Guía del administrador del sistema

Guía del administrador del sistema
Sage CRM
Guía del administrador
del sistema
7.2
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Contenido
Capítulo 1: Acerca de esta guía
1-1
Organización de la guía
1-1
Resumen de capítulos
1-1
Capítulo 2: Información general sobre Administración
2-1
La Función del administrador del sistema
2-1
Acceder al área Administración
2-1
Ayuda interna del producto
2-1
Capítulo 3: Configuración de usuarios
3-1
Acceder a la administración de usuarios
3-1
Definición de un nuevo usuario, paso 1 de 3
3-1
Definición de un nuevo usuario, paso 2 de 3
3-2
Definición de un nuevo usuario, paso 3 de 3
3-3
Campos del panel Usuario
3-3
Asignación de derechos de administración de la información a un usuario
3-6
Campos del panel Otros detalles
3-9
Campos del panel Seguridad
3-10
Campos de Preferencias del usuario
3-14
Matriz de entrada/salida de CSV
3-19
Cambiar los detalles de un usuario
3-20
Cambiar las preferencias de usuario
3-21
Cambiar los derechos del perfil de seguridad de un usuario
3-21
Visualizar el histórico de actividad del usuario
3-22
Reasignar registros y desactivar usuarios
3-22
Uso de Reasignar y Desactivar
3-22
Usar el botón Reasignar
3-24
Usar el botón Desactivar
3-24
Eliminar un usuario
Capítulo 4: Gestionar seguridad
3-25
4-1
Introducción a la gestión de la seguridad
4-1
Configurar perfiles de seguridad
4-2
Guía del administrador del sistema Contenido – i
Contenido
Añadir un perfil de seguridad nuevo
4-2
Asignar un perfil de seguridad a un usuario
4-4
Eliminar un perfil de seguridad
4-4
Añadir zonas nuevas
4-4
Asignar una zona a un usuario
4-5
Implementar zonas de un modo práctico
4-6
Asignar un nuevo registro a una zona
4-7
Reglas de asignación de zonas
4-7
Ejemplo de reglas predeterminadas
4-7
Tabla de reglas
4-9
Añadir derechos para ver a zonas superiores
Actualizar zonas
4-10
4-10
Modificar zonas
4-11
Mover zonas
4-11
Fusionar zonas
4-12
Reequilibrar zonas
4-12
Políticas avanzadas
4-13
Activar parámetros de zona
4-13
Usar las zonas especiales de Creado por, Asignado a y Equipo
4-14
Permitir zonas absolutas en los perfiles
4-15
Usar zona del mismo nivel Zonas
4-16
Usar zona padre del usuario
4-16
Permitir autorizaciones directas de los usuarios sobre las zonas
4-16
Modificar políticas de seguridad de contraseñas
Capítulo 5: Equipos
4-17
5-1
Definición de equipo
5-1
Usar equipos en su organización
5-1
Ejemplo: Seguimiento de comunicaciones por equipo
5-1
Ejemplo: Crear tareas para equipos
5-2
Ejemplo: Asignar una oportunidad a un equipo
5-2
Ejemplo: Reasignación de incidencias sin resolver
5-2
Crear un nuevo equipo
Contenido – ii Sage CRM
5-3
Contenido
Asignar un usuario a un equipo
5-3
Configurar el acceso del usuario al botón CRM del equipo
5-3
Eliminar un equipo
5-3
Campos de Equipo
5-4
Capítulo 6: Actividad de los usuarios
6-1
Visualizar la actividad de usuario de todos los usuarios
6-1
Visualizar las actividades de usuario de un usuario individual
6-1
Permitir a los usuarios bloqueados iniciar sesión en el sistema
6-2
Archivar los registros de actividad de los usuarios
6-3
Ejecutar informes de actividad de usuario
6-3
Comprobar los usuarios actuales e inactivos
6-3
Capítulo 7: Importar usuarios
7-1
Acerca de Importar usuarios
7-1
Importar usuarios, paso 1 de 4
7-2
Importar usuarios, paso 2 de 4
7-3
Importar usuarios, paso 3 de 4
7-4
Importar usuarios, paso 4 de 4
7-6
Reimportar usuarios
7-6
Capítulo 8: Parámetros de configuración de usuarios
Ajustes de usuario
8-1
8-1
Capítulo 9: Plantillas de usuarios
9-1
Modificar la plantilla predeterminada del usuario
9-1
Definir plantilla de usuario, paso 3 de 3
9-1
Definir plantilla de usuario, paso 2 de 3
9-2
Definir plantilla de usuario, paso 3 de 3
9-3
Configurar un nuevo usuario basándose en una plantilla
9-4
Modificar los detalles de plantilla
9-4
Cambiar las preferencias de usuario de la plantilla
9-5
Modificar los derechos del perfil de seguridad asociados con una plantilla de
usuario
9-5
Eliminar una plantilla de usuario
9-6
Capítulo 10: Cuadros de mando estándar
10-1
Guía del administrador del sistema Contenido – iii
Contenido
Crear un cuadro de mando clásico estándar
10-1
Personalizar el cuadro de mando clásico de empresa
10-2
Capítulo 11: Traducciones
11-1
Trabajar con traducciones y etiquetas de coaching
11-1
Modificar las traducciones de los idiomas
11-2
Modo de traducción integrada
11-2
Cambiar el nombre de un campo
11-2
Método de personalización de campos
11-3
Método de lista de traducciones
11-4
Crear nuevos idiomas sobre la marcha
11-4
Acciones desaconsejadas en la página Traducciones
11-5
Campos de la página Detalles de la traducción
11-5
Personalizar ayuda
11-6
Personalizar la ayuda contextual
11-7
Admitir la ayuda contextual multilingüe
11-7
Añadir y modificar textopara coaching en pantalla
11-8
Adición y modificación Ayuda a nivel de campo
11-9
Capítulo 12: Gestor de componentes
12-1
Introducción al Gestor de componentes
12-1
Cargar e instalar componentes
12-2
Preparar para instalar el Componente
12-2
CargarComponentes
12-2
Instalar Componentes
12-3
Capítulo 13: Personalizar campos
13-1
Cuestiones de importancia que debe saber antes de comenzar
13-1
Añadir un nuevo campo
13-1
Ejemplo: Añadir un nuevo campo a la tabla de empresa
13-1
Ejemplo: Colocar el campo Nuevo en la pantalla de entrada de empresa
13-2
Ejemplo: Añadir una nueva casilla de verificación a Tipo de dirección o
persona
13-3
Ejemplo: Añadir un campo Selección Avanzada de búsqueda avanzada
13-3
Modificar un campo existente
Contenido – iv Sage CRM
13-5
Contenido
Ejemplo: Añadir una lista de seleccióna un campo existente
13-5
Ejemplo: Modificar las propiedades de campo predeterminado
13-6
Ejemplo: Modificar el ancho de un cuadro de texto
13-6
Eliminar un campo
13-7
Utilizar seguridad de campo
13-7
Acceder a seguridad de campos
13-8
Añadir tipos de seguridad a un campo
13-9
Personalizar asignaciones de clientes potenciales
13-10
Asignar clientes potenciales a oportunidades
13-12
Asignar clientes potenciales a empresas y personas
13-12
Personalizar asignaciones de soluciones
13-14
Campos de Modificar las propiedades del campo en la base de datos
13-15
Campos estándar
13-15
Campos no estándar
13-16
Tipos de entrada
13-18
Capítulo 14: Personalizar pantallas
14-1
Añadir un campo a una pantalla
14-1
Modificar el formato de una tabla existente
14-2
Ejemplo: Modificar el diseño de la pantalla Búsqueda de persona
14-2
Ejemplo: Modificar el formato de un área de contexto
14-3
Personalizar pantallas integradas
14-3
Campos de la página Mantener la definición de la pantalla
14-4
Capítulo 15: Personalización avanzada de pantallas
Presentación
15-1
15-1
Seguridad de campo
15-1
Scripting utilizando la API del lado del cliente de Sage CRM
15-1
Scripting utilizando el de JavaScript genérico
15-1
Personalización de pantallas con la API del lado del cliente
15-2
¿Qué tipo de cambios puedo realizar?
15-2
¿Donde puedo implementar mis cambios?
15-2
No soy un codificador, ¿Cuales son los conceptos básicos?
15-3
Ejemplos utilizando la API del lado del cliente
15-3
Guía del administrador del sistema Contenido – v
Contenido
Añadir efectos de texto a campos específicos
15-3
Añadir resaltado a todos los campos obligatorios
15-4
Añadir un botón Imprimir en una página
15-4
Cambio de un valor un campo basado en una selección en otro campo
15-4
Mostrar un mensaje al usuario si una casilla de verificación se queda en
blanco.
15-5
Añadir HTML y JavaScript genérico a contenido personalizado
15-6
Utilizar JavaScript genérico en el Campo scripting de nivel
15-6
Servidor
15-7
Cliente
15-7
Objetos accesibles en el scripting de Sage CRM
15-7
Servidor JavaScript (creación y validación)
15-8
JavaScript cliente (modificación)
15-8
Añadir scripts de nivel de campo utilizando JavaScript
Script de creación
15-8
15-9
Script de modificación
15-12
Script de validación
15-15
Capítulo 16: Personalizar listas
16-1
¿Qué listas se pueden personalizar?
16-1
Añadir una nueva columna a una lista
16-2
Ejemplo: Añadir una columna a Lista de comunicaciones
Modificar el formato de una lista existente
Ejemplo: Cambiar la lista de oportunidades
Modificar el formato de una tabla existente
Ejemplo: cambiar la tabla Elementos del presupuesto
16-2
16-2
16-2
16-3
16-3
Personalización avanzada de listas
16-3
Añadir scripts de creación a una tabla
16-4
Añadir contenido personalizado a una tabla o lista
16-4
Campos de la página Definición de lista
16-5
Capítulo 17: Personalizar pestañas
17-1
¿Qué pestañas puede personalizar?
17-1
Modificar grupos de pestañas
17-1
Contenido – vi Sage CRM
Contenido
Ejemplo: Cambiar el grupo de pestañas Persona
17-1
Ejemplo: Eliminar una pestaña del grupo de pestañas Empresa
17-2
Añadir una nueva pestaña
17-2
Acciones de personalización de pestañas
17-2
Acciones de listas
17-3
Acciones de listas relacionadas
17-4
Acciones de resumen
17-5
Acciones de introducción
17-5
Acciones de modificación y progreso
17-6
Acciones de búsqueda
17-7
Acciones de pestañas
17-7
Otras acciones
17-7
Campos de Pestañas
17-9
Menús del sistema y grupos de pestañas
17-10
Capítulo 18: Personalizar vistas
18-1
Requisitos previos
18-1
Presentación
18-1
Personalizar vistas
18-2
Ejemplo: Cambiar una vista de combinación de correspondencia
Crear una nueva vista
18-2
18-3
Ejemplo: Crear una nueva vista para utilizarla en informes
18-3
Ejemplo: Crear una nueva vista para su uso en un grupo
18-6
Ejemplo: Crear una nueva vista para su uso en una búsqueda por palabras
clave
18-8
Ejemplo: Crear una nueva vista para acceso de SData
18-9
Eliminar una vista existente
18-10
Sugerencias y solución de problemas
18-11
Capítulo 19: Acceso externo
19-1
Modificar configuración de acceso externo
Capítulo 20: Informes de Resumen
19-1
20-1
Introducción a los informes de resumen
20-1
Personalizar el contenido del encabezamiento del informe resumen
20-2
Guía del administrador del sistema Contenido – vii
Contenido
Personalizar el resultado de la lista de informes resumen
Capítulo 21: Notificaciones
20-2
21-1
Introducción a las notificaciones rápidas
21-1
Crear notificaciones en pantalla
21-1
Crear notificaciones por correo electrónico
21-3
Capítulo 22: Clientes potenciales web
22-1
Clientes potenciales web
22-1
Personalizar la pantalla Cliente potencial web
22-2
Configurar los ajustes de Cliente potencial web
22-3
Capítulo 23: Perfil de atributos clave
23-1
Introducción a los perfiles de atributos clave
23-1
Ejemplo de inicio rápido
23-1
Paso 1: Añadir Categorías
23-2
Paso 2: Configurar listas de atributos clave
23-3
Paso 3: Añadir campos
23-5
Paso 4: Crear el grupo de categorías de gestión de llamadas
23-6
Paso 5: Generar la Lista de llamadas salientes
23-7
Paso 6: Usar perfiles de atributos clave
23-8
Diseñar la estructura de perfiles de atributos clave
Utilizar la profundidad de categorías y la función de herencia
23-8
23-10
Configurar categorías
23-15
Crear categorías
23-15
Eliminar una categoría
23-16
Configurar listas de atributos clave
23-16
Añadir campos a categorías
23-17
Definir grupos de categorías
23-18
Visualizar datos de perfiles clave en una pestaña
23-19
Trabajar con datos de perfiles de atributos clave
23-20
Añadir criterios de búsqueda de datos de atributos clave a informes
23-20
Categorías del sistema
23-21
Acciones por defecto
23-21
Grupos enumerados como entradas de grupo
23-22
Contenido – viii Sage CRM
Contenido
Campos de categorías y tipos de campos
23-22
Capítulo 24: Personalización de flujos de procesos
24-1
Función del flujo de procesos
24-1
Configurar el sistema para flujo de procesos
24-2
Terminología de flujo de procesos
24-3
Flujo de procesos
24-3
Estado
24-4
Regla
24-5
Acción
24-6
Condiciones JavaScript
24-6
Cláusulas del desencadenador SQL
24-7
Usar los símbolos ## y #
24-7
Pasos para crear un flujo de procesos nuevo
24-9
Pasos preliminares
24-9
Insertar un flujo de procesos nuevo
24-11
Crear estados de flujos de procesos
24-11
Configurar reglas primarias
24-12
Añadir reglas de transición
24-13
Añadir acciones a reglas
24-16
Información general de acciones
24-17
Añadir acciones a Distintos tipos de reglas
24-18
Establecer valor de columna
24-19
Campos de Establecer valor de columna
24-20
Restablecer el valor de la columna
24-21
Campos de Restablecer el valor de la columna
24-22
Mostrar el campo para su modificación
24-23
Campos de Mostrar el campo para su modificación
24-23
Mostrar mensaje en pantalla
24-24
Campos de Mostrar mensaje en pantalla
24-25
Crear tarea
24-25
Campos de Crear Tarea
24-25
Crear oportunidad
24-27
Guía del administrador del sistema Contenido – ix
Contenido
Campos de Crear oportunidad
24-28
Crear incidencia
24-29
Campos de Crear incidencia
24-30
Crear solución
24-31
Campos de Crear solución
24-31
Crear cliente potencial
24-32
Campos de Crear cliente potencial
24-33
Crear documento combinado
24-34
Campos de Crear documento combinado
24-35
Ejecutar sentencia SQL
24-35
Campos Ejecutar sentencia SQL
24-35
Ejecutar procedimiento almacenado
24-36
Campos de Ejecutar procedimiento almacenado
24-36
Mostrar notificación en pantalla
24-37
Campos de Mostrar notificación en pantalla
24-37
Enviar correo electrónico
24-38
Campos de Enviar correo electrónico.
24-38
Enviar mensaje SMS
24-39
Campos de Enviar mensaje SMS
24-39
Crear tarea para el grupo
24-39
Campos de Crear tarea para el grupo
24-40
Crear documento para grupo
24-41
Campos de Crear documento para el grupo
24-41
Exportar grupo al archivo
24-42
Campos de Exportar grupo al archivo
24-42
Crear lista de llamadas salientes
24-42
Campos de Crear lista de llamadas salientes
24-43
Definir condiciones JavaScript
24-43
Ejemplo de condición JavaScript
24-45
Usar etiquetas en condiciones JavaScript
24-45
Reglas condicionales
24-47
Añadir reglas de escalamiento
24-48
Contenido – x Sage CRM
Contenido
Duplicar reglas
24-49
Capítulo 25: Reglas de escalamiento
25-1
Introducción a las reglas de escalamiento
25-1
Añadir una nueva regla de escalamiento
25-1
Campos de Regla de escalamiento
25-2
Capítulo 26: Configurar flujo de procesos y escalamiento
Configuración de flujo de procesos y escalamiento
26-1
26-1
Capítulo 27: Prevención de duplicados
27-1
Activar Prevención de duplicados
27-1
Personalizar las pantallas de prevención de duplicados
27-1
Añadir campos a la Pantalla de búsqueda para prevención de duplicados en
empresa
27-2
Configurar reglas de coincidencia
27-2
Crear listas de limpieza de nombres de empresa
27-3
Configurar reglas para eliminar
27-4
Configurar reglas para reemplazar
27-4
Ajustes de Ajustes de Limpiar nombre de empresa
Capítulo 28: Cargar datos
27-5
28-1
Cómo funciona de la carga de datos
28-1
Activar Cargar datos
28-2
Requisitos de los archivos de importación
28-2
CSV Preparar archivos para la importación
28-3
Preparar de archivos de MS Excel para la importación
28-3
Ejecutar carga de datos
28-3
Configurar la carga
28-3
Campos de carga de datos
28-4
Configurar asignaciones y reglas de prevención de duplicados
28-6
Crear una asignación
28-7
Campos de la página Archivo de datos
28-7
Configurar campos múltiples
28-9
Configurar reglas de prevención de duplicados de nivel de campo
Gestionar Asignaciones de usuarios y zonas
28-10
28-11
Guía del administrador del sistema Contenido – xi
Contenido
Vista previa de los datos
Campos de Vista previa de datos
28-12
28-12
Realizar la carga
28-13
Indicaciones y Solución de problemas
28-13
Reprocesar un archivo de datos
28-13
Asignar direcciones
28-14
Comprobar asignaciones
28-14
Archivos múltiples
28-14
Modo interactivo
28-14
Limpiar mediante SQL
28-14
Mensaje de caducidad del tiempo de espera
28-17
Pantalla congelada
28-17
Capítulo 29: Productos
29-1
Configuración del comportamiento del sistema
29-1
Parámetros de configuración del producto
29-2
Configurar una estructura de productos sencilla
29-3
Configurar productos
29-4
Configurar una estructura de precios compleja
29-4
Configurar listas de precios
29-5
Configurar familias de unidades de medida
29-5
Configurar unidades de medida
29-6
Configurar familias de productos
29-6
Configurar productos en una matriz
29-7
Utilizar varias divisas con productos
29-8
Trabajar con artículos de oportunidad
29-8
Realizar cambios en productos
29-9
Eliminar un producto
29-9
Capítulo 30: Compatibilidad con varias divisas
30-1
Activar compatibilidad con varias divisas
30-1
Puntos que hay que tener en cuenta sobre divisas
30-1
Modificar la divisa base
30-2
Configurar divisas y tipos de cambio
30-2
Contenido – xii Sage CRM
Contenido
Añadir campos de divisa a las pantallas
30-3
Definir preferencias de divisa
30-4
Capítulo 31: Configurar previsiones de venta
Configurar previsiones
31-1
31-1
Capítulo 32: Entidades relacionadas
32-1
Añadir nuevos tipos de relaciones
32-1
Sugerencias de diseño de entidades relacionadas
32-2
Cambiar tipos de relaciones
32-3
Eliminar tipos de relaciones
32-3
Personalizar Entidades relacionadas Listas de selección de búsqueda
32-3
Generar informes sobre entidades relacionadas
32-4
Campos de Definición de relación
32-4
Capítulo 33: Configuración de correo electrónico y estado de correo electrónico
Ulas herramientas de correo electrónico
33-1
33-1
¿Cómo deseo enviar mensajes de correo electrónico?
33-1
¿Cómo deseo registrar los mensajes de correo electrónico salientes?
33-2
Configurar correo electrónico/SMS
33-3
Opciones avanzadas del Servidor de administración de correo electrónico
33-5
Estado del correo electrónico
33-7
Capítulo 34: Editor de correo electrónico integrado
34-1
Introducción al Editor de correo electrónico integrado
34-1
Configurar ajustes
34-1
Seleccionar un método de entrega de correo
34-2
Configurar alias de correo electrónico
34-3
Configurar correo electrónicoPlantillas
34-4
Traducir el texto de encabezamiento de respuesta y reenvío
34-5
Capítulo 35: Gestión de correo electrónico
35-1
Introducción a la gestión de correo electrónico
35-1
Requisitos previos
35-1
Sage CRM estándar Correo electrónico
35-2
Funcionalidad de gestión de correo electrónico Información general
35-2
Procesar correos electrónicos
35-3
Guía del administrador del sistema Contenido – xiii
Contenido
Ejecutar la aplicación del servicio de gestión de correo de Sage CRM
35-4
Instalar la aplicación de servicio manualmente
35-4
Desinstalar la aplicación Aplicación
35-4
Procesamiento de los errores
35-4
Configurar administración de correo electrónico
35-5
Configurar ajustes de gestión de correo electrónico
35-5
Correo electrónico Opciones del Servidor de administración
35-6
Pasos adicionales para MAPI
35-7
Trabajar con la plantilla Comunicaciones
35-7
Correo electrónico enviado
35-7
Correo electrónico recibido
35-9
Archivos adjuntos a correos electrónicos
35-10
Reglas aplicadas a la gestión del correo electrónico
35-11
Trabajar con la plantilla Soporte
35-11
Añadir direcciones de correo electrónico a la gestión de correo electrónico
35-12
Gestionar correos electrónicos de asistencia
35-13
Añadir conjuntos de reglas al servicio de correo electrónico
Campos del panel Reglas
35-15
35-17
Personalizar Plantillas de script
35-17
Referencia de objeto
35-18
Sugerencias de solución de problemas
35-19
La gestión de correo electrónico no archiva los correos electrónicos salientes 35-20
La gestión de correo electrónico crea dos comunicaciones
35-20
CDOSYS tiene problemas para enviar correos al exterior
35-21
Campos Opciones de dirección de correo electrónico
Capítulo 36: Integración de Exchange
35-21
36-1
¿Qué es la integración de Sage CRM Exchange?
36-1
Información general de la integración de Exchange
36-2
Preparación de Exchange Server
36-2
Configuración de Exchange 2007
36-3
Configuración de Exchange 2010
36-3
Activar la integración de Exchange Server
Contenido – xiv Sage CRM
36-4
Contenido
Creación de una conexión con Exchange Server
36-4
Solución de los problemas de conexión
36-5
Campos de conexión de Exchange Server
36-6
Activación de los buzones de correo de usuarios para la sincronización
36-8
Configuración de opciones de Sincronización de Exchange
36-8
Campos de administración de sincronizaciones
36-9
Activación de la sincronización con Exchange
36-14
Optimización de la sincronización inicial
36-14
Información general
36-14
Hora de finalización de la sincronización inicial
36-15
Proceso organizado para la sincronización inicial de grandes volúmenes de
datos
36-15
Implementación del motor de sincronización de Exchange en un servidor
remoto
36-16
¿Qué se sincroniza?
36-17
Contactos
36-19
Citas
36-21
Tareas
36-24
Estado de la tarea
36-25
Comprensión de errores de sincronización
36-25
Errores estándar
36-25
Errores graves
36-26
Trabajo con registros de integración de Exchange
36-26
Instalación del plugin de Outlook para la integración de Exchange
36-28
Uso de la política de grupo de Active Directory para instalar el plugin de
Outlook para integración de Exchange
36-28
Preparación de la implementación de la política de grupo de Active Directory 36-28
Instalación mediante una política de grupo en equipos concretos
36-29
Disactivar el plugin del registro
36-30
Parámetros del instalador del plugin de Outlook
36-30
Capítulo 37: Integración clásica de Outlook
37-1
Modificar los parámetros de configuración clásica de Outlook
37-1
¿Qué se sincroniza? (integración clásica de Outlook)
37-1
Guía del administrador del sistema Contenido – xv
Contenido
Contactos (integración clásica de Outlook)
37-2
Citas (integración clásica de Outlook)
37-4
Tareas (integración clásica de Outlook)
37-4
Personalizar detalles de tareas y citas (integración clásica de Outlook)
37-5
Estado de la tarea (integración clásica de Outlook)
37-5
¿Qué sucede cuando se añaden contactos a Sage CRM? (integración clásica
de Outlook)
37-6
Utilizar la carga de datos para los contactos de integración clásica de Outlook
37-6
Traducir mensajes de integración clásica de Outlook
37-6
Capítulo 38: Configuración de marketing electrónico
¿Qué es el marketing electrónico?
Tiempos de sincronización
38-1
38-2
38-3
Activación del servicio de marketing electrónico
38-4
Campos Cuenta de marketing electrónico y Usuario
38-5
Panel de detalles de cuenta
38-5
Panel de detalles de usuario
38-5
Panel de detalles de usuario y contacto
38-7
Panel Detalles del correo electrónico
38-7
Adición de usuarios a la cuenta de marketing electrónico
38-8
Visualización o actualización de las opciones de la cuenta de marketing
electrónico
38-9
Edición de usuarios de marketing electrónico
38-9
Edición de los detalles de la cuenta de marketing electrónico
38-10
Cancelación de la cuenta de marketing electrónico
38-10
Reactivación de la cuenta de marketing electrónico
38-10
Capítulo 39: Plantillas de documentos
39-1
Cuestiones de importancia que debe saber antes de comenzar
39-1
Vistas de combinación de correspondencia
39-2
Realización de una combinación de correspondencia
39-3
Carga de un archivo de imagen
39-3
Crear una plantilla nueva y añadir campos de combinación
39-4
Crear una plantilla nueva en Microsoft Word
39-5
Contenido – xvi Sage CRM
Contenido
Cargar una plantilla nueva
39-6
Modificar una plantilla de documentos de Word existente
39-7
Crear una plantilla de presupuestos o pedidos
39-9
Crear una plantilla de etiquetas de Word
39-11
Eliminar una plantilla
39-12
Solución de problemas de plantillas de documentos
39-12
Error de combinación de correspondencia de presupuesto o pedido
39-12
Error de campo de combinación personalizado
39-12
Capítulo 40: Configurar documentos e informes
Configuración de documentos/informes
40-1
40-1
Capítulo 41: Gestión de biblioteca
41-1
¿Qué es la gestión de biblioteca?
41-1
Ver el tamaño de la biblioteca
41-2
Eliminar elementos de biblioteca
41-2
Capítulo 42: Configuración del sistema
42-1
Acceder a la configuración del sistema
42-1
Acceder a la configuración de registros de actividad
42-1
Panel de registros de actividad
42-1
Panel Seleccionar archivos de registro
42-2
Configurar configurar
42-3
Actualizar metadatos
42-4
Configurar el comportamiento del sistema
42-5
Búsqueda por palabras clave
42-8
Servicio de indexación de Sage CRM
42-8
Configuración del sistema de búsqueda por palabras clave
42-9
Bloquear elsistema
42-10
Detalles de la clave de licencia
42-11
Configuración de Proxy
42-12
Capítulo 43: Bloqueos
43-1
¿Qué es un bloqueo?
43-1
Bloquear sesión
43-1
Bloqueos de tabla y Bloqueos de registro
43-1
Guía del administrador del sistema Contenido – xvii
Contenido
Visualizar los estados de bloqueos
43-2
Bloquear registros ASP
43-2
Capítulo 44: Esquema temporal
44-1
Introducción a los esquemas temporales
44-1
Crear un calendario laboral
44-1
Aplicar calendarios laborales
44-2
Medir el tiempo transcurrido
44-3
Ejemplo 1: Calendario laboral estándar de Sage CRM
44-3
Ejemplo 2: Calendario laboral semanal de siete días
44-4
Crear un calendario de festivos
44-5
Configurar acuerdos de servicio
44-6
Añadir reglas de escalamiento
44-7
Aplicar acuerdos de servicio a empresas e incidencias
44-8
Etiquetas de advertencia de acuerdos de servicio
44-9
Capítulo 45: Servicios web
45-1
Configurar servicios web
45-1
Capítulo 46: Temas
46-1
Cambiar el tema predeterminado
46-1
Añadir un nuevo tema
46-1
Crear un nuevo tema disponible en Sage CRM
46-4
Personalización de gráficos de informes
46-5
Ejemplo: Cambio del color de fondo
46-5
Uso de FusionWidgets
46-6
Opciones de visualización de gráficas con Adobe Flash Player
46-6
Glosario de términos
i
Índice
i
Contenido – xviii Sage CRM
Capítulo 1: Acerca de esta guía
Esta guía está dirigida a los Administradores de sistemas de SageCRM.
Se presupone que el usuario:
l
Es un usuario final seguro de Sage CRM.
l
Está totalmente familiarizado con los temas tratados en el Manual del usuario.
Organización de la guía
Formato de los capítulos
Cada capítulo sigue el mismo formato:
l
Una lista de control que establece los objetivos de cada capítulo.
l
Ejemplos detallados para poner en práctica lo aprendido en cada sección.
l
Tablas para explicar el significado de los campos.
Resumen de capítulos
Parte I: Pasos preliminares
Capítulo
Descripción
Información general sobre
Administración
Una introducción de las funciones del administrador del
sistema y cómo acceder al área Administración.
Parte II: Administración de usuarios
Capítulo
Descripción
Configuración de usuarios
Añadir y cambiar detalles de los usuarios.
Gestionar seguridad
Configurar perfiles de seguridad de usuarios, zonas,
políticas avanzadas y políticas de seguridad de
contraseñas.
Equipos
Función de los equipos, configuración de equipos y
asignación de usuarios a equipos.
Actividad de los usuarios
Visualizar la actividad según cada usuario, así como la
actividad de todos ellos.
Importar usuarios
Añadir usuarios de Microsoft Active Directory (AD) a
Sage CRM en un proceso por lotes.
Parámetros de configuración
de usuarios
Explicar los parámetros de configuración de usuarios.
Guía del administrador del sistema 1-1
Capítulo 1
Capítulo
Descripción
Plantillas de usuarios
Configurar una plantilla de usuario nueva y
configuración de un usuario nuevo mediante una
plantilla.
Cuadros de mando estándar
Configurar cuadros de mando predeterminados
estándar clásicos.
Parte III: Personalización
Capítulo
Descripción
Traducciones
Mantener varios idiomas y cambio de las traducciones
existentes para el uso de un único idioma.
Gestor de componentes
Importar componentes a partir de una implementación
personalizada.
Personalizar campos
Crear y modificar campos, incluida la seguridad de
nivel de campo.
Personalización de pantallas
Modificar diseño de las pantallas.
Personalización avanzada de
pantallas
Usar scripting de nivel de campo para realizar
modificaciones avanzadas en las pantallas.
Personalizar listas
Personalizar el diseño y el contenido de las listas y las
tablas.
Personalizar pestañas
Modificar y añadir pestañas, así como el uso de menús
del sistema para personalizar la apariencia y el aspecto
del área de trabajo Administración.
Personalizar vistas
Modificar vistas existentes y crear vistas nuevas.
Acceso externo
Modificar la configuración de acceso de servicios web
y SData.
Informes resumen
Personalizar informes de resumen.
Notificaciones
Crear reglas de notificación en pantalla y por correo
electrónico para las entidades principales.
Clientes potenciales web
Generar clientes potenciales directamente desde el
sitio web de un cliente.
Parte IV: Personalización avanzada
Capítulo
Descripción
Perfil de atributos clave
Configurar conjuntos de datos dinámicos para su uso
en campañas de marketing, grupos y gestión de
llamadas salientes.
1-2 Sage CRM
Capítulo 1: Acerca de esta guía
Capítulo
Descripción
Personalizar flujos de
procesos
Activar flujos de procesos, así como la personalización
y creación de flujos de procesos nuevos.
Reglas de escalamiento
Cómo modificar y crear reglas de escalamiento fuera
de los flujos de procesos.
Configurar flujo de procesos y Explicar los parámetros de configuración de los flujos
escalamiento
de procesos y los escalamientos.
Parte V: Gestión de datos
Capítulo
Descripción
Prevención de duplicados
Configurar pantallas y reglas de coincidencia para la
prevención de duplicados.
Cargar datos
Cargar datos sobre la empresa y los clientes
potenciales en SageCRM desde el formato de hoja de
cálculo de CSV y MS Excel.
Productos
Dónde se usan los productos y cómo configurar y
mantener la información sobre ellos.
Varias divisas aceptadas
Activar y configurar la compatibilidad con varias
divisas.
Configurar previsiones de
venta
Explicar parámetros de configuración de las
previsiones de ventas.
Entidades relacionadas
Crear vínculos predefinidos entre entidades para que
los usuarios finales puedan establecer relaciones entre
registros.
Parte VI: Correo electrónico y documentos
Capítulo
Descripción
Configurar correo electrónico Explicar los parámetros de configuración del correo
y estado de correo electrónico electrónico y comprobación del estado del servicio
Gestor de correo electrónico.
Editor de correo electrónico
integrado.
Configurar plantillas de correo electrónico, así como de
direcciones Para y De.
Gestionar correo electrónico
Configurar la gestión del correo electrónico para el
archivado automático de los correos electrónicos
entrantes y salientes.
Integración de Exchange
Configurar Sage CRM para la integración de Exchange.
Integración clásica de
Activar un usuario para la integración clásica con
Guía del administrador del sistema 1-3
Capítulo 1
Capítulo
Descripción
Outlook
Outlook, además de información sobre los datos que se
sincronizan entre Sage CRM y Outlook.
Plugin Lite de Outlook
Descargar los archivos necesarios para implementar el
plugin Lite Outlook para Sage CRM (Cloud) utilizando
políticas de grupo de Active Directory.
Configuración de marketing
electrónico
Configurar y gestionar el marketing electrónico para
Sage CRM.
Plantillas de documentos
Crear plantillas de documentos nuevas y modificar
plantillas existentes.
Configurar documentos e
informes
Explicar los parámetros de configuración de
documentos e informes.
Gestión de biblioteca
Gestionar su almacenamiento en biblioteca.
Crystal Reports
Configurar Crystal Reports para su uso en el sistema.
Parte VII: Configuración del sistema
Capítulo
Descripción
Configurar el sistema
Explicar los parámetros de configuración del sistema.
Bloqueos
Información general sobre bloqueos y cómo acceder a
ellos.
Esquema temporal
Configurar acuerdos de nivel de servicio (SLA),
calendarios laborales y calendarios de festivos.
Servicios web
Información general sobre la configuración de servicios
web.
Temas
Cambiar el aspecto de la interfaz de usuario.
1-4 Sage CRM
Capítulo 2: Información general sobre Administración
En este capítulo se explican los siguientes conceptos:
l
Realizar la función de administrador del sistema.
l
Desplazarse por el área Administración.
La Función del administrador del sistema
Su función como administrador del sistema puede abarcar las áreas siguientes:
l
Asistencia al usuario de primer nivel.
l
Tareas de personalización periódicas, como el mantenimiento de la lista de productos y las
modificaciones a las plantillas de documentos.
l
Tareas ocasionales de personalización avanzada, como la modificación de las listas de selección
y los diseños de las pantallas.
l
Administración de usuarios.
l
Tareas de mantenimiento, copia de seguridad y recuperación.
l
Seguridad de los datos.
Acceder al área Administración
botón Administración
Haga clic en el botón Administración y revise brevemente la página principal de administración.
Esta página enumera las amplias áreas de administración del sistema y ofrece una descripción de
cada una de ellas. Desde aquí (o desde el menú Administración del lateral izquierdo de la pantalla)
puede consultar las páginas principales individuales correspondientes a cada área de
administración. Las páginas principales individuales agrupan tareas de administración relacionadas
y describen cada una de ellas. Por ejemplo, la página principal de Usuarios incluye vínculos a las
áreas siguientes: configuración de usuarios, creación de plantillas de usuarios, configuración de
usuarios, creación de equipos, configuración de seguridad y configuración de perfiles.
Si ya está familiarizado con Sage CRM, puede desplazarse con rapidez haciendo clic con el botón
derecho del ratón en el botón del menú Administración y seleccionando la opción con la que desea
trabajar.
Ayuda interna del producto
La ayuda varía según el contexto. Todas las pantallas de Administración cuentan con el botón de
acción Ayuda correspondiente, que suele estar situado en el lateral derecho de la pantalla, y el
archivo de ayuda del administrador del sistema correspondiente. En función de la ventana, el
Guía del administrador del sistema 2-1
Capítulo 2
contexto o el modo en que se encuentre, cuando haga clic en el botón Ayuda, se mostrará el tema
de ayuda que guarde más relación con la acción que esté intentando realizar.
2-2 Sage CRM
Capítulo 3: Configuración de usuarios
En este capítulo se explican los siguientes conceptos:
l
Encontrar el área de administración para crear usuarios nuevos.
l
Completar el paso 1 de 3 de la configuración de un usuario nuevo.
l
Completar el paso 2 de 3 de la configuración de un usuario nuevo.
l
Completar el paso 3 de 3 de la configuración de un usuario nuevo.
l
Comprender los campos del panel Usuario.
l
Comprender los campos del panel Otros detalles.
l
Comprender los campos del panel Perfil de seguridad de usuario.
l
Comprender los campos del panel Preferencias del usuario.
l
Comprender las selecciones del campo Administración de información.
l
Cambiar detalles de los usuarios.
l
Cambiar las preferencias del usuario.
l
Cambiar los derechos del perfil de seguridad de un usuario.
l
Visualizar el histórico de actividad de un usuario.
l
Desactivar un usuario y reasignar registros.
l
Eliminar un usuario.
Acceder a la administración de usuarios
Para acceder a la administración de usuarios:
l
Seleccione Administración | Usuarios. Se mostrará la página principal de Usuarios.
Desde aquí puede buscar un usuario existente, cambiar los detalles de un usuario existente
o añadir un usuario nuevo.
Definición de un nuevo usuario, paso 1 de 3
Para configurar un nuevo usuario:
1. Seleccione Nuevo usuario en la página principal de Usuarios. Aparecerá la página Definición de
un nuevo usuario, paso 1 de 3.
Definición de un nuevo usuario, paso 1 de 3
Guía del administrador del sistema 3-1
Capítulo 3
2. Introduzca los detalles del usuario en el panel Usuario.
3. Haga clic en el botón de acción Continuar.
l El botón Guardar le traslada a la página de búsqueda de usuarios. Si lo hace, se omitirán
los pasos 2 y 3 de la configuración de usuarios.
l
El botón Guardar y Nuevo guarda el nuevo usuario y muestra de nuevo el panel Usuario
para que pueda crear el nuevo usuario siguiente. Esto resulta útil si necesita crear varios
usuarios nuevos secuencialmente.
l
El botón Cancelar cancela los detalles de usuario que ha añadido.
Aparecerá la página Definición de un nuevo usuario, paso 2 de 3.
Definición de un nuevo usuario, paso 2 de 3
Para completar el paso 2 de la configuración de nuevo usuario:
1. Introduzca los detalles del usuario en el panel Otros detalles.
Página Definición de un nuevo usuario, paso 2 de 3, panel Otros detalles
2. Introduzca los detalles del usuario en el panel Seguridad.
Página Definición de un nuevo usuario, paso 2 de 3, panel Seguridad
3. Haga clic en el botón de acción Continuar.
l El botón Guardar le traslada a la página de búsqueda de usuarios. Si lo hace, se omitirán
el paso 3 de 3 de la configuración de usuarios.
l
El botón Guardar y Nuevo guarda el nuevo usuario y muestra de nuevo el panel Usuario
para que pueda añadir el nuevo usuario siguiente. Esto resulta útil si necesita crear varios
usuarios nuevos secuencialmente y no es necesario revisar las preferencias del usuario en
el paso 3.
l
Si hace clic en Anterior volverá a la página Definición de un nuevo usuario, paso 1 de 3. Si
vuelve a la página anterior, deberá volver a introducir la contraseña.
l
El botón Cancelar cancela los detalles de usuario que ha añadido.
3-2 Sage CRM
Capítulo 3: Configuración de usuarios
Aparecerá la página Definición de un nuevo usuario, paso 3 de 3.
Definición de un nuevo usuario, paso 3 de 3
Si no se ha seleccionado ninguna plantilla, las preferencias del usuario cambian de manera
predeterminada a las preferencias definidas en la plantilla predeterminada del usuario.
Para completar el paso 3 de la configuración de nuevo usuario:
1. Introduzca los detalles de preferencias del usuario en la página Definición de un nuevo usuario,
paso 3 de 3.
2. Haga clic en el botón Guardar.
l El botón Guardar y Nuevo guarda el nuevo usuario y muestra de nuevo el panel Usuario
para que pueda añadir el nuevo usuario siguiente. Esto resulta útil si necesita crear varios
usuarios nuevos secuencialmente.
l
El botón Reestablecer valores predeterminados restablece las preferencias de usuario a
los ajustes predeterminados de la plantilla de usuario predeterminada.
l
Si hace clic en Anterior volverá a la página Definición de un nuevo usuario, paso 2 de 3.
l
El botón Cancelar cancela los detalles de usuario que ha añadido.
Aparecerá la página Detalles del usuario del nuevo usuario.
Campos del panel Usuario
La tabla siguiente explica los campos del panel Usuario.
Campo
Descripción
Nombre
Nombre del usuario, por ejemplo, Susan.
Apellidos
Apellidos del usuario, por ejemplo, Mayo.
Correo electrónico
Dirección de correo electrónico de trabajo.
Nombre de usuario
Id de inicio de sesión del usuario. Por ejemplo,
Mayo. Nota: Si se introduce un nombre de usuario
con un espacio al principio o al final, el nombre se
recortará automáticamente para eliminar el espacio.
Contraseña
Contraseña de inicio de sesión de usuario. La
contraseña está cifrada en la base de datos
después del primer cambio de contraseña. Es
posible definir una longitud mínima de contraseña en
los ajustes Configuración. Consulte Ajustes de
usuario (página 8-1) para obtener más información.
Administración
Define los derechos de administración de un
usuario. Seleccione en:
Sin derechos de administración: se utiliza para un
usuario básico sin acceso al botón Administración.
Guía del administrador del sistema 3-3
Capítulo 3
Campo
Descripción
Gestor de información: tiene derechos para
modificar los informes existentes y añadir nuevos,
así como acceder al botón Marketing. También tiene
acceso limitado al botón Administración de la parte
izquierda de la pantalla. Las opciones disponibles en
el área contextual Administración dependen de los
derechos de administración de información definidos
en el campo Administración de información.
Consulte Asignación de derechos de administración
de la información a un usuario (página 3-6) para
obtener más información.
Administrador del sistema: tiene acceso completo al
botón Administración.
Desde plantilla: asigna los derechos de
administración definidos en la plantilla seleccionada
de la lista desplegable Plantilla de usuario.
Plantilla de usuario
Seleccione una plantilla de usuario predefinida en la
lista de plantillas existentes. Cuando seleccione una
plantilla, todos los campos que especificó al crear la
plantilla se aplicarán al usuario actual.
Equipo primario
El equipo predeterminado que se muestra cuando el
usuario hace clic en el botón CRM del equipo.
También es el único equipo que se muestra si no se
ha seleccionado ningún equipo en el campo
Visualizar Equipo/s.
Zona base
Zona de seguridad del usuario. Por ejemplo, EE.UU.
Un usuario que tenga como Zona base EE.UU.
podrá acceder a los registros de la zona EE.UU. y
de sus zonas subordinadas como Oeste, Este,
Medio Oeste, Sur y Norte. Si no se ha configurado
ninguna zona de seguridad, cambiará de manera
predeterminada a la zona Todo el mundo. La zona
Todo el mundo permite acceso a los registros de
todas las zonas. Consulte Implementar zonas de un
modo práctico (página 4-6) para obtener más
información.
Sincronizar con Exchange
Server
Campo de sólo lectura disponible cuando la
integración de Exchange Server está activada. Sólo
está visible cuando el registro de usuario está en
modo de visualización. Cuando se ha activado el
buzón de correo de un usuario para su
3-4 Sage CRM
Capítulo 3: Configuración de usuarios
Campo
Descripción
sincronización con Exchange, la casilla de
verificación está seleccionada. Consulte Activación
de los buzones de correo de usuarios para la
sincronización (página 36-8) para obtener más
información.
Recurso
Defina este campo como Verdadero si el usuario ya
existe en la tabla de usuarios y puede seleccionarse
desde todas las listas de selección de usuarios del
sistema. Sin embargo, el usuario no tiene derechos
para iniciar sesión en el sistema (y no necesita una
licencia de usuarios). Esto significa que, por
ejemplo, un recurso de sala de reuniones puede
configurarse como “usuario” para facilitar la
planificación de reuniones sin tener que usar una
licencia de usuario.
Usuario de marketing
electrónico
Sólo está disponible cuando se añade un nuevo
usuario si ya se ha establecido una cuenta de
marketing electrónico desde Sage CRM. Al
seleccionar esta casilla de verificación se añaden
dos pasos más al asistente de configuración de
usuario. Los campos se describen en Campos
Cuenta de marketing electrónico y Usuario (página
38-5).
Mostrar registros de
integración de Exchange
Server
Disponible cuando la integración de Exchange
Server está activada. Establézcalo como Sí para
mostrar una nueva pestaña, Registros de
integración de Exchange, en Mi CRM. Esto permite
que el usuario acceda a sus propios registros, que
muestran información específica para su buzón de
correo de Exchange sobre conflictos, elementos
omitidos y sincronización.
Tipo de licencia
Disponible únicamente en instalaciones con
licencias simultáneas. Seleccione entre nombrados
o simultáneas. Nombrados se deben seleccionar
para usuarios que requieran acceso permanente. Por
ejemplo, administradores del sistema y personal
permanente. Seleccione simultáneas para
trabajadores por turnos, personal a tiempo parcial,
personal temporal, etc.
Desactivado
Casilla de verificación de sólo lectura, se muestra
después de guardar un usuario. Seleccionada
cuando un usuario está desactivado.
Guía del administrador del sistema 3-5
Capítulo 3
Asignación de derechos de administración de la información a un
usuario
Encontramos administradores de información sobre todo en grandes organizaciones, que permiten
proporcionar un número de usuarios avanzados la posibilidad de realizar algunas tareas de
administración de sistemas específicas: como cargar plantillas o actualizar el tipo de cambio de la
divisa respecto a la divisa base sin abrirles la totalidad del área de administración.
Los administradores de información son también un concepto más general de un usuario avanzado.
Por ejemplo, configurar el campo Administración de un usuario como Administrador de información
otorga al usuario automáticamente el acceso a Marketing y por lo tanto, poder modificar las
plantillas del cuadro de mando interactivo.
En Administración | Usuarios | Usuarios, dos campos en el panel Seguridad, Administración y
Derechos de administración de la información, son los controladores principales para el
acceso del administrador de información.
Administración y campos de derechos para la administración de información
Cuando el campo Administración se cambia de Sin derechos de administración a Gestor de
información, las siguientes funciones* volverán a estar disponibles para el usuario:
Desde el área Menú
principal:
Un gestor de información puede:
Marketing, incluyendo
marketing electrónico
Acceder a y crear campañas de marketing estándar
y electrónico
Informes
Modificar y crear nuevos informes
Búsqueda
Permitir que una búsqueda guardada o una
búsqueda avanzada esté disponible para otros
usuarios
Mi CRM | Grupos
Permitir que un grupo esté disponible para otros
Gestores de información
Mi CRM | Documentos
compartidos
Modificar o eliminar un documento compartido
Mi CRM | Cuadro de mando
Crear y cambiar cuadro de mando o plantillas de
gadgets
*presuponemos que tanto la licencia como los servicios están activos para estas funciones.
3-6 Sage CRM
Capítulo 3: Configuración de usuarios
Si el campo Administración está establecido como Gestor de información, podrán asignarse
subconjuntos específicos de derechos al usuario desde el campo Derechos de administración de
información.
Recuerde que puede utilizar Ctrl + clic para seleccionar múltiples conjuntos de derechos.
Selección de derechos
de administración de
información:
un gestor de información puede:
Divisa
Administración | Gestión de datos | Divisa
Administración | Gestión de datos | Configuración
de divisa
Personalizar
Administración | Personalización | Campos. Limitado
a:
l
Modificar listas de selección en campos ya
existentes
l
Cambiar la seguridad de nivel de campo
Administración | Personalización | [entidad] | Acceso
externo
Administración | Personalización | [entidad]
|Informes de resumen
Administración | Personalización | Clientes
potenciales | Cliente potencial Web
Administración | Personalización | Soluciones |
Asignaciones de campos
Datos
Administración | Gestión de datos | Carga de datos
Administración | Gestión de datos | Reglas de
coincidencia
Administración | Gestión de datos | Limpiar
nombres de empresa
Administración | Gestión de datos | Previsión
Administración | Gestión de datos | Gestionar tipos
de relaciones
Biblioteca de documentos
Mi CRM | Documentos compartidos | Añadir archivo
Plantillas de correo
electrónico
Administración | Correo electrónico y documentos |
Plantillas de correo electrónico
Administración | Correo electrónico y documentos |
Configuración de marketing electrónico
Administración | Correo electrónico y documentos |
Guía del administrador del sistema 3-7
Capítulo 3
Selección de derechos
de administración de
información:
un gestor de información puede:
Plantillas de documentos
Producto
Administración | Gestión de datos | Productos
Esquema temporal
Administración | Sistema | Esquema temporal
Informes resumen
Administración | Personalización | [entidad]
|Informes de resumen
Perfil de atributos clave
Administración | Personalización avanzada |
Atributos clave
Usuario
Mi CRM | Grupos | Actualización masiva
Administración | Usuarios | Nuevo usuario
Administración | Usuarios | Usuarios*
Administración | Usuarios | Seguridad
Administración | Usuarios | Importar usuarios
Administración | Usuarios | Plantillas de usuario
Administración | Usuarios | Cuadros de mando
estándar
* acceso de solo visualización a la pestaña Seguridad
de los usuarios.
Flujo de procesos y
Escalamiento
Administración | Personalización avanzada | Flujo de
proceso
Administración | Personalización avanzada |
Escalamiento
Administración | Personalización avanzada |
Configuración de flujos de procesos y
escalamiento
Administración | Personalización | [entidad]
|Notificaciones
Extra
3-8 Sage CRM
Disponible solo con el módulo Ampliación.
El usuario tiene acceso a un área de Administración
personalizada. El administrador del sistema puede
definir este parámetro a través de las pestañas
Admin Extra en Administración | Personalización
avanzada | Menús del sistema. Si desea más
información sobre la personalización avanzada de
pestañas, consulte la Ayuda del desarrollador.
Capítulo 3: Configuración de usuarios
Campos del panel Otros detalles
La tabla siguiente explica los campos del panel Otros Detalles.
Campo
Descripción
Departamento
Departamento
Teléfono
Número de teléfono del trabajo.
Extensión
Extensión del número de teléfono del trabajo.
Visualizar Equipo/s
Las colas de equipo que el usuario puede visualizar
con el botón CRM del equipo.
Teléfono privado
Número de teléfono de su domicilio particular.
Fax
Número de fax del trabajo.
Teléfono móvil
Número del teléfono móvil.
Idioma
Idioma preferido. Aunque los usuarios visualizan los
mismos datos subyacentes en la base de datos, los
botones, los nombres de campos y las etiquetas de
toda la aplicación se mostrarán en el idioma que
hayan seleccionado. Si no se ha seleccionado
ninguna plantilla, cambia de manera predeterminada
al idioma definido en la plantilla predeterminada del
usuario.
Busca personas
Número de busca personas.
Notificación SMS al usuario
Si se utilizan funciones SMS, al definir esta opción
como Verdadero se permite el envío de un mensaje
de notificación SMS al teléfono móvil del usuario
cuando se creen comunicaciones para él. Tenga en
cuenta que el campo Correo electrónico del móvil
debe estar correctamente cumplimentado para que
funcione.
Correo electrónico del móvil
Dirección de correo electrónico del teléfono móvil. Si
la dirección de correo electrónico del móvil del
usuario es diferente de la dirección normal, escríbala
aquí.
Previsiones - Informes a
Informe directo o de responsable de ventas, que
debe tener acceso a la previsión del usuario
seleccionado. Si desea más información, consulte la
Guía de ayuda del .
Previsión - Divisa
Divisa en la que se ha calculado la previsión.
Guía del administrador del sistema 3-9
Capítulo 3
Campo
Descripción
Aunque el usuario introduzca un valor de previsión
en la oportunidad en una divisa distinta, se
convertirá en la Divisa de la previsión definida aquí
en el campo Previsión. Si desea más información,
consulte la Guía de ayuda del .
Cargo
Cargo del usuario.
Ubicación
Ubicación normal de la oficina del usuario.
Ubicación del puesto de
trabajo
Lugar o zona postal del puesto de trabajo.
Campos del panel Seguridad
La siguiente tabla explica los campos estándar del panel Perfil de seguridad de usuario.
Campo
Descripción
Nombre del perfil
Perfil de seguridad asignado al usuario. Selecciónelo
de una lista de perfiles existentes. Si no se han
configurado perfiles, cambia de forma
predeterminada al perfil de seguridad del
administrador del sistema, Perfil 1. Consulte Añadir
un perfil de seguridad nuevo (página 4-2) para
obtener más información.
Acceso de dispositivo
móvil
Establezca esta opción como Verdadero o Falso
para permitir el acceso desde un dispositivo móvil.
Conexión externa permitida
Indica si el usuario puede acceder a Sage CRM
desde una ubicación remota. Sólo está disponible en
sistemas con el módulo de ampliación. Para que
usuarios externos puedan acceder a la interfaz de
COM, necesitan acceder a Sage CRM como un
usuario con Conexión externa permitida definida a
Verdadera. Por ejemplo, se necesita un usuario con
este privilegio para que el servidor Exchange acceda
a Sage CRM para la sincronización con Exchange.
De igual forma, las páginas ASP de Autoservicio
necesitan acceder al sistema de esta forma.
Cambiar la contraseña el
próximo inicio de sesión
Si se define como Verdadero, el usuario deberá
cambiar su contraseña la próxima vez que inicie
sesión. Una vez que lo haya hecho, se define
automáticamente como Falso.
3-10 Sage CRM
Capítulo 3: Configuración de usuarios
Campo
Descripción
La contraseña no caduca
Si se define como Verdadero, la contraseña sólo
cambia cuando el usuario lo desee o cuando el
administrador del sistema la restablezca.
No es posible cambiar la
contraseña
Sólo el administrador del sistema puede modificar
esta contraseña.
Fecha de caducidad de la
contraseña
El sistema la define automáticamente según el
ajuste Días hasta que caduque la contraseña de la
pestaña Usuario en el contexto Configuración.
Mis listas CRM
Define el acceso a las listas en el área Mi CRM.
Puede definirse de forma que un usuario sólo vea
sus propias listas de trabajo pendiente en la lista del
área Mi CRM o en las listas de todos los demás
usuarios.
Listas de equipo
Define el acceso al área CRM del equipo. Esto
también puede definirse para que un usuario vea
Equipo primario, Visualizar Equipo/s (equipo del
usuario), todos los equipos o ninguno.
Informes
Si lo define como Sin informes, el usuario no tendrá
acceso al botón Informes.
Si se define a Informes Personales, el usuario
podrá ver, ejecutar y modificar sus propios informes.
Si se define a Compañía, el usuario podrá ver,
ejecutar y modificar cualquier base de datos
almacenada en el informe a no ser que se haya
marcado como privada.
Si el usuario ha seleccionado la opción Crystal
Reports, podrá ver informes en todas las categorías
anteriores, así como todos los Crystal Reports.
Nota: Crystal no es compatible con Sage CRM en
estos momentos. Este ajuste permanece para la
compatibilidad anterior de clientes que continúan
utilizando versiones incompatibles de Crystal.
Soluciones
Niveles de acceso para la entidad Soluciones. El
acceso de seguridad a Soluciones se controla a
través de este ajuste únicamente, y no a través de
la gestión de zonas.
Permisos para previsiones
Si se define como Para todos los Usuarios de la
zona, permite a un gestor acceder a las previsiones
de los demás usuarios de la misma zona (o de una
zona bajo la suya propia) cambiando el nombre de
Guía del administrador del sistema 3-11
Capítulo 3
Campo
Descripción
usuario en el área contextual Mi CRM. Si se define
como Sólo para este usuario, el usuario sólo podrá
acceder a su propia previsión.
Restringir información
sensible
Especifica los derechos de visualización de
información confidencial. Hay dos opciones: Sin
restricciones y Debe estar en el Equipo de la
Empresa.
Si se selecciona Sin restricciones, el acceso del
usuario a la información más sensible de la empresa
en las pestañas no dependerá de que sea miembro
del equipo de la empresa.
Si se selecciona Debe estar en el Equipo de la
Empresa, el usuario podrá ver información
confidencial de la empresa (pestañas Vista rápida,
Notas, Comunicaciones, Oportunidades,
Incidencias y Documentos) sólo si el usuario es un
miembro del equipo de la empresa correspondiente a
la empresa actual que se está visualizando. Sin
embargo, si el usuario es el gestor de cuentas de la
cuenta actual, tendrá acceso sin restricciones a las
pestañas.
Restringir actualizaciones
Especifica los derechos de actualización de
información confidencial de la empresa. Hay dos
opciones: Sin restricciones y Debe estar en el
Equipo de la Empresa. Los ajustes de este campo
funcionan junto con el valor seleccionado en el
campo Equipo de la empresa.
Si se selecciona Sin restricciones, los derechos de
acceso del usuario no dependerán de que sea
miembro del equipo de la empresa. Sin embargo,
seguirán aplicándose los derechos de acceso de la
zona.
Si se ha seleccionado Debe estar en el Equipo de la
Empresa y el campo Equipo de la empresa se ha
definido como "Sin acceso" o "Sólo lectura", el
usuario no podrá actualizar los registros de la
empresa. La restricción se implementa ocultando el
botón Modificar. Este ajuste no depende de la
pertenencia al equipo ni de los derechos de acceso a
zonas.
Si se selecciona Debe estar en el Equipo de la
Empresa y el campo Equipo de la empresa se ha
3-12 Sage CRM
Capítulo 3: Configuración de usuarios
Campo
Descripción
definido como "Sólo lectura", "Act/Ins" o
"Act/Ins/Borr", el usuario sólo podrá actualizar los
registros cuando un miembro de Equipo de la
empresa de la empresa actual se esté visualizando.
Sin embargo, si el usuario es el gestor de cuentas de
la cuenta actual, tendrá derechos de actualización
sin restricciones y de acceso a las zonas.
Equipo de la empresa
Define el acceso a la pestaña Equipo de la empresa.
Combinar
Personas/Empresas
Si se define como Sí, el usuario tiene derechos para
eliminar los duplicados de personas y empresas
mediante la funcionalidad de combinación.
Asignación de particulares
a empresas
Permite al usuario asociar una persona a una
empresa. Al asignar una persona a una empresa
también se trasladan todas las comunicaciones,
oportunidades e incidencias a esa empresa.
Permitir acceso a Servicios
Web
Si se define como Verdadero, permite al usuario
actual acceder al servicio Web.
Administración
Define los derechos de administración de un
usuario. Existen tres tipos:
Sin derechos de administración: para un usuario
básico sin acceso al botón Administración.
Gestor de información: tiene más derechos que un
usuario básico en el área de Menú principal, como
crear plantillas del cuadro de mando interactivo. Si
selecciona el Gestor de información en este campo
también tendrá acceso limitado al menú
Administración, si se combina con el campo de los
derechos de administración de información.
Consulte Asignación de derechos de administración
de la información a un usuario (página 3-6) para
obtener más detalles.
Administrador del sistema: tiene acceso
completo al menú Administración.
Administración de
información
Se puede seleccionar una administración de
información o más si el campo Administración se ha
definido como Gestor de información. Consulte
Asignación de derechos de administración de la
información a un usuario (página 3-6) para obtener
más detalles.
Acceso a grupos
Si se define como Sí, permite al usuario actual
Guía del administrador del sistema 3-13
Capítulo 3
Campo
Descripción
acceder a la funcionalidad Grupos. Los usuarios que
no tengan acceso no podrán visualizar, crear ni
modificar grupos.
Campos de Preferencias del usuario
La tabla siguiente explica los campos de Preferencias del usuario.
Campo
Descripción
Iniciar sesión en
Determina la página de inicio que se muestra al
iniciar sesión. Por ejemplo, Panel de control,
Calendario, Lista de incidencias o Lista de
oportunidades. Es posible añadir una nueva entrada
desplegable en Administración | Personalización |
Traducciones para permitir que los usuarios
visualicen una página .ASP o .NET como primera
página. La familia de etiquetas de esta lista
desplegable es DefaultToDo. Introduzca el nombre
de la página personalizada en el campo Código de
etiqueta, por ejemplo, MYPAGE.ASP. Si desea más
información, consulte Método de lista de
traducciones (página 11-4).
Vaciar lista de recientes
para cada sesión
La Lista de recientes "recuerda" las páginas más
recientes que ha visitado en Sage CRM. Si
selecciona Sí, la Lista de recientes se vacía cada
vez que cierra la sesión y vuelve a iniciarla.
Activar lista recientes
mediante
Las opciones disponibles son Hacer clic o Señalar
con el puntero, ya que la lista de recientes puede
visualizarse al hacer clic en el botón Recientes o al
situar el puntero sobre él.
Activar lista emergente
mediante
Seleccione Señalar con el puntero o Hacer clic. Para
activar las listas emergentes puede hacer clic con el
botón derecho o situar el puntero del ratón sobre los
botones de menú Nuevo y Buscar.
Pantalla de búsqueda
predeterminada
Determina la ventana de búsqueda que aparece al
comienzo de una sesión. El sistema "recuerda" su
última búsqueda hasta que la cambie. De esta forma
puede configurar Empresa como su ventana de
búsqueda predeterminada. Sin embargo, en cuanto
realice una búsqueda por persona, la próxima vez
3-14 Sage CRM
Capítulo 3: Configuración de usuarios
Campo
Descripción
que presione Buscar, aparecerá la página de
búsqueda de persona.
Otra opción es Búsqueda avanzada, que permite a
los usuarios crear consultas SQL.
Mostrar soluciones en Mi
CRM
Hace que la pestaña Soluciones esté disponible en
el área de trabajo Mi CRM.
Mostrar llamadas salientes
en Mi CRM
Hace que la pestaña Llamadas salientes esté
disponible en el área de trabajo Mi CRM.
Divisa
Divisa en la que se muestran al usuario los campos
monetarios. Depende de la configuración.
Mostrar gráfica tubular de
Clientes potenciales
Muestra la gráfica tubular de clientes potenciales en
la pestaña Clientes potenciales de Mi CRM y CRM
del equipo.
Mostrar gráfica tubular de
Oportunidades
Muestra la gráfica tubular de oportunidades en la
pestaña Oportunidades de Mi CRM, CRM del
equipo, Empresa y Persona.
Mostrar gráfica tubular de
Incidencias
Muestra la gráfica tubular de incidencias en la
pestaña Incidencias de Mi CRM, CRM del equipo,
Empresa y Persona.
Tamaño de la tabla
Determina la longitud máxima predeterminada de las
listas y tablas de una página.
Posición de la ventana de
correo electrónico
Modo en que aparece la ventana Nuevo correo
electrónico. Las opciones son Normal, Emergente o
Dividida. Las opciones Normal y Dividida se
ignorarán si está trabajando con Sage CRM en
Outlook. En ese caso, los correos electrónicos
nuevos aparecerán siempre en una ventana
emergente.
Posición en pantalla de la
línea de producto
Modo en que se muestra la pantalla Línea de
producto. Las opciones son Emergente o Dividida.
Tamaño de página
predeterminado para la
vista previa de informes
Tamaño de página predeterminado (vertical u
horizontal) utilizado en la página Opciones de
visualización de informes para producir un informe
en formato PDF.
Orientación predeterminada
para la vista previa de
informes
Orientación de página predeterminada (vertical u
horizontal) utilizada en la página Opciones de
visualización de informes para producir un informe
en formato PDF.
Guía del administrador del sistema 3-15
Capítulo 3
Campo
Descripción
Coaching en pantalla
Hay cuatro opciones disponibles cuando se
especifica el coaching en pantalla para un usuario:
Activado habilita la función de coaching en todas
las pantallas para las que está disponible. Con este
ajuste, todo el contenido de coaching se muestra en
un panel en la parte superior de todas las pantallas
que tengan contenido de coaching.
Desactivado deshabilita la función de coaching.
Con el ajuste Minimizado, el panel de coaching no
aparece automáticamente en la parte superior de la
pantalla. En su lugar, los usuarios pueden hacer clic
en el botón Maximizar el coaching en pantalla para
ver el marco completo de una pantalla individual.
Este ajuste puede utilizarse para usuarios que
conocen Sage CRM y puede que sólo necesiten
visualizar el coaching muy rara vez.
El ajuste Personalizado permite a los usuarios
minimizar el coaching en algunas pantallas, dejando
la función maximizada en otras.
Agenda de columna simple
Configurada como Sí, la agenda está en formato de
una columna, con un ajuste del espaciado vertical al
contenido de la franja temporal. Configurada como
No, la vista de la agenda puede mostrarse en una
vista al estilo Outlook, donde hay un espaciado igual
entre las franjas temporales verticales y se colocan
citas múltiples a la misma hora unas junto a otras en
columnas.
Numero de columnas de la
agenda
El número máximo de columnas cuando la
configuración de Agenda de columna simple está
ajustado a No. Cuando se supera este número, el
estilo de la agenda vuelve al formato de una
columna.
Menú completo en Outlook
El campo sólo se aplica a la integración clásica de
Outlook y no está disponible cuando la integración
de Exchange Server está activada.
Muestra u oculta los botones de menú en Sage CRM
en Outlook. Toma como valor predeterminado No
para maximizar el espacio de visualización para
Sage CRM en Outlook (sólo 2007). El Menú
completo en Outlook se puede modificar en Sage
CRM u Outlook y podrá ver las modificaciones la
próxima vez que inicie sesión en Sage CRM
3-16 Sage CRM
Capítulo 3: Configuración de usuarios
Campo
Descripción
mediante Outlook.
Tema preferido
Selecciónelo en una lista de temas para cambiar el
aspecto de la interfaz de usuario.
Nota: La ayuda del sistema y el autoservicio se ven
afectados por los temas.
Delimitador de exportación
de archivo CSV
Defina el delimitador a coma, punto y coma o
tabulación. Si utiliza el botón Exportar a Archivo en,
por ejemplo, los resultados de búsqueda de una
empresa, la exportación CSV utilizará el delimitador
que haya definido. Este ajuste no afecta al formato
Excel CSV, que siempre está delimitado por
tabulaciones. Consulte Matriz de entrada/salida de
CSV (página 3-19) para obtener más información.
Esta configuración afecta también las cargas de
datos desde archivos CSV. Asegúrese de que el
delimitador en el archivo de importación coincide con
el delimitador establecido en Mi CRM | Preferencias.
Pantalla predeterminada
para empresa
Establece la pestaña predeterminada que se
muestra al acceder a una Empresa. Establecer en
Resumen para mostrar la pestaña Resumen o en
Cuadro de mando interactivo para mostrar la
pestaña Cuadro de mando.
Plantilla de correo
electrónico predeterminada
Plantilla de correo electrónico predeterminada que
se emplea al utilizar el editor de correo electrónico
integrado.
Dirección de correo
electrónico predeterminada
Dirección de correo electrónico que aparece de
manera predeterminada en el campo "De" en la
ventana Nuevo correo electrónico. Puede cambiar la
dirección predeterminada del campo "De" si tiene
permiso para enviar correos electrónicos desde
otras cuentas.
Versión de tablet
predeterminada
Seleccione Versión de escritorio si desea utilizar la
versión de escritorio de Sage CRM desde un
dispositivo tablet. Seleccione Versión para tablets si
desea utilizar el tema para tablets desde un
dispositivo tablet.
Vista de calendario
Determina la vista predefinida del calendario. Por
ejemplo, Día, Mes, Semana, Año.
Hora de Inicio de la agenda
Determina la hora de inicio de la vista del calendario
para las comunicaciones y el área sombreada en el
Guía del administrador del sistema 3-17
Capítulo 3
Campo
Descripción
planificador de reuniones.
Hora final de la agenda
Determina la hora de inicio de la vista del calendario
para las comunicaciones y el área sombreada en el
planificador de reuniones.
Mi semana empieza el
Determina el primer día de la vista semanal del
calendario.
Formato de fecha
Formato de fecha preferido. Por ejemplo, seleccione
dd/mm/aaaa para ver la fecha en formato
día/mes/año.
Usar AM/PM
Seleccione Sí para utilizar el formato de hora
AM/PM o No para utilizar el formato de 24 horas.
Zona horaria
Se deberá configurar la zona horaria correspondiente
a cada usuario. Hay 75 zonas horarias disponibles.
La zona que seleccione define los parámetros del
horario de verano que se utilizarán, por lo que es
importante que seleccione la zona correcta. La zona
que seleccione deberá coincidir exactamente con la
configuración de su equipo.
Todos los horarios son relativos, variando en función
del usuario conectado. Por ejemplo, una reunión
realizada por un usuario a las 09:00 GMT aparece a
las 10:00 para los usuarios en +1:00 GMT. El
administrador del sistema es el encargado de
configurar la zona horaria del servidor.
Si necesita agregar una nueva zona horaria a la lista,
puede hacerlo a través de Administración |
Traducciones. Para una nueva zona horaria, debe
agregar tres nuevas entradas: una para cada una de
las familias de etiquetas TimeZoneDelta,
TimeZoneDeltaJava, y TimeZoneDeltaUTC. Siga
el formato exacto de las entradas existentes. De
este modo, se asegura de que la funcionalidad
dependiente de la configuración de la zona horaria
permanece totalmente funcional.
Símbolo decimal
El modo preferido para ver la coma decimal. Por
ejemplo, punto [.] o coma [,].
Número de decimales
El número de decimales que se visualizarán. Por
ejemplo, 2. Nota: El número máximo de cifras
decimales que se puede definir es 6.
3-18 Sage CRM
Capítulo 3: Configuración de usuarios
Campo
Descripción
Separador de millares
El modo preferido para ver el separador de millares.
Por ejemplo, punto [.] o coma [,].
Destinatarios
predeterminados para los
recordatorios de prioridad
alta
Modo en que se enviará el recordatorio para una
comunicación de prioridad alta si se ha seleccionado
la casilla de verificación Enviar mensaje
recordatorio.
Destinatarios
predeterminados para los
recordatorios de prioridad
normal
Modo en que se enviará el recordatorio para una
comunicación de prioridad normal si se ha
seleccionado la casilla de verificación Enviar
recordatorio.
Destinatarios
predeterminados para los
Recordatorios de prioridad
baja
Modo en que se enviará el recordatorio para una
comunicación de prioridad baja si se ha
seleccionado la casilla de verificación Enviar
mensaje recordatorio.
Matriz de entrada/salida de CSV
Esta tabla explica las opciones de formación cuando se selecciona CSV o Excel CSV como
formato de archivo de exportación en Sage CRM.
Entrada
Formato de
archivo de
export
-ación
Salida
Delimitador de
preferencias de
usuario
Contiene
caracteres
extendidos
Delimitador
Codificación
Relleno
Presentación
correcta en
Excel
Ejemplo
CSV
Coma
No
Coma
UTF-8
No
No
Test
01,00001,”Tes
t, 02” <CR LF>
CSV
Punto y coma
No
Punto y coma
UTF-8
No
No
Test
01;00001;Test,
02<CR LF>
CSV
Pestaña
No
Pestaña
UTF-8
No
No
Test
01<Tab>0000
1<Tab>Test,
02<CR LF>
CSV
Coma
Sí
Coma
UTF-8
No
No
Test
01,00001,”Tes
t, 02” <CR LF>
CSV
Punto y coma
Sí
Punto y coma
UTF-8
No
No
Test
01;00001;Test,
02<CR LF>
Guía del administrador del sistema 3-19
Capítulo 3
Entrada
Formato de
archivo de
export
-ación
Salida
Delimitador de
preferencias de
usuario
Contiene
caracteres
extendidos
Delimitador
Codificación
Relleno
Presentación
correcta en
Excel
Ejemplo
CSV
Pestaña
Sí
Pestaña
UTF-8
No
No
Test
01<Tab>0000
1<Tab>Test,
02<CR LF>
Excel
CSV
Coma
No
Pestaña
UTF-16 Sí
LE
Sí
=”Test
01”<Tab>=”00
001”<Tab>=”T
est, 02”<CR
LF>
Excel
CSV
Punto y coma
No
Pestaña
UTF-16 Sí
LE
Sí
=”Test
01”<Tab>=”00
001”<Tab>=”T
est, 02”<CR
LF>
Excel
CSV
Pestaña
No
Pestaña
UTF-16 Sí
LE
Sí
=”Test
01”<Tab>=”00
001”<Tab>=”T
est, 02”<CR
LF>
Excel
CSV
Coma
Sí
Pestaña
UTF-16 Sí
LE
Sí
=”Test
01”<Tab>=”00
001”<Tab>=”T
est, 02”<CR
LF>
Excel
CSV
Punto y coma
Sí
Pestaña
UTF-16 Sí
LE
Sí
=”Test
01”<Tab>=”00
001”<Tab>=”T
est, 02”<CR
LF>
Excel
CSV
Pestaña
Sí
Pestaña
UTF-16 Sí
LE
Sí
=”Test
01”<Tab>=”00
001”<Tab>=”T
est, 02”<CR
LF>
Nota: Para Excel CSV, si un campo contiene <tab> o <CR LF>, estos caracteres no estarán
presentes en el archivo exportado.
Cambiar los detalles de un usuario
Para cambiar información de un usuario existente:
3-20 Sage CRM
Capítulo 3: Configuración de usuarios
1. Seleccione Administración | Usuarios | Usuarios. Aparecerá la página de búsqueda.
2. Escriba los apellidos del usuario.
3. Haga clic en el botón Buscar.
4. Haga clic en el vínculo del usuario al que desee aplicar cambios y haga clic en el botón Modificar.
5. Realice los cambios oportunos en la página Detalles del usuario.
6. Haga clic en el botón Guardar. La página Detalles del usuario se muestra con la información
actualizada.
Cambiar las preferencias de usuario
Puede cambiar los ajustes de preferencias de un usuario existente. Por ejemplo, un usuario tiene la
zona horaria incorrecta para su ubicación actual. El administrador puede cambiar este ajuste del
usuario desde el área de administración Usuarios.
Para cambiar las preferencias de usuario de un usuario existente:
1. Seleccione Administración | Usuarios | Usuarios. Aparecerá la página de búsqueda.
2. Escriba los apellidos del usuario.
3. Haga clic en el botón Buscar.
4. Haga clic en el vínculo del usuario al que desee aplicar cambios y seleccione la pestaña
Preferencias del usuario.
5. Realice los cambios oportunos en Preferencias del usuario.
6. Haga clic en el botón Guardar. Los ajustes de preferencias del usuario se harán efectivos de
forma inmediata.
El usuario puede volver a cambiar sus preferencias en la pestaña Mi CRM | Preferencias. Estos
ajustes actualizados se reflejan inmediatamente en la pestaña Preferencias del usuario de
Administración | Usuarios.
Cambiar los derechos del perfil de seguridad de un usuario
Puede visualizar y desplazarse al perfil de seguridad asignado a un usuario desde la pestaña
Seguridad. Si el usuario tiene derechos directos en cualquier zona, estos pueden modificarse
directamente en esta pestaña.
Si todo lo que desea hacer es cambiar el perfil de un usuario existente de Director comercial a
Responsable de marketing, por ejemplo, puede hacerlo en el campo desplegable Nombre del perfil
de la pestaña Detalles del usuario.
Para cambiar los derechos del perfil de seguridad de un usuario:
1. Seleccione Administración | Usuarios | Usuarios. Aparecerá la página de búsqueda.
2. Escriba los apellidos del usuario.
3. Haga clic en el botón Buscar.
4. Haga clic en el vínculo del usuario al que desee aplicar cambios y seleccione la pestaña
Seguridad.
5. Haga clic en el vínculo del perfil al que está asociado el usuario actualmente. Aparecerá la página
Perfiles de seguridad correspondiente al perfil seleccionado.
Guía del administrador del sistema 3-21
Capítulo 3
6. Realice los cambios en las autorizaciones de perfil.
7. Haga clic en el botón Guardar. Se mostrará la página Perfiles de seguridad.
Visualizar el histórico de actividad del usuario
Puede visualizar el histórico de actividad de un usuario en la pestaña Histórico de actividad del
usuario. El histórico de actividad incluye información como la fecha y hora de inicio y fin de sesión
de un usuario, la duración de la sesión, el método de fin de sesión (manual o por tiempo de espera
automático) y el método de acceso al sistema (navegador y versión).
Para ver el histórico de actividad del usuario:
1. Seleccione Administración | Usuarios | Usuarios. Aparecerá la página de búsqueda.
2. Escriba los apellidos del usuario.
3. Haga clic en el botón Buscar.
4. Haga clic en el vínculo de hipertexto del usuario cuyo historial de actividad desee revisar. Se
mostrará la página de Detalles del usuario.
5. Seleccione la pestaña Histórico de actividad del usuario.
l Se mostrarán los detalles de actividad del usuario individual.
l
El histórico de actividad se revisará periódicamente.
Reasignar registros y desactivar usuarios
Si un usuario se va a ir vacaciones o de la oficina durante un periodo de tiempo prolongado puede
dejarse "desactivado". Esto significa que los demás usuarios no podrán planificar comunicaciones
para ellos ni asignar nuevas oportunidades ni cuentas. El usuario no aparecerá en ninguna lista de
usuarios.
El usuario desactivado seguirá apareciendo en la lista de usuarios Mi CRM. Esto facilita la revisión
del histórico del usuario desactivado en un único lugar.
Si el usuario ausente dejó una gran carga de trabajo o cuentas pendientes que necesitan atención,
estos registros pueden reasignarse a otro compañero. El administrador del sistema puede gestionar
ambas situaciones en un paso utilizando la función Reasignar y Desactivar.
Los otros métodos recomendados para gestionar usuarios que han abandonado permanentemente
la organización son la desactivación o la reasignación y desactivación. Los usuarios desactivados
no aparecerán en su recuento de licencias, pero su nombre puede seguir apareciendo en la
información del histórico de contactos del cliente (comunicaciones completadas, oportunidades
cerradas, etc.).
En las secciones siguientes se explica cómo reasignar y desactivar usuarios:
Uso de Reasignar y Desactivar (página 3-22)
Usar el botón Reasignar (página 3-24)
Usar el botón Desactivar (página 3-24)
Uso de Reasignar y Desactivar
Para reasignar los registros del usuario y desactivar el usuario:
3-22 Sage CRM
Capítulo 3: Configuración de usuarios
1. Seleccione Administración | Usuarios | Usuarios. Aparecerá la página de búsqueda.
2. Escriba los apellidos del usuario.
3. Haga clic en el botón Buscar.
4. Haga clic en el vínculo de la empresa. Se mostrará la página de Detalles del usuario.
5. Haga clic en el botón Reasignar y desactivar. Aparecerá la página Desactivar usuario y
reasignar registros.
Es responsabilidad del administrador del sistema comprobar que los usuarios que reciben los
registros reasignados tienen los derechos de seguridad adecuados. Por ejemplo, no tiene ningún
sentido reasignar registros a un usuario de una zona diferente que no tenga derechos de acceso
sobre la zona del usuario desactivado.
Página Desactivar usuario y reasignar registros
6. Seleccione un usuario individual o un equipo para reasignarle los registros del usuario
desactivado.
7. Seleccione las casillas de verificación en el panel Reasignar empresas y contactos.
l Empresas: reasigna el gestor de cuentas de la empresa al usuario seleccionado o un
miembro del equipo seleccionado.
l
Personas: reasigna el gestor de cuentas de la persona al usuario seleccionado o un
miembro del equipo seleccionado.
l
Reasignar siempre los registros de la misma empresa/persona a un único usuario: si
se están reasignando registros, al activar esta casilla de verificación se asegura que el
miembro del equipo al que se asigna el registro de mayor jerarquía (por ejemplo, empresa
o persona) también recibe los registros secundarios relacionados (como incidencias o
comunicaciones) de la empresa o persona que era anteriormente propiedad del mismo
usuario, si se selecciona como parte del proceso de reasignación.
Esta lógica también se aplica si se seleccionan empresas y personas. Al miembro del
equipo al que se asigna la empresa también se le asigna cualquier persona de la empresa
que fuera propiedad del mismo usuario que el Gestor de cuentas de la empresa. Al
miembro del equipo no se le asignará ninguna persona que fuera propiedad de un usuario
diferente. Estos permanecen sin cambiar.
8. Seleccione cualquier otro registro que desee reasignar y su Estado desde el panel Reasignar
otros registros.
Guía del administrador del sistema 3-23
Capítulo 3
l
Por ejemplo, puede reasignar todas las comunicaciones pendientes o en curso y todas las
oportunidades en curso para un usuario de ventas que haya dejado la empresa
recientemente, de forma que un compañero pueda realizar el seguimiento e intentar cerrar
el trato.
l
Cuando reasigne comunicaciones, tenga en cuenta que las tareas siempre se reasignan,
pero las citas y correos salientes sólo se reasignan si no existen ya para el nuevo usuario.
Esto se debe a que las citas y tareas asignadas a múltiples usuarios funcionan de forma
ligeramente distinta en Sage CRM. Una única cita o correo saliente puede asignarse a
múltiples usuarios, mientras que si una tarea se asigna a varios usuarios, a cada uno de
ellos se le asigna una versión individual de esa tarea.
9. Haga clic en el botón Ir para ejecutar la reasignación. Aparecerá la página Resumen de los
registros actualizados.
10. Revise el resumen de registros reasignados y haga clic en el botón Continuar para volver a la
pantalla Detalles del usuario. La página Detalles del usuario aparece con una barra de estado
azul que indica que el usuario ha sido desactivado.
Usar el botón Reasignar
Para reasignar los registros de un usuario:
1. Seleccione Administración | Usuarios | Usuarios. Aparecerá la página de búsqueda.
2. Escriba los apellidos del usuario.
3. Haga clic en el botón Buscar.
4. Haga clic en el vínculo del usuario para ver los detalles. Se mostrará la página de Detalles del
usuario.
5. Haga clic en el botón Reasignar.
6. Consulte Uso de Reasignar y Desactivar (página 3-22) si desea conocer el resto de pasos
necesarios para reasignar registros.
Usar el botón Desactivar
Para desactivar un usuario sin reasignar sus registros:
1. Seleccione Administración | Usuarios | Usuarios. Aparecerá la página de búsqueda.
2. Escriba los apellidos del usuario.
3. Haga clic en el botón Buscar.
4. Haga clic en el vínculo del usuario para ver los detalles. Aparece la página Detalles del usuario
que muestra al usuario como activado.
5. Haga clic en el botón Desactivar. La página Detalles del usuario aparece con una barra azul que
indica que el usuario ha sido desactivado.
Para activar un usuario desactivado:
1. Seleccione Administración | Usuarios | Usuarios. Aparecerá la página de búsqueda.
2. Seleccione la casilla de verificación Desactivado. Se mostrará una lista de todos usuarios
desactivados.
3. Haga clic en el vínculo del usuario que desea activar. Se mostrará la página de Detalles del
usuario.
4. Haga clic en el botón Activar. Se mostrará la página de Detalles del usuario.
3-24 Sage CRM
Capítulo 3: Configuración de usuarios
Eliminar un usuario
Las eliminaciones de usuarios deben realizarse con extremo cuidado, ya que sólo se recomienda
realizarlo si ha añadido un nuevo usuario por error. Si el usuario ya no se encuentra en su
organización, se recomienda que utilice la función Desactivar o Reasignar y Desactivar. Consulte
Uso de Reasignar y Desactivar (página 3-22) si desea obtener más información.
Si un usuario eliminado tiene registros aún asociados en el momento de la eliminación, los registros
asociados permanecerán, aunque el nombre de usuario del registro se sustituirá por un código sin
traducir, lo que complica mantener un historial de cliente preciso. Si un usuario tiene registros
relacionados, se recomienda que reasigne estos registros en primer lugar o que utilice la función
Desactivar en vez de la función Eliminar.
Para eliminar un usuario existente:
1. Seleccione Administración | Usuarios | Usuarios. Aparecerá la página de búsqueda.
2. Escriba los apellidos del usuario.
3. Haga clic en el botón Buscar.
4. Haga clic en el vínculo del usuario que desea eliminar. Se mostrará la página de Detalles del
usuario.
5. Pulse el botón Eliminar.
6. Pulse el botón Confirmar eliminación. Se eliminará el usuario.
Guía del administrador del sistema 3-25
Capítulo 4: Gestionar seguridad
En este capítulo se explican los siguientes conceptos:
l
Explicar el concepto de zonas y perfiles.
l
Definir un escenario de perfil de seguridad.
l
Crear un nuevo perfil de seguridad.
l
Asignar un perfil de seguridad a un usuario.
l
Eliminar un perfil.
l
Crear zonas nuevas.
l
Asignar una zona a un usuario.
l
Comprender cómo implementar zonas.
l
Modificar zonas.
l
Mover zonas.
l
Fusionar zonas.
l
Reequilibrar las zonas.
l
Aplicar políticas de seguridad.
l
Modificar políticas de seguridad de contraseñas.
Introducción a la gestión de la seguridad
El administrador del sistema puede gestionar los derechos de acceso de seguridad en toda la
organización; para ello configura perfiles de seguridad y, si es necesario, zonas.
Los usuarios no "pertenecen" a perfiles ni a zonas. Éstos se configuran para reflejar la estructura de
la organización. Después, a los usuarios se les asigna un perfil y una zona base según su posición
en la organización.
Perfil. Los perfiles son agrupaciones de usuarios cuando se definen derechos de acceso (Ver,
Actualizar, Insertar, Eliminar). Por ejemplo, puede crear un perfil denominado Ventas. Dentro del
perfil se definen los derechos para ver, actualizar e insertar empresas, personas, comunicaciones y
oportunidades aunque los derechos sobre las incidencias son de sólo lectura. A continuación, este
perfil se puede asignar a todos los usuarios de ventas en lugar de configurar los derechos de forma
individualizada. Todas las modificaciones que tengan que efectuarse en el perfil Ventas se
aplicarán de forma automática a todos los usuarios asignados a dicho perfil.
Zona. Además de los perfiles de derechos de acceso básicos, puede utilizar las zonas para dividir
aún más los derechos de los usuarios. Por ejemplo, es posible que desee que los usuarios en la
zona Europa vean todas las oportunidades de la zona EE.UU. pero que no puedan actualizarlas.
También se ofrecen derechos de seguridad complejos entre zonas y el manejo de excepciones para
utilizar políticas de seguridad.
Guía del administrador del sistema 4-1
Capítulo 4
Configurar perfiles de seguridad
Vamos a utilizar el organigrama siguiente como base para un ejemplo sobre cómo configurar
perfiles nuevos para los diferentes grupos de la organización.
En un principio, hay que identificar cinco tipos diferentes de derechos de acceso o perfiles, que se
asignan directamente a los cinco departamentos principales de su organización:
l
Ventas
l
Marketing
l
Operaciones
l
Servicios
l
I+D
Después de consultarlo con los directores de las distintas áreas, decide definir los siguientes
perfiles:
Añadir un perfil de seguridad nuevo
Para añadir un nuevo perfil:
4-2 Sage CRM
Capítulo 4: Gestionar seguridad
1. Haga clic en Administración | Usuarios | Seguridad. Aparecerá la página Administración de
seguridad y zonas.
2. Haga clic en Perfiles de seguridad. Aparecerá una lista de los perfiles que ya existen. Debería
haber al menos un perfil para un usuario sin restricciones. Este perfil se crea durante la instalación
de Sage CRM y está destinado para el administrador del sistema.
Si el perfil sin restricciones se modifica o elimina, el administrador evita el control de todos los
derechos de seguridad y dispone de acceso global al sistema.
Para configurar el primer perfil nuevo; por ejemplo, Ventas:
1. Haga clic en el botón Nuevo perfil. Aparecerá el panel Perfil.
2. Escriba el nombre del perfil nuevo en el campo Descripción; por ejemplo, Ventas.
3. Haga clic en el botón Guardar. Aparecerá la lista de los perfiles que ya existen, incluido el nuevo,
Ventas. El perfil nuevo no tiene, de manera predeterminada, ningún acceso a las entidades de
Sage CRM principales.
Lista de perfiles en la que se muestra el perfil nuevo con derechos de acceso predeterminados
4. Haga clic en el vínculo del perfil nuevo. Se mostrará la página Perfiles de seguridad.
Aparecerá un panel denominado Derechos donde podrá definir los derechos de acceso de
seguridad al perfil correspondientes a las entidades principales. Además, estos derechos se
pueden especificar según las zonas. Por ejemplo, un usuario al que se le asigne el perfil
Ventas podría tener derechos para ver, modificar, insertar y eliminar incidencias dentro de su
zona base (EE.UU. Este, por ejemplo) pero podría tener derechos restringidos para ver y
modificar incidencias en otras zonas, como EE.UU. Oeste o EE.UU. Centro.
5. Seleccione las casillas Ver/Modificar/Insertar/Eliminar.
Definir derechos de acceso para un perfil de seguridad
6. Haga clic en el botón Guardar. Aparecerá la lista de los perfiles que existen en la que se muestran
los derechos de acceso definidos sobre el perfil nuevo.
Puede modificar todos los derechos de perfil que existen en una página con el botón Modificar todos
los derechos.
Nota: Debe disponer al menos de derechos de modificación sobre una entidad para poder añadir o
modificar los registros de dirección, teléfono y correo electrónico, notas y biblioteca
correspondientes a esa entidad. Por ejemplo, si sólo tiene derechos para ver en una empresa, no
podrá modificar ni añadir información en las pestañas Direcciones o Teléfono/Correo electrónico de
esa empresa. Otro ejemplo: si sólo tiene derechos para ver en las incidencias, no podrá modificar ni
añadir notas ni artículos en la biblioteca sobre una incidencia que existe.
Guía del administrador del sistema 4-3
Capítulo 4
Asignar un perfil de seguridad a un usuario
Se supone que ya ha añadido todos los usuarios a Sage CRM a través de Administración |
Usuarios. Si no lo ha hecho o necesita más información sobre cómo hacerlo, consulte Definición de
un nuevo usuario, paso 1 de 3 (página 3-1).
Para asignar un perfil de seguridad a un usuario, puede:
l
En Administración | Usuarios | Seguridad | Perfiles de seguridad, haga clic en el vínculo del
perfil y en el botón Mover usuario a este perfil. Aparecerá la lista de los usuarios asociados a
este perfil debajo del panel Derechos.
O bien
l
Seleccione Administración | Usuarios | Usuarios, modifique los detalles del usuario y seleccione
el perfil en el campo Nombre del perfil. También puede obtener una visión general de los
derechos de seguridad que se han aplicado al usuario; para ello, seleccione Administración |
Usuarios, busque el usuario concreto y consulte la pestaña Seguridad en la que se muestran los
detalles pertinentes.
Eliminar un perfil de seguridad
Para eliminar un perfil:
1. En Administración | Usuarios | Seguridad | página Perfiles de seguridad, seleccione el icono
Eliminar situado junto al perfil que desea eliminar. Aparecerán dos cuadros de diálogo que
necesitan confirmación.
2. Haga clic en Aceptar para confirmar y continuar. Aparecerá una lista de los perfiles que quedan.
Añadir zonas nuevas
Si retomamos el ejemplo de la sección anterior, aunque la mayoría de los departamentos
funcionales sean corporativos, el grupo Ventas se divide por zonas de la forma siguiente:
4-4 Sage CRM
Capítulo 4: Gestionar seguridad
En un principio, se identifican tres zonas con el nivel superior, con cuatro zonas geográficas más
dentro de una de ellas:
l
Europa
l
Alemania
l
Países Bajos
l
Reino Unido
l
Irlanda
l
Asia
l
Oriente medio
Para añadir una nueva zona:
1. Haga clic en Administración | Usuarios | Seguridad. Aparecerá la página Administración de
seguridad y zonas.
2. Seleccione Nueva zona. Aparecerá la página Nueva zona con una lista de las zonas que ya
existen. De forma predeterminada, ésta incluye la zona de nivel superior: Todo el mundo. Esta
zona no se puede eliminar. Todas las zonas nuevas que se añaden son subordinadas de la zona
Todo el mundo.
Página Nueva zona
3. Seleccione la zona principal en la lista de las zonas que existen de modo que se utilice como la
"principal" jerárquica de la zona nueva que va a añadir. Dado que es la primera zona que va a
añadir, el nombre de la zona principal se queda como Todo el mundo.
4. Escriba el nombre de la zona en el campo Nombre de la nueva zona, por ejemplo Europa.
5. Haga clic en el botón Guardar. Aparecerá la página Zona donde se mostrará la zona nueva
subordinada por jerarquía, como "secundaria", a la zona Todo el mundo.
6. Siga añadiendo las demás zonas y asegúrese de que modifica la zona principal en caso de que
sea diferente. Al hacer clic en el botón Nueva zona, el nombre de la zona principal se muestra de
manera predeterminada en la zona donde se encuentre el cursor.
Nota: La capacidad estándar de una estructura de zona permite hasta 16 "zonas secundarias" en
cada zona y cinco niveles de profundidad de zona. Es posible que sea necesario ampliar esta
capacidad estándar cuando se trate de estructuras de zonas complejas. Consulte Reequilibrar
zonas (página 4-12) si desea más información.
Asignar una zona a un usuario
Para asignar una zona a un usuario:
1. Haga clic en Administración | Usuarios | Usuarios. Aparecerá la página de búsqueda.
2. Haga clic en el botón Buscar. Aparecerá una lista de todos los usuarios.
3. Haga clic en el vínculo de uno de los usuarios de Ventas. Se mostrará la página de Detalles del
usuario.
Guía del administrador del sistema 4-5
Capítulo 4
4. Haga clic en el botón Modificar y asigne una zona al usuario; para ello, seleccione la zona en el
campo Zona base.
5. Haga clic en el botón Guardar y vuelva a la lista de todos los usuarios. El usuario puede ejercer
los derechos de su perfil asignado en su zona base y en todas las zonas subordinadas a la zona
base.
Implementar zonas de un modo práctico
En esta sección se ilustra cómo afecta la implementación de zonas al usuario final.
Puntos clave que hay que tener en cuenta:
l
En esta sección no se tiene en cuenta el uso de las políticas de seguridad. Esto se tratará más
adelante.
l
Cuando no hay políticas de seguridad implementadas, las zonas actúan como un filtro silencioso
sencillo sobre los perfiles de seguridad que ya existen. Es decir, si en su perfil no tiene derechos
de acceso para ver en Oportunidades, no podrá ver ninguna oportunidad, esté en la zona en la
que esté.
l
El "filtro silencioso" de las zonas influye en todas las áreas de Sage CRM. Esto incluye las
búsquedas, los informes y la generación de grupos.
Nota: Puede desactivar la influencia de las zonas en los grupos mediante la definición del campo
Activar la seguridad para los grupos en Administración | Configuración de usuario como No.
Para que los ejemplos de esta sección le resulten útiles, se aconseja configurar al menos un
usuario por zona, tal y como se muestra en el diagrama. Estos usuarios deberían asignarse al perfil
Ventas que ha configurado en la sección anterior.
Asignar un nuevo registro a una zona (página 4-7)
Reglas de asignación de zonas (página 4-7)
Ejemplo de reglas predeterminadas (página 4-7)
Tabla de reglas (página 4-9)
4-6 Sage CRM
Capítulo 4: Gestionar seguridad
Asignar un nuevo registro a una zona
Cada una de las entidades principales en Sage CRM (Incidencia, Comunicaciones, Empresa,
Cliente potencial, Oportunidad, Persona) tiene un campo denominado Zona en la pantalla de
resumen correspondiente. Este campo también se muestra en la mayoría de encabezados de
cuadros de filtrado y columnas de listas.
Pantalla de resumen de empresas
l
En el campo Zona se muestra la zona base asignada al usuario y todas las zonas subordinadas o
secundarias.
l
Si inicia sesión como Mike Weiss, debería ver Europa y sus zonas secundarias: Alemania, Países
Bajos, Reino Unido e Irlanda.
l
Puede decidir si va a asignar este registro a la zona Europa o a la zona Reino Unido, Irlanda,
Países Bajos o Alemania.
l
Si le asigna Europa, sólo los usuarios que tengan Europa (o Todo el mundo) como su zona base
pueden acceder a este registro; en este caso, Mike Weiss y el administrador del sistema.
l
Si le asigna Alemania, sólo los usuarios que tengan Europa o Alemania como su zona base
pueden acceder a este registro; en este caso, Mike Weiss y Anders Brecht.
Reglas de asignación de zonas
Cuando inserte un registro nuevo, el campo Zona tomará de manera predeterminada una zona
denominada Predeterminada. No se trata de una zona verdadera sino de un marcador. Esta entrada
permanece en el campo hasta que el usuario selecciona una zona en el campo Zona.
Ejemplo de reglas predeterminadas
Cuando el usuario no selecciona una zona en el campo Zona, el sistema sigue un conjunto de
reglas para decidir en qué zona se va a guardar el registro.
¿Por qué son necesarias estas reglas?
¿Y por qué en el campo Zona no se muestra siempre de manera predeterminada la zona base del
usuario conectado en ese momento?
Ejemplo:
l
Ha iniciado sesión como Mike Weiss, cuya zona base asignada es Europa.
l
Desea añadir una incidencia nueva a una empresa que ya existe.
l
El campo Zona de empresa se define como Países Bajos.
l
En el campo Zona de incidencias, puede seleccionar alguna de las zonas siguientes: Europa,
Alemania, Países Bajos, Reino Unido, Irlanda.
l
Sin embargo, si no selecciona ninguna zona, el sistema sigue las reglas que se indican en la tabla
de reglas siguientes.
Guía del administrador del sistema 4-7
Capítulo 4
l
Puede haber motivos por los que el usuario no asigna una zona. Por ejemplo: a) desea asignar la
incidencia a la misma zona que la empresa pero no recuerda la zona de la empresa (Países
Bajos); o b) no se decide; o c) lo ha olvidado.
l
El motivo por el que no se indica la zona base del usuario de manera predeterminada en el campo
Zona se ilustra claramente en este ejemplo. Es posible que no siempre sea conveniente asignar
"automáticamente" una entidad, por ejemplo una incidencia, a una zona superior en la jerarquía a
la zona con la que está asociada la empresa. En este ejemplo, un usuario con una zona base de
Países Bajos podría acceder a la empresa pero no así a la incidencia relacionada que ha
insertado Mike Weiss porque el acceso a ésta sólo está disponible para Europa y zonas
superiores.
l
Estas reglas se aplican a ambos usos básicos de zonas, ya mencionados, y cuando se utilizan
políticas de seguridad.
l
Si el usuario no tiene derechos para insertar en su propia zona base, el "último recurso" de las
reglas anteriores inserta el registro en la primera zona que el usuario puede insertar en el árbol de
zonas (al que se accede desde el campo Zona).
4-8 Sage CRM
Capítulo 4: Gestionar seguridad
Tabla de reglas
Cuando un
registro se
inserta en el
contexto de ...
y el usuario no ha seleccionado ninguna entrada de
zona, al guardar el registro nuevo, el campo Zona del
registro nuevo muestra de manera predeterminada la
zona de [1].
Si el usuario NO tiene DERECHOS PARA INSERTAR en
la zona de [1], el campo Zona del registro nuevo muestra
de manera predeterminada la zona de [2].
Si el usuario NO tiene DERECHOS PARA INSERTAR en
la zona de [2], el campo Zona del registro nuevo muestra
de manera predeterminada la zona de [3].
Si el usuario NO tiene DERECHOS PARA INSERTAR en
la zona de [3], el campo Zona del registro nuevo mostrará
de manera predeterminada la zona de [4].
[1]
[2]
[3]
[4]
Empresa y
persona
Empresa
Persona
Asignada a
(zona base
del
usuario)
Creado por
(zona base
del usuario)
Persona (sólo)
Persona
Asignada a
(zona base
del
usuario)
Creado por
(zona base
del
usuario)
Empresa (sólo)
Empresa
Asignada a
(zona base
del
usuario)
Creado por
(zona base
del
usuario)
Ninguna
empresa y
ninguna
persona
Asignada a
(zona base
del
usuario)
Creado por
(zona base
del
usuario)
No asignada a
Creado por
(zona base
del
usuario)
Guía del administrador del sistema 4-9
Capítulo 4
Añadir derechos para ver a zonas superiores
Cuando se configuran zonas y perfiles, es posible que desee pensar en añadir derechos para ver en
el nivel uno de zona por encima de la zona de, por ejemplo, la mayoría de los usuarios de ventas.
Por ejemplo, en el perfil Ventas, que incluye usuarios con zonas bases de Alemania, Países Bajos,
Reino Unidos e Irlanda, es posible que piense en añadir derechos para ver al menos en las
entidades Empresa y Persona en la zona Europa.
Añadir derechos para ver en una zona superior
De este modo, se consiguen dos ventajas principales tal y como se ilustran en las situaciones de
ejemplo siguientes:
l
Si Mike Weiss, el Director comercial, cuya zona base es Europa, crea una empresa nueva en la
zona Europa, puede crear tareas para su equipo con respecto a esa empresa. Sin derechos para
ver en esta zona superior, su equipo no podrá ver la tarea o la empresa, incluso aunque la tarea
se haya asignado a su zona de nivel inferior.
l
Cuando se van añadiendo empresas y personas nuevas, el equipo de Mike puede llevar a cabo
tareas de prevención de duplicados con mayor eficacia al realizar la comparación con las
empresas creadas en la zona por encima de ellos.
Actualizar zonas
Las zonas desempeñan un papel importante a la hora de organizar y proteger datos en Sage CRM.
Cuando se mueven o fusionan zonas o bien cuando se necesita añadir más zonas de las que
permite la capacidad estándar, es necesario que tenga lugar un proceso de reequilibrio. Este
proceso permite que el sistema actualice la jerarquía de zonas y los derechos de seguridad
asociados.
Antes de realizar el reequilibrio, se recomienda que el administrador del sistema:
l
Se asegure de que todos los usuarios de Sage CRM hayan cerrado sesión en el sistema. El
administrador del sistema debería informar a los usuarios, normalmente a través de correo
electrónico, sobre cuándo se realizará el reequilibrio y pedirles que permanezcan desconectados
de Sage CRM durante los pocos minutos que dura el reequilibrio.
l
El administrador del sistema puede comprobar si hay usuarios aún conectados en el sistema; para
ello, se selecciona Administración | Usuarios | Actividad del usuario y se consulta la información
que se muestra en la pestaña Actividad actual. Consulte Visualizar la actividad de usuario de
todos los usuarios (página 6-1) para obtener más información. El administrador del sistema
4-10 Sage CRM
Capítulo 4: Gestionar seguridad
también puede obligar manualmente a que los usuarios cierren sesión mediante Bloqueo del
sistema. Si desea más información, consulte el Bloquear elsistema (página 42-10).
l
Realice una copia de seguridad de la base de datos de Sage CRM.
Modificar zonas
La opción Modificar zona permite modificar el nombre de las zonas que existen y eliminar zonas
que no están implicadas en las transacciones actuales o no contienen subzonas.
Para modificar el nombre de una zona:
1. Seleccione Administración | Usuarios | Seguridad.
2. En la página Administración de seguridad y zonas, seleccione el icono Modificar zona. Aparecerá
la página Modificar zona.
3. En la lista de zonas, seleccione la que va a modificar.
4. Modifique el nombre en el campo Nombre modificado de la zona.
5. Haga clic en el botón Guardar para confirmar las modificaciones. El nombre de la zona modificado
se mostrará en la lista de zonas.
Para eliminar una zona, resáltela y haga clic en el botón Eliminar. Se eliminará la zona y su "zonas
secundarias". Una zona no se puede eliminar si ya tiene registros asignados. Tampoco puede
eliminar la zona Todo el mundo.
Mover zonas
El movimiento de una zona a una posición nueva en la estructura en árbol puede suponer la
ampliación o restricción de los derechos de los usuarios asociados con esa zona. Si desea más
información sobre cómo las zonas regulan el acceso a la información, consulte Implementar zonas
de un modo práctico (página 4-6).
En este ejemplo, con los datos de ejemplo estándar suministrados con Sage CRM, vamos a mover
la zona EE.UU.-Marketing, que tiene Marketing como su zona principal, y convertirla en una zona al
mismo nivel que las zonas EE.UU. y Canadá mediante la selección de EE.UU. Canadá como su
nueva zona principal.
Nota: El movimiento de zonas exige el reequilibrio de la estructura en árbol de zonas. Si desea
conocer los procedimientos recomendados antes de realizar el reequilibrio, consulte Actualizar
zonas (página 4-10).
Para mover una zona:
1. Seleccione Administración | Usuarios | Seguridad.
2. En la página Administración de seguridad y zonas, seleccione Mover zona. Aparecerá la página
Mover zona.
3. Seleccione la zona que va a mover, la zona de origen. Por ejemplo, EE.UU.-Marketing.
4. Haga clic en Siguiente para continuar.
5. Seleccione la nueva zona principal para la zona, la zona de destino. Por ejemplo, EE.UU.
Canadá.
6. Haga clic en Siguiente para continuar. Aparecerá la página Mover zona donde se mostrarán las
zonas de origen y de destino.
Nota: Antes de continuar, el administrador del sistema debería comprobar que no hay usuarios
Guía del administrador del sistema 4-11
Capítulo 4
conectados en el sistema y que se ha realizado una copia de seguridad de la base de datos de
Sage CRM. Si desea conocer los procedimientos recomendados antes de realizar el reequilibrio,
consulte Actualizar zonas (página 4-10).
7. Haga clic en Siguiente para continuar. Aparecerá una barra de estado en la que se muestra el
avance del movimiento de zonas y el reequilibrio. Un mensaje indicará cuándo ha finalizado el
proceso de reequilibrio.
8. Haga clic en el botón Continuar para volver a la página Mover zona. El árbol de zonas actualizado
se mostrará en la página Mover zona.
Fusionar zonas
La modificación de estructuras de zonas es una característica común de los cambios en la
organización. La fusión de zonas permite fusionar zonas, así como la información y los derechos
asociados con esas zonas.
Por ejemplo, una organización consolida sus operaciones y desea fusionar su oficina de EE.UU.
Centro con su sucursal en EE.UU. Oeste. En este caso, la zona EE.UU. Centro es la zona de
"origen" que se absorberá en la zona de "destino", EE.UU. Oeste.
Nota: La fusión de zonas exige el reequilibrio de la estructura en árbol de zonas. Si desea conocer
los procedimientos recomendados antes de realizar el reequilibrio, consulte Actualizar zonas
(página 4-10).
Para fusionar zonas:
1. Seleccione Administración | Usuarios | Seguridad.
2. En la página Administración de seguridad y zonas, seleccione Fusionar zona. Aparecerá la
página Fusionar zona.
3. Seleccione la zona que va a mover, la zona de origen. Por ejemplo, EE.UU.-Centro.
4. Haga clic en Siguiente para continuar.
5. Seleccione la zona de destino. Por ejemplo, EE.UU. Oeste. Una casilla de verificación permite
especificar si desea o no mover los usuarios y sus derechos asociados junto con la zona de origen
a la zona de destino. La casilla de verificación está activada de manera predeterminada.
6. Haga clic en Siguiente para continuar. Aparecerá la página Fusionar zona donde se mostrarán las
zonas de origen y de destino.
Nota: Antes de continuar, el administrador del sistema debería comprobar que no hay usuarios
conectados en el sistema y que se ha realizado una copia de seguridad de la base de datos de
Sage CRM. Si desea conocer los procedimientos recomendados antes de realizar el reequilibrio,
consulte Actualizar zonas (página 4-10).
7. Haga clic en Siguiente para continuar. Aparecerá una barra de estado en la que se muestra el
avance de la fusión de zonas y el reequilibrio. Un mensaje indicará cuándo ha finalizado el
proceso de reequilibrio.
8. Haga clic en el botón Continuar para volver a la página Fusionar zona. El árbol de zonas
actualizado se mostrará en la página Fusionar zona.
Reequilibrar zonas
La capacidad estándar de una estructura de zona permite hasta 16 "zonas secundarias" en cada
zona y cinco niveles de profundidad de zona. Es posible que sea necesario ampliar esta capacidad
estándar cuando se trate de estructuras de zonas complejas. Si el administrador del sistema
4-12 Sage CRM
Capítulo 4: Gestionar seguridad
intenta añadir más zonas de las que permite la capacidad estándar, se mostrará un mensaje en
pantalla que indica que hay que reequilibrar la estructura de zonas.
El reequilibrio actualiza la jerarquía de zonas y los derechos de seguridad asociados y permite al
administrador del sistema seguir añadiendo zonas.
Nota: Si desea conocer los procedimientos recomendados antes de realizar el reequilibrio, consulte
Actualizar zonas (página 4-10).
Para reequilibrar la estructura en árbol de zonas:
1. Seleccione Administración | Usuarios | Seguridad.
2. En la página Administración de seguridad y zonas, seleccione Reequilibrar. Aparecerá la página
Reequilibrar.
Nota: No se puede deshacer la acción de reequilibrar el árbol de zonas. Antes de continuar, el
administrador del sistema debería comprobar que no hay usuarios conectados en el sistema y que
se ha realizado una copia de seguridad de la base de datos de Sage CRM. Si desea conocer los
procedimientos recomendados antes de realizar el reequilibrio, consulte Actualizar zonas (página
4-10).
3. Haga clic en Siguiente para continuar. Un mensaje indicará cuándo ha finalizado el proceso de
reequilibrio.
