MANUAL DEL USUARIO - Colegio Oficial de Arquitectos de Sevilla

MANUAL DEL USUARIO - Colegio Oficial de Arquitectos de Sevilla
Manual de usuario
Manual de Usuario de Visado Digital 2.0
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Marzo de 2018
Revisión del documento: 2018-03-02
Contenido
1. Introducción ............................................................................................................................................ 3
2. Instalación y puesta en marcha ........................................................................................................... 5
2.1. Requisitos recomendados del sistema informático................................................................... 5
2.2. Requisitos como colegiado ............................................................................................................ 5
2.3. Procedimiento de instalación y puesta en marcha .................................................................... 5
2.4. Actualizaciones de la aplicación ClienteCOAS ...........................................................................13
3. Panel de Navegación ...........................................................................................................................15
3.1. Servicios Digitales..........................................................................................................................18
3.2. Base de datos ................................................................................................................................18
3.3. Utilidades........................................................................................................................................18
4. Menú Servicios Digitales .....................................................................................................................19
4.1. Trabajos Visado .........................................................................................................................19
4.1.1. Trabajo Visado ....................................................................................................................21
4.1.2. Creación y gestión de documentos de un Trabajo Visado ...........................................22
4.1.2.1. Creación de la Comunicación de Encargo Profesional ..........................................23
4.1.2.2. Creación de un documento de Trabajo Visado .......................................................29
4.1.3. Tipos de ficheros admitidos..............................................................................................37
4.1.4. Estado de los documentos................................................................................................38
4.1.5. Firmar documentos............................................................................................................38
4.1.6. Enviar documentos al COAS .............................................................................................41
4.1.7. Recibir documentos del COAS ..........................................................................................42
4.1.8. Ubicación del Sello de Visado ...........................................................................................44
4.2. Base de datos ................................................................................................................................46
4.2.1. Colegiados ...............................................................................................................................46
4.2.1.1. Pestaña Colegiado...........................................................................................................47
Obtener un nuevo certificado digital .....................................................................................49
Renovar un certificado digital..................................................................................................50
Importar un certificado digital desde fichero .......................................................................50
Cambiar la contraseña de un certificado digital ...................................................................51
Exportar un certificado digital .................................................................................................51
1
4.2.2. Promotores, Sociedades Proyectistas y Colaboradores ...................................................52
4.2.2.1. Pestañas Promotor, Sociedad Proyectista o Colaborador ........................................53
4.3. Utilidades........................................................................................................................................55
4.3.1. Personalización.......................................................................................................................55
4.3.1.1. Tema Visual ......................................................................................................................55
Cambiar el tamaño de los elementos de la interfaz de usuario ........................................55
4.3.1.2. Ruta de Datos ..................................................................................................................56
Anexos .......................................................................................................................................................58
Anexo A. Flujo de trabajo del sistema Visado Digital ......................................................................58
Anexo B. Generación de ficheros PDF desde Autocad....................................................................60
Anexo A1. Generación de PDF desde Autocad 14 .......................................................................61
Anexo A2. Generación de PDF desde Autocad 2002 ...................................................................64
Anexo A3. Generación de PDF desde Autocad 2005 ...................................................................66
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1. Introducción
Visado Digital 2.0 es el sistema de presentación y tramitación remota de proyectos y documentos del Colegio Oficial de Arquitectos de Sevilla, desarrollado en base a los requerimientos establecidos por la misma entidad, con la filosofía de facilitar a los colegiados el proceso de presentación y tramitación remota de proyectos y documentos, sin la necesidad de instalar o adquirir
software comercial en sus ordenadores, aprovechando las ventajas que aporta el soporte digital, aliviando determinadas tareas administrativas en los estudios de arquitectos y en la gestión
digital.
La integración entre el servicio Visado Digital 2.0 con el Sistema de Gestión de Expedientes del COAS
es total, no existiendo diferencias en cuanto a numeración, control y tramitación respecto al
visado tradicional, lo que permite consultar la tramitación en línea desde la página web del Colegio Oficial de Arquitectos de Sevilla con independencia del sistema de visado que se utilice.
El sistema Visado Digital 2.0 requiere de la instalación en un ordenador del colegiado de la aplicación cliente del sistema, llamada ClienteCOAS.
Ilustración 1: La ventana principal de la aplicación ClienteCOAS, que aparece rotulada con el título Servicios Digitales COAS.
3
Algunas de las principales novedades de la nueva aplicación ClienteCOAS del sistema Visado
Digital 2.0 son las siguientes:

Permite instalar y usar la aplicación en múltiples ordenadores al mismo tiempo.

Permite acceder a todo el historial de proyectos en los que ha participado el colegiado, independientemente de si se crearon usando el antiguo sistema de Visado Digital, independientemente de en qué ordenador se crearon.

Posee un diseño multiventana y multipestaña muy flexible que le permite aprovechar mejor
el espacio de todas las pantallas conectadas al ordenador, tener múltiples ventanas, dividir
las ventanas en varias sub-ventanas con gran libertad de organización, etc.

Soporte para temas visuales, que le permite elegir entre una variedad de aspectos para la
aplicación, incluyendo aspectos con fondo oscuro, para los usuarios que así lo prefieran.

Numerosas mejoras internas en la aplicación que proporcionan una mejor experiencia de
usuario, tales como mejor sistema de actualizaciones, ejecución multihilo, etc.
Ilustración 2: Aplicación ClienteCOAS mostrando un tema oscuro y una disposición de pestañas personalizada.
4
2. Instalación y puesta en marcha
En esta sección se muestra información relacionada con la instalación y puesta en marcha de la
aplicación ClienteCOAS del sistema Visado Digital 2.0 en un ordenador del colegiado.
2.1. Requisitos recomendados del sistema informático
Para la instalación de la aplicación ClienteCOAS del sistema Visado Digital 2.0 es necesario disponer de un ordenador con las siguientes especificaciones mínimas:
Sistema operativo
Windows 7 o posterior
Procesador
Procesador x86-64 con 2 núcleos a 2,0 GHz
Memoria RAM
4 GB
Espacio en disco duro 4 GB libres
Tarjeta gráfica
DirectX 9 o posterior con un controlador WDDM 1.0
Pantalla
Resolución de 1280×1024 píxeles
Conectividad
Conexión a Internet
2.2. Requisitos como colegiado
Para hacer uso del sistema Visado Digital 2.0 y de la aplicación ClienteCOAS se requiere:

Estar colegiado en el Colegio Oficial de Arquitectos de Sevilla.

Disponer de usuario y contraseña para acceder como colegiado identificado a la página web
del Colegio Oficial de Arquitectos de Sevilla.

Haber sido dado de alta en el sistema Visado Digital 2.0 por parte del Colegio Oficial de Arquitectos de Sevilla.

Disponer de uno de los siguientes elementos:


Un certificado digital vigente en formato CCER emitido por el Colegio Oficial de Arquitectos de Sevilla.
Una clave de activación de firma emitida por la misma entidad. Este dato se proporciona
en un documento llamado Solicitud de Certificado Electrónico.
2.3. Procedimiento de instalación y puesta en marcha
A continuación, se enumeran los pasos necesarios para la instalación y puesta en marcha de la
aplicación ClienteCOAS:
1. Descarga del instalador de ClienteCOAS.
Desde el ordenador donde desea instalar la aplicación ClienteCOAS, navegue a la siguiente
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dirección web: https://programas.tecnosis.net/ClienteCOAS/publish.htm
Una vez en dicha web, pulse el botón Instalar. Se descargará una pequeña aplicación cuyo
nombre de archivo es setup.exe . Si su navegador le ofrece la opción Ejecutar, es preferible
que haga uso de esta opción.
Ilustración 3: La página web de descarga de ClienteCOAS, mostrada desde el navegador web Microsoft Edge.
2. Instalación de la aplicación ClienteCOAS.
A continuación, abra setup.exe para iniciar la instalación de ClienteCOAS. Aparecerá un
cuadro de diálogo titulado Instalación de la aplicación en el que se le solicita confirmación para instalar esta aplicación. Pulse el botón Instalar para confirmar.
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Ilustración 4: Ventana Instalación de la aplicación. Pulse Instalar.
Una vez pulse en Instalar, comenzará el progreso de instalación de la aplicación. Este proceso requiere conexión a Internet, pues se realizarán descargas de componentes necesarios.
Ilustración 5: Ventana de progreso de instalación de ClienteCOAS.
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3. Configuración inicial de la aplicación.
Una vez instalada la aplicación, iníciela buscando ClienteCOAS en el Menú Inicio de Windows.
Tenga en cuenta que, dependiendo de la configuración de seguridad de su sistema operativo, su ordenador podría mostrarle una advertencia de seguridad en la que tendrá que indicarle al sistema que desea ejecutar la aplicación. Podría ser necesario que haga clic en Más
información, de modo que entonces aparezca el botón Ejecutar de todas formas, donde
tendrá que hacer clic para continuar. Es importante que solamente autorice la ejecución de
la aplicación si su nombre es ClienteCOAS.exe . Esto se puede observar en las siguientes
imágenes:
Ilustración 6: En esta ventana es necesario que haga clic en Más información.
8
Ilustración 7: En esta ventana es necesario que haga clic en Ejecutar de todas formas.

