Manuel d`utilisation de l`outil d`échanges entre Xlab et - DSI

Manuel d`utilisation de l`outil d`échanges entre Xlab et - DSI
XlabUniv
Version 7.5
Manuel d’utilisation de
l’outil d’échanges
entre Xlab et NABuCo
Janvier 2008
XlabUniv
A propos de ce volume
A propos de ce volume
L’outil d’échanges entre Xlab et NABuCo est composé de plusieurs fonctions logicielles
implémentées sur Xlab et sur NABuCo. Coté Xlab, la fonction logicielle se nomme XlabUniv.
Outre ces fonctions logicielles, l’outil d’échanges nécessite l’installation d’une machine de
communication. Celle-ci, ainsi que la partie NABuCo de l’outil d’échanges sont de la
responsabilité de l’établissement avec lequel vous souhaitez communiquer.
Les responsables fonctionnels et techniques NABuCo de l’université sont vos correspondants
privilégiés. Avant de configurer Xlab, vous devez vous assurer auprès d’eux que les composants
NABuCo de l’outil d’échanges sont opérationnels.
Conventions
Ce pictogramme identifie des remarques utiles mais sans incidence sur
le cours des instructions exposées.
Ce pictogramme identifie des informations à lire et/ou à exécuter
impérativement qui peuvent influencer le cours des instructions
suivantes.
XlabUniv
Table des matières
Table des matières
PRESENTATION GENERALE
5
OBJECTIFS DU MODULE ET LIMITES
5
CONDITIONS D’UTILISATION
6
ECHANGES DES DONNEES
7
INFORMATION DU LABORATOIRE : L’HISTORIQUE DES ECHANGES
10
FLUX DE DONNEES TRAITEES ET NON TRAITEES
11
RECOMMANDATIONS POUR LES LABORATOIRES UTILISANT DEJA L’OUTIL D’ECHANGES DANS LE
SENS NABUCO -> XLAB
13
DEMARRAGE DE XLABUNIV
15
INSTALLER XLABUNIV
15
PARAMETRER LES ECHANGES
HABILITER LES UTILISATEURS
PARAMETRER L’ORGANISME DE GESTION
DEFINIR LE PARAMETRAGE DE TRANSFERT
PARAMETRER LES ORIGINES DE CREDIT
16
16
17
17
19
EFFECTUER LE PREMIER LANCEMENT
POUR LANCER L’APPLICATION XLABUNIV SUR PC
POUR LANCER L’APPLICATION XLABUNIV SUR MACINTOSH
POUR LANCER L’APPLICATION XLABUNIV DEPUIX XLAB
20
20
20
21
REPRENDRE LES DONNEES
REPRENDRE LES MOUVEMENTS NABUCO
METTRE A JOUR LES FOURNISSEURS ET LES AGENTS DANS XLAB A PARTIR DE NABUCO
23
23
23
LES MENUS D’XLABUNIV
25
MENU XLABUNIV
25
LES FONCTIONS DE XLABUNIV
27
LA PRORATISATION DE LA TVA
27
LES PROJETS DE COMMANDE
SAISIR UN PROJET DE COMMANDE
29
29
Manuel d’utilisation sur l’outil d’échanges Xlab-NABuCo – janvier 2008
Page 1
Table des matières
XlabUniv
INCORPORER LES LIGNES DE DEMANDE D’ACHAT DANS UN PROJET DE COMMANDE
MODIFIER UN PROJET DE COMMANDE
SUPPRIMER UN PROJET DE COMMANDE
EDITER UN BON DE COMMANDE
30
31
32
32
LES FACTURES
SAISIR UNE FACTURE
MODIFIER UNE FACTURE
SUPPRIMER UNE FACTURE
34
34
35
35
EXTRAIRE DES PROJETS DE COMMANDE ET DES FACTURES
36
TRANSMETTRE A NABUCO
37
RECEVOIR LES DONNEES DEPUIS NABUCO
POUR RECEVOIR LES DONNEES EN ATTENTE
POUR RECUPERER UNE OU PLUSIEURS SESSIONS ANTERIEURES
INTEGRATION AUTOMATIQUE DES COMMANDES
INTEGRATION AUTOMATIQUE DES FACTURES
38
38
39
40
40
CONSULTER LE JOURNAL DE TRANSFERT
41
CONSULTER LES ANOMALIES DETECTEES LORS D’UN RETOUR
42
EDITER L’HISTORIQUE DES ECHANGES
43
INTEGRER LES COMMANDES
INTEGRATION DES COMMANDES EN CREATION ET EN MODIFICATION
45
45
INTEGRER LES FACTURES
INTEGRATION DES FACTURES EN CREATION ET EN MODIFICATION
49
49
REPRENDRE LES FOURNISSEURS ET AGENTS NABUCO
REPRENDRE LES FOURNISSEURS NABUCO
REPRENDRE LES AGENTS NABUCO
55
55
56
DIFFERENCES SUR LES DONNEES A INTEGRER
58
INTEGRATION DES MOUVEMENTS ISSUS D’XLABUNIV DANS NABUCO
59
LA GESTION DES PRE COMMANDES ISSUES D’XLABUNIV
LISTE DES PROJETS DE COMMANDES XLABUNIV A INSERER
CREATION DE LA PRE-COMMANDE DANS NABUCO
GENERATION DE L’ENGAGEMENT NABUCO ASSOCIE A LA COMMANDE
REJET DU PROJET DE COMMANDE XLABUNIV DANS NABUCO
59
59
60
62
64
LA GESTION DES FACTURES ISSUES D’XLABUNIV
MODIFICATION DE LA FACTURE ISSUE D’XLABUNIV AVANT LIQUIDATION
LIQUIDATION DE LA FACTURE DANS NABUCO
65
65
66
LES ETATS DE XLABUNIV
69
Page 2
Manuel d’utilisation sur l’outil d’échanges Xlab-NABuCo – janvier 2008
XlabUniv
Table des matières
LE PROJET DE COMMANDE
70
LA LISTE DES PROJETS DE COMMANDE
71
LA LISTE DES FACTURES
72
LES BORDEREAUX DE TRANSFERT
73
LES BORDEREAUX DE RECEPTION
75
ETAT DES DIFFERENCES ENTRE LES COMMANDES
76
ETAT DES DIFFERENCES ENTRE LES FACTURES
77
LISTE DES FOURNISSEURS/AGENTS NON REPRIS
78
L’HISTORIQUE DES ECHANGES
79
LISTE DES COMMANDES REFUSEES
80
LISTE DES FACTURES REFUSEES
81
ANNEXE LES MESSAGES D’ERREUR D’XLABUNIV
83
Manuel d’utilisation sur l’outil d’échanges Xlab-NABuCo – janvier 2008
Page 3
Présentation générale
Page 4
XlabUniv
Manuel d’utilisation sur l’outil d’échanges Xlab-NABuCo – janvier 2008
XLAB-NABuCo
Présentation générale
Présentation générale
Objectifs du module et limites
L’objectif de l’outil d’échanges n’est pas de mettre en place une véritable interface entre les
logiciels Xlab et NABuCo mais de traiter les cas de gestion standards afin d’éviter une double
saisie.
Le principe retenu est de traiter informatiquement les cas les plus courants, le traitement des
autres cas restant manuel. Des états spécifiques édités à partir d’Xlab sont mis en place afin de
faciliter le traitement des cas non traités par l’outil.
Suite aux évolutions du système d’information pour le CNRS, l’application Xlab a évolué et
permet de gérer au niveau du laboratoire les dépenses taux de rémanence comprise (TRC).
Au niveau du laboratoire, les crédits, quelque soit l’établissement, sont gérés en TRC.
Le taux de rémanence applicable est porté au niveau de chaque origine de crédit. Les
notifications qui alimentent ces origines sont donc comptabilisées en TRC. La valeur du taux de
rémanence variant entre 0 et 100, la gestion HT ou TTC reste possible.
Pour les dépenses, lors de la commande, l’engagement des crédits sur les origines se fait en
TRC, la mise à jour des crédits lors de la facture également.
L’utilisation partielle (NABuCo->Xlab) ou complète (Xlab ->NABuCo-> Xlab) de l’outil est liée aux
choix organisationnels faits conjointement par votre laboratoire et l’établissement
d’enseignement supérieur dont vous dépendez.
Les flux de données gérés par les échanges sont les suivants :
•
Dans le sens Xlab vers NABuCo :
-
•
Les projets de commandes ;
Les factures.
Dans le sens NABuCo vers Xlab :
-
Les commandes ;
Les engagements de mission ;
Les factures ;
Les fournisseurs et agents.
Une mise à jour de la base fournisseurs et agents d’Xlab doit être réalisée lors du démarrage
des échanges afin de renseigner le code fournisseur NABuCo et le code agent NABuCo dans la
base Xlab (Reportez-vous au chapitre Reprendre les fournisseurs et agents NABuCo)
Les flux de données non gérés par les échanges sont en particulier les suivants :
•
•
•
•
Solde hors liquidation ;
Engagement provisionnel (marqué d’un ‘P’ dans NABuCo) ;
Engagement de personnel ;
Ordre de reversement.
Un état spécifique est disponible afin de gérer au mieux tous les cas non automatisés. Cet état
est transmis par NABuCo et imprimé par Xlab (Reportez-vous au chapitre Editer l’historique
des échanges).
On trouvera dans le chapitre « Flux de données traitées et non traitées », une description détaillée
des flux et des états correspondants (Reportez-vous au chapitre Flux de données traitées et non
traitées).
Manuel d’utilisation sur l’outil d’échanges Xlab-NABuCo – janvier 2008
Page 5
Présentation générale
XlabUniv
Conditions d’utilisation
Les transferts de fichiers se réalisent via le réseau ou par transfert disquette.
L’ensemble des échanges est à votre initiative. Vous êtes à l’origine de l’envoi des données vers
NABuCo ainsi que de la récupération des données mises à disposition par NABuCo. Aucune
donnée n’est mise à jour automatiquement.
Lors du démarrage des échanges, vous devez définir avec l’équipe informatique de
l’établissement d’enseignement supérieur dont vous dépendez :
•
•
•
la machine à utiliser pour déposer et récupérer les fichiers échangés,
l’organisation à mettre en place, notamment la fréquence des échanges et la fréquence
de disponibilité de l’historique des mouvements non traités dans les échanges,
la fréquence de mise à jour des fournisseurs et des agents de votre base.
Vous devez également définir avec les services financiers :
•
•
•
Page 6
un identifiant laboratoire et les codes CR (et UB) associés,
l’organisation à mettre en place, notamment pour déterminer le logiciel utilisé (Xlab ou
NABuCo) pour l’édition du bon de commande et la saisie des factures,
si la saisie des factures est faite dans XlabUniv ou par les services financiers dans
NABuCo.
Manuel d’utilisation sur l’outil d’échanges Xlab-NABuCo – janvier 2008
XLAB-NABuCo
Présentation générale
Echanges des données
Deux flux de données ont été identifiés :
•
•
un flux d’extraction des projets de commande et factures d’Xlab à destination de
NABuCo,
un flux d’extraction des commandes/engagements et factures de NABuCo à destination
d’Xlab.
Schéma global des échanges
Le schéma ci-dessous présente la chaîne complète des échanges mise en place entre Xlab et
NABuCo.
2 extraction
projets de commandes et factures XlabUniv
3
4 Contrôles NABuCo
transfert des fichiers de
projets de commande et factures XlabUniv
Poste Xlab
Base NABuCo
1
Saisie projets de commandes
et factures XlabUniv
Machine de communication
5 intégration projets de commande et factures
6 création des engagements et des commandes
Terminal NABuCo
7 saisie des commandes et des factures
9 transfert des fichiers
commandes-factures NABuCo
Poste Xlab
Base NABuCo
ORACLE
Base Xlab
OMNIS
10 saisie
11 Intégration ds XlabUniv
complémentaire
Machine de communication
Manuel d’utilisation sur l’outil d’échanges Xlab-NABuCo – janvier 2008
8
Extraction commandes visées
Engagements de mission
et factures mandatées NABuCo
Page 7
Présentation générale
XlabUniv
Schéma d’échanges de données de NABuCo vers Xlab
Le schéma ci-dessous présente les échanges de données de NABuCo vers Xlab. Ces échanges
portent sur des flux de données relatives aux commandes/engagements et aux
factures/mandats. La saisie des commandes, des engagements, des factures et des mandats
est faite de manière standard dans NABuCo.
Les données sont extraites automatiquement de NABuCo avec une périodicité définie par
l’établissement.
L’intégration des mouvements dans la base Xlab se fait de manière semi-automatique :
1. récupération des données NABuCo présentes sur la machine de communication, dite
machine de « com », à l’initiative du gestionnaire de laboratoire. Les données sont mises en
attente d’intégration,
2. saisie complémentaire et validation dans la base Xlab, par les utilisateurs habilités.
Terminal NABuCo
1 saisie des commandes et des factures
3 transfert des fichiers
commandes-factures NABuCo
Poste Xlab
Base NABuCo
ORACLE
Base Xlab
OMNIS
5
Page 8
intégration
en création
4 saisie
complémentaire
Machine de communication
2
extraction commandes visées,
engagements mission
et factures mandatées NABuCo
Manuel d’utilisation sur l’outil d’échanges Xlab-NABuCo – janvier 2008
XLAB-NABuCo
Présentation générale
Schéma d’échanges de données de Xlab vers NABuCo
Le schéma suivant présente les échanges de données de Xlab vers NABuCo, puis de NABuCo
vers Xlab. Ces échanges portent sur des flux de données relatives aux projets de commande et
aux factures
Les données Xlab sont extraites puis transmises à NABuCo sur l’initiative du gestionnaire de
laboratoire.
