Logiciel de Laboratoire d`Analyse (LOLA) : manuel de

Logiciel de Laboratoire d`Analyse (LOLA) : manuel de
NOTES TECHNIQUES
LABORATOIRE COMMUN
D’ANALYSES
No2
1991
F
Logiciel de Laboratoire d’Analyse (LOLA)
Manuel de procédures
c
Hem6 CHARVIEUX
JeamAlbert PETARD
Document de travail
INSTITUT FRANçAIS DE RECHERCHE SCIENTIFIQUE
POUR LE DEVELOPPEMENT EN COOPÉRATION
~~
7
Il I
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1 7
CENTRE DE NOUMÉA
I
IlI
NOTES TECHNIQUES
LABORATOIRE COMMUN D'ANALYSES
No2
1991
Logiciel de Laboratoire d'Analyse (LOLA)
Manuel de procédures
Hew6 CHARVIEUX
Jean-Albert PETARD
INSTITUT FRANçAIS DE RECHERCHE SCIENTIFIQUE
POUR LE DÉVELOPPEMENT EN COOPÉRATION
CENTRE DE NOUMÉA
@ ORSTOM, Nouméa, 1991
Charvieux, H.
Pétard, J-A.
Logiciel de Laboratoire d'Analyse (LOLA) Manuel de procédures
Nouméa :ORSTOM. Avril1991,17 p.
Notes tech. :Lab. commun Anal, ;2
ANALYSE CHIMIQUE; LOGICIEL D'APPLICATION; MANUEL D'UTILISATION/ NOUVELLE
CALEDONIE
Imprimé par le Centre ORSTOM
de Nouméa
Avril 1991
ORSTOM
N W
REPROGRAPHTE
~
Table des mati&cs
I. Installation du Logiciel
3
1)Pdliminaires :
2) Installation :
3) Elimination des tables non dt5sir6es
4) Lancement du logicielLOLA
II. Prt5parationdes tables de pamn&tres:
1)Avant de pouvoir travailler sur les analyses :
2) Avant de pouvoir utiliser la comptabilik?:
3) Avant de pouvoir gt5rer les stocks :
III. Procddures par t5vt5nements
1)Demande d'analyses - Devis
2) Ajout d'analyses dans un dossier
3) Saisie ou correction des r6sultats
4) Fin de dossier - Edition des rt5sultats - Facturation
5 ) Suivi des dossiers
6) Inventaire
7) Commande - R2glement d'un client
8) Rt5ception d'une commande
9) Sortie d'un produit du stock de produits
10)Edition du rapport d'activitk
11)Modification des tarifs d'analyses
12) Nouvel op6rateur
13) Epuration des dossiers anciens
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2
I. Installation du Logiciel
I ) Prélivûnuires :
Le logiciel LOLA níkessite la configurationminimale suivante :
micro ordinateur compatiblePC avec :
- processeur 80286
-640KodeRAh4
- im disque dur dont 15 Mo seront dediCs h LOLA (4 h 5 Mo devant rester libres pour le
stockage des tables temporaires)
- un lecteur de disquette
- une imprimante
Cette configuration est minimale pour que LOLA puisse fonctionner, et risque
d'entraîner par la suite des temps de dponse assez long lorsque la taille de la base de dom&
augmentera. Le facteur principal de ralentissement du logiciel Ctant li6 au nombre de donnees
utiliskes, il est donc inutile d'utiliser un coprocesseur mathematique. Par contre toute
augmentation de la taille de la memoire apportera des gains de rapidite apprkciables (les
extensions de memoire utilis&s doivent respecter la spkification LIM EMS ou LIM EEMS). Il
est egalement probable que l'utilisation d'un micro ordinateur h processeur 80386, en liaison
avec la version 386 de PARADOX amkliorerait les performances de LOLA (cette solution n'a
pas et6 testee).
Avant d'installer le logiciel LOLA sur votre disque dur, vous devez pdalablement
installer le logiciel PARADOX (version 3 ou supkrieure) ou la version de PARADOX
RUNTIME fournie avec LOLA. Pour que l'installation se d6mule bien vous devrez nommer
le rkpertoire d'installation de PARADOX : PARADOX3 (ou PDOXRUN3 dans le cas de
Paradox RunTime).
2)Installation :
Installez Paradox ou Paradox Runtime :
Pour installer PARADOX suivez les instructions foumies par Borland avec le
logiciel
Pour installer PARADOX RUNTIME, creez le repertoire C:WDOXRUN3, puis
copiez le contenu des disquettesParadox Runtime et Utilitaires :
C:b MD PDOXRUN3
C
b CD PDOXRUN3
inserez la disquette Paradox Runtime dans A:
C:WDOXRUN3> COPY A:*.*
inserez la disquette Paradox Runtime Utilitaires dans A:
C:\PDOXRUN3> COPY A:*.*
Installez LOLA :
W ~ ElaZdisquette installation dans le lecteur A
Tapez la s6quence suivante :
A: Install
Paradox et Paradox Runtime sont des marques dkposees de Borland International
3
Le logiciel n'etant pas prot6g6, vous pouvez n 5 i i e r LOLA autant de fois que vous le
desirez. Toutefois avant de relancer le programme Install,vous devrez Uminer les dpertoires
LOLA et LOLAUAISIE en passant la sesuence de commandes suivante :
cdLOLAUAISIE
del *.* (confìrmez la suppression)
cd ..
rd SAISIE
del *.* (confirmez la suppression)
cd ..
rdmLA
3) Elimination des tables lullt &sirées
Le programme d'installationcopie, B titre d'exemple, des tables contenant des d o n n h
utilisees au laboratoire de NoumCa :les tables de gestion des unit& utilistks, les tables de
gestion des produits chimiques et des fournisseurs, et les tables de gestion des analyses
effectuees au laboratoire. Vous pourrez imprimer le contenu de ces tables et avoir ainsi un
exemple d'utilisation. Si elles correspondent B peu p&s B votre activitk vous desirerez peut-être
les conserver et les modifier. Si par contre elles ne comspondent pas vous pourrez les vider par
I'intermMairede PARADOX.
