CAHIER DESCRIPTIF DU DISTRICT 89-22

CAHIER DESCRIPTIF DU DISTRICT 89-22
CAHIER DESCRIPTIF DU DISTRICT 89-22
LAVIOLETTE
Définition des tâches
et ligne de conduite
Version de Janvier 2014
Table des matières
Table des matières ______________________________________________________ 2
Préface _______________________________________________________________ 4
Structure de la Conférence des Services Généraux _____________________________ 5
Définitions de la structure ________________________________________________ 6
Le groupe : _________________________________________________________________ 6
Le district : _________________________________________________________________ 6
La Région : _________________________________________________________________ 6
La Conférence et le délégué : __________________________________________________ 7
Le comité régional : __________________________________________________________ 7
Les administrateurs : _________________________________________________________ 7
Rôle du RDR ___________________________________________________________ 8
Qu’est-ce qu’un RDR? ________________________________________________________ 8
Quels sont les conditions pour être RDR? ________________________________________ 8
Quelles sont ses tâches? ______________________________________________________ 8
Rôle de l’adjoint RDR ___________________________________________________ 10
Quel est le rôle de l’adjoint RDR? ______________________________________________ 10
Rôle du trésorier : ______________________________________________________ 11
Quel est le rôle du trésorier?__________________________________________________ 11
Rôle du secrétaire : _____________________________________________________ 12
Quel est le rôle du secrétaire?_________________________________________________ 12
Comité d’Information Publique ___________________________________________ 13
Description : _______________________________________________________________ 13
Comité de la 12e étape __________________________________________________ 14
Description : _______________________________________________________________ 14
Comité du Congrès _____________________________________________________ 15
Description : _______________________________________________________________ 15
2
Comité du bulletin « Le Point AA » ________________________________________ 16
Description : _______________________________________________________________ 16
Comité de La Vigne _____________________________________________________ 17
Description : _______________________________________________________________ 17
Comité du Centre de détention ___________________________________________ 18
Description : _______________________________________________________________ 18
Comité des Publications _________________________________________________ 19
Comité du Site Web ____________________________________________________ 21
Ligne de conduite du district 89-22 ________________________________________ 22
Annexe 1 _____________________________________________________________ 23
La procédure d’assemblée du district 89-22 ______________________________________ 24
Annexe 2 _____________________________________________________________ 25
La procédure d’élection du District 89-22 ________________________________________ 25
Annexe 3 _____________________________________________________________ 26
Les politiques de dépenses du District 89-22 _____________________________________ 26
Annexe 4 _____________________________________________________________ 28
Ordre du jour du District 89-22 ________________________________________________ 28
Annexe 5 _____________________________________________________________ 29
Éthique du comité du Congrès ________________________________________________ 29
Les Douze Concepts ____________________________________________________ 37
La déclaration de responsabilité __________________________________________ 41
Références ___________________________________________________________ 42
3
Préface
C e document a été créé pour aider tous les membres du district à
s’approprier leur rôle respectif, à faciliter le fonctionnement des réunions, à
fournir les informations de base sujettes à révision lors de l’inventaire du
district. Les règles contenues dans ce document ne sont pas immuables et
peuvent être modifiées selon la conscience du district si le besoin se fait
sentir.
Ce document résume les fonctions décrites dans notre littérature AA. Il ne
doit en rien, se substituer à celles-ci. Les groupes et le district peuvent
modifier ces fonctions en tenant compte des traditions AA et des textes
approuvés pas la Conférence des Services Généraux.
Tous les membres AA devraient se renseigner plus à fond sur les services
dans AA en lisant la littérature mise à notre disposition par le bureau des
Service Généraux avant même de se présenter à un poste. Les serviteurs
dans AA sont une garantie de continuité et de survie.
Il nous faut être conscient que les tâches essentielles du groupe ou du
district sont effectuées par des bénévoles. Chacun doit accomplir celle qui
lui est dévolue comme il l’entend, tout en respectant l’esprit des 12
traditions AA.
En ce qui concerne son propre fonctionnement, chaque groupe des AA ne
devrait pas avoir de compte à rendre à aucune instance qu’à sa propre
conscience de groupe. Mais si des projets affectent aussi le bien-être de
d’autres groupes environnants, ces derniers devraient être consultés. De
plus, aucun groupe, aucun comité de région, ni aucun membre ne devrait
s’engager dans une action susceptible d’affecter l’ensemble du mouvement
sans en discuter d’abord avec les administrateurs du Conseil des Services
Généraux. Dans tels cas, la priorité revient à notre bien-être commun.
4
Structure de la Conférence des Services
Généraux
Les groupes des AA
RSG des groupes
Comités du district
Assemblées générales de la région
Délégués à la conférence des services généraux
Le groupe des AA : la voix ultime de l’association
On qualifie Alcooliques Anonymes d’organisation « à l’envers » parce que
la responsabilité finale et l’autorité suprême des services mondiaux
relèvent des groupes et non pas des administrateurs membres du conseil
des Services Généraux ou du Bureau des Services Généraux à New York. Les
comités de service sont là strictement pour fournir les services dont les
groupes ne peuvent pas se charger eux-mêmes.
5
Définitions de la structure
Le groupe :
La communication se fait en premier lieu à travers le groupe, qui fait
part de la conscience de groupe; pour ou contre un changement, une
approbation ou une désapprobation d’une mesure proposée; à son
représentant auprès du groupe (RSG). Le RSG s’assure que les désirs du
groupe sont entendus et pris en considération aux niveaux du district et
de la région, et qu’ils font partie des réflexions des membres du groupe
sachant ce qui s’est passé à la Conférence et leur fait part de tout
l’éventail des Résolutions.
Le district :
Les groupes sont répartis en districts, un ensemble de groupes situés
près les uns des autres. Les RSG de ces groupes choisissent les
représentants du district auprès de la région (RDR), qui font partie du
comité régional.
