Consejos prácticos para los participantes de

Consejos prácticos para los participantes de
Florida SHOTS™
CONSEJOS PRÁCTICOS
PARTICIPANTES EN EL PROGRAMA DE
VACUNAS PARA NIÑOS DE LA FLORIDA
Información de Contacto
www.flshots.com
Servicio de Ayuda Gratuita:
877-888-SHOT (7468)
Lunes – Viernes, 8 a.m. a 5 p.m. Hora del este.
Bajo “Customer Support” (“Atención al Cliente”), localizado en la barra
lateral del menú del registro, puede encontrar una guía completa del
usuario y un curso de entrenamiento en red. Puede imprimir una copia
de la guía del usuario como referencia. El entrenamiento gratuito en
red se encuentra a su disposición las 24 horas del día.
Índice Rápido
DOCUMENTANDO ELEGIBILIDAD DE PACIENTES
PARA EL PROGRAMA VFC
1
AÑADIENDO UN REGISTRO DE VACUNACIÓN VFC
2
ABREVIATURAS DE VACUNAS USADAS EN FLORIDA SHOTS
5
COMO INTRODUCIR CORRECTAMENTE LAS FECHAS DE VIS
8
REPORTES PARA ASISTIR A USUARIOS DEL PROGRAMA VFC
10
1. DOCUMENTANDO ELEGIBILIDAD DE PACIENTES
PARA EL PROGRAMA VFC
Previo a la entrada de registros de inmunización en Florida SHOTS, utilizando el programa Vacunas
Para Niños (VFC, por sus siglas en inglés), se debe determinar primero que el paciente es elegible
para recibir vacunas VFC. Puede utilizar el formulario “Patient Eligibility Screening Record: Florida
Vaccines for Children Program” y de este modo documentar la elegibilidad en sus propios registros.
Patient Eligibility Screening Record
Florida Vaccines for Children Program
1. Initial Screening Date: ________________________
M M D D Y Y Y Y
2. Child’s Name: ____________________________________________________
Last Name
First
__
MI
3. Child’s Date of Birth: _______________________
M M D D Y Y Y Y
4. Parent/Guardian/Individual of Record: ____________________________________
Last Name
First
__
MI
5. Is your facility a Federally Qualified Health Center (FQHC) or Rural Health Clinic (RHC):
… Yes
… No
… Don’t know
6. Primary Provider’s Name: ________________________________________________
Last Name
First
__
MI
7. This patient qualifies for immunization through the VFC Program because he/she (check only one
box):
…
…
…
…
…
Date
a)
b)
c)
d)
e)
Is enrolled in Medicaid
Does not have health insurance
Is an American Indian or Alaskan Native
Is underinsured (has health insurance that does not pay for vaccinations)*
This child does not qualify for immunizations through the VFC Program because he/she
does not meet the eligibility criteria
Is
enrolled
in
Medicaid
Does not
have
health
insurance
Eligibility Criteria
Is an
American
Underinsured (has
Indian or
health insurance that
Alaskan
does not pay for
Native
vaccinations)*
Does not meet
eligibility
criteria
Eligibility
status has
not changed
The healthcare provider must keep in the office a record of all children 18 years of age or younger
who receive immunizations. The record may be completed by the parent, guardian and individual of
record, or by the healthcare provider. VFC eligibility screening must take place with each
immunization visit to ensure the child’s eligibility status has not changed. This same record will satisfy
the requirements for all subsequent vaccinations, as long as the child’s eligibility status has not
changed. While verification of responses is not required, it is necessary to retain this or a similar
record for each child receiving vaccine.
*To be supported with VFC purchased vaccine, underinsured children must be vaccinated through a FQHC or RHC.
9/23/2009
Este formulario,
así como todos los vínculos a otros formularios y registros del programa VFC
pueden ser descargados desde http://www.doh.state.fl.us/Disease_ctrl/immune/vfc/forms.html. Las
categorías abarcan:
• Elegibilidad del paciente
• Inscripción, reinscripción, etc. del proveedor
• Formularios de reporte de vacunas
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• Otros formularios de solicitud
• Administración de vacunas
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2. AÑADIENDO UN REGISTRO DE VACUNACIÓN VFC
Una vez que el paciente se encuentre en el archivo, se podrán comenzar a añadir vacunaciones
a su registro. Haga clic en el vínculo “Vaccinations” que se localiza en el menú lateral izquierdo.
Escoja “Add a Vaccination Record” para añadir vacunas.
