Manuel d`utilisation - CNRS - Direction des Systèmes d`information

Manuel d`utilisation - CNRS - Direction des Systèmes d`information
Manuel D’Utilisation
Référence
GESLAB_MUT_TRANS_ManuelUtilisation_v2.3.docx
Date de la dernière mise 05/01/2015
à jour
Rédigé par
CNRS
Etat
Validé
Objet
Manuel d’utilisation de GESLAB
Table des matières
GESLAB
Table des matières
TABLE DES MATIERES
2
INTRODUCTION
6
CONNEXION
7
FONCTION DE TRI
10
LES ORIGINES DE CREDIT
11
AJOUTER UNE ORIGINE DE CREDIT
RETROUVER UNE ORIGINE DE CREDIT
CONSULTER LE BUDGET D’UNE ORIGINE DE CREDIT
MODIFIER UNE ORIGINE DE CREDIT
SUPPRIMER UNE ORIGINE DE CREDIT
INSERER UNE ORIGINE DE CREDIT
CREER UNE ORIGINE DE CREDIT DE REGROUPEMENT
AJUSTER LES CREDITS RESERVES SUR UNE ORIGINE DE CREDIT
LES ENTITES DEPENSIERES
AJOUTER UNE ENTITE DEPENSIERE
MODIFIER UNE ENTITE DEPENSIERE
RETROUVER UNE ENTITE DEPENSIERE
CONSULTER LE BUDGET D’UNE ENTITE DEPENSIERE
SUPPRIMER UNE ENTITE DEPENSIERE
INSERER UNE ENTITE DEPENSIERE DE REGROUPEMENT
AJUSTER LES CREDITS RESERVES SUR UNE ENTITE DEPENSIERE
SUBDIVISER UNE ENTITE DEPENSIERE
LES CONTACTS
SAISIR UN CONTACT
MODIFIER UN CONTACT
SUPPRIMER UN CONTACT
LES MATIERES
AJOUTER UNE TETE DE CHAPITRE
MODIFIER UNE TETE DE CHAPITRE
SAISIR UNE MATIERE
MODIFIER UNE MATIERE
SUPPRIMER UNE MATIERE
VERIFIER LA COHERENCE DES DONNEES
LANCER LA VERIFICATION DE COHERENCE DES DONNEES
EXPORTER LES DONNEES
12
15
18
21
24
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69
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71
72
73
77
EXPORTER UNE LISTE GESLAB VERS EXCEL
78
PARAMETRER UN BON DE COMMANDE
80
DEFINIR UN FORMAT DE BON DE COMMANDE
RETROUVER UN FORMAT DE BON DE COMMANDE
MODIFIER UN FORMAT DE BON DE COMMANDE
PREVISUALISER UN FORMAT DE BON DE COMMANDE
SUPPRIMER UN FORMAT DE BON DE COMMANDE
81
89
90
91
92
PURGE DES ENREGISTREMENTS MARQUES
93
PURGER LES ENREGISTREMENTS MARQUES
LES NOTIFICATIONS
Référence : GESLAB_MUT_TRANS_ManuelUtilisation_v2.3.docx
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GESLAB
Table des matières
ENREGISTRER UNE NOTIFICATION REÇUE PAR LE LABORATOIRE
RETROUVER UNE NOTIFICATION DE CREDIT
MODIFIER UNE NOTIFICATION DE CREDIT
INTEGRER LES NOTIFICATIONS EN PROVENANCE DE LA DELEGATION
LES REPARTITIONS DE CREDIT
REPARTIR UN CREDIT SUR UNE ENTITE DEPENSIERE
RETROUVER UNE REPARTITION DE CREDIT
MODIFIER UNE REPARTITION DE CREDIT
SUPPRIMER UNE REPARTITION DE CREDIT
RESERVER UN CREDIT POUR UNE ENTITE DEPENSIERE
LES VENTILATIONS DE CREDIT
VENTILER DES CREDITS VERS UNE ENTITE RATTACHEE
RETROUVER UNE VENTILATION
CORRIGER UNE ERREUR DE VENTILATION
LES ATTENDUS SUR NOTIFICATIONS
SAISIR UN CREDIT ATTENDU SUR NOTIFICATIONS
RETROUVER UN CREDIT ATTENDU SUR NOTIFICATIONS
MODIFIER UN CREDIT ATTENDU SUR NOTIFICATIONS
SUPPRIMER UN CREDIT ATTENDU SUR NOTIFICATIONS
LES ATTENDUS SUR REPARTITIONS
SAISIR UN CREDIT ATTENDU SUR REPARTITIONS
RETROUVER UN CREDIT ATTENDU SUR REPARTITIONS
MODIFIER UN CREDIT ATTENDU SUR REPARTITIONS
SUPPRIMER UN CREDIT ATTENDU SUR REPARTITIONS
LES DEMANDES D’ACHAT
RETROUVER UNE DEMANDE D’ACHAT
CONFIRMER UNE DEMANDE D’ACHAT
CONSULTER LES COMMANDES ASSOCIEES A UNE DEMANDE D’ACHAT
REGROUPER PLUSIEURS DEMANDES D’ACHAT HORS AEL SUR UNE COMMANDE
REPARTIR UNE DEMANDE D’ACHAT SUR PLUSIEURS COMMANDES
LES COMMANDES
SAISIR UNE COMMANDE SIMPLE
DUPLIQUER UNE COMMANDE
IMPRIMER LES BONS DE COMMANDE
RETROUVER UNE COMMANDE
MODIFIER UNE COMMANDE
SOLDER UNE COMMANDE
ANNULER UNE COMMANDE
SUIVRE LES SERVICES FAITS ASSOCIES A UNE COMMANDE
SUIVRE LES FACTURES ASSOCIEES A UNE COMMANDE
SAISIR UNE COMMANDE GROUPEE
SUIVRE L’ENGAGE SUR UNE COMMANDE
ETABLIR UNE COMMANDE A PARTIR D’UNE DEMANDE D’ACHAT
SAISIR UNE COMMANDE GROUPEE A PARTIR DE PLUSIEURS DEMANDES D’ACHAT HORS AEL
REPORTER UNE COMMANDE DE L’EXERCICE ANTERIEUR
LES SERVICES FAITS
SAISIR LE SERVICE FAIT PAR LA COMMANDE
SAISIR LE SERVICE FAIT PAR LE MENU
CONSULTER LE SERVICE FAIT
MODIFIER LE SERVICE FAIT
SUPPRIMER LE SERVICE FAIT
LES FACTURES
SAISIR UNE FACTURE SIMPLE
Référence : GESLAB_MUT_TRANS_ManuelUtilisation_v2.3.docx
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Table des matières
SAISIR UNE FACTURE A PARTIR D’UNE COMMANDE
RETROUVER UNE FACTURE
MODIFIER UNE FACTURE
ANNULER UNE FACTURE
SUIVRE UNE FACTURE
SAISIR UNE FACTURE GROUPEE
ENREGISTRER UN AVOIR
LES FACTURES INTERNES
SAISIR UNE FACTURE INTERNE
RETROUVER UNE FACTURE INTERNE
MODIFIER UNE FACTURE INTERNE
CORRIGER UNE ERREUR DE FACTURE INTERNE
SUPPRIMER UNE FACTURE INTERNE
LES MISSIONS
SAISIR UNE DEMANDE DE MISSION
DUPLIQUER UNE DEMANDE DE MISSION
RETROUVER UNE DEMANDE DE MISSION
ENGAGER UNE DEMANDE DE MISSION
EDITER LES DOCUMENTS ASSOCIES A UNE MISSION
MODIFIER UNE DEMANDE DE MISSION
MODIFIER L’ENGAGEMENT D’UNE MISSION
SUPPRIMER UNE DEMANDE DE MISSION
RECETTE - FACTURATION CLIENT
LANCER LE MODULE DE RECETTE - FACTURATION CLIENT
PARAMETRER L’IMPRESSION DES ETATS
GERER UNE BASE ARTICLES
GERER UNE BASE CLIENTS
SAISIR UNE FACTURE CLIENT
IMPRIMER UNE FACTURE CLIENT
RETROUVER UNE FACTURE CLIENT
MODIFIER UNE FACTURE CLIENT
ANNULER UNE FACTURE CLIENT
SUPPRIMER UNE FACTURE CLIENT
SUIVI DE LA FACTURATION CLIENT
VERIFIER LA COHERENCE DES DONNEES FACTURATION CLIENT
TRANSFORMER EN ATTENDUS SUR NOTIFICATION
MARQUER LES FACTURES CLIENTS
GESLAB
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332
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336
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342
FIN D’EXERCICE
344
LES FOURNISSEURS
346
ENREGISTRER UN FOURNISSEUR DE TYPE PRESTATAIRE EXTERNE
ENREGISTRER UN FOURNISSEUR DE TYPE AGENT
RETROUVER UN FOURNISSEUR
MODIFIER UN FOURNISSEUR DE TYPE PRESTATAIRE EXTERNE
MODIFIER UN FOURNISSEUR DE TYPE AGENT
EFFACEMENT DU N° BFC D’UN FOURNISSEUR DE TYPE PRESTATAIRE EXTERNE
EFFACEMENT DU MATRICULE D’UN FOURNISSEUR DE TYPE AGENT
SUPPRIMER UN FOURNISSEUR
DESACTIVER UN FOURNISSEUR
LES PRODUITS
ENREGISTRER UN PRODUIT
ENREGISTRER UN PRODUIT A PARTIR DU FOURNISSEUR
CONSULTER LA LISTE DES PRODUITS D’UN FOURNISSEUR
RETROUVER UN PRODUIT
MODIFIER UN PRODUIT
SUPPRIMER UN PRODUIT
Référence : GESLAB_MUT_TRANS_ManuelUtilisation_v2.3.docx
347
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GESLAB
LES MARCHES
ENREGISTRER UN MARCHE
RETROUVER UN MARCHE
MODIFIER UN MARCHE
SUPPRIMER UN MARCHE
PURGER DES MARCHES
LES AGENTS
ENREGISTRER UN AGENT
RETROUVER UN AGENT
MODIFIER UN AGENT
EFFACEMENT DU MATRICULE D’UN AGENT
SUPPRIMER UN AGENT
DESACTIVER UN AGENT
GESTION DE L’INVENTAIRE
ENREGISTRER UN MATERIEL A INVENTORIER
ENREGISTRER UN MATERIEL A INVENTORIER A PARTIR D’UNE FACTURE
SUIVRE LES MATERIELS INVENTORIES SUR UNE COMMANDE
SUIVRE L’INVENTAIRE
RETROUVER UN MATERIEL INVENTORIE ET SES ACCESSOIRES
MODIFIER UN MATERIEL INVENTORIE
MODIFIER LES ACCESSOIRES D’UN MATERIEL INVENTORIE
SUPPRIMER UN MATERIEL INVENTORIE
SUPPRIMER UN ACCESSOIRE ASSOCIE A UN MATERIEL
PURGER L’INVENTAIRE
EDITION DES ETATS DANS GESLAB
EDITER LES ETATS PREDEFINIS
VISUALISER L’ETAT DE SYNTHESE NON IMPRIMABLE
TRANSFERT DE DONNEES AVEC LA DELEGATION
EXTRAIRE ET TRANSFERER LES DONNEES GESLAB
MARQUER LES MOUVEMENTS A RETRANSMETTRE
RECUPERER LES DONNEES EN PROVENANCE DE LA DELEGATION
SUIVRE LES TRANSFERTS
Table des matières
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440
441
444
446
449
457
466
469
INTEGRATION DES DONNEES DE LA DELEGATION DANS GESLAB
471
COMPARER LES DONNEES A INTEGRER AVEC LES DONNEES GESLAB
INTEGRER LES COMMANDES DANS GESLAB
INTEGRER LES FACTURES DANS GESLAB
INTEGRER DES NOTIFICATIONS DE CREDIT DANS GESLAB
TRAITER LES COMMANDES REJETEES PAR LA DELEGATION
TRAITER LES FACTURES REJETEES PAR LA DELEGATION
TRAITER LES MISSIONS REJETEES PAR LA DELEGATION
TRAITER LES SERVICES FAITS REJETES PAR LA DELEGATION
VISUALISER LES MOUVEMENTS RETOURNES REFUSES PAR LE LABORATOIRE
473
474
485
499
501
503
506
508
511
RETRANSMISSION VERS SIMBAD
513
MODULE DE COMPARAISON GESLAB-BFC
517
COMPARAISON GESLAB-BFC : COMMANDES D’ACHAT
COMPARAISON GESLAB-BFC : COMMANDES DE MISSION
Référence : GESLAB_MUT_TRANS_ManuelUtilisation_v2.3.docx
518
522
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Introduction
GESLAB
Introduction
L’application GESLAB est un portage de l’application Xlab.
Certaines fonctionnalités sont restées identiques à celles d’Xlab, elles sont décrites dans ce manuel.
D’autres fonctionnalités d’administration ont été portées sur une application Web, elles sont décrites
dans le manuel GESLAB_MUT_Admin_Web.
Lors du portage les écrans ont été « relookés » mais les copies d’écran du présent MUT n’ont pas été
changées.
Référence : GESLAB_MUT_TRANS_ManuelUtilisation_v2.3.docx
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GESLAB
Connexion
Connexion
Pour pouvoir se connecter à GESLAB, il est nécessaire d’être authentifié dans Janus.
Prérequis : il vous faut connaître vos paramètres de connexions (adresse mail et mot de passe)
attribué par Janus.
Points abordés dans ce chapitre
Adm.
S’authentifier sur Janus
Se connecter au groupe de laboratoires
 S’authentifier sur Janus
Au lancement de GESLAB, l’écran d’authentification suivant s’ouvre :
Référence : GESLAB_MUT_TRANS_ManuelUtilisation_v2.3.docx
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Connexion
GESLAB
1. Sélectionnez votre statut.
2. Saisissez votre adresse mail.
3. Saisissez votre mot de passe.
4. Choisissez l’application voulue.
« GESLAB » est l’application principale, « Recette » correspond à la
facturation client et « Echanges SIFAC » correspond aux échanges
avec l’université
5. Cliquez sur le bouton <OK>.
 Se connecter au groupe de laboratoires
Après l’authentification Janus, vous devez vous connecter au groupe de laboratoire voulu.
L’écran de paramétrage suivant s’affiche :
Référence : GESLAB_MUT_TRANS_ManuelUtilisation_v2.3.docx
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GESLAB
Connexion
1. Sélectionnez le groupe de laboratoires.
2. Sélectionnez le laboratoire.
3. Sélectionnez votre rôle.
4. Sélectionnez l’exercice
5. Cliquez sur le bouton <Connecter>.
Remarques :
 Par défaut les paramètres de la dernière connexion sont affichés.
 L’exercice est renseigné par défaut avec l’exercice courant.
 Si l’utilisateur n’a pas de profil sur l’exercice courant pour un
groupe de laboratoires, ce groupe de laboratoires n’est pas
proposé dans la liste et l’utilisateur ne peut donc pas y accéder
(cela même s’il dispose d’un profil sur un exercice antérieur).
 Si l’utilisateur accède à un exercice antérieur dans lequel son
profil est défini, il accède aux données selon le profil défini mais
en lecture seule.
 Si l’utilisateur accède à un exercice antérieur dans lequel son
profil n’est pas défini, il accède aux données selon le profil défini
dans l’exercice courant mais en lecture seule.
Référence : GESLAB_MUT_TRANS_ManuelUtilisation_v2.3.docx
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Fonction de tri
GESLAB
Fonction de tri
De manière générale, dans toutes les listes des écrans de recherche, vous avez la possibilité de trier
ces listes de résultats de recherche.
1. Dans chaque liste de recherche, cliquez dans les champs contenant le
nom de la colonne sur lesquelles vous souhaitez que le tri porte ; c’est
une clé de tri.
Un numéro rouge apparaît à côté du nom de la colonne.
Si vous voulez désélectionner une clé de tri, cliquez à nouveau sur le
nom de la colonne, le numéro rouge disparaît ; la liste ne sera pas triée
sur cette colonne.
2. Vous pouvez positionner plusieurs clés de tri, en cliquant sur plusieurs
noms de colonne. L’ordre de tri sera défini par le numéro rouge ; la
colonne portant le numéro 1 sera le tri principal, la numéro 2 sera le tri
secondaire et ainsi de suite.
3. Une fois vos clés de tri positionnées, cliquez sur le bouton <T> placé à
droite des noms des colonnes pour lancer le tri.
Remarque : le tri est toujours un tri croissant alphanumérique.
Exemple :
Rechercher une commande
Dans l’exemple ci-dessus, l’utilisateur a trié les commandes par statut puis par fournisseur.
Référence : GESLAB_MUT_TRANS_ManuelUtilisation_v2.3.docx
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GESLAB
Les origines de crédit
Les origines de crédit
Ce chapitre décrit la gestion des origines de crédit du laboratoire.
Les origines de crédit permettent de suivre l’évolution des crédits attribués au laboratoire ainsi que les
dépenses effectuées sur chacun de ces crédits.
Les origines de crédit sont organisées de manière hiérarchique, de façon à contrôler les dépenses à
des niveaux de détails variables, suivant le degré de finesse de votre suivi.
GESLAB permet de gérer au niveau du laboratoire les dépenses taxe de rémanence comprise (TRC).
La TVA Rémanente est la part de TVA qui ne peut plus être déduite par l'établissement et qui est en
conséquence à la charge du budget du CNRS, donc de celui des unités.
Au niveau du laboratoire, les crédits quel que soit l’établissement sont gérés en TRC.
Pour les dépenses, lors de la commande, l’engagement des crédits sur les origines se fait en TRC, la
mise à jour des crédits lors de la facture également.
Ce taux de rémanence est porté au niveau de chaque origine de crédit.
Pour les origines de crédit CNRS, le taux de rémanence est unique, non modifiable et transféré lors
d’un flux de retour BFC en début d’année.
Avertissement :
Avant de commencer à entrer vos origines de crédit dans GESLAB, il convient de prévoir sur papier
la façon dont vous allez les organiser.
L’organisation à adopter dépend, par exemple, du nombre de laboratoires que vous gérez, ou du
nombre d’organismes financeurs de votre laboratoire.
Le nombre de niveaux d’origines de crédit est théoriquement illimité. Il est, cependant, recommandé
de ne pas avoir un trop grand nombre de niveaux. En effet, lors de vos diverses opérations
(notifications de crédit, commandes, factures, etc…), le temps de mise à jour des disponibles sur les
origines de regroupement sera d’autant plus long que vous aurez de niveaux dans votre hiérarchie.
Vous trouverez des indications sur la manière d’agencer vos origines de crédit dans l’exemple du
manuel Présentation Générale.
Il est possible d’éditer des bilans financiers par origine de crédit (cf. Editer les états prédéfinis du
Manuel d’utilisation).
Points abordés dans ce chapitre
Adm.
Ajouter une origine de crédit
Retrouver une origine de crédit
Consulter le budget d’une origine de crédit
Modifier une origine de crédit
Supprimer une origine de crédit
Insérer une origine de crédit dans l’arborescence
Créer une origine de crédit de regroupement
Ajuster les crédits réservés sur l’origine
Pour plus de renseignements sur…
Voir…
La saisie d’une notification de crédit
Les notifications
Référence : GESLAB_MUT_TRANS_ManuelUtilisation_v2.3.docx
Page : 11/524
Les origines de crédit
GESLAB
Ajouter une origine de crédit



Cette fonction vous permet de décrire l’organisation des crédits du laboratoire et de faire
évoluer cette structure en y ajoutant de nouvelles origines de crédit.
Choisissez dans le menu Gestion courante l’option Origines de crédit dans le menu
Crédits pour faire apparaître la fenêtre principale suivante :
Pour créer la première origine de crédit
(correspondant au laboratoire)
Dans le cas où vous ne gérez qu’un seul laboratoire, il vous faut créer la première origine de crédit
correspondant au laboratoire, c’est le niveau 1 dans la hiérarchie des origines.
Remarque : dans le cas de gestion multi laboratoires, lors de la création de la première origine, il y a
création automatique de l’origine de niveau 0 (appelée « GROUP »).
Si vous gérez plusieurs laboratoires, reportez-vous au chapitre Pour ajouter une nouvelle origine
de crédit.
1. A partir de la fenêtre principale Origine de crédit, cliquez sur le bouton
<Ajouter> pour accéder à la fenêtre Ajouter – Origine.
2. Dans le champ « Code origine », saisissez le code origine de crédit. Il
doit être le plus caractéristique possible. Ce champ est obligatoire.
Labo
3. Dans le champ « Nom », saisissez le libellé de l’origine de crédit.
Laboratoire de
Chimie
4. Dans le champ « Laboratoire », sélectionnez, si vous gérez plusieurs
laboratoires, le nom du laboratoire dans la liste.
Référence : GESLAB_MUT_TRANS_ManuelUtilisation_v2.3.docx
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GESLAB
Les origines de crédit
5. Dans le champ « Code gestion 1 », saisissez la première partie de code
de gestion. Cette donnée n’est pas significative pour l’origine de crédit
correspondant au laboratoire (niveau 1).Ce champ est obligatoire.
(LABO)
6. Dans le champ « Code gestion 2 », saisissez la seconde partie du code
de gestion.
Pour l’origine de crédit correspondant au laboratoire, ce code peut être
fictif.
7. Dans le champ « Nature de crédit », sélectionnez une valeur (si elle
existe) dans la liste déroulante.
8. Dans le champ « Début », saisissez éventuellement la date à partir de
laquelle l’utilisateur peut passer des commandes.
01/01/07
9. Dans le champ « Fin », saisissez éventuellement la date après laquelle
l’utilisateur ne peut plus passer de commandes.
10. Cochez la case « Autorisation de dépassement », si vous voulez
autoriser un dépassement sur cette origine de crédit.
11. Dans le champ « Seuil », saisissez le pourcentage du seuil d’alerte.
12. Pour valider la création de l’origine de crédit, cliquez sur le bouton
<OK>.
Pour annuler à tout moment la saisie de l’origine de crédit, cliquez sur le
bouton <Annuler>.

Pour ajouter une nouvelle origine de crédit
1. Placez-vous sur la fenêtre principale Origine de crédit.
2. Dans la liste des origines, sélectionnez l’origine de crédit de
regroupement sous laquelle vous voulez ajouter la nouvelle origine.
Remarque : si l’origine de crédit de regroupement a déjà fait l’objet de
mouvements (notifications, répartitions de crédit, commandes), vous ne
pouvez pas lui rattacher de nouvelle origine avec la fonction Ajouter.
Vous devez alors utiliser la fonction Insérer. Reportez-vous à l’opération
Insérer une origine de crédit décrite plus loin dans ce chapitre.
3. Cliquez sur le bouton <Ajouter> pour accéder à la fenêtre Ajouter –
Origine.
4. Dans le champ « Code origine », saisissez le code origine de crédit. Il
doit être le plus caractéristique possible pour vous permettre de le
reconnaître facilement. Ce champ est obligatoire.
RP
5. Dans le champ « Nom », saisissez le libellé de l’origine de crédit.
Ressource
Propre
6. Vous n’avez pas de saisie à faire dans le champ « Laboratoire ».
Il est déduit de l’origine de regroupement.
7. Dans le champ « Organisme de gestion », sélectionnez le nom de
l’organisme de gestion si l’origine de crédit est de niveau hiérarchique 2.
Sinon, l’organisme de gestion est celui de l’organisme de regroupement.
CNRS
8. Dans le champ « Code gestion 1 », saisissez la première partie du code
9ADOXXXX
Référence : GESLAB_MUT_TRANS_ManuelUtilisation_v2.3.docx
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Les origines de crédit
GESLAB
de gestion (Aide à la saisie disponible par « ? » <Tabulation>). Pour une
origine de crédit de niveau fin, relative à l’organisme CNRS, le code de
gestion doit correspondre à l'adresse analytique BFC
9. Dans le champ « Code gestion 2 », saisissez la seconde partie du code
de gestion.
Pour une origine de crédit de niveau fin, relative à l’organisme CNRS, la
seconde partie du code de gestion doit correspondre à l'adresse
budgétaire BFC.
1B1CHIM
Remarque : il est très important de saisir un code gestion complet et
exact sur les origines de crédit de niveau fin. C’est en effet ce code qui
permet à l’organisme de gestion d’identifier précisément le crédit imputé
par une commande ou une facture.
Toutefois, sur les origines de regroupement, le code de gestion n’a pas
de sens particulier et il peut être renseigné avec des valeurs
quelconques.
10. Dans le champ « Nature de crédit », sélectionnez, si elle existe, une
valeur dans la liste déroulante.
01/01/06
11. Dans le champ « Date début », saisissez éventuellement la date à partir
de laquelle l’utilisateur peut passer des commandes. Par défaut, il s’agit
de la date du jour.
15/12/06
12. Dans le champ « Date de Fin », saisissez éventuellement la date après
laquelle l’utilisateur ne peut plus passer de commandes.
13. Cochez la case « Autorisation de dépassement » si vous voulez
autoriser un dépassement sur cette origine de crédit.
100
14. Dans le champ « Seuil », saisissez le pourcentage du seuil d’alerte. Ce
champ est obligatoire. Ce seuil doit être inférieur à celui de l’origine de
regroupement.
15. Saisissez le taux de rémanence dans le champ « Tx rémanence » si
l’origine est rattachée à un organisme autre que le CNRS. Ce champ est
obligatoire.
0
Pour le CNRS, ce taux est automatiquement renseigné et n’est pas
modifiable.
Remarque : si vous voulez faire une gestion de vos crédits en TTC, il
vous suffit de saisir un taux de rémanence à 100% à l’inverse si vous
voulez les gérer en HT, vous devez saisir un taux de rémanence à 0%.
16. Cliquez sur le champ « Transfert organisme » si les commandes et
factures doivent être transférées à l’organisme de gestion.
Cette case est automatiquement cochée si l’organisme est le CNRS et
elle n’est pas modifiable.
Dans les autres cas, il est déduit de l’origine de regroupement, mais il
est modifiable.
17. Pour valider l’ajout de la nouvelle origine de crédit, cliquez sur le bouton
<OK>.
Pour annuler à tout moment la saisie de l’origine de crédit, cliquez sur le
bouton <Annuler>.
Référence : GESLAB_MUT_TRANS_ManuelUtilisation_v2.3.docx
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GESLAB
Les origines de crédit
Retrouver une origine de crédit


Vous pouvez retrouver une origine de crédit :
 A partir de critères de recherche ;
 En parcourant la hiérarchie des origines de crédit si vous savez où se situe l’origine.
Choisissez l’option Origines de crédit dans le menu Crédits pour faire apparaître la fenêtre
principale suivante :
 Pour retrouver une origine de crédit sur critères de recherche
1. A partir de la fenêtre principale Origine de crédit, cliquez sur le bouton
<Trouver> pour accéder à la fenêtre Sélection d’une origine de crédit :
Référence : GESLAB_MUT_TRANS_ManuelUtilisation_v2.3.docx
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Les origines de crédit
GESLAB
2. Saisissez un ou plusieurs critères de recherche :
 Code origine ;
 Nom origine ;
 Laboratoire ;
 Organisme de gestion ;
 Code gestion.
Rappel : le code de gestion est la concaténation des codes de gestion 1 et
2 séparées par un « / ».
Ces critères peuvent être saisis de manière incomplète (les premiers
caractères uniquement).
3. Dans le cas d’une gestion multi laboratoires, cliquez sur le champ
« Laboratoire » si vous voulez effectuer la recherche sur un laboratoire
particulier.
4. Cliquez sur le bouton <Rechercher>.
5. Vous pouvez trier le résultat de la recherche sur les champs :
 Code ;
 Nom ;
 Niveau ;
 Laboratoire ;
 Organisme de gestion ;
 Code gestion.
6. Sélectionnez dans la liste, l’origine que vous recherchez.
7. Cliquez sur le bouton <OK>.
La fenêtre Origine de crédit s'affiche sur l’origine que vous avez
sélectionnée.
Référence : GESLAB_MUT_TRANS_ManuelUtilisation_v2.3.docx
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GESLAB
Les origines de crédit
 Pour retrouver une origine de crédit en parcourant la hiérarchie des origines
Cette méthode peut être utilisée lorsque vous savez dans quelle partie de la hiérarchie se situe
l’origine de crédit que vous recherchez.
Dans ce cas, vous pouvez atteindre directement l’origine en parcourant la liste hiérarchique des
origines de crédit de la fenêtre Origine de crédit :
1. Dans la fenêtre Origine de crédit cliquez sur le bouton <…>.
L’ensemble des origines de crédit apparaît dans la liste classée par
ordre hiérarchique.
2. Déroulez la liste pour retrouver visuellement l’origine de crédit
recherchée.
Autre façon de procéder :
1. Placez-vous sur une origine de crédit hiérarchiquement supérieure à
l’origine recherchée.
2. Cliquez sur le bouton <Développer>.
Cela a pour effet d’afficher dans la liste les origines rattachées à
l’origine sélectionnée.
3. Répéter l’opération 2 sur l’une des origines rattachées, jusqu’à atteindre
l’origine recherchée.
Remarque : la liste hiérarchique des origines de crédit est « développée »
par défaut jusqu’au niveau 3. Il est possible de régler ce niveau par défaut
en agissant sur le paramétrage de l’application (Reportez-vous au chapitre
Les tables).
Référence : GESLAB_MUT_TRANS_ManuelUtilisation_v2.3.docx
Page : 17/524
Les origines de crédit
GESLAB
Consulter le budget d’une origine de crédit


Cette fonction vous permet de visualiser le cumul des crédits et des dépenses, ainsi que les
disponibles d’une origine de crédit.
Vous pouvez également consulter le détail des crédits notifiés sur l’origine, ou répartis à partir
de l’origine.
Choisissez l’option Origines de crédit dans le menu Crédits pour faire apparaître la fenêtre
principale suivante :
 Pour consulter le budget consolidé d’une origine de crédit
1. A partir de la fenêtre principale, sélectionnez l’origine à consulter.
Si l’origine de crédit n’apparaît pas dans la liste, reportez-vous au
chapitre Retrouver une origine de crédit.
2. Cliquez sur le bouton <Budget…>.
La fenêtre Budget de l’origine de crédit apparaît par-dessus la fenêtre
principale Origine de crédit :
Référence : GESLAB_MUT_TRANS_ManuelUtilisation_v2.3.docx
Page : 18/524
GESLAB
Les origines de crédit
3. Cliquez sur le bouton <Fermer> pour revenir à la fenêtre principale
Origine de crédit.
Remarque : le report notifié correspond au reste à engager de l’exercice
précédent.
 Pour consulter les crédits notifiés sur l’origine
1. A partir de la fenêtre Budget de l’origine de crédit, cliquez sur le bouton
<Notifications…>.
La fenêtre Liste des notifications de l’origine de crédit apparaît pardessus la fenêtre Budget de l’origine de crédit :
Cette liste peut être triée (Reportez-vous au chapitre Fonction de tri) et imprimée.
Référence : GESLAB_MUT_TRANS_ManuelUtilisation_v2.3.docx
Page : 19/524
Les origines de crédit
GESLAB
 Pour consulter la liste des répartitions de crédit depuis l’origine de crédit
1. A partir de la fenêtre Budget de l’origine de crédit, cliquez sur le bouton
<Répartitions…>.
La fenêtre Liste des répartitions de l’origine de crédit apparaît pardessus la fenêtre Budget de l’origine de crédit :
Cette liste peut être triée (Reportez-vous au chapitre Fonction de tri) et imprimée.
 Pour consulter les crédits réservés
1. A partir de la fenêtre Budget de l’origine de crédit, cliquez sur le bouton
<Crédits réservés…>.
La fenêtre Liste des crédits réservés de l’origine de crédit apparaît pardessus la fenêtre Budget de l’origine de crédit :
Référence : GESLAB_MUT_TRANS_ManuelUtilisation_v2.3.docx
Page : 20/524
GESLAB
Les origines de crédit
Cette liste peut être triée (Reportez-vous au chapitre Fonction de tri) et
imprimée.
2. Cliquez sur le bouton <Fermer> pour revenir à la fenêtre Budget de
l’origine de crédit.
Modifier une origine de crédit


Cette opération vous permet de modifier les caractéristiques d’une origine de crédit.
Choisissez l’option Origines de crédit dans le menu Crédits pour faire apparaître la fenêtre
principale suivante :
 Pour modifier une origine de crédit
1. Sélectionnez dans la liste des origines de crédit, l’origine de crédit sur
laquelle vous voulez apporter une modification.
Si l’origine de crédit ne figure pas dans la liste, reportez-vous au
chapitre Retrouver une origine de crédit pour pouvoir l’afficher.
2. Cliquez sur le bouton <Modifier> pour accéder à la fenêtre Modifier –
Origine.
3. Les champs modifiables sont :
 Nom ;
 Code gestion 1 ;
Référence : GESLAB_MUT_TRANS_ManuelUtilisation_v2.3.docx
Page : 21/524
Les origines de crédit







GESLAB
Code gestion 2 ;
Nature de crédit ;
Début ;
Fin ;
Autorisation de dépassement ;
Seuil ;
Tx rémanence : organisme autre que CNRS.
Pour modifier un champ, cliquez dans la zone pour modifier sa valeur.
4. Cliquez sur le bouton <Annuler> pour annuler à tout moment votre
demande de modification.
 Modifier le code origine d’une origine de crédit
Attention :
 Pour effectuer la mise à jour du code origine de crédit, vous devez
être le seul utilisateur connecté à la base GESLAB.
 Au préalable, vous devez faire une sauvegarde de votre base
GESLAB et de votre base RECETTE.
1. A partir de la fenêtre principale Origine de crédit, vous pouvez
modifier le code origine.
2. Sélectionnez l’origine de crédit dont vous voulez modifier le code en
cliquant sur une origine de crédit de la liste.
3. Cliquez sur le bouton <Changer de code…>, la fenêtre Changement
de code de l’origine de crédit s’affiche :
Référence : GESLAB_MUT_TRANS_ManuelUtilisation_v2.3.docx
Page : 22/524
GESLAB
Les origines de crédit
4. Saisissez le nouveau code de l’origine de crédit puis cliquez sur le
bouton <OK>, le message suivant s’affiche :
5. Cliquez sur le bouton <OK>, le message d’avertissement suivant
s'affiche :
6. Cliquez sur le bouton <Oui> pour continuer ou sur le bouton <Non>
pour annuler.
7. A l’issue du traitement, la fenêtre Origine de crédit s’affiche avec le
nouveau code.
Remarque : le changement de code est effectué dans la base courante (mouvements, états,…). Les
bases des exercices antérieurs et les bases de simulation ne sont pas mises à jour.
Référence : GESLAB_MUT_TRANS_ManuelUtilisation_v2.3.docx
Page : 23/524
Les origines de crédit
GESLAB
Supprimer une origine de crédit

Cette opération vous permet de supprimer une origine de crédit existante dans la base.
Pour pouvoir supprimer l’origine de crédit, il faut que :
 Pour une origine de crédit de regroupement : le niveau soit supérieur à 2.
 Pour une origine de crédit de niveau fin : aucun mouvement, aucun réparti antérieur,
pas en dépassement.

Choisissez l’option Origines de crédit dans le menu Crédits pour faire apparaître la fenêtre
principale suivante :
 Pour supprimer une origine de crédit
1. A partir de la fenêtre principale Origine de crédit, sélectionnez l’origine à
supprimer, puis cliquez sur le bouton <Détruire>.
2. Cliquez sur le bouton <OK> pour valider votre suppression, ou sur le
bouton <Annuler> pour annuler votre demande de suppression.
Référence : GESLAB_MUT_TRANS_ManuelUtilisation_v2.3.docx
Page : 24/524
GESLAB
Les origines de crédit
Insérer une origine de crédit

Cette opération consiste à insérer une origine de crédit entre une origine de niveau fin et son
origine de regroupement.
Il devient ensuite possible de rattacher de nouvelles origines à l’origine nouvellement insérée,
pour détailler le suivi de vos crédits.
Exemple : Vous voulez détailler le soutien de base (SB) en un soutien de base regroupé (SB
regroupé) et un contrat (CT). Or, des commandes ont déjà été passées en soutien de base, il n’est
alors pas possible de rattacher de nouvelles origines à l’origine de soutien de base.
Il faut alors procéder en deux étapes :
 Insérer entre « CNRS » et « SB » une origine de crédit de regroupement « SB regroupé » :
Labo
Labo
INSERTION DE
« SB Regroupé »
CNRS
SB
Vacation
CNRS
SB regroupé
Vacation
SB
Référence : GESLAB_MUT_TRANS_ManuelUtilisation_v2.3.docx
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Les origines de crédit
GESLAB
 Ajouter l’origine « CT » sous « SB regroupé » :
Labo
Labo
AJOUT DE
« CT » A
« SB Regroupé »
CNRS
SB regroupé
SB
Vacation
CNRS
SB regroupé
SB
Vacation
CT
Les notifications, répartitions et commandes imputées sur l’origine « SB » lui restent liées.

Choisissez l’option Origines de crédit dans le menu Crédits pour accéder à la fenêtre
principale Origine de crédit.
Avertissement : procédez à une sauvegarde de la base avant d’insérer une origine de
crédit. Reportez-vous au chapitre Sauvegarder et restaurer les données.
Référence : GESLAB_MUT_TRANS_ManuelUtilisation_v2.3.docx
Page : 26/524
GESLAB
Les origines de crédit
 Pour insérer une origine de crédit
1. A partir de la fenêtre principale Origine de crédit, sélectionnez l’origine
de crédit de niveau fin, au-dessus de laquelle vous voulez insérer la
nouvelle origine.
2. Cliquez sur le bouton <Insérer…> pour accéder à la fenêtre Insérer Origine.
Dans cette fenêtre, saisissez les caractéristiques de l’origine de crédit à
insérer.
3. Dans le champ « Code origine », saisissez le code GESLAB de l’origine
à insérer. Ce champ est obligatoire.
SB regr
4. Dans le champ « Nom », saisissez le libellé de l’origine de crédit à
insérer.
Soutien de
base regroupé
5. Dans le champ « Organisme de gestion », sélectionnez l’organisme de
gestion. Cette saisie n’est en fait obligatoire que pour le niveau 2 de la
hiérarchie. Dans les autres cas, il est déduit de l’origine de
regroupement.
6. Dans le champ « Code gestion 1 », saisissez la première partie du code
de gestion.
La valeur saisie peut être un code fictif
7. Dans le champ « Code gestion 2 », saisissez la seconde partie du code
de gestion.
La valeur saisie peut être un code fictif.
8. Dans le champ « Nature de crédit », sélectionnez, si elle existe, une
valeur dans la liste déroulante.
9. Dans le champ « Date début », saisissez éventuellement la date à partir
de laquelle l’utilisateur peut passer des commandes. Par défaut, il s’agit
de la date du jour.
10. Dans le champ « Date de Fin », saisissez éventuellement la date après
laquelle l’utilisateur ne peut plus passer de commandes.
11. Cochez la case « Autorisation de dépassement » si vous voulez
autoriser un dépassement sur l’origine insérée.
12. Dans le champ « Seuil », saisissez le pourcentage du seuil d’alerte. Ce
champ est obligatoire. Ce seuil doit être inférieur à celui de l’origine de
regroupement et supérieur à celui de l’origine rattachée.
13. Dans le champ « Tx rémanence », saisissez le taux de rémanence pour
une origine non CNRS.
14. Pour valider l’insertion de la nouvelle origine ; cliquez sur le bouton
<OK>.
Pour annuler à tout moment l’insertion de l’origine de crédit, cliquez sur le
bouton <Annuler>.
Référence : GESLAB_MUT_TRANS_ManuelUtilisation_v2.3.docx
Page : 27/524
Les origines de crédit
GESLAB
Créer une origine de crédit de regroupement

Cette opération consiste à créer une origine de crédit de regroupement afin d’obtenir, par la
suite, des résultats consolidés.
Exemple : Vous voulez regrouper le soutien de base (SB) et le contrat (CT), en une origine de
regroupement SB global (de manière à avoir une consolidation uniquement sur le soutien de base).
Labo
Labo
Insérer
« SB global »
CNRS
SB
CT
CNRS
Vacation
SB global
SB
Référence : GESLAB_MUT_TRANS_ManuelUtilisation_v2.3.docx
Vacation
CT
Page : 28/524
GESLAB

Les origines de crédit
Choisissez l’option Origines de crédit dans le menu Crédits pour accéder à la fenêtre
principale des origines de crédit.
 Pour créer une origine de crédit de regroupement
1. A partir de la fenêtre principale Origine de crédit, sélectionnez les
origines de crédit de niveau fin « sœurs » (origines de crédit de même
niveau et de même organisme de gestion), au-dessus desquelles vous
voulez insérer une origine de regroupement (sélection multiple
possible).
2. Cliquez sur le bouton <Insérer…> pour accéder à la fenêtre Insérer –
Origine.
Dans cette fenêtre, saisissez les caractéristiques de l’origine de crédit à
insérer.
3. Dans le champ « Code origine », saisissez le code GESLAB de l’origine
à insérer. Ce champ est obligatoire.
SB global
4. Dans le champ « Nom », saisissez le libellé de l’origine de crédit à
insérer.
Soutien de
base globalisé
5. Dans le champ « Organisme de gestion », sélectionnez l’organisme de
gestion. Cette saisie n’est en fait obligatoire que pour le niveau 2 de la
hiérarchie. Dans les autres cas, il est déduit de l’origine de
regroupement.
6. Dans le champ « Code gestion 1 », saisissez la première partie du code
de gestion.
La valeur saisie peut-être un code fictif.
7. Dans le champ « Code gestion 2 », saisissez la seconde partie du code
Référence : GESLAB_MUT_TRANS_ManuelUtilisation_v2.3.docx
Page : 29/524
Les origines de crédit
GESLAB
de gestion.
La valeur saisie peut-être un code fictif.
8. Dans le champ « Nature de crédit », sélectionnez, si elle existe, une
valeur dans la liste déroulante.
9. Dans le champ « Date début », saisissez éventuellement la date à partir
de laquelle l’utilisateur peut passer des commandes. Par défaut, il s’agit
de la date du jour.
10. Dans le champ « Date de Fin », saisissez éventuellement la date après
laquelle l’utilisateur ne peut plus passer de commandes.
11. Cochez la case « Autorisation de dépassement » si vous voulez
autoriser un dépassement sur l’origine insérée.
12. Dans le champ « Seuil », saisissez le pourcentage du seuil d’alerte. Ce
champ est obligatoire.
Ce seuil doit être inférieur à celui de l’origine de regroupement et
supérieur à celui de l’origine rattachée.
13. Dans le champ « Tx rémanence », saisissez le taux de rémanence pour
une origine non CNRS.
14. Pour valider l’insertion de la nouvelle origine de crédit de regroupement,
cliquez sur le bouton <OK>.
Pour annuler à tout moment l’insertion de l’origine de crédit, cliquez sur
le bouton <Annuler>.
Remarque : vous pouvez supprimer à tout moment une origine de crédit de regroupement.
Référence : GESLAB_MUT_TRANS_ManuelUtilisation_v2.3.docx
Page : 30/524
GESLAB
Les origines de crédit
Ajuster les crédits réservés sur une origine de crédit

Cette fonction vous permet de réajuster la part des crédits réservés sur une origine de crédit
pour une entité dépensière, sans modifier le montant global réparti sur l’entité.
Cette opération de réajustement de crédits réservés n’est possible que pour les origines de
crédit de niveau fin.

Choisissez l’option Origines de crédit dans le menu Crédits pour faire apparaître la fenêtre
principale suivante :
 Pour ajuster les crédits réservés d’une origine de crédit
1. Sélectionnez l’origine de crédit pour laquelle vous voulez modifier le
montant des crédits réservés.
2. A partir de la fenêtre principale Origine de crédit, cliquez sur le bouton
<Budget…> pour accéder à la fenêtre Budget de l’origine de crédit :
Référence : GESLAB_MUT_TRANS_ManuelUtilisation_v2.3.docx
Page : 31/524
Les origines de crédit
GESLAB
3. A partir de la fenêtre Budget de l’origine de crédit, cliquez sur le bouton
<Crédits réservés…> pour accéder à la fenêtre Liste des crédits
réservés de l’origine de crédit :
Cette fenêtre affiche la liste des entités dépensières bénéficiaires de crédits
réservés sur l’origine de crédit sélectionnée.
4. Sélectionnez dans la liste, la ligne correspondant à l’entité dépensière
pour laquelle vous voulez modifier la part de crédits réservés.
5. Cliquez sur le bouton <Modifier>.
6. Modifier le montant réservé.
Il peut être augmenté ou diminué, mais doit rester inférieur au montant
réparti.
7. Cliquez sur le bouton <OK> pour valider cette modification.
Le disponible réservé pour l’entité dépensière sur l’origine de crédit est
alors automatiquement mis à jour.
Référence : GESLAB_MUT_TRANS_ManuelUtilisation_v2.3.docx
Page : 32/524
GESLAB
Les origines de crédit
8. Cliquez sur le bouton <Fermer> pour quitter la fenêtre Liste des crédits
réservés.
Remarque : la modification d’un montant réservé provoque la création
automatique de deux répartitions, dont la somme est nulle, l’une réservée
et l’autre non réservée.
Référence : GESLAB_MUT_TRANS_ManuelUtilisation_v2.3.docx
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Les entités dépensières
GESLAB
Les entités dépensières
Ce chapitre décrit la gestion des entités dépensières du laboratoire.
Les entités dépensières permettent de décrire la structure interne de votre laboratoire de manière à
pouvoir répartir les crédits, et suivre l’évolution des dépenses à l’intérieur du laboratoire (équipes,
départements, services).
Les entités dépensières sont organisées de manière hiérarchique, de façon à contrôler les dépenses
à des niveaux de détail variables.
Avertissement :

Avant d’entrer vos entités dépensières dans GESLAB, il est recommandé de prévoir sur
papier la façon dont vous allez les organiser. Votre organisation dépendra, par exemple,
du fait que vous gériez un ou plusieurs laboratoires, que vous ayez des services communs et
du degré de finesse de votre suivi.

Le nombre de niveaux d’entités dépensières est théoriquement illimité. Il est cependant
recommandé de ne pas avoir un trop grand nombre de niveaux. En effet, lors de vos
diverses opérations (répartitions de crédit, commandes, factures, etc.), le temps de mise à jour
des disponibles sur les entités dépensières de regroupement sera d’autant plus long que vous
aurez de niveaux dans votre hiérarchie.
Vous trouverez des indications sur la manière d’agencer vos entités dépensières dans le manuel
Présentation Générale.
Reportez-vous également aux documents reçus et aux travaux effectués lors de votre formation au
produit GESLAB.
Il est possible d’éditer des bilans financiers par entité dépensière (cf. Editer les états prédéfinis du
Manuel d’utilisation).
Points abordés dans ce chapitre
Adm.
Ajouter une entité dépensière
Modifier une entité dépensière
Retrouver une entité dépensière
Consulter le budget d’une entité dépensière
Supprimer une entité dépensière
Insérer une entité dépensière de regroupement
Ajuster les crédits réservés
Subdiviser une entité dépensière en plusieurs entités
Référence : GESLAB_MUT_TRANS_ManuelUtilisation_v2.3.docx
Page : 34/524
GESLAB
Les entités dépensières
Ajouter une entité dépensière

Cette fonction permet à l’administrateur du laboratoire d’initialiser la structure du laboratoire et
de faire évoluer cette structure en y ajoutant de nouvelles entités dépensières.

Choisissez l’option Entités Dépensières dans le menu Crédits pour faire apparaître la
fenêtre principale suivante :
 Pour créer la première entité dépensière
(Correspondant au laboratoire)
1. A partir de la fenêtre principale Entité dépensière, cliquez sur le
bouton <Ajouter> pour accéder à la fenêtre Ajouter – Entité
dépensière.
2. Dans le champ « Laboratoire », sélectionnez le laboratoire pour
lequel vous saisissez les entités dépensières.
Laboratoire
3. Cliquez dans le champ « Type entité » et sélectionnez, s’il existe, le
type entité parmi la liste des valeurs proposées dans la liste.
4. Dans le champ « Code entité », tapez le code entité dépensière. Il
doit être unique et n’est pas modifiable. Ce champ est obligatoire. La
première entité doit correspondre au laboratoire.
LABO
5. Dans ce champ « Nom », tapez le libellé de l’entité dépensière.
6. Cliquez sur la case « Autorisation de dépassement » pour autoriser le
dépassement ; cliquez à nouveau pour interdire le dépassement.
Référence : GESLAB_MUT_TRANS_ManuelUtilisation_v2.3.docx
Laboratoire de
Chimie
Page : 35/524
Les entités dépensières
7. Dans le champ « Seuil », tapez le pourcentage du seuil d’alerte.
GESLAB
80
8. Pour valider la création de l’entité dépensière, cliquez sur le bouton
<OK>.
Pour annuler à tout moment la saisie d’une entité dépensière, cliquez
sur le bouton <Annuler>.
Complément d’information

Si vous travaillez en coopérative de laboratoires, et que vous avez déjà créé plusieurs
laboratoires dans GESLAB, il vous faut, avant d’ajouter la première entité dépensière,
sélectionner dans la liste, l’entité de niveau 0 correspondant au groupe de laboratoires.
 Pour ajouter une nouvelle entité dépensière
1. Placez-vous sur la fenêtre principale Entité dépensière.
2. Dans la liste des entités, sélectionnez l’entité dépensière à laquelle
vous voulez rattacher la nouvelle entité (entité « mère »).
3. Cliquez sur le bouton <Ajouter> pour accéder à la fenêtre Ajouter –
Entité dépensière.
Remarque : si l’entité de regroupement a déjà fait l’objet de mouvements
(répartitions de crédit, commandes, factures internes, etc.), vous ne
pouvez pas lui rattacher une nouvelle entité avec le bouton <Ajouter>.
Reportez-vous dans ce cas à l’opération Subdiviser une entité
dépensière en plusieurs entités.
4. Cliquez dans le champ « Type entité » et sélectionnez, s’il existe, le
type entité parmi la liste des valeurs proposées dans la liste.
5. Dans le champ « Code entité », tapez le code entité dépensière. Il est
doit être unique. Ce champ est obligatoire.
BIBLIO
6. Dans le champ « Nom », tapez le libellé de l’entité dépensière.
Bibliothèque
7. Cliquez sur la case « Autorisation de dépassement » pour autoriser le
dépassement ; cliquez à nouveau pour interdire le dépassement.
X
8. Dans le champ « Seuil », tapez le pourcentage du seuil d’alerte. Le
seuil doit être inférieur au seuil de l’entité de rattachement.
80
9. Pour valider la création de l’entité dépensière, cliquez sur le bouton
<OK>.
Pour annuler à tout moment la saisie d’une entité dépensière, cliquez
sur le bouton <Annuler>.
Référence : GESLAB_MUT_TRANS_ManuelUtilisation_v2.3.docx
Page : 36/524
GESLAB
Les entités dépensières
Modifier une entité dépensière


Cette opération permet de modifier les caractéristiques d’une entité dépensière.
Choisissez l’option Entités Dépensières dans le menu Crédits pour faire apparaître la
fenêtre principale suivante :
 Pour modifier une entité dépensière
1. A partir de la fenêtre principale Entité dépensière, sélectionnez l’entité
à modifier, puis cliquez sur le bouton <Modifier> pour accéder à la
fenêtre Modifier – Entité dépensière.
2. Les champs modifiables sont :
 Type entité ;
 Nom ;
 Autorisation de dépassement ;
 Seuil.
3. Pour modifier un champ, cliquez dans la zone pour modifier sa valeur.
4. Cliquez sur le bouton <OK> pour valider votre modification, ou sur le
bouton <Annuler> pour annuler votre demande de modification.
Remarque : si l’entité est déjà en dépassement (disponible sur commande
négatif), il est possible de décocher la case « dépassement autorisé ». Un
message d’avertissement s’affiche lors de la validation.
Référence : GESLAB_MUT_TRANS_ManuelUtilisation_v2.3.docx
Page : 37/524
Les entités dépensières

GESLAB
Modifier le code entité d’une entité dépensière
Attention :
 Pour effectuer la mise à jour du code entité dépensière, vous devez
être le seul utilisateur connecté à la base GESLAB.
 Au préalable, vous devez faire une sauvegarde de votre base
GESLAB et de votre base RECETTE.
1. A partir de la fenêtre principale Entité dépensière, vous pouvez
modifier le code entité.
2. Sélectionnez l’entité dépensière dont vous voulez modifier le code en
cliquant sur l’entité dépensière dans la liste.
3. Cliquez sur le bouton <Changer de code…>, la fenêtre Changement
de code de l’entité s’affiche :
Référence : GESLAB_MUT_TRANS_ManuelUtilisation_v2.3.docx
Page : 38/524
GESLAB
Les entités dépensières
4. Saisissez le nouveau code de l’entité dépensière puis cliquez sur le
bouton <OK>, le message suivant s’affiche :
5. Cliquez sur le bouton <OK>, le message d’avertissement suivant
s'affiche :
6. Cliquez sur le bouton <Oui> pour continuer ou sur le bouton <Non>
pour annuler.
7. A l’issue du traitement, la fenêtre Entité dépensière s’affiche avec le
nouveau code.
Remarque : le changement de code est effectué dans la base courante (mouvements, états,…). Les
bases des exercices antérieurs et les bases de simulation ne sont pas mises à jour.
Référence : GESLAB_MUT_TRANS_ManuelUtilisation_v2.3.docx
Page : 39/524
Les entités dépensières
GESLAB
Retrouver une entité dépensière


Vous pouvez retrouver une entité dépensière :


A partir de critères de recherche ;
En parcourant la hiérarchie des entités dépensières si vous savez où se situe l’entité.
Choisissez l’option Entités Dépensières dans le menu Crédits pour faire apparaître la
fenêtre principale suivante :
 Pour retrouver une entité dépensière sur critères de recherche
A partir de la fenêtre principale Entité dépensière, cliquez sur le bouton
<Trouver> pour accéder à la fenêtre Sélection d’une entité dépensière :
Référence : GESLAB_MUT_TRANS_ManuelUtilisation_v2.3.docx
Page : 40/524
GESLAB
Les entités dépensières
1. Saisissez un ou plusieurs critères :
 Code entité ;
 Nom entité ;
 Niveau dans l’arborescence (tous les niveaux, rattachement,
fin) ;
 Laboratoire (dans le cas d’une gestion multi laboratoires).
3. Cliquez sur le bouton <Rechercher>.
4. Vous pouvez trier le résultat de la recherche sur les champs :
 Code ;
 Nom ;
 Niveau ;
 Fin (indicateur de niveau fin) ;
 Laboratoire ;
 Seuil.
5. Sélectionnez dans la liste l’entité dépensière que vous recherchez.
6. Cliquez sur le bouton <OK> ;
La fenêtre Entité dépensière s'affiche sur l’entité que vous avez
sélectionnée.
 Pour retrouver une entité dépensière en développant la hiérarchie
Cette méthode peut être utilisée lorsque vous savez dans quelle partie de la hiérarchie se situe l’entité
dépensière que vous recherchez.
Dans ce cas, vous pouvez atteindre directement l’entité en parcourant la liste hiérarchique des entités
dépensières de la fenêtre Entité dépensière :
Référence : GESLAB_MUT_TRANS_ManuelUtilisation_v2.3.docx
Page : 41/524
Les entités dépensières
GESLAB
1. Dans la fenêtre Entité dépensière, cliquez sur le bouton <…>.
L’ensemble des entités dépensières apparaît dans la liste classée par
ordre hiérarchique.
2. Déroulez la liste pour retrouver visuellement l’entité dépensière
recherchée.
Autre façon de procéder :
1. Placez-vous sur une entité dépensière hiérarchiquement supérieure à
l’entité recherchée.
2. Cliquez sur le bouton <Développer>.
Cela a pour effet d’afficher dans la liste les entités rattachées.
3. Répétez l’opération 2 sur l’une des entités rattachées, jusqu’à
atteindre l’entité recherchée.
Remarque : la liste hiérarchique des entités dépensières est
« développée » par défaut jusqu’au niveau 3. Il est possible de régler ce
niveau par défaut en agissant sur le paramétrage de l’application dans
les tables de constantes.
Référence : GESLAB_MUT_TRANS_ManuelUtilisation_v2.3.docx
Page : 42/524
GESLAB
Les entités dépensières
Consulter le budget d’une entité dépensière


Cette fonction vous permet de visualiser le cumul des crédits et des dépenses d’une entité
dépensière, ainsi que ses disponibles. Cette fonction permet également de consulter le détail
des crédits reçus par l’entité.
Choisissez l’option Entités Dépensières dans le menu Crédits pour faire apparaître la
fenêtre principale suivante :
 Pour consulter le budget consolidé d’une entité dépensière
1. A partir de la fenêtre principale, sélectionnez l’entité à consulter. Si
l’entité dépensière n’apparaît pas dans la liste, reportez-vous au
chapitre Retrouver une entité dépensière.
2. Cliquez sur le bouton <Budget…>
La fenêtre Budget de l’entité dépensière apparaît par-dessus la
fenêtre principale Entité dépensière :
Référence : GESLAB_MUT_TRANS_ManuelUtilisation_v2.3.docx
Page : 43/524
Les entités dépensières
GESLAB
3. Vous pouvez imprimer l’état du budget de l’entité dépensière en
cliquant sur le bouton <Imprimer>.
4. Cliquez sur le bouton <Fermer> pour revenir à la fenêtre principale
Entité dépensière.
 Pour consulter les répartitions de crédit reçus par l’entité dépensière
1. A partir de la fenêtre « Budget de l’entité dépensière », cliquez sur le
bouton <Répartitions…>
La fenêtre Liste des répartitions de l’entité dépensière apparaît pardessus la fenêtre Budget de l’entité dépensière :
Cette liste peut être triée (Reportez-vous au chapitre Fonction de tri).
2. Cliquez sur le bouton <Fermer> pour revenir à la fenêtre Budget de
Référence : GESLAB_MUT_TRANS_ManuelUtilisation_v2.3.docx
Page : 44/524
GESLAB
Les entités dépensières
l’entité dépensière.
Remarque : vous pouvez imprimer cette liste en cliquant sur le bouton
<Imprimer>.
 Pour consulter la liste des ventilations reçues par l’entité dépensière
1. A partir de la fenêtre Budget de l’entité dépensière, cliquez sur le bouton
<Ventilations…>
La fenêtre Liste des ventilations reçues par une entité dépensière
apparaît par-dessus la fenêtre Budget de l’entité dépensière :
Cette liste peut être triée (Reportez-vous au chapitre Fonction de tri).
2. Cliquez sur le bouton <Fermer> pour revenir à la fenêtre Budget de
l’entité dépensière.
Remarque : vous pouvez imprimer cette liste en cliquant sur le bouton
<Imprimer>.
 Pour consulter la liste des recettes internes
1. A partir de la fenêtre Budget de l’entité dépensière, cliquez sur le bouton
<Recettes int…>.
La fenêtre Liste des recettes internes de l’entité dépensière apparaît
par-dessus la fenêtre Budget de l’entité dépensière.
Référence : GESLAB_MUT_TRANS_ManuelUtilisation_v2.3.docx
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Les entités dépensières
GESLAB
Cette liste peut être triée (Reportez-vous au chapitre Fonction de tri).
2. Cliquez sur le bouton <Fermer> pour revenir à la fenêtre Budget de
l’entité dépensière.
Remarque : vous pouvez imprimer cette liste en cliquant sur le bouton
<Imprimer>.

Pour consulter les crédits réservés
1. A partir de la fenêtre Budget de l’entité dépensière, cliquez sur le
bouton <Crédits réservés…>.
La fenêtre Liste des crédits réservés de l’entité dépensière apparaît pardessus la fenêtre Budget de l’entité dépensière :
Cette liste peut être triée (Reportez-vous au chapitre Fonction de tri).
Référence : GESLAB_MUT_TRANS_ManuelUtilisation_v2.3.docx
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GESLAB
Les entités dépensières
2. Cliquez sur le bouton <Fermer> pour revenir à la fenêtre Budget de
l’entité dépensière.
Remarque : vous pouvez imprimer cette liste en cliquant sur le bouton
<Imprimer>.
Supprimer une entité dépensière

Cette opération vous permet de supprimer une entité dépensière existante dans la base.
Pour pouvoir supprimer l’entité dépensière, il faut que :
 L’entité ne possède pas de mouvements de crédit ;
 L’entité ne possède pas de mouvements de dépense.
Remarque : vous pouvez supprimer une entité dépensière de regroupement si son niveau est
supérieur à 1 et si elle n’a pas reçu directement de répartitions, de ventilations, de recettes
internes.
Vous pouvez supprimer une entité dépensière dont le disponible est déjà à zéro même si un
mouvement a déjà été imputé.

Choisissez l’option Entités Dépensières dans le menu Crédits pour faire apparaître la
fenêtre principale suivante :
 Pour supprimer une entité dépensière
1. A partir de la fenêtre principale Entité dépensière, sélectionnez l’entité à
supprimer, puis cliquez sur le bouton <Détruire>.
2. Cliquez sur le bouton <OK> pour valider votre suppression, ou sur le
bouton <Annuler> pour annuler votre demande de suppression.
Référence : GESLAB_MUT_TRANS_ManuelUtilisation_v2.3.docx
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Les entités dépensières
GESLAB
Insérer une entité dépensière de regroupement

Cette opération consiste à insérer une entité dépensière entre des entités de niveau fin et
leur entité de regroupement.
Il devient ensuite possible de rattacher de nouvelles entités à l’entité nouvellement insérée,
pour détailler le suivi de vos crédits.
Cette insertion n’est possible que si :
 L’entité dépensière mère des entités à regrouper n’a pas fait de ventilation sur l’une
des entités dépensières à regrouper ;
 Les entités dépensières sélectionnées sont toutes de même niveau (supérieur à 2) ;
 Les entités dépensières sélectionnées ont toutes la même entité mère.
Exemple : vous voulez insérer une entité de regroupement « équipe A » au-dessus des entités
dépensières Mr X et Mr Y.
Labo
Labo
Insérer
« Équipe A »
Chimie
moléculaire
Chimie
moléculaire
Equipe A
Equipe B
Mr X
Mr Y
Equipe B
Mr X

Mr Y
Choisissez l’option Entités dépensières dans le menu Crédits pour faire apparaître la
fenêtre principale Entités dépensières.
Avertissement : procédez à une sauvegarde de la base avant d’insérer une entité
dépensière. Reportez-vous au chapitre Sauvegarder et restaurer les données.
Référence : GESLAB_MUT_TRANS_ManuelUtilisation_v2.3.docx
Page : 48/524
GESLAB
Les entités dépensières
 Pour insérer une entité dépensière de regroupement
1. A partir de la fenêtre principale Entité dépensière, sélectionnez les
entités dépensières de niveau fin (niveau supérieur à 2), au-dessus
desquelles vous voulez insérer la nouvelle entité (sélection continue
ou discontinue).
2. Cliquez sur le bouton <Insérer…> pour accéder à la fenêtre Insérer –
Entité.
Dans cette fenêtre, saisissez les caractéristiques de l’entité
dépensière à insérer.
3. Dans le champ « Code entité », saisissez le code GESLAB de l’entité
à insérer. Ce champ est obligatoire.
EQ A
4. Dans le champ « Type entité », sélectionnez le type d’entité à insérer.
Equipe
5. Dans le champ « Nom », saisissez le libellé de l’entité dépensière à
insérer.
Equipe A
6. Cochez la case « Autorisation de dépassement » si vous voulez
autoriser un dépassement sur l’entité insérée.
7. Dans le champ « Seuil », saisissez le pourcentage du seuil d’alerte.
Ce champ est obligatoire.
80
8. Pour valider l’insertion de la nouvelle entité, cliquez sur le bouton
<OK>.
Pour annuler à tout moment l’insertion de l’entité dépensière, cliquez
sur le bouton <Annuler>.
Référence : GESLAB_MUT_TRANS_ManuelUtilisation_v2.3.docx
Page : 49/524
Les entités dépensières
GESLAB
Ajuster les crédits réservés sur une entité dépensière


Cette fonction vous permet de réajuster la part des crédits réservés pour une entité
dépensière, sans modifier le montant global réparti sur l’entité.
Cette opération de réajustement de crédits ne peut se faire que pour les entités dépensières
de niveau fin.
Choisissez l’option Entités Dépensières dans le menu Crédits pour faire apparaître la
fenêtre principale suivante :
 Pour ajuster les crédits réservés d’une entité dépensière
1. Sélectionnez l’entité dépensière pour laquelle vous voulez modifier le
montant des crédits réservés.
2. A partir de la fenêtre principale Entité dépensière cliquez sur le
bouton <Budget> pour accéder à la fenêtre Budget de l’entité
dépensière.
Référence : GESLAB_MUT_TRANS_ManuelUtilisation_v2.3.docx
Page : 50/524
GESLAB
Les entités dépensières
3. A partir de la fenêtre Budget de l’entité dépensière, cliquez sur le
bouton <Crédits réservés…>.
La fenêtre Liste des crédits réservés de l’entité dépensière apparaît :
Cette fenêtre affiche la liste des origines de crédit ayant fait l’objet d’une
répartition de crédits réservés pour cette entité dépensière.
4. Sélectionnez l’origine de crédit pour laquelle vous voulez modifier la
part de crédits réservés à l’entité dépensière.
5. Cliquez sur le bouton <Modifier>.
6. Modifiez le montant réservé.
Il peut être augmenté ou diminué, mais doit rester inférieur au montant
réparti.
7. Cliquez sur le bouton <OK> pour valider cette modification.
Le disponible réservé sur l’origine de crédit pour l’entité dépensière,
est alors automatiquement mis à jour.
Référence : GESLAB_MUT_TRANS_ManuelUtilisation_v2.3.docx
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Les entités dépensières
GESLAB
8. Cliquez sur le bouton <Fermer> pour quitter la fenêtre Liste des
crédits réservés
Remarque : la modification d’un montant réservé provoque la création
automatique de deux répartitions dont la somme est nulle, l’une réservée et
l’autre pas.
Subdiviser une entité dépensière

L’opération de subdivision permet de modifier la structure des entités dépensières, en cours
d’exercice.
Elle peut être utile lorsque l’on veut affiner le suivi d’une entité dépensière alors que celle-ci a
déjà fait l’objet de mouvements tels que demandes d’achat, commandes, factures internes,
etc.
Attention : pour être subdivisée, l’entité doit être de niveau fin.

