Compte-rendu interrégionales - i-milo

Compte-rendu interrégionales - i-milo
>> Rencontres interrégionales fin 2013
Synthèse des questions
DELEGATION DE SERVICE PUBLIC
Projet I-MILO
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SOMMAIRE
1 - Introduction ................................................................................................................... 5
2 - Démonstrations ............................................................................................................. 6
2.1. - Dossier du jeune .............................................................................................. 6
2.1.1. - Statut du dossier / complétude ........................................................................ 6
2.1.2. - Champs obligatoires et champs requis ........................................................... 8
2.1.3. - Dates et rétro-saisie ........................................................................................ 8
2.1.4. - Doublon ........................................................................................................... 9
2.1.5. - Adresses .......................................................................................................... 9
2.1.6. - Problématique CNIL (Numéro de Sécurité sociale, nombre de
caractères, transfert de dossiers…) .............................................................. 10
2.1.7. - Vérification d’identité et stockage de documents .......................................... 11
2.1.8. - Accès du jeune au dossier ............................................................................ 12
2.1.9. - Interconnexions ............................................................................................. 12
2.1.10. - Facilité d’utilisation ...................................................................................... 13
2.2. - Notes et Evénements ..................................................................................... 15
2.2.1. - Evénements ................................................................................................... 15
2.2.2. - Notes et mémos............................................................................................. 16
2.3. - Offre de service.............................................................................................. 18
2.4. - Administration ................................................................................................ 21
2.4.1. - Questions générales ...................................................................................... 21
2.4.2. - Compte utilisateur et facturation .................................................................... 22
2.4.3. - Horaires d’ouverture ...................................................................................... 23
2.4.4. - Accessibilité ................................................................................................... 23
2.5. - Décisionnel .................................................................................................... 25
2.5.1. - Questions générale ....................................................................................... 25
2.5.2. - Requêtes et tableaux de bord ....................................................................... 26
2.6. - Recherche multicritères ................................................................................. 28
2.6.1. - Questions générales ...................................................................................... 28
2.6.2. - Critères de recherche .................................................................................... 28
2.6.3. - SMS et mails.................................................................................................. 29
3 - Présentation du déploiement ..................................................................................... 30
3.1. - Migration ........................................................................................................ 30
3.1.1. - Questions générales ...................................................................................... 30
3.1.2. - Temps de travail ............................................................................................ 31
3.2. - Formation....................................................................................................... 31
3.2.1. - Questions générales ...................................................................................... 31
3.2.2. - Démultiplicateurs ........................................................................................... 32
3.2.3. - La base école et centre d’aide ....................................................................... 33
3.2.4. - Experts décisionnels et BI ............................................................................. 34
3.2.5. - Plan régional de formation ............................................................................. 35
3.3. - Communication .............................................................................................. 35
3.3.1. - Moyens de communication ............................................................................ 35
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3.3.2. - Réseaux sociaux ........................................................................................... 36
3.3.3. - Interrégionales ............................................................................................... 36
4 - Annexes ....................................................................................................................... 38
4.1. - Questions générales ...................................................................................... 38
4.2. - Dématérialisation ........................................................................................... 38
4.3. - Evolutions et services accessoires ................................................................. 39
4.4. - Définitions ...................................................................................................... 39
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Avertissement au lecteur
Le présent compte-rendu retranscrit les échanges ayant eu lieu lors des interrégionales fin 2013.
Des éléments ont pu évoluer depuis suite aux échanges avec l’autorité délégante et sont susceptibles
d’évoluer d’ici la mise en œuvre d’i-milo.
Vous serez tenus informés des évolutions et choix structurants par des communiqués sur i-milo.fr ou
via la lettre d’information i-milo (https://www.i-milo.fr/newsletter/)
1 - INTRODUCTION
I-milo est l’outil des missions locales, qui répond au besoin des missions locales d’avoir un système
d’information performant pour accompagner les jeunes et évaluer la pertinence des offres de services.
SIMILO rappelle les ambitions qui avaient été exposées lors des premières interrégionales :
- Maintien du contact : via les interrégionales, i-milo.fr, la newsletter, le livre blanc qui résultait
des premières interrégionales.
- Continuité et évolutions : s’inscrire dans la continuité du métier, proposer des évolutions
suites aux échanges avec le réseau ;
- Co-construire i-milo : via des immersions en missions locales pour découvrir des
particularités, via des ateliers (d’échange sur le métier, de démonstration et de recette, plus
de 130 jours de travail avec les professionnels ressources), en collaborant avec le Laboratoire
National, en réalisant un sondage sur la charte graphique d’i-milo ;
- Co-construire le déploiement i-milo : imaginé par SIMILO, validé par la gouvernance du
projet, le plan de déploiement sera testé avec les pilotes et décliné par chaque région.
La matinée s’organise autour des démonstrations de l’outil i-milo, filmées, et commentées par SIMILO,
suivies d’un temps d’échange avec les participants.
Les objectifs des nouveautés qui sont présentées dans les démonstrations sont de :
- valoriser les actes métiers ;
- fluidifier le système d’information pour ne pas contraindre le conseiller ;
- simplifier la gestion des contraintes réglementaires ;
- optimiser le pilotage de l’activité de la structure.
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2 - DEMONSTRATIONS
2.1. - DOSSIER DU JEUNE
Démonstration : SIMILO présente la nouvelle interface, la vue synthétique du dossier, l’aide à la
saisie tout au long de la création du dossier.
2.1.1. - Statut du dossier / complétude
Question LYON 1, BORDEAUX : Que devient la notion de dossier en veille ?
Réponse : La notion de mise en veille n’est plus un état formel ni un statut du dossier. On peut
retrouver cette information facilement dans l’outil décisionnel en effectuant une requête sur les
dossiers sans événement depuis plus de 5 mois ou dans l’outil i-milo en utilisant les critères de
recherche.
Cela apporte plus de souplesse dans la gestion de la notion de veille puisque vous pourrez facilement
faire fluctuer la durée (plus ou moins de 5 mois) ou la nature des événements (entretien individuel,
information collective…) pour retrouver ces dossiers.
Question LYON 1, LYON 2, BORDEAUX, PARIS 1, PARIS 2 : Qui décide quand le dossier est
complet ?
Réponse : Les critères qui permettent de qualifier un dossier de complet et donc de modifier son
statut sont définis uniformément au niveau national.
Question LE MANS, LYON 2, BORDEAUX, PARIS 1, PARIS 2 : A-t-on des alertes pour nous dire
de retourner compléter un dossier, ou des alertes sur les dates de dernière mise à jour d’un
dossier ?
Réponse : Oui, vous pouvez facilement filtrer les dossiers partiels, et visualiser des alertes de
fraîcheur sur un dossier.
Question BORDEAUX : Y a-t-il une signalétique visuelle indiquant, par exemple, le pourcentage
de complétude dans le dossier du jeune ?
Réponse : Oui, pour chaque section, un label « complet » ou « incomplet » apparaît, vous indiquant
ainsi les éléments restant à compléter.
De plus, pour chaque section, nous indiquons la date de dernière mise à jour.
Question LYON 1, LE MANS, BORDEAUX, PARIS 2 : Le dossier partiel peut-il être bloquant à
un certain moment ? Est-ce l’équivalent d’une fiche d’inscription ?
Réponse : Si l’on devait faire un parallèle avec Parcours 3, on pourrait dire que le dossier partiel est
l’équivalent d’une fiche d’inscription.
Le seul blocage est l’impossibilité d’affecter à un jeune un dispositif national (CIVIS, EAV...). Sinon,
vous pouvez accéder à toutes les sections du dossier, et proposer tous les services que vous
souhaitez au jeune.
Question LE MANS, LYON 2 : Lors de la reprise des données, quel sera le statut des dossiers ?
Réponse : Dans i-milo, les statuts des dossiers sont : « partiel », « socle », « étendu » (et
« archivé »).
Un dossier est migré en partiel ou en socle selon le remplissage des champs. Si un dossier a un
dispositif national, il est migré en « étendu ».
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Question BORDEAUX : Concernant la création du dossier, étant donné qu’il est possible de
passer d’une section à une autre, ne risque-t-on pas d’avoir un désordre et des champs non
remplis ?
Réponse : L’idée est de ne plus avoir un outil « manuel d’entretien » mais d’avoir un outil qui s’adapte
à la réalité de la situation d’un jeune, qui lui, ne donne pas forcément tous les éléments dans le bon
ordre.
C’est un outil qui n’est pas contraignant dans la façon de saisir mais qui garde toutefois une logique
de remplissage puisque lors de la création d’un dossier, l’utilisateur est invité à passer d’une section à
l’autre.
D’autre part, l’indication claire des rubriques incomplètes et des dates de mise à jour donneront des
indications précises sur les parties à remplir.
Question BORDEAUX : Si un conseiller rencontre 10 jeunes et qu’il commence 10 dossiers
sans les compléter, est-ce qu’il y a des alertes ?
Réponse : Il n’y a pas d’alerte prévue par défaut, mais cela sera paramétrable localement. Vous
pourrez sortir la liste de vos dossiers non complets quand vous voudrez très facilement. Nous laissons
la main à la structure pour paramétrer les alertes.
Question BORDEAUX : A partir de quel moment un dossier sera-t-il pris en compte dans le
décisionnel – la CPO notamment –, certains dossiers pourraient ne pas avoir une complétude
suffisamment importante ?
Réponse : Tous les dossiers remontent dans le décisionnel. Les dossiers partiels ne sont pas
comptabilisés dans la CPO et les tableaux de bord nationaux.
Question BORDEAUX, PARIS 2 : Est-ce qu’on peut imaginer qu’un dossier reste en partiel tout
le temps avant d’être archivé ?
Réponse : Oui, tout à fait : si un jeune ne vient qu’une fois, le dossier restera partiel. Les conseillers
seront néanmoins incités à les remplir du mieux possible, via les alertes paramétrables régionalement
et localement, et les statuts « incomplet » des sections du dossier.
Question PARIS 1 : Qu’en est-il de la notion de jeune suivi ou pas, selon la qualité des
informations renseignées ?
Réponse : Il est possible de faire des groupes avec des requêtes spécifiques. Aujourd’hui, il n’y a pas
de notion de jeune suivi, nous restons sur les dossiers « partiel », « socle », « étendu ».
Question PARIS 1, PARIS 2 : Qu’en est-il de la notion d’archivage ?
Réponse : Les règles d’archivage des dossiers restent les mêmes que sur Parcours 3.
Une fois archivés, les dossiers sont anonymisés et ne peuvent être récupérés, sauf cas exceptionnel
de justification FSE.
Question LYON 1, PARIS 1 : Quand parle-t-on de « premier accueil » ? Comment le définit-on ?
Réponse : Nous parlons de premier accueil dès le premier événement de nature « entretien
individuel » dans i-milo.
Question LE MANS : Où trouve-t-on le niveau du jeune ?
Réponse : Le niveau du jeune est affiché dans le bandeau du dossier. Il est également visible, et
modifiable, dans la section « cursus » du dossier.
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2.1.2. - Champs obligatoires et champs requis
Question TOUS : La notion de champ obligatoire est-elle toujours présente ?
Réponse : Oui, elle est toujours présente. Les champs obligatoires sont précédés d’un astérisque
rouge. Si les champs obligatoires d’une section du dossier ne sont pas remplis, il n’est pas possible de
valider le formulaire.
Il existe une nouvelle notion de champs « requis » indiqués par une étoile bleue. Les champs requis
nationalement sont nécessaires pour faire évoluer le statut du dossier.
