Untitled - Generalitat Valenciana

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Sistema de Información Vacunal (SIV)
Manual de Usuario del Registro de Vacunas Nominal (RVN)
Manual de Usuario del Registro de Vacunas de Almacén (RVA)
Manual de Usuario de Gestión basado en Web (BackOffice)
Manual de Usuario de Indicadores (IND)
Edición 2009
Agradecimientos:
A todos los usuarios que utilizan el SIV (Sistema de Información Vacunal) en sus centros de trabajo, pues con sus aportaciones hacen posible la mejora del mismo. Esperamos que sigan envian-
do las sugerencias que consideren oportunas para poder conseguir entre todos un registro capaz
de dar respuestas adecuadas a las necesidades de información clínica y de gestión de los centros
sanitarios de la Comunitat Valenciana cumpliendo los mas altos estándares de calidad.
AUTORES
Eliseo Pastor Villalba
Rosa Martín Ivorra
Ana Maria Alguacil Ramos
Antonio Portero Alonso
Maria Angeles Barbera Catala
Concha Pons Sanchez
José Antonio Lluch Rodrigo
Empresa Informática: Indra
Víctor Sánchez Latorre
Carlos Hernández Herranz
Pablo Martinez Lazaro
Cesar Rubio Luri
Fecha Revisión: 10/02/2009
Versión de la Aplicación:V 19.02.
Unidad de Coordinación y Promoción de la Salud. Dirección General de Salud Pública.
Consellería de Sanitat.
Avda, Cataluña, 21
46020 Valencia
Edita: GENERALITAT. Conselleria de Sanitat
Depósito Legal:V-2726-2009
ISBN: 978-84-482-5218-2
Imprime: Gráficas Marí Montañana, S.L. - Tel. 96 391 23 04
Sistema de Información Vacunal (SIV)
Manual de Usuario del Registro de Vacunas Nominal (RVN)
Manual de Usuario del Registro de Vacunas de Almacén (RVA)
Manual de Usuario de Gestión basado en Web (BackOffice)
Manual de Usuario de Indicadores (IND)
Agradecimientos:
A todos los usuarios que utilizan el SIV (Sistema de Información Vacunal) en sus centros de trabajo, pues con sus aportaciones hacen posible la mejora del mismo. Esperamos que sigan envian-
do las sugerencias que consideren oportunas para poder conseguir entre todos un registro capaz
de dar respuestas adecuadas a las necesidades de información clínica y de gestión de los centros
sanitarios de la Comunitat Valenciana cumpliendo los mas altos estándares de calidad.
AUTORES
Eliseo Pastor Villalba
Rosa Martín Ivorra
Ana Maria Alguacil Ramos
Antonio Portero Alonso
Maria Angeles Barbera Catala
Concha Pons Sanchez
José Antonio Lluch Rodrigo
Empresa Informática: Indra
Víctor Sánchez Latorre
Carlos Hernández Herranz
Pablo Martinez Lazaro
Cesar Rubio Luri
Fecha Revisión: 10/02/2009
Versión de la Aplicación:V 19.02.
Unidad de Coordinación y Promoción de la Salud. Dirección General de Salud Pública.
Consellería de Sanitat.
Avda, Cataluña, 21
46020 Valencia
Edita: GENERALITAT VALENCIANA. CONSELLERIA DE SANITAT
Depósito Legal:
ISBN:
Imprime: Gráficas Marí Montañana, S.L. - Tel. 96 391 23 04
Presentación
Los programas de Salud Pública, especialmente los programas de vacunación
adquieren cada vez una mayor relevancia desde el punto de vista de la sociedad y desde
la perspectiva sanitaria, ello se traduce en inversiones crecientes para su desarrollo y
ampliación con el fin de ofertar los mismos con la máxima calidad y eficiencia. Por ello
es necesario evaluar los resultados conseguidos, como son las coberturas alcanzadas y
conocer tanto el coste de las vacunas incluidas en los calendarios de vacunaciones sistemáticas infantiles como del adulto, así como los costes de las vacunas afectadas por
incidencias de cadena de frío, mejorar las coberturas de vacunación, incidir sobre bolsas de susceptibles y sobre la gestión y la trazabilidad de las vacunas.
El Sistema de Información Vacunal (SIV), es un sistema de registro nominal de
base poblacional, que cumple las características de confidencialidad, seguridad, compatibilidad, flexibilidad y facilidad para la mejora de la calidad de los programas de vacunación en nuestra comunitat.
Está constituido por cinco módulos: Registro de Vacunas Nominal (RVN),
Registro deVacunas de Almacén (RVA), BackOffice, Indicadores y Portal Web. Es un programa integral e integrado, que forma parte del proyecto Abucasis, desde su puesta en
marcha, a principios de esta década hasta este momento, son 1.358 centros sanitarios,
de ellos 1.030 públicos y 328 privados, los que acceden al mismo.
El número total de usuarios que tienen acceso actualmente al Sistema de
Información Vacunal es de 33.649, de los cuales, algo más de 600 son externos y el
número de actos vacunales declarados en el sistema es de casi veinte millones.
El SIV de la Comunitat Valenciana, ofrece una serie de beneficios tanto a nivel
individual como colectivo, pues permite desde conocer el historial vacunal y las posibles reacciones adversas declaradas tras la administración de una vacuna, hasta poder
investigar la existencia de un brote de enfermedades inmunoprevenibles o poder recordar al individuo o a la familia la próxima fecha de vacunación o la falta de una dosis de
vacuna.
El Registro de Vacunas Nominal desde su implantación, ha tenido una aceptación
cada vez mayor entre los profesionales sanitarios, hasta considerarlo hoy día una herramienta imprescindible en su actividad diaria.Así mismo, la población conoce su existencia y ante cualquier duda de su historial vacunal, demanda dicha información en su centro de salud o en otro diferente en el caso de desplazamiento o cambio de domicilio.
3
El desarrollo del SIV ha sido progresivo, en función de las necesidades detectadas y las sugerencias de los usuarios del mismo por lo que a los diferentes módulos se
les han ido añadiendo nuevas utilidades, entre las que destacan, las cartas recordatorio
y de preaviso, ambas han tenido una gran aceptación entre los profesionales sanitarios
por su utilidad para la mejora de las coberturas vacunales.
La segunda edición de este manual del SIV, donde se incluyen las últimas utilidades incluidas en los módulos consideramos que será de gran utilidad para todos los
usuarios, pues servirá para conocer mejor su funcionamiento y por ende, ofertar con
mayor calidad los diferentes programas de vacunación en la Comunitat Valenciana.
Manuel Cervera Taulet
Conseller de Sanitat
4
Prólogo
Todos los programas de salud pública, pero especialmente los programas de
vacunación, precisan de sistemas de información potentes, que permitan no solo conocer las coberturas alcanzadas, si no también que de una forma rápida ayuden a conocer
el historial vacunal de cada individuo, la gestión de la logística de las vacunaciones cada
vez mas compleja, la posibilidad de realizar una captación activa de las personas a vacunar; entre otras funcionalidades.
Entre las múltiples razones por las que se deben defender los programas preventivos, es por que se utilizan productos de eficacia demostrada y producen un efecto inmediato, disminuyendo la morbilidad por enfermedades inmunoprevenibles, además de constituir las actividades con una mejor relación costo-efectividad de todas las
realizadas por los sistemas sanitarios y de mejor aceptación por parte de los ciudadanos y de los profesionales.
Los registros nominales, son registros confidenciales que consumen recursos
técnicos y humanos, su importancia hoy día radica en que factores como el aumento
progresivo del número de vacunas en los calendarios y la extremadamente baja incidencia de las enfermedades inmunoprevenibles, no ayudan a recordar la necesidad de vacunación, lo que hacen que el mantenimiento y mejora de las actuales coberturas vacunales constituyen un desafío permanente para la salud pública.
Por otro lado, el aumento de la movilidad geográfica, conlleva con frecuencia la
perdida de los carnet de vacunación y/o cartilla del niño sano con el historial vacunal,
en este aspecto el Registro deVacunas Nominal constituye una herramienta de alta calidad aplicada a los programas de vacunación al servicio tanto de los sanitarios, como de
los ciudadanos y de los gestores y decidores de las políticas de salud.
Los diferentes módulos que conforman el Sistema de Información Vacunal
(SIV),le confiere una gran flexibilidad y permite entre otras tareas a través del Registro
de Vacunas Nominal (RVN) registrar los actos vacunales, conocer el historia vacunal
personal así como certificar el mismo.
El RVA permite realizar la gestión de vacunas de todos los almacenes y puntos
de vacunación, lo que permite conocer la trazabilidad de una vacuna desde que entra
en nuestros almacenes de departamento hasta que se administra a una persona en cualquier punto de vacunación y conocer en todo momento el número de vacunas que hay
tanto en los almacenes de Salud Pública como en los Centros de Atención Primaria.
5
Entre las utilidades nuevas incorporadas al Sistema de Información Vacunal, se
encuentra los sistemas de cartas preaviso/recordatorio, esta estrategia esta ampliamente apoyada por organismos internacionales como los CDC (Centres for Disease
Control) , la A.C.I.P, pues esta claramente demostrada su efectividad en la mejora de las
coberturas vacunales. Otra de las utilidades que se han incorporado al Registro de
Vacunas Nominal es el poder facilitar los Indicadores de coberturas vacunales por
Departamento de Salud, zona y centro de salud.
El Sistema de Información Vacunal en la Comunitat Valenciana, ha demostrado
ser una potente herramienta para la evaluación y mejora de los programas de vacunación, pues aporta una información imposible de conseguir mediante otro tipo de registros y con un amplio margen de potencialidades aún no explotadas que estamos seguros que en un futuro cercano serán de gran ayuda, para mejorar el control de las enfermedades inmunoprevenibles.
La continua mejora del Sistema de Información Vacunal, permite no solo ayudar
a controlar mejor las enfermedades inmunoprevenibles, si no también a investigar los
brotes ocasionados por estas, lo que se traduce en un modelo sanitario de excelencia
acorde a nuestras necesidades.
Espero que esta nueva edición del manual del Sistema de Información Vacunal,
con las novedades que incorpora, sea de gran ayuda a todos los profesionales que lo
utilizan en su actividad diaria y permita un mejor conocimiento del mismo y una mayor
y mejor utilización lo que finalmente nos ayudara a todos a tomar las decisiones adecuadas con la menor incertidumbre posible.
Manuel Escolano Puig
Director General de Salud Pública
6
Manual de Usuario
RVN
Registro de Vacunas Nominal
ÍNDICE
Introducción ...................................................................................................................................11
Convenciones usadas en esta documentación.......................................................................15
Convenciones sobre el uso del teclado y ratón....................................................................15
Convenciones sobre el uso del teclado...............................................................................................15
Convenciones sobre el uso del ratón...................................................................................................16
Terminología ...................................................................................................................................17
Aspectos genéricos de Interfaz..................................................................................................19
Estructura de la pantalla ..............................................................................................................19
Definición de bloques ..............................................................................................................................20
Los botones ....................................................................................................................................21
Los botones de acción.............................................................................................................................21
Los botones de página ............................................................................................................................21
Listados............................................................................................................................................22
Tipos de listados .......................................................................................................................................22
Tipos de campos ...........................................................................................................................23
Listas de valores o desplegables...........................................................................................................23
Botón de opción........................................................................................................................................23
Marcador ....................................................................................................................................................23
Campos de texto ......................................................................................................................................24
Campos de texto deshabilitados ..........................................................................................................24
Sistema de InformaciónVacunal: Registro deVacunas Nominal (RVN)............................25
Conexión al sistema .....................................................................................................................25
Abandonar el sistema...................................................................................................................27
Acerca de ........................................................................................................................................27
Datos de la Sesión ........................................................................................................................28
Datos de soporte..........................................................................................................................29
Registro de un Acto Vacunal .......................................................................................................30
Consulta del Historial Vacunal....................................................................................................38
Certificado Vacunal........................................................................................................................42
Ver el detalle de Actos Vacunales ..............................................................................................44
Añadir reacción adversa ..............................................................................................................45
Modificación de Actos Vacunales ...............................................................................................46
Observaciones ...............................................................................................................................48
9
Consulta Reacciones Adversas...................................................................................................48
Buzón de Sugerencias...................................................................................................................49
Gestión de correo ........................................................................................................................50
Cambio de Centro........................................................................................................................55
Listados............................................................................................................................................55
Indicadores por Grupo de Riesgo (Gripe y Neumococo)..................................................57
Pantallas de Error..........................................................................................................................59
Gestión de SIPS dados de baja...................................................................................................60
Utilidades de Declaración ...........................................................................................................61
Misma Vacuna. Otra Persona ......................................................................................................62
Anexo I: Integración con SIA......................................................................................................65
Introducción ...................................................................................................................................65
Registro de Vacunas ......................................................................................................................67
Consulta del Historial Vacunal....................................................................................................67
Certificado Vacunal........................................................................................................................67
Ver el detalle de Actos Vacunales ..............................................................................................67
Añadir reacción adversa ..............................................................................................................67
Consulta Reacciones Adversas...................................................................................................68
Modificación de Actos Vacunales ...............................................................................................68
Observaciones ...............................................................................................................................68
Buzón de Sugerencias...................................................................................................................68
Pantallas de error..........................................................................................................................68
Anexo II: Preguntas Frecuentes .................................................................................................69
Preguntas Frecuentes RVN .........................................................................................................69
10
ÍNDICE
Introducción
El Registro de Vacunas Nominal (RVN) tiene como objetivo el facilitar
la gestión de las diferentes actividades de vacunaciones realizadas sobre la población de
la Comunitat Valenciana: desde la declaración de las vacunas administradas, hasta la integración con el resto de sistemas de información de ámbito sanitario.
La Consellería de Sanitat se plantea como metas a la hora de establecer un
Registro de Vacunas Nominal el disponer de información adecuada en tiempo y forma
sobre las vacunas, lo cual redundara en:
1. Mejora de la calidad en los servicios prestados (Acto vacunal).
2. Disponer de información en tiempo real para establecer políticas de actuación eficaces y rápidas.
3. Control de brotes epidemiológicos con actuaciones eficientes.
4. Mejor gestión del uso de las vacunas (almacenamiento, coste, reacciones adversas, incidencias en la cadena de frío, captación activa de los no vacunados, etc).
Los componentes del sistema RVN se integran en niveles que son:
• Sistema de información gerencial que se ocupa de la gestión y el análisis del
RVN.
• Base de datos centralizada interconexionada con el SIP (Sistema de
Información Poblacional) y otras bases de datos.
• Nivel asistencial donde se realiza el registro de vacunas nominal bien a través
del propio RVN o del programa informatizado Abucasis II con su habilitación
correspondiente en SIA (Sistema de Información Ambulatoria). La integración
de ambos sistemas se realizara antes de que los datos pasen a formar parte
de la Base de Datos Central.
La conexión al sistema se realiza desde los centros de la red asistencial pública
a través de la red corporativa ARTERIAS, mientras que para la red asistencial privada a
través de INTERNET.
Este sistema esta desarrollado con tecnología Web en la siguiente dirección
(http://www.sp.san.gva.es/rvn/) lo que permite tener una lógica persistente al paso del
tiempo, así como una interfaz amigable que facilita el uso y el conocimiento de la misma
por parte del usuario.
11
ÍNDICE
Por otro lado, el sistema proporciona utilidades para agilizar el registro de la
información en los siguientes casos:
❐ Colectiva: la misma vacuna es administrada a un número elevado de personas al mismo tiempo. Será recomendado su uso en las vacunaciones que se
producen en edad escolar. Normalmente, se acude a los centros escolares y
se administran las vacunas correspondientes a todos los niños. También en
campañas específicas de vacunaciones de adultos como campañas de la gripe.
Esta opción tiene como fin que la declaración de estas vacunas de forma
repetitiva no sea un proceso tedioso.
❐ Múltiple: a una persona se le administran más de una vacuna al mismo tiempo.
❐ La información que se registrará en el sistema es:
❐ Dónde (el punto de vacunación donde se administra la vacuna).
❐ A quién (persona).
❐ Con Qué :
• Tipo de vacuna: existen varios tipos de vacuna para proteger frente a la
misma enfermedad.
• Producto: nº referencia del lote, laboratorio, presentación y fecha de caducidad del lote.
❐ Contra qué (Enfermedades contra la que se le vacuna y número de dosis
administradas para prevenir cada enfermedad).
❐ Cuándo (fecha de administración).
❐ Correctamente vacunado hasta la fecha.
Entre las utilidades que proporciona el sistema, que facilitan el registro de los
actos vacunales por parte del usuario de la aplicación, cabe destacar las siguientes:
❐ Declarar la misma vacuna para otra persona: en los casos por
ejemplo en los que hay una campaña de vacunación, no hará falta volver a
seleccionar los datos correspondientes a la vacuna, si son los mismos que los
de la última declaración.
❐ Declarar otra vacuna para la misma persona: en los casos en los
que se administre más de una vacuna en el mismo momento, el usuario de la
aplicación deberá seleccionar al paciente en la primera declaración únicamente, y en el resto sólo introducirá los datos de cada vacuna administrada.
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ÍNDICE
Como valor añadido incorpora las funcionalidades que se detallan a continuación:
❐ Integración de datos con otras aplicaciones: uso de los elementos
definidos en el catálogo de recursos corporativos CRC (mapa de usuarios,
mapa sanitario y mapa geográfico).
❐ Gestión Multicentro: permite gestionar los actuales centros de referencia y los que se puedan constituir en el futuro.
❐ Integración Almacenes: el registro de vacunas produce un movimiento
automático en el stock del centro donde se declara el acto vacunal (centro
origen de la vacunación).
13
ÍNDICE
ÍNDICE
Convenciones usadas en esta
documentación
En este apartado señalaremos algunas convenciones del lenguaje informático
utilizadas en este manual que ayudan a comprender mejor el texto.
Se explican y definen algunos términos de uso común.
Convenciones sobre el uso del teclado y ratón
Convenciones sobre el uso del teclado
Cuando se indique que hay que pulsar alguna tecla concreta del teclado, esta
tecla se enmarcará entre los signos menor (<) y mayor (>) en cursiva.
Por ejemplo, si en algún momento para ejecutar el proceso “x” se debe pulsar
la tecla F3 del teclado, el texto del manual señalará lo siguiente: Pulsando <F3> se ejecutará el proceso “x”.
Algunas teclas que se utilizarán en el presente manual son:
<Intro>
Tecla de retorno de carro o Return.
<Ctrl>
Tecla de Control.
<Mayus>
<Alt>
<Esc>
<AvPag>
<RePag>
< >
< >
<
<
>
>
Tecla de mayúsculas o Shift.
Tecla de Alternativa.
Tecla Escape.
Tecla de Avance de página.
Tecla de Retroceso de página.
Tecla de desplazamiento del cursor hacia arriba.
Tecla de desplazamiento del cursor hacia abajo.
Tecla de desplazamiento del cursor hacia la derecha.
Tecla de desplazamiento del cursor hacia la izquierda.
15
ÍNDICE
Convenciones sobre el uso del ratón
El ratón es un dispositivo de entrada que permite seleccionar elementos de la
pantalla, para ello basta con deslizarlo sobre una superficie lisa, desplazándose el puntero por la pantalla. Normalmente vendrá representado por la figura de una flecha, cambiando si se encuentra encima de un elemento sobre el que puede realizar alguna
acción a la imagen de una mano1.
La mayor parte del trabajo se puede controlar mediante el uso del Ratón, por
ello deberá pulsar sobre el botón izquierdo de éste, para accionar la operación deseada. Si desea cambiar el pulsador derecho por el izquierdo lo deberá hacer desde el
icono “Ratón” del grupo de programas “Panel de Control” de Windows.
(1)
Las imágenes en las que aparece el cursor puede variar según la configuración
16
ÍNDICE
Terminología
manual.
A continuación se explicarán algunos términos de uso frecuente en este
Puntero: Es el elemento señalador que aparece en la pantalla para conocer la
posición. Normalmente es una flecha, aunque en algunos momentos cambia su aspecto
para señalar un cambio de estado, por ejemplo, cuando se está ejecutando un proceso
se convierte en un “reloj de arena”.
Cuando se indica que hay que “hacer clic” sobre un botón o icono, significa que
deberemos desplazar el puntero del ratón (flecha) hasta posicionarlo en la pantalla
sobre el botón y accionar el pulsador izquierdo del ratón una vez.
Cuando se indica que hay que “hacer doble clic” sobre un botón o icono, significa que deberemos desplazar el puntero del ratón (flecha) hasta posicionarlo en la pantalla sobre el botón y accionar el pulsador izquierdo del ratón dos veces consecutivas.
Formulario:Ventana que permite la introducción de datos al sistema por parte
del usuario.
Campo: Elemento de un formulario en una ventana en el que se muestra o
introduce información.
Registro o Tupla: Conjunto de datos, de los mismos o diferentes tipos, que identifican o representan un elemento de información.
Tabla: Conjunto de tuplas o registros que almacenan los datos significativos de
un elemento de información.
Proceso: Conjunto de instrucciones que realizan una o varias operaciones
sobre los datos que se están manipulando, con el objeto de obtener una respuesta significativa a esos datos.
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ÍNDICE
ÍNDICE
Aspectos genéricos de Interfaz
En esta sección comentaremos los elementos corporativos del interfaz, así
como, los fundamentos básicos para conocer el manejo del sistema.
Estructura de la pantalla
La pantalla tipo o pantalla estándar está dividida en 4 áreas, claramente diferenciadas por posición, color y rotulación:
1. La zona de información estática. En ella aparecerá: siglas de la aplicación y a
continuación el identificador de la pantalla / Nombre del Centro/ Listados /
buzón y el icono salir. (Siendo estos opcionales).
2. Una zona con información dinámica: aparecerá información para guiar al usuario sobre el funcionamiento de la pantalla en la que se encuentra. Esta área
es opcional.
3. Un área interactiva. Área de introducción de datos. Esta zona estará dividida
en tantos bloques como sea necesario para agrupar la información de forma
que resulte más intuitiva y cómoda de interpretar para el usuario. Estos bloques irán con su respectivo título descriptivo.
19
ÍNDICE
4. Área de botones de página. Estos botones afectan a toda la pantalla.
Normalmente desencadenan acciones a realizar con la información introducida en la pantalla.
Para estructurar la pantalla, se han agrupado los datos según su función, en rectángulos blancos sobre un fondo azul conjunto.
En algunas aplicaciones aparece un menú o un texto con ayuda contextual a la
izquierda sobre el fondo del anagrama de la Generalitat. En este caso, el texto irá directamente sobre el fondo en color negro.
Definición de bloques
La información dentro de la pantalla está estructurada en bloques. Estos ayudan a agrupar conceptos relacionados entre si. El orden de lectura de los textos será
por bloques de arriba abajo para luego pasar a la siguiente columna.
Los bloques irán centrados y separados del borde de la página de forma que se vea
el fondo. Esto ayuda a jerarquizar visualmente los elementos que componen la pantalla.
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ÍNDICE
Los botones
Distinguimos dos clases de botones que trataremos de forma diferenciada.
Los botones de acción
Son aquellos que están dentro del formulario y sirven para completar la información de algún campo, para seguir rellenando la pantalla principal o realizar acciones.
Acostumbran a llevar a pantallas auxiliares. Llevan icono asociado. Normalmente se
situarán a la derecha del campo que completan.
Los botones de página
Son aquellos situados a pie de página que actúan sobre la pantalla. Según su función se agruparán por bloques claramente separados. Estos botones pueden llevar un
icono que facilite su comprensión.
En las pantallas que no tengan múltiples campos de texto para rellenar, usaremos la tecla <Return> para activar el botón “Aceptar” o “Siguiente”
21
ÍNDICE
Algunos de los botones que suelen aparecer en la mayoría de las pantallas son:
• Aceptar/Siguiente: acepta los cambios efectuados en la pantalla
• Volver: cancela los cambios efectuados y abandona la pantalla en curso
Listados
La mayoría de opciones del sistema ofrecen un listado de elementos facilitando de esta manera la visualización de la información al usuario. El estilo definido muestra las filas en dos colores alternos para ayudar a diferenciar las filas de datos.
Cada una de las líneas puede ir acompañadas de iconos que indican que se
puede realizar una acción a realizar sobre ese registro.
Para listados con muchos elementos, se deberá especificar un rango de búsqueda inicial en la pantalla en la que se realice la petición
Tipos de listados
Existen varios tipos definidos de listados:
• Listados de selección: se utilizan para seleccionar un único elemento dentro
de la lista de valores definida. Seleccione la primera celda de la fila que quiera seleccionar y automáticamente se cerrará la pantalla.
22
ÍNDICE
Tipos de campos
Listas de valores o desplegables
Las listas de valores son un elemento de apoyo al usuario que proporciona la
aplicación, tanto para dar de alta registros como para realizar consultas.
Botón de opción
Campo de selección excluyente.
Marcador
ratón.
Campo de selección, que se activa haciendo clic con el botón izquierdo del
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ÍNDICE
Campos de texto
Campos libres de texto: se utilizan para que el usuario introduzca información
como texto libre
• Simple: presenta la información en una única línea
• Con barra de desplazamiento: presenta la información en una o varias líneas
con posibilidad de desplazarse utilizando las barras de desplazamiento
• Campos relacionados con otras entidades: son campos a los que se le asocia
una utilidad de búsqueda. El usuario pulsa sobre el icono y aparece una lista
de valores para que el usuario seleccione uno de ellos y se rellenen automáticamente los campos asociados. Si el usuario introduce una cadena de caracteres en alguno o varios campos, al pulsar sobre el icono, el sistema ofrece la
lista filtrada de valores que comienzan por la cadena o cadenas introducidas.
Campos de texto deshabilitados
Se utilizan para mostrar información que el usuario de la aplicación no puede
modificar. Estos campos pueden ir acompañados de botones de búsqueda asociados, en
tal caso estos tampoco podrán ser usados para alterar el contenido de estos campos.
24
ÍNDICE
Sistema de Información Vacunal:
Registro de Vacunas Nominal (RVN)
A continuación describiremos el sistema en detalle.
Conexión al sistema
La conexión al sistema se realiza por el Portal de Aplicaciones del Sistema de
Información Vacunal.
Tras seleccionar RVN, en la ventana de aplicaciones, se abrirá una nueva ventana a pantalla completa donde se muestra la pantalla con los centros o puntos de vacunación que el usuario tiene asignados, corresponden los datos de las declaraciones que
se van a registrar en el sistema. Habitualmente, se referirá al centro al cual pertenece
el usuario.
25
ÍNDICE
En el caso de no mostrarse automáticamente2 ningún centro, teclee directamente parte del nombre y pulse Aceptar, lo que le permitirá realizar la búsqueda del
centro de una manera sencilla y rápida.Tecleando los caracteres por los que comienza
la descripción y utilizando dicha opción el sistema le ofrecerá una lista con los posibles
valores a introducir que comienzan por dicha cadena. Posteriormente aceptar la acción
pulsando sobre el nombre del centro del listado.
Si todo esta correcto, el sistema mostrará la pantalla, donde se inicia el proceso de registro tal y como se detalla más adelante.
El acceso a la aplicación conlleva el uso de distintas configuraciones llamadas
‘Perfiles’. Cada usuario tiene asignado un perfil que le limitará en algunos casos la funcionalidad del sistema. Por tanto se explicará en este texto la funcionalidad desde el
punto de vista de un perfil ‘Administrador’, que tiene unos permisos más amplios.
En cada parte del documento donde los perfiles tengan efecto se detallarán
aquellos funcionamientos que estén limitados y a que perfiles afectan.
(2)
El resultado de la búsqueda está limitada a 50 valores. Si esto le sucede deberá introducir una descripción
más precisa.
26
ÍNDICE
Los perfiles registrados para la aplicación son:
• Administrador.
• Administrativa/o Centro Público o Privado.
• Enfermera/o Centro Público o Privado.
• Facultativa/o Centro Público o Privado.
• Administrativa/o Responsable Centro Público o Privado.
• Enfermera/o Responsable Centro Público o Privado.
• Facultativa/o Responsable Centro Público o Privado.
• Técnica/o de Salud Pública, Director de CSP.
• Director/a de Departamento.
• SSCC Gestor Funcional.
• SSCC Consultas (Otras Direcciones Generales, Servicios).
• Consultas (Call Center).
• Consultas Otras (Aytos, CCAA, Centros de Menores).
Abandonar el sistema
Para abandonar el sistema tendremos que pulsar el aspa que se encuentra en
la parte superior de la pantalla. Este icono estará presente en todas las pantallas principales del registro de vacunas, para facilitar la rápida desconexión del sistema .
Acerca de
En la mayoría de las pantallas podemos acceder a un icono con el símbolo
situado en la parte superior derecha de la pantalla.
27
ÍNDICE
Desde este icono podremos acceder a la ayuda on-line donde podemos encontrar respuesta a alguna de las dudas sobre el funcionamiento de la aplicación, así como
consultar la versión de la aplicación.
Datos de la Sesión
Desde la ventana de “Acerca de” se ofrece la posibilidad de consultar algunos
datos relativos a la sesión que tiene el usuario de la aplicación.
Los datos que se muestran se refieren al código de usuario, el perfil con el que
ha accedido a la aplicación, el ámbito que tiene asignado (Departamento/Zona), el centro desde el cual accede y el dato de “Origen”, que permite conocer la procedencia del
usuario. Este valor será “local” si se identifica en el sistema RVN de forma directa o
“SIA” si accede a través de esta aplicación.
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ÍNDICE
Datos de soporte
En esta ventana aparecen algunos datos de contacto a los que puede dirigirse
el usuario de la aplicación para resolver alguna incidencia que se derive del uso de la
aplicación.
El usuario puede encontrar un teléfono de contacto y una dirección de correo
electrónico a la que dirigirse en caso de que alguna de sus dudas no quede resuelta al
consultar la ayuda.
29
ÍNDICE
Registro de un Acto Vacunal
En el registro de una vacuna se realizan los siguientes pasos:
Iº. Identificar al paciente. Se trata de seleccionar a la persona a la cual se le ha
administrado la vacuna y que por consiguiente, hay que registrar en el sistema.
2º. Selección de la vacuna.
3º. Cumplimentar datos de la administración de vacuna como la fecha de administración, referencia del Lote, fecha caducidad, etc.
4º. Confirmación.