4. Haga clic en el botón Continuar para volver a la página Administración de seguridad y zonas.
Ahora ya es posible añadir zonas nuevas desde la página Nueva zona.
Políticas avanzadas
Las políticas de seguridad permiten al administrador del sistema configurar otros derechos de
seguridad. Cuando se activa alguno de los parámetros de la página Políticas avanzadas, se
muestran otras opciones disponibles en la lista desplegable Autorizaciones de perfil para en la
página Perfiles de seguridad. Además, si el ajuste Permitir autorizaciones directas de los usuarios
sobre las zonas está definido como Sí, aparece un icono adicional con el nombre Autorizaciones
del usuario en la sección de administración de seguridad. Las políticas de seguridad actúan como
los operadores lógicos "O" en los parámetros de perfil y zona predeterminada.
Activar parámetros de zona (página 4-13)
Usar las zonas especiales de Creado por, Asignado a y Equipo (página 4-14)
Permitir zonas absolutas en los perfiles (página 4-15)
Usar zona del mismo nivel Zonas (página 4-16)
Usar zona padre del usuario (página 4-16)
Permitir autorizaciones directas de los usuarios sobre las zonas (página 4-16)
Activar parámetros de zona
Para activar alguno de los parámetros de zona:
1. Haga clic en Administración | Usuarios | Seguridad.
2. En el área de administración de seguridad, seleccione el icono Políticas avanzadas.
3. Aparecerá la página Políticas avanzadas.
4. Haga clic en el botón Modificar.
Guía del administrador del sistema 4-13
Capítulo 4
5. Modifique los parámetros que desee activar o desactivar.
6. Haga clic en el botón Guardar.
Usar las zonas especiales de Creado por, Asignado a y Equipo
Actualmente, los usuarios asociados con el perfil Ventas tienen derechos para ver, modificar e
insertar en Oportunidades tanto en su zona base como en las zonas secundarias. Anders Brecht
puede insertar, ver y modificar oportunidades en la zona Alemania. Jan Walhoff puede insertar, ver
y modificar oportunidades en la zona Países Bajos.
Sin embargo, la proximidad geográfica entre ambas zonas hace que Anders y Jan asignen en
ocasiones oportunidades de una a otra zona. Si Anders asigna una oportunidad a Jan, éste necesita
poder ver y modificar esa oportunidad, con independencia de la zona en la que se encuentre.
Los parámetros de Usar las zonas especiales de "Creado por", "Asignado a " y "Equipo" permiten
que el administrador del sistema tenga en cuenta este tipo de situación y ofrezca una solución.
En este ejemplo, ampliaremos los derechos del perfil Ventas para ver y modificar oportunidades
donde el usuario de ventas actual es el usuario "Asignado a" en la oportunidad.
Para ampliar los derechos del perfil Ventas:
1. Defina el campo Usar las zonas especiales de Creado por, Asignado a y Equipo como Sí.
2. En la ruta que indica su posición en el sistema, haga clic en el vínculo Seguridad para volver al
área de seguridad.
3. Haga clic en el icono Perfiles de seguridad. Se mostrará la página Perfiles de seguridad. Hay un
campo en la parte superior del panel de derechos del perfil que muestra las "zonas especiales" de
Asignado a, Creado por y Equipo. Estas zonas no son verdaderas sino un medio de mostrar los
derechos de acceso al administrador.
Asignado a seleccionado en el campo Autorizaciones de perfil para
4. En la lista Autorizaciones de perfil para, seleccione Asignado a. Aparecerán los perfiles
asociados a la "zona" Asignado a. También hay un botón nuevo: Añadir perfil a esta zona.
5. Haga clic en el botón Añadir perfil a esta zona.
6. Seleccione el perfil Ventas y haga clic en el botón Guardar. Se mostrará la página Perfiles de
seguridad.
7. Haga clic en el vínculo del perfil Ventas. Ahora puede modificar el panel Derechos para el perfil
Ventas. No puede seleccionar los derechos para insertar en la "zona" Asignado a. Ello se debe a
que no se trata de una zona real. El registro debe existir previamente para que el usuario tenga
derechos especiales fuera de su propia zona.
8. Seleccione las casillas Ver y Modificar en Asignado a | Oportunidad.
Panel Autorizaciones de perfil para
4-14 Sage CRM
Capítulo 4: Gestionar seguridad
9. Haga clic en el botón Guardar. Aparecerá la página Perfiles de seguridad en la que se mostrarán
los derechos de perfil de la zona base del usuario.
Todos los usuarios asociados con el perfil Ventas pueden ahora ver y modificar oportunidades
en su zona base o en las zonas secundarias y pueden hacerlo para todas las oportunidades que
se les asignen, salvo que la oportunidad tenga una empresa o persona asignada. Si la
oportunidad tiene una empresa o persona asignada, el usuario debe tener también derechos de
visualización sobre la empresa o persona para poder ver la oportunidad.
Puede modificar los derechos de Asignado a y Zona base del usuario del perfil Ventas tan sólo
con hacer clic en el vínculo de dicho perfil.
Siga los pasos descritos más arriba para configurar los derechos donde el equipo primario del
usuario coincide con el equipo en la entidad o donde el usuario coincide con el campo Creado
por en la entidad.
Permitir zonas absolutas en los perfiles
Los usuarios asociados con el perfil Operaciones actualmente no tienen derechos para
oportunidades.
Para otorgar a estos usuarios derechos de sólo lectura para las oportunidades en Europa:
1. En la página Políticas avanzadas, defina el campo Permitir zonas absolutas en los perfiles como
Sí.
2. En la ruta que indica su posición en el sistema, haga clic en el vínculo Seguridad para volver al
área de seguridad.
3. En la página Perfiles de seguridad, seleccione Europa en el campo Autorizaciones de perfil para.
Aparecerá una lista de perfiles asociados con Europa. También hay un botón nuevo: Añadir perfil
a esta zona.
4. Haga clic en el botón Añadir perfil a esta zona. Aparecerá el panel Añadir perfil.
5. Seleccione el perfil Operaciones y haga clic en el botón Guardar. Se mostrará la página Perfiles
de seguridad.
6. Haga clic en el vínculo del perfil Operaciones. Ahora puede modificar el panel Derechos para el
perfil Operaciones.
7. Active la casilla de verificación Ver en Europa | Oportunidad.
Paneles Perfil y Derechos
8. Haga clic en el botón Guardar. Aparecerá la página Perfiles de seguridad en la que se mostrarán
los derechos de perfil de la zona base del usuario. Todos los usuarios asociados con el perfil
Operaciones pueden ver ahora oportunidades en Europa (y en sus zonas secundarias). Puede
modificar los derechos de Asignado a y Zona base del usuario del perfil Operaciones tan sólo con
hacer clic en el vínculo de dicho perfil.
Guía del administrador del sistema 4-15
Capítulo 4
Usar zona del mismo nivel Zonas
Puede configurar, por ejemplo, todos los usuarios asociados con el perfil Ventas cuya zona base se
encuentre en el nivel más inferior dentro de Europa (Alemania, Países Bajos, Reino Unido o Irlanda)
para que puedan ver las oportunidades en el mismo nivel dentro de la jerarquía de zonas.
Para configurar derechos en zonas del mismo nivel:
1. En la página Políticas avanzadas, defina el campo Usar las zonas del mismo nivel del usuario
como Sí.
2. En la ruta que indica su posición en el sistema, haga clic en el vínculo Seguridad para volver al
área de administración de seguridad.
3. Haga clic en el icono Perfiles de seguridad. Se mostrará la página Perfiles de seguridad. Hay un
campo en la parte superior del panel Perfil en el que se muestra una entrada nueva, Usar las
zonas del mismo nivel del usuario.
4. En el campo Autorizaciones de perfil para, seleccione Zonas cercanas a la zona del usuario.
5. Aparecerá una lista de los perfiles asociados con las zonas del mismo nivel del usuario.
6. Haga clic en el botón Añadir perfil a esta zona. Igual que sucede con las "zonas" Asignado a,
Equipo y Creado por, ésta tampoco es una zona verdadera, simplemente es un medio de mostrar
los derechos de acceso al administrador.
7. Seleccione el perfil Ventas y haga clic en el botón Guardar. Aparecerá el panel Perfil.
8. Haga clic en el vínculo del perfil Ventas. Ahora puede modificar el panel Derechos para el perfil
Ventas.
9. Active la casilla de verificación Ver en Zonas cercanas a la zona del usuario/Oportunidad.
Zonas del mismo nivel del usuario
10. Haga clic en el botón Guardar. Aparecerá la página Perfiles de seguridad en la que se mostrarán
los derechos de perfil de la zona base del usuario. Los usuarios asociados con el perfil Ventas
cuya zona base sea Alemania, Países Bajos, Reino Unido o Irlanda ahora pueden ver
oportunidades en cualquiera de estas zonas.
Usar zona padre del usuario
Si desea, por ejemplo, ampliar los derechos de todos los usuarios asociados con el perfil Ventas
cuya zona base se encuentre en el nivel más inferior dentro de Europa (Alemania, Países Bajos,
Reino Unido o Irlanda) para que también puedan ver las oportunidades en la zona superior, es decir
en Europa, efectúe los pasos que se han descrito anteriormente pero, en este caso, seleccione
Usar la zona padre del usuario en Políticas avanzadas. A continuación, en la página Perfiles de
seguridad seleccione Zona padre de la zona del usuario.
Permitir autorizaciones directas de los usuarios sobre las zonas
Mike Weiss es el director del equipo europeo de ventas. Aunque debería tener básicamente los
mismos derechos que el resto del equipo de ventas, es decir que esté asociado al perfil Ventas,
también necesita derechos para eliminar oportunidades. En este caso, puede configurar un derecho
específico para este usuario.
Para configurar derechos para eliminar oportunidades para un usuario:
4-16 Sage CRM
Capítulo 4: Gestionar seguridad
1. Defina el campo Permitir autorizaciones directas de los usuarios sobre las zonas como Sí.
2. Para volver a la página Seguridad, use la ruta situada en la parte superior de la pantalla. Ahora
aparecerá un icono nuevo en el área de administración de seguridad: Derechos de acceso
directos del usuario.
3. Seleccione el icono Derechos de acceso directos del usuario. Aparecerá la página Autorización
del usuario.
4. Seleccione la zona en la que se aplicarán estos derechos (por ejemplo, Europa).
5. Haga clic en el botón Añadir usuario. Aparecerá el panel Añadir usuario.
6. En la lista de usuarios, seleccione el director.
7. Haga clic en el botón Guardar. Aparecerá la página Autorización del usuario.
8. Haga clic en el vínculo del nombre del director. Ahora puede modificar el panel Derechos para el
usuario individual.
Panel Derechos
9. Dentro de Oportunidad, active la casilla de verificación Eliminar. Estos derechos se aplican de
forma adicional a los derechos que ya tiene el usuario en su perfil y zona base asociados.
10. Haga clic en el botón Guardar. Aparecerá la página Autorización del usuario. Mike Weiss tiene los
mismos derechos que los usuarios asociados al perfil Ventas. Además, cuenta con derechos
específicos para borrar oportunidades en Europa (y zonas secundarias). Debido a que estos
derechos son específicos de un usuario individual, también se pueden modificar desde
Administración | página Usuarios.
Modificar políticas de seguridad de contraseñas
Existen tests de solidez para la seguridad de contraseñas que se invocan siempre que los usuarios
modifican su contraseña. Puede definir tres niveles en estos tests: para administradores, gestores
de información y usuarios normales.
Para modificar las opciones de seguridad de contraseñas:
1. Seleccione Administración | Usuarios | Seguridad.
2. En la sección Seguridad, seleccione el icono Políticas de seguridad de contraseñas.
3. Haga clic en el vínculo del perfil de seguridad de contraseñas que desea modificar.
l Administradores: este perfil de seguridad de contraseñas se aplica a todos los usuarios
que tienen el campo Administración en Administración | Usuarios | Usuarios | pestaña
Detalles del usuario definido como Administrador del sistema.
l
Gestor de información: este perfil de seguridad de contraseñas se aplica a todos los
usuarios que tienen el campo Administración en Administración | Usuarios | Usuarios |
pestaña Detalles del usuario definido como Gestor de información.
l
Usuarios normales: este perfil de seguridad de contraseñas se aplica a todos los usuarios
que tienen el campo Administración en Administración | Usuarios | Usuarios | pestaña
Detalles del usuario definido como Sin derechos de administración.
Guía del administrador del sistema 4-17
Capítulo 4
4. Efectúe las modificaciones en las opciones de seguridad de las contraseñas.
5. Haga clic en el botón Guardar.
6. Aparecerá una lista de los perfiles de seguridad de contraseña.
La siguiente vez que el usuario modifique su contraseña, aparecerá un mensaje si ésta no
supera los tests de solidez configurados en la página Opciones de seguridad de contraseña.
En la siguiente tabla se explican los campos de la página Opciones de seguridad de contraseña.
Campo
Descripción
Longitud mínima clave
Se define la longitud mínima que deben respetar los
usuarios a la hora de introducir su contraseña de
inicio de sesión.
Si este campo se define como cero, las demás
opciones de seguridad de contraseña se desactivan.
La longitud máxima de las contraseñas es 20.
Requiere una contraseña
compleja
Indica que se requiere que la contraseña contenga
un carácter de al menos tres conjuntos de
caracteres. Estos conjuntos son caracteres en
mayúsculas, en minúsculas, números y de otro tipo.
El primer carácter de la contraseña sólo puede ser
una letra o un número con independencia de si este
parámetro está o no activado.
Verifica el código de usuario
Comprueba que el nombre de usuario (identificador
de inicio de sesión) y la contraseña no son idénticos.
Contraseña fuerte
Comprueba que la contraseña no coincida con el
nombre de usuario al revés o con el nombre de
usuario con sustituciones comunes. Si existe el
archivo DICTIONARY.TXT, la contraseña se
comprueba con las palabras que contiene el
diccionario, con las palabras del diccionario al revés
y con las palabras del diccionario con sustituciones
comunes. El archivo DICTIONARY.TXT suele
encontrar en el subdirectorio WWWROOT de la
instalación de Sage CRM.
4-18 Sage CRM
Capítulo 5: Equipos
En este capítulo se explican los siguientes conceptos:
l
Comprender qué son los equipos y su funcionamiento.
l
Usar equipos de forma eficaz en su organización.
l
Crear un nuevo equipo.
l
Asignar un usuario a un equipo.
l
Dar acceso a los usuarios al botón CRM del equipo.
l
Eliminar un equipo.
l
Comprender los campos de Equipo.
Definición de equipo
Un equipo está formado por un grupo de usuarios que desempeñan funciones similares. En una
organización pequeña, esto puede significar que todos los usuarios del departamento de ventas
forman parte del equipo de ventas. En una organización mayor, puede haber equipos de televentas,
ventas directas y ventas no concertadas.
Usar equipos en su organización
Cada usuario puede hacerse miembro de un equipo y tener derechos para ver múltiples equipos. Es
posible supervisar las comunicaciones, oportunidades, clientes potenciales e incidencias a nivel
individual por usuario o por equipo. Además, es posible asignar las comunicaciones a un equipo y
luego volver a asignárselas a un individuo.
A continuación, se proporcionan varios ejemplos del funcionamiento de los equipos:
Ejemplo: Seguimiento de comunicaciones por equipo (página 5-1)
Ejemplo: Crear tareas para equipos (página 5-2)
Ejemplo: Asignar una oportunidad a un equipo (página 5-2)
Ejemplo: Reasignación de incidencias sin resolver (página 5-2)
Ejemplo: Seguimiento de comunicaciones por equipo
John Finch es un usuario de su organización que está asignado al equipo Televentas. Cada vez que
John Finch crea una nueva comunicación, el campo Equipo cambia de manera predeterminada a
Televentas.
El responsable de televentas puede utilizar el botón CRM del equipo para ver todas las actividades
de John Finch y otros miembros del equipo de televentas para ese día.
Guía del administrador del sistema 5-1
Capítulo 5
Ejemplo: Crear tareas para equipos
El responsable del servicio de atención al cliente de su organización puede utilizar grupos para
definir una campaña telefónica que contacte con la base de clientes activos.
Si se deja el campo Usuario en blanco pero cumplimenta el campo Equipo en la información de la
tarea, las llamadas se programarán para todo el equipo.
Ejemplo: Asignar una oportunidad a un equipo
También es posible asignar oportunidades de venta a equipos. Esto significa que es posible
comprobar diariamente el rendimiento general de, por ejemplo, el equipo de ventas directas con el
equipo de socios empresariales. Si ejecuta el informe "Oportunidades cerradas por equipo" puede
obtener las siguientes estadísticas:
Equipo
% de oportunidades cerradas
Ventas directas
70
Socio empresarial
30
Si realiza un seguimiento del rendimiento de los equipos a nivel de oportunidad y comunicación
podrá extraer información adicional para mejorar el rendimiento de ventas futuro.
Equipo
% de tareas completadas por el equipo de
telemarketing en las oportunidades cerradas
Ventas directas
80
Socio empresarial
10
Ejemplo: Reasignación de incidencias sin resolver
Su empresa pertenece al ramo de los seguros. En ella se utilizan incidencias para gestionar las
reclamaciones de los seguros de automóvil, hogar, vida y viaje. Sus equipos de atención al cliente
se dividen en función del tipo de seguro.
El equipo de reclamaciones de viajes está sobrecargado tras la última temporada de vacaciones,
aunque el equipo de seguros del hogar tiene recursos de sobra.
Tras una reunión de los responsables de ambos equipos, el responsable del equipo de
reclamaciones de viaje reasigna la mitad de las reclamaciones sin resolver a los tres gestores de
reclamaciones disponibles del equipo de seguros del hogar:
1. Haciendo clic en el botón CRM del equipo.
2. Haciendo clic en la pestaña Incidencias.
3. Cambiando el nombre del usuario del campo Asignado a de la incidencia.
5-2 Sage CRM
Capítulo 5: Equipos
Crear un nuevo equipo
Para definir un nuevo equipo:
1. Haga clic en Administración | Usuarios | Equipos. Aparecerá la página de búsqueda.
2. Haga clic en el botón Nuevo para añadir un nuevo equipo. Aparecerá la página Equipo.
3. Introduzca los detalles del equipo.
4. Haga clic en el botón Guardar. Se mostrará la página de Detalles del equipo. Consulte Campos
de Equipo (página 5-4) para obtener más información.
Asignar un usuario a un equipo
Para asignar un usuario a un equipo:
1. Haga clic en Administración | Usuarios | Usuarios. Aparecerá la página de búsqueda.
2. Escriba los apellidos del usuario.
3. Haga clic en el botón Buscar.
4. Haga clic en el vínculo del usuario que desea asignar a un equipo. Se mostrará la página de
Detalles del usuario.
5. Haga clic en el botón Modificar.
6. Seleccione el equipo en la lista Equipo primario del panel Usuario.
7. Si el usuario necesita visualizar equipos adicionales (por ejemplo, el gestor de ventas puede
necesitar acceso a los equipos de ventas directas y televentas), selecciónelo en el campo
Visualizar equipo/s.
8. Haga clic en el botón Guardar. Se mostrará la página de Detalles del usuario.
Configurar el acceso del usuario al botón CRM del equipo
Para dar a un usuario acceso al botón CRM del equipo:
1. Seleccione el usuario al que desea dar acceso al botón CRM del equipo. Se mostrará la página
de Detalles del usuario.
2. En la lista desplegable Lista de equipos, seleccione Todos los equipos, Equipos del usuario o
Ninguno. Si selecciona Todos los equipos, el usuario tendrá acceso al botón CRM del equipo y a
todas las colas de equipos. Si selecciona Equipo del usuario el usuario podrá acceder al botón
CRM del equipo, a las colas de su propio equipo (Equipo primario) y a todas las colas de equipos
seleccionados en la lista Visualizar equipo/s. Si selecciona Ninguno, el botón CRM del equipo no
estará disponible para el usuario.
3. Haga clic en el botón Guardar. Aparecerá la página Detalles del usuario de ese usuario.
Eliminar un equipo
Para eliminar un equipo:
Guía del administrador del sistema 5-3
Capítulo 5
1. Haga clic en Administración | Usuarios | Equipos. Aparecerá la página de búsqueda.
2. Introduzca la Descripción del equipo. Aparecerá una lista de equipos que cumplen los criterios de
búsqueda.
3. Haga clic en el vínculo del equipo que desea eliminar. Se mostrará la página de Detalles del
equipo.
4. Pulse el botón Eliminar.
5. Pulse el botón Confirmar eliminación. Se eliminará el equipo.
Todas las oportunidades, clientes potenciales, incidencias o comunicaciones vinculadas a un
equipo eliminado permanecerán, pero el campo Equipo se quedará en blanco. Además, no será
posible seleccionar un equipo del área contextual de la pantalla desde el área CRM del equipo.
Campos de Equipo
La siguiente tabla explica los campos estándar de la página Equipo.
Campo
Descripción
Descripción del equipo
Nombre del equipo, por ejemplo, Ventas directas.
Si modifica el nombre de un equipo después de
haberlo creado y guardado, debe cambiar la etiqueta
"translated", que aparece en pantalla en los campos
desplegables de la lista de equipo manualmente a
través de Administración | Traducciones (Familia de
etiquetas Canales).
Criterio de recuento de
llamadas
El Criterio de recuento de llamadas se utilizar al
crear una tarea para un grupo. Si selecciona un
equipo y no selecciona explícitamente un criterio de
recuento de llamadas, el sistema utilizará el criterio
de recuento de llamadas del equipo, en caso de que
haya alguno. Si no hay ninguno, el predeterminado
es "Cola". Si desea obtener más información,
consulte "Gestión de campañas" en la Guía de
ayuda del . Los criterios de recuento de llamadas se
describen en la sección "Planificación de
devoluciones de llamadas".
Propietario
No se utiliza actualmente.
5-4 Sage CRM
Capítulo 6: Actividad de los usuarios
En este capítulo se explican los siguientes conceptos:
l
Visualizar las actividades de usuario de todos los usuarios.
l
Visualizar las actividades de usuario de un usuario individual.
l
Permitir a los usuarios bloqueados iniciar sesión en el sistema.
l
Archivar los registros de actividad de los usuarios.
l
Ejecutar informes de actividad de usuario.
l
Comprobar los usuarios actuales e inactivos.
Visualizar la actividad de usuario de todos los usuarios
La opción de administración Actividad del usuario le permite visualizar la siguiente información:
l
Información de resumen de toda la actividad del usuario.
l
Una lista de los usuarios que están conectados en esos momentos.
l
Una lista de registros de actividad de usuario históricos.
l
Información de resumen sobre las sesiones de usuario.
Para visualizar las información de actividad de usuario de todos los usuarios:
1. Seleccione Administración | Usuarios | Actividad de los usuarios.
Actividad de todos los usuarios
2. Haga clic en una de las cuatro pestañas para visualizar la información que necesite (Actividad de
todos los usuarios, Actualmente conectado, Usuarios inactivos y Resumen del usuario).
Visualizar las actividades de usuario de un usuario individual
Hay dos formas de visualizar las actividades de usuario de un usuario individual: puede buscar un
usuario y visualizar la actividad de un usuario en la pestaña Histórico de actividad del usuario.
Además, en la pestaña Actividad de todos los usuarios puede seleccionar un nombre de usuario y
hacer clic en un botón Filtrar.
Guía del administrador del sistema 6-1
Capítulo 6
Buscar un usuario y abrir la pestaña Histórico de actividad del usuario:
1. Seleccione Administración | Usuarios | Usuarios. Aparecerá la página de búsqueda.
2. Haga clic en el icono Buscar junto al campo Buscar en el panel de filtro y seleccione un nombre
en la lista desplegable de usuarios.
3. Haga clic en el botón Filtro. Aparecerán los registros de actividad del usuario seleccionado.
4. Haga clic en el vínculo de hipertexto del usuario cuyo historial de actividad desee revisar. Se
mostrará la página de Detalles del usuario.
5. Seleccione la pestaña Histórico de actividad del usuario. Se mostrarán los detalles de actividad
del usuario individual.
Usar el botón de filtro de la pestaña Actividad de todos los usuarios:
1. Seleccione Administración | Usuarios | Actividad de los usuarios.
2. Aparecerá la pestaña Actividad de todos los usuarios.
3. Haga clic en el icono Buscar junto al campo Buscar en el panel Filtro y seleccione un nombre en
la lista desplegable que se hace disponible.
4. Haga clic en el botón Filtrar para ver los registros de actividad específicos del usuario
seleccionado.
5. Se mostrarán los registros de actividad filtrados.
Tenga en cuenta que tanto la pestaña Histórico de actividad del usuario y Actividad de todos los
usuarios cuentan con filtros adicionales que le permiten especificar un periodo de tiempo (definido
a fechas específicas o en un periodo como la semana pasada o este mes) para los inicios y fines
de sesión para que sólo se especifiquen registros de actividad con una hora de inicio o final de
sesión en ese periodo. Cuando los configure los filtros debe ser consciente de que si un registro
cuenta con una hora de inicio de sesión en el periodo de filtro para los inicios de sesión, pero la
hora de inicio de sesión se encuentra fuera del periodo de filtro para los fines de sesión, el registro
de actividades no aparecerá.
También puede filtrar aún más los registros de actividad de usuario de acuerdo con la forma en
que el usuario cerrara sesión y el método de acceso empleado (como el tipo de navegador).
Permitir a los usuarios bloqueados iniciar sesión en el sistema
Al definir la configuración del usuario, el administrador del sistema podrá especificar el número de
veces que un usuario puede introducir su contraseña antes de que el sistema lo bloquee. Si se
solicita, el administrador del sistema puede permitir al usuario en cuestión que vuelva a iniciar
sesión.
Para permitir que los usuarios bloqueados puedan volver a iniciar sesión:
1. Seleccione Administración | Usuarios | Usuarios. A continuación, utilice la pantalla de búsqueda
para encontrar el usuario bloqueado.
2. Haga clic en el vínculo del nombre del usuario pertinente. Se mostrará la página de Detalles del
usuario.
3. Si el usuario seleccionado está bloqueado en el sistema, aparecerá el botón Desbloquear
usuario en el área de botones de acciones.
4. Haga clic en el botón Desbloquear usuario. El botón desaparecerá, lo que indica que el usuario
puede volver a intentar iniciar sesión.
6-2 Sage CRM
Capítulo 6: Actividad de los usuarios
Archivar los registros de actividad de los usuarios
Para evitar que se almacene un número demasiado elevado de registros de actividad de usuario,
puede almacenar los registros que tengan cierta antigüedad. Los archivos archivados
desaparecerán de la página Actividad de todos los usuarios y se incluirán en un documento CSV,
que se almacena con los archivos del registro del sistema.
Para archivar los archivos de actividad de los usuarios:
1. Seleccione Administración | Usuarios | Actividad de los usuarios.
2. Haga clic en el botón Archivo para archivar. Aparecerá la página Archivo.
3. Seleccione la antigüedad con la que se archivarán los registros en la lista desplegable Registros
anteriores a. Puede seleccionar 1 mes, 3 meses, 6 meses ó 12 meses. Se mostrará una
notificación indicándole la cantidad de registros que se archivarán.
4. Haga clic en el botón Archivo para archivar. Volverá a la página Actividad de todos los usuarios.
Aparecerá un mensaje indicando la cantidad de registros que se han archivado y el nombre del
archivo en que se han archivado.
Ejecutar informes de actividad de usuario
Es posible ejecutar un conjunto de informes estándar del área Actividad del usuario desde el área
Informes del Menú principal. También puede crear nuevos informes que utilicen la vista Actividad
del usuario.
La categoría Informes de administración sólo estará disponible para los administradores del
sistema. Esto puede cambiarse para, por ejemplo, permitir el acceso al gestor de información
modificando las propiedades de esta categoría de informes en Personalización avanzada.
Para ejecutar un informe de Actividad del usuario:
1. Seleccione Menú principal | Informes | Informes de administración. Aparecerá una lista de los
informes de administración existentes.
2. Haga clic en el vínculo del informe que desea ejecutar.
3. Defina las opciones de visualización del informe y los criterios de búsqueda.
4. Haga clic en el botón Ejecutar. Los resultados del informe aparecerán en una nueva ventana del
navegador.
Comprobar los usuarios actuales e inactivos
Las pestañas Usuarios actuales y Usuarios inactivos resultan útiles cuando intente asegurarse de
que todos los usuarios han cerrado sesión en el sistema, por ejemplo para reequilibrar la estructura
de zonas. Consulte Reequilibrar zonas (página 4-12) si desea más información. En estos casos,
todos los usuarios menos el administrador deben aparecer en la pestaña Usuarios inactivos, y sólo
el administrador debe constar en la pestaña Usuarios actuales.
Guía del administrador del sistema 6-3
Capítulo 7: Importar usuarios
En este capítulo se explican los siguientes conceptos:
l
Comprender la utilidad de Importar usuarios.
l
Completar la importación de usuarios, paso 1 de 4.
l
Completar la importación de usuarios, paso 2 de 4.
l
Completar la importación de usuarios, paso 3 de 4.
l
Completar la importación de usuarios, paso 4 de 4.
l
Reimportar usuarios.
Acerca de Importar usuarios
Importar usuarios permite agregar usuarios almacenados en Microsoft Active Directory (AD) a
Sage CRM en un proceso por lotes. También puede repetir o volver a importar usuarios para
actualizar los detalles que se han modificado en Microsoft Active Directory. El asistente para
importar usuarios le guiará por los siguientes pasos:
l
Paso 1: Selección del origen de datos de la importación.
l
Paso 2: Filtrado y selección de usuarios del origen de datos seleccionados en el paso 1.
l
Paso 3: Definición de la configuración de los usuarios para la importación.
l
Paso 4: Revisión del registro de importación.
La tabla siguiente muestra la asignación de atributos de AD a los campos de Sage CRM.
Atributo de
AD
Campo
de Sage
CRM
Necesari
o para la
importac
ión
sAMAccount
Name
user_
logon
Sí
SN
user_
lastname
Sí
givenName
user_
firstname
No
mail
user_
emailaddr
ess
No
userPrincipal
Name
Notas
Si el atributo de origen está vacío, se
cumplimenta con userPrincipalName.
Si el atributo de origen está vacío, se
cumplimenta con userPrincipalName.
Este atributo admite los casos en los
que los campos de origen necesarios
para la importación están vacíos.
Guía del administrador del sistema 7-1
Capítulo 7
Cuando se repite una importación y se selecciona la opción para sobrescribir los datos del usuario
existente de Sage CRM, sólo se sobrescribirán los datos en los campos asignados.
Importar usuarios se puede utilizar por los administradores del sistema o por gestores de
información con derechos de usuario de administración de la información.
Nota: Si un gestor de información con derechos de usuario de administración de la información
tiene acceso de sólo lectura a cualquiera de los campos asignados, la importación no lo tiene en
cuenta y los datos se añadirán ni se sobrescribirán.
Importar usuarios, paso 1 de 4
Para importar usuarios:
1. Seleccione Administración | Usuarios | Importar usuarios.
2. Introduzca los detalles en el panel Parámetros de Active Directory. Los campos se explican en la
siguiente tabla.
Panel Parámetros de Active Directory
3. Haga clic en Conectar. Una vez se haya conectado al servidor LDAP (Lightweight Directory
Access Protocol), se cumplimentará la Lista de Active Directory.
4. Seleccione el nodo de la Lista de Active Directory que contiene usuarios. Puede utilizar el botón
Ampliar nodo seleccionado para ver el contenido del nodo y desplácese hasta seleccionar un
usuario o un grupo de organización de usuarios.
5. Seleccione Continuar.
Aparecerá la página Importar usuarios, paso 2 de 4.
La tabla siguiente describe los campos del panel Parámetros de Active Directory.
Campo
Descripción
Nombre del servidor LDAP
Nombre del servidor o dirección IP del servidor
donde Active Directory está configurado.
Puerto del servidor LDAP
Número de puerto. Si el campo se deja en blanco,
389 es el puerto utilizado por defecto.
Active Directory User ID
Es una ID de inicio de sesión con acceso para
navegar por el árbol de directorios de Active
Directory. Por ejemplo, [email protected] o
testdomain\testid. El inicio de sesión es el atributo
UserPrincipalName tomado de las propiedades del
usuario de Active Directory.
Contraseña de usuario de
Active Directory
Contraseña de la ID de inicio de sesión en el campo
Active Directory User ID.
7-2 Sage CRM
Capítulo 7: Importar usuarios
Importar usuarios, paso 2 de 4
Para completar la importación de usuarios, paso 2 de 4:
1. Seleccione los usuarios que se importarán filtrando o modificando las selecciones de la lista de
usuarios.
2. Seleccione Continuar.
Aparecerá la página Importar usuarios, paso 3 de 4.
La tabla siguiente describe los campos y opciones de la página Importar usuarios, paso 2 de 4.
Campo u opción
Descripción
Apellidos
"Contiene" la búsqueda de los apellidos del usuario.
Correo electrónico
"Contiene" la búsqueda de la dirección de correo
electrónico.
Eliminar usuarios de CRM
existentes de la lista
Opción seleccionada por defecto. Elimine la
selección si desea visualizar y seleccionar usuarios
ya presentes en Sage CRM.
Lista de usuarios
Lista de usuarios del origen de datos seleccionados
en el paso 1. Esta lista se puede modificar utilizando
los campos Filtro, los botones
Seleccionar/Deseleccionar y seleccione las casillas
de verificación junto a los usuarios individuales.
Nota: Los botones Seleccionar/Deseleccionar se
aplican al filtro actual. Tenga en cuenta también que
el filtrado en el paso 2 se aplica al origen de datos
seleccionado en el paso 1 (se trata de no volver a
consultar Active Directory cada vez).
Licencia
Muestra el número de licencias disponibles y el
número de usuarios seleccionados. En una
instalación de usuarios nombrados, aparece un
mensaje de error si se supera el número de
licencias. "Licencias disponibles" hace referencia al
número de licencias menos el número de usuarios
activos actualmente (sin incluir los recursos. Si se
utilizan licencias simultáneas, este panel le permite
importar usuarios nombrados o licencias
simultáneas. Mostrará el resto de licencias
disponibles (licencias totales menos usuarios
nombrados).
Nota: El número total de usuarios seleccionados
actualmente para importar incluye el número de
usuarios de Sage CRM existentes en el sistema que
Guía del administrador del sistema 7-3
Capítulo 7
Campo u opción
Descripción
ya estén en Active Directory. Para definir este
número a cero:
l
Cancele la selección de la casilla de verificación
Eliminar usuarios de CRM existentes de la lista
l
Haga clic en Buscar (para que todos los usuarios
se muestren en la lista).
l
Haga clic en el botón Anular selección de todo.
Importar usuarios, paso 3 de 4
Para completar la importación de usuarios, paso 3 de 4:
1. Introduzca los detalles en el panel Importar parámetros. Los campos se explican en la siguiente
tabla.
2. Seleccione Continuar.
Aparecerá la página Importar usuarios, paso 4 de 4.
La tabla siguiente describe los campos y opciones de la página Importar usuarios, paso 3 de 4.
Campo
Descripción
Generar
contraseña
aleatoria
Las contraseñas aleatorias se generan si cumplen las normas
definidas en Administración | Usuarios | Seguridad | Políticas de
seguridad de contraseñas. Consulte Modificar políticas de
seguridad de contraseñas (página 4-17) para obtener más
información.
Este ajuste no está disponible si el inicio de sesión automático en
IIS está activado (en Administración | Usuarios | Configuración de
usuarios).
Incluir
contraseña
generada en
mensaje de
correo
electrónico de
bienvenida
La contraseña se incluirá en el correo electrónico de bienvenida.
Si no se selecciona, el administrador del sistema deberá notificar
su contraseña a los usuarios de forma separada. Si se ha
seleccionado la opción Generar contraseña aleatoria pero no se ha
seleccionado la opción de correo electrónico de bienvenida, el
administrador del sistema deberá restablecer la contraseña de
Sage CRM y notificar a los usuarios de forma separada.
Este ajuste no está disponible si el inicio de sesión automático en
IIS está activado (en Administración | Usuarios | Configuración de
usuarios).
Utilizar la
misma
Define la misma contraseña para todos los usuarios en la
importación.
7-4 Sage CRM
Capítulo 7: Importar usuarios
Campo
Descripción
contraseña
para todos los
usuarios
Contraseña
Introduce una contraseña común para todos los usuarios en la
importación. La contraseña debe cumplir las normas definidas en
Administración | Usuarios | Seguridad | Políticas de seguridad de
contraseñas.
Sobrescribir
detalles de
usuario
existentes
Se sobrescribirán los datos de los campos asignados. Consulte
Acerca de Importar usuarios (página 7-1) para obtener una lista de
los campos asignados. El resto de propiedades CRM, incluyendo
la contraseña, no se modificarán.
Seleccionar
plantilla de
usuario
Seleccione una plantilla de usuario. Las nuevas plantillas se
encuentran en Administración | Usuarios | Plantillas de usuarios.
Consulte Plantillas de usuarios (página 9-1) para obtener más
información.
Recurso
Es de sólo lectura. Todos los usuarios se importarán con el campo
Recurso definido a Falso.
Enviar un
correo
electrónico de
bienvenida a
los nuevos
usuarios
Seleccione enviar un mensaje de bienvenida a los usuarios. Debe
existir disponible un servidor de correo y estar configurado en
Administración | Correo electrónico y documentos | Configuración
de correo electrónico. Consulte Configurar correo
electrónico/SMS (página 33-3) para obtener más información.
Nota: Si utiliza un servicio de gestión de correo electrónico, el
correo electrónico de bienvenida no se archivará en el servicio de
archivado del gestor de correo electrónico.
Seleccionar
plantilla de
correo
electrónico
Se proporciona una plantilla estándar para el correo electrónico de
bienvenida. Incluye "tokens" para la ID de inicio de sesión de
usuario de Sage CRM, contraseña y un vínculo de acceso al
sistema. Los tokens tienen un formato especial de forma que no
se pueden utilizar en otra parte del sistema (por ejemplo, plantillas
de documentos). Los tokens son:
%CRMUserName%: el nombre de visualización del usuario del
paso 2 del asistente, por ejemplo, Maye, Susan.
%CRMLogin%: la ID de inicio de sesión del nombre de usuario
de Sage CRM, por ejemplo, mayes.
%CRMPassword%: la contraseña de Sage CRM. Muestra
"Contraseña no disponible" si se ha cancelado la opción Incluir
contraseña generada en mensaje de correo electrónico de
bienvenida en el paso 3 o si ha seleccionado Utilizar la misma
Guía del administrador del sistema 7-5
Capítulo 7
Campo
Descripción
contraseña para todos los usuarios.
%CRMLink%: la URL de acceso a Sage CRM.
La plantilla se puede modificar en Administración | Correo
electrónico y documentos | Plantillas de correo electrónico.
Consulte Configurar correo electrónicoPlantillas (página 34-4)
para obtener más información.
Importar usuarios, paso 4 de 4
Para completar la importación de usuarios, paso 4 de 4:
1. Seleccione Ver archivo de registro para abrir o guardar el registro. También se puede acceder al
archivo de registro desde Administración | Sistema | Registros del Sistema y desde ..\Program
Files\Sage\CRM\[nombre de instalación]\Logs.
2. Seleccione Continuar para volver a la página de inicio Administración | Usuarios.
Reimportar usuarios
Para reimportar usuarios modifique los siguientes detalles en Active Directory:
1. Asegúrese de que la casilla de verificación Eliminar usuarios de CRM existentes de la lista del
paso 2 de 4 no está seleccionada.
2. Seleccione la casilla de verificación Sobrescribir detalles de usuario existentes del paso 3 de 4
y complete la importación.
Los usuarios se reimportarán. Sólo se sobrescriben los datos de los campos asignados.
Consulte Acerca de Importar usuarios (página 7-1) para obtener una lista de los campos
asignados. El resto de propiedades CRM, incluyendo la contraseña, no se modificarán.
7-6 Sage CRM
Capítulo 8: Parámetros de configuración de usuarios
En este capítulo se explican los siguientes conceptos:
l
Comprender los campos de configuración de usuarios.
Ajustes de usuario
Los ajustes de configuración del usuario son aplicables a todos los usuarios de Sage CRM, en
oposición a los usuarios individuales.
Para cambiar los ajustes de configuración del usuario:
1. Seleccione Administración | Usuarios | Configuración de usuario. Aparecerá la página de
configuración Usuario.
Página Parámetros de usuario
2. Haga clic en el botón Cambiar y realice los cambios que sean necesarios.
3. Haga clic en el botón Guardar.
La siguiente tabla describe los parámetros de configuración de usuarios, que se aplican a todos los
usuarios del sistema. Puede acceder a los ajustes seleccionado Administración | Usuarios |
Configuración de usuario.
Campo
Descripción
Días hasta que caduque la
contraseña
Se utiliza para calcular el tiempo que tiene un
usuario hasta que su contraseña caduque. El valor
predeterminado es 50 días.
Permitir preferencias de
usuario
Permite acceder a la pestaña Mi CRM |
Preferencias. Si desea más información sobre las
Guía del administrador del sistema 8-1
Capítulo 8
Campo
Descripción
preferencias, consulte la Guía de usuario.
Umbral de Bloqueo de
Cuenta
Defina el número de veces que el usuario puede
introducir su contraseña antes de que el sistema lo
bloquee. Por ejemplo, si está definida como 3, si un
usuario introduce su contraseña correctamente tres
veces, el sistema lo bloqueará. Aparecerá el
mensaje ''Error: Se ha bloqueado el usuario''. El
usuario deberá esperar hasta que termine la
duración del bloqueo antes de volver a intentarlo, o
solicitar a un administrador que acceda al registro
del usuario y lo desbloquee.
Duración Bloqueo de
Cuenta (min.)
Está definida a una cantidad de minutos que el
usuario tendrá que esperar antes de intentar volver a
iniciar sesión después del bloqueo. Por ejemplo, si
está definida como 5, el usuario puede intentar
volver a iniciar sesión a los 5 minutos de que el
sistema lo bloquee.
Límite de tiempo de
inactividad del Usuario
(minutos)
Está definida a una cantidad de minutos que llevará
al usuario a la página de inicio, si ha permanecido
inactivo durante ese periodo. Por ejemplo, si está
definida a 10 y el usuario permanece inactivo
durante más de 10 minutos, se les llevará a la
pantalla de inicio de sesión la próxima vez que
intenten hacer algo. Nota: De manera
predeterminada el ajuste de inactividad del usuario
de IIS es de 20 minutos, aunque es posible
cambiarlo. Si el ajuste de CRM es superior al de IIS,
el ajuste de IIS prevalecerá. Si el ajuste de CRM es
inferior al de IIS, prevalecerá el ajuste de CRM.
Usar IIS Auto login
Definida como Sí, Sage CRM utiliza Windows NT
Authentication en IIS para validar al usuario.
Nota: Debe conocer cómo Internet Explorer e IIS
gestionan la autenticación en Windows para activar
esta opción. Una configuración incorrecta,
especialmente en los ajustes a nivel de archivo
NTFS, puede provocar errores que impidan el
acceso. Una vez se haya autenticado al usuario con
IIS con su contraseña, se buscará el usuario en la
tabla de usuarios de Sage CRM. La contraseña del
usuario en Sage CRM se ignora, ya que el usuario
ya se ha autenticado con Windows utilizando su
8-2 Sage CRM
Capítulo 8: Parámetros de configuración de usuarios
Campo
Descripción
contraseña de Windows. Si el usuario autenticado
no se encuentra en la tabla de usuarios de Sage
CRM, aparecerá un mensaje de error en el
navegador. De esta forma, el navegador le solicitará
al usuario su contraseña y nombre de usuario. Por
defecto, Internet Explorer validará automáticamente
al usuario si el servidor Sage CRM está en el
dominio de seguridad de la intranet, pero le solicitará
al usuario sus credenciales si el servidor Sage CRM
está en el dominio de seguridad de Internet. Incluso
si el servidor Sage CRM no utiliza una conexión
segura (mediante HTTPS), la autenticación es
segura. La autenticación la realiza Windows y no
Sage CRM.
Dominio predeterminado
para inicio de sesión IIS
Se trata de un ajuste de seguridad que evita el
acceso sin autorización. Introduzca el nombre de
dominio de NetBIOS.
Si deja este campo en blanco, los usuarios de Sage
CRM se identifican con usuarios de Windows que
utilizan su cuenta de dominio\nombre de usuario
completa. Por ejemplo, si tiene al usuario Susan
Maye con la cuenta de usuario de NTmayes en el
dominio sage, el ID de inicio de sesión de Sage
CRM debería ser sage\mayes. Si sólo tiene un
nombre de dominio, puede cumplimentar este
campo con el nombre de dominio. En el ejemplo, si
sage es su único nombre de dominio, debe introducir
sage en este campo y el ID de inicio de sesión de
Sage CRM de Susan Maye sería simplemente
mayes.
Versión de plugin
Indique la ruta y el nombre del archivo plugin de
Sage CRM actual en este campo. El plugin de Sage
CRM actual reside en el servidor de Sage CRM y se
descarga si el valor del lado del cliente no coincide
con el valor especificado en este campo.
Versión de plugin de
Outlook
El campo sólo se aplica a la integración clásica de
Outlook y no está disponible cuando la integración
de Exchange Server está activada. Consulte Activar
la integración de Exchange Server (página 36-4)
para obtener más información.
Versión del plugin de Outlook. Debe actualizar
manualmente esta opción si recibe una ruta al plugin
Guía del administrador del sistema 8-3
Capítulo 8
Campo
Descripción
de Outlook.
Utilizar plugin de Outlook
El campo sólo se aplica a la integración clásica de
Outlook y no está disponible cuando la integración
de Exchange Server está activada. Consulte Activar
la integración de Exchange Server (página 36-4)
para obtener más información.
Definida como No, el botón Instalar integración de
Sage CRM con Outlook no está disponible en Mi
CRM | Preferencias. Si establece esta opción como
No y los usuarios ya han descargado el plugin de
Outlook, cuando intenten sincronizar aparecerá un
mensaje que les indica que el plugin no está
disponible. El campo no está disponible cuando la
integración de Exchange Server está activada.
Consulte Activar la integración de Exchange Server
(página 36-4) para obtener más información.
Sincronización en una
dirección
El campo sólo se aplica a la integración clásica de
Outlook y no está disponible cuando la integración
de Exchange Server está activada. Consulte Activar
la integración de Exchange Server (página 36-4)
para obtener más información.
El sistema se puede configurar para que la
sincronización se realice únicamente desde Sage
CRM a Outlook o viceversa. La sincronización
bidireccional de este ajuste es No. Significa que la
sincronización se realizará de dos formas: de Sage
CRM a Outlook y de Outlook a Sage CRM.
Nota: Cuando este ajuste se cambia en Sage CRM,
los usuarios deben reiniciar sus sesiones de Sage
CRM desde Outlook y, a continuación, sincronizar,
para que este cambio surta efecto.
Sincroniza las supresiones
en Outlook
El campo sólo se aplica a la integración clásica de
Outlook y no está disponible cuando la integración
de Exchange Server está activada. Consulte Activar
la integración de Exchange Server (página 36-4)
para obtener más información.
Si está definida como No, las citas, tareas o
contactos eliminados en Outlook no se eliminarán
en Sage CRM cuando se sincronicen los dos
sistemas.
Si está definida como Sí, las tareas o contactos
eliminados de Outlook se eliminarán de Sage CRM,
8-4 Sage CRM
Capítulo 8: Parámetros de configuración de usuarios
Campo
Descripción
si el usuario dispone de los derechos adecuados
para eliminarlos.
El usuario puede controlar la apariencia de un
mensaje de notificación, mostrando el número de
eliminaciones, desde Outlook en Herramientas |
CRM | Opciones. Si desea más información,
consulte la Guía de ayuda del .
Gestionar las
actualizaciones de Sage
CRM y Outlook
El campo sólo se aplica a la integración clásica de
Outlook y no está disponible cuando la integración
de Exchange Server está activada. Consulte Activar
la integración de Exchange Server (página 36-4)
para obtener más información.
Esta opción puede utilizarse cuando Sincronización
en una dirección está configurada como No para
ayudar a gestionar los conflictos que puedan surgir
si dos personas cambian la misma información en
cualquier sistema desde la última sincronización.
Los conflictos pueden visualizarse a través de Ver
Registro de Errores en Outlook. Los ajustes son:
Prevalecen las actualizaciones de Outlook. Los
cambios realizados en Outlook aparecerán en
Outlook y Sage CRM. Ésta es la opción
recomendada para las organizaciones que utilizan
Outlook como su principal herramienta de
planificación de citas.
Prevalecen las actualizaciones del organizador.
Esto sólo se aplica a Citas. El organizador es la
persona que ha creado la reunión en Outlook. Si
cualquier usuario actualiza el mismo registro en los
dos sistemas y el organizador realiza una
sincronización, el sistema se comportará siguiendo
la configuración de Prevalecen las actualizaciones
de Outlook. Si cualquier usuario actualiza el mismo
registro en los dos sistemas y un "asistente" realiza
una sincronización, el sistema se comportará
siguiendo la configuración de Prevalecen las
actualizaciones de Sage CRM.
Esta opción es la adecuada para organizaciones que
basen principalmente sus relaciones con los
clientes en CRM, sin embargo también tienen un
gran número de usuarios que trabajan con Outlook
para organizar y actualizar reuniones. Esta opción
garantiza que los cambios de los organizadores de
Guía del administrador del sistema 8-5
Capítulo 8
Campo
Descripción
Outlook se aceptarán en Sage CRM.
Prevalecen las actualizaciones de Sage CRM.
Los cambios realizados en Sage CRM aparecerán
en Outlook y Sage CRM. Ésta es la opción
recomendada para las organizaciones que utilizan
Sage CRM como su principal herramienta de
planificación de citas.
Sincronizar Contactos de
Outlook
El campo sólo se aplica a la integración clásica de
Outlook y no está disponible cuando la integración
de Exchange Server está activada. Consulte Activar
la integración de Exchange Server (página 36-4)
para obtener más información.
Activa o desactiva la sincronización de los
contactos entre Outlook y Sage CRM.
Sincronizar Citas de
Outlook
El campo sólo se aplica a la integración clásica de
Outlook y no está disponible cuando la integración
de Exchange Server está activada. Consulte Activar
la integración de Exchange Server (página 36-4)
para obtener más información.
Activa o desactiva la sincronización de las citas
entre Outlook y Sage CRM.
Sincronizar Tareas de
Outlook
El campo sólo se aplica a la integración clásica de
Outlook y no está disponible cuando la integración
de Exchange Server está activada. Consulte Activar
la integración de Exchange Server (página 36-4)
para obtener más información.
Activa o desactiva la sincronización de las tareas
entre Outlook y Sage CRM.
Auto-sincronización (en
minutos)
El campo sólo se aplica a la integración clásica de
Outlook y no está disponible cuando la integración
de Exchange Server está activada. Consulte Activar
la integración de Exchange Server (página 36-4)
para obtener más información.
Especificar el intervalo de frecuencia con el que
desea que tenga lugar la sincronización automática.
Auto-Desconexión
Si está definida como "Sí", todos los usuarios se
desconectarán automáticamente cuando cierren el
navegador o naveguen desde otra ubicación.
Formato de fecha
predeterminado del usuario
Especifica el formato de fecha predeterminado para
todos los usuarios. Por ejemplo, mm/dd/aaaa o
8-6 Sage CRM
Capítulo 8: Parámetros de configuración de usuarios
Campo
Descripción
Mes/Día/Año. Los usuarios pueden modificar el
formato de fecha predeterminado en sus
preferencias de usuario.
Usar archivar
El valor predeterminado es No. Seleccione Sí si
desea utilizar el archivado automático de correo
electrónico mediante una Dirección de archivado del
servidor de administración de correo electrónico.
Si desea más información sobre la Dirección de
archivado del servidor de administración de correo
electrónico, Gestión de correo electrónico (página
35-1).
Si desea más información sobre el archivo de
correos electrónicos de Outlook, consulte la Guía de
usuario.
Activar la seguridad para
los grupos
Definida como Sí, los perfiles de seguridad de
usuario de Sage CRM (perfiles de seguridad,
derechos de administración y políticas de seguridad)
se aplicarán a los grupos.
Guía del administrador del sistema 8-7
Capítulo 9: Plantillas de usuarios
En este capítulo se explican los siguientes conceptos:
l
Modificar la plantilla predeterminada de usuario.
l
Crear una plantilla de usuario nueva.
l
Configurar un nuevo usuario basándose en una plantilla.
l
Modificar los detalles de la plantilla.
l
Modificar las preferencias de usuario de la plantilla.
l
Modificar los derechos del perfil de seguridad asociados con una plantilla de usuario.
l
Eliminar una plantilla de usuario.
Modificar la plantilla predeterminada del usuario
Todas las instalaciones nuevas de Sage CRM contienen una plantilla de usuario predeterminada.
La plantilla predeterminada del usuario es el lugar donde puede definir los ajustes básicos para
todos los usuarios nuevos. Esto le permite definir un conjunto de características comunes (el
idioma predeterminado que se usará, los derechos de acceso comunes de todos los usuarios y los
ajustes de preferencia del usuario) que se aplicarán a los usuarios nuevos.
Una vez que se haya definido la plantilla de usuario, puede crear o definir otras plantillas de usuario
utilizando la plantilla predeterminada como base. Tenga en cuenta que el número de plantillas de
usuario que cree no está limitado por el número de licencias de usuario.
Para modificar la plantilla predeterminada del usuario:
1. Seleccione Administración | Usuarios | Plantillas de usuarios. Aparecerá la página de
búsqueda.
2. Escriba el Nombre de la plantilla, en este caso, Plantilla de usuario predeterminada.
3. Haga clic en el botón Buscar.
4. Haga clic en el vínculo de la plantilla de usuario predeterminada. Se muestran tres pestañas:
Detalles de plantilla, Preferencias del usuario y Perfil de seguridad.
5. Revise y modifique la información de la plantilla en cada una de las pestañas. Nota: No puede
eliminar la plantilla predeterminada del usuario.
Definir plantilla de usuario, paso 3 de 3
Para configurar una nueva plantilla de usuario:
1. Seleccione Plantillas de usuarios en la página principal de Usuarios. Aparecerá la página de
búsqueda.
2. Haga clic en el botón Nuevo. Aparecerá la página Definición de una plantilla de usuario, paso 1
de 3.
Guía del administrador del sistema 9-1
Capítulo 9
Panel Plantilla
3. Introduzca los detalles de la plantilla en el panel Plantilla. La tabla que aparece al final de esta
sección describe los campos.
4. Haga clic en el botón de acción Continuar. Aparecerá la página Definición de una plantilla de
usuario, paso 2 de 3.
La siguiente tabla describe los campos estándar en el panel Plantilla.
Campo
Descripción
Nombre de la plantilla
Nombre de la plantilla que va a crear, por ejemplo,
Usuario de ventas.
Basado en plantilla
Si desea basar la nueva plantilla en una plantilla
existente, seleccione el nombre de la plantilla en
esta lista desplegable.
Equipo primario
El equipo predeterminado que se muestra cuando el
usuario hace clic en el botón CRM del equipo.
Zona base
Zona de seguridad del usuario. Por ejemplo, EE.UU.
Definir plantilla de usuario, paso 2 de 3
Para completar el paso 2 de la configuración de plantilla del usuario:
1. Introduzca los detalles del usuario en los paneles Otros detalles y Seguridad.
2. Haga clic en el botón de acción Continuar.
l El botón Anterior le devolverá a la página Definición de una plantilla de usuario, paso 1 de
3.
Aparecerá la página Definición de una plantilla de usuario, paso 3 de 3.
La tabla siguiente explica los campos del panel Otros Detalles.
Campo
Descripción
Idioma
Idioma preferido. Aunque los usuarios visualizan los
mismos datos subyacentes en la base de datos, los
botones, los nombres de campos y las etiquetas de
toda la aplicación se mostrarán en el idioma que
hayan seleccionado.
Notificación SMS al
Usuario
Si se utilizan funciones SMS, al definir esta opción
como Verdadero se permite el envío de un mensaje
de notificación SMS al teléfono móvil del usuario
9-2 Sage CRM
Capítulo 9: Plantillas de usuarios
Campo
Descripción
cuando se creen comunicaciones para él. Tenga en
cuenta que el campo Dirección de correo electrónico
debe estar correctamente cumplimentado para que
funcione.
Visualizar Equipo/s
Las colas de equipo que el usuario puede visualizar
con el botón CRM del equipo.
Previsiones - Informes a
Informe directo o de responsable de ventas, que
debe tener acceso a la previsión del usuario
seleccionado. Consulte el capítulo Previsión de
ventas de la Guía de usuario si desea más
información.
Previsión - Divisa
Divisa en la que se ha calculado la previsión.
Aunque el usuario introduzca un valor de previsión
en la oportunidad en una divisa distinta, se
convertirá en la Divisa de la previsión definida aquí
en el campo Previsión. Consulte el capítulo
Previsión de ventas de la Guía de usuario si desea
más información.
Los campos del panel Seguridad se describen en la configuración de un nuevo usuario. En este
caso, sólo se aplican a la plantilla, no al usuario. Consulte Campos del panel Seguridad (página 310).
Definir plantilla de usuario, paso 3 de 3
Para completar el paso 3 de la configuración de plantilla del usuario:
1. Introduzca los detalles de preferencias del usuario en la página Definir plantilla de usuario, paso
3 de 3.
Los campos serán los mismos que en la configuración de un nuevo usuario. En este caso,
sólo se aplican a la plantilla, no al usuario. Consulte Campos de Preferencias del usuario
(página 3-14).
2. Haga clic en el botón Guardar.
l El botón Reestablecer valores predeterminados restablece las preferencias de usuario a
las preferencias definidas en la plantilla de usuario predeterminada.
l
El botón Anterior le devolverá a la página Definición de una plantilla de usuario, paso 2 de
3.
3. Aparecerá la página de búsqueda.
Guía del administrador del sistema 9-3
Capítulo 9
Configurar un nuevo usuario basándose en una plantilla
Si ya ha configurado plantillas de usuario, es fácil crear nuevos usuarios basándose en las plantillas
predefinidas.
Para crear un nuevo usuario basándose en una plantilla:
1. Seleccione Nuevo usuario en la página principal de Usuarios. Aparecerá la página Usuario.
2. Cumplimente los campos en la página. Consulte Campos del panel Usuario (página 3-3) para
obtener más información sobre los campos.
3. Seleccione la plantilla que ha creado en la lista desplegable Plantilla de usuario. Cuando lo haga,
los campos Administración, Equipo primario y Zona base se cumplimentan automáticamente
según los ajustes que especificó en la plantilla.
4. Haga clic en el botón Continuar.
l El botón Guardar le traslada a la página de búsqueda de usuarios. Si lo hace, se omitirán
los pasos 2 y 3 de la configuración de usuarios.
Nota: Si está seguro de que todos los ajustes predeterminados de la plantilla de usuario
seleccionada se aplican a este usuario, no habrá necesidad de realizar los pasos 2 y 3 de
la Definición de un nuevo usuario.
l
El botón Guardar y Nuevo guarda el nuevo usuario y muestra de nuevo el panel Usuario
para que pueda crear el nuevo usuario siguiente.
l
Si hace clic en Anterior volverá a la página Definición de un nuevo usuario, paso 1 de 3.
l
Aparecerá la página Definición de un nuevo usuario, paso 2 de 3. Todos los ajustes de
esta página son predeterminados de la plantilla de usuario que seleccionó en el paso
anterior.
5. Revise los ajustes predeterminados y adáptelos para este usuario específico. También puede
añadir detalles específicos de usuario, como cargo, departamento y número de teléfono, fax y
busca personas. Consulte Campos del panel Otros detalles (página 3-9) y Campos del panel
Seguridad (página 3-10) para obtener una explicación sobre los campos.
6. Haga clic en el botón Continuar. Aparecerá la página Definición de un nuevo usuario, paso 3 de
3. Todos los ajustes de esta página son predeterminados de la plantilla de usuario que seleccionó
en el paso 1 de Definición de un nuevo usuario.
7. Revise los ajustes predeterminados y adáptelos para este usuario específico. Consulte Campos
de Preferencias del usuario (página 3-14) para obtener más información sobre los campos.
8. Haga clic en el botón Guardar.
l El botón Guardar y Nuevo guarda el nuevo usuario y muestra de nuevo el panel Usuario
para que pueda añadir el nuevo usuario siguiente. Esto resulta útil si necesita crear varios
usuarios nuevos secuencialmente y no es necesario revisar las preferencias del usuario en
el paso 3.
l
El botón Reestablecer valores predeterminados restablece las preferencias de usuario a
las preferencias definidas en la plantilla de usuario predeterminada.
l
Si hace clic en Anterior volverá a la página Definición de un nuevo usuario, paso 2 de 3.
Aparecerá la página Detalles del usuario del nuevo usuario.
Modificar los detalles de plantilla
Para modificar la información de la pestaña Detalles de plantilla:
9-4 Sage CRM
Capítulo 9: Plantillas de usuarios
1. Seleccione Administración | Usuarios | Plantillas de usuarios. Aparecerá la página de
búsqueda.
2. Introduzca el nombre de la plantilla.
3. Haga clic en el botón Buscar.
4. Haga clic en el vínculo de la plantilla a la que desee aplicar cambios y haga clic en el botón
Modificar.
5. Realice los cambios oportunos en la página Detalles de plantilla.
6. Haga clic en el botón Guardar. La página Detalles de plantilla se muestra con la información
actualizada.
Cambiar las preferencias de usuario de la plantilla
Para modificar los valores predeterminados de Preferencias del usuario de una plantilla de usuario
existente:
1. Seleccione Administración | Usuarios | Plantillas de usuarios. Aparecerá la página de
búsqueda.
2. Introduzca el nombre de la plantilla.
3. Haga clic en el botón Buscar.
4. Haga clic en el vínculo de la plantilla a la que desee aplicar cambios y seleccione la pestaña
Preferencias del usuario.
5. Realice los cambios oportunos en Preferencias del usuario.
6. Haga clic en el botón Guardar. La página Preferencias de usuario de plantilla se muestra con la
información actualizada.
Modificar los derechos del perfil de seguridad asociados con una
plantilla de usuario
Puede visualizar el perfil de seguridad asignado a una plantilla y desplazarse a él desde la pestaña
Perfil de seguridad.
Consulte Introducción a la gestión de la seguridad (página 4-1) para obtener más información sobre
Perfiles de seguridad y zonas.
Nota: Si todo lo que desea hacer es cambiar el perfil asociado a una plantilla de Director comercial
a responsable de marketing, por ejemplo, puede hacerlo en el campo desplegable Nombre del perfil
de la pestaña Detalles de plantilla. Consulte la sección Modificar los detalles de plantilla (página 94) para obtener más información.
Para modificar los derechos del perfil de seguridad asociados con una plantilla de usuario:
1. Seleccione Administración | Usuarios | Plantillas de usuarios. Aparecerá la página de
búsqueda.
2. Introduzca el nombre de la plantilla.
3. Haga clic en el botón Buscar.
4. Haga clic en el vínculo de hipertexto de la plantilla a la que desee aplicar cambios y seleccione la
pestaña Perfil de seguridad.
Guía del administrador del sistema 9-5
Capítulo 9
5. Haga clic en el vínculo de hipertexto del perfil a la que está asociada la plantilla. Aparecerá la
página Perfiles de seguridad correspondiente al perfil seleccionado.
6. Realice los cambios en las autorizaciones de perfil. Consulte Añadir un perfil de seguridad nuevo
(página 4-2) para obtener más información sobre Perfiles de seguridad y zonas.
7. Haga clic en el botón Guardar. Se mostrará la página Perfiles de seguridad.
Eliminar una plantilla de usuario
Para eliminar una plantilla del usuario:
1. Seleccione Administración | Usuarios | Plantillas de usuarios. Aparecerá la página de
búsqueda.
2. Introduzca el nombre de la plantilla.
3. Haga clic en el botón Buscar.
4. Haga clic en el vínculo de hipertexto de la plantilla que desea eliminar. Se mostrará la página de
Detalles de plantilla.
5. Pulse el botón Eliminar.
6. Pulse el botón Confirmar eliminación. Aparecerá la página de búsqueda. Nota: No puede
eliminar la plantilla predeterminada del usuario.
9-6 Sage CRM
Capítulo 10: Cuadros de mando estándar
En este capítulo se explican los siguientes conceptos:
l
Crear un cuadro de mando clásico estándar.
l
Crear un cuadro de mando clásico de empresa.
Crear un cuadro de mando clásico estándar
El administrador del sistema puede definir cuadros de mando estándar clásico, que estarán a
disposición del usuario en la pestaña Mi CRM | Cuadro de mando.
Para configurar un cuadro de mando estándar clásico:
1. Seleccione Administración | Usuarios | Cuadros de mando estándar. Aparecerá una lista de los
cuadros de mando existentes.
2. Haga clic en el botón Cuadro de mando estándar para crear un nuevo cuadro de mando
estándar. Aparecerá la página Detalles del cuadro de mando.
Página de contenido de cuadros de mando estándar
3. Introduzca el nombre del nuevo cuadro de mando y cumplimente los campos de la página de
detalles Cuadro de mando.
l Muestra contenidos desde: seleccione un cuadro de la lista de cuadros de mando
estándar existentes para basar en él el nuevo cuadro de mando.
l
Restringido al equipo: seleccione un equipo de la lista de equipos si desea que este
cuadro de mando sólo esté disponible para, por ejemplo, el equipo de ventas directas.
l
Establecer como equipo predeterminado: seleccione esta opción si desea que este
cuadro de mando sea el predeterminado para el equipo.
Guía del administrador del sistema 10-1
Capítulo 10
4. Utilice la lista desplegable Filtrado por para desplazarse a diferentes categorías del contenido de
un cuadro de mando.
5. Haga clic en el botón Añadir situado junto al contenido que quiera añadir.
l El contenido se añade a las listas Columna estrecha o Columna ancha en la parte derecha
de la página.
l
Utilice los botones de flecha hacia arriba y hacia abajo para cambiar el orden del
contenido del cuadro de mando.
l
Para quitar contenido del cuadro de mando, resalte el contenido en el listado de columna y
haga clic en el botón con el signo menos. Además, puede desplazarse a la lista filtrada de
la parte izquierda de la página, donde se almacena el contenido, y hacer clic en la flecha
Quitar.
l
El botón Limpiar borra todo el contenido del cuadro de mando.
Si desea más información sobre cómo configurar el contenido del cuadro de mando, consulte la
sección Cuadro de mando de la Guía de ayuda del .
6. Cuando haya terminado de añadir el contenido del cuadro de mando estándar, haga clic en el
botón Guardar. Aparecerá la lista de cuadros de mando, en la que se muestra el nuevo cuadro de
mando que ha creado.
Cuando un usuario inicia sesión y selecciona la pestaña Cuadro de mando por primera vez, y
selecciona la opción Cuadro de mando, aparece el cuadro de mando estándar.
El usuario puede decidir si desea establecer este cuadro de mando como el predeterminado para
que aparezca cada vez que haga clic en la pestaña Cuadro de mando, o bien definir otro cuadro
de mando y establecerlo como el predeterminado. Si existen varios cuadros de mando, pero no
se ha establecido ninguno de ellos como valor predeterminado, el sistema mostrará al usuario el
primero de la lista desplegable.
Personalizar el cuadro de mando clásico de empresa
La pestaña Cuadro de mando del contexto Empresa puede utilizarse para tener una visión general
de gestión del estado de la cuenta de cliente:
Si el administrador del sistema define un cuadro de mando clásico de empresa estándar, aparecerá
cuando el usuario haga clic por primera vez en la pestaña Cuadro de mando en el contexto de la
empresa. El usuario puede entonces personalizar el cuadro de mando de la empresa para que se
ajuste a sus necesidades.
Para configurar un cuadro de mando de empresa estándar:
1. Seleccione Administración | Usuarios | Cuadros de mando estándar. Aparecerá una lista de los
cuadros de mando existentes.
2. Haga clic en el botón Cuadro de mando de empresa para añadir un cuadro de mando de
empresa nuevo.
3. Haga clic en el botón Continuar. Aparecerá la página Contenido del cuadro de mando.
4. Utilice la lista desplegable Filtrado por para desplazarse a diferentes categorías del contenido de
un cuadro de mando.
5. Haga clic en el botón Añadir situado junto al contenido que quiera añadir.
6. Cuando haya terminado de añadir el contenido del cuadro de mando de empresa, haga clic en el
botón Guardar. Se mostrará la lista de cuadros de mando estándar.
10-2 Sage CRM
Capítulo 10: Cuadros de mando estándar
Si desea obtener más información sobre cómo utilizar el cuadro de mando clásico de empresa
desde la pestaña Cuadro de mando de empresa, consulte la Guía de ayuda del .
Guía del administrador del sistema 10-3
Capítulo 11: Traducciones
En este capítulo se explican los siguientes conceptos:
l
Trabajar con traducciones y etiquetas de coaching.
l
Saber cuál es el mejor método de traducción para el trabajo.
l
Cambiar el nombre de los campos.
l
Cambiar las traducciones de listas de selección.
l
Mantener varios idiomas en listas de selección.
l
Crear nuevos idiomas sobre la marcha.
l
Comprender los campos de la página Detalles de la traducción.
l
Admitir ayuda multilingüe.
l
Personalizar vínculos de ayuda contextual.
l
Añadir y modificar el coaching en pantalla.
l
Añadir y modificar la ayuda a nivel de campo.
Trabajar con traducciones y etiquetas de coaching
Las opciones de Administración | Personalización | página Traducciones le permiten:
l
Modificar traducciones de idiomas
l
Crear nuevos idiomas sobre la marcha
l
Crear traducciones integradas
l
Crear etiquetas de coaching personalizadas
Las traducciones permiten adaptar los nombres de los campos estándar y listas de selección para
aplicar la terminología de su empresa. También puede utilizar diferentes idiomas en el mismo
sistema.
El idioma en el que aparecen las pantallas se define en el perfil de cada usuario.
Para cambiar el idioma del usuario:
1. Haga clic en Administración | Usuarios | Usuarios. Aparecerá la página de búsqueda.
2. Escriba los apellidos del usuario.
3. Haga clic en el botón Buscar.
4. Haga clic en el vínculo del usuario cuyos datos desea cambiar. Se mostrará la página de Detalles
del usuario.
5. Haga clic en el botón Modificar.
6. Seleccione el idioma en el campo Idioma.
7. Haga clic en el botón Guardar. El usuario verá las traducciones del idioma seleccionado.
Guía del administrador del sistema 11-1
Capítulo 11
Modificar las traducciones de los idiomas
Existen tres métodos para mantener las traducciones. Compruebe detenidamente sus necesidades
y utilice el método que mejor se ajuste a sus necesidades:
l
Modo de traducción integrada.Este es el método más fácil si va a cambiar los campos en uno o
más idiomas.
l
Método de personalización de campos. Es el método más fácil si cambia las traducciones de las
listas de selección en un idioma.
l
Método de lista de traducciones.Este es el método más fácil si va a añadir traducciones de listas
de selección en varios idiomas.
Se utiliza la modificación de las etiquetas de coaching integrado para cambiar el texto en las
etiquetas de coaching. Consulte Añadir y modificar textopara coaching en pantalla (página 11-8)
para obtener más información.
Modo de traducción integrada
Para activar el modo de traducción integrada:
1. Haga clic en Administración | Personalización | Traducciones. Aparecerá la página de
búsqueda.
2. Active la casilla de verificación Modo de traducción integrada. Todos los nombres de campo que
se pueden traducir en este modo se muestran con un guión bajo y un asterisco después del
nombre.
Cambiar el nombre de un campo
Este ejemplo muestra cómo cambiar el nombre de la pantalla de búsqueda de empresas de Tipo a
Categoría.
Para cambiar la traducción del campo:
1. Active el Modo de traducción integrada.
2. Haga clic con el botón derecho del ratón en el botón Buscar y seleccione Empresa en la lista
emergente. Aparecerá la página de búsqueda de empresas.
3. Haga clic en el asterisco situado junto al campo de la etiqueta.
Aparecerá la página Traducción en una nueva ventana.
11-2 Sage CRM
Capítulo 11: Traducciones
Página Traducción
La etiqueta Contexto de la etiqueta sirve para ayudar a los traductores a poder concretar lo
máximo posible el significado original de la palabra.
4. Introduzca las nuevas traducciones y haga clic en el botón Guardar.
5. Haga clic en el botón Administración.
6. Desactive la casilla de verificación Modo de traducción integrada. La nueva traducción se puede
visualizar si vuelve a la página de búsqueda de empresa.
Método de personalización de campos
Cambiar traducciones en unalista de selección: Este ejemplo muestra cómo cambiar el
elemento de lista de selección Carta saliente a Carta enviada en el campo Acción de
comunicaciones.
Para cambiar la traducción de la lista de selección:
1. Haga clic en Administración | Personalización y seleccione Comunicación de la página principal
de Personalización.
2. Seleccione la pestaña Campos. Se mostrará una lista de los campos de la tabla Comunicación.
3. Haga clic en el vínculo Selección situado junto al campo Acción. Aparecerá la página Mantener
selecciones de búsqueda.
Página Mantener selecciones de búsqueda para Acción
4. Resalte la selección que desea cambiar.
5. Introduzca la nueva traducción en el campo Cambiar traducción. El idioma cambiará de manera
predeterminada al idioma del usuario activo.
Guía del administrador del sistema 11-3
Capítulo 11
6. Haga clic en el botón Actualizar.
7. Haga clic en el botón Guardar. La nueva traducción se guardará y se puede visualizar creando
una nueva tarea en Mi CRM | Calendario y haciendo clic en el campo Acción.
Método de lista de traducciones
Mantener múltiples traducciones en las listas de selección: Este ejemplo muestra cómo
añadir traducciones de francés, alemán y español de elementos en la lista de selección Pendiente
en el campo Estado de comunicaciones.
Para mantener múltiples traducciones en las listas de selección:
1. Haga clic en Administración | Personalización | Traducciones. Aparecerá la página de
búsqueda.
2. Asumiendo que el idioma del usuario actual es Español, introduzca Pendiente en el campo de
traducción.
3. Haga clic en el botón Buscar. Aparecerá una lista de todas las traducciones que cumplen estos
criterios de búsqueda.
4. Haga clic en el vínculo Pendiente de la familia de etiquetas Comm_Status. Se abrirá la página
Detalles de la traducción.
5. Haga clic en el botón Modificar. Se abrirá la página Detalles de la traducción.
6. Introduzca las traducciones de francés, alemán y Español.
7. Haga clic en el botón Guardar. La página Detalles de traducción mostrará las nuevas
traducciones. Las traducciones surtirán efecto inmediatamente. Todos los trabajos que utilicen
estos idiomas verán la nueva traducción de Pendiente en el campo Estado en la pantalla de
comunicaciones.
Crear nuevos idiomas sobre la marcha
Una instalación estándar se configura para admitir siete idiomas de forma simultánea. Se pueden
añadir nuevos idiomas en la página Traducciones. Estas traducciones formarán parte de la lista de
selección del idioma del usuario y parte de la página Detalles de traducción.
Para añadir un idioma nuevo:
1. Haga clic en Administración | Personalización | Traducciones. Aparecerá la página de
búsqueda.
2. Haga clic en el botón Añadir nuevo idioma. Se abrirá la página Añadir nuevo idioma.
Página Añadir nuevo idioma
3. Introduzca los detalles del nuevo idioma (es preferible usar los códigos ISO para el código de
idioma).
4. Haga clic en el botón Guardar. El nuevo idioma se puede configurar en la página Detalles de
traducción. Podrá seleccionar el nuevo idioma en el campo Idioma de administración de usuarios.
11-4 Sage CRM
Capítulo 11: Traducciones
Acciones desaconsejadas en la página Traducciones
Le recomendamos encarecidamente que no añada ni elimine registros de traducción en la página
Traducciones. Las modificaciones que realice afectarán al sistema. Esta función sólo se debe
utilizar si ha completado un curso de formación de desarrollador.
Campos de la página Detalles de la traducción
La siguiente tabla explica los campos estándar de la página Detalles de traducción. Los campos
atenuados están reservados para los desarrolladores (consulte Acciones desaconsejadas en la
página Traducciones (página 11-5)).
Campo
Descripción
Código de etiqueta
El código del sistema que se guarda, no el que el
usuario ve en la pantalla. Por ejemplo, Carta
saliente. Será la misma, con independencia de la
traducción. Se configura cuando se definen las
opciones de selección. Consulte Personalizar
campos (página 13-1) si desea más información.
Familia de etiquetas
La familia de etiquetas que contiene el código. Por
ejemplo, Carta saliente, Carta entrante, Llamada
saliente y Llamada entrante pertenecen a la familia
de etiquetas Comm_Action.
Tipo de familia de etiquetas
El tipo de familia de etiquetas. Por ejemplo, en una
lista de selección, el tipo de familia es Opciones.
Orden de las etiquetas
El orden en que la etiqueta aparece en la lista de
selección.
Contexto de la etiqueta
Se pueden utilizar para añadir texto libre a una
etiqueta personalizada para darle más significado.
Proporciona información de contexto para
traductores menos familiarizados con el sistema.
Traducción al inglés de
EE.UU.
La traducción al inglés de EE.UU. del código de
etiquetas.
Traducción al inglés de
R.U.
La traducción al inglés de R.U. del código de
etiquetas.
Traducción al francés
La traducción al francés del código de etiquetas.
Traducción al alemán
La traducción al alemán del código de etiquetas.
Traducción al español
La traducción al español del código de etiquetas.
Traducción al holandés
La traducción al holandés del código de etiquetas.
Traducción al Japonés
La traducción al japonés del código de etiquetas.
Guía del administrador del sistema 11-5
Capítulo 11
Personalizar ayuda
La ayuda de Sage CRM se instala con ayuda contextual, a la que se puede acceder haciendo clic
en el botón de ayuda disponible en la mayoría de pantallas del sistema.
Los archivos de ayuda se instalan en el servidor CRM en las siguientes ubicaciones:
l
..WWWRoot\HELP\EN\Main Menu para la ayuda de usuario a la que se accede desde el área de
menú principal.
l
..WWWRoot\HELP\EN\Administration para la ayuda del administrador del sistema a la que se
accede desde el área de administración.
Existen diferentes opciones disponibles si desea proporcionar ayuda personalizada a sus usuarios.
Un administrador del sistema puede ejecutar las siguientes opciones en el sistema:
l
Personalizar el texto de coaching en pantalla. Una forma rápida y fácil de proporcionar ayuda
personalizada en la mayoría de pantallas del área del menú principal. Consulte Añadir y modificar
textopara coaching en pantalla (página 11-8) para obtener más información.
l
Cambiar los vínculos de ayuda contextual existentes a cualquier archivo *.HTM que resida en
..WWWRoot\HELP\EN\Main Menu\Content\User o
..WWWRoot\HELP\EN\Administration\Content\Administrator. Consulte Personalizar la ayuda
contextual (página 11-7) para obtener más información.
l
Añada y personalice la ayuda a nivel de campo para incluir sugerencias al pasar el ratón de
campos específicos. Para obtener más información, consulte la Adición y modificación Ayuda a
nivel de campo (página 11-9).
Se pueden tener en cuenta las siguientes opciones avanzadas si se necesita más personalización:
l
Los archivos de origen de la ayuda de Sage CRM se crean utilizando Flare, una herramienta de
ayuda desarrollada por Madcap Software. Si tiene la experiencia y licencias necesarias para crear
proyectos de ayuda personalizada que refleje la estructura de archivos de ayuda de Sage CRM,
puede sustituir la totalidad o parte de la ayuda estándar de Sage CRM con su proyecto
personalizado.
l
También puede crear la ayuda utilizando la herramienta de creación de ayuda que prefiera y
sustituir la totalidad o parte de la ayuda estándar de Sage CRM.
Si utiliza alguna de estas opciones avanzadas, se deben cumplir dos criterios básicos de diseño:
l
Las páginas de inicio de ayuda predeterminadas de las áreas de menú principal y de
administración se deben denominar DEFAULT.HTM y se deben ubicar en
.WWWRoot\HELP\EN\Main Menu o en ..WWWRoot\HELP\EN\Administration. Es la ubicación y el
archivo predefinidos que Sage CRM si no se ha definido ningún vínculo contextual.
l
Los archivos de contenido de la ayuda deben ser archivos *.HTM y residir en
..WWWRoot\HELP\EN\Main Menu\Content\User o en
..WWWRoot\HELP\EN\Administration\Content\Administrator. Sólo se pueden seleccionar archivos
que cumplan estos criterios de la herramienta de traducción integrada para configurar los vínculos
contextuales. Consulte Personalizar la ayuda contextual (página 11-7) para obtener más
información.
Nota: El administrador del sistema debe mantener y realizar una copia de seguridad de cualquier
modificación en los archivos de la ayuda. Sage CRM incluye los nuevos archivos de ayuda y los
vínculos contextuales en cada versión. A partir de la versión 7.0, los archivos y vínculos de ayuda
personalizados se mantendrán entre actualizaciones.
11-6 Sage CRM
Capítulo 11: Traducciones
Personalizar la ayuda contextual
Para personalizar un vínculo de la ayuda contextual:
1. Seleccione Administración | Personalización | Traducciones.
2. Active la casilla de verificación Modo de traducción integrada.
3. Vaya a la página en la que desea modificar el vínculo de ayuda existente.
4. Haga clic en el botón Ayuda. Aparecerá una lista de los archivos de ayuda existentes en una
ventana nueva. El archivo de ayuda vinculado actualmente a la página se resaltará en la lista.
Archivos de ayuda
La lista de archivos que se muestra se ha filtrado para mostrar cualquier archivo *.HTM en
..WWWRoot\HELP\EN\Main Menu\Content\User o
..WWWRoot\HELP\EN\Administration\Content\Administrator. Si ha añadido sus propias
páginas de ayuda a estas ubicaciones, puede añadir vínculos seleccionándolos de la lista.
5. Seleccione el archivo de ayuda al que desee vincular la página actual de Sage CRM.
6. Haga clic en el botón Guardar.
7. Repita este proceso para todos los vínculos que desee modificar.
Nota: En Sage CRM, cada "modo" representa un vínculo de ayuda único. Por ejemplo, el vínculo
de ayuda de la página Resumen de empresa en modo de vista es diferente del vínculo de ayuda
en modo de modificación. Significa que puede configurar un vínculo de ayuda concreto para ver,
cambiar o eliminar el registro.
8. Cuando haya actualizado los vínculos, vuelva a Administración | Personalización | Traducción y
cancele la selección de Modo de traducción integrada. Si el usuario hace clic en el botón Ayuda
en la página en la que ha modificado el vínculo, aparecerá la nueva página.
Admitir la ayuda contextual multilingüe
Puede acceder a la ayuda contextual mediante el Menú principal y los paneles de administración y
proporciona información acerca de la pantalla de Sage CRM concreta y las funcionalidades que se
están utilizando. Por ejemplo, seleccione Buscar | Empresa, haga clic en el botón Ayuda y se abrirá
la página de ayuda Buscar una empresa en una nueva ventana del navegador. Seleccione, por
ejemplo, Administración | Gestión de datos | Carga de datos, haga clic en el botón Ayuda y se abrirá
la página de ayuda Ejecución de la carga de datos.
Guía del administrador del sistema 11-7
Capítulo 11
Es posible que los usuarios que trabajen en diferentes idiomas accedan a la ayuda contextual en el
idioma de su elección. Esta opción se configura durante la instalación, cuando se instalan los
archivos de ayuda de uno o más idiomas de una licencia de Sage CRM en la estructura de
directorios.
Los archivos de ayuda se ubican en los subdirectorios WWWRoot\Help\<Nombreidioma> de la
instalación de Sage CRM. Por ejemplo, WWWRoot\Help\DE y WWWRoot\Help\EN para alemán e
inglés, respectivamente.
Cada uno de los subdirectorios de idioma se divide en otras dos carpetas:
l
La carpeta Main Menu contiene todos los archivos de ayuda del área del menú principal.
l
La carpeta Administration contiene todos los archivos de ayuda del área de administración.
El idioma de la ayuda contextual de un usuario depende de las preferencias del idioma de ese
usuario. Si desea información sobre cómo configurar el idioma de un usuario, consulte Definición de
un nuevo usuario, paso 1 de 3 (página 3-1). Si el archivo de ayuda del idioma de elección de usuario
no se ha instalado, el texto de la ayuda se mostrará en el idioma predefinido del sistema.
Añadir y modificar textopara coaching en pantalla
Coaching en pantalla muestra información contextual a un usuario en una etiqueta en la parte
superior de una pantalla concreta.
Los administradores del sistema pueden añadir nuevo texto de coaching, modificar etiquetas
existentes o copiar el texto destinado inicialmente para una pantalla y utilizarlo en un contexto
diferente.
El coaching en pantalla se activa o desactiva mediante el ajuste Permitir coaching en Sage CRM
en Administración | Sistema | Comportamiento del sistema.
Para añadir coaching en pantalla:
1. Seleccione Administración | Personalización | Traducciones.
2. Active la casilla de verificación Modificación de los textos del coaching integrado. Aparecerá un
nuevo vínculo en la parte superior de cada pantalla de Sage CRM denominada "Añadir / Modificar
un texto de coaching". Este vínculo permite añadir o modificar el texto de coaching de la pantalla
actual.
3. Vaya hasta la pantalla en la que desea añadir nuevo texto de coaching en pantalla.
Por ejemplo, haga clic con el botón derecho del ratón en el Menú principal y seleccione Empresa
en la lista emergente. Aparecerá la página Prevención de duplicados de empresa.
4. Introduzca un nombre en el campo Nombre de la empresa y haga clic en el botón Introducir
detalles de la Empresa. Aparecerá la página de entrada de empresa.
5. Haga clic en el vínculo Añadir / Modificar un texto de coaching. Aparecerá la página Coaching
en pantalla en una nueva ventana.
11-8 Sage CRM
Capítulo 11: Traducciones
Página Coaching en pantalla
6. Seleccione Crear nuevo texto de coaching en pantalla.
l Reutilizar el texto de coaching en pantalla existente permite seleccionar y reutilizar el
texto que ya se está usando en otra pantalla. Si selecciona esta opción, se abrirá un nuevo
panel, Textos de coaching en pantalla existentes, en el que podrá seleccionar una etiqueta
de coaching existente. Si utiliza esta opción, todos los cambios que realice en el texto de
coaching aparecerán en el resto de pantallas que lo utilicen.
l
Duplicar el texto de coaching existente en pantalla permite seleccionar y reutilizar el
texto que ya se está usando en otra pantalla. Al igual que en la opción anterior, puede
seleccionar una etiqueta existente de una lista en el campo Textos de coaching en pantalla
existentes. Si utiliza esta opción, los cambios que realice en el texto de coaching en
pantalla no aparecerán en otras pantallas.
7. Escriba el texto que desea mostrar en el coaching en pantalla y haga clic en Guardar. Puede
utilizar los comandos de viñeta y fuente básicos de HTML para personalizar la forma en que se
mostrará el texto de coaching. La etiqueta de coaching actualizada se mostrará en la parte
superior de la pantalla.
8. Seleccione Administración | Personalización | Traducciones.
9. Desactive la casilla de verificación Modificación de los textos del coaching integrado. El vínculo
Añadir / Modificar un texto de coaching se eliminará de todas las pantallas.
Adición y modificación Ayuda a nivel de campo
La ayuda a nivel de campo muestra sugerencias al pasar el ratón campo a campo.
Para crear el nuevo nivel de campo:
1. Identificar el nombre de campo donde desea que se muestre la ayuda a nivel de campo, por
ejemplo, pers_suffix.
2. Seleccione Administración | Personalización | Traducciones.
3. Haga clic en el botón de acción Nuevo.
4. Añade la nueva traducción. El Código de etiqueta debe coincidir con el nombre de columna, por
ejemplo pers_suffix, la Familia de etiquetas debe definirse como ColHelpText, y el Tipo de
familia de etiquetas como Etiquetas.
5. Escriba el texto para la sugerencia activable con el puntero de la ayuda a nivel de campo en los
campos de traducción de idioma.
6. Guardar.
7. Por ejemplo, vaya a la pestaña Resumen de persona y seleccione Cambiar. Aparecerá un icono
de signo de interrogación junto al campo Sufijo.
8. Pase el ratón sobre el icono de signo de interrogación para ver el texto de ayuda.
Guía del administrador del sistema 11-9
Capítulo 11
Nota: El texto de ayuda del campo se muestra en todas las pantallas del "modo de edición" en las
que se muestra el campo. Esto incluye las pantallas de búsqueda en las que aparece el campo. No
es posible acceder al texto de la ayuda desde los dispositivos de pantalla táctil.
11-10 Sage CRM
Capítulo 12: Gestor de componentes
En este capítulo se explican los siguientes conceptos:
l
Utilizar la funcionalidad del Gestor de componentes estándar.
l
Cargar e instalar componentes.
Introducción al Gestor de componentes
El Gestor de componentes permite que las personalizaciones realizadas en un sistema CRM se
guarden y transfieran a otro sistema CRM. Permite que los desarrolladores de CRM guarden en
paquetes y reutilicen personalizaciones específicas de una implementación en futuras
implementaciones.
Para grabar cambios y crear un componente, es necesario disponer del módulo de ampliación. Si
desea más información sobre la grabación y creación de componentes, consulte la Ayuda del
desarrollador.
Este capítulo explica el proceso que permite a los administradores del sistema cargar e instalar los
componentes que se les proporcionan.
Información habitual de los componentes
Los componentes que se le proporcionen pueden contener detalles completos de cualquiera de las
áreas siguientes:
l
Personalizaciones de campos.
l
Seguridad de campo (donde la actualización se aplica a "Todos los usuarios").
l
Personalizaciones de pantallas (incluido el Scripting de nivel de campo y Script de contenido
personalizado).
l
Personalizaciones de vistas.
l
Personalizaciones de listas.
l
Personalizaciones de pestañas (incluidos menús del sistema y botones de menú).
l
Personalizaciones de bloques (incluidos los bloques de cuadros de mando).
l
Conexiones de tabla y base de datos.
l
Personalizaciones de scripts de tablas.
l
Traducciones (incluido el método de traducción integrada, el método de personalización de
campos y el método de lista de traducciones).
l
Informes (creación de informes nuevos y modificación de informes existentes).
l
La mayoría de personalizaciones de flujos de procesos.
l
Grupos de botones.
l
Cuadros de mando interactivos.
Los archivos de script de personalización, como las páginas ASP, se incluirán automáticamente si
se hace referencia a ellos directamente (por ejemplo, a través de una pestaña creada
recientemente). Sin embargo, cuando se actualiza una página ASP o se añade un archivo al que se
Guía del administrador del sistema 12-1
Capítulo 12
hace referencia indirectamente (por ejemplo, un "archivo de inclusión" de una página ASP), estos
archivos deben copiarse manualmente a la carpeta de componentes. Si desea más información,
consulte la Ayuda del desarrollador.
Cargar e instalar componentes
Las siguientes etapas intervienen en la carga e instalación de componentes:
Preparar para instalar el Componente (página 12-2)
CargarComponentes (página 12-2)
Instalar Componentes (página 12-3)
Preparar para instalar el Componente
Antes de instalar un componente, debe tomar nota de lo siguiente:
l
Asegúrese de que el componente que está a punto de instalar se encuentre en formato de archivo
ZIP.
l
Los archivos ZIP del componente que se le han suministrado pueden contener más de un
componente. Al cargar un archivo ZIP que contenga más de un componente, todos los
componentes incluidos en el archivo ZIP estarán disponibles para su instalación.
l
Copie el archivo ZIP del componente en una ubicación a la que se pueda acceder con facilidad.
CargarComponentes
Para cargar un componente en el servidor:
1. Seleccione Administración | Personalización | Gestor de componentes. A continuación se
mostrará el botón Componentes. Si se instalaron componentes anteriormente en el sistema,
aparecerán enumerados en esta página.
2. En el panel Añadir componente, busque el archivo ZIP del componente y seleccione Abrir.
3. Haga clic en el botón Cargar nuevo componente. El componente se añade a la lista
Componentes disponibles. Esta lista muestra todos los componentes cargados en el servidor.
Todos ellos están disponibles para su instalación. La lista de componentes disponibles muestra
descripciones de los componentes salvo que no haya disponible ninguna descripción, en cuyo
caso se muestra el nombre del componente.
12-2 Sage CRM
Capítulo 12: Gestor de componentes
Lista Componentes disponibles
Instalar Componentes
Para instalar un componente:
1. En la pestaña Componentes, seleccione el componente que desea instalar en la lista
Componentes disponibles.
El botón Ver detalles permite ver más información acerca del componente antes de que se
cargue, como la versión en la que se creó y una descripción detallada del componente.
2. Seleccione el botón Instalar componente para instalar el componente.
El siguiente paso depende de los parámetros que se hayan especificado al crear el componente.
Los parámetros le proporcionan opciones en lo que respecta al modo en que se instala el
componente.
l Si se ha especificado algún parámetro, aparecerá la pantalla Parámetros de componente.
Paso 1 de 2 con varios campos. Complete los campos y haga clic en el botón Instalar
componente para continuar con la instalación del componente. También puede aparecer la
pantalla Parámetros de componente. Paso 1 de 2 sin ningún campo, pero con información
sobre el componente que está instalando.
l
Si no se especifica ningún parámetro, aparecerá un mensaje que le informa de que no se
han especificado parámetros en el archivo ECF.
l
Aplicar todos los cambios: el valor predeterminado de esta lista desplegable es Sí. Le
permite sobrescribir personalizaciones existentes realizadas al instalar componentes
anteriores. En la mayoría de los casos, este campo desplegable debe estar establecido
como Sí. Si selecciona No, conservará los cambios realizados por un componente anterior
en los mismos objetos. Si desea más información, consulte la Ayuda del desarrollador.
l
Vista previa de la instalación: le permite ver el script real que se ejecutará cuando se
instale el componente, así como una predicción de si cada uno de los pasos se realizará
correctamente. Desde la página Vista previa. Paso 2 de 2, puede exportar el script a un
archivo CSV para realizar un examen más exhaustivo.
3. Seleccione Instalar componente para continuar. Si el campo Aplicar todos los cambios está
establecido como Sí, aparecerá un cuadro de diálogo para advertirle que los cambios de los
componentes anteriores se sobrescribirán.
4. Seleccione Aceptar para continuar. El Gestor de componentes comienza a instalar los scripts.
Esto implica:
l Cargar la información nueva.
l
Volver a crear las vistas.
Volver a cargar los metadatos.
El proceso de instalación puede tardar unos minutos en completarse. Durante la instalación del
componente, se muestra información sobre el progreso.
l
5. Una vez haya instalado el componente, podrá seleccionar Ver archivo de registro para visualizar
información detallada sobre la instalación. El archivo de registro también puede visualizarse
desde Administración | Sistema | Registros de actividad.
6. Haga clic en el botón Continuar. Aparecerá la pestaña Componentes y el componente que ha
instalado aparecerá en la lista de componentes instalados.
Guía del administrador del sistema 12-3
Capítulo 13: Personalizar campos
En este capítulo se explican los siguientes conceptos:
l
Saber qué factores hay que tener en cuenta antes de personalizar campos.
l
Añadir un nuevo campo a una tabla.
l
Crear un campo nuevo.
l
Realizar cambios en un campo existente.
l
Eliminar un campo.
l
Usar la seguridad del campo para definir el acceso.
l
Personalizar asignaciones de clientes potenciales.
l
Personalizar asignaciones de soluciones.
l
Comprender los campos de la página Modificar las propiedades del campo en la base de
datos.
Cuestiones de importancia que debe saber antes de comenzar
l
Eliminar un campo: Puede eliminar campos personalizados en Sage CRM, por ejemplo, cualquier
nuevo campo que haya añadido. Sin embargo, se aconseja proceder con cautela a la hora de
actualizar la base de datos. Cuando elimine un campo, se recomienda que todos los usuarios
hayan cerrado sesión en Sage CRM y que exista una copia de seguridad de la base de datos. La
eliminación de un campo no es reversible. Si comete un error, se recomienda que restaure la
copia de seguridad de la base de datos.
l
Comprobar: Es recomendable que realice cambios importantes en campos y pantallas en un
sistema de prueba antes de implementarlos en un entorno real. Nota: Si no lo hace así, el sistema
puede tener un comportamiento inesperado.
Añadir un nuevo campo
Para ilustrar la adición de campos nuevos, se proporcionan los ejemplos siguientes:
Ejemplo: Añadir un nuevo campo a la tabla de empresa (página 13-1)
Ejemplo: Colocar el campo Nuevo en la pantalla de entrada de empresa (página 13-2)
Ejemplo: Añadir una nueva casilla de verificación a Tipo de dirección o persona (página
13-3)
Ejemplo: Añadir un campo Selección Avanzada de búsqueda avanzada (página 13-3)
Ejemplo: Añadir un nuevo campo a la tabla de empresa
Para controlar todas las relaciones de un cliente con su empresa ha decidido añadir un nuevo
campo denominado Relación a la tabla de la empresa.
Para crear un campo nuevo en la tabla Empresa:
Guía del administrador del sistema 13-1
Capítulo 13
1. Haga clic en Administración | Personalización | Empresa.
2. Seleccione la pestaña Campos. Se mostrará una lista de los campos de la tabla Empresa.
3. Haga clic en el botón Nuevo. Se abrirá la página Modificar las propiedades del campo en la base
de datos.
Página Modificar las propiedades del campo en la base de datos
4. Introduzca las propiedades del campo.
5. Haga clic en el botón Guardar. El nuevo campo se añadirá a la tabla Empresa.
Ejemplo: Colocar el campo Nuevo en la pantalla de entrada de empresa
Para colocar el campo nuevo en la pantalla de entrada de empresa:
1. Seleccione Administración | Personalización | Empresa.
2. Seleccione la pestaña Pantallas. Aparecerá la lista de pantallas de empresa que se pueden
modificar.
3. Haga clic en el botón Personalizar junto a la pantalla de entrada de empresa. Aparecerá la
página Mantener la definición de la pantalla.
Página Mantener la definición de la pantalla
4. Seleccione Empresa: Relación en la lista de campos.
5. Defina los valores de Posición, Alto y Ancho del campo.
6. Haga clic en el botón Añadir. El campo aparecerá en la lista Contenido de la pantalla.
7. Resalte el nuevo campo y utilice los cursores para subir o bajar en la lista Contenido de la
pantalla. Coloque el nuevo campo junto al campo al que debe preceder o seguir.
8. Haga clic en el botón Guardar.
El nuevo campo se puede visualizar en la pantalla de entrada de empresa.
13-2 Sage CRM
Capítulo 13: Personalizar campos
Ejemplo: Añadir una nueva casilla de verificación a Tipo de dirección o
persona
Este ejemplo se ha resaltado porque no requiere la creación de un campo nuevo. No existen los
campos denominados Tipo en la tabla Persona o Dirección. Esta información se incluye en una
tabla de vínculos especial.
Casillas de verificación Tipo de dirección
Para añadir un nuevo tipo de dirección a la pantalla Dirección:
1. Seleccione Administración | Personalización | Traducciones. Aparecerá la página Traducciones
encontradas.
2. Introduzca la traducción de uno de los tipos de direcciones existentes en el campo Traducción al
español, por ejemplo, Pago.
3. Haga clic en el botón Buscar.
4. Haga clic en el vínculo de la traducción. Se abrirá la página Detalles de la traducción.
5. Anote los detalles y haga clic en el botón Cancelar. Volverá a la página Traducciones
encontradas.
6. Haga clic en el botón Nuevo.
7. Cree una nueva traducción para el tipo de nueva dirección denominado Entrega, asegurándose
de que Familia de etiquetas está definido como Link_CompAddr y el Tipo de familia de etiquetas
es Links.
Página Detalles de traducción
8. Haga clic en el botón Guardar. Aparecerá la nueva casilla de verificación Tipo de dirección y se
podrá seleccionar en la pantalla Dirección.
Para añadir una casilla de verificación Tipo a la pantalla Persona, realice el mismo procedimiento
utilizando Link_CompPers. Se pueden añadir nuevos tipos de correo electrónico y de teléfonos de
forma parecida mediante las familias de etiquetas: Link_CompPhon, Link_PersPhon, Link_
CompEmai, and Link_PersEmai.
Ejemplo: Añadir un campo Selección Avanzada de búsqueda avanzada
Selección de búsqueda avanzada permite a un usuario buscar registros en una pantalla de entrada
de datos. También permite a los usuarios introducir algunas letras en un campo, hacer clic en el
icono de selección de búsqueda avanzada y seleccionar una opción de los resultados de la
Guía del administrador del sistema 13-3
Capítulo 13
búsqueda que se muestran como vínculos debajo del campo. Un ejemplo de un campo de
selección de búsqueda avanzada está en la pestaña Incidencias en el contexto de una solución. La
tabla siguiente muestra los campos que se buscarán de manera predeterminada cuando se
selecciona una entidad.
Entidad seleccionada
Campo buscado
Incidencia
Descripción
Empresa
Nombre
Cliente potencial
Descripción
Oportunidad
Descripción
Pedido
Referencia
Persona
Nombre
Presupuesto
Referencia
Solución
Descripción
Campaña
Nombre
Fase
Nombre
Elemento de la fase
Nombre
Puede personalizar valores predeterminados de entidad de búsqueda en Administración |
Traducciones. Para cambiar el campo de búsqueda predeterminado en la entidad de oportunidad,
de, por ejemplo, Descripción a ID de referencia, cambie la traducción de SS_ViewFields de Case_
Description a Case_ReferenceId.
Puede crear un nuevo campo de selección de búsqueda avanzada a, por ejemplo, vincular a una
oportunidad existente en la pantalla Detalles de la oportunidad.
Para crear un campo de selección de búsqueda avanzada:
1. Seleccione Administración | Personalización | Oportunidad.
2. Compruebe que la pestaña Campos esté seleccionada. Aparecerá una lista de los campos de la
tabla Oportunidad.
3. Haga clic en el botón Nuevo. Se abrirá la página Modificar las propiedades del campo en la base
de datos.
4. Seleccione Selección de búsqueda avanzada en el campo Tipo de la entrada.
5. Añada el Nombre de columna, la Etiqueta y seleccione una Entidad de búsqueda como, por
ejemplo, Oportunidad. Cuando especifique una entidad de búsqueda, aparecerán diferentes
campos no estándar.
6. Por ejemplo, si añade un campo Selección de búsqueda avanzada a la pantalla Detalles de la
oportunidad, puede resultar muy útil añadir el campo Asignado a vista a los resultados de la
búsqueda para ayudar a identificar las oportunidades que debe vincular. No necesita modificar
nada en Administración | Traducciones para esto, basta con seleccionar Asignado a en la lista
Campo de vista.
13-4 Sage CRM
Capítulo 13: Personalizar campos
Página Modificar las propiedades del campo en la base de datos
7. También puede restringir la búsqueda que se va a realizar al contexto de la persona o empresa
actual desde el campo Predeterminado. Si selecciona dejar este campo en blanco, otra opción
para restringir la búsqueda sería añadir un script de SQL. Si deja ambos campos en blanco, la
búsqueda se ejecutará en toda la base de datos.
8. Haga clic en el botón Guardar. El nuevo campo se añadirá a la tabla Oportunidad.
9. Añada el campo nuevo a la pantalla Detalles de la oportunidad.
10. Para comprobar sus cambios, abra Mi CRM | Oportunidades y haga clic en el botón Nueva
oportunidad.
Se mostrará el campo Selección de búsqueda avanzada en el panel Detalles de la oportunidad.
Consulte Campos de Modificar las propiedades del campo en la base de datos (página 13-15) para
obtener más información.
Modificar un campo existente
Para ilustrar la modificación de campos existentes, se proporcionan los ejemplos siguientes:
Ejemplo: Modificar las propiedades de campo predeterminado (página 13-6)
Ejemplo: Modificar el ancho de un cuadro de texto (página 13-6)
Ejemplo: Añadir una lista de seleccióna un campo existente
Este ejemplo implica añadir una lista de selección a un nuevo campo denominado Relación en la
tabla de empresa con las selecciones "Positiva", "Indiferente" y "Negativa". Antes de continuar con
este ejemplo, cree un nuevo campo de texto en la tabla de empresa denominada Relación y
añádala a la pantalla de entrada de empresa.
Para añadir la lista de selección:
1. Haga clic en Administración | Personalización | Empresa.
2. Seleccione la pestaña Campos. Se mostrará una lista de los campos de la tabla Empresa.
3. Haga clic en el vínculo del campo Relación. Se abrirá la página Modificar las propiedades del
campo en la base de datos.
4. Cambie Tipo de la entrada a Selección.
Guía del administrador del sistema 13-5
Capítulo 13
5. En el campo Tipo de búsqueda, seleccione Crear nueva lista de valores.
6. Haga clic en el botón Guardar. Aparecerá la página Mantener selecciones de búsqueda. Cree los
valores de la lista en esta pantalla.
Introduzca el código y la traducción para la selección; después haga clic en el botón Actualizar.
Realice estas acciones para cada selección de la lista. Puede utilizar los botones de flecha arriba
y abajo para modificar la posición en la que aparecerá la selección en la lista. Nota: El código
debe ser exclusivo y se recomienda usar texto en lugar de números para los códigos.
Página Mantener las selecciones de búsqueda para
7. Haga clic en el botón Guardar.
Esta lista surtirá efecto inmediatamente y se puede visualizar en la pantalla de entrada de
empresa.
Ejemplo: Modificar las propiedades de campo predeterminado
En el ejemplo anterior, era necesario abrir la lista desplegable y realizar una selección para asignar
un valor al campo Relación. En este ejemplo, el valor predeterminado del campo Relación se define
como "Positivo".
Para definir las propiedades de campo obligatorias y predefinidas:
1. Seleccione Administración | Personalización | Empresa.
2. En la pestaña Campos, haga clic en el vínculo de hipertexto del campo Relación.
3. Se abrirá la página Modificar las propiedades del campo en la base de datos.
4. Defina el valor predeterminado como "Positivo."
5. Haga clic en el botón Guardar.
Las propiedades del campo se modificarán. Para ver el resultado, cree una nueva empresa. El
campo Relación está definido como "Positivo" de manera predeterminada.
Ejemplo: Modificar el ancho de un cuadro de texto
Este ejemplo modifica el ancho del cuadro de texto Notas que se encuentra en las pestañas Notas
de empresas, personas, oportunidades e incidencias.
Para cambiar el ancho de la entrada de un cuadro de texto:
1. Seleccione Administración | Personalización y seleccione Notas en el cuadro desplegable
Entidades secundarias de la página principal de Personalización.
2. Compruebe que la pestaña Campos esté seleccionada. Muestra una lista de los campos de la
tabla Notas.
3. Haga clic en el vínculo del campo Nota. Se abrirá la página Modificar las propiedades del campo
en la base de datos.
13-6 Sage CRM
Capítulo 13: Personalizar campos
4. Cambie Ancho de la entrada de 80 a 40.
5. Haga clic en el botón Guardar.
Las propiedades del campo se modificarán. Para ver el resultado, cree una nota en el contexto de
una empresa.
Eliminar un campo
Puede eliminar campos personalizados en Sage CRM, por ejemplo, cualquier nuevo campo que
haya añadido. Cuando elimine un campo, se recomienda que todos los usuarios hayan cerrado
sesión en Sage CRM y que exista una copia de seguridad de la base de datos. La eliminación de un
campo no es reversible. Si comete un error, se recomienda que restaure la copia de seguridad de la
base de datos.
Si el campo que desea eliminar ya no se utiliza en el sistema, se le preguntará que confirme si
desea eliminar el campo. Si Sage CRM utiliza el campo, aparecerá un mensaje de advertencia o de
denegación de la eliminación. Una advertencia es una notificación de que el sistema está utilizando
el campo (en pantallas, listas o búsquedas). Puede continuar y eliminar el campo si lo desea. Si el
campo se utiliza en informes, scripts, vistas, grupos, escalamientos, notificaciones, flujos de
procesos, SQL de pestañas o paneles, no tendrá el permiso para eliminarlo.
Para eliminar un campo personalizado en la entidad Empresa:
1. Seleccione Administración | Personalización | Empresa y, a continuación, la pestaña Campos.
2. Haga clic en un vínculo del nombre del campo. Se abrirá la página Modificar las propiedades del
campo en la base de datos.
3. Pulse el botón Eliminar. Aparecerá una advertencia informándole si el campo se está utilizando
actualmente, por ejemplo, la pantalla de búsqueda de empresas.
4. Si está seguro de que desea eliminar este campo, haga clic en el botón Confirmar eliminación.
El campo se eliminará y aparecerá la pestaña Campos.
Utilizar seguridad de campo
Seguridad de campo permite a los administradores del sistema definir la forma en la que los
usuarios pueden acceder a los campos relacionados con una pantalla. Por ejemplo, es posible
hacer que un campo sea invisible a algunos usuarios, permitir a otros ver el contenido del campo,
pero no modificarlo y otorgarles a otros usuarios permiso de lectura y escritura. Además, también
es posible hacer que el usuario tenga que introducir un valor en el campo para poder enviar el
formulario.
Los administradores de sistemas con conocimientos de JavaScript pueden activar la función de
seguridad de campo, añadiendo el código en las casillas de script disponibles en la pestaña
Pantallas al personalizar una entidad. Si desea más información sobre scripts a nivel de campo,
consulte Utilizar JavaScript genérico en el Campo scripting de nivel (página 15-6).