La Région :
La Conférence des États-Unis et du Canada est divisée en 93 régions,
formées d’un État ou une province ou d’une partie d’un État ou d’une
province ou dans certains cas, formées de plus d’un État ou d’une
province. À l’assemblée régionale, un délégué est élu pour représenter
la région à la réunion annuelle de la Conférence. Le Québec pour sa part
est couvert par 4 régions distinctes.
6
La Conférence et le délégué :
À la Conférence annuelle, des questions importantes pour l’ensemble du
Mouvement sont tout d’abord considérées, puis les comités permanents
de la Conférence discutent de ces sujets qui sont ensuite ramenés
devant la Conférence, en plénière, sous forme de recommandations de
comités. Tous les membres de la conférence ont alors l’occasion de
poser des questions et de discuter les recommandations avant de passer
au vote. Les recommandations des Comités qui sont approuvées
deviennent des Résolutions de la Conférence.
Le comité régional :
Comité composé des représentants des districts auprès de la région,
élus par les RSG dans chaque district et les dirigeants du comité. Le
comité régional est un élément vital dans la structure des Services
Généraux.
Les administrateurs :
Le conseil de Services des Généraux est composé de 21 administrateurs.
Ils se réunissent trimestriellement, et le résultat de leurs travaux est
rapporté au Mouvement dans des rapports trimestriels et aussi dans le
Rapport final de la Conférence. Les deux conseils corporatifs, AA World
Services Inc. et The AA Grapevine, présentent leurs rapports de la même
façon. Au Québec, nous les retrouvons dans le Box 459 ainsi que dans le
manuel du service chez les AA. A.A.W.S. est la société qui engage le
personnel du BSG, dirige les services du BSG et est responsable de la
publication des livres et brochures. Le conseil de la société Grapevine
engage le personnel pour l’Édition et la gestion du magazine, et publie
mensuellement le magazine et autres produits dérivés.
7
Rôle du RDR
Qu’est-ce qu’un RDR?
Disons d’abord que le groupe constitue l’unité de base, le cœur du
Mouvement AA. Chaque groupe élit un représentant auprès des Services
Généraux (RSG) qui participe aux réunions de district rassemblant les
groupes d’un district. Ces RGS élisent le RDR de leur district. On voit
donc que le RDR constitue le lien essentiel entre le RSG de chaque
groupe et l’organisation des Services Généraux dont fait partie le
délégué auprès de la Conférence des Services Généraux.
Quels sont les conditions pour être RDR?
Les conditions à remplir pour être un bon RDR ne sont pas compliquées :
il suffit d’avoir déjà servi les AA dans le cadre des activités de RSG et il
peut être utile d’avoir certains antécédents dans un bureau central ou
intergroupe. On demande aussi une abstinence d’une durée raisonnable
d’environ quatre à cinq ans. L’aspirant RDR doit également avoir le
temps et l’énergie nécessaires pour bien servir à la fois les groupes et
son district. N’oubliez pas que se sont généralement les RSG de chaque
district qui élisent les RDR.
Quelles sont ses tâches?
Les tâches du RDR seront peu ou très nombreuses selon le chemin déjà
parcouru par la région concernée dans les services généraux mais dans
la majorité des régions, on s’entend en général à souhaiter que les
tâches soient définies en détail. Non seulement ces précisions aiderontelles à savoir ce qu’un RDR doit faire et ne pas faire, mais elles
produiront en plus une forte motivation qui est indispensable dans le
comité régional.
8
R.D.R
Terme : 2 ans
Abstinence suggérée : 4 ans et +
Il coordonne toutes les activités du district ;
 Tenir mensuellement des réunions de tous les RSG du district;
 Aider le délégué à recueillir les renseignements sur les groupes en
temps voulu pour les échéances de publications de l’annuaire
concerné;
 Tenir les RSG au courant des activités de la Conférence;
 Faire connaître aux RSG le Manuel de service chez les AA ainsi que
toutes publications (Box 459, Nordet, etc.,)
 Tenir au courant des livres et brochures approuvés par la Conférence;
 Organiser des ateliers sur presque toutes les activités de service;
 Faire connaître aux RSG les Douze Concepts des services mondiaux,
le manuel d’information publique et toute autre publication de
service;
 Prendre l’habitude de parler aux groupes sur les responsabilités
qu’implique le travail dans les services généraux;
 Inviter à l’occasion, un dirigeant du comité régional aux réunions de
district;
 S’assurer que l’adjoint prend la relève quand le RDR ne peut être en
poste;
 Porter à l’attention du délégué tout problème touchant les
Traditions;
 Visiter les groupes, afin de combler les lacunes dans les groupes où le
RSG est plus ou moins présent et, avant les élections, rappeler aux
groupes les devoirs et qualités d’un RSG;
 Participer le plus possible aux conférences et congrès pour y recueillir
des idées.
9
Rôle de l’adjoint RDR
Quel est le rôle de l’adjoint RDR?
L’adjoint est le soutien pour le RDR. Si ce dernier démissionne ou ne peut
poursuivre son mandat pour quelque raison, l’adjoint prend la relève. En
général, l’adjoint est élu en même temps que le RDR et selon le même
procédé. On devrait encourager les adjoints à seconder leur RDR, à
partager ses responsabilités et à assister aux réunions du district et de la
région.
Adjoint R.D.R.
Terme : 2 ans
Abstinence suggérée : 4 ans et +
Il appuie le RDR dans la coordination des activités du district;
 Tenir mensuellement des réunions de tous les RSG du district;
 Tenir les RSG au courant des activités de la Conférence;
 Faire connaître aux RSG le Manuel de service chez les AA et le Box
459;
 Tenir les groupes au courant des livres et brochures approuvés par la
Conférence;
 Faire connaître aux RSG les Douze Concepts des services mondiaux,
le manuel d’information publique et toute autre publication de
service;
 Prendre l’habitude de parler aux groupes sur les responsabilités
qu’implique le travail dans les services généraux;
 Participer le plus possible aux conférences et congrès pour y recueillir
des idées;
 S’assurer d’être prêt à prendre la relève si le RDR ne peut plus
répondre à sa tâche.