Veamos cada uno de los pasos con detalle:
1º Identificación de la persona:
El sistema realiza una búsqueda de la persona inicialmente en el Sistema de
Información Poblacional (SIP). Si la persona no esta dada de alta en SIP, la aplicación permite darla de alta temporalmente en el sistema local de RVN de forma que podemos
proseguir con el registro. Por lo tanto el resultado de la búsqueda se obtiene a partir
de SIP y de los datos de personas dadas de alta en local mostrando en este caso varios
resultados.3
Si los criterios de búsqueda no son muy selectivos el sistema puede encontrar
más de una persona que los cumpla, por lo que deberemos de cerciorarnos de elegir
la adecuada o repetir la búsqueda con otros criterios.
Los criterios de la búsqueda son:
a) Se busca por Número SIP4, NIF5, y/o NSS6: Solo es posible buscar por uno de
los campos. La búsqueda es excluyente, esto significa que si se comienza a
escribir el SIP de un paciente, el resto de campos se deshabilitarán y no se
permitirá introducir otro criterio de búsqueda.
(3)
(4)
(5)
(6)
Deberemos de editar la ficha de persona en local y asignarle SIP para evitar la duplicidad.
Número de Tarjeta Sanitaria. Número del Sistema de Información Poblacional.
Número Identificación Fiscal.
Número de la Seguridad Social.
30
ÍNDICE
b) Se busca por fecha de nacimiento y apellidos:Todos, los campos son obligatorios7. En este caso los campos de NIF, SIP y NSS se deshabilitarán.
La búsqueda en el sistema SIP puede devolver lo siguiente:
No existe en SIP: No existe ninguna persona que cumpla las condiciones de
búsqueda. En este caso, se presenta la pantalla “Nuevo Paciente” para dar de alta a la
persona de forma local y poder seguir con la vacunación. Recordar que los usuarios con
perfiles asignados de: SSCC, Consultas (Otras Direcciones, Servicios), Consultas (Call
Center) o Consultas Otras (Aytos, CCAA) no podrán realizar esta acción y solo
podrán consultar pacientes que existan en el sistema.
(7)
En caso de no tener segundo apellido indicarlo con un punto. En el campo de segundo apellido aparecería: “.”
31
ÍNDICE
Los campos requeridos son Nombre, 1er Apellido, 2º Apellido, Provincia,
Población, Fecha de Nacimiento, Sexo, País de Nacimiento y País de Procedencia.
En caso de no desear darlo de alta como nuevo paciente en local es posible volver a la pantalla anterior de búsqueda del paciente pulsando sobre el botón Volver.
• Si existe en SIP: Si existe uno o varios registros que cumplan los criterios
especificados se presenta una pantalla con dichos registros, para que el usuario elija uno de ellos.
Si detectara que se trata del mismo paciente debería seleccionar el paciente
“local” y utilizar la herramienta “Asignar SIP” situada en la ficha de edición del paciente. De esta forma eliminará la duplicidad de paciente y se unificará el historial. Esta
herramienta se verá más adelante.
Esta pantalla también muestra información del estado del código SIP, no deberemos registrar vacunas a pacientes con el SIP en estado de baja. Si bien se puede consultar el historial.
32
ÍNDICE
2º Selección de la Vacuna
En esta pantalla puede visualizar los datos del paciente resultado de la búsqueda. Si no es la persona que estaba buscando pulse el botón Volver para repetir la búsqueda con otros criterios.
En algunos casos puede observar que en la parte superior de los datos aparece el mensaje.
Esto indica que el sistema no ha podido obtener los datos del paciente desde
SIP y en su lugar los ha obtenido de una copia de este sistema. Esto implica que puede
que se muestren datos del paciente que no estén del todo actualizados ya que es posible que esa copia tenga un desfase con el sistema de SIP real.
En algunos casos el resultado de la búsqueda en SIP no nos proporciona todos
los datos de la persona y en su lugar aparecerán los campos para rellenar. Introdúzcalos
para que continúe con el proceso.
Esta pantalla contiene diferentes utilidades que permiten: obtener el historial
del paciente, consultar las reacciones adversas, así como editar la ficha del paciente8.
(8)
Sólo se pueden editar los pacientes dados de alta en local, del mismo departamento del usuario de la
aplicación que los creó y solo usuarios con perfil distinto a Sscc, Consultas (Otras Direcciones,
Servicios), Consultas (Call Center) o Consultas Otras (Aytos, Ccaa).
33
ÍNDICE
Una vez se ha asegurado que no falta ningún dato debe proceder a seleccionar
la vacuna que se va a administrar. Para ello tendrá que seleccionarla de la lista que puede
ver en la parte inferior de la pantalla y pulsar Siguiente. Si el SIP del paciente no está
activo aparecerá un mensaje advirtiéndonos de esta situación.
Nota: es posible que en algunos casos los datos de residencia del paciente no
aparezcan reflejados en la pantalla. Esto es debido a la existencia de un bloqueo de
dichos datos por parte del sistema, para salvaguardar la más estricta confidencialidad de
dichos datos.
3º Cumplimentación de los datos de la Vacunación:
Una vez seleccionado el paciente y el tipo de vacuna, el usuario debe introducir otros datos de interés relativos a la declaración.
En esta pantalla debemos indicar los siguientes datos:
Fecha de Vacunación: Es la fecha de administración de la vacuna. Por
defecto se carga con la fecha actual la primera vez. Existe una utilidad que veremos más
adelante que permite indicar al sistema que estamos realizando una campaña por lo que
nos evitaremos tener que cambiar cada vez la fecha y tomará así la fecha del anterior
acto vacunal declarado.
N. Lote: Se trata del lote correspondiente a la vacuna que se ha administrado. El lote lleva asociado un número de referencia (lote del producto indicado por el
fabricante), pero no es identificativo, ya que puede existir más de un lote con la misma
referencia. Lo que realmente identifica al lote es la combinación de: nº de referencia,
tipo de vacuna, la fecha de caducidad, laboratorio y presentación.
34
ÍNDICE
Para seleccionar el lote, el usuario dispondrá de una lista desplegable con todos
los lotes que existen para el tipo de vacuna seleccionado previamente.
En el caso de que el lote no se encontrará registrado en el sistema, el usuario
de la aplicación deberá seleccionarlo como referencia lote Desconocido para el tipo de
vacuna y laboratorio que corresponda. Seguidamente podrá indicar en observaciones
el número de lote de la vacuna y su fecha de caducidad, con el fin de tener identificada la vacuna que ha sido administrada.
Al seleccionar la referencia se cumplimentan automáticamente el resto de campos
(Laboratorio, Presentación, Fecha de Caducidad) por lo que no hay que introducirlos.
La aplicación permite consultar el listado de lotes en nevera de tal forma que
podamos elegir más cómodamente. Lo forman todos los lotes de esa vacuna que no
estén caducados y de los que se tenga stock en el propio centro o en el que tenga definido para usar su stock. Si por el contrario el lote no se encuentra en el listado podemos cambiar el origen estableciendo todos los lotes circulantes, y finalmente se puede
seleccionar el lote desconocido como origen de los lotes.
Dosis por Enfermedades: Un mismo tipo de vacuna puede actuar contra
varias enfermedades. Esta relación se almacena en la base de datos, con lo cual, el sistema será capaz de obtener la/s enfermedad/es contra las que actúa el tipo de vacuna
que se le ha administrado al paciente.
El usuario de la aplicación introducirá para cada enfermedad el número de
dosis administrada frente a esa enfermedad independientemente del
tipo de vacuna que se haya utilizado.
Las enfermedades se han agrupado de una manera lógica en función de la vacuna utilizada. Así, por ejemplo, si vacunamos contra la DTP, contra el Hib y la polio
Inyectable, a los 4 meses de edad con la vacuna pentavalente POLIO+DTPA+HIB, el
funcionamiento sería como sigue:
El usuario introducirá el tipo de vacuna que ha utilizado: POLIO+DTPA+HIB.
35
ÍNDICE
El sistema mostrará las enfermedades contra las que actúa ese tipo de vacuna:
Difteria/Tétanos/Pertusi, Haemophilus Influenzae tipo b y Polio.
El usuario introducirá el número de dosis correspondiente, según calendario,
por cada enfermedad:
• Difteria/Tétanos/Pertusi 2ª Dosis.
• Haemophilus Influenzae tipo b 2ª Dosis.
• Polio 2ª Dosis.
Cabe mencionar en este caso, la importancia de registrar correctamente la
dosis que corresponda, ya que se trata de un dato fundamental a la hora de extraer
información tanto cuantitativa como cualitativamente.
Ciclo de Vacunación Correcto: Sirve para indicar si hasta este momento
y según el criterio clínico de la persona que ha administrado la vacuna, el paciente se
encuentra correctamente vacunado.
A la hora de declarar una vacuna asociada a algún grupo de riesgo, el sistema
recordará el último al que pertenecía el paciente y lo mostrará, siempre y cuando, en
la fecha de la nueva declaración siga cumpliendo las condiciones de edad y sexo que el
grupo de riesgo tiene configurado, ejemplo la Gripe.
En caso que el paciente no las cumpliera, el campo se le mostrará vacío.
La lista de grupos de riesgos para elegir que aparecerán en la declaración serán
todos para los que el paciente cumple las condiciones de edad y sexo, obligatoriamente, en la fecha de vacunación.Y todos los grupos de riesgo configurados como no obligatorios de cumplir condiciones.
¿Qué ocurre si selecciono un grupo de riesgo para el que el paciente no es obligatorio que cumpla condiciones pero su edad o sexo no se ajustan a los valores asignados?
El sistema alertará de este hecho a través de un mensaje que indica al usuario
que confirme que es ese el grupo de riesgo que desea asignarle. Si el usuario cree que
puede ser que otro se ajuste más a las características del paciente deberá pulsar el
botón Cancelar y proceder a la selección de otro, si por el contrario es ese el que le
corresponde solo hay que pulsar el botón Aceptar.
36
ÍNDICE
Es obligatorio rellenar los campos anteriores (fecha vacunación, lote, dosis y flag
“ciclo de vacunación correcto”), en caso contrario el sistema mostrará un mensaje indicando que hace falta introducir un valor en el campo correspondiente.
Una vez validados todos los datos, pulsando el botón Declarar, se enviarán los
datos y se procederá al registro de la declaración del acto vacunal en el sistema. Solo
permitido para perfiles que no sean SSCC Consultas (Otras Direcciones, Servicios),
Consultas Otras (Aytos, CCAA) o Consultas (Call Center).
4º Confirmación.
Si todo ha ido correctamente, el sistema nos muestra la pantalla de confirmación del acto vacunal.
Desde esta pantalla, el usuario puede consultar el historial del paciente o continuar registrando nuevas declaraciones, para ello dispone de las siguientes utilidades:
Misma Vacuna, Otra Persona: Declarar la misma vacuna para otra
persona; en los casos en los que hay una campaña de vacunación, no hará falta
volver a seleccionar los datos correspondientes a la vacuna, ya que serán los
mismos que los de la última declaración.
Al seleccionar esta opción volvemos a la pantalla de identificación del paciente,
y repetimos el proceso. En este caso el tipo de vacuna y el lote serán rellenados por el
sistema con el valor de la última declaración, pudiendo ser modificados por el usuario
en caso de que sea necesario. Con lo cual, únicamente deberá rellenar la dosis y el flag
de ciclo correcto de vacunación.
Otra Vacuna, Misma Persona: Declarar otra vacuna para la misma
persona; en los casos en los que a la persona se le administren más de una vacu37
ÍNDICE
na en el punto de vacunación el mismo día, el usuario de la aplicación deberá realizar búsqueda del paciente una única vez, en el resto sólo introducirá los datos
de cada vacuna manteniendo los datos del paciente de la declaración anterior.
Al seleccionar esta opción volvemos a la pantalla de selección del tipo de vacuna, y a partir de ahí, continúa el proceso. En este caso el paciente será el mismo que en
la declaración anterior y faltará seleccionar el tipo de vacuna y el lote, rellenar el flag
de ciclo de vacunación e introducir la dosis por cada enfermedad.
Nueva Vacuna, Nueva Persona: para el resto de casos, en los que
se trate de persona y vacuna distintas a la de la declaración anterior. En este
caso iniciamos de nuevo el proceso, tal y como está descrito anteriormente,
con lo cual, el usuario debe buscar el paciente y posteriormente introducir los
datos de la vacuna.
Consulta del Historial Vacunal
Mediante esta opción obtenemos una relación, para la persona en curso, de
todas las vacunas que le han sido administradas, y fueron registradas en el sistema. Los
datos que se presentan por cada declaración son los siguientes:
• Tipo de vacuna
• Fecha de administración
• Centro o punto de vacunación
• Enfermedad
• Dosis
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ÍNDICE
Inicialmente nos muestra el historial de la persona en orden cronológico inverso, es decir arriba aparecen las vacunas administradas más recientemente. Sin embargo
podemos cambiar el orden pulsando sobre el siguiente icono:
Esta opción nos permite visualizar el historial de forma cronológica, opción por
defecto, o por tipo de vacuna. Este último modo de ordenación presenta agrupadas las
vacunas del mismo tipo de forma que puede mejorar la rápida interpretación del historial de la persona.
39
ÍNDICE
Además esta pantalla nos permite:
Consultar el detalle del acto vacunal o declaración seleccionada.
Modificar un acto vacunal.
Declarar reacciones adversas.
Consultar las observaciones.
Emitir un Certificado Vacunal.
A continuación se describe:
Consultar en detalle el acto vacunal pulsando sobre el icono
ción es únicamente de consulta.
. Esta opera-
9
. Sólo permitido según perModificar el acto vacunal pulsando sobre el icono
fil del usuario para Administradores, Enfermera/o Centro Público o Privado, Facultativa/o
Centro Público o Privado, Enfermera/o Responsable Centro Público o Privado,
(9)
Será visible cuando el usuario tenga permisos para modificar el acto.
40
ÍNDICE
Facultativa/o Centro Público o Privado,Técnica/o de Salud Pública y Dir. CSP, Director/a
de Departamento y SSCC Gestor Funcional.
Declarar una reacción adversa pulsando sobre el icono
. Sólo permitido según
perfil del usuario para Administradores, Enfermera/o Centro Público o Privado,
Facultativa/o Centro Público o Privado, Enfermera/o Responsable Centro Público o
Privado, Facultativa/o Centro Público o Privado, Técnica/o de Salud Pública y Dir. CSP,
Director/a de Departamento y SSCC Gestor Funcional. Si se ha notificado alguna reacción
adversa aparecerá el icono que se ha usado para declararlo
junto a la fecha de administración de la vacuna con sospecha de haber provocado la reacción.
El color del icono indicará el estado de la notificación de la reacción adversa.
Esta puede ser:
Verde: Indica que la reacción ha sido notificada,
Amarillo: Indica que la reacción se encuentra en Verificación.
Rojo: Indica que la reacción ha sido confirmada.
Consultar las observaciones de algún acto vacunal pulsando sobre el icono
Emitir un Certificado Vacunal. Sólo permitido para :
➢Administrativo Centro Público o Privado,
➢Administrativo Responsable Centro Público o Privado,
(10)
Este icono no aparecerá a no ser que tenga alguna observación.
41
.
10
ÍNDICE
➢Enfermera de Centros Públicos o Privados,
➢Enfermeras Responsables Centros Públicos o Privados,
➢Facultativo Centro Público o Privado,
➢Facultativos Responsable Centro Público o Privado,
➢Técnico de Salud Pública y Dir. CSP,
➢Director de Departamento
➢SSCC Gestor Funcional.
Nota: es posible que en algunos casos los datos del centro de vacunación del
paciente no aparezcan reflejados en la pantalla. Esto es debido a la existencia de un bloqueo de dichos datos por parte del sistema, para salvaguardar la más estricta confidencialidad de dichos datos.
Certificado Vacunal
Para obtener el certificado vacunal de un paciente, el usuario de la aplicación
deberá tener perfil de Facultativo Centro Público o Privado, Facultativo Responsable
Centro Público o Privado, Técnico de Salud Pública y Dir. CSP, Director de
Departamento o SSCC Gestor Funcional e introducir los siguientes datos:
• Nombre y Apellidos del Certificador/a.
• DNI.
• Categoría Profesional.
• Localidad.
• Fecha Expedición.
42
ÍNDICE
tificado.
Introduzca los datos y pulse el botón Siguiente para visualizar el previo del cer-
Si desea imprimir el certificado pulse el botón “Imprimir”.
43
ÍNDICE
Ver el detalle de Actos Vacunales
Los usuarios de RVN pueden ver los datos asociados a un acto vacunal declarado sobre un paciente en cualquier centro.
Esta utilidad aparece en la ventana de “Historial” y se accede con el icono
situado al lado de todos los actos vacunales que aparecen en el historial.
Mostrará los datos relativos al paciente:
• El centro de vacunación.
• El nombre.
• El número de SIP.
• La vacuna administrada.
• La fecha de administración.
Y permite consultar las observaciones que haya introducidas sobre esa declaración, pulsando sobre el icono
.
También muestra los datos relativos a la vacuna administrada al paciente:
• El origen del lote.
• El número del lote.
• El laboratorio que proporcionó el lote.
• La presentación del lote.
• La fecha de caducidad del lote.
• La enfermedad contra la que protege.
• La dosis de vacuna.
Y por último si el ciclo es correcto o no.
44
ÍNDICE
Desde esta pantalla no se puede modificar ningún dato y al pulsar el botón
“Volver” aparecerá de nuevo la pantalla de selección de vacuna.
Nota: es posible que en algunos casos los datos del centro de vacunación del
paciente no aparezcan reflejados en la pantalla. Esto es debido a la existencia de un bloqueo de dichos datos por parte del sistema, para salvaguardar la más estricta confidencialidad de dichos datos.
Añadir reacción adversa
Desde la ventana de historial vacunal se pueden declarar las reacciones adversas producidas por las vacunaciones.
Esto se consigue pulsando sobre el icono
. Aparece una ventana donde se
pueden seleccionar la vacuna que pueda haber producido esa reacción adversa y datos
relativos a los síntomas y signos de la reacción, los datos del profesional que lo ha
detectado y otros fármacos que pudiera haber estado tomando el paciente.
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ÍNDICE
Si no se selecciona ninguna vacuna, el sistema asumirá que puede ser cualquiera administrada en los tres meses anteriores a la fecha del acto vacunal al que se va a
asociar y marcará todos esos con el icono
junto a la fecha de vacunación en el historial del paciente para denotar que tiene declarada alguna reacción adversa.
Modificación de Actos Vacunales
El usuario de la aplicación RVN puede modificar determinados apartados del
acto vacunal cuando se ha producido un error al declarar alguno de ellos.
Los campos modificables por el usuario del RVN son los siguientes:
• Centro de vacunación.
• Fecha de la vacunación.
• Referencia de Lote.
• Dosis.
• Ciclo “Correctamente Vacunado”.
• Grupo de riesgo (si tiene asociado).
Para poder modificar cualquiera de estos campos se debe acceder al Historial
Vacunal y pulsar sobre el icono
asociado al acto vacunal a modificar.
El sistema presenta la siguiente pantalla de Modificación del Acto Vacunal y
colocándose en el campo/s a modificar se realizan los cambios correspondientes y se
pulsa el botón Declarar.
Al modificar un acto vacunal con algún grupo de riesgo el sistema mostrará
todos los grupos de riesgo vigentes en la fecha de vacunación.Y aparecerá seleccionado el que se le hubiera asignado.
46
ÍNDICE
¿Qué ocurre si seleccionamos un grupo de riesgo que no es válido para el
paciente porque no tiene una edad o sexo adecuados?
El sistema mostrará un mensaje indicando que ese grupo de riesgo no es válido y obligará a elegir uno válido para poder declarar.
¿Qué ocurre si selecciono un grupo de riesgo que puede no ser válido para el
paciente porque no obligando a cumplir condiciones de sexo o edad, este no las cumple?
El sistema alertará de este hecho a través de un mensaje que indica al usuario
que confirme que es ese el grupo de riesgo que desea asignarle. Si el usuario cree que
puede ser que otro se ajuste más a las características del paciente deberá pulsar el
botón Cancelar y proceder a la selección del adecuado, si por el contrario es ese el que
le corresponde solo hay que pulsar el botón Aceptar.
Si todo ha ido correctamente, el sistema nos muestra una pantalla confirmándonos que la operación se ha realizado con éxito y confirmando que el acto vacunal ha
quedado modificado.
Existe una restricción que impide modificar un acto vacunal más de una vez al día.
Nota: es posible que en algunos casos los datos del centro de vacunación del
paciente no aparezcan reflejados en la pantalla, impidiendo de esta manera su modificación. Esto es debido a la existencia de un bloqueo de dichos datos por parte del sistema, para salvaguardar la más estricta confidencialidad de dichos datos.
47
ÍNDICE
Observaciones
Cada acto vacunal incluye el icono
con el que podemos ver las anotaciones que se han realizado al respecto. Si el acto no tiene ninguna observación entonces
aparecerá de color gris
.
Consulta Reacciones Adversas
La aplicación permite consultar el listado de reacciones adversas que han sido
notificadas anteriormente. Para ello deberemos de pulsar el icono
situado en la
pantalla de Selección de la Vacuna una vez identificado el paciente.
Se muestra una pantalla con la información más característica de la reacción
adversa.
48
ÍNDICE
Según el color nos informa del estado de la notificación:
Verde: Indica que la reacción ha sido notificada.
Amarillo: Indica que la reacción se encuentra en Verificación.
Rojo: Indica que la reacción ha sido confirmada.
Seleccione una de las reacciones y pulse mostrar para consultar todos los datos
de la reacción.
Buzón de Sugerencias
Cuando al declarar un acto vacunal nos hemos equivocado al seleccionar la
persona vacunada o la vacuna declarada, se debe remitir un correo a través del Buzón
de sugerencias del RVN que se encuentra en todas las pantallas de la aplicación pulsando sobre el icono
.
En estos casos el usuario del RVN debe enviar un correo con los datos necesarios para identificar y borrar/modificar el acto vacunal incorrectamente declarado.
49
ÍNDICE
Dicho correo lo recibe el responsable del RVN en su Departamento de salud
y es el encargado de Borrar o Modificar el Acto Vacunal.
Gestión de correo
Al pulsar sobre el icono de gestión de correo
“si hay mensajes por leer”
o
“si no hay mensajes sin leer”, se nos muestra la siguiente página donde vemos
los mensajes que hemos recibido, el título y la fecha en que se enviaron.
50
ÍNDICE
Al pulsar sobre “leer” nos aparecerá el contenido del mensaje como muestra
la siguiente figura.
Nos muestra el título, el contenido del mensaje recibido y un espacio donde
poder escribir una respuesta si se considera oportuno.
51
ÍNDICE
El botón de “hilo” muestra la evolución del mensaje.Vemos el título, el texto y
la/s fecha /s con que se enviaron.
A esta pantalla también se puede acceder desde la pagina principal del correo,
pinchando en el enlace llamado” hilo” situado al lado del que permite leer el mensaje.
puesta.
El botón de responder nos devuelve a la pantalla de leer para escribir una res-
52
ÍNDICE
Al pulsar sobre “Enviar” el mensaje será enviado con el contenido escrito en
los campos de título y respuesta.
Si se ha podido enviar correctamente aparecería la siguiente imagen en el
navegador.
El botón “Volver” nos llevaría a la página inicial de los mensajes donde podríamos marcar el mensaje como leído o borrarlo.
53
ÍNDICE
Si se elige “Marcar como leído” el aspecto del mensaje cambiará y se verá como
cambia a su vez en la parte superior el número de mensajes no leídos que tenemos.
Si lo borramos el mensaje no aparecerá en la pantalla.
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ÍNDICE
Cambio de Centro
Cuando queremos cambiar de centro, no es necesario abandonar la aplicación
y volver a realizar una nueva conexión. Pulsando sobre el Nombre del centro actual que
aparece en la parte superior de la pantalla o junto al icono de listados nos aparecerán
los centros a los que tenemos acceso.
No en todas las pantallas está permitido hacer un cambio de centro, en mitad
del proceso de registro de vacunación esta opción no está permitida.
Listados
La opción de Listados que podemos encontrar en la barra de herramientas de
la aplicación nos permite acceder a dos utilidades de la aplicación, los listados y los indicadores de Gripe y Neumococo.
La utilidad de listados nos permitirá obtener un listado de las vacunaciones filtrando por una serie de criterios.
55
ÍNDICE
Los criterios de búsqueda son Fecha de Administración, Fecha Nacimiento,Tipo
Vacuna, Enfermedad, Dosis y Clave Médica. La consulta puede consumir muchos recursos y tardar bastante tiempo por lo que se recomienda afinar en el criterio de filtrado
que permita acotar la búsqueda lo mejor posible.
La Fecha de Administración esta restringida a un periodo máximo de seis meses.
Pulsando sobre Siguiente o Exportar a Excel obtendremos el resultado de la
consulta y se podrá imprimir o guardar en un fichero.
Desde esta pantalla podemos acceder a la consulta de indicadores por Grupo
de Riesgo.
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ÍNDICE
Indicadores por Grupo de Riesgo
(Gripe y Neumococo)
Podremos consultar el número de actos vacunales agrupados por rangos de
edades para las vacunaciones de Gripe y Neumococo. Para ello indicaremos los siguientes parámetros:
• En primer lugar, se selecciona la enfermedad.
• En segundo, se elige el periodo. Para ello podremos elegir entre consultar el
resultado de un mes o el acumulado hasta la fecha actual del total de la campaña.
• Por último, se selecciona el ámbito de la consulta, permitiendo los distintos
niveles de ámbito, desde departamento, hasta zona y centro.
Para facilitar estas consultas el sistema rellenará algunos datos del apartado
ámbito de la consulta, si el usuario de la aplicación tiene definido un departamento
como ámbito de acceso a la aplicación.
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ÍNDICE
En este caso ya tiene el departamento seleccionado. Si el usuario tiene asignado perfil de Administrativo Centro Público o Privado, Enfermera/o Centro Público o
Privado o Facultativa/o Centro Público o Privado no puede listar a nivel de su departamento, sólo dentro de su ámbito (zona y/o centro).
Esto mismo se aplicaría al resto de posibles ámbitos, se muestra a continuación
la pantalla que tendría un usuario con ámbito de centro.
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ÍNDICE
El resultado de esta consulta es una tabla como la que aparece en la siguiente
pantalla:
Pantallas de Error
Cuando la aplicación detecta un error, nos muestra una pantalla indicando el
detalle del error y una referencia que permitirá al soporte técnico identificar el error.
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ÍNDICE
Gestión de SIPS dados de baja
Este caso se contempla cuando realizamos la búsqueda de un paciente y este
se encuentra dado de baja temporalmente.
Cuando el sistema detecta un usuario que fue dado de baja administrativa en la
pantalla de selección de la vacuna aparecen dos nuevas utilidades:
• Similares
• Nuevo. Solo aparecerá para perfiles que no sean SSCC Consultas (Otras
Direcciones, Servicios), Consultas (Call Center) o Consultas Otras (Aytos,
CCAA).
Pulsando sobre el icono
crearemos un usuario local. De esta
forma podemos registrar los actos vacunales correspondientes11.
Pulsando sobre el icono
podemos ver si existe algún usuario con
los mismos datos. De esta forma determinamos si ya existe un paciente local con los
mismos datos.
Cuando se conozca el número del nuevo SIP deberá de asignar el mismo a los datos del paciente
“local” y utilizar la herramienta “Asignar SIP”.
(11)
60
ÍNDICE
Utilidades de Declaración
Para facilitar el uso de la aplicación se ha realizado un cambio en la pantalla de
Confirmación del Acto Vacunal. Los botones o utilidades de registro que aparecen en
esta pantalla cambian de descripción.
A continuación se resume el funcionamiento de cada una de las utilidades:
Se trata de una declaración Nueva sin ninguna relación con
la anterior.
El usuario de la aplicación deberá buscar la persona y posteriormente elegir la
vacuna a declarar.
Se trata de una declaración con la misma vacuna pero a otra
persona diferente.
El usuario de la aplicación deberá elegir una nueva persona. La información de
la vacuna a registrar será la misma que en la declaración anterior permitiendo cambiar
el lote y la fecha de administración.
La declaración mantiene los datos anteriores de:
• Vacuna.
• Fecha Administración.
• Lote.
Es recomendable utilizar esta utilidad para declarar una misma vacuna durante
campañas de vacunación específicas (gripe) o en vacunaciones en la escuela.
Se trata de declarar una nueva vacuna a la misma persona
61
ÍNDICE
El usuario de la aplicación deberá elegir la vacuna a declarar manteniéndose los datos
del paciente de la declaración anterior permitiendo cambiar la fecha de administración.
La declaración mantiene los datos anteriores de:
• Persona.
• Fecha de Administración.
Es recomendable utilizar esta cuando se registra más de una vacuna a la misma
persona como en las etapas vacunales infantiles.
Misma Vacuna Otra Persona
A continuación se describe con más detalle la utilidad de “Misma Vacuna. Otra
persona”.
Cuando se realiza el registro de actos vacunales en campañas específicas como
por ejemplo la gripe es aconsejable usar la utilidad de “Misma Vacuna. Otra Persona”
Al pulsar le indicamos al sistema que vamos a realizar la declaración de la misma
vacuna a otra persona diferente. El sistema recuerda la anterior vacuna declarada.
Veamos un ejemplo:
Supongamos que realizamos la declaración de la vacuna Gripe de una persona con
la fecha de administración 14/12/2004
Seleccionamos el Lote, Grupo de de Riesgo y pulsamos declarar.
Tras pulsar “Declarar” aparece la pantalla siguiente:
62
ÍNDICE
Pulsamos sobre el botón “Misma Vacuna. Otra Persona” y nos aparecerá la pantalla
de Identificación del Paciente para que realicemos la búsqueda de otro paciente.
Seguidamente nos aparece la pantalla de declaración donde podemos seleccionar el lote
correspondiente.Ya no es necesario seleccionar la vacuna Gripe como en la primera declaración.
Se pasa automáticamente a la pantalla de declaración de los datos de la vacuna.
63
ÍNDICE
En esta pantalla aparece la misma Fecha de Administración y Lote. El usuario de la
aplicación puede cambiarlos si lo desea en esta pantalla.
Esta utilidad como hemos visto no permite seleccionar la vacuna ya que la recuerda
de la anterior declaración lo que permite agilizar el registro.
Si desea elegir la vacuna entonces debe pulsar:
64
ÍNDICE
Anexo I: Integración con SIA
Introducción
Este anexo esta pensado para explicar la funcionalidad de RVN que ofrece al
Sistema de Información Abucasis II a través del acceso a la Historia Clínica
Informatizada “SIA”.
Desde la pantalla de Contacto, menú de Acciones aparece la opción Vacunas, tal
y como se muestra en la siguiente figura.
