afin de mieux prendre en compte l’activité libérale
enregistrée dans les comptes de tiers et dans les comptes 611, l’ATIH demande à tous les
établissements concernés :
•
de créer dans ARCAnH des SAMT Métiers de RR activité libérale en ajoutant un suffixe 99 à
la SAMT Métiers de RR (par exemple 922722199 Masseur kinésithérapeute libéral) et de
n’affecter aucunes charges sur ces sections
•
de transmettre les minutes et actes CdARR dans ARAMIS (fichier 11 « consommation des
minutes SAMT plateaux SSR et SAMT Métiers de RR ») en utilisant la même code SAMT
que dans ARCAnH (922722199 Masseur kinésithérapeute libéral)
Exemple :
Le cas d’un kinésithérapeute et d'un médecin en activité libérale dont les honoraires sont enregistrés
en compte de tiers
Dans ARCAnH création d’une SAMT métiers 922722199 Masseur kinésithérapeute (activité libérale)
et 922720199 Médecin (activité libérale)
Dans ces deux sections, aucunes charges ne seront affectées (total des charges de la section =0)
Dans le fichier 11 d’ARAMIS pour un code CdARR RL25 de 10 minutes réalisé par un Masseur
kinésithérapeute libéral et un médecin libéral le 02/01/2009 sur le plateau de kinesithérapie, on
obtiendra ces 2 lignes :
1;02012009;RL25;10;922722199;92271622
2;02012009;RL25;10;922720199;92271622
ATIH – VS – Pôle ENC
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