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Ethikkodex
Ein Vertiv. Ein Kodex.
Version 1.1 2020
Wir bei Vertiv verpflichten uns, unsere Geschäfte nach den höchsten ethischen Standards zu führen .
Dies tun wir, indem wir unsere Grundwerte leben:
Wie ein Verantwortlicher handeln
Beim Umgang mit Mitarbeitern stets eine positive Einstellung an den Tag legen
Ihrer Arbeit mit Leidenschaft nachgehen
Sich Herausforderungen bei Ihrer persönlichen Entwicklung stellen
Konsequent daran arbeiten, Kundenerwartungen zu übertreffen
Andere dabei unterstützen, erfolgreich im Team zu arbeiten
Sich schnell um eigene Fehler kümmern
Mit den Menschen und nicht über sie sprechen
Eine Kultur schaffen, in der Mitarbeiter ihr Bestes leisten können
„Bei Vertiv streben wir danach, immer und überall auf der
Welt Geschäfte im Einklang mit den höchsten ethischen
Standards zu tätigen. Wir werden unseren Geschäften stets in einer Art und Weise nachgehen, die unsere Mitarbeiter, unsere
Kunden und das Umfeld, in dem wir tätig sind, respektiert.
Kernstück dieses Prinzips ist unser Ethikkodex. Der Ethikkodex von Vertiv bestimmt unsere Beziehungen zu unseren internen wie externen Akteuren. Er soll allen Mitarbeitern und
Führungskräften von Vertiv auf der ganzen Welt Leitlinien dazu bieten, wie wir Geschäfte tätigen. Dieser Kodex beschreibt die Handlungen und Verhaltensweisen, die von jeder Person bei Vertiv erwartet werden, sodass sich alle, die mit uns interagieren, konsequent auf unsere Ehrlichkeit und Integrität verlassen können.“
Rob Johnson
CEO, Vertiv
ETHIKKODEX VERTIV | 2
Inhalt
ÜBER DEN ETHIKKODEX .................................................................................................................... 5
Einleitung ........................................................................................................................................... 5
Wer muss den Ethikkodex befolgen? ................................................................................................ 5
Richtlinien zur Anwendung des Ethikkodex ....................................................................................... 5
Einhaltung der geltenden Gesetze ........................................................................................................ 5
Integrität von Finanzdaten ..................................................................................................................... 6
Öffentliche Bekanntgabe und Rechnungslegung .............................................................................. 7
Korruptionsbekämpfung ........................................................................................................................ 8
Geschenke, Bewirtung und Unterhaltungsangebote ........................................................................... 10
Interessenkonflikte .............................................................................................................................. 12
Handel mit Aktien und anderen Wertpapieren .................................................................................... 14
Achtung der Menschenrechte ............................................................................................................. 15
Vielfalt und Chancengleichheit ........................................................................................................ 15
Sicherheit und Gesundheit .............................................................................................................. 15
Belästigung ...................................................................................................................................... 16
Kinderarbeit ..................................................................................................................................... 16
Zwangsarbeit ................................................................................................................................... 16
Umweltschutz .................................................................................................................................. 16
Lieferanten ....................................................................................................................................... 16
Fairer Wettbewerb ............................................................................................................................... 17
Internationale Geschäftstätigkeit ......................................................................................................... 19
Einhaltung von Handelsvorschriften – Internationales Handelsmanagement ................................. 19
Boykotts ........................................................................................................................................... 19
Exportkontrollen ............................................................................................................................... 20
Immigration ...................................................................................................................................... 20
Schutz von Vertiv und seinem Eigentum ............................................................................................. 21
Unternehmensvermögenswerte....................................................................................................... 21
E-Mail .............................................................................................................................................. 22
IT-Sicherheit .................................................................................................................................... 22
Geistiges Eigentum.......................................................................................................................... 23
Datenschutz ..................................................................................................................................... 23
Aussagen im Namen von Vertiv ...................................................................................................... 23
Ethische Normen bei der Annahme von staatlichen Aufträgen ........................................................... 23
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Sensible Informationen .................................................................................................................... 24
Berater und Vertreter ....................................................................................................................... 24
Vermeidung von Geschenken und Zuwendungen ........................................................................... 24
Anforderungen der Vertragsleistung ................................................................................................ 24
Kostenlegung bei staatlichen Aufträgen .......................................................................................... 24
Auftragsaushandlung ....................................................................................................................... 25
Geheimakten ................................................................................................................................... 25
Politische Zahlungen ....................................................................................................................... 25
Anstellung von aktuellen und früheren öffentlichen Bediensteten ................................................... 26
Andere Anforderungen .................................................................................................................... 26
Ausnahmen und Änderung.................................................................................................................. 27
Verantwortlichkeiten des Unternehmens ............................................................................................. 27
Ihre Verantwortlichkeiten ..................................................................................................................... 27
Verantwortlichkeiten des Managements ............................................................................................. 28
Erhalt von Unterstützung oder melden eines Anliegens ..................................................................... 28
Keine Vergeltungsmaßnahmen ....................................................................................................... 29
Was Sie erwarten können, wenn Sie eine Frage stellen oder Bedenken melden ............................... 29
Zusammenarbeit bei Untersuchungen ................................................................................................ 30
Bestätigung ......................................................................................................................................... 31
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ÜBER DEN ETHIKKODEX
Einleitung
Der Zweck dieses Ethikkodex besteht darin, allen Mitarbeitern und Führungskräften von Vertiv auf der ganzen Welt Leitlinien dazu zu bieten, wie wir Geschäfte tätigen. Dieser Kodex beschreibt die
Handlungen und Verhaltensweisen, die von jeder Person erwartet werden, sodass sich alle, die mit
Vertiv interagieren, konsequent auf unsere Ehrlichkeit und Integrität verlassen können. Er ist nicht dazu gedacht, jede einzelne ethische Frage zu erörtern, sondern soll vielmehr einen Leitfaden zum täglichen
Treffen ethischer Geschäftsentscheidungen für Sie bieten
.
Wer muss den Ethikkodex befolgen?
Jeder Mitarbeiter und jede Führungskraft trägt die persönliche Verantwortung, diesen Ethikkodex zu lesen, zu verstehen und einzuhalten. Sämtliche Tochtergesellschaften, verbundenen Unternehmen und andere Unternehmen, an denen Vertiv beteiligt ist, sind verpflichtet, sich daran zu halten. Des Weiteren gilt dieser Kodex gleichermaßen für Dritte, die mit der Unterstützung oder Erbringung von
Dienstleistungen für oder im Namen von Vertiv beauftragt sind. Wir gestatten Dritten keine Tätigkeiten in unserem Namen, die uns selbst nicht erlaubt sind.
Richtlinien zur Anwendung des Ethikkodex
In diesem Ethikkodex werden nicht alle Geschäftspraktiken beschrieben und auch nicht alle geschäftlichen Fragen beantwortet. Von jedem einzelnen Mitarbeiter wird erwartet, dass er bzw. sie sich auf das eigene Urteilsvermögen verlässt, um die in diesem Kodex enthaltenen Prinzipien auf eine bestimmte Situation anzuwenden. Stellen Sie in einem Fall, in dem Sie bezüglich des richtigen
Handelns unsicher sind, sicher, dass Sie die folgenden Fragen mit „Ja“ beantworten können:
Steht das Handeln im Einklang mit den Werten der Ehrlichkeit und Integrität von Vertiv?
Wird mein Handeln die Reputation von Vertiv als ethisches Unternehmen schützen und fördern?
Würde ich mich mit meiner Entscheidung wohlfühlen, wenn diese von der Öffentlichkeit einsehbar wäre?
Einhaltung der geltenden Gesetze
Vertiv beachtet und befolgt die Gesetze, Vorschriften und Bestimmungen, die für seine weltweiten
Aktivitäten gelten. Als Vertreter von Vertiv müssen Sie überall, wo wir Geschäfte tätigen, alle geltenden
Gesetze, Vorschriften und Bestimmungen einhalten. Weder Druck seitens Ihres Vorgesetzten noch
Anforderungen aufgrund des Geschäftsumfelds entbinden Sie von der Verpflichtung, alle geltenden
Gesetze, Vorschriften und Bestimmungen einzuhalten.
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Als in den Vereinigten Staaten eingetragene Gesellschaft unterliegt Vertiv den US-amerikanischen
Gesetzen und muss diese einhalten. Vertiv unterliegt auch den Gesetzen anderer Länder, in denen es
Geschäfte tätigt. Für Ihre Geschäftstätigkeit im Namen von Vertiv ist es wichtig, dass Sie die für Ihre
Aktivitäten geltenden lokalen Gesetze kennen und verstehen. Ebenso müssen Sie wissen, welche
Auswirkungen die Gesetze anderer Rechtssysteme auf Sie haben können. Wenden Sie sich, falls Sie
Fragen zu geltenden Gesetzen haben oder auf einen Konflikt zwischen derartigen Gesetzen gestoßen sind, bitte immer an Ihren Vorgesetzten oder die Rechtsabteilung von Vertiv.
? Häufig gestellte Fragen
Bei Ihrer Geschäftstätigkeit im Namen von Vertiv stellen Sie fest, dass ein lokales Gesetz oder eine gesetzliche Anforderung mit einem Gesetz der Vereinigten Staaten oder den
Unternehmensrichtlinien von Vertiv im Konflikt steht. Was sollten Sie tun?
Sie sollten sich an Ihren Vorgesetzten oder die Rechtsabteilung von Vertiv wenden.
Sie stellen fest, dass ein Lieferant von Vertiv den Prozentsatz der lokal bezogenen Materialien falsch dargestellt hat, um staatliche Auflagen zu erfüllen. Was sollten Sie tun?
Sie sollten den zuständigen Einkäufer von Vertiv auf die Angelegenheit aufmerksam machen. Sollte die
Angelegenheit nicht geklärt werden oder ein solches Verhalten ein weiteres Mal auftreten, sollten Sie
Ihr Anliegen entsprechend den Anweisungen in diesem Ethikkodex melden.
In Ihrer Rolle als Vertriebsmanager stellen Sie fest, dass eine Vertiv-Lieferung in ein sanktioniertes Land erfolgen soll, was gegen die Exportkontrollgesetze der Vereinigten Staaten verstößt. Was sollten Sie tun?
Sie sollten die Lieferung stoppen und den Fehler untersuchen. Sollten Sie eine Rechtsverletzung oder einen ethischen Verstoß feststellen, sollten Sie Ihr Anliegen entsprechend den Anweisungen in diesem
Ethikkodex melden.
Integrität von Finanzdaten
Vertiv verpflichtet sich, genaue und vollständige Finanzdaten und andere
Unternehmensaufzeichnungen zu führen und vollständige, korrekte, genaue und zeitnahe
Finanzergebnisse und sonstige wichtige Informationen mitzuteilen. Unsere Kunden und
Geschäftspartner verlassen sich darauf, dass wir unsere Finanzinformationen genau aufzeichnen und melden. Als Vertreter von Vertiv dürfen Sie Finanzdaten oder die Betriebsleistung niemals falsch darstellen. Ebenso dürfen Sie niemals Informationen in die Geschäftsbücher oder Aufzeichnungen des
Unternehmens so eingeben, dass der wahre Charakter einer Transaktion, eines Ergebnisses oder eines Saldos absichtlich versteckt oder verschleiert wird bzw. irreführend ist. Sie müssen stets das
Gesetz und die allgemein anerkannten Buchhaltungsprinzipien befolgen.