65
ÍNDICE
Se puede acceder a las dos utilidades que ofrece la aplicación RVN a SIA:
• Consultar historial vacunal: Permite conocer la situación vacunal del paciente.
• Registro de vacunas: Permite registrar en el sistema vacunas al paciente. Esta
opción únicamente estará habilitada si el contacto se encuentra abierto.
Más adelante se describen la funcionalidad de estas utilidades.
Existe otro mecanismo de acceder al registro vacunal desde la pagina principal
de SIA, en el apartado administración12.
Una vez se accede al Registro de Vacunas Nominal aparece la pantalla de
Identificación de Paciente.
(12)
Esta opción puede no estar disponible para todos los perfiles de SIA.
66
ÍNDICE
Para obtener más ayuda acerca de las funcionalidades deberá de remitirse a los
puntos del manual de la aplicación.
Registro de Vacunas
El mecanismo de registro de vacunas desde SIA se encuentra descrito a partir
de la página 33 apartado 2º , Selección de la Vacuna.
Consulta del Historial Vacunal
Ver página 38.
Certificado Vacunal
Ver página 42.
Ver el detalle de Actos Vacunales
Ver página 44.
Añadir reacción adversa
Ver página 45.
67
ÍNDICE
Consulta Reacciones Adversas
Ver página 48.
Modificación de Actos Vacunales
Ver páginaEl 46.
Observaciones
Ver página 48.
Buzón de Sugerencias
Ver página 49.
Pantallas de error
Ver página 59.
68
ÍNDICE
Anexo II: Preguntas Frecuentes
Preguntas Frecuentes RVN
¿Qué se debe hacer cuando no se puede entrar en la aplicación
a declarar/consultar vacunas?
Para acceder a la aplicación es necesario introducir el código de usuario, la clave
de acceso y pulsar siguiente. Si todo es correcto se mostrara la pantalla en la cual se
inicia la declaración del acto vacunal. En caso contrario, aparecerá un mensaje de error
indicando que la conexión no se ha podido establecer debido a que los datos introducidos no son correctos, permitiendo de nuevo su introducción.
Por seguridad tras tres intentos de conexión erróneos el sistema nos bloqueará. Si esto ocurre contactar con el Centro de Atención Telefónica Sanitaria (CATS TEL
902 39 39 99) para solicitar su desbloqueo.
¿Qué se debe hacer si no se recuerda la clave personal de acceso al sistema?
En el caso de no recordar la clave de acceso, se ha de introducir el código de usuario y a continuación pulsar el enlace que encontramos encima del campo de Código de
Usuario “si no recuerda su contraseña pulse aquí”. Deben ser introducidos los datos que
se confirmaron tras acceder al sistema o los datos facilitados en la solicitud de alta de
usuario.Al pulsar el botón “Continuar”, si los datos son correctos, se pedirá al usuario que
cambie su contraseña, asignándose la que quiera pero con las restricciones que indica el
sistema.
Si el ámbito de trabajo de un usuario son varias zonas de salud
con sus respectivos centros ¿Cómo buscar el centro, si después de
poner la clave de acceso el sistema no lo muestra?
Cuando no aparece automáticamente ningún centro introduzca en el campo
centro parte del nombre del centro y pulse aceptar. El sistema ofrecerá una lista con
los posibles centros.
¿Qué se debe hacer cuando se vacuna a una persona que no
tiene SIP, como se le declara la vacuna en RVN?
Si la persona vacunada no tiene SIP, en la pantalla “Identificación del Paciente”
69
ÍNDICE
cumplimentar la fecha de nacimiento, y apellidos (caso de no tener segundo apellido se
pondrá un punto en este campo), a continuación pulsar el icono Siguiente. SI no hay ningún paciente con estos datos aparece un mensaje por si se quiere dar de alta apareciendo “Nuevo Paciente” donde hay una serie de campos a cumplimentar obligatoriamente (nombre y sexo) y hacer “clic” sobre el icono Siguiente.Ya tenemos dado de alta
al paciente en Local y podemos declararle la vacuna administrada. Mientras esta persona No este dado de alta en SIP deberemos de identificarlo poniendo su fecha de nacimiento, primer y segundo apellido en la pantalla “Identificación del Paciente”.
¿Qué se debe hacer cuando la persona del caso anterior ya tiene
SIP y se le ha declarado una vacuna en Local?
En este caso, en la pantalla “Identificación del Paciente” cumplimentaremos
la fecha de nacimiento, primer y segundo apellido y pulsaremos el icono Siguiente,
aparecerán dos pacientes uno que pone Local y otro SIP pinchando sobre el que
pone Local nos mostrara los datos de esta persona en la ficha del paciente y se hará
“clic” en “Asignar SIP” donde pondremos el numero SIP de la persona. De esta
manera su historial vacunal quedara unificado y a partir de entonces cada vez que
se desee consultar o declarar una vacuna a esta persona se le identificara a través
de su número SIP.
¿Cómo declarar una vacuna Hexavalente?
Para declarar una vacuna hexavalente seguir los siguientes pasos:
Identificar a la persona
Seleccionar en el desplegable POLIO+ DTPa+Hib+HB
Identificar el lote correspondiente
Cumplimentar la dosis y ciclo de vacunación
Pulsar sobre declarar
¿Si al declarar un acto vacunal, el lote no aparece en el desplegable como se puede declarar?
La aplicación muestra los lotes existentes en la nevera del centro desde el que
se esta realizando la declaración, si el lote no aparece hacer “clic” sobre lotes circulantes y ver si en el desplegable aparece el lote. En el caso de que No aparezca porque la
vacuna se haya adquirido en una oficina de farmacia, habría que hacer “clic” en Lote
Desconocido y poner el laboratorio al que corresponde la vacuna.Además en el icono
se pondrá la referencia de la vacuna y su fecha de caducidad.
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¿Por qué al vacunar a un adolescente de 14 años con la vacuna
Td de adultos en dosis hay que poner la 6 y no la primera si es la primera vez que se le administra esta vacuna?
Porque en el RVN lo que registramos es el número de veces que se protege a
las persona frente a una enfermedad, por lo tanto, si seguimos el calendario de vacunación sistemática infantil a los 14 años estamos protegiendo a la persona por 6ª vez frente al Tétanos y frente a la Difteria.
En vacunaciones como la gripe donde tengo que declarar la
misma vacuna del mismo lote muchas veces ¿Cómo puedo hacerlo de
una manera más ágil?
En la pantalla de confirmación del acto vacunal hacer “clic” sobre el icono
“Misma Vacuna, Otra persona”. Mediante esta opción, el sistema nos remite a la pantalla de identificación de la persona, una vez cumplimentada, pulsar Siguiente y automáticamente el sistema cumplimentara el tipo de vacuna y el lote con los datos de la
declaración anterior, pudiendo ser modificados si es necesario. Los únicos campos
que se deberán cumplimentar son la dosis y la selección de ciclo vacunal correcto
si/no.
¿Qué sucede cuándo no aparece la opción “Misma Vacuna, Otra
persona” tras la confirmación del registro de un acto vacunal?
Esta opción sólo es posible cuando se accede al Registro de Vacunas Nominal
directamente desde el SIV en Local. Si el registro se esta realizado a través del SIA se
deberá de establecer nuevo contacto o entrar en Local al RVN desde la pagina principal de SIA, en el apartado administración como se describe en la pagina 65.
Cuando se ha producido un error al declarar la fecha de vacunación, el lote o en el número de la dosis ¿Qué se debe hacer para
solucionarlo?
Para poder corregir los errores y modificar la fecha de vacunación, el lote o la
dosis se debe de acceder al Historial Vacunal y pulsar sobre el icono
del acto vacunal que se quiere modificar.
A continuación aparece la pantalla Modificación del ActoVacunal, en ella se pueden modificar los datos referentes a la fecha de vacunación, lote y dosis. Una vez han
sido corregidos los errores, confirmar si es correcto y pulsar el icono Declarar.
El sistema mostrará una pantalla de confirmación del acto vacunal en la que
podemos ver como se ha modificado.
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Cuando se ha modificado un acto vacunal no se puede realizar ninguna otra
corrección sobre ese mismo acto hasta pasadas 24 horas por motivos de seguridad.
Cuando se ha cometido un error en la vacuna a declarar o en la
persona a la que se le ha registrado la vacuna ¿Cómo solucionarlo?
Si al declarar se ha cometido una equivocación al seleccionar la persona vacunada o la vacuna, se debe remitir un correo a través del Buzón de sugerencias del RVN
pulsando sobre el icono
que aparece en la parte superior derecha de la pantalla.
En el correo se indicaran los datos necesarios para identificar y borrar/modificar el acto vacunal incorrectamente declarado siendo imprescindible poner el numero
de SIP y vacuna a Borrar.
El correo lo recibe el responsable de RVN del departamento de Salud quien se
encargara de Modificar o Borrar el Acto vacunal.
El responsable de RVN del Departamento una vez realizada la corrección informara al usuario a través del Buzón de la aplicación RVN.
El usuario podrá ver este correo pulsando sobre el icono de gestión de correo
“si hay mensajes por leer” como se describe con mas detalle en la pagina 49.
¿Puedo cambiar de centro de declaración sin tener que salir de
RVN y volver a identificarse (poner la clave)?
Si, pulsando sobre el nombre del centro en el que estamos que aparece en la
parte superior izquierda de la pantalla o en centros que esta junto al icono donde aparecen todos los centros a los que se tiene acceso. En caso de querer cambiar de centro seleccionar al que se quiere acceder.
Una vez iniciada la declaración del acto vacunal no es posible modificar el centro.
¿Cómo emitir el certificado de vacunación de una persona con
historial en el RVN?
Para obtener el certificado de vacunación identificar a la persona y pulsar sobre
Certificado. El sistema muestra una pantalla en la que se requiere introducir los siguientes datos: nombre y apellidos, DNI, categoría profesional, localidad y fecha de expedición. Pulsando siguiente visualizaremos el certificado. Si se desea imprimir el certificado hacer “clic” sobre la opción Imprimir.
Si se ha remitido alguna sugerencia por el correo ¿Cómo se
puede saber si ya se ha dado respuesta a la misma?
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En la parte superior derecha de la pantalla si se ha dado contestación a la sugerencia aparece el icono
lo que significa que hay mensajes por leer. Si no hay mensajes por leer aparece
. Pulsando estos iconos se nos muestra la página donde aparecen los mensajes que se han recibido, el título y la fecha en que se envió.
¿Cómo saber las personas vacunadas durante un periodo de
tiempo en mi centro de salud?
En la pantalla donde aparecen los campos de identificación de la persona, seleccionar listados, después cumplimentar la fecha de Administración teniendo en cuenta
que periodo de tiempo no puede ser superior a seis meses y hacer “clic “ sobre los criterios de búsqueda que se deseen. Los criterios de búsqueda disponibles son: Fecha
Nacimiento,Tipo Vacuna, Enfermedad, Dosis y Clave Médica.
Para obtener los resultados pulsar sobre Siguiente o Exportar a Excel. Los listados se podrán imprimir o guardar en un fichero.
Para hacer esta opción más eficiente es recomendable ajustar lo máximo los
criterios de búsqueda a los datos que se quieren obtener.
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ÍNDICE
Manual de Usuario
RVA
Registro de Vacunas de Almacén
ÍNDICE
ÍNDICE
Introducción ...................................................................................................................................79
Sistema de InformaciónVacunal: Registro deVacunas de Almacén (RVA).......................81
Conexión al sistema .....................................................................................................................81
Abandono del sistema..................................................................................................................83
Acerca de ........................................................................................................................................83
Datos de la Sesión ........................................................................................................................84
Datos de Soporte .........................................................................................................................84
Menú de Aplicación.......................................................................................................................85
Cambio de Centro........................................................................................................................88
Registro de Movimientos ............................................................................................................89
Suministro desde Laboratorio....................................................................................................95
Configuración de Listados...........................................................................................................97
Petitorio de Vacunas ...................................................................................................................100
Mantenimiento de Lotes ...........................................................................................................103
Mantenimiento de Almacenes. .................................................................................................104
Control de Stocks.......................................................................................................................108
Consulta de Existencias.............................................................................................................110
Gestión de Correo.....................................................................................................................112
Consultas: .....................................................................................................................................113
Centros Por debajo Stock Óptimo.....................................................................................................113
Registro de incidencias de rotura en cadena de frío .........................................................114
Consulta de incidencias de rotura en cadena de frío ........................................................125
Valoración económica por departamento ............................................................................129
Resumen de incidencias de rotura en cadena de frío....................................................... 132
Concurso ......................................................................................................................................135
Reparto de Dosis por Departamento ...................................................................................137
Compras Menores ......................................................................................................................138
Albaranes ......................................................................................................................................140
Facturas .........................................................................................................................................142
Facturación de Albaranes ..........................................................................................................145
Seguimiento de Compras..........................................................................................................147
Seguimiento de Concursos.......................................................................................................150
Consulta del Reparto de Dosis por Departamento ..........................................................152
Anexo I: Preguntas frecuentes .................................................................................................153
Preguntas Frecuentes RVA........................................................................................................153
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Introducción
El Registro de Vacunas de Almacén tiene como objetivo el facilitar la gestión de los almacenes, así como de las actividades relacionadas, en todos los centros de vacunación de la Comunitat Valenciana: desde registro de movimientos, gestión de Stocks, gestión de las incidencias por rotura de la cadena de frío, gestión de albaranes y facturas, etc.
El RVA mantiene una integridad referencial con el RVN para restar las dosis de vacunas administradas de las existencias de cada uno de los centros de vacunación según los
actos vacunales declarados en el RVN.
Tanto el control de existencias como la gestión de movimientos se hacen en base
a lotes de vacunas.
A continuación se explica qué es un lote.
Lote:
“Partida de dosis homogéneas en cuanto al tipo de vacunas, presentación, fecha de
caducidad, fabricante y referencia“.
No existe por parte de los fabricantes una numeración que identifique de manera
unívoca lo que hemos definido como lote. Por tanto, a todos los efectos cuando hablamos
de lote, hablamos de una posible combinación de vacuna X presentación X caducidad X
laboratorio X y referencia X.
De lo anterior se desprende que al definir un movimiento de almacén debemos
indicar el conjunto de datos que identifica un lote.
La Consellería de Sanitat se plantea como metas a la hora de establecer un Registro
de Vacunas de Almacén el disponer de información adecuada en tiempo y forma sobre las
vacunas existentes en sus almacenes y centros de vacunación lo cual redundara en:
1. Disponer de información en tiempo real para establecer políticas de actuación
eficaces y rápidas.
2. Mejor gestión del uso de las vacunas (almacenamiento, coste, incidencias, reacciones adversas) para conocer en todo momento su trazabilidad.
Tiene como funcionalidades a destacar:
Control de stock mínimo y óptimo
El stock mínimo y óptimo que debe de tener un centro, se especifica por vacuna y puede variar de un centro a otro. Con el fin de detectar las posibles carencias o
excesos de suministros, se ofrecerá por pantalla las cantidades de dosis en almacén de
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cada una de las vacunas. Esta consulta, calculará las dosis en almacén independientemente de la presentación y laboratorio.
Control de existencias por lote
•
Actualización de existencias en el momento de la declaración. Al declarar una
vacuna si se especifican todos los datos del lote, automáticamente se verá reflejado en las existencias del lote en el centro de vacunación.
• Actualizar existencias a partir de movimientos.Todo movimiento hace referencia a un único lote. Esto implica un incremento de existencias si el movimiento
es de entrada y un decremento de existencias si el movimiento es de salida.
Introducción de movimientos
Un movimientos de almacén se define en base a:
• Tipo de movimiento: entrada o salida.
• Motivo del movimiento: suministro, caducidad, cesión, mal estado...etc.
• Fecha del movimiento.
• Lote (referencia vacuna, laboratorio, presentación, fecha caducidad).
• Dosis.
• Centro ORIGEN / DESTINO o Laboratorio ORIGEN / DESTINO.
Los movimientos podrán efectuarse con las siguientes restricciones:
• RVA no permitirá realizar un movimiento de salida si no existe el lote en el almacén, o bien, no se dispone de las dosis suficientes.
• Al realizar un movimiento de entrada, si no existe el lote en el almacén, se dará
de alta. En caso de que ya existiese, se incrementarán las existencias en el número de dosis indicado.
• No se permite la modificación ni el borrado de movimientos. Las correcciones
se realizarán mediante movimientos de tipo contrario (entrada / salida) indicando cantidades en positivo.
La conexión al sistema se realiza desde los centros de la red asistencial pública a
través de la red corporativa ARTERIAS mientras que para la red asistencial privada a través
de INTERNET.
Este sistema esta desarrollado con tecnología Web en la siguiente dirección
(https://rvn.sp.san.gva.es/portalSIV/) lo que permite tener una lógica persistente al paso del
tiempo, así como una interfaz amigable que facilita el uso y el conocimiento de la misma por
parte del usuario.
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Sistema de Información Vacunal:
Registro de Vacunas de Almacén
(RVA)
A continuación describiremos el sistema en detalle.
Conexión al sistema
Tras seleccionar RVA, en la ventana de aplicaciones, se abre una nueva a pantalla completa con el siguiente aspecto:
Se podrá seleccionar el centro pinchando en el nombre de centro, el sistema
mostrará de forma automática los centros que tiene asociado el usuario según su ámbito de trabajo. También se puede filtrar un centro poniendo las primeras iniciales en
mayúsculas en el campo “Centro”, esto le permitirá realizar la búsqueda del centro de
una manera sencilla y rápida pulsando el botón “Aceptar” y a continuación seleccionándolo del listado.
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Tras seleccionar el centro de la lista se mostrará el menú de la aplicación.
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Abandono del sistema
Para abandonar el sistema tendremos que pulsar el aspa que se encuentra en
la parte superior de la pantalla. Este icono estará presente en todas las pantallas principales del registro de vacunas, para facilitar la rápida desconexión del sistema
.
Acerca de
En la mayoría de las pantallas podemos acceder a un icono
situado en la parte superior derecha de la pantalla.
con el símbolo
Desde este icono se puede acceder a consultar la versión de la aplicación.
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Datos de la Sesión
Desde la ventana de “Acerca de” se puede consultar datos relativos a la sesión
del usuario en la aplicación.
Muestra el código de usuario, el perfil asignado al usuario, el ámbito (departamento y zona), el centro de acceso y el origen.
El origen contiene el valor de “Local” si el usuario se identifica por el método
descrito anteriormente.
Datos de Soporte
Desde la ventana “Acerca de” se pueden consultar datos relativos a donde dirigirse en caso de que haga falta comunicar alguna incidencia sobre la aplicación.
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Muestra un teléfono de contacto y una dirección de correo electrónico donde
dirigirse en caso de que surja algún problema.
Menú de Aplicación
Cada usuario tiene configurado un perfil y en función de este tiene acceso a
unas opciones de menú u otras:
1. Administrador:Tendrá acceso al menú completo.
2. Servicios Centrales:Tendrá acceso al menú completo
3. Técnico de Salud Pública y Directores de Centros de Salud Pública: Tendrá
acceso al menú completo, excepto el componente de facturas y albaranes,
que solo pueden acceder a la gestión de albaranes.
4. Servicios Centrales Consultas (Otras Direcciones, Servicios):Tendrá acceso
a listado de movimientos, control de stock, gestión de correo, consulta de
existencias y consultar centros por debajo de stock óptimo.
5. Administrativo responsable centro público/privado:Tendrá acceso a gestión
de correo, consultar centros por debajo de stock óptimo, consulta de existencias, listado de movimientos, control de stock, registro de movimientos,
incidencias cadena de frío y petitorio de vacunas.
6. Enfermero responsable centro público/privado: Tendrá acceso a gestión de
correo, consultar centros por debajo de stock óptimo, consulta de existencias, listado de movimientos, control de stock, registro de movimientos, incidencias cadena de frío y petitorio de vacunas.
7. Facultativo responsable centro público/privado: Tendrá acceso a gestión de
correo, consultar centros por debajo de stock óptimo, consulta de existencias, listado de movimientos, registro de movimientos, control de stock, incidencias cadena de frío y petitorio de vacunas.
8. Director de Departamento: Tendrá acceso a gestión de correo, consulta de
existencias, control de stock, listado de movimiento y consulta de existencias.
A partir de este momento, consideraremos por didáctica, que se trata de un
usuario del tipo 1 ya que contiene todas las opciones.
Una vez nos identifica el sistema nos muestra el menú según el perfil y puede
darnos una serie de alertas acerca de la gestión del centro donde hayamos entrado,
como el número de mensajes sin leer, o vacunas por debajo del stock mínimo, etc.
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En la ventana de información inicial pueden aparecer tres tipos de mensajes,
haciendo clic en cualquiera de ellos se abrirá la opción de menú relacionada con la
información del mensaje en cuestión, por ejemplo, si se trata del petitorio, se abrirá la
opción de menú que permite gestionar estas peticiones, los mensajes pueden ser del
siguiente tipo:
1. Gestión de Correo: nos informará de la existencia de mensajes no leídos en
el centro donde nos encontramos.
2. Petitorio: Informará de la existencia de peticiones de vacunas para el suministro de otros centros.
3. Stock: Informará de las vacunas que se encuentran por debajo del stock óptimo configurado para el centro en cuestión.
Esta ventana con la información de interés del centro puede cerrarse en cualquier momento pulsando el botón
o se cerrará automáticamente cuando seleccione una opción del menú principal de la aplicación.
En el menú principal de la aplicación se informará al usuario de que tiene la
opción de ocultar el menú automáticamente, y mostrarlo cuando posicione el ratón en
la parte izquierda de la pantalla, lo que permitirá un mejor desempeño del trabajo a
bajas resoluciones.
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Haciendo clic en la etiqueta que se muestra a continuación podemos activar
esta opción del menú, en caso de que no se desee utilizar, bastará con ir a la opción de
menú deseada y la etiqueta se oculta automáticamente o dejar que transcurra un cierto espacio de tiempo, en el cual la propia etiqueta se oculta.
Si hemos decidido activar la auto-ocultación del menú haciendo clic en la etiqueta, esta mostrará un nuevo mensaje indicando que el menú va a proceder a ocultarse, e indicando que podemos desactivar esta opción en cualquier momento haciendo clic sobre el icono indicado.
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Como ya se ha comentado anteriormente la opción de ocultar el menú no es
permanente, y este se despliega cada vez que el ratón se aproxima al borde izquierdo
de la pantalla, de forma que nos permite seleccionar la opción de menú deseada en ese
momento y se ocultará nuevamente cuando el ratón abandone dicha zona.
Usando el botón
situado en la barra superior de la aplicación puede activar o desactivar la ocultación del menú en cualquier momento, por lo que no es necesario cerrar y volver a abrir la aplicación para hacer una elección diferente.
Dicha función también se puede realizar pulsando las flechas situadas junto al
menú, en la que esta flecha activa la ocultación, y la contraria la desactiva volviendo a fijar el menú.
Cambio de Centro
Si el usuario que accede a la aplicación tiene más de un centro en su ámbito,
puede tener la necesidad de cambiar entre ellos. Para ello debe pulsar sobre el nombre del centro al que ha accedido y que aparece en la parte superior de la pantalla junto
a su nombre.
Esto provoca que se muestre de nuevo la pantalla de selección de centro.
Ahora sólo queda seleccionar otro centro del listado, ésto evita la necesidad de
cerrar la ventana y volver a acceder desde el portal de aplicaciones al Registro de
Vacunas de Almacén.
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Registro de Movimientos
Esta opción permite la introducción en el sistema de las entradas y salidas de
vacunas en un centro.
Los datos necesarios para registrar un movimiento son los siguientes:
• Tipo: Indica el sentido del movimiento, entrada o salida.
• Motivo: Una vez que se ha elegido el tipo de movimiento, se pulsara en el
motivo y se despliega una ventana con las siguientes opciones:
• Desconocido: Cuando no se sabe el motivo.
• Suministro: Este tipo de movimiento se puede dar :
• desde el laboratorio a un C.S. Pública (CSP) o al almacén de departamento.
• desde el laboratorio a un centro de vacunación publico o privado.
• desde el CSP o almacén del Departamento. a un centro de vacunación público o privado.
• Cesión: Desde un C.S. Pública o almacén de departamento a otro. La otra
situación que puede darse es entre los centros de vacunación público o
privado de su mismo ámbito.
• Devolución: Este movimiento se puede dar cuando se devuelvan dosis de
vacuna todavía utilizables desde:
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• Un CSP o un almacén de departamento al laboratorio.
• Desde un centro de vacunación publico o privado a un almacén de
departamento o CSP.
• Mal estado ( rotura de cadena de frío): Esta circunstancia se puede dar
en:
• En el almacén de departamento o en el CSP, el responsable (debe bloquear el lote en el sistema).
• En el centro de vacunación público o privado, el responsable lo comunicará al CSP o almacén de su departamento y realizará el movimiento correspondiente.
• Caducidad: Esta circunstancia se puede dar en:
• En el CSP o en el almacén de departamento, el responsable (debe bloquear el lote en el sistema1).
• En el centro de vacunación público o privado, el responsable lo comunicará al CSP o almacén de su departamento y realizará el movimiento correspondiente de salida.
• Compra directa: Este tipo de movimiento solo se puede realizar desde:
• Servicios Centrales y desde CSP o almacén de departamento.
• Regularización: este tipo de movimiento se puede dar cuando:
• El centro desea eliminar diferencias entre su stock virtual y real.
• El centro necesita eliminar existencias y que no pueden ir a parar a
un centro de salud pública.
• Stock: Hace referencia al origen del stock del centro de acceso a la aplicación.
•
Fecha del Movimiento: Fecha en la que se produjo la entrada o salida del
almacén.
• Vacuna:Tipo de Vacuna. Si no esta dada de alta en el sistema, se procederá a
darla de alta, en el MENU MANTENIMIENTO DE LOTES, cumplimentando
correctamente cada uno de los campos, ello es muy importante, porque
desde ese momento todos los centros utilizaran la referencia que se haya
introducido en el sistema para esa vacuna.
(1)
El sistema pasa a stock no operativo los lotes caducados.
90
ÍNDICE
Datos del Lote: Introduciremos el laboratorio, referencia y fecha de caducidad.
Para completar esta información podemos usar las siguientes utilidades:
•
•
Lotes: Podremos elegir cualquier lote de los existentes en el sistema.
Existencias: Podremos elegir cualquier lote de las existencias del centro. Para ello tenemos que haber seleccionado un stock del que obtenerlas. Si el movimiento es de entrada al sistema nos obligará a introducir el centro origen.
• Cantidad: Número de dosis del movimiento. Deberá indicar únicamente cantidades positivas.
• Centro/Laboratorio: Como receptor/origen del movimiento podemos indicar un centro o laboratorio.
• Comentarios: podemos añadir cualquier comentario con relación al registro
de movimientos que se esta realizando.
• Centro / Laboratorio: Hacen referencia al origen o destino del movimiento. El
campo referente a laboratorio, que aparece debajo del campo de vacuna se
refiere al laboratorio fabricante, mientras que este campo laboratorio que aparece debajo del campo centro se refiere al laboratorio proveedor o distribuidor.
• Stock del centro: Hace referencia al origen del stock del centro seleccionado, para envíos de entrada o salida.
Con el fin de mantener un mejor control del stock de un centro, todos ellos
poseen un stock llamado “operativo” y otro “no operativo”.
El stock operativo es el stock de todas las vacunas en correcto estado de que
dispone el centro, es de donde el sistema calcula las vacunas disponibles a la hora de
declarar un acto vacunal.
El stock no operativo por el contrario contiene aquellas dosis calificadas como
caducadas o en mal estado y que por ello no deben ser administradas ni tenidas en
cuenta a la hora de calcular las existencias, ni de su administración.
De este modo estas cantidades no aptas por estas causas no contarán como
utilizables en el centro destino de los envíos.
Para consultar las existencias de vacunas al realizar el movimiento es necesario
haber seleccionado el origen del stock. Para movimientos distintos a “Caducidad”,“Mal
Estado” o “Regularización”, los stocks tanto origen como destino del movimiento serán
los denominados “Operativos”, que son los utilizables por los centros.
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Si un centro posee dosis de vacunas caducadas o en mal estado
los pasos a realizar para actualizar su stock serán:
•
Puede realizar una salida por “Caducidad” o “Mal Estado” a su centro de
salud pública y/o almacén de departamento. En este caso es necesario seleccionar el origen del stock donde está el lote de vacunas a mover.
Al obtener las existencias se puede ver de qué stock se van a mover.
Seleccionando el lote, se rellenarán los datos en el formulario. Solo falta por último seleccionar el centro al que se van a enviar, introduciendo parte de su descripción y
usando el icono de búsqueda, aparecerá una ventana con los posibles centros encontrados.
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ÍNDICE
Seleccionando el centro del listado se rellenará este valor.
De este modo se obtienen todos los datos necesarios para realizar el movimiento y a continuación solo quedaría usar el botón “Enviar”
Una vez realizado el movimiento, las vacunas enviadas aparecerán en el stock
no operativo del destino, como se ha comentado. Por ello para verificar que el movimiento se ha realizado correctamente, el centro destino debe comprobar en su stock
no operativo que aparecen esas vacunas.
En los casos en que el centro tenga diferencias entre su stock
real y el virtual, también tiene dos formas de solucionarlo:
• Puede realizar un movimiento de “Regularización” tal y como se ha descrito anteriormente, sólo que en este caso el lote puede no estar caducado.
Este tipo de movimiento permite hacer entradas o salidas a los dos stocks
del centro, tanto el operativo como el no operativo debido a que se pueden desear eliminar vacunas ya obsoletas del stock no operativo.
• Puede realizar también un envío de esa cantidad a su centro de salud pública y/o almacén de departamento, en los casos en que tenga excedentes de
vacunas, y que sea él quien actualice su stock. En estos movimientos se usan
los stocks operativos.
Esta pantalla además nos permite servir las peticiones realizadas a nuestro centro por otros centros. Esta utilidad sólo esta activa cuando existan peticiones de
vacunas pendientes de servir. Se puede observar en la parte inferior de la siguiente
pantalla “Hay peticiones Pendientes”.
93
ÍNDICE
Esta utilidad se verá con detalle más adelante.
Restricciones:
El registro de movimientos se debe de hacer teniendo en cuenta las siguientes
restricciones o limitaciones.
1. No se pueden hacer movimientos posteriores a la fecha actual.
2. No se puede suministrar a un Laboratorio.
3. No se puede ceder desde o hacia un Laboratorio.
4. No se pueden hacer Entradas a un Laboratorio con motivo “Devolución”,
“Mal estado”,“Caducidad”,“Compra Directa”.
