Manuel d`utilisateur de l`utilitaire Excel EDILABO - Sandre

Manuel d`utilisateur de l`utilitaire Excel EDILABO - Sandre
Secrétariat d'Administration Nationale
des Données et Référentiels sur l'Eau
Manuel utilisateur
Echanges
Laboratoires –
Commanditaires
Manuel utilisateur
Utilitaire Excel EDILABO
Version : 2
Sandre
Secrétariat d’Administration Nationale des Données et Référentiels sur l’Eau
Manuel d’utilisateur de l’utilitaire Excel EDILABO du Sandre
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Manuel d’utilisateur de l’utilitaire Excel EDILABO
1.
Présentation ____________________________________________________________ 3
1.1.
Contexte __________________________________________________________ 3
1.2.
Description de l’outil_________________________________________________ 3
1.3.
Périmètres des données _______________________________________________ 5
1.4.
Conformité Sandre EDILABO ________________________________________ 10
2. Installation______________________________________________________________ 11
2.1.
Télécharger la macro sur le site du Sandre _______________________________ 11
2.2.
Macro complémentaires _____________________________________________ 12
2.3.
Activation des librairies _____________________________________________ 14
2.3.1.
Message d’erreur lors de l’activation de la macro _____________________ 14
2.3.2.
Installation manuelle des librairies _________________________________ 14
2.4.
Importer le Référentiel et la feuille de transformation ______________________ 16
2.5.
Configuration et préférences __________________________________________ 16
2.5.1.
Répertoires par défaut pour _______________________________________ 17
2.5.2.
Préférences utilitaires ___________________________________________ 18
2.5.3.
Référentiel Sandre ______________________________________________ 18
2.5.4.
Feuille de transformation ________________________________________ 18
2.6.
Désinstallation_____________________________________________________ 18
2.7.
Mise à jour de l’utilitaire_____________________________________________ 18
3. Présentation de l’interface________________________________________________ 19
3.1.
Barre de menu _____________________________________________________ 19
3.2.
Présentation du classeur Excel ________________________________________ 21
3.2.1.
Onglet « Demande » ____________________________________________ 21
3.2.2.
Onglet « Intervenants » __________________________________________ 23
3.2.3.
Onglet « Récapitulatif » _________________________________________ 23
3.2.4.
Onglet(s) Station _______________________________________________ 24
4. Procédure « Importer une Demande »_______________________________________ 26
4.1.
Vérification de la conformité de la demande _____________________________ 27
4.1.1.
Présentation du parseur __________________________________________ 27
4.1.2.
Contrôler une demande avec le parseur _____________________________ 28
4.2.
Lancer la procédure d’importation _____________________________________ 29
4.3.
Sélection de la feuille de transformation_________________________________ 29
4.4.
Sélection du référentiel Sandre ________________________________________ 30
4.5.
Sélection de la demande _____________________________________________ 31
4.6.
Enregistrer le fichier formater _________________________________________ 31
4.7.
Rapport d’importation _______________________________________________ 31
4.8.
Conseils d’utilisation du classeur XML _________________________________ 32
5. Saisir des Résultats d’analyses ____________________________________________ 32
6. Procédure d’export des résultats ___________________________________________ 34
6.1.
Mode opératoire ___________________________________________________ 36
6.1.1.
Générer le message d’envoi de résultats _____________________________ 36
6.1.2.
Contrôler le message d’envoi de résultats____________________________ 37
6.2.
Les règles de gestion ________________________________________________ 38
6.2.1.
Les règles de sélection___________________________________________ 38
6.2.2.
Les règles de validation__________________________________________ 39
Annexe 1 : Liste des messages ________________________________________________ 40
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1. Présentation
Contexte
La cellule d’animation du Sandre a été mandatée en 2001 par le Ministère chargé de
l’Environnement et le Ministère chargé de la Santé pour mettre en oeuvre un standard
d’échange unique de transmission informatisée des données entre commanditaires et leurs
prestataires tels que les laboratoires d’analyses et les préleveurs.
Les travaux menés par un groupe d’expert et animé par le Sandre ont permis de mener
à bien la rédaction d’un ensemble de spécifications techniques sous le nom déposé
EDILABO. Ces spécifications ont pour vocation d’être implémentées au sein des applications
informatiques des différents acteurs de l’eau intéressés par cette démarche.
De plus, suite à l’arrêté du 29 novembre 2006 portant sur les modalités d’agrément
des laboratoires effectuant des analyses dans le domaine de l’eau et des milieux aquatiques
au titre du code de l’environnement, la capacité d’échanger des données au format EDILABO
est devenue une des conditions d’agrément des laboratoires.
Afin de combler le manque d’outils capable d’échanger au format EDILABO et de
favoriser la diffusion de ce standard, la cellule d’animation du Sandre a développé une série
d’outils et de documents techniques tels :
- les spécifications du format d’échange,
- Les comptes rendu des tables rondes,
- L’outil de contrôle syntaxique (parseur) des fichiers EDILABO,
- l’utilitaire Excel destiné aux laboratoires
L’ensemble des ces outils et documents sont disponibles gratuitement à l’adresse
suivante : http://sandre.eaufrance.fr/mot.php3?id_mot=24 .
Description de l’outil
L’utilitaire EDILABO du Sandre s’intègre dans le flux d’échange de données entre les
différents acteurs de l’EDILABO qui est représenté par le schéma suivant :
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L’utilitaire s’adresse principalement aux laboratoires d’analyses d’eau qui ont un
besoin ponctuel d’échanger des données au format EDILABO avec leurs commanditaires.
L’outil est distribué gratuitement et sans licence d’utilisation par le Sandre.
Cet outil est basé sur une macro complémentaires Microsoft Excel. Il a été conçu pour
permettre l’ouverture un fichier de demande de prestation, de saisir les résultats
correspondant et générer le fichier d’envoi de résultats au format EDILABO. Cet utilitaire
n’est en revanche pas conçut pour créer une demande de prestation, lire un fichier de résultat,
ou faire une gestion avancée d’une série de demande d’analyse.
Grâce à la possibilité de faire appel à distance aux fichiers de références (les
référentiels, la feuille de transformation…) distribués par le Sandre, l’utilitaire peut donc se
mettre à jour pratiquement automatiquement. Ainsi, vous avez la garantie de toujours pouvoir
utiliser les dernières spécifications et mises à jour disponibles.
Toutefois, cet outil n’intègre pas toutes les fonctionnalités de contrôle de la
validité d’un fichier EDILABO. Afin de vérifier la validité des fichiers EDILABO, la cellule
d’animation du Sandre a mit à disposition sur son site un « parseur » qui permet d’établir la
conformité d’un fichier sur quatre points :
- respect des spécifications syntaxiques,
- respect de la sémantique,
- utilisation des listes de référence,
- respect des règles métiers.
Le principe et l’environnement de fonctionnement de l’utilitaire sont illustrés par le
schéma ci-dessous. La description de chacun des composants de ce schéma fait l’objet d’une
partie distincte dans ce document, pour avoir plus d’information sur composant reportez vous
sur la partie qu’il lui est consacrée.
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L’utilitaire EDILABO grâce à une interface conviviale se veut d’un fonctionnement
simple et ne nécessite pas de connaissances particulières sur Excel, ni d’avoir une culture
approfondie des référentiels du Sandre ou du format d’échange EDILABO.
Périmètres des données
Les tableaux suivants récapitulent uniquement les données définies dans le scénario
d’échange EDILABO comme étant facultatives, à savoir qu’elles peuvent être ignorées par les
fonctionnalités d’échange d’un produit.
De plus, il est important de préciser que certaines données présentes dans le message de
demande et qui ne sont pas importée par l’utilitaire peuvent tout de même être transmise dans
le message d’envoi de résultat. En effet, lors de la procédure d’export, l’utilitaire se base sur
les données de la demande pour générer le message d’envoi de résultat et non pas sur le
classeur Excel sauf pour les informations suivante les dates et heures des prélèvements et les
informations relatives aux analyses.