L’intégration dans NABuCo des données en provenance d’Xlab se fait de manière semiautomatique :
1. récupération automatique des fichiers d’échanges en provenance d’Xlab selon une périodicité
à définir par l’établissement (une ou plusieurs fois par jour),
2. saisie complémentaire et validation, à l’initiative des utilisateurs habilités dans NABuCo.
2 extraction
Projets de commande et factures XlabUniv
3
transfert des fichiers de
projets de commande et
factures XlabUniv
4 Contrôles NABuCo
Poste Xlab
Base NABuCo
1
Saisie projets de commandes
Machine de communication
5 intégration projets de commande et factures
6 création des engagements et des commandes
et factures XlabUniv
Terminal NABuCo
7 saisie des commandes et des factures
9 transfert des fichiers
commandes-factures NABuCo
Poste Xlab
Base NABuCo
ORACLE
Base Xlab
OMNIS
11
Intégration
dans XlabUniv
10 saisie
complémentaire
Machine de communication
Manuel d’utilisation sur l’outil d’échanges Xlab-NABuCo – janvier 2008
8
Extraction commandes visées
Engagements de mission
et factures mandatées NABuCo
Page 9
Démarrage de XlabUniv
XlabUniv
Information du laboratoire : l’historique des échanges
Vous avez la possibilité d’éditer un état vous permettant de traiter les mouvements non pris en
compte par l’outil d’échanges afin de disposer dans votre base Xlab de l’ensemble des actes de
gestion traités dans NABuCo.
Cet état recense :
•
•
les mouvements issus de NABuCo qui ne sont pas traités dans les échanges (ordres de
reversement, engagements provisionnels …),
l’état des mouvements issus d’Xlab à destination de NABuCo et ce qu’ils sont devenus
dans NABuCo (annulé, seuil des marchés atteint,…).
Cet état, nommé « Historique des échanges » est édité par XlabUniv, à partir d’informations
issues de NABuCo, sur une période déterminée. Il vous permet, en particulier, de saisir dans
Xlab les mouvements saisis dans NABuCo et non traités par l’outil d’échanges.
La périodicité de mise à disposition de cet état est à définir en concertation avec l’établissement
d’enseignement supérieur dont vous dépendez.
Page 10
Manuel d’utilisation sur l’outil d’échanges Xlab-NABuCo – janvier 2008
XlabUniv
Démarrage de XlabUniv
Flux de données traitées et non traitées
Le tableau ci-dessous détaille l’ensemble des mouvements traités dans Xlab ou dans NABuCo
en précisant si ces mouvements sont traités ou non par l’outil d’échanges. Si le mouvement n’est
pas traité, la dernière colonne indique, s’il y a lieu, l’état donnant les informations nécessaires à
son traitement manuel.
L’ensemble des états cités ci-dessous est décrit en détail dans le chapitre Les états de
XlabUniv de ce manuel.
Flux Xlab-NABuCo :
Le nom des états dans le tableau ci-dessous est donné à titre indicatif.
Données
Traité par
l’outil
d’échanges
Etat
Création projet de commande
OUI
Bordereau des projets de commandes
Xlab envoyées à NABuCo
Modification projet de commande
Suppression projet de commande
NON
NON
Solde commande hors saisie facture
Solde commande lors de la saisie facture
NON
OUI
Création facture
OUI
Modification facture
Suppression facture
NON
NON
Gestion des commandes (au sens Xlab)
NON
Gestion des demandes de mission
NON
Pas d’état spécifique disponible :
solde de la commande avec l’envoi de
la facture correspondante
Bordereau des factures Xlab envoyées
à NABuCo
Manuel d’utilisation sur l’outil d’échanges Xlab-NABuCo – janvier 2008
Page 11
Démarrage de XlabUniv
XlabUniv
Flux NABuCo Xlab :
Données
Traité
Création commande
OUI
Etat
−
Bordereau de réception des commandes
NABuCo à intégrer en création (INNC_08)
−
Modification commande
(i.e. modification entre le projet de commande
Xlab envoyé et la commande NABuCo
retournée)
Suppression commande
OUI
NON
Solde commande hors liquidation
NON
Solde commande lors de la liquidation
OUI
Engagement provisionnel
NON
Engagement provisionnel
Complémentaire
Désengagement provisionnel
NON
Complément et dégagement d’engagement de
mission
NON
Création facture (après mandatement et prise
en charge par l’Agent Comptable)
OUI
NON
Liste des commandes NABuCo à intégrer
en création (INNC_01)
Liste des commandes à intégrer en
modification (INNC_01)
Historique des mouvements non traités dans
les échanges Xlab-NABuCo
Historique des mouvements non traités dans
les échanges Xlab-NABuCo
Pas d’état spécifique disponible :
solde de la commande lors de l’intégration de
la facture correspondante
Historique des mouvements non traités dans
les échanges Xlab-NABuCo
Historique des mouvements non traités dans
les échanges Xlab-NABuCo
Historique des mouvements non traités dans
les échanges Xlab-NABuCo
Historique des mouvements non traités dans
les échanges Xlab-NABuCo
−
Bordereau de réception des factures à
intégrer en création (INNC_07)
−
Modification facture Xlab au mandatement (si
différence entre la facture Xlab envoyée et
celle retournée par NABuCo)
Suppression facture Xlab
NON
Ordre de reversement
NON
Notification de crédits
NON
Gestion fournisseur/agent/marché
Renseignement du code NABuCo sur les
fournisseurs Xlab (lors de l’initialisation des
échanges et à la demande)
NON
OUI
Page 12
OUI
Liste des factures NABuCo à intégrer en
création (INNF_01)
Liste des factures NABuCo à intégrer en
modification (INNF_01)
Historique des mouvements non traités dans
les échanges Xlab-NABuCo
Historique des mouvements non traités dans
les échanges Xlab-NABuCo
Aucun état prévu.
Liste des fournisseurs/agents non repris dans
Xlab (RFOU_01).
Remarque : il n’y a pas d’état pour les
fournisseurs /agents mis à jour.
Manuel d’utilisation sur l’outil d’échanges Xlab-NABuCo – janvier 2008
XlabUniv
Démarrage de XlabUniv
Recommandations pour les laboratoires utilisant déjà l’outil
d’échanges dans le sens NABuCo -> Xlab
Si vous avez l’intention de mettre en place l’outil d’échanges dans sa totalité (flux Xlab >NABuCo -> Xlab), il est important de savoir que :
Si la commande a été saisie dans NABuCo, la facture associée doit
obligatoirement être saisie dans NABuCo. Par contre, si le projet de
commande a été saisi dans XlabUniv, la facture associée peut être saisie
soit dans XlabUniv soit dans NABuCo, selon le niveau de délégation du
laboratoire.
Manuel d’utilisation sur l’outil d’échanges Xlab-NABuCo – janvier 2008
Page 13
Présentation générale
Page 14
XlabUniv
Manuel d’utilisation sur l’outil d’échanges Xlab-NABuCo – janvier 2008
XlabUniv
Démarrage de XlabUniv
Démarrage de XlabUniv
Installer XlabUniv
Les échanges entre Xlab et NABuCo s’effectuent avec l’application nommée XlabUniv.lbs.
•
•
•
XlabUniv fonctionne uniquement avec la version courante d’Xlab.
Il existe deux versions d’XlabUniv.lbs, une qui fonctionne sur PC et
l’autre sur Mac.
XlabUniv ne fonctionne pas avec une base Xlab de simulation.
Pour installer l’application XlabUniv sur PC :
1. Recopiez les fichiers Xlabuniv.lbs et Paramuni.df1 dans le répertoire nommé Xlab contenant
votre application Xlab (Xlab.lbs).
2. Créez un ou plusieurs sous répertoires à l’intérieur de votre répertoire TRANSF (lui-même
dans DATAXLAB) qui servira à stocker les fichiers d’échanges entre NABuCo et Xlab. Le nom
de ce sous répertoire est libre (exemple : UNIV, INP).
Pour installer l’application XlabUniv sur Macintosh ou Power Macintosh :
1. Recopiez les fichiers Xlabuniv.lbs et Paramuni.df1 dans le dossier nommé Dossier
application XLAB contenant votre application Xlab (Xlab.lbs).
2. Créez un ou plusieurs sous-dossiers à l’intérieur de votre dossier TRANSF qui servira à
stocker les fichiers d’échanges entre NABuCo et Xlab. Le nom de ce sous-dossier est libre
(exemple : UNIV).
Le fichier XlabUniv pour PC est différent du fichier XlabUniv pour MAC.
Lors du téléchargement vous devez récupérer le fichier correspondant à
votre type d’ordinateur.
Manuel d’utilisation sur l’outil d’échanges Xlab-NABuCo – janvier 2008
Page 15
Démarrage de XlabUniv
XlabUniv
Paramétrer les échanges
Suite à l’installation de l’application XlabUniv sur votre poste et avant de pouvoir l’utiliser, vous
devez définir certains paramétrages dans Xlab.
Habiliter les utilisateurs
Les utilisateurs qui manipuleront l’outil d’échanges XlabUniv, doivent être autorisés à la fonction
« Echanges Xlab-NABuCo ».
•
•
Les utilisateurs qui ont pour modèle initial « Administration de Xlab» ou
« Gestion du laboratoire » sont autorisés, par défaut, à la fonction
« Echanges Xlab-NABuCo ».
La seule action possible pour la fonction « Echanges Xlab-NABuCo »
est « aCcés ».
Pour habiliter un utilisateur :
1. Connectez-vous à l’application Xlab et mettez vous en mode « Administration de Xlab».
2. Allez dans le menu Paramétrage/Habilitation/Utilisateurs.
3. Sélectionnez l’utilisateur souhaité et donnez lui accès à la fonction « Echanges XlabNABuCo ». Reportez-vous à la documentation Xlab si vous souhaitez avoir plus de
précisions sur l’utilisation des habilitations dans Xlab.
Page 16
Manuel d’utilisation sur l’outil d’échanges Xlab-NABuCo – janvier 2008
XlabUniv
Démarrage de XlabUniv
Paramétrer l’organisme de gestion
Vous devez ajouter ou modifier dans votre base Xlab, l’organisme de gestion avec lequel vous
effectuerez les échanges (menu Administration/Paramétrage/Organisme).
Pour échanger des données avec NABuCo, l’organisme de gestion doit être de type
« Etablissement d’enseignement supérieur ».
Définir le paramétrage de transfert
Pour définir le paramétrage de transfert avec l’organisme (menu Administration/ Paramétrage/
Paramétrage de transfert), vous devez renseigner :
− dans la rubrique « Code unité », sélectionnez dans la liste déroulante, le code du laboratoire
pour lequel vous voulez définir la connexion.
− dans la rubrique « Code Xlab », sélectionnez dans la liste déroulante, le code Xlab de
l’organisme qui doit être relié au laboratoire. Le nom de l’organisme et le type d’organisme
s’affichent automatiquement.
− dans la rubrique « Code pour l’organisme », saisissez le code qui identifie le laboratoire pour
l’organisme de gestion.
− dans la rubrique « Niveau 1 » : le code établissement de NABuCo (code alphanumérique sur
3 caractères).
− dans la rubrique « Chemin des fichiers Ascii », saisissez le chemin d’accès au sous répertoire
ou au sous-dossier du répertoire/dossier TRANSF que vous avez créé dans le chapitre
Installer XlabUniv.
Les séparateurs sont « : » sur Macintosh et « \ » sur PC.
− sélectionnez avec le bouton radio «Liaison», le type de liaison que vous voulez réaliser :
Manuel d’utilisation sur l’outil d’échanges Xlab-NABuCo – janvier 2008
Page 17
Démarrage de XlabUniv
•
•
−
XlabUniv
le transfert par disquette : les fichiers de transfert sont créés par Xlab sur une
disquette ou dans un dossier sur le disque dur.
le transfert par réseau qui s’appuie sur un transfert de données basé sur le protocole
FTP (File Transfert Protocole).
si vous avez sélectionné une liaison par réseau, choisissez le mode de transfert que vous
désirez réaliser. Le transfert FTP peut être paramétré pour fonctionner en mode actif ou
passif, pour chaque organisme défini dans la base Xlab.
Le transfert en mode passif est plus sécurisé et fortement préconisé lors de
l’utilisation de transfert FTP.
−
cochez la case « Proxy » si votre serveur en a un.
Si vous cochez cette case, le champ « Proxy » apparaît dans la fenêtre, où vous devez
renseigner l’adresse du proxy (Reportez-vous à l’écran ci-dessous).
−
dans la rubrique « Machine de com. », saisissez l’adresse IP du serveur.
−
dans la rubrique « Mot de passe », saisissez le mot de passe du compte laboratoire sur le
serveur de dépôt des fichiers.
− cliquez sur le bouton <OK> pour valider votre saisie.
Exemple de paramétrage si vous travaillez sur PC :
‘nabuco.univ.fr’ est un exemple de nom de machine de communication de l’établissement
d’enseignement supérieur. Ce nom peut être remplacé par l’adresse IP numérique.
Page 18
Manuel d’utilisation sur l’outil d’échanges Xlab-NABuCo – janvier 2008
XlabUniv
Démarrage de XlabUniv
Paramétrer les origines de crédit
Pour que les échanges Xlab-NABuCo fonctionnent correctement, il est impératif de modifier les
codes de gestion des origines de crédit rattachées à l’établissement d’enseignement supérieur.
Le code de gestion 1
Le code de gestion 1 de l’origine de crédit doit être composé du code de l’unité budgétaire (UB)
suivi du code du centre de responsabilité (CR)
Il est composé de 8 caractères alphanumériques dont :
3 caractères, obligatoirement, pour le code de l’unité budgétaire,
5 caractères maximum pour le code du centre de responsabilité.
