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SAP Crystal Reports
Document Version: 2011 Support Package 6 - 2013-09-06
Manual del usuario de SAP Crystal Reports 2011
Tabla de contenidos
1
Historial de documentos. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19
2
Introducción a SAP Crystal Reports 2011. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 20
2.1
Acerca de Crystal Reports. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 20
2.2
Acerca de la documentación de Crystal Reports. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .20
2.2.1
Localice la información con rapidez. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 21
2.2.2
Ejemplos de informes. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 21
3
Inicio rápido. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 22
3.1
Uso de Crystal Reports. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 22
3.1.1
3.2
3.3
3.4
Datos de ejemplo - Xtreme.mdb. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 22
Asistentes para la creación de informes. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .22
3.2.1
Estándar. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .23
3.2.2
Tabla de referencias. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 23
3.2.3
Etiquetas de correo. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 23
3.2.4
OLAP. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 24
Inicio rápido para usuarios inexpertos. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 24
3.3.1
Antes de comenzar. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 24
3.3.2
Creación de informes. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 25
3.3.3
Selección de registros. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 37
3.3.4
Agrupamiento y ordenamiento. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 41
3.3.5
Finalización del informe. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 45
Inicio rápido para usuarios avanzados. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 46
3.4.1
Para elegir un tipo de informe y un origen de datos. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 46
3.4.2
Trabajo con elementos de informe en la ficha Diseño. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 46
3.4.3
Uso de otras funciones de informes. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 48
4
Conceptos de diseño de informes. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 51
4.1
Diseño básico de informes. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 51
4.2
Decisiones sobre el contenido del informe. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 51
4.3
4.2.1
Formulación del propósito. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 51
4.2.2
Determinación de la presentación del informe . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 52
4.2.3
Búsqueda de datos. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 53
4.2.4
Manipulación de datos. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 54
4.2.5
Características del área de impresión. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 55
Desarrollo de un prototipo en papel. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 57
4.3.1
Para diseñar un prototipo en papel. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 58
5
Introducción a la creación de informes. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 59
5.1
Opciones en la creación de informes. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 59
2
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Tabla de contenidos
5.2
5.3
5.4
5.5
Elección de campos de bases de datos y orígenes de datos. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 60
5.2.1
El Asistente de base de datos. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 60
5.2.2
El Explorador de campos. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 62
Acerca del entorno de diseño de informes. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 64
5.3.1
Ficha Diseño. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 64
5.3.2
Ficha Vista previa. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 68
5.3.3
Vista previa HTML (ficha). . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 72
Crear un nuevo informe. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 72
5.4.1
Selección del origen de datos. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 72
5.4.2
Cómo agregar tablas. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 73
5.4.3
Cómo vincular varias tablas. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 74
5.4.4
Ubicación de datos en el informe. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .76
5.4.5
Campos BLOB (Binary Large Object, Objeto binario grande). . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 83
5.4.6
Formato de datos. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 83
5.4.7
Selección de registros. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 84
5.4.8
Agrupación, orden y totalización de datos. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 84
5.4.9
Utilización de la opción de profundizar en datos resumidos. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 85
5.4.10
Cómo aumentar o reducir la vista de un informe. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 85
5.4.11
Insertar encabezados y pies de página. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .85
5.4.12
Agregar una página de título al informe. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 86
5.4.13
Cómo agregar un resumen de información al informe. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 87
Exploración de informes y trabajo con varios informes. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 88
5.5.1
El Explorador de informes. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 88
5.5.2
Trabajo. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 90
5.5.3
El Comprobador de dependencias. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 91
5.5.4
Abrir y acoplar exploradores. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .92
5.6
Más allá de los informes básicos. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 93
6
Repositorio de SAP BusinessObjects Enterprise. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 95
6.1
¿Qué es el Repositorio de SAP BusinessObjects Enterprise?. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 95
6.1.1
6.2
Flujo de trabajo. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 96
Acceder al Repositorio de SAP BusinessObjects Enterprise. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 97
6.2.1
Para abrir el Repositorio de SAP BusinessObjects Enterprise. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .97
6.3
Barra de herramientas del explorador del repositorio. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 98
6.4
Adición de subcarpetas y subcategorías al repositorio. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 99
6.4.1
6.5
6.6
Para agregar una nueva subcarpeta o subcategoría. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 99
Agregar elementos al repositorio. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 99
6.5.1
Adición de un objeto de texto o una imagen de mapa de bits. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 100
6.5.2
Adición de un objeto de texto o una imagen de mapa de bits: otro método. . . . . . . . . . . . . . 100
6.5.3
Agregar una función personalizada. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 101
6.5.4
Agregar un comando. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 101
Utilizar objetos de repositorio en informes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 102
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Tabla de contenidos
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3
6.7
6.6.1
Adición de un objeto de texto o una imagen de mapa de bits a un informe. . . . . . . . . . . . . . . 102
6.6.2
Agregar una función personalizada a un informe. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 103
6.6.3
Agregar un comando a un informe. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 103
6.6.4
Agregar una lista de valores a un parámetro. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 104
Modificar objetos del repositorio. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 104
6.7.1
6.8
Actualizar objetos conectados al repositorio en informes. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .105
6.8.1
6.9
Para modificar un objeto de repositorio. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 104
Para establecer la opción de actualización. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 105
Eliminar elementos del repositorio. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .106
6.9.1
Para eliminar un objeto del repositorio. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 106
6.10
Utilizar la función Deshacer en el repositorio. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .107
7
Diseño de informes optimizados en el Web. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 108