Ces tables sont les suivantes :
Gestion des unit6s :
Unites :contient la liste des unites
Convert :contient les formules de conversionentre deux unit&
Gestion des analyses :
Elements :contient la liste des 6lements physico-chimiquesmesuds
Analyses :contient la liste des analyses
Detem :permet d'associer des mesures d'elements aux analyses, ainsi que les
limites de detection, l'unit6 et la pdcision qui leur sont associtks.
Gestion des produits :
Produits :contient la liste des produits utilids au laboratoire
Fournis :contient la liste des fournisseurs
Prodfour :contient les 616mentslies B un couple Produit/Foumisseur (les
valeurs des stocks seront bien &idemment B corriger si vous d6irez conserver
ces tables)
-
Pour vider le contenu d'une ou plusieurs de ces tables, lancez le logiciel paradox, placez
vous dans le dpertoire LOLA (dlectionnez Outils / + / Rdpertoire /\LOLA / Confirmer). Videz
ensuite les tables non d6sides par la commande :Outils / + /Vider / m m de la table / Oui. Vous
devrez tout de même respecter les *gles suivantes :
- si vous videz la table Unites vous devrez videz la table Convert (reciproque non
obligatoire)
- si vous videz la table Produits ou la table Fournis, vous devrez vider la table Prodfour
(reciproque non obligatoire)
- si vous videz la table Analyses ou la table Elements, vous devrez vider la table Detem
(reciproque non obligatoire)
Le programme d'installation copie obligatoirement le Kit de Saisies SpCcialisCes
(proceMures d'importations de dom&). Si vous n'&es pas concern6 par ces proctklures, vous
pouvez les supprimer en passant les commandes DOS suivantes :
cdLOLAUAISIE
del *.*
cd ..
rd SAISIE
4
4) Lancement du logiciel LOLA
Si vous avez install6 PARADOX et LOLA en suivant la pro&ure decrite ci-dessus,
vous pouvez lancer le logiciel lola tout simplement en passant la commande :
LOLA
depuis n'importe quel r6pertoire du disque dur.
Vous pouvez egalement lancer LOLA depuis PARADOX en s6lectionnant Script /
Lancer / LOLA si le dpertoire courant est PARADOX3.
Si vous avez install6 PARADOX RUNTIME au lieu de PARADOX, vous devrez
modifier le fichier de commandes LOLA.BAT (situ6 dans le dpertoire principal du disque C:) en
tenant compte des informations fournies avec le programme PARADOX RUNTIME (nom du
programme et syntaxe permettant de lancer le script LOLA.SC qui se situe dans le dpertoire
PARADOX3).
5
II. Préparation des tables de paramètres :
I ) Avant de pouvoir travailler sur les analyses :
- saisie
des types d'échantillons
Choisir l'option Outils / Edition / Samptype et saisir les types d'echantillons. Le
code type est un code alphanumerique qui peut etre mnemonique : par exemple V pour des
vkgetaux, S pour Sols etc... A chaque type d'echantillon vous pouvez associer une ligne de
texte (60 caract&es) qui sera imprimk en bas de la fiche de dsultats.
- saisie des unités utilisées au laboratoire.
Choisir l'option Outils / Edition / Unites et saisir les libelles des unites utilisks au
laboratoire.
Cette etape est importante car toutes les unites utiles doivent figurer dans cette table
avant de pouvoir être utilisks.
- préparer la liste des déterminations par analyses
détermination :mesure d'un Clement physique ou chimique, eventuellement caracterise par
une methode
analyse :groupe de determinations associees soit par une preparation commune, soit par une
coherence logique.
Afin de pn5parer la saisie des determinations et des analyses, il est bon de recenser les
determinations effectuks au laboratoire et de les regmuper par analyses. Il est indispensable de
caracteriser une determination par une methode lorsque la signification de la mesure est
differente (par exemple Ca Echangeable et Ca Total) ou pour des raisons de pdsentation (pour
regrouper dans un ordre donne les determinations d'une même analyse).
-saisie des éléments déterminés dans la table Elements.
Choisir l'option Outils / Edition / Elements et saisir les determinations recensks
preddemment dans l'ordre où vous desirez les voir imprimks dans la fiche de dsultaG.
La constante reprksente pour les ions : la masse atomique / valence. Pour les autres types
de mesures la constante peut être un facteur de conversion du type Me/Me,O, ou toute autre
constante necessaire dans un calcul.
-
saisie des analyses.
Choisir l'option Outils / Edition / Analyse et saisir les analyses regroupant les
determinations precedemment saisies. Une codification hiCrarchique des codes d'analyses
permettra une meilleure comprehension des regroupements :
par exemple :
100 Bases Totales
101 CaTotal
102 MgTotal
103 KTotal
104 NaTotal
200 Bases Echangeables
201 Ca Echangeable
202 Mg Echangeable
...
De plus cette codification permettra de creer par la suite de nouveaux sous ensembles
d'une analyse globale et de les classer de façon coherente.)
6
Pour associer des determinations B une analyse utilisez la touche [F4] qui amhe le
curseur dans le cadre dkterminations (une seconde pression de E41 a m h e le curseur dans la
zone des consommations). Puis pressez la touche p3] pour revenir dans la zone de saisie des
informations concernant l'analyse. La touche [Fl] permet d'effectuer une selection des codes
des elements determines, et des unith dans des tables de df6rences.