Si votre code unité budgétaire est composé de 1 ou 2 caractères, vous
devrez obligatoirement compléter respectivement par 2 ou 1 blanc(s) à
droite avant de saisir le code du centre de responsabilité.
Exemples :
Code UB Code CR
10
010
R150
R22
Code de gestion 1
1
0
0
1
0
R
R
1
2
5
2
0
Lors de l’intégration dans Xlab des mouvements issus de NABuCo, le système propose par
défaut, la première origine de crédit dont le code gestion 1 correspond au code UB et code CR
transmis par le mouvement. L’origine de crédit peut néanmoins être modifiée.
Le code de gestion 2
Le code de gestion 2 de l’origine de crédit n’est pas obligatoire. Dans le champ « Code de
gestion 2 » vous pouvez saisir un n° de convention si vous souhaitez un suivi de ces
conventions dans Xlab, ou saisir du texte libre.
Lors de vos retours NABuCo->Xlab si les commandes ont un numéro de convention, lors de leur
intégration, elles pointeront sur l’origine de crédit ayant pour code de gestion 2 le numéro de
convention correspondant.
Par contre si la commande ne porte pas sur une convention ou si la convention n’est pas
renseignée dans le code de gestion 2, l’origine de crédit proposée sera la première origine de
crédit dont le code de gestion 1est égal au code UB suivi du code CR.
Il vous faudra donc être vigilant et sélectionner si nécessaire le code origine correspondant à la
dépense.
Exemple d’arborescence d’origines de crédit (code UB = 560, codes CR = R10, R20)
Code origine
Nom
Niv.
Org.Ges
Code de gestion
UNIV…
COM
RI
VAL…
CT1500
CT1800
REPRO
Université
Communication
Relations Internationales
Valorisation
Contrat n°1500 YYYY
Contrat n°1800 XXXX
Reprographie
2
3
3
3
4
4
3
UNIV
UNIV
UNIV
UNIV
UNIV
UNIV
UNIV
560R10/xxxxxx
560R10/COM
560R10
Manuel d’utilisation sur l’outil d’échanges Xlab-NABuCo – janvier 2008
560R10/1500
560R10/1800
560R20
Page 19
Démarrage de XlabUniv
XlabUniv
Effectuer le premier lancement
Avant d’effectuer le 1er retour de fichier contenant les mouvements issus de NABuCo, vous
devez sauvegarder votre base Xlab.
Lors du 1er échange, tous les mouvements créés dans NABuCo
depuis le début de l’exercice sont extraits et donc contenus dans le 1er
fichier transmis. Si vous mettez en place les échanges en cours
d’année et si vous ne souhaitez pas récupérer tous les mouvements
NABuCo depuis le début de l’exercice, adressez-vous à votre
correspondant universitaire pour que seuls les mouvements extraits à
partir d’une date donnée vous soient transmis.
L’application XlabUniv peut être lancée directement en ouvrant le fichier XlabUniv.lbs, ou à partir
de l’application Xlab. Une option du menu d’Xlab permet d’accéder à XlabUniv et de même, une
option du menu d’XlabUniv permet de retourner à Xlab. Ces deux applications accèdent
cependant à la même base de données Xlab.
Sur micro-ordinateur de type PC, vous pouvez aussi disposer d’une fenêtre Xlab et d’une fenêtre
XlabUniv simultanément.
Pour lancer l’application XlabUniv sur PC
Double-cliquez sur le fichier Xlabuniv.lbs situé dans votre répertoire Xlab.
Pour lancer l’application XlabUniv sur Macintosh
1. Double-cliquez sur le fichier Omnis situé dans votre dossier Omnis : l'application Omnis
s'ouvre.
2. Sélectionnez ensuite le menu Fichier\Ouvrir une librairie : la fenêtre "Sélection de la librairie"
s'ouvre.
3. Sélectionnez alors le fichier Xlabuniv.lbs situé le Dossier application Xlab puis cliquez sur le
bouton <Ouvrir>.
Comme dans Xlab, la fenêtre d’identification apparaît. Les utilisateurs proposés dans la liste
déroulante « Identité » sont les utilisateurs habilités au module Echanges Xlab-NABuCo
(Reportez-vous au chapitre Paramétrer les échanges pour habiliter un utilisateur au module
Echanges Xlab-NABuCo).
Sélectionnez un utilisateur et saisissez votre mot de passe (le même que vous utilisez pour vous
connecter à Xlab), cliquez ensuite sur le bouton <OK>.
Page 20
Manuel d’utilisation sur l’outil d’échanges Xlab-NABuCo – janvier 2008
XlabUniv
Démarrage de XlabUniv
La fenêtre de présentation d’XlabUniv apparaît :
La fenêtre de présentation disparaît et vous avez accès au menu XlabUniv.
Pour lancer l’application XlabUniv depuix Xlab
Lancer Xlab puis choisissez la fonction Dossier/Autres fonctions/Echanges Xlab-NABuCo
Manuel d’utilisation sur l’outil d’échanges Xlab-NABuCo – janvier 2008
Page 21
Démarrage de XlabUniv
XlabUniv
Pour lancer Xlab depuis XlabUniv choisissez la fonction Dossier/Retour à Xlab.
Vous pouvez ainsi, passer instantanément d’Xlab à XlabUniv et inversement.
Page 22
Manuel d’utilisation sur l’outil d’échanges Xlab-NABuCo – janvier 2008
XlabUniv
Démarrage de XlabUniv
Reprendre les données
Reprendre les mouvements NABuCo
Au démarrage des échanges, après le premier retour de NABuCo, vous allez récupérer les
mouvements saisis dans NABuCo depuis le début de l’exercice. Si vous démarrez en cours
d’année et si vous avez déjà saisi de nombreux mouvements dans Xlab, vous pouvez demander
au correspondant NABuCo de votre établissement d’extraire les mouvements créés à partir d’une
date donnée. Vous éviterez ainsi l’opération fastidieuse qui consiste à refuser un à un tous les
mouvements déjà saisis dans Xlab.
Si vous avez déjà saisi certains de ces mouvements dans Xlab, il faudra
alors :
- soit refuser leur intégration dans Xlab,
- soit annuler les mouvements saisis et intégrer ceux envoyés
par NABuCo.
Pour intégrer les mouvements NABuCo, reportez-vous au chapitre Présentation Générale de ce
document.
Mettre à jour les fournisseurs et les agents dans Xlab à partir de NABuCo
Pour pouvoir utiliser les échanges entre Xlab et NABuCo, il faut renseigner dans Xlab, le code
NABuCo du fournisseur ou de l’agent (numéro chronologique).
Cette donnée se trouve, dans Xlab, dans la fenêtre <Infos…> du fournisseur ou de l’agent.
Une mise à jour automatique peut être réalisée à partir des données fournies par NABuCo. Cette
fonction de reprise doit être lancée au démarrage des échanges (Reportez-vous au chapitre
Reprendre les données). Elle peut aussi être lancée ponctuellement en cours d’exercice.
Elle permet de mettre à jour dans Xlab le numéro NABuCo des fournisseurs et des agents du
laboratoire ayant fait l’objet d’au moins une facture prise en charge au cours de l’exercice
sélectionné
Cet envoi n’est pas automatique, vous devez le demander au service
informatique de l’établissement lors du démarrage des échanges ou
ponctuellement en cours d’année.
L’identification fournisseur NABuCo ne peut être renseigné
automatiquement que lorsque dans NABuCo, le SIRET, le numéro
TVA intra-communautaire (TVAICC) du fournisseur ou le numéro
INSEE de l’agent est renseigné.
En particulier, le rapprochement est impossible lorsqu’il s’agit de :
- fournisseurs étrangers hors union européenne,
- fournisseurs dont le SIRET ou le numéro de TVAICC ne sont
pas renseignés,
- agents dont le numéro INSEE est non renseigné ou non
significatif.
Manuel d’utilisation sur l’outil d’échanges Xlab-NABuCo – janvier 2008
Page 23
Démarrage de XlabUniv
XlabUniv
Un état des fournisseurs et agents NABuCo non repris dans Xlab est édité, vous permettant de
renseigner manuellement l’identifiant fournisseur NABuCo dans la fenêtre <Infos…> du
fournisseur Xlab.
Code de l’établissement d’enseignement supérieur
N° d’identification du fournisseur dans NABuCo.
Page 24
Manuel d’utilisation sur l’outil d’échanges Xlab-NABuCo – janvier 2008
XlabUniv
Les menus d’XlabUniv
Les menus d’XlabUniv
Menu XlabUniv
Le menu général d’XlabUniv est le suivant :
Le menu Dossier propose les mêmes fonctions que le menu Dossier d’Xlab à l’exception du
mode d’utilisation (Gestion Courante, Administration, Echanges avec la délégation ou Autres
fonctions).
L’option « Changer de … » permet de changer de laboratoire (si votre base est multi
laboratoires) et de changer d’utilisateur.
Une fonction supplémentaire « Retour à Xlab » permet le retour à l’application Xlab.
Le menu Edition est identique au menu Edition d’Xlab à l’exception de l’option « Envoyer vers
Excel » qui n’est pas disponible.
Manuel d’utilisation sur l’outil d’échanges Xlab-NABuCo – janvier 2008
Page 25
Les menus d’XlabUniv
XlabUniv
Le menu Dépenses comprend deux fonctions : « Projet-commande » et « Factures » qui
permettent de saisir les projets de commande et les factures destinés à être transmis à NABuCo.
Le menu Transfert est similaire au menu Transfert d’Xlab utilisé pour les échanges avec la
délégation à l’exception de la fonction supplémentaire « Historique des échanges ».
- Les options « Extraction Xlab » et « Transmission à NABuCo » concernent l’extraction
puis l’envoi vers NABuCo des projets de commande et des factures.
- L’option « Retour depuis NABuCo » permet de recevoir les mouvements de NABuCo.
- L’option « Journal transfert » permet de garder une trace des extractions et des
réceptions effectuées.
- L’option « Anomalies retour » recense les éventuelles anomalies rencontrées lors d’un
retour. L’utilisateur est averti par un message le cas échéant.
- L’« Historique des échanges » permet d’éditer un état récapitulant les mouvements non
traités par les échanges entre Xlab et NABuCo.
Le menu Intégration permet :
- d’intégrer les commandes et factures envoyées par NABuCo,
- de consulter les mouvements que vous avez refusés,
- de mettre à jour les fournisseurs et agents Xlab avec le code d’identification fournisseur
NABuCo.
- d’éditer les différences entre le projet de commande saisi dans Xlab et la commande
correspondante visée et retournée par NABuCo (idem pour les factures).
Page 26
Manuel d’utilisation sur l’outil d’échanges Xlab-NABuCo – janvier 2008
XlabUniv
Les fonctions de XlabUniv
Les fonctions de XlabUniv
La proratisation de la TVA
En fonction du domaine d’activité, l’établissement universitaire peut ou non récupérer la TVA. En
effet, certaines de ses activités considérées comme non lucratives ne donnent pas lieu à
déduction de TVA et inversement ses activités lucratives ouvrent droit à déduction de TVA.
Deux modalités de gestion peuvent être appliquées par les établissements :
• Le régime du prorata général : l’ensemble du budget récupère partiellement la TVA.
• Le régime des secteurs distincts : plusieurs secteurs d’activités sont mis en place,
récupérant totalement, partiellement, ou ne récupérant pas la TVA.
Dans le cas du régime du prorata général, un ratio annuel « Recettes assujetties à TVA de
l’exercice précédent / Total Recettes de l’exercice précédent » s’applique à toutes les dépenses
de l’établissement. Cela entraîne une récupération partielle de la TVA sur le mode du secteur
d’activité mixte. La TVA déductible est régularisée en cours d’année, après production du compte
financier de l’exercice précédent.
Dans le cas du régime des secteurs distincts chaque crédit et dépense est rattaché à un
secteur d’activité auquel est associé un pourcentage de récupération de la TVA : le taux de
prorata de TVA.
Xlab permet de gérer au niveau du laboratoire les dépenses taxe de rémanence comprise
(TRC).
La TVA Rémanente est la part de TVA qui ne peut plus être déduite par l'établissement et qui est
en conséquence à la charge du budget des unités.
Le taux de rémanence est porté au niveau de chaque origine de crédit.
Suivant le mode opératoire choisi, prorata général ou secteurs distincts, pour un établissement
universitaire, le laboratoire peut donc utiliser un seul ou plusieurs taux de rémanence.
Les origines permettent de différencier l’utilisation des taux de prorata différents.
Pour les dépenses, lors de la commande, l’engagement des crédits sur les origines se fait en
TRC, la mise à jour des crédits lors de la facture également.
A partir de ce taux sont calculés :
• le montant taxe rémanente comprise appelé montant TRC = montant HT + [(montant
TVA x Taux Rémanence) / 100].
C’est ce montant TRC qui consomme le disponible.
• Si la dépense est rattachée au secteur d’activité non imposable, le taux de rémanence
est de 100%, la TVA sur la dépense n’est pas récupérable, les crédits et les dépenses
sont gérés en TTC : montant TRC = montant TTC.
• Si la dépense est rattachée au secteur d’activité imposable, le taux de rémanence est
de 0%, la TVA sur la dépense est totalement récupérable, les crédits et les dépenses
sont gérés en HT : montant TRC = montant HT.
Manuel d’utilisation sur l’outil d’échanges Xlab-NABuCo – janvier 2008
Page 27
Les fonctions de XlabUniv
XlabUniv
• Si la dépense est rattachée au secteur d’activité mixte, le taux de rémanence = 100 –
taux de prorata de TVA. Ce taux de rémanence est unique pour tout l’établissement.