Nota: Los cambios de seguridad de campo se aplican inmediatamente y a todos los usuarios que
hayan iniciado sesión. No es necesario restablecer IIS para actualizar los metadatos ni exigir a los
usuarios que cierren sesión y que vuelvan a iniciarla.
Más notas de seguridad de campos
Guía del administrador del sistema 13-7
Capítulo 13
l
Los administradores del sistema con seguridad de nivel de campo para restringir derechos deben
ser conscientes de que son responsables de comprobar si pueden producirse posibles conflictos.
Por ejemplo, el administrador del sistema debe comprobar que un usuario no necesita introducir
un valor en un campo para el que no tiene acceso en escritura.
l
Si las casillas de verificación de las columnas Acceso en lectura y Acceso en escritura están sin
seleccionar, los derechos de acceso de los tipos de seguridad conectados se denegarán. Por
ejemplo, si no se selecciona ninguna casilla de verificación de la pestaña Todos, se denegarán
todos los derechos de acceso en lectura y escritura al campo en cuestión de los perfiles, equipos o
usuarios. Sin embargo, un usuario podrá acceder al campo o cambiar su contenido si un tipo de
seguridad aplicable se añade a la lista y tiene sus casillas de verificación Permitir
correspondientes seleccionadas.
l
Si se deniega el acceso en lectura a un campo, las consideraciones de seguridad implicarán que
el contenido de este campo se excluye de las búsquedas por palabra clave que realicen todos los
usuarios. Consulte Configurar el comportamiento del sistema (página 42-5) si desea más
información.
Acceder a seguridad de campos
Puede visualizar la seguridad de campos actual, por ejemplo en el campo de acuerdo de servicio de
empresa, en la pestaña de campos de empresa.
Para acceder a los ajustes de seguridad de campo actuales:
1. Seleccione Administración | Personalización.
2. Seleccione la entidad cuya seguridad de campo desee visualizar. Por ejemplo, Empresa.
3. Seleccione el icono de lápiz de la columna Seguridad de campos situado junto al campo cuya
seguridad desea comprobar. Por ejemplo, Acuerdo de servicio. Aparecerá el campo Modificar
seguridad de campos.
Página Modificar seguridad de campos
4. Los derechos de acceso del campo para "Todos" están definidos de manera predeterminada. En
este ejemplo, todos los usuarios con acceso a la pantalla Empresa que muestra el campo Acuerdo
de servicio pueden ver el campo ("Acceso en lectura") y cambiar el contenido del campo ("Acceso
en escritura").
Hay dos casillas de verificación para las secciones Acceso en lectura y Acceso en escritura:
Permitir y Denegar. Si selecciona una de las casillas de verificación, afectará al resto de casillas
de la fila. Por ejemplo, si selecciona la casilla de verificación Permitir en la sección Acceso en
escritura, la casilla de verificación Permitir de la sección Acceso en lectura se seleccionará
automáticamente. Si selecciona la casilla de verificación Denegar en la sección de Acceso en
lectura, las casillas de verificación de la sección Acceso en escritura no estarán disponibles, lo que
indica que el acceso en lectura es irrelevante si un campo no es visible. Además, la casilla de
verificación Requerido, que indica que el campo debe contener un valor para que el formulario se
envíe correctamente, también estará inactiva en esta situación (un campo que no se puede
visualizar no se puede marcar como obligatorio).
13-8 Sage CRM
Capítulo 13: Personalizar campos
Añadir tipos de seguridad a un campo
Seguridad de campos se puede definir para todos los usuarios, para un usuario individual, para un
equipo, para perfil de seguridad o una combinación de estos tipos de seguridad.
En este ejemplo, los nuevos tipos de seguridad están definidos para Susan Maye y para el Perfil
Director comercial en el campo de acuerdo de servicio de empresa.
La tabla siguiente muestra los tipos de seguridad que pueden afectar a los derechos de Susan
Maye para ver o cambiar el campo de acuerdo de servicio:
Tipo de seguridad
Ejemplo
Todos los usuarios
Todos los usuarios
Perfil
Perfil Director comercial
Equipo
Ventas directas
Usuario
Susan Maye
Susan Maye forma parte del equipo de Ventas directas y se le ha asignado el Perfil Director
comercial. Como usuario individual, Susan Maye puede tener acceso en lectura del campo de
acuerdo de servicio. Sin embargo, si el equipo de Ventas directas o el Perfil Director comercial no
tienen acceso en escritura, los ajustes personales de Susan Maye se modifican y no podrá cambiar
el valor del campo de acuerdo de servicio.
El acceso de Susan Maye al campo Acuerdo de servicio está definido por los derechos "Todos" que
se aplican a todos los usuarios del sistema.
Para añadir tipos de seguridad a un campo:
1. Seleccione Administración | Personalización.
2. Seleccione la entidad cuya seguridad de campo desee visualizar. Por ejemplo, Empresa.
3. Seleccione el icono de lápiz de la columna Seguridad de campos situado junto al campo cuya
seguridad desea comprobar. Por ejemplo, Acuerdo de servicio. Aparecerá el campo Modificar
seguridad de campos.
Derechos de acceso definidos para Todos, para un usuario individual y para un perfil
4. Haga clic en el botón Nuevo. Se mostrará la página Nueva seguridad de campos.
5. Seleccione Usuario en el panel Seleccionar el tipo de seguridad y resalte el usuario cuya
seguridad de campos desea definir en la lista de usuarios.
6. Haga clic en el botón Guardar. Aparecerá la página Modificar seguridad de campos, mostrando el
nuevo tipo de seguridad del usuario individual. Las casillas de verificación Permitir de las
Guía del administrador del sistema 13-9
Capítulo 13
columnas Acceso en lectura y Acceso en escritura están seleccionadas de manera
predeterminada.
7. Active la casilla de verificación Denegar en la columna Acceso en escritura para restringir el
acceso del usuario al campo de sólo lectura.
l Si deja el acceso en lectura y escritura de un usuario individual definidos como Permitir,
pero el resto de usuarios los tiene definidos como Denegar, los derechos del usuario
individual también se denegarán, incluso si aparecen como permitidos. Se debe a que los
derechos de acceso de Todos anulan a los derechos de Susan Maye.
l
Sin embargo, esta característica no funciona al contrario. Se debe a que los tipos de
seguridad solamente restringen los derechos de acceso. En otras palabras, aunque un tipo
de seguridad A pueda denegar un acceso en lectura o escritura para el tipo B, no permite
el acceso si ya se le ha denegado a B. Si los derechos de acceso en escritura de Susan
Maye ya se han definido como Denegar, incluso si los derechos de acceso de Todos están
definidos a lectura y escritura, Susan Maye no podrá modificar el valor de un campo.
8. Haga clic en el botón Nuevo. Se mostrará la página Nueva seguridad de campos.
9. Seleccione Perfil en el panel Seleccionar el tipo de seguridad, y seleccione el perfil cuya
seguridad de campos desea definir en la lista desplegable de perfiles. Por ejemplo, Perfil Director
comercial.
10. Haga clic en el botón Guardar. Aparecerá la página Modificar seguridad de campos, mostrando el
nuevo tipo de seguridad del perfil. Las casillas de verificación Permitir de las columnas Acceso en
lectura y Acceso en escritura están seleccionadas de manera predeterminada.
Aunque los derechos del Perfil Director comercial indican acceso en escritura para el campo de
acuerdo de servicio, Susan Maye no podrá cambiar este campo porque la casilla de verificación
Denegar de Acceso en escritura está activada en su fila. Otros usuarios a los que se asignan el
Perfil Director comercial, sin embargo, tendrán derechos de acceso en lectura y escritura para este
campo (asumiendo que no se les haya denegado el acceso en otro tipo de seguridad). Al
seleccionar el icono de eliminación, borrará los derechos de acceso con un tipo concreto de
seguridad.
11. Haga clic en el botón Continuar para volver a la pestaña Campos.
Personalizar asignaciones de clientes potenciales
Las asignaciones se pueden crear desde los campos en la tabla Cliente potencial a los campos de
la tabla Oportunidad. Las asignaciones surtirán efecto cuando el cliente potencial se convierta en
una oportunidad.
Para obtener más información sobre asignaciones de clientes potenciales, consulte:
Asignar clientes potenciales a oportunidades (página 13-12)
Asignar clientes potenciales a empresas y personas (página 13-12)
Actualmente, un número de campos se convierten automáticamente cuando un cliente potencial se
convierte en una oportunidad, por ejemplo, el campo Descripción. Consulte la tabla al final de esta
sección para las asignaciones predefinidas.
Las asignaciones de cliente potencial a oportunidad se pueden personalizar en Administración |
Personalización | Clientes Potenciales | Campos y haciendo clic en el botón Asignaciones.
Las asignaciones también se pueden crear desde los campos en las tablas Cliente potencial a las
tablas Empresa y Persona. Las asignaciones surtirán efecto cuando el cliente potencial coincida
con una empresa y se cree un nuevo registro de empresa.
13-10 Sage CRM
Capítulo 13: Personalizar campos
Actualmente, un número de campos se convierten automáticamente cuando un cliente potencial se
iguala con una nueva empresa. Por ejemplo, Nombre de empresa de cliente potencial se asigna a
Nombre de la empresa. Consulte la tabla al final de esta sección para las asignaciones
predefinidas.
Las asignaciones de Cliente potencial a Empresa se pueden personalizar al hacer coincidir los
nombres de campos con el mismo prefijo. Las asignaciones de persona, dirección y teléfono deben
utilizar el mismo conjunto de campos de código fuente. Consulte Asignar clientes potenciales a
empresas y personas (página 13-12).
Nota: Si crea una nueva asignación correspondiente en Administración | Personalización, la
asignación predeterminada del sistema se sobrescribirá.
La tabla siguiente enumera las asignaciones predeterminadas del sistema.
Campo Cliente potencial
Asignación
lead_description
oppo_description
lead_source
oppo_source
lead_mainproductinterest
oppo_product
lead_details
oppo_note
lead_waveitemid
oppo_waveitemid
lead_companyname
comp_name
lead_companywebsite
comp_website
lead_companyrevenue
comp_revenue
lead_companyemployees
comp_employees
lead_personlastname
pers_lastname
lead_personfirstname
pers_firstname
lead_personsalutation
pers_salutation
lead_persontitle
pers_title
lead_personemail
Correo electrónico de la empresa (Emai_
EmailAddress con Emai_Type = ‘Business’)
lead_
personphonecountrycode
Código telefónico del país de la empresa (Phon_
Countrycode con phon_type ‘business’)
lead_personphoneareacode
Código telefónico de área de la empresa (Phon_
Areacode con phon_type ‘business’)
lead_personphonenumber
Número de teléfono de la empresa (Phon_Number
con phon_type ‘business’)
Guía del administrador del sistema 13-11
Capítulo 13
Campo Cliente potencial
Asignación
lead_personfaxcountrycode
pers_faxcountrycode
lead_personfaxareacode
pers_faxareacode
lead_personfaxnumber
pers_faxnumber
lead_companyaddress1
addr_address1
lead_companyaddress2
addr_address2
lead_companyaddress3
addr_address3
lead_companyaddress4
addr_address4
lead_companycity
addr_city
lead_companypostcode
addr_postcode
lead_companystate
addr_state
lead_companycountry
addr_country
Asignar clientes potenciales a oportunidades
Para crear asignaciones de la tabla Clientes potenciales a la tabla Oportunidades:
1. Seleccione Administración | Personalización | Cliente potencial y asegúrese de que la pestaña
Campos esté seleccionada. El botón Asignaciones aparecerá a la derecha de la ventana.
2. Haga clic en el botón Asignaciones. Si ya ha creado asignaciones, se mostrarán en una lista.
Tenga en cuenta que las asignaciones del sistema no aparecen.
3. Haga clic en el botón Nuevo. Se mostrará la página de detalles de la asignación.
4. En las listas Campo personalizado de cliente potencial y Campo de oportunidad asociado,
seleccione las asignaciones de campos de origen y destino, respectivamente.
Nota: Sólo se pueden hacer asignaciones de campos del mismo tipo, es decir, campos de carácter
a campos de carácter, campos de entero a campos de entero, etcétera.
Página Detalles de la asignación
5. Si hace clic en el botón Guardar, la asignación aparecerá en la lista de asignaciones. Si desea
modificarla, seleccione el vínculo de la asignación y realice todos los cambios necesarios.
6. Cree tantas asignaciones como estime necesarias.
Para ver el efecto de las asignaciones que ha creado, cree un nuevo cliente potencial y conviértalo
en una oportunidad.
Asignar clientes potenciales a empresas y personas
Cualquier campo se puede asignar de cliente potencial a empresa, nombrando el campo de tabla de
clientes potenciales como lead_companyXXXX y el campo de tabla de empresa como comp_
13-12 Sage CRM
Capítulo 13: Personalizar campos
XXXX. No es necesario que los tipos de campos sean los mismos. Se aplica si transfiere campos
del área Detalles de la empresa cliente potencial a la empresa.
Las opciones anteriores no funcionan para transferir de Cliente potencial a Persona, por lo que
deberá utilizar los valores de código fuente:
l
lead_personlastname
l
lead_personfirstname
l
lead_persontitle
l
lead_personsalutation
Lo mismo ocurre para la información de dirección:
l
lead_companyaddress1
l
lead_companyaddress2
l
lead_companyaddress3
l
lead_companyaddress4
l
lead_companycity
l
lead_companystate
l
lead_companycountry
l
lead_companypostcode
Estos campos se asignan a la dirección de la empresa.
Los campos de teléfono, fax y correo electrónico están definidos para asignar los campos de
teléfono, fax y correo electrónico estándar. Sólo se pueden utilizar valores de código fuente para
estos campos.
Finalmente, para que todas las asignaciones anteriores funcionen, el campo que transfiere debe
estar en la pantalla de entrada del cliente potencial y, por ejemplo, la empresa. Por ejemplo, para
transferir datos de lead_companyXXXX a comp_XXXX; comp_XXXX debe estar en la pantalla de
entrada de la empresa y en la pantalla de cliente potencial. Si no está en la pantalla de entrada de la
empresa, no transferirá los datos de comp_XXXX.
Este ejemplo muestra cómo asignar un nuevo campo de la tabla de clientes potenciales a un nuevo
campo en la tabla de empresas.
Para asignar un campo de Cliente potencial a Empresa:
1. Busque un campo en la tabla de empresa que actualmente no esté asignado al cliente potencial.
Por ejemplo, el nuevo campo comp_relationship. Consulte Añadir un nuevo campo (página 13-1)
si desea obtener más información.
2. Anote el nombre del campo. Por ejemplo, comp_relationship.
3. Vaya a Administración | Personalización | Cliente potencial y, a continuación, seleccione la
pestaña Campos.
4. Añada un nuevo campo llamado lead_companyrelationship.
Guía del administrador del sistema 13-13
Capítulo 13
Introducción de los detalles de un nuevo campo de cliente potencial en la página de propiedades del campo
Tenga en cuenta que debe activar la asignación al campo de empresa seleccionando comp_
relationship como Familia de búsqueda
5. Vaya a Administración | Personalización | Cliente potencial y, a continuación, seleccione la
pestaña Pantallas.
6. Haga clic en el vínculo de la Pantalla de empresa de cliente potencial y añada el nuevo campo a
la pantalla.
7. Vaya a Administración | Personalización | Empresa y, a continuación, seleccione la pestaña
Pantallas.
8. Haga clic en el vínculo de la Pantalla de entrada de empresa y añada el nuevo campo a la
pantalla.
9. Cree un cliente potencial nuevo, rellenando el campo nuevo en la página Cliente potencial.
10. Haga coincidir el cliente potencial con una empresa nueva. El campo nuevo y la selección del
campo se transfieren a la página Empresa.
Personalizar asignaciones de soluciones
Las asignaciones se pueden crear desde los campos de la tabla Incidencia a los campos de la tabla
Soluciones. Las asignaciones surtirán efecto cuando cree una solución en el contexto de una
incidencia.
Para crear asignaciones de la tabla Incidencias a la tabla Soluciones:
1. Seleccione Administración | Personalización y seleccione Soluciones en el cuadro desplegable
Entidades secundarias de la página principal de Personalización.
2. Haga clic en el botón Asignaciones en la pestaña Campos. También puede hacer clic en la
pestaña Asignaciones de campos. Aparecerá la página Correspondencia de campos.
Correspondencia de campos
13-14 Sage CRM
Capítulo 13: Personalizar campos
3. Con las listas desplegables Campos, asigne el campo de la incidencia al campo de solución. Por
ejemplo, case_description a soln_description.
l Active la casilla de verificación Incluir en la búsqueda si desea que el campo asignado
aparezca en la pantalla de búsqueda cuando vincule una solución actual a una incidencia.
4. Haga clic en el botón Añadir.
5. Cuando haya terminado de asignar los campos, haga clic en el botón Continuar. Puede
comprobar que la asignación funciona buscando una incidencia existente, seleccionando la
pestaña Soluciones y haciendo clic en Nueva solución. Las asignaciones que ha creado
aparecerán en la página Detalles de la solución.
Campos de Modificar las propiedades del campo en la base de
datos
Las tablas siguientes explican los campos estándar de la página , los campos no estándar que se
pueden visualizar según el tipo de entrada que seleccione y los distintos tipos de entrada.
Campos estándar
Campo
Descripción
Tipo de la entrada
Casillas de verificación, texto libre, URL, etcétera.
El tipo de entrada define cómo introduce la
información el usuario final. Pueden haber campos
adicionales en la página Modificar las propiedades
del campo en la base de datos, dependiendo del tipo
de entrada que seleccione. Consulte la siguiente
tabla para obtener información detallada.
Nombre columna
Nombre del campo en la base de datos. La
convención de nombres es el nombre de la tabla
abbreviation_field, por ejemplo comp_relationship.
Los caracteres extendidos no se deben utilizar
cuando se crean nombres de columna, aunque se
pueden utilizar en el nombre traducido.
Etiqueta
En nombre del campo en pantalla. Por ejemplo,
Relación.
Longitud máxima
Longitud máxima del campo.
Ancho de la entrada
Define la anchura del campo que aparece en
pantalla.
Predeterminada
Define una entrada predeterminada del campo.
Si el tipo de entrada es Selección de búsqueda
avanzada, puede definir la opción predeterminada a
buscar en la entrada actual, persona, empresa o
entidad personalizada. Por ejemplo si su entidad de
Guía del administrador del sistema 13-15
Capítulo 13
Campo
Descripción
búsqueda es Oportunidad y desea que la búsqueda
muestre únicamente las oportunidades en el
contexto de la empresa actual, defina Buscar con la
empresa actual a Predeterminado. Si este campo se
deja en blanco, la búsqueda se extiende al sistema
completo.
Campos no estándar
Campo
Descripción
Tipo de búsqueda
Si selecciona Crear nueva lista de valores de este
menú desplegable, podrá crear una lista de
selección para los campos de selección. Si
selecciona Usar lista de valores existente, podrá
utilizar una selección existente.
Ancho de la búsqueda en
px.
La anchura de la lista de selección. Aparece cuando
Usar lista de valores existente está seleccionada en
el campo Tipo de búsqueda.
Altura de la selección
La altura de la lista de selección. Por ejemplo, si se
define como cero, se crea una lista de selección
desplegable, donde el número de selecciones es
superior a cero. Si se define como 10, se creará una
lista de selección desplegable, donde el número de
selecciones es superior a 10. Si la lista sólo tiene
tres entradas y la altura de selección se define como
10, el campo se mostrará como una lista larga en
lugar de como un campo desplegable.
SQL de búsqueda
Añade un script SQL que desea ejecutar en el
campo.
Entidad de búsqueda
La entidad que desea que los campos avanzados de
selección de búsquedas busquen de manera
predeterminada.
Campo de vista
Una vez seleccione una entidad de búsqueda,
aparecerá este campo. Permite especificar
columnas adicionales que se mostrarán en los
resultados de búsqueda Selección de búsqueda
avanzada.
Campos vinculados
Si desea que el usuario pueda vincular y buscar otra
entidad, no sólo la entidad de búsqueda
13-16 Sage CRM
Capítulo 13: Personalizar campos
Campo
Descripción
predeterminada, desde un campo de selección de
búsqueda simple, resalte el campo en Campos
vinculados.
Por ejemplo, si desea que el usuario pueda
seleccionar una incidencia o una oportunidad de un
campo de selección de búsqueda avanzada, cree
dos campos de selección de búsqueda avanzada,
uno para la incidencia y otro para la oportunidad. A
continuación, edite el campo de selección de
búsqueda avanzada de la oportunidad para
vincularlo. Añada el campo de selección de
búsqueda avanzada de la oportunidad a la pantalla.
Puede ver un ejemplo en el campo Respecto a en la
tabla Comunicaciones (Administración |
Personalización | Comunicaciones | pestaña
Campos). En el lado del usuario se puede visualizar
haciendo clic en Mi CRM | Nueva tarea. El campo
Respecto a permite realizar una búsqueda de
selección avanzada en Oportunidades o
Incidencias.
Campo de restricción
Campos vinculados
Permite seleccionar otro campo de selección de
búsqueda avanzada que restringe los valores de
búsqueda por el campo de selección de búsqueda
actual.
Por ejemplo, si cumplimenta el campo de selección
de búsqueda avanzada de empresa en la página
Nueva cita, sólo se buscarán las oportunidades o
incidencias de esa empresa en el campo Respecto
a.
Si selecciona dejar este campo en blanco, otra
opción para restringir la búsqueda sería añadir un
script de SQL. Si deja ambos campos en blanco, la
búsqueda se ejecutará en toda la base de datos.
Permite seleccionar otro campo de selección de
búsqueda avanzada que vincula los valores de
búsqueda por el campo de selección de búsqueda
actual. El campo vinculado se debe declarar
siempre en el formato "'Seleccionar Campo=Campo
Formato".
Por ejemplo, para seleccionar el SLA
predeterminado de una empresa en la pantalla
Casos, debe crear un nuevo campo denominado
Guía del administrador del sistema 13-17
Capítulo 13
Campo
Descripción
ColP_LinkedField. El campo Selección de búsqueda
avanzada "Case_primarycompanyid" se declarará
con el valor del campo relacionado como "Comp_
SLAID=Case_SLAID" donde Comp_SLAID es el
campo que se utilizará en la selección y Case_
SLAID es el campo real en el formulario. Al
seleccionar una Empresa utilizando Selección de
búsqueda avanzada, el SLA predeterminado se
seleccionará automáticamente en el menú
desplegable SLA en la pantalla.
Búsqueda en todos los
campos de la vista
Permite a los usuarios buscar en todas las
columnas del campo de vista.
Tipos de entrada
Tipo de la entrada
Descripción
Texto con búsqueda de
casilla de verificación
Las entradas de este tipo se comportan de la misma
forma que un campo de texto normal, excepto si se
utiliza en una pantalla de búsqueda o como un
campo de búsqueda en un informe o grupo. Si se
utiliza en una pantalla de búsqueda o como campo
de búsqueda, el usuario puede seleccionar los
botones de opción "Tiene valor", "Está vacío" o
"Ambos". Las traducciones de estas opciones se
pueden personalizar en Administración |
Traducciones.
Producto
Muestra una lista de productos. Los productos se
configuran en Administración | Productos. Consulte
Productos (página 29-1) si desea más información.
Selección inteligente
Igual que Selección (a continuación), salvo que si el
número de entradas de la selección es mayor que la
altura de la selección, el usuario podrá buscar
primero y después seleccionar. Este tipo de entrada
sólo se debe utilizar si el número de entradas en la
lista no se puede gestionar en una selección simple.
Selección múltiple
Permite a un usuario seleccionar más de una opción
de la lista. Por ejemplo, si desea controlar las ferias
comerciales a las que asisten sus competidores,
deberá poder seleccionar más de una opción para
alguna de ellas.
13-18 Sage CRM
Capítulo 13: Personalizar campos
Tipo de la entrada
Descripción
Los campos de selección múltiple se pueden añadir
a todos los tipos de pantallas y se pueden utilizar en
Informes y Grupos. Tenga en cuenta que el sistema
considera las selecciones múltiples como "OR"
lógicos. Significa que si ejecuta un informe
utilizando el criterio de búsqueda de ferias de
muestras "Sage CRM 2003, Comunicaciones
2003", aparecerá una lista de empresas que asisten
a una de ellas O a ambas.
Fecha sólo
El usuario puede introducir la fecha en el campo y
utilizar el calendario o definir una fecha
predeterminada por el sistema. El valor
predeterminado puede ser Fecha actual más-menos
diferencial (en minutos) o Fecha actual. Nota: Los
campos Fecha sólo no se ajustan por zonas
horarias. El valor de fecha es el mismo para todos
los usuarios, con independencia de la zona horaria
en la que se encuentren.
Divisa
Permite a un usuario introducir una cantidad y
seleccionar una divisa de una lista. La lista de divisa
se define en Administración | Gestión de datos |
Divisa. Los valores de divisa puede tener una
longitud máxima de 15 dígitos (incluye el símbolo y
las cifras decimales).
Selección de búsqueda
avanzada
Selección de búsqueda avanzada permite a un
usuario buscar registros en una pantalla de entrada
de datos. También permite a los usuarios introducir
algunas letras en un campo, hacer clic en el icono de
selección de búsqueda avanzada y seleccionar una
opción de los resultados de la búsqueda que se
muestran como vínculos debajo del campo. Un
ejemplo de un campo de selección de búsqueda
avanzada está en la pestaña Incidencias en el
contexto de una solución.
Minutos
Se utiliza para calcular la duración (en minutos) de
Incidencias y Oportunidades a medida que pasan de
una fase a otra. Debe especificar los campos que
desea utilizar para marcar la Hora de inicio y la Hora
de finalización.
Un ejemplo de este tipo de campo es la columna
Duración de la pestaña Seguimiento de clientes
potenciales.
Guía del administrador del sistema 13-19
Capítulo 13
Tipo de la entrada
Descripción
Símbolos de las monedas
Una lista desplegable de todas las divisas del
sistema.
Texto
Texto libre en una línea. Por ejemplo, Nombre de
empresa.
Procedimiento almacenado
Inicia un procedimiento almacenado.
Casilla de verificación
Casilla de verificación. Por ejemplo, la casilla
Privada en la pantalla de comunicaciones. Si se
utiliza en una pantalla de búsqueda, la casilla de
verificación simple se convierte en botones de
opción: "Tiene valor", "Está vacío" o "Ambos". Las
traducciones de estas opciones se pueden
personalizar en Administración | Traducciones.
Número de teléfono
Los campos de número de teléfono se muestran
como valores de vínculo en la pantalla. Permite a los
usuarios con CTI realizar llamadas haciendo clic en
el valor del campo, que se define como un número
de teléfono.
Texto multilínea
Líneas múltiples de texto libre. Por ejemplo,
Detalles del problema en la ventana Incidencia.
Dirección de correo
electrónico
Crea un vínculo para enviar un correo electrónico.
Por ejemplo, Correo electrónico en la ventana
Resumen de persona.
URL WWW
URL WWW Por ejemplo, Sitio web en la pantalla de
entrada de empresa.
Selección
Menú desplegable con selecciones predefinidas.
Por ejemplo, el campo Acción en la pantalla de
entrada de comunicaciones.
Selección de usuario
Aparece una lista de usuarios donde se puede
seleccionar un usuario. Por ejemplo, Asignado a en
la ventana de entrada de incidencias.
Selección de equipo
Aparece una lista de equipos donde se puede
seleccionar un equipo. Por ejemplo, Equipo en la
pantalla de entrada de oportunidades.
Número entero
Valor numérico. Por ejemplo, Certidumbre en la
pantalla de entrada de oportunidades.
Numérico
Valor monetario. Por ejemplo, Ingresos generados
en la tabla Oportunidad. Los valores numéricos
13-20 Sage CRM
Capítulo 13: Personalizar campos
Tipo de la entrada
Descripción
pueden tener una longitud máxima de 15 dígitos
(incluye el símbolo y las cifras decimales).
Fecha y hora
Calendario y hora. Por ejemplo, Fecha y hora en la
pantalla de entrada de comunicaciones.
Guía del administrador del sistema 13-21
Capítulo 14: Personalizar pantallas
En este capítulo se explican los siguientes conceptos:
l
Añadir campos a una pantalla.
l
Modificar el diseño de una pantalla que ya existe.
l
Utilizar el método Personalización integrada para personalizar pantallas.
l
Comprender los campos de la página Mantener la definición de la pantalla.
Añadir un campo a una pantalla
Ejemplo: Añadir un campo a la pantalla Búsqueda de empresa
En este ejemplo se utiliza el nuevo campo de empresa denominado Relación que ha creado en la
sección anterior.
Para colocar el campo nuevo en la pantalla Búsqueda de empresa:
1. Seleccione Administración | Personalización | Empresa.
2. Seleccione la pestaña Pantallas. Aparecerá la lista de pantallas de empresa que se pueden
modificar.
3. Haga clic en el botón Personalizar situado junto a la pantalla de búsqueda de empresas.
Aparecerá la página Mantener la definición de lista .
Nota: Si pulsa el botón Personalizar o hace clic en el vínculo de la pantalla, se mostrará la
página Mantener la definición de la pantalla. El botón Modificar permite modificar los detalles
de definición de la pantalla nueva; por ejemplo, el tipo de pantalla y la etiqueta.
4. Seleccione Empresa: Relación en la lista de campos.
5. Defina la posición, la altura y la anchura.
6. Haga clic en el botón Añadir. Aparecerá el campo nuevo en la lista Contenido de la pantalla.
7. Resalte el nuevo campo y utilice los cursores para subir o bajar en la lista Contenido de la
pantalla. Coloque el nuevo campo junto al campo al que debe preceder o seguir.
Página Mantener la definición de la pantalla que muestra el campo Relación
8. Haga clic en el botón Actualizar. A continuación, ajuste el campo Posición según los campos
anterior y siguiente, si es necesario.
Guía del administrador del sistema 14-1
Capítulo 14
9. Haga clic en el botón Guardar.
10. El nuevo campo se puede visualizar en la pantalla de búsqueda de empresa.
Consulte Campos de la página Mantener la definición de la pantalla (página 14-4) para obtener más
información.
Modificar el formato de una tabla existente
Para ilustrar la modificación de una pantalla existente, se proporcionan los ejemplos siguientes:
Ejemplo: Modificar el diseño de la pantalla Búsqueda de persona (página 14-2)
Ejemplo: Modificar el formato de un área de contexto (página 14-3)
Ejemplo: Modificar el diseño de la pantalla Búsqueda de persona
En su organización, la búsqueda más habitual de una persona se realiza mediante los apellidos
combinados con el código postal.
Para facilitar que el usuario realice esta búsqueda, deberá reorganizar la pantalla de búsqueda.
Pantalla Búsqueda de persona "Antes"
Para modificar la pantalla Búsqueda de persona:
1. Abra Administración | Personalización | Persona.
2. Seleccione la pestaña Pantallas. Aparecerá la lista de pantallas de personas que se pueden
modificar.
3. Haga clic en el botón Personalizar situado junto a la pantalla Búsqueda de persona. Aparecerá la
página Mantener la definición de lista .
4. Resalte el campo Código postal en la lista Contenido de la pantalla y haga clic en el botón de
flecha arriba hasta que se sitúe debajo de Nombre de la empresa.
5. Modifique la posición del campo en la pantalla a Nueva línea.
6. Haga clic en el botón Actualizar.
7. Modifique la posición del campo Código de área a Misma línea, el campo Correo electrónico
(trabajo) a Nueva línea y el campo Ciudad a Misma línea. Haga clic en el botón Actualizar
después de cada modificación.
8. Haga clic en el botón Guardar. El diseño de la pantalla nueva se puede ver si se pulsa el botón
Buscar.
Pantalla Búsqueda de persona "Después"
14-2 Sage CRM
Capítulo 14: Personalizar pantallas
Ejemplo: Modificar el formato de un área de contexto
Puede personalizar las áreas de contexto de Empresa, Persona, Comunicación, Cliente potencial,
Oportunidad, Solución e Incidencia para añadir hasta dos campos adicionales.
Por ejemplo, para añadir el campo Gestor de cuentas en el área de contexto Empresa:
1. Abra Administración | Personalización | Empresa.
2. Seleccione la pestaña Pantallas. Aparecerá una lista de ventanas personalizables para la entidad
Empresa.
3. Haga clic en el botón Personalizar situado junto a la pantalla Contenido superior de empresa.
Aparecerá la pantalla Mantener la definición de la pantalla correspondiente al área de contexto
Empresa.
4. Añada el campo Empresa: Gestor de cuentas a la lista Contenido de la pantalla y seleccione el
botón Guardar.
Para probar las modificaciones, busque una empresa y, a continuación, haga clic en el vínculo
del nombre de la empresa. Aparecerá la página Resumen de la empresa. El área de contexto
muestra el nuevo campo que ha añadido.
Personalizar pantallas integradas
La personalización integrada es un método útil si desea ver de un modo rápido una pantalla antes y
después de personalizarla. Por ejemplo, puede querer ver la pantalla de búsqueda de empresas
antes de decidir dónde se debe colocar exactamente un campo nuevo. Gracias al método de
personalización integrada, puede ver la pantalla y, con un solo clic, abrir la página Mantener la
definición de la pantalla correspondiente. Después, puede realizar los cambios de personalización
que desee y ver el resultado final de forma inmediata.
Por ejemplo, puede utilizar el método de personalización de pantallas integrada para modificar el
diseño del panel Detalles de la comunicación en la página Introducir nueva cita. También puede
resultar útil para averiguar el nombre de una pantalla.
Para modificar el diseño de la pantalla mediante la personalización integrada:
1. Desde Administración | Personalización, seleccione una entidad en la página de inicio
Personalización.
2. Active la casilla de verificación Personalización integrada en la pestaña Pantallas.
3. Abra la pantalla que desea personalizar. Por ejemplo, si desea personalizar la página de
búsqueda de personas, haga clic con el botón derecho del ratón en el botón Buscar y seleccione
Persona.
En este ejemplo, desea personalizar el panel Detalles en la página Introducir nueva cita.
4. Haga clic en el botón Mi CRM, asegúrese de que la pestaña Calendario esté seleccionada y haga
clic en el botón Nueva cita. Aparecerá la página Introducir nueva comunicación con un vínculo
Personalizar pantalla en cada panel que se puede personalizar.
5. Observe el panel Detalles y decida qué modificaciones desea efectuar. Por ejemplo, digamos que
decide poner las listas Estado, Prioridad y Zona en líneas distintas, una debajo de otra.
6. Haga clic en el vínculo Personalizar pantalla en el panel Detalles. Al hacer esto, aparecerá la
página Mantener la definición de la pantalla para Panel de detalles de comunicación
personalizada en una ventana nueva del navegador.
Guía del administrador del sistema 14-3
Capítulo 14
7. Realice las modificaciones necesarias en la página Mantener la definición de la pantalla.
8. Haga clic en el botón Guardar. Se cerrará la pantalla Mantener la definición de la pantalla para y
la pantalla Introducir nueva cita se actualizará para mostrar el panel Detalles actualizado.
Página Introducir nueva cita
9. Vuelva a la pestaña Pantallas y desactive la casilla de verificación Personalización integrada
para volver al modo "normal".
Campos de la página Mantener la definición de la pantalla
En la tabla siguiente se explican los campos estándar de la página Mantener la definición de la
pantalla.
Campo
Descripción
Campo
Lista de campos que se pueden añadir a la pantalla.
Posición
Posición que ocupa el campo en la pantalla. En la
lista, seleccione Nueva línea o Misma línea.
Crear vínculo con
Crea un vínculo para acceder a otra pantalla.
Alto
Altura del campo en la pantalla expresada en filas.
Ancho
Ancho del campo en la pantalla expresado en
columnas.
Script de creación
Se puede introducir JavaScript, que se ejecuta en el
lado del servidor cuando se crea el formulario de
entrada. Consulte Personalización avanzada de
pantallas (página 15-1) para obtener más
información.
Script de modificación
Se puede introducir JavaScript que se ejecuta en el
lado del cliente a medida que el usuario modifica
información en la página. Se puede utilizar
14-4 Sage CRM
Capítulo 14: Personalizar pantallas
Campo
Descripción
JavaScript genérico y/o la librería de funciones de
API del lado del cliente de Sage CRM aquí. Para
obtener más detalles, consulte Personalización
avanzada de pantallas (página 15-1).
Script de validación
Se puede introducir JavaScript, que se ejecuta en el
lado del servidor cuando el usuario hace clic en el
botón Guardar. Consulte Personalización avanzada
de pantallas (página 15-1) para obtener más
información.
Script de contenido
personalizado
Se puede utilizar JavaScript genérico o HTML, y/o la
librería de funciones de API del lado del cliente de
Sage CRM aquí. Consulte Personalización
avanzada de pantallas (página 15-1) para obtener
más información.
Guía del administrador del sistema 14-5
Capítulo 15: Personalización avanzada de pantallas
En este capítulo se explican los siguientes conceptos:
l
Explicar cómo cambiar el comportamiento de los campos en una pantalla.
l
Personalizar pantallas con la API del lado del cliente.
l
Añadir contenido HTML y JavaScript genérico al campo Contenido personalizado.
l
Crear código javaScript de servidor y cliente de Sage CRM.
Presentación
Puede cambiar el comportamiento de los campos en una pantalla mediante:
Seguridad de campo
Una forma sin programación de asegurar los derechos de acceso de los campos en todas las
pantallas. Para obtener más información, consulte Utilizar seguridad de campo (página 13-7) en
Personalización de campo.
Scripting utilizando la API del lado del cliente de Sage CRM
Un conjunto sencillo y actualizado de funciones del lado del cliente que se puede llamar desde el
campo Script de modificación adjunto a un campo individual o a través del campo Contenido
personalizado asociado a una pantalla o lista. Este método puede utilizarse con mayor eficacia para
cambiar el aspecto de campos en una pantalla para que la intervención del usuario sea más rápida y
sencilla. Un conocimiento conceptual básico de la codificación es de gran ayuda, pero no
imprescindible.
Se pueden mantener todos los scripts que utilicen la API del lado del cliente en una sola ubicación
en la carpeta ..WWWROOT\JS\CUSTOM de su instalación de CRM. El mantenimiento y la
actualización de los scripts de esta forma ofrecen importantes mejoras de tiempo y calidad en
comparación con añadir scripts a pantallas o carpetas individuales. Este es el método
recomendado para combinar scripting del lado del cliente en Sage CRM.
Se incluyen algunos ejemplos sencillos en la Ayudade la del administrador del sistema. Para
obtener la documentación de API completa, consulte la Ayuda del desarrollador.
Scripting utilizando el de JavaScript genérico
Añada JavaScript (del lado del cliente y del lado del servidor) a campos en una pantalla para, por
ejemplo, redefina las condiciones de acceso a los campos o valide un valor de campo en un
formulario. Combinado con el módulo de ampliación, obtiene acceso al modelo de objeto/bloque
CRM completo, incluyendo las propiedades y los métodos de cada campo. Si desea más
información, consulte la Ayuda del desarrollador. Se deben comprobar detenidamente todas las
personalizaciones añadidas utilizando este método durante una actualización de prueba y es
probable que requieran modificaciones para trabajar con futuras versiones. Es imprescindible un
buen conocimiento de JavaScript.
Guía del administrador del sistema 15-1
Capítulo 15
También se pueden aplicar JavaScript genérico y/o la API del lado del cliente de Sage CRM a las
acciones de flujos de procesos indicadas a continuación. Consulte Personalización de flujos de
procesos (página 24-1) si desea más información.
l
Establecer valor de columna
l
Mostrar el campo para su modificación
l
Restablecer el valor de la columna
Personalización de pantallas con la API del lado del cliente
¿Qué tipo de cambios puedo realizar?
Las funciones de la API del lado del cliente de Sage CRM le proporcionan funciones de
personalización en tres áreas principales de personalización de pantalla (y lista):
l
Funciones de nivel de campo: Cambio del comportamiento de campos específicos. Por ejemplo,
ajustando un color de fondo u ocultando un campo.
l
Funciones de nivel de página: Cambio del comportamiento de partes de una pantalla. Por
ejemplo, configurando un mensaje de error o agregando un botón Imprimir a una pantalla.
l
Funciones avanzadas: Eso se puede utilizar conjuntamente con otras llamadas de API, por
ejemplo para realizar comparaciones de fecha.
Nota: El scripting del lado del cliente es una herramienta para personalizar el aspecto de pantallas
y listas de CRM fácilmente para adaptarse al modo de trabajo de sus usuarios. No es un sustituto
para la seguridad o validación efectivas de datos en su sistema. Esto deberá siempre estar
gestionado por las funciones de seguridad existentes de Sage CRM.
¿Donde puedo implementar mis cambios?
Se pueden añadir las funciones en las siguientes áreas:
l
Administración | Personalización | [Entidad] | Pantallas | campo Script de modificación. Utilice
este campo si desea que el evento se produzca solo cuando se cambia un campo específico. Por
ejemplo, mostrando un mensaje de advertencia al usuario cuando cambia el nombre de empresa.
Sin embargo, es posible que añadir todos sus códigos de una pantalla en el campo Contenido
personalizado y luego hacer referencia a una función específica desde el campo Script de
modificación asociado con un campo en particular le resulte sencillo.
l
Administración | Personalización | [Entidad] | Pantallas| campo Contenido personalizado. El
código se activa cuando toda la pantalla está en modo Modificar (o Visualización). El código en el
campo Contenido personalizado debe ir entre etiquetas <script></script>.
l
Administración | Personalización | [Entidad] | Listas | campo Contenido personalizado. El código
se activa cuando se visualiza la lista o tabla.
l
En un archivo .JS externo en la carpeta ..WWWROOT\JS\CUSTOM de su instalación. Los archivos
de JavaScript ubicados en esta carpeta se incluyen de forma automática en la mayoría de
pantallas de CRM: El cuadro de mando interactivo y la pantalla Iniciar sesión no están incluidos.
Eso significa que podrá reunir todas sus funciones personalizadas en un archivo .JS centralizado.
A continuación, para aplicar el código a un áreas específica de CRM, solo tiene que hacer
referencia a la función desde una de las ubicaciones mencionadas anteriormente. Eso facilita la
tarea de mantener las personalizaciones en una ubicación central con muy pocos cambios en las
pantallas de CRM.
15-2 Sage CRM
Capítulo 15: Personalización avanzada de pantallas
No soy un codificador, ¿Cuales son los conceptos básicos?
l
Si añade el código en el campo Contenido personalizado, debe ir entre etiquetas <script></script>
en este formato:
<script>
crm.ready(function()
{
// Añada su script aquí
});
</script>
l
Si añade el código en el campo Script de modificación, no es necesario que vaya entre
<script></script>.
l
Utilice comillas simples solo en el campo Script de modificación. También se aplica al campo
Script de modificación en acciones de Personalización de flujos de procesos, Establecer valor de
columna, Restablecer valor de columna y Mostrar campos para su modificación.
l
Si desea probar el código de muestra, elimine cualquier formato de carácter especial que
interferirá con el código antes de pegarlo en CRM. Al pegar en Notepad o un editor de texto similar
antes de copiar y pegar para utilizar con Sage CRM es una excelente forma de hacerlo.
l
Asegúrese de que el primer carácter de la función API del lado del cliente está en minúscula. Por
ejemplo, crm.markRequiredFields.
Ejemplos utilizando la API del lado del cliente
Añadir efectos de texto a campos específicos
Para añadir efectos de resaltado, negrita e itálica a dos campos en la pantalla de entrada de
empresa:
1. Vaya a Administración | Personalización | Empresa | Pantallas.
2. Seleccione el icono Personalizar junto a CompanyBoxLong.
3. En el campo Contenido personalizado, escriba el siguiente texto:
<script>
crm.ready(function()
{
crm('comp_name').bold().highlight();
crm('comp_type').italic().underline();
});
</script>
4. Guardar.
Guía del administrador del sistema 15-3
Capítulo 15
5. Vuelva al menú principal y busque y abra un registro de empresa. En la pestaña Resumen de
empresa, el Nombre de empresa está en negrita y resaltado en amarillo y el Tipo de empresa está
en itálica y subrayado.
Añadir resaltado a todos los campos obligatorios
Para añadir, por ejemplo, un color de resaltado rosa en todos los campos obligatorios en la nueva
página de empresa.
1. Vaya a Administración | Personalización | Empresa | Pantallas.
2. Modificar la pantalla de entrada de empresa (CompanyBoxLong).
3. Añadir el siguiente script al campo Contenido personalizado:
<script>
crm.ready(function()
{
crm.markRequiredFields('pink');
});
</script>
4. Guardar. A continuación, vuelva al área Menú principal y seleccione Nueva | empresa.
Añadir un botón Imprimir en una página
Para añadir un botón Imprimir a la página Resumen del clientes potenciales:
1. Vaya a Administración | Personalización | Clientes potenciales | Pantallas.
2. Modificar la pantalla personalizada de clientes potenciales (LeadCustomScreen).
3. Añadir el siguiente script al campo Contenido personalizado:
<script>
crm.ready(function()
{
crm.addButton('print');
});
</script>
4. Guardar. A continuación, vuelva al área Menú principal, busque y abra un cliente potencial
existente.
Cambio de un valor un campo basado en una selección en otro campo
En este ejemplo, el equipo asignado a una oportunidad cambia en función del tipo de oportunidad.
Es similar al ejemplo Script de modificación del scripting a nivel de campo, pero en su lugar utiliza la
API del lado del cliente y añade resaltado de color rosa en el campo Equipo para alertar al usuario
del cambio.
15-4 Sage CRM
Capítulo 15: Personalización avanzada de pantallas
1. Seleccione Administración | Personalización | Oportunidad.
2. Seleccione la pestaña Pantallas. Se mostrará una lista de todas las pantallas personalizables de
la entidad Oportunidad.
3. Haga clic en el botón Personalizar situado junto a la pantalla Detalles de la oportunidad.
Aparecerá la página Mantener la definición de la pantalla.
4. Resalte el campo Oportunidad: Tipo en el panel Contenido de la pantalla.
5. Escriba lo siguiente en el campo Script de modificación:
if(crm('oppo_type').val() == 'Mix')
{
crm('oppo_channelid').val(4);
}
else if(crm('oppo_type').val() ==
'Consulting')
{
crm('oppo_channelid').val(3);
}
else
{
crm('oppo_channelid').val(2);
}
crm('oppo_channelid').highlight('pink');
La primera parte del script comprueba si el campo channelid está presente en la pantalla.
6. Haga clic en el botón Actualizar y después en Guardar.
7. Añada una nueva oportunidad y seleccione Consultoría en la lista Tipo. El campo Equipo se
rellena automáticamente con un valor de equipo, en este caso Atención al cliente. Si cambia el
tipo de oportunidad a Mixta, el campo Equipo se rellenará con un valor de equipo diferente, en
este caso Marketing, que se resaltará en color rosa.
Mostrar un mensaje al usuario si una casilla de verificación se queda en
blanco.
En este ejemplo, se muestra un mensaje al usuario si no se selecciona la casilla de verificación
"dejar de recibir" marketing electrónico.
1. Seleccione Administración | Personalización | Empresa.
2. Seleccione la pestaña Pantallas. Aparecerá una lista de ventanas personalizables para la entidad
Empresa.
3. Haga clic en el botón Personalizar junto a la pantalla de entrada de empresa. Aparecerá la
página Mantener la definición de la pantalla.
4. Resalte el campo comp_optout en el panel Contenido de la pantalla.
5. Escriba lo siguiente en el campo Script de modificación:
if (crm('comp_optout').val() == false)
Guía del administrador del sistema 15-5
Capítulo 15
{
crm.infoMessage('Esta empresa no recibirá
ninguna comunicación de marketing
electrónico');
}
else
{
crm.infoMessage(false);
}
6. Haga clic en el botón Actualizar y después en Guardar.
7. Añada una nueva empresa, dejando el campo Dejar de recibir comunicaciones de marketing
electrónico en blanco. Aparecerá un mensaje para el usuario.
Añadir HTML y JavaScript genérico a contenido personalizado
Además de añadir personalizaciones de script utilizando la API del lado del cliente en el campo
Contenido personalizado, añadir contenido HTML y JavaScript genérico en una página individual.
Por ejemplo, puede utilizar el campo Contenido personalizado para añadir texto con formato HTML
para crear un vínculo en la parte superior de una pantalla o para generar un botón JavaScript que
muestre un cuadro de alerta emergente.
El script de contenido personalizado se genera al principio de la página, por lo que cualquier
elemento que cree aparecerá en primer lugar en la pantalla o panel.
El código HTML siguiente en el campo Script de contenido personalizado de la pantalla Resumen
de empresa genera un botón nuevo en la parte superior izquierda del panel Resumen de empresa
que está vinculado a una página web, donde puede realizar búsquedas de información de la
empresa:
<input type=button value="Información de la empresa" name=Test onclick="window.open
('http://www.sagecrm.com')">
Por ejemplo, al ver la pantalla Resumen de persona, el botón nuevo aparece en el panel Empresa.
Panel Resumen de empresa
Utilizar JavaScript genérico en el Campo scripting de nivel
En el entorno de scripting de nivel de campo de Sage CRM, se usa la sintaxis normal de
JavaScript. La única diferencia es que no es necesario incluir las etiquetas <script></script> o <%
%>. Puede usar scripts JavaScript en el servidor y el cliente.
15-6 Sage CRM
Capítulo 15: Personalización avanzada de pantallas
No existe límite en cuanto al tamaño del script que puede introducir en los campos Creación,
validación y modificación, aunque en e caso de scripts de mayor tamaño, puede resultar más fácil
incluir el script en una página ASP en la carpeta ..WWWROOT\CUSTOMPAGES de la instalación
de CRM. Si desea obtener más información, consulte la Ayuda del desarrollador .
Servidor (página 15-7)
Cliente (página 15-7)
Objetos accesibles en el scripting de Sage CRM (página 15-7)
Servidor JavaScript (creación y validación) (página 15-8)
JavaScript cliente (modificación) (página 15-8)
Servidor
l
Script de creación: este script se ejecuta en el servidor cuando se crea la pantalla.
l
Script de validación: este script se ejecuta en el servidor cuando el usuario hace clic en el botón
Guardar de la pantalla.
Cliente
l
Script de modificación: este script se ejecuta en el navegador cuando el usuario modifica el campo
al que está adjunto el script.
Estos scripts se introducen en los campos Script de creación, Script de modificación y Script de
validación en Administración | Personalización | <Entidad> | Pantallas.
Nota: Los scripts del servidor y del cliente difieren en la sintaxis. Ello se debe a que los scripts de
servidor tienen acceso a las propiedades y campos actuales de objetos CRM, mientras que los
scripts de cliente tienen acceso al modelo de objeto del documento (DOM) HTML. Si desea más
información sobre el objeto SageCRM, consulte la Ayuda del desarrollador.
Objetos accesibles en el scripting de Sage CRM
Tipo de script
Objetos disponibles
Script de creación
Modelo de objeto CRM, propiedades y métodos
(contexto actual). Objeto CurrentUser y propiedad
Value (el valor que envía el usuario).
Script de validación
Modelo de objeto CRM, propiedades y métodos
(contexto actual). Objeto CurrentUser y propiedad
Value, así como los métodos Valid y ErrorStr.
Script de modificación
Propiedades y métodos del Modelo de objeto del
documento HTML (HTML DOM), así como el objeto
CurrentUser y la propiedad Value.
CurrentUser y Value son las únicas propiedades de
objeto CRM a las que puede hacer referencia desde
el cliente.
Guía del administrador del sistema 15-7
Capítulo 15
Servidor JavaScript (creación y validación)
Los scripts del servidor se ejecutan en el servidor de Sage CRM. El código JavaScript del servidor
amplía el lenguaje fundamental al proporcionar objetos para la ejecución de JavaScript en un
servidor. Por ejemplo, las extensiones del servidor permiten que una aplicación se comunique con
una base de datos relacional, ofrecen continuidad de la información desde una llamada a otra de la
aplicación o realizan manipulaciones de archivos en un servidor.
En los scripts del servidor, puede hacer referencia al modelo de objeto CRM completo, por lo que
puede hacer referencia directamente a entradas en el contexto actual. Cuando estos scripts se
ejecutan en el servidor, el usuario está limitado a acciones que no envían información al cliente.
Al crear la pantalla, adjunte scripts de creación al campo de la pantalla en el que va a actuar el
script. Estos scripts suelen utilizarse para definir automáticamente campos basados en la
información de entrada.
El script de validación también tiene acceso a las propiedades siguientes:
l
Valid: definida como falsa para marcar la entrada actual como no válida.
l
ErrorStr: devuelve la cadena del contenido del error (barra roja en la parte superior de la pantalla).
l
Values: contiene el valor que envía el usuario.
JavaScript cliente (modificación)
Los scripts del cliente se cargan y ejecutan en el navegador del usuario. El código JavaScript de
cliente amplía el lenguaje fundamental al proporcionar objetos para controlar un navegador y su
DOM. Por ejemplo, las extensiones de cliente permiten que una aplicación inserte elementos en un
formulario HTML y responda a eventos del usuario, como pulsaciones del ratón, introducción de
datos en formularios y navegación por páginas.
Los scripts de modificación se adjuntan al campo que el usuario va a modificar (no al campo en el
que desea que ocurra la acción de modificación). Las propiedades disponibles son las mismas que
para el HTML DOM. El objeto CurrentUser está disponible en clientes en pantallas generadas por el
sistema.
Si observa el código fuente de la página HTML, podrá ver las modificaciones que está realizando a
los objetos CRM.
Añadir scripts de nivel de campo utilizando JavaScript
Los ejemplos siguientes ilustran algunos usos del scripting de nivel de campo utilizando
JavaScript.
Para ver las propiedades de los campos individuales que puede usar en los scripts de creación y
validación desde Administración | Personalización, seleccione la entidad en la página principal de
Personalización y, a continuación, la pestaña Campos.
Al hacer clic en el vínculo del nombre del campo, se muestran algunas propiedades a las que puede
acceder y que puede modificar mediante JavaScript. La propiedad más importante es el nombre del
campo (en este caso, "comp_relationship") que permite acceder al campo y a sus propiedades
asociadas en código.
15-8 Sage CRM
Capítulo 15: Personalización avanzada de pantallas
Modificar las propiedades del campo en la base de datos
Además, los derechos de acceso al campo se pueden definir mediante la función Seguridad de
campo, que se puede seleccionar en la pestaña Campos de una entidad.
Pantalla Modificar seguridad de campos
La pantalla Modificar seguridad de campos permite usar casillas de verificación para indicar si tipos
de seguridad concretos (un usuario, un equipo, un perfil de seguridad o "Todos los usuarios") tienen
acceso de lectura o escritura a un campo.
El código JavaScript escrito por un administrador no puede conceder acceso de lectura o escritura
a un usuario si se le ha denegado en esta pantalla.
Nota: Los scripts de nivel de campo deben usar comillas simples (') en lugar de comillas dobles (").
Por ejemplo, case_channelid=rec('user_primarychannelid'); en lugar de case_channelid=rec("user_
primarychannelid");. Las comillas dobles (") en los scripts de nivel de campo pueden ocasionar
problemas al instalar los componentes con scripts.
Script de creación (página 15-9)
Script de modificación (página 15-12)
Script de validación (página 15-15)
Script de creación
Ejemplo 1
Puede añadir un script de creación que defina automáticamente el campo de estado de la empresa
como Ninguno cuando un usuario, cuyo equipo principal es Venta directa, crea una empresa nueva.
Nota: Tiene que adjuntar scripts de creación al campo sobre el que van a actuar.
Para añadir un script de creación:
1. Seleccione Administración | Personalización | Empresa.
2. Seleccione la pestaña Pantallas. Aparecerá una lista de ventanas personalizables para la entidad
Empresa.
Guía del administrador del sistema 15-9
Capítulo 15
3. Haga clic en el vínculo de la pantalla de entrada de empresa. Aparecerá la página Mantener la
definición de la pantalla.
4. Resalte el campo Empresa: Estado.
5. Introduzca el siguiente script en el campo Script de creación. Tenga en cuenta que este script
presupone que primarychannelid (ID del equipo principal) correspondiente al equipo Venta directa
es igual a 1.
if(CurrentUser.user_primarychannelid==1)
{
DefaultValue='None';
}
Nota: La propiedad DefaultValue sólo puede definirse cuando se crea un registro nuevo o en
un campo creado por una acción de flujo de procesos.
6. Haga clic en el botón Actualizar y después en Guardar.
7. Cierre la sesión y vuelva a iniciarla como cualquier usuario cuyo equipo principal sea Venta
directa. Tenga en cuenta que no es necesario que cierre la sesión para que se active el script, sino
que, para ver el efecto, es preciso que esté en el equipo Venta directa.
8. Haga clic en el botón de menú Nuevo para crear una empresa nueva. El campo Estado se define
automáticamente como Ninguno.
Pantalla de entrada de empresa
Ejemplo 2
Este ejemplo añade un script de creación que define automáticamente un tipo de empresa nuevo
como Competidor y convierte el campo en un campo de sólo lectura cuando William Dolan
(DolanW) crea la empresa.
Para añadir el script de creación:
1. Haga clic en el vínculo de la pantalla de entrada de empresa.
2. Resalte el campo Empresa: Tipo.
3. Introduzca el siguiente script en el campo Script de creación:
if (Values("Act")==1200)
{
if(CurrentUser.user_logon=='DolanW')
{
DefaultValue='Competitor';
ReadOnly=true;
}
}
15-10 Sage CRM
Capítulo 15: Personalización avanzada de pantallas
Nota: La sentencia "if (Values("Act")==1200)" comprueba si se usa la acción del sistema.
Esto resulta necesario para que el script se aplique únicamente durante la inserción. Sin
esta sentencia, el script funcionará para las actualizaciones, lo que significa que el campo
en pantalla siempre estaría bloqueado como sólo lectura para el usuario. Este script
presupone que la prevención de duplicados está activada. En Administración | Sistema |
Comportamiento del sistema, compruebe si el campo Prevención de duplicados está
definido como Sí.
4. Haga clic en el botón Actualizar y después en Guardar.
5. Inicie la sesión como William Dolan. Cuando cree una empresa nueva, el campo Tipo se define
automáticamente como Competidor y es de sólo lectura.
Pantalla de entrada de empresa
Ejemplo 3
Este ejemplo añade un script de creación que elimina el elemento de selección Archivada de la lista
Empresa: Estado cuando el administrador del sistema (Admin) crea una empresa nueva.
Para añadir el script de creación:
1. Haga clic en el hipervínculo de la pantalla de entrada de empresa.
2. Resalte el campo Empresa: Estado.
3. Introduzca el siguiente script en el campo Script de creación:
if(CurrentUser.user_logon=='Admin')
{
RemoveLookup('Archive');
}
4. Inicie la sesión como administrador del sistema. Al crear o actualizar una empresa nueva, la
opción Archivada ya no estará disponible en la lista Estado.
Pantalla de entrada de empresa
Nota: Los scripts de los ejemplos 2 y 3 funcionan conjuntamente con cualquier configuración de
acceso que se haya podido definir en la interfaz Seguridad de campo, ya que en ambos casos los
scripts restringen el acceso a los campos en lugar de ampliarlo. En contraposición, un script que
especifica el acceso de escritura a un campo que depende del ID del usuario no surtirá efecto si a
dicho usuario ya se le ha denegado el acceso en la interfaz Seguridad de campo.
Guía del administrador del sistema 15-11
Capítulo 15
Script de modificación
Ejemplo 1
Puede añadir un script de modificación que cambie el equipo asignado a una oportunidad según el
tipo de ésta.
Nota: Debe adjuntar el script de modificación al campo que desee cambiar.
Para añadir el script de modificación:
1. Seleccione Administración | Personalización | Oportunidad.
2. Seleccione la pestaña Pantallas. Se mostrará una lista de todas las pantallas personalizables de
la entidad Oportunidad.
3. Haga clic en el botón Personalizar situado junto a la pantalla Detalles de la oportunidad.
Aparecerá la página Mantener la definición de la pantalla.
4. Resalte el campo Oportunidad: Tipo en el panel Contenido de la pantalla.
5. Escriba el siguiente script en el campo Script de modificación:
if(typeof(oppo_channelid)!='undefined')
{
if(oppo_type.value=='Mix')
{
oppo_channelid.value='4'
}
else if(oppo_type.value=='Consulting')
{
oppo_channelid.value='3'
}
else
{
oppo_channelid.value='2'
}
}
La primera parte del script comprueba si el campo channelid está presente en la pantalla.
6. Haga clic en el botón Actualizar y después en Guardar.
7. Añada una nueva oportunidad y seleccione Consultoría en la lista Tipo. El campo Equipo se
rellena automáticamente con un valor de equipo, en este caso Atención al cliente. Si cambia el
tipo de oportunidad a Mixta, el campo Equipo se rellenará con un valor de equipo diferente (en
este caso Marketing).
15-12 Sage CRM
Capítulo 15: Personalización avanzada de pantallas
Pantalla de entrada de oportunidades
Ejemplo 2
Puede añadir un script de modificación que cambie el estado de la empresa a Inactiva cuando el
tipo de empresa se modifique a Partner.
Tenga en cuenta que puede usar "this.value" en lugar del nombre del campo real cuando se adjunte
el script al campo real que está modificando.
Para añadir el script de modificación:
1. Haga clic en el vínculo de la pantalla de entrada de empresa. Aparecerá la página Mantener la
definición de la pantalla.
2. Resalte el campo Empresa: Tipo y escriba lo siguiente en el campo Script de modificación.
if(this.value == 'Partner')
{
comp_status.value = 'Inactive'
}
Al crear o modificar un tipo de empresa y modificar el tipo de empresa a Partner, el campo
Estado automáticamente toma el valor predeterminado de Inactiva.
Campo Estado definido como Inactiva en la pantalla de entrada de empresa
Ejemplo 3
Puede añadir un script de modificación que desactive el campo Facturación de la empresa cuando
el Tipo de empresa se defina como Partner.
Para añadir el script de modificación:
1. Haga clic en el vínculo de la pantalla de entrada de empresa.
2. Resalte el campo Empresa: Tipo.
Guía del administrador del sistema 15-13
Capítulo 15
3. Introduzca el siguiente script en el campo Script de modificación:
if(this.value == 'Partner')
{
comp_revenue.disabled = 'true';
}
4. Haga clic en el botón Actualizar y después en Guardar.
5. Abra una empresa y cambie el tipo a Partner.
6. El campo Facturación de la empresa está desactivado. El campo Facturación de la empresa está
desactivado.
Página Resumen de empresa
Ejemplo 4
Puede añadir un script de modificación que oculte el campo Facturación de la empresa para
aquellas empresas que tengan más de 500 empleados. En este ejemplo, también se muestra cómo
usar la propiedad de visibilidad de HTML DOM.
Para añadir el script de modificación:
1. Seleccione Administración | Personalización | Empresa y, a continuación, la pestaña Pantallas.
2. Haga clic en el vínculo de la pantalla de entrada de empresa.
3. Resalte el campo Empresa: Empleados.
4. Introduzca el siguiente script en el campo Script de modificación:
if(this.value =='501+')
{
comp_revenue.style.visibility = 'hidden';
}
else comp_revenue.style.visibility =
'visible'
5. Haga clic en el botón Actualizar y después en Guardar.
Al crear una empresa nueva y seleccionar 501+ de la lista Empleados, el campo Facturación
se oculta automáticamente.
Pantalla de entrada de empresa
Nota: El script anterior oculta el campo Facturación (comp_revenue) cuando el usuario selecciona
501+. No se ejecutará si el campo ya está establecido en 501+. Para completar esta
15-14 Sage CRM
Capítulo 15: Personalización avanzada de pantallas
personalización, puede agregar un script de creación a comp_revenue del siguiente modo y, a
continuación, el campo permanece oculto:
si (Valores('comp_revenue')=='501+')
{
Oculto=verdadero;
}
Script de validación
Ejemplo 1
Este ejemplo añade un script de validación que comprueba la validez del campo % de certidumbre
de la oportunidad. Si el valor del campo se define con un valor inferior al 25%, se prevé que la
prioridad de la oportunidad se defina como Baja. Si no es el caso, el usuario verá un mensaje de
error de validación.
Nota: Tiene que adjuntar scripts de validación en el campo que desea que muestre el error de
validación.
Para añadir el script de validación:
1. Seleccione Administración | Personalización y seleccione Pasar oportunidad a la etapa
siguiente en el cuadro desplegable Entidades secundarias.
2. Seleccione la pestaña Pantallas.
3. Haga clic en el hipervínculo Cuadro de estado de la oportunidad. Aparecerá la página Mantener
la definición de la pantalla.
4. Resalte el campo Progreso de oportunidad: Prioridad en el panel Contenido de la pantalla.
5. Escriba el siguiente script en el campo Script de validación:
if (Values('oppo_certainty')<25 && Values
('oppo_priority')!='Low')
{
Valid=false;
ErrorStr="please set the priority to Low";
}
6. Haga clic en el botón Actualizar y después en Guardar.
7. Añada una nueva oportunidad, defina la prioridad con el valor 20 y seleccione el botón Guardar.
El usuario verá un error de validación con el error especificado.
Ejemplo 2
Puede añadir un script de validación, que valide que a todos los clientes que adquieran una licencia
se les asigne un ID de referencia de cliente que empiece por "L". En caso contrario, mostrará un
mensaje de error.
Para añadir el script de validación:
Guía del administrador del sistema 15-15
Capítulo 15
1. Seleccione Administración | Personalización | Oportunidad y, a continuación, la pestaña
Pantallas.
2. Haga clic en el hipervínculo Pantalla de detalles de la oportunidad.
3. Resalte el campo Oportunidad: Ref de cliente.
4. Introduzca el siguiente script en el campo Script de validación:
custref=Values('oppo_customerref')+'';
if ((Values('oppo_type')=='License') &&
(custref.charAt(0)!='L'))
{ErrorStr='!'+custref+'The customer
reference must begin with L';
Valid=false;}
5. Haga clic en el botón Actualizar y después en Guardar.
6. Cree una oportunidad nueva, seleccione Licencia en el campo Tipo, introduzca un número de
referencia de cliente que empiece por cualquier letra excepto L.
7. Haga clic en el botón Guardar.
8. El error mostrado indica que a este tipo de oportunidad se le debe asignar una referencia de
cliente que empiece por L.
Error de validación
15-16 Sage CRM
Capítulo 16: Personalizar listas
En este capítulo se explican los siguientes conceptos:
l
Determinar las listas que puede personalizar.
l
Añadir una nueva columna a una lista.
l
Modificar el formato de una lista.
l
Modificar el formato de una tabla.
l
Comprender personalización avanzada de listas.
l
Añadir scripts de creación a una tabla.
l
Añadir script de contenido personalizado a una lista de tablas.
l
Comprender los campos de la página Definición de lista.
¿Qué listas se pueden personalizar?
Puede personalizar dos tipos de lista: listas y tablas.
Las listas se muestran si selecciona una pestaña en el contexto de empresa, incidencia, cliente
potencial, oportunidad, solución o persona.
Lista de personas de una empresa
Las tablas se muestran como resultados de búsqueda de una persona, cliente potencial,
oportunidad, etcétera. Las listas que se muestran en la pestaña Búsqueda rápida de persona
también son tablas.
Tabla de personas de una búsqueda de apellido
Guía del administrador del sistema 16-1
Capítulo 16
Añadir una nueva columna a una lista
Ejemplo: Añadir una columna a Lista de comunicaciones
Para añadir el campo Equipo como una columna nueva a Lista de comunicaciones:
1. Seleccione Administración | Personalización | Comunicación y, a continuación, la pestaña
Listas. Aparecerá la lista de Listas de comunicaciones que se pueden modificar.
2. Haga clic en el botón Personalizar, a la derecha de la lista "Lista de comunicaciones". Aparecerá
la página Mantener la definición de lista .
3. Seleccione Comunicaciones: Equipo en la lista Campo.
4. Introduzca las propiedades de la lista. Para obtener una explicación de los campos en el panel
Propiedades, consulte Campos de la página Definición de lista (página 16-5) para obtener una
explicación de los campos en el panel Propiedades.
5. Haga clic en el botón Añadir. La nueva columna aparecerá en el contenido de la lista.
6. Resalte la nueva columna y utilice los cursores para subir o bajar en la lista Contenidos de la lista.
Coloque la nueva columna junto al campo al que debe preceder o seguir.
7. Haga clic en el botón Guardar.
La nueva columna se podrá visualizar en la lista de comunicaciones de cualquier empresa.
Consulte Campos de la página Definición de lista (página 16-5) para obtener más
información.
Lista de comunicaciones
Modificar el formato de una lista existente
Ejemplo: Cambiar la lista de oportunidades
La lista de oportunidades actual tiene las columnas Estado y Etapa separadas por otras cuatro
columnas.
Lista de oportunidades "antes"
Necesita desplazar la columna Etapa junto a Estado y ordenar la tabla por una de ellas.
Para modificar el formato de la lista de oportunidades:
1. Seleccione Administración | Personalización | Oportunidad y, a continuación, la pestaña Listas.
Aparecerá la lista de oportunidades que se puede modificar.
16-2 Sage CRM
Capítulo 16: Personalizar listas
2. Haga clic en el botón Personalizar situado a la derecha de la lista de oportunidades. Se abrirá la
página Mantener la definición de lista.
3. Resalte el campo Etapa en la lista Contenido de la lista y haga clic en la flecha arriba hasta que
se sitúe debajo de Estado de la oportunidad.
4. Defina Permitir ordenar por como Sí.
5. Haga clic en el botón Actualizar.
6. Resalte el campo Etapa y defina Permitir ordenar por como Sí.
7. Haga clic en el botón Actualizar.
8. Haga clic en el botón Guardar.
Puede visualizar el nuevo formato de la lista haciendo clic en la pestaña Oportunidad en Mi
CRM o en el contexto de una persona o empresa.
Lista de oportunidades "después"
Modificar el formato de una tabla existente
Ejemplo: cambiar la tabla Elementos del presupuesto
Nota: Se recomienda que las primeras cuatro columnas (Nº de línea, Estado de sincronización,
Tipo de línea y Nombre de producto) se conserven en su estado actual. Cualquier cambio aplicado
a las columnas debe realizarse con cuidado, en particular en el caso de los sistemas de integración
ERP.
Para personalizar la tabla Elementos del presupuesto:
1. Seleccione Administración | Personalización | Entidades secundarias | Elementos del
presupuesto.
2. Haga clic en la pestaña Listas. Aparecerá la lista Elementos del presupuesto que se puede
modificar.
3. Haga clic en el hipervínculo de la tabla Elementos del presupuesto.
Aparecerá la página Mantener la definición de lista, donde puede aplicar cambios a las columnas.
Para cambiar la tabla Elementos del pedido, siga el mismo procedimiento, seleccionado
Elementos del pedido en la lista desplegable Entidades secundarias.
Personalización avanzada de listas
Puede adjuntar scripts de creación a columnas individuales de tablas. El script se ejecuta en el
servidor cuando se crea la lista. Al igual que con los scripts de creación utilizados en la
personalización avanzada de pantallas, puede acceder a todas las propiedades y métodos del
Modelo del objeto CRM (en el contexto actual). Además, podrá acceder al objeto CurrentUser y a la
propiedad Value (el valor que envía el usuario).
Puede acceder a las siguientes propiedades de columna de tabla utilizando los scripts de creación:
Guía del administrador del sistema 16-3
Capítulo 16
l
Visible ( )
l
Alignment ( )
l
AllowOrderBy ( )
l
CustomActionFile ( )
l
CustomIdField ( )
l
JumpEntity ( )
l
ShowHeading ( )
l
ShowSelectAsGif ( )
Puede añadir contenido HTML y JavaScript a una lista o una tabla completa (en oposición a una
columna) en el campo de contenido personalizado.
Añadir scripts de creación a una tabla
En este ejemplo se añaden scripts de creación a Lista de oportunidades, que oculta la columna
Nombre de la empresa en el contexto de empresa.
Para añadir el script de creación:
1. Haga clic en Administración | Personalización y seleccione Oportunidad en la página principal
de Personalización.
2. Haga clic en la pestaña Listas.
3. Haga clic en el vínculo de hipertexto Lista de oportunidades.
4. Haga clic en la columna en la que desea vincular el script de creación, en este ejemplo, Empresa:
Nombre de empresa.
5. Añada el siguiente script de creación al campo Script de creación y haga clic en el botón
Actualizar.
if(CRM.GetContextInfo("company","comp_
name"))
{
Visible = false;
}
6. Vaya hasta la pestaña Oportunidades en el contexto de empresa. La columna Nombre de la
empresa ya no será visible.
7. Vaya hasta la pestaña Oportunidades de Mi CRM. La columna Nombre de la empresa aún será
visible.
Añadir contenido personalizado a una tabla o lista
Este ejemplo muestra cómo agregar resaltados a una lista de presupuestos devueltos de una
búsqueda. El resaltado se aplica a diferentes partes de la tabla dependiendo del valor del
presupuesto entre 1.000 y 10.000 y cuando el presupuesto está activo.
Para añadir el código a la tabla Presupuesto:
1. Seleccione Administración | Personalización | Presupuestos | Listas | Tabla de presupuestos.
2. Añadir el siguiente script en el campo Contenido personalizado.
16-4 Sage CRM
Capítulo 16: Personalizar listas
<script>
crm.ready(function(){
crm.grids('0').rows(':gt(0)',true)
.filterWhere('quot_grossamt','ge','1000')
.highlightCell('yellow');
crm.grids('0').rows(':gt(0)',true)
.filterWhere('quot_grossamt','ge','10000')
.highlightCell('#E8D7FD');
crm.grids('0').rows(':gt(0)',true)
.filterWhere('quot_status','eq','Active')
.highlightCell('green');
});
</script>
3. Guardar. Ahora, cuando busque un presupuesto, la lista resultante muestra diferentes resaltados
en los elementos de la lista.
Campos de la página Definición de lista
La tabla siguiente explica los campos de la parte derecha de la página Definición de lista.
Campo
Descripción
Campo
El campo que contiene la columna.
Permitir ordenar por
Permite al usuario clasificar la lista por esta
columna. El encabezado de la columna aparece
subrayado. Una flecha junto al encabezamiento de
la columna indica que es el orden de clasificación
actual de la lista.
Crear vínculo con
Permite al usuario vincular otra pantalla.
Orden descendente
Permite ordenar de Z - A ó 9 - 0.
Alineación
Alineación de la columna, Izquierda, Centro,
Derecha.
Mostrar encabezado
Muestra el nombre del campo como encabezado de
la columna.
Guía del administrador del sistema 16-5
Capítulo 16
Campo
Descripción
Mostrar selección como Gif
Muestra el icono en lugar de la descripción (para
listas desplegables predefinidas únicamente).
Ordenación predeterminada
La primera columna en una tabla que tenga
’Ordenación predeterminada’ definido como Sí
controla el orden en el que se muestran los registros
la primera vez que aparece la tabla. Por ejemplo, si
define Ordenación predeterminada como Sí para
oppo_type en Tabla de oportunidades, si el usuario
selecciona Buscar | Oportunidad, la tabla resultante
se debe ordenar por oppo_type.
Script de creación
Permite introducir scripts que se ejecutan en el
servidor cuando crea la lista o la tabla. Consulte
Personalización avanzada de listas (página 16-3)
para obtener más información.
Script de contenido
personalizado
Se puede utilizar JavaScript genérico o HTML, y/o la
librería de funciones de API del lado del cliente de
Sage CRM aquí. Consulte Personalización avanzada
de pantallas (página 15-1) para obtener más
información.
16-6 Sage CRM
Capítulo 17: Personalizar pestañas
En este capítulo se explican los siguientes conceptos:
l
Determinar las pestañas que se pueden personalizar.
l
Modificar grupos de pestañas.
l
Añadir nuevas pestañas.
l
Usar las acciones de pestañas disponibles.
l
Comprender los campos del panel Propiedades de la página Pestañas.
l
Personalizar menús del sistema.
¿Qué pestañas puede personalizar?
Puede personalizar los grupos de pestañas en entidades primarias, por ejemplo:
l
Empresa, Persona, Cliente potencial, Pedido, Presupuesto, Incidencia y Comunicación.
También puede personalizar pestañas para entidades secundarias, por ejemplo:
l
soluciones, listas de llamadas, campañas, fases, elementos de la fase, previsiones y acuerdos de
servicio.
Las funciones del menú del sistema permiten personalizar los siguientes tipos especiales de
grupos de pestañas:
l
Menú Administración, menú Principal, áreas de trabajo de administración individual y algunas
áreas de trabajo (menú principal) del usuario.
Nota: Para modificar los grupos de pestañas de entidades primarias y secundarias, acceda a ellos
mediante Administración | Personalización, pero modifique los grupos de pestañas de los menús
del sistema mediante Administración | Personalización avanzada | Menús del sistema.
Modificar grupos de pestañas
Para ilustrar la modificación de grupos de pestañas, se proporcionan los ejemplos siguientes:
Ejemplo: Cambiar el grupo de pestañas Persona (página 17-1)
Ejemplo: Eliminar una pestaña del grupo de pestañas Empresa (página 17-2)
Ejemplo: Cambiar el grupo de pestañas Persona
Para cambiar el orden de un grupo de pestañas:
1. Haga clic en Administración | Personalización | Persona.
2. Seleccione la pestaña Pestañas. Aparecerá una lista de grupos de pestañas correspondientes a
la entidad Persona.
3. Haga clic en el vínculo Persona o haga clic en el botón Personalizar, que se encuentra junto al
grupo de pestañas Persona. Aparecerá la página Personalizar pestañas para persona.
Guía del administrador del sistema 17-1
Capítulo 17
4. Para mover la pestaña Notas al final de la fila de pestañas, resalte Notas en la lista Contenido del
grupo de pestañas.
5. Haga clic en la flecha hacia abajo hasta que Notas se coloque al final de la lista.
6. Haga clic en el botón Actualizar y después en Guardar. Si busca una persona y hace clic en el
vínculo, se abrirá la pestaña Notas al final de la fila de pestañas.
Grupo de pestañas Persona
Ejemplo: Eliminar una pestaña del grupo de pestañas Empresa
Puede eliminar una pestaña del grupo de pestañas si decide que no es necesaria en su
organización.
Para eliminar la pestaña Marketing del grupo de pestañas Empresa:
1. Seleccione Administración | Personalización | Empresa.
2. Seleccione la pestaña Pestañas. Aparecerá una lista de grupos de pestañas de la entidad
Empresa.
3. Abra el grupo de pestañas Empresa y resalte Marketing en la lista Contenido del grupo de
pestañas.
4. Pulse el botón Eliminar.
5. Haga clic en el botón Guardar. Si busca una empresa y hace clic en el vínculo, verá que la
pestaña Marketing ya no está disponible.
Añadir una nueva pestaña
Para crear una nueva pestaña, por ejemplo, en el grupo de pestañas Empresa:
1. Haga clic en Administración | Personalización y seleccione Empresa de la página principal de
Personalización.
2. Seleccione la pestaña Pestañas.
3. Haga clic en el vínculo de hipertexto del grupo de pestañas Empresa o haga clic en el botón
Personalizar. Aparecerá la página Personalizar pestañas para Empresa. Los campos del panel
Propiedades de la página Pestañas se describen en Campos de Pestañas (página 17-9).
4. Escriba el nuevo nombre de pestaña en el campo Etiqueta del panel de propiedades.
5. Seleccione el tipo de información que se mostrará en la pestaña en el campo desplegable Acción
del sistema.
6. Haga clic en el botón Añadir para añadir la nueva pestaña al grupo de pestañas Empresa.
7. Haga clic en el botón Guardar para confirmar los cambios. La nueva pestaña aparecerá en el
contexto de una empresa.
Acciones de personalización de pestañas
Existen varias acciones disponibles en la lista Acción del sistema del panel Propiedades de la
página Personalizar pestañas para cuando cree una nueva pestaña. Tenga en cuenta que si
17-2 Sage CRM
Capítulo 17: Personalizar pestañas
dispone del módulo de ampliación, deberá seleccionar Otros en el campo Acción antes de que se
muestren estas acciones del sistema. Si selecciona una acción del sistema podrá seleccionar el
tipo de pantalla que se mostrará cuando el usuario seleccione la pestaña. Existen diferentes
opciones. Entre los ejemplos del tipo de pantallas que se pueden visualizar seleccionando una
acción se incluyen pantallas y listas estándar de Sage CRM, así como las pantallas que cree en
Administración | Personalización. Si tiene el módulo de ampliación, podrá ver incluso páginas web o
archivos personalizados que cree mediante páginas ASP. Si desea más información, consulte la
Ayuda del desarrollador.
Lista Acciones del sistema
Es importante que revise todas las acciones del sistema de que dispone. Si selecciona
determinadas acciones, ahorrará tiempo y esfuerzo a la hora de crear una página ASP cada vez que
desee ejecutar una pantalla o lista de Sage CRM estándar.
Cada opción de la lista se corresponde con una pantalla, lista o área de pantalla estándar de Sage
CRM, excepto customfile y customurl, que muestran archivos personalizados y páginas web,
respectivamente.
Acciones de listas (página 17-3)
Acciones de listas relacionadas (página 17-4)
Acciones de resumen (página 17-5)
Acciones de introducción (página 17-5)
Acciones de modificación y progreso (página 17-6)
Acciones de búsqueda (página 17-7)
Acciones de pestañas (página 17-7)
Otras acciones (página 17-7)
Acciones de listas
Las acciones de listas permiten mostrar varios tipos de listas de una pestaña. En la mayoría de los
casos, el nombre de la acción es intuitivo, es decir, addresslist se utilizar para mostrar una lista de
direcciones, caselist se utiliza para mostrar una lista de incidencias, leadlist se utiliza para mostrar
una lista de incidencias, etcétera. Las listas que se muestran están asociadas con la entidad en la
que se ha creado la pestaña, es decir, si añade addresslist al grupo de pestañas Persona, la lista
mostrada contiene las direcciones de personas. Sin embargo, si añade addresslist al grupo de
pestañas Incidencia, la lista estará vacía porque las incidencias no suelen tener direcciones
relacionadas.
Existen numerosos ejemplos de listas que se muestran en pestañas de Sage CRM. A continuación
se incluyen varios ejemplos.
A continuación se describe una lista de acciones disponibles y ejemplos de uso en Sage CRM:
l
addresslist: un ejemplo de su uso es la pestaña Empresa del grupo de pestañas Empresa.
l
campaignlist: un ejemplo de su uso es la pestaña Lista de campañas del grupo de pestañas
Marketing (menús del sistema).
Guía del administrador del sistema 17-3
Capítulo 17
l
callist: se utiliza para ver una lista de llamadas.
l
caselist: un ejemplo de su uso es la pestaña Incidencias del grupo de pestañas Empresas.
l
caseprogresslist: un ejemplo de su uso es la pestaña Seguimiento del grupo de pestañas
Incidencia.
l
communicationlist: un ejemplo de su uso es la pestaña Comunicaciones del grupo de pestañas
Empresa.
l
forecast history list: un ejemplo de su uso es la pestaña Previsión del grupo de pestañas Previsión.
l
forecast list: muestra una lista de previsiones.
l
helplist: se puede utilizar para mostrar el área de trabajo de ayuda.
l
leadlist: se utiliza para mostrar una lista de clientes potenciales.
l
leadprogresslist: un ejemplo de su uso es la pestaña Seguimiento del grupo de pestañas Cliente
potencial.
l
library list: un ejemplo de su uso es la pestaña Documentos del grupo de pestañas Incidencia. (La
etiqueta "Documentos" ha sustituido a "Biblioteca" en los documentos de lista de pestañas
asociados con una entidad.)
l
opportunitieslist: un ejemplo de su uso es la pestaña Oportunidades del grupo de pestañas
Persona.
l
opportunityitemslist: un ejemplo de su uso es la pestaña Artículos de la oportunidad del grupo de
pestañas Oportunidad.
l
opportunityprogresslist: un ejemplo de su uso es la pestaña Seguimiento del grupo de pestañas
Oportunidades.
l
pendingmassemaillist: se utiliza para mostrar una lista de correos electrónicos pendientes.
l
peoplelist: un ejemplo de su uso es la pestaña Personas del grupo de pestañas Empresa.
l
reportsandlists: un ejemplo de su uso es la pestaña Informes y listas del grupo de pestañas Menú
principal (menús del sistema).
l
solutions list: un ejemplo de su uso es la pestaña Soluciones del grupo de pestañas Incidencia.
l
teamlist: un ejemplo de su uso es la pestaña Equipo del grupo de pestañas Empresa.
l
acuerdo de servicio: no se utiliza en el sistema, pero puede utilizar esta acción para mostrar una
lista de acuerdos de servicio existentes, en cualquier parte del sistema que desee visualizar.
l
businesscaledit: no se utiliza en el sistema, pero puede utilizar esta acción para mostrar una lista
de calendarios laborales existentes en cualquier parte del sistema donde desee visualizarlo.
Acciones de listas relacionadas
Las acciones de listas relacionadas son anteriores a la funcionalidad de entidades relacionadas. La
mayoría de acciones de listas relacionadas no se utilizan en el sistema estándar. Se conservan
para garantizar que los sistemas personalizados que las utilicen se actualicen correctamente. Si en
la actualidad su sistema utiliza acciones de listas relacionadas, puede que desee pasarse a la
funcionalidad de entidades relacionadas después de actualizar a la versión 6.2 o posterior.
Consulte Añadir nuevos tipos de relaciones (página 32-1) para obtener más información.
Todas las acciones de listas relacionadas tienen un comportamiento similar. Permiten establecer
relaciones entre entidades. Es posible añadir una nueva pestaña a cualquier entidad y crear una
lista de incidencias, comunicaciones, empresas, oportunidades o personas relacionadas.
A continuación se incluye una lista de las acciones de listas relacionadas disponibles:
l
relatedcaselist: no se utiliza en el sistema.
l
relatedcommunicationlist: no se utiliza en el sistema.
17-4 Sage CRM
Capítulo 17: Personalizar pestañas
l
relatedcompanieslist: no se utiliza en el sistema.
l
relatedopportunitieslist: no se utiliza en el sistema.
l
relatedpersonlist: un uso ligeramente diferente que el mencionado anteriormente es la pestaña
Persona relacionada del grupo de pestañas Comunicaciones.
Acciones de resumen
Todas las acciones de resumen tienen un comportamiento similar. Permiten crear una pantalla que
muestre un resumen de la llamada, incidencia, comunicación, empresa, cliente potencial,
oportunidad, persona, acuerdo de servicio, solución, fase o elemento de fase. El ejemplo siguiente
muestra la pestaña Resumen del grupo de pestañas Incidencia:
A continuación se describe una lista de acciones de resumen disponibles y ejemplos de uso en
Sage CRM:
l
callsummary: un ejemplo de su uso es la pestaña Listas de llamadas del grupo de pestañas Listas
de llamadas.
l
casesummary: un ejemplo de su uso es la pestaña Resumen del grupo de pestañas Incidencia.
l
communication summary.
l
companysummary: un ejemplo de su uso es la pestaña Resumen del grupo de pestañas Empresa.
l
leadsummary: un ejemplo de su uso es la pestaña Resumen del grupo de pestañas Clientes
potenciales.
l
opportunitysummary: un ejemplo de su uso es la pestaña Resumen del grupo de pestañas
Oportunidad.
l
personsummary: un ejemplo de su uso es la pestaña Resumen del grupo de pestañas Persona.
l
slasummary: un ejemplo de su uso es la pestaña Resumen de acuerdo de servicio del grupo de
pestañas Acuerdo de servicio.
l
solutionsummary: un ejemplo de su uso es la pestaña Resumen del grupo de pestañas
Soluciones.
l
wavesummary: un ejemplo de su uso es la pestaña Resumen de la fase del grupo de pestañas
Fase.
l
waveitemsummary: un ejemplo de su uso es la pestaña Resumen de elementos de fase del grupo
de pestañas Elemento de la fase.
Acciones de introducción
Todas las acciones de entrada tienen un comportamiento similar. Permiten crear una pantalla que
muestre una entrada en la que podrá crear una nueva llamada, incidencia, comunicación, empresa,
cliente potencial, oportunidad, persona, acuerdo de servicio, solución, fase o elemento de fase. Los
usuarios tienen que hacer clic en el botón Nuevo para ver cualquiera de las pantallas de entrada del
sistema.
El ejemplo siguiente muestra la pantalla de entrada Solución, que aparece al hacer clic en Nueva
solución:
A continuación se describe una lista de acciones de entrada disponibles y ejemplos de uso en Sage
CRM:
l
forecast entry: un ejemplo de su uso es la pestaña Introducción de previsión del grupo de
pestañas Previsión.
Guía del administrador del sistema 17-5
Capítulo 17
l
new: un ejemplo de su uso es la pestaña Nuevo del grupo de pestañas Menú principal (menús del
sistema).
l
newcommunicationedit: un ejemplo de su uso es la pestaña Modificar nueva comunicación del
grupo de pestañas Llamadas salientes.
l
newcompany: un ejemplo de su uso es la pestaña Nueva empresa del grupo de pestañas Nuevo
(menús del sistema).
l
newindividual: un ejemplo de su uso es la pestaña Nueva persona del grupo de pestañas Nuevo
(menús del sistema).
l
newlead: un ejemplo de su uso es la pestaña Nuevo cliente potencial del grupo Llamadas
salientes.
l
newleaddirect: no se utiliza en el sistema, pero tiene el mismo funcionamiento que la acción
newlead.
l
newopportunity: un ejemplo de su uso es la pestaña Nueva oportunidad del grupo Cliente
potencial de llamada saliente.
l
neworder: se utiliza para mostrar una pantalla de nuevo pedido.
l
newquote: se utiliza para mostrar una pantalla de nuevo presupuesto.
l
newperson: un ejemplo de su uso es la pestaña Nueva persona del grupo Cliente potencial de
llamada saliente.
l
newsolution: un ejemplo de su uso es la pestaña Solución del grupo de pestañas Nuevo (contexto
del sistema).
l
callback: un ejemplo de su uso es la pestaña Devolución de llamada del grupo de pestañas de
menú llamadas salientes.
l
businesscal: un ejemplo de su uso es la pestaña Calendario laboral del grupo de pestañas
Calendario laboral.
l
holidayset: un ejemplo de su uso es la pestaña Calendario de festivos del grupo de pestañas
Calendario laboral.
Acciones de modificación y progreso
Todas las acciones de modificación tienen un comportamiento similar. Permiten crear una pantalla
que muestra una pantalla de modificación desde la que los usuarios pueden modificar incidencias,
clientes potenciales, oportunidades, etcétera. Las acciones de progreso son similares y permiten a
los usuarios controlar el progreso de incidencias, clientes potenciales y oportunidades de la
siguiente fase de su ciclo de vida y pueden realizar modificaciones en los detalles, si fuera
necesario.
El ejemplo siguiente muestra la pantalla de progreso de la incidencia añadida al grupo de pestañas
Incidencia:
A continuación se describe una lista de acciones de modificación disponibles y ejemplos de uso en
Sage CRM:
l
communicationedit: un ejemplo de su uso es la pestaña Detalles del grupo de pestañas
Comunicación.
l
editcommunication: no se utiliza en el sistema, pero tiene el mismo funcionamiento que la acción
communicationedit.
l
caseprogress.
l
lead progress: no se utiliza en el sistema.
l
oppoprogress: no se utiliza en el sistema.
17-6 Sage CRM
Capítulo 17: Personalizar pestañas
Acciones de búsqueda
Todas las acciones de búsqueda tienen un comportamiento similar. Permiten crear una pantalla que
muestra una pantalla de búsqueda desde la que los usuarios pueden buscar incidencias,
comunicaciones, empresas, clientes potenciales, oportunidades, personas y soluciones. Los
usuarios tendrán que hacer clic en el botón Nuevo y seleccionar un contexto para realizar una
búsqueda en el sistema.
A continuación se describe una lista de acciones de búsquedas disponibles y ejemplos de uso en
Sage CRM:
l
find: un ejemplo de su uso es la pestaña Buscar solución del grupo de pestañas Buscar (menús
del sistema).
l
casesearch: un ejemplo de su uso es la pestaña Buscar incidencia del grupo de pestañas Buscar.
l
communicationsearch: no se utiliza en el sistema.
l
companysearch: un ejemplo de su uso es la pestaña Buscar Empresa del grupo de pestañas
Buscar.
l
leadsearch: un ejemplo de su uso es la pestaña Buscar cliente potencial del grupo de pestañas
Buscar.
l
opportunitysearch: un ejemplo de su uso es la pestaña Buscar oportunidad del grupo de pestañas
Buscar.
l
ordersearch: un ejemplo de su uso es la pestaña Buscar pedido del grupo de pestañas Buscar.
l
quotesearch: un ejemplo de su uso es la pestaña Buscar presupuesto del grupo de pestañas
Buscar.
l
personsearch: un ejemplo de su uso es la pestaña Buscar persona del grupo de pestañas Buscar.
l
solutionsearch: un ejemplo de su uso es la pestaña Buscar solución del grupo de pestañas
Buscar.
Acciones de pestañas
Las acciones de pestaña se pueden utilizar para mostrar áreas de pantallas. A continuación se
incluye una lista de pestañas disponibles:
l
marketingtab: no se utiliza en el sistema pero se puede utilizar para mostrar el área de trabajo de
Marketing y sus pestañas relacionadas.
l
casesolutionstab: un ejemplo de su uso es la pestaña Solución del grupo de pestañas Incidencia.
l
solutioncasetab: no se utiliza en el sistema pero se puede utilizar para mostrar el área de trabajo
Soluciones y sus pestañas asociadas. Es similar a casesolutions.
l
usertabs: no se utiliza en el sistema pero se puede utilizar para mostrar el área de trabajo de Mi
CRM y sus pestañas relacionadas.
l
channeltabs: muestra el área de trabajo CRM del equipo. Un ejemplo de uso es la pestaña Puesto
de trabajo del equipo del grupo de pestañas Menú principal (contexto del sistema).
Otras acciones
Existen otras acciones disponibles en el sistema que permiten crear diferentes pantallas. A
continuación se describen algunas otras acciones disponibles y ejemplos de uso en Sage CRM (si
procede):
Guía del administrador del sistema 17-7
Capítulo 17
l
campaign report: se puede utilizar para mostrar un informe de campaña. Un ejemplo de su uso en
el sistema es la pestaña Informe del grupo de pestañas Campaña.
l
companymarketing: se puede utilizar para mostrar la pantalla de marketing de empresa. Un
ejemplo de su uso en el sistema es la pestaña Marketing del grupo de pestañas Empresa.
l
companyorgchart: no se utiliza en el sistema, pero se puede utilizar para mostrar el organigrama
de una empresa.
l
componentadd: no se utiliza en el sistema, pero se puede utilizar para mostrar la pantalla Gestor
de componentes para añadir nuevos componentes.
l
componentinstall: no se utiliza en el sistema, pero se puede utilizar para mostrar la pantalla Gestor
de componentes para instalar componentes.
l
componentscript: no se utiliza en el sistema, pero se puede utilizar para mostrar la pantalla Gestor
de componentes para definir scripts de componentes.
l
Key Attributes: se utiliza para crear una pantalla disponible al usuario que muestra datos
dinámicos. Un ejemplo de su uso en el sistema es la pestaña Atributos clave del grupo de
pestañas Empresa. Consulte Perfil de atributos clave (página 23-1) para obtener más información.
l
exclude: se utiliza para mostrar la pantalla de gestión de llamadas salientes de Excluir de la lista
de llamadas. Un ejemplo de su uso en el sistema es la pestaña Excluir del grupo de pestañas
Menú saliente.
l
gotthrough: se utiliza para mostrar la pantalla de gestión de llamadas salientes de Presentación
del contacto. Un ejemplo de su uso en el sistema es la pestaña Llamada aceptada del grupo de
pestañas Menú saliente.
l
grouplistbrowser: se puede utilizar para mostrar los registros incluidos en una pantalla de grupos.
l
logout: se utiliza para mostrar la pantalla para cerrar sesión. Un ejemplo de su uso en el sistema
es la pestaña Cierre de sesión del grupo de pestañas Menú principal (entidad Sistema).
l
makecalls: se utiliza para mostrar la pantalla de gestión de llamadas salientes Introducción. Un
ejemplo de su uso en el sistema es la pestaña Coger otra llamada del grupo de pestañas Menú
saliente.
l
myeware: se utiliza para mostrar la pantalla Cuadro de mando. Un ejemplo de su uso en el
sistema se encuentra en la pestaña Cuadro de mando del grupo Usuario (entidad Sistema).
l
personcampaign: no se utiliza en el sistema, pero se puede utilizar para mostrar una lista de
campañas relacionada con una persona.
l
personmarketing: se puede utilizar para mostrar información de marketing de una persona. Un
ejemplo de su uso en el sistema es la pestaña Marketing del grupo de pestañas Persona.
l
phoneemail: se puede utilizar para mostrar una persona o lista de teléfonos/correos electrónicos
de una empresa. Un ejemplo de su uso en el sistema es la pestaña Teléfono/Correo electrónico
del grupo de pestañas Persona.
l
quicklook: no se utiliza en el sistema, pero se puede utilizar para mostrar la pantalla de búsqueda
rápida de persona o empresa, dependiendo del contexto al que lo añada.
l
replacecall: se utiliza para mostrar la pantalla de gestión de llamadas salientes de Volver a llamar.
l
reportexecute: se utiliza para ejecutar un informe. Un ejemplo de su uso en el sistema es la
pestaña Ejecutar informe del grupo de pestañas Ejecutar informe.
l
territoryadmin: no se utiliza en el sistema, pero se puede utilizar para mostrar el área
Administración de Zonas.
l
territoryprofiles: no se utiliza en el sistema, pero se puede utilizar para mostrar el área Perfiles de
seguridad.
l
transfercall: no se utiliza en el sistema, pero se pueden utilizar para mostrar la pantalla de gestión
de llamadas salientes Transferir la llamada.
l
userprefs: se utiliza para mostrar la pantalla Preferencias.
l
workflowlist: se puede utilizar para mostrar una lista de flujos de procesos disponibles.
17-8 Sage CRM
Capítulo 17: Personalizar pestañas
l
workflowrules: se puede utilizar para mostrar una lista de reglas de flujos de procesos disponibles.
Campos de Pestañas
La tabla siguiente describe los campos del panel Propiedades de la página Pestañas.
Campo
Descripción
Etiqueta
Nombre de la pestaña, por ejemplo, Facturas.
Acción
Sólo se muestra si dispone del módulo de
ampliación. Para ver la lista de acciones del
sistema, seleccione Otros en este campo.
Acción del sistema
Se explica de forma detallada en Acciones de
personalización de pestañas (página 17-2).
SQL
Introduzca un script SQL en este campo para
restringir el uso de la pestaña.
Puede restringir las pestañas a usuarios o grupos de
usuarios restringidos. Por ejemplo, user_userid=4 o
user_userid=5 para restringir la pestaña a ciertos
usuarios. Sin embargo, evite utilizar este formato si
pretende restringir varias pestañas. Se debe a que la
base de datos se consulta de forma separada para
cada pestaña restringida.
En su lugar, utilice el siguiente script para consultar
Sage CRM:
U:4,5: para limitar la pestaña a usuarios cuyo ID sea
4 ó 5, por ejemplo.
C:4,5: para restringir la pestaña a algunos equipos,
por ejemplo, equipos con un ID de canal de 4 ó 5.
T: para restringir la pestaña a zonas, utilizando el ID
de zona (terr_territoryid). Por ejemplo: T: 2097151993
También puede restringir la disponibilidad de la
pestaña, de forma que sólo aparezca si la empresa
es un cliente:
comp_type = 'Customer'
Como los datos no están limitados en el contexto
actual, esta cláusula se puede introducir en el grupo
de pestañas Usuario. Oculta la pestaña Oportunidad
salvo que el usuario tenga oportunidades asignadas:
exists (select * from opportunity where oppo_
assigneduserid = user_userid)
Imagen de mapa de bits
Si crea un botón que vincula a una página
Guía del administrador del sistema 17-9
Capítulo 17
Campo
Descripción
personalizada, seleccione un GIF de la lista. Si ha
creado su propio gráfico mediante un editor GIF,
cópielo en el directorio ...\wwwroot\Img\Menu para
que aparezca como una de las opciones.
Distinguir mayúsculas
Seleccione Sí o No en la pestaña Distinguir
mayúsculas para restringir la pestaña a algunos
usuarios.
Menús del sistema y grupos de pestañas
Puede personalizar el aspecto y la apariencia del área de trabajo Administración modificando los
menús del sistema. El área de administración del menú del sistema contiene un grupo de pestañas
para cada página principal de Administración y una para el menú principal de Administración. En
estos grupos de pestañas, puede cambiar el orden de los elementos de cualquiera de las páginas
principales de Administración o bien puede añadir, quitar o modificar los elementos.
Algunos de los grupos de pestañas de los menús del sistema se corresponden con las pestañas del
área de administración individual. Por ejemplo, el grupo de pestañas Entidad contiene todas las
pestañas estándar: campos, pantallas, listas, pestañas, bloques, scripts de tabla y vistas. Se
encuentran en Administración | Personalización cuando selecciona una entidad (como Empresa o
Solución) para personalizarla.
Menús del sistema también incluye diferentes áreas de trabajo para el usuario final que puede
personalizar si lo desea:
l
Menú principal controla los botones que aparecen a la izquierda de la pantalla, es decir, Buscar,
Nuevo, Finalizar sesión, etcétera.
l
Usuario incluye las pestañas que aparecen en el contexto de Mi CRM.
l
Equipo incluye las pestañas que aparecen en el contexto de CRM del equipo.
l
Buscar y Nuevo controlan los menús emergentes Buscar y Nuevo, respectivamente.
l
El grupo de pestañas Informes permite personalizar las categorías de informes disponibles en el
botón de menú Informes.
Nota: Los grupos de botones se personalizan de la misma forma que los menús del sistema. Se
pueden personalizar en Administración | Personalización avanzada si tiene el módulo de
ampliación. Si desea más información, consulte la Ayuda del desarrollador.
Para acceder a los menús del sistema y modificar la página principal de Administración:
1. Haga clic en el botón Administración y seleccione Personalización avanzada de la página
principal de Administración.
2. Haga clic en el icono Menús del sistema.
3. Haga clic en el vínculo de hipertexto de la página principal de Administración o cualquier otro
grupo de pestañas Administración en el que desee realizar cambios.
4. Realice los cambios que sean necesarios, como cambiar el orden, quitar o modificar las pestañas
existentes. Consulte Modificar grupos de pestañas (página 17-1) para obtener más información.
5. Haga clic en el botón Guardar.
17-10 Sage CRM
Capítulo 18: Personalizar vistas
En este capítulo se explican los siguientes conceptos:
l
Saber cuáles son los requisitos previos para personalizar vistas.
l
Saber los tipos de vistas a los que se puede acceder en el sistema.
l
Personalizar una vista.
l
Personalizar una vista de combinación de correspondencia.
l
Crear una nueva vista.
l
Crear una nueva vista para utilizarla en informes.
l
Crear una nueva vista para su uso en grupos.
l
Crear una nueva vista para su uso en búsquedas por palabras clave.
l
Crear una nueva vista para un flujo de datos de SData.
l
Eliminar una vista existente.
l
Aprender sugerencias y solución de problemas para la personalización de vistas.
Requisitos previos
Para poder visualizar vistas debe tener:
l
Experiencia en vistas, tablas, bases de datos y relaciones de datos de SQL.
l
Una copia de seguridad del sistema. Asegúrese de que tiene una copia de seguridad de las vistas
del sistema que personalice, ya que se pueden sobrescribir o personalizar.
l
Si es posible, un sistema de pruebas para comprobar las personalizaciones antes de
implementarlas en el sistema real.
Presentación
En las bases de datos relacionadas, una vista le permite crear una tabla virtual que representa los
datos de una o más tablas de forma alternativa. Sage CRM utiliza vistas para devolver códigos de
devolución que respondan a las búsquedas de los usuarios y para presentar relaciones entre las
distintas entidades. Por ejemplo, una vista puede enumerar todas las incidencias asociadas con
una empresa concreta se asignan a un usuario específico. La creación de vistas definidas por el
usuario avanzado permite a los administradores emplear las operaciones SQL como uniones, y por
ello requiere habilidades básicas de script SQL.
Puede visualizar, actualizar, crear y eliminar vistas de bases de datos seleccionando
Administración | Personalización, seleccionando la entidad a la que pertenece la vista y haciendo
clic en la pestaña Vistas. Debe tener cuidado al modificar o eliminar las vistas existentes.
Recuerde que la modificación o eliminación de una vista puede afectar varias áreas de Sage CRM.
Además, se recomienda encarecidamente que cree nuevas vistas en el sistema de Sage CRM en
vez de utilizar una herramienta de base de datos como Enterprise Manager de SQL Server, por
Guía del administrador del sistema 18-1
Capítulo 18
ejemplo. Para crear una vista fuera del sistema es necesario actualizar la tabla de metadatos
Custom_Views de forma que Sage CRM pueda "seleccionar" la nueva vista y mostrarla en la
interfaz. Acceder y actualizar las tablas de metadatos directamente en el contexto de Sage CRM
es similar a cambiar los ajustes de registro de Windows manualmente: es un procedimiento que
debe realizarse con precaución y que sólo deben aplicar los administradores avanzados.
Nota: Cuando crea una vista o modifica una existente, cualquier declaración SELECT de las
entidades primarias en una vista también debe recuperar la columna _secterr, _assigneduserid (o
equivalente) y _channelid (o equivalente) para cada entidad primaria a la que se hace referencia en
esa vista. Se puede hacer seleccionando la columna de forma explícita, por ejemplo, seleccione
comp_name, comp_companyid, comp_secterr, comp_primaryuserid, comp_channelid en
Empresa o seleccionando todas las columnas desde las entidades primarias en cuestión. En caso
contrario, se pueden producir errores SQL en la interfaz de usuario de Sage CRM cuando se ejecuta
la vista. Todas las vistas de Sage CRM listas para usar ya contienen las columnas appropriate _
secterr, _assigneduserid (o equivalente) y _channelid (o equivalente). Aparece un mensaje cuando
añade una vista nueva o modifica una existente.
Personalizar vistas
Existen tres tipos de vistas en el sistema:
l
Vistas principales: no se pueden modificar ni eliminar. Puede revisar los detalles de las vistas si
lo necesita.
l
Vistas del sistema: se pueden modificar, sin embargo no se recomienda para la mayoría de vistas
del sistema ya que pueden afectar negativamente al comportamiento del sistema. Las vistas del
sistema de combinar correspondencia, grupo, informe vistas de búsqueda por palabras clave se
suelen modificar, sin embargo, se debe proceder con mucho cuidado, ya que los cambios pueden
afectar a varias áreas de Sage CRM. En esta sección se incluye un ejemplo de personalización de
una vista de Combinar correspondencia.
l
Vistas de usuario: las vistas que el usuario puede crear se denominan Vistas de usuario. Puede
modificar y eliminar las vistas del usuario.
Cuando modifique una vista del sistema o del usuario, podrá indicar si desea que las vistas
generadas estén disponibles para las búsquedas de informes, y palabras clave haciendo clic en las
casillas de verificación que correspondan. Las vistas del usuario también se pueden exponer para
el acceso a SData (Datos de Sage) haciendo clic en la casilla de verificación Vista de SData.
Ejemplo: Cambiar una vista de combinación de correspondencia
Este ejemplo describe un sencillo método para modificar una vista utilizada para combinar la
correspondencia.
Para este ejemplo necesita:
l
Una plantilla de documentos en la sección Plantillas compartidas, marcadas para que pueda
usarse en el contexto Incidencia.
l
Para familiarizarse con el proceso de combinación de correspondencia.
Este ejemplo le muestra cómo añadir un nuevo campo, case_description, a la vista de combinación
de correspondencia de la incidencia. Este campo no está disponible actualmente en la vista de
combinación de correspondencia de la incidencia.
Para personalizar la vista:
18-2 Sage CRM
Capítulo 18: Personalizar vistas
1. Abra Administración | Personalización y seleccione Incidencias de la página principal de
Personalización.
2. Seleccione la pestaña Vistas. Aparecerá una lista de vistas asociadas al contexto de incidencia.
3. Haga clic en el vínculo de hipertexto de la vista que desea cambiar. En este ejemplo, la vista que
desea modificar es vMailMergeCase.
4. Haga clic en el botón Modificar. La vista aparecerá en modo de modificación. El campo Script de
la vista contiene el SQL empleado para crear la vista.
Vista vMailMergeCase en modo de modificación
5. Realice los cambios necesarios. En este ejemplo, busque Case_CaseId. Añada un nuevo campo
tras Case_CaseId. Esta sección del script cambia de:
Case_CaseId, Comp_CompanyId
a:
Case_CaseId, Case_Description, Comp_
CompanyId
Nota: Si comete un error de sintaxis, no podrá guardar los cambios.
6. Haga clic en el botón Guardar.
Cuando haya incluido el campo case_description en la vista, podrá repetir el proceso de
combinación de correspondencia y añadir el nuevo campo de combinación a la plantilla.