Lo primero que verá cada vez que inicie la aplicación será una ventana de identificación
en la que se solicitará usuario y contraseña. Dichos usuario y contraseña son los mismos
que se usan para identificarse como colegiado en la web del Colegio Oficial de Arquitectos de Sevilla. Introduzca los datos solicitados y pulse el botón Aceptar para iniciar sesión.
Ilustración 8: Ventana de identificación de ClienteCOAS.
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
Al iniciar la aplicación por primera vez le solicitará que escoja una carpeta donde la aplicación guardará los datos necesarios para funcionar. Le recomendamos elegir una ruta
de datos ubicada en un disco local, tal como la siguiente, aunque puede elegir otra si
desea: C:\COASVD\
Para hacer esto, primero deberá hacer clic en Disco local (C:), a continuación deberá hacer clic en el botón Crear nueva carpeta, entonces deberá teclear COASVD , y finalmente
tendrá que pulsar en Aceptar.
Ilustración 9: Ventana de selección de ruta de datos.
4.
Instalación del certificado digital.
En el panel de Navegación del lado izquierdo de la aplicación ClienteCOAS, bajo la sección
Base de datos, haga clic en Colegiados. Se abrirá una pestaña titulada Colegiados, en la que
se presentará un listado de colegiados en el que aparecerá aquel cuyas credenciales se hayan usado para iniciar sesión en la aplicación. Haga clic en el DNI del colegiado, lo cual abrirá una nueva pestaña mostrando información del colegiado en cuestión.
10
Ilustración 10: Aplicación ClienteCOAS mostrando en el lado izquierdo el panel de Navegación y en el lado derecho la
pestaña Colegiados.

Si dispone de una clave de activación de firma emitida por el Colegio Oficial de Arquitectos de Sevilla (dato que aparece en un documento titulado Solicitud de Certificado Electrónico) proceda de la siguiente manera: haga clic en el botón Nuevo Certificado.
Ilustración 11: Sección de la pestaña Colegiados que muestra los certificados que el colegiado pueda tener. Pulse el
botón Nuevo Certificado para obtener el certificado digital usando la clave de activación de firma.
Se abrirá una ventana en la que deberá introducir el código numérico que conforma la
clave de activación de firma.
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Ilustración 12: Ventana de obtención de certificado mediante clave de activación de firma.
A continuación, haga clic en Aceptar. Se le solicitará que defina la contraseña de su
nuevo certificado digital, la cual debe estar formada por al menos 10 caracteres alfanuméricos, distinguiendo mayúsculas de minúsculas. Esta contraseña es la que se usa para
firmar digitalmente los documentos.
Importante: la contraseña de su certificado digital no puede ser restablecida ni recuperada si usted la olvida. Por este motivo es muy importante que se asegure de no olvidar la contraseña de su certificado digital.
Se recomienda que guarde una copia de seguridad de su certificado digital en un lugar seguro, desde el que
pueda recuperarlo en el caso de un desastre informático. Posibles ubicaciones de guardado: en la nube,
una memoria USB o un correo electrónico.

Si dispone de un certificado digital emitido por el Colegio Oficial de Arquitectos de Sevilla
en formato de archivo CCER , proceda de la siguiente manera: haga clic en el botón Importar Certificado.
Ilustración 13: Sección de la pestaña Colegiados que muestra los certificados que el colegiado pueda tener. Pulse el
botón Importar Certificado para usar un certificado existente.
Se abrirá una ventana titulada Abrir que tendrá que usar para localizar en su ordenador
el certificado en el formato CCER . Localícelo, selecciónelo y haga clic en el botón Abrir.
Normalmente el nombre de este archivo es su número de colegiado del COAS seguido
de .CCER ; ejemplo: 001234.CCER
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Finalmente, observe que ahora se muestra las fechas de inicio de validez y de caducidad de su
certificado digital emitido por el Colegio Oficial de Arquitectos de Sevilla.
Una vez completados todos estos pasos habrá finalizado la instalación y puesta en marcha de
la aplicación ClienteCOAS para poder empezar a usar el sistema Visado Digital 2.0.
2.4. Actualizaciones de la aplicación ClienteCOAS
Cada vez que se inicia la aplicación ClienteCOAS, esta comprueba automáticamente la existencia de actualizaciones de la aplicación en si misma, así como de los proyectos y documentos del
colegiado. Esta actualización es automática y es uno de los motivos por los cuales la aplicación
ClienteCOAS requiere de conexión a Internet para operar.
Ilustración 14: Al iniciar la aplicación se comprueba automáticamente si hay actualizaciones de la misma.
Ilustración 15: Si la aplicación detecta que hay una actualización, será descargada y aplicada automáticamente.
Dependiendo de la configuración de seguridad de su sistema operativo, su ordenador podría
mostrarle una advertencia de seguridad en la que tendrá que indicarle al sistema que desea
ejecutar la aplicación que acaba de recibir la actualización. Podría ser necesario que haga clic
en Más información, de modo que entonces aparezca el botón Ejecutar de todas formas, donde
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tendrá que hacer clic para continuar. Es importante que solamente autorice la ejecución de la
aplicación si su nombre es ClienteCOAS.exe . Esto se puede observar en las siguientes imágenes:
Ilustración 16: Al finalizar la actualización de ClienteCOAS, su ordenador podría pedirle permiso para iniciar la aplicación. Haga clic en Más información.
Ilustración 17: Haga clic en Ejecutar de todas formas para iniciar la aplicación ClienteCOAS.
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3. Panel de Navegación
El panel de Navegación es el área de la aplicación que permite acceder a todas las funciones de
la misma.
Ilustración 18: La ventana principal de la aplicación ClienteCOAS, que aparece rotulada con el título Servicios Digitales COAS.
Al hacer clic en la chincheta que hay en la barra de título del panel de Navegación se activa la ocultación
automática de este menú, de modo que el menú queda escondido en una pequeña pestaña en el lado izquierdo de la ventana. Use esta opción para aprovechar mejor el espacio en pantallas pequeñas.
Puede desactivar la ocultación automática haciendo clic, de nuevo, en el botón con icono de chincheta.
Al hacer clic en una función del panel de Navegación, esta se mostrará como una nueva pestaña en el lado derecho de la pantalla, que en la Ilustración 18 se muestra como un rectángulo
vacío de fondo gris oscuro.
Al hacer clic en otra función del panel de Navegación, esta se mostrará como otra pestaña junto
a las anteriores pestañas que hubieran abiertas, de modo que la aplicación le permite tener
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varias secciones abiertas simultáneamente. Para cambiar entre diferentes secciones de la aplicación ya no es necesario recurrir al menú de la izquierda, simplemente es necesario cambiar
entre las pestañas que estén abiertas.
Ilustración 19: Ventana principal de ClienteCOAS mostrando varias pestañas.
Para reorganizar las pestañas, haga clic y mantenga pulsado el botón del ratón mientras desplaza el puntero del ratón hacia los lados (para reordenar las pestañas) o hacia otros lugares de
la pantalla (para organizar la pestaña en modos de pantalla partida vertical, horizontal o ventana independiente). Si hace esto último, debe soltar la pestaña que está arrastrando en uno de
los pequeños recuadros con forma de ventana. Cada uno de estos recuadros organiza sus pestañas de una manera diferente, iluminándose la parte de la pantalla en la que se ubicará la pestaña que está arrastrando si la suelta en ese cuadro. Si suelta la pestaña fuera de cualquiera de
estos cuadros se creará una nueva ventana. Para volver a ubicar la pestaña junto a todas las
demás, en la parte superior de la ventana, suelte la pestaña que está arrastrando en el pequeño cuadro central.
Otra función interesante de la interfaz de la aplicación ClienteCOAS es el cambio de zoom. Es
posible aumentar el tamaño de los elementos de la interfaz pulsando la combinación de teclas
Control + + , siendo posible disminuir el tamaño de los elementos de la interfaz pulsando la
combinación de teclas Control + - .
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Ilustración 20: Se muestra cómo se está colocando la pestaña Envíos en la mitad derecha de la ventana de la aplicación ClienteCOAS.
Al hacer clic en estas funciones podría aparecer una ventana titulada Cargando…, que muestra
una barra horizontal indicando que se están cargando datos desde los servidores del COAS. Es
necesario disponer de conexión a Internet para que los datos necesarios de la aplicación puedan ser recibidos y que así el sistema funcione adecuadamente. Cuando aparezca esta ventana,
tendrá que esperar a que termine el proceso de carga.
Ilustración 21: Ventana que aparece cuando la aplicación necesita cargar datos desde los servidores del COAS.
Mientras más datos haya en la sección a la que desea acceder, más podría tardar este proceso de carga.
Este proceso de carga podría verse afectado por la calidad de su conexión a Internet.
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Estas funciones se organizan en tres apartados:
3.1. Servicios Digitales
Es el motor de la aplicación. Se constituye en una herramienta de gestión de trabajos, con ayudas para la preparación de documentos. Genera, modifica, firma, envía y recibe documentos en
formato PDF.
Los menús secundarios que la conforman son:

Trabajos Visado.

Trabajos Registro.

Recepción de documentos.

Envío de documentos.
3.2. Base de datos
En esta sección se encuentran conjuntos de datos necesarios para el funcionamiento de la aplicación, accesibles de manera conveniente organizada para su conveniencia. Esta sección le
permite gestionar todos los colegiados, promotores, sociedades proyectistas y colaboradores
que participen en sus proyectos.
3.3. Utilidades
Finalmente, en esta sección se encuentran las funciones de personalización, que le permiten:

Elegir un tema visual para la aplicación.

