Consulter le suivi au 30.06.13 (PDF, 68 Ko)

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CdC
COUR DES COMPTES
RÉPUBLIQUE ET CANTON DE GENÈVE
N° 46 : (OCP) audit de légalité et de gestion relatif à la mise en œuvre de la loi 9332
concernant la gestion électronique des dossiers (GED)
rapport publié le 14 décembre 2011
La Cour a émis 7 recommandations. Elles ont toutes été acceptées
spontanément par l’audité.
Les 7 recommandations sont en cours de réalisation. Durant l’année
écoulée, l’OCP a mis en place une organisation de projet spécifique à la
GED et a lancé le projet SAPHIR (Solution Adaptée et Performante pour
l’Harmonisation et l’Indexation des Références) reprenant notamment
l’ensemble des recommandations émises par la Cour et devant permettre
à terme une gestion en prétraitement des dossiers.
A ce jour, l’OCP a notamment réalisé ou initié les travaux suivants :
• En termes d’ergonomie et d’indexation :
o mise en en place de l’indexation en juin 2013,
o amélioration de la visualisation des documents (vignettes) en
juin 2013,
o modification de l’Onglet GED (dossier Marceau).
• En termes de communication et formation : les manuels utilisateurs
sont produits et communiqués aux collaborateurs au fur et à mesure
du déploiement des nouveautés.
• En termes d’outil et de processus :
o analyse de différentes options de scannage, contrôle qualité et
pré-indexations (choix notamment du format PDF),
o définition des processus métier dans le cadre du « prétraitement »,
o adaptation des outils en vue de la mise en place d’un flux en
prétraitement d’ici au 31.12.2013.
Annexes au rapport d’activités 2012/2013
L’ensemble de ces travaux constitue un préalable important à la mise en
œuvre du prétraitement qui devrait être opérationnel en janvier 2014 et
devrait permettre une plus grande efficience du traitement des dossiers à
l’OCP. Ces premiers travaux ont cependant engendré des délais
supplémentaires liés notamment à la conduite du changement. De plus,
l’OCP a profité d’apporter des modifications à l’application Calvin, ce qui a
également eu un impact sur les délais de réalisation des
recommandations.
Par ailleurs, il est prévu que l’ensemble des recommandations soient
mises en œuvre à la fin décembre 2013. Dès lors, la Cour effectuera un
suivi détaillé à l’été 2014.
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Mise en place
(selon indications de l’audité)
Recommandation / Action
N° 46 : GED OCP
4.2.4 cf. constat 1
La direction de l’OCP est invitée, avec l’aide
du CTI, à améliorer l’ergonomie actuelle de
l’onglet GED. Il serait notamment utile aux
collaborateurs d’avoir une visualisation par
vignette des documents composant le dossier
numérique. Ceci devrait permettre une
identification rapide et immédiate de la nature
et des informations contenues dans les
documents numérisés.
Il conviendra de déterminer dans les plus brefs
délais :
• Des améliorations de l’indexation actuelle
de traitement. Ces dernières devraient
essentiellement porter sur la simplification
des types de documents (formulaire, lettre,
quittance, pièce d’identité, etc.) et les
limiter à un nombre raisonnable soit une
douzaine.
• Une indexation métier qui devrait être
basée sur la chronologie de traitement des
informations. Il conviendrait pour cela de
poursuivre la réflexion actuelle menée par
l’OCP
de
classer
les
documents
numériques propres à un administré selon
le « cycle de vie » chronologique de cet
administré (réflexion nommée à l’interne
« dossier Marceau »).
Annexes au rapport d’activités 2012/2013
Risque
4 = Très
significatif
3 = Majeur
2= Modéré
1= Mineur
3
Suivi par la Cour
Responsable
Délai au
Fait le
Commentaire
Nouveau chef de
projet GED
31.12.2013
En cours.
(initial
31.05.2012,
puis
31.10.2012)
Trois lots d’amélioration ont été
identifiés par les utilisateurs au
cours de près de 25 séances de
travail.