Crear una nueva vista
Los ejemplos siguientes muestran cómo crear los tipos de vista nueva más comunes que puede
necesitar:
Ejemplo: Crear una nueva vista para utilizarla en informes (página 18-3)
Ejemplo: Crear una nueva vista para su uso en un grupo (página 18-6)
Ejemplo: Crear una nueva vista para su uso en una búsqueda por palabras clave (página
18-8)
Ejemplo: Crear una nueva vista para acceso de SData (página 18-9)
Ejemplo: Crear una nueva vista para utilizarla en informes
Este ejemplo muestra cómo crear una vista nueva para la tabla Incidencias.
Para crear una nueva vista:
1. Abra Administración | Personalización | Incidencias.
La pestaña Campos le muestra los nombres de las columnas que pueden incluirse desde la tabla
Guía del administrador del sistema 18-3
Capítulo 18
Incidencias en una nueva vista. Si mira la pestaña de campos de las tablas de empresa o persona,
podrá ver los nombres de los campos que pueden activarse desde estas tablas.
Además de los campos que se muestran en la interfaz, cada tabla tiene un identificador único
oculto que se utiliza para uniones SQL.
Tabla
ID único
Incidencias
case_caseid
Oportunidad
oppo_opportunityid
Empresa
comp_companyid
Persona
pers_personid
Pedido
Orde_OrderQuoteID
Presupuesto
Quot_OrderQuoteID
Cada tabla existe en claves foráneas y de relaciones para vincular las tablas entre sí.
Tabla
secundaria
Clave foránea
Tabla principal
ID único
Incidencias
case_
primarycompanyid
Empresa
comp_companyid
Incidencias
case_
primarypersonid
Persona
pers_personid
Incidencias
case_
assigneduserid
Usuario
user_userid
Empresa
comp_
primarypersonid
Persona
pers_personid
Empresa
comp_
primaryaddressid
Dirección
addr_addressid
Empresa
comp_
primaryuserid
Usuario
user_userid
Persona
pers_companyid
Empresa
comp_companyid
Persona
pers_
primaryaddressid
Dirección
addr_addressid
Persona
pers_primaryuserid
Usuario
user_userid
Oportunidad
oppo_
primarycompanyid
Empresa
comp_companyid
Oportunidad
oppo_
primarypersonid
Persona
pers_personid
18-4 Sage CRM
Capítulo 18: Personalizar vistas
Tabla
secundaria
Clave foránea
Tabla principal
ID único
Oportunidad
oppo_
assigneduserid
Usuario
user_userid
Pedidos
orde_contactid
Persona
pers_personid
Pedidos
orde_opportunityid
Oportunidad
oppo_opportunityid
Pedidos
orde_associatedid
Presupuestos
quot_orderquoteid
Presupuestos
quot_contactid
Persona
pers_personid
Presupuestos
quot_opportunityid
Oportunidad
oppo_opportunityid
Presupuestos
quot_associatedid
Pedidos
orde_orderquoteid
Necesitará esta información para poder crear las uniones entre las tablas.
2. Haga clic en el botón Nuevo. Se mostrará la página Vistas nueva.
3. Introduzca el Nombre vista.
Nota: Asigne un nombre a la vista que empiece por "v", con una sola palabra y sin espacios. Por
ejemplo, vSimpleCaseView.
El campo Script de la vista se cumplimenta automáticamente al principio del script.
4. Seleccione la casilla de verificación Vista para informes. Esto hace que la vista esté disponible al
crear un nuevo informe.
5. Introduzca una descripción breve de la vista en el campo Descripción.
6. Introduzca la traducción de la vista en el campo Traducción. Este valor será el que vea el usuario
en pantalla cuando seleccione la vista en la lista desplegable.
7. Introduzca el SQL de la nueva vista. Por ejemplo, cambie el existente:
CREATE VIEW vSimpleCaseView
AS
SELECT *
FROM CASES
a:
CREATE VIEW vSimpleCaseView
AS
SELECT comp_name, comp_status, comp_type,
case_description, pers_firstname, pers_
lastname, case_secterr, comp_secterr,
pers_secterr, comp_primaryuserid, comp_
channelid, pers_primaryuserid, pers_
channelid, case_assigneduserid, case_
channelid
FROM company
Guía del administrador del sistema 18-5
Capítulo 18
INNER JOIN cases
ON comp_companyid = case_primarycompanyid
INNER JOIN person
ON case_primarypersonid = pers_personid
8. Las columnas de la declaración SELECT serán las columnas disponibles en el informe. Si conoce
el SQL, podrá concadenar los campos y utilizar las funciones sobre los datos para manipular aún
más los datos.
Página Vistas
9. Haga clic en el botón Guardar.
10. Seleccione Menú principal | Informes | Atención al cliente.
11. Haga clic en el botón Nuevo de la parte derecha de la pantalla. Aparecerá la página Opciones de
informes, Paso 1 de 2.
12. Seleccione la nueva vista en el campo desplegable Vista de origen.
Los campos que haya hecho disponibles en la vista se muestran en la lista Seleccionar
columna y pueden utilizarse para crear un nuevo informe.
custom_edits y custom_captions
Puede que desee añadir un campo a su vista que esté derivado o calculado, por ejemplo:
select rtrim("pers_firstname") +' '+rtrim
(pers_lastname) as "pers_fullname", ......
from person;
Si desea poder controlar cómo aparece el campo en los informes, debe asegurarse de que el campo
se describe en las tablas de metadatos custom_edits y custom_captions.
La forma más fácil de hacerlo es crear un campo adicional en la tabla principal de la vista. En el
ejemplo anterior, cree un nuevo campo en la tabla de persona denominada pers_fullname. Sólo
puede guardar datos en este campo creándolo con el mismo nombre que el campo derivado para el
que crea los metadatos. Puede controlar fácilmente las propiedades de visualización de los
campos y las etiquetas utilizadas en las pantallas.
Ejemplo: Crear una nueva vista para su uso en un grupo
Para crear una vista para un grupo, los pasos son similares a crear una vista para su uso en
informes.
Cuando cree una vista para un grupo, la única diferencia con crear una vista para un informe es que
debe incluir campos de identificador único. Por ejemplo, para que la vista esté disponible para un
18-6 Sage CRM
Capítulo 18: Personalizar vistas
grupo de registros de empresa, deberá incluir el identificador único de empresa en la vista. Si desea
que la vista esté disponible para un grupo de registros de incidencia, deberá incluir un identificador
único de incidencia en la vista. El mismo criterio se aplica a los clientes potenciales, oportunidades
y personas.
Esta tabla muestra los identificadores únicos para los diferentes grupos.
Entidad
Identificador único
Incidencia
case_caseid
Empresa
comp_companyid
Cliente potencial
lead_leadid
Oportunidad
oppo_oppoid
Persona
pers_personid
Pedidos
orde_orderquoteid
Presupuestos
quot_orderquoteid
Este ejemplo le muestra cómo hacer que la nueva vista de incidencia creada en el ejemplo anterior
esté disponible para su uso en la creación de grupos de empresas y personas.
Para que la vista esté disponible en grupos:
1. Seleccione Administración | Personalización | Incidencias | Vistas.
2. Haga clic en el vínculo de la vista que desea modificar. Por ejemplo, la vista vSimpleCaseView.
3. Haga clic en el botón Modificar.
4. Seleccione la casilla de verificación Vista para grupos.
5. Añada los identificadores únicos de empresa y persona en el script de la vista.
CREATE VIEW vSimpleCaseView
AS
SELECT case_caseid, comp_companyid, comp_
name, comp_status, comp_type, case_
description, pers_personid, pers_
firstname, pers_lastname, case_secterr,
comp_secterr, pers_secterr, comp_
primaryuserid, comp_channelid, pers_
primaryuserid, pers_channelid, case_
assigneduserid, case_channelid
FROM company
INNER JOIN cases
ON comp_companyid = case_primarycompanyid
INNER JOIN person
ON case_primarypersonid = pers_personid
Guía del administrador del sistema 18-7
Capítulo 18
6. Haga clic en el botón Guardar.
7. Vuelva a Menú principal | Mi CRM y seleccione la pestaña Grupos.
8. En la pestaña Grupos, haga clic en el botón Nuevo grupo. Aparecerá la página Nuevo grupo,
Paso 1 de 4.
9. Para activar este grupo para utilizar la vista recientemente creada, es necesario en primer lugar
seleccionar el nombre adecuado de la lista desplegable Entidad. En este caso, es Incidencias.
10. El campo Vista de origen enumera todas las vistas asociadas con la entidad Incidencias.
Seleccione vSimpleCaseView en la lista desplegable.
11. Cumplimente el resto de campos en esta pantalla y haga clic en el botón Continuar para seguir al
siguiente paso de creación de un grupo.
Ejemplo: Crear una nueva vista para su uso en una búsqueda por
palabras clave
Cuando un usuario lleva a cabo una búsqueda por palabras clave, tiene la opción de seleccionar
casillas de verificación para especificar entidades primarias en las que se buscará por palabra
clave.
El administrador del sistema puede modificar una vista existente empleada por la búsqueda por
palabras clave o bien añadir una nueva para una nueva entidad personalizada, pero sólo podrá
especificar una vista de búsqueda de palabra clave por entidad primaria. La razón de ello es que,
con más de una búsqueda de palabra clave en una entidad primaria, la búsqueda de palabra clave
puede devolver el mismo registro dos veces en un mismo conjunto de resultados de búsqueda.
Consulte Personalizar vistas (página 18-2) para obtener más información sobre cómo modificar una
vista existente.
La siguiente tabla muestra el nombre de vista de las búsquedas por palabra clave de entidad
primaria existente.
Entidad
Identificador único
Incidencia
vKeywordSearchListCases
Empresa
vSearchListCompany
Cliente potencial
vKeywordSearchListLead
Oportunidad
vKeywordSearchListopportunity
Persona
vSearchListPerson
Comunicación
vSearchListCommunication
Pedidos
vOrders
Presupuestos
vQuotes
Nota: Puede crear una nueva búsqueda por palabras clave para una entidad primaria existente
cancelando la selección Vista para búsqueda por palabras clave en la vista existente. Esto le
permite crear una nueva Vista para búsqueda por palabras clave para una entidad primaria
existente.
18-8 Sage CRM
Capítulo 18: Personalizar vistas
Para crear una nueva Vista para búsqueda por palabras clave para una entidad personalizada:
1. Seleccione Administración | Personalización | Entidad>.
2. Seleccione la pestaña Vistas.
3. Haga clic en el botón Nuevo. Se mostrará la página Vistas nueva.
4. Introduzca el Nombre vista. El campo Script de la vista se cumplimenta automáticamente al
principio del script.
5. Seleccione la casilla de verificación Vista para búsqueda por palabras clave. Esto hace que la
vista esté disponible al realizar una búsqueda por palabra clave.
6. Introduzca una descripción breve de la vista en el campo Descripción.
7. Introduzca la traducción de la vista en el campo Traducción.
8. Introduzca el SQL de la nueva vista.
9. Haga clic en el botón Guardar. La nueva vista aparecerá en la lista de vistas. La nueva entidad
personalizada está disponible para su selección en la página Búsqueda por palabras clave.
Ejemplo: Crear una nueva vista para acceso de SData
SData (Datos de Sage) es un estándar de Sage que permite a las aplicaciones de sobremesa,
servidor y basadas en web comunicarse entre sí así como aplicaciones de otros fabricantes y la
Web. SData se basa en los principales estándares incluyendo HTTP, XML, REST y Atom/RSS.
En SData de Sage CRM, los flujos de datos se pueden consumir en formato de sólo lectura en
Sage CRM mediante el Cuadro de mando interactivo y por aplicaciones de otros fabricantes.
La vista de este ejemplo incluye un campo derivado, oppo_daysopen, para ver cuánto tiempo ha
estado abierta una oportunidad. Si se crea como una vista de SData, puede hacerse disponible a
los usuarios mediante el Cuadro de mando interactivo. La vista de SData también se puede utilizar
por una aplicación externa que admita flujos de datos de SData.
Nota: Las vistas de SData no se verán afectadas por la configuración de SData en la pestaña
Acceso externo. En este ejemplo, el ajuste de sólo lectura de la pestaña Administración |
Personalización | Oportunidad | Acceso externo se puede definir a Sí o No. La vista seguirá
disponible para el acceso.
Para crear una vista para acceder a SData:
1. Seleccione Administración | Personalización | Oportunidad | Vistas.
2. Haga clic en el botón Nuevo.
3. Introduzca el Nombre vista, por ejemplo, vOppoDatesOpen.
4. Seleccione la casilla de verificación Vista de SData.
5. Introduzca una descripción breve de la vista en el campo Descripción.
6. Introduzca la traducción de la vista en el campo Traducción.
7. Introduzca el SQL de la nueva vista. Por ejemplo, cambie el existente:
CREATE VIEW vOppoDatesOpen
AS
SELECT *
FROM OPPORTUNITY
Guía del administrador del sistema 18-9
Capítulo 18
a:
CREATE VIEW vOppoDatesOpen
AS
SELECT RTRIM(ISNULL(Pers_FirstName, '')) +
' ' + RTRIM(ISNULL(Pers_LastName, '')) AS
Pers_FullName, Pers_PersonId, Pers_
CreatedBy, Pers_SecTerr, Pers_
PrimaryUserId, Pers_ChannelID, Pers_
EmailAddress, Comp_Name, Comp_CompanyId,
Comp_CreatedBy, Comp_SecTerr, Comp_
PrimaryUserId, Comp_ChannelID, Chan_
ChannelId, Chan_Description, Comp_
EmailAddress, datediff(day, getdate
(),oppo_opened) as oppo_daysopen,
Opportunity.*, (COALESCE(Oppo_Forecast, 0)
* COALESCE(Oppo_Certainty, 0)) / 100 AS
Oppo_Weighted FROM Opportunity LEFT JOIN
Person ON Pers_PersonId = Oppo_
PrimaryPersonId LEFT JOIN Company ON Comp_
CompanyId = Oppo_PrimaryCompanyId LEFT
JOIN Channel ON Oppo_ChannelId = Chan_
ChannelId WHERE Oppo_Deleted IS NULL
8. Haga clic en Guardar.
9. Para comprobar la vista del Cuadro de mando interactivo, seleccione Mi CRM | Cuadro de mando
y asegúrese que tiene un cuadro de mando abierto.
10. Seleccione Modificar cuadro de mando | Crear Gadget | Flujo de SData de Sage.
11. Seleccione la casilla de verificación Proveedor local de SData de Sage CRM y haga clic en
Siguiente.
12. Seleccione la nueva vista que ha creado y haga clic en Siguiente.
13. Seleccione las columnas que se mostrarán en el gadget y complete los pasos del asistente de
gadgets.
La vista de SData que ha creado se representa en un nuevo gadget en la página de inicio del
usuario. La URL para que la vista esté disponible en otra aplicación tiene el siguiente formato:
http://myserver/sdata/[nombre de instalación]j/sagecrm/-/vOppoDatesOpen
Eliminar una vista existente
Sólo puede eliminar las vistas que haya creado, es decir, las vistas de usuario.
Para eliminar una vista del usuario:
1. Seleccione Administración | Personalización y seleccione la entidad a la que pertenece la vista
en la página principal Personalización.
2. Haga clic en la pestaña Vistas. Aparecerá una lista de vistas asociadas a ese contexto.
18-10 Sage CRM
Capítulo 18: Personalizar vistas
3. Haga clic en el vínculo de la vista que desea eliminar. La vista del usuario aparecerá en modo de
visualización.
4. Haga clic en el botón Eliminar para eliminar la vista.
Sugerencias y solución de problemas
l
Puede utilizar una herramienta como el Analizador de consultas para escribir SQL para sus
personalizaciones de vista y comprobar que los datos que desea devolver son los que espera.
También puede copiar y pegar secciones de SQL que haya comprobado en Sage CRM.
l
Si utiliza SQL Server con Enterprise Manager, la función Crear vista le ofrece un útil método
gráfico para crear SQL para una vista. Este SQL puede copiarse y utilizarse en Sage CRM.Nota:
Pruebe el SQL en un sistema de prueba en primer lugar.
l
Mensaje de SQL no válido. Si su SQL no es válido, Sage CRM mostrará un mensaje de error y el
SQL no se guardará en la base de datos.
l
La seguridad de Sage CRM (zonas, perfiles, etc.) funciona en la parte superior de una vista. En
otras palabras, la lista de datos que se le devuelve en, por ejemplo, el Analizador de consultas,
será diferente de los datos devueltos al usuario desde la vista personalizada en Sage CRM.
l
No utilice TOP en su declaración de selección de vista.
l
El uso de JOIN ON en vez de la sintaxis de tipo "where primary_key = foreign_key", es el método
recomendado para unir tablas.
Guía del administrador del sistema 18-11
Capítulo 19: Acceso externo
En este capítulo se explican los siguientes conceptos:
l
Cambiar configuración de acceso externo.
Modificar configuración de acceso externo
Para cambiar la configuración de acceso externo:
1. Seleccione Administración | Personalización | [Nombre de la entidad] | Acceso externo.
2. Haga clic en el botón Modificar.
3. Realice los cambios necesarios. Los campos se explican en la siguiente tabla.
4. Haga clic en Guardar.
La siguiente tabla explica los campos de la pestaña Acceso externo.
Campo
SData de sólo lectura.
Descripción
Opción activada por defecto. Seleccione Sí o No para
activar o desactivar una entidad para el acceso a
datos de Sage (SData).
Esta configuración expone entidades de Sage CRM
para que se puedan leer y consultar aplicaciones de
otros fabricantes que utilicen tecnología de flujo de
datos ATOM como estándar de SData. Si desea más
información sobre cómo utilizar SData, consulte la
Ayuda del desarrollador.
Servicios web
Activados por defecto en entidades primarias.
Seleccione Sí o No para activar o desactivar una
entidad para el acceso a servicios web.
Nota: La configuración Habilitar servicios Web
accesible desde Administración | Sistema | Servicios
web sustituye la configuración de entidades
individuales.
Si desea más información sobre cómo utilizar los
servicios web, consulte la Configurar servicios web
(página 45-1) y la Ayuda del desarrollador.
Guía del administrador del sistema 19-1
Capítulo 20: Informes de Resumen
En este capítulo se explican los siguientes conceptos:
l
Comprender de qué tratan los informes de resumen.
l
Personalizar el contenido del encabezamiento de un informe resumen.
l
Personalizar el resultado de la lista de informes resumen.
Introducción a los informes de resumen
Los informes resumen muestran un resumen general rápido de la información del cliente. Tenga en
cuenta que para poder personalizar los informes resumen debe ser administrador del sistema o
gestor de información con derechos para personalizar informes resumen.
Los informes resumen están disponibles en las pestañas Resumen de:
l
Empresas
l
Personas
l
Oportunidades
l
Incidencias
Los informes resumen se componen de dos áreas personalizables:
l
Contenido del encabezamiento: información resumida de la entidad actual. Por ejemplo, haga clic
en el botón Informe resumen en el contexto de una incidencia y el contenido del encabezamiento
se compondrá de información resumida sobre la incidencia.
l
Resultado de la lista: información de las entidades vinculadas a la entidad actual. Por ejemplo,
haga clic en el botón Informe resumen en el contexto de una empresa y el área de resultados de la
lista se compondrá de información sobre las oportunidades, incidencias y comunicaciones
relacionadas.
La información del contenido del encabezamiento se personaliza en Administración |
Personalización | <Entidad> | Informes de Resumen, seleccionando el botón Editar contenido del
resumen.
Informes de resumen: contenido del encabezamiento
Los resultados de la lista se personalizan en Administración | Personalización | <Entidad> |
Informes de Resumen; para ello, haga clic en el botón Modificar junto a la lista que desea
personalizar.
Guía del administrador del sistema 20-1
Capítulo 20
Informes de Resumen: resultado de la lista
Personalizar el contenido del encabezamiento del informe
resumen
Para personalizar el área de encabezamiento del informe resumen:
1. Seleccione Administración | Personalización y seleccione, por ejemplo, Empresa.
2. Seleccione la pestaña Informe resumen.
3. Haga clic en el botón Editar contenido del resumen. Aparecerá la página Mantener la definición
de la pantalla.
4. Añada, quite o modifique los campos que desee mostrar. Por ejemplo, añada el campo Contrato
de servicio de la empresa.
5. Haga clic en el botón Guardar. Podrá ver la presentación actualizada si hace clic en el botón
Informe resumen de la pestaña Resumen de empresa.
Personalizar el resultado de la lista de informes resumen
En este ejemplo, desea cambiar los resultados de la lista del informe Resumen de empresa para
mostrar las comunicaciones con el estado Pendiente. También puede mover la columna Estado de
la información de oportunidad que se muestra en los resultados del informe, de forma que quede
junto a la columna Etapa.
Para personalizar el resultado de la lista de informes resumen de la empresa:
1. Seleccione Administración | Personalización | Empresa.
2. Seleccione la pestaña Informe resumen. Aparecerá la página Informes resumen.
3. Seleccione el vínculo Comunicaciones para modificar el estado de las comunicaciones que se
muestran en el informe. Aparecerá la página Opciones de informes, Paso 1 de 2. Si desea más
información sobre cómo modificar la información de las páginas "Opciones de Informes. Paso 1 de
2" y "Opciones de Informes. Paso 2 de 2", consulte Redactar informes en la Guía de ayuda del .
4. Haga clic en el botón Continuar. Aparecerá la página Opciones de informes, Paso 2 de 2.
5. Haga clic en el botón Guardar. Aparecerá la página Criterios de búsqueda para informe.
6. Seleccione los criterios de búsqueda con el estado Pendiente.
7. Haga clic en el botón Guardar. Aparecerá la página Informes resumen.
8. Seleccione el vínculo Oportunidades para añadir Estado de la oportunidad a los resultados del
informe. Aparecerá la página Opciones de informes, Paso 1 de 2.
20-2 Sage CRM
Capítulo 20: Informes de Resumen
9. Resalte la columna Estado de la oportunidad en la lista Contenido del informe y trasládela para
que aparezca tras la columna Etapa de la oportunidad.
10. Haga clic en el botón Continuar. Aparecerá la página Opciones de informes, Paso 2 de 2.
11. Haga clic en el botón Guardar. Aparecerá la página Criterios de búsqueda para informe.
12. Haga clic en el botón Guardar. Aparecerá la página Informes resumen. Podrá ver la presentación
actualizada si hace clic en el botón Informe resumen de la pestaña Resumen de empresa.
Guía del administrador del sistema 20-3
Capítulo 21: Notificaciones
En este capítulo se explican los siguientes conceptos:
l
Usar notificaciones rápidas.
l
Crear notificaciones en pantalla.
l
Crear notificaciones por correo electrónico.
Introducción a las notificaciones rápidas
La funcionalidad Notificación rápida permite crear reglas de notificación para las entidades
principales en Sage CRM. Estas reglas pueden contener hasta cinco condiciones. Si se cumplen
todas o algunas de las condiciones, se envía un mensaje de notificación al usuario especificado en
formato de correo electrónico o en pantalla.
Nota: Puede crear notificaciones que contengan más de cinco condiciones o una sentencia SQL de
desencadenamiento más complejo mediante la adición de acciones de notificación a Reglas de
escalamiento. Se pueden configurar en Administración | Personalización avanzada | Escalamiento
o dentro del contexto de un flujo de procesos en Administración | Personalización avanzada | Flujo
de procesos.
Para crear reglas de notificaciones rápidas:
1. Asegúrese de que el campo Escalamiento en Administración | Personalización avanzada |
Configuración de flujos de procesos y escalamiento está definido como Sí.
2. Seleccione Administración | Personalización y seleccione la entidad para la que desea crear la
regla desde la página principal de Personalización.
3. Haga clic en la pestaña Notificaciones.
4. Haga clic en el botón Nueva notificación en pantalla o en el botón Nueva notificación por correo
electrónico, en función de si desea que la notificación se muestre en formato de correo
electrónico o en pantalla.
5. Complete los detalles en la página Notificaciones y haga clic en Guardar.
Crear notificaciones en pantalla
Cuando cree una regla de notificación en pantalla, el usuario que especifique verá un mensaje en
pantalla cuando se cumplan las condiciones que añada a la regla.
En este ejemplo se muestra cómo se crea una regla de notificación que avisa al usuario Víctor
Hidalgo (un responsable de marketing) si se crea una oportunidad como consecuencia de un
anuncio en la zona Reino Unido.
Para crear una notificación en pantalla:
1. Haga clic en Administración | Personalización y seleccione Oportunidad en la página principal
de Personalización.
Guía del administrador del sistema 21-1
Capítulo 21
2. Haga clic en la pestaña Notificación y en el botón Nueva notificación en pantalla. Aparecerá la
pantalla Notificación.
3. Cumplimente los campos de la pantalla.
Pantalla Notificaciones
4. Haga clic en el botón Guardar para guardar la regla.
5. En la tabla siguiente se explican los campos de la pantalla Notificaciones.
Campo
Descripción
Nombre de la notificación
En este campo se especifica un nombre para la
regla de notificación.
Activado
Desactive esta casilla de verificación para
deshabilitar la regla. Está seleccionada (activada)
de manera predeterminada.
Y/O todo
Se selecciona Y si desea que la notificación se cree
únicamente si se cumplen todas las condiciones
que especifique a continuación. Se selecciona O si
desea que la notificación se cree cuando se cumpla
alguna de las condiciones que especifique a
continuación.
Campo
Forma parte de una sentencia WHERE. Seleccione
aquí el campo (columna de base de datos) en la que
desea que se ejecute el script.
Condición
El operador, por ejemplo Igual a, No es igual a o
Está vacío.
Valor
Valor que corresponde con el campo que ha
seleccionado antes.
Escoja el campo para
insertar en la notificación
Si desea incluir campos de combinación el mensaje
de notificación que se muestre, selecciónelos en
21-2 Sage CRM
Capítulo 21: Notificaciones
Campo
Descripción
este campo.
Notificar al usuario
Se especifica el usuario al que se va a notificar
cuando se cumplan las condiciones especificadas.
Mensaje de la notificación
En este campo se escribe la notificación que desea
que se muestre. Puede incluir campos de
combinación si los selecciona en el campo Escoja el
campo para insertar en la notificación. Es un campo
obligatorio.
Crear notificaciones por correo electrónico
Cuando se crea una regla de notificación por correo electrónico, si se cumplen las condiciones que
añade a la regla se envía un mensaje de correo electrónico al usuario especificado.
En este ejemplo se muestra cómo crear una regla de notificación que avisa al usuario Fernando
Martín (un responsable del servicio de atención al cliente) si se crea una incidencia para un cliente
de tipo "Oro" o si se crea una incidencia con una gravedad elevada según acuerdo de servicio.
Para crear una notificación por correo electrónico:
1. Haga clic en Administración | Personalización y seleccione Incidencia en la página principal de
Personalización.
2. Haga clic en la pestaña Notificación y en el botón Nueva notificación por correo electrónico.
Aparecerá la página Notificación.
Pantalla Notificaciones
3. Complete los campos de los paneles Notificaciones y Nueva plantilla de correo electrónico.
l En la tabla de Crear notificaciones en pantalla (página 21-1) se explican los campos del
panel Notificaciones.
l
En el panel Nueva plantilla de correo electrónico, puede especificar los detalles del
mensaje de correo electrónico que desea enviar o puede seleccionar una plantilla en la
lista de las que existen. Si desea más información sobre el envío de mensajes de correo
electrónico, consulte la Guía de ayuda del . Tenga en cuenta que puede utilizar el campo
Guía del administrador del sistema 21-3
Capítulo 21
Seleccione un campo para insertar en el correo electrónico para añadir campos de
combinación al cuerpo del mensaje de correo electrónico del mismo modo que se utiliza el
campo Escoja el campo para insertar en la notificación, descrito en la tabla anterior.
También puede adjuntar documentos locales o globales a la notificación por correo
electrónico.
4. Haga clic en el botón Guardar para guardar la regla.
21-4 Sage CRM
Capítulo 22: Clientes potenciales web
En este capítulo se explican los siguientes conceptos:
l
Comprender cómo usar la función Cliente potencial web.
l
Personalizar Cliente potencial web.
l
Describir los ajustes de configuración de Cliente potencial web.
Clientes potenciales web
Sage CRM le permite crear páginas web para recopilar información sobre los clientes potenciales
con sólo hacer clic en un botón. Este proceso de hacer clic genera el HTML para definir una página
web de formulario para introducir los detalles del cliente potencial. Esta página HTML puede
insertarse en un sitio web de la empresa, lo que permite una transferencia sin problemas de la
información desde una interfaz definida por un cliente a la base de datos de Sage CRM.
El HTML generado contiene la URL de la instalación de Sage CRM y define la acción que deberá
realizarse cuando se envía el formulario de cliente potencial web. Así, aunque la personalización
permite al usuario añadir o quitar campos del formulario, no es necesario ningún script HTML para
que el formulario sea totalmente funcional.
Para acceder al área Cliente potencial web de Sage CRM:
1. Seleccione Administración | Personalización | Clientes potenciales y, a continuación, la pestaña
Cliente potencial web.
2. Haga clic en el botón Modificar para modificar la configuración predeterminada si es necesario.
Consulte Configurar los ajustes de Cliente potencial web (página 22-3) si desea más información
sobre los campos de configuración de Cliente potencial web.
3. Haga clic en Guardar para guardar las modificaciones que haya realizado.
4. Haga clic en el botón HTML de cliente potencial web. Se mostrará la pantalla HTML de cliente
potencial web.
Pantalla HTML de cliente potencial web
Si examina el HTML, notará que el material clave se agrupa en la función Crear acción. Si se
escribe en JavaScript, esta función indica la instalación de Sage CRM que recibirá la
información del formulario de cliente potencial web. Es recomendable comprobar esta área
Guía del administrador del sistema 22-1
Capítulo 22
en situaciones en las que la información de cliente potencial web no se haya transferido
correctamente a la base de datos de Sage CRM. Es posible que, en ciertas situaciones en
las que se reinstala un Sage CRM con un nombre distinto, la URL utilizada por la página
HTML creada con la versión anterior deje de ser válida.
5. Puede copiar el HTML de esta pantalla en su sitio web corporativo para que sus clientes puedan
crear clientes potenciales en Sage CRM a través de su página principal. El HTML sin procesar que
copie desde la pantalla HTML de cliente potencial web creará un formulario básico para capturar
información de los clientes potenciales.
Formulario de cliente potencial web
6. Introduzca algunos datos de clientes potenciales de prueba.
7. Haga clic en el botón Guardar y enviar.
8. Vuelva a Sage CRM y busque el cliente potencial que añadió mediante la página web. El nuevo
cliente potencial se muestra con el campo Origen definido como Web.
Personalizar la pantalla Cliente potencial web
Puede personalizar los campos disponibles en el formulario Cliente potencial web si personaliza la
pantalla Cliente potencial web estándar.
Para personalizar la pantalla Cliente potencial web:
1. Seleccione Administración | Personalización | Cliente potencial | Pantallas.
2. Haga clic en el botón Personalizar situado junto a la pantalla Cliente potencial web. Aparecerá la
página Mantener la definición de la pantalla.
3. Puede añadir o quitar campos de la misma forma cuando personalice cualquier otra pantalla en
Sage CRM.
4. Haga clic en el botón Guardar.
5. Haga clic en la pestaña Cliente potencial web y haga clic en el botón HTML de cliente potencial
web.
6. Copie y pegue el nuevo HTML en su página web. El formulario de cliente potencial web se
actualizará para incluir los nuevos campos que haya añadido.
22-2 Sage CRM
Capítulo 22: Clientes potenciales web
Formulario de cliente potencial web
Configurar los ajustes de Cliente potencial web
La tabla siguiente describe los ajustes de configuración de Cliente potencial web.
Campo
Descripción
Habilitar clientes
potenciales web
Seleccione esta casilla de verificación para activar
la funcionalidad Cliente potencial web. Cuando lo
haga, Sage CRM podrá capturar los clientes
potenciales.
Aceptar clientes
potenciales web sólo desde
la siguiente dirección IP
Si desea restringir la capacidad de generar clientes
potenciales desde cualquier sitio web, especifique la
única dirección IP desde la que se podrán generar
clientes potenciales.
URL de retorno de clientes
potenciales web
Especifique la URL a la que desee redirigir el
navegador del usuario una vez que haya creado el
cliente potencial.
Guía del administrador del sistema 22-3
Capítulo 23: Perfil de atributos clave
En este capítulo se explican los siguientes conceptos:
l
Comprender los perfiles de atributos clave.
l
Trabajar en un ejemplo de inicio rápido de perfiles de atributos clave.
l
Diseñar una estructura de categorías de atributos clave.
l
Configurar las categorías de atributos clave.
l
Configurar las listas de atributos clave.
l
Añadir campos a categorías.
l
Definir grupos de categorías de atributos clave.
l
Mostrar datos de perfiles de atributos clave en una pestaña.
l
Trabajar con datos de perfiles de atributos clave.
l
Añadir contenido de datos de atributos clave y criterios de búsqueda a informes.
l
Trabajar con categorías del sistema.
l
Comprender los campos de Categoría.
Introducción a los perfiles de atributos clave
Los perfiles de atributos clave proporcionan a los usuarios de Sage CRM un método para configurar
conjuntos dinámicos de datos asociados a personas, empresas, oportunidades, incidencias y
clientes potenciales.
Por ejemplo, si está creando una empresa, querrá guardar sus detalles de dirección, ya que todas
las empresas tienen una dirección asociada. Si necesita guardar más información de dirección de la
que proporcionan los campos estándar, puede agregar nuevos campos a las tablas de dirección o
de empresa.
Sin embargo, es posible que también quiera registrar información específica de la empresa, como
las empresas que han asistido a reuniones con inversionistas (roadshows), y la fecha en la que han
asistido. Es posible que algunas empresas no tengan ningún tipo de datos en esta sección porque
nunca han asistido a roadshows, otras empresas asistirán a muchas roadshows y otras empresas
sólo habrán asistido a una roadshow. Es ideal para los datos de perfil de atributos clave.
Ejemplo de inicio rápido
La funcionalidad de perfiles de atributos clave es una herramienta de gran utilidad. El siguiente
ejemplo ilustra cómo se puede utilizar en un caso normal de marketing.
Tenga en cuenta que para poder aplicar este ejemplo necesita los módulos de ventas y marketing,
ya que incluye referencias a Gestión de campañas y Gestión de llamadas salientes.
Las secciones posteriores a este ejemplo, sin embargo, profundizan en la configuración de los
datos de atributos clave y se pueden consultar en los módulos de ventas o de marketing.
Guía del administrador del sistema 23-1
Capítulo 23
El caso es el siguiente:
Usted es un responsable de marketing con derechos de administración de atributos clave. Tiene
acceso al botón Marketing y acceso limitado al área Administración.
Espera poder invitar a los directivos de una empresa de TI de Madrid a una serie de desayunos de
negocio durante el siguiente trimestre.
Configura una campaña con fases y actividades de fase que representan las diferentes etapas, por
ejemplo, envío de invitaciones por correo electrónico, llamadas de seguimiento, confirmación de
asistencia, etc.
Una de estas actividades de fase será una acción de llamada saliente, que generará una lista de
llamadas en las que su equipo de televentas podrá trabajar. Los objetivos de esta actividad de fase
serán:
l
Establecer si las personas invitadas están interesadas o no en los siguientes seminarios.
l
Establecer las fechas y ubicaciones que prefieren.
l
Conocer la razón por la que no asistirán.
Estas preguntas y respuestas se pueden configurar y registrar utilizando datos de atributos clave.
La integración de los datos de atributos clave en la funcionalidad de informes y grupo permite
generar con facilidad informes acerca de las personas que han respondido a una pregunta de una
manera particular y crear un nuevo grupo para una campaña de seguimiento.
Las acciones que deberá realizar son las siguientes:
1. Cree una estructura de árbol de categorías, que le permitirá obtener los datos relevantes de los
desayunos de negocios.
2. Si alguna de las "respuestas" requiere que realice una selección de una lista de opciones
predefinidas (por ejemplo, "Sí" o "No", o bien "Hotel Sheraton 15 enero", "Hotel Marriott 12 febrero"
o bien "Radisson Park 10 marzo"), deberá definir estas listas como Listas de atributos clave.
3. Añada los campos a las categorías, que registrarán los datos que desee recopilar.
4. Cree un grupo de categorías de gestión de llamadas para mostrar las preguntas y respuestas
configuradas al usuario de Sage CRM.
5. Genere la lista de llamadas salientes para que el usuario conozca a la persona a la que llama.
6. Una vez que haya completado la configuración, puede realizar algunas llamadas y generar un
informe que contenga a todos los usuarios que han respondido Sí y que han seleccionado el
evento "Hotel Sheraton 15 enero" como su primera opción. También puede crear un grupo basado
en esta información para realizar un envío masivo de correo electrónico a todos los usuarios que
no han podido asistir por motivos de agenda, anunciándoles una segunda edición de sus
desayunos de trabajo.
Paso 1: Añadir Categorías
Para este ejemplo, sólo necesita configurar una categoría denominada "Desayuno de negocios",
aunque sería útil anticiparse a las necesidades futuras que pueda tener y generar una estructura
lógica.
Por ejemplo:
Eventos de marketing
Reuniones y seminarios
23-2 Sage CRM
Capítulo 23: Perfil de atributos clave
Desayunos de trabajo
Para ello:
1. Seleccione Administración | Personalización avanzada.
2. Haga clic en el icono Atributos clave de la página principal de Personalización avanzada.
3. Haga clic en la pestaña Categorías.
4. Resalte la categoría de mayor nivel, Todas las categorías e introduzca el primer nombre de la
categoría, Eventos de marketing, en el campo Nombre de categoría.
5. Compruebe que el campo Tipo de categoría está definido a Categoría superior: No hay datos.
6. Haga clic en el botón Añadir. La nueva categoría aparecerá en la lista Categorías de atributos
clave.
7. Resalte la categoría Eventos de marketing y añada la siguiente categoría, denominada Reuniones
y seminarios. El tipo de categoría se debe definir a Categoría superior: No hay datos.
8. Resalte la categoría Reuniones y seminarios y añada la siguiente categoría, denominada
Desayunos de trabajo. El tipo de categoría se debe definir a Categoría superior: No hay datos.
Su estructura de árbol tendrá la siguiente apariencia:
Categorías de atributos clave
En este punto, puede comenzar a mejorar la estructura y añadir otra categoría en Desayunos de
trabajo, denominada, por ejemplo, T1. En el mismo nivel que T1, cree otra categoría denominada
T2, etcétera. Sin embargo, antes de proceder, piense bien los campos que va a añadir para
recopilar los datos. Si algunos de estos campos van a ser comunes con algunas subcategorías,
debe definirlos en un nivel superior de la categoría, ya que se heredarán en las categorías que
añada a continuación. Sin embargo, necesita definir los campos antes de añadir las categorías de
nivel inferior.
Continúe con el paso 2 y compruebe el funcionamiento.
Paso 2: Configurar listas de atributos clave
Antes de añadir campos para recopilar toda la información que necesita, debe configurar las listas
de atributos clave que utilizan estos campos. Se debe a que cuando define un tipo de campo como
Selección, debe especificar la lista de atributos clave que mostrará el campo. Si no configurado la
lista de atributos clave, no podrá guardar el campo.
Puede parecerle que el paso 2 requiere mucho tiempo, pero estas listas se podrán utilizar con
diferentes categorías. Posteriormente, podrá pasar directamente al paso 3, si ya ha creado las
Guía del administrador del sistema 23-3
Capítulo 23
listas que se pueden reutilizar. Es la razón por la que debe hacer estas listas tan genéricas como le
sea posible.
Para configurar las listas de atributos clave:
1. Seleccione Administración | Personalización avanzada.
2. Haga clic en el icono Atributos clave de la página principal de Personalización avanzada.
3. Haga clic en la pestaña Listas de atributos clave.
4. Introduzca el nombre de la primera lista SíNo en el campo Nuevo nombre de lista y haga clic en el
botón Añadir lista.
5. Introduzca Sí en el campo Añadir traducción e introduzca S en el campo Código.
6. Haga clic en el botón Añadir. La traducción aparecerá en la lista.
7. Introduzca No en el campo Añadir traducción e introduzca N en el campo Código.
8. Haga clic en el botón Añadir.
9. Introduzca No lo sé en el campo Añadir traducción e introduzca NS en el campo Código.
10. Haga clic en el botón Añadir. La lista deberá tener una apariencia similar a la siguiente:
Página Mantener las selecciones de búsqueda para
11. Haga clic en el botón Guardar.
12. Añada la lista siguiente y llámela Fecha Lugar. Los códigos se pueden configurar como 1501SH
(Traducción: 15 Enero Sheraton), 1202MA (Traducción: 12 Febrero Marriott), y 1003RP
(Traducción: 10 Marzo Radisson Park).
13. Haga clic en el botón Guardar.
14. Añada la lista siguiente y llámela No asistente. Los códigos se pueden configurar como NoInt
(Traducción: No Interesado), Ag (Traducción: Agenda), Otros (Traducción: Otros).
15. Haga clic en el botón Guardar. Su página Listas de atributos clave incluirá las listas siguientes:
Listas de atributos clave
23-4 Sage CRM
Capítulo 23: Perfil de atributos clave
Paso 3: Añadir campos
Ahora puede volver a la pestaña Categorías y añadir los campos a la categoría Desayunos de
trabajo.
Al añadir los siguientes campos recopilará toda la información que ha solicitado en este caso:
l
Asistencia. Seleccione Sí, No o No lo sé.
l
1ª Preferencia. Seleccione Hotel Sheraton el 15 de enero, Hotel Marriott el 12 de febrero o
Radisson Park el 10 de marzo.
l
2ª Preferencia. Seleccione Hotel Sheraton el 15 de enero, Hotel Marriott el 12 de febrero o
Radisson Park el 10 de marzo.
l
3ª Preferencia. Seleccione Hotel Sheraton el 15 de enero, Hotel Marriott el 12 de febrero o
Radisson Park el 10 de marzo.
l
No puede asistir. Seleccione No interesado, Agenda u Otros.
l
Comentarios. Añada anotaciones de texto libre.
Nota: Además del último campo, pueden utilizar las listas de atributos clave predefinidas, que
permiten crear informes, realizar análisis e introducir datos con mucha más facilidad que introducir
anotaciones de texto libre.
Para añadir estos campos:
1. Seleccione Administración | Personalización avanzada.
2. Haga clic en el icono Atributos clave de la página principal de Personalización avanzada.
3. Haga clic en la pestaña Categorías.
4. Resalte la categoría Desayunos de trabajo en la lista Categorías de atributos clave.
5. Haga clic en el botón Modificar campos. Se mostrarán los paneles Lista de campos y Detalles del
campo.
6. Escriba Asistencia en Nombre de campo.
7. Defina Tipo de campo como Selección.
8. Defina Lista de atributos clave como SíNo.
9. Haga clic en el botón Añadir. El nuevo campo se mostrará en el panel Lista de campos.
10. Escriba No puede asistir en Nombre de campo.
11. Defina Tipo de campo como Selección.
12. Defina el campo Nueva línea como Misma línea.
13. Defina Lista de atributos clave como No asistente.
14. Haga clic en el botón Añadir.
15. Escriba 1ª Preferencia en Nombre de campo.
16. Defina Tipo de campo como Selección.
17. Defina el campo Nueva línea como Nueva línea.
18. Defina Lista de atributos clave como Fecha Lugar.
19. Haga clic en el botón Añadir.
20. Repita los cinco últimos pasos para los campos de preferencia de 2 y 3.
21. En el campo Comentarios, defina Nombre de campo como Comentarios, Tipo de Campo a Texto
MultiLínea, Nueva línea a Nueva línea y defina Ancho de la entrada como 80.
Guía del administrador del sistema 23-5
Capítulo 23
22. Haga clic en el botón Añadir.
23. Haga clic en el botón Guardar.
Aparecerá la página Categorías con los campos que haya añadido en la categoría
Desayunos de trabajo.
Campos de Desayunos de trabajo
Al final del paso 1, se ha mencionado que debe tener varias subcategorías Desayunos de
trabajo, como T1 o T2. Es aquí donde puede utilizar la función de herencia.
24. Si crea estas dos nuevas categorías en Desayunos de trabajo, ambas categorías se incluirán
automáticamente todos los campos que haya añadido. Si T2 tiene información adicional para
recopilar (por ejemplo, fechas/lugares diferentes), puede añadir un nuevo campo o cambiar las
selecciones actuales en la categoría T2.
25. Estas categorías se deben definir como Categoría de datos de instancia única. De esta forma no
podrá añadir más categorías a estas categorías.
Su nueva estructura de árbol deberá tener una apariencia similar:
T1 y T2 heredarán los campos de Desayunos de trabajo
No se preocupe por los cambios en los campos de T2 por ahora. Continúe al paso 4.
Paso 4: Crear el grupo de categorías de gestión de llamadas
Si quiere que los datos de gestión de llamadas aparezcan en una nueva pantalla, deberá crear un
grupo de categorías de gestión de llamadas para que haga el trabajo.
Si crea un grupo de categorías, le indica al sistema las categorías de atributos clave que
aparecerán en pantalla. Cuando ejecuta la función de llamadas salientes para conocer los
asistentes a su Desayuno de trabajo de T1, no querrá que el usuario navegue por todas las
23-6 Sage CRM
Capítulo 23: Perfil de atributos clave
categorías que se han creado para poder conocer la respuesta de la búsqueda que ha iniciado. En
su lugar, querrá seleccionar las categorías relevantes para su campaña actual.
En este paso, creará un nuevo grupo de categorías de gestión de llamadas para mostrar todos los
campos del Desayuno de trabajo / T1 al usuario.
Para configurar el nuevo grupo de categorías de gestión de llamadas:
1. Seleccione Administración | Personalización avanzada | Atributos clave.
2. Haga clic en la pestaña Grupos de categorías.
3. Seleccione Grupos de categorías de gestión de llamadas en la lista de la parte superior de la
página.
4. Haga clic en el botón Nuevo. Aparecerá la página Grupos de categorías.
5. Escriba BB Q1 en Nombre.
6. Resalte la categoría T1 en la lista Categorías de atributos clave.
7. Haga clic en el botón Añadir. Moverá la categoría Q1 a la lista Categorías dentro del grupo.
8. Compruebe que el campo Entidad relacionada está definido como Persona.
Grupo de categorías de gestión de llamadas
9. Haga clic en el botón Guardar. El nuevo grupo aparecerá en la página Grupos de categorías.
Paso 5: Generar la Lista de llamadas salientes
Usted es un gestor de campañas experimentado, por lo que no es necesario que realice todos los
pasos, sólo tiene que comprobar que ha configurado Campaña, Fase y Actividad de la fase.
Además, compruebe que ha definido un grupo, por ejemplo, de directivos de TI en Madrid. En este
paso va a vincular el Grupo de categorías de gestión de llamadas a la Actividad de la fase y generar
la lista de llamadas siguientes.
1. Abra la Actividad de la fase y compruebe que Tipo está definido como Llamada saliente.
2. Defina el campo Grupo de categorías como el grupo de categorías que ha creado en el paso
anterior, es decir BB Q1.
3. Compruebe que selecciona su nombre como uno de los usuarios que pueden acceder a la lista de
llamadas salientes.
4. Haga clic en el botón Guardar.
5. Haga clic en el botón Crear lista de llamadas.
6. Confirme el grupo en el que desea que se cree la lista de llamadas.
7. Haga clic en el botón Guardar.
Guía del administrador del sistema 23-7
Capítulo 23
Se creará la lista de llamadas salientes y ahora estará disponible en el área Mi CRM de
todos los usuarios a los que la haya asignado.
Paso 6: Usar perfiles de atributos clave
Una vez haya finalizado el proceso de configuración, podrá comprobar el funcionamiento de los
atributos clave:
1. Haga clic en la pestaña Llamadas salientes de Mi CRM. Si la pestaña Llamadas salientes no
aparece en Mi CRM, vaya a Preferencias y defina Mostrar las llamadas salientes en Mi CRM
como Sí.
2. Haga clic en el hipervínculo de la actividad de la fase en la que ha definido la acción de llamada
saliente.
3. Haga clic en el botón Llamada.
4. Haga clic en el botón Llamada aceptada. Sus datos de perfil de atributos clave aparecerán en la
ventana de gestión de llamadas.
Pantalla Gestión de llamadas salientes
5. Complete la información y haga clic en el botón Coger otra llamada.
6. Realice algunas llamadas y haga clic en el botón Finalizar llamada.
La información que ha recopilado se puede utilizar de diferentes maneras. Se incluyen dos acciones
que es posible que desee probar:
l
Puede generar un informe sobre los que han contestado "Sí" y seleccionado la 1ª preferencia del
evento 15 enero Sheraton.
l
Puede crear un grupo con todas las personas que no han podido asistir por motivos de agenda y
enviarle un correo electrónico de seguimiento con las fechas del trimestre 2.
Las siguientes secciones de este capítulo vuelven a tratar muchas de las secciones tratadas
anteriormente en la sección "Inicio rápido". Le remitirán al principio y tratan algunos de los ejemplos
en mayor detalle.
Diseñar la estructura de perfiles de atributos clave
Antes de comenzar a crear su estructura de categorías, es muy útil crear un diseño de los datos,
tipos de campos y listas de atributos clave que necesita. En concreto, le ayudará a identificar listas
de atributos clave comunes, de forma que evite crearlas más de una vez.
23-8 Sage CRM
Capítulo 23: Perfil de atributos clave
El ejemplo siguiente es para información de formación que se registrará en sitios de personas y
clientes. Una planificación similar le ayudará también a identificar por adelantado los tipos de
categoría:
l
Categoría superior: no hay datos
l
Categoría de datos de instancia única
l
Categoría de datos de instancia múltiple
En este ejemplo, es posible que desee registrar los resultados de varios formatos de evaluación,
por lo que la categoría de comentarios de formato de evaluación aparece marcada como Categoría
de datos de instancia múltiple. El resto de categorías son todas categorías de datos de instancia
única, ya que no tienen más subcategorías: los datos se guardarán directamente en estas
categorías.
Datos
Tipo
Asistente a la formación
Categoría: Categoría de datos de instancia única
Usuario
Campo: Fecha
Administrador del sistema
Campo: Fecha
Administrador del sistema
avanzado
Campo: Fecha
Campo: Fecha
Desarrollador
Influencia
Categoría: Categoría de datos de instancia única
Tipo
Campo: Selección (Lista de atributos clave:
Influencia)
Interés futuro
Categoría: Categoría de datos de instancia única
Usuario
Campo: Casilla de verificación
Administrador del sistema
Campo: Casilla de verificación
Sistema avanzado
Campo: Casilla de verificación
Desarrollador administrador
Campo: Casilla de verificación
Comentarios del
formulario de evaluación
Categoría: Categoría de datos de instancia
múltiple
Nombre del curso
Campo: Selección (Lista de atributos clave: Curso)
Fecha del curso
Campo: Fecha
Instalaciones
Campo: Selección (Lista de atributos clave:
valoración)
Material
Formador
Contenido del curso
Impresión global
Campo: Selección (Lista de atributos clave:
valoración)
Campo: Selección (Lista de atributos clave:
valoración)
Guía del administrador del sistema 23-9
Capítulo 23
Datos
Tipo
Aspectos positivos
Aspectos negativos
Campo: Selección (Lista de atributos clave:
valoración)
Campo: Selección (Lista de atributos clave:
valoración)
Campo: Texto multilínea
Campo: Texto multilínea
Lista de atributos clave
Influencia
Selecciones
Usuario final
Responsable de compras
Responsable técnico
Gestión
Usuario
Curso
Administrador del sistema
Administrador del sistema avanzado
Calificación
Desarrollador
Mala
Media
Buena
Muy buena
Excelente
Utilizar la profundidad de categorías y la función de herencia
Además de identificar listas de atributos clave que pueden ser comunes a múltiples campos, es
importante identificar campos que pueden ser comunes a múltiples categorías.
Por ejemplo, si recopila información acerca de los electrodomésticos adquiridos, puede pensar
inicialmente en las siguientes categorías y campos:
Todas las categorías
Lavadora
Aspiradora
Frigorífico
Datos
Lavadora
23-10 Sage CRM
Tipo
Categoría
Capítulo 23: Perfil de atributos clave
Datos
Tipo
Campo: Selección (Lista de atributos clave:
fabricante)
Fabricante
Precio
Fin de la garantía
Campo: Divisa
Campo: Fecha
Modelo
Campo: Selección (Lista de atributos clave: números
de modelo de lavadora)
Aspiradora
Categoría
Fabricante
Campo: Selección (Lista de atributos clave:
fabricante)
Precio
Fin de la garantía
Campo: Divisa
Campo: Fecha
Modelo
Campo: Selección (Lista de atributos clave: números
de modelo de aspiradora)
Frigorífico
Categoría
Fabricante
Campo: Selección (Lista de atributos clave:
fabricante)
Precio
Fin de la garantía
Campo: Divisa
Campo: Fecha
Modelo
Campo: Selección (Lista de atributos clave: números
de modelo de frigorífico)
Puede identificar rápidamente que cada categoría tiene tres campos comunes: Fabricante, Precio y
Fin de la garantía.
En lugar de crear estos campos en cada categoría, puede crear una categoría principal en un nivel
superior denominada "Electrodomésticos", que tendrá estos tres campos asociados. A
continuación, cuando cree "Lavadora", "Aspiradora" y "Frigorífico" como categorías secundarias de
Electrodomésticos, heredarán los tres campos comunes de forma automática, y todo lo que tiene
que hacer es añadir en cada categoría el atributo clave Modelo para cada tipo de electrodoméstico:
Todas las categorías
Electrodomésticos
Lavadora
Aspiradora
Frigorífico
Si añade campos a la categoría principal después de crear las categorías secundarias, no se
añadirán automáticamente a las categorías de niveles inferiores. Si añade un campo al nivel
Guía del administrador del sistema 23-11
Capítulo 23
principal y añade una nueva categoría secundaria, la categoría secundaria heredará los campos
existentes y los nuevos.
Datos
Tipo
Electrodomésticos
Categoría
Fabricante
Campo: Selección (Lista de atributos clave:
fabricante)
Precio
Fin de la garantía
Campo: Divisa
Campo: Fecha
Lavadora
Categoría (secundaria de Electrodomésticos)
Fabricante
- heredada de la categoría Electrodomésticos
Precio
- heredada de la categoría Electrodomésticos
Fin de la garantía
- heredada de la categoría Electrodomésticos
Modelo
Campo: Selección (Lista de atributos clave: números
de modelo de lavadora)
Aspiradora
Categoría (secundaria de Electrodomésticos)
Fabricante
- heredada de la categoría Electrodomésticos
Precio
- heredada de la categoría Electrodomésticos
Fin de la garantía
- heredada de la categoría Electrodomésticos
Modelo
Campo: Selección (Lista de atributos clave: números
de modelo de aspiradora)
Frigorífico
Categoría (secundaria de Electrodomésticos)
Fabricante
- heredada de la categoría Electrodomésticos
Precio
- heredada de la categoría Electrodomésticos
Fin de la garantía
- heredada de la categoría Electrodomésticos
Modelo
Campo: Selección (Lista de atributos clave: números
de modelo de frigorífico)
Si desea realizar un seguimiento de los asistentes a una feria comercial durante unos años, puede
utilizar la función de herencia de la siguiente manera:
Todas las categorías
Asistencia a feria de muestras
CeBIT
Softworld
CRM Show
23-12 Sage CRM
Capítulo 23: Perfil de atributos clave
Datos
Tipo
Asistencia a feria de
muestras
Año 1
Categoría
Campo: Casilla de verificación
Campo: Casilla de verificación
Año 2
Campo: Casilla de verificación
Año 3
Campo: Casilla de verificación
Año 4
CeBIT
Categoría (secundaria de Asistencia a feria de
muestras)
Año 1
- heredada de Asistencia a feria de muestras
Año 2
- heredada de Asistencia a feria de muestras
Año 3
- heredada de Asistencia a feria de muestras
Año 4
- heredada de Asistencia a feria de muestras
Softworld
Categoría (secundaria de Asistencia a feria de
muestras)
Año 1
- heredada de Asistencia a feria de muestras
Año 2
- heredada de Asistencia a feria de muestras
Año 3
- heredada de Asistencia a feria de muestras
Año 4
- heredada de Asistencia a feria de muestras
CRM Show
Categoría (secundaria de Asistencia a feria de
muestras)
Año 1
- heredada de Asistencia a feria de muestras
Año 2
- heredada de Asistencia a feria de muestras
Año 3
- heredada de Asistencia a feria de muestras
Año 4
- heredada de Asistencia a feria de muestras
Nota: Las categorías de atributos clave no guardan valores predefinidos (si no hay ninguna
selección, si no hay ningún registro guardado), por lo que las casillas de verificación "vacías" no se
incluirán en el informe. Es la razón por la que en este ejemplo se sugiere utilizar una selección de
Sí/No, en lugar de un campo de casilla de verificación.
Sin embargo, un diseño más dinámico, sería el siguiente:
Todas las categorías
Asistencia a feria de muestras
Año 1
Guía del administrador del sistema 23-13
Capítulo 23
Año 2
Año 3
Año 4
Datos
Asistencia a feria de
muestras
CeBIT
Softworld
Tipo
Categoría
Campo: Casilla de verificación o Selección de Sí / No
Campo: Casilla de verificación o Selección de Sí / No
Campo: Casilla de verificación o Selección de Sí / No
CRM Show
Año 1
CeBIT
Softworld
CRM Show
Categoría (secundaria de Asistencia a feria de
muestras)
- heredada de Asistencia a feria de muestras
- heredada de Asistencia a feria de muestras
- heredada de Asistencia a feria de muestras
Año 2
CeBIT
Softworld
CRM Show
Categoría (secundaria de Asistencia a feria de
muestras)
- heredada de Asistencia a feria de muestras
- heredada de Asistencia a feria de muestras
- heredada de Asistencia a feria de muestras
Año 3
CeBIT
Softworld
CRM Show
Categoría (secundaria de Asistencia a feria de
muestras)
- heredada de Asistencia a feria de muestras
- heredada de Asistencia a feria de muestras
- heredada de Asistencia a feria de muestras
Año 4
CeBIT
Softworld
CRM Show
Categoría (secundaria de Asistencia a feria de
muestras)
- heredada de Asistencia a feria de muestras
- heredada de Asistencia a feria de muestras
- heredada de Asistencia a feria de muestras
Esta es la opción recomendable, porque en el futuro es posible que se celebren más ferias
comerciales de las que desee realizar un seguimiento. Sólo tiene que añadirlas en la categoría del
año actual, por ejemplo, Año 4, y todos los años sucesivos.
En el ejemplo anterior, puede que haya heredado años anteriores repetidos para cada nueva
categoría añadida. Además, tendrá que anticiparse muchos años para beneficiarse de la función de
23-14 Sage CRM
Capítulo 23: Perfil de atributos clave
herencia, mientras que en el ejemplo actual puede añadir los años a medida que los vaya
necesitando.
Configurar categorías
A la hora de configurar categorías, son importantes las áreas siguientes:
Crear categorías (página 23-15)
Eliminar una categoría (página 23-16)
Acciones por defecto (página 23-21)
Grupos enumerados como entradas de grupo (página 23-22)
Crear categorías
Puede utilizar el ejemplo de información de formación de Diseñar la estructura de perfiles de
atributos clave (página 23-8) para que esta sección le resulte de utilidad.
Para configurar categorías:
1. Haga clic en Administración | Personalización avanzada | Atributos clave.
2. Haga clic en la pestaña Categorías.
3. En la página Categorías, resalte la categoría a la que desea que se subordinen las nuevas
categorías.
4. Si ésta es la primera categoría que crea, resalte Todas las categorías y coloque el cursor en el
campo Nombre de categoría.
Campo Nombre de categoría
5. Defina el tipo de categoría como Categoría de datos de instancia múltiple si desea permitir al
usuario final que introduzca información más de una vez en esta categoría. Por ejemplo, digamos
que está configurando los datos para registrar las respuestas de un formulario de evaluación de
formación y desea registrar las respuestas de varios formularios de evaluación en la misma
pestaña. Defina el tipo de categoría como Categoría de datos de instancia múltiple.
6. Haga clic en el botón Añadir. La nueva categoría aparecerá en la lista Categorías de atributos
clave.
7. Coloque el cursor para resaltar la categoría a la que desea que se subordine la nueva categoría y
añada el resto de las categorías.
Guía del administrador del sistema 23-15
Capítulo 23
Nuevas categorías
Eliminar una categoría
Para eliminar una categoría:
1. Haga clic en la pestaña Categorías.
2. Resalte la categoría que desea eliminar en la lista Categorías de atributos clave.
l Si no hay datos almacenados en el sistema en esta categoría, puede eliminar la categoría
haciendo clic en el botón Eliminar en el panel Detalles de la categoría.
l
Si hay datos en la categoría que intenta eliminar, sólo verá el botón Desactivar. Si hace clic
en este botón, la categoría se eliminará "temporalmente". La categoría se oculta de la lista
Categorías de atributos clave hasta que se vuelva a activar.
l
La categoría principal "Todas las categorías" no se puede desactivar ni eliminar.
3. Haga clic en Eliminar o en Desactivar.
4. La categoría se elimina u oculta de la lista Categorías de atributos clave.
Para recuperar una categoría desactivada:
1. Haga clic en la pestaña Categorías.
2. Marque la casilla de verificación Mostrar desactivados. Todas las categorías desactivadas y
activas se muestran en la lista Categorías de atributos clave. Las categorías desactivadas se
muestran con un asterisco (*) junto al nombre de la categoría.
3. Resalte la categoría que desea reactivar.
4. Haga clic en el botón Reactivar.
5. Haga clic en el botón Continuar.
Aparecerá la vista normal de la lista Categorías de atributos clave, mostrando la categoría
reactivada.
Configurar listas de atributos clave
Puede utilizar el ejemplo de información de formación de Diseñar la estructura de perfiles de
atributos clave (página 23-8) para que esta sección le resulte de utilidad.
Para añadir un tipo de campo de selección al área Atributos clave del sistema, debe existir la lista
de atributos clave. Se configuran y mantienen en la pestaña Listas de atributos clave.
Es recomendable que configure estas listas antes de añadir los campos a las categorías que ha
definido.
23-16 Sage CRM
Capítulo 23: Perfil de atributos clave
Por ejemplo, parte de los datos que desea recopilar en la categoría denominada Perfil de formación,
es el tipo de influencia en las decisiones de contratación de formación. Las posibles opciones
mutuamente excluyentes son Usuario final, Responsable de compras, Responsable técnico o
Gestión. El tipo de campo más adecuado para recopilar estos datos es una lista de atributos clave.
Para crear una nueva lista de atributos clave:
1. Haga clic en la pestaña Listas de atributos clave. Aparecerá la página Listas de atributos clave.
2. Introduzca el nombre de la lista en el campo Nuevo nombre de lista. El nombre puede ser una
descripción genérica de la lista en lugar de una asignación del nombre del campo, ya que puede
reutilizar la lista de atributos clave si se aplica a un número de campos. Por ejemplo, las
respuestas del cuestionario como Mala, Media, Buena, Muy buena, Excelente, se utilizarán varias
veces, vinculadas a campos diferentes. Una descripción genérica para esta lista reutilizable puede
ser Valoración.
3. Si hace clic en el botón Añadir lista, aparecerá la página Mantener selecciones de búsqueda. El
comportamiento es el mismo que la página Mantener selecciones de búsqueda para en
Personalizar campos. Consulte Personalizar campos (página 13-1).
4. Añada los códigos y traducciones de las selecciones.
5. Haga clic en el botón Guardar. Aparecerá la página Listas de atributos clave.
No utilizado actualmente indica que la lista no se ha vinculado aún a una categoría en la lista
Categorías de atributos clave. Si una lista está vinculada a una categoría, esta área se denomina:
Lista de atributos clave usada en, y aparecerá una lista de todas ramificaciones de la estructura de
árbol en la que se utiliza la lista.
6. Realice el mismo procedimiento para añadir el resto de las listas que necesita.
7. Haga clic en el botón Modificar si necesita volver atrás y cambiar las selecciones que ya ha
configurado.
Añadir campos a categorías
Puede utilizar el ejemplo de información de formación de Diseñar la estructura de perfiles de
atributos clave (página 23-8) para que esta sección le resulte de utilidad.
Para añadir campos a los datos que desea recopilar y registrar:
1. Haga clic en la pestaña Categorías. Aparecerá lista Categorías de atributos clave.
2. Resalte la Categoría a la que desea agregar los campos.
3. Haga clic en el botón Modificar campos en el panel Detalles de la categoría. Se mostrarán los
paneles Lista de campos y Detalles del campo.
4. En el panel Detalles del campo, introduzca el nombre, el tipo y otra información relacionada con
el campo y haga clic en el botón Añadir. Los campos estándar y los tipos se campos se explican
en Campos de categorías y tipos de campos (página 23-22). Estos campos varían en función del
tipo de campo que seleccione. Por ejemplo, el campo Lista de atributos clave sólo aparece si el
tipo de campo se define como Selección.
Guía del administrador del sistema 23-17
Capítulo 23
Panel Lista campos y Detalles del campo
5. Una vez haya añadido todos los campos de esta categoría, haga clic en el botón Guardar.
Aparecerá la página Categorías con los contactos que haya añadido.
6. Si necesita modificar los campos que ha añadido, haga clic en el botón Modificar campos.
7. Añada otros campos que necesite al resto de categorías de la misma forma.
Definir grupos de categorías
Puede utilizar el ejemplo de información de formación de Diseñar la estructura de perfiles de
atributos clave (página 23-8) para que esta sección le resulte de utilidad.
Los grupos de categorías son la definición de los datos que aparecen en la pantalla Perfiles de
atributos clave. Con el tiempo es muy probable que cree un número de áreas diferentes en el
sistema donde aparezca Perfiles de atributos clave. Sólo necesita definir una estructura de
categorías, pero al definir varios grupos de categorías, podrá volver a utilizar diferentes conjuntos
de categorías y utilizar únicamente las categorías relacionadas con los datos que desea recopilar.
Para definir un nuevo grupo de categorías:
1. Haga clic en la pestaña Grupos de categorías.
Aparecerá una lista de los grupos de categorías existentes.
La lista de la parte superior de la página tiene las opciones siguientes:
l
Grupos de categorías generales
l
Grupos de categorías de gestión de llamadas
l
Grupos de categorías de Actividad
2. La opción predeterminada es Grupos de categorías generales. Compruebe que esta opción está
seleccionada.
3. Haga clic en el botón Nuevo.
4. La página mostrará los paneles Detalles, Categorías de atributos clave y Categorías dentro del
grupo. La lista Categorías de atributos clave muestra todas las categorías que haya definido hasta
ahora.
5. Añada el nombre y la descripción.
6. Utilice las flechas Añadir y Eliminar para mover las categorías de la lista Categorías de atributos
clave a la lista Categorías dentro del grupo. Si selecciona una categoría principal de la lista
Categorías de atributos clave, se moverá a la lista Categorías dentro del grupo, junto con todas
sus categorías “secundarias”.
7. Puede modificar el orden en que aparecerán las categorías en la pantalla Perfiles de atributos
clave utilizando las flechas para desplazarse arriba y abajo en la lista Categorías dentro del grupo.
23-18 Sage CRM
Capítulo 23: Perfil de atributos clave
Grupos de categorías
8. Haga clic en el botón Guardar.
El grupo de categorías aparecerá en la lista de grupos de categorías.
Visualizar datos de perfiles clave en una pestaña
Puede utilizar el ejemplo de información de formación de Diseñar la estructura de perfiles de
atributos clave (página 23-8) para que esta sección le resulte de utilidad.
Para que los datos de perfiles clave que ha configurado sean visibles al usuario final, puede añadir
una nueva pestaña a un grupo de pestañas existente. A continuación, vincule la pestaña a la acción
denominada Atributos clave y seleccione los datos de perfiles clave que desee visualizar en la
pantalla.
Para visualizar los datos de atributos clave en una nueva pestaña:
1. Haga clic en Administración | Personalización | Persona.
2. Seleccione la pestaña Pestañas. Aparecerá una lista de grupos de pestañas correspondientes a
la entidad Persona.
3. Haga clic en el grupo de pestañas Persona. Aparecerá la página Personalizar pestañas para
persona.
4. En el panel Propiedades, introduzca el nombre de la nueva pestaña.
5. Seleccione Atributos clave de la lista Acción.
6. Seleccione el grupo de categorías de la lista Grupo de categorías de atributos clave.
7. Añada una declaración SQL si desea restringir los usuarios que verán la pestaña, en función de
determinados criterios. Por ejemplo, la siguiente declaración sólo mostrará la pestaña si la
persona trabaja en una empresa donde el campo Tipo de empresa está definido como Cliente (en
lugar de Cliente potencial o Proveedor):
pers_companyid = (select comp_companyid from company where
comp_companyid = pers_companyid and comp_type = 'customer')
8. Haga clic en el botón Añadir. La nueva pestaña aparecerá en el panel Contenido del grupo de
pestañas.
9. Haga clic en el botón Guardar.
La nueva pestaña se podrá visualizar buscando una Persona que trabaje en una empresa y donde el
Tipo está definido como Cliente (si ha añadido la declaración SQL anterior).
Guía del administrador del sistema 23-19
Capítulo 23
Trabajar con datos de perfiles de atributos clave
Esta sección explica la forma en la que el usuario añade y modifica los datos de perfiles de
atributos clave.
Para acceder y añadir datos de perfiles de atributos clave:
1. Haga clic en la pestaña, en la que su administrador del sistema ha definido un grupo de
categorías de atributos clave. Por ejemplo, una nueva pestaña denominada Perfil de formación, en
el contexto de una persona.
2. Resalte la categoría en la que desee añadir los datos y haga clic en el botón Añadir categoría.
Aparecerá la categoría seleccionada y sus campos asociados y podrá realizar modificaciones.
Categoría de datos y campos de Perfiles de atributos clave
3. Añada los datos y haga clic en el botón Guardar. Los datos aparecerán en modo de sólo lectura.
4. Para modificar los datos de una categoría existente, haga clic en el botón Modificar.
5. Para añadir datos a una nueva categoría, haga clic en el botón Nuevo.
6. Si la categoría se ha seleccionado como categoría de datos de instancia múltiple, podrá
seleccionar la categoría en más de una ocasión. El valor del primer campo de la categoría se
utilizará como etiqueta para diferenciar entre varias selecciones de la misma categoría.
Añadir criterios de búsqueda de datos de atributos clave a
informes
Para obtener más información sobre los informes, consulte "Ejecutar informes" y "Redactar
informes" en la Guía de usuario.
1. Haga clic en el botón Informes.
2. Seleccione el área en la que desea añadir el nuevo informe de la lista en el área de contexto de la
pantalla, por ejemplo, General.
3. Haga clic en el botón Nuevo. Aparecerá la página Opciones de informes, Paso 1 de 2.
4. Defina el contenido del informe estándar, los criterios de búsqueda, etc. de su informe (por
ejemplo, Apellidos, Nombre de empresa o Código de cargo de la persona).
5. Haga clic en el botón Añadir datos de atributos clave. Aparecerá una página en una nueva
ventana del navegador, en la que puede definir el contenido de datos de atributos clave y los
criterios de búsqueda.
6. Seleccione la categoría, el campo y, a continuación, la entidad de dicho campo. Debe
seleccionar las tres opciones para poder añadir el campo al informe.
23-20 Sage CRM
Capítulo 23: Perfil de atributos clave
Añadir datos de atributos clave a un informe
7. Haga clic en el botón Continuar para regresar a la página Opciones de informe, Paso 1 de 2.
8. Haga clic en el botón Continuar y guarde el informe.
9. Para ejecutar el informe, haga clic en el botón Ejecutar. Se mostrarán los criterios de búsqueda de
los datos de atributos clave.
10. Introduzca los criterios de búsqueda y haga clic en el botón Ejecutar.
Los resultados del informe aparecerán en una nueva ventana del navegador.
Categorías del sistema
Categorías del sistema
En Administración | Personalización avanzada | Atributos clave | Categorías, existen
diferentes categorías del sistema "no modificables":
Acciones por defecto (página 23-21)
Grupos enumerados como entradas de grupo (página 23-22)
Acciones por defecto
Cuando cree un grupo, puede ejecutar acciones o actividades en él, por ejemplo, combinación de
correspondencia, correo electrónico masivo o tareas.
También puede crearlos en Actividades de la fase.
Guía del administrador del sistema 23-21
Capítulo 23
Cuando configure acciones en un grupo, se abrirá una pantalla de comunicación de manera
predeterminada. Al final de la pantalla de comunicación aparecerá una lista de categorías,
cumplimentada con los datos de Grupos de categorías de actividad.
Cada uno de estos Grupos de categorías de actividad no modificables se cumplimentará
inicialmente con una categoría de actividades predeterminadas. Aparecen en la categoría
Categorías del sistema del directorio Todas las categorías.
El administrador puede acceder mediante Administración | Atributos clave | Grupos de categorías y
modificar el contenido del grupo de categorías de actividad, pero eliminará el grupo de categorías.
Se configura de esta forma porque el administrador no tiene otra forma de definir lo que aparece en
la pantalla de comunicación del usuario, de forma que no pueda especificar un grupo de categorías
de actividades diferente. Lo único que puede hacer es modificar el grupo existente.
Si se guarda la actividad, se creará una nueva categoría en la categoría principal seleccionada y
todos los miembros del grupo en los que se ejecuta la acción se vinculan a unos datos de atributos
clave (fecha de la acción). No sólo podrá decidir los miembros integrantes del grupo, sino también
en qué usuario se ejecutarán las acciones. También puede cumplimentar otros campos en la
categoría y utilizarlos para guardar información de comentarios.
Grupos enumerados como entradas de grupo
Si crea un grupo, puede especificar si es estático o dinámico. Un grupo estático se guarda
automáticamente bajo el encabezado Entradas de grupos, que forma parte de la lista Categorías de
atributos clave. Por contra, un grupo dinámico sólo aparece en esta lista después de que una
acción, como combinación de correo, envío de correo electrónico masivo o tareas, se haya
ejecutado.
Campos de categorías y tipos de campos
Las tablas siguientes explican los campos de Categoría y los tipos de campos.
Nombre del campo
Descripción
Nombre del campo
Nombre del campo
Tipo de campo
Casillas de verificación, Texto, Selección,
Fecha/Hora, etcétera. Consulte la siguiente tabla
para obtener información detallada. El tipo de campo
define cómo se añade la información al sistema.
Nueva línea
Coloca el campo en una nueva línea.
Obligatorio
Define si el campo es obligatorio.
Si no se añaden datos a ninguno de los campos de la
misma categoría como campo obligatorio,
incluyendo el campo obligatorio, no se almacena
ningún dato y no se genera un error de validación.
Sin embargo, si cualquier campo de la categoría
contiene datos, el campo necesario será obligatorio.
23-22 Sage CRM
Capítulo 23: Perfil de atributos clave
Nombre del campo
Descripción
Longitud máxima
Define la longitud máxima de, por ejemplo, un
campo de texto.
Ancho de la entrada
Define la longitud del campo que aparece en
pantalla.
Lista de atributos clave
Si el tipo de campo se ha definido como Selección,
la lista de atributos clave se debe especificar aquí.
Tipo de campo
Descripción
En blanco
Campo sin datos. Aparecerá en pantalla como "-".
Se utiliza para alinear columnas e insertar
desplazamientos.
Etiqueta
Campo sin datos. Muestra el texto del nombre del
campo en la pantalla como una etiqueta. No se le
pedirá al usuario que introduzca datos.
Texto
Texto libre en una línea.
Texto multilínea
Líneas múltiples de texto libre.
Dirección de correo
electrónico
Dirección de correo electrónico con vínculo.
URL WWW
Dirección del sitio web con vínculo.
Selección
Lista predefinida en la pestaña Listas de atributos
clave.
Número entero
Valor del entero.
Numérico
Valor numérico.
Fecha y hora
Calendario y hora.
Casilla de verificación
Casilla de verificación.
Número de teléfono
Los campos de número de teléfono se muestran
como valores de vínculo en la pantalla. Permite a los
usuarios activados de CTI realizar llamadas
haciendo clic en el valor del campo.
Divisa
Permite a un usuario introducir una cantidad y
seleccionar una divisa de una lista.
Guía del administrador del sistema 23-23
Capítulo 24: Personalización de flujos de procesos
En este capítulo se explican los siguientes conceptos:
l
Determinar el alcance de la función de flujo de procesos.
l
Configurar el sistema para el flujo de procesos.
l
Comprender la terminología del flujo de procesos.
l
Comprender los pasos necesarios para crear un flujo de procesos nuevo.
l
Completar las tareas de preparación para crear un flujo de procesos nuevo.
l
Añadir un flujo de procesos nuevo.
l
Crear estados de flujos de procesos.
l
Configurar reglas primarias.
l
Añadir reglas de transición.
l
Añadir acciones a reglas.
l
Añadir acciones a reglas diferentes.
l
Obtener información general sobre las acciones disponibles.
l
Definir condiciones JavaScript.
l
Añadir reglas condicionales.
l
Añadir reglas de escalamiento.
l
Duplicar reglas.
Función del flujo de procesos
Piense en los procesos que ha definido para las interacciones con los clientes y los procesos
internos que se ven afectados por ellos. El flujo de procesos le ayuda a automatizar con eficacia
estos procesos empresariales mediante:
l
La solicitud a los usuarios para que completen la información relevante a la etapa actual del
proceso empresarial.
l
La creación de tareas de seguimiento.
l
La visualización de mensajes de ayuda relevantes para la etapa actual del proceso.
l
El seguimiento de rutas de escalamiento en caso de que se produzcan desviaciones con respecto
a los procesos establecidos.
l
La cumplimentación de campos basada en las reglas y los eventos activados en cualquier parte
del sistema.
l
El envío de mensajes de correo electrónico o SMS como recordatorios de notificación.
l
Definición de rutas de ramificación de flujos de procesos que dependen de miembros de la
empresa o del equipo, o de otros criterios.
La funcionalidad de flujo de procesos permite que un usuario que disponga de derechos de
administrador del sistema configure acciones y reglas predefinidas que se adapten a los procesos
empresariales de la organización.
Guía del administrador del sistema 24-1
Capítulo 24
El flujo de procesos se puede aplicar a cualquiera de las entidades siguientes o a todas ellas:
l
Empresa
l
Persona
l
Comunicación
l
Cliente potencial
l
Oportunidad
l
Incidencia
l
Solución
l
Campaña
l
Fase
l
Elemento de la fase
Por ejemplo, se puede aplicar una regla de flujo de procesos a las oportunidades para generar
automáticamente una llamada de seguimiento al usuario cada vez que se envía un presupuesto.
También, se puede aplicar una regla de flujo de procesos a incidencias para enviar un correo
electrónico al supervisor del servicio de atención al cliente en caso de que una incidencia
permanezca en una fase de "Investigando" durante más de 24 horas.
Si ya ha estado trabajando con clientes potenciales, oportunidades, incidencias y soluciones sin
ningún flujo de procesos definido, habrá usado el botón Progreso para hacer avanzar (progresar)
manualmente la entidad a la siguiente etapa dentro del ciclo de cliente potencial, ventas o atención
al cliente.
Una vez que el flujo de procesos esté activado, este botón dejará de estar disponible. Se sustituye
por viñetas que aparecen debajo de un encabezamiento común: Acciones.
Acciones de flujo de procesos
El administrador del sistema configura estas acciones para dirigir al usuario a través de los
procesos empresariales predefinidos. La selección de una de estas acciones puede indicar al
usuario que realice una actividad como, por ejemplo, obtener más información. También puede
activar eventos que no resultan evidentes inmediatamente para el usuario. Por ejemplo, enviar una
notificación mediante SMS al gestor de la cuenta.
Nota:También puede crear flujos de procesos para nuevas tablas internas personalizadas de Sage
CRM. Si desea más información, consulte la sección CRMBlockContainerObject de la Ayuda del
desarrollador.
Configurar el sistema para flujo de procesos
En una instalación estándar, el flujo de procesos está activado para incidencias, soluciones,
clientes potenciales y oportunidades.
Para activar el flujo de procesos para otras entidades:
24-2 Sage CRM
Capítulo 24: Personalización de flujos de procesos
1. Haga clic en Administración | Personalización avanzada | Configuración de flujos de procesos
y escalamiento. Se muestra la página de configuración Flujo de procesos/Escalamiento.
2. Haga clic en el botón Modificar.
3. Complete los detalles de la página Flujo de procesos/Escalamiento y seleccione Sí para las
entidades en las que desea activar el flujo de procesos.
4. Haga clic en el botón Guardar. Ahora el flujo de procesos estará activado para las entidades que
ha seleccionado anteriormente. Todavía seguirá teniendo que crear el flujo o los flujos de
procesos y podrá ver y probar el progreso a medida que avanza.
Consulte Configuración de flujo de procesos y escalamiento (página 26-1) para obtener información
detallada sobre los parámetros de configuración de los flujos de procesos.
Terminología de flujo de procesos
En estas secciones se proporciona un resumen general de los términos específicos del flujo de
procesos en Sage CRM.
Flujo de procesos (página 24-3)
Estado (página 24-4)
Regla (página 24-5)
Acción (página 24-6)
Condiciones JavaScript (página 24-6)
Cláusulas del desencadenador SQL (página 24-7)
Usar los símbolos ## y # (página 24-7)
Pasos preliminares (página 24-9)
Flujo de procesos
l
El flujo de procesos es un conjunto de procesos empresariales predefinidos.
l
El flujo de procesos se compone de estados y reglas.
l
Las reglas pueden estar formadas por acciones de flujo de procesos y condiciones JavaScript.
La página de diseño del flujo de procesos se compone de:
l
1. Árbol de flujo de procesos. diagrama de árbol con ramificaciones compuesto por estados y
reglas.
l
2. Paleta Estados. Estados existentes que se pueden arrastrar y soltar desde la paleta al árbol de
flujo de procesos.
l
3. Paleta Reglas. Reglas existentes que se pueden arrastrar y soltar desde la paleta al árbol de
flujo de procesos.
l
4. Papelera. Los estados y las reglas se pueden arrastrar y soltar en el icono Papelera.
l
5. Botones. Permiten añadir elementos al flujo de procesos y modificarlo.
Guía del administrador del sistema 24-3
Capítulo 24
Página de diseño del flujo de procesos
Estado
1. Estado. Un estado es similar a una bandeja de asuntos pendientes o como la última etapa del
proceso del flujo de procesos.
Árbol de flujo de procesos
El usuario ve un conjunto de acciones empresariales predefinidas que se basan en el estado actual
de la entidad (oportunidad, incidencia, cliente potencial, etc.) en el flujo de procesos. Tenga en
cuenta que el estado actual del flujo de procesos se almacena en una columna en el registro de la
entidad correspondiente.
Además de los estados normales, también puede definir:
l
2. Estados Estados. definen los puntos de entrada en el flujo de procesos. Permiten definir varios
puntos de entrada en el flujo de procesos. El estado de inicio predeterminado en el árbol de flujo
de procesos es un punto de entrada. Generalmente, una regla principal parte de este punto para
crear una entidad nueva, que automáticamente forma parte del flujo de procesos. No obstante, es
posible que tenga registros existentes (por ejemplo, clientes potenciales importados) que no
formen parte automáticamente de un flujo de procesos. Si define un punto de entrada, que no esté
seguido por una regla principal, sino por reglas de transición, éstas aparecerán como botones del
flujo de procesos junto a todos los registros de entidades correspondientes que aún no forman
parte de un flujo de procesos.
24-4 Sage CRM
Capítulo 24: Personalización de flujos de procesos
l
3. Entradas Estados. representan las ramificaciones y los bucles en un diagrama de flujo
tradicional.
Regla
Existen cinco tipos distintos de reglas en un flujo de procesos.
Reglas. se usa al principio de un flujo de procesos para crear una entidad nueva que forme parte de
un flujo. Las reglas primarias se representan mediante una flecha en color malva en el árbol de flujo
de procesos.
Para el usuario final, la regla primaria sustituye, por ejemplo en Oportunidades, al botón estándar
Nueva oportunidad. Si desea mantener la coherencia en la interfaz del usuario, puede hacer que la
regla primaria se muestre al usuario del mismo modo que el botón Nuevo. Para ello, asigne a la
regla el nombre Nueva oportunidad y asegúrese de que la opción Imagen alternativa para la regla
esté definida como New.gif.
Las acciones que suelen estar asociadas a las reglas primarias son las acciones de cambio de
columna. Las acciones de la campaña, como Crear tarea, Crear cliente potencial, Crear
oportunidad o Crear incidencia, no se pueden asociar a las reglas primarias.
Las reglas primarias sólo son efectivas para incidencias, oportunidades, soluciones y clientes
potenciales (pero no para empresas ni personas).
Transición. se usa dentro del flujo de procesos para conectar un estado con el siguiente. Las
reglas de transición se representan mediante flechas púrpura en el árbol de flujo de procesos.
Condicional. se usa dentro del flujo de procesos para crear dos conjuntos de acciones: uno se
ejecuta cuando la condición JavaScript es verdadera y el otro cuando la condición JavaScript es
falsa. Las acciones de las reglas condicionales se ejecutan cuando el usuario selecciona la regla.
Las reglas condicionales se representan mediante dos flechas púrpuras en el árbol de flujo de
procesos. Una con una marca de verificación verde encima (verdadera) y la otra con una cruz roja
(falsa).
Escalamiento. se usa para activar una acción o una serie de acciones basadas en una cláusula
WHERE de SQL. Las reglas de escalamiento se representan mediante flechas azules en el árbol
de flujo de procesos.
Las reglas de escalamiento que no estén relacionadas con un flujo de procesos deben configurarse
por separado en la pestaña Escalamiento (por ejemplo, los recordatorios de notificación de
comunicaciones estándar, consulte Añadir reglas de escalamiento (página 24-48)).
Nota: No se pueden añadir nuevas reglas de escalamiento a Sage CRM (Cloud).
Reglas. si necesita que la regla siempre esté disponible, use la regla global. Las reglas globales no
transfieren el flujo de procesos a otro estado. Se representan mediante flechas azules con un
círculo púrpura en el árbol de flujo de procesos.
Las reglas globales siempre parten del punto de entrada inicial. Por ejemplo, si desea que el usuario
pueda modificar una oportunidad en cualquier punto del "ciclo de vida" de la oportunidad, puede
hacerlo mediante una regla global. Por consiguiente, si el usuario hace modificaciones en ciertos
detalles de la oportunidad, ésta no avanza a un estado diferente.
Guía del administrador del sistema 24-5
Capítulo 24
Nota: Para cambiar el nombre de una regla de flujo de trabajo existente, debe cambiar la traducción
de todos los idiomas necesarios en Administración | Personalización | Traducciones.
Acción
Las acciones del flujo de procesos están asociadas a reglas. Se ejecutan cuando el usuario
selecciona la regla o cuando se cumple un conjunto de condiciones para que la regla sea válida (por
ejemplo, con las reglas de escalamiento).
Por ejemplo, puede configurar una acción nueva en la regla Cualificado dentro del flujo de procesos
Oportunidad para mostrar la pantalla Crear nueva comunicación al usuario para que se les solicite
planificar una devolución de llamada. Para ello, seleccione la acción Crear tarea.
El administrador del sistema puede seleccionar la acción o acciones que se van a aplicar a la regla
de flujo de procesos de la paleta Acciones.
Paleta Acciones
Condiciones JavaScript
El campo Condición JavaScript de las reglas primarias, de transición, condicionales y globales
limita si la regla aparece para un registro concreto o no. Puede usar códigos con # en condiciones
JavaScript. Consulte Usar los símbolos ## y # (página 24-7) para obtener más información. Con
JavaScript, también puede hacer referencia a otras entidades que haya creado como parte del flujo
de procesos.
Por ejemplo, si se ha creado una comunicación con anterioridad en el flujo de procesos mediante la
acción Crear tarea y la etiqueta "LOI", puede hacer que la regla especificada sólo aparezca cuando
la comunicación "LOI" se defina como Completada.
Condición JavaScript
24-6 Sage CRM
Capítulo 24: Personalización de flujos de procesos
Cláusulas del desencadenador SQL
El campo Activar cláusula SQL en las reglas de escalamiento se emplea para especificar una
condición con el formato de una cláusula WHERE de SQL. Como resultado, las acciones que se
añaden posteriormente a la regla sólo se producen cuando se cumple la condición. Puede usar los
códigos # dentro de las condiciones de cláusulas del desencadenador SQL. Consulte Usar los
símbolos ## y # (página 24-7) para obtener más información.
Por ejemplo, si presuponemos que ha añadido una acción a la regla, esta cláusula tiene como
resultado que se produzca la acción si un cliente potencial, procedente de la web, se asigna a un
usuario.
Cláusula del desencadenador SQL
Usar los símbolos ## y #
En las acciones de flujos de procesos, puede usar #[nombre del campo]# con cualquier campo de la
tabla actual o cualquier campo de la tabla de usuarios. Se puede interpretar que los símbolos ##
desempeñan una función parecida a los campos de combinación de correo, que indican que los
valores de la base de datos real se sustituirán cuando se analicen los metadatos.
Por ejemplo, en el código de muestra siguiente que podía añadirse a la acción Ejecutar sentencia
SQL, #[nombre del campo]# se usa para especificar el código de actividad de la fase de la campaña
que se compara con el valor especificado por un campo Actividad de la fase de comunicaciones.
Update Communication set Comm_Deleted=1 where
Comm_WaveItemId=#WaIt_WaveItemId#
Nota: Si los campos #field_name# se utilizan con correos electrónicos, se utilizan las
traducciones. Sin embargo, si se utilizan en la acción Ejecutar sentencia SQL, se utilizan los
valores de la base de datos.
Los símbolos ## también se pueden usar en scripts para las acciones siguientes:
Acción
Campo/Ejemplo
Establecer valor de
columna
En el campo Valor. Por ejemplo,#user_userid#.
Crear tarea
En cualquiera de los campos de valores
predeterminados. Por ejemplo, #case_
assigneduserid#.
Crear oportunidad
En cualquiera de los campos de valores
predeterminados. Por ejemplo, #oppo_
assigneduserid#.
Crear incidencia
En cualquiera de los campos de valores
Guía del administrador del sistema 24-7
Capítulo 24
Acción
Campo/Ejemplo
predeterminados. Por ejemplo, #oppo_description#.
Ejecutar sentencia SQL
En el campo Sentencia SQL.
Mostrar notificación en
pantalla
En el campo Mensaje.
Enviar correo electrónico
En los campos Correo electrónico Para, Asunto del
correo electrónico y Contenido del correo
electrónico. Por ejemplo, #case_assigneduserid#.
SMS
En los campos Correo electrónico Para, Asunto del
correo electrónico y Contenido del correo
electrónico. Por ejemplo, #case_assigneduserid#.
Además, el uso del símbolo # delante de ciertas letras en scripts indica a Sage CRM que debe
sustituir esas referencias por llamadas a funciones internas. Una forma de entender estos códigos
consiste en verlos como "macros": funciones cortas que devuelven un valor concreto.
Por ejemplo, el siguiente código usa los códigos #T y #U para probar la hora actual y el usuario
conectado actualmente con respecto a los valores de los dos campos que contienen información de
escalamiento.
Escl_DateTime<#T And Escl_UserID=#U AND Upper
(RTRIM(comm_status))=N'PENDING'
Los símbolos # se pueden usar donde se emplea SQL directamente como mecanismo de control
para limitar los datos devueltos, como ocurre en:
l
condiciones JavaScript de reglas primarias, de transición, condicionales y globales.
l
Activar cláusula SQL de reglas de escalamiento.
Uso
Código
Significado
#U
Usuario conectado
actualmente como un ID.
Se utiliza en reglas de escalamiento,
bloqueos de cuadro de mando
estándar y pedidos de presupuestos.
#L
Usuario conectado
actualmente como una
cadena.
Se utiliza en reglas de escalamiento
y bloqueos de cuadro de mando
estándar.
#C
Equipo conectado
actualmente como un ID.
Se utiliza en reglas de escalamiento,
bloqueos de cuadro de mando
estándar y pedidos de presupuestos.
#D
Equipo conectado
actualmente como una
cadena.
Se utiliza en reglas de escalamiento
y bloqueos de cuadro de mando
estándar.
24-8 Sage CRM
Capítulo 24: Personalización de flujos de procesos
Uso
Código
Significado
#T
Hora actual.
Se utiliza en reglas de escalamiento
y bloqueos de cuadro de mando
estándar.
#R
Información de Lista
recientes.
Se utiliza únicamente en bloqueos
de cuadro de mando estándar.
#O
ID de oportunidad actual
Se utiliza en la configuración de
pedido de presupuesto únicamente.
#N
Versión actual de
pedido/presupuesto.
Se utiliza en la configuración de
pedido de presupuesto únicamente.
Pasos para crear un flujo de procesos nuevo
En esta sección se muestra cómo crear un flujo de procesos Oportunidad de muestra siguiendo
estos pasos:
Pasos preliminares (página 24-9)
Insertar un flujo de procesos nuevo (página 24-11)
Crear estados de flujos de procesos (página 24-11)
Configurar reglas primarias (página 24-12)
Añadir reglas de transición (página 24-13)
Añadir acciones a reglas (página 24-16)
Definir condiciones JavaScript (página 24-43)
Reglas condicionales (página 24-47)
Añadir reglas de escalamiento (página 24-48)
Pasos preliminares
Antes de comenzar a crear un flujo de procesos gráfico, compruebe si:
l
Ha activado el sistema para el flujo de procesos mediante Administración | Personalización
avanzada | Configuración de flujos de procesos y escalamiento.
l
Ha creado un esquema del diseño del flujo de procesos y ha elaborado una lista de las acciones
que necesita.
Guía del administrador del sistema 24-9
Capítulo 24
Esquema del diseño del flujo de procesos de muestra Oportunidad
l
Ha completado todas las personalizaciones de campos, listas y pantallas.
l
Ha personalizado las selecciones de las listas Etapa y Estado para oportunidades, incidencias,
clientes potenciales o soluciones. Se trata de una personalización de campos habitual en la
preparación necesaria para crear un flujo de procesos porque estos campos suelen formar parte
(pero obligatoriamente) de lo que define el estado del registro en distintos puntos del flujo de
procesos. Nota: Si se añaden más selecciones a los campos Estado y Etapa, los flujos de
procesos existentes no se verán afectados a menos que cree un comportamiento para aprovechar
las nuevas selecciones. Además, tenga en cuenta que, aunque pueda añadir selecciones a estos
campos, se le aconseja borrarlas. En su lugar, se recomienda que cambie el nombre de sus
traducciones.
24-10 Sage CRM
Capítulo 24: Personalización de flujos de procesos
l
Ha comprobado los archivos GIF. Si cambia las listas Etapa y Estado, puede perder la
representación de los valores mediante archivos GIF. Para corregirlo, modifique o actualice el
archivo GIF que se encuentra en el subdirectorio Img de Sage CRM. Por ejemplo, en:
..\WWWRoot\Themes\Img\Color1\Choices\Oppo_Status
Nota: El nombre del archivo GIF debe coincidir exactamente con el código sin traducir de la
selección de la lista.
Insertar un flujo de procesos nuevo
Para insertar un flujo de procesos nuevo:
1. Haga clic en Administración | Personalización avanzada | Flujo de procesos. Aparecerá una
lista de los flujos de procesos existentes.
2. Haga clic en el botón Nuevo flujo de procesos. Se muestra la página de detalles Flujo de
procesos.
3. Escriba una descripción como, por ejemplo, Flujo de procesos de muestra de oportunidad. No
marque la casilla de verificación Habilitado. No puede modificar un flujo de procesos que esté
Habilitado.
Nota: Se recomienda que no active los flujos de procesos en el sistema de producción hasta que
no se hayan comprobado totalmente en una prueba o en la base de datos de formación, por
ejemplo.
Puede alternar el flujo de procesos entre habilitado y deshabilitado desde la página de diseño del
flujo de procesos; para ello, haga clic en los botones Activar flujo de procesos / Editar flujo de
procesos.
4. Haga clic en el botón Guardar.
5. Cuando aparezca la página de diseño del flujo de procesos, haga clic en Cancelar. El flujo de
procesos nuevo aparecerá en la lista de flujos de procesos.
Crear estados de flujos de procesos
Para crear estados de flujo de procesos:
1. Haga clic en el vínculo del flujo de procesos que desea modificar. Se mostrará la página de
diseño del flujo de procesos. Muestra un punto de entrada predeterminado a partir del cual puede
crear el árbol del flujo de procesos.
2. Para añadir un estado nuevo, haga clic en el botón Nuevo estado. Se muestra la página Estado
de flujo de procesos.
3. Escriba el nombre del estado (por ejemplo, Cliente potencial) y, si lo desea, añada una
descripción del estado.
4. Haga clic en el botón Guardar. El nuevo estado se muestra en la paleta Estados.
5. Continúe para añadir todos los estados de este flujo de procesos.
Paleta Estados
6. Haga clic en el botón Guardar.
Nota: Si dispone del módulo de ampliación, observará que hay un botón adicional en la página de
diseño del flujo de procesos denominado Vista previa del script. Está relacionado con la
Guía del administrador del sistema 24-11
Capítulo 24
funcionalidad Gestor de componentes. Si desea más información, consulte la Ayuda del
desarrollador.
Configurar reglas primarias
La regla primaria crea una nueva entidad como, por ejemplo, Oportunidad, que pasa a formar parte
automáticamente del flujo de procesos. La regla primaria sustituye al botón Nuevo estándar. Si
desea mantener la coherencia en la interfaz del usuario, puede hacer que la regla primaria se
muestre al usuario del mismo modo que el botón Nuevo. Para ello, asigne a la regla el nombre
Nueva y asegúrese de que la opción Imagen alternativa para la regla esté definida como New.gif.
Para añadir la regla primaria:
1. Haga clic en el primer estado, Cliente potencial, y arrástrelo desde la paleta Estados hasta el
círculo de colocación inferior (1) del punto de entrada inicial.
El estado Cliente potencial continúa a partir del estado Inicio y se crea automáticamente una
regla de transición (1) para vincular ambos estados (2). El nombre de la regla de transición
es [nombre del estado de origen] a [nombre de estado de destino].
Ahora, podrá modificar la regla de transición para convertirla en una regla primaria. Para ello:
2. Haga clic en el vínculo de la regla. También puede hacer clic en el botón Nueva regla y crear una
regla primaria. Puede soltarla en el círculo de colocación inferior del estado. Se muestra la página
Regla de flujo de procesos.
3. Asegúrese de que el campo Tabla o Vista esté definido con la tabla correcta. En este ejemplo,
Oportunidad.
Si selecciona la opción Vista e introduce el nombre de la vista en el campo adyacente, el campo
Tabla muestra la entidad en la que es probable que se base dicha vista. Por ejemplo, si el nombre
de la vista es vConsultingOpportunities, el campo Tabla muestra la entidad Oportunidad.
No obstante, si esta sugerencia no es correcta, puede modificarla; para ello, seleccione la entidad
adecuada del campo desplegable Tabla.
4. Cambie el nombre de la regla a Nueva, Nueva oportunidad o el nombre que desee que vea el
usuario en la pantalla.
5. Defina el Tipo como Regla primaria.
6. Asegúrese de que el campo Imagen alternativa para la regla muestra el GIF que desea que el
usuario vea en la pantalla.
7. En el campo Intervalo, especifique el tiempo en minutos en el que se ejecutará la regla. Si define
el intervalo como 60 minutos, la regla de escalamiento se ejecutará cada hora. Si usa el servicio
24-12 Sage CRM
Capítulo 24: Personalización de flujos de procesos
de escalamiento de Sage CRM, el intervalo mínimo es de 5 minutos. Si no usa el Servicio de
escalamiento de Sage CRM, el mínimo será el valor en que esté establecido el intervalo de
notificación en Configuración de flujos de procesos y escalamiento.
8. Haga clic en el botón Guardar. El nuevo nombre de la regla aparece en el árbol del flujo de
procesos y el color de las flechas de la regla habrá cambiado de verde (correspondiente a una
regla de transición) a púrpura (correspondiente a una regla primaria). Ahora podrá ver el resultado
desde la perspectiva del usuario.
9. Para guardar el árbol del flujo de procesos completo, haga clic en el botón Guardar. Aparecerá la
lista de los flujos de procesos existentes.
10. Vuelva al flujo de procesos y haga clic en el botón Activar flujo de procesos.
11. De este modo, puede probar el flujo de procesos desde la perspectiva del usuario.
12. Haga clic en el botón Mi CRM y en la pestaña Oportunidades. El botón estándar Nueva
oportunidad se ha sustituido por la regla primaria que ha creado. Si ha llamado a la regla Nueva
oportunidad, es posible que no pueda apreciar la diferencia inmediatamente. Sin embargo, la
creación de una nueva oportunidad mediante la regla primaria "inicia" el flujo de procesos de
oportunidad.
Añadir reglas de transición
Las reglas de transición definen las rutas entre los estados. Forman las viñetas de acciones del
flujo de procesos que se muestran al usuario en el lateral derecho de la pantalla cuando está
trabajando con la oportunidad. Para añadir una regla de transición nueva, asegúrese de que la
casilla Habilitado del flujo de procesos no esté marcada; a continuación, arrastre y suelte el
siguiente estado del flujo de procesos en el círculo de colocación inferior del estado anterior.
Para añadir una regla de transición:
1. Arrastre el siguiente estado, Cliente potencial, desde la paleta Estados al círculo de colocación
inferior del estado Cliente potencial. Se crea automáticamente una regla de transición para
vincular los dos estados. El nombre de la regla de transición es Cliente potencial a Prospecto. Más
tarde, puede volver y modificar las reglas.
2. Continúe arrastrando y soltando hasta que tenga la ramificación principal del árbol (Cliente
potencial, Prospecto, Presupuestado, Negociación, Contrato, Cerrado):
l Un método alternativo para conseguir el resultado anterior consiste en hacer clic en el
botón Nueva regla y crear una regla de transición. Después, puede arrastrarla desde la
paleta Reglas y soltarla en el círculo de colocación inferior del estado.
l
También puede añadir las ramificaciones y los bucles en el árbol en cualquier etapa.
Guía del administrador del sistema 24-13
Capítulo 24
A continuación, va a añadir las transiciones de ramificaciones y bucles del flujo de procesos.
Por ejemplo, Prospecto a Sin venta, Presupuestado a Prospecto, etc.
3. Para añadir la regla de transición Cliente potencial a Sin venta, siga el mismo procedimiento que
se ha descrito anteriormente, arrastrando y soltando el estado Sin venta en el círculo de
colocación inferior del estado Cliente potencial. No importa que ya haya una transición que
cuelgue del estado Cliente potencial.
Árbol de flujo de procesos con ramificaciones
24-14 Sage CRM
Capítulo 24: Personalización de flujos de procesos
4. Para añadir la regla de transición Presupuestado a Cliente potencial, siga el mismo procedimiento
que se ha descrito anteriormente, arrastrando y soltando el estado Cliente potencial en el círculo
de colocación inferior del estado Presupuestado.
Árbol de flujo de procesos con bucles (estados duplicados)
Nota: Los círculos pequeños que tienen los signos más (+) y menos (-) se pueden usar para
expandir y contraer las ramas del árbol de flujo de procesos.
En este ejemplo, el icono del estado Prospecto ha cambiado para indicar un estado
duplicado. Si sitúa el puntero del ratón sobre los estados Prospecto, se resaltan los estados
duplicados del árbol.
5. Continúe añadiendo las reglas de transición restantes y, a continuación, haga clic en el botón
Guardar para guardar el árbol de flujo de procesos completo. Para volver a la lista de flujos de
procesos, haga clic en Cancelar.
Para completar el árbol de flujo de procesos, tiene que modificar las reglas de transición. Debe
cambiarse el nombre de cada regla para que refleje el nombre que figura en su diagrama de
esquema de flujo de procesos. Los nombres de las reglas de transición se muestran al usuario
como viñetas de acciones del flujo de procesos en el lateral derecho de la pantalla. Mientras
modifica las reglas de transición, también tiene que comprobar que todas se aplican a la tabla de
Sage CRM correcta; en este ejemplo, se trata de la tabla Oportunidad.
Para modificar las reglas de transición:
1. Abra el árbol del flujo de procesos de oportunidad de muestra.
2. Haga clic en el vínculo en el árbol de la regla de transición que desea modificar; por ejemplo,
Cliente potencial a Presupuestado. Se muestra la página Regla de flujo de procesos.
3. Haga clic en el botón de opción Tabla y seleccione Oportunidad en la lista.
4. Cambie el nombre de la regla al nombre que desea que vea el usuario en la pantalla; por ejemplo,
Pendiente de aprobación.
5. Seleccione la imagen gif que desea que el usuario vea en la pantalla junto al nombre de la regla;
por ejemplo, WorkflowDefault.gif (muestra la viñeta estándar).
6. Haga clic en el botón Guardar. Se muestra el árbol de flujo de procesos con el nombre nuevo de
la regla de transición.
7. Repita este proceso para todas las reglas de transición.
Para probar el flujo de procesos desde la perspectiva del usuario:
Guía del administrador del sistema 24-15
Capítulo 24
1. Active el flujo de procesos.
2. En la pestaña Oportunidades de una empresa de prueba, haga clic en el botón Nueva
oportunidad.
3. Complete los campos y haga clic en el botón Guardar. Aparecerán las viñetas de acciones del
flujo de procesos, que representan las reglas de transición del estado Cliente potencial al estado
Prospecto.
4. Seleccione la viñeta de acción Cliente potencial del flujo de procesos. Aparecerán las viñetas de
acciones del flujo de procesos, que representan las reglas de transición del estado Prospecto.
Antes de pasar a la etapa siguiente, se recomienda probar todas las rutas posibles del flujo de
procesos para asegurarse de que todos los estados y las reglas de transición están configurados
correctamente.
Añadir acciones a reglas
Para añadir una acción nueva a una regla:
1. Abra el árbol de flujo de procesos y haga clic en el botón Editar flujo de procesos.
2. Haga clic en el vínculo de la regla a la que desea añadir la acción. Se muestra la página Regla de
flujo de procesos.
3. Vaya a la parte inferior de la página.
4. Haga clic en el botón Nuevo situado al final de la página. Aparecerá la paleta Acciones, que
muestra las acciones disponibles, divididas en grupos lógicos.
5. Seleccione la acción que desea usar; por ejemplo, Establecer valor de columna. Aparece la
página Detalles de la nueva acción del flujo de procesos para la acción Establecer valor de
columna.
Página Detalles de la nueva acción del flujo de procesos
6. Introduzca los detalles y haga clic en el botón Guardar. La nueva acción del flujo de procesos
aparece en la lista de acciones de la página Regla de flujo de procesos.
24-16 Sage CRM
Capítulo 24: Personalización de flujos de procesos
Información general de acciones
Están disponibles las siguientes acciones de flujo de procesos:
Acción
Descripción
Establecer valor de
columna (página 2419)
Inserta un valor de la tabla actual en una columna. Por
ejemplo, define la etapa de la oportunidad como Prospecto.
Restablecer el valor
de la columna
(página 24-21)
Toma un valor de un campo y lo inserta en otro. Por ejemplo,
vuelve a asignar una incidencia al usuario que la creó.
Mostrar el campo
para su
modificación
(página 24-23)
Muestra el campo para añadir información o modificar el
valor existente en el campo.
Mostrar mensaje en
pantalla (página 2424)
Muestra un mensaje de instrucción en la pantalla para el
usuario.
Crear tarea (página
24-25)
Crea una tarea. Por ejemplo, planifica la devolución de una
llamada.
Crear oportunidad
(página 24-27)
Crea una nueva oportunidad.
Crear incidencia
(página 24-29)
Crea una nueva incidencia.
Crear cliente
potencial (página
24-32)
Crea un nuevo cliente potencial.
Crear solución
(página 24-31)
Crea una nueva solución.
Crear documento
combinado (página
24-34)
Realiza una combinación de correspondencia de
documentos.
Ejecutar sentencia
SQL (página 24-35)
Ejecuta una sentencia SQL.
Ejecutar
procedimiento
almacenado (página
24-36)
Ejecuta un procedimiento almacenado en la columna.
Guía del administrador del sistema 24-17
Capítulo 24
Acción
Descripción
Mostrar notificación
en pantalla (página
24-37)
Muestra una notificación en color rojo en la parte superior de
la pantalla del usuario.
Enviar correo
electrónico (página
24-38)
Envía un correo electrónico.
Enviar mensaje
SMS (página 24-39)
Envía un mensaje SMS a un destinatario predefinido.
Crear tarea para el
grupo (página 24-39)
Crea tareas, que se pueden asignar a uno o varios usuarios,
para un grupo.
Crear documento
para grupo (página
24-41)
Crea un documento combinado para cada persona de un
grupo seleccionado.
Exportar grupo al
archivo (página 2442)
Exporta un grupo a un archivo de texto delimitado o a una
hoja de cálculo de MS Excel.
Crear lista de
llamadas salientes
(página 24-42)
Crea una lista de llamadas salientes a partir de un grupo.
Añadir acciones a Distintos tipos de reglas
No todas las acciones se pueden usar en todos los tipos de reglas. La tabla que aparece a
continuación resume qué acciones pueden usarse en qué tipos de reglas.
Nota: Ejecutar sentencia SQL, Ejecutar procedimiento almacenado y Enviar mensaje SMS solo
están disponibles en la versión alojada de Sage CRM.