Question TOUS : Les champs obligatoires sont-ils paramétrables localement ?
Réponse : Non, les champs obligatoires sont définis de manière nationale et non paramétrables.
Remarque : Suite aux interrégionales, la possibilité de permettre un paramétrage régional et local plus
fin dès la première version d’i-milo est à l’étude.
Question TOUS : Les champs requis sont-ils paramétrables localement ?
Réponse : Les champs requis conditionnent le passage d’un dossier partiel à un dossier socle. Pour
que les champs requis d’un dossier socle soient les mêmes d’une région à l’autre, ils sont définis
nationalement et donc non paramétrables dans la première version d’i-milo.
Remarque : Suite aux interrégionales, la possibilité de permettre un paramétrage régional et local plus
fin dès la première version d’i-milo est à l’étude.
Question TOUS : Quels sont les champs obligatoires nationaux ?
Réponse : Pour créer un dossier, 4 champs sont obligatoires : la civilité, le nom, le prénom et la date
de naissance.
Ensuite, vous trouverez dans certaines sections des champs obligatoires. Par exemple, la date de
début d’un cursus ou la catégorie d’une situation sont obligatoires lorsque vous souhaitez ajouter un
de ces éléments.
Vous retrouverez dans le kit de déploiement l’ensemble de ces champs.
Question PARIS 1 : Puisque l’échelon local n’a pas la main sur les champs obligatoires,
comment savoir ce qui a été rempli ou pas ?
Réponse : Vous avez des astérisques bleus pour les champs requis et des rouges pour les champs
obligatoires. Cela reprend la notion de complétude du dossier donc vous trouverez, en dessous de
chaque section, l’annotation « complet » ou « incomplet » ainsi que la date de fraîcheur des données.
Remarque : Suite aux interrégionales, la possibilité de permettre un paramétrage régional et local plus
fin dès la première version d’i-milo est à l’étude.
2.1.3. - Dates et rétro-saisie
Question TOUS : Lors de la création d’un événement, on le lie à la date du jour, est-ce que pour
la rétro-saisie nous pourrons modifier les dates ?
Réponse : Oui, la rétro-saisie est possible. Par défaut, c’est la date du jour qui est automatiquement
indiquée afin de faciliter la saisie du cas le plus fréquent.
Question LE MANS : Y a-t-il un contrôle sur la saisie des dates ?
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Réponse : Oui, l’application permet bien de s’assurer de la cohérence des dates : par exemple, une
date de fin doit toujours être postérieure à une date de début.
Question BORDEAUX : Dans le CDD, la case « date de fin prévisionnelle » du contrat est-elle
obligatoire ?
Réponse : Non, par défaut, la date de fin d’un CDD n’est pas obligatoire nationalement.
Remarque : Suite aux interrégionales, la date de fin prévisionnelle pourrait être rendue obligatoire. Si
tel devrait être le cas, cette information serait présente dans le kit de déploiement.
2.1.4. - Doublon
Question LE MANS : Est-ce que l’on peut savoir si le jeune est suivi par une autre mission
locale ?
Réponse : Oui, la recherche de doublon à la création d’un dossier vous indique si un doublon existe
(mêmes civilité, prénom, nom et date de naissance), même si le jeune est déjà suivi par une autre
mission locale.
Question BORDEAUX : Dans la recherche de doublons, la base est-elle nationale ou
régionale ?
Réponse : La recherche de doublon s’effectue sur une base nationale.
Question PARIS 1 : Quand un dossier est en doublon, quels éléments remontent et peuvent
être récupérés ?
Réponse : Nous sommes sur le même fonctionnement que Parcours 3. On ne peut pas récupérer le
dossier d’une autre mission locale. Toutefois, aucun blocage technique ne l’empêchant, il peut être
envisagé l’ajout d’une fonctionnalité de récupération des données d’un dossier d’une autre mission
locale dans une version ultérieure d’i-milo.
Question PARIS 2 : Si le jeune est inscrit ailleurs, est-ce bloquant ?
Réponse : Non, à la création du dossier, i-milo vous indique si des doublons existent. Plus tard, au
moment de la vérification d’identité, une nouvelle recherche de doublon vous permet de rapprocher le
dossier d’un dossier vérifié déjà existant ailleurs, afin que ces 2 dossiers partagent le même identifiant
unique du jeune, mais sans partager les informations contenues dans ces dossiers.
Question LYON 2 : Dans la recherche de doublons, peut-on rechercher par date de naissance ?
Réponse : Vous ne pouvez pas rechercher uniquement par date de naissance. La recherche se fait
sur les 4 champs suivants : civilité, nom, prénom et date de naissance.
Question PARIS 1 : Si plusieurs jeunes ont les mêmes prénom et nom, comment je les
distingue ?
Réponse : En plus du nom, du prénom, et de la civilité, la date de naissance est également affichée.
2.1.5. - Adresses
Question LYON 2 : Est-ce que la notion de quartier existe ?
Réponse : Oui, tout à fait. Elle reste liée aux zones prioritaires.
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Question BORDEAUX, LYON 2, PARIS 1 : Y a-t-il un lien pour repérer les ZUS ?
Réponse : Oui, la normalisation d’adresse passe par une interconnexion avec l’IGN mais il y a aussi
une interconnexion avec le SIG-VILLE afin d’obtenir les informations sur les zones prioritaires.
Question LYON 2 : Les champs ZUS sont-ils modifiables ?
Réponse : Oui tout à fait, le retour du SIG-VILLE est une proposition et vous pouvez toujours ajuster
les informations proposées.
Question LE MANS, LYON 2 : Comment sont reprises les adresses ?
Réponse : Nous reprenons les adresses telles qu’elles sont enregistrées dans Parcours 3. Vous avez
la possibilité de réaliser la normalisation d’adresses dans i-milo ensuite.
Question BORDEAUX, LYON 2, PARIS 1, PARIS 2 : Concernant les adresses, y a-t-il le champ
communautés de communes ?
Réponse : Il y a des référentiels de communautés qui existent mais nous sommes encore en cours de
réflexion sur ce sujet. Les communautés de communes ne seront donc pas présentes dans la
première version d’i-milo.
2.1.6. - Problématique CNIL (Numéro de Sécurité sociale, nombre de
caractères, transfert de dossiers…)
Question TOUS : Dans la section Identité, est-il prévu de pouvoir mettre le numéro de sécurité
sociale ?
Réponse : La question est en cours de traitement par l’Autorité Délégante qui a présenté i-milo à la
CNIL ainsi que ses ambitions d’avoir l’intégration du numéro de sécurité sociale. La CNIL est dans
une logique d’ouverture mais la question du numéro de sécurité sociale reste en discussion.
Question LYON 1, LE MANS, PARIS 1 : Le nombre de caractères est-il limité pour les mémos ?
Réponse : Non, il n’est plus limité à 80 caractères. Une limitation technique sera présente mais elle
permettra de renseigner les éléments nécessaires. De plus, plusieurs mémos pourront être créés sur
un même dossier.
Question LYON 1, LE MANS, PARIS 1 : Pourquoi est-ce que la CNIL ne limite plus les
commentaires à 80 caractères ?
Réponse : Les échanges entre la CNIL et l’autorité Délégante ont permis de préciser que la limitation
existante pouvait être levée. Un décret du Conseil d’État permettra par ailleurs de cadrer l’accès aux
données personnelles.
Les commentaires, et plus globalement la régulation de la saisie dans i-milo, sont encadrés par les
conditions générales d’utilisation (CGU) validées par chaque utilisateur à la première connexion.
L’Autorité Délégante a voulu faciliter le travail des conseillers.
Question TOUS : Est-ce qu’il est envisagé de pouvoir faire des transferts de dossier d’une
structure à une autre ?
Réponse : L’Autorité Délégante et SIMILO ont identifié ce besoin. Des juristes sont mobilisés pour en
discuter avec la CNIL. C’est une ambition portée pour que le système d’information soit le plus
communiquant possible.
Néanmoins l’application i-milo a développé des mécanismes de fusion de structures et en s’appuyant
sur ses fonctionnalités, il sera possible de transférer des dossiers une fois que les contraintes
juridiques auront été levées.
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Question PARIS 2 : Que dit la CNIL par rapport à l’accès du jeune à son dossier ?
Réponse : Comme pour tout service d’enregistrement d’informations, le jeune a le droit de demander
de vérifier et rectifier les informations enregistrées le concernant. L’offre de services numérique lui
permettant d’accéder directement aux informations de son dossier doit être travaillée avec le réseau.
On ne peut pas le faire sans avoir longuement réfléchi à l’impact sur les structures.
2.1.7. - Vérification d’identité et stockage de documents
Question TOUS : Est-ce que l’on stocke les pièces d’identité des jeunes ?
Réponse : Non, le conseiller valide seulement qu’il a vu les pièces justifiant de l’identité. Dans la
première version d’i-milo, nous restons sur du déclaratif. La liste des pièces valides est celle définie
nationalement. (Le stockage de la pièce d’identité n’est pas prévu dans la première version d’i-milo.)
Remarque : suite aux interrégionales, la nature de la pièce d’identité et son numéro ont été ajoutés à
i-milo.
Question TOUS : Aura-t-on la possibilité de stocker des documents dans le dossier du jeune ?
Réponse : Le stockage numérique ne sera pas possible dans la première version d’i-milo. Dans une
version ultérieure, il y aura une gestion électronique des documents avec la possibilité de stocker les
CV, les lettres de motivation, etc.
Question TOUS : Que recouvre exactement la notion de « vérification d’identité » ?
Réponse : Cela va passer par une case « Justification d’identité » à cocher.
Ce n’est pas un élément bloquant dans la saisie du dossier mais c’est obligatoire pour qu’un jeune
rentre dans un dispositif national (CIVIS, EAV…).
Cette vérification d’identité concerne la civilité, le nom, le prénom et la date de naissance et pas le
droit de séjour ni le droit de travail.
Question LE MANS : Quelles sont les conséquences sur la vérification d’identité des jeunes qui
n’ont pas de papiers d’identité ou simplement des titres de séjour ?
Réponse : L’acte métier reste inchangé puisque les conseillers devaient déjà effectuer une
vérification d’identité sous Parcours 3 pour qu’un jeune entre dans un dispositif national.
SIMILO se conformera aux textes juridiques et regardera avec les juristes et avocats qui les
accompagnent quelles sont les limites du droit et quelles sont les pièces d’identité valides.
Le but est de donner des outils qui sécurisent les actions des conseillers en missions locales.
Question BORDEAUX, LE MANS : Si un conseiller coche la case de vérification d’identité pour
le passage du dossier socle au dossier étendu, est-il engagé ?
Réponse : Comme aujourd’hui, c’est un acte métier. Le conseiller doit vérifier une identité avant
d’inscrire un jeune dans un dispositif. Cette fonctionnalité permet de fiabiliser l’aspect vérification.
Question PARIS 1 : De manière générale, ainsi que dans le cadre de la dématérialisation, le
simple fait de cocher une case ne suffira pas. Les missions locales ont besoin de concret et il
faut avoir la possibilité de préciser à partir de quelle pièce la vérification a été faite puis il faut
pouvoir stocker cette pièce. Est-ce un travail en cours ?
Réponse : Oui, SIMILO et l’Autorité Délégante sont en discussion avec la CNIL pour obtenir son
accord concernant le renseignement du type, du numéro ou de la date de la pièce d’identité ainsi que
sur la question du stockage de ces pièces.