• Lot 1. Indexation, pour partie
en phase de test, de
réalisation ou de chiffrage
• Lot 2 : Visualisation des
documents (vignettage), phase
de spécification terminée, en
cours de chiffrage
• Lot 3 : Onglet GED (dossier
Marceau), étude en cours au
niveau métier OCP.
Les lots 1 et 2 sont réalisés depuis
juin 2013 alors que le lot 3 sera
opérationnel en décembre 2013.
Un
recensement
d’autres
demandes
d’amélioration
a
également été effectué.
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Mise en place
(selon indications de l’audité)
Recommandation / Action
N° 46 : GED OCP
4.2.4 cf. constat 3
La Cour recommande à l’OCP d’effectuer une
analyse des besoins (OCR, code-barres, etc.)
afin d’identifier si une modernisation du parc
scanner et du logiciel de numérisation est
nécessaire. Ceci notamment afin de faciliter les
évolutions futures de l’organisation de l’OCP
liée à la GED (voir chapitre 4.3).
Risque
4 = Très
significatif
3 = Majeur
2= Modéré
1= Mineur
3
Suivi par la Cour
Responsable
Délai au
Fait le
Commentaire
Nouveau chef de
projet GED
31.12.2013
En cours.
(initial,
31.05.2012,
puis
30.09.2012)
De nouveaux scanners ont été
acquis et une nouvelle chaîne de
numérisation
(DPU-Scan)
configurée
et
déployée
progressivement dès la mi-avril
2013. Malgré quelques défauts de
jeunesse en cours de correction,
le
gain
d'efficience
est
actuellement estimé à 20% sur
l'ensemble de la chaîne.
La mise en production d'une
solution permettant d'automatiser
la
création
de
documents
multipages (via codes-barres) a
été effectuée le 19.06.2013. Le
choix de codes Datamatrix a été
fait en prévision de la future
procédure d'indexation qui sera
mise en œuvre lors du passage au
prétraitement
prévu
d’ici
le
31.12.2013. Cette solution vise à
simplifier le traitement des pièces
attribuées à plusieurs administrés.
Annexes au rapport d’activités 2012/2013
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Mise en place
(selon indications de l’audité)
Recommandation / Action
N° 46 : GED OCP
4.2.4 cf. constat 5
La direction de l’OCP est invitée à mettre à jour
et à communiquer le manuel utilisateur aux
collaborateurs. La Cour recommande
également l’organisation de formations
complémentaires sur l’outil informatique aux
collaborateurs.
Risque
4 = Très
significatif
3 = Majeur
2= Modéré
1= Mineur
2
Suivi par la Cour
Responsable
Délai au
Fait le
Commentaire
Nouveau chef de
projet GED
31.12.2013
En cours.
(31.05.2012
initial)
Les manuels sont produits au fur
et à mesure du déploiement des
nouveautés. Ainsi à ce jour ont été
diffusés :
- le manuel utilisateur de la
nouvelle
chaîne
d'acquisition
DPU-Scan ;
- le manuel d'utilisation de la
nouvelle fenêtre de visualisation
des documents (vignettage) ;
- le référentiel des nouveaux index
"Pièces jointes".
Une marche à suivre portant sur le
rattrapage des dates (identification
des dates de réception) est en
cours de validation.
Par ailleurs, l’OCP communique
régulièrement
sur
le
projet
SAPHIR
et les nouveautés
apportées à la GED (4e bulletin
diffusé le 28.05.2013).
Annexes au rapport d’activités 2012/2013
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Mise en place
(selon indications de l’audité)
Recommandation / Action
N° 46 : GED OCP
4.3.4 cf. constats 1 et 2
La direction de l’OCP est invitée à mettre en
place une GED en pré-traitement. Ce mode est
également utilisé par d’autres services de l’Etat
de Genève ou offices de la population d’autres
cantons ou villes suisses. Pour ce faire, il
conviendrait de procéder aux modifications
organisationnelles suivantes :
• Fusionner les secteurs courrier et dossiers
GED afin de n’avoir qu’un seul et unique
point de traitement du courrier (tri et
numérisation).