Die Verantwortung für das Führen genauer Geschäftsbücher und Aufzeichnungen obliegt nicht ausschließlich der Abteilung für Finanzen und Buchhaltung. Wir alle sind beim Umgang mit
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Finanzdaten, einschließlich Spesenabrechnungen und Verkaufstransaktionen zu Ehrlichkeit verpflichtet. Die Fälschung einer Spesenabrechnung, auch wenn es nur um kleine Geldbeträge geht, gilt als Betrug und Diebstahl und kann zu Disziplinarmaßnahmen führen, zu denen unter anderem die
Kündigung des Arbeitsverhältnisses und die strafrechtliche Verfolgung zählen.
Die Integrität unserer Rechnungslegung ist besonders wichtig, wenn wir uns in einer Verkaufs- oder anderen Position befinden, in der wir regelmäßig Quoten erfüllen müssen. Wir dürfen niemals zulassen, dass der Druck, die Verkaufsziele zu erreichen, oder die Möglichkeit, zusätzliche Verkaufsprovisionen zu verdienen, uns dazu verführt, Schritte zu unternehmen, um unsere Verkaufsergebnisse in einem bestimmten Zeitraum künstlich zu verbessern, zu beschleunigen oder überzubewerten. Beispiele für ein solches unangemessenes Verhalten sind die Eingabe falscher, irreführender oder überhöhter
Verkaufszahlen und/oder das Eingehen künstlicher Versand-, Liefer-, Preis-, Titel- oder anderer
Vereinbarungen mit Kunden, Händlern oder anderen Dritten.
Die Integrität der Finanzdaten von Vertiv ist von äußerster Wichtigkeit. Kein Mitarbeiter darf
Maßnahmen ergreifen, um die Wirtschaftsprüfer oder Berater des Unternehmens, die an der
Durchführung einer Prüfung der Finanzdaten des Unternehmens beteiligt sind, betrügerisch zu beeinflussen, zu nötigen, zu manipulieren oder zu täuschen, um den entstehenden Geschäftsbericht wesentlich irreführend zu machen.
Öffentliche Bekanntgabe und Rechnungslegung
Vertiv ist für eine effektive und ehrliche Kommunikation mit seinen Aktionären, Regierungsbehörden und anderen Zielgruppen verantwortlich, sodass diese ein genaues Verständnis der finanziellen
Situation und der Betriebsergebnisse des Unternehmens erhalten. Vertiv ist bestrebt, vollständige, zeitnahe und genaue Berichte und Offenlegungen zu erstellen. Alle Mitarbeiter mit Verantwortung für die Vorbereitung von Berichten oder Offenlegungen, einschließlich des Entwurfs, der Überprüfung, der
Unterzeichnung und der Zertifizierung der Informationen, müssen sicherstellen, dass solche Berichte und Offenlegungen vollständig, korrekt, genau, zeitnah und verständlich sind.
Darüber hinaus muss der Chief Executive Officer („CEO“) von Vertiv und jeder Tochtergesellschaft des
Unternehmens (oder Personen, die ähnliche Funktionen ausüben) und jede andere Person, die typischerweise an der Rechnungslegung des Unternehmens beteiligt ist, sich mit den Anforderungen zur Offenlegung vertraut machen, die für das Unternehmen sowie die Geschäfts- und Finanzbetriebe des Unternehmens gelten.
Wenn Sie Informationen haben über (a) erhebliche Mängel bei der Gestaltung oder dem Betrieb interner Kontrollen und/oder Offenlegungskontrollen, die die Fähigkeit des Unternehmens, Finanzdaten aufzuzeichnen, zu verarbeiten, zusammenzufassen und zu berichten, beeinträchtigen könnten, oder (b)
Betrug, an dem das Management oder andere Mitarbeiter beteiligt sind, die eine signifikante Rolle bei der Rechnungslegung, der Offenlegung oder den internen Kontrollen des Unternehmens spielen, müssen Sie diese Bedenken unverzüglich Ihrem Vorgesetzten oder einer der Ansprechpartner mitteilen, die im Abschnitt „Erhalt von Unterstützung oder melden eines Anliegens“ (Seite 28) genannt sind.
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? Häufig gestellte Fragen
Was sind Beispiele von Unternehmensaufzeichnungen von Vertiv?
Zu den Beispielen von Unternehmensaufzeichnungen zählt Folgendes, in Papierform oder in elektronischer Form:
Finanzdaten
Arbeitszeitnachweise
Spesenabrechnungen
Produktinformationen und Datenblätter
Produkttestberichte
Bericht zu Umwelt, Gesundheit und Sicherheit
Was sind die Folgen der Erstellung falscher Unternehmensaufzeichnungen?
Die Erstellung falscher Unternehmensaufzeichnungen kann Disziplinarmaßnahmen, darunter die
Kündigung des Arbeitsverhältnisses, zur Folge haben. Des Weiteren kann ein solches Verhalten die geschäftliche Reputation von Vertiv schädigen und eine zivil- oder strafrechtliche Haftung für das
Unternehmen und den verantwortlichen Mitarbeiter mit sich bringen.
Was sollte ich tun, wenn ich herausfinde, dass ein Mitarbeiter Geschäftsergebnisse falsch ausweist oder anderweitig falsche Unternehmensaufzeichnungen erstellt?
Sie sollten Ihr Anliegen entsprechend den Anweisungen in diesem Ethikkodex melden. Wenn Sie sich nicht wohl dabei fühlen, das Problem bei Ihrem Vorgesetzten zur Sprache zu bringen, können Sie Ihr
Anliegen anonym über die weltweite Ethik-Hotline von Vertiv melden. Je nach den vorliegenden
Umständen können die Personalabteilung und die Rechtsabteilung von Vertiv die Angelegenheit untersuchen, ohne Ihre Rolle dabei offenzulegen.
Korruptionsbekämpfung
Korruption vermindert das Vertrauen der Öffentlichkeit, erschwert den fairen Handel und stellt eine Bedrohung für die weltweite wirtschaftliche und soziale Entwicklung dar. Viele
Länder haben Antikorruptionsgesetze erlassen, wie beispielsweise den amerikanischen „Foreign Corrupt Practices
Act“, den britischen „Bribery Act“ und den brasilianischen
„Clean Company Act 2014“ (Gesetz Nr. 12846). Diese Gesetze untersagen Unternehmen und Einzelpersonen den Einsatz von
Bestechungsgeldern, Schmiergeldern oder anderen korrupten
Maßnahmen zur Erlangung eines Geschäfts oder eines unlauteren Wettbewerbsvorteils. Vertiv verpflichtet sich dazu, seine Geschäfte im Einklang mit sämtlichen geltenden
Antikorruptionsgesetzen zu führen.
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Bestechungen, Schmiergelder und andere korrupte Zahlungen sind weltweit verboten. Es ist
Mitarbeitern und Führungskräften von Vertiv unter jeglichen Umständen untersagt, direkt oder indirekt
Bestechungen, Schmiergelder oder andere korrupte Zahlungen bzw. Wertgegenstände oder leistungen einer Person oder Organisation, einschließlich Regierungsbehörden, einzelnen
Regierungsbeamten und privaten Unternehmen oder deren Mitarbeitern, anzubieten, zu geben oder von diesen anzufordern oder zu erhalten. Dieses Verbot gilt weltweit, ohne Ausnahme für wahrgenommene Bräuche, lokale Geschäftsmethoden oder Wettbewerbsbedingungen. Dieses Verbot gilt gleichermaßen für alle Personen und Unternehmen, die im Namen von Vertiv handeln, darunter
Handelsvertreter, Vertriebspartner, Vertreter, Dienstleister, Auftragnehmer, Lieferanten und Joint-
Venture-Partner.
Die fehlende Einhaltung der geltenden Antikorruptionsgesetze kann strafrechtliche, zivile und regulatorische Maßnahmen für Vertiv wie auch für die beteiligten Personen zur Folge haben.
Außerdem kommen auf Mitarbeiter und Führungskräfte von Vertiv sowie Auftragnehmer und Dritte, die solche Gesetze nachweislich verletzt haben, Disziplinarmaßnahmen bis hin zur Kündigung des
Arbeitsverhältnisses oder Vertrags zu.
? Häufig gestellte Fragen
Was sind Bestechungen?
Bestechungen sind Gelder oder andere Wertgegenstände oder -leistungen, die auf illegale oder unmoralische Weise angeboten oder gegeben werden, um das Urteil oder Verhalten einer Person zu beeinflussen oder ein gewünschtes Ergebnis oder eine gewünschte Handlung herbeizuführen. Die
Bestechung oder „sonstige Wertgegenstände oder -leistungen“ müssen nicht von großem Wert sein.
Ein einfaches Mittagessen oder eine Einladung zu einer Sportveranstaltung können als
„Wertgegenstand oder -leistung“ ausgelegt werden. Zu Bestechungen kann Folgendes zählen:
• Bargeld
• Geschenke
• Unterhaltungsangebote, Mahlzeiten oder Reisen
• Schulung
• Geschäftschancen
• Anstellung
•
•
• persönliche Rabatte oder Kredite
Hilfe oder Unterstützung für ein Familienmitglied eines Regierungsbeamten politische oder gemeinnützige Spende
Was versteht man unter Schmiergeld?
Schmiergeld ist eine Form der Bestechung. Es handelt sich um Geld oder andere Wertgegenstände oder -leistungen, die angeboten oder gegeben werden, um eine Vorzugsbehandlung im
Zusammenhang mit einer Transaktion unrechtmäßig zu erhalten oder zu honorieren. Ein Beispiel für
Schmiergeld ist folgender Fall: Ein Teilelieferant, der ein Angebot für einen Auftrag zum Verkauf von
Teilen an Vertiv abgibt, willigt ein, dem Einkäufer von Vertiv einen Teil des Geldes zu zahlen, das der
Teilelieferant von Vertiv im Rahmen des Auftrags erhalten wird. Im Gegenzug erteilt der Einkäufer von
Vertiv dem Teilelieferanten den Auftrag.
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Kann Vertiv für die Handlungen eines Vertriebspartners oder eines Handelsvertreters haftbar gemacht werden?
Ja. Die Gabe von Geschenken oder anderen Wertgegenständen, um eine Geschäftsentscheidung auf korrupte Weise zu beeinflussen, ist Bestechung und verstößt gegen das Gesetz. Durch das Wirken eines Dritten, wie z. B. eines Vertriebspartners oder Handelsvertreters, wird Korruption nicht weniger kriminell oder hinnehmbarer. Vertiv kann in Situationen gegen Antikorruptionsgesetze verstoßen, in denen Vertiv von der Korruption durch einen Dritten, z. B. einen Vertriebspartner oder einen
Handelsvertreter, hätte wissen müssen.