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Question PARIS 2 : Le programme CIVIS demande la vérification de la CMU.
Réponse : Oui, cela a été remonté pour les versions ultérieures.
Question PARIS 1 : Y a-t-il un endroit où l’on peut renseigner la couverture santé et la
mutuelle ?
Réponse : Oui, il vous suffit de remplir les champs concernés.
2.1.8. - Accès du jeune au dossier
Question LYON 1, LE MANS : Le jeune aura-t-il accès à son dossier ?
Réponse : Le jeune aura accès à son dossier à horizon 2015. C’est un sujet en discussion, nous
construirons la réponse avec vous pour savoir ce à quoi le jeune pourra avoir accès.
Question LYON 1 : i-milo est-il accessible à d’autres acteurs que les professionnels des
missions locales ?
Réponse : Le cloisonnement reste le même que sur Parcours 3. Certains acteurs tiers pourront
accéder à l’outil décisionnel mais uniquement à des données anonymisées afin de répondre à des
besoins statistiques.
Question LYON 2 : Si les commentaires sont ouverts et que les jeunes ont accès au dossier, il
faudrait les normaliser pour ne pas avoir un effet de « retour de commentaires » ?
Réponse : Lorsqu’on proposera une consultation du dossier aux jeunes, nous définirons ensemble ce
à quoi le jeune peut avoir accès. C’est un travail à faire en collaboration avec vous.
2.1.9. - Interconnexions
Question LYON 2 : La recherche sur la base SIENE sera-t-elle facilitée ?
Réponse : Il y aura une interconnexion temps réel avec la base SIENE
Question LE MANS, PARIS 2 : L’outil i-milo est-il interconnecté aux bases CARIF ?
Réponse : Oui, nous avons prévu une interconnexion avec les bases CARIF de toutes les régions.
Question BORDEAUX, LE MANS, PARIS 1 : Les missions locales travaillent aussi avec des
bases spécifiques et des outils régionaux, pourra-t-on avoir une interconnexion dans i-milo ?
Réponse : DOKELIO permettra en 2014 de fournir les informations sur l'offre de formation (sans
gestion de places). Pour les régions qui disposent d’outils spécifiques (avec gestion de places de
formation, ou d'autres services), il faudra regarder la manière dont nous pourrons aborder les
évolutions régionales du système d'information i-milo, pour qu'il s'adapte au panorama des services
qui existent dans les régions, en permettant le développement de connecteurs spécifiques à une
région.
Question PARIS 2, BORDEAUX : L’outil i-milo est-il toujours connecté à DUDE ?
L’interconnexion a-t-elle évolué ?
Réponse : Oui, il y a toujours une interconnexion avec DUDE. Aujourd’hui, nous travaillons sur une
feuille de route d’évolutions. Nous réfléchissons notamment à la possibilité d’avoir un retour via DUDE
concernant la radiation d’un demandeur d’emploi, ce qui nécessite de faire évoluer les flux Pôle
emploi.
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Question PARIS 2, PARIS 1, BORDEAUX : I-milo est-il interconnecté avec Pôle emploi ? A-t-on
accès à leur base d’offres d’emplois ?
Réponse : I-milo est interconnecté avec DUDE pour gérer la cotraitance mais nous n’avons pas
encore accès à la base d’offres d’emploi de Pôle Emploi mais les choses vont évoluer
progressivement.
Dans le cadre de l’accord de partenariat renforcé, une feuille de route a été réalisée pour enrichir le
système d’informations i-milo. Ces fonctionnalités seront disponibles dans les versions ultérieures et
les évolutions seront à la marge dans la première version d’i-milo.
Question BORDEAUX, LYON 1 : Et pour la cotraitance ?
Réponse : Nous avons fait de gros efforts sur la cotraitance, nous sommes encore en train d’en
discuter avec Pôle emploi pour optimiser le fonctionnement. Tout n’est pas encore totalement ferme
donc nous ne le présentons pas aujourd’hui mais vous serez agréablement surpris.
Question PARIS 1 : Qu’est-ce que le portail public ?
Réponse : C’est en lien avec l’application « Trouve ta boîte ». Trouve ta boîte est un site internet
expérimenté par 20 missions locales en France et permet à des jeunes sélectionnés pas les missions
locales de consulter certaines offres d’emploi en ligne. Le site sera repris et refondu par SIMILO afin
de pouvoir se connecter avec i-milo.
2.1.10. - Facilité d’utilisation
Question BORDEAUX : Concernant les codes ROME, est-ce que je peux trouver un métier sans
en connaître le code ROME, par exemple le métier de « boucher » ?
Réponse : Oui tout à fait, vous n’aurez qu’à taper les premières lettres du métier pour avoir une liste
de suggestions.
Question LYON 1 : Est-ce qu’il est prévu de pouvoir incorporer un lien internet dans une offre
pour renvoyer vers un site qui contiendrait d’autres informations ?
Réponse : Oui, vous pouvez attacher un commentaire avec un lien dedans mais vous ne pourrez pas
cliquer directement sur le lien.
Question BORDEAUX : Est-ce que je peux ouvrir des nouveaux onglets pour consulter
plusieurs dossiers en même temps ?
Réponse : Oui, tout à fait.
Question PARIS 1 : Comment est facilitée la saisie du cursus ?
Réponse : Nous n’avons pas présenté de vidéo sur cette partie mais vous bénéficierez également de
suggestions à la saisie pour trouver facilement les établissements et les formations.
Question PARIS 2 : Peut-on faire un copier-coller ?
Réponse : Dans i-milo, il existe un principe similaire : les actions de groupe, qui permettent d’agir sur
plusieurs dossiers en même temps et qui permettent de se passer du copier-coller.
Question PARIS 2 : Avez-vous mis à jour la liste de tous les établissements scolaires ?
Réponse : C’est en cours, oui.
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Question PARIS 2 : En plus de ces établissements, allez-vous rajouter les établissements de
formation ? Ou les établissements transfrontaliers ?
Réponse : Nous avons travaillé avec les partenaires comme l’ONISEP afin de se connecter aux
référentiels OFFRE INFO de tous les CARIF OREF. Ce type de référentiel ne comprend pas les
établissements étrangers.
Question LYON 2, BORDEAUX, PARIS 1 : Peut-on voir de manière globale la situation du
jeune ?
Réponse : Oui, la synthèse est similaire à celle de Parcours 3, et présente notamment : les situations
en cours du jeune, le dernier rendez-vous, les dernières propositions, le dernier certificat obtenu.
Question BORDEAUX, LYON 1 : La notion de rendez-vous existe-t-elle toujours ?
Réponse : Oui, elle existe toujours.
Question PARIS 1 : Un conseiller peut-il voir son nombre de dossier suivi ?
Réponse : Oui, ces éléments sont affichables sur la page d’accueil du conseiller par un système
d’ « alerte » proche de celui de Parcours 3.
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2.2. - NOTES ET EVENEMENTS
Démonstration : SIMILO présente les événements qui sont un ensemble de notes retraçant
l’ensemble des mises à jour, actions ou notes manuelles. Les événements sont la garantie de la
valorisation des actions.
2.2.1. - Evénements
Question LYON2, LYON 1, PARIS : Est-ce que l’on conserve la notion d’accueillant ? Pourra-ton savoir qui a fait des propositions pour un jeune et dans quel cadre a eu lieu l’événement ?
Réponse : Il n’y a pas de notion d’accueillant mais cependant, les événements sont bien rattachés à
un professionnel de la mission locale. D’une façon générale, un événement est rattaché à :
- un seul compte utilisateur
- un seul dossier ou partenaire
- une seule journée
Ainsi, si un jeune est rencontré par deux professionnels dans une même journée, il y aura
nécessairement deux événements créés.
Question PARIS 1 : Est-il nécessaire de remplir les éléments de l’événement ?
Réponse : Oui, de la même façon que vous deviez renseigner un certain nombre de champs lors de
la saisie d’une actualité sous Parcours 3, vous devrez renseigner les champs liés à un événement :
nature du contact, sens, lieu, date et conseiller.
Question LYON 1, LYON 2 : Avez-vous gardé les mêmes natures d’actualité que dans Parcours
3?
Réponse : Oui, nous avons gardé les mêmes natures d’actualité pour les événements de manière à
faciliter la migration de Parcours 3 à i-milo. De plus, cela assurera un traitement homogène des
données dans l’outil décisionnel.
Question LYON 2: Dans le cas où on propose une offre et que le jeune revient dans la journée
pour compléter son dossier, devons-nous créer un nouvel événement ?
Réponse : Si le premier événement a déjà été clôturé, alors vous devrez en créer un nouveau. S’il est
toujours ouvert, vous pouvez soit le compléter soit le clôturer et en créer un nouveau.
Question LE MANS, PARIS 1, LYON 2, LYON 1 : Faut-il clôturer l’événement à chaque fois ?
Réponse : Vous pouvez clôturer les événements dans la journée pour en créer plusieurs dans la
même journée ou alors ne pas le clôturer et rajouter des éléments.
Si le conseiller oublie de clôturer son événement à la fin de la journée, il se clôt automatiquement
chaque soir.
Plusieurs événements peuvent être ouverts dans la même journée par des personnes différentes si le
jeune doit voir plusieurs conseillers différents. Un événement est toujours rattaché à une journée, un
jeune et un conseiller.
Question LYON 1, PARIS 1, LYON 2 : Pouvez-vous expliciter le lien entre événement et action ?
Réponse : Les événements sont présents pour les dossiers de jeunes et pour les partenaires.
L’événement représente l’acte métier d’un professionnel de la mission locale avec un jeune.
Les actions représentent l’ensemble des démarches effectuées avec le jeune lors de cet acte métier. Il
peut s’agir :
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-
de la mise à jour du dossier du jeune
du suivi des propositions qui sont faites au jeune (Mise en relation avec un tiers, information et
conseil…)
- d’une simple note rédigée par le conseiller.
Les actions sont générées automatiquement par i-milo au fur et à mesure que le professionnel modifie
le dossier, fait des propositions ou rédige des notes.
Lors d’un même acte (entretien individuel, téléphonique…) toutes les actions sont rattachées à un seul
et même événement.
Un événement peut donc être créé sans pour autant qu’une proposition ait été réalisée.
Question PARIS 2 : Une simple normalisation d’adresse enrichit-elle la partie événement ?
Réponse : Si vous modifiez l’adresse du jeune, une « mise à jour » est créée dans la partie
événement du dossier, indiquant qu’il y a eu une mise à jour. L’événement dans sa globalité
représente une interaction avec le jeune. Il pourra contenir la note sur la modification de l’adresse,
mais également d’autres notes/actions/mises à jour liées à l’échange que vous aurez eu avec le
jeune.
Question LYON2, LYON 1 : Si nous avons plusieurs jeunes qui viennent à une information
collective, devons-nous faire une ou plusieurs saisies ?
Réponse : Dans ce cas, vous pourrez facilement effectuer une action sur un ensemble de jeunes en
une seule saisie.
2.2.2. - Notes et mémos
Question LYON1, BORDEAUX, PARIS 1 : Quelle est la différence entre une note, un mémo et un
commentaire ?
Réponse : La note est liée à un événement. Elle permet de saisir des informations contextuelles en
lien avec une interaction avec le jeune. La note est visible par toute personne accédant au dossier.
