Voicemail - User Guide

Voicemail

Voicemail User Guide

 

Contents  

1   About  this  Guide  ..................................................................................................................................  4  

2   Telesystem  Voicemail  System  ..............................................................................................................  5  

3   Getting  Started  ....................................................................................................................................  6  

4   Initializing  Your  Mailbox  ......................................................................................................................  7  

4.1   Recording  a  Name  Announcement  during  Mailbox  Setup  ..........................................................  7  

4.2   Recording  a  Greeting  during  Mailbox  Setup  ................................................................................  7  

5   Accessing  Mailboxes  by  Phone  ............................................................................................................  9  

5.1   Accessing  Your  Mailbox  from  Your  Phone  ...................................................................................  9  

5.2   Access  Your  Mailbox  from  Any  Phone  .........................................................................................  9  

5.3   Accessing  Your  Mailbox  from  Your  Phone  .................................................................................  10  

6   Checking  Messages  by  Phone  ............................................................................................................  11  

7   Sending  and  Responding  to  Messages  by  Phone  ...............................................................................  13  

7.1   Sending  a  Voice  Message  to  another  Subscriber  .......................................................................  13  

7.2   Forwarding  a  Message  to  a  Subscriber  ......................................................................................  14  

8   Changing  Personal  Options  by  Phone  ................................................................................................  15  

8.1   Recording  Name  Announcements  .............................................................................................  15  

8.2   Changing  Your  PIN  by  Phone  .....................................................................................................  16  

8.3   Changing  Message  Playback  Order  ............................................................................................  16  

8.4   Turning  Off/On  Envelope  Information  .......................................................................................  16  

8.5   Suspended  and  Activating  Notifications  ....................................................................................  17  

9   Changing  Greeting  Settings  ...............................................................................................................  18  

9.1   Generic  Greetings  ......................................................................................................................  18  

9.2   No  Answer  Greeting  ...................................................................................................................  19  

9.3   Busy  Greeting  .............................................................................................................................  19  

9.4   Extended  Absence  Greeting  ......................................................................................................  19  

9.5   Modify  Greetings  by  Phone  .......................................................................................................  19  

9.6   Setting  the  Current  Greeting  .....................................................................................................  20  

10   Sub-­‐Mailbox  Accounts  ...................................................................................................................  21  

10.1   Creating  Sub-­‐mailboxes  .............................................................................................................  21  

10.2   Accessing  a  Sub-­‐mailbox  ............................................................................................................  22  

10.2.1   If  you  have  the  mail  mailbox  PIN  .......................................................................................  22  

1  |   P a g e  

 

10.2.2   Access  the  Sub-­‐mailbox  through  the  Main  Mailbox  ..........................................................  22  

10.2.3   Access  Your  Own  Sub-­‐mailbox  ...........................................................................................  22  

10.2.4   Access  a  Sub-­‐mailbox  as  the  Main  Mailbox  Account  Owner  .............................................  22  

10.3   Deleting  a  Sub-­‐Mailbox  ..............................................................................................................  23  

11   Greeting  Only  Mailbox  ...................................................................................................................  24  

11.1   Initializing  a  Greeting  Only  Mailbox  ...........................................................................................  24  

11.2   Access  a  Greeting  Only  Mailbox  ................................................................................................  24  

11.3   Changing  Greeting  Only  Mailbox  PIN  .........................................................................................  24  

11.4   Recording  a  Greeting  Only  Mailbox  Greeting  ............................................................................  25  

12   Accessing  the  Telesystem  Voicemail  Web  Portal  ..........................................................................  26  

12.1   Logging  On  to  the  Telesystem  Voicemail  Web  Portal  ................................................................  26  

13   Web  Portal  Mailbox  .......................................................................................................................  28  

13.1   Checking  Messages  with  the  Voicemail  Portal  ..........................................................................  28  

13.2   Mailbox  Folder  Tabs  ...................................................................................................................  28  

13.3   Mailbox  Toolbar  .........................................................................................................................  28  

13.4   Mailbox  Message  Area  ...............................................................................................................  29  

13.5   Mailbox  Almost  Full  and  Full  Warnings  .....................................................................................  29  

14   Web  Portal  Notifications  ...............................................................................................................  30  

14.1   Setup  Email  Notifications  ...........................................................................................................  30  

14.2   Setting  Notification  Options  ......................................................................................................  31  

15   Web  Portal  Preferences  .................................................................................................................  33  

15.1   Accessing  Preferences  ...............................................................................................................  33  

15.2   Setting  Up  Your  Account  Names  ................................................................................................  33  

15.3   Specifying  the  Time  Zone  for  Your  Account  ...............................................................................  34  

15.4   Changing  the  Time  Format  for  Message  Time  Stamps  ..............................................................  34  

15.5   Changing  Directory  Listing  Status  ..............................................................................................  34  

15.6   Changing  Message  Playback  Order  ............................................................................................  35  

15.7   Changing  Message  Playback  Fast  Forward/Rewind  Speed  ........................................................  35  

15.8   Changing  Message  Date  and  Time  Playback  ..............................................................................  35  

16   Managing  Greetings  with  the  Voicemail  Web  Portal  .....................................................................  36  

16.1   Uploading  Custom  Greetings  or  Name  Announcements  ...........................................................  36  

17   Managing  Sub-­‐Mailboxes  in  the  Voicemail  Web  Portal  .................................................................  38  

2  |   P a g e  

 

 

17.1   Creating  a  Sub-­‐Mailbox  in  the  Web  Portal  ................................................................................  38  

17.2   Deleting  a  Sub-­‐Mailbox  in  the  Web  Portal  .................................................................................  38  

18   Changing  Your  PIN  with  the  Voicemail  Web  Portal  .......................................................................  39  

19   Recordings  .....................................................................................................................................  40  

20   Address  Book  .................................................................................................................................  41  

20.1   Create  Contacts  .........................................................................................................................  41  

20.1.1   Import  Prompt  ...................................................................................................................  42  

20.2   Import  Contacts  .........................................................................................................................  42  

20.3   Exporting  Contacts  .....................................................................................................................  43  

20.4   Creating  a  Distribution  List  ........................................................................................................  43  

20.5   Delete  Contacts  or  Lists  .............................................................................................................  44  

20.6   Search  for  Contacts  ....................................................................................................................  44  

Appendix  A:  Account  Information  .............................................................................................................  46  

Appendix  B:  Telephone  User  Map  .............................................................................................................  47  

 

Appendix  C:  Glossary  of  Terms  ..................................................................................................................  49  

 

3  |   P a g e  

 

1 About  this  Guide  

Telesystem  Basic  Voicemail  gives  users  approximately  60  minutes  of  message  storage  time.    The  system   has  the  capability  to  record  a  greeting  message  up  to  2  minutes  long  and  single  inbound  voice  messages   up  to  5  minutes  long.  Voicemail  users  can  use  the  Telephone  User  Interface  or  Graphical  User  Interface   to  customize  their  mailbox  preferences,  set  up  notification  options,  manage  voice  messages,  and  create   personal  address  books.  Basic  Voicemail  service  is  included  with  the  Telesystem  Basic  and  Plus  Hosted  

VoIP  Phone  System  Packages,  or  as  an  add-­‐on  to  any  other  phone  service.  

Telesystem  Enhanced  Voicemail  Service  includes  all  of  the  features  of  the  Basic  Voicemail  service  with   twice  the  storage  capacity  (approximately  120  minutes)  and  includes  access  to  the  Telesystem  Visual  

Messaging  App  (without  Transcription)  for  iPhone,  BlackBerry,  and  Android  devices.  Enhanced  Voicemail   service  is  included  with  the  Telesystem  Complete  Hosted  VoIP  Phone  System  Package  or  it  may  also  be   purchased  as  an  add-­‐on  to  any  other  phone  service.  

This  document  describes  how  to  use  the  features  available  to  Telesystem  Voicemail  users  through  the  

Telephone  User  Interface  (TUI,)  and  the  Telesystem  Voicemail  Web  Portal  also  referred  to  as  the  

Graphical  User  Interface  (GUI).    

This  guide  presents  procedures  for  a  full-­‐featured  Telesystem  Voicemail  System.  The  images  used  in  this   guide  are  from  a  Windows  7  PC  with  Google  Chrome  Browser.  User  experience  may  vary  depending  on   class  of  service  as  well  as  the  computer  and  web  browser  you  are  using  to  manage  the  GUI.    

The  Telephone  User  Interface  is  herein  referred  to  as  Phone  Portal  and  TUI.    

 

The  Telesystem  Voicemail  Web  Portal  or  Graphical  User  Interface  is  herein  referred  to  as  web  portal,   web  interface,  and  GUI.    

Users  who  require  information  regarding  the  Telesystem  Hosted  Fax  Mail  service  should  refer  to  the   companion  guide  titled  Telesystem  Fax  Mail  User  Guide  available  with  the  support  documents  on  our   website  at  http://Telesystem.us.      

 

The  information  presented  in  this  guide  is  in  the  following  order:  

1. Chapters  3-­‐9:  Using  the  Voicemail  Telephone  User  Interface  (TUI).  

2. Chapter  10:  Sub-­‐mailboxes  

3. Chapter  11:  Greeting  Only  Mailboxes  

4. Chapters  12-­‐20:  Using  the  Voicemail  Web  Portal/Graphical  User  Interface  (GUI)  

 

4  |   P a g e  

 

2 Telesystem  Voicemail  System  

The  Telesystem  Voicemail  application  provides  the  essential  voicemail  features  that  you  expect,  as  well   as  enhanced  options  that  allow  you  to  customize  your  mailbox.  

Telesystem  Voicemail  includes  the  following  features:  

Feature   Description  

 

Address  Book  

Graphical  User  Interface  (GUI)  

Private  Messages  

Sub-­‐mailboxes  

Setup  a  personal  address  book  that  contains  contacts  and  personal   distribution  lists.  

Access  and  manage  messages  visually  using  the  Voicemail  Web  

GUI.  

Greeting  Only  Mailbox  

Message  Playback  Options  

Notifications  

Available  upon  request,  allows  callers  to  only  listen  to  a  mailbox   greeting  but  not  leave  a  message.  This  option  does  not  include  GUI   access.  

Greetings  

Mailbox  Full  and  almost  Full  

Warnings  

Mailbox  Preferences  

Create  generic,  busy,  no  answer,  and  extended  absence  greetings   to  play  to  callers.    

The  system  notifies  you  in  the  TUI  and  the  GUI  when  your  mailbox   space  approaches  or  exceeds  a  specific  threshold.  

Using  the  TUI  or  the  GUI,  you  can  change  your  personal  mailbox   options.  Personal  options  control  the  information  about  you  as  a   subscriber  and  some  of  the  choices  you  make  for  interacting  with   the  Voicemail  System.  

Any  voice  and/or  fax  mail  will  be  saved  for  30  days  once  the   message  has  been  opened  by  TUI  or  GUI.  This  ensures  you  have  

Message  Age  and  Deletion  

sufficient  storage  space.  The  Telesystem  Voicemail  Portal  GUI   indicates  how  long  a  message  will  be  kept  before  it  is  deleted.  

Message  Envelope  Information  

Retrieve  the  sender  name,  time,  and  date  of  messages.  

While  listening  to  a  message,  you  can  press  keys  on  your  phone  to   advance  or  rewind  the  message  a  specific  number  of  seconds,   pause  and  resume  playback,  and  increase  or  decrease  the  volume   of  the  message  playback.  During  or  after  message  playback,  you   can  re-­‐play,  save,  delete,  forward,  and  reply  to  the  message.  After   you  listen  to  the  message,  you  can  also  play  its  envelope   information.  