L'Unit6 doit être l'unitk dans laquelle les dsultats seront imprimes.
La limite de détection est la valeur limite en dessous de laquelle la mesure est remplade par
une ligne de *** dans la fiche de dsultats.La valeur par defaut de la limite de detection est do,
toutefois si une mesure peut prendre des valeurs negatives, il faudra entrer une limite de
detection negative suffisamment grande.
La limite de dbtection ne doit pas etre confondue avec la Prkcision avec laquelle les
r6sultats sont affiches dans la fiche de rksultats, cette demi&reest donnk par un chiffre entier
repdsentant le nombre de decimales B imprimer. Limite de detection et Pdcision doivent etre
dkfinies en fonction de l'unit6 dans laquelle seront imprimes les dsultats.
Remarque :la table Analyse doit kgalement contenir la prise en charge et les préparations
possibles. En effet, il ne s'agit pas d'analyses au sens propre puisque ces types de travaux ne
sont pas associCs B des determinations (sauf &entuellement le refus au tamisage pour les sols),
cependantleur comportement est identique pour la facturation et le suivi de l'activit6.
- saisie
des gammes types.
Les gammes types permettent d'associer un lot d'analyses B des echantillons. Ces
gammes doivent kgalement mentionner la prise en charge et la (ou les) preparation(s) si vous
desirez que cela soit facture et pris en compte dans l'analyse de l'activite.
Il est bon de prkvoir, au debut, des gammes standards d'analyses pour chaque type
d'Cchantillon, il sera toujours possible d'en crkr de nouvelles par la suite selon les besoins
particuliers d'un dossier.
Pour cela, choisir l'option Outils / Edition / Gammetyp puis saisissez les libelles
des gammes types et les analyses qui doivent leur Ctre associees. (les touches [ml et [F4]
permettent de se deplacer entre les cadres Gamme Type et Analyses)
-saisie de l'en-tête devant être imprim6 sur les fiches de r6ultats
Choisir l'option Outils / Edition / Entete puis saisir l'en-tête que vous desirez voir
imprime en haut de la fiche de n5sultats. Cet en-tête est compos6 d'au plus quatre lignes de texte.
Ce texte sera cad& en haut B gauche de la fiche de resultats, il est donc possible de modifier la
disposition du texte en insCrant des espaces en debut de ligne.
-
- saisie des formules de conversion d'Unités
Afin de pouvoir effectuer des conversions d'Unit6s sur les dsultats,il est necessaire de
saisir les formules de conversions principalement utilisees. Pour cela choisir l'option Outils /
Edition / Convert. La grille de saisie comporte trois champs :
Unit6 1 :repkente l'Unit6 actuelle
Unite 2 :represente l'Unit6 desirk
Formule :repdsente la formule de transformationd'Unit6 1en Unik5 2.
La formule B Ccrire doit respecter les r&glesde syntaxe de Paradox, et doit être
calculable en concatenant les chahes :
"Resultat = R6sultat"+Formule
ainsi pour transformer un rbsultat de g en kg la formule correcte sera :/lo00 ce qui
donnera la formule de calcul :
Resultat = R6sultat /lo00
Pour les formules necessitant l'utilisation de la constante "masse atomique / valence''
definie dans la table Elements, ce coefficient sera designe par Constante. Ainsi pour convertir
un kultat de mg& en me@ la formule comcte sera :
/ Constante
Pour l'exemple du Ca (Constante = 20.04), la formule calcul& sera :
Rksultat = R6sultat / 20.04
7
2 )Avant de pouvoir utiliser la comptabilité :
-
saisie des principaux clients
Choisir l'option Outils / Edition / Clients, et saisir la liste des principaux clients, il
sera toujours possible de saisir les informations concernant les nouveaux clients au fur et B
mesure des besoins.
La grille de saisie comporte plusieurs champs d'identification du client, dont le code
client : ce code est compos6 d'au plus trois caract8es alphanum6riques qui peuvent être
mnkmoniques. L'int6St d'utiliser un code mn6monique &side dans la possibilitd d'identifier le
client iì la lecture du code, ce qui, en liaison avec l'origine de l'kchantillon, peut donner des
indications iì l'analyste dans le cas dun client habituel.
-saisie des tarifs : sans cela il sera impossible d'établir un devis ou de facturer
les dossiers
Un tarif doit être associ6 B chaque analyse ou prkparation, ce tarif Ctant entendu unitaire
par Cchantillon trait6. Pour vous aider, il peut être utile d'imprimer la liste des analyses avant la
saisie des tarifs : option Etats / Tables / Analyse. Ceci permettra d'attribuer un tarif B
chaque analyse, puis choisir l'option Compta / Tarifs pour saisir les tarifs par analyse.
Une fois les tarifs saisis, il est possible de les imprimer par l'option Compta / Liste
des Tarifs.
3) Avant de pouvoir gérer les stocks :
-
faire un inventaire des produits chimiques du laboratoire et suivre la procedure
d'inventaire.(pro&dure exposee plus loin dans ce manuel)
- remplir
les consommations par analyse
Les consommations par analyse sont utilisíks afin de v6rifier qu'il y a suffisamment de
produit en stock lors de la cr6ation d'un dossier d'analyse. Une estimation grossihre peut
s'av6rer suffisante dans la plupart des cas, l'information dom& par la vdrification du stock en
fonction de la consommation n'&tant qu'une indication (elle ne tient pas compte des commandes
en cours)
Pour saisir les consommations, choisir l'option Outils/Edition/Analyse. La touche
[F3] permet d'amener le curseur dans la zone de saisie des consommations, la touche [F4]
permet de revenir B l'analyse, [PgUp] et [PgDn] permettant de se d6placer dans la table des
analyses. La touche [Fl] permet de s6lectionner le code produit en choisissantle nom du produit
dans la table des produits.