Il y a 2 types de mémos : des commentaires et des tâches. Ils peuvent être généraux, attachés à un
dossier, à une offre de services ou à un partenaire. Le professionnel renseignant le commentaire sur
un dossier peut définir si ce commentaire sera privé (lui seul peut y accéder) ou public (toute personne
accédant au dossier peut consulter ce commentaire).
Question BORDEAUX : Les mémos sont-ils visibles par un administrateur ? Quels sont les
moyens de contrôle sur ce qu’un conseiller écrit ?
Réponse : Les mémos (commentaires ou tâches) publics sont visibles par tout le monde.
Les commentaires « privés » sur un dossier sont visibles par son auteur et le conseiller référent.
Les conditions générales d’utilisation et la charte de saisie permettront d’encadrer la saisie des
commentaires.
Question BORDEAUX : Est-il prévu une consultation d’une synthèse de ces notes ? Pourraiton activer ou désactiver localement les mémos?
Réponse : Oui vous pourrez activer ou désactiver localement la possibilité de saisir des mémos.
Vous pourrez consulter les notes en cliquant sur les événements, ce sera un accès par ordre
chronologique.
Question BORDEAUX : Ne serait-il pas plus logique que les mémos personnels soient attachés
à un conseiller plutôt qu’à un dossier ?
Réponse : Les mémos (commentaires et tâches) sont comme des Post-it et peuvent donc être
attachés à un dossier, à un conseiller, à une offre de services ou à un partenaire.
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Question LYON 2 : Les mémos sont-ils liés aux événements et classés par ordre
chronologique ou liés au dossier ?
Réponse : Les mémos ne sont pas liés aux événements mais peuvent être classés par ordre
chronologique.
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2.3. - OFFRE DE SERVICE
Démonstration : SIMILO présente les interactions entre dossier et offre de service. L’ergonomie se
veut au plus proche du métier, grâce à la saisie simplifiée par autocomplétion.
En termes de vocabulaire, quelques changements notables :
- Les programmes deviennent des dispositifs ;
- Les services remplacent les rubriques.
I-milo permet de valoriser le travail de prospection, avec la génération d’événements aussi bien pour
le jeune que pour le partenaire.
Question PARIS 1, PARIS 2, LYON 2, BORDEAUX, LE MANS : Comment va se dérouler la
reprise de l’offre de services ?
Réponse : Nous allons faire en sorte qu’il y ait le moins de paramétrage à faire pour que tout ce qui
peut être repris le soit effectivement. Un contrôle de la reprise sera néanmoins nécessaire.
Vos rubriques locales deviendront l’offre de services locale. Vous pourrez par la suite continuer à
enrichir votre offre locale.
Le portail d’administration permet de paramétrer les droits d’accès des utilisateurs à la gestion de
l’offre de services et des dispositifs locaux.
Il est important pour nous d’avoir une certaine souplesse pour que les particularités locales
renseignées dans Parcours 3 puissent être intégrées et migrées automatiquement sur i-milo.
N’hésitez pas à contacter vos responsables locaux de migration pour échanger sur vos particularités
locales.
Question PARIS 1, PARIS 2, LE MANS, BORDEAUX : Comment sont gérées les offres de
services autres que sur l’emploi et la formation ? À quoi cela ressemble-t-il ?
Réponse : Toutes les offres de services (accès à l’emploi, formation, projet professionnel, logement,
santé, citoyenneté, loisirs-sport-culture) sont rassemblées dans l’offre de services globale de la
mission locale. Elles sont renseignées à partir du même endroit, et leur structure dépend du thème
choisi.
Les offres de services sont rattachées au partenaire qui propose ce service (ce peut être une
entreprise, une association,… ou la mission locale elle-même).
Question PARIS 2 : Avant sur Parcours 3, l’offre de services proposait un catalogue auquel on
pouvait rajouter des rubriques. Comment se déroule l’ajout d’une offre dans l’offre de services
dans i-milo ?
Réponse : La création d’une offre est un processus semblable à la création d’un dossier. Il s’agit d’un
formulaire en plusieurs étapes à remplir dans la partie « Offre de services ». Les droits d’accès à cette
partie de l’application sont paramétrables, tout comme les actions possibles.
Question LYON 1, BORDEAUX, LYON 2, PARIS 1 : Quels sont les liens entre une offre de
services et le dossier du jeune ?
Réponse : En accédant à l’offre de service, vous pouvez, en plus des informations détaillées sur
l’offre, consulter la liste des jeunes positionnés sur cette offre.
De plus, vous pouvez définir un nombre de mise en relation maximum. Une fois ce nombre atteint,
vous ne pouvez plus positionner de jeune sur cette offre.
Enfin, les offres réalisées sont liées aux situations et permettent de les mettre à jour directement.
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Question LYON 1, LYON 2, BORDEAUX : Comment gère-t-on le lien entre offre de services et
partenaire ?
Réponse : Une offre de services est liée à un partenaire. Ce partenaire peut être la mission locale.
Dans le cas où plusieurs partenaires proposent le même service, il faudra saisir plusieurs fois l’offre.
Question BORDEAUX, PARIS 1, LYON 2 : Y a-t-il toujours la même arborescence nationale avec
les 3 divisions (nationale, régionale et locale) et les 7 thèmes ?
Réponse : Oui, cette arborescence est conservée.
Question BORDEAUX : Peut-on rechercher une offre par son numéro d’identification ou par
son code ROME?
Réponse : Il est possible de rechercher une offre par le code ROME renseigné dans l’offre, mais ce
ne sera pas forcément la recherche la plus évidente. Une recherche sur le titre ou la description de
l’offre sera peut-être davantage pertinente.
Question LYON 2 : Qu’y a-t-il derrière le champ « proposition » ?
Réponse : Cela traduit le fait de proposer au jeune une offre de services présente dans i-milo (offre
d’emploi, information conseil logement, mise en relation…) ou dans un référentiel externe accessible
depuis i-milo (les CARIF pour la formation).
Question LE MANS, LYON 1 : Quel est le lien entre une proposition et la situation du jeune
notamment lorsqu’on propose une offre d’emploi ?
Réponse : Après avoir proposé une offre d’emploi à un jeune, son passage de « prescrit » à
« réalisé » vous proposera de mettre à jour la situation du jeune avec les informations de l’offre.
Question PARIS 1 : Si la proposition faite au jeune doit passer par une validation d’un
intermédiaire, comment fait-on ?
Réponse : Vous retrouverez dans i-milo la notion d’exclusivité référent mais il n’y a pas d’autre
système de validation prévu.
Question LYON 1, LE MANS : Comment trouver les critères d’éligibilité du jeune à une offre ?
Si je rajoute des critères dans l’offre de départ, est-ce que l’outil va vérifier que les jeunes
positionnés répondent au nouveau critère ?
Réponse : Pour chercher des jeunes éligibles à une offre, vous pourrez utiliser la recherche
multicritère en vous appuyant sur les critères de l’offre.
En revanche, trouver automatiquement des jeunes éligibles à une offre relève plus de la compétence
des conseillers que des fonctionnalités d’un outil informatique.
Question PARIS 1, PARIS 2: Y a-t-il un contrôle de cohérence sur les propositions par rapport
aux situations multiples ?
Réponse : Un jeune peut avoir plusieurs situations en même temps et il y aura un contrôle de
cohérence qui ne sera pas bloquant mais informatif.
Question PARIS 1 : Peut-on savoir quels jeunes sont positionnés sur une offre ?
Réponse : Oui, lorsque vous consultez l’offre, vous pouvez voir la liste des jeunes positionnés sur
cette offre.
Question PARIS 2 : Aujourd’hui, nous disposons d’un groupe qui permet de suivre les offres
de service. Comment pourra-t-on faire cela dans i-milo ?
Réponse : Il y a des éléments de type alertes ou notifications qui sont prévus. Ce qu’on appelle
aujourd’hui « notification » permettra de mettre en avant dans la synthèse les sujets à suivre.
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Question PARIS 2 : Conservons-nous la notion d’exclusivité référent comme dans Parcours 3
qui permet de masquer une entreprise, pour avoir une seule personne interlocutrice ?
Réponse : Oui, cette notion et ce fonctionnement seront conservés
Question LYON 2, LE MANS, BORDEAUX : Peut-on avoir nos propres documents type fiche de
prescription ?
Réponse : Il existe un module édition qui vous permettra d’importer des documents, et vous pourrez
créer vos propres fiches.
Question PARIS 1, PARIS 2, LYON 1, LYON 2, BORDEAUX : Quelles sont les possibilités
d’échange d’offre de services entre missions locales et entre les différents échelons (national,
régional, départemental) ?
Réponse : Les offres d’emplois peuvent être créées par la région et diffusées aux missions locales.
Mais une mission locale qui crée une offre ne pourra pas la partager au niveau régional ou
départemental. C’est un point sur lequel nous travaillons pour les prochaines versions.
La notion de partage entre plusieurs missions locales ne sera pas présente dans la V1. De plus vous
ne pourrez pas dire que l’offre est valable pour X missions locales, l’offre sera soit régionale soit
locale.
Question LE MANS : La table « type de contrat » mélange souvent tous les critères, donc il y a
une superposition de saisie. Va-t-on séparer ces champs dans i-milo ?
Réponse : Oui nous allons les séparer, nous travaillons dessus pour savoir si nous aurons deux ou 3
tables (type de contrat, mesure, et éventuellement secteur).
Question LYON 2, PARIS 1, PARIS 2 : Comment sont gérées les demandes du jeune (formation
qualifiante, emploi…) ?
Réponse : Il y a bien une section projet qui permet d’ajouter les projets du jeune. De même la notion
« À explorer » sera toujours disponible et même simplifiée grâce à la recherche multicritère. Enfin,
concernant la demande du jeune, vous aurez la possibilité de renseigner cette information dans le
dossier, de la qualifier et de la lier à un code ROME ou un FORMACODE.
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2.4. - ADMINISTRATION
Démonstration : L’administration d’i-milo permet un paramétrage fin et global pour les différents
profils utilisateurs.
2.4.1. - Questions générales
Question BORDEAUX, PARIS 2 : Dans Parcours 3, nous avions 3 différents profils, quels sont
les profils dans i-milo, qui fait quoi ?
Réponse : Par défaut, il existe une série de profils associés à des droits spécifiques : administrateur,
chargé d’accueil, conseiller, directeur, etc.
Ces profils seront paramétrables par chaque mission locale qui pourra soit les modifier, soit en créer
de nouveaux.
Question LE MANS, LYON 2 : Peut-il y avoir des profils créés au niveau régional et mis à
disposition de toutes les structures ?
Réponse : Non, en plus des profils-types, la création de nouveaux profils est locale.
Question LE MANS : Combien d’administrateurs pouvons-nous avoir ?
Réponse : Vous pouvez en avoir plusieurs, il suffit d’affecter les droits d’administration à plusieurs
utilisateurs.
Question LE MANS : Est-ce qu’on peut afficher la liste de tous les gens par profil spécifique ?
Réponse : Oui tout à fait, pas besoin de taper nom par nom.
Question LE MANS : Disposera-t-on d’une charte de saisie nationale ?
Réponse : La charte de saisie va être nécessaire, l’écart par rapport à la charte de saisie Parcours 3
est relativement faible. SIMILO doit faire ce travail en étroite collaboration avec la gouvernance du
projet car nous touchons là à des questions métiers importantes pour lesquelles SIMILO ne peut être
le seul décisionnaire.
Question LE MANS : L’observatoire régional garde-t-il les mêmes fonctions ?
Réponse : Oui, il y a un accès disponible pour ces acteurs.