Elegir la ubicación de datos de la aplicación, esto es, dónde guardará la aplicación los datos
que necesita para trabajar.
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4. Menú Servicios Digitales
4.1. Trabajos Visado
Lo primero que observamos en esta sección es un listado de trabajos de visado. Desde aquí
elegiremos un trabajo para trabajar en él o para visualizar documentos de varios tipos, tales
como documentos visados, acuses de recibo, etc.
Ilustración 22: Pestaña Trabajos Visado, donde se pueden observar el listado de trabajos de visado, las funciones de
filtrado y los botones de la barra de herramientas.
Cada trabajo puede tener dos códigos identificativos. Estos son el Nº de Expediente COAS y el Nº de
Trabajo.
En el caso de que un trabajo haya sido iniciado mediante soporte papel, este poseerá Nº de Expediente COAS pero no poseerá Nº de Trabajo.
En el caso de que un trabajo haya sido iniciado mediante la aplicación ClienteCOAS pero aún no haya sido enviado al COAS, no tendrá asignados aún ningún Nº de Expediente COAS ni tampoco ningún Nº
de Trabajo.
En el caso de que un trabajo haya sido iniciado mediante la aplicación ClienteCOAS y ya se haya enviado al
COAS alguno de sus documentos, entonces tendrá asignados ambos códigos identificativos.
Para encontrar rápidamente un trabajo entre todos los que ya existan existen varias funciones
de filtrado. El primero de ellos es la casilla de selección marcada como Mostrar sólo los trabajos
recientes o abiertos. Se consideran trabajos recientes o abiertos aquellos que han sido modifi-
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cados desde hace un mes o los que tienen documentos pendientes de visado, con nota de visado o pendientes de pago.
La otra función de filtrado es el buscador, donde usted puede introducir cualquier palabra, ya
sea nombre de un colegiado, nombre de municipio, nombre de la calle, nº de expediente, nº de
trabajo, etc., y el sistema le mostrará solamente aquellos trabajos que coincidan con los datos
tecleados en el recuadro Buscar.
En la parte superior de la pestaña encontrará la barra de herramientas, que contiene los siguientes botones:
Guardar: almacena los cambios realizados en la pantalla actual.
Nuevo: crea un nuevo trabajo de visado.
Cargar datos de nuevo: recarga todos los datos de la pantalla actual.
Imprimir listado / Exportar a Excel: abre una nueva pestaña que muestra el listado de todos
los trabajos de visado visibles en la pantalla actual. Desde esta nueva pestaña puede imprimir el listado o bien exportarlo a Excel, creando un fichero de hoja de cálculo Excel que
usted podrá guardar y manipular a su antojo.
Selección múltiple: le permite seleccionar manualmente varios trabajos para que solo esos
aparezcan en el listado de impresión o de exportación a Excel. En primer lugar, pulse el
botón Selección múltiple para que aparezca en cada fila una nueva columna llamada Seleccionar. Entonces, marque las casillas correspondientes a los trabajos que desea seleccionar. Finalmente, pulse el botón Imprimir listado / Exportar a Excel para que esta función solo tome los trabajos que usted haya seleccionado.
Invertir selección: le permite invertir la selección de manera inmediata. Esto puede ser útil
para seleccionar todos los trabajos menos uno, por ejemplo. Sería así: primero marque la
casilla de selección de un solo trabajo, a continuación, pulse el botón Invertir selección, de
tal modo que quedarán seleccionados todos los trabajos excepto el que inicialmente seleccionó.
Eliminar Registro: le permite eliminar el trabajo de visado seleccionado. Este botón podría
estar desactivado.
Diseño de Columnas: si usted ha realizado modificaciones en el diseño de columnas de
esta pantalla, tales como reordenar las columnas o cambiar el ancho de las mismas, este
botón despliega un menú que le permite guardar el diseño actual, de tal modo que esta
pantalla siempre mostrará un diseño a su gusto. También se incorporan funciones que le
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permiten guardar o restaurar varios diseños distintos, cada uno con su propio nombre.
Ilustración 23: Opciones del menú Diseño de Columnas.
4.1.1. Trabajo Visado
Si en la pestaña Trabajos Visado usted hace clic en un trabajo de visado en concreto, se abrirá
una nueva pestaña del tipo Trabajo Visado que muestra información de un solo trabajo de visado.
En la mitad superior de la pestaña Trabajo Visado se muestran datos generales del trabajo,
concretamente Datos Identificativos y datos de Localización. Será necesario que rellene aquellos campos cuyos nombres se muestren en negrita.
En la mitad inferior de la pestaña Trabajo Visado se muestra el listado de documentos que conforman este trabajo.
Ilustración 24: Pestaña Trabajo Visado. En la mitad superior vemos datos generales del trabajo y en la mitad inferior
sus documentos.
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Fíjese como la pestaña Trabajo Visado incluye la descripción de este trabajo. Esta descripción es la que
usted puede definir según considere apropiado usando la casilla correspondiente al campo Descripción,
ubicado en la sección de Datos Identificativos de esta pestaña.
Los documentos poseen un código identificativo llamado Nº de Registro Local. Si un documento no tiene
asignado uno, significa que aún no ha sido enviado al COAS desde su ordenador a través de la aplicación
ClienteCOAS, o bien que fue enviado al COAS usando el soporte en papel.
Todo Trabajo Visado debe contener un documento de tipo Comunicación de Encargo Profesional. Además, puede contener uno o más documentos de cualquier otro tipo, según sus necesidades.
En la parte superior de la pestaña Trabajo Visado se encuentra, como es habitual en esta aplicación, la barra de herramientas, en la que podrá encontrar los siguientes botones:
Guardar: almacena los cambios realizados en la pantalla actual.
Cargar datos de nuevo: recarga todos los datos de la pantalla actual.
Nuevo: crea un nuevo trabajo de visado, independiente de este que se está visualizando.
Eliminar Registro: le permite eliminar este trabajo de visado.
4.1.2. Creación y gestión de documentos de un Trabajo Visado
Desde aquí se realizan las funciones más importantes de la aplicación: la creación y gestión de
documentos de un trabajo.
Esta herramienta le permite la creación de documentos (proyectos) con una estructuración
basada en las Normas de Presentación de Trabajos Profesionales del Colegio Oficial de Arquitectos de Sevilla. Se da la opción de estructurar los documentos conforme al CTE (o no), junto con
ayudas sobre el contenido que debe incluirse en cada parte que compone el documento final.
Un Trabajo Visado se corresponde con un Expediente del COAS. Cada uno de estos Trabajos
Visado puede estar compuesto de múltiples documentos. Dependiendo del tipo de Trabajo
Visado que se haya seleccionado, se le permitirá la creación de diferentes tipos de documentos.
Por ejemplo, en el caso de un expediente de edificación (Trabajo Visado con Grupo Trabajo Edificación) los posibles documentos a crear serían los siguientes:
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Ilustración 25: Tipos de documentos posibles en el caso de un expediente de edificación.
En otros casos, se permitirá la creación de otros tipos de documentos, como, por ejemplo:
Ilustración 26: Tipos de documentos posibles en el caso de un expediente de tipo Informes, certificados, tasaciones, etc.
4.1.2.1. Creación de la Comunicación de Encargo Profesional
Todo expediente necesita un documento de tipo Comunicación de Encargo Profesional. Para
crearlo, pulse el botón
Añadir Comunicación de Encargo.
Ilustración 27: Sección Documentos de un Trabajo Visado.
Entonces pasaremos a una nueva pestaña, titulada Comunicación Encargo.
En la parte superior de la pestaña Comunicación Encargo encontraremos la barra de herramientas, que consta de los siguientes botones:
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Guardar: almacena los cambios realizados en la pantalla actual.
Cargar datos de nuevo: recarga todos los datos de la pantalla actual.
Eliminar Registro: le permite eliminar esta comunicación de encargo.
Generar PDF de la Comunicación de Encargo: una vez haya rellenado los datos de la Comunicación de Encargo, pulse este botón para generar un archivo PDF que pueda imprimir para que sea firmado por el promotor y el arquitecto.
Eliminar Firma: le permite eliminar las firmas digitales que se hayan realizado sobre esta
Comunicación de Encargo. Estas firmas se pueden visualizar en la pestaña Firmas, que
aparece en la mitad inferior de la pestaña Comunicación Encargo.
Enviar al COAS: le permite enviar esta comunicación de encargo al COAS. Este botón solo
estará activo una vez estén completados todos los requisitos de la comunicación de encargo, siendo estos que estén cumplimentados todos los datos, la presencia de las firmas
de los arquitectos intervinientes, la presencia del documento adjunto con la firma del
promotor y los arquitectos, etc.
Adicionalmente, a la derecha de la barra de herramientas aparece la barra de estado del documento, donde se le muestra el estado actual del documento o la operación actual que se está
realizando. En esta barra de estado se mostrará también si el documento se pudo guardar o no
con éxito.
Ilustración 28: Barra de herramientas y barra de estado.
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Ilustración 29: Pestaña Comunicación Encargo, mostrando una debidamente cumplimentada.
En esta pestaña encontraremos en la mitad superior de la pantalla los datos generales de la
Comunicación de Encargo, divididos en tres secciones: Datos Identificativos, Localización y Datos
Económicos. Tendremos que rellenar estos datos.
En la mitad inferior de la pantalla encontraremos una serie de pestañas donde es necesario
incluir información específica de este proyecto, o bien que muestran información sobre el proyecto y/o documento:

Arquitectos intervinientes: aquí es necesario listar a todos los arquitectos que intervengan en
este expediente. Si necesita añadir un arquitecto que no aparezca en esta lista, puede hacerlo acudiendo, desde el panel de Navegación, a la sección Base de datos  Colegiados. Para eliminar un Colegiado de esta lista, haga clic derecho sobre su fila y elija la opción Eliminar. Si la forma de intervención de un Colegiado es Técnico Redactor y/o Director de Obra,
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entonces será necesario que indique también una Sociedad Proyectista. Si en la lista no
aparece la Sociedad Proyectista que desea especificar, puede añadirlo acudiendo, desde el
panel de Navegación, a la sección Base de datos  Sociedades Proyectistas.
De igual modo, es necesario especificar los porcentajes de participación de los diferentes
arquitectos intervinientes en las diferentes fases del proyecto.
Finalmente se solicitan algunos detalles adicionales de Otras Fases y del Proyectista/Director colaborador.
Ilustración 30: Pestaña Arquitectos Intervinientes, dentro de una Comunicación de Encargo Profesional.