Gelten Mitarbeiter eines Unternehmens, das sich ganz oder teilweise in Staatsbesitz befindet, als öffentliche Bedienstete?
Ja. Die Definition des Begriffs „Regierungsbeamter“ ist weit gefasst und schließt Mitarbeiter von
Unternehmen, die sich im Besitz oder unter der Kontrolle des Staates befinden, mit ein. Dies ist besonders in Ländern wichtig, in denen Unternehmen in bestimmten Branchen sich im Besitz oder unter der Kontrolle des Staates befinden, wie es etwa in China bei der staatlichen Beteiligung an einigen Telekommunikationsunternehmen der Fall ist.
Sie möchten einen Handelsvertreter in einem Gebiet beauftragen, in dem Korruption bekanntermaßen weitverbreitet ist. Was sollten Sie tun?
Vertiv führt vor der Beauftragung von Drittanbietern, die im Namen von Vertiv handeln sollen, eine angemessene Due-Diligence-Prüfung durch. Der Drittanbieter muss über entsprechende Fähigkeiten,
Talente und Ressourcen verfügen, um seine Pflichten zu erfüllen und mit Integrität und im Einklang mit diesem Ethikkodex zu handeln. Wenden Sie sich für Unterstützung an die Rechtsabteilung von Vertiv, bevor Sie einen Drittanbieter damit beauftragen, im Namen von Vertiv Geschäfte zu tätigen.
Ihnen kommt das Gerücht zu Ohren, dass ein Vertriebspartner von Vertiv in korrupte
Geschäftspraktiken verwickelt sein könnte. Was sollten Sie tun?
Sie sollten Ihr Anliegen entsprechend den Anweisungen in diesem Ethikkodex melden. Seien Sie aufmerksam im Hinblick auf Anschuldigungen oder Gerüchte bezüglich korrupten Verhaltens. Vertiv kann für das Verhalten seiner Vertriebspartner oder anderer Drittanbieter haftbar gemacht werden, selbst wenn Vertiv das Verhalten nicht gutgeheißen hat oder davon wusste.
Ein Lieferant bietet Ihnen Bargeld an, wenn Sie den Genehmigungsprozess für Lieferanten beschleunigen. Was sollten Sie tun?
Sie sollten das Angebot höflich ablehnen und Ihrem Vorgesetzten die versuchte Schmiergeldzahlung melden.
Geschenke, Bewirtung und Unterhaltungsangebote
Die Gabe und Entgegennahme von Geschäftsgeschenken und Unterhaltungsangeboten in bescheidenem Umfang ist normaler Bestandteil des Aufbaus von Geschäftswert und der Stärkung der
Arbeitsbeziehungen zu Lieferanten, Kunden und anderen Dritten. Vergewissern Sie sich jedoch vor der
Gabe oder Entgegennahme eines Wertgegenstands oder einer Wertleistung zuerst, was gemäß der
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lokalen Gesetzgebung und den Praktiken der anderen Partei erlaubt ist. In vielen Fällen gibt es strenge
Gesetze oder Richtlinien gegen die Gabe oder Entgegennahme jeglicher Art von Geschenk oder
Bewirtung, insbesondere im Zusammenhang mit Regierungsbeamten.
Was als Geschenk angemessen ist, variiert je nach den Umständen stark, aber es ist wichtig, dass jeder noch so geringe Anschein eines unangemessenen Verhaltens vermieden wird. Vertiv verbietet die Gabe oder Entgegennahme von Bargeld, Geschenkkarten, Gutscheinen oder anderen
Geschenken, die unter den jeweiligen Umständen großzügig oder unangemessen erscheinen könnten.
Generell dürfen Mitarbeiter von Vertiv Geschenke anbieten oder annehmen, solange das Geschenk gesetzlich zulässig ist und:
nicht den Anschein macht oder die Verpflichtung nahelegt, dass die Person oder Partei, die das
Geschenk macht, zu irgendeinem Vorteil oder irgendeiner Vorzugsbehandlung als
Gegenleistung für das Geschenk berechtigt ist;
Vertiv oder die andere Partei nicht in Verlegenheit bringen würde, wenn es öffentlich bekannt würde;
die gegebenenfalls vom lokalen Management vorgeschriebenen Anforderungen erfüllt; und
gemäß der Richtlinie über Geschenke und Bewirtung von Vertiv genehmigt und offengelegt wird.
Personen, deren Position das Anbieten oder Annehmen von Unterhaltungsangeboten beinhaltet, müssen sich mit den geltenden Gesetzen vertraut machen. Unterhaltungsangebote, in die Mitarbeiter oder Führungskräfte von Vertiv involviert sind:
müssen selten sein;
müssen dem geltenden Gesetz entsprechen;
müssen dem guten Geschmack entsprechen und an einem für geschäftliche Zwecke angemessenen Ort stattfinden;
müssen für den Anlass angemessen und vernünftig sein;
dürfen keine Bestechung, Schmiergeld oder anderes illegales, unpassendes oder unmoralisches Verhalten darstellen;
dürfen nicht den Anschein erwecken, dass Vertiv oder die andere Partei Recht auf eine
Vorzugsbehandlung hat; und
müssen gemäß der Richtlinie über Geschenke und Bewirtung von Vertiv genehmigt und offengelegt werden.
Falls Sie unsicher sind, ob Sie ein Geschenk oder Unterhaltungsangebot annehmen sollten, fragen Sie bitte Ihren Vorgesetzten, den Ethics Officer der Geschäftseinheit oder die Rechtsabteilung von Vertiv.
Wenn eine Ablehnung als Beleidigung aufgefasst würde und das Geschenk oder Unterhaltungsangebot einen beträchtlichen Wert hat, werden diese Ansprechpartner Sie dabei unterstützen, sich und Vertiv auf beste Art und Weise vor dem Anschein eines unangemessenen Verhaltens zu schützen.
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? Häufig gestellte Fragen
Kommen besondere Gesetze oder Vorschriften, zur Anwendung, wenn es sich bei dem Dritten um ein Unternehmen in Staatsbesitz oder einen Regierungsbeamten handelt?
Ja. Das Anbieten eines Geschenks oder von Unterhaltungsangeboten an einen Regierungsbeamten oder einen Mitarbeiter eines in Staatsbesitz befindlichen Unternehmens unterliegt komplexen Gesetzen und Bestimmungen. Bevor Sie in einem solchen Szenario ein Geschenk oder Unterhaltungsangebot anbieten oder annehmen, bitten Sie zuerst die Rechtsabteilung von Vertiv um Rat. Weitere
Orientierungshilfen im Hinblick auf Interaktionen mit Regierungsbeamten finden Sie auf Seite 23
(„Ethische Normen bei der Annahme von staatlichen Aufträgen“).
Ist es angebracht, einen Lieferanten zu bitten, mich zu einer Sportveranstaltung mitzunehmen?
Nein. Es ist unter keinen Umständen angebracht, um Geschenke oder Unterhaltungsangebote zu bitten, von denen Sie persönlich profitieren, unabhängig von deren Wert.
Ist es angebracht, einer Sportveranstaltung beizuwohnen, wenn man von einem Lieferanten eingeladen wurde?
Ja, sofern die Teilnahme an der Veranstaltung mit den in diesem Ethikkodex beschriebenen
Vorschriften im Einklang steht, von angemessenem Wert ist sowie den branchenüblichen Praktiken und lokalen Gesetzen entspricht und Sie und der Lieferant beide vorhaben, der Veranstaltung zu geschäftlichen Zwecken beizuwohnen.
Zu meinen beruflichen Aufgaben zählt die Planung von Veranstaltungen, und ich organisiere häufig Veranstaltungen mit Hotels und anderen Örtlichkeiten. Ein Hotel hat mir für eine Nacht ein kostenloses Zimmer nur für mich angeboten, damit ich die Einrichtung für eine bevorstehende Firmenveranstaltung von Vertiv beurteilen kann. Darf ich das annehmen?
Ja. Das Hotel bietet das kostenlose Zimmer nur für Sie für einen begrenzten Zeitraum an, um einen legitimen Geschäftszweck zu unterstützen.
Wie sieht es aus, wenn das oben genannte Hotel mir für ein Wochenende ein kostenloses
Zimmer für mich und meine Familie als Gefälligkeit im Zusammenhang mit der geschäftlichen
Angelegenheit von Vertiv anbietet? Darf ich das annehmen?
Nein. Die Annahme des kostenlosen Zimmers für Sie und Ihre Familie könnte als Versuch seitens des
Hotels verstanden werden, Ihre Geschäftsentscheidungen zu beeinflussen. Das kostenlose Zimmer wird nicht im Zusammenhang mit einem legitimen Geschäftszweck angeboten. Sie sollten das Angebot des Hotels höflich ablehnen.
Interessenkonflikte
Es liegt in Ihrer Verantwortung, Beziehungen und Verhaltensweisen zu vermeiden, die tatsächliche oder scheinbare Konflikte zwischen Ihren persönlichen Interessen und Ihrer Loyalität gegenüber Vertiv verursachen könnten. Sie dürfen Ihre Position bei Vertiv nicht ausnutzen, um unangemessene Vorteile für sich selbst oder andere zu erlangen. Ebenso dürfen Sie mit Vertiv in keiner Weise in Wettbewerb treten.
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Ein Interessenkonflikt kann entstehen, wenn Sie oder ein Bekannter von Ihnen auf Kosten von Vertiv
Nutzen ziehen kann. Ein Interessenkonflikt für Sie würde beispielsweise in dem Fall bestehen, wenn
Sie Vertiv für Lieferungen von einem Vertriebsunternehmen, das sich in Ihrem Besitz oder im Besitz eines Ihrer Freunde oder nahen Verwandten befindet, mehr als nötig bezahlen lassen.
Sie müssen Vertiv in Kenntnis setzen, wenn Sie oder ein direktes Familienmitglied durch Ihre Position bei Vertiv oder als direkte Folge daraus ein finanzielles Interesse an oder einen finanziellen Vorteil aus Immobilien, Patentrechten,
Wertpapieren, Renditechancen oder anderen Rechten bzw.
Eigentum erlangen. Es müssen keine tatsächlichen
Interessenkonflikte vorliegen, damit es zu einem Problem kommen kann. Bereits der bloße Anschein eines Konflikts muss vermieden werden. Sollten Sie unsicher sein bezüglich dessen, was Sie tun oder nicht tun können, wenden Sie sich an Ihren
Vorgesetzten oder die Rechtsabteilung von Vertiv.
Unser Ansatz bei Konflikten schützt Sie und Vertiv. Sie müssen
Ihrem Vorgesetzten oder der Rechtsabteilung von Vertiv tatsächliche oder mögliche Interessenkonflikte offenlegen. Alle gemeldeten tatsächlichen oder möglichen Konflikte werden von der Rechtsabteilung von Vertiv bewertet, welches bestimmt, ob ein
Konflikt besteht, der das Unternehmen schädigen oder gegen ein Gesetz verstoßen könnte. Vertiv ist unter Umständen in der Lage, Anpassungen vorzunehmen oder Kontrollen einzuführen, um tatsächliche oder vermeintliche Konflikte zu vermeiden. Wenn Sie beispielsweise einen möglichen
Konflikt bei der Auswahl eines Lieferanten feststellen, kann Vertiv einen anderen Mitarbeiter von Vertiv mit der Bewertung des Lieferanten beauftragen, um jeglichen tatsächlichen oder vermeintlichen
Interessenkonflikt zu verhindern.