5. Sólo puede suministrar a centros de vacunación públicos o privados, los
Centros Salud Pública o Almacén de departamento o los Laboratorios.
6. Las devoluciones no pueden proceder de un Centro de Salud Pública o
Almacén de Departamento.
7. No se pueden realizar devoluciones a centros de vacunación públicos o privados.
8. No se puede realizar un movimiento cuyo motivo sea una compra directa a
centros de vacunación públicos o privados.
9. No se pueden realizar movimientos por mal estado entre centros de vacunación públicos o privados.
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10. Con los lotes caducados sólo pueden hacerse movimientos de caducidad a
Centros de Salud Pública o Almacén de Departamento.
11. Al realizar una salida de vacunas se comprobará si las existencias son inferiores al stock óptimo. En tal caso se alertará al usuario que realiza el movimiento indicándole que está por debajo del stock óptimo.
12. Movimientos con fecha posterior a la fecha de caducidad no se podrán realizar si el motivo no es “Mal estado” o “Caducidad”.
13. No se pueden realizar movimientos entre centros si no hay la cantidad suficiente de vacuna.
14. No se pueden realizar movimientos del tipo “Regularización” que no tengan
como origen o destino el laboratorio “Desconocido.”
15. Los movimientos entre centros que no sean “Caducidad”, “Mal estado” y
“Regularización” se realizan entre los stocks operativos del origen y el destino.
16. Las cantidades de vacunas enviadas por “Caducidad” y “Mal Estado” entre centros siempre van al stock no operativo del centro destino.
Suministro desde Laboratorio
Esta opción permite la introducción en el sistema de las entradas por
suministro, del mismo modo que la opción de menú Registro de Movimientos, y que
van a generar automáticamente un albarán de recepción con dicha entrada.
95
ÍNDICE
Como podemos observar en la captura, la aplicación nos solicita que introduzcamos los datos del lote, así como la fecha, cantidad y observaciones del movimiento que
se va a producir. Por otro lado, también se solicitan los datos referentes del albarán que
se va a generar; el número de albarán y el concurso o compra al que está asociado. En
el caso de que en un mismo albaran se incluyan varias vacunas, se indicará el número de
albaran.
En caso de introducir un lote que no exista, el sistema nos solicitará confirmación para crearlo desde esta misma pantalla.
Tanto si decidimos crear el nuevo lote, como si este ya existía en el sistema, la
aplicación siempre nos solicitará confirmación para realizar el movimiento, mostrándonos un mensaje con todos los datos del lote, con el cual vamos a realizar el movimiento y la generación del albarán.
En el caso de que todos los datos que hemos introducido sean correctos, el sistema nos informará del resultado de la operación, indicándonos que ésta se ha completado con éxito.
96
ÍNDICE
Configuración de Listados
Esta opción le ofrecerá los listados de los movimientos realizados según diversos criterios de filtro. Esta pantalla nos permite sacar un listado por pantalla o exportarlo a Excel.
Los criterios de filtro son los siguientes
• Centro: Centro donde queremos listar los movimientos. Por defecto considera el que el usuario seleccionó en la pantalla de identificación.
• Fecha Inicio/Fin: Periodo de tiempo durante el cual se registraron los movimientos. El listado siempre se muestra filtrado por estos valores.
• Tipo y motivo de movimiento: Movimientos de entrada o salida junto con
los motivos presentes en el sistema. Si se listan los movimientos de salida
por motivo “Otros” se obligará a filtrar por lote o a seleccionar un valor
para origen/destino.
• Lote: Datos del Lote de la Vacuna.
• Origen/Destino: Centro o Laboratorio del movimiento.
• Buscar en histórico: Esta opción se marcará automáticamente si introducimos una fecha de inicio con más de dos años de diferencia con respecto a
la fecha actual.
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ÍNDICE
Pulsando sobre el icono
terios de filtro.
podemos activar o desactivar cada uno de los cri-
Una vez introducidos los criterios de búsqueda pulsar “Enviar” para visualizar
el listado resultante.
Este listado de movimientos se puede imprimir y se recomienda que para ello
se elija la orientación apaisada del papel al pulsar el botón de “Imprimir” debido al tamaño del mismo.
Para exportar el listado a Excel pulsar sobre el botón “Exportar a Excel”.
Seguidamente aparecerá el resultado como aparece en la siguiente figura.
98
ÍNDICE
Para guardar el resultado, en el menú Archivo, Guardar Como, y en la lista
“Guardar como tipo “ elegiremos “Libro de Excel (*.xls)”.
Si el listado resultante ofrece más de 500 resultados, el sistema alertará al usuario para que utilice algún criterio de búsqueda más restrictivo, esto es debido a la gran
cantidad de información que mueve esta opción.
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ÍNDICE
Petitorio de Vacunas
La aplicación permite realizar pedidos a cualquier centro. Por defecto se cargará en centro, el CSP o almacén del departamento al que pertenece el centro que estamos gestionando.
Para ello seleccionaremos la vacuna que deseemos del desplegable e indicaremos la cantidad. El sistema permite como máximo enviar 10 peticiones a la vez. Para
realizar más pulse reset y repita los pasos anteriores.
Una vez enviada la petición, el centro la recibe y queda a la espera de ser servida.
Desde el Petitorio de Vacunas aparece una nueva opción, Stock Óptimo. Esta
opción nos permitirá realizar los pedidos necesarios para cubrir la cuota del stock óptimo.
100
ÍNDICE
Al pulsar el botón Stock Óptimo aparece la siguiente pantalla donde aparecerán las vacunas que no alcancen el stock óptimo, así como información del stock actual
y la cantidad pendiente de recibir de pedidos anteriores. El sistema propondrá automáticamente la cantidad a pedir siempre que haya un déficit entre el stock real y el óptimo o bien, siempre que la cantidad pedida no alcance las dosis necesarias para junto el
stock real cubrir el stock óptimo (Cantidad a pedir = Stock Óptimo - Stock Real(Cantidad Pedida)) pudiendo modificarla y solicitar otra cantidad diferente.
101
ÍNDICE
En la parte de arriba aparece el centro al que realizamos la petición. En esta
pantalla podremos enviar peticiones de las vacunas que son suministradas por Centros
de Salud Publica y/o Almacenes de Departamento. En este ejemplo se realizará sobre
el Almacén de Vacunas Hospital Dr. Pesset.
Seguidamente deberemos seleccionar aquellas vacunas que deseamos pedir.
Para finalizar pulse el botón Enviar y automáticamente se generaran los pedidos.
Desde la opción del menú Registro de Movimientos al realizar una salida de vacunas se comprobará si las existencias son inferiores al stock óptimo. En tal caso se alertará al usuario que realiza el movimiento indicándole que se ha violado el stock óptimo.
Desde Registro de Movimientos como se comentó anteriormente, aparecerá
la opción “Hay peticiones pendientes” al acceder al centro al que se realiza la petición
de vacunas. Esta opción muestra una ventana con el nombre del centro que ha realizado la petición, la vacuna, la cantidad, la fecha de petición y el usuario que la realizó.
Como se muestra a continuación.
Este listado de peticiones pendientes se puede imprimir o exportar al formato
“Excel” si se desea.
Si por algún motivo la petición de vacunas no fuera correcta habría que seleccionar la casilla de selección situada junto al nombre del centro y pulsar el botón
“Borrar”. Esto provocaría que se borrara esta petición del sistema.
Para responder a una petición hay que pulsar sobre el nombre del centro que se va
a contestar. De este modo en la página de Registro de movimiento se rellenarían los datos
de centro, vacuna y cantidad a mover y en tipo de movimiento se seleccionaría “Salida”.
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ÍNDICE
Sólo quedaría completar los datos del lote sobre el que se va a realizar el movimiento y registrarlo de la forma que se describió anteriormente.
Mantenimiento de Lotes
Permite gestionar los lotes que se encuentran en el sistema. Se presenta un listado con todos los lotes del sistema, el cual, podremos filtrar utilizando para ello los
campos definidos en la parte superior de la pantalla y pulsando posteriormente el
botón Buscar.
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ÍNDICE
Desde esta pantalla se podrá:
•
Añadir: Dar de alta en el sistema un lote (si este no esta dado de alta),
mediante la opción añadir.
• Modificar: Modificar un lote en el sistema, ( caso de que se haya cometido
un error al dar de alta un lote ), seleccionando un lote de la lista y pulsado
posteriormente la opción modificar . No se podrá modificar datos del lote
de una vacuna que ya haya sido administrada a alguna persona.
•
Borrar: Borrar un lote en el sistema, seleccionando un lote de la lista y
accionando posteriormente la opción borrar.
Mediante la opción circulación se puede activar o desactivar un tipo de lote
referente a una vacuna concreta, al añadir o modificar dicha vacuna, ESTA OPCIÓN
SOLO SE PODRA UTILIZAR DESDE SERVICIOS CENTRALES.
Mantenimiento de Almacenes
Desde esta pantalla se puede asignar centros que se consideraran almacenes
para las distintas zonas del sistema. Su pantalla se muestra a continuación.
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ÍNDICE
Para poder declarar un nuevo almacén para una zona hay que buscar primero
la zona a la que se quiere asignar, rellenando los valores de departamento y zona.
A continuación pulsar sobre el icono de búsqueda.
Al pulsar sobre el campo zona quedará asignada al formulario. Para seleccionar
el centro que se asignará como almacén de esa zona, se introducirá parte de nombre.
Al pulsar sobre el icono de búsqueda aparece un listado con todos los centros
que comienzan por esa descripción.
105
ÍNDICE
Tras seleccionar el centro de la lista, solo queda pulsar el botón “Añadir” para
que quede registrado, mostrándose un mensaje con el resultado de la operación.
Si se desea modificar algún almacén hay que seleccionarlo primero, para ello hay
que introducir el departamento y/o la zona para buscar el almacén. Por ej. Si se introduce departamento 3 y se pulsa el botón “Buscar” aparece la siguiente lista.
Aparece la zona y el almacén que tiene asignado. Si se pulsa sobre la zona, los
datos se cargan en la ventana principal y se podría alterar el almacén.
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ÍNDICE
Buscando por la descripción “centro” y pulsando el icono de búsqueda aparece el siguiente listado.
Seleccionando el “Centro Salud Pública Castellón” se rellenaría el formulario
con el nuevo valor. Para que el cambio tenga efecto hay que pulsar sobre “Modificar” y
se mostraría un mensaje indicando el resultado de la operación.
Para borrar un almacén se seguiría un proceso similar. Habría que seleccionarlo usando el botón “Buscar” y pulsar a continuación “Borrar”. Aparecería una ventana
de confirmación, si se acepta el almacén quedaría borrado.
Si se busca un almacén para una zona y este no existe, aparece el siguiente
mensaje.
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ÍNDICE
El botón “Reset” haría que se borrara el formulario.
Control de Stocks
Permite gestionar el nivel de existencias del centro. Antes de nada es necesario definir cada uno de los conceptos básicos de la gestión:
Stock mínimo: Cantidad mínima de vacunas que debe de mantener un centro
para su correcto funcionamiento. Por debajo de esta cantidad supone que el centro no
puede hacer frente a las demandas de consumo mínimas siendo aconsejable reponer la
cantidad.
Stock óptimo: Cantidad de vacunas necesarias para que el centro pueda hacer
frente a sus consumos habituales según demanda y teniendo en cuenta la periodicidad
del suministro (valija) desde su almacén de Departamento. Si el stock de vacunas no
supera dicha cantidad el centro debería realizar un pedido.
Al comienzo de cada ejercicio o estación habrá que definir el stock
mínimo/óptimo para cada uno de los tipos de vacuna.
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ÍNDICE
En el listado aparecen las vacunas resaltadas en color rojo si su stock operativo es inferior al stock mínimo definido, y en color naranja, aquellas vacunas que tienen
el stock operativo dentro del rango del stock mínimo y óptimo.
Al conectarse al sistema, si el centro no cumple alguno de los valores de stock
óptimo, aparecerá un mensaje para que el usuario revise las existencias y realice los
pedidos pertinentes.
Desde la opción del menú Registro de Movimientos al realizar una salida de
vacunas se comprobará si las existencias son inferiores al stock óptimo. En tal caso se
alertará al usuario que realiza el movimiento indicándole que se encuentra por debajo
del stock óptimo.
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ÍNDICE
Los usuarios que tengan ámbito de Departamento o de Comunitat tendrán
una opción nueva de menú llamado Consultas, donde podrán consultar los Centros a
los que suministran que están por debajo del Stock Optimo. Esta opción se verá más
adelante.
Consulta de Existencias
Esta herramienta permite consultar las dosis por centro de vacunación y por
tipo de vacuna.
Veamos cada uno de los elementos de la pantalla:
• Centro: En este campo podremos indicar el centro de vacunación que deseamos consultar. Si no indicamos nada, la consulta se realizará sobre el centro que hemos elegido al entrar al sistema.
Si Marcamos la opción Almacenes nos mostrará la consulta de existencias
en todos los almacenes.
• Vacuna: Nos permite filtrar la consulta a una vacuna en concreto. Pulsando
sobre la opción del icono
, si el lote está en el sistema, se rellenarán
automaticamente el resto de campos.
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ÍNDICE
• Opciones de la consulta: Nos permite incluir/excluir en la consulta los lotes
caducados y lotes no caducados.También permite seleccionar que parte del
stock se desea consultar el operativo o el no operativo, solo se permiten
consultar las existencias de uno de los dos.
Pulsamos el botón consultar para ver el resultado.
La siguiente pantalla muestra el ejemplo de una consulta de Polio en el centro
Ademuz.
La siguiente pantalla muestra el ejemplo de una consulta de Hepatitis A
Pediátrica en todos los Almacenes.
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ÍNDICE
Esta consulta se puede imprimir pulsando el botón que aparece en la página o también exportar a Excel pulsando el botón “Exportar a Excel” al realizar la
consulta.
Gestión de Correo
La mayor utilidad de esta opción, es que debe de ser el medio habitual a utilizar para comunicar a todos los usuarios que tengan acceso a la gestión de almacén cualquier tipo de movimiento de vacunas o incidencias que pudieran ser importantes o
necesarias para su funcionamiento.
El icono del sobre puede aparecer en dos formatos, indicando si el mensaje ha
sido leído con anterioridad (
) o se trata de un mensaje nuevo sin leer (
).
A través de esta pantalla se sabrá quien nos ha remitido un correo y en que
fecha. Las otras opciones que nos da esta pantalla son:
• Leer: Se puede leer cualquier mensaje pulsando sobre el icono del sobre en
cualquiera de sus dos formatos (
/
).
•
Borrar: Borraremos el mensaje en cuestión pulsando sobre el icono de la
papelera asociado a cada mensaje (
).
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ÍNDICE
• Borrar Mensajes: Podremos borrar un conjunto de mensajes seleccionándolos mediante el “CheckBox” (
) y pulsando posteriormente en el botón
de Borrar Mensajes.
Consultas:
Centros por debajo Stock Óptimo
Los usuarios que tengan ámbito de Departamento o de Comunitat tendrán una
opción nueva de menú llamado Consultas, donde podrán consultar los Centros a los
que suministran que están por debajo del Stock Óptimo.
Al seleccionar el centro se puede ver al detalle el estado de cada una de las
vacunas que están por debajo del stock óptimo, el stock real de cada una de éstas vacunas, número de dosis fijadas como stock óptimo, la cantidad de dosis pedidas (en el
caso de que se haya tramitado un pedido) y la cantidad de dosis a pedir para alcanzar
el stock óptimo.
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ÍNDICE
Registro de incidencias de rotura en cadena
de frío
Para notificar una incidencia hay que pulsar sobre la opción de menú “Registro
de incidencias de rotura en cadena de frío”, la cual abrirá una nueva pantalla en la que
se nos permitirá el registro de incidencias.
Hay que rellenar los campos de departamento, zona y centro. En el caso de
que el usuario no tenga ámbito de departamento 0, parte de estos datos aparecerán
rellenos con los datos de su ámbito.
Al añadir una incidencia su estado es notificada y se le asigna un número de incidencia automáticamente. El campo “Descripción General” permite la inclusión de una
descripción de lo que ha producido esa rotura en la cadena de frío.
La fecha de notificación de la incidencia aparecerá por defecto, se ha de cumplimentar el campo de fecha de inicio de la incidencia.
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ÍNDICE
Es necesario seleccionar la causa de la rotura, en el caso que lo que la haya
producido no se encuentre en el listado, seleccionando la opción “Otras causas” se
habilita el campo “Descripción Otras causas” donde habrá que describir el motivo de
la rotura.
También se indicará el tipo de termómetro que posee la nevera, así como las
temperaturas máxima, mínima y actual del frigorífico.
También es útil indicar en el campo “Medidas adoptadas por el centro” aquellas acciones que se hayan realizado al detectar la incidencia en la cadena de frío.
Con los botones de “Añadir vacuna”, “Modificar vacuna”, “Borrar vacuna” se
realizan las acciones sobre las vacunas implicadas en la incidencia.
Si se intenta añadir una vacuna sin haber enviado antes el formulario, el sistema mostrará el siguiente mensaje:
Si se confirman los datos se enviarán los datos y se mostrará un mensaje con
el resultado de la operación.
En el momento que se registra una nueva incidencia de rotura en cadena de
frío, automáticamente, se envía un aviso mediante correo electrónico a todos aquellos
usuarios con perfil Técnico de Salud Pública, Director CSP y SS.CC. Gestor Funcional
que tengan configurado un ámbito a nivel de Departamento en las aplicaciones RVA y
BackOffice.
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ÍNDICE
Una vez enviada la incidencia los datos de departamento, zona y centro no
serán modificables.
En este momento se procede a añadir una vacuna a la incidencia con el botón
“Añadir vacuna”.
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ÍNDICE
El botón “Salir” cierra la ventana, el botón “Limpiar” vacía el formulario.
Para añadir las vacunas hay que seleccionar la vacuna, el laboratorio, la presentación, la referencia, la fecha de caducidad y las dosis que contenía de esa vacuna la
nevera.
Estos valores se pueden obtener de los lotes circulantes
dados de alta en
el sistema o de las existencias en nevera
, para ello es necesario seleccionar la vacuna del desplegable y a continuación, usar el icono de lote circulante o existencias.
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ÍNDICE
Si se consultan las existencias
Una vez relleno el formulario con los datos de las vacunas de la nevera.
Tras pulsar el botón “Enviar” se muestra un mensaje con el resultado de la
operación.
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ÍNDICE
En ese momento aparecerá en el listado de vacunas de la incidencia la nueva
vacuna añadida.
Si por alguna causa la vacuna añadida no fuera correcta, seleccionándola y pulsando el botón “Borrar vacuna”, se puede eliminar si se confirma la operación.
Si se desea modificar la vacuna hay que seleccionarla y pulsar el botón
“Modificar vacuna”. Pero solo se podrán cambiar los datos de dosis afectadas. Para
modificar las vacunas inutilizadas y el coste de las mismas es necesario tener como
perfil:Técnico de Salud Pública o SSCC Gestor funcional y la incidencia estar resuelta.
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ÍNDICE
En la parte inferior aparece el botón “Imprimir” que permite imprimir la incidencia tras seleccionar la impresora.
Una vez añadidas las vacunas a la incidencia, esta será resuelta por el Centro de
Salud Pública correspondiente al centro donde se ha producido la incidencia, que la
cambiará a “Resuelta”, en este momento se habilitarán los campos de “Medidas adoptadas por Salud Pública” donde incluirán información referente a las medidas tomadas
por Salúd Pública para el centro donde se produjo la incidencia.
En este momento se puede proceder a realizar la valoración económica de la
incidencia y a incluir las dosis inutilizadas.
Para ello se selecciona la vacuna y se pulsa el botón “Modificar vacuna”.
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ÍNDICE
Si el lote de vacuna de la incidencia solo posee un coste posible este aparecerá rellenado a falta sólo de incluir las dosis inutilizadas si fuera necesario. Si pudiera
tener más de un valor el sistema mostrará un listado del que seleccionar el adecuado.
Si por alguna razón esa vacuna no tuviera coste asignado, aparecería un campo
en el que introducir de forma manual su valor.
Tras pulsar en el botón “Enviar” se actualizarían los datos de las vacunas en el
listado de la incidencia como en el caso de añadir vacunas.
Si al resolver una incidencia, por alguna razón, una vacuna no ha sido valorada
económicamente, por requerir una selección manual, junto al nombre de la vacuna aparecerá un signo de exclamación en color rojo para indicar que es necesario que se
seleccione de forma manual ese coste.
Una vez que la incidencia se encuentra resuelta se puede ver la valoración económica usando el botón situado junto al de “Nuevo”.
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ÍNDICE
El funcionamiento es el mismo que el descrito anteriormente, en este caso el
valor del departamento, la zona y el centro son los de la incidencia, y la fecha es en la
cual se valoró económicamente.
Una vez resuelta la incidencia por el Centro de Salud Pública, la Unidad de
Coordinación y Promoción de la Salud la pasará a estado Finalizada, indicando las
“Recomendaciones y medidas a adoptar por la UCPS”
Para ello basta con seleccionar la incidencia, cambiar su estado a “Finalizada”.
Después de cambiar su estado y pulsar el botón “Nuevo” o “Salir”, se pedirá
una confirmación para guardar los cambios realizados, y posteriormente se mostrará
una ventana con los movimientos que tiene que realizar el centro como consecuencia
de esa rotura.
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ÍNDICE
Se muestra al usuario un mensaje indicando que movimientos se tienen que
realizar. Estos movimientos se pueden imprimir.
Si no se desean realizar, al pulsar el botón “Salir”, el sistema alerta de que en
ese caso la incidencia seguirá resuelta.
Si se confirma que se va a cerrar la ventana se mostrará un mensaje indicando
que la incidencia sigue resuelta.
Si por el contrario se pulsa el botón “Confirmar”.
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ÍNDICE
Si se confirma que se realicen los movimientos se mostrará un mensaje con el
resultado de la operación.
Si se quieren visualizar los movimientos asociados a una incidencia finalizada,
hay que usar el botón “Ver movimientos” que aparece al ver la incidencia.
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ÍNDICE
Consulta de incidencias de rotura en cadena
de frío
Desde este menú se controlan las roturas de cadena de frío detectadas en los
centros. Permite listar las incidencias así como modificarlas.
Las incidencias se pueden buscar por:
• Número de incidencia.
• Fecha de inicio.
• Fecha de fin.
• Departamento.
• Zona.
• Centro.
• Estado.
Sólo los usuarios con ámbito de departamento 0 podrán ver todas las incidencias del sistema. El resto de usuarios verán limitadas sus búsquedas a los ámbitos que
tengan establecidos, apareciendo rellenos los valores de departamento, zona y centro.
Se muestran de inicio las incidencias notificadas, mostrando el estado, el número de
incidencia, la fecha de inicio y fin, el centro en que se declaró y la descripción de la misma.
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Para buscar una incidencia hay que introducir algún dato que la identifique y
usar el botón “Buscar”. Esto provoca que el listado de resultados que aparece cambie
a los resultados producidos por la búsqueda.
Para realizar una nueva búsqueda hay que usar el botón “Limpiar”, que devolverá los valores del formulario a su estado original.
Los resultados obtenidos de una búsqueda se pueden exportar a Excel usando
el botón “Exportar a Excel” situado en la parte inferior de la pantalla. Si el número de
registros a exportar supera los 1000 el sistema alertará que es necesario filtrar la búsqueda para reducir los resultados. Mencionar también que no solo exportará los 20
registros que se visualizan en ese momento en la pantalla, sino todos los que aparecen
en el campo valor de “Registros” que se muestra bajo el listado.
También se puede ver la valoración económica de las incidencias. Si se pulsa el
botón “Valoración Económica” sin seleccionar ninguna el sistema mostrará el siguiente
mensaje.
Al no seleccionar ninguna se mostrará la valoración económica de todas las
incidencias resueltas y finalizadas en el ámbito del usuario.
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ÍNDICE
Se muestra la vacuna, las dosis implicadas, el lote, la fecha de caducidad, el laboratorio, el coste unitario y el total por vacuna, así como las vacunas inutilizadas y su coste.
En la parte inferior aparece el acumulado de dosis y costes tanto de vacunas
afectadas como inutilizadas.
Esta valoración económica se puede imprimir pulsando el botón “Imprimir” y
seleccionando la impresora.
El botón “Cerrar” provoca el cierre de la ventana.
Si se selecciona “Valoración económica” de una incidencia notificada, el sistema
mostrará el mensaje.
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Además se puede generar un fax que se enviará al director del centro de salud
pública del ámbito territorial al que este adscrito el centro donde se produjo la incidencia cuando se finalice la misma.
Para ello hay que buscar la incidencia finalizada, seleccionarla y pulsar el botón
“Carta”.
Se mostrará una pantalla como la siguiente.
Se muestra el contenido del fax a enviar junto con la valoración económica de
la misma y las recomendaciones que se hacen sobre el suceso.
Esta carta se puede imprimir usando el botón “Imprimir” y seleccionando la
impresora.
Tras ver el contenido de la página de inicio se explicará como se pueden dar
de alta incidencias y modificarlas.
128
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Valoración económica por departamento
Desde esta opción se puede obtener la valoración económica de las incidencias de rotura en cadena de frío del sistema agrupadas por departamento.
Los resultados mostrados se pueden obtener de las dosis afectadas, las inutilizadas o de ambas (afectadas/inutilizadas) utilizando el desplegable del formulario y
pulsando el botón “Buscar”.
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ÍNDICE
También permite el filtrado por departamento, zona y centro.
En estos casos el resumen que aparecería será como el siguiente.
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Estos datos se pueden exportar a Excel usando el botón situado en la parte
inferior “Exportar a Excel” o imprimirlo con el botón “Imprimir”, en el caso de la
impresión el sistema alertará que es recomendable usar la posición apaisada del papel
con el mensaje.
Y sólo falta seleccionar la impresora para obtener la tabla en papel.
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Resumen de incidencias de rotura en cadena
de frío
Resumen de incidencias de rotura en cadena de frío
Desde esta opción se puede obtener tanto un resumen, como un detalle, de las
incidencias de rotura en cadena de frío que se han registrado en el sistema un año en
concreto. A continuación vamos a hablar de ambos informes.
Cuando solicitamos al sistema que nos detalle las incidencias que se han
registrado, obtenemos un listado en el que aparecen todas las incidencias del año
seleccionado, mostrándonos todos los datos que se consideran de interés, como el
centro que la registró, la duración, o las valoraciones económicas que se han realizado sobre la incidencia.
Este informe es posible filtrarlo por el año de registro, así como el trimestre, y
posteriormente por el departamento y el centro que han registrado las incidencias.
132
ÍNDICE
Es posible exportar el informe a Excel, para ello basta con utilizar el botón que
se encuentra en la parte inferior izquierda de la pantalla para obtener dicho informe en
formato Excel.
Por otro lado, podemos solicitar al sistema un resumen de las incidencias de
rotura en cadena de frío que se han producido a lo largo de un año. En este caso, obtendremos un resumen de las valoraciones económicas de las incidencias que se han registrado agrupadas por trimestres.
Al igual que ocurría en el anterior informe, podemos filtrar el resumen por el
año de registro, así como el trimestre, y posteriormente por el departamento y el centro que han registrado las incidencias
133
ÍNDICE
El filtro del trimestre, funciona de manera acumulativa, es decir, si seleccionamos el tercer trimestre, el listado nos mostrará también el primero y el segundo.
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Excel.
Al igual que ocurre con el detalle, podemos exportar el resumen a una hoja
Concurso
Esta opción del menú permite gestionar y realizar todo el mantenimiento
de los Concursos que se encuentran registrados en el sistema. Desde dar de alta
nuevos concursos, modificarlos, borrarlos en caso de ser necesario, consultar su
estado, etc.
La pantalla consta de dos partes claramente diferenciadas, una primera parte,
en la que tenemos una amplia zona de filtrado, con la que podremos hacer búsquedas
más exactas de lo que se desea encontrar.Y la segunda parte, en la que tenemos un listado de los concursos del sistema, que se filtra con los datos que se proporciona en la
primera parte de la pantalla.
135
ÍNDICE
Con el botón de limpiar, reiniciamos la pantalla al estado inicial, eliminando
todos los filtros aplicados al listado y limpiando el formulario, mientras que con el
botón Buscar aplicamos los filtros que se hayan establecido anteriormente.
En la parte inferior de la pantalla, tenemos dos bloques de botones, el primero
de ellos consta de un botón que nos permite exportar a Excel el contenido de la lista,
y otro botón que nos permite realizar el reparto de las dosis del concurso a cada
departamento. El segundo bloque de botones nos proporciona las acciones de mantenimiento necesarias para los concursos: Añadir, Modificar y Borrar.
Cuando pulsamos el botón de Añadir o Modificar, obtenemos una pantalla
como la que se muestra a continuación.
En dicha pantalla podremos introducir todos los datos que son necesarios
conocer para dar de alta un concurso. El número identificativo del concurso, su duración, la vacuna del concurso, así como la cantidad de dosis e importes de estas.
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Un concurso puede ser anual o bianual, en función de este dato la pantalla se
actualiza ampliando el formulario para poder introducir los datos correspondientes a
las anualidades (si es bianual). Cabe destacar, que la suma de las dos anualidades tiene
que ser igual al total del concurso. En caso contrario el sistema no permitirá realizar el
alta o modificación.
Una vez que el concurso se ha dado de alta, o se han actualizado sus datos, debe
de aparecer en el listado de la pantalla anterior, bien el nuevo concurso, o los nuevos
datos de un concurso.
Si se desea borrar un concurso del sistema, basta con seleccionarlo en el listado, y pulsar el botón de Borrar. Esta acción puede fallar si ya existen albaranes o facturas del concurso que se desea borrar.
Reparto de Dosis por Departamento
Para acceder al Reparto de Dosis por Departamento, como hemos explicado
anteriormente, se accede desde la pantalla de Concursos.
En esta zona de la aplicación es posible realizar un reparto virtual de las dosis
del concurso a cada departamento, y posteriormente observar la evolución de dichos
repartos, viendo en que departamentos han sido necesarias más dosis, y en cuales de
ellos han sobrado.
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La primera vez que entramos en esta pantalla para un concurso, el reparto para
cada uno de los departamentos es cero. Debemos escribir cuantas dosis queremos
ofrecer a un departamento en concreto, y cuando tengamos el reparto inicial claro, pulsar sobre el botón “Enviar” que guardara los cambios en el sistema.
Cuando accedamos posteriormente a esta pantalla, es posible modificar dicho
reparto, añadiendo más dosis a los departamentos que las necesiten, y restar de aquellos que tenga suficientes.