10
Rôle du trésorier :
Quel est le rôle du trésorier?
La fonction du trésorier est un des postes les plus responsables du district
et demande de l’exactitude et de la minutie. Elle demande de rendre
compte au district tout entier. On suggère aussi que le trésorier soit bien
imprégné de l’esprit des Traditions et soit bien au fait des principes et
procédures du district lui-même.
Trésorier :
Terme : 2 ans
Abstinence suggérée : 4 ans et +
Il est requis que les personnes désirant se présenter à ce poste soient
enregistrées dans le district 89-22.
 Le trésorier du district doit avoir le sens des responsabilités et être
capable de tenir correctement les livres et d’effectuer toutes
transactions pouvant être reliées à la fonction;
 Il devra s’avérer un gardien vigilant des fonds du district et un
surveillant attentif de façon à éviter toutes dépenses extravagantes;
 Il reçoit sur place les argents des groupes (chèques, billets, ou sous
roulés) et remet les reçus selon les montants recueillis;
 Il prépare les chèques destinés à la Région;
 Il rembourse les dépenses encourues par les membres du comité
exécutif selon les politiques établies;
 Il prépare un rapport mensuel sur les revenus et dépenses et le
remets aux RSG;
 Il assiste aux réunions de district et de l’exécutif du district.
11
Rôle du secrétaire :
Quel est le rôle du secrétaire?
Le secrétaire rédige et distribue les procès-verbaux des assemblées. Il serait
utile qu’il ait servi dans un groupe et il lui faudrait aussi des connaissances
dans le travail général de bureau ainsi que des connaissances de
l’informatique. Un secrétaire compétent doit posséder le sens de l’ordre et
la capacité de saisir l’essentiel d’une réunion. Ce travail exige beaucoup de
temps et doit être accompli dans les délais et le secrétaire doit s’assurer
qu’il a la disponibilité nécessaire.
Secrétaire
Terme : 2 ans
Abstinence suggérée : 2 ans et +
Il est requis que les personnes désirant se présenter à ce poste soient
enregistrées dans le district 89-22.
 Le secrétaire rédige les procès-verbaux des assemblées de district;
 S’occupe de la mise à jour de la liste des RSG et des serviteurs du
District;
 Fournit à la Région toutes les modifications relatives à la liste des RSG
et des groupes;
 Tient à jour la liste des comités de services, le registre des résolutions
du district, la liste téléphonique des RSG et des serviteurs du district;
 Peut-être appelé à rédiger certaines correspondances pour le district,
tels que changements d’adresse, les communiqués et autres.
12
Comité d’Information Publique
Description :
Notre district est maintenant affilié avec les districts 89-01 et 89-18 afin de
couvrir le grand Trois-Rivières afin de transmettre le message à l’alcoolique
qui souffre encore. Il doit faire connaître l’existence des AA, recevoir les
demandes d’information et y donner suite dans la mesure du possible. Il
doit organiser des séances de partage et de travail sur toutes les activités
de l’information publique. Il doit fournir la littérature nécessaire aux
organismes et compagnie qui en font la demande. Il doit assurer une
présence au sein du district afin de maintenir des relations avec les comités
du district.
Responsable
Terme : 2 ans
Abstinence suggérée : 2 ans et +
Il coordonne toutes les activités du comité;
 Prépare et préside (s’il y a lieu) les assemblées du comité;
 Reçoit les demandes d’information publique et y donne suite;
 Recrute de nouveaux membres;
 Distribuer de la littérature à certains points tels que les bureaux de
médecin, des salles d’attentes, etc.;
 Visite et renseigne les groupes;
 Assiste aux réunions du district;
 Assiste aux réunions de l’information publique.
13
Comité de la 12e étape
Description :
Le comité de la 12e étape est là afin de répondre aux demandes d’aide de
personne désirant se rétablir de l’alcoolisme. Il réfère les nouveaux
membres aux groupes et il est là pour promouvoir la transmission du
message AA. La déclaration de la responsabilité est toute désignée pour lui
« Si quelqu’un quelque part tend la main en quête d’aide, je veux que celle
des AA soit toujours là et de cela … je suis responsable! »
Responsable
Terme : 2 ans
Abstinence suggérée : 2 ans et +
Il coordonne toute les activités du comité;
 Entretient le lien entre les membres du comité et le centre d’appel;
 Recrute de nouveaux membres;
 Visite les groupes et les renseigne;
 Assiste aux réunions du district.
14
Comité du Congrès
Description :
Le Congrès est maintenant affilié avec le district 89-01 de Trois-Rivières,
pour ce qui est de la présidence, elle se fait en alternance à chaque année
pour chaque district. Vous trouverez en annexe la description complète du
Congrès.
Responsable
Terme : 1 an
Abstinence suggérée : 2 ans et +
Il coordonne toutes les activités du comité;
 S’assurer de la publicité du congrès au niveau des Régions et des
groupes;
 Voir à la programmation du Congrès;
 Renouveler le contrat de location pour la tenue du congrès;
 Coordonner les activités des différents comités du congrès;
 Annoncer le congrès dans La Vigne, Le Nordet et le site web;
 Tenir des réunions régulières du comité;
 Faire la promotion du congrès dans les groupes;
 Assurer une présence au sein du district;
 Tenir des élections tous les ans pour tous les postes de l’exécutif et
des sous-comités;
 Maintenir de bonnes relations avec les membres Al-Anon.
15
Comité du bulletin « Le Point AA »
Description :
Le Point AA est un bulletin qui est diffusé mensuellement et qui est
remis à chaque mois aux RSG des groupes à la réunion du district. Il est
possible d’obtenir une copie du Point AA par la poste et aussi par
courrier électronique. Le but premier du bulletin est d’informer les
groupes des activités du district. Il publie les événements spéciaux dans
les groupes tels qu’anniversaires de groupe, toutes réunions des
comités, gâteaux et jetons ainsi que toutes informations pouvant être
utiles aux groupes et à ses membres.
