MANUAL DE USUARIOS

MANUAL DE USUARIOS
MANUAL DE USUARIOS
Gestión Electrónica de Formas Documentales
10/14/2009
STATUM
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ÍNDICE
INTRODUCCIÓN ........................................................................................................................................... - 5 1.1
1.2
1.3
2
INICIO ..................................................................................................................................................... - 7 2.1
2.2
2.3
2.4
2.5
3
¿A QUIÉN ESTÁ DIRIGIDO? ................................................................................................................... - 5 PROPÓSITO DEL SISTEMA .................................................................................................................... - 5 GLOSARIO .......................................................................................................................................... - 5 -
ACCESO AL SISTEMA ........................................................................................................................... - 7 PANTALLA PRINCIPAL......................................................................................................................... - 10 BARRA DE ENCABEZADO .................................................................................................................... - 12 MENÚ ............................................................................................................................................... - 12 PANTALLA DE TRABAJO EN APIA ......................................................................................................... - 13 -
CREACIÓN DE EXPEDIENTES ........................................................................................................... - 14 3.1 INICIAR EXPEDIENTE ......................................................................................................................... - 14 3.1.1 Carátula .................................................................................................................................... - 15 3.1.2 Observaciones ......................................................................................................................... - 17 3.1.3 Pase ......................................................................................................................................... - 17 3.1.4 Botones .................................................................................................................................... - 19 -
4
BANDEJAS........................................................................................................................................... - 20 4.1 BANDEJA DE ENTRADA ...................................................................................................................... - 20 4.1.1 Mis Tareas ............................................................................................................................... - 21 4.1.1.1
4.1.1.2
4.1.2
Liberar un expediente adquirido ....................................................................................................... - 22 Trabajar con un expediente .............................................................................................................. - 22 -
Libres........................................................................................................................................ - 22 -
4.1.2.1
4.1.2.2
Capturar un expediente libre ............................................................................................................ - 24 Trabajar con un expediente libre ...................................................................................................... - 25 -
4.1.3 Trabajar .................................................................................................................................... - 25 4.2 BANDEJA EN ESPERA ........................................................................................................................ - 26 4.3 BANDEJA DE SALIDA .......................................................................................................................... - 26 4.4 BANDEJA DE SALIDA GRUPAL ............................................................................................................ - 26 5
TRABAJAR CON EXPEDIENTES ....................................................................................................... - 27 5.1
5.2
5.3
5.4
5.5
5.6
5.7
5.8
6
CARÁTULA ........................................................................................................................................ - 27 ACTUACIÓN ...................................................................................................................................... - 28 PASES .............................................................................................................................................. - 29 FIRMAR ACTUACIÓN........................................................................................................................... - 34 HISTORIAL ........................................................................................................................................ - 35 BALDUQUES...................................................................................................................................... - 37 RELACIONADOS ................................................................................................................................ - 38 OBSERVACIONES .............................................................................................................................. - 38 -
FUERA DE OFICINA ............................................................................................................................ - 39 6.1 MARCAR COMO FUERA DE OFICINA ..................................................................................................... - 39 6.2 TRABAJAR EXPEDIENTES ................................................................................................................... - 42 6.2.1 Liberar Expediente ................................................................................................................... - 43 6.2.2 Devolver Expediente ................................................................................................................ - 43 6.3 LEVANTAR AUSENCIA ......................................................................................................................... - 44 -
7
ADMINISTRAR AUSENCIAS ............................................................................................................... - 45 7.1
7.2
ADMINISTRAR AUSENCIAS ................................................................................................................. - 45 TRABAJAR EXPEDIENTES ................................................................................................................... - 46 -
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7.2.1 Liberar Expediente ................................................................................................................... - 47 7.2.2 Devolver Expediente ................................................................................................................ - 47 7.2.3 Tomar Expediente .................................................................................................................... - 47 7.3 DECLARAR AUSENCIA........................................................................................................................ - 48 8
MARCAR EXPEDIENTES .................................................................................................................... - 50 8.1
8.2
8.3
8.4
8.5
8.6
9
ALTA DE MARCAS .............................................................................................................................. - 50 MARCAR EXPEDIENTES ...................................................................................................................... - 52 VER HISTORIAL DE ACTUACIONES ....................................................................................................... - 54 ELIMINAR MARCA .............................................................................................................................. - 55 QUITAR MARCA DE UN EXPEDIENTE .................................................................................................... - 55 ORDEN DE EXPEDIENTES MARCADOS ................................................................................................. - 55 -
NOTIFICACIONES ............................................................................................................................... - 56 9.1
9.2
ENVIAR NOTIFICACIÓN....................................................................................................................... - 56 RECIBIR NOTIFICACIÓN...................................................................................................................... - 60 -
10 CAMBIO DE CONTRASEÑA DE USUARIO ....................................................................................... - 61 11 ACTUACIONES NUMERADAS ........................................................................................................... - 63 11.1 ACCESO A ACTUACIONES NUMERADAS .............................................................................................. - 63 11.2 ALTA DE USUARIOS AUTORIZADOS ...................................................................................................... - 65 11.3 BAJA DE USUARIOS AUTORIZADOS ...................................................................................................... - 66 12 CONSULTAS ON-LINE ........................................................................................................................ - 67 12.1 CONSULTA GLOBAL ........................................................................................................................... - 68 12.2 EXPEDIENTES EN OFICINA ................................................................................................................. - 70 12.3 CONSULTA ACTUACIONES NUMERADAS.............................................................................................. - 72 -
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INTRODUCCIÓN
1.1 ¿A quién está dirigido?
Este documento está enfocado a aquellas personas que desean aprender el funcionamiento y la
utilización del sistema Expediente Electrónico. El manual sirve de guía para empezar a instruirse en la
herramienta y se estructura de forma que el usuario adquiera rápidamente los conocimientos necesarios
para la Gestión Electrónica de Expedientes.
1.2 Propósito del sistema
El sistema de Gestión Electrónica de Expedientes tendrá como cometido básico: la gestión de
Expedientes, documentos y flujos de trabajo, soportándolos electrónicamente y eliminando el soporte papel.
El ámbito de aplicación serán todas las fuentes de atención con el objetivo de mejorar la calidad del servicio
y la democratización de la información.
1.3 Glosario
Actuación: Es la unidad de trabajo para el usuario y podrá implicar una o varias actividades. Se
corresponde con un paso del Expediente.
Balducar: Es la unión o vinculación de 2 o más expedientes, donde se define uno de ellos como
expediente madre y los demás como sus hijos.
Búsqueda: Encontrar información, fundamentalmente en forma desestructurada en el contenido, y
también en base a filtros. Ejemplo: búsqueda "full text".
Campo: Menor unidad lógica de almacenamiento de datos. Tiene un tipo de dato y un largo.
Confidencialidad: Es la propiedad asociada a los elementos de un Expediente que permite acceder
a la visualización de los mismos.
Consulta: Acceso a información en forma estructurada en base a filtros sobre campos conocidos, con
resultado ya formateado.
Elementos de un Expediente: Son los diferentes componentes que contiene un Expediente como
ser: formularios, campos, documentos, condiciones, ruta, eventos, firmas, etc.
Estado: Es una propiedad del Expediente que identifica su condición actual. El estado del Expediente
ilustra la situación actual completa del mismo. Puede recorrer uno o más pasos sin cambiar de estado.
Expediente: Es la formalización de un proceso de negocio. El Expediente tiene siempre un Tipo de
Expediente asociado y de él hereda el proceso y reglas definidos.
Firma Digital: Es el resultado de aplicar a un documento, un procedimiento matemático que requiere
información de conocimiento exclusivo del firmante, encontrándose ésta, bajo su absoluto control. La firma
digital debe ser susceptible de verificación por terceras partes, de manera tal que dicha verificación permita,
simultáneamente, identificar al firmante y detectar cualquier alteración del documento digital posterior a su
firma. De acuerdo al Decreto 65/998: "Se entiende por firma digital, un patrón creado mediante criptografía,
debiendo utilizarse sistemas criptográficos "de clave pública" o "asimétricos", o los que determine la
evolución de la tecnología".
Filtrar: Permite establecer uno o más criterios de búsqueda en las bandejas y en la consulta para que
la misma sea más ágil.
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Flujo de Trabajo: Es una secuencia lógica y preestablecida de pasos, asociada a un proceso de
negocio.
Forma Documental: Se refiere a las formas documentales definidas en el Decreto 500/991,
representa el modo o manera de documentar y dar a conocer la voluntad administrativa. Por ejemplo:
"Expediente", "Formulario", "Oficio", "Memorando", "Comunicado", "Nota", "Circular".
Formulario: Agrupamiento de campos en una unidad lógica que facilita el tratamiento de los datos en
una actuación. Puede tener una o varias secciones. No se refiere a la forma documental "Formulario".
Grupo: Agrupamiento de usuarios identificados por características en común.
Pase de Forma Documental: Es la acción de enviar un expediente, memo o nota a otra persona o
nodo de distribución de la institución/empresa.
Paso: Unidad básica utilizada para definir el flujo de trabajo.
Perfil: Asignación de la capacidad de ejecutar tareas a los usuarios y/o grupos.
Prioridad: Es una propiedad de la forma documental Expediente, que condiciona el tratamiento del
mismo por parte de los usuarios. Ejemplo: normal o urgente.
Proceso de Negocio: Conjunto de actividades relacionadas que colectivamente cumplen/desarrollan
un objetivo del negocio.
Relacionar Expedientes: Es marcar referencia de un determinado expediente en otro en el que se
está trabajando.
Resultado: Propiedad que se puede agregar al Expediente al culminar sus actuaciones. Ejemplos:
Denegado, Aprobado, Desistido, Consulta sustanciada, etc.
Ruta: Conjunto de pasos recorridos por un Expediente durante su ciclo de vida en el proceso de
negocio. Cada Expediente tiene asociado una y sólo una ruta.
Situación actual: Valor que identifica la situación de un Expediente en un momento dado. La
situación de un Expediente proporciona una idea global del mismo desde tres puntos de vista básicos:
1. Qué datos contiene en ese momento.
2. En qué etapa del proceso se encuentra.
3. Qué es lo próximo que hay que hacer sobre el Expediente en el proceso.
Tipo de Titular: Clasificación de los titulares de un Expediente. Ejemplos: Persona, Funcionario,
Oficina, Empresa, Proveedor, Banco, AFAP, Casa de Cambio, etc.
Tipo de Expediente: Proceso de negocio específico de la organización. Un tipo de Expediente está
asociado a una y sólo una forma documental. El conjunto de todos los tipos de Expedientes se corresponde
con los procesos de la organización.
Usuario: Recurso que lleva a cabo determinadas actividades dentro de un proceso. Generalmente
los usuarios son personas internas o externas a la organización, pero existen casos en que puede ser un
sistema externo a la aplicación.
Vincular: Misma definición que “balducar” expedientes, es la acción de unir dos o más expedientes.
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2 INICIO
2.1 Acceso al sistema
En esta sección se explicará la forma de entrar al sistema y qué usuarios pueden acceder al mismo.
Para entrar al sistema, el usuario deberá seguir los siguientes pasos:
1. Conéctese a Internet/Intranet a la siguiente URL por intermedio de un navegador:
Si no dispone de datos para hacerlo, diríjase al administrador del sistema.
2. Una vez conectado a la URL, aparecerá la siguiente pantalla:
Esta pantalla le permitirá realizar las siguientes acciones:

Ingresar un usuario.

Ingresar la contraseña.

Seleccionar el ambiente, un ambiente de trabajo al que puede acceder un usuario definido y
autorizado. (En este caso el Ambiente que hay que seleccionar es:
FORMAS_DOCUMENTALES)

Hacer click en el botón: Login.

Hacer click en el botón: Cancelar.
Los usuarios del sistema se autentican contra el LDAP que contiene los usuarios que se
conectan a Internet, por lo tanto para ingresar al sistema hay que utilizar el usuario y la clave que se
emplean habitualmente para conectarse a Internet.
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Haga click en el botón: Login ():
En este momento se verificará que los datos ingresados por el usuario sean válidos, si lo son, se
permitirá el acceso al sistema y en caso contrario se negará el acceso mostrando el siguiente mensaje de
notificación:
Haga click en el botón: Cancelar ():
El botón “Cancelar” permitirá limpiar las cajas de texto correspondientes al usuario y la contraseña.
Si no se ingresa ningún dato correspondiente al usuario y a la contraseña, o no se ingresa el
usuario y se ingresa la contraseña y se hace un click en el botón “Login”, aparecerá el siguiente mensaje de
notificación:
Si se ingresa el usuario y no se ingresa la contraseña y se hace un click en el botón “Login”,
aparecerá el siguiente mensaje de notificación:
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Si se ingresa un usuario válido y la contraseña correspondiente no es válida para este usuario,
aparecerá el siguiente mensaje de notificación:
Si el usuario ingresa todos los datos, pero éstos no corresponden al ambiente seleccionado (en el
ComboBox) o ingresado (en la caja de texto), se mostrará el siguiente mensaje de notificación:
En caso de no poder acceder al sistema, diríjase al administrador para solicitarle: el usuario, la
contraseña y el ambiente de trabajo.
3. Al ingresar todos los datos correctamente y hacer click en el botón “Login”, podrá ingresar al
sistema Expediente Electrónico y visualizar la pantalla principal.
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2.2 Pantalla principal
En esta sección, se explicará la pantalla principal del sistema, su representación, estructura y
componentes.
La pantalla principal del sistema se muestra de la siguiente manera:
La pantalla principal de Apia se divide en tres partes:
1. Barra de encabezado.
2. Menú.
3. Pantalla o ventana de trabajo.
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En la siguiente figura se puede observar la pantalla principal demarcada por sus componentes:
1
2
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2.3 Barra de encabezado
La barra de encabezado (Header) se indica con el número 1, en la pantalla principal del sistema.
A la derecha se pueden observar varias anotaciones que se explican a continuación.
Usuario: Representa al usuario que está logueado en el sistema.
Ambiente: Representa al ambiente en el cual va a trabajar el usuario logueado. En el ejemplo el
ambiente es FORMAS_DOCUMENTALES.
Menú: Permite ocultar o mostrar el menú. Haciendo click en el Menú o presionando la tecla (F2), el
mismo se ocultará y se mostrará. Este es el componente que se indica con el número 2 en la pantalla
principal de Apia.
Salir del Sistema: Permite salir de la aplicación a la pantalla de login.
2.4 Menú
El menú que se indica con el número 2 en la pantalla principal del sistema, se representa de la
siguiente manera:
En la imagen anterior se muestran las carpetas que son componentes del menú del sistema. Dentro
de las carpetas existen otras carpetas y/o funcionalidades, que son los ítems del menú.
Las carpetas o funcionalidades que puede ver un usuario dependen de los permisos que tengan
asociados a su perfil. El caso de los procesos es particular ya que además de lo anterior, para poder ver
dentro del menú, por ejemplo la carpeta llamada Inicio de procesos, el usuario debe pertenecer al menos a
un grupo de la tarea inicial de un proceso.
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2.5 Pantalla de trabajo en Apia
La pantalla de trabajo (Splash) que se indica con el número 3 en la pantalla principal del sistema, se
representa de la siguiente manera:
En esta pantalla se abrirán todas las pantallas y ventanas correspondientes a cada una de las
funcionalidades de Apia seleccionadas en el menú.
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3 CREACIÓN DE EXPEDIENTES
La funcionalidad “Iniciar Expediente” le permite al usuario crear un Expediente, para ello deberá
completar los datos básicos que se presentan en el formulario correspondiente a la “Carátula”.
3.1 Iniciar Expediente
Para acceder a la funcionalidad desde el menú, en la parte izquierda de la pantalla seleccione el
ítem “Crear Expediente” como muestra la figura:
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3.1.1
Carátula
Una vez que elija la opción “Crear Expediente”, se presentará la siguiente pantalla, donde aparece
seleccionado por defecto el tab “Carátula”:
A continuación se describe qué representa cada campo del formulario:
Campo
Descripción
Dependencia
Es un campo informativo que indica la “Dependencia” del usuario que está
logueado al sistema.
Área
Es un campo informativo que indica el “Área” del usuario que está logueado al
sistema.
Oficina Origen
Es un campo informativo que indica la “Oficina” a la que pertenece el usuario que
está logueado al sistema.
Número expediente
Muestra el número de expediente, durante el proceso de creación este campo se
encuentra vacío.
Tipo de Expediente
Es un campo que representa un proceso de negocio específico de la organización.
Un tipo de Expediente está asociado a una y sólo una forma documental.
Hay definidos, Tipos de Expedientes a nivel de la organización, de las
dependencias y de las áreas.
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Se carga en forma automática con la conjunción de los Tipos de Expedientes
definidos a nivel organizacional, más los definidos a nivel de la dependencia y del
área a las que pertenece la oficina de origen.
Estos valores son mantenidos en una funcionalidad específica del sistema por
usuarios con privilegios especiales para hacerlo.
Fecha creación
Representa la fecha del día actual y no puede ser modificada.
Tipo de Titular
Clasificación de los titulares de un Expediente. Ejemplos: Persona, Funcionario,
Oficina, Empresa, Proveedor, Banco, AFAP, Casa de Cambio, etc.
Estos valores son mantenidos en una funcionalidad específica del sistema por
usuarios con privilegios especiales para hacerlo.
Sub Tipo de Titular
Es una especialización del tipo de titular con el fin de brindar más detalle acerca
del titular. Por ejemplo, en el caso de los Bancos o las AFAPs representa el
nombre de la institución particular a la cual se refiere el expediente.
Asunto
Es un campo de texto libre en el cual los usuarios pueden hacer una breve
descripción de a qué se refiere el expediente. Es muy útil luego para realizar
búsquedas.
Confidencial
Indica la confidencialidad del expediente y por lo tanto condiciona el acceso al
mismo. Un expediente puede ser “Normal” o “Confidencial”.
En caso de ser “Normal” no se le hace ningún tratamiento especial, por lo tanto
cualquier persona a la cual se le envíe el expediente puede verlo en su totalidad y
realizar una actuación sobre el mismo.
En caso de ser “Confidencial” solamente tienen acceso al mismo las personas que
integran el grupo: “Los Confidenciales”. Únicamente estas personas pueden verlo
en su totalidad y realizar una actuación sobre el mismo.
Si una persona que no integra el grupo “Los Confidenciales” recibe un expediente
confidencial, solamente tendrá acceso a la carátula y a la historia de pases. En
caso de que esto suceda, se recomienda pasar el expediente a un superior para
que él lo encamine.
Este campo solamente está disponible para ser modificado por personas que
tengan grado de jefatura.
Prioridad
Indica la prioridad del expediente, no afecta en nada al comportamiento del mismo,
simplemente se utiliza como una forma de resaltar al expediente en la “Bandeja de
Entrada” y en las “Consultas”.
Este campo solamente está disponible para ser modificado por personas que
tengan grado de jefatura.
Tiene documento
físico asociado
Indica si el expediente viene acompañado de alguna documentación física.
Descripción
documento físico
En caso de que el expediente venga acompañado de una documentación física, se
habilita este campo para que el usuario haga una breve descripción de qué consta
la documentación física y en qué lugar quedó archivada, en caso de que así fuera.
Los campos Tipo de Expediente, Tipo de Titular y Sub Tipo de Titular, serán especialmente útiles, a la
hora de realizar consultas ya que permiten categorizar y estandarizar la información.
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3.1.2
Observaciones
Esta sección permite ingresar otro tipo de información que puede ser de utilidad para distintos
usuarios.
En esta pantalla se encontrarán los siguientes campos:
Campo
Descripción
Observación
Permite ingresar observaciones referentes a la actuación. Estas observaciones no
forman parte formal del expediente y sirven para enviar información informal al
destinatario del pase.
Agregar marcador
Seleccionando esta casilla, los usuarios que tengan acceso al expediente, podrán
visualizar las observaciones que existan en esta tarea. La sección (TAB) cambia
de color, por lo que es notoriamente visible.
Eliminar marcadores
Permite eliminar todos los marcadores.
3.1.3
Pase
Una vez que se completan los campos del formulario correspondiente a la carátula se debe
seleccionar el próximo paso, para ello es necesario seleccionar el tab (pestaña) “Pase”.
A continuación se describen los distintos tipos de pases disponibles:
Pase Interno: Se puede pasar un expediente a oficinas o personas que se encuentren dentro del
área a la cual la persona logueada pertenece. Todas las personas del área pueden realizar un pase a otra
persona de la misma área. En este tipo de pase se puede seleccionar el pase a nivel de la oficina
(Seleccionar oficina) o a nivel de un integrante del área (Usuario destino).
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A continuación se presenta un ejemplo de la pantalla donde se selecciona el destinatario del “Pase
Interno”:
Elevar a superior: Se puede pasar un expediente a cualquier superior según la cadena de mando
del organigrama.
Realizar actuación: Crea el expediente y lo deja pronto para ser actuado por primera vez por el
usuario logueado.
Las oficinas y las personas se corresponden y están organizadas según el organigrama de RR.HH.
Los datos ingresados en la carátula pueden ser modificados durante la primera actuación. Una vez que
la primera actuación se realiza no se pueden modificar los datos de la carátula.
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3.1.4
Botones
Para que realmente se haga efectivo el pase es necesario hacer click en el botón Confirmar que se
encuentra en la parte inferior derecha de la pantalla:

El botón Confirmar completa la primera tarea del proceso de creación de expediente. Esta acción
mostrará un mensaje con el número de expediente creado. El número de expediente está
compuesto por el año de creación una barra “/” y un secuencial numérico.

El botón Imprimir, imprime todas las secciones de la pantalla que corresponde a la primera tarea del
proceso de creación. El usuario deberá hacer un click en el botón Salir que le aparecerá al terminar
de imprimir las secciones para cerrar la pantalla y volver al lugar donde se solicitó la impresión.

El botón Salir regresa a la pantalla principal del sistema. Esta acción cerrará la pantalla actual y no
guardará ningún dato.