7.1
Información general. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 108
7.1.1
7.2
Estrategias clave para la optimización de informes en el Web. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .109
Escalar con la plataforma SAP BusinessObjects Business Intelligence . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 109
7.2.1
Tiempos de evaluación para las funciones de fecha de la plataforma SAP BusinessObjects
Business Intelligence . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 110
7.3
7.4
7.5
7.6
4
Selección de las opciones de diseño adecuadas. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 111
7.3.1
Uso de formatos de informe más rápidos. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 111
7.3.2
Elección entre datos dinámicos y datos guardados. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 112
7.3.3
Diseño de informes de resumen. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 113
7.3.4
Uso de subinformes con precaución. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 114
7.3.5
Uso de otros elementos de diseño de forma eficaz. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .115
7.3.6
Diseño de informes para optimizar el uso compartido de los datos. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 116
Simplificar el entorno de elaboración de informes. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 117
7.4.1
Selección de la base de datos y la conexión más rápida. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 117
7.4.2
Uso de índices de tablas. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 117
7.4.3
Mejora de las opciones de vinculación de tablas. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .117
7.4.4
Uso de controladores de bases de datos compatibles con el proceso. . . . . . . . . . . . . . . . . . 118
7.4.5
Uso de procedimientos almacenados para un procesamiento más rápido. . . . . . . . . . . . . . . 119
Uso de fórmulas de selección de registros mejoradas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 119
7.5.1
Procesamiento de la selección de registros (ejemplo). . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 120
7.5.2
Sugerencias sobre el rendimiento de la selección de registros. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 121
7.5.3
Estrategias para escribir fórmulas de selección de registros eficaces. . . . . . . . . . . . . . . . . . 122
7.5.4
Incorporación de campos de parámetro a las fórmulas de selección de registros. . . . . . . . . . 125
7.5.5
Uso de enunciados SQL donde sea adecuado. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 125
Mejora del agrupamiento, el ordenamiento y el cálculo de totales. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 126
7.6.1
Ejecución de agrupamiento en servidor. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 126
7.6.2
Ventajas de agrupar en el servidor (ejemplo). . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 127
7.6.3
Uso de enunciados SQL para agrupamientos, ordenamientos y totales. . . . . . . . . . . . . . . . . 128
7.6.4
Uso de enunciados SQL para Lógica Case. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 128
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Tabla de contenidos
7.6.5
Inserción de campos de resumen y de total acumulado donde sea posible. . . . . . . . . . . . . . 129
8
Selección de registros. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 130
8.1
Selección de registros. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 130
8.2
8.1.1
Opciones para seleccionar registros. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 130
8.1.2
Como determinar que campo(s) usar. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 131
8.1.3
Uso del Asistente de selección. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 131
8.1.4
Uso de las fórmulas. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 133
8.1.5
Interacción entre el Asistente de selección y el Editor de fórmulas. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 133
8.1.6
Fórmulas de selección de datos guardados. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .135
Uso de las plantillas de fórmulas. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 135
8.2.1
Plantillas de fórmulas de selección de registros. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .135
8.3
Procesamiento de la selección de registros en el servidor de la base de datos. . . . . . . . . . . . . . . . . . . 138
8.4
Cómo solucionar problemas en fórmulas de selección de registros. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .138
8.4.1
Para solución de problemas de fórmulas de selección de registros. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 139
8.4.2
Corrección de selecciones que no generan datos. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 140
9
Ordenamiento, agrupamiento y cálculo de totales. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 142
9.1
Ordenación de datos. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 142
9.2
9.3
9.4
9.5
9.1.1
Descripción de las opciones de ordenación. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .142
9.1.2
Ordenación de un campo y de múltiples campos. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .144
9.1.3
Controles de ordenación. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .145
Agrupar datos. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 148
9.2.1
Agrupar datos. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 148
9.2.2
Creación de grupos personalizados. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 149
9.2.3
Ordena grupos de forma condicional. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 150
9.2.4
Ordenamiento de registros en grupos. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 152
9.2.5
Selección de grupos. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 153
9.2.6
Agrupar datos en intervalos. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .157
9.2.7
Agrupar basándose en la primera letra del nombre de una compañía. . . . . . . . . . . . . . . . . . 159
9.2.8
Agrupar datos jerárquicamente. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .160
9.2.9
Edición de grupos. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 166
Resumen de datos agrupados. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 166
9.3.1
Para resumir datos agrupados. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 166
9.3.2
Orden de grupos por valores resumidos. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 167
9.3.3
Selección de los primeros N o últimos N grupos o porcentajes. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 168
9.3.4
Selección de los primeros o últimos grupos o porcentajes de forma condicional. . . . . . . . . . 170
Cálculo de subtotales. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 171
9.4.1
Cálculo de subtotales de datos. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .171
9.4.2
Extensión de precios y cálculo de subtotales de las extensiones. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 172
Porcentajes. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 174
9.5.1
Cálculo de un porcentaje. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .174
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5
9.6
Encabezados de grupo. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 175
9.6.1
Creación de encabezados de grupo. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 175
9.6.2
Supresión de encabezados de grupos. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 180
9.6.3
Profundización en encabezados de grupo. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 180
10
Totales acumulados. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 181
10.1
Descripción de los totales acumulados. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 181
10.1.1
10.2
10.3
Funcionamiento de los totales acumulados. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 181
Creación de totales acumulados. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 182
10.2.1
Creación de totales acumulados en una lista. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .182
10.2.2
Crear totales acumulados de grupos. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 183
10.2.3
Crear totales acumulados condicionales. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 184
10.2.4
Cómo crear totales acumulados en una relación de vínculo de uno a varios. . . . . . . . . . . . . . 186
Creación de totales acumulados usando una fórmula. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 187
10.3.1
Para crear totales acumulados usando una fórmula. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 188
11
Informes de sección múltiple. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .190
11.1
Sobre las secciones. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 190
11.2
Trabajo con secciones. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .191
11.3
11.4
11.5
11.2.1
