Instructions Déposer des envois Coursier/Express/Colis: international

Instructions Déposer des envois Coursier/Express/Colis: international
Déposer des envois >
Coursier/Express/Colis: international
Instructions
Edition Juin 2014
1
Sommaire
1
Introduction
3
1.1 Finalité du document3
1.2 Finalité de la fonction «Déposer des envois» > Coursier/Express/Colis: international3
1.3 Étendue de la fonction «Déposer des envois» > Coursier/Express/Colis: international3
2
Aperçu des lettres de voiture
4
2.1 Générer une lettre de voiture4
2.2 Editer la lettre de voiture10
2.3 Copier la lettre de voiture10
2.4 Supprimer une lettre de voiture11
2.5 Lettre de voiture Suivi de l’envoi11
2.6 Imprimer la lettre de voiture
12
2.7 Suivi d’envoi par e-mail12
3
Gestion des adresses
13
3.1 Créer une adresse13
3.2 Importer des adresses14
3.3 Exporter des adresses14
3.4 Editer les adresses15
3.5 Supprimer des adresses15
4
Gestion des articles
16
4.1 Créer un article16
4.2 Importer des articles17
4.3 Exporter des articles17
4.4 Traiter les articles18
4.5 Supprimer un article18
5
Téléchargement de lettres de voiture multiples
19
5.1 Importer des lettres de voiture19
6
Configuration
22
6.1 Produit22
6.2 Adresses24
6.3 Généralités25
6.4 Droits26
6.5 Evaluations26
7
2
Avis d’envoi
27
1Introduction
1.1
Finalité du document
Le document suivant est le manuel d’utilisateur de la fonction «My Post Business» «Déposer des envois» >
Coursier/Express /Colis: international.
1.2
Finalité de la fonction «Déposer des envois» > Coursier/Express/Colis: international
Cette fonction sert d’aide électronique à la création, la gestion et le suivi d’envois pour l’expédition de
marchandises et pour l’envoi de courrier à l’étranger pour la clientèle commerciale.
1.3
Étendue de la fonction «Déposer des envois» > Coursier/Express/Colis: international
Cette fonction comporte la gestion des lettres de voiture où les lettres de voiture sont créées et peuvent être
gérées.
Une fonction de gestion des articles et des adresses facilite le processus d’établissement de lettres de voiture.
La fonction permet un paramétrage détaillé permettant de réaliser les tâches de routine lors de la saisie et la
gestion de lettres de voiture de manière plus efficace. Les données ne changeant pas ou que très rarement
peuvent être préconfigurées et ne doivent pas être de nouveau saisies lors de chaque nouvelle saisie d’une
lettre de voiture. Il est par exemple d’effectuer une préconfiguration (valeurs par défaut) pour:
−Les adresses d’expéditeur et de destinataire
−Les données relatives à la facturation
−Les signatures électroniques (images de signatures)
−Les produits
−Les articles (contenus des envois)
−Les disponibilités et les informations
Conseil: Il est conseillé de procéder à ces configurations dès le début.
Pour en savoir plus, reportez-vous au chapitre 6.
3
2 Aperçu des lettres de voiture
Dans l’aperçu, toutes les lettres de voiture dotées d’une licence d’affranchissement autorisée pour l’utilisateur
connecté, s’affichent.
Pour rechercher une lettre de voiture, veuillez saisir un critère de recherche et/ou sélectionner un statut puis
cliquer sur «Rechercher». Pour une recherche plus affinée, cliquez sur «Recherche avancée» et saisissez les
indications précises concernant la lettre de voiture.
Illustration 1 Aperçu Lettres de voiture
2.1
Générer une lettre de voiture
Pour démarrer le processus de création, cliquez sur le bouton «Créer» dans l’aperçu de la lettre de voiture ou
copiez une lettre de voiture correspondante (cf. chapitre 2.3 Copier la lettre de voiture). L’application affiche
alors la première étape du processus de création des données d’adresse Etape du processus 1/4.