Responsable
Terme : 2 ans
Abstinence suggérée : 2 ans et +
Il coordonne toutes les activités du comité;
 Accumule les publications par courriel ou par téléphone;
 Conçoit le bulletin mensuel sur l’ordinateur à l’aide d’un logiciel de
traitement de texte;
 Photocopie les feuilles à remettre aux RSG;
 Envoie les copies par la poste aux personnes le désirant;
 S’occupe de la diffusion par courriel aux membres;
 Assiste aux réunions de district.
16
Comité de La Vigne
Description :
Le responsable du comité de La Vigne se doit de faire connaître La Vigne
dans le district puisque c’est un outil de relèvement personnel, un précieux
outil de 12e étape afin de transmettre le message d’amour et d’espoir et un
outil de parrainage de nouveaux membres puisqu’il permet de s’identifier
aux autres membres.
Responsable
Terme : 2 ans
Abstinence suggérée : 2 ans et +
Il coordonne toutes les activités du comité;
 S’assure que les groupes reçoivent ses copies de La Vigne en quantité
suffisante;
 Éveille les RSG sur l’importance de La Vigne comme outil de
relèvement personnel;
 Encourage les membres à envoyer des articles;
 Distribue La Vigne AA à l’assemblée du district à tous les deux mois;
 Commande La Vigne afin de les recevoir à temps;
 Visite et renseigne les groupes;
 Assiste aux réunions du district.
17
Comité du Centre de détention
Description :
Il est important de mentionner que le comité du Centre de détention de
Laviolette fait partie d’un interdistrict comprenant 6 districts. La personne
qui est votée par notre district est donc le représentant de notre district et
s’occupe seulement de représenter le district 89-22 à titre de représentant
du district.
Responsable
Terme : 2 ans
Abstinence suggérée : 2 ans et +
Il coordonne toutes les activités du comité;
 Responsable de représenter le district lors des assemblées du Comité
du centre de détention interdistrict;
 Responsable de propager le rôle du Comité des centres de détention
dans les groupes de son district et au District;
 Responsable de recruter des participants pour les assemblées se
tenant au centre de détention si les groupes ne peuvent fournir de
membres responsables et de fournir leur nom et leur date de
naissance à la personne responsable du centre de détention;
 Responsable de savoir et d’informer les membres que certains
dossiers judiciaires ne sont pas admis à l’établissement et qu’une
carte d’identité avec photo est obligatoire;
 Responsable de fournir au district un rapport d’assemblée et un
rapport financier à chaque année;
 Responsable de communiquer aux RSG inscrit la liste de participation
au moins un mois à l’avance afin que ceux-ci puissent trouver 5
membres qui pourront se présenter à l’assemblée du centre de
détention.
 Faire la visite des groupes de son district pour parler du Comité du
centre de détention;
 Responsable de former un adjoint et d’en faire un substitut adéquat
qui doit être approuvé par le District.
18
Comité des Publications
Description :
Le comité des Publications se doit de renseigner les groupes, les membres
des comités et le district, par le biais de présentoirs ou de toute autre
méthode appropriée, sur la documentation approuvée par la Conférence,
qu’il s’agisse de matériel imprimé ou audiovisuel ou de tout autre article. Il
s’occupe de recueillir les suggestions concernant des ajouts ou des
modifications aux publications ou aux documents audiovisuels approuvés
par la Conférence.
Responsable
Terme : 2 ans
Abstinence suggérée : 2 ans et +
 Maintient un stock de publications en quantité suffisante et fait la
provision de brochures, livres et documents audiovisuels approuvés
par la Conférence pour les groupes du District;
 Lors d’activités comme des ateliers, les Congrès ou tout autre, il se
doit de montrer et de vendre la littérature;
 Se familiarise avec le contenu général de toutes les publications afin
de répondre aux demandes d’information;
 Se fait représenter et participe aux activités du comité des
publications, et de temps à autre, communique avec le Bureau des
Services généraux;
 Être présent au congrès à tous les deux ans afin de vendre la
littérature et de renseigner les gens;
 Commander et distribuer les publications pour les districts de TroisRivières, de Louiseville et du Cap-de-la-Madeleine;
 Assister aux assemblées régionales lorsque les comités de
publications y sont invités;
 Il doit être présent aux réunions de district afin de vendre la
littérature aux groupes;
 Il présente un rapport financier au district à chaque année et remet la
somme de surplus de leur réserve prudente au district.
19
Adjoint
Terme : 2 ans
Abstinence suggérée : 2 ans et +
 Il fait la vérification des articles demandés pour chaque groupe;
 Il comptabilise les factures pour les groupes;
 Il se renseigne et se prépare afin de prendre la relève pour le terme
de responsable;
 Il doit être présent aux réunions du district afin d’aider le responsable
dans la vente de la littérature pour les groupes.
Trésorier
Terme : 2 ans
Abstinence suggérée : 2 ans et +
 Il reçoit les chèques ou l’argent des groupes pour la vente de la
littérature et se doit de leurs remettre un reçu;
 Il comptabilise l’argent reçu de la vente de la littérature à chaque
mois et effectue un dépôt à la caisse;
 Il doit faire les chèques pour les achats de littérature effectués au
BSG;
 Il doit assister aux réunions du district.
20
Comité du Site Web
Définition :
Le site web du district a été conçu afin de renseigner les membres sur le
fonctionnement de notre district et d’informer ceux-ci des activités à venir
et toutes autres renseignements utiles pour les membres ou toute autres
personnes qui peuvent s’intéresser au Mouvement. Dans le site web du
district, il y a la possibilité de consulter le bulletin mensuel Le Point AA qui
informe des activités du mois et des récompenses des membres atteignant
leurs objectifs, la liste des visites au centre de détention pour les groupes,
le dépliant du congrès, la liste des groupes de notre district avec les
adresses et de se renseigner sur l’historique du district ainsi que son
fonctionnement.