Inserción de una sección. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 191
11.2.2
Eliminación de una sección. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 191
11.2.3
Cómo mover una sección. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 192
11.2.4
Combinación de dos secciones relacionadas. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 192
Cómo dividir y ajustar el tamaño de secciones. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 194
11.3.1
División de una sección. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .194
11.3.2
Ajuste del tamaño de una sección. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 194
Uso de las secciones múltiples en un informe . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .195
11.4.1
Cómo evitar que objetos de longitud variable se sobrescriban entre sí. . . . . . . . . . . . . . . . . .195
11.4.2
Eliminación de líneas en blanco cuando los campos están vacíos. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 196
11.4.3
Adición de líneas condicionales en blanco. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .197
Cartas modelo. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 198
11.5.1
Trabajo con objetos de texto. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 198
11.5.2
Creación de una carta modelo usando un objeto de texto. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 200
11.5.3
Impresión de mensajes condicionales en cartas modelo. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 206
12
Formato. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .207
12.1
Conceptos de formato. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 207
12.2
Uso de una plantilla. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 207
6
12.2.1
Aplicar una plantilla. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 208
12.2.2
Eliminación de una plantilla aplicada. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 209
12.2.3
Nueva aplicación de la última plantilla seleccionada. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 210
12.2.4
Utilización de objetos de campo de plantilla. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 210
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Tabla de contenidos
12.2.5
12.3
Consideraciones sobre plantillas. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 211
Uso del entorno de diseño de informes. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .213
12.3.1
Características de la sección. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 213
12.3.2
Cómo hacer que un objeto se expanda a las siguientes secciones. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 214
12.3.3
Formularios preimpresos. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 216
12.3.4
Columnas múltiples. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 216
12.3.5
Ocultar secciones de informes. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .217
12.3.6
Ocultar objetos de informes. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 217
12.3.7
Colocación de objetos basados en texto. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 220
12.3.8
Colocación de objetos de texto con varias líneas. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .224
12.3.9
Importación de objetos basados en texto desde un archivo. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 225
12.3.10
Espaciado entre objetos basados en texto. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 225
12.3.11
Para permitir representación de campo de desbordamiento. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 232
12.3.12
Selección de varios objetos. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .233
12.3.13
Ubicación vertical. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 234
12.3.14
Inserción de espaciado entre caracteres y líneas. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 235
12.3.15
Configuración de tamaños de fuente fraccionarios. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 235
12.3.16
Definición del tamaño y la orientación de la página. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 236
12.3.17
Configuración de márgenes de página. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 237
12.3.18
Fuentes TrueType. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 238
12.3.19
Controladores de impresoras. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 238
12.3.20
Formato de un informe para su visualización en Web. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 239
12.4
Propiedades de formato. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .240
12.5
Trabajo con formato absoluto. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .240
12.6
12.5.1
Adición de bordes, color y sombreado a un campo. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 240
12.5.2
Crear un informe, una sección, un área o un objeto de solo lectura. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 241
12.5.3
Bloquear el tamaño y la posición de un objeto. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 242
12.5.4
Cambio de los formatos predeterminados de campo. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 242
12.5.5
Cómo agregar o editar líneas y cuadros. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 245
12.5.6
Agregar y editar cuadros. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 246
12.5.7
Comportamiento esperado del formato de línea y cuadro. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 247
12.5.8
Adición de formas a un informe. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .249
12.5.9
Escala, recorte y tamaño de objetos. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 249
12.5.10
Uso de formatos de contabilidad convencionales. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 250
12.5.11
Repetición de objetos de informe en páginas horizontales. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 251
12.5.12
Uso del espacio en blanco entre filas. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 253
Trabajo con formato condicional. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 256
12.6.1
Propiedades condicionales de activación o desactivación. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 256
12.6.2
Propiedades de atributo condicional. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 257
12.6.3
Cambio de los márgenes de forma condicional. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 259
12.6.4
Cambiar la posición X de forma condicional. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 260
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7
12.7
12.6.5
Crear pies de página después de la primera página. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 261
12.6.6
Usar el Asistente de resaltado. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .262
12.6.7
Deshacer/Rehacer actividades. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 265
Uso de la herramienta Copiar formato. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 266
12.7.1
12.8
Para copiar y aplicar formato. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 267
Uso de códigos de barras. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 268
12.8.1
Adición de un código de barras. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 268
12.8.2
Cambio de la apariencia de un código de barras. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 269
12.8.3
Eliminación de un código de barras. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 269
13
Crear gráficos. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 271
13.1
Conceptos sobre la creación de gráficos. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .271
13.2
13.1.1
Introducción general sobre la creación de gráficos. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 271
13.1.2
Esquemas de gráficos. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 272
13.1.3
Tipos de gráficos. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 273
13.1.4
Ubicación de un gráfico . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 276
13.1.5
Profundización con gráficos. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 277
13.1.6
Profundización con leyendas. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .277
Crear gráficos. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 277
13.2.1
Creación de gráficos basados en campos de detalle o de fórmula (organización avanzada)
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 277
13.2.2
Creación de gráficos basados en campos de resumen o de subtotal (organización de
grupo). . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 278
13.2.3
Creación de gráficos basados en resúmenes de tablas de referencias (organización de
tabla de referencias). . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 279
13.2.4
13.3
Creación de gráficos basados en un cubo OLAP (organización OLAP). . . . . . . . . . . . . . . . . 280
Uso de gráficos. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 281
13.3.1
Edición de gráficos mediante el Asistente de gráficos. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 282