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Donnée EDILABO
Import d’une demande
Export des résultats
de prestations
d’analyses
Date de création du fichier
X
X
Référence du fichier envoyé
X
X
Service d’un ’intervenant
X
X
Contact d’un intervenant
X
X
1. Caractéristiques du fichier d’échange
2. Déclaration des versions de référentiels
Version
du
référentiel
« PARAMETRE »
Version du référentiel «METHODE»
Version du référentiel «SUPPORT»
Version du référentiel «FRACTION
ANALYSEE»
Version du référentiel «UNITE»
3. Caractéristiques des intervenants
Mnémonique de l’intervenant
X
Boite postale de l’intervenant
X
Nom de l’ensemble immobilier où
X
réside l’intervenant
Rue de l’intervenant
X
Lieu-dit où réside l’intervenant
X
Ville de l’intervenant
X
Département/ pays de l’intervenant
X
Code postal de l’intervenant
X
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Donnée EDILABO
Import d’une demande
Export des résultats
de prestations
d’analyses
Adresse de la station de prélèvement.
X
X
Type de station de prélèvement [DDASS]
X
X
Coordonnée
prélèvement.
X
de
la
station
de
X
X
Coordonnée
prélèvement.
Y
de
la
station
de
X
X
Type de projection des coordonnées.
X
X
Altitude de la station de prélèvement.
X
X
Type de projection altimétrique de la
station de prélèvement.
X
X
Commune de localisation de la station de
prélèvement.
X
X
Type de localisation de prélèvement.
X
X
Coordonnée X de la localisation de
prélèvement.
X
X
Coordonnée Y de la localisation de
prélèvement.
X
X
Type de projection des coordonnées.
X
X
Altitude minimale de la localisation de
prélèvement.
X
X
Altitude maximale de la localisation de
prélèvement.
X
X
Type de projection altimétrique de la
localisation de prélèvement.
X
X
Commune de localisation de la station de
prélèvement.
X
X
4. Caractéristiques des stations de prélèvement
5. Caractéristiques des localisations de prélèvement
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Donnée EDILABO
Import d’une demande
Export des résultats
de prestations
d’analyses
Date de la demande
X
X
Libellé de la demande
X
X
Date de début d’application de la demande
X
X
Date de fin d’application de la demande
X
X
Référence du marché
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
6. Caractéristiques de la demande de prestations
Payeur de l’ensemble des
contenues dans la demande
prestations
Destinataires des résultats d’analyses
Commémoratifs
prestations
d’une
demande
de
7. Caractéristiques des prélèvements
Référence du prélèvement chez le préleveur.
Heure du prélèvement
Durée du prélèvement
X
X
X
Conformité du prélèvement.
Finalité du prélèvement [DDASS]
X
Accréditation du prélèvement.
X
Prélèvement sous réserve.
X
Commentaire sur le prélèvement réalisé
X
Risque du produit à prélever
X
X
Localisation exacte du prélèvement [DDASS]
X
X
Méthode de prélèvement
X
Nature du produit
X
X
Usage du produit [DDASS]
X
X
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Donnée EDILABO
Import d’une demande
Export des résultats
de prestations
d’analyses
Norme du produit [DDASS]
X
X
Payeur du prélèvement
X
X
Commémoratifs d’un prélèvement
X
8. Caractéristiques des mesures environnementales
Date de la mesure environnementale
X
9. Caractéristiques des échantillons
Référence de
commanditaire
l’échantillon
chez
le
X
X
Référence
préleveur
l’échantillon
chez
le
X
X
X
X
de
Référence de l’échantillon chez le
laboratoire
Acceptabilité de l’échantillon
Date de réception de l’échantillon
Heure de réception de l’échantillon
Commentaires sur l’échantillon
Méthode de transport de l’échantillon
X
10. Caractéristiques des analyses (in situ ou en laboratoire)
Date d’analyse
X
Heure de l’analyse
Limite de détection de l’analyse
X
Limite de quantification de l’analyse
X
Limite de saturation de l’analyse
Accréditation de l’analyse
X
Confirmation de l’analyse
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Donnée EDILABO
Import d’une demande
Export des résultats
de prestations
d’analyses
Analyse sous réserve
Pourcentage d’incertitude analytique
X
Résultat de référence de l’analyse
Rendement d’extraction
X
Commentaires sur l’analyse
X
Méthode d’analyse
X
X
Laboratoire sous-traitant
Payeur d’une analyse
X
Méthode de fractionnement
X
Méthode d’extraction
X
X
Solvant utilisé lors de l’extraction
Volume réellement filtré
X
Commémoratifs d’une analyse
Conformité Sandre EDILABO
La version 2 de l’utilitaire Excel EDILABO du Sandre a été certifié conforme au scénario
d’échange EDILABO à l’issue des tests de validation le 28/05/2008. La conformité
EDILABO s’applique notamment sur :
- l’import d’un « message de prestations » (DDASS y compris),
- l’export d’un message d’ « envoi de résultats » dans les contextes 1 (réception d’une
demande de prestations au préalable) et 2 (export de résultats sans demande préalable)
Avertissement : La conformité EDILABO s’applique uniquement pour la version 2 de
l’utilitaire distribuée sur le site du Sandre. Par conséquent, le Sandre ne garantit plus la
conformité du produit en cas de modification du code source de l’application.
Néanmoins, si vous souhaitez, ajouter des fonctionnalités/données au niveau de
l’utilitaire, il est vivement conseillé de vous adresser directement au Sandre qui est chargé de
la maintenance et de l’évolution l’outil à l’adresse suivante : sandre@eaufrance.fr .
Manuel d’utilisateur de l’utilitaire Excel EDILABO du Sandre
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2. Installation
L’installation de l’utilitaire Excel EDILABO du Sandre se fait en quatre étapes. Les
fonctionnalités utilisées par cet outil reposent sur technologies qui n’ont été intégrées que
depuis Microsoft Excel 2003, c’est pourquoi vous devez au minimum avoir cette version (ou
une version plus récente) d’installer sur votre poste 1 . Si vous souhaitez utiliser les
fonctionnalités de compression/décompression zip de cet utilitaire, nous vous recommandons
d’installer votre ordinateur sous Windows XP. Il est également recommandé d’avoir une
connexion Internet à disposition pendant l’installation et lors de la première utilisation et
d’être également administrateur de votre poste.
2.1. Télécharger la macro sur le site du Sandre
Pour mener à bien, la première des quatre étapes, vous devez télécharger le kit
d’installation de l’utilitaire sur le site du Sandre puis le décompresser dans le répertoire des
macros complémentaires de la Suite Microsoft. Ce fichier contient, la macro
complémentaire, le manuel utilisateur et un répertoire de stockage des fichiers de
configuration.
Le
kit
d’installation
est
disponible
à
l’adresse
suivante :
http://www.sandre.eaufrance.fr/Outil-EDILABO (rubrique outils et services).
Pour lancer le téléchargement du fichier cliquez sur le lien de la version de l’utilitaire
que vous souhaitez utiliser puis sur enregistrer. Nous vous conseillons de sauvegarder le
fichier dans le répertoire suivant (le chemin peut varier en fonction de votre configuration) :
C:\Documents and Settings\[nom de session utilisateur]\Application Data 2 \Microsoft\Macros complémentaires
1
Microsoft tente d’assurer la comptabilité descendante des technologies XML jusque la version 2000 de la Suite
Office. Toutefois, cet outil n’a pas été testé dans cette configuration. L’installation et l’utilisation de l’utilitaire
EDILABO dans ces conditions peut nécessiter un niveau d’expertise plus avancé et certaines fonctionnalités
peuvent être altérées.
2
Le répertoire « Application Data » est un répertoire caché, pour le faire apparaître dans votre
arborescence, cliquez sur Démarrer > Poste de travail, puis dans la barre de menu du Poste de
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Ce répertoire est le répertoire par défaut pour les macros complémentaires de la suite
Microsoft Office. Vous pouvez néanmoins sauvegarder le fichier de macro sous n’importe
quel répertoire de votre choix. Dans ce cas, vous devrez remplacer le chemin d’accès de
l’étape suivante par le chemin que vous avez choisit.
2.2. Macro complémentaires
Après avoir installé les fichiers sur votre poste, vous allez maintenant installer les
fonctionnalités sur Excel. Afin de simplifier l’installation, vous devez dans un premier temps
baisser le niveau de sécurité d’Excel concernant les projets Visual Basic. Pour cela, aller
dans :
Outils > Macro > Sécurité > Editeurs Approuvés > cochez la case : « Faire confiance au
projet Visual Basic »
Remarque : cette opération n’est pas obligatoire, mais elle vous permet d’éviter d’avoir à
activer manuellement les références (dll) (cf partie 2.3), nécessaires au programme. Après
l’activation de l’utilitaire, cette case peut d’ailleurs être décochée afin de retrouver niveau de
sécurité initiale de votre système.