• Numériser les documents dès leur
réception
afin
de
permettre
aux
collaborateurs un traitement par voie
électronique
des
dossiers.
Cette
organisation « pré-traitement » permet de
supprimer le flux papier.
• Organiser un tri
électronique des
documents entrants avec des règles de
gestion
permettant
une
attribution
automatique du courrier par type de
prestation.
• Supprimer les exceptions à la numérisation
(types d’autorisations « N », « F » « B » et
« L ») afin d’avoir une règle simple et
unique qui est la numérisation de tous les
documents
Annexes au rapport d’activités 2012/2013
Risque
4 = Très
significatif
3 = Majeur
2= Modéré
1= Mineur
3
Responsable
Délai au
Directeur général
OCP
31.12.2013
(initial
31.12.2012)
Suivi par la Cour
Fait le
Commentaire
En cours.
L’OCP a initié des opérations de
prétraitement
aux
entrées
"guichets".
Les besoins techniques liés à un
processus de traitement du
courrier efficient ont été identifiés,
parmi lesquels un prototype
permettant la lecture des codes
ICAO (code d’identification sur les
documents d’identité), en cours de
déploiement au sein du secteur
Accueil aux fins de test et
d'affinage des spécifications, et un
prototype du module d'aide à
l'indexation qui doit également être
testé par les collaborateurs
courriers/dossiers GED.
Les travaux de spécification d'un
nouveau nœud CALVIN simplifiant
le processus de création des
dossiers ont été engagés.
La nécessité de créer un workflow
automatisé afin de gérer les
demandes incomplètes via des
tables
maîtresses
communes
entre le site web de l'office et
CALVIN (courriers - agenda rappel) a été identifiée.
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RÉPUBLIQUE ET CANTON DE GENÈVE
Mise en place
(selon indications de l’audité)
Recommandation / Action
N° 46 : GED OCP
4.4.4 cf. constat 1
La direction de l’OCP est invitée à définir et
formaliser ses besoins en matière d’archivage
de documents ainsi que les règles spécifiques
en matière de délais de conservation, de
niveau de protection des documents et de
conditions d’utilisations futures potentielles. Ce
document devra préciser également les
besoins propres aux archives cantonales et
fédérales (cf LAr et LARCH).
De même, la direction de l’OCP devra
s’assurer que la nouvelle évolution de la GED
permettra de respecter les normes de
protection des données et notamment de
numériser au format PDF-A. Enfin, le stock de
documents actuellement stockés au format
« TIFF » devra être converti au format PDF-A.
Annexes au rapport d’activités 2012/2013
Risque
4 = Très
significatif
3 = Majeur
2= Modéré
1= Mineur
2
Suivi par la Cour
Responsable
Délai au
Fait le
Commentaire
Nouveau chef de
projet GED
31.12.2013
En cours.
( initial
31.12.2012)
L'intégralité de la base enregistrée
au format .TIFF a été convertie au
format .PDF et sera mise en
production avec la migration vers
Docubase DIS.
L'office numérise toutefois tous
ses documents en .PDF depuis fin
2012.
Les travaux portant sur le plan
d'archivage sont en cours, pilotés
par l'archiviste départementale et
en coordination avec DGSI-EDC.
De nouvelles DUA (durée d’utilité
administrative) et DUL (durée
d’utilité légale) seront proposées à
la DG OCP dans le courant du
mois de juin.
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RÉPUBLIQUE ET CANTON DE GENÈVE
Mise en place
(selon indications de l’audité)
Recommandation / Action
N° 46 : GED OCP
4.4.4 cf. constats 2, 3 et 4
La direction de l’OCP est invitée à définir et
formaliser ses besoins sous forme de politique
en matière de sécurité de l’information en
relation avec les documents numérisés et
utilisés dans le traitement des dossiers.