13.3.2
Edición de gráficos mediante las opciones del menú Opciones de gráfico. . . . . . . . . . . . . . . 282
13.3.3
Edición de gráficos usando otras opciones del menú. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .283
13.3.4
Uso de las funciones de zoom en gráficos de barras y de líneas. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 284
13.3.5
Organización automática de gráficos. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .285
13.3.6
Aplicación de formato a gráficos. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 285
13.3.7
Uso de la función de subyacer en gráficos. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 286
14
Asignación. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 288
14.1
Conceptos de la creación de mapas. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 288
14.2
8
14.1.1
Introducción general sobre la creación de mapas. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 288
14.1.2
Esquemas de mapa. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 288
14.1.3
Tipos de mapas. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 289
14.1.4
Dónde ubicar un mapa. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 292
14.1.5
Traspasar usando mapas. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 292
Creación de mapas. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 292
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Tabla de contenidos
14.2.1
Creación de mapas sobre campos de grupo (organización de grupo). . . . . . . . . . . . . . . . . . 293
14.2.2
Creación de mapas sobre resúmenes de tabla de referencias (organización de tabla de
referencias). . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 294
14.2.3
14.3
Creación de mapas sobre un cubo OLAP (organización OLAP). . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .295
Trabajo con mapas. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 297
14.3.1
Cómo editar mapas usando el Asistente de mapa. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 297
14.3.2
Cambio del título del mapa. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 297
14.3.3
Cambio del tipo de mapa. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 297
14.3.4
Cambio de las capas del mapa. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 298
14.3.5
Solución de inconsistencias de datos. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 299
14.3.6
Modificación del mapa geográfico. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .300
14.3.7
Aplicación de zoom a un mapa. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 300
14.3.8
Panorámica de un mapa. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 301
14.3.9
Centrar un mapa. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 301
14.3.10
Ocultar y visualizar el navegador de mapa. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 301
14.3.11
Cómo cambiar el borde de un mapa . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 302
14.3.12
Para subyacer un mapa. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 303
15
OLE. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 304
15.1
Información general de OLE. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 304
15.2
15.1.1
Terminología OLE. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 304
15.1.2
Tipos de objetos OLE. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 305
15.1.3
Consideraciones generales acerca de OLE. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 305
Inserción de objetos OLE en informes. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 306
15.2.1
Para copiar y pegar objetos OLE . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .306
15.3
Cómo se representan los objetos OLE en un informe. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .307
15.4
Edición de objetos OLE en informes. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .307
15.5
15.6
15.7
15.4.1
Edición directa. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 307
15.4.2
Comandos de menú de OLE dinámico. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 307
15.4.3
OLE y el comando Insertar imagen. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 308
Trabajo con Objetos OLE estáticos. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 308
15.5.1
Inserción de un objeto OLE estático. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 309
15.5.2
Conversión de un objeto OLE estático en dinámico. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 309
15.5.3
Conversión de un objeto OLE estático en una imagen de mapa de bits vinculada. . . . . . . . . . 310
Objetos incrustados en relación con vinculados. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .311
15.6.1
Objetos incrustados. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 311
15.6.2
Objetos vinculados. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 312
Integración de objetos Shockwave Flash (SWF). . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 313
15.7.1
Imprimir objetos Shockwave Flash (SWF). . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .313
15.7.2
Adición de un objeto SWF de Xcelsius a un informe. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 314
15.7.3
Uso del enlace de datos para enlazar un objeto SWF de Xcelsius a un informe. . . . . . . . . . . . 315
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Tabla de contenidos
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9
16
Objetos de tablas de referencias. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 317
16.1
¿Qué es un objeto de tabla de referencias?. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 317
16.2
Ejemplo de tabla de referencias. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 318
16.3
16.2.1
Informe de datos de pedido sin ordenar ni agrupar. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 319
16.2.2
Informe de datos de pedido agrupados por región. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .319
16.2.3
Informe de datos de pedido agrupados por producto. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 320
16.2.4
Informe de datos de pedido agrupados por región y producto. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 321
16.2.5
Datos de pedido en un objeto de tabla de referencias. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 322
Creación de un informe de tabla de referencias. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 323
16.3.1
Para crear un nuevo informe de tabla de referencias. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 324
16.3.2
Para agregar una tabla de referencias a un informe existente. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .324
16.3.3
Especificación del origen de datos. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 325
16.3.4
Modificación de los vínculos. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 326
16.3.5
Adición de un gráfico. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 326
16.3.6
Selección de registros. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 326
16.3.7
Definición de la estructura de la tabla de referencias. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 327
16.3.8
Aplicación de un estilo predefinido y finalización del informe. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 327
16.3.9
Adición de una tabla de referencias a un informe existente mediante el Asistente de tablas
de referencias. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 328
16.4
16.5
16.6
Trabajo con tablas de referencias. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 330
16.4.1
Mostrar valores como porcentajes. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 330
16.4.2
Abreviar campos resumidos grandes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 331
16.4.3
Personalizar etiquetas de fila y de columna. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 332
16.4.4
Utilización de totales acumulados en tablas de referencias. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 332
16.4.5
Impresión de tablas de referencias que se distribuyen en múltiples páginas . . . . . . . . . . . . . 333
Formato de tablas de referencias. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 334
16.5.1
Modificación del ancho, alto y alineación de las celdas de tablas de referencias. . . . . . . . . . . 334
16.5.2
Formato del color de fondo de filas y columnas completas. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .335
16.5.3
Formato de campos de manera individual. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 335
16.5.4
Formato de varios campos a la vez. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 335
16.5.5
Eliminación de datos de tablas de referencias. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .335
16.5.6
Presentación horizontal de campos resumidos. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .337
Funciones avanzadas de tablas de referencias. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 337
16.6.1