Choisissez l’option Entités Dépensières dans le menu Crédits pour faire apparaître la
fenêtre principale suivante :
 Pour subdiviser une entité dépensière
Avertissement : Il est vivement conseillé de procéder à une sauvegarde de la
base de données avant de procéder à une subdivision (Reportez-vous au chapitre
Sauvegarder et restaurer les données).
Cette opération ne peut être menée qu’en utilisation mono utilisateur : l’utilisateur
doit être la seule personne connectée sur GESLAB pour pouvoir effectuer une
Référence : GESLAB_MUT_TRANS_ManuelUtilisation_v2.3.docx
Page : 52/524
GESLAB
Les entités dépensières
subdivision.
1. A partir de la fenêtre principale Entité dépensière, sélectionnez l’entité à
subdiviser.
2. Cliquez sur le bouton <Subdiviser…>.
La fenêtre Subdivision d’une entité dépensière apparaît :
Pour réaliser la subdivision, il faut successivement :








Décrire les nouvelles entités ;
Répartir les crédits sur les nouvelles entités ;
Répartir les demandes d’achat ;
Répartir les commandes ;
Répartir les factures ;
Répartir les factures internes ;
Répartir les missions ;
Valider la subdivision de l’entité dépensière.
Référence : GESLAB_MUT_TRANS_ManuelUtilisation_v2.3.docx
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Les entités dépensières
GESLAB
A. Décrire les nouvelles entités
A partir de la fenêtre Subdivision d’une entité dépensière, cliquez sur le bouton <Nlles EDP…>, une
nouvelle fenêtre apparaît :
Pour saisir une nouvelle entité :
1. Cliquez sur le bouton <Ajouter>.
2. Saisissez les champs :
 Code entité ;
 Libellé.
3. Cliquez sur le bouton <OK> pour valider cette saisie.
4. Recommencez les opérations 1 à 3 pour chaque nouvelle entité à saisir.
Référence : GESLAB_MUT_TRANS_ManuelUtilisation_v2.3.docx
Page : 54/524
GESLAB
Les entités dépensières
B. Répartir les crédits sur les nouvelles entités
A partir de la fenêtre Subdiviser – Entité dépensière, cliquez sur le bouton
<Répartitions…>, la fenêtre suivante apparaît :
Cette fenêtre permet de redistribuer les crédits reçus par l’entité subdivisée
sous la forme de répartitions de crédit, vers les nouvelles entités.
Dans l’encadré « Répartitions » apparaît la liste des origines de crédit à
partir desquelles des crédits ont été répartis sur l’entité dépensière.
Dans l’encadré « Nouvelles répartitions » s’inscrit la liste des répartitions
de crédit que vous voulez définir sur les nouvelles entités dépensières.
Pour saisir une nouvelle répartition
1. Cliquez sur le bouton <Ajouter>.
Remarque : après avoir cliqué sur le bouton <Ajouter>, la sélection
d’une ligne dans la liste du haut provoque le rapatriement des
données (origine et montants) dans la nouvelle répartition.
2. Dans l’encadré « Nouvelles répartitions », cliquez dans le champ
« Origine ».
Sélectionnez l’origine de crédit dont le montant est de redistribuer sur
une nouvelle entité en double-cliquant dessus.
3. Dans le champ « Répartition », saisissez le montant à répartir sur la
nouvelle entité.
4. Dans le champ « Dont réservé », saisissez le montant de crédit
réservé sur la nouvelle entité.
5. Cliquez dans le champ « Entité » pour sélectionner la nouvelle entité.
6. Cliquez sur le bouton <OK>, pour valider cette répartition.
Référence : GESLAB_MUT_TRANS_ManuelUtilisation_v2.3.docx
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Les entités dépensières
GESLAB
7. Vous pouvez saisir plusieurs répartitions en répétant les opérations 1
à 6.
8. Cliquez sur le bouton <Fermer> pour revenir à la fenêtre Subdivision
d’une entité dépensière.
C. Répartir les demandes d’achat
Cliquez sur le bouton <Demandes…>, la fenêtre suivante apparaît :
La liste des demandes contient uniquement les demandes « En cours » ou
« En attente ». Les demandes d’achat « Traitées » sont perdues et ne sont
pas redistribuées sur les nouvelles entités.
1. Dans la liste des « Demandes », sélectionnez la ou les demandes à
redistribuer sur une nouvelle entité.
2. Dans la liste des « Nouvelles entités », sélectionnez l’entité devant
recevoir la ou les demandes.
3. Cliquez sur le bouton <Attribuer>, pour attribuer les demandes d’achat
à la nouvelle entité.
Les demandes seront réaffectées à la nouvelle entité à la validation
de la nouvelle subdivision.
Répétez ces opérations pour toutes les demandes d’achat à
redistribuer.
4. Pour revenir à la fenêtre Subdivision d’une entité dépensière, cliquez
sur le bouton <Fermer>.
Référence : GESLAB_MUT_TRANS_ManuelUtilisation_v2.3.docx
Page : 56/524
GESLAB
Les entités dépensières
D. Répartir les commandes
Cliquez sur le bouton <Commandes…>, la fenêtre suivante apparaît :
1. Dans la liste des « Commandes », sélectionnez la ou les commandes
à redistribuer sur une nouvelle entité.
2. Dans la liste des « Nouvelles entités », sélectionnez l’entité devant
recevoir ces commandes.
3. Cliquez sur le bouton <Attribuer>, pour attribuer les commandes à la
nouvelle entité.
Les lignes détail des commandes seront réaffectées à la nouvelle
entité à la validation de la subdivision.
Répétez ces opérations pour toutes les commandes à redistribuer.
4. Pour revenir à la fenêtre Subdivision d’une entité dépensière, cliquez
sur le bouton <Fermer>.
Remarque : les lignes facture associées aux commandes seront
automatiquement redistribuées sur les nouvelles entités.
Référence : GESLAB_MUT_TRANS_ManuelUtilisation_v2.3.docx
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Les entités dépensières
GESLAB
E. Répartir les factures
Cliquez sur le bouton <Factures…>, la fenêtre suivante apparaît :
Les factures à redistribuer sont celles qui possèdent des lignes facture
imputées sur l’entité dépensière à subdiviser, mais dont la commande n’a
pas de ligne détail sur cette entité.
1. Dans la liste des « Factures », sélectionnez la ou les factures à
redistribuer sur une nouvelle entité.
2. Dans la liste des « Nouvelles entités », sélectionnez l’entité devant
recevoir ces factures.
3. Cliquez sur le bouton <Attribuer>, pour attribuer les factures à la
nouvelle entité.
Les lignes détail factures seront réaffectées à la nouvelle entité à la
validation de la subdivision.
Répétez ces opérations pour toutes les factures à redistribuer.
4. Pour revenir à la fenêtre Subdivision d’une entité dépensière, cliquez
sur le bouton <Fermer>.
Référence : GESLAB_MUT_TRANS_ManuelUtilisation_v2.3.docx
Page : 58/524
GESLAB
Les entités dépensières
F. Répartir les factures internes
Cliquez sur le bouton <Factures int…>, la fenêtre suivante apparaît :
1. Dans la liste des « Factures internes », sélectionnez la ou les factures
internes à redistribuer sur une nouvelle entité.
2. Dans la liste des « Nouvelles entités », sélectionnez l’entité devant
recevoir ces factures internes.
3. Cliquez sur le bouton <Attribuer>, pour attribuer les factures internes à
la nouvelle entité.
Les factures internes seront réaffectées à la nouvelle entité à la
validation de la subdivision.
Répétez ces opérations pour toutes les factures internes à
redistribuer.
4. Pour revenir à la fenêtre Subdivision d’une entité dépensière, cliquez
sur le bouton <Fermer>.
Référence : GESLAB_MUT_TRANS_ManuelUtilisation_v2.3.docx
Page : 59/524
Les entités dépensières
GESLAB
G. Répartir les missions
Cliquez sur le bouton <Missions…>, la fenêtre suivante apparaît :
1. Dans la liste des « Missions », sélectionnez la ou les missions à
redistribuer sur une nouvelle entité.
2. Dans la liste des « Nouvelles entités », sélectionnez l’entité devant
recevoir ces missions.
3. Cliquez sur le bouton <Attribuer>, pour attribuer les missions à la
nouvelle entité. Les missions seront réaffectées à la nouvelle entité à
la validation de la subdivision.
Répétez ces opérations pour toutes les missions à redistribuer.
4. Pour revenir à la fenêtre Subdivision d’une entité dépensière, cliquez
sur le bouton <Fermer>.
H. Valider la subdivision d’une entité dépensière
Les réaffectations que vous avez décrites lors des étapes précédentes sont
rendues effectives lors de la validation de la subdivision.
Remarques :
 Tous les crédits réservés doivent avoir été redistribués avant la
validation. Sinon, ils seront conservés au niveau de l’entité subdivisée,
mais ne seront plus réservés.
 Après la subdivision, vous pouvez distribuer le reste des crédits de
l’entité subdivisée en utilisant les ventilations de crédit (Reportez-vous
au chapitre Ventiler des crédits).
1. Cliquez sur le bouton <OK> de la fenêtre Subdivision d’une entité
dépensière pour valider la subdivision de l’entité dépensière et
l’ensemble de ses répartitions.
Vous revenez sur la fenêtre principale Entité dépensière.
Référence : GESLAB_MUT_TRANS_ManuelUtilisation_v2.3.docx
Page : 60/524
GESLAB
Les contacts
Les contacts
Ce module permet de définir les différents contacts de GESLAB dans le laboratoire. Ces contacts
pourront apparaître sur le bon de commande à côté de la mention : « personnes à contacter : ».
De plus, pour les porteurs d’une carte d’achat, les informations relatives à la carte doivent être
renseignées au niveau des données contact.
Points abordés dans ce chapitre
Adm.
Saisir un contact
Modifier un contact
Supprimer un contact
Référence : GESLAB_MUT_TRANS_ManuelUtilisation_v2.3.docx
Page : 61/524
Les contacts
GESLAB
Saisir un contact


Cette fonction permet à l’administrateur GESLAB de déclarer de nouveaux contacts qui
pourront apparaître sur le bon de commande.
En mode Administration, choisissez l’option Contacts du menu Paramétrage pour faire
apparaître la fenêtre suivante :
 Pour ajouter un nouveau contact
1. Cliquez sur le bouton <Ajouter>.
2. Dans le champ « Code Contact », saisissez un code pour le contact.
APA
3. Cliquez dans le champ « Qualité » et sélectionnez la qualité de la
personne dans la liste proposée.
Madame
4. Dans le champ « Nom », saisissez le nom de l’utilisateur. Ce champ est
obligatoire.
PASSE
5. Dans le champ « Prénom », saisissez le prénom de l’utilisateur.
Albertine
6. Dans le champ « Tél », vous pouvez saisir les coordonnées
téléphoniques du contact.
05 22 33 44 77
7. Dans le champ « Complément », vous pouvez saisir toute information
complémentaire.
Référence : GESLAB_MUT_TRANS_ManuelUtilisation_v2.3.docx
Page : 62/524
GESLAB
Les contacts
Les 3 champs suivants servent à saisir les informations relatives à la carte
achat. Le numéro de carte est composé de 3 informations :
 numéro carte achat,
 date fin de validité,
 nom du porteur.
8. Dans le champ « N° Carte », saisissez les 4 derniers chiffres du numéro
de la carte d’achat.
5678
9. Dans le champ « Date fin validité », saisissez la date de fin de validité
de la carte d’achat. Ce champ doit respecter le format mmaaaa.
102008
10. Dans le champ « Nom du porteur », saisissez le nom du porteur de la
carte d’achat. Ce champ est saisi sur 10 positions alphabétiques
maximum.
PASSEALBER
11. Cliquez sur le bouton <OK> pour valider l’ajout de ce contact.
Le nouveau contact s’affiche dans la liste des contacts.
Référence : GESLAB_MUT_TRANS_ManuelUtilisation_v2.3.docx
Page : 63/524
Les contacts
GESLAB
Modifier un contact


Cette fonction permet à l’administrateur GESLAB de modifier les caractéristiques d’un
contact.
En mode Administration, choisissez l’option Contacts du menu Paramétrage pour faire
apparaître la fenêtre suivante :
 Pour modifier un contact
1. Sélectionnez dans la liste le contact pour lequel vous souhaitez apporter
certaines modifications.
2. Cliquez sur le bouton <Modifier>.
3. Placez le curseur dans les champs à modifier (Qualité, Nom, prénom,
téléphone, complément, n° carte achat, Date fin validité, nom du
porteur) et saisissez les nouvelles valeurs.
Attention : le code contact n’est pas modifiable.
4. Cliquez sur le bouton <OK> pour valider les modifications.
Référence : GESLAB_MUT_TRANS_ManuelUtilisation_v2.3.docx
Page : 64/524
GESLAB
Les contacts
Supprimer un contact


Cette fonction permet à l’administrateur GESLAB de supprimer un contact.
En mode Administration, choisissez l’option Contacts du menu Paramétrage pour faire
apparaître la fenêtre suivante :
 Pour supprimer un contact
1. Sélectionnez dans la liste le contact concerné.
2. Cliquez sur le bouton <Détruire>.
3. Répondez <Oui> au message de confirmation.
Référence : GESLAB_MUT_TRANS_ManuelUtilisation_v2.3.docx
Page : 65/524
Les matières
GESLAB
Les matières
GESLAB vous permet de gérer une nomenclature de matières. Les matières définissent des
ensembles d’articles homogènes. Dans GESLAB, il existe deux niveaux de matières :
 Les têtes de chapitres ;
 Les matières du laboratoire.
GESLAB propose au départ une liste de têtes de chapitres commune à tous les laboratoires. Cette
liste est modifiable. Vous pouvez ajouter des têtes de chapitre ou modifier leur libellé.
Les matières propres au laboratoire sont définies par l’administration en fonction de ses besoins. La
seule contrainte est de rattacher chaque matière à une tête de chapitre : les codes matières doivent
donc commencer par le code de la tête de chapitre.
Les têtes de chapitres sont des matières de niveau « 0 ».
Les autres matières sont de niveau « 1 ».
Points abordés dans ce chapitre
Adm.
Ajouter une tête de chapitre
Modifier une tête de chapitre
Saisir une matière
Modifier une matière
Supprimer une matière
Référence : GESLAB_MUT_TRANS_ManuelUtilisation_v2.3.docx
Page : 66/524
GESLAB
Les matières
Ajouter une tête de chapitre


Cette fonction vous permet d’ajouter des têtes de chapitre à la liste prédéfinie par GESLAB.
Le laboratoire peut ainsi personnaliser la nomenclature (« tête de chapitre », niveau « 0 ») en
fonction de ses spécificités.
Attention : vous ne pourrez pas détruire cette tête de chapitre.
En mode Gestion courante, choisissez l’option Matière dans le menu Données pour faire
apparaître la fenêtre principale :
 Pour ajouter une tête de chapitre
1. Sélectionnez la ligne « Cliquez ici pour ajout tête de chapitre »
2. Cliquez sur le bouton <Ajouter>.
3. Saisissez le code matière de la tête de chapitre GESLAB. Le code
comprend un caractère.
7
Attention : choisissez bien ce code car il n’est pas modifiable
ultérieurement.
4. Utilisez la zone « Libellé » pour préciser quel type de dépense est
répertorié sous ce code.
Reprographie
5. Pour valider la saisie, cliquez sur le bouton <OK>. La nouvelle tête de
chapitre apparaît dans la liste. Elle est de niveau 0.
Vous pouvez annuler la saisie à tout moment en cliquant sur le bouton
<Annuler>.
Référence : GESLAB_MUT_TRANS_ManuelUtilisation_v2.3.docx
Page : 67/524
Les matières
GESLAB
Modifier une tête de chapitre


Cette fonction vous permet de modifier les libellés des têtes de chapitre.
En mode Gestion courante, choisissez l’option Matière dans le menu Données pour faire
apparaître la fenêtre principale :
 Pour modifier le libellé d’une tête de chapitre
1. Sélectionnez la tête de chapitre à modifier.
2. Cliquez sur le bouton <Modifier>.
Attention : seul le libellé est modifiable.
3. Saisissez le nouveau libellé de la tête de chapitre.
4. Pour valider la saisie, cliquez sur le bouton <OK>. Le nouveau libellé
apparaît dans la liste.
Référence : GESLAB_MUT_TRANS_ManuelUtilisation_v2.3.docx
Page : 68/524
GESLAB
Les matières
Saisir une matière


Cette fonction vous permet d’ajouter des matières sous les têtes de chapitre prédéfinies par
GESLAB. Le laboratoire affine ainsi le premier niveau de nomenclature (« tête de chapitre »,
niveau « 0 ») en fonction de ses spécificités en créant des sous-chapitres de niveau « 1 ».
En mode Gestion courante, choisissez l’option Matière dans le menu Données pour faire
apparaître la fenêtre principale :
 Pour saisir une matière
1. Sélectionnez la tête de chapitre dont la matière va dépendre.
2. Cliquez sur le bouton <Ajouter>.
3. Saisissez le code matière GESLAB. Le code comprend quatre
caractères. Le premier caractère doit correspondre à la tête de chapitre
à laquelle la matière se rattache.
Attention : choisissez bien ce code car il n’est pas modifiable
ultérieurement.
4. Utilisez la zone « Libellé » pour préciser quel type de dépenses est
répertorié sous ce code.
5. Pour valider la saisie, cliquez sur le bouton <OK>. La nouvelle matière
apparaît dans la liste des matières.
Vous pouvez annuler la saisie à tout moment en cliquant sur le bouton <Annuler>.
Référence : GESLAB_MUT_TRANS_ManuelUtilisation_v2.3.docx
Page : 69/524
Les matières
GESLAB
Modifier une matière


Cette fonction vous permet de modifier une matière déjà présente dans la base.
En mode Gestion courante, choisissez l’option Matière dans le menu Données pour faire
apparaître la fenêtre suivante :
 Pour modifier une matière
1. Sélectionnez la matière que vous désirez modifier en cliquant sur la
ligne qui vous intéresse dans la liste.
2. Cliquez sur le bouton <Modifier>.
3. Modifier le libellé du code matière GESLAB. Seule cette zone est
modifiable.
4. Pour valider la modification, cliquez sur le bouton <OK>.
La matière modifiée apparaît dans la liste des matières.
Pour annuler la modification de la matière, cliquez sur le bouton <Annuler>.
Référence : GESLAB_MUT_TRANS_ManuelUtilisation_v2.3.docx
Page : 70/524
GESLAB
Les matières
Supprimer une matière


Cette fonction vous permet de supprimer une matière de niveau « 1 » enregistrée dans
GESLAB.
En mode Gestion courante, choisissez l’option Matière dans le menu Données pour faire
apparaître la fenêtre principale suivante :
 Pour supprimer une matière
1. Sélectionnez la matière que vous désirez supprimer en cliquant sur la
ligne qui vous intéresse dans la liste des matières.
Seules les matières non référencées par un produit de la base peuvent
être supprimées.
2. Cliquez sur le bouton <Détruire>. Un message s’affiche.
3. Cliquez sur <Oui> pour accepter la suppression.
Attention : cette suppression est irréversible.
Référence : GESLAB_MUT_TRANS_ManuelUtilisation_v2.3.docx
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Vérifier la cohérence des données
GESLAB
Vérifier la cohérence des données
GESLAB vous permet de lancer un traitement de contrôle qui vérifie la cohérence interne des
données stockées dans la base de données.
Suite à un incident sur votre poste de travail ou sur le serveur central (coupure d’électricité,
manipulation accidentelle du bouton marche/arrêt, etc…), des anomalies peuvent en effet se
présenter.
Des incohérences peuvent ainsi apparaître au sein des données, si par exemple, GESLAB était en
train de mettre à jour des montants cumulés ou des liens physiques au moment de l’interruption du
traitement.
L’utilitaire de vérification de cohérence de GESLAB vous permet donc, dans un premier temps, de
détecter les anomalies présentes, à savoir :
 Les cumuls erronés. Par exemple, les factures dont le montant est différent du cumul des
lignes détail ;
Les 6 vérifications réalisées et les états imprimés (si anomalie détectée) sont :






Vérification des commandes
Vérification des factures
Vérification des origines de crédit
Vérification des entités dépensières
Vérification des crédits réservés
Vérification du disponible réservé des origines de crédit
FDX04
FDX05
FDX06
FDX07
FDX12
FDX13
Au terme de la vérification, des états d’anomalies sont édités pour information.
Dans un second temps, et sur demande expresse de votre part, le système peut corriger
automatiquement les anomalies qu’il a détectées sur la base GESLAB (recalcul des cumuls
erronés).
Points abordés dans ce chapitre
Adm.
Lancer la vérification de cohérence des données
Référence : GESLAB_MUT_TRANS_ManuelUtilisation_v2.3.docx
Page : 72/524
GESLAB
Vérifier la cohérence des données
Lancer la vérification de cohérence des données

Cette fonction vous permet de lancer le traitement de vérification de cohérence des données
dans la base, et éventuellement de corriger automatiquement les incohérences détectées.
Le tableau qui suit détaille les anomalies recherchées et les corrections automatiques éventuellement
effectuées par l’outil de vérification.
Le signe « := » signifie « est calculé comme ».
Pour chaque…
Commande
Anomalie détectée
1.1
1.2
total commandé ≠ cumul des lignes
détail
total facturé sur exercice ≠ cumul des
lignes facturé sur exercice
Correction (si demandé)
total commandé := cumul des lignes
détail
total facturé := cumul des lignes
factures
total facturé := cumul des lignes
factures
1.3
total facturé sur ex. antérieur ≠ cumul
des lignes facturées sur exercice
antérieur
Facture
2.1
total facturé ≠ cumul des lignes
facturées
total facturé := cumul des lignes
factures
Origine de crédit
de niveau fin
3.1
total notifié ≠ cumul des notifications
total notifié := cumul des notifications
3.2
total réparti ≠ cumul des répartitions
total réparti := cumul des répartitions
3.3
total engagé ≠ cumul des engagés
de chacune des commandes
total engagé := cumul des engagés de
chacune des commandes
3.4
total facturé ≠ cumul des facturés des
commandes
total facturé := cumul des facturés des
commandes
3.5
total taxe cumulé ≠ cumul des taxes
des factures
total taxe cumulé := cumul des taxes
des factures
3.6
total notifié ≠ somme des totaux
notifiés de ses origines
total notifié := somme des totaux
notifiés de ses origines regroupées
3.7
total réparti ≠ somme des totaux
répartis de ses origines
total réparti := somme des totaux
répartis de ses origines regroupées
3.8
total engagé ≠ somme des totaux
engagés de ses origines
total engagé := somme des totaux
engagés de ses origines regroupées
3.9
total facturé ≠ somme des totaux
facturés de ses origines
total facturé := somme des totaux
facturés de ses origines regroupées
3.10
total taxe cumulé ≠ somme des taxes
cumulées de ses origines
total taxe cumulé := somme des taxes
cumulées de ses origines regroupées
4.1
total engagé ≠ cumul des engagés
des lignes détail des commandes
total engagé := cumul des engagés
des lignes détail des commandes
4.2
total facturé ≠ cumul des facturés des
lignes facture
total facturé := cumul des facturés des
lignes facture
4.3
total crédits reçus ≠ cumul des
répartitions, des recettes internes et
des ventilations
total crédits reçus := cumul des
répartitions, des recettes internes et
des ventilations
4.4
total dépenses internes ≠ cumul des
factures internes
total dépenses internes := cumul des
factures internes
4.5
total engagé ≠ somme des engagés
total engagé := somme des engagés
Origine de crédit
de regroupement
Entité dépensière
de niveau fin
Entité dépensière
de regroupement
Référence : GESLAB_MUT_TRANS_ManuelUtilisation_v2.3.docx
Page : 73/524
Vérifier la cohérence des données
Pour chaque…
GESLAB
Anomalie détectée
de ses entités-filles
Demandes
d’achat

Correction (si demandé)
4.6
total facturé ≠ somme du facturé de
ses entités-filles
de ses origines-filles
total facturé := somme du facturé de
ses entités
4.7
total des crédits reçus ≠ somme des
crédits reçus par ses entité-filles +
crédits reçus par l’EDP
total des crédit reçus := somme des
crédits reçus par ses entités-filles +
crédits reçus par l’EDP
4.8
total ventilé ≠ somme des crédits
ventilés
total ventilé := somme des crédits
ventilés
5.1
total demandé de l’entité ≠ somme
des montants des lignes détail des
demandes d’achat
total demandé de l’entité := somme
des montants des lignes détail des
demandes d’achat
En mode Administration, choisissez l’option Vérification cohérence dans le menu Outils
pour faire apparaître la fenêtre suivante :
Sélectionnez la destination de l’état (imprimante, écran ou fichier) et cliquez sur le bouton <OK> pour
confirmer.
 Pour vérifier la cohérence des données dans GESLAB
Attention : le traitement de vérification de cohérence peut être très long car il passe toutes les
données de la base en revue et effectue un grand nombre de calculs. En fin d’année, il peut
immobiliser un poste pendant plusieurs heures, voire une journée.
Référence : GESLAB_MUT_TRANS_ManuelUtilisation_v2.3.docx
Page : 74/524
GESLAB
Vérifier la cohérence des données
Il est donc important que vous planifiez ce traitement et que les autres utilisateurs en soient avertis car
il n’est pas possible d’utiliser GESLAB pour saisir des mouvements durant toute la durée du traitement
de vérification.
Après avoir choisi la destination de l’état, la fenêtre suivante apparaît :
1. Par défaut, les deux options de la vérification de cohérence de la base
sont lancées. Si vous désirez ne lancer qu’une seule des deux options,
décochez la case correspondant à l’option que vous ne désirez pas
lancer.
2. Cliquez sur le bouton <Lancer> pour lancer le traitement de vérification
des données. Le message d’avertissement suivant apparaît :
Référence : GESLAB_MUT_TRANS_ManuelUtilisation_v2.3.docx
Page : 75/524
Vérifier la cohérence des données
GESLAB
3. Cliquez sur le bouton <OK> pour confirmer la poursuite du traitement.
Le message suivant apparaît :
4. Le système vous demande si vous voulez régulariser les anomalies
dans la base suite à la vérification. Si vous le désirez, cliquez sur <Oui>.
Attention : il est recommandé de procéder à une sauvegarde de la base
avant de lancer une vérification de cohérence avec correction automatique.
Cliquez sur <Non> si vous ne souhaitez pas régulariser les anomalies suite
à la vérification de la base.
5. La vérification de la cohérence est maintenant lancée et le système
vérifie chacune des anomalies possibles. Toute anomalie détectée
apparaîtra sur les états imprimés au terme du traitement.
6. La fin du traitement est signalée par un message.
Remarque : lors de la vérification de la cohérence de la base, le message suivant peut apparaître :
Dans ce cas-là, la base doit être envoyée à la DSI pour correction.
En cas de problème…
Si la vérification de cohérence est interrompue accidentellement pendant la phase de correction
automatique, il est possible que de nouvelles incohérences apparaissent.
Pour remédier à ce problème, il suffit de relancer une nouvelle vérification de cohérence sur la base
GESLAB.
Référence : GESLAB_MUT_TRANS_ManuelUtilisation_v2.3.docx
Page : 76/524
GESLAB
Exporter les données
Exporter les données
GESLAB permet d’exporter, à destination d’autres logiciels, les informations stockées dans GESLAB.
Deux types d’export sont possibles :
1. L’export des données vers un fichier texte.
Cette opération n’est pas activée.
Le message suivant empêche son utilisation :
2. L’export interactif à destination d’une feuille de calcul EXCEL.
Cet utilitaire permet d’envoyer instantanément vers une feuille de calcul Excel, toute liste affichée
dans une fenêtre GESLAB. Cette fonction permet, par exemple, d’exporter vers Excel les listes
résultantes des fenêtres de sélection.
Points abordés dans ce chapitre
Adm.
Générer un fichier d’export à partir d’un format
Exporter une liste GESLAB vers EXCEL
Référence : GESLAB_MUT_TRANS_ManuelUtilisation_v2.3.docx
Page : 77/524
Exporter les données
GESLAB
Exporter une liste GESLAB vers Excel

Cette fonction vous permet d’exporter les données affichées dans une liste quelconque de
GESLAB et de les récupérer dans une feuille de calcul du tableur Excel.
Vous pouvez ensuite utiliser les fonctions classiques d’Excel pour reformater les données
selon vos propres besoins.
L’exemple ci-dessous décrit l’exportation vers Excel de la liste des origines de crédit. Vous
pouvez adapter cet exemple à n’importe quelle fenêtre de l’application GESLAB comprenant
une liste d’informations.
Attention : cette fonction n’est utilisable que si vous disposez du tableur Excel sur votre poste
de travail ;

EXEMPLE : choisissez l’option Origine de crédit dans le menu Crédits pour faire apparaître
la fenêtre suivante :
 Pour exporter une liste GESLAB vers Excel
1. Cliquez sur une ligne quelconque de la liste des origines de crédit.
2. Dans le menu Edition, sélectionnez l’option Envoyez vers Excel
3. S’il s’agit du premier export vers Excel depuis que vous avez lancé
GESLAB, vous devez indiquer le chemin d’accès à Excel. Par défaut, le
document créé se trouvera dans le dossier (ou répertoire) TEMP qui se
trouve dans le dossier (ou répertoire) contenant l’application GESLAB.
Référence : GESLAB_MUT_TRANS_ManuelUtilisation_v2.3.docx
Page : 78/524
GESLAB
Exporter les données
4. Une feuille de calcul d’Excel s’ouvre automatiquement et se remplit avec
la liste de GESLAB que vous avez sélectionnée. Vous pouvez
maintenant utiliser les commandes et les fonctions d’Excel pour
manipuler la liste (somme sur colonne, formatage du texte, etc…).
Lorsque vous quittez Excel, vous revenez dans GESLAB.
Référence : GESLAB_MUT_TRANS_ManuelUtilisation_v2.3.docx
Page : 79/524
Paramétrer un bon de commande
GESLAB
Paramétrer un bon de commande
GESLAB vous permet de définir des bons de commande dans le cas où les bons standards fournis
avec le logiciel ne répondent pas à vos propres besoins. Vous pouvez ainsi imprimer vos bons de
commandes sur des formulaires pré-imprimés (commandes universitaires, liassils, etc…).
Points abordés dans ce chapitre
Adm.
Définir un format de bon de commande
Retrouver un format de bon de commande
Modifier un format de bon de commande
Pré-visualiser un format de bon de commande
Supprimer un format de bon de commande
Pour plus de renseignements sur
Voir
L’impression d’un bon de commande
Les commandes
Référence : GESLAB_MUT_TRANS_ManuelUtilisation_v2.3.docx
Page : 80/524
GESLAB
Paramétrer un bon de commande
Définir un format de bon de commande


Cette fonction vous permet de décrire les données à intégrer dans le bon de commande en
leur spécifiant leur taille et leur position sur un document de format A4.
En mode Administration, choisissez l’option Bon de commande dans le menu
Paramétrage. La fenêtre suivante apparaît :
 Pour définir un format de bon de commande
Cette fonction s’effectue en 4 étapes :




Saisir les informations générales ;
Saisir les données à imprimer dans le bon de commande ;
Positionner les données sur le bon de commande ;
Valider la saisie du format.
A. Saisir les informations générales
1. Cliquez sur le bouton <Grille> à droite de l’écran afin d’imprimer une
grille qui vous aidera à positionner les rubriques sur le bon de
commande.
2. Cliquez sur le bouton <Ajouter>.
3. Saisissez le nom du format du bon de commande. Cette donnée vous
servira ensuite à retrouver le format de bon dans GESLAB.
Référence : GESLAB_MUT_TRANS_ManuelUtilisation_v2.3.docx
BCBONUNI
Page : 81/524
Paramétrer un bon de commande
4. Utilisez le champ « Description » pour apporter d’éventuelles précisions
au format du bon.
5. En tapant sur <Tabulation>, les informations suivantes s’affichent :
 Le nombre de lignes détail à imprimer par page ;
 Le nombre de caractères à imprimer au maximum en largeur ;
 Le nombre de lignes maximum comprises entre le haut et le bas
du bon de commande.
GESLAB
BON DE
COMMANDE
UNIVERSITE
10
80
65
Le bon de commande se décompose de trois sections :
 Entête correspondant aux informations générales de la commande (n° de commande, date,
adresse de livraison, adresse de facturation, etc…) ;
 Détail correspondant aux lignes détail de la commande (référence, quantité, TVA, etc…).
 Total contenant les totaux calculés (pourcentages TVA, taux de remise, etc…).
B. Positionner les sections sur le bon de commande
1. Cliquez sur la ligne « Détail » (respectivement « Total »).
2. Cliquez sur le bouton <Positionner> à droite de l’écran (sauf pour
l’entête qui ne peut pas être déplacée).
Référence : GESLAB_MUT_TRANS_ManuelUtilisation_v2.3.docx
Page : 82/524
GESLAB
Paramétrer un bon de commande
3. Saisissez dans la fenêtre qui s'affiche, la ligne à partir de laquelle doit
commencer la section "Détail" (respectivement "Total").
4. Cliquez sur le bouton <OK> pour valider.
C. Saisir les données à imprimer dans le bon de commande
Pour ajouter une rubrique dans une section
1. Cliquez sur la ligne correspondant à la section où vous voulez ajouter la
rubrique (Entête, Détail ou Total).
2. Cliquez sur le bouton <Saisir>. La liste des tables de GESLAB (colonne
de gauche) et les rubriques correspondantes (colonne de droite)
apparaissent :
Référence : GESLAB_MUT_TRANS_ManuelUtilisation_v2.3.docx
Page : 83/524
Paramétrer un bon de commande
GESLAB
3. Cliquez sur le nom du fichier qui vous intéresse. Les rubriques du fichier
apparaissent dans la liste de droite. Sélectionnez la rubrique à ajouter
dans la liste de droite. Sélectionnez la rubrique à ajouter dans la liste
des rubriques du format du bon de commande.
4. Cliquez sur le bouton <OK>.
5. La rubrique sélectionnée est récupérée dans la liste des champs du bon
de commande.
Pour définir la position des rubriques à l'intérieur de chaque section
1. Dans la liste des rubriques, cliquez sur la ligne correspondant à la
rubrique à positionner.
2. Cliquez sur le bouton <Positionner> à droite de l'écran. Une fenêtre
s'ouvre.
3. Indiquez la ligne sur laquelle doit s'imprimer la rubrique (excepté pour la
section Détail).
4. Saisissez la colonne à partir de laquelle doit être imprimée la rubrique.
5. Indiquez éventuellement la taille de la rubrique en nombre de caractères
à imprimer. Par défaut, il s'agit de la taille de la rubrique dans la table de
GESLAB.
Référence : GESLAB_MUT_TRANS_ManuelUtilisation_v2.3.docx
Page : 84/524
GESLAB
Paramétrer un bon de commande
6. Cliquez sur le bouton <OK> pour valider la saisie.
7. Répétez les étapes 1 à 6 pour positionner les autres rubriques.
Pour supprimer une rubrique du format de bon de commande
1. Dans la liste des rubriques, cliquez sur la ligne que vous voulez
supprimer.
2. Cliquez sur le bouton <Supprimer> à droite de l'écran. Vous voyez que
la ligne sélectionnée disparaît de la liste.
3. Si besoin est, répétez les étapes 1 à 2 pour supprimer d'autres champs.
D. Valider la saisie du format
1. Pour valider la saisie du format du bon de commande, cliquez sur le
bouton <OK>.
Ce format de bon de commande apparaîtra dans la liste des bons de commande proposés pour
l'impression de la commande.
Référence : GESLAB_MUT_TRANS_ManuelUtilisation_v2.3.docx
Page : 85/524
Paramétrer un bon de commande
Référence : GESLAB_MUT_TRANS_ManuelUtilisation_v2.3.docx
GESLAB
Page : 86/524
GESLAB
Paramétrer un bon de commande
Remarque : pour les délégations qui possèdent un secteur, celui-ci sera imprimé, s'il est renseigné,
sous le nom de la D.R. (en haut à gauche sur le bon).
Chaque zone décrite par un numéro sur le bon correspondant à une rubrique dans une table
GESLAB. La liste suivante vous permet d'identifier ces rubriques pour pouvoir les utiliser dans vos
propres bons de commandes.
N°
Zone
Désignation
Fichier
Rubrique
Long.
Maxi
ETA_LIB_ETA
ETA_SECTEUR
UNI_LIB_LL1
UNI_LIB_LL2
INT_CAR10_35
INT_CAR11_35
INT_CAR12_35
INT_CAR01_05
INT_CAR05_30
INT_CAR13_35
INT_CAR14_35
INT_CAR15_35
INT_CAR16_35
INT_CAR02_05
INT_CAR06_30
INT_CAR17_35
CON_LIB_CON
COM_NUM_COM
COM_NUM_CPL
COM_DATE_COM
FOU_TYPE_RS
FOU_RAI_SOC
FOU_LIG1_ADR
FOU_LIG2_ADR
FOU_LIG3_ADR
FOU_CP
FOU_VILLE
INT_CAR18_35
INT_DAT01
COM_NUM_MAR
ORI_CODE_TUT
COM_CONTA_LAB
ETA_ORDONNATEUR
ETA_LIG1_ADR
ETAT_LIG2_32
ETA_CP
ETA_VILLE
ETA_COMPTABLE
ETAT_LIG1_ADR
ETAT_LIG2_ADR
ETA_CP
ETA_VILLE
LDE_QTE_COM
40
1
Nom de l’org. de gestion
FETABLISSEMENT
2
Nom du Laboratoire
FUNITE
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
21
22
23
24
25
26
27
28
29
30
31
32
Qualité + Nom
Adresse livraison ligne 1
Adresse livraison ligne 2
Code postal
Ville
Pays
Qualité + Nom
Adresse facturation ligne 1
Adresse facturation ligne 2
Code postal
Ville
Pays
Nature de dépense
N° Commande
N° Cde complémentaire
Date de la commande
Type RS Fournisseur
Raison Sociale Fournisseur
Adresse fournisseur ligne 1
Adresse fournisseur ligne 2
Adresse fournisseur ligne 3
Code postal
Ville
Pays
Délai de livraison
Numéro de marché
Code Origine de crédit
Nom
Ordonnateur de la dépense
Adresse Ordonnateur
FINTERNE
FINTERNE
FINTERNE
FINTERNE
FINTERNE
FINTERNE
FINTERNE
FINTERNE
FINTERNE
FINTERNE
FINTERNE
FINTERNE
FCONSTANTE
FCOMMANDE
FCOMMANDE
FCOMMANDE
FFOURNISSEUR
FFOURNISSEUR
FFOURNISSEUR
FFOURNISSEUR
FFOURNISSEUR
FFOURNISSEUR
FFOURNISSEUR
FINTERNE
FINTERNE
FCOMMANDE
FORIGINE
FCOMMANDE
FETABLISSEMENT
FETABLISSEMENT
33
34
Comptable assignataire
Adresse Comptable
FETABLISSEMENT
FETABLISSEMENT
35
Quantité commandée
FLDETAIL
Référence : GESLAB_MUT_TRANS_ManuelUtilisation_v2.3.docx
32
32
35
35
35
5
30
35
35
35
35
5
30
35
50
9
10
5
30
32
32
32
5
26
35
7
14
50
30
32
32
5
26
60
32
32
5
26
9
Page : 87/524
Paramétrer un bon de commande
36
37
38
39
40
41
42
43
Désignation article
Référence article
Prix unitaire HT
Taux de remise
Prix total HT
Montant total net HT
Taxe totale
Montant total TTC
GESLAB
FLDETAIL
FLDETAIL
FINTERNE
FINTERNE
FINTERNE
FINTERNE
FINTERNE
FINTERNE
LDE_LIB_LDE
LDE_REF_ART
INT_NUM12_02
INT_NUM21_01
INT_NUM14_02
INT_NUM09_02
INT_NUM10_02
INT_NUM11_02
Référence : GESLAB_MUT_TRANS_ManuelUtilisation_v2.3.docx
35
15
15
3
15
15
15
15
Page : 88/524
GESLAB
Paramétrer un bon de commande
Retrouver un format de bon de commande



Cette fonction vous permet de retrouver un format de bon de commande enregistré dans
GESLAB.
En mode Administration, choisissez l’option Bon de commande dans le menu
Paramétrage pour faire apparaître la fenêtre suivante :
Pour retrouver un format de bon de commande
1. Cliquez sur le bouton <Trouver>.
2. Dans le champ « Nom », saisissez le nom ou les premières lettres du
format de bon que vous recherchez.
3. Cliquez sur le bouton <OK>.
4. Si vous avez saisi le nom exact, le format de bon de commande
apparaît dans la fenêtre. Sinon, GESLAB affiche le format dont le nom
vient immédiatement après dans l’ordre alphabétique.
Vous pouvez alors utiliser les boutons <Suivant> et <Précédent> pour
retrouver le format de bon qui vous intéresse, ou, répéter les étapes 1 à
3 en modifiant le nom du format de bon recherché.
Remarque : un modèle de bon de commande paramétré existe. Il permet à l’utilisateur de l’adapter à
ses besoins sans être obligé de le créer de toutes pièces.
Le nom de ce bon de commande est « MODELE ».
Référence : GESLAB_MUT_TRANS_ManuelUtilisation_v2.3.docx
Page : 89/524
Paramétrer un bon de commande
GESLAB
Modifier un format de bon de commande


Cette fonction vous permet de rajouter, repositionner ou supprimer une donnée éditée sur le
bon de commande.
En mode Administration, choisissez l’option Bon de commande dans le menu
Paramétrage pour faire apparaître la fenêtre suivante :
 Pour modifier un format de bon de commande
Modifier les informations générales du format de bon de commande
1. Sélectionnez le format de bon que vous désirez modifier (Reportez-vous
au chapitre Retrouver un format de bon de commande).
2. Cliquez sur le bouton <Modifier>.
3. Vous pouvez modifier la description générale du format de bon. Placez
le curseur dans la zone et saisissez la nouvelle valeur. La zone
« Description » est modifiable.
4. Vous pouvez également modifier la structure des données à imprimer
dans le bon (Reportez-vous au chapitre Définir un format de bon de
commande).
Valider les modifications du format de bon de commande
1. Pour valider les modifications du format de bon, cliquez sur le bouton
<OK>.
Référence : GESLAB_MUT_TRANS_ManuelUtilisation_v2.3.docx
Page : 90/524
GESLAB
Paramétrer un bon de commande
Prévisualiser un format de bon de commande



Cette fonction vous permet de prévisualiser un bon de commande avant de l’imprimer.
En mode Administration, choisissez l’option Bon de commande dans le menu
Paramétrage. La fenêtre suivante apparaît :
Pour prévisualiser un format de bon de commande
1. Sélectionnez le format de bon que vous désirez prévisualiser (Reportezvous au chapitre Retrouver un format de bon de commande).
2. Cliquez sur le bouton <Prévisualiser>.
3. Cliquez sur le radio bouton <Prévisualisation> pour vérifier le format du
bon avant de l’imprimer. Vous pouvez également choisir de l’imprimer
directement (bouton <Imprimante>) ou de ne le visualiser que sur
l’écran (bouton <Ecran>).
4. Cliquez sur le bouton <OK> pour afficher la prévisualisation.
Référence : GESLAB_MUT_TRANS_ManuelUtilisation_v2.3.docx
Page : 91/524
Paramétrer un bon de commande
GESLAB
Supprimer un format de bon de commande


Cette fonction vous permet de supprimer un format de bon de commande enregistré dans
GESLAB.
En mode Administration, choisissez l’option Bon de commande dans le menu
Paramétrage pour faire apparaître la fenêtre suivante :
 Pour supprimer un format de bon de commande
1. Sélectionnez le format de bon de commande que vous désirez
supprimer (Reportez-vous au chapitre Retrouver un format de bon de
commande).
2. Cliquez sur le bouton <Détruire>.
3. Cliquez sur <Oui> pour accepter la suppression.
Attention : cette suppression est irréversible.
Référence : GESLAB_MUT_TRANS_ManuelUtilisation_v2.3.docx
Page : 92/524
GESLAB
Purge des enregistrements marqués
Purge des enregistrements marqués
GESLAB vous permet d’invalider temporairement des enregistrements (constantes par exemple) et de
les revalider.
Ce module vous permet, par contre, de purger définitivement des enregistrements inutilisés par
GESLAB.
Seules les données propres au laboratoire peuvent être purgées ici, les données nationales sont
traitées sur l’administration sur le Web.
Points abordés dans ce chapitre
Adm.
Purger les enregistrements marqués
Pour plus de renseignements sur…
Voir…
Les tables
GESLAB_MUT_Admin_Web
Référence : GESLAB_MUT_TRANS_ManuelUtilisation_v2.3.docx
Page : 93/524
Purge des enregistrements marqués
GESLAB
Purger les enregistrements marqués


Cette opération vous permet de purger les enregistrements marqués (invalidés) de la base
GESLAB.
En mode Administration, choisissez l’option Purge enreg. marqués dans le menu Outils
pour faire apparaître la fenêtre suivante :
 Pour purger les enregistrements marqués
GESLAB affiche dans la fenêtre Suppression physique des enregistrements marqués, les
enregistrements qui ont été invalidés dans la base.
1. Cliquez sur la ligne correspondant à l’enregistrement que vous
souhaitez supprimer
2. Cliquez sur le bouton <Détruire>.
L’enregistrement est supprimé « physiquement » de la base GESLAB.
Référence : GESLAB_MUT_TRANS_ManuelUtilisation_v2.3.docx
Page : 94/524
GESLAB
Les notifications
Les notifications
Les notifications permettent d’enregistrer les crédits attribués au laboratoire sur chacune des origines
de crédit.
Elles permettent en particulier de conserver un historique des différents crédits reçus au cours de
l’exercice.
Points abordés dans ce chapitre
Adm.
Enregistrer une notification reçue par le laboratoire
Retrouver une notification
Modifier une notification
Intégrer les notifications en provenance de la délégation
Référence : GESLAB_MUT_TRANS_ManuelUtilisation_v2.3.docx
Page : 95/524
Les notifications
GESLAB
Enregistrer une notification reçue par le laboratoire

Cette fonction vous permet d’enregistrer sur les origines de crédit GESLAB, les crédits issus
des notificateurs.
La saisie d’une notification n’est possible que si l’origine de crédit correspondante a été
préalablement créée.
Enfin, la saisie d’une notification n’est possible que sur les origines de crédit de niveau fin.

Choisissez l’option Notification de crédit dans le menu Crédits pour faire apparaître la
fenêtre principale des notifications de crédit :
Référence : GESLAB_MUT_TRANS_ManuelUtilisation_v2.3.docx
Page : 96/524
GESLAB
Les notifications
 Pour enregistrer une notification reçue par le laboratoire
1. A partir de la fenêtre principale Notification de crédit, cliquez sur le bouton <Ajouter> pour
accéder à la fenêtre Ajouter – Notification.
2. Dans le champ « Date notification », saisissez la date de notification. Elle
doit être égale ou inférieure à la date du jour.
01/02/07
3. Dans le champ « Origine crédit », renseignez le code de l’origine de
crédit. Ce champ est obligatoire.
SBGLO
Vous pouvez soit le saisir directement, soit utiliser le liste d’aide des
origines de crédit en tapant « ? », puis <Tabulation>.
GESLAB affiche automatiquement le nom de l’organisme de gestion de
l’origine de crédit choisie.
4. Dans le champ « N° d’attendu », saisissez (s’il existe) le n° d’attendu
correspondant à cette notification.
Remarque : une aide à la saisie est disponible par « ? » <Tabulation>.
Tous les attendus sont affichés.
Le choix d’un attendu renseigne automatiquement les champs « Type de
crédit », « Notificateur », « Montant ».
5. Dans le champ « Type de crédit », sélectionnez le type de crédit dans la
liste déroulante.
Notification
initiale
6. Dans le champ « Notificateur », sélectionnez l’émetteur de la notification
dans la liste déroulante.
Sciences
chimiques
7. Dans le champ « N° not. Tutelle », saisissez le numéro de la notification
de tutelle.
Référence : GESLAB_MUT_TRANS_ManuelUtilisation_v2.3.docx
Page : 97/524
Les notifications
GESLAB
8. Dans le champ « Montant », saisissez le montant de la notification. Ce
montant doit être positif ou négatif, mais non nul.
213428,00 €
9. Dans le champ « Libellé », renseignez éventuellement le libellé.
Crédits Soutien
de base CNRS
10. Cliquez sur le bouton <OK> pour valider votre saisie, ou sur le bouton
<Annuler> pour interrompre l’enregistrement de la notification.
Référence : GESLAB_MUT_TRANS_ManuelUtilisation_v2.3.docx
Page : 98/524
GESLAB
Les notifications
Retrouver une notification de crédit


Vous pouvez retrouver une notification de crédit à partir de critères de recherche.
Choisissez l’option Notifications de crédit dans le menu Crédits pour faire apparaître la
fenêtre principale des notifications de crédit :
Référence : GESLAB_MUT_TRANS_ManuelUtilisation_v2.3.docx
Page : 99/524
Les notifications
GESLAB
 Pour retrouver une notification de crédit
1. A partir de la fenêtre principale Notification de crédit, cliquez sur le bouton <Trouver>. La
fenêtre Sélection d’une notification apparaît :
2. Saisissez, ou sélectionnez un ou plusieurs critères de recherche. Les
critères possibles sont les suivants :
 N° notification ;
 N° notification de l’organisme de tutelle ;
 Libellé origine de crédit ;
 Libellé organisme de gestion ;
 Libellé incomplet de la notification ;
 N° d’attendu ;
 Date minimum de notification ;
 Date maximum de notification ;
 Montant minimum de la notification ;
 Montant maximum de la notification.
Remarque : pour saisir une date précise ou un montant précis,
saisissez la même valeur dans les champs « >> » et « << ».
3. Cliquez sur le bouton <Rechercher> pour afficher les notifications
correspondant à cette recherche, ou sur le bouton <Effacer critères> pour
annuler la recherche.
4. Vous pouvez trier le résultat de la recherche sur tous les champs de la
liste (Reportez-vous au chapitre Fonction de tri du manuel Paramétrage
et Utilitaires).
5. Sélectionnez dans la liste la notification de crédit que vous recherchez.
Référence : GESLAB_MUT_TRANS_ManuelUtilisation_v2.3.docx
Page :
100/524
GESLAB
Les notifications
6. Cliquez sur le bouton <OK>.
GESLAB affiche la fenêtre Notification de crédit avec les caractéristiques
de la notification de crédit que vous venez de sélectionner.
7. Les boutons <Suivant> et <Précédent> vous permettent de balayer les
autres notifications de crédit contenues dans la liste issue de votre
recherche. Les données s’affichent successivement dans la fenêtre
Notification de crédit.
Si aucune recherche préalable n’a été lancée, les boutons <Suivant> et
<Précédent> permettent de parcourir l’ensemble des notifications de
crédit dans l’ordre des numéros de notifications.
Référence : GESLAB_MUT_TRANS_ManuelUtilisation_v2.3.docx
Page :
101/524
Les notifications
GESLAB
Modifier une notification de crédit


Cette fonction vous permet de modifier certaines caractéristiques d’une notification de crédit.
Choisissez l’option Notification de crédit dans le menu Crédits pour faire apparaître la
fenêtre principale des notifications de crédit :
 Pour modifier une notification de crédit
1. A partir de la fenêtre principale Notification de crédit, cliquez sur le bouton
<Modifier> pour accéder à la fenêtre Modifier Notification.
Les informations modifiables sont :
 Date notification ;
 N° d’attendu ;
 Type de crédit ;
 Notificateur ;
 N° not.tutelle ;
 Libellé.
Remarque : le montant d’une notification de crédit ne peut pas être modifié.
Pour corriger une erreur de montant d’une notification, il vous faut saisir une
notification corrective avec le montant correcteur (positif ou négatif) et un libellé
explicatif.
Référence : GESLAB_MUT_TRANS_ManuelUtilisation_v2.3.docx
Page :
102/524
GESLAB
Les notifications
Intégrer les notifications en provenance de la délégation

Cette fonction vous permet d’intégrer dans GESLAB les notifications de crédit saisies et
transmises par la délégation.

Dans le menu Echanges avec la délégation, sélectionnez dans le menu Intégration l’option
Notifications pour faire apparaître la fenêtre suivante :
La destruction d’une notification issue de BFC est impossible
Référence : GESLAB_MUT_TRANS_ManuelUtilisation_v2.3.docx
Page :
103/524
Les notifications
GESLAB
 Pour intégrer une notification de crédit issue de la délégation
1. A partir de la fenêtre Liste des notifications à intégrer, sélectionnez la
notification de crédit à intégrer.
2. Cliquez sur le bouton <Intégrer> pour accéder à la fenêtre Ajouter
Notification.
3. Dans le champ « Origine crédit », si la valeur par défaut ne convient pas,
saisissez l’origine de crédit sur laquelle vous souhaitez affecter la
notification de crédit sous réserve que les codes de gestion 1 et 2 soient
identiques à ceux reçus.
Une aide à la saisie est disponible par « ? » <Tabulation> afin d’obtenir la
liste des origines de crédit, et en sélectionnant l’origine voulue.
4. Cliquez sur le bouton <OK> pour valider cette intégration, il n’est pas
possible d’annuler cette
5. Répétez les opérations 1 à 4 pour l’intégration des autres notifications de
crédit.
Remarque : si la notification a déjà été saisie ou intégrée dans GESLAB, un
message non bloquant vous en informe. Pour cela, GESLAB utilise le numéro de
notification de l’organisme de tutelle.
Attention : ce contrôle est mis en place lors de l’intégration d’une notification. Il
n’est pas mis en œuvre lorsque vous saisissez directement une notification dans
GESLAB.
Référence : GESLAB_MUT_TRANS_ManuelUtilisation_v2.3.docx
Page :
104/524
GESLAB
Les répartitions de crédit
Les répartitions de crédit
Les répartitions de crédit permettent d’attribuer les crédits aux entités du laboratoire, à partir des
origines de crédit de niveau fin.
Ces mouvements permettent de conserver l’historique de la répartition des ressources aux différentes
entités.
Enfin, une répartition de crédit peut être « Réservée » à une entité dépensière de niveau fin : dans ce
cas, aucune autre entité dépensière ne pourra dépenser ce crédit.
Points abordés dans ce chapitre
Adm.
Répartir un crédit sur une entité dépensière
Retrouver une répartition
Modifier une répartition
Supprimer une répartition
Réserver un crédit pour une entité dépensière
Référence : GESLAB_MUT_TRANS_ManuelUtilisation_v2.3.docx
Page :
105/524
Les répartitions de crédit
GESLAB
Répartir un crédit sur une entité dépensière


Cette fonction vous permet de distribuer aux entités dépensières du laboratoire, les crédits
enregistrés sur les origines de crédit GESLAB.
Choisissez l’option Répartitions de crédit dans le menu Crédits pour faire apparaître la
fenêtre principale suivante :
Référence : GESLAB_MUT_TRANS_ManuelUtilisation_v2.3.docx
Page :
106/524
GESLAB

Les répartitions de crédit
Pour répartir un crédit sur une entité dépensière
1. A partir de la fenêtre principale Répartition de crédit, cliquez sur le bouton <Ajouter> pour
accéder à la fenêtre Ajouter Répartition.
2. Dans le champ « Date répartition », saisissez la date de répartition. Par
défaut, la date du jour est affichée.
01/03/07
3. Dans le champ « Origine de crédit », renseignez le code de l’origine de
crédit. Ce champ est obligatoire.
SE
Vous pouvez soit le saisir directement, soit utiliser la liste d’aide des
origines de crédit en tapant « ? », puis <Tabulation>.
4. Le champ « Reste à répartir » s’affiche après la saisie de l’origine de
crédit de la répartition. Il est mis à jour dès la saisie du montant de la
répartition.
5. Dans le champ « Entité dépensière », renseignez le code de l’entité
dépensière. Ce champ est obligatoire.
CHMO
Vous pouvez soit le saisir directement, soit utiliser la liste d’aide des
origines de crédit en tapant « ? », puis <Tabulation>.
6. Dans le champ « N° d’attendu », saisissez (s’il existe) le n° de l’attendu
sur répartition correspondant à l’entité dépensière.
Remarque : une aide à la saisie est disponible par « ? » <Tabulation>.
Tous les attendus faisant référence à l’entité dépensière sont affichés.
Référence : GESLAB_MUT_TRANS_ManuelUtilisation_v2.3.docx
Page :
107/524
Les répartitions de crédit
7. Dans le champ « Montant », saisissez le montant de la répartition. Il doit
être positif ou négatif, mais non nul. Ce champ est obligatoire.
GESLAB
1600,00 €
Remarque :
Le montant réparti peut être supérieur au montant notifié sur l’origine de
crédit.
Lors de la saisie d’une répartition de crédit positive :
 Si vous saisissez une « Répartition réservée », il est impossible de
saisir une répartition de montant supérieur au disponible sur
engagé de l’origine de crédit.
 Si vous saisissez une répartition non réservée, vous êtes averti si
le montant de la répartition est supérieur au disponible sur engagé
de l’origine de crédit.
8. Cochez, si nécessaire, la case « Répartition réservée » pour indiquer que
le montant doit être réservé à l’entité dépensière.
9. Dans le champ « Libellé », saisissez un libellé explicatif de la répartition.
Particip. Frais
de
fonctionnement
Labo
10. Cliquez sur le bouton <OK> pour valider votre saisie, ou sur le bouton
<Annuler> pour interrompre l’enregistrement de la répartition.
Référence : GESLAB_MUT_TRANS_ManuelUtilisation_v2.3.docx
Page :
108/524
GESLAB
Les répartitions de crédit
Retrouver une répartition de crédit


Vous pouvez retrouver une répartition de crédit à partir de critères de recherche.
Choisissez l’option Répartitions de crédit dans le menu Crédits pour faire apparaître la
fenêtre principale suivante :
Référence : GESLAB_MUT_TRANS_ManuelUtilisation_v2.3.docx
Page :
109/524
Les répartitions de crédit
GESLAB
 Pour retrouver une répartition de crédit
1. A partir de la fenêtre principale Répartition de crédit, cliquez sur le bouton <Trouver>. La
fenêtre Sélection d’une répartition apparaît :
2. Saisissez, ou sélectionnez un ou plusieurs critères de recherche. Les
critères possibles sont les suivants :
 N° répartition ;
 Origine de crédit ;
 Entité dépensière;
 Libellé incomplet de la répartition;
 N° d’attendu ;
 Date minimum de répartition ;
 Date maximum de répartition ;
 Montant minimum de la répartition ;
 Montant maximum de la répartition ;
 Répartitions réservées ou non réservées ou toutes les deux.
Remarque : pour saisir une date précise ou un montant précis,
saisissez la même valeur dans les champs « >> » et « << ».
3. Cliquez sur le bouton <Rechercher> pour afficher les répartitions
correspondant à cette recherche, ou sur le bouton <Effacer critères> pour
annuler la recherche.
4. Vous pouvez trier le résultat de la recherche sur tous les champs de la
liste (Reportez-vous au chapitre Fonction de tri du manuel Paramétrage
et utilitaires).
5. Sélectionnez dans la liste la répartition de crédit que vous recherchez.
Référence : GESLAB_MUT_TRANS_ManuelUtilisation_v2.3.docx
Page :
110/524
GESLAB
Les répartitions de crédit
6. Cliquez sur le bouton <OK>.
GESLAB réaffiche la fenêtre Répartition de crédit avec les
caractéristiques de la répartition de crédit que vous venez de
sélectionner.
7. Les boutons <Suivant> et <Précédent> vous permettent de balayer les
autres répartitions de crédit contenues dans la liste issue de votre
recherche. Les données s’affichent successivement dans la fenêtre
Répartition de crédit.
Si aucune recherche préalable n’a été lancée, les boutons <Suivant> et
<Précédent> permettent de parcourir l’ensemble des répartitions de crédit
dans l’ordre des numéros de répartitions.
Référence : GESLAB_MUT_TRANS_ManuelUtilisation_v2.3.docx
Page :
111/524
Les répartitions de crédit
GESLAB
Modifier une répartition de crédit


Cette fonction vous permet de modifier certaines caractéristiques d’une répartition de crédit.
Choisissez l’option Répartitions de crédit dans le menu Crédits pour faire apparaître la
fenêtre principale suivante :
 Pour modifier une répartition de crédit
1. A partir de la fenêtre principale Répartition de crédit, cliquez sur le bouton
<Modifier> pour accéder à la fenêtre Modifier – Répartition.
Les informations modifiables sont :
 Date répartition ;
 N° d’attendu ;
 Montant ;
 Répartition réservée ;
 Libellé.
Remarque : le montant d’une répartition de crédit peut être modifié mais
il n’est pas possible :
- de changer le signe du montant ;
- de mettre le montant à zéro ;
- de modifier en même temps le montant et la case à cocher
« Répartition réservée ».
Référence : GESLAB_MUT_TRANS_ManuelUtilisation_v2.3.docx
Page :
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GESLAB
Les répartitions de crédit
Supprimer une répartition de crédit



Cette fonction vous permet de supprimer de la base des répartitions de crédit.
Choisissez l’option Répartitions de crédit dans le menu Crédits pour faire apparaître la
fenêtre principale suivante :
Pour supprimer une répartition de crédit
1. Sélectionnez la répartition de crédit à supprimer.
(Reportez-vous au chapitre Retrouver une répartition de crédit)
2. A partir de la fenêtre principale Répartition de crédit, cliquez sur le bouton
<Détruire>.
Répondez <Oui> au message de confirmation de la suppression.
Attention : cette suppression est irréversible.
Si vous confirmez, cette opération de suppression met à jour tous les
montants attendus sur les entités dépensières.
Référence : GESLAB_MUT_TRANS_ManuelUtilisation_v2.3.docx
Page :
113/524
Les répartitions de crédit
GESLAB
Réserver un crédit pour une entité dépensière


Vous pouvez répartir un crédit réservé sur une entité dépensière de niveau fin.
Lors de la saisie du mouvement de répartition sur l’entité dépensière, il suffit d’indiquer que la
répartition est réservée.
Reportez-vous à l’opération Répartir un crédit sur une entité dépensière.
Référence : GESLAB_MUT_TRANS_ManuelUtilisation_v2.3.docx
Page :
114/524
GESLAB
Les ventilations de crédit
Les ventilations de crédit
Des entités dépensières de regroupement (par exemple, un département) peuvent être destinataires
de répartitions de crédit au même titre que des entités de niveau fin.
Ainsi, le responsable d’un département peut disposer d’un budget propre qu’il peut « ventiler » vers
les entités dépensières rattachées (par exemple, les équipes du département).
Ces ventilations augmentent les crédits disponibles des entités rattachées qui les reçoivent, tout
comme les répartitions de crédit.
Points abordés dans ce chapitre
Adm.
Ventiler des crédits vers une entité rattachée
Retrouver une ventilation
Corriger une erreur de ventilation
Référence : GESLAB_MUT_TRANS_ManuelUtilisation_v2.3.docx
Page :
115/524
Les ventilations de crédit
GESLAB
Ventiler des crédits vers une entité rattachée


Cette fonction vous permet de ventiler des crédits d’une entité dépensière de regroupement
sur des entités dépensières de niveau inférieur qui lui sont immédiatement rattachées.
Choisissez l’option Entités dépensières dans le menu Crédits pour faire apparaître la
fenêtre principale suivante :
 Pour ventiler des crédits sur une entité dépensière
1. Sélectionnez, dans la liste des entités dépensières, l’entité dépensière
émettrice à partir de laquelle vous voulez ventiler des crédits. Si elle
n’apparaît pas sur votre écran, reportez-vous au chapitre Retrouver une
entité dépensière du manuel Paramétrage et Utilitaires afin de pouvoir
la sélectionner.
2. Cliquez sur le bouton <Ventiler>. La fenêtre Ventilations émises par
l’entité dépensière vient en superposition de la fenêtre principale Entité
dépensière :
Référence : GESLAB_MUT_TRANS_ManuelUtilisation_v2.3.docx
Page :
116/524
GESLAB
Les ventilations de crédit
3. Cliquez sur le bouton <Ajouter> pour saisir un mouvement de ventilation
de crédits.
4. Dans le champ « Date », saisissez la date de ventilation. Par défaut, la
date du jour est affichée.
09/11/07
5. Dans le champ « Entité réceptrice », sélectionnez, grâce à la liste
déroulante, une entité dépensière. Ce champ est obligatoire.
CHME
Administration
6. Dans le champ « Montant », saisissez le montant de la ventilation. Il doit
être positif ou négatif, mais non nul. Ce champ est obligatoire.
500
7. Dans le champ « Libellé », saisissez le libellé explicatif de la ventilation.
Ventilation
crédit
8. Cliquez sur le bouton <OK> pour valider votre saisie.
Les données se réaffichent dans le tableau avec le n° de ventilation
attribué par le système au mouvement que vous venez de saisir.
Vous pouvez annuler à tout moment l’enregistrement du mouvement de
ventilation en cliquant sur le bouton <Annuler>.
9. Vous pouvez enregistrer d’autres mouvements de ventilation en répétant
les opérations 3 à 9.
10. Cliquez sur le bouton <Fermer> pour revenir à la fenêtre principale des
entités dépensières.
Référence : GESLAB_MUT_TRANS_ManuelUtilisation_v2.3.docx
Page :
117/524
Les ventilations de crédit
GESLAB
Retrouver une ventilation


Vous pouvez retrouver une ventilation, soit à partir de l’entité dépensière émettrice, soit à
partir de l’entité dépensière réceptrice.
Choisissez l’option Entités dépensières dans le menu Crédits pour faire apparaître la
fenêtre principale suivante :
 Pour retrouver une ventilation émise par une entité
1. Sélectionnez dans la liste des entités dépensières, l’entité dépensière
émettrice de votre ventilation.
Si l’entité dépensière n’apparaît pas sur votre écran, reportez-vous au
chapitre Retrouver une entité dépensière du manuel Paramétrage et
Utilitaires.
2. Cliquez sur le bouton <Ventiler> pour faire apparaître la fenêtre
Ventilations émises par l’entité dépensière :
Référence : GESLAB_MUT_TRANS_ManuelUtilisation_v2.3.docx
Page :
118/524
GESLAB
Les ventilations de crédit
Vous voyez apparaître la liste des mouvements de ventilation émis par
l’entité émettrice que vous avez sélectionnée. Vous pouvez trier cette liste
sur les informations suivantes :





N° de la ventilation ;
Date de la ventilation ;
Code et libellé de l’entité réceptrice ;
Montant du crédit ventilé ;
Libellé de la ventilation.
3. Cliquez sur le bouton <Fermer> pour revenir à la fenêtre principale des
entités dépensières.
 Pour retrouver une ventilation reçue par une entité
1. Sélectionnez dans la liste des entités dépensières, l’entité dépensière
réceptrice de votre ventilation. Si l’entité dépensière n’apparaît pas sur
votre écran, reportez-vous au chapitre Retrouver une entité dépensière
du manuel Paramétrage et Utilitaires.
2. Cliquez sur le bouton <Budget> pour faire apparaître la fenêtre Budget de
l’entité dépensière :
Référence : GESLAB_MUT_TRANS_ManuelUtilisation_v2.3.docx
Page :
119/524
Les ventilations de crédit
GESLAB
3. Pour obtenir le détail des ventilations reçues par cette entité dépensière,
cliquez sur le bouton <Ventilations> pour accéder à la fenêtre Liste des
ventilations reçues par l’entité dépensière :
La liste des ventilations reçues par l’entité dépensière affiche les informations
suivantes :
 N° de la ventilation ;
 Libellé de la ventilation ;
 Date de la ventilation ;
 Montant du crédit ventilé.
Cette liste, triée par défaut sur le n° de ventilation, peut être triée différemment
sur toutes les données de cette liste (Reportez-vous au chapitre Fonction de tri
du manuel Paramétrage et utilitaires).
4. Cliquez sur le bouton <Fermer> pour revenir à la fenêtre Budget de
l’entité dépensière.
Référence : GESLAB_MUT_TRANS_ManuelUtilisation_v2.3.docx
Page :
120/524
GESLAB
Les ventilations de crédit
Corriger une erreur de ventilation

Vous pouvez corriger une erreur de ventilation :

Choisissez l’option Entités dépensières dans le menu Crédits pour faire apparaître la
fenêtre principale des entités dépensières :
-
sur le libellé de la ventilation ;
sur le montant de la ventilation ;
sur la destination de la ventilation.
 Pour corriger une ventilation
Modifier le libellé d’une ventilation
1. Sélectionnez dans la liste des entités dépensières, l’entité émettrice de la
ventilation.
2. Cliquez sur le bouton <Ventiler> pour faire apparaître la fenêtre
Ventilations émises par l’entité dépensière.
3. Sélectionnez le mouvement dont vous voulez modifier le libellé.
4. Cliquez sur le bouton <Modifier> et modifiez le libellé.
5. Cliquez sur le bouton <OK> pour valider votre modification.
Référence : GESLAB_MUT_TRANS_ManuelUtilisation_v2.3.docx
Page :
121/524
Les ventilations de crédit
GESLAB
Corriger une erreur de montant sur une entité dépensière réceptrice
Il n’est pas possible de modifier directement le montant d’un mouvement de ventilation.
Vous devez saisir un mouvement correcteur, positif ou négatif, au niveau de l’entité émettrice, pour
augmenter ou diminuer le total ventilé sur l’entité réceptrice de la ventilation.
Reportez-vous au chapitre Ventiler des crédits vers une entité rattachée.
Corriger une erreur de destination d’une ventilation
Il n’est pas possible de modifier directement l’entité réceptrice d’un mouvement de ventilation.
Vous devez procéder en deux temps et saisir deux mouvements de ventilation :


Un mouvement pour annuler le mouvement de ventilation que vous voulez corriger ;
Un autre mouvement pour ventiler le crédit sur l’entité réceptrice correcte.
Reportez-vous au chapitre Ventiler des crédits vers une entité rattachée.
Référence : GESLAB_MUT_TRANS_ManuelUtilisation_v2.3.docx
Page :
122/524
GESLAB
Les attendus sur notifications
Les attendus sur notifications
GESLAB vous permet de mémoriser les crédits attendus par le laboratoire mais non officiellement
notifiés par l’organisme de gestion du crédit.
Ces crédits ne viennent pas augmenter le disponible du laboratoire mais permettent au gestionnaire
d’enregistrer les recettes à venir et de gérer ainsi la consommation de ces crédits dans le temps.
Lors de la saisie des notifications du laboratoire ou de l’intégration des notifications transmises par la
délégation, il sera possible de faire référence à un mouvement d’attendu existant.
Remarque : la gestion des attendus sur les entités dépensières est traitée au chapitre suivant « Les
attendus sur répartitions ».
Points abordés dans ce chapitre
Adm.
Saisir un crédit attendu sur notifications
Retrouver un crédit attendu sur notifications
Modifier un crédit attendu sur notifications
Supprimer un crédit attendu sur notifications
Pour plus de renseignements sur…
Voir…
La saisie d’une origine de crédit
La saisie d’une notification de crédit
Les origines de crédit
Les notifications
Référence : GESLAB_MUT_TRANS_ManuelUtilisation_v2.3.docx
Page :
123/524
Les attendus sur notifications
GESLAB
Saisir un crédit attendu sur notifications

Cette fonction permet d’enregistrer pour une origine de crédit les crédits attendus sur
notifications par le laboratoire.
Le montant de ce crédit attendu peut être négatif mais sa date d’arrivée doit être supérieure
ou égale à la date du jour.