Ensuite, nous vous recommandons vivement d’installer la librairie msxmlfra.msi
correspondant à la version 4.0 de Microsoft XML, fournie dans le kit d’installation, avant de
poursuivre toutes opérations. Pour cela double cliquez sur le fichier msxmlfra.msi et suivez
la procédure d’installation.
Puis, dans un second temps, activez la macro complémentaire contenant l’utilitaire
EDILABO. Pour cela, dans la barre de menu aller dans :
Outils > Macro complémentaires.
travail sur Outils > Options des dossiers > Affichage. Enfin cochez l’option « Afficher les
dossiers cachés »
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Si l’opération s’est correctement déroulée, la fenêtre de dialogue suivante devrait
apparaître :
Puis sélectionnez le fichier « EDILABO-2.0.xla » en cliquant sur « Parcourir », dans la
fenêtre ci-dessous, cliquez sur le fichier puis sur « OK ». Par défaut Excel va ouvrir le
répertoire indiqué dans l’étape précédente. Si vous avez choisi, un autre répertoire, indiquer le
chemin de celui-ci.
A la fin de cette étape, vous devrez voir apparaître « Edilabo-2.0 » dans la liste des macros
complémentaires et «EDILABO » dans la barre de menu d’Excel (cf capture ci-dessous).
Dans le cas contraire, une erreur est survenue, reprenez les étapes précédentes.
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2.3. Activation des librairies
Si aucun des messages de la partie 2.3.1 n’est apparut lors de l’activation de la macro
complémentaire EDILABO, l’activation des librairies a été fait automatiquement par le
programme. Sinon référez vous à la partie 2.3.1.
2.3.1. Message d’erreur lors de l’activation de la macro
Le message 24 apparaît lorsque vous n’avez pas coché la case « Faire confiance au
projet Visual Basic » (cf partie 2.2). Vous avez alors deux possibilités :
- désactivé la macro complémentaire EDILABO et reprendre la procédure d’installation
au point 2.2 (le plus simple),
- faire l’activation des libraires vous-même en suivant les instructions contenues dans la
partie 2.3.2.
Le message 25, s’il n’est pas précédé du message n°24, signifie que le programme n’a
pas pu installer une librairie (la libraire Microsoft XML dans cette capture d’écran). Cela
signifie qu’elle n’est probablement pas installée sur votre ordinateur ou que quelle n’est pas
installée dans son répertoire par défaut. Dans ce cas vous devrez installer manuellement la
librairie en suivant les instructions de la partie 2.3.2.
Dans le cas ou le message 25 est précédé du message 24, alors reportez vous aux
instructions relatives au message 24.
2.3.2. Installation manuelle des librairies
Pour fonctionner, l’utilitaire Excel EDILABO a besoin de plusieurs librairies
supplémentaires qui sont normalement préinstallées sur votre système mais qui n’ont pas été
activées : Microsoft XML x.x., Microsoft Forms x.x, et Microsoft ActiveX Data Object x.x
Library (x.x désignant la version).
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Dans le cas ou ces librairies ne sont pas déjà installées sur votre poste, celles-ci sont
fournies dans le kit d’installation de l’utilitaire. Les librairies sont dans le répertoire
« librairie » du fichier zip :
- msxmlfra.msi correspond à la version 4.0 de Microsoft XML,
- MDAC_TYP.EXE correspond à la version 2.8 de Microsoft ActiveX Data Object.
Dans le cas ou ces librairies ne sont pas activées, lorsque vous tenterez d’importer ou
d’exporter un fichier l’erreur suivante apparaitra :
- dès le lancement d’un import ou d’un export si Microsoft XML x.x n’est pas active,
- à la fin de l’export si Microsoft ActiveX Data Object x.x Library n’est pas active.
L’activation de ces librairies se fait au niveau de l’éditeur VBA d’Excel. Pour y
accéder, dans la barre de menu d’Excel sélectionnez : Outils > Macro > Visual Basic Editor
ou appuyer sur « Alt » + « F11 ». Excel va alors lancer l’éditeur VBA Excel.
Puis, dans la barre de menu de l’éditeur VBA d’Excel, cliquez sur
Outils > Références. A ce niveau, vous aller obtenir la liste des librairies disponibles pour
Excel. Les librairies actives sont celles qui sont cochées (cf capture ci-dessous).
En vous aidant de l’ascenseur sur la droite de la liste rechercher les librairies Microsoft
XML 4.0 et Microsoft ActiveX Data Object (2.7 et +). Lors de l’activation des librairies, il
est possible que le message suivant apparaisse :
Manuel d’utilisateur de l’utilitaire Excel EDILABO du Sandre
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Cela signifie, qu’une version de la librairie que vous venez de cocher est déjà active. Vous
avez alors deux possibilités :
- soit ne rien faire,
- soit choisir la version la plus récente de cette librairie.
Bug possible: Si la version 4.0 de la librairie Microsoft XML n’est pas installée sur votre
poste, il est possible que votre système retourne une erreur du type : « impossible de créer
l’objet… ».
Afin de résoudre ce problème, vous avez deux possibilités :
- Installer la version 4 de la librairie Microsoft XML (fournie dans le kit d’installation),
- Préciser la version de votre librairie au niveau du code du module d’export et
d’import. Pour cela au niveau de l’interface VBA d’Excel sélectionner le module
ImportXML, puis avec la fonction remplacer (barre de menu/édition/remplacer)
remplacer dans le code « DOMDocument40 » par « DOMDocumentXX » (par
exemple XX = 50 pour la version 5.0 de la librairie Microsoft XML). Enfin,
sauvegarder le module et refaite l’opération avec les autres modules.
2.4. Importer le Référentiel et la feuille de transformation
Cette quatrième et dernière étape est facultative. En effet, elle peut être réalisée à l’import
de chaque demande EDILABO en sélectionnant la mise à jour sur internet de la feuille de
transformation et du référentiel Sandre. Toutefois, il est vivement conseillé de faire au moins
une sauvegarde de ces fichiers au cas ou votre ordinateur serait de façon permanente ou
temporaire coupé du réseau Internet. Si vous souhaitez faire l’installation sur un poste non
relié à Internet vous pouvez télécharger : le référentiel Sandre à l’adresse suivante :
http://sandre.eaufrance.fr/app/EDILABO/referentiel.xml , et la feuille de transformation
http://sandre.eaufrance.fr/app/EDILABO/feuilleDeTransformation11.xsl.
De plus, pour avoir une traçabilité de vos fichiers, nous vous invitons à faire des
sauvegardes périodiques du référentiel et de la feuille de transformation, car ils sont sujets à
de fréquentes mises à jour. Il est donc possible qu’une demande qui est valide à un instant t,
ne le soit plus à l’instant t+n des codes paramètres, unités, méthodes… ayant été créés ou
gelés.
Vous pouvez sauvegarder ces deux fichiers à n’importe quel niveau de votre
arborescence 3 en utilisant la fonction Fichier > Enregistrer sous de votre navigateur web.
Puis indiquez ces chemins au niveau de la fonction de configuration en suivant les
instructions de la partie 2.5.
2.5. Configuration et préférences
Depuis la version 1.1 de l’utilitaire Sandre EDILABO offre la possibilité de configurer et
de sélectionner les préférences de l’utilisateur. Cette fonction est accessible au niveau de la
barre de menu en cliquant sur EDILABO > Configuration.
3
Ces deux fichiers étant appelés à chaque importation d’une demande EDILABO, nous vous conseillons de les
enregistrés dans le même répertoire de préférence dans un sous-répertoire de « Mes documents » ou sous la
racine : « C : » : exemple : C:\\EDILABO_12-04-2007\referentiel.xml.
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L’interface se décompose en 4 parties thématiques dont les réglages par défaut sont
présentés sur la capture ci-dessous :
2.5.1. Répertoires par défaut pour
Ce bloc permet de préciser les répertoires d’ouverture par défaut de la fenêtre de dialogue
pour la sélection :
- des fichiers de demande de prestation (demande au format xml/zip),
- des classeurs de travails (classeur Excel),
- des fichiers d’envoi de résultat (envoi de résultat au format xml/zip).
La sélection du répertoire par défaut se fait soit par saisie directe (ou copier-coller) soit en
cliquant sur le bouton « … » juxtaposé à la zone de texte. Au clic, la fenêtre ci-dessous
s’ouvre et vous permet de sélectionner le répertoire que vous souhaitez définir par défaut.