You  can  be  notified  that  you  have  received  a  new  message.  

Depending  on  your  voicemail  package  and  settings  within  your   account,  you  can  receive  notifications  by  message  waiting   indicator  (MWI)  light  on  your  phone,  a  distinct  dial  tone  (stutter   tone),  and  email  message,  or  suspend  notifications  by  TUI  or  GUI.  

You  can  set  the  sensitivity  level  of  a  message  to  private.  Private   messages  cannot  be  forwarded  to  other  subscribers  through  the  

TUI.    

Share  one  voicemail  account  and  create  additional  mailboxes  for   each  account  user  with  private  PINs  and  greetings.  Up  to  9  sub-­‐ mailboxes  are  available  per  account.    

5  |   P a g e  

 

 

3 Getting  Started  

The  first  step  in  using  your  Telesystem  Voicemail  is  to  setup  your  mailbox  as  a  subscriber.  You  must  do   this  by  using  a  telephone.  A  simple  setup  tutorial  will  be  played  to  guide  you  through  the  process.  You   only  hear  the  tutorial  the  first  time  you  call  into  the  Telesystem  Voicemail  System.    

The  setup  tutorial  guides  you  through  the  following  tasks:  

1) Change  your  Personal  Identification  Number  (PIN)  to  initialize  the  mailbox.  This  requires   changing  the  default  PIN  of  1111  to  a  more  private,  secure  PIN.  Until  you  initialize  your  mailbox,   callers  can  leave  messages  for  you  but  you  cannot  listen  to  the  messages  or  perform  other   voicemail  tasks.  

2) Record  your  name  for  the  name  announcement.  

3) Record  a  greeting  that  callers  hear  when  you  do  not  answer  your  phone.    

NOTE:  If  you  do  not  want  to  create  a  name  announcement  and  record  greetings  during  the   initialization  process,  you  can  do  so  at  a  later  time  either  by  selecting  options  on  the  TUI   main  menu  or  by  accessing  the  Voicemail  Portal  GUI  and  uploading  .wav  files.    

 

6  |   P a g e  

 

4 Initializing  Your  Mailbox  

The  following  procedure  describes  how  to  initialize  your  mailbox.    

You  will  also  need  the  following  information:  

Voicemail  Access  Number:  567-­‐661-­‐0001  

Mailbox  Number:  Your  10-­‐digit  phone  number    

Default  PIN:  1111  

To  initialize  your  subscriber  mailbox:  

1) From  a  telephone  keypad,  dial  the  General  Access  Number  (567-­‐661-­‐0001).  

2) Enter  your  mailbox  number  and  press  #.  

3) Enter  the  default  PIN  and  press  #.  

4) Listen  to  the  introductory  prompt  and  follow  the  instructions  to  create  a  new  PIN.  

5) Once  you  create  a  PIN,  your  mailbox  is  initialized.  You  will  not  hear  the  tutorial  the  next  time   you  access  your  mailbox.  

6) You  can  continue  with  the  setup  tutorial  to  record  a  Name  Announcement,  select  the  greetings   you  want  to  play  to  callers,  and  record  personal  greetings.    

NOTE:  At  any  time  after  you  initialize  your  mailbox,  you  can  record  your  Name  Announcement   and  greeting  or  change  the  PIN.  Press  the  star  key  (*)  to  exit  to  the  Main  Menu  if  you  want  to   setup  your  mailbox  at  another  time  or  simply  hang  up.    

4.1 Recording  a  Name  Announcement  during  Mailbox  Setup  

After  creating  a  new  PIN,  continue  with  mailbox  setup.  

Follow  the  instructions  to  record  your  Name  Announcement.  Speak  your  first  and  last  name  and  then   press  pound  (#).  The  system  repeats  the  recording  for  your  review  and  offers  options  to  accept  or  re-­‐ record  your  name,  or  to  use  your  mailbox  number  instead  of  a  Name  Announcement.  

NOTE:  You  must  record  a  Name  Announcement  in  order  for  callers  to  be  able  to  search  for  you  by   spelling  your  name  in  the  Voicemail  and  Auto  Attendant  systems.  When  you  complete  this  step,   continue  with  the  tutorial  to  select  and  record  greetings.    

4.2 Recording  a  Greeting  during  Mailbox  Setup  

The  mailbox  setup  tutorial  allows  you  to  select  the  personal  greeting  that  you  want  to  play  to  callers   when  you  are  unable  to  take  a  call.  The  greeting  you  record  during  mailbox  setup  plays  to  callers  until   you  change  it.  

You  also  have  the  choice  between  using  a  Generic  Greeting  or  the  Busy  and  No  Answer  Greetings.  

To  record  greeting  during  mailbox  setup:  

1. Listen  to  the  mailbox  setup  tutorial  explain  the  different  types  of  greetings  and  provide  options   to  record  each  type.  

2. Select  the  appropriate  option  and  press  1  to  hear  a  sample  greeting,  or  wait  for  the  beep  to   begin  recording  your  greeting.  

7  |   P a g e  

 

3. Record  your  greeting  and  when  finished,  press  #.  The  system  will  repeat  the  recording  for  your   review  and  offer  options  to  accept  or  re-­‐record  a  greeting,  or  to  use  the  default  greeting.  

4. After  saving  your  greeting,  the  tutorial  notifies  you  that  you  have  completed  the  steps  to  setup   your  mailbox.  Follow  the  instructions  to  return  to  the  Main  Menu,  or  simply  hang  up.  

 

 

8  |   P a g e  

 

5 Accessing  Mailboxes  by  Phone  

You  can  access  your  mailbox  from  either  inside  or  outside  of  your  organization.  The  first  time  you  access   your  mailbox,  a  tutorial  helps  you  record  your  name  announcement  and  greeting  and  select  a  personal   password.  

You  can  access  your  mailbox  by  dialing  the  General  Access  Number  (567-­‐661-­‐0001).  This  telephone   number  allows  you  to  log  in  to  your  mailbox  by  prompting  for  your  mailbox  number  and  PIN.  When  you   call  from  your  desk,  the  system  has  your  phone  number,  so  you  will  only  be  prompted  for  your  PIN.  

When  you  access  your  mailbox,  the  system  indicates  the  number  of  new  messages  in  your  mailbox.  If   your  mailbox  exceeds  the  message  limit,  a  message  plays  to  notify  you  that  your  mailbox  is  almost  full  or   full.  The  system  warns  callers  that  try  to  leave  a  message  that  the  subscriber’s  mailbox  is  full.  The  caller   will  not  be  able  to  leave  you  messages  until  you  clean  out  your  mailbox.  

5.1 Accessing  Your  Mailbox  from  Your  Phone  

When  you  dial  the  General  Access  Number  (567-­‐661-­‐0001),  the  system  examines  the  calling  information   and  determines  if  you  are  a  subscriber  within  the  system.  If  calling  information  is  available  and  matches   a  valid  subscriber,  you  are  not  required  to  enter  your  mailbox  number;  only  your  PIN.  

1. Dial  the  General  Access  Number  (567-­‐661-­‐0001)  from  the  same  telephone  number  as  your   mailbox  number  (or  press  your  speed  dial/dedicated  “Message”  button  if  your  phone  has  one).  

2. Enter  your  PIN  and  press  #.  

5.2 Access  Your  Mailbox  from  Any  Phone  

Use  the  following  procedure  to  access  your  voicemail  from  any  touchtone  phone.  If  you  are  logging  on   to  voicemail  for  the  first  time  see  the  section  titled  “Getting  Started  –  Setting  Up  Your  Mailbox”.  

 

To  access  your  mailbox  by  phone  after  it  is  initialized:  

1. Dial  the  General  Access  Number,  567-­‐661-­‐0001.  

2. Enter  your  mailbox  number  and  press  #.  

3. Enter  your  PIN  and  press  #.  

You  can  also  reach  your  mailbox  by  dialing  your  own  telephone  number  (or  direct  line)  from  an  outside   phone.  Wait  for  the  greeting  to  begin  playing  and  press  the  star  key  (*).  The  voicemail  prompts  for  your  

PIN.  If  you  press  the  star  key  (*)  again,  the  voicemail  prompts  for  a  mailbox  number  and  then  a  PIN.  

 

9  |   P a g e  

5.3 Accessing  Your  Mailbox  from  Your  Phone  

When  you  dial  the  General  Access  Number,  the  system  examines  the  calling  information  and  determines   if  you  are  a  subscriber  within  the  system.  If  calling  information  is  available  and  matches  a  valid   subscriber,  you  are  not  required  to  enter  your  mailbox  number;  only  the  PIN.  

1. Dial  the  General  Access  Number,  567-­‐661-­‐0001  from  the  same  telephone  number  as  your   mailbox  number  (or  press  your  speed  dial  if  you  or  your  administrator  has  established  one).  

2. Enter  your  PIN  and  press  the  Pound  or  Hash  button  (#).  

   

 

10  |   P a g e  

 

6 Checking  Messages  by  Phone  

You  can  use  the  Voicemail  Telephone  User  Interface  (TUI)  to  listen  to  new  and  saved  voice  messages  in   your  mailbox.  By  default,  when  a  new  message  is  deposited  in  your  mailbox,  a  message  waiting  indicator   will  light  on  your  phone  or  you  may  hear  a  distinct  dial  tone  when  you  pick  up  the  receiver.    

After  you  have  listened  to  a  new  message,  the  system  saves  it  in  your  mailbox  for  a  period  of  30  days.  If   you  do  not  want  the  message  to  be  deleted,  you  can  re-­‐save  it.  The  system  resets  the  message  for   another  30  day  period.  

The  system  plays  all  urgent  messages  first,  then  all  non-­‐urgent  messages.  The  system  plays  messages   according  to  the  message  playback  order  you  specify.  You  can  select  your  message  playback  preferences   either  from  the  TUI  or  from  the  Telesystem  Voicemail  Portal.  

To  check  messages  by  phone:    

1. Access  your  Telesystem  Voicemail  mailbox  using  one  of  the  methods  outlined  in  the  previous   chapter  titled  “Accessing  Mailboxes  by  Phone”.    

2. The  system  plays  your  message  inventory,  stating  the  total  number  of  new  voicemail  messages.  

Then,  automatically  plays  new  voicemail  messages.    

NOTE:  If  the  system  notifies  you  that  your  mailbox  is  almost  full  or  full,  it  is   recommended  that  you  review  and  delete  messages  from  your  mailbox.  

3. While  the  messages  are  playing,  you  can  press  the  star  key  (*)  to  hear  the  Main  Menu  options,   where  you  can  select  from  the  message  type  and  new  and  saved  messages.  

4. Press  1  to  listen  to  new  messages,  or  Press  2  to  hear  saved  messages.  

5. Use  the  following  keys  to  select  the  type  of  messages  that  you  want  to  hear.    

Key   Task  

1  

Listen  to  voice  messages  

3  

Listen  to  fax  message  headers  (if  available).  

6. While  listening  to  your  messages,  use  the  following  keys  to  control  playback.  

Key   Task  

1  

2  

3  

4  

Replay  message  

Increase  volume*  

Delete  Message  

Rewind  message  a  specified  number  of  seconds  or  rewind   to  the  beginning  of  the  message*  

5  

6  

Pause/resume  playback*  

Fast  forward  playback  a  specified  number  of  seconds  (if   you  press  6  repeatedly,  the  system  will  skip  to  the  end  of   the  message)*  

7  

8  

Play  previous  message  

Decrease  volume  

*  These  options  require  more  than  one  new  message  to  be  in   your  mailbox  to  work.    