En mode Gestion courante, Choisissez l’option Attendus sur notifications dans le menu
Crédits pour faire apparaître la fenêtre principale suivante :
Pour saisir un crédit attendu sur notifications
1. A partir de la fenêtre principale Attendu sur notifications, cliquez sur le
bouton <Ajouter> pour accéder à la fenêtre Ajouter – Attendus.
2. Dans le champ « Exercice », s’affiche l’exercice sur lequel vous travaillez.
Vous pouvez le modifier.
2006
Remarque : s’il est postérieur à l’exercice courant, le mouvement
d’attendu sera reporté en fin d’exercice.
3. Dans le champ « Organisme de gestion », saisissez l’organisme de
gestion de l’origine de crédit sur laquelle le crédit est attendu.
(Aide à la saisie disponible par « ? » puis <Tabulation>).
CNRS
4. Dans le champ « Origine du crédit », sélectionnez l’origine de crédit
SE
Référence : GESLAB_MUT_TRANS_ManuelUtilisation_v2.3.docx
Page :
124/524
GESLAB
Les attendus sur notifications
concernée par le crédit attendu Cette origine peut être une origine de
regroupement.
(Aide à la saisie disponible par « ? » puis <Tabulation>).
Le code gestion tutelle est alors immédiatement renseigné.
5. Dans le champ « Type de crédit », sélectionnez le type de crédit attendu
dans la liste déroulante.
6. Dans le champ « Notificateur », sélectionnez l’émetteur de ce type de
crédit.
Notification
complémentaire
7. Dans le champ « Montant attendu initial », saisissez le montant du crédit
attendu.
Ce montant peut être positif ou négatif mais non nul.
Sciences
chimiques
152449,00 €
Le champ « Reste attendu » est automatiquement renseigné et est égal
au montant des crédits attendus sur l’origine de crédit diminué des
notifications faisant référence à cet attendu.
8. Dans le champ « Libellé », renseignez éventuellement le libellé.
9. Dans le champ « Date d’arrivée prévue », saisissez la date d’arrivée du
crédit.
Attention : cette date doit être supérieure ou égale à la date du jour.
Un message de confirmation s’affiche si la date est supérieure à la date
de fin d’exercice.
Crédit sciences
20/12/2006
10. Cliquez sur le bouton <OK> pour valider votre saisie ou sur le bouton
<Annuler> pour interrompre l’enregistrement de l’attendu sur notifications.
Mise à jour automatique
 Le total attendu de l’origine de crédit concernée est augmenté du montant total du crédit attendu
ainsi que des cumuls attendus des ascendants de l’origine de crédit.
Référence : GESLAB_MUT_TRANS_ManuelUtilisation_v2.3.docx
Page :
125/524
Les attendus sur notifications
GESLAB
Retrouver un crédit attendu sur notifications


Vous pouvez retrouver un crédit attendu sur notifications à partir de critères de recherche.
En mode Gestion courante, choisissez l’option Attendus sur notifications dans le menu
Crédits pour faire apparaître la fenêtre principale suivante :
Référence : GESLAB_MUT_TRANS_ManuelUtilisation_v2.3.docx
Page :
126/524
GESLAB

Les attendus sur notifications
Pour retrouver un crédit attendu sur notifications
1. A partir de la fenêtre principale Attendu sur notifications, cliquez sur le
bouton <Trouver>.
La fenêtre Sélection d’un attendu sur notification apparaît
2. Saisissez ou sélectionnez un ou plusieurs critères de recherche.
Les critères possibles sont les suivants :






N° d’attendu ;
Origine de crédit ;
Organisme de gestion ;
Libellé incomplet de l’attendu ;
Une date minimum ou maximum d’arrivée ;
Une date minimum ou maximum de saisie.
Remarque : pour saisir une date précise, saisissez la même valeur dans
les champs « >> » et « << ».
3. Cliquez sur le bouton <Rechercher> pour afficher les crédits attendus
correspondant à cette recherche, ou sur le bouton <Effacer critères> pour
annuler la recherche.
Vous pouvez trier le résultat de la recherche sur tous les champs de la
liste.
Pour cela, cliquez sur les noms des rubriques sur lesquelles la liste sera
triée puis cliquez sur le bouton <T> (Reportez-vous au chapitre Fonction
de tri du manuel Paramétrage et utilitaires).
4. Sélectionnez dans la liste le crédit attendu que vous recherchez.
5. Cliquez sur le bouton <OK>.
Référence : GESLAB_MUT_TRANS_ManuelUtilisation_v2.3.docx
Page :
127/524
Les attendus sur notifications
GESLAB
GESLAB affiche à nouveau la fenêtre Attendu sur notifications avec les
caractéristiques du crédit attendu que vous venez de sélectionner.
6. Les boutons <Suivant> et <Précédent> vous permettent de balayer les
autres crédits attendus contenus dans la liste issue de votre recherche.
Les données s’affichent successivement.
Remarque : si aucune recherche préalable n’a été lancée, les boutons
<Suivant> et <Précédent> permettent de parcourir l’ensemble des crédits
attendus dans l’ordre des numéros d’enregistrement.
Référence : GESLAB_MUT_TRANS_ManuelUtilisation_v2.3.docx
Page :
128/524
GESLAB
Les attendus sur notifications
Modifier un crédit attendu sur notifications



Cette fonction vous permet de modifier certaines caractéristiques d’un crédit attendu sur
notifications.
En mode Gestion courante, choisissez l’option Attendus sur notifications dans le menu
Crédits pour faire apparaître la fenêtre principale suivante :
Pour modifier un crédit attendu sur notifications
1. Sélectionnez le crédit attendu concerné (Reportez-vous au chapitre
Retrouver un crédit attendu sur notifications)
2. A partir de la fenêtre principale Attendu sur notifications, cliquez sur le
bouton <Modifier> pour accéder à la fenêtre Modifier – Attendu.
Les informations modifiables sont :
 Type de crédit ;
 Date d’arrivée prévue ;
 Libellé ;
 Notificateur ;
 Reste attendu.
3. Placez le curseur sur les champs à modifier, saisissez les modifications
puis valider en cliquant sur le bouton <OK>.
Référence : GESLAB_MUT_TRANS_ManuelUtilisation_v2.3.docx
Page :
129/524
Les attendus sur notifications
GESLAB
Supprimer un crédit attendu sur notifications


Cette fonction vous permet de supprimer de la base des crédits attendus sur notifications.
En mode Gestion courante, choisissez l’option Attendus sur notifications dans le menu
Crédits pour faire apparaître la fenêtre principale suivante :
 Pour supprimer un crédit attendu sur notifications
1. Sélectionnez le crédit attendu sur notifications à supprimer.
(Reportez-vous au chapitre Retrouver un crédit attendu sur
notifications)
2. A partir de la fenêtre principale Attendu sur notifications, cliquez sur le
bouton <Détruire>.
Répondez <Oui> au message de confirmation de la suppression.
Attention : cette suppression est irréversible.
Si vous confirmez, cette opération de suppression met à jour tous les
montants attendus sur les origines de crédit.
Référence : GESLAB_MUT_TRANS_ManuelUtilisation_v2.3.docx
Page :
130/524
GESLAB
Les attendus sur répartitions
Les attendus sur répartitions
GESLAB vous permet de mémoriser les crédits attendus sur les entités dépensières.
Cela correspond, en fait, à une « répartition prévisionnelle de crédit » sur l’entité.
Attention : les attendus ne viennent en aucun cas augmenter le disponible de l’entité dépensière.
Lors de la saisie des répartitions du laboratoire, il sera possible de faire référence à un mouvement
d’attendu existant enregistré sur cette entité.
Points abordés dans ce chapitre
Adm.
Saisir un crédit attendu sur répartitions
Retrouver un crédit attendu sur répartitions
Modifier un crédit attendu sur répartitions
Supprimer un crédit attendu sur répartitions
Pour plus de renseignements sur…
Voir…
La saisie d’une répartition de crédits
La saisie d’une entité dépensière
Les répartitions de crédits
Les entités dépensières
Référence : GESLAB_MUT_TRANS_ManuelUtilisation_v2.3.docx
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Les attendus sur répartitions
GESLAB
Saisir un crédit attendu sur répartitions



Cette fonction permet d’enregistrer les crédits attendus par une entité dépensière.
Le montant de ce crédit attendu peut être négatif.
En mode Gestion courante, Choisissez l’option Attendus sur répartitions dans le menu
Crédits pour faire apparaître la fenêtre principale suivante :
Pour saisir un crédit attendu sur répartitions
1. A partir de la fenêtre principale Attendu sur répartitions, cliquez sur le
bouton <Ajouter> pour accéder à la fenêtre Ajouter – Attendu.
2. Dans le champ « Exercice », s’affiche l’exercice sur lequel vous travaillez.
Vous pouvez le modifier.
2007
3. Dans le champ « Entité dépensière », saisissez l’entité dépensière
concernée par le crédit attendu (ce peut être une entité de
regroupement).
(Aide à la saisie disponible par « ? » puis <Tabulation>).
GT
4. Dans le champ « Organisme de gestion », saisissez l’organisme de
gestion.
(Aide à la saisie disponible par « ? » puis <Tabulation>).
CNRS
5. Dans le champ « Montant attendu initial », saisissez le montant du crédit
attendu.
6860,00 €
Référence : GESLAB_MUT_TRANS_ManuelUtilisation_v2.3.docx
Page :
132/524
GESLAB
Les attendus sur répartitions
Le champ « Reste attendu » est automatiquement renseigné et est égal
au montant des crédits attendus sur l’entité dépensière diminué des
répartitions faisant référence à cet attendu.
6. Dans le champ « Libellé », renseignez éventuellement le libellé de cet
attendu.
Complément de
répartition
7. Dans le champ « Date d’arrivée prévue », saisissez éventuellement la
date d’arrivée du crédit.
21/12/2007
Attention : cette date doit être supérieure ou égale à la date du jour.
Un message de confirmation s’affiche si la date est supérieure à la date
de fin d’exercice. Si vous confirmez, les attendus dont la date d’arrivée
est supérieure à la date de changement d’exercice seront reportés sur
l’exercice suivant en fin d’exercice.
8. Cliquez sur le bouton <OK> pour valider votre saisie ou sur le bouton
<Annuler> pour interrompre l’enregistrement de l’attendu sur répartitions.
Mise à jour automatique
 Le total attendu de l’entité dépensière concernée est augmenté du montant total du crédit attendu
ainsi que des cumuls attendus des ascendants de l’entité dépensière.
Référence : GESLAB_MUT_TRANS_ManuelUtilisation_v2.3.docx
Page :
133/524
Les attendus sur répartitions
GESLAB
Retrouver un crédit attendu sur répartitions


Vous pouvez retrouver un crédit attendu sur répartitions à partir de critères de recherche.
En mode Gestion courante, choisissez l’option Attendus sur répartitions dans le menu
Crédits pour faire apparaître la fenêtre principale suivante :
Référence : GESLAB_MUT_TRANS_ManuelUtilisation_v2.3.docx
Page :
134/524
GESLAB

Les attendus sur répartitions
Pour retrouver un crédit attendu sur répartitions
1. A partir de la fenêtre principale Attendu sur répartitions, cliquez sur le
bouton <Trouver>.
La fenêtre Sélection d’un attendu sur répartitions apparaît
2. Saisissez ou sélectionnez un ou plusieurs critères de recherche.
Les critères possibles sont les suivants :
 N° d’attendu sur répartitions ;
 Entité dépensière ;
 Libellé incomplet de l’attendu ;
 Une date minimum ou maximum d’arrivée ;
 Une date minimum ou maximum de saisie.
Remarque : pour saisir une date précise, saisissez la même valeur dans
les champs « >> » et « << » respectifs.
3. Cliquez sur le bouton <Rechercher> pour afficher les crédits attendus
correspondant à cette recherche, ou sur le bouton <Effacer critères> pour
annuler la recherche.
Vous pouvez trier le résultat de la recherche sur tous les champs de la
liste.
Pour cela, cliquez sur les noms des rubriques sur lesquelles la liste sera
triée puis cliquez sur le bouton <T> (Reportez-vous au chapitre Fonction
de tri du manuel Paramétrage et Utilitaires).
4. Sélectionnez dans la liste le crédit attendu que vous recherchez.
Référence : GESLAB_MUT_TRANS_ManuelUtilisation_v2.3.docx
Page :
135/524
Les attendus sur répartitions
GESLAB
5. Cliquez sur le bouton <OK>.
GESLAB affiche à nouveau la fenêtre Attendu sur répartitions avec les
caractéristiques du crédit attendu que vous venez de sélectionner.
6. Les boutons <Suivant> et <Précédent> vous permettent de parcourir les
autres crédits attendus contenus dans la liste issue de votre recherche.
Les données s’affichent successivement.
Remarque : si aucune recherche préalable n’a été lancée, les boutons
<Suivant> et <Précédent> permettent de parcourir l’ensemble des crédits
attendus dans l’ordre des numéros d’enregistrement.
Référence : GESLAB_MUT_TRANS_ManuelUtilisation_v2.3.docx
Page :
136/524
GESLAB
Les attendus sur répartitions
Modifier un crédit attendu sur répartitions



Cette fonction vous permet de modifier certaines caractéristiques d’un crédit attendu sur
répartitions.
En mode Gestion courante, choisissez l’option Attendus sur répartitions dans le menu
Crédits pour faire apparaître la fenêtre principale suivante :
Pour modifier un crédit attendu sur répartitions
1. Sélectionnez le crédit attendu concerné (Reportez-vous au chapitre
Retrouver un crédit attendu sur répartitions)
2. A partir de la fenêtre principale Attendu sur répartitions, cliquez sur le
bouton <Modifier> pour accéder à la fenêtre Modifier – Attendu.
Les informations modifiables sont :
 Reste attendu ;
 Date d’arrivée prévue ;
 Libellé.
3. Placez le curseur sur les champs à modifier, saisissez les modifications
puis validez en cliquant sur le bouton <OK>.
Référence : GESLAB_MUT_TRANS_ManuelUtilisation_v2.3.docx
Page :
137/524
Les attendus sur répartitions
GESLAB
Supprimer un crédit attendu sur répartitions



Cette fonction vous permet de supprimer de la base des crédits attendus sur répartitions.
En mode Gestion courante, choisissez l’option Attendus sur répartitions dans le menu
Crédits pour faire apparaître la fenêtre principale suivante :
Pour supprimer un crédit attendu sur répartitions
1. Sélectionnez le crédit attendu sur répartitions à supprimer.
(Reportez-vous au chapitre Retrouver un crédit attendu sur
répartitions)
2. A partir de la fenêtre principale Attendu sur répartitions, cliquez sur le
bouton <Détruire>.
Répondez <Oui> au message de confirmation de la suppression.
Attention : cette suppression est irréversible.
Si vous confirmez, cette opération de suppression met à jour tous les
montants attendus sur les entités dépensières.
Référence : GESLAB_MUT_TRANS_ManuelUtilisation_v2.3.docx
Page :
138/524
Les demandes d’achat
GESLAB
Les demandes d’achat
Une demande d’achat de matériels ou de services à un fournisseur du laboratoire permet d’exprimer
des besoins et de réserver les moyens financiers nécessaires au niveau de l’entité dépensière.
La gestion des demandes d’achat est portée sur une application Web. Les fonctionnalités de
recherche, consultation, création, duplication, modification, suppression de demandes d’achat sont
décrites dans le manuel GESLAB_MUT_Admin_Web.
Ces demandes sont ensuite reprises par le gestionnaire qui les valide et les transforme en
commande. La transformation en commande d’une demande d’achat est faite dans GESLAB.
Points abordés dans ce chapitre
Adm.
Retrouver une demande d’achat
Confirmer une demande d’achat
Consulter les commandes associées à une demande d’achat
Regrouper plusieurs demandes d’achat sur une commande
Répartir une demande d’achat sur plusieurs commandes
Pour plus de renseignements sur…
La description des équipes du laboratoire
Référence : GESLAB_MUT_TRANS_ManuelUtilisation_v2.3.docx
Voir…
Les entités dépensières
Page :
139/524
Les demandes d’achat
GESLAB
Retrouver une demande d’achat



Cette fonction vous permet de retrouver une ou plusieurs demandes d’achat enregistrées
dans la base.
Choisissez l’option Demandes d’achat à traiter dans le menu Dépenses pour faire
apparaître la fenêtre Sélection demande d’achat :
Pour retrouver une demande d’achat
1. Saisissez un ou plusieurs critères connus de la demande à retrouver :
N° demande : numéro affecté automatiquement à la saisie de la
demande ;
Auteur : nom de la personne ayant saisi la demande. Valeur à
sélectionner dans une liste déroulante ;
Rais. Soc. fournisseur : raison sociale du fournisseur de la
demande ;
DIFFUSION
Entité dépensière : entité dépensière de la demande.
Référence : GESLAB_MUT_TRANS_ManuelUtilisation_v2.3.docx
Page :
140/524
Les demandes d’achat
GESLAB
Valeur à sélectionner dans une liste déroulante ;
Date lancement : date à partir de laquelle la demande doit être prise
en compte par le gestionnaire. Dans le cadre du haut, spécifiez une
date antérieure ou égale à la date de lancement et dans le cadre du
bas, une date postérieure ou égale. Il est possible de ne saisir
qu’une seule des deux dates ;
10/06/07
20/06/07
Statut : ce critère permet de spécifier l’état de la demande
recherchée : « Attente », « En cours », « Traitée ». Par défaut, il
est positionné sur la valeur « Tout » qui permet de ne pas faire de
sélection sur le statut ;
Attention : Les demandes d’achat au statut « Incomplète » ne sont
pas visibles depuis GESLAB Client Lourd, même si le statut
sélectionné est « Tout »
Provenance : ce critère permet de spécifier la provenance de la
demande recherchée : « Hors AEL » (demande d’achat
saisie
directement dans GESLAB Web) ou « AEL » (demande d’achat
saisie dans un système d’Achat En Ligne). Par défaut, il est
positionné sur la valeur « Toutes » qui permet de ne pas faire de
sélection sur la provenance ;
2. Cliquez sur le bouton <Rechercher> pour obtenir les demandes d’achat
correspondant aux critères de recherche que vous avez saisis.
3. Le bouton <Effacer critères> permet d’annuler la saisie des critères.
4. Il est possible de trier la liste suivant les informations suivantes :
 Numéro de la demande ;
 Raison sociale du fournisseur ;
 Entité dépensière ;
 Date de lancement ;
 Libellé de la demande ;
 Auteur ;
 Statut
Quelques compléments d’information

La saisie du critère « N° demande » entraîne l’obtention d’une demande unique puisque ce
numéro est spécifique à chaque demande. Quand ce critère est renseigné, il n’est donc pas utile
d’en renseigner d’autres.

Pour obtenir toutes les demandes d’achat à lancer durant une période donnée, il suffit de
renseigner « Date lancement min » et « Date lancement max » avec les bornes de la période.
Attention : ne pas saisir le critère « Entité dépensière » peut, dans certains cas, allonger le temps de
recherche.
Référence : GESLAB_MUT_TRANS_ManuelUtilisation_v2.3.docx
Page :
141/524
Les demandes d’achat
GESLAB
Confirmer une demande d’achat

Cette fonction vous permet de transformer une demande d’achat directement en commande.
Ceci revient à confirmer la demande de matériels ou de services et à effectuer l’imputation
précise de la dépense.
Seules les demandes au statut « Attente » et « En cours » peuvent être transformées en
commande par cette opération.

Reportez-vous à l’opération Etablir une commande à partir d’une demande d’achat du
chapitre Les Commandes.
Référence : GESLAB_MUT_TRANS_ManuelUtilisation_v2.3.docx
Page :
142/524
Les demandes d’achat
GESLAB
Consulter les commandes associées à une demande d’achat


Cette fonction vous permet de consulter les commandes associées à une demande d’achat.
Les commandes associées ne peuvent être consultées que pour les demandes au statut
« En cours » et « Traitée ».
Choisissez l’option Demandes d’achat à traiter dans le menu Dépenses pour faire
apparaître la fenêtre de sélection des demandes d’achat :
Référence : GESLAB_MUT_TRANS_ManuelUtilisation_v2.3.docx
Page :
143/524
Les demandes d’achat
GESLAB
 Pour consulter les commandes associées à la demande
1. A partir de la fenêtre de Sélection demande d’achat, lancez une
recherche permettant de retrouver la demande d’achat dont vous
souhaitez consulter les commandes associées.
2. Sélectionnez la demande.
3. Si la demande a le statut « En cours » ou « Traitée », cliquez sur le
bouton <Cde> ou double-cliquez sur la demande pour visualiser la ou les
commandes associées à la demande. La fenêtre suivante apparaît :
4. Si la demande est répartie sur plusieurs commandes, les boutons
<Suivant> et <Précédent> vous permettent de balayer ces commandes.
Les données des commandes s’affichent successivement dans la fenêtre,
dans l’ordre du n° de commande.
5. Cliquez sur le bouton <Fermer> de la fenêtre Commande pour revenir à
la fenêtre Sélection demande d’achat.
Attention : Aucune commande n’est associée à une demande d’achat au statut « Attente ». Dans ce
cas, le bouton « Cde » permet d’établir une commande à partir de la demande d’achat. Reportez-vous
à l’opération Etablir une commande à partir d’une demande d’achat du chapitre Les Commandes
pour plus de détails sur cette opération.
Référence : GESLAB_MUT_TRANS_ManuelUtilisation_v2.3.docx
Page :
144/524
GESLAB
Les demandes d’achat
Regrouper plusieurs demandes d’achat hors AEL sur une
commande

Cette fonction vous permet de regrouper plusieurs demandes d’achat hors AEL sur une
même commande. L’intérêt de cette opération est de produire, à partir des demandes d’achat
émises dans le laboratoire, des commandes groupées. Ces commandes groupées
permettent d’obtenir des conditions avantageuses chez les fournisseurs.
Deux cas se présentent selon que la commande sur laquelle vous voulez regrouper les
demandes d’achat existe ou non.
Cas 1 : la commande n’existe pas encore.
Si la commande destinée à regrouper les demandes d’achat n’existe pas encore, il faut dans un
premier temps la créer.
Première méthode
Créez la commande et incorporez les lignes détail de toutes les demandes que vous voulez regrouper
(Reportez-vous au chapitre Saisir une commande groupée à partir de plusieurs demandes
d’achat).
Seconde méthode
1. Sélectionnez une demande d’achat « Attente », parmi les demandes
d’achat hors AEL à regrouper et transformez la en commande (Reportezvous au chapitre Etablir une commande à partir d’une demande
d’achat).
2. Incorporez les lignes des autres demandes à regrouper dans la
commande nouvellement créée (Reportez-vous au chapitre Saisir une
commande groupée à partir de plusieurs demandes d’achat, à partir
de l’étape 3).
Cas 2 : la commande existe déjà et n’a pas encore été éditée.
Si la commande destinée à regrouper les demandes d’achat existe et possède le statut
« Enregistrée », il faut alors :
1. Sélectionnez la commande (Reportez-vous au chapitre Retrouver une
commande).
2. Incorporez les lignes des demandes à regrouper dans la commande
(Reportez-vous au chapitre Saisir une commande groupée à partir de
plusieurs demandes d’achat, à partir de l’étape 3).
Remarque: Dans les deux cas, il est impossible d’incorporer des lignes de demandes d’achat AEL
dans une commande même si celle-ci est issue d’une demande d’achat AEL.
Référence : GESLAB_MUT_TRANS_ManuelUtilisation_v2.3.docx
Page :
145/524
Les demandes d’achat
Référence : GESLAB_MUT_TRANS_ManuelUtilisation_v2.3.docx
GESLAB
Page :
146/524
GESLAB
Les demandes d’achat
Répartir une demande d’achat sur plusieurs commandes



Cette fonction permet de répartir les lignes détail d’une demande d’achat sur plusieurs
commandes.
Cette fonction peut vous être utile, lorsqu’il est impossible de transformer la demande d’achat
en une seule commande.
Ce peut être le cas quand, par exemple, les disponibles sur les origines de crédit ne sont
pas suffisants pour supporter la commande.
Il se peut également que la demande d’achat contienne des articles devant être répartis sur
deux commandes de natures différentes (par ex. « Immobilisation » et « Fonctionnement »).
Choisissez l’option Demandes d’achat à traiter dans le menu Dépenses pour faire
apparaître la fenêtre Sélection demande d’achat :
Pour répartir une demande d’achat sur plusieurs commandes
1. A partir de la fenêtre Sélection demande d’achat, sélectionnez la
demande d’achat à répartir (Reportez-vous au chapitre Retrouver une
demande d’achat).
2. Cliquez sur le bouton <Cde> ou double-cliquez sur la demande. Une
commande est générée automatiquement avec les informations
suivantes pré renseignées :
 La date de saisie prend la date du jour ;
 La date de livraison, le contact, le libellé, l’origine de crédit,
l’adresse de livraison, la provenance, le cadre «Fournisseur»
(raison sociale, adresse) sont repris de la demande d’achat
Référence : GESLAB_MUT_TRANS_ManuelUtilisation_v2.3.docx
Page :
147/524
Les demandes d’achat
GESLAB
quand renseignés sur la demande,
 Les lignes de la demande d’achat au statut « Attente » sont
reportées.
3. Dans la partie principale de la commande, saisissez si besoin les
champs :
 Date de livraison,
 Libellé,
 Origine de crédit,
 Nature.
Attention : Pour une demande d’achat AEL :
- L’origine doit être CNRS,
- Le fournisseur ne peut pas être modifié.
4. Au niveau des lignes de la commande générées depuis la demande
d’achat, supprimer celles qui ne doivent pas être incorporées à cette
commande en sélectionnant la ligne détail commande et en cliquant sur
le bouton <Détruire>.
Ces lignes non incorporées de la demande d’achat pourront être
incorporées dans une autre commande.
Attention : Vous ne pouvez pas supprimer des lignes correspondant à
un article non modifiable ; ces lignes seront donc incorporées
obligatoirement à la première commande.
Remarque : le bouton <Ajouter> de la fenêtre Commande reste actif
tant qu’il y a des lignes de la demande d’achat qui n’ont pas été
incorporées dans une commande (statut de la ligne est « Attente »).
5. Validez la commande ainsi créée en cliquant sur bouton <Ok> pour
revenir sur la fenêtre Sélection demande d’achat.
Référence : GESLAB_MUT_TRANS_ManuelUtilisation_v2.3.docx
Page :
148/524
Les demandes d’achat
GESLAB
Le statut des lignes de la demande d’achat qui ont été incorporées
passe à « Traitée ».
Référence : GESLAB_MUT_TRANS_ManuelUtilisation_v2.3.docx
Page :
149/524
Les commandes
GESLAB
Les commandes
Ce chapitre décrit la gestion des commandes de matériels et de services à des fournisseurs du
laboratoire.
Une commande peut être saisie directement, ou construite à partir de demandes d’achat déjà saisies.
Chaque commande peut avoir un ou plusieurs services faits qui lui sont rattachés ainsi qu’une ou
plusieurs factures. Pour les commandes non prévisionnelles rattachées à un organisme CNRS, la
saisie du service fait avant la saisie de la facture est obligatoire.
GESLAB permet de gérer au niveau du laboratoire les dépenses taxe de rémanence comprise (TRC).
Au niveau du laboratoire, les crédits quel que soit l’établissement sont gérés en TRC.
Pour les dépenses, lors de la saisie de la commande et de la facture, l’engagement des crédits sur les
origines se fait en TRC.
Points abordés dans ce chapitre
Adm.
Saisir une commande simple
Dupliquer une commande
Imprimer les bons de commandes
Retrouver une commande
Modifier une commande
Solder une commande
Annuler une commande
Suivre les services faits associés à une commande
Suivre les factures associées à une commande
Saisir une commande groupée
Suivre l’engagé sur une commande groupée
Etablir une commande à partir d’une demande d’achat
Saisir une commande groupée à partir de plusieurs demandes d’achat
Reprendre une commande de l’exercice antérieur
Pour plus de renseignements sur …
Voir…
La saisie d’un fournisseur
La description de l’origine de crédit
La description des équipes du laboratoire
La saisie d’une mission
L’échange de commandes avec l’organisme de gestion
Les fournisseurs
Les origines de crédit
Les entités dépensières
Les missions
Communiquer avec les org. gest.
Référence : GESLAB_MUT_TRANS_ManuelUtilisation_v2.3.docx
Page :
150/524
GESLAB
Les commandes
Saisir une commande simple



Cette fonction vous permet de saisir directement une commande de matériels et de services
sans utiliser les demandes d’achat.
Choisissez l’option Commande dans le menu Dépenses pour faire apparaître la fenêtre
principale des commandes :
Pour saisir une commande simple
La saisie d’une commande s’effectue en quatre étapes :




Saisir les informations principales ;
Saisir les lignes détail ;
Saisir les informations complémentaires ;
Valider la saisie.
A. Saisir les données principales
1. A partir de la fenêtre principale Commande, cliquez sur le bouton
<Ajouter>.
2. Dans le champ « Souche », tapez le numéro complémentaire éventuel.
Référence : GESLAB_MUT_TRANS_ManuelUtilisation_v2.3.docx
0987/351
Page :
151/524
Les commandes
GESLAB
3. Dans le champ « Date », la valeur est initialisée avec la date du jour. Ce
champ est modifiable.
20/06/07
4. Dans le champ « Livraison », tapez la date voulue. Ce champ est
obligatoire pour une commande rattachée à un organisme de type CNRS.
20/06/07
5. Dans le champ « Contact », saisissez le nom de la personne à contacter
(cette information apparaît sur le bon de commande).
(Aide à la saisie disponible par « ? » puis <Tabulation>).
Madame BREA
Remarque : ce champ est renseigné par défaut avec le nom de
l’utilisateur connecté.
6. Dans le champ « Libellé », tapez le texte descriptif de la commande.
Matériel Chimie
7. Dans le champ « Origine », entrez le code de l’origine de crédit sur
laquelle vous voulez imputer la commande. (Aide à la saisie disponible
par « ? » puis <Tabulation>). Ce champ est obligatoire.
RPCT
Attention : L’origine de crédit doit obligatoirement être saisie avant les
lignes détail et avant l’acronyme sinon le message suivant s’affiche :
Attention : Pour une demande d’achat AEL, l’origine de crédit doit
obligatoirement être CNRS sinon le message suivant s’affiche :
8. Dans le champ « Acronyme », entrez le libellé de l’acronyme sur lequel
vous voulez imputer la commande. (Aide à la saisie disponible par « ? »
puis <Tabulation>).
L'alimentation de ce champ n'est possible que pour certains codes de
gestion.
Le champ est rempli automatiquement si un acronyme est associé à
l’origine de crédit de la commande.
ECOCHANGE
9. Cliquez dans le champ « Nature » et sélectionnez la nature
correspondante à la commande dans la liste déroulante ou en saisissant
directement la première lettre. Ce champ est obligatoire
Fonctionnement
Attention : La saisie de l’acronyme n’est possible que pour des
commandes de nature « Fonctionnement » ou « Immobilisation ».
L’acronyme sera automatiquement vidé, si renseigné, suite à la sélection
d’une nature « Mission » ou « Vacation ».
10. Dans le champ « Mission », saisissez le numéro de mission à laquelle
vous souhaitez rattacher la commande. Les frais de cette commande sont
ajoutés à ceux de la mission saisie lors du calcul du coût global de la
Référence : GESLAB_MUT_TRANS_ManuelUtilisation_v2.3.docx
Page :
152/524
GESLAB
Les commandes
mission. (Aide à la saisie disponible par « ? » puis <Tabulation>).
Remarques :
 Ce champ est saisissable quel que soit le statut de la
commande.

La mise à jour de ce champ ne modifie pas le statut de la
commande.
11. La case à cocher « AEL » indique si la commande en cours est AEL ou
hors AEL. Cette case est inactive, vous ne pouvez pas la
cocher/décocher.
Remarque : Cette case cochée uniquement si la commande est issue
d’une demande d’achat AEL
12. La case à cocher « Solde » indique si la commande en cours est soldée
ou non.
13. La case à cocher « Prévisionnelle » indique si une commande est de type
prévisionnelle ou non.
14. Renseignez le champ « Raison sociale » pour indiquer le fournisseur de
la commande. (Aide à la saisie disponible par « ? » puis <Tabulation>).
Si vous ne connaissez pas la raison sociale, cliquez sur le bouton
<Fournisseur…> pour trouver le fournisseur ou en saisir un nouveau.
Pour ces deux opérations, se reporter à Retrouver un fournisseur ou
Enregistrer un fournisseur de type Prestataire externe ou Enregistrer
un fournisseur de type agent.
CHIMICA
Remarque : lors de l’aide à la saisie, la liste des fournisseurs apparaît
avec la mention Désactivé pour les fournisseurs qui ont été désactivés.
Attention : vous ne pouvez pas saisir une commande sur un fournisseur
au statut « Désactivé ».
Attention : vous ne pouvez pas modifier le fournisseur pour une
commande AEL
15. Dans le champ « Marché », entrez le numéro du marché sur lequel vous
voulez passer la commande. (Aide à la saisie disponible par « ? » puis
<Tabulation>).
La liste d’aide affiche la liste des marchés du fournisseur. Cette liste
présente le numéro, l’objet, l’organisme, la date de fin et le type du
marché ; elle est triée sur le numéro du marché.
Remarques :
 vous pouvez consulter le(s) marché(s) lié(s) au fournisseur en
cliquant sur les boutons <Fournisseur> puis <Marchés> mais vous
ne pouvez pas le(s) modifier (bouton <Modifier> grisé).
 toute commande d’achat référençant le marché Mission doit être
cochée « Prévisionnelle » et mono-ligne. Les lignes de commentaire
ne sont pas prises en compte.
16. Dans le champ « N° RECA », entrez le numéro de remise en compétition.
Le numéro de remise en compétition ne peut être saisi que si le numéro
de marché est renseigné.
Attention : un numéro de remise en compétition ne peut concerner
Référence : GESLAB_MUT_TRANS_ManuelUtilisation_v2.3.docx
Page :
153/524
Les commandes
GESLAB
qu’une seule commande et n’est donc pas réutilisable.
17. Dans le champ « N° PUMA », entrez le numéro PUMA.
Attention : les deux champs « N°RECA » et « N°PUMA » ne peuvent pas
être renseignés simultanément
18. La case à cocher « Dérog. Scient. » indique si la commande fait l’objet
d’une dérogation vis-à-vis de la réglementation relative à la remise en
compétition des fournisseurs.
L’indicateur de dérogation ne peut être coché que si le numéro de marché
est renseigné et que si le numéro de remise en compétition n’est pas
renseigné.
Contrôles sur saisie des données principales

Pour les commandes sur crédits CNRS, il est impossible de saisir un numéro de marché ne
faisant pas référence à un marché présent dans la base.

Si le numéro de marché correspond à un marché qui n’est plus en cours, le message suivant
apparaît :
Cliquez sur <Oui> pour confirmer la saisie du numéro de marché.
Cliquez sur <Non> pour saisir un autre numéro de marché.

Lorsque le fournisseur et le numéro de marché sont saisis avant de cliquer sur le bouton
<Fournisseur>, au retour de la fenêtre Commande :
- le numéro de marché est supprimé si le fournisseur a été changé,
- le numéro de marché est conservé si le fournisseur n’a pas été changé.

Pour les commandes de nature « Immobilisation » ou « Fonctionnement » rattachées à un
organisme de type CNRS, si la date de livraison n’est pas renseignée, le message suivant
bloque la validation de la commande :

Si vous renseignez un « N° PUMA » alors que « N° RECA » est renseigné (ou inversement),
le message suivant bloque la saisie :
Référence : GESLAB_MUT_TRANS_ManuelUtilisation_v2.3.docx
Page :
154/524
GESLAB
Les commandes
B. Saisir les lignes détail
1. Cliquez sur le bouton <Lignes…>. La fenêtre suivante apparaît :
Pour saisir une ligne détail
1. Cliquez sur le bouton <Ajouter>.
2. Si le produit commandé est répertorié dans la base pour le fournisseur,
saisissez le code de ce produit dans le champ « Code P. ». Les
caractéristiques de l’article seront automatiquement affichées avec les
valeurs enregistrées dans la base. (Aide à la saisie disponible par « ? »
puis <Tabulation>). Si le produit n’est pas répertorié dans la base, la
saisie du code produit n’est pas nécessaire.
3. Dans le champ « Qté », tapez le nombre d’exemplaires de l’article que
vous désirez. Ce champ est obligatoire.
30
4. Dans le champ « Prix Unit HT », tapez le prix unitaire hors taxe de
l’article. Ce champ est obligatoire.
Pissettes1L
Référence : GESLAB_MUT_TRANS_ManuelUtilisation_v2.3.docx
Page :
155/524
Les commandes
GESLAB
5. Dans le champ « % Rem. », tapez un nombre (décimale possible)
correspondant au pourcentage de remise accordé par le fournisseur sur
ce produit.
Remarque : la saisie d’un taux de remise à 100 % pour une ligne de
commande prévisionnelle est interdite.
6. Cliquez dans le champ « Tx TVA » et sélectionnez dans la liste
déroulante le libellé du taux applicable à l’article.
Par exemple, Exo/Non déd pour un taux à 0%, 19,6% pour un taux à
19,6% etc.
999856
2,43
10
Remarque : la saisie d’un taux de TVA est obligatoire si l’origine de crédit
de la commande a un taux de rémanence supérieur à 0.
7. Dans le champ « Désignation », tapez le descriptif de l’article commandé.
(Aide à la saisie disponible par « ? » puis <Tabulation>). Ce champ est
obligatoire.
19.6
Remarque : la liste d’aide affiche la liste des produits du fournisseur par
désignation. Cette liste présente la désignation et la référence des
produits ; elle est triée sur la désignation puis sur la référence.
8. Dans le champ « Réf. Article », tapez la référence indiquée sur le
catalogue fournisseur.
9. Dans le champ « Matière », tapez le code correspondant au produit
commandé. (Aide à la saisie disponible par « ? » puis <Tabulation>).
10. Pour la saisie de la première ligne détail, saisissez le code de l’entité
dépensière concernée par la ligne détail. Pour les lignes suivantes,
l’entité sera remplie par défaut. Ce champ est obligatoire.
CHMO
3
11. Dans le champ « Type dép./Immo. », tapez le type de dépense
correspondant au produit commandé. (Aide à la saisie disponible par
« ? » puis <Tabulation>).
AC
12. Dans le champ « Code famille », tapez le code correspondant au produit
commandé. (Aide à la saisie disponible par « ? » puis <Tabulation>).
AA53
ACHAT
Attention : Si le code famille saisi n’est pas en adéquation avec le type
de dépense, le message « Aucun code famille ne satisfait la recherche »
s’affichera.
13. Cliquez dans le champ « Car.achat » et sélectionnez le caractère de
l’achat dans la liste déroulante. Seules les valeurs régulier, ponctuel ou
« vide » sont autorisées.
14. Dans le champ « N° UF/OT », saisissez le numéro d’Unité Fonctionnelle
(UF) ou le numéro d’Opération de Travaux (OT).
Remarque : afin de vous faciliter la saisie, le type de dépense, le code
famille, le caractère de l’achat et le numéro d’UF/OT sont renseignés par
défaut avec ceux de la ligne précédente suivant le même principe que
pour l’entité dépensière.
15. Pour saisir une commande carte achat, vous devez sélectionner à l’aide
de la liste déroulante les informations relatives à la carte achat (Aide à la
saisie disponible par « ? » puis <Tabulation>). Ces informations doivent
préalablement être saisies au niveau des informations du contact.
Référence : GESLAB_MUT_TRANS_ManuelUtilisation_v2.3.docx
Page :
156/524
GESLAB
Les commandes
16. Dans le champ N° de devis, saisissez le numéro de devis
Attention : Vous ne pouvez pas ajouter de lignes à une commande AEL
Remarques :
 Le champ « Non modifiable » n’est pas modifiable ; il est coché
uniquement pour les articles non modifiables des commandes
AEL.
 Une commande comportant un numéro de carte d’achat est
obligatoirement une commande de type prévisionnelle.
Si vous renseignez les informations de la carte alors que la
commande n’est pas de type prévisionnel, son type sera modifié
automatiquement à la validation et un message vous en
informera :
 Si un numéro de carte d’achat est saisi sur une ligne détail alors
la commande d’achat est mono-ligne.
Dans le cas contraire, le message suivant vous bloque à la
validation :
 Si le code famille et/ou le type de dépense saisis ne sont pas
autorisés pour la nature de dépense de la commande, le
message suivant bloque la validation :
Référence : GESLAB_MUT_TRANS_ManuelUtilisation_v2.3.docx
Page :
157/524
Les commandes
GESLAB
15. Pour valider la saisie de la ligne, cliquez sur le bouton <OK>.
Si vous cliquez sur le bouton <Annuler>, la ligne détail n’est pas
mémorisée.
Remarque :
Pour les organismes CNRS, les commandes sont soumises au code des marchés publics.
La saisie doit respecter les règles suivantes :
 La saisie des types de dépense et des codes familles est obligatoire pour les commandes de
nature « Fonctionnement », « Immobilisation ». Elle est interdite pour les commandes de nature
« Mission » ou « Vacation » ou pour les lignes commentaire.
 Lorsque le caractère de l’achat est ponctuel, saisissez obligatoirement un numéro d’Unité
Fonctionnelle (UF) ou un numéro d’Opération de Travaux (OT). (Reportez-vous au chapitre Saisir
une unité fonctionnelle ou opération de travaux du manuel Paramétrage et Utilitaires).
 Le caractère de l’achat est obligatoire pour toutes les commandes :
- de nature « Fonctionnement » et « Immobilisation »,
- rattachées à un organisme de type CNRS,
- sur un marché à procédure adaptée.
 Vous ne pouvez pas saisir des lignes articles faisant référence à des opérations de travaux (OT) et
des fournitures ou des services (UF) dans la même commande.
 Lorsque le code famille saisi est associé à des travaux, le caractère de l’achat est obligatoirement
ponctuel et seul un numéro d’opération de travaux peut être saisi.
 Pour les organismes non CNRS, les données liées au code des marchés publics ne sont pas
obligatoires mais doivent être valides lorsqu’elles sont saisies. Cependant, il n’y a pas de contrôles
de cohérence entre les données suivantes : code famille, caractère de l’achat, numéro d’unité
fonctionnelle ou numéro d’opération de travaux.
Pour modifier une ligne détail
1. Sélectionnez la ligne à modifier dans la liste des lignes détail.
2. Cliquez sur le bouton <Modifier>.
3. Placez le curseur dans la zone à modifier et saisissez la nouvelle valeur.
4. Pour valider la modification de la ligne, cliquez sur le bouton <OK>.
Attention : Pour une commande de provenance « AEL » :
- le code produit, la désignation, la référence article, la remise et le prix unitaire ne
peuvent pas être modifiés,
- La quantité ne peut pas être modifiée quand l’indicateur « Non modifiable » est coché.
Pour supprimer une ligne détail
1. Sélectionnez la ligne à supprimer dans la liste des lignes détail.
Référence : GESLAB_MUT_TRANS_ManuelUtilisation_v2.3.docx
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GESLAB
Les commandes
2. Cliquez sur le bouton <Détruire>. La ligne apparaît avec un signe négatif
et disparaît de la liste des lignes détail à la validation de la commande.
Attention : Pour une commande de provenance « AEL », Il est impossible de supprimer une ligne
détail qui a l’indicateur « Non modifiable » coché.
Pour terminer la saisie des lignes détail
1. Cliquez sur le bouton <Fermer> pour revenir à la fenêtre Commande.
Pour visualiser les lignes détail détaillées ou groupées
1. Depuis la fenêtre Commande, sélectionnez la commande dont vous
voulez avoir une vision synthétique.
Cliquez sur le bouton radio « Groupées », la fenêtre suivante s’affiche :
Remarque : cette visualisation n’est possible que sur des commandes
contenant des lignes détail relatives à des articles identiques enregistrés sur
des entités dépensières différentes.
Référence : GESLAB_MUT_TRANS_ManuelUtilisation_v2.3.docx
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Les commandes
GESLAB
2. Cliquez sur le bouton <Fermer> pour sortir la fenêtre principale de la
commande.
Remarque : la fonction de regroupement s’annule automatiquement.
C. Saisir les informations complémentaires
Les informations complémentaires sont regroupées sur trois fenêtres :
 Infos ;
 Adresses ;
 Imputations.
1. Cliquez sur le bouton <Infos…> La fenêtre suivante apparaît :
Référence : GESLAB_MUT_TRANS_ManuelUtilisation_v2.3.docx
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GESLAB
Les commandes
2. Dans le champ « Commentaires », vous pouvez saisir des remarques
diverses sur la commande.
3. Dans les champs « N° eng. budgétaire » et « Réf plan comptable »,
saisissez si nécessaire le numéro d’engagement budgétaire de la
commande et la référence sous laquelle il faut l’enregistrer dans le plan
comptable.
4. Cliquez sur le bouton <Fermer> pour revenir à la fenêtre « Commande ».
5. Cliquez sur le bouton <Adresses…>. La fenêtre suivante apparaît :
L’adresse de facturation est, par défaut, celle correspondant à l’organisme financeur qui prend en
charge la commande. L’adresse de livraison est l’adresse de livraison par défaut du laboratoire.
6. Si les adresses affichées sur l’écran ne sont pas satisfaisantes, cliquez
Référence : GESLAB_MUT_TRANS_ManuelUtilisation_v2.3.docx
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Les commandes
GESLAB
sur le bouton <Autre adresse> pour faire défiler à l’écran les diverses
adresses existantes dans la base. (Reportez-vous au chapitre Saisir un
laboratoire du manuel Paramétrage et Utilitaires).
7. Cliquez sur le bouton <Fermer> pour revenir à la fenêtre Commande.
8. Cliquez sur le bouton <Imputations…>. La fenêtre suivante
apparaît (facultatif) :
Vous pouvez, si vous le désirez, imputer les commandes sur d’autres types d’imputation que vous
aurez défini par un code (Reportez-vous au chapitre Les tables du manuel Paramétrage et
Utilitaires). Par exemple vous pouvez faire une imputation sur les thèmes de recherche de votre
laboratoire ou sur les références du plan comptable.
Pour saisir un code d’imputation
1. Cliquez sur le bouton <Ajouter>.
2. Dans le champ « Code », tapez le code sur lequel imputer la commande.
(Aide à la saisie disponible par « ? » puis <Tabulation>).Ce champ est
obligatoire.
3. Dans le champ « Valeur », entrez la valeur correspondant à l’imputation
effectuée.
4. Cliquez sur le bouton <OK> pour valider la saisie.
Si vous cliquez sur le bouton <Annuler>, l’imputation n’est pas
enregistrée.
Pour modifier un code d’imputation
1. Sélectionnez la ligne à modifier dans la liste des imputations.
2. Cliquez sur le bouton <Modifier>.
Référence : GESLAB_MUT_TRANS_ManuelUtilisation_v2.3.docx
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GESLAB
Les commandes
3. Placez le curseur sur la zone que vous désirez modifier. Les deux zones
sont modifiables.
4. Cliquez sur le bouton <OK> pour valider la modification.
Pour supprimer un code d’imputation
1. Sélectionnez la ligne à supprimer dans la liste des imputations.
2. Cliquez sur le bouton <Détruire>. La ligne correspondante disparaît de la
liste des imputations.
Pour terminer la saisie des imputations
1. Cliquez sur le bouton <Fermer> pour revenir à la fenêtre Commande.
D. Valider la commande
1. Cliquez sur le bouton <OK> pour valider la saisie de la commande.
Si vous cliquez sur le bouton <Annuler>, la commande n’est pas
enregistrée dans la base.
E. Mises à jour automatiques de la base
 Le cumul engagé de l’origine de crédit concernée par la dépense est augmenté du montant total
TRC (Taxe Rémanente Comprise) de la commande, ainsi que les cumuls engagés des ascendants
de l’origine de crédit.
 Le total engagé de l’entité dépensière concernée par la dépense est augmenté du montant total
TRC de la commande, ainsi que les cumuls engagés des ascendants de l’entité dépensière.
 En conséquence, les « disponibles commandes » des origines et des entités sont mis à jour.
Contrôles de validation
 Le montant total TRC de la commande doit être inférieur ou égal au disponible de l’origine de crédit
de la commande. Si ce n’est pas le cas, deux possibilités :
-
l’origine a une autorisation de dépassement de crédit : un message indicatif signale le
dépassement et la mise à jour s’effectue.
l’origine n’a pas d’autorisation de dépassement de crédit : un message signale l’impossibilité et
la commande n’est pas enregistrée.
Référence : GESLAB_MUT_TRANS_ManuelUtilisation_v2.3.docx
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Les commandes
GESLAB
 Le montant total TRC des lignes de la commande doit être inférieur ou égal au disponible de
l’entité dépensière des lignes de la commande. Si ce n’est pas le cas, deux possibilités :
-
l’entité dépensière a une autorisation de dépassement de crédit : un message indicatif signale
le dépassement et la mise à jour s’effectue.
l’entité dépensière n’a pas d’autorisation de dépassement de crédit : un message signale
l’impossibilité et la commande n’est pas enregistrée.
 Si une commande sur crédits CNRS a été saisie avec un numéro de marché se référant à un autre
organisme que le CNRS, le message suivant bloque la validation :
 Si une commande sur crédits CNRS a été saisie sans numéro de marché, mais qu’il existe au
moins un marché en cours pour le fournisseur de la commande, le message suivant apparaît :
Le bouton <Oui> valide la commande sans numéro de marché.
Le bouton <Non> vous permet de saisir un numéro de marché avant la validation.
 Si une commande d’achat référençant le marché Mission n’est pas prévisionnelle, le message
suivant bloque la validation de la commande :
 Si une commande d’achat référençant le marché Mission n’est pas mono-ligne, le message suivant
bloque la validation de la commande :
 Si une commande standard sur crédits CNRS est soldée alors que tous ses services faits livrés
n’ont pas été facturés, le message bloquant suivant s’affiche à la validation :
Référence : GESLAB_MUT_TRANS_ManuelUtilisation_v2.3.docx
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GESLAB
Les commandes
 Si un code famille est détecté pour une commande de nature « Mission » ou « Vacation »
rattachées à un organisme de type CNRS, le message suivant bloque la validation :
 Pour les commandes sur crédits CNRS, l’identifiant du fournisseur de la commande doit être
identique à l’identifiant du titulaire du marché sinon l’écran suivant bloque la validation :
 Si le code famille et/ou le type de dépense saisis ne sont pas autorisés pour la nature de dépense
de la commande, le message suivant bloque la validation :
 Si le type de dépense n’est pas renseigné sur toutes les lignes d’une commande CNRS de nature
« Immobilisation » ou « Fonctionnement », le message suivant bloque la validation :
Référence : GESLAB_MUT_TRANS_ManuelUtilisation_v2.3.docx
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Les commandes
GESLAB
 Si le code famille n’est pas renseigné sur toutes les lignes d’une commande CNRS de nature
« Immobilisation » ou « Fonctionnement », le message suivant bloque la validation :
En cas de problème…

Aucune origine de crédit n’apparaît dans la liste d’aide.
Aucune origine de crédit n’a été préalablement saisie dans la base GESLAB. Pour saisir
votre commande, vous devez impérativement en créer une avant.

Aucun code d’entité dépensière n’apparaît dans la liste d’aide.
Aucune entité dépensière n’a été préalablement saisie dans la base GESLAB. Pour saisir
votre commande, vous devez impérativement en créer une avant.

Aucun code d’unité fonctionnelle ou d’opération de travaux n’apparaît dans la liste d’aide
Aucune unité fonctionnelle ou opération de travaux n’a été préalablement saisie dans la
base GESLAB. Pour saisir votre commande, vous devez impérativement en créer une
avant.
Quelques compléments d’information
 Toutes les commandes sont enregistrées en euros. Dans le cas de commandes à l’étranger hors
zone euros, il appartient à l’utilisateur, avant de constituer sa commande de convertir tous les prix
unitaires en euros. Les taux de change en vigueur peuvent être consultés dans la table des
devises (Reportez-vous au chapitre Les tables du manuel Paramétrage et Utilitaires).
 Pour un taux de rémanence égal à 0, les règles suivantes s’appliquent :
-
la saisie du taux de TVA ne sera pas obligatoire dans les commandes d’achat engagées sur
les origines de crédit.
les montants TRC des commandes d’achat engagées sur ces origines de crédit seront égaux
aux montants HT.
 Lorsque la nature de dépense est saisie :
Référence : GESLAB_MUT_TRANS_ManuelUtilisation_v2.3.docx
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GESLAB
-
Les commandes
la liste d’aide des types de dépenses affiche les types de dépenses valides associés à la
nature de dépense saisie,
la liste d’aide des codes familles affiche les codes familles valides et favoris associés au type
de dépense saisi ou les codes familles valides et favoris associés à la nature de dépense si le
type de dépense n’est pas saisi
 Lorsque la nature de dépense n’est pas saisie :
-
la liste d’aide des types de dépenses affiche tous les types de dépenses valides,
la liste d’aide des codes familles affiche les codes familles valides et favoris associés au type
de dépense saisi ou tous les codes familles valides et favoris si le type de dépense n’est pas
saisi
Référence : GESLAB_MUT_TRANS_ManuelUtilisation_v2.3.docx
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Les commandes
GESLAB
Dupliquer une commande


Cette fonction vous permet de dupliquer une commande présente dans la base.
Choisissez l’option Commande dans le menu Dépenses pour faire apparaître la fenêtre
principale des commandes :
 Pour dupliquer une commande
1. Sélectionnez la commande que vous désirez dupliquer (Reportez-vous au
chapitre Retrouver une commande).
2. A partir de la fenêtre principale de la commande, cliquez sur le bouton
<Ajouter>. Le message suivant apparaît :
3. Le bouton <Créer> vous permet d’afficher la fenêtre Commande en mode création
avec uniquement la date de saisie renseignée. (la duplication est abandonnée).
Référence : GESLAB_MUT_TRANS_ManuelUtilisation_v2.3.docx
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GESLAB
Les commandes
Le bouton <Dupliquer> affiche la fenêtre Commandes en mode création avec les
informations suivantes pré renseignées à l’identique de la commande consultée :
 Contact,
 Libellé,
 Origine,
 Nature,
 Fournisseur,
 Total H.T,
 Total T.V.A,
 Total T.R.C,
 Adresse d’envoi des factures,
 Adresse de livraison de la commande,
 Lignes détail en globalité.
Attention : Il est impossible de dupliquer une commande AEL sinon le message suivant
s’affiche:
Attention : si la commande initiale comporte un numéro de marché et/ou un numéro de
mission, et/ou est de type prévisionnelle, ces informations ne sont pas reprises dans la
nouvelle commande.
Remarque : L’acronyme est repris uniquement dans le cas où les premiers caractères du
code de gestion 1 de l’origine de crédit ne correspondent pas à un code stocké dans la base
de données pour l’établissement de l’origine. Dans ce cas, il est non modifiable.
Dans le cas contraire, le champ est vide et saisissable.
Référence : GESLAB_MUT_TRANS_ManuelUtilisation_v2.3.docx
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Les commandes
GESLAB
Imprimer les bons de commande

Cette fonction vous permet d’imprimer la commande sur support papier pour l’envoyer au
fournisseur. L’utilisateur peut choisir le type de bon de commande sur lequel sera imprimée la
commande.
La case « Impression obligatoire du bon de commande » étant cochée pour les
commandes CNRS, celles-ci doivent obligatoirement être imprimées sur papier pour
passer au statut « Complète ».
Grâce à la rubrique de saisie « nombre d’exemplaires » vous pouvez éditer votre bon de
commande en plusieurs exemplaires (1 à 9). A partir du second exemplaire, l’indication
DUPLICATA apparaîtra sur les bons de commandes (ces duplicata peuvent être
numérotés).
Vous pouvez également, pour un même type de bon de commande, lancer l’édition groupée
de plusieurs bons de commande à partir d’une sélection de commandes.


Choisissez l’option Commande dans le menu Dépenses pour faire apparaître la fenêtre
principale des commandes :
Pour imprimer un bon de commande de provenance hors AEL
1. Sélectionnez la commande que vous désirez éditer (Reportez-vous au
chapitre Retrouver une commande).
2. A partir de la fenêtre principale de la commande, cliquez sur le bouton
Référence : GESLAB_MUT_TRANS_ManuelUtilisation_v2.3.docx
Page :
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GESLAB
Les commandes
<Imprimer>. La fenêtre d’impression du bon de commande apparaît :
3. Sélectionnez dans la liste Bons de commande disponibles le type de bon
de commande à éditer.
4. Vous pouvez décocher la case « Impression montants » pour ne pas voir
figurer les prix sur le bon de commande.
5. Cliquez sur le bouton radio <Détaillées> si vous désirez que les lignes
détail de la commande ne soient pas groupées automatiquement à
l’édition. Dans ce cas, plusieurs lignes détail peuvent faire référence au
même article. Pour le fournisseur, il est donc en général plus simple de
choisir de grouper les lignes, ce qui facilite la lecture de la commande.
Remarque : à la sélection des bons de commande EBONC_04 et
EBONC_05 (bons de commande avec EDP), le bouton radio concernant
les lignes est automatiquement positionné sur la valeur « Détaillées ».
Les lignes détail ne sont pas automatiquement groupées à l’édition ;
plusieurs lignes détail peuvent faire référence au même article.
6. Choisissez le nombre d’exemplaires désirés (1 à 9) dans la rubrique
« nombre d’exemplaire ». Les copies porteront la mention
« DUPLICATA n°».
7. Cliquez sur le bouton <OK> pour lancer l’édition du bon de commande.
Un message d’avertissement apparaît si cette commande a déjà été
imprimée.
Si vous cliquez sur le bouton <Annuler>, l’édition est stoppée.

Pour imprimer un bon de commande de provenance AEL
Référence : GESLAB_MUT_TRANS_ManuelUtilisation_v2.3.docx
Page :
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Les commandes
GESLAB
1. Sélectionnez la commande que vous désirez éditer (Reportez-vous au
chapitre Retrouver une commande).
2. A partir de la fenêtre principale de la commande, cliquez sur le bouton
<Imprimer>. La commande est directement imprimée avec le modèle
EBONC_AEL.
Présentation des bons de commande :
 La présentation des bons de commande EBONC_03 et EBONC_05 (bons de commande
standard hors CNRS) est identique à celle des bons de commande standard CNRS :
-
la nature est indiquée sur la même ligne que la mention « Bon de commande »,
le libellé long et le secteur de l’organisme sont placés sous la mention « Bon de
commande ».
 Les modèles de bon de commandes proposés pour l’impression EBONC_02 à EBONC_05
comportent la mention CNRS dans l’adresse de facturation si l’organisme sur lequel est
imputée la commande est de type CNRS.
 Les modèles de bon de commandes proposés pour l’impression EBONC_02 à EBONC_05
comportent le libellé "Acronyme : " sous le n° de la commande suivi du libellé de l’acronyme
tronqué à 35 caractères.
 Les modèles de bon de commandes proposés pour l’impression EBONC_02 à EBONC_05
comportent le libellé "Numéro de marché : " sous le délai de livraison suivi du numéro de
marché.
 Les modèles de bon de commandes proposés pour l’impression EBONC_02 à EBONC_05
comportent le numéro de PUMA/RECA sous le numéro de marché, précédé d'un P pour les
numéros de PUMA ou d'un R pour les numéros de RECA ().
 Les modèles de bon de commandes proposés pour l’impression EBONC_02 à EBONC_05
comportent le Nde devis sous les lignes détail pour lesquelles ce numéro existe.
 Le code pour l’organisme figuredans l’adresse de facturation sur les 2 bons de commandes
CNRS : EBONC_02, EBONC_04.
 Le code UE figure devant le n° de commande et le code labintel de l’unité apparait après le
libellé de l’unité sur les 2 bons de commandes CNRS : EBONC_02, EBONC_04.
 Le nom du contact est imprimé en gras sur tous les modèles de bons de commande.
 La souche est placée en haut du cadre concernant l’adresse de livraison sur les 2 bons de
commandes CNRS : EBONC_02, EBONC_04.
 Le bon de commande EBONC_AEL est similaire au bon EBONC_02, sauf en ce qui concerne
le numéro de PUMA/RECA qui n’y apparait pas. La désignation et la référence de l’article
éditées sont celles en provenance d’AEL.
 La mention suivante concernant le travail clandestin apparaît sur tous les modèles de bons de
commande CNRS et quel que soit le montant de la commande ().
L'acceptation du présent bon de commande par le fournisseur vaut acceptation des conditions
générales d'achat du CNRS disponibles à l'adresse http://www.sg.cnrs.fr/achats, et attestation
de sa part que le travail sera réalisé par des salariés employés régulièrement au regard des
Référence : GESLAB_MUT_TRANS_ManuelUtilisation_v2.3.docx
Page :
172/524
GESLAB
Les commandes
articles L. 320, L. 143-3 et R. 143-2 du code du travail ou des règles d'effet équivalent de son
pays d'origine s'il est étranger.

Pour lancer l’édition groupée de plusieurs bons de commande
1. Sélectionnez les commandes que vous désirez éditer (Reportez-vous au
chapitre Retrouver une commande).
2. Dans la fenêtre Sélection commande où vous avez obtenu la liste des
commandes à éditer.
Cliquez sur le bouton <Imprimer>. Le message ci-dessous apparaît :
3. Cliquez sur <Non> pour lancer l’édition groupée des bons de commande.
La fenêtre d’impression des types de bons de commande apparaît :
4. Sélectionnez dans la liste Bons de commande disponibles le type de bon
de commande à éditer.
5. Vous pouvez décocher la case d’impression montant pour ne pas voir
figurer les prix sur le bon de commande.
6. Cliquez sur le bouton radio <Détaillées> si vous désirez que les lignes
Référence : GESLAB_MUT_TRANS_ManuelUtilisation_v2.3.docx
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Les commandes
GESLAB
détail de la commande ne soient pas groupées automatiquement à
l’édition. Dans ce cas, plusieurs lignes détail peuvent faire référence au
même article. Pour le fournisseur, il est donc en général plus simple de
choisir de grouper les lignes, ce qui facilite la lecture de la commande.
7. Choisissez le nombre d’exemplaires désirés (1 à 9) dans la rubrique
« nombre d’exemplaire ». Les copies porteront la mention
« DUPLICATA n° ».
8. Cliquez sur le bouton <OK> pour lancer l’édition du bon de commande.
Un message d’avertissement apparaît si cette commande a déjà été
imprimée.
Si vous cliquez sur le bouton <Annuler>, l’édition est stoppée.
Remarques :
- EBONC_AEL n’apparait pas dans la liste des types de bons de commande ;
- Dans le cas de l’édition de plusieurs bons de commande, toutes les commandes
sélectionnées sont imprimées avec le bon choisi, même les commandes de provenance
AEL.
Retrouver une commande


Cette fonction vous permet de retrouver une ou plusieurs commandes parmi la totalité des
commandes de la base.
Choisissez l’option Commande dans le menu Dépenses pour faire apparaître la fenêtre
principale suivante des commandes :
Référence : GESLAB_MUT_TRANS_ManuelUtilisation_v2.3.docx
Page :
174/524
GESLAB

Les commandes
Pour retrouver une commande
1. A partir de la fenêtre principale Commande, cliquez sur le bouton
<Trouver> pour accéder à la fenêtre Sélection commande :
2. Saisissez un ou plusieurs critères connus de la commande à retrouver :

N° com. : numéro affecté automatiquement à la saisie de la
commande ;

Souche : numéro complémentaire de la commande ;

Date com. : date de saisie de la commande. Dans le cadre du haut,
spécifiez une date antérieure ou égale à la date de saisie et dans le
cadre du bas, une date postérieure ou égale. Il est possible de ne
saisir qu’une seule des deux dates ;

Fournisseur : raison sociale du fournisseur de la commande ;

Nature : nature de la commande. Valeur à sélectionner dans une liste
déroulante ;

Auteur : nom de la personne ayant saisi la commande ;

N° Mission : numéro de la mission si la commande est rattachée à
une mission ;
Référence : GESLAB_MUT_TRANS_ManuelUtilisation_v2.3.docx
17/06/07
402
Page :
175/524
Les commandes

Organisme de gestion : l’organisme de gestion de la commande.
Valeur à sélectionner dans une liste déroulante affichant le code et le
libellé court des organismes de gestion.

Origine : origine de crédit de la commande. Valeur à sélectionner
dans une liste déroulante ;

Entité dépensière : entité dépensière de la ligne de commande.
(Aide à la saisie disponible par « ? » <Tabulation>).
GESLAB
RPBP
Remarque : la commande est sélectionnée si au moins une de ces
lignes contient l’entité dépensière choisie.

Numéro de commande de l’organisme : Ce critère permet de
retrouver la commande GESLAB à partir de son numéro BFC.

Etat : état de la commande : soldée ou non soldée. Par défaut, il est
positionné sur la valeur « Toutes » qui permet de ne pas faire de
sélection sur l’état ;

Statut : ce critère permet de spécifier l’état de la commande :
« Enregistrée », « Complète », « Transmise », « A retransmettre »,
« Rejetée » ou « Régularisation ». Par défaut, il est positionné sur la
valeur « Toutes » qui permet de ne pas faire de sélection sur le
statut.

Rejetée : ce critère permet de rechercher si la commande a été
rejetée ou non.

Indicateur « Hors labo » :(mouvement crée à la délégation), la case
cochée indique que la recherche se fera (avec les critères précisés cidessus) seulement sur les commandes de provenance hors labo.
Remarque : dans la fenêtre principale des commandes, la mention
« HL » (hors Laboratoire) s’affiche près du statut de la commande.

Indicateur « Prévisionnelle » : La case cochée indique que la
recherche se fera (avec les critères précisés ci-dessus) seulement
sur les commandes typées prévisionnelles.
3. Cliquez sur le bouton <Rechercher> pour obtenir les commandes
correspondant aux critères de recherche que vous avez saisis :
4. Le bouton <Effacer critères> permet d’annuler la saisie des critères.
5. Il est possible de trier la liste suivant les informations suivantes par le
bouton <T> (Reportez-vous au chapitre Fonction de tri du manuel
Paramétrage et Utilitaires) :









Numéro ;
Fournisseur ;
Montant H.T. ;
Nature ;
Numéro de souche ;
Date de la commande ;
Origine de crédit ;
Statut ;
Indicateur de commande prévisionnelle.
Référence : GESLAB_MUT_TRANS_ManuelUtilisation_v2.3.docx
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GESLAB
Les commandes
6. Sélectionnez la ligne correspondant à la commande que vous recherchez
puis cliquez sur le bouton <OK> (ou double-cliquez directement sur la
ligne) : la fenêtre Commande s’ouvre avec les données de la commande
sélectionnée.
Remarque : vous pouvez quitter la fenêtre Sélection d’une commande sans
sélectionner de commande précise en cliquant sur le bouton <Fermer> de la
fenêtre de sélection.
7. Les boutons <Suivant> et <Précédent> vous permettent de balayer les
autres commandes contenues dans la liste de recherche. Les données
des commandes s’affichent successivement dans la fenêtre Commande.
Si aucune recherche préalable n’a été lancée, les boutons <Suivant> et
<Précédent> permettent de parcourir la base des commandes dans
l’ordre des numéros de commande.
Il est possible à tout moment d’annuler la recherche en cliquant sur le bouton <Annuler>.
Quelques compléments d’information

La saisie du critère « N° commande » entraîne l’obtention d’une commande unique puisque
ce numéro est spécifique à chaque commande. Quand ce critère est renseigné, il n’est donc
pas utile d’en renseigner d’autres.

Pour obtenir toutes les commandes saisies durant une période donnée, il suffit de renseigner
« Date commande min » et « Date commande max » avec les bornes de la période.
Modifier une commande

Cette fonction vous permet de modifier une commande présente dans la base.
Remarques :
 si la commande est soldée, un message vous propose de continuer ou non la
modification.
 pour les commandes entièrement livrées sur l’exercice antérieur, donc non reportées
dans l’application BFC, l’ajout d’une ligne, la modification de la quantité commandée,
du prix unitaire, du taux de remise ou de la nature de dépense n’est pas possible. Un
message informatif vous le signale pour les commandes concernées.

Choisissez l’option Commande dans le menu Dépenses pour faire apparaître la fenêtre
principale des commandes :
Référence : GESLAB_MUT_TRANS_ManuelUtilisation_v2.3.docx
Page :
177/524
Les commandes
GESLAB
 Pour modifier une commande
1. Sélectionnez la commande que vous désirez éditer (Reportez-vous au
chapitre Retrouver une commande).
2. A partir de la fenêtre principale de la commande, cliquez sur le bouton
<Modifier>.
Modifier les informations principales
1. Pour modifier une zone, placez le curseur sur la zone voulue et saisissez la nouvelle valeur.
Les zones modifiables sont les suivantes :

N° de souche ;

Date de la commande : si la commande est enregistrée ;

Date de livraison ;

Contact : nom de la personne à contacter par le fournisseur ;

Libellé ;

Origine : si la commande est « Enregistrée », « Complète », « A retransmettre »,
« Régularisation » ;
Référence : GESLAB_MUT_TRANS_ManuelUtilisation_v2.3.docx
Page :
178/524
GESLAB
Les commandes
Remarques :
- la nouvelle origine doit obligatoirement dépendre du même organisme de
gestion.
- si la commande est « Transmise », « A retransmettre », « Régularisation », la
nouvelle origine de crédit doit avoir les mêmes codes de gestion 1 et 2.
- si la commande est « Complète » et rejetée, lorsque la nouvelle origine a des
codes de gestion différents, les services faits déjà transmis sont envoyées en
suppression puis en création vers BFC,
- si la commande est de provenance AEL, l’origine doit être une origine CNRS
sinon le message suivant apparait :

Acronyme : si l’origine est modifiable ; les mêmes règles que lors de la création de
la commande s’appliquent (Reportez-vous au chapitre Saisir une commande
simple).

Nature de la dépense : sauf pour les commandes entièrement livrées sur
l’exercice antérieur

Numéro de mission ;
Remarque : le numéro de mission est modifiable quel que soit le statut de la
commande.

Indicateur de solde ;

Indicateur de commande de type « prévisionnelle » : si la commande est
« Enregistrée » ;

Fournisseur : si la commande est « Enregistrée » et de provenance hors AEL

N° de marché : si la commande est « Enregistrée » ou « Complète » ;
Remarques :
- si la commande est « Complète » et rejetée, les services faits déjà transmis
sont envoyés en suppression puis en création vers BFC.
- si la commande a déjà été imprimée, le message suivant apparaît :

N° RECA : si la commande est au statut « Enregistrée » ou « Complète ».
Remarque : si la commande est « Complète » et rejetée, les services faits déjà
transmis sont envoyés en suppression puis en création vers BFC.
Référence : GESLAB_MUT_TRANS_ManuelUtilisation_v2.3.docx
Page :
179/524
Les commandes
GESLAB

N° PUMA : si la commande est au statut « Enregistrée » ou « Complète ».

Dérog. scient. : si la commande est au statut « Enregistrée » ou « Complète ».
Remarque : si la commande est « Complète » et rejetée, les services faits déjà
transmis sont envoyés en suppression puis en création vers BFC.
Modifier les lignes détail
1. Pour modifier une ligne détail, sélectionnez-la et cliquez sur le bouton
<Lignes…>.
Vous pouvez aussi double-cliquer directement sur la ligne à modifier.
La fenêtre Lignes détail commande apparaît :
2. Pour une commande de provenance hors AEL, vous pouvez ajouter, modifier ou
supprimer des lignes détail quand la commande est « Enregistrée » ou « Complète ».
Pour une commande de provenance AEL :
- vous ne pouvez pas ajouter de lignes détail. Si vous essayez, le message suivant
s’affiche :
- vous pouvez supprimer des lignes détail quand la commande est « Enregistrée » ou
« Complète » uniquement si l’article est modifiable. Si vous essayez de détruire une
ligne non modifiable d’une commande AEL, le message suivant s’affiche :
Référence : GESLAB_MUT_TRANS_ManuelUtilisation_v2.3.docx
Page :
180/524
GESLAB
Les commandes
- vous pouvez modifier des lignes détail quand la commande est « Enregistrée » ou
« Complète »
(Reportez-vous au chapitre Saisir une commande simple).
Vous pouvez modifier une ligne détail d’une commande transmise.
Vous pouvez modifier ou supprimer les lignes détail d’une commande déjà éditée.
Remarque : une ligne modifiée apparaîtra avec une « * » dans la liste, une ligne
supprimée avec un «-».
Attention : Si suite à votre modification, la commande se retrouve sans ligne détail
non commentaire, la modification ne sera pas possible. Un message « Vous ne
pouvez pas modifier ou détruire cette ligne commande, la commande doit avoir au
moins une ligne détail avec une quantité» apparaitra.
3. Pour modifier une zone, placez le curseur sur la zone voulue et saisissez la nouvelle
valeur. Les zones modifiables sont les suivantes :

Code produit :
- uniquement si la commande est de provenance hors AEL

Quantité :
- si elle reste supérieure ou égale à la quantité livrée ; sauf pour les
commandes entièrement livrées sur l’exercice antérieur,
- si l’article est modifiable pour les commandes de provenance AEL
Remarque : pour les commandes entièrement livrées sur l’exercice
antérieur, donc non reportées dans l’application BFC, un message
informatif vous signale que la modification de la quantité commandée
entraîne un rejet dans BFC,

Prix unitaire :
- uniquement si la commande est de provenance hors AEL
- si la ligne détail correspondante n'est pas facturée ; sauf pour les
commandes entièrement livrées sur l’exercice antérieur
Remarque : les services faits déjà transmis sont envoyés en suppression
puis en création vers BFC.

Pourcentage de remise :
- uniquement si la commande est de provenance hors AEL,
- si la ligne détail correspondante n'est pas facturée ; sauf pour les
commandes entièrement livrées sur l’exercice antérieur
Remarques :

les services faits déjà transmis sont envoyés en suppression puis
en création vers BFC.

la saisie d’un taux de remise à 100 % pour une ligne de
Référence : GESLAB_MUT_TRANS_ManuelUtilisation_v2.3.docx
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181/524
Les commandes
GESLAB
commande prévisionnelle est interdite.

Taux de TVA : s’il n’y a pas de service fait déjà transmis ou de facture
déjà transmise ;
Remarque : Dans le cas où la commande comporte des lignes issues de
demande(s) d’achat, si la ligne que vous modifiez est la première ligne de
la commande issue d’une demande d’achat (pas forcément la première
ligne de la commande), le taux de TVA saisi est automatiquement
répercuté sur toutes les lignes non commentaire et issues d’une demande
d’achat. Cette répercussion ne touche pas les lignes non issues d’une
demande.

Désignation ; uniquement si la commande est de provenance hors AEL

Ref. article ; uniquement si la commande est de provenance hors AEL

Matière ;

Entité dépensière ;

Type de dépense : si la commande est au statut « Enregistrée » OU si la
commande est au statut « Complète » et si la ligne détail commande n'a
pas de ligne service fait transmise ou à retransmettre ;

Code famille : si la commande est au statut « Enregistrée » OU si la
commande est au statut « Complète » et si la ligne détail commande n'a
pas de ligne service fait transmise ou à retransmettre ;

Caractère de l'achat : si la commande est au statut « Enregistrée » OU
si la commande est au statut « Complète » et si la ligne détail commande
n'a pas de ligne service fait transmise ou à retransmettre ;

Numéro UF OT : si la commande est au statut « Enregistrée » OU si la
commande est au statut « Complète » et si la ligne détail commande n'a
pas de ligne service fait transmise ou à retransmettre ;

N° carte achat : si la commande n'a pas de facture correspondante.
4. Cliquez sur le bouton <Fermer> pour revenir à l’écran principal de la commande.
Attention : les modifications de commandes portant sur des données laboratoire ne font pas passer
le statut du mouvement à « A retransmettre ».
Remarque : pour les commandes entièrement livrées sur l’exercice antérieur, donc non reportées
dans l’application BFC, l’ajout d’une ligne de détail n’est pas possible
Modifier les informations complémentaires
1. Cliquez sur le bouton <Infos…>. La fenêtre suivante apparaît :
Référence : GESLAB_MUT_TRANS_ManuelUtilisation_v2.3.docx
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GESLAB
Les commandes
2. Pour modifier une zone, placez le curseur sur la zone voulue et saisissez
la nouvelle valeur. Les zones modifiables sont les suivantes :



Commentaires ;
N° engagement budgétaire ;
Référence du plan comptable.
3. Cliquez sur le bouton <Fermer> pour revenir à la fenêtre Commande.
4. Pour modifier les adresses associées à une commande « Enregistrée »,
cliquez sur le bouton <Adresses…> pour faire apparaître la fenêtre
suivante :
5. Pour modifier une adresse, cliquez sur le bouton <Autre adresse> pour
Référence : GESLAB_MUT_TRANS_ManuelUtilisation_v2.3.docx
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Les commandes
GESLAB
faire défiler à l’écran les diverses adresses existantes dans la base.
6. Cliquez sur le bouton <Fermer> pour revenir à l’écran principal de la
commande.
7. Cliquez sur le bouton <Imputations…>. La fenêtre suivante apparaît :
8. Vous pouvez ajouter, modifier ou supprimer des imputations (Reportezvous au chapitre Saisir une commande simple).
9. Cliquez sur le bouton <Fermer> pour revenir à l’écran principal de la
commande.
Valider les modifications
1. Pour valider la modification de la commande, cliquez sur le bouton <OK>.
Si vous cliquez sur le bouton <Annuler>, toutes les modifications seront
perdues.
Mises à jour automatiques de la base
 Dans le cas d’une modification du montant de la commande due à une modification sur les lignes
détail, le cumul engagé de l’origine de crédit concernée par la dépense est modifié en
conséquence, ainsi que celui de ses ascendants.
 Dans le cas d’une modification du montant de la commande due à une modification sur les lignes
détail, le total engagé de l’entité dépensière concernée par la dépense est modifié en
conséquence, ainsi que le cumul engagé de ses ascendants.
Contrôles à la validation
Contrôles identiques à ceux de la saisie. Reportez-vous au chapitre Saisir une commande simple.
Référence : GESLAB_MUT_TRANS_ManuelUtilisation_v2.3.docx
Page :
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GESLAB
Les commandes
Pour les commandes entièrement livrées sur l’exercice antérieur, donc non reportées dans
l’application BFC, si vous avez modifié la nature de dépense, la quantité d’une ligne de détail, le prix
unitaire, le taux de remise ou ajouté une ligne de détail le message suivant apparait
Quelques compléments d’information

Si la commande modifiée a déjà été envoyée à l’organisme de gestion, elle passe au statut
« A retransmettre » ce qui permet d’envoyer un mouvement correctif à l’organisme (sauf si les
modifications portent sur les données propres du laboratoire).
Référence : GESLAB_MUT_TRANS_ManuelUtilisation_v2.3.docx
Page :
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Les commandes
GESLAB
Solder une commande

Vous pouvez solder une commande présente dans la base :
 Quand toutes les factures s’y rapportant sont saisies ;
 Pour « annuler » la commande tout en gardant une trace lorsqu’ aucune facture n’est
saisie.