Dans le processus de création, vous pouvez à tout moment enregistrer le statut de saisie actuel de votre lettre
de voiture en cliquant sur «Enregistrer et terminer» afin de le traiter ultérieurement. Pour de plus amples informations sur l’édition, reportez-vous au chapitre 2.2 Editer une lettre de voiture.
Lors du processus de création, vous pouvez naviguer en avant et en arrière avec les boutons «Retour» et
«Suivant».
Données d’adresse Etape du processus 1/4
Les données d’adresse se composent d’une adresse de destinataire, une adresse de facturation (= adresse de
l’expéditeur) et, le cas échéant, d’une adresse d’expéditeur alternative. Cliquez sur le symbole du plus ou du
moins des données d’adresse correspondante pour les afficher ou les masquer.
Adresse du destinataire
Vous pouvez remplir manuellement les données concernant l’adresse du destinataire ou passer à la gestion
à côté du code adresse pour sélectionner une adresse
des adresses en cliquant sur le symbole de recherche
existante. Pour de plus amples informations sur la gestion des adresses, reportez-vous au chapitre 3.
Vous pouvez enregistrer ou actualiser une adresse nouvellement saisie manuellement ou une adresse existante
mise à jour directement dans votre gestionnaire d’adresses. Cochez pour ce faire la case «Enregistrer/actualiser
l’adresse dans le gestionnaire d’adresses».
Cliquez sur le bouton «Informations internationales» pour consulter les dispositions relatives à l’importation et
l’expédition du pays sélectionné.
4
Adresse de facturation (= adresse de l’expéditeur)
Sélectionnez un NRF (numéro de référence de facture) et une licence d’affranchissement pour compléter les
données d’adresse de facturation.
Si dans la configuration, des données supplémentaires ont été ajoutées à un NRF particulier, elles sont
automatiquement reprises lors de la sélection du NRF. Pour de plus amples informations sur les paramètres,
veuillez vous reporter au chapitre 6.
Cochez la case «Adresse de l’expéditeur identique à l’adresse de facturation» pour que les données de
l’adresse de facturation soient reprises dans l’adresse de l’expéditeur (règle générale). Si vous ne cochez
pas cette case, l’adresse de l’expéditeur alternative doit être saisie.
Dans la configuration, la case à cocher «Adresse de l’expéditeur identique à l’adresse de facturation» peut être
sélectionnée de manière permanente par défaut.
Adresse de l’expéditeur alternative
Cliquez sur le symbole plus pour développer l’adresse de l’expéditeur alternative. La saisie de l’adresse de
l’expéditeur alternative est identique à celle de l’adresse du destinataire. Il est possible de saisir une adresse
d’expéditeur différente de l’adresse de facturation uniquement si la personne s’acquittant de la facture
(à qui le NRF appartient) ne correspond pas à l’adresse de l’expéditeur figurant sur la lettre de voiture.
Produit étape du processus 2/4
Un produit doit être affecté à une lettre de voiture.
Sélectionner le produit
Sélectionnez le produit désiré dans le champ de liste «Produit».
Illustration 2 Sélectionner le produit
5
Saisissez les détails concernant le produit puis sélectionnez les prestations supplémentaires, le cas échéant.
Seules les prestations supplémentaires possibles pour le produit sélectionné s’affichent.
Cliquez sur le bouton «Recalculer le prix» pour actualiser les prix.
Illustration 3 Détails du produit
Informations douanières Etape du processus 3/4
Pour ce qui est des informations douanières, toutes les données pertinentes concernant le contenu de l’envoi
doivent être spécifiées sur la lettre de voiture.
Déclaration du contenu de l’envoi
Veuillez indiquer la nature du contenu. Cliquez sur le bouton «Dispositions relatives à l’importation» pour
obtenir des informations sur le pays de destination.
