20130521 Manual Usuario v5.4

20130521 Manual Usuario v5.4
Herramienta
Ocam® v5.4
Manual de
Referencia
para el
Usuario
(v1305021)
OCAM
Índice de Contenido
I.
Introducción!...................................................................................4
II. Panel de Control!............................................................................4
III. Menús del Usuario!........................................................................4
Autogestión:!...............................................................................................5
Operativo:!...................................................................................................5
Estratégico:!.................................................................................................5
IV. Ingresando a la Herramienta!........................................................6
V. El Panel de Control!........................................................................7
Pestaña AUTOGESTION!............................................................................7
Pestaña Foco Operativo!..........................................................................11
Pestaña Foco Estratégico!.......................................................................14
VI. Menús de Usuario!........................................................................15
Menú FILE!.................................................................................................16
Acerca de OCAM: ..........................................................................................................16
Actualizar Cuenta de usuario: .......................................................................................16
Manual del Usuario ......................................................................................................18
Manual Propio “Empresa” ............................................................................................18
Menú Admin: ...............................................................................................................18
Salir ...............................................................................................................................18
Menú AUTOGESTION!...............................................................................18
Actualizar Indicador ......................................................................................................19
Analizar Función de Cargo. ...........................................................................................19
Analizar EGV ..................................................................................................................20
Analizar Negocio ...........................................................................................................21
Segmentar .....................................................................................................................22
Analizar Pendientes ......................................................................................................24
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Función Supervisora .....................................................................................................29
Menú OPERATIVO!....................................................................................30
Nuevo Incidente ............................................................................................................30
Nuevo Requerimiento ...................................................................................................32
Nueva Tarea Propia ......................................................................................................33
Nueva Tarea Supervisor ................................................................................................34
Incidente Supervisor .....................................................................................................36
Menú ESTRATEGICO!...............................................................................37
Nueva Celebración de Reunión ....................................................................................37
Nueva Definición de Reunión .......................................................................................40
Editar Definición de Reunión ........................................................................................41
Analizar Definición de Reunión .....................................................................................41
AcUvar/DesacUvar Reuniones .......................................................................................42
Menú “EMPRESA”!...................................................................................44
VII. Glosario de Términos y Acrónimos!...........................................45
VIII.Índice de Símbolos!.....................................................................46
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I. Introducción
El Modelo OCAM es la manera de entender y gestionar a la organización.
Ésta herramienta es la manera de interactuar con ese modelo de gestión de la
organización, a la vez que asegura el foco en los asuntos relevantes para maximizar los
resultados e intereses de todos los involucrados.
II. Panel de Control
Para proveer claridad de acción, la herramienta te brinda un Panel de Control con tres
secciones fundamentales, en las que debes enfocarte como usuario:
•
Autogestión
•
Foco Operativo
•
Foco Estratégico.
En el área de Autogestión puedes visualizar el resultado de tu desempeño, a través de
un indicador de autogestión y analizar la data a la que tienes acceso. Esto te permitirá
tomar las acciones necesarias contra posibles desviaciones.
En el área de Foco Operativo, puedes manejar de manera rápida y eficiente todos
aquellos asuntos que requieren de tu atención. En él se mezclan los conceptos de
Pendientes, Seguimientos y Reuniones de manera práctica. El Foco Operativo te permite
delegar actividades, hacerles seguimiento, ejecutarlas y/o hacer seguimientos a las
reuniones, adicionalmente puedes visualizar de manera directa los pendientes abiertos y
cerrados. A través del Foco Operativo se visualiza el reporte de los ítems alertas a los
que debes prestar mayor atención, (Mis alertas).
En el área de Foco Estratégico puedes planificar y visualizar los asuntos de tipo
estratégico relacionados con tu cargo (reuniones), teniendo la posibilidad de celebrar,
crear y editar una reunión en este último caso sólo si es el líder de la misma.
III. Menús del Usuario
Para poder gestionar y gestionarte, la herramienta te brinda, además, una barra de
Menús que complementan las tres áreas de foco arriba descritas. Estos menús son:
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1. Autogestión:
Te permite de manera más detallada, analizar los atributos que pueden afectar tu
indicador autogestión. En esta opción podrás profundizar en tu análisis, navegando a
través de las diferentes opciones que conforman este menú. En la navegación,
podrás observar las diferentes ventanas de análisis, las cuales se distinguen con una
banda de color en la parte superior, las cuales pueden ser:
• Banda Azul: En la ventana con banda azul se analizan los Indicadores de
Autogestión que componen el desempeño de cada cargo. Esta ventana es
accesible solo desde la pestaña de Autogestión en el Panel de Control.
• Banda Morada: En las ventanas con banda morada se muestran varios atributos
por los cuales se puede profundizar el análisis de data.
• Banda Roja: Estas ventanas te permiten el análisis de un solo atributo a través de
los diferentes DAGs disponibles.
• Banda Verde: Por medio de esta ventana es posible seleccionar el nivel de los
diferentes DAGs por los cuales desea segmentar la data.
• Banda Gris: Esta ventana muestra los pendientes
solamente desde el foco operativo.
abiertos Solicitados por Mi,
2. Operativo:
En este menú, podrás registrar un nuevo pendiente (Incidente, Requerimiento, Tarea
Propia o Tarea Supervisor). Cada vez que registres un pendiente de este tipo; el
cargo responsable en ejecutarlo podrá visualizarlo en su foco operativo.