Responsable
Terme : 2 ans
Abstinence suggérée : 2 ans et +
Il coordonne toute les activités du comité;
 Responsable de mettre à jour le site web régulièrement;
 Insérer le bulletin mensuel;
 Faire parvenir le dépliant du congrès;
 Inscrire la liste des visites au centre de détention;
 Modifier la liste des groupes, s’il y a lieu;
 Ajouter l’historique des groupes qui le désirent;
 Inscrire toutes informations pertinentes concernant le district.
21
Ligne de conduite du district 89-22
Les lignes de conduite aident les responsables du district, les RSG et les
responsables de comités à fonctionner adéquatement à l’intérieur du
district et de réaliser leurs tâches respectives. Elles sont le guide, la
mémoire du district et permettent son bon fonctionnement.
1. L’exécutif du district est composé des responsabilités suivantes :
a. Représentant du district auprès de la Région (RDR)
b. Adjoint au représentant du district auprès de la Région (ARDR)
c. Secrétaire
d. Trésorier
2. L’exécutif est élu en réunion de district aux deux ans, aux années paires.
3. Si l’un des membres de l’exécutif ne peut terminer son mandat, il est
remplacé pour la durée restante de son mandat lors d’une élection en
réunion de district.
4. Un responsable de l’exécutif ou responsable de comités qui s’absente
sans aviser des réunions de District durant plus de trois mois
consécutifs peut être démis de ses fonctions. Il est remplacé pour la
durée restante de son mandat lors d’élection en réunion de district.
5. L’exécutif du district peut se réunir en dehors des réunions de district,
selon les besoins, pour débattre de problèmes ou de points en
particuliers ou urgents.
6. Le trésorier du district remet à la Région le surplus des revenus de la 7e
tradition des groupes, il doit conserver la réserve prudente de 1000$ et
envoyer toute la somme restante.
22
7. Le trésorier du district ramasse l’argent des sous de la sobriété et de la
semaine de gratitude des groupes. Il se doit de les faire parvenir
intégralement à la Région.
8. Le secrétaire du district fournit aux membres de l’exécutif, aux RSG et
aux responsables de comités le cahier du District.
9. Les gâteaux et jetons sont annoncés en appelant ou en écrivant à
l’adresse courriel du bulletin de nouvelles car les réunions AA ou les
réunions du District ne servent pas pour faire ces annonces.
10.Il y a toujours 3 personnes autorisées pour la signature des chèques et
deux signatures sont obligatoires pour chaque chèque émis.
Réunions du District 89-22 :
11. Les réunions débutent à 19h30 et se terminent à 21h30.
12. Les réunions sont tenues à tous les premiers lundis de chaque mois
sauf en période estivale si le district en décide autrement.
13. L’ordre du jour est présenté en annexe dans ce présent document.
14. Les procédures d’assemblées, les procédures d’élection et les
politiques de dépenses sont présentés en annexe dans ce document.
Inventaire du District 89-22 :
15. L’inventaire a lieu tous les deux ans en octobre en année impaire.
16. Un modérateur (un membre qui ne fait pas partie du district 89-22) est
demandé pour présider l’inventaire.
17. Au besoin, on révise la tâche des responsables, les lignes de conduite
et l’ordre du jour des réunions.
Annexe 1
23
La procédure d’assemblée du district 89-22
1. Le président d’assemblée est le RDR ou l’ARDR.
2. Le président réfère à l’assemblée toutes les questions d’importance
et de portée générale.
3. Les membres suivants ont droit de vote sur toute question ou
proposition :
a. Les RSG des groupes, leurs assistants en l’absence de leur RSG
ou toute personne ayant une procuration de leur groupe.
4. Les membres des comités n’ont pas le droit de vote mais ont le droit
de parole dans l’assemblée.
5. Les membres doivent demander la parole en levant la main.
6. Le président note les demandes d’intervention et accorde la parole
aux membres selon l’ordre de levée de main.
7. Chaque intervention d’un membre doit être limitée à deux minutes.
8. Le président ne doit pas permettre de discussion indisciplinée et il
doit demander au membre de résumer sa demande ou sa
proposition dans une forme condensée et explicite.
9. Une proposition formelle est toujours requise.
10.Toute proposition exige d’avoir une personne qui la seconde.
11.Dès qu’une proposition est secondée, la personne qui propose prend
la parole pour exprimer clairement les raisons justifiant sa motion, à
moins qu’elle soit déjà faite auparavant.
12.Un membre qui a fait une proposition attend la fin des autres
interventions avant de pouvoir intervenir à nouveau, à moins que ce
soit pour répondre à une question directe d’information.
13.Le président doit arrêter l’intervention en cours quand quelqu’un
s’éloigne de la question, introduit des propos non pertinents ou se
sert d’un langage abusif.
14.Les discussions entre deux membres ne sont pas permissent pendant
le durée de l’assemblée.
24
Annexe 2
La procédure d’élection du District 89-22
1. Le président d’assemblée passe en revue les règles de procédure
d’élection et les lignes de conduite pour établir qui a droit de vote à
l’assemblée.
2. Tout membre qui postule à une fonction doit s’assurer d’avoir les
qualités requises pour exercer les fonctions du poste en question.
3. Chaque groupe n’a droit qu’à un seul vote.
4. Les propositions pour les mises en candidature sont faites par les
personnes ayant droit de vote à la réunion de district.
5. Il est important d’être présent à la réunion du district lorsqu’elle
présente sa candidature pour un poste.
6. Une fois les mises en candidature terminées, le président d’élection
demande à chaque personne proposée si elle accepte d’être
candidate.
7. Les personnes qui acceptent d’être candidates ont la possibilité de se
présenter aux RSG.
8. Pour tout vote d’élection, des bulletins de vote sont distribués à tous
les membres ayant droit de vote, incluant les candidats eux-mêmes
s’ils ont droit de vote.
9. Les bulletins sont amassés et comptés. Pour être élue, une personne
doit recueillir au minimum 51% des votes.
10.Si on n’a pas réussi à recueillir la majorité des votes pour un candidat
après trois tours, le président annonce que le choix sera fait par
tirage au sort.
11.Lorsqu’une seule personne se présente à un poste, elle doit être
acceptée par les RSG par vote secret.