 

11  |   P a g e  

 

7. Use  the  following  keys  to  manage  the  message  after  you  listen  to  it.  

6  

7  

#  

*  

1  

2  

3  

4  

5  

Key   Task  

Replay  message  

Save  

Delete  

Forward  message  (if  message  is  not  marked  private)  

Reply  to  message    

Listen  to  message  time  and  date  

Play  previous  message  

Skip  to  next  message  

Exit  playback  to  Main  Menu.  

 

 

 

12  |   P a g e  

 

7 Sending  and  Responding  to  Messages  by  Phone  

With  Telesystem  Voicemail  System,  you  can  send  voice  or  fax  messages.  You  can  send,  and  forward   messages  to  subscribers  as  well  as  to  contacts.  You  can  address  a  message  to  more  than  one  recipient.  

You  cannot  reply  to  voice  messages  from  an  unidentified  caller.  Also,  when  your  mailbox  exceeds  its   quota,  you  may  not  be  able  to  send  messages.  

When  you  send  a  message  by  phone,  you  can  choose  to  send  it  with  urgent  delivery  or  to  mark  it   private.  The  system  sends  messages  marked  urgent  before  it  sends  other  messages.  You  cannot  forward   a  message  marked  “private”  or  “urgent  and  private”.  

The  following  sections  describe  how  to:  

• Send  a  voice  message  to  another  subscriber  in  the  network  

• Forward  a  voice  message  to  a  subscriber  

 

7.1 Sending  a  Voice  Message  to  another  Subscriber  

To  send  a  voice  message  to  another  subscriber:  

1. Access  your  Telesystem  Voicemail  mailbox.  

2. Press  4  from  the  Main  Menu.  

3. Record  your  message  and  press  #.    

4. Press  6  to  add  a  recipient.  

5. Enter  a  subscriber’s  mailbox  number  and  press  #,  or  press  *  to  add  recipients  by  name.  

6. To  send  the  message  with  normal  delivery,  press  2,  or  to  send  the  message  with  urgent  delivery,   press  3.  If  you  mark  the  message  urgent,  the  message  moves  to  the  front  of  the  recipient’s   message  queue  and  plays  before  other  new  messages.  

7. To  mark  the  message  private,  press  1.  If  you  mark  the  message  private,  the  recipient  cannot   send  a  copy  of  the  message  to  another  subscriber.  

8. Press  1.  The  system  sends  the  message.    

 

13  |   P a g e  

 

7.2 Forwarding  a  Message  to  a  Subscriber  

You  can  forward  a  copy  of  a  voicemail  message  that  is  deposited  in  your  mailbox  to  another  subscriber.  

Messages  marked  private  by  the  sender  cannot  be  forwarded  by  phone.  Once  you  forward  the  message   copy,  the  system  returns  you  to  the  original  message  and  prompts  you  to  save  or  delete  it.  

 

To  forward  a  voicemail  message  to  a  subscriber:  

1. After  listening  to  the  message,  press  4.    

2. Record  an  introduction  after  the  beep.  When  finished,  press  #.  

3. Listen  to  the  menu  options:  

Key   Task  

1  

4  

6  

*  

Review  your  introduction  

Re-­‐record  your  introduction  

Add  Recipients  

Cancel  

4. Press  6  to  add  a  recipient.  

5. Enter  a  mailbox  number,  and  press  #.  

6. Press  2  to  send  the  message  copy.  

 

14  |   P a g e  

 

8 Changing  Personal  Options  by  Phone  

In  this  chapter,  we  will  show  you  how  to  change  your  personal  mailbox  options  using  the  Telesystem  

Voicemail  TUI.  Personal  options  control  the  information  about  you  as  a  subscriber  and  some  of  the   choices  you  make  for  interacting  with  the  voicemail  system.  However,  some  features  must  be  enabled   by  an  administrator.  If  an  option  is  disabled,  you  do  not  hear  a  prompt  for  that  feature.    

The  following  section  describer  how  to:  

• Record    Name  Announcements  

• Change  your  Person  Identification  Number  (PIN)  

• Change  Message  Playback  Order  

• Turn  Off/On  Envelope  Information  

• Suspend  and  Activate  Notification  Settings  

8.1 Recording  Name  Announcements  

A  Name  Announcement  plays  to  announce  the  owner  of  a  mailbox.  When  you  send  a  message  and  add  a   mailbox  number  as  a  recipient,  the  system  plays  the  Name  Announcement  of  the  Mailbox  owner  as   confirmation.  The  Name  Announcement  also  plays  during  review  of  the  envelope  information.  You  can   personalize  the  Name  Announcement  in  your  own  voice  or  specify  the  system  to  play  your  mailbox   number  instead  of  your  name.  

To  Record  Your  Name  Announcement  

1. By  phone,  log  into  your  Telesystem  Voicemail.  

2. Press  9  from  the  Main  Menu.  

3. Press  1  from  the  User  Options  Menu.  

4. Press  2  to  modify  Name  Announcement.  

5. Record  your  Name  Announcement  after  the  beep.  When  finished  press  #.  

 

The  following  options  are  available  after  you  record  your  Name  Announcement.  

• Press  1  to  keep  your  recorded  name.  

• Press  2  to  change  your  recorded  name.  

• Press  3  to  play  your  account/mailbox  number  instead  of  your  recorded  name.  

• To  exit,  press  *.  

 

15  |   P a g e  

 

8.2 Changing  Your  PIN  by  Phone  

You  use  a  Personal  Identification  Number,  or  PIN,  to  access  your  mailbox  by  telephone  and  to  access  the  

Voicemail  Portal  GUI  to  personalize  mailbox  features.  Your  PIN  protects  the  privacy  of  your  messages   and  secures  your  mailbox  from  unauthorized  access.  You  can  change  your  PIN  at  any  time.  

 Changing  Your  Mailbox  PIN  

1. By  phone,  log  into  your  Telesystem  Voicemail.  

2. Press  9  from  the  Main  Menu.  

3. Press  2  from  the  User  Options  Menu.  

4. Enter  a  new  PIN  and  press  #.  A  PIN  can  contain  4  to  15  digits.  

5. Enter  the  new  password  again  to  confirm  it,  and  press  #.  

8.3 Changing  Message  Playback  Order  

You  can  change  the  order  in  which  messages  are  played  back.    

By  default,  messages  are  played  in  the  following  order:  

1. All  Urgent  Messages  

2. Private  Urgent  Messages  

3. Normal  Messages  

4. Private  Normal  Messages  

You  can  choose  to  play  the  most  recent  voicemails  first,  or  the  oldest  delivered  voicemails  first.  You  can   also  change  this  setting  in  the  Voicemail  GUI  Portal.    

To  change  the  order  of  message  playback:  

1. By  phone,  log  into  your  Telesystem  Voicemail.  

2. Press  9  from  the  Main  Menu.    

3. Press  3  from  the  User  Options  Menu.  

4. Press  1  to  change  the  order  of  message  playback.  

8.4 Turning  Off/On  Envelope  Information  

Envelope  Information  identifies  the  sender,  time,  and  date  a  message  is  deposited  in  your  mailbox.  You   can  set  this  information  to  play  automatically  before  each  message,  or  your  can  turn  it  off  and  only  play   this  information  when  you  request  it  during  message  playback.  

 

To  turn  Envelope  Information  on  or  off:  

1. By  phone,  log  into  your  Telesystem  Voicemail.  

2. Press  9  from  the  Main  Menu.  

3. Press  3  from  the  User  Options  Menu.  

4. Press  2  to  turn  Envelope  Information  on  or  off.  

 

16  |   P a g e  

8.5 Suspended  and  Activating  Notifications  

If  Notification  Services  are  available  for  your  account,  the  system  can  alert  you  when  a  new  message   arrives  in  your  mailbox.  Depending  on  the  services  that  are  active  for  your  account,  you  can  receive   notification  by  e-­‐mail,  by  a  message  indicator  light,  or  special  dial  tone  on  your  phone.  

You  can  use  the  Telesystem  Voicemail  TUI  to  suspend  and  resume  notification.  To  specify  the  type  of   notifications  that  you  want  to  receive,  as  well  as  suspending  and  activating  all  notification,  use  the  

Voicemail  Portal  GUI.  

 

To  suspend  or  resume  notification:  

1. Log  on  to  the  Telesystem  Voicemail.  

2. Press  9  from  the  Main  Menu.  

3. Press  4  from  the  User  Options  Menu.  

4. Press  1  to  suspend  and  resume  notifications.    

 

 

17  |   P a g e  

 

9 Changing  Greeting  Settings  

When  you  first  setup  your  mailbox,  you  can  select  the  type  of  personal  greeting  that  you  want  callers  to   hear  when  you  are  unable  to  take  a  call.  When  you  record  a  greeting,  it  plays  to  callers  until  you  change   it.    Using  the  Telesystem  Voicemail  TUI,  you  select  the  greeting  you  want  to  modify.  Available  greetings   include:  Generic  Greeting,  Extended  Absence  Greeting,  as  well  as  the  Busy  and  No  Answer  Greetings.    

9.1 Generic  Greetings  

Use  the  Generic  Greeting  to  tell  callers  you  are  not  available  to  take  a  call.  The  system  prompts  you  to   record  the  Generic  Greeting  when  you  setup  your  mailbox.  For  example:  

 “I’m  not  at  my  desk.  Please  leave  a  message  after  the  beep.”  

You  can  also  record  a  Generic  Greeting  for  a  Greeting  Only  (“Listen  Only”)  mailbox.  This  greeting   provides  information  to  callers  without  expecting  them  to  leave  a  message.  For  example:  

 “ABC  Company’s  business  hours  are  9  a.m.  to  5  p.m.  Monday  through  Friday.”    

For  more  information  regarding  Greeting  Only  Mailboxes  please  see  the  chapter  in  this  guide  titled  

Greeting  Only  Mailbox.  

If  the  Operator  Transfer  service  setting  is  available  for  your  account,  record  a  Generic  Greeting  with  an   option  for  callers  to  reach  an  operator.  For  example:    

I’m  not  at  my  desk.  Please  leave  a  message  after  the  beep,  or  press  0  to  reach  the  operator.”  

NOTE:  The  Operator  Transfer  service  is  disabled  by  default  to  prevent  fraudulent  calls  from  being   made  by  unauthorized  users  accessing  this  setting  and  configuring  an  undesired  destination  for  the  

Operator  Transfer  termination  point.  If  you  wish  to  add  this  feature  you  must  request  it  through  

Telesystem  Customer  Service.    

If  the  Subscriber  Defined  Transfer  service  setting  is  available  for  your  account,  record  a  Generic  Greeting   that  gives  callers  the  option  to  leave  a  message  or  transfer  to  your  personal  transfer  number,  such  as  a   mobile  telephone.  For  example:  

 

 

I’m  not  currently  available  at  this  number.  You  may  leave  a  message  after  the  beep  or  press  1  to  

have  the  system  contact  me  at  a  different  number    

NOTE

1

NOTE

2

:  The  Subscriber  Defined  Transfer  setting  is  not  available  for  sub-­‐mailbox  users.    