3. Estratégico:
Te permite definir, celebrar y editar reuniones estructurales necesarias para la
coordinación efectiva de los esfuerzos de tu organización. Todas las reuniones de las
que formas parte, como líder o participante, las puedes analizar y visualizar en el
foco estratégico
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IV. Ingresando a la Herramienta
Para ingresar a la Herramienta OCAM debe ubicar el ícono de 4D en tu escritorio y hacer
doble-clic sobre él:
Aparecerá la ventana de ingreso a la Herramienta OCAM. Llene los 3 campos para
ingresar:
1. Empresa:! “ABC” <Las Iniciales de su empresa>
2. Usuario:!
su <usuario>
3. Clave:!
su <clave>
Ventana de Acceso a la Herramienta OCAM
NOTA:
La primera vez que ingrese, su <clave> es igual a su <usuario>. Al “Aceptar”, la herramienta va a pedir que
cambie su <clave>. Defina una que sea fácil de recordar y no la comparta con nadie. Recuerde que todo lo que
se haga ingresando con su <usuario> se toma como si fuera hecho personalmente por usted.
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Si los datos introducidos son correctos, aparecerá el PANEL DE CONTROL del usuario, y
la BARRA DE MENÚS a los cuales tiene acceso.
“Panel de Control” (Ventana inicial de la Herramienta)
V. El Panel de Control
El Panel de Control del Usuario está integrado por tres pestañas u opciones:
•
Autogestión
•
Foco Operativo
•
Foco Estratégico
1. Pestaña AUTOGESTION
Esta opción permite visualizar, a través de gráficas su indicador resumen, y su data
que representan el resultado de su desempeño en el tiempo.
a) Para analizar el indicador resumen, al hacer doble clic sobre el gráfico aparecerá
una ventana identificada como Autogestión, a partir de la cual podrá iniciar el análisis
detallado de los indicadores/atributos que lo componen, y de su comportamiento en
el tiempo.
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Panel de Control > Pestaña Autogestión > Ventana “Autogestión”
En esta ventana se visualizan los siguientes iconos:
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Por medio del icono de próximo nivel, podrá profundizar en el análisis de los
indicadores que integran el indicador resumen hasta llegar a los atributos que
conforman el indicador.
A medida que avanza en la navegación, aparecerá en la parte superior izquierda la
ruta de navegación para identificar donde estás ubicado.
En la tabla de valores se puede visualizar el resultado de tu indicador cada mes, en
caso de que alguno de los atributos que conforman tu indicador resumen no esté
actualizado, podrás darte cuenta a través del símbolo
Una vez dentro de la ventana de analizar atributos, puede profundizar en el análisis
haciendo doble clic sobre cualquier mes en la tabla de valores. Para identificar
visualmente cuando una tabla permite profundizar en la información, el borde de la
tabla se presenta en línea negra, cuando solo es informativa no tiene reborde.
Tabla Informativa
(borde gris)
Tabla para Profundizar Análisis
(borde negro)
Haciendo doble-clic a un mes, se presentará una ventana similar a la siguiente:
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La cual muestra la información del mes seleccionado anteriormente, y haciendo
doble-clic, podrás profundizar el análisis hasta llegar al detalle de la información.
b) Para analizar la data, al hacer doble clic sobre el gráfico aparecerá el análisis de
la data que tienes asignada. En sección 2 Menú Autogestión, sub-sección de Analizar
Mi Data, podrás encontrar la información más detallada.
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2. Pestaña Foco Operativo
El foco operativo te permite hacerle seguimiento a cualquier pendiente a través de la
gráfica Mi Gestión. Además podrás visualizar los items (alertas) a los que debes
prestar mayor atención, a través de la reporte Mis Alertas.
a) Cuando haces doble clic en la gráfica de Mi Gestión, entras directamente a
visualizar los tipos de pendientes abiertos en el mes actual, de los cuales eres
responsable de ejercer alguna acción. Tal como se muestra en la imagen.
Panel de Control > Pestaña Foco Operativo > Ventana “Foco Operativo”
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En esa ventana se visualizan adicionalmente, los siguientes iconos:
Haciendo doble-clic en cualquiera de los tipos de pendientes, podrás visualizar la
acción que debes realizar sobre el mismo. Sucesivamente, podrás hacer doble-clic
para profundizar en tu análisis.
Si necesitas regresar al nivel anterior de navegación, debes hacer clic sobre el ícono
.
A medida que avanzas en la navegación, aparecerá en la esquina superior izquierda
de la gráfica, la ruta que llevas; lo cual te permitirá saber en dónde estás ubicada.
Finalmente podrás acceder en tu navegación, al listado de pendiente. Tal como se
muestra
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En esta ventana podrás acceder al histórico de los pendientes cerrados, a través del
icono
En caso que desees revisar la agenda; al hacer clic en el ícono, señalado
anteriormente, te muestra tu calendario de manera diaria, semanal o mensual. Tal
como se muestra en la siguiente ventana:
Panel de Control > Pestaña Foco Operativo > Ventana Foco Operativo
“Vista Calendario”
El calendario te permite visualizar las reuniones planificadas del mes actual o futuro,
no podrás visualizar meses anteriores. Esto permite recordar las reuniones en forma
diaria, semanal o mensual; lo cual ayuda a tu planificación. Haciendo doble-clic a
cualquier de las reuniones en el calendario, podrás hacer seguimiento a dicha
reunión.
b) Cuando haces clic en la gráfica de Mis Alertas, entras directamente al reporte
asignado, según tu usuario, a las alertas que debes tener presente para tomar las
acciones pertinentes, pudiendo ver las alertas de los próximos 7, 14, 21 y 30 días
según se seleccione y exportar el listado a través del botón
. El detalle de este
reporte lo puedes ver en el Manual de las opciones propia de tu Empresa.
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3. Pestaña Foco Estratégico
Permite acceder a las Reuniones en las que participas. Haciendo doble-clic en la
ventana principal, muestra el listado de esas reuniones.