25
Annexe 3
Les politiques de dépenses du District 89-22
1. Les membres de l’exécutif peuvent obtenir le remboursement par le
district de leurs dépenses dans le cadre des activités nécessaires pour
leur mandat.
2. De façon exceptionnelle, les dépenses peuvent être remboursées aux
responsables ou adjoints des comités du district dans le cadre des
activités nécessaires de leur mandat. Cependant, avant d’engager de
telles dépenses, tous les serviteurs doivent obtenir l’autorisation de
l’exécutif du district.
3. Les serviteurs qui doivent faire des appels interurbains et des envois
postaux peuvent réclamer un remboursement des frais encourus sur
présentation de pièces justificatives.
4. Aucun remboursement n’est prévu pour les déplacements inférieurs
à 100 kilomètres mais les repas sont toutefois payer selon la somme
établie au point 7. Pour tout déplacement supérieur à 100
kilomètres, effectué par un serviteur dans le cadre de son mandat ou
pour toute autre tâche autorisée par l’exécutif du district, une
allocation de 0.35$ du kilomètre est prévue.
5. On suggère aux membres de l’exécutif de faire du covoiturage le plus
possible afin de limiter les frais de déplacement.
6. Les frais encourus pour tout autre moyen de transport autre que
l’automobile seront remboursés sur présentation de pièces
justificatives et sujettes à l’obtention d’une autorisation préalable.
7. Lorsqu’il s’agit de raisons admissibles, les serviteurs se verront
rembourser le montant de leurs repas; soit 10$ pour un déjeuner,
16$ pour un diner, 18$ pour un souper.
26
8. Pour les déplacements de plus de 100 kilomètres, lorsqu’il est
démontré qu’il est impossible de l’éviter, le montant d’une chambre
d’hôtel est remboursé, sur présentation de pièces justificatives.
9. Pour les évènements nécessitant la présence de plus d’une personne,
une même chambre peut être partagée par deux personnes, chaque
fois que cela est possible.
10.En ce qui concerne les couchers pris en dehors d’un hôtel, un
montant compensatoire maximum de 40$ est accordé.
11.Le District rembourse les dépenses du RDR pour la rencontre
annuelle à la Madone.
12.Pour toute autre dépense, un serviteur doit soumettre au préalable
une demande à l’exécutif du District.
13.Les frais autorisés sont remboursés sur présentation de pièces
justificatives.
14.Lors des Assemblées Régionales, le district invite un RSG ou un
adjoint RSG à cette réunion et les coûts sont défrayer par le district.
27
Annexe 4
Ordre du jour du District 89-22
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
Prière de la sérénité
Mot de bienvenue du RDR
Lecture de la tradition ou du concept du mois abrégé.
Lecture et adoption de l’ordre du jour
Lecture et adoption du procès-verbal de la dernière réunion
Correspondance
Lecture et adoption du rapport du trésorier
Rapport des comités :
1.
2.
3.
La vigne
Douzième étape
Le point AA
4. Congrès
5. Centre de détention
6. Information publique
7. Publications
8. Site web
9. Pause café et 7ème tradition
10. Rapports et questions des RSG :
1.
2.
3.
4.
5.
Bécancour
Le goût de vivre
Gentilly
Gardons ça simple
Jean Nico
6. Midi santé
7. Les couche-tard
8. Précieux sang
9. Vie nouvelle
10. Visitation
11. La relève
12. Pointe du lac
13. Les deux rives
14. Renaissance
15. Sérénité
11. Rapport de l’A.R.D.R
12. Rapport du R.D.R
13. Affaires non terminées :
14. Affaires nouvelles :
15. Parole aux visiteurs
16. Café pour la prochaine réunion
17. Lecture de la tradition ou du concept abrégé du mois prochain
18. Date de la prochaine réunion
19. Proposition et adoption pour la fermeture de l’assemblée
20. Fermeture de la réunion par le notre père
28
Annexe 5
Éthique du comité du Congrès
Pré-requis pour le comité exécutif et les responsables de comité :
- Nombre d’années de mouvement continu à la tenue du Congrès :
Exécutif
Président : 4 ans
Vice-président : 3 ans
Trésorier : 4 ans
Responsable et adjoint de comité
Inscription : 3 ans
Billetterie : 3 ans
Conférenciers : 5 ans
Tous les autres comités : 1 an
 Si moins d’un an, le membre doit être parrainé pour la tâche.
Composition de l’exécutif :
Président : élu par son district
Vice-président : élu par son district
Secrétaire : choisi par le président
Trésorier : choisi par le président
Après le congrès, le vice-président devient automatiquement
président pour le prochain congrès.
Le vice-président doit se faire élire par son district.
Si le président provient du 89-01, le vice-président doit provenir du
district 89-22 et vice versa.
29
Rôle du comité exécutif :
- Choisir des responsables de comité;
- Préparer l’échéancier et la répartition des tâches;
- Demander aux responsables des comités un rapport détaillé pendant
la préparation du congrès et après;
- Relever de ses fonction, si nécessaire, un membre pour des raisons
valables;
- Décider des dispositions de la salle des conférenciers;
- Établir un ordre du jour pour chaque assemblée;
- Décider des dates des assemblées régulières.
Rôle du président :
- Présider les assemblées du congrès;
- Convoquer des assemblées spéciales, si nécessaire;
- Préparer le vice-président à prendre la relève, en l’informant de tout
ce qui est fait;
- Avec le comité exécutif :
o Procéder au choix des responsables et adjoints de comité;
o Veiller à la bonne marche des comités;
o Assister aux assemblées des comités ou déléguer un membre
de l’exécutif;
o Voir à la présence constante d’un membre du comité exécutif
durant le congrès;
o Voir avec l’ancien président à réserver l’emplacement et les
modalités pour l’application et la bonne marche du congrès;
o Voir à la bonne marche de tous les comités.
30
Rôle du vice-président :
- Accompagner le président dans toutes ses tâches;
- Suivre attentivement les faits et gestes du président dans son travail,
de façon à prendre la relève, le cas échéant pour le congrès en cours
ainsi que le congrès à venir;
- Présider les assemblées en l’absence du président.