:  The  Subscriber  Defined  Transfer  setting  is  disabled  by  default  to  prevent  fraudulent  calls  from   being  made  by  unauthorized  users  accessing  this  setting  and  configuring  an  undesired  destination  for   the  Subscriber  Defined  Transfer  termination  point.  If  you  wish  to  add  this  feature  you  must  request  it   through  Telesystem  Customer  Service.  

 

18  |   P a g e  

If  you  are  using  sub-­‐mailboxes  for  your  account,  record  a  Generic  Greeting  that  gives  callers  the  option   to  leave  a  message  in  a  sub-­‐mailbox.  For  example:    

You’ve  reached  ABC  Company.  We  are  currently  closed.  To  leave  a  message  for  Mark  press  1,  to  

leave  a  message  for  Liz  press  2,  to  leave  a  message  for  Alex  press  3.”  

NOTE:  Remember  to  change  your  personal  greeting  to  include  new  sub-­‐mailbox  users.  There  is  no   default  greeting  to  inform  callers  of  sub-­‐mailbox  users.    

9.2 No  Answer  Greeting  

The  No  Answer  Greeting  allows  you  to  play  a  specific  message  when  you  do  not  answer  the  phone.  For   example:    

I’m  away  from  my  desk  right  now  and  cannot  take  your  call.  Please  leave  a  message  after  the  

beep.  When  finished,  you  may  press  the  pound  key  for  more  options.”    

Also,  if  the  Operator  Transfer  service  setting  is  available,  you  can  instruct  the  caller  to  press  0  for  an   operator.    

NOTE:  The  Operator  Transfer  service  is  disabled  by  default  to  prevent  fraudulent  calls  from  being   made  by  unauthorized  users  accessing  this  setting  and  configuring  an  undesired  destination  for  the  

Operator  Transfer  termination  point.  If  you  wish  to  add  this  feature  you  must  request  it  through  

Telesystem  Customer  Service.    

9.3 Busy  Greeting  

The  Busy  Greeting  is  played  to  callers  in  place  of  a  busy  signal  while  your  phone  line  is  in  use  and  call   waiting  is  not  available.  For  example    

I’m  currently  on  another  line.  Please  leave  a  message  after  the  beep.  When  finished,  you  may  

press  the  pound  key  for  more  options.”  

9.4 Extended  Absence  Greeting  

The  Extended  Absence  Greeting  allows  you  to  record  a  greeting  to  play  when  you  will  be  unavailable  for   an  extended  period  of  time.  For  example:    

I’ll  be  out  of  the  office  until  July  18

th

.  Leave  a  message  after  the  beep  and  I  will  return  your  call  

when  I  return  or  if  you  require  immediate  assistance  you  may  contact  John  at  419-­‐555-­‐5555.”    

 

As  long  as  it  is  active,  the  Extended  Absence  Greeting  overrides  all  other  greetings.  A  default  Extended  

Absence  Greeting  plays  if  you  turn  on  the  Extended  Absence  feature  but  do  not  record  a  greeting.    

9.5 Modify  Greetings  by  Phone  

To  modify  a  greeting:  

1. By  phone,  log  into  your  Telesystem  Voicemail.  

2. Press  9  from  the  Main  Menu.  

3. Press  1  from  the  User  Options  Menu.  

4. Press  1  to  modify  a  greeting.  

19  |   P a g e  

 

 

5. Select  the  greeting  type  to  modify  from  the  following  menu:  

Key   Task  

1  

2  

3  

4  

Modify  Generic  Greeting  

Modify  Busy  Greeting  

Modify  No  Answer  Greeting  

Modify  Extended  Absence  Greeting  

*  

Go  back  to  the  User  Options  Menu  

6. To  review  the  current  greeting,  press  1.  The  system  plays  back  the  current  greeting.  

7. To  begin  recording  a  new  greeting,  wait  for  the  beep.  

8. Record  your  greeting  and  when  finished  speaking,  press  #.  The  system  plays  back  your  recording   for  review.  

9. To  keep  this  greeting,  press  1.  To  record  a  new  greeting  press  2,  to  choose  the  default  greeting   press  3,  to  exit  press  *.    

9.6 Setting  the  Current  Greeting  

You  can  change  the  greeting  type  to  play  to  callers  at  any  time  from  the  TUI.  

To  set  the  current  greeting:  

1. By  phone,  log  into  your  Telesystem  Voicemail.  

2. Press  9  from  the  Main  Menu.  

3. Press  1  from  the  User  Options  Menu.  

4. Press  3  to  set  your  current  greeting.  The  system  tells  you  which  greetings  are  currently  being   played  to  callers  and  offers  the  following  options:   a. Press  1  to  change  to  the  Busy  or  No  Answer  Greeting.   b. Press  2  to  turn  the  Extended  Absence  Greeting  on  or  off,  or  press  *  to  exit  and  return  to   the  User  Options  Menu.    

 

20  |   P a g e  

10 Sub-­‐Mailbox  Accounts  

If  you  create  sub-­‐mailboxes,  a  caller  can  reach  your  mailbox  through  one  entry  point,  called  The  Main  

Mailbox,  and  access  multiple  users,  called  the  Sub-­‐Mailbox  Users.  While  listening  to  the  Generic  

Greeting  with  special  instructions  for  sub-­‐mailboxes,  callers  can  wait  for  the  beep  and  deposit  a   message  in  the  main  mailbox  or  press  a  key  to  leave  a  message  in  the  sub-­‐mailbox.  

The  following  figure  is  a  simple  example  of  a  main  mailbox  with  three  sub-­‐mailboxes:  

Main  Mailbox:  419-­‐555-­‐5612  

"Hello,  you  have  reached  ABC  Company.  To  leave  a  message  for  Sales,   press  1.  For  Billing,  press  2.  For  Technical  Support,  press  3.  To  leave  a   message  in  the  general  mailbox,  please  wait  for  the  tone."  

 

Caller  Presses    1    

Sub-­‐mailbox  419-­‐555-­‐56121  

"You  have  reached  the  sale   department.  Please  leave  a   message  and  a  sales   representakve  will  call  you  back   soon."  

Caller  presses  2    

Sub-­‐mailbox  419-­‐555-­‐56122  

"You  have  reached  the  billing   department.  Please  leave  a   message  and  a  billing   representakve  will  return  your   call."  

Caller  Presses  3  

Sub-­‐mailbox  419-­‐555-­‐56123  

"You  have  reached  the  

Technical  Support   department,  please  leave  a   message  and  a  representakve   will  return  your  call."  

 

Each  sub-­‐mailbox  has  its  own  PIN,  separate  from  the  other  sub-­‐mailboxes.  If  the  Enable  Master  Access  

to  Sub-­‐mailboxes  service  setting  is  turned  on  for  the  account,  the  account  owner  can  access  any  sub-­‐ mailbox  using  the  main  mailbox  PIN.  The  sub-­‐mailbox  user  can  only  access  the  sub-­‐mailbox  using  the   sub-­‐mailbox  PIN.  The  PIN  must  contain  between  4  and  15  digits.  

10.1 Creating  Sub-­‐mailboxes  

The  owner  of  the  main  mailbox  can  create  and  delete  sub-­‐mailboxes  from  the  User  Options  Menu.  Each   sub-­‐mailbox  user  inherits  the  same  services  the  main  mailbox  has.  Sub-­‐mailbox  users  only  have  access   to  their  own  messages.  

To  create  a  sub-­‐mailbox:  

1. By  phone,  log  into  your  Telesystem  Voicemail  box.  

2. Press  9  from  the  Main  Menu.  

3. Press  5  from  the  User  Options  Menu.  

4. Press  1  to  add  a  sub-­‐mailbox.  After  a  few  seconds,  the  system  creates  the  sub-­‐mailbox  and  plays   the  new  mailbox  number.  The  sub-­‐mailbox  is  assigned  the  next  available  ordinal  number  (1,  2,  3,   and  so  on).  

5. Press  1  to  record  a  personal  name  announcement  for  the  sub-­‐mailbox,  or  press  2  to  use  the   default  Name  Announcement.  The  temporary  PIN  for  the  new  sub-­‐mailbox  is  the  main  mailbox   number  followed  by  the  sub-­‐mailbox  number.  For  example,  if  the  main  mailbox  number  ends  in  

“5612”  and  the  sub-­‐mailbox  number  is  2,  the  temporary  PIN  is  56122.  

21  |   P a g e  

 

 

6. Press  1  to  create  a  new  PIN  or  press  2  if  you  are  done.  

7. Repeat  steps  4  to  6  to  create  additional  sub-­‐mailboxes.  When  you  finish  creating  sub-­‐mailboxes,   press  the  Star  key  (*).  

NOTE:  Remember  to  change  your  personal  greeting  to  include  new  sub-­‐mailbox  users.  There  is  no   default  greeting  to  inform  callers  of  sub-­‐mailbox  users.  

10.2 Accessing  a  Sub-­‐mailbox  

There  are  several  ways  to  access  sub-­‐mailbox  accounts  using  the  TUI.  An  example  of  using  each  method   is  shown  below.    

The  examples  use  the  following  values:  

• Main  mailbox  number:  419-­‐555-­‐5612  

• Main  mailbox  PIN:  1111  

• Sub-­‐mailbox  number:  56121  

• Sub-­‐mailbox  PIN:  2222  

10.2.1 If  you  have  the  mail  mailbox  PIN  

To  access  a  sub-­‐mailbox  using  this  method,  the  Enable  Master  Access  to  Sub-­‐Mailboxes  service  setting   must  be  turned  on  for  the  account.  

1. Call  the  subscriber  access  number  (567-­‐661-­‐0001)  and  enter  the  main  mailbox  number  (for   example,  419-­‐555-­‐5612).  

2. When  the  system  prompts  for  the  PIN,  enter  the  ordinal  number  of  the  sub-­‐mailbox  (1)  followed   by  the  star  button  (*)  and  the  main  mailbox  PIN.  For  example,  to  access  sub-­‐mailbox  1,  enter  

1*1111.    

10.2.2 Access  the  Sub-­‐mailbox  through  the  Main  Mailbox  

1. Call  the  subscriber  access  number  (567-­‐661-­‐0001)  and  enter  the  main  mailbox  number  (for   example,  419-­‐555-­‐5612).  

2. When  the  system  prompts  for  the  PIN,  enter  the  ordinal  number  of  the  sub-­‐mailbox  (1)  followed   by  the  Star  button  (*)  and  the  sub-­‐mailbox  PIN.  For  example,  to  access  sub-­‐mailbox  1,  enter  

1*2222.  

10.2.3 Access  Your  Own  Sub-­‐mailbox  

1. Call  the  subscriber  access  number  (567-­‐661-­‐0001)  and  enter  the  sub-­‐mailbox  number  419-­‐555-­‐

56121.  

2. When  the  system  prompts  for  the  PIN,  enter  the  sub-­‐mailbox  PIN  followed  by  the  Pound  key  (#).  

For  example,  enter  2222#.    

10.2.4 Access  a  Sub-­‐mailbox  as  the  Main  Mailbox  Account  Owner  

To  access  a  sub-­‐mailbox  using  this  method,  the  Enable  Master  Access  to  Sub-­‐Mailboxes  service  setting   must  be  turned  on  for  the  account.  

 

22  |   P a g e  

 

If  sub-­‐mailboxes  exist  for  your  mailbox,  you  can  use  the  main  mailbox  PIN  to  access  all  sub-­‐mailboxes.  

1. Call  the  subscriber  access  number  (567-­‐661-­‐0001)  and  enter  the  main  mailbox  number  419-­‐555-­‐

5612.  