Exemple :
Pour une facture d’un montant de 100 € et un taux de TVA de 19,6% le tableau suivant retrace
les valeurs possibles des montants TRC en fonction du rattachement de la dépense à un secteur
d’activité. Dans cet exemple le taux de rémanence de l’établissement pour le secteur mixte est
de 65%.
Montant HT
Montant TVA
Montant TTC
Montant TRC
Secteur d’activité imposable
le taux de rémanence = 0%
100
19,6
119,6
100
Secteur d’activité non imposable
le taux de rémanence = 100%
100
19,6
119 ,6
119,6
Secteur d’activité mixte
le taux de rémanence = 65%
100
19,6
119,6
112,74
Il ne faut pas confondre taux de rémanence, qui correspond au taux de TVA non déductible et taux de
TVA.
Page 28
Manuel d’utilisation sur l’outil d’échanges Xlab-NABuCo – janvier 2008
XlabUniv
Les fonctions de XlabUniv
Les projets de commande
La fonction « Projet de commande » vous permet de saisir, modifier ou supprimer un projet de
commande. Un projet de commande XlabUniv est équivalent à une commande Xlab. Il réserve
les crédits sur l’origine et les entités dépensières mais par contre l’édition du bon de commande
n’est pas possible tant que le projet de commande n’a pas été visé par le gestionnaire NABuCo.
Un projet de commande n’est transmis qu’une seule fois à NABuCo
Accès : Dépenses/Projet de commande
Saisir un projet de commande
•
Par rapport à une commande Xlab « classique », deux rubriques supplémentaires, la
destination budgétaire NABuCo et le code convention NABuCo peuvent être renseignés.
Aucun contrôle n’est cependant effectué.
Si le code convention NABuCo débute par des zéros, les zéros à
gauche ne doivent pas être saisis dans le champ convention du projet
de commande, auquel cas votre commande reviendra en intégration en
modification avec une différence sur la convention.
•
•
•
•
Les Origines de crédit saisies doivent être rattachées à un organisme de type
« Etablissement d’enseignement supérieur ».
Le fournisseur doit posséder un numéro d’identification fournisseur NABuCo ou un identifiant
Xlab (SIREN/SIRET/TVAICC ou INSEE) renseigné.
Les lignes commentaires du projet de commande ne sont pas transmises à NABuCo.
Les adresses de livraison, facturation ne sont pas transmises à NABuCo.
Manuel d’utilisation sur l’outil d’échanges Xlab-NABuCo – janvier 2008
Page 29
Les fonctions de XlabUniv
XlabUniv
Incorporer les lignes de demande d’achat dans un projet de commande
Les lignes du projet de commande peuvent être récupérées depuis une demande d’achat suivant le
même principe que dans Xlab en cliquant sur le bouton <Incorporer> dans la fenêtre lignes détail.
Les lignes de saisies dans Xlab peuvent alors être sélectionnées et intégrées dans le projet de
commande.
Le projet de commande est destiné à être envoyé vers NABuCo. Une fois visé, il revient dans Xlab
avec la date de visa renseignée, le numéro d’engagement NABuCo (fenêtre <Infos…>) et les
éventuelles modifications apportées par le gestionnaire NABuCo.
Les projets de commande saisis à partir d’XlabUniv sont accessibles
depuis Xlab.
Page 30
Manuel d’utilisation sur l’outil d’échanges Xlab-NABuCo – janvier 2008
XlabUniv
Les fonctions de XlabUniv
Modifier un projet de commande
Tant que le projet de commande n’est pas transmis (statut « Complète»), toutes les données sont
modifiables.
Lorsque le projet de commande est transmis (statut « Transmise »), seuls les éléments suivants sont
modifiables :
- l’origine de crédit à condition d’appartenir au même organisme de gestion et que le code
de gestion 1 reste inchangé,
- la ou les entités dépensières,
- l’indicateur de solde,
- la nature,
- la ou les codes matière,
- le montant total peut être ramené à zéro,
- l’adresse d’envoi de la facture et l’adresse de livraison,
- le ou les codes imputations.
L’ajout, la suppression ou la modification d’une ligne est possible à condition que le montant total HT
et la taxe totale restent identiques.
Manuel d’utilisation sur l’outil d’échanges Xlab-NABuCo – janvier 2008
Page 31
Les fonctions de XlabUniv
XlabUniv
Supprimer un projet de commande
Un projet de commande non encore transmis (au statut « Complète ») peut être supprimé.
Un projet de commande transmis (au statut « Transmise ») ne peut pas être supprimé. Si le projet de
commande doit être annulé alors qu’il a déjà été transmis à NABuCo, celui-ci devra être soldé.
Editer un bon de commande
Le bon de commande ne peut être imprimé que lorsque le projet de commande a été visé par le
gestionnaire NABuCo.
Les modèles d’impression proposés ne font pas apparaître les logos CNRS.
Le numéro de la commande NABuCo est renseigné sur le bon de commande Xlab précédé de la
mention « N° NABuCo : ».
Pour les engagements de mission, si le numéro de commande n’est pas
renseigné, c’est le numéro d’engagement mission qui s’imprime.
Page 32
Manuel d’utilisation sur l’outil d’échanges Xlab-NABuCo – janvier 2008
Les fonctions de XlabUniv
XlabUniv
Les factures
La fonction «facture» vous permet d’enregistrer dans la base Xlab, les factures destinées à être
envoyées à NABuCo. Une facture saisie à partir d’XlabUniv est identique à une facture saisie à
partir d’Xlab. Elle est envoyée à NABuCo pour liquidation et mandatement.
Une fois mandatée par l’agent comptable de l’établissement, elle est renvoyée vers Xlab. Elle
comporte alors des informations supplémentaires :
•
•
•
•
date de mandat,
numéro de mandat,
montant TRC (montant taxe rémanente comprise),
ainsi que les modifications éventuelles apportées par le gestionnaire NABuCo.
La facture n’est transmise qu’une seule fois à NABuCo lors de sa
création.
Accès : Dépenses/Factures
Saisir une facture
Une facture peut être créée sur un projet de commande visé ou non visé.
Page 34
Manuel d’utilisation sur l’outil d’échanges Xlab-NABuCo – janvier 2008
XlabUniv
Les fonctions de XlabUniv
Seules les factures saisies par l’intermédiaire du module XlabUniv sont
accessibles depuis XlabUniv
Les factures saisies à partir d’XlabUniv sont accessibles depuis Xlab.
Modifier une facture
Si la facture a été transmise ou est revenue de NABuCo (code statut « Transmise » ou
« Retournée ») :
- le montant HT de la facture, le montant de la TVA et le montant TRC peuvent être ramenés à
zéro.
- L’ajout et la suppression des lignes de facture sont autorisés.
- Les lignes de la facture peuvent être modifiées si le montant total de la facture n’est pas
modifié ou ramené à zéro.
Supprimer une facture
Une facture qui a été transmise ou est revenue (statut « Transmise » ou « Retournée ») ne peut
être supprimée. Si la facture doit être annulée alors qu’elle a déjà été transmise à NABuCo, son
montant HT ou TRC devra être ramené à 0.
Manuel d’utilisation sur l’outil d’échanges Xlab-NABuCo – janvier 2008
Page 35
Les fonctions de XlabUniv
XlabUniv
Extraire des projets de commande et des factures
Cette option permet d’extraire les projets de commande et les factures à destination de NABuCo.
Avant de lancer l’extraction, il est possible de consulter ces mouvements.
Accès : Transfert/Extraction Xlab
Le processus d’extraction ne prend pas en compte les projets de
commande et les factures précédemment extraits
Il n’est pas possible de lancer une nouvelle extraction si la précédente n’a
pas été transmise.
Une fois l’extraction terminée (bouton <Lancer>), l’écran de transmission à NABuCo apparaît.
Page 36
Manuel d’utilisation sur l’outil d’échanges Xlab-NABuCo – janvier 2008
XlabUniv
Les fonctions de XlabUniv
Transmettre à NABuCo
Les données extraites précédemment constituent une session destinée à NABuCo. Les sessions
à transmettre à NABuCo sont transmises l’une après l’autre. Il est toujours possible de consulter
les mouvements destinés à NABuCo. Il est aussi possible de relancer une transmission qui aurait
échouée.
Accès : Transfert/Transmission à NABuCo
A l’issue de la transmission, les bordereaux de transfert sont édités (si la case « Impressions »
est cochée). Vous trouverez une maquette des bordereaux de transfert dans le chapitre Les
états de XlabUniv de ce manuel.
Manuel d’utilisation sur l’outil d’échanges Xlab-NABuCo – janvier 2008
Page 37
Les fonctions de XlabUniv
XlabUniv
Recevoir les données depuis NABuCo
La fonction « Retour depuis NABuCo » permet de récupérer les données mises à disposition par
NABuCo. Elle permet également de récupérer une ou plusieurs sessions que vous avez déjà
reçues.
Les données transmises par NABuCo sont :
• les commandes et engagements mission visés par les services financiers,
• les factures mandatées par l’agent comptable,
• l’historique des échanges permettant d’éditer la liste des mouvements NABuCo non
traités par les échanges,
• les fournisseurs ou les agents NABuCo afin de mettre à jour votre base Xlab.
Accès : Transfert/Retour depuis NABuCo
Pour recevoir les données en attente
1. Sélectionner dans la liste déroulante, l’organisme que vous désirez consulter (seuls les
organismes de type « Etablissement d’enseignement supérieur » sont proposés).
2. Cliquer sur le bouton <Lancer> pour recevoir les données de NABuCo et éditer les
bordereaux de réception des commandes et des factures.
Vous trouverez une maquette des bordereaux de réception dans le chapitre Les états de XlabUniv
de ce manuel.
Si vous n’imprimez pas les bordereaux lors du retour, vous ne pourrez
plus le faire ultérieurement.
Page 38
Manuel d’utilisation sur l’outil d’échanges Xlab-NABuCo – janvier 2008
XlabUniv
Les fonctions de XlabUniv
Pour récupérer une ou plusieurs sessions antérieures
1. Sélectionner dans la liste déroulante, l’organisme que vous désirez consulter (seuls les
organismes de type « Etablissement d’enseignement supérieur » sont proposés).
2. Cliquer sur la case à cocher « Récup sessions antérieures ».
3. Sélectionner dans la liste, le ou les fichiers Nnnnnnnn.NX, que vous souhaitez récupérer
(nnnnnnn correspond au n° de réception).
4. Cliquer sur le bouton <Lancer> pour recevoir les données de NABuCo et éditer les
bordereaux de réception des commandes et des factures.
Lors d’un retour, Xlab est susceptible de récupérer 3 types de fichiers
différents :
1. un fichier contenant des commandes et des factures. Ces
mouvements sont alors :
• soit mis en attente pour intégration ultérieure par les options
« Intégration commandes » et « Intégration factures » (Reportezvous aux chapitres Intégrer les commandes et Intégrer les
factures).
•
soit enregistrés comme anomalies. Ils peuvent être consultés par
l’option « Anomalies retour » (Reportez-vous au chapitre Consulter
les anomalies détectées lors d’un retour).
2. un fichier contenant la liste des mouvements non traités par l’outil
(Reportez-vous au chapitre Editer l’historique des échanges).
3. Un fichier contenant des agents ou des fournisseurs afin de mettre à
jour la base Xlab (Reportez-vous au chapitre Reprendre les
fournisseurs et agents NABuCo).
Lorsque le transfert FTP est terminé, un rapport de déroulement s’affiche à
l’écran.
Si vous rencontrez des problèmes de transfert, conservez ce rapport en
sauvegardant le ficher Nabxrap.txt qui se trouve dans le sous-répertoire ou
le sous-dossier du répertoire/dossier TRANSF que vous avez créé dans le
chapitre Installer XlabUniv. Cela facilitera la résolution du problème
rencontré.
Manuel d’utilisation sur l’outil d’échanges Xlab-NABuCo – janvier 2008
Page 39
Les fonctions de XlabUniv
XlabUniv
Intégration automatique des commandes
La fonction « Retour depuis NABuCo », permet également d’intégrer directement certaines
commandes NABuCo dans la base Xlab.
Il s’agit des commandes NABuCo issues de projet de commande Xlab dont aucune donnée n’a
été modifiée à l’exception de :
• la date de visa,
• le numéro de marché,
• la nature de la dépense,
• la destination budgétaire.
Un « état des différences » est édité lors du retour permettant ainsi de repérer les commandes
intégrées automatiquement.
Intégration automatique des factures
La fonction « Retour depuis NABuCo », permet également d’intégrer directement certaines
factures NABuCo, dans la base Xlab.
Il s’agit des factures NABuCo issues des factures Xlab dont aucune donnée n’a été modifiée à
l’exception :
• de la date de mandatement,
• du numéro de mandat,
• du numéro de marché.
Si le montant TRC de la facture en boite aux lettres est identique au montant TRC de la facture
dans Xlab, elle sera intégrée automatiquement sinon l’intégration devra se faire manuellement.
Un « état des différences » est édité permettant ainsi de repérer les factures intégrées
automatiquement.
Page 40
Manuel d’utilisation sur l’outil d’échanges Xlab-NABuCo – janvier 2008
XlabUniv
Les fonctions de XlabUniv
Consulter le journal de transfert
XlabUniv permet de connaître l’état des extractions effectuées depuis Xlab et les réceptions en
provenance de l’établissement d’enseignement supérieur : date de transfert, auteur et statut de
l’extraction ou de la réception.