? Häufig gestellte Fragen
Darf ich einen Verwandten oder engen persönlichen Freund einstellen, um in meiner
Geschäftseinheit für Vertiv zu arbeiten?
Nein, nicht eigenmächtig. Dies würde einen tatsächlichen oder scheinbaren Interessenkonflikt darstellen. Bevor Sie die Person einstellen, sollten Sie die Angelegenheit bei Ihrem Vorgesetzten, der
Personalabteilung oder der Rechtsabteilung von Vertiv zur Sprache bringen. Es könnte eine Lösung geben, um einen möglichen Konflikt zu vermeiden, beispielsweise die Ernennung eines unabhängigen
Einstellungsausschusses oder die Einstellung der Person in einer anderen Geschäftseinheit von Vertiv.
Sie wohnen einer vertraulichen Besprechung bei und erfahren, dass Vertiv erwägt, ein
Unternehmen zu übernehmen. Dürfen Sie diese Information nutzen, um Aktien dieses
Unternehmens zu kaufen?
Nein. Ein solches Handeln könnte einen Interessenkonflikt darstellen und gegen das Gesetz verstoßen.
Darf ich im Verwaltungsrat eines Unternehmens tätig sein, das kein Wettbewerber oder
Lieferant von Vertiv ist?
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Als Mitarbeiter von Vertiv dürfen Sie nur mit vorheriger Genehmigung des Vorsitzenden Ihrer
Geschäftseinheit im Verwaltungsrat oder einem ähnlichen Führungsgremium eines Unternehmens tätig sein. Mitarbeiter der Unternehmenszentrale von Vertiv müssen die Genehmigung des Chief Executive
Officer oder der Rechtsabteilung von Vertiv einholen.
Sie sind Einkäufer und Ihr Ehepartner wird von einem Ihrer Lieferanten eingestellt. Was sollten
Sie tun?
Sie sollten Ihren Vorgesetzten über den möglichen Interessenkonflikt informieren, sodass entsprechend gehandelt werden kann. Es könnte Maßnahmen geben, die Vertiv in Zusammenarbeit mit Ihnen ergreifen kann, um einen tatsächlichen oder scheinbaren Interessenkonflikt zu vermeiden.
Handel mit Aktien und anderen Wertpapieren
Bei der Arbeit für oder im Namen von Vertiv könnten Sie Informationen über unser Unternehmen oder ein anderes Unternehmen erhalten, bevor diese öffentlich gemacht werden. Solche Information werden häufig als „Insiderinformationen“ oder „wesentliche, nicht öffentliche Informationen“ bezeichnet und gelten als „wesentlich“, wenn sie einen Investor beeinflussen würden, Aktien oder andere Wertpapiere des Unternehmens zu kaufen, zu verkaufen oder zu halten. Sie dürfen wesentliche, nicht öffentliche
Informationen über Vertiv oder ein anderes Unternehmen niemals zum Zwecke des Kaufs, Verkaufs oder Haltens von Aktien oder anderen Wertpapieren verwenden oder auf unzulässige Weise offenlegen. Des Weiteren dürfen Sie niemals versuchen, den Kurs börsennotierter Aktien oder anderer
Wertpapiere zu manipulieren. Dieses Verbot gilt gleichermaßen für Tipping oder die Weitergabe von
Informationen an ein Familienmitglied oder einen Freund.
Zur Vermeidung von Insiderhandel und Marktmissbrauch befolgen Sie die folgenden Regeln:
Tätigen Sie niemals Käufe, Verkäufe oder sonstigen Handel mit Aktien von einem börsennotierten Unternehmen, wenn Sie über wesentliche, nicht öffentliche Informationen verfügen.
Tätigen Sie niemals Käufe, Verkäufe oder sonstigen Handel mit Aktien von einem börsennotierten Unternehmen, bis Insiderinformationen öffentlich verfügbar werden und
Investoren ausreichend Zeit haben, derartige Informationen zu beurteilen.
Geben Sie Insiderinformationen niemals an Personen außerhalb von Vertiv weiter, auch nicht an Familienmitglieder oder Freunde.
Teilen Sie Insiderinformationen nur mit Mitarbeitern oder Vertretern von Vertiv, die diese
Informationen zugunsten von Vertiv benötigen.
Schützen Sie alle Insiderinformationen vor unbeabsichtigter Offenlegung.
Verbreiten Sie niemals falsche Informationen über Vertiv oder ein anderes Unternehmen.
? Häufig gestellte Fragen
Was sind Beispiele für „Insiderinformationen“ oder „wesentliche, nicht öffentliche
Informationen“? Beispiele sind unter anderem:
• Finanzergebnisse, bevor diese Ergebnisse öffentlich bekannt gegeben werden.
• Bedeutende Änderungen im Unternehmensmanagement oder in der Unternehmensstrategie.
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•
•
Zukünftige Produkte, Dienstleistungen oder Marketingpläne.
Informationen bezüglich Rechtsstreitigkeiten oder behördlichen Untersuchungen.
• Erwartete Fusionen, Übernahmen oder Veräußerungen.
An wen kann ich mich wenden, um sicherzustellen, dass ich nicht gegen Wertpapiergesetze oder Richtlinien von Vertiv verstoße?
Wertpapiergesetze sind komplex. Sollten Sie Fragen haben oder Unterstützung benötigen, um zu entscheiden, ob Informationen, die Sie haben, als „Insiderinformationen“ oder „wesentliche, nicht
öffentliche Informationen“ betrachtet werden können, wenden Sie sich an die Rechtsabteilung von
Vertiv.
Achtung der Menschenrechte
Die soziale Verantwortung des Unternehmens zählt zu den wichtigsten Werten von Vertiv und ist integraler Bestandteil unserer weltweiten Geschäftstätigkeit. Wir respektieren die Würde und die
Menschenrechte des Einzelnen und verlangen von unseren Lieferanten und Geschäftspartnern dasselbe.
Vielfalt und Chancengleichheit
Vertiv schätzt unterschiedliche Ideen und Standpunkte und ist bestrebt, eine Kultur der Inklusion und
Vielfalt zu fördern. Vertiv engagiert sich für die Förderung der Chancengleichheit für alle in Bezug auf
Einstellung, Anstellungsbedingungen, Mobilität, Schulungen, Gehälter und Gesundheit am Arbeitsplatz, ohne Diskriminierung in Bezug auf Alter, ethnische Herkunft, Hautfarbe, Religion, Glauben, Geschlecht,
Familienstand, sexuelle Orientierung, Geschlechtsidentität, Erbanlagen, Staatsangehörigkeit, nationale
Herkunft, geschützten Veteranenstatus, Zugehörigkeit zu politischen Organisationen oder
Körperbehinderungen. Entscheidungen zu Beschäftigungsverhältnissen dürfen nur auf Grundlage der
Erfordernisse von Vertiv, der Anforderungen der Position sowie der Qualifikationen des jeweiligen
Kandidaten erfolgen.
Vertiv verfügt über eine vielfältige globale Belegschaft, aber wir suchen immer nach Möglichkeiten, diese Vielfalt weiter auszubauen. Sie können uns dabei unterstützen, indem Sie sich für die Vielfalt der
Kandidatenpools einsetzen, für unterschiedliche Standpunkte und Hintergründe offen sind und diese begrüßen sowie gegebenenfalls diese Unterschiede entsprechend berücksichtigen.
Sicherheit und Gesundheit
Der Schutz der Sicherheit und Gesundheit von Mitarbeitern zählt zu unseren Grundwerten bei Vertiv und unsere Programme gehen über die reine Einhaltung von Gesetzen und Bestimmungen hinaus.
Unsere Geschäftseinheiten müssen über strenge Sicherheits- und Gesundheitsprogramme verfügen.
Dies betrifft unter anderem Maschinensicherheit, Verfahrenssicherheit, Schulungen, Audits,
Korrekturmaßnahmen, Berichterstattung und Auszeichnungen. Es verstößt gegen die Richtlinien von
Vertiv, wenn eine Person unter unsicheren Bedingungen oder in einer unsicheren Weise arbeitet.
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Informieren Sie bitte Ihren Vorgesetzten über Bedenken bezüglich Sicherheit, Gesundheit oder sonstige Bedenken im Hinblick auf die Arbeitsumgebung oder kontaktieren Sie die weltweite Ethik-
Hotline von Vertiv, je nachdem, welches Vorgehen Ihnen effektiver und angenehmer erscheint.
Belästigung
Vertiv untersagt ausdrücklich Belästigung, Mobbing und missbräuchliches Verhalten jedweder Art.
Insbesondere ist sexuelle Belästigung verboten. Obwohl die gesetzlichen Definitionen von
„Belästigung“ unterschiedlich sein können, versteht Vertiv darunter auch jegliches unerwünschte
Verhalten gegenüber einer anderen Person, das den Zweck oder die Wirkung hat, ein einschüchterndes, feindliches oder anstößiges Arbeitsumfeld für diese Person zu schaffen. Vertiv wird ein derartiges Verhalten auf keinen Fall tolerieren, unabhängig davon, ob eine Klage wegen
Belästigung im Rahmen des lokalen Rechts durchsetzbar ist.
Sollten Sie oder jemand, den Sie kennen, Opfer von Belästigung (geworden) sein, melden Sie dies bitte umgehend Ihrem Vorgesetzten, der lokalen Personalabteilung oder einem der Ansprechpartner, die im Abschnitt Erhalt von Unterstützung oder Melden eines Anliegens dieses Ethikkodex (S. 28) aufgeführt sind.
Kinderarbeit
Vertiv verzichtet auf Kinderarbeit und ist bestrebt, die örtlichen Gesetze bezüglich aller Alters- und
Stundenbeschränkungen einzuhalten, und wir erwarten und verlangen dasselbe auch von unseren
Lieferanten.
Zwangsarbeit
Vertiv untersagt – für sich selbst und seine Lieferanten – die Nutzung von Pflicht- oder Zwangsarbeit,
Sklaverei oder Knechtschaft und verpflichtet sich, alle geltenden Gesetze und Bestimmungen gegen
Sklaverei und Menschenhandel einzuhalten.
Umweltschutz
Vertiv engagiert sich für den Schutz der Umwelt und die Achtung der Gemeinschaften, in denen wir geschäftlich tätig sind. Dies erfordert, dass wir uns unserer Umwelt gegenüber respektvoll verhalten und die durch die geltenden Umweltgesetze und -bestimmungen auferlegten Vorgaben erfüllen bzw.
übertreffen. Soweit dies möglich ist, ist Vertiv bemüht, negative Auswirkungen auf Boden, Luft und
Wasserressourcen sowie auf die Gemeinschaften, in denen wir tätig sind, zu vermeiden.