Rôle du secrétaire :
- Prendre les minutes de toutes les assemblées du comité exécutif et
autres réunions;
- Téléphoner aux responsables des comités avant chaque assemblée;
- À la demande du président, convoquer par téléphone les assemblées
spéciales;
- S’occuper de la correspondance des comités;
- Voir à se procurer la papeterie nécessaire, etc.
Rôle du trésorier :
- S’occuper de faire changer les signatures (président, vice-président et
trésorier)
- Est responsable de la comptabilité d’entrées et sorties d’argent;
- Se trouver un adjoint pendant le congrès;
- S’assurer de payer les comptes;
- Mettre à jour le livre de comptabilité;
- Faire un rapport à toutes les assemblées.
31
Liste des comités :
-
Conférenciers;
Inscription;
Billetterie;
Café;
Écoute;
Conciergerie;
Fermeture;
Affichage;
Accueil;
Hôtesses;
Animation;
Information publique (fourni par le district)
Littérature (fourni par le district)
Al-Anon.
Rôle des responsables des comités :
- Assister à toutes les assemblées préparatoires au congrès;
- Se trouver un ou des adjoints;
- Travailler en constante collaboration avec ses adjoints pour qu’ils
soient en mesure de prendre la relève en tout temps;
- Si nécessaire, tenir des assemblées avec ses adjoints en présence du
président ou du vice-président;
- Présence constante du responsable et adjoint(s) durant le congrès;
- Soumettre toutes demandes d’achat au comité exécutif pour
approbation;
- Après le congrès, présenter un rapport au comité exécutif.
32
Comité des conférenciers :
- Contacter les conférenciers pour valider leur présence et leur
confirmer la date, l’heure et la salle;
- Remettre la liste des conférenciers quatre mois avant le début du
congrès pour approbation;
- Voir à se faire rembourser les interurbains;
- Après le congrès, présenter un rapport au comité exécutif.
Comité des inscriptions :
- Se trouver un adjoint;
- Il est suggéré de faire une horaire avec des remplacements à toutes
les heures;
- Un minimum de deux personnes doit être à la table d’inscription en
tout temps;
- S’assurer de remettre l’argent au trésorier progressivement;
- S’assurer d’avoir toujours deux membres Al-Anon en fonction à
l’inscription;
- Pendant le congrès, il faut inscrire le prénom et la ville d’origine du
visiteur sur un autocollant, tenir à jour une feuille de statistiques et si
un membre s’identifie étant un conférencier, il faut le présenter à
l’hôtesse;
- Après le congrès, présenter un rapport au comité exécutif.
Comité de la billetterie :
-
Se trouver un adjoint;
S’occuper des coupons;
Voir à la manipulation de la petite caisse;
S’assurer d’avoir toujours une personne à la billetterie;
S’assurer de remettre l’argent au trésorier progressivement;
Après le congrès, présenter un rapport au comité exécutif.
33
Comité de l’écoute :
-
Se trouver trois adjoints(es);
Préparer la table d’écoute avant le congrès;
Préparer un ruban d’identification;
S’assurer d’avoir un homme et une femme en permanence à la table;
Après le congrès, présenter un rapport au comité exécutif.
Comité de conciergerie :
- Se trouver un adjoint;
- Rencontrer le concierge de la polyvalente au début du congrès pour
connaître les directives spécifiques au congrès;
- S’assurer de la propreté de la place d’accueil et de l’auditorium;
- Nettoyer l’auditorium entre chaque conférencier;
- Vérifier la distance pour les fumeurs à l’extérieur et installer des
contenants à mégots;
- S’assurer de la propreté des salles de bain et de l’approvisionnement
de rouleaux hygiéniques;
- S’assurer de ramasser les dégâts (café renversé, etc.);
- Après le congrès, présenter un rapport au comité exécutif.
Comité de la fermeture :
-
Se trouver entre quatre et cinq adjoints;
Enlever toutes les affiches;
Replacer la place d’accueil et l’auditorium;
Replacer toutes les tables et les chaises;
Après le congrès, présenter un rapport au comité exécutif.
34
Comité de l’affichage :
- Se trouver un adjoint;
- Fabriquer une pancarte avec le thème du congrès;
- Responsable de faire annoncer le congrès dans La Vigne, le Nordet, le
Box 459 et les journaux ainsi que de répondre aux demandes
d’informations;
- Afficher les banderoles;
- Installer les pancartes dans la place d’accueil et l’auditorium;
- Se procurer les panneaux ‘’ Étapes et Traditions’’, ‘’Prière de
sérénité’’ et les installer dans l’auditorium;
- Installer les pancartes d’identifications routières;
- Enlever toutes les pancartes d’identifications routières après le
congrès;
- Après le congrès, présenter un rapport au comité exécutif.
Comité de l’accueil :
- Se trouver un adjoint;
- Il est suggéré de faire un horaire avec des remplacements à toutes les
heures;
- Préparer un projet d’horaire à faire accepter par le comité exécutif;
- S’assurer d’avoir un minimum de quatre personnes à l’accueil en tout
temps;
- Après le congrès, présenter un rapport au comité exécutif.
35
Comité d’hôtes et d’hôtesses :
-
Se trouver trois adjoints(es);
Recevoir le conférencier 30 minutes avant le partage;
Préparer un léger goûter pour chaque conférencier;
Cinq minutes avant le partage, conduire le conférencier à la salle qui
lui est attribuée;
- Suivre scrupuleusement l’horaire;
- Acheter des fleurs pour les conférenciers;
- Après le congrès, présenter un rapport au comité exécutif.
Comité de l’animation :
- Trouver un animateur pour chaque partage dans des groupes
différents des deux districts concernés;
- Faire le tirage au sort parmi tous les groupes pour déterminer
lesquels fourniront un animateur;
- S’assurer de la présence de chaque animateur 15 minutes avant le
partage;
- Après le congrès, présenter un rapport au comité exécutif.