Choisissez l’option Commande dans le menu Dépenses pour faire apparaître la fenêtre
principale des commandes :
Pour solder une commande
1. Sélectionnez la commande que vous désirez solder (Reportez-vous au
chapitre Retrouver une commande.
2. Cliquez sur le bouton <Modifier>.
3. Cochez la case « Solde » pour solder la commande.
4. Pour valider le solde de la commande, cliquez sur le bouton <OK>.
Attention :
- le solde d’une commande de mission entraîne le solde de toutes
les commandes liées à la mission ; cette action est irréversible
car il est impossible de les désolder par la suite.
- le solde d’une commande sans facture entraîne la suppression
Référence : GESLAB_MUT_TRANS_ManuelUtilisation_v2.3.docx
Page :
186/524
GESLAB
Les commandes
-
des services faits associés.
le solde d’une commande prévisionnelle n’est autorisé que si
toutes ses factures sont prises en charge.
Contrôles de validation
Si une commande standard sur crédits CNRS est soldée alors que tous ses services faits livrés n’ont
pas été facturés, le message bloquant suivant s’affiche à la validation :
Si une commande prévisionnelle sur crédits CNRS est soldée alors que toutes ses factures n’ont pas
été prises en charge, le message bloquant suivant s’affiche à la validation :
Quelques compléments d’information

En cas d’erreur, vous pouvez désolder la commande en décochant la case « Solde ».

Il est possible de solder une commande sans facture.
Référence : GESLAB_MUT_TRANS_ManuelUtilisation_v2.3.docx
Page :
187/524
Les commandes
GESLAB
Annuler une commande

Pour annuler une commande présente dans la base, plusieurs méthodes sont possibles :
1. Supprimer la commande : cette opération a pour effet de faire disparaître la commande de
la base GESLAB. Pour le CNRS seules les commandes au statut « enregistré » peuvent être
supprimées.
2. Solder la commande : cette opération permet de désengager les crédits utilisés par la
commande tout en gardant trace de la commande. (Reportez-vous au chapitre Solder une
commande).


Choisissez l’option Commande dans le menu Dépenses pour faire apparaître la fenêtre
principale des commandes :
Pour supprimer une commande
1. Sélectionnez la commande à supprimer (Reportez-vous au chapitre
Retrouver une commande).
2. A partir de la fenêtre principale de la commande, cliquez sur le bouton
<Détruire> (possible uniquement pour les commandes non CNRS ou les
commandes CNRS au statut « enregistré »). Un message demande
confirmation de la suppression, qui n’est pas réversible. Si vous
Référence : GESLAB_MUT_TRANS_ManuelUtilisation_v2.3.docx
Page :
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GESLAB
Les commandes
confirmez, les lignes détail issues de demandes d’achat sont remises
« Attente » et le statut de ces demandes est mis à jour en conséquence.
Les autres lignes détail sont perdues.
Mises à jour automatiques de la base
 Le cumul engagé de l’origine de crédit concernée par la dépense est diminué du montant total
T.R.C de la commande, ainsi que le cumul engagé de ses ascendants.
 Pour chaque entité dépensière de la commande, le total engagé est diminué de la somme des
montants totaux T.R.C de chaque ligne détail se référant à l’entité donnée. Les cumuls engagés
des ascendants de chaque entité dépensière sont diminués des mêmes montants.
Quelques compléments d’information
 Les commandes créées par un organisme de gestion, puis transmises au laboratoire, peuvent être
supprimées.
 Lors de la suppression d’une commande, le numéro de la commande est perdu : il ne peut pas être
réutilisé.
Référence : GESLAB_MUT_TRANS_ManuelUtilisation_v2.3.docx
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Les commandes
GESLAB
Suivre les services faits associés à une commande



Cette fonction permet de consulter les services faits associés à une commande.
Choisissez l’option Commande dans le menu Dépenses pour faire apparaître la fenêtre
principale des commandes :
Pour suivre les services faits associés à une commande
1. Sélectionnez la commande dont vous voulez consulter les services faits
(Reportez-vous au chapitre Retrouver une commande).
2. Cliquez sur le bouton <Service fait …> pour visualiser le ou les services
faits associés à la commande. La fenêtre suivante apparaît :
Référence : GESLAB_MUT_TRANS_ManuelUtilisation_v2.3.docx
Page :
190/524
GESLAB
Les commandes
3. Vous pouvez visualiser les services faits effectués pour la commande,
dans la liste du bas. Chacune de ses lignes service fait se réfère à une
ligne détail de la commande.
4. Cliquez sur le bouton <Fermer> de la fenêtre Service fait pour revenir à la
fenêtre Commande.
Référence : GESLAB_MUT_TRANS_ManuelUtilisation_v2.3.docx
Page :
191/524
Les commandes
GESLAB
Suivre les factures associées à une commande



Cette fonction vous permet de consulter les factures associées à une commande.
Choisissez l’option Commande dans le menu Dépenses pour faire apparaître la fenêtre
principale des commandes :
Pour suivre les factures associées à la commande
1. Sélectionnez la commande dont vous voulez consulter les factures
(Reportez-vous au chapitre Retrouver une commande).
2. Cliquez sur le bouton <Factures…> pour visualiser la ou les factures
associées à la commande. La fenêtre suivante apparaît :
Référence : GESLAB_MUT_TRANS_ManuelUtilisation_v2.3.docx
Page :
192/524
GESLAB
Les commandes
3. Si la commande est associée à plusieurs factures, les boutons <Suivant>
et <Précédent> vous permettent de balayer ces factures. Les données
des factures s’affichent successivement dans la fenêtre, dans l’ordre du
numéro de facture.
4. Cliquez sur le bouton <Fermer> de la fenêtre Facture pour revenir à la
fenêtre Commande.
Référence : GESLAB_MUT_TRANS_ManuelUtilisation_v2.3.docx
Page :
193/524
Les commandes
GESLAB
Saisir une commande groupée



Cette fonction permet de saisir une commande de matériels et de services concernant
plusieurs entités dépensières. Ceci permet de regrouper les commandes de plusieurs
équipes à un même fournisseur.
Choisissez l’option Commande dans le menu Dépenses pour faire apparaître la fenêtre
principale des commandes :
Pour saisir une commande groupée
1. A partir de la fenêtre principale Commande, cliquez sur le bouton
<Ajouter>.
2. Saisissez les données principales de la commande (Reportez-vous au
chapitre Saisir une commande simple).
3. Cliquez sur le bouton <Lignes…>. La fenêtre suivante apparaît :
Référence : GESLAB_MUT_TRANS_ManuelUtilisation_v2.3.docx
Page :
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GESLAB
Les commandes
4. Vous pouvez ajouter, modifier ou supprimer une ligne de détail (Reportezvous au chapitre Saisir une commande simple). Sur chaque ligne de
détail, précisez l’entité dépensière concernée par la dépense.
5. Cliquez sur le bouton <Fermer …> pour revenir à la fenêtre Commande.
6. Saisissez les informations complémentaires de la commande (Reportezvous au chapitre Saisir une commande simple).
7. Cliquez sur le bouton <OK> pour valider la saisie de la commande
groupée.
Si vous cliquez sur le bouton <Annuler> la commande n’est pas
enregistrée dans la base.
Mises à jour automatiques de la base
 Le cumul engagé de l’origine de crédit concernée par la dépense est augmenté du montant total
T.R.C de la commande.
 Pour chaque entité dépensière de la commande, le total engagé est augmenté de la somme des
montants totaux T.R.C de chaque ligne détail se référant à l’entité donnée. Les cumuls engagés
des ascendants de chaque entité dépensière sont augmentés des mêmes montants.
Contrôles à la validation
Contrôles identiques à ceux d’une saisie simple. Reportez-vous au chapitre Saisir une commande
simple
Référence : GESLAB_MUT_TRANS_ManuelUtilisation_v2.3.docx
Page :
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Les commandes
GESLAB
Suivre l’engagé sur une commande



GESLAB permet de suivre l’évolution des sommes commandées, engagées, réalisées et
facturées pour chacune des entités dépensières concernées par la commande.
Choisissez l’option Commande dans le menu Dépenses pour faire apparaître la fenêtre
principale des commandes :
Pour suivre l’engagé et le réalisé sur une commande
1. Sélectionnez la commande que vous désirez consulter (Reportezvous au chapitre Retrouver une commande).
2. A partir de la fenêtre principale de la commande, cliquez sur le bouton
<Infos…>.
La fenêtre des informations complémentaires apparaît :
Référence : GESLAB_MUT_TRANS_ManuelUtilisation_v2.3.docx
Page :
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GESLAB
Les commandes
Le tableau situé dans la partie inférieure de la fenêtre donne la liste des montants engagés et réalisés
sur la commande pour chaque entité dépensière. Cette liste permet de contrôler la dépense pour
chaque entité dépensière concernée par la commande. Vous pouvez ainsi suivre le détail de la
dépense consolidée par entité dépensière.
Pour chaque entité dépensière, vous disposez des données suivantes :







Code de l’entité ;
Montant T.R.C par entité sur la commande ;
Montant engagé T.R.C par entité sur la commande ;
Montant facturé T.R.C par entité sur la commande, pour toutes les factures de l’exercice en
cours associées à la commande ;
Montant réalisé par entité sur la commande ;
Disponible de l’entité dépensière sur engagement, sans tenir compte de la commande en
cours ;
Disponible réservé sur l’entité dépensière, sur l’origine de crédit de la commande, sans tenir
compte de la commande en cours.
Référence : GESLAB_MUT_TRANS_ManuelUtilisation_v2.3.docx
Page :
197/524
Les commandes
GESLAB
Calcul de l’engagé d’une commande
Le montant engagé correspond à l'ensemble des événements de gestion de type "commandes"
effectués.
1. Calcul de l’engagé sur commande prévisionnelle non soldée
= Somme des engagés par ligne commande + le montant des lignes facturées sans référence
à une ligne commande
L’engagé sur une ligne commande = Le montant le plus élevé entre
le (montant commandé – montant facturé sur exercice antérieur)
et
le montant facturé sur exercice
Exemple :
2. Calcul de l’engagé sur commande prévisionnelle soldée
= Montant total facturé
Exemple
Référence : GESLAB_MUT_TRANS_ManuelUtilisation_v2.3.docx
Page :
198/524
GESLAB
Les commandes
3. Calcul de l’engagé sur commande standard (non prévisionnelle) non soldée
= (Quantité commandée non livrée x Prix Unit. commandé)
+ (Quantité livrée sur exercice x Prix Unit. commandé)
+ (Quantité facturée sur exercice x (Prix Unit. facturé sur exercice – Prix Unit.commandé))
- (Mt déchargement ultérieur)*
+ (Mt chargement ultérieur)*
+ Coûts Indirects d'Acquisition (CIA)*
* avoirs ou compléments de facture dont les quantités sont non cumulables
Exemple
Référence : GESLAB_MUT_TRANS_ManuelUtilisation_v2.3.docx
Page :
199/524
Les commandes
GESLAB
4. Calcul de l’engagé sur commande standard (non prévisionnelle) soldée
= (Quantité livrée sur exercice x Prix Unit. commandé)
+ (Quantité facturée sur exercice x (Prix Unit. facturé sur exercice – Prix Unit.commandé))
- (Mt déchargement ultérieur)*
+ (Mt chargement ultérieur)*
+ Coûts Indirects d'Acquisition (CIA)*
* avoirs ou compléments de facturation dont les quantités facturées ne sont pas cumulables.
Exemple
5. Calcul de l’engagé pour une commande CNRS de nature « mission » ou « vacation » ou
une commande non CNRS non soldée
= Le montant le plus élevé entre
le montant commandé –montant facturé sur exercice antérieur
et
le montant facturé sur exercice
6. Calcul de l’engagé pour une commande CNRS de nature « mission » ou « vacation » ou
une commande non CNRS soldée
= le montant facturé sur exercice
Référence : GESLAB_MUT_TRANS_ManuelUtilisation_v2.3.docx
Page :
200/524
GESLAB
Les commandes
Calcul du réalisé d’une commande
Le montant réalisé correspond à l'ensemble des événements de gestion de type "service fait"
constatés pour les commandes non prévisionnelles et de type « facture » pour les commandes
prévisionnelles.
1. Calcul du réalisé sur commande prévisionnelle
= Montant facturé sur exercice
2. Calcul du réalisé sur commande standard
= (Quantité livrée sur exercice x PU commandé)
+ (Quantité facturée sur exercice x (Prix Unit. facturé sur exercice – Prix Unit. commandé))
- (Mt déchargement ultérieur)*
+ (Mt chargement ultérieur)*
+ Coûts Indirects d'Acquisition (CIA)*
* avoirs ou compléments de facture dont les quantités sont non cumulables
3. Calcul du réalisé sur commande autre
= Montant facturé sur exercice
Référence : GESLAB_MUT_TRANS_ManuelUtilisation_v2.3.docx
Page :
201/524
Les commandes
GESLAB
Etablir une commande à partir d’une demande d’achat

Vous pouvez établir une commande à partir d’une demande d’achat ayant le statut
« Attente ». Ceci revient à confirmer une demande de matériels ou de services et à effectuer
l’imputation de la dépense sur une origine de crédit et à la transformer en commande.
Remarque : Pour établir une commande à partir d’une demande d’achat ayant le statut « En cours »,
se référer au chapitre Répartir une demande d’achat sur plusieurs commandes.


Choisissez l’option Demandes d’achat à traiter dans le menu Dépenses pour faire
apparaître la fenêtre Sélection demande d’achat :
Pour établir une commande à partir d’une demande d’achat
La transformation d’une demande d’achat en commande s’effectue en deux étapes :


Sélectionner la demande à valider ;
Créer la commande à partir de la demande.
A. Sélectionner la demande d’achat à valider
Référence : GESLAB_MUT_TRANS_ManuelUtilisation_v2.3.docx
Page :
202/524
GESLAB
Les commandes
1. Sélectionner la demande d’achat « Attente » à valider (Reportez-vous au
chapitre Retrouver une demande d’achat).
Cliquez sur le bouton <Cde> ou double-cliquez sur la demande. La
fenêtre d’ajout de la commande liée à la demande d’achat apparaît sur la
fenêtre des demandes d’achat. La commande est automatiquement prérenseignée avec les informations contenues dans la demande d’achat.
B. Créer la commande à partir de la demande
1. Complétez la commande avec :







Le numéro de souche éventuel ;
La date de livraison ;
L’origine de crédit ;
L’acronyme
La nature de dépense ;
le numéro de mission éventuel ;
Le type de la commande.
Remarque : l’origine de crédit est récupérée de la demande d’achat si elle
y est définie. Vous pouvez la modifier si besoin.
2. Vous pouvez modifier les données de la commande ou ajouter de
nouvelles lignes détail à la commande comme lors d’un ajout normal.
(Reportez-vous au chapitre Saisir une commande simple).
Remarques :
Référence : GESLAB_MUT_TRANS_ManuelUtilisation_v2.3.docx
Page :
203/524
Les commandes

le caractère d’achat est initialisé, par défaut, à « Régulier » pour
chacune des lignes détail,

Le type de dépense de chaque ligne non commentaire est initialisé
par défaut à :
o « Achat » si vous avez choisi la nature « Fonctionnement »,
o « Immobilisation définitive » si vous avez choisi la nature
« Immobilisation »,

Le taux de TVA saisi sur la première ligne issue de la demande
d’achat est automatiquement répercuté sur toutes les lignes non
commentaire et issues de la demande d’achat. Cette répercution ne
touche pas les lignes éventuellement ajoutées (non issues de la
demande).
GESLAB
3. Cliquez sur le bouton <OK> pour valider la nouvelle commande. La
demande d’achat passe alors automatiquement au statut « Traitée ».
4. Cliquez sur le bouton <Fermer> de la fenêtre Commande pour retourner à
la demande d’achat.
Mises à jour automatiques de la base
 Le cumul engagé de l’origine de crédit concernée par la dépense est augmenté du montant total
T.R.C de la commande, ainsi que ceux des ascendants de l’origine de crédit.
 Pour chaque entité dépensière de la commande, le total engagé est augmenté de la somme des
montants totaux T.R.C de chaque ligne détail se référant à l’entité donnée. Les cumuls engagés
des ascendants de chaque entité dépensière sont augmentés des mêmes montants.
Contrôles à la validation
 Contrôles identiques à ceux d’une saisie simple. Reportez-vous au chapitre Saisir une
commande simple.
Complément d’information
 Dans le cas d’une commande hors AEL, le fournisseur de la commande ne peut être modifié que
s’il est provisoire ou s’il s’agit du fournisseur banalisé « Autre ».
 Dans le cas d’une commande AEL, le fournisseur ne peut pas être modifié.
Référence : GESLAB_MUT_TRANS_ManuelUtilisation_v2.3.docx
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204/524
GESLAB
Les commandes
Saisir une commande groupée à partir de plusieurs demandes
d’achat hors AEL



Cette fonction permet d’incorporer plusieurs demandes d’achat hors AEL sur une même
commande.
Choisissez l’option Commande dans le menu Dépenses pour faire apparaître la fenêtre
suivante :
Pour saisir une commande groupée à partir de plusieurs demandes d’achat
1. A partir de la fenêtre principale Commande, cliquez sur le bouton
<Ajouter>.
2. Saisissez les données principales de la commande (Reportez-vous au
chapitre Saisir une commande simple) et en particulier le fournisseur.
3. Cliquez sur le bouton <Lignes…>. La fenêtre suivante apparaît :
Référence : GESLAB_MUT_TRANS_ManuelUtilisation_v2.3.docx
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205/524
Les commandes
GESLAB
4. Cliquez sur le bouton <Incorporer>. La fenêtre suivante apparaît :
5. Dans la liste des demandes d’achat, cliquez sur la première demande
d’achat à incorporer. Les lignes détail correspondantes s’affichent dans la
liste de droite.
6. Sélectionnez les lignes détail de la liste Lignes de la demande que vous
désirez incorporer et cliquez sur le bouton <Sélectionner>. Les lignes de
demande choisies sont incorporées à la liste des lignes détail commande.
Référence : GESLAB_MUT_TRANS_ManuelUtilisation_v2.3.docx
Page :
206/524
GESLAB
Les commandes
Remarques :
- Les demandes d’achat AEL ne sont pas visibles par le bouton
Incorporer ;
leurs lignes détail ne peuvent pas être incorporées à des
commandes hors AEL;
- Si vous souhaitez incorporer toutes les lignes détail d’une
demande d’achat, double-cliquez directement dans la liste
Demandes d’achat sur la demande d’achat à incorporer. Toutes
les lignes de la demande sont directement incorporées dans la
liste des lignes détail commande.
- Pour annuler une incorporation de lignes de demande d’achat,
sélectionnez-les à nouveau dans la liste de droite et cliquez sur le
bouton <Remettre>. Les lignes de la demande d’achat sont alors
retirées de la liste des lignes détail commande.
Attention : Si suite à l’action « Remettre », la commande se retrouve
sans ligne détail non commentaire, la modification ne sera pas
possible. Un message « Vous ne pouvez pas remettre cette ligne
commande, la commande doit avoir au moins une ligne détail avec
une quantité » apparaitra.
7. Répétez les actions 5 et 6 pour incorporer les autres demandes d’achat.
8. Cliquez sur le bouton <OK> quand toutes les lignes des demandes à
regrouper sont récupérées dans la commande.
9. Cliquez sur le bouton <Fermer> pour revenir à la fenêtre Lignes détail
Commande.
10. Vous pouvez apporter des modifications aux lignes de demandes
récupérées (Reportez-vous au chapitre Saisir une commande simple).
Ces modifications seront répercutées dans la demande d’achat. Vous
pouvez également ajouter des lignes supplémentaires à la commande.
Remarques :

le caractère d’achat est initialisé, par défaut, à « Régulier » pour
chacune des lignes détail,

Le type de dépense de chaque ligne non commentaire est initialisé
par défaut à :
o « Achat » si vous avez choisi la nature « Fonctionnement »,
o « Immobilisation définitive » si vous avez choisi la nature
« Immobilisation »,

Le taux de TVA saisi sur la première ligne issue de la demande
d’achat est automatiquement répercuté sur toutes les lignes non
commentaire et issues de la demande d’achat. Cette répercution ne
touche pas les éventuelles lignes non issues d’une demande d’achat.
11. Cliquez sur le bouton <Fermer> pour revenir à la fenêtre Commande.
12. Cliquez sur le bouton <OK> pour valider la saisie de la commande à partir
de plusieurs demandes d’achat.
Mises à jour automatiques de la base
Référence : GESLAB_MUT_TRANS_ManuelUtilisation_v2.3.docx
Page :
207/524
Les commandes
GESLAB
 Le cumul engagé de l’origine de crédit concernée par la dépense est augmenté du montant total
HT de la commande.
 Pour chaque entité de la commande, le total engagé est augmenté de la somme des montants
totaux HT de chaque ligne détail se référant à l’entité donnée. Les cumuls engagés des
ascendants de chaque entité dépensière sont mis à jour des mêmes montants.
Contrôles à la validation
 Contrôles identiques à ceux d’une saisie simple. Reportez-vous au chapitre Saisir une
commande simple.
Quelques compléments d’informations
 Pour retirer une ligne détail provenant d’une demande d’achat incorporée par erreur, il suffit de
supprimer cette ligne détail dans la fenêtre Ligne détail Commande. La ligne est alors remise au
statut « Attente » dans la demande correspondante.
Référence : GESLAB_MUT_TRANS_ManuelUtilisation_v2.3.docx
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208/524
GESLAB
Les commandes
Reporter une commande de l’exercice antérieur
Vous pouvez être amené à traiter des situations particulières.
Par exemple, si une nouvelle facture relative à une commande soldée sur l'exercice antérieur, arrive
au cours de l'exercice courant, vous avez deux solutions :
 Solution 1
Créer une nouvelle commande pour prendre en charge cette facture.

Solution 2
Reprendre manuellement la commande correspondante depuis l'exercice antérieur
pour récupérer les lignes de détail (avec quantités commandées et facturées mises à zéro) et
les compléter.
L'opération de report d'une commande vous permet de reporter manuellement une commande
soldée de l'exercice antérieur sur l'exercice courant ainsi que les mouvements associés.
Cette opération ne concerne que les commandes non CNRS.
Le report d'une commande soldée de l'exercice antérieur sur l'exercice courant consiste à reprendre
cette commande et les mouvements associés, à la désolder si les disponibles le permettent et à la
passer sur l'exercice courant.
Par contre, toute référence aux demandes d'achat est perdue.
Attention : Cette fonction n'est possible que si vous possédez la base de l'exercice précédent sur
GESLAB.


Choisissez l’option Fin exercice/Report commande dans le menu Traitements pour faire
apparaître la fenêtre principale de report d’une commande :
Référence : GESLAB_MUT_TRANS_ManuelUtilisation_v2.3.docx
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209/524
Les commandes

GESLAB
Pour reporter une commande
Cette opération vous offre la possibilité d'afficher toutes les informations relatives à une
commande et à ses lignes détail, ainsi qu'aux factures associées à cette commande, avant de
décider de basculer ou non cette commande sur l'exercice courant.
1. Retrouvez la commande que vous souhaitez reporter grâce aux boutons <Trouver>,
<Précédent> ou <Suivant>.
2. Cliquez, selon votre besoin d'information, sur l'un ou l'autre des boutons suivants afin de
visualiser le détail de la commande à reporter : <Lignes...>, <Infos...>, <Adresses...>,
<Imputations...>, <Factures...>.
Après consultation des informations de chacune des fenêtres, cliquez sur le bouton <Fermer> pour
revenir à la fenêtre principale.
3. En fin de consultation de la commande, cliquez sur le bouton <Reporter N/N+1> pour
lancer le report de la commande.
Un message vous demande si vous souhaitez reporter également les services faits associés à la
commande.
4. Recommencez les opérations 1. à 3. pour reporter une autre commande de l'exercice
antérieur.
5. Cliquez sur le bouton <Fermer> lorsque tous les reports commandes ont été effectués.
Référence : GESLAB_MUT_TRANS_ManuelUtilisation_v2.3.docx
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210/524
GESLAB
Les services faits
Les services faits
GESLAB permet de suivre l’avancement des réceptions des produits d’une commande.
L’enregistrement des services faits intervient à la réception des matériels ou des produits
commandés.
Ce module permet de vérifier que les quantités facturées correspondent bien aux quantités livrées, en
particulier lorsque la personne qui saisit les factures n’est pas la même que celle qui réceptionne les
produits.
Remarque : pour un organisme du CNRS, la saisie du service fait :
 est obligatoire sauf pour les commandes typées prévisionnelles et les commandes de nature
« Mission ».
 n’est autorisée que si numéro de commande BFC a été retourné et qu’il alimente la zone du
numéro de commande pour l’organisme.
Points abordés dans ce chapitre
Adm.
Saisir le service fait
Rechercher le service fait
Consulter le service fait
Modifier le service fait
Annuler le service fait
Saisir le service fait depuis une commande
Consulter le service fait depuis une commande
Modifier le service fait depuis une commande
Annuler le service fait depuis une commande
Pour plus de renseignements sur…
Voir…
La saisie d’une commande
Les commandes
Référence : GESLAB_MUT_TRANS_ManuelUtilisation_v2.3.docx
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211/524
Les services faits
GESLAB
Saisir le service fait par la commande



Cette fonction vous permet de saisir le service fait relatif à une commande.
Attention : La saisie du service fait n’est possible que si numéro de commande BFC a été
retourné et qu’il alimente la zone du numéro de commande pour l’organisme.
Choisissez l’option Commande dans le menu Dépenses pour faire apparaître la fenêtre
principale des commandes :
Pour saisir le service fait
La saisie du service fait s’effectue en deux étapes :


Rechercher la commande concernée ;
Saisir le service fait.
A. Rechercher la commande concernée
1. Sélectionnez la commande à partir de la fenêtre principale des commandes (Reportez-vous
au chapitre Retrouver une commande).
2. Cliquez sur le bouton <Service fait…>.
Référence : GESLAB_MUT_TRANS_ManuelUtilisation_v2.3.docx
Page :
212/524
GESLAB
Les services faits
La partie supérieure de la fenêtre contient la liste des lignes détail de la commande.
La partie inférieure contient la liste des lignes service fait par ligne détail de la commande.
B. Saisir le service fait
Pour saisir une ligne de service fait (saisie mono-ligne)
1. Sélectionnez la ligne commande pour laquelle vous souhaitez enregistrer le
service fait puis cliquez sur le bouton <Ajouter>.
Certaines données de la ligne détail du service fait sont initialisées avec les
données de la ligne détail commande :
 La quantité livrée avec la quantité commandée ou restante à livrer;
 Le libellé avec la désignation de la ligne détail commande ;
 La référence article avec la référence article de la ligne détail commande.
L’exercice prend la valeur de l’exercice courant et ce champ n’est pas modifiable.
Remarque : Si le numéro de commande pour l’organisme (champ « N°cde de
l’org. » de la fenêtre Infos… des commandes d’achat) n’est pas renseigné, vous
n’êtes pas autorisé à saisir des services faits. Le message bloquant suivant
s’affiche :
2. Complétez la ligne de service fait, avec :
 N° bon : numéro porté par le fournisseur sur un éventuel bon de livraison. Ce
champ est obligatoire.
001
 Qté liv. : modifiez cette zone si la quantité livrée est différente de la quantité
30
Référence : GESLAB_MUT_TRANS_ManuelUtilisation_v2.3.docx
Page :
213/524
Les services faits
GESLAB
commandée. Ce champ est obligatoire
Attention :
- La somme des quantités livrées pour une ligne détail commande
doit être positive ou nulle.
- La somme des quantités livrées pour une ligne détail commande
doit être inférieure ou égale à la quantité commandée.
- La somme des quantités livrées pour une ligne détail commande
doit être supérieure ou égale à la somme des quantités facturées sur
cette ligne détail commande (Les lignes facture négatives ou pour
lesquelles le total facturé HT de la facture est nul ne sont pas prises
en compte dans le calcul des lignes facturées).
Remarque : il est possible de saisir des lignes service fait avec des
quantités négatives à condition que les règles précédentes soient
respectées. Dans le cas contraire, un message bloquant empêche de valider
la ligne service fait.
 Date S. fait : date à laquelle le matériel a été reçu ou la prestation effectuée.
Cette date doit être égale ou antérieure à la date de saisie et postérieure ou
égale à la date de la commande. Ce champ est obligatoire
03/01/20
11

Remarque : la zone « Fin liv. » est indépendante du solde de la
commande. Elle est décochée par défaut et n’est pas modifiable.
4. Cliquez sur le bouton <OK> pour valider la saisie de la ligne, ou sur le bouton
<Annuler> pour annuler la saisie.
5. Pour saisir les autres lignes service fait, répétez les étapes 1 à 3 pour chaque
produit.
Remarque : si vous saisissez une ligne service fait faisant référence à une ligne
commande déjà livrée partiellement, la quantité livrée est initialisée avec la
quantité restante à livrer.
6. Cliquez sur le bouton <Fermer> à la fin de votre saisie pour sortir de la fenêtre
principale des services faits.
Remarque : si le bon de livraison et la date sont saisis une première fois, ils sont repris dans les cas
suivants.
Référence : GESLAB_MUT_TRANS_ManuelUtilisation_v2.3.docx
Page :
214/524
GESLAB
Les services faits
Pour saisir plusieurs lignes de service fait en une seule fois (saisie multi-lignes)
1. Sélectionnez les lignes commande pour lesquelles vous souhaitez
enregistrer les services faits puis cliquez sur le bouton <Ajouter>.
2. Les données de la ligne détail du service fait restent vides sauf l’exercice
qui prend la valeur de l’exercice courant.
Renseignez les données communes à l’ensemble des lignes de service
fait que vous désirez générer. Saisissez donc :
 N° bon : numéro porté par le fournisseur sur un éventuel bon de
Référence : GESLAB_MUT_TRANS_ManuelUtilisation_v2.3.docx
001
Page :
215/524
Les services faits
GESLAB
livraison. Ce champ est obligatoire.
 Date S. fait : date à laquelle le matériel a été reçu ou la prestation
effectuée. Cette date doit être égale ou antérieure à la date de saisie
et postérieure ou égale à la date de la commande. Ce champ est
obligatoire
05/11/09
Remarque : La zone « Fin liv. » est indépendante du solde de la
commande. Elle est présente à titre d’information pour la gestion
interne du laboratoire, décochée par défaut et n’est pas
modifiable.
7. Cliquez sur le bouton <OK> pour valider la saisie des lignes, ou sur le
bouton <Annuler> pour annuler la saisie.
8. Les services faits sont générés avec pour quantité, la quantité
restante à livrer sur chaque ligne détail commande.
Remarque : si vous souhaitez ne pas saisir un service fait sur la totalité
de la quantité restante à livrer, vous devez utiliser la saisie de service fait
mono-ligne.
9. Cliquez sur le bouton <Fermer> à la fin de votre saisie pour sortir de la
fenêtre principale des services faits.
Quelques compléments d’information
Référence : GESLAB_MUT_TRANS_ManuelUtilisation_v2.3.docx
Page :
216/524
GESLAB
Les services faits
 Si aucun bon de livraison n’accompagne les produits livrés, indiquez dans le numéro de bon de
livraison le numéro de facture fournisseur.
 Les lignes détail service fait doivent obligatoirement faire référence à un numéro de ligne détail
commande. Dans le cas contraire, il s'agit d'une ligne commentaire de service fait.
 Les lignes détail service fait ayant le même bon de livraison doivent avoir la même date de service
fait.
 Dans certains cas, un libellé automatique s’affichera dans le bon de livraison « annulation auto » ou
« correction auto ».
Référence : GESLAB_MUT_TRANS_ManuelUtilisation_v2.3.docx
Page :
217/524
Les services faits
GESLAB
Saisir le service fait par le menu


Choisissez l’option Service fait dans le menu Dépenses pour faire apparaître la fenêtre
principale des services faits :
Pour saisir le service fait par le menu
1. Saisir le numéro de la commande concernée et cliquez sur le bouton <Rechercher>.
2. Sélectionnez la ligne commande pour laquelle vous souhaitez enregistrer le service fait puis
cliquez sur le bouton <Ajouter>.
Certaines données de la ligne détail du service fait sont initialisées avec les données de la
ligne détail commande :
 La quantité livrée avec la quantité commandée ou restante à livrer;
 Le libellé avec la désignation de la ligne détail commande ;
 La référence article avec la référence article de la ligne détail commande.
L’exercice prend la valeur de l’exercice courant et ce champ n’est pas modifiable.
Remarque : Si le numéro de commande pour l’organisme (champ « N°cde de l’org. » de la
fenêtre Infos… des commandes d’achat) n’est pas renseigné, vous n’êtes pas autorisé à
saisir des services faits. Le message bloquant suivant s’affiche :
Référence : GESLAB_MUT_TRANS_ManuelUtilisation_v2.3.docx
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218/524
GESLAB
Les services faits
3. Complétez la ligne de service fait, avec :
 N° bon : numéro porté par le fournisseur sur un éventuel bon de livraison. Ce champ est
obligatoire.
 Qté liv. : modifiez cette zone si la quantité livrée est différente de la quantité
commandée. Ce champ est obligatoire.
Attention :
- La somme des quantités livrées pour une ligne détail commande doit être
positive ou nulle.
- La somme des quantités livrées pour une ligne détail commande doit être
inférieure ou égale à la quantité commandée.
- La somme des quantités livrées pour une ligne détail commande doit être
supérieure ou égale à la somme des quantités facturées sur cette ligne détail
commande (Les lignes facture négatives ou pour lesquelles le total facturé HT de
la facture est nul ne sont pas prises en compte dans le calcul des lignes
facturées).
001
30
Remarque : il est possible de saisir des lignes service fait avec des quantités négatives
à condition que les règles précédentes soient respectées. Dans le cas contraire, un
message bloquant empêche de valider la ligne service fait.
 Date S. fait : date à laquelle le matériel a été reçu ou la prestation effectuée. Cette date
doit être égale ou antérieure à la date de saisie et postérieure ou égale à la date de la
commande. Ce champ est obligatoire
Remarque : La zone « Fin liv. » est indépendante du solde de la commande. Elle
est décochée par défaut et n’est pas modifiable
4. Cliquez sur le bouton <OK> pour valider la saisie de la ligne, ou sur le bouton <Annuler>
pour annuler la saisie.
5. Pour saisir les autres lignes service fait, répétez les étapes 1 à 3 pour chaque produit.
Remarque : si vous saisissez une ligne service fait faisant référence à une ligne commande
déjà livrée partiellement, la quantité livrée est initialisée avec la quantité restante à livrer.
6. Cliquez sur le bouton <Fermer> à la fin de votre saisie pour sortir de la fenêtre principale des
services faits.
Remarque : si le bon de livraison et la date sont saisis une première fois, ils sont repris dans les cas
suivants.
Mises à jour automatiques de la base

Le cumul réalisé de l’origine de crédit de la commande est mis à jour en fonction du montant de la
ligne de détail, ainsi que celui des ascendants de l’origine de crédit.
Les cumuls réalisés de l’entité dépensière de la ligne et est mis à jour en fonction du montant T.R.C
de la ligne détail, ainsi que celui des ascendants des entités dépensières.
Référence : GESLAB_MUT_TRANS_ManuelUtilisation_v2.3.docx
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219/524
03/01/2011
Les services faits
Référence : GESLAB_MUT_TRANS_ManuelUtilisation_v2.3.docx
GESLAB
Page :
220/524
GESLAB
Les services faits
Consulter le service fait



Cette fonction vous permet de visualiser le service fait relatif à une commande.
Il y a deux manières de consulter un service fait :
- En passant par le menu Dépenses
- En passant directement par la commande
Choisissez l’option Commande dans le menu Dépenses pour faire apparaître la fenêtre
principale des services faits :
Pour consulter le service fait
La consultation du service fait s’effectue en trois étapes :



Rechercher la commande concernée ;
Consulter le service fait faisant référence à toutes les lignes commande ;
Consulter le service fait faisant référence à une ligne commande.
A. Rechercher la commande concernée
1. Sélectionnez la commande concernée (Reportez-vous au chapitre
Retrouver une commande).
2. Cliquez sur le bouton <Service fait…>.
Référence : GESLAB_MUT_TRANS_ManuelUtilisation_v2.3.docx
Page :
221/524
Les services faits
GESLAB
B. Consulter le service fait faisant référence à toutes les lignes commande
1. Ne sélectionnez aucune ligne détail commande dans la partie
centrale, toutes les lignes service fait sont affichées dans la partie
inférieure.
La quantité affichée en bas de la fenêtre correspond à la somme des
quantités livrées pour toutes les lignes détail commande confondues.
2. Cliquez sur le bouton <Fermer> pour sortir de la fenêtre principale des
services faits.
C. Consulter le service fait faisant référence à une ligne commande
Référence : GESLAB_MUT_TRANS_ManuelUtilisation_v2.3.docx
Page :
222/524
GESLAB
Les services faits
1. Sélectionnez une ligne détail commande dans la partie centrale, les
lignes de service fait correspondant s’affichent dans la partie
inférieure.
Les quantités affichées en bas de la fenêtre correspondent à la somme
des quantités livrées pour cette ligne détail commande.
2. Cliquez sur le bouton <Fermer> pour revenir à la commande
Quelques compléments d’information
 Si une ligne détail commande commentaire est sélectionnée, aucune ligne service fait n’est
affichée.
 Dans la partie inférieure, au niveau des lignes service fait, une zone « Statut » indique le statut de
la ligne service fait. Il permet de spécifier l’état du service, ce statut peut-être :
- E pour « Enregistré »,
- T pour « Transmis »,
- A pour « A retransmettre ».
Référence : GESLAB_MUT_TRANS_ManuelUtilisation_v2.3.docx
Page :
223/524
Les services faits
GESLAB
Modifier le service fait



Cette fonction vous permet de modifier le service fait relatif à une commande.
Choisissez l’option Commande dans le menu Dépenses pour faire apparaître la fenêtre
principale des commandes :
Pour modifier le service fait
La modification du service fait s’effectue en deux étapes :


Rechercher la commande concernée ;
Modifier le service fait.
A. Sélectionner la commande concernée
1. Sélectionnez la commande concernée (Reportez-vous au chapitre
Retrouver une commande).
2. Cliquez sur le bouton <Service fait…>.
Référence : GESLAB_MUT_TRANS_ManuelUtilisation_v2.3.docx
Page :
224/524
GESLAB
Les services faits
La partie centrale de la fenêtre contient la liste des lignes détail de la commande.
La partie inférieure contient la liste des lignes service fait par ligne détail de la commande.
B. Modifier le service fait
1. Dans la liste des lignes détail service fait, cliquez sur la ligne que vous
souhaitez modifier.
2. Cliquez sur le bouton <Modifier>.
3. Pour modifier les zones, placez le curseur dans la zone et saisissez la
nouvelle valeur.
Si la ligne service fait est au statut « Enregistrée », seules les zones
suivantes sont modifiables :
 N° bon ;
 Libellé ;
 Référence article ;
 Quantité livrée ;
 Date de service fait.
Si la ligne service fait est au statut « Transmise » ou « A retransmettre »,
seules les zones suivantes sont modifiables :
 N° bon ;
 Libellé ;
 Référence article.
Attention : si la ligne service fait est une ligne commentaire, seul le
libellé est modifiable.
Remarque : la quantité livrée n’est pas modifiable, pour rectifier la
quantité livrée vous devez saisir une nouvelle ligne service fait avec la
Référence : GESLAB_MUT_TRANS_ManuelUtilisation_v2.3.docx
Page :
225/524
Les services faits
GESLAB
différence de quantité à enregistrer (quantité positive ou négative).
(Reportez-vous au chapitre Saisir le service fait).
4. Cliquez sur le bouton <OK> pour valider la modification ou sur le bouton
<Annuler> pour revenir aux anciennes valeurs.
5. Vous pouvez modifier d’autres lignes en répétant les étapes 1 à 4.
6. Cliquez sur le bouton <Fermer> pour sortir de la fenêtre principale des
services faits.
Quelques compléments d’information
 Si la ligne service fait modifiée a déjà été transmise, suite à une modification, elle passe au statut
« A retransmettre ». Le service fait repartira avec un bon de livraison modifié.
Référence : GESLAB_MUT_TRANS_ManuelUtilisation_v2.3.docx
Page :
226/524
GESLAB
Les services faits
Supprimer le service fait


Cette fonction vous permet de supprimer l’enregistrement de service fait sur une commande.
La suppression physique du service fait n’est possible que pour les services faits au statut
« enregistré ». La suppression d’un service fait qui a déjà été transmis à BFC génèrera une
ligne « annulante » (création d’une ligne dont la quantité est la même que celle de la ligne à
supprimer mais de signe opposé).
Choisissez l’option Commande dans le menu Dépenses pour faire apparaître la fenêtre principale
des services faits :

Pour supprimer le service fait
La suppression du service fait s’effectue en deux étapes :


Rechercher la commande concernée ;
Supprimer le service fait.
A. Sélectionner la commande concernée
1. Sélectionnez la commande concernée (Reportez-vous au chapitre
Retrouver une commande).
2. Cliquez sur le bouton <Service fait…>.
Référence : GESLAB_MUT_TRANS_ManuelUtilisation_v2.3.docx
Page :
227/524
Les services faits
GESLAB
B. Supprimer le service fait
1. Cliquez sur la ligne détail service fait que vous souhaitez supprimer.
2. Cliquez sur le bouton <Détruire>.
Remarques :

Si le service fait que vous souhaitez supprimer est au statut
« Enregistré », la suppression sera effective et la ligne disparaîtra
de l’affichage.

Si le service fait que vous souhaitez supprimer est au statut
« Transmis » ou « A retransmettre », la suppression ne sera pas
effective mais une nouvelle ligne de service fait sera créée
automatiquement annulant la ligne sélectionnée.
La ligne dite « annulante » est créée avec les mêmes données que
la ligne à supprimer sauf pour les champs suivants qui seront
renseignées avec les valeurs suivantes :
- N° Bon : « * » suivi du numéro du bon du service fait à
supprimer,
- Qté liv. : - (quantité livrée du service fait à supprimer),
- Date S. fait : date du jour.
3. Cliquez sur le bouton <OK> pour valider la suppression ou sur le bouton
<Annuler> pour abandonner la suppression.
Référence : GESLAB_MUT_TRANS_ManuelUtilisation_v2.3.docx
Page :
228/524
GESLAB
Les factures
Les factures
Une facture GESLAB correspond à un document émis par le fournisseur pour paiement de ses
services.
Une facture GESLAB doit se reporter à une et une seule commande. En revanche, plusieurs factures
GESLAB peuvent concerner la même commande.
GESLAB permet de gérer au niveau du laboratoire les dépenses taxe de rémanence comprise (TRC).
Au niveau du laboratoire, les crédits quel que soit l’établissement sont gérés en TRC.
Pour les dépenses, lors de la saisie de la commande et de la facture, l’engagement des crédits sur les
origines se fait en TRC.
Points abordés dans ce chapitre
Adm.
Saisir une facture simple
Saisir une facture à partir d’une commande
Retrouver une facture
Modifier une facture
Annuler une facture
Suivre une facture
Saisir une facture groupée
Saisir une facture par anticipation
Enregistrer un avoir
Pour plus de renseignements sur…
Voir…
La gestion des commandes
La gestion du service fait
La description des équipes du laboratoire
L’enregistrement d’une dépense interne
L’échange de factures avec l’organisme financeur
Les commandes
Les services faits
Les entités dépensières
La facturation interne
Communiquer avec les org. fin.
Référence : GESLAB_MUT_TRANS_ManuelUtilisation_v2.3.docx
Page :
229/524
Les factures
GESLAB
Saisir une facture simple
Cette fonction vous permet de saisir une facture, suite à la réception du document que vous a
envoyé le fournisseur.
La saisie d’une facture s’effectue à partir d’une commande au statut « Complète » ou
« Transmise » et non soldée. Si la commande n’existe pas, il est nécessaire de la créer avant
de saisir la facture.

Attention :
- La saisie d’une facture liée à une commande non prévisionnelle n’est possible
qu’après saisie du service fait.
- La saisie d’une facture liée à une commande prévisionnelle n’est possible que si
numéro de commande BFC a été retourné et qu’il alimente la zone du numéro de
commande pour l’organisme


Choisissez l’option Facture dans le menu Dépenses pour faire apparaître la fenêtre
principale des factures :
Pour saisir une facture simple
La saisie d’une facture s’effectue en trois étapes :



Saisir les données principales ;
Saisir les lignes détail ;
Valider la saisie.
Référence : GESLAB_MUT_TRANS_ManuelUtilisation_v2.3.docx
Page :
230/524
GESLAB
Les factures
A. Saisir les données principales
1. A partir de la fenêtre principale Facture, cliquez sur le bouton <Ajouter>.
Attention : Vous ne pouvez pas saisir de facture pour une commande
prévisionnelle non transmise à BFC. Si le numéro pour l’organisme (n°
commande BFC) de la commande n’est pas renseigné, le message bloquant
suivant apparaîtra :
2. Dans le premier champ, saisissez la date de facturation du fournisseur.
Ce champ est obligatoire.
Elle peut être antérieure à celle de la commande. Elle doit être comprise
entre la date de début et la date de fin de validité de l’origine de crédit.
30/06/07
- si la date de facture fournisseur est strictement inférieure à la date de
début de validité de l’origine de crédit, un message apparaît :
- si la date de facture fournisseur est strictement supérieure à la date de
fin de validité de l’origine de crédit, un message apparaît :
3. Dans le champ « Reçue le », tapez la date de réception de la facture au
laboratoire. Elle doit être postérieure ou égale à la date de facturation. Ce
champ est obligatoire.
02/07/07
4. Dans le champ « N° facture fournisseur », tapez le numéro affecté par le
fournisseur à la facture. Ce champ est obligatoire.
13989
5. Dans le champ « N° client », entrez le numéro de client sous lequel vous
êtes connu chez le fournisseur. Si un numéro de client a déjà été saisi
dans les données « fournisseur », il est automatiquement généré.
2547Y
6. Dans le champ « N° commande », entrez le numéro de la commande
Référence : GESLAB_MUT_TRANS_ManuelUtilisation_v2.3.docx
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231/524
Les factures
GESLAB
concernée par la facture (aide à la saisie disponible par « ? »
<Tabulation>). La commande doit obligatoirement être créée avant la
saisie de la facture. Ce champ est obligatoire.
7. L’entrée du numéro de commande entraîne l’affichage de la souche (si
elle existe) et du message suivant :
0987/351
Si vous cliquez sur <Oui> :
 Pour une commande CNRS non prévisionnelle, seules les lignes
détail commande livrées et non totalement facturées sont reprises
au niveau de la facture.
De plus, la quantité de ces lignes est initialisée avec la quantité
livrée et non facturée.
 Dans les autres cas, toutes les lignes détail commande sont
automatiquement reprises.
Si vous cliquez sur <Non>, vous devez reprendre une à une les lignes
détail commande concernées par la facture ou entrer vos propres lignes
facture.
8. Si la facture liquide la commande, cochez le bouton <Solde> pour
indiquer qu’il s’agit de la dernière facture à passer sur cette commande.
L’indicateur de solde de la commande sera automatiquement mis à la
valeur « soldée » à la validation de la facture.
9. La saisie du numéro de commande renseigne automatiquement la raison
sociale du fournisseur. En cas de changement du fournisseur intervenu
depuis la saisie de la commande, vous pouvez modifier la raison sociale
dans la facture. Le fournisseur reste cependant à la même valeur dans la
commande.
10. Saisissez le montant total hors taxe de la facture dans le champ
« Facturé H.T. »
65,61
11. Si vous suivez la TVA, saisissez le montant de la TVA de la facture dans
le champ «Total T.V.A.».
12,86
Remarque : le montant de la TVA peut être supérieur au montant HT.
12. Dans le champ « Marché », saisissez éventuellement le numéro du
marché utilisé pour la facture.
Vous pouvez consulter le(s) marché(s) lié(s) au fournisseur en cliquant
sur le bouton <Fournisseur> puis <Marchés> mais vous ne pouvez le(s)
modifier (bouton <modifier> grisé).
Référence : GESLAB_MUT_TRANS_ManuelUtilisation_v2.3.docx
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GESLAB
Les factures
B. Saisir les lignes détail
1. Cliquez sur le bouton <Lignes déjà facturées…>
La fenêtre suivante apparaît :
Cette liste contient toutes les lignes de la commande (référencées dans la fenêtre principale) qui ont
déjà été facturées. Cela peut éviter de facturer deux fois la même ligne.
Cliquez sur le bouton <Fermer>.
2. Cliquez sur le bouton <Lignes…>. La fenêtre suivante apparaît :
Référence : GESLAB_MUT_TRANS_ManuelUtilisation_v2.3.docx
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Les factures
GESLAB
3. Si vous avez choisi de récupérer toutes les lignes détail commande
(Reportez-vous au chapitre Saisir les données principales), la liste est
déjà pré remplie.
Vous pouvez les modifier ou les supprimer. Dans tous les cas, vous
pouvez également créer de nouvelles lignes facture rattachées à des
lignes commande.
Pour ajouter une ligne détail
1. Cliquez sur le bouton <Ajouter>.
2. Pour saisir une ligne détail facture, vous devez sélectionner une ligne détail commande
dans le champ « N° ligne com ». (Aide à la saisie disponible par « ? » <Tabulation>).
La saisie d’un numéro remplit automatiquement les autres champs avec les valeurs de la
ligne commande sélectionnée.
3. S’il s’agit d’un produit répertorié dans la base pour le fournisseur, tapez le code de ce
produit dans le champ « Code ».
4. Dans le champ « Qté », entrez le nombre d’exemplaires facturés de l’article. Ce champ est
obligatoire.
5. La case à cocher « Cumul qté » (pour les commandes non prévisionnelles) indique si la
quantité facturée doit être comptée comme quantité facturée. Elle correspond à un nombre
d’articles facturés.
Cette case à cocher est saisissable uniquement si le statut de la facture est « Retournée ».
Pour les autres statuts, cette case est cochée si le montant de la ligne facture est
strictement supérieure à zéro.
Référence : GESLAB_MUT_TRANS_ManuelUtilisation_v2.3.docx
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GESLAB
Les factures
Lorsqu’une ligne facture ne doit pas tenir compte des quantités facturées, cette case cumul
quantité ne sera pas cochée et l’affichage de la quantité sur l’écran des lignes facture sera
().
6. Dans le champ « Désignation », tapez un descriptif de l’article. Ce champ est obligatoire.
Remarque : la liste d’aide affiche la liste des produits du fournisseur par désignation. Cette
liste présente la désignation et la référence des produits ; elle est triée sur la désignation
puis sur la référence.
7. Dans le champ « Réf. article », saisissez la référence de l’article chez le fournisseur. Cette
référence permettra un meilleur rapprochement entre la facture et la commande.
8. Dans le champ « P.U.H.T. Facturé », saisissez le prix unitaire hors taxe facturé de l’article.
Ce champ est obligatoire.
9. Dans le champ « % Rem », tapez un nombre (décimale possible) correspondant au
pourcentage de remise accordé sur le produit par le fournisseur. Le pourcentage de remise
peut être compris entre 0 et 100.
10. Cliquez dans le champ « TVA » et sélectionnez dans la liste déroulante le libellé du taux
applicable à l’article.
Par exemple, Exo/Non déd pour un taux à 0%, 19,6% pour un taux à 19,6% etc.
11. Dans le champ « Entité dépensière », saisissez l’entité dépensière concernée par la
dépense. (Aide à la saisie disponible par « ? » puis <Tabulation>). Ce champ est
obligatoire.
12. Dans le champ « Matière », tapez le code correspondant à l’article facturé. (Aide à la saisie
disponible par « ? » <Tabulation>).
13. Pour valider la saisie de la ligne, cliquez sur le bouton <OK>.
Référence : GESLAB_MUT_TRANS_ManuelUtilisation_v2.3.docx
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Les factures
GESLAB
Pour modifier une ligne détail
1. Sélectionnez la ligne à modifier dans la liste des lignes détail.
2. Cliquez sur le bouton <Modifier>.
3. Placez le curseur sur la zone à modifier et saisissez la nouvelle valeur.
Toutes les zones sont modifiables.
4. Pour valider la modification de la ligne, cliquez sur le bouton <OK>.
Pour supprimer une ligne détail
1. Sélectionnez la ou le(s) ligne(s) à supprimer dans la liste des lignes
détail.
2.
Cliquez sur le bouton <Détruire>. La ou le(s) ligne(s) détail sont alors
signalées par un signe «-», puis disparaissent après avoir cliqué sur
« OK ».
Pour terminer la saisie des lignes détail
1. Cliquez sur le bouton <Fermer> pour revenir à la fenêtre principale
Facture.
C. Valider la saisie de la facture
1. Cliquez sur le bouton <OK> pour valider la saisie de la facture.
Si la case « Solde » n’est pas cochée, un message vous demande si
cette facture solde la commande ou non.
Si vous cliquez sur le bouton <Annuler>, la facture n’est pas enregistrée
dans la base.
2. Si la facture contient des matériels d’immobilisation, vous pouvez, à ce
stade, les inventorier. Cliquez sur le bouton <Inventaire> de la fenêtre
principale et reportez-vous au chapitre Gestion de l’inventaire pour
connaître la suite des opérations.
Mises à jour automatiques de la base

Les cumuls engagés réalisés et facturés de l’origine de crédit de la commande sont mis à jour en
fonction du montant T.R.C de la facture saisie, ainsi que ceux des ascendants de l’origine de
crédit.

Les cumuls engagés réalisés et facturés des entités dépensières de la commande et de la facture
sont mis à jour en fonction des montants T.R.C des lignes détail de la facture saisie, ainsi que
ceux des ascendants des entités dépensières.

Si la dépense est imputée sur un crédit réservé pour l’entité dépensière, le disponible sur cette
origine de crédit est mis à jour pour cette entité dépensière.
Référence : GESLAB_MUT_TRANS_ManuelUtilisation_v2.3.docx
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GESLAB
Les factures
En cas de problème
Le numéro de commande n’existe pas
 La facture doit obligatoirement se rapporter à une commande déjà saisie dans la base GESLAB.
Si le numéro de commande indiqué ne correspond à aucune commande, recherchez dans le
module « Commande » la commande concernée. Si elle n’existe pas, créez-la avant de saisir la
facture.
Quelques compléments d’information

Vous pouvez saisir le total facturé HT et la taxe totale de la facture, indépendamment des lignes
facture. GESLAB vérifiera automatiquement, à la validation de la facture, que le total facturé hors
taxe est égal à la somme des totaux facturés HT de chaque ligne.
Si ce n’est pas le cas, un message d’erreur vous demandera de corriger et la validation ne sera
possible que lorsque les deux montants seront égaux.
Référence : GESLAB_MUT_TRANS_ManuelUtilisation_v2.3.docx
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Les factures
GESLAB
Saisir une facture à partir d’une commande

Cette fonction vous permet de saisir une facture directement à partir de la commande
GESLAB.

Choisissez l’option Commande dans le menu Dépenses pour faire apparaître la fenêtre
principale des commandes :

Pour saisir une facture à partir d’une commande
La saisie d’une facture à partir d’une commande s’effectue en deux étapes :


Sélectionner la commande ;
Créer la facture à partir de la commande.
A. Sélectionner la commande
1. Sélectionnez la commande pour laquelle vous voulez passer une facture
(Reportez-vous au chapitre Retrouver une commande).
2. Cliquez sur le bouton <Factures…>. La fenêtre principale Facture
apparaît par-dessus la fenêtre Commande :
Référence : GESLAB_MUT_TRANS_ManuelUtilisation_v2.3.docx
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GESLAB
Les factures
Attention : Vous ne pouvez pas saisir de facture pour une commande prévisionnelle non
transmise à BFC. Si le numéro pour l’organisme (n° commande BFC) de la commande n’est pas
renseigné, le message bloquant suivant apparaîtra :
B. Créer la facture à partir de la commande
1. Cliquez sur le bouton <Ajouter>. Un message vous demande si vous souhaitez générer
les lignes facture à partir de celles de la commande.
La facture est alors automatiquement pré- renseignée avec les informations suivantes de
la commande :
 Numéro de client ;
 Numéro de la commande ;
 Souche ;
 Raison sociale du fournisseur ;
Référence : GESLAB_MUT_TRANS_ManuelUtilisation_v2.3.docx
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Les factures

GESLAB
Numéro de marché.
Si vous répondez <Oui>, les lignes facture sont générées automatiquement à partir des
lignes détail commande livrées et non totalement facturées (Reportez-vous au chapitre
Saisir une facture simple).
Remarque : dans la fenêtre Lignes de facture, le bouton <Incorporer> est inactif.
Si vous répondez <Non>, dans la fenêtre Lignes de facture, le bouton <Incorporer> est
actif.
Pour créer les lignes facture, cliquez sur le bouton <Incorporer>, la fenêtre suivante
apparaît :
Dans la liste du haut sont présentées toutes les lignes détail commande. Les lignes déjà
incorporées dans une facture sont identifiées par un # dans la première colonne.
Dans la liste du bas sont présentées toutes les lignes facture.
Pour récupérer une ligne détail commande dans la facture, sélectionnez la ligne dans la
liste « Lignes de commande », puis cliquez sur le bouton <Sélectionner> : la ligne facture
correspondante apparaît dans la liste « Lignes de facture ».
Pour faire disparaître une ligne facture issue de la commande, sélectionner la ligne dans
la liste « Lignes de facture », puis cliquez sur le bouton <Remettre>.
Remarques :
 Une même ligne détail commande peut être intégrée plusieurs fois dans une
facture.
 Il est possible d’incorporer des lignes détail commande si le service fait n’a pas
été saisi.
 La liste des lignes facture incorporées ne contient pas la référence article.
 En modification d’une facture, le bouton <Incorporer> est actif.
 En intégration d’une facture, le bouton <Incorporer> est inactif.
2. Complétez ou modifiez la saisie de la facture et des lignes facture comme lors d’une
création simple (Reportez-vous au chapitre Saisir une facture simple).
Référence : GESLAB_MUT_TRANS_ManuelUtilisation_v2.3.docx
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GESLAB
Les factures
3. Cliquez sur le bouton <OK> pour valider la nouvelle facture.
4. Pour une commande non prévisionnelle : si pour une des lignes détail commande le
service fait n’a pas été saisi le message suivant apparaît et la validation n’est pas
possible :
5. Cliquez sur le bouton <Fermer> de la fenêtre Facture pour revenir à la commande.
Mises à jour automatiques de la base

Les cumuls engagés et facturés de l’origine de crédit de la commande sont mis à jour en fonction
du montant T.R.C. de la facture saisie, ainsi que ceux des ascendants de l’origine de crédit.

Les cumuls engagés et facturés des entités dépensières de la commande sont mis à jour en
fonction des montants T.R.C. des lignes détail de la facture saisie, ainsi que ceux des ascendants
des entités dépensières.

Si la dépense est imputée sur un crédit réservé pour l’entité dépensière, le disponible sur cette
origine de crédit est mis à jour pour cette entité dépensière.
Référence : GESLAB_MUT_TRANS_ManuelUtilisation_v2.3.docx
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Les factures
GESLAB
Retrouver une facture



Cette fonction vous permet de retrouver une ou plusieurs factures parmi la totalité des
factures de la base.
Choisissez l’option Facture dans le menu Dépenses pour faire apparaître la fenêtre
principale des factures :
Pour retrouver une facture
1. A partir de la fenêtre principale Facture, cliquez sur le bouton <Trouver>
pour accéder à la fenêtre Sélection d’une facture :
Référence : GESLAB_MUT_TRANS_ManuelUtilisation_v2.3.docx
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GESLAB
Les factures
2. Saisissez un ou plusieurs critères connus de la facture à retrouver :

N° fact. : numéro de la facture ;

N° com. : numéro de la commande à laquelle se rattache la
facture ;

Souche com. : numéro de souche de la commande à laquelle
se rattache la facture ;

Nature : nature de la commande associée. Valeur à
sélectionner dans une liste déroulante.

Four. : raison sociale du fournisseur de la facture ;

N° fact. four. : numéro attribué à la facture par le fournisseur ;

Exercice : exercice de la facture ;

Date fact. : date à laquelle la facture a été saisie. Dans le
cadre du haut, spécifiez une date antérieure ou égale à la date
de saisie et dans le cadre du bas, une date postérieure ou
égale à la date de saisie. Il est possible de ne saisir qu’une
seule des deux dates ;

Mnt HT : montant HT de la facture. Dans le cadre du haut,
spécifiez un chiffre inférieur ou égal au montant réel de la
facture et dans le cadre du bas, un chiffre supérieur ou égal. Il
est possible de ne saisir qu’un seul des deux montants ;

Mnt TTC : montant TTC de la facture. Dans le cadre du haut,
spécifiez un chiffre inférieur ou égal au montant réel de la
Référence : GESLAB_MUT_TRANS_ManuelUtilisation_v2.3.docx
CHIMICA
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Les factures
GESLAB
facture et dans le cadre du bas, un chiffre supérieur ou égal. Il
est possible de ne saisir qu’un seul des deux montants ;

Organisme : organisme de gestion de la commande associée
à la facture. Valeur à sélectionner dans une liste déroulante ;

Origine : origine de crédit de la commande associée à la
facture. Valeur à sélectionner dans une liste déroulante ;

Entité dépensière : entité dépensière de la ligne facture. (Aide
à la saisie disponible par « ? » <Tabulation>).
RPCT
Remarque : la facture est sélectionnée si au moins une de ces
lignes contient l’entité dépensière choisie.

Auteur : nom de la personne ayant saisi la facture. Valeur à
sélectionner dans une liste déroulante ;

Statut : ce critère permet de spécifier l’état de la facture :
« Enregistrée », « Transmise », « Retournée », « A
retransmettre ». Par défaut, il est positionné sur la valeur
« Toutes » ;

Les trois boutons radios à droite du statut permettent de
sélectionner la provenance de la facture :
- les factures créées à la délégation : « Hors labo »,
- les factures saisies dans le laboratoire : « Labo »,
- toutes les factures : « Tout ».
Par défaut, le bouton radio est positionné sur la valeur « Tout ».
3. Cliquez sur le bouton <Rechercher> pour obtenir les factures
correspondant aux critères de recherche que vous avez saisis :
Référence : GESLAB_MUT_TRANS_ManuelUtilisation_v2.3.docx
Page :
244/524
GESLAB
Les factures
4. Le bouton <Effacer critères> permet d’annuler la saisie des critères.
5. Il est possible de trier la liste suivant les informations suivantes :









Numéro de facture ;
Date de saisie facture ;
Raison sociale fournisseur ;
Numéro de facture fournisseur ;
Numéro de commande ;
Numéro de souche commande ;
Montant HT de la facture ;
Montant TTC de la facture ;
Statut de la facture.
6. Sélectionnez la ligne correspondant à la facture que vous recherchez
puis cliquez sur le bouton <OK> (ou double-cliquez directement sur la
ligne) : la fenêtre Facture s’ouvre avec les données de la facture
sélectionnée.
Remarque : vous pouvez quitter la fenêtre Sélection d’une facture sans sélectionner de facture
précise en cliquant sur le bouton <Fermer> de la fenêtre de sélection.
7. Les boutons <Suivant> et <Précédent> vous permettent de balayer les
autres factures contenues dans la liste de recherche. Les données des
factures s’affichent successivement dans la fenêtre Facture. Si aucune
recherche préalable n’a été lancée, les boutons <Suivant> et
<Précédent> permettent de parcourir la base des factures dans l’ordre
des numéros de facture.
Il est possible à tout moment d’annuler la recherche en cliquant sur le bouton <Annuler>.
Quelques compléments d’information

Pour obtenir toutes les factures saisies durant une période donnée, il suffit de renseigner « Date
fact. » avec les bornes de la période.
Référence : GESLAB_MUT_TRANS_ManuelUtilisation_v2.3.docx
Page :
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Les factures
GESLAB
Modifier une facture



Cette fonction vous permet de modifier une facture présente dans la base. Les modifications
possibles sont fonctions de l’état de la facture (« Enregistrée », « Transmise », « Hors labo »,
« Retournée »).
Choisissez l’option Facture dans le menu Dépenses pour faire apparaître la fenêtre
principale des factures :
Pour modifier une facture
1. Sélectionnez la facture que vous désirez modifier (Reportez-vous au
chapitre Retrouver une facture).
2. A partir de la fenêtre principale de la facture, cliquez sur le bouton
<Modifier>.
Modifier les informations principales
1. Pour modifier une zone, placez le curseur dans la zone et saisissez la
nouvelle valeur. Les zones modifiables sont les suivantes :





Date de saisie ;
Date de réception ;
Date service fait finale ;
Raison sociale du fournisseur ;
Numéro de facture fournisseur ;
Référence : GESLAB_MUT_TRANS_ManuelUtilisation_v2.3.docx
Page :
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GESLAB
Les factures
 Numéro client ;
 Marché du fournisseur ;
 Indicateur de solde si la facture est au statut « Enregistrée ».
Attention :
- Le numéro de marché n’est pas accessible si l'organisme de
la commande est CNRS et si sa nature de dépense est
« Fonctionnement » ou « Immobilisation ».
- Si la facture est au statut « Transmise », « Retournée » ou « A
retransmettre », le montant total de la facture n'est pas
modifiable sauf si c'est pour le passer à 0.
2. Si la case de l’indicateur de solde n’est pas cochée, vous pouvez la
cocher ce qui revient à solder la commande associée. Le changement
n’est pas possible dans l’autre sens.
Modifier les lignes détail
(Impossible pour les factures « Transmise », « Hors labo »)
1. Pour modifier une ligne détail, sélectionnez-la et cliquez sur le bouton
<Lignes…>.Vous pouvez aussi double-cliquer directement sur la ligne
détail à modifier.
La fenêtre Lignes de facture apparaît :
2. Vous pouvez ajouter, modifier ou supprimer des lignes détail
(Reportez-vous au chapitre Saisir une facture simple).
Remarque : une ligne modifiée apparaîtra avec une « * » dans la liste, une
ligne supprimée avec un «-».
3. Cliquez sur le bouton <Fermer> pour revenir à l’écran principal de la
facture.
Référence : GESLAB_MUT_TRANS_ManuelUtilisation_v2.3.docx
Page :
247/524
Les factures
GESLAB
Modifier les informations complémentaires
1. Pour modifier les informations complémentaires, cliquez sur le bouton
<Infos…>. La fenêtre suivante apparaît :
2. Les zones modifiables sont :
 Le libellé de la facture ;
 La date de prise en charge, le numéro de prise en charge, et la
date de règlement ;
 Les commentaires.
3. Cliquez sur le bouton <Fermer> pour revenir à l’écran principal de la
facture.
Valider les modifications
1. Pour valider la modification de la facture, cliquez sur le bouton <OK>.
Si vous cliquez sur le bouton <Annuler>, toutes les modifications seront
perdues.
Mises à jour automatiques de la base

Dans le cas d’une modification du montant de la facture, due à une modification sur les lignes
détail, les cumuls engagés et facturés de l’origine de crédit concernée par la dépense sont
modifiés en conséquence, ainsi que ceux de ses ascendants.
Référence : GESLAB_MUT_TRANS_ManuelUtilisation_v2.3.docx
Page :
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GESLAB
Les factures

Dans le cas d’une modification du montant de la facture, due à une modification sur les lignes
détail, les totaux engagés et facturés de l’entité dépensière concernée par la dépense sont
modifiés en conséquence, ainsi que ceux de ses ascendants.

Si la dépense est imputée sur un crédit réservé pour l’entité dépensière, le disponible sur cette
origine de crédit est mis à jour pour cette entité dépensière.
Quelques compléments d’information

Vous pouvez modifier directement le total facturé HT et la taxe totale de la facture, avant de
modifier les lignes facture. GESLAB vérifiera alors automatiquement, à la validation de la
modification de la facture, que le total facturé hors taxe est égal à la somme des totaux facturés
HT de chaque ligne.
Si ce n’est pas le cas, un message d’erreur vous demandera de corriger et la validation ne sera
possible que lorsque les deux montants seront égaux.
Référence : GESLAB_MUT_TRANS_ManuelUtilisation_v2.3.docx
Page :
249/524
Les factures
GESLAB
Annuler une facture

Seules les factures se rapportant à une commande non soldée peuvent être annulées dans
GESLAB.
Si vous voulez supprimer une facture liée à une commande soldée, il faut tout d’abord
désolder la commande.


Choisissez l’option Facture dans le menu Dépenses pour faire apparaître la fenêtre
principale des factures :
Pour annuler une facture non transmise
1. Sélectionnez la facture à annuler (Reportez-vous au chapitre Retrouver
une facture).
2. A partir de la fenêtre principale Facture, cliquez sur le bouton <Détruire>.
Un message demande confirmation de la suppression, qui n’est pas
réversible.
Référence : GESLAB_MUT_TRANS_ManuelUtilisation_v2.3.docx
Page :
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GESLAB
Les factures
 Pour annuler une facture « Transmise » ou « Hors labo ».
1. Sélectionnez la facture à annuler (Reportez-vous au chapitre Retrouver
une facture).
2. A partir de la fenêtre principale Facture, cliquez sur le bouton <Modifier>.
3. Cliquez sur le bouton <Lignes>. Pour chacune des lignes, mettez la
quantité, le prix unitaire et la TVA à 0 puis cliquez sur le bouton <OK>
pour valider.
4. Cliquez sur le bouton <Fermer> pour revenir à la fenêtre principale des
factures.
5. Sur la fenêtre principale, mettez le montant facturé hors taxe et le total
TVA de la facture à 0.
6. Cliquez sur le bouton <OK> pour valider.
Mises à jour automatiques de la base

Le cumul facturé de l’origine de crédit de la commande est diminué du montant T.R.C de la
facture annulée, ainsi que ceux des ascendants de l’origine de crédit.