Lieferanten
In seinem Verhaltenskodex für Lieferanten verlangt Vertiv, dass seine Lieferanten sich an die oben beschriebenen Menschenrechtsgrundsätze halten. Des Weiteren wählt Vertiv Lieferanten aus, die die
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Sicherheit fördern und die Umwelt schützen, indem sie gemeinsam mit uns an der Entwicklung nachhaltiger Produkte und Lösungen für unsere Kunden arbeiten.
? Häufig gestellte Fragen
Mein Vorgesetzter scheint bestimmte Mitglieder meines Teams zu bevorzugen, da sie dieselbe
Religion haben. Was kann ich tun?
Wir empfehlen Ihnen, zuerst zu versuchen, Ihr Anliegen direkt mit Ihrem Vorgesetzten zu besprechen.
Wenn Sie sich damit aber nicht wohlfühlen, sollten Sie die Personalabteilung von Vertiv um Hilfe bitten.
Wie profitiert Vertiv von Vielfalt?
Individuelle Blickwinkel führen zu innovativen Ideen und einem umfassenderen Entscheidungsprozess.
Vertiv verdankt seinen Erfolg der Gewinnung der besten Mitarbeiter aus einem weltweiten, kulturübergreifenden Talentpool, und unsere integrative Unternehmenskultur bringt bei allen
Teammitgliedern das Beste zu Tage.
Was sollte ich tun, wenn ich den Verdacht habe, dass ein Lieferant Kinder- oder Zwangsarbeit einsetzt?
Vertiv untersagt seinen Lieferanten den Einsatz von Kinder- oder Zwangsarbeit. Sie sollten umgehend den zuständigen Einkäufer benachrichtigen oder die weltweite Ethik-Hotline von Vertiv kontaktieren.
Fairer Wettbewerb
Der Erfolg von Vertiv stützt sich auf seine Mitarbeiter und Führungskräfte, die nach den Vertiv-
Grundwerten leben. Wir lassen uns nicht auf unmoralische oder illegale Handelspraktiken ein. Der faire, gleichberechtigte und offene Umgang mit Lieferanten und Kunden sowie ein aggressiver und unabhängiger Wettbewerb tragen wesentlich zum Erfolg von Vertiv bei.
Im Hinblick auf Wettbewerber von Vertiv dürfen Sie nicht:
direkt mit einem Wettbewerber von Vertiv irgendwelche Preis- oder Produktinformationen wie
Herstellungskosten, Produktionskapazität, Produkt-Roadmaps, Ausschreibungspraktiken oder nicht öffentliche Geschäftsinformationen von Vertiv besprechen;
unangemessene Mittel einsetzen, um an vertrauliche Informationen oder Geschäftsgeheimnisse eines Wettbewerbers zu gelangen;
wissentlich vertrauliche Informationen oder Geschäftsgeheimnisse eines Wettbewerbers ohne ausdrückliche schriftliche Genehmigung des Mitbewerbers verwenden;
negative Verkaufstechniken anwenden, wie z. B. die Herabwürdigung von Wettbewerbern durch falsche Angaben; oder
Taktiken einsetzen, um den Wettbewerb in Märkten zu unterbinden, in denen Vertiv führend ist, wie z. B. Unterpreisverkauf.
Bestimmte andere Aktivitäten sind Ihnen ohne die ausdrückliche Genehmigung der Rechtsabteilung von Vertiv nicht erlaubt, darunter:
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Verhandeln mit Wettbewerbern bezüglich möglicher Fusionen, Übernahmen, Joint Ventures,
Partnerschaften oder Kooperationsvereinbarungen;
Benchmarking oder Festlegung von Normen mit Wettbewerbern; und
Austausch vertraulicher Informationen mit Wettbewerbern.
Mitarbeiter mit direktem Kontakt zu Lieferanten oder Kunden sowie Mitarbeiter, die sich in
Wirtschaftsverbänden sowie in Benchmarking- oder Normungsorganisationen engagieren, müssen sich der kartellrechtlichen und sonstigen Handelsgesetze und -bestimmungen besonders bewusst sein.
Derartige Gesetze und Bestimmungen sind komplex und es wird von Ihnen erwartet, dass Sie etwaige
Fragen oder Anliegen bei der Rechtsabteilung von Vertiv zur Sprache bringen.
Ein Verstoß gegen geltende Gesetze und Unternehmensrichtlinien kann strafrechtliche Konsequenzen haben, darunter Gefängnisstrafen und/oder Bußgelder und Kündigung des Arbeitsverhältnisses. Sollten
Sie auf eine Situation stoßen, von der Sie glauben, dass sie eine unmoralische oder illegale
Handelspraxis darstellen könnte, wenden Sie sich bitte an die Rechtsabteilung von Vertiv.
? Häufig gestellte Fragen
Mein Freund arbeitet für einen unserer Wettbewerber. Darf ich ihn im zwanglosen Gespräch nach den künftigen Produkten seines Unternehmens oder nach Einschätzungen zum Markt fragen?
Nein. Vermeiden Sie Gespräche oder Aktivitäten mit Wettbewerbern, darunter auch Familie und
Freunde, die als unangemessen betrachtet werden oder werden könnten oder zu Vorwürfen wettbewerbswidriger Aktivitäten führen könnten. Sogar zwanglose Gespräche zwischen Freunden könnten Beweise für Absprachen zwischen Wettbewerbern darstellen, um den Wettbewerb auf unrechtmäßige Weise zu schädigen.
Ich habe in einem Artikel auf einer öffentlich zugänglichen Website Informationen zu einem unserer Wettbewerber gefunden. Darf ich diese Informationen zugunsten von Vertiv nutzen?
Ja. Die Sammlung öffentlich verfügbarer Informationen ist angemessen, wenn sie auf professionelle und rechtmäßige Weise erfolgt.
Einer unserer Wettbewerber hat eine geschützte Website, die nur seinen Kunden zur Verfügung steht und Produkt- und Dienstleistungsinformationen für diese bereitstellt. Darf ich versuchen, mir Zugang zu der Seite zu verschaffen, um Informationen zum Wettbewerber zu sammeln?
Nein. Die Beschaffung von Produkt- oder Dienstleistungsinformationen durch falsche Darstellung Ihrer selbst oder Ihrer Absichten stellt einen Verstoß gegen diesen Ethikkodex dar und ist möglicherweise gesetzeswidrig.
Ein neuer Mitarbeiter von Vertiv hat früher für einen Wettbewerber gearbeitet. Darf ich ihm
Fragen zur Marketingstrategie des Wettbewerbers für dessen künftige Produkte stellen?
Nein. Sofern die Marketingstrategie des Wettbewerbers keine Information ist, die auf der Website des
Wettbewerbers oder woanders öffentlich verfügbar ist, handelt es sich sehr wahrscheinlich um eine vertrauliche Information des Wettbewerbers. Die Beschaffung vertraulicher Informationen des
Wettbewerbers ist unmoralisch und möglicherweise gesetzeswidrig, auch wenn man diese von einer
Person erhält, die derzeit bei Vertiv beschäftigt ist.
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Ich nehme an einer Messe teil, an der auch Wettbewerber von Vertiv teilnehmen. Während einer
Breakout-Session kommt das Gespräch auf das Thema Preisgestaltung und wie die Marktpreise stabilisiert werden können. Wie soll ich mich verhalten?
Ein solches Gespräch könnte einen Beweis über Absprachen zwischen Wettbewerbern darstellen. Sie sollten erklären, dass das Gespräch unter Wettbewerbern nicht angemessen ist, und den Raum auf der
Stelle verlassen. Außerdem sollten Sie die Rechtsabteilung von Vertiv kontaktieren und den Vorfall melden.
Internationale Geschäftstätigkeit
Unabhängig von ihrem geografischen Standort müssen sich weltweit alle Mitarbeiter von Vertiv an die USamerikanischen Gesetze sowie an lokale Gesetze,
Vorschriften und Bestimmungen halten. Dazu zählen unter anderem Devisenkontrolle, Zollgebühren und
Mehrwertsteuern. Bei Fragen zu geltenden Gesetzen oder möglichen Konflikten zwischen lokalen Gesetzen und USamerikanischen Gesetzen wenden Sie sich bitte an die
Rechtsabteilung von Vertiv. Ohne eine derartige
Rechtsberatung dürfen keine Maßnahmen getroffen werden.
Einhaltung von Handelsvorschriften – Internationales Handelsmanagement
Das designierte Team für Internationales Handelsmanagement (International Trade Management, ITM) bei Vertiv ist für die Überwachung der Einhaltung der Import-/Exportaktivitäten zuständig und hat die endgültige Entscheidungsbefugnis in solchen Angelegenheiten.
Jede Geschäftseinheit von Vertiv hat einen Trade Compliance Officer und an jedem Arbeitsstandort gibt es einen Trade Compliance Coordinator, der in diesem Rechtsbereich geschult ist. Stellen Sie sicher, dass Sie die geltenden Vorschriften für die Produkte und Technologien kennen, mit denen Sie arbeiten, und befolgen Sie diese Vorschriften in allen Fällen genau. Bei Fragen wenden Sie sich bitte an das ITM-Team.
Boykotts
Die US-amerikanischen Anti-Boykott-Gesetze und -Bestimmungen untersagen es Unternehmen von
Vertiv, egal ob mit Sitz in den Vereinigten Staaten oder außerhalb der USA, einer Anfrage zur
Unterstützung, Durchführung oder Einhaltung eines Boykotts eines Landes nachzukommen, der den
Gesetzen oder der Politik der Vereinigten Staaten widerspricht. Hierzu zählt auch der gegen Israel gerichtete Boykott der Arabischen Liga. Vertiv muss jedwede solche Anfrage ablehnen und in einigen
Fällen den Eingang der Anfrage der zuständigen Regierungsbehörde melden. Mitarbeiter von Vertiv, die auf Anfragen eines Kunden oder eines Dritten bezüglich eines Boykotts aufmerksam werden, sollten unverzüglich das ITM-Team benachrichtigen und nicht ohne den Rat des ITM-Teams auf die
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Anfrage reagieren.
Exportkontrollen
Gemäß unserer Unternehmenspolitik halten alle Unternehmen von Vertiv, einschließlich derjenigen, die außerhalb der Vereinigten Staaten organisiert und tätig sind, die US-amerikanischen Gesetze und
Bestimmungen im Hinblick auf Exportkontrollen und Sanktionen genauso ein, als ob sie ihren Standort in den Vereinigten Staaten hätten und als US-Person agieren würden. Darüber hinaus entspricht es unserer Unternehmenspolitik, die Gesetze und Bestimmungen anderer Länder im Hinblick auf
Exportkontrollen und Sanktionen einzuhalten, wenn und soweit sie für Vertiv gelten und wenn sie nicht im Widerspruch zu den Gesetzen und Bestimmungen der Vereinigten Staaten stehen.