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III. Procédures par événements
I ) Demande d'analyses -Devis
Cas d'un nouveau client (ne figurant pas dans la base de données)
Selectionner l'option Outils / Edition / Clients, se positionner h la fin de la table
avec les touches [End] puis [Down], et saisir les informations concemant ce client.
Cas d'un nouveau type d'échantillon
Selectionner l'option Outils / Edition / Samptype, puis se positionner en fin de
table avec les touches [End] puis [Down], et saisir le nouveau type d'echantillon.
Cas d'une nouvelle détermination
Selectionner l'option Outils / Edition / Elements, puis se positionner dans la table
de façon iì ce que la nouvelle determination se trouve class& dans l'ordre o Ù vous desirez la voir
apparab h l'impression. Pressez la touche [Ins] pour cr&r un enregistrement vide et saisissez
les informations concernant cette determination (la touche [Ins] ins8re l'enregistrement vide
avant l'enregistrement courant). Cr6ez ensuite une nouvelle analyse contenant cette
determination. (voir paragraphe suivant)
Cas d'une nouvelle analyse
Selectionner l'option Outils / Edition / Analyse, puis positionnez vous en fin de la
table analyse, cr&z le nouveau code d'analyse (en respectant la codification que vous avez fix&)
et saisissez les informations concemant cette analyse.
Cas d'une nouvelle gamme type
Dans le cas o Ù vous avez dejh saisi une gamme type regroupant presque les mêmes
analyses, et que la gamme demandee porte sur peu d'echantillons, il n'est pas necessaire de
creer une nouvelle gamme type, il suffira de modifier les analyses associ&s aux Cchantillons
incrimines au moment de la creation du dossier.
Dans tous les autres cas il est plus int6ressant de c&r une nouvelle gamme type grace h
l'option Outils/Edition/Gammetyp.Positionnez vous h la fin de la table avec les touches
[End] puis [Down] et saisissez la nouvelle gamme type.
Création d'un dossier
Choisir l'option Analyse / Création. Entrez les informations demandees (le curseur
se positionne automatiquement sur une fiche vierge) :
premi&repage :
- Date de la demande (la touche [Space] permet d'obtenir la date du jour)
- Node Dossier : le numero du demier dossier + 1 est propos6 automatiquement,
toutefois il est possible de le modifier avec la touche [Backspace] et d'entrer un autre numero.
- Type d'echantillon :la touche pl]permet de selectionnerle code type dans la liste des
type d'echantillons.
- Client :la touche [Fl] permet de sdectionner le code client dans la table des clients.
seconde page :
- origine :Entrez un texte ou un code repdsentant l'origine de l'echantillon
- NoEchantillon :(numero labo) un numero incr6ment6 dquentiellement par client est
automatiquement propose. Il est possible de le modifier avec la touche [Backspace], les
numeros suivant seront calcules h partir du numero modifie.
- Ref6xcnce :il s'agit de la reference utili& par le client
- Nolot :un numero de lot doit être associe h chaque Cchantillon. Ce Node lot permet
d'associer une gamme type h un lot d'echantillon. Si le numero saisi apparait pour la premi&re
9
fois dans ce dossier, une fenêtx apparait pour determiner i3 quelle gamme type doit être associe
ce lot d'6chantillon.
remarque :pour associer des echantillons tkmoins i3 un dossier et leur faire subir un traitement
particulier (sortie d'un 6tat de suivi des temoins, ne pas les imprimer dans la fiche de n5sultats) il
faut donner B ces echantillons un Nod'dchantillonnegatif, et associer toujours le même Noaux
mêmes t4moins. Il sera ainsi possible d'etablir une codification des diffCrents type de t6moins :
par exemple
-1
'T6moinXl
-2
T6moin X2
-3
TCmoin X3
-4
TCmoin Tiges Feuilles
...
Quand tous les Cchantillons ont dt6 saisis, pressez [E]pour sauvegarder, ou @?3] pour
revenir B Ten-&te du dossier et Cventuellement en saisir un autre. (il n'est pas ConseillC de saisir
plusieurs dossiers il la fois pour des raisons de clarte)
Ap&s avoir press6 @2],
une nouvelle grille apparait montrant les analyses qui ont Ctd
associ&s B chaque Cchmtillon.
Pour changer d'dchantillon, utilisez les touches [PgUp] et [PgDn].
Pour modifier les analyses associhes 2 Tkhantìllon courant, pressez W], placez vous
sur une analyse il supprimer puis supprimez la avec la touche [Del] ou i&rez une nouvelle
analyse en fin de table avec les touches [End] puis [Down]. ([Fl] permet de sdlectionner
l'analyse dans la table des analyses) La touche [F4] permet ensuite de revenir dans la zone de
I'Cchantillon pour changer d'dchantillon courant. Lorsque vous avez termin6 de modifier les
analyses associ&s aux Cchantillons pressez [E]pour sauvegarder.
Impression de la feuille de travail
Apri% la sauvegarde des analyses par Cchantillon, LOLA er& toutes les donndes
ndcessaires au traitement des n?sultatspuis demande s'il faut imprimer les feuilles de travail. Si
vous rdpondez Oui, LOLA imprime une fiche comportant pour chaque prdparation ou
ddtermination B effectuer, la liste des dchantillons.
Vbrifkation des stocks
Ap&s la cdation du dossier, LOLA vCrifie les stocks en fonction des consommations
de produit par analyse (si cette information a Ctk saisie). Une fiche contenant les produits dont le
- stock est infdrieur au besoin est alors imprim&.