Manuel d’utilisateur de l’utilitaire Excel EDILABO du Sandre
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2.5.2. Préférences utilitaires
La rubrique « Préférences utilitaires » permet à l’utilisateur d’établir ses préférences lors
de l’import des demandes de prestation notamment pour :
- la source des fichiers pour le référentiel Sandre et la feuille de transformation xsl :
chargement depuis le web ou utilisation du fichier enregistré en local (par défaut : par
internet),
- la fréquence de rafraichissement des fichiers en jour (tous les 7 jours par défaut),
- la recherche active des erreurs lors de l’import du fichier de demande de prestation
afin d’établir le rapport d’importation et mémorisation pour le module de monitoring
(active par défaut).
2.5.3. Référentiel Sandre
Ce bloc recense les chemins par défaut sur internet et en local du référentiel Sandre.
L’utilisateur à la possibilité de les modifier soit en saisie directe dans la zone de texte soit en
utilisant le bouton « … » afin de sélectionner un nouveau chemin pour le fichier (uniquement
pour le chemin en local).
Au niveau de ce bloc, on retrouve également la date du dernier rafraichissement du fichier et
sa version.
2.5.4. Feuille de transformation
Idem partie 2.5.3
2.6. Désinstallation
Pour désinstaller l’utilitaire, il suffit de décocher celui-ci de la liste des macros
complémentaires. Cette liste est accessible au niveau de la barre de menu : Outils > Macros
Complémentaires.
2.7. Mise à jour de l’utilitaire
L’utilitaire Excel EDILABO du Sandre peut être amené à évoluer afin d’intégrer de
nouvelles fonctionnalités, d’élargir le périmètres des données exportées et pour corriger les
bugs éventuels.
Avant de faire la mise à jour de l’utilitaire, nous vous conseillons de faire une sauvegarde
de la feuille de transformation *.xsl et de la version de l’utilitaire déjà installé sur votre poste
(*.xla). Ensuite, désinstallez l’ancienne version de l’utilitaire en suivant le point 2.5 du
manuel. Enfin, reprenez les étapes de l’installation décrite dans les points précédant pour
installer la nouvelle version (les étapes 2.3 et 2.4 étant facultatives).
Si vous tentez d’installer la nouvelle version sans avoir désinstallé l’ancienne, le
message ci-dessous peut apparaître, dans ce cas, cliquez sur « Oui ».
Manuel d’utilisateur de l’utilitaire Excel EDILABO du Sandre
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Si le message, n’apparaît pas, cela est plus gênant car votre système risque de
confondre les deux macros et donc d’utiliser l’ancienne version.
3. Présentation de l’interface
L’interface de l’utilitaire EDILABO du Sandre peut être dissociée en deux parties, les
fonctionnalités ajoutées au niveau de la barre de menu d’Excel et le classeur de données
généré durant la procédure d’import.
3.1. Barre de menu
Les fonctionnalités EDILABO sont toutes regroupées au sein de l’item «EDILABO »
dans la barre de menu d’Excel et sont directement accessibles au démarrage. Ce système
présente l’avantage de ne pas être lié à un classeur particulier (cas des macros classiques
excel) mais d’être directement intégrés dans les paramètres de démarrage d’Excel. Ainsi, le
module EDILABO est toujours rapidement et facilement accessible.
L’utilitaire étant principalement destiné à des laboratoires, pour l’instant, vous disposez de
cinq fonctionnalités EDILABO (cf capture ci-dessous). La cellule d’animation du Sandre
travail au développement de nouvelles fonctionnalités et reste également ouverte aux
propositions des utilisateurs.
La procédure « Importer une demande » permet d’importer une demande de
prélèvements, une demande d’analyses ou une demande mixte au format *.xml ou compressé
(*.zip) conforme aux spécifications EDILABO relatives aux messages de « Demande de
prestations » (cf partie 4). La procédure d’import aboutie à la génération d’un classeur Excel
au format *.xml. C’est ce classeur qui va contenir l’ensemble des données formatées pour être
consultables par l’utilisateur (cf partie 3.2). Au niveau de ce classeur, l’utilisateur a également
la possibilité de saisir les informations relative à l’état d’avancement des prélèvements et des
analyses s’y rapportant (cf partie 5).
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La procédure « Saisir des résultats sans demande préalable » permet de saisir et
d’exporter des résultats d’analyses sans import préalable d’une demande de prestations
(contexte d’échange 2).
La procédure « Exporter des résultats » permet d’exporter l’ensemble des résultats
d’analyses saisit dans le classeur courant (cf partie 6). Le fichier généré est un fichier *.xml
ou *.zip conforme aux spécifications EDILABO relative aux messages d’« Envoi de
résultats ». Au moment de l’export des données, il est important de noter que seules les
données relatives aux prélèvements déjà effectués (qui ont une date) et les résultats des
analyses ayant un code remarque seront exportés. Dans ce cas l’export est dit partiel. Il
vous sera possible de refaire un autre envoi avec le même fichier après avoir complété tout ou
partie des résultats attendus.
La fonction « Moniteur » offre à l’utilisateur journal de bord qui permet de faire un suivi
de ses demandes de prestation : date d’import, date de réponses, liste des erreurs, nom des
fichiers… Cette fonction, permet de voir la liste des groupes de paramètres par
commanditaires et leurs contenus (liste des paramètres).
La fonction de « Configuration » offre la possibilité à l’utilisateur de personnalisé le
fonctionnement de l’utilitaire. Cette fonction permet notamment :
- de définir la fréquence de rafraichissement du référentiel Sandre et de la feuille de
transformation,
- de définir les répertoires par défaut d’ouverture pour les boites de dialogue,
- de stocker les chemins par défaut de tous les fichiers utilisés régulièrement l’utilitaire.
- D’activer ou non la recherche des erreurs à l’import.
L’item « Activer mode Expert » permet d’ajouter des fonctionnalités au menu contextuel
des cellules accessible par un click droit. Cette option permet notamment d’accéder à la
fonction d’ajout d’une analyse supplémentaire et de ciblage des erreurs sur la feuille courante.
L’item « Aide » permet à l’utilisateur d’ouvrir le manuel utilisateur avec le lecteur par
défaut de celui-ci.
Enfin, l’item «A propos » renseigne l’utilisateur sur la version employée et la conformité
EDILABO de celle-ci.
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3.2. Présentation du classeur Excel
Les classeurs sont générés durant la procédure d’import. Par défaut, la structure et les
données du classeur sont verrouillées sauf au niveau des zones de saisie (cellules en jaune).
Cette protection peut toutefois être facilement ôtée car elle n’est pas protégée par un mot de
passe. Mais la modification de la structure ou des données protégées du classeur peut faire par
échouer la procédure d’export des résultats.
La structure du classeur est composée de 5 types d’onglets que nous allons présenter dans
cette partie.
3.2.1. Onglet « Demande »
L’onglet « Demande » regroupe les caractéristiques d’une demande de prestation à savoir :
- l’adresse du fichier source 4 ,
- le type de la demande,
- les informations sur le commanditaire (Organisme, service, contact),
- les informations sur le prestataire (Organisme, service, contact),
- les références de la demande (numéro, libellé, références chez le commanditaire,
références chez le prestataire),
- les caractéristiques du marché,
- les dates (date de la demande, dates d’applications),
- les commentaires.
4
Cette adresse sert au moment de l’export pour retrouver le fichier de demande source. Vous devez
impérativement conserver le fichier source et éviter de le déplacer après l’import des données. Lors de l’import,
si le fichier ne se trouve pas à l’adresse indiquée, le système vous invitera à indiquer la nouvelle adresse de celuici. Si le fichier n’existe plus l’export sera impossible.
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3.2.2. Onglet « Intervenants »
L’onglet « Intervenants » liste l’ensemble des intervenants mis en jeu et leurs rôles
associés sous la forme d’un tableau doté d’un filtre automatique.
3.2.3. Onglet « Récapitulatif »
L’onglet « Récapitulatif » permet de faire une synthèse de la campagne d’échantillonnage
à réaliser pour une demande. Cet onglet est constitué d’un tableau doté d’un filtre automatique
ou chaque ligne correspond aux informations nécessaires à la réalisation d’un prélèvement à
savoir :
- le nom et le code de la station,
- le nom et code de la localisation du prélèvement,
- le support à prélever 5 ,
- le code du prélèvement,
- la date et le délai de prélèvement,
- le nom de l’organisme chargé de réaliser le prélèvement,
- la liste des organismes destinataires d’un échantillon 6 .