Question BORDEAUX : A-t-on une granularité qui descend au niveau du conseiller pour ajouter
un champ obligatoire à un conseiller ?
Réponse : Non, la gestion des champs requis localement est globale à l’ensemble de la ML.
Question BORDEAUX : Pourra-t-on définir des modèles pour faire du publipostage ?
Réponse : Oui, il sera possible d’insérer de nouveaux modèles localement avec des descripteurs
pour faire du publipostage (reprise du module « Edition » de Parcours 3).
Question BORDEAUX : Au niveau de l’administration, comment se passe l’édition de
documents ?
Réponse : Nous conservons le système où une personne peut insérer un nouveau modèle de
documents.
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2.4.2. - Compte utilisateur et facturation
Question LE MANS, LYON 1, PARIS 2, BORDEAUX : Quelles sont les modalités de facturation
et le prix d’un compte utilisateur ?
Réponse : La facturation passe par des contrats d’accès par structure. Nous ne pourrons sans doute
pas aller vers des contrats régionaux bien que la question soit encore en débat.
Les comptes sont nominatifs donc nous facturons l’accès par utilisateur.
Le prix d’un compte utilisateur est de 20,80 €. C’est un prix ferme sur la durée de la DSP, soit 8 ans.
Question PARIS 1, BORDEAUX : Que se passe-t-il quand un conseiller quitte une mission
locale ?
Réponse : Quand un conseiller s’en va, nous désactivons son compte et quand un nouveau conseiller
arrive vous pouvez créer en ligne son nouveau compte.
Bien que le compte du conseiller soit désactivé il n’y a aucune perte d’informations car l’ensemble de
son historique est repris. De même, les mémos du conseiller ne sont pas supprimés, ils restent dans
le système d’information.
Si le conseiller quitte une mission locale pour une autre structure, il garde le même identifiant. Les
paramètres de son compte doivent être modifiés pour indiquer la nouvelle structure dans laquelle il
travaille et effectuer la facturation pour cette nouvelle mission locale.
Remarque : Suite aux interrégionales, la possibilité pour un nouveau conseiller de consulter les
mémos privés de son prédécesseur va être étudiée.
Question PARIS 2 : Quels sont les impacts sur la facturation quand un salarié est en CDD ou
qu’un salarié est à temps partiel ?
Réponse : Il n’y a pas d’impact sur la facturation quand un salarié est en CDD, la facturation se fait
toujours pour chaque utilisateur.
Pour les conseillers à temps partiel, il n’est plus possible pour plusieurs conseillers à temps partiel de
se connecter avec un seul et même compte. Ils auront donc aussi chacun un compte nominatif facturé
comme tel. Cela se fait aussi dans une logique de rendre l’outil plus sécurisant et en phase avec les
lois.
Question PARIS 2 : Certains services passaient par l’utilisation d’un compte général
« Formation », cela sera-t-il encore possible ?
Réponse : Non, il n’est plus possible d’avoir un compte général, les comptes sont nominatifs.
Pour la formation à l’utilisation d’i-milo, une base école sera proposée.
Question BORDEAUX, LYON 2 : Dans i-milo, un utilisateur peut-il cumuler des profils ? Quel
coût implique cette connexion sur différentes structures ?
Réponse : Un utilisateur pourra cumuler différents profils et pourra aussi se connecter à plusieurs
structures avec des profils différents.
Concernant le coût de cette connexion à différentes structures, il y a une seule facture et vous ne
payez qu’une fois.
Question LYON 1, LE MANS, PARIS 2 : Quelle est la stratégie de mot de passe pour
l’identification ?
Réponse : Le mot de passe devra répondre aux règles suivantes : huit caractères minimum dont au
moins une majuscule et une minuscule, et un caractère spécial ( ?!.,@#()[]{}<>=+-/) ou un caractère
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accentué, et un chiffre et sans espace. Pour répondre aux problématiques RGS, il est envisagé de
demander à l’utilisateur de renouveler son mot de passe de manière régulière.
Question BORDEAUX : Quand un utilisateur se connecte la première fois, a-t-il accès à toute la
base ?
Réponse : Oui, lors de la première connexion, vous aurez accès à toute la base de la mission locale.
Question BORDEAUX : Comment se déroule la création d’un nouvel utilisateur ?
Réponse : Tout se fait directement en ligne, une personne ayant les droits adéquats (un
administrateur, par exemple) pourra créer un compte utilisateur. Celui-ci sera ensuite comptabilisé
dans la facture mensuelle. L’utilisateur, lui, pourra directement accéder à i-milo.
Question LYON 1 : Dans le pool d’utilisateurs, nous avons des utilisateurs inactifs, les
données qu’ils ont rentrées dans Parcours 3 seront-elles reprises ?
Réponse : Oui, tout ce qu’ils auront fait sera repris.
Question PARIS 2 : Pourrons-nous débloquer des utilisateurs verrouillés ?
Réponse : Oui. Le cas qui se produisait sur Parcours 3 dans lequel des utilisateurs se retrouvaient
bloqués durant 20 minutes ne pourra se reproduire sur i-milo.
Question PARIS 2 : Notre nombre de compte est géré contractuellement aujourd’hui. Qu’en
sera-t-il demain sur i-milo ?
Réponse : Vous pourrez gérer directement en ligne les comptes de vos utilisateurs.
2.4.3. - Horaires d’ouverture
Question LYON 2 : Sera-t-il possible de paramétrer les horaires de fermeture au niveau local ?
Réponse : Non, les plages horaires sont fixes.
Question LE MANS, PARIS 1, PARIS 2 : Quels sont les horaires d’ouverture et de fermeture
d’i-milo ?
Réponse : Les horaires d’ouverture sont calqués sur les heures ouvrées de travail donc le service est
ouvert de 8h à 20h. Néanmoins les horaires de fermeture sont de 2h à 4h du matin, heure métropole.
Vous pourrez donc travailler hors des heures ouvrées de travail tant que le service n’est pas fermé.
Question PARIS 1 : Est-ce ouvert le week-end ?
Réponse : Oui, le service sera ouvert, en dehors des opérations de maintenance planifiées à l’avance
et sur des plages spécifiques.
2.4.4. - Accessibilité
Question LE MANS, PARIS 2, LYON 1, BORDEAUX : I-milo est-il compatible avec toutes les
plateformes et tous les navigateurs ?
Réponse : L’outil est construit en responsive design (site web adaptatif), donc il fonctionne sur tous
les écrans et la taille s’adapte. Nous sommes compatibles avec les navigateurs les plus récents. La
seule question qui se pose est avec une ancienne version d’Internet Explorer que nous devrions
abandonner pour être compatible avec les normes RGAA (référentiel général d’accessibilité pour les
administrations). Le kit de déploiement indiquera les navigateurs compatibles.
Question LE MANS : Est-ce accessible depuis un mobile ?
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Réponse : Oui, le site sera accessible depuis un appareil mobile mais il n’est pas conçu pour être
utilisé sur ce type d’appareil.
Question LE MANS, PARIS 1: L’outil de décisionnel est-il supporté sur tous les navigateurs ?
Réponse : Comme le reste du service, nous nous sommes engagés contractuellement sur une liste
de navigateurs compatibles.
Question LYON 1, LYON 2, LE MANS : Y a-t-il eu des progrès concernant la connexion à une
session ?
Réponse : Dans le cas exceptionnel d’une déconnexion intempestive, vous pouvez vous reconnecter
immédiatement avec votre identifiant.
La session se met en veille au bout d’un certain temps d’inactivité (entre 15 et 30 minutes d’inactivité,
ce n’est pas encore défini). Dans ce cas-là, vous devrez simplement vous reconnecter.
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2.5. - DECISIONNEL
Démonstration : La mallette nationale consiste en 200 tableaux de bord co-construits avec des
professionnels ressources des missions locales et le Laboratoire National.
Les tableaux de bords peuvent être partagés, et les données sont historisées. Par exemple, les
données de novembre 2014 seront consultables en janvier 2015 dans l’état où elles étaient en
novembre 2014.
2.5.1. - Questions générale
Question LE MANS : Y aura-t-il une seule et unique base au niveau national ?
Réponse : Oui, il y aura une base pour l’ensemble des données et des accès.
Question LE MANS : Est-ce que l’entrepôt régional, agrège les données, où est-ce que les
données sont anonymes dans l’arbre régional ?
Réponse : Il n’y a plus de notion d’entrepôt régional/national. Les données sont toutes les mêmes et
sont agrégées de façon anonyme au niveau national. La gestion des droits permet de définir le niveau
d’accès aux données.
Question PARIS 1, LE MANS, LYON 2, BORDEAUX : Quel est le temps d’intégration des
données dans le décisionnel ?
Réponse : Les données seront accessibles dans le décisionnel à J+1, soit le lendemain matin.
Certains éléments aujourd’hui accessibles uniquement via l’outil décisionnel sont maintenant intégrés
dans l’outil i-milo.
Remarque : Suite aux interrégionales, SIMILO étudie la façon dont elle peut répondre aux besoins
recensés lors des interrégionales sur ce sujet et notamment le besoin de traiter des listes de dossiers
mises à jour plus fréquemment.
Question LYON 1, LYON 2 : Est-il possible de faire des exports, des publipostages, au format
CSV ?
Réponse : Les exports au format CSV sont bien possibles. Le publipostage passe par le module
d’édition.
Question BORDEAUX : Concernant la cartographie, jusqu’à quel niveau peut-on aller ?
Réponse : Le fond de carte permet d’aller au niveau de détail de la rue. Après cela dépend des
données qui figurent dans i-milo.
Question LYON 2: Étant donné que certains termes changent, comment peut-on s’assurer
d’avoir une linéarité sur l’année et une bonne fiabilité des données ?
Réponse : Nous travaillons sur la continuité entre les différents termes afin de maintenir la fiabilité des
données exploitées par le décisionnel.
Question PARIS 2 : Est-ce que les droits d’accès décisionnels peuvent être gérés jusqu’au
document ?
Réponse : Les droits d’accès vont jusqu’au composant d’un tableau de bord.
Question PARIS 2 : Avons-nous la possibilité de conserver les groupes déjà créés ?
Ce document est la propriété de SIMILO. Il ne peut être utilisé, reproduit ou divulgué, même partiellement, sans son autorisation écrite préalable.
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Réponse : Nous travaillons actuellement avec l'autorité délégante pour nous assurer que l'offre de
services i-milo (décisionnel et filtre) réponde aux besoins des missions locales.
2.5.2. - Requêtes et tableaux de bord
Question LYON 1: Les requêtes portent-elles sur la totalité des dossiers ou sur les dossiers
complets ?
Réponse : Vous aurez la main pour définir cela. Nous avons préparé une mallette dans laquelle les
requêtes sont personnalisables.
Question PARIS 1 : Peut-on faire une requête sur les critères d’éligibilité pour avoir une liste
des jeunes potentiellement concernés par l’offre ?
Réponse : Si on veut positionner un jeune sur un dispositif, il y a une vérification qu’il répond bien aux
critères d’éligibilité. Dans la V1, la requête sur les jeunes qui répondent aux critères n’est pas encore
disponible, mais la recherche multicritère permet d’en obtenir une liste.
Question PARIS 1 : Est-il possible de faire une requête sur la date de sortie du scolaire et
l’entrée dans l’emploi ?
Réponse : Oui, ces éléments sont requêtables.
Question PARIS1 : Au niveau local, nous avons des noms d’objet qui ne sont pas les mêmes
que les noms d’objet régionaux, comment peut-on les requêter ?