Impression d'un devis
Apr& avoir CI-& un dossier il est possible d'6tablir immaiatement un devis. Pour cela,
sdlectionnez l'option Analyse / Facture / Devis, puis sur la demande du logiciel, entrez le
numero du dossier pour lequel vous dCsirez un devis. Cette fonction imprime le devis pour le
dossier et met i3 jour les engagements du clients.
Le devis peut être imprim6 autant de fois que vous le dCsirez, il tiendra compte de toute
modification apport& au dossier.
2) Ajout d'analyses dans un dossier
Cas d'une nouvelle analyse
Même proCCdure que dans le cas d'une cdation de dossier :voir le paragraphe 1) dans
le cas d'une nouvelle analyse ou d'une nouvelle determination
10
Modification du dossier
La modification des analyses associt?es aux Cchantillons d'un dossier se fait de la même
mani2re que la seconde partie de la dation d'un dossier, mais en passant par l'option Analyse
/ Modification. La proddure h suivre est la même :
Une grille apparait montrant les analyses qui ont et6 associkes B chaque Cchantillon.
Pour changer d'echantillon, utilisez les touches pgUp] et EpgDn].
Pour modifier les analyses associ& B l'tchantillon courant, pressez [F3], placez vous
sur une analyse h supprimer puis supprimez la avec la touche [Del] ou inserez une nouvelle
analyse en fin de table avec les touches [End] puis [Down]. ([Fl] permet de selectionner
l'analyse dans la table des analyses) La touche [F4] permet ensuite de revenir dans la zone de
l'echantillon pour changer d'kchantillon courant.
Une fois que vous avez termine de modifier les analyses associees aux Cchantillons
pressez [F2] pour sauvegarder. (LOLA vous demandera si vous desirez imprimer les feuilles de
travail, mais ne verifiera pas les stocks dans le cas d'une modification).
Impression d'un devis
Apr2s avoir modifie les analyses associees B un dossier il est possible d'imprimer un
nouveau devis qui mettra il jour les engagements du client en tenant compte des modifications
apport&s au dossier. Pour cela suivre la même proc6dure que pour imprimer un devis B la
creation du dossier. (voir paragraphe 1)
3) Saisie ou correction des résultats
Cas d'une nouvelle Unité -> nouvelle formule de conversion
Dans le cas où les resultats doivent être transformes dans une Unit6 non connue par
LOLA, choisir l'option Outils / Edition / Unites et saisir la nouvelle Unite dans la table.
Il sera ensuite n6cessaire d'entrer la formule de conversion entre l'Unii15 par defaut de la
determination et 1' Unite dans laquelle vous desirez que soient exprimes les dsultats.Pour cela
selectionnez l'option Outils / Edition / Convert et suivez la procedure decrite dans le
chapitre II :Preparation des tables de param&res - Saisie des formules de conversion d'unit&.
Saisie de résultats calculés ou calculs sur des résultats déjà saisis ou importés
L'option Analyse / Màj / Saisie permet Edition des r6sultats d'une determinations
pour un dossier. Cette option affiche pour chaque Cchantillon du dossier, l'op6rateur, le numCro
labo, la date de saisie du resultat et le dsultat de la dCtermination.Pour un resultat non saisi, les
champs operateur, date et valeurs sont vierges. I1 est necessaire d'entrer une fois le numero de
l'opkrateur (ou de le selectionnergrâce B la touche [Fl]),puis h chaque resultat saisi, les champs
operateur et date seront mis h jour automatiquement. Il suffira donc de saisir les valeurs des
rCsultats.
Cette option Saisie permet Cgalement d'effectuer des calculs portant sur tous les
resultats de la determination : operation avec un facteur de correction, calculs statistiques,
conversion d'Unit&Pour cela presser [FlO] et choisir l'option Calculs dans le menu d'&Won,
puis choisir les options dCsirt?esen fonction de l'opkration il effectuer.
Importation de résultats calculés à l'aide d'un autre logiciel
Le logiciel LOLA permet d'importer des dsultats calcules B l'aide d'autres logiciels. La
proddure h suivre dans ce cas est la suivante :
- exportation des numeros d'echantillons par l'option Outils / Exportation /
Echantillons. Ceci Cvitera de re-saisir les numeros d'echantillon si le logiciel
de calcul permet ce type d'importation ou si vous disposez d'un utilitaire de
fusion des numeros d'echantillons et des dsultats (il est relativement aise de
programmer un tel utilitaire avec des langages tels que BASIC ou PASCAL en
fonction du format de sortie des dsultats dans le logiciel de calcul).
- calcul des n5sultats avec le logiciel de calcul
11
- exportation des dsultats en format ASCII deliimite :le fichier doit contenir les
champs suivants delimies par des virgules :
Nolabo, Valeur
ou
Nolabo, Dilution, Valeur
- impoflation des resultats dans LOLA :
. choisir l'option Analyse / Màj / Importation
.entrez le numero de dossier des dsultats & importer. Il est pdferable
d'importer les r6sultats dossier par dossier, toutefois s'il n'y a pas de confusion
possible des numeros labo il est possible d'importer un fichier contenant les
resultats de plusieurs dossiers. Dans ce dernier cas LOLA demandera B quel
dossier rattacher les Nolabo qu'il n'a pas dussi & identifier dans le dossier entd
au debut de l'opbtion.