5
Remarque : Il ne doit y avoir qu’un seul support par prélèvement
Remarque : Il ne doit y avoir qu’un seul échantillon par destinataire (quel que soit le type d’analyse à réaliser
sur les échantillons)
6
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L’utilisateur peut également utiliser cette feuille pour naviguer dans le classeur et
retrouver simplement une station et/ou un prélèvement. En effet, le nom de la station et le
code du prélèvement servent de lien hypertexte.
3.2.4. Onglet(s) Station
Les onglets « Station » constituent le dernier type de feuilles qui composent le
classeur. Leur nombre va de 0 à n, n étant le nombre de stations contenues dans le fichier de
demande. Le nom de chaque onglet est le résultat de la concaténation du mot « Station » et du
code de la station qu’il concerne.
Sur chaque feuille, les informations suivantes sont présentées, sous réserve les
données soient transmises dans le fichier de demande (cf capture ci-dessous):
- La description de la station,
- le détail des points de prélèvements de la station,
- le détail des prélèvements,
- la liste mesures environnementales à réaliser,
- la liste des analyses in situ à réaliser,
- la description des échantillons de chaque prélèvement,
- la liste des analyses en laboratoire à réaliser.
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Les onglets «Station » permettent également la saisie des données que souhaitez
transmettre à votre commanditaire :
- dates et heures des prélèvements,
- dates des mesures environnementales, des analyses in situ et en laboratoire
- résultats des mesures environnementales,
- résultats et codes remarques des analyses in situ et en laboratoire,
- l’accréditation pour les analyses in situ et en laboratoire,
- unité de mesure si le commanditaire n’a pas transmit l’information.
- la méthode d’analyse,
- la fraction analysée,
- la méthode d’extraction et le rendement associé,
- les limites de détection et de quantification,
- le pourcentage d’incertitude,
- le volume filtré,
- les commentaires sur les analyses
Les zones de saisie sont facilement reconnaissables car elles apparaissent en jaune à
l’écran (cf capture ci-dessous). De plus, afin de rendre la saisie plus simple, plus rapide et plus
sure, lorsque des valeurs sont prédéfinies dans le référentiel Sandre, cas des paramètres
qualitatifs ou des codes remarques par exemple, les zones de saisie sont dotées d’une liste de
valeurs possibles (cf capture ci-dessous).
4. Procédure « Importer une Demande »
La procédure d’import a pour objectif de générer un classeur Excel à partir d’une
demande de prélèvements, ou une demande d’analyses, ou une demande mixte au format
*.xml ou compressé (*.zip) conforme aux spécifications EDILABO relatives aux messages
de « Demande de prestations ». Le classeur Excel ainsi créé, va contenir l’ensemble des
données formatées afin d’être consultables par l’utilisateur et pour qu’il puisse saisir des
données.
L’import d’une demande se fait en sept étapes et requière :
- une demande conforme au format *.xml ou *.zip,
- l’utilitaire Excel EDILABO,
- la feuille de transformation au format *.xsl,
- le référentiel du Sandre au format*.xml,
- une connexion Internet (facultatif).
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4.1. Vérification de la conformité de la demande
L’objectif de cette première étape est de contrôler la conformité d’une demande envoyée
par un commanditaire par rapport aux spécifications EDILABO relatives aux messages de
« Demande de prestation ». Cette opération est fondamentale et conditionne l’import dans
Excel. En effet, un fichier non-conforme risque de ne pas pouvoir être importé ou risque de
contenir des données erronées et/ou non exploitables. C’est pourquoi, un fichier nonconforme ne DOIT pas être importé et doit être retourné au commanditaire.
Le contrôle de la demande se réalise avant de faire l’importation avec l’utilitaire Excel
EDILABO du Sandre (qui lui n’est pas capable de faire l’ensemble des tests) et nécessite un
outil en ligne sur le site du Sandre : le parseur.
4.1.1. Présentation du parseur
Le parseur est un outil de contrôle syntaxique de fichier XML. Il est mit à disposition
gratuitement sur le site du Sandre à l’adresse suivante (cf capture ci-dessous):
http://www.sandre.eaufrance.fr/Tester-un-fichier-d-echange
Le parseur permet aux partenaires effectuant des échanges de données au format XML
Sandre, de vérifier la conformité de leurs fichiers par rapport à un message d’un scénario
d’échange XML Sandre, dans notre cas : une demande de prestation.
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Les types d’erreurs détectés par le parseur sont les suivants:
1. Erreurs SYNTAXIQUES : erreurs liées au non respect des recommandations du format
XML proprement dit.
2. Erreurs de REFERENTIEL : erreurs liées au non respect des listes nationales SANDRE
(codes SANDRE de paramètres, méthodes).
3. Erreurs de SCENARIO : erreurs liées au non respect des spécifications XML SANDRE
pour un scénario d’échange donné, y compris les nomenclatures de valeurs possibles.
4. Erreurs de règles de gestion : erreurs liées au non respect de règles de gestion
éventuellement définies au sein de chaque scénario d’échange.
4.1.2. Contrôler une demande avec le parseur
Vous pouvez contrôler une demande de prestation à l’aide du parseur du Sandre accessible
en ligne à l’adresse suivante : http://www.sandre.eaufrance.fr/Tester-un-fichier-d-echange .
Sur cette page, déposez votre fichier de « Demande » en cliquant sur le bouton
« Parcourir… » de la rubrique « Service de validation d’un fichier XML » (cf capture cidessous).
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Puis sélectionnez votre fichier de demande à l’aide de la boite de dialogue qui s’est
ouverte (cf capture ci-dessous). Les formats de fichier valides sont d’extension *.xml et *.zip.
Cliquez sur « Ouvrir » pour valider la sélection de votre fichier.
Après avoir indiqué le chemin de votre fichier de demande, sélectionnez le type de
message correspondant à votre fichier. Dans notre cas, il s’agit d’une « Demande de
prestation » située dans la rubrique « Echanges Laboratoires Commanditaires » (cf capture cidessous).
Enfin, lancer le contrôle du fichier, en cliquant sur « Tester le fichier » en bas de la page.
Le processus est désormais en cours de traitement. Deux liens internet apparaissent à
l’écran. Ces liens correspondent au certificat de conformité au format XML et au format
HTML.
Lorsque le processus de vérification est terminé, le résultat du traitement passe de l’état « EN
COURS DE TRAITEMENT » à « CONFORME » ou « NON-CONFORME ».
4.2. Lancer la procédure d’importation
Après avoir effectué avec succès le contrôle de la validité de votre fichier de demande,
vous pouvez lancer la procédure d’importation. Pour cela, démarrez Microsoft Excel, puis
dans la barre de menu, cliquez sur EDILABO > Importer une demande. (cf capture cidessous).
4.3. Sélection de la feuille de transformation
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L’utilitaire a besoin de différents fichiers pour pouvoir importer une demande. La feuille
de transformation est l’un de ces fichiers. Cette feuille a pour fonction de convertir le fichier
de demande *.xml vers un classeur XML Excel (format de fichier XML spécifique et
directement lisible par Excel) (cf schéma ci-dessous).
L’ouverture de la feuille de transformation est fonction des paramètres enregistrés au
niveau du fichier de configuration. Le fichier peut soit être ouvert depuis Internet par un accès
au serveur du Sandre soit en local.
En cas d’erreur, le fichier est directement téléchargeable à l’adresse suivante :
http://sandre.eaufrance.fr/app/EDILABO/feuilleDeTransformation11.xsl
4.4. Sélection du référentiel Sandre
Après avoir sélectionné la feuille de transformation, le système va vous demandez de
sélectionnez la source du référentiel du Sandre. Le fichier référentiel regroupe l’ensemble des
méthodes, paramètres, unités et autres nomenclatures diffusées par le Sandre utilisées pour
EDILABO. L’utilisation de ce référentiel permet à chaque intervenant d’échanger des
informations dans un langage commun.
Dans la procédure d’import, le référentiel permet de contrôler l’existence des codes
transmis dans le fichier de demande, de compléter les informations non fournies et d’établir la
liste des valeurs possibles pour chaque paramètre.
L’ouverture du référentiel est fonction des paramètres enregistrés au niveau du fichier de
configuration. Le fichier peut soit être ouvert depuis Internet par un accès au serveur du
Sandre soit en local.