Panel de Control > Pestaña Foco Estratégico > Ventana Foco Estratégico
REUNIONES:
Haciendo doble-clic sobre alguna de las reuniones puede acceder a los datos y a las
Minutas correspondientes a las instancias (reuniones con fecha especifica)
celebradas de la misma, a través de la ventana de Analizar Reunión
Panel de Control > Pestaña Foco Estratégico > Ventana Foco Estratégico
“Analizar Reunión”
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Además, en esta ventana encontrarás los siguientes iconos:
Los seguimientos que se hacen a las instancias de reunión a través del foco
operativo se pueden visualizar en la reunión si y sólo si la reunión se celebra el día
que se tenía planificada o si la misma es re-planificada por el líder antes de la fecha
de su celebración, en caso contrario si la reunión no es celebrada el día de su
planificación y se han hecho seguimientos estos se visualizarán el día que se realice
la reunión.
VI. Menús de Usuario
Como usuario, tendrá acceso a los siguientes menús:
•
File
•
Edit (Propio de Windows/Mac)
•
Autogestión
•
Operativo
•
Estratégico
•
“Empresa” (Propio de la Empresa)
•
Ayuda (Propio de Windows/Mac)
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1. Menú FILE
En el Menú FILE (Archivo) encontrarás las siguientes opciones:
a) Acerca de OCAM
b) Actualizar Cuenta Usuario
c) Manual de Usuario
d) Manual Propio Empresa
e) Menú de Admin
f) Salir
a) Acerca de OCAM:
Al hacer clic en esta opción, podrás visualizar en cual versión de OCAM
encuentras, dentro de la herramienta.
te
b) Actualizar Cuenta de usuario:
En esta opción podrás actualizar la información de cuenta de correo electrónico y
modificar su clave de acceso; tal como se muestra en la pantalla:
Menú File > Actualizar Cuenta Usuario
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Para actualizar la información, debe primero validar tu identidad. Para ello, haga
clic sobre el icono de candado en la esquina inferior izquierda de la ventana y
aparecerá la siguiente pantalla:
Menú File > Actualizar Cuenta Usuario> Autenticar Usuario
Una vez validada tu identidad, podrás modificar tus datos cuando se presente
nuevamente la pantalla (el candado aparecerá abierto):
Menú File > Actualizar Cuenta Usuario> AutenticarUsuario
Al actualizar los datos debes hacer clic en el botón “Aceptar”, para que queden
guardados en la herramienta. En caso de no desear continuar, puedes hacer clic
en “Cancelar”, para salir de la opción y no guardar ninguna modificación
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c) Manual del Usuario
Al
hacer clic en esta opción tendrá acceso al manual de usuario de la
herramienta .
d) Manual Propio “Empresa”
Al hacer clic en esta opción tendrá acceso al manual de las opciones propias de
tu Empresa.
e) Menú Admin:
En caso de que seas un administrador de la herramienta; haciendo clic en esta
opción podrás tener el acceso al administrador , al cual correspondas. Si no eres
un administrador, no visualizarás esta opción.
f) Salir
Esta opción te permite salir de la herramienta.
2.
Menú AUTOGESTION
Este menú tiene las opciones :
a) Actualizar Indicador
b) Analizar Función de Cargo
c) Analizar EGV
d) Analizar Negocio
e) Segmentar
f) Analizar Pendientes
g) Función Supervisora.
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a) Actualizar Indicador
A través de ésta opción podrás acceder a actualizar información para los
indicadores que te hayan sido asignados. Para agregar un dato nuevo haga clic
en el botón “+” y se desplegará la ventana con los datos del indicador y la
sección para agregar un nuevo dato. En caso que por error, haya introducido un
dato errado, podrá eliminar haciendo clic en el botón “-“. Para los usuarios que no
disponen de esta opción activa les aparecerá un alerta “ No tiene indicadores
para actualizar”.
b) Analizar Función de Cargo.
A través de tu Función de Cargo tendrás acceso a varias de las opciones de tu
Panel de Control. Además tendrás acceso a otras opciones que complementa la
comprensión de tu rol en la empresa, las cuales se listan a continuación:
•
Estructura Organizativa
•
Ind. AutoGestión (Indicador Autogestión)
•
Procesos
•
Reuniones
•
Ind. A Actualizar
•
Posición ORG (Posición en Organigrama)
•
Accesos
Menú Autogestión > “Analizar Función de Cargo”
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•
ESTRUCTURA: En la esquina superior izquierda, muestra el detalle del
personal a quien usted supervisa, en caso de que aplique. En el lado
derecho muestra información relacionada con tu cargo como el
departamento al que pertenece, tipo de cargo, ubicación, correo, entre
otros.
•
IND. AUTOGESTIÓN: Muestra, con un valor único del 0 al 1, el resultado
de tu desempeño. Este indicador puede estar compuesto por uno o más
indicadores o atributos. Con el botón de Próximo Nivel podrás visualizar el
(los) indicador (es) que componen el indicador autogestión.
•
PROCESOS: Permite acceder a los Procesos en los que participas, bien
sea a nivel de Ejecución, Supervisión .
Seleccionando la pestaña
“Estructura” y haciendo clic sobre cualquier Proceso, puede visualizar:
en la sección inferior izquierda - las Actividades o grupo de Actividades que
son responsabilidad del Cargo, y su rol dentro de las mismas. A la Derecha
–la estructura general del proceso. Seleccionando la pestaña EGV y
haciendo doble-clic a cualquier proceso se presenta la pantalla de Analizar
Proceso para visualizar la información general del proceso, indicador
resumen, EGV, sus reuniones, incidentes, responsables.
•
REUNIONES: Muestra el listado de las reuniones en las que participas, el
nombre de la misma, tipo de reunión (Cuentas, Coordinación, Proceso,
Proceso: Diseño), la Frecuencia y su Rol en la reunión (como Líder o
Participante). En la parte derecha de la ventana, muestra los participantes
de la reunión seleccionada. Al hacer doble-clic en cualquier reunión, se
despliega la ventana de Analizar reunión, en la cual, podrá visualizar el
detalle de dicha reunión.