Le recomendamos usar esta opción si usted es un participante del programa VFC. De esta manera
puede registrar, de forma apropiada, la elegibilidad al programa VFC para cada vacuna. Si usted
usa la opción “Add Historical Vaccination Records” no podrá registrarlo aunque la vacuna sea de
tipo VFC. Sin embargo, si completa toda la información requerida en la pantalla “Add a Vaccination
Record” cumplirá con todos los requerimientos de auditoría del programa VFC. El método de
introducción de información de vacunas VFC al sistema le ayudará a un mejor monitoreo de sus
registros, así como a un mejor acoplamiento con el nuevo inventario de Florida SHOTS y el portal
para pedidos de vacunas VFC.
Seleccione “Add a Vaccination Record”. El sistema mostrará la pantalla “Add Vaccination
Record”, la cual se encuentra equipada con listas desplegables que se mantienen constantemente
actualizadas con las nuevas vacunas que se añaden al registro central. Para mostrar estas listas
solamente tiene que hacer clic sobre la flecha que se encuentra al lado de cada casilla.
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2. AÑADIENDO UN REGISTRO DE VACUNACIÓN VFC (cont.)
Si añade un registro de vacunación del tipo VFC para un paciente con Medicaid, asegúrese que
haya introducido el número de Medicaid del paciente en “Patient ID Info”; o de otro modo, le
aparecerá un mensaje de error.
• Tipo de vacuna: Introduzca el tipo de
vacuna recibida por el paciente.
• Fecha recibida: Introduzca la fecha. Si la
vacuna fue recibida el mismo día que está
introduciendo los datos, introduzca “T” y la
fecha actual se mostrará automáticamente.
• Fecha de VIS: Introduzca la fecha
de Declaración de Información de la
Vacuna (VIS, por sus siglas en inglés)
proveída para esta vacuna. Puede ser
que algunas combinaciones de vacunas
requieran múltiples fechas de VIS por
cada declaración necesitada. Si una sola
declaración VIS es desarrollada donde
múltiples son necesitadas, por un tiempo
limitado podrá ver un botón etiquetado
“Other VIS Options” que le permitirá
lo mismo usar las declaraciones por
separado o usar una nueva combinación
de declaraciones. Esta información será
incluida en el formulario DH687 (tarjeta
de registro clínico). Para obtener mas
información sobre VIS visite: http://www.
cdc.gov/vaccines/pubs/vis/default.htm.
• Recipiente de VIS: Seleccione la persona
que está recibiendo la declaración VIS
para este paciente. Los nombres de la
madre, padre, guardián y paciente estarán
disponibles en el registro del paciente. La
opción “Other” podrá ser seleccionada para
introducir el nombre de la persona que
recibe la forma así como su relación con el
paciente. Si dicha persona es la madre, el
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padre o guardián, y el nombre introducido
difiere del que se encuentra actualmente
en el sistema, el usuario tendrá la opción
de reemplazar la información actual con la
nueva información. Esta nueva información
será incluida en el Formulario DH687
(tarjeta de registro clínico), así como el
consentimiento concedido o no por dicha
persona para recibir el tratamiento.
• Consentimiento concedido por el recipiente
de VIS para recibir el tratamiento: Una vez
que la información de VIS es registrada,
este campo se habilita y se hace requerido.
Deje el valor predeterminado “Yes” si
la persona recibiendo el VIS ha dado su
consentimiento para el tratamiento. Si la
persona que da el consentimiento no es la
misma persona que recibió la declaraciones,
la política interna sobre documentación de
consentimiento de tratamiento debe ser
utilizada. Esta información será incluida en el
Formulario DH687 (tarjeta de registro clínico),
junto con el nombre del recipiente de VIS.
• Sitio de inyección: Este campo permite
registrar el sitio donde la inmunización
es administrada. Una lista completa de
locaciones y sus acrónimos puede ser
encontrada en la página 7 de esta guía o
en el apéndice B de la guía del usuario de
Florida SHOTS.
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2. AÑADIENDO UN REGISTRO DE VACUNACIÓN VFC (cont.)
• Ruta de administración: Este campo
permite registrar el método utilizado para
la administración de la vacuna. Una lista
detallada de opciones disponibles puede
ser encontrada igualmente en la página 7
de esta guía o en el apéndice B de la guía
del usuario de Florida SHOTS. Cuando
intranasal u oral es seleccionado, el sitio
de inyección no es requerido.
• ID de la organización del proveedor: El
nombre de su consultorio se muestra de
forma predeterminada (si los registros de
vacunación que se están introduciendo no
fueron administrados en su consultorio,
deberá seleccionar “OTHER” en el menú
desplegable).
• ID del proveedor: Seleccione el ID del
proveedor que se encuentra administrando
la inmunización.