Cliquez sur le bouton «Ajouter article» pour ajouter un article. Un article minimum doit être saisi.
Illustration 4 Déclaration du contenu
6
Article
Cliquez sur le symbole moins pour réduire les détails de l’article ou sur le symbole plus pour les afficher entièrement.
Vous pouvez remplir manuellement les données relatives à l’article ou cliquez sur le symbole de recherche
figurant à côté du code article pour passer dans la gestion des articles, pour sélectionner un article déjà saisi.
Pour de plus amples informations sur la gestion des articles, veuillez vous reporter au chapitre 4.
Vous pouvez enregistrer ou actualiser un article nouvellement saisi manuellement ou un article existant mis à
jour directement dans le gestionnaire d’articles. Cochez pour cela la case «Enregistrer/actualiser l’article dans
le gestionnaire d’articles».
Le bouton «Supprimer» vous permet de supprimer un article et le bouton «Ajouter article» d’ajouter un nouvel
article.
Cliquez sur le bouton «Continuer» lorsque les données sont complètes.
5 articles maximum sont imprimés sur la lettre de voiture. Il est possible de saisir jusqu’à 100 articles sur la
facture commerciale. Dans ce cas, seuls les 5 premiers articles déclarés figureront sur la lettre de voiture ainsi
que le poids total et la valeur totale des marchandises de tous les articles saisis.
Illustration 5 Contenu Articles douane
7
Cochez la case «Facture commerciale d’un système tiers» pour ne pas imprimer de facture commerciale. Vous
pouvez nommer votre propre facture commerciale d’un système tiers. Le nom donné figurera alors sur la lettre
de voiture. Si vous sélectionnez une facture commerciale d’un système tiers, vous ne devez plus déclarer tous
les articles, mais uniquement faire une déclaration minimum pour la lettre de voiture: poids net total, valeur
totale de la marchandise, pays d’origine et quantité.
Illustration 6 Article Déclaration minimum
Données restantes / clôture Etape du processus 4/4
Veuillez saisir la référence client. Définissez ensuite dans PostPac international la marche à suivre en cas d’impossibilité livraison de la marchandise, activez lorsqu’il s’agit d’un envoi URGENT, la case pour DDP afin de
sélectionner Incoterm Delivery Duty Paid et précisez, le cas échéant, les informations concernant le transport
dans le champ «Special Delivery Instructions» ou pour une déclaration douanière dans le champ «Special
Customs Clearance».
La référence client est un référencement de l’envoi appartenant au client et figurant sur le décompte mensuel
de La Poste.
Sélectionnez la signature électronique. Les signatures peuvent être saisies dans la configuration et associées.
Pour de plus amples informations sur les paramètres, veuillez vous reporter au chapitre 6.
Sélectionnez sous les paramètres d’impression, la configuration pour l’impression de la lettre de voiture. Le
document sera alors créé en tenant compte de ces données. Vous pouvez définir les paramètres d’impression
dans la configuration comme valeur par défaut. Pour de plus amples informations sur les paramètres, veuillez
vous reporter au chapitre 6.
8
Cliquez sur le bouton «Terminer l’ordre et l’imprimer» pour clôturer définitivement la lettre de voiture et pour
imprimer tous les documents désirés. Le statut de la lettre de voiture passe sur «Imprimé» et ne peut alors
plus être modifié.
Cliquez sur le bouton «Terminer l’ordre sans l’imprimer» pour enregistrer la lettre de voiture. Le statut de la
lettre de voiture passe sur «Saisi» et ne peut alors plus être modifié.
Illustration 7 Données résiduelles
9
2.2
Editer la lettre de voiture
Sélectionnez dans la lettre de voiture de votre choix, l’action «Traiter» L’application passe au processus de
création dans lequel la lettre de voiture désirée peut être traitée. Vous continuez alors l’édition là où vous
l’aviez laissée.
Lorsque le statut de la lettre de voiture passe sur «Imprimé» il ne peut plus être modifié.