Miembros calculados. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 337
16.6.2
Resúmenes incrustados. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 341
17
Creación de consultas. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 343
17.1
Conexión con un universo. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .343
17.1.1
17.2
10
Para conectarse con un universo. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .343
Definición de la selección de datos para una consulta. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 343
17.2.1
Para elaborar una consulta sencilla. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 344
17.2.2
Para crear una consulta combinada. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .345
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Tabla de contenidos
17.2.3
17.3
Edición de una consulta existente. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 346
17.3.1
17.4
17.5
17.6
Referencia rápida a objetos. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 345
Para editar una consulta existente. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 346
Visualización del código SQL de una consulta. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 347
17.4.1
Para ver el código SQL al crear una consulta. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 347
17.4.2
Para ver el código SQL una vez creada una consulta. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 347
Filtros y peticiones de orden de consulta. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 348
17.5.1
Creación de filtros de consulta. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 348
17.5.2
Elaboración de peticiones de orden. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 349
17.5.3
Combinación de filtros y peticiones de orden de consulta. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 350
17.5.4
Utilización de Y u O para combinar filtros de consulta. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 350
17.5.5
Referencia rápida a operadores de filtro de consulta. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 351
17.5.6
Edición y eliminación de filtros de consulta. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .352
Filtrado de datos mediante subconsultas y clasificación de base de datos. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .353
17.6.1
¿Qué es una subconsulta?. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 353
17.6.2
Creación de una subconsulta. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 354
17.6.3
¿Qué es una clasificación de base de datos?. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .355
17.6.4
Creación de una clasificación de base de datos. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .356
18
Creación y actualización de informes OLAP. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 359
18.1
Informes OLAP con Crystal Reports. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 359
18.1.1
18.2
18.3
18.4
18.5
Objetos de cuadrícula OLAP. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 360
Creación de un informe OLAP. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 360
18.2.1
Para crear un informe OLAP. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 360
18.2.2
Especificación del origen de datos. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 361
18.2.3
Definición de la estructura de la cuadrícula. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 361
18.2.4
Establecer dimensiones de sectores y especificar el número de cuadrículas. . . . . . . . . . . . . 363
18.2.5
Aplicación de un estilo predefinido. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 364
18.2.6
Inserción de un gráfico. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 365
Actualización de la ubicación de una base de datos OLAP. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 366
18.3.1
Para actualizar la ubicación de un cubo en un objeto de cuadrícula OLAP. . . . . . . . . . . . . . . 366
18.3.2
Para actualizar la ubicación de la base de datos. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 367
Dar formato a datos en una cuadrícula OLAP. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 368
18.4.1
Cambio del color de fondo de una dimensión. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 368
18.4.2
Crear un alias para una dimensión. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .369
18.4.3
Dar formato a líneas de cuadrícula. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 369
18.4.4
Etiquetado de dimensiones. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 370
Cómo cambiar la visualización de datos OLAP. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 370
18.5.1
Para mostrar u ocultar miembros de una dimensión . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .370
18.5.2
Para crear asimetría en la cuadrícula OLAP. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .371
18.5.3
Para agregar totales a una cuadrícula OLAP. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 371
18.5.4
Para cambiar el formato de presentación de los nombres de miembros. . . . . . . . . . . . . . . . 371
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Tabla de contenidos
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11
18.6
18.5.5
Para alterar los datos que se muestran en la cuadrícula OLAP. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 372
18.5.6
Para definir el orden de los campos en la cuadrícula OLAP . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 372
Ordenar y filtrar datos de cuadrícula OLAP. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .372
18.6.1
Ordenar datos en una cuadrícula OLAP. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 372
18.6.2
Filtrar datos en una cuadrícula OLAP. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 374
18.7
Agregar cálculos a cuadrículas OLAP. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 375
19
Imprimir, exportar y ver informes. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 376
19.1
Distribución de los informes. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 376
19.2
19.3
19.1.1
Impresión de un informe. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .376
19.1.2
Enviar un informe por fax. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 377
19.1.3
Exportación de un informe. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 377
19.1.4
Trabajo con carpetas Web. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 389
19.1.5
Trabajo con carpetas de Enterprise. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .390
Visualización de informes. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 392
19.2.1
Partes del objeto y otros objetos de informe. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .393
19.2.2
Creación de un hipervínculo de Enterprise. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 406
Utilización de etiquetas inteligentes. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 406
19.3.1
Para utilizar tarjetas inteligentes con un objeto de Crystal Reports. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 407
20
Alertas de informe. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 409
20.1
Acerca de las alertas de informe. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 409
20.2
Trabajar con alertas de informe. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 409
20.2.1
Creación de alertas de informe. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 409
20.2.2
Edición de alertas de informe. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 412
20.2.3
Eliminación de alertas de informe. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 412
20.2.4
Ver las alertas de informe. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 412
20.2.5
Hacer referencia a alertas de informe en las fórmulas. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 413
21
Uso de las fórmulas. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 415
21.1
Información general de fórmulas. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 415
21.1.1
21.2
Usos típicos para fórmulas. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 415
Componentes y sintaxis de la fórmula. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 416
21.2.1
Componentes de la fórmula. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 417
21.2.2
Sintaxis de fórmulas. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 418
21.3
Bibliotecas de funciones de usuario en fórmulas. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 419
21.4
Especificación de fórmulas. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 420
21.5
12
21.4.1
Trabajo con el taller de fórmulas. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 421
21.4.2
Trabajo con el Editor de fórmulas. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 425
Creación y modificación de fórmulas. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 429
21.5.1
Para crear una fórmula e insertarla en un informe. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .429
21.5.2