24-18 Sage CRM
Capítulo 24: Personalización de flujos de procesos
S = Acción que puede usarse con este tipo de regla.
N = Acción que puede usarse con este tipo de regla.
Establecer valor de columna
Establecer valor de columna se usa para establecer un valor definido en la acción del flujo de
procesos en una columna en la tabla actual. Por ejemplo, cuando se crea una oportunidad, el
campo % de certidumbre se define como 25.
Página Pasar oportunidad a la etapa siguiente
Para añadir una acción nueva de flujo de procesos a una regla:
1. Haga clic en el vínculo de la regla a la que desea añadir la acción. Se muestra la página Regla de
flujo de procesos.
2. Haga clic en el botón Nuevo situado en la esquina inferior izquierda de la página. Aparecerá la
paleta Acciones, que muestra las acciones disponibles, divididas en grupos lógicos
3. Seleccione la acción que desea usar; por ejemplo, Establecer valor de columna. Aparece la
página Detalles de la nueva acción del flujo de procesos para la acción Establecer valor de
columna.
Guía del administrador del sistema 24-19
Capítulo 24
Página Detalles de la nueva acción del flujo de procesos
4. Introduzca los detalles de la acción del flujo de procesos.
5. Haga clic en el botón Guardar. La nueva acción del flujo de procesos aparece en la lista de la
página Regla de flujo de procesos.
Campos de Establecer valor de columna
La tabla que se muestra a continuación explica los campos de la página Detalles de la nueva acción
del flujo de procesos correspondiente a Establecer valor de columna.
Campo
Descripción
Tipo
Tipo de acción que se va a realizar.
Columna
Columna que se va a actualizar. Por ejemplo, oppo_
certainty.
Valor
Valor que se va a introducir en la columna. Por ejemplo, 25.
Si la columna dispone de una lista de selecciones, el valor
se puede seleccionar de esta lista.
Nota: Si la columna que se va a actualizar es un campo de
datos, el establecimiento del valor en 0 establece el campo
en la fecha/horas actual.
Atributo
El atributo del campo en la pantalla. Por ejemplo,
Obligatorio.
Nueva línea
Posición del campo en la pantalla. Los valores posibles
son Misma línea o Nueva línea. Si no se introduce ningún
valor, el campo se muestra en la misma línea.
Nº de filas
Número de filas que el campo ocupa en la pantalla. La lista
muestra una lista de valores de números de filas. Los
valores posibles son 1, 2, 3, 4 ó 5 filas. Si no se introduce
ningún valor, el campo se muestra en una fila.
Nº de columnas
Número de columnas que el campo ocupa en la pantalla.
La lista muestra una lista de valores de números de
24-20 Sage CRM
Capítulo 24: Personalización de flujos de procesos
Campo
Descripción
columnas. Los valores posibles son 1, 2, 3, 4 ó 5
columnas. Si no se introduce ningún valor, el campo se
muestra en una columna.
Pedido
Orden en que se coloca el campo en la pantalla de
progreso del flujo de procesos.
Script de creación
El scripting de nivel de campo se ejecuta cuando al usuario
se le muestra la pantalla de progreso. Tenga en cuenta que
este scripting sólo se aplica a la regla a la que está
vinculada la acción en el flujo de procesos, no cada vez
que aparece la pantalla de progreso. Si desea más
información sobre scripts a nivel de campo, consulte
Personalización avanzada de pantallas (página 15-1).
Script de
modificación
El scripting de nivel de campo con JavaScript se ejecuta
cuando el usuario cambia el valor en la pantalla de
progreso.
Se puede utilizar JavaScript genérico y/o la librería de
funciones de API del lado del cliente de Sage CRM aquí.
Consulte Personalización avanzada de pantallas (página
15-1) para obtener más información.
Tenga en cuenta que este scripting sólo se aplica a la regla
a la que está vinculada la acción en el flujo de procesos, no
cada vez que se modifica el valor en la columna.
Script de validación
Scripting de nivel de campo ejecutado cuando el usuario
guarda los cambios realizados en la pantalla de progreso.
Tenga en cuenta que este scripting sólo se aplica a la regla
a la que está vinculada la acción en el flujo de procesos, no
cada vez que se guarda la pantalla de progreso.
Restablecer el valor de la columna
Esta acción toma un valor de un campo y lo inserta en otro. Por ejemplo, asignar una oportunidad de
su "propietario" actual a la persona que la creó.
Guía del administrador del sistema 24-21
Capítulo 24
Página Detalles de la nueva acción del flujo de procesos
Para añadir un tipo de acción de flujo de procesos nueva Restablecer el valor de la columna a una
regla, siga los pasos descritos en la sección Establecer valor de columna (página 24-19), pero
seleccione Restablecer el valor de la columna en la paleta Acciones.
Campos de Restablecer el valor de la columna
La tabla que se muestra a continuación explica los campos de la página Detalles de la nueva acción
del flujo de procesos correspondiente a Restablecer el valor de la columna.
Campo
Descripción
Tipo
Tipo de acción que se va a realizar.
Columna
Columna que se va a actualizar.
Valor
Columna de la que se toma el valor nuevo.
Atributo
El atributo del campo en la pantalla. La lista muestra una
relación de todos los atributos. Los atributos posibles son
Oculto, Obligatorio y Sólo lectura.
Nueva línea
Posición del campo en la pantalla. Los valores posibles
son Misma línea o Nueva línea. Si no se introduce ningún
valor, el campo se muestra en la misma línea.
Nº de filas
Número de filas que el campo ocupa en la pantalla. Los
valores posibles son 1, 2, 3, 4 ó 5 filas. Si no se introduce
ningún valor, el campo se muestra en una fila.
Nº de columnas
Número de columnas que el campo ocupa en la pantalla.
Los valores posibles son 1, 2, 3, 4 ó 5 columnas. Si no se
introduce ningún valor, el campo se muestra en una
columna.
Pedido
Orden en que se coloca el campo en la pantalla de progreso
del flujo de procesos.
Script de creación
Permite añadir scripting de nivel de campo en el valor de la
columna de la regla, que se ejecuta cuando al usuario se le
muestra la pantalla de progreso. Tenga en cuenta que este
scripting sólo se aplica a la regla a la que está vinculada la
acción en el flujo de procesos, no cada vez que aparece la
pantalla de progreso.
Script de
modificación
Permite añadir scripting de nivel de campo en el valor de
columna en la regla con JavaScript, que se ejecuta cuando
el usuario modifica el valor que figura en la pantalla de
progreso.
Se puede utilizar JavaScript genérico y/o la librería de
funciones de API del lado del cliente de Sage CRM aquí.
24-22 Sage CRM
Capítulo 24: Personalización de flujos de procesos
Campo
Descripción
Consulte Personalización avanzada de pantallas (página
15-1) para obtener más información.
Tenga en cuenta que este scripting sólo se aplica a la regla
a la que está vinculada la acción en el flujo de procesos, no
cada vez que se modifica el valor en la columna.
Script de validación
Permite añadir scripting de nivel de campo en el valor de la
columna de la regla, que se ejecuta cuando el usuario
guarda los cambios realizados en la pantalla de progreso.
Tenga en cuenta que este scripting sólo se aplica a la regla
a la que está vinculada la acción en el flujo de procesos, no
cada vez que se guarda la pantalla de progreso.
Mostrar el campo para su modificación
La acción Mostrar el campo para su modificación muestra el valor actual de un campo, aunque esté
en blanco, en la pantalla de progreso del flujo de procesos.
Por ejemplo, esta acción se puede utilizar para mostrar la previsión de oportunidades en la página
de progreso.
Página Pasar oportunidad a la etapa siguiente
Para añadir un tipo de acción de flujo de procesos nueva Mostrar el campo para su modificación a
una regla, siga los pasos descritos en Establecer valor de columna (página 24-19), pero seleccione
Mostrar el campo para su modificación en la paleta Acciones.
Campos de Mostrar el campo para su modificación
La tabla que se muestra a continuación explica los campos de la página Detalles de la nueva acción
del flujo de procesos correspondiente a Mostrar el campo para su modificación.
Campo
Descripción
Tipo
Tipo de acción que se va a realizar.
Columna
El campo que se va a mostrar.
Atributo
El atributo del campo en la pantalla. La lista muestra una
relación de todos los atributos. Los atributos posibles son
Oculto, Obligatorio y Sólo lectura.
Nueva línea
Posición del campo en la pantalla.
Nº de filas
Número de filas que el campo ocupa en la pantalla.
Guía del administrador del sistema 24-23
Capítulo 24
Campo
Descripción
Nº de columnas
Número de columnas que el campo ocupa en la pantalla.
Pedido
Orden en que se coloca el campo en la pantalla de progreso
del flujo de procesos.
Script de creación
Permite añadir scripting de nivel de campo en el valor de la
columna de la regla, que se ejecuta cuando al usuario se le
muestra la pantalla de progreso. Tenga en cuenta que este
scripting sólo se aplica a la regla a la que está vinculada la
acción en el flujo de procesos, no cada vez que aparece la
pantalla de progreso.
Script de
modificación
Permite añadir scripting de nivel de campo en el valor de
columna en la regla con JavaScript, que se ejecuta cuando
el usuario modifica el valor que figura en la pantalla de
progreso.
Se puede utilizar JavaScript genérico y/o la librería de
funciones de API del lado del cliente de Sage CRM aquí.
Consulte Personalización avanzada de pantallas (página
15-1) para obtener más información.
Tenga en cuenta que este scripting sólo se aplica a la regla
a la que está vinculada la acción en el flujo de procesos, no
cada vez que se modifica el valor en la columna.
Script de validación
Permite añadir scripting de nivel de campo en el valor de la
columna de la regla, que se ejecuta cuando el usuario
guarda los cambios realizados en la pantalla de progreso.
Tenga en cuenta que este scripting sólo se aplica a la regla
a la que está vinculada la acción en el flujo de procesos, no
cada vez que se guarda la pantalla de progreso.
Mostrar mensaje en pantalla
La acción Mostrar mensaje en pantalla muestra un mensaje para el usuario en la pantalla. Puede
utilizarse para proporcionar instrucciones o ayuda durante el flujo de procesos.
Por ejemplo, el texto "Generar y enviar presupuesto" se puede colocar en la pantalla Pasar
oportunidad mediante la acción Mostrar mensaje en pantalla.
Página Pasar oportunidad a la etapa siguiente que muestra el texto de acción del mensaje
Para añadir una nueva acción de flujo de procesos Mostrar mensaje en pantalla a una regla, siga los
pasos que se describen en la sección Establecer valor de columna (página 24-19), pero seleccione
Mostrar mensaje en pantalla en la paleta Acciones.
24-24 Sage CRM
Capítulo 24: Personalización de flujos de procesos
Detalles de la nueva acción del flujo de procesos
Campos de Mostrar mensaje en pantalla
Los campos se explican en la tabla siguiente:
Campo
Descripción
Tipo
Tipo de acción que se va a realizar.
Valor
Texto del mensaje que va a aparecer en la pantalla. Puede ser un
texto o un código traducible (Capt_Family debe llamarse
ActionText y Capt_FamilyType debe ser Tags).
Atributo
El atributo del campo en la pantalla.
Nueva línea
Posición del campo en la pantalla. Los valores posibles son
Misma línea o Nueva línea. Si no se introduce ningún valor, el
campo se muestra en la misma línea.
Nº de filas
Número de filas que el campo ocupa en la pantalla. Los valores
posibles son 1, 2, 3, 4 ó 5 filas. Si no se introduce ningún valor, el
campo se muestra en una fila.
Nº de
columnas
Número de columnas que el campo ocupa en la pantalla.
Pedido
Orden en que se coloca el campo en la pantalla de progreso del
flujo de procesos.
Crear tarea
La acción Crear tarea se puede usar para pedir al usuario que planifique una tarea como parte de un
proceso de flujo o para crear automáticamente una tarea con valores predefinidos y sin necesidad
de intervención del usuario (el campo Atributo debe definirse como Oculto). Tenga en cuenta que
esta acción no se puede usar con reglas primarias. La oportunidad (u otra entidad del flujo de
procesos) debe existir con anterioridad antes de que las tareas, por ejemplo, puedan vincularse a
ella.
Para añadir una nueva acción de flujo de procesos Crear tarea a una regla, siga los pasos que se
describen en la sección Establecer valor de columna (página 24-19), pero seleccione Crear tarea
en la paleta Acciones.
Campos de Crear Tarea
La tabla que se muestra a continuación explica los campos de la página de detalles de la acción del
flujo de procesos correspondiente a Crear tarea.
Guía del administrador del sistema 24-25
Capítulo 24
Campo
Descripción
Tipo
Tipo de acción que se va a realizar.
Obtener usuario
predeterminado desde
Usuario para el que se ha creado la tarea. Aquí se
puede introducir un parámetro, como #comm_
userid#, #oppo_assigneduserid#, #lead_
assigneduserid#, #case_assigneduserid# o #soln_
assigneduserid#, para insertar el usuario conectado
actualmente. Si se ha indicado un usuario que no es
modificable en el campo Usuario, deje el campo
vacío.
Atributo
El atributo del campo en la pantalla. La lista muestra
una relación de los atributos. Los atributos posibles
son Oculto, Obligatorio y Sólo lectura.
Etiqueta para nueva tarea
Esta etiqueta se adjunta a la tarea creada. Se puede
usar en condiciones JavaScript en futuras reglas de
flujo de procesos para probar los valores de campos
en dicha comunicación. Por ejemplo, Mostrar la
regla de flujo de procesos Cerrada cuando el estado
de la comunicación relacionada con la etiqueta
"XYZ" sea igual a Completada.
Pedido
Orden en que se ejecuta la acción.
Acción
Tipo de acción. Por ejemplo, Llamada saliente.
Asunto
Asunto de la acción.
Por ejemplo, Llamada de atención al cliente. Los
símbolos ## se pueden usar para añadir más
información procedente de la entidad relacionada.
Por ejemplo, "Llamada de atención al cliente para
oportunidad #oppo_opportunityid#" cerrada en
#oppo_closed#", muestra el ID de oportunidad y la
fecha y la hora en que se ha cerrado la oportunidad.
Nota: Es recomendable que haga referencia a una
única forma de identificar el registro en este campo.
Facilita a los usuarios diferenciar entre un gran
número de registros similares en una lista en Sage
CRM (o bien Outlook, si se utiliza la integración
clásica de Outlook o la integración de Exchange).
Detalles
Detalles de la tarea.
Estado
Estado de la tarea. Por ejemplo, Pendiente.
Prioridad
Prioridad de la tarea creada. Por ejemplo, Alta.
24-26 Sage CRM
Capítulo 24: Personalización de flujos de procesos
Campo
Descripción
Privada
Indicador relativo a si la tarea creada se marca como
privada.
Creada por
Aquí se registra el usuario que crea la tarea (usuario
actual).
Fecha de creación
Aquí se registra la fecha de creación de la tarea
(fecha actual).
Porcentaje completado
Debe ser completado por el usuario.
Tiempo empleado
Debe ser completado por el usuario.
Usuario
Usuario para el que se ha planificado la tarea. Aquí
se puede definir como "no modificable". Si este
campo se deja en blanco, se utiliza el usuario que
figura en el campo Obtener usuario predeterminado
desde.
Mostrar aviso en pantalla
Si está marcada, se envía una notificación al
usuario antes de que se cumplan la fecha y la hora
de la tarea.
Recordatorio
Período de tiempo anterior a la fecha y la hora de la
tarea en que se envía el recordatorio.
Recordatorio fecha/hora
Fecha y hora del recordatorio. Deje este campo en
blanco a menos que desee codificarlo en el flujo de
procesos sin posibilidad de modificación.
Enviar recordatorio
Si selecciona el campo Mostrar aviso en pantalla,
podrá marcar esta casilla para recibir el recordatorio
en distintos formatos en función de la prioridad de la
comunicación. Los distintos formatos y prioridades
se configuran en la pestaña Preferencias del
usuario.
Equipo
Equipo para el que está destinada la tarea. La lista
muestra una relación de todos los equipos del
sistema.
A completar en (minutos)
Especifique un intervalo de tiempo en el que debe
completarse la tarea.
Crear oportunidad
La acción Crear oportunidad se puede usar para pedir al usuario que cree una oportunidad nueva
como parte de un proceso de flujo o para crear automáticamente una oportunidad con valores
predefinidos y sin necesidad de intervención del usuario (el campo Atributo debe definirse como
Oculto).
Guía del administrador del sistema 24-27
Capítulo 24
Se puede usar, por ejemplo, en el flujo de procesos Incidencia que representa el proceso del
departamento de soporte técnico. Puede añadir una acción que permita al usuario crear una nueva
oportunidad para realizar la "venta adicional" de formación sobre el producto con el que el cliente
tiene dificultades. Tenga en cuenta que la acción Crear oportunidad no se puede usar con reglas
primarias. La oportunidad (u otra entidad del flujo de procesos) debe existir con anterioridad antes
de que las tareas, por ejemplo, puedan vincularse a ella.
Para añadir una nueva acción de flujo de procesos Crear oportunidad a una regla, siga los pasos
que se describen en la sección Establecer valor de columna (página 24-19), pero seleccione Crear
oportunidad en la paleta Acciones.
Campos de Crear oportunidad
La tabla que se muestra a continuación explica los campos de la página Detalles de la nueva acción
del flujo de procesos correspondiente a Crear oportunidad.
Campo
Descripción
Tipo
Tipo de acción que se va a realizar.
Obtener usuario
predeterminado desde
Usuario para el que se ha creado la oportunidad.
Aquí se puede introducir un parámetro, como
#comm_userid#, #oppo_assigneduserid#, #lead_
assigneduserid#, #case_assigneduserid# o #soln_
assigneduserid#, para insertar el usuario conectado
actualmente. Si se ha indicado un usuario que no es
modificable en el campo Asignado a, deje el campo
vacío.
Atributo
El atributo del campo en la pantalla. La lista muestra
una relación de los atributos. Los atributos posibles
son Oculto, Obligatorio y Sólo lectura.
Etiqueta para nueva
oportunidad
Esta etiqueta se adjunta a la oportunidad creada. Se
puede usar en condiciones JavaScript en futuras
reglas de flujo de procesos para probar los valores
de campos en dicha oportunidad.
Pedido
Orden en que se ejecuta la acción.
Descripción
Breve descripción de la oportunidad.
Origen
Origen de la oportunidad. Por ejemplo, Web,
Recomendación.
Tipo
Tipo de oportunidad o área general de interés en el
producto. Por ejemplo Servicios, Consultoría.
Ref de cliente
Código de referencia del cliente.
Detalles
Detalles de la oportunidad. Los símbolos ## se
pueden usar para añadir más información
24-28 Sage CRM
Capítulo 24: Personalización de flujos de procesos
Campo
Descripción
procedente de la entidad relacionada. Por ejemplo,
"Venta adicional realizada desde #case_
description#".
Cerrada
Fecha real de cierre de la oportunidad.
Diferencia horaria actual
Período de tiempo en minutos posterior a la hora
actual (cuando se ejecuta la acción) para el que se
ha definido la fecha y la hora de apertura de la
oportunidad.
Etapa
Etapa en la que se encuentra la oportunidad. Por
ejemplo, Cliente potencial, Presupuestado o
Negociación en curso.
Estado
Estado de la oportunidad. Por ejemplo, En curso,
Ganada o Perdida.
Previsión
Valor previsto de venta.
% de certidumbre
Porcentaje de certidumbre de ganar la oportunidad
de venta.
Asignado a
Usuario para el que se ha planificado la oportunidad.
Aquí se puede definir como "no modificable". Si este
campo se deja en blanco, se utiliza el usuario que
figura en el campo Obtener usuario predeterminado
desde.
Equipo
Equipo responsable de la venta.
Prioridad
Prioridad. Por ejemplo, Normal, Baja, Alta.
Cerrar antes de
Fecha de cierre de la previsión.
Crear incidencia
La acción Crear incidencia se puede usar para pedir al usuario que cree una incidencia nueva como
parte de un proceso de flujo o para crear automáticamente una incidencia con valores predefinidos y
sin necesidad de intervención del usuario (el campo Atributo debe definirse como Oculto). Tenga en
cuenta que esta acción no se puede usar con reglas primarias. La oportunidad (u otra entidad del
flujo de procesos) debe existir con anterioridad antes de que las tareas, por ejemplo, puedan
vincularse a ella.
Para añadir una nueva acción de flujo de procesos Crear incidencia a una regla, siga los pasos que
se describen en la sección Establecer valor de columna (página 24-19), pero seleccione Crear
incidencia en la paleta Acciones.
Guía del administrador del sistema 24-29
Capítulo 24
Campos de Crear incidencia
La tabla que se muestra a continuación explica los campos de la página Detalles de la nueva acción
del flujo de procesos correspondiente a Crear incidencia.
Campo
Descripción
Tipo
Tipo de acción que se va a realizar.
Obtener usuario
predeterminado desde
Usuario para el que se ha creado la incidencia. Aquí
se puede introducir un parámetro, como #comm_
userid#, #oppo_assigneduserid#, #lead_
assigneduserid#, #case_assigneduserid# o #soln_
assigneduserid#, para insertar el usuario conectado
actualmente. Si se ha indicado un usuario que no es
modificable en el campo Asignado a, deje el campo
vacío.
Atributo
El atributo del campo en la pantalla.
Etiqueta para nueva
incidencia
Esta etiqueta se adjunta a la incidencia creada. Se
puede usar en condiciones JavaScript en futuras
reglas de flujo de procesos para probar los valores
de campos en dicha incidencia.
Pedido
Orden en que se ejecuta la acción.
Id de ref
ID de registro del problema.
Encontrado en versión
Versión del producto en que se detectó el problema.
SLA
Seleccione un acuerdo de servicio para su
aplicación a la incidencia.
Gravedad según SLA
Seleccione si la importancia de la incidencia es
Baja, Media o Alta.
Descripción
Breve descripción del problema.
Área
Área del producto afectada por el problema.
Origen
Cómo supo del problema. Por ejemplo, Teléfono,
Correo electrónico, Fax.
Ref de cliente
Identificador de referencia del cliente.
Solución prevista para
versión
Versión del producto para la que está prevista que
se proporcione una reparación.
Creada por
Persona que registra la incidencia.
Diferencia horaria actual
Período de tiempo en minutos posterior a la hora
actual (cuando se ejecuta la acción) para el que se
24-30 Sage CRM
Capítulo 24: Personalización de flujos de procesos
Campo
Descripción
ha definido la fecha y la hora de apertura de la
incidencia.
Prioridad
Prioridad de la incidencia. Por ejemplo, Normal,
Baja, Alta.
Asignado a
Usuario para el que se ha planificado la incidencia.
Aquí se puede definir como "no modificable". Si este
campo se deja en blanco, se utiliza el usuario que
figura en el campo Obtener usuario predeterminado
desde.
Equipo
Equipo responsable de la incidencia.
Etapa
Etapa de la incidencia. Por ejemplo, Registrada, En
cola, Investigando.
Estado
Estado de la incidencia. Por ejemplo, En curso,
Cerrada.
Tipo de problema
Tipo de problema
Tipo de solución
Tipo de solución. Por ejemplo, Sustituir
componente, Técnico in situ.
Detalles del problema
Descripción detallada del problema.
Detalles de la solución
Descripción detallada de la solución.
Cerrada
Fecha de cierre de la incidencia.
Crear solución
La acción Crear solución se puede usar para pedir al usuario que cree una solución nueva como
parte de un proceso de flujo o para crear automáticamente una solución con valores predefinidos y
sin necesidad de intervención del usuario (el campo Atributo debe definirse como Oculto). Tenga en
cuenta que la acción Crear solución no se puede usar con reglas primarias. La oportunidad (u otra
entidad del flujo de procesos) debe existir con anterioridad antes de que las tareas, por ejemplo,
puedan vincularse a ella.
Para añadir una nueva acción de flujo de procesos Crear solución a una regla, siga los pasos que se
describen en la sección Establecer valor de columna (página 24-19), pero seleccione Crear
solución en la paleta Acciones.
Campos de Crear solución
La tabla que se muestra a continuación explica los campos de la página Detalles de la nueva acción
del flujo de procesos correspondiente a Crear solución.
Guía del administrador del sistema 24-31
Capítulo 24
Campo
Descripción
Tipo
Tipo de acción que se va a realizar.
Obtener usuario
predeterminado desde
Usuario para el que se ha creado la solución. Aquí
se puede introducir un parámetro, como #comm_
userid#, #oppo_assigneduserid#, #lead_
assigneduserid#, #case_assigneduserid# o #soln_
assigneduserid#, para insertar el usuario conectado
actualmente. Si se ha indicado un usuario que no es
modificable en el campo Asignado a, deje el campo
vacío.
Atributo
El atributo del campo en la pantalla.
Pedido
Orden en que se ejecuta la acción.
ID de referencia
ID de registro del problema.
Área
Área del producto al que afecta la solución.
Descripción
Breve descripción de la solución.
Detalles
Detalles de la solución. Los símbolos ## se pueden
usar para añadir más información procedente de la
entidad relacionada. Por ejemplo, "Relacionada con
#case_referenceid#".
Equipo
Equipo al que se asignará la solución.
Etapa
Etapa de la solución. Por ejemplo, Borrador,
Aprobado, Publicada, etc.
Estado
Estado de la solución. Por ejemplo, Publicada, No
publicada.
Asignado a
Usuario para el que se ha planificado la solución.
Aquí se puede definir como "no modificable". Si este
campo se deja en blanco, se utiliza el usuario que
figura en el campo Obtener usuario predeterminado
desde.
Crear cliente potencial
La acción Crear cliente potencial se puede usar para pedir al usuario que cree un cliente potencial
nuevo como parte de un proceso de flujo o para crear automáticamente un cliente potencial con
valores predefinidos y sin necesidad de intervención del usuario (el campo Atributo debe definirse
como Oculto). Tenga en cuenta que la acción Crear cliente potencial no se puede usar con reglas
primarias. La oportunidad (u otra entidad del flujo de procesos) debe existir con anterioridad antes
de que las tareas, por ejemplo, puedan vincularse a ella.
24-32 Sage CRM
Capítulo 24: Personalización de flujos de procesos
Para añadir una nueva acción de flujo de procesos Crear cliente potencial a una regla, siga los
pasos que se describen en la sección Establecer valor de columna (página 24-19), pero seleccione
Crear cliente potencial en la paleta Acciones.
Campos de Crear cliente potencial
La tabla que se muestra a continuación explica los campos de la página Detalles de la nueva acción
del flujo de procesos correspondiente a Crear cliente potencial.
Campo
Descripción
Tipo
Tipo de acción que se va a realizar.
Obtener usuario
predeterminado desde
Usuario para el que se ha creado el cliente potencial.
Aquí se puede introducir un parámetro, como
#comm_userid#, #oppo_assigneduserid#, #lead_
assigneduserid#, #case_assigneduserid# o #soln_
assigneduserid#, para insertar el usuario conectado
actualmente. Si se ha indicado un usuario que no es
modificable en el campo Asignado a, deje el campo
vacío.
Atributo
El atributo del campo en la pantalla.
Etiqueta para nuevo cliente
potencial
Esta etiqueta se adjunta al cliente potencial creado.
Se puede usar en condiciones JavaScript en futuras
reglas de flujo de procesos para probar los valores
de campos en dicho cliente potencial.
Pedido
Orden en que se ejecuta la acción.
Etapa
Etapa del cliente potencial. Por ejemplo, Nuevo
cliente potencial, Cliente interesado, Sin interés.
Estado
Estado del cliente potencial. Por ejemplo, En curso,
Oportunidad o Cerrado.
Prioridad
Prioridad del cliente potencial. Por ejemplo, Normal,
Alta o Baja.
Asignado a
Usuario para el que se ha planificado el cliente
potencial. Aquí se puede definir como "no
modificable". Si este campo se deja en blanco, se
utiliza el usuario que figura en el campo Obtener
usuario predeterminado desde.
Equipo
Equipo al que se asignará el cliente potencial. Por
ejemplo, Televentas.
Calificación
Calificación del cliente potencial.
Guía del administrador del sistema 24-33
Capítulo 24
Campo
Descripción
Nombre de empresa
Nombre de la empresa.
Sitio web
URL de la empresa.
Sector
Descripción libre del sector.
Facturación anual
Ingresos aproximados de la empresa.
Nº de empleados
Número aproximado de empleados.
Apellidos
Apellidos del contacto del cliente potencial.
Nombre
Nombre del cliente potencial.
Saludo
Saludo del contacto del cliente potencial. Por
ejemplo, Sr., Sra. o Dr.
Cargo
Cargo del contacto del cliente potencial. Por
ejemplo, Director de compras.
Correo electrónico
Dirección de correo electrónico del contacto del
cliente potencial.
Código de país
Código telefónico del país.
Código de área
Código telefónico de área.
Número de teléfono
Número de teléfono de la persona.
Código de país
Código de país del fax.
Código de área
Código de área del fax.
Número de fax
Número de fax de la persona.
Dirección 1
Primera línea de la dirección.
Dirección 2
Segunda línea de la dirección.
Dirección 3
Tercera línea de la dirección.
Dirección 4
Cuarta línea de la dirección.
Ciudad
Ciudad de la dirección.
Código postal
Código postal de la dirección.
Estado
Estado o provincia de la dirección.
País
País de la dirección.
Crear documento combinado
La acción Crear documento combinado lleva a cabo una combinación de documentos después de
que se hayan completado los detalles de la pantalla de progreso.
24-34 Sage CRM
Capítulo 24: Personalización de flujos de procesos
La combinación se realiza del mismo modo que una combinación de documentos fuera del proceso
de flujo de procesos. Una copia del documento combinado se guarda en la biblioteca.
Para añadir una nueva acción de flujo de procesos Crear documento combinado a una regla, siga
los pasos que se describen en la sección Establecer valor de columna (página 24-19), pero
seleccione Crear documento combinado en la paleta Acciones.
Campos de Crear documento combinado
Los campos se explican en la tabla siguiente.
Campo
Descripción
Tipo
Tipo de acción que se va a realizar.
Valor
Nombre del documento que se va a combinar.
Pedido
Orden en que se ejecuta la acción.
Ejecutar sentencia SQL
Para añadir un tipo de acción de flujo de procesos nueva Ejecutar sentencia SQL a una regla, siga
los pasos que se describen en Establecer valor de columna (página 24-19). Nota: No utilice esta
acción de flujo de procesos salvo que sea un experto en SQL y haya comprobado su flujo de
procesos en un entorno simulado. Las declaraciones SQL deficientes o erróneas pueden afectar
negativamente al sistema.
El ejemplo puede utilizarse en campañas para eliminar todas las comunicaciones de un elemento
de la fase. Puede usar los símbolos ## para hacer referencia a cualquier campo para el registro de
la entidad actual. También puede tener varias sentencias separadas por punto y coma.
Detalles de la nueva acción del flujo de procesos correspondiente a Ejecutar sentencia SQL
El usuario visualizará lo siguiente:
Página Pasar campaña a la actividad siguiente
Campos Ejecutar sentencia SQL
La tabla que se muestra a continuación explica los campos de la página Detalles de la nueva acción
del flujo de procesos correspondiente a Ejecutar sentencia SQL.
Guía del administrador del sistema 24-35
Capítulo 24
Campo
Descripción
Tipo
Tipo de acción que se va a realizar.
Sentencia SQL
Cláusula SQL que se va a ejecutar.
Pedido
Orden en que se coloca el campo en la pantalla de
progreso del flujo de procesos.
Mostrar mensaje de
confirmación
Brinda al usuario la oportunidad de cancelar la
acción antes de la ejecución. Se recomienda que el
campo Mostrar mensaje de confirmación se defina
como Sí. El mensaje de confirmación se puede
configurar como una traducción donde la familia de
etiquetas se define como ExecSql y el código de
etiqueta tiene el mismo nombre que la acción del
flujo de procesos (Capt FamilyType se define como
Tags).
Ejecutar procedimiento almacenado
Para añadir un tipo de acción de flujo de procesos nueva Ejecutar procedimiento almacenado a una
regla, siga los pasos descritos enEstablecer valor de columna (página 24-19), pero seleccione
Ejecutar procedimiento almacenado en la paleta Acciones. Nota: No utilice esta acción de flujo de
procesos salvo que sea un experto en SQL y haya comprobado su flujo de procesos en un entorno
simulado. Las declaraciones SQL deficientes o erróneas pueden afectar negativamente al sistema.
Tenga en cuenta que el nombre del procedimiento almacenado, [xxx] a continuación, puede ser
cualquier nombre que elija. Sin embargo, los parámetros del procedimiento almacenado deben
figurar tal y como se muestran en el ejemplo siguiente. El valor definido en @return_value se
inserta en el campo especificado en la columna de la acción del flujo de procesos. El procedimiento
almacenado siempre debe devolver (1).
CREATE PROCEDURE [xxx]
@table_name nvarchar (50),
@identity_name varchar (50),
@id_no int,
@logon_no int,
@return_value varchar(20) OUTPUT
AS
SELECT @return_value = '999'
RETURN (1)
Campos de Ejecutar procedimiento almacenado
La tabla que se muestra a continuación explica los campos de la página Detalles de la nueva acción
del flujo de procesos correspondiente a Ejecutar procedimiento almacenado.
24-36 Sage CRM
Capítulo 24: Personalización de flujos de procesos
Campo
Descripción
Tipo
Tipo de acción que se va a realizar.
Columna
Columna en la que se va a ejecutar el procedimiento
almacenado.
Valor
El nombre del procedimiento almacenado. El
procedimiento almacenado debe ubicarse en el
directorio Scripts de la instalación de Sage CRM.
Mostrar notificación en pantalla
La acción Mostrar notificación en pantalla se puede aplicar a las reglas de tipo escalamiento.
Regla de escalamiento con acción de notificación
Se puede utilizar, por ejemplo, para notificar a un usuario al que se le haya asignado un nuevo
cliente potencial web.
Detalles de la nueva acción de flujo de procesos correspondiente a Mostrar notificación en pantalla
Nota: Los códigos # se pueden usar en Activar cláusula SQL de las reglas de escalamiento, que se
configuran para crear una acción de notificación. Consulte Usar los símbolos ## y # (página 24-7)
para obtener más información.
Campos de Mostrar notificación en pantalla
La tabla que se muestra a continuación explica los campos de la página Detalles de la nueva acción
del flujo de procesos correspondiente a Mostrar notificación en pantalla.
Campo
Descripción
Tipo
Tipo de acción que se va a realizar.
Columna
Campo de la tabla que se va a actualizar. Es un
Guía del administrador del sistema 24-37
Capítulo 24
Campo
Descripción
campo obligatorio.
Tabla
Toma como predeterminada la entidad seleccionada
de la lista en el área de contexto de la pantalla. Si es
preciso, se puede cambiar para ejecutar acciones en
vistas o tablas foráneas.
Mensaje
Mensaje de notificación que aparece en la pantalla.
Los símbolos ## se pueden usar para incluir
información de los campos como, por ejemplo,
#oppo_description# para la descripción de la
oportunidad. Como alternativa, se puede crear un
código del sistema traducible (Capt_Family debe
llamarse ActionText y Capt_FamilyType debe ser
Tags).
Enviar correo electrónico
Para añadir un tipo de acción de flujo de procesos nueva Enviar correo electrónico a una regla, siga
los pasos descritos en la sección Establecer valor de columna (página 24-19), pero seleccione
Enviar correo electrónico en la paleta Acciones.
El departamento de TI debe haber configurado un servidor de correo electrónico para que esto (y
otras funciones de correo electrónico del sistema) funcione. También debe especificar Dirección
de Correo electrónico de Notificación en Administración | Personalización avanzada |
Configuración de flujos de procesos y escalamiento para que la regla Enviar correo electrónico
envíe el correo electrónico.
Campos de Enviar correo electrónico.
La tabla que se muestra a continuación explica los campos del formulario de introducción de datos
de Detalles de la nueva acción de flujo de procesos cuando se selecciona el tipo de acción Enviar
correo electrónico.
Campo
Descripción
Plantilla
La plantilla en la que se basa el correo electrónico.
De
Dirección de correo electrónico del remitente.
Para
Dirección de correo electrónico del destinatario. Puede usar los
símbolos ## para activar la información desde la tabla del usuario,
por ejemplo, #oppo_assigneduserid#, mientras haya introducido
correctamente la dirección de correo electrónico del usuario.
CC
Dirección de correo electrónico del destinatario de la copia.
24-38 Sage CRM
Capítulo 24: Personalización de flujos de procesos
Campo
Descripción
CCO
Dirección de correo electrónico del destinatario de la copia oculta.
Asunto
Texto que aparece en el campo Asunto del correo electrónico.
Campo
Seleccionar
para insertar
en el correo
electrónico
El campo en el que desea insertar en el correo electrónico, por
ejemplo #oppo_opportunityid#.
Enviar mensaje SMS
La acción Enviar mensaje SMS se usa para, por ejemplo, notificar al "propietario" de una
oportunidad de un cambio en el estado.
El departamento de TI debe haber configurado una puerta de enlace para SMS para que esto (y
otras funciones SMS del sistema) funcione.
Para añadir un tipo de acción de flujo de procesos nueva Enviar mensaje SMS a una regla, siga los
pasos descritos en la sección Establecer valor de columna (página 24-19), pero seleccione Enviar
mensaje SMS en la paleta Acciones.
Campos de Enviar mensaje SMS
La tabla que se muestra a continuación explica los campos de la página Detalles de la nueva acción
del flujo de procesos correspondiente a Enviar mensaje SMS.
Campo
Descripción
Tipo
Tipo de acción que se va a realizar.
Enviar SMS al número
Destinatario del mensaje. Este campo se puede
convertir en "no modificable" si introduce un número
de teléfono móvil. También se pueden usar los
símbolos ## para enviar, por ejemplo, el mensaje a
la persona asignada a la oportunidad. Tenga en
cuenta que el número del teléfono móvil del usuario
debe haberse configurado correctamente en la tabla
Usuario.
Asunto del SMS
Asunto del mensaje.
Cuerpo del SMS
Contenido del mensaje.
Crear tarea para el grupo
Esta acción suele utilizarse con reglas asociadas a los elementos de fase (dentro del módulo
Gestión de campañas). Permite que el usuario o el gestor de la campaña configure, por ejemplo,
Guía del administrador del sistema 24-39
Capítulo 24
una acción de telemarketing saliente a una lista de prospectos. Tenga en cuenta que esta acción no
se puede usar en una regla primaria.
Cuando se ejecuta la acción, al usuario se le pide que seleccione un grupo: Después, se le solicita
que lleve a cabo la planificación de tareas:
Crear nueva tarea para el grupo
Para añadir un nuevo tipo de acción de flujo de procesos Crear tarea para el grupo a una regla, siga
los pasos que se describen en la sección Establecer valor de columna (página 24-19), pero
seleccione Crear tarea para el grupo a una regla para el grupo en la paleta Acciones.
Campos de Crear tarea para el grupo
La tabla que se muestra a continuación explica los campos de la página Detalles de la nueva acción
del flujo de procesos correspondiente a Crear tarea para el grupo.
Campo
Descripción
Tipo
Tipo de acción que se va a realizar.
Obtener grupo de
Lista de grupos prefiltrada para realizar una
selección. Por ejemplo, WaIt_Groups, muestra sólo
los grupos vinculados al elemento de la fase de
campaña actual.
Atributo
El atributo del campo en la pantalla. La lista muestra
una relación de todos los atributos. Los atributos
posibles son Oculto, Obligatorio y Sólo lectura.
Etiqueta para nueva tarea
Esta etiqueta se adjunta a la tarea creada. Se puede
usar en condiciones JavaScript en futuras reglas de
flujo de procesos para probar los valores de campos
en el elemento de fase (o en la entidad relacionada).
Pedido
Orden en que se ejecuta la acción.
Excluir destinatarios
anteriores
Muestra una casilla en la pantalla de progreso del
flujo de procesos llamada Excluir destinatarios
anteriores. En esta pantalla, esta casilla aparece
24-40 Sage CRM
Capítulo 24: Personalización de flujos de procesos
Campo
Descripción
seleccionada de forma predeterminada. Permite que
el usuario planifique la tarea para las personas que
cumplen los criterios del grupo, pero que aún no han
recibido una llamada, un correo publicitario, etc.
Para obtener una explicación sobre el panel de valores predeterminados para nueva tarea, consulte
Campos de Crear Tarea (página 24-25).
Crear documento para grupo
Esta acción suele utilizarse con reglas asociadas a los elementos de fase (dentro del módulo
Gestión de campañas). Permite que el usuario o el gestor de la campaña configure, por ejemplo, un
envío de correo publicitario a una lista de prospectos. Tenga en cuenta que esta acción no se puede
usar con una regla primaria.
Cuando se ejecuta la acción, al usuario se le pide que seleccione un grupo: Después, se le solicita
que lleve a cabo la combinación de correo.
Para añadir un nuevo tipo de acción de flujo de procesos Crear documento para el grupo a una regla,
siga los pasos que se describen en la sección Establecer valor de columna (página 24-19), pero
seleccione Crear documento para el grupo en la paleta Acciones.
Campos de Crear documento para el grupo
La tabla que se muestra a continuación explica los campos de la página Detalles de la nueva acción
del flujo de procesos correspondiente a Crear documento para el grupo.
Campo
Descripción
Tipo
Tipo de acción que se va a realizar.
Valor
Nombre del documento que se va a combinar. Si se
deja en blanco, se podrá seleccionar la plantilla en el
momento de la combinación.
Pedido
Orden en que se ejecuta la acción.
Obtener grupo de
Lista de grupos prefiltrada para realizar una
selección. Por ejemplo, WaIt_Groups, muestra sólo
los grupos vinculados al elemento de la fase de
campaña actual.
Excluir destinatarios
anteriores
Muestra una casilla en la pantalla de progreso del
flujo de procesos llamada Excluir destinatarios
anteriores. En esta pantalla, esta casilla aparece
seleccionada de forma predeterminada. Permite que
el usuario cree el documento para las personas que
cumplen los criterios del grupo, pero que aún no han
recibido un correo publicitario.
Guía del administrador del sistema 24-41
Capítulo 24
Exportar grupo al archivo
Para añadir un tipo de acción de flujo de procesos nueva Exportar grupo al archivo a una regla, siga
los pasos que se describen en la sección Establecer valor de columna (página 24-19), pero
seleccione Exportar grupo al archivo en la paleta Acciones. Tenga en cuenta que esta acción no
se puede usar con una regla primaria.
Campos de Exportar grupo al archivo
La tabla que se muestra a continuación explica los campos de la página de detalles de la acción del
flujo de procesos correspondiente a los campos de Exportar grupo al archivo.
Campo
Descripción
Tipo
Tipo de acción que se va a realizar.
Obtener grupo de
Lista de grupos prefiltrada para realizar una
selección. Por ejemplo, WaIt_Groups, muestra sólo
los grupos vinculados al elemento de la fase de
campaña actual.
Atributo
El atributo del campo en la pantalla. La lista muestra
una relación de todos los atributos. Los atributos
posibles son Oculto, Obligatorio y Sólo lectura.
Etiqueta para nueva tarea
Esta etiqueta se adjunta a la tarea creada. Se puede
usar en condiciones JavaScript en futuras reglas de
flujo de procesos para probar los valores de campos
en el elemento de fase (o en la entidad relacionada).
Pedido
Orden en que se ejecuta la acción.
Excluir destinatarios
anteriores
Muestra una casilla en la pantalla de progreso del
flujo de procesos llamada Excluir destinatarios
anteriores. En esta pantalla, esta casilla aparece
seleccionada de forma predeterminada. Permite que
el usuario cree el documento para las personas que
cumplen los criterios del grupo, pero que aún no han
recibido un correo publicitario.
Crear lista de llamadas salientes
Para añadir un tipo de acción de flujo de procesos nueva Crear lista de llamadas salientes a una
regla, siga los pasos que se describen en la sección Establecer valor de columna (página 24-19),
pero seleccione Crear lista de llamadas salientes en la paleta Acciones. Si desea obtener más
información, consulte "Gestión de campañas" en la Guía de usuario.
24-42 Sage CRM
Capítulo 24: Personalización de flujos de procesos
Campos de Crear lista de llamadas salientes
La tabla que se muestra a continuación explica los campos de la página de detalles de la nueva
acción del flujo de procesos correspondiente a la pantalla Crear lista de llamadas salientes.
Campo
Descripción
Tipo
Tipo de acción que se va a realizar.
Obtener grupo de
Lista de grupos prefiltrada para realizar una
selección. Por ejemplo, WaIt_Groups, muestra sólo
los grupos vinculados al elemento de la fase de
campaña actual.
Atributo
El atributo del campo en la pantalla. La lista muestra
una relación de todos los atributos. Los atributos
posibles son Oculto, Obligatorio y Sólo lectura.
Etiqueta para nueva tarea
Esta etiqueta se adjunta a la lista de llamadas
salientes creada. Se puede usar en condiciones
JavaScript en futuras reglas de flujo de procesos
para probar los valores de campos en el elemento de
fase (o en la entidad relacionada).
Pedido
Orden en que se ejecuta la acción.
Excluir destinatarios
anteriores
Muestra una casilla en la pantalla de progreso del
flujo de procesos llamada Excluir destinatarios
anteriores. En esta pantalla, esta casilla aparece
seleccionada de forma predeterminada. Permite que
el usuario cree la lista de llamadas para las personas
que cumplen los criterios del grupo, pero que aún no
han recibido una llamada.
Definir condiciones JavaScript
l
El director comercial (por ejemplo, el usuario William Dolan) es la única persona que puede
aprobar un presupuesto.
l
Sólo el equipo de televentas debe poder enviar presupuestos para licencias (es decir, cuando el
tipo de oportunidad esté definido como Licencia).
l
La previsión de oportunidades debe ser superior a 10.000 dólares para pasar desde un cliente
potencial a un prospecto interesado.
Éstos son ejemplos de las condiciones que es posible que tenga que definir en las reglas. Todos
ellos se pueden crear mediante el campo Condición JavaScript al añadir o modificar una regla.
Según el flujo de procesos de muestra que ha elaborado hasta el momento, todas las reglas
relevantes para el estado actual (es decir, el punto en el que se encuentra del árbol de flujo de
procesos) se muestran a todos los usuarios.
Guía del administrador del sistema 24-43
Capítulo 24
Es muy probable que desee incluir condiciones, parecidas a los ejemplos mostrados anteriormente,
al menos en algunas de las reglas del flujo de procesos.
Antes de comenzar, merece la pena mencionar que existen diversas formas de insertar
"condiciones" en el flujo de procesos. Antes de añadir condiciones JavaScript, estudie cuál de los
métodos siguientes se adapta mejor a la situación que está configurando.
Condición
Descripción
Restringido al equipo
Este campo es estándar en todos los tipos de
reglas. Seleccione un equipo de la lista de equipos
existentes y la regla sólo estará disponible para los
usuarios asignados a dicho equipo.
Restringido al equipo también puede aplicarse a las
reglas de escalamiento para optimizar el motor de
escalamiento y evitarse la redacción de la
restricción en Activar cláusula SQL.
Seguridad de nivel de
campo
Un enfoque que no precisa códigos para conceder o
denegar permisos de lectura y escritura para
campos concretos de una pantalla. Los derechos de
acceso se pueden especificar en el nivel de
usuarios, equipos y perfiles individuales.
Scripting de nivel de campo
Se puede añadir JavaScript a acciones individuales
en los campos Crear script, Script de modificación y
Script de validación en los tipos de acciones
siguientes:
- Establecer valor de columna
- Restablecer el valor de la columna
- Mostrar el campo para su modificación
Consulte Utilizar JavaScript genérico en el Campo
scripting de nivel (página 15-6) y Personalización de
pantallas con la API del lado del cliente (página 152).
Condición Javascript
Se puede añadir JavaScript a la regla para restringir
la disponibilidad de las reglas para cumplir las
condiciones establecidas. Este aspecto se trata de
forma más extensa en esta sección.
Reglas condicionales
Se deben introducir condiciones JavaScript para
estas reglas. Una regla condicional cuenta con dos
conjuntos de acciones en lugar de uno: uno que se
va a ejecutar si la condición es verdadera y otro si la
condición es falsa. La condición se evalúa cuando el
usuario hace clic en el botón de la regla del flujo de
procesos. Estas reglas se tratan con mayor detalle
en la sección siguiente.
24-44 Sage CRM
Capítulo 24: Personalización de flujos de procesos
Ejemplo de condición JavaScript
Para crear una condición JavaScript para el ejemplo, "El director comercial (por ejemplo, el usuario
William Dolan) es la única persona que puede aprobar un presupuesto":
1. Abra el árbol del flujo de procesos correspondiente al flujo de procesos de oportunidad de
muestra.
Reglas de flujo de procesos aprobadas y rechazadas
2. Haga clic en el vínculo de la regla de transición Aprobado, que conecta Presupuestado con
Negociación. Se muestra la página Regla de flujo de procesos.
Página Regla de flujo de procesos
3. Introduzca el siguiente código JavaScript en el campo Condición JavaScript:
Valid=(CurrentUser.user_logon=='DolanW');
4. Haga clic en el botón Guardar.
5. Repita este proceso para la regla de flujo de procesos Rechazado; a continuación, guarde el flujo
de procesos.
Cuando el flujo de procesos llega al estado Presupuestado, sólo William Dolan podrá ver las reglas
del flujo de procesos: Aprobado y Rechazado.
Usar etiquetas en condiciones JavaScript
Las condiciones JavaScript pueden hacer referencia a campos de cualquier entidad que haya
creado anteriormente el flujo de procesos mediante una de las reglas siguientes con una etiqueta
asignada:
l
Crear tarea
l
Crear oportunidad
l
Crear incidencia
Guía del administrador del sistema 24-45
Capítulo 24
l
Crear solución
l
Crear cliente potencial
Los siguientes pasos le muestran cómo configurar una acción de flujo de procesos para crear una
comunicación con una etiqueta y, a continuación, cómo crear la condición JavaScript, que hace
referencia a dicha comunicación.
Para configurar una etiqueta y la condición:
1. Abra el árbol del flujo de procesos correspondiente al flujo de procesos de oportunidad de
muestra.
2. Haga clic en el vínculo de la regla de transición Aprobado, que conecta Presupuestado con
Negociación. Se muestra la página Regla de flujo de procesos.
3. Haga clic en el botón Nuevo que se encuentra al final de la página Regla de flujo de procesos. Se
muestra la paleta Acciones del flujo de procesos.
4. Seleccione la acción Crear tarea. Se muestra la página Acciones de reglas.
5. Introduzca los detalles como se muestra a continuación, asegurándose de introducir un código
breve en la etiqueta correspondiente al campo de la tarea nueva; por ejemplo, LOI. Tenga en
cuenta que, al añadir una etiqueta a una tarea, el campo Atributo debe definirse como Oculto.
Página Acciones de reglas
6. Haga clic en el botón Guardar. Se muestra la página Regla de flujo de procesos.
7. Guarde la regla y el flujo de procesos.
8. Active el flujo de procesos y pruebe si se crea la acción cuando se aprueba el presupuesto. Se
debe crear automáticamente una comunicación Carta entrante.
9. Abra el árbol del flujo de procesos correspondiente al flujo de procesos de oportunidad de
muestra.
Árbol de flujo de procesos
24-46 Sage CRM
Capítulo 24: Personalización de flujos de procesos
10. Haga clic en el vínculo de la regla de transición Firmada, que conecta Negociación con Contrato.
Se muestra la página Regla de flujo de procesos.
11. Introduzca el siguiente código JavaScript en el campo Condición JavaScript:
Valid=(LOI.comm_status=='Complete');
12. Haga clic en el botón Guardar.
Cuando el flujo de procesos alcanza el estado Negociación, el usuario sólo puede ver la regla de
flujo de procesos Firmada si ha completado la comunicación Carta entrante para la carta de
intenciones (es decir, la tarea con la etiqueta LOI, creada desde la regla Aprobado).
Reglas condicionales
Una oportunidad no se puede cerrar hasta que tres directores hayan aprobado el
contrato.
Una regla condicional cuenta con dos conjuntos de acciones en lugar de uno: uno que se va a
ejecutar si la condición JavaScript es verdadera y otro si la condición es falsa. La condición
JavaScript de una regla condicional se evalúa cuando el usuario hace clic en el botón de la regla del
flujo de procesos. Esto quiere decir que las reglas condicionales siempre se muestran en tanto en
cuanto las demás condiciones (por ejemplo, Restringido al equipo) sean verdaderas.
La ventaja que una regla condicional tiene para el usuario es que ésta siempre se visualiza como
recordatorio. Además, cuando el usuario selecciona la regla y las condiciones no se cumplen,
puede recibir un mensaje que le informa del motivo.
Para configurar una regla condicional en la regla Aprobado (contrato) en el flujo de procesos de
oportunidad de muestra:
1. Configure las acciones Crear tarea para Approval1, Approval2 y Approval3 en la regla Firmada,
que conecta Negociación con Contrato.
2. Haga clic en el vínculo de la regla Aprobado (contrato). Se muestra la página Regla de flujo de
procesos.
3. Cambie la selección de la lista Tipo de Regla de transición a Regla condicional. Ahora la lista de
acciones se divide en dos. El conjunto de acciones de la izquierda se ejecuta cuando la condición
es verdadera y el conjunto de la derecha cuando es falsa.
4. Añada una acción Mostrar mensaje en pantalla a la lista de acciones falsas para informar al
usuario del motivo por el que no avanzan al estado siguiente.
5. Añada la condición JavaScript para comprobar las tres aprobaciones.
Valid=((Approval1.comm_status=='Complete')
&&(Approval2.comm_status=='Complete') &&
(Approval3.comm_status=='Complete'));
6. Guarde la regla de flujo de procesos. Se muestra el árbol de flujo de procesos.
Iconos de regla condicional que representan acciones verdaderas y falsas en una regla.
Guía del administrador del sistema 24-47
Capítulo 24
Añadir reglas de escalamiento
Las reglas de escalamiento se usan dentro de un flujo de procesos cuando se quiere que una acción
se produzca si se validan ciertas condiciones. Las condiciones se especifican como cláusulas
WHERE de SQL en el campo Cláusula del desencadenador SQL dentro de la regla. De forma
predeterminada, todas las reglas de escalamiento se escriben en una tabla Escalamientos
dedicada. Un servicio de escalamiento sondea la tabla Escalamientos, que permite la ejecución de
reglas aunque los usuarios estén desconectados del sistema. También puede crear reglas de
escalamiento que estén fuera del flujo de procesos.
Nota: No se pueden añadir nuevas reglas de escalamiento a Sage CRM (Cloud).
Las reglas de escalamiento nuevas se crean del mismo modo que las reglas de transición; para
ello, hay que asegurarse de que en el campo Tipo de la página Regla de flujo de procesos se ha
seleccionado Regla de escalamiento. Si desea más información sobre las reglas de escalamiento,
consulte Añadir reglas de escalamiento (página 24-48). De forma predeterminada, todas las reglas
de escalamiento se escriben en una tabla Escalamientos dedicada. Un servicio de escalamiento
sondea la tabla Escalamientos, que permite la ejecución de reglas aunque los usuarios estén
desconectados del sistema.
Digamos que desea añadir una regla de escalamiento al flujo de procesos de oportunidad de
muestra para asegurarse de que, cuando una oportunidad está en negociación, si el importe de la
previsión de oportunidades es superior a 50.000 dólares y tiene su origen en un empleado, se envía
un mensaje al director comercial.
Para crear la regla de escalamiento:
1. Abra el árbol del flujo de procesos del flujo de oportunidad de muestra.
2. Seleccione el botón Nueva regla y escriba Enviar correo electrónico al director comercial en el
campo Nombre de la regla.
3. En la lista Tipo, seleccione Regla de escalamiento.
4. Escriba la cláusula WHERE de SQL en el campo Cláusula del desencadenador SQL. Una vez
especificada la condición, cualquier acción que cree en la regla se llevará a cabo si se cumple la
condición especificada. La condición que aparece a continuación es para el valor en el campo
Previsión de la oportunidad que sea superior a 50.000 dólares y el valor del campo Origen que
sea "Empleado".
24-48 Sage CRM
Capítulo 24: Personalización de flujos de procesos
Página Regla de flujo de procesos
5. Una vez hecho esto, tendrá que añadir la acción Enviar correo electrónico a la regla. Consulte
Enviar correo electrónico (página 24-38) para obtener información sobre cómo añadir una acción
concreta.
6. Si está configurando una regla de escalamiento para una entidad personalizada, use el campo
Nombre del archivo personalizado. Si establece que Nombre del archivo personalizado sea la
página que muestra los detalles de resumen de la entidad, cuando se muestre la notificación en
pantalla, el usuario puede hacer clic en ella e irá a la página de resumen del registro.
7. Especifique el intervalo (en minutos) en el que se ejecutará la regla. Si define el intervalo como 60,
por ejemplo, la regla de escalamiento se ejecutará cada hora. Si usa el servicio de escalamiento
de Sage CRM, el intervalo mínimo es de 5 minutos. Si no usa el Servicio de escalamiento de Sage
CRM, el mínimo será el valor en que esté establecido el intervalo de notificación en Administración
| Personalización avanzada | Configuración de flujos de procesos y escalamiento, campo Intervalo
de notificación (seg).
8. Para guardar la regla nueva y la acción correspondiente, haga clic en Guardar. A continuación, la
regla se añade a la paleta de reglas.
9. Seleccione la regla y arrástrela al círculo de colocación inferior del estado Negociación.
10. Después, arrastre el estado Negociación de la paleta Estados a la imagen de estado en blanco
que acaba de crear. De este modo, se asegura de que la regla nueva se aplique al estado
Negociación.
Árbol de flujo de procesos con regla de escalamiento
Una vez guardado y activado el flujo de procesos, la regla de escalamiento nueva funciona del
siguiente modo: Si una oportunidad llega a la etapa Negociación, tiene su origen en un empleado y
su valor es superior a 50.000 dólares, se envía un correo electrónico al director comercial.
Duplicar reglas
Se pueden duplicar reglas y sus acciones asociadas en un flujo de procesos. Esta función es de
gran utilidad cuando se tiene que configurar una regla similar a una ya existente, en especial, si
existen acciones asociadas o una condición JavaScript compleja parecidas.
Para duplicar una regla:
1. Seleccione la regla que desea duplicar. Se muestra la página Regla de flujo de procesos.
2. Asegúrese de que la casilla Disponible para duplicar esté seleccionada.
3. Guarde la regla.
4. Haga clic en el botón Nueva regla. Se muestra la página Regla de flujo de procesos.
5. Seleccione la regla que desea duplicar en el campo Duplicar una regla existente.
6. Seleccione Sí o No en el campo Duplicar las acciones asociadas con la regla.
Guía del administrador del sistema 24-49
Capítulo 24
7. Rellene el campo Nombre de la regla y actualice los demás campos y acciones si es necesario.
8. Haga clic en el botón Guardar. Ahora podrá añadir la regla duplicada al flujo de procesos.
24-50 Sage CRM
Capítulo 25: Reglas de escalamiento
En este capítulo se explican los siguientes conceptos:
l
Ver reglas de escalamiento existentes.
l
Añadir una nueva regla de escalamiento.
l
Comprender los campos de reglas de escalamiento.
Introducción a las reglas de escalamiento
Esta sección muestra cómo configurar una regla de escalamiento compleja fuera de un flujo de
procesos. Las reglas de escalamiento no se pueden añadir de esta forma a Sage CRM (Cloud).
Puede definir una regla de escalamiento simple fuera de un flujo de trabajo de Sage CRM
(versiones Cloud y alojadas) creando una notificación rápida. Las reglas se pueden crear en
Administración | Personalización | [Entidad] | Notificaciones. Consulte Introducción a las
notificaciones rápidas (página 21-1) si desea obtener más información.
El sistema se entrega con varias reglas de escalamiento. Une ejemplo es la regla de escalamiento
Recordatorio de comunicación, que envía a los usuarios asociados con una tarea o reunión una
nota en pantalla recordándoles que el evento se producirá próximamente.
Para ver la regla de escalamiento Recordatorio de comunicación:
l
Seleccione Administración | Personalización avanzada | Escalamiento y haga clic en el vínculo
de la regla de escalamiento Recordatorio de comunicación.
Para que las reglas de escalamiento funcionen, el campo Escalamiento de la página Configuración
de flujos de procesos y escalamiento se debe definir como Sí. Consulte Configuración de flujo de
procesos y escalamiento (página 26-1) si desea más información.
Añadir una nueva regla de escalamiento
El ejemplo siguiente muestra cómo crear una regla de escalamiento que no forma parte de un flujo
de procesos. Por ejemplo, se puede utilizar como una variación del escalamiento predefinido para
una comunicación disponible en el sistema. El ejemplo también muestra el uso del símbolo # en
una regla.
Nota: No se pueden añadir nuevas reglas de escalamiento a Sage CRM (Cloud).
Para crear una nueva regla de escalamiento:
1. Abra Administración | Personalización avanzada | Escalamiento.
2. Haga clic en el botón Nuevo. Se muestra la página Regla de flujo de procesos.
3. Cumplimente el resto de campos en la página Regla de flujo de procesos. Los campos de la
página Regla de flujo de procesos de Administración | Personalización avanzada | Escalamiento
se explican en Campos de Regla de escalamiento (página 25-2).
Guía del administrador del sistema 25-1
Capítulo 25
4. Como el desencadenador SQL utiliza campos de una tabla diferente a la tabla Comunicación,
necesita utilizar una vista. Seleccione el botón de opción Vista, introduzca vCommunication en el
campo de vista y seleccione Comunicación en la lista desplegable.
5. Introduzca el siguiente script en el campo Cláusula del desencadenador SQL.
CmLi_Comm_NotifyTime<#T AND
cmli_comm_userid=#U AND
Comm_Status='Pending' AND #L = 'DolanW'
#L es de gran utilidad para crear un desencadenador específico para un usuario concreto. En
la cláusula SQL anterior, #L es el nombre de inicio de sesión del usuario actual en forma de
cadena, es decir, DolanW. #L se utiliza para indicar que las notificaciones sólo se utilizarán
si el usuario es DolanW.
También puede utilizar esta cláusula SQL en el campo Cláusula del desencadenador SQL.
En este caso, #C se utiliza para indicar que se notificará al usuario si el equipo es su equipo
actual. Tenga en cuenta que también comprueba que Equipo es nulo, ya que un equipo no
puede ser un campo obligatorio.
Si desea más información sobre el uso de símbolos #, consulte Usar los símbolos ## y #
(página 24-7).
CmLi_Comm_NotifyTime<#T AND
cmli_comm_userid=#U AND
Comm_Status='Pending' AND
Comm_ChannelID = #C OR Comm_ChannelID IS NULL)
6. Añada la acción de notificación a la regla. Consulte Añadir acciones a reglas (página 24-16) si
desea obtener más información.
7. Pulse Guardar. La nueva regla de escalamiento se visualizará en la página Escalamiento.
Nota: Si crea nuevas reglas de escalamiento para configurara recordatorios de notificación para
comunicaciones y utiliza una vista personalizada, debe asegurarse que excluye (comm_type)
RecuMaster en la vista o de lo contrario obtendrá múltiples notificaciones para cada instancia de
una comunicación recurrente con un recordatorio de notificación. vEscalationComms incluye un
ejemplo de ello.
Campos de Regla de escalamiento
Los campos de la página Regla de flujo de procesos de Administración | Personalización avanzada
| Escalamiento se explican en la tabla siguiente.
Nota: No se pueden añadir nuevas reglas de escalamiento a Sage CRM (Cloud).
Campo
Descripción
Duplicar una regla existente
Seleccione una regla existente cuyas propiedades
desee copiar. La regla que va a duplicar debe tener la
casilla de verificación Disponible para duplicar
activada, para que aparezca en esta lista
25-2 Sage CRM
Capítulo 25: Reglas de escalamiento
Campo
Descripción
desplegable.
Duplicar las acciones
asociadas con la regla
Seleccione Sí para copiar las acciones de la regla
seleccionada en el campo anterior.
Tabla o vista
Tabla o vista en la que se ejecuta la regla. Por
ejemplo, Oportunidad.
Nombre de la regla
Descripción de texto libre de la regla.
Disponible para duplicar
Active esta casilla de verificación si desea basar
otras reglas en esta regla y sus acciones
relacionadas.
Regla habilitada
Active esta casilla de verificación para activar la
regla en el sistema.
Tipo
Definida automáticamente como Regla de
escalamiento.
Imagen alternativa para la
regla
Si el usuario final puede visualizar la regla,
aparecerá una marca de color verde en la pantalla
(WORKFLOWDEFAULT.GIF) y el nombre de la
regla.
Para modificar el GIF, seleccione otro elemento del
campo desplegable. Si desea añadir un nuevo GIF,
compruebe que se encuentra en el subdirectorio
...WWWRoot\Themes\Img\[nombre del tema]
\Buttons de la instalación de Sage CRM.
Restringido al equipo
Restringe la regla a los usuarios, cuyo equipo
principal se selecciona en este campo.
Nombre del archivo
personalizado
Introduzca el nombre del archivo personalizado al
que desee vincular esta regla. El archivo
personalizado debe estar en el subdirectorio
CustomPages de su instalación de Sage CRM. Las
páginas ASP no se pueden vincular a las reglas de
escalamiento.
.NET
Seleccione esta casilla de verificación si desea
activar un conjunto .NET. Una vez seleccionada,
aparece el campo Nombre del método.
Nombre del método
Aparece si está seleccionada la casilla de
verificación .NET. Introduzca el nombre del método
que desea activar.
Pedido
Pedido que muestra la regla en la pantalla del
Guía del administrador del sistema 25-3
Capítulo 25
Campo
Descripción
usuario.
Intervalo
De forma predeterminada, todas las reglas de
escalamiento se escriben en una tabla
Escalamientos dedicada. Un servicio de
escalamiento sondea la tabla Escalamientos, que
permite la ejecución de reglas aunque los usuarios
estén desconectados del sistema.
Cuando cree una regla de escalamiento, especifique
el intervalo (en minutos) en el que se ejecutará la
regla de escalamiento en el campo Intervalo. Si
define el intervalo como 60, por ejemplo, la regla de
escalamiento se ejecutará cada hora. Si intenta
utilizar el servicio de escalamiento de Sage CRM,
este intervalo tiene una duración mínima de 5
minutos. Si no utiliza el servicio de escalamiento de
Sage CRM, el intervalo mínimo será el mismo que el
definido en Intervalo de notificación del campo
Intervalo de notificación (seg) de Administración |
Personalización avanzada | Configuración de flujos
de procesos y escalamiento.
Activar cláusula SQL
Se utiliza para especificar una condición en forma de
una cláusula WHERE SQL. Como resultado, las
acciones que se añaden posteriormente a la regla
sólo se producen cuando se cumple la condición.
Tenga en cuenta que no ha introducido el término
WHERE de forma explícita este campo (se asume).
25-4 Sage CRM
Capítulo 26: Configurar flujo de procesos y
escalamiento
En este capítulo se explican los siguientes conceptos:
l
Especificar ajustes de flujo de procesos y escalamiento.
Configuración de flujo de procesos y escalamiento
La configuración del flujo de procesos y escalamiento se especifica del modo siguiente:
1. Abra Administración | Personalización avanzada | Configuración de flujos de procesos y
escalamiento.
2. Haga clic en el botón Modificar.
3. Cuando haya terminado de cumplimentar los campos, haga clic en Guardar.
En la tabla siguiente se describen los campos de la página Flujo de procesos/Escalamiento.
Campo
Descripción
Flujo de procesos para
incidencias
Activa el flujo de procesos para incidencias.
Flujo de procesos para
soluciones
Activa el flujo de procesos para soluciones.
Flujo de procesos para
oportunidades
Activa el flujo de procesos para oportunidades.
Flujo de procesos para
clientes potenciales
Activa el flujo de procesos para clientes potenciales.
Flujo de procesos para
campañas
Activa el flujo de procesos para campañas. Nota:
Los nombres de flujos de procesos de campañas,
fases y elementos de fase de muestra tienen el
prefijo "Sage". Esto debería evitar cualquier
conflicto al actualizar con flujos de procesos de
campañas introducidos antes de la versión 7.1.
Flujo de procesos para
empresas
Activa el flujo de procesos para empresas.
Flujo de procesos para
personas
Activa el flujo de procesos para personas.
Escalamiento
Activa recordatorios de notificación y reglas de
escalamiento.
Guía del administrador del sistema 26-1
Capítulo 26
Campo
Descripción
Si está definido como Sí:
l
Se activarán todas las reglas de tipo de
escalamiento del flujo de procesos.
l
Todas las reglas de tipo de escalamiento se
activan, incluyendo las reglas de escalamiento
predefinidas que se instalan con el sistema.
l
Se activa el campo Recordatorio de las páginas
Introducir nueva tarea e Introducir nueva cita. Si el
campo se define como 10 minutos, aparecerá un
mensaje de notificación en la pantalla del usuario
10 minutos antes del la hora planificada de la
comunicación.
l
Se activan las notificaciones rápidas.
l
Se activan las reglas de escalamiento de
Administración | Esquema temporal | Acuerdo de
servicio.
Intervalo de notificación
(seg)
El intervalo mínimo (en segundos) del sondeo de
clientes por parte del servidor para ejecutar los
recordatorios de notificación o las reglas de
escalamiento si no se utiliza el servicio de
escalamiento de Sage CRM. Si utiliza el servicio de
escalamiento de Sage CRM, el intervalo mínimo es
de 5 minutos por defecto.
Número de notificaciones a
visualizar
El número de notificaciones que aparecerán en
pantalla en cualquier momento.
Servicio de escalamiento
ajustado para
Si selecciona Rendimiento del sistema, la
notificación se procesará en el intervalo de sondeo
(consulte el punto anterior).
Si selecciona Entrega inmediata, la notificación se
procesará cuando se cree o se modifique la
comunicación o su registro de entidad asociada, así
como cada vez que el sistema realice un sondeo en
el intervalo de notificación (consulte el punto
anterior).
Nombre del correo
electrónico de notificación
El nombre que aparece en un correo electrónico
enviado por el sistema. Por ejemplo, si el sistema
escala una incidencia sin resolver enviando un
correo electrónico al responsable del equipo como
parte de un flujo de procesos, es el nombre del que
procede el correo electrónico.
Dirección de correo
electrónico de notificación
La cuenta válida del correo electrónico que se utiliza
para utilizar los correos electrónicos. Esta opción
26-2 Sage CRM
Capítulo 26: Configurar flujo de procesos y escalamiento
Campo
Descripción
debe establecerse para que funcione la regla de flujo
de procesos Enviar correo electrónico.
Destinatarios
predeterminados para los
recordatorios de prioridad
alta
Seleccione los destinos a los que se enviarán los
mensajes recordatorios de alta prioridad. Las
opciones son Correo electrónico del PC, Correo
electrónico del móvil y SMS.
Destinatarios
predeterminados para los
recordatorios de prioridad
normal
Seleccione los destinos a los que se enviarán los
mensajes recordatorios de prioridad normal. Las
opciones son Correo electrónico del PC, Correo
electrónico del móvil y SMS.
Destinatarios
predeterminados para los
Recordatorios de prioridad
baja
Seleccione los destinos a los que se enviarán los
mensajes recordatorios de baja prioridad. Las
opciones son Correo electrónico del PC, Correo
electrónico del móvil y SMS.
Máximo de acciones de
acuerdo de servicio
Especifique el número de campos de acción que
desea que estén disponibles cuando defina
acuerdos de servicio. El número de campos de
acción disponible suele corresponder con el número
de etapas en el flujo de procesos de incidencias. El
campo Máximo de acciones de acuerdo de servicio
está definido como cinco por defecto.
Usar servicio de
escalamiento
Está definido como Sí por defecto. Si está definido
como Sí, el servicio de escalamiento de Sage CRM
se utiliza para ejecutar reglas de escalamiento. Es
un servicio de Windows, que puede activar y
desactivar en Panel de control | Herramientas
administrativas | Servicios. Si define esta opción
como No, el servidor web ejecutará reglas de
escalamiento, que requiere que algún usuario haya
iniciado sesión en Sage CRM.
Guía del administrador del sistema 26-3
Capítulo 27: Prevención de duplicados
En este capítulo se explican los siguientes conceptos:
l
Activar la prevención de duplicados.
l
Personalizar las pantallas de búsqueda de prevención de duplicados.
l
Configurar reglas de coincidencia.
l
Crear listas de limpieza de nombres de empresa.
l
Definir ajustes de configuración de limpieza de nombres de empresa.
Activar Prevención de duplicados
La finalidad de la prevención de duplicados es impedir que el usuario añada entradas duplicadas;
para ello, se buscan entradas similares y se avisa al usuario antes de que añada el registro nuevo.
La funcionalidad de combinación, descrita en la Guía de usuario, se puede utilizar para limpiar los
datos si ya se han duplicado entradas.
La prevención de duplicados está activada por defecto si ha seleccionado la opción "instalar datos
de demostración" durante la instalación de CRM. Si no es así, la prevención de duplicados está
definida como "No" de manera predeterminada.
Para comprobar si la prevención de duplicados está activada:
1. Haga clic en Administración | Sistema | Comportamiento del sistema.
2. Haga clic en el botón Modificar. Aparecerá la página Comportamiento del sistema.
3. Asegúrese de que el campo Prevención de duplicados está definido como Sí.
4. Haga clic en el botón Guardar. La prevención de duplicados ya está activada.
Antes de que pueda utilizar esta funcionalidad, las pantallas de prevención de duplicados deben
estar personalizadas y las reglas de coincidencia deben estar configuradas para las entidades en
las que quiere que la prevención de duplicados funcione.
Si la prevención de duplicados está activada, proporciona reglas de coincidencia del tipo "contiene"
configuradas en los campos Nombre de la empresa y Apellidos de la persona.
Personalizar las pantallas de prevención de duplicados
Con la prevención de duplicados activada, se enviará al usuario a una nueva pantalla de búsqueda
de prevención de duplicados cuando haga clic en el botón de menú Nuevo y seleccione Persona o
Empresa.
Las pantallas de búsqueda de persona y de empresa se pueden personalizar con campos que el
sistema utilizará para comprobar la existencia de duplicados, mediante las reglas de coincidencia
configuradas según se explica en la siguiente sección.
Guía del administrador del sistema 27-1
Capítulo 27
Además, al hacer clic en la opción Añadir Contactos en Microsoft Outlook para añadir contactos a
CRM, las reglas de coincidencia aplicadas a los campos de CRM se aplican a los campos de
Outlook correspondientes, lo que desencadena un aviso si se detectan entradas duplicadas.
Añadir campos a la Pantalla de búsqueda para prevención de duplicados
en empresa
En esta pantalla, puede añadir campos desde las tablas Dirección, Persona y Empresa.
Normalmente, esto sería un subconjunto de la información principal de la empresa como por
ejemplo Nombre de la empresa, Dirección 1 y Código postal.
Para añadir estos campos a la Pantalla de búsqueda para prevención de duplicados en empresa:
1. Haga clic en Administración | Personalización | Empresa.
2. Seleccione la pestaña Pantallas. Aparecerá una lista de ventanas personalizables para la entidad
Empresa.
3. Haga clic en el botón Personalizar junto a Pantalla de búsqueda para prevención de duplicados
en Empresa. Aparecerá la página Mantener la definición de la pantalla para Pantalla de búsqueda
para prevención de duplicados en Empresa.
4. Añada los campos que desee que se muestren en la pantalla y haga clic en el botón Guardar. Por
ejemplo, los campos Nombre de la empresa, Dirección 1 y Código postal. La página Búsqueda de
prevención de duplicados que ha creado aparecerá una vez que haya configurado las reglas de
coincidencia.
Contenido de la pantalla para la pantalla de prevención de duplicados en Empresa
Para configurar una pantalla de búsqueda para prevención de duplicados para la entidad Persona,
siga los pasos descritos anteriormente pero, en este caso, seleccione Persona en la página
principal de Personalización y, a continuación, haga clic en el botón Personalizar situado junto a
Pantalla de búsqueda de prevención de duplicados de Persona.
Configurar reglas de coincidencia
Las reglas de coincidencia determinan los criterios que se utilizarán para comparar los datos que el
usuario introduzca en la pantalla de búsqueda para prevención de duplicados con los registros que
tiene el sistema.
Regla de coincidencia
Descripción
Exacto
El usuario tendría que introducir, por ejemplo,
Diseños Roca para que el sistema pudiera detectar
una entrada duplicada con Diseños Roca.
Que empiecen por
El usuario puede introducir, por ejemplo, Dis o
Diseño para que el sistema pueda detectar una
entrada duplicada con Diseños Roca.
Contiene
El usuario puede introducir, por ejemplo, Dis o Roca
27-2 Sage CRM
Capítulo 27: Prevención de duplicados
Regla de coincidencia
Descripción
o eños para que el sistema pueda detectar una
entrada duplicada con Diseños Roca.
No coincide
El usuario puede introducir, por ejemplo, Diseños
Roca para que el sistema detecte entradas
duplicadas en todas las empresas excepto en
Diseños Roca.
Fonética
El usuario puede introducir, por ejemplo,
AchedosO, y el sistema detectaría una entrada
duplicada con H2O.
Puntos importantes que hay que tener en cuenta para configurar las reglas de coincidencia:
l
Los campos en los que se configuran reglas de coincidencia se utilizan para prevenir duplicados
cuando un usuario añade o modifica el registro.
l
Sólo se puede configurar una regla de coincidencia por columna de tabla. En otras palabras, hay
que decidir un tipo de regla de coincidencia para Nombre de la empresa, uno para Ciudad, etc.
l
Los campos en las pantallas de búsqueda para prevención de duplicados se basan en
operadores "Y" lógicos. Es decir, cuanta más información introduce el usuario en la pantalla de
búsqueda para prevención de duplicados, menos probabilidad hay de que el sistema detecte una
entrada duplicada, ya que se deben cumplir TODOS los criterios de búsqueda introducidos:
nombre de la empresa Y dirección Y ciudad Y código postal.
Para configurar las reglas de coincidencia para la Pantalla de búsqueda para prevención de
duplicados en Empresa:
1. Haga clic en Administración | Gestión de datos | Reglas de coincidencia.
2. En la página Reglas de coincidencia, seleccione Empresa y haga clic en Continuar. Aparecerá la
página de reglas de coincidencia para Pantalla de búsqueda para prevención de duplicados en
Empresa.
3. Haga clic en el botón Nuevo. Aparecerá la página Nueva regla de coincidencia.
4. Introduzca valores en Campo de coincidencia y Tipo de coincidencia y haga clic en el botón
Guardar.
5. Repita estos pasos para configurar una regla de coincidencia para cada campo de la pantalla
Prevención de duplicados en Empresa y, a continuación, haga lo mismo para la pantalla
Prevención de duplicados de Persona.
Consulte la Guía de usuario para obtener información sobre el uso de la función de eliminación de
duplicados.
Crear listas de limpieza de nombres de empresa
La función Limpiar Nombre de Empresa mejora el proceso de prevención de duplicados cuando se
añaden empresas bien de forma manual o bien mediante carga de datos. Facilita la detección de
empresas duplicadas mediante la aplicación de reglas predeterminadas que quitan o reemplazan
palabras en el nombre de la empresa. Nota: La palabra que se quita o se reemplaza no se cambia
Guía del administrador del sistema 27-3
Capítulo 27
físicamente en la memoria, simplemente se ignora o se reemplaza para el proceso de prevención
de duplicados con el fin de que se puedan encontrar coincidencias.
La limpieza de nombres de empresa se configura en Administración | Gestión de datos | Limpiar
nombres de empresa. Aquí puede configurar dos tipos de listas que se pueden utilizar para la
limpieza de datos:
Caracteres o cadenas para eliminar. Lista de palabras, frases o signos de puntuación en el
campo de nombre de la empresa que se van a ignorar durante el proceso de prevención de
duplicados. Por ejemplo, podría querer ignorar la palabra "S.L." en todas las empresas nuevas
añadidas, ya que esta palabra no es una parte exclusiva del nombre de la empresa.
Caracteres o cadenas para reemplazar. Lista de reemplazos que se van a utilizar. Esto significa
que cuando se detectan determinan palabras o frases, éstas se reemplazan. Por ejemplo, el signo
"&" podría reemplazarse con la palabra "y" en todas las empresas nuevas que se añaden. La
palabra que se reemplaza en realidad no se reemplaza físicamente sino únicamente durante el
proceso de prevención de duplicados.
Para que funcione la funcionalidad Limpiar nombre de empresa es necesario que la prevención de
duplicados esté activada.
Configurar reglas para eliminar (página 27-4)
Configurar reglas para reemplazar (página 27-4)
Configurar reglas para eliminar
La palabra eliminada no se elimina físicamente sino que se ignora en la prevención de duplicados.
Para configurar una nueva regla para eliminar:
1. Seleccione Administración | Gestión de datos | Limpiar nombres de empresa. Aparecerá la
página Limpiar Nombre de Empresa.
2. En el campo Visualizar lista, seleccione Caracteres o cadenas para eliminar.
3. Haga clic en el botón Nuevo. Aparecerá la página Nuevo carácter o cadena para eliminar del
nombre de la empresa.
4. En el campo Detalles, escriba la cadena de texto que desea eliminar.
5. Haga clic en el botón Guardar.
La regla se mostrará en la página Caracteres o cadenas para eliminar. Puede crear más reglas
de esta manera y crear una lista de reglas. Los botones de suprimir están disponibles para
eliminar cualquier regla que ya no se aplique.
La siguiente vez que intente crear una nueva empresa o intente cargar datos, CRM detectará y
eliminará las cadenas de texto o las palabras que haya especificado del nombre de la empresa. A
continuación, si se detecta una coincidencia, se mostrará un error para impedirle que añada una
empresa duplicada.
Configurar reglas para reemplazar
Estas reglas reconocen determinadas palabras o acrónimos y los tratan como palabras o cadenas
de texto especificadas para la finalidad de prevención de duplicados. Por ejemplo, podría querer
que el nombre de la empresa "Día & Noche" se trate como "Día y Noche" durante la prevención de
27-4 Sage CRM
Capítulo 27: Prevención de duplicados
duplicados porque sabe que algunos nombres de empresa contienen el símbolo "&" y otros utilizan
la palabra "y".
Para configurar una nueva regla para reemplazar:
1. Seleccione Administración | Gestión de datos | Limpiar nombres de empresa. Aparecerá la
página Limpiar Nombre de Empresa.
2. En el campo Visualizar lista, seleccione Caracteres o cadenas para reemplazar.
3. Haga clic en el botón Nuevo. Aparecerá la página Nuevo carácter o cadena para reemplazar en el
Nombre de la Empresa.
4. Escriba la cadena de texto que desee reemplazar en el campo Detalles e introduzca la palabra
que quiere que reemplace la anterior en el campo Reemplazar con.
5. Haga clic en el botón Guardar. En la página se mostrarán las reglas.
Puede crear más reglas de esta manera y crear una lista de reglas. Los botones de suprimir están
disponibles para eliminar cualquier regla que ya no se aplique.
La siguiente vez que intente crear una nueva empresa o cargar datos, Sage CRM reconocerá la
palabra o el acrónimo especificado. A continuación, si se detecta una coincidencia, se mostrará un
error para impedirle que añada una empresa duplicada.
Ajustes de Ajustes de Limpiar nombre de empresa
Campo
Descripción
Visualizar lista
Seleccione el tipo de lista que desea usar para la
limpieza de datos. Las opciones son Cadenas o
caracteres para eliminar y Caracteres o cadenas
para reemplazar. Para obtener más información
sobre la limpieza de nombres de empresa, consulte
Prevención de duplicados (página 27-1).
Guía del administrador del sistema 27-5
Capítulo 28: Cargar datos
En este capítulo se explican los siguientes conceptos:
l
Comprender el funcionamiento de la carga de datos.
l
Activar la carga de datos.
l
Satisfacer los requisitos de los archivos de importación.
l
Ejecutar la carga de datos.
l
Configurar la carga de datos.
l
Comprender los campos de carga de datos.
l
Configurar asignaciones y campos de prevención de duplicados.
l
Gestionar asignaciones de usuarios y zonas.
l
Realizar una vista previa de los datos.
l
Realizar la carga.
l
Solucionar problemas de la carga de datos.
Cómo funciona de la carga de datos
Carga de datos es una utilidad que permite que el administrador del sistema importe datos sobre
empresas, personas o clientes potenciales guardados en formato de MS Excel o CSV (valores
separados por comas).
l
Carga de datos primero carga los datos del archivo en una tabla temporal y, a continuación,
procesa los datos desde la tabla en la base de datos de Sage CRM.
l
Después de que se hayan cargado todos los datos, Sage CRM procesa los clientes potenciales o
las empresas, con sus respectivos empleados y direcciones, y los inserta en Sage CRM.
l
Reglas de combinación. Puede decidir si desea combinar los datos nuevos con datos actuales, o
si desea sobrescribir los datos actuales con los datos nuevos.
l
Con la opción Prevención de duplicados activada, se establecen reglas de prevención de
duplicados en el nivel de campo para las cargas de datos de Empresa y Particulares. Las reglas
de prevención de duplicados se configuran para cada carga de datos. Debe haber una regla de
prevención de duplicados, como mínimo, para las tablas de empresa y personas en la carga de
datos de una empresa. Debe haber una regla de prevención de duplicados, como mínimo, para la
tabla de persona en la carga de datos de Particulares.
l
Si la opción Prevención de duplicados está desactivada, la carga de datos lleva a cabo una
prevención de duplicados sencilla basada en una coincidencia exacta del nombre de la empresa,
los apellidos de las personas y la dirección 1.
l
Se aplican las reglas de limpieza de nombres de empresa.
l
Sage CRM genera un informe sobre la carga de datos, que indica el número de cada entidad
cargada y el número de duplicados encontrados. Crea un archivo de errores de la carga y un
archivo de errores de prevención de duplicados (si la opción Prevención de duplicados está
activada).
l
Los archivos de duplicados y errores se generan en el mismo formato que tiene el archivo de
carga. En otras palabras, si se carga un archivo con formato CSV, se generan archivos de
Guía del administrador del sistema 28-1
Capítulo 28
duplicados y de errores con formato CSV. Una carga de MS Excel genera archivos de duplicados
y errores en formato XLSX.
Activar Cargar datos
La utilidad Carga de datos se puede usar tras la instalación inicial del sistema o en cualquier
momento que desee. Por ejemplo, se puede utilizar para cargar datos de listas de contactos
compradas con el fin de llevar a cabo campañas de marketing. En el caso de una instalación de
Sage CRM estándar, la utilidad Carga de datos está activada de forma predeterminada.
Nota: Antes de realizar una carga de datos, debe hacer una copia de seguridad de la base de datos
existente.
Requisitos de los archivos de importación
El archivo que prepare para la importación de datos debe cumplir los requisitos siguientes:
l
La información de los contactos debe estar compuesta, como mínimo, por empresas y personas.
También puede incluir direcciones, números de teléfono, direcciones de correo electrónico y
notas.
l
En el caso de una carga de datos de empresas o clientes potenciales, debe haber una empresa y
una persona, como mínimo, en cada fila del archivo. Si se trata de una carga de datos de
particulares, debe haber, como mínimo, una persona en cada fila del archivo.
l
Todos los datos de una persona deben verse en una fila únicamente. Por ejemplo, no puede tener
el número de teléfono de una persona en una fila y su número de fax en la fila siguiente.
l
Varias personas pertenecientes a la misma empresa pueden aparecer en la misma fila del archivo
o en filas distintas. Si están en filas distintas, el nombre de la empresa siempre debe aparecer en
cada fila.
l
Los campos de las tablas Empresa, Persona, Correo electrónico, Dirección y Teléfono que se han
definido como obligatorios en Sage CRM deben estar presentes en el archivo. La información de
contacto no se añadirá a Sage CRM a menos que cumpla los criterios de validación.
l
Se puede incluir cualquier número de direcciones en la misma fila.
l
Se puede incluir cualquier número de notas en la misma fila.
l
Todos los campos de fecha del archivo deben tener el mismo formato.
l
En Sage CRM, es posible dividir los datos de una columna en varios campos. Por ejemplo, si hay
una columna que contiene el nombre y el apellido, se puede dividir en los campos correctos de
Sage CRM. Todos los campos deben estar en la misma tabla. La utilidad no es capaz de procesar
apellidos que empiecen por Mc y O', por lo que no funcionará si el campo es "Apellidos Nombre" y
hay apellidos que contienen espacios. Los campos especificados deben estar presentes en todas
las filas de datos. Por ejemplo, si especifica "Saludo Apellidos Nombre" como formato y el saludo
no está presente en ninguna fila, es posible que el apellido se introduzca en campo Saludo y el
nombre en el campo Apellidos, lo que tendría como resultado datos no válidos o incorrectos.
l
Prepare el archivo de modo que incluya la información detallada de la empresa seguida de un
número de personas y detalles de las direcciones. Si tiene la misma dirección para una carga de
datos de empresa para varias personas, la dirección se añadirá una vez. Las actualizaciones
realizadas a la dirección tras la carga se aplicarán a todas las personas vinculadas con esa
dirección.
l
Ponga una fila de encabezamiento en el archivo para que sepa qué datos contiene la columna y
que, cuando la herramienta de carga de datos apunte a esta fila, le muestre los valores de
encabezamiento que facilitarán la asignación de datos. Puede contemplar la posibilidad de usar
tantos nombres de columnas de la base de datos real de Sage CRM para la fila de
28-2 Sage CRM
Capítulo 28: Cargar datos
encabezamiento como sea posible; por ejemplo, pers_lastname. Si hay varias personas en la fila,
ponga el identificador al final del nombre de la columna: pers_lastname1, pers_lastname2. La
carga de datos lleva a cabo una asignación automática de los campos, que será más precisa.
l
El nombre de archivo no debe superar los 60 caracteres de longitud. Si los supera, aparecerá un
mensaje de error.
CSV Preparar archivos para la importación
l
Si ha recibido un archivo CSV preparado por otra persona para su carga, ábralo y compruebe que
los datos están en formato CSV estándar. Todos los valores deben estar separados por comas.
l
Los valores que contengan una coma deben ir entre comillas dobles.
l
A los valores que contengan comillas dobles se les deben añadir otras comillas dobles como
caracteres de escape.
l
Tenga en cuenta que, si guarda un archivo de MS Excel como archivo CSV, se perderá el formato
automáticamente.
l
Asegúrese de que el delimitador en el archivo de importación coincide con el delimitador
establecido en Preferencias del usuario.
Preparar de archivos de MS Excel para la importación
l
El archivo MS Excel debe ser un archivo .XLSX creado por Microsoft Office Excel 2007 o versiones
posteriores.
l
Si ha recibido un archivo de MS Excel preparado por otra persona para su carga, ábralo en MS
Excel y compruebe que los datos están en columnas distintas. En caso contrario, use la opción
Texto en columnas para convertirlos en columnas individuales. Guárdelo como una hoja de
cálculo de Excel.
l
Lleve a cabo una comprobación de la hoja de cálculo para ver si hay mensajes de error de Excel.
Éstos suelen comenzar por # y pueden haberse producido si la persona que prepara la hoja de
cálculo ha intentado manipular los datos mediante una fórmula que no ha funcionado para ciertas
entradas de datos. Busque # y sustituya los errores de Excel por una entrada vacía. Aquí la
entrada de datos reales estará en blanco y, si la carga de datos detecta una fila que contiene un
error de Excel, detiene la carga en la tabla temporal desde este punto, pero continúa procesando
los datos de la tabla temporal en Sage CRM. Se pueden ver ejemplos de errores de Excel
consultando la Ayuda de MS Excel. Entre los ejemplos habituales se encuentra #Nombre?.
Ejecutar carga de datos
Para ejecutar la carga de datos, hay que llevar a cabo los pasos siguientes:
Configurar la carga (página 28-3)
Configurar asignaciones y reglas de prevención de duplicados (página 28-6)
Vista previa de los datos (página 28-12)
Realizar la carga (página 28-13)
Configurar la carga
Para configurar la carga:
1. Haga clic en Administración | Gestión de datos | Carga de datos. Aparecerá una lista de las
configuraciones de cargas existentes.
Guía del administrador del sistema 28-3
Capítulo 28
2. Haga clic en el botón de opción situado junto a Empresa, Particulares o Cliente potencial del
área de contexto de la pantalla.
l Empresa: la información que cargue se importará en la tabla Empresa y en las tablas
Persona y Dirección asociadas.
l
Particulares: la información que cargue se importará en la tabla Persona, sin ningún
registro Empresa asociado.
l
Cliente potencial: la información que cargue se importará exclusivamente en la tabla
Cliente potencial.
3. Haga clic en el botón Continuar. Aparecerá una lista de las cargas de datos existentes.
4. Haga clic en el botón Nuevo. Aparecerá la página Carga de datos. Paso 1 de 4.
Página Carga de datos. Paso 1 de 4
5. Introduzca los detalles. Consulte Campos de carga de datos (página 28-4) para obtener más
información.
6. Haga clic en el botón Guardar. Aparecerá la página Carga de datos. Paso 2 de 4.
Campos de carga de datos
La tabla que aparece a continuación explica los campos estándar que se muestran si realiza una
carga de datos de Empresa o Particulares.
Campo
Descripción
Archivo de datos
Si se trata de una configuración nueva, debe
seleccionar el archivo que se va a utilizar para la
importación. En caso de que se trate de una
configuración existente, empleará el último archivo
utilizado. Si la carga de datos inicial ha provocado la
creación de un archivo de errores o un archivo de
duplicados, éstos estarán disponibles como botones
de opción.
Descripción
Introduzca una descripción de texto de este archivo
como, por ejemplo, el origen del archivo.
Formato de fecha en el
archivo
Si hay campos de fecha en el archivo de fechas,
úselos para seleccionar el formato en que aparecen.
Regla de combinación
Combina los datos duplicados con los datos
28-4 Sage CRM
Capítulo 28: Cargar datos
Campo
Descripción
actuales. Seleccione esta opción para combinar los
datos nuevos del archivo de carga con los datos
existentes.
Sobrescribe los datos actuales con los datos
duplicados. Seleccione esta opción para sobrescribir
los datos actuales con los datos del archivo de
carga.
Máximo de contactos por
fila
Se trata del número de personas que aparecen en
cada fila del archivo de datos.
Vista previa de las filas
Se trata del número de filas del archivo de datos que
se mostrarán en la pantalla de vista previa en el paso
3, antes de que se inicie la carga.
Máximo de direcciones por
fila
Se trata del número máximo de direcciones que
aparecen en cada fila del archivo de datos.
Máximo de notas por fila
Se trata del número máximo de notas que aparecen
en cada fila del archivo de datos.
Crear un grupo
Marque esta opción si desea que todos los
contactos que se van a importar estén disponibles
en un grupo.
Sobrescribir la dirección
predeterminada de la
persona
Si selecciona esta opción, la dirección asignada
como dirección de la persona se convertirá
permanentemente en la dirección predeterminada,
sustituyendo la dirección existente. También se
añade como dirección de la empresa. Si hay más de
una dirección en una línea, la regla se aplica a la
primera dirección.
Asignar los campos de
selección a códigos
Cuando esta opción está seleccionada, el sistema
intenta asignar las traducciones de campos de
selección de su archivo .CSV a códigos de etiqueta
de CRM. Por ejemplo, el cargo Director ejecutivo se
asigna al código de etiqueta CEO y se almacena en la
base de datos. Si todavía no existe una selección en
CRM, se añade a la base de datos. En este caso, el
código de etiqueta será igual que la selección.
Cuando esta opción no está seleccionada, las
opciones de la lista de selección introducidas en el
archivo .CSV como traducciones en lugar de códigos
de etiqueta no se añadirán a la base de datos. Por
ejemplo, la traducción Director ejecutivo aparece en
Guía del administrador del sistema 28-5
Capítulo 28
Campo
Descripción
la página de resumen de persona para su
visualización, pero no se añade a la base de datos.
Esto significa que cuando seleccione el botón
Modificar, deberá establecer el campo desplegable
como una selección que ya exista en la base de datos
de Sage CRM.
Además de los campos Archivo de datos, Descripción, Formato de datos en el archivo, Vista previa
de las filas y Crear un grupo, si realiza una carga de datos de clientes potenciales, se muestran los
campos siguientes.
Campo
Descripción
Descripción de cliente
potencial
Descripción de los clientes potenciales que se van
a cargar; por ejemplo, la procedencia de los
clientes o el modo en que se ha obtenido la
información.
Asignar a equipo
Campo obligatorio. Cuando se procesan clientes
potenciales, es preciso asignarlos a un equipo.
Seleccione el equipo de la lista Asignar a equipo.
Zona
Seleccione la zona a la que desea asignar los
clientes potenciales en la lista Zona.
Asignar a usuarios
Si desea asignar los clientes potenciales a
usuarios concretos, añádalos a este campo.
Elemento de la fase
Si los clientes potenciales se van a usar como
parte de una campaña de marketing, en esta lista
puede seleccionar el elemento de la fase para la
que se van a utilizar.
Configurar asignaciones y reglas de prevención de duplicados
La página Carga de datos. Paso 2 de 4 muestra una lista de las columnas del archivo de datos, así
como los campos y tablas en los que se importarán.
Carga de datos. Paso 2 de 4
28-6 Sage CRM
Capítulo 28: Cargar datos
l
La primera vez que se importa un archivo de datos, el sistema realizará la mejor aproximación
acerca de qué campos en Sage CRM deben relacionarse con las columnas, según el nombre de
la columna. El objetivo de esta aproximación consiste en proporcionar una primera estimación
razonable de las asignaciones.
l
Se puede obtener una vista previa de las asignaciones y modificarlas para lograr el resultado
correcto.
l
La lista se ordena y agrupa por tablas.
l
La sección Los Campos todavía no han sido asignados (estos Campos serán ignorados) se puede
modificar para configurar la asignación manualmente; en caso contrario, los campos se ignorarán.
l
La columna Archivo de datos muestra el encabezamiento de la columna del archivo de datos.
l
La columna Datos de muestra proporciona un ejemplo del modo en que se importarán los datos.
l
La columna Campo actual muestra el nombre de la columna de la tabla de Sage CRM a la que se
asignará la columna del archivo de datos.
Crear una asignación
Para crear una asignación de columna (por ejemplo, desea asignar Población a Ciudad):
1. Haga clic en el vínculo Población.
2. Seleccione Empresa en el campo Pertenece a.
3. Seleccione Dirección en el campo Tabla de datos.
4. Cuando aparece la página Archivo de datos: Población con los cambios realizados, seleccione
Dirección: Ciudad en el campo Nombre del campo y seleccione Trabajo en el campo Tipo de
dirección de empresa.
Página Archivo de datos: Población
5. Haga clic en el botón Guardar. Si no desea continuar para obtener una vista previa de la carga de
datos, pero quiere guardar las asignaciones y volver más tarde a la carga, haga clic en el botón
Guardar. Ahora Población estará asignada a Ciudad.
Carga de datos. Paso 2 de 4
Nota: Puede modificar una asignación de columna del mismo modo que crea una asignación
nueva, es decir, mediante la selección del vínculo de hipertexto de la asignación existente y la
realización de cambios en los campos de la página Archivo de datos.
Campos de la página Archivo de datos
La tabla siguiente explica los campos estándar de la página Archivo de datos.
Guía del administrador del sistema 28-7
Capítulo 28
Campo
Descripción
Pertenece a
Puede definirse como Empresa o Persona. Se trata
de la entidad principal a la que se van a asociar los
datos. En caso de que los datos sean, por ejemplo,
una dirección o un número de teléfono que se va a
asociar con la empresa y la persona, entonces este
campo debe definirse como Persona. Luego, la
Empresa lo tomará automáticamente. Si desea que
el campo de datos se ignore o no se utilice en la
carga, déjelo en blanco. En el caso del teléfono, se
comparten los tipos Trabajo y Fax; en el caso de
Correo electrónico, sólo se comparte el tipo Trabajo.
Este campo no se muestra si realiza una carga de
datos de Cliente potencial porque la entidad principal
siempre es Cliente potencial.
Tabla de datos
Se puede definir como Direcciones, Correo
electrónico, Teléfono o Notas. Utilice este campo si
los datos pertenecen a cualquiera de estas tablas. Si
los datos pertenecen directamente a la tabla
Empresa o Persona, déjelo en blanco. Tenga en
cuenta que los números de fax pertenecen a la tabla
de datos de teléfono, con el Tipo definido como Fax.
Nombre del campo
Se trata del campo en Sage CRM que se va a
rellenar con la columna del archivo de datos. Si la
columna del archivo de datos contiene datos que
pertenecen a más de un campo, seleccione el valor
múltiple.
Correspondencia de
campos de usuario
Este campo permite especificar el valor de la tabla
de usuario que desea corresponder cuando asigna
una columna en su archivo de datos a un campo de
Selección de usuario. Por ejemplo, si el archivo que
carga contiene el nombre completo del usuario,
debería poder seleccionar "Nombre Apellido" y se
cumplimentará la ID de usuario correcta. Nota: El
menú desplegable Correspondencia de campos de
usuario aparece sólo cuando selecciona una
columna Selección de usuario.
Tipo
Este campo está disponible si el campo Pertenece a
está definido como Persona, o si el campo Tabla de
datos está definido como Dirección, Teléfono o
Correo electrónico. La etiqueta y el contenido de la
lista cambiarán según los valores de los demás
28-8 Sage CRM
Capítulo 28: Cargar datos
Campo
Descripción
campos. Por ejemplo, si el valor del campo
Pertenece a es Empresa y el valor del campo Tabla
de datos es Teléfono, la etiqueta de este campo será
Tipos de teléfono de empresa y la lista mostrará
todos los tipos de teléfonos de empresa disponibles
en el sistema.
Pedido (después de
Pertenece a)
Este campo está disponible si el campo Pertenece a
está definido como Persona y el número de
personas presentes en cada fila se ha definido como
más de una. Utilice este campo para especificar a
qué registro de persona pertenece este campo.
Pedido (después de Tabla
de datos)
Este campo está disponible si el campo Tabla de
datos se ha definido como Dirección o Notas y el
número de direcciones o notas en cada fila se ha
definido como más de uno. Utilice este campo para
especificar a qué dirección o nota pertenece este
campo.
Regla de prevención de
duplicados
Este campo está disponible en las cargas de datos
de Empresa y Particulares. Se debe establecer una
regla de prevención de duplicados para un campo,
como mínimo, en las tablas Empresa y Persona.
Configurar campos múltiples
Si la información de una columna de datos pertenece a más de un campo en Sage CRM,
seleccione el valor Múltiple para Nombre de campo.
Por ejemplo, si el archivo de datos incluye el nombre y el apellido del contacto en la misma
columna.
Para crear la configuración de campos múltiples:
1. Haga clic en el vínculo del apellido.
2. Seleccione Múltiple en el campo Nombre del campo.
3. De este modo, se activa un botón nuevo, Modificar la configuración de campos múltiples, que se
puede usar para especificar el formato del campo. Tenga en cuenta que la información sólo puede
dividirse entre campos de la misma tabla.
Al hacer clic en el botón Modificar la configuración de campos múltiples aparece la página del
mismo nombre en una ventana nueva del navegador.
Página Apellidos del Archivo de datos
Guía del administrador del sistema 28-9
Capítulo 28
4. Seleccione Persona: Nombre en el campo Seleccionar campo y haga clic en el botón Añadir.
Aparecerá el nombre de la columna entre caracteres # en el campo Máscara de formato.
5. Seleccione Persona: Apellidos en el campo Seleccionar campo y haga clic en el botón Añadir.
De este modo, se añade el nombre de la columna al campo Máscara de formato.
6. Separe la cadena del mismo modo en que está separada en el archivo de datos: añada un
espacio entre #pers_firstname# y #pers_lastname# si así están separados en el archivo de datos
(o una coma en caso de que estén separados por una coma).
7. Haga clic en el botón Guardar. Se mostrará la página Archivo de datos: Apellidos.
8. Haga clic en el botón Guardar. Los datos se asignarán a los dos campos distintos en la carga.
Configurar reglas de prevención de duplicados de nivel de campo
Cuando la prevención de duplicados está activada, la página Carga de datos. Paso 2 de 4 muestra
una columna adicional con el nombre Regla de prevención de duplicados. Esta columna permite
seleccionar reglas de coincidencia individuales para cada uno de los campos de las tablas Empresa
y Persona. Todas las coincidencias de las tablas Empresa se identifican antes que las de las tablas
Persona.
Nota: Debe seleccionar una regla de prevención de duplicados para un campo, como mínimo, de
las entidades Empresa y Persona para una carga de datos de empresa, y para al menos un campo
de la entidad Persona para una carga de particulares. Si está realizando una carga de datos de
Cliente potencial, no tiene que establecer reglas de prevención de duplicados.
Para establecer reglas de prevención de duplicados (por ejemplo, en los campos de nombre de la
empresa y apellidos de la persona):
1. Haga clic en el vínculo Nombre de la empresa. Se mostrará la página Archivo de datos: Nombre
de la empresa.
2. Seleccione la regla de prevención de duplicados del campo desplegable Regla de prevención de
duplicados. Las opciones de selección posibles de las reglas de prevención de duplicados son:
l Coincidencia exacta: los datos importados tendrían que coincidir exactamente con el
campo existente en el sistema. Por ejemplo, un nombre de empresa importado, Design
Right Inc., se detectaría como duplicado de Design Right Inc.
l
Fonética: los datos importados tendrían que coincidir fonéticamente con el campo
existente en el sistema. Por ejemplo, el nombre de una empresa importada, Greatecom, se
detectaría como duplicado de Gatecom.
l
Coincidencia por primera letra: los datos importados tendrían que comenzar por la misma
letra que los datos existentes. Por ejemplo, un nombre de empresa importado, Design
Right Inc., se detectaría como duplicado de Davis & Son Publishing Ltd.
l
Empieza por: el campo importado tendría que comenzar por las mismas letras que los
datos existentes. Por ejemplo, un nombre de empresa importado, Design Right Inc., se
detectaría como duplicado de Des Barnes Sign Makers.
l
Contiene: el campo importado tendría que contener una parte o varias partes del campo
existente en el sistema. Por ejemplo, un nombre de empresa importado, Design Right Inc.,
se detectaría como duplicado de Right & Shine Ltd.
l
No es igual a: el campo importado no tendría que coincidir con el campo existente en el
sistema. Por ejemplo, un nombre de empresa importado, Design Right Inc., se detectaría
como duplicado de Cheshire Cats Petcare.
3. Haga clic en el botón Guardar. Aparecerá la página Carga de datos. Paso 2 de 4. La regla de
prevención de duplicados aparece en la columna Regla de prevención de duplicados.
28-10 Sage CRM
Capítulo 28: Cargar datos
4. Haga clic en el vínculo de la columna Apellidos del archivo de datos.
5. Configure una regla de prevención de duplicados en la columna Apellidos del archivo de datos
como, por ejemplo, Coincidencia exacta. Aparecerá la página Carga de datos. Paso 2 de 4. La
regla de prevención de duplicados aparece en la columna Regla de prevención de duplicados.
Página Carga de datos. Paso 2 de 4
Al ejecutar la carga con la opción Procesar duplicados de forma interactiva seleccionada, las
coincidencias de apellidos de las personas se detectan una vez que se han encontrado todas las
coincidencias de empresas. Si se detecta un duplicado de empresa y opta por combinarlo con el
duplicado, detectará todas las coincidencias de personas según las reglas de prevención de
duplicados de los campos de la tabla Persona.
Una vez que haya tomado una decisión respecto a las coincidencias de duplicados en el nivel de
campo, los datos se combinan o sobrescriben según la regla de combinación seleccionada en el
primer paso de la configuración.
Gestionar Asignaciones de usuarios y zonas
La función Carga de datos es flexible en cuanto al modo en que puede gestionar la transferencia de
información sobre usuarios y zonas en un archivo de carga a la base de datos de Sage CRM.
Por ejemplo, si el usuario es Susan Maye y aparece en la hoja de cálculo de Excel bajo el título de
columna "Información del usuario", esta información se mostrará en la sección etiquetada como
Los campos todavía no han sido asignados (estos campos serán ignorados) en el paso 2 de la
carga de datos.
No obstante, la asignación de nombres de la columna Información del usuario a un formato de datos
de Sage CRM es sencilla porque el sistema sugiere un campo de Sage CRM adecuado para la
entidad correspondiente. El nombre de este campo se presenta en un lenguaje asequible
("Empresa: Gestor de cuentas", por ejemplo) en lugar del nombre real del campo usado por el
sistema ("comp_primaryuserid", por ejemplo).
Para asignar un campo de usuario:
1. Haga clic en el hipervínculo Columna de archivo de datos. En este caso, se trata de Información
del usuario. Aparece la pantalla de asignación correspondiente a Columna de archivo de datos.
2. En la lista desplegable Pertenece a, seleccione la entidad correspondiente a la columna. En este
caso, se trata de Empresa porque se indica que Susan Maye es un gestor de cuentas.
3. Ahora un campo Nombre de campo muestra la asignación sugerida: Empresa: Gestor de cuentas.
4. Especifique la regla de prevención de duplicados adecuada seleccionándola en la lista
desplegable.
5. Haga clic en el botón Guardar. La columna Información del usuario se ha asignado correctamente
al campo "real" correspondiente en Sage CRM.