•
IND. A ACTUALIZAR: Muestra el detalle de los indicadores de información
que te hayan sido asignados para ser cargados de forma manual.
•
POSICIÓN ORG: Muestra tu Posición en el Organigrama.
•
ACCESOS: Muestra la información de la navegación a la que usted tiene
acceso. En esta sección se presentan los diferentes Cubos de navegación,
el DAG y el nivel en cada Cubo. Además muestra el Cubo que verá por
defecto en el análisis de la Data.
c) Analizar EGV
Esta opción permite visualizar el (los) EGV de los procesos en los que usted
tiene acceso. Al entrar en la opción, se abre la ventana con el EGV asignado por
defecto. Si usted tiene acceso a otros, podrá visualizarlo con el botón de brújula,
situado en la parte superior derecha de la ventana.
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Una vez desplegado el EGV, y haciendo doble clic en cualquier proceso, podrás
acceder a la ventana de analizar proceso; en la cual podrá visualizar toda la
información referente al proceso en cuestión: Información general del proceso,
Ind. Resumen, EGV, Reuniones, Incidentes. Además, la información general de
la actividad seleccionada, sus responsables y archivos adjuntos.
d) Analizar Negocio
Al hacer clic en esta opción, se presentará una ventana con los diferentes cubos
que se pueden analizar. Para acceder a la data del cubo deseado, haga clic
sobre el y se abrirá la ventana de banda morada. Esta ventana muestra una
gráfica de Línea que representa toda la información asociada al cubo
seleccionado y de acuerdo al nivel de DAG definido para el cargo. Tal como se
muestra en la pantalla siguiente:
Menú Autogestión> “Analizar Negocio”
Haciendo clic en cada pestaña podrá analizar la información más
detalladamente. En esta ventana, encontrarás los siguientes iconos:
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e) Segmentar
El término “segmentar” se emplea para construir los enlaces o conexiones de los
cargos con determinada información. La segmentación se realiza por medio de
los DAG (Dimensión de Análisis Gerencial).
En esta opción el usuario tendrá acceso a los DAG que están segmentados para
su cargo, desplegándose una ventana con la estructura siguiente:
Menú Autogestión > Segmentar
Para construir la ruta de la información que desea analizar, seleccione el DAG de
interés y haga doble clic o manteniéndolo seleccionado, arrástrelo al lado
derecho. Si desea complementar el nivel de análisis, puede seleccionar otro DAG
y repita la misma operación. También puede eliminar el DAG asignado,
selecciónelo y haga clic en botón (-).
Una vez seleccionados los DAG de interés haga clic en Aceptar y se presentará
la ventana con banda morada (explicada en el punto D de esta sección). En la
parte superior de la ventana, se muestra el resultado de la segmentación
seleccionada
Para analizar un mes en particular en la segmentación definida, hacer doble-clic
sobre el mes de interés (en la tabla de valores) y se desplegará la ventana de
banda roja.
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Importante: Para profundizar en el análisis de la información, y siempre que la
tabla de información tenga el borde de color negro, puede hacer doble-clic sobre
cualquier ítem y se desplegará una ventana con más detalle. En la parte superior
se actualizará la ruta de navegación a medida que se profundiza en el análisis.
Si desea regresar al nivel anterior hacer clic en el botón
En esta ventana podrás visualizar los iconos:
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f) Analizar Pendientes
Al hacer clic en esta opción, se abre la ventana de analizar cubo, en donde
podrás seleccionar alguno de los siguientes cubos:
•
Pendientes de Mi Grupo,
•
Mis Pendientes,
•
Seguimientos de Mi Grupo y
•
Mis Seguimiento.
•
Pendientes de Mi Grupo
Esta opción es similar a Mis Pendientes (explicada en el siguiente punto)
con la diferencia, que el análisis de los pendientes es de todo el personal
bajo su cargo. En otras palabras, esta opción hace posible el análisis de
los pendientes a diferentes niveles de la organización. Igualmente, el
análisis puede hacerse a través de los pendientes creados, abiertos y
cerrados y con la combinación de los atributos cantidad, tiempo de vida,
tiempo invertido y tiempo mora; todos explicados en el siguiente punto.
La ventana es como se muestra a continuación:
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•
Mis Pendientes
Esta opción permite el análisis de los pendientes propios y no los de un
grupo de personas. Adicionalmente, encontrarás el ícono
el cual permite elegir el análisis de los Pendientes de los que eres o fuiste
“Responsable”, o también de los que solicitaste o creaste en “Origen”.
El análisis puede hacerse, por pendientes que:
Me Solicitaron: Son todos los pendientes que usted debe resolver, si
usted esta en el botón de responsable.
Solicité: Son los pendientes que usted originó o solicitó, si usted esta en el
botón origen.
Abiertos: Representa los pendientes que permanecen o permanecieron
abiertos al cierre del mes en análisis.
Finalizados: Son aquellos pendientes que han pasados por todas sus
etapas y están cerrados. También se considera finalizado aquellos
pendientes que han sido anulado.
Este análisis se hace con la combinación de los siguientes atributos:
Cantidad: Cuantificación de los pendientes. Para calcularlo, se suman las
cantidades de todos los pendientes.
Tiempo Vida: Representa el tiempo transcurrido desde que se creó un
pendiente hasta el día de análisis o hasta su cierre (en caso de estar
cerrado). Para el caso de los requerimientos, el tiempo empieza desde la
solicitud de dicho requerimiento. El tiempo de vida se calcula mediante el
promedio de los tiempos de vida de todos los pendientes que se están
analizando.