Creación de una fórmula en el Asistente de fórmulas. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 430
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Tabla de contenidos
21.6
21.7
21.5.3
Edición de fórmulas. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 431
21.5.4
Buscar texto de fórmulas. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 432
21.5.5
Copiar fórmulas. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .433
Eliminación de fórmulas. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 435
21.6.1
Eliminación de la fórmula de trabajo del informe. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 435
21.6.2
Eliminación de la especificación de la fórmula. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .435
Depuración de fórmulas. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 436
21.7.1
Depuración de errores en tiempo de evaluación. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 436
21.7.2
Tutorial de depuración. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 436
21.8
Mensajes de error y advertencias del compilador de fórmulas. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 440
22
Campos y peticiones de parámetro. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 458
22.1
Información general sobre parámetros y peticiones . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 458
22.1.1
Consideraciones acerca de campo de parámetro. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 458
22.1.2
Consideraciones respecto a las peticiones. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 459
22.1.3
Parámetros de datos y no relacionados con datos. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 460
22.1.4
Parámetros opcionales. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 460
22.2
Introducción a las peticiones dinámicas. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 461
22.3
Descripción de las listas de valores. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 463
22.4
22.5
22.3.1
Tipos de lista de valores. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 464
22.3.2
Determinación del tipo de lista de valores que se utilizará. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 466
22.3.3
Comparación entre listas de valores y grupos de petición. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 467
Crear un parámetro mediante una petición estática. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 467
22.4.1
Para crear un parámetro mediante una petición estática . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 468
22.4.2
Para incorporar el parámetro al filtro de selección de registros. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 470
22.4.3
Para incorporar el parámetro a una fórmula de selección de datos guardados. . . . . . . . . . . . 471
Crear un parámetro mediante una petición dinámica. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .471
22.5.1
22.6
Para crear un parámetro mediante una petición dinámica. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 471
Crear un parámetro con una lista de valores en cascada. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 474
22.6.1
Para crear un parámetro con una lista de valores en cascada. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .474
22.7
Panel de parámetros. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 476
22.8
Trabajar con listas de valores. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 477
22.9
22.8.1
Uso compartido de listas de valores comunes dentro de un informe. . . . . . . . . . . . . . . . . . . 478
22.8.2
Usar campos de valor y descripción independientes. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 479
22.8.3
Usar objetos de comando como orígenes de datos de lista de valores. . . . . . . . . . . . . . . . . 480
22.8.4
Gestión de valores nulos. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 480
22.8.5
Listas de valores largas. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 480
Prácticas recomendadas para la elaboración de peticiones. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 481
22.9.1
Informes no administrados. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 481
22.9.2
Informes administrados. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 482
22.9.3
Conversión de informes no administrados en informes administrados. . . . . . . . . . . . . . . . . 482
22.9.4
Despliegue de informes administrados con peticiones dinámicas. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .483
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13
22.10 Eliminación de campos de parámetro. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 483
22.11
22.12
22.10.1
Para eliminar un parámetro que no se use en una fórmula. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 483
22.10.2
Para eliminar un parámetro usado con el Asistente de selección. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 484
22.10.3
Para eliminar un parámetro que se use en una fórmula. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 484
Respuesta a las peticiones de campos de parámetro. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 485
22.11.1
Vista previa de un informe por primera vez. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 485
22.11.2
Actualización de los datos del informe. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 485
Características avanzadas de parámetro. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 486
22.12.1
Crear un parámetro con varios valores de petición. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 486
22.12.2
Aplicación de formato condicional usando campos de parámetro. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 487
22.12.3
Creación de un título de informe usando campos de parámetro. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 488
22.12.4
Especificación de un valor o unos rangos de valores. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 488
22.12.5
Incorporación de un parámetro en una fórmula. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 489
22.12.6
Definición de un criterio de ordenamiento usando campos de parámetro. . . . . . . . . . . . . . . 490
22.12.7
Definición del formato y tipo de entrada usando la máscara de edición. . . . . . . . . . . . . . . . . 491
22.12.8
Creación de un filtro de registros de datos guardados usando campos de parámetro. . . . . . .492
22.12.9
Para crear un parámetro que aparezca en el panel de parámetros. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 493
22.12.10 Para incorporar el parámetro a una fórmula de selección de datos guardados. . . . . . . . . . . .494
22.12.11 Adición de agrupación dinámica con campos de parámetro. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .494
23
Subinformes. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 496
23.1
Qué son los subinformes. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 496
23.2
23.3
23.1.1
Subinformes vinculados y no vinculados. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 497
23.1.2
Funcionamiento de la vinculación de subinformes. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 498
Cómo insertar subinformes. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 499
23.2.1
Vista previa de subinformes. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 500
23.2.2
Cómo guardar un subinforme como informe principal. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 501
23.2.3
Actualización de subinformes. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 501
Cómo vincular un subinforme a los datos del informe principal. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 502
23.3.1
23.4
Para vincular un subinforme a los datos del informe principal. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 503
Cómo vincular un subinforme al informe principal sin modificar la fórmula de selección. . . . . . . . . . . . 503
23.4.1
Para vincular un subinforme a un informe principal sin modificar la fórmula de selección
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 504
23.5
23.6
23.7
Combinación de informes no relacionados usando subinformes. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 504
23.5.1
Para combinar dos informes no relacionados. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 505
23.5.2
Para combinar tres o mas informes no relacionados. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 505
Cómo usar subinformes con datos 'no vinculables'. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 505
23.6.1
Vinculación a un campo de fórmula o desde él. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 506
23.6.2
Vínculos de tablas no indexadas. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 506
Cómo crear un subinforme a la orden. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 507
23.7.1
23.8
14
Para crear un subinforme a pedido. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 507
Adición de títulos a los subinformes a petición. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 507