Les cumuls facturés des entités dépensières de la commande sont diminués des montants T.R.C
des lignes détail de la facture annulée, ainsi que ceux des ascendants des entités dépensières.
Référence : GESLAB_MUT_TRANS_ManuelUtilisation_v2.3.docx
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251/524
Les factures
GESLAB
Suivre une facture



Vous pouvez suivre l’évolution de toute facture enregistrée dans GESLAB.
Choisissez l’option Facture dans le menu Dépenses pour faire apparaître la fenêtre
principale des factures :
Pour connaître l’état d’une facture
1. Sélectionnez la facture dont vous désirez connaître la situation (Reportezvous au chapitre Retrouver une facture).
2. Cliquez sur le bouton <Infos…> La fenêtre suivante apparaît :
Référence : GESLAB_MUT_TRANS_ManuelUtilisation_v2.3.docx
Page :
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GESLAB
Les factures
3. En première ligne, les boutons radios vous donnent le statut de la
facture :
« Enregistrée » : la facture est enregistrée dans GESLAB ;
« Transmise » : la facture a été transmise à l’organisme de
gestion ;
« Retournée » : la facture a été retournée par l’organisme de
gestion ;
« Hors Labo » : la facture a été créée par l’organisme de
gestion ;
« A retransmettre » : la facture a été modifiée au laboratoire
après avoir été transmise à l’organisme de gestion ou a été
marquée. Elle doit être retransmise.
4. Si la facture a le statut « Retournée », vous disposez des informations
suivantes
Après prise en charge de la facture,
- Numéro de facture de l’organisme de gestion ;
- Date de prise en charge.
Après règlement de la facture,
- Date de règlement (éventuellement).
Ces informations vous permettent de connaître la situation exacte de la facture à l’organisme de
gestion.
5. Cliquez sur le bouton <Fermer> pour revenir à la fenêtre Facture.
Référence : GESLAB_MUT_TRANS_ManuelUtilisation_v2.3.docx
Page :
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Les factures
GESLAB
Saisir une facture groupée

Vous pouvez saisir une facture et répartir la dépense sur plusieurs entités dépensières. Il
suffit pour cela d’imputer chacune des lignes facture à l’entité dépensière qui doit supporter la
dépense (Reportez-vous au paragraphe Saisir les lignes détail dans le chapitre Saisir une
facture simple).
Référence : GESLAB_MUT_TRANS_ManuelUtilisation_v2.3.docx
Page :
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GESLAB
Les factures
Enregistrer un avoir

La prise en compte d’un avoir consenti par l’un de vos fournisseurs s’effectue de manière
différente selon le cas de figure.
GESLAB ne gère que les avoirs en valeur, il s’agit d’un avoir diminuant la valeur facturée des
réceptions sans impact sur les quantités réceptionnées. La quantité sera donc signalée entre
parenthèse)
Cas 1 : une facture a été saisie pour ce fournisseur et n’a pas encore été transmise à l’organisme de
gestion.
Vous pouvez alors modifier cette facture et saisir une ligne facture négative correspondant au
montant de l’avoir.
Attention :
 Le montant de l’avoir ne doit pas être supérieur au montant total de la facture, la facture
ne peut pas avoir un montant total négatif
 Le montant de l’avoir doit être inférieur ou égal au montant de la ligne de commande
auquel il se réfère. Dans le cas où il est supérieur, il doit être éclaté sur plusieurs lignes
commandes.
 Les lignes de commandes référencées par l’avoir doivent être la (ou les) même(s) lignes
que celle(s) présente(s) dans la facture :
Exemple :
Ligne de commande 1 est facturée dans la facture 1
Ligne de commande 2 est facturée dans la facture 2
L’avoir est présent dans la facture 2, il référence la ligne de commande 2 =>
OK
L’avoir est présent dans la facture 2, il référence la ligne de commande 1 =>
Interdit
Remarque : si aucune facture ne correspond à ce cas de figure, mais que vous attendez une
nouvelle facture de ce fournisseur, vous pouvez enregistrer l’avoir lors de l’entrée de cette
nouvelle facture dans GESLAB.
Cas 2 : aucune facture correspondant au cas 1 n’est disponible et aucune nouvelle facture n’est
attendue pour ce fournisseur.
Dans ce cas, l’avoir ne peut être saisi directement par le laboratoire. L’avoir doit être transmis par
voie papier à l’organisme de gestion.
Il appartient ensuite à l’organisme de répercuter cet avoir sur une des factures du fournisseur et
de la retransmettre vers le laboratoire.
Référence : GESLAB_MUT_TRANS_ManuelUtilisation_v2.3.docx
Page :
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Les factures internes
GESLAB
Les factures internes
Une facture interne permet de facturer l’échange de matériels ou de services entre deux entités
dépensières d’un même laboratoire géré.
Une facture interne est un mouvement financier interne au laboratoire. Ce mouvement débite le
disponible d’une entité dépensière, pour créditer, d’un même montant, celui d’une autre. Il correspond
à:
 Une dépense pour l’entité « Débitée » ;
 Un crédit pour l’entité « Créditée ».
Globalement, le disponible du laboratoire reste inchangé.
Ce module ne permet cependant pas de gérer les factures internes entre deux laboratoires distincts.
Pour cela reportez-vous au chapitre « Facturation client ».
Les factures internes sont utiles pour facturer à posteriori les dépenses groupées effectuées par un
service commun aux autres équipes du laboratoire.
Les factures internes peuvent également servir à régulariser une facturation erronée sur une entité
dépensière.
Vous pouvez ensuite saisir une matière associée à chaque facture interne pour tenir une comptabilité
par matière des dépenses des entités dépensières.
Points abordés dans ce chapitre
Adm.
Saisir une facture interne
Retrouver une facture interne
Modifier une facture interne
Corriger une erreur de facture interne
Supprimer une facture interne
Pour plus de renseignements sur…
Voir…
La gestion des entités dépensières
Les entités dépensières
Référence : GESLAB_MUT_TRANS_ManuelUtilisation_v2.3.docx
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GESLAB
Les factures internes
Saisir une facture interne



Cette fonction vous permet de saisir une facture interne qui va générer un mouvement
financier interne (transfert de crédit) entre deux entités dépensières d’un même laboratoire.
Choisissez l’option Facture Interne dans le menu Dépenses. La fenêtre suivante s’affiche
alors :
Pour saisir une facture interne
La saisie d’une facture interne s’effectue en deux étapes :
 Saisir les informations principales ;
 Saisir les imputations (cette étape n’est pas obligatoire).
A. Saisir les informations principales
1. Cliquez sur le bouton <Ajouter>.
2. Saisissez le code de l’entité dépensière débitée. Il s’agit de l’entité dont le
disponible est débité du montant de la facture interne. Cette entité
dépensière ne peut être qu’une entité de niveau fin. (Aide à la saisie
disponible par « ? » puis <Tabulation>).
Référence : GESLAB_MUT_TRANS_ManuelUtilisation_v2.3.docx
PIR
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Les factures internes
3. Saisissez le code de l’entité dépensière créditée. Il s’agit de l’entité dont
le disponible est crédité du montant de la facture interne. L’entité
dépensière créditée peut être une entité de niveau fin ou de
regroupement. (Aide à la saisie disponible par « ? » puis <Tabulation>).
GESLAB
FOURN
L’entité créditée ne peut pas être ascendante de l’entité débitée.
4. Saisissez le montant hors taxe de la facture interne.
350 €
5. Renseignez le libellé permettant de retrouver ou de justifier la facture
interne.
Matériel de
papeterie
6. Saisissez éventuellement le code matière décrivant le type de matériel
concerné par la facture interne. (Aide à la saisie disponible par « ? » puis
<Tabulation>).
A
7. Pour valider votre saisie, cliquez sur le bouton <OK>. Notez bien le
numéro de la facture interne attribué automatiquement par GESLAB à la
validation de votre saisie. Il pourrait vous être utile pour retrouver votre
facture interne ultérieurement.
Vous pouvez annuler la saisie de la facture interne en cliquant sur le bouton <Annuler> à tout
moment.
B. Saisir les imputations (cette étape n’est pas obligatoire)
1. Cliquez sur le bouton <Modifier> puis sur le bouton <Imputations…> de
la fenêtre Facture interne, la fenêtre suivante apparaît :
2. Cliquez sur le bouton <Ajouter>.
3. Saisissez le code sur lequel vous souhaitez imputer la facture interne
dans le champ « Code », le texte associé à l’imputation dans le champ
« Valeur » puis cliquez sur le bouton <OK>.
Référence : GESLAB_MUT_TRANS_ManuelUtilisation_v2.3.docx
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GESLAB
Les factures internes
Remarques :
 Les codes imputations sont définis dans la liste des constantes. (Reportez-vous au menu
Administration/Paramétrage/Tables/Constantes, table « Type d’imputation » - TYI).
 Les imputations créées sur les factures internes sont prises en compte dans le « Bilan par type
d’imputation » (IMP 1).
Mises à jour automatiques de la base
 Pour l’entité débitée :
- le cumul des dépenses internes de l’entité débitée et des entités de regroupement au-dessus
d’elle est diminué du montant de la facture interne.
 Pour l’entité créditée :
- le total des recettes internes de l’entité,
- le cumul sur recettes internes de l’entité,
- le cumul de crédits reçus de l’entité et des entités de regroupement au-dessus d’elle, sont
augmentés du montant de la facture interne.
Quelques compléments d’information
 Le montant hors taxe d’une facture interne peut être négatif, par exemple, pour corriger une erreur
sur une facture interne antérieure. Dans ce cas, le disponible de l’entité créditée diminue et celui
de l’entité débitée augmente.
 Si l’entité dépensière débitée n’est pas autorisée à dépasser, le montant hors taxe de la facture
interne doit être inférieur au disponible de cette entité.
Référence : GESLAB_MUT_TRANS_ManuelUtilisation_v2.3.docx
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Les factures internes
GESLAB
Retrouver une facture interne



Cette fonction vous permet de retrouver une facture interne dans la base.
Choisissez l’option Facture Interne dans le menu Dépenses. La fenêtre suivante apparaît
alors :
Pour retrouver une facture interne
1. Cliquez sur le bouton <Trouver> pour accéder à la fenêtre Sélection
d’une facture interne :
Référence : GESLAB_MUT_TRANS_ManuelUtilisation_v2.3.docx
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GESLAB
Les factures internes
2. Saisissez un ou plusieurs critères connus de la facture à retrouver :

Numéro : numéro de la facture interne ;

Libellé incomplet : les premières lettres du libellé ;

Entité débitée : le code de l’entité débitée ;

Entité créditée : le code de l’entité créditée ;

Matière : le code matière associé à la facture interne ;

Date saisie : la date à laquelle la facture interne a été saisie.
Dans le cadre du haut, spécifiez une date antérieure à la date de
saisie et dans le cadre du bas, une date postérieure à cette
date. Il est possible de ne saisir qu’une seule des deux dates ;

Montant >> : le montant maximal de la facture interne ;

Montant<< : le montant minimal de la facture interne.
PIR
10
3. Cliquez sur le bouton <Rechercher> pour obtenir les factures internes
correspondant aux critères de recherche que vous avez saisis. Il est
possible à tout moment d’annuler la recherche en cliquant sur le bouton
<Annuler>.
4. Le bouton <Effacer critères> permet d’annuler la saisie des critères.
5. Il est possible de trier la liste selon les informations suivantes :
 Numéro de facture interne ;
 Libellé de facture interne ;
Référence : GESLAB_MUT_TRANS_ManuelUtilisation_v2.3.docx
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Les factures internes





GESLAB
Date de facture interne ;
Entité dépensière débitée ;
Entité dépensière créditée ;
Montant de facture interne ;
Matière associée.
6. Sélectionnez dans la liste, la facture interne que vous recherchez puis
cliquez sur le bouton <OK> (ou double-cliquez directement sur la ligne).
Vous revenez sur la fenêtre Facture interne avec les données de la
facture interne sélectionnée.
7. <Suivant> et <Précédent> : Ces boutons de la fenêtre principale vous
permettent ensuite de balayer les autres factures internes contenues
dans la liste de recherche. Les données des factures internes s’affichent
successivement dans la fenêtre Facture interne.
Si aucune recherche préalable n’a été lancée, les boutons <Suivant> et
<Précédent> permettent de parcourir la base des factures internes dans
l’ordre des numéros GESLAB.
Quelques compléments d’information
 Pour obtenir toutes les factures internes saisies durant une période donnée, il suffit de renseigner
« Date saisie>> » et « Date saisie<< » avec les bornes de la période désirée.
Référence : GESLAB_MUT_TRANS_ManuelUtilisation_v2.3.docx
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GESLAB
Les factures internes
Modifier une facture interne

Cette fonction vous permet de modifier une facture interne enregistrée dans GESLAB.
Une modification ne peut porter que sur le libellé, le montant ou le code matière de la facture
interne.
Les entités dépensières, ne sont pas modifiables. Pour corriger une erreur de facturation
interne, reportez-vous au chapitre Corriger une erreur de facture interne.


Choisissez l’option Facture interne dans le menu Dépenses. La fenêtre suivante s’affiche
alors :
Pour modifier une facture interne
1. Sélectionnez la facture que vous désirez modifier (Reportez-vous au
chapitre Retrouver une facture interne).
2. A partir de la fenêtre principale Facture interne, cliquez sur le bouton
<Modifier>.
3. Pour modifier les zones, placez le curseur dans la zone et saisissez la
nouvelle valeur. Les zones suivantes sont modifiables :
 Libellé ;
 Montant HT
Attention : il n’est pas possible de changer le signe du montant
Référence : GESLAB_MUT_TRANS_ManuelUtilisation_v2.3.docx
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Les factures internes
GESLAB
ou de mettre le montant à zéro.
 Code matière.
4. Pour valider la modification, cliquez sur le bouton <OK>.
Pour annuler la modification, cliquez sur le bouton <Annuler>.
Référence : GESLAB_MUT_TRANS_ManuelUtilisation_v2.3.docx
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GESLAB
Les factures internes
Corriger une erreur de facture interne

Il n’est pas possible de modifier directement une erreur d’entité dépensière sur une facture
interne.
Vous devez donc procéder à la saisie d’un ou plusieurs mouvements correcteurs de facture
interne selon le cas de figure.


Choisissez l’option Facture Interne dans le menu Dépenses. La fenêtre suivante s’affiche
alors :
Pour corriger une erreur de facture interne
1. Dans ce cas, il vous faut saisir deux mouvements correcteurs :
-
le premier pour annuler la facture interne erronée ;
le deuxième pour enregistrer la facture interne correcte, avec les
entités dépensières correctes.
Exemple :
Vous avez enregistré une facture interne de 350 € de PIR (débitée) vers
FOURN (créditée).
Vous vous rendez compte ultérieurement que vous deviez en fait créditer
SECRE et non pas FOURN.
2. Saisir une facture interne de –350 € de PIR vers FOURN (mouvement
Référence : GESLAB_MUT_TRANS_ManuelUtilisation_v2.3.docx
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Les factures internes
GESLAB
d’annulation).
3. Saisir une nouvelle facture interne de +350 € de PIR vers SECRE
(mouvement correcteur).
Pour savoir comment saisir une facture interne, reportez-vous au chapitre Saisir une facture interne.
Référence : GESLAB_MUT_TRANS_ManuelUtilisation_v2.3.docx
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GESLAB
Les factures internes
Supprimer une facture interne



Cette fonction vous permet détruire une facture interne.
Choisissez l’option Facture Interne dans le menu Dépenses. La fenêtre suivante s’affiche
alors :
Pour supprimer une facture interne
1. Sélectionnez la facture interne à supprimer (Reportez-vous au chapitre Retrouver
une facture interne).
2. A partir de la fenêtre principale Facture interne, cliquez sur le bouton <Détruire>. Un
message de demande de confirmation apparaît.
Si vous répondez <Oui>, la facture interne est supprimée.
Cette opération est irréversible.
Si vous répondez <Non>, la facture interne n’est pas supprimée.
Référence : GESLAB_MUT_TRANS_ManuelUtilisation_v2.3.docx
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Les factures internes
GESLAB
Mises à jour automatiques de la base
 Le total des dépenses internes de l’entité débitée est augmenté du montant de la facture interne
supprimée.
 Le total des recettes internes de l’entité créditée est diminué du montant de la facture interne
supprimée.
 Le cumul des recettes internes de l’entité créditée est diminué du montant de la facture interne
supprimée.
 Le cumul des crédits reçus de l’entité créditée est diminué du montant de la facture interne
supprimée.
Référence : GESLAB_MUT_TRANS_ManuelUtilisation_v2.3.docx
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GESLAB
Référence : GESLAB_MUT_TRANS_ManuelUtilisation_v2.3.docx
Les factures internes
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Les missions
GESLAB
Les missions
Ce module permet de gérer les missions du laboratoire.
La gestion des missions dans GESLAB poursuit un double objectif :

Un objectif légal avec l’élaboration de l’ordre de mission : ce document autorise l’agent à se
déplacer et le couvre juridiquement.

Un objectif financier : le départ d’un agent en mission génère des frais qui doivent faire l’objet
d’une évaluation. Une mission génère un engagement de dépense sur les crédits du
laboratoire.
Cet engagement de dépense se matérialise par la production :
- d’une ou plusieurs commande(s) de nature « Mission » pour engager les frais
remboursables à l’agent ;
- d’une ou plusieurs commande(s) de nature « Fonctionnement » pour engager les
frais dus à des tiers (Agence de voyage,…). Vous pouvez saisir ces commandes
depuis le module mission.
Les missions prises en charge par ce module sont les missions avec ou sans frais supportés par un
seul laboratoire. Les missions dont les frais sont totalement ou partiellement supportés par le CNRS
mais partagés entre plusieurs laboratoires ou services, doivent n’être saisies que dans une base
GESLAB. En effet, des contrôles de chevauchement de dates sont introduits dans BFC. Pour le
transfert de crédits, le mode opératoire doit être défini avec les délégations concernées.
Parallèlement à la gestion des missions du laboratoire, lors de la validation d’une mission ayant au
moins un séjour à l’étranger, un flux GESLAB->SIMBAD est envoyé automatiquement vers
l’application « Missions » du portail SIMBAD.
Ce flux alimente automatiquement la base de données de cette application assurant le suivi de tous
les déplacements à l’étranger des missionnaires du CNRS.
Points abordés dans ce chapitre
Adm.
Saisir une demande de mission
Dupliquer une demande de mission
Retrouver une demande de mission
Engager une demande de mission
Editer les documents associés à une demande de mission
Modifier une demande de mission
Modifier l’engagement d’une mission
Supprimer une demande de mission
Pour plus de renseignements sur
Voir
La gestion des agents missionnaires
La transmission des missions à la DR
La gestion des commandes fournisseurs
Les agents
Les transferts avec BFC
Les commandes
Référence : GESLAB_MUT_TRANS_ManuelUtilisation_v2.3.docx
Page :
270/524
GESLAB
Les missions
Les états de synthèse
GESLAB
Edition des états dans
Saisir une demande de mission


Cette fonction vous permet de renseigner une demande de mission.
Choisissez l’option Mission dans le menu Dépenses. La fenêtre principale apparaît :
 Pour saisir une demande de mission
La saisie d’une mission s’effectue en plusieurs étapes :










Saisir les informations principales de la mission ;
Saisir les informations complémentaires de la mission ;
Saisir le détail des séjours de la mission ;
Saisir le détail des transports de la mission ;
Saisir le détail des autres frais de la mission ;
Saisir les informations relatives au co-financement de la mission ;
Saisir un forfait ;
Saisir une demande d’avance ;
Contrôler le montant total de la mission ;
Valider la saisie de la demande de mission.
A. Saisir les informations principales de la mission
1. A partir de la fenêtre principale Mission, cliquez sur le bouton <Ajouter>.
Référence : GESLAB_MUT_TRANS_ManuelUtilisation_v2.3.docx
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Les missions
GESLAB
2. Le premier champ à saisir est le « Type » de la mission. Sélectionnez-le à
partir de la liste déroulante. Il est impossible de saisir un autre champ
sans avoir préalablement renseigné celui-ci.
Remarque : du type de la mission vont dépendre les contrôles et les
aides aux saisies ultérieures.
France avec
Frais
3. Saisissez le nom de l’agent partant en mission. Si l’agent n’existe pas
dans la base, vous devez le créer (Reportez-vous au chapitre
Enregistrer un agent). Si GESLAB accepte le nom de l’agent, vérifier
l’exactitude du n° d’INSEE.
VIGO jean
Si l’agent existe dans la base mais que vous ne connaissez pas
exactement son nom, vous pouvez le retrouver en cliquant sur le bouton
<Agent> puis sur le bouton <Trouver> de la fenêtre Agent (Reportez-vous
au chapitre Retrouver un agent).
Remarque : lors de la saisie des missions rattachées à un organisme de
type CNRS, le groupe de l’agent ainsi que les données relatives au
laboratoire d’affectation (code, libellé, adresse administrative) doivent
obligatoirement être renseignées dans la fenêtre Données Spécifiques
d’un missionnaire.
4. Sélectionnez dans la liste déroulante l’organisme de gestion de la
mission.
CNRS
5. Cochez la case « Stage» si vous voulez saisir une demande de mission
de type stage.
6. Cochez la case « OM permanent » si vous voulez saisir une demande
d’ordre de mission permanent.
7. Cochez la case « OM collectif » si vous voulez saisir une demande
d’ordre de mission collectif.
Remarques :
 Pour les « OM collectif », vous devez obligatoirement
sélectionner l’agent nommé « OM Collectif ».
 Il est possible d’utiliser ce type de mission seulement si la mission
est sans frais remboursables aux agents.
Attention : vous trouverez, ci-dessous, un tableau récapitulant les
associations possibles entre ces trois indicateurs et les types de mission.
Tableau récapitulatif des associations possibles entre les indicateurs Stage, Om
collectif et Om permanent et les types de mission.
Type de Mission
OM Permanent
OM Collectif
Stage
France avec Frais
X
X
X
France sans Frais
X
X
X
Etranger avec Frais
X
X
Etranger sans Frais
X
X
Experts Scientifiques
Convocation
Administrative
Référence : GESLAB_MUT_TRANS_ManuelUtilisation_v2.3.docx
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GESLAB
Les missions
Concours
Attention : au maximum, vous ne pouvez cocher qu’une case pour la
même mission.
8. Sélectionnez l’objet de la mission dans la liste déroulante.
Colloque ou
congrès
9. En fonction de l’objet sélectionné, vous devez renseigner d’autres
informations qui apparaissent à l’écran sous la rubrique « Objet ».
10. Le champ « Instance comité national » est à renseigner dans le cadre des
demandes de missions de type Convocation Administrative.
11. Vous pouvez saisir un texte libre dans la rubrique « Complément motif ».
12. Le bouton <Infos> permet d’accéder à la fenêtre Infos d’une mission.
Reportez-vous au chapitre Saisir les informations complémentaires de
la mission.
13. Saisir le code de l’entité dépensière à laquelle est attribuée la mission. Ce
champ est obligatoire. (Aide à la saisie disponible par « ? » puis
<Tabulation>).
CHBI
14. Saisir éventuellement le code d’une origine de crédit indicative pour
l’imputation des commandes de mission.
Attention : il ne peut s’agir que d’une origine réservée sur l’entité
dépensière précédemment saisie.
B. Saisir les informations complémentaires de la mission
1. A partir de la fenêtre principale Mission, cliquez sur le bouton <Infos>.
2. Par défaut, l’adresse d’envoi des documents mission est l’adresse du
Référence : GESLAB_MUT_TRANS_ManuelUtilisation_v2.3.docx
Laboratoire
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Les missions
laboratoire d’affectation de l’agent au nom du responsable du laboratoire.
Les autres possibilités sont :
a. adresse du laboratoire d’affectation de l’agent ou nom de l’agent ;
b. laboratoire ou organisme financeur ;
c. adresse personnelle de l’agent ;
d. autre laboratoire ;
e. saisie d’une adresse spécifique.
GESLAB
(Nom du
responsable)
3. Dans le champ « Compléments adresse », saisissez les compléments
adresse dans les cas b, d et e.
4. Pour confirmer votre saisie et revenir sur la fenêtre principale, cliquez sur
le bouton <Fermer>.
C. Saisir le détail des séjours de la mission
Renseignez les informations générales
1. A partir de la fenêtre principale Mission, cliquez sur le bouton <Lieux de
séjours>. La fenêtre ci-dessus apparaît.
2. Dans le champ « Départ le », saisissez la date de départ de la résidence
administrative ou familiale de l’agent.
20/11/07
3. La case « Départ Adm/Fam » est par défaut cochée et indique un départ
de la résidence administrative de l’agent. Si le départ a lieu de la
résidence familiale, décochez cette case.
4. Le champ « Ville de départ » est renseigné par défaut par :
 Si départ de la résidence administrative, la ville du laboratoire
d’affectation de l’agent est indiquée.
 Si départ de la résidence familiale, la ville de résidence de l’agent
est indiquée
Vous pouvez modifier cette information.
5. Dans le champ « Retour le », indiquez la date de retour de l’agent.
Référence : GESLAB_MUT_TRANS_ManuelUtilisation_v2.3.docx
22/11/07
Page :
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GESLAB
Les missions
6. Saisissez le nom de la ville principale visitée au cours du séjour.
Paris
7. Indiquez le nom du pays principal visité au cours du séjour (par défaut
positionné sur France).
Vous pouvez obtenir la liste des pays en tapant « ? » <Tabulation>.
France
Remarque : vous ne pouvez pas saisir un séjour dans un pays
« invalide ». Un message bloquant vous en averti. Dans la liste d’aide, le
nom des pays « invalides » est précédé du caractère « * ».
8. Dans le champ « Retenue », saisissez le montant à soustraire du
« Montant séjour ». Ce cas peut se produire si des frais de séjour sont
générés par un séjour privé de l’agent.
15,25
9. Saisissez le libellé « Motif retenu » expliquant la retenue effectuée.
Repas gratuit
Il est possible de saisir cinq « séjours » au plus effectués sur les lieux géographiques différents.
Saisir un séjour
1. Cliquez sur le bouton <Ajouter>.
2. Pour le premier séjour, par défaut la ville principale s’affiche dans le
champ « Ville ». Vous pouvez la modifier.
Remarque : Les caractères «@» sont ignorés lors de la saisie du champ
« Ville »..
3. Saisissez le pays.
Attention : si au moins un des séjours de la mission se déroule à
l’étranger, le pays principal ne peut pas être le pays « France ».
4. Pour le premier séjour, par défaut, les champs « début » et « fin » sont
Référence : GESLAB_MUT_TRANS_ManuelUtilisation_v2.3.docx
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Les missions
GESLAB
renseignés avec des dates de départ et retour séjour précisées plus haut.
Vous pouvez les modifier.
5. Indiquez l’heure de début du séjour.
6. Indiquez l’heure de la fin du séjour.
7. Cochez la case « Marché hébergement », si les frais de nuitée du séjour
sont engagés via une commande sur marché hébergement.
Le nombre de nuit passe automatiquement à 0 et le montant du séjour est
modifié en conséquence.
Remarque : la case à cocher est active uniquement si le pays principal
du séjour est « France » et le montant du séjour est non nul.
8. Vous pouvez modifier le nombre de nuit et le nombre de repas (séjours
en France) ou le montant de la ligne séjour (séjour à l’étranger)
seulement si le nouveau montant de la ligne séjour est nul. Pour tout
autre besoin (exemple : l’agent bénéficie d’un repas gratuit), vous devez
saisir une retenue globale. Un contrôle est effectué à la validation de la
ligne de séjour.
Remarque : cette règle ne s’applique pas pour les ordres de mission
permanents ; dans ce cas, la modification du montant séjour reste
possible pour permettre d’engager une estimation totale des frais.
9. Pour valider la saisie du séjour, cliquez sur le bouton <OK>. Le séjour
apparaît dans la liste des séjours.
10. Pour saisir d’autres séjours en France effectués au cours de la même
mission, répétez les étapes 1 à 9.
11. S’il s’agit du dernier séjour, cliquez sur le bouton <Fermer> pour revenir
sur la fenêtre principale de la mission.
Attention :
 L’indemnité journalière n’est renseignée que pour un séjour à
l’étranger.
 Pour les ordres de mission permanents, vous ne pouvez saisir
qu’un seul séjour.
Remarques :
 Le premier séjour saisi sera initialisé avec les informations générales situées en haut de la fenêtre.
 En sens inverse, si vous ne saisissez qu’un seul séjour et que vous n’avez pas renseigné les
informations générales de séjour, GESLAB prendra par défaut les données de l’unique séjour saisi.
D. Saisir le détail des transports de la mission
Référence : GESLAB_MUT_TRANS_ManuelUtilisation_v2.3.docx
Page :
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GESLAB
Les missions
Cette fenêtre vous permet de saisir les informations relatives aux moyens de transport utilisés
pendant la mission. Vous pouvez en saisir au plus huit au sein d’une même mission.
1. A partir de la fenêtre principale Mission, cliquez sur le bouton
<Transports>. La fenêtre ci-dessus apparaît.
2. A partir de la fenêtre principale Détails transports de la mission, cliquez
sur le bouton <Ajouter>.
3. Sélectionnez dans la liste déroulante le type de transport utilisé.
Avion
4. L’indicateur bon de transport doit être positionné à « Oui » si un bon de
transport est utilisé pour prendre en charge les frais générés par ce
moyen de transport. Cet indicateur est initialisé à « OUI » pour les
transports de type « Avion », « Train » et « Bateau » et à « NON » pour
les autres.
L'indicateur bon de transport est modifiable uniquement pour les types de
transport « Train », « Avion », « Bateau » et « Véhicule de location ».
OUI
5. Saisissez le montant hors taxe des frais générés par l’utilisateur de ce
moyen de transport.
0
Attention : pour les missions sur un organisme CNRS, si l’indicateur du
bon de transport est positionné à « OUI », vous ne pouvez saisir que la
valeur « 0 » dans le champ « Montant ».
Dans le cas contraire, un message vous bloque à la validation de la ligne
de transport.
6. Utilisez le champ « Libellé » pour inscrire toute précision utile, comme par
exemple la classe, l’aéroport, le montant des frais…
Avion A/R :
762€
Remarque : Les caractères «@» sont ignorés lors de la saisie du champ
« Libellé ».
7. Si vous avez sélectionné l’option « véhicule personnel » à partir de la liste
déroulante « Type transport », suivez les étapes 8 à 11.
Si vous avez sélectionné l’option « véhicule administratif » à partir de la
liste déroulante « Type transport », suivez uniquement l’étape 8.
Dans tous les cas, continuez à l’étape 12.
Référence : GESLAB_MUT_TRANS_ManuelUtilisation_v2.3.docx
Page :
277/524
Les missions
GESLAB
8. Saisissez le numéro d’immatriculation du véhicule de l’agent. Ce champ
est obligatoire.
9. Indiquez la puissance fiscale du véhicule personnel utilisé par l’agent. Ce
champ est obligatoire.
10. Indiquez le nombre de kilomètres que l’agent prévoit de réaliser avec son
véhicule personnel au cours de la mission. Ce champ est obligatoire.
11. Utilisez le champ « Libellé » pour saisir les renseignements
supplémentaires sur le véhicule personnel de l’agent. GESLAB calcule
automatiquement un montant. Cette valeur peut être diminuée.
12. Pour valider la saisie du moyen de transport, cliquez sur le bouton <OK>.
Il apparaît dans la liste des moyens de transport.
13. Répétez les étapes 1 à 12 pour saisir d’autres moyens de transport.
14. S’il s’agit du dernier moyen de transport, cliquez sur le bouton <Fermer>
pour revenir sur la fenêtre principale de la mission.
E. Saisir le détail des autres frais de la mission
1. A partir de la fenêtre principale Mission, cliquez sur le bouton <Autres
frais>. La fenêtre ci-dessus apparaît.
2. S’il existe des frais d’inscription et qu’ils sont pris en charge par l’agent,
cochez la case « Payables à l’agent ». Le montant des frais s’ajoute alors
au montant remboursable à l’agent.
Attention : pour les missions sur un organisme CNRS, vous pouvez
saisir un montant que si l’indicateur « Frais d’inscription Payables agent »
est coché.
3. Cochez l’indicateur « Frais d’inscription Payables agent » et indiquez le
montant des frais.
228,00
4. Indiquez le libellé justificatif pour les frais d’inscription.
Inscription au
Congrès
Référence : GESLAB_MUT_TRANS_ManuelUtilisation_v2.3.docx
Page :
278/524
GESLAB
Les missions
5. Saisissez le montant des frais de matériel éventuels.
6. Précisez un libellé justificatif pour les frais de matériel.
7. Saisissez le montant des frais divers (différents des frais d’inscription et
de matériel à rembourser à l’agent).
8. Précisez un libellé justificatif des frais divers.
9. Pour les missions de type IE « Experts scientifiques », vous pouvez
cocher la case « Majoration Expert Scientifique ». Le montant de la
majoration est égal au total des frais de séjours (sans tenir compte de la
retenue). Vous pouvez modifier ce montant à condition qu’il reste inférieur
à la valeur calculée. Si vous saisissez une valeur supérieure, un message
vous bloque et vous indique la valeur maximale autorisée.
Remarque : si vous modifiez les séjours de la mission après la saisie de
la majoration, cette valeur n’est pas recalculée de façon automatique :
vous devez décocher puis cocher à nouveau l’indicateur pour la
recalculer.
10. Précisez un libellé justificatif de la majoration.
11. Pour revenir sur la fenêtre principale Mission, cliquez sur le bouton
<Fermer>.
F. Saisir les informations relatives au financement de la mission
1. A partir de la fenêtre principale Mission, cliquez sur le bouton
<Cofinanceur>. La fenêtre ci-dessus apparaît.
Dans le cas où un autre organisme participe au financement de la mission
2. Sélectionnez l’organisme de prise en charge en utilisant la liste
déroulante.
Référence : GESLAB_MUT_TRANS_ManuelUtilisation_v2.3.docx
Université
Page :
279/524
Les missions
GESLAB
3. Saisissez l’intitulé de l’organisme participant au financement de la mission
dans la liste déroulante.
Faculté des
Sciences
4. Sous forme d’un texte libre, précisez la nature des frais pris en charge par
l’organisme cofinanceur.
Particip. frais
d’inscription
5. Saisissez le montant des frais pris en charge par l’organisme cofinanceur.
Ce montant est indicatif et n’entre pas en compte dans le calcul des frais
de mission.
76
6. Cliquez sur le bouton <OK> pour valider votre saisie.
7. Vous pouvez saisir jusqu’à trois cofinanceurs pour la même mission, pour
cela cliquez sur le bouton <Ajouter> puis répétez les étapes 2 à 6.
8. Pour revenir sur la fenêtre principale Mission, cliquez sur le bouton
<Fermer>.
G. Saisir un forfait
Si l’agent bénéficie d’un forfait, saisissez le montant du forfait dans le champ « Forfait » et le motif du
forfait dans la zone « Motif forfait ».
Remarque : vous ne pouvez pas saisir de forfait pour les demandes de missions typées « OM
permanents » et « OM collectif ».
De plus, le montant du forfait est non saisissable si le type de la mission est : « France sans
Frais » ou « Etranger sans Frais ».
H. Saisir une demande d’avance
Si le départ de l’agent nécessite une avance, vous devez renseigner cette information dans la fenêtre
principale Mission.
1. Sur la fenêtre principale, cochez la case « Avance ».
Remarques :
 Lorsque vous cochez la case « Avance », la valeur est renseignée
de façon automatique (75% des indemnités journalières ou 75%
du forfait si un forfait est saisi pour cette mission).
Cette valeur est non modifiable. Le montant de l’avance est
recalculé par BFC à l’intégration de la mission.
 Lorsque vous décochez la case « Avance », le montant s’efface.
 Vous ne pouvez pas cocher la case « Avance » pour les
ordres de mission Collectifs et les ordres de mission
Permanents.
Référence : GESLAB_MUT_TRANS_ManuelUtilisation_v2.3.docx
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GESLAB
I.
Les missions
Valider la saisie de la demande de mission
1. Avant d’imputer la mission sur les crédits du laboratoire (Reportez-vous
au chapitre Engager une demande de mission), cliquez sur le bouton
<OK> pour valider la saisie de la demande de mission.
Remarque : si la mission possède un séjour à l'étranger, elle est envoyée
automatiquement vers l’application « Missions » du portail SIMBAD.
Référence : GESLAB_MUT_TRANS_ManuelUtilisation_v2.3.docx
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Les missions
GESLAB
Dupliquer une demande de mission



Cette fonction vous permet de dupliquer une demande de mission présente dans la base.
Choisissez l’option Mission dans le menu Dépenses pour faire apparaître la fenêtre
principale des missions :
Pour dupliquer une demande de mission
1. Sélectionnez la mission que vous désirez dupliquer (Reportez-vous au
chapitre Retrouver une demande de mission).
2. A partir de la fenêtre principale de la mission, cliquez sur le bouton
<Ajouter>. Le message suivant apparaît :
Le bouton <Créer> vous permet d’afficher la fenêtre Mission en mode
création avec uniquement la date de saisie renseignée. (la duplication est
Référence : GESLAB_MUT_TRANS_ManuelUtilisation_v2.3.docx
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GESLAB
Les missions
abandonnée).
Le bouton <Dupliquer> affiche la fenêtre Mission en mode création avec des
informations pré renseignées à l’identique de la mission consultée.
3. Cliquez sur le bouton <Dupliquer>. Les données récupérées de la
mission sélectionnée sont les suivantes :
 Type de mission et le code objet principal (données non
modifiables) ;
 Organisme ;
 Indicateurs OM permanent, OM collectif ou Stage (données non
modifiables) ;
 Agent ;
 Entité dépensière ;
 Origine de crédit ;
 Détails des séjours (les dates et heures de début et de fin de
chaque séjour sont à saisir ainsi que la date de fin de la mission) ;
 Détails des transports ;
 Détails des autres frais ;
 Avance et forfait mission ;
 Détails des cofinanceurs.
Référence : GESLAB_MUT_TRANS_ManuelUtilisation_v2.3.docx
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Les missions
GESLAB
Retrouver une demande de mission



Cette fonction vous permet de retrouver une demande de mission enregistrée dans GESLAB
et d’imprimer l’ordre de mission et les formulaires associés.
Choisissez l’option Mission dans le menu Dépenses. La fenêtre principale apparaît :
Pour retrouver une mission
1. A partir de la fenêtre principale Mission, cliquez sur le bouton <Trouver>
pour accéder à la fenêtre Sélection d’une mission.
Référence : GESLAB_MUT_TRANS_ManuelUtilisation_v2.3.docx
Page :
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GESLAB
Les missions
2. Saisissez un ou plusieurs critères connus de la mission à retrouver :










Entité dépensière : le code de l’entité dépensière sélectionnée à
partir d’une liste déroulante ;
Pays : pays principal de la mission ;
Auteur : nom de la personne qui a saisie ;
N° mission : numéro GESLAB de la mission ;
Date départ : date de départ en mission ;
Date retour : date de retour de mission ;
Type de mission : type de la mission, valeur à sélectionner à
partir de la liste déroulante ;
Nom de l’agent: nom de l’agent effectuant la mission ;
Statut : bouton radio indiquant le statut des missions
recherchées.
Type OM : bouton radio indiquant le type d’ordre de mission des
missions recherchées
France
3. Cliquez sur le bouton <Rechercher> pour obtenir les missions
correspondant aux critères de recherche que vous avez saisis. Il est
possible à tout moment d’annuler la recherche en cliquant sur le bouton
<Annuler>.
4. Le bouton <Effacer critères> vous permet d’annuler la saisie des critères.
5. Il est possible de trier la liste des missions trouvées suivant les
informations suivantes :






Numéro GESLAB de la mission ;
Type de la mission ;
Type de l’ordre de mission ;
Nom de l’agent ;
Pays principal ;
Date de départ ;
Référence : GESLAB_MUT_TRANS_ManuelUtilisation_v2.3.docx
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Les missions





GESLAB
Date de retour ;
Montant de la mission ;
Auteur de la demande de mission ;
Exercice ;
Statut de la mission.
6. Sélectionnez dans la liste la mission que vous recherchez puis cliquez sur
le bouton <OK> (ou double-cliquez directement sur la ligne) pour revenir
sur la fenêtre Mission avec les données de la mission sélectionnée.
7. Les boutons <Suivant> et <Précédent> vous permettent ensuite de
balayer les autres missions issues de la recherche. Les données des
missions s’affichent successivement dans la fenêtre Mission.
Si aucune recherche préalable n’a été lancée, les boutons <Suivant> et
<Précédent> permettent de parcourir la base des missions dans l’ordre
des numéros de missions.

Pour imprimer l’ordre de mission et les formulaires associés
1. A partir de la fenêtre Sélection d’une mission, vous pouvez imprimer
l’ordre de mission et les formulaires associés en sélectionnant une ou
plusieurs missions dans la liste.
2. Cliquez sur le bouton <Imprimer>. Le message suivant apparaît :
3. Cliquez alors, sur le bouton <Oui> ou <Non> selon l’impression que vous
voulez éditer.
Remarque : si la mission a déjà été imprimée, seul le duplicata de l’ordre de mission est édité.
Quelques compléments d’information

Si vous ne saisissez pas d’entité dépensière parmi les critères de recherche, GESLAB
retrouvera toutes les demandes de mission concernant les entités dépensières autorisées à
l’utilisation sur le laboratoire courant.
Référence : GESLAB_MUT_TRANS_ManuelUtilisation_v2.3.docx
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GESLAB
Les missions
Engager une demande de mission

L’engagement d’une demande de mission consiste à imputer la dépense générée par la
mission sur les crédits du laboratoire (origines de crédit et entités dépensière).
Cette opération s’effectue par l’intermédiaire d’une ou plusieurs commandes de mission (trois
au maximum). Chaque commande doit être imputée sur une origine de crédit distincte du
laboratoire. Chacune de ces commandes peut également être imputée sur une ou plusieurs
entités dépensières du laboratoire.
Pour les missions sur l’organisme CNRS, vous devez saisir une ou plusieurs commandes de
type « Fonctionnement » pour engager les frais dus à des tiers.


Choisissez l’option Mission dans le menu Dépenses pour faire apparaître la fenêtre
principale :
Pour engager une demande de mission
L’engagement d’une demande de mission s’effectue en plusieurs temps :
 Créer et imputer la ou les commandes de mission ;
 Valider l’engagement de la mission.
Pour le CNRS,
 Créer la ou les commandes de tiers ;
Référence : GESLAB_MUT_TRANS_ManuelUtilisation_v2.3.docx
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Les missions
GESLAB
A. Créer et imputer la ou les commandes de mission
1. Sélectionnez la mission à engager (Reportez-vous au chapitre Retrouver
une demande de mission).
2. Cliquez sur le bouton <Cdes Miss…>, la fenêtre suivante apparaît :
Saisir les données générales de la commande
1. Cliquez sur le bouton <Ajouter>, la fenêtre suivante apparaît :
2. Saisissez le code de l’origine de crédit sur laquelle vous voulez imputer la
mission. Par défaut, le champ est renseigné par l’origine de crédit
indicative éventuellement saisie dans la demande de mission (Aide à la
Référence : GESLAB_MUT_TRANS_ManuelUtilisation_v2.3.docx
Page :
288/524
GESLAB
Les missions
saisie disponible par « ? » <Tabulation>).
3. Le libellé de la commande s’affiche avec le nom de l’agent et les dates de
séjour.
4. Dans le champ « souche », tapez le numéro complémentaire éventuel.
Remarque : les dates de validité de l’origine de crédit sont contrôlées.
Attention : chaque commande doit être imputée sur une origine de crédit distincte du laboratoire
(Codes de gestion1 et 2 distincts). Dans le cas contraire, un message vous bloque à la validation de la
commande.
Saisir l’imputation sur les entités dépensières
1. A partir de la fenêtre Commande de mission, cliquez sur le bouton
<Lignes…>. La fenêtre ci-dessus apparaît.
2. Cliquez sur le bouton <Ajouter>.
3. Saisissez le code de l’entité dépensière sur laquelle vous voulez imputer
la commande. Par défaut, le champ est renseigné par l’entité dépensière
à laquelle est liée la mission (Aide à la saisie disponible par « ? »
<Tabulation>) et le libellé est renseigné avec l’agent et les dates séjour.
4. Saisissez le montant de l’imputation. Par défaut, le montant est égal au
montant « reste à engager » sur la mission.
5. Saisissez le code matière. (Aide à la saisie disponible par « ? »
<Tabulation>).
6. Cliquez sur le bouton <OK>. La ligne détail correspondant à l’imputation
de l’entité dépensière apparaît dans la liste.
7. Répétez les étapes 2 à 6 pour imputer d’autres entités dépensières sur la
commande de mission en cours de saisie.
Pour modifier l’imputation sur une entité dépensière
Référence : GESLAB_MUT_TRANS_ManuelUtilisation_v2.3.docx
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Les missions
GESLAB
1. Sélectionnez la ligne à modifier dans la liste des imputations.
2. Cliquez sur le bouton <Modifier>.
3. Placez le curseur dans la zone à modifier et saisissez la nouvelle valeur.
4. Pour valider la modification de la ligne, cliquez sur le bouton <OK>.
Cliquez sur le bouton <Annuler> pour ne pas mémoriser la modification
de l’imputation.
Pour supprimer l’imputation sur une entité dépensière
1. Sélectionnez la ligne à supprimer dans la liste des imputations.
2. Cliquez sur le bouton <Supprimer>.
B. Valider l’engagement de la mission
1. Cliquez sur le bouton <OK> pour valider la création de la commande de
mission.
2. Cliquez sur le bouton <Fermer> pour revenir sur l’écran principal Mission.
C. Créer la ou les commandes de tiers
Vous pouvez saisir la ou les commandes de type « Fonctionnement » pour
engager les frais dus à des tiers à partir de l’écran principal Mission.
1. Cliquez sur le bouton <Cde Tiers…> pour ouvrir la fenêtre principale des
commandes.
Pour saisir ce type de commande, reportez-vous au chapitre Saisir une
commande simple.
Remarque : Le numéro de la mission est renseigné de façon automatique
et non modifiable au niveau de l’écran principal Commande.
Mises à jour automatiques dans la base
 Les disponibles de l’origine de crédit et des entités dépensières sont mis à jour comme dans le
module commande.
 Si la commande de mission engage la totalité de la mission (« Reste à engager » = 0), la mission
passe au statut « Complète » : elle est alors prête à être éditée et à être transmise par voie
informatique à la délégation régionale.
Référence : GESLAB_MUT_TRANS_ManuelUtilisation_v2.3.docx
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GESLAB
Les missions
Editer les documents associés à une mission

GESLAB vous permet d’éditer les documents associés à une mission. L’édition des
documents dépend du type de la mission. GESLAB gère automatiquement l’édition. Les
différents documents associés aux missions sont :
 L’ordre de mission (OM) également disponible avec un bandeau tricolore ;
 L’ordre de mission avec un bandeau tricolore ;
 Le formulaire de mission individuelle (FMI) ;
Les documents associés à une mission ne sont édités que si la mission a le statut
« Complète », c'est-à-dire si les commandes liées à la mission ont été créées et si le total des
commandes est égal au montant de la mission. Dans ce cas, la mission est prête à être
transmise à l’organisme de tutelle.
Remarque : pour les laboratoires n’ayant pas délégation de signature, GESLAB permet
l’impression d’un document avec la mention : « ce document ne vaut pas ordre de mission ».
Le tableau suivant récapitule les documents édités par GESLAB en fonction du type de
mission.
TYPE DE MISSION
France avec Frais
(FF)
France sans Frais
(FS)
Etranger avec Frais
(EF)
Etranger Sans Frais
(ES)
Invitation Experts Scientifiques
(IE)
Ordre de mission
ou
Ordre de mission
tricolore
Formulaire de mission
individuelle
(OM)
(FMI)
√
√
√
√
√
√
√
Concours
(CO)
Convocation Administration Centrale
(CA)
Référence : GESLAB_MUT_TRANS_ManuelUtilisation_v2.3.docx
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Les missions
GESLAB

Choisissez l’option Mission dans le menu Dépenses pour faire apparaître la fenêtre principale d’une
mission.

Pour éditer les documents associés à une mission
1. Sélectionnez la mission concernée (Reportez-vous au chapitre Retrouver
une demande de mission).
2. Cliquez sur le bouton <Imprimer> pour lancer l’impression des documents
associés à cette mission.
La fenêtre suivante apparaît :
Référence : GESLAB_MUT_TRANS_ManuelUtilisation_v2.3.docx
Page :
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GESLAB
Les missions
3. Dans le champ « Fait à…, le… », saisissez la date et la ville que vous
voulez faire apparaître sur l’ordre de mission.
Par défaut, la ville est la dernière ville que vous avez saisie et la date est
la date du jour.
4. Saisissez le nombre d’exemplaires que vous souhaitez obtenir dans les
cases correspondant aux états à imprimer et cliquez sur le bouton <OK>.
La mention « duplicata n°» apparaît après le deuxième document.
Remarque :
 Si vous imprimez plusieurs missions à partir de la fenêtre de recherche Sélection d’une
mission, ce sont les documents par défaut qui sont imprimés.
 Pour toutes les éditions relatives aux missions, le nom de l’ordonnateur ou de son
délégataire de l’organisme auquel la mission est rattachée, est imprimé. Pour vous assurer
que le nom est correct ou pour le modifier, aller dans le menu
Administration/Paramétrage/Organisme puis vérifiez et corrigez, si nécessaire, le contenu
du champ « Nom du responsable ».
Attention :
 Si vous souhaitez éditer à nouveau les documents de la mission, cliquez sur le bouton
<Imprimer>. Un message d’avertissement vous informe que la mission a déjà été imprimée.
 Si vous souhaitez imprimer l’ordre de mission sans la mention Duplicata, décochez la case
« Duplicata ».
Référence : GESLAB_MUT_TRANS_ManuelUtilisation_v2.3.docx
Page :
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Les missions
Référence : GESLAB_MUT_TRANS_ManuelUtilisation_v2.3.docx
GESLAB
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GESLAB
Les missions
Modifier une demande de mission


Cette fonction vous permet de modifier les caractéristiques d’une mission.
Choisissez l’option Mission dans le menu Dépenses pour faire apparaître la fenêtre
principale suivante :
 Pour modifier une demande de mission
1. Sélectionnez la demande de mission que vous désirez modifier
(Reportez-vous au chapitre Retrouver une demande de mission).
2. A partir de la fenêtre principale Mission, cliquez sur le bouton <Modifier>.
Modifier les informations principales de la mission
1. Pour modifier une zone, placez le curseur dans la zone et saisissez la
nouvelle valeur.
Remarques :
 Pour une demande de mission au statut « Enregistrée », toutes les
zones sont modifiables exceptés :
 le Type de mission ;
 les indicateurs d’ordre de mission permanent, collectif et
Référence : GESLAB_MUT_TRANS_ManuelUtilisation_v2.3.docx
Page :
295/524
Les missions
GESLAB
stage.
 Pour une demande de mission au statut « Imputée » ou
« Complète », toutes les zones sont modifiables exceptés :
 le Type de mission ;
 les indicateurs d’ordre de mission permanent, collectif et
stage ;
 l’agent ;
 l’organisme.
 Pour les demandes de mission au statut « Transmise » ou « A
Retransmettre », les seules zones modifiables sont :
 le code entité dépensière ;
 le code origine de crédit.
De plus, dans ce cas, les boutons <Agent…>, <Lieux de
séjour…>, <Transport…>, <Autres frais…>, <Cdes Miss…>,
<Cdes Tiers…>, <Cofinanceur…>, <Infos…> ne sont pas actifs.
Modifier les informations complémentaires d’une mission
1. A partir de la fenêtre principale Mission, cliquez sur le bouton <Infos>. La
fenêtre ci-dessus apparaît.
2. Pour modifier une zone, placez le curseur dans la zone et saisissez la
nouvelle valeur. Les zones modifiables sont :


Adresse d’envoi des documents mission ;
Complément adresse.
3. Pour confirmer votre saisie et revenir sur la fenêtre principale, cliquez sur
le bouton <Fermer>.
Référence : GESLAB_MUT_TRANS_ManuelUtilisation_v2.3.docx
Page :
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GESLAB
Les missions
Modifier le détail des frais de séjour de la mission
1. A partir de la fenêtre principale Mission, cliquez sur le bouton <Lieux de
séjours> puis sur le bouton <Modifier>. La fenêtre ci-dessus apparaît.
2. Pour modifier une zone, placez le curseur dans la zone et saisissez la
nouvelle valeur. Les zones modifiables sont :









Départ le ;
Départ résidence administrative ;
Retour le ;
Ville principale ;
Pays principal ;
Forfait séjour ;
Marché hébergement ;
Retenue ;
Motif retenue.
3. Vous pouvez ajouter, modifier ou supprimer chaque séjour qui sera
effectué au cours de la mission (Reportez-vous au chapitre Saisir une
demande de mission).
4. Pour confirmer la modification des informations relatives aux séjours de la
mission, cliquez sur le bouton <OK>.
5. Pour revenir sur la fenêtre principale, cliquez sur le bouton <Fermer>.
Référence : GESLAB_MUT_TRANS_ManuelUtilisation_v2.3.docx
Page :
297/524
Les missions
GESLAB
Modifier le détail des frais de transports de la mission
1. A partir de la fenêtre principale Mission, cliquez sur le bouton
<Transport…>. La fenêtre ci-dessus apparaît.
2. Sélectionnez la ligne que vous voulez modifier et cliquez sur le bouton
<Modifier>. Les zones modifiables sont :
 Bon ;
 Montant ;
 Libellé.
3. Vous pouvez ajouter, modifier ou supprimer chaque moyen de transport
qui sera utilisé au cours de la mission (Reportez-vous au chapitre Saisir
une demande de mission).
4. Pour confirmer la modification des informations relatives aux transports
de la mission, cliquez sur le bouton <OK>.
5. Pour revenir sur la fenêtre principale, cliquez sur le bouton <Fermer>.
Référence : GESLAB_MUT_TRANS_ManuelUtilisation_v2.3.docx
Page :
298/524
GESLAB
Les missions
Modifier les autres frais d’une mission
1. A partir de la fenêtre principale Mission, cliquez sur le bouton <Autres
frais>. La fenêtre ci-dessus apparaît.
2. Pour modifier une zone, placez le curseur dans la zone et saisissez la
nouvelle valeur. Les zones modifiables sont les montants et les libellés
des:
 Frais d’inscription ;
 Frais de matériel ;
 Frais divers ;
 Majoration pour experts scientifiques.
3. Pour confirmer la modification des informations relatives aux autres frais
de la mission, cliquez sur le bouton <Fermer>.
Modifier les informations relatives au financement de la mission
Référence : GESLAB_MUT_TRANS_ManuelUtilisation_v2.3.docx
Page :
299/524
Les missions
GESLAB
1. A partir de la fenêtre principale Mission, cliquez sur le bouton
<Cofinanceur…>. La fenêtre ci-dessus apparaît.
2. Pour modifier une zone, placez le curseur dans la zone et saisissez la
nouvelle valeur. Toutes les zones sont modifiables.
3. Pour confirmer la modification des informations relatives aux
financements de la mission, cliquez sur le bouton <OK>.
4. Pour revenir sur la fenêtre principale, cliquez sur le bouton <Fermer>.
Valider les modifications
1. A partir de la fenêtre principale Mission, cliquez sur le bouton <OK> pour
valider vos modifications sur l’ensemble de la demande de mission.
Remarque : si la mission possède un séjour à l'étranger, elle est envoyée
automatiquement vers l’application « Missions » du portail SIMBAD.
Quelques informations complémentaires
 Si vous modifiez une donnée qui change le montant total de la mission et que la mission est au
statut « Complète », elle repassera au statut « Imputée ». Les commandes de mission associées
passent au statut « Enregistrée ».
Référence : GESLAB_MUT_TRANS_ManuelUtilisation_v2.3.docx
Page :
300/524
GESLAB
Les missions
Modifier l’engagement d’une mission

Cette fonction vous permet de modifier la ou les commandes rattachées à la mission et
également de saisir les imputations pour la demande de mission.
Remarque : vous ne pouvez pas ajouter ou supprimer une commande de mission sur une
mission « Transmise » ou « A retransmettre ».
Pour une mission transmise, seuls l’origine de crédit et l’indicateur de solde sont modifiables.

Choisissez l’option Mission dans le menu Dépenses pour faire apparaître la fenêtre
suivante :
 Pour modifier l’engagement de la mission
A. Modifier les commandes de mission
1. Sélectionnez la mission que vous désirez modifier (Reportez-vous au
chapitre Retrouver une demande de mission).
2. Cliquez sur le bouton <Cdes Miss…>, la fenêtre suivante apparaît :
Référence : GESLAB_MUT_TRANS_ManuelUtilisation_v2.3.docx
Page :
301/524
Les missions
GESLAB
3. Cliquez si besoin est, sur les boutons <Suivant> et <Précédent> pour
vous positionner sur la commande à modifier.
4. Cliquez sur le bouton <Modifier>.
5. Pour modifier une zone, placez le curseur dans la zone et saisissez la
nouvelle valeur. Les zones modifiables sont :
 Origine de crédit ;
 Libellé commande ;
 Souche ;
 Indicateur de solde.
Attention :
 Pour une mission transmise, seuls l’origine de crédit, la souche et
l’indicateur de solde sont modifiables.
 Le solde d’une commande provoque le solde de toutes les
commandes de mission associées à cette mission. Cette
action est irréversible car vous ne pouvez plus désolder ces
commandes par la suite.
 Si on solde une mission, elle passe au statut « A retransmettre ».
6. Vous pouvez ajouter, modifier ou supprimer une ou plusieurs lignes détail
de la commande en cliquant sur le bouton <Lignes…> (Reportez-vous au
chapitre Engager une demande de mission).
Attention : Vous ne pouvez pas modifier le montant d’une commande de
demande de mission au statut « Transmise » ou « A retransmettre ».
7. Cliquez sur le bouton <OK> pour valider les modifications ou sur le
bouton <Annuler> pour les annuler.
8. Cliquez sur le bouton <Fermer>. Vous revenez sur l’écran précédent
Mission.
Référence : GESLAB_MUT_TRANS_ManuelUtilisation_v2.3.docx
Page :
302/524
GESLAB
Les missions
B. Modifier les commandes de tiers
1. Sélectionnez la mission que vous désirez modifier (Reportez-vous au
chapitre Retrouver une demande de mission).
2. Cliquez sur le bouton <Cdes Tiers…>, la fenêtre principale des
commandes apparaît. Vous accédez ainsi à l’ensemble des commandes
de tiers rattachées à la mission sélectionnée précédemment.
3. Cliquez si besoin est, sur les boutons <Suivant> et <Précédent> de
l’écran principal Commande pour vous positionner sur la commande à
modifier.
4. Cliquez sur le bouton <Modifier> (Reportez-vous au chapitre Modifier
une commande).
 Pour saisir les imputations pour la mission
1. Une fois la commande de mission enregistrée, cliquez sur le bouton
<Modifier> puis sur le bouton <Imputations…> de la fenêtre Commande
de mission, la fenêtre suivante apparaît :
2. Cliquez sur le bouton <Ajouter>.
3. Saisissez le code sur lequel vous souhaitez imputer la mission dans le
champ « Code », le texte associé à l’imputation dans le champ « Valeur »
puis cliquez sur le bouton <OK>.
Référence : GESLAB_MUT_TRANS_ManuelUtilisation_v2.3.docx
Page :
303/524
Les missions
GESLAB
Remarques :
 Les codes imputations sont définis dans la liste des constantes. (Reportez-vous au menu
Administration/Paramétrage/Tables/Constantes, table « Type d’imputation » - TYI).
 Les imputations créées sur les factures internes sont prises en compte dans le « Bilan par type
d’imputation » (IMP 1).
Référence : GESLAB_MUT_TRANS_ManuelUtilisation_v2.3.docx
Page :
304/524
GESLAB
Les missions
Supprimer une demande de mission

Cette fonction vous permet de supprimer une demande de mission enregistrée dans
GESLAB.
La suppression d’une demande de mission « Imputée », « Complète » ou « Transmise »
entraîne la suppression de ses commandes de Mission.
Si des commandes de tiers sont associées à la mission supprimée, les commandes ne sont
pas supprimées ; seul le numéro mission au niveau de la commande est supprimé.
La suppression d’une demande de mission portant le statut « Transmise » entraîne l’envoi de
cette mission en suppression vers la délégation.


La suppression d’une demande de mission déjà transmise n’est possible que si aucune
facture ne liquide la mission.
Choisissez l’option Mission dans le menu Dépenses pour faire apparaître la fenêtre
principale des missions.
Pour supprimer une demande de mission
1. Sélectionnez la demande de mission que vous désirez supprimer
(Reportez-vous au chapitre Retrouver une demande de mission).
2. Cliquez sur le bouton <Détruire>.
3. Cliquez sur <Oui> pour accepter la suppression.
Référence : GESLAB_MUT_TRANS_ManuelUtilisation_v2.3.docx
Page :
305/524
Les missions
GESLAB
Attention : cette suppression est irréversible.
Remarque : si la mission possède un séjour à l'étranger, elle est envoyée
automatiquement vers l’application « Missions » du portail SIMBAD.
Référence : GESLAB_MUT_TRANS_ManuelUtilisation_v2.3.docx
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GESLAB
Recette - Facturation client
Recette - Facturation client
Les factures clients sont les factures émises par une unité de recherche ou de service pour rétribution
de services rendus à un tiers assimilable à un client.
Ce module permet au laboratoire « fournisseur » (émetteur de la facture) d’enregistrer la facturation
des services rendus et de comptabiliser les recettes attendues à ce titre.
Rappel :
Les recettes correspondant aux factures clients sont en fait perçues par les organismes de gestion,
avant de retourner vers une unité sous forme de notifications de crédits enregistrées sur les origines
de crédit de GESLAB.
Le module Facturation client correspond à une application distincte de GESLAB : RECETTE. Cette
application peut (indifféremment) être lancée à partir de GESLAB ou directement à partir du système
d’exploitation.
Ce module permet donc :
- la gestion d’une base client et d’une base article ;
- l’enregistrement et l’impression des factures à destination des clients ;
- la possibilité de transformation des factures émises en attendus de crédit dans GESLAB ;
- le marquage des factures lorsque la recette est constatée.
Le client peut être :
- un laboratoire dépendant de la même délégation ou d’une autre délégation ;
- un laboratoire du CNRS dépendant d’une autre délégation ;
- un laboratoire ayant un organisme de gestion commun, différent du CNRS ;
- une entreprise privée.
Le cycle de vie d’une facture client dans le module passe par plusieurs statuts :
- « Enregistrée » ;
- « Editée » ;
- « En attente » ;
- « Réglée ».
Ces statuts vous permettent de connaître à tout moment l’avancement du traitement d’une facture
dans le système.
Points abordés dans ce chapitre
Adm.
Lancer le module Recette
Paramétrer l’impression des états
Gérer une base article
Gérer une base client
Saisir une facture client
Imprimer une facture client
Retrouver une facture client
Modifier une facture client
Annuler une facture client
Référence : GESLAB_MUT_TRANS_ManuelUtilisation_v2.3.docx
Page :
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Recette - Facturation client
GESLAB
Supprimer une facture client
Suivre la facturation client
Vérifier la cohérence des données Facturation client
Transformer en attendus sur notification
Marquer les factures client
Référence : GESLAB_MUT_TRANS_ManuelUtilisation_v2.3.docx
Page :
308/524
GESLAB
Recette - Facturation client
Lancer le module de Recette - Facturation client


Le lancement du module Recette - Facturation client se fait à partir du menu de GESLAB.
Pour lancer l’application Recette à partir de GESLAB
1. Dans le menu Dossier de GESLAB, sélectionnez l’option Changer d’application.
2. Sur l’écran d’authentification, sélectionnez l’application « Recette » :
Référence : GESLAB_MUT_TRANS_ManuelUtilisation_v2.3.docx
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Recette - Facturation client
Référence : GESLAB_MUT_TRANS_ManuelUtilisation_v2.3.docx
GESLAB
Page :
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GESLAB
Recette - Facturation client
Paramétrer l’impression des états


Cette fonction vous permet de définir l’orientation des impressions dans l’application de
facturation client.
Dans l’application RECETTE, choisissez dans le menu Dossier, l’option Impressions pour
faire apparaître la fenêtre suivante :
Le menu Dossier/Impressions contient deux options concernant l’orientation des impressions suivi
de deux menus de paramétrage des impressions :




Orientation automatique
Orientation manuelle
Destination impression
Format d’impression
A. Orientation automatique
Si vous sélectionnez l’option « Orientation automatique », tous les états seront imprimés selon le
format défini par défaut pour l’état (portrait ou paysage).
B. Orientation manuelle
Si vous sélectionnez l’option « Orientation manuelle », le message de vérification du format
d’impression s’affiche lors de l’édition vers l’imprimante. Cliquez sur le bouton <OK> du message, la
fenêtre Configuration de l’impression s’affiche, cochez l’orientation spécifiée par le message.
C. Destination impression
Si vous sélectionnez le menu « Destination impression », vous pourrez définir la destination de
l’impression par défaut (Ecran, Imprimante, Fichier,…). Cliquez sur le bouton <OK> pour valider votre
choix et sortir de l’écran.
D. Format d’impression
Si vous sélectionnez le menu « Format impression », vous accèderez à la fenêtre Configuration de
l’impression où vous pourrez définir le format d’impression par défaut (Portrait, Paysage). Cliquez sur
le bouton <OK> pour valider votre choix et sortir de l’écran.
Référence : GESLAB_MUT_TRANS_ManuelUtilisation_v2.3.docx
Page :
311/524
Recette - Facturation client
GESLAB
Gérer une base articles



Cette fonction permet au laboratoire « fournisseur » de créer et gérer sa base d’articles.
Le catalogue d’articles ainsi constitué permet d’assister l’utilisateur lors de la saisie des
factures en affichant automatiquement la référence et le prix unitaire correct.
Dans l’application RECETTE, choisissez dans le menu Facturation client, l’option Article
pour faire apparaître la fenêtre suivante :
Pour enregistrer un article
1. A partir de la fenêtre principale Article, cliquez sur le bouton <Ajouter>.
2. Renseignez éventuellement le champ « Référence article ». Ce code
doit vous permettre ultérieurement de communiquer avec vos clients et
de faire des statistiques.
48
3. Dans le champ « Désignation », tapez le libellé descriptif de l’article.
éprouvette
4. Dans le champ « Prix unitaire H.T. », tapez le prix unitaire hors taxe de
l’article.
120
5. Cliquez dans le champ « Taux TVA » et sélectionnez le taux applicable
à l’article dans la liste déroulante.
19.6
6. Dans le champ « % Rem. », tapez un nombre de 1 à 99 correspondant
à une éventuelle remise consentie sur cet article.
Référence : GESLAB_MUT_TRANS_ManuelUtilisation_v2.3.docx
Page :
312/524
GESLAB
Recette - Facturation client
7. Cliquez sur le bouton <OK> pour valider la saisie de l’article.
Vous pouvez interrompre à tout moment la saisie en cliquant sur le
bouton <Annuler>.

Pour retrouver un article
1. A partir de la fenêtre principale Article, cliquez sur le bouton <Trouver>
pour accéder à la fenêtre Sélection d’un article.
2. Saisissez un ou plusieurs critères de recherche de l’article à retrouver :
 Numéro article : n° d’enregistrement de l’article ;
 Référence article : référence de l’article ;
 Désignation : désignation de l’article.
3. Cliquez sur le bouton <Rechercher> pour obtenir les articles
correspondant aux critères de recherche que vous avez saisis.
4. Le bouton <Effacer critères> permet d’annuler la saisie des critères de
recherche.
5. Sélectionnez la ligne correspondant aux critères, puis cliquez sur le
bouton <OK>.
La fenêtre Article s’ouvre avec les caractéristiques de l’article
sélectionné.
Référence : GESLAB_MUT_TRANS_ManuelUtilisation_v2.3.docx
Page :
313/524
Recette - Facturation client

GESLAB
Pour modifier un article
1. Sélectionnez l’article concerné.
(Reportez-vous au chapitre Pour retrouver un article).
2. Cliquez sur le bouton <Modifier>.
3. Pour modifier une information, placez le curseur dans la zone voulue et
saisissez la nouvelle valeur.
Les informations suivantes sont modifiables :





Référence article ;
Désignation ;
Prix unitaire H.T. ;
Taux T.V.A. ;
% remise.
4. Cliquez sur le bouton <OK> pour valider la modification ou sur le bouton
<Annuler> pour revenir aux anciennes valeurs.

Pour supprimer un article
1. Sélectionnez l’article concerné.
(Reportez-vous au chapitre Pour retrouver un article).
2. Cliquez sur le bouton <Détruire> et répondez <Oui> au message de
confirmation.
Référence : GESLAB_MUT_TRANS_ManuelUtilisation_v2.3.docx
Page :
314/524
GESLAB
Recette - Facturation client
Gérer une base clients



Cette fonction permet au laboratoire « fournisseur » de créer et gérer sa base clients.
Ce « fichier » client permet de conserver les coordonnées des clients et de mémoriser
certaines particularités associées à leur facturation.
Dans l’application RECETTE, choisissez dans le menu Facturation client, l’option Client
pour faire apparaître la fenêtre suivante :
Pour enregistrer un client
1. A partir de la fenêtre principale Client, cliquez sur le bouton <Ajouter>.
2. Dans le champ « Code », saisissez obligatoirement le code attribué
par le laboratoire au client.
30C
3. Saisissez dans la liste déroulante « Type raison sociale » du client.
STE
4. Dans le champ « Raison sociale », saisissez le nom du client.
3M
5. Dans le champ « Contact », saisissez éventuellement le nom d’un
contact.
6. Dans les champs « Téléphone » et « Télécopie », saisissez
respectivement le numéro de téléphone et le numéro de télécopie du
client.
Référence : GESLAB_MUT_TRANS_ManuelUtilisation_v2.3.docx
04 67 52 58 59
04 67 36 95 00
Page :
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Recette - Facturation client
GESLAB
7. Dans le champ « Adresse de Facturation », saisissez obligatoirement
l’adresse à laquelle sera envoyée la facture client.
BP 14
21 av de l’URSS
34000
Montpellier
8. Dans le champ « Pays », renseignez le pays (France par défaut).
France
9. Dans le champ « SIRET », saisissez le numéro de SIRET du client dans
le cas d’une société.
10. Dans le champ « INSEE », saisissez le numéro d’INSEE dans le cas
d’une personne.
11. Cliquez sur le bouton <Infos> pour saisir des commentaires.
12. Sur la fenêtre principale Client, valider la saisie en cliquant sur le bouton
<OK>.

Pour retrouver un client
1. A partir de la fenêtre principale Client, cliquez sur le bouton <Trouver>
pour accéder à la fenêtre Sélection d’un client.
2. Saisissez un ou plusieurs critères de recherche du client à retrouver :
 Numéro client : n° d’enregistrement du client ;
 Code client : code du client pour le laboratoire « fournisseur » ;
 Raison sociale : raison sociale du client ;
Référence : GESLAB_MUT_TRANS_ManuelUtilisation_v2.3.docx
Page :
316/524
GESLAB
Recette - Facturation client
 SIRET (dans le cas d’une société);
 INSEE (dans le cas d’une personne) ;
 Date de saisie : date de saisie du client.
3. Cliquez sur le bouton <Rechercher> pour obtenir les clients
correspondant aux critères de recherche que vous avez saisis.
4. Le bouton <Effacer critères> permet d’annuler la saisie des critères de
recherche.
5. Sélectionnez la ligne correspondant aux critères, puis cliquez sur le
bouton <OK>.
La fenêtre Client s’ouvre avec les caractéristiques de l’article
sélectionné.

Pour modifier un client
1. Sélectionnez le client concerné.
(Reportez-vous au chapitre Pour retrouver un client).
2. Cliquez sur le bouton <Modifier>.
3. Pour modifier une information, placez le curseur dans la zone voulue et
saisissez la nouvelle valeur.
Les informations suivantes sont modifiables :











Code client ;
Type raison sociale ;
Raison sociale ;
Contact ;
Téléphone ;
Télécopie ;
Adresse de facturation ;
Pays ;
N° SIRET ;
N° INSEE ;
Infos.
4. Cliquez sur le bouton <OK> pour valider la modification ou sur le bouton
<Annuler> pour revenir aux anciennes valeurs.
 Pour supprimer un client
1. Sélectionnez le client concerné.
(Reportez-vous au chapitre Pour retrouver un client).
2. Cliquez sur le bouton <Détruire> et répondez <Oui> au message de
confirmation.
Référence : GESLAB_MUT_TRANS_ManuelUtilisation_v2.3.docx
Page :
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Recette - Facturation client
Référence : GESLAB_MUT_TRANS_ManuelUtilisation_v2.3.docx
GESLAB
Page :
318/524
GESLAB
Recette - Facturation client
Saisir une facture client
Important : vous devez avoir réalisé, lors de la première utilisation de ce module, la récupération des
données de base et le paramétrage des références du laboratoire (Reportez-vous aux chapitres
précédents).