A la hora de asignar zonas de un archivo de carga, se puede adoptar un enfoque similar. Por
ejemplo, si los archivos de carga emplean el término "Mercado" para describir entradas que Sage
CRM trata como "zonas", puede usar la pantalla de asignación de la columna del archivo de datos
Guía del administrador del sistema 28-11
Capítulo 28
para seleccionar Empresa: Zona o Persona: Zona como el campo de Sage CRM al que realizar la
asignación. La carga se realizará correctamente siempre que los valores del archivo cargado ("Este
de EE.UU.", "Oeste de EE.UU.", "Canadá", etc.) coincidan con los nombres de zonas del sistema.
Vista previa de los datos
Cuando haya terminado de modificar las asignaciones, haga clic en el botón Vista previa de la
carga de datos.
La página Carga de datos. Paso 3 de 4 muestra una vista previa del aspecto que tendrán los datos
del archivo cuando se importe en Sage CRM. Se emplea para verificar que se han efectuado las
asignaciones y que los datos parecen correctos para los campos a los que están asociados.
l
Las columnas de la lista de la vista previa están ordenadas y agrupadas por tabla. El
encabezamiento de la lista superior muestra el nombre de la tabla (el tipo si procede). El
encabezamiento de la segunda lista muestra los nombres reales de los campos de Sage CRM.
l
Haga clic en el botón Cargar cuando esté listo para continuar.
Campos de Vista previa de datos
La siguiente tabla describe los campos estándar de Vista previa de datos.
Campo
Descripción
Origen
Seleccione un origen existente o cree uno nuevo.
Éste se definirá como el origen de Empresa y
Persona para cada contacto cargado. Para crear un
origen nuevo, seleccione Nuevo y, a continuación,
configure el código y la traducción desde la misma
página.
Añadir a archivo de registro
Seleccione este botón de opción para realizar la
adición al archivo de registro.
Sobrescribir archivo de
registro
Seleccione este botón de opción para sobrescribir el
archivo de registro.
Procesar duplicados de
forma interactiva
Si la funcionalidad de prevención de duplicados está
activada, la selección de esta opción mostrará
registros duplicados a medida que se encuentran
junto con una lista de posibles coincidencias. Se
recomienda ejecutar inicialmente la carga del
archivo de datos en modo por lotes, que puede
dejarse ejecutando sin necesidad de intervención
por parte del usuario. Después, repita la carga para
el archivo de duplicados resultante en modo
interactivo cuando haya tiempo para ordenar los
registros duplicados.
Procesar duplicados por
Todos los registros dudosos se escriben en otro
28-12 Sage CRM
Capítulo 28: Cargar datos
Campo
Descripción
lotes
archivo de duplicados, que se puede procesar en
modo interactivo en otro momento.
Tamaño de lote
Número de líneas del archivo que se van a procesar
simultáneamente. Se recomienda dejar este campo
en blanco a menos que haya problemas derivados
de una conexión lenta al servidor, en cuyo caso se
puede escribir un número bajo para evitar que se
agote el tiempo de espera.
Realizar la carga
Cuando se está ejecutando la carga de datos, aparece una página de progreso.
Si el archivo que está cargando es muy pequeño, el avance puede ser demasiado rápido como para
ver esta página.
Cuando ha terminado la carga, aparece la página Cargar resultados.
En la página Cargar resultados, puede:
l
Ver el grupo si se ha seleccionado la opción Grupo en el primer paso de la carga.
l
También puede ver los archivos de registro, duplicados y errores desde esta página.
l
El archivo de errores se puede modificar y, si es necesario, se puede corregir y volverse a
procesar. Este nuevo procesamiento del archivo se realiza volviendo a seleccionar la misma
configuración y el botón de opción Usar archivo de errores. De este modo, se garantizará que la
información restante se asigne al mismo grupo que la importación original. El archivo se puede
volver a procesar repetidamente hasta que toda la información se encuentre en el sistema.
Indicaciones y Solución de problemas
Se proporcionan indicaciones y solución de problemas en las áreas siguientes:
Reprocesar un archivo de datos (página 28-13)
Asignar direcciones (página 28-14)
Comprobar asignaciones (página 28-14)
Archivos múltiples (página 28-14)
Limpiar mediante SQL (página 28-14)
Mensaje de caducidad del tiempo de espera (página 28-17)
Pantalla congelada (página 28-17)
Reprocesar un archivo de datos
Si tiene que volver a procesar un archivo de datos asignado anteriormente porque contiene
información nueva que no se ha cargado, pero se encuentra en el mismo formato que una hoja de
cálculo anterior:
l
Vaya al directorio Library\Data Upload de la instalación de Sage CRM y cambie el nombre del
archivo antiguo. Copie el archivo nuevo dándole el mismo nombre que la hoja de cálculo cargada
Guía del administrador del sistema 28-13
Capítulo 28
anteriormente. Ahora, cuando seleccione Ejecutar en esta carga de datos en Sage CRM, usará la
hoja de cálculo nueva.
O bien
l
Para evitar tener que volver a asignar todos los campos, adjunte el archivo nuevo en Carga de
datos y haga clic en Guardar. Con ayuda de un analizador de consultas, busque el ID de la carga
de datos en la tabla de carga de datos correspondiente al archivo nuevo (ID de carga nuevo) y el
ID de carga de datos correspondiente al archivo original (ID de carga original). Ejecute la siguiente
sentencia SQL para mover las asignaciones antiguas y que se correspondan con el archivo
nuevo:
update DataUpload_Link set DLink_DaUp_DataUploadId = 'New
Upload Id' where DLink_DaUp_DataUploadId = 'original upload
id'
Asignar direcciones
Al asignar direcciones, si una dirección está asociada a una persona concreta que se va a cargar,
adjúntelas a la persona y de este modo también estarán disponibles para la empresa.
Comprobar asignaciones
Compruebe detenidamente que todas las asignaciones se hayan realizado correctamente, así
como las asignaciones que se han realizado automáticamente. Para ello, introduzca cada
asignación y revise la lista comprobando que cada columna pertenece a la entidad correcta. Se
trata de un paso fundamental ya que es fácil cometer un error durante la asignación de datos.
Archivos múltiples
Si carga varios archivos, copie cualquier registro de errores o los archivos upload.txt en una
ubicación de copia de seguridad (desde ..\Library\Data Upload) con fines de control para que pueda
contabilizar todos los datos procesados.
Modo interactivo
Cuando se procesa la carga de datos en modo interactivo, los posibles registros duplicados se
muestran al usuario a medida que se detectan para que el usuario pueda decidir si se trata de
duplicados o si hay que añadirlos. La carga de datos usa las pantallas de prevención de duplicados
estándar Empresa y Persona para mostrar los datos del archivo que son posibles duplicados.
Tenga en cuenta que aquí sólo se mostrarán los valores de los campos de las tablas principales.
Limpiar mediante SQL
Si ha optado por cargar datos con la prevención de duplicados desactivada y ha desactivado todos
los campos obligatorios, en caso de que los datos no estén completos, se pueden crear muchos
registros redundantes de personas y direcciones. Después de haber realizado la carga, ejecute los
siguientes comandos SQL en la base de datos.
28-14 Sage CRM
Capítulo 28: Cargar datos
PEOPLE!
update company set comp_primarypersonid=null
where comp_primarypersonid
in (select pers_personid from person where
pers_lastname is null and pers_firstname is
null)
delete from phone where phon_phoneid in
(select phon_phoneid from vPersonPhone where
plink_recordid in (select pers_personid from
Person where pers_lastname is null and pers_
firstname is null))
delete from email where emai_emailid in
(select emai_emailid from vPersonEmail where
elink_recordid in (select pers_personid from
Person where pers_lastname is null and pers_
firstname is null))
delete from phonelink where plink_phoneid in
(select phon_phoneid from vPersonPhone where
plink_recordid in (select pers_personid from
Person where pers_lastname is null and pers_
firstname is null))
delete from emaillink where elink_emailid in
(select emai_emailid from vPersonEmail where
elink_recordid in (select pers_personid from
Person where pers_lastname is null and pers_
firstname is null))
delete from address where addr_addressid
in (select adli_addressid from address_link
where adli_personid
in (select pers_personid from person where
pers_lastname is null and pers_firstname is
null))
delete from address_link where adli_personid
in (select pers_personid from person where
pers_lastname is null and pers_firstname is
null)
Guía del administrador del sistema 28-15
Capítulo 28
delete from person_link where peli_Personid
in (select pers_personid from person where
pers_lastname is null and pers_firstname is
null)
delete from person where pers_lastname is
null and pers_firstname is null
28-16 Sage CRM
Capítulo 28: Cargar datos
ADDRESSES!
update company set comp_primaryaddressid =
null where comp_primaryaddressid
in (select addr_addressid from address where
addr_address1 is null)
update person set pers_primaryaddressid =
null where pers_primaryaddressid
in (select addr_addressid from address where
addr_address1 is null)
delete from address_link where adli_addressid
in (select addr_addressid from address where
addr_address1 is null)
delete from address where addr_address1 is
null
]
Mensaje de caducidad del tiempo de espera
Si, al cargar los datos, recibe un mensaje de caducidad del tiempo de espera, defina el campo
Tamaño de lote(en el paso 3 de 4 en el proceso de carga de datos). De este modo, se actualiza el
diagrama de progreso de la carga de datos cada 70 líneas y obliga a Sage CRM a volver a
conectarse al servidor después de procesar este número de filas. Esto resulta necesario en el caso
de archivos grandes que contienen más de 70 filas.
Pantalla congelada
Si la pantalla se congela sin que muestre ningún error, puede significar que el archivo es demasiado
grande y que puede no haber indicado el número de líneas para procesar. Limite el archivo a 5000
filas aproximadamente.
Guía del administrador del sistema 28-17
Capítulo 29: Productos
En este capítulo se explican los siguientes conceptos:
l
Modificar los parámetros de configuración del sistema.
l
Modificar los parámetros de configuración del producto.
l
Configurar productos.
l
Crear una estructura de precios compleja.
l
Configurar listas de precios.
l
Configurar familias de unidades de medida.
l
Configurar unidades de medida.
l
Configurar familias de productos.
l
Configurar productos en una matriz.
l
Utilizar varias divisas con productos.
l
Trabajar con artículos de oportunidad.
l
Realizar cambios en productos existentes.
l
Eliminar un producto.
Configuración del comportamiento del sistema
Para valorar todo el potencial de la funcionalidad de producto Presupuestos y pedidos en Sage
CRM, debe conocer varios parámetros de configuración.
Puede activar o desactivar la función de producto Presupuestos y pedidos mediante el campo Usar
artículos de oportunidad en Administración | Sistema | Comportamiento del sistema.
Para modificar la configuración del comportamiento del sistema:
1. Seleccione Administración | Sistema | Comportamiento del sistema.
2. Haga clic en el botón Modificar y asegúrese de que el campo Usar artículos de oportunidad está
definido como Presupuestos y pedidos.
3. Pulse Guardar.
El sistema está configurado para la función de producto Presupuestos y pedidos. En la tabla
siguiente se explican las opciones que aparecen en la lista desplegable Usar artículos de
oportunidad.
Opción
Descripción
Presupuestos y pedidos
Se utiliza la funcionalidad Presupuestos y pedidos.
Artículos de la oportunidad
Se utiliza la funcionalidad Elementos de oportunidad
anteriores a la versión 5.7.
Guía del administrador del sistema 29-1
Capítulo 29
Parámetros de configuración del producto
Existen varios parámetros de configuración del producto que determinan el modo en que se
configuran los productos y, en última instancia, cómo los usuarios finales trabajan con la
funcionalidad.
Para acceder a los parámetros de configuración del producto:
1. Seleccione Administración | Gestión de datos | Productos.
2. Haga clic en la pestaña Configuración del producto.
3. Haga clic en el botón Modificar.
4. Realice las modificaciones de configuración necesarias y haga clic en Guardar.
Nota: El botón Actualización Productos de la página Configuración del Producto transfiere los
artículos de oportunidad existentes a la pestaña Productos. Consulte Trabajar con artículos de
oportunidad (página 29-8) si desea obtener más información.
En la tabla siguiente se explican los campos de la pantalla Configuración del producto.
Campo
Descripción
Usar listas de precios
Permite crear diferentes listas de precios para que
los productos se puedan vender con precios
diferentes. Por ejemplo, puede querer configurar una
lista de precios para mayoristas y otra para
minoristas. Si se define como No, habrá un precio
para cada producto.
Una vez que haya creado las listas de precios y las
haya aplicado a los productos, no podrá deshabilitar
esta opción hasta que desactive las listas de
precios.
Tenga en cuenta que si define esta opción como No,
la pestaña Listas de precios no estará visible una
vez que haga clic en el botón Guardar.
Usar unidades de medida
Cuando se define como Sí, los productos se pueden
vender en unidades individuales o en múltiplos
diferentes, por ejemplo paquetes de 6 unidades o de
12. Después, los precios se pueden aplicar a la
unidad de medida (UdM). Si se define como No, los
precios se aplican únicamente a los productos
individuales.
Tenga en cuenta que si define esta opción como No,
la pestaña Unidades de medida no estará visible una
vez que haga clic en el botón Guardar.
Automatizar la creación de
oportunidades
Cuando esta opción está activada, al hacer clic en el
botón de menú Nuevo y seleccionar Presupuesto o
29-2 Sage CRM
Capítulo 29: Productos
Campo
Descripción
Pedido se crea una oportunidad en la que se
encuentra el nuevo presupuesto o pedido. En
cambio, si está desactivada los usuarios no pueden
crear nuevos presupuestos y pedidos con el botón
de menú Nuevo, sólo pueden crearlos a partir de una
oportunidad que exista.
Descuento a nivel de
pedido
Cuando se define como Sí, se añade una sección de
descuento a nivel de pedido en la pantalla
Presupuestos y pedidos. De este modo, los
usuarios pueden aplicar un descuento a un pedido
completo y no sólo a líneas de producto individuales.
Divisas de venta aceptadas
Se selecciona en qué divisa del sistema desea que
se indiquen los precios de los productos. Una
oportunidad y todos los presupuestos y pedidos
asociados se indicarán en la divisa que se
seleccionó para el primer presupuesto o pedido
creado.
Formato de presupuesto
El formato del Id. de referencia del presupuesto.
Formato de pedido
El formato del Id. de referencia del pedido.
Caducidad predeterminada
del presupuesto tras
Se selecciona el número de días que deben
transcurrir tras la creación para que los
presupuestos caduquen.
Configurar una estructura de productos sencilla
Si usa los parámetros de configuración de producto predeterminados y el sistema no incluye datos
de demostración, puede configurar una estructura de productos sencilla.
Parámetros de configuración del producto
Con los parámetros de configuración predeterminados, dispone de tres pestañas en Administración
| Gestión de datos | Productos. Son las siguientes:
l
Productos
l
Familia de productos. Tenga en cuenta que, aunque pueda configurar familias de productos en
esta estructura de productos sencilla, las instrucciones para llevarlo a cabo se encuentran en
Configurar familias de productos (página 29-6).
l
Configuración de productos
Guía del administrador del sistema 29-3
Capítulo 29
Nota: Si el sistema contiene datos de demostración, tendrá que desactivar todas las unidades de
medida y listas de precios (excepto la predeterminada) antes de configurar una estructura de
productos sencilla.
Configurar productos
Para configurar una estructura de precios sencilla:
1. Seleccione Administración | Gestión de datos | Productos.
2. Haga clic en la pestaña Productos y en el botón Nuevo. Aparecerá la página de introducción de
texto Nuevo producto.
3. Escriba el nombre del producto en el campo Nombre de producto.
4. Escriba el código del producto en el campo Código del producto.
5. Haga clic en Guardar y en el botón Modificar.
6. Añada un precio para el producto.
7. Haga clic en Guardar y, a continuación, en Continuar.
8. Puede seguir añadiendo varios productos del mismo modo. Aparecerá la lista de los productos
nuevos que configure.
Lista de productos nuevos
Cuando un usuario añade una línea de producto con este sistema de precios, se selecciona el
producto que desea mediante el campo de selección de búsqueda de productos; los campos Lista
de precios y Precio presupuestado se completan automáticamente.
Panel de línea de producto
Configurar una estructura de precios compleja
Puede crear una estructura de precios más compleja si se configuran las listas de precios, las
unidades de medida y las familias de productos. Antes de configurar estas funciones, es necesario
activarlas en Administración | Gestión de datos | Productos | pestaña Configuración del producto.
Consulte Parámetros de configuración del producto (página 29-2) para obtener más información.
Si va a configurar una estructura de precios con todas estas funciones, se recomienda hacerlo
según el orden siguiente:
29-4 Sage CRM
Capítulo 29: Productos
1. Crear listas de precios.
2. Crear familias de unidades de medida.
3. Crear unidades de medida dentro de las familias de unidades de medida.
4. Crear familias de productos.
5. Crear los productos y especificar las familias de productos, las listas de precios y las unidades de
medida que les correspondan.
Configurar listas de precios
Las listas de precios permiten vender el mismo producto con precios diferentes. Por ejemplo,
podría desear vender el producto a los mayoristas por un precio determinado y a los usuarios finales
por un precio superior. En este ejemplo se ilustra cómo se configuran dos listas de precios:
Mayorista y Minorista.
Para configurar listas de precios:
1. Seleccione Administración | Gestión de datos | Productos.
2. Haga clic en la pestaña Listas de precios y en el botón Nuevo.
3. Escriba el nombre de la lista de precios en el campo Nombre, por ejemplo Mayorista.
4. Si lo desea, escriba una descripción de esa lista en el campo Descripción.
5. Haga clic en Guardar y, a continuación, en Continuar.
6. Cree una segunda lista de precios denominada Minorista del mismo modo. Ambas listas de
precios aparecen en la pestaña Listas de precios.
Pestaña Listas de precios
Configurar familias de unidades de medida
Si desea vender productos en determinadas cantidades, es necesario configurar unidades de
medida; no obstante, las unidades de medida deben estar primero agrupadas en familias.
Supongamos que quiere vender licencias de usuario únicamente en cantidades de 10, 20 y 50.
Necesita crear una familia de unidades de medida denominada Licencias de usuario y, a
continuación, crear unidades de medida de 10, 20 y 50.
Para configurar una familia de unidades de medida:
1. Seleccione Administración | Gestión de datos | Productos.
2. Seleccione la pestaña Unidades de medida y haga clic en el botón Nuevo.
3. Escriba el nombre de la familia de unidades de medida en el campo Nombre, por ejemplo
Licencias de usuario.
4. Si lo desea, puede introducir una descripción en los campos Descripción.
Guía del administrador del sistema 29-5
Capítulo 29
5. Cuando haga clic en Guardar, la familia de unidades de medida que ha creado se mostrará en la
pantalla Unidades de medida.
Lista de categorías de unidades de medida
6. Puede crear más familias de unidades de medida si pulsa el botón Nuevo en esta pantalla.
Configurar unidades de medida
Para crear una unidad de medida como parte de una familia:
1. Seleccione Administración | Gestión de datos | Productos.
2. Haga clic en el vínculo de la familia de unidades de medida que acaba de crear.
3. Haga clic en el botón Nueva unidad de medida.
4. Escriba un nombre de la unidad de medida en el campo Nombre, por ejemplo Paquete para 5
usuarios.
5. Si lo desea, escriba una descripción en el campo Descripción.
6. En el campo Unidades, escriba una cantidad de unidades que contenga esta unidad de medida,
en este ejemplo la cantidad es 5.
7. Haga clic en Guardar y añada tres unidades de medida más del mismo modo: Paquete para 10
usuarios, Paquete para 20 usuarios y Paquete para 50 usuarios. Las unidades de medida se
mostrarán en la pantalla Unidades de medida.
Lista de unidades de medida
Configurar familias de productos
Las familias de productos se utilizan para organizar en categorías los distintos tipos de productos.
No afecta a los precios de ningún modo. Sin embargo, facilita a los usuarios la búsqueda del
producto que desean cuando crean líneas de producto, ya que primero pueden seleccionar una
familia de productos y, después, el producto que desean dentro de esa familia. Por ejemplo, si
vende distintos tipos de sistemas de software, quizás desee organizarlos en categorías como
Sistemas CRM, Sistemas de contabilidad y Sistemas de ERP.
Para configurar familias de productos:
1. Seleccione Administración | Gestión de datos | Productos.
2. Haga clic en la pestaña Familia de productos y en el botón Nuevo.
3. En el campo Nombre, escriba el nombre de la familia de productos y, si lo desea, añada una
descripción en el campo Descripción.
29-6 Sage CRM
Capítulo 29: Productos
4. Haga clic en Guardar y, a continuación, en Continuar.
5. Para crear más familias de productos, haga clic en el botón Nuevo. Las familias de productos se
mostrarán en una lista.
Configurar productos en una matriz
Una vez que ha configurado familias de productos, listas y unidades de medida, puede crear
productos y precios en una matriz que reflejen estos elementos.
Para crear un nuevo producto:
1. Seleccione Administración | Gestión de datos | Productos.
2. Haga clic en la pestaña Productos y después en el botón Nuevo. Aparecerá la página Nuevo
producto.
3. En el campo Nombre de producto, escriba el nombre del producto, por ejemplo CRM Estándar.
4. En el campo Código del producto, escriba el código del producto, por ejemplo 00010.
5. Asigne una familia de productos al campo Familia de productos mediante los botones Selección
de búsqueda avanzada.
6. En la lista desplegable Categoría de unidad de medida, seleccione una categoría de unidad de
medida.
7. Pulse Guardar. Aparecerá la página Producto con paneles para cada lista de precios creada.
En este ejemplo, hay dos listas de precios, Mayorista y Minorista. Además, en cada lista de precios
se enumeran las unidades de medida que ya ha configurado.
Nota: Si ha configurado el sistema para que utilice varias divisas para los productos, habrá otras
columnas disponibles para que pueda especificar los precios para todas las divisas.
8. En cada una de las listas de precios, introduzca un precio para cada unidad de medida.
Página Producto con matriz de precios
9. Haga clic en Guardar y, a continuación, en Continuar.
10. Siga creando más productos de esta manera. Los productos nuevos se mostrarán en la pestaña
Productos.
El usuario puede comenzar ahora la creación de un presupuesto y seleccionar la lista de precios
que se va a utilizar, por ejemplo Mayorista o Minorista.
Nota: Si ha configurado el sistema para que utilice varias divisas para los productos, el usuario
también puede seleccionar la divisa que se aplicará al presupuesto o al pedido, así como todas las
líneas de producto posteriores.
Cuando se añade la línea de producto al presupuesto, se pueden especificar el presupuesto, la
familia de productos, el producto y la unidad de medida. Como resultado, el precio correcto se
Guía del administrador del sistema 29-7
Capítulo 29
añade automáticamente a los campos Lista de Precios y Precio presupuestado. El valor del campo
Precio presupuestado se puede modificar para proporcionar un descuento en la línea que se
reflejará en el campo Descuento de partida cuando se guarda el artículo.
Panel Nueva línea de producto
Consulte la Guía de ayuda del para conocer todos los detalles sobre el trabajo con presupuestos,
pedidos y productos.
Utilizar varias divisas con productos
Si desea que los usuarios puedan crear presupuestos y pedidos en varias divisas, asegúrese de
que ha seleccionado esas divisas en Administración | Gestión de datos | Productos | pestaña
Configuración del producto. Consulte Parámetros de configuración del producto (página 29-2) para
obtener más información. Después, deberá añadir los precios de uno en uno para todas las divisas.
Para configurar varias divisas para productos:
1. Seleccione la pestaña Configuración del producto y asegúrese de que las divisas que desea
utilizar están especificadas en el campo Divisas de venta aceptadas.
2. Seleccione la pestaña Productos y comience a crear un producto nuevo. Como alternativa, puede
seleccionar un producto que ya exista. La matriz de precios reflejará ahora que se utilizan varias
divisas.
Matriz de precios
Puede añadir precios para todas las divisas especificadas en la pestaña Configuración del
producto.
Los usuarios pueden crear presupuestos y pedidos y añadirles líneas de producto según los precios
y las divisas que están incluidas en la matriz de precios.
Si los precios no se han especificado para los productos en una divisa determinada, los usuarios no
pueden añadir el producto (en esa divisa) a una línea de producto.
Trabajar con artículos de oportunidad
Si ha realizado la actualización desde una versión anterior de Sage CRM, es posible que desee
continuar utilizando los artículos de oportunidad en lugar de la funcionalidad de producto de
presupuestos y pedidos.
29-8 Sage CRM
Capítulo 29: Productos
Para utilizar artículos de oportunidad:
1. Seleccione Administración | Sistema | Comportamiento del sistema. Aparecerá la página de
configuración Comportamiento del sistema.
2. Haga clic en el botón Modificar y defina el campo Usar artículos de oportunidad como Artículos de
la oportunidad.
3. Pulse Guardar. El sistema ya está configurado para utilizar artículos de oportunidad.
Nota: También puede transferir artículos de oportunidad que ya existen a la pestaña Productos;
para ello, hay que hacer clic en el botón Actualización Productos en la página Configuración del
Producto.
Realizar cambios en productos
Para cambiar, por ejemplo, el precio de la lista de un producto existente:
1. Seleccione Administración | Gestión de datos | Productos.
2. Escriba el nombre del producto en la página Búsqueda de productos.
3. Haga clic en el botón Buscar.
4. Haga clic en el vínculo de hipertexto del producto cuyos datos desea cambiar. Se mostrará la
página de Detalles del producto.
5. Haga clic en el botón Modificar.
6. Escriba el precio nuevo en el campo Lista de precios.
7. Haga clic en el botón Guardar. El precio nuevo aparece en la página Detalles del producto.
Los usuarios verán el precio nuevo cuando seleccionen el producto en el futuro. Los productos
con el precio antiguo ya vinculados con oportunidades no se ven afectados.
Eliminar un producto
Puede eliminar un producto siempre y cuando no esté asociado a un presupuesto o un pedido.
Si ya no se utiliza un producto pero ya está asociado a un presupuesto o un pedido, puede definir el
estado como Inactivo. De este modo se evitará que los usuarios seleccionen ese producto en el
futuro.
También puede eliminar una familia de productos de la pestaña Familia de productos, siempre y
cuando la familia de productos no tenga productos asociados.
Para eliminar un producto existente:
1. Seleccione Administración | Gestión de datos | Productos.
2. Introduzca el nombre del producto en la página Búsqueda de productos.
3. Haga clic en el botón Buscar.
4. Haga clic en el vínculo del producto que desea eliminar. Se mostrará la página de Detalles del
producto.
5. Pulse el botón Eliminar.
6. Pulse el botón Confirmar eliminación. Ahora el producto se eliminará.
Guía del administrador del sistema 29-9
Capítulo 30: Compatibilidad con varias divisas
En este capítulo se explican los siguientes conceptos:
l
Activar la compatibilidad con varias divisas.
l
Puntos importantes que hay que tener en cuenta antes de configurar divisas.
l
Modificar la divisa base.
l
Configurar divisas.
l
Añadir campos de divisa a pantallas.
l
Definir las preferencias de usuario respecto a las divisas.
Activar compatibilidad con varias divisas
La funcionalidad de varias divisas aceptadas permite, por ejemplo, que un usuario en el Reino
Unido realice un presupuesto en libras esterlinas, otro usuario en Alemania lo haga en Euros y un
supervisor financiero en EE.UU. ejecute un informe de previsión en dólares estadounidenses. La
compatibilidad con varias divisas está activada de manera predeterminada si decide instalar datos
de demostración durante la instalación de Sage CRM.
Para comprobar si la funcionalidad de varias divisas aceptada está activada:
1. Haga clic en Administración | Gestión de datos | Configuración de divisa.
2. Asegúrese de que el campo Es divisa única está definido como No.
3. La funcionalidad de varias divisas está activada. Si la configuración del sistema no necesita
funciones en varias divisas, defina el campo Es divisa única como Sí. La divisa predeterminada se
mostrará en formato de sólo lectura en todos los campos de tipo de divisa en Sage CRM.
4. Si se instalaron datos de demostración en la instalación de Sage CRM, puede comprobar qué
divisa se seleccionó como predeterminada en el campo Divisa base en Administración | Gestión
de datos | Configuración de divisa.
Puntos que hay que tener en cuenta sobre divisas
Antes de configurar divisas y campos de divisa, tenga en cuenta los siguientes puntos:
l
Decida cuál va a ser la divisa base al inicio de la configuración del sistema y no la modifique.
l
Decida cuál va a ser el proceso para actualizar el tipo de cambio de la divisa respecto a la divisa
base: con qué frecuencia y quién lo va a realizar. Para algunas organizaciones, puede ser
suficiente una actualización trimestral. En otros casos, se puede decidir que esa actualización sea
diaria o semanal.
l
Los campos de divisa permiten especificar un valor y una divisa. El valor permanece igual en el
registro con independencia de las modificaciones del tipo de cambio. Si un cliente presupuesta un
proyecto en USD 100.000, permanecerá el valor de USD 100.000. Ése es el valor almacenado en
la base de datos. Sin embargo, un usuario que realice informes sobre los datos en otra divisa
puede ver una modificación en el valor del proyecto si el tipo de cambio se ha modificado desde la
última ejecución del informe.
Guía del administrador del sistema 30-1
Capítulo 30
l
Los valores convertidos de los campos de divisa se calculan mediante triangulación. El valor
monetario que introduzca el usuario se divide entre la divisa especificada para obtener el valor en
la divisa base, después se multiplica por el tipo de cambio especificado para la divisa preferida del
usuario.
Modificar la divisa base
La divisa base se puede modificar a cualquier otra divisa que ya se haya configurado en el sistema.
Debido a que no se pueden modificar los detalles de la divisa base, debería definir el tipo de cambio
de la divisa que desee cambiar a la divisa base como "1" antes de modificar la divisa base en los
parámetros de configuración. Todos los tipos de cambio que existan deben modificarse
manualmente para reflejar la base nueva.
Para modificar la divisa base:
1. Haga clic en Administración | Gestión de datos | Configuración de divisa. Aparecerá la página
Divisas.
2. Haga clic en el botón Modificar.
3. Seleccione la divisa nueva en el campo Divisa base. Aparecerá un cuadro de diálogo de
advertencia.
4. Haga clic en Aceptar para continuar y haga clic en el botón Guardar.
La divisa base nueva ya está definida y se puede confirmar mediante la revisión de la página Divisa
en Administración | Gestión de datos | Divisa.
Configurar divisas y tipos de cambio
En esta sección se trata:
Una vez que la divisa base está definida, puede configurar las demás divisas con las que trabaje.
Para configurar una nueva divisa:
1. Haga clic en Administración | Gestión de datos | Divisa.
2. Haga clic en el botón Nuevo.
Página Divisas
3. Introduzca valores en Símbolo, Precisión y Tasa de cambio.
4. Haga clic en el botón Guardar. Aparecerá la lista de divisas en la que se mostrará la divisa nueva
que ha añadido.
30-2 Sage CRM
Capítulo 30: Compatibilidad con varias divisas
Lista de divisas
En la siguiente tabla se describen los campos de divisa estándar.
Campo
Descripción
Descripción
Descripción de la divisa. Por ejemplo, USD, EUR,
GBP.
Símbolo
Símbolo de la divisa. Por ejemplo, $, £.
Precisión
Número de decimales que hay que incluir en el
cálculo de los valores convertidos en esta divisa.
Esta configuración se sustituye por la preferencia
del usuario del Número de decimales. Consulte
Campos de Preferencias del usuario (página 3-14)
para obtener más información.
Tasa de cambio (Unidades
locales)
Tipo de cambio respecto a la divisa base. Cuando se
añade la divisa base, debería definirse como 1.
La descripción de la divisa se actualiza en Administración | Traducciones, mediante la familia de
etiquetas CurrencyCodes. Si la descripción correcta no aparece de forma automática al guardar la
divisa, compruebe que ha introducido el símbolo correcto. Si aún así no aparece la descripción,
necesita configurar una nueva traducción, mediante el símbolo de divisa como el código de
etiqueta.
Consulte Traducciones (página 11-1) si desea más información.
Añadir campos de divisa a las pantallas
Puede convertir los campos que existen en campos de divisa o bien añadir campos de divisa
nuevos en tablas y pantallas. En este ejemplo, añadirá un campo a la tabla Oportunidad y a la
Pantalla de detalles de la oportunidad denominado Coste de venta.
Consulte Personalizar campos (página 13-1) si desea más información.
Para añadir el nuevo campo de divisa:
1. Añada un campo nuevo a la tabla Oportunidad denominado Coste de venta y defina Tipo de la
entrada como Divisa.
2. Añada el campo nuevo a la Pantalla de detalles de la oportunidad.
Para ver el campo de divisa que ha añadido:
1. En la pestaña Oportunidades del área de trabajo Mi CRM, haga clic en el botón Nueva
oportunidad. Aparecerá el campo de divisa nuevo.
2. Para introducir un valor en el campo, seleccione la divisa en el campo y escriba la cantidad.
Guía del administrador del sistema 30-3
Capítulo 30
Definir preferencias de divisa
Puede definir la preferencia de divisa como cualquiera de las divisas disponibles que ha
configurado.
Para configurar su divisa preferida:
1. Haga clic en el botón Mi CRM.
2. Haga clic en la pestaña Preferencias.
3. Haga clic en el botón Modificar.
4. Defina el campo Divisa como la divisa preferida.
5. Haga clic en el botón Guardar.
Sucederá lo siguiente:
l
Se mostrará un valor convertido junto a cualquier valor de divisa introducido.
l
Se mostrarán los valores de los campos de divisa como valores convertidos en los informes.
30-4 Sage CRM
Capítulo 31: Configurar previsiones de venta
En este capítulo se explican los siguientes conceptos:
l
Especificar configuración de previsión de oportunidades.
Configurar previsiones
Los parámetros de configuración de las previsiones de venta se especifican en Administración |
Gestión de datos | Previsiones. Esta configuración se aplica a todas las previsiones que los
usuarios creen.
Para modificar los parámetros de configuración de las previsiones de venta:
1. Seleccione Administración | Gestión de datos | Previsión.
2. Haga clic en el botón Modificar y efectúe las modificaciones necesarias.
3. Pulse Guardar.
En la tabla siguiente se describen los campos en la página de configuración Previsiones.
Campo
Descripción
Mes de inicio del año fiscal
En este campo se selecciona el mes en el que
comienza el año fiscal. Por ejemplo, si el año fiscal
comienza en abril, el segundo trimestre incluye los
meses de julio, agosto y septiembre.
Previsión sobrescribible
Cuando se define como Sí, el usuario puede
sobrescribir las cifras de las previsiones que se
calculan de modo automático en la pestaña
Previsión.
Precisión de la previsión
En este campo se especifica la precisión en cuanto
a decimales que deben mostrar las cifras de las
previsiones.
Guía del administrador del sistema 31-1
Capítulo 32: Entidades relacionadas
En este capítulo se explican los siguientes conceptos:
l
Añadir nuevos tipos de relaciones.
l
Mejorar mi diseño para usuarios.
l
Comprender los campos de la página Definición de relación.
l
Cambiar tipos de relaciones.
l
Eliminar tipos de relaciones.
l
Personalizar listas de búsqueda de entidades relacionadas.
l
Generar informes sobre entidades relacionadas.
Añadir nuevos tipos de relaciones
Puede establecer tipos de relaciones para reflejar relaciones recíprocas entre muchas entidades
primarias. Entonces los usuarios finales podrán definir las relaciones a través de la pestaña
Relaciones que aparece en todas las entidades primarias.
Un Gestor de información con derechos de administración de información o un administrador del
sistema con derechos de administración completos puede establecer nuevos tipos de relaciones.
En este ejemplo, su negocio necesita realizar un seguimiento de la influencia de los directores de la
empresa sobre su base de clientes.
Para añadir este nuevo tipo de relación:
1. Haga clic en Administración | Gestión de datos | Gestionar tipos de relaciones.
2. Haga clic en el botón Nuevo. Se abrirá la página Definición de relación.
3. Cumplimente los campos del nuevo tipo de relación.
Tipo de relación
Guía del administrador del sistema 32-1
Capítulo 32
En este ejemplo el Tipo de relación es Principal/Subordinada; la entidad Principal es la
Persona, quien Dirige (nombre de relación de la entidad principal) la Empresa (entidad
Subordinada). La Empresa está Dirigida por (nombre de relación de la entidad subordinada)
la Persona.
4. Pulse Guardar. El nuevo tipo de relación aparece en la lista de Definiciones de relaciones. Ahora
el usuario puede establecer relaciones entre directores y empresas desde la pestaña Relaciones
de la persona o la pestaña Relaciones de la empresa.
Pestaña Relaciones de la empresa
Consulte la Guía de ayuda del si desea más información sobre cómo trabajar con la pestaña
Relaciones.
A medida que crezcan las necesidades de su negocio, puede que se le pida que defina más tipos de
relaciones. Por ejemplo:
l
Seguimiento de los contratistas y las empresas en las que están activos actualmente.
l
Visualización de incidencias que deben solucionarse que tienen relación con un proyecto del sitio
de un cliente.
Siga los pasos descritos anteriormente para añadir estos nuevos tipos de relaciones. El ejemplo de
los contratistas podría configurarse con el tipo de relación Principal/Subordinada
(Empresa/Persona). El ejemplo de las incidencias podría configurarse con el tipo de relación
Cercana (Empresa/Incidencia).
Sugerencias de diseño de entidades relacionadas
Las siguientes sugerencias de diseño ayudarán a que sus usuarios finales trabajen eficazmente
con la pestaña Relaciones en el sistema:
l
Seleccione el tipo de relación Principal/Subordinada para las relaciones donde exista una
jerarquía obvia o donde el concepto de "propiedad" esté implicado. Seleccione el tipo de relación
32-2 Sage CRM
Capítulo 32: Entidades relacionadas
Cercana donde la relación tenga una naturaleza que "influya" o "afecte".
l
Sea coherente en las convenciones de nombres de sus tipos de relaciones. Se recomienda que
las palabras que expresen acción (verbos) utilicen la misma forma verbal basándose en el nombre
de la relación. Este formato ayuda a que el usuario final "lea" la pantalla de relación a partir del
contexto actual desde la parte de arriba hacia abajo: [nombre] + [verbo] + [nombre].
Cambiar tipos de relaciones
Una vez haya establecido un tipo de relación, podrá cambiar los nombres, la descripción y el color
de visualización, pero no las entidades.
Para realizar cambios en un tipo de relación existente:
1. Haga clic en Administración | Gestión de datos | Gestionar tipos de relaciones. Se abrirá la
página Definiciones de relación.
2. Haga clic en el hipervínculo de la relación en la que desee realizar cambios.
3. Haga clic en el botón Modificar.
4. Por ejemplo, realice los cambios en el color de visualización.
5. Pulse Guardar.
6. Haga clic en el botón Continuar para volver a la página Definiciones de relación.
Eliminar tipos de relaciones
Se pueden eliminar tipos de relaciones una vez establecidas pero recibirá una advertencia si ya se
han establecido relaciones mediante el tipo de relación que desea eliminar.
Para eliminar un tipo de relación:
1. Haga clic en Administración | Gestión de datos | Gestionar tipos de relaciones. Se abrirá la
página Definiciones de relación.
2. Haga clic en el hipervínculo de la relación que desea eliminar.
3. Haga clic en el botón de acción Eliminar. Aparecerá una advertencia si ya se han establecido
relaciones mediante este tipo de relación.
4. Seleccione Confirmar eliminación para continuar. Se abrirá la página Definiciones de relación.
Personalizar Entidades relacionadas Listas de selección de
búsqueda
Las listas Selección de búsqueda avanzada de entidades relacionadas pueden personalizarse
cambiando las traducciones con una familia de etiquetas de SS_RelViewFields. Por ejemplo, la
lista Selección de búsqueda avanzada actual para incidencias muestra el nombre de la empresa, el
ID de referencia de la incidencia y la descripción de la incidencia. Esto puede cambiarse para que
sólo se muestren la primera y la segunda columna.
Para personalizar la lista de selección de búsqueda de entidades relacionadas:
1. Seleccione Administración | Personalización | Traducciones.
2. Busque la familia de etiquetas SS_RelViewFields.
Guía del administrador del sistema 32-3
Capítulo 32
3. Seleccione el hipervínculo del código de etiqueta de la selección de búsqueda de entidad que
desee cambiar, por ejemplo, Incidencia.
4. Modifique las traducciones, por ejemplo, elimine la columna de descripción de la incidencia.
5. Pulse Guardar.
6. Vaya a la pestaña Relaciones donde se puede establecer la relación de una incidencia. Por
ejemplo, una nueva relación cercana en la pestaña Relaciones de la Empresa.
7. Seleccione el Nombre de relación y haga clic en el icono de la lupa de Selección de búsqueda
avanzada. Aparecerá la lista Selección de búsqueda avanzada personalizada.
Lista Selección de búsqueda avanzada de entidades relacionadas para incidencias
Si desea obtener más información sobre los campos Selección de búsqueda avanzada, consulte
Ejemplo: Añadir un campo Selección Avanzada de búsqueda avanzada (página 13-3).
Generar informes sobre entidades relacionadas
Puede encontrar informes de muestra para entidades relacionadas en Informes | General. Estos
utilizan vistas de empresa de muestra creadas en Administración | Personalización | Empresa |
Vistas. Estos utilizan la vista vListRelatedEntityReportData para mostrar información de las
entidades relacionadas. Puede utilizar vListRelatedEntityReportData para crear nuevas vistas para
la empresa u otras entidades para mostrar información de las entidades relacionadas.
Campos de Definición de relación
Campo
Descripción
Tipo de relación
Seleccione entre Principal/Subordinada o Cercana.
Por ejemplo, Principal/Subordinada.
Entidad principal/cercana
Seleccione la entidad principal o cercana en una
lista de entidades primarias. Por ejemplo, Persona.
Entidad
subordinada/cercana
Seleccione la entidad subordinada o cercana en una
lista de entidades primarias. Por ejemplo, Empresa.
Nombre de relación (en
entidad principal/cercana)
Nombre de relación de la entidad principal o la
primera entidad cercana. Por ejemplo, Dirige.
Nombre de relación (en
entidad
subordinada/cercana)
Nombre de relación de la entidad secundaria o la
segunda entidad cercana. Por ejemplo, Dirigida por.
32-4 Sage CRM
Capítulo 32: Entidades relacionadas
Campo
Descripción
Descripción
Una descripción extensa del tipo de relación. Por
ejemplo, Influencia de directores de una empresa.
Color de visualización
Color del encabezado de las entidades agrupadas
en este tipo de relación.
Guía del administrador del sistema 32-5
Capítulo 33: Configuración de correo electrónico y
estado de correo electrónico
En este capítulo se explican los siguientes conceptos:
l
Conocer las herramientas de correo electrónico
l
Especificar la configuración de correo electrónico y SMS.
l
Especificar opciones avanzadas del Servidor de administración de correo electrónico.
l
Comprobar el estado del correo electrónico.
Ulas herramientas de correo electrónico
Cuando se enfrenta a la decisión sobre la configuración adecuada para gestionar el correo
electrónico, las respuestas a las dos preguntas siguientes deberían influir en las opciones: "¿Cómo
deseo enviar mensajes de correo electrónico?" y "¿Cómo deseo registrar los mensajes de correo
electrónico salientes?".
¿Cómo deseo enviar mensajes de correo electrónico?
Sage CRM ofrece un medio eficaz para acceder a los detalles de correo electrónico para una
empresa o una persona individual. Por ejemplo, cuando se consulta una página de resumen de
empresa o de persona, puede hacer clic en el vínculo de correo electrónico pertinente para iniciar el
proceso de creación de un mensaje de correo electrónico. Lo que sucede después de hacer clic en
el vínculo depende de la configuración seleccionada.
Si seleccionó usar el editor de correo electrónico integrado de Sage CRM, se mostrará un
nuevo marco o una nueva ventana para crear un mensaje de correo electrónico nuevo. La página de
correo electrónico contiene todas las herramientas asociadas con una interfaz de correo electrónico
habitual, incluidos los campos para especificar destinatarios, botones de formato y una zona para
escribir el texto real del mensaje.
Cuando haya finalizado de escribir el mensaje de correo electrónico, puede hacer clic en el botón
Enviar correo electrónico. El servidor de correo especificado se encarga de transferir el mensaje.
Para obtener más información, consulte Editor de correo electrónico integrado (página 34-1).
Si lo prefiere, en lugar de utilizar el editor de correo electrónico que proporciona Sage CRM, puede
enviar mensajes de correo electrónico con Microsoft Outlook. El proceso de buscar un contacto y
de hacer clic en un vínculo de correo electrónico es exactamente igual. Sin embargo, en este caso
se inicia la aplicación de Outlook. El nombre del destinatario ya aparece introducido en el campo
Para.
El Editor de correo electrónico integrado y Outlook no son opciones excluyentes entre sí para enviar
mensajes de correo electrónico, puede utilizar ambas aplicaciones. En ese caso, al hacer clic en un
vínculo de correo electrónico, la interfaz del editor se muestra en un marco aparte en la mitad
inferior de la pantalla.
Guía del administrador del sistema 33-1
Capítulo 33
Nota: Puede cambiar el modo en que los usuarios ven el editor mediante la modificación de sus
preferencias. Si desea más información, consulte el capítulo "Preferencias" en el Manual del
usuario.
Hay dos botones para enviar mensajes de correo electrónico: Enviar correo electrónico y Enviar
con Outlook. También puede comenzar a escribir en los distintos campos del editor integrado y
hacer clic en Enviar con Outlook. Todos los datos que se introduzcan se transfieren a la aplicación
de correo electrónico que se inicie.
¿Cómo deseo registrar los mensajes de correo electrónico salientes?
Los mensajes de correo electrónico enviados a contactos o empresas se registran como
comunicaciones salientes. Para archivar los correos electrónicos enviados puede utilizar: la
funcionalidad integrada de Sage CRM o el servicio de administración de correo electrónico.
La diferencia clave entre las dos utilidades consiste en que la herramienta de Sage CRM sólo
realiza el seguimiento de la actividad que tiene lugar en el sistema. Si selecciona la funcionalidad
integrada de Sage CRM y utiliza el editor de correo electrónico integrado para enviar mensajes de
correo electrónico, el elemento generado en la pestaña Comunicaciones reflejará por completo el
contenido del correo electrónico. Sin embargo, si decide enviar el correo con Outlook, la
herramienta de Sage CRM no puede realizar el seguimiento de las modificaciones efectuadas fuera
del sistema. Esto significa que lo que queda registrado en la pestaña Comunicaciones depende de
la ruta a Outlook que haya tomado:
l
Si sólo tiene Outlook seleccionado como editor de correo (y el editor de correo electrónico
integrado no está seleccionado), al hacer clic en un vínculo de correo electrónico Outlook se inicia
directamente en una ventana nueva. La herramienta de Sage CRM no puede registrar el correo
electrónico, lo que implica que el mensaje no aparecerá en la pestaña Comunicaciones.
l
Si ha seleccionado tanto Outlook como el editor de correo electrónico integrado, aparecerá la
interfaz del editor de Sage CRM al hacer clic en el vínculo de correo electrónico de la persona o
de la empresa. La interfaz incluye dos botones para enviar mensajes de correo electrónico. Si
hace clic en el botón Enviar con Outlook, el mensaje quedará registrado en la pestaña
Comunicaciones. Sin embargo, sólo se guardará en Sage CRM el texto que se escriba antes de
hacer clic en ese botón. No se podrá realizar el seguimiento de las adiciones y modificaciones que
se realicen dentro del software de Outlook.
El Servidor de gestión de correo electrónico se ejecuta fuera de Sage CRM como un servicio de
Windows. Lo encontrará en la lista que Windows muestra al seleccionar Panel de control |
Herramientas administrativas | Servicios. Cuando el servidor de administración de correo
electrónico está funcionando, los mensajes de correo electrónico iniciados dentro de Sage CRM
pero escritos con Outlook se envían con copia oculta al servidor de administración de correo del
servicio, que se encarga de archivar el mensaje en la pestaña Comunicaciones o donde se
especifique en las reglas personalizables. Si desea más información sobre las diferencias entre la
funcionalidad de Sage CRM integrada y el Servidor de gestión de correo electrónico, consulte
Introducción a la gestión de correo electrónico (página 35-1).
Las opciones que seleccione en la pantalla Configuración de correo electrónico no afectan al modo
en que puede manejar los mensajes de correo electrónico entrantes, ya que los mensajes no se
entregan directamente al sistema Sage CRM sino al cliente de correo que haya elegido. Sin
embargo, si ejecuta el Servidor de gestión de correo electrónico puede reenviar mensajes de correo
electrónico a la dirección de archivado del servidor de administración de correo para que queden
archivados. Otra alternativa consiste en utilizar la opción en el plugin de Sage CRM para Outlook o
33-2 Sage CRM
Capítulo 33: Configuración de correo electrónico y estado de correo electrónico
las opciones de Arrastrar y soltar documento. Si desea más información sobre estas opciones,
consulte las secciones correspondientes en el Manual del usuario.
Configurar correo electrónico/SMS
La configuración de correo electrónico/SMS se especifican del modo siguiente:
1. Abra Administración | Correo electrónico y documentos | Configuración de correo electrónico.
Página de ajustes de correo electrónico/SMS
2. Haga clic en el botón Modificar.
3. Cuando haya completado los campos, haga clic en Guardar.
En la tabla siguiente se describen los campos en la página de ajustes Correo electrónico/SMS.
Campo
Descripción
Usar el editor de correo
electrónico integrado de
Sage CRM
El valor predeterminado es Sí. Este campo activa el
botón Enviar correo electrónico en todas las
pestañas Comunicaciones. También activa el editor
integrado cuando el usuario hace clic en un vínculo
de correo electrónico en Sage CRM.
Permitir envíos con Outlook
El valor predeterminado es Sí. Este campo activa el
botón Enviar con Outlook dentro del editor de correo
electrónico integrado. Al hacer clic en este botón se
abrirá una ventana de Outlook. En esta ventana
aparecerán las direcciones y el texto que ya se haya
añadido en Sage CRM. En cambio, no tomará los
archivos adjuntos. Es necesario volver a
adjuntarlos. La ventaja de utilizar este botón es que
el mensaje de correo electrónico se guarda en
Elementos enviados de Outlook. La desventaja, por
otro lado, de utilizar este botón con la funcionalidad
de correo electrónico estándar de Sage CRM
consiste en que todo el texto o las direcciones
adicionales que se añadan desde el correo
electrónico en Outlook no se reflejarán en el registro
de comunicaciones salientes de correo electrónico
de Sage CRM. Se puede conseguir mayor eficacia
al combinar esta función con la gestión de correo
Guía del administrador del sistema 33-3
Capítulo 33
Campo
Descripción
electrónico.
Enviar correo electrónico
con
Puede seleccionar CDONTS/CDOSYS o SMTP
interno.
Enviar el correo como
HTML
Defina esta opción como Sí para enviar mensajes
de correo electrónico en formato HTML.
Los correos salientes se
deben archivar por
Si selecciona Sage CRM, significa que Sage CRM
archiva los mensajes de correo electrónico
salientes. El proceso de archivado estándar de
mensajes salientes de Sage CRM consiste en
almacenar una copia del mensaje de correo
electrónico en el registro de comunicación guardado
en relación a la empresa o la persona a la que se
envió el mensaje de correo electrónico. La selección
del Servidor de administración de correo electrónico
implica que la dirección de archivado del servidor de
administración de correo electrónico se envía en
"Copia oculta" en todos los mensajes de correo
electrónico salientes. El mensaje de correo
electrónico saliente queda archivado según las
reglas empresariales que se aplican a la dirección de
correo electrónico de envío con copia oculta en el
archivo de script asociado o los conjuntos de reglas
definidos en Sage CRM.
Dirección de archivado del
servidor de administración
de correo electrónico
Escriba la dirección de correo electrónico del buzón
donde desea que se ejecute la administración de
correo electrónico. Por ejemplo,
[email protected]
Prefijo de la dirección de
archivo del Servidor
Administrador de Correo
Esto se añade entre el destinatario de mailto y la
dirección de archivado del servidor de
administración de correo electrónico para las
etiquetas de mailto. El valor predeterminado es
&bcc=, que coloca la dirección de archivado del
servidor de administración de correo electrónico en
la línea CCO del mensaje de correo electrónico.
Servidor de correo saliente
(SMTP)
Aquí se especifica el nombre o la dirección IP del
servidor de correo, en el caso de que utilice SMTP
interno.
Puerto SMTP
El valor predeterminado es 25, sólo hay que
modificarlo si el puerto del servidor de correo
electrónico es diferente de 25.
33-4 Sage CRM
Capítulo 33: Configuración de correo electrónico y estado de correo electrónico
Campo
Descripción
Nombre usuario SMTP
Introduzca el nombre de usuario para el servidor de
SMTP, si el servidor de correo utiliza la
autenticación de SMTP básica.
Contraseña SMTP
Introduzca la contraseña para el servidor de SMTP,
si el servidor de correo utiliza la autenticación de
SMTP básica.
Nombre de dominio SMS
La puerta de enlace de SMS necesaria para tomar
los mensajes desde la carpeta de mensajes entrante
de un servidor de correo electrónico. El formato de
dirección que reconoce para enviar como mensaje
SMS es <número de teléfono>@<dominio de
SMS>. Por ejemplo,
[email protected]
Servidor SMTP para
mensajes SMS
Es el nombre del servidor de correo o dirección IP
del equipo donde está instalado. Se utiliza para
recibir los mensajes de correo electrónico que se
enviarán como mensajes SMS.
Usar funciones SMS
Se especifica si desea utilizar las funciones de
SMS. Si define este campo como Sí, es necesario
reiniciar la aplicación.
Dirección de remite del
SMS
La Dirección de remite del SMS es cualquier
dirección de correo electrónico válida. La utiliza la
acción de flujo de procesos Enviar mensaje SMS. Si
este campo se deja en blanco, la regla de flujo de
procesos intentará utilizar la dirección de correo
electrónico del usuario conectado. Si la dirección del
usuario conectado no está disponible, no se
cumplimentará la Dirección de remite del SMS.
Opciones avanzadas del Servidor de administración de correo
electrónico
Los ajustes de Opciones avanzadas del Servidor de administración de correo electrónico se
especifican del modo siguiente:
1. Abra Administración | Correo electrónico y documentos | Opciones avanzadas del servidor de
administración de correo electrónico. Aparecerá la página Opciones avanzadas del servidor de
administración de correo electrónico.
Página Opciones avanzadas del Servidor de administración de correo electrónico
Guía del administrador del sistema 33-5
Capítulo 33
2. Haga clic en el botón Modificar.
3. Cuando haya completado los campos, haga clic en Guardar.
Nota: La funcionalidad avanzada de administración del correo electrónico no se admite en el
sistema operativo Windows 2003 Small Business Server. Esto se debe a problemas por el hecho
de que Exchange esté ubicado en el mismo servidor que Sage CRM.
En la tabla siguiente se describen los campos de la página Opciones avanzadas del Servidor de
administración de correo electrónico.
Campo
Descripción
Inicio de sesión del
administrador
El nombre para el inicio de sesión de un usuario de
Sage CRM que tiene permisos suficientes para
acceder a la información de la base de datos. Por
ejemplo, el usuario Administrador.
Contraseña administrador
La contraseña que corresponde al usuario
Administrador ya mencionado.
Depuración
Se define como Sí la primera vez que configura y
prueba el servicio. Envía información a un archivo de
registro en el directorio de instalación de Sage CRM
mediante el sondeo del servidor de correo cada 20
segundos. Se define como No el resto del tiempo
para conseguir un mejor rendimiento. De este modo,
se sondea el servidor de correo con menos
frecuencia y se envía menos información detallada.
Es posible acceder al archivo de registro desde el
directorio de sistema principal, por ejemplo,
...\Archivos de programa\Sage\CRM\Services\logs.
El nombre de archivo que se le asigna es el
siguiente:
<TODAYS_DATE><INSTALL
NAME>MAILMANAGER.LOG
El script también se envía a la dirección del
administrador especificada en la página Opciones
avanzadas del Servidor de administración de correo
electrónico en Administración | Opciones del
Servidor de administración de correo electrónico. La
sección en la que ha fallado el script aparecerá
resaltada en el correo electrónico.
Intervalo de sondeo
El administrador de correo ejecuta varios
"servicios", que sondean su buzón de correo
especificado según el intervalo de sondeo. En este
campo, puede establecer el intervalo de sondeo (en
minutos).
33-6 Sage CRM
Capítulo 33: Configuración de correo electrónico y estado de correo electrónico
Estado del correo electrónico
En la pantalla Estado del correo electrónico puede comprobar el estado del servicio de gestión de
correo electrónico y los mensajes de correo electrónico enviados.
Para comprobar el estado del correo electrónico:
l
Seleccione Administración | Correo electrónico y documentos | Estado del correo electrónico.
Aparecerá la pantalla Estado del correo electrónico.
Página Estado del correo electrónico
l
Muestra información sobre:
l Si el servicio de gestión de correo electrónico está detenido o en funcionamiento.
l
El número de mensajes de correo electrónico salientes.
l
El número de mensajes de correo electrónico incorrectos.
Guía del administrador del sistema 33-7
Capítulo 34: Editor de correo electrónico integrado
En este capítulo se explican los siguientes conceptos:
l
Comprender el alcance del editor de correo electrónico.
l
Definir los ajustes de configuración de correo electrónico.
l
Seleccionar un método de entrega de correo.
l
Configurar una dirección de remite y de respuesta.
l
Configurar plantillas de correo electrónico.
l
Traducir el texto del encabezamiento de respuesta y reenvío.
Introducción al Editor de correo electrónico integrado
La función Editor de correo electrónico integrado permite configurar y enviar correos electrónicos a
empresas y personas en Sage CRM y a otros usuarios de Sage CRM. También permite crear
plantillas de correo electrónico estándar que puede volver a utilizar.
Puede enviar correos electrónicos desde cualquier pantalla de comunicación. Puede enviarlos
desde Mi CRM | Calendario, y enviarlos si ha seleccionado la pestaña Comunicaciones en el
contexto de persona, empresa, cliente potencial, oportunidad, incidencia o solución. También
puede enviarlos desde la página Resumen de soluciones. Si lo hace así, los detalles de la solución
se incluirán automáticamente en el cuerpo del correo electrónico, que se podrá enviar directamente
al cliente que necesite la información.
También puede seleccionar si desea que Sage CRM o Gestión de correo electrónico controle la
forma en la que se envían los correos electrónicos salientes y la forma en la que se guardan en la
base de datos. La gestión de correo electrónico se incluye en la función de Sage CRM estándar.
Sin embargo, se debe configurar, ya que de lo contrario, Sage CRM gestionará el correo
electrónico.
Configurar ajustes
Antes de trabajar con el editor de correo electrónico integrado, debe configurar algunas opciones de
configuración.
Para configurar las opciones de Configuración:
1. Seleccione Administración | Correo electrónico y documentos | Configuración de correo
electrónico. Aparecerá la página de configuración de correo electrónico/SMS.
2. Haga clic en el botón Modificar.
3. Compruebe que el campo Usar el cliente de correo electrónico integrado de Sage CRM está
definido como Sí.
4. Si también desea poder enviar correos electrónicos con Microsoft Outlook, defina el campo
Permitir envíos con Outlook como Sí.
Guía del administrador del sistema 34-1
Capítulo 34
5. En el campo Enviar correo electrónico con, seleccione el método mediante el que desea que Sage
CRM envíe el correo electrónico. Las opciones disponibles son CDONTS y SMTP interno.
6. Si quiere poder enviar correos electrónicos en formato HTML, defina el campo Enviar el correo
como HTML como Sí.
7. Si Gestión de correo electrónico está definido, puede seleccionar la forma en la que desea que se
gestionen los correos electrónicos salientes en el campo Los correos salientes se deben
archivar por. Las opciones disponibles son:
l Sage CRM y Servidor de gestión de correo electrónico: si selecciona esta opción, Sage
CRM guarda los correos electrónicos salientes en la base de datos y los envía.
l
Servidor de gestión de correo electrónico: si selecciona esta opción Sage CRM enviará
el correo electrónico y incluyendo una copia oculta para la dirección de almacenamiento
del servidor de gestión de correo electrónico. Gestionar el registro de comunicaciones es
responsabilidad de Gestión de correo electrónico.
8. Haga clic en el botón Guardar.
Seleccionar un método de entrega de correo
Si selecciona un cliente de correo electrónico para gestionar la transferencia de mensajes de correo
electrónico, podrá elegir entre SMTP interno y CDONTS/CDOSYS.
Nota: En la terminología de Windows, CDONTS se ha sustituido por el nuevo término CDOSYS.
Sin embargo, las funciones siguen siendo las mismas desde la perspectiva del cliente.
Si selecciona SMTP interno, está indicando que Sage CRM funciona como cliente de SMTP al
servidor de correo saliente. Es el método más simple de configurar las dos opciones, que sólo
requiere que especifique la dirección IP de su servidor SMTP interno y el nombre del puerto SMTP
(25) en los campos correspondientes en la pantalla Configuración de correo electrónico.
Compruebe que el puerto 25 está abierto y que permite la transferencia de mensajes.
Una de las limitaciones de la opción SMTP interno es que si hace clic en el botón Enviar correo
electrónico, el correo electrónico se registrará siempre como una comunicación enviada, incluso en
los casos en los que el correo electrónico no se haya enviado por el cliente de correo. Una forma
que tienen los usuarios de comprobar si los correos se han registrado como comunicaciones
enviadas correctamente es enviarse a sí mismos una copia del correo electrónico que envíen a
otras personas o empresas. De esta forma pueden comprobar las comunicaciones con los correos
electrónicos que lleguen a su buzón de correo.
Además de exigir a los usuarios que especifiquen la dirección IP y el nombre del puerto SMTP, la
opción CDOSYS exige que los administradores abran IIS (disponible en el panel de control de
Windows | Herramientas administrativas). Puede acceder a la configuración de CDOSYS haciendo
clic con el botón derecho en el nodo del Servidor virtual SMTP predeterminado.
Para acceder a la configuración de CDOSYS:
1. Compruebe que el servicio se está ejecutando (la opción Inicio está atenuada).
2. Seleccione la opción Propiedades para abrir el cuadro de diálogo Propiedades del Servidor
virtual SMTP predeterminado.
3. En el cuadro de diálogo, seleccione la pestaña Entrega y haga clic en el botón Opciones
avanzadas. Se abrirá el cuadro de diálogo de Opciones avanzadas de entrega.
4. En el campo Host inteligente, introduzca la dirección IP de su servidor de correo SMTP. Si
configura Host inteligente de esta forma, garantiza que puede acceder a todas las copias de los
34-2 Sage CRM
Capítulo 34: Editor de correo electrónico integrado
correos electrónicos enviados y podrá comprobar si los correos electrónicos se han entregado
correctamente.
Especificar un host inteligente para una configuración CDOSYS
Puede comprobar si hay problemas con la entrega de correo electrónico navegando hasta
C:\Inetpub\mailroot\badmail y examinando la lista de archivos.
Configurar alias de correo electrónico
Puede especificar una lista de cuentas en Sage CRM que se pueden utilizar para enviar correos
electrónicos. Estas cuentas se pueden restringir para el uso usuarios o equipos concretos.
Por ejemplo, la dirección de correo electrónico, [email protected] puede activarse solamente
para usuarios del equipo de atención al cliente y para un número de usuarios específicos.
Para configurar alias de correo electrónico:
1. Abra Administración | Correo electrónico y documentos | Alias de correo electrónico.
2. Haga clic en el botón Nuevo. Se mostrará la página Opciones de dirección de correo electrónico.
Panel Opciones de dirección de correo electrónico
3. En el campo Dirección de correo electrónico, introduzca una dirección de correo electrónico desde
la que desea enviar correos electrónicos.
4. Introduzca el nombre que desea que aparezca en el campo Nombre para mostrar. Es el nombre
que el destinatario verá en el campo Desde cuando se envía el correo electrónico.
5. Active la casilla de verificación Habilitado como dirección "De" para permitir que los correos
electrónicos se envíen desde la dirección de correo electrónico especificada anteriormente (por
ejemplo, [email protected]).
6. Seleccione los equipos a los que desea restringir en el campo Restringir a los equipos. En este
ejemplo, al seleccionar Atención al cliente y Operaciones, únicamente los usuarios de los
Guía del administrador del sistema 34-3
Capítulo 34
equipos de operaciones y atención al cliente pueden enviar correos electrónicos desde
[email protected]
7. También puede seleccionar que algunas personas concretas ajenas a estos equipos puedan
enviar correos electrónicos desde esta dirección seleccionando sus nombre en el campo
Restringir a los usuarios.
8. Active la casilla de verificación Habilitado como dirección "De respuesta" para permitir que se
pueda responder a correos electrónicos de una dirección concreta.
9. En el campo Restringir a los equipos, seleccione el equipo o los equipos a los que desea que se
envíen los correos electrónicos de respuesta. En este ejemplo, cuando se responde a un correo
electrónico enviado a una dirección desde [email protected], el destinatario es el equipo
Atención al cliente.
10. Si desea especificar usuarios ajenos al servicio de Atención al cliente para que puedan enviar
correos de respuesta, puede seleccionarlos del campo Restringir a los usuarios.
11. Haga clic en el botón Guardar.
Los usuarios pueden enviar correos electrónicos de las direcciones definidas en la página
Direcciones de correo electrónico "De" y "Responder A". Si desea más información sobre el envío
de correos electrónicos, consulte la Guía de usuario.
Configurar correo electrónicoPlantillas
Puede configurar plantillas de correo electrónico que se pueden volver a utilizar, lo que evita el
tiempo y esfuerzo necesarios para crearlos desde cero.
Para configurar una plantilla de correo electrónico:
1. Seleccione Administración | Correo electrónico y documentos y haga clic en Plantillas de
correo electrónico en la página principal de Correo electrónico y documentos.
2. Haga clic en el botón Nuevo para comenzar a crear una nueva plantilla.
Pantalla Nueva plantilla
3. Introduzca un nombre para la plantilla en el campo Nombre de la plantilla.
4. Si selecciona una opción del campo Para la entidad, podrá restringir el uso de la plantilla a un
contexto específico. Si selecciona Persona, la plantilla sólo estará disponible si está en la pantalla
de comunicaciones en el contexto de Persona. Si planifica incluir campos de combinación en el
cuerpo de la plantilla, deberán ser para la entidad que ha seleccionado. Por ejemplo, si desea
incluir el campo de combinación "#pers_nombre#", debe seleccionar Persona en el campo Para la
entidad.
34-4 Sage CRM
Capítulo 34: Editor de correo electrónico integrado
5. Seleccione una dirección De en la lista de selecciones disponibles. Su dirección de correo
electrónico es el valor predefinido. Otras opciones disponibles dependen de las entradas que se
han configurado y de si dispone de los derechos de seguridad adecuados para utilizarlas. Por
ejemplo, si [email protected] se ha configurado como dirección De, pero no dispone de los
derechos de seguridad adecuados en el área Atención al cliente de Sage CRM, la dirección no
estará disponible.
6. Introduzca el contenido del correo electrónico en la sección del cuerpo. Recuerde que si desea
especificar campos de combinación, compruebe que ha especificado la entidad en la que se
relacionarán los campos de combinación del campo Para la entidad.
7. Puede dar formato al texto introducido con los botones de formato situados en la parte superior del
campo del cuerpo. También puede incluir contenido HTML e imágenes integradas en el cuerpo
del mensaje. Para obtener más información sobre cómo añadir contenido HTML e imágenes
integradas al cuerpo de un correo electrónico y texto con formato, consulte el capítulo Grupo en el
Manual del usuario.
l
Puede adjuntar documentos globales y archivos locales.
l
Para adjuntar un documento global, utilice los iconos de Selección de búsqueda
avanzada para localizar el archivo, selecciónelo y, después, pulse el botón Cargar
adjunto.
l
Para adjuntar un archivo local, haga clic en el botón Buscar, localice el archivo y haga clic
en el botón Cargar adjunto.
8. Puede añadir imágenes integradas en la plantilla si busca el archivo y hace clic en Cargar
imagen integrada. El campo Enviar correo electrónico como HTML debe estar definido como Sí en
Administración | Correo electrónico y documentos | Configuración de correo electrónico para
cargar una imagen en línea.
9. Puede quitar el adjunto haciendo clic en el botón Eliminar, que se mostrará una vez cargado el
archivo.
10. Haga clic en el botón Guardar. La nueva plantilla de correo electrónico se añadirá a la lista de
plantillas actualmente disponibles y podrá volver a utilizarla. Todos los valores y el contenido que
introduzca en la plantilla, incluyendo archivos adjuntos, formarán parte de la plantilla.
Traducir el texto de encabezamiento de respuesta y reenvío
Si un usuario responde a un correo electrónico en Sage CRM, el cuerpo del correo electrónico
original y el encabezamiento se incluirán automáticamente en el nuevo correo electrónico.
Cuerpo del correo electrónico y texto del encabezamiento de la respuesta
Hay cuatro plantillas traducibles para esta información, con los siguientes códigos de etiqueta:
l
replytemplate
l
replytemplatehtml
Guía del administrador del sistema 34-5
Capítulo 34
l
forwardtemplate
l
forwardtemplatehtml
Si desea más información sobre la modificación de las traducciones, consulte Traducciones
(página 11-1).
34-6 Sage CRM
Capítulo 35: Gestión de correo electrónico
En este capítulo se explican los siguientes conceptos:
l
Obtener información general de la funcionalidad de gestión de correo electrónico.
l
Ejecutar la aplicación del servicio de gestión de correo de Sage CRM.
l
Configurar la gestión de correo electrónico.
l
Ver un ejemplo práctico de configuración de la gestión del correo electrónico.
l
Añadir conjuntos de reglas al servicio de correo electrónico.
l
Personalizar plantillas de script.
l
Comprender los objetos que se implementan en la administración de correo electrónico.
l
Solucionar problemas de gestión de correo electrónico.
l
Comprender los campos Opciones de dirección de correo electrónico.
Introducción a la gestión de correo electrónico
Cuando se activa, el servicio de gestión de correo electrónico de Sage CRM se ejecuta como
proceso en segundo plano en la estación de trabajo del usuario, y gracias a él se procesan los
correos electrónicos entrantes y salientes en función de reglas empresariales predefinidas. La
funcionalidad de administración de correos electrónicos está disponible tanto si utiliza el editor de
correos electrónicos integrado con Sage CRM como si usa Microsoft Outlook para administrar el
correo saliente. También está disponible para transferir información desde los correos entrantes en
su buzón de Outlook a su sistema de CRM.
La funcionalidad de gestión de correo electrónico se instala automáticamente con cualquier
instalación de Sage CRM. La gestión de correo electrónico requiere que el administrador del
sistema realice ciertas tareas de configuración para poder utilizarse.
Esta sección indica cómo configurar y personalizar la funcionalidad de gestión de correo
electrónico.
Si desea información sobre el uso básico de la gestión de correo electrónico, consulte "Archivar
correos electrónicos entrantes y salientes" en Guía de ayuda del .
Requisitos previos (página 35-1)
Sage CRM estándar Correo electrónico (página 35-2)
Funcionalidad de gestión de correo electrónico Información general (página 35-2)
Procesar correos electrónicos (página 35-3)
Requisitos previos
Los requisitos previos de la gestión de correo electrónico son:
l
Debe instalar el servicio de gestión de correo de Sage CRM (EWAREEMAILMANAGER.EXE).
Consulte Ejecutar la aplicación del servicio de gestión de correo de Sage CRM (página 35-4) para
obtener más información.
Guía del administrador del sistema 35-1
Capítulo 35
Sage CRM estándar Correo electrónico
Puede optar por no utilizar la funcionalidad de gestión de correo electrónico. Nota: Puede utilizar
todas las funciones de correo electrónico estándar de Sage CRM aunque decida no utilizar la
gestión de correo electrónico, incluyendo:
l
Usar el Editor de correo electrónico integrado.
l
Enviar correos electrónicos desde Sage CRM a empresas y personas almacenadas en la base de
datos de Sage CRM.
l
Utilizar el botón Enviar correo electrónico desde la pestaña Calendario de Mi CRM y de todas las
pestañas Comunicaciones.
l
Haga clic en el hipervínculo de cualquier dirección electrónica de CRM para activar el editor de
correo electrónico integrado.
l
Utilizar el botón Enviar con Outlook para abrir una ventana en MS Outlook que tome los
destinatarios de correo electrónico ya seleccionados en CRM y cualquier contenido ya añadido
con el editor de correo electrónico integrado.
l
Crear automáticamente un registro de comunicaciones "Correo saliente" vinculado al registro del
cliente. El registro de comunicaciones incluirá el contenido y los archivos adjuntos del correo
electrónico.
l
Utilizar el editor de correo electrónico integrado en diferentes modos (Dividida, Normal y
Emergente) para adaptarlo a su forma de trabajo.
l
Crear, personalizar y utilizar diferentes plantillas de correo electrónico. Las plantillas pueden
incluir campos de combinación, como #nombre_pers#.
l
Configurar las direcciones de correo electrónico De y Responder a, por ejemplo
[email protected] Además, puede especificar qué usuarios de CRM tienen derecho a utilizar
cada una de las direcciones de correo electrónico.
l
Enviar correos electrónicos masivos en formato HTML a los destinatarios de un grupo.
Todo lo que tiene que hacer es especificar la dirección IP de su servidor de correo en
Administración | Correo electrónico y Documentos | Configuración de correo electrónico en el
campo Servidor de correo saliente.
Funcionalidad de gestión de correo electrónico Información general
Si opta por utilizar la gestión de correo electrónico, la siguiente funcionalidad adicional estará
disponible cuando haya completado las tareas de configuración y personalización:
l
Envíe un correo electrónico saliente desde dentro o fuera de CRM, por ejemplo MS Outlook. El
proceso de archivo del correo electrónico se gestiona mediante el envío con copia oculta a la
dirección de archivado del servidor de gestión de correo, que a continuación sigue las reglas
empresariales predefinidas para averiguar dónde situar el registro de correo electrónico en CRM.
l
Reenvíe los correos electrónicos entrantes a cualquier sistema de correo, por ejemplo en MS
Outlook, a la dirección de archivado del servidor de gestión de correo. De esta forma se archiva
automáticamente el correo electrónico con el registro de cliente correcto en Sage CRM.
l
Guarde todos los archivos adjuntos de los correos electrónicos archivados en la pestaña
Biblioteca en el registro de Sage CRM correspondiente.
l
Especifique múltiples direcciones de correo electrónico (por ejemplo [email protected]) para
gestionar el proceso de archivo de los diferentes tipos de correos electrónicos entrantes y
salientes.
l
Personalice las reglas empresariales desde el CRM asociando conjuntos de reglas
personalizados a cada dirección de correo electrónico.
35-2 Sage CRM
Capítulo 35: Gestión de correo electrónico
l
Asocie cada dirección de correo electrónico con una plantilla de script. La gestión de correo
electrónico incluye una serie de plantillas. Dichas plantillas pueden personalizarse mediante los
objetos de correo electrónico descritos en la Ayuda del desarrollador.
l
Desde el punto de vista de un usuario, esto implica que puede enviar o enviar con copia oculta un
correo electrónico a la dirección de archivado del servidor de gestión de correo y a otras
direcciones de correo electrónico como, por ejemplo, [email protected] De hecho, no es
necesario que el usuario realice ninguna acción. Cualquier correo electrónico que llegue a una de
las direcciones de correo electrónico definidas en la gestión de correo electrónico se verá sujeto
en Sage CRM a las reglas de las plantillas y los conjuntos de reglas asociados.
Procesar correos electrónicos
Esta sección ofrece información general sobre la forma en que se procesan los correos electrónicos
cuando utiliza el CRM con la gestión de correo electrónico:
l
El usuario envía un correo electrónico a una dirección de correo electrónico especificada, como
[email protected]
l
La aplicación del servicio de gestión de correo de Sage CRM accede al buzón de entrada.
l
El servicio lee cada correo electrónico del buzón de forma individual.
En cada correo electrónico leído sucede lo siguiente:
l
La aplicación del servicio de gestión de correo de Sage CRM lee el script personalizado en la
memoria y crea conjuntos de reglas definidas por el usuario si se han definido en el sistema.
l
Los conjuntos de reglas se insertan en el archivo de script como JavaScript. En el caso de la
gestión de correo electrónico, los conjuntos de reglas ya están integradas en el script
COMMUNICATION.JS que utiliza.
l
Al archivo de script se envía una serie de objetos preintegrados, incluyendo uno que permite
acceder al correo electrónico.
Guía del administrador del sistema 35-3
Capítulo 35
l
El script se ejecuta internamente desde la aplicación, y se realizan las acciones pertinentes en el
correo electrónico. Por ejemplo, es posible generar una nueva comunicación que incluya
información desde el correo electrónico.
l
Los archivos adjuntos se almacenan en la Biblioteca de Sage CRM.
l
El correo electrónico se elimina del buzón de correo.
Ejecutar la aplicación del servicio de gestión de correo de Sage
CRM
El archivo es el encargado de ejecutar el servicio de gestión de correo de Sage CRM. Este archivo
se instala en el servidor de Sage CRM por defecto durante la instalación de Sage CRM. El servicio
de la aplicación es responsable de ofrecer servicio a todas las instalaciones de Sage CRM
configuradas para la gestión de correo electrónico. No importa la instalación desde la que se
registre la aplicación, pero una vez que esté registrada no deberá moverse de la carpeta desde la
que se registró. Si tiene problemas para iniciar la aplicación del servicio, puede que tenga que
instalarla manualmente.
Nota: Sólo debe haber un archivo eWareEmailManager.EXE en el servidor.
Instalar la aplicación de servicio manualmente
Para instalar manualmente la aplicación del servicio:
1. Haga clic en Inicio | Ejecutar e introduzca cmd. Se abrirá la pantalla de DOS.
2. Desplácese hasta la carpeta en la que ha guardado el archivo eWareEmailManager.exe y escriba
eWareEmailManager /i.
3. Pulse la tecla Intro. Se abrirá un cuadro de diálogo informándole de que la aplicación se ha
instalado correctamente.
Desinstalar la aplicación Aplicación
Para desinstalar la aplicación del servicio:
1. Haga clic en Inicio | Ejecutar e introduzca cmd. Se abrirá la pantalla de DOS.
2. Desplácese hasta la carpeta en la que ha guardado el archivo eWareEmailManager.exe y escriba
eWareEmailManager /u.
3. Pulse la tecla Intro. Se abrirá un cuadro de diálogo informándole de que el servicio se ha
desinstalado correctamente.
Procesamiento de los errores
A continuación se incluye un breve resumen de la forma en que se procesan los errores en la
gestión de correo electrónico.
l
La detección de errores se basa en el estado del script tras su ejecución. La aplicación de gestión
de correo electrónico ejecuta el script y captura el resultado de dicha ejecución.
l
Si el script falla, el archivo de registro contendrá el script e información sobre el error para que los
encargados de la implementación de Sage CRM puedan depurarlo. Es posible acceder al archivo
de registro desde el directorio de sistema principal, por ejemplo, ... ..\Archivos de
programa\Sage\CRM\Services\logs La sección en la que ha fallado el script aparecerá resaltada.
El nombre de archivo al que se asigna es "aaaammdd<installname>MailManager.log". Cada día
35-4 Sage CRM
Capítulo 35: Gestión de correo electrónico
se genera un nuevo archivo de registro. También es posible acceder al registro desde la pantalla
Opciones del Servidor de administración de correo electrónico, en la que puede seleccionar el
botón Ver archivos de registro.
l
Es posible leer y escribir en bases de datos externas mediante el aspecto de script personalizado.
l
Es posible acceder y controlar cada buzón de correo mediante su propio subproceso dentro de la
aplicación.
l
Los correos electrónicos que causan fallos internos del sistema se guardan en una carpeta de
correos aislada, que se encuentra en ...\Archivos de
programa\Sage\CRM\Services\CustomPages\Scripts.
Configurar administración de correo electrónico
Entre las tareas de configuración de la gestión de correo electrónico se incluyen:
l
Especificar una serie de ajustes en Administración | Correo electrónico y documentos |
Configuración de correo electrónico, incluyendo una dirección de correo electrónico del buzón de
entrada que gestionará el archivado de los correos electrónicos salientes.
l
Completar una entrada en Administración | Correo electrónico y documentos | Opciones del
Servidor de administración de correo electrónico, de forma pueda ejecutarse la gestión del correo
electrónico en el buzón de correo anterior. Cuando lo haya hecho, podrá crear entradas para otros
buzones de correo en los que quiera ejecutar la aplicación de gestión de correo electrónico.
Estas tareas de configuración se describen más detalladamente en estas secciones.
Configurar ajustes de gestión de correo electrónico (página 35-5)
Correo electrónico Opciones del Servidor de administración (página 35-6)
Trabajar con la plantilla Comunicaciones (página 35-7)
Correo electrónico enviado (página 35-7)
Correo electrónico recibido (página 35-9)
Reglas aplicadas a la gestión del correo electrónico (página 35-11)
Configurar ajustes de gestión de correo electrónico
Para cambiar los ajustes predeterminados existentes y añadir nuevos ajustes:
1. Seleccione Administración | Correo electrónico y documentos | Configuración de correo
electrónico. Aparecerá la página Correo electrónico/SMS.
2. Haga clic en el botón Modificar.
3. Si desea que el servidor de administración de correo electrónico archive los correos electrónicos
salientes, asegúrese de seleccionar el servidor de administración de correo electrónico en el
campo Los correos salientes se deben archivar por.
4. En el campo Dirección de archivado del servidor de administración de correo electrónico, escriba
la dirección de correo del buzón al que desee que se envíen los correos electrónicos salientes. La
administración de correos electrónicos podrá ejecutarse en el buzón de correo y archivar los
correos electrónicos salientes. Nota: La dirección de archivado del servidor de administración de
correo debe ser una dirección de correo electrónico única, configurada específicamente para la
gestión de correo electrónico, y que no se utilice para otro fin ni sea un buzón de correo privado de
nadie.
5. Revise el prefijo de la dirección de archivo del servidor de administración de correo. Esto se
añade entre el destinatario de mailto y la dirección de archivado del servidor de administración de
correo electrónico para las etiquetas de mailto. El valor predeterminado es &bcc=, que sitúa la
Guía del administrador del sistema 35-5
Capítulo 35
dirección de archivado del servidor de administración de correo en la línea CCO de todos los
correos electrónicos enviados desde Sage CRM.
6. Haga clic en el botón Guardar.
7. Abra Administración | Correo electrónico y documentos | Opciones avanzadas del servidor de
administración de correo electrónico. Aparecerá la página Opciones avanzadas del servidor de
administración de correo electrónico.
8. Haga clic en el botón Modificar.
9. Escriba el nombre de inicio de sesión de un usuario de Sage CRM con suficientes permisos para
acceder a la información de la base de datos en el campo Inicio de sesión del administrador. El
usuario Admin es probablemente el más indicado para especificarlo en este campo.
10. Introduzca la contraseña para el usuario Admin anterior en el campo Contraseña administrador.
11. Haga clic en el botón Guardar.
Correo electrónico Opciones del Servidor de administración
Debe especificar las opciones del servidor de administración de correo electrónico en
Administración | Correo electrónico y documentos | Opciones del servidor de
administración de correo electrónico para cada buzón de correo en el que desea que se ejecute
la administración de correo electrónico.
Nota: Si desea que la gestión de correo electrónico archive los correos electrónicos salientes,
deberá especificar previamente las opciones del buzón de correo saliente antes de configurar
cualquier otro buzón de correo. Este ejemplo muestra cómo configurar estas opciones de buzón de
correo predeterminada.
Para especificar los ajustes de las Opciones del servidor de administración de correo electrónico
para el buzón de correo predeterminado:
1. Abra Administración | Correo electrónico y documentos | Opciones del servidor de
administración de correo electrónico.
2. Haga clic en el botón Nuevo. Se mostrará la página Opciones de dirección de correo electrónico.
Consulte Campos Opciones de dirección de correo electrónico (página 35-21) para ver una
descripción de los campos.
Panel Opciones de dirección de correo electrónico
3. Complete los campos en la página Opciones de dirección de correo electrónico. Consulte Campos
Opciones de dirección de correo electrónico (página 35-21) para obtener más información.
35-6 Sage CRM
Capítulo 35: Gestión de correo electrónico
4. Haga clic en el botón Guardar. Las opciones de dirección de correo electrónico que configure se
muestran en una lista. Puede seguir configurando más direcciones de la misma forma.
Hay disponible un botón Ver archivos de registro que le permite visualizar información de
registro cuando el servicio está activado y funcionando.
Pasos adicionales para MAPI
Si está utilizando el método de acceso MAPI, deberá:
l
Abra la carpeta de servicios y haga doble clic en el servicio de gestión de correo electrónico de
eWare.
l
En el cuadro de diálogo Propiedades del administrador de correo electrónico, seleccione la
pestaña Iniciar sesión.
l
Observará que el servicio se ejecuta por defecto en una cuenta de sistema local (para POP). Sin
embargo, en el caso de MAPI deberá definir el servicio para que se ejecute en una cuenta de
dominio con permisos para todos los buzones de correo a los que desee que acceda y en los que
quiera que se ejecute la gestión de correo electrónico.
Trabajar con la plantilla Comunicaciones
Una vez que se han completado estas tareas de configuración, y asumiendo que ha seleccionado
la plantilla Comunicación, todos los correos electrónicos que envíe al buzón predeterminado que ha
configurado se archivarán en la base de datos de Sage CRM como Comunicaciones, y todos los
archivos adjuntos de los correos electrónicos correspondientes se archivarán en la pestaña
Biblioteca de Sage CRM. Para que todo esto ocurra, se deben cumplir los siguientes criterios:
Correo electrónico enviado
l
En el caso de los correos electrónicos enviados desde el sistema, se crea una comunicación con
un vínculo de comunicación con cada destinatario con una entrada en la base de datos. Si no
encuentra ninguna entrada, el correo electrónico se guardará como comunicación completada en
el usuario de CRM únicamente.
l
El remitente debe ser un usuario válido de Sage CRM, y su dirección de correo electrónico debe
encontrarse en la base de datos de Sage CRM con su información de usuario.
l
La dirección de archivado del servidor de administración de correo debe encontrarse en el campo
CCO.
Para enviar un correo electrónico desde un usuario de Sage CRM a un cliente:
1. Busque el registro del cliente y haga clic en el hipervínculo de sus apellidos.
2. Haga clic en el hipervínculo de la dirección de correo electrónico del cliente. El panel de correo
electrónico se muestra en la parte inferior de la página.
3. Escriba el texto del correo electrónico.
l Si prefiere utilizar Outlook como editor de correo electrónico, seleccione el botón Enviar
con Outlook antes de empezar a escribir el correo electrónico.
l
Nota: La dirección de archivado del servidor de administración de correo electrónico
que definió en los ajustes de configuración de correo electrónico aparece en el campo
CCO de Outlook. Si está utilizando CRM para crear su correo electrónico, la dirección de
archivado del servidor de administración de correo electrónico no será visible en el campo
CCO del correo electrónico aunque se envíe como copia oculta, siempre que el campo Los
correos salientes se deben archivar por se haya definido como Administrador de correo
Guía del administrador del sistema 35-7
Capítulo 35
electrónico y que se haya especificado la dirección de archivado del servidor de
administración de correo electrónico.
l
Si no desea que el Administrador de correo electrónico gestione el correo electrónico o
que éste se registre como una comunicación, deberá seleccionar la casilla de verificación
No archivar esta comunicación antes de enviar el correo electrónico.
4. Haga clic en el botón Enviar.
Debe dar como resultado:
l
El cliente recibe el correo electrónico.
Correo electrónico que recibe el cliente
l
La comunicación se registra en Sage CRM.
Comunicación en Sage CRM
Nota: Puede que la comunicación tarde unos minutos en aparecer en Sage CRM, en función
del intervalo de sondeo definido en las Opciones avanzadas del servidor de administración
del correo electrónico.
l
El archivo de registro que se actualiza con los detalles de administración del correo electrónico.
Archivo de registro
35-8 Sage CRM
Capítulo 35: Gestión de correo electrónico
Correo electrónico recibido
l
En los correos electrónicos recibidos de usuarios y reenviados a la dirección de archivado del
servidor de administración de correo electrónico, esta dirección de correo electrónico debe ser la
única dirección que figure en el campo A.
l
La dirección de correo electrónico del remitente original debe ser la primera dirección de correo
electrónico del cuerpo del correo electrónico reenviado al buzón. Esto es así porque la gestión de
correo electrónico reconoce la primera dirección del cuerpo como la dirección del remitente
original.
Para archivar un correo electrónico enviado desde un cliente a un usuario de Sage CRM:
1. Simule el envío de un correo electrónico desde su cuenta de cliente de prueba a un usuario de
Sage CRM.
2. Acceda al buzón del usuario de prueba de Sage CRM y abra el correo electrónico.
3. Haga clic en el botón Adelante.
4. Escriba la dirección de archivado del servidor de administración de correo en el campo Para.
Reenvío de correo electrónico
Nota: La gestión de correo electrónico reconocerá la primera dirección del correo enviado y
lo archivará con este registro de cliente. Si la dirección de correo electrónico no aparece en
el encabezamiento o el cuerpo del correo electrónico, o si aparece tras otra dirección de
correo, puede escribir o pegar la dirección de correo correcta del cliente en la parte superior
del correo electrónico reenviado para asegurar que se registra correctamente.
5. Haga clic en el botón Enviar.
Debe dar como resultado:
Se creará un registro de comunicación para el cliente con los detalles del correo electrónico enviado
desde el usuario de Sage CRM.
Comunicación de correo entrante
Guía del administrador del sistema 35-9
Capítulo 35
Archivos adjuntos a correos electrónicos
Los archivos adjuntos a correos electrónicos se almacenan con el registro de comunicación creado
por el correo electrónico entrante o saliente.
Para archivar un correo electrónico enviado desde un cliente a un usuario de Sage CRM junto con
sus archivos adjuntos:
1. Simule el envío de un correo electrónico desde su cuenta de cliente de prueba a un usuario de
Sage CRM.
2. Acceda al buzón del usuario de prueba de Sage CRM y abra el correo electrónico.
3. Haga clic en el botón Adelante.
4. Escriba la dirección de archivado del servidor de administración de correo en el campo Para.
Reenvío de correo electrónico con archivos adjuntos
5. Haga clic en el botón Enviar.
Debe dar como resultado:
l
Se creará un registro de comunicación para el cliente con los detalles del correo electrónico
enviado desde el usuario de Sage CRM y sus archivos adjuntos.
Comunicación de correo entrante con archivos adjuntos
l
Haga clic en el icono Correo entrante para repasar los detalles de los archivos adjuntos y correos
electrónicos.
35-10 Sage CRM
Capítulo 35: Gestión de correo electrónico
Correo entrante con archivos adjuntos
Reglas aplicadas a la gestión del correo electrónico
l
Cuando se recibe un correo electrónico en el buzón especificado, se buscan todas las personas
asociadas a la dirección de correo electrónico en la tabla de la base de datos de correos
electrónicos.
l
Si sólo hay una persona asociada a la dirección de correo electrónico (aunque la dirección se
utilice como dirección particular y de trabajo), se creará una comunicación para la persona, que
también se asociará al usuario de Sage CRM.
l
Si no se encuentra ninguna persona asociada o si hay varias personas asociadas a la dirección,
se busca en la tabla de correo electrónico una empresa asociada y se crea una comunicación
para dicha empresa. Ésta también se asocia al usuario de Sage CRM.
Si desea más información sobre el uso básico de la gestión de correo electrónico, consulte
"Archivar correos electrónicos entrantes y salientes" en Guía de usuario.
Trabajar con la plantilla Soporte
Esta sección toma como base un ejemplo de cómo la gestión de correo electrónico se puede
configurar y utilizar para gestionar los correos de forma que se adapten a sus necesidades
comerciales específicas. Sage CRM proporciona una solución de gestión de correo electrónico
para los entornos de soporte al cliente. La solución se basa en un script existente, SUPPORT.JS,
que se envía con Sage CRM. Este ejemplo ilustra la forma en que la gestión de correo electrónico
gestiona los correos electrónicos de forma efectiva en un entorno de servicio al cliente. Sin
embargo, hay que tener en cuenta que la gestión de correo electrónico puede configurarse para que
gestione los correos electrónicos de la forma que mejor se adapte a su empresa, utilizando uno de
los scripts incluidos con Sage CRM o con un script personalizado.
En el siguiente ejemplo se asume que en el servidor de correo electrónico de la empresa hay un
buzón denominado [email protected] Los clientes deben poder registrar sus consultas al
servicio al cliente con este buzón. Se supone que desea gestionar los correos electrónicos de la
siguiente forma.
Si en [email protected] se recibe un correo electrónico de una persona o empresa que consta
en la base de datos de Sage CRM, puede que desee:
l
Enviar una respuesta automática a la persona o empresa que incluya un ID de incidencia.
l
Crear y registrar una incidencia para el equipo de atención al cliente.
Guía del administrador del sistema 35-11
Capítulo 35
l
Crear en el sistema dos comunicaciones para la persona o empresa que registró la incidencia. La
primera comunicación debe ser un correo entrante para confirmar la recepción del correo
electrónico del cliente y la segunda un correo saliente para señalar el hecho de que se envió una
respuesta a la persona o empresa.
Si en [email protected] se recibe un correo electrónico que ya contiene un ID de incidencia,
puede que desee:
l
Crear una comunicación de correo entrante para señalar la recepción del correo electrónico, sin
necesidad de crear una incidencia.
Entre las tareas de configuración de esta situación se incluyen:
l
Especificar y revisar la configuración de Administración | Correo electrónico y documentos |
Configuración de correo electrónico. Consulte Configurar ajustes de gestión de correo electrónico
(página 35-5).
l
Configurar las direcciones de correo electrónico en Administración | Correo electrónico y
documentos | Opciones del servidor de administración de correo electrónico que desee ejecutar.
Este ejemplo muestra cómo configurar una: [email protected]
El escenario se extenderá para mostrar cómo puede adaptar la administración de correos
electrónicos a necesidades comerciales más personalizadas mediante:
l
Configuración de conjuntos de reglas y personalización de plantillas asociadas con las diferentes
direcciones de correo electrónico.
l
Uso de objetos de correo electrónico para personalizar los archivos de script de la plantilla, por
ejemplo, para cambiar la forma en la que se guardan los archivos adjuntos de correos
electrónicos.
Intervienen los siguientes pasos:
Añadir direcciones de correo electrónico a la gestión de correo electrónico (página 35-12)
Gestionar correos electrónicos de asistencia (página 35-13)
Añadir conjuntos de reglas al servicio de correo electrónico (página 35-15)
Campos del panel Reglas (página 35-17)
Añadir direcciones de correo electrónico a la gestión de correo
electrónico
Esta sección le indica cómo configurar la gestión de correo electrónico para que se ejecute en el
buzón [email protected] Tenga en cuenta que puede configurar la gestión de correo
electrónico para que se ejecute en tantos buzones como desee repitiendo los pasos descritos a
continuación.
Para configurar la gestión de correo electrónico para que se ejecute en el buzón
[email protected]
1. Abra Administración | Correo electrónico y documentos | Opciones del servidor de
administración de correo electrónico.
2. Haga clic en el botón Nuevo. Se mostrará la página Opciones de dirección de correo electrónico.
3. Seleccione la casilla de verificación Activado para activar el servicio que está configurando.
4. Introduzca la dirección de correo electrónico del buzón en el que desea que se ejecute este
servicio en el campo Dirección de correo electrónico, por ejemplo, [email protected]
5. Escriba el nombre del servidor de correo en el que reside el buzón en el campo Servidor de correo
electrónico.
35-12 Sage CRM
Capítulo 35: Gestión de correo electrónico
6. Introduzca el nombre de usuario necesario para iniciar sesión en [email protected] en el
campo Inicio de sesión de cuenta de correo electrónico.
7. En el campo Contraseña, escriba la contraseña necesaria para iniciar sesión en
[email protected]
8. Escriba la dirección de correo electrónico donde se enviarían los mensajes de servicio de correo
en el campo Dirección de correo electrónico del administrador. Los mensajes de servicio se
envían cuando empieza el servicio o si se produce algún problema.
9. Seleccione el archivo de script que desea utilizar para procesar el correo electrónico desde el
campo Plantilla. Este ejemplo utiliza el archivo de script de soporte. Este archivo se envía como
parte del servicio de gestión de correo electrónico y permite especificar diferentes formas de
gestionar correos electrónicos.
10. En el campo Usuario de Sage CRM, especifique el nombre del usuario de Sage CRM que desea
que cree todas las incidencias, comunicaciones, etc.
l Los tres campos siguientes se aplicarán a la forma predeterminada en la que desea que se
archiven los correos electrónicos en la base de datos de Sage CRM. Todos los correos
electrónicos del buzón [email protected] se archivarán según estos campos de forma
predeterminada a no ser que se creen conjuntos de reglas en Sage CRM para registrar
ciertos correos electrónicos de forma distinta a los ajustes predeterminados o si no se
cumplen las condiciones especificadas en los conjuntos de reglas.
l
Los primeros dos campos se utilizan para especificar en qué usuario o equipo se archivará
el correo electrónico. El tercer campo se utiliza para especificar la acción que desea que se
realice en los correos electrónicos. Las acciones que puede seleccionar en este ejemplo
de atención al cliente son Crear incidencia, Crear comunicación o Seguimiento de la
incidencia.
11. Deje el campo Usuario asignado predeterminado para el conjunto de reglas en blanco para este
ejemplo puesto que no desea que la incidencia o comunicación creada se asigne a un usuario
específico.
12. En el campo Equipo asignado predeterminado para el conjunto de reglas, especifique el servicio
de atención al cliente como el equipo al que desea asignar la incidencia o comunicación.
13. En el campo Acción predeterminada para el conjunto de reglas, seleccione Seguimiento de la
incidencia. La selección de Seguimiento de la incidencia implica que los correos electrónicos se
registran como incidencias y se les realiza un seguimiento para ver su progreso. La acción
Seguimiento de la incidencia implica que la mayoría de los correos electrónicos se archivarán
como incidencias y se les asignará un ID de incidencia, pero si el correo electrónico ya contiene
un ID de incidencia, se archivará una comunicación para realizar el seguimiento de la incidencia.
14. Haga clic en el botón Guardar.
Gestionar correos electrónicos de asistencia
Una vez que el servicio se está ejecutando, los correos electrónicos se gestionan de acuerdo con
los ajustes especificados.
El siguiente ejemplo muestra lo que ocurre:
1. Kieran O’Toole, que se incluye en la base de datos de Sage CRM, envía un correo electrónico a
[email protected] para registrar un problema de atención al cliente.
Guía del administrador del sistema 35-13
Capítulo 35
Correo electrónico del cliente
2. Lo siguiente se produce como resultado del envío de este correo electrónico al buzón de
[email protected]:
l Se enviará una respuesta automática a Kieran para informarle de que se ha registrado una
incidencia.
Respuesta automática enviada al cliente
l
La incidencia puede visualizarse en la lista de incidencias asociadas con Kieran O’Toole.
También puede verse desde CRM del equipo | Atención al cliente, ya que anteriormente
especificó el servicio de atención al cliente en el campo Equipo asignado predeterminado
para el conjunto de reglas.
Lista de incidencias
3. Se registran dos comunicaciones a nombre de Kieran, una para confirmar la recepción de su
correo electrónico y la otra para indicar que se ha enviado una respuesta automática.
35-14 Sage CRM
Capítulo 35: Gestión de correo electrónico
Lista de comunicaciones
La comunicación de correo saliente también se incluye en CRM del equipo | Atención al
cliente.
Cuando Kieran responda al correo que reciba de [email protected] para indicar que ha
podido configurar y ejecutar el software, se registrará una comunicación de correo entrante
en el registro de Kieran y en CRM del equipo | Atención al cliente para señalarlo.
Añadir conjuntos de reglas al servicio de correo electrónico
Cuando haya configurado un servicio, puede configurar conjuntos de reglas de modo que se
realicen acciones distintas a las especificadas anteriormente cada vez que se lean ciertos correos
electrónicos. Puede utilizar los conjuntos de reglas para complementar las acciones
predeterminadas disponibles en el panel Opciones de dirección de correo electrónico en
Administración | Correo electrónico y documentos | Opciones del Servidor de administración de
correo electrónico.
Por ejemplo supongamos que desea que todos los correos entrantes en el buzón
[email protected] se archiven en CRM del equipo | Atención al cliente, de acuerdo con la
acción Seguimiento de la incidencia por defecto. Sin embargo, puede elegir que cualquier correo
electrónico procedente de empresas del tipo Competidor o Analista del sector se gestione de una
forma diferente. Puede conseguir este resultado aplicando un nuevo conjunto de reglas al buzón
[email protected] Es posible crear cualquier número de conjuntos de reglas, cada uno de los
cuales puede tener hasta tres reglas asociadas.
Este ejemplo ilustra la forma en que los correos electrónicos de empresas que son competidores o
analistas del sector pueden gestionarse creando nuevos conjuntos de reglas.
Los conjuntos de reglas se componen de:
l
Múltiples reglas (o condiciones)
l
La acción que se llevará a cabo cuando se cumplan las condiciones de una o más reglas.
Para añadir un nuevo conjunto de reglas al servicio que ha configurado anteriormente:
1. Abra Administración | Correo electrónico y documentos | Opciones del servidor de
administración de correo electrónico.
2. Seleccione el hipervínculo del servicio.
3. Seleccione el botón Añadir conjunto de reglas para crear un nuevo conjunto de reglas.
Aparecerá el formulario de introducción de reglas. Puede especificar hasta tres reglas en esta
página.
4. Introduzca una descripción en el campo Descripción de la regla, por ejemplo, si una empresa es
un competidor o un analista de la industria.
Guía del administrador del sistema 35-15
Capítulo 35
5. Para empezar a especificar la primera regla, seleccione Empresa en desde el campo Nombre de
columna de la fila 1. El campo Nombre de columna enumera las columnas para las que puede
definir acciones.
6. Seleccione Igual a en el campo Operador.
7. En el campo Valor, seleccione Competidor. Las opciones disponibles dependerán de la columna
que haya seleccionado. Los valores disponibles para este ejemplo son los distintos tipos de
empresa del sistema.
8. Añada una regla similar para las empresas del tipo Analista del sector y sepárela de la otra regla
seleccionando "o" en el campo entre las dos reglas.
l Si separa las reglas mediante "y" ambas reglas deberán cumplirse para que se realice una
acción. Se las separa mediante "o", la acción se realizará si cualquiera de ambas reglas es
verdadera.
l
A continuación, en el panel Acción, deberá especificar una acción si las reglas que ha
especificado se cumplen (de lo contrario, se utilizarán las acciones predeterminadas que
especificó antes). También deberá especificar un usuario y un equipo para asociarlo a la
acción.
9. En el panel Acción, seleccione el campo Crear una comunicación desde la acción. Esto significa
que si se cumple cualquiera de las reglas especificadas, se creará una comunicación.
10. Seleccione el usuario de Sage CRM con el que se registrará la comunicación en el campo
Usuario asignado. En este ejemplo, la comunicación se crea si se cumple una regla, y se asigna a
Simon O'Neill, el director de marketing.
11. Seleccione el equipo con el que se registrará la comunicación en la lista del campo Equipo
asignado. En este ejemplo, la comunicación se asigna al equipo de marketing.
Formulario de introducción de reglas
12. Hay otros tres campos en el formulario de introducción de reglas que deberá completar: Orden de
ejecución del conjunto de reglas, Activado y Regla de salida. Sus funciones se describen en la
tabla siguiente.
13. Haga clic en el botón Guardar y seleccione Continuar. El nuevo conjunto de reglas se añade a la
lista actual de conjuntos de reglas.
35-16 Sage CRM
Capítulo 35: Gestión de correo electrónico
Página Opciones del servidor de administración de correo electrónico con la lista de conjuntos de reglas
14. Seleccione el botón Añadir conjunto de reglas para añadir conjuntos de reglas adicionales o
seleccione Continuar para volver a la lista de servicios.
Campos del panel Reglas
En la tabla siguiente se explican los campos estándar del panel Reglas.
Campo
Descripción
Descripción del conjunto de
Reglas
Una breve descripción de lo que hace el conjunto de
reglas.
Nombre columna
Columna de la base de datos en la que desea que
actúe la regla.
Operador
El operador, por ejemplo Igual a, No es igual a.
Valor
Valor que corresponde con el nombre de columna
que ha seleccionado.
Orden de ejecución del
conjunto de reglas
Orden en que se ejecuta el conjunto de reglas. Por
ejemplo, si ha definido tres conjuntos de reglas,
puede querer que se realicen en un orden específico.
Activado
Seleccione esta casilla de verificación para asegurar
que el conjunto de reglas se ha activado.
Regla de salida
Si selecciona esta casilla de verificación significa
que, si se ejecuta este conjunto de reglas, la acción
se realizará pero no se ejecutará ningún otro
conjunto de reglas.
Personalizar Plantillas de script
La gestión de correo electrónico incluye dos plantillas de script:
l
COMMUNICATIONS.JS. Este script es el implementado por defecto una vez que se configura la
gestión de correo electrónico.
l
SUPPORT.JS. Este script se utiliza en el entorno de atención al cliente anterior.
Guía del administrador del sistema 35-17
Capítulo 35
Las siguientes tres funciones principales son la base del archivo SUPPORT.JS y se ejecutan en el
siguiente orden:
1. BeforeMainAction
2. MainAction
3. AfterMainAction
BeforeMainAction (antes de acción principal) y AfterMainAction (después de acción principal) se
declaran en el archivo SUPPORT.JS. MainAction (acción principal) no se declara. La función
MainAction se genera a partir de las reglas definidas en el formulario de introducción de reglas en
CRM. La función no debe declarase nunca en ningún archivo JavaScript utilizado con la gestión de
correo electrónico. Si necesita cualquier funcionalidad compleja, puede codificarse en las funciones
BeforeMainAction o AfterMainAction.
Nota: Se recomienda utilizar uno de los scripts existentes proporcionados con CRM, sin embargo,
si ninguno de los scripts personalizados es adecuado, puede tener que escribir un nuevo script.
Cualquier nuevo script escrito debe implementarse en un entorno de prueba antes de instalarse en
un sistema real. Póngase en contacto con su consultor certificado de CRM antes de escribir
nuevos scripts.
Puede utilizar los objetos descritos en la siguiente sección para personalizar aún más las plantillas
de script.
Referencia de objeto
Esta sección ofrece un resumen de lo que ocurre una vez que se activa un servicio mediante un
buzón, como [email protected] y cualquier conjunto de reglas asociado.
Esta sección también ofrece un resumen de los objetos implementados en la gestión de correo
electrónico.
1. Cuando se inicia la aplicación del servicio, ésta crea un objeto CRM e inicia sesión en el sistema
utilizando las entradas de registro.
2. Utilizando el objeto CRM, la aplicación del servicio consulta la tabla custom_emailaddress. Esta
es la tabla que contiene la información sobre cada servicio para la instalación.
3. Los datos se leen, y tiene lugar lo siguiente:
l Se lee el archivo de script especificado.
l
Se crea otro objeto CRM, en el que se inicia sesión usando el Id de inicio de sesión de
usuario de Sage CRM.
l
Se utiliza la información de cuenta de correo electrónico para iniciar sesión en el buzón y
leer los correos electrónicos. Se crea un objeto de interfaz en el correo electrónico. Se
denomina objeto MsgHandler.
4. Se utiliza la dirección Desde en el correo electrónico para consultar la base de datos para:
l Comprobar si el correo electrónico pertenece a un usuario. Se crea un objeto de consulta a
CRM UserQuery, que ejecuta el siguiente script.
SELECT * FROM vUsers WHERE
user_emailaddress = FromAddress
O bien
user_mobileemail = FromAddress
35-18 Sage CRM
Capítulo 35: Gestión de correo electrónico
l
Comprobar si el correo electrónico pertenece a una empresa. Se crea un objeto de
consulta a CRM CompanyQuery, que ejecuta el siguiente script.
Select * from vCompanyEmail where elink_recordid = comp_
companyid and emai_Emailaddress = FromAddress
l
Comprobar si el correo electrónico pertenece a una persona. Se crea un objeto de consulta
a CRM PersonQuery, que ejecuta el siguiente script.
Select * from vPersonEmail where elink_recordid = pers_
Personid and emai_emailaddress = FromAddress
5. Todos los objetos mencionados aquí pasan al contexto del script y se realizan las acciones
especificadas.
Puede personalizar aún más las funciones de la gestión de correo electrónico utilizando los
siguientes objetos. Consulte la Ayuda del desarrollador de Sage CRM si desea más
información sobre los métodos y propiedades de los objetos.
l
Objeto MsgHandler: El objeto MsgHandler ofrece acceso básico a la funcionalidad y el
objeto Email del sistema. Es el objeto de nivel superior durante el script. Se pasa al script
en el momento de ejecución.
l
Objeto Email: El objeto Email ofrece acceso al propio correo electrónico a través de sus
propiedades y métodos. Este objeto se pasa al script de forma predeterminada como
objeto de correo electrónico, pero también es posible acceder a él mediante el objeto
MsgHandler de la siguiente forma:
myemail = MsgHandler.msg
l
Objeto AddressList: Como parte del objeto Email, este objeto ofrece acceso a las listas de
direcciones Para, CC y CCO. Puede acceder a este objeto de la siguiente forma:
myaddresslist = email.CC;
l
Objeto MailAddress: Este objeto ofrece acceso a una dirección individual del objeto
AddressList. Puede volver a un objeto MailAddress individual de la siguiente forma:
myaddress = email.CC.Items(1);
l
Objeto AttachmentList: Este objeto ofrece acceso a los archivos adjuntos de correo
electrónico. Puede acceder a este objeto de la siguiente forma:
myAttachmentList = email.Attachments;
l
Objeto Attachment: Este objeto ofrece acceso a un archivo adjunto individual. Puede
utilizar la propiedad "items" del objeto AttachmentList para acceder a este objeto.
myAttachment = email.Attachments.Items(1);
Sugerencias de solución de problemas
Las siguientes secciones ofrecen sugerencias de solución de problemas para configurar la gestión
de correo electrónico y asegurar que los correos se gestionan para responder a sus necesidades
empresariales.