Exportkontrollen sind als Kernelement aller Geschäftsaktivitäten von Vertiv zu betrachten, einschließlich Geschäftsentwicklung, Vertrieb, Auftragserfassung, Beschaffung, Forschung und
Entwicklung, Produktion, Logistik, Human Resources und Netzwerksicherheit. Um sicherzustellen, dass
Vertiv sich an die geltenden Gesetze und seine Unternehmenspolitik hält, müssen Sie auch feststellen, ob Hardware, Software oder technische Daten, die von Dritten, einschließlich von Regierungen, erhalten wurden, Exportkontrollanforderungen auslösen können. Wenn Sie nicht verstehen, in welcher
Form Exportkontrollen für Ihre Funktion zutreffen, wenden Sie sich bitte an Ihren Supervisor oder an das ITM-Team.
Immigration
Vertiv fordert ausnahmslos die strikte Einhaltung sämtlicher Immigrationsvorschriften. Das Reisen oder
Arbeiten von Mitarbeitern mit falschen Visa oder Arbeitsgenehmigungen ist unzulässig. Außerdem kann das Ausfüllen von Formularen mit falschen Informationen ein Straftatbestand sein, der zu strafrechtlichen Konsequenzen und der Ablehnung zukünftiger Visa und Arbeitsgenehmigungen führen kann.
Die Immigrationsvorschriften sind komplex. Um sich selbst und Vertiv zu schützen, lassen Sie sich von der Rechtsabteilung von Vertiv oder einem Experten zu Immigrationsfragen darüber beraten, wie Sie die geltenden Immigrationsvorschriften vollständig einhalten können.
? Häufig gestellte Fragen
Was sind Beispiele für Boykott-Anfragen?
Beispiele unzulässiger Boykottformulierungen, die sich möglicherweise in Verträgen, Aufträgen oder anderen Dokumenten finden, sind unter anderem:
„Im Fall von Überseelieferanten erfolgt diese Bestellung unter dem Vorbehalt, dass die
Lieferanten nicht auf der von der zentralen Arabischen Liga veröffentlichten Boykottliste gegen
Israel stehen.“
„Güter israelischen Ursprungs nicht zulässig.“
„Eine unterzeichnete Erklärung der Transportfirma, auf der der Name, die Flagge und die
Nationalität des Transportschiffes angegeben ist und bestätigt wird, dass es arabische Häfen anlaufen darf.“
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„Haben oder hatten Sie jemals eine Niederlassung oder ein Hauptunternehmen, eine Fabrik oder ein Montagewerk in Israel oder haben Sie an einen Israeli verkauft?“
„Der Auftragnehmer hat sich während der gesamten Vertragslaufzeit an die Vorschriften und
Anweisungen zu halten, die von Zeit zu Zeit vom Israel-Boykottbüro im Irak erteilt werden, und diese in jeder Hinsicht zu erfüllen.“
„Der Frachtbrief trägt einen Vermerk, dass das Schiff, das die Ladung liefert, nicht auf der
„Schwarzen Liste“ steht und keine israelischen Häfen anläuft.“
„Wir bestätigen hiermit, dass die Begünstigten, Hersteller, Exporteure und Übernehmer dieses
Kredits weder auf der schwarzen Liste stehen noch mit Israel in Verbindung stehen und dass die Bedingungen dieses Kredits in keiner Weise gegen das Gesetz über den Boykott Israels und die Entscheidungen des Israel-Boykottbüros verstoßen.“
Ich muss von der Regierung der Vereinigten Staaten kontrollierte technische Daten an
Mitarbeiter von Vertiv senden, die keine US-Bürger sind, sich aber derzeit in den Vereinigten
Staaten befinden. Darf ich ihnen die Dokumente per E-Mail senden?
Nein. Sie müssen sich erst vergewissern, dass die Mitarbeiter von Vertiv zum Erhalt der technischen
Daten befugt sind. Sie sollten Ihren Trade Compliance Officer oder die Rechtsabteilung von Vertiv um
Rat bitten.
Schutz von Vertiv und seinem Eigentum
Sie sind verpflichtet, die Vermögenswerte von Vertiv angemessen zu schützen und zu
Unternehmenszwecken einzusetzen. Ebenso ist Vertiv verpflichtet, die Vertraulichkeit nicht öffentlicher
Informationen und personenbezogener Daten seiner Mitarbeiter und anderer Personen, die dem
Unternehmen anvertraut wurden, ordnungsgemäß zu wahren.
Unternehmensvermögenswerte
Alle Computer, Mobilgeräte und andere Informationstechnologiegeräte sowie die von oder in diesen
Anlagen verarbeiteten oder gespeicherten Daten sind Eigentum von Vertiv. Solche Vermögenswerte unterliegen dem Zugriff, der Inspektion und der Überwachung im Einklang mit geltenden Gesetzen,
Betriebsratsvereinbarungen und Unternehmensrichtlinien. Mitarbeiter und Geschäftspartner sollten keine Erwartungen an Privatsphäre haben in Bezug auf alles, auf das sie über das Eigentum von Vertiv zugreifen, es erstellen, herunterladen, speichern, senden, empfangen oder anderweitig nutzen können, unabhängig vom Gegenstand, es sei denn, örtliche Gesetze sehen solche Datenschutzrechte vor. Sie sind für den Schutz und die Erhaltung des Eigentums und der Ressourcen von Vertiv verantwortlich, indem Sie Folgendes tun:
Verwendung von Computern und anderem Vertiv-Eigentum für Unternehmenszwecke und im
Einklang mit den Unternehmensrichtlinien;
Schutz der Vertiv-Ressourcen während des Gebrauchs und der Aufbewahrung;
keine Speicherung vertraulicher oder sensibler Daten auf nicht autorisierten persönlichen
Geräten;
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keine Installation von nicht autorisierter oder nicht lizenzierter Software auf Vertiv-Computern oder anderen IT-Geräten;
Benachrichtigung – je nach Zuständigkeit – Ihres Vorgesetzten, der IT-Abteilung von Vertiv
(Vertiv Digital Solutions Group) oder der Sicherheitsabteilung, wenn Unternehmenseigentum verloren geht, gestohlen wird oder anderweitig gefährdet ist, und
Informieren – je nach Zuständigkeit – Ihres Vorgesetzten, der Vertiv Digital Solutions Group oder der Sicherheitsabteilung über alle bekannten oder vermuteten kriminellen Aktivitäten oder
Bedrohungen des Personals oder des Eigentums des Unternehmens.
Vertiv erkennt seine Verpflichtungen gegenüber Betriebsräten in Europa, Gewerkschaften und
ähnlichen Organisationen der Arbeitnehmervertretung weltweit an. In diesem Zusammenhang wird
Vertiv in Übereinstimmung mit den Anforderungen solcher Organisationen, dem geltenden Recht und den Unternehmensrichtlinien auf Vermögenswerte zugreifen, diese inspizieren und überwachen.
Vertiv stellt sein E-Mail-System zu geschäftlichen Zwecken und nicht für Privatangelegenheiten zur
Verfügung. E-Mail wird den Mitarbeitern für die geschäftliche Kommunikation zur Verfügung gestellt und es wird davon abgeraten, es für persönliche Zwecke – auch nicht in begrenztem Umfang – zu verwenden.
Beachten Sie stets, dass eine E-Mail ein Geschäftsdokument ist. Sie sollten niemals eine E-Mail versenden, die Sie oder das Unternehmen bei Bekanntwerden in Verlegenheit bringen würde. Sie sollten niemals per E-Mail streiten oder Ärger äußern. Lösen Sie Probleme im persönlichen Gespräch oder per Telefon. Wenn Sie in einen Rechtsstreit verwickelt sind oder auf einen möglichen Rechtsstreit aufmerksam werden, wenden Sie sich bitte an die Rechtsabteilung von Vertiv, bevor Sie innerhalb oder außerhalb des Unternehmens eine E-Mail-Nachricht zu diesem Thema senden.
IT-Sicherheit
So wie bei zahlreichen anderen großen Unternehmen versuchen verschiedene kriminelle
Vereinigungen und sogar von Regierungen unterstützte Geheimdienste tausende Male täglich, in
Vertivs IT-System einzudringen. Oftmals treten diese Angriffsversuche in Form von „Phishing“-E-Mails in Erscheinung. Als Mitarbeiter von Vertiv sind Sie dafür verantwortlich, beim Öffnen von E-Mails,
Anklicken von Links oder Dokumenten, die in E-Mails enthalten sind, und bei der Angabe von
Informationen bei E-Mail-Antworten mit großer Vorsicht vorzugehen. Überprüfen Sie immer die vollständige E-Mail-Adresse des Absenders und bewerten Sie die Wortwahl und den Gesamteindruck der E-Mail. Klicken Sie in verdächtigen E-Mails auf keine Links und schicken Sie verdächtige E-Mails als Anhänge an die Vertiv Digital Solutions Group unter [email protected]
.
Vertiv-Mitarbeiter sind verpflichtet, ihre Pflichten in Bezug auf die Sicherheit jährlich formal zu
überprüfen und zu akzeptieren, indem sie am Online-Informations- und Schulungskurs „Global
Information Security: Safeguarding Company Information“ teilnehmen.
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Geistiges Eigentum
Vertiv schützt sein geistiges Eigentum durch Patente, Urheberrechte, Handelsgeheimnisse und vertragliche Vertraulichkeitsvereinbarungen. Sie dürfen ohne Genehmigung kein geistiges Eigentum von Vertiv beanspruchen, weitergeben oder offenlegen. Ebenso sollten Sie niemals geistiges Eigentum anderer Personen oder Unternehmen beanspruchen oder verwenden, wenn Sie dadurch gegen
Gesetze oder vertragliche Schutzklauseln verstoßen. Vertiv duldet keinen Diebstahl geistigen
Eigentums und verwendet wissentlich niemals geistiges Eigentum anderer, wenn es dadurch gegen das Gesetz verstößt.
Datenschutz
Viele Länder, in denen Vertiv tätig ist, verfügen über spezifische Datenschutzgesetze hinsichtlich der
Verarbeitung personenbezogener Daten von betroffenen Personen. Vertiv legt großen Wert auf die
Einhaltung dieser Gesetze. Dementsprechend ist es die allgemeine Politik von Vertiv, dass personenbezogene Daten und Daten von betroffenen Personen, die erhoben, gespeichert, übertragen oder verarbeitet werden, vor unbeabsichtigter oder unrechtmäßiger Zerstörung, Verlust, Veränderung, unberechtigter Offenlegung oder unberechtigtem Zugriff geschützt werden. Personenbezogene Daten werden ausschließlich für rechtmäßige Zwecke und gesetzeskonform verwendet.
Aussagen im Namen von Vertiv
Als Teil unseres ständigen Bestrebens, das gute Ansehen von Vertiv zu stärken und zu schützen, ist es für unser Unternehmen besonders wichtig, bei der Kommunikation mit der Öffentlichkeit klar und schlüssig vorzugehen. Deshalb sind nur einige wenige geschulte Mitarbeiter autorisiert, im Namen von
Vertiv zu sprechen. Wenn Sie als Bestandteil Ihrer Arbeit soziale Medien verwenden, um Aussagen im
Namen von Vertiv zu treffen, müssen Sie eine Schulung zu sozialen Medien absolvieren und die
Marketingabteilung von Vertiv kontaktieren, um die neuen Social-Media-Seiten registrieren zu lassen.