Promotores: aquí es necesario listar a todos los promotores que intervengan en este expediente. Si necesita añadir un promotor que no aparezca en esta lista, puede hacerlo acudiendo, desde el panel de Navegación, a la sección Base de datos  Promotores. Para eliminar un Promotor de esta lista, haga clic derecho sobre su fila y elija la opción Eliminar.
Ilustración 31: Pestaña Promotores, dentro de una Comunicación de Encargo Profesional.

Colaboradores: aquí es necesario listar a todos los colaboradores que intervengan en este
expediente. Si necesita añadir un colaborador que no aparezca en esta lista, puede hacerlo
acudiendo, desde el panel de Navegación, a la sección Base de datos  Colaboradores. Para
eliminar un Colaborador de esta lista, haga clic derecho sobre su fila y elija la opción Eliminar.
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Ilustración 32: Pestaña Colaboradores, dentro de una Comunicación de Encargo Profesional.

Firmas: Aquí es necesario hacer lo siguiente:

Adjuntar, en formato PDF, la Comunicación de Encargo correctamente cumplimentada y
firmada a mano por los arquitectos y el promotor.

Cada arquitecto interviniente deberá firmar digitalmente esta Comunicación de Encargo. Para ello, pulse el botón Firmar que hay al final de la fila donde aparezca el nombre
de cada arquitecto interviniente.
Ilustración 33: Pestaña Firmas, dentro de una Comunicación de Encargo Profesional.

Ficheros Generados: Aquí se pueden visualizar, según el progreso alcanzado, la Comunicación
de Encargo firmada digitalmente, la Comunicación de Encargo firmada manualmente por arquitectos y promotor/propiedad y el Acuse de Recibo en el que el COAS confirma oficialmente
la recepción de la Comunicación de Encargo.
Ilustración 34: Pestaña Ficheros Generados, dentro de una Comunicación de Encargo Profesional.
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
Ficheros Recibidos: Aquí se pueden visualizar los documentos que el COAS le haya enviado
que estén relacionados con esta Comunicación de Encargo, tales como la Comunicación de
Encargo visada por el COAS o el Acuse de Visado Recibido.
Ilustración 35: Pestaña Ficheros Recibidos, dentro de una Comunicación de Encargo Profesional.
Así pues, hay que rellenar todo lo descrito en los diferentes lugares ya comentados.
Procedimiento en orden cronológico (Comunicación de Encargo)
Para que se entienda más fácilmente, el procedimiento a la hora de la creación de una Comunicación de Encargo Profesional se hará en el siguiente orden:
1. Rellenar las casillas de las secciones Datos Identificativos, Localización, Datos económicos.
2. Rellenar las casillas de las pestañas Arquitectos Intervinientes, Promotores y Colaboradores.
3. Pulsar el botón
Generar PDF de la Comunicación de Encargo, en la barra de herramientas de
la parte superior. Este PDF hay que imprimirlo y el promotor y los arquitectos deben firmarlo de puño y letra.
4. Escanear el documento del paso anterior, firmado de puño y letra por el promotor y los
arquitectos. Hay que escanearlo a PDF. Este PDF debe ser adjuntado en la pestaña Firmas,
pulsando el botón de los puntos suspensivos, donde tendrá que indicar la localización de
este archivo.
5. A continuación, los arquitectos intervinientes tienen que firmar digitalmente la Comunicación de Encargo, desde la pestaña Firmas. Aquí será necesario que cada arquitecto interviniente pulse el botón Firmar correspondiente a la fila con su nombre. Tras ello, se le solicitará la contraseña del certificado digital del colegiado en cuestión para firmar digitalmente
el documento.
Recuerde que esta contraseña no se puede recuperar. Si usted la olvida, tendrá que solicitar un nuevo certificado digital al COAS.
No se olvide de pulsar el botón
Guardar para almacenar todos los cambios.
6. Finalmente, hay que pulsar el botón
Enviar al COAS de la barra de herramientas superior
para que se envíe al Colegio la versión finalizada de esta Comunicación de Encargo. Al pulsar
28
dicho botón se abrirá automáticamente la pestaña Envío de Documentos, desde la cual podrá observar el estado y el progreso del envío.
7. Adicionalmente, desde la pestaña Ficheros Recibidos puede confirmar que el COAS ha recibido correctamente el documento. Si no aparece nada es posible que el fichero aún esté
siendo procesado en el COAS o que su ordenador aún no haya recibido el Acuse de Recibo.
Para forzar la recepción de documentos, acuda desde el panel de Navegación a Recepción
de Documentos y pulse el botón
Iniciar la recepción de documentos pendientes.
4.1.2.2. Creación de un documento de Trabajo Visado
Todo expediente puede tener uno o más documentos de tipo distinto a Comunicación de Encargo Profesional. Para crear un documento, pulse el botón
Añadir Documento.
Ilustración 36: Sección Documentos de un Trabajo Visado.
Entonces pasaremos a una nueva pestaña, titulada Documento Nuevo.
En la parte superior de la pestaña Documento Nuevo encontraremos la barra de herramientas,
que consta de los siguientes botones:
Guardar: almacena los cambios realizados en la pantalla actual.
Cargar datos de nuevo: recarga todos los datos de la pantalla actual.
Eliminar Registro: le permite eliminar este documento.
Eliminar Firma: le permite eliminar las firmas digitales que se hayan realizado sobre este
documento. Estas firmas se pueden visualizar en la pestaña Firmas, que aparece en la mitad inferior de la pestaña Documento Nuevo.
Enviar al COAS: le permite enviar este documento al COAS. Este botón solo estará activo
una vez se haya generado el PDF y haya sido firmado digitalmente.
Adicionalmente, a la derecha de la barra de herramientas aparece la barra de estado del documento, donde se le muestra el estado actual del documento o la operación actual que se está
realizando. En esta barra de estado se mostrará también si el documento se pudo guardar o no
con éxito.
29
Ilustración 37: Pestaña Documento Nuevo.
En esta pantalla encontraremos, en la mitad superior, la sección Datos del Documento, donde
podremos elegir entre una lista pre-determinada de tipos de documentos, cuyas posibles opciones dependerán del tipo de trabajo que hayamos creado. Tenemos una casilla para indicar
que solicitamos un Visado Urgente.
Las secciones Datos Identificativos y Localización aparecen a título informativo, no es posible
modificar desde aquí los datos que aquí se presentan. Estos datos se modifican en el trabajo
(expediente), no en el documento.
En la mitad inferior de la pantalla aparecen las 4 pestañas que conforman las secciones de importancia de la creación de un documento, siendo la más importante la primera de ellas, llamada Diseño del documento.
En esta pestaña se nos presenta, en primer lugar, la posibilidad de elegir dos métodos distintos
de creación de los documentos:

Mediante herramienta proporcionada por el COAS, que le presenta una guía de las diferentes secciones del documento que usted debe crear.