Cette fonction permet au laboratoire « fournisseur » d’enregistrer une facture client.
Dans le menu qui s’affiche en haut de l’écran, choisissez dans le menu Facturation client,
l’option Facture client pour faire apparaître la fenêtre suivante :
 Pour saisir une facture client
La saisie d’une facture s’effectue en quatre étapes :




Saisie des données principales ;
Saisie des lignes détail ;
Saisie des informations complémentaires ;
Validation de la saisie.
A. Saisir les données principales
1. A partir de la fenêtre principale Facture client, cliquez sur le bouton
<Ajouter>.
La fenêtre Ajouter facture client apparaît.
Référence : GESLAB_MUT_TRANS_ManuelUtilisation_v2.3.docx
Page :
319/524
Recette - Facturation client
GESLAB
2. Dans le champ « Libellé », saisissez éventuellement le libellé de la
facture.
3. Dans le champ « Origine », saisissez obligatoirement l’origine de crédit
qui doit recevoir la recette.
(Aide à la saisie disponible par « ? » <Tabulation>).
SBASE
4. Dans le champ « Organisme » s’affiche alors automatiquement
l’organisme de gestion qui assure le recouvrement de la recette générée
par la facture.
(Aide à la saisie disponible par « ? » <Tabulation>).
CNRS
5. Dans le champ « Souche », saisissez éventuellement une facture
interne à votre laboratoire et différente du numéro automatique attribué
par GESLAB (par exemple un n° de souche).
6. Dans le champ « Paiement » indiquez éventuellement la date limite de
paiement de la facture.
10/11/06
7. Dans le champ « RS » (raison sociale), saisissez le client destinataire
de la facture.
(Aide à la saisie disponible par « ? » <Tabulation>).
(Reportez-vous au chapitre Gérer une base clients).
3M
L’adresse de livraison des produits ou services facturés s’affiche
automatiquement dans la fenêtre.
Cette adresse de livraison est prise par défaut égale à l’adresse de
facturation renseignée dans le fichier Client, mais vous pouvez la modifier.
L’adresse de facturation ne peut quant à elle être modifiée à la saisie de la
facture et sera imprimée telle quelle sur la facture.
8. Dans le champ « Date et Référence », saisissez obligatoirement la
date et la référence de la commande à l’origine de cette facture client
(texte libre).
Référence : GESLAB_MUT_TRANS_ManuelUtilisation_v2.3.docx
10/10/06
référence : 38
Page :
320/524
GESLAB
Recette - Facturation client
Remarque : la case « Facture annulée » permet, en la cochant, de
supprimer « logiquement » une facture client au statut « Enregistrée » ou
« éDitée » (la facture n’est plus valide mais existe encore dans la base).
Pour détruire physiquement une facture client et la faire disparaître de la
base (Reportez-vous au chapitre Supprimer une facture client).
B. Saisir les lignes détail
Pour ajouter une ligne détail
1. Cliquez sur le bouton <Lignes…>.
La fenêtre suivante apparaît :
2. Cliquez sur le bouton <Ajouter>.
3. S’il s’agit d’un article que vous avez au préalable répertorié dans la base
(Reportez-vous au chapitre Gérer une base articles), tapez dans le
champ « Réf art » : « ? » <Tabulation> et choisissez l’article parmi la
liste proposée.
Automatiquement les autres champs sont renseignés avec les valeurs
contenues dans la base articles.
Renseignez le champ « Quantité ».
Si l’article n’existe pas dans la base, saisissez et complétez les champs
suivants :






Référence article ;
Quantité ;
Désignation ;
Prix unitaire H.T. ;
% rem. (% remise que vous accordez) ;
TVA (TVA applicable).
48
1
éprouvette
122
19.6
Remarque : la saisie de lignes facture avec un montant négatif est possible
à condition que le total reste positif sinon un message bloquant s’affiche
vous informant que cette saisie est impossible.
Référence : GESLAB_MUT_TRANS_ManuelUtilisation_v2.3.docx
Page :
321/524
Recette - Facturation client
GESLAB
Pour saisir une ligne commentaire
1. Cliquez sur le bouton <Ajouter> et renseignez seulement le champ
« désignation » de la ligne détail.
2. Cliquez sur le bouton <OK> pour valider cette saisie.
Pour modifier une ligne détail
1. Sélectionnez la ligne à modifier dans la liste des lignes détail.
2. Cliquez sur le bouton <Modifier>.
3. Placez le curseur sur la zone à modifier et saisissez la nouvelle valeur.
4. Pour valider la modification de la ligne, cliquez sur le bouton <OK>.
Pour supprimer une ligne détail
1. Sélectionnez la ligne à supprimer dans la liste des lignes détail.
2. Cliquez sur le bouton <Détruire>.
Après un message de confirmation, la ligne est supprimée
physiquement.
Une ligne détail supprimée apparaît avec un «-».
Remarque : vous pouvez supprimer plusieurs lignes simultanément en les
sélectionnant toutes dans la liste avant de cliquer sur le bouton <Détruire>.
Pour terminer la saisie des lignes détail
1. Cliquez sur le bouton <Fermer> pour revenir à la fenêtre principale
Facture client.
C. Saisir les informations complémentaires
1. Cliquez sur le bouton <Références…>.
La fenêtre suivante s’affiche :
Référence : GESLAB_MUT_TRANS_ManuelUtilisation_v2.3.docx
Page :
322/524
GESLAB
Recette - Facturation client
2. Les informations affichées sont les références expéditeur et comptables
par défaut.
Vous pouvez en changer (s’il en existe d’autres) en cliquant sur le
bouton <Autre référence>.
3. Cliquez sur le bouton <Fermer> pour revenir sur la fenêtre principale.
4. Cliquez sur le bouton <Infos>.
La fenêtre suivante s’affiche :
5. Saisissez éventuellement des commentaires.
Remarque : le système affiche, s’il existe, le numéro d’attendu lié à cette
facture client.
Pour une facture client au statut « En attente » ou « Réglée », vous pouvez
supprimer cette référence à un attendu. Si la facture est au statut « En
attente » elle repasse au statut « éDitée ».
6. Cliquez sur le bouton <Fermer> pour revenir sur la fenêtre principale.
Référence : GESLAB_MUT_TRANS_ManuelUtilisation_v2.3.docx
Page :
323/524
Recette - Facturation client
GESLAB
D. Valider la saisie de la facture
1. Cliquez sur le bouton <OK> pour valider la saisie de la facture client.
Si vous cliquez sur le bouton <Annuler>, la facture n’est pas enregistrée
dans la base.
A la validation, le système :


Attribue automatiquement un numéro de facture client ;
Positionne le statut de la facture au statut « Enregistrée ».
Mise à jour automatique dans GESLAB
Le statut de l’enregistrement est :
-
« Enregistrée » : si la facture client est nouvellement entrée dans
GESLAB ;
« Editée » : si la facture client a été imprimée pour envoi au
client ;
« En attente » : si la facture client a été transformée en attendu
dans GESLAB ;
« Réglée » : si la recette a été enregistrée.
Référence : GESLAB_MUT_TRANS_ManuelUtilisation_v2.3.docx
Page :
324/524
GESLAB
Recette - Facturation client
Imprimer une facture client

Cette fonction vous permet d’imprimer la facture client sur support papier pour l’envoyer au
client.
L’utilisateur peut choisir le type de facture (CNRS ou banalisé), spécifier le nombre
d’exemplaires, faire figurer les coordonnées bancaires du comptable de l’organisme de
gestion sur la facture émise et peut décider de ne pas imprimer la TVA.
A la fin de l’impression, la facture passe au statut « éDitée ».
Attention : l’édition de factures « En attente » ou « éDitée » provoque l’affichage d’un
message d’avertissement.


Choisissez dans le menu Facturation l’option Facture client pour faire apparaître la fenêtre
principale :
Pour éditer une facture client
1. Sélectionnez la facture client que vous désirez éditer.
(Reportez-vous au chapitre Retrouver une facture client).
2. A partir de la fenêtre principale, cliquez sur le bouton <Imprimer>.
La fenêtre d’impression de la facture client apparaît :
Référence : GESLAB_MUT_TRANS_ManuelUtilisation_v2.3.docx
Page :
325/524
Recette - Facturation client
GESLAB
3. Sélectionnez dans la liste « Formats de facture disponibles », le format
de facture à éditer.
4. Si vous ne souhaitez pas faire apparaître la TVA sur la facture client,
décochez la case TVA.
5. Choisissez le nombre d’exemplaires désiré dans la rubrique « Nb
exemplaires ».
6. Cliquez sur le bouton <OK> pour lancer l’édition de la facture client.
Si vous cliquez sur le bouton <Annuler>, l’édition est stoppée.
Référence : GESLAB_MUT_TRANS_ManuelUtilisation_v2.3.docx
Page :
326/524
GESLAB
Recette - Facturation client
Retrouver une facture client

Cette fonction vous permet de retrouver une ou plusieurs factures clients parmi la totalité des
factures clients de la base et d’imprimer le bon de facture associé.

Choisissez dans le menu Facturation l’option Facture client pour faire apparaître la fenêtre
principale suivante :

Pour retrouver une facture client
1. A partir de la fenêtre principale Facture client, cliquez sur le bouton
<Trouver> pour accéder à la fenêtre Sélection d’une facture client :
Référence : GESLAB_MUT_TRANS_ManuelUtilisation_v2.3.docx
Page :
327/524
Recette - Facturation client
GESLAB
2. Saisissez un ou plusieurs critères connus de la facture client à
retrouver :
 N° Facture : numéro affecté automatiquement à la saisie de la
facture client ;
 Souche facture : numéro complémentaire de la facture ;
 Date saisie : » date de saisie facture minimum
« date de saisie facture maximum ;
 Date commande : » date de saisie commande minimum
« date de saisie commande maximum ;
 Client : raison sociale du client facturé (aide à la saisie disponible
par « ? » <Tabulation>) ;
 Organisme : organisme de gestion qui recouvre la recette
générée par la facture (aide à la saisie disponible par « ? »
<Tabulation>) ;
 Montant : » montant minimum de la facture client
« montant maximum de la facture client ;
 Statut : permet de spécifier le statut de la facture :
- « Enregistrée » ;
- « éDitée » ;
- « En attente » ;
- « Réglée ».
Par défaut, il est positionné sur le statut = Toutes ;
 Etat : permet de spécifier l’état de la facture :
- « Enregistrée » ;
- « Non annulée » ;
- « Annulée ».
Remarques :
 Le bouton <Effacer critères> permet d’annuler la saisie des critères.
 Il est possible de trier la liste suivant les informations suivantes :
 Numéro ;
 Souche ;
Référence : GESLAB_MUT_TRANS_ManuelUtilisation_v2.3.docx
Page :
328/524
GESLAB
Recette - Facturation client






Client ;
Organisme ;
Date facture ;
Date commande ;
Montant ;
Statut (E = « Enregistrée », D = « éDitée », A = « en
Attente », R = « Réglée »)
3. Sélectionnez la ligne correspondant à la facture que vous recherchez
puis cliquez sur le bouton <OK>.
La fenêtre Facture client s’ouvre avec les données de la facture
sélectionnée.
Remarques :
 Vous pouvez quitter la fenêtre Sélection d’une facture client sans
sélectionner de facture client précise, en cliquant sur le bouton
<Fermer> de la fenêtre de sélection.
 Il est possible à tout moment d’annuler la recherche en cliquant sur le
bouton <Annuler>.

Pour imprimer le bon de facture
1. A partir de la fenêtre Sélection d’une facture client, vous pouvez imprimer
le bon de facture en sélectionnant une ou plusieurs factures clients dans
la liste.
2. Cliquez sur le bouton <Imprimer>. Le message suivant apparaît :
3. Cliquez alors, sur le bouton <Oui> ou <Non> selon l’impression que vous
voulez éditer.
Quelques compléments d’information

La saisie du critère « n° facture » entraîne l’obtention d’une facture unique puisque ce numéro
est spécifique à chaque facture client. Quand ce critère est renseigné, il n’est pas utile d’en
renseigner d’autres.

Pour obtenir toutes les factures saisies durant une période donnée, il suffit de renseigner
« date saisie min. et max. » avec les bornes de la période.
Référence : GESLAB_MUT_TRANS_ManuelUtilisation_v2.3.docx
Page :
329/524
Recette - Facturation client
GESLAB
Modifier une facture client



Cette fonction permet de modifier une facture client.
Attention : seules les factures clients au statut « Enregistrée » ou « éDitée » peuvent être
modifiées.
Choisissez dans le menu Facturation l’option Facture client pour faire apparaître la fenêtre
principale :
Pour modifier une facture client
1. Sélectionnez la facture client que vous désirez modifier.
(Reportez-vous au chapitre Retrouver une facture client).
2. A partir de la fenêtre principale, cliquez sur le bouton <Modifier>.
Modifier les informations principales
1. Pour modifier une zone, placez le curseur sur la zone voulue et
saisissez la nouvelle valeur.
Les zones modifiables sont :




Client ;
Libellé ;
Souche facture ;
Référence de la commande ;
Référence : GESLAB_MUT_TRANS_ManuelUtilisation_v2.3.docx
Page :
330/524
GESLAB
Recette - Facturation client




Date de la commande ;
Date limite de paiement ;
Date de recette effective ;
Code annulation (case « Facture annulée »).
Modifier une ligne détail
1. Pour modifier une ligne détail, sélectionnez-la et cliquez sur le bouton
<Lignes…>
La fenêtre Lignes de facture client apparaît.
2. Placez le curseur sur les champs à modifier et entrez les nouvelles
valeurs.
Les zones modifiables sont :






Référence article ;
Quantité ;
Prix unitaire H.T. ;
% Remise ;
TVA ;
Désignation.
Remarque : une ligne modifiée apparaîtra avec une « * » dans la liste.
3. Cliquez sur le bouton <Fermer> pour revenir à l’écran principal.
Modifier les informations complémentaires
1. Cliquez sur le bouton <Infos…> et saisissez les nouvelles valeurs.
Remarque : pour une facture client au statut « En attente » ou « Réglée », vous
pouvez supprimer la référence à un attendu. Si la facture est au statut « En
attente » elle repasse alors au statut « Editée ».
2. Cliquez sur le bouton <Fermer> pour revenir à la fenêtre principale.
Modifier les références
1. Cliquez sur le bouton <Références>.
2. Pour modifier une référence, cliquez sur le bouton <Autre référence>
pour faire défiler à l’écran les diverses références existantes.
3. Lorsque la nouvelle référence que vous désirez sélectionner apparaît,
vous pouvez fermer la fenêtre avec le bouton <Fermer>.
Valider les modifications
1. Pour valider la modification de la facture client, cliquez sur le bouton
<OK> de la fenêtre principale.
Si vous cliquez sur le bouton <Annuler>, toutes les modifications seront
perdues.
Référence : GESLAB_MUT_TRANS_ManuelUtilisation_v2.3.docx
Page :
331/524
Recette - Facturation client
GESLAB
Annuler une facture client



Cette fonction vous permet d’annuler les factures clients sans les faire disparaître de la base
GESLAB.
Seule une facture au statut « Enregistrée » ou « éDitée » peut être annulée.
Choisissez l’option Facture client du menu Facturation pour faire apparaître la fenêtre
principale :
Pour annuler une facture client
1. Sélectionnez la facture client à annuler.
(Reportez-vous au chapitre Retrouver une facture client).
2. A partir de la fenêtre principale de la facture, cliquez sur le bouton
<Modifier>.
3. Cochez la case <Facture annulée>.
4. Cliquez sur le bouton <OK> pour valider la saisie.
Remarque : la facture client est « annulée » mais ne disparaît pas de la base
GESLAB. Vous pouvez à tout moment la revalider en décochant la case <Facture
annulée>.
Référence : GESLAB_MUT_TRANS_ManuelUtilisation_v2.3.docx
Page :
332/524
GESLAB
Recette - Facturation client
Supprimer une facture client

Cette fonction vous permet de supprimer les factures clients (disparition de la base GESLAB).
Seule une facture au statut « Enregistrée » peut être supprimée.
Remarque : si la facture possède un autre statut, vous pourrez l’annuler (Reportez-vous au
chapitre Annuler une facture client) mais elle ne disparaîtra pas de la base.


Choisissez l’option Facture client du menu Facturation pour faire apparaître la fenêtre
principale :
Pour supprimer une facture client au statut « Enregistrée »
1. Sélectionnez la facture client à supprimer.
(Reportez-vous au chapitre Retrouver une facture client).
2. A partir de la fenêtre principale de la facture, cliquez sur le bouton
<Détruire>.
Un message demande confirmation de la suppression, celle-ci est
irréversible.
Référence : GESLAB_MUT_TRANS_ManuelUtilisation_v2.3.docx
Page :
333/524
Recette - Facturation client
GESLAB
Suivi de la facturation client



Cette fonction vous permet d’éditer, par origine de crédit, les factures clients non réglées à ce
jour.
Choisissez dans le menu Traitements du module Facturation client l’option Etat/Etat des
factures non réglées pour faire apparaître la fenêtre suivante :
Pour éditer la liste des factures clients non réglées
1. Sélectionnez l’origine de crédit qui vous intéresse (sélection multiple
possible).
2. Cliquez sur le bouton <Imprimer>.
Vous obtenez l’état FCL_1.
Référence : GESLAB_MUT_TRANS_ManuelUtilisation_v2.3.docx
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GESLAB
Référence : GESLAB_MUT_TRANS_ManuelUtilisation_v2.3.docx
Recette - Facturation client
Page :
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Recette - Facturation client
GESLAB
Vérifier la cohérence des données facturation client
GESLAB vous permet de lancer un traitement de contrôle qui vérifie la cohérence interne des
données stockées dans la base de données Facturation client.
Suite à un incident sur votre poste de travail ou sur le serveur de réseau local (coupure d’électricité,
manipulation accidentelle du bouton marche/arrêt, etc…), des anomalies peuvent en effet se
présenter.
Des incohérences peuvent ainsi apparaître au sein des données, si par exemple, GESLAB était en
train de mettre à jour des montants cumulés ou des liens physiques au moment de l’interruption du
traitement.
L’utilitaire de vérification de cohérence du module Facturation client vous permet donc, dans un
premier temps, de détecter les anomalies présentes, à savoir les cumuls erronés (par exemple, les
factures clients dont le montant est différent du cumul des lignes détail).
Au terme de la vérification, des états d’anomalies sont édités pour information.
Dans un second temps, et sur demande expresse de votre part, le système peut corriger
automatiquement les anomalies qu’il a détectées sur la base Facturation client (recalcul des cumuls
erronés).
Attention : la vérification de cohérence de la base Facturation client n’effectue aucun contrôle de
cohérence avec la base GESLAB.

Cette fonction vous permet de lancer le traitement de vérification de cohérence des données
dans la base Facturation client d’ GESLAB et éventuellement de corriger automatiquement
les incohérences détectées.
Le tableau qui suit détaille les anomalies recherchées et les corrections automatiques éventuellement
effectuées par l’outil de vérification.
Le signe « := » signifie « est calculé comme ».
Pour chaque …
Facture client
Facture client
Anomalie détectée
Montant facturé HT ≠ cumul des lignes
facture associées
N° attendu inexistant dans le fichier des
attendus
Facture client
N° attendu = 0 et statut = « En attente »
Facture client
N° attendu ≠ 0 et statut = « Enregistrée »
ou « éDitée »
Montant notifié ≠ cumul des factures
associées
Attendu
Référence : GESLAB_MUT_TRANS_ManuelUtilisation_v2.3.docx
Correction (si demandée)
Montant facturé HT := cumul
des lignes facture associées
Pas de correction automatique.
La base doit être envoyée au
DSI pour examen et correction
Recherche du n° de la facture
dans le libellé de l’attendu et
alimentation du n° attendu s’il
existe
Remise à zéro du n° attendu
Montant notifié := cumul des
factures associées
Page :
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GESLAB
Recette - Facturation client

Choisissez dans le menu Dossier l’option Autres fonctions puis Facturation client.
Choisissez l’option Vérification cohérence dans le menu Outils pour faire apparaître la
fenêtre suivante :
Sélectionnez la destination de l’état et cliquez sur le bouton <OK> pour confirmer.

Pour vérifier la cohérence des données de Facturation client
Attention : ce traitement peut être long car il passe toutes les données de la base Facturation client
en revue et effectue un grand nombre de calculs.
Il est donc important que vous planifiiez ce traitement et que les autres utilisateurs en soient avertis
car il n’est pas possible d’utiliser le module facturation client pour saisir des mouvements durant toute
la durée du traitement de vérification.
Référence : GESLAB_MUT_TRANS_ManuelUtilisation_v2.3.docx
Page :
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Recette - Facturation client
GESLAB
Après avoir choisi la destination de l’état, la fenêtre suivante apparaît :
1. Cliquez sur le bouton <Lancer> pour lancer le traitement de vérification
des données. Le message suivant apparaît :
2. Le système vous demande si vous voulez régulariser les anomalies
dans la base suite à la vérification. Si vous le désirez, cliquez sur <Oui>.
Attention : il est recommandé de procéder à une sauvegarde de la
base Facturation client avant de lancer une vérification de cohérence
avec correction automatique.
Cliquez sur <NON> si vous ne souhaitez pas régulariser les anomalies
suite à la vérification de la base.
3. La vérification de cohérence est maintenant lancée et le système vérifie
chacune des anomalies possibles. Toute anomalie détectée apparaîtra
sur les états imprimés au terme du traitement.
Référence : GESLAB_MUT_TRANS_ManuelUtilisation_v2.3.docx
Page :
338/524
GESLAB
Recette - Facturation client
4. La fin du traitement est signalée par un message.
En cas de problème…
Si la vérification de cohérence est interrompue accidentellement pendant la phase de correction
automatique, il est possible que de nouvelles incohérences apparaissent. Pour remédier à ce
problème, il suffit de relancer une nouvelle vérification de cohérence sur la base Facturation client.
Référence : GESLAB_MUT_TRANS_ManuelUtilisation_v2.3.docx
Page :
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Recette - Facturation client
GESLAB
Transformer en attendus sur notification



Cette fonction vous permet de transformer les factures non annulées au statut « éDitée » en
attendus dans GESLAB. Ces attendus sont enregistrés au niveau des origines de crédit sous
la forme d’attendus sur notification.
Choisissez dans le menu Traitements du module Facturation client l’option Transformation
en attendus pour faire apparaître la fenêtre suivante :
Pour transformer une facture client en crédits attendus
Cette opération s’effectue en deux étapes :
 Préparer les mouvements d’attendus ;
 Transformer ces mouvements en attendus.
A. Préparation des mouvements d’attendus
1. Sélectionnez dans la partie supérieure les factures clients « éDitées »
que vous désirez transformer en crédits attendus.
2. Cliquez sur le bouton <Sélectionner>.
La fenêtre suivante apparaît :
Référence : GESLAB_MUT_TRANS_ManuelUtilisation_v2.3.docx
Page :
340/524
GESLAB
Recette - Facturation client
3. Choisissez, en cliquant sur le bouton radio correspondant, le mode de
transformation que vous souhaitez utiliser :
 Grouper par origine de crédit : les factures clients qui possèdent la
même origine de crédit seront transformées en un seul attendu.
 Transformation unitaire : les factures clients donneront chacune
un attendu même si cet attendu concerne la même origine de
crédit.
4. Cliquez sur le bouton <OK>.
La (ou les) facture(s) client(s) sélectionnée(s) apparaissent dans la
partie basse de la fenêtre principale.
Remarque : vous pouvez revenir en arrière en cliquant sur le bouton <Remettre>.
B. Transformation des mouvements en attendus
1. Cliquez sur le bouton <Lancer> de la fenêtre principale et répondez
<Oui> au message de confirmation.
Mises à jour automatiques
 La facture client passe au statut « En attente ».
 Le « total Attendu » de l’origine de crédit est incrémenté du montant de la (ou des) facture(s)
client(s).
Référence : GESLAB_MUT_TRANS_ManuelUtilisation_v2.3.docx
Page :
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Recette - Facturation client
GESLAB
Marquer les factures clients



Cette fonction vous permet de repérer et de marquer les factures clients au statut « En
attente » pour lesquelles la recette a été enregistrée sur l’origine de crédit GESLAB.
Remarque : seules les factures clients au statut « En attente » ou « éDitée » pourront être
marquées.
Le marquage des factures clients a pour effet de les passer au statut « Réglée ».
Choisissez dans le menu Traitements du module Facturation client l’option Marquer les
factures pour faire apparaître la fenêtre suivante :
Pour marquer une facture client
1. Sélectionnez dans la liste des factures clients de la fenêtre marquage, la
facture client que vous souhaitez marquer.
2. Cliquez sur le bouton <Marquer>.
La fenêtre suivante apparaît :
Référence : GESLAB_MUT_TRANS_ManuelUtilisation_v2.3.docx
Page :
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GESLAB
Recette - Facturation client
3. Saisissez la date à laquelle la recette a été enregistrée.
05/11/06
4. Cliquez sur le bouton <OK>.
La facture client disparaît de la liste principale, passe au statut
« Réglée » et le champ « Recette » de l’écran Facture client
correspondant est renseigné avec la valeur saisie.
Référence : GESLAB_MUT_TRANS_ManuelUtilisation_v2.3.docx
Page :
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Fin d’exercice
GESLAB
Fin d’exercice

Cette fonctionnalité est disponible dans GESLAB WEB (cf GESLAB_MUT_Admin_Web).
Référence : GESLAB_MUT_TRANS_ManuelUtilisation_v2.3.docx
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344/524
GESLAB
Référence : GESLAB_MUT_TRANS_ManuelUtilisation_v2.3.docx
Fin d’exercice
Page :
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Les fournisseurs
GESLAB
Les fournisseurs
Ce module permet de gérer l’ensemble des fournisseurs dans GESLAB. Un fournisseur est un
bénéficiaire d’une dépense d’un laboratoire. Le fichier des fournisseurs peut être partagé par tous les
laboratoires dans le cas d’une gestion multi-laboratoires.
Dans GESLAB, un fournisseur peut être de deux types :
 Prestataire externe : c'est-à-dire un fournisseur de produits ou de services.
 Agent : ce peut être un missionnaire ou une personne rémunérée par le laboratoire sur crédits
déconcentrés.
Un fournisseur enregistré dans GESLAB peut avoir l’un des statuts suivants :
 « Provisoire » : si le fournisseur a été créé au cours de la saisie d’une demande d’achat par un
demandeur, il est provisoirement stocké dans GESLAB en attendant d’être validé par un
gestionnaire ou par l’administrateur.
La validation d’un fournisseur provisoire s’effectue explicitement en modifiant le statut du
fournisseur, ou au moment de la transformation en commande de la demande d’achat qui le
référence.
 « Valide » : le fournisseur a été créé par un gestionnaire ou un administrateur. Il peut également
s’agir d’un fournisseur provisoire qui a été validé.
 « Désactivé » : le fournisseur reste stocké dans GESLAB. Il peut être consulté mais n’est pas
récupérable dans une nouvelle commande ou demande d’achat.
Points abordés dans ce chapitre
Adm.
Enregistrer un fournisseur de type prestataire externe
Enregistrer un fournisseur de type agent
Retrouver un fournisseur
Modifier un fournisseur de type prestataire externe
Modifier un fournisseur de type agent
Effacer le N° BFC d’un fournisseur de type prestataire externe
Effacer le matricule d’un fournisseur de type agent
Supprimer un fournisseur
Désactiver un fournisseur
Pour plus de renseignements sur…
Voir…
Les fournisseurs de type agent
Les produits associés à un fournisseur
Les marchés associés à un fournisseur
Les agents
Les produits
Les marchés
Référence : GESLAB_MUT_TRANS_ManuelUtilisation_v2.3.docx
Page :
346/524
GESLAB
Les fournisseurs
Enregistrer un fournisseur de type Prestataire externe

Cette fonction vous permet de définir les caractéristiques d’un fournisseur de type prestataire
externe et de l’enregistrer dans GESLAB.
Pour savoir comment enregistrer un fournisseur de type agent, reportez-vous au chapitre
Enregistrer un fournisseur de type agent.
Attention : avant d’enregistrer un fournisseur, vérifiez bien qu’il n’est pas déjà saisi sous un
nom légèrement différent (Reportez-vous au chapitre Retrouver un fournisseur). Vous
pouvez affiner votre recherche par la saisie du numéro de SIRET.


Choisissez l’option Fournisseur dans le menu Données pour faire apparaître la fenêtre
principale des fournisseurs.
Pour enregistrer un fournisseur de type prestataire externe.
La saisie d’un prestataire externe s’effectue en trois étapes :



Saisir les informations principales ;
Saisir les informations complémentaires ;
Valider la saisie.
Référence : GESLAB_MUT_TRANS_ManuelUtilisation_v2.3.docx
Page :
347/524
Les fournisseurs
GESLAB
A. Saisir les informations principales
1. Cliquez sur le bouton <Ajouter>.
2. Dans le champ « Type fournisseur », cliquez sur le bouton radio pour
sélectionner le prestataire externe.
Prestataire Ext
3. Cliquez dans le champ « Type raison sociale » et sélectionnez la valeur
voulue dans la liste déroulante.
Ce champ n’est pas obligatoire pour un prestataire externe.
STE
4. Saisissez la raison sociale. Les premiers caractères de cette raison
sociale vous permettront par la suite de retrouver facilement le
fournisseur. Veillez à ce qu’ils soient significatifs.
CHIMICA
5. Dans le champ « Identifiant », tapez le SIRET du fournisseur pour un
fournisseur français ou le numéro de TVA intracommunautaire pour un
fournisseur de la CEE.
85419846300001
6. Saisissez l’adresse du fournisseur en précisant :
 Nom et n° de la rue ; Ce champ est obligatoire.
 Complément éventuel ;
 Code postal ; Ce champ est obligatoire.
 Ville ; Ce champ est obligatoire.
 Complément adresse.
7. Dans le champ « Pays », indiquez le pays de domiciliation du
fournisseur. (Aide à la saisie disponible par « ? » <Tabulation>). Ce
champ est obligatoire.
29 Promenade
Michel Simon,
93160 Noisy Le
Grand
France
8. Cliquez sur la case <Etranger> dans le cas d’un fournisseur à l’étranger.
En cas d’erreur, cliquez à nouveau pour décocher la case.
9. Dans le champ « Téléphone », saisissez le n° de téléphone du
fournisseur.
01 40 76 92 41
10. Dans le champ « Télécopie », saisissez le numéro de télécopie du
fournisseur.
01 40 76 81 81
11. Dans le champ « N° client », saisissez le numéro de client que vous
attribue le fournisseur. Lors de l’ajout d’une facture pour ce fournisseur,
ce numéro de client sera automatiquement généré dans le module
« Facture »
Référence : GESLAB_MUT_TRANS_ManuelUtilisation_v2.3.docx
Page :
348/524
GESLAB
Les fournisseurs
B. Saisir les informations complémentaires
1. Cliquez sur le bouton <Infos> à partir de la fenêtre principale. La fenêtre
ci-dessus apparaît.
2. Indiquez le type de paiement (postal ou bancaire) en cochant la case
correspondante.
3. Saisissez les informations suivantes à partir du RIB de l’agent :
 Code banque ;
 Code guichet ;
 N° compte ;
 Clé ;
 Domiciliation du compte.
231
463
64988 M
28
PARIS 15
4. Utilisez la zone « Commentaires » pour apporter d’éventuelles
précisions.
5. Dans les champs « Code organisme », saisissez le code organisme des
établissements d’enseignement supérieur. (Aide à la saisie disponible
par « ? » puis <Tabulation>).
Attention :
 Le code organisme saisi ne peut appartenir qu’au type
d’organisme « Etablissement d’enseignement supérieur ».
 Le même code organisme ne peut être défini plusieurs fois pour
un même prestataire.
6. Dans les champs « N° identification », saisissez l’identifiant NABuCo du
fournisseur pour le code organisme correspondant. Ce champ est
obligatoire si le code organisme correspondant est renseigné.
7. Pour confirmer votre saisie et revenir sur la fenêtre principale, cliquez
sur le bouton <Fermer>.
Référence : GESLAB_MUT_TRANS_ManuelUtilisation_v2.3.docx
Page :
349/524
Les fournisseurs
GESLAB
C. Valider la saisie
1. Pour valider la saisie des caractéristiques et la création du fournisseur
de type prestataire externe, cliquez sur le bouton <OK> de la fenêtre
principale.
Pour annuler la saisie du fournisseur du type prestataire externe, cliquez sur le bouton <Annuler>.
Remarque : dans la fenêtre Fournisseur, le bouton <Imprimer>n’est actif qu’en consultation d’un
prestataire externe ; il permet d’imprimer la fiche du fournisseur en cours de consultation.
Référence : GESLAB_MUT_TRANS_ManuelUtilisation_v2.3.docx
Page :
350/524
GESLAB
Les fournisseurs
Enregistrer un fournisseur de type agent


Cette fonction permet de définir les caractéristiques d’un fournisseur de type agent et de
l’enregistrer dans GESLAB.
Il est possible d’enregistrer un agent par l’intermédiaire du module agent (Reportez-vous au
chapitre Enregistrer un agent).
Pour savoir comment enregistrer un fournisseur de type prestataire externe (Reportez-vous
au chapitre Enregistrer un fournisseur de type Prestataire externe).
Choisissez l’option Fournisseur dans le menu Données pour faire apparaître la fenêtre
principale.
 Pour enregistrer un fournisseur de type agent
La saisie d’un agent s’effectue en quatre étapes :




Saisir les informations principales ;
Saisir les informations complémentaires ;
Saisir les données spécifiques aux missions de l’agent ;
Valider la saisie.
Référence : GESLAB_MUT_TRANS_ManuelUtilisation_v2.3.docx
Page :
351/524
Les fournisseurs
GESLAB
A. Saisir les informations principales
2. Cliquez sur le bouton <Ajouter>.
La fenêtre Ajouter Fournisseur apparaît :
3. Dans le « Type fournisseur », cliquez sur le bouton radio pour
sélectionner l’agent.
Agent
4. Indiquez la qualité de l’agent à partir de la liste déroulante. Ce champ
est obligatoire.
Monsieur
5. Saisissez le nom de l’agent. Ce champ est obligatoire.
Vigo
6. Saisissez le prénom de l’agent. Ce champ est obligatoire.
Jean
7. Pour les femmes mariées, saisissez le nom de jeune fille.
8. Saisissez la date de naissance de l’agent. Ce champ est obligatoire.
23/06/48
9. Indiquez la nationalité de l’agent. (Aide à la saisie disponible par « ? »
<Tabulation>). Ce champ est obligatoire.
Française
Remarques :
 Une nationalité dont le pays est invalide apparaîtra avec une « * »
dans la liste d’aide. Cette nationalité ne devra pas être utilisée.
 La case à cocher « Etranger » est renseignée de façon
automatique en fonction de la nationalité de l’agent.
10. Dans le champ INSEE, précisez le numéro de sécurité sociale de
Référence : GESLAB_MUT_TRANS_ManuelUtilisation_v2.3.docx
1480634123054
Page :
352/524
GESLAB
Les fournisseurs
l’agent. Ce champ est obligatoire pour les agents de nationalité
française.
Attention : un contrôle de cohérence est réalisé entre la date de
naissance, la qualité et le numéro de sécurité sociale de l’agent.
11. Le champ « Numéro matricule » est un champ non saisissable.
Ce champ est renseigné de façon automatique à l’intégration de l’agent.
7600426
12. Dans le champ « Ancien matricule agent », vous pouvez renseigner
l’ancien matricule de l’agent.
13. Dans la zone « Adresse personnelle », saisissez l’adresse du domicile
de l’agent :
 Nom et n° de la rue ;
 Complément éventuel ;
 Code postal ;
 Ville.
12
rue
l’Orchidée
3100
Toulouse
de
14. Saisissez le pays de résidence de l’agent (Aide à la saisie disponible
par « ? » <Tabulation>). Ce champ est obligatoire.
France
15. Indiquez le numéro de téléphone de l’agent.
05 61 84 34 24
B. Saisir les informations complémentaires
1. Cliquez sur le bouton <Infos> à partir de la fenêtre principale. La fenêtre
ci-dessus apparaît.
2. Indiquez le type de paiement (postal ou bancaire) en cochant la case
correspondante.
Référence : GESLAB_MUT_TRANS_ManuelUtilisation_v2.3.docx
bancaire
Page :
353/524
Les fournisseurs
3. Saisissez les informations suivantes à partir du RIB de l’agent :
 Code banque ;
 Code guichet ;
 N°compte ;
 Clé ;
 Domiciliation du compte.
GESLAB
467
425
64473 H
32
Toulouse
4. Utilisez la zone « Commentaires » pour apporter d’éventuelles
précisions.
5. Dans les champs « Code organisme », saisissez le code organisme des
établissements d’enseignement supérieur. (Aide à la saisie disponible
par « ? » puis <Tabulation>).
Attention :
 Le code organisme saisi ne peut appartenir qu’au type
d’organisme « Etablissement d’enseignement supérieur ».
 Le même code organisme ne peut être défini plusieurs fois pour
un même prestataire.
6. Dans les champs « N° identification », saisissez l’identifiant NABuCo du
fournisseur pour le code organisme correspondant. Ce champ est
obligatoire si le code organisme correspondant est renseigné.
7. Pour confirmer votre saisie et revenir sur la fenêtre principale, cliquez
sur le bouton <Fermer>.
C. Saisir les données spécifiques aux missions de l’agent
1. Cliquez sur le bouton <Missionnaire> à partir de la fenêtre principale. La
fenêtre ci-dessus apparaît.
Référence : GESLAB_MUT_TRANS_ManuelUtilisation_v2.3.docx
Page :
354/524
GESLAB
Les fournisseurs
2. Sélectionnez le type de missionnaire à partir de la liste déroulante. Ce
champ est obligatoire.
Fonctionnaire
Hors CNRS
3. Vous pouvez saisir la fonction du missionnaire.
INGENIEUR
4. Sélectionnez le groupe de l’agent à partir de la liste déroulante. Ce
groupe devra être estimé pour les agents non CNRS. Ce champ est
obligatoire en cas de mission à l’étranger.
1
5. En fonction du type de missionnaire, vous pouvez saisir :
 Le « Grade », pour un Fonctionnaire CNRS ou un Fonctionnaire
hors CNRS,
 La « Catégorie », pour les autres CNRS.
6. Vous pouvez éventuellement indiquer l’échelon de l’agent.
7. Vous pouvez saisir l’indice actuel de l’agent.
8. Saisissez la date du dernier concours de l’agent.
Remarque : cette valeur est renseignée automatiquement avec la date
de début de mission lors de la saisie d’une mission de type
« Concours » sur cet agent.
9. Indiquez le numéro d’immatriculation de son véhicule personnel.
8660 EH 31
10. Saisissez la puissance fiscale du véhicule.
7
11. Dans le champ « Date début cumul », saisissez la date à partir de
laquelle sont comptabilisés les kilomètres parcourus par l’agent en
mission.
12. Dans le champ « Cumul Km parcourus », saisissez le nombre total de
kilomètres parcourus depuis la date de début de cumul.
Si le laboratoire est géré par GESLAB, les données suivantes s’affichent
automatiquement et vous pouvez passer directement à l’étape 18.
13. Saisissez le code pour l’organisme du laboratoire d’affectation de
l’agent. Si l’agent n’est pas affecté à un laboratoire du CNRS, saisissez
le code du laboratoire qui émet la demande de mission. (Aide à la saisie
disponible par « ? » puis <Tabulation>). Ce champ est obligatoire.
14. Indiquez s’il vous est connu le nom du responsable du laboratoire
d’affectation.
Responsable
Labo
15. Saisissez l’adresse administrative de l’agent en précisant :
 Nom et n° de la rue ; Ce champ est obligatoire.
 Complément d’adresse ;
 Code postal ;
 Ville. Ce champ est obligatoire.
10, rue du
Laboratoire
31000
Toulouse
16. Entrez le pays de localisation du laboratoire d’affectation. (Aide
disponible avec « ? » <Tabulation>). Ce champ est obligatoire.
France
17. Précisez éventuellement les numéros de téléphone, de télécopie et de
télex de ce laboratoire.
05 61 89 88 19
18. Si l’agent bénéficie de réductions liées à un abonnement, indiquez le
type de la carte d’abonnement : parking, train, voiture etc…
SNCF
Référence : GESLAB_MUT_TRANS_ManuelUtilisation_v2.3.docx
Page :
355/524
Les fournisseurs
GESLAB
19. Indiquez le numéro de la carte d’abonnement.
2334509
20. Indiquez la date limite de validité de la carte d’abonnement.
21/12/06
21. Répétez les étapes 18 à 20 si l’agent possède plusieurs cartes
d’abonnement.
22. Pour confirmer votre saisie et revenir sur la fenêtre principale, cliquez
sur le bouton <Fermer>.
D. Valider la saisie
1. Pour valider la saisie de l’agent, cliquez sur le bouton <OK> de la
fenêtre principale.
Pour annuler à tout moment la saisie de l’agent, cliquez sur le bouton <Annuler>.
Référence : GESLAB_MUT_TRANS_ManuelUtilisation_v2.3.docx
Page :
356/524
GESLAB
Les fournisseurs
Retrouver un fournisseur



Cette fonction vous permet de retrouver un fournisseur enregistré dans GESLAB.
Choisissez l’option Fournisseur dans le menu Données pour faire apparaître la fenêtre
principale des fournisseurs.
Pour retrouver un fournisseur
1. Cliquez sur le bouton <Trouver> de la fenêtre principale pour accéder à la fenêtre Sélection
d’un fournisseur :
Référence : GESLAB_MUT_TRANS_ManuelUtilisation_v2.3.docx
Page :
357/524
Les fournisseurs
GESLAB
2. Saisissez un ou plusieurs critères connus du fournisseur à retrouver :
N° fournisseur : le numéro affecté automatiquement par GESLAB à
l’enregistrement du fournisseur ;
Identifiant : l’identifiant ou numéro de SIRET du fournisseur ;
Raison sociale : la raison sociale du fournisseur. Il est possible de
ne saisir que les premiers caractères ;
INSEE : le numéro INSEE du fournisseur (agent) ;
Type du fournisseur : ce critère permet de distinguer les
fournisseurs de type prestataire externe et agent. Par défaut, il est
positionné sur la valeur « Tous » ;
Statut : ce critère permet de distinguer le statut du fournisseur :
« Provisoire », « Validé » ou « Désactivé ». Par défaut, il est
positionné sur la valeur « Tous » ;
Date saisie : la date à laquelle le fournisseur a été saisi.
Dans le cadre du haut, vous pouvez spécifier une date antérieure à
la date de saisie et dans le cadre du bas, une date postérieure à
cette date. Il est possible de ne saisir qu’une seule des deux dates.
Seuil atteint : ce critère est toujours présent mais il est obsolète car
il n’est plus renseigné automatiquement.
Le bouton <Effacer critères> permet d’annuler la saisie des critères.
3. Cliquez sur le bouton <Rechercher> pour obtenir les fournisseurs
correspondant aux critères de recherche que vous avez saisis.
Référence : GESLAB_MUT_TRANS_ManuelUtilisation_v2.3.docx
Page :
358/524
GESLAB
Les fournisseurs
4. Il est possible de trier la liste selon les informations suivantes :







Numéro fournisseur ;
Raison sociale ;
Type du fournisseur ;
Identifiant ;
INSEE ;
Date ;
Statut ;
Remarque : le seuil est renseigné à « Oui » si le prestataire a dépassé le
seuil pour le CNRS, sinon il reste vide.
5. Sélectionnez dans la liste le fournisseur que vous recherchez puis cliquez
sur le bouton <OK> (ou double-cliquez directement sur la ligne). La
fenêtre Fournisseur s’ouvre avec les données du fournisseur sélectionné.
6. Les boutons <Suivant> et <Précédent> de la fenêtre principale vous
permettent ensuite de balayer les autres fournisseurs contenus dans la
liste de recherche. Les données des fournisseurs s’affichent
successivement dans la fenêtre Fournisseur.
Si aucune recherche préalable n’a été lancée, les boutons <Suivant> et
<Précédent> permettent de parcourir la base des fournisseurs dans
l’ordre des numéros GESLAB.
Quelques compléments d’information

La saisie du critère « N° fournisseur » entraîne l’obtention d’un fournisseur unique puisque ce
numéro est spécifique à chaque fournisseur. Quand ce critère est renseigné, il n’est donc pas utile
d’en renseigner d’autres.

La saisie des premiers caractères du critère « Raison sociale » permet d’obtenir tous les
fournisseurs dont la raison sociale commence par les lettres spécifiées.
Référence : GESLAB_MUT_TRANS_ManuelUtilisation_v2.3.docx
Page :
359/524
Les fournisseurs
GESLAB
Modifier un fournisseur de type prestataire externe



Cette fonction vous permet de modifier les caractéristiques d’un fournisseur de type
prestataire externe enregistré dans GESLAB.
Pour savoir comment modifier un fournisseur de type agent, reportez-vous au chapitre
Modifier un fournisseur de type agent.
Choisissez l’option Fournisseur dans le menu Données pour faire apparaître la fenêtre
principale des fournisseurs :
Pour modifier un fournisseur de type prestataire externe
Modifier les informations principales
1. Sélectionnez le fournisseur que vous désirez modifier (Reportez-vous au
chapitre Retrouver un fournisseur).
2. A partir de la fenêtre principale Fournisseur, cliquez sur le bouton
<Modifier>.
3. Pour modifier les zones, placez le curseur dans la zone et saisissez la
nouvelle valeur. Les zones suivantes sont modifiables :
 Type raison sociale ;
 Raison sociale ;
 Identifiant ;
 Adresse ;
Référence : GESLAB_MUT_TRANS_ManuelUtilisation_v2.3.docx
Page :
360/524
GESLAB
Les fournisseurs





Téléphone ;
Télécopie ;
N° client ;
Pays ;
Etranger.
Modifier les informations complémentaires
1. A partir de la fenêtre principale, cliquez sur le bouton <Infos>. La fenêtre
ci-dessus apparaît.
2. Pour modifier les zones, placez le curseur dans la zone et saisissez la
nouvelle valeur. Les zones suivantes sont modifiables :
 Type de paiement ;
 Code banque ;
 Code guichet ;
 N° compte ;
 Clé ;
 Domiciliation ;
 Commentaire ;
 Statut du fournisseur ;
 Code(s) organisme(s) ;
 N° Identification.
3. Cliquez sur le bouton <Fermer> pour confirmer votre saisie et revenir sur
la fenêtre principale.
Valider la saisie
4. Pour valider les modifications, cliquez sur le bouton <OK> de la fenêtre
principale.
Référence : GESLAB_MUT_TRANS_ManuelUtilisation_v2.3.docx
Page :
361/524
Les fournisseurs
GESLAB
Pour annuler les modifications, cliquez sur le bouton <Annuler>.
Modifier un fournisseur de type agent

Cette fonction vous permet de modifier les caractéristiques d’un fournisseur de type agent
enregistré dans GESLAB.
Pour savoir comment modifier un fournisseur de type prestataire externe, reportez-vous au
chapitre Modifier un fournisseur de type prestataire externe.
Les agents payés par le CNRS sont saisis dans SIRHUS, transmis à BFC puis envoyé vers la
base GESLAB du laboratoire d’affectation de l’agent. Les données de ces agents ne sont pas
modifiables dans GESLAB : la modification des informations de l’agent dans SIRHUS
entraîne une mise à jour automatique de l’agent dans la base de son laboratoire d’affectation.
Attention : la modification de certaines informations relatives à l’agent entraîne la
retransmission de l’agent avec sa prochaine mission.


Choisissez l’option Fournisseur dans le menu Données pour faire apparaître la fenêtre
principale des fournisseurs :
Pour modifier un fournisseur de type agent
Modifier les informations principales
1. Sélectionnez le fournisseur de type agent que vous désirez modifier
(Reportez-vous au chapitre Retrouver un fournisseur).
Référence : GESLAB_MUT_TRANS_ManuelUtilisation_v2.3.docx
Page :
362/524
GESLAB
Les fournisseurs
2. A partir de la fenêtre principale Fournisseur, cliquez sur le bouton
<Modifier>.
3. Pour modifier les zones, placez le curseur dans la zone et saisissez la
nouvelle valeur.
Pour les agents de provenance « GESLAB », les zones suivantes sont
modifiables :











Qualité ;
Nom ;
Prénom ;
Nom patronymique ;
Date de naissance ;
Nationalité ;
INSEE ;
Ancien matricule agent ;
Adresse personnelle ;
Téléphone ;
Pays.
Pour les agents de provenance « SIRH », seule la zone « Ancien
matricule agent » est modifiable.
4. Pour confirmer votre saisie et revenir sur la fenêtre principale, cliquez sur
le bouton <OK> puis sur le bouton <Fermer>.
Modifier les informations complémentaires
1. A partir de la fenêtre principale, cliquez sur le bouton <Infos>. La fenêtre
ci-dessus apparaît.
Référence : GESLAB_MUT_TRANS_ManuelUtilisation_v2.3.docx
Page :
363/524
Les fournisseurs
GESLAB
2. Pour modifier les zones, placez le curseur dans la zone et saisissez la
nouvelle valeur. Les zones suivantes sont modifiables pour tous les
agents (de provenance « GESLAB » ou « SIRH ») :









Type de paiement ;
Code banque ;
Code guichet ;
N° compte ;
Clé ;
Domiciliation ;
Commentaire ;
Codes(s) organisme(s) ;
N° Identification.
3. Pour confirmer votre saisie et revenir sur la fenêtre principale, cliquez sur
le bouton <Fermer>.
Modifier les données spécifiques aux missions de l’agent
1. A partir de la fenêtre principale, cliquez sur le bouton <Missionnaire…>.
La fenêtre ci-dessus apparaît :
2. Pour modifier les zones, placez le curseur dans la zone et saisissez la
nouvelle valeur.
Pour les agents de provenance « GESLAB », toutes les zones sont
modifiables.
Pour les agents de provenance « SIRH », les zones suivantes sont
modifiables :
 Echelon ;
 Date de dernier concours ;
 Immatriculation véhicule ;
Référence : GESLAB_MUT_TRANS_ManuelUtilisation_v2.3.docx
Page :
364/524
GESLAB
Les fournisseurs




Puissance fiscale ;
Date début cumul ;
Cumul Km parcourus ;
Laboratoire d’affectation de l’agent (code, libellé, adresse
administrative, nom du responsable, téléphone, télécopie, télex,
pays) ;
 Cartes d’abonnement (type, numéro de carte, date limite de
validité).
3. Pour confirmer votre saisie et revenir sur la fenêtre principale, cliquez sur
le bouton <Fermer>.
Valider la saisie
1. Pour valider la modification, cliquez sur le bouton <OK> de la fenêtre
principale.
Référence : GESLAB_MUT_TRANS_ManuelUtilisation_v2.3.docx
Page :
365/524
Les fournisseurs
GESLAB
Effacement du N° BFC d’un fournisseur de type prestataire externe

Cette fonction vous permet d’effacer le numéro BFC d’un fournisseur de type prestataire
externe enregistré dans GESLAB.
Attention : l’effacement du numéro BFC d’un fournisseur de type prestataire externe entraîne la
retransmission de ce fournisseur avec sa prochaine commande.


Choisissez l’option Fournisseur dans le menu Données pour faire apparaître la fenêtre
principale des fournisseurs :
Pour effacer le numéro BFC d’un fournisseur de type prestataire externe
1. Sélectionnez le fournisseur dont vous désirez effacer le numéro BFC
(Reportez-vous au chapitre Retrouver un fournisseur).
2. A partir de la fenêtre principale Fournisseur, cliquez sur le bouton
<Modifier>. Le bouton <Réinit. N° BFC> devient actif.
3. Cliquez sur le bouton <Réinit. N° BFC>.
4. Le message de confirmation suivant apparaît :
Référence : GESLAB_MUT_TRANS_ManuelUtilisation_v2.3.docx
Page :
366/524
GESLAB
Les fournisseurs
5. Cliquez sur <Oui> pour accepter l’effacement du numéro BFC.
6. Cliquez sur <Non> pour abandonner l’action d’effacement du numéro
BFC.
7. Puis, cliquez sur le bouton <OK> de la fenêtre principale pour valider
l’effacement du numéro BFC.
Si vous cliquez sur le bouton <Annuler> de la fenêtre principale, l’action
d’effacement du numéro BFC est abandonnée.
Référence : GESLAB_MUT_TRANS_ManuelUtilisation_v2.3.docx
Page :
367/524
Les fournisseurs
GESLAB
Effacement du matricule d’un fournisseur de type agent

Cette fonction vous permet d’effacer le numéro de matricule d’un fournisseur de type agent de
provenance « GESLAB ».
Attention : l’effacement du matricule d’un fournisseur de type agent entraîne la retransmission
automatique et immédiate de l’agent.
Remarque : l’effacement du matricule n’est permis que pour les fournisseurs de type agent de
provenance « GESLAB » (matricule commençant par un 9).


Choisissez l’option Fournisseur dans le menu Données pour faire apparaître la fenêtre
principale des fournisseurs :
Pour effacer le matricule d’un fournisseur de type agent
Par le bouton <Réinit. Matricule>
1. Sélectionnez le fournisseur de provenance « GESLAB » dont vous
désirez effacer le matricule (Reportez-vous au chapitre Retrouver un
fournisseur).
2. A partir de la fenêtre principale Fournisseur, cliquez sur le bouton
<Modifier>. Le bouton <Réinit. Matricule> devient actif.
3. Cliquez sur le bouton <Réinit. Matricule>.
Référence : GESLAB_MUT_TRANS_ManuelUtilisation_v2.3.docx
Page :
368/524
GESLAB
Les fournisseurs
4. Le message de confirmation suivant apparaît :
5. Cliquez sur <Oui> pour accepter l’effacement du matricule.
6. Cliquez sur <Non> pour abandonner l’action d’effacement du matricule.
7. Puis, cliquez sur le bouton <OK> de la fenêtre principale pour valider
l’effacement du matricule.
Si vous cliquez sur le bouton <Annuler> de la fenêtre principale, l’action
d’effacement du matricule est abandonnée.
Par la modification du numéro INSEE
1. Sélectionnez le fournisseur de provenance « GESLAB » dont vous
désirez effacer le matricule (Reportez-vous au chapitre Retrouver un
fournisseur).
2. A partir de la fenêtre principale Fournisseur, cliquez sur le bouton
<Modifier>. Le bouton <Réinit. Matricule> devient actif.
3. Modifier le numéro INSEE.
4. Le matricule est effacé automatiquement.
5. Pour valider les modifications, cliquez sur le bouton <OK> de la fenêtre
principale.
Pour annuler les modifications, cliquez sur le bouton <Annuler>
Référence : GESLAB_MUT_TRANS_ManuelUtilisation_v2.3.docx
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369/524
Les fournisseurs
GESLAB
Supprimer un fournisseur

Cette fonction vous permet de supprimer un fournisseur dans GESLAB.
Si le fournisseur est déjà utilisé dans GESLAB (demande d’achat, commande, facture ou
produit), il ne sera pas supprimé physiquement mais passera au statut « Désactivé ». Il
restera consultable mais ne pourra plus être réutilisé dans de nouvelles commandes.
Attention : vous ne pouvez pas supprimer un fournisseur au statut « valide » dont la
provenance est « SIRH ».


Choisissez l’option Fournisseur dans le menu Données pour faire apparaître la fenêtre
principale des fournisseurs :
Pour supprimer un fournisseur
1. Sélectionnez le fournisseur que vous désirez supprimer (Reportez-vous
au chapitre Retrouver un fournisseur).
2. Cliquez sur le bouton <Détruire>.
3. Cliquez sur <Oui> pour accepter la suppression.
Attention : si le fournisseur n’est pas utilisé, cette suppression est
irréversible.
Référence : GESLAB_MUT_TRANS_ManuelUtilisation_v2.3.docx
Page :
370/524
GESLAB
Les fournisseurs
Désactiver un fournisseur



Cette fonction permet à l’administrateur de rendre inactif un fournisseur présent dans
GESLAB. Une fois désactivé, le fournisseur reste consultable, mais il ne peut plus être utilisé
dans une nouvelle demande d’achat ou une nouvelle commande.
La désactivation d’un fournisseur n’est possible que dans le cas où le fournisseur a le statut
« Valide ». La désactivation d’un fournisseur est une opération réversible.
Choisissez l’option Fournisseur dans le menu Données pour faire apparaître la fenêtre
principale des fournisseurs :
Pour désactiver un fournisseur
1. Sélectionnez le fournisseur que vous désirez désactiver (Reportez-vous
au chapitre Retrouver un fournisseur).
2. Cliquez sur le bouton <Modifier>.
3. A partir de la fenêtre principale du fournisseur, cliquez sur le bouton
<Infos>. La fenêtre Infos fournisseur/agent apparaît :
Référence : GESLAB_MUT_TRANS_ManuelUtilisation_v2.3.docx
Page :
371/524
Les fournisseurs
GESLAB
4. Modifiez la zone « Statut du fournisseur » en cliquant sur le bouton radio
<Désactivé>.
5. Cliquez sur le bouton <Fermer> pour revenir à l’écran principal du
fournisseur.
6. Pour valider la désactivation du fournisseur, cliquez sur le bouton <OK>
de la fenêtre principale.
Quelques compléments d’information
 Pour rendre à nouveau valide un fournisseur désactivé, il suffit de répéter les étapes 1 à 6, et de
cliquer sur le bouton radio <Valide> à l’étape 4.
Référence : GESLAB_MUT_TRANS_ManuelUtilisation_v2.3.docx
Page :
372/524
GESLAB
Les produits
Les produits
La gestion des produits dans GESLAB permet à l’utilisateur qui saisit une demande d’achat ou une
commande d’obtenir la liste des produits les plus couramment commandés par le laboratoire.
Vous pouvez enregistrer certaines caractéristiques des produits comme le prix, le code matière, le
taux de TVA applicable au produit, etc… Cela vous permet ensuite de gagner du temps ou de
prévenir d’éventuelles erreurs de saisie lors de l’enregistrement des demandes d’achat ou des
commandes.
Un produit GESLAB est spécifique à un prestataire externe : deux produits identiques de deux
fournisseurs différents constituent deux produits distincts au sens GESLAB.
Attention : la gestion des produits dans GESLAB n’est pas une gestion des stocks.
D’autre part, pour éviter la saisie de doublons, il est recommandé de confier la maintenance (ajout,
modification, suppression) de la base des produits à une seule et même personne (l’administrateur
GESLAB par exemple).
Points abordés dans ce chapitre
Adm.
Enregistrer un produit
Enregistrer un produit à partir du fournisseur
Consulter la liste des produits d’un fournisseur
Retrouver un produit
Modifier un produit
Supprimer un produit
Pour plus de renseignements sur…
Voir…
La saisie d’un fournisseur
Les fournisseurs
Référence : GESLAB_MUT_TRANS_ManuelUtilisation_v2.3.docx
Page :
373/524
Les produits
GESLAB
Enregistrer un produit



Cette fonction vous permet d’enregistrer un nouveau produit dans la base.
Choisissez l’option Produit dans le menu Données pour faire apparaître la fenêtre principale
des produits :
Pour enregistrer un produit
1. A partir de la fenêtre principale Produit, cliquez sur le bouton <Ajouter>.
2. Renseignez le champ « Raison sociale » du fournisseur du produit.
(Aide à la saisie disponible par « ? » <Tabulation>.
Janssen
Chimica
3. Dans le champ « Désignation », tapez le libellé descriptif du produit.
Ce champ est obligatoire.
Pissette 1L
4. Dans le champ « Référence article », tapez la référence de l’article
éventuellement indiquée sur le catalogue du fournisseur.
999856
5. Dans le champ « Prix Unit. HT », tapez le prix unitaire hors taxe indiqué
par le fournisseur.
2,43
6. Cliquez dans le champ « Taux TVA » et sélectionnez le taux applicable
au produit dans la liste déroulante.
19,6
7. Dans le champ « % Rem », tapez un nombre (décimale possible)
10,2
Référence : GESLAB_MUT_TRANS_ManuelUtilisation_v2.3.docx
Page :
374/524
GESLAB
Les produits
correspondant à une éventuelle remise systématiquement consentie par
le fournisseur sur cet article.
8. Dans le champ « Matière », tapez le code correspondant au produit.
(Aide à la saisie disponible par « ? » <Tabulation>.
3
9. Cliquez sur le bouton <OK> pour valider la saisie du produit.
Vous pouvez interrompre votre saisie en cliquant à tout moment sur le bouton <Annuler>.
Référence : GESLAB_MUT_TRANS_ManuelUtilisation_v2.3.docx
Page :
375/524
Les produits
GESLAB
Enregistrer un produit à partir du fournisseur


Cette fonction vous permet d’enregistrer un nouveau produit à partir de son fournisseur.
Choisissez l’option Fournisseur dans le menu Données pour faire apparaître la fenêtre
principale des fournisseurs :
 Pour enregistrer un produit à partir de l’écran fournisseur
1. A partir de la fenêtre principale Fournisseur, sélectionnez le fournisseur
du produit que vous souhaitez enregistrer (Reportez-vous au chapitre
Retrouver un fournisseur).
2. Cliquez sur le bouton <Produits…> pour faire apparaître la fenêtre
suivante :
Référence : GESLAB_MUT_TRANS_ManuelUtilisation_v2.3.docx
Page :
376/524
GESLAB
Les produits
3. Enregistrez le produit (Reportez-vous au chapitre Enregistrer un
produit).
4. Cliquez sur le bouton <Fermer> pour revenir à la fenêtre principale.
Référence : GESLAB_MUT_TRANS_ManuelUtilisation_v2.3.docx
Page :
377/524
Les produits
GESLAB
Consulter la liste des produits d’un fournisseur



Cette fonction vous permet de consulter la liste des produits d’un fournisseur.
Choisissez l’option Fournisseur dans le menu Données pour faire apparaître la fenêtre
principale des fournisseurs :
Pour consulter la liste des produits d’un fournisseur
1. A partir de la fenêtre principale Fournisseur, sélectionnez le fournisseur
dont vous souhaitez consulter les produits (Reportez-vous au chapitre
Retrouver un fournisseur).
2. Cliquez sur le bouton <Produits…> pour faire apparaître la fenêtre
suivante :
Référence : GESLAB_MUT_TRANS_ManuelUtilisation_v2.3.docx
Page :
378/524
GESLAB
Les produits
3. La liste des produits du fournisseur sélectionné apparaît. Cliquez sur le
bouton <Fermer> pour revenir à la fenêtre principale du fournisseur.
Dans la fenêtre Liste des produits d’un fournisseur, un bouton <T> permet de trier la liste des produits.
Le tri peut être effectué sur « Désignation » et/ou par « Réf. article » (Reportez-vous au chapitre
Fonction de tri du manuel Paramétrage et Utilitaires).
Référence : GESLAB_MUT_TRANS_ManuelUtilisation_v2.3.docx
Page :
379/524
Les produits
GESLAB
Retrouver un produit



Cette fonction vous permet de retrouver un ou plusieurs produits enregistrés dans GESLAB.
Choisissez l’option Produit dans le menu Données pour faire apparaître la fenêtre principale
des produits :
Pour retrouver un produit
1. A partir de la fenêtre principale Produit, cliquez sur le bouton <Trouver>
pour accéder à la fenêtre Sélection d’un produit.
Référence : GESLAB_MUT_TRANS_ManuelUtilisation_v2.3.docx
Page :
380/524
GESLAB
Les produits
2. Saisissez un ou plusieurs critères connus du produit à retrouver :
 Code produit : numéro du produit généré automatiquement par
GESLAB ;
 Désignation incomplète : désignation du produit. Libellé
descriptif même incomplet du produit.
Pis
 Matière : code matière du produit. Aide en ligne disponible ;
1200
 Raison sociale fournisseur : raison sociale du fournisseur du
produit. Aide en ligne disponible.
Janssen
Chimica
3. Cliquez sur le bouton <Rechercher> pour obtenir les produits
correspondant aux critères de recherche que vous avez saisis.
Référence : GESLAB_MUT_TRANS_ManuelUtilisation_v2.3.docx
Page :
381/524
Les produits
GESLAB
4. Le bouton <Effacer critères> permet d’annuler la saisie des critères de
recherche.
5. Il est possible de trier la liste selon les éléments suivants :







Code produit ;
Désignation ;
Référence article ;
Prix unitaire hors taxe ;
TVA ;
Pourcentage de remise consenti sur le produit ;
Code matière.
6. Sélectionnez la ligne correspondante au produit que vous recherchez
puis cliquez sur le bouton <OK> (ou double-cliquez directement sur la
ligne). La fenêtre Produit s’ouvre avec les caractéristiques du produit
sélectionné.
7. Les boutons <Suivant> et <Précédent> vous permettent de balayer les
autres produits contenus dans la liste de recherche. Les données des
produits s’affichent successivement dans la fenêtre Produit.
Si aucune recherche préalable n’a été lancée, les boutons <Suivant> et
<Précédent> vous permettent de parcourir la base des produits dans
l’ordre des numéros de produit.
Remarque : vous pouvez quitter la fenêtre Sélection d’un produit sans
sélectionner de produit précis en cliquant sur le bouton <Fermer>.
Il est possible à tout moment d’annuler la recherche en cliquant sur le bouton
<Annuler>.
Référence : GESLAB_MUT_TRANS_ManuelUtilisation_v2.3.docx
Page :
382/524
GESLAB
Les produits
Modifier un produit


Cette fonction vous permet de modifier les caractéristiques d’un produit enregistré dans
GESLAB.
Choisissez l’option Produit dans le menu Données pour faire apparaître la fenêtre principale
des produits :
 Pour modifier un produit
1. Sélectionnez le produit concerné (Reportez-vous au chapitre Retrouver
un produit).
2. Cliquez sur le bouton <Modifier>.
3. Pour modifier une information, placez le curseur dans la zone et
saisissez la nouvelle valeur. Les informations suivantes sont
modifiables :






Désignation ;
Référence produit ;
Prix unitaire hors taxe ;
Taux de TVA ;
Remise ;
Matière.
4. Cliquez sur le bouton <OK> pour valider la modification ou sur le bouton
<Annuler> pour revenir aux anciennes valeurs.
Référence : GESLAB_MUT_TRANS_ManuelUtilisation_v2.3.docx
Page :
383/524
Les produits
GESLAB
Supprimer un produit



Cette fonction vous permet de supprimer un produit enregistré dans GESLAB.
Choisissez l’option Produit dans le menu Données pour faire apparaître la fenêtre principale
des produits :
Pour supprimer un produit
1. Sélectionnez le produit concerné (Reportez-vous au chapitre Retrouver
un produit).
2. A partir de la fenêtre principale Produit, cliquez sur le bouton <Détruire>
et répondez <Oui> au message de confirmation.
Référence : GESLAB_MUT_TRANS_ManuelUtilisation_v2.3.docx
Page :
384/524
GESLAB
Les marchés
Les marchés
Ce module permet au laboratoire d’enregistrer les caractéristiques des marchés passés entre des
fournisseurs et les organismes de gestion.
Les marchés permettent d’obtenir des conditions avantageuses d’achats chez certains fournisseurs.
D’autre part, la passation d’un marché est obligatoire pour toute commande dont le montant est
supérieur à un montant défini par le Code des Marchés Publics.
GESLAB distingue deux types de marchés :
 Les marchés CNRS : La gestion de ces marchés est assurée par la délégation (pour les marchés
locaux) et par l’UPSACA (pour les marchés nationaux). BFC est le référentiel pour les marchés
passés sur un organisme de type CNRS c’est-à-dire que les marchés sont enregistrés dans GESLAB
uniquement en récupérant le fichier informatique, périodiquement mis à jour par la délégation. Il n’est
pas possible de créer ou modifier des marchés passés sur un organisme de type CNRS dans
GESLAB.
 Les marchés hors CNRS : Ces marchés doivent être enregistrés manuellement dans GESLAB, car ils
ne font pas l’objet de transfert informatique.
Points abordés dans ce chapitre
Adm.
Enregistrer un marché
Retrouver un marché
Modifier un marché
Supprimer un marché
Purger des marchés
Pour plus de renseignements sur…
Voir…
La saisie d’un fournisseur
Les fournisseurs
Référence : GESLAB_MUT_TRANS_ManuelUtilisation_v2.3.docx
Page :
385/524
Les marchés
GESLAB
Enregistrer un marché



Cette fonction vous permet d’enregistrer les caractéristiques d’un nouveau marché. Elle est
accessible uniquement pour des marchés sur des organismes de type autre que CNRS.
Choisissez l’option Marché dans le menu Données pour faire apparaître la fenêtre principale
des marchés :
Pour enregistrer un marché
La saisie d’un marché s’effectue en trois étapes :
 Saisir les informations principales ;
 Saisir les informations complémentaires ;
 Valider la saisie.
A. Saisir les informations principales
1. A partir de la fenêtre principale Marché, cliquez sur le bouton <Ajouter>.
2. Dans le « Type de marché », cliquez sur le bouton radio pour
sélectionner le type de marché concerné.
Local
3. Cochez la case <Marché global>, si le marché inclut tous les produits
d’un fournisseur.
Global
Référence : GESLAB_MUT_TRANS_ManuelUtilisation_v2.3.docx
Page :
386/524
GESLAB
Les marchés
4. Cochez la case <Groupement d’achat> si des remises sont accordées
dans le cas de commandes groupées.
5. Cochez la case <Marché à carte d’achat>, si ce marché permet
l’utilisation de la carte achat.
6. Précisez le « Numéro du marché ».
K56102
7. Indiquez le « Code GESLAB » de l’organisme qui gère le marché. (Aide
à la saisie disponible par « ? » <Tabulation>).
UNIV
8. Dans le champ « Date du marché », précisez la date de passation du
marché.
20/10/05
9. Indiquez la date de « Début du marché ».
01/11/05
10. Indiquez la date de « Fin du marché ».
31/10/08
11. Indiquez l’ « Objet du marché » sous forme d’un court texte descriptif.
Provision
d’articles
divers
12. Indiquez la « Remise du marché » sous forme d’un court texte descriptif
10% sur les
commandes
d’une valeur
unitaire > 250 €
13. Saisissez la « Raison sociale » du fournisseur lié au marché. (Aide à la
saisie disponible par « ? » <Tabulation> si le fournisseur est déjà
enregistré dans GESLAB).
Jannsen
Chimica
14. Dans le champ « Adresse », saisissez l’adresse du fournisseur, avec
pour informations :
 le numéro et le nom de la rue ;
 un complément d’adresse ;
 le code postal ;
 la ville.
29 Promenade
Michel Simon,
93160
Noisy le Grand
15. Indiquez l’identifiant du fournisseur titulaire du marché (le numéro de
SIRET pour les fournisseurs français).
85419846312354
16. Saisissez le numéro de téléphone du titulaire.
01 40 76 92 41
Référence : GESLAB_MUT_TRANS_ManuelUtilisation_v2.3.docx
Page :
387/524
Les marchés
GESLAB
B. Saisir les informations complémentaires
1. Cliquez sur le bouton <Infos> de la fenêtre principale. La fenêtre cidessus apparaît.
2. Indiquez les prix appliqués au marché.
Ferme à la
commande
3. Indiquez l’escompte du marché sous forme d’un court texte descriptif.
Délai de prise
en charge < 15
jours = 3%
4. Indiquez le délai de prise en charge du marché.
45 jours
5. Indiquez les pénalités liées au marché.
5% de remise
supplémentaire
si livraison > 45
jours
6. Pour confirmer votre saisie et revenir sur la fenêtre principale, cliquez
sur le bouton <Fermer>.
C. Valider la saisie
1. Pour valider la création du marché, cliquez sur le bouton <OK> de la
fenêtre principale.
Pour annuler la saisie du marché, cliquez sur le bouton <Annuler>.
Référence : GESLAB_MUT_TRANS_ManuelUtilisation_v2.3.docx
Page :
388/524
GESLAB
Les marchés
Retrouver un marché



Cette fonction vous permet de retrouver un marché enregistré dans GESLAB.
Choisissez l’option Marché dans le menu Données. La fenêtre suivante s’affiche alors :
Pour retrouver un marché
1. A partir de la fenêtre principale Marché, cliquez sur le bouton <Trouver>
pour accéder à la fenêtre Sélection d’un marché :
Référence : GESLAB_MUT_TRANS_ManuelUtilisation_v2.3.docx
Page :
389/524
Les marchés
GESLAB
2. Saisissez un ou plusieurs critère(s) connu(s) du marché à trouver :
 N° marché : le numéro du marché ;
 Identifiant : l’identifiant du fournisseur avec lequel il y a un
marché ;
 Code organisme: le code GESLAB de l’organisme qui gère le
marché (aide à la saisie disponible par « ? » puis <Tabulation>) ;
CNRS
 Titulaire du marché : la raison sociale du titulaire du marché
(aide à la saisie disponible par « ? » puis <Tabulation>) ;
 Début du marché : la date à laquelle débute le marché ;
01/11/06
 Fin du marché : la date à laquelle le marché se termine ;
 Type du marché : le type du marché : « Local », « National » ou
« Etranger ».
Local
Le bouton <Effacer critères> permet d’annuler la saisie des critères.
3. Cliquez sur le bouton <Rechercher> pour obtenir le(s) marché(s)
correspondant au(x) critère(s) de recherche que vous avez saisi(s). Il
est possible à tout moment d’annuler la recherche en cliquant sur le
bouton <Annuler>.
4. Il est possible de trier la liste des marchés selon les informations
suivantes :
 Organisme du marché ;
 Numéro du marché ;
 Titulaire du marché ;
Référence : GESLAB_MUT_TRANS_ManuelUtilisation_v2.3.docx
Page :
390/524
GESLAB
Les marchés






Identifiant ;
Date de création du marché dans la base ;
Date de début du marché ;
Date de fin du marché ;
Type du marché ;
Indicateur de procédure adaptée.
5. Sélectionnez dans la liste le marché que vous recherchez puis cliquez
sur le bouton <OK> (ou double-cliquez directement sur la ligne). Vous
revenez sur la fenêtre Marché avec les données du marché sélectionné.
6. Les boutons <Suivant> et <Précédent> de la fenêtre principale vous
permettent ensuite de balayer les autres marchés contenus dans la liste
de recherche. Les données des marchés s’affichent successivement
dans la fenêtre Marché.
Si aucune recherche préalable n’a été lancée, les boutons <Suivant> et
<Précédent> permettent de parcourir la base des marchés dans l’ordre
des numéros de marché.
Référence : GESLAB_MUT_TRANS_ManuelUtilisation_v2.3.docx
Page :
391/524
Les marchés
GESLAB
Modifier un marché



Cette fonction vous permet de modifier les caractéristiques d’un marché enregistré dans
GESLAB uniquement pour des marchés sur des organismes de type autre que CNRS.
Choisissez l’option Marché dans le menu Données pour faire apparaître la fenêtre principale
des marchés :
Pour modifier un marché
Modifier les informations principales
1. Sélectionnez le marché que vous désirez modifier (Reportez-vous au
chapitre Retrouver un marché).
2. A partir de la fenêtre principale Marché, cliquez sur le bouton
<Modifier>.
3. Pour modifier les zones, placez le curseur dans la zone qui vous
intéresse et saisir la nouvelle valeur. Les zones suivantes sont
modifiables :




Type de marché ;
Marché global ;
Groupement d’achat ;
Marché à carte d’achat ;
Référence : GESLAB_MUT_TRANS_ManuelUtilisation_v2.3.docx
Page :
392/524
GESLAB
Les marchés










Code GESLAB de l’organisme ;
Date du marché ;
Début du marché ;
Fin du marché ;
Objet du marché ;
Remise du marché ;
Raison sociale ;
Adresse ;
Identifiant ;
Téléphone.
Modifier les informations complémentaires
1. Cliquez sur le bouton <Infos>. La fenêtre ci-dessus apparaît.
2. Pour modifier les zones, placez le curseur dans la zone et saisissez la
nouvelle valeur. Les zones suivantes sont modifiables :




Prix du marché ;
Escompte du marché ;
Délai de prise en charge ;
Pénalité.
3. Pour confirmer votre saisie et revenir sur la fenêtre principale, cliquez
sur le bouton <Fermer>.
Valider la modification
1. Pour valider votre saisie, cliquez sur le bouton <OK> de la fenêtre
principale. Sinon, cliquez sur le bouton <Annuler> pour ne pas
enregistrer les modifications.
Référence : GESLAB_MUT_TRANS_ManuelUtilisation_v2.3.docx
Page :
393/524
Les marchés
GESLAB
Supprimer un marché

Cette fonction vous permet de supprimer un marché enregistré dans GESLAB. Pour
supprimer un marché de la base, il faut vérifier qu’aucune commande en cours ne fait
référence à ce marché. De plus, pour les marchés nationaux, la date de fin du marché doit
être dépassée d’au moins 31 jours.