Tiempo Invertido: Representa la suma de la duración de todos los
seguimientos hechos para todos los pendientes. Para determinarlo, se
suma los tiempos invertido para cada pendiente.
Tiempo Mora: Representa el tiempo transcurrido desde la fecha esperada
para resolver el pendiente hasta la fecha de cierre, o hasta el día de
análisis (en caso de no estar cerrado). En el tiempo de mora se suman
todos los tiempos de mora de cada pendiente.
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La ventana principal de Mis Pendientes es de banda morada, allí
encontrarás igualmente, los iconos detallados en el punto “d” de esta
sección; tal como se muestra a continuación:
Adicionalmente, encontrarás el ícono
, el cual permite
elegir el análisis de los Pendientes de los que eres o fuiste “Responsable”,
o también de los que solicitaste o creaste en “Origen”.
El análisis se puede hacer navegando a través del botón de próximo nivel,
el cual permite visualizarlos mensualmente; o también haciendo doble-clic
en algún mes en particular que se desee analizar. En ambos casos,
encontrarás las pestañas de: Tipo de Pendiente, Estatus, EGV, Categoría.
Adicionalmente, cuando estés analizando un mes específico, encontrarás
también las pestañas de Origen/Responsable según sea el caso. Estas
ventanas te permitirán navegar y profundizar en tu análisis, hasta poder
generar el listado de los pendientes que se deseen; tal como se muestra a
continuación:
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También se puede obtener ese mismo listado a través del botón
“Visualización Data Masiva”
.
Al hacer doble-clic en cualquiera de los pendientes, se abrirá la ventana
“Info. General de Pendiente”, tal como se muestra:
En esta ventana se observa información del pendiente, tal como: el título,
la fecha, el avance, detalle.
Adicionalmente, se pueden visualizar para los pendientes del tipo incidente
y/o requerimiento las pestañas de:
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Estatus: Muestra los diferentes estatus por los que ha pasado el
pendiente, el responsable y la fecha.
Seguimiento: Permite visualizar los seguimientos que se le han realizado
al pendiente. También podrás añadir un nuevo seguimiento, haciendo clic
al botón “+”. Cabe destacar que no se pueden eliminar seguimientos
creados anteriormente. El seguimiento te permite ejecutar, validar, finalizar,
anular o revertir el pendiente.
Delegar: Permite delegar un pendiente sólo al personal que está bajo tu
cargo; de acuerdo a la estructura jerárquica. Para ello, en la parte inferior
izquierda de la ventana, podrá visualizar la estructura de cargo (personal
bajo su cargo). Seleccione el cargo, al cual desee hacer la delegación, y
arrástrelo hacia la derecha. Allí podrá visualizar los responsables con sus
diferentes roles y la fecha de delegación. En caso de error, podrá eliminar
la delegación ejecutada mediante el botón “-“.
En el caso de que el pendiente seleccionado, sea una reunión se podrán
hacer seguimientos a la misma.
•
Seguimientos de Mi Grupo
Esta opción permite hacer el análisis de los seguimientos a diferentes
niveles de la organización. El análisis abarca los seguimientos realizados
por el personal bajo tu cargo. Igualmente, los seguimientos son analizados
a través de los atributos: Tiempo Invertido y Cantidad. Al ingresar se
despliega la siguiente ventana:
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•
Mis Seguimientos
Esta ventana permite el análisis, de los seguimientos realizados propios
(los realizados por el cargo en cuestión). También son analizados mediante
los atributos de: Tiempo Invertido y Cantidad. Al ingresar en la opción se
despliega la ventana de banda morada, tal como se muestra a
continuación:
Una vez ingresado en la navegación, de acuerdo a lo que deseas analizar,
podrás visualizar el detalle de los seguimientos realizados, Fecha,
Duración, Resumen, Detalle, etc. Igualmente podrás ingresar al detalle de
los seguimientos desde la agenda de seguimiento, en la cual podrás
visualizar los seguimientos diarios, semanales o mensuales. En la agenda
sólo se verán los seguimeintos que duren mas de 30 min, aun cuando
todos están registrados. Para ello, debe hacer clic en el ícono de agenda,
situado en la esquina superior derecha.
g) Función Supervisora
Esta opción le permite navegar o tener acceso a la herramienta como cualquiera
de los cargos supervisados por usted.
Al seleccionar esta opción, aparecerá una ventana con el organigrama.
Seleccione el cargo y haga doble-clic sobre éste, se presentará el Panel de
Control del cargo seleccionado. Para regresar a su menú haga clic en el Menú
Autogestión en la opción Regresar Menú Supervisor.
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3. Menú OPERATIVO
Este menú tiene las opciones :
a) Nuevo Incidente
b) Nuevo Requerimiento
c) Nueva Tarea Propia
d) Nueva Tarea Supervisor
e) Incidentes Supervisor
a) Nuevo Incidente
Esta opción permite registrar un nuevo Incidente. Al hacer clic en Nuevo
Incidente, se abre una ventana como la que se muestra a continuación:
Menú Operativa> “Nuevo Incidente”
El registro de un Nuevo Incidente incluye , en la parte superior, la definición de
datos básicos como:
•
Nombre: de la persona encargada de registrar el Nuevo Incidente (se
genera automáticamente por su login).
•
Cargo: Corresponde al cargo de la persona que registra el Nuevo Incidente
(al igual que el nombre, también se genera automáticamente por su login).
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•
Departamento: Corresponde al departamento a la cual pertenece la
persona que registra el Nuevo Incidente (igualmente se genera
automáticamente).
•
Título del Nuevo Incidente: donde debe resumir en una frase sencilla y
clara el tema principal que lo describe.
•
Fecha y Hora: de registro del Nuevo Incidente (estos datos se generan
automáticamente a través del sistema).