Mediante documentos PDF realizados externamente, opción en la que usted simplemente
adjunta un documento PDF en el que usted se ha preocupado de crear la estructura y todo
lo relativo al mismo, así como un documento PDF anexo que contendría la documentación
no sellable, que siempre ha de adjuntarse por separado.
30
Ilustración 38: Pestaña Diseño del documento, en la mitad inferior de la pantalla Documento Nuevo.
Usando la Herramienta proporcionada por el COAS
La pestaña Diseño del documento se divide en dos mitades dispuestas horizontalmente. La mitad izquierda representa su ordenador, con todas sus unidades, carpetas y archivos. La mitad
derecha representa la estructura correspondiente al tipo de documento seleccionado en la casilla Tipo de Documento (ubicada en la parte superior de esta pantalla). Esta estructura para el
tipo de documento seleccionado se basa en las Normas de Presentación de Trabajos Profesionales del COAS, es decir, nos muestran la estructura exacta que el COAS espera que tenga un documento del tipo seleccionado.
De este modo, en función del tipo de documento elegido, la aplicación nos propone la estructura
guía correspondiente.
Fíjese en que algunos apartados de la estructura del documento tienen unos pequeños triángulos negros a
la izquierda de su nombre; esto significa que dicho apartado tiene sub-apartados. Para expandirlo y poder
ver esos sub-apartados debe hacer clic en el triángulo. No es necesario rellenar todos los sub-apartados,
solo los que usted considere necesarios para su documento.
31
Ilustración 39: Parte derecha de la pestaña Diseño del documento, con todos los apartados expandidos, mostrando
todos los sub-apartados.
La importancia de esta estructura radica en que, de este modo, el COAS le está especificando la
organización básica deseable del documento que espera recibir. Usted debe crear varios documentos en formato PDF, cada uno con el contenido específico de un sub-apartado. Dichos
documentos PDF tendrá que localizarlos en su ordenador en el lado izquierdo de la pestaña
Diseño del documento, eligiendo una carpeta pulsando el botón que tiene puntos suspensivos,
y arrastrarlos hacia el sub-apartado correspondiente de la parte derecha de la pestaña Diseño
del documento.
La aplicación ClienteCOAS no obliga a cambiar las normas de trabajo de los usuarios. La estructura de carpetas y subcarpetas con que habitualmente organizamos nuestro trabajo es totalmente libre. No obstante,
aquellos arquitectos que sean usuarios de la aplicación ClienteCOAS y, por lo tanto, del sistema Visado Digital 2.0 obtendrán mayor rendimiento de su tiempo cuanto más organizados sean en la elaboración de sus
documentos.
Situado a la derecha de la estructura de apartados de este documento se encuentra el detalle
de los documentos PDF que usted va adjuntando. Recuerde que debe arrastrar desde la parte
izquierda de la pantalla, que representa su PC, hasta los diferentes sub-apartados.
Los nombres de los apartados y sub-apartados se ponen en NEGRITA cuando ya se ha adjuntado algún documento a ese apartado o sub-apartado.
32
Ilustración 40: Pestaña Diseño del documento, mostrando en el lado izquierdo los archivos del ordenador y a la
derecha qué archivos se han adjuntado a qué secciones. El modo de operación seleccionado es Herramienta
proporcionada por el COAS.
Si queremos retirar algún documento que hayamos añadido en el lado derecho, basta con seleccionar la fila donde aparezca el nombre de ese documento y a continuación, pulsar el botón
Quitar Fichero Seleccionado. También podemos retirarlos todos pulsando sobre
dos los ficheros del destino, para empezar de nuevo.
Quitar To-
Los documentos añadidos a cada sub-apartado pueden ser reorganizados, haciendo clic en su
nombre y arrastrándolos arriba o abajo. A pesar de esto, se recomienda otorgar a estos documentos nombres que tengan un orden lógico, pues cuando la Herramienta proporcionada por el
COAS componga el documento final, usará sus nombres como marcadores dentro de la estructura-guía.
Los documentos sencillos del tipo INFORMES, CERTIFICADOS, etc. y los de PLANEAMIENTO se han
resuelto su estructura con una carpeta única.
En todas las estructuras-guía de los distintos documentos se ha incluido una carpeta de Documentos no sellables en la que se incluirán aquellos documentos relacionados con el proyecto y
que no han de ser visados (cartas y notas dirigidas al arquitecto de visado relacionadas con el proyecto, etc.)
Se recomienda que los documentos administrativos que acompañan al proyecto que se está
preparando (solicitud de licencia, impreso de estadística de la edificación y cualquier otro que sea necesario para tramitar el documento ante la administración) y que hayan de estar visado, se envíen
como nuevo documento del trabajo del tipo LICENCIAS Y OTROS DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS A VISAR. De esta manera, la numeración que lleva impresa el sello de visado corresponderá
con el número de páginas del documento.
Finalmente, cuando hayamos añadidos todos los documentos PDF a los diferentes apartados,
pulsaremos el botón
Generar Fichero PDF. Aparecerá una ventana que nos muestra el progre-
33
so de generación del fichero PDF. Cuando se complete, la aplicación nos preguntará si deseamos visualizar el documento recién generado.
Si contestamos afirmativamente veremos en pantalla el documento en formato PDF. Con el
índice en la columna de la izquierda. Es conveniente volver a comprobar el documento, aho- ra
ya en el formato de intercambio con el COAS y cerciorarse que se ajusta exactamente al documento que deseamos visar.
Ilustración 41: Documento PDF generado con la Herramienta proporcionada por el COAS. En la parte izquierda se
puede observar la estructura del documento, que ha sido generada automáticamente por la mencionada herramienta.
Finalmente cerramos el visualizador de PDF y guardamos el documento generado pulsando
sobre
Guardar.
Cuanto más escrupulosos seamos en la organización de nuestro documento, más ventajas obtendremos de
la aplicación ClienteCOAS del sistema Visado Digital 2.0.
Cierto es que para pequeños documentos no tiene gran importancia, pero cuando nos enfrentamos a uno
extenso, con más de 500 hojas de textos o más de 100 planos, las cosas cambian.
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Tengamos presente que el fichero final que vamos a obtener es un PDF que contiene el documento completo, que genera un índice interactivo y numera las páginas correlativamente y en total. Ello nos permite haciendo clic en el índice para ir a una página concreta o al inicio de la sección determinada.
Ejemplo: si hacemos clic en la Memoria Descriptiva nos aparecerá en pantalla la primera página de dicha
memoria.
Ejemplo: si hacemos clic en el índice sobre plano 25 del grupo arquitectura nos llevará directamente a dicho plano.
Pero, ¿qué ocurre con documentos extensos como un Presupuesto o un Pliego de Prescripciones Técnicas?
La verdad es que si el índice solo nos lleva a la primera página no nos está ayudando tanto; por ello para
documentos extensos, concretamente en los apartados MEDICIONES Y PRESUPUESTOS Y PLIEGO DE PRESCRIPCIONES TECNICAS PARTICULARES, es conveniente crear un fichero por cada capítulo y así obtendremos
luego un índice pormenorizado que nos facilita enormemente la gestión del documento.
La aplicación ClienteCOAS se encarga de construir el fichero PDF del documento en cuestión sin que el
arquitecto tenga que adquirir programas comerciales como Adobe Acrobat Pro, aunque hay muchos arquitectos que disponen de él.
Una forma fácil de generar unas Mediciones o un Pliego indexado es generar un PDF mediante Adobe
Acrobat Pro y posteriormente generar el marcador (bookmark) o índice con esta aplicación. Salvado ya
directamente en PDF lo incluimos en la carpeta correspondiente de nuestra estructura-guía.
Otra forma sin necesidad del Adobe Acrobat Pro es salvar un fichero PDF (exportando directamente desde Microsoft Word a formato PDF) por cada capítulo de la Medición o el Pliego y así, una vez generado el
PDF completo, el índice nos llevará a la primera página de cada capítulo.
Usando la función Documentos PDF realizados externamente
Si no se desea usar la Herramienta proporcionada por el COAS para la creación del PDF que será
enviado a visar al COAS, entonces use la función Documentos PDF realizados externamente.
Desde el punto de vista de la aplicación ClienteCOAS es muy sencillo usar esta función.
35
Ilustración 42: Ejemplo de uso de la función Documentos PDF realizados externamente.
Tan solo debe marcar la opción Documentos PDF realizados externamente, en la parte inferior
de la pestaña Diseño del documento. Debe adjuntar un PDF en el lado izquierdo, que será visado
y sellado, y puede adjuntar documentación no sellable, opcionalmente, en el lado derecho. La
manera de adjuntar los documentos PDF es, en ambos casos, pulsando el botón con los puntos
suspensivos que al final del cuadro de cada opción.
Una vez incluidos los archivos PDF deseados, pulse el botón
mientas.
Guardar de la barra de herra-
Tenga en cuenta que, de este modo, usted es responsable total de la estructura del documento.
Firma digital del documento
Una vez generado el documento, por cualquiera de los dos métodos anteriormente mencionados, lo que resta por hacer es firmar digitalmente el mismo. Para ello, diríjase a la pestaña Firmas.
Aquí será necesario que cada arquitecto interviniente pulse el botón Firmar correspondiente a
la fila con su nombre. Tras ello, se le solicitará la contraseña del certificado digital del colegiado
en cuestión para firmar digitalmente el documento.
Recuerde que esta contraseña no se puede recuperar. Si usted la olvida, tendrá que solicitar un nuevo certificado digital al COAS.
No se olvide de pulsar el botón
Guardar para almacenar todos los cambios.
36
Ilustración 43: Se muestra que para firmar este documento de tipo E02. Proyecto Básico (CTE) debe acudir a la pestaña Firmas y pulsar el botón Firmar por cada uno de los arquitectos intervinientes.
Envío del documento firmado al COAS
Una vez generado y firmado el documento, el último paso es enviarlo al COAS. Para ello haga
clic en el botón
Enviar al COAS de la barra de herramientas superior para que se envíe al Colegio la versión finalizada de este documento. Al pulsar dicho botón se abrirá automáticamente
la pestaña Envío de Documentos, desde la cual podrá observar el estado y el progreso del envío.
4.1.3. Tipos de ficheros admitidos
La aplicación ClienteCOAS admite ficheros PDF para cualquiera de los lugares donde se pueden
adjuntar documentos. Para mayor compatibilidad y fiabilidad, se recomienda usar el estándar
PDF/X. Si usted dispone de Adobe Acrobat en su sistema puede ejecutar una comprobación de
compatibilidad con el estándar PDF/X.
Consejo: es común que si un fichero PDF tiene marcadores malformados (esto es, por ejemplo, que existan
marcadores que al seleccionarlos no lleven a ninguna página) suceda algún error en la generación del PDF
por parte de la aplicación ClienteCOAS. Si esto sucede, usted deberá arreglar el documento PDF que desea
adjuntar. Una manera sencilla de hacer esto es crear otro PDF con el mismo contenido, usando las impresoras virtuales PDF Creator o Adobe PDF.
No se admiten otros tipos de ficheros, tales como documentos de Word, documentos de texto
enriquecido, planos en formato AutoCAD o imágenes JPG o PNG. Solamente se admiten ficheros
PDF.
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Los ficheros de tipo CAD (en formato *.dwg u otros) han de ser convertidos previamente a formato
PDF para su incorporación a la estructura-guía de los documentos. Una manera de lograr esto es visualizando los ficheros CAD desde un programa de diseño como AutoCAD o ARCHICAD y desde allí generar
un fichero PDF usando una impresora virtual, tal como PDF Creator o Adobe PDF.
Consulte el anexo en este documento para la generación de PDF desde AutoCAD.
4.1.4. Estado de los documentos
La aplicación ClienteCOAS le informa en todo momento del estado en el que se encuentra cada
documento. Conocer los estados es importante para que usted pueda proceder correctamente
y conseguir que se complete el ciclo de fases por las que debe pasar un documento desde que
se genera hasta que el Colegio le entrega el documento visado.
Los posibles estados en los que se puede encontrar un documento son:

En preparación

Pendiente de firma

Firmado (falta alguna firma)

Firmado (pendiente confirmación de envío)

Encolado o enviándose

Enviado al COAS

Caja

Registrado (sólo en el caso de comunicación de encargo)

Visado (pendiente de pago)

Pendiente por nota de visado

Error dichero recibido corrupto
4.1.5. Firmar documentos
En esta sección se muestra detalladamente el proceso de firma de un documento.
Una vez preparado un documento, antes de enviarlo al COAS para su visado, es necesario firmar digitalmente el documento.
El sistema de certificado electrónico usado por ClienteCOAS y el sistema Visado Digital 2.0 responde a criterios de máxima seguridad informática, de modo que la garantía de reconocimiento de la firma electrónica es absoluta.
Para firmar digitalmente un documento siga los siguientes pasos:
1. Abra pestaña correspondiente al trabajo que contiene el documento que desea firmar.
Puede hacer esto, desde el panel de Navegación, acudiendo a Servicios Digitales  Trabajos
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Visado  eligiendo el trabajo correspondiente en la lista de trabajos, haciendo clic en cualquier enlace azul correspondiente al trabajo que desea.
Ilustración 44: Lista de trabajos de visado. Haga clic en cualquier enlace azul para abrir la pestaña de ese trabajo.
2. Ahora que ya se encuentra en la pestaña del trabajo de visado, debe localizar el documento
que desea firmar. Fíjese en la lista de documentos y haga clic en el enlace azul correspondiente al documento que desea firmar.
Ilustración 45: Pestaña de un trabajo. Observe en el tercio inferior de la pantalla la sección Documentos, donde se
listan todos los documentos de este trabajo. Haga clic en un enlace azul para abrir ese documento.
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3. Ahora se encuentra en la pestaña del documento. Continúe haciendo clic en la pestaña Firmas, que aparece en la parte inferior de esta pantalla. Al hacer esto se verá la sección de
Firmas, donde aparecerán listados todos los arquitectos intervinientes, según se ha definido en el documento de tipo Comunicación de Encargo Profesional (sección Arquitectos Intervinientes) de este trabajo.
4. Observará que, por cada arquitecto interviniente, en el lado derecho de la lista de Firmas
aparece una casilla que indica si el arquitecto ya ha firmado, junto al botón Firmar. Pulse el
botón Firmar para firmar con el certificado digital correspondiente al arquitecto mencionado en esa línea.
Ilustración 46: Se muestra dónde está el botón Firmar (en la pestaña Firmas de un documento).
Al pulsar sobre el botón Firmar se abrirá la ventana de firma, que deberá leer detenidamente. En ella se informa de:

Qué documento será firmado.

Qué arquitecto colegiado firmará a continuación.

La lista completa de arquitectos intervinientes.
Para proceder con la firma, se deberá teclear la contraseña del certificado digital del arquitecto y pulsar el botón Aceptar.
40
Ilustración 47: Ventana de introducción de contraseña de firma digital. Lea detenidamente toda la información mostrada en el re-cuadro Datos relacionados.
Cuando un documento vaya a ser firmado por varios arquitectos colegiados, todas estas firmas
deberán hacerse desde el mismo ordenador, pero no es necesario que todos los arquitectos firmen a la vez. Por ejemplo, podría firmar hoy un arquitecto y dos días después firmar otros dos
arquitectos que también intervengan en el trabajo. La aplicación puede cerrarse y usted puede
apagar el ordenador después de que haya firmado un colegiado, pues la firma digital quedará
guardada en espera de que firmen los arquitectos restantes.
MUY IMPORTANTE: La contraseña a introducir en el proceso de firma se define por primera vez al obtener el certificado digital. Esta contraseña de firma puede ser modificada por usted en cualquier momento desde el menú Base de datos  Colegiados.
Si se perdiera u olvidara la contraseña de su certificado digital será necesario que solicitar al COAS un
nuevo certificado electrónico.
4.1.6. Enviar documentos al COAS
Ya ha sido descrito en secciones anteriores. Puede hacer clic en los siguientes enlaces para dirigirse a dichas secciones inmediatamente:

Envío de la Comunicación de Encargo Profesional.

Envío de un documento.
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4.1.7. Recibir documentos del COAS
Una vez usted haya enviado sus documentos al COAS, se pueden recibir diferentes tipos de
documentos, entre ellos:

Acuses de recibo, que le notifican de que el COAS ha recibido sus documentos.

Notas de visado, en las que personal de Visado del COAS explica los motivos por los cuales
no se ha podido visar un documento. Podría ser necesario que usted realice modificaciones
en su documento, en cuyo caso se lo indicarían en esta nota de visado, del mismo modo
que sucede en soporte papel.

