CS-179-RIC Madera County FR

CS-179-RIC Madera County FR
Étude de
cas
Gouvernement
COMTÉ DE MADERA, CALIFORNIE
Mettre en œuvre des solutions technologiques novatrices pour faire
progresser la mission du comté.
« Ricoh était prêt à prendre les
mesures nécessaires afin de fournir
une assistance et des occasions à
tous nos services départementaux.
Ils ont été un véritable partenaire,
pas un simple fournisseur. »
—Eric Fleming
Directeur municipal,
Comté de Madera
À PROPOS DU CLIENT
Le comté de Madera en Californie est situé dans la Vallée centrale et le district de la Sierra Nevada au
nord du comté de Fresno en Californie. Desservant une population de plus de 152 000, la mission du
gouvernement du compté est de desservir l’intérêt du public de façon financièrement responsable en
fournissant un service à la clientèle efficace et rentable, en promouvant la santé et la sécurité publique,
tout en créant de nouvelles possibilités de partenariats au moyen d’une économie diversifiée.
DÉFI
Comme plusieurs organismes gouvernementaux des États-Unis, le comté de Madera devait trouver
des façons novatrices de réaliser sa mission de servir le public en devant composer avec des budgets
restreints et des niveaux de personnel réduits. Le comté possédait un parc d’appareils d’impression
vieillissant dont des installations dataient de 2004 et plusieurs appareils avaient été remis à neuf, ce qui
entraînait une augmentation des coûts d’entretien. De plus, il y avait plus de 400 appareils autonomes
dans l’ensemble des services départementaux qui augmentaient les coûts d’impression. En outre,
chaque service avait cloisonné les logiciels de flux de travaux administratifs afin de les personnaliser
en fonction des besoins uniques des services, ce qui entravait le partage de l’information entre les
services. Finalement, les départements du comté allaient déménager dans une installation partagée
qui n’avait pas l’espace adéquat pour entreposer les quelques 100 classeurs à quatre tiroirs du comté
remplis de dossiers papier.
SOLUTION
Ayant déjà une relation de plus de 20 ans avec le gouvernement du comté de Madera, Ricoh s’est
associé au comté afin de traiter ses nombreux besoins et de trouver des solutions novatrices afin
d’améliorer son flux de travaux et de réduire les coûts associés à sa gestion de l’impression et de
documents. L’équipe Ricoh a travaillé directement avec chacun des départements pour s’assurer que
les besoins uniques étaient satisfaits, écouter les préoccupations et offrir des conseils sur des solutions
personnalisées afin de répondre aux exigences des départements. Ricoh a conçu un rajustement
de parc à plusieurs étapes afin de remplacer les appareils d’impression vieillissants par des produits
multifonctions (MFP) Ricoh plus rentables ayant des capacités de numérisation, d’impression et de
copie en réseau.
DÉFI
SOLUTION
RÉSULTATS
• Rajustement d’un parc d’appareils
vieillissants et réduction des coûts
d’impression
• Amélioration du partage
d’information entre les départements
• Trouver une solution pour
l’entreposage des dossiers dans une
nouvelle installation
• Un rajustement de parc en plusieurs
étapes avec des MFP rentables
• Solutions logicielles pour permettre
le partage d’information entre les
départements
• Un plan de conversion sécuritaire
des anciens dossiers aux fins de
numérisation
• Réduction des coûts de location et
d’entretien du parc
• Économies annuelles d’environ
1,5 million $ pour l’impression
• Flux de travaux rationalisé
• Remplacer les dossiers papier par une
solution de documents numériques.
Étude de
cas
SOLUTION
Les services de gestion d’appareils proactifs de Ricoh aident
les employés du comté à concentrer leur temps à desservir les
électeurs plutôt qu’à réparer les appareils.
« Ricoh a élaboré un excellent plan pour introduire de nouveaux
appareils plus économiques dans l’ensemble des services qui nous
permettraient non seulement de réduire nos coûts d’impression
et d’améliorer notre efficacité, mais aussi de progresser vers un
environnement sans papier », affirme Eric Fleming, directeur
municipal, comté de Madera.
L’équipe Ricoh a donné une formation exhaustive aux employés du
comté afin de renforcer les meilleures pratiques en ce qui concerne
l’impression économique et efficace. La formation a été bien reçue
par les membres du personnel du comté qui ont appris comment
utiliser le centre d’impression de production centralisé prévu afin
de réduire les coûts liés à l’impression, ainsi que les fonctions
avancées des MFP comme l’impression recto-verso et l’impression
en noir et blanc plutôt qu’en couleur. « Tout le monde a apprécié
la grande attention de l’équipe Ricoh qui a aidé nos employés à
tirer le maximum de la technologie que nous avons maintenant »,
partage Darin McCandless, adjoint au directeur municipal.
Le rajustement par étape du parc d’appareils du comté de Madera
permet au comté d’économiser 41 753 $ annuellement sur les
coûts de location par rapport à son parc précédent. Le comté
économise 50 220 $ additionnels sur les coûts d’entretien du
parc. De plus, des économies d’environ 1,5 million $ sont réalisées
annuellement grâce aux pratiques d’impression plus économiques.
On estime que la prochaine migration par étape permettra
d’épargner 34 % sur les coûts associés aux modèles existants. De
plus, les coûts de copie ont été réduits de 50 % par copie pour la
plupart des appareils.
Les flux de travaux et le partage d’information ont été rationalisés
à l’échelle des départements du comté grâce à l’automatisation
personnalisée des logiciels pour le partage de documents. Le
personnel du comté a également apprécié la nouvelle capacité
d’accéder aux appareils en ligne pour voir quand le toner devait
être remplacé, voir l’utilisation et gérer les fournitures plus
efficacement.
Grâce à la conversion des dossiers au format numérique, on
prévoit permettre au comté d’économiser plus de 200 000 $ au
cours de l’année financière actuelle et 300 000 $ additionnels
au cours des quatre prochaines années. Le comté prévoit utiliser
l’expertise de Ricoh plus loin à l’avenir au moyen d’un centre
de services partagés qui fournira des services de gestion de
l’impression de production et de courrier. Un rajustement du parc
d’imprimantes de bureau est également prévu à l’avenir.
En tirant parti des capacités des nouveaux MFP, l’équipe Ricoh
a aussi développé des solutions logicielles de numérisation qui
ont permis aux divers services départementaux de partager de
l’information tout en maintenant les applications dorsales uniques
développées pour leur flux de travaux. Ces solutions ont permis
de réaliser plusieurs améliorations au niveau des flux de travaux,
y compris permettre aux départements de numériser les dossiers
fermés directement dans un programme Laserfiche. « Mettre en
œuvre ce genre de solution automatisée nous a permis de réaliser
d’importantes économies de ressources », dit Fleming.
www.ricoh.ca
© 2015 Ricoh Canada Inc. Tous droits réservés. Ricoh® et le logo Ricoh sont des marques de commerce enregistrées de Ricoh Company, Ltd. Tous les autres noms d’entreprise, noms
de produits et toutes les autres marques de commerce sont la propriété de leur propriétaire respectif.
Was this manual useful for you? yes no
Thank you for your participation!

* Your assessment is very important for improving the work of artificial intelligence, which forms the content of this project

Download PDF

advertisement