- Si la vacuna ha sido administrada en
un periodo de tiempo menor de 30
días (incluyendo el presente día) y su
organización es seleccionada como
la organización que administra la
inmunización, el sistema requiere que
seleccione “Provider Person”.
- Si la vacuna ha sido administrada en
un periodo de tiempo mayor de 30
días y su organización es seleccionada
como la organización que administra
la vacuna, la selección de “Provider
Person”es entonces opcional.
- El campo no se muestra si la
organización que administra la vacuna
es seleccionada como “OTHER”.
• Sitio de servicio de inmunización: Si su
organización tiene más de una clínica de
servicio definida en el sistema y la vacuna
ha sido administrada por su organización,
seleccione el sitio o clínica donde tomó
lugar la administración de la vacuna.
• Elegibilidad para el programa VFC:
Especifique la elegibilidad del paciente para
recibir la vacuna a través del programa VFC
acorde a los requerimientos de elegibilidad.
Si vacuna a niños que no son elegibles
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para vacunas a través del programa VFC,
por favor seleccione “Not VFC Eligible” y
asegúrese que este tipo de vacuna no sea
administrada a dichos pacientes.
Para organizaciones privadas:
- El campo “VFC Eligibility” no se mostrará
a menos que el número de PIN del
programa VFC y la fecha de inicio sean
registradas por un miembro de Florida
SHOTS para su organización o sitio.
- El campo “VFC Eligibility” no se
mostrará a menos que el tipo de vacuna
VFC sea seleccionada como la vacuna a
añadir.
- Si su organización ha registrado una
fecha de inicio y culminación para
el programa VFC, el campo “VFC
Eligibility” no se mostrará a menos que
el número de PIN del programa VFC y
la fecha de inicio hayan sido registrados.
Igualmente, la fecha de vacunación
seleccionada deberá ser mayor que la
fecha de inicio y menor que la fecha de
culminación del programa VFC.
- Si el campo “VFC Eligibility” es
habilitado y el paciente es 18 años
o más joven que la fecha en la que
fue administrada la vacuna, deberá
seleccionar una respuesta para “VFC
Eligibility”, de otro modo este campo se
mostrará de forma opcional.
- Medicaid es la única opción que
se muestra para la elegibilidad del
programa VFC, siempre y cuando el
identificador de Medicaid del paciente
haya sido introducido.
• Fabricante: Este sitio requiere la selección
del fabricante de la vacuna.
• Número de Lote: Introduzca el número de
lote de la vacuna administrada.
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3. ABREVIATURAS DE VACUNAS USADAS EN FLORIDA SHOTS
VACCINE INFORMATION TABLE
NOMBRE EN FL SHOTS
VACUNA
NOMBRE COMERCIAL
FABRICANTE (CÓDIGO)
CHOLERA
Cholera
*
*
DT
Diphtheria, Tetanus
DT
Sanofi Pasteur (PMC)
DTAP
Diphtheria, Tetanus,
Acellular Pertussis
Tripedia, Daptacel
Infanrix
Sanofi Pasteur (PMC)
GlaxoSmithKline (SKB)
DTAP-HIB
DtaP + ActHIB
TriHIBit
Sanofi Pasteur (PMC)
DTAP-IPV
DtaP + IPV
Kinrix
GlaxoSmithKline (SKB)
DTP
Diphtheria,
Tetanus, Pertussis
*
*
DTP-ACTHIB
DTP + ActHIB
*
Sanofi Pasteur (PMC)
DTP-HBOC
DTP + HibTITER
Tetramune
Wyeth (WAL)
FLU3Y+P
Influenza Vaccine, 3Y+
Fluarix
Fluvirin
Fluzone
FluLaval
Afluria
GlaxoSmithKline (SKB)
Novartis (NOV)
Sanofi Pasteur (PMC)
GlaxoSmithKline (SKB)
CSL Biotherapies (CSL)
FLU3Y+PF
Influenza Vaccine, 3Y+,
Preservative-free
Fluarix
Fluvirin
Fluzone
FluLaval
Afluria
GlaxoSmithKline (SKB)
Novartis (NOV)
Sanofi Pasteur (PMC)
GlaxoSmithKline (SKB)
CSL Biotherapies (CSL)
FLU6-35 P
Influenza Vaccine, 6–35mo
Fluzone
Sanofi Pasteur (PMC)
FLU6-35 PF
Influenza Vaccine, 6–35mo,
Preservative-free
Fluzone
Sanofi Pasteur (PMC)
FLU HIDOSE
Influenza Vaccine, High-Dose,
Seasonal
Fluzone
Sanofi Pasteur (PMC)
FLU-ID
Influenza, Seasonal, Intradermal,
Preservative-free
Fluzone Intradermal
Sanofi Pasteur (PMC)
FLU-MIST
Influenza Vaccine Live, Intranasal
Flumist
MedImmune (MED)
FLU UNK
Influenza Virus Vaccine, NOS
*
*
GAMMA
Hep A Immune Globulin
GamaSTAN
Talecris (TAL)
H1N109 MST
Novel Influenza–H1N1-09, Nasal
MedImmune (MED)
H1N109 P
Novel Influenza–H1N1-09
CSL Biotherapies (CSL)
Novartis (NOV)
Sanofi Pasteur (PMC)
H1N109 PF
Novel Influenza–H1N1-09,
Preservative-free
CSL Biotherapies (CSL)
Novartis (NOV)
Sanofi Pasteur (PMC)
H1N109 UNK
Novel Influenza–H1N1-09, All
Formulations
CSL Biotherapies (CSL)
Novartis (NOV)
Sanofi Pasteur (PMC)
HBIG
Hep B Immune Globulin
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HyperHEP B
Nabi-HB
Talecris (TAL)
Nabi (NAB)
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3. ABREVIATURAS DE VACUNAS USADAS EN FLORIDA SHOTS (cont.)