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En cas d’erreur, le fichier est directement téléchargeable à l’adresse suivante :
http://www.sandre.eaufrance.fr/app/EDILABO/referentiel.xml
4.5. Sélection de la demande
Le troisième et dernier fichier nécessaire à l’exécution de la procédure d’import est la
demande de votre commanditaire. Celle-ci doit être conforme aux spécifications EDILABO
relatives aux messages de « Demande de prestation » (cf partie 4.1) et accessible depuis votre
poste (sur votre disque dur ou sur le réseau).
La sélection de la demande se fait par l’intermédiaire de la boite de dialogue ci-dessous.
Les formats possibles sont d’extension *.xml ou *.zip.
4.6. Enregistrer le fichier formater
Après avoir sélectionné les trois fichiers nécessaires au déroulement de la procédure
d’import à savoir : la feuille de transformation, le référentiel du Sandre et la demande.
L’utilitaire va générer un classeur Excel dans un format particulier puisqu’il s’agit également
d’un fichier XML mais qui est directement ouvrable avec Excel.
L’avant dernière étape de la procédure d’import est donc de choisir sous quel nom et sous
quel répertoire, vous souhaitez enregistrer le classeur nouvellement créé à l’aide de la boite de
dialogue ci-dessous.
4.7. Rapport d’importation
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A la fin de l’importation d’une demande, la procédure lance le « Rapport d’importation »
si vous avez choisi de « Chercher les erreur à l’import » (configuration). Il s’agit en fait d’une
fonction qui parcourt toutes les lignes de votre classeur (en fonction du nombre de données le
temps peut être plus ou moins long) à la recherche des erreurs signalées. En général, les
erreurs sont marquées par une cellule sur fond rouge (sauf pour les erreurs diverses), avec une
description succincte de l’erreur détectée.
Si aucune erreur n’est présente, le message n°11 apparaitra signifiant que le fichier a été
correctement importé. Vous pouvez alors utiliser le classeur XML comme base de travail pour
les opérations a effectuées dans la demande.
Si le système détecte des erreurs le message n°12 apparaitra. Le message n°12
contient plusieurs informations :
- le nombre total d’erreurs détectées,
- la répartition des erreurs par type,
- la méthode de résolution des erreurs,
- la façon de repérer les erreurs dans le classeur (cellules en rouge).
4.8. Conseils d’utilisation du classeur XML
Le classeur XML nécessite quelques précautions d’usage afin de garantir son intégrité et
de s’assurer du fonctionnement de la procédure d’export, c’est pourquoi :
- Vous ne devez pas supprimer le fichier source de demande, celui-ci sert de référence
durant la procédure d’export. Si ce fichier est supprimé, l’export des données sera
impossible.
- Vous ne devez pas modifier la structure du classeur : suppression de feuille ou
changement des noms de celles-ci (notamment pour les feuilles « Station » et la
feuille « Demande »).
- Il est impératif de ne pas modifier le contenu des cellules verrouillées (toutes les
cellules sauf celles en jaunes). Certains libellés, notamment sur les feuilles
« Station » servent de repère pour l’export des données. De plus toutes les données
qui ne sont dans les cellules de saisie (en jaune) ne seront pas exportées à partir du
classeur du classeur Excel, leur modification est donc inutile.
A titre d’information, le classeur issu de la procédure d’import est enregistré au format
XML. Si vous le souhaitez, vous pouvez sauvegarder le classeur dans un autre format de
fichier supporté par Excel tel que le .xls (qui est le format le plus courant). Cette opération
sans aucune conséquence sur les fonctionnalités EDILABO, peut s’avérer utile si vous
souhaitez transférer le classeur d’un ordinateur à un autre. En effet, il arrive parfois qu’en
fonction des configurations certains bugs apparaissent (erreur du type : « Impossible d’ouvrir
le fichier… »). Ces bugs peuvent être corrigés par le changement de format sur l’ordinateur
ou le fichier à été créé. Toutefois, le transfère d’un ordinateur vers autres sans perte de
fonctionnalité suppose, que le nouvel ordinateur soit également doté de l’utilitaire EDILABO
et que le classeur soit déplacé avec le fichier de demande source. L’adresse de ce fichier est
stockée dans la cellule B3 de la feuille « Demande ».
5. Saisir des Résultats d’analyses
La saisie de données dans le classeur Excel n’est possible qu’au niveau des feuilles
« Station » dans les cellules prévues à cet effet, les autres cellules étant verrouillées. Les
zones de saisie sont facilement reconnaissables car elles apparaissent en jaune à l’écran (cf
capture ci-dessous).
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Les cellules jaunes entourées de rouge sont les cellules qui doivent être saisies pour
pouvoir exporter les données relatives au prélèvement et/ou l’analyse. Les cellules jaunes
entourées de noir, sont des données facultatives dans le scénario EDILABO.
L’utilitaire du Sandre permet à l’utilisateur de saisir des données suivantes 7 :
- dates et heures des prélèvements,
- dates des mesures environnementales, des analyses in situ et en laboratoire
- résultats des mesures environnementales,
- résultats et codes remarques des analyses in situ et en laboratoire,
- l’accréditation pour les analyses in situ et en laboratoire,
- unité de mesure si le commanditaire n’a pas transmit l’information.
- préciser l’unité si le commanditaire ne l’a pas précisé,
- la fraction analysée,
- la méthode d'analyse,
- l’incertitude analytique,
- la limite de détection et quantification,
- la méthode d'extraction,
- le rendement d'extraction,
- le volume filtré pour l’analyse,
- les commentaires sur l’analyse,
Afin de rendre la saisie plus simple, plus rapide et plus sure, lorsque des valeurs sont
prédéfinies dans le référentiel Sandre, cas des paramètres qualitatifs, des unités ou des codes
remarques par exemple, les zones de saisie sont dotées d’une liste de valeurs possibles (cf
capture ci-dessous en bas à droite).
Dans le cas ou l’utilisateur tenterait de rentrer une donnée non-référencée dans les
valeurs possibles, le message d’erreur suivant apparaitra et la saisie erronées sera effacée.
Pour la saisie des dates, heures de prélèvement, il est important de respecter les formats cidessous :
- les dates doivent respecter les formats suivants : jj/mm/aaaa ou jj-mm-aaaa,
- les heures doivent respecter les formats suivants : hh:mm ou hh:mm:ss.
Pour un paramètre qualitatif, le résultat correspond au code de la valeur possible du
paramètre. Pour ce type de paramètres dans le cas d’un résultat de type « Présence ou
Absence » le code remarque prend la valeur 4 et le résultat prend la valeur:
7
L’utilitaire EDILABO du Sandre ne reprend pas le périmètre complet de données qu’il est possible d’échanger.
En fonction des demandes, le Sandre peut décider d’ajouter ou non la possibilité de saisir d’autres données.
Manuel d’utilisateur de l’utilitaire Excel EDILABO du Sandre
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-
« 1 » lorsqu’il y a « présence »,
« 2 » lorsqu’il y a « absence ».
Pour un paramètre quantitatif, le résultat d’analyse est exprimé avec maximum cinq
chiffres décimaux, le séparateur décimal étant le point ou la virgule. Pour ce type de
paramètres :
- si le résultat est supérieur au seuil de saturation, le résultat doit prendre pour valeur le
seuil de saturation (accompagné du code remarque égal à « 3 »).
- Si le résultat est inférieur à la limite de quantification, le résultat doit prendre pour
valeur la limite de quantification (accompagné du code remarque égal à « 10 ».
- Si le résultat est inférieur à la limite de quantification et supérieur à la limite de
détection, le résultat doit prendre pour valeur la limite de quantification (accompagné
du code remarque égale à « 7 »).
- Si le résultat est inférieur à la limite de détection, le résultat doit prendre pour valeur la
limite de détection (accompagné du code remarque égal à « 2 »).
Enfin, nous rappelons que toutes données qui seraient saisies dans les zones non prévues
à cet effet ne seront pas exportées dans le message d’envoi de résultats. De plus, ce type de
saisie ou les modifications de la structure du fichier risque de perturber le bon déroulement,
de la procédure d’export des résultats.
6. Procédure de saisie et d’export de résultats sans
demande préalable
La version 2 de l’outil excel EDILABO offre une nouvelle fonctionnalité permettant de saisir
et d’exporter des résultats selon les spécifications EDILABO version 1, ceci sans passer par
une étape préalable d’import d’une demande de prestations.
Après avoir cliqué sur le menu « Saisir des résultats sans demande préalable », l’outil créé un
nouveau classeur excel qui stockera les données saisies ultérieurement et vous propose de
l’enregistrer.