36
Les Douze Concepts
1. La responsabilité finale et l’autorité suprême des services mondiaux
des Alcooliques anonymes devraient toujours relever de la conscience
collective de notre association tout entière.
2. Les groupes des AA confirmèrent, en 1955, les statuts permanents
de leur Conférence des Services généraux; ils délèguent à cette
dernière, par le fait même; l’autorité pleine et entière sur le
maintien actif de nos services mondiaux, faisant de la Conférence,
sauf pour tout changement aux douze traditions ou à l’article 12 des
statuts, la voix réelle et la conscience effective de notre société tout
entière.
3. Afin de créer et de maintenir par la tradition des rapport clairement
définis entre les groupes, la Conférence, le Conseil des Services
généraux et ses différentes sociétés de services, leur personnel, les
comités et les directeurs, et ainsi assurer l’efficacité de leur
leadership, il est suggéré de doter chacun de ces éléments mondial
d’un ‘’ Droit de décision’’ traditionnel.
4. Nous devrions, à travers toute la structure de notre Conférence et à
tous les niveaux de responsabilité, maintenir un ‘’Droit de
participation’’ traditionnel qui ferait en sorte que chacun des
groupes ou catégories, parmi nos serviteurs mondiaux, se verrait
accorder une représentation par vote qui
corresponde
raisonnablement à la responsabilité assumée.
5. Dans toute la structure de service mondial, un ‘’Droit d’appel ‘’
traditionnel devrait prévaloir, nous assurant ainsi que l’opinion
minoritaire sera entendu et que les pétitions pour remédier à des
griefs personnels seront soigneusement prises en considération.
37
6. Notre Conférence des Services généraux, au nom d’AA dans son
ensemble, a comme responsabilité principale de veiller à la survie
de nos services mondiaux, et, par tradition, détient la décision
finale sur les grandes questions d’orientation générale et de
finance. D’autre part, la Conférence reconnaît que l’initiative
principale et la responsabilité active, concernant la plupart de ces
questions, devraient appartenir aux administrateurs membres de la
Conférence, quand ils siègent ensemble pour former le Conseil des
Services généraux des Alcooliques anonymes.
7. La conférence reconnaît que les Statuts et les Règlements du Conseil
des Services généraux sont des instruments légaux donnant pleins
pouvoirs aux administrateurs pour gérer et diriger les affaires des
services mondiaux des Alcooliques anonymes. Il est de plus entendu
que les Statuts de la Conférence, quant à eux, ne sont pas un
document légal, mais que leur pleine efficacité dépend plutôt de la
force de la tradition et des capacités financières des AA.
8. Les administrateurs du Conseil des Services généraux ont deux
fonctions fondamentales à remplir : a) pour ce qui est des grandes
questions d’orientation générale et de finance, ils sont les
principaux responsables de la planification et de l’administration,
tâche qu’ils exécutent personnellement et avec l’aide de leurs
principaux comités; b) pour ce qui est de nos sociétés de service
distinctes et constamment actives, les administrateurs en sont
essentiellement les propriétaires à part entière et les gardiens,
exerçant leur surveillance sur elles par le droit qu’ils ont d’en
nommer tous les directeurs.
38
9. De bons chefs, de même que des méthodes saines et appropriées
pour les choisir, sont indispensables, à tous les niveaux de service,
pour notre fonctionnement et notre sécurité futurs. Il est
indispensable que l’orientation fondamentale des services mondiaux,
d’abord assurée par les fondateurs des AA, soit maintenant assumée
par les administrateurs du Conseil des Services généraux des
Alcooliques anonymes.
10.À chaque responsabilité de service doit correspondre une autorité
équivalente, dont l’étendue sera bien définie, que ce soit par la
tradition, par une résolution, par une description de tâche précise
ou par des statuts et règlements appropriés.
11.Les administrateurs, qui ont la responsabilité finale de la gestion du
service mondial des AA, devraient toujours s’entourer des comités
permanents, directeurs, cadres, employés et conseillers les plus
compétents possible. Il est donc très important d’apporter le plus
grand soin à la composition de ces comités de base et conseils de
service, aux compétences personnelles de leurs membres, à la façon
de les sélectionner et d’établir des systèmes de rotation et de
corrélation entre les divers services, aux droits et devoirs particuliers
des cadres, membres du personnel et conseillers, de même qu’à
l’établissement de critères appropriés pour la rémunération de ces
employés qualifiés.
39
12.Les garanties fondamentales de la Conférence : Dans toutes ses
libérations, la Conférence des Services généraux se conformera à
l’esprit de la Tradition AA, en prenant soin de ne jamais devenir le
siège d’une concentration périlleuse de richesse ou de pouvoir; elle
aura, en saine administration, la prudence de s’assurer un fonds de
roulement suffisant et une réserve appropriée; aucun de ses
membres ne devra jamais se retrouver en position d’autorité par
rapport à un autre; elle prendra toutes ses décisions importantes
par vote après discussion en recherchant la plus grande unanimité
chaque fois cela sera possible; elle ne prendra jamais de mesures
punitives personnelles et ne posera aucun geste qui puisse
provoquer de controverse publique; elle ne fera jamais acte de
gouvernement, bien qu’elle soit au service des Alcooliques
anonymes, et demeurera toujours, à l’image de l’association qu’elle
sert, démocratique en pensée et en action.
40
La déclaration de responsabilité
Si quelqu’un, quelque part,
tend la main en quête d’aide …
Je veux que celle des AA soit toujours là !
et de cela,
Je suis responsable.
41
Références
 Le Manuel de service chez les AA;
 Le Groupe des AA … là ou tout commence;
 Dépliant ‘’Cercles d’amour et de service’’;
 Dépliant ‘’Le RSG’’;
 Dépliant ‘’Le RDR’’;
 Dépliant ‘’Message à un trésorier’’;
 Dépliant ‘’Les Douze Concepts de service mondial’’;
 Éthique pour le congrès de Trois-Rivières Districts 89-01 et 89-22.
42
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