2. When  the  system  prompts  for  the  PIN,  enter  the  main  mailbox  PIN  (1111)  followed  by  the  

Pound  key  #.  

3. Press  6  from  the  Main  Menu.  

4. Enter  the  Sub-­‐mailbox  number.  

10.3 Deleting  a  Sub-­‐Mailbox  

To  delete  a  sub-­‐mailbox:  

1. By  phone,  log  into  your  Telesystem  Voicemail.  

2. Press  9  from  the  Main  Menu.  

3. Press  5  from  the  User  Options  Menu.  

4. Press  2  to  remove  a  sub-­‐mailbox.  

5. The  system  plays  the  sub-­‐mailbox  numbers  and  prompts  you  to  press  the  pound  key.  Press  

Pound  (#)  when  you  hear  the  sub-­‐mailbox  you  want  to  delete.  

6. The  system  plays  the  number  of  the  mailbox  to  remove.  Press  1  to  confirm.  

 

The  sub-­‐mailbox  is  deleted  and  reminds  you  to  change  your  main  greeting  to  reflect  the  deleted  sub-­‐ mailbox  users.  

If  you  delete  a  sub-­‐mailbox,  the  system  does  not  re-­‐number  the  other  sub-­‐mailboxes.  For  example,  if  

Tom  has  sub-­‐mailbox  1,  Jim  has  sub-­‐mailbox  2,  and  Mary  has  sub-­‐mailbox  3.  If  you  delete  sub-­‐mailbox  2,  

Tom  still  has  sub-­‐mailbox  1  and  Mary  still  has  sub-­‐mailbox  3.  If  no  other  changes  are  made,  the  next  new   sub-­‐mailbox  created  would  be  sub-­‐mailbox  2  because  it  is  the  next  available  ordinal  number  (then  sub-­‐ mailbox  4  would  come  after  that).    

 

23  |   P a g e  

11 Greeting  Only  Mailbox  

If  requested,  you  can  be  assigned  a  Greeting  Only  Mailbox.  With  a  Greeting  Only  (or  “Listen  Only”)  

Mailbox,  you  can  setup  a  mailbox  that  allows  callers  to  listen  to  a  greeting  you  record  without  allowing   the  caller  to  leave  a  voicemail  message.  For  example,  you  can  record  your  company’s  hours  of   operation,  a  list  of  services  your  company  provides,  directions  to  your  location,  or  details  on  special   offers  and  promotions.  

NOTE:  The  Greeting  Only  Mailbox  can  only  be  accessed  through  the  Telephone  User  Interface.  There  is   no  web  portal/GUI  access  for  this  type  of  mailbox.    

11.1 Initializing  a  Greeting  Only  Mailbox  

You  initialize  the  greeting  only  mailbox  as  you  do  other  mailboxes.  

To  initialize  a  greeting  only  mailbox:  

1. From  a  telephone  keypad,  dial  the  access  number:  567-­‐661-­‐0001.  

2. Enter  the  greeting  only  mailbox  number  and  press  Pound  (#).  

3. Enter  the  default  PIN  (1111)  and  press  Pound  (#).  

4. Listen  to  the  introductory  prompt  and  follow  the  instructions  to  create  a  new  PIN.  Once  you   create  a  PIN,  the  mailbox  is  initialized.  

5. The  system  prompts  you  to  record  your  personal  greeting.  Wait  for  the  beep  and  record  the   greeting  callers  will  hear  when  they  access  the  mailbox.  When  you  finish  recording,  press  Pound  

(#).  

6. The  system  will  repeat  the  recording  for  your  review  and  offer  options  to  accept,  re-­‐record  the   greeting,  or  to  press  the  Star  key  (*)  to  exit.    

7. After  saving  your  greeting,  the  tutorial  notifies  you  that  you  have  completed  the  steps  to  setup   the  mailbox  and  plays  options  for  changing  the  greeting  or  the  PIN  for  the  account.  

11.2 Access  a  Greeting  Only  Mailbox  

To  hear  the  information  recorded  for  the  greeting  only  mailbox:  

1. Call  in  to  the  Greeting  Only  Mailbox.  

2. When  prompted,  enter  the  PIN  for  the  account.  

 

The  system  plays  the  recorded  greeting.  You  cannot  leave  a  message  in  this  mailbox,  and  you  cannot   access  the  mailbox  using  the  Voicemail  Portal  GUI.  

11.3 Changing  Greeting  Only  Mailbox  PIN  

You  use  a  Personal  Identification  Number,  or  PIN,  to  access  your  mailbox  by  telephone  to  personalize   mailbox  features.  Your  PIN  protects  the  privacy  of  your  messages  and  secures  your  mailbox  from   unauthorized  access.  You  can  change  your  PIN  at  any  time.  

Changing  Greeting  Only  Mailbox  PIN  

1. By  phone,  log  into  your  Telesystem  Voicemail.  

2. Enter  the  PIN.  

3. Press  2  to  modify  the  PIN.  

24  |   P a g e  

4. Enter  a  new  PIN  and  press  #.  

11.4 Recording  a  Greeting  Only  Mailbox  Greeting  

The  greeting  for  a  Greeting  Only  Mailbox  can  be  recorded  when  you  initialize  the  mailbox.  You  can   change  the  greeting  at  any  time.    

 

To  record  the  greeting  for  a  greeting  only  mailbox:  

1. Access  the  greeting  only  mailbox  through  the  TUI.  

2. Press  1  to  modify  your  greeting.  

3. Press  1  to  review  the  current  greeting.  The  system  plays  the  current  greeting.  

4. Wait  for  the  beep  and  record  a  new  greeting  and  press  #.  

5. Press  1  to  keep  the  greeting.  

 

 

25  |   P a g e  

12 Accessing  the  Telesystem  Voicemail  Web  Portal  

You  can  use  the  Telesystem  Voicemail  Web  Portal  Graphical  User  Interface  (GUI)  to  change  your  mailbox   settings  and  preferences,  create  address  books  and  contact  lists,  and  manage  your  messages.  

NOTE:  Greeting  only  accounts  do  not  have  access  to  the  Telesystem  Voicemail  Web  Portal.  

12.1 Logging  On  to  the  Telesystem  Voicemail  Web  Portal  

Before  you  login  to  the  portal  you  will  need  your  Account  Number  and  the  PIN.  Your  Account  is  your   mailbox  number  (10-­‐digit  telephone  number  or  11-­‐digit  sub-­‐mailbox  number)  and  your  PIN  is  the  same  

PIN  you  use  to  access  your  mailbox  through  the  Telephone  User  Interface  (TUI).    

 

 

 

 

To  log  on  to  the  Telesystem  Voicemail  Web  Portal  

1. Start  a  Web  browser  and  enter  the  following  address/URL:  

https://msgcollab.epiphanyic.com/VXView/VXView.do  

2. In  the  Account  and  PIN  fields,  enter  the  mailbox  number  and  password  that  you  use  to  access   the  Telesystem  Voicemail  System.  

NOTE1:  The  first  time  you  access  this  account  from  either  the  telephone  or  the  Web  Interface,  use   the  default  PIN  of  1111.  

NOTE2:  If  you  log  in  to  the  web  portal  before  you  setup  your  voicemail  box  through  the  TUI  by   phone,  the  system  will  not  play  the  initialization  prompts  that  guide  you  through  changing  your  

PIN,  recording  a  Name  Announcement,  and  recording  a  Generic  Greeting.  You  will  have  to  make   those  changes  through  the  Main  Menu  or  by  uploading  a  compatible  .wav  file  through  the  GUI.    

 

26  |   P a g e  

3. Click  Login.  The  Mailbox  page  similar  to  the  following  opens:  

 

 

 

 

27  |   P a g e  

13 Web  Portal  Mailbox  

You  can  use  the  Voicemail  Portal  GUI  to  view  information  about  voicemail  messages  in  your  Mailbox.  

You  can  view  the  number  of  new  and  saved  messages  of  each  message  type,  as  well  as  the  number  of   unread,  private,  and  urgent  messages.  From  the  Voicemail  Portal,  you  can  also  playback  voicemail   messages.  

NOTE:  In  order  to  listen  to  voicemail  messages  through  the  Voicemail  Portal,  make  sure  that  you  have   an  audio  application  (such  as  Windows  Media  Player  or  Apple  QuickTime)  to  play  the  .wav  files.  

13.1 Checking  Messages  with  the  Voicemail  Portal  

1. Log  on  to  the  Voicemail  Portal  GUI.  

2. The  Mailbox  page  is  the  default  page  that  opens  when  you  login  to  the  Voicemail  Portal  GUI.  If   you  are  already  logged  in  and  select  a  different  page,  select  Mailbox  on  the  Voicemail  Portal   navigation  bar  to  navigate  back  to  the  Mailbox  page.    

13.2 Mailbox  Folder  Tabs  

The  Mailbox  contains  Inbox  and  Outbox  tabs.  Clicking  on  a  tab  displays  messages  in  the  selected  folder.    

 

13.3 Mailbox  Toolbar  

The  Toolbar  on  the  Mailbox  page  contains  the  following  options:  

 

Icon   Option   Action  

 

Unread  

Marks  selected  messages  as  unread.  The  page  redisplays  with  the  selected   messages  marked  with  the  “unread”  icon    and  the  Sender/Recipient  field  in   bold.    

Deletes  selected  messages  permanently.  

 

Delete  

 

Re-­‐save  

If  you  select  a  message  that  is  flagged  to  be  deleted  soon,  you  can  select  Re-­‐save  to   prevent  the  message  from  being  deleted.  The  system  resets  the  number  of  days   remaining  to  30  days.    

Refreshes  the  screen  with  messages  from  the  server.  

 

Check  

28  |   P a g e  

 

13.4 Mailbox  Message  Area  

The  message  area  displays  one  page  of  messages  for  the  selected  (Inbox,  Outbox)  tab.  Message   information  is  provided  in  the  following  columns:          

Column  

Select  

Priority  

Status    

Description  

Use  the  Select  column  and  the  Select  All  and  Deselect  All  buttons  to  perform   actions  on  messages.    

Messages  in  the  column  marked  with  a  Red  Exclamation  Point    are  high  priority.  

Message  has  not  been  read:    

Message  has  been  read:    

Private  message  has  not  been  read:    

Sender/To  

Subject  

Date  and  Time  

Days  Remaining  

Length  

Open  

Private  message  has  been  read:    

Name  of  the  sender  provisioned  in  the  Voicemail  Portal.  If  the  sender  is  not   provisioned,  the  field  displays  Unknown  and  the  associated  phone  number  or   extension.    

Indicates  if  the  message  is  VOICE  (voicemail)  or  fax  subject  information  (Hosted  

Fax  Mail).  

Date  and  time  the  message  was  received.  

Number  of  days  before  the  system  deletes  the  message.  This  count  down  does   not  start  until  a  message  has  been  listened  to/opened  from  the  Voicemail  GUI  or   the  TUI.  Messages  are  available  for  30  days.  

Playback  duration  of  the  attached  voicemail  message,  in  minutes:seconds  format.  

Allows  you  to  play  voicemail  message  through  compatible  audio  playback   software.  This  will  also  begin  the  counter  for  the  Days  Remaining  field  if  you  click   the  Open  Icon    for  a  new  message.    

This  option  is  only  available  if  Transcription  Service  is  purchased  as  an  add-­‐on.  

Transcribe  

Click  the  Transcribe  Icon    to  open  a  new  message  that  displays  speech-­‐to-­‐text   for  the  selected  voicemail  message.  For  more  information  on  Transcription  Service   please  contact  Telesystem  Customer  Service.  