Le classeur nouvellement créé comporte initialement 3 onglets :
 Onglet « Demande », qui contient les informations caractéristiques de la demande
 Onglet « Intervenants », qui contient la liste des intervenants mis en jeu et les rôles
associés (commanditaires, préleveurs, laboratoires)
 Onglet « Récapitulatifs », qui contient la liste des prélèvements à créer par l’utilisateur
via l’option de souris clic droit « Ajouter un prélèvement »
Manuel d’utilisateur de l’utilitaire Excel EDILABO du Sandre
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Une fois que l’utilisateur a terminé de créer l’ensemble de ses prélèvements dans l’onglet
« Récapitulatif », il peut alors cliquer sur le bouton « Générer les onglets de prélèvements »
qui aura pour effet de créer autant d’onglet qu’il existe de station de prélèvement distincte.
Il est vivement conseillé de ne pas créer plus de 10 prélèvements réalisés sur 10 stations
distinctes par souci de performance de l’outil.
Une fois les onglets nouvellement créés, l’utilisateur a la possibilité de renseigner les
caractéristiques de chaque prélèvement, ainsi que les analyses in situ, les mesures
environnementales et les analyses effectuées en laboratoire pour chaque échantillon.
L’ajout de nouveaux résultats d’analyse s’effectue via le menu clic droit de la souris « Ajouter
une analyse ».
7. Procédure d’export des résultats
La procédure permet de générer un message d’ «Envoi de résultats » conforme aux
spécifications du Sandre. La réponse est créée à partir du fichier de demande de prestation et
des données saisies dans le classeur produit à l’aide de l’utilitaire. Nous vous rappelons donc
ici, l’importance de ne pas supprimer le fichier de demande de prestation, sous peine de ne
pas pouvoir exporter vos résultats.
La procédure « Exporter des résultats » ne nécessite pas que toutes les analyses de
chaque prélèvement soient faites pour être lancée. En effet, au cours de cette procédure seules
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les informations saisies, sous condition de ne pas enfreindre une règle de gestion (cf partie
7.2), sont exportées.
7.1. Mode opératoire
L’export des résultats se fait en deux étapes : la génération du message d’envoi de résultat
avec l’utilitaire et le contrôle de la conformité de ce fichier avec le parseur sur le site du
Sandre.
7.1.1. Générer le message d’envoi de résultats
Après avoir saisi les données que vous souhaitez exporter dans le classeur, pour lancer
l’export, sélectionnez dans la barre de menu : EDILABO > Exporter des résultats (cf capture
ci-dessous).
La procédure d’export commence lorsque le système vous demande de sélectionner le
nom et le format du fichier (*.zip ou *.xml) de réponse (cf capture ci-dessous).
Après validation, le système va tenter d’ouvrir le fichier source de la demande en se
basant sur le contenu de la cellule « B3 » de la feuille « Demande ». Si le fichier n’est plus à
l’adresse indiquée, l’utilitaire retournera le message n°14
Puis, cette fenêtre afin que vous puissiez sélectionner le fichier source. Si ce fichier
n’est plus disponible, l’export des données sera impossible.
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Ensuite, la procédure d’export se poursuit et va parcourir le classeur afin de trouver les
données à exporter en suivant les règles de gestion décrites dans la partie 7.2 . Le non-respect
d’une règle peut faire apparaître des messages d’erreur, reporter vous à la partie 7.2. L’export
est terminé lorsque le message n° 15 (aucune erreur) ou 28 (cas ou des erreurs ont été
détectées) est affiché à l’écran.
Si aucun message d’erreur (message n° 15) (voir annexe 1) décrit dans la partie 7.2
n’est apparut, vous pouvez alors passer à l’étape de contrôle du message sur le site du Sandre
(cf partie 7.1.2). Sinon, en vous basant sur ces messages, faite les corrections nécessaires.
Dans le cas contraire (message n° 28) , le fichier de résultat ne sera pas généré. Il vous
sera néanmoins possible de refocaliser les erreurs situées sur une page en utilisant la fonction
de ciblage des erreurs du mode expert. De plus, par défaut, l’application focalise sur la
dernière erreur localisée dans le classeur. La précision de la focalisation va de la ligne jusqu'à
la cellule. Lorsque toutes les erreurs sont corrigées, vous pourrez refaire l’export.
Remarque : Les erreurs signalées durant l’export seront également visibles lors de la
vérification du fichier avec le parseur du Sandre.
7.1.2. Contrôler le message d’envoi de résultats
Le principe de contrôle du « message d’envoi de résultats » et le même que celui du
contrôle d’un « message de demande de prestation », reportez vous donc à la partie 4.1.2 de
ce manuel.
Le schéma de validation de votre fichier se trouve dans la rubrique « Echanges
Laboratoires Commanditaires », le type de votre étant message étant un « Envoi de résultats
d’analyses ») .
Si le rapport de vérification contient des erreurs, votre fichier est considéré comme étant
non-conforme. Vous devrez alors déterminer l’origine des erreurs et les corrigés au niveau de
votre classeur. Après avoir corrigé l’ensemble des erreurs, reprenez la procédure d’export des
résultats au début pour régénérer un nouveau message d’envoi de résultats dont il faudra
vérifier également la conformité et ainsi de suite.
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7.2. Les règles de gestion
Au niveau de la procédure d’export, il existe deux familles de règles de gestion :
- les règles de sélection des données, qui permettent de déterminer si des données
présentes dans le message de demande de prestation doivent être présentes dans le
message d’envoi de résultat,
- les règles de validation des données, qui génèrent des messages d’erreur si une donnée
obligatoire est manquante ou si une donnée n’est pas exprimée dans le bon format. Le
non respect, de l’une de ces règles entraine une non-conformité du message d’envoi de
résultat.
7.2.1. Les règles de sélection
Les règles de sélection permettent de déterminer si une donnée doit être exportée ou
non dans le message d’envoi de résultats. Ces règles s’appliquent lorsque l’utilisateur souhaite
réaliser un envoi partiel des données pour une demande de prestation : exemple, envoi partiel
des résultats d’analyses pour un échantillon ou envoi des résultats complet de deux
prélèvements sur les trois à faire au cours d’un lapse de temps.
L’application ou non d’une règle de sélection va dépendre de l’état d’avancement de la
saisie des données au niveau des feuilles « Station » du classeur Excel. Le système se base sur
deux informations pour définir le périmètre des données à exporter :
 La date réelle du prélèvement
Si la date réelle du prélèvement est indiquée, c'est-à-dire que la cellule correspondante
n’est pas vide, toutes les informations disponibles relatives à ce prélèvement seront transmises
dans le message d’envoi de résultats.
Sinon, le prélèvement est considéré comme non-fait, les données s’y rapportant ne seront
donc pas transmise au destinataire des résultats. Les résultats qui seront saisis plus tard feront
alors l’objet d’un nouvel envoi de résultat.
 Les codes remarques des analyses in-situ et/ou en laboratoire
Chaque analyse réalisée doit avoir un code remarque (domaine de validité, résultat
inférieur au seuil de détection, résultat inférieur au seuil de quantification…). Le code
remarque est donc logiquement utilisé par l’utilitaire afin de déterminer si une analyse a été
réalisés ou non.
Si le code remarque n’est pas renseignée, l’analyse sera considéré n’étant pas encore faite
et ne fera pas partie de l’envoi de résultat en cours. L’envoi des données pour ce prélèvement
est dans ce cas considéré comme étant « partiel ». Si toutes les analyses ont été réalisées (elles
ont toutes un code remarque), l’envoi est alors dit complet.
Remarque : le code remarque « Analyse non-faite » signifie que analyse considérée ne pourra
pas être faite, ce résultat est alors considéré comme étant définitif (la cellule résultat de cette
Manuel d’utilisateur de l’utilitaire Excel EDILABO du Sandre
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analyse reste vide). A contrario, le fait de ne pas mettre de code remarque signifie que
l’analyse n’a pas encore été faite mais que le laboratoire sera en mesure de fournir un résultat
lors d’un envoi ultérieur.
7.2.2. Les règles de validation
Les règles de validation des données s’appliquent à deux niveaux :
- la vérification de la présence ou non d’une donnée obligatoire,
- le contrôle du format des données.