Accès : Transfert/Journal transfert
Manuel d’utilisation sur l’outil d’échanges Xlab-NABuCo – janvier 2008
Page 41
Les fonctions de XlabUniv
XlabUniv
Consulter les anomalies détectées lors d’un retour
L’option « Anomalies retour » permet de consulter les mouvements transférés depuis NABuCo
qui n’ont pas pu être traités par XlabUniv. Deux catégories de mouvements sont concernées :
1. Les mouvements qui ne sont pas traités par l’outil (commandes multi-destinations,
factures multi-destinations, factures multi-commandes, …).
Vous devez saisir ces mouvements directement dans Xlab si cela est nécessaire.
2. Les mouvements qui sont erronés. Vous devez en informer votre correspondant
informatique NABuCo.
L’ensemble de ces mouvements constitue le fichier appelé N_ERREUR. Ce fichier est créé le
cas échéant dans le répertoire/dossier saisi dans la rubrique « Chemin des fichiers Ascii » de
l’organisme sélectionné. Vous pouvez visualiser son contenu grâce à la fonction suivante.
Accès : Transfert/Anomalies retour
Remarque : Le fichier N_ERREUR ne contient que l’entête si aucune anomalie n’a été détectée.
Page 42
Manuel d’utilisation sur l’outil d’échanges Xlab-NABuCo – janvier 2008
XlabUniv
Les fonctions de XlabUniv
Editer l’historique des échanges
L’historique des échanges trace les mouvements qui ne sont pas traités dans les échanges entre
Xlab et NABuCo :
•
•
•
•
•
•
les commandes soldées dans NABuCo hors liquidation,
les engagements NABuCo soldés,
les engagements NABuCo provisionnels (hors engagements de mission),
les compléments et dégagements NABuCo propres aux engagements de mission,
les projets de commande et factures Xlab annulées ou rejetées dans NABuCo, avec le
motif de rejet (seuil des marchés atteint, fournisseur inactif, insuffisance des crédits, …),
les Ordres de Reversements (ORV) sur les factures transmises.
Ces mouvements doivent être traités manuellement.
Accès : Transfert/Historique des échanges.
Pour éditer l’historique des échanges :
1. Sélectionner dans la liste déroulante, l’organisme que vous désirez traiter (seuls les
organismes de type « Etablissement d’enseignement supérieur » sont proposés).
2. Il est possible de trier la liste des historiques des échanges si vous le désirez.
3. Cliquer sur le bouton <Imprimer> pour éditer l’état « Historique des mouvements non traités
dans les échanges Xlab-NABuCo ».
Vous trouverez une maquette de l’historique dans le chapitre Les états de XlabUniv de ce
manuel.
Manuel d’utilisation sur l’outil d’échanges Xlab-NABuCo – janvier 2008
Page 43
Les fonctions de XlabUniv
XlabUniv
Pour supprimer des éléments de la liste :
Sélectionner la ou les lignes que vous souhaitez supprimer puis cliquer sur le bouton <Détruire>.
Aucune suppression automatique des fichiers « historique » n’est faite
par XlabUniv.
La fréquence de mise à disposition par NABuCo des fichiers
« historique » est à définir avec l’établissement dont vous dépendez.
Page 44
Manuel d’utilisation sur l’outil d’échanges Xlab-NABuCo – janvier 2008
XlabUniv
Les fonctions de XlabUniv
Intégrer les commandes
Intégration des commandes en création et en modification
Cette fonction vous permet d’intégrer ou de refuser les commandes transmises par NABuCo. Il
s’agit :
- des commandes créées par NABuCo. Elles sont accessibles en cliquant sur le bouton
radio « création »,
- des projets de commande créés par l’intermédiaire d’XlabUniv puis renvoyées par
NABuCo après visa. Si une modification a été apportée par le gestionnaire NABuCo sur
le projet de commande, il est considéré à son retour dans Xlab comme une commande
en modification. Les commandes de ce type sont accessibles après avoir cliqué sur le
bouton radio « modification ».
Lors de l’intégration dans la base Xlab, les commandes et leurs lignes détail doivent être
complétées et peuvent être modifiées.
Accès : Intégration/Commande
Description des colonnes de la liste
Intitulé de colonne
N° Xlab
Fournisseur
Date
Montant
Solde
Ex
Description
Numéro du projet de commande Xlab
Raison sociale du fournisseur
Date du visa de l’engagement NABuCo associé à la commande
Montant HT de la commande
Indicateur de solde
Exercice de la commande
Manuel d’utilisation sur l’outil d’échanges Xlab-NABuCo – janvier 2008
Page 45
Les fonctions de XlabUniv
CR/Convention
Dest
N° Eng.
N° Nab.
Page 46
XlabUniv
Code UB suivi du code CR éventuellement suivi du code convention
Destination budgétaire NABuCo
Numéro d’engagement NABuCo associé à la commande
Numéro de commande NABuCo
Manuel d’utilisation sur l’outil d’échanges Xlab-NABuCo – janvier 2008
XlabUniv
Les fonctions de XlabUniv
La fenêtre Intégration commande en modification
Les lignes détail commande
Manuel d’utilisation sur l’outil d’échanges Xlab-NABuCo – janvier 2008
Page 47
Les fonctions de XlabUniv
XlabUniv
La fenêtre <Infos…> de la commande intégrée
Page 48
•
Le numéro de commande NABuCo est présent dans le champ « N°
Org. Gestion ». Il est précédé du code UB et de la lettre ‘C’.
•
Le numéro d’engagement NABuCo se trouve dans le champ « N° eng.
budgétaire ».
•
Dans le cas d’une commande de mission, le numéro d’ordre de
mission NABuCo est inscrit dans la zone commentaires.
Manuel d’utilisation sur l’outil d’échanges Xlab-NABuCo – janvier 2008
XlabUniv
Les fonctions de XlabUniv
Intégrer les factures
Intégration des factures en création et en modification
Cette fonction vous permet d’intégrer ou de refuser les factures transmises par NABuCo. Il
s’agit :
- des factures créées par NABuCo. Elles sont accessibles en cliquant sur le bouton radio
« création ». Les factures NABuCo doivent être complétées pour être conformes aux
factures Xlab. En effet, seuls les éléments de synthèse de la facture (entête de la facture,
montant totaux HT, TVA, TRC, TTC) sont transmis. Si la facture NABuCo arrive sans
commande, Xlab demande à l’utilisateur de créer une commande de régularisation.
-
des factures créées par l’intermédiaire d’XlabUniv puis renvoyées par NABuCo après
avoir été liquidées, mandatées par l’agent comptable universitaire. Si une modification a
été portée par le gestionnaire NABuCo sur la facture, elle est considérée à son retour
dans Xlab comme une facture en modification. Les factures de ce type sont accessibles
après avoir cliqué sur le bouton radio « modification ».
Lors de l’intégration dans la base Xlab, les factures peuvent être modifiées.
Accès : Intégration/Facture
Manuel d’utilisation sur l’outil d’échanges Xlab-NABuCo – janvier 2008
Page 49
Les fonctions de XlabUniv
XlabUniv
Description des colonnes de la liste
Intitulé de colonne
N° Xlab :
N° NABuCo :
Four/Fact :
N° Fact Four :
CR/Convention :
Montant TRC:
N° Cde :
Page 50
description
Numéro de la facture Xlab
Numéro de la facture NABuCo
Raison sociale du fournisseur
Référence de la facture fournisseur
Code UB suivi du code CR éventuellement suivi du code
convention
Montant taxe rémanente comprise de la facture
Numéro de la commande Xlab associée à la facture
•
Si la commande associée n’existe pas dans Xlab, mais qu’elle est en
attente
d’intégration,
le
message
suivant
s’affiche :
« L’engagement/commande n° « numéro engagement / numéro
commande » doit être intégrée avant la facture ». Vous devez aller
dans le menu Intégration/Commande et intégrer la commande avant
de pouvoir intégrer la facture.
•
Si la facture NABuCo a été transmise à Xlab sans commande
associée, le message « Facture sans commande – Création d’une
commande de régularisation » s’affiche, puis la fenêtre « Création
commande » s’ouvre. La commande est renseignée avec certaines
données de la facture et vous devez la compléter. Le statut de la
commande créée est « régularisation » et l’indicateur de solde est
positionné à « Oui», la nature est par défaut égale à ‘Fonctionnement’.
Le montant de cette commande de régularisation doit être égal au
montant TRC de la facture.
Manuel d’utilisation sur l’outil d’échanges Xlab-NABuCo – janvier 2008
XlabUniv
Les fonctions de XlabUniv
La fenêtre intégration facture en modification
Si le montant TRC de la facture retourné de NABuCo est différent du
montant TRC de la facture Xlab, une régularisation devra être effectuée au
niveau des lignes afin de rétablir l'égalité.
Manuel d’utilisation sur l’outil d’échanges Xlab-NABuCo – janvier 2008
Page 51
Les fonctions de XlabUniv
XlabUniv
La fenêtre lignes de facture
Si la somme des montants TRC des lignes détail est différente du montant TRC, le message
suivant s’affiche :
« Le montant total TRC ne correspond pas au cumul des lignes détails. Montant = <Montant total
TRC facture> Cumul = <Somme des montants facturés HT des lignes facturées> ».
Vous devez alors modifier ou ajouter une ligne afin d’obtenir l’égalité.
Page 52
Manuel d’utilisation sur l’outil d’échanges Xlab-NABuCo – janvier 2008
XlabUniv
Les fonctions de XlabUniv
La fenêtre <Infos…> de la facture intégrée
•
•
•
Le numéro facture NABuCo est présent dans le champ « n° facture de
l’organisme de gestion ». Il est précédé du code UB
La date de mandatement et le n° de mandatement sont renseignés
lorsque les factures reviennent de NABuCo.
La date de règlement n’est pas renseignée.
Une fois que la facture retournée de NABuCo est intégrée, c’est le
montant TRC qui consomme le disponible sur les origines de crédit et
entités dépensières.
Manuel d’utilisation sur l’outil d’échanges Xlab-NABuCo – janvier 2008
Page 53
Les fonctions de XlabUniv
XlabUniv
Consulter les refus
Cette option vous permet de consulter les commandes et factures retournées par NABuCo que
vous avez refusées.
Accès : Intégration/Refus
Page 54
Manuel d’utilisation sur l’outil d’échanges Xlab-NABuCo – janvier 2008
XlabUniv
Les fonctions de XlabUniv
Reprendre les fournisseurs et agents NABuCo
La fonction de reprise permet de renseigner automatiquement le « numéro d’identification
fournisseur NABuCo » des fournisseurs et agents existants déjà dans Xlab à partir d’un fichier
créé par NABuCo
Le numéro d’identification NABuCo est consultable dans la fenêtre <Infos…> du fournisseur ou
de l’agent.
•
Seuls les fournisseurs et agents, portant sur une facture mandatée au
cours de l’exercice sélectionné lors de l’extraction et portant sur les
centres de responsabilité composant le laboratoire, sont repris.
•
Pour un même fournisseur ou agent, il est possible de renseigner, au
maximum, 3 numéros d’identification NABuCo différents pour
permettre la communication avec 3 établissements différents.
Reprendre les fournisseurs NABuCo
Accès : Intégration/Reprise NABuCo…/Fournisseurs
Manuel d’utilisation sur l’outil d’échanges Xlab-NABuCo – janvier 2008
Page 55
Les fonctions de XlabUniv
XlabUniv
Pour reprendre les fournisseurs NABuCo :
1. Sélectionner dans la liste déroulante, l’organisme que vous désirez consulter (seuls les
organismes de type « Etablissement d’enseignement supérieur » sont proposés).
2. Cliquer sur le bouton <Lancer> pour lancer la reprise.
3. Un message vous informe que la mise à jour est terminée.
4. La « liste des fournisseurs NABuCo non repris dans Xlab » s’imprime.
5. A l’aide de l’état imprimé, vous devez mettre à jour manuellement les codes identification
fournisseur NABuCo des fournisseurs qui existent dans Xlab mais qui n’ont pas été mis à jour
automatiquement. Pour cela, modifiez le fournisseur (fenêtre <Infos…> du fournisseur).
Reprendre les agents NABuCo
Accès : Intégration/Reprise NABuCo…/Agents
Pour reprendre les agents NABuCo :
1. Sélectionner dans la liste déroulante, l’organisme que vous désirez consulter (seuls les
organismes de type « Etablissement d’enseignement supérieur » sont proposés).
2. Cliquer sur le bouton <Lancer> pour lancer la reprise.
3. Un message vous informe que la mise à jour est terminée.
4. La « liste des agents NABuCo non repris dans Xlab » s’imprime.
5. A l’aide de l’état imprimé, vous devez mettre à jour manuellement les codes identification
fournisseur NABuCo qui existent dans Xlab mais qui n’ont pas été mis à jour par la procédure
automatique. Pour cela, modifiez l’agent en utilisant Xlab (fenêtre <Infos…> de l’agent).
Il est possible de redemander périodiquement à l’établissement
d’enseignement supérieur le fichier des fournisseurs ou des agents
concernant votre laboratoire afin de mettre à jour les numéros
d’identification NABuCo.
Page 56
Manuel d’utilisation sur l’outil d’échanges Xlab-NABuCo – janvier 2008
XlabUniv
Les fonctions de XlabUniv
Le numéro d’identification fournisseur NABuCo en gestion
courante :
Lors de la création d’un nouveau fournisseur ou d’un nouvel agent
dans Xlab, vous devez renseigner manuellement le numéro
d’identification fournisseur NABuCo avant de l’utiliser pour une
dépense imputée sur les crédits de l’établissement d’enseignement
supérieur.
Code de l’établissement d’enseignement supérieur
N° d’identification du fournisseur dans NABuCo.