When  you  click  the  open  icon ,  the  selected  voicemail  messages  are  marked  “read”.  The  web  page   redirects  to  the  associated  .wav  file  URL.  The  browser  launches  the  audio  file  player.  Only  the  first  .wav   attachment  associated  with  the  message  plays.  Return  to  the  Mailbox  page  by  clicking  the  Mailbox  link   in  the  navigation  bar  on  the  left.  

13.5 Mailbox  Almost  Full  and  Full  Warnings  

If  your  mailbox  reaches  a  warning  threshold,  the  Mailbox  page  displays  a  message  that  your  mailbox  is   almost  full.  You  can  still  send  and  receive  messages  if  your  mailbox  is  almost  full,  but  we  recommend   that  you  delete  old  messages  to  free  up  space  and  avoid  reaching  the  maximum  storage  limit.  

 

Once  your  mailbox  reaches  the  maximum  storage  limit,  the  Mailbox  page  displays  a  message  that  your   mailbox  is  full.  Callers  will  not  be  able  to  leave  you  messages  if  your  mailbox  is  full.  The  system  is  setup   to  store  messages  for  30  days  after  opened  from  your  inbox.    

 

29  |   P a g e  

14 Web  Portal  Notifications  

The  Notification  feature  allows  the  voicemail  system  to  inform  you  of  new  messages,  based  on   preferences,  by  email.  

You  may  also  use  the  Voicemail  Web  Portal  to  specify  where  you  want  to  receive  notifications,  as  well  as   turn  email  and  Message  Waiting  Indicator  (MWI)  notifications  on  and  off.  The  activate  notification   services  for  your  account  determine  which  notification  types  you  can  setup  in  the  GUI.  

14.1 Setup  Email  Notifications    

To  setup  email  notifications  for  your  account:  

1. Log  on  to  the  Telesystem  Voicemail  Web  Portal.  

2. Select  Notification  in  the  navigation  bar.  

3. Select  Set  Up  Notification.  The  Setup  Notification  page  opens,  similar  to  the  following:  

 

 

4. Enter  an  email  address  in  the  Email  Address  text  box  (example:  [email protected])  

5. Click  one  of  the  following  buttons:   a. Add  –  Will  move  the  email  address  you  entered  to  the  Email  Address  List.  When  you   receive  a  new  voicemail  message  an  email  will  be  sent  to  that  address  notifying  the   recipient  that  a  new  message  is  waiting  along  with  information  about  the  sender  (if   available),  time,  and  date  of  the  message.   b. Add  Attachment  –  Will  move  the  email  address  you  entered  to  the  Email  Address  List   followed  by  “(attachment)”.  When  you  receive  a  new  voicemail  message  an  email  will   be  sent  to  that  address  with  the  same  information  as  the  Add  feature.  In  addition  to   that,  it  will  also  have  an  attached  .wav  file  of  the  voicemail  message  that  was  left  which   you  can  listen  to  from  your  email.    

NOTE:  If  a  voice  message  is  marked  “Private”,  an  email  notification  is  not  sent.    

c. Remove  –  This  option  can  be  used  to  remove  email  address  from  the  Email  Address  List   if  you  no  longer  wish  to  have  email  notifications  sent  there.  Click  the  email  address  to  

30  |   P a g e  

highlight  it  in  the  Email  Address  List,  and  then  click  the  Remove  button  to  remove  the   email  address  from  the  list.    

6. Modify  the  Subject  and  Body  if  you  wish.  Each  Email  Notification  sent  will  contain  the  same  

Subject  and  Body  with  specific  sender  information.    

7. Click  Save  to  keep  any  changes  you  have  made.  

NOTE

1

:  If  you  receive  an  email  notification  of  a  message  and  delete  the  email,  your  message  will  not   be  deleted  from  the  system.  To  delete  the  message,  you  will  need  to  log  into  the  account  via  the   phone  or  Voicemail  Web  Portal  then  delete  the  message(s).    

NOTE

2

:  Messages  listened  to  through  an  email  notification  are  not  marked  as  read  in  the  Voicemail   system.  If  you  only  listen  to  your  voicemail  messages  this  way  you  must  periodically  login  to  the   voicemail  TUI  or  GUI  and  delete  messages  to  avoid  having  your  mailbox  filling  up  which  will  prevent   you  from  receiving  new  messages.  

14.2 Setting  Notification  Options  

You  can  select  the  type  of  notifications  to  send,  enable,  or  disable  notifications,  and  pause  or  resume   notifications  at  any  time.  You  can  also  specify  whether  you  want  to  be  notified  when  you  receive  a   message  that  is  classified  as  “urgent”  or  when  you  receive  a  message  from  members  of  a  distribution   list.    

To  set  notification  options  and  suspend  or  resume  notifications:    

1. Select  Notifications  in  the  navigation  bar.  

2. Select  Activate  Notification.  The  Activate  Notification  page  similar  to  the  following  opens:  

 

 

3. Optionally,  click  Pause  All  to  suspend  e-­‐mail,  voicemail,  and  MWI  notifications.  If  paused,  click  

Resume  All  to  resume  all  notifications.  

31  |   P a g e  

 

 

4. If  you  have  Voicemail  and  Hosted  Fax  Mail  linked  to  the  same  account  you  may  set  different   notification  options  for  each  service.  

5. Under  the  My  Notification  Choices  header,  specify  whether  you  want  to  be  notified  via  email  or  

Message  Waiting  Indicator.     a. Off  –  You  will  not  receive  this  type  of  notification.   b. If  message  meets  my  Notification  Rule  –  See  Notification  Rules  in  next  step.   c. Every  time  I  receive  a  message  –  All  configured  message  notifications  are  sent/alerted.  

6. If  you  select  the  “If  message  meets  my  Notification  Rule”,  you  may  configure  the  rule  under  My  

Notification  Rule.  Specify  when  you  want  the  Voicemail  System  to  notify  you  that  a  message  has   arrived.  Options  include:   a. An  urgent  message  arrives   b. Message  is  from  this  list  of  people.  When  the  message  is  from  a  member  of  a  specified   distribution  list.  You  can  select  an  existing  distribution  list  name  from  the  drop-­‐down   list,  or  click  New  List  to  create  a  new  distribution  list.  

7. Click  Save.    

 

32  |   P a g e  

15 Web  Portal  Preferences  

With  the  Voicemail  Portal,  you  can  modify  personal  options  for  your  account.    

This  chapter  will  describe  how  to  use  the  Telesystem  Voicemail  Web  Portal  to:  

• Access  the  Preferences  page  to  change  mailbox  options.  

• Setup  account  names.  

• Specify  the  time  zone  for  your  account.  

• Change  the  time  format  for  message  time  stamps.  

• Change  Call  Transfer  settings.  

• Change  directory  listing  status.  

• Control  sub-­‐mailbox  access.  

• Change  message  playback  order.  

• Change  date  and  time  playback.  

• Change  message  playback  forward/rewind  speed.  

15.1 Accessing  Preferences  

To  change  your  mailbox  preferences:  

1. Log  on  to  the  Telesystem  Voicemail  Web  Portal.  

2. Select  Settings  on  the  navigation  bar.  The  Settings  page  opens.  

3. Select  Preferences.    

4. Modify  your  settings  as  described  in  the  following  sections,  and  click  the  Save  button  when  you   have  finished  to  keep  your  changes.    

5. Click  the  Preference  Settings  link  to  return  to  the  Settings  page.    

15.2 Setting  Up  Your  Account  Names  

To  setup  names  to  identify  your  account:  

1. From  the  Preferences  page,  locate  the  First  Name  and  Last  Name  fields;  enter  the  first  name   and  last  name  to  associate  with  your  account.  These  names  are  used  to  identify  your  account   and  to  narrow  searches.    

 

 

2. In  the  Alternate  First  Name  and  Alternate  Last  Name  fields,  enter  alternate  first  and  last  names   to  associate  with  your  account.  Setting  up  an  alternate  name  helps  callers  reach  you  successfully   when  using  the  Auto  Attendant  dial  by  name  feature,  such  as  if  your  name  is  hard  to  pronounce.  

3. Click  Save  to  keep  your  changes.    

33  |   P a g e  

 

15.3 Specifying  the  Time  Zone  for  Your  Account  

You  can  specify  the  time  zone  for  your  account.  Message  announcements  played  in  the  TUI  and  message   displayed  in  the  GUI  reflect  the  specified  time  zone.  

To  specify  the  time  zone:  

1. From  the  Preferences  page,  in  the  “Timezone”  field,  select  the  time  zone  for  your  account  from   the  drop-­‐down  menu.  

 

2. Click  Save.  

15.4 Changing  the  Time  Format  for  Message  Time  Stamps  

You  can  select  the  time  format  for  the  message  time  stamps  that  you  hear  when  you  listen  to  messages.  

To  change  the  time  format  used  from  message  time  stamps:  

1. From  the  Preferences  page,  locate  the  24  Hour  Clock  option.   a. If  the  check  box  is  cleared  –  Message  times  play  in  the  12-­‐hour  time  format.  For   example,  you  hear  “1:00  p.m.”  when  listening  to  the  time  stamp  for  a  message   deposited  at  1:00  p.m.   b. If  you  select  the  checkbox,  you  will  hear  message  times  in  the  24-­‐hour  format.  For   example,  subscribers  hear  “1300”  when  listening  to  the  time  stamp  for  a  message   deposited  at  1:00  p.m.  

 

2. Click  Save  to  keep  your  changes.    

15.5 Changing  Directory  Listing  Status  

If  the  Subscriber  Auto-­‐Attendant  service  is  available  for  your  account,  you  can  specify  whether  to  be   listed  in  the  dial  by  name  directory.  When  you  are  listed  in  the  directory,  callers  who  do  not  know  your   extension  can  reach  you  by  finding  your  name  in  directory  assistance.  

Make  sure  to  record  your  name  announcement  in  order  to  be  listed  in  the  directory.    

To  change  your  directory  listing  status:  

1. From  the  Preferences  page,  select  the  Include  me  in  the  company  directory  check  box  to   include  your  name  in  the  Auto-­‐Attendant  dial  by  name  directory.  Callers  can  access  your   account  by  entering  your  last  name.  

 

2. Click  Save  to  keep  your  changes.  

34  |   P a g e  

 

15.6 Changing  Message  Playback  Order  

The  Voicemail  Portal  plays  messages  according  to  the  time  that  they  are  sent  –  either  the  newest   messages  first  or  the  oldest  messages  first  –  as  specified  in  the  Voicemail  Portal.  The  default  order  for  all   new  messages,  regardless  of  type,  is  oldest  messages  first.  The  default  order  for  all  saved  messages,   regardless  of  type,  is  newest  messages  first.    

Urgent  messages  are  always  played  before  regular  messages  for  each  messages  type.  You  can  specify   the  order  that  the  system  plays  your  messages  from  the  Voicemail  Portal  GUI  or  TUI.  

To  specify  message  playback  order:  

1. From  the  Preferences  page,  locate  the  Message  Playback  Order  field,  select  Most  Recent  First   or  Oldest  First  from  the  drop-­‐down  menu.  

 

2. Click  Save  to  keep  your  changes.  

15.7 Changing  Message  Playback  Fast  Forward/Rewind  Speed  

While  playing  messages  back  using  the  TUI,  you  can  advance  or  rewind  a  message  a  specified  number  of   seconds.  In  the  Voicemail  Portal,  you  can  specify  the  number  seconds  to  skip  forward  or  rewind  the   message  during  playback.  