En la parte derecha de la pantalla, en la columna de Dosis Restantes, veremos
las dosis que aún no se han utilizado en cada departamento, lo cual puede facilitar una
mejor planificación en próximos concursos, así como consulta por parte de los departamentos de las dosis que les restan por pedir.
Compras Menores
Al igual que ocurre con la opción de menú de Concursos, existe un mantenimiento específico para las Compras Menores que se realizan. Este mantenimiento per138
ÍNDICE
mite exactamente las mismas opciones que el de Concursos, y la interfaz se encuentra
estructurada de la misma manera.
Una primera parte que contiene las opciones de filtrado, junto con dos botones para aplicar dichas opciones (buscar) o eliminarlas (limpiar el formulario). Y un
segundo bloque con el listado de Compras que contiene el sistema, junto con los botones básicos para el mantenimiento (añadir, modificar y borrar) y un último botón que
nos permite exportar el listado a Excel.
Al pulsar el botón de añadir se nos abre una nueva ventana para la introducción de los datos de la Compra, tales como, la vacuna que se ha comprado, las dosis y
el importe, un identificador de la compra, y la fecha de la misma.
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Al pulsar el botón de Añadir, nos informara de si puede realizar la acción
correctamente, o existe algún tipo de error, en caso de que realice la acción, el listado
de la pantalla anterior se actualizará mostrando la nueva compra.
Para eliminar una compra es suficiente con seleccionarla del listado de
Compras Menores y pulsar el botón de Borrar, esta acción fallara en caso de que existan albaranes o facturas.
Albaranes
Esta parte de la aplicación nos permite realizar la introducción y gestión de los
albaranes de entrega, esta gestión, al contrario que el resto del módulo, la pueden realizar usuarios con dos perfiles, los Técnico de Salud Pública y Directores de Centros de
Salud Pública, y los usuarios de Servicios Centrales.
La pantalla se encuentra estructurada de la misma manera que todo el
componente de Albaranes y Facturas, una parte inicial con un formulario para realizar los filtros, y un segundo bloque, en el que tenemos el listado con todos los
albaranes.
Un matiz importante que no ocurre en el resto del componente, es que únicamente se muestran los albaranes del centro con el que hemos entrado a la aplicación,
así que si tenemos definidos diferentes centros en nuestro perfil y queremos ver los
albaranes de otros centros, hay que entrar a verlos a cada centro en cuestión.
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Cuando pulsamos en añadir o modificar un albaran nos encontramos con la
siguiente pantalla, en la que podemos introducir los datos generales del albaran, como
su número, el concurso o compra al que pertenece o la fecha, y en la cuál podemos
añadir, modificar o borrar líneas del albaran.
Cuando pulsamos sobre el botón para añadir una línea de albaran, se nos abre
un nuevo formulario en el que podemos introducir el lote de la vacuna y el número de
dosis.
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ÍNDICE
Al pulsar sobre el botón Enviar, se introducirá la nueva línea y el formulario permanecerá abierto a la espera de que se introduzcan más líneas o se cierre por parte
del usuario.
Cuando se haya finalizado la creación o modificación del albarán podremos
cerrar la ventana pulsando el icono
en la parte superior derecha de la ventana, o
sobre el botón Cerrar.
Si deseamos borrar un albarán, hay que seleccionarlo del listado, y pulsar sobre
el botón de Borrar, esta acción fallará cuando un albaran haya sido facturado.
Los albaranes tienen un campo que se llama “Fecha de facturación” que no puede
ser modificado por el usuario, pero que indicará la fecha en la que se ha realizado la facturación de dicho albaran. Esto se vera en la opción de “Facturación de albaranes”.
Facturas
Esta parte de la aplicación nos permite realizar la introducción y gestión de las
facturas. La pantalla se encuentra estructurada de la misma manera que todo el componente de Albaranes y Facturas, una parte inicial con un formulario para realizar los
filtros, y un segundo bloque, en el que tenemos el listado con todas las facturas.
Es importante destacar, que la gestión de facturas únicamente debería usarse
para corregir errores producidos en el proceso semiautomático de facturación que
existe en la aplicación, y por tanto, no deberían generarse facturas a mano, puesto que
estas, no estarían asociadas a ningún albarán.
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Cuando pulsamos en añadir o modificar una factura nos encontramos con la
siguiente pantalla, en la que podemos introducir los datos generales de la factura, su
número, el concurso o compra al que pertenece o la fecha, y en la cuál podemos añadir, modificar o borrar líneas de la factura.
Cuando pulsamos sobre el botón para añadir una línea de factura, se nos abre
un nuevo formulario en el que podemos introducir una breve descripción de la línea, el
lote de la vacuna, y el número de dosis.
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Al pulsar sobre el botón Enviar, se introducirá la nueva línea y el formulario permanecerá abierto a la espera de que se introduzcan más líneas o se cierre por parte
del usuario.
Cuando se haya finalizado la creación o modificación de la factura podremos
cerrar la ventana pulsando el icono
en la parte superior derecha de la ventana, o
sobre el botón Cerrar.
Si deseamos borrar una factura, hay que seleccionarla del listado, y pulsar sobre
el botón de Borrar.
Finalmente, desde la gestión de Facturas podemos crear una nota de régimen
interior, para ello, primeramente hay que realizar un filtro en la pantalla por Concurso
o Compra Menor, y posteriormente seleccionar las facturas de las cuales deseamos
generar la nota. Una vez que se genera una nota, todas las facturas de la nota quedan
marcadas mediante una fecha de salida, que indica cuando se realizó la nota para dicha
factura.
Una vez seleccionadas las facturas y pulsado el botón
una nueva ventana con el contenido de la nota, la cual se puede imprimir.
144
se abre
ÍNDICE
Facturación de Albaranes
Mediante esta opción, el sistema ofrece la posibilidad de crear facturas a partir
de los albaranes deseados. Para ello, primeramente se nos obliga a seleccionar un
Concurso o Compra Menor, únicamente aparecerán en las búsquedas de concurso y
compras, aquellos que tengan algún albarán por facturar.
Una vez seleccionado el concurso o compra, se mostrarán sus albaranes en el
primer listado de la pantalla, es decir, en este listado se mostrarán todos los albaranes
que quedan por facturar para un concurso o compra.
Posteriormente habrá que introducir el número de la factura, el cual no puede
estar repetido, y la fecha de la factura que se va a generar automáticamente.
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Una vez que ya tenemos los datos de la factura, tenemos que decidir que albaranes vamos a facturar, para ello simplemente hay que pasarlos al último listado, pulsando el botón de acción
que tiene asociado cada albarán.
Si en el proceso nos hemos equivocado, y no deseamos facturar un albarán que
ya ha sido seleccionado, basta con pulsar su botón de acción
para devolverlo a la
primera lista.
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En la parte inferior de la pantalla, el sistema informa del total de dosis e importe de la nueva factura que se esta generando.
Una vez que se han seleccionado todos los albaranes que se van a facturar, se
pulsa el botón
y automáticamente se creará una nueva factura, que
contendrá todas las líneas de todos los albaranes seleccionados. Dichos albaranes quedarán marcados con una fecha de facturación, que podrá ser consultada en la gestión
de albaranes, y que indicará en que día se facturaron.
Seguimiento de Compras
La aplicación ofrece la posibilidad de realizar un seguimiento de las Compras
Menores que hay registradas en el sistema. Para ello, inicialmente hay que seleccionar
las opciones de filtrado deseadas, como el año, o la vacuna, y pulsar sobre el botón
Buscar.
El sistema mostrara un listado con todas las compras que cumplen el filtro
seleccionado. En este listado se proporciona información general del estado de la
Compra Menor. Como el total de dosis e importe de la compra, las dosis que se han
recibido, las que se han facturado, las dosis que se han recibido pero aún no se han facturado, así como todas las dosis que faltan por facturar para completar la compra. Junto
con las dosis, aparece el importe de cada una de ellas para todos los casos anteriores.
147
ÍNDICE
Una vez que tenemos el listado, podemos exportarlo a Excel, o imprimirlo
directamente, usando para ello los botones que se encuentran en la parte inferior de
la pantalla.
También existe la posibilidad de entrar en el detalle de una Compra Menor,
para ello hay que seleccionar una Compra del listado, y pulsar sobre el botón Ver
Detalles.
En este detalle encontraremos en la cabecera los datos generales de la compra,
como la vacuna, las dosis, y el importe total. A continuación nos encontraremos una
tabla, que contiene el detalle del seguimiento de la Compra, en la primera fila tenemos
los totales de dosis e importe de la Compra, y posteriormente las facturas, que van restando sus dosis e importes al total de la Compra Menor.
El precio unitario que se muestra para cada factura, es el precio por dosis,
tomando en cuenta aquellas vacunas que hemos recibido sin coste. Por tanto,
puede variar del coste por vacuna que se había especificado al crear la Compra
Menor.
148
ÍNDICE
En el propio detalle de la compra, existe la posibilidad de entrar en el detalle
de una factura en concreto para consultarla, para ello, hay que pulsar el botón que tiene
asociado cada factura del detalle de la compra.
149
ÍNDICE
Seguimiento de Concursos
La aplicación ofrece la posibilidad de realizar un seguimiento de los Concursos
que hay registrados en el sistema por anualidades y que no se han finalizado previamente. Para ello, inicialmente hay que seleccionar las opciones de filtrado deseadas, como
el año para el cual se desea ver el estado de los concursos (campo de filtrado obligatorio), o la vacuna, y pulsar sobre el botón Buscar.
El sistema mostrará un listado con todos los concursos que cumplen el filtro
seleccionado. En este listado se proporciona información general del estado del
Concurso, así como el total de dosis e importe del concurso, las dosis que se han recibido, las que se han facturado, las dosis que se han recibido pero aún no se han facturado, así como todas las dosis que faltan por facturar para completar el concurso. Junto
con las dosis, aparece el importe de cada una de ellas para todos los casos anteriores.
Es importante destacar, que este detalle informa de los datos del concurso para
la anualidad seleccionada en el formulario de filtrado, y por tanto, si se elige una anualidad en la que no ha habido movimientos del concurso, estos datos serán cero. En el
caso de los concursos bianuales, será importante consultar las dos anualidades, para
conocer el estado real del concurso completo.
150
ÍNDICE
Una vez que tenemos el listado, podemos exportarlo a Excel, o imprimirlo
directamente, usando para ello los botones que se encuentran en la parte inferior de
la pantalla.
También existe la posibilidad de entrar en el detalle de un Concurso, para ello
hay que seleccionar el Concurso en cuestión del listado, y pulsar sobre el botón Ver
Detalles.
En este detalle encontraremos en la cabecera los datos generales del concurso, como la vacuna, las dosis, y el importe total.A continuación nos encontraremos una
tabla, que contiene el detalle del seguimiento del concurso, en la primera fila tenemos
los totales de dosis e importe del Concurso, y posteriormente las facturas, que van restando sus dosis e importes al total del Concurso.
El precio unitario que se muestra para cada factura, es el precio por dosis,
tomando en cuenta aquellas vacunas que hemos recibido sin coste. Por tanto, puede
variar del coste por vacuna que se había especificado al crear el Concurso.
El detalle del Concurso puede ser impreso, utilizando para ello el botón que
esta situado en la parte inferior izquierda de la pantalla.
151
ÍNDICE
En el propio detalle del concurso, existe la posibilidad de entrar en el detalle
de una factura en concreto para consultarla, para ello, hay que pulsar el botón
que
tiene asociado cada factura del detalle del concurso.
Consulta del Reparto de Dosis por Departamento
Desde este menú de la aplicación es posible consultar el reparto de los diferentes concursos que están adjudicados, de forma que podemos ver, las dosis que han
sido asignadas a nuestro departamento, y las que nos quedan por utilizar.
Esta consulta siempre se encuentra referida al ámbito de nuestro usuario, es
decir, si nuestro ámbito nos permite consultar todos los departamentos, veremos el
reparto de todos los concursos para cada uno de los departamentos. Si no, únicamente veremos el reparto de los concursos para el departamento al que pertenezcamos.
152
ÍNDICE
Anexo I: Preguntas Frecuentes
Preguntas Frecuentes RVA
1. ¿Cuáles son los campos necesarios que hay que cumplimentar para registrar un movimiento de vacunas?
Los campos que son necesarios cumplimentar son: tipo de movimiento, motivo, tipo de vacuna, referencia o lote, cantidad y centro origen/destino.
2. En la pantalla “Registro de movimientos” aparece dos veces
el campo laboratorio ¿son el mismo?
No, el primero hace referencia al laboratorio fabricante y el segundo al laboratorio que nos ha suministrado la vacuna. La mayoria de las veces corresponden al
mismo laboratorio.
¿Se puede cambiar la fecha de movimiento?
Si, ya que el sistema por defecto siempre muestra la fecha del día, pero No se
podrán hacer movimientos posteriores a la fecha actual.
¿Como guardar en Excel una consulta de movimientos?
Para ello, se deben realizar los siguientes pasos:
Seleccionar los criterios.
Hacer “clic” en la leyenda exportar a Excel.
Hacer “clic” en la barra del menú sobre archivo y seleccionar “guardar como”.
Por último se selecciona el archivo o carpeta donde se desea guardar.
¿Qué es el stock óptimo?
Es el número de vacunas que teniendo en cuenta las necesidades del centro y
la periodicidad del suministro se debe fijar para que no se produzca un desabastecimiento, es recomendable este cumplimentado en cada centro pues nos ayudara a realizar los pedidos.
Cuando se hace “clic” sobre stock óptimo, se abre una pantalla que nos informa sobre el stock óptimo, el stock de almacén y la cantidad a pedir en función de lo
anterior.
153
ÍNDICE
¿Cuándo hay que definir el stock óptimo y mínimo de un centro?
Es recomendable definir ambos parámetros al inicio de cada año y/o trimestre,
teniendo en cuenta las necesidades para cada tipo de vacuna por centro y periodicidad de
suministro desde el Almacén de referencia.
¿Desde un centro se puede activar o desactivar un lote equivocado?
No, solo desde los Centros de Salud Pública y Almacenes de Departamento además de los Servicios centrales y siempre y cuando no se haya declarado ya una vacuna a
ningún usuario con ese lote.
¿Qué utilidad tiene el correo?
El correo de la aplicación, debe ser el medio habitual para comunicar los tipos de
movimiento o incidencias a los usuarios que tengan acceso a la gestión de almacén.
¿Cómo se realiza la regularización del almacén y cada cuanto
tiempo?
Dado que en cualquier tipo de almacén se pueden producir desajustes entre las
existencias reales y las virtuales es necesario con cierta periodicidad (como mínimo dos
veces al año, en febrero y septiembre) regularizar las existencias de las vacunas existentes
en las neveras para lo cual los pasos a realizar son:
1ª paso.- Entrar en un centro a los que se envía vacuna, ir a consultas de existencias y sin poner ninguna vacuna dar a consultar y te saldrán las existencias de las distintas vacunas y lotes con las cantidades virtuales que hay en ese momento en ese centro (son
las dosis teóricas) y se le da a la opción imprimir y te sacara las existencias ‘teóricas’ en ese
centro.
2º paso.- Se pueden presentar tres situaciones diferentes:
Cuando una vacuna que aparece en el listado del RVA, no figure en
el stock real de vacunas de ese centro.
Entrar en el centro donde regularizamos el stock, ir a registro de movimientos y
en tipo de movimiento se pone Salida. El motivo del movimiento es REGULARIZACION,
seleccionar el stock, la fecha la de la regularización, indicar el tipo de vacuna, el laboratorio
fabricante y luego en referencia se pulsa el icono que esta más a la derecha
, se selecciona el lote del que no nos quedan existencias y automáticamente en la cantidad nos sale
el total de dosis existentes y finalmente en el apartado observaciones, anotar en mayúsculas VACUNACIONES.
154
ÍNDICE
Que una vacuna que aparece en el listado que hemos sacado
figure en el stock real de vacunas de ese centro pero en menor cantidad de la que nos aparece en el listado, en este supuesto, los pasos
serán:
Entrar en el centro donde regularizamos stocks, ir a registro de movimientos y
en tipo de movimiento seleccionar Salida. El motivo del movimiento es REGULARIZACION, seleccionar el stock, la fecha la de la regularización, seleccionar la vacuna y el
laboratorio fabricante y en referencia se pulsa el icono que esta más a la derecha
,
se selecciona el lote del que nos quedan existencias y ponemos como cantidad la diferencia entre las dosis que aparecen en el listado y las dosis que existen en stocks en el
centro (ejemplo si nos salen 20 dosis teóricas y en stocks tenemos 5 pondremos 15
dosis) y finalmente en el apartado observaciones, anotamos en mayúsculas VACUNACIONES.
Vacunas que no figuran en el listado pero sí en nuestra nevera.
En este caso habrá que seguir los siguientes pasos:
Registro de movimientos.Tipo ENTRADA, Motivo REGULARIZACION, seleccionar el stock, fecha la de la regularización.Vacuna la que sea. Laboratorio el fabricante. Cantidad la que exista. Observaciones VACUNACIONES.
¿Cómo registrar una incidencia de rotura en cadena de frío?
Para registrar una incidencia de rotura en cadena de frío, lo haremos desde el
Componente general en el apartado “Registro de incidencias de rotura en cadena de
frío”.
Habrá que rellenar los campos de departamento, zona y centro. En el caso de
que el usuario no tenga ámbito de departamento 0, parte de estos datos aparecerán
cumplimentados automáticamente con los datos de su ámbito.
Al declarar una incidencia su estado es notificada y se le asigna un número de
incidencia automáticamente. Se deberán cumplimentar los datos de la incidencia, confirmarlos y a continuación pasar a añadir las vacunas afectadas, junto con las medidas
adoptadas por el Centro.
¿Puede el centro en el que se ha producido la incidencia de
rotura en cadena de frío ver la Valoración económica de ésta?
No si la incidencia se encuentra en estado Notificada. Sólo se muestra la valoración económica de las incidencias en estado Resuelta o Finalizada.
155
ÍNDICE
ÍNDICE
Manual de Usuario
BACKOFFICE
Módulo de Gestión basado en Web
ÍNDICE
ÍNDICE
Introducción.................................................................................................................................161
Sistema de InformaciónVacunal: Sistema de Gestión basado
enWeb (BackOffice) ..................................................................................................................163
Conexión al sistema...................................................................................................................163
Abandono del sistema ...............................................................................................................164
Acerca de......................................................................................................................................164
Datos de Sesión ..........................................................................................................................165
Datos de Contacto.....................................................................................................................165
Menú de Aplicación ....................................................................................................................166
Actos vacunales ...........................................................................................................................169
Pacientes .......................................................................................................................................175
Gestión de Preavisos..................................................................................................................177
Gestión de Recordatorios ........................................................................................................182
Gestión de Correo.....................................................................................................................187
Tipos de Vacunas .........................................................................................................................190
Laboratorios.................................................................................................................................199
Vacunas por Fabricante .............................................................................................................201
Vacunas por Proveedor .............................................................................................................204
Presentaciones .............................................................................................................................206
Enfermedades...............................................................................................................................207
Lotes de Nevera..........................................................................................................................209
Reacciones Adversas ..................................................................................................................211
Desenlaces....................................................................................................................................217
Tipo Reacciones. .........................................................................................................................218
Listado de Usuarios por dpto..................................................................................................220
Nº de Usuarios por procedencia. ...........................................................................................222
Declaración de Actos.................................................................................................................223
Nº de Centros.............................................................................................................................226
Gestión de Usuarios ..................................................................................................................227
Gestión de Cartas ......................................................................................................................234
Gestión de Noticias ...................................................................................................................238
Cálculo de Indicadores ..............................................................................................................244
Configuración de Indicadores ..................................................................................................246
159
Perfiles ...........................................................................................................................................250
Artefactos Software ...................................................................................................................251
Permisos........................................................................................................................................254
Metaperfiles ..................................................................................................................................257
Auditoría de Datos.....................................................................................................................261
Indicadores de Auditoría ...........................................................................................................269
Centros .........................................................................................................................................270
Departamentos............................................................................................................................273
Zonas .............................................................................................................................................274
Países..............................................................................................................................................274
Comunidades ...............................................................................................................................275
Comarcas ......................................................................................................................................275
Provincia ........................................................................................................................................276
Municipios .....................................................................................................................................276
Anexo I: Preguntas Frecuentes .......................................................................................277
Preguntas Frecuentes .................................................................................................................277
160
ÍNDICE
Introducción
El Sistema de Gestión basado en Web tiene como objetivo el facilitar
la gestión de los usuarios, las noticias, los pacientes, los actos vacunales así como de
otras actividades relacionadas con las vacunas: desde la gestión de laboratorios fabricantes y proveedores, tipos de vacunas, enfermedades frente a las que protegen .etc.
Gestión y mantenimiento de centros, zonas, departamentos, etc.
Tiene como funcionalidades a destacar:
Componente general
El componente general, engloba actos vacunales, pacientes, la gestión de cartas
de preaviso, gestión de cartas de recordatorio y gestión de correo. Desde aquí se pueden añadir y modificar datos de pacientes. Modificar posibles errores de datos en actos
vacunales declarados desde RVN. Gestionar y generar las notificaciones de preaviso y
recordatorio. Realizar el mantenimiento de los mensajes que pueden llegar con peticiones de modificación u otros temas.
Componente vacunal
• Actualización de tipos de vacunas. Al declarar un tipo de vacuna se especifican todos los datos de la vacuna, se especificaran los posibles grupos de riesgo, las enfermedades contra las que protege y que laboratorios fabrican y
proporcionan esas vacunas.
• Actualizar laboratorios. Permite el mantenimiento de la tabla laboratorios, y
el tipo de suministros que realizan, es decir, vacunas y presentaciones. Esto
implica introducir los datos de identificación del laboratorio y las vacunas que
provee.
• Actualizar presentaciones. Se pueden modificar las presentaciones de los
lotes, las dosis que contiene y añadir una descripción.
• Actualizar enfermedades. Definir que vacunas protegen frente a cada enfermedad, cuantas dosis se pueden aplicar a un paciente.
Componente reacciones
Engloba las utilidades relacionadas con las reacciones adversas:
• Gestión de las reacciones adversas.
• Gestión de los desenlaces.
• Tipos de reacciones.
161
ÍNDICE
Componente consultas
Engloba las consultas que se pueden realizar al sistema:
• Listado de Usuarios por departamento.
• Nºde Usuarios por procedencia.
• Consulta de Actos.
• Nº de centros.
Componente administrativo
Engloba la administración de usuarios:
• Gestión de Usuarios.
• Gestión de Noticias.
• Gestión de Cartas.
• Perfiles.
• Artefactos Software.
• Permisos.
• Metaperfiles.
También aparecen las opciones relativas a indicadores:
• Cálculo de Indicadores.
• Configuración de indicadores.
Componente auditoria
Engloba la gestión de los actos vacunales duplicados detectados en el sistema:
• Auditoria de datos.
• Indicadores de auditoria.
Componente geográfico
Engloba la organización territorial y sanitaria de los centros de salud:
• Centro.
• Departamento.
• Zona.
• País.
• Comunidad.
• Comarca.
• Provincia.
• Municipio.
162
ÍNDICE
Sistema de Información Vacunal:
Sistema de Gestión basado en Web
(BackOffice)
A continuación describiremos el sistema en detalle.
Conexión al sistema
Tras pulsar sobre la aplicación de BackOffice, en la ventana del portal, se abrirá una nueva ventana en pantalla completa que mostrará el menú de la aplicación.
163
ÍNDICE
Las opciones del menú que se muestran están relacionadas con el perfil de
usuario asignado.
Abandono del sistema
Para salir de la aplicación se usa el botón
situado en la parte superior de
todas las ventanas. Esto devolverá al usuario a la pantalla del portal de aplicaciones.
Acerca de
En la mayoría de las pantallas podemos acceder a un icono con el símbolo
situado en la parte superior derecha de la pantalla.
Desde este icono podremos acceder al tutorial on-line donde podemos encontrar respuesta a alguna de las dudas sobre el funcionamiento de la aplicación, así como
consultar la versión de la aplicación.
164
ÍNDICE
Datos de Sesión
Desde la pantalla de “Acerca de” se pueden consultar algunos datos relativos
al usuario de la aplicación. Estos datos son útiles si por algún motivo se debe comunicar algún problema con la aplicación. También reportan información al propio usuario
para saber en que condiciones ha accedido a la aplicación y comprobar que es correcto este acceso.
Su contenido muestra información del código de usuario, el ámbito del mismo
(el departamento y la zona que tiene asignado), el nombre del centro de acceso si tiene
asignado, el perfil que tiene como usuario (esto se explicará más adelante) y su origen
(Indicará el tipo de acceso al sistema que ha realizado el usuario).
Datos de Contacto
Se accede a esta página desde la ventana de “Acerca de”. Se muestra información relativa a maneras de contactar con los responsables de la aplicación, con el fin de
comunicar fallos o comentar posibles mejoras que se consideren útiles.
Se incluye una dirección de correo electrónico y un teléfono a donde dirigir las
consultas. Si alguno de estos datos no está disponible temporalmente, la aplicación mostrará un guión en lugar del dato correspondiente.
165
ÍNDICE
Menú de Aplicación
Cada usuario tiene configurado el ámbito y el perfil y en función de eso se
determina a que parte del menú puede acceder. El perfil está relacionado con la categoría profesional del usuario de la aplicación. Permite asignar más funcionalidad a los
usuarios con un perfil más alto y permite agrupar a los usuarios en categorías de una
forma rápida y clara.
menú:
Según el perfil que posea el usuario podrá acceder a las siguientes opciones de
1. Servicios Centrales Gestor Funcional: Tendrá acceso al menú completo
exceptuando la opción de Artefactos Software.
2. Consultas (Call Center): Los usuarios del Centro de Atención Telefónica
Sanitaria tendrán acceso al menú de Gestión de Usuarios.
3. Técnicos de Salud Publica y Directores de CSP:A diferencia del anterior sólo
tendrá acceso al componente general, a los actos vacunales, la gestión del
correo, auditoria de datos y al menú de pacientes. Además de componente
administrativo y a Listados de Usuarios por departamento.
4. Técnicos de Fármaco Vigilancia: Sólo tendrán acceso a la gestión de reacciones.
5. Administrativo, Enfermero y Facultativo Responsable de Centro Público
Piloto: sólo tendrá acceso al componente general, a las cartas preaviso y a las
cartas recordatorio.
166
ÍNDICE
A partir de este momento consideraremos que usted es un usuario del tipo 1
ya que contiene todas las opciones.
Una vez nos identifica el sistema nos muestra el menú según el perfil y puede
darnos una serie de alertas acerca de la gestión del centro, como el número de mensajes sin leer.
En esta versión de la aplicación la ventana de información inicial puede contener únicamente un tipo de mensaje, haciendo clic en el mensaje en cuestión se abrirá
la página encargada de gestionar dicha información. Los mensajes pueden ser:
1. Gestión de Correo: nos informará de la existencia de mensajes no leídos en
el centro.
Esta ventana con la información de interés del centro puede cerrarse en cualquier momento pulsando el botón
o se cerrará automáticamente cuando seleccione una opción del menú principal de la aplicación.
En el menú principal de la aplicación se informará al usuario de que tiene la
opción de ocultar el menú automáticamente, y mostrarlo cuando posicione el ratón en
la parte izquierda de la pantalla, lo que permitirá un mejor desempeño del trabajo a
bajas resoluciones.
167
ÍNDICE
Haciendo clic en la etiqueta que se muestra a continuación podemos activar
esta opción del menú, en caso de que no se desee utilizar, bastará con ir a la opción de
menú deseada y la etiqueta se oculta automáticamente o dejar que transcurra un cierto espacio de tiempo, en el cual la propia etiqueta se oculta.
Si hemos decidido activar la auto-ocultación del menú haciendo clic en la etiqueta, esta mostrará un nuevo mensaje indicando que el menú va a proceder a ocultarse, e indicando que podemos desactivar esta opción en cualquier momento haciendo clic sobre el icono indicado.
168
ÍNDICE
Como ya se ha comentado anteriormente la opción de ocultar el menú no es
permanente, y este se despliega cada vez que el ratón se aproxima al borde izquierdo
de la pantalla, de forma que nos permite seleccionar la opción de menú deseada en ese
momento y se ocultará nuevamente cuando el ratón abandone dicha zona.
Usando el botón
situado en la barra superior de la aplicación puede activar o desactivar la ocultación del menú en cualquier momento, por lo que, no es necesario cerrar y volver a abrir la aplicación para hacer una elección diferente.
Dicha función también se puede realizar pulsando las flechas situadas junto al
menú, en la que esta flecha activa la ocultación, y la contraria la desactiva volviendo a fijar el menú.
Actos vacunales
Esta opción permitirá la modificacion en el sistema de los actos vacunales
declarados en un centro a través del Registro de Vacunas Nominal.
169
ÍNDICE
Los datos necesarios para buscar un acto vacunal son alguno de los siguientes:
• Nombre.
• Primer apellido.
• Segundo apellido.
• DNI.
• Número de la S.S.
• Número de SIP.
Introduciendo alguno de los datos arriba mencionados se abrirá una nueva ventana con los actos vacunales coincidentes con esos datos.
Para ver el resto de información de los actos vacunales se pueden usar las
barras de desplazamiento que contienen la ventana.
Del listado que se muestra, tras localizar el deseado, al pinchar sobre la fecha
de vacunación se rellenaran los campos de la página de actos vacunales con los datos
de la declaración.
170
ÍNDICE
Una vez seleccionado el acto vacunal si por alguna razón no es el deseado, pulsando en “Repetir Búsqueda” aparecerá la ventana de selección de actos vacunales vista
anteriormente, si volvemos a pulsar “Buscar” solo aparecerá la que se muestra en la
pantalla.
El botón de “Nuevo” borra el formulario y permite introducir nuevos datos
para buscar de nuevo.
El botón “Borrar” provocaría el borrado del acto vacunal seleccionado tras
pedir confirmación. Primero tiene que haber seleccionado un acto vacunal, con el proceso de búsqueda descrito.
El botón “Historial” nos mostraría el historial vacunal del paciente del cual queremos modificar sus datos.
Si pulsamos el icono situado al lado del nombre de la vacuna, aparecerá esa
declaración en la pantalla principal.
Dentro del formulario aparecen iconos con la forma
, indica que al pinchar sobre
el aparecerá una ventana con posibles valores para el campo junto al que esta colocado.
Seleccionando uno se cambiara su valor automáticamente. Para ello antes hay
que borrar el contenido del campo o escribir una parte del nuevo valor, de lo contrario solo aparecerá el que este seleccionado.