Manuel d’utilisation sur l’outil d’échanges Xlab-NABuCo – janvier 2008
Page 57
Les fonctions de XlabUniv
XlabUniv
Différences sur les données à intégrer
Lors de chaque « Retour » effectué depuis NABuCo, les mouvements commandes et factures
sont comparés aux projets de commande et aux factures correspondants, déjà présents dans
Xlab et un état des différences est édité.
Si le gestionnaire NABuCo a modifié une ou plusieurs données concernant un mouvement
précédemment saisi dans Xlab, ces modifications sont portées sur l’état. Dans le cas contraire, la
mention « Aucune différence » est inscrite.
Tant que les mouvements, commandes et factures, provenant de NABuCo n’ont pas été intégrés
dans Xlab, il est possible d’éditer à nouveau cet état.
Les mouvements intégrés automatiquement n’apparaissent pas sur
l’état des différences édité à partir du menu Intégration/Différences sur
les données à intégrer.
Page 58
Manuel d’utilisation sur l’outil d’échanges Xlab-NABuCo – janvier 2008
XlabUniv
Intégration des mouvements issus d’XlabUniv dans NABuCo
Intégration des mouvements issus d’XlabUniv dans
NABuCo
La gestion des pré commandes issues d’XlabUniv
Les projets de commande issus d’XlabUniv sont accessibles soit :
- par le menu Dépenses/ Gestion des commandes/ Création pré-commande Xlab dans
NABuCo (XLBXCOM1) (menu défini par défaut lors de la livraison de l’outil d’échanges
coté NABuCo),
- soit, par un menu défini par le correspondant NABuCo.
Liste des projets de commandes XlabUniv à insérer
Cet écran liste les projets de commande issus d’XlabUniv, triés par code UB et code CR et par
numéro.
A l’issue de la sélection et de la validation d’un projet de commande issu d’XlabUniv, celui-ci suit
le même cycle de dépense qu’une pré-commande de fournitures NABuCo :
- rattachement à un engagement existant ou génération d’un engagement,
- visa de l’engagement,
- visa de la commande,
- impression éventuelle du bon de commande.
Les commandes NABuCo sont envoyées à XlabUniv à l’issue des visas engagement et
commande, avec la date de visa engagement.
Manuel d’utilisation sur l’outil d’échanges Xlab-NABuCo – janvier 2008
Page 59
Intégration des mouvements issus d’XlabUniv dans NABuCo
XlabUniv
Création de la pré-commande dans NABuCo
L’entête de la pré-commande NABuCo est initialisée avec les valeurs du projet de commande
XlabUniv :
- Le n° XlabUniv du projet de commande,
- Le libellé du projet de commande,
- Le montant HT,
- Le montant TVA,
- Le montant TTC,
- Le numéro du marché (si renseigné dans le projet de commande XlabUniv). Le millésime,
la tranche, le n° lot du marché sont à compléter,
- La convention (si renseignée dans le projet de commande XlabUniv),
- Le fournisseur,
- La destination budgétaire (si renseignée dans le projet de commande XlabUniv).
Les adresses fournisseur, de livraison et de facturation sont initialisées par défaut dans NABuCo.
A ce stade, il est possible de créer la pré-commande dans NABuCo, en choisissant l’option
"Création" ou de la rejeter en choisissant l’option "Rejet".
Les lignes de fourniture de la pré-commande NABuCo sont renseignées avec les lignes détail du
projet de commande XlabUniv.
Les lignes commentaires (lignes sans quantité et sans prix) saisies dans
XlabUniv ne sont pas transmises à NABuCo.
Page 60
Manuel d’utilisation sur l’outil d’échanges Xlab-NABuCo – janvier 2008
XlabUniv
Intégration des mouvements issus d’XlabUniv dans NABuCo
Pour accéder aux lignes de fournitures de la commande, utiliser la touche [Pg. Suiv.].
Pour accéder aux différentes zones, utiliser les touches [Entrée] / [Echap] [Entrée].
Pour accéder aux différentes lignes, utiliser les touches [Flèche Bas] / [Flèche Haut].
Il est possible de visualiser le montant global de la commande en utilisant la touche [Pg. Suiv.].
Manuel d’utilisation sur l’outil d’échanges Xlab-NABuCo – janvier 2008
Page 61
Intégration des mouvements issus d’XlabUniv dans NABuCo
XlabUniv
Génération de l’engagement NABuCo associé à la commande
Après validation de la commande, il est proposé d’engager la commande :
La pré-commande créée peut être attachée:
- soit à un nouvel engagement en choisissant l’option ‘génération d’un pré-engagement’,
- soit à un engagement existant en choisissant l’option ‘Affectation à un engagement’.
La saisie de l’engagement assoicié se fait par l’écran ci-dessous :
Page 62
Manuel d’utilisation sur l’outil d’échanges Xlab-NABuCo – janvier 2008
XlabUniv
Intégration des mouvements issus d’XlabUniv dans NABuCo
Manuel d’utilisation sur l’outil d’échanges Xlab-NABuCo – janvier 2008
Page 63
Intégration des mouvements issus d’XlabUniv dans NABuCo
XlabUniv
Rejet du projet de commande XlabUniv dans NABuCo
Il est possible de rejeter un projet de commande issu d’XlabUniv.
Les projets de commande rejetés ne sont pas transmis à XlabUniv
comme dans le cadre de l’interface avec le CNRS. Le traitement reste
manuel coté laboratoire.
Le rejet d’une pré-commande est suivi de la saisie d’un motif. Les projets de commande rejetés ainsi
que le motif de rejet sont listés dans l’historique des échanges.
Page 64
Manuel d’utilisation sur l’outil d’échanges Xlab-NABuCo – janvier 2008
XlabUniv
Intégration des mouvements issus d’XlabUniv dans NABuCo
La gestion des factures issues d’XlabUniv
Les factures issues d’XlabUniv sont intégrées automatiquement dans NABuCo. Elles
apparaissent dans la grille "Saisie des factures".
Le rapprochement de la facture avec le projet de commande issu d’XlabUniv peut se faire en
référençant le n° commande NABuCo en " Saisie facture fournisseur " (FAFXSAI1) ou bien plus
tard en " Liquidation facture " (LIQXSAI1).
A l’issue de l’intégration des factures XlabUniv dans NABuCo, celles-ci suivent le même cycle
qu’une facture NABuCo classique, c’est à dire:
- Liquidation
- Mandatement (verrouillage des lots, génération et édition des mandats)
- Prise en charge en comptabilité générale
Les factures sont envoyées à XlabUniv à l’issue de ces étapes avec la date de mandat.
Modification de la facture issue d’XlabUniv avant liquidation
Il est possible de modifier la facture dans NABuCo avant liquidation :
En tapant [liste] sur la zone "ref. facture fournisseur" vous obtenez la liste des factures en attente
de liquidation.
Manuel d’utilisation sur l’outil d’échanges Xlab-NABuCo – janvier 2008
Page 65
Intégration des mouvements issus d’XlabUniv dans NABuCo
XlabUniv
Liquidation de la facture dans NABuCo
Le rapprochement de la facture avec le projet de commande issu d’XlabUniv se fait lors de la
" liquidation de la facture " (LIQXSAI1) s’il n’a pas été déjà fait en " Saisie facture Fournisseur
(FAFXSAI1) " en référençant le numéro de commande NABuCo et d'engagement NABuCo
associé.
Page 66
Manuel d’utilisation sur l’outil d’échanges Xlab-NABuCo – janvier 2008
XlabUniv
Intégration des mouvements issus d’XlabUniv dans NABuCo
Pour rappeler les factures en instance de liquidation, il faut faire [Liste] sur la zone " No Facture ":
Et sélectionner une facture :
Manuel d’utilisation sur l’outil d’échanges Xlab-NABuCo – janvier 2008
Page 67
Intégration des mouvements issus d’XlabUniv dans NABuCo
XlabUniv
Pour rapprocher la facture de la commande issue d’XlabUniv, si cela n’a pas été déjà fait en
"Saisie facture".
-
saisir d’abord, le numéro de convention (écran LIQXSAI1), si la commande fait référence
à une convention,
-
saisir ensuite le n° de commande NABuCo
ou faire [Liste] sur la zone "No Commande", pour lister les commandes :
Page 68
Manuel d’utilisation sur l’outil d’échanges Xlab-NABuCo – janvier 2008
XlabUniv
Les états de XlabUniv
Les états de XlabUniv
Manuel d’utilisation sur l’outil d’échanges Xlab-NABuCo – janvier 2008
Page 69
Les états de XlabUniv
XlabUniv
Le projet de commande
Accès : bouton <Imprimer> dans la fenêtre PCOM3000
Page 70
Manuel d’utilisation sur l’outil d’échanges Xlab-NABuCo – janvier 2008
XlabUniv
Les états de XlabUniv
La liste des projets de commande
Manuel d’utilisation sur l’outil d’échanges Xlab-NABuCo – janvier 2008
Page 71
Les états de XlabUniv
XlabUniv
La liste des factures
Page 72
Manuel d’utilisation sur l’outil d’échanges Xlab-NABuCo – janvier 2008
XlabUniv
Les états de XlabUniv
Les bordereaux de transfert
Bordereau de transfert des projets de commande
Manuel d’utilisation sur l’outil d’échanges Xlab-NABuCo – janvier 2008
Page 73
Les états de XlabUniv
XlabUniv
Bordereau de transfert des factures
Page 74
Manuel d’utilisation sur l’outil d’échanges Xlab-NABuCo – janvier 2008
XlabUniv
Les états de XlabUniv
Les bordereaux de réception
Bordereau des commandes à intégrer
Bordereau des factures à intégrer
Manuel d’utilisation sur l’outil d’échanges Xlab-NABuCo – janvier 2008
Page 75
XlabUniv
Les états de XlabUniv
Etat des différences entre les commandes
Page 76
Manuel d’utilisation sur l’outil d’échanges Xlab-NABuCo – janvier 2008
XlabUniv
Les états de XlabUniv
Etat des différences entre les factures
Manuel d’utilisation sur l’outil d’échanges Xlab-NABuCo – janvier 2008
Page 77
XlabUniv
Les états de XlabUniv
Liste des fournisseurs/agents non repris
Page 78
Manuel d’utilisation sur l’outil d’échanges Xlab-NABuCo – janvier 2008
XlabUniv
Les états de XlabUniv
L’historique des échanges
Manuel d’utilisation sur l’outil d’échanges Xlab-NABuCo – janvier 2008
Page 79
XlabUniv
Les états de XlabUniv
Liste des commandes refusées
Page 80
Manuel d’utilisation sur l’outil d’échanges Xlab-NABuCo – janvier 2008
XlabUniv
Les états de XlabUniv
Liste des factures refusées
Manuel d’utilisation sur l’outil d’échanges Xlab-NABuCo – janvier 2008
Page 81
Les messages d’erreur
Page 82
XlabUniv
Manuel d’utilisation sur l’outil d’échanges Xlab-NABuCo – janvier 2008
XlabUniv
Les messages d’erreur
ANNEXE Les messages d’erreur d’XlabUniv
Reprise des fournisseurs/agents NABuCo
N°
9001
Libellé du message
Reprise impossible, les 3 identifications NABuCo sont
renseignées dans votre fichier fournisseur.
9003
Le code organisme sélectionné n'est pas conforme à
celui du fichier NABuCo.
Le fichier "nom du fichier" n'existe pas dans le répertoire
défini dans <Paramétrage/ Organisme/ Liaisons>.
9004
Manuel d’utilisation sur l’outil d’échanges Xlab-NABuCo – janvier 2008
Pour résoudre le problème…
Votre laboratoire dépend de plus de 3 organismes de tutelle utilisant NABuCo, Xlab
ne permet d'enregistrer les codes fournisseurs NABuCo que pour 3 établissements
au maximum.
Les agents ou les fournisseurs que vous essayez d'importer n'appartiennent pas à
l'organisme de gestion que vous avez sélectionné.
XlabUniv ne trouve pas le fichier "agent" (AGENNAB) ou "fournisseur" (FOURNAB)
sur votre disque. Assurez vous que vous avez bien récupéré le fichier et que la
localisation du fichier à reprendre est correct.
Si le fichier est absent de votre poste, il faut le récupérer sur la machine de
communication ("machine de comm") s'il y est disponible ou contacter votre
correspondant informatique NABuCo.
Si le fichier est présent mais que la localisation du fichier à reprendre est incorrect, il
faut aller dans Xlab, Administration/Paramétrage/Organisme, bouton "Liaisons..." et
modifier le "Chemin des fichiers ASCII".
Page 83
Les messages d’erreur
XlabUniv
Intégration commande
N°
9102
9104
9105
9106
9107
9108
9109
Libellé du message
Cette commande vient d'être intégrée dans XlabUniv par
un autre utilisateur.
Le montant de la commande ne peut-être négatif.
Pour un commentaire, seule la désignation doit être
renseignée.
Problème lors de la recherche du dernier N° de
commande. Veuillez prévenir l'administrateur.
La commande est validée sous le N° "numéro
commande".
Attention, ce mouvement va être retiré de la liste d'attente
: il ne vous sera plus possible de l'intégrer ultérieurement.
Confirmez-vous le refus de cette commande ?
La date de livraison doit être postérieure ou égale à la
date de la commande.
9110
La commande ne peut être passée à un fournisseur
désactivé.
9111
Vous ne pouvez imputer la commande sur cette origine
car sa date de début de validité n'est pas atteinte.
9112
Vous ne pouvez imputer la commande sur cette origine
car sa date de fin de validité est dépassée.
9114
9115
Cette nature de dépense n'est plus valide.