El botón Documentos abre una pantalla que le permitirá visualizar o descargar distintos tipos de
documentos que fueron adjuntados a distintos elementos al momento del diseño (formulario/s,
entidad/es, tarea/s, proceso/s). Si existen documentos, haga click en el nombre del documento y
prosiga con las instrucciones. Luego haga click en el botón Salir para cerrar la pantalla de
Documentos.
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4 BANDEJAS
A continuación se muestra la opción del menú que representa a las bandejas de entrada y de salida
de información.
La carpeta Bandejas comprende las siguientes funcionalidades: Bandeja de Entrada, Bandeja en
Espera, Error! Reference source not found., Bandeja de Salida y Bandeja de Salida Grupal.
4.1 Bandeja de Entrada
Para seguir ejecutando el proceso expediente electrónico, el mismo deberá estar iniciado como
se explicó previamente. Luego de completarse la primera tarea, se podrá visualizar y trabajar con los
expedientes dentro de la funcionalidad “Bandeja de Entrada”.
Al acceder a esta opción, el usuario podrá filtrar, capturar, liberar y trabajar con los expedientes.
Además se pueden realizar otras acciones que se explicarán a continuación. El usuario podrá realizar todas
estas acciones para aquellas tareas que tienen asignado el grupo al que pertenece el usuario.
Esta pantalla está compuesta de tres pestañas: Mis Tareas, Libres y Trabajar.
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4.1.1
Mis Tareas
Es una bandeja personal. En ella se encuentran los expedientes que se tienen adquiridos. Para
poder trabajar sobre un expediente es necesario seleccionar un registro y luego hacer click sobre el botón
trabajar.
En esta pantalla encontrará los siguientes botones:
Botón
Descripción

Permite generar una planilla Excel (xls), un archivo en Adobe Acrobat (.pdf)
Exportar
o de texto (.txt) con las columnas de la bandeja y todos sus registros.

Filtrar
Permite realizar búsquedas de información. Esta opción se explicó en el
capítulo Generalidades del módulo Índice del Manual de usuario de Apia
(Ver 3.9.2 Botón: Filtrar).

Columnas
Permite configurar la cantidad de columnas que se podrán visualizar y en
qué orden se presentan dentro de la tabla. Se abrirá una ventana modal.

Actualizar
Permite actualizar el contenido de la bandeja.

Liberar
Permite liberar una tarea adquirida por el usuario, seleccionándola
previamente. La tarea adquirida se reubicará en la sección “Libres”.

Trabajar
Permite trabajar con una tarea adquirida, seleccionándola previamente.
Antes, Apia verifica que la tarea pueda ser adquirida por el usuario. Se
abrirá una pantalla dentro de la sección “Trabajar”.

Salir

Botones de navegación
Regresa a la pantalla principal del sistema.
(< << x de total >> >) "x" es el número de página de registros al que desea acceder el usuario y
"total" es el total de páginas existentes (debido a la cantidad de registros que se deben mostrar).
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Desde esta pantalla se pueden realizar las siguientes acciones:

Liberar un expediente adquirido.

Trabajar con un expediente adquirido.
4.1.1.1 Liberar un expediente adquirido
Haga click en el registro que corresponde al expediente que se desea liberar dentro de la bandeja.
Esta acción mostrará el registro marcado con otro color. Recuerde que si desea liberar más de un
expediente debe utilizar la tecla CTRL + click en cada expediente que se quiere liberar.
Haga click en el botón Liberar. Esta acción mostrará el mensaje “Operación completa”. Cierre esta
ventana.
El expediente o los expedientes que se haya/n seleccionado se eliminará/n de la lista de
expedientes adquiridos por el usuario y se moverá/n dentro de la sección “Libres”.
4.1.1.2 Trabajar con un expediente
Haga click en el registro que corresponde al expediente con el que se desea trabajar dentro de la
tabla. Esta acción mostrará el registro coloreado de otro color. Recuerde que el usuario podrá seleccionar
un solo expediente para trabajar, si selecciona más de un expediente, le aparecerá un mensaje al usuario.
Haga click en el botón Trabajar. El sistema verificará que la tarea puede ser adquirida por el usuario
y luego se cerrará la sección “Mis tareas” y se abrirá la sección “Trabajar”. Si al verificar, el sistema
determina que la tarea ya fue adquirida por otro usuario, se mostrará un mensaje de notificación.
4.1.2
Libres
Es una bandeja grupal. En ella se encuentran los expedientes que llegaron a algún grupo (sector,
nodo de distribución, grupo de trabajo) al cual pertenece el usuario. Para poder trabajar sobre un expediente
es necesario seleccionar un registro y luego hacer click sobre el botón trabajar.
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En esta pantalla encontrará los siguientes botones:
Botón
Descripción

Permite generar una planilla Excel (xls), un archivo en Adobe Acrobat (.pdf)
Exportar
o de texto (.txt) con las columnas de la bandeja y todos sus registros.

Filtrar
Permite realizar búsquedas de información. Esta opción se explicó en el
capítulo Generalidades del módulo Índice (Ver 3.9.2 Botón: Filtrar).

Columnas
Permite configurar la cantidad de columnas que se podrán visualizar y en
qué orden se presentan dentro de la bandeja. Se abrirá una ventana modal.

Actualizar
Permite actualizar la pantalla.

Liberar
Permite liberar una tarea adquirida por el usuario, seleccionándola
previamente. La tarea adquirida se reubicará en la sección “Libres”.

Trabajar
Permite trabajar con una tarea adquirida, seleccionándola previamente.
Antes, Apia verifica que la tarea pueda ser adquirida por el usuario. Se
abrirá una pantalla dentro de la sección “Trabajar”.

Salir

Botones de navegación
Regresa a la pantalla principal del sistema.
(< << x de total >> >)
"x" es el número de página de registros al que desea acceder el
usuario y "total" es el total de páginas existentes (debido a la cantidad de registros que se deben
mostrar).
Desde esta pantalla se pueden realizar las siguientes acciones:

Capturar una tarea libre

Trabajar con una tarea libre
4.1.2.1 Capturar un expediente libre
Haga click en el registro que corresponde al expediente que se desea capturar dentro de la tabla.
Esta acción mostrará el registro coloreado de otro color. Recuerde que si desea capturar más de un
expediente debe utilizar la tecla CTRL+ click en cada expediente que se quiera capturar.
Haga click en el botón Capturar. Esta acción mostrará el mensaje “Operación completa”. Cierre
esta ventana.
El expediente o los expedientes que se haya/n seleccionado se eliminará/n de la lista de tareas
libres por el usuario y se moverá/n dentro de la sección “Mis tareas”.
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4.1.2.2 Trabajar con un expediente libre
Haga click en el registro que corresponde al expediente con el que se desea trabajar dentro de la
tabla. Esta acción mostrará el registro coloreado de otro color. Recuerde que el usuario podrá seleccionar
un solo expediente para trabajar, si selecciona más de un expediente, le aparecerá un mensaje al usuario.
Haga click en el botón Trabajar. El sistema verificará que la tarea pueda ser adquirida por el usuario
y luego se cerrará la sección “Libres” y se abrirá la sección “Trabajar”. Si al verificar, el sistema determina
que el expediente fue adquirido por otro usuario, se mostrará un mensaje de notificación.
4.1.3
Trabajar
En esta sección el usuario podrá trabajar directamente con el expediente seleccionado tanto dentro
de “Mis tareas” como dentro de “Libres”.
Los expedientes solamente pueden estar en una de las tablas, en “Mis tareas” o en “Libres”, nunca
en las dos.
Para asegurarse de que un expediente no esté en poder del usuario siempre es recomendable
verificar las dos tablas, “Mis tareas” y “Libres”.
A continuación se presenta una lista con el detalle de los iconos utilizados en las distintas bandejas:
Icono
Descripción
Indica que el expediente tiene una prioridad normal.
Indica que el expediente tiene una prioridad urgente.
Indica que el expediente no fue abierto aún en el lugar destino del pase.
Indica que el expediente fue abierto por algún usuario que pertenece al lugar destino del pase.
Indica que el expediente es confidencial.
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4.2 Bandeja en Espera
Es una bandeja grupal, en ella se encuentran los expedientes que fueron enviados a espera.
4.3 Bandeja de Salida
Es una bandeja personal. En ella se encuentran los expedientes que fueron pasados por el usuario
que está con la sesión en el sistema y que aún no fueron capturados por el destinatario del pase que se
realizó en su momento. Una vez que el destinatario tome el expediente de su bandeja, inmediatamente
desaparecerá de la bandeja de salida del usuario que originó el pase; por tanto está bandeja contiene datos
actuales y no un histórico de todas las salidas.
Esta bandeja es solamente informativa ya que el expediente dejó de estar bajo la órbita del usuario y
ya está en poder del destinatario.
4.4 Bandeja de Salida Grupal
Es una bandeja grupal. En ella se encuentran los expedientes que fueron pasados por personas con
las que el usuario comparte grupos (sector, nodo de distribución, grupo de trabajo) pero que todavía no
fueron tomados por el destinatario.
Esta bandeja es solamente informativa, ya que el expediente dejó de estar bajo la órbita del usuario y
ya está en poder del destinatario.
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5 TRABAJAR CON EXPEDIENTES
Una vez que se tomó un expediente para trabajar se presenta la siguiente pantalla:
El Tab que aparece por defecto siempre es el que corresponde a la carátula. Los siguientes Tabs
disponibles son: Actuación, Pase, Historial, Balducados, Relacionados y Observaciones.
5.1 Carátula
En esta pantalla se presentan todos los datos ingresados cuando se creó el expediente. Si es la
primera actuación se pueden cambiar los datos, en caso contrario no.
Si el usuario logueado tiene el grado de jerarquía correspondiente podrá cambiar la confidencialidad
y/o la prioridad del expediente.
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5.2 Actuación
Esta pantalla consta de dos partes. La primera en donde hay un editor de texto en el cual el usuario
puede realizar la actuación y la segunda en donde se permite adjuntar archivos a la actuación.
A continuación se describe qué representa cada campo del formulario:
Campo
Descripción
Asunto
Es un campo informativo que muestra el asunto del expediente.
Número expediente
Es un campo informativo que muestra el número de expediente.
Tipo de Actuación
Es un campo que establece el tipo de acción que está haciendo el usuario
logueado en su actuación.
Hay definidos Tipos de Actuaciones a nivel de la organización, de las
dependencias y de las áreas.
Se carga en forma automática con la conjunción de los Tipos de Actuaciones
definidos a nivel organizacional, más los definidos a nivel de la dependencia y del
área a la que pertenece la oficina de origen.
Estos valores son mantenidos en una funcionalidad específica del sistema por
usuarios con privilegios especiales para hacerlo.
Oficina Actual
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Es un campo informativo que indica la “Oficina” a la que pertenece el usuario que
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esta logueado al sistema.
Comentario
Este campo simula ser un editor de texto en el que se deberá ingresar el texto
correspondiente a la actuación.
Definir
actuación
confidencial
Indica la confidencialidad de la actuación y por lo tanto condiciona el acceso a la
misma. Una actuación pude ser “Normal” o “Confidencial”.
En caso de ser “Normal” no se le hace ningún tratamiento especial, por lo tanto
cualquier persona a la cual se le envíe el expediente puede verla en su totalidad y
continuar actuando.
En caso de ser “Confidencial” solamente tienen acceso a la misma las personas
que integran el grupo los “Los Confidenciales”. Solamente estas personas pueden
verlo en su totalidad y realizar una actuación sobre el mismo.
Si una persona que no integra el grupo “Los Confidenciales” recibe un expediente
con una actuación confidencial, ésta tendrá acceso a la carátula y al resto de las
actuaciones menos a las definidas como confidencial.
Este campo solamente está disponible para ser modificado por personas que
tengan grado de jefatura.
Adjuntar archivo a la
actuación
En este formulario se pueden incluir archivos en la actuación, estos archivos pasan
a formar parte de la actuación.
5.3 Pases
Esta pantalla muestra los distintos tipos de pases a los cuales el usuario logueado está habilitado a
realizar.
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A continuación se describen los distintos tipos de pases disponibles:
Pase Interno: Se puede pasar un expediente a oficinas o personas que se encuentren dentro del
área a la cual la persona logueada pertenece. Todas las personas del área pueden realizar un pase a otra
persona de la misma área. En este tipo de pase se puede seleccionar el pase a nivel de la oficina
(Seleccionar oficina) o a nivel de un integrante del área (Usuario destino).
A continuación se presenta un ejemplo de la pantalla en donde se selecciona el destinatario del
“Pase Interno”:
Pase a Nodo de Distribución: Representa un pase fuera del área (a los nodos de distribución de
otras áreas). No se pueden realizar estos pases a usuarios directamente.
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Elevar a superior: Se puede pasar un expediente a cualquier superior según la cadena de mando
del organigrama.
Pase a grupo de trabajo: (Solamente lo pueden realizar usuarios que pertenecen a algún grupo de
trabajo), los pases se pueden realizar al grupo de trabajo o a las personas que lo integran directamente.
Pase para Firma: Pasa el expediente para ser firmado por los usuarios seleccionados.