. choisir les options correspondant B votre cas en reponse aux
questions de LOLA :
format du fichier import6 (avec ou sans dilution)
unite des donnks importees (pour les dsultats importes en mg/L les
conversions dues aux transformations sont gerees
automatiquement, dans les autres cas entrez l'unie dsultant de
l'importation)
soustraction des blancs (si vous avez attribue un même No& tous les
blancs, O par exemple).
prise en compte de prises d'echantdlon (prise constante ou fichier
import6 contenant NoEchantillon et Poids)
prise en compte d'un facteur d'humiditk (fichier importe contenant No
Echantillon et Facteur). Pour conserver la coherence des
unites, cette option n'est disponible que si une prise
d'echantillon a et6 utilisee. Pour dktoumer cette contrainte,
choisissez de tenir compte d'une prise d'kchantillon, dpondez
1 B toutes les questions concemant le poids et les volumes
utilises (O provoquerait une division par dro), puis choisissez
l'option prise constante.
Remarque :si vous utilisez les possibilit6s de prise en compte des
prises d'kchantillon et facteurs d'humiditk, les resultats
import& exprimes en mg/L sont transformes en mg/g. Dans
les autres cas l'unite ne change pas.
- Edition des rksultats importes avec l'option Analyse / Màj / Saisie afin de
verifier la validie des donnees et eventuellement leur apporter des corrections
(facteur de correction, conversion d'unite, etc...).
Calculs des résultats d'une détermination à partir des résultats d'autres
déterminations
Certaines determinations ne sont pas le resultat de mesures physiques ou chimiques
mais sont le resultat d'un calcul sur d'autres determinations, c'est particulihement le cas des
sommes ou des taux (somme des bases, C/N, etc...). Pour ce type de determinations, LOLA
offre la possibilitt? d'effectuer ces calculs par l'option Analyse / Màj / Calculs.
Avant cela il est necessaire que tous les r6sultats des determinations entrant dans la formule de
calculs soient saisis.
Selectionnez ensuite l'option Analyse / Màj / Calculs. Une table apparait montrant
une partie des determinations demandees et les resultats qui leur sont affectes. Pour visualiser
les determinations qui vous interessent, sclectionnerl'option Voir du menu, qui vous permettra
de vous deplacer dans la table et de faire apparaîîe les dCterminations qui Ctaient cachks par la
limitation de taille de l'kcran.
L'option Formule du menu vous permet de saisir interactivement la formule qui sera
utilide pour calculer la determination. Attention :aucune verification n'dtant effectuee, vous
pouvez &raser des resultats deja saisis. Si cela vous arrive selectionnez l'option Annuler qui
sortira de l'option Calculs sans sauvegarder puis recommencez l'operation. La formule que
vous entrez doit respecter les r8gles syntaxiques de PARADOX :
12
par exemple dans le cas du C/N(taux de carbone / azote) si vous avez nomme vos
determinations C/N, C, et N, vous devrez entrer la formule : [C/Nl = [CI / [NI
(les noms des determinations doivent imphtivement etre entour& des crochets [ et I)
Une fois que vous avez termine toutes les modifications de type calculs inter variables,
selectionnez Exkute! au menu. (dans cette option la touche [E21 ne fonctionnepas)
Remarque :Si vous CxCcutez LOLA sous Paradox RunTime, les modifications que vous
apportez B la table ne sont dpercutkes B l'ecran que lorsque vous sklectionnez l'option Voir.
4 ) Fin de dossier -Edition des rksultats - F a "
Impression de la fiche de résultats
Choisir l'option Analyses / Résultats pour imprimer la fiche de dsultats. LOLA
vous demandera alors quel dossier vous desirez imprimer.
Les r6sultats seront imprimes avec la p&ision (nombre de d6ciiales) sdectionn6e pour
la determination, si l'unite dans laquelle sont exprimes les resultats correspond B celle indiquk
dans la dCtermination. Si l'unite ne correspond pas, des points d'interrogations seront imprimes
B la place des unit& et limites de detection
Les dsultats inferieurs B la valeur limite de la determination seront remplags par des
******. Les valeurs laisdes vides correspondant aux resultats non demandes ou aux
d&erminations non effectuks.
remarque :les rdsultats des echantdlons tdmoins ne seront pas imprimes si vous leur avez
affed un "O d'tkhantillon negatif.
Impression de la facture
L'option Analyses / Facture / Facture permet l'impression de la facture d6finitive
concemantun dossier, et met B jour le compte du client. Toutefois, le compte client ne pouvant
etre modifie par la dimpression de la facture, il est conseille de s'assurer que le dossier ne sera
plus modifie avant de le facturer. (sauf eventuellement pour des contr6les puisque les
bchantillons contrcjles ne sont pas factuds) Si vous n'&es pas certain que le dossier ne sera pas
modifie (demande d'analyses complementaires par exemple), utilisez de pr6ference l'option
Analyses / Facture / Devis et facturez definitivement ult6rieurement.
AmClioration de la fiche de résultats avec un traitement de texte
Si la fiche de dsultats,telle qu'elle est prckntde automatiquementne vous convient pas
(inclusion dans un rapport, regroupement par page ne permettant pas une bonne visualisation
des dsultats, etc...), vous avez la possibilite de choisir d'envoyer la fiche de rdsultat dans un
fichier au lieu de l'imprimer, Ceci permettra ensuite de dcup6rer le fichier ASCII r6sultant sous
un traitement de texte et de lui apporter toutes les modifications ddsirt?es. Pour cela suivre la
meme proMure que pour l'impression de la fiche de dsultats.
Exportation des rCsultats
L'option Outils/Exportation/RCsultatspermet d'exporter les dsultats d'un dossier
dans un fichier au format acceptable par la plupart des progiciels du commerce et au pire en
format ASCII. Les dsultats sont disposes dans le meme ordre que dans la fiche de dsultats,ce
qui permettra de les rep6rer dans les cas oh les titres de colonnes ne sont pas exportes (format
ASCII notamment).