Le non respect, de l’une de des règles de validation lors de la procédure d’import entraine
une non-conformité du message d’envoi de résultat. Afin d’aider l’utilisateur a détecté les
erreurs, l’utilitaire génère une boite de dialogue décrivant la cause de l’erreur et zoom sur la
cellule à l’origine de l’erreur. Toutefois, l’utilitaire ne permet pas de corriger l’erreur durant la
procédure d’export puis de reprendre celui-ci. Vous devez alors aller jusqu’à la fin de la
procédure, corriger l’erreur puis refaire l’export.
 Liste des erreurs possibles faisant suite à l’absence d’une donnée obligatoire.
-
Absence du code d’un paramètre, ce code est normalement entre parenthèse après le
libellé.
- Absence du code d’un code remarque d’une analyse in situ / en laboratoire, ce code est
normalement entre parenthèse après le libellé.
- Absence du code pour une valeur possible d’un résultat de mesure environnementale
ou d’une analyse, ce code est normalement entre parenthèse après le libellé.
- Absence d’un résultat pour une analyse ayant un code remarque différent de 0
(Analyse non-faite) et 5 (Incomptable).
Remarque : le fait de saisir des résultats sans que le code remarque de l’analyse et/ou que la
date du prélèvement soi(en)t renseigné(es), ne constitue pas en soit une erreur, mais en
application des règles de sélection, les données concernées ne seront pas exportées.
 Liste des erreurs possibles en relation avec le format de donnée.
-
Le format de la date n’est pas valide, c'est-à-dire qu’il ne suit pas le format suivant :
jj/mm/aaaa (ex : 21/06/2007) ou se format jj-mm-aaaa (ex : 21-06-2007).
L’année de la date n’est pas au bon format. Il se peut que l’année saisie ne soit pas
exprimée sur 4 chiffres.
Le mois de la date n’est pas au bon format. Il se peut que le mois saisit ne soit pas
exprimé sur 2 chiffres ou ne soit pas comprit entre 01 et 12.
Le jour de la date n’est pas au bon format. Il se peut que le jour saisi ne soit pas
exprimée sur 2 chiffres ou ne soit pas comprit entre 01 et 31.
Le format de l’heure n’est pas au bon format. L’heure si elle est donnée doit être saisie
selon le format suivant hh:mm:ss ou plus simple selon ce format hh:mm (ex : 11:59).
En revanche, l’utilitaire n’est pas capable de déterminer si la valeur du résultat et bien en
adéquation avec le code remarque s’il est différent de 0 (Analyse non-faite) et 5
(Incomptable). Toutefois ce contrôle est réalisé par le parseur du Sandre.
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Annexe 1 : Liste des messages
N°
Titre du message
0
EDILABO
Opération
non
valide
EDILABO
Alerte référentiel
Alerte
3
EDILABO
Erreur
-
Erreur
Impossible de déterminer le type d'analyse à
ajouter
4
EDILABO
Erreur
chargement
de
Erreur
Il est Impossible d'ouvrir le fichier XML car
il contient des erreurs ou il est indisponible.
+description de l’erreur
5
EDILABO
Erreur
chargement
de
Erreur
Le chemin Internet du fichier n'est pas
renseigné dans le fichier de configuration.
Veuillez vérifier vos paramètres de
configuration.
6
EDILABO
Erreur
EDILABO
Erreur de gestion
des menus
EDILABO
Information
Erreur
Impossible de créer le fichier de
configuration
Une erreur est survenue lors d'une opération
sur les menus
1
7
8
Alerte
Erreur
Description
Impossible d'ajouter une analyse sur cette
feuille. L'ajout est uniquement possible sur
les feuilles « Station »
Le paramètre sélectionné n'est pas de nature
environnemental et ne peut donc pas être
ajouté ici.
Information
Le fichier ZIP est vide
Information
Le fichier ZIP contient plusieurs fichiers.
Merci de choisir, un fichier XML parmi les
fichiers décompressés
9
EDILABO
Information
10
EDILABO
Opération
non
valide
EDILABO
Rapport
d'importation
EDILABO
Rapport
d'importation
Alerte
Une opération ne s'est pas déroulée
correctement : +description de l’erreur
Information
Le fichier a été correctement importé
Information
EDILABO
Erreur
chargement
Erreur
Il est possible que votre référentiel Sandre
ne soit pas à jour. Dans ce cas les erreurs
peuvent être résolues en faisant la mise à
jour du référentiel avant l'importation de
votre demande. Si les erreurs persistent, il
est probable que la demande de votre
commanditaire contienne des erreurs (code
inexistant ou gelé). Dans ce cas, contactez
votre commanditaire afin de qu'il vous
renvoi un fichier conforme. + liste des
erreurs
Le fichier que vous avez sélectionnez n'est
pas valide. La procédure d'importation va
être stoppée.
11
12
13
-
Gravité
de
Manuel d’utilisateur de l’utilitaire Excel EDILABO du Sandre
Résolution
Seuls les paramètres de nature
environnementale peuvent être
ajoutés à la liste des mesures
environnementales
Le système n’a pu déterminer le
type d’analyse à ajouter. Pour
ajouter une analyse, vous devez
placer votre curseur sous la ligne
d’entête du tableau décrivant une
série d’analyse.
Changez les références aux fichiers
concernés dans le fichier de
configuration et/ou vérifiez votre
connexion Internet
Supprimer
le
fichier
de
configuration puis, régénérer le en
lançant la configuration via la
barre de menu, ou indiquez le
chemin du fichier manquant
Réinstallez l’utilitaire
Réinstallez l’utilitaire
Le fichier zip envoyé par votre
interlocuteur ne contient aucune
donnée
L’utilitaire ne peut importer qu’un
seul fichier à la fois. Décompressez
manuellement le zip puis jouez la
procédure d’import sur chacun des
fichiers XML.
Mettez à jour votre référentiel
Sandre.
40 / 41
N°
Titre du message
14
EDILABO
Erreur
chargement
de
15
EDILABO
Export
données
des
16
EDILABO
Erreur référentiel
EDILABO
Erreur référentiel
EDILABO
Erreur référentiel
EDILABO
Erreur référentiel
EDILABO
Erreur référentiel
EDILABO
Erreur référentiel
EDILABO
Erreur référentiel
EDILABO
Erreur référentiel
EDILABO
Erreur
Erreur
25
EDILABO
Erreur
-
Erreur
26
EDILABO
Information
-
Information
27
EDILABO
Erreur
EDILABO
-
Erreur
-
Alerte
17
18
19
20
21
22
23
24
28
Alerte
Gravité
Alerte
Information
Erreur
Erreur
Erreur
Erreur
Erreur
Erreur
Erreur
Erreur
Description
Résolution
Le fichier de 'demande' n'existe plus ou a
été déplacé (feuille: Demande, cellule B3).
Veuillez indiquer le chemin du fichier de
demande envoyé par votre commanditaire.
Vos données ont été exportées à l'adresse cidessous. Avant de transmettre ce fichier à
votre commanditaire, n'oubliez pas de le
faire vérifier sur le parseur du Sandre. +
chemin du fichier
Le code du paramètre n'est pas renseigné ou
n'est pas valide
La date n'est pas au bon format ou n'est pas
valide.
Le code de l'unité de mesure n'est pas
renseigné ou n'est pas valide
Le code de la méthode n'est pas renseigné
ou n'est pas valide
Le code de la fraction analysée n'est pas
renseigné ou n'est pas valide
Le code du support n'est pas renseigné ou
n'est pas valide
Le code de la projection n'est pas renseigné
ou n'est pas valide
Erreur de type indéterminé
Impossible
d'activer
les
références
nécessaires à l'utilitaire. Il est possible que
l'option ""faire confiance aux projets Visual
Basic"" ne soit pas activé sur votre poste.
Pour activer cette option, aller dans
Menu/Outils/Macro/sécurité/éditeurs
approuvés et coché la case."
Impossible d'ouvrir la DLL suivante: +
chemin de la dll
L'utilitaire EDILABO du Sandre a été
installé. La fenêtre de configuration va
s'ouvrir afin de fixer vos préférences.
Une ou des règle(s) métiers ne sont pas
respectée(s) + description de l’erreur
Des erreurs ont été détectées durant la
procédure d’export
Manuel d’utilisateur de l’utilitaire Excel EDILABO du Sandre
Il manque une librairie pour
l’installation
de
l’utilitaire.
Installez la librairie manquante.
La description de l’erreur vous
permettra de corriger l’erreur.
Corriger les erreurs de saisie dans
le classeur et refaire l’export.
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