171
ÍNDICE
El icono situado al lado de “Detalle del Acto Vacunal” que tiene la forma
muestra la siguiente pantalla.
Desde aquí se puede cambiar la dosis suministrada en ese acto vacunal pulsando modificar o cerrar la ventana pulsando cancelar.
El icono
lección de lote.
también aparece junto a presentación y muestra la pantalla de se-
Pinchando sobre el enlace de referencia situado al lado del nombre de la vacuna, aparece ese lote como seleccionado.
El icono
de “Grupo de riesgo” muestra la pantalla que permite cambiar el
grupo de riesgo que tiene asociado ese paciente. Sólo hay que seleccionarlo y pulsar
sobre “Modificar”.
172
ÍNDICE
Junto a la opción de “Grupo de riesgo” se encuentra la de “Auditoria” que se
usa para saber si ese acto vacunal puede tener duplicados.
Si se selecciona puede aparecer una ventana como la siguiente.
Indicando que ese acto vacunal puede estar duplicado. Si es correcto puede
seleccionar el tipo de error que aparece y a continuación pulsar sobre el botón
“Confirmar”.
173
ÍNDICE
Si no tuviera incidencias aparecería una ventana como la siguiente.
El botón “Modificar” provoca la modificación de los datos del acto vacunal.
Mostrando la pantalla.
174
ÍNDICE
Si se intenta modificar el mismo acto más de una vez el mismo día. Se muestra
la siguiente pantalla que nos indica que no es posible.
También aparece una pantalla que pide si se desea repetir la última búsqueda
en el caso que sea necesario modificar más registros coincidentes con los datos introducidos para la última modificación.
El botón” borrar” provoca la eliminación del registro y muestra una pantalla de
finalización del proceso.
Nota: es posible que en algunos casos los datos de residencia del paciente, así
como el centro de vacunación no aparezcan reflejados en la pantalla. Esto es debido a
la existencia de un bloqueo judicial de los datos, es decir, un juez ha emitido una orden
para bloquear dichos datos, de forma que queden en la más estricta confidencialidad, y
ningún usuario de la aplicación pueda consultarlos.
Pacientes
Esta opción le ofrecerá la posibilidad de gestionar los pacientes dados de alta
en local. Desde la pantalla que se muestra seguidamente puede modificar, añadir o
borrar pacientes.
175
ÍNDICE
El botón de “Nuevo” borra el contenido del formulario.
Para “Buscar un paciente” basta con introducir algún dato como: nombre, primer apellido, segundo apellido, DNI o número de Seguridad Social.
Por ejemplo si se selecciona “Pérez” como primer apellido se mostraría una
pantalla con todos los pacientes que contengan esa descripción.
Seleccionando uno de la lista aparecerán todos sus datos en la pantalla principal.
Y podremos modificar alguno de sus datos cambiando su valor o seleccionándolo de las listas que se muestran al pinchar sobre los iconos
.
Se mostraría al modificar un paciente correctamente. Si se intenta modificar
más de una vez el mismo día ocurrirá lo mismo que con los actos vacunales. Se mostraría el siguiente aviso.
176
ÍNDICE
Para añadir un nuevo paciente hay que partir del formulario en blanco y rellenar
al menos los campos marcados con el símbolo * al lado del nombre y a continuación pulsar sobre “Añadir” y se mostrará una pantalla que indica el resultado de la operación.
Para borrar un paciente hay que introducir algún criterio de búsqueda de los
mencionados anteriormente y tras seleccionarlo de la lista que se mostraba en el proceso hay que pinchar sobre el botón de “Borrar”.
Gestión de Preavisos
Desde esta pantalla, se puede controlar todo la información relativa a las cartas de preaviso de vacunación. Así como todas las gestiones que se realizan con motivo de los preavisos: generación de cartas, impresiones masivas, confirmar avisos, etc.
La pantalla se divide en dos partes fundamentales, en la primera parte de la pantalla, tenemos todas las opciones de filtro para la búsqueda de pacientes. Podemos filtrar por su ámbito (departamento, zona y centro), así como por la población diana, o
el método de contacto que disponemos de los pacientes, entre otras.
Una vez seleccionado el filtro deseado, tenemos que darle al botón de Buscar
para actualizar la lista de Pacientes con las opciones seleccionadas. También podemos
dejar el formulario en su estado inicial pulsando el botón de Limpiar.
177
ÍNDICE
Junto a la información de cada uno de los pacientes, podemos encontrar tres
enlaces que nos permiten confirmar el tipo de aviso que se le ha realizado a dicho
paciente, mediante carta, telefónico u otros medios. Cuando seleccionamos avisar a un
paciente mediante carta, el sistema nos muestra la carta que se le va a enviar. En esta
pantalla tenemos la opción de imprimirla.
En el caso de que pulsemos el botón de Salir, el sistema nos pregunta si quieres salir sin confirmar, si aceptamos, volveremos a la pantalla anterior sin realizar ningún cambio. Mientras que si cancelas, el sistema se queda en la pantalla de la carta.
178
ÍNDICE
Cuando pulsas sobre el botón de Confirmar Envío, el sistema te pregunta antes
de realizar la acción que se la confirmes.
En el caso de que confirmes un aviso por medio de una llamada telefónica, al
pulsar sobre el enlace de confirmación telefónica el sistema directamente te pregunta
si deseas confirmar el aviso.
Lo mismo pasa cuando intentas confirmar mediante otros medios, el sistema
únicamente te preguntará si deseas confirmar el aviso en cuestión.
Estas tres operaciones se pueden realizar para grupos de usuarios, seleccionando todos los usuarios que se desean confirmar el aviso, y pulsando sobre uno de los
179
ÍNDICE
tres botones que aparecen en la parte inferior de la pantalla, según el tipo de confirmación que se desee realizar. Si para alguno de los pacientes seleccionados, falta alguno de
los datos de contacto (dirección, o teléfono), el botón correspondiente aparecerá deshabilitado impidiendo la confirmación de todo el grupo por ese medio.
Otra de las opciones que ofrece el sistema es la impresión masiva de cartas,
para ello, el usuario debe realizar primero un filtrado en la búsqueda, seleccionando
todos los pacientes que tengan como datos de contacto el correo. En la parte inferior
de la pantalla nos aparecerá el número de cartas que se van a generar.
Una vez que hemos pulsado el botón de impresión masiva, nos aparecerá una
pantalla en la cual podemos seleccionar la firma que aparecerá en la carta. Pudiendo
imprimir y confirmar dichos avisos.
Al pulsar sobre el botón Imprimir, se lanzará un proceso que generará las cartas, y se enviaran a la impresora, de forma que nos aparecerá el cuadro de dialogo de
impresión en función de nuestro sistema.
180
ÍNDICE
Finalmente, el sistema ofrece la posibilidad al usuario de exportar los datos de
los pacientes a una hoja de cálculo de Excel, para realizar dicha operación, el usuario
deberá pulsar el botón de Exportar a Excel.
Una vez que se haya filtrado la búsqueda, nos mostrará una nueva ventana con
toda la información disponible en una hoja de cálculo.
181
ÍNDICE
Gestión de Recordatorios
Desde esta pantalla, se puede controlar todo la información relativa a las cartas
de recordatorio de vacunación. Así como todas las gestiones que se realizan con motivo de los recordatorios: generación de cartas, impresiones masivas, confirmar avisos, etc.
La pantalla se divide en dos partes fundamentales, en la primera parte de la pantalla, tenemos todas las opciones de filtro para la búsqueda de pacientes. Podemos filtrar por su ámbito (departamento, zona y centro), así como por la población diana, o
el método de contacto que disponemos de los pacientes, entre otras.
Una vez seleccionado el filtro deseado, tenemos que darle al botón de Buscar
para actualizar la lista de Pacientes con las opciones seleccionadas. También podemos
dejar el formulario en su estado inicial pulsando el botón de Limpiar.
Junto a la información de cada uno de los pacientes, podemos encontrar tres
enlaces que nos permiten confirmar el tipo de aviso que se le ha realizado a dicho
paciente, mediante carta, telefónico u otros medios. Cuando seleccionamos avisar a un
paciente mediante carta, el sistema nos muestra la carta que se le va a enviar. En esta
pantalla tenemos la opción de imprimirla.
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ÍNDICE
En el caso de que pulsemos el botón de Salir, el sistema nos pregunta si quieres salir sin confirmar, si aceptamos, volveremos a la pantalla anterior sin realizar ningún cambio. Mientras que si cancelas, el sistema se queda en la pantalla de la carta.
Cuando pulsas sobre el botón de Confirmar Envío, el sistema te pregunta antes
de realizar la acción que se la confirmes.
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ÍNDICE
En el caso de que confirmes un aviso por medio de una llamada telefónica, al
pulsar sobre el enlace de confirmación telefónica el sistema directamente te pregunta
si deseas confirmar el aviso.
Lo mismo pasa cuando intentas confirmar mediante otros medios, el sistema
únicamente te preguntará si deseas confirmar el aviso en cuestión.
Estas tres operaciones se pueden realizar para grupos de usuarios, seleccionando todos los usuarios que se desean confirmar el aviso, y pulsando sobre
uno de los tres botones que aparecen en la parte inferior de la pantalla, según el
184
ÍNDICE
tipo de confirmación que se desee realizar. Si para alguno de los pacientes seleccionados, falta alguno de los datos de contacto (dirección, o teléfono), el botón
correspondiente aparecerá deshabilitado impidiendo la confirmación de todo el
grupo por ese medio.
Otra de las opciones que ofrece el sistema es la impresión masiva de cartas,
para ello, el usuario debe realizar primero un filtrado en la búsqueda, seleccionando
todos los pacientes que tengan como datos de contacto el correo. En la parte inferior
de la pantalla nos aparecerá el número de cartas que se van a generar.
Una vez que hemos pulsado el botón de impresión masiva, nos aparecerá una
pantalla en la cual podemos seleccionar la firma que aparecerá en la carta. Pudiendo
imprimir y confirmar dichos avisos.
Al pulsar sobre el botón Imprimir, se lanzará un proceso que generará las cartas, y se enviaran a la impresora, de forma que nos aparecerá el cuadro de dialogo de
impresión en función de nuestro sistema.
185
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Finalmente, el sistema ofrece la posibilidad al usuario de exportar los datos de
los pacientes a una hoja de cálculo de Excel, para realizar dicha operación, el usuario
deberá pulsar el botón de Exportar a Excel.
Una vez que se haya filtrado la búsqueda, nos mostrará una nueva ventana con
toda la información disponible en una hoja de cálculo.
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Gestión de Correo
La pantalla de gestión del correo contiene la lista de mensajes enviados por los
usuarios desde RVN. Estos mensajes se envían con destino al departamento siendo
posible recibir y dar respuesta a cualquier usuario que tenga acceso en su ámbito a
dicho departamento.
El icono del sobre puede aparecer en dos formatos, indicando si el mensaje ha
sido leído con anterioridad
o se trata de un mensaje nuevo sin leer
.
A través de esta pantalla se sabrá quien nos ha remitido un correo y en que
fecha, junto a información del centro. Las otras opciones que nos da esta pantalla son:
• Leer: Se puede leer cualquier mensaje pulsando sobre el icono del sobre en
cualquiera de sus dos formatos (
/
).
• Borrar: Borraremos el mensaje en cuestión pulsando sobre el icono de la
papelera asociado a cada mensaje (
).
• Borrar Mensajes: Podremos borrar un conjunto de mensajes seleccionándolos mediante el “CheckBox” (
) y pulsando posteriormente en el botón
de Borrar Mensajes.
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Al pulsar sobre el sobre (
/
), automáticamente el mensaje se marcará como leído y se abrirá una ventana en la que podremos ver el hilo de los mensajes
que se han escrito en la conversación.
Aquí se muestra el título de los mensajes y la fecha en que se enviaron y el contenido del mismo, ofreciendo la posibilidad de responder.
Si se elige responder el mensaje, vamos a una ventana en la que aparece titulo y texto del mensaje en la parte superior y debajo un espacio para escribir un titulo y una respuesta en el caso que se desee responder.
Ofrece la posibilidad de borrar el contenido de la respuesta (botón limpiar),
cerrar la ventana y mostrar el hilo del mensaje como se muestra debajo.
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Al pulsar en enviar nos aparecería la siguiente pantalla que nos indicaría si la
operación se ha realizado correctamente.
El botón “Borrar mensajes” permite que al seleccionar los mensajes deseados,
estos sean eliminados.
189
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Tipos de Vacunas
Desde aquí se controlan las vacunas que hay almacenadas en nuestro sistema.
Podemos modificar las enfermedades contra las que protege o añadir nuevas vacunas.
Si se quiere añadir una nueva vacuna basta con indicar su código, una descripción, la edad mínima y máxima de administración, así como la unidad de medida de la
edad (meses o años), si es suministrable o no, y si la vacuna esta activa o no. Tras pulsar “Añadir” quedará registrada en el sistema.
190
ÍNDICE
Buscar implica introducir el código de la vacuna y aparecerá una lista con las
posibles vacunas que se pueden querer modificar.
Se selecciona de la lista y aparecerán sus datos en la ventana principal.
Si se desean modificar sus grupos de riesgo hay que seleccionar el icono situado al lado de “Grupos de riesgo”.
En la pantalla que se muestra se pueden añadir nuevos grupos de riesgo introduciendo un código, la descripción y el orden dentro de la lista y marcarlo como activo para que se pueda empezar a vacunar a pacientes en ese grupo de riesgo.
191
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Las fechas de inicio y fin se usan para indicar al sistema entre que fechas debe
de estar activo el grupo de riesgo.
Con el fin de facilitar la selección de los grupos de riesgo para los paciente, al
añadir uno nuevo al sistema es necesario incluir entre que meses de edad es aplicable
ese grupo de riesgo y también permite incluir restricciones de sexo.
• Mes inicio y Mes fin: Indica la edad del paciente mínima y máxima indicada para
ese grupo de riesgo. Cualquier paciente cuya edad en la fecha de vacunación
este comprendida entre esos valores podrá seleccionarlo. Si el grupo de riesgo no debe tener ninguna restricción de edad se puede definir como mes de
inicio 0 y mes de fin una cantidad suficientemente grande para que entren
todas las personas, como por ejemplo 1800 como aparece en el grupo de
riesgo de mayores de 60 años.
• Sexo: El grupo de riesgo debe estar indicado únicamente para pacientes del
sexo seleccionado. Si este campo esta vacío tanto hombres como mujeres
podrán pertenecer a ese grupo de riesgo. Para evitar la validación del sexo
bastaría con dejarlo vacío
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• Requerido: Obliga a que el paciente cumpla las condiciones de sexo y edad
obligatoriamente. En caso de no ser requerido y no cumplirse las condiciones de sexo o edad el sistema alerta de que se compruebe que es el correcto, permitiendo continuar con la declaración.A la hora de añadir un grupo al
sistema es importante tener esto en cuenta porque al ser requerido el sistema no permitirá su selección de ninguna manera para pacientes que no cumplan las restricciones.
Ejemplo:
El grupo de riesgo “B-4. Embarazadas de 2º y 3º trimestre”, esta marcado como
requerido, luego es obligatorio que el paciente cumpla el requisito de edad y sexo.
• Tiene restricción de sexo (mujer), con lo que no podrá ser seleccionado para
ningún paciente varón.
• Solo podrá seleccionarse para mujeres con una edad menor de 60 años (personas de entre 0 y 720 meses).
Detalle de los datos:
Consideraciones a tener en cuenta cuando se declaran actos en el RVN.
Recuerdo del Grupo de Riesgo Anterior
A la hora de declarar un acto vacunal que tenga asociado algún grupo de riesgo el sistema recordará el último grupo al que pertenecía el paciente y lo mostrará,
siempre y cuando, el paciente en la fecha de la nueva declaración siga cumpliendo las
condiciones de edad y sexo del grupo de riesgo que tiene configurado.
En caso que el paciente no cumpliera las restricciones el campo de grupo de
riesgo le aparecería vacío.
193
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Declaración de un nuevo Acto vacunal
La lista de grupos de riesgos que aparecerán en la declaración serán los que
están configurados como requeridos y se cumplen las condiciones de edad y sexo en
la fecha de vacunación, y todos los grupos de riesgo configurados como no requeridos.
¿Qué ocurre si selecciono un grupo de riesgo no requerido y el paciente no
cumple las condiciones?
El sistema alertará de este hecho a través de un mensaje que indica al usuario
que confirme que es ese el grupo de riesgo que desea asignarle. Si el usuario cree que
puede ser que otro grupo de riesgo se ajuste más a las características actuales del
paciente deberá pulsar el botón Cancelar y proceder a la selección de otro, si por el
contrario es ese grupo de riesgo el que le corresponde sólo hay que pulsar el botón
Aceptar y el acto quedará registrado.
Modificación de un Acto vacunal
Al modificar un acto vacunal el sistema mostrará todos los grupos de riesgo
vigentes en la fecha de vacunación, tanto requeridos como no requeridos.Y aparecerá
seleccionado el que se le hubiera asignado.
Cuando se confirma el acto modificado, de nuevo el sistema alertará de aquellos grupos de riesgo no requeridos para los que el paciente tiene una edad y/o sexo
no válido.
¿Qué ocurre si seleccionamos un grupo de riesgo requerido que no es válido
para el paciente?
El sistema mostrará un mensaje indicando que ese grupo de riesgo no es válido y obligará a elegir uno válido para poder declarar.
¿Qué ocurre si selecciono un grupo de riesgo no requerido que no es válido
para el paciente?
El sistema alertará de este hecho a través de un mensaje que indica al usuario
que confirme que es ese el grupo de riesgo que desea asignarle. Si el usuario cree que
puede ser que otro grupo de riesgo se ajuste más a las características del paciente
deberá pulsar el botón Cancelar y proceder a la selección de otro, si por el contrario
es ese grupo de riesgo el que le corresponde sólo hay que pulsar el botón Aceptar y el
acto quedará registrado.
Con lo expuesto anteriormente y su repercusión en otras aplicaciones sea cuidadoso a la hora de configurar los grupos de riesgo.
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ÍNDICE
También permite borrarlos activando la casilla que se encuentra a la izquierda
del código de grupo de riesgo y pulsando “Borrar”.
Para modificarlo basta con seleccionarlo como para borrar y alterando algún
dato pulsar sobre “Modificar”.
Para borrar una vacuna hay que buscarla y una vez seleccionada usar el botón
de “Borrar”.
Si se desea definir las enfermedades contra las que protege esa vacuna, hay que
pinchar sobre su icono y aparecerá una pantalla que muestra las enfermedades que protege y permite añadir nuevas o borrar alguna.
Para eliminar una enfermedad hay que activar la casilla situada al lado del nombre y pulsar sobre el botón “Eliminar”.
Si por el contrario se quieren añadir, las seleccionaremos del desplegable y pulsamos sobre el botón “Añadir”.
Para Añadir fabricantes, laboratorios que suministren esa vacuna, pulsando
sobre el icono alojado al lado de “fabricantes” y aparecerá una nueva pantalla con los
laboratorios que la proporcionan y la posibilidad de añadir nuevos, poner la fecha hasta
la cual los suministraran o borrarlos.
195
ÍNDICE
Si un laboratorio ha dejado de suministrar una vacuna, o se quiere introducir el
nombre comercial por el que es conocida, hay que seleccionarlo de la lista pulsando
sobre su fila.
196
ÍNDICE
Y pulsar el botón “Modificar”.Tras lo que se abrirá una nueva ventana con los
datos de la vacuna.
Se completarían los datos que se desee, y se pulsa el botón “Enviar”, con lo que
se actualizaría el listado anterior mostrando los cambios
197
ÍNDICE
Para añadir uno nuevo, primeramente se pulsa sobre el botón “Añadir” con el
se abrirá un nuevo formulario donde se introduce el laboratorio, que lo podemos obtener de la lista que se muestra al pinchar sobre el icono situado al lado, y una fecha de
inicio a partir de la cual va a empezar a suministrar la vacuna, opcionalmente se puede
introducir el nombre comercial por el que es conocida la vacuna. Para que tenga efecto se confirma usando “Enviar”.
Para eliminar un laboratorio hay que seleccionarlo y pulsar el botón “Borrar”.
Si se confirma el borrado, este será borrado del listado.
198
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Laboratorios
Desde aquí se controlan los laboratorios que hay en el sistema.
Para insertar un nuevo laboratorio hay que facilitar al sistema al menos un código y una descripción y seleccionar “Añadir”.
Para modificar o borrar primero hay que buscar un laboratorio introduciendo
parte de la descripción o el código y pulsar “Buscar”.
Tras seleccionarlo de la lista aparecerán sus datos en la página principal y es
cuando se podrá borrar seleccionando “Borrar” en la parte inferior. O modificar introduciendo algún dato o modificando los que se muestran.
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También se pueden modificar las “Vacunas que provee”, seleccionándolo en el
formulario.
Su funcionamiento es similar al de seleccionar fabricantes para una vacuna.
Se pueden añadir vacunas pulsando el botón “Añadir” y completando el formulario con una fecha de inicio, una vacuna de la lista desplegable y la presentación en que
las suministran, se puede incluir el concurso en que fueron adquiridas esas vacunas y si
ese concurso es aun válido usando la casilla “Activo” y su coste. Al pulsar “Enviar” la
nueva vacuna se añadirá al listado.
Si se desea introducir una fecha de fin, el concurso o el coste en alguna vacuna
hay que seleccionarla del listado, pinchando sobre la fila, pulsar sobre “Modificar”, rellenar los campos y a continuación pulsar “Enviar”.
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ÍNDICE
También se pueden borrar seleccionando la vacuna y pulsando el botón
“Borrar”.
Si se confirma la eliminación, la vacuna se eliminará del listado.
Vacunas por Fabricante
Esta opción del menú nos permite gestionar los fabricantes, laboratorios que fabriquen esa vacuna, aparecerá una nueva pantalla con los laboratorios que la proporcionan y
la posibilidad de añadir nuevos, poner la fecha hasta la cual los fabricaran o borrarlos. Esta
pantalla nos ofrece la posibilidad de filtrar el listado por laboratorio o vacuna.
201
ÍNDICE
Si un laboratorio ha dejado de suministrar una vacuna, o se quiere introducir el
nombre comercial por el que es conocida, hay que seleccionarlo de la lista pulsando
sobre su fila.
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ÍNDICE
Y pulsar el botón “Modificar”.Tras lo que se abrirá una nueva ventana con los
datos de la vacuna.
Se completarían los datos que se desee, y se pulsa el botón “Enviar”, con lo que
se actualizaría el listado anterior mostrando los cambios.
Para añadir uno nuevo, primeramente se pulsa sobre el botón “Añadir” con el
se abrirá un nuevo formulario donde se introduce el laboratorio, que lo podemos obtener de la lista que se muestra al pinchar sobre el icono situado al lado, y una fecha de
203
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inicio a partir de la cual va a empezar a suministrar la vacuna, opcionalmente se puede
introducir el nombre comercial por el que es conocida la vacuna. Para que tenga efecto se confirma usando “Enviar”.
Para eliminar un laboratorio hay que seleccionarlo y pulsar el botón “Borrar”.
Si se confirma el borrado, este será borrado del listado.
Vacunas por Proveedor
Esta opción del menú nos permite gestionar los proveedores, laboratorios que
suministren esa vacuna, no tienen que ser necesariamente fabricantes, aparecerá una
nueva pantalla con los laboratorios que la proporcionan y la posibilidad de añadir nue204
ÍNDICE
vos, poner la fecha hasta la cual los suministraran o borrarlos. Esta pantalla nos ofrece
la posibilidad de filtrar el listado por laboratorio, vacuna o presentación.
Su funcionamiento es similar al de seleccionar fabricantes para una vacuna.
Se pueden añadir vacunas pulsando el botón “Añadir” y completando el formulario con una fecha de inicio, una vacuna de la lista desplegable y la presentación en que
las suministran, se puede incluir el concurso en que fueron adquiridas esas vacunas y si
ese concurso es aun válido usando la casilla “Activo” y su coste. Al pulsar “Enviar” la
nueva vacuna se añadirá al listado.
Si se desea introducir una fecha de fin, el concurso o el coste en alguna vacuna
hay que seleccionarla del listado, pinchando sobre la fila, pulsar sobre “Modificar”, rellenar los campos y a continuación pulsar “Enviar”.
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También se pueden borrar seleccionando la vacuna y pulsando el botón
“Borrar”.
Si se confirma la eliminación, la vacuna se eliminará del listado.
Presentaciones
Permite configurar las presentaciones en que se distribuyen las vacunas por los
laboratorios.
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Para añadir una nueva presentación hay que introducir los datos requeridos por
la pantalla y seleccionar “Añadir”.
Para borrar y modificar hay que buscar una presentación.
Tras seleccionarla de la lista, se cargaran sus datos en los campos del formulario y al seleccionar “Borrar” quedará eliminada del sistema en el caso de que se altere
algún dato se marcará “Modificar” y quedará modificada.
Enfermedades
Desde aquí se controlan las enfermedades que hay en el sistema. Su página es
la siguiente.
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Para insertar una nueva enfermedad en el sistema hay que proporcionar un
código de enfermedad, una descripción y la dosis máxima de vacuna que se puede administrar para esa enfermedad.
Para Modificar y Borrar hay que buscar una enfermedad existente en el sistema. Pulsando sobre “Buscar”.
Seleccionamos una de la lista y aparecerá en la página.
El botón situado al lado de “Vacunas que protegen” muestra la siguiente pantalla que contiene una lista de vacunas que protegen frente a esa enfermedad.
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Lotes de Nevera
Desde aquí se controla de qué neveras obtiene un centro sus vacunas. Por
defecto un centro obtiene sus vacunas de su nevera pero puede ser que sea conveniente que vea los lotes de nevera de su centro de cabecera. La página es muy sencilla y
tiene el siguiente aspecto.
Tiene dos campos donde incluir el centro y cual será su almacén de suministro,
para ello hay que escribir una pequeña descripción del centro y pulsar el icono situado
al lado de la descripción. Al pulsar “Añadir” quedaría registrado y podría hacer uso de
la nevera de su centro de stock.
Si el registro ya se encuentra en el sistema aparecerá un mensaje indicando la
incidencia.
Si se desea modificar algún almacén del que se suministra o ver que centros
están asociados a uno dado, basta con introducir un centro en cualquiera de los campos como se ha descrito anteriormente y usar el botón “Buscar”. Aparecerá una pantalla con todos los registros que coincidan con esa descripción.
209
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Aquí se muestra parte del listado del centro de stock “Almacén de vacunas
Hospital Dr. Pesset”. Seleccionando el nombre del centro que aparece a la izquierda se
rellenarían los campos en la página y se podría proceder a modificar o borrar.
Si se elige la opción de “Borrar” aparecerá una pantalla como la siguiente si se
ha realizado correctamente.
La misma pantalla aparecería si se modifica alguno de los dos centros y la combinación resultante no está ya en el sistema, en caso contrario volvería a aparecer la
pantalla que indica que el registro ya se encuentra.
210
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También aparece la utilidad
que permite automáticamente definir
todos los centros que se han dado de alta en el sistema, como centros de stock de si
mismos. No obstante si no se define el centro como centro de stock, automáticamente a la hora de hacer operaciones sobre los lotes en RVN, el sistema asumirá que él
es su centro de stock. Evitando tener que hacer uso de esta herramienta cada vez que
se añade un centro al sistema. Al terminar se mostrará el siguiente mensaje.
Reacciones Adversas
La gestión de reacciones adversas permite a los usuarios de fármacovigilancia
tener una bandeja con todas las reacciones adversas del sistema.
Al seleccionar la opción Reacciones Adversas se muestran todas las reacciones
notificadas en los ámbitos del usuario.
Los criterios de búsqueda de reacciones que se permiten son: estado, fecha de
notificación, número de SIP, nombre, 1º apellido, 2º apellido, departamento o centro.
211
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Para realizar la búsqueda una vez introducidos los criterios adecuados hay que
pulsar el botón “Buscar”.
Si no aparece el resultado o se desea realizar otra búsqueda el botón “Limpiar”
devolverá el formulario a su estado inicial.
En la parte inferior se muestran los resultados encontrados: fecha de notificación, centro, nombre del paciente, código de SIP y el estado.
Los estados en que se puede encontrar una reacción son:
• Notificada (
): este estado es el que se asigna a una reacción adversa declarada en RVN.
• en Verificación (
): este estado indica que la reacción esta siendo estudiada por el usuario de farmacovigilancia.
• Confirmada (
ciente.
): indica que se ha confirmado la reacción adversa en el pa-
• Cancelada (
): cuando una reacción adversa sea errónea este estado indica al sistema que no es válida.
Los resultados mostrados aparecen de forma “paginada”, es decir, se muestran
en bloques de 20 resultados. Esto permite no saturar la pantalla con largas listas de
resultados y mostrar la información de forma más clara. Como no se muestran todos
los resultados a la vez se explicará como poder acceder al resto de resultados encontrados.
Como se ha dicho en la parte inferior de la pantalla se muestran los resultados
y debajo de ellos aparece el número total de registros que se han encontrado. Si estos
son más de 20 aparecen unos “números” junto al resultado.
Como muestra la imagen hay ‘136’ registros encontrados, se están mostrando los 20 primeros ya que es el número ‘1’ el que aparece resaltado. Para ver los
siguientes resultados solo hay que pinchar sobre el número ‘2’, etc. En el caso de que
haya más de 10 ‘bloques’ aparecerá un icono junto a los números de bloque con el
valor “next”.
212
ÍNDICE
Al pulsar en “next” se muestra el siguiente bloque, en el ejemplo el ‘11’. Si se
visualiza un bloque mayor que el ‘10’ aparecerá el icono “prev” que mostrara el anterior bloque.
El botón “Exportar” muestra en formato Excel la información asociada a las
reacciones adversas encontradas como consecuencia de la búsqueda, es decir, muestra
los datos no sólo de las que se muestran en ese momento en la pantalla sino del total
que se muestra en la parte inferior.
Por ello es posible que se muestre el siguiente mensaje.
En este caso se intenta realizar un listado de más de 1000 resultados cosa que
el sistema no permite, por ello cuando se muestre este mensaje se ha de utilizar algún
criterio más de búsqueda que reduzca los resultados para poder exportar.
Si el número de registros seleccionados es adecuado se abrirá una ventana con
los datos en formato Excel.
213
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Se muestran los datos del paciente, de las vacunas sospechosas, los fármacos
que estaba tomando, las reacciones sufridas y los datos de la persona que notificó la
reacción. Haciendo uso de la barra superior que aparece en la pantalla se podría guardar la información en un archivo.