Una vez seleccionados los usuarios, se despliega una tabla (Grid) con todos los usuarios que fueron
seleccionados para firmar.
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El expediente es enviado a todos los usuarios seleccionados, los cuales pueden decidir si firmar o
no el expediente. Una vez que todos hayan decidido, el expediente vuelve al usuario original, desplegando
en la tabla (Grid) si los distintos usuarios firmaron o no el expediente y en caso de que no firmen, poder leer
el comentario ingresado. Luego el usuario que envió en su momento el pase para firma decide para donde
pasar y qué tipo de pase realizar.
Poner Expediente en Espera: Pasa el expediente a la bandeja “En Espera” del grupo. Para sacar
el expediente de espera alcanza con ir a la bandeja en espera, seleccionar el expediente y presionar
trabajar, en ese caso se carga en la página la carátula y la historia del expediente. Al presionar el botón
Confirmar, se saca del estado de espera y pasa para la bandeja de entrada del usuario pronto para ser
actuado.
Pase a Notificación: Al confirmar esta opción de pase se genera una instancia de notificación que
se encuentra en la bandeja de entrada del usuario, al seleccionar dicha instancia se marca el conjunto de
personas que se desean notificar del expediente para que a ellos les llegue esta tarea. Una vez que todos
son notificados, el usuario que generó la instancia de notificación recibe la misma y realiza el pase del
expediente a donde considere adecuado.
Mientras los usuarios son notificados mediante la instancia generada, el expediente sigue en poder
del mismo usuario que generó la notificación.
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Pase a Archivo: Pasa el expediente al nodo archivador seleccionado.
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5.4 Firmar actuación
Como parte del pase es necesario firmar digitalmente las actuaciones.
La siguiente imagen muestra un mensaje sobre el componente que se utiliza para firmar la
actuación.
En la siguiente imagen se le solicita al usuario que ingrese su “ping” para firmar la actuación.
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5.5 Historial
Esta pantalla muestra la historia del expediente y también permite tener acceso a cada una de las
actuaciones por separado o al expediente entero.
Cada registro de esta tabla representa una actuación.
Esta pantalla muestra para cada registro del historial del expediente una colección de archivos
asociados a cada actuación. Para ver los archivos asociados a una actuación es necesario elegir la
actuación y luego hacer click en “Cargar Archivo”.
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Una vez que se cargan los archivos se puede ver el contenido de los mismos haciendo click en el
botón “Ver Archivo”.
También se puede validar la firma de la actuación haciendo click en el botón “Validar Firma”.
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5.6 Balduques
En esta sección se pueden vincular o balducar dos o más expedientes, para ello es necesario estar
trabajando sobre el expediente madre y desde el mismo se vinculan los hijos del expediente.
Para balducar expedientes es necesario que los expedientes involucrados en la operación, el
expediente madre y los hijos establecidos, se encuentren en la bandeja de entrada del usuario y que estén
en la sección de “Mis Tareas” de dicha bandeja.
Vale la pena aclarar que una vez que se vinculan o balducan expedientes, el o los expedientes que
pasan a ser hijos del expediente madre, no figurarán más en la bandeja de entrada del usuario quedando
únicamente el madre y además estos hijos no podrán ser actuados mientras estén vinculados a otro
expediente.
El balduque se realiza buscando el número de expediente hijo mediante la lupa correspondiente y
luego de marcar el expediente deseado, se presiona el botón Balducar y se establece el vínculo y luego de
confirmar dicha acción se realiza la firma de la acción al igual que con la actuación.
En caso de que se desbalduque el expediente hijo, éste queda en la bandeja de entrada del usuario
que realizó la acción y ya tiene la habilitación para ser actuado o pasado.
Para desbalducar un expediente, se debe ir a la pestaña de balducados, se accede a la tabla (Grid)
en donde se muestran los hijos del mismo y en el extremo derecho de dicha tabla (Grid) hay un botón
llamado “Desbalducar” que al ser presionado realiza la operación de desvinculación entre dicho expediente
y el expediente madre.
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5.7 Relacionados
En esta sección se pueden relacionar dos o más expedientes, para ello es necesario estar
trabajando sobre el expediente desde el cual se quiere establecer las referencias y desde el mismo se
relacionan los demás expedientes.
El concepto de relacionar dos o más expedientes es simplemente marcar en el expediente que se
está trabajando referencias a otros similares ya existentes. Para esto no es necesario que los que serán
relacionados tengan que estar en la bandeja de entrada del usuario como sucedía con el balduque.
Vale la pena aclarar que una vez que se relaciona expedientes, los que son utilizados para
relacionar siguen teniendo vida propia y se pueden continuar actuando y pasando por sí mismos.
La relación de expedientes se realiza buscando el número de expediente que se quiere referenciar y
una vez seleccionado el mismo se presiona el botón Relacionar y ya queda establecida la relación.
Para eliminar la relación de un expediente con otro, se debe ir a la pestaña de relacionados, se
accede a la tabla (Grid) en donde se muestran los expedientes relacionados y en el extremo derecho de
dicha tabla (Grid) hay un botón llamado “Eliminar relación” que al ser presionado realiza la operación del
mismo nombre entre dichos expedientes.
5.8 Observaciones
Ídem a las observaciones de la carátula.
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6
FUERA DE OFICINA
La funcionalidad “Fuera de Oficina” permite al usuario declararse como ausente, por lo que cuando
otro usuario decida enviarle un expediente, se le comunicará a éste, que el usuario se encuentra ausente
hasta determinada fecha, permitiendo además, agregar observaciones al mensaje.
Esta funcionalidad, también permite al usuario decidir qué hacer con los expedientes que tiene en
su poder al momento de declararse como fuera de oficina.
6.1 Marcar como fuera de oficina
Para acceder a la funcionalidad desde el menú en la parte izquierda de la pantalla, seleccione el
ítem “Fuera de Oficina”, como muestra la figura:
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Para declararse como ausente, en el Tab “Declarar Ausencia”, haga click sobre el CheckBox
“Marcar como ausente”.
Una vez que se marca el CheckBox, seleccione el período de fechas “Desde” y “Hasta” entre las
que se encontrará ausente.
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También puede ingresar en el cuadro “Observaciones” cualquier comentario que considere
pertinente, el cual será mostrado en el mensaje desplegado al usuario al momento de realizar el pase.
Para confirmar la ausencia haga click en el botón “Confirmar”.
A partir de este momento, si algún usuario desea realizarle un pase, al momento de seleccionar su
nombre como destino del pase, se desplegará al usuario el siguiente mensaje:
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6.2 Trabajar expedientes
Una vez que se ha declarado como fuera de oficina, tiene la opción de decidir qué hacer con los
expedientes que tiene en su bandeja de entrada.
Para ello diríjase a la Tab “Trabajar Expedientes”.
En esta pantalla se despliega el listado de los expedientes que usted tiene en su Bandeja de
Entrada.
Existen dos acciones que pueden ser realizadas sobre los expedientes que tiene en su poder:

LIBERAR

DEVOLVER
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6.2.1
Liberar Expediente
Liberar un expediente implica ponerlo nuevamente a disposición del grupo al que fue enviado el
expediente (se entiende por grupo, el sector, nodo de distribución, o grupo de trabajo).
Nota: Pueden ser liberados SOLAMENTE aquellos expedientes que hayan sido enviados a un grupo,
y no a una persona específicamente.
6.2.2
Devolver Expediente
Devolver un expediente implica devolverlo al usuario que hizo el pase del mismo.
Para realizar la Liberación/Devolución de expedientes, seleccione los expedientes sobre los que
desea ejecutar una de las acciones.
Seleccione el tipo de acción a tomar.
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Haga click en el botón “Realizar”.
Nota: La Liberación/Devolución de expedientes puede ser realizada en cualquier momento, mientras
el usuario se encuentre como ausente.
6.3 Levantar ausencia
Para quitar la marca de fuera de oficina, ingrese nuevamente a la funcionalidad desde el menú.
Como podrá apreciar, el CheckBox “Marcar como ausente”, se encuentra chequeado, ya que actualmente
se encuentra como ausente. Simplemente haga click nuevamente sobre el CheckBox para desmarcarlo y
haga click en el botón “Confirmar”.
Nota: Levantar la ausencia NO implica que vuelvan a aparecer en su bandeja de entrada los
expedientes que haya liberado o devuelto, para ello deberá solicitar los respectivos pases.
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7 ADMINISTRAR AUSENCIAS
La funcionalidad “Administrar Ausencias” permite al usuario realizar determinadas acciones sobre
los expedientes que tienen sus subordinados en sus respectivas bandejas de entrada.
Esta funcionalidad, también permite al usuario declarar como ausente a cualquiera de sus
subordinados.
7.1
Administrar Ausencias
Para acceder a la funcionalidad desde el menú en la parte izquierda de la pantalla, seleccione el
ítem “Administrar Ausencias”, como muestra la figura:
Esta funcionalidad muestra en el Tab “Usuarios Subordinados”, el listado de usuarios subordinados
pertenecientes a su sección.
Para ver los expedientes de alguno de estos usuarios, haga click en el botón “Expedientes”, en la
línea correspondiente.
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7.2
Trabajar expedientes
Una vez realizado el click sobre el botón “Expedientes”, se muestra en el Tab “Trabajar
Expedientes”, el listado de expedientes que este usuario tiene en su Bandeja de Entrada.
Existen tres acciones que pueden ser realizadas sobre los expedientes del usuario seleccionado:

LIBERAR

DEVOLVER

TOMAR
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7.2.1
Liberar Expediente
Liberar un expediente implica ponerlo nuevamente a disposición del grupo al que fue enviado el
expediente (se entiende por grupo, el sector, nodo de distribución, o grupo de trabajo).
Nota: Pueden ser liberados SOLAMENTE aquellos expedientes que hayan sido enviados a un grupo
y no a una persona específicamente.
7.2.2
Devolver Expediente
Devolver un expediente implica devolverlo al usuario que realizó el último pase del mismo.
7.2.3
Tomar Expediente
Tomar el expediente implica quitar el expediente de la bandeja del usuario y colocarlo en la Bandeja
de Entrada
Para realizar alguna de estas acciones, seleccione los expedientes sobre los que desea ejecutar
una de las mismas.
Seleccione el tipo de acción a tomar.
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Haga click en el botón “Realizar”.
7.3
Declarar Ausencia
También se puede marcar el usuario seleccionado como ausente, para ello diríjase al Tab “Declarar
Ausencia” y marque el CheckBox “Marcar como ausente”.
Una vez marcado el CheckBox, seleccione el período de fechas “Desde” y “Hasta” entre las que el
usuario se encontrará ausente.
También puede ingresar en el cuadro “Observaciones” cualquier comentario que considere
pertinente. Dicho comentario será mostrado en el mensaje desplegado a cualquier usuario que desee enviar
un pase al usuario que está marcado como ausente.
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Para confirmar la ausencia haga click en el botón “Confirmar”.
A partir de este momento, si algún usuario desea realizar un pase al usuario marcado como
ausente, al momento de seleccionar su nombre como destino del pase se desplegará el siguiente mensaje:
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8 MARCAR EXPEDIENTES
La funcionalidad “Mis Expedientes” le permite al usuario marcar determinados expedientes que le
interesen para el seguimiento de los mismos.
Esta funcionalidad le permite al usuario tener un acceso rápido a la información del expediente,
además de poder consultar el historial de actuaciones del mismo, sin importar donde se encuentre.
8.1 Alta de marcas
El proceso de marcar un expediente para seguimiento consta de dos pasos; el primero consiste en
definir el tipo de marca que se le va a aplicar al expediente y por último aplicar la marca definida al
expediente.
Para acceder a la funcionalidad, haga click en el ítem “Mis Expedientes” desde el menú de la
aplicación, como se muestra en la figura.
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Para dar de alta una marca, diríjase al Tab “Mis Marcas”.
En esta pantalla se presenta un listado de las marcas personales ya definidas, y se permite además
dar de alta nuevas marcas. Para ello ingrese la descripción de la marca y haga click en el botón “Agregar”.
La nueva marca se agrega a la lista de marcas definidas.
Nota: Las marcas definidas son PERSONALES de cada usuario.
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8.2 Marcar expedientes
Para marcar un expediente, diríjase al Tab “Marcar Expediente”.
Esta pantalla muestra un listado de los expedientes ya marcados por el usuario.
Ingrese el número de expediente a marcar y haga click en el botón “Buscar”.
Si el número de expediente ingresado es correcto, se desplegará el asunto del mismo en el cuadro
de texto, en caso contrario se muestra el mensaje “El expediente ingresado no existe, verifique el número”.
Este control se realiza para asegurarse de que el expediente que desea marcar es el correcto.
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A continuación seleccione la marca con la que desea marcar el expediente, dentro de sus marcas
personales definidas.
Luego de seleccionada la marca haga click en el botón “Marcar”, esto marcará el expediente con la
marca seleccionada y lo agregará a la lista de expedientes marcados.
Nota: Para marcar un expediente NO es necesario que el mismo se encuentre en la bandeja de
entrada del usuario.
Nota: Un mismo expediente puede ser marcado “n” veces, mientras se marque con diferentes
marcas.
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8.3 Ver historial de actuaciones
Una vez marcado el expediente, es posible ver su historial de actuaciones haciendo click en el
botón “Historial” en la línea de la tabla (Grid) determinada.
Al hacer click en el botón se desplegará una ventana “pop-up”, que mostrará el historial de
actuaciones del expediente.
Nota: Para ver el historial de un expediente NO es necesario que el mismo se encuentre en la
bandeja de entrada del usuario.
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8.4 Eliminar marca
Para eliminar una marca que ya no está en uso, diríjase al Tab “Mis Marcas” y haga click en el
botón “Eliminar” en la línea de la marca que desee borrar.
Nota: Para poder eliminar una marca no debe haber ningún expediente marcado con la misma.
8.5 Quitar marca de un expediente
Para quitar la marca de un expediente, diríjase al Tab “Marcar Expediente”, y haga click en el botón
“Quitar Marca”, en la línea del expediente que desea dejar de seguir.
8.6 Orden de expedientes marcados
Los expedientes marcados pueden ser ordenados en la tabla (Grid) por número de expediente o
tipo de marca. Para cambiar el orden de la tabla (Grid) simplemente seleccione el mismo desde el
ComboBox.
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9 NOTIFICACIONES
9.1 Enviar Notificación
Para efectuar el envío de un expediente (o parte del mismo) a notificación, al estar trabajando con el
expediente, diríjase a Tab “Pase” y seleccione la opción “Pase a Notificación”, como se muestra en la figura.
Luego haga click en el botón “Confirmar”.
Esta acción creará un nuevo proceso de notificación. Luego de firmada la actuación, el sistema
despliega un mensaje que informa acerca del número identificador del nuevo proceso creado.
Para continuar con el proceso de notificación, diríjase a su bandeja de entrada y en el Tab “Libres”,
seleccione la tarea correspondiente al número de notificación asignado y haga click en el botón “Trabajar”.
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Esta acción, desplegará la siguiente pantalla:
Campo
Descripción
Tipo de Notificación
Muestra el tipo de documento que da origen a la notificación.
Nro. Notificación
Muestra el número identificador de la notificación.
Nro. Doc. Original
Muestra el número identificador del documento original.
Cantidad de Días
Muestra la cantidad de días transcurridos desde que se creó el proceso de
notificación.
Asunto
Muestra el asunto del documento original.
Observaciones
Campo de texto donde se pueden ingresar observaciones a la notificación.
Indique que parte del
expediente
desea
mostrar
Campo de selección en el cual se indica qué parte del expediente se desea
mostrar.
Tipo de Destinatario
Campo de selección del tipo de destinatario de la notificación.
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En esta pantalla, puede completar las observaciones de la notificación, como se muestra en la
figura (este campo es opcional).
En el campo “Indique qué parte del expediente desea mostrar”, debe especificar si se notifica al
destinatario de todo el expediente o sólo de determinadas actuaciones.
Si desea que el destinatario sea notificado de todo el expediente, seleccione la opción “Todo”, por el
contrario, si desea que el destinatario sea notificado sólo de algunas actuaciones, seleccione “Algunas
Actuaciones”. Esto cargará la tabla (Grid) de actuaciones con las actuaciones correspondientes al
expediente, permitiéndole seleccionar las que desee que formen parte de la notificación como se muestra
en la figura.
Luego se debe seleccionar el usuario destino de la notificación, para ello, en el campo “Tipo de
Destinatario”, seleccione “Interno”, esto desplegará una nueva ventana que muestra el organigrama de la
organización donde se puede seleccionar el o los destinatarios.
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Una vez seleccionados los destinatarios, los mismos se listan en la tabla (Grid) de destinatarios
como muestra la figura.
Haga click en el botón “Confirmar” para seguir con el proceso.
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9.2 Recibir Notificación
Una vez completada la tarea de “Definir Notificación”, la misma viaja a la bandeja de entrada del
destinatario seleccionado (en el Tab “Libres”), el cual deberá seleccionarla y hacer click en el botón
“Trabajar” para continuar con el proceso, al igual que se explicó anteriormente.
Esta acción desplegará la siguiente pantalla, con los datos de la notificación:
Al hacer click en el botón “Confirmar”, se marca la actuación como vista, y queda reflejado en el
expediente origen mediante la generación de una actuación auto generada. Dicha actuación se lista en el
historial de actuaciones del expediente, en el Tab “Historial”.
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10 CAMBIO DE CONTRASEÑA DE USUARIO
Esta opción le permite a un usuario logueado cambiar su propia clave de acceso todas las veces
que lo desee, para conservar la seguridad y la privacidad de su información.
Campo
Descripción