Vous ne pouvez pas saisir une commande sur une origine
de crédit de niveau 0 ou 1.
Page 84
Pour résoudre le problème…
Vous essayez d'intégrer ou de refuser une commande alors qu'un autre utilisateur
vient de l'intégrer.
Vous pouvez saisir une ou plusieurs lignes de commande négatives mais le
montant total commandé (somme des lignes commande) doit rester positif ou nul.
Pour saisir une ligne de commentaire, il ne faut renseigner que la zone
"désignation", toutes les autres zones doivent être vides.
La base est très certainement endommagée. Contactez l'administrateur puis votre
support assistance.
Ce message vous informe que la commande a été intégrée dans Xlab et vous
donne son numéro Xlab.
Lorsque vous refusez d'intégrer un mouvement (commande ou facture), il n’est pas
possible de revenir en arrière. Avant de refuser, il faut vous assurer que c'est la
seule solution en contactant, par exemple les services financiers de l'établissement.
La date de livraison saisie dans Xlab doit être postérieure ou égale à la date de la
commande.
Remarque : la date de la commande est la date de saisie de la commande dans
NABuCo.
Vous ne pouvez pas utiliser un fournisseur au statut "désactivé". Renseignez-vous
sur le motif : seuil des marché atteint pour un des organismes de la base,
fournisseur en double,…
Lorsque vous avez défini l'origine de crédit, vous avez saisi une date de début de
validité. Cette date est postérieure à la date d'intégration de la commande, c'est
pourquoi, Xlab vous interdit d'utiliser cette origine. Pour modifier les dates de validité
d'une origine de crédit, il faut aller dans Xlab, menu Crédits/Origines de crédit,
fenêtre ORIG_3000.
Lorsque vous avez défini l'origine de crédit, vous avez saisi une date de fin de
validité. Cette date est antérieure à la date d'intégration de la commande, c'est
pourquoi, Xlab vous interdit d'utiliser cette origine. Pour modifier les dates de validité
d'une origine de crédit, il faut aller dans Xlab, menu Crédits/Origines de crédit,
fenêtre ORIG_3000.
La nature a été désactivée dans Xlab. Elle ne peut donc plus être utilisée.
On ne peut pas utiliser une origine de niveau 0 ou 1, même si cette origine est de
niveau fin. La commande doit être imputée sur une origine de niveau 3 ou plus.
Manuel d’utilisation sur l’outil d’échanges Xlab-NABuCo – janvier 2008
XlabUniv
Les messages d’erreur
N°
9118
Libellé du message
Le montant total H.T. de la commande retournée (montant
envoyé par NABuCo) est différent du montant total H.T.
calculé (montant calculé par Xlab (somme des montants
H.T. des lignes détails)). L'écart est de "la différence entre
le montant envoyé par NABuCo et le montant calculé par
Xlab". Le montant total de la commande est-il correct ?
Pour résoudre le problème…
Ce message apparaît lorsque vous avez modifié le montant d'une où plusieurs
lignes détail et que la somme des lignes devient différente de la somme envoyée
par NABuCo ou lorsque la somme des montants des lignes détail est différente du
montant total envoyé par NABuCo. Ceci peut être du à des écarts d'arrondis sur les
quantités ou les montants. Vous pouvez alors choisir:
- de confirmer la saisie des lignes détail. Le montant total de la commande sera
alors égal à la somme des lignes détail saisies. L'information du montant de la
commande envoyé par NABuCo sera perdu.
- de ne pas confirmer la saisie. L'intégration de la commande sera interrompue et
vous pourrez modifier les lignes détail.
9119
La TVA totale de la commande (montant envoyé par
NABuCo) est différente de la somme des TVA sur les
lignes commande (montant calculé par Xlab (somme des
lignes détails)). L'écart est de "la différence entre le
montant envoyé par NABuCo et le montant calculé par
Xlab" . La TVA totale est-elle correcte ?
Ce message apparaît lorsque
- vous modifiez le montant et/ou le taux de TVA d'une où plusieurs lignes détail et
que la somme des lignes devient différente de la somme envoyée par NABuCo.
- le montant de la TVA calculé par Xlab est différent de celui envoyé par NABuCo
(problème d'arrondi).
Vous pouvez alors choisir :
- de confirmer la saisie des lignes détail. Le montant total de la TVA sera alors égal
à la somme des lignes détail saisies. L'information du montant de la TVA envoyé
par NABuCo sera perdue.
- de ne pas confirmer la saisie. L'intégration de la commande sera interrompue et
vous pourrez modifier les lignes détail pour ajuster les montants TVA des lignes au
montant TVA renvoyé par NABuCo.
9120
Vous ne pouvez pas sélectionner le fournisseur ‘AUTRE’
9121
Cette commande vient d'être refusée dans XlabUniv par
un autre utilisateur.
Lors de l'intégration d'une commande ou d'une facture, vous ne pouvez pas utiliser
le fournisseur ‘AUTRE’. Ce fournisseur est réservé aux demandes d'achat.
Vous essayez d'intégrer ou de refuser une commande alors qu'un autre utilisateur
vient de la refuser.
Manuel d’utilisation sur l’outil d’échanges Xlab-NABuCo – janvier 2008
Page 85
Les messages d’erreur
XlabUniv
Intégration facture
N°
9201
Libellé du message
Vous n'êtes pas habilité à intégrer cette facture.
9202
Cette facture vient d'être intégrée dans XlabUniv par un
autre utilisateur.
L’engagement/commande
N° "numéro engagement
NABuCo/ N° commande NABuCo" doit être intégré
avant la facture.
La facture n'existe pas dans Xlab et l'exercice de la
facture est différent de l'exercice courant. Vous ne
pouvez donc pas intégrer cette facture.
La commande Xlab N° "numéro de commande Xlab"
associée à cette facture doit être modifiée.
L'organisme a soldé la commande. Confirmez-vous le
solde ?
9203
9204
9205
9206
9207
L'identifiant du fournisseur doit être identique à celui
indiqué par l'organisme ("identifiant du fournisseur
envoyé par NABuCo").
9208
Le montant total HT ne correspond pas au cumul des
lignes détail. Montant = "montant net HT" Cumul =
"somme des lignes détail HT".
Page 86
Pour résoudre le problème…
Vous essayez d'intégrer une facture sur une origine de crédit pour laquelle vous
n'êtes pas habilité.
Vous essayez d'intégrer ou de refuser une facture alors qu'un autre utilisateur vient
de l'intégrer.
La commande ou l'engagement mission correspondant à la facture se trouve dans
la boîte aux lettres des commandes en attente d'intégration. Vous devez intégrer la
commande avant de pouvoir intégrer la facture.
La facture que vous essayez d'intégrer se rapporte à un exercice antérieur à celui
de la base Xlab. Vous ne pouvez pas l'intégrer dans Xlab.
Ce message signifie que les informations portées par la facture implique une
modification de certains éléments de la commande.
Ce message vous informe que la commande ou l'engagement a été soldé dans
NABuCo. Il vous permet de solder la commande Xlab lors de l'intégration de la
facture.
Lors de l'intégration d'une facture, vous pouvez changer le fournisseur envoyé par
NABuCo dans la mesure où l'un des 4 critères suivant est respecté:
- égalité du code NABuCo entre le fournisseur envoyé par NABuCo et celui
sélectionné dans Xlab.
- égalité du SIREN (le SIRET peut être différent) entre le fournisseur envoyé par
NABuCo et celui sélectionné dans Xlab.
- égalité du numéro de TVA intracommunautaire entre le fournisseur envoyé par
NABuCo et celui sélectionné dans Xlab.
- égalité du numéro INSEE entre le fournisseur envoyé par NABuCo et celui
sélectionné dans Xlab.
Le montant facturé net H.T. saisi dans la fenêtre FACF_3000 n'est pas égal à la
somme des lignes de facture. Vous devez modifier les lignes détail ou le montant
facturé net.
Manuel d’utilisation sur l’outil d’échanges Xlab-NABuCo – janvier 2008
XlabUniv
Les messages d’erreur
N°
9209
Libellé du message
Le montant TVA total retourné ("montant TVA") est
différent de la somme des TVA sur les lignes ("somme
des montants TVA des lignes détail"). L'écart est de
("différence entre la TVA total et la somme des lignes").
La somme des TVA sur les lignes est-elle correcte ?
Pour résoudre le problème…
Le montant TVA saisi dans la fenêtre FACF_3000 n'est pas égal à la somme des
lignes de facture. Vous pouvez :
- confirmer votre saisie
- modifier les lignes détail ou le montant TVA total pour avoir égalité entre les deux.
9210
La date facture du fournisseur est antérieure ou égale à
la date de commande ("date de saisie de la commande
dans NABuCo"). Voulez-vous continuer ?
La date de réception est antérieure ou égale à la date
de commande ("date de saisie de la commande dans
NABuCo").Voulez-vous continuer ?
Confirmez-vous la génération des lignes détail de la
facture à partir de celles de la commande ?
Voulez-vous solder la commande ?
Vous ne pouvez pas passer de facture sur un
fournisseur au statut désactivé.
Xlab vous demande de confirmer la date de la facture fournisseur lorsqu'elle est
antérieure à la date de la commande, c'est à dire à la date de saisie de la
commande dans NABuCo.
Xlab vous demande de confirmer la date de réception de la facture lorsqu'elle est
antérieure à la date de la commande, c'est à dire à la date de saisie de la
commande dans NABuCo.
Lors de l'intégration d'une facture, vous pouvez récupérer les lignes détail de la
commande.
XlabUniv vous propose de solder la commande lorsque vous intégrez la facture.
Vous ne pouvez pas utiliser un fournisseur au statut "désactivé". Renseignez vous
sur le motif : seuil des marchés atteint pour un des organismes de la base,
fournisseur en double…
Lorsque vous avez défini l'origine de crédit, vous avez saisi une date de début de
validité. Cette date est postérieure à la date d'intégration de la commande, c'est
pourquoi, Xlab vous interdit d'utiliser cette origine. Pour modifier les dates de validité
d'une origine de crédit, il faut aller dans Xlab, menu Crédits/Origines de crédit,
fenêtre ORIG_3000.
9211
9212
9214
9218
9219
Vous ne pouvez imputer la facture sur cette origine car
sa date de fin de validité est dépassée.
9220
Vous ne pouvez imputer la facture sur cette origine car
sa date de début de validité n'est pas atteinte.
9221
Attention ce mouvement va être retiré de la liste
d'attente : il ne vous sera plus possible de l'intégrer
ultérieurement. Confirmez-vous le refus de cette facture
?
La facture est validée sous le N°"numéro de facture
Xlab".
Problème lors de la recherche du dernier N° de facture.
Veuillez prévenir l'administrateur.
9222
9223
Manuel d’utilisation sur l’outil d’échanges Xlab-NABuCo – janvier 2008
Lorsque vous avez défini l'origine de crédit, vous avez saisi une date de fin de
validité. Cette date est antérieure à la date d'intégration de la commande, c'est
pourquoi, Xlab vous interdit d'utiliser cette origine. Pour modifier les dates de validité
d'une origine de crédit, il faut aller dans Xlab, menu Crédits/Origines de crédit,
fenêtre ORIG_3000.
Lorsque vous refusez d'intégrer un mouvement (commande ou facture), il n’est pas
possible de revenir en arrière. Avant de refuser, il faut vous assurer que c'est la
seule solution en contactant, par exemple les services financiers de l'établissement.
Ce message vous informe que la facture a été intégrée dans Xlab et vous donne
son numéro Xlab.
La base est très certainement endommagée. Contactez l'administrateur puis votre
support assistance.
Page 87
Les messages d’erreur
N°
9230
Libellé du message
Le montant de la facture ne peut être négatif.
9231
Le prix est différent de celui figurant sur la commande :
"prix de la commande".
9233
Facture sans commande. Création d'une commande de
régularisation.
9234
Cette facture vient d'être refusée dans XlabUniv par un
autre utilisateur.
L'exercice de la facture dans XLAB est différent de
l'exercice de la facture NABuCo.//Vous ne pouvez donc
pas intégrer cette facture.
Le montant total TRC ne correspond pas au cumul des
lignes détail. Montant = "montant net HT"
Cumul="somme des lignes détail HT"
9235
9238
Page 88
XlabUniv
Pour résoudre le problème…
Vous pouvez saisir une ou plusieurs lignes de facture négatives mais le montant
total facturé (somme des lignes facture) doit rester positif ou nul.
A la validation de la facture, ce message est présent si vous avez récupéré les
lignes détail de la facture à partir de celles de la commande et que vous avez
modifié le prix unitaire sur la ligne facture.
Lorsqu'une facture créée dans NABuCo arrive dans Xlab et qu'elle ne fait pas de
référence à une commande NABuCo ou que l'engagement mission ou la
commande est absente des boîtes aux lettres et n'a pas été intégrée, une
commande dite de régularisation est créée par Xlab.
Cette situation se présente en particulier lorsque seul l'engagement a été saisi dans
NABuCo. Comme les engagements sans commande à l'exception des
engagements de mission ne sont pas envoyés à Xlab, la facture est alors vue
comme "sans commande" dans Xlab.
Vous essayez d'intégrer ou de refuser une facture alors qu'un autre utilisateur vient
de la refuser.
Le montant taxe rémanente comprise retourné par NABuCo est différent du montant
HT et donc de la somme des lignes détail HT de la facture. Vous devez modifier les
lignes détail.
Manuel d’utilisation sur l’outil d’échanges Xlab-NABuCo – janvier 2008
XlabUniv
Les messages d’erreur
Retour depuis NABuCo
N°
9301
Libellé du message
Le dossier "nom du dossier/répertoire avec son chemin
d'accès complet" n'est pas créé ou est erroné. Veuillez
contacter l'administrateur.