Illustration 8 Editer la lettre de voiture
2.3Copier la lettre de voiture
Sélectionnez dans la lettre de voiture de votre choix, l’action «Copier» L’application passe au processus de
création dans lequel la lettre de voiture désirée peut être copiée.
Lors de la copie, les attributs Date de dépôt, Statut et Référence client ne sont pas copiés et doivent être saisis
de nouveau.
La fonction de copie est pratique lorsque vous devez établir plusieurs lettres de voiture similaires.
Illustration 9 Copier une lettre de voiture
10
2.4
Supprimer une lettre de voiture
Sélectionnez l’action «Supprimer» dans la lettre de voiture de votre choix pour la supprimer du système.
Illustration 10 Supprimer une lettre de voiture
2.5
Lettre de voiture Suivi de l’envoi
Sélectionnez dans la lettre de voiture souhaitée, l’action «Suivi de l’envoi» L’application passe alors à la rubrique
Suivi de l’envoi où la progression du transport est visible.
Illustration 11 Suivi de l’envoi
11
2.6
Imprimer la lettre de voiture
Sélectionnez dans la lettre de voiture désirée, l’action «Imprimer». La lettre de voiture est générée à l’aide des
paramètres d’impression sous forme de PDF et peut alors être imprimée.
Cette option n’est disponible que pour les lettres de voiture avec le statut «Imprimé» ou «Saisi».
Illustration 12 Imprimer la lettre de voiture
2.7
Suivi d’envoi par e-mail
Sélectionnez la lettre de voiture souhaitée pour l’action «Suivi d’envoi par e-mail». Un nouvel e-mail est alors
généré, avec un texte prédéfini comportant des indications sur l’envoi et un lien pour le suivi de l’envoi ainsi
qu’un lien pour le suivi de l’envoi. Vous pouvez envoyer cet e-mail à la personne souhaitée.
12
3 Gestion des adresses
Dans le gestionnaire d’adresses, les adresses étant fréquemment utilisées lors de l’établissement des lettres de
voiture peuvent être saisies.
Veuillez saisir un critère de recherche puis cliquez sur le bouton «Rechercher» pour rechercher une adresse
correspondante. Pour une recherche plus précise, cliquez sur «Filtre activé» puis saisissez d’autres critères de
recherche.
Illustration 13 Gestion des adresses Recherche
3.1
Créer une adresse
Cliquez sur le bouton «Créer» pour saisir une nouvelle adresse manuellement.
Cliquez sur le bouton «Enregistrer» pour enregistrer les données et ajouter la nouvelle adresse au gestionnaire
d’adresses. Une adresse n’est enregistrée que si tous les champs obligatoires sont remplis.
Indication: Dans le champ N° fiscal peuvent être indiqués des numéros d’identification fiscaux du destinataire (p. ex. le numéro EORI).
Illustration 14 Établir une adresse
13
3.2
Importer des adresses
Cliquez dans le gestionnaire d’adresses sur le bouton «Importation» pour passer au téléchargement des
adresses.
Cliquez sur le bouton «Se procurer le fichier exemple» pour télécharger un modèle de fichier CSV.
L’importation d’un fichier CSV vous permet d’importer jusqu’à 1000 adresses.
Cliquez sur le bouton «Rechercher» pour sélectionner le fichier CSV souhaité à partir de votre gestionnaire de
fichiers. Cliquez ensuite sur le bouton «Démarrer» pour exécution l’importation.
Vous pouvez sélectionner si vous souhaitez importer de nouvelles adresses avec le modèle existant ou des
adresses sans modifications d’un système précédent (répertoire de dépôt en ligne ou Swiss Post International
Software).