Choisissez l’option Marché dans le menu Données pour faire apparaître la fenêtre
suivante :
Pour supprimer un marché
1. Sélectionnez le marché que vous désirez supprimer (Reportez-vous au
chapitre Retrouver un marché).
2. Cliquez sur le bouton <Détruire>.
3. Cliquez sur <Oui> pour accepter la suppression.
Attention : cette suppression est irréversible.
Référence : GESLAB_MUT_TRANS_ManuelUtilisation_v2.3.docx
Page :
394/524
GESLAB
Les marchés
Purger des marchés



Cette fonction vous permet de rechercher puis de détruire les marchés non référencés par
une commande ou une facture.
En mode Administration, choisissez l’option Purge des marchés dans le menu Outils pour
faire apparaître la fenêtre suivante :
Pour purger un marché
1. Recherchez et sélectionnez le ou les marché(s) que vous désirez
supprimer (Reportez-vous au chapitre Retrouver un marché).
Remarque : seuls les marchés correspondant aux critères de recherche
et non référencés dans une commande ou une facture s’affichent.
2. Cliquez sur le bouton <Détruire>. Un message de confirmation
apparaît :
Référence : GESLAB_MUT_TRANS_ManuelUtilisation_v2.3.docx
Page :
395/524
Les marchés
GESLAB
3. Cliquez sur <Oui> pour accepter la destruction.
Attention : cette suppression est irréversible.
4. Cliquez sur <Non> pour abandonner l’action de destruction des
marchés.
Référence : GESLAB_MUT_TRANS_ManuelUtilisation_v2.3.docx
Page :
396/524
GESLAB
Les agents
Les agents
Ce module permet de gérer les fournisseurs de type agent. Un agent peut être un missionnaire et/ou
une personne rémunérée sur crédits déconcentrés, notamment un vacataire.
Dans GESLAB, les agents sont considérés comme des fournisseurs d’un type particulier.
Comme tous les autres fournisseurs, un agent peut être bénéficiaire d’une commande ou d’une
facture (dépenses de mission ou de personnel sur crédits déconcentrés).
Les agents possèdent un statut (« Validé » ou « Désactivé ») ainsi qu’une provenance (« GESLAB »,
« SIRH »).
Les agents payés par le CNRS sont saisis dans SIRHUS puis transmis à BFC. Ces informations sont
ensuite envoyées vers la base GESLAB du laboratoire d’affectation de l’agent. Pour les agents de
provenance « SIRH », certaines données ne sont pas modifiables.
Points abordés dans ce chapitre
Adm.
Enregistrer un agent
Retrouver un agent
Modifier un agent
Effacer le matricule d’un agent
Supprimer un agent
Désactiver un agent
Pour plus de renseignements sur…
Voir…
Les demandes de mission
Les missions
Référence : GESLAB_MUT_TRANS_ManuelUtilisation_v2.3.docx
Page :
397/524
Les agents
GESLAB
Enregistrer un agent


Cette fonction permet de définir les caractéristiques d’un nouvel agent et de l’enregistrer dans
la base.
Il est possible d’enregistrer un agent par l’intermédiaire du module fournisseur en saisissant
un fournisseur de type agent.
Choisissez l’option Agent dans le menu Données pour faire apparaître la fenêtre principale :
 Pour enregistrer un agent
La saisie d’un agent s’effectue en quatre étapes :




Saisir les informations principales ;
Saisir les informations complémentaires ;
Saisir les données spécifiques aux missions de l’agent ;
Valider la saisie.
A. Saisir les informations principales
1. Cliquez sur le bouton <Ajouter>.
2. Indiquez la qualité de l’agent à partir de la liste déroulante. Ce champ est
obligatoire.
Référence : GESLAB_MUT_TRANS_ManuelUtilisation_v2.3.docx
Monsieur
Page :
398/524
GESLAB
Les agents
3. Saisissez le nom de l’agent. Ce champ est obligatoire.
Vigo
4. Saisissez le prénom de l’agent. Ce champ est obligatoire.
Jean
5. Pour les femmes mariées, saisissez le nom de jeune fille.
6. Saisissez la date de naissance de l’agent. Ce champ est obligatoire.
23/06/48
7. Indiquez la nationalité de l’agent (Aide à la saisie disponible par « ? »
<Tabulation>). Ce champ est obligatoire.
Française
Remarques :
 Une nationalité dont le pays est invalide apparaîtra avec une « * »
dans la liste d’aide. Cette nationalité ne devra pas être utilisée.
 La case à cocher « Etranger » est renseignée de façon
automatique en fonction de la nationalité de l’agent.
8. Dans le champ INSEE, précisez le numéro de sécurité sociale de l’agent.
Ce champ est obligatoire pour les agents de nationalité française.
1480634123054
Attention : un contrôle est réalisé entre la date de naissance, la qualité
et le numéro de sécurité sociale de l’agent.
9. Le champ « Numéro matricule » est un champ non saisissable. Ce champ
est renseigné de façon automatique à l’intégration de l’agent.
10. Dans le champ « Ancien matricule agent », vous pouvez renseigner
l’ancien matricule de l’agent.
11. Dans la zone Adresse personnelle, saisissez l’adresse du domicile de
l’agent :
 Numéro et nom de la rue ; Ce champ est obligatoire.
 Complément éventuel ;
 Code postal ;
 Ville. Ce champ est obligatoire.
7600426
12 rue de
l’Orchidée
31000
TOULOUSE
11. Saisissez le pays de résidence de l’agent. (Aide à la saisie disponible
par « ? » <Tabulation>). Ce champ est obligatoire.
France
12. Indiquez le numéro de téléphone de l’agent.
05 61 84 34 24
Référence : GESLAB_MUT_TRANS_ManuelUtilisation_v2.3.docx
Page :
399/524
Les agents
GESLAB
B. Saisir les informations complémentaires
1. Cliquez sur le bouton <Infos…> à partir de la fenêtre principale. La
fenêtre ci-dessus apparaît.
2. Indiquez le type de paiement (postal ou bancaire) en cochant la case
correspondante.
3. Saisissez les informations suivantes à partir du RIB de l’agent :





Code banque ;
Code guichet ;
N° de compte ;
Clé ;
Domiciliation du compte.
467
425
64473 H
32
Toulouse
4. Utilisez la zone « Commentaires » pour apporter d’éventuelles précisions.
5. Pour confirmer votre saisie et revenir sur la fenêtre principale, cliquez sur
le bouton <Fermer>.
Référence : GESLAB_MUT_TRANS_ManuelUtilisation_v2.3.docx
Page :
400/524
GESLAB
Les agents
C. Saisir les données spécifiques aux missions de l’agent
1. Cliquez sur le bouton <Missionnaire…> à partir de la fenêtre principale.
La fenêtre ci-dessus apparaît.
2. Sélectionnez le type de missionnaire à partir de la liste déroulante.
Fonctionnaire
Hors CNRS
3. Vous pouvez saisir la fonction du missionnaire.
INGENIEUR
4. Sélectionnez le groupe de l’agent à partir de la liste déroulante. Ce
groupe devra être estimé pour les agents non CNRS. Ce champ est
obligatoire, en cas de mission à l’étranger.
1
5. En fonction du type de missionnaire vous pouvez saisir :


Le « grade », pour un Fonctionnaire CNRS ou un Fonctionnaire
hors CNRS ;
La « catégorie », pour les Autres CNRS.
6. Vous pouvez éventuellement indiquer l’échelon de l’agent.
7. Vous pouvez saisir l’indice actuel de l’agent.
8. Saisissez la date du dernier concours de l’agent.
Remarque : cette valeur est renseignée automatiquement avec la date
de début de mission lors de la saisie d’une mission de type « Concours »
sur cet agent.
9. Indiquez le numéro d’immatriculation de son véhicule personnel.
Référence : GESLAB_MUT_TRANS_ManuelUtilisation_v2.3.docx
8660 EH 31
Page :
401/524
Les agents
GESLAB
10. Saisissez la puissance fiscale du véhicule.
7
11. Dans le champ « Date début cumul » saisissez la date à partir de laquelle
sont comptabilisés les kilomètres parcourus par l’agent en mission.
12. Dans le champ « Cumul Km parcourus », saisissez le nombre total de
kilomètres parcourus depuis la date de début de cumul.
Si le laboratoire est géré par GESLAB, les données suivantes s’affichent
automatiquement et vous pouvez passer directement à l’étape 18.
13. Saisissez le code pour l’organisme du laboratoire d’affectation de l’agent.
Si l’agent n’est pas affecté à un laboratoire du CNRS, saisissez le code
du laboratoire qui émet la demande de mission. (Aide à la saisie
disponible par « ? » <Tabulation>). Ce champ est obligatoire.
14. Indiquez s’il vous est connu le nom du responsable du laboratoire
d’affectation.
Responsable
Laboratoire
15. Saisissez l’adresse administrative de l’agent en précisant :




N° et nom de la rue ; Ce champ est obligatoire.
Complément d’adresse ;
Code postal ;
Ville. Ce champ est obligatoire.
10, rue du
Laboratoire
31000
Toulouse
16. Entrez le pays de localisation du laboratoire d’affectation. (Aide disponible
avec « ? » puis <Tabulation>). Ce champ est obligatoire.
France
17. Précisez éventuellement les numéros de téléphone, de télécopie et de
télex de ce laboratoire.
05 61 89 88 19
18. Si l’agent bénéficie de réduction liée à un abonnement, indiquez le type
de la carte d’abonnement : parking, train, voiture etc…
SNCF
19. Indiquez le numéro de la carte d’abonnement.
2334509
20. Indiquez la date limite de validité de la carte d’abonnement.
21/10/06
21. Répétez les étapes 18 à 20 si l’agent possède plusieurs cartes
d’abonnement.
22. Pour confirmer votre saisie et revenir sur la fenêtre principale, cliquez sur
le bouton <Fermer>.
D. Valider la saisie
1. Pour valider la saisie de l’agent, cliquez sur le bouton <OK> de la fenêtre
principale.
Pour annuler la saisie, cliquez sur le bouton <Annuler>.
Référence : GESLAB_MUT_TRANS_ManuelUtilisation_v2.3.docx
Page :
402/524
GESLAB
Les agents
Retrouver un agent


Cette fonction vous permet de retrouver un agent enregistré dans GESLAB.
Choisissez l’option Agent dans le menu Données. La fenêtre suivante apparaît :
Référence : GESLAB_MUT_TRANS_ManuelUtilisation_v2.3.docx
Page :
403/524
Les agents

GESLAB
Pour retrouver un agent
1. Cliquez sur le bouton <Trouver> de la fenêtre principale pour accéder à la
fenêtre Sélection d’un agent.
2. Saisissez un ou plusieurs critères connus de l’agent à retrouver :







Numéro : le numéro GESLAB de l’agent ;
INSEE : le numéro de sécurité sociale de l’agent ;
Nom incomplet : le nom, éventuellement incomplet de l’agent ;
Numéro matricule : le numéro de matricule de l’agent ;
Ancien matricule agent : l’ancien numéro de matricule de
l’agent ;
Date de saisie : la date à laquelle l’agent a été saisi. Dans le
cadre du haut, spécifiez une date antérieure à la date de saisie et
dans le cadre du bas, une date postérieure à cette date. Il est
possible de ne saisir qu’une seule des deux dates ;
Statut : le statut de l’agent dans GESLAB : « Tous »,
« Provisoire », « Valide » ou « Désactivé ».
Le bouton <Effacer critères> permet d’annuler la saisie des critères.
3. Cliquez sur le bouton <Rechercher> pour obtenir les agents
correspondant aux critères de recherche que vous avez saisis.
Il est possible à tout moment d’annuler la recherche en cliquant sur le
bouton <Annuler>.
Référence : GESLAB_MUT_TRANS_ManuelUtilisation_v2.3.docx
Page :
404/524
GESLAB
Les agents
4. Il est possible de trier la liste selon les informations suivantes :









Numéro GESLAB de l’agent ;
Nom de l’agent ;
Prénom de l’agent ;
Numéro INSEE ;
Nationalité de l’agent ;
Numéro de matricule de l’agent ;
Ancien numéro de matricule de l’agent ;
Date de saisie ;
Statut de l’agent dans la base GESLAB.
5. Sélectionnez dans la liste l’agent que vous recherchez, puis cliquez sur le
bouton <OK> (ou double-cliquez directement sur la ligne).
Vous revenez sur la fenêtre Agent avec les données de l’agent
sélectionné.
6. Les boutons <Suivant> et <Précédent> de la fenêtre principale vous
permettent ensuite de balayer les autres agents contenus dans la liste de
recherche. Les données des agents s’affichent successivement dans la
fenêtre Agent.
Si aucune recherche préalable n’a été lancée, les boutons <Suivant> et
<Précédent> permettent de parcourir la base des agents dans l’ordre des
numéros d’agents.
Il est possible à tout moment d’annuler la recherche en cliquant sur le bouton <Annuler>.
Référence : GESLAB_MUT_TRANS_ManuelUtilisation_v2.3.docx
Page :
405/524
Les agents
GESLAB
Modifier un agent

Cette fonction vous permet de modifier les caractéristiques d’un agent enregistré dans
GESLAB.
Les agents payés par le CNRS sont saisis dans SIRHUS, transmis à BFC puis envoyé vers
la base GESLAB du laboratoire d’affectation de l’agent. Les données de ces agents ne sont
pas modifiables dans GESLAB : la modification des informations de l’agent dans SIRHUS
entraîne une mise à jour automatique de l’agent dans la base de son laboratoire d’affectation.
Attention : la modification de certaines informations relatives à l’agent entraîne la
retransmission de l’agent avec la prochaine mission.

Choisissez l’option Agent dans le menu Données pour faire apparaître la fenêtre principale
des agents.
 Pour modifier un agent
Modifier les informations principales
1. Sélectionnez l’agent que vous désirez modifier (Reportez-vous au
chapitre Retrouver un agent).
2. A partir de la fenêtre principale Agent, cliquez sur le bouton <Modifier>.
3. Pour modifier les zones, placez le curseur dans la zone et saisissez la
nouvelle valeur.
Référence : GESLAB_MUT_TRANS_ManuelUtilisation_v2.3.docx
Page :
406/524
GESLAB
Les agents
Pour les agents de provenance « GESLAB », les zones suivantes sont
modifiables :
 Qualité ;
 Nom ;
 Prénom ;
 Nom patronymique ;
 Date de naissance ;
 Nationalité ;
 INSEE ;
 Ancien matricule agent ;
 Adresse personnelle ;
 Téléphone ;
 Pays.
Pour les agents de provenance « SIRH », seule la zone « Ancien
matricule agent » est modifiable.
Modifier les informations complémentaires
1. A partir de la fenêtre principale, cliquez sur le bouton <Infos…>. La
fenêtre ci-dessus apparaît.
2. Pour modifier les zones, placez le curseur dans la zone et saisissez la
nouvelle valeur. Les zones suivantes sont modifiables pour tous les
agents (de provenance « GESLAB » ou « SIRH ») :






Type de paiement ;
Code banque ;
Code guichet ;
N° de compte ;
Clé ;
Domiciliation ;
Référence : GESLAB_MUT_TRANS_ManuelUtilisation_v2.3.docx
Page :
407/524
Les agents
GESLAB



Commentaires ;
Code(s) organisme(s) ;
N°Identification.
3. Pour confirmer votre saisie et revenir sur la fenêtre principale, cliquez sur
le bouton <Fermer>.
Modifier les données spécifiques aux missions de l’agent
1. A partir de la fenêtre principale, cliquez sur le bouton <Agent>. La fenêtre
ci-dessus apparaît.
2. Pour modifier les zones, placez le curseur dans la zone et saisissez la
nouvelle valeur.
Pour les agents de provenance « GESLAB », toutes les zones sont
modifiables.
Pour les agents de provenance « SIRH », les zones suivantes sont
modifiables :








Echelon ;
Date de dernier concours ;
Immatriculation véhicule ;
Puissance fiscale ;
Date début cumul ;
Cumul Km parcourus ;
Laboratoire d’affectation de l’agent (code, libellé, adresse
administrative, nom du responsable, téléphone, télécopie, télex,
pays) ;
Cartes d’abonnement (Type, numéro de carte, date limite de
validité).
Référence : GESLAB_MUT_TRANS_ManuelUtilisation_v2.3.docx
Page :
408/524
GESLAB
Les agents
3. Pour confirmer votre saisie et revenir sur la fenêtre principale, cliquez sur
le bouton <Fermer>.
Valider la saisie
1. Pour valider la modification, cliquez sur le bouton <OK> de la fenêtre
principale.
Pour annuler la modification, cliquez sur le bouton <Annuler>.
Référence : GESLAB_MUT_TRANS_ManuelUtilisation_v2.3.docx
Page :
409/524
Les agents
GESLAB
Effacement du matricule d’un agent

Cette fonction vous permet d’effacer le numéro de matricule d’un agent de provenance
« GESLAB ».
Attention : l’effacement du matricule d’un agent entraîne la retransmission automatique et immédiate
de l’agent.
Remarque : l’effacement du matricule n’est permis que pour les agents de provenance « GESLAB »
(matricule commençant par un 9).


Choisissez l’option Agent dans le menu Données pour faire apparaître la fenêtre principale
des agents :
Pour effacer le matricule d’un agent
Par le bouton <Réinit. Matricule>
1. Sélectionnez l’agent de provenance « GESLAB » dont vous désirez
effacer le matricule (Reportez-vous au chapitre Retrouver un agent).
2. A partir de la fenêtre principale Agent, cliquez sur le bouton <Modifier>.
Le bouton <Réinit. Matricule> devient actif.
3. Cliquez sur le bouton <Réinit. Matricule>.
4. Le message de confirmation suivant apparaît :
Référence : GESLAB_MUT_TRANS_ManuelUtilisation_v2.3.docx
Page :
410/524
GESLAB
Les agents
5. Cliquez sur <Oui> pour accepter l’effacement du matricule.
6. Cliquez sur <Non> pour abandonner l’action d’effacement du matricule.
7. Puis, cliquez sur le bouton <OK> de la fenêtre principale pour valider
l’effacement du matricule.
Si vous cliquez sur le bouton <Annuler> de la fenêtre principale, l’action
d’effacement du matricule est abandonnée.
Par la modification du numéro INSEE
1. Sélectionnez l’agent de provenance « GESLAB » dont vous désirez
effacer le matricule (Reportez-vous au chapitre Retrouver un agent).
2. A partir de la fenêtre principale Agent, cliquez sur le bouton <Modifier>.
Le bouton <Réinit. Matricule> devient actif.
3. Modifier le numéro INSEE.
4. Le matricule est effacé automatiquement.
5. Pour valider les modifications, cliquez sur le bouton <OK> de la fenêtre
principale.
Pour annuler les modifications, cliquez sur le bouton <Annuler>
Référence : GESLAB_MUT_TRANS_ManuelUtilisation_v2.3.docx
Page :
411/524
Les agents
GESLAB
Supprimer un agent

Cette fonction vous permet de supprimer un agent enregistré dans GESLAB. Pour supprimer
un agent de la base, il faut vérifier que l’agent ne soit référencé dans aucun module GESLAB.
Attention : vous ne pouvez pas supprimer un fournisseur au statut « Valide » dont la
provenance est « SIRH ».

Choisissez l’option Agent dans le menu Données pour faire apparaître la fenêtre principale
des agents :
 Pour supprimer un agent
1. Sélectionnez l’agent que vous désirez supprimer (Reportez-vous au
chapitre Retrouver un agent).
2. Cliquez sur le bouton <Détruire>.
3. Cliquez sur <Oui> pour accepter la suppression.
Attention : si l’agent n’est pas utilisé, cette suppression est irréversible.
Référence : GESLAB_MUT_TRANS_ManuelUtilisation_v2.3.docx
Page :
412/524
GESLAB
Les agents
Désactiver un agent



Cette fonction permet à l’administrateur de rendre inactif un agent présent dans GESLAB.
Une fois désactivé, l’agent reste consultable, mais il ne peut plus être utilisé dans une
nouvelle commande.
La désactivation d’un agent n’est possible que dans le cas où l’agent a le statut « Valide ». La
désactivation d’un agent est une opération réversible.
Choisissez l’option Agent dans le menu Données pour faire apparaître la fenêtre principale
des agents :
Pour désactiver un agent
1. Sélectionnez l’agent que vous désirez désactiver (Reportez-vous au
chapitre Retrouver un agent).
2. Cliquez sur le bouton <Modifier>.
3. Cliquez sur le bouton <Infos…>. La fenêtre ci-dessous apparaît :
Référence : GESLAB_MUT_TRANS_ManuelUtilisation_v2.3.docx
Page :
413/524
Les agents
GESLAB
4. Modifiez la zone « Statut du fournisseur » en cliquant sur le bouton radio
<Désactivé>.
5. Cliquez sur le bouton <Fermer> pour revenir à l’écran principal de l’agent.
6. Pour valider la désactivation de l’agent, cliquez sur le bouton <OK> de la
fenêtre principale.
Quelques compléments d’information
 Pour rendre à nouveau valide un agent désactivé, il suffit de répéter les étapes 1 à 6, et de cliquer
sur le bouton radio <Valide> à l’étape 4.
Référence : GESLAB_MUT_TRANS_ManuelUtilisation_v2.3.docx
Page :
414/524
Gestion de l’inventaire
GESLAB
Gestion de l’inventaire
Ce module vous permet d’enregistrer les matériels (immobilisations), leurs accessoires et de leur
attribuer un numéro d’identification de manière à connaître en permanence leur situation.
L’enregistrement d’un matériel peut se faire selon deux méthodes :
 De façon indépendante à l’aide du module Inventaire ;
 A partir de la saisie d’une facture de nature « Immobilisation ».
Ce module est, indépendant de l’inventaire de votre délégation régionale.
Remarques :
 La gestion de l’inventaire à l’aide de GESLAB est facultative.
 Il n’y a pas de notion d’amortissement de matériel dans GESLAB.
 Aucun traitement particulier n’est prévu en fin d’exercice pour l’inventaire du laboratoire (la
base inventaire est basculée sur l’exercice suivant). Toutefois, un traitement de purge est
disponible pour retirer (éventuellement en fin d’année) les matériels sortis depuis un certain
nombre d’années.
Attention : il est recommandé de confier la gestion de l’inventaire dans GESLAB à une seule et
même personne.
Points abordés dans ce chapitre
Adm.
Enregistrer un matériel à inventorier
Enregistrer un matériel à inventorier à partir d’une facture
Suivre les matériels inventoriés sur une commande
Retrouver un matériel inventorié et ses accessoires
Modifier un matériel inventorié
Modifier les accessoires d’un matériel inventorié
Supprimer un matériel inventorié
Supprimer un accessoire associé à un matériel
Suivre l’inventaire
Purger l’inventaire
Pour plus de renseignements sur…
Voir…
La saisie des factures
La saisie des commandes
Les factures
Les commandes
Référence : GESLAB_MUT_TRANS_ManuelUtilisation_v2.3.docx
Page :
415/524
Gestion de l’inventaire
GESLAB
Enregistrer un matériel à inventorier


Cette fonction vous permet d’enregistrer un matériel (immobilisations) dans l’inventaire de
votre laboratoire.
Choisissez l’option Mise à jour inventaire du menu Inventaire.
.
Lors du premier lancement, la fenêtre suivante apparaît :
Saisissez le n° d’enregistrement à partir duquel vos matériels seront inventoriés (par défaut,
les n° d’inventaire commencent à 1 et sont incrémentés) puis cliquez sur le bouton <OK>.
La fenêtre suivante apparaît :
Référence : GESLAB_MUT_TRANS_ManuelUtilisation_v2.3.docx
Page :
416/524
Gestion de l’inventaire
GESLAB

Pour enregistrer un matériel à inventorier
L’enregistrement d’un matériel se fait en quatre étapes :




Saisir les informations principales ;
Saisir les informations complémentaires ;
Valider la saisie du matériel ;
Enregistrer éventuellement les accessoires associés au matériel que l’on enregistre.
A. Saisir les informations principales
1. A partir de la fenêtre principale Inventaire, cliquez sur le bouton
<Ajouter>.
2. Dans la zone Facture, indiquez éventuellement dans le champ « N°
GESLAB », le numéro de facture GESLAB correspondant à l’achat de
ce matériel. (Aide à la saisie disponible par « ? » <Tabulation>).
2
GESLAB renseigne immédiatement les champs relatifs à la facture :
fournisseur, n° de facture fournisseur, organisme et origine.
Remarque : réciproquement, la saisie du fournisseur et du numéro de
facture fournisseur permet de récupérer le numéro de facture GESLAB si
elle existe et est unique.
3. Dans le champ « Désignation », tapez « ? » <Tabulation> pour obtenir
la liste des lignes facture. Sélectionnez le matériel inventorié.
Automatiquement, la récupération de cette ligne facture initialise les
informations :
 Désignation ;
 Prix ;
 Entité dépensière acquéreur ;
 Entité dépensière responsable.
4. Le champ « Exercice » est pré renseigné avec l’exercice de la facture
quand elle existe sinon avec l’exercice courant.
ordinateur
portable
1794,00
CHBI
CHBI
2007
5. Dans le champ « Souche », saisissez éventuellement la référence de la
souche.
6. Dans le champ « Pays », saisissez la provenance du matériel. (Aide à la
saisie disponible par « ? » <Tabulation>).
7. Dans le champ « N° inventaire organisme », saisissez, si vous le
connaissez, le numéro d’inventaire de l’organisme qui gère ce matériel.
8. Dans le champ « Entrée », indiquez la date d’entrée de ce matériel. Ce
champ est obligatoire.
04/12/07
9. Dans le champ « Sortie », indiquez la date de sortie du matériel dans le
cas d’un matériel sorti. Ce champ est obligatoire.
Référence : GESLAB_MUT_TRANS_ManuelUtilisation_v2.3.docx
Page :
417/524
Gestion de l’inventaire
GESLAB
Remarques :
 La case « Affecté » doit être cochée si le matériel est affecté au
CNRS et que le CNRS n’en est pas propriétaire.
 Les champs « EDP Acq » et « EDP resp » sont renseignés par la
saisie de la désignation. Vous pouvez les modifier.
10. Cliquez dans le champ « Etat » et sélectionnez l’état du matériel dans la
liste déroulante :
-
En service : le matériel est entré dans le laboratoire et il
est en service.
En dépôt : le matériel est en dépôt chez une entité
dépensière différente de l’entité responsable.
Prêté : le matériel a été prêté à l’extérieur du laboratoire.
Sorti : le matériel est sorti du laboratoire.
11. Si vous effectuez une gestion plus fine de votre inventaire, vous pouvez
saisir les informations facultatives suivantes :
 Local : localisation physique du matériel ;
 EDP Acq : code de l’entité dépensière acquéreur (qui a financé
l’achat) ;
 EDP Resp : code de l’entité dépensière responsable (qui en a la
responsabilité) ;
 EDP Déposit : code de l’entité dépensière du dépôt quand le
matériel est à l’état dépôt ;
 Emprunteur : nom de l’emprunteur quand le matériel est à l’état
« Prêté ».
B. Saisir les informations complémentaires
1. Cliquez sur le bouton <Informations>.
La fenêtre suivante apparaît :
Référence : GESLAB_MUT_TRANS_ManuelUtilisation_v2.3.docx
Page :
418/524
Gestion de l’inventaire
GESLAB
2. Vous pouvez utiliser la zone « Commentaires » pour apporter
d’éventuelles précisions.
Les champs « date création », « date dernière mise à jour » et « date
suppression logique » sont automatiquement mis à jour.
3. Pour confirmer votre saisie, fermez la fenêtre Infos inventaire.
C. Valider la saisie du matériel inventorié
1. Cliquez sur le bouton <OK> de la fenêtre principale Inventaire pour
valider la saisie du matériel.
Le statut est mis à « Enregistré » et un numéro d’inventaire est attribué
automatiquement par GESLAB (n° de l’enregistrement précédent+1).
D. Enregistrer les accessoires associés au matériel inventorié
1. A partir de la fenêtre principale Inventaire, sélectionnez le matériel
principal pour lequel vous souhaitez saisir un (ou des) accessoire(s).
(Reportez-vous au chapitre Retrouver un matériel inventorié et ses
accessoires).
Si le matériel principal est présent sur la fenêtre principale, passez
directement à l’étape 2.
2. Cliquez sur le bouton <Accessoires…>.
La fenêtre suivante apparaît :
Référence : GESLAB_MUT_TRANS_ManuelUtilisation_v2.3.docx
Page :
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Gestion de l’inventaire
GESLAB
La zone « Facture » de la fenêtre est déjà pré renseignée avec les informations saisies dans la
fenêtre principale.
3. Cliquez sur le bouton <Ajouter>.
La fenêtre Ajouter accessoire s’ouvre.
4. Dans le champ « Désignation », saisissez la désignation de
l’accessoire. (Aide à la saisie disponible par « ? » <Tabulation>).
écran couleur
17’’
5. Renseignez éventuellement les champs « Marque », « Type », « N° de
série » de l’accessoire.
6. Dans le champ « Prix », saisissez (s’il n’est pas déjà pré renseigné) le
prix hors taxe de l’accessoire.
200
7. Dans le champ « Pays », saisissez la provenance de l’accessoire.
(Aide à la saisie disponible par « ? » <Tabulation>).
France
8. Dans les champs « N° inventaire organisme » et « Souche », saisissez
éventuellement le numéro d’inventaire et la souche de l’accessoire.
9. Dans le champ « Entrée le », saisissez la date d’entrée de l’accessoire
dans votre laboratoire.
04/12/07
Remarque : la case « affecté » doit être cochée si l’accessoire est affecté
au CNRS et que le CNRS n’en est pas propriétaire.
10. Cliquez sur le bouton <OK> pour valider la saisie.
L’accessoire apparaît dans la liste.
Le numéro d’enregistrement est le numéro d’ordre de l’accessoire
permettant de l’associer à son matériel principal.
11. Pour saisir d’autres accessoires du matériel principal, cliquez à nouveau
Référence : GESLAB_MUT_TRANS_ManuelUtilisation_v2.3.docx
Page :
420/524
Gestion de l’inventaire
GESLAB
sur le bouton <Ajouter> et répétez les opérations 4 à 10.
Vous pouvez à tout moment interrompre votre saisie en cliquant sur le
bouton <Annuler>.
12. Cliquez sur le bouton <Fermer> pour revenir à la fenêtre principale
Inventaire.
Le (ou les) accessoire(s), que vous venez de saisir, apparaissent dans
la liste au centre de la fenêtre.
Référence : GESLAB_MUT_TRANS_ManuelUtilisation_v2.3.docx
Page :
421/524
Gestion de l’inventaire
GESLAB
Enregistrer un matériel à inventorier à partir d’une facture


Cette fonction vous permet d’enregistrer un matériel (immobilisations) dans l’inventaire de
votre laboratoire à partir de la saisie de la facture.
En mode Gestion courante, choisissez l’option Facture dans le menu Dépenses pour faire
apparaître la fenêtre principale suivante :
 Pour enregistrer un matériel à partir de la facture
1. Sélectionnez la facture correspondante au matériel à enregistrer. (Reportezvous au chapitre Retrouver une facture).
2. Cliquez sur le bouton <Inventaire>.
Lors du premier lancement, la fenêtre suivante apparaît :
Référence : GESLAB_MUT_TRANS_ManuelUtilisation_v2.3.docx
Page :
422/524
Gestion de l’inventaire
GESLAB
Saisissez le n° d’enregistrement à partir duquel vos matériels seront inventoriés
(par défaut, les n° d’inventaire commencent à 1 et sont incrémentés) puis
cliquez sur le bouton <OK>.
La fenêtre suivante apparaît :
Les informations suivantes sont initialisées par défaut avec les données de la facture :





N°facture GESLAB ;
Exercice ;
Fournisseur ;
N°facture fournisseur ;
Organisme de gestion ;
Référence : GESLAB_MUT_TRANS_ManuelUtilisation_v2.3.docx
Page :
423/524
Gestion de l’inventaire
GESLAB
 Origine de crédit.
Attention : ces informations ne sont pas modifiables.
3. Cliquez sur le bouton <Ajouter> pour renseigner les autres champs.
4. Dans le champ « Désignation », tapez « ? » <Tabulation> pour obtenir
la liste des lignes facture. Sélectionnez le matériel à inventorier.
Automatiquement, la récupération de cette ligne facture initialise les
informations :




Désignation ;
Prix ;
Entité dépensière acquéreur ;
Entité dépensière responsable.
5. Reportez-vous au chapitre Enregistrer un matériel à inventorier pour
effectuer la suite des opérations.
Référence : GESLAB_MUT_TRANS_ManuelUtilisation_v2.3.docx
Page :
424/524
Gestion de l’inventaire
GESLAB
Suivre les matériels inventoriés sur une commande



Cette fonction vous permet, lorsque vous saisissez un matériel dans l’inventaire, de consulter
la liste des matériels déjà inventoriés sur la commande correspondante afin d’éviter la saisie
de doublons.
Choisissez l’option Mise à jour Inventaire du menu Inventaire.
Pour suivre les matériels inventoriés sur une commande
1. Sélectionnez le matériel inventorié que vous voulez consulter.
(Reportez-vous au chapitre Retrouver un matériel inventorié et ses
accessoires).
2. Cliquez sur le bouton <Inventaire sur la commande>.
La fenêtre suivante apparaît :
Référence : GESLAB_MUT_TRANS_ManuelUtilisation_v2.3.docx
Page :
425/524
Gestion de l’inventaire
GESLAB
3. Vous pouvez visualiser la liste des matériels inventoriés sur la
commande.
4. Cliquez sur le bouton <Fermer> pour revenir à la fenêtre Inventaire.
Référence : GESLAB_MUT_TRANS_ManuelUtilisation_v2.3.docx
Page :
426/524
Gestion de l’inventaire
GESLAB
Suivre l’inventaire

Cette fonction vous permet d’effectuer le suivi de l’inventaire au travers d’éditions papier
spécifiques :
 Fiche inventaire : fiche similaire à la fiche inventaire transmise à la délégation.
 Fiche équipe : liste des matériels inventoriés pour chaque entité dépensière
responsable.
 Liste inventaire laboratoire : liste des matériels inventoriés pour un laboratoire donné
(avec critères de tri).
 Pour éditer la (ou les) fiche(s) inventaire
1. Choisissez l’option Mise à jour inventaire du menu Inventaire.
2. Sélectionnez le matériel dont vous souhaitez éditer la fiche inventaire.
(Reportez-vous au chapitre Retrouver un matériel inventorié et ses
accessoires).
3. Cliquez sur le bouton <Imprimer> et choisissez la destination de
l’impression.
Vous obtenez l’état INV_1.

Pour éditer la fiche équipe
1. Choisissez l’option Fiche équipe du menu Inventaire.
Vous obtenez la fenêtre suivante :
Référence : GESLAB_MUT_TRANS_ManuelUtilisation_v2.3.docx
Page :
427/524
Gestion de l’inventaire
GESLAB
2. Sélectionnez dans la liste qui s’affiche la ou les entité(s) dépensière(s)
responsable(s) pour laquelle (lesquelles) vous souhaitez obtenir la liste
des matériels inventoriés.
3. Cliquez sur le bouton <Imprimer> et choisissez la destination de
l’impression.
Vous obtenez l’état INV_2.
 Pour éditer la liste de l’inventaire laboratoire
1. Choisissez l’option Liste de l’inventaire dans le menu Inventaire.
Vous obtenez la fenêtre suivante :
Référence : GESLAB_MUT_TRANS_ManuelUtilisation_v2.3.docx
Page :
428/524
GESLAB
Gestion de l’inventaire
2. Dans le cas d’une gestion en coopérative de laboratoire, choisissez
dans la liste déroulante le laboratoire dont vous souhaitez éditer la liste
de l’inventaire.
3. Sélectionnez le type d’édition que vous souhaitez obtenir :
 Liste simple : liste des matériels inventoriés ;
 Liste par origine : liste des matériels inventoriés par origine de
crédit ;
 Liste par localisation : liste des matériels inventoriés par
localisation ;
 Liste par état du matériel : liste des matériels inventoriés par état
du matériel.
4. Vous pouvez saisir éventuellement des critères de tri de ces listes en
cochant dans les cases numéro d’inventaire laboratoire, numéro
d’inventaire organisme, désignation et fournisseur (chaque tri aura une
priorité : 1, 2, 3 ou 4).
5. Cliquez sur le bouton <imprimer> et choisissez la destination
d’impression.
Selon que vous avez choisi liste simple, liste par origine, liste par localisation ou
liste par état du matériel, vous obtenez respectivement les états INV_3, INV_4,
INV_5, INV_6.
Référence : GESLAB_MUT_TRANS_ManuelUtilisation_v2.3.docx
Page :
429/524
Gestion de l’inventaire
GESLAB
Retrouver un matériel inventorié et ses accessoires



Cette fonction vous permet de retrouver un ou plusieurs matériels inventoriés dans GESLAB.
Choisissez l’option Mise à jour inventaire du menu Inventaire pour obtenir la fenêtre
suivante :
Pour retrouver un matériel inventorié
1. A partir de la fenêtre principale Inventaire, cliquez sur le bouton
<Trouver> pour accéder à la fenêtre Sélection Inventaire.
Référence : GESLAB_MUT_TRANS_ManuelUtilisation_v2.3.docx
Page :
430/524
Gestion de l’inventaire
GESLAB
2. Saisissez un ou plusieurs critères connus du marché à retrouver :










N° d’inventaire laboratoire ;
N° d’inventaire organisme ;
Désignation du matériel (les premières lettres suffisent) ;
Fournisseur ;
Date de saisie minimum ou maximum ;
N° de la facture GESLAB ;
N° de la facture fournisseur ;
Organisme de gestion ;
N° de la commande GESLAB ;
Etat du matériel.
3. Cliquez sur le bouton <Rechercher> pour obtenir les matériels
correspondant aux critères de recherche que vous avez saisis.
Attention : seuls les matériels principaux sont affichés, pas les
accessoires.
Remarque : le bouton <Effacer critères> permet d’annuler la saisie des
critères de recherche.
Il est possible de trier la liste selon les éléments suivants :
(Reportez-vous au chapitre Les Fenêtres de Recherche du manuel
Présentation Générale)






N° d’inventaire laboratoire ;
Désignation ;
Entrée ;
N° facture GESLAB ;
Organisme ;
Fournisseur ;
Référence : GESLAB_MUT_TRANS_ManuelUtilisation_v2.3.docx
Page :
431/524
Gestion de l’inventaire
GESLAB
 Localisation ;
 Etat : E = en service.
D = dépôt.
P = prêté.
S = sorti.
4. Sélectionnez la ligne correspondant au matériel que vous recherchez
puis cliquez sur le bouton <OK> (ou double-cliquez sur la ligne).
La fenêtre Inventaire s’ouvre avec les caractéristiques du matériel
sélectionné.
5. Les boutons <Suivant> et <Précédent> vous permettent de parcourir les
autres matériels contenus dans la liste de recherche.
Les données du matériel s’affichent successivement dans la fenêtre
Inventaire.
Remarques :
 Vous pouvez quitter la fenêtre Sélection inventaire sans sélectionner de
matériel précis en cliquant sur le bouton <Fermer>.
 Il est possible à tout moment d’annuler la recherche en cliquant sur le
bouton <Annuler>.
 Le bouton <Imprimer> vous permet d’éditer la liste des matériels
inventoriés satisfaisant aux critères de recherche.
Référence : GESLAB_MUT_TRANS_ManuelUtilisation_v2.3.docx
Page :
432/524
Gestion de l’inventaire
GESLAB
Modifier un matériel inventorié

Cette fonction vous permet de modifier les caractéristiques d’un matériel inventorié.
Attention : la modification des accessoires est traitée dans le chapitre Modifier les
accessoires d’un matériel inventorié


Choisissez l’option Mise à jour Inventaire du menu Inventaire pour obtenir la fenêtre
suivante :
Pour modifier un matériel inventorié
1. Sélectionnez le matériel concerné.
(Reportez-vous au chapitre Retrouver un matériel inventorié et ses
accessoires).
2. Cliquez sur le bouton <Modifier>.
3. Pour modifier une information, placez le curseur dans la zone voulue et
saisissez la nouvelle valeur.
Les informations suivantes sont modifiables :
 Désignation du matériel ;
 Marque ;
 Type ;
Référence : GESLAB_MUT_TRANS_ManuelUtilisation_v2.3.docx
Page :
433/524
Gestion de l’inventaire
GESLAB










N° de série ;
Prix ;
Pays (provenance du matériel) ;
N° d’inventaire organisme ;
Souche ;
Date d’entrée ;
Date de sortie ;
Etat ;
Localisation physique ;
Entité dépensière, responsable, acquéreur, responsable du
dépôt ;
 Emprunteur ;
 Commentaire ;
 Code « Affecté ».
Remarque : dans tous les cas, les informations suivantes ne sont pas
modifiables :
 N° de facture GESLAB ;
 Fournisseur ;
 N° de facture fournisseur ;
 Organisme de gestion ;
 Origine ;
 N° d’inventaire.
4. Cliquez sur le bouton <OK> pour valider la modification ou sur le bouton
<Annuler> pour revenir aux anciennes valeurs.
Référence : GESLAB_MUT_TRANS_ManuelUtilisation_v2.3.docx
Page :
434/524
Gestion de l’inventaire
GESLAB
Modifier les accessoires d’un matériel inventorié



Cette fonction vous permet de modifier les caractéristiques d’un accessoire.
Choisissez l’option Mise à jour inventaire du menu Inventaire pour obtenir la fenêtre
suivante :
Pour modifier un accessoire inventorié
1. Sélectionnez le matériel inventorié dont dépend l’accessoire à modifier.
(Reportez-vous au chapitre Pour retrouver un matériel inventorié).
2. Cliquez sur le bouton <Accessoires…>. Vous obtenez la fenêtre
Accessoires.
3. Sélectionnez dans la liste l’accessoire à modifier et cliquez sur le bouton
<Modifier>.
4. Pour modifier une information, placez le curseur dans la zone voulue et
saisissez la nouvelle valeur.
Les informations suivantes sont modifiables :
 Désignation de l’accessoire ;
 Marque ;
 Type ;
Référence : GESLAB_MUT_TRANS_ManuelUtilisation_v2.3.docx
Page :
435/524
Gestion de l’inventaire







GESLAB
N° de série ;
Prix ;
Pays ;
N° d’inventaire organisme ;
Souche ;
Date d’entrée ;
Code « Affecté ».
Remarque : dans tous les cas, les informations suivantes ne sont pas
modifiables :
 N° de facture GESLAB ;
 Exercice ;
 Fournisseur ;
 N° de facture fournisseur ;
 Organisme de gestion ;
 Origine.
5. Cliquez sur le bouton <OK> pour valider la modification ou sur le bouton
<Annuler> pour revenir aux anciennes valeurs.
Référence : GESLAB_MUT_TRANS_ManuelUtilisation_v2.3.docx
Page :
436/524
GESLAB
Gestion de l’inventaire
Supprimer un matériel inventorié


Cette fonction vous permet de supprimer un matériel inventorié dans GESLAB.
C’est une suppression physique.
Choisissez l’option Mise à jour Inventaire du menu Inventaire pour obtenir la fenêtre
suivante :
 Pour supprimer un matériel inventorié
1. Sélectionnez le matériel concerné.
(Reportez-vous au chapitre Retrouver un matériel inventorié et ses
accessoires).
2. A partir de la fenêtre principale Inventaire, cliquez sur le bouton
<Détruire> et répondez <Oui> au message de confirmation.
Remarque : cette suppression entraîne également la suppression de tous les
accessoires attachés au matériel.
Référence : GESLAB_MUT_TRANS_ManuelUtilisation_v2.3.docx
Page :
437/524
Gestion de l’inventaire
GESLAB
Supprimer un accessoire associé à un matériel


Cette fonction vous permet de supprimer un accessoire associé à un matériel inventorié.
Remarque : la suppression ne concerne que l’accessoire sélectionné.
Choisissez l’option Mise à jour inventaire du menu Inventaire pour obtenir la fenêtre
suivante :
 Pour supprimer un accessoire
1. Sélectionnez le matériel auquel l’accessoire est associé.
(Reportez-vous au chapitre Retrouver un matériel inventorié et ses
accessoires).
2. Cliquez sur le bouton <Accessoires…>.
3. Sélectionnez dans la liste l’accessoire que vous souhaitez supprimer.
4. Cliquez sur le bouton <Détruire> et répondez <Oui> au message de
confirmation.
Référence : GESLAB_MUT_TRANS_ManuelUtilisation_v2.3.docx
Page :
438/524
Gestion de l’inventaire
GESLAB
Purger l’inventaire



Cette fonction vous permet de supprimer de la base inventaire :
 Les matériels supprimés logiquement depuis plus d’un an.
 Les matériels au statut « Sorti » depuis une durée à définir.
Choisissez l’option Purge de l’inventaire du menu Inventaire pour obtenir la fenêtre
suivante :
Pour purger l’inventaire
1. Dans la zone critères, saisissez le nombre d’années demandé (par
défaut égal à 2 ans).
2. Cliquez sur le bouton <Rechercher> pour obtenir les matériels
correspondant aux critères de recherche saisis précédemment.
Remarque : le bouton <Effacer critères> permet d’annuler la recherche.
Vous pouvez trier cette liste.
3. Sélectionnez la ligne correspondant au matériel à purger, puis cliquez
sur le bouton <Purger> (sélection multiple possible).
4. Répondez <Oui> au message de confirmation qui s’affiche, le matériel
est alors supprimé de la base.
Référence : GESLAB_MUT_TRANS_ManuelUtilisation_v2.3.docx
Page :
439/524
Edition des états dans GESLAB
GESLAB
Edition des états dans GESLAB
GESLAB permet d’éditer des états de synthèse et d’historique de la gestion du laboratoire :
Les états prédéfinis
Il existe cinq catégories d’états prédéfinis dans GESLAB :





Les états relatifs aux origines de crédit ;
Les états relatifs aux entités ;
Les états relatifs aux missions ;
Les états divers ;
Formulaires.
Ces états sont livrés avec GESLAB et peuvent être lancés à partir du menu de l’application.
Remarque : Le module de comparaison GESLAB-BFC est disponible dans les états divers.
L’état de synthèse non imprimable
Au lancement de GESLAB, un écran de synthèse s’affiche récapitulant les mouvements en attente.
Points abordés dans ce chapitre
Adm.
Editer les états prédéfinis
Visualiser l’état non imprimable
Référence : GESLAB_MUT_TRANS_ManuelUtilisation_v2.3.docx
Page :
440/524
GESLAB
Edition des états dans GESLAB
Editer les états prédéfinis

GESLAB vous permet d’éditer différents états prédéfinis de votre laboratoire.
Les différents états origines sont :









Synthèse des origines (SOR_1), (SOR_2), (SOR_3) ;
Bilan des origines de niveau fin (ORI-1) ;
Bilan des origines de regroupement (ORI-2) ;
Bilan des dépenses par origine et par nature (NAT_1) ;
Attendus de crédit par origine de crédit (ATT_1) ;
Notifications de crédit par origine de crédit (NOT-1) ;
Répartitions de crédit par origine de crédit (REP-1) ;
Commandes par origines de crédit (COM-1) ;
Factures par origine (FAC-1).
Les différents états entités sont :















Synthèse des entités (SED_1), (SED_2), (SED_3), (SED_4), (SED_5) ;
Bilan des entités de niveau fin (EDP-1) ;
Bilan des entités de regroupement (EDP-2) ;
Bilan financier par origine (EDP-3) ;
Bilan des dépenses par entité et par matière (MAT_2) ;
Bilan des dépenses par entité et par nature (NAT_2) ;
Attendus (ATT_2) ;
Répartitions par entité (REP-2) ;
Recettes internes sur entité (FAI_2)  non disponible ;
Commandes par entité (COM-2) ;
Factures par entité (FAC-2) ;
Factures internes par entité (FAI-1) ;
Détail commandes par entité (COM-3) ;
Détail factures par entité (FAC-3) ;
Dépenses par entités et par matière (EDP-4)  non disponible.
Les différents états missions sont :
 Récapitulatif d’une mission (MIS_15)  non disponible;
 Liste des missions par agent (MIS_13) ;
 Liste des missions par entité dépensière (MIS_14)  non disponible.
Les différents états divers sont :









Demandes d’achat à traiter (DDA_1)  non disponible ;
Bilan par prestataire externe (PEX_1) ;
Bilan par agent (PEX_2) ;
Bilan par matière (MAT_1) ;
Bilan par type d’imputation (IMP_1) ;
Récapitulatif Com/Fac (REC_2) ;
Récapitulatif Com/Fac par nature (REC_1) ;
Dépenses par matière et par entité (MAT_3) ;
Dépenses par matière et par fournisseur (MAT_4) ;
Référence : GESLAB_MUT_TRANS_ManuelUtilisation_v2.3.docx
Page :
441/524
Edition des états dans GESLAB







GESLAB
Commandes livrées non facturées (COM_10)  non disponible ;
Notification par organisme (BFC 3) ;
CMP – Achats réguliers (CMP 1)  non disponible ;
CMP – Achats ponctuels (CMP 2)  non disponible ;
CMP – Achats par fournisseur (CMP 3)  non disponible;
Comparaison GESLAB-BFC : Commande d’achat (ECC 1000) ;
Comparaison GESLAB-BFC : Commande de mission (ECC 2000).
Remarque : les deux états : Comparaison GESLAB-BFC : Commande d’achat et
Comparaison GESLAB-BFC : Commande de mission sont décrits en détail au chapitre
Module de comparaison GESLAB-BFC du présent document.








Pour éditer les états des origines de crédit
Dans le menu Traitements, choisissez l’option Etats origines puis sélectionnez l’état
souhaité.
Pour éditer les états des missions
Dans le menu Traitements, choisissez l’option Etats missions puis sélectionnez l’état
souhaité.
Pour éditer les états des entités dépensières
Dans le menu Traitements, choisissez l’option Etats entités puis sélectionnez l’état souhaité.
Pour éditer les états divers
Dans le menu Traitements, choisissez l’option Etats divers puis sélectionnez l’état souhaité.
Remarque : pour éditer les états de comparaison GESLAB-BFC, il est nécessaire que le
poste de travail GESLAB puisse être connecté à la machine de communication de la
délégation sur laquelle se trouvent les fichiers ECCU déposés par BFC.
Vous pouvez envoyer vos états à l’imprimante, à l’écran ou dans un fichier.
Référence : GESLAB_MUT_TRANS_ManuelUtilisation_v2.3.docx
Page :
442/524
GESLAB
Référence : GESLAB_MUT_TRANS_ManuelUtilisation_v2.3.docx
Edition des états dans GESLAB
Page :
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Edition des états dans GESLAB
GESLAB
Visualiser l’état de synthèse non imprimable


GESLAB permet de visualiser, dès son ouverture, une fenêtre avec deux onglets.
Le premier onglet donne une information sur les nouveautés de la version en exploitation.
Le second fournit un récapitulatif des mouvements en attente ainsi que des informations sur la
dernière sauvegarde automatique.
Au lancement de GESLAB, la fenêtre Récapitulatif et Nouveautés apparaît avec le contenu
de l’onglet GESLAB Nouveautés pendant les 2 premières semaines après l’installation de la
version :
Remarque : cette nouvelle fenêtre peut être consultée à tout moment dans le menu Dossier puis
l’option GESLAB Nouveautés et enfin sur l'onglet GESLAB Nouveautés.
Référence : GESLAB_MUT_TRANS_ManuelUtilisation_v2.3.docx
Page :
444/524
GESLAB

Edition des états dans GESLAB
Passé ces 2 semaines, la fenêtre Récapitulatif et Nouveautés apparaît avec le contenu de
l’onglet Récapitulatif.
Remarque : cette nouvelle fenêtre peut être consultée à tout moment dans le menu Dossier puis
l’option GESLAB Nouveautés et enfin sur l'onglet Récapitulatif.
Attention : dans le cas d’une gestion multi-laboratoires, on affiche le cumul, par entités, de tous les
laboratoires confondus.
1. Après avoir pris connaissance de cette synthèse, cliquez sur le bouton
<Fermer> pour sortir de cette fenêtre.
Référence : GESLAB_MUT_TRANS_ManuelUtilisation_v2.3.docx
Page :
445/524
Transfert de données avec la délégation
GESLAB
Transfert de données avec la délégation
GESLAB vous permet de transférer des données vers votre délégation et de recevoir de votre
délégation les données de gestion vous concernant.
L’intérêt du transfert de données avec la délégation est d’assurer la cohérence de vos crédits et
dépenses avec celles de la délégation.
Lors des transferts, seuls les mouvements de dépense concernant les crédits CNRS seront envoyés
vers la délégation.
LABORATOIRE
UNIVERSITE
CNRS
Commandes
complètes
Services faits
enregistrés
Commandes à
retransmettre
Services faits à
retransmettre
Factures
enregistrées
Factures à
retransmettre
ANR
Demandes de
mission complètes
Demandes de
mission à
retransmettre et
commandes
associées
Agents enregistrés
(1ère mission)
Agents à
retransmettre
Le transfert des données vers la délégation est un processus qui se fait en deux temps comme le
montre le schéma ci-après :
 Dans un premier temps (1), GESLAB extrait les données à envoyer à la délégation et les
place dans un fichier informatique d’extraction :
 Dans un deuxième temps (2) et (3), GESLAB transmet les données issues de l’extraction
vers la délégation.
Référence : GESLAB_MUT_TRANS_ManuelUtilisation_v2.3.docx
Page :
446/524
GESLAB
Transfert de données avec la délégation
(3)
(1)
Extraction n° i
(2)
EXTRACTION
D.R.
TRANSMISSION D.R.
EXTRACTION n° i
Commandes
Service Fait
Factures
Demandes de mission
Facture Papier
Agents
+ bordereaux
de transfert
Les mouvements créés dans GESLAB sont transmis à la délégation avec un numéro les identifiant.
Ce numéro est construit de la façon suivante :
Numéro de commande
«L»
+ numéro de commande GESLAB sur cinq chiffres
Exemple : commande n° L01234
Numéro de facture : idem
Numéro de mission : idem
Numéro d’agent
N°INSEE, pour les Français
‘9’ +code division + compteur interne+ 000, pour les étrangers
Remarque :
Votre délégation peut vous demander de lui retransmettre certains mouvements. Dans ce cas, il vous
faudra identifier les mouvements en question et les marquer. GESLAB les joindra à l’extraction
suivante et les retransmettra à la délégation lors du prochain transfert.
GESLAB vous offre la possibilité de suivre les transferts et de connaître l’état des envois vers la
délégation.
Points abordés dans ce chapitre
Référence : GESLAB_MUT_TRANS_ManuelUtilisation_v2.3.docx
Page :
447/524
Transfert de données avec la délégation
GESLAB
Adm.
Extraire et transférer les données GESLAB
Retransmettre une extraction vers la délégation
Marquer les mouvements à retransmettre
Récupérer les données en provenance de la délégation
Suivre les transferts
Référence : GESLAB_MUT_TRANS_ManuelUtilisation_v2.3.docx
Page :
448/524
GESLAB
Transfert de données avec la délégation
Extraire et transférer les données GESLAB

Cette fonction permet d’extraire les données GESLAB et de les transférer vers votre
délégation.
Ce processus, entièrement automatique, se déroule en deux étapes qui consistent à :
 Lancer l’extraction ;
 Transmettre l’extraction.
Seront transférées vers votre délégation les informations suivantes :
 Les commandes au statut « Complète » (les commandes de nature « Immobilisation »
et de nature « Fonctionnement » qui ont été imprimées par le gestionnaire) ;
 Les services faits « Enregistrés » ;
 Les factures « Enregistrées » ;
 Les demandes de missions au statut « Complète » (celles dont le total des
commandes est égal au montant de la mission) ;
 Les agents dont la première mission est transférée à la délégation ou qui ont été
modifié depuis l’envoi de leur dernière mission ;
 Les commandes, factures et demandes de mission « A retransmettre ».
Référence : GESLAB_MUT_TRANS_ManuelUtilisation_v2.3.docx
Page :
449/524
Transfert de données avec la délégation
GESLAB
Pour éditer les bordereaux de transfert
Editer les bordereaux de transfert consiste à imprimer les bordereaux liés à l’extraction des données
décrites ci-dessus.
Vous accédez à la fenêtre suivante par l’intermédiaire de l’option Transmission à la délégation du
menu Transfert du module Echanges avec la délégation :
Dans la fenêtre Transmission à la délégation, sept cases à cocher permettent de choisir les
bordereaux à imprimer:







Commandes ;
Commandes supprimées ;
Factures ;
Missions ;
Agents ;
Services faits ;
Services faits supprimés.
Par défaut, chaque case est cochée s’il existe des mouvements correspondants (sinon, elle est
décochée et ne peut être cochée).
Les bordereaux correspondant aux cases cochées sont imprimés lorsque vous cliquez sur le bouton
<Imprimer>.
Référence : GESLAB_MUT_TRANS_ManuelUtilisation_v2.3.docx
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450/524
GESLAB
Transfert de données avec la délégation
Pour retrouver une extraction
1. A partir de la fenêtre Transmission à la délégation, cliquez sur le bouton
<Trouver> pour accéder à la fenêtre Sélection d’une extraction vers la
délégation :
2. Il est possible de trier la liste des extractions selon les informations
suivantes :






Code laboratoire ;
N° chronologique d’extraction ;
Date d’extraction ;
Date de dernier transfert de l’extraction ;
Auteur de l’extraction ;
Statut de l’extraction.
3. Sélectionnez, dans la liste, l’extraction que vous recherchez puis cliquez
sur le bouton <OK> (ou double-cliquez directement sur la ligne). Vous
revenez sur la fenêtre Transmission à la délégation avec les données
de l’extraction sélectionnée.
4. Les boutons <Suivant> et <Précédent> vous permettent ensuite, si vous
le souhaitez, de balayer la liste des extractions issues de la recherche.
Les données des extractions s’affichent successivement dans la fenêtre
Transmission à la délégation.
Remarque : si aucune recherche préalable n’a été lancée, les boutons
<Suivant> et <Précédent> permettent de faire défiler les extractions dans
l’ordre des numéros d’extraction.
5. Vous pouvez quitter la fenêtre Sélection d’une extraction à émettre sans
Référence : GESLAB_MUT_TRANS_ManuelUtilisation_v2.3.docx
Page :
451/524
Transfert de données avec la délégation
GESLAB
sélectionner d’extraction précise, en cliquant sur le bouton <Fermer> de
la fenêtre.
Il est possible à tout moment d’annuler la sélection en cliquant sur le
bouton <Annuler>.
Pour consulter les données de l’extraction
Une fois retrouvée l’extraction que vous souhaitez consulter, vous avez la possibilité de visualiser les
données de celle-ci. Ceci n’est pas obligatoire.
Vous pouvez consulter :





Les commandes de l’extraction ;
Les factures de l’extraction ;
Les missions de l’extraction ;
Les agents de l’extraction ;
Les services faits de l’extraction.
Consulter les commandes de l’extraction
1. A partir de la fenêtre Transmission à la délégation, cliquez sur le bouton
<Commandes…> pour accéder à la fenêtre de consultation des
commandes de l’extraction :
2. Pour consulter le détail d’une commande, sélectionnez la commande
dans la liste et cliquez sur le bouton <Consulter…>.
Référence : GESLAB_MUT_TRANS_ManuelUtilisation_v2.3.docx
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GESLAB
Transfert de données avec la délégation
Refermez la fenêtre de consultation en cliquant sur le bouton <Fermer>.
3. Cliquez ensuite sur le bouton <Fermer> pour revenir à la fenêtre
principale Transmission à la délégation.
Consulter les factures de l’extraction
1. A partir de la fenêtre Transmission à la délégation, cliquez sur le bouton
<Factures…> pour accéder à la fenêtre de consultation des factures de
l’extraction :
2. Pour consulter le détail d’une facture, sélectionnez la facture dans la
liste et cliquez sur le bouton <Consulter…>.
Refermez la fenêtre de consultation en cliquant sur le bouton <Fermer>.
3. Cliquez ensuite sur le bouton <Fermer> pour revenir à la fenêtre
principale Transmission à la délégation.
Référence : GESLAB_MUT_TRANS_ManuelUtilisation_v2.3.docx
Page :
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Transfert de données avec la délégation
GESLAB
Consulter les missions de l’extraction
1. A partir de la fenêtre Transmission à la délégation, cliquez sur le bouton
<Missions…> pour accéder à la fenêtre de consultation des missions de
l’extraction :
2. Pour consulter le détail d’une mission, sélectionnez la mission dans la
liste et cliquez sur le bouton <Consulter…>.
Refermez la fenêtre de consultation en cliquant sur le bouton <Fermer>.
3. Cliquez ensuite sur le bouton <Fermer> pour revenir à la fenêtre
principale Transmission à la délégation.
Référence : GESLAB_MUT_TRANS_ManuelUtilisation_v2.3.docx
Page :
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GESLAB
Transfert de données avec la délégation
Consulter les agents de l’extraction
1. A partir de la fenêtre Transmission à la délégation, cliquez sur le bouton
<Agents…> pour accéder à la fenêtre de consultation des agents de
l’extraction :
2. Pour consulter le détail d’un agent, sélectionnez l’agent dans la liste et
cliquez sur le bouton <Consulter…>.
Refermez la fenêtre de consultation en cliquant sur le bouton <Fermer>.
3. Cliquez ensuite sur le bouton <Fermer> pour revenir à la fenêtre
principale Transmission à la délégation.
Référence : GESLAB_MUT_TRANS_ManuelUtilisation_v2.3.docx
Page :
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Transfert de données avec la délégation
GESLAB
Consulter les services faits de l’extraction
1. A partir de la fenêtre Transmission à la délégation, cliquez sur le bouton
<Services faits…> pour accéder à la fenêtre de liste des services faits
de l’extraction :
2. Cliquez ensuite sur le bouton <Fermer> pour revenir à la fenêtre
principale Transmission à la délégation.
Référence : GESLAB_MUT_TRANS_ManuelUtilisation_v2.3.docx
Page :
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GESLAB
Transfert de données avec la délégation
Marquer les mouvements à retransmettre

GESLAB vous permet de retransmettre des mouvements vers votre délégation à la demande
de celle-ci. Il se peut, en effet (suite à un incident technique, par exemple) que votre
délégation vous demande de lui retransmettre des mouvements que vous lui avez déjà
envoyés.
Si tel est le cas, il vous faut sélectionner les mouvements redemandés par la délégation en
effectuant une recherche parmi les mouvements déjà transmis.
Les mouvements ainsi sélectionnés sont marqués comme étant « A retransmettre ».
Ils seront joints aux données de la prochaine extraction qui s’effectuera.
Les mouvements parviendront à la délégation lorsque cette extraction sera transmise.
Marquer les mouvements à retransmettre consiste donc à :





Marquer les commandes à retransmettre ;
Marquer les factures à retransmettre ;
Marquer les missions à retransmettre ;
Marquer les services faits à retransmettre ;
Marquer les agents de provenance « GESLAB » à transmettre ou à retransmettre.
 Pour marquer les commandes à retransmettre

En mode Echanges avec la délégation, choisissez dans le menu Retransmission l’option
Marquer Commandes pour faire apparaître la fenêtre suivante :
Référence : GESLAB_MUT_TRANS_ManuelUtilisation_v2.3.docx
Page :
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Transfert de données avec la délégation
GESLAB
1. Saisissez un ou plusieurs critères connus des commandes à
retransmettre :
 N° commande : n° GESLAB de la commande ;
 Raison sociale du fournisseur (Aide à la saisie disponible par
« ? » puis <Tabulation>) ;
 Exercice : exercice de la commande ;
 Souche : numéro complémentaire de la commande ;
 Nature ;
 Origine : origine de crédit des commandes. Aide à la saisie par
« ? » <Tabulation>, pour obtenir la liste des origines de niveau fin ;
 Date commande >> : date minimale de la commande ;
 Date commande << : date maximale de la commande ;
 Auteur : nom de l’auteur des commandes (Aide à la saisie
disponible par « ? » puis <Tabulation>) ;
 Etat ;
 Période de transfert : dates entre lesquelles les commandes ont
été extraites pour la dernière fois de GESLAB pour être envoyées
à la délégation.
2. Cliquez sur le bouton <Rechercher> pour obtenir les commandes
correspondant aux critères de recherche que vous avez saisis.
Le bouton <Effacer critères> permet d’annuler la saisie des critères.
3. Il est possible de trier la liste selon les éléments suivants :








Numéro GESLAB de la commande ;
Numéro de souche ;
Raison sociale du fournisseur ;
Date de saisie de la commande ;
Montant de la commande ;
Origine de la commande ;
Nature de la commande ;
Statut de la commande.
4. Sélectionnez dans la liste les commandes que vous souhaitez
retransmettre (sélection multiple possible).
5. Cliquez sur le bouton <Annuler> pour désélectionner les commandes
sélectionnées.
6. Cliquez sur le bouton <OK> pour que les commandes sélectionnées
soient marquées comme « A retransmettre ».
7. Cliquez sur le bouton <Fermer> pour fermer la fenêtre.
Ces commandes seront jointes à la prochaine extraction de données
GESLAB à destination de la délégation.
Référence : GESLAB_MUT_TRANS_ManuelUtilisation_v2.3.docx
Page :
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GESLAB
Transfert de données avec la délégation
 Pour marquer les factures à retransmettre

En mode Echanges avec la délégation, choisissez dans le menu Retransmission l’option Marquer
Factures pour faire apparaître la fenêtre suivante :
1. Saisissez un ou plusieurs critères connus des factures à retransmettre :
 N° facture : n° GESLAB de la facture ;
 N° commande : n° GESLAB de la commande GESLAB à laquelle
est rattachée la facture ;
 Souche Commande : numéro complémentaire de la commande ;
 N°facture fournisseur ;
 Date facture >> : date minimale de la facture ;
 Date facture << : date maximale de la facture ;
 Fournisseur : raison sociale du fournisseur (Aide à la saisie
disponible par « ? » puis <Tabulation>) ;
 Origine de crédit : origine de crédit des factures recherchées
(Aide à la saisie disponible par « ? » puis <Tabulation>) ;
 Montant >> : montant minimal des factures recherchées ;
 Montant << : montant maximal des factures recherchées
 Période de transfert : dates entre lesquelles les factures ont été
extraites pour la dernière fois de GESLAB pour être envoyées à la
délégation.
2. Cliquez sur le bouton <Rechercher> pour obtenir les factures
correspondant aux critères de recherche que vous avez saisis.
Le bouton <Effacer critères> permet d’annuler la saisie des critères.
3. Il est possible de trier la liste selon les éléments suivants :
Référence : GESLAB_MUT_TRANS_ManuelUtilisation_v2.3.docx
Page :
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Transfert de données avec la délégation
GESLAB





Numéro GESLAB de la facture ;
Date de saisie de la facture ;
Raison sociale du fournisseur ;
Numéro facture fournisseur ;
Numéro de la commande GESLAB à laquelle est rattachée la
facture ;
 Numéro de souche ;
 Montant de la facture ;
 Statut de la facture.
4. Sélectionnez dans la liste les factures que vous souhaitez retransmettre
(sélection multiple possible).
5. Cliquez sur le bouton <Annuler> pour désélectionner les factures
sélectionnées.
6. Cliquez sur le bouton <OK> pour que les factures sélectionnées soient
marquées comme « A retransmettre ».
7. Cliquez sur le bouton <Fermer> pour fermer la fenêtre.
Ces factures seront jointes à la prochaine extraction de données GESLAB
à destination de la délégation.
 Pour marquer les missions à retransmettre

En mode Echanges avec la délégation, choisissez dans le menu Retransmission l’option
Marquer Missions pour faire apparaître la fenêtre suivante :
Référence : GESLAB_MUT_TRANS_ManuelUtilisation_v2.3.docx
Page :
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GESLAB
Transfert de données avec la délégation
1. Saisissez un ou plusieurs critères connus des missions à retransmettre :
 Entité dépensière : entité dépensière à laquelle est rattachée la
mission (Aide à la saisie disponible par « ? » puis <Tabulation>) ;
 Pays : pays visité (Aide à la saisie disponible par « ? » puis
<Tabulation>) ;
 Auteur : nom de l’auteur des demandes de mission (Aide à la
saisie disponible par « ? » puis <Tabulation>) ;
 N° mission : numéro GESLAB de la mission ;
 Type de mission : type des missions ;
 Nom de l’agent : nom de l’agent ayant réalisé les missions (Aide
à la saisie disponible par « ? » puis <Tabulation>) ;
 Date départ >> : date minimale de départ en mission ;
 Date départ << : date maximale de départ en mission ;
 Date retour >> : date minimale de retour de mission ;
 Date retour << : date maximale de retour de mission ;
 Période de transfert entre : date minimale à laquelle les missions
ont été transférées pour la dernière fois de GESLAB vers la
délégation ;
 Et : date maximale à laquelle les missions ont été transférées pour
la dernière fois de GESLAB vers la délégation.
2. Cliquez sur le bouton <Rechercher> pour obtenir les missions
correspondant aux critères de recherche que vous avez saisis.
Le bouton <Effacer critères> permet d’annuler la saisie des critères.
3. Il est possible de trier la liste selon les éléments suivants :




Numéro GESLAB de la mission ;
Type de mission ;
Nom de l’agent ;
Pays visité
Référence : GESLAB_MUT_TRANS_ManuelUtilisation_v2.3.docx
Page :
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Transfert de données avec la délégation






GESLAB
Date de départ ;
Date de retour ;
Montant de la mission ;
Auteur de la demande de mission ;
Exercice lié à la mission ;
Statut de la mission.
4. Sélectionnez dans la liste les missions que vous souhaitez
retransmettre (sélection multiple possible).
5. Cliquez sur le bouton <Annuler> pour désélectionner les missions
sélectionnées.
6. Cliquez sur le bouton <OK> pour que les missions sélectionnées soient
marquées comme « A retransmettre ».
7. Cliquez sur le bouton <Fermer> pour fermer la fenêtre.
Ces missions seront jointes à la prochaine extraction de données GESLAB
à destination de la délégation.
 Pour marquer les services faits à retransmettre

En mode Echanges avec la délégation, choisissez dans le menu Retransmission l’option Marquer
Services faits pour faire apparaître la fenêtre suivante :
1. Saisissez un ou plusieurs critères connus des services faits à
retransmettre :
Référence : GESLAB_MUT_TRANS_ManuelUtilisation_v2.3.docx
Page :
462/524
GESLAB
Transfert de données avec la délégation
 N° commande : n° GESLAB de la commande ;
 Raison sociale du fournisseur (Aide à la saisie disponible par
« ? » puis <Tabulation>) ;
 Date Service fait >> : date minimale du service fait ;
 Date Service fait << : date maximale du service fait ;
 N° Bon Livraison: numéro du bon de livraison fournisseur ;
 Période de transfert : dates entre lesquelles les services faits ont
été extraits pour la dernière fois de GESLAB pour être envoyés à
la délégation.
2. Cliquez sur le bouton <Rechercher> pour obtenir les services faits
correspondant aux critères de recherche que vous avez saisis.
Le bouton <Effacer critères> permet d’annuler la saisie des critères.
3. Il est possible de trier la liste selon les éléments suivants :





Numéro GESLAB de la commande ;
Numéro GESLAB de la ligne détail commande ;
Raison sociale du fournisseur ;
Numéro du bon de livraison fournisseur ;
Date à laquelle le service a été effectué.
4. Sélectionnez dans la liste les services faits que vous souhaitez
retransmettre (sélection multiple possible).
5. Cliquez sur le bouton <Annuler> pour désélectionner les services faits
sélectionnés.
6. Cliquez sur le bouton <OK> pour que les services faits sélectionnés
soient marqués comme « A retransmettre ».
7. Cliquez sur le bouton <Fermer> pour fermer la fenêtre.
Ces services faits seront joints à la prochaine extraction de données
GESLAB à destination de la délégation.
 Pour marquer les agents de provenance « GESLAB » à transmettre ou à
retransmettre
Cette fonction vous permet de marquer un agent dans le but de l’envoyer à BFC pour création ou
mise à jour indépendamment d’une mission.
Attention : Seuls les agents de provenance « GESLAB », nouvellement créés ou modifiés depuis la
dernière extraction, peuvent être marqués.