9302
Le fichier "N_ERREUR avec son chemin d'accès
complet"
n'existe
pas.
Veuillez
contacter
l'administrateur.
9303
Veuillez renseigner le chemin des fichiers ASCII dans la
sous-fenêtre Liaisons du module Organisme (menu
Paramétrage).
Vous n'avez pas déclaré le dossier/répertoire dans la zone "Chemin des fichiers
ASCII" de la fenêtre d'Xlab "Liaison de l'organisme (ETAB_3200)".
Pour cela, vous devez aller dans Xlab pour déclarer le dossier/répertoire dans la
rubrique "Chemin des fichiers ASCII" de la fenêtre "Liaison de l'organisme
(ETAB_3200)" (Administration/Paramétrage/Organisme puis bouton "Liaison...").
Exemple de chemin d'accès :
- sur PC : C:\dataxlab\transf\univ\
- sur Macintosh : Disque Dur:Base Xlab:tranf:univ:
9305
Voulez-vous éditer les bordereaux de transfert après
l'importation ?
Les bordereaux de transfert vous permettent de connaître l'ensemble des
mouvements contenus dans le ou les fichiers que vous venez de récupérer.
Attention, si vous répondez "non" à la question, vous ne pourrez plus imprimer ces
bordereaux. L'équivalent de l'état "Différences sur les données à intégrer" des
échanges avec la délégation du CNRS n'existe pas.
Manuel d’utilisation sur l’outil d’échanges Xlab-NABuCo – janvier 2008
Pour résoudre le problème…
Le dossier/répertoire que vous avez déclaré dans la zone "Chemin des fichiers
ASCII" de la fenêtre d'Xlab "Liaison de l'organisme (ETAB_3200)" n'existe pas ou
est erroné.
Assurez vous que vous avez bien déclaré le dossier/répertoire dans Xlab
(administration/Paramétrage/Organisme, bouton "Liaison...") et qu'il est bien
accessible à partir de votre poste par ce chemin d'accès.
Attention au problème du nom de l'unité réseau (unité s'appelant g: sur un poste et
x: sur un autre par exemple).
Exemple de chemin d'accès :
- sur PC : C:\dataxlab\transf\univ\
- sur Macintosh : Disque Dur:Base Xlab:tranf:univ:
Le dossier/répertoire que vous avez déclaré dans la zone "Chemin des fichiers
ASCII" de la fenêtre d'Xlab "Liaison de l'organisme (ETAB_3200)" est erroné.
Assurez vous que le dossier/répertoire déclaré est bien celui qui contient les fichiers
N_ERREUR créés par XlabUniv.
Pour cela, allez dans Xlab dans Administration/Paramétrage/Organisme, bouton
"Liaison..." et vérifiez le chemin des fichiers ASCII.
Page 89
Les messages d’erreur
XlabUniv
N°
9306
Libellé du message
Le numéro de réception attendu est le : "numéro de
réception attendu." Or le numéro reçu est le : "numéro
du fichier reçu". Vérifiez avec votre administrateur et
votre établissement les précédentes réceptions. Voulezvous continuer ?
Pour résoudre le problème…
Lorsque vous lancez un "Retour depuis NABuCo" et que le numéro du fichier reçu
ne correspond pas à celui attendu par XlabUniv, vous devez confirmer le retour. Il
est important de récupérer les sessions manquantes afin de ne pas perdre des
mouvements.
9307
La longueur du fichier "nom du fichier" est incorrecte.
9309
Des anomalies ont été détectées lors de l'importation et
peuvent
être
consultées
par
le
menu
Transfert/Anomalies retour.
9310
La session reçue ne correspond pas au laboratoire
courant : "code unité pour l'organisme".
Xlab vérifie que le fichier reçu est correct. Contactez votre correspondant
informatique NABuCo.
Lorsque vous récupérez un ou plusieurs fichiers de NABuCo et que certains
mouvements ne peuvent être enregistrés dans les boîtes aux lettres XlabUniv, ils
sont enregistrés dans un fichier nommé N_ERREUR avec le motif pour lequel ils
n'ont pas été enregistrés.
Dans certains cas, il vous faudra traiter manuellement le mouvement, comme par
exemple les commandes multi-destinations ou les factures multi-commandes.
Lors d'un "Retour depuis NABuCo", XlabUniv vérifie que le laboratoire enregistré
dans le fichier récupéré est bien le même que le laboratoire courant.
1) Assurez vous que le laboratoire courant est bien celui connu par NABuCo.
2) Assurez vous que le code pour l'organisme que vous avez déclaré dans la
fenêtre UNIT_3300 est correct. Vous accédez à cette fenêtre par Xlab dans
Administration/Paramétrage/Unité, bouton "Identification...".
2) Assurez vous que votre laboratoire a été déclaré correctement dans NABuCo.
Pour cela, contactez votre correspondant NABuCo.
9313
9314
Fichier erroné.
Erreur de transfert sur le fichier "Nom du fichier".
Xlab vérifie que le fichier reçu est correct. Contactez votre correspondant NABuCo.
Lorsqu'un incident survient lors de l'enregistrement des mouvements en provenance
de NABuCo dans les boîtes aux lettres XlabUniv, XlabUniv vous prévient et vous
demande de récupérer une nouvelle fois le fichier. Pour cela, il faut cocher la case
"récup. sessions antérieures" dans la fenêtre "Retour depuis NABuCo
(TRFN_2000)". Si vous ne faites pas cette opération, vous perdrez ou rendrez
incohérent certains mouvements.
9315
Traitement interrompu : connexion impossible sur :
"adresse saisie dans liaison".
La connexion sur la "machine de comm" n'a pas pu être réalisée. Notez le numéro
de ce message, conservez le rapport de déroulement de la session ftp
(NABXRAP.TXT) et contactez l'informaticien de votre laboratoire ou votre
correspondant NABuCo.
Page 90
Manuel d’utilisation sur l’outil d’échanges Xlab-NABuCo – janvier 2008
XlabUniv
Les messages d’erreur
N°
9316
Libellé du message
Traitement interrompu : copie du fichier "nom du fichier"
vers poste local impossible.
Pour résoudre le problème…
Le transfert du fichier entre la "machine de comm" et votre poste n'a pu être réalisé.
Notez le numéro de ce message, conservez le rapport de déroulement de la
session ftp (NABXRAP.TXT) et contactez l'informaticien de votre laboratoire ou
votre correspondant informatique NABuCo.
9318
Traitement interrompu : sauvegarde du fichier "nom du
fichier" vers le répertoire 'SAUVE' distant impossible.
Les fichiers échangés entre Xlab et la "machine de comm" sont sauvegardés dans
un répertoire appelé "SAUVE". Cette sauvegarde n'est pas possible. Notez le
numéro de ce message, conservez le rapport de déroulement de la session ftp
(NABXRAP.TXT) et contactez l'informaticien de votre laboratoire ou votre
correspondant informatique NABuCo.
9320
Pas de fichier trouvé sur la machine de communication
de l'organisme de tutelle.
Traitement interrompu : consultation du répertoire "nom
du répertoire" distant impossible.
Il n'y a pas de fichier en attente disponible pour votre laboratoire sur la "machine de
comm".
XlabUniv ne peut pas consulter le répertoire de votre laboratoire sur la "machine de
comm". Notez le numéro de ce message, conservez le rapport de déroulement de
la session ftp (NABXRAP.TXT) et contactez l'informaticien de votre laboratoire ou
votre correspondant NABuCo.
9322
Traitement interrompu : consultation du répertoire "nom
du répertoire" distant impossible. Reportez vous au
rapport de trace (NABXRAP.TXT) pour en déterminer la
cause.
XlabUniv ne peut pas consulter le répertoire de votre laboratoire sur la "machine de
comm". Notez le numéro de ce message, conservez le rapport de déroulement de
la session ftp (NABXRAP.TXT) et contactez l'informaticien de votre laboratoire ou
votre correspondant NABuCo.
Sur Mac 68000 uniquement.
9323
Veuillez renseigner la rubrique Logiciel dans la sousfenêtre Liaisons du module Organisme (menu
Paramétrage).
Vous n'avez pas renseigné la ligne "Logiciel" dans la fenêtre ETAB_3200. Cette
fenêtre
se
trouve
dans
l'application
Xlab
dans
Administration/Paramétrage/Organisme, bouton "Liaisons...".
Reportez-vous au chapitre 3.2 (paramétrage d'Xlab) pour savoir comment
renseigner cette zone.
9321
Manuel d’utilisation sur l’outil d’échanges Xlab-NABuCo – janvier 2008
Page 91
Les messages d’erreur
XlabUniv
Projet de commande
N°
9401
Libellé du message
Le "fournisseur/agent" doit avoir un numéro
d'identification NaBuCo renseigné ou un identifiant
(SIREN, SIRET, TVA ICC, INSEE,...)
Vous ne pouvez pas détruire ce projet de commande
car il est transmis à NABuCo
Pour résoudre le problème…
Vérifiez que l’identifiant Xlab du fournisseur est renseigné ou que le n° identification
fournisseur NABuCo est renseigné (fenêtre <Infos…> de fournisseur). Vous pouvez
vous reporter à la fonction « Reprendre les fournisseurs ou les agents »
Si vous souhaitez supprimer ce projet de commande, vous pouvez solder ce
dernier.
9404
Ce projet de commande a été transmis à NABuCo, vous
ne pouvez pas modifier le montant total
9405
Ce marché n'est pas référencé dans la base pour ce
fournisseur
Vous pouvez modifier les données propres à Xlab telles que :
- l’origine de crédit si le code de gestion 1 reste inchangé
- les entités dépensières
- la nature de dépense
- l’indicateur de solde
- les codes matières
- les codes imputations
- les adresses
L’ajout, la suppression ou la modification d’une ligne est possible à condition que le
montant total HT et la taxe restent identiques
Ce marché existe, mais pas pour ce fournisseur.
9407
Vous devez d’abord saisir une origine de crédit.
Vous devez saisir l’origine de crédit sur l’entête de la commande avant de cliquer
sur le bouton <Lignes…>.
9408
Attention, la modification de l’origine change le taux de
rémanence appliqué sur le projet de commande
(montants TRC).
La modification n’est pas répercutée sur les factures
déjà saisies.
L’origine de crédit à changé et le taux de rémanence est différent de celui de
l’origine initiale.
9402
Page 92
Manuel d’utilisation sur l’outil d’échanges Xlab-NABuCo – janvier 2008
XlabUniv
Les messages d’erreur
Facture
N°
9501
Libellé du message
Une facture se rattache à des commandes imputées sur
des origines de crédit dont l'organisme de gestion est de
type 'ETSUP'
9502
Vous ne pouvez pas détruire une facture TRANSMISE
ou RETOURNEE
Pour résoudre le problème…
Les factures saisies dans XlabUniv se rattachent obligatoirement à une origine de
crédit liée à un organisme de type ‘Etablissement d’Enseignement supérieur’.
Vérifiez que la commande associée est sur une origine de crédit rattachée à un
organisme de type Etablissement d’Enseignement supérieur’.
La facture a été transmise à NABuCo ou provient de NABuCo, vous ne pouvez
donc pas la détruire. Si vous souhaitez la supprimer, ramenez le montant HT de la
facture à 0.
Extraction
N°
9601
Libellé du message
Extraction impossible : l'extraction précédente ( @1 ) n'a
pas été transférée.
Pour résoudre le problème…
Il n’est pas possible de lancer une nouvelle extraction si la précédente n’a pas été
transmise. Transférez la précédente extraction avant d’effectuer l’extraction
courante.
N°
9802
Libellé du message
Le code établissement NABuCo doit être saisi dans
niveau 1 (liaison pour l'organisme
9804
Traitement interrompu : impossible de renommer le
fichier @1.
Pour résoudre le problème…
Le code numérique de l’établissement ‘NABuCo’ avec lequel vous êtes en relation
doit être saisi dans la fenêtre liaison de l’organisme accessible par le menu
Administration/Paramétrage/organisme bouton <Liaisons..>
Contactez l’informaticien de votre laboratoire ou votre correspondant informatique
NABuCo
Transfert
Manuel d’utilisation sur l’outil d’échanges Xlab-NABuCo – janvier 2008
Page 93
XlabUniv
L’index
Index
A
agent
anomalies
4, 13, 25, 38, 42, 52, 57, 58, 59, 84
43, 46
B
bon de commande
bordereaux de réception
bordereaux de transfert
20
20, 21, 36
21
D
demande d’achat
Differences
extraction
7, 29, 40, 45, 57
F
fournisseur
I
identifiant du laboratoire
identification fournisseur
origines de crédit
20
P
17, 18, 20, 22
R
56, 85, 88
21
T
41
U
unité budgétaire (UB)
11, 42, 47
3, 8, 18, 19, 84, 93
84
O
transmettre
4, 13, 25, 34, 59, 84
H
historique des échanges
machine de communication
messages d’erreur
refus
retours
E
45
M
paramétrer
35,
60
44
48
43, 52
J
journal de transfert
34, 37, 61
42, 43, 77
41, 75, 91
C
centre de responsabilité (CR).
code de gestion
conventions
Intégration automatique
Intégrer les commandes
Intégrer les factures
20
X
XlabUniv
22
20
25, 30, 34, 57, 58, 59
Manuel d’utilisation sur l’outil d’échanges Xlab-NABuCo – janvier 2008
Page 94
Was this manual useful for you? yes no
Thank you for your participation!

* Your assessment is very important for improving the work of artificial intelligence, which forms the content of this project

Download PDF

advertising