Illustration 15 Télécharger les adresses
Attention! Lors de l’importation, les adresses existantes sont écrasées. Les adresses déjà existantes dans le
gestionnaire mais pas sous forme de fichier d’importation sont supprimées. Les adresses figurant dans le
gestionnaire et dans le fichier d’importation sont actualisées sur la base du fichier d’importation. Si vous
souhaitez ajouter des adresses en effectuant une importation et ne voulez pas perdre les adresses
existantes, effectuez préalablement une exportation.
3.3
Exporter des adresses
Cliquez dans la gestion des adresses sur le bouton «Exportation» pour télécharger toutes les adresses de la
gestion des adresses. L’exportation génère un fichier CSV.
14
3.4
Editer les adresses
Sélectionnez dans le gestionnaire d’adresses l’action «Traiter» pour l’adresse de votre choix. L’application
affiche alors le masque de saisie des adresses.
Pour enregistrer vos modifications, cliquez sur le bouton «Enregistrer».
Illustration 16 Éditer une adresse
3.5
Supprimer des adresses
Dans le gestionnaire d’adresses, sélectionnez l’action «Supprimer» dans l’adresse de votre choix pour supprimer
celle-ci du système.
Illustration 17 Supprimer une adresse
15
4 Gestion des articles
Dans le gestionnaire d’articles, les articles étant fréquemment utilisés lors de l’établissement des lettres de
voiture peuvent être saisis.
Veuillez saisir un critère de recherche puis cliquez sur le bouton «Rechercher» pour rechercher un article
correspondant.
Illustration 18 Gestion des articles Recherche
4.1
Créer un article
Cliquez sur le bouton «Créer» pour saisir un nouvel article manuellement.
Cliquez sur le bouton «Enregistrer» pour enregistrer les données et ajouter le nouvel article à la gestion des
adresses.
Illustration 19 Créer un article
16
4.2
Importer des articles
Dans la gestion des articles, cliquez sur le bouton «Importation» pour passer à l’affichage du téléchargement
de l’article.
Cliquez sur le bouton «Se procurer le fichier exemple» pour télécharger un modèle de fichier CSV.
L’importation d’un fichier CSV vous permet d’importer jusqu’à 1000 articles.
Cliquez sur le bouton «Rechercher» pour sélectionner le fichier CSV souhaité dans votre gestionnaire de données. Cliquez ensuite sur le bouton «Démarrer» pour exécution l’importation.
Vous pouvez sélectionner si vous souhaitez importer le nouvel article avec le modèle existant ou un article
sans modifications d’un système précédent (répertoire de dépôt en ligne ou Swiss Post International Software).
Illustration 20 Téléchargement Article
Attention! Les articles sont écrasés lors de l’importation. Les articles déjà existants dans le gestionnaire
mais pas sous forme de fichier d’importation sont supprimés. Les articles figurant dans le gestionnaire et
dans le fichier d’importation sont actualisés sur la base du fichier d’importation. Si vous souhaitez ajouter
des articles en effectuant une importation et ne voulez pas perdre les articles existants, effectuez
préalablement une exportation.
4.3
Exporter des articles
Cliquez dans la gestion des articles sur le bouton «Exportation» pour télécharger tous les articles du gestionnaire d’articles. L’exportation génère un fichier CSV.
17
4.4
Traiter les articles
Sélectionnez l’action «Traiter» dans le gestionnaire des articles pour l’article désiré. L’application passe dans le
masque de saisie de l’article.
Pour enregistrer vos modifications, cliquez sur le bouton «Enregistrer».
Illustration 21 Editer un article
4.5
Supprimer un article
Dans la gestion des articles, sélectionnez pour l’article désiré, l’action «Supprimer» pour supprimer celui-ci du
système.
Illustration 22 Supprimer un article
18
5 Téléchargement de lettres de voiture multiples
La lettre de voiture multiple vous permet d’importer plusieurs lettres de voitures en une fois et de les éditer ou
les clôturer.
5.1
Importer des lettres de voiture
Illustration 23 Importer des lettres de voiture
Cliquez sur le bouton «Se procurer le fichier exemple» pour télécharger un modèle de fichier CSV.