•
Valido Yo: esta opción permite que el Nuevo Incidente sea cerrado o
validado por el ejecutor, o solamente por la persona quien registra el Nuevo
Incidente; en cuyo caso debe dejarse tildado, ya que así aparece por
defecto.
•
Origen del Nuevo Incidente: el cual debe seleccionarse de acuerdo a lo
establecido; Interno o Externo.
•
Proceso: Permite definir el proceso que se ve afectado por el Nuevo
incidente. Al hacer clic en la barra, se despliega el EGV en donde podrás
seleccionar el proceso haciendo doble clic en el mismo.
•
Categoría: permite seleccionar de la lista establecida y en función del área
involucrado, la categoría a la que pertenece el Nuevo Incidente. Cabe
destacar que cada categoría define implícitamente el Responsable de
ejecutar dicho incidente.
•
Detalle: en donde puedes explicar detalladamente todo lo relacionado al
Nuevo Incidente.
En la parte inferior se muestra la pestaña de:
•
Archivos Adjuntos: puede agregar, en esta pestaña, todos aquellos
archivos que sirvan para documentar, evidenciar, hacer referencia, o ayudar
a la resolución del Nuevo Incidente. Para adjuntar los archivos, haga clic
sobre el botón “+”, navegue por sus archivos y seleccione el indicado.
Puede agregar varios archivos, uno a la vez. Para eliminar archivos
errados o innecesarios, elija el archivo del listado del archivos adjuntos y
haga clic sobre el botón “-“.
Al terminar de definir todo lo referente al Nuevo Incidente, haga clic sobre el
botón “Aceptar “, ubicado en la esquina inferior derecha de la ventana, para
guardar todos los datos registrados anteriormente. En casos contrario, si no
desea guardar el Incidente, elija el botón “Cancelar”.
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Si lo guarda, el Nuevo Incidente quedará grabado y disponible para análisis y
seguimiento. Además podrá ser visualizado por el área responsable en atenderlo.
b) Nuevo Requerimiento
En esta opción podrá registrar cualquier necesidad de mejora o cambio dentro de
la organización, ya sea relacionado con la herramienta, métodos de trabajo,
necesidades de información, etc. Para ello haga clic en esta opción, la cual
despliega una ventana como se muestra a continuación:
Menú Operativa> “Nuevo Requerimiento”
Para definir un Nuevo Requerimiento, deberá identificar los siguientes datos:
•
Nombre: persona que monta el Nuevo Requerimiento, el cual se genera
automáticamente por su login.
•
Cargo: correspondiente a la persona que monta el Nuevo Requerimiento,
también se genera automáticamente por su login.
•
Departamento: indica el departamento al cual pertenece la persona que
hace el Nuevo Requerimiento. También se genera automáticamente.
•
Título: Identifique el motivo del Nuevo requerimiento.
•
Fecha y Hora: de registro del Nuevo Requerimiento (estos datos se
generan automáticamente del sistema).
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•
Valido Yo: esta opción permite que el Requerimiento sea cerrado o
validado por el ejecutor, o solamente por la persona quien lo creó; en cuyo
caso debe dejarse tildado, ya que así aparece por defecto.
•
Origendel Nuevo requerimiento: el cual debe seleccionarse de acuerdo a lo
establecido; Interno o Externo.
•
Proceso: Permite definir el proceso involucrado con el Nuevo
Requerimiento. Al seleccionar, se despliega el EGV en donde podrás
seleccionar el proceso haciendo doble clic en el mismo.
•
Categoría: Seleccione la categoría relacionada de acuerdo al área
involucrada.
•
Detalle: permite explicar más detalladamente el Nuevo requerimiento
registrado.
•
Pestaña Archivos Adjuntos: Para asignar algún documento soporte del
Nuevo Requerimiento, haga clic en el botón “+”. Puede eliminar algún
archivo errado, haciendo clic en el botón “-“.
c) Nueva Tarea Propia
Esta opción permite generar una tarea propia, es decir, asignarte una tarea que
tengas pendiente por realizar, cabe señalar que la persona que genera la Nueva
Tarea tiene el Rol de ejecutor y no de supervisor. Para ello, debes hacer clic en
esta opción y se desplegará una ventana, tal como se muestra a continuación:
Menú Operativa> “Nueva Tarea Propia”
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Para definir la Nueva Tarea Propia, debes introducir los siguientes datos:
•
Título: resume de manera clara y sencilla el tema de la Nueva Tarea
Propia registrada .
•
Fecha Esperada: en la cual consideras debe tener ejecutada la Nueva
Tarea Propia. Debes seleccionar la fecha en el calendario que se despliega
al hacer clic en la opción.
•
Detalle: permite explicar de manera detallada la Nueva Tarea Propia
registrada.
•
Archivos Adjuntos: puedes adjuntar archivos que te permitan documentar,
evidenciar o que sirvan de referencia para la Nueva Tarea Propia; para ello
debes hacer clic en el botón “+” , navegar en tus archivos y seleccionar el
indicado. En caso de que desees eliminar archivos errados, seleccionar el
archivo de la lista adjunta y hacer clic en el botón “-“.
Al terminar de definir todo los datos correspondiente a la Nueva Tarea Propia,
haga clic sobre el botón “Aceptar “, ubicado en la esquina inferior derecha de la
ventana, para guardar todos los datos registrados anteriormente. Si no desea
guardar la Nueva Tarea, elija el botón “Cancelar”.
Al guardar la Nueva Tarea, quedará grabada y disponible para tus seguimientos.
d) Nueva Tarea Supervisor
Permite asignar una tarea al personal bajo tu supervisión, para ello debes hacer
clic en la opción y se despliega una ventana como la que se muestra a
continuación:
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Menú Operativa> “Nueva Tarea Supervisor”
En la misma, se debe ingresar los siguientes datos:
•
Título: resume de manera clara y sencilla el tema de la Nueva Tarea
Supervisor registrada .