To  change  message  playback  Fast  Forward/Rewind  Speed:  

1. From  the  Preferences  page,  in  the  VCR  FF/RW  Duration  (in  seconds)  field;  enter  the  number  of   seconds  that  message  advances  or  rewinds  during  playback.  

 

 

2. Click  Save  to  keep  your  changes.    

NOTE:  You  must  have  two  or  more  messages  in  the  voicemail  box  with  the  same  classification  (New  

Messages,  Saved  Messages,  etc…)  for  this  feature  to  work.  

15.8 Changing  Message  Date  and  Time  Playback  

You  can  choose  whether  or  not  the  Voicemail  Portal  plays  Envelope  Information  when  playing  back  each   message.  Envelope  Information  includes  time,  date,  and  sender  information.  

To  specify  whether  the  message  information  plays:  

1. From  the  Preferences  page,  select  the  Present  Envelope  Information  checkbox  if  you  want  the   system  to  play  envelope  information  when  playing  back  each  message.  Clear  the  checkbox  if  you   do  not  want  the  system  to  play  envelope  information.  

 

2. Click  Save  to  keep  your  changes.  

 

35  |   P a g e  

16 Managing  Greetings  with  the  Voicemail  Web  Portal  

The  Telesystem  Voicemail  Web  Portal  includes  an  extensive  set  of  audio  files  that  are  used  for  default   prompts  that  you  and  callers  hear  when  using  the  TUI.  With  the  Voicemail  Portal,  you  can  upload   custom  prompts  to  use  for  greetings  and  name  announcements  in  the  TUI.    

Files  that  you  upload  must  be  .wav  files  in  the  audio  format  CCITT  u-­‐law  (8  bit,  8  kHz,  Mono).    

16.1 Uploading  Custom  Greetings  or  Name  Announcements  

To  upload  custom  greetings  or  name  announcements:  

1. Log  on  to  the  Telesystem  Voicemail  Web  Portal.  

2. Select  Settings  on  the  navigation  bar.  

3. Select  Greetings  and  Name  Announcements.  A  page  similar  to  the  following  opens:  

 

 

4. In  the  Active  Greeting  box,  select  the  radial  to  enable  the  Generic,  Extended  Absence,  or  Busy   and  No  Answer  Greeting.    

5. Select  the  checkboxes  to  activate  Custom  Name  Announcement  and  Greetings  to  the  right.  

6. At  the  bottom  of  the  screen  a  list  of  current  greetings  are  available.  In  the  Default  and  Custom   columns  you  may  click  the  Listen  icon    to  initiate  playback  of  the  current  available  greeting.  

 

 

NOTE:  Some  browsers  may  require  that  you  download  the  .wav  file  and  then  initiate  playback  through   a  media  player  application  on  the  computer  rather  than  initiate  playback  through  the  web  browser.    

 

36  |   P a g e  

7. To  upload  an  audio  file  as  a  custom  greeting  or  Name  Announcement,  click  the  Upload  link   corresponding  to  the  greeting  or  announcement  you  wish  to  modify.  A  dialog  box  similar  to  the   following  opens:  

 

 

8. Click  Choose  File  and  locate  the  compatible  .wav  file  on  your  local  computer  or  network   attached  storage.  Once  you  have  chosen  the  file,  click  the  Upload  button  to  add  the  file  to  your   voicemail  profile.    

 

 

37  |   P a g e  

17 Managing  Sub-­‐Mailboxes  in  the  Voicemail  Web  Portal  

The  Telesystem  Voicemail  Web  Portal  can  be  used  to  add  and  delete  sub-­‐mailboxes.  This  chapter   describes  how  to  create  and  delete  sub-­‐mailboxes  using  the  Voicemail  Portal.  You  can  also  create  and   delete  sub-­‐mailboxes  using  the  TUI,  as  described  in  the  chapter  titled  “Sub-­‐Mailbox  Accounts”  available   in  this  guide.  

 

 

17.1 Creating  a  Sub-­‐Mailbox  in  the  Web  Portal  

To  create  a  sub-­‐mailbox:  

1. Log  on  to  the  Telesystem  Voicemail  Web  Portal.  

2. Select  Settings  on  the  navigation  bar.  

3. Click  Manage  Sub-­‐Mailboxes.  

4. Click  New  to  create  a  sub-­‐mailbox.  The  index  is  the  ordinal  number  of  the  sub-­‐mailbox.  The  

Name  is  the  First  and  Last  name  of  the  main  mailbox  entered  on  the  Preferences  page.    

5. Repeat  step  4  to  create  another  sub-­‐mailbox,  the  system  automatically  creates  a  new  sub-­‐ mailbox  account  with  the  main  mailbox  account.  The  account  number  (dial  number)  for  the  sub-­‐ mailbox  account  is  the  main  mailbox  number  followed  by  an  ordinal  sequence  number.  For   example,  if  you  create  sub-­‐mailbox  1  in  the  main  mailbox  4195555612,  the  system  creates  sub-­‐ mailbox  41955556121.  The  sub-­‐mailbox  account  inherits  the  service  settings  from  the  main   mailbox  account.  You  can  also  log  into  the  sub-­‐mailbox  and  change  its  personal  options.   a. To  change  the  name  of  the  sub-­‐mailbox  user,  you  can  log  in  to  the  system  using  the  sub-­‐ mailbox  account  number  (the  main  mailbox  number  followed  by  the  ordinal  sub-­‐ mailbox  number,  for  example,  41955556121)  and  modify  the  name  on  the  Preference   page.  

17.2 Deleting  a  Sub-­‐Mailbox  in  the  Web  Portal  

To  delete  a  sub-­‐mailbox:  

1. Log  on  to  the  Telesystem  Voicemail  Web  Portal.  

2. Select  Settings  on  the  navigation  bar.    

3. Click  Manage  Sub-­‐Mailboxes.  

4. Select  the  checkbox  next  to  the  sub-­‐mailbox  to  delete  and  then  click  the  Delete  button.  If  you   delete  a  sub-­‐mailbox,  the  system  does  not  change  the  ordinal  number  of  existing  sub-­‐mailboxes.  

If  you  create  another  sub-­‐mailbox,  the  system  creates  the  new  sub-­‐mailbox  and  reassigns  it  the   next  available  ordinal  number.    

NOTE:  When  a  sub-­‐mailbox  is  deleted,  all  of  the  messages  in  the  sub-­‐mailbox  are  also  deleted.  

38  |   P a g e  

 

18 Changing  Your  PIN  with  the  Voicemail  Web  Portal  

You  can  use  the  Voicemail  Portal  to  change  your  PIN  for  your  subscriber  account.  

To  change  your  PIN:  

1. Log  on  to  the  Telesystem  Voicemail  Web  Portal.  

2. Select  Settings  on  the  navigation  bar.  

3. Select  Change  PIN.  A  Change  PIN  page  similar  to  the  following  opens:  

 

 

4. In  the  Current  PIN  field,  enter  the  Personal  Identification  Number  you  are  currently  using  to   access  the  GUI  and  TUI.  

5. In  the  Enter  New  PIN  and  Re-­‐enter  New  PIN  fields,  enter  the  value  you  want  to  change  your  PIN   to.    

6. Click  Save.  A  confirmation  page  opens.  

 

39  |   P a g e  

19 Recordings  

The  Records  option  available  in  the  Telesystem  Voicemail  Web  Portal  is  not  a  supported  feature.  When   you  click  on  that  option  the  following  page  loads:  

 

 

Recordings  cannot  be  managed  from  the  GUI.  

 

 

40  |   P a g e  

 

20 Address  Book  

The  Address  Book  in  the  Voicemail  Web  Portal  is  where  you  can  add  contacts  to  your  voicemail  profile.  

These  contacts  can  also  be  added  to  a  List  by  clicking  the  New  List  button.  Once  the  lists  are  created   they  can  be  used  in  the  Notification  Rules.    

 

NOTE:  If  callers  have  a  private  or  blocked  Caller  ID,  entering  their  information  into  the  address  book   will  not  trigger  the  notification  rule  because  the  voicemail  system  will  not  be  able  to  match  the  call   record  with  the  Address  Book  entry.  

20.1 Create  Contacts  

To  add  a  new  contact,  click  the  New  Contact  button.  Provide  as  much  information  as  possible  for  the   available  fields.  At  minimum  you  must  enter  a  last  name  for  the  contact  in  order  to  save  an  entry.  Click   the  Save  button  to  save  the  entry.    

 

 

41  |   P a g e  

 

20.1.1 Import  Prompt  

If  you  wish  to,  you  can  also  import  an  audio  prompt  for  each  contact.  The  prompt  would  be  the  similar   to  the  Name  Announcement  that  contacts  on  the  same  voicemail  platform  have.  This  allows  you  to  have   an  prompt  attached  to  callers  calling  from  a  different  network.    

To  import  a  prompt,  click  on  the  contact  you  wish  to  add  the  prompt  to,  or  while  creating  a  new  contact,   click  on  the  Import  Prompt  button.    

Click  the  Choose  File  button  and  locate  the  compatible  .wav  file  for  the  recorded  prompt.    

NOTE:  For  prompt  files,  the  name  must  equal  the  last  name  of  the  contact  or  distribution  list  name,   spaces  are  not  allowed.  

Once  you  have  added  the  file,  click  the  Import  Now  button  to  import  the  file  to  your  voicemail  profile   address  book.  

 

20.2 Import  Contacts  

If  you  have  a  list  of  contacts  with  compatible  fields  in  a  Comma  Separated  Value  (.csv)  file,  you  can   import  the  contacts  into  your  Telesystem  Voicemail  Address  Book.  

To  Import  Contacts:  

1. From  the  Address  Book  page,  click  the  Import  Contacts  button.  

2. The  Import  Contacts  page  opens.  If  you  have  contacts  in  Outlook  but  you  are  not  familiar  with   how  to  export/retrieve  the  contacts,  click  the  link  labeled  “Help  on  exporting  contacts  from  

Outlook.”  

3. Click  the  Choose  File  button  and  locate  the  .csv  file  with  the  contacts  you  wish  to  import.    

NOTE:  For  .csv  files,  the  first  complete  address  will  be  imported  in  the  order:  Name,  Phone,  Email,  etc.  

Address  fields  may  be  truncated  if  they  are  too  long.    

4. Click  the  Import  Now  button  to  import  the  list  of  contacts  into  your  address  book.  Any  existing   contacts  will  be  merged  with  the  list.  

 

42  |   P a g e  

20.3 Exporting  Contacts  

The  Telesystem  Voicemail  System  allows  you  to  export  the  contacts  from  your  voicemail’s  Address  Book   into  another  application  such  as  Outlook.  

To  Export  Contacts:  

1. From  the  Address  Book  page,  click  the  Export  Contacts  button.    

2. A  file  system  menu  will  open.  By  default  the  file  produced  will  be  named  “MyContacts”  and  be  a  

Comma  Separated  Values  (.csv)  file.  Provide  a  local  directory  destination  for  the  file  and  click  the  

Save  button.  

20.4 Creating  a  Distribution  List  

Notification  Rules  can  only  be  applied  to  lists  rather  than  individuals.  Each  rule  (Voicemail  and  Fax  Mail)   can  only  be  pointed  to  one  list,  so  you  must  add  all  contacts  that  should  trigger  the  rule,  to  the  list.    