Para mostrar la información asociada a la reacción adversa. Hay que desplazar
el puntero del ratón sobre el listado mostrado.
La fila sobre la que se coloca el ratón aparece resaltada en color negro. Para
seleccionarla basta con pulsar sobre ella.
214
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La fila seleccionada aparece ahora resaltada en color verde. Para ver los datos
asociados a esa reacción hay que pulsar sobre el botón “Modificar”.
215
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Esta pantalla muestra los datos tal y como se enviaron desde RVN al declarar
la reacción.
Se muestra además la información relativa al usuario que esta consultando esa
reacción y las fechas en que la reacción cambió de estado.
Esta pantalla permite imprimir los datos de la reacción con el botón “Imprimir”
y modificar el estado actual en que se encuentra la reacción usando “Modificar”.
El botón “Cerrar” cierra la ventana y devuelve al usuario a la pantalla con las
reacciones encontradas.
Se puede generar una carta de notificación al usuario que introdujo la reacción
en el sistema, para informarle que se está estudiando la información remitida. Para ello
hay que usar el botón “Carta Notificación” y se mostrará una ventana similar a esta.
El botón “Cerrar” cierra la ventana y devuelve al usuario a la pantalla con los
datos de la reacción.
Para imprimir la carta hay que pulsar el botón “Imprimir” y seleccionar la
impresora a utilizar.
216
ÍNDICE
Desenlaces
Desde aquí se controlan los tipos de desenlaces de las reacciones adversas presentes en el sistema.
Los desenlaces deben tener un código y una descripción, opcionalmente el
orden en que debe aparecer. La marca de Activo indica si ese desenlace aun es válido o
por el contrario ha dejado de serlo y no de puede asignar.
Una vez relleno el formulario al pulsar el botón “Añadir”, aparecerá una pantalla con el resultado de la operación y el campo código aparecerá deshabilitado.
Si se intenta añadir un desenlace con un código ya existente el sistema alertará con un mensaje como este.
217
ÍNDICE
Si se desea modificar algún dato del desenlace, primero hay que seleccionarlo, para
ello hay que introducir parte de la descripción o su código y pulsar el botón “Buscar”.
De la ventana que se muestra pulsando sobre él, se rellenarán los datos en el
formulario.
Tras alterar la descripción, el orden y/o el check de activo y pulsar “Modificar”.
Se mostrará una ventana con el resultado de la operación.
Para borrar un desenlace, tiene que estar seleccionado y confirmar la acción
tras pulsar el botón “Borrar”.
Si el desenlace aparece referenciado en alguna reacción no se podrá borrar y
aparecerá un mensaje:
Tipo Reacciones
Desde este apartado se controlan los posibles tipos de reacciones que puede
sufrir un paciente.
218
ÍNDICE
Para incluir un nuevo tipo de reacción en el sistema es necesario introducir un
código, una descripción y seleccionar si es local o general la reacción. También se le
puede indicar el orden de aparición y si está activo o no.
Tras pulsar en el botón “Añadir” se mostrará una ventana con el resultado de
la operación. En caso de que ya exista un tipo con el mismo código el sistema alertará.
Para modificar algún dato hay que introducir el código o parte de la descripción de la reacción y pulsar el botón “Buscar” para seleccionarlo.
Este sería el listado de reacciones que han sido encontradas.Al pulsar sobre la
fila los datos aparecerían rellenos en el formulario.
Bastaría con modificar el dato en cuestión y pulsar el botón “Modificar”.
Para eliminar un tipo de reacción hay que seleccionarlo por el proceso descrito anteriormente y aceptar la operación tras pulsar en el botón “Borrar”.
219
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Si hay algún registro que tenga ese tipo de reacción el sistema no permitirá
borrarlo y mostrará el siguiente mensaje:
Listado de Usuarios por dpto.
Desde aquí se puede obtener un listado a nivel de departamentos de los usuarios que tienen accesos agrupados por zonas. La vista se muestra a continuación.
Podrán tener acceso los usuarios que tengan configurado algún ámbito a nivel
de departamento y sólo podrán listar los usuarios de aquellos departamentos que tengan configurados. Por ejemplo: un usuario que tenga configurado acceso al departamento 3 y al departamento 2 zona 1 solo podrá listar los usuarios del departamento 3 por
que es el único ámbito que tiene definido a nivel de departamento.
Del desplegable hay que seleccionar un departamento, y el estado de los usuarios del listado (operativo, no operativo, todos) y usar los botones “Enviar” y “Exportar
a Excel”.
El botón “Enviar” muestra el listado de usuarios en la misma pantalla del navegador y su aspecto es el siguiente.
220
ÍNDICE
Aparece una pantalla con el código de usuario, el nombre, el estado del usuario, la procedencia y una “X” debajo del nombre de la aplicación indicando que tiene
acceso a esa aplicación, adicionalmente se muestra el nombre del centro de acceso para
la aplicación si el usuario tiene asignado alguno. El listado aparece agrupado por zonas
y cada línea del mismo aparece numerada.
En la parte inferior aparece un botón “Volver” tras pulsarlo aparece de nuevo
la ventana de “Listado Usuarios por Dpto.”.
Si se selecciona el departamento y se pulsa “Enviar a Excel” se abre una nueva
ventana con el listado en formato de esta aplicación para que pueda ser modificado o
guardado como se muestra a continuación.
221
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Nº de Usuarios por procedencia
Desde aquí se puede obtener el número usuarios que acceden a las aplicaciones de SIV de forma local o a través de SIA y el número de usuarios locales a RVN que
están catalogados como externos.
Seleccionando aplicación en el desplegable y pulsando el botón enviar obtenemos el número de usuarios que acceden a la aplicación tanto desde SIA como por RVN.
Si se pulsa el botón volver se mostrará de nuevo la pantalla anterior y se podrá
realizarla otra consulta.
222
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De nuevo al pulsar sobre enviar se mostrará el número de usuarios externos
de RVN.
Declaración de Actos
Desde aquí se puede obtener datos que resultan interesantes sobre la declaración de actos vacunales en el sistema.
Permite conocer los actos vacunales declarados entre dos fechas, por fecha de
declaración o de inserción. También permite conocer estos datos para una vacuna en
concreto.Y ofrece a su vez la posibilidad de mostrar los datos agrupados por departamentos.
Debido a la gran cantidad de información que contiene el sistema estas consultas pueden durar varios minutos. Por ello tras realizar una consulta aparecerá en la pantalla un mensaje indicando que se espere a la conclusión de la petición.
De esta forma se evita que el usuario pueda realizar la misma petición por
creer que no está siendo atendida.
223
ÍNDICE
Si el usuario desea hacer otra acción debe pulsar sobre el recuadro que aparece y podrá entonces seleccionar otra opción del menú.
Si se desea obtener el número total de actos vacunales declarados en el sistema basta con dejar en blanco la fecha de inicio y de fin del formulario y pulsar “Enviar”.
Para obtener los mismos resultados pero agrupados por departamentos bastaría con marcar la casilla “Departamento”, como se muestra en la imagen.
Al pulsar de nuevo el botón “Enviar” se obtendría como resultado.
224
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Si se desea pueden calcularse datos para años concretos y vacunas. Por ejemplo si se desea conocer el número de actos declarados en el año 2005 de polio habría
que seleccionar las fechas y la vacuna como sigue.
Se obtendría por resultado.
225
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Si lo que se desea conocer es el número total de inserciones de polio que se
produjeron en el año solo sería necesario seleccionar “Fecha de inserción” en vez de
“Fecha de declaración”. Puede ser que el resultado no coincida con los actos declarados en ese año debido a que de este modo también de tienen en cuenta los actos introducidos de forma retrospectiva ese año.
Nº de Centros
Desde aquí se puede obtener el número de centros catalogados por públicos y
privados además de los centros que proceden del catálogo y los que son locales a RVN.
tema.
Al pulsar “Enviar” se mostrará el número de centros públicos y privados del sis-
Si se pulsa el botón “Volver” se podrá realizar la otra consulta sobre centros.
De esta manera se obtendrán el número de centros del catálogo dados de alta
en el sistema.
226
ÍNDICE
Gestión de Usuarios
Desde aquí se gestionan los usuarios que pueden acceder al sistema.
Se pueden añadir nuevos usuarios indicando un código de usuario, que utilizará para identificarse en el sistema, nombre y apellidos que lo identifiquen, DNI, fecha de
nacimiento y teléfono. La fecha de alta aparecerá por defecto la fecha del día actual, la
categoría profesional y el metaperfil que se le va a asignar.
227
ÍNDICE
En él campo dirección, deberá aparecer la dirección donde el usuario desee
recibir la carta de aviso de alta de usuario, pudiendo ser la del centro de trabajo o la
de su propio domicilio. En los campos provincia y municipio se indicará y se completará la información referente a la dirección.
El campo procedencia indica al sistema desde que tipo de centro va a acceder
el usuario. La procedencia del usuario determina en la generación de la carta de comunicación de alta en el sistema que muestre una dirección Web de entrada u otra.
Aunque una vez generada la carta se podrá cambiar. Dependiendo de si el usuario es
externo, por ejemplo residencia privada, o interno, por ejemplo atención primaria, la
dirección Web de acceso al sistema será distinta en cada caso, esta dirección aparecerá reflejada en la carta de alta de acceso remitida al nuevo usuario.
El campo palabra clave se rellenará automáticamente al añadir al usuario. Este
valor se mostrará solo en la carta y solo de aquellos usuarios que estén desactivados
como se explicará más adelante.
Pulsando el icono situado junto al campo palabra clave se puede de igual modo
conocer la clave de activación del usuario.
El check “Requiere certificado” sirve para obligar al usuario a identificarse en
el sistema mediante el uso de certificado y no con el método de nombre de usuario y
contraseña.
El check “Confirmado” indica si el usuario tras acceder al sistema debe confirmar los datos de DNI, categoría, fecha de nacimiento y teléfono. Cabe indicar que estos
datos deben ser confirmados por todos los usuarios ya que son los datos que debe
introducir el usuario en caso de que olvide su contraseña para evitar tener que ponerse en contacto con CATS.
La fecha clave indica cuando caduca la contraseña del usuario y deberá elegir
otra para poder seguir accediendo a la aplicación.
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ÍNDICE
A continuación pulsando sobre el botón “Añadir” el usuario quedaría registrado en el sistema, por defecto su estado será desactivado.
“Buscar” permite encontrar un usuario en el sistema, introduciendo algún dato
del mismo, el código o parte del nombre o los apellidos.
También permite la búsqueda de usuarios que han dejado de ser activos en SIA
y que tuvieron acceso a la aplicación. Estos usuarios no tendrán acceso a las aplicaciones, por no estar activos para acceder desde esa aplicación.
Seleccionándolo de la lista se puede proceder a “Borrar” o “Modificar” el usuario. Cabe recordar que para modificar el usuario la fecha de alta debe ser válida y la
fecha de envío también si es que ya se ha enviado la carta de aviso.
Hay que resaltar la modificación de estados ya que existen algunas restricciones en cuanto a ello:
• Cambiar a estado operativo sólo lo podrá realizar el propio usuario al acceder al sistema, un usuario desactivado que se identifique en el sistema cambiará a este estado.
• No se permite cambiar a un estado desactivado, para ello es necesario usar
el botón habilitado para ello.
• Sólo es válido el cambio a estados: suspendido, baja, cancelado o bloqueado.
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“Borrar” lo elimina del sistema si no pertenece al catálogo o si no ha realizado
actos vacunales o introducido pacientes en el sistema y modificar permite guardar los
cambios realizados en algún dato del usuario.
El botón “Desactivar” permite volver a conectarse al sistema a un usuario que
haya equivocado su contraseña al menos tres veces seguidas al intentar entrar en la aplicación o que haya olvidado su contraseña. Si el parámetro “Claves Incorrec.” llega a tres,
ese usuario quedará bloqueado y deberá avisar para que se le vuelva a activar su nombre de usuario y su contraseña. Hay que seleccionar un usuario buscándolo por el
método descrito anteriormente que tenga alguna clave incorrecta. Esto provoca que se
cambie el estado del usuario a desactivado y que se genere una nueva palabra clave
para el usuario y un código de activación, como se muestra en la imagen.
Estos datos serán facilitados al usuario para que pueda proceder de nuevo a
identificarse en el sistema.
El botón “Carta” muestra la apariencia de la carta que se enviaría al usuario
para avisarle de que ha sido dado de alta en el sistema. Solo se podrá generar de aquellos usuarios que se encuentren desactivados.
230
ÍNDICE
Debajo de los campos confirmado y requiere certificado aparece un enlace llamado “Ámbito usuario”. Si se ha seleccionado algún usuario y se selecciona esta opción
aparece la siguiente pantalla desde donde se controla a que centros tiene acceso ese
usuario y a que aplicaciones del SIV.
En la parte superior del listado aparecen las opciones de “Activos” y “Todos”
con esto se puede controlar los ámbitos que se van a mostrar del usuario. Por defecto sólo se muestran los ámbitos activos del usuario.
231
ÍNDICE
Se pueden definir ámbitos para las cuatro aplicaciones relacionadas con vacunas. Hay que seleccionar un departamento, una fecha de inicio y una aplicación del desplegable para poder introducirlo en el sistema.
Esto permite que un usuario tenga asociados distintas zonas de trabajo para la
misma aplicación y no tenga que tener más de una clave para poder realizar los accesos a cada uno de sus ámbitos de trabajo.
Si se rellenan los campos y se pulsa “Añadir” aparecerá un nuevo ámbito en la
lista superior.
Por defecto el ámbito que se va a introducir esta activo como indica la casilla
de selección y el ámbito por defecto se usa para indicar al sistema que ámbito debe
entender que es el que le debe asignar en caso de que solo tenga que acceder al sistema con su nombre de usuario y contraseña, sin especificar un centro.
Para modificar algún ámbito hay que seleccionarlo pinchando sobre el nombre
la aplicación y aparecerán los datos en el formulario inferior.
232
ÍNDICE
Una vez que se nos muestran los datos se pueden modificar y pulsar
“Modificar” para que las alteraciones tengan efecto.
El botón “Dar de baja” provoca que el ámbito seleccionado deje de estar activo y que la fecha de fin del mismo se ponga al día en que se realiza la operación. Para
ello hay que seleccionar los ámbitos que se desean dar de baja activando la casilla situada a la izquierda del nombre de la aplicación y pulsar este botón.
Al pulsar se observa que el listado cambia. Si en la pantalla se selecciona aceptar.
233
ÍNDICE
Como se muestra en la imagen, el ámbito ha desaparecido porque ya no se
encuentra activo. Para comprobar el efecto descrito anteriormente hay que filtrar los
ámbitos por el valor “Todos” para que se muestren además los dados de baja.
Los ámbitos también se pueden borrar, pero es recomendable hacer uso de la
opción “Dar de Baja”, ya que permite realizar un seguimiento de los lugares donde ha
estado trabajando el usuario. Por tanto esta opción se debe usar sólo por errores que
necesiten que el usuario no tenga ámbitos.
Para borrar un ámbito hay que marcar la casilla de selección del ámbito a eliminar y pulsar el botón “Borrar”.Tras confirmar la acción el ámbito quedará borrado.
234
ÍNDICE
En el ejemplo se ha eliminado el ámbito creado anteriormente.
Gestión de Cartas
Desde aquí se maneja el envío de cartas de respuesta a la solicitud de acceso
al sistema vacunal.
Se muestra una lista con los usuarios pendientes de envío que se encuentren
en estado desactivado.
Aparece el nombre del usuario junto a dos enlaces “Carta” y “Marcar enviado”.
El primero muestra el contenido de la carta que se va a enviar, como se verá más adelante en este apartado. El segundo permite indicar al sistema que esa carta ya ha sido
enviada y dejaría de mostrarse en esta página.
En la parte inferior también aparecen dos botones con los nombres anteriores
desde ellos se pueden realizar las dos operaciones anteriores pero de forma múltiple.
Es decir activando las casillas situadas a la izquierda de los nombres se consigue marcar todos esos como leídos o mostrar todas esas cartas. Se puede hacer de forma individual marcando las deseadas o seleccionando el situado junto a “Usuario” que marca
todos los de la lista.
Al pulsar “Carta” situada en la parte inferior se abrirá una ventana con el
siguiente aspecto.
235
ÍNDICE
Aparece una lista con todas las cartas seleccionadas y en la parte inferior tres
botones “Imprimir”, “Dirección” y “Salir”.
Al pulsar imprimir se imprimirían todas las cartas, salir cerraría la ventana y el
desplegable “Dirección” es útil si se desea forzar un cambio en la dirección de la página Web que aparece a los usuarios como punto de entrada al sistema.
236
ÍNDICE
La dirección tiene tres posibles valores:
• Vacío:Al usuario le aparece la dirección que le corresponde en función de su
procedencia.
• Dirección Interna: Fuerza la dirección de entrada al sistema a la dirección que
tendría si estuviese en un centro público.
• Dirección Externa: Fuerza a que la dirección de entrada se realice a través de
una dirección segura vía “Proxy”.
Ahora se mostrará el efecto.
En este caso no ha tenido efecto pues el usuario viene con la dirección interna.
Si se selecciona la externa.
237
ÍNDICE
Se puede apreciar que ha cambiado la dirección de la Web desde donde se
puede acceder al registro.
Gestión de Noticias
Se gestionan en el apartado de Componente General en la parte de Gestión
de Noticias y cuya página es la siguiente.
238
ÍNDICE
Muestra distintos apartados como son: título de la noticia y su descripción,
fecha de inicio, que se pone por defecto al día actual en que se va a ingresar la noticia; fecha de fin, que puede ser nula en el caso que no se sepa cuando va a caducar
esa noticia; y el campo aplicación, que sirve para dirigir una noticia a un tipo determinado de usuarios, bien sean los de RVN, RVA, BackOffice, Indicadores o a todos los
usuarios.
El botón “Buscar” permite localizar una noticia introduciendo parte del titulo
o el texto, así por el tipo de aplicación. Si no se introducen parámetros de búsqueda
aparecen la siguiente ventana con todas las noticias del sistema. Se puede ver el titulo
y la fecha en que se introdujo.
Al seleccionar una se rellena el formulario anterior con los datos de la misma.
Ahora se podría Modificar o Borrar. Si se quiere Modificar hay que alterar algún
dato de la noticia. Como se muestra a continuación.
239
ÍNDICE
Se ha modificado la fecha de fin y al pulsar en modificar aparece la pantalla que
muestra el fin de la operación.
Borrar noticia implica seleccionarla mediante el proceso de búsqueda, como se
ha descrito anteriormente, y seguidamente se pulsaría sobre el botón “Borrar” y si se
ha podido borrar visualizaríamos la pantalla de arriba.
Se puede borrar el formulario, rellenar los campos de nuevo y a continuación
pulsar sobre “Añadir”.
240
ÍNDICE
Aparecería la pantalla que indicaría si la operación se realizó correctamente.
También se ofrece la posibilidad de adjuntar ficheros a las noticias publicadas en
el portal de aplicaciones, con referencias a documentos interesantes para los usuarios.
Para ello tras seleccionar la noticia a la que se va a asociar el fichero hay que
pulsar el botón “Adjuntar”.
Se muestra un formulario con la descripción que debe aparecer para el enlace,
sobre la que al pulsar se mostrará el contenido del fichero adjuntado.Y un campo llamado ruta que contendrá el camino hacia el fichero a adjuntar.
Por comodidad se recomienda hacer uso del botón examinar que mostrará una
ventana del explorador de Windows donde buscar y seleccionar el archivo.
241
ÍNDICE
Es posible que la imagen mostrada no coincida con la del usuario debido a la
versión del software o a los discos instalados en su equipo.
Una vez seleccionado el archivo y pulsado el botón abrir se rellenará la ruta
local hasta el fichero en el campo de texto.
Para poder copiar el fichero hay que pulsar sobre el botón “Añadir”.
Se mostrará entonces la ventana:
242
ÍNDICE
Se mostrará en la parte superior de la pantalla la descripción y el nombre interno que le asocia el sistema al archivo adjuntado.
Si se desea modificar el nombre del fichero o cambiar el fichero que tiene asociado, basta con pulsar sobre la descripción del adjunto que se va a modificar y se visualizaran los datos.
Si se ha actualizado el fichero, seleccionando la ruta como si se fuera a añadir
y pulsando el botón “Modificar”.
243
ÍNDICE
Cuando un fichero adjunto se encuentre obsoleto o haya dejado de tener
vigencia se puede borrar del sistema, marcando la casilla situada junto a la descripción
del elemento a borrar y pulsar el botón “Borrar”.
Cálculo de Indicadores
Desde aquí se realiza el mantenimiento de cuando calcular las estadísticas de
“Gripe y Neumococo”. Indicando el mes y el año del que se van a calcular. Estos indicadores se muestran en la aplicación RVN y permiten conocer el número de actos
vacunales registrados por grupos de riesgo y rangos de edad.
Para incluir un nuevo indicador hay que especificar el mes y el año del cual se
van a calcular. La fecha de fin indica hasta que fecha se puede calcular ese indicador y la
fecha de cálculo, que debe ser anterior a la fecha de fin, indica al sistema que día ha de
calcular los datos de ese indicador. La casilla “Calcular”, en el caso de estar seleccionada, indicará que en ese mes se han de calcular los indicadores.
Se rellenarían los campos y se pulsaría “Añadir”.
Esta seria una posible configuración para calcular los indicadores del mes de
Octubre de 2005. Con la casilla “Calcular” marcada se calcularía para el mes seleccionado. Al pulsar “Añadir”, aparece una pantalla como la siguiente.
244
ÍNDICE
También se pueden modificar los indicadores si se introduce algún dato de mes
o año. Por ejemplo buscar los del año 2005.
Pulsando sobre el mes que se desee aparecerá su descripción sobre el formulario anterior.
Una vez seleccionado se puede indicar que ese mes no tiene que ser calculado
pinchando sobre la casilla “Calcular” hasta que deje de estar seleccionada.
245
ÍNDICE
Pulsando en modificar el cambio quedaría registrado y se vería.
Si se desea borrar bastaría con seleccionarla como antes y en vez de modificar
cualquier dato pulsar “Borrar” para eliminarla del sistema. Para volver a ver la pantalla
anterior.
Configuración de Indicadores
Desde este menú se puede realizar el mantenimiento de los indicadores que se
calculan en RVN.
Aquí se indica al sistema para qué vacunas debe obtener el número de actos vacunales declarados por grupo de riesgo y rango. Basta indicar un código para el indicador, una
descripción y seleccionar la vacuna para la que se desean calcular. El valor de “activo” se utiliza para avisar al sistema si tiene que calcular los indicadores de esa vacuna.
Al pulsar el botón “Añadir” el nuevo indicador quedaría añadido al sistema.
246
ÍNDICE
Si se ha podido completar la operación se mostrará el mensaje.
Para buscar un indicador hay que introducir algún dato de su código, descripción o la vacuna a la que hace referencia y pulsar el botón “Buscar”.
Tras pulsar sobre la descripción del indicador los datos se mostrarían en el formulario y se podría realizar su modificación o borrado.
Con un indicador seleccionado se puede pasar a asignar los rangos de edad
para los cuales se quiere calcular los datos de vacunaciones.Al pulsar el botón “Rangos”
se mostraría una ventana como esta.
247
ÍNDICE
Se muestra en la parte superior los rangos asociados al indicador y las fechas
entre las que es válido. En la parte inferior se encuentra el formulario que hay que rellenar para añadir nuevos rangos al indicador.
Usando el icono situado junto al campo de rango, se pueden obtener los rangos seleccionables.
Para modificar la fecha de aplicación de un rango hay que seleccionarlo de la
lista pulsando sobre la descripción.
Se mostraran entonces sus datos en el formulario y se podrá proceder a su
modificación mediante el uso del botón “Modificar”.
248
ÍNDICE
Si se quiere borrar algún rango asociado al indicador hay que seleccionar la
casilla situada junto a la descripción de estos.
Si se confirma la acción tras pulsar el botón “Borrar” los rangos marcados se
eliminan del listado que se muestra.
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ÍNDICE
Perfiles
Los perfiles persiguen la finalidad de asignar a cada usuario una funcionalidad
acorde con su nivel profesional. El mantenimiento de los perfiles relacionados con una
aplicación se controlan desde aquí y su apariencia es como se muestra a continuación.
Contiene el código del perfil, la aplicación a la que se asocia, la descripción, si
tiene perfil de administrador y si está activo entre otros.
Para Añadir un nuevo perfil a una aplicación basta con introducir un código,
seleccionar la aplicación e introducir una descripción. El campo observaciones es útil
para escribir una descripción más completa del perfil.
Una vez introducidos estos datos y pulsar el botón “Añadir” se mostrará una
ventana que mostrará el resultado de la operación.
Para buscar un perfil, primero hay que seleccionar la aplicación sobre la que se
va a realizar la búsqueda e introducir el código del mismo.Tras pulsar el botón “Buscar”
aparecerá una ventana que mostrará los perfiles encontrados.
250
ÍNDICE
Tras pulsar sobre el código de perfil se rellenarán los datos en el formulario
principal.
Una vez que se selecciona uno de la lista se puede proceder a su modificado o
borrado. Para modificarlo hay que alterar algún campo del formulario y pulsar el botón
“Modificar”. Para borrar basta con pulsar el botón “Borrar” y aceptar la acción en la
ventana de confirmación.
Artefactos Software
Los artefactos software son los instrumentos que controlan a nivel “efectivo”
las funcionalidades que se permiten controlar. Los artefactos pueden ser botones de las
páginas, partes de menús, acciones que se pueden realizar, etc.
Cualquier parte de la aplicación que no deba ser manipulada por todos los perfiles de usuario del sistema debe declararse como artefacto software. Luego al describir los permisos se verá la relación que tienen estos con los perfiles.
Como además de declarar los artefactos software hay que realizar unas modificaciones más profundas, es conveniente que a esta utilidad sólo tengan acceso usuarios de perfil ADMINISTRADOR.
Dar de alta un nuevo artefacto no implica que automáticamente pase a controlar parte de la funcionalidad de la aplicación.
251
ÍNDICE
nalidad.
La vista del mantenimiento que se ha mostrado permite controlar esta funcio-
Para añadir un nuevo artefacto software hay que seleccionar en primer lugar la
aplicación para la que se desea definir. A continuación seleccionar el tipo de artefacto
que se va a declarar. El tipo no es más que identificar lo que se desea controlar, botones, pantallas, etc.
Si se pulsa el icono de búsqueda de tipos de artefactos se mostrará una pantalla similar a esta.
Tras pulsar en el código del tipo de artefacto se rellenaría el campo en el formulario.
A continuación hay que seleccionar el componente sobre el que se va a crear
el artefacto. Por ejemplo si se ha seleccionado la aplicación de “BackOffice” y se pulsa
el icono de búsqueda aparecería una pantalla como la siguiente.
252
ÍNDICE
Por norma en el componente BackOffice se crearan los botones, etc. que se desean controlar y en el componente KFC todas las páginas Web que forman la aplicación. El
hecho de incluir las páginas como artefactos es porque es necesario controlar en que página se encuentra el usuario de la aplicación para saber que acciones puede realizar.
Si se pulsa sobre el código del componente se rellenará el campo del formulario.
El campo Clave padre no es requerido para dar de alta un artefacto si lo que
se va a dar de alta es una pantalla, de otro modo deberá contener el nombre de la página Web a la que se va a asociar o que artefacto software. Para seleccionarlo, si es necesario hay que introducir parte de su descripción y pulsar el icono de búsqueda. Si buscamos por “centro” como descripción aparecería.
relleno.
Si se pincha sobre el código de artefacto el campo del formulario quedaría
También es necesario introducir un código de artefacto y una descripción tanto
corta como larga.
Este ejemplo nos permitiría indicar al sistema que vamos a controlar parte de
un menú de la aplicación “BackOffice” y a continuación pulsar el botón “Añadir”.
Seguidamente se mostrará un mensaje con el resultado de la operación como
el siguiente.
253
ÍNDICE
Para modificar algún artefacto primero hay que seleccionar el que va a ser objeto de esta modificación, introduciendo algún dato del mismo y usando el botón
“Buscar”. Una vez seleccionado hay que alterar algún dato, a continuación bastaría pulsar el botón “Modificar” para que sus cambios quedaran almacenados.
Para la operación de “Borrar” el proceso sería similar. Una vez seleccionado el
artefacto habría que pulsar el botón “Borrar”.
Si se confirma la operación en la ventana de confirmación el artefacto quedaría borrado.
Permisos
Cada perfil definido en el sistema tiene que tener asociado unos permisos
sobre los artefactos software creados para la aplicación.
254
ÍNDICE
Una consideración importante a la hora de permitir acceder a las utilidades de
las aplicaciones es que por defecto los artefactos definidos en el sistema están deshabilitados. Es decir hay que dar permisos explícitamente a los perfiles de las aplicaciones
para que puedan acceder a ellas. Si se crea un nuevo perfil y no se le asignan permisos,
al acceder no vería el menú de la aplicación y no podría realizar ninguna acción.
Si un perfil tiene que acceder a un artefacto basta con darle permiso desde
aquí, si ha dejado de poder usar esa utilidad bastaría con borrarlo. Si temporalmente no
debe acceder se puede también seleccionar el permiso y desmarcar la casilla “Activo”.
Para añadir un permiso hay que incluir la aplicación para la que se va a definir
y relacionar el perfil con el artefacto.
En este ejemplo se va a dar permiso al perfil de Técnico de Salud Pública y
Directores de Centros de Salud Publica para que tenga acceso al menú de “Gestión de
Correo”. Hay que recordar que para que estos menús sean visibles para el usuario también hay que darle permiso sobre el menú que agrupa estos componentes en este caso
sobre el menú “Componente General”.
Estos datos ya son suficientes para añadir el nuevo permiso al sistema.Tras pulsar el botón “Añadir” aparecerá la ventana de resultado de la operación.
Ahora este perfil puede acceder a la gestión de correo. Si más tarde se decide
que ya no debería acceder habría que buscar el permiso, introduciendo la aplicación y
el perfil y al pulsar el botón “Buscar”, aparecerían todos los permisos que tiene asociado ese perfil en el sistema como se muestra a continuación.
255
ÍNDICE
Aquí se muestran todos los permisos relacionados: el perfil, el artefacto y la
página sobre la que está definido el artefacto. Para seleccionarlo hay que pinchar sobre
el código de permiso y se trasladaría a la ventana principal.
Si se desea deshabilitar temporalmente hay que desmarcar la casilla “Activo” y
pulsar el botón “Modificar”.