Sélectionnez le n° de référence de facture (NRF) sous lequel vous souhaitez importer les lettres de voiture.
Cliquez sur le bouton «Parcourir» pour sélectionner le fichier CSV souhaité à partir de votre gestionnaire de
fichiers. Cliquez ensuite sur le bouton «Démarrer» pour exécuter l’importation.
Fichier CSV
Le tableau suivant donne un aperçu de tous les champs disponibles dans les fichiers CSV. Les valeurs possibles
correspondant aux différents champs sont répertoriées, la colonne «Type» indique si le champ est un champ
obligatoire pour une importation parfaire.
Désignation du champ Fichier
Upload
Désignation du champ Portail
web
Type
Valeurs possibles
SENDER REFERENCE NO.
Numéro de référence client
K
25 caractères max.
SERVICE
Produit
M
URGENTD, URGENTM, ECONOMY,
PRIORITY (URGENTD = Urgent documents,
URGENTM = marchandise urgente,
ECONOMY = PostPac Economy,
PRIORITY = PostPac Priority)
NUMBER OF PARCELS
Nombre de colis
M
1àn
TOTAL WEIGHT
Poids brut
M
Supérieur ou égal au poids total de l’article
CASH ON DELIVERY
Prestation supplémentaire
Montant de remboursement
M
0 ou 1
TIME SERVICE
Prestation supplémentaire 09.00 ou
12.00
M
09:00, 9:00, 9, 09, 12:00, 12
ADDITIONAL INSURANCE
Prestation supplémentaire AS
M
0 ou 1
BULKY GOODS
Prestation supplémentaire SP
M
0 ou 1
WAYBILL DATE
Date de dépôt
M
Date actuelle ou 60 jours dans le futur
(Format dd.mm.yyyy)
SENDER NAME 1
Expéditeur Nom de la société 1
M
30 caractères max.
SENDER NAME 2
Expéditeur Nom de la société 2
K
30 caractères max.
SENDER NAME 3
Expéditeur Nom de la société 3
K
30 caractères max.
19
20
Désignation du champ Fichier
Upload
Désignation du champ Portail
web
Type
Valeurs possibles
SENDER ADDRESS 1
Expéditeur Adresse 1
M
30 caractères max.
SENDER ADDRESS 2
Expéditeur Adresse 2
K
30 caractères max.
SENDER ADDRESS 3
Expéditeur Adresse 3
K
30 caractères max.
SENDER POSTCODE
Expéditeur NPA
K
12 caractères max.
SENDER CITY
Expéditeur Lieu
M
30 caractères max.
SENDER COUNTRY
Expéditeur Pays
M
Code pays ISO à deux chiffres
SENDER CONTACT PERSON
Expéditeur Contact
K
30 caractères max.
SENDER TELEPHONE
Expéditeur Téléphone
K
20 caractères max.
SENDER EMAIL
Expéditeur E-mail
K
Format d’e-mail valide (50 caractères max.)
SENDER VAT NO.
Expéditeur Numéro de TVA
K
20 caractères max.
SENDER TAX NO.
Expéditeur Identification fiscale
K
30 caractères max.
RECEIVER NAME 1
Destinataire Nom de la société 1
M
30 caractères max.
RECEIVER NAME 2
Destinataire Nom de la société 2
K
30 caractères max.
RECEIVER NAME 3
Destinataire Nom de la société 3
K
30 caractères max.
RECEIVER ADDRESS 1
Destinataire Adresse 1
M
30 caractères max.
RECEIVER ADDRESS 2
Destinataire Adresse 2
K
30 caractères max.
RECEIVER ADDRESS 3
Destinataire Adresse 3
K
30 caractères max.
RECEIVER POSTCODE
Destinataire NPA
K
12 caractères max.
RECEIVER CITY
Destinataire Lieu
M
30 caractères max.