Contraseña con la cual el usuario ingresó al sistema.
Valor de la nueva contraseña.
Valor a confirmar para la contraseña ingresada anteriormente.
Contraseña actual
Nueva contraseña
Confirmar contraseña
Un asterisco * al lado de los campos representa el ingreso obligatorio de datos en esos
campos. Esto se aplica en todas las explicaciones en el manual del usuario.
Procedimiento:
1.
Ingrese a la opción “Opciones  Cambiar contraseña” desde el menú. Esta acción le
mostrará la pantalla “Cambiar contraseña”.
2.
Digite su clave actual.
3.
Escriba su nueva clave y la respectiva confirmación (repetición de la nueva contraseña).
4.
Haga click en el botón “Confirmar” para reemplazar la contraseña actual.
Luego le aparecerá el siguiente mensaje:
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Haga click en el botón “Cerrar” para cerrar esta pantalla.
5.
Haga click en el botón “Salir” para regresar a la pantalla de trabajo.
Para la contraseña son válidos los números y las letras. Se distingue entre mayúsculas y minúsculas.
Al cambiar la contraseña, cuando nuevamente el usuario va a acceder al sistema, le aparecerá la
pantalla “Login”, que le pedirá ingresar su usuario y la contraseña.
Si al momento de ingresar los datos en esta pantalla, el usuario ingresa datos no válidos, le
aparecerá el mensaje “Login inválido”.
Si el usuario ingresa todos los datos (incluyendo la contraseña modificada) correctamente, podrá
ingresar exitosamente al sistema.
Por más detalles diríjase a la sección del Manual del usuario de Apia: Acceso al sistema.
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11 ACTUACIONES NUMERADAS
Las actuaciones numeradas, son aquellas que debido a su contenido, es conveniente que se realice
una “copia” de las mismas, de manera de poder consultarla aún cuando el expediente ha salido de la
oficina.
11.1
Acceso a Actuaciones Numeradas
Por lo general estas actuaciones son resoluciones de los jerarcas de la institución/empresa.
Cada funcionario con jerarquía podrá decidir, qué usuarios tienen permiso para ver sus actuaciones.
Para ello se debe ingresar a la funcionalidad “Administrar Acceso Actuación Numerada” desde el
menú de la aplicación.
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Esta acción desplegará la siguiente pantalla:
Seleccione el tipo de actuación a autorizar desde el ComboBox “Actuación”.
Seleccione el usuario autorizante (o sea el firmante de las actuaciones). Una vez seleccionado el
autorizante, se desplegarán en la tabla (Grid), los usuarios que están autorizados a ver el tipo de actuación
seleccionada para el usuario autorizante seleccionado (en caso de que existan).
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11.2
Alta de usuarios autorizados
Para dar de alta un nuevo usuario autorizado, luego de haber seleccionado la Actuación y el
Autorizante, haga clic en la lupa (
) ubicada en el campo “Usuario Autorizado”.
Esto desplegará una pantalla emergente con el listado de usuarios de la institución/empresa.
Seleccione el usuario que se desea agregar y haga click en el botón “Agregar”.
El usuario seleccionado quedará agregado en la lista de usuarios autorizados a ver las actuaciones
del usuario autorizante.
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11.3
Baja de usuarios autorizados
Para dar de baja a un usuario autorizado, luego de haber seleccionado la Actuación y el
Autorizante, haga click en el botón “Borrar” ubicado en la tabla (Grid) de usuarios autorizados,
correspondiente al usuario que desea dar de baja.
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12 CONSULTAS ON-LINE
El sistema dispone de un juego de consultas que le facilitan al usuario las tareas de búsqueda de
expedientes así como de la exportación de datos sobre determinados conjuntos de formas documentales
que se pueden agrupar bajo distintos criterios.
Las diferentes opciones de consultas están dentro del módulo Consultas on-line.
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12.1
Consulta Global
En la consulta global se disponen de un conjunto de filtros que permiten localizar un expediente por
diferentes caminos.
En esta página se ven todos los filtros disponibles para utilizar en la búsqueda de expedientes,
estos filtros se pueden utilizar de manera individual o de forma conjunta combinando los mismos.
De todos los filtros que contiene la consulta, existen dos de ellos que son principalmente útiles, ellos
son: “Texto en el asunto” y “Texto en la actuación”. El primero permite localizar un expediente ingresando
parte del texto contenido en el asunto del o los expedientes que se están consultando. El segundo filtro
“Texto en la actuación” al igual que en el primer filtro permite localizar uno o más expedientes mediante el
ingreso de parte del texto de algunas de las actuaciones del expediente. Este filtro es muy útil ya que con
conocer parte de alguna de las actuaciones es rápidamente localizable el expediente.
Luego se poseen los demás filtros entre los que se encuentran, rangos de fecha de creación,
rangos de fecha de pase, oficina, área o dependencia en donde se encuentra el expediente, número de
expediente, entre otros. Por ejemplo para buscar un expediente por un número, se ingresa dicho valor en el
campo “número de expediente”. Luego de esto al presionar el botón “Buscar” se carga la página de
resultados con los expedientes que cumplen con el criterio establecido en los filtros.
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En el resultado de la consulta se cargan todos los datos relacionados a los expedientes, además
existen dos botones que permiten ver el historial del expediente y ver el expediente en caso que se
encuentre en la misma oficina que el usuario.
El botón “Historial” permite ver la historia de actuaciones del expediente, al cargar la historia se ven
todas las actuaciones que tuvo en qué fecha y hora y quién fue el firmante de la misma.
El botón “Ver Expediente” permite ver todo el expediente en formato PDF siempre que el expediente
se encuentre en la misma oficina que el usuario que está realizando la consulta.
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12.2
Expedientes en Oficina
La consulta expedientes en oficina permite ver todos los expedientes que se encuentran en
determinada oficina, la cual es seleccionada en los filtros iniciales de la consulta como se ve en la imagen:
Puede existir el caso de que dentro de una misma combinación de dependencia y área exista más
de una oficina, en ese caso la lista de oficinas se cargará con todos sus valores posibles y en todos los
casos está disponible una línea en blanco, que en caso de ser seleccionado al cargar el resultado de la
consulta, mostrará todos los expedientes de todas las oficinas.
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El resultado de la consulta se carga en una página en este formato:
Se mostrarán en el resultado de la consulta los mismos datos que se pueden ver en la consulta
global.
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12.3 Consulta Actuaciones Numeradas
Esta consulta permite buscar determinada actuación en un expediente dado, o un conjunto de
actuaciones de acuerdo a su tipo.
Existen diferentes filtros para facilitar la búsqueda de dichas actuaciones, estos filtros:






Tipo de Actuación.
Número de Expediente.
Titular.
Subtipo de Titular.
Fecha de Actuación.
Texto en la Actuación.
En esta página se utilizan los filtros mencionados de manera individual o combinada, facilitando de
esta manera la búsqueda de los registros.
Una vez ingresados los filtros haga click en el botón “Buscar” y se cargarán en pantalla los registros
que cumplen con las condiciones de los filtros.
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El botón “Exportar” permite generar una planilla Excel (.xls), un archivo en Adobe Acrobat (.pdf) o de
texto (.txt) con las columnas de la consulta y todos los registros de la misma.
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