Manuel Utilisateur

Manuel Utilisateur
COFFETIME INC.
Manuel d’Utilisation
CoffeeTime
MANUEL D’UTILISATION DE COFFEETIME
INTRODUCTION................................................................................................................................................. 3
CONFIGURATION REQUISE........................................................................................................................... 4
INSTALLATION .................................................................................................................................................. 4
AVEC JAVA WEB START ..................................................................................................................................... 4
SANS JAVA WEB START ...................................................................................................................................... 4
LANCEMENT....................................................................................................................................................... 4
AVEC JAVA WEB START ..................................................................................................................................... 4
SANS JAVA WEB START ...................................................................................................................................... 5
UTILISATION ...................................................................................................................................................... 6
CONNEXION ET DECONNEXION ............................................................................................................................ 6
AFFICHAGE DU PLANNING ................................................................................................................................... 8
Description de la fenêtre de planning. .......................................................................................................... 8
Modification de la période d’affichage ......................................................................................................... 9
CREATION ET MODIFICATION D’UNE REUNION ................................................................................. 10
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MANUEL D’UTILISATION DE COFFEETIME
Introduction
Ce manuel est destiné utilisateur du logiciel client CoffeeTime.
CoffeeTime est un gestionnaire électronique de réunion. Il permet de noter et de suivre les
différentes réunions ou rendez-vous qu’un groupe de personnes peuvent avoir à organiser.
Les principales fonctionnalités de ce logiciel sont :
- La saisie, pour chaque membre de l’équipe, des rendez-vous à partir de n’importe quel
poste de travail relié à Internet.
- L’affichage du planning de n’importe quel collaborateur pour une période définie par
l’utilisateur.
- La gestion des collaborateurs disponibles pour chaque créneau horaire.
- L’identification des utilisateurs par un login et un mot de passe.
- Le rappel aux membres de l’équipe de chacun de leurs rendez-vous respectifs
- Un bilan du nombre d’heures passées en réunion pour chacune des personnes de
l’équipe
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MANUEL D’UTILISATION DE COFFEETIME
Configuration requise
CoffeeTime fonctionne sur n’importe quelle plateforme ayant la JRE™ de Sun© version 1.4
d’installée.
Installation
Avec Java Web Start
Téléchargez le fichier « Client (version Java Web Start) » sur le site de CoffeeTime, rubrique
Téléchargement.
Java Web Start vous demandera l’autorisation d’installer ce logiciel sur votre poste.
Si vous cliquez sur « Démarrer », il téléchargera la dernière version du client, l’installera sur
votre ordinateur et l’exécutera.
Sans Java Web Start
Téléchargez le fichier « Client » sur le site de CoffeeTime, rubrique Téléchargement.
Lancement
Avec Java Web Start
Lancez Java Web Start., selectionez Coffee. Et cliquez sur « Démarrer ».
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MANUEL D’UTILISATION DE COFFEETIME
Remaque : Sous windows, Il est possible de créer des raccourcis sur le bureau et dans le
menu «Démarrer».
Sans Java Web Start
Double-cliquez sur le fichier Client.jar.
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MANUEL D’UTILISATION DE COFFEETIME
Utilisation
Connexion et déconnexion
Au lancement de CoffeeTime, une fenêtre vous demandera de vous identifier. Veillez saisir
vos identifiant et mot de passe dans les champs prévus à cet effet.
Si vous avez un problème d’identifiant ou de mot ne passe, ou si vous n’en possédez pas,
demandez à votre administrateur.
Le champ « hôte » correspond à l’adresse IP du serveur. Si vous ne la connaissez pas,
demandez la à votre adminisrateur
Le champ « Port » correspond au port de connexion que CoffeeTime utilise pour dialoguer
avec le serveur. Par défaut la valeur du port est 2003.
Si vous ne parvenez pas à vous connectez, vérifiez que vous n’avez pas de pare feu qui bloque
l’accès à ce port.
Si le problème persiste, demandez l’aide de votre administrateur.