L'exportation des r6sultats est notamment utile dans le cas où vous desirez effectuer un
traitement sur les donnks avec un tableur, un grapheur, ou un logiciel de calcul statistiques.
5 ) Suivi des dossiers
Le logiciel LOLA propose plusieurs Ctats de suivi des dossiers permettant 3 tout
moment de savoir oh en est le travail du laboratoire. L'option Etats / Dossiers offre le choix
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entre quatre options : l'impression des dossier En Cours, Terminés, la liste des dossiers
compris entre deux Dates, ou l'$tat de l'avancement des determinations d'un ou plusieurs
dossier : A faire.
La difference entre un dossier en cours et un dossier termine se fait sur la pn5sence ou
l'absence d'une date de fin de dossier. Cette date est mise B jour par l'option de saisie des
rksultats qui verifie que tous les r6sultats demand& dun dossier ont bien une valeur. Il est donc
possible que certains dossiers termines ne soient pas consideres comme tels si la dernière
operation que vous avez effectuCe sur les resultats n'a pas Ct6 Analyse / Màj / Saisie. Si
vous vous trouvez dans ce cas, appelez l'option Saisie sur le dossier incrimine et pressez IF21
sans effectuer de modification. Le cas inverse peut se produire :un dossier qui est re-ouvert
pour des verifications ne sera pas considere comme un dossier en cours puisque tous les
resultats demandes ont d6jB une valeur.
6)Inventaire
Impression de l'état des stocks
Choisir l'option Stocks / Inventaire / Impression pour imprimer l'etat actuel des
stocks pour chaque couple produit - fournisseur.
'
Inventaire physique des produits
Faire l'inventaire physique des produits en vous aidant de l'dtat imprime preddemment
pour noter les stocks rkls. Lors du premier inventaire cet Ctat vous sera certainement peu utile,
de nombreux produits et fournisseurs ne figurant pas dans les tables.
Mise à jour des stocks
Après l'inventaire physique, recensez tous les produits et fournisseurs non connus par
le système, et saisissez les dans leurs tables respectives gr2ce aux options Outils / Edition /
Produits et Outils I Edition / Fournis.
Utilisez ensuite l'option Stocks / Màj Produits pour saisir les nouveaux couples
articles fournisseurs et leurs stocks respectifs. (le stock general pour le produit n'est pas mis B
jour par cette operation, il sera tenu compte des modifications B une Ctape ultdrieure de
l'inventaire)
Impression de l'état des stocks
Recommencez la première etape : choisissez l'option Stocks / Inventaire /
Impression pour imprimer l'ktat des stocks.
Vérification et Cventuellement correction des erreurs ou oublis de saisie
Verifiez l'ktat des stocks que vous venez d'imprimer afin d'&miner tous les oublis ou
erreurs de saisie et eventuellement comgez les en utilisant B nouveau l'option Stock I Màj
Produits. S'il restait de nombreuses erreurs n'hesitez pas B recommencer ces deux &apes.
Impression de l'état des différences sur inventaire
1
Après vous être assure de I'exactitude des informations sur les stocks, choisissez
l'option Stocks / Inventaire / Résults+Màj. Cette option imprime un &at reprenant les
differences entre les stocks calcules et les stocks n5els, puis met B jour les stocks par produit
(somme des stocks par fournisseur pour un même produit).
Cette fonction mettant 2 jour des informations, il ne faut la lancer qu'une fois
l'inventaire termine. En effet les informations permettant de calculer les differences entre les
stocks theoriques et rkls sont eliminees après l'impression de Yetat, la reutilisation de cette
option entraînerait l'impression d'un etat sans signification. Toutefois si vous vous rendez
compte d'une erreur dans les stocks après avoir utilise cette fonction, il est encore possible de
corriger cette erreur et reutiliser cette fonction pour que le nouveau stock soit pris en compte.
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Mais dans ce cas l'etat etant sans signification, il n'est pas necessaire de l'imprimer :pour cela,
desactiver l'imprimante en appuyant sur le bouton On Line puis attendre le message "Verifiez la
disponibilite de l'imprimante et appuyez sur une touche", B ce moment 18 appuyez sur une
touche sans reactiver l'imprimante.
7) Commande - R2glement d'un client
Nouveau produit
Si le produit iì commander n'est pas connu de la table Produits, sklectionnez l'option
Outils / Edition / Produits et saisissez le nouveau produit en fm de la table.
Nouveau fournisseur
Si le fournisseur auquel vous desirez passer une commande n'est pas connu du
sysdme, selectionnez l'option Outils / Edition / Fournis, et saisissez le nouveau
fournisseur en fin de la table.
Nouveau couple Produit / Fournisseur
Dans le cas d'un nouveau produit, d'un nouveau fournisseur, ou d'une nouvelle
refkrence, s6lectionnez l'option Stocks / Màj Produits et saisissez le nouveau couple article /
fournisseur en fin de la table.
Edition de la commande
Pour constituer la commande, il est necessaire de connaîîe le code produit et la
r6f6rence de chaque produit B commander. Pour cela, aitez l'ktat des produits commander
(option Stocks / A Commander) si vous utilisez des stocks limites, ou l'etat des produits en
quantig insuffisante imprime lors de la cdation d'un dossier si vous utilisez les consommations
par analyse, ou l'option Stocks / Màj Produits pour retrouver les &ferences.
Selectionnez ensuite l'option Stocks / Commande / Commande, puis positionnez
vous en fin de table, et remplissez une commande par foumisseur. (la touche [Fl] permet de
stSlectionnerle fournisseur, et la touche [F3]permet de placer le curseur dans le cadre de saisie
des poduits B commander. Une fois tous les produits saisis, la touche lF4] permet de revenir
dans l'en-tête de la commande et d'obtenir une fiche vierge en pressant la touche [PgDn]. Une
fois toutes les commandes pasdes, pressez [F2] pour sauvegarder.