Documentos visados.
La aplicación ClienteCOAS iniciará la recepción de documentos automáticamente en varios
momentos. Usted puede dar la orden a la aplicación de recibir documentos pendientes acudiendo a Servicios Digitales  Recepción de documentos 
pendientes.
Iniciar la recepción de documentos
Puede visualizar los documentos recibidos desde la pestaña Ficheros Recibidos ubicada en parte inferior de la pestaña de cada documento de cada trabajo de visado o de cada trabajo de registro.
Observará que hay varios enlaces azules, cada uno correspondiente a un documento. Por
ejemplo, en la siguiente ilustración se muestra un primer enlace que se corresponde a una nota de visado y un segundo enlace que se corresponde con acuse de recibo.
Los documentos visados no pasan a disposición de los colegiados hasta que no hayan sido abonados los
costes de visado.
Puede abonar los costes de visado acudiendo a la Caja del COAS o visitando su página web:
http://www.coasevilla.org, accediendo al menú Visados --> Gestión de expedientes --> Consulta/pago
documentos en caja. Tendrá que identificarse con su usuario y contraseña del COAS y podrá usar varios
métodos de pago distintos.
Para su conveniencia le dejamos aquí el enlace directo a la sección Consulta/pago documentos en caja
de la web del COAS.
42
Ilustración 48: Pestaña Ficheros Recibidos de un documento en el que se observan dos ficheros recibidos.
El sistema Visado Digital 2.0 es 100% compatible con la aplicación de gestión interna del COAS de tal
manera que el seguimiento de la tramitación del documento puede hacerse a través de la web del COAS.
El Colegio mantendrá el actual sistema de avisos para los dos procedimientos (digital y papel).
Al recibir documentos con la aplicación ClienteCOAS podemos encontrarnos, como en el visado tradicional,
con notas de visado. Si dichas notas implican correcciones al documento, habremos de introducirlas realizando de nuevo el proceso de Diseño del documento, volviendo a firmar digitalmente y volviendo a enviar; todo esto será realizado sobre el mismo documento, es decir, no hay que crear un documento nuevo,
salvo que desde Visado nos lo indicaran.
Si una nota de visado se resuelve mediante aclaración presencial, telefónica, vía e-mail o cualquier procedimiento que no implique modificación del documento, será visado sin que usted tenga que realizar ninguna operación en la aplicación ClienteCOAS.
La aplicación ClienteCOAS descarga y almacena sus documentos visados. Al visualizarlos usted podrá crear
copias digitales o imprimirlos.
43
4.1.8. Ubicación del Sello de Visado
El sello de visado que se implanta con el sistema de Visado Digital, difiere con respecto al utilizado en el visado de documentos en papel. El nuevo sello presenta como novedad la inclusión
del número de páginas del documento, además de mantener el número del expediente y la
fecha de visado.
El diseño del sello de Visado Digital es el siguiente, utilizándose el color azul para la mayoría de
los documentos y el verde sólo para los de planeamiento:
Debido a la automatización del proceso de sellado es muy importante tener en cuenta a la hora
de confeccionar los documentos la ubicación del sello de visado, ya que el sistema no reconoce
la correcta posición de cada hoja, colocando el sello siempre en un lugar concreto.
El sello de visado se colocará en la esquina superior derecha de un formato A4. En el caso de que
el formato del papel sea mayor, por ejemplo, en los planos, se considerará las dimensiones de
un A4 desde el vértice inferior derecho de la hoja. Se recomienda tener en cuenta esta apreciación a la hora de diseñar las cartelas para evitar, en lo posible, que se solape con el sello de
visado.
Asimismo, la distancia del vértice inferior derecho del sello a la esquina inferior derecha del A4,
es de 10 mm.
44
A continuación, se expresa gráficamente la ubicación del sello de visado:
45
4.2. Base de datos
Desde los sub-elementos del menú Base de datos, ubicado en el panel de Navegación, es posible añadir, modificar y eliminar registros de colegiados, promotores, sociedades proyectistas y
colaboradores almacenados en la base de datos local.
Ilustración 49: Sección del panel de Navegación donde se muestra la sección Base de datos y sus elementos.
Entiéndase esta sección como una función de conveniencia para el usuario del sistema Visado
Digital 2.0, pues le permite tener controlados, de manera centralizada, a todas las figuras intervinientes en sus proyectos, permitiendo fácilmente la gestión de la información de las mismas,
así como visualizar rápidamente todos los proyectos en los que participen ciertos promotores,
sociedades proyectistas o colaboradores.
4.2.1. Colegiados
La pestaña Colegiados nos presenta el listado de colegiados que se han añadido a nuestra base
de datos local. Aquí deben aparecer todos los colegiados que alguna vez necesiten firmar documentos en este ordenador.
Ilustración 50: Pestaña Colegiados, en la que observamos que en este caso solamente existe un colegiado en la base
de datos local.
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En la parte superior de la pestaña encontrará la barra de herramientas, que contiene los siguientes botones:
Nuevo: permite añadir un nuevo colegiado a la base de datos.
Cargar datos de nuevo: recarga todos los datos de la pantalla actual.
Imprimir listado / Exportar a Excel: abre una nueva pestaña que muestra el listado de todos
los datos visibles en la pantalla actual. Desde esta nueva pestaña puede imprimir el listado o bien exportarlo a Excel, creando un fichero de hoja de cálculo Excel que usted podrá
guardar y manipular a su antojo.
Selección múltiple: le permite seleccionar manualmente varios trabajos para que solo esos
aparezcan en el listado de impresión o de exportación a Excel. En primer lugar, pulse el
botón Selección múltiple para que aparezca en cada fila una nueva columna llamada Seleccionar. Entonces, marque las casillas correspondientes a los trabajos que desea seleccionar. Finalmente, pulse el botón Imprimir listado / Exportar a Excel para que esta función solo tome los colegiados que usted haya seleccionado.
Invertir selección: le permite invertir la selección de manera inmediata. Esto puede ser útil
para seleccionar todos los colegiados menos uno, por ejemplo. Sería así: primero marque
la casilla de selección de un solo colegiado, a continuación, pulse el botón Invertir selección, de tal modo que quedarán seleccionados todos los colegiados excepto el que inicialmente seleccionó.
Eliminar Registro: le permite eliminar el colegiado seleccionado. Para que el botón esté activo, antes es necesario seleccionar un colegiado pulsando el botón
Selección múltiple.
Diseño de Columnas: si usted ha realizado modificaciones en el diseño de columnas de
esta pantalla, tales como reordenar las columnas o cambiar el ancho de las mismas, este
botón despliega un menú que le permite guardar el diseño actual, de tal modo que esta
pantalla siempre mostrará un diseño a su gusto. También se incorporan funciones que le
permiten guardar o restaurar varios diseños distintos, cada uno con su propio nombre.
Ilustración 51: Opciones del menú Diseño de Columnas.
4.2.1.1. Pestaña Colegiado
Para ver el registro completo de un colegiado, haga clic en el enlace azul de su NIF y se abrirá la
pestaña Colegiado.
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Ilustración 52: Pestaña Colegiado. En este caso vemos que el colegiado no tiene certificado digital, pues la lista de
certificados aparece vacía.
En la sección Datos del Colegiado vemos los datos del colegiado que la aplicación necesita para
operar.
En la sección Certificados vemos la lista de certificados que tenga el colegiado. Se trata de una
lista porque los certificados dejan de ser válidos por diversos motivos (por ejemplo, porque se
ha cumplido la fecha de caducidad o porque ha sido revocado).
Para poder firmar un documento será necesario que el colegiado disponga de un certificado digital a su
nombre y que además sea válido en la fecha en la que se pretenda firmar el documento.
En la parte superior de la pestaña Colegiado se encuentra, como es habitual en esta aplicación,
la barra de herramientas, en la que podrá encontrar los siguientes botones:
Guardar: almacena los cambios realizados en la pantalla actual.
Cargar datos de nuevo: recarga todos los datos de la pantalla actual.
Nuevo: permite añadir un nuevo colegiado a la base de datos.
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Eliminar Registro: le permite eliminar este colegiado de su base de datos.
En la sección Certificados encontraremos otros botones:
Nuevo Certificado: permite obtener un certificado usando una clave de activación de firma,
que es proporcionada por el COAS en el documento llamado Solicitud de Certificado Electrónico.
Renovar Certificado: le permite renovar su certificado digital emitido por el COAS.
Importar Certificado: permite importar un certificado emitido por el COAS que usted ya tuviera en un archivo en formato CCER .
Nota: la aplicación ClienteCOAS y el sistema Visado Digital 2.0 usan exclusivamente certificados emitidos por el propio Colegio Oficial de Arquitectos de Sevilla.
Los certificados emitidos por la Fábrica Nacional de Moneda y Timbre (FNMT) no son válidos para su
uso en este sistema.
Obtener un nuevo certificado digital
Para obtener un nuevo certificado digital, para así poder firmar digitalmente documentos a través de la aplicación ClienteCOAS del sistema Visado Digital 2.0, necesitará disponer de una
clave de activación de firma, que es proporcionada por el COAS en el documento llamado Solicitud de Certificado Electrónico.
Si usted dispone de una clave de activación de firma, pulse el botón
Nuevo Certificado. Se
abrirá una ventana en la que deberá introducir el código numérico que conforma la clave de
activación de firma.
Ilustración 53: Ventana de obtención de certificado mediante clave de activación de firma.
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A continuación, haga clic en Aceptar. Se le solicitará que defina la contraseña de su nuevo certificado digital, la cual debe estar formada por al menos 10 caracteres alfanuméricos, distinguiendo mayúsculas de minúsculas. Esta contraseña es la que se usa para firmar digitalmente
los documentos.
Importante: la contraseña de su certificado digital no puede ser restablecida ni recuperada si usted la olvida. Por este motivo es muy importante que se asegure de no olvidar la contraseña de su certificado digital.
Se recomienda que guarde una copia de seguridad de su certificado digital en un lugar seguro, desde el que
pueda recuperarlo en el caso de un desastre informático. Posibles ubicaciones de guardado: en la nube,
una memoria USB o un correo electrónico.
Una vez haya definido la contraseña de su certificado, la aplicación gestionará automáticamente la recepción y creación del mismo con los servidores del COAS. Cuando el proceso se complete podrá observar el detalle de las fechas de validez, fecha de caducidad, título y otros detalles
en la sección Certificados de la pestaña Colegiado.
Renovar un certificado digital
Si se cumplen los requisitos adecuados, usted podrá renovar su certificado digital directamente
desde la aplicación ClienteCOAS sin necesidad de hacer trámites con el COAS. Los requisitos
para ello son:

Disponer de un certificado digital válido y vigente emitido por el COAS instalado en su aplicación ClienteCOAS.