Lorsque vous vous connecter une boite de dialogue vous informe des réunion de la journée et
du lendemain et Coffeetime affiche le planning de la semaine en cours comme le montre la
figure ci-après.
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MANUEL D’UTILISATION DE COFFEETIME
Pour se déconnecter, allez dans le menu Connexion et choisissez « Se déconnecter » ou
appuyer simultanément sur les touches Ctrl et D. L’application coupe la connexion avec le
serveur et vous renvoie à la fenêtre d’identification.
L’option « Quitter » (Ctrl + Q) du menu « Connexion » vous déconnecte et ferme
l’application.
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MANUEL D’UTILISATION DE COFFEETIME
Affichage du planning
Description de la fenêtre de planning.
Le planning : c’est la représentation visuelle de toutes les réunions du collaborateur
sélectionné.
Période d’affichage du planning : Elle indique la date de début et de fin du planning
affiché.
Liste des collaborateurs : elle contient tous les identifiants de vos collaborateurs. Le
premier identifiant de la liste correspond à l’utilisateur qui a ouvert cette cession.
Bilan horaire : Sa valeur correspond au a la somme des durées des réunions impliquant le
collaborateur sélectionné dans la liste des collaborateurs, pour la période défini dans la
période d’affichage du planning.
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MANUEL D’UTILISATION DE COFFEETIME
Modification de la période d’affichage
La période d’affichage du planning est modifiable. Pour modifier la date de début ou de fin
vous pouvez soit saisir directement la date dans le champ approprié et appuyer sur la touche
Entrer, soit actionner les flèches montantes et descendantes à la droite des champs contenants
les dates de début et de fin de planning.
L’affichage du planning est alors immédiatement mis à jour.
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MANUEL D’UTILISATION DE COFFEETIME
Création et modification d’une réunion
Pour créer/modifier un rendez-vous, il vous faut cliquer sur la tranche horaire du planning.
La fenêtre d'édition apparaît.
Elle comporte les champs suivants :
•
Sujet : sujet de la réunion.
•
Organisateur : identifiant du collaborateur qui organise la réunion. Il correspond à
l'identifiant du collaborateur sélectionné dans la liste des collaborateurs
•
Lieu : Lieu de la réunion.
•
Heure de début : Heure de début de la réunion.Cette date correspond à l'heure de
début de la tranche horaire sur laquelle vous avez cliqué dans la fenêtre Agenda.
•
Heure de fin : Heure de fin de la réunion. Elle est fixée par défaut à 30 minutes après
l'heure de début.
•
Participants : dans la colonne de gauche n'apparaissent que les personnes disponibles
et dans celle de droite les personnes participant à la réunion.Vous pouvez déplacer les
collaborateurs d'une liste à l'autre en sélectionnant leurs idenfifiants puis en cliquant
sur les boutons prévus à cet effet.
La date de la réunion correspond au jour sur lequel vous avez cliqué dans le planning.
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MANUEL D’UTILISATION DE COFFEETIME
Vous pouvez valider vos modifications en cliquant sur le bouton Valider. Une boite de
dialogue vous demandera si vous souhaitez sauvegarder les modifications effectuées. Cliquez
sur OK (ou sur Annuler pour revenir à l'édition).
Si vous souhaitez quitter sans enregistrer vos modifications, cliquez sur Annuler. Une boite de
dialogue vous demandera si vous souhaitez quitter la fenêtre d'édition sans sauver vos
modification. Cliquez sur OK (ou sur Annuler pour revenir à l'édition).
Le bouton Supprimer vous permettra de supprimer le rendez-vous en cours d'édition. Un
message d'alerte vous demandera de confirmer ce choix.
IMPORTANT : Lorsque plusieurs personnes éditent un rendez-vous au même moment sur le
même créneau horaire, seul sera pris en considération le premier validé. Si vous tentez de
valider un rendez-vous qui entraîne une collision avec un autre, un message d'erreur sera
affiché et vous serez renvoyé à l'écran d'édition afin d'apporter les modifications nécessaires.
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