Guía del administrador del sistema 35-19
Capítulo 35
La gestión de correo electrónico no archiva los correos electrónicos salientes (página 3520)
La gestión de correo electrónico crea dos comunicaciones (página 35-20)
CDOSYS tiene problemas para enviar correos al exterior (página 35-21)
La gestión de correo electrónico no archiva los correos electrónicos
salientes
Puede ocurrir que, aunque pueda enviar correos electrónicos desde Sage CRM, la gestión de
correo electrónico no los almacene como comunicaciones (o incidencias) en la base de datos de
Sage CRM. En este caso:
1. Asegúrese de que ha configurado la dirección de archivado de administración de correo
electrónico y ha definido un prefijo para ella en Administración | Correo electrónico y documentos |
Configuración de correo electrónico. Consulte Configurar ajustes de gestión de correo electrónico
(página 35-5) para obtener más información.
2. Compruebe que ha creado una entrada para la dirección de archivado del servidor de
administración de correo anterior en Administración | Correo electrónico y documentos | Opciones
del servidor de administración de correo electrónico. Consulte Correo electrónico Opciones del
Servidor de administración (página 35-6) para obtener más información.
Cuando haya completado los pasos 1 y 2 anteriores, el correo electrónico saliente irá al buzón de
la dirección de archivado del servidor de administración de correo. Para ello:
3. Abra la entrada dirección de archivado de administración de correo electrónico que seleccionó en
el paso 2 y cancele la selección de la casilla de verificación Activado para que la gestión de correo
electrónico no se ejecute en este buzón.
4. Envíe un correo electrónico desde Sage CRM.
5. Compruebe el propio buzón Dirección de archivado del servidor de administración de correo para
comprobar si ha llegado el correo electrónico.
6. Vuelva a activar la entrada Dirección de archivado de administración de correo electrónico
seleccionando la casilla de verificación Habilitado.
Si la administración de correo electrónico se está ejecutando en buzón de correo y la lectura de
los correos electrónicos es correcta, el correo electrónico que envía debe desaparecer del buzón
de correo. Si no desaparece, vuelva a comprobar el paso 2, concretamente el inicio de sesión y
contraseña de cuenta de correo electrónico que especificó.
7. En Administración | Correo electrónico y documentos | Configuración de correo electrónico, defina
el campo Depuración como Sí para activar la depuración.
8. Compruebe el archivo de registro (aaaammdd<nombre de la instalación>MailManager.log) en
...\Archivos de programa\Sage\CRM\Services\Logs.
Si en el archivo apareciera el mensaje "cannot log", significa que el inicio de sesión y contraseña
de cuenta de correo electrónico que especificó en el paso 2 son incorrectos.
9. Compruebe la carpeta RogueMails para asegurarse de que los correos electrónicos se formatean
de forma que la gestión de correo electrónico puede gestionarlos. La carpeta se encuentra en
...\Archivos de programa\Sage\CRM\Services\CustomPages\Scripts\RogueMail
La gestión de correo electrónico crea dos comunicaciones
La gestión de correo electrónico crea dos comunicaciones en CRM por cada correo
electrónico que archiva. Este problema suele producirse si utiliza plantilla Comunicación, pero
también define el campo Acción predeterminada para el conjunto de reglas en Administración |
Correo electrónico y documentos | Opciones del Servidor de administración de correo electrónico a
Crear una comunicación. En su lugar, debe definir este campo como Ninguno.
35-20 Sage CRM
Capítulo 35: Gestión de correo electrónico
CDOSYS tiene problemas para enviar correos al exterior
Pueden surgir dificultades si utiliza CDOSYS para enviar correos electrónicos al exterior, es decir,
si seleccionó CDOSYS en el campo Enviar correo electrónico en Administración | Correo
electrónico y documentos | Configuración de correo electrónico. Si está utilizando CDOSYS pero
sus correos electrónicos no se están enviando:
1. Asegúrese de que CDOSYS está instalado, a veces no se instala automáticamente con IIS. Para
ello, abra IIS y compruebe si existe alguna carpeta de servidor virtual. Si no es así, CDOSYS no
está instalado.
2. Compruebe que CDOSYS se está ejecutando. Para ello, en IIS haga clic con el botón derecho en
la carpeta servidor virtual SMTP predeterminado y seleccione Inicio.
3. Compruebe si hay algún correo electrónico en las carpetas de correo electrónico CDOSYS. Si
CDOSYS funciona adecuadamente, no debe haber ningún correo electrónico allí.
l Si hay correos en la carpeta BadMail significa que los correos no salen del servidor
CDOSYS SMTP (Protocolo Simple de Transferencia de Correo) al servidor de correo, o que
se están devolviendo. Si éste es el caso, deberá abrir los correos electrónicos para
encontrar el error. Las razones más comunes por las que puede encontrar correos
electrónicos en la carpeta BadMail son las siguientes.
La dirección De puede no estar configurado para los correos electrónicos que se
envían como notificaciones desde Sage CRM. Deberá configurar los campos
Nombre del Correo electrónico de Notificación y Dirección de Correo electrónico de
Notificación en Administración | Personalización avanzada | Flujo de procesos.
Consulte Personalización de flujos de procesos (página 24-1) si desea más
información.
Puede que la dirección Hasta no esté configurada. También es posible que los
correos electrónicos se envíen como notificaciones o desde los flujos de procesos.
Deberá comprobar los correos electrónicos incorrectos y averiguar de dónde vienen.
Cuando lo haya hecho podrá configurar la dirección de correo electrónico.
l
Los correos electrónicos de las carpetas Queue o Pickup sugieren que CDOSYS puede no
estar ejecutándose, o que los correos electrónicos no se retransmiten desde el servidor de
correo. Si este es el caso, asegúrese de que el servidor de correo se ha configurado para
retransmitir correos electrónicos desde el servidor de Sage CRM.
4. Asegúrese de que CDOSYS puede encontrar el servidor de correo. Para ello, abra el
Administrador IIS, haga clic con el botón derecho en Servidor SMTP predeterminado y seleccione
Propiedades | Entrega/Avanzado. Escriba la dirección IP del servidor de correo en el campo Host
inteligente y reinicie CDOSYS.
5. Compruebe que el servidor de correo permite la retransmisión. Si no es así, los correos
electrónicos pueden enviarse a buzones internos de la empresa, pero no a los externos. El
administrador del servidor de correo puede activarle la retransmisión.
Campos Opciones de dirección de correo electrónico
Consulte en la siguiente tabla descripciones de los campos de la página Opciones de dirección de
correo electrónico.
Guía del administrador del sistema 35-21
Capítulo 35
Campo
Descripción
Activado
Activa la dirección de correo electrónico. Le permite
mantener una lista de múltiples direcciones,
activándolas y desactivándolas según sea
necesario. Por ejemplo, puede que sea necesario
"[email protected]" durante el último
mes de cada trimestre, pero no debe estar disponible
en otros meses.
Método de acceso al buzón
de correo
Seleccione el método por el que desea acceder al
buzón de correo. Las opciones son POP y MAPI.
Dirección de correo
electrónico
La dirección de correo electrónico en el que desea
que se ejecute la gestión de correo electrónico.
Si está configurando opciones para el buzón de
correo saliente, escriba la dirección de archivado del
servidor de administración de correo en este campo
(se trata de la dirección que ha especificado en
Administración | Correo electrónico y documentos |
Configuración de correo electrónico).
Servidor POP/Nombre del
perfil MAPI
POP
Nombre del servidor POP utilizado para el correo
entrante.
MAPI
Nombre de perfil MAPI. Puede comprobar este
nombre (desde el servidor de Sage CRM) haciendo
clic con el botón derecho en la opción de menú de
Microsoft Outlook, seleccionando Propiedades |
Mostrar perfiles. El perfil predeterminado es
Configuración de MS Exchange.
Por ejemplo, Configuración de MS Exchange.
Servidor SMTP
Utilice este campo para especificar el nombre de su
servidor SMTP si éste es distinto de su servidor
POP. Si este campo se queda en blanco, el
administrador de correo electrónico utilizará su
servidor POP para los correos salientes. Este
campo no es obligatorio para MAPI.
Puerto POP3
Especifique el puerto que POP3 puede utilizar para
enviar correos electrónicos.
Puerto SMTP
Especifique el puerto que SMTP puede utilizar para
enviar correos electrónicos.
Nombre de la cuenta
POP/Nombre del buzón
POP
Nombre de usuario de la cuenta de correo
35-22 Sage CRM
Capítulo 35: Gestión de correo electrónico
Campo
Descripción
MAPI
electrónico.
MAPI
Nombre del buzón de correo MAPI. Puede
comprobar este nombre (desde el servidor de Sage
CRM) haciendo clic con el botón derecho en la
opción de menú de Microsoft Outlook,
seleccionando Propiedades | Mostrar perfiles. A
continuación, tras asegurarse de que ha
seleccionado el nombre de perfil MAPI, haga clic en
Propiedades. El nombre del buzón de correo se
especifica en el campo Buzón.
Por ejemplo, escriba Buzón - [email protected]
Nombre usuario SMTP
Introduzca el nombre de usuario del servidor SMTP,
ya que es necesario para el administrador de correo.
Contraseña POP/MAPI
Introduzca la contraseña para el servidor POP o
MAPI.
Contraseña SMTP
Introduzca la contraseña del servidor SMTP, ya que
es necesario para el administrador de correo.
Dirección de correo
electrónico del
administrador
Dirección de correo electrónico a la que se envían
todos los mensajes del servicio cuando éste se
inicia o si presenta algún problema.
Usuario de Sage CRM
Usuario de Sage CRM que el administrador de
correo electrónico considera que está conectado.
Por ejemplo, cuando se crean incidencias y
comunicaciones, este usuario se especifica como el
usuario que las creó.
Plantilla
Seleccione el archivo de script que desea utilizar
para procesar el correo electrónico desde el campo
Plantilla. Por ejemplo, Comunicaciones.
Usuario asignado
predeterminado para el
conjunto de reglas
El usuario al que desea que se asigne por defecto la
incidencia o comunicación, si las condiciones de las
reglas no se cumplen o no se han definido reglas en
Sage CRM.
Equipo asignado
predeterminado para el
conjunto de reglas
El equipo al que desea que se asigne por defecto la
incidencia o comunicación, si las condiciones de las
reglas no se cumplen o no se han definido reglas en
Sage CRM.
Acción predeterminada
asignada para el conjunto
Especifique la acción predeterminada (creación de
una incidencia o comunicación o seguimiento de una
Guía del administrador del sistema 35-23
Capítulo 35
Campo
Descripción
de reglas
incidencia) que desea que se realice si no se
cumplen las condiciones de las reglas o si no se han
definido reglas en Sage CRM.
Envío de mensaje, en caso
de éxito
Defina si desea que se envíe al administrador la
información seleccionada sobre los correos
electrónicos enviados con éxito.
Envío de mensaje, en caso
de error
Defina si desea que se envíe al administrador la
información seleccionada sobre los correos
electrónicos enviados con fallos.
35-24 Sage CRM
Capítulo 36: Integración de Exchange
En este capítulo se explican los siguientes conceptos:
l
Comprender lo que es la integración de Sage CRM Exchange.
l
Obtener información general de la arquitectura de la integración de Exchange.
l
Preparar Exchange Server para la integración con Sage CRM.
l
Activar la integración de Exchange Server.
l
Crear una conexión con Exchange Server.
l
Comprender los campos de Conexión de Exchange Server.
l
Activar los buzones de correo de usuarios para la sincronización.
l
Configurar las opciones de la sincronización con Exchange.
l
Comprender los campos de Administración de sincronizaciones.
l
Activar el proceso de sincronización con Exchange.
l
Optimizar la sincronización inicial.
l
Implementar el motor de sincronización de manera remota.
l
Comprender qué datos se sincronizan entre CRM y Exchange.
l
Comprender los errores de sincronización.
l
Trabajar con registros de integración de Exchange.
l
Instalar el plugin de Outlook para la integración de Exchange.
¿Qué es la integración de Sage CRM Exchange?
La integración de Sage CRM Exchange es una integración entre Sage CRM y MS Exchange
Server. No hay sincronización con clientes individuales de Outlook. La sincronización se lleva a
cabo en segundo plano y no requiere que los usuarios desencadenen la sincronización; ésta
continúa incluso cuando los clientes de Outlook están cerrados. Si desea más información,
consulte Información general de la integración de Exchange (página 36-2).
Toda la información sobre citas, tareas y contactos puede sincronizarse entre Sage CRM y MS
Exchange Server. Esto significa que la funcionalidad es compatible independientemente de si el
usuario está trabajando en Outlook Web Access, en el cliente de Outlook o mediante un
dispositivo móvil conectado a Exchange. La estructura de Comunicaciones (Citas y Tareas) en
CRM admite incluso las funciones de invitado / organizador más complejas de Exchange. Si desea
más información, consulte ¿Qué se sincroniza? (página 36-17).
Hay un sencillo componente de plugin que puede, pero no tiene por qué, estar instalado en el equipo
cliente. Proporciona más funciones como, por ejemplo, permitir a los usuarios archivar correos
electrónicos y añadir nuevos contactos a CRM desde el cliente de Outlook. El usuario puede
instalar este plugin o bien puede hacerse mediante una instalación basada en MSI de las políticas
de grupo de Active Directory (ADGP). Consulte Instalación del plugin de Outlook para la integración
de Exchange (página 36-28) para obtener más información.
La sincronización con Sage CRM Exchange requiere:
Guía del administrador del sistema 36-1
Capítulo 36
l
MS Exchange Server 2007 SP3 o superior, o 2010 SP1 o superior.
l
Tener activados los servicios web de Exchange.
l
La configuración de una cuenta de Exchange, que utilice la suplantación.
Si desea más información, consulte Preparación de Exchange Server (página 36-2).
Información general de la integración de Exchange
El entorno MS Exchange consiste en el servidor de Buzón de correo y en la API de los servicios
web de Exchange (EWS).
l
El motor de sincronización se comunica con EWS mediante SOAP sobre HTTP.
l
El motor de sincronización se comunica con Sage CRM mediante HTTP (SData y servicios
especializados).
El siguiente diagrama ofrece una descripción general del entorno de la integración de Exchange.
Información general de la integración de Sage CRM Exchange
*: El motor de sincronización puede implementarse en un servidor remoto.
En entornos multiservidor, sólo debe instalarse una única instancia del Motor de replicación en el
primer servidor de un grupo.
Preparación de Exchange Server
A continuación se incluye una guía con los pasos a seguir para preparar Exchange Server y
garantizar que la integración de Sage CRM Exchange funciona correctamente.
Si desea obtener más información, puede consultar también los artículos más recientes en
msdn.microsoft.com .
36-2 Sage CRM
Capítulo 36: Integración de Exchange
Configuración de Exchange 2007
1. Asegúrese de que ha cumplimentado los componentes necesarios para configurar Exchange
Impersonation:
l Asegúrese de que ha activado CAS (Servidor de acceso de cliente) en el servidor de
Exchange. Se llevará a cabo un número de funciones incluyendo la visualización del
directorio virtual de EWS.
l
Credenciales del administrador de dominios.
l
Para que funcione Exchange Impersonation, la cuenta del equipo local para el Servidor de
acceso de cliente debe formar parte del grupo de acceso de autorización de Windows.
2. Ejecute cmdlets en el Shell de administración de Exchange.
Get-ExchangeServer | where {$_.IsClientAccessServer -eq
$TRUE} | ForEach-Object {Add-ADPermission -Identity
$_.distinguishedname -User (Get-User -Identity <insertar aquí
nombre de usuario de suplantación> | select-object).identity
-extendedRight ms-Exch-EPI-Impersonation}
Get-ExchangeServer | where {$_.IsClientAccessServer -eq
$TRUE} | ForEach-Object {Add-ADPermission -Identity
$_.distinguishedname -User (Get-User -Identity <insertar aquí
nombre de usuario de suplantación> | select-object).identity
-extendedRight ms-Exch-EPI-May-Impersonate}
3. Mediante el acceso Web de Outlook, inicie sesión para iniciar la cuenta del usuario suplantado.
4. Defina Autenticación del directorio virtual de EWS a la configuración siguiente:
Autenticación anónima: Desactivado
Suplantación de ASP.NET: Desactivado
Autenticación básica: Activado
Autenticación de resumen: Desactivado
Autenticación de formas: Desactivado
Autenticación Windows: Desactivado
Configuración de Exchange 2010
1. Asegúrese de que ha cumplimentado los componentes necesarios para configurar Exchange
Impersonation:
l Asegúrese de que ha activado CAS (Servidor de acceso de cliente) en el servidor de
Exchange. Se llevará a cabo un número de funciones incluyendo la visualización del
directorio virtual de EWS.
l
Credenciales del administrador de dominios, u otras credenciales con permiso para crear y
asignar funciones y ámbitos.
l
PowerShell remoto instalado en el equipo desde el que ejecuta los comandos.
2. Ejecute cmdlets en el Shell de administración de Exchange.
New-ManagementRoleAssignment –Name:<any name> –
Guía del administrador del sistema 36-3
Capítulo 36
Role:ApplicationImpersonation –User:<insertar aquí nombre de
usuario de suplantación>
3. Mediante el acceso Web de Outlook, inicie sesión para iniciar la cuenta del usuario suplantado.
4. Defina Autenticación del directorio virtual de EWS a la configuración siguiente:
Autenticación anónima: Activado
Suplantación de ASP.NET: Desactivado
Autenticación básica: Activado
Autenticación de resumen: Desactivado
Autenticación de formas: Desactivado
Autenticación Windows: Desactivado
Activar la integración de Exchange Server
Para permitir la integración de Exchange Server:
1. En Administración | Sistema | Comportamiento del sistema , haga clic en el botón Cambiar.
2. Defina el campo Usar integración de Exchange Server a Sí. Nota: Cuando establezca esta
opción como Sí, no se recomienda que la vuelva a establecer como No (lo que volverá a activar la
función de integración clásica de Outlook) a menos que lo supervise un profesional de soporte de
Sage CRM.
3. Haga clic en Guardar. Una nueva opción de menú denominada Integración de Exchange Server
está disponible desde Administración | Correo electrónico y documentos.
Al activar la integración de Exchange Server se producirán los siguientes cambios en otras áreas
de Sage CRM:
l
En Administración | Usuarios | Configuración de usuario, ya no están visibles los campos con
los plugins de la integración de Outlook clásico. Consulte Ajustes de usuario (página 8-1) para
obtener más información.
l
En Mi CRM | Preferencias, el botón Instalar / Reinstalar la integración de Sage CRM con
Outlook y el campo Menú completo en Outlook ya no están disponibles.
l
No se puede utilizar la integración clásica de Outlook y la integración de Exchange
simultáneamente. Todo usuario que intente trabajar con el plugin de la integración clásica de
Outlook para conectarse a Sage CRM, recibirá un mensaje de error.
l
En Administración | Usuarios | Usuarios, se visualizan dos nuevos campos: Sincronizar con
Exchange Server (casilla de verificación de sólo lectura) y Mostrar registros de integración de
Exchange Server. Si desea obtener más información, consulte Campos del panel Usuario
(página 3-3).
l
Los registros vinculados a los clientes de Outlook mediante la integración clásica de Outlook no
volverán a estar sincronizados.
Creación de una conexión con Exchange Server
Para crear una conexión con Exchange Server:
36-4 Sage CRM
Capítulo 36: Integración de Exchange
1. Seleccione Administración | Correo electrónico y documentos | Integración de Exchange
Server | Administración de conexiones y haga clic en Nuevo.
Página Administración de conexiones
2. Introduzca la URL de los servicios web de Exchange, el Dominio y la Contraseña para un
usuario suplantado de Exchange Server, y el Nombre de usuario CRM del usuario de CRM,
utilizado para comunicarse entre CRM y el motor de sincronización. Debe ser un usuario de CRM
con plenos derechos de administrador. Todos los campos de esta página se describen en
Campos de conexión de Exchange Server (página 36-6).
Nota: Si elige implementar el motor de sincronización de manera remota y selecciona No en
el campo Usar ubicación del motor de sincronización, se mostrará otra pantalla de
listas de comprobación antes de intentar la conexión. Lea y confirme las casillas de
verificación o vuelva a la página Administración de conexiones seleccionando Cancelar. Si
desea obtener más información, consulte Implementación del motor de sincronización de
Exchange en un servidor remoto (página 36-16).
3. Haga clic en Guardar. El progreso del estado de conexión se muestra en pantalla. Aparecerá un
mensaje una vez que la conexión se haya establecido con éxito.
4. Seleccione Continuar. Se mostrarán las pestañas Conexión de Exchange Server y Administración
de buzones de correo de usuarios.
Nota: La integración de Exchange todavía no está activada para la sincronización. Antes de
activar el proceso de sincronización, debe seleccionar los buzones de correo de usuarios que
desea activar para la sincronización y revisar las opciones de sincronización.
Solución de los problemas de conexión
Si no se ha establecido una conexión a Exchange Server, es probable que se deba a una de las
razones siguientes:
l
No tiene derechos de suplantado. El nombre de usuario de Exchange Server especificado en la
configuración de conexión de Exchange Server requiere derechos de suplantado en Exchange.
Para rectificarlo, compruebe los derechos de usuario en Exchange.
l
No puede acceder a la URL de EWS. Si no puede acceder a la URL de EWS, no podrá configurar
la conexión. Pegue la URL de EWS en un navegador y compruebe si se puede acceder utilizando
el nombre de usuario y contraseña del usuario suplantado.
l
el archivo jdbc.properties o syncengine.properties contiene información de puerto o servidor
incorrecta. El archivo jdbc.properties contiene el nombre o número de puerto del servidor
incorrecto, o el archivo syncengine.properties contiene el nombre de servidor incorrecto. Estos
Guía del administrador del sistema 36-5
Capítulo 36
archivos se encuentran normalmente en ..\Archivos de programa\Sage\CRM\[nombre de
instalación]\tomcat\webapps\[nombre de instalación]ExchangeSyncEngine\WEB-INF.
l
No se está ejecutando Tomcat. El servicio Apache Tomcat es obligatorio para que se establezca
la conexión de Exchange y para que se ejecute el motor de sincronización. Si no se está
ejecutando el servicio Tomcat, normalmente también tendrá errores en otras áreas de CRM
dependientes de este servicio; por ejemplo, el Cuadro de mando interactivo. Reinice el servicio
Tomcat si se ha detenido.
l
Configuración de autenticación incorrecta en la carpeta de EWS. Si la carpeta de EWS en IIS
del servidor Exchange tiene la configuración de autenticación incorrecta, no se podrá establecer la
conexión. Si desea más información, consulte Preparación de Exchange Server (página 36-2).
Campos de conexión de Exchange Server
Campo
Descripción
URL del servicio web de
Exchange
Introduzca la URL de los servicios web de
Exchange (EWS) de Exchange Server. Se admite
Http y Https. Por ejemplo,
https://myserver/ews/exchange.asmx
Nombre de usuario de
Exchange Server
Nombre de usuario de un buzón de correo de
Windows Exchange Server que tiene acceso a los
buzones de correo de EWS (Exchange Server como
muestra la API de servicios web de Exchange) con
los que desea realizar una sincronización.
Dominio
El dominio de Windows de la cuenta de Exchange
Server especificada anteriormente.
Contraseña
La contraseña de la cuenta de Exchange Server
especificada anteriormente.
Nombre de usuario de Sage
CRM
El nombre de usuario del usuario de CRM utilizado
para establecer una comunicación entre CRM y el
motor de sincronización. Debe ser un usuario de
CRM con plenos derechos de administrador.
Usar ubicación del motor de
sincronización
Una vez que se ha guardado y establecido la
conexión, el motor de sincronización se implementa
por defecto en el directorio Archivos de programa\
Sage\CRM\[nombre de instalación]
\Tomcat\Webapps de la instalación de CRM. Si
desea implementar el motor de sincronización en
una ubicación alternativa, seleccione No. Consulte
Implementación del motor de sincronización de
Exchange en un servidor remoto (página 36-16) para
obtener más información.
Ubicación del motor de
Sólo se muestra si se ha seleccionado No en Usar
36-6 Sage CRM
Capítulo 36: Integración de Exchange
Campo
Descripción
sincronización
ubicación del motor de sincronización. Introduzca la
URL de SData del servidor implementado de manera
remota.
Versión de plugin de
Outlook
Campo de sólo lectura. Muestra la versión del plugin
de Outlook para la integración de Exchange.
Permitir que los usuarios
instalen manualmente el
plugin
Si se establece como Sí, los usuarios pueden
instalar el plugin de Outlook seleccionando el botón
Instalar plugin de Outlook para la integración de
Exchange en Mi CRM | Preferencias. El botón se
muestra para todos los usuarios que se han
configurado para sincronizarse con Exchange.
Establézcalo como No si no desea que los usuarios
tengan acceso a este botón. También se puede
distribuir el plugin mediante las políticas de grupo de
Active Directory/MSI. Consulte Instalación del
plugin de Outlook para la integración de Exchange
(página 36-28) para obtener más información.
Permitir que las personas
que no sean organizadores
modifiquen las citas
asociadas a los
organizadores
Si se establece como Sí, todos los usuarios (con los
derechos de seguridad/zonas adecuados) pueden
modificar las citas de CRM asociadas con las citas
del buzón de correo del organizador; aunque estos
usuarios no sean organizadores.
Si se establece como No, sólo el organizador
(Exchange) de la cita puede modificar la cita en
CRM.
Nivel de registro de
actividad
Establecer como: Errores; Elementos omitidos y
conflictos; Sólo errores (predeterminado);
Registro completo (todos los errores, elementos
omitidos, conflictos y todos los demás registros
relacionados con la sincronización se escriben en
los archivos de registro); o Sin registro.
Los archivos de registro se guardan en: ..\Archivos
de programa\Sage\CRM\[nombre de instalación]
\Logs\Exchange Integration
También se puede acceder a ellos desde
Administración | Correo electrónico y documentos
| Integración de Exchange | Registro. Si se ha
activado un usuario para que vea sus propios
archivos de registro, podrá acceder a ellos desde Mi
CRM | Registros de integración de Exchange.
Consulte Trabajo con registros de integración de
Exchange (página 36-26) para obtener más
información.
Guía del administrador del sistema 36-7
Capítulo 36
Activación de los buzones de correo de usuarios para la
sincronización
Se le recomienda encarecidamente que active todos los usuarios de CRM para la sincronización
con Exchange para garantizar una integración sin problemas.
Para activar los buzones de correo de usuarios para la sincronización con Exchange:
1. Seleccione la pestaña Administración de buzones de correo de usuarios en Administración |
Correo electrónico y documentos | Integración de Exchange | Administración de conexiones.
Aparecerá una lista de todos los usuarios de CRM (excluyendo los usuarios desactivados,
eliminados y de recursos, o cualquier otro usuario sin una dirección de correo electrónico).
2. Haga clic en Cambiar. Este botón no está disponible si ya se ha activado el proceso de
sincronización. Para poder modificar las casillas de verificación Administración de buzones de
correo de usuarios, debe desactivarse la sincronización.
3. Seleccione las casillas de verificación en la columna Sincronizar junto a los buzones de correo de
usuarios que desea sincronizar con Exchange. Nota: Hasta que no se active la sincronización, no
tendrá lugar ninguna sincronización.
4. Pulse Guardar. El motor de sincronización comprueba que los usuarios seleccionados puedan
conectarse a través del usuario suplantado. Donde se produzca una conexión correcta a un buzón
de correo, aparecerá un icono Activado en la columna Sincronización.
Página Administración de buzones de correo de usuarios
Si por algún motivo una conexión a un buzón de correo no es correcta, aparecerá un icono de error
"x" en la columna Sincronización. Nota: Si se asignan dos direcciones distintas de correo
electrónico de CRM a una dirección principal de correo electrónico de Exchange, el primer usuario
debería conectarse correctamente, pero el segundo de ellos aparecerá como error. En los archivos
de registro podrá ver más información acerca de las conexiones fallidas.
Nota: La sincronización con los buzones de correo que se muestran en un servidor Exchange
Server mediante una configuración de confianza no es compatible para 7.1.
Configuración de opciones de Sincronización de Exchange
Para cambiar las opciones de sincronización predefinidas en la página Administración de
sincronizaciones:
1. En Administración | Correo electrónico y documentos | Integración de Exchange Server |
Administración de sincronizaciones, seleccione el botón Cambiar. Nota: El estado de la
conexión se debe desactivar para poder cambiar las opciones. Seleccione el botón Desactivar si
necesita realizar cambios en estos ajustes y si la conexión está activada actualmente.
36-8 Sage CRM
Capítulo 36: Integración de Exchange
Opciones de sincronización con Exchange
2. Modifique las configuraciones que necesite. Todos los campos se describen en Campos de
administración de sincronizaciones (página 36-9).
3. Haga clic en Guardar.
4. Si ha realizado cambios, seleccione Activar para iniciar el proceso de sincronización. Si desea
realizar más cambios, como activar otros buzones de correo de usuarios, deje el estado como
Desactivado hasta que se completen esos cambios.
Campos de administración de sincronizaciones
Todos los campos de Administración de sincronizaciones son globales y se aplican a todos los
buzones de correo implicados en la sincronización. Todos los campos en el panel Estado son de
sólo lectura.
Campo
Descripción
URL del
servicio web de
Exchange
Muestra la URL del servicio web de Exchange, que se introduce
al configurar la conexión con Exchange Server.
Estado de la
conexión
Muestra Desactivado o Activado. Muestra Desactivado cuando
se establece una conexión por primera vez o si la conexión se
ha desactivado temporalmente, por ejemplo, si se están
activando más buzones de correo de usuarios para
sincronizarlos.
Estado de
sincronización
actual
Aparece en blanco (si la conexión está desactivada), En curso
(si la sincronización está activada y en progreso) y Esperando
sincronización (si la sincronización está activada pero no está
en curso, por ejemplo, si una sincronización ha terminado y se
espera otra en 5 minutos).
Estado de
última
sincronización
Muestra el estado de éxito/error de la sincronización más
reciente.
En blanco: si la conexión no se ha activado o si hay una
sincronización en curso actualmente.
Éxito: si no se han detectado errores en la última
Guía del administrador del sistema 36-9
Capítulo 36
Campo
Descripción
sincronización.
Error: si el número o errores estándar detectados durante la
última sincronización es superior al valor de Máximo de errores
admitidos definido en el panel Opciones de sincronización, o si
se ha detectado un error grave. Consulte Comprensión de
errores de sincronización (página 36-25) para obtener más
información sobre los tipos de errores.
Correcto con errores: si el número de errores estándar
detectados en la última sincronización es menor o igual que el
valor de Máximo de errores admitidos.
Interrumpido: si desactiva el proceso de sincronización
mientras estaba en progreso.
Hora de la
última
sincronización
Fecha/hora de inicio de la sincronización más reciente.
Siguiente hora
de
sincronización
Fecha/hora de la siguiente sincronización programada. Es el
tiempo transcurrido desde la última sincronización terminada +
el intervalo de sincronización (minutos).
Errores en la
última
sincronización
Muestra el número total o los errores de la última sincronización.
Conflictos en la
última
sincronización
Muestra el número de conflictos en la última sincronización (con
independencia del nivel de registro seleccionado).
Elementos
omitidos en la
última
sincronización
Muestra el número total de elementos omitidos de la última
sincronización (con independencia del nivel de registro
seleccionado).
Citas de
sincronización
Puede seleccionar Sí (opción predeterminada) o No.
Consulte Citas (página 36-21) para obtener más información
sobre los campos que se han sincronizado y ¿Qué se
sincroniza? (página 36-17) para tener una perspectiva general de
las reglas comerciales.
Tareas de
sincronización
Puede seleccionar Sí (opción predeterminada) o No.
Consulte Tareas (página 36-24) para obtener más información
sobres los campos que se han sincronizado y ¿Qué se
sincroniza? (página 36-17) para tener una perspectiva general de
las reglas comerciales.
Sincronizar
Puede seleccionar Sí o No. Si se define a Sí, los contactos se
36-10 Sage CRM
Capítulo 36: Integración de Exchange
Campo
Descripción
contactos
sincronizan por su dirección de sincronización definida en
Dirección de sincronización de contacto. Si se define a No, los
contactos no se sincronizan y no aparece el botón Añadir/Ver
contacto en el plugin de Outlook para la integración de
Exchange.
Consulte Contactos (página 36-19) para obtener más
información sobres los campos que se han sincronizado y ¿Qué
se sincroniza? (página 36-17) para tener una perspectiva general
de las reglas comerciales.
Dirección de
sincronización
de cita
Puede seleccionar Bidireccional (opción predefinida), De
Exchange a CRM únicamente o De CRM a Exchange
únicamente.
Este campo se desactiva si Sincronizar citas terminando en
el último campo se ha definido a No sincronizar nunca.
Dirección de
sincronización
de tarea
Puede seleccionar Bidireccional (opción predefinida), De
Exchange a CRM únicamente o De CRM a Exchange
únicamente.
Este campo se desactiva si Sincronizar tareas modificadas
en el último campo se ha definido a No sincronizar nunca.
Dirección de
sincronización
de contacto
Puede seleccionar Bidireccional, o De CRM a Exchange
únicamente.
Este campo se desactiva si el campo Sincronizar contactos
está definido a No.
Nota: No existe la opción De Exchange a CRM únicamente, ya
que los contactos "Sin vincular" de Exchange no se sincronizan
nunca en CRM. Consulte ¿Qué se sincroniza? (página 36-17)
para ver un resumen de las reglas comerciales.
Conflictos de
citas
Puede seleccionar La actualización más reciente gana
(opción predefinida), Exchange siempre gana o CRM siempre
gana.
Si existe un duplicado o un conflicto en un registro de citas, este
ajuste determina la actualización que "gana".
Este campo se desactiva si Dirección de sincronización de cita
está definida a una dirección (ya sea De Exchange a CRM
únicamente o De CRM a Exchange únicamente), o si
Sincronizar citas terminando en el último campo está definido a
No sincronizar nunca.
Conflictos de
tareas
Puede seleccionar La actualización más reciente gana
(opción predefinida), Exchange siempre gana o CRM siempre
gana.
Si existe un duplicado o un conflicto en un registro de tareas,
Guía del administrador del sistema 36-11
Capítulo 36
Campo
Descripción
este ajuste determina la actualización que "gana".
Este campo se desactiva si Dirección de sincronización de
tarea está definida a una dirección (ya sea De Exchange a CRM
únicamente o De CRM a Exchange únicamente), o si
Sincronizar tareas modificadas terminando en el último campo
está definido a No sincronizar nunca.
Conflictos de
contactos
Puede seleccionar La actualización más reciente gana
(opción predefinida), Exchange siempre gana o CRM siempre
gana.
Si existe un duplicado o un conflicto en un registro de contactos,
este ajuste determina la actualización que "gana".
Este campo está desactivado si la Dirección de sincronización
de contacto está definida a una dirección (De CRM a Exchange
únicamente) o si el campo Sincronizar contactos está definido a
No.
Política de
citas
archivadas
(días)
Las citas eliminadas en Exchange, ya sea de forma deliberada o
como resultado de su archivo, se reciben en CRM como
solicitudes eliminadas. No es deseable eliminar las citas en
CRM sólo porque están archivadas en Exchange, por lo tanto,
este campo se puede definir a un nivel, más allá del cual, es
probable que la cita se haya eliminado porque está archivada.
El valor predeterminado es 180. Este campo está desactivado si
Dirección de sincronización de cita se ha definido a De CRM a
Exchange únicamente. SI una solicitud de eliminación proviene
de Exchange en una cita en la que la fecha de finalización es,
por ejemplo, 180 días o más, la cita no se elimina, pero el
vínculo a Exchange es. Si la cita se elimina en Exchange y la
fecha de finalización es en 180 días, la cita se elimina en CRM.
Nota: Se permiten valores de cero y valores en blanco, pero no
son recomendables. Si este campo se define a 0, todas las
solicitudes de eliminación provenientes de Exchange a CRM
para que una cita de vínculos se gestione tal y como se ha
descrito anteriormente (es decir, únicamente si el vínculo está
dañado, no se borra ningún elemento). Si el campo está definido
a en blanco, todas las solicitudes de eliminación procedentes
de Exchange, con independencia de su edad, se eliminarán de
las citas de CRM, no sólo del vínculo.
Política de
citas
recurrentes
archivadas
(días)
Similar a la anterior, salvo que se aplica a la serie completa de
citas recurrentes. Se basa en la fecha de finalización de la
última incidencia en la serie.
36-12 Sage CRM
Capítulo 36: Integración de Exchange
Campo
Descripción
Política de
tareas
archivadas
(días)
Al igual que Política de citas archivadas, pero se aplica a tareas.
Se utiliza la última fecha de modificación de la tarea (en lugar de
la fecha de finalización) para calcular si se eliminará o se
romperá el vínculo.
Intervalo de
sincronización
(minutos)
Define el número de minutos después de finalizar la última
sincronización, cuando comienza la siguiente sincronización. El
valor predeterminado es 5.
Por ejemplo, si la última sincronización finalizó a las 09:07, la
siguiente empieza a las 09:12. Puede insertar cero en este
campo. Esto significa que la siguiente sincronización
comenzará en cuanto finalice la última sincronización.
Tiempo de
respuesta
agotado
(segundos)
Número de segundos que espera CRM a una respuesta de
conexión de servicios web de Exchange o el motor de
sincronización. Cuando se supera este límite, se considera un
error grave. Consulte Comprensión de errores de sincronización
(página 36-25) para obtener más información sobre los tipos de
errores.
El valor predeterminado es 300. Si la primera sincronización
supera el tiempo de espera, es recomendable aumentar este
valor para la primera sincronización y volver a reducirlo. Si las
sincronizaciones sucesivas superan el tiempo de espera, es
posible que necesite aumentar este valor para que su entorno
funcione correctamente.
Consulte también Optimización de la sincronización inicial
(página 36-14) para obtener más información sobre la
sincronización inicial.
Máximo de
errores
admitidos
Define el número de errores estándar permitidos antes de que
falle la sincronización. El valor predeterminado es 100.
Incluir
información de
CRM en el
cuerpo
Puede seleccionar Sí (opción predeterminada) o No.
Seleccione Sí si desea que el contenido principal (relacionado
con la empresa y la persona) de una cita se muestre en el cuerpo
de la cita de Exchange. Es posible que no desee que los
asistentes externos reciban esta información, en cuyo caso, se
puede definir a No (o personalizarlo; consulte la nota a
continuación). Este ajuste no se aplica a las tareas. La
información se incluye siempre en las tareas.
Nota: El contenido de CRM Info, que aparece en el cuerpo se
puede personalizar en Administración | Traducciones (código de
etiqueta OTL_AppointmentDetails, OTL_TaskDetails).
Este campo se desactiva si Sincronizar citas terminando en el
Guía del administrador del sistema 36-13
Capítulo 36
Campo
Descripción
último campo se ha definido a No sincronizar nunca.
Ampliar listas
de distribución
Si se define a Sí, una invitación a una reunión o cita programada
para una lista de distribución en Exchange, por ejemplo,
Equipofacturación, se sincroniza en CRM como una cita para
cada miembro del equipo de facturación.
Activación de la sincronización con Exchange
Para activar el proceso de sincronización:
l
En Administración | Correo electrónico y documentos | Integración de Exchange Server |
Administración de sincronizaciones, seleccione el botón Activar.
El campo Estado de sincronización actual cambia a En curso. Cuando haya finalizado la
sincronización, se actualizarán los demás campos de estado de sincronización y, a continuación,
el estado de sincronización cambiará a Esperando antes de que se lleve a cabo la siguiente
sincronización. Puede que necesite hacer clic en otra página y volver a la página Administración de
sincronizaciones para actualizar la pantalla. Consulte Campos de administración de
sincronizaciones (página 36-9) para obtener más información sobre estos campos.
El botón Activar cambia a Desactivar. Para desactivar el proceso de sincronización, haga clic en
este botón.
Optimización de la sincronización inicial
Información general
La primera sincronización entre Sage CRM y los buzones de correo de usuarios tardará más tiempo
que las sincronizaciones sucesivas por los motivos siguientes:
l
Todavía no se han sincronizado los datos de un sistema a otro y, por lo tanto, el volumen de datos
para sincronizar es mayor.
l
El proceso de prevención de duplicados del motor de sincronización va a ser más activo debido a
que hay más probabilidades de que los registros que existan en CRM existan también en
Exchange. Por ejemplo, tanto Exchange como CRM se utilizaron en el pasado por la gestión del
calendario, pero de manera independiente uno del otro. Esto significa que, por ejemplo, William
Dolan ha creado frecuentemente citas en Outlook (Exchange) y después ha creado también las
mismas citas en el sistema CRM.
Nota: Dado que se transferirán grandes volúmenes de datos durante las sincronizaciones iniciales,
se le recomienda encarecidamente que lleve a cabo todas las sincronizaciones iniciales durante el
tiempo de inactividad de CRM y Exchange, por ejemplo, fuera del horario laboral.
Asumiendo que se haya establecido que todas las citas, las tareas y los contactos se sincronicen
de maneara bidireccional y, a continuación, sobre la sincronización inicial entre Sage CRM y
Exchange, el motor de sincronización hará lo siguiente:
36-14 Sage CRM
Capítulo 36: Integración de Exchange
De Exchange a CRM
l
Sincronizar citas/reuniones en las que la Fecha/Hora de finalización de la cita esté comprendida
dentro de los últimos 14 días (desde que comenzó la sincronización inicial) o en las que la
Fecha/Hora de finalización de la cita se produzca en algún momento futuro (desde que comenzó
la sincronización inicial).
l
Sincronizar todas las ocurrencias de citas/reuniones recurrentes en las que la Fecha/Hora de
finalización de la pauta de recurrencia esté comprendida dentro de los últimos 14 días (desde que
comenzó la sincronización inicial) o en las que la Fecha/Hora de finalización de la pauta de
recurrencia se produzca en algún momento futuro (desde que comenzó la sincronización inicial).
l
Sincronizar las tareas que se hayan modificado/creado en los últimos 14 días (desde que
comenzó la sincronización inicial).
De CRM a Exchange
l
Sincronizar citas/reuniones, que todavía no estén asociadas, en las que la Fecha/Hora de
finalización de la cita esté comprendida dentro de los últimos 14 días (desde que comenzó la
sincronización inicial) o en las que la Fecha/Hora de finalización de la cita se produzca en algún
momento futuro (desde que comenzó la sincronización inicial).
l
Sincronizar todas las ocurrencias de citas/reuniones recurrentes, que todavía no estén asociadas,
en las que la Fecha/Hora de finalización de la pauta de recurrencia esté comprendida dentro de
los últimos 14 días (desde que comenzó la sincronización inicial) o en las que la Fecha/Hora de
finalización de la pauta de recurrencia se produzca en algún momento futuro (desde que comenzó
la sincronización inicial).
l
Sincronizar las tareas, que todavía no estén asociadas, que se hayan modificado/creado en los
últimos 14 días (desde que comenzó la sincronización inicial).
l
Sincronizar los contactos de Mi CRM | lista Contactos de los usuarios que se hayan marcado para
la sincronización.
Hora de finalización de la sincronización inicial
El tiempo que tardará en completarse una sincronización inicial depende de diversos factores, tales
como:
l
El número de buzones de correo de usuarios que se vaya a sincronizar
l
El volumen de datos que se vaya a sincronizar
l
La dirección de sincronización de cada entidad que se vaya a sincronizar
l
El número de duplicados potenciales detectados por el motor de sincronización
l
El tamaño/complejidad de la base de datos de CRM
l
Las especificaciones de hardware del servidor CRM y de Exchange Server
Si tiene grandes volúmenes de datos y de buzones de correo de usuarios, puede contemplar la
posibilidad de un enfoque organizado a la sincronización inicial. Esto se describe en un ejemplo con
210 usuarios en la sección siguiente. Nota: Para obtener más información sobre la sincronización
inicial, compruebe las notas de versión y los artículos de la comunidad más recientes.
Proceso organizado para la sincronización inicial de grandes volúmenes
de datos
Por ejemplo, si hay 210 buzones de correo de usuarios para sincronizar, se puede llevar a cabo un
enfoque organizado de la sincronización inicial (30 buzones de correo al mismo tiempo) de la
Guía del administrador del sistema 36-15
Capítulo 36
manera siguiente:
1. Marque los usuarios comprendidos entre 1 y 30 y active la conexión para la sincronización. En
otras palabras, realice una sincronización inicial sólo para estos 30 usuarios.
2. Una vez haya finalizado la sincronización inicial de estos 30 usuarios, desactive la sincronización
y vuelva a la tabla Gestión de buzón de correo de usuario.
3. Ahora marque los usuarios comprendidos entre 31 y 60 para la sincronización. Esto significa que
los usuarios del 1 al 60 están ahora marcados para sincronizarse con Exchange, aunque ya se
haya llevado a cabo una sincronización inicial de los usuarios comprendidos entre el 1 y el 30.
4. Vuelva a activar la sincronización desde el área Administración de sincronizaciones. Esto
provocará una sincronización inicial para los usuarios comprendidos entre 31 y 60 y una
sincronización posterior para los usuarios entre 1 y 30.
5. Una vez haya finalizado esta sincronización para los 60 usuarios marcados, desactive la
sincronización y vuelva a la tabla Gestión de buzón de correo de usuario.
6. Ahora marque los usuarios comprendidos entre el 61 y el 90 para la sincronización. Esto significa
que los usuarios del 1 al 90 están ahora marcados para sincronizarse con Exchange, aunque ya
se haya llevado a cabo una sincronización inicial de los usuarios comprendidos entre el 1 y el 60.
7. Vuelva a activar la sincronización desde el área Administración de sincronizaciones. Esto
provocará una sincronización inicial para los usuarios comprendidos entre 61 y 90 y una
sincronización posterior para los usuarios entre 1 y 60.
8. Una vez haya finalizado esta sincronización para los 90 usuarios marcados, desactive la
sincronización y vuelva a la tabla Gestión de buzón de correo de usuario.
Implementación del motor de sincronización de Exchange en un
servidor remoto
Si desea implementar el motor de sincronización de Exchange en un servidor remoto (p.ej. en un
equipo distinto al servidor de CRM), antes de crear una nueva conexión tendrá que llevar a cabo
una serie de pasos. En resumen, estos pasos son:
l
Copiar los archivos del motor de sincronización en un servidor Tomcat.
l
Iniciar Tomcat en el servidor del motor de sincronización.
l
Iniciar la aplicación Web del motor de sincronización.
l
Configurar manualmente el motor de sincronización.
Una pantalla de listas de comprobación le solicitará que confirme que estas tareas han finalizado
antes de establecer la nueva conexión.
Para instalar el motor de sincronización en un servidor remoto:
1. Instale Tomcat en el servidor remoto.
2. Descargue los siguientes archivos: jre-6u22-windows-x64 y apache-tomcat-6.0.29. Para llevar a
cabo los demás pasos, se asume que ha instalado Tomcat correctamente en el servidor remoto.
3. Detenga el servicio Apache Tomcat en el servidor CRM.
4. En el servidor CRM, seleccione:
l la carpeta, [Nombre de instalación]ExchangeSyncEngine
l
y el archivo [Nombre de instalación]ExchangeSyncEngine.war
5. Mueva esta carpeta y este archivo desde la ubicación del servidor CRM:
l \Archivos de programa\Sage\CRM\[Nombre de instalación]\tomcat\webapps\ a
36-16 Sage CRM
Capítulo 36: Integración de Exchange
l
Tomcat en el servidor remoto. Por ejemplo
\\sync_engine_machine ..\Archivos de programa\Apache Software Foundation\Tomcat
6.0\webapps
6. Inicie el servicio Apache Tomcat en el servidor CRM.
7. En el servidor remoto, compruebe que webapps\[Nombre de instalación]
ExchangeSyncEngine\WEB-INF\jdbc.properties contiene parámetros válidos para la conexión a
la base de datos.
8. En el servidor remoto, compruebe que webapps\[Nombre de instalación]
ExchangeSyncEngine\WEB-INF\syncengine.properties contiene parámetros válidos para la
conexión a CRM. Por ejemplo:
l syncengine.configurationurl=http://2K8X64CRMX86001/sdata/crmj
9. Reinicie el servicio Apache Tomcat en el servidor remoto (obligatorio cuando se han modificado
las propiedades).
10. Instale el módulo de reescritura de modo que CRM pueda acceder a CRMRewriter. Para ello:
a. Copie la carpeta CRMRewriter desde el servidor CRM (..Archivos de
programa\Sage\CRM\Services\IISUtils) al servidor remoto.
b. En el servidor remoto, añada una aplicación sdata a IIS, que señala a la carpeta
CRMRewriter.
c. Modifique el archivo CRM.Rewriter.rules de la manera siguiente:
o Elimine todas las líneas excepto la que contiene: RewriteRule ^(/sdata/test.html)
/sdata/Default.aspx?r=$1 [R,NC] y, por ejemplo, RewriteRule ^/sdata/[nombre de
instalación]ExchangeSyncEngine/(.*)$ http://[nombre del servidor remoto]:10009/
[nombre de instalación]ExchangeSyncEngine/$1?%{QUERY_STRING} [P]
o Cambie la línea: RewriteRule ^/sdata/[nombre de instalación]
ExchangeSyncEngine/(.*)$ http://pl-crm70-vm:10009/[nombre de instalación]
ExchangeSyncEngine/$1?%{QUERY_STRING} [P] para hacer coincidir la carpeta
Motor de sincronización de Exchange y el puerto que está utilizando Tomcat.
d. Reinicie IIS y compruebe que funciona el módulo de reescritura. Por ejemplo, la siguiente
URL debería devolver una página de acceso no autorizado: http://localhost/sdata/[install
name]ExchangeSyncEngine/$service/status.
11. Compruebe que el motor de sincronización está visible desde el servidor CRM. Por ejemplo, la
siguiente URL debería devolver una página de acceso no autorizado: http://<sync engine host
name>/sdata/<appname>ExchangeSyncEngine/$service/status
12. Cree una conexión con Exchange Server utilizando el motor de sincronización implementado en
el servidor remoto. Estos pasos se describen en Creación de una conexión con Exchange Server
(página 36-4).
¿Qué se sincroniza?
Las siguientes reglas son una guía de alto nivel para saber cómo se sincronizan los datos entre
Exchange y CRM en Exchange.
Proceso de sincronización
1. El motor de sincronización sincroniza los datos de Exchange a CRM.
2. CRM se encarga de la prevención de duplicados y la gestión de conflictos y los registros se
insertan/actualizan/eliminan en CRM.
Guía del administrador del sistema 36-17
Capítulo 36
3. El motor de sincronización sincroniza los datos de CRM a Exchange.
4. El motor de sincronización realiza las inserciones/actualizaciones/eliminaciones (y la prevención
de duplicados en caso de CRM a Exchange únicamente) en los buzones de correo.
Nota: Sólo se sincronizará el calendario predefinido, la lista de tareas y la carpeta de contactos (sin
subcarpetas). Si los usuarios de Exchange tienen datos que no desean sincronizar en CRM, es
recomendable que estos elementos se creen en carpetas secundarias.
Reglas de sincronización de citas
l
La copia de organización de la cita de Exchange se sincroniza con CRM.
l
Las citas en CRM se sincronizan con el buzón de correo de Exchange del organizador.
l
Un método de envío de actualizaciones envía la copia del organizador a todos los invitados de
acuerdo con el comportamiento normal de Exchange/Outlook.
l
Si el organizador de la cita no es un usuario de CRM activado para sincronización y la cita
incluye invitados que son usuarios de CRM activados para la sincronización la sincronización
se basa en las copias de las citas de los invitados, para garantizar que los calendarios de todos
los usuarios de CRM estén actualizados. Estas copias de las citas de los invitados se denominan
Citas resguardo.
l
Las citas CRM, si el organizador no es un usuario sincronizado de CRM, no se sincronizarán con
Exchange.
l
La función Asistentes externos en comunicaciones CRM asegura que todos los invitados, internos
y externos a la base de datos CRM o su propio entorno de Exchange, recibirán una solicitud de
reunión de Exchange.
Reglas de sincronización de tareas
l
Sólo un usuario puede ser propietario de las tareas, ya que la sincronización se produce entre
CRM y el buzón de correo de Exchange del propietario de la tarea.
l
Las tareas "masivas", las tareas generadas en grupos o listas no se sincronizan y no se incluyen
en el registro de elementos omitidos.
Reglas de sincronización de contacto
l
Los contactos no se comparten por buzones de correo de Exchange, sino que los contactos de
muchos buzones de correo se pueden vincular a un registro personal en CRM.
l
Los contactos de CRM a Exchange (de Mi CRM | Lista de contactos) se sincronizan correctamente.
l
El contacto se puede añadir manualmente desde el plugin de Outlook a Exchange a CRM,
mediante el botón Añadir contacto.
l
Las actualizaciones/eliminaciones de contactos vinculados se sincronizan correctamente de
Exchange a CRM.
La descripción de estas reglas se basa en las opciones de sincronización predefinidas (Citas,
Tareas y Contactos vinculados se sincronizan en ambas direcciones). Las opciones de
sincronización se pueden personalizar de acuerdo con la implementación de su organización.
Consulte Campos de administración de sincronizaciones (página 36-9) para obtener más
información.
36-18 Sage CRM
Capítulo 36: Integración de Exchange
Contactos
Las siguientes asignaciones son una guía sobre los datos que se sincronizan en la integración de
Exchange.
Campo Outlook/
Exchange
Campo CRM (Traducción)
Campo CRM
(Columna)
Cargo
Saludo
pers_salutation
Primero
Nombre
pers_firstname
2º nombre
2º nombre
pers_middlename
Apellidos
Apellidos
pers_lastname
Sufijo
Sufijo
pers_suffix
Empresa
Empresa
comp_name
Cargo
Cargo
pers_title
Dirección de
página web
Sitio web
pers_website
Departamento
Departamento
pers_department
Correo electrónico
Dirección de correo electrónico /
Trabajo
emai_
emailaddress /
link_persemai
Correo electrónico
2
Dirección de correo electrónico /
Privada
emai_
emailaddress /
link_persemai
Calle
Se divide entre Dirección 1,
Dirección 2, Dirección 3 y Dirección
4
addr_address1
addr_address2
addr_address3
addr_address4
Ciudad
Ciudad
addr_city
Estado o provincia
Estado
addr_state
Código postal
Código postal
addr_postcode
País o región
País
addr_country
Dirección de correo
Dirección predeterminada
Casilla de
verificación
Sólo
sincronización de
Guía del administrador del sistema 36-19
Capítulo 36
Campo Outlook/
Exchange
Campo CRM (Traducción)
Campo CRM
(Columna)
CRM a Exchange.
Cuando se
sincroniza un
contacto desde
CRM a Exchange,
la dirección
marcada en CRM
tiene los
resultados de
dirección
predeterminados
en la dirección
asociada en
Exchange,
establecida como
la Dirección de
correo.
(Números de
teléfono) Trabajo
Teléfono / Trabajo
Se divide a través
de phon_
countrycode,
phon_areacode,
phon_number,
donde phon_type =
Trabajo.
Fax del trabajo
Teléfono / Fax
Se divide a través
de phon_
countrycode,
phon_areacode,
phon_number,
donde phon_type =
Fax.
Particular
Teléfono / Particular
Se divide a través
de phon_
countrycode,
phon_areacode,
phon_number,
donde phon_type =
Particular.
Teléfono móvil
Teléfono / Móvil
Se divide a través
de phon_
36-20 Sage CRM
Capítulo 36: Integración de Exchange
Campo Outlook/
Exchange
Campo CRM (Traducción)
Campo CRM
(Columna)
countrycode,
phon_areacode,
phon_number,
donde phon_type =
Móvil.
Busca personas
Teléfono / Busca personas
Se divide a través
de phon_
countrycode,
phon_areacode,
phon_number,
donde phon_type =
Busca personas.
Citas
Las siguientes asignaciones son una guía sobre los datos que se sincronizan en la integración de
Exchange.
Campo Outlook/
Exchange
Campo CRM (Traducción)
Campo CRM
(Columna)
Asunto
Asunto
comm_subject
Ubicación
Ubicación
comm_location
Detalles/Cuerpo
Detalles
comm_note
Hora de inicio
Fecha / Hora
comm_datetime
Hora de
finalización
Hora de finalización
comm_todatetime
Todo el día
Evento de todo el día
comm_
isalldayevent
Organizador
Organizador
comm_organizer
Asistentes
Usuario / Asistente externo
comm_userid /
cmli_
externalpersonid
Todos los usuarios
de CRM
(incluyendo los
usuarios de
Guía del administrador del sistema 36-21
Capítulo 36
Campo Outlook/
Exchange
Campo CRM (Traducción)
Campo CRM
(Columna)
recursos, pero sin
incluir al
organizador) que
se han agregado a
la cita en CRM
deben aparecer
como asistentes
obligatorios en la
cita en el buzón de
correo de
Exchange de los
organizadores.
Todos los
asistentes
externos que se
han agregado a la
cita en CRM
deben aparecer
como asistentes
obligatorios en la
cita en el buzón de
correo de
Exchange de los
organizadores.
Todos los
asistentes
obligatorios/opcion
ales (se excluye al
organizador pero
se incluyen los
usuarios de
recursos) que
coincidan con los
usuarios de CRM
(p.ej. la dirección
de correo
electrónico del
asistente coincide
con una dirección
de correo
electrónico de
usuario de CRM)
36-22 Sage CRM
Capítulo 36: Integración de Exchange
Campo Outlook/
Exchange
Campo CRM (Traducción)
Campo CRM
(Columna)
deben aparecer
como aquellos
usuarios de CRM
en la lista de
selección Usuario
en la cita de CRM
siempre que la
Respuesta del
asistente sea
Aceptada,
Tentativa o
Desconocida. La
cita en CRM debe
estar vinculada a
estos usuarios de
CRM.
Los asistentes
(que coinciden con
los usuarios de
CRM) cuya
respuesta sea
"Rechazada" no
deben estar
presente en la cita
en CRM.
Privada
Privada
comm_private
Importancia
Prioridad
comm_priority
Recordatorio
Recordatorio
comm_notifydelta
Añadido al cuerpo
de la cita
Información de CRM
Código de etiqueta
de traducción
OTL_
AppointmentDetail
s
Incluir
información de
CRM en el
cuerpo debe
estar definido a Sí
en Administración |
Correo electrónico
Guía del administrador del sistema 36-23
Capítulo 36
Campo Outlook/
Exchange
Campo CRM (Traducción)
Campo CRM
(Columna)
y Documentos |
Integración de
Exchange Server |
Administración de
sincronizaciones.
Incidencia
La pauta/intervalo de recurrencia del registro principal de
Exchange coincide con la pauta/intervalo de recurrencia del
registro principal de CRM.
Tareas
Las siguientes asignaciones son una guía sobre los datos que se sincronizan en la integración de
Exchange.
Campo Outlook/
Exchange
Campo CRM (Traducción)
Campo CRM
(Columna)
Asunto
Asunto
comm_subject
Detalles/Cuerpo
Detalles
comm_note
Fecha de inicio
Fecha/hora de inicio
comm_todatetime
Fecha de
vencimiento
Fecha/hora de vencimiento
comm_datetime
Propietario
Usuario
comm_userid
Privada
Privada
comm_private
Recordatorio
Recordatorio fecha/hora
comm_notifytime
Prioridad
Prioridad
comm_priority
Estado
Estado
comm_status
% Complete
Porcentaje de completada
comm_
percentcomplete
Fecha de
finalización
Tiempo empleado
comm_
completedtime
Añadido al cuerpo
de la tarea
Información de CRM
Traducción del
código de etiqueta
OTL_TaskDetails
36-24 Sage CRM
Capítulo 36: Integración de Exchange
Estado de la tarea
En esta tabla se resume la asignación del estado de la tarea al sincronizar desde Exchange a CRM.
Outlook/Exchange
Sage CRM
No comenzada
Pendiente
En curso
En curso
A la espera de otra persona
Pendiente
Aplazada
Pendiente
Completada
Completada
En esta tabla se resume la asignación del estado de la tarea de CRM a Exchange.
CRM
Outlook/Exchange
Pendiente
No comenzada
En curso
En curso
Completada
Completada
Cancelado
No comenzada
Comprensión de errores de sincronización
La tabla siguiente describe los errores que pueden producirse en el proceso de sincronización.
Errores estándar
Descripción
Error de sincronización de
datos
Los datos se han sincronizado
de Exchange a CRM o de
CRM a Exchange, pero CRM
o Exchange no ha podido
procesar la
creación/actualización/elimina
ción para un
contacto/tarea/cita. Por
ejemplo, porque los caracteres
no numéricos se han
sincronizado a un campo de
Diagnóstico/ Resultado
Cada creación/actualización/eliminación no
completada se añade al recuento total de errores
para una sincronización concreta, con
independencia de que el sistema intente procesar
la creación/actualización/eliminación fuera CRM
o Exchange.
Cada creación/actualización/eliminación no
completada se registra (por nivel de registro
definido).
Guía del administrador del sistema 36-25
Capítulo 36
Descripción
Diagnóstico/ Resultado
entero.
No se puede conectar al
buzón de correo
Durante el curso de una
sincronización, CRM no puede
conectarse a un buzón de
correo de Exchange concreto
que se ha marcado para su
sincronización con CRM.
El buzón de correo del usuario de CRM, al que no
se ha podido conectar, se marca con una X roja
en la lista de gestión del buzón de correo de
usuario.
La columna Última sincronización de la lista de
gestión del buzón de correo de usuario muestra la
hora en la que el usuario inició una sincronización
correcta por última vez. CRM no intentará volver
a conectarse a este buzón de correo durante la
sincronización actual, sino en la siguiente.
Si no se puede conectar al buzón de correo, se
registrará por nivel de registro definido.
Errores graves
Descripción
Diagnóstico/ Resultado
No hay respuesta de la conexión de
EWS o del motor de sincronización de
CRM en la hora especificada en Tiempo
de respuesta agotado
En todos estos escenarios, CRM
gestiona este error como un error grave
y detiene todas las actividades de la
sincronización actual.
Los errores graves se registran por el
nivel de registro definido.
La sincronización se volverá a intentar
a la hora de la siguiente sincronización
programada.
CRM no se puede conectar con la URL
de EWS. Por ejemplo, debido a un
problema de autenticación
CRM conectado a Exchange Server,
pero no a ninguno de los buzones de
correo marcados
CRM no puede conectarse al motor de
sincronización o viceversa
Trabajo con registros de integración de Exchange
Puede acceder a los registros de integración de Exchange en Administración | Correo
electrónico y documentos | Integración de Exchange Server | Registro.
Los registros se pueden visualizar por usuarios (Archivos de registro de usuario) y por los
buzones de correo de todos los usuarios y la configuración completa (Registros genéricos). Los
registros también se pueden visualizar desde la instalación de CRM en ..\Archivos de
programa\Sage\CRM\[nombre de instalación]\Logs\Exchange Integration.
Los usuarios autorizados por el administrador (en Administración | Usuarios | Usuarios), pueden
visualizar sus propios registros en Mi CRM | Registros de integración de Exchange.
36-26 Sage CRM
Capítulo 36: Integración de Exchange
El nivel de registro se puede definir en Administración | Correo electrónico y documentos |
Integración de Exchange Server | Administración de conexiones. Si desea obtener más
información, consulte Campos de conexión de Exchange Server (página 36-6).
Archivo de
registro
Descripción
Registro de
configuración
de Exchange
Contiene todas las actividades de la configuración de la
integración de Exchange de un día, incluyendo la conexión al
motor de sincronización, conexión a EWS y conexión a los
buzones de correo específicos.
El nombre del archivo de este registro es [fecha]
ExchangeConfigurationLog.log
Conflictos de
Exchange
Contiene todos los conflictos para la integración de Exchange de
un día concreto, de todos los buzones de correo relacionados con
una sincronización ese día.
El nombre del archivo de este registro es [fecha]
ExchangeConflictLog.log. También disponible como registro de
usuario, Conflictos de usuario, [fecha][nombre de usuario]_
ConflictLog.log.
Elementos
omitidos – De
CRM a
Exchange
Contiene todos los elementos omitidos detectados en la
sincronización de CRM a Exchange de un día concreto, de todos
los buzones de correo relacionados en una sincronización ese
día.
El nombre del archivo de este registro es [fecha]
SkippedItemsCRMToExchange.log También disponible como
registro de usuario, Elementos omitidos por el usuario - [fecha]
[nombre de usuario]_SkippedItemsCRMToExchange.log
Elementos
omitidos por el
usuario – De
Exchange a
CRM
Contiene todos los elementos omitidos detectados en la
sincronización de Exchange a CRM un día concreto, de todos los
buzones de correo relacionados en una sincronización ese día.
El nombre del archivo de este registro es [fecha]
SkippedItemsExchangeToCRM.log También disponible como
registro de usuario, Elementos omitidos por el usuario - [fecha]
[nombre de usuario]_SkippedItemsExchangeToCRM.log
Actividad de
sincronización
de usuario –
De CRM a
Exchange
Contiene todos los errores de actividad de sincronización de un
día concreto de todos los buzones de correo relacionados con la
sincronización ese día en la sincronización de CRM a Exchange.
El nombre del archivo de este registro es [fecha]
SyncActivityCRMToExchange.log También disponible como
registro de usuario, Elementos omitidos por el usuario - [fecha]
[nombre de usuario]_SyncActivityCRMToExchange.log
Actividad de
Contiene todos los errores de actividad de sincronización de un
día concreto de todos los buzones de correo relacionados con la
Guía del administrador del sistema 36-27
Capítulo 36
Archivo de
registro
Descripción
sincronización
de usuario –
De Exchange
a CRM
sincronización ese día en la sincronización de Exchange a CRM.
El nombre del archivo de este registro es [fecha]
SyncActivityExchangeToCRM.log También disponible como
registro de usuario, Elementos omitidos por el usuario - [fecha]
[nombre de usuario]_SyncActivityExchangeToCRM.log
Instalación del plugin de Outlook para la integración de Exchange
El plugin de Outlook para la integración de Exchange ofrece a los usuarios funciones extras a las
que se puede acceder desde el cliente de Outlook. Esto incluye la adición de contactos de Outlook
a CRM desde Outlook y la posibilidad de archivar uno o varios correos electrónicos con el contacto
asociado en CRM.
El plugin puede instalarse por:
l
Los usuarios en Mi CRM | Preferencias. Los usuarios deben ser administradores de sus propios
equipos para llevar a cabo esta instalación. Este proceso se describe en la Guía de del usuario de
Sage CRM. El administrador del sistema puede activar/desactivar esta opción desde
Administración | Correo electrónico y documentos | Integración de Exchange | Administración
de conexiones.
l
Los administradores de red que utilicen la Política de grupo de Active Directory para equipos
concretos. No se requieren derechos de administrador de equipos.
Nota: Para los usuarios que no puedan ver el plugin, puede implementarse el plugin
mediante la política de grupo de Active Directory para equipos concretos junto con la
distribución de una entrada de registro. Consulte Disactivar el plugin del registro (página 3630) para obtener más información.
Los perfiles móviles son compatibles con el plugin de Outlook para la integración de Exchange.
Para obtener más detalles acerca de cómo instalar y configurar los perfiles móviles en su entorno
actual, consulte los artículos de la base de conocimientos de Microsoft
(http://support.microsoft.com).
Uso de la política de grupo de Active Directory para instalar el
plugin de Outlook para integración de Exchange
La instalación de CRM incluye diferentes componentes para activar el administrador de dominios
de red/Windows para implementar el plugin de Outlook para Exchange Integration a los usuarios
mediante la política de grupo de Active Directory.
Preparación de la implementación de la política de grupo de Active
Directory
1. Identifique los componentes necesarios. El archivo Sage CRM Client Applications.MSI es el
archivo principal para la instalación del plugin de Outlook. Sin embargo, el plugin necesita varios
componentes previos para funcionar correctamente (todos los componentes se encuentran en:
..\Program Files\Sage\CRM\[nombre de instalación]\WWWRoot\Plugin). Es esencial que los
36-28 Sage CRM
Capítulo 36: Integración de Exchange
componentes necesarios se instalen en equipos client individuales antes de implementar el
archivo Sage CRM Client Applications.MSI:
l .NET Framework 4. Se aplica a Office 2007 y Office 2010.
Para mayor comodidad, la versión 4 de .Net Framework (dotNetFx40_Client_x86_
x64.exe) se incluye con Sage CRM v7.1. El siguiente artículo de Microsoft describe
cómo se puede desplegar en equipos cliente:
http://msdn.microsoft.com/library/ee390831%28v=VS.100%29.aspx
l
VSTOR. Se aplica a Office 2007 y Office 2010.
Para mayor comodidad, los archivos ejecutables de VSTOR se han integrado con
Sage CRM v7.1. En las versiones de 32 bits de Office 2007 o de Office 2010, se debe
instalar vstor40_x86.exe. En Office 2010 de 64 bits se debe instalar vstor40_
x64.exe.
l
Office PIA. Se aplica a sólo a Office 2007
Para mayor comodidad, el archivo o2007pia.msi se ha incluido con Sage CRM v7.1.
Se puede implementar en equipos cliente mediante reglas de implementación de
política de grupo MSI estándar.
Nota: Si utiliza Outlook 2007 SP2, es recomendable que el hotfix descrito en el
siguiente artículo de la base de conocimientos de Microsoft se ha instalado antes de
implementar el archivo Sage CRM Client Applications.MSI:
http://support.microsoft.com/kb/976811
2. Implemente los componentes necesarios en los equipos cliente correspondientes.
3. Si desea implementar el plugin a usuarios concretos, pero excluir a algunos usuarios, si esos
usuarios no son administradores de sus equipos, por ejemplo en un entorno de Citrix/TS, se
recomienda que implemente el plugin en todos los equipos mediante la política de grupo.
Posteriormente el plugin se puede suprimir para usuarios que inicien sesión en esos equipos,
pero que no necesiten el plugin. Consulte Disactivar el plugin del registro (página 36-30) para
obtener más información.
4. Defina los parámetros en Sage CRM Client Applications.MSI. Sage CRM Client Applications.MSI
depende de una serie de parámetros que se le transmiten. Esto se puede definir mediante el
instalador, mediante un editor de tablas MSI (ORCA), que se pueden encontrar en MS Windows
SDK (http://www.microsoft.com/downloads/en/details.aspx?FamilyID=c17ba869-9671-4330a63e-1fd44e0e2505&displaylang=en). Consulte Parámetros del instalador del plugin de Outlook
(página 36-30) para obtener más información.
Instalación mediante una política de grupo en equipos concretos
l
La instalación que se implementa en equipos concretos mediante la política de grupo se ejecuta
en modo silencioso. El plugin se instala al iniciar el equipo.
l
El administrador del sistema puede actualizar el plugin instalado automáticamente utilizando la
funcionalidad de reimplementación de la política de grupos de Active Directory. La actualización
se ejecuta en modo silencioso al iniciar el equipo.
l
El administrador del sistema puede desinstalar automáticamente el plugin utilizando la
funcionalidad de desinstalación de la política de grupos de Active Directory. La desinstalación se
ejecuta en modo silencioso al iniciar el equipo.
Guía del administrador del sistema 36-29
Capítulo 36
Disactivar el plugin del registro
Para desactivar el plugin del registro de cada usuario que se supone que no debe ver o usar el plugin
del equipo especificado:
1. Añada el valor de cadena “PluginDisabled” a:
HKey_Current_User\Software\Sage\Exchange Outlook Plugin\
2. Defina el valor de cadena a “Y” si desea que el plugin no aparezca en Outlook (en el equipo en
cuestión) para los usuarios que hayan especificado este valor de cadena.
Si este valor de cadena no está presente en el registro para usuarios específicos, o está presente
pero su valor = “N” o cualquier otro valor que no sea “Y”, entonces el plugin debe aparecer en
Outlook como lo hace habitualmente para aquellos usuarios que inicien sesión en el equipo.
Este valor de cadena puede añadirse al registro del equipo(s) para usuarios específicos (entradas
específicas del registro HKey_Current_User) mediante la política de grupos.
Parámetros del instalador del plugin de Outlook
Antes de implementar Sage CRM Client Applications.MSI mediante política de grupos, utilice un
editor de tablas de ORCA MSI para especificar los siguientes parámetros y valores en la tabla de
propiedades de MSI.
Nota: Estos parámetros solo afectan al plugin de Outlook para integración de Exchange (sistema
alojado) , cuando el plugin se despliega usando la política de grupo de Active Directory. No afectan
al plugin de integración clásica de Outlook, que no se puede desplegar mediante este método.
Parámetro
Valor
Descripción
SCRMSERVERNAME
Nombre del
servidor CRM
Este parámetro ya no está
presente de forma predefinida y
se debe añadir a la tabla de
propiedades. Debe contener el
nombre del servidor CRM.
SCRMINSTALLNAME
Nombre de la
instalación
CRM
Este parámetro ya no está
presente de forma predefinida y
se debe añadir a la tabla de
propiedades. Debe contener el
nombre de la instalación CRM.
SCRMHOSTING
0o1
Este parámetro ya no está
presente de forma predefinida y
se debe añadir a la tabla de
propiedades. Debe fijarse en 0
para instalaciones alojadas.
SCRMSERVERPORT
80
Puerto del servidor CRM. Valor
predefinido = 80. Sólo debe
36-30 Sage CRM
Capítulo 36: Integración de Exchange
Parámetro
Valor
Descripción
cambiar este valor si 80 no es el
puerto del servidor CRM.
SCRMHTTPS
0
Marca para determinar si el
plugin debe conectarse mediante
una conexión segura (1) o no (0,
valor predefinido). Solo debe
cambiar este valor si necesita el
plugin para conectarse a CRM
mediante HTTPS.
SCRMOFFICEVERSION
auto
Los posibles valores son
automáticos (predefinidos), 12 ó
14.
Si el plugin que se implementa
mediante una política de grupo
en un equipo(s) con Outlook
2007, es muy recomendable que
el valor
SCRMOFFICEVERSION sea
siempre 12. Por ejemplo, si el
plugin se implementa en equipos
con Outlook 2010 y Outlook
2007, se deberán preparar e
implementar dos archivos MSI
diferentes. Uno para equipos con
Outlook 2010 (con
SCRMOFFICEVERSION
definido a auto o a un valor 147)
y uno para equipos con Outlook
2007 (donde
SCRMOFFICEVERSION es
12).
En caso contrario, es posible
que el plugin no se cargue al
iniciar Outlook 2007.
SCRMUILANGUAGE
US
Sólo debe cambiar el valor de
este parámetro si está seguro de
que cada uno de los equipos
cliente con el plugin tiene la
misma versión de Outlook
instalada. El valor predefinido es
‘US’. Este valor se debe definir
Guía del administrador del sistema 36-31
Capítulo 36
Parámetro
Valor
Descripción
al idioma predefinido de la
instalación de CRM (mediante el
símbolo de 2 o 3 letras). La
primera vez que un usuario
utilice el plugin, todos los
botones del plugin en Outlook
contendrán información del
idioma de CRM predefinido. Una
vez el usuario haya iniciado
sesión en CRM mediante el
plugin (archivando un correo
electrónico, por ejemplo), todas
las traducciones específicas de
la preferencia del idioma del
usuario se descargarán en el
equipo del usuario. La próxima
vez que inicie Outlook, la
información aparecerá en el
idioma preferido del usuario.
SCRMDOMAINNAME
36-32 Sage CRM
Nombre de
dominio de
CRM
Este parámetro sólo es
necesario si se utiliza el inicio de
sesión automático de IIS. No
está presente de forma
predefinida y se debe añadir a la
tabla de propiedades si se utiliza
el inicio de sesión automático de
IIS. Debe contener el nombre del
dominio en el que CRM está
instalado.
Capítulo 37: Integración clásica de Outlook
En este capítulo se explican los siguientes conceptos:
l
Modificar los parámetros de configuración de Outlook.
l
Comprender qué datos se sincronizan entre Sage CRM y Outlook.
l
Utilizar la carga de datos para los contactos de Outlook.
l
Traducir mensajes de Outlook.
Modificar los parámetros de configuración clásica de Outlook
La integración clásica de Outlook está activada de manera predeterminada. Para facilitar una
interacción suave entre Sage CRM y Outlook, debe asegurarse de que las propiedades de IIS
(Internet Information Services) para la instalación de Sage CRM están definidas de modo que los
métodos de autenticación indiquen acceso anónimo en el directorio virtual CRM DLL.
Si desea más información sobre el uso de las funciones de integración clásica de Outlook, consulte
la Guía de usuario.
Para modificar los parámetros de configuración de Outlook predeterminados:
1. Seleccione Administración | Usuarios | Configuración de usuario. Aparecerá la página de
configuración Usuario.
2. Haga clic en el botón Modificar y actualice los campos.
3. Si desea una descripción de todos los campos en esta página, consulte Ajustes de usuario
(página 8-1).
4. Haga clic en el botón Guardar. Aparecerá la página de configuración Usuario con las
modificaciones.
Nota: La integración clásica de Outlook con Sage CRM admite las cuentas de correo electrónico
que se ejecutan en Microsoft Exchange Server MAPI o POP3. Los perfiles móviles no son
compatibles.
¿Qué se sincroniza? (integración clásica de Outlook)
Las siguientes asignaciones y reglas son una guía sobre los datos que se sincronizan entre Outlook
y Sage CRM en la integración clásica de Outlook.
l
La información de contacto se sincroniza entre todos los contactos que aparecen en la pestaña
Mis Contactos en Sage CRM y todos los contactos que ya están en Outlook con una categoría
Contacto de Sage CRM. Consulte Contactos (integración clásica de Outlook) (página 37-2) para
obtener más detalles sobre los botones disponibles.
l
En la primera sincronización todas las citas recurrentes y todas las citas que se han modificado en
los últimos catorce días o que tengan una fecha de finalización entre los 14 días anteriores y hoy,
se sincronizan. Consulte Citas (integración clásica de Outlook) (página 37-4) para obtener más
detalles sobre los botones disponibles.
Guía del administrador del sistema 37-1
Capítulo 37
l
En las siguientes sincronizaciones todas las citas modificadas desde la última sincronización se
sincronizarán.
l
En la primera sincronización, todas las tareas que se hayan modificado en los últimos catorce días
o que tengan un estado de Pendiente o En progreso se sincronizan. Consulte Tareas (integración
clásica de Outlook) (página 37-4) y Estado de la tarea (integración clásica de Outlook) (página 375) para obtener más detalles sobre los botones disponibles.
l
En las siguientes sincronizaciones todas las tareas modificadas desde la última sincronización se
sincronizarán.
Contactos (integración clásica de Outlook)
Las siguientes asignaciones son una guía sobre los datos que se sincronizan entre Outlook y Sage
CRM en la integración clásica de Outlook.
Outlook
Sage CRM
(Traducción)
Sage CRM (Columna)
Cargo
Saludo
pers_salutation
Primero
Nombre
pers_firstname
2º nombre
2º nombre
pers_middlename
Apellidos
Apellidos
pers_lastname
Cargo
Cargo
pers_title
Empresa
Nombre de empresa
comp_name. Tenga en
cuenta que cuando la
información de Outlook se
sincroniza con Sage
CRM, el nombre de la
empresa se comprueba
para evitar una entrada
duplicada antes de que se
añada cualquier
información de contacto a
Sage CRM.
Calle
Se divide entre
Dirección 1, Dirección
2, Dirección 3 y
Dirección 4
addr_address1 addr_
address2 addr_address3
addr_address4
Ciudad
Ciudad
addr_city
Estado o provincia
Estado
addr_state
Código postal
Código postal
addr_postcode
País o región
País
addr_country
37-2 Sage CRM
Capítulo 37: Integración clásica de Outlook
Outlook
Sage CRM
(Traducción)
Sage CRM (Columna)
País o región del
teléfono del trabajo
País del trabajo
pers_phonecountrycode
Código de ciudad o área
del teléfono del trabajo
Área del trabajo
pers_phonareacode
Número local del
teléfono del trabajo
Número teléfono
pers_phonenumber
País o región del fax del
trabajo
País del fax
pers_faxcountrycode
Código de ciudad o área
del fax del trabajo
Área del fax
pers_faxareacode
Número local del fax del
trabajo
Número de fax
pers_faxnumber
País o región del
teléfono privado
País del teléfono
privado
vPhoneHome.Phon_
CountryCode
Código de ciudad o área
del teléfono privado
Área del teléfono
privado
vPhoneHome.Phon_
AreaCode
Número local del
teléfono privado
Número del teléfono
privado
vPhoneHome.Phon_
Number
País o región del
teléfono móvil
País del teléfono móvil
vPhoneMobile.Phon_
CountryCode
Código de ciudad o área
del teléfono móvil
Área del teléfono móvil
vPhoneMobile.Phon_
AreaCode
Número local del
teléfono móvil
Número del teléfono
móvil
vPhoneMobile.Phon_
Number
Correo electrónico
Correo electrónico
(trabajo)
pers_emailaddress
Página web
Sitio web
pers_website
Departamento
Departamento
pers_department
Categorías
[con código fuente en Outlook a contacto de Sage
CRM. Sólo se actualiza en Outlook]
Nota: Si una dirección de contacto de Outlook contiene más de 4 líneas, las líneas adicionales se
concatenarán en la línea 4 de la dirección de Sage CRM.
Guía del administrador del sistema 37-3
Capítulo 37
Citas (integración clásica de Outlook)
Las siguientes asignaciones son una guía sobre los datos que se sincronizan entre Outlook y Sage
CRM en la integración clásica de Outlook.
Outlook
Sage CRM
(Traducción)
Sage CRM (Columna)
Hora de inicio
Fecha / Hora
comm_datetime
Hora de finalización
Hora de finalización
comm_todatetime
Asunto
Asunto
comm_subject
Ubicación
comm_location
Cuerpo
Detalles
comm_note
Estado
Estado
comm_status
Importancia
Prioridad
comm_priority
Organizador
Organizador
comm_organizer o user_
emailaddress
Fin del cuerpo
Empresa
comp_name
Fin del cuerpo
Persona
pers_firstname+pers_
lastname
Todo el día
Un evento de tipo Todo el día en Outlook se convierte
en un evento de tipo Todo el día en Sage CRM (desde
medianoche a las 23:59). Un evento de tipo Todo el día
en Sage CRM (desde medianoche a las 23:59) se
convierte en un evento de tipo Todo el día en Outlook.
Recordatorio
Recordatorio
comm_notifydelta
Asistente
Usuario
user_emailaddress
Ubicación
% Complete
Porcentaje de completada
comm_percentcomplet
Tareas (integración clásica de Outlook)
Las siguientes asignaciones son una guía sobre los datos que se sincronizan entre Outlook y Sage
CRM en la integración clásica de Outlook.
Outlook
Sage CRM
(Traducción)
Sage CRM (Columna)
Hora de finalización
Fecha/hora de
vencimiento
comm_datetime
37-4 Sage CRM
Capítulo 37: Integración clásica de Outlook
Outlook
Sage CRM
(Traducción)
Sage CRM (Columna)
Hora de inicio
Fecha/hora de inicio
comm_todatetime
Asunto
Asunto
comm_subject
Cuerpo
Detalles
comm_note
Estado
Estado
comm_status
Prioridad
Prioridad
comm_priority
Recordatorio
Recordatorio fecha/hora
comm_notifydelta
Fin del cuerpo
Empresa
comp_name
Fin del cuerpo
Persona
pers_firstname + pers_
lastname
% Complete
Porcentaje de completada
comm_percentcomplete
Personalizar detalles de tareas y citas (integración clásica de Outlook)
Es posible personalizar los detalles de Sage CRM que se añaden a citas y tareas durante la
sincronización de la integración clásica de Outlook. La información se puede personalizar mediante
Administración | Personalización | Traducción, utilizando la familia de etiquetas OutlookServerSide
y los códigos de etiqueta OTL_AppointmentDetails and OTL_TaskDetails. Consulte Método de
lista de traducciones (página 11-4) si desea más información.
Estado de la tarea (integración clásica de Outlook)
En esta tabla se resume la asignación del estado de la tarea desde Outlook a Sage CRM.
Desde Outlook
A Sage CRM
No comenzada
Pendiente
En curso
En curso
A la espera de otra persona
Pendiente
Aplazada
Pendiente
Completada
Completada
En esta tabla se resume la asignación del estado de la tarea desde Sage CRM a Outlook.
Desde Sage CRM
A Outlook
Pendiente
No comenzada
En curso
En curso
Guía del administrador del sistema 37-5
Capítulo 37
Desde Sage CRM
A Outlook
Completada
Completada
Cancelado
No comenzada
¿Qué sucede cuando se añaden contactos a Sage CRM? (integración
clásica de Outlook)
Cuando un usuario hace clic en el botón Añadir contacto en Outlook, como primer paso se efectúa
una comprobación para prevenir duplicados en el nombre de la empresa.
l
Si se detecta una coincidencia de empresa en Sage CRM, se mostrará la lista de coincidencias
para que pueda seleccionar la empresa correcta haciendo clic sobre ella. Al hacerlo, aparecerá la
pantalla de prevención de duplicados de Persona para que pueda comprobar si la persona ya
existe en esa empresa. Si se trata de una persona nueva, se hace clic en el botón Detalles de la
persona y el contacto se añade a la empresa que ya existe con todos los detalles del contacto que
se describen en ¿Qué se sincroniza? (integración clásica de Outlook) (página 37-1)
l
En cambio, si no se detecta una coincidencia de empresa, se creará una empresa nueva y se
completará el campo Nombre de la empresa. El contacto se añade a la empresa nueva con todos
los detalles de contacto descritos en ¿Qué se sincroniza? (integración clásica de Outlook) (página
37-1)
Utilizar la carga de datos para los contactos de integración
clásica de Outlook
Si tiene muchos contactos para transferir desde Outlook a Sage CRM, puede exportar los
contactos desde Outlook mediante el Asistente para importar y exportar en Outlook. El paso
siguiente consiste en cargar los contactos a Sage CRM mediante las asignaciones de datos de
Outlook predefinidas en la lista Cargar datos de Empresas y sus personas de contacto.
Para importar contactos de Outlook a Sage CRM mediante la carga de datos:
1. Haga clic en Administración | Gestión de datos | Carga de datos.
2. Seleccione el botón de opción Empresa.
3. Haga clic en el botón Nuevo. Aparecerá la página Carga de datos. Paso 1 de 4.
4. Busque su archivo MS Excel con los contactos de Outlook.
5. En el campo Seleccionar entre asignaciones existentes, seleccione Datos de Outlook.
Si desea más información sobre cómo realizar la carga de datos, consulte Cargar datos (página 281).
Traducir mensajes de integración clásica de Outlook
Todos los detalles en las pantallas y mensajes para la integración clásica de Outlook son
traducibles. La familia de etiquetas es OutlookPlugin. Consulte Método de lista de traducciones
(página 11-4) si desea más información.
37-6 Sage CRM
Capítulo 37: Integración clásica de Outlook
Nota: Si el administrador del sistema modifica algunas de estas traducciones, los usuarios tendrán
que volver a instalar el plugin de Outlook para la integración clásica de Outlook para ver estas
modificaciones.
Guía del administrador del sistema 37-7
Capítulo 38: Configuración de marketing electrónico
En este capítulo se explican los siguientes conceptos:
l
Comprender el funcionamiento del marketing electrónico.
l
Activar el servicio de marketing electrónico.
l
Comprender la cuenta de marketing electrónico y los campos de usuario.
l
Añadir usuarios a la cuenta de marketing electrónico.
l
Ver o actualizar las opciones de la cuenta de marketing electrónico.
l
Modificar los usuarios de marketing electrónico.
l
Modificar los detalles de la cuenta de marketing electrónico.
l
Cancelar la cuenta de marketing electrónico.
l
Reactivar la cuenta de marketing electrónico.
Guía del administrador del sistema 38-1
Capítulo 38
¿Qué es el marketing electrónico?
Sage E-marketing for Sage CRM es una integración con Swiftpage (http://www.swiftpage.com).
Todas las actividades de marketing electrónico se inician en la interfaz de usuario de Sage CRM.
La siguiente sección le proporciona una perspectiva global del funcionamiento de la integración.
1. El administrador o el usuario
Gestor de información inicia
sesión en CRM y se registra
en el servicio de marketing
electrónico.
2. La cuenta de marketing
electrónico y los usuarios se
crean en el servidor de
Swiftpage.
3. La cuenta de E-marketing se
registra en el servidor de
Swiftpage y la funcionalidad
de marketing electrónico se
activa en CRM.
4. El usuario inicia sesión en
CRM y crea una campaña de
marketing electrónico.
Diagrama de procesos del marketing electrónico
Leyenda
Interacción de usuario de
CRM
Interacción del servidor de
Swiftpage y CRM
Interacción del servidor de
Swiftpage y de destino
5. La información de correo
electrónico de marketing
electrónico se envía
inmediatamente desde CRM
al servidor de Swiftpage.
6. El correo electrónico de
marketing electrónico se envía
del servidor de Swiftpage al
grupo de destinatarios
especificado por el usuario de
CRM.
7. La interacción de los
destinatarios con el correo
electrónico de marketing
electrónico (clics, etc.) se
devuelve al servidor de
Swiftpage.
8. Una vez al día todos los datos
de todas las campañas de
marketing electrónico se
sincronizan desde Swiftpage
a CRM.
9. El usuario de marketing
electrónico de CRM recibe los
datos de análisis de la
campaña.
38-2 Sage CRM
Capítulo 38: Configuración de marketing electrónico
Tiempos de sincronización
El tiempo de sincronización de CRM está configurado (para todas las regiones) a las 23:00 hora
local.
El tiempo de sincronización de Swiftpage, que recopila todos los resultados diarios, se completa a
las 03:00, hora de las Montañas Rocosas. La hora de las Montañas Rocosas es GMT -6 horas
(Hora de verano de las Rocosas) o -7 horas (Hora estándar de las rocosas). Incluye información
sobre cualquier usuario que haya seleccionado no seguir recibiendo correos electrónicos de
marketing de su empresa.
Nota: Significa que esta información de baja del servicio puede tardar hasta 48 horas en llegar a
CRM. Por ejemplo (en hora GMT), un usuario selecciona darse de baja a las 3 PM el 20 de febrero.
Swiftpage recopila los resultados a las 10 AM del 21 de febrero. CRM sincroniza esta información a
las 11 PM del 21 de febrero, 32 horas después de producirse la baja.
Los usuarios pueden cambiar la hora de sincronización de CRM Sync editando
SyncEngineConfiguration.xml en ..\Archivos de programa\Sage\CRM\<nombre de
instalación>\tomcat\webapps\<nombre de instalación>SPSyncEngine\WEB-INF
La sintaxis es:
<?xml version="1.0" encoding="UTF-8"?>
<configuration>
<!-- sync schedule parameters -->
<syncStartTimeHour>23</syncStartTimeHour>
<syncStartTimeMinute>0</syncStartTimeMinute>
</configuration>
Nota: Es recomendable que mantenga la hora de sincronización de CRM fuera del horario
comercial.
Guía del administrador del sistema 38-3
Capítulo 38
Activación del servicio de marketing electrónico
La configuración del marketing electrónico está disponible en sistemas Sage CRM, que incluyen el
módulo Gestión de campañas.
Para acceder a la configuración del marketing electrónico, debe ser gestor de información con
derechos de correo electrónico y plantilla o administrador. También debe estar conectado a
Internet.
Nota: El trabajo con marketing electrónico, incluso en una cuenta de prueba, requiere un
cumplimiento estricto de las leyes anti spam. Debe asegurarse de cumplir con la ley anti spam de
Estados Unidos y Canadá (US CAN-SPAM Act) así como con sus propias normativas anti spam.
El espíritu de la mayoría de las normativas es que los destinatarios del correo electrónico deben
''suscribirse'' para recibir correos electrónicos de su empresa, que usted se identifique claramente y
que facilite a los destinatarios la opción de darse de baja del servicio. Puede encontrar directrices y
vínculos de Swiftpage aquí: http://www.swiftpage.com/deliverability/antispampolicy.htm . Pueden
encontrar más información en Guía de ayuda .
Para activar el servicio de marketing electrónico:
1. Seleccione Administración | Correo electrónico y documentos | Configuración de marketing
electrónico | Suscribirse a una cuenta gratuita de prueba de marketing electrónico. La cuenta
de pruebe permite probar las funciones de Marketing electrónico y marketing por goteo con un
límite de envío de correo electrónico durante el periodo de la prueba.
2. Introduzca la información de Cuenta y Usuario. El nombre de la cuenta debe ser único (a
Swiftpage), compuesto por caracteres alfanuméricos y no pueden contener espacios. Si decide
adquirir el servicio completo de marketing eléctrico, los presupuestos y facturas incluirán la divisa
seleccionada. Los campos se describen en Campos Cuenta y Usuario de marketing electrónico.
Paneles Cuenta y Detalles de usuario
3. Haga clic en Continuar.
4. Introduzca la información de Contacto y usuario y Correo electrónico. Es necesario para que
Swiftpage cumpla las normativas anti spam de EE.UU. Esta información se utilizará en los pies
estándar de las plantillas de marketing electrónico, pero se puede modificar posteriormente. Los
campos se describen en Campos Cuenta y Usuario de marketing electrónico.
Paneles Contacto y usuario y Correo electrónico
38-4 Sage CRM
Capítulo 38: Configuración de marketing electrónico
5. Haga clic en Guardar. Se muestra el menú completo de Configuración de marketing electrónico y
una barra azul mostrando el estado de su cuenta. Se envía un correo electrónico de verificación a
la dirección de correo electrónico especificada en el panel Detalles del Usuario.
6. Haga clic en el vínculo en el correo electrónico de verificación. Se mostrará la página de
configuración de la página de Sage E-marketing for Sage CRM. Nota: Compruebe su carpeta de
correo electrónico basura si no ha recibido este correo electrónico.
7. Lea las condiciones. Seleccione Acepto para continuar. Se abrirá la página de gestión de la
cuenta, que permite adquirir una cuenta completa de Swiftpage. Puede hacerlo más tarde.
Puede comenzar a crear campañas de marketing electrónico desde el botón del menú Marketing. Si
desea más información, consulte la Guía de.
Campos Cuenta de marketing electrónico y Usuario
La tabla siguiente describe los campos Detalles de la cuenta, Detalles del usuario, Detalles de
contacto y usuario y paneles de Detalles del correo electrónico.
Panel de detalles de cuenta
Campo
Descripción
Nombre de cuenta
Nombre de la cuenta de marketing electrónico. El
nombre de la cuenta debe ser único (a Swiftpage),
compuesto por caracteres alfanuméricos y no
pueden contener espacios.
Contraseña de cuenta
Contraseña de la cuenta de marketing electrónico.
Divisa de facturación
Permite seleccionar la divisa. Es la divisa en la que
se le entregarán los presupuestos y facturas al
adquirir el servicio completo Swiftpage. Nota: Una
vez guardado, este campo no se puede editar.
Panel de detalles de usuario
Campo
Descripción
Nombre de usuario
Nombre de usuario de marketing electrónico.
Contraseña
Seleccione una contraseña para el usuario de
marketing electrónico. Esta opción la puede cambiar
el usuario (en Mi CRM |Marketing electrónico) o un
administrador. Si un administrador cambia la
contraseña de un usuario de marketing electrónico,
el usuario debe cerrar sesión en CRM y volver a
iniciarla, para activarla y continuar trabajando con
sus funciones de marketing electrónico. Si el usuario
cambia su propia contraseña, entra en vigor de
forma inmediata.
Guía del administrador del sistema 38-5
Capítulo 38
Campo
Descripción
Línea de la firma de correo
electrónico
Se asigna al campo de cierre en las plantillas de
Swiftpage. Debe contener la frase de cierre como
"Saludos" o "Gracias". Sólo está disponible cuando
se edita un usuario existente.
Dirección de correo
electrónico
Introduzca la dirección de correo electrónico del
usuario de marketing electrónico. Si este usuario
envía correos electrónicos, será la dirección De.
Nota: El usuario puede cambiar esta opción en Mi
CRM | Perfil de usuario de marketing
electrónico.
Usuario
Seleccione los usuarios de CRM de una lista para
asignar el usuario de marketing electrónico. Sólo se
puede asignar un usuario de CRM a un usuario de
marketing electrónico. El primer usuario de
marketing electrónico, el administrador de la cuenta
de marketing electrónico, debe ser un Administrador
de todo el sistema en CRM. Para trabajar con el
marketing electrónico, todos los usuarios de
marketing electrónico deben ser al menos Gestores
de información. Nota: Puede desactivar las
opciones de Marketing electrónico y Usuarios de
marketing por goteo en el administrador de la cuenta
de marketing electrónico, de modo que la licencia de
marketing electrónico pueda estar disponible para un
usuario de marketing. Esto puede hacerse desde
Administración | Correo electrónico y Documentos |
Configuración de marketing electrónico | Editar
usuarios; siempre y cuando disponga de una cuenta
(no de prueba) completa de marketing electrónico.
Marketing por goteo
Disponible si añade un nuevo usuario de marketing
electrónico a una cuenta de cuenta de marketing
electrónico únicamente. Seleccione para dar acceso
al usuario al botón Marketing | Marketing electrónico
| Nueva campaña de marketing por goteo (así
como las opciones de marketing electrónico que se
describen a continuación).
Marketing electrónico
Disponible si añade un nuevo usuario de marketing
electrónico a una cuenta de cuenta de marketing
electrónico únicamente. Seleccione para dar acceso
al usuario a los botones Marketing | Marketing
electrónico| Nuevo usuario de marketing
electrónico y Editar plantillas de correo
electrónico.
38-6 Sage CRM
Capítulo 38: Configuración de marketing electrónico
Panel de detalles de usuario y contacto
Campo
Descripción
Nombre completo
Nombre completo del usuario de marketing
electrónico.
Cargo
Cargo del usuario de marketing electrónico.
Teléfono
Número de teléfono del usuario de marketing
electrónico.
Nombre de empresa
Empresa en la que trabaja el usuario de marketing
electrónico.
Dirección
Primera línea de la dirección de la empresa en la que
trabaja el usuario de marketing electrónico.
Dirección (opcional)
Segunda línea de la dirección de la empresa en la
que trabaja el usuario de marketing electrónico.
Ciudad
Ciudad de la dirección de la empresa en la que
trabaja el usuario de marketing electrónico.
Estado
Estado de la dirección de la empresa en la que
trabaja el usuario de marketing electrónico. Es
obligatorio si el campo País es Estados Unidos.
Código postal
Código postal de la dirección de la empresa en la
que trabaja el usuario de marketing electrónico. Es
obligatorio si el campo País es Estados Unidos.
País
País de la dirección de la empresa en la que trabaja
el usuario de marketing electrónico.
Sitio web
Sitio web de la empresa en la que trabaja el usuario
de marketing electrónico.
Panel Detalles del correo electrónico
Campo
Descripción
Copiar los detalles de
contacto anteriores
Permite seleccionar copiar los detalles introducidos
en el panel Detalles de contacto y usuario. La
información del panel de correo electrónico se utiliza
en plantillas de correo electrónico de marketing
electrónico estándar, incluyendo información de pie
de página. Para cumplir las normativas anti-spam.
Nombre de empresa
Nombre de la empresa utilizado en plantillas de
Guía del administrador del sistema 38-7
Capítulo 38
Campo
Descripción
correo electrónico.
Dirección
Primera línea de la dirección utilizada en las
plantillas de correo electrónico.
Dirección (opcional)
Segunda línea de la dirección utilizada en las
plantillas de correo electrónico.
Ciudad
Ciudad de la dirección utilizada en las plantillas de
correo electrónico.
Estado
Estado de la dirección utilizada en las plantillas de
correo electrónico.
Código postal
Código postal de la dirección utilizada en las
plantillas de correo electrónico.
País
Código de país utilizado en las plantillas de correo
electrónico.
Sitio web
Sitio web de la dirección utilizada en las plantillas de
correo electrónico.
Adición de usuarios a la cuenta de marketing electrónico
Puede añadir un nuevo usuario a una cuenta existente de marketing electrónico desde cualquiera
de las ubicaciones siguientes:
l
Desde el área de administración de la configuración de marketing electrónico, seleccionando
Añadir un usuario a la cuenta.
l
Al añadir un nuevo usuario a CRM, seleccionando la casilla de verificación Usuario de marketing
electrónico en el primer paso del asistente del nuevo usuario. Consulte Definición de un nuevo
usuario, paso 1 de 3 (página 3-1) para configurar un nuevo usuario de CRM. Los campos Cuenta
y Usuario de marketing electrónico se han cumplimentado como Pasos 4 y 5 del asistente de
configuración de usuarios.
Para añadir un nuevo usuario a la cuenta de marketing electrónico desde Administración | Correo
electrónico y documentos:
1. Seleccione Configuración de marketing electrónico| Añadir un usuario a la cuenta.
2. Cumplimente los campos en la Configuración de nuevo usuario de marketing electrónico, paso 1
de 2, y haga clic en Continuar.
3. Cumplimente los campos en la Configuración de nuevo usuario de marketing electrónico, paso 2
de 2, y haga clic en Guardar. Los campos de los pasos 1 y 2 se describen en Campos Cuenta y
Usuario de marketing electrónico. Se enviará un correo electrónico de verificación al nuevo
usuario.
4. Para revisar y modificar, por ejemplo, la asignación de envío del nuevo usuario de marketing
electrónico, vaya a Administración | Correo electrónico y documentos | Configuración de
marketing electrónico | Editar usuarios.
38-8 Sage CRM
Capítulo 38: Configuración de marketing electrónico
Visualización o actualización de las opciones de la cuenta de
marketing electrónico
Para ver sus opciones actuales y actualizarlas desde, por ejemplo, una prueba hasta un servicio
completo:
1. Seleccione Administración | Correo electrónico y documentos | Configuración de marketing
electrónico | Ver opciones de plan / Actualizar. Las opciones y el nivel actual del servicio
aparecerán en una ventana nueva.
2. Elija las opciones y el nivel de servicio que desea comprar y seleccione Enviar.
3. Introduzca la información de su tarjeta de crédito y seleccione Comprar. Aparecerá un cuadro de
advertencia para la verificación del pago.
La confirmación y la factura de la compra se enviarán a la dirección de correo electrónico del
administrador principal de marketing electrónico.
Puede configurar nuevos usuarios y cambiar el límite de asignaciones de envío de correo
electrónico adquiridas desde CRM. Consulte Adición de usuarios a la cuenta de marketing
electrónico (página 38-8) y Edición de usuarios de marketing electrónico (página 38-9) para obtener
más información.
Edición de usuarios de marketing electrónico
Para editar los detalles de los usuarios existentes de marketing electrónico:
1. En Administración | Correo electrónico y documentos | Configuración de marketing
electrónico, seleccione Editar usuarios. Sus límites de cuenta actuales aparecerán en modo de
visualización en la parte superior del panel. La parte inferior de la página muestra la lista de
usuarios de marketing electrónico. Nota: Todos los límites de envío corresponden a una base
diaria que se reinicia una vez al día (en un periodo de 24 horas).
Editar la página Usuarios
2. Haga clic en Cambiar para editar la asignación de envío de correo electrónico y/o la configuración
de marketing electrónico para todos los usuarios de la lista. No puede cambiar las asignaciones
de envío o las casillas de verificación Usuario de Marketing por goteo/Marketing electrónico en las
cuentas de prueba.
3. Para editar la configuración de un usuario concreto, haga clic en el hipervínculo del usuario. Para
obtener más información, consulte Campos Cuenta de marketing electrónico y Usuario (página
38-5). Los usuarios de marketing electrónico pueden editar sus propios detalles de usuario en Mi
CRM | Preferencias | pestaña Perfil de usuario de marketing electrónico. Pueden visualizar,
pero no cambiar, sus derechos de asignación o de marketing electrónico.
4. Si cambia la dirección de correo electrónico, se reenviará automáticamente el correo electrónico
de verificación. El usuario debe hacer clic en el vínculo de verificación para que el cambio surta
Guía del administrador del sistema 38-9
Capítulo 38
efecto. Puede utilizar el botón Reenviar correo electrónico de verificación si el usuario ha
eliminado por error el primer correo electrónico antes de que finalizara el proceso de verificación.
Edición de los detalles de la cuenta de marketing electrónico
Para editar los detalles de la cuenta de marketing electrónico:
1. Seleccione Administración | Correo electrónico y documentos | Configuración de marketing
electrónico | Editar detalles de la cuenta.
2. Haga clic en Cambiar.
3. Edite el campo Contraseña de cuenta.
4. Haga clic en Guardar.
Cancelación de la cuenta de marketing electrónico
Para cancelar la cuenta de marketing electrónico:
1. Seleccione Administración | Correo electrónico y documentos | Configuración de marketing
electrónico | Cancelar la cuenta. Se abrirá una nueva ventana para que confirme el paso.
Confirmación de cancelación de la cuenta
2. Seleccione Cancelar la cuenta para confirmar. El menú de configuración de marketing electrónico
cambiará y mostrará el botón Reactivar cuenta. Para volver a activar la cuenta, siga las
instrucciones que aparecen en pantalla.
Nota: Si crea una cuenta nueva cuando todavía hay campañas asociadas a una antigua cuenta
cancelada, estas campañas se eliminarán al crear la nueva cuenta.
Reactivación de la cuenta de marketing electrónico
Para reactivar la cuenta de marketing electrónico:
1. Seleccione Administración | Correo electrónico y documentos | Configuración de marketing
electrónico | Reactivar cuenta.
2. Siga las instrucciones que aparecen en pantalla.
38-10 Sage CRM
Capítulo 39: Plantillas de documentos
En este capítulo se explican los siguientes conceptos:
l
Comprender los factores que se deben tener en cuenta antes de trabajar con plantillas de
documentos.
l
Comprender las vistas de combinación de correspondencia que se utilizan en cada contexto.
l
Realizar una combinación de correspondencia.
l
Cargar un archivo de imagen.
l
Crear una nueva plantilla de combinación de correo.
l
Crear una plantilla de Microsoft Word nueva.
l
Cargar una plantilla de documento nueva.
l
Modificar una plantilla de documento de Word que ya existe.
l
Crear una plantilla de presupuesto o de pedido.
l
Crear una plantilla de etiquetas en Microsoft Word.
l
Eliminar una plantilla de combinación de correo.
l
Identificar errores comunes de combinación de correspondencia.
Cuestiones de importancia que debe saber antes de comenzar
l
La combinación de correspondencia es un proceso de servidor. No necesita Microsoft Word en su
equipo cliente para realizar una combinación de correspondencia. Sin embargo, necesitará
Microsoft Word u otro programa que abra archivos .DOCX para ver e imprimir documentos
combinados.
l
Una instalación estándar incluye un determinado número de plantillas de muestra. Para
comprobar las plantillas de su instalación, vaya a Administración | Correo electrónico y
documentos | Plantillas de documentos.
l
Puede crear nuevas plantillas de Microsoft Word y cargarlas para que sus usuarios trabajen con
ellas. Si desea más información, consulte Crear una plantilla nueva en Microsoft Word (página 395).
l
Puede continuar trabajando con las plantillas de Microsoft Word existentes, sin embargo no podrá
modificarlas sobre la marcha (parcialmente en el proceso de combinación de correo electrónico).
l
Se deben eliminar los saltos de columna, sección o línea de las plantillas de MS Word existentes.
l
Debe utilizar el método Insertar | Elementos rápidos en Word para añadir cualquier campo de
combinación nuevo a las plantillas de MS Word nuevas y existentes.
l
Las plantillas existentes de Microsoft Word que contienen elementos anidados(por ejemplo,
plantillas de presupuestos y pedidos) requerirán algunas modificaciones para un funcionamiento
correcto de la combinación. Para obtener más información, consulte Modificar una plantilla de
documentos de Word existente (página 39-7). Estas modificaciones incluyen añadir etiquetas
especiales <<TableStart>> y <<TableEnd>> en todo el documento y contenido de la tabla
anidada, por ejemplo, QuoteItems.
l
Puede crear plantillas nuevas con el editor de texto enriquecido de Sage CRM. Todas las
plantillas nuevas que cree se guardarán en formato HTML. Si necesita más información, consulte
Guía del administrador del sistema 39-1
Capítulo 39
Crear una plantilla nueva y añadir campos de combinación (página 39-4). Puede añadir imágenes
a estas plantillas, pero antes debe cargarlas en el servidor.
l
Las plantillas e imágenes cargadas se guardarán en la carpeta del servidor ..\Biblioteca\Plantillas
globales.
l
Las plantillas de combinación de correspondencia contienen campos de combinación de
Sage CRM, que son marcadores de información de la base de datos de Sage CRM que se
insertan durante una combinación. Por ejemplo, el campo de combinación <<comp_name>> es
reemplazado por un nombre de empresa real cuando se ejecuta la combinación entre la plantilla y
los datos de la base de datos.
l
Los campos de combinación que no están disponibles dependen del contexto en que se
encuentre, por lo que debe asegurarse de iniciar la combinación en el contexto correcto. Por
ejemplo, si quiere incluir campos de combinación desde la tabla de oportunidades, el proceso de
combinación debe iniciarse desde el contexto de una oportunidad.
l
Solo debe especificar campos de combinación desde una entidad primaria al crear una plantilla
nueva en Microsoft Word. Por ejemplo, al crear una plantilla para su uso con registros de
incidencias, puede especificar campos de combinación de incidencia, persona, empresa,
dirección y usuario, pero no campos de combinación de presupuesto.
l
Las plantillas de combinación de correspondencia solo están a su disposición en el contexto al
que están asociadas. Por ejemplo, en el contexto de incidencias solo están disponibles las
plantillas de incidencias. Si trata de utilizar una plantilla ajena a este contexto (p. ej.: una plantilla
de combinación de correspondencia de presupuesto en el contexto de incidencias), ningún campo
de combinación se convertirá correctamente.
l
La capacidad de memoria necesaria para la combinación de correspondencia depende del
número de registros que se combinen, así como del tamaño de la plantilla (número de gráficos
incluidos, cantidad de texto, etc.). La memoria de combinación de correspondencia se puede
ajustar en la configuración de Memoria máxima de combinación de correo en Administración |
Correo electrónico y documentos | Configuración de documentos e informes. La configuración
predeterminada es 1 GB, pero se puede aumentar si se necesita.
l
El número máximo predeterminado de usuarios que pueden realizar combinaciones de
correspondencia al mismo tiempo es de 5, pero también puede incrementarlo en Administración |
Correo electrónico y documentos | Configuración de documentos e informes | Máximo
permitido de combinaciones de correo. Si se aumenta este ajuste, se necesitará más memoria,
por lo que también habría que aumentar la Memoria máxima de combinación de correo.
l
Si se combinan más de 1.500 registros .DOCX, los documentos combinados se guardarán en
formato .DOC.