Weitere Informationen zu unseren Richtlinien zur Verwendung sozialer Medien erhalten Sie von der
Vertiv Marketingabteilung.
Ethische Normen bei der Annahme von staatlichen
Aufträgen
Vertiv ist ein verantwortungsbewusster Anbieter von Produkten und Dienstleistungen für die USA und andere Regierungen. Demzufolge darf sich kein Mitarbeiter in Verbindung mit einer Transaktion mit der
Regierung der Vereinigten Staaten oder anderen Regierungen an Handlungen beteiligen, die gegen
Gesetze oder Vorschriften bzw. gegen die Standards der Ehrlichkeit und Integrität verstoßen, die zum
Erreichen der Ziele notwendig sind. Dazu zählt u. a. auch die gewissenhafte Beachtung der nachfolgend beschriebenen Bereiche.
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Sensible Informationen
Regierungsdaten und -informationen dürfen weder direkt noch indirekt von einer Quelle angefordert oder angenommen werden, bei der Grund zur Annahme besteht, dass die Freigabe nicht autorisiert ist oder die Übertragung oder
Annahme gesetzwidrig wäre. Zusätzlich dürfen sensible, nicht-öffentliche Daten und Informationen von
Wettbewerbern, wie z. B. Gebote oder Handelsgeheimnisse, weder direkt noch indirekt von einer
Quelle angefordert oder angenommen werden, bei der Grund zur Annahme besteht, dass die Freigabe nicht autorisiert ist oder gesetzwidrig wäre.
Berater und Vertreter
Entsprechend eingesetzte Berater und Vertreter können u. U. Vertiv beim Erreichen seiner legitimen
Geschäftsziele behilflich sein. Allerdings müssen wir sicherstellen, dass die Berater und Vertreter relevante Gesetze und Vorschriften einhalten sowie die Richtlinien und Verfahren von Vertiv und ihre
Vereinbarungen mit Vertiv, einschließlich Anforderungen bezüglich der Beschaffungsinformationen und
Interessenkonflikte. Vereinbarungen mit Beratern und Vertretern müssen diese dazu verpflichten, diese
Voraussetzungen zu erfüllen.
Vermeidung von Geschenken und Zuwendungen
Sie dürfen einem öffentlichen Bediensteten oder einem Mitarbeiter in einer Position, in der er/sie
Regierungsentscheidungen im Hinblick auf Vertiv oder seine Aktivitäten beeinflussen kann, weder direkt noch indirekt Wertgegenstände oder -leistungen (z. B. Unterhaltung oder ein Geschenk) zukommen lassen, anbieten oder in Aussicht stellen, außer dies findet in Übereinstimmung mit geltenden Gesetzen statt und betrifft einen Nennwert, der durch die Unternehmensrichtlinie und die
Rechtsabteilung von Vertiv ausdrücklich genehmigt ist.
Anforderungen der Vertragsleistung
Regierungsverträge sind in gutem Glauben einzugehen und durchzuführen. Produkte und
Dienstleistungen von Vertiv müssen vertragliche Spezifikationen erfüllen oder übertreffen. Sie dürfen einer Regierung keine anderen als die festgelegten Spezifikationen bereitstellen und keine
Testanforderungen missachten, außer es wurde vorher eine schriftliche Genehmigung der Regierung eingeholt.
Kostenlegung bei staatlichen Aufträgen
Verträge mit Regierungen werden häufig auf bestimmte Weise auf der Basis der Kosten berechnet und/oder vergütet. In diesen Fällen dürfen der Regierung nur Kosten in Rechnung gestellt werden, die erstattungsfähig sind und einem den Gesetzen und Bestimmungen entsprechenden Vertrag unterliegen. Bei der Kumulierung und Zuordnung derartiger Kosten ist auf Genauigkeit und Kohärenz zu achten.
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Es obliegt der Verantwortung jedes Mitarbeiters, seine/ihre Zeit und sonstige Kosten nach bestem
Wissen und Gewissen zu berechnen. Die Angabe falscher Berechnungsdaten ist ein schweres
Vergehen und strengstens verboten. Sie zieht eine Untersuchung und mögliche Disziplinarmaßnahmen gemäß den örtlichen Regeln und Gesetzen nach sich, was auch eine Kündigung des
Arbeitsverhältnisses miteinschließen kann.
Auftragsaushandlung
Bei der Aushandlung der meisten Verträge mit den
Vereinigten Staaten sowie ausländischen Regierungen müssen Unterverträge und Änderungen, Kosten und
Preisangaben bei der Regierung vor der Einigung auf einen Preis eingereicht werden; Aktualität, Genauigkeit und Vollständigkeit dieser Angaben sind im Vertrag zu attestieren. Gemäß der Richtlinie von Vertiv müssen alle
Kosten und Preisangaben offengelegt werden, die nach
Ansicht eines rechtmäßigen Käufers oder Verkäufers den
Preis eines Regierungsvertrags oder -untervertrags erheblich beeinflussen würden. Jeder Mitarbeiter von
Vertiv trägt eigens die Verantwortung, mit einer Regierung auf faire Weise umzugehen und bei der Unterbreitung und
Aushandlung von Regierungsverträgen und -unterverträgen die Anforderungen zur Offenlegung einzuhalten.
Geheimakten
Gemäß den geltenden Gesetzen und Bestimmungen werden hinsichtlich der Annahme, des Schutzes und der Kontrolle von geheimen Regierungsakten (vertraulich, geheim oder streng geheim) strenge
Einschränkungen auferlegt. Gesetze und die Richtlinie von Vertiv zum Anlagenmanagement müssen strengstens befolgt werden. Sie sind verpflichtet, Sicherheitsverstöße umgehend Ihrem Vorgesetzten oder der den Umständen entsprechend zuständigen Managementebene zu melden.
Politische Zahlungen
Es dürfen keine Fonds oder Eigentum von Vertiv verwendet werden, um einen Kandidaten oder
Nominierten für ein nationales, staatliches oder regionales politisches Amt zu fördern oder eine politische Partei oder ein Komitee zu fördern, außer dies ist laut Gesetz zulässig und wurde durch die
Rechtsabteilung von Vertiv vorher genehmigt. Diese Einschränkung ist ebenfalls auf vergleichbare
Zahlungen für Aktivitäten in anderen Ländern außerhalb der Vereinigten Staaten anzuwenden, außer solche Zahlungen sind im Rahmen der betreffenden Gesetze erlaubt und wurden vorher durch die
Rechtsabteilung von Vertiv genehmigt. Diese Einschränkung verbietet direkte Zuwendungen und indirekte Unterstützungen, wie die Bereitstellung von Waren, Dienstleistungen oder Ausstattungen an
Kandidaten, politische Parteien oder Komitees oder die Rückerstattung der Ausgaben eines
Mitarbeiters für politische Aktivitäten. Es ist zulässig, am politischen Prozess teilzunehmen und in
Übereinstimmung mit geltendem Recht persönliche Beträge im eigenen Namen zu leisten (die nicht
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durch Vertiv erstattet werden).
Anstellung von aktuellen und früheren öffentlichen Bediensteten
Die Gesetze und Vorschriften in den Vereinigten Staaten auf Bundes-, staatlicher und regionaler Ebene sehen Anforderungen und Einschränkungen bezüglich der Anstellung von aktuellen und ehemaligen
öffentlichen Bediensteten vor. Ein Mitarbeiter, der vorher für die Regierung gearbeitet hat oder der als
öffentlicher Bediensteter beschäftigt ist oder als Reservist aktiv tätig ist, muss sich strikt an diese
Bestimmungen halten. Es gehört zur Richtlinie von Vertiv, dass keine Gespräche über eine mögliche zukünftige Beschäftigung mit einem öffentlichen Bediensteten der amerikanischen Regierung zu führen sind, wenn dies gegen das Gesetz verstößt. Vertiv achtet strikt auf die Einhaltung entsprechender
Gesetze und Einschränkungen in anderen Ländern.
Andere Anforderungen
Geltende Gesetze und Bestimmungen, sowie Geschäftsbedingungen von Regierungsverträgen können bezüglich administrativen und sozioökonomischen Programmen und bei der Erfassung und
Aufbewahrung von Aufzeichnungen weitere Anforderungen stellen, die entsprechend einzuhalten sind.
In vielen Fällen können Zertifikate bezüglich der Einhaltung eines bestimmten Programms verlangt werden. Sie müssen die Anforderungen für Regierungsverträge einhalten und dürfen Zertifikate in gutem Glauben nur dann ausstellen, nachdem die zugrunde liegenden Fakten sorgfältig geprüft wurden. Des Weiteren müssen Sie darauf achten, dass alle Aussagen, Kommunikationen und
Erklärungen gegenüber Regierungsvertretern nach bestem Wissen und Gewissen auf aktuellen, präzisen und vollständigen Fakten beruhen.
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Häufig gestellte Fragen
Meine Freundin scheidet aus dem öffentlichen Dienst aus. Darf ich mit ihr über bestehende
Beschäftigungsmöglichkeiten bei Vertiv sprechen?
Um rechtliche Risiken zu vermeiden, wenden Sie sich bitte an die Personal- oder die Rechtsabteilung von Vertiv, bevor Sie mit einem derzeitigen oder ehemaligen öffentlichen Bediensteten ein arbeitsbezogenes Gespräch führen.
Darf ich einem öffentlichen Bediensteten irgendeine Art von Geschenk, Bewirtung oder
Unterhaltung anbieten?
Bieten Sie öffentlichen Bediensteten keine Geschenke, Bewirtung oder Unterhaltung an, ohne vorher mit der Rechtsabteilung von Vertiv abzuklären, dass dies rechtmäßig ist.
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Ausnahmen und Änderung
Jegliche Ausnahme einer Bestimmung dieses Kodex für einen leitenden Angestellten oder Direktor oder eine Änderung (wie unten definiert) zu diesem Kodex müssen vom Verwaltungsrat (oder einem benannten Ausschuss) genehmigt werden und werden auf der Website von Vertiv veröffentlicht, sofern dies durch geltende Gesetze oder Vorschriften vorgeschrieben wird. Eine „Änderung“ ist jedwede
Änderung dieses Kodex außer geringfügige technische, administrative oder sonstige nicht wesentliche
Änderungen.
Alle Personen sollten beachten, dass Vertiv nicht beabsichtigt, Ausnahmen von den Anforderungen dieses Kodex zu gewähren oder zuzulassen. Das Unternehmen erwartet die vollständige Befolgung dieses Kodex.