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Manual del usuario de SAP Crystal Reports 2011
Tabla de contenidos
23.8.1
Para agregar un título. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 508
23.9
Cómo mostrar diferentes vistas de los mismos datos en un informe. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .509
24
Manipulación de bases de datos. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 510
24.1
Información general sobre las bases de datos. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .510
24.2
24.3
24.1.1
Conceptos básicos sobre las bases de datos relacionales. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 510
24.1.2
Tablas indexadas. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 512
Utilización de SQL y bases de datos SQL. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 514
24.2.1
¿Qué es SQL?. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 514
24.2.2
El SABD SQL. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 517
24.2.3
¿Cómo utiliza Crystal Reports SQL?. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 520
24.2.4
El lenguaje SQL. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 520
24.2.5
Definición de un comando SQL. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 523
Cambio de orígenes de datos. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 526
24.3.1
Para cambiar el origen de datos. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 527
24.4
Uso de alias. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .528
24.5
Vinculación de tablas. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 530
24.6
24.5.1
Vincular desde y vincular a. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 530
24.5.2
Relaciones de vínculo. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .530
24.5.3
Consideraciones de rendimiento en los vínculos uno a varios. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 531
24.5.4
Consideraciones acerca de archivos de datos. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .533
24.5.5
Consideraciones acerca de bases de datos SQL. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 535
24.5.6
Consideraciones de rendimiento para todos los informes. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 535
24.5.7
Ficha Vínculos del Asistente de base de datos. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 537
24.5.8
Vinculación de tablas indexadas. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 537
24.5.9
Orden de procesamiento de vínculos. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 538
24.5.10
Vinculación de opciones. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 539
Procesamiento del lado del servidor. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 550
24.6.1
24.7
24.8
24.9
Cómo el agrupamiento del lado del servidor afecta la consulta SQL. . . . . . . . . . . . . . . . . . . 552
Reasignación de campos de base de datos. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .553
24.7.1
Uso del cuadro de diálogo Asignar Campos. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 553
24.7.2
Cómo reasignar procesos. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .554
24.7.3
Reasignar campos de base de datos alterados. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 556
Índices de datos guardados. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 557
24.8.1
Funcionamiento de la indización de informes. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 557
24.8.2
Consideraciones sobre el uso de índices de datos guardados. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .558
24.8.3
Indización de los campos correctos. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .558
Compatibilidad con Unicode en Crystal Reports. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 559
24.10 Trabajar con bases de datos. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 559
24.11
24.10.1
Cómo usar las consultas de Access. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 559
24.10.2
Uso de orígenes de datos ODBC. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 563
Funciones avanzadas de base de datos. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 565
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Tabla de contenidos
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15
24.11.1
Vínculos uno a varios . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .565
24.11.2
ACT! bases de datos. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 566
24.11.3
Informes sobre un registro de eventos de NT. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 567
24.12 Para obtener información adicional. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 568
25
Integrar aplicaciones empresariales con Crystal Reports. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 569
25.1
Introducción. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 569
25.1.1
Elaborar informes a partir de datos SAP. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 570
25.2
Complementos. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 574
25.3
Generar informes con SAP. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 574
25.4
25.3.1
Generar informes a partir de InfoSets, almacenes de datos operativos y cubos MDX. . . . . . . 575
25.3.2
Generación de informes a partir de otros orígenes de datos SAP. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 604
25.3.3
Generación de informes con SAP BW. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 630
Integración con PeopleSoft. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 634
25.4.1
25.5
Conectarse a Siebel. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 635
25.5.1
25.6
25.7
25.6.1
Nombres de conexión. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 638
25.6.2
Servidor. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 638
25.6.3
Local. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 639
25.6.4
Consultas y selecciones. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 640
Seleccionar componentes empresariales. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .642
Filtrar componentes empresariales. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 643
Actualizar informes con datos de Siebel. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .643
25.8.1
25.9
Crear una conexión en SAP Crystal Reports. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 636
Configurar la conexión. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 638
25.7.1
25.8
Para acceder a datos en SAP Crystal Reports. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .634
Para cambiar la información de conexión en Crystal Reports. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 643
Actualizar informes creados en versiones anteriores de Crystal Reports. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .644
25.9.1
Para cambiar la información de conexión en Crystal Reports. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 644
25.10 Seguridad. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 644
25.11
Vistas. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 645
25.11.1
25.12
Utilizar las opciones de formato de Siebel. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 646
25.12.1
25.13
El campo View Mode. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 645
Para insertar un campo de expresión SQL. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 646
Vincular tablas en informes. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 647
25.13.1
Componentes empresariales adicionales de Siebel. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .648
25.13.2 Generación de informes partiendo de componentes empresariales principales-secundarios
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 648
25.14 Columnas con varios valores. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 650
25.14.1
25.15
Para realizar la ordenación en el cliente. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 650
Tipos de datos. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 650
25.15.1
Asignar tipos de datos de Siebel a tipos de Crystal Reports. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 650
25.16 Integración con Oracle E-Business Suite. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 651
16
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Tabla de contenidos
25.16.1
25.17
Para acceder a datos en SAP Crystal Reports. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .652
Integración con JD Edwards. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 652
25.17.1
Para acceder a datos en SAP Crystal Reports. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .652
A
Acceso a orígenes de datos. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 654
A.1
Introducción. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 654
A.1.1
A.2
A.3
A.4
Seis tipos de datos. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .654
Acceso directo a los archivos de base de datos. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .655