RECEIVER COUNTRY
Destinataire Pays
M
Code pays ISO à deux chiffres
(adresses suisses non autorisées)
RECEIVER CONTACT PERSON
Destinataire Contact
K
30 caractères max.
RECEIVER TELEPHONE
Destinataire Téléphone
K
20 caractères max.
RECEIVER EMAIL
Destinataire e-mail
K
Format d’e-mail valide (50 caractères max.)
RECEIVER VAT NO.
Destinataire Numéro de TVA
K
20 caractères max.
RECEIVER TAX NO.
Destinataire Indentification fiscale
K
30 caractères max.
NATURE OF CONTENT
Nature du contenu
M
1 à 6 (1 = Document, 2 = Marchandises,
3 = Cadeau, 4 = Échantillon,
5 = Marchandise retournée, 6 = Autre)
SPECIAL CCI
Special Customs Clearance
Instructions
K
70 caractères max.
INSTRUCTIONS IN CASE OF
NON-DELIVERY
Disposition de l’expéditeur en cas
d’impossibilité de livraison
M
1 à 3 (1 = considéré comme livré
2 = retour en tant que PRIORITY,
3 = Retour en ECONOMY)
SPECIAL DEL INSTR
Special Delivery Instructions
K
70 caractères max.
INVOICE ATTACHED
Facture commerciale d’un système
tiers
K
0 ou 1
INVOICE NO.
Désignation de la facture
commerciale
K
30 caractères max.
ARTICLE 1 DESCRIPTION
Description de l’article
M
30 caractères max.
ARTICLE 1 QTY
Quantité
M
Valeur entre 0 et 99999
ARTICLE 1 VALUE
Valeur de la marchandise
K
Valeur entre 0 et 99999.99
ARTICLE 1 ORIGIN
Pays d’origine
K
Code ISO pays
ARTICLE 1 WEIGHT
Poids net
M
Valeur entre 0 et 999.99
Désignation du champ Fichier
Upload
Désignation du champ Portail
web
Type
Valeurs possibles
ARTICLE 1 INVOICE DESCRIPTION
Description de la facture
commerciale
K
50 caractères max.
ARTICLE 1 CUSTOMS TARIFF NO.
Numéro de tarif douanier
K
9 caractères max.
ARTICLE 1 KEY
Clé
K
3 caractères max.
ARTICLE 1 EXPORT LICENCE NO.
Certificat de circulation de
marchandise
K
20 caractères max.
ARTICLE 1 EXPORT LICENCE DATE
Numéro
K
20 caractères max.
ARTICLE 1 MOVEMENT
CERTIFICATE
Licence d’exportation
K
22 caractères max.
ARTICLE 1 MOVEMENT
CERTIFICATE NO.
Licence d’exportation Date
K
Date au format jj.mm.aaaa
ARTICLE n DESCRIPTION
Description de l’article
M
30 caractères max.
ARTICLE n QTY
Quantité
M
Valeur entre 0 et 99999
ARTICLE n VALUE
Valeur de la marchandise
K
Valeur entre 0 et 99999.99
ARTICLE n ORIGIN
Pays d’origine
K
Code pays ISO, à deux chiffres
ARTICLE n WEIGHT
Poids net
M
Valeur entre 0 et 999.99
ARTICLE n INVOICE DESCRIPTION
Description de la facture
commerciale
K
50 caractères max.
ARTICLE n CUSTOMS TARIFF NO.
Numéro de tarif douanier
K
9 caractères max.
ARTICLE n KEY
Clé
K
3 caractères max
ARTICLE n EXPORT LICENCE NO.
Certificat de circulation
de marchandise
K
20 caractères max.
ARTICLE n EXPORT LICENCE DATE
Numéro
K
20 caractères max.
ARTICLE n MOVEMENT
CERTIFICATE
Licence d’exportation
K
22 caractères max.
ARTICLE n MOVEMENT
CERTIFICATE NO.