Réponse : Les noms d’objet seront les mêmes mais nous ne pourrons requêter que sur les données
auxquelles nous avons accès. Tous les jours, les données sont remontées dans l’outil.
Question LYON1, LYON2, BORDEAUX : Au-delà des 200 tableaux de bord, a-t-on la possibilité
de faire des requêtes ?
Réponse : Tout à fait, vous avez exactement (et dès le lancement) les mêmes possibilités qu’avec
Parcours 3. Il y a tous les éléments nécessaires et la liberté de créer des requêtes si nécessaire.
Question LYON 1 : Aurons-nous des outils pour remonter des éléments sur la satisfaction des
offres d’emploi ?
Réponse : L’ensemble des métriques et de création des tableaux de bord est encore en cours de
construction. Nous croisons tous les éléments, cela fait partie des axes. Il est un peu tôt pour vous
répondre sur cet indicateur en particulier.
Question LE MANS: L’outil de recherche va-t-il chercher sur le nom de la requête uniquement ?
Réponse : L’outil ne fait pas de recherche par rapport aux champs mais nous pourrons ajouter des
tags sur les requêtes pour les indexer et permettre de retrouver les tableaux de bord via ceux-ci.
Question BORDEAUX : Sera-t-il possible de créer des variables et de les enregistrer pour
d’autres requêtes ?
Réponse : Oui cela sera possible.
Question PARIS 1, LYON 1, LE MANS : Peut-on voir comment la requête est construite ? Quels
sont les critères choisis pour la création et leur définition ainsi que l’intégration des notions
qui changent entre Parcours 3 et i-milo ?
Réponse : Il y a une notice de chaque tableau de bord expliquant comment il a été créé et précisant
la définition des critères utilisés.
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Question PARIS 2 : Nous nous plaignons beaucoup que la base de données Parcours 3 soit
méconnue. Ne croyez-vous pas qu’avec une telle complexité, le requêtage de la base soit plus
difficile ?
Réponse : Il y a un sujet de pertinence des données et de leur fiabilité. Le produit, tel qu’il est prévu
aujourd’hui, vise à faciliter le travail au quotidien avec le jeune.
Question PARIS 1, LYON 2, PARIS 2 : Est-il possible de partager des requêtes ?
Réponse : Le partage de requêtes est possible.
De plus, vous pourrez envoyer par mails les rapports générés en choisissant le format de la pièce
jointe. Une planification d’envoi est également possible.
Question LE MANS, PARIS 1 : Nous avons travaillé sur des requêtes depuis 3 mois, est-ce
qu’on peut les intégrer à i-milo ou est-ce trop tard ? Les requêtes que l’on a actuellement sur
nos disques durs seront-elles compatibles ?
Réponse : Pour les requêtes, le chantier n’est pas terminé donc vous pouvez nous remonter des
indicateurs pour voir si on peut les intégrer dans la V1. En revanche, il n’y aura pas de migration des
requêtes Parcours 3 vers i-milo, les requêtes de vos disques durs ne sont donc pas migrées.
Question LYON1 : Est-ce que l’on peut comparer deux moments, deux années ?
Réponse : Oui tout à fait, dans la mallette certains tableaux de bord le permettent. Il suffit de mettre
dans deux onglets différents d’un même tableau de bord le même composant mais sur deux années
différentes.
Question LYON1, LE MANS, PARIS 2, PARIS 1 : Peut-on modifier ces 200 tableaux de bord,
rajouter des critères ?
Réponse : Vous pourrez copier un de ces tableaux de bord et le modifier à votre guise. Cela reste
une base de travail et vous ajouterez vos particularités locales. Si vous ne retrouvez pas les
composants nécessaires, vous pourrez les créer et les intégrer dans votre requête.
Il est prévu une mallette qui doit couvrir la plus grande partie de vos besoins mais vous pourrez
ajouter des éléments. Vous pourrez décliner les éléments produits en rajoutant de nouveaux
éléments. Les tableaux de bord seront toujours opérationnels et la mallette va s’enrichir au fil de l’eau.
Question LE MANS : Dans la mallette, il y a du décisionnel, mais y a-t-il des outils de gestion
de portefeuille ?
Réponse : Nous avons des outils pour faire des listes. Nous pourrons même faire des listes dans
l’outil i-milo et pas seulement dans l’outil BI.
Remarque : Suite aux interrégionales, SIMILO étudie la façon dont elle peut optimiser la gestion des
listes.
Question BORDEAUX : Concernant le rôle de « valideur », quand un tableau de bord n’est pas
validé, il ne sera donc pas utilisable ?
Réponse : La validation n’est nécessaire que dans le cas d’un partage de tableau de bord. Quand
vous créez un tableau de bord, il n’a pas besoin d’être validé pour que vous puissiez l’utiliser.
Question BORDEAUX, PARIS 1, PARIS 2 : Dans la mesure où nous sommes sur une base
nationale, peut-on intégrer dans un tableau de bord local des données départementales,
régionales ou nationales ?
Réponse : Chaque mission locale pourra avoir accès aux données agrégées et anonymisées de sa
région. De même, une région pourra comparer ses données aux données nationales.
Question LYON2, PARIS 2 : Est-il possible de faire des requêtes communes à plusieurs
missions locales ?
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Réponse : La région pourra créer un tableau de bord et vous le partager si elle dispose du rôle de
valideur évoqué précédemment. La problématique est plutôt au niveau processus métier s’il y a des
échanges entre structures. Pour les missions locales en regroupement, le paramétrage se fera
toujours au niveau de la mission locale, mais vous aurez la possibilité de données des droits d’accès
aux données des différentes missions locales.
2.6. - RECHERCHE MULTICRITERES
Démonstration : SIMILO présente la recherche multicritère permettant à chacun de construire des
listes en sélectionnant via la souris des critères rattachés à l’objet de sa recherche. SIMILO introduit
également les actions groupées qui peuvent s’appliquer aux listes ainsi créées (comme l’envoi de
SMS).
2.6.1. - Questions générales
Question LE MANS: La recherche multicritère est-elle disponible pour les directeurs afin qu’ils
puissent voir tous les dossiers de la structure ?
Réponse : La recherche multicritère est disponible pour tous les utilisateurs qui ont accès aux
dossiers.
Question LYON 2, PARIS 1 : La fonction copier/coller dans les actualités existe-t-elle toujours ?
Réponse : La fonction copier/coller n’est plus nécessaire car les événements sont générés
automatiquement lors d’une action sur un dossier (ou un partenaire). La fonction copier/coller est
remplacée par la possibilité de faire des actions groupées.
Question LE MANS: Est-il possible de faire des exports de nos recherches vers Excel ?
Réponse : Oui, l’export est possible.
2.6.2. - Critères de recherche
Question PARIS 1 : Est-ce que le numéro de téléphone est dans les critères de recherche ?
Réponse : Oui, la recherche de dossier est possible via le numéro de téléphone.
Question LE MANS : Est-il possible de faire un tri sur les dossiers par conseiller ?
Réponse : Le tri par conseiller est un des critères de recherche dans la recherche multicritère.
Question BORDEAUX : Les filtres sont-ils personnalisables ?
Réponse : Les critères de la recherche multicritère sont implémentés au fur et à mesure mais ne sont
pas personnalisables.
Question BORDEAUX : Peut-on sélectionner sur des critères exclusifs (pas en emploi, pas en
formation) ?
Réponse : Pour l’instant ce sont des critères inclusifs et non exclusifs. Dans sa première version,
i-milo effectue une recherche sur des listes de jeunes qui répondent aux critères sélectionnés.
Question LYON 2 : Quand on sauvegarde notre recherche, sauvegarde-t-on les critères de
recherche ou la liste obtenue ?
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Réponse : La sauvegarde de recherche correspond à la création d’un groupe dynamique. Les deux
types sont possibles : les groupes « statiques » qui correspondent à une liste figée (mais modifiable)
de jeunes, et les groupes « dynamiques » qui correspondent aux critères de recherche.
Question LYON 2: Le système de recherche par critères fonctionne-t-il aussi sur les offres ?
Réponse : Oui, la recherche multicritère est présente également dans la partie offre de service.
Question PARIS 1 : Peut-on rechercher les jeunes par métier ?
Réponse : Nous réfléchissons pour mettre en place les critères les plus pertinents pour tout le monde.
La recherche par métier risque d’être compliquée à mettre en place pour la première version.
2.6.3. - SMS et mails
Question LYON 1, LE MANS, PARIS 1, PARIS 2 : L’envoi d’un SMS crée-t-il un événement
automatiquement ?
Réponse Oui, un événement est créé automatiquement, ou une action au sein de l’événement s’il y a
déjà un événement en cours sur le dossier.
Question Lyon 2 : Quelle est la limite du nombre d’envois de SMS ?
Réponse : La limite est fixée par votre crédit de SMS disponibles.
Question BORDEAUX : L’envoi des SMS est-il programmable ? Est-il possible d’envoyer
automatiquement un SMS pour rappeler un rendez-vous ?
Réponse : Oui, l’envoi des SMS peut être différé à une date choisie.
Question PARIS 1: Doit-on acheter des SMS ou cela est compris dans le coût de
l’abonnement ?
Réponse : Les SMS ne sont pas compris dans l’abonnement, vous pourrez acheter un crédit de SMS.
Question PARIS 1 : Quel est le coût du SMS ?
Réponse : Le coût du SMS est de 0,7 centime par SMS. Puis dégressivité par tranche.
Question Lyon 1: Aujourd’hui le numéro à partir duquel on envoie le SMS pour le jeune ne veut
rien dire, ça reste la même chose ?
Réponse : Un numéro dédié à i-milo sera mis en place et ne sera utilisé que pour i-milo, permettant
ainsi au jeune d’identifier que les SMS viennent de ce service.
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3 - PRESENTATION DU DEPLOIEMENT
SIMILO présente le dispositif d’accompagnement mis en place pour le déploiement d’i-milo dans le
réseau des Missions Locales.
Ce dispositif s’appuie sur :
- Un déploiement séquencé avec 5 missions locales pilotes, une région pilote puis 6 vagues
comprenant chacune plusieurs régions
- Une adaptation régionale du déploiement définie par chaque région avec la nomination d’un
coordonnateur régional de déploiement
- Un support de SIMILO avec des responsables de vague agissant en proximité des
interlocuteurs régionaux pour répondre aux questions et construire avec les régions les plans
de formation
- Une formation qui passe par la formation de « démultiplicateurs » par SIMILO qui vont
ensuite eux-mêmes former les professionnels des missions locales
- Une offre de formation complète avec, en plus de la formation présentielle, des supports
d’aide en ligne, des guides utilisateurs et une base école
- Des responsables locaux de migration qui garantissent avec des outils fournis par SIMILO
la bonne migration des données de Parcours 3 à i-milo dans chaque mission locale
3.1. - MIGRATION
3.1.1. - Questions générales
Question PARIS 2, LE MANS, BORDEAUX : Vous parliez du planning prévisionnel de la
migration. Quand aurons-nous un planning fixe ?
Réponse : Les deux points importants qui définissent les évolutions de planning sont les dates de
Vérification d’Aptitude (VA) et de migration des missions locales. Aujourd’hui, nous sommes sur des
dates prévisionnelles mais si les dates devaient changer, vous en seriez avertis.
Question PARIS 1, LYON 1, LYON 2 : Quel outil décisionnel utilise-t-on après la migration ?