Cette politique devrait notamment mentionner
le niveau de confidentialité des documents et
les règles d’utilisation associées. La politique
doit contenir également les principes d’accès
aux données/documents en fonction :
• De la nature des documents accédés,
• Rôle et fonction des utilisateurs,
• Des niveaux de confidentialité,
• Du type de fonctionnalités (ex: masquage,
copie, envoi email, impression, etc.).
La politique doit également tenir compte du
respect de la vie privée des administrés dans
le cadre notamment de la LIPAD. De même,
pour la GED, l’OCP devra se conformer à la loi
en matière de déclaration aux préposées
cantonales à la protection des données et à la
transparence et définir les contrôles à réaliser
afin de vérifier la correcte application des
règles énoncées dans la politique.
Enfin, l’OCP est invité à définir et mettre en
œuvre les droits d’accès sur la base de la
politique de sécurité qui aura été définie.
Annexes au rapport d’activités 2012/2013
Risque
4 = Très
significatif
3 = Majeur
2= Modéré
1= Mineur
2
Responsable
Délai au
Cheffe du service
juridique OCP
31.12.2013
( initial
31.12.2012
Suivi par la Cour
Fait le
Commentaire
En cours.
La politique de sécurité de l'OCP en
matière documentaire sera définie
sur la base des travaux d'analyse
documentaire en cours (cf. 4.2.4)
d'une part et en regard des
processus métiers qui auront été
décrits d'autre part (cf. 4.3.4).
Une piste envisagée en matière de
sécurisation
à
l'interne
des
documents sensibles est celle d'un
traçage spécifique impliquant le
fait que le collaborateur devra
justifier sa consultation.
La mise en œuvre de cette
solution
sera
effectuée
en
parallèle avec la résolution du
constat 5 portant sur le contrôle
interne, pour la mise en place de
l’aspect "contrôle a posteriori".
Dans le cadre de la politique de
sécurité, un prototype visant à
utiliser les outils de contrôle
d'authenticité des documents pour
appeler ou créer l'administré dans
la base de données CALVIN est
en cours d'évaluation.
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RÉPUBLIQUE ET CANTON DE GENÈVE
Mise en place
(selon indications de l’audité)
Recommandation / Action
N° 46 : GED OCP
4.4.4 cf. constat 5
La direction de l’OCP, et notamment son
responsable du contrôle interne, sont invités à
réaliser des contrôles a posteriori réguliers des
consultations et des utilisations réalisées à
l’aide de la GED. Ces contrôles pourront
nécessiter l’extraction de données (logs) de
CALVIN par le CTI et la réalisation d’analyses
à l’aide d’un simple tableur. Par ailleurs, l’OCP
devra définir une procédure encadrant ce type
de contrôle.
Annexes au rapport d’activités 2012/2013
Risque
4 = Très
significatif
3 = Majeur
2= Modéré
1= Mineur
2
Responsable
Délai au
contrôleur interne
OCP
31.12.2013
( initial
31.12.2012)
Suivi par la Cour
Fait le
Commentaire
En cours.
Les outils de log permettent de
savoir qui a visualisé, imprimé,
exporté
ou
masqué
des
documents dans la GED. Il existe
également une traçabilité sur la
création d'objets métier
Dans le cadre du déploiement
effectué en mai 2013 de la
nouvelle chaîne de numérisation,
puis des nouveaux index le 19 juin
2013, un outil CALVIN de contrôle
(GED/gestion des documents)
portant sur la phase d'acquisition
et d'indexation des documents a
été mis en production. Il permet de
procéder à des contrôles ciblés
sur
les
enregistrements
de
documents et à un contrôle sur
les documents masqués ou
supprimés en phase d'acquisition.
Une matrice de contrôle sera
établie, adaptée aux processus de
la GED en "prétraitement", dans la
foulée de la mise en œuvre
desdits processus, en accord avec
la politique de sécurité définie par
la DG OCP.
161 / 311
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