 

To  Create  a  New  List:  

1. From  the  Address  Book  page,  click  the  New  List  button.  

2. In  the  List  Name  field,  enter  a  name  for  this  list.    

3. Highlight  the  name  of  the  contact  you  wish  to  add  to  the  list  from  the  box  on  the  left  and  then   click  the  Add>>  button.  The  contact’s  name  will  be  moved  to  the  box  on  the  right.  Highlight  

 

43  |   P a g e  

contacts  in  the  box  on  the  left  and  then  click  the  <<Remove  button  move  the  contacts  back  to   the  box  on  the  left  and  remove  them  from  your  distribution  list.  

NOTE:  Holding  the  Control  (Ctrl)  button  on  the  keyboard  while  clicking  on  contact’s  names   will  allow  you  to  highlight  multiple  contacts  at  once  and  add  them  together.  Pressing  the  

SHIFT  key  on  the  keyboard  and  clicking  on  two  different  contacts  will  highlight  those   contacts  and  all  contacts  in-­‐between.    

4. Continue  step  3  until  you  have  added  all  of  the  contacts  you  need  on  the  list.    

5. Optionally,  add  a  prompt  for  the  list  by  clicking  the  Import  Prompt  button  or  proceed  to  step  6.     a. Click  the  Choose  File  button  and  locate  the  prompt  for  the  list.  

NOTE:  For  prompt  files,  the  name  must  equal  the  name  of  the   distribution  list  name,  spaces  are  not  allowed.  

b. Press  the  Import  Now  button  to  import  the  prompt.  

6. Click  the  Save  button  to  keep  your  changes.  

20.5 Delete  Contacts  or  Lists  

To  remove  a  contact  or  list  from  your  Address  Book:  

1. From  the  Address  Book  page,  click  on  the  check-­‐box  proceeding  any  contact  or  list  you  wish  to   remove.  Use  the  Select  All  and  Deselect  All  buttons  if  you  want  to  remove  or  un-­‐check  all  of  the   boxes.    

2. Click  the  Delete  button  to  delete  the  contact  or  list.    

3. A  pop-­‐up  notification  will  ask  you  “Are  you  sure  you  want  to  delete  the  selected  entries?”  Click  

OK  to  proceed  or  Cancel  to  keep  the  contact.    

 

20.6 Search  for  Contacts  

For  users  with  large  Address  Books,  you  may  search  for  contacts.  

To  search  for  a  contact:  

1. From  the  Address  Book  page,  choose  the  action  box  item  to  choose  what  criteria  to  search  by.  

Options  include:  First  Name,  Last  Name,  Nick  Name,  Voicemail  Number,  Email  Address,  and  

Distribution  List.  

2. Enter  the  criteria  into  the  text  box  that  follows.  Partial  searches  are  acceptable.  Only  1  character   is  required  to  perform  a  search.  

 

44  |   P a g e  

3. Click  the  Search  button.  

4. The  page  will  refresh  and  display  on  the  contacts  or  lists  where  the  selected  field  begins  with  the   characters  entered  into  the  search  box.    

 

   

 

45  |   P a g e  

 

Appendix  A:  Account  Information  

To  use  the  system  you  need  the  account  information  shown  in  the  following  table.  Ask  your   administrator  for  the  values  for  your  account,  and  use  the  table  to  organize  the  information.  

 

Information  

Mailbox  Owner  Name  

General  Access  Number  

Mailbox  Number  

Default  Personal  Identification  

Number  (PIN)  

Current  PIN  

 

Personal  Telephone  Number  

Email  Address  

URL  to  access  Web  application  

 

Your  Value  

 

567-­‐661-­‐0001  

 

1111  

 

 

  https://msgcollab.epiphanyic.com/VXView/VXView.do  

46  |   P a g e  

Appendix  B:  Telephone  User  Map  

The  telephone  user  map  on  the  next  page  provides  a  guide  to  the  top  level  voicemail  options  in  the  

Voicemail  TUI.  A  full  screen  PDF  copy  of  this  map  is  also  available  in  the  support  documents  section  of   our  website  at  http://Telesystem.us  

 

The  map  reflects  a  full-­‐featured  system.  When  you  access  your  mailbox,  the  system  plays  the  Main  

Menu  options.  The  options  that  you  hear  may  be  different  depending  on  the  services  available  on  your   system.  You  may  also  hear  different  options  if  your  administrator  customizes  the  top-­‐level  menu  on   your  system.  

 

 

47  |   P a g e  

 

48  |   P a g e  

 

 

Appendix  C:  Glossary  of  Terms  

This  appendix  is  a  glossary  of  terms  used  in  the  Telesystem  Voicemail  User  Guide  whereas  the   definitions  provided  are  for  the  specific  purposes  of  this  document  and  not  general  purposes.  

Term  

Access  Account  

Account  

Administrator  

Telesystem  (Root  

Service  Provider)  

Caller  

Codec  

CSV  

DTMF  

Definition  

Type  of  account  used  by  multiple  individuals  to  access  a  service.  For   example,  an  access  account  may  be  a  common  number  that  multiple   individuals  can  dial  to  access  messages.  The  behavior  of  an  access  account   depends  on  the  type  of  service.  Typically,  an  access  account  first  prompts   the  caller  for  additional  account  and/or  authentication  information,  such   as  a  PIN.  An  access  account  is  typically  associated  with  a  single  service,   such  as  Voicemail.  

Voicemail  delivers  all  services  on  behalf  of  accounts.  Some  accounts   represent  individual  subscribers  and  others  are  used  for  platform-­‐wide   access.  For  example,  you  can  provision  an  account  to  access  a  voicemail   system  or  to  log  in  to  an  individual  mailbox.  Each  account  corresponds  to   one  or  more  telephone  numbers.  

A  type  of  user  that  creates,  modifies,  and  deletes  organizations,  accounts,   and  COS  packages.  

The  entity  that  hosts  the  Voicemail  System.  The  Root  Service  Provider   manages  operation  of  the  platform,  controls  access  to  the  platform,   configures  the  platform  within  an  IP  network,  and  defines  a  set  of   customers  or  organizations)  that  interact  directly  with  service  personnel.  

A  caller  is  anyone  who  dials  into  the  Voicemail  System.  Typically,  the  term   caller  refers  to  anyone  who  dials  into  the  system  who  is  not  a  subscriber,   or  is  not  acting  as  a  subscriber  at  the  time.  A  person  who  leaves  a   message  for  a  subscriber  is  a  caller.    

Coder/decoder;  an  algorithm  that  converts  speech  conversations  to  and   from  a  stream  of  digital  data.  

Comma  Separated  Values.  Format  of  a  text  file  that  contains  the  values  in   a  table  as  a  series  of  text  lines  organized  so  that  each  column  value  is   separated  by  a  comma  from  the  next  column’s  value  and  each  row  starts   a  new  line.  The  bulk  provisioning  option  requires  an  input  provision  file  in  

CSV  format.  

Dual  Tone  Multi  Frequency.  The  tones  generated  by  touch-­‐tone   telephones.  Each  key  you  press  on  the  phone  generates  two  tones  of   specific  frequencies  –  one  tone  is  generated  from  a  high-­‐frequency  group   of  tones  and  the  other  from  a  low  frequency  group  of  tones.  

Voicemail  Portal  

Messaging  &  

Collaboration  Admin  

Web  application  that  allows  administrators  to  provision  accounts.  

Voicemail  Portal  

G.711  

A  web-­‐based  application  that  subscribers  use  to  customize  mailbox   preferences,  setup  notification  options,  manage  voice  messages,  and   create  person  address  books.  

An  ITU  standard  codec  that  converts  analog  speech  (audio)  to  a  stream  of   digital  data  and  back  again.  

49  |   P a g e  

 

Term  

HTTP  

MWI  

Notification  

PIN  

Service  

T.30  

T.38  

TON  

TUI    

Voicemail  

VoiceXML  

WAV  

Service  Settings  

SIP  

Subscriber  

Subscriber  Account  

Definition  

Hypertext  Transfer  Protocol.  The  set  of  rules  for  transferring  files  (text,   graphics,  sound,  video,  and  other  multimedia  files)  on  the  World  Wide  

Web.  As  soon  as  a  Web  user  opens  their  browser,  the  user  is  using  HTTP.  

Message  Waiting  Indicator.  A  phone  system  device  such  as  a  light  on  a   telephone  or  a  distinctive  dial  tone  that  alerts  a  subscriber  to  the  arrival   of  a  new  message.  Telesystem  Voicemail  supports  SIP,  SMDI,  and  SMPP   message  waiting  indicators.  

The  Voicemail  System  locates  you  at  your  home,  office,  cell  phone,  and/or   delivers  new  messages  when  they  arrive.    

Personal  Identification  number.  A  passcode  of  4  to  15  digits  used  to   access  an  account.  

Each  application  contains  a  set  of  services.  A  service  is  an  application-­‐ specific  component  that  provides  useful  functionality.  Available  services   vary  depending  on  the  applications  licensed  on  the  system.  

Each  service  has  settings  that  control  it.  For  example,  the  sub-­‐mailboxes   service  includes  the  settings  Maximum  Sub-­‐mailbox  Limit  and  Enable  

Master  Access  to  Sub-­‐mailboxes.  Some  settings  are  available  for  multiple   services.  

Session  Initiation  Protocol.  An  Internet  standard  used  to  initiate,  manage,   an  terminate  interactive  sessions  between  one  or  more  users  on  the  

Internet.  

An  individual  who  has  access  to  a  mailbox  or  service  on  the  system.  

Subscribers  are  the  main  users  of  the  Telesystem  Voicemail  System.  

An  account  that  represents  an  individual  subscriber.  For  example,  you   associate  each  voicemail  user  with  a  subscriber  account.  A  subscriber   account  can  be  given  access  to  several  services  such  as  Voicemail  and  

 

Auto-­‐Attendant  services.    

ITU  recommendation  that  specifies  a  fax  communications  protocol  for  

Group  3  fax.  This  recommendation  describes  how  to  establish  and   terminate  communications  between  Group  3  fax  machines.  

ITU  recommendation  that  describes  the  features  necessary  to  transfer  fax   documents  in  real-­‐time  between  two  standard  Group  3  fax  terminals  over   the  Internet  or  other  networks  using  IP  protocols.  

Type  of  Number.  Indicates  the  type  of  number  sent  to  an  SMSC  server  

Telephone  User  Interface.  Describes  all  user  interaction  with  the   telephone,  typically  through  interactive  voice  response  systems.  

A  message  deposited  in  a  caller’s  voice  and  retrieved  by  the  subscriber  at   their  convenience  from  any  touchtone  phone  or  web  portal.  

Voice  Extensible  Markup  Language.  Web-­‐based  markup  language  for   representing  audio  dialogs  that  feature  synthesized  speech,  digitized   audio,  recognition  of  spoken  and  DTMF  key  input,  recording  of  spoken   input,  telephony,  and  mixed-­‐initiative  conversations.  

Waveform.  Windows’  native  file  format  for  storing  audio  data.  WAV   sound  files  end  with  the  .wav  extension.  

50  |   P a g e  

Term  

 

XML  

Definition  

eXtensible  Markup  Language.  The  tag-­‐oriented  language  of  web  services.  

XML  is  a  standardized  set  of  rules  for  adding  structure  to  data  using  a  set   of  markup  tags.    

 

51  |   P a g e  

Was this manual useful for you? yes no
Thank you for your participation!

* Your assessment is very important for improving the work of artificial intelligence, which forms the content of this project

Download PDF

advertisement