Réponse : A partir du moment où une mission locale a migré elle doit utiliser l’outil décisionnel
d’i-milo. Vous aurez toujours accès à l’outil Parcours 3 jusqu’à 24 mois après la migration, en lecture
seule. Cela ne pose donc aucun problème pour vos bilans décisionnels.
Question LYON 2 : Quelle est la durée de l’interruption de service pour la migration entre
Parcours 3 et i-milo ?
Réponse : Il y aura une fermeture de Parcours 3 le vendredi après-midi, un travail sur la migration
des données le samedi puis la validation du bon déroulement le lundi et l’ouverture d’i-milo le mardi.
L’intérêt des tirs à blanc est de sécuriser la migration des données avant ces opérations.
Question LE MANS : Que signifie « vérification des données » et comment s’y préparer ?
Réponse : Après chaque tir à blanc des rapports seront donnés aux Responsables locaux de
migration. Ils incluent un ensemble d’indicateurs-clés pour bien analyser les données migrées. Le but
est d’indiquer quelles modifications sont éventuellement à apporter aux données de Parcours 3 pour
être mieux intégrées mais également quels champs ont été migrés selon quelles règles
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Question PARIS 1 : Quel est le rôle du Responsable local de migration?
Réponse : Le Responsable local de migration a pour mission principale de valider les données après
les tirs à blanc puis après la migration. Il n’aura pas à recréer l’offre de services et les partenaires car
nous allons faire en sorte que le maximum de données soient reprises automatiquement.
Question PARIS 1 : Quel est le profil du coordinateur régional de déploiement quand il n’y a
pas d’ARML dans la zone ?
Réponse : C’est quelqu’un qui a une bonne connaissance de Parcours 3 et qui est en relation
centrale avec les ATR. Il faut une connaissance globale des missions locales de la région. Son travail
est de faire l’interface entre SIMILO et les missions locales.
3.1.2. - Temps de travail
Question BORDEAUX : Avez-vous une estimation du temps nécessaire pour remplir tout le
dossier sur i-milo ? (dossier socle).
Réponse : Cela prendra environ 10 min, un de nos objectifs est que le temps soit réduit par rapport
au temps de Parcours 3.
Question LYON 1, LYON 2, LE MANS, PARIS 1 : Quel est le temps de travail pour un
Responsable local de migration
Réponse : Cela va dépendre des données, si toutes les données s’intègrent, cela ira très vite, sinon il
y aura une charge de travail plus conséquente pendant les tirs à blanc. Tout va dépendre des
modifications qu’il faudra faire après les tirs à blanc.
Nous allons essayer de réduire le temps au minimum pour la migration et nous vous préciserons le
temps de travail qui a été nécessaire pour les migrations pilotes.
Question PARIS 2 : En termes de charge de travail, peut-on nommer la même personne pour
s’occuper des problématiques de migration et de formation ?
Réponse : Pour la charge de travail il faut attendre que les missions locales pilotes soient passées en
production pour que nous ayons des éléments concrets. Si vous choisissez une seule et même
personne pour la formation et la migration, ce que nous ne préconisons pas forcément, cela risque
d’être trop chargé. Essayez de nommer deux personnes différentes.
3.2. - FORMATION
3.2.1. - Questions générales
Question LE MANS : Sur la formation des usagers, vous calibrez 1 à 3 jours de formation,
pourquoi ? La période de formation des usagers est-elle prolongeable ?
Réponse : Notre préconisation est d’effectuer une journée de formation avant la migration. En une
journée, quelqu’un qui connait bien Parcours 3 sait utiliser i-milo après la migration. Les jours restants
sont prévus pour l’approfondissement et ils peuvent être effectués avant ou après la migration.
En fonction des plans régionaux de formation nous identifierons mieux les besoin et nous nous
adapterons aux besoins. A priori le temps prévu convient car l’interface est plus intuitive. Chaque
région définit sa stratégie de formation. Vous êtes libres de vous organiser comme vous voulez.
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Question BORDEAUX : Quel est l’accompagnement au changement spécifique pour les
directeurs ?
Réponse : Tous les directeurs qui utilisent l’outil sont prévus dans la formation initiale puisqu’il y a 2
modules spécifiques pour les directeurs (celui sur l’administration et celui sur le décisionnel). Nous
avons identifié une journée pour les directeurs et référents dans une logique d’appropriation de l’outil.
3.2.2. - Démultiplicateurs
Question PARIS 1 : Quel est le profil d’un démultiplicateur ? Doit-il avoir des compétences
techniques particulières ?
Réponse : Le démultiplicateur sera formé sur l’outil mais 40% du temps concerne aussi une formation
« à former ». Il faut donc que le futur formateur ait de l’appétence pour l’oral bien que seule la
formation suffise. Des précisions concernant le profil du démultiplicateur sont disponibles auprès de
vos responsables de vague.
Question PARIS 2 : Vous avez parlé de 180 démultiplicateurs, quelle est la méthode prise en
compte pour établir ce nombre ?
Réponse : Le nombre de démultiplicateurs par région est issu d’un travail en amont entre le
délégataire et l’autorité délégante qui s’appuie sur les principes suivants :
- Complétude : garantir un dispositif qui permet la bonne maitrise de l’outil à l’ensemble des
professionnels des missions locales
- Réalisme : proposer un dispositif qui puisse réellement être mis en place par le réseau.
Trouver des volontaires pour démultiplier peut par exemple s’avérer difficile.
- Autonomie régionale : Le plan de formation est laissé à la main des régions qui nous semblent
être le bon échelon pour mettre en œuvre concrètement le plan de formation
- Continuité d’activité : Le plan de formation ne doit pas induire une fermeture prolongée des
missions locales
- Modularité : Le plan de formation a été construit de façon modulaire pour permettre à chacun
de mettre en œuvre un plan de formation local adapté à des besoins spécifiques
Question LYON 1, PARIS 1, PARIS 2 : Une région peut-elle avoir plus de démultiplicateurs ?
Réponse : Oui, c’est le principe des services accessoires. Il n’y a pas de quotas de démultiplicateurs
par région, les 180 formateurs ont été ventilés régionalement mais vous êtes libres de choisir d’avoir
plus de démultiplicateurs.
Question PARIS 2 : Une personne formée reçoit-elle un statut particulier
Réponse : La formation ne donne pas le droit à un statut particulier.
Question LYON 1, BORDEAUX, PARIS 2 : Où se déroule la formation des démultiplicateurs ?
Réponse : Les formateurs SIMILO viendront faire les formations en région. Les lieux ne sont pas
encore arrêtés mais nous ferons au mieux pour respecter les retours faits dans les plans régionaux de
formation.
La question du lieu de formation est encore en négociation en ce qui concerne la formation dans les
DROM/DROM.
Question BORDEAUX, MANS : Combien de personnes par groupe de formation sont-elles
prévues ?
Réponse : Nous tablons sur des groupes de 10 à 12 personnes maximum avec 2 personnes par
poste de travail. Cela privilégiera une logique d’échange.
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Question LYON 2, PARIS 1 : Les démultiplicateurs vont-ils être pris en charge financièrement ?
Réponse : Le coût du formateur SIMILO qui va se déplacer dans les régions est pris en charge Il n’y a
pas de compensation pour la structure qui libère son démultiplicateur. Cela a été validé par l’Autorité
Délégante.
Question LYON 2 : La formation continue-t-elle au fil des évolutions de l’outil ? Si oui, passe-telle par les démultiplicateurs ou par la formation régionale?
Réponse : Pour les évolutions et l’accueil des nouveaux arrivants, les habitudes ne changent pas par
rapport à Parcours 3. Nous mettrons à jour tous les systèmes d’auto-formation. La base école restera
à votre disposition pour vous entraîner sur l’outil, mais il n’y aura pas de nouvelles formations
présentielles.
Question LE MANS: Le démultiplicateur doit-il aussi gérer toute la partie logistique de
l’organisation des formations ?
Réponse : Il devra traiter cela avec le coordonnateur régional et voir s’il peut s’appuyer sur l’animation
régionale ou s’il doit gérer lui-même la partie logistique. SIMILO n’interviendra pas dans ce domaine.
Question LE MANS : Une Charte de saisie nationale est-elle prévue en amont de la formation
des démultiplicateurs ?
Réponse : SIMILO doit travailler avec l’autorité délégante pour définir une charte de saisie.
3.2.3. - La base école et centre d’aide
Question BORDEAUX, PARIS 1, LE MANS : Quand est mise à disposition la base école ?
Réponse : Hors pilote, la base école sera disponible 2 mois avant le début de chaque vague, soit
après que les démultiplicateurs de la vague en question ont été formés.
Nous ne voulons pas la mettre à disposition de personnes n’ayant jamais eu de formation car cela
poserait de nombreuses questions auxquelles ces personnes n’auraient pas les réponses. La base
école est un soutien au déploiement et à la formation.
Question PARIS 2 : Concernant la mise à disposition de la base école, si des nouveaux salariés
arrivent plus tard, que se passe-t-il ?
Réponse : Une fois que la base école est accessible, elle le reste tout au long du projet et suit les
évolutions du produit.
Question BORDEAUX, PARIS 2 : Doit-on réserver des plages horaires ?
Réponse : Non, la base évolue en même temps que le produit et il n’y a pas besoin de réserver de
plages horaires.
Question LYON 2 : La base école est-elle commune à toute la France ?
Réponse : Oui, c’est commun avec des comptes spécifiques à chaque mission locale.
Question PARIS 1 : La base école devient-elle du e-learning ?
Réponse : La base école n’est pas du e-learning car elle ne fait pas partie du centre d’aide et elle
privilégie surtout une expérimentation sans conséquences post-formation plutôt qu’une autoformation.
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Question PARIS 1, PARIS 2 : Le centre d’aide est-il accessible directement depuis i-milo ?
Réponse : Le centre d’aide sera effectivement directement accessible depuis i-milo. Concernant le elearning, il est à noter que nous ne sommes plus dans une logique de cursus à suivre. Il y a différents
modules et une personne peut piocher comme elle le souhaite dans tous les différents modules qui
seront tous présents dans le centre d’aide en ligne.
Question LYON 2 : Sur Parcours 3, il n’existe pas un manuel utilisateur complet. Qu’est-il prévu
pour i-milo ?
Réponse : Nous livrerons des guides utilisateurs complets, cela fait partie de nos engagements. Nous
nous engageons à faire évoluer les différents guides, pour que tout soit simple à trouver.
Question LE MANS : Au niveau du réseau, quelle instance prévoit un dictionnaire des
nouvelles notions ?
Réponse : Le kit de déploiement commence dans le livret 1 par un lexique. Lors de la formation
présentielle, le premier module vise à présenter ces notions ; nous évitons le mot e-learning depuis
tout à l’heure en parlant de centre d’aide mais nous créons environ 200 modules (vidéos, etc.) qui
expliqueront les bases d’i-milo, qui introduisent les nouvelles notions.
3.2.4. - Experts décisionnels et BI
Question LYON1, LYON 2, BORDEAUX, PARIS 2 : Quelle est l’avancement de la situation
concernant les experts décisionnels ?
Réponse : La formation à l’outil décisionnel est initialement prévue pour 45 experts décisionnels. Il
reste à définir la répartition régionale de ces experts. Les acteurs concernés par cette formation seront
sans doute des acteurs régionaux, des ARML ou des ATR.
Le découpage de la formation est encore en cours de discussion.
Question BORDEAUX : Quand a lieu la formation pour les experts décisionnels ?
Réponse : Elle se fait avant la migration.