VACCINE INFORMATION TABLE
NOMBRE EN FL SHOTS
VACUNA
NOMBRE COMERCIAL
FABRICANTE (CÓDIGO)
HEP A
Hepatitis A
VAQTA
Havrix
Merck (MSD)
GlaxoSmithKline (SKB)
HEP A-HEP B
Hepatitis A + B
Twinrix
GlaxoSmithKline (SKB)
HEP B
Hepatitis B
Energix-B
Recombivax HB
Merck (MSD)
GlaxoSmithKline (SKB)
HEP B 2-DOSE
Hepatitis B - 2 dose schedule
Recombivax HB
(11-15 years, 1.0ml)
Merck (MSD)
HIB (HBOC)
Haemophilus Influenzae Type B
HibTITER
Wyeth (WAL)
HIB PRP-T
Hib (PRP-T)
ActHIB
Hiberix
Sanofi Pasteur (PMC)
GlaxoSmithKline (SKB)
HIB PRPOMP
Hib (PRP-OMP)
PedvaxHIB
Merck (MSD)
HIB (UNK)
Unknown Hib
*
*
HIB-HEP
Hib + Hep B
Comvax
Merck (MSD)
HPV2
Human Papillomavirus – Bivalent
Cervarix
GlaxoSmithKline (SKB)
HPV4
Human Papillomavirus –
Quadrivalent
Gardasil
Merck (MSD)
IPV
Polio
IPOL
Sanofi Pasteur (PMC)
JENCEPH
Japanese Encephalitis
JE-VAX
Ixiaro
Sanofi Pasteur (PMC)
Novartis (NOV)
LYME
Lyme
*
*
MCV4
Meningococcal Conjugate
Menactra
Menveo
Sanofi Pasteur (PMC)
Novartis (NOV)
MEASLES
Measles
Attenuvax
Merck (MSD)
MENHIBRIX
Meningococcal C/Y-HIB PRP
Menhibrix
GlaxoSmithKline (SKB)
MMR
Mumps, Measles, Rubella
M-M-R II
Merck (MSD)
MMRV
Mumps, Measles, Rubella,
Varicella
ProQuad
Merck (MSD)
MPSV4
Meningococcal Polysaccharide
Menomune
Sanofi Pasteur (PMC)
MR
Measles, Rubella
*
*
MUMPS
Mumps
Mumpsvax
Merck (MSD)
MUMPS-RUB
Mumps, Rubella
*
*
OPV
Oral Polio
*
*
PCV7
7-Valent Pneumococcal
Conjugate
Prevnar
Wyeth (WAL)
PCV13
13-Valent Pneumococcal Conjugate
Prevnar
Wyeth (WAL)
PEDIARIX
DtaP, Hep B, IPV
Pediarix
GlaxoSmithKline (SKB)
PENTACEL
DtaP, Hib, IPV
Pentacel
Sanofi Pasteur (PMC)
PPSV23
23-Valent Pneumococcal
Polysaccharide
Pneumovax
Merck (MSD)
8 DE MAYO DE 2014
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3. ABREVIATURAS DE VACUNAS USADAS EN FLORIDA SHOTS (cont.)