En mode Echanges avec la délégation, choisissez dans le menu Retransmission l’option Marquer
Agents pour faire apparaître la fenêtre suivante :
Référence : GESLAB_MUT_TRANS_ManuelUtilisation_v2.3.docx
Page :
463/524
Transfert de données avec la délégation
GESLAB
1. Saisissez un ou plusieurs critères connus des agents de « GESLAB » à
retransmettre :






Numéro : le numéro GESLAB de l’agent ;
INSEE : le numéro de sécurité sociale de l’agent ;
Nom incomplet : le nom, éventuellement incomplet de l’agent ;
Numéro matricule : le numéro de matricule de l’agent ;
Ancien matricule agent : l’ancien numéro de matricule de
l’agent ;
Date de saisie : la date à laquelle l’agent a été saisi. Dans le
cadre du haut, spécifiez une date antérieure à la date de saisie et
dans le cadre du bas, une date postérieure à cette date. Il est
possible de ne saisir qu’une seule des deux dates.
2. Cliquez sur le bouton <Rechercher> pour obtenir les agents
correspondant aux critères de recherche que vous avez saisis.
Le bouton <Effacer critères> permet d’annuler la saisie des critères.
3. Il est possible de trier la liste selon les éléments suivants :








Numéro GESLAB de l’agent ;
Nom de l’agent ;
Prénom de l’agent ;
Numéro INSEE ;
Nationalité de l’agent ;
Numéro de matricule de l’agent ;
Ancien numéro de matricule de l’agent ;
Date de saisie.
4. Sélectionnez dans la liste les agents que vous souhaitez retransmettre
(sélection multiple possible).
Référence : GESLAB_MUT_TRANS_ManuelUtilisation_v2.3.docx
Page :
464/524
GESLAB
Transfert de données avec la délégation
5. Cliquez sur le bouton <Annuler> pour désélectionner les agents
sélectionnés.
6. Cliquez sur le bouton <OK> pour que les agents sélectionnés soient
marqués comme « A retransmettre ».
7. Cliquez sur le bouton <Fermer> pour fermer la fenêtre.
Ces agents seront joints à la prochaine extraction de données GESLAB à
destination de la délégation.
Référence : GESLAB_MUT_TRANS_ManuelUtilisation_v2.3.docx
Page :
465/524
Transfert de données avec la délégation
GESLAB
Récupérer les données en provenance de la délégation

La réception des données en provenance de la délégation s’effectue en deux étapes :
1)
La récupération automatique de la session
2)
L’import des données à l’initiative du laboratoire.
Les données transmises par la délégation sont :
 Les commandes d’achat du laboratoire rejetées par la délégation ;
 Les commandes de personnels créées à la délégation ;
 Les services faits rejetés par la délégation ;
 Les factures créées, modifiées, prises en charge, réglées, supprimées ou rejetées par la
délégation ;
 Les missions rejetées par la délégation ;
 Les données de référence telles que les marchés, agents, etc… ;
 Les notifications issues des directions scientifiques et reçues par la délégation.
Récupération automatique de la session
Au terme de cette récupération de données, GESLAB procède à un certain nombre de
traitements :
 Les données de référence éventuellement transmises (marchés) sont mises à jour
automatiquement ;
 Les commandes, services faits, factures et missions rejetées par la délégation sont
également mises en liste d’attente pour une intégration ultérieure ;
Import des données
Au terme de cette opération, GESLAB procède à un certain nombre de traitements :
 Les identifiants BFC des fournisseurs et des agents sont mis à jour automatiquement ;
 Une comparaison automatique est lancée entre les commandes, services faits et les
factures en liste d’attente et les données stockées dans la base GESLAB. Des états
décrivant les éventuelles différences détectées sont également éditées pour vous aider
lors de l’intégration ;
 Les factures prises en charge et/ou réglées par la délégation sans subir d’autres
modifications sont mises à jour automatiquement dans GESLAB et sont retirées des listes
d’attente.
 Les bordereaux de réceptions peuvent être édités.
Référence : GESLAB_MUT_TRANS_ManuelUtilisation_v2.3.docx
Page :
466/524
GESLAB
Transfert de données avec la délégation
 Pour recevoir les données en provenance de la délégation
Cette opération est automatique et ne nécessite aucune action de votre part.
 Pour importer les données en provenance de la délégation

En mode Echanges avec la délégation, choisissez dans le menu Transfert l’option Retour
depuis la délégation pour faire apparaître la fenêtre suivante :
1. Naviguez dans l’historique des sessions précédemment importés avec les boutons
<Précédent>, <Suivant> et <Trouver> qui affiche l’écran de recherche d’une
réception.
2. Cliquez sur le bouton <Lancer> pour finaliser la réception et éditer les bordereaux de
réception et des différences BFC-GESLAB. Le bouton <Lancer> n’est actif que si la
session affichée est la dernière session au statut « à importer « ou « à importer avec
erreur ».
Référence : GESLAB_MUT_TRANS_ManuelUtilisation_v2.3.docx
Page :
467/524
Transfert de données avec la délégation
GESLAB
Remarque :
 Lorsqu’il n’y a pas de session à importer en provenance de la délégation, le message
suivant s’affiche :
Ecran d’une recherche de réception
La liste est triée par défaut par date de dernier retour descendant.
 Pour consulter les anomalies détectées lors d’un retour
Le cadre <Anomalies retour> contient la liste des mouvements de la session qui présentent des
anomalies avec le type d’anomalie associé. Ces mouvements ne seront pas traités par le retour.
Lorsqu’une session contient des mouvements avec une anomalie son statut est « A importer avec
Erreur » tant que le retour n’est pas lancé, elle passe au statut « Recue avec Erreur » après
lancement du retour.
Le statut « A importer avec erreurs » n’est pas bloquant pour lancer le retour, les mouvements ne
présentant pas d’anomalie seront traités normalement.
Le cadre <Anomalies retour> reste toujours consultable sur l’écran retour depuis la délégation de la
session concernée.
Référence : GESLAB_MUT_TRANS_ManuelUtilisation_v2.3.docx
Page :
468/524
GESLAB
Transfert de données avec la délégation
Suivre les transferts

GESLAB vous permet de connaître l’état des envois vers la délégation : statut de l’extraction,
date de transfert, auteur et de contrôler qu’une extraction a bien été transférée vers la
délégation.
Vous pouvez également connaître l’état des réceptions en provenance de la délégation.

En mode Echanges avec la délégation, choisissez dans le menu Transfert l’option Journal
transfert pour faire apparaître la fenêtre suivante :
 Pour suivre le transfert des extractions vers la délégation
1. Sélectionnez dans la liste déroulante l’organisme que vous désirez
traiter.
2. Triez la liste des extractions en fonction de vos critères de recherche. Il
est possible de trier le journal de transfert selon les informations
suivantes :
 Laboratoire ;
 N° d’extraction ;
 Date d’extraction ;
 Date du dernier transfert de l’extraction ;
 Auteur de l’extraction ;
 Statut de l’extraction.
3. Vous pouvez supprimer de la liste les lignes concernant les extractions
purgées par GESLAB.
Référence : GESLAB_MUT_TRANS_ManuelUtilisation_v2.3.docx
Page :
469/524
Transfert de données avec la délégation
GESLAB
 Pour suivre les réceptions
1. Cliquez sur le bouton radio <Réceptions>.
2. Triez la liste des réceptions en fonction de vos critères de recherche :






Laboratoire ;
N° de réception ;
Date de réception ;
Date du dernier transfert ;
Auteur de la réception ;
Statut de la réception.
Référence : GESLAB_MUT_TRANS_ManuelUtilisation_v2.3.docx
Page :
470/524
GESLAB
Intégration des données de la délégation dans GESLAB
Intégration des données de la délégation dans GESLAB
GESLAB vous permet d’intégrer des données en provenance de la délégation.
Intégrer des données dans GESLAB consiste à mettre à jour vos fichiers avec les données reçues de
la délégation. L’intérêt de cette mise à jour est d’assurer une bonne cohérence entre votre base et
celle de la délégation.
L’intégration est une opération volontaire de votre part : aucune modification automatique des
données GESLAB ne peut s’effectuer sans votre accord. Il vous appartient de valider chacun des
mouvements retournés par la délégation avant de les inclure dans votre base.
Vous pouvez éventuellement refuser l’intégration d’un mouvement que vous jugez incorrect. Il est
recommandé, dans ce cas, d’engager le dialogue avec votre délégation pour éviter d’introduire des
incohérences entre sa gestion et la vôtre. Le mouvement est néanmoins conservé en vue d’une
consultation ultérieure.
DELEGATION
LABORATOIRE
Données
Délégation
Mouvements en
attente
Comparaison
des données
GESLAB/BFC
Traitement des
mouvements
rejetés
Intégration
dans
GESLAB
Etat des différences
sur les commandes
et factures
Base GESLAB
Commande
Commande
Facture
Facture
Marché
Marché
Référence : GESLAB_MUT_TRANS_ManuelUtilisation_v2.3.docx
Notification
Notification
Page :
471/524
Intégration des données de la délégation dans GESLAB
GESLAB
Comparaison des bases GESLAB/BFC
Après chaque phase d’intégration et dans l’hypothèse où vous n’avez pas demandé d’impression des
bordereaux lors du retour des informations, vous pouvez, comparer les données en attente
d’intégration et les données de votre base GESLAB. (Reportez-vous au chapitre Comparer les
données à intégrer avec les données GESLAB).
Cette comparaison n’est pas impérative pour intégrer les données mais elle vous aidera à traiter les
données qui sont en attente d’intégration.
Traitements d’intégration effectifs
Trois types de mouvements sont concernés par l’intégration :
 Les commandes de personnel ;
 Les factures ;
 Les notifications.
Intégrer ces mouvements revient à mettre à jour votre base en modifiant, supprimant ou en créant ces
mouvements dans GESLAB.
L’intégration des commandes de personnel et des factures en provenance de la délégation dans
GESLAB peut conduire à deux cas de figure :
 Vous êtes d’accord avec ce que propose la délégation : dans ce cas, vous mettez à jour
votre base avec les informations envoyées.
Exemple : si la délégation a modifié le montant d’une facture, vous ajustez le montant de
cette facture dans GESLAB.
 Vous n’êtes pas d’accord avec ce que propose la délégation : dans ce cas, vous devez
engager le dialogue avec le gestionnaire de la délégation pour déterminer la décision à
prendre sur tel ou tel mouvement.
Traitements des mouvements rejetés par la délégation
Il se peut également que la délégation rejette des mouvements que vous lui avez transmis. Vous
pouvez consulter ces mouvements dans GESLAB. Il vous appartient de les traiter régulièrement.
Points abordés dans ce chapitre
Adm.
Comparer les données à intégrer avec les données GESLAB
Intégrer les commandes
Intégrer les factures
Intégrer les notifications
Traiter les commandes rejetées par la délégation
Traiter les services faits rejetés par la délégation
Traiter les factures rejetées par la délégation
Traiter les missions rejetées par la délégation
Visualiser les mouvements retournés refusés par le laboratoire
Référence : GESLAB_MUT_TRANS_ManuelUtilisation_v2.3.docx
Page :
472/524
GESLAB
Intégration des données de la délégation dans GESLAB
Comparer les données à intégrer avec les données GESLAB

Lorsque la délégation vous transmet des données de gestion vous concernant, GESLAB
récupère ces données et les place dans un fichier d’attente.
Au terme de cette récupération, une comparaison automatique est effectuée afin de
déterminer quelles sont les données qui diffèrent. Sept états sont alors édités :
 L’état des différences sur les commandes ;
 L’état des différences sur les factures ;
 L’état des commandes à intégrer en création ;
 L’état des commandes à intégrer en suppression ;
 L’état des factures à intégrer en création ;
 L’état des factures à intégrer en suppression ;
 L’état des notifications.
Au cas où un problème s’est produit à l’impression de ces états ou si vous avez répondu NON
à la question « Impression des bordereaux de transferts » vous avez la possibilité de lancer
manuellement cette comparaison afin d’éditer ou de rééditer ces deux états.
Il est à noter que ne figurent pas, sur ces états, les mouvements de factures ayant donné lieu
à une intégration automatique lors du retour.
Cette étape de comparaison n’a aucun intérêt lors de l’opération de Retour depuis la
délégation sauf si vous n’avez pas pu obtenir les états cités plus haut ou si vous ne désirez
pas y voir figurer les factures intégrées automatiquement.

En mode Echanges avec la délégation, choisissez dans le menu Intégration l’option
Différences sur les données à intégrer pour lancer la comparaison automatique des
données et l’édition des états des différences sur les commandes et les factures.
1. Cliquez sur le bouton <Lancer>.
La comparaison s’effectue et les différents états sont édités.
Référence : GESLAB_MUT_TRANS_ManuelUtilisation_v2.3.docx
Page :
473/524
Intégration des données de la délégation dans GESLAB
GESLAB
Intégrer les commandes dans GESLAB

Cette fonction vous permet d’intégrer dans GESLAB les commandes qui vous ont été
transmises par la délégation. Vous serez amené à intégrer dans GESLAB trois sortes de
mouvements :
 Les commandes supprimées par la délégation ;
 Les commandes créées par la délégation (c'est-à-dire les commandes envoyées par
la délégation et qui ne se trouvent pas dans la base GESLAB) ;
 Les commandes modifiées par la délégation.
Remarque : l’intégration de commandes ne concerne que les commandes de nature
« Vacation ».
L’intégration des commandes dans GESLAB se fait commande par commande : vous devez
vérifier chaque mouvement envoyé par la délégation avant de l’intégrer dans GESLAB.

En mode Echanges avec la délégation, choisissez dans le menu Intégration l’option
Commandes pour faire apparaître la fenêtre suivante :
 Pour intégrer les commandes dans GESLAB
Intégrer les commandes supprimées par la délégation
Il s’agit de commandes que la délégation a elle-même supprimée.
1. A partir de la fenêtre principale Intégrer les commandes, vous pouvez
Référence : GESLAB_MUT_TRANS_ManuelUtilisation_v2.3.docx
Page :
474/524
GESLAB
Intégration des données de la délégation dans GESLAB
faire une sélection selon les deux critères suivants :
 organisme ;
 auteur.
Remarques :
 Si aucun contact n’est sélectionné, toutes les commandes
supprimées par la délégation s’affichent.
 Si un contact est sélectionné dans la liste, seules les
commandes supprimées par la délégation et ayant été créées
par ce contact s’affichent.
2. Cliquez, ensuite sur le bouton radio <suppression>. La liste des
commandes supprimées par la délégation correspondant à la sélection
choisie apparaît :
3. Si vous refusez d’intégrer cette commande en suppression, cliquez sur
le bouton <Refuser>. La fenêtre principale de la commande apparaît.
Vous pouvez alors confirmer ce refus en cliquant sur le bouton
<Refuser> ou alors revenir sur la liste d’attente en cliquant sur le bouton
<Annuler>.
Attention : dans le cas d’un refus, la commande disparaît de la liste
d’attente et vous ne pourrez plus l’intégrer.
Toutefois, cette commande refusée reste consultable dans le menu
Echanges avec la délégation/Intégration/Refus.
4. Sinon, sélectionnez une commande à supprimer en cliquant sur la ligne
identifiant la commande concernée.
5. Cliquez sur le bouton <Intégrer> pour visualiser le détail de la
commande à supprimer.
Référence : GESLAB_MUT_TRANS_ManuelUtilisation_v2.3.docx
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Intégration des données de la délégation dans GESLAB
GESLAB
6. La fenêtre principale de la commande apparaît.
Si vous n’êtes pas d’accord avec la suppression de la délégation
Vous pouvez refuser cette suppression, cliquez sur :
 Annuler pour ne pas intégrer la commande, mais la laisser dans
la liste d’attente pour un traitement ultérieur ;
 Refuser pour ne pas intégrer la commande, et la retirer de la liste
d’attente.
Attention : cette opération est irréversible. Il est préférable, en cas de
désaccord, d’annuler l’intégration et de contacter la délégation.
Si vous êtes d’accord avec la suppression de la délégation
Validez la suppression de la commande en cliquant sur le bouton
<Intégrer>.
Vous revenez à la liste des commandes à intégrer. La ligne identifiant la
commande que vous venez d’intégrer a disparu.
Le compteur des commandes restant à intégrer est mis à jour.
7. Répétez les opérations 2 à 5 pour intégrer un autre mouvement de
suppression dans votre base.
Référence : GESLAB_MUT_TRANS_ManuelUtilisation_v2.3.docx
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GESLAB
Intégration des données de la délégation dans GESLAB
Référence : GESLAB_MUT_TRANS_ManuelUtilisation_v2.3.docx
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Intégration des données de la délégation dans GESLAB
GESLAB
Intégrer les commandes créées par la délégation
Intégrer dans GESLAB une commande qui a été créée par la délégation est une manipulation qui
s’apparente à la saisie d’une commande classique. Pour enregistrer la commande dans GESLAB,
vous devrez l’imputer sur :
 Une origine de crédit GESLAB ;
 Une ou plusieurs entités dépensières par l’intermédiaire d’une ou plusieurs lignes détail.
1. A partir de la fenêtre principale Intégrer les commandes, cliquez sur le
bouton radio <création>. La liste des commandes qui ont été créées par
la délégation apparaît :
2. Si vous refusez d’intégrer cette commande en création, cliquez sur le
bouton <Refuser>. La fenêtre de la commande apparaît. Vous pouvez
alors confirmer ce refus en cliquant sur le bouton <Refuser> ou alors
revenir sur la liste d’attente en cliquant sur le bouton <Annuler>.
Attention : dans le cas d’un refus, la commande disparaît de la liste
d’attente et vous ne pourrez plus l’intégrer.
Toutefois, cette commande refusée reste consultable dans le menu
Echanges avec la délégation/Intégration/Refus.
3. Sinon, sélectionnez une commande que vous souhaitez créer dans
GESLAB en cliquant sur la ligne relative à la commande concernée.
4. Cliquez sur le bouton <Intégrer>. La fenêtre principale de la commande
apparaît :
Référence : GESLAB_MUT_TRANS_ManuelUtilisation_v2.3.docx
Page :
478/524
GESLAB
Intégration des données de la délégation dans GESLAB
Si vous n’êtes pas d’accord avec la création de la délégation
Vous pouvez refuser cette création, cliquez sur :
5. Annuler pour ne pas intégrer la commande, mais la laisser dans la liste
d’attente ;
6. Refuser pour ne pas intégrer la commande, et la retirer de la liste
d’attente.
Attention : cette opération est irréversible. Il est préférable, en cas de
désaccord, d’annuler l’intégration et de contacter la délégation.
Si vous êtes d’accord avec la création de la délégation,
Vous devez enregistrer cette commande dans GESLAB.
7. Certains champs sont déjà renseignés. Renseignez les données
manquantes :
 L’origine de crédit qui correspond aux codes de gestion indiqués
par la délégation ;
 Le fournisseur (éventuellement) si GESLAB n’a pas trouvé dans la
base de fournisseur (agent) un fournisseur enregistré
correspondant à l’identifiant précisé par la délégation ;
 Les lignes détail : au moins une par entité dépensière si vous
souhaitez imputer cette commande sur plusieurs entités
dépensières.
Référence : GESLAB_MUT_TRANS_ManuelUtilisation_v2.3.docx
Page :
479/524
Intégration des données de la délégation dans GESLAB
GESLAB
Remarque : L’acronyme est vide et non modifiable
8. Avant de valider votre saisie, vérifiez que le total net HT de la
commande est égal au cumul des lignes détail.
9. Cliquez sur le bouton <Intégrer> pour valider votre saisie et revenir à la
liste des commandes créées par la délégation.
La ligne relative à la commande que vous venez de créer a disparu.
Le compteur des commandes restant à intégrer est mis à jour.
10. Répétez les opérations 2 à 7 pour créer une nouvelle commande dans
GESLAB.
Mises à jour automatiques de la base
 Elles sont identiques à celles effectuées en création d’une commande GESLAB.
 La commande est créée au statut « Transmise ».
 La provenance est positionnée à la valeur « Hors labo ».
Référence : GESLAB_MUT_TRANS_ManuelUtilisation_v2.3.docx
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GESLAB
Intégration des données de la délégation dans GESLAB
Intégrer les commandes modifiées par la délégation
Intégrer une commande modifiée par la délégation revient à modifier cette commande dans votre
base.
Remarque : l’intégration de commandes ne concerne que les commandes de nature « Vacation ».
1. A partir de la fenêtre principale Intégrer les commandes, vous pouvez,
faire une sélection selon les deux critères suivants :
 organisme ;
 auteur.
Remarques :
 Si aucun contact n’est sélectionné, toutes les commandes
modifiées par la délégation s’affichent.
 Si un contact est sélectionné dans la liste, seules les
commandes modifiées par la délégation et ayant été créées
par ce contact s’affichent.
2. Cliquez, ensuite, sur le bouton radio <modification>. La liste des
commandes qui ont été modifiées par la délégation correspondant à la
sélection choisie apparaît :
3. Si vous refusez d’intégrer cette commande en modification, cliquez sur
le bouton <Refuser>. La fenêtre principale de la commande apparaît.
Vous pouvez alors confirmer ce refus en cliquant sur le bouton
<Refuser> ou alors revenir sur la liste d’attente en cliquant sur le bouton
<Annuler>.
Attention : dans le cas d’un refus, la commande disparaît de la liste
d’attente et vous ne pourrez plus l’intégrer.
Toutefois, cette commande refusée reste consultable dans le menu
Référence : GESLAB_MUT_TRANS_ManuelUtilisation_v2.3.docx
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Intégration des données de la délégation dans GESLAB
GESLAB
Echanges avec la délégation/Intégration/Refus.
4. Sinon, sélectionnez la commande que vous souhaitez modifier dans
GESLAB en cliquant sur la ligne identifiant la commande concernée.
5. Cliquez sur le bouton <Intégrer>. La fenêtre principale de la commande
apparaît :
6. En cliquant sur le bouton <Différences…> vous pouvez visualiser les
différences entre BCF et GESLAB.
Référence : GESLAB_MUT_TRANS_ManuelUtilisation_v2.3.docx
Page :
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GESLAB
Intégration des données de la délégation dans GESLAB
Revenez à l’écran principal d’intégration de la commande en cliquant sur le
bouton <Fermer>.
Si vous n’êtes pas d’accord avec la modification de la délégation
Vous pouvez refuser cette modification, cliquez sur :
 Annuler pour ne pas intégrer la commande, mais la laisser dans
la liste d’attente ;
 Refuser pour ne pas intégrer la commande, et la retirer de la liste
d’attente.
Attention : cette opération est irréversible. Il est préférable, en cas de
désaccord, d’annuler l’intégration et de contacter la délégation.
Si vous êtes d’accord avec les modifications apportées par la délégation,
Vous pouvez intégrer les nouvelles informations dans votre base.
7. Si le code de gestion (adresse budgétaire) a été modifié,
saisissez le code de la nouvelle origine de crédit de la commande en
accord avec la modification de la délégation.
8. Si le montant de la commande a été modifié,
vous devez créer une ou plusieurs lignes détail afin que la somme des
lignes détail soit égale au montant de la commande retournée par la
délégation.
Pour cela, cliquez sur le bouton <Lignes détail…> et saisissez les lignes
détail (le montant est pré renseigné par la différence entre BFC et
GESLAB).
9. Si le fournisseur (agent) a été modifié,
Référence : GESLAB_MUT_TRANS_ManuelUtilisation_v2.3.docx
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Intégration des données de la délégation dans GESLAB
GESLAB
GESLAB pré renseigne le fournisseur si celui-ci est enregistré dans la
base. Sinon, vous devez saisir le fournisseur correspondant à l’identifiant
du nouveau fournisseur de la commande.
10. Si l’indicateur de solde a été modifié,
vous devez impacter cette modification.
11. Une fois la commande modifiée, cliquez sur le bouton <Intégrer>, pour
valider l’intégration de la commande.
GESLAB effectue alors des contrôles et des mises à jour identiques à
celles d’une modification classique de commande.
La ligne identifiant la commande que vous venez de modifier a disparu.
Le compteur des commandes restant à intégrer est mis à jour.
12. Répétez les opérations 3 à 11 pour modifier une autre commande.
Référence : GESLAB_MUT_TRANS_ManuelUtilisation_v2.3.docx
Page :
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GESLAB
Intégration des données de la délégation dans GESLAB
Intégrer les factures dans GESLAB

GESLAB vous permet d’intégrer les factures qui vous ont été transmises par la délégation.
Vous serez amené à intégrer dans GESLAB trois sortes de factures :
 Les factures supprimées par la délégation ;
 Les factures créées par la délégation (c'est-à-dire les factures envoyées par la
délégation et qui ne se trouvent pas dans la base GESLAB) ;
 Les factures modifiées par la délégation.
L’intégration des factures dans GESLAB s’effectue facture par facture.
Toutes les factures transmises par la délégation sont au statut « Retournée », qu’elles aient
été créées au laboratoire ou à la délégation.

En mode Echanges avec la délégation, choisissez dans le menu Intégration l’option
Factures pour faire apparaître la liste des factures à intégrer dans GESLAB :
L’intégration d’une facture dans GESLAB est liée à l’état de la commande associée. Le tableau cidessous récapitule les différents cas qui peuvent se présenter à l’intégration d’un mouvement de
facture créée ou modifiée par la délégation.
Référence : GESLAB_MUT_TRANS_ManuelUtilisation_v2.3.docx
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Intégration des données de la délégation dans GESLAB
GESLAB
Facture créée
ou modifiée
par la
délégation
La
commande
associée est
dans
GESLAB
La
commande
associée est
en attente
d’intégration
Cas 1
NON
OUI
 Vous devez d’abord intégrer la commande en
attente.
Remarque : seules les commandes de vacation
sont concernées.
Cas 2
OUI
OUI
Cas 3
OUI
NON
 Vous devez d’abord intégrer la commande en
attente.
Remarque : seules les commandes de vacation
sont concernées.
Cas 3.A : Des données de la facture impactent
la commande associée
ACTION
 GESLAB affiche automatiquement la
commande et vous demande de valider la
modification de cette commande.
 GESLAB vous permet ensuite d’intégrer la
facture.
Cas 3.B : Les données de la facture n’impactent
pas la commande associée
 GESLAB vous propose directement d’intégrer la
facture.
Cas 4
NON
NON

GESLAB crée une commande de
régularisation à l’image de la facture

GESLAB vous permet ensuite d’intégrer la
facture.
 Pour intégrer les factures dans GESLAB
Intégrer les factures supprimées par la délégation
Il s’agit de factures que la délégation a elle-même supprimée.
1. A partir de la fenêtre principale Intégrer les factures, vous pouvez, faire
une sélection selon les deux critères suivants :
 organisme ;
 auteur.
Remarques :
 Si aucun contact n’est sélectionné, toutes les factures
supprimées par la délégation s’affichent.
 Si un contact est sélectionné dans la liste, seules les factures
supprimées par la délégation et ayant été créées par ce
Référence : GESLAB_MUT_TRANS_ManuelUtilisation_v2.3.docx
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GESLAB
Intégration des données de la délégation dans GESLAB
contact s’affichent.
2. Cliquez, ensuite, sur le bouton radio <suppression>. La liste des
factures supprimées par la délégation correspondant à la sélection
choisie apparaît :
3. Si vous refusez d’intégrer cette facture en suppression, cliquez sur le
bouton <Refuser>. La fenêtre principale de la facture apparaît.
Vous pouvez alors confirmer ce refus en cliquant sur le bouton
<Refuser> ou alors revenir sur la liste d’attente en cliquant sur le bouton
<Annuler>.
Attention : dans le cas d’un refus, la facture disparaît de la liste
d’attente et vous ne pourrez plus l’intégrer.
Toutefois, cette facture refusée reste consultable dans le menu
Echanges avec la délégation/Intégration/Refus.
4. Sinon, sélectionnez une facture à supprimer en cliquant sur la ligne
identifiant la facture concernée.
5. Cliquez sur le bouton <Intégrer> pour visualiser le détail de la facture à
supprimer. La fenêtre principale de la facture apparaît :
Référence : GESLAB_MUT_TRANS_ManuelUtilisation_v2.3.docx
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Intégration des données de la délégation dans GESLAB
GESLAB
6. Une fois sur la fenêtre Facture.
Si vous n’êtes pas d’accord avec la suppression de la délégation
Vous pouvez à nouveau refuser cette suppression en répondant <Non> au
message qui vous demande confirmation de la suppression. La facture
reste alors dans la liste d’attente.
Si vous êtes d’accord avec la suppression de la délégation
Validez la suppression de la facture en cliquant sur le bouton <Détruire> et
en répondant <Oui> au message de confirmation.
Revenez à la liste des factures à intégrer.
La ligne identifiant la facture que vous venez d’intégrer a disparu.
Le compteur des factures restant à intégrer est mis à jour.
7. Répétez les opérations 3 à 6 pour intégrer une autre suppression de
facture.
Référence : GESLAB_MUT_TRANS_ManuelUtilisation_v2.3.docx
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GESLAB
Intégration des données de la délégation dans GESLAB
Intégrer les factures créées par la délégation
Il s’agit de factures enregistrées par la délégation et transmises au laboratoire.
1. A partir de la fenêtre principale Intégrer les factures, cliquez sur le
bouton radio <création>. La liste des factures qui ont été créées par la
délégation apparaît :
2. Si vous refusez d’intégrer cette facture en création, cliquez sur le bouton
<Refuser>. La fenêtre principale de la facture apparaît. Vous pouvez
alors confirmer ce refus en cliquant sur le bouton <Refuser> ou alors
revenir sur la liste d’attente en cliquant sur le bouton <Annuler>.
Attention : dans le cas d’un refus, la facture disparaît de la liste
d’attente et vous ne pourrez plus l’intégrer.
Toutefois, cette facture refusée reste consultable dans le menu
Echanges avec la délégation/Intégration/Refus.
3. Sélectionnez une facture que vous souhaitez créer dans GESLAB en
cliquant sur la ligne relative à la facture concernée.
4. Cliquez sur le bouton <Intégrer> pour traiter la facture.
Selon le cas de figure dans lequel vous êtes (Reportez-vous
précédemment aux cas 1, 2 et 3), GESLAB va réagir différemment.
Cas 1 et cas 2
Un message vous informe que la commande associée à cette facture est
en attente d’intégration.
Référence : GESLAB_MUT_TRANS_ManuelUtilisation_v2.3.docx
Page :
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Intégration des données de la délégation dans GESLAB
GESLAB
Vous devez d’abord intégrer la commande associée (Reportez-vous au
chapitre Intégrer les commandes dans GESLAB) avant d’intégrer la
facture.
Cas 3.A
1. Un message vous informe que vous devez mettre à jour la commande
liée à la nouvelle facture.
2. GESLAB vous place sur l’écran de la commande liée :
Si vous n’êtes pas d’accord avec la modification de la délégation
Vous pouvez refuser cette modification. Cliquez sur :
 Annuler pour ne pas intégrer la commande, mais la laisser dans
la liste d’attente ;
 Refuser pour ne pas intégrer la commande, et la retirer de la liste
d’attente.
Attention : cette opération est irréversible. Il est préférable, en cas de
désaccord, d’annuler l’intégration et de contacter la délégation.
Vous revenez alors sur la liste des factures à intégrer.
Si vous êtes d’accord avec la modification de la délégation,
Vous devez éventuellement compléter la commande pour que celle-ci soit
Référence : GESLAB_MUT_TRANS_ManuelUtilisation_v2.3.docx
Page :
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GESLAB
Intégration des données de la délégation dans GESLAB
cohérente avec les informations de la délégation.
a. Si le code de gestion a subi des modifications à la délégation, vous
devez spécifier la nouvelle origine de crédit GESLAB de la commande
b. Cliquez sur le bouton <OK> pour valider la modification de la
commande.
c. GESLAB vous propose ensuite d’intégrer la facture.
d. Saisissez le fournisseur (agent), si celui-ci n’existe pas dans GESLAB.
GESLAB pré renseigne le fournisseur (agent) si celui-ci est enregistré dans
la base. Sinon, vous devez saisir le fournisseur (agent) correspondant à
l’identifiant du nouveau fournisseur de la commande.
e. Complétez éventuellement les lignes facture : une par entité dépensière
si vous souhaitez affecter cette facture sur plusieurs entités
dépensières.
Assurez-vous que la somme des lignes est égale au montant HT de la
facture.
f. Cliquez sur le bouton <OK> pour valider l’intégration de cette facture et
revenir à la liste des factures créées par la délégation.
Remarque : Il n’est pas possible de facturer une quantité supérieure à la
quantité livrée.
La ligne identifiant la facture que vous venez d’intégrer a disparu.
Le compteur des factures restant à intégrer est mis à jour.
Référence : GESLAB_MUT_TRANS_ManuelUtilisation_v2.3.docx
Page :
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Intégration des données de la délégation dans GESLAB
GESLAB
Cas 3.B
a. Vous êtes sur l’écran de la facture à intégrer.
Si vous n’êtes pas d’accord avec la création de la délégation
Vous pouvez refuser cette création. Cliquez sur :
 Annuler pour ne pas intégrer la facture, mais la laisser dans la
liste d’attente ;
 Refuser pour ne pas intégrer la facture, et la retirer de la liste
d’attente.
Attention : cette opération est irréversible. Il est préférable, en cas de
désaccord, d’annuler l’intégration et de contacter la délégation.
Vous revenez alors sur la liste des factures à intégrer.
Si vous êtes d’accord avec la création de la délégation,
vous devez éventuellement compléter la facture pour que celle-ci soit
cohérente avec les informations de la délégation.
a. Saisissez le fournisseur (agent), si celui-ci n’existe pas dans GESLAB.
GESLAB pré renseigne le fournisseur (agent) si celui-ci est enregistré dans
la base. Sinon, vous devez saisir le fournisseur à l’identifiant du nouveau
fournisseur (agent) de la commande.
b. Complétez éventuellement les lignes facture : une par entité dépensière
si vous souhaitez affecter cette facture sur plusieurs entités
dépensières.
Référence : GESLAB_MUT_TRANS_ManuelUtilisation_v2.3.docx
Page :
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GESLAB
Intégration des données de la délégation dans GESLAB
Assurez-vous que la somme des lignes détail est égale au montant HT
de la facture.
c. Cliquez sur le bouton <OK> pour valider l’intégration de cette facture et
revenir à la liste des factures à intégrer.
La ligne identifiant la facture que vous venez d’intégrer a disparu.
Le compteur des factures restant à intégrer est mis à jour.
Remarque : Il n’est pas possible de facturer une quantité supérieure à
la quantité livrée.
NB : dans tous les cas d’intégration de factures en création issues de
la délégation, si la facture fait référence à une commande
présente dans GESLAB, l’indicateur de solde, renseigné par la
délégation, fera foi. La mise à jour correspondante sera
automatique.
Un message sera affiché en cas de solde de la commande par la
délégation.
Cas 4
1. Un message vous informe qu’il n’existe pas de commande associée à
cette facture.
2. GESLAB, crée à partir des données de la facture, une commande de
régularisation que vous devez compléter.
Si vous n’êtes pas d’accord avec la création de la délégation
Vous pouvez refuser cette création.
Référence : GESLAB_MUT_TRANS_ManuelUtilisation_v2.3.docx
Page :
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Intégration des données de la délégation dans GESLAB
GESLAB
a. Annuler pour ne pas intégrer la commande, mais la laisser dans la liste
d’attente ;
b. Refuser pour ne pas intégrer la facture, et la retirer de la liste d’attente.
Attention : cette opération est irréversible. Il est préférable, en cas de
désaccord, d’annuler l’intégration et de contacter la délégation.
Vous revenez alors sur la liste des factures à intégrer.
Si vous êtes d’accord avec la création de la délégation
a. Renseignez sur l’écran Commande les données manquantes :
 l’origine de crédit
 le fournisseur
 les lignes détails (une par entité dépensière si vous souhaitez
affecter cette commande sur plusieurs entités dépensières).
Note : Si vous faites un suivi par matière, il est recommandé de saisir autant de
lignes détail que de produits recommandés.
Assurez-vous que la somme des lignes détail est égale au montant HT de la
commande.
b. Cliquez sur <OK> pour valider la création de la commande de
régularisation.
La commande est créée au statut « régularisation ».
L’indicateur de solde est positionné à la valeur Oui. Il ne peut pas être
modifié.
GESLAB vous propose ensuite d’intégrer la facture. Vous êtes sur l’écran
de la facture à intégrer. Celle-ci est prérenseignée avec les données
envoyées par la délégation.
Référence : GESLAB_MUT_TRANS_ManuelUtilisation_v2.3.docx
Page :
494/524
GESLAB
Intégration des données de la délégation dans GESLAB
c. Complétez éventuellement les lignes détail de la facture : une par entité
dépensière si vous souhaitez affecter cette facture sur plusieurs entités
dépensières.
Note : si vous faites un suivi par matière, il est recommandé de saisir
autant de lignes détail que de produits facturés.
Assurez-vous que la somme des lignes détail est égale au montant HT de
la facture.
d. Cliquez sur <OK> pour valider l’intégration de la facture.
Vous revenez à la liste des factures à intégrer.
Référence : GESLAB_MUT_TRANS_ManuelUtilisation_v2.3.docx
Page :
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Intégration des données de la délégation dans GESLAB
GESLAB
Intégrer les factures modifiées par la délégation
Il s’agit des factures déjà présentes dans GESLAB et dont la délégation a modifié certaines
caractéristiques.
Ne sont pas traitées ici les factures retournées par la délégation et dont les différences avec celles
présentent dans GESLAB portent sur :
 Le n° et la date de prise en charge,
 La date de règlement
 Le n° de marché
 Le n° d’identifiant.
Ces modifications donnent lieu à une intégration automatique lors de l’opération de Retour depuis la
délégation.
Intégrer une facture modifiée par la délégation revient à modifier cette facture dans votre base.
La procédure à suivre pour intégrer des factures modifiées par la délégation est pratiquement
identique à celle adaptée pour les factures créées.
De la même manière, vous pouvez trier les factures modifiées par la délégation par organisme et par
auteur.
Vous pouvez à tout moment consulter les différences de la facture entre
BFC et GESLAB.
1. Une fois sur l’écran Facture, cliquez sur le bouton <Différences…> pour
visualiser le tableau suivant :
Référence : GESLAB_MUT_TRANS_ManuelUtilisation_v2.3.docx
Page :
496/524
GESLAB
Intégration des données de la délégation dans GESLAB
Revenez à l’écran principal d’intégration de la facture en cliquant sur le
bouton <Fermer>.
Si vous n’êtes pas d’accord avec la modification de la délégation
Vous pouvez refuser cette modification, cliquez sur :
 Annuler pour ne pas intégrer la facture, mais la laisser dans la
liste d’attente ;
 Refuser pour ne pas intégrer la facture et la retirer de la liste
d’attente.
Attention : cette opération est irréversible. Il est préférable, en cas de
désaccord, d’annuler l’intégration et de contacter la délégation.
Vous revenez alors sur la liste des factures à intégrer.
Si vous êtes d’accord avec les modifications apportées par la délégation,
Vous pouvez intégrer les nouvelles informations dans votre base.
a. Si le fournisseur a été modifié,
GESLAB pré renseigne le fournisseur si celui-ci est enregistré dans la
base. Sinon, vous devez saisir le fournisseur correspondant à l’identifiant
du nouveau fournisseur de la commande.
b. Si le montant a été modifié,
vous devez créer une ou plusieurs lignes détail afin que la somme des
lignes détail soit égale au montant de la facture retournée par la délégation.
Cliquez sur le bouton <Lignes détail…> et saisissez les lignes détail.
Référence : GESLAB_MUT_TRANS_ManuelUtilisation_v2.3.docx
Page :
497/524
Intégration des données de la délégation dans GESLAB
GESLAB
c. Cliquez sur le bouton <OK> pour valider l’intégration de cette facture.
Remarque : Il n’est pas possible de facturer une quantité supérieure à
la quantité livrée.
Vous revenez à la liste des factures modifiées par la délégation.
Le compteur des factures restant à intégrer est mis à jour et la ligne
identifiant la facture que vous venez d’intégrer a disparu.
Mise à jour automatique de la base
 Concernant l’intégration des factures créées, modifiées ou supprimées par la délégation, GESLAB
effectue des contrôles et des mises à jour identiques à celles d’une création, modification ou
suppression classique de facture.
Référence : GESLAB_MUT_TRANS_ManuelUtilisation_v2.3.docx
Page :
498/524
GESLAB
Intégration des données de la délégation dans GESLAB
Intégrer des notifications de crédit dans GESLAB

Cette fonction vous permet d’intégrer dans GESLAB les notifications de crédit qui vous ont
été transmises par la délégation.
Intégrer dans GESLAB une notification revient à rattacher à une origine de crédit GESLAB
cette notification et à l’enregistrer.
Pour les bases multi-laboratoires, seules les notifications du laboratoire courant sont affichées
dans la fenêtre Liste de notifications à intégrer.

En mode Echanges avec la délégation, choisissez dans le menu Intégration l’option
Notifications pour faire apparaître la liste des notifications à intégrer dans GESLAB :
Cette liste affiche les détails des notifications à intégrer :
La destruction d’une notification issue de BFC est impossible
 Pour intégrer les notifications dans GESLAB
1. A partir de la fenêtre principale Liste des notifications à intégrer, vous
pouvez, si vous le souhaitez, trier la liste des notifications à intégrer
selon les critères suivants :




Numéro de notification ;
Code budgétaire ;
Libellé ;
Date de notification ;
Référence : GESLAB_MUT_TRANS_ManuelUtilisation_v2.3.docx
Page :
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Intégration des données de la délégation dans GESLAB
GESLAB
 Montant.
2. Sélectionnez la notification que vous souhaitez intégrer dans GESLAB
en cliquant sur la ligne identifiant la notification concernée.
3. Cliquez sur le bouton <Intégrer>.
4. La fenêtre d’intégration de la notification apparaît. Saisissez
obligatoirement l’origine de crédit sur laquelle vous souhaitez affecter la
notification en provenance de la délégation :
5. Cliquez sur le bouton <OK> pour valider l’intégration de la notification de
crédit.
6. Cliquez sur le bouton <Fermer> pour revenir à la fenêtre de la liste des
notifications de crédit : la notification que vous venez d’intégrer a
disparu de la liste.
7. Répétez les opérations 1 à 6 pour intégrer une nouvelle notification.
Remarque : il est possible d’intégrer une notification portant sur un exercice différent de l’exercice
courant.
Référence : GESLAB_MUT_TRANS_ManuelUtilisation_v2.3.docx
Page :
500/524
GESLAB
Intégration des données de la délégation dans GESLAB
Traiter les commandes rejetées par la délégation

Cette fonction vous permet de traiter les commandes que vous avez transmises à la
délégation et qui ont été rejetées par elle. Votre délégation peut rejeter une commande
quand :
 La commande a été mal transmise ;
 La commande est envoyée en suppression alors qu’elle n’existe pas à la délégation ;
 La commande n’est pas acceptable du point de vue réglementaire.
Dans le cas de commandes rejetées par la délégation, vous avez la possibilité de consulter la
liste des commandes rejetées et vous devez traiter des rejets.
Les modifications des commandes sont faites par le laboratoire.

En mode Echanges avec la délégation, choisissez dans le menu Intégration l’option Rejet
Commandes pour faire apparaître la liste des commandes rejetées par la délégation :
 Pour traiter les commandes rejetées par la délégation
1. A partir de la fenêtre principale Commandes rejetées par la D.R, vous
pouvez faire une sélection des commandes rejetées selon les critères
suivants :
 Organisme ;
 Auteur.
Référence : GESLAB_MUT_TRANS_ManuelUtilisation_v2.3.docx
Page :
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Intégration des données de la délégation dans GESLAB
GESLAB
Remarques :
 Si aucun contact n’est sélectionné, toutes les commandes
rejetées par la délégation s’affichent.
 Si un contact est sélectionné dans la liste, seules les
commandes rejetées par la délégation et ayant été créées par
ce contact s’affichent.
2. Vous pouvez trier la liste des commandes rejetées par la délégation
selon les critères suivants :





Numéro ;
Libellé ;
Nature ;
Code de gestion ;
Libellé du rejet.
3. Sélectionnez une ligne et cliquez sur le bouton <Détruire> pour purger
la commande de la liste des commandes rejetées par la délégation.
Vous pouvez sélectionner plusieurs lignes simultanément.
4. Cliquez sur le bouton <Fermer> pour revenir à la barre de menu.
Remarque : vous pouvez imprimer la liste des commandes rejetées par la
délégation en cliquant sur le bouton <Imprimer>.
Attention : le fait de détruire une ou plusieurs lignes de la liste n’a
aucune incidence sur le ou les mouvements correspondant dans la
base GESLAB.
Remarque :
 Une commande rejetée par la délégation puis intégrée dans GESLAB passe au statut
« Complète ».
Tant qu’elle n’est pas modifiée, cette commande n’est pas extraite et elle apparaît dans la
« Liste des commandes rejetées par la délégation et à traiter » qui est éditée après chaque
extraction.
Référence : GESLAB_MUT_TRANS_ManuelUtilisation_v2.3.docx
Page :
502/524
GESLAB
Intégration des données de la délégation dans GESLAB
Traiter les factures rejetées par la délégation

Cette fonction vous permet de traiter les factures que vous avez transmises à la délégation et
qui ont été rejetées par elle.
Dans le cas de factures rejetées par la délégation, vous devez intégrer le rejet afin de le
répercuter sur la facture GESLAB correspondante.
Attention : une facture rejetée par la délégation n’a pas été traitée par celle-ci.
Assurez-vous, avant de traiter les mouvements rejetés, d’identifier le problème qui s’est posé
et de le régler en collaboration avec la délégation.

En mode Echanges avec la délégation, choisissez dans le menu Intégration l’option Rejet
Factures pour faire apparaître la liste des factures rejetées par la délégation :
 Pour intégrer les factures rejetées par la délégation
1. A partir de la fenêtre principale Factures rejetées par la D.R, vous
pouvez faire une sélection des factures rejetées selon les critères
suivants :
 organisme ;
 auteur.
Remarques :
 Si aucun contact n’est sélectionné, toutes les factures rejetées
par la délégation s’affichent.
 Si un contact est sélectionné dans la liste, seules les factures
rejetées par la délégation et ayant été créées par ce contact
Référence : GESLAB_MUT_TRANS_ManuelUtilisation_v2.3.docx
Page :
503/524
Intégration des données de la délégation dans GESLAB
GESLAB
s’affichent.
2. D’autre part, vous pouvez trier la liste des factures rejetées par la
délégation selon les critères suivants :




Numéro de facture;
Fournisseur ;
Numéro de commande liée ;
Libellé du rejet.
3. Sélectionnez une ligne et cliquez sur le bouton <Intégrer> pour purger la
facture de la liste des factures rejetées par la délégation et faire revenir
à la valeur « Enregistrée » le statut de la facture GESLAB
correspondante.
Vous pouvez sélectionner plusieurs factures simultanément.
4. Cliquez sur le bouton <Fermer> pour revenir à la barre de menu
Remarque : vous pouvez imprimer la liste des factures rejetées par la
délégation en cliquant sur le bouton <Imprimer>.
Remarque :
 Une facture rejetée par la délégation puis intégrée dans GESLAB passe au statut
« Enregistrée ».
Tant qu’elle n’est pas modifiée, cette facture n’est pas extraite et elle apparaît dans la « Liste
des factures rejetées par la délégation et à traiter » qui est éditée après chaque extraction.
 Pour détruire les factures rejetées par la délégation
1. A partir de la fenêtre principale Factures rejetées par la D.R, vous
pouvez faire une sélection des factures rejetées selon les critères
suivants :
 organisme ;
 auteur.
Remarques :
 Si aucun contact n’est sélectionné, toutes les factures rejetées
par la délégation s’affichent.
 Si un contact est sélectionné dans la liste, seules les factures
rejetées par la délégation et ayant été créées par ce contact
s’affichent.
2. D’autre part, vous pouvez trier la liste des factures rejetées par la
délégation selon les critères suivants :




Numéro de facture;
Fournisseur ;
Numéro de commande liée ;
Libellé du rejet.
3. Sélectionnez une ligne et cliquez sur le bouton <Détruire> pour détruire
Référence : GESLAB_MUT_TRANS_ManuelUtilisation_v2.3.docx
Page :
504/524
GESLAB
Intégration des données de la délégation dans GESLAB
un rejet facture. Cette suppression est possible uniquement si la facture
concernée possède une date de prise en charge dans la base GESLAB.
Vous pouvez sélectionner plusieurs factures simultanément.
4. Cliquez sur le bouton <Fermer> pour revenir à la barre de menu.
Référence : GESLAB_MUT_TRANS_ManuelUtilisation_v2.3.docx
Page :
505/524
Intégration des données de la délégation dans GESLAB
GESLAB
Traiter les missions rejetées par la délégation

Cette fonction vous permet de traiter les missions que vous avez transmises à la délégation
et qui ont été rejetées par elle. Votre délégation peut rejeter une mission quand :
 La mission a été mal transmise ;
 Le mouvement vient supprimer une mission qui n’existe pas à la délégation ;
 La mission n’est pas acceptable du point de vue réglementaire.
Dans le cas de missions rejetées par la délégation, vous avez la possibilité de consulter la
liste des missions rejetées et d’intégrer ce rejet qui modifiera le statut de la mission pour
permettre sa modification et son renvoi.
Attention : une mission rejetée par la délégation n’a pas été traitée par celle-ci.
Assurez-vous, avant de traiter les mouvements rejetés, d’identifier le problème qui s’est posé
et de le régler en collaboration avec la délégation.

En mode Echanges avec la délégation, choisissez dans le menu Intégration l’option Rejet
Missions pour faire apparaître la liste des missions rejetées par la délégation :
 Pour traiter les missions rejetées par la délégation
1. A partir de la fenêtre principale Missions rejetées par la délégation, vous
pouvez faire une sélection des missions rejetées selon les critères
suivants :
 organisme ;
 auteur.
Référence : GESLAB_MUT_TRANS_ManuelUtilisation_v2.3.docx
Page :
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GESLAB
Intégration des données de la délégation dans GESLAB
Remarques :
 Si aucun contact n’est sélectionné, toutes les missions rejetées
par la délégation s’affichent.
 Si un contact est sélectionné dans la liste, seules les missions
rejetées par la délégation et ayant été créées par ce contact
s’affichent.
2. D’autre part, vous pouvez trier la liste des missions rejetées par la
délégation selon les critères suivants :






Numéro de mission ;
Indicateur de suppression ;
Nom de l’agent ;
Date de départ ;
Date d’arrivée ;
Libellé du rejet.
er
1 cas : vous ne souhaitez pas intervenir sur la mission rejetée
a. Sélectionnez la mission et cliquez sur le bouton <Détruire> pour purger
la mission de la liste des missions rejetées par la délégation.
b. Cliquez sur le bouton <Fermer> pour revenir à la barre de menu.
Remarque : vous pouvez imprimer la liste des missions rejetées par la
délégation en cliquant sur le bouton <Imprimer>.
ème
2
cas : vous souhaitez intervenir sur la mission rejetée pour la
renvoyer à la délégation
a. Sélectionnez la mission et cliquez sur le bouton <Intégrer> pour purger
la mission de la liste des missions rejetées par la délégation et pour
remettre la demande de mission et la commande associée à un statut
autorisant leur modification :
- la demande de mission passe au statut « Imputée »,
- la commande associée passe au statut « Enregistrée ».
b. Cliquez sur le bouton <Fermer> pour revenir à la barre de menu.
c. Vous devez ensuite, dans le module Mission, modifier la demande de
mission et la commande associée en fonction du rejet et la
retransmettre.
Référence : GESLAB_MUT_TRANS_ManuelUtilisation_v2.3.docx
Page :
507/524
Intégration des données de la délégation dans GESLAB
GESLAB
Traiter les services faits rejetés par la délégation

Cette fonction vous permet de traiter les services faits que vous avez transmis à la délégation
et qui ont été rejetés par elle.
Dans le cas de services faits rejetés par la délégation, vous devez intégrer le rejet afin de le
répercuter dans GESLAB.
Attention : un service fait rejeté par la délégation n’a pas été traité par celle-ci.
Assurez-vous, avant de traiter les mouvements rejetés, d’identifier le problème qui s’est posé
et de le régler en collaboration avec la délégation.

En mode Echanges avec la délégation, choisissez dans le menu Intégration l’option Rejet
Services faits pour faire apparaître la liste des services faits rejetés par la délégation :
 Pour intégrer les services faits rejetés par la délégation
1. A partir de la fenêtre principale Services faits rejetés par la D.R, vous
pouvez faire une sélection des services faits rejetés selon les critères
suivants :
 organisme ;
 auteur.
Remarques :
 Si aucun contact n’est sélectionné, tous les services faits
rejetés par la délégation s’affichent.
Référence : GESLAB_MUT_TRANS_ManuelUtilisation_v2.3.docx
Page :
508/524
GESLAB
Intégration des données de la délégation dans GESLAB
 Si un contact est sélectionné dans la liste, seuls les services
faits rejetés par la délégation et ayant été créés par ce contact
s’affichent.
2. D’autre part, vous pouvez trier la liste des services faits rejetés par la
délégation selon les critères suivants :






Numéro de commande ;
Numéro de ligne détail commande ;
Numéro de bon de livraison fournisseur ;
Quantité livrée ;
Date du service fait ;
Libellé du rejet.
3. Sélectionnez une ligne et cliquez sur le bouton <Intégrer> pour purger le
service fait de la liste des services faits rejetés par la délégation et faire
revenir à la valeur « Enregistré » le statut du service fait GESLAB
correspondant.
Vous pouvez sélectionner plusieurs services faits simultanément.
4. Cliquez sur le bouton <Fermer> pour revenir à la barre de menu.
Remarque : vous pouvez imprimer la liste des services faits rejetés par la
délégation en cliquant sur le bouton <Imprimer>.
Remarque :
 Un service fait rejeté par la délégation puis intégré dans GESLAB passe au statut
« Enregistré ».
Tant qu’il n’est pas modifié, ce service fait n’est pas extrait et il apparaît dans la « Liste des
Services faits rejetés par la délégation et à traiter » qui est éditée après chaque extraction.
 Pour détruire les services faits rejetés par la délégation
1. A partir de la fenêtre principale Services faits rejetés par la D.R, vous
pouvez faire une sélection des services faits rejetés selon les critères
suivants :
 organisme ;
 auteur.
Remarques :
 Si aucun contact n’est sélectionné, tous les services faits
rejetés par la délégation s’affichent.
 Si un contact est sélectionné dans la liste, seuls les services
faits rejetés par la délégation et ayant été créés par ce contact
s’affichent.
2. D’autre part, vous pouvez trier la liste des services faits rejetés par la
délégation selon les critères suivants :
 Numéro de commande ;
 Numéro de ligne détail commande ;
 Numéro de bon de livraison fournisseur ;
Référence : GESLAB_MUT_TRANS_ManuelUtilisation_v2.3.docx
Page :
509/524
Intégration des données de la délégation dans GESLAB
GESLAB
 Quantité livrée ;
 Date du service fait ;
 Libellé de rejet.
3. Sélectionnez une ligne et cliquez sur le bouton <Détruire> pour détruire
un rejet service fait.
Vous pouvez sélectionner plusieurs services faits simultanément.
4. Cliquez sur le bouton <Fermer> pour revenir à la barre de menu.
Référence : GESLAB_MUT_TRANS_ManuelUtilisation_v2.3.docx
Page :
510/524
GESLAB
Intégration des données de la délégation dans GESLAB
Visualiser les mouvements retournés refusés par le laboratoire

Cette fonction vous permet de consulter les commandes et factures rejetées par la délégation
que le laboratoire a refusé d’intégrer dans sa base GESLAB.
Attention : cette fonction n’est qu’une consultation, aucun autre traitement n’est possible.

En mode Echanges avec la délégation, choisissez dans le menu Intégration l’option Refus
pour faire apparaître la liste des mouvements retournés refusés par le laboratoire :
 Pour consulter les mouvements retournés refusés par le laboratoire
1. A partir de la fenêtre principale Mouvements retournés refusés par le
laboratoire, vous pouvez, faire une sélection selon les deux critères
suivants :
 organisme ;
 auteur.
2. Sélectionnez, ensuite, le type de mouvement commandes ou factures
que vous désirez visualiser par les boutons radio au milieu de l’écran.
L’ensemble des mouvements correspondant à la sélection apparaît.
3. Vous pouvez trier la liste des mouvements refusés par le laboratoire
selon les critères suivants :
 Numéro de la commande ou de la facture GESLAB ;
 Numéro de la commande ou de la facture BFC ;
 Raison sociale du fournisseur de la commande ou de la facture ;
Référence : GESLAB_MUT_TRANS_ManuelUtilisation_v2.3.docx
Page :
511/524
Intégration des données de la délégation dans GESLAB





GESLAB
Code de gestion du mouvement ;
Montant de la commande ou de la facture ;
Date de la commande ou de la facture fournisseur ;
Exercice de la commande ou de la facture ;
Nature de la commande ou nature de dépense de la facture.
4. Cliquez sur le bouton <Fermer> pour revenir à la barre de menu.
Remarque : vous pouvez imprimer la liste des mouvements refusés par le
laboratoire en cliquant sur le bouton <Imprimer>.
Référence : GESLAB_MUT_TRANS_ManuelUtilisation_v2.3.docx
Page :
512/524
GESLAB
Retransmission vers SIMBAD
Retransmission vers SIMBAD

Lors de la validation d’une mission ayant au moins un séjour à l’étranger, un flux,
GESLAB->SIMBAD est envoyé automatiquement vers l’application « Missions » du portail
SIMBAD.
Ce flux alimente automatiquement la base de données de cette application assurant le suivi
de tous les déplacements à l’étranger des missionnaires du CNRS.
Automatiquement, à chaque création, modification, suppression ou transfert vers BFC d’une
mission ayant au moins un séjour à l'étranger, un fichier crypté est envoyé à l’application
« Missions » du portail SIMBAD.
Ce flux est volontairement conçu pour être le plus transparent pour l’utilisateur GESLAB.
Un seul traitement n’a pu être automatisé, la retransmission vers SIMBAD des missions en
cas d’échec du premier transfert automatique.
Vous pouvez, donc, retransmettre à l’application « Missions » du portail SIMBAD, les
missions dont la transmission automatique a échouée.
Pour visualiser rapidement s’il y a des missions à retransmettre, le titre du menu
Retransmission vers SIMBAD (x) comporte un indicateur (x) correspondant aux nombres de
transmissions qui ont échouées.
 Pour visualiser le nombre de mission à retransmettre vers SIMBAD

En mode Echanges avec la délégation, le menu Retransmission vers SIMBAD (x) apparaît :
1. A droite du menu Retransmission vers SIMBAD, le nombre entre
parenthèses () indique le nombre de missions dont la transmission vers
l’application « Missions » du portail SIMBAD a échouée.
2. Si ce nombre est supérieur à 0, vous devez entrer dans ce menu et
retransmettre les missions au statut KO. (Reportez-vous au paragraphe
suivant Pour retransmettre une mission vers SIMBAD)
 Pour retransmettre une mission vers SIMBAD
Référence : GESLAB_MUT_TRANS_ManuelUtilisation_v2.3.docx
Page :
513/524
Retransmission vers SIMBAD
GESLAB

En mode Echanges avec la délégation, choisissez dans le menu Retransmission vers SIMBAD(x),
l’option Retransmettre mission pour faire apparaître la fenêtre suivante :
1. A partir de la fenêtre principale Sélection des missions à retransmettre
vers SIMBAD, vous pouvez, si vous le souhaitez, trier la liste des
missions du laboratoire qui peuvent être renvoyées, selon les critères
suivants :
 Code division ;
 Numéro de la mission ;
 Matricule du missionnaire;
 Nom du missionnaire;
 Date d’envoi SIMBAD ;
 Date d’envoi BFC ;
 Statut envoi vers SIMBAD (KO puis OK).
Remarque : La liste des missions est triée par défaut selon le statut
puis le code division et enfin le numéro de mission.
2. Sélectionnez la mission que vous désirez retransmettre à SIMBAD en
cliquant sur la ligne correspondant à la mission concernée.
Attention : Vous ne devez retransmettre que les missions ayant un
statut KO.
3. Cliquez sur le bouton <Marquer> pour retransmettre la mission
sélectionnée, le message de confirmation suivant apparaît :
Référence : GESLAB_MUT_TRANS_ManuelUtilisation_v2.3.docx
Page :
514/524
GESLAB
Retransmission vers SIMBAD
4. Si vous répondez <Oui>, la mission est retransmise vers SIMBAD.
5. Si vous répondez <Non>, la mission n’est pas retransmise.
6. Cliquez sur le bouton <Fermer> pour revenir à la barre de menu.
Référence : GESLAB_MUT_TRANS_ManuelUtilisation_v2.3.docx
Page :
515/524
Retransmission vers SIMBAD
GESLAB
Référence : GESLAB_MUT_TRANS_ManuelUtilisation_v2.3.docx
Page :
516/524
GESLAB
Module de comparaison GESLAB-BFC
Module de comparaison GESLAB-BFC
Le module de comparaison GESLAB-BFC a pour objectif de repérer rapidement les différences et
identifier les véritables discordances qui peuvent être corrigées soit dans GESLAB soit dans BFC.
Ce module base sa comparaison sur les ECCU générés mensuellement par BFC et les données de la
base GESLAB figées à la même date que les données BFC.
Les fichiers ECCU utilisés pour la comparaison sont ECCU-CA_DRXX_CodeDivision.csv pour la
comparaison des commandes d’achat et ECCU-MIS_DRXX_CodeDivision.csv pour la comparaison
des commandes de mission.
Les données de GESLAB à comparer aux ECCU sont figées automatiquement lorsque de nouveaux
fichiers ECCU sont disponibles sur la machine de communication.
Jusqu’aux prochains ECCU, la comparaison portera sur ces données de GESLAB sauvegardées.
Remarque : les saisies dans GESLAB au cours du mois ne seront comparées que le mois suivant.
Recommandations Fonctionnelles :
Avant la mise à disposition des fichiers ECCU, pensez à :
 Effectuer un retour, dans GESLAB, des données en provenance de BFC
 Intégrer les mouvements en attente
 Traiter les rejets
La comparaison GESLAB–BFC porte sur les commandes d’achat et les commandes de mission.
Points abordés dans ce chapitre
Adm.
Comparaison GESLAB-BFC : Commandes d’achat
Comparaison GESLAB-BFC : Commandes de mission
Référence : GESLAB_MUT_TRANS_ManuelUtilisation_v2.3.docx
Page :
517/524
Module de comparaison GESLAB-BFC
GESLAB
Comparaison GESLAB-BFC : Commandes d’achat

Cette fonction vous permet de comparer les commandes d’achat figées dans GESLAB aux
commandes d’achat présentes dans le fichier ECCU-CA_DRXX_CodeDivision.csv.
Pour cette comparaison, on distingue deux états différents :
 L’état des commandes d’achat absentes de GESLAB ou de BFC.
 L’état des commandes d’achat avec écart.

Etat des commandes d’achat absentes de GESLAB ou de BFC

En mode Gestion courante, choisissez dans le menu Traitements l’option Etats Divers
puis l’option Comparaison GESLAB-BFC : Commandes d’achat pour faire apparaître la
fenêtre de lancement de la comparaison sur les commandes d’achat :
1. Dans le champ « Organisme », vous devez choisir l’organisme sur
lequel, vous désirez lancer la comparaison.
2. Si vous cochez la case « Commandes d’achat absentes de GESLAB »,
l’état affichera les commandes d’achat absentes de GESLAB et
présentes dans BFC.
3. Si vous cochez la case « Commandes d’achat absentes de BFC », l’état
affichera les commandes d’achat absentes de BFC et présentes dans
GESLAB.
Référence : GESLAB_MUT_TRANS_ManuelUtilisation_v2.3.docx
Page :
518/524
GESLAB
Module de comparaison GESLAB-BFC
Remarque : si vous cochez les deux cases citées précédemment, l’état
affichera les commandes d’achat absentes de GESLAB suivies des
commandes d’achat absentes de BFC.
4. Si vous cochez la case « Tri par Nature de dépense », l’état sera trié par
nature de dépense selon l’ordre alphabétique.
Remarque : les autres cases de l’écran ne sont pas utilisées pour cet état,
elles sont donc inactives.
5. Pour imprimer l’état des commandes d’achat absentes, cliquez sur le
bouton <Imprimer>.
6. Pour exporter l’état des commandes d’achat absentes dans un fichier au
format csv (lisible par Microsoft Excel), cliquez sur le bouton <Exporter>.
7. Si vous désirez effacer la sélection que vous avez faite, cliquez sur le
bouton <Annuler>.
8. Si vous souhaitez sortir de la fenêtre sans lancer de comparaison,
cliquez sur le bouton <Fermer>.

Etat des commandes d’achat avec écart

En mode Gestion courante, choisissez dans le menu Traitements l’option Etats Divers
puis l’option Comparaison GESLAB-BFC : Commandes d’achat pour faire apparaître la
fenêtre de lancement de la comparaison sur les commandes d’achat :
Référence : GESLAB_MUT_TRANS_ManuelUtilisation_v2.3.docx
Page :
519/524
Module de comparaison GESLAB-BFC
GESLAB
1. Dans le champ « Organisme », vous devez choisir l’organisme sur
lequel, vous désirez lancer la comparaison.
2. Si vous cochez la case « Ecart sur Service Fait », l’état affichera les
commandes d’achat ayant un écart sur le montant des services faits.
3. Si vous cochez la case « Ecart sur Facturé », l’état affichera les
commandes d’achat ayant un écart sur le montant facturé.
4. Si vous cochez la case « Ecart sur Solde », l’état affichera les
commandes d’achat ayant un écart sur le solde.
Remarque : si vous cochez les trois cases citées précédemment, l’état
affichera l’union des trois résultats cités ci-dessus.
5. Dans le champ « Origines de crédit », vous avez la possibilité de
sélectionner une ou plusieurs origines de crédit. Dans ce cas-là, la
comparaison ne portera que sur les commandes d’achat liées à cette
(ou ces) origine(s) de crédit.
Remarque : si aucune origine de crédit n’est sélectionnée, la comparaison
portera sur toutes les origines de crédit de l’organisme sélectionné.
6. Si vous cochez la case « Tri par Nature de dépense », l’état sera trié par
nature de dépense selon l’ordre alphabétique.
Remarque : les autres cases de l’écran ne sont pas utilisées pour cet état,
elles sont donc inactives.
7. Pour imprimer l’état des commandes d’achat absentes, cliquez sur le
bouton <Imprimer>.
8. Pour exporter l’état des commandes d’achat absentes dans un fichier au
Référence : GESLAB_MUT_TRANS_ManuelUtilisation_v2.3.docx
Page :
520/524
GESLAB
Module de comparaison GESLAB-BFC
format csv (lisible par Microsoft Excel), cliquez sur le bouton <Exporter>.
9. Si vous désirez effacer la sélection que vous avez faite, cliquez sur le
bouton <Annuler>.
10. Si vous souhaitez sortir de la fenêtre sans lancer de comparaison,
cliquez sur le bouton <Fermer>.
Référence : GESLAB_MUT_TRANS_ManuelUtilisation_v2.3.docx
Page :
521/524
Module de comparaison GESLAB-BFC
GESLAB
Comparaison GESLAB-BFC : Commandes de mission

Cette fonction vous permet de comparer les commandes de mission figées dans GESLAB
aux commandes de mission présentes dans le fichier ECCU-MIS_DRXX_CodeDivision.csv.

Etat des commandes de mission

En mode Gestion courante, choisissez dans le menu Traitements l’option Etats Divers
puis l’option Comparaison GESLAB-BFC : Commandes de mission pour faire apparaître
la fenêtre de lancement de la comparaison sur les commandes de mission :
1. Dans le champ « Organisme », vous devez choisir l’organisme sur
lequel, vous désirez lancer la comparaison.
2. Si vous cochez la case « Commandes de mission absentes de
GESLAB », l’état affichera les commandes de mission absentes de
GESLAB et présentes dans BFC.
3. Si vous cochez la case « Commandes de mission absentes de BFC »,
l’état affichera les commandes de mission absentes de BFC et
présentes dans GESLAB.
Remarque : si vous cochez les deux cases citées précédemment, l’état
affichera les commandes de mission absentes de GESLAB suivies des
Référence : GESLAB_MUT_TRANS_ManuelUtilisation_v2.3.docx
Page :
522/524
GESLAB
Module de comparaison GESLAB-BFC
commandes de mission absentes de BFC.
4. Si vous cochez la case « Ecart sur Engagé », l’état affichera les
commandes de mission ayant un écart sur le montant engagé.
5. Si vous cochez la case « Ecart sur Facturé », l’état affichera les
commandes de mission ayant un écart sur le montant facturé.
Remarque : si vous cochez les deux cases précédemment citées, l’état
affichera l’union des deux résultats cités ci-dessus.
6. Dans le champ « Origines de crédit », vous avez la possibilité de
sélectionner une ou plusieurs origines de crédit. Dans ce cas-là, la
comparaison ne portera que sur les commandes de mission liées à
cette (ou ces) origine(s) de crédit.
Remarque : si aucune origine de crédit n’est sélectionnée, la comparaison
portera sur toutes les origines de crédit de l’organisme sélectionné.
7. Si vous cochez la case « Tri par Nature de dépense », l’état sera trié par
nature de dépense selon l’ordre alphabétique.
8. Pour imprimer l’état des commandes de mission, cliquez sur le bouton
<Imprimer>.
9. Pour exporter l’état des commandes de mission dans un fichier au
format csv (lisible par Microsoft Excel), cliquez sur le bouton <Exporter>.
10. Si vous désirez effacer la sélection que vous avez faite, cliquez sur le
bouton <Annuler>.
11. Si vous souhaitez sortir de la fenêtre sans lancer de comparaison,
cliquez sur le bouton <Fermer>.
Référence : GESLAB_MUT_TRANS_ManuelUtilisation_v2.3.docx
Page :
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Module de comparaison GESLAB-BFC
GESLAB
Référence : GESLAB_MUT_TRANS_ManuelUtilisation_v2.3.docx
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