•
Fecha Esperada: para la ejecución de la Nueva Tarea Supervisor. Debes
seleccionar la fecha en el calendario que se despliega al hacer clic.
•
Detalle: permite explicar de manera detallada la Nueva Tarea Supervisor
registrada.
•
Responsable: es la persona responsable de la ejecución de la Nueva
Tarea. Para seleccionarla, debes hacer clic en el botón y se desplegará el
organigrama con el personal bajo su cargo. Hacer doble-clic en el cargo
que se quiera seleccionar.
•
Valido Yo: esta opción permite que la Nueva Tarea sea cerrada o validada
por el ejecutor, o solamente por el Supervisor de la Tarea; en cuyo caso
debe dejarse tildado, ya que así aparece por defecto.
•
Archivos Adjuntos: puedes adjuntar archivos que te permitan documentar,
evidenciar o que sirvan de referencia para la Nueva Tarea Supervisor, para
ello debes hacer clic en el botón “+” , navegar en tus archivos y seleccionar
el indicado. En caso de que desees eliminar archivos errados, seleccionar
el archivo de la lista adjunta y hacer clic en el botón “-“.
Al terminar de definir todo los datos correspondiente a la Nueva Tarea
Supervisor, haga clic sobre el botón “Aceptar “, ubicado en la esquina inferior
derecha de la ventana, para guardar todos los datos registrados anteriormente.
Si no desea guardar la Nueva Tarea, elija el botón “Cancelar”.
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Al guardar la Nueva Tarea Supervisor, quedará grabada y disponible para sus
seguimientos.
e) Incidente Supervisor
Esta opción abre un reporte con los incidentes para ejecutar que se encuentran
registrados en la bandeja de tu supervisor y que aun no han sido delegados. Este
reporte contiene datos como: Categoría, Título, la persona quien creó el
incidente, T. Disponible. Tal como se muestra en la siguiente ventana:
Menú Operativa> “Incidentes Supervisor”
Además podrá exportar la información, a través del botón
.
Haciendo doble clic en cualquiera de los incidentes, podrás hacerle seguimiento
o delegarlo.
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4. Menú ESTRATEGICO
Este menú tiene las opciones :
a) Nueva Celebración de Reunión
b) Nueva Definición de Reunión
c) Editar Definición de Reunión
d) Analizar Definición de Reunión
e) Activar / Desactivar Reuniones
a) Nueva Celebración de Reunión
Esta opción le presenta una ventana con la lista de Reuniones en las cuales
usted interviene ya sea como líder o como participante.
Menú Estratégica> “Nueva Celebración de Reunión”>”Listado de Reuniones”
Para celebrar la nueva reunión o crear una nueva minuta, debe hacer doble-clic
en la reunión seleccionada. La nueva minuta puede ser creada por cualquiera de
los participantes de la reunión. Una vez seleccionada, se despliega una ventana
como la siguiente:
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Menú Estratégica> “Nueva Celebración de Reunión”>”Listado de Reuniones”
> “Reunión Seleccionada”.
En esta ventana va a encontrar varias pestañas que le permitirá llevar la nueva
minuta de forma completa y efectiva:
•
Participantes: Podrás señalar si se encuentran presentes los invitados a la
reunión. También podrá eliminar o agregar a otros invitados.
•
Indicadores: Permite analizar los indicadores asociados a la reunión.
Podrá profundizar el análisis del indicador, mediante el botón de próximo
nivel. Es importante destacar que los indicadores que se podrán analizar en
la reunión son aquellos relacionados al tipo de reunión. En caso de ser una
reunión tipo Proceso, podrás analizar los indicadores asociados al proceso,
y en caso de ser una reunión Tipo cuenta o de coordinación, entonces
podrás analizar los indicadores definidos en la función de cargo.
•
Tareas: Permite visualizar las tareas pendientes de la reunión. También
podrás asignar una nueva tarea a cualquiera de los participantes de la
misma, para ello deberás hacer clic al botón “+”. En caso que desees,
podrás anular la tarea a través de los seguimientos.
•
Archivos Adjuntos: Puedes adjuntar archivos que te permitan documentar
la minuta o reunión que estás celebrando, para ello debes hacer clic en el
botón “+” , navegar en tus archivos y seleccionar el indicado. En caso de
que desees eliminar archivos errados, seleccionar el archivo de la lista
adjunta y hacer clic en el botón “-“.
•
Seguimientos: Esta ventana se visualizará siempre que existen
seguimientos realizados anteriormente, a esa instancia que se está
celebrando. En caso de no existir seguimientos, no se visualizará esta
pestaña.
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Además de estas pestañas; usted encontrará los siguientes iconos:
Nota: En el recuadro donde se llena la minuta de la reunión, aparecerá por defecto, el contenido
de los objetivos de la reunión para que sirvan de guía.
Durante la celebración de una nueva reunión, al finalizar la minuta y hacer clic en
el botón de “Aceptar” se generará un alerta en caso de que no se hayan generado
actividades pendientes durante esa reunión. Si en caso contrario hace clic en el
botón de cancelar se generará un alerta de que la minuta estará como temporal
hasta las 12:00 am del día de la celebración y en caso de no aceptarse se
cancelará esa minuta.
En caso de que no se celebre una reunión en la fecha en que estaba prevista la
misma, se generara la minuta de esta y aparecerá reflejada como Anulada en la
pestaña de Archivos donde se encuentran todas las minutas de reuniones, esa
minuta no dispondrá de información por no haberse celebrado la reunión.
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Es importante destacar que si eres invitado a la reunión, podrás acceder a la
minuta generada de la celebración de la misma, mediante el análisis de tus
pendientes.
b) Nueva Definición de Reunión
Esta opción permite definir una Nueva Reunión considerando todos los
elementos importantes que contribuyen a aumentar la eficacia de la misma.