Licence d’exportation Date
K
Date au format jj.mm.aaaa
21
6 Configuration
Dans la configuration, vous pouvez définir des valeurs par défaut, saisir des signatures électroniques et attribuer des droits.
Les valeurs par défaut servent à définir comme standard des informations de champ fréquemment utilisées.
Elles sont automatiquement reprises dans les masques de saisie et ne doivent pas être remplies de nouveau
lors de la saisie d’une lettre de voiture.
6.1Produit
Dans l’onglet «Produit», vous pouvez définir des valeurs par défaut pour chaque produit et ajouter des articles
par défaut pour les produits correspondants.
Cliquez sur le bouton «Ajouter» pour ajouter un nouvel article standard vide.
Illustration 24 Configuration Produit
22
Cliquez sur le bouton «Enregistrer la configuration» pour sauvegarder les valeurs par défaut et les données
relatives à l’article.
Illustration 25 Enregistrer la configuration de l’article
23
6.2Adresses
Dans l’onglet «Adresses» vous pouvez définir les adresses par défaut.
Cliquez sur le bouton «Sélectionner» pour sélectionner une adresse de destinataire ou d’expéditeur dans le
gestionnaire des adresses.
Cliquez sur le bouton «Supprimer» pour supprimer une adresse de destinataire ou d’expéditeur par défaut.
Dans l’adresse de facturation, vous pouvez uniquement définir des données complémentaires et non pas une
adresse en totalité par défaut. Sélectionnez un NRF puis cliquez sur le bouton «Enregistrer les données NRF
complémentaires» pour sauvegarder les données complémentaires au NRF.
Illustration 26 Configuration Adresses
24
6.3Généralités
Dans la configuration générale, vous pouvez définir le produit standard lors de l’établissement des lettres de
voiture, sélectionner l’option «Imprimer les prix sur la lettre de voiture», définir la référence de facture et la
licence d’affranchissement par défaut et gérer les signatures électroniques.
Cliquez sur le bouton «Parcourir» pour importer un fichier image comme signature. Saisissez une désignation
et enregistrez la signature en cliquant sur le bouton «Enregistrer».
Formatage d’une signature électronique
Taille d’image optimale Format Taille du fichier 945 x 425 pixels / 8.00 x 3.60 cm
(Dans l’application web, l’image sera ajustée à 155 x 70 pixels)
Portable Network Graphics (PNG), fichier format JPEG (jpg)
max. 200 Ko
Pour définir une signature par défaut, sélectionnez le champ d’option dans la colonne «par défaut».
Illustration 27 Configuration Généralités
25
6.4Droits
Saisissez l’adresse e-mail de la personne de votre choix puis cliquez sur le bouton «Rechercher».
Sélectionnez la case «Administration» pour définir l’utilisateur comme administrateur.
Par défaut, toutes les licences d’affranchissement sont sélectionnées comme autorisées. Pour retirer une
licence d’affranchissement à un utilisateur, vous devez désélectionner la licence d’affranchissement correspondante. Décochez pour ce faire la case dans la colonne des droits.
Pour enregistrer vos modifications, cliquez sur le bouton «Enregistrer la configuration».
Illustration 28 Droits
6.5Evaluations
Indiquez la durée de votre choix ainsi que le type d’exportation, puis cliquez sur le bouton «Exportation CSV»
afin de télécharger toutes les lettres de voiture pour la période sélectionnée en format CSV.
Illustration 29 Etablir les données d’une lettre de voiture
26
7 Avis d’envoi
Sélectionnez le point de menu de l’«avis d’envoi» afin de créer un document PDF correspondant.
Vous pouvez indiquer la période désirée au moment de la création et sélectionner le produit désiré.
Illustration 30 Avis d’envoi
27
Téléphone 0800 888 100
www.poste.ch
28
2012-058 (PM) 06.2014
Poste CH SA
Service à la clientèle
Nordring 8
Case postale
3030 Berne
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