Verantwortlichkeiten des Unternehmens
Vertiv ist für Folgendes verantwortlich:
Ausstatten aller Mitarbeiter mit klaren Richtlinien für das alltägliche unternehmerische
Verhalten,
Einführen dieses Ethikkodex im gesamten Unternehmen,
Verteilen dieses Ethikkodex an alle Mitarbeiter und Führungskräfte,
Sicherstellung, dass alle Mitarbeiter diesen Ethikkodex kennen und ihn verstehen, durch
Kommunikation und Schulungsprogramme,
Anbieten einer dauerhaften Beratung zu Unternehmensrichtlinien und -verfahren für alle
Mitarbeiter,
Durchsetzung der Einhaltung unseres Ethikkodex,
Sicherstellung, dass es bei der Meldung eines mutmaßlichen Verstoßes gegen den Kodex oder die Unternehmensrichtlinien oder -verfahren in gutem Glauben zu keinen
Vergeltungsmaßnahmen kommt,
Verpflichtung aller Supervisoren und Vorgesetzten, den Kodex umzusetzen und einzuhalten.
Ihre Verantwortlichkeiten
Vertiv unternimmt Geschäfte durch seine Mitarbeiter. Wir benötigen Ihre Hilfe, damit wir in allen
Situationen die anwendbaren Gesetze sowie die in diesem Ethikkodex erläuterten Regeln und
Prinzipien einhalten. In einem Unternehmen unserer Größe kann es in gewissen zeitlichen Abständen zu Problemen kommen. Wenn Sie ein Problem bemerken oder Sie eine Frage oder einen Einwand haben, suchen Sie sich bitte Unterstützung. Das Wichtigste ist, Probleme zu ermitteln und zu kommunizieren, damit schnell entsprechende Maßnahmen ergriffen werden können. Vertiv kann dies nur mit Ihrer Hilfe bewerkstelligen.
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In Abhängigkeit vom lokalen Recht und geltenden Arbeitsverträgen verlangt Vertiv von seinen
Mitarbeitern – umso mehr von Mitarbeitern in Führungspositionen –, dass sie dazu beitragen, Verstöße gegen den Kodex zu vermeiden oder zu beenden. Vertiv erwartet, dass Sie die entsprechende
Managementebene auf Verstöße gegen das Gesetz oder diesen Ethikkodex hinweisen – auf Wunsch auch anonym. Geschieht dies nicht, können Disziplinarmaßnahmen folgen. Zudem bringt es ein großes
Risiko für Vertiv mit sich, wenn Sie uns nicht helfen, unangemessenes Verhalten zu stoppen, was sich auf den Erfolg des Unternehmens auswirken kann – insbesondere auf den Erfolg der Geschäftseinheit, von der Ihr Lebensunterhalt abhängt. Wir können Vertiv nur durch das Handeln unserer Mitarbeiter schützen. Bitte helfen Sie mit.
Verantwortlichkeiten des Managements
Das Management auf allen Ebenen von Vertiv muss unsere Erwartungen an die Mitarbeiter wirksam kommunizieren, mit gutem Beispiel vorangehen, indem die Vorgesetzten diesen Ethikkodex befolgen, und unverzüglich die zuständige Person informieren, wenn ein Problem oder potenzielles Problem erkannt wird. Lokale Gesetze und Arbeitsverträge können sich auf diese Verpflichtungen an manchen
Standorten auswirken, doch es gilt folgender Grundsatz: Jeder Angehörige des Managements, der sich eines Verstoßes gegen diesen Ethikkodex bewusst ist und nicht dazu beiträgt, das Problem zu beheben, verstößt gegen die Anforderungen des Ethik- und Compliance-Programms von Vertiv.
Erhalt von Unterstützung oder melden eines Anliegens
Wenn Sie Fragen oder Bedenken haben, können Sie einen der folgenden Kommunikationskanäle wählen:
Ihren Vorgesetzten oder Supervisor
den Ethikbeauftragten von Vertiv oder den Ethics Officer Ihrer Geschäftseinheit
eine Fachperson der Personalabteilung von Vertiv
einen Anwalt von Vertiv
Andrew Cole, den Chief Ethics Officer bei Vertiv
die weltweite Ethik-Hotline von Vertiv
Ihr direkter Vorgesetzter oder Supervisor sollte für die meisten Fälle der primäre Ansprechpartner sein.
Der nächste Schritt sollte darin bestehen, den Rat eines Vorgesetzten in der Weisungskette Ihrer
Abteilung oder des Ethikbeauftragten bzw. des Ethics Officer Ihrer Geschäftseinheit einzuholen. Es sollte Ihnen keine Probleme bereiten, sich mit Unternehmensressourcen einschließlich Fachleuten der
Personalabteilung, Anwälten von Vertiv oder dem Chief Ethics Officer von Vertiv in Verbindung zu setzen, wenn Sie weitere Unterstützung benötigen.
Abschließend steht außerdem die weltweite Ethik-Hotline von Vertiv zur Verfügung, um ethische
Bedenken oder Verstöße oder Bedenken bezüglich potenzieller Buchhaltungs- oder finanzieller
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Unregelmäßigkeiten zu melden.
Sie können einen Bericht bei der Vertiv-Hotline für globale Ethik einreichen unter: http://www.VertivCo.Ethicspoint.com
Alternativ können Sie auch die globale Ethik-Hotline von Vertiv anrufen unter:
+1-855-874-1654 (gebührenfrei aus der USA)
Örtliche Hotline-Nummern erhalten Sie bei der Personalabteilung von Vertiv.
Für jede Art von Bedenken gibt es im Unternehmen einen geeigneten Ansprechpartner für Sie. Vertiv strebt danach, Wege bereitzustellen, über die solche Probleme gemeldet, überprüft und in jedem denkbaren Fall gelöst werden können.
Keine Vergeltungsmaßnahmen
Es darf keine Vergeltungsmaßnahmen oder Belästigungen von Mitarbeitern geben, die mögliche
Verstöße oder andere Bedenken melden. Jeder Mitarbeiter, der Vergeltung übt oder jemanden belästigt, wird mit strengen Disziplinarmaßnahmen belegt, einschließlich einer möglichen Beendigung des Arbeitsverhältnisses.
Was Sie erwarten können, wenn Sie eine Frage stellen oder Bedenken melden
Bei den meisten Problemen, die über das Ethik- und Compliance-Programm gemeldet werden, handelt es sich um Probleme im Zusammenhang mit Mitarbeiterbeziehungen, die zur Untersuchung an den am besten geeigneten Mitarbeiter zurückverwiesen werden. Dies ist häufig die lokale Personalabteilung.
Sie können eine schnellere Antwort zu allen Bedenken im Zusammenhang mit Mitarbeiterbeziehungen erhalten, wenn Sie direkt mit Ihrem lokalen Managementteam oder Ihrer Geschäftseinheit kommunizieren.
Wenn die Führungsspitze von Vertiv Kenntnis über ein potenzielles Ethik- oder Compliance-Problem erlangt, wird das Problem zur Untersuchung dem am besten geeigneten Mitarbeiter oder der am besten geeigneten Funktion zugewiesen. Je nach Situation kann dies die Personal-, Rechts, Finanz-,
Umwelt- oder eine andere Abteilung von Vertiv sein. In manchen Fällen können wir auch einen externen Prüfer einsetzen.
Untersuchungen laufen reibungsloser ab, wenn der Mitarbeiter, der das potenzielle Problem gemeldet hat, detaillierte Informationen bereitstellt und eine wechselseitige Kommunikation mit dem Prüfer unterhält. Es ist möglich, anonym zu bleiben, auch wenn es aus Sicht des Prüfers besser ist, zu wissen, wer die Bedenken mitteilt. Dadurch kann die Kommunikation verbessert und den
Anschuldigungen mehr Glaubwürdigkeit verliehen werden. Manchmal werden anonyme
Anschuldigungen hervorgebracht, die sich als haltlos erweisen.
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Vertiv ist sich bewusst darüber, dass manche Anschuldigungen nicht nachweisbar sind oder ganz einfach nicht stimmen. Gemäß der Unternehmensrichtlinie werden keine Vergeltungsmaßnahmen gegen Mitarbeiter ergriffen, wenn diese Bedenken melden oder Anschuldigungen über das
Ethikprogramm hervorgebracht haben. Mitarbeiter, die aufgrund der Meldung von Bedenken gegen einen anderen Mitarbeiter Vergeltungsmaßnahmen ergreifen, verstoßen ihrerseits selbst gegen diesen
Ethikkodex und können je nach lokalen Gesetzen, Richtlinien und Bestimmungen mit
Disziplinarmaßnahmen bis hin zur Beendigung des Arbeitsverhältnisses belegt werden. Diese Richtlinie dient dazu, dass Mitarbeiter Bedenken ohne zu zögern melden können und keine
Vergeltungsmaßnahmen zu befürchten haben.
Auch wenn Vertiv keine Maßnahmen gegen Mitarbeiter ergreift, die Ethikbedenken melden – auch wenn sich diese als falsch erweisen –, können lokale Gesetze einen Ankläger rechtlich dafür haftbar machen, wenn dieser falsche oder böswillige Anschuldigungen erhebt. Das Erheben einer
Anschuldigung über das Ethikprogramm schützt Mitarbeiter nicht vor Disziplinarmaßnahmen, die ihm/ihr laut geltenden Richtlinien und Arbeitsregeln sonst auferlegt worden wären.
Am Ende einer Untersuchung gibt Vertiv nach Möglichkeit dem Mitarbeiter, der oder die die Bedenken gemeldet hat, Feedback. Bei anonymen Anschuldigungen ist dies nicht möglich. Außerdem können die
Informationen zum Ergebnis einer Untersuchung, die wir teilen dürfen, aufgrund rechtlicher
Bestimmungen oder Vertraulichkeitsbedenken eingeschränkt sein. Jeder, der ein Problem meldet, sollte aber wissen, dass Vertiv allen glaubwürdigen Bedenken nachgeht und geeignete Maßnahmen ergreift, um die ermittelten Probleme zu beheben.
Zusammenarbeit bei Untersuchungen
Die Zusammenarbeit bei Untersuchungen möglicher Verstöße gegen geltende Gesetze und
Verhaltensregeln – einschließlich der in diesem Ethikkodex beschriebenen Verstöße sowie Verstöße gegen lokale Arbeitsregeln und -richtlinien – ist obligatorisch. Die Missachtung der Zusammenarbeit bei
Untersuchungen, Mobbing oder Nötigung interner oder externer Auditoren oder Prüfer oder der
Versuch, Prüfer in die Irre zu führen, sind schwere Disziplinarvergehen. Je nach lokalen Gesetzen, geltenden Arbeitsverträgen, Vereinbarungen oder Konsultationspflichten kann dies zur Beendigung des
Arbeitsverhältnisses und zur zivil- oder strafrechtlichen Verfolgung führen.
ETHIKKODEX VERTIV | 30
Bestätigung
Ich habe diesen Ethikkodex sorgfältig gelesen. Ich verstehe den Inhalt und stimme zu, die Zwecke und
Bestimmungen einzuhalten.
Bitte füllen Sie diese Bestätigung aus und geben Sie diese an die Personalabteilung von Vertiv zurück, damit sie Ihrer Personalakte beigelegt werden kann.
Unterschrift Mitarbeiter/in-Nr. (sofern anwendbar)
Name in Druckbuchstaben
Name und Adresse der
Geschäftseinheit:
Datum
ETHIKKODEX VERTIV | 31
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