Que hayan pasado menos de 5 años desde la última vez que solicitó un certificado digital en
el COAS.
Si cumple los requisitos, pulse el botón
Renovar Certificado y siga las instrucciones en pantalla
para proceder con la renovación del mismo.
Importar un certificado digital desde fichero
Si usted ya ha sido previamente usuario del sistema Visado Digital es posible que disponga de
un certificado digital emitido por el COAS en un fichero en formato CCER .
Si usted dispone de dicho fichero, pulse el botón
Importar Certificado. Se abrirá una ventana
que tendrá que utilizar para localizar el archivo CCER en su ordenador para su importación.
Nota: es importante que el nombre del archivo que va a importar se corresponda con su número de colegiado. Por ejemplo, si usted fuera el colegiado número 001234, entonces el fichero debe tener como nombre 001234.CCER para que el sistema le permita importarlo.
50
Cuando el proceso se complete podrá observar el detalle de las fechas de validez, fecha de caducidad, título y otros detalles en la sección Certificados de la pestaña Colegiado.
Cambiar la contraseña de un certificado digital
Si lo desea, puede cambiar la contraseña de su certificado digital.
Nota: es recomendable cambiar la contraseña de su certificado digital si otra persona conoce esta contraseña. Quien conozca la contraseña y disponga de su certificado digital podrá firmar digitalmente documentos en su nombre.
Para cambiar la contraseña usted tendrá que pulsar el botón Cambiar Contraseña, que encontrará en la sección Certificados de la pestaña Colegiado. Dicho botón está ubicado en la zona
señalada por la flecha rosa de la Ilustración 54.
Ilustración 54: La flecha rosa muestra la ubicación del botón Cambiar Contraseña y la flecha verde muestra la ubicación del botón Exportar Certificado.
Pulse el botón Cambiar Contraseña y siga las indicaciones en pantalla para realizar el cambio de
contraseña de su certificado digital.
Exportar un certificado digital
Puede exportar una copia de su certificado digital a un fichero de tipo CCER . Esto le permite
llevar su certificado digital a otro ordenador en el que también esté instalada la aplicación
ClienteCOAS, donde lo podrá importar usando la opción Importar Certificado.
Para exportar una copia de su certificado digital a un fichero de tipo CCER pulse el botón Exportar Certificado, que encontrará en la sección Certificados de la pestaña Colegiado. Dicho botón
está ubicado en la zona señalada por la flecha verde de la Ilustración 54.
En cualquier caso, es aconsejable que usted realice una copia de seguridad de su certificado digital en
formato CCER. Ante un posible desastre informático, tener una copia de su certificado digital en formato
CCER le ahorrará la burocracia de solicitar un nuevo certificado digital al COAS.
51
Es aconsejable que guarde una copia de seguridad de su certificado digital en formato CCER en otro lugar
que no sea su ordenador principal, por ejemplo, en una memoria USB, un servicio de almacenamiento en la nube como Dropbox o OneDrive, o incluso en un buzón de correo electrónico.
4.2.2. Promotores, Sociedades Proyectistas y Colaboradores
En el menú Base de Datos encontramos las opciones para gestionar Promotores, Sociedades
Proyectistas y Colaboradores. Se explicará todo junto, pues salvo un pequeño detalle la interfaz
de usuario y las opciones son idénticas para los tres casos.
Al acceder a la pestaña Promotores, la pestaña Sociedades Proyectistas o a la pestaña Colaboradores encontraremos un listado de Promotores, Sociedades Proyectistas o Colaboradores.
Ilustración 55: Se muestra la pestaña Promotores, en la que aparece una tabla mostrando un listado de promotores.
En la parte superior de la pestaña encontrará la barra de herramientas, que contiene los siguientes botones:
Nuevo: permite añadir un nuevo Promotor, Sociedad Proyectista o Colaborador a la base
de datos.
Cargar datos de nuevo: recarga todos los datos de la pantalla actual.
Imprimir listado / Exportar a Excel: abre una nueva pestaña que muestra el listado de todos
los datos visibles en la pantalla actual. Desde esta nueva pestaña puede imprimir el lista52
do o bien exportarlo a Excel, creando un fichero de hoja de cálculo Excel que usted podrá
guardar y manipular a su antojo.
Selección múltiple: le permite seleccionar manualmente varios trabajos para que solo esos
aparezcan en el listado de impresión o de exportación a Excel. En primer lugar, pulse el
botón Selección múltiple para que aparezca en cada fila una nueva columna llamada Seleccionar. Entonces, marque las casillas correspondientes a los trabajos que desea seleccionar. Finalmente, pulse el botón Imprimir listado / Exportar a Excel para que esta función solo tome los elementos que usted haya seleccionado.
Invertir selección: le permite invertir la selección de manera inmediata. Esto puede ser útil
para seleccionar todos los elementos menos uno, por ejemplo. Sería así: primero marque
la casilla de selección de un solo elemento, a continuación, pulse el botón Invertir selección, de tal modo que quedarán seleccionados todos los elementos excepto el que inicialmente seleccionó.
Eliminar Registro: le permite eliminar el elemento seleccionado. Para que el botón esté activo, antes es necesario seleccionar un elemento pulsando el botón
Selección múltiple.
Diseño de Columnas: si usted ha realizado modificaciones en el diseño de columnas de
esta pantalla, tales como reordenar las columnas o cambiar el ancho de las mismas, este
botón despliega un menú que le permite guardar el diseño actual, de tal modo que esta
pantalla siempre mostrará un diseño a su gusto. También se incorporan funciones que le
permiten guardar o restaurar varios diseños distintos, cada uno con su propio nombre.
Ilustración 56: Opciones del menú Diseño de Columnas.
4.2.2.1. Pestañas Promotor, Sociedad Proyectista o Colaborador
Haciendo clic en el enlace azul que es el CIF o NIF de un Promotor, Sociedad Proyectista o Colaborador iremos a la pestaña específica para esa entidad, en la que podremos ver toda la información que se almacena en la base de datos sobre la misma.
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Ilustración 57: Pestaña Sociedad Proyectista, en la que podemos ver toda la información relacionada con esta entidad en concreto.
En la parte superior de las pestañas Promotor, Sociedad Proyectista o Colaborador se encuentra, como es habitual en esta aplicación, la barra de herramientas, en la que podrá encontrar
los siguientes botones:
Guardar: almacena los cambios realizados en la pantalla actual.
Cargar datos de nuevo: recarga todos los datos de la pantalla actual.
Nuevo: permite añadir un nuevo Promotor, Sociedad Proyectista o Colaborador a la base
de datos.
Eliminar Registro: le permite eliminar a este Promotor, Sociedad Proyectista o Colaborador
de su base de datos.
A continuación, observamos las secciones Datos de la entidad, Domicilio y Datos de Colegiación,
donde podemos añadir información relativa a esta entidad.
La sección Datos de Colegiación solo aparecerá si la entidad que estamos visualizando es un Colaborador.
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En la zona inferior de la pantalla podemos encontrar tres listados que nos permiten encontrar
de un vistazo todos los trabajos en los que participe esta entidad, ya sea como Promotor, Sociedad Proyectista o Colaborador, tal y como se puede observar en la Ilustración 56.
4.3. Utilidades
El tercer grupo de opciones en el panel de Navegación es Utilidades, que solo tiene una opción:
Personalización.
4.3.1. Personalización
La pestaña Personalización le permite cambiar dos opciones del programa: el Tema Visual y la
Ruta de Datos.
Ilustración 58: Pestaña Personalización, donde es posible cambiar el Tema Visual y la Ruta de Datos.
4.3.1.1. Tema Visual
La aplicación ClienteCOAS tiene soporte de temas visuales, que le permite elegir entre una variedad de aspectos para la misma, incluyendo aspectos con fondo oscuro, para los usuarios
que así lo prefieran. Haga clic en el desplegable Tema Visual para elegir entre las múltiples opciones. Los cambios se previsualizarán inmediatamente, pero no se olvide de pulsar el botón
Guardar una vez esté a su gusto.
Cambiar el tamaño de los elementos de la interfaz de usuario
Es posible aumentar el tamaño de los elementos de la interfaz pulsando la combinación de teclas Control + + , siendo posible disminuir el tamaño de los elementos de la interfaz pulsando
la combinación de teclas Control + - .
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4.3.1.2. Ruta de Datos
La aplicación ClienteCOAS almacena datos que son necesarios para el funcionamiento de la
misma en una carpeta ubicada en su ordenador; a esta carpeta la llamamos Ruta de Datos.
La primera vez que accede a la aplicación se le pide que defina la Ruta de Datos.
Si posteriormente usted desea cambiar la Ruta de Datos, quizás porque prefiera guardar los
datos de la aplicación en un disco duro secundario, puede hacerlo desde esta sección, ubicada
en Utilidades  Personalización. Allí se mostrará la Ruta de Datos actual.
Para cambiar la Ruta de Datos pulse el botón de los tres puntos suspensivos.
Ilustración 59: Pulse el botón señalado en el círculo rosa para cambiar la Ruta de Datos.
Entonces el sistema le indicará, a través de una nueva ventana, que elija una nueva carpeta
para ser utilizada como Ruta de Datos. En esta nueva ventana, titulada Buscar carpeta, usted
podrá navegar por los diferentes discos duros y carpetas de su ordenador. También dispone de
un botón Crear nueva carpeta que le podría ser útil para crear la carpeta en la que decida guardar los datos de la aplicación.
Una vez haya elegido una carpeta y haya pulsado el botón Aceptar, tendrá que pulsar en el botón
Guardar. Tras ello, la aplicación le pedirá confirmación para cambiar la ruta de datos a
esta carpeta. Si responde afirmativamente, la aplicación iniciará el proceso de cambio de ruta.
Adicionalmente, la aplicación le preguntará si desea eliminar o no los datos guardados en la
antigua ubicación de datos.
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Ilustración 60: Ventana Buscar carpeta.
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Anexos
Anexo A. Flujo de trabajo del sistema Visado Digital
A continuación, se muestra el flujo de trabajo del sistema Visado Digital, en el que aparecen
los aspectos más importantes a tener en cuenta en la tramitación de un documento para que
sea visado digitalmente.
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Anexo B. Generación de ficheros PDF desde Autocad
A continuación, se incorporan los procedimientos y configuraciones necesarias para generar
ficheros PDF desde Autocad (versiones 14, 2002 y 2005), para lo cual es necesario tener instala la
aplicación Adobe Acrobat en el ordenador.
Esta información ha sido elaborada por el Colegio Oficial de Arquitectos de Madrid.
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Anexo A1. Generación de PDF desde Autocad 14
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Anexo A2. Generación de PDF desde Autocad 2002
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Anexo A3. Generación de PDF desde Autocad 2005
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67
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Thank you for your participation!

* Your assessment is very important for improving the work of artificial intelligence, which forms the content of this project

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