Menú Estratégica> “Nueva Definición de Reunión”
Esos elementos son:
•
Nombre: es el nombre dado a la reunión para identificarla.
•
Líder: La herramienta coloca automáticamente el cargo de la persona que
está definiendo la Nueva reunión.
•
Tipo de Reunión: seleccionar si es de tipo Coordinación/Cuentas.
•
Indicador Cargo: dependiendo del tipo de reunión, seleccione el cargo en
el organigrama, el cual se despliega, al hacer clic en el botón
correspondiente.
•
Hora: permite definir la hora en la que se celebrará la Reunión.
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•
Duración: Indicar la duración estimada (en horas) de la reunión
•
Frecuencia: Permite seleccionar la frecuencia de la reunión según sea
Diaria, Semanal, Mensual, Quincenal, Trimestral o Semestral. Para la
frecuencia semanal debes indicar el día en el cual se celebrará la reunión.
En los casos, de la frecuencia Mensual, Trimestral y Semestral, también
deberás indicar en cuál semana se realizará la reunión. Una vez que se
define la frecuencia al darle aceptar se crean las instancias de la reunión,
es decir las reuniones a celebrarse en las fechas especificas.
•
Ubicación: Permite indicar el lugar donde se realizará la reunión.
•
Objetivo: Permite indicar el propósito de la reunión, se debe definir lo que
se desea revisar, esto servirá de guía durante la celebración de la reunión.
•
Participantes: Permite agregar las personas que participarán en la reunión,
para ello debes hacer clic en el botón “+”, lo cual desplegará el
organigrama; de donde podrás seleccionar al participante haciendo dobleclic en el mismo. En caso de querer eliminar a algún participante errado,
seleccionarlo de la lista y hacer clic en el botón “-“. Para mejor planificación
y coordinación en tu reunión, podrás visualizar la disponibilidad de tus
invitados, mediante el ícono
(agenda).
c) Editar Definición de Reunión
Permite modificar las reuniones ya creadas siempre y cuando seas el creador o
líder de la Reunión. Sólo el creador o líder de la reunión tiene acceso a editarla.
Al entrar en esta opción se despliega el listado de las reuniones creadas por
usted, seleccione la reunión a editar haciendo doble-clic en la misma; y se
desplegará una ventana que contiene los datos de la reunión.
Una vez en ella, usted puede modificar los campos de Nombre, Hora, Duración,
Día, Ubicación, Objetivo y Participantes. La frecuencia de la reunión no se puede
editar, en caso de necesitar cambiarla deberás definir una nueva reunión.
Adicionalmente, usted podrá re-planificar la fecha de una instancia de reunión
mediante el ícono
Las instancias solo se pueden re-planificar a través de esta opción.
d) Analizar Definición de Reunión
En esta opción usted no puede realizar ninguna modificación a la reunión. Al
ingresar en la opción, se desplegará la lista de reuniones como Líder o
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Participante; seleccione la reunión que desea analizar, haciendo doble clic en la
misma y tendrá acceso a la ventana de analizar la reunión seleccionada.
Menú Estratégica> “Analizar Definición de Reunión”
En esta ventana encontrará varias pestaña que le ayudarán a un mejor análisis
de la reunión:
•
Info Gen.: Permite visualizar la información general de la reunión.
•
Participantes: Podrás visualizar todos los que participan en la reunión.
•
Indicadores: Permite analizar el (los) indicador(es) asociado(s) a la reunión
de acuerdo al tipo de reunión.
•
Tareas: Muestra el listado de las tareas pendientes y cerradas de la
reunión.
•
Próximas Reuniones: Permite visualizar las fechas de las próximas
reuniones.
•
Archivo: Muestra el listado de las reuniones celebradas y al hacer doble
clic en cualquiera de ellas; abre la celebración específica de la seleccionada
anteriormente. Allí podrás visualizar los que participaron en la reunión ese
día, las tareas, etc. En caso que desees acceder a la minuta, en la pestaña
de PDF, se podrá visualizar la misma y haciendo doble clic podrá imprimirla.
e) Activar/Desactivar Reuniones
Esta opción abre el listado de las reuniones en donde usted es el líder y el
estatus de las mismas: Activas o Inactivas. En esta ventana se visualiza el Tipo
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de Reunión, el Nombre de la Reunión y Líder.
siguiente pantalla:
Tal como se muestra en la
Menú Estratégica> “Activar/Desactivar Reuniones”
Para Activar/Desactivar alguna Reunión, seleccione la misma del listado de
reuniones Inactivas o Activas y haga clic en alguno de los siguientes botones,
según sea el caso:
También podrá tener acceso a la ventana de Analizar Definición de Reunión,
haciendo doble-clic en cualquiera de las reuniones. Si desea, podrá exportar el
archivo mediante el ícono
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5. Menú “EMPRESA”
En este menú se encuentra las opciones propia de tu empresa, las cuales están
detalladas en el Manual de Opciones “Empresa” (Dependiendo de la empresa
aparecerá las siglas correspondientes a la misma). En el menú File, podrás acceder
a este manual.
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VII.Glosario de Términos y Acrónimos
1. OCAM: (Organizational Clarity of Action Map) Mapa de Claridad de Acción
Organizacional
2. EGV: Estructura de Generación de Valor.
3. DAG: Dimensión de Análisis Gerencial. Son todas aquellas dimensiones de
análisis relevantes para la gestión del negocio.
4. ƒ (V): Función de Valor
5. Estructura L-E-A: Estructura de diseño jerárquico de Procesos y Proyectos,
Lógica - Empleados – Actividades
6. Cubo: Es un arreglo de DAGs que habilitan un tipo particular de análisis relevante
para el negocio.
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VII.Índice de Símbolos
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