.
Impression de la commande
Pour imprimer une commande, s6lectionnez Stocks / Commande / Impression et
entrez le numero de la commande B editer. Recommencez autant de fois que vous avez de
commandes B passer.
Affectation du montant de la commande à un règlement de client
Ap&s avoir passe une commande vous affecterez le montant de cette commande B un
&glement du client qui payera la facture gdce B l'option Compta / Règlement.
Il est donc int6ressant sous plusieurs aspects que le laboratoire lui-même soit consider6 comme
un client :
.pour pouvoir lui affecterles "mandes r6glhs sur le budget du laboratoire
.pour pouvoir affecter les dossiers d'essais methodologiques au client "laboratoire"
remarque : ce type de comptabilite ne peut &idemment pas s'appliquer un
laboratoire commercial, mais s'adresse plut& aux laboratoires de service dans un
organisme ayant une facturation inteme.
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8)Réception d'une commande
Selectionnez l'option Stocks / EntrCes et Sorties / Rbception et saisissez une
fiche pour chaque couple produit / foumisseur.
Ap&s la saisie du num6m de "mande, une fenêtre apparait, pmposant les produits et
rCf6rences figurant dans la commande. S'aider du bon de commande ou du bordereau d'envoi
pour retrouver les df6rences. Si la quantite reçue ne correspond pas B la quantit6 commandee,
corrigez le chiffre qui a et6 plad automatiquement,Pour l'Cventue1reliquat, CAZ
une nouvelle
fiche de rcsCeption de commande.
9) Sortie d'un produit du stock de produits
S6lectionnez l'option Stocks / EntrCes et Sorties, puis remplissez la fiche de sortie
de stock. La touche
permet de &ledonner les champs produit et foumisseur. En sortant du
champ foumisseur, le curseur se place dans le cadre d'information,et vous pouvez s6leCtionner
la bonne reference en pressant les fl8ches verticales (le conditionnement pourra vous aider B
identifier la bonne rdf6rence si elle n'est pas inscrite sur le produit). Saisissez ensuite la quantite
sortie du stock.
vl]
10) Edition du rapport d'activìté
Impression du rapport d'activité
L'option Etats / Activité permet l'impression de statistiques sur I'activitC du
laboratoire et ainsi de savoir le nombre de determinations effectuh par dossier, par analyse, ou
par op6rateur. Dans l'option Activik5 /Dossier, les dossiers sont 6galement r e p u p & par client
et par action budget&.
AmClioration du rapport d'activitk avec un traitement de texte
Si vous compter inclure les Ctats de l'activitb dans un rapport, vous dCsirerez peut*&
ameliorer sa presentation, supprimer ou ajouter certaines informations. Pour cela, lancez
l'impression de l'&ìt desird et choisissez l'option d'impression Fichier qui vous permettra de
dcu@rer l'etat dans un fichier ASCII, et ensuite de l'tditer avec un traitement de texte.
1I ) Modifcation des tarifs d'analyses
Pour saisir les nouveaux tarifs des analyses, s6lectionnez l'option Compta / Tarifs.
Pour chaque analyse ou assimile (prise en charge et prdparation), l'ancien tarifest affiche, ainsi
qu'une ligne vide permettant de saisir le nouveau montant et la date B partir de laquelle le tarif
doit Ctre pris en compte. Cette date ne peut être retroactive (< B la date du jour), et elle est
automatiquement prise comme la date de fin d'applicationde l'ancien tarif.
Les fl8ches verticales permettent d'afficher l'analyse suivante ou pr6ddente.
Remarques :lors de la premi6re saisie des tarifs, il n'existe pas d'ancien tarif,c'est donc dans
la premi8re ligne (marquise ancien tarif) qu'il faut saisir le montant et la date de ddbut du nouveau
tarif. En cas d'erreur dans la saisie d'un tarif, il est possible de le modifier en revenant sur
l'analyse concern& ;presser la touche [Del], puis modifier le tarif.
Si vous supprimez le nouveau tarif, le curseur se retrouvera place sur l'ancien tarif :ne modifiez
pas cet ancien tarif sous peine de fausser toutes les factures anterieures. La seule modification
admise etant &entuellement de supprimer la date de fin. Pressez ensuite une fltiche verticale et
ensuite la fl8che inverse pour que la situationredevienne nonnale.
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12) Nouvel opérateur
Selectionnez l'option Outils / Edition / Employes pour saisir les informations
d'identification du nouvel operateur en fin de la table.
13) Epuratiòn des dossiers anciens
La base de donnees n'est pas limitde logiquement, toutefois l'espace disponible sur le
disque et la baisse des performances sur une base trop pleine impliquent gheralement des
epurations periodiques. La periodicite est B determiner en fonction des besoins de chaque
laboratoire en tenant compte de l'espace disque et des demandes de recherche sur d'anciens
dossiers. Il semble qu'une @riodicite annuelle soit raisonnable.
La fonction Outils / Epuration epure les dossiers terminés avant la date
choisie, ainsi que toutes les donnks qui leurs sont likes, et les informations comptables.
Un problème peut se poser dans le cas d'un dossier sur lequel on veut effectuer des
contr6les et dont la dernière saisie est anterieure B la date depuration. En effet ce dossier est
considere comme termine et est donc "dpurable". Pour ne pas l'kpurer, choisir l'option
Analyse / Màj / Saisie sur une des determination du dossier concerne et pressez
sans
effectuer de modification. Cette operation remettra la date de fin de dossier B la date du jour et
permettra d'kpargner ce dossier lors de l'Cpuration.
m]
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