VACCINE INFORMATION TABLE
NOMBRE EN FL SHOTS
VACUNA
NOMBRE COMERCIAL
FABRICANTE (CÓDIGO)
RABIES IM
Rabies, Intramuscular
Imovax
RabAvert
Sanofi Pasteur (PMC)
Novartis (NOV)
RIG
Rabies Immune Globulin
HyperRAB
Talecris (TAL)
RIG-HT
Rabies Immune Globulin
Imogam Rabies-HT
Sanofi Pasteur (PMC)
ROTARIX
Rotavirus
Rotarix
GlaxoSmithKline (SKB)
ROTATEQ
Rotavirus
ROTATEQ
Merck (MSD)
RUBELLA
Rubella
Meruvax II
Merck (MSD)
TD
Tetanus, Diphtheria
Td
Massachusetts Biologic Labs
(MBL)
TD DECAVAC
Tetanus, Diphtheria
(DECAVAC)
Decavac
Sanofi Pasteur (PMC)
TD TENIVAC
TD, Preservative-free
Tenivac
Sanofi Pasteur (PMC)
TDAP
Tetanus, Diphtheria,
Acellular Pertussis
Boostrix,
Adacel
GlaxoSmithKline (SKB)
Sanofi Pasteur (PMC)
TYPHOID IM
Typhoid, Intramuscular
Typhim Vi
Sanofi Pasteur (PMC)
TYPHOID PO
Typhoid, Oral
Vivotif
Berna (BPC)
VZV
Varicella
Varivax
Merck (MSD)
YELLOW FEVER
Yellow Fever
YF-Vax
Sanofi Pasteur (PMC)
ZOSTER VZV
Varicella Zoster Vaccine
Zostavax
Merck (MSD)
Vaccine Information Table Rev. 04/07/14
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CONSEJOS PRÁCTICOS
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4. CÓMO INTRODUCIR CORRECTAMENTE LAS FECHAS DE VIS
En la sección “CDC Vaccine Information Statements (VIS)”, el sistema se encuentra
predeterminado (para gran parte de las vacunas para infantes) como “Multiple Vaccines”. La
declaración VIS para múltiples vacunas es la declaración opcional VIS que CDC ha publicado para
cubrir todas la vacunas que se administran desde el nacimiento hasta los seis meses de vida. Si
las declaraciones VIS le están siendo presentadas de forma individual y no en forma de “Multiple
Vaccines”, entonces tendrá que escoger “Other VIS Options” para introducir las fechas separadas,
como ocurre con las siguientes vacunas:
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
DT
DTAP
Hepatitis B (todos los tipos)
Hib (todos los tipos)
IPV
Kinrix (Dtap-IPV)
PCV13
Pediarix
Pentacel
Rotarix
Rotateq
Para acceder rápidamente a la más reciente declaración VIS, haga clic en el vínculo “CDC Vaccine
Information Statements (VIS)” y le redireccionará a la página VIS de CDC.
8 DE MAYO DE 2014
CONSEJOS PRÁCTICOS
8
5. REPORTES PARA ASISTIR A USUARIOS DEL PROGRAMA VFC
Para obtener una lista de las vacunas pertenecientes al programa VFC que han sido administradas,
puede ejecutar en Florida SHOTS un reporte de utilización de la vacuna. “Vaccine Utilization Report”
puede ser encontrado al hacer clic en “Vaccine Utilization” que se localiza bajo el menú “Reports”.
Para comenzar, introduzca el rango de fechas de administración de las vacunas y seleccione
el(los) tipo(s) de vacuna(s) que desea que aparezca(n) en su reporte. Puede ver e imprimir el
reporte seleccionando “Client Detail” como “Report Format”, o puede descargar el reporte como un
documento Excel seleccionando “Excel File – downloaded” como “Report Format”. Para ejecutar el
reporte, haga clic en “Generate Vaccine Usage Report”.
El reporte proveerá la siguiente información:
• Tipo de vacuna
• Fecha de administración
• Datos demográficos del paciente (por ejemplo, nombre, fecha de nacimiento, sexo,
número de seguro social)
• Número del fabricante y de lote
• Tipo de elegibilidad para el programa VFC
• Localización
• Proveedor de servicio
• Código CPT
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CONSEJOS PRÁCTICOS
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5. REPORTES PARA ASISTIR A USUARIOS DEL PROGRAMA VFC
El reporte sobre vacunas vencidas le permite a los usuarios autorizados generar una hoja Excel con las
vacunas del inventario VFC que se encuentran vencidas o al vencerse. Para acceder a dicho reporte, haga
clic sobre “VFC Inventory”, seleccione “Aging Vaccine Report”, y finalmente seleccione los criterios que
desea que aparezcan en su reporte.
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CONSEJOS PRÁCTICOS
10
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