Aparece de nuevo el resultado de la operación y la próxima vez que accediera
el usuario a la aplicación ya no vería ese menú.
Si va a ser definitivo tras seleccionarlo como se ha descrito antes habría que
pulsar el botón “Borrar” y aceptar la acción, el permiso quedaría borrado.
256
ÍNDICE
Metaperfiles
Los metaperfiles son una agrupación de perfiles. Los metaperfiles incluyen un
perfil de cada aplicación. Es útil asignar a un usuario un único metaperfil y definir dentro
de cada uno los perfiles en que se va a traducir al acceder a las distintas aplicaciones.
Los metaperfiles a diferencia de los perfiles no se asocian a ninguna aplicación
y son aquellos que se asocian al usuario en la pantalla de “Gestión de Usuarios”.
A la hora de añadir un nuevo metaperfil al sistema hay que proporcionar un
código, una descripción corta y una descripción larga. Adicionalmente se le puede dar
un orden e incluir unas observaciones.
El check de “Req. Certificado” indica si se requiere certificado para realizar el
acceso a las aplicaciones. El campo “Modificado” es útil marcarlo cuando se realice alguna modificación sobre el metaperfil.
sistema.
Al pulsar el botón “Añadir” aparece una ventana indicando si se ha añadido al
257
ÍNDICE
Para modificar o borrar un metaperfil primero hay que buscarlo, para ello hay
que introducir el código o parte de alguna de las dos descripciones. Al pinchar en el
botón “Buscar” se mostrará una ventana con los metaperfiles que coincidan con los
datos de búsqueda.
mismo.
Para poder obtener los datos del metaperfil hay que pulsar sobre el código del
Al alterar algún dato de formulario y pulsar sobre el botón “Modificar” los campos quedarían almacenados en el sistema.
Para borrar un metaperfil el proceso es similar, tras seleccionarlo hay que usar
el botón “Borrar” y confirmar la acción.
258
ÍNDICE
El botón “Perfiles Contenidos” es el que muestra que perfiles de cada aplicación agrupa el metaperfil seleccionado.
Con un metaperfil seleccionado, al pulsar sobre este botón aparecerá la siguiente ventana.
En este caso se muestran los perfiles que asocia el metaperfil “Declarante”.
Solo puede haber un perfil activo definido por aplicación. Si un metaperfil agrupa únicamente a un perfil de una aplicación, bastaría añadir dicho perfil al metaperfil o
como en este caso definirlo para las tres aplicaciones y definirlos como no activos para
evitar el acceso a las otras aplicaciones.
Para añadir un nuevo perfil al metaperfil “Declarante” en este caso se rellenaría el formulario inferior y se pulsaría el botón “Añadir”.
En este caso el sistema no lo permite porque ya existe uno definido para la aplicación RVN.
259
ÍNDICE
En el caso de RVA.
En este caso el perfil es añadido porque el que tenia definido para RVA no era
activo. Ahora se puede eliminar el de “Declarante” porque se pretende que los usuarios con metaperfil de declarante accedan a RVA con el perfil de “Administrativo de
centro publico o privado”. Seleccionando la casilla situada al lado de la aplicación a la
que se le desea borrar el perfil y pulsando “Borrar”. Se obtiene lo siguiente.
Aparece una ventana de confirmación, si se acepta.
260
ÍNDICE
Si ahora se decide modificarlo hay que pulsar sobre el nombre de la aplicación
y se volcarían los datos en el formulario.
Se alteran los datos erróneos y se pulsa el botón “Modificar”.
En el ejemplo se vuelven a dejar los datos con su configuración inicial.
Auditoría de Datos
Desde aquí se puede controlar los posibles errores detectados en los actos,
entre ellos la duplicidad de actos vacunales declarados.
261
ÍNDICE
Para buscar los posibles errores que nos podemos encontrar en los actos vacunales, la aplicación nos ofrece la posibilidad de filtrar los errores detectados por departamento, zona y centro, así como el tipo de error que deseamos visualizar. Finalmente,
con el filtro configurado pulsamos el botón “Buscar”.
262
ÍNDICE
En el primer listado podemos ver los actos vacunales que el sistema decidió
marcar como “originales”, de estos actos se muestra, entre otros datos, el identificador
del acto vacunal, el SIP, el nombre, la vacuna, la fecha de vacunación y el tipo de error.
En el segundo listado veremos los actos vacunales que están relacionados con
el acto que se seleccione en el primer listado, es decir, si seleccionamos un acto vacunal que está duplicado, en el segundo listado veremos los duplicados de éste.
Una vez obtenidos los resultados, se pueden exportar a formato Excel o imprimir, de ambas listas, usando el botón “Exportar” e “Imprimir” respectivamente. Esta
acción nos solicita que confirmemos al sistema si deseamos exportar o imprimir los
datos que estamos visualizando, o todos los datos completos.
263
ÍNDICE
A continuación vamos a ver las diferentes acciones que nos ofrece el primer
listado de actos vacunales.
Al pulsar el botón “Historial”, obtendremos un listado con todas las vacunas
que ha recibido el paciente, igual que ocurre en el mantenimiento de Actos Vacunales.
264
ÍNDICE
Al pulsar el botón “Borrar” nos solicitará confirmación para continuar con el
proceso de borrado del acto vacunal que ha sido marcado como “original”.
En caso de que únicamente tenga un duplicado, éste dejará de contener errores, puesto que ya no existen más duplicados, y por tanto, desaparecerá de los listados.
En el caso de que tuviera más de un duplicado, nos aparecerá una nueva pantalla, para que seleccionemos cual de los actos que nos quedan deseamos marcar como
“original”, que será el que aparezca en el primer listado.
265
ÍNDICE
Al pulsar el botón “Modificar” se muestra una ventana con los datos de ese
acto vacunal.
Se puede consultar el historial del paciente, para comprobar los datos registrados al mismo. Para ello hay que pulsar sobre el botón “Historial”.
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Aparece marcado con un signo de admiración el acto que cree el sistema que
es el erróneo, para consultarlo hay que pulsar sobre el icono situado a la izquierda del
nombre de la vacuna y sus datos se mostraran en la ventana.
Desde aquí se puede borrar el acto vacunal si se confirma que es erróneo usando el botón “Borrar”. O modificar aquellos datos que estén mal, usando “Modificar”.Tras
realizar cualquiera de estas acciones el acto será eliminado del listado de resultados.
En la parte de Auditoria
detectados para ese acto vacunal.
se muestra una ventana con los errores
Si se detecta que el acto vacunal es correcto se le puede indicar al sistema para
que no lo marque como erróneo. Para ello hay que seleccionar el tipo de error para el
que es correcto y apretar el botón “Confirmar”.
267
ÍNDICE
A continuación se mostrará una pantalla con el resultado de la operación y se
eliminará el acto vacunal del listado de resultados.
Al pulsar sobre el botón “Auditar”, se inicia el proceso interno de la aplicación
que auditará al paciente seleccionado en busca de nuevos errores.
Finalmente vamos a ver las diferentes acciones que nos ofrece el segundo listado de actos vacunales, que contiene los actos relacionados.
Cuando deseemos marcar unos actos vacunales, que aparecen en el segundo
listado, como actos que son correctos, basta con seleccionar dichos actos vacunales
mediante el “CheckBox” (
), y pulsar sobre el botón “Confirmar acto correcto”, de
esta forma, estos actos desaparecerán del listado, ya que el usuario ha confirmado, que
a pesar de contener posibles errores, estos actos son correctos. Será necesario confirmar la acción.
Si deseamos borrar ciertos actos vacunales que están relacionados con otro
que hemos marcado como “original”, basta con que el usuario seleccione dichos actos
del segundo listado, mediante el “CheckBox” (
), y posteriormente pulse sobre el
botón “Borrar”, en este punto el sistema nos solicitará confirmación de la acción.
268
ÍNDICE
Por ultimo, si utilizamos el botón “Modificar”, se abre la misma pantalla que
explicábamos para el primer listado, que contiene exactamente las mismas acciones, y
por tanto, no es necesario volver a explicar su funcionamiento.
Indicadores de Auditoría
Este menú permite al usuario obtener el número de actos vacunales erróneos
que hay presentes en el sistema.
Si se pulsa el botón “Enviar” se mostrarían el número total de actos vacunales
erróneos en el sistema agrupados por tipo de error.
El botón “Volver” devolverá al usuario al formulario de búsqueda.
También se permiten realizar consultas a nivel de departamento, zona y centro,
además de para un tipo de error concreto.
Si se realiza una búsqueda de los duplicados estrictos de migraciones en el centro “Cap de Ademuz” se obtendría.
269
ÍNDICE
Centros
Desde aquí se realiza el mantenimiento de los centros de salud.
Seleccionar un centro se puede realizar de dos formas, bien introduciendo
algún dato del centro y pulsando en “Buscar”, o bien, usando la opción “Buscar
Catálogo”.
Eligiendo la opción “Buscar” aparecerá una lista que contendrá solo centros
configurados para trabajar en el sistema que coincidan con el criterio de búsqueda.
Estos pueden haber sido dados de alta en local o provenir del catalogo de CRC.
270
ÍNDICE
Si se elige “Buscar Catalogo” aparece una lista con todos los centros que se
encuentran en el Catalogo de Recursos Corporativos (CRC), pero no están aun configurados en el sistema. Se emplea esta opción para importar un centro ya existente en
CRC pero que hasta ahora no ha sido configurado para poder trabajar en el Sistema
de Información Vacunal.
En ambos casos basta con seleccionar uno de la lista para poder ver sus datos.
Una vez seleccionado se pueden elegir dos opciones “Borrar” y “Modificar”.
Borrar provoca que ese centro sea eliminado del sistema. Modificar que se guarden los
cambios realizados sobre ese centro.
271
ÍNDICE
“Añadir” implica introducir una descripción del centro y un código, así como
los datos de departamento y zona del nuevo centro y los de situación. El centro se añadirá de forma local. Si se ha podido añadir aparecerá un mensaje indicando que se pudo
realizar correctamente.
En los datos relativos al centro aparece una casilla llamada “Activo” que permite indicar si ese centro es activo y por tanto si se pueden declarar actos vacunales en
él. En el caso de ejemplo “CAP DE ADEMUZ” aparece deshabilitado porque su estado
viene definido desde el catálogo. Si el centro es desactivado porque se ha producido su
cierre, automáticamente aparece la fecha actual como fecha de cierre del mismo, aunque ese valor puede ser cambiado por el usuario de la aplicación. Siempre que se desactive, este valor será requerido.
El botón “Fusionar Catálogo” permite sustituir un centro local por el mismo
centro perteneciente al catálogo. Basta con seleccionar un centro local. Si el centro no
es local aparecería el siguiente mensaje al pulsar esta utilidad.
Si el centro seleccionado sí es local aparecería una ventana como la siguiente
para confirmar la acción, esto se puede comprobar viendo el valor de la casilla de selección llamada “Local” que indica si el centro es local o no.
272
ÍNDICE
Si se pulsa en aceptar el centro quedaría sustituido por el del catálogo con los
datos de él que se tenían y se añadiría la información del centro local referente al tipo
de centro y los datos de contacto del mismo.
Si se desea añadir al sistema un centro del catálogo bastaría con buscarlo, seleccionar el tipo de centro que es añadir si es público o privado y pulsar el botón “Añadir”.
No sería necesario darlo de alta de forma local y luego fusionarlo de la manera que se
ha descrito anteriormente.
Tras pulsar “Añadir” se mostrará un mensaje con el resultado de la operación.
Departamentos
Su pantalla principal es la siguiente.
Permite conocer la descripción de un departamento introduciendo su código
o bien conocer el código introduciendo su descripción. El botón Nuevo limpia los datos
del formulario para realizar nuevas búsquedas. Estos datos se obtienen del Catalogo de
Recursos Corporativos por que desde SIV solo se permite la consulta.
273
ÍNDICE
Zonas
Su funcionamiento es similar al descrito para departamentos.
Se pueden buscar zonas para ver su descripción, aparecerá una lista con los
datos almacenados sobre ellas. Estos datos se obtienen del Catalogo de Recursos
Corporativos por que desde SIV solo se permite la consulta.
Países
Desde aquí se pueden conocer los códigos de los países.
Para localizar un país es necesario introducir el nombre del país o bien el código, de lo contrario la aplicación mostrara un error. Estos datos se obtienen del
Catalogo de Recursos Corporativos por que desde SIV solo se permite la consulta.
274
ÍNDICE
Comunidades
Se pueden consultar las comunidades autónomas desde aquí.
El funcionamiento del formulario de mantenimiento de comunidades será
equivalente al de países. podremos consultar los códigos de cada comunidad y su descripción mediante el botón “Buscar” o crear una nueva rellenado los datos del formulario y pulsando el botón “Nuevo”. Por defecto, si se realiza una búsqueda sin ningún
criterio se nos mostraran las comunidades autónomas de España. Estos datos se obtienen del Catalogo de Recursos Corporativos por que desde SIV solo se permite la
consulta..
Comarcas
Desde aquí se realiza el mantenimiento de las comarcas.
Las comarcas permiten un mantenimiento más completo que los países y las
comunidades, sin embargo su funcionamiento a grandes rasgos es el mismo. En este
apartado además de las operaciones anteriormente explicadas podremos Modificar y
Borrar comarcas, para ello será necesario primero seleccionarlas realizando una búsqueda. En el caso que deseemos modificar los datos de una comarca solo se podrá editar su descripción y numero de habitantes pero no su código..
275
ÍNDICE
Provincia
El mantenimiento de provincias es muy sencillo.
Si se pulsa “Buscar” sin filtrar la búsqueda por algún criterio, aparecen todas las
provincias que hay almacenadas en el sistema.
En el caso de querer realizar una búsqueda más concreta sólo hay que introducir algún dato en el formulario y pulsar el botón “Buscar”. Estos datos se obtienen del
Catalogo de Recursos Corporativos por que desde SIV solo se permite la consulta.
Municipios
El control de municipios se realiza desde la siguiente página.
El funcionamiento del formulario de mantenimiento de municipios es equivalente a los anteriores. Para buscar un municipio hay que introducir como mínimo parte
de la descripción del mismo país y provincia al que pertenece.
Estos datos se obtienen del Catalogo de Recursos Corporativos por que desde
SIV solo se permite la consulta.
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ÍNDICE
Anexo I: Preguntas Frecuentes
Preguntas Frecuentes
¿Cómo puedo Borrar o Modificar un acto vacunal en
BackOffice?
En el apartado de “Actos Vacunales” hay que identificar a la persona vacunada
a través de su SIP, y/o nombre, apellidos, fecha de nacimiento y sexo (cuantos mas datos
pongamos menos tiempo tardará la aplicación en encontrarlo) y pulsar buscar. Si ponemos el número SIP podemos pinchar directamente sobre Buscar o sobre Historial. Nos
colocaremos encima del acto vacunal a Borrar y después de clicar sobre el mismo le
daremos al icono Borrar, en el caso de querer modificar algún apartado del acto vacunal (numero de dosis, lote, etc.) cambiaremos los datos y le daremos el icono Modificar.
Recordar que desde el RVN se pueden modificar por parte de los usuarios, el
centro de vacunación, la fecha, el lote y la dosis, sin necesidad de que se tenga que hacer
desde BackOffice.
¿Cómo puedo Modificar o Eliminar una persona dada de alta en
la base de datos Local del Sistema de Información Vacunal por no
tener SIP o no conocer sus datos?
En el apartado “Pacientes” del Menú, hay que identificar a la persona vacunada
a través de su nombre, apellidos, fecha de nacimiento y sexo (cuantos mas datos pongamos menos tiempo tardara la aplicación en encontrarlo) y darle a buscar. Una vez
identificado podemos modificar los datos caso de error en alguno de los campos o
borrar al paciente si ya tiene SIP y sus actos vacunales (en local y en SIP) están todos
fusionados en un único historial vacunal.
¿Cómo puedo fusionar los actos vacunales de una persona que
tiene declarados actos en la base de datos Local y actos a través de su
número SIP?
Entrando en el Menú de “Actos Vacunales”, identificaremos a la persona con su
nombre, apellidos, fecha de nacimiento y sexo (cuantos mas datos pongamos menos
tiempo tardara la aplicación en encontrarlo) y le daremos a buscar. Una vez veamos los
actos vacunales declarados de esa persona; en aquellos donde el campo SIP esta vacío,
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lo cumplimentaremos poniendo el SIP de esta persona y le daremos a Modificar, así lo
deberemos de hacer en cada uno de los actos vacunales donde el campo SIP esta vacío.
Si buscamos a la persona en “Actos Vacunales” poniendo el SIP sólo nos mostrará aquellos actos vacunales donde figura el SIP, No los que se encuentren en la base
de datos Local.
¿Cómo puedo saber si me han enviado correo algún usuario de
mi departamento y en caso afirmativo cómo contestarle?
En el apartado del Menú “Gestión de Correo” me aparece el centro del cual
procede el correo, el usuario que hace la pregunta, el titulo de la pregunta, la fecha del
correo y luego aparece en azul el texto leer donde pincharemos para ver el contenido
de la pregunta.
Una vez hayamos realizado la actuación que se nos comunica por el usuario
(borrar un acto vacunal, modificar los datos de un paciente en Local, etc.) le contestaremos en el texto de respuesta indicándole lo que hemos hecho, o lo que debe de
hacer el usuario con relación al mensaje y le daremos a enviar.
El usuario que nos ha enviado el correo, cuando entre en el RVN le aparecerá
el icono de la carta cerrado lo que le permitirá al pinchar sobre la misma, leer la respuesta dada y volver a preguntar si tiene dudas.
Se puede ver todos los correos enviados y respondidos para esa cuestión al
pinchar en Hilo.
El tiempo para dar respuesta a las cuestiones planteadas no debería de ser
superior salvo causa mayor a 48 horas laborables.
¿Cómo puedo mejorar la calidad de los datos del SIV, es decir,
cómo puedo eliminar los actos vacunales duplicados?
En el Menú “Auditoria de Datos” deberemos como mínimo marcarle el centro,
la vacuna y el tipo de duplicado que queremos ver (duplicado estricto, duplicado, etc.)
si marcamos en el desplegable duplicado estricto nos aparecerá una vez hayamos pinchado en “Buscar” un listado donde se ven todos los actos vacunales repetidos con el
SIP, nombre del paciente, vacuna, fecha de vacunación y código del usuario declarante.
Marcaremos aquellos que vamos a borrar y le daremos al icono Borrar.
También podemos identificar los duplicados de un paciente concreto, añadiendo a los datos anteriores (centro, vacuna y duplicado) los datos del paciente (nombre
y apellidos, SIP, etc.).
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¿Qué debo hacer cuando a un usuario con historial vacunal se le
ha dado un nuevo número SIP y el SIP con el que le han declarado las
vacunas esta dado de Baja?
Los pasos serán igual que para fusionar de local a nuevo SIP. Se debería de buscar en “Actos Vacunales” con el SIP de baja y en cada acto vacunal se le pone el nuevo
SIP de esa persona, así uno detrás de otro pinchando en el icono Historial hasta que ya
no aparezca listado ningún acto vacunal lo que significara que ya todos están con el
Nuevo SIP.
¿Se puede saber el número de personas vacunadas con alguna
vacuna en concreto en un periodo de tiempo?
El apartado Declaración de actos, dentro del Componente consultas, permite
conocer los actos vacunales declarados entre dos fechas, por fecha de declaración o de
inserción.También permite conocer estor datos para una vacuna en concreto.Y ofrece
a su vez la posibilidad de mostrar los datos agrupados por departamentos.
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Manual de Usuario
IND
Indicadores
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Introducción.................................................................................................................................285
Sistema de Información de Vacunas: Indicadores (IND) ....................................287
Conexión al sistema...................................................................................................................287
Abandono del sistema ...............................................................................................................288
Acerca de......................................................................................................................................288
Datos de Contacto.....................................................................................................................289
Cambio de ámbito ......................................................................................................................290
Bloquear menú ............................................................................................................................290
Menú de indicadores ..................................................................................................................292
Indicadores ...................................................................................................................................293
Exportación de datos.................................................................................................................297
Anexo I: Preguntas Frecuentes .......................................................................................299
Preguntas Frecuentes .................................................................................................................299
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Introducción
La aplicación de Indicadores (IND) tiene como objetivo ofrecer a los profesionales sanitarios la información relacionada con las coberturas de vacunación de
determinadas etapas vacunales y/o sobre grupos de la población específicos facilitando
así el análisis del proceso y la efectividad de los programas de vacunación.
Estos indicadores permiten conocer las estadísticas en función de los distintos
ámbitos de trabajo del usuario de la aplicación. Según el perfil de cada uno de los usuarios podrán tener diferentes niveles de visión y por lo tanto poder conocer la situación
a nivel de toda la Comunidad, a nivel de Departamentos, Zonas y hasta a nivel de
Centro dependiendo de su ámbito de trabajo.
Otra de sus principales características es su configurabilidad basada en perfiles
de usuario, cada usuario puede tener asignados una serie de indicadores diferentes por
perfil.
Los indicadores de cobertura básicos que actualmente se ofrecen son:
• Polio 3ª dosis (6 meses).
• Triple Vírica 1ª dosis (15 meses).
• Difteria,Tétanos y Pertussis DTP 4ª dosis (18 meses).
• Triple Vírica 2ª Dosis (5 – 6 años).
• Td 6 dosis (14 años).
Otra de sus características es la de poder exportar los datos obtenidos de los
indicadores a varios formatos de fichero para su posterior análisis. Cabe destacar:
• Documentos PDF.
• Hoja de cálculo de Microsoft Excel.
• Documentos CSV.
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Sistema de Información
de Vacunas: Indicadores (IND)
A continuación describiremos el sistema en detalle.
Conexión al sistema
Tras seleccionar la aplicación en el menú del portal SIV se nos mostrara la aplicación de Indicadores a pantalla completa con un aspecto similar al siguiente.
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En el caso que el usuario posea varios ámbitos para esta aplicación tendremos
que seleccionar que ámbito deseamos utilizar durante la sesión.
La selección del ámbito es una parte fundamental de la aplicación puesto que
determina el alcance de los datos que se nos mostraran una vez seleccionemos un indicador. En el caso que no deseemos restringir los resultados a un único ámbito podemos pulsar el botón “Todos”. En este caso, los resultados que obtentengamos seran
todos y cada uno de los de indicadores para cada uno de los ámbitos a los que tenemos acceso.
Abandono del sistema
Para salir de la aplicación se usa el botón
situado en la parte superior de
todas las ventanas. Esto devolverá al usuario a la pantalla del portal de aplicaciones.
Acerca de
En la mayoría de las pantallas podemos acceder a un icono con el símbolo
situado en la parte superior derecha de la pantalla.
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Desde este icono podremos acceder a la ayuda on-line donde podemos encontrar respuesta a alguna de las dudas sobre el funcionamiento de la aplicación, así como
consultar la versión de la aplicación pulsando “Acerca de…”
Datos de Contacto
Se accede a esta página desde la ventana de “Acerca de”. Se muestra información relativa a maneras de contactar con los responsables de la aplicación, con el fin de
comunicar fallos o comentar posibles mejoras que se consideren útiles.
Se incluye una dirección de correo electrónico y un teléfono a donde dirigir las
consultas. Si alguno de estos datos no está disponible temporalmente, la aplicación mostrará un guión en lugar del dato correspondiente.
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Cambio de ámbito
En el caso de que el usuario tenga asignados varios ámbitos existe la posibilidad de cambiar de ámbito durante la sesión, para ello se tendrá que pulsar sobre el
texto que nos muestra el ámbito actual situado en la parte superior de la ventana.
Una vez pulsado se nos mostrará la misma ventana de selección de ámbito que
aparecía al acceder a la aplicación de Indicadores desde el portal de aplicaciones.
Bloquear menú
En la esquina superior derecha de la aplicación se encuentra el icono
este
icono bloquea o desbloquea el menú de indicadores. En el caso de tener bloqueado el
menú este aparecerá ocupando el lateral izquierdo de la aplicación.
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Sin embargo si pulsamos sobre el icono
el menú quedara desbloqueado
por lo que se ocultara automáticamente mientras el puntero del ratón no se encuentre en el lateral izquierdo de la aplicación.
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Otra forma alternativa de desbloquear el menú de indiciadores consiste en
pulsar sobre el botón . Para volverlo a bloquear será necesario pulsar .
Menú de indicadores
El menú de indicadores se encuentra en la izquierda de la pantalla y será personalizado para cada usuario en función de su perfil ya que a partir del perfil se determinará a que indicadores podrá acceder.
Para que el ejemplo sea más ilustrativo accederemos con un usuario de perfil
Administrador para ver el menú completo de indicadores.
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Como se puede observar en el menú aparece un listado de indicadores agrupados bajo la categoría de “Indicadores Básicos” que podremos consultar pulsando
sobre el nombre del indicador. Si por problemas de resolución de pantalla no podemos
visualizar correctamente todo el menú podremos ocultar una categoría completa pulsando sobre el nombre de la categoría, dando como resultado:
Para visualizar todos los indicadores tendremos que volver a pulsar sobre el
nombre de la categoría. Finalmente podemos contraer todo el menú dejando solo visible el nombre de las categorías pulsando sobre la flecha que se encuentra situada sobre
el menú.
Indicadores
Los indicadores nos muestran la cobertura de una vacuna sobre una población
determinada, al seleccionar en el menú un indicador podremos ver las estadísticas asociadas al indicador.
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En función del ámbito del usuario es posible que los datos del indicador ocupen más de una página por lo que será necesario navegar por el documento empleando la barra de herramientas superior.
La barra de herramientas además nos permitirá realizar zoom sobre el documento, exportarlo a otro formato e imprimir los datos del indicador que estamos
visualizando.
Alcance de los indicadores
Con el objetivo de ilustrar la importancia del alcance de los indicadores y su
relación con el ámbito que tengamos seleccionado presentaremos el ejemplo de un
usuario que posee los siguientes ámbitos.
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Inicialmente seleccionaremos como nuestro ámbito “CENTRO DE SALUD
DE ARTANA” por lo que el alcance de los indicadores estarán limitados al centro
seleccionado.
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Nos aparecerán los datos del centro ARTANA, de la zona básica donde se
encuentra el centro, del Departamento al que pertenece esa zona básica y el indicador
para la etapa vacunal seleccionada para la Comunitat, todo ello nos permitirá compararnos con nuestros ámbitos territoriales superiores.
A continuación seleccionaremos como nuestro ámbito “Departamento 3, Zona
1” por lo que además de las estadísticas relacionadas con el centro de salud anterior
podremos ver las estadísticas de todos los centros que se encuentran en la Zona 1 del
Departamento 3.
Finalmente si seleccionamos el Departamento 3 podremos ver las estadísticas
referentes a todos los centros situados en todas las zonas de ese departamento.
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Exportación de datos
Una vez seleccionado un indicador la aplicación nos mostrará los datos asociados con ese indicador a nivel de nuestro ámbito pero además nos permitirá exportar
estos datos a cualquiera de los siguientes formatos:
• Documentos PDF.
• Hoja de cálculo de Microsoft Excel.
• Documentos CSV.
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La capacidad de exportar a un formato determinado vendrá marcada por el
perfil del usuario, a continuación se listaran los formatos y los perfiles que tienen la
capacidad de exportar los datos de los indicadores a dicho formato.Todos los perfiles
tendrán la capacidad de exportar a documento PDF.
Hoja de cálculo de Microsoft Excel
➢ Administrador
➢ Cats (Call-center)
➢ Director De Departamento
➢ Faculta. Resp. Centro Pub/Priv
➢ Sscc Consultas
➢ Sscc Gestor Funcional
➢ Técnico Salud Pub Y Dir C.S.P.
Documentos CSV
➢ Administrador
➢ Cats (Call-center)
➢ Director De Departamento
➢ Faculta. Resp. Centro Pub/Priv
➢ Sscc Consultas.
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Anexo I: Preguntas Frecuentes
Preguntas frecuentes
1. ¿Qué son los indicadores y como se calculan?
Los indicadores nos muestran la cobertura de una vacuna sobre una población
determinada.
Para su cálculo utilizaremos como numerador los actos vacunales registrados
en el Sistema de Información Vacunal independientemente de si se han declarado la través de SIA (Sistema de Información Ambulatoria) o directamente en el Sistema de
Información Vacunal (SIV) y como denominador utilizaremos la media mensual de personas empadronadas según SIP (Sistema de Información Poblacional) para cada una de
las etapas analizadas.
La fórmula para cada uno de los indicadores será:
• Polio 6 meses (3ª dosis polio):
Numerador: 3ª dosis de polio declarada en niños de 0 a 12 meses. Fuente: RVN
Denominador: Media mensual de niños entre 0 y 12 meses. Fuente: SIP
• Triple Vírica 15 meses (1ª dosis TV):
Numerador: 1ª dosis de TV declarada en niños de 12 a 24 meses. Fuente: RVN
Denominador: Media mensual de niños entre 12 y 24 meses. Fuente: SIP
• DTPa 18 meses (4ª dosis DTP):
Numerador: 4ª dosis de DTP declarada en niños de 12 a 24 meses. Fuente: RVN
Denominador: Media mensual de niños entre 12 y 24 meses. Fuente: SIP
• Triple Vírica 5-6 años (2ª dosis TV):
Numerador: 2ª dosis de TV declarada en niños de 3 a 7 años. Fuente: RVN
Denominador: Media mensual de niños de 6 años. Fuente: SIP
• Td adolescentes 14 años (6ª dosis Td):
Numerador: 6ª dosis de Td declarada en niños de 12 a 16 años. Fuente: RVN
Denominador: Media mensual de niños de 14 años. Fuente: SIP
2. ¿A que fecha corresponden los indicadores que vemos?
Al pie de la tabla de los indicadores aparece la fecha de procesado que nos índica el día en que fueron calculados.
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3. ¿Quién puede consultar los indicadores?
El acceso a la información esta en función del metaperfil que previamente se le
a asignado a cada uno de los usuarios, así los Directores y Técnicos de Salud Publica
tendrán acceso a los indicadores de todo el departamento de salud, mientras que el
coordinador del Equipo de Atención Primaria tendrá acceso a los centros de su Zona
Básica y los globales de la Comunidad Valenciana.
4. ¿Qué indicadores se pueden consultar?
• Polio 6 meses (3ª dosis polio)
• Triple Vírica 15 meses (1ª dosis TV)
• DTPa 18 meses (4ª dosis DTP)
• Triple Vírica 5-6 años (2ª dosis TV)
• Td adolescentes 14 años (6ª dosis Td)
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