Question PARIS 1: Il nous semble que 45 experts décisionnels est un chiffre trop limité. Cela
va-t-il évoluer ?
Réponse : L’hypothèse de 45 experts décisionnels est encore à l’étude. Néanmoins ces experts
seront formés à une utilisation poussée de l’outil décisionnel alors qu’au quotidien son utilisation ne
nécessite pas de formation complémentaire à celle qui sera faite dans le cadre de la formation
usagers.
Question PARIS 2 : Pourquoi dites-vous « date en cours de validation » pour la formation des
experts décisionnels ?
Réponse : La date n’est pas arrêtée car il nous faut une vision plus claire sur le projet. La date de
migration a aussi un impact sur ce point.
Question LYON 2 : Quid de la formation aux requêtes personnalisées ? Quand aura-t-elle lieu ?
Réponse : Vous retrouverez une partie des requêtes dans la recherche multicritères. Pour les plus
complexes, nous travaillons encore sur la formation des experts décisionnels. Vous serez formés
avant le déploiement d’i-milo.
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3.2.5. - Plan régional de formation
Question LYON 1 : Si je suis coordinateur régional, dans le plan de formation régional, je dois
fournir l’identité des démultiplicateurs de notre région, puis vous nous direz quand auront lieu
les sessions et dans quel endroit, c’est ça ? Dois-je aussi fournir la liste de tous les usagers
que l’on va former ?
Réponse : Oui, c’est cela. En revanche, nous n’avons pas besoin de la liste des usagers que vous
formerez ensuite. Nous avons surtout besoin du nombre de démultiplicateurs nécessaires.
Ce plan a vocation à définir comment le réseau va s’organiser pour mettre en œuvre la migration et la
formation. SIMILO a précisé les rôles mais c’est ensuite à la région de s’organiser.
L’organisation régionale définit l’organisation de la formation dans le temps et géographiquement. Les
démultiplicateurs s’inscrivent dans ce plan régional et ces choix régionaux.
Question LE MANS: Pourquoi nous demande-t-on de faire un plan de formation pour fin
octobre alors que votre validation, étape importante, peut faire évoluer les dates fin
novembre ?
Réponse : Nous avons besoin de ces informations, de ces remontées pour avancer sur le projet.
Nous devons avoir une vision globale du déroulement de la formation. La prise en compte de vos
remontées nécessite un travail en amont pour répondre à vos attentes le mieux possible. Cette date
arrive tôt mais permet de se poser des questions structurelles, charge à nous ensuite de travailler
ensemble.
Question LYON 1 : Les animations régionales doivent fournir un plan prévisionnel pour le 30
octobre, faut-il que l’on intègre la formation décisionnelle dans nos plans de déploiement alors
que nous n’avons pas d’informations ?
Réponse : Sur la formation décisionnelle, nous ne sommes pas dans une logique de démultiplication.
Nous avons des éléments de réponses (niveau régional, 45 personnes, en 2 parties) mais ces
éléments ne sont pas complets. Ils donnent uniquement une idée du plan de charges à prévoir. Grâce
aux responsables de vague, vous serez informés dès que l’on aura les informations.
3.3. - COMMUNICATION
3.3.1. - Moyens de communication
Question PARIS 1 : Y a-t-il toujours un forum comme WebParcours ?
Réponse : Oui, WebParcours est remplacé par C-milo qui réunit un forum, des FAQ (foire aux
questions) et permet un retour d’expérience. C’est un lieu d’échange.
Question PARIS 2, LYON 2: Comment communiquer entre le niveau national et le régional
notamment sur les évolutions à venir ?
Réponse : Nous avons mis à disposition plusieurs moyens de communication pour s’organiser via
des communautés, et trouver les informations. Vous avez à votre disposition le site i-milo.fr, les
newsletters et C-milo qui permettent de se tenir informés.
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Question BORDEAUX : Quel est le travail pédagogique d’information à destination des
représentants des salariés ?
Réponse : La question a été traitée en comité de partenariat, instance qui permet de suivre l’avancée
du projet et de se poser des questions d’arbitrage. L’UNML s’est engagée sur l’information des
partenaires sociaux mais c’est aussi un rôle de chaque mission locale.
Cette communication est à mettre à l’ordre du jour de vos CE, c’est une obligation employeur à
laquelle l’UNML s’est engagée à répondre.
Question LYON 2 : Comment seront impliquées les missions locales sur les différentes phases
d’évolution ?
Réponse : Les échanges que nous avons avec vous se font dans cet objectif. La co-construction mise
en place pour la première version a vocation à être pérenne. Nous continuerons à organiser des
ateliers avec des professionnels des missions locales.
3.3.2. - Réseaux sociaux
Question PARIS 1, PARIS 2 : Quels sont les liens entre i-milo et les réseaux sociaux/les jobboards ?
Réponse : Pour l’instant ces liens n’existent pas mais nous y réfléchissons pour une version
ultérieure. En ce qui concerne les job-boards, « Trouve Ta Boite » est une application qui permet à la
mission locale de communiquer des offres aux jeunes de sa zone de couverture.
Question PARIS 2 : Avec Parcours 3, les missions locales qui sont aujourd’hui sur Facebook et
qui apportent un premier niveau de service ne bénéficient d’aucun retour par l’outil. Cette
utilisation peut-elle rentrer dans le cadre d’un entretien ?
Réponse : Nous allons mettre en place des communautés utilisateurs pour des retours sur les bonnes
pratiques. L’ensemble de ces choses et de ces besoins permettront de récupérer les priorités pour les
versions ultérieures. Sur les réseaux sociaux se pose aussi la question de la sécurité et de la
confidentialité de certaines informations.
Question PARIS 1 : Peut-on imaginer un « chat » entre les conseillers connectés ?
Réponse : Oui, c’est une bonne idée. L’outil i-milo a vocation à être un outil communiquant.
3.3.3. - Interrégionales
Question BORDEAUX: Est-ce qu’il peut y avoir encore des modifications d’i-milo selon les
remontées que l’on vous fait pendant les interrégionales ?
Réponse : Sur la partie des évolutions, des adaptations à la marge sont toujours possibles,
notamment sur l’accompagnement au changement et la formation.
Question BORDEAUX, LE MANS : Quand auront lieu les prochaines interrégionales ? Quel sera
l’ordre du jour ?
Réponse : Nous ne savons pas encore quand auront lieu les prochaines interrégionales, sans doute
avant le déploiement. L’ordre du jour n’est pas encore défini car nous avons besoin de vos retours
pour le construire et répondre au mieux à vos besoins.
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Question LYON 1, PARIS 2, BORDEAUX, LYON 2 : Quels sont les éléments de communication
émanant des interrégionales que nous aurons à disposition pour sensibiliser les équipes ?
Réponse : Nous mettrons à disposition un compte-rendu des interrégionales par mail et sur le site
i-milo.fr ainsi que les supports de présentation.
En ce qui concerne les vidéos présentées pendant ces rencontres, elles ne sont pas autoportantes
car elles nécessitent beaucoup d’éléments de discours. Nous les retravaillerons pour y apporter une
bande-son reprenant les explications que nous vous avons données.
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4 - ANNEXES
4.1. - QUESTIONS GENERALES
Question LYON 1 : Qui héberge les données archivées ?
Réponse : Vos hébergeurs traditionnels, Atos et Bull.
Question LYON 1 : Conservons-nous un référent i-milo comme nous avions un référent
Parcours 3 ?
Réponse : C’est un choix de structure, mais effectivement il sera nécessaire sans doute d’avoir un
référent.
Question PARIS 2 : Qu’est-ce qui est prévu dans la gestion du risque sur la continuité de
service ?
Réponse : Nous avons un haut niveau de disponibilité. Et nous sommes en train de mettre en place
un service en mode dégradé pour fonctionner a minima en cas de problème majeur.
4.2. - DEMATERIALISATION
Question LYON 2, BORDEAUX : Les CERFA seront-ils dématérialisés ?
Réponse : Oui, i-milo prévoit une dématérialisation dite « M2 » pour les CUI et EAV, c’est-à-dire avec
aucun flux papier pour les demandes d’aide. Concernant le CIVIS, cela va arriver aussi mais plus tard.
Chaque mission locale se verra fournir un certificat électronique et une signature électronique.
Question LE MANS: Il va falloir avoir une clef pour faire la dématérialisation, quand va-t-on
avoir des infos là-dessus ?
Réponse : Nous sommes en échange avec l’ASP qui va se proposer en fournisseur de certificats. Ils
gèreront les actions pour que les missions locales reçoivent leur certificat. Le process va être affiné
dans les prochaines semaines et nous vous tiendrons au courant dans le kit de déploiement.
Question BORDEAUX : Donc nous devrons payer le certificat électronique ? Ce coût
supplémentaire pour le réseau est-il pris en compte ? Comment signera le jeune ?
Réponse : L’enjeu de la dématérialisation est une modification dans le circuit de gestion des contrats
aidés pour aider les employeurs à être remboursés plus rapidement. C’est désormais de la
responsabilité des missions locales de simplifier le circuit. La demande d’aide existera toujours, le
CERFA existe toujours. La décision d’attribution est dématérialisée.
Le certificat électronique de la mission locale permet à l’ASP de vérifier que vous avez bien signé la
décision d’attribution. Il est intégré dans i-milo. Il n’y aura donc pas de supplément à payer.
Pour la phase transitoire, en M1, le fait pour un prescripteur de signer la demande d’aide la transforme
en décision d’attribution.
En M2, la décision d’attribution est dématérialisée. L’employeur et le salarié téléchargent le CERFA, le
signent de manière manuscrite puis le donnent au prescripteur. La décision d’attribution se fait au vu
de la demande d’aide mais de manière dématérialisée.
Dans i-milo, en tant que prescripteur, nous devons apporter la décision d’attribution. Nous laisserons
la possibilité de pouvoir éditer une demande d’aide en tant qu’offre de services à l’employeur.
Ce document est la propriété de SIMILO. Il ne peut être utilisé, reproduit ou divulgué, même partiellement, sans son autorisation écrite préalable.
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Question LE MANS : Nous souhaiterions dématérialiser les fiches de liaison de formation, estce qu’il peut y avoir des interconnexions dans i-milo ?
Réponse : Nous travaillons encore sur les interconnexions de dématérialisation.
4.3. - EVOLUTIONS ET SERVICES ACCESSOIRES
Question LE MANS, PARIS 2 : Est-il possible d’avoir un agenda partagé pour les rendez-vous ?
re
Réponse : Nous avons conscience de ce besoin, mais cela ne sera pas dans la 1 version.
Question PARIS 1 : Sur un service de gestion des aides locales, pourrait-on aller jusqu’au
paiement ?
Réponse : C’est un sujet à instruire ensemble mais nous n’avons pas d’interdiction juridique et les
services accessoires sont faits pour répondre à vos besoins.
4.4. - DEFINITIONS
Question LE MANS, PARIS 1 : Qu’est-ce qu’un widget ?
Réponse : C’est une petite boite à outil, widget = windows + gadget.
Question LE MANS : Qu’est-ce qu’un utilisateur avancé ?
Réponse : C’est quelqu’un qui maitrise bien l’outil. L’outil est fourni clef en main mais chacun est libre
d’approfondir sa connaissance.
Question PARIS 1 : Qu’est-ce qu’un composant ?
Réponse : Dans le portail décisionnel, un composant est un ensemble de données en lien avec les
problématiques métiers qui peut se représenter sous forme de tableaux, de graphes ou cartographies.
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