Nota: Todos los ejemplos de este capítulo que requieren Microsoft Word siguen los pasos de
Word 2010 en Windows 7. Los pasos pueden variar ligeramente en otras versiones de Word y
otros sistemas operativos.
Vistas de combinación de correspondencia
La tabla siguiente describe la vista que se utiliza según el área en la que se ejecute la combinación
de correspondencia. Si desea añadir un campo a una plantilla, que actualmente no está disponible
en la lista desplegable Insertar campo de Sage CRM, es posible que tenga que personalizar la vista
primero. Consulte Ejemplo: Cambiar una vista de combinación de correspondencia (página 18-2).
Entidad
Nombre de la vista
Resumen de empresa
vMailMergeCompany
39-2 Sage CRM
Capítulo 39: Plantillas de documentos
Entidad
Nombre de la vista
Resumen de persona
vMailMerge
Resumen de incidencias
vMailMergeCase
Resumen de solución
vMailMergeSolution
Resumen de cliente
potencial
vLeadMailMergeSearchFields
Resumen de
Oportunidades
vMailMergeOpportunity
Resumen de presupuestos
vMailMergeQuotes
Resumen de pedidos
vMailMergeOrders
Nota: Al realizar una combinación de correspondencia Solución mediante vMailMergeSolution, la
solución debe estar vinculada a un caso para que la combinación funcione.
Realización de una combinación de correspondencia
Para combinar correspondencia y crear un documento con detalles de empresa combinados:
1. Haga clic en el botón Buscar y seleccione Empresa en la lista desplegable Buscar.
2. Introduzca su criterio de búsqueda y haga clic en el botón Buscar.
3. Haga clic en el hipervínculo de la empresa a la que desee enviar la carta.
4. Haga clic con el botón derecho en el botón de menú Nuevo y seleccione la opción Combinación
de correspondencia, o haga clic en el botón Iniciar combinación de correspondencia en la
pestaña Documentos. Aparecerá una lista de plantillas compartidas.
5. Haga clic en el hipervínculo de la plantilla que quiere utilizar para realizar la combinación.
6. Haga clic en el botón Combinar y continuar.
La combinación se ha completado.
Carga de un archivo de imagen
Para utilizar imágenes al crear plantillas HTML de combinación de correspondencia, primero debe
cargar las imágenes en el servidor. Para ello, use el botón Añadir plantilla local / Imagen. Las
imágenes cargadas se almacenarán en el servidor en la biblioteca Plantillas globales.
A continuación, para insertar imágenes cargadas en una plantilla HTML, escriba el nombre de la
imagen en una etiqueta HTML IMG, por ejemplo <img src="logo.png">. Si ha cargado una imagen y
quiere que otros usuarios puedan usarla, debe comunicarles el nombre de archivo de la imagen.
Para cargar una imagen al realizar una combinación de correspondencia en el contexto de un
registro de empresa:
1. Haga clic en el botón Buscar y seleccione Empresa en la lista desplegable Buscar.
2. Introduzca su criterio de búsqueda y haga clic en el botón Buscar.
Guía del administrador del sistema 39-3
Capítulo 39
3. Haga clic en el hipervínculo de la empresa a la que desee enviar el documento combinado.
4. Haga clic con el botón derecho en el botón de menú Nuevo y seleccione la opción Combinación
de correspondencia, o haga clic en el botón Iniciar combinación de correspondencia en la
pestaña Documentos. Aparece la página Seleccionar o crear una plantilla nueva.
5. Seleccione el botón Añadir plantilla local / Imagen.
6. En IE, utilice el botón Examinar para navegar hasta el archivo.
7. En otros navegadores, seleccione los archivos de imagen que desea añadir desde su ubicación
actual. Se mostrará el panel Detalles y la lista Archivos mostrará los archivos de imagen que ha
intentado cargar. Los iconos de marca de verificación verde y de equis roja indican si los archivos
se han cargado o no. Para cargar correctamente, los archivos deben cumplir con las
configuraciones de tamaño de archivo del sistema y número de archivos. El administrador del
sistema es el responsable de su configuración.Consulte Configuración de documentos/informes
(página 40-1) si desea más información.Nota: Al utilizar Safari, solo es posible añadir un archivo al
mismo tiempo.
8. Especifique los detalles del archivo de imagen.
9. Haga clic en el botón Guardar. Se guardarán todos los archivos válidos (marcas de verificación en
navegadores que no sean IE) de imagen. Una vez compartido el nombre la imagen, puede
insertarla al crear una nueva plantilla de combinación de correspondencia en Sage CRM.
Crear una plantilla nueva y añadir campos de combinación
Para crear una plantilla nueva en Sage CRM:
1. Asegúrese de que está en el contexto con el que desea asociar la plantilla. Abra un registro de
incidencia, por ejemplo, si desea crear una plantilla en la que se utilicen campos de combinación.
2. En la pestaña Documentos, seleccione el botón Iniciar combinación de correspondencia.
3. Haga clic en el botón Crear plantilla. Se mostrará la página Crear y combinar documento.
4. Especifique un nombre en el campo Archivo y, en caso necesario, escriba una descripción en el
campo Descripción.
5. Cree el cuerpo principal de la plantilla. Puede pegar contenido de Microsoft Word o código fuente
de HTML en el editor de texto enriquecido.
6. Inserte cualquier imagen en la plantilla escribiendo la ruta en la que reside la imagen en una
etiqueta HTML IMG, por ejemplo <img src="logo.jpg">. Pare insertar una imagen, antes debe
cargarla. Si necesita más información para cargar imágenes, consulte Carga de un archivo de
imagen (página 39-3).
Plantilla HTML con referencia de imagen
39-4 Sage CRM
Capítulo 39: Plantillas de documentos
7. Inserte campos de combinación de Sage CRM en la lista desplegable Insertar campo de
Sage CRM.
Si necesita un campo de combinación que no está en la lista, asegúrese de que ha iniciado la
combinación en el contexto correcto. Por ejemplo, si quería incluir campos de combinación
desde la tabla de oportunidades, el proceso de combinación debería haberse iniciado desde el
contexto de una oportunidad.
Si ha comprobado el contexto de la combinación de correspondencia y aún así no tiene todos
los campos de combinación que desea, puede personalizar la vista de combinación de correo
para la entidad principal de la combinación. Por ejemplo, vMailMergeCase. Consulte
Personalizar vistas (página 18-2) si desea más información.
8. Haga clic en el botón Guardar plantilla. La nueva plantilla se guarda en formato HTML. Tiene que
cargar la plantilla si quiere que esté disponible para todos los usuarios. Si necesita más
información, consulte Cargar una plantilla nueva (página 39-6). Al hacer clic en el botón Guardar,
aparecerá el botón Eliminar. Este botón elimina cualquier plantilla recién creada. También puede
eliminar plantillas en Administración | Correo electrónico y documentos | Plantillas de
documentos. Consulte Eliminar una plantilla (página 39-12) para obtener más información.
Todas las plantillas nuevas que cree se guardan en formato HTML y están disponibles como
plantillas compartidas. Puede modificar estas plantillas HTML en un editor de texto enriquecido al
realizar una combinación de correo.
También puede modificar estas plantillas desde Administración | Correo electrónico y
documentos | Plantillas de documentos si está trabajando con IE y cuando se utiliza el plugin
ActiveX. El uso del plugin ActiveX está controlado por el administrador del sistema en
Administración | Correo electrónico y documentos | Configuración de documentos e informes. Para
modificar una plantilla utilizando este método, el campo Estado debe estar definido como
Borrador y el programa predeterminado que utiliza para abrir archivos .HTM y .HTML está
establecido como un programa de editor de texto como Notepad.
Nota: Se recomienda modificar plantillas HTML utilizando este método solo para personas con
experiencia HTML. Los cambios incorrectos en el código HTML pueden dar como resultado
plantillas que ya no funcionan correctamente.
Crear una plantilla nueva en Microsoft Word
Puede crear plantillas de combinación de correo en Word para cargarlas en Sage CRM.
Para garantizar el correcto funcionamiento de la plantilla, todos los campos de combinación
especificados en la plantilla deben corresponderse con el mismo nombre de campo en Sage CRM.
Puede comprobar el nombre del campo en Administración | Personalización | <Nombre de la
entidad>. Es recomendable introducir solamente campos de combinación de una entidad al crear
una plantilla. Al cargarla, debe asociarla con la entidad en la que ha introducido los campos de
combinación.
Para crear una nueva plantilla de Word:
1. En el documento principal, escriba el contenido que quiere mostrar en todas las copias del
documento.
2. Para añadir una imagen (p. ej., un logotipo), haga clic en Imagen en el grupo Ilustraciones de la
pestaña Insertar. Nota: Para garantizar que el logotipo y el texto conserven el formato
Guía del administrador del sistema 39-5
Capítulo 39
correctamente durante el proceso de combinación, es recomendable usar una tabla para dar
formato al documento.
3. Inserte los campos de combinación de Sage CRM que quiere incluir en su plantilla. Para insertar
un campo de combinación, haga clic en Elementos rápidos en la sección de texto de la pestaña
Insertar y seleccione la opción Campo. Se abrirá el cuadro de diálogo Campo.
4. Seleccione la opción MergeField en la lista desplegable de nombres de campos del panel Elija un
campo.
5. Escriba el nombre del campo de combinación de Sage CRM en el campo Nombre de campo del
panel Propiedades de campo.
6. Una vez creada la plantilla, seleccione Archivo | Guardar como, nombre la plantilla y guárdela.
Puede guardar la plantilla nueva en los siguientes formatos: .DOC, .DOCX, .HTM y .HTML.
Ahora puede cargar la plantilla y hacer que esté disponible para todos los usuarios.
Cargar una plantilla nueva
Puede cargar plantillas de Word (.DOCX) o HTML (.HTM o .HTML) recién creadas y ponerlas a
disposición de otros usuarios:
1. Seleccione Administración | Correo electrónico y documentos | Plantillas de documentos.
Aparecerá una lista de plantillas compartidas.
2. Haga clic en el botón de acción Añadir archivo.
3. En IE, utilice el botón Examinar para navegar hasta el archivo.
4. En otros navegadores, seleccione los archivos que desea añadir desde su ubicación actual. Se
mostrará el panel Detalles y la lista Archivos mostrará los archivos que ha intentado cargar. Los
iconos de marca de verificación verde y de equis roja indican si los archivos se han cargado o no.
Para cargar correctamente, los archivos deben cumplir con las configuraciones de tamaño de
archivo del sistema y número de archivosEl administrador del sistema es el responsable de su
configuración. Nota: Al utilizar Safari, solo es posible añadir un archivo al mismo tiempo.
5. Introduzca los detalles de la plantilla.
6. Haga clic en el botón Guardar. Todos los archivos válidos (marcas de verificación en navegadores
que no sean IE) se guardan como plantillas compartidas. Los usuarios pueden acceder a la
plantilla de documento nueva cuando llevan a cabo una combinación de correspondencia.
Nota: Si está cargando una plantilla HTML que ha creado en Sage CRM, el nombre de archivo
será el mismo pero con una cifra entre paréntesis al final, a menos que le cambie antes el nombre
localmente.
En la tabla siguiente se describen los campos de la página Detalles de plantilla compartida.
Campo
Descripción
Tipo
Tipo de plantilla. Por ejemplo, Carta o Informe.
Nota: Si está cargando una plantilla de presupuesto
o pedido, debe establecer el tipo en Presupuesto o
Pedido.
Categoría
Área de negocio para la que la plantilla es pertinente.
Por ejemplo, Ventas o Finanzas.
Propietario
Propietario o autor de la plantilla. Se seleccione en
39-6 Sage CRM
Capítulo 39: Plantillas de documentos
Campo
Descripción
una lista de usuarios de Sage CRM.
Equipo
Este campo filtra la plantilla según el equipo principal
o equipo de visualización del usuario. Si selecciona
Ninguno, no habrá filtro de equipo y la plantilla estará
disponible para todos los usuarios
independientemente del equipo.
Estado
Estado de la plantilla. Por ejemplo, Borrador o Final.
Idioma
Idioma de la plantilla.
Activo
Se define como Sí o como No. Si se define como
No, la plantilla no estará disponible para que la
seleccionen los usuarios aunque sí seguirá estando
disponible en Administración | Correo electrónico y
documentos | Plantillas de documentos.
Entidad
Contexto en el que la plantilla debería estar
disponible. Por ejemplo, cuando se lleva a cabo una
combinación de correspondencia en el contexto de
una Oportunidad, el usuario ve todas las plantillas a
las que su equipo tiene acceso y donde la entidad
está definida como Oportunidad. Si se define a
Ninguno, la plantilla no estará disponible a los
usuarios.
Descripción
Una breve descripción de la plantilla. Resulta muy
útil completar este campo, ya que ayuda a los
usuarios a seleccionar la plantilla más relevante
según la tarea que se está llevando a cabo.
Archivo
Búsqueda de la ubicación de la plantilla y su
selección (solo IE).
Modificar una plantilla de documentos de Word existente
Puede modificar cualquier plantilla de Word disponible en la lista Plantillas compartidas. Existen
dos métodos disponibles para realizar cambios en un documento Word desde la lista Plantillas
compartidas. El primero está disponible en todos los navegadores. El segundo método solo está
disponible en IE.
Independientemente del método que utilice, asegúrese de que:
Se añaden los nuevos campos de combinación utilizando el método
Insertar | Elementos rápidos
Seleccionar Insertar | Elementos rápidos | Campo, luego seleccionando MergeField de la lista
Guía del administrador del sistema 39-7
Capítulo 39
desplegable Nombres de campo en el panel Elija un campo A del cuadro de diálogo Campo, luego
introduciendo el nombre del campo de combinación de CRM (por ejemplo, comp_name) en el
campo Nombre de campo del panel Propiedades de campo.
Se utilizan las etiquetas TableStart y TableEnd para elementos anidados en
plantillas Presupuesto y Pedido.
Para mostrar elementos anidados en una plantilla de presupuesto (o pedido), se requiere una
estructura específica. Si desea incluir una tabla con campos de combinación de elemento anidado
(secundario), debe insertar etiquetas de inicio y final tanto para la tabla principal (Presupuestos y
Pedidos) como para la tabla secundaria (Elementos de presupuesto o Elementos de pedido). Debe
incluir también una etiqueta TableStart y TableEnd en la misma sección de plantilla, fila de tabla o
celda de tabla. Por ejemplo, si desea que se muestre una fila de datos de elementos del pedido, la
primera columna de esa fila debe incluir una etiqueta TableStart:QuoteItems y la última columna
debe incluir una etiqueta TableEnd:QuoteItems.
Los saltos de columna, sección o página se eliminan del documento MS
Word
Elimine los saltos de columna, sección o página del documento MS Word.
Para modificar una plantilla de documento de Word existente (todos los navegadores):
1. Seleccione Administración | Correo electrónico y documentos | Plantillas de documentos y
haga clic en el texto del vínculo de la plantilla que desea modificar.
39-8 Sage CRM
Capítulo 39: Plantillas de documentos
2. Haga clic en el botón Ver adjunto para abrir la plantilla de Word y guardarla en su equipo de
forma local.
3. Realice las modificaciones necesarias en la plantilla de Word.
4. Cuando haya terminado de modificar la plantilla, anote de los detalles de la plantilla, regrese a
Sage CRM y elimine la plantilla existente con el botón Eliminar. Volverá a la lista de plantillas
compartidas.
5. Haga clic en el botón Añadir archivo para cargar la plantilla actualizada en el servidor.
6. En IE, utilice el botón Examinar para navegar hasta el archivo.
7. En otros navegadores, seleccione los archivos que desea añadir desde su ubicación actual. Se
mostrará el panel Detalles y la lista Archivos mostrará los archivos que ha intentado cargar. Los
iconos de marca de verificación verde y de equis roja indican si los archivos se han cargado o no.
Para cargar correctamente, los archivos deben cumplir con las configuraciones de tamaño de
archivo del sistema y número de archivos. El administrador del sistema es el responsable de su
configuración.Nota: Al utilizar Safari, solo es posible añadir un archivo al mismo tiempo.
8. Introduzca los detalles de la plantilla.
9. Haga clic en el botón Guardar. Los usuarios pueden acceder a la plantilla de documento
compartida actualizada cuando efectúan los siguientes pasos descritos en Realización de una
combinación de correspondencia (página 39-3) y en la Guía de usuario.
Existe un método alternativo para cambiar una plantilla de documento Word si está trabajando con
IE y cuando se utiliza el plugin ActiveX. El uso del plugin ActiveX está controlado por el
administrador del sistema en Administración | Correo electrónico y documentos | Configuración de
documentos e informes.
Para modificar una plantilla de documento de Word existente (solo IE):
1. Seleccione Administración | Correo electrónico y documentos | Plantillas de documentos y
haga clic en el texto del vínculo de la plantilla que desea modificar.
2. Defina el campo Estado como Borrador y guarde.
3. Haga clic en el hipervínculo de la plantilla que desea cambiar. Existe un botón Modificar adjunto.
4. Seleccione el botón Modificar adjunto para abrir la plantilla Word.
5. Realice los cambios que necesite en la plantilla Word y guarde y cierre el documento.
6. En CRM, defina el campo Estado como Final.
7. Haga clic en el botón Guardar. Los usuarios pueden acceder a la plantilla de documento
compartida actualizada cuando efectúan los siguientes pasos descritos en Realización de una
combinación de correspondencia (página 39-3) y en la Guía de usuario.
Crear una plantilla de presupuestos o pedidos
La instalación estándar incluye plantillas de presupuestos y pedidos de muestra. No obstante,
puede crear la suya propia.
Para crear una nueva plantilla de presupuesto: 1. Asegúrese de que está en el contexto de Presupuesto.
2. En la pestaña Documentos, seleccione el botón Iniciar combinación de correspondencia.
3. Haga clic en el botón Crear plantilla. Se mostrará la página Crear y combinar documento.
4. Especifique un nombre para la plantilla en el campo Archivo y, si lo desea, escriba una
descripción en el campo Descripción.
Guía del administrador del sistema 39-9
Capítulo 39
5. Cree el cuerpo principal de la plantilla. Puede insertar campos de combinación de Sage
CRM seleccionándolos en la lista desplegable Insertar campo de Sage CRM.
Si desea incluir una tabla con campos de combinación, haga clic en el hipervínculo Insertar
región anidada. De este modo se insertan las etiquetas de inicio y fin tanto para la tabla principal
(Presupuestos) como para la secundaria (Elementos del presupuesto).
Debe incluir TableStart y TableEnd en la misma sección de la plantilla, fila o celda de la tabla.
Por ejemplo, si quiere que se muestre una fila con datos de elementos del presupuesto, la
primera columna de esa fila debe incluir una etiqueta TableStart:QuoteItems y la última columna
debe incluir TableEnd:QuoteItems.
Plantilla básica de combinación de correspondencia de presupuesto
6. Puede previsualizar el aspecto del documento combinado haciendo clic en el botón Vista previa
de combinación.
Nota: si está combinando varios registros, la vista previa solo mostrará el primer registro del
grupo.
7. Cuando esté conforme con la plantilla, haga clic en el botón Guardar. La plantilla se guarda en
formato HTML. Debe cargar la plantilla si quiere que esté disponible para todos los usuarios. Si
necesita más información, consulte Cargar una plantilla nueva (página 39-6).
39-10 Sage CRM
Capítulo 39: Plantillas de documentos
Crear una plantilla de etiquetas de Word
Puede utilizar Microsoft Word para crear una plantilla de etiquetas. Tenga en cuenta las siguientes
consideraciones al crear plantillas de etiquetas:
l
Inserte campos de combinación de Sage CRM de forma manual.
l
Encierre la plantilla en las etiquetas TableStart:Labels y TableEnd:Labels.
l
Asegúrese de que la plantilla contiene un mínimo de dos marcadores de etiquetas, donde el
segundo debe contener un campo Siguiente.
Para crear una plantilla de etiquetas en Word:
1. Cree un nuevo documento en blanco e inserte una tabla de filas con tantas columnas como
necesite para las etiquetas en las que desea imprimir, así como las celdas adaptadas a las
dimensiones de la etiqueta que está utilizando y cualquier margen para alinear sus etiquetas
seleccionadas.
2. Inserte una etiqueta TableStart:Labels en el marcador de etiquetas superior izquierdo. Para
realizar esto, seleccione Elementos rápidos en la sección de texto de la pestaña Insertar y
seleccione la opción Campo. Se abrirá el cuadro de diálogo Campo.
3. Seleccione la opción MergeField en la lista desplegable de nombres de campos del panel Elija un
campo.
4. Introduzca TableStart:Labels en el campo Nombre del campo en el panel Propiedades de campo.
5. Repita el mismo método para insertar los campos de combinación de Sage CRM que desee incluir
después de la etiqueta TableStart:Labels, pero esta vez introduciendo el nombre del campo de
combinación de Sage CRM en el campo Nombre del campo del panel Propiedades de campo.
6. En cada celda siguiente, inserte un campo Siguiente. Para realizar esta acción, abra el cuadro de
diálogo Campo una vez más y seleccione Siguiente en la lista Nombres de campos. Tras el
campo Siguiente, copie los campos de combinación de Sage CRM desde el marcador de
etiquetas que se creó anteriormente. Nota: No verá el campo Siguiente a no ser que la opción
Mostrar códigos de campo en lugar de sus valores esté seleccionada en las opciones
avanzadas de Word. Como alternativa, puede ver los códigos de campo pulsando ALT+F9.
7. Inserte una etiqueta TableEnd:Labels después de los campos de combinación de Sage CRM que
ha introducido en la celda más a la derecha.
Plantilla de etiquetas de muestra
8. Guarde y cargue la plantilla. Puede guardar en formato .DOCX. Consulte Cargar una plantilla
nueva (página 39-6).
9. Para comprobar el documento de combinación, desplácese hasta un registro de un cliente.
10. En la pestaña Documentos, seleccione Iniciar combinación de correspondencia.
Guía del administrador del sistema 39-11
Capítulo 39
11. Haga clic en el hipervínculo de su nueva plantilla, previsualice la combinación y compruebe que
se combinan los datos del cliente.
Eliminar una plantilla
Para eliminar una plantilla:
1. Vaya a Administración | Correo electrónico y documentos | Plantillas de documentos.
2. Haga clic en el hipervínculo de la plantilla que desea eliminar. Se mostrará la pantalla Detalles de
plantilla.
3. Haga clic en el botón Eliminar
4. Pulse el botón Confirmar eliminación.
Solución de problemas de plantillas de documentos
Los siguientes errores comunes pueden producirse al trabajar con plantillas de combinación de
correspondencia:
Error de combinación de correspondencia de presupuesto o pedido (página 39-12)
Error de campo de combinación personalizado (página 39-12)
Error de combinación de correspondencia de presupuesto o pedido
Los errores se pueden producir al realizar una combinación de correspondencia de un presupuesto o
de un pedido en el que la oportunidad no se ha asignado a una Empresa o Persona. La plantilla
contiene campos de combinación a partir de la entidad Empresa y Persona, pero la Oportunidad no
contiene la información necesaria. Para resolver cualquier problema, seleccione una Empresa y
Persona para la Oportunidad.
Error de campo de combinación personalizado
Se puede producir un error al detectar en la plantilla un campo de combinación personalizado que no
se detecta en la vista de combinación de correspondencia. Para evitar este error, debe añadir
cualquier campo de combinación personalizado a la vista que se utilizará en la combinación de
correo. Consulte Ejemplo: Cambiar una vista de combinación de correspondencia (página 18-2)
para obtener más información.
39-12 Sage CRM
Capítulo 40: Configurar documentos e informes
En este capítulo se explican los siguientes conceptos:
l
Especificar la configuración de documentos e informes.
Configuración de documentos/informes
La configuración de documentos e informes se especifica del modo siguiente:
1. Abra Administración | Correo electrónico y documentos | Configuración de documentos e
informes
Página Documentos/Informes
2. Haga clic en el botón Modificar.
3. Cuando haya completado los campos, haga clic en Guardar.
En la tabla siguiente se describen los campos de la página de ajustes Documentos/Informes.
Campo
Descripción
Directorio raíz físico para
documentos de correo
combinado
La ruta del directorio en el que se guardan los
documentos.
Alias HTTP del directorio
raíz físico para documentos
Esto se configura en IIS. Debería señalar la raíz
física para los documentos de correo combinado.
Guía del administrador del sistema 40-1
Capítulo 40
Campo
Descripción
de correo combinado
Ubicación predeterminada
para las plantillas de
combinación de correo
La ruta predeterminada donde se guardan las
plantillas para la combinación de correo.
Directorio raíz para
informes
Es el directorio físico donde se guardan los informes
en el servidor.
Límite de tiempo para
consulta de informes
Se especifica el tiempo máximo, en segundos, que
desea que Sage CRM espere para que un informe
se ejecute antes de que se muestre un error de
límite de tiempo.
Límite de tiempo para la
creación de informes
Se especifica el tiempo máximo, en segundos, que
desea que Sage CRM espere para que un informe
se cree antes de que se muestre un error de límite
de tiempo.
Anular el límite de tamaño
de informes para los
Administradores
Existe una restricción sobre el tamaño de los
informes que cualquiera puede ejecutar. Si esta
opción está definida como Sí, los administradores
pueden ejecutar informes de cualquier tamaño.
Si está definida como No, se tendrá en cuenta el
ajuste Limitación de tamaño de informes para PC
escritorio (Kb) cuando se ejecute el informe. Si suele
ejecutar informes de gran volumen, se recomienda
definir este ajuste como No.
Exportación de informes
visible para usuarios que no
son administradores
Configurada como Sí, todos los usuarios pueden
exportar informes en PDF o formatos de hojas de
cálculo y visualizar informes en pantalla. Configurada
como No, solo un usuario con todos los derechos de
administrador o administrador de información puede
exportar informes en PDF o formatos de hojas de
cálculo. Todos los usuarios pueden continuar
visualizando informes en pantalla.
Este ajuste relaciona la ejecución de informes desde
el botón de menú Informes y no afecta los Informes
de resumen. Se puede activar/desactivar el acceso a
Informes de resumen desde la configuración
Informes de resumen activos.
Limitación de tamaño de
informes para PC escritorio
(Kb)
40-2 Sage CRM
El límite de tamaño, expresado en Kb, del informe
para los clientes de escritorio. Se trata de una
aproximación, ya que cuenta el tamaño del XML y
no del HTML que resulta. La finalidad es detener la
Capítulo 40: Configurar documentos e informes
Campo
Descripción
ejecución de informes muy grandes y que ocupen
todo el ancho de banda; está pensado en especial
para los clientes con conexión telefónica.
Si suele ejecutar informes de gran volumen, se
recomienda definir este ajuste como 60 MB (61 440
Kb). Nota: Este ajuste no debe superar los 120 MB
(122 880 Kb).
Limitación de tamaño de
informes para Pocket PC
(Kb)
El límite de tamaño, expresado en Kb, del informe
para los clientes de PocketPC. Se trata de una
aproximación, ya que cuenta el tamaño del XML y
no del HTML que resulta. La finalidad es detener la
ejecución de informes muy grandes y que ocupen
todo el ancho de banda; está pensado en especial
para los clientes con conexión telefónica.
Informes de Resumen
activos
Si se define como No, los informes de resumen
dejarán de estar disponibles en el sistema.
Servidor de sincronización
de documentos
Nombre del servidor donde se guardan los
documentos, si es diferente a Sage CRM.
Puerto HTTP
Mismo puerto que el servidor Web
Transmitir imágenes en
tiempo real desde la
memoria
Se utiliza cuando los gráficos, las gráficas o los
organigramas producen imágenes. Normalmente se
guardarían en el disco duro del servidor antes de
transmitirlas al cliente. Al activar esta opción, la
imagen se guarda en memoria y se transmite en
tiempo real al cliente sin guardarla mecánicamente
en el disco duro previamente. Esta opción está
desactivada de forma predeterminada.
Visor ActiveX para Crystal
Reports
Existen dos tipos de visores para los informes de
Crystal, visor ActiveX o HTML. Seleccione "Sí"
para utilizar el visor ActiveX. Nota: Crystal no es
compatible con Sage CRM en estos momentos.
Este ajuste permanece para la compatibilidad
anterior de clientes que continúan utilizando
versiones incompatibles de Crystal.
Versión de Crystal Reports
Seleccione la versión de Crystal Reports instalada
en el servidor web. Nota: Esta versión de Crystal no
es compatible con SAP o con Sage CRM. Este
ajuste permanece para la compatibilidad anterior de
clientes que continúan utilizando versiones
incompatibles de Crystal.
Guía del administrador del sistema 40-3
Capítulo 40
Campo
Descripción
Ruta del visor de Crystal
Reports
Se necesita la ubicación del directorio virtual en IIS
para la compatibilidad con el visor de Crystal. Nota:
Crystal no es compatible con Sage CRM en estos
momentos. Este ajuste permanece para la
compatibilidad anterior de clientes que continúan
utilizando versiones incompatibles de Crystal.
Ruta y nombre de archivo
de Adobe Converter
En este campo, el administrador puede especificar
un programa Adobe Converter diferente. Se
especifica la ruta y el nombre de archivo completos
del programa Adobe Converter.
Secuencia de Parámetros
de Adobe Converter
Los parámetros que se utilizan cuando se llama al
programa Adobe Converter. Las variables %1 y %2
son marcadores para los nombres de archivo de
origen y de destino y no se deberían eliminar. La -q
significa modo en silencio, indica al programa que no
muestre mensajes de información. Se seguirán
mostrando mensajes de error.
Memoria máxima (MB) del
generador de informes
La cantidad de memoria máxima que desea asignar
al proceso de generación de informes. El tamaño
predeterminado es de 1.024 MB (1 GB).
Número de procesos
simultáneos
Definido como 1, los procesos para la combinación
de correo electrónico y generación de informes Excel
se realizarán secuencialmente. Este ajuste se puede
aumentar para permitir el inicio de nuevos procesos
antes de finalizar el proceso anterior: Por ejemplo, la
combinación de correo electrónico de un usuario no
retrasará el resultado de informe Excel de otro
usuario.
Usuario suplantado
El ID de inicio de sesión del administrador del equipo
local, que Sage CRM puede utilizar para guardar
archivos en el servidor. El ID de inicio de sesión de
usuario suplantado y el dominio de usuario
suplantado son obligatorios para un inicio de sesión
válido.
Dominio de usuario
suplantado
El domino del usuario suplantado.
Contraseña de usuario
suplantado
La contraseña del usuario suplantado.
Exportar a archivo
disponible en
Determina para qué usuarios está disponible el
botón Exportar a Archivo para buscar listas y
40-4 Sage CRM
Capítulo 40: Configurar documentos e informes
Campo
Descripción
Búsquedas/Grupos
grupos. Por ejemplo, si se define como Gestor de
información, los únicos usuarios que pueden utilizar
el botón Exportar a Archivo son los que tienen
derechos de Administración de Gestor de
información o derechos de categoría superior.
Enviar correo electrónico
disponible para
Búsquedas/Grupos
Determina para qué usuarios está disponible el
botón Enviar correo electrónico para buscar listas y
grupos.
Restricciones de
extensiones de archivos
Enumera las extensiones de los tipos de archivos
que se bloquearán para que no se puedan cargar en
Sage CRM. Separados por comas. Por ejemplo:
exe, asp, bat.
Límite de tamaño de
archivo (Mb)
Selecciona el límite de tamaño por archivo al cargar
usando la función Añadir archivo. En Sage CRM
(Cloud), también afecta a Arrastrar y soltar
documento.
Límite de carga de archivos
Establece el límite del total de archivos por carga
usando la función Añadir archivo. Por ejemplo, con
un límite de 10, el usuario puede seleccionar hasta
10 archivos para cargarlos en una sola transacción.
Permitir Arrastrar y soltar
documento ActiveX
Seleccione Sí para permitir a los usuarios trabajar
con las funciones Arrastrar y soltar documento y
Modificar adjunto.
Arrastrar y soltar documento permite a los usuarios
arrastrar y soltar archivos en el icono Arrastrar y
soltar documento de las pestañas Documentos,
Comunicaciones y Calendario. El botón Modificar
adjunto está disponible en el panel Detalles de
documento si el documento que está viendo es un
borrador. Para ambas funciones el usuario debe
descargar un archivo de plugin ActiveX, compatible
únicamente con IE. Se le pedirá al usuario que
descargue el archivo la primera vez que visite una
página desde la que se pueda acceder a la función
Arrastrar y soltar archivo, por ejemplo, Mi CRM |
Calendario.
Memoria máxima de
combinación de correo (MB)
La cantidad de memoria máxima que desea asignar
al proceso de combinación de correo. El tamaño
predeterminado es de 1.024 MB (1 GB).
Límite de tiempo de
Este es el valor del límite de tiempo en segundos,
Guía del administrador del sistema 40-5
Capítulo 40
Campo
Descripción
combinación de correo
electrónico
que se ha pasado al proceso de servidor para una
combinación de correo electrónico. Si una
combinación de correo electrónico tarda más tiempo
del número de segundos establecido, el usuario
recibe un error de tiempo de espera en el proceso de
combinación de correo electrónico se detiene. Si los
usuarios reciben errores de tiempo de espera durante
las combinaciones de correo electrónico con
frecuencia, el Administrador del sistema puede
aumentar este valor. El valor predeterminado es 300
segundos (5 minutos).
40-6 Sage CRM
Capítulo 41: Gestión de biblioteca
En este capítulo se explican los siguientes conceptos:
l
Entender para qué puede usar Gestión de biblioteca.
l
Ver el tamaño de la biblioteca.
l
Eliminar elementos de biblioteca.
¿Qué es la gestión de biblioteca?
La gestión de biblioteca le ofrece una sencilla interfaz de usuario para gestionar el almacenamiento
de su biblioteca en Administración | Correo electrónico y documentos | Gestión de
biblioteca. La biblioteca se compone de:
Tipo de elemento de biblioteca
Descripción
Documentos huérfanos
Elementos de biblioteca que estaban
asociados a entidades (Comunicación,
Empresa, Persona, Oportunidad, etc.).
Si se eliminó la comunicación pero no el
elemento de la biblioteca, este no tiene
registro principal y no se puede acceder
a él a través de la interfaz de usuario.
Eliminar registros huérfanos puede ser
una "solución rápida" para aumentar la
capacidad de almacenamiento.
Documentos compartidos
Documentos que han sido cargados en
Mi CRM | Documentos compartidos.
Imágenes cargadas en el proceso de
combinación de correspondencia.
Plantillas de documentos
Plantillas que han sido cargadas en
Administración | Correo electrónico
y documentos | Plantillas de
documentos.
Biblioteca global
Elementos de biblioteca asociados a
entidades (Comunicación, Empresa,
Persona, Oportunidad, etc.).
En Gestión de biblioteca, los administradores de sistemas pueden:
l
Eliminar elementos de biblioteca
l
Ver el tamaño de la biblioteca
Guía del administrador del sistema 41-1
Capítulo 41
Ver el tamaño de la biblioteca
El límite de almacenamiento de su sistema Sage CRM se puede consultar en la pestaña Gestión
de biblioteca en Administración | Correo electrónico y documentos | Gestión de biblioteca.
l
El gráfico tubular divide los contenidos en diferentes tipos de elementos de biblioteca y el tamaño
de la base de datos de Sage CRM.
l
Exceso muestra por cuánto se sobrepasa el límite de almacenamiento. Exceder el límite de
almacenamiento puede ocasionar cargos adicionales (solo para Cloud).
l
Gestión de biblioteca le ofrece una sencilla forma de eliminar elementos de biblioteca que puede
mejorar la eficiencia de su almacenamiento.
Eliminar elementos de biblioteca
Para eliminar elementos de la biblioteca:
1. En Administración | Gestión de biblioteca | Gestión de biblioteca, seleccione los elementos de la
biblioteca de la lista de elementos de biblioteca. Puede ordenar cualquiera de las columnas para
que sea más fácil encontrar y agrupar elementos relacionados. Use la lista desplegable Ver para
filtrar la lista por tipo de elemento de biblioteca. La casilla de verificación en la parte superior de
la lista de elementos de biblioteca activa o anula la selección de todos los registros. Nota:
Seleccionar/Deseleccionar todos afecta a todos los elementos de biblioteca que coincidan con el
filtro Ver, no solo a los elementos de biblioteca visibles en la página actual.
2. Una vez seleccionados los elementos, haga clic en el botón Eliminar.
Los elementos de biblioteca se borrarán de forma permanente. El gráfico tubular de
almacenamiento se ajusta para mostrar la capacidad de almacenamiento actualizada.
41-2 Sage CRM
Capítulo 42: Configuración del sistema
En este capítulo se explican los siguientes conceptos:
l
Acceder a la configuración del sistema.
l
Acceder a la configuración de registros de actividad.
l
Configurar ajustes de la base de datos.
l
Actualizar metadatos.
l
Configurar ajustes de búsqueda por palabras clave.
l
Bloquear el sistema.
l
Establecer la configuración del comportamiento del sistema.
l
Ver detalles de la clave de licencia.
Acceder a la configuración del sistema
Para acceder a la configuración del sistema:
l
l
Haga clic en el botón Administración y seleccione Sistema en la página principal de
administración. Puede acceder a la siguiente configuración del sistema de la página principal de
sistema. Los ajustes son:
l Registros de actividad
l
base de datos
l
Metadatos
l
Comportamiento del sistema
l
Búsqueda por palabras clave
l
Bloqueo del sistema
l
Detalles de la clave de licencia
Las otras opciones de la página principal del sistema son:
l Bloqueos. Consulte la sección Bloqueos (página 43-1).
l
Esquema temporal. Consulte la sección Esquema temporal (página 44-1).
l
Servicios web. Consulte la sección Servicios web (página 45-1).
l
Administración .Net. Consulte "Ampliar Sage CRM con .NET" en la Ayuda del
desarrollador.
Acceder a la configuración de registros de actividad
Panel de registros de actividad
Guía del administrador del sistema 42-1
Capítulo 42
Configurar los registros de actividad
La siguiente tabla describe la configuración de los registros de actividad:
Campo
Descripción
Nivel de registro de
actividad del sistema
Seleccione el nivel de registro que necesita en el
archivo de registro del sistema de Sage CRM,
pudiendo elegir opciones entre "0 - Apagado" y "5Máximo". El archivo de registro ewaresystem.log se
almacena en .wwwroot\crm, y cada día se crean
nuevos archivos que pueden utilizarse para
diagnosticar problemas.
Nivel de registro de
actividad de SQL
Especifique el nivel de registro que necesita en el
archivo de registro SQL. Las opciones son
Desactivado, Sólo errores y Todas las consultas que
superen el umbral. El umbral se especifica en el
campo Umbral de duración de las consultas para su
registro (milisegundos). El archivo de registro
ewaresql.log se almacena en ..[nombre de la
instalación]\logs, y cada día se crean nuevos
archivos que enumeran todos los SQL que se
ejecutan, la duración (en milisegundos) y cualquier
error devuelto. Revisar este archivo puede ser más
fácil que realizar trazados de SQL.
Umbral de duración de las
consultas para su registro
(milisegundos)
Especifique la duración de la consulta para la que
quiera que se registren las consultas. Cuando una
consulta tarda más, se registra el número de
milisegundos.
Nivel de registro .Net
Especifique el nivel de registro .Net.
Panel Seleccionar archivos de registro
En el panel Seleccionar archivos de registro, puede utilizar la lista Seleccionar archivos de registro
para ver una lista de:
l
Registro de importación de Active Directory
l
Registro de actividad de usuario archivado
l
Registros de instalación de componentes
l
Registros SQL
l
Registros del Sistema
l
Archivos de registro de Outlook
l
Archivos de registro del Gestor de correo electrónico: esta lista incluye información sobre los
correos electrónicos correctos y que han fallado dependiendo de lo especificado al configurar la
Gestión de correo electrónico. Consulte Correo electrónico Opciones del Servidor de
administración (página 35-6).
l
Archivos de registro .Net: para obtener más información, consulte la Ayuda del desarrollador.
42-2 Sage CRM
Capítulo 42: Configuración del sistema
l
Registros de integración: consulte la Guía de integración de usuarios y de administración si desea
más información.
Configurar configurar
Los cambios en la configuración de la base de datos se deben realizar con cuidado por un
administrador de bases de datos experimentado. Los cambios inadecuados en la configuración
pueden impedir la ejecución de CRM. Los cambios en más campos dan como resultado
actualizaciones automáticas a propiedades Java de CRM para garantizar funciones dependientes
para continuar funcionando; por ejemplo el Cuadro de mando interactivo y la integración de
Exchange. Si la actualización automática no se realiza con éxito, aparecerá un mensaje en la
pantalla.
Página de configuración Base de datos
Campo
Descripción
Usuario de la base de datos
Este es el ID de usuario que se utiliza para conectar
con la base de datos. El usuario debe haberse
configurado en Administrador corporativo de SQL
Server.
Contraseña de la base de
datos
Es la contraseña del usuario de SQL Server.
Configuración en Administrador corporativo de SQL
Server.
Seguridad Integrada de
Windows NT
Si se selecciona esta opción, la cuenta de IUSR se
utilizará para conectar con la base de datos. Se
ignorarán las opciones Usuario de la base de datos y
Contraseña de la base de datos. Esto sólo se aplica
a SQL Server. El administrador debe asegurarse de
que se añade IUSR como un usuario a SQL Server y
de que se activa el acceso a la base de datos.
Controlador de la base de
datos predeterminada
Define el tipo de controlador al que se está
conectando mediante MDAC.
Servidor de la base de
datos predeterminada (Sólo
SQL Server)
Indica el nombre del servidor donde se encuentra la
base de datos SQL predeterminada.
Base de datos
predeterminada
Nombre de la base de datos del servidor de la base
de datos.
Guía del administrador del sistema 42-3
Capítulo 42
Campo
Descripción
Usar siempre la base de
datos predeterminada
Si se define a Sí, la página de inicio le solicitará el
nombre de usuario y contraseña. "Sí" es el ajuste
obligatorio de entornos de producción. Si se define a
No, la página de inicio le solicitará el nombre de
usuario, la contraseña y el nombre de la base de
datos. Nota: Es necesario restablecer IIS para
poder iniciar sesión en una base de datos
alternativa. "No" está destinado a un uso de entorno
de desarrollo únicamente.
Límite de tiempo de
consulta (seg)
Cantidad máxima de tiempo durante el que puede
ejecutarse una consulta en el servidor de la base de
datos antes de que se muestre un error de límite de
tiempo en Sage CRM.
Número de puerto
Número de puerto de SQL Server agregado durante
la instalación: el predeterminado es 1433.
Dirección del servidor Sage
CRM
Este campo sólo está disponible para instalaciones
de MultiServidor CRM.
Debe cumplimentarse con una lista separada por
puntos y coma de las direcciones IP de los
servidores distribuidos.
Actualizar metadatos
Para actualizar los metadatos:
1. Seleccione Administración | Sistema y seleccione Metadatos en la página principal de Sistema.
2. Seleccione las casillas de verificación situadas junto a los elementos que desea actualizar.
3. Haga clic en el botón de acción Actualizar. Se seleccionarán los elementos que haya
especificado.
La siguiente tabla describe los distintos tipos de metadatos que puede actualizar.
Actualizar
Descripción
Todos
Si selecciona la casilla de verificación Actualizar
todo se actualizarán todos los metadatos del
sistema.
Parámetros del sistema
Actualiza los parámetros del sistema.
Tablas y Columnas
Sólo actualiza las tablas y columnas.
Objetos personalizados
Sólo se actualizan los objetos personalizados.
Traducciones
Sólo actualiza las traducciones.
Vistas
Sólo actualiza las vistas.
42-4 Sage CRM
Capítulo 42: Configuración del sistema
Configurar el comportamiento del sistema
Página Comportamiento del sistema
Campo
Descripción
Usar empresas
"Sí" o "No". Determina si se utilizan empresas en la
aplicación.
Usar particulares
"Sí" o "No". Determina si se utilizan particulares en
la aplicación.
Usar código de país
"Sí" o "No". Determina si se muestran códigos de
país en la aplicación.
Usar código de área
"Sí" o "No". Determina si se muestran códigos de
área en la aplicación.
Idioma predeterminado
El idioma predeterminado de la pantalla Iniciar
sesión e idioma predeterminado definido para los
nuevos usuarios añadidos en Administración |
Usuarios.
Prevención de duplicados
Si se define como "Sí", se activa la funcionalidad de
prevención de duplicados.
Usar artículos de
oportunidad
Seleccione Artículos de la oportunidad o
Presupuestos y pedidos. Presupuestos y pedidos
activa la función de gestión completa del producto y
las pestañas Presupuestos y Pedidos de
Oportunidades.
Número máximo de
ocurrencias
Límite superior de creación de tareas o reuniones
mediante la función Comunicación recurrente.
Guía del administrador del sistema 42-5
Capítulo 42
Campo
Descripción
URL de la página de inicio
Cuando se especifica esta opción, aparece un
nuevo botón con un vínculo a la URL.
Zona horaria del servidor
Zona horaria del servidor. Hay 75 zonas horarias
disponibles. La zona que seleccione define los
parámetros del horario de verano que se utilizarán,
por lo que es importante que seleccione la zona
correcta. La zona seleccionada debe
corresponderse exactamente con la configuración
del servidor. Por lo tanto, deberá detener y reiniciar
IIS si cambia la zona horaria en Sage CRM.
Intervalo de actualización
de comunicaciones
Tasa de actualización en segundos para la lista
Calendario. Está desactivada cuando se define
como cero.
Intervalo de actualización
de oportunidades
Tasa de actualización en segundos para la lista Mi
CRM de Oportunidad. Está desactivada cuando se
define como cero.
Intervalo de actualización
de incidencias
Tasa de actualización en segundos para la lista Mi
CRM de Incidencia. Está desactivada cuando se
define como cero.
Formato de fecha
predeterminado del usuario
Especifica el formato de fecha predeterminado para
todos los usuarios. Por ejemplo, mm/dd/aaaa o
Mes/Día/Año. Los usuarios pueden modificar el
formato de fecha predeterminado en sus
preferencias de usuario.
Mostrar gráfica tubular para
empresas/personas
Si lo define como Sí, los usuarios podrán ver la
gráfica tubular de incidencias a nivel de empresa y
personas. Esta opción suele definirse como No para
evitar que terceros visualicen la información de
previsión de sus compañeros.
La pestaña de Notas de
empresa muestra
Seleccione Notas de empresa y personas o Notas
de la empresa únicamente. El valor predeterminado
es Notas de empresa y personas. Significa que una
nota añadida en el contexto de una persona también
se muestra en la pestaña Notas de Empresa. Si
desea que las notas añadidas en el contexto de una
persona sólo se muestren en el contexto de una
persona, seleccione Notas de la empresa
únicamente.
Permitir Coaching en Sage
Especifique si desea que el Coaching en pantalla
42-6 Sage CRM
Capítulo 42: Configuración del sistema
Campo
Descripción
CRM
esté disponible para los usuarios.
Permitir las actualizaciones
masivas y actualizaciones
de zonas
Especifica si se pone a disposición de los usuarios
la funcionalidad de actualización masiva y
actualización de zonas.
Usar integración de
Exchange Server
Establézcalo como Sí para activar la integración de
Exchange Server. Consulte Activar la integración de
Exchange Server (página 36-4) para obtener más
información.
Nota: Cuando establezca esta opción como Sí, no
se recomienda que la vuelva a establecer como No
(lo que volverá a activar la función de integración
clásica de Outlook) a menos que lo supervise un
profesional de soporte de Sage CRM.
Longitud de la lista de
recientes
Especifique el tamaño de la lista de recientes. La
longitud máxima es 40.
Tamaño de la tabla de
campos avanzados de
selección de búsqueda
Especifique el tamaño de las listas Selección de
búsqueda avanzada.
Tema predeterminado del
sistema
Especifique el tema predeterminado del sistema. Es
el tema predeterminado aplicado cuando se añade
un nuevo usuario al sistema. También es el tema
aplicado si el usuario hace clic en el botón
Reestablecer valores predeterminados en la
pestaña Mi CRM | Preferencias en el modo de
modificación.
Si los usuarios están trabajando con IE 6, se
recomienda utilizar el tema clásico. Otros temas
listos para usar no son totalmente compatibles con
IE 6. Los usuarios pueden cambiar a su tema
preferido desde Mi CRM | Preferencias. Consulte
Cambiar el tema predeterminado (página 46-1) para
obtener más información.
Delimitador de exportación
de archivo CSV
predeterminado
Defina el delimitador a coma, punto y coma o
tabulación. Si utiliza el botón Exportar a Archivo en,
por ejemplo, los resultados de búsqueda de una
empresa, la exportación CSV utilizará el delimitador
que haya definido. De esta forma se facilita la
conversión para adaptarse a su versión de MS
Excel. Los usuarios pueden anular este ajuste
seleccionando su Delimitador de exportación de
Guía del administrador del sistema 42-7
Capítulo 42
Campo
Descripción
archivo CSV preferido en Mi CRM | Preferencias.
Consulte Matriz de entrada/salida de CSV (página 319) para obtener más información.
Esta configuración afecta también las cargas de
datos desde archivos CSV. Asegúrese de que el
delimitador en el archivo de importación coincide
con el delimitador establecido en Preferencias del
usuario.
Derechos de acceso para
ver la advertencia de
caducidad del sistema
Si su licencia incluye la opción de caducidad del
sistema, puede seleccionar el nivel de usuario que
verá el mensaje de advertencia de caducidad del
sistema. Si se selecciona Sin permisos de
Administración, todos los usuarios verán el mensaje
de advertencia. Si se selecciona Gestor de
información, los administradores y gestores de
información verán el mensaje. Si se selecciona
Administrador del Sistema, únicamente los
administradores verán el mensaje.
El mensaje se muestra una advertencia después de
iniciar sesión a partir de los treinta días previos a la
fecha de caducidad.
Búsqueda por palabras clave
La búsqueda por palabras clave permite a los usuarios buscar palabras clave en todas las
entidades primarias, simultáneamente si lo desea. Las búsquedas por palabras clave también
incluyen caracteres comodín para comprender una variedad de texto y caracteres para buscarlos
en la base de datos. Si desea más información sobre el uso de búsquedas por palabras clave,
consulte el Manual de ayuda del .
Las siguientes áreas son importantes para el mantenimiento de las búsquedas por palabras clave:
l
Servicio de indexación de Sage CRM (página 42-8)
l
Configuración del sistema de búsqueda por palabras clave (página 42-9)
Servicio de indexación de Sage CRM
La búsqueda por palabras clave obtiene los datos necesarios de un servicio de Windows, que es
una aplicación del sistema que puede configurarse para que se inicie automáticamente. Si se
ejecuta como proceso en segundo plano, este servicio crea en primer lugar un índice de todos los
registros de base de datos y después lo actualiza periódicamente para realizar un seguimiento de
los registros que se han añadido en ese tiempo.
En función de la forma en que se instaló Sage CRM, el administrador del sistema deberá iniciar el
servicio manualmente utilizando la consola de Microsoft Windows Services. Si Sage CRM se
42-8 Sage CRM
Capítulo 42: Configuración del sistema
instala como una actualización, el administrador del sistema deberá iniciar el servicio de búsqueda
por palabras clave. Si se trata de una nueva instalación, el servicio de búsqueda por palabras clave
comenzará a indexar la base de datos automáticamente.
Nota: Si opta por no poner la búsqueda por palabras clave a disposición de los usuarios, por
razones de rendimiento se recomienda detener el servicio de indexación de Sage CRM.
Para iniciar o detener el servicio de indexación de Sage CRM desde la consola Servicios:
1. En Windows, abra el Panel de control y seleccione Herramientas administrativas.
2. En la pantalla Herramientas administrativas, haga clic en el icono Servicios. Se mostrará la
consola Servicios.
3. Haga clic con el botón derecho sobre el servicio de indexación de Sage CRM para ver las
opciones para iniciarlo y detenerlo. Si el servicio se está ejecutando, la opción Iniciar del menú
emergente está sombreada y es posible hacer clic en otras opciones (como Detener y Reiniciar).
También puede seleccionar la opción Propiedades para definir una configuración más avanzada.
Por ejemplo, puede especificar el tipo de inicio para que el servicio se inicie automáticamente al
iniciar el sistema.
Configuración del sistema de búsqueda por palabras clave
Con el servicio de indexación de Sage CRM en funcionamiento, el administrador del sistema puede
optar por activar la funcionalidad de búsqueda por palabra clave del sistema y especificar la
frecuencia con la que el indexador debe buscar nuevos datos para incluirlos en las búsquedas.
Para definir las opciones de búsqueda por palabras claves
1. Seleccione Administración | Sistema y seleccione Búsqueda por palabras clave en la página
principal de Sistema. Aparecerá la página Búsqueda por palabra clave. El panel superior incluye
tiempos que indican cuándo tuvieron lugar la indexación completa e incremental de los datos de
Sage CRM. Cuando el servicio de indexación de Sage CRM se inicia se realiza una indexación
completa, que se compila con todos los registros de la base de datos. Un índice incremental cubre
los registros añadidos a la base de datos desde la última indexación. El intervalo de tiempo entre
un índice incremental y el siguiente lo define el administrador del sistema. La información de este
panel es de sólo lectura en Sage CRM. Sin embargo, puede cambiar los valores accediendo al
servicio de indexación de Sage CRM en la consola Servicios.
Página de búsqueda por palabras claves
2. Haga clic en el botón Modificar para cambiar los valores del panel inferior, Configuración de
búsqueda por palabras clave.
La siguiente tabla describe los campos de Configuración de búsqueda por palabras clave.
Campo
Descripción
Permitir la búsqueda por
palabras clave
Seleccione Sí para permitir que los usuarios
recuperen registros con las palabras especificadas.
Guía del administrador del sistema 42-9
Capítulo 42
Campo
Descripción
Intervalo
Especifique el intervalo, en minutos, que transcurre
entre los índices incrementales que siguen los
nuevos registros añadidos a la base de datos.
Tenga en cuenta que si el intervalo que especifica
aquí ya ha pasado y no se ha compilado un índice
incremental (por ejemplo, porque se ha detenido el
propio servicio), el usuario de la búsqueda por
palabras clave verá un mensaje de advertencia
indicando que la herramienta se basa en información
desfasada.
Número máximo de
resultados
Indica el número máximo de registros que muestra
cada búsqueda. No es posible exceder la cifra de
10.000.
3. Haga clic en el botón Guardar para confirmar su selección.
Bloquear elsistema
Esta opción le ofrece la posibilidad de cerrar la sesión del sistema de todos los usuarios menos el
administrador del sistema cuando es necesario realizar tareas esenciales de mantenimiento.
Antes de realizar un bloqueo del sistema, el administrador del sistema debería informar a todos los
usuarios que puedan verse afectados cuando se inicie el proceso. Cuando haya terminado el
proceso de bloqueo, los usuarios que sigan intentando interactuar con el sistema descubrirán que
se les ha cerrado sesión al intentar hacer clic en un botón que envíe información al servidor. Si
envía notificaciones bien identificadas sobre bloqueos temporales del sistema evitará que los
usuarios pierdan datos introducidos a través de la interfaz.
Los usuarios no podrán volver a iniciar sesión en el sistema hasta que el administrador del sistema
lo desbloquee o hasta que haya pasado el periodo máximo de bloqueo de tres horas. Nota: El único
usuario que puede desactivar el sistema es el administrador del sistema que ha activado el
bloqueo. Si tiene más de un usuario con derechos de administración, también se bloqueará.
Para bloquear el sistema:
1. Seleccione Administración | Sistema | Bloqueo del sistema. El sistema puede bloquearse
cuando el icono se muestre como un candado cerrado. Aparecerá la página Bloqueo del sistema,
en la se muestra el número de usuarios conectados actualmente. La opción óptima sería que no
hubiese ningún usuario, si es que el administrador del sistema ha notificado correctamente el
proceso.
2. Seleccione Continuar para cerrar la sesión de los usuarios conectados.
3. Seleccione Continuar para bloquear el sistema. Se mostrará la página principal del sistema. El
sistema estará bloqueado.
Para desbloquear el sistema:
1. Seleccione Administración | Sistema | Desbloquear sistema. El sistema puede desbloquearse
cuando el icono se muestre como un candado abierto. Se mostrará la página Desbloquear
42-10 Sage CRM
Capítulo 42: Configuración del sistema
sistema.
2. Haga clic en el botón Continuar. La barra de estado cambiará para mostrar que el sistema está
desbloqueado.
3. Haga clic en el botón Continuar. Se mostrará la página principal del sistema. El sistema estará
desbloqueado. Los usuarios pueden volver a iniciar sesión.
Detalles de la clave de licencia
Esta opción muestra a los administradores del sistema las opciones actuales de la licencia. Todos
los campos son de sólo lectura.
Campo
Descripción
Tipo de licencia del sistema
Muestra las Licencias de usuarios nombrados o las
Licencias de usuario simultáneas. Las Licencias de
usuarios nombrados sólo se muestran si su licencia
incluye la opción Esquema de licencias de usuarios
conectados (licencias simultáneas o mixtas).
Número máximo de
usuarios simultáneos
Este campo sólo se muestra si su licencia incluye la
opción Esquema de licencias de usuarios
conectados (licencias simultáneas o mixtas).
Muestra el número de usuarios especificados en el
código de activación de licencias.
Número de usuarios
nombrados
Este campo sólo se muestra si su licencia incluye la
opción Esquema de licencias de usuarios
conectados (licencias simultáneas o mixtas).
Muestra el número total de usuarios con un tipo de
licencia de usuario nombrado. Consulte Campos del
panel Usuario (página 3-3) para obtener más
información sobre la configuración del tipo de
licencia de un usuario.
Número máximo de
usuarios
Número de usuarios especificados en el código de
activación de la licencia.
Número de licencias
disponibles
Número máximo de usuarios menos el número de
usuarios activos.
Número de usuarios activos
Número de usuarios configurados y activados para
su uso en el sistema. Los usuarios de recursos,
eliminados o desactivados nos e incluyen en el total.
Fecha de registro
Fecha y hora en las que se registró el producto en
Sage CRM.
Si el producto no se ha registrado aún, siga las
instrucciones de la sección Registro manual de la
página.
Guía del administrador del sistema 42-11
Capítulo 42
Campo
Descripción
Opciones
Opciones de producto especificadas en el código de
activación de la licencia.
Fecha de caducidad del
sistema
Este campo sólo se muestra si su licencia incluye la
opción Fecha de caducidad. Muestra la fecha de
caducidad del sistema. Ningún usuario podrá iniciar
sesión desde entonces y necesitará una nueva
clave de licencia. Se muestra una advertencia
después de iniciar sesión a partir de los treinta días
previos a la fecha de caducidad.
Configuración de Proxy
La configuración de proxy permite que los administradores del sistema establezcan un único
usuario genérico para la seguridad de proxy de funciones que requieren acceso a Internet; por
ejemplo, gadgets que llaman a direcciones web externas en el cuadro de mando interactivo.
Si se han introducido detalles de proxy durante el proceso de instalación, estos detalles aparecerán
aquí para su edición.
Campo
Descripción
El servidor proxy requiere
autenticación
Seleccione si el proxy requiere autenticación.
Nombre de usuario de proxy
Nombre de usuario de proxy. Este campo es obligatorio
si se selecciona la primera casilla de verificación.
Dominio de proxy
Dominio de proxy. Este campo es obligatorio si se
selecciona la primera casilla de verificación.
Dirección de proxy
Dirección de proxy. Este campo es obligatorio si se
selecciona la primera casilla de verificación.
Contraseña de proxy
Contraseña de proxy.
Puerto proxy
Puerto proxy.
42-12 Sage CRM
Capítulo 43: Bloqueos
En este capítulo se explican los siguientes conceptos:
l
¿Qué es un bloqueo?
l
Bloquear sesión.
l
Bloqueos de sesión, tabla y registro.
l
Visualizar el estado de bloqueo.
l
Bloquear registros ASP.
¿Qué es un bloqueo?
El sistema utiliza diferentes niveles de gestión de datos de multiusuario. Debido a su naturaleza
basada en web, el sistema debe gestionar todas las solicitudes web en un nivel de seguridad, sin
posibilidades de conflictos de acceso a los datos y bloqueos.
Existen tres niveles de bloqueos:
l
Bloqueos de sesión
l
Bloqueos de tabla
l
Bloqueos de registro
Bloquear sesión
Todos los usuarios tienen implementado un bloqueo de sesión. Aunque la apariencia de la interfaz
sea similar a todos los usuarios, el bloqueo de sesión identifica de forma única la conexión que
tienen con el servidor, que es inherente a todas las solicitudes que realiza un usuario. Una solicitud
puede ser cualquier operación: hacer clic en el botón Ejecutar informe, en un hipervínculo o en el
nombre de un contacto. Básicamente, cualquier acción de la interfaz del usuario requiere la
identificación del bloqueo de sesión en cuestión.
Estas acciones se gestionan automáticamente, ya que el sistema genera todos los hipervínculos y
botones con el bloqueo de sesión implementado.
El bloqueo de sesión se crea de forma única cuando el usuario inicia sesión y se mantiene mientras
permanezca conectado.
Bloqueos de tabla y Bloqueos de registro
Los bloqueos de tabla y los de registro se basan más en los datos para su funcionamiento. Su
función es evitar que más de un usuario actualice los mismos datos al mismo tiempo. Los bloqueos
de registro crean una identificación única del registro en cuestión al que accede un usuario.
Guía del administrador del sistema 43-1
Capítulo 43
Visualizar los estados de bloqueos
Para ver el estado del bloqueo:
l
Seleccione Administración | Sistema | Bloqueos.
Aparecerá una lista del conjunto de bloqueos que el sistema está gestionando.
La tabla siguiente resume la información que se muestra en cada bloqueo:
Campo
Descripción
ID de la sesión
El ID de bloqueo de la sesión, que mantiene el
bloqueo. Consulte la sección de bloqueos de sesión
anterior.
ID de la tabla
El ID de la tabla que mantiene el bloqueo en estos
momentos. Este ID es un identificador que indica
que la tabla en cuestión tiene un bloqueo activado.
Nombre de tabla
Nombre de la tabla que mantiene el bloqueo en
estos momentos. Por ejemplo, Empresa.
ID del registro
El ID de bloqueo del registro es el identificador único
del registro en la tabla en la que el bloqueo está
activo.
Creada por
Es el usuario que tiene el bloqueo activado en el
registro en cuestión.
Fecha de creación
Es la fecha en la que se creó el bloqueo inicialmente
para el registro en cuestión.
Al actualizar bases de datos de otros fabricantes utilizando las funciones de ampliación, es
responsabilidad del administrador de la base de datos asegurarse de que la aplicación de otro
fabricante y Sage CRM no puedan actualizar el mismo registro al mismo tiempo.
Bloquear registros ASP
Los bloqueos también funcionan con páginas ASP en Sage CRM. En otras palabras, si dos
usuarios acceden al mismo registro al mismo tiempo mediante una función estándar o una página
ASP integrada, recibirán la siguiente notificación indicando que otro usuario está modificando el
registro.
Notificación de bloqueo
Nota: Esta función se puede desactivar en las páginas ASP con la propiedad CheckLocks. Si
desea más información, consulte la Ayuda del desarrollador.
43-2 Sage CRM
Capítulo 44: Esquema temporal
En este capítulo se explican los siguientes conceptos:
l
Comprender las áreas del sistema afectadas por el esquema temporal.
l
Crear un calendario laboral.
l
Aplicar calendarios laborales a clientes potenciales y oportunidades.
l
Medir el tiempo transcurrido.
l
Crear un calendario de festivos.
l
Configurar acuerdos de servicio.
l
Añadir reglas de escalamiento a acuerdos de servicio.
l
Aplicar acuerdos de servicio a empresas e incidencias.
l
Reconocer etiquetas de advertencia de acuerdos de servicio.
Introducción a los esquemas temporales
La funcionalidad Esquema temporal realiza el seguimiento automático de la duración de un cliente
potencial, una oportunidad o una incidencia desde que se abre el registro hasta que se cierra.
También calcula el tiempo que pasa un cliente potencial, oportunidad o incidencia en cada una de
las fases. Si abre un cliente potencial, oportunidad o incidencia existente, puede revisar la
información de duración desde la pestaña Seguimiento.
Para medir la duración de forma más precisa, esta información se puede combinar con un
calendario laboral que define los días laborables estándar y las jornadas de trabajo. También puede
definir calendario de festivos de diferentes regiones y acuerdos de servicio que tengan en cuenta la
duración de las incidencias, los calendarios laborales y de festivos de modo que se puedan activar
las advertencias y los escalamientos cuando una incidencia se recoge en el acuerdo de servicio de
un cliente o bien cuando infringe ese acuerdo.
Nota: Los festivos sólo afectan a la duración de las incidencias, no a la duración de clientes
potenciales u oportunidades.
Crear un calendario laboral
Para crear un nuevo calendario laboral:
1. Haga clic en Administración | Sistema | Esquema temporal y seleccione la pestaña Calendario
laboral. Se abrirá la página Calendario laboral con el calendario laboral predeterminado.
2. Haga clic en el botón Nuevo. Aparecerá el formulario de introducción de datos Calendario laboral.
Guía del administrador del sistema 44-1
Capítulo 44
Formulario de introducción de datos Calendario laboral
3. Introduzca un nombre en el campo Calendario.
4. En el campo Total de horas de trabajo, introduzca el número total de horas de la jornada laboral
de la empresa. Este campo es importante para calcular las horas que componen una jornada
laboral. Digamos que trabaja de 9:00 a 1:00 los viernes y que una incidencia se registra a las 9:00
del viernes por la mañana. Si comprueba la duración a la 1:30, mostrará 4 horas, no un día. Sin
embargo, el lunes a la 1:30 cuando hayan transcurrido un total de 8,5 horas laborales, la duración
será un día.
5. Si desea que este Calendario laboral sea el calendario predeterminado que se utilice para medir
el tiempo transcurrido para clientes potenciales y oportunidades, active la casilla de verificación
Establecer como valor predeterminado. Tenga en cuenta que si ya ha definido otro calendario
como el calendario predeterminado, deberá cancelar la selección de la casilla del calendario
predeterminado, para poder definir otro calendario como predeterminado.
6. En la lista Día de la semana seleccione la hora de inicio y final de la jornada laboral de cada día
en los campos Hora de inicio de la jornada y Hora de finalización de la jornada.
7. Haga clic en el botón Guardar. El Calendario laboral que ha creado se añadirá a la lista de
calendarios laborales.
Aplicar calendarios laborales
Cuando selecciona un calendario laboral como predeterminado, se utiliza automáticamente para
medir el tiempo transcurrido para todos los clientes potenciales y oportunidades creadas en el
sistema.
Sólo puede haber un único calendario laboral predefinido, lo que garantiza que todas las escalas
horarias de los clientes potenciales y oportunidades creadas en ese periodo se miden en función de
los mismos criterios. El tiempo transcurrido se mide en días, horas y minutos.
Puede aplicar un calendario laboral y un calendario de festivos a los acuerdos de servicio. El
acuerdo de servicio se puede aplicar a incidencias individuales o a empresas completas. Una vez
aplicado, el tiempo transcurrido en la incidencia se mide en función del acuerdo de servicio y en
relación al calendario laboral y al calendario de festivos.
Recalcular duraciones de clientes potenciales y oportunidades
El calendario laboral predeterminado, Semana laboral estándar se utiliza para calcular las
duraciones de los clientes potenciales y oportunidades creados recientemente.
44-2 Sage CRM
Capítulo 44: Esquema temporal
Si cambia el calendario laboral predeterminado o si define un calendario laboral predeterminado
diferente, probablemente querrá que todas las duraciones de oportunidades y clientes potenciales
existentes se actualicen para reflejar sus cambios en el calendario laboral.
Para recalcular las duraciones de clientes potenciales y oportunidades:
1. Abra Administración | Sistema | Esquema temporal y seleccione la pestaña Calendario laboral.
2. Seleccione el vínculo del calendario laboral que ha actualizado o definido como predeterminado.
3. Haga clic en el botón Actualizar registros de clientes potenciales para actualizar todos los
clientes potenciales de forma que reflejen el calendario nuevo o modificado, o haga clic en el
botón Actualizar registros de oportunidades para actualizar todas las oportunidades. Los registros
se actualizarán.
Medir el tiempo transcurrido
A continuación se incluyen dos ejemplos que ilustran cómo se calcula el tiempo transcurrido con el
calendario laboral.
El primer ejemplo muestra cálculos de tiempo transcurrido de una oportunidad que utiliza el
calendario Semana laboral estándar, como calendario predeterminado.
El segundo ejemplo, creado en un sistema similar, muestra cálculos del tiempo transcurrido de una
oportunidad idéntica. Sin embargo, en este ejemplo se utiliza un calendario laboral predeterminado
diferente, Semana de siete días.
En ambos ejemplos, la oportunidad pasa por las siguientes etapas:
1. Creado el lunes, 3 de marzo a las 9:00 AM.
2. Avanzado a Propuesta enviada el martes, 11 de marzo a las 10:02 PM.
3. Avanzado a Negociación en curso el miércoles, 19 de septiembre a las 17:20 PM.
Se proporcionan los ejemplos siguientes:
Ejemplo 1: Calendario laboral estándar de Sage CRM (página 44-3)
Ejemplo 2: Calendario laboral semanal de siete días (página 44-4)
Ejemplo 1: Calendario laboral estándar de Sage CRM
En este ejemplo, el calendario laboral predeterminado de su empresa es Semana laboral estándar.
Se trata de una semana de cinco días, de lunes a viernes. La jornada empieza a las 09:00:00 cada
día y termina a las 17:30.
Guía del administrador del sistema 44-3
Capítulo 44
Calendario laboral estándar en modo de modificación
Si la Oportunidad (descrita anteriormente) se asigna al calendario laboral semanal estándar, el
tiempo transcurrido entre cada etapa de la oportunidad se calcula en función de ese calendario.
Puede visualizar los cálculos de tiempo transcurrido al abrir la página Resumen de oportunidad,
seleccionando la pestaña Seguimiento y viendo la columna Duración.
La primera duración que se ha calculado es de 6 días, 7 horas y 17 minutos. Es la hora desde que
se creó la primera oportunidad y hasta que ha progresado a Propuesta enviada. Sin embargo, los
días transcurridos entre el 3 de marzo y el 11 de marzo es de 8 días, si se tiene en cuenta en
calendario laboral semanal estándar (es decir, cinco días laborables por semana), el tiempo
transcurrido es de seis días. Además, se calculan las horas y minutos.
El resto de cálculos se realizan de la misma manera (el fin de semana no se cuenta porque se trata
de una semana laboral de cinco días).
Ejemplo 2: Calendario laboral semanal de siete días
En este ejemplo, el calendario laboral predeterminado del sistema es Semana de siete días. Se
trata de una semana de siete días, de lunes a domingo.
La jornada empieza a las 09:00:00 cada día y termina a las 17:30.
Calendario laboral de siete días estándar en modo de modificación
Si la Oportunidad (descrita anteriormente) se asigna al calendario laboral de semana de siete días,
el tiempo transcurrido entre cada etapa de la oportunidad se calcula en función de ese calendario.
Puede visualizar los cálculos de tiempo transcurrido al abrir la página Resumen de oportunidad,
seleccionando la pestaña Seguimiento y viendo la columna Duración.
La primera duración que se ha calculado es de 8 días, 7 horas y 17 minutos. Es el tiempo
transcurrido entre que se creó la primera oportunidad y hasta que ha progresado a Propuesta
enviada.
Este tiempo, la cantidad de días transcurridos entre el 3 de marzo y el 11 de marzo es de 8 días, y
el tiempo calculado por el sistema también es de 8 días. Se debe a que las escalas de tiempo se
basan en una semana de siete días (los fines de semana se consideran días laborables). Como
puede comprobar, también se calculan las horas y minutos.
44-4 Sage CRM
Capítulo 44: Esquema temporal
Crear un calendario de festivos
Si define un calendario de festivos puede definir que algunos días, como los festivos, se puedan
ejecutar cuando calcule durante cuánto tiempo ha estado abierta la incidencia. Por ejemplo, si un
jueves concreto se designa como festivo y se abre una incidencia el lunes de esa misma semana,
el viernes de esa semana, la duración de la incidencia indicará que han transcurrido 4 días en lugar
de 5.
Para crear un nuevo calendario de festivos:
1. Haga clic en Administración | Sistema | Esquema temporal y seleccione la pestaña Calendario
festivos. Se abrirá la página Calendario de festivos disponible con una lista de los calendarios de
festivos existentes.
2. Haga clic en el botón Nuevo. Aparecerá el formulario de entrada de datos Calendario festivos.
Formulario de entrada de datos Calendario de festivos
3. Introduzca el nombre del calendario de festivos en el campo Calendario festivos.
4. Introduzca el nombre de los festivos oficiales que desea incluir en el calendario de festivos de la
empresa en el campo Nombre del día festivo.
5. Introduzca la fecha del día festivo en el campo Fecha festiva.
6. Haga clic en el botón Añadir. El festivo que haya añadido se muestra en el panel Días festivos
existentes y se volverá a abrir el panel Añadir nuevo día festivo para que introduzca un nuevo
festivo en el calendario de festivos.
7. Continúe añadiendo más festivos de la misma forma.
8. Si comete un error, puede eliminar un festivo mediante el botón Eliminar situado junto al festivo
que desea eliminar.
9. Haga clic en el botón Guardar. El calendario de festivos que cree se añadirá a la lista de la página
Calendario de festivos disponible.
Puede abrir un calendario de festivos existentes en cualquier punto y duplicarlo. De esta forma
puede ahorrar mucho tiempo porque muchos festivos serán comunes a los diferentes calendarios
de festivos que cree.
Para duplicar un calendario de festivos:
1. En la lista Calendario de festivos disponible, seleccione el vínculo del calendario de festivos que
desee duplicar. El calendario de festivos aparecerá en modo de edición.
2. Haga clic en el botón Duplicar. El campo Calendario de festivos aparecerá en blanco para que
introduzca un nombre en el calendario de festivos duplicado.
3. Introduzca un nombre en el campo Calendario festivos. Aparecerá un mensaje informándole que
ha duplicado el calendario de festivos.
4. Añada o elimine los festivos de la lista si fuera necesario.
5. Haga clic en el botón Guardar. El festivo duplicado se añadirá a la lista de calendario de festivos
disponibles.
Guía del administrador del sistema 44-5
Capítulo 44
Configurar acuerdos de servicio
En Sage CRM, los acuerdos de servicio (SLA) definen los plazos en los que se deben resolver las
incidencias de los clientes y los pasos que se deben adoptar para alcanzar una solución adecuada.
Normalmente, los clientes adquieren diferentes niveles de acuerdos de servicio (oro, plata, bronce,
por ejemplo) dependiendo del nivel de servicio necesario. Además, los diferentes acuerdos de
servicio especifican diferentes tiempos de respuesta y acciones que se ajustan a la gravedad del
problema.
Para configurar un acuerdo de servicio:
1. Abra Administración | Sistema | Esquema temporal y haga clic en la pestaña Acuerdo de
servicio (SLA). Aparecerá la lista de acuerdos de servicio actuales con el acuerdo
predeterminado: Dorado. La lista se puede filtrar mediante el panel de filtros situado a la derecha
de la pantalla.
2. Haga clic en el botón Nuevo. Se abrirá la página Nuevo acuerdo de servicio (SLA).
Lista de acuerdos de servicio actuales
3. En el panel Detalles, introduzca un nombre para el acuerdo de servicio, por ejemplo, Clientes
principales.
4. Si lo desea, puede introducir un valor porcentual en el campo Porcentaje de advertencia. Esta
cifra representa el momento en que desea que la incidencia se marque de determinada manera.
El momento se basa en el porcentaje de realización de la incidencia en el plazo de tiempo
especificado en el acuerdo de servicio.
Por ejemplo, digamos que el porcentaje de advertencia especificado en el acuerdo de servicio es
del 80%, y especifica en el acuerdo que todas las incidencias se deben cerrar en 30 horas. Como
resultado, si una incidencia a la que se ha asignado un acuerdo de servicio no se ha cerrado en
24 horas, la incidencia se marcará correctamente.
5. Seleccione la casilla de verificación Acuerdo de servicio predeterminado si quiere que éste sea
el acuerdo de servicio predeterminado. Si otro acuerdo de servicio ya se ha especificado como el
acuerdo de servicio predeterminado, deberá cancelarlo, ya que sólo se puede especificar un
acuerdo predeterminado.
Nota: El acuerdo de servicio predeterminado se utiliza para las empresas nuevas que no
tienen asignado un acuerdo de servicio. Las nuevas incidencias tendrán de forma
predeterminada el acuerdo de servicio de la empresa, aunque esté establecido como "-Ninguno--". Si cambia el acuerdo de servicio del registro de la empresa, los acuerdos de
servicio de incidencias asociadas existentes no cambiarán. El acuerdo de servicio de
empresa nueva o modificada sólo se aplica a las nuevas incidencias.
6. Si se establece el acuerdo de servicio predeterminado, al crear una nueva empresa el campo
Acuerdo de servicio se cumplimentará automáticamente con el acuerdo de servicio
predeterminado. Ocurrirá lo mismo con las incidencias excepto cuando la empresa principal tenga
el acuerdo de servicio establecido (incluso si éste es Ninguno, el acuerdo de servicio de la
incidencia también será Ninguno).
44-6 Sage CRM
Capítulo 44: Esquema temporal
7. Seleccione el calendario laboral que desea aplicar al acuerdo de servicio del campo Calendario
laboral.
8. Si desea aplicar un calendario de festivos al acuerdo de servicio, selecciónelo del campo
Calendario festivos.
9. Para incidencias de prioridad alta, baja y media, especifique la cantidad total de horas en que se
debe cerrar la incidencia en el campo Cerrar antes de.
10. En el panel Esquemas temporales de acuerdo de servicio en horas, especifique el número de
horas en que se debe cerrar cada etapa de la Incidencia en el campo Acción. Deberá hacerlo en
las incidencias de prioridad alta, baja y media.
Página Nuevo acuerdo de servicio (SLA)
11. Haga clic en el botón Guardar. El acuerdo de servicio se añade a la lista actual de acuerdos de
servicio.
Tenga en cuenta que el número de campos de acción disponibles depende del número especificado
en Administración | Personalización avanzada | Configuración de flujos de procesos y escalamiento
| Máximo de acciones de acuerdo de servicio.
Añadir reglas de escalamiento
Una vez se ha añadido y guardado un acuerdo de servicio, puede añadir reglas de escalamiento a
las acciones del acuerdo de servicio. Una nueva regla escalamiento de los acuerdos de servicio
está disponible y se puede configurar para mostrar una notificación al usuario actual asignado si la
incidencia no ha progresado en el plazo especificado en el acuerdo de servicio.
Para añadir una regla de escalamiento a un acuerdo de servicio:
1. Abra la lista de acuerdos de servicio existentes y seleccione el vínculo del acuerdo de servicio al
que desee añadir una regla. Se abrirá la página Resumen de acuerdo de servicio.
Página Resumen de acuerdo de servicio
2. Seleccione el vínculo de hipertexto de la acción a la que desee añadir la regla de escalamiento.
Este ejemplo muestra cómo añadir una regla de escalamiento para la Acción 4, gravedad alta.
Aparecerá un cuadro de diálogo para confirmar que desea añadir la regla.
3. Haga clic en Aceptar. Se abrirá la nueva página Regla de flujo de procesos con la nueva regla de
escalamiento de acuerdo de servicio. Todos los campos se cumplimentarán automáticamente y el
nombre de la regla se generará automáticamente en función del número de acción y la gravedad
de la regla que crea.
Guía del administrador del sistema 44-7
Capítulo 44
Página Nueva regla de flujo de procesos
4. Para guardar la regla, haga clic en el botón Guardar. Cuando guarda la regla, se aplica al
acuerdo de servicio.
Si desea añadir una acción de notificación a la regla de escalamiento, hágalo desde la pestaña
Regla de escalamiento actual.
Tenga en cuenta que si decide crear una acción de notificación, debe comprobar que la tabla está
definida como escalamiento y que la columna de hora está definida como escl_datetime. Consulte
Personalización de flujos de procesos (página 24-1) y Reglas de escalamiento (página 25-1) si
desea más información.
5. El SQL predefinido en el campo Activar cláusula SQL envía una notificación al usuario asignado si
la incidencia no ha pasado a la etapa siguiente en el en el plazo especificado por la acción del
acuerdo de servicio. Puede modificar la regla si desea modificar el script SQL. Por ejemplo, es
posible que desee establecer condiciones adicionales o eliminar al usuario asignado.
6. Haga clic en el botón guardar para confirmar los cambios que desee en el script o los ajustes de la
regla de escalamiento.
7. Se abrirá una página con una lista de reglas de flujos de procesos, incluyendo reglas de
escalamiento de acciones de acuerdos de servicio. Para volver a la pestaña Acuerdo de servicio,
haga clic en el vínculo Esquema temporal en la ruta, Administración > Sistema > Esquema
temporal.
Aplicar acuerdos de servicio a empresas e incidencias
Las incidencias creadas para una empresa antes de especificar un acuerdo de servicio no se
actualizan automáticamente. Sin embargo, puede abrir incidencias antiguas y aplicar el acuerdo de
servicio de la empresa a la incidencia. Después de especificar un acuerdo de servicio de una
empresa, todas las incidencias que se definan se asignan automáticamente al acuerdo de servicio
de la organización. También puede eliminar estas configuraciones automáticas.
Para aplicar un acuerdo de servicio a una empresa:
1. Abra la página Resumen de la empresa a la que desee aplicar el acuerdo de servicio y haga clic
en el botón Modificar.
Página Resumen de empresa con un acuerdo de servicio seleccionado
44-8 Sage CRM
Capítulo 44: Esquema temporal
2. Seleccione el acuerdo de servicio que ha creado en el campo Acuerdo de servicio.
3. Haga clic en el botón Guardar. Al hacerlo, todas las incidencias asociadas a la empresa, sea cual
sea su prioridad (alta, baja o media), se asocian al acuerdo de servicio seleccionado.
Puede decidir que algunos tipos de incidencias registradas por esta empresa no se asocien a este
acuerdo de servicio. Si es el caso, puede aplicar un acuerdo de servicio distinto a incidencias
individuales.
Esto puede hacerse al crear una incidencia nueva o modificar una existente para esa empresa. Si el
acuerdo de servicio de una empresa se modifica posteriormente, esto no actualizará
automáticamente el acuerdo de servicio para las incidencias existentes con esa empresa. Sin
embargo, el campo Acuerdo de servicio de cualquier incidencia nueva creada para esa empresa
será automáticamente el valor predeterminado del campo nuevo acuerdo de servicio de la empresa.
Para aplicar un acuerdo de servicio a una incidencia:
1. En el contexto de empresa haga clic en la pestaña Incidencias y en el botón Nuevas incidencias.
2. Introduzca los detalles de la incidencia en los campos correspondientes. Sin embargo, si no
modifica los campos Acuerdo de servicio y Gravedad según acuerdo de servicio, el sistema los
cumplimentará si ha seleccionado un acuerdo de servicio para la empresa.
3. Haga clic en el botón Guardar para confirmar los cambios. Cuando se abre la página de resumen
de incidencias, podrá ver que el tipo de acuerdo de servicio de la empresa, Clientes principales,
se ha asignado a la incidencia. Además, se ha especificado un acuerdo de servicio de gravedad
media como predeterminado.
Nueva página de resumen de incidencia con los detalles del acuerdo de servicio especificados automáticamente
Etiquetas de advertencia de acuerdos de servicio
Una vez se han configurado los acuerdos de servicio, todas las incidencias de una lista de las
incidencias actuales de un usuario se marcarán en función del porcentaje de advertencia que haya
especificado en el acuerdo de servicio. La etiqueta se incluye en la columna Estado del acuerdo de
servicio.
El siguiente ejemplo muestra las diferentes etiquetas que se aplican a las incidencias, en función
del tiempo transcurrido y el acuerdo de servicio aplicado.
Lista de incidencias
Guía del administrador del sistema 44-9
Capítulo 44
l
Un símbolo de marca de verificación verde indica que la incidencia está dentro del plazo
especificado en el acuerdo de servicio, que no ha alcanzado el nivel porcentual de advertencia o
que no tiene especificado un porcentaje de advertencia en el acuerdo de servicio.
l
Un símbolo menos amarillo indica que la incidencia ha alcanzado el nivel porcentual de
advertencia sin que se haya cerrado.
l
Un símbolo de cruz roja significa que la incidencia no se ha cerrado en el plazo especificado en el
acuerdo de servicio.
Si modifica el plazo de un acuerdo de servicio en el panel Esquemas temporales de acuerdo de
servicio en horas, las etiquetas de las incidencias asociadas con el acuerdo de servicio se verán
afectadas, de hecho, se modifica la forma en que se determina la etiqueta, pero la etiqueta no
cambiará de color inmediatamente de forma necesaria.
Es posible que desee actualizar los esquemas temporales del acuerdo de servicio si, por ejemplo,
tiene diferentes incidencias vinculadas con un acuerdo de servicio, pero acuerda posteriormente
con un cliente que resolverá las incidencias de mayor prioridad en un plazo inferior a lo acordado
inicialmente.
Actualizar registros de acuerdos de servicio
Para actualizar registros de acuerdos de servicio:
1. Abra Administración | Sistema | Esquemas temporales y haga clic en el vínculo del acuerdo de
servicio que desee modificar.
2. Modifique la acción Cerrar antes de incidencias de prioridad alta a 9 horas y modifique el valor del
campo Acción 1 de incidencias de prioridad alta a 1.
3. Haga clic en el botón Guardar. Se abrirá la página Resumen de acuerdo de servicio.
4. Haga clic en el botón Actualizar registros de SLA.
5. Aparecerá un cuadro de diálogo para confirmar si desea que se actualicen los registros.
6. Haga clic en Aceptar. Al aceptar y comprobar la lista actual de incidencias, las etiquetas
asociadas a las incidencias relacionadas pueden haber cambiado.
44-10 Sage CRM
Capítulo 45: Servicios web
En este capítulo se explican los siguientes conceptos:
l
Configurar ajustes de Servicios web.
Configurar servicios web
La API (interfaz de programación de la aplicación) del servicio web de Sage CRM permite a los
desarrolladores manipular los registros de forma remota con SOAP sobre HTTP utilizando el
lenguaje XML (Lenguaje de marcas extensible).
Esta sección describe la configuración de servicios web disponible en Administración | Sistema |
Servicios web.
Si desea más información sobre cómo utilizar los servicios web, consulte la Ayuda del
desarrollador.
Para acceder a los ajustes de configuración de Servicios web:
1. Seleccione Administración | Sistema | Servicios web. Se mostrará la página Servicios web.
Página Servicios web
2. Haga clic en el botón Modificar para modificar los ajustes.
3. Haga clic en el botón Guardar.
En la tabla siguiente se explican los campos de la página Servicios web.
Campo
Descripción
Número máximo
de registros a
mostrar
El número máximo de registros que quiera que devuelvan los
servicios web en un momento.
Tamaño máximo
de la solicitud
El número máximo de caracteres que desea que puedan
enviar los usuarios a los servicios web.
WSDL accesible
para todos
Si lo define como Sí, el archivo WSDL podrá visualizarlo
cualquier usuario desde:
http://CRMservername/CRMinstallname/eWare.dll/webservi
ces/CRMwebservice.wsdl: para alojados, por ejemplo,
https://[cloud.eu.sagecrm.com]/[accountname123]
Guía del administrador del sistema 45-1
Capítulo 45
Campo
Descripción
/eware.dll/webservices/CRMwebservice.wsdl para Cloud.
Esta dirección se puede comprobar en Administración |
Gestionar Mi cuenta | Servicios Web.
Los usuarios no tendrán que estar conectados para ver el
archivo.
Habilitar servicios
Web
Si se define como "Sí", se activa la funcionalidad de servicios
web. Defínalo como "No" para desactivar la funcionalidad de
servicios web.
Nota: Esta configuración sustituye al ajuste de servicios web
en la pestaña Acceso externo en entidades individuales.
Consulte Modificar configuración de acceso externo (página
19-1) si desea más información.
Campos
desplegables
como texto en el
archivo WSDL
El valor predeterminado es No, Los campos desplegables se
muestran en WSDL como tipos enumerados, por ejemplo
comp_status como una enumeración que contiene valores
desplegables. Si lo define como Sí, los tipos enumerados se
convierten en texto. Esto significa que, por ejemplo, en
Empresa hay un campo denominado estado que tiene el tipo
com_type. Si esta opción se define como Sí, se seguirá
denominando estado, pero su tipo será "texto".
Enviar y devolver
todas las fechas y
horas en tiempo
universal
Utilice la hora y el formato UTC (estándar de Hora
Coordinada Universal) para mostrar las fechas y horas.
Aceptar la
solicitud web de la
dirección IP
Especifique la dirección IP única desde la que desea que sea
accesible el archivo WSDL. Cuando lo haya hecho, el campo
WSDL accesible para todos debe definirse como No.
Forzar inicio de
sesión para
servicios web
Si la conexión entre el cliente del servicio web y el servicio se
rompe inesperadamente, ese cliente permanecerá conectado
al servidor que alberga el servicio. Esto significa que
cualquier nueva instancia del cliente quedará bloqueada y no
podrá iniciar sesión en el servidor. Sin embargo, si define el
ajuste Forzar inicio de sesión para servicios web como Sí, la
instancia anterior del cliente se cerrará automáticamente
cuando una nueva instancia intente iniciar sesión. Al forzar
nuevos inicios de sesión, este campo evitará que los
usuarios queden bloqueados de un servicio web tras una
conexión fallida o un cierre de sesión realizado sin éxito.
45-2 Sage CRM
Capítulo 46: Temas
En este capítulo se explican los siguientes conceptos:
l
Cambiar el tema predeterminado.
l
Añadir un nuevo tema.
l
Crear un nuevo tema disponible.
l
Personalizar gráficos de informes
Cambiar el tema predeterminado
Una instalación estándar proporciona cierto número de temas, entre los que un usuario puede elegir
para trabajar en su "aspecto" preferido del sistema CRM. El usuario final puede cambiar de tema
desde Mi CRM | Preferencias. Si desea más información sobre la configuración de sus temas
preferidos, consulte el Manual de ayuda del .
El administrador del sistema puede establecer el tema predeterminado para todos los usuarios en
Administración | Sistema | Comportamiento del sistema.
Para cambiar el tema predeterminado.
1. Seleccione Administración | Sistema | Comportamiento del sistema. Aparecerá la página
Comportamiento del sistema.
2. Haga clic en el botón Modificar.
3. Vaya al campo Tema predeterminado del sistema y cambie el tema de la lista desplegable.
4. Pulse Guardar. El nuevo tema aparecerá la próxima vez que inicie sesión. Si un usuario ya ha
seleccionado un tema preferido en Mi CRM | Preferencias, entonces su tema preferido no se
sobrescribirá.
Las siguientes áreas no están afectadas por los temas:
l
Ayuda en línea
l
Autoservicio
Añadir un nuevo tema
La adición de un nuevo tema implica realizar cambios en un archivo CSS copiado y sustituir copias
de algunos de los gráficos existentes por otros que se ajusten a su nuevo tema. Se recomienda que
tenga acceso a los expertos en estas áreas antes de añadir un nuevo tema.
.
Nota: No elimine ni cambie temas existentes proporcionados con la instalación. Siempre copie un
tema existente y cámbiele el nombre. Los cambios en temas del sistema suministrados se
sobrescribirán tras una actualización. Si no desea que un tema existente pueda seleccionarse en
Sage CRM, puede eliminar o renombrar la traducción del tema en Sage CRM. Consulte Crear un
nuevo tema disponible en Sage CRM (página 46-4) y Método de lista de traducciones (página 11-4)
Guía del administrador del sistema 46-1
Capítulo 46
para obtener más información. Las mejoras del tema y hoja de estilo predeterminadas
(COLOR1.CSS), en concreto, la forma en la que se gestionan las pestañas en los temas, implica
que los temas personalizados creados antes de la versión 7.0 se deben recrear utilizando una copia
del nuevo tema predefinido (Sage/Color1) como base. Se recomienda práctica para realizar la
modificación de temas personalizados en un sitio de pruebas antes de permitir que los usuarios
accedan al sistema actualizado.
Para añadir un nuevo tema:
1. Vaya al subdirectorio wwwroot\themes de su instalación de Sage CRM. Por ejemplo:
..\Archivos de programa\Sage\CRM\[nombre de instalación]\WWWRoot\Themes
2. Copie un tema existente en el que basar su nuevo tema. Por ejemplo, copie COLOR1.CSS y
cambie el nombre por PANOPLY_BLUE.CSS.
3. Cree copias de todas las carpetas del tema dentro de los subdirectorios de ...\WWWRoot\Themes.
Por ejemplo, copie:
..\Archivos de programa\Sage\CRM\[nombre de instalación]
\WWWRoot\Themes\Img\Color1
y cámbiele el nombre por
..\Archivos de programa\Sage\CRM\[nombre de instalación]
\WWWRoot\Themes\Img\panoply_blue
4. Repita esta operación en las otras carpetas de temas, por ejemplo, ..\WWWRoot\Themes\Reports,
..\WWWRoot\Themes\XSL y ..WWWRoot\Themes\InteractiveDashboard. Los archivos de estas
carpetas controlan el aspecto y apariencia de informes CRM, los formatos de visualización XSL
(mobile) y el Cuadro de mando interactivo según el tema seleccionado.
5. Revise y edite el archivo CSS copiado en
..\Archivos de programa\Sage\CRM\[nombre de instalación]\WWWRoot\Themes
para observar los cambios realizados para el nuevo tema. Dependiendo del tipo de tema que
desee implementar, las áreas de revisión pueden incluir:
l
Cambios generales del esquema de color. Al actualizar el esquema de color, se
recomienda que los casos de colores oscuros, medios y claros existentes se sustituyan
por sombras equivalentes del nuevo color. Por ejemplo:
Color1 (códigos de colores
hexadecimales)
l
Panoply Azul (códigos de colores
hexadecimales)
Verde oscuro (336633)
Azul marino (3333FF)
Verde medio (338433)
Azul medio (3399CC)
Gris claro (F2F2F2)
Celeste (66CCCC)
Cambios de estilo específicos. El archivo CSS contiene comentarios que le ayudarán a
identificar las áreas que puede que desee cambiar. Por ejemplo:
/*El color de la pestaña Desactivado se controla aquí*/
l
Puede cambiar atributos de estilo en el archivo CSS, pero no el propio estilo o el formato
del archivo CSS.
l
Instancias del tema copiado en rutas. Compruebe y sustituya con el nuevo nombre de
tema. Por ejemplo, sustituya:
46-2 Sage CRM
Capítulo 46: Temas
url(img/color1/backgrounds/ListRow2.gif);
por
url(img/panoply_blue/backgrounds/ListRow2.gif).
6. Revise y edite las hojas de archivo copiadas en
..\Archivos de programa\Sage\CRM\[nombre de instalación]\WWWRoot\Themes\Reports\
[nombre del tema]
para observar los cambios realizados para el nuevo tema. El único cambio recomendado
para STDGRIDS.CSS y STDPLAIN.CSS es:
l
Sustitución de la sombra oscura (por ejemplo, 336633 del tema Color1) por una nueva
sombra en su tema.
7. Revise y edite el archivo BASICHTML.XSL copiado en
..\Archivos de programa\Sage\CRM\[nombre de instalación]\WWWRoot\Themes\XLS\
[nombre del tema]
para observar los cambios realizados para el nuevo tema. Las áreas de revisión pueden
incluir:
l
Cambios generales del esquema de color. Sustitución de las sombras oscura y media (por
ejemplo, 336633 y 338433 del tema Color1) por nuevas sombras en su tema.
8. Revise y edite el archivo THEME.CSS copiado en
..\Archivos de programa\Sage\CRM\[nombre de instalación]]
\WWWRoot\Themes\InteractiveDashboard\Themes\[nombre del tema]
para observar los cambios realizados para el nuevo tema.
9. Revise y sustituya imágenes que encajen en su nuevo tema. La tabla que se encuentra al final de
esta sección describe algunas de las imágenes utilizadas con más frecuencia que puede que
necesite revisar y sustituir para su nuevo tema.
10. Detenga y reinicie ISS.
11. Compruebe y haga que el nuevo tema esté disponible en Sage CRM. Consulte "Crear un nuevo
tema disponible en Sage CRM" en este capítulo para obtener más información. Si no ve los
cambios inmediatamente que espera ver en su nuevo tema, es recomendable que vacíe la
memoria caché. Por ejemplo, en IE 7.0 vaya a Herramientas | Eliminar el historial de exploración |
Archivos temporales de Internet | Eliminar archivos.
La siguiente tabla describe algunas de las imágenes utilizadas con más frecuencia que puede que
necesite revisar y sustituir para un nuevo tema. El conjunto completo de imágenes puede
encontrarse en el directorio \Img.
Ubicación
Nombre del campo
Logotipos
...\Img\[nombre del tema]\Logo
...\Img\[nombre del tema]
\Backgrounds
EWARETOPLEFT.JPG
TOP.JPG
Pestañas
...\Img\[nombre del tema]
TABONLEFT.GIF
Guía del administrador del sistema 46-3
Capítulo 46
Ubicación
Nombre del campo
\Backgrounds
TABOFFLEFT.GIF
TABONREPEAT.GIF
TABOFFREPEAT.GIF
TABONRIGHT.GIF
TABOFFRIGHT.GIF
TABSPACE.GIF
Etiquetas de coaching
...\Img\[nombre del tema]\Icons
...\Img\[nombre del tema]
\Buttons
COACHING.GIF
COH_MINIMIZE.GIF
COH_PROMPT.GIF
COH_HIDEALL.GIF
Botones
...\Img\[nombre del tema]
\Buttons
SMALLGO.GIF
Teléfono móvil
.\Img\[nombre del tema]\Logo
.\Img\[nombre del tema]
\Menu\BasicHTML
LOGO.GIF
Revise los gráficos con sombra media en el
color de fondo:
MENUBUT_FIND.GIF
MENUBUT_LOGOUT.GIF
MENUBUT_MYCRM.GIF
MENUBUT_MYDESK.GIF
MENUBUT_NEW.GIF
MENUBUT_REPORTS.GIF
ON_MENUBUT_FIND.GIF
ON_MENUBUT_LOGOUT.GIF
ON_MENUBUT_MYCRM.GIF
ON_MENUBUT_MYDESK.GIF
ON_MENUBUT_NEW.GIF
ON_MENUBUT_REPORTS.GIF
Crear un nuevo tema disponible en Sage CRM
Pueden crearse nuevos temas para que estén disponibles para su selección en Sage CRM
añadiendo una nueva traducción cuando la familia de etiquetas sea CssThemes.
Para añadir un nuevo tema a Sage CRM:
1. Seleccione Administración | Personalización | Traducciones. Aparecerá la página Traducciones
encontradas. Si desea más información, consulte Traducciones (página 11-1).
2. Haga clic en el botón Nuevo.
46-4 Sage CRM
Capítulo 46: Temas
3. Introduzca un código de etiquetas para el nuevo tema, por ejemplo, panoply_blue. El código de
etiquetas debe coincidir con el nuevo nombre de tema. Por ejemplo, si su nueva hoja de estilo se
denomina PANOPLY_BLUE.CSS, entonces el código de etiqueta debería ser panoply_blue.
4. Introduzca la familia de etiquetas como CssThemes.
5. Introduzca Etiquetas como Tipo de familia de etiquetas.
6. Introduzca las traducciones de la etiqueta en los campos de idioma, por ejemplo Panoply Azul.
7. Pulse Guardar. Es recomendable que vacíe la memoria caché. Por ejemplo, en IE 7.0 vaya a
Herramientas | Eliminar el historial de exploración | Archivos temporales de Internet | Eliminar
archivos.
Puede seleccionar el nuevo tema desde Administración | Sistema | Comportamiento del sistema y
desde Mi CRM | Preferencias.
Personalización de gráficos de informes
FusionCharts el efecto visual de los gráficos en los informes estándar, en el cuadro de mando
interactivo y cuando utilice bloques de gráficos. Algunas funciones de los gráficos son:
l
Giro
l
Movimiento de corte
l
Impresión
FusionCharts puede personalizarse desde la carpeta Themes. Por ejemplo, puede añadir efectos
de sombras, imágenes de fondo y logotipos a los gráficos de informes. Para personalizar
FusionCharts, debe modificar el archivo [nombre de tema].FSN de la carpeta Themes de la
instalación de Sage CRM. Encontrará documentación detallada acerca de FusionCharts en
http://docs.fusioncharts.com/charts .
Ejemplo: Cambio del color de fondo
El color de fondo de FusionCharts es completamente personalizable. Puede utilizar un relleno
degradado o sólido utilizando los siguientes atributos:
bgColor: Le permite ver el color de fondo del gráfico. Debe utilizar códigos de colores
hexadecimales sin símbolos #. Para utilizar un relleno degradado, especifique los colores
necesarios para el relleno degradado separados por comas.
bgAlpha Le permite establecer el alfa (transparencia) del fondo. El rango correcto es de 0 a 100.
Para cambiar el color de fondo de los gráficos por un verde claro transparente:
1. Abra el archivo [themename].FSN en ..\Program Files\Sage\CRM\[nombre de instalación]
\WWWRoot\Themes\FusionChart\Color.
2. En la sección [CHART], cambie la configuración de bgColor a "CCFFCC".
3. Añada la configuración bgAlpha="25".
4. Guarde el archivo FSN.
5. Actualice la página o ejecute un nuevo informe para ver el cambio.
Guía del administrador del sistema 46-5
Capítulo 46
Uso de FusionWidgets
FusionWidgets permite a los desarrolladores crear gráficos personalizados y elementos para la
visualización de datos. Se pueden encontrar widgets en ..\Program Files\Sage\CRM\[installname]
\WWWRoot\fusioncharts. Encontrará documentación detallada acerca de Widgets de
FusionCharts en http://docs.fusioncharts.com/widgets .
Opciones de visualización de gráficas con Adobe Flash Player
Adobe Flash Player no es necesario para ejecutar o interactuar con gráficos de informe. Algunas
opciones de visualización mejoradas, como una mayor profundidad del color, están disponibles en
gráficos cuando se instala Adobe Flash Player en el equipo cliente. Si Flash no está disponible, se
mostrarán los gráficos utilizando HTML 5.
Si no desea utilizar Flash en el equipo cliente del sitio de un cliente, puede definir una configuración
predeterminada, ChartUseFlash, a N en la tabla Parámetros personalizados del sistema, para
permitir únicamente la visualización de imágenes estáticas. Esto solo se debe llevar a cabo por un
administrador del sistema experimentado. Puede obtener más información en el sitio Web
Comunidad de Sage CRM.
46-6 Sage CRM
Glosario de términos
Acciones
Las acciones del flujo de procesos están asociadas a reglas. Se ejecutan cuando el usuario final
selecciona la regla o cuando se cumple un conjunto de condiciones para que la regla sea válida
(por ejemplo, con reglas de escalamiento).
Código de etiqueta
El código del sistema que aparecerá en la pantalla del usuario. El sistema guarda varias
traducciones de un código de etiqueta. La traducción del código aparecerá cuando el usuario
inicie sesión en ese idioma.
Condición Javascript
El campo Condición Javascript del registro Regla de flujo de procesos define si aparecerá la
regla de un registro concreto. Con JavaScript, también puede hacer referencia a otras entidades
que haya creado como parte del flujo de procesos.
CTI
Integración de telefonía informática. CRM/CTI proporciona a los usuarios con CTI habilitado
una funcionalidad de telefonía desde sus escritorios a través de la interfaz de Sage CRM.
Divisa base
La divisa en la que se realizan todas las conversiones. Defina la divisa de base al principio de la
implementación y no la cambie posteriormente.
Entidades relacionadas
Las entidades relacionadas permiten que los usuarios creen relaciones recíprocas en la pestaña
Relaciones de las entidades primarias. El administrador del sistema define los tipos de
relaciones. Por ejemplo, éstas pueden ser Principal/Subordinada entre una empresa tenedora y
sus filiales o Cercana/Cercana entre una incidencia que debe solucionarse y las empresas a las
que afecte.
Estado
Un estado es similar a una bandeja de asuntos pendientes o como la última etapa del proceso
del flujo de procesos. El usuario ve un conjunto predefinido de acciones comerciales basadas en
el estado actual de la entidad (por ejemplo, oportunidad, incidencia o cliente potencial) en el flujo
de procesos.
Estado duplicado
Se utiliza en un flujo de procesos que representa las ramificaciones y bucles de un gráfico de
procesos tradicional.
Flujo de procesos
El flujo de procesos automatiza los procesos de trabajo utilizando un conjunto predefinido de
reglas y acciones.
Guía del administrador del sistema Glosario – i
Glosario de términos
Listas
Las listas se muestran si selecciona una pestaña en el contexto de empresa, incidencia,
oportunidad o persona.
Modo de traducción integrada
Permite modificar traducciones en varios idiomas directamente en la pantalla donde aparece la
traducción.
Perfil
Un perfil es una forma de agrupar usuarios al definir derechos de acceso (Ver, Actualizar,
Insertar, Eliminar).
Punto de entrada
Define el punto o puntos de entrada en el flujo de procesos. Permiten definir varios puntos de
entrada en el flujo de procesos. El estado de inicio predeterminado en el árbol de flujo de
procesos es un punto de entrada.
Reequilibrar
El proceso de actualización de la estructura de zonas para facilitar la adición de zonas si la
estructura alcanza la capacidad temporal y la fusión y el traslado de zonas.
Regla condicional
Se utiliza en el flujo de procesos para crear dos conjuntos de acciones; uno se ejecuta si la
condición de JavaScript es verdadera; el otra se ejecuta si la condición de JavaScript es falsa.
Las acciones de las reglas condicionales se ejecutan cuando el usuario selecciona la regla. Las
reglas condicionales se representan por dos flechas verdes en el árbol del flujo de procesos.
Una con una marca de verificación verde encima (verdadera) y la otra con una cruz roja (falsa).
Reglas de coincidencia
Las reglas de coincidencia determinan los criterios que se utilizarán para comparar los datos que
el usuario introduzca en la pantalla de búsqueda para prevención de duplicados con los registros
de persona o empresa que tiene el sistema.
Regla de escalamiento
Se utiliza en un flujo de procesos para desencadenar una acción o serie de acciones basadas en
una cláusula SQL Where. Las reglas de escalamiento se representan mediante flechas azules
en el árbol de flujo de procesos.
Regla de transición
Las reglas de transición son el tipo de reglas más comunes en el flujo de procesos. Definen las
posibles rutas entre estados del flujo de procesos y componen las acciones comerciales, que le
aparecerán al usuario a la derecha de la pantalla del flujo de procesos de la entidad (por ejemplo,
Oportunidad).
Regla global
Las reglas globales están siempre disponibles en un flujo de procesos y no pasan a otro estado
en el flujo. Se representan por flechas azul claras con un círculo rosa en el árbol del flujo de
procesos. Las reglas globales siempre parten del punto de entrada inicial.
Glosario -ii Sage CRM
Glosario de términos
Regla primaria
se usa al principio de un flujo de procesos para crear una entidad nueva que forme parte de un
flujo. Las reglas primarias se representan por una flecha púrpura en el árbol del flujo d