A.2.1
Ventajas. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 655
A.2.2
Inconvenientes. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 655
A.2.3
Tres capas. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 655
A.2.4
Formatos comunes de bases de datos. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .656
Orígenes de datos ODBC. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 666
A.3.1
Ventajas. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 666
A.3.2
Inconvenientes. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 667
A.3.3
Cinco capas. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 667
A.3.4
Instalación de clientes de bases de datos. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .669
A.3.5
Formatos de base de datos ODBC comunes. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .670
Orígenes de datos de JDBC . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 673
A.4.1
JNDI. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 673
A.4.2
Cinco capas. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 674
A.4.3
Formatos de base de datos JDBC compatibles. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 675
A.4.4
Configuración del controlador JDBC de Crystal Reports. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 675
A.5
Universos de Business Objects. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 676
A.6
Vistas empresariales. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 677
A.7
Archivos de Crystal SQL Designer. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 678
A.8
Archivos de Crystal Dictionary. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 678
B
Modelo de procesamiento de informes. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 680
B.1
Información general. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .680
B.1.1
¿Qué es una "pasada"?. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 680
B.1.2
Pasada previa nº 1. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 680
B.1.3
Pasada nº 1. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 680
B.1.4
Pasada previa nº 2. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 681
B.1.5
Pasada nº 2. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 681
B.1.6
Pasada nº 3. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .682
C
Mensajes de error de Crystal Reports. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 683
C.1
Unidad:\nombre_de_archivo.extensión. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 683
C.2
Unidad:\test.rpt. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 683
C.3
No se pudo cargar la sesión del conector de base de datos. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 684
C.4
No se puede abrir la conexión. Detalles: [Código del proveedor de base de datos]: <número de
código del proveedor>]. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 684
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17
C.5
No se pueden recuperar los datos de la base de datos. Detalles: [Código del proveedor de base de
datos]: <número de código del proveedor>]. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 685
D
Creación de informes accesibles. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 687
D.1
Acerca de la accesibilidad. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .687
D.2
D.3
D.4
D.5
D.1.1
Ventajas de los informes accesibles. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .687
D.1.2
Instrucciones de accesibilidad. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 688
D.1.3
Accesibilidad y productos de Business Objects. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 689
Mejora de la accesibilidad de un informe. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 689
D.2.1
Posición de los objetos en los informes. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 690
D.2.2
Texto. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 691
D.2.3
Color. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 694
D.2.4
Exploración. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .696
D.2.5
Campos de parámetro. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 697
Flexibilidad de diseño. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 697
D.3.1
Para crear un campo de parámetro de accesibilidad. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 697
D.3.2
Accesibilidad y formato condicional. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 698
D.3.3
Accesibilidad y supresión de secciones. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 699
D.3.4
Accesibilidad y subinformes. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 700
Accesibilidad mejorada para la tabla de datos. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 700
D.4.1
Valores de objetos de texto y de tablas de datos. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 701
D.4.2
Consideraciones adicionales del diseño de tablas de datos. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 705
La accesibilidad y la plataforma de BusinessObjects Business Intelligence. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 706
D.5.1
Definición de preferencias de accesibilidad para la plataforma de Business Intelligence de
SAP BusinessObjects. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .707
D.6
Accesibilidad y personalización. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 707
D.7
Recursos. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 709
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Manual del usuario de SAP Crystal Reports 2011
Tabla de contenidos
1
Historial de documentos
En la siguiente tabla se ofrece información general sobre los cambios más importantes del documento.
Versión
Fecha
Descripción
SAP Crystal Reports 2011
Noviembre de 2010
Primera versión del documento.
SAP Crystal Reports 2011 SP5
Noviembre de 2012
Actualizaciones del release de SAP
Crystal Reports 2011 SP5: Pequeñas
actualizaciones para eliminar
información que ya no es válida.
SAP Crystal Reports 2011 SP6
Mayo de 2013
Actualizaciones del release de SAP
Crystal Reports 2011 SP6: Pequeñas
actualizaciones para eliminar
información que ya no es válida.
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Historial de documentos
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19
2
Introducción a SAP Crystal Reports 2011
2.1
Acerca de Crystal Reports
SAP Crystal Reports 2011 (Crystal Reports) ha sido diseñado para trabajar con su base de datos para ayudarle a
analiza e interpretar información importante. Crystal Reports facilita la creación de informes simples y dispone
también de completas herramientas necesarias para generar informes complejos o especializados.
Cree cualquier informe que se pueda imaginar
Crystal Reports está diseñado para generar el informe que desea desde prácticamente cualquier origen de datos.
Los asistentes incorporados lo guían paso a paso a través de la creación de informes y la complexión de tareas
comunes. Las fórmulas, tablas de referencias, subinformes y formatos condicionales ayudan a entender mejor los
datos y descubrir relaciones importantes que, de lo contrario, podrían estar ocultas. Los gráficos y mapas
geográficos proporcionan información en forma visual cuando las palabras y números no son suficiente.
Extienda la elaboración de informes al web
La flexibilidad de Crystal Reports no termina con la creación de informes, ya que éstos se pueden publicar en una
variedad de formatos que incluyen Microsoft Word y Excel, correo electrónico e incluso en la web. La elaboración
avanzada de informes en el Internet permite a otros miembros de su grupo de trabajo ver y actualizar informes
compartidos en sus exploradores de web.
Incorpore informes en las aplicaciones
Los desarrolladores de aplicaciones y de web pueden ahorrar tiempo y satisfacer las necesidades de sus usuarios
al integrar el poder de procesamiento de informes de Crystal Reports en sus aplicaciones de bases de datos. El
soporte de los lenguajes de desarrollo más usados facilita la adición de informes a cualquier aplicación.
Ya sea el encargado de servicios web en IT, el gerente de promoción en marketing, el administrador de bases de
datos en finanzas o el director general, Crystal Reports es una herramienta de gran potencia diseñada para
ayudar a cualquier usuario a analizar e interpretar la información importante para cada uno.
2.2
Acerca de la documentación de Crystal Reports
La documentación de Crystal Reports incluye procedimientos para tareas típicas de la elaboración de informes,
tales como ubicación de campos, formato de informes y ordenamiento de registros. También contiene
20
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Introducción a SAP Crystal Reports 2011
información acerca de áreas de interés más específicas, como creación avanzada de fórmulas y acceso a
diferentes tipos de datos. Use la documentación como consulta para las necesidades básicas relacionadas con
los informes, así como una introducción a los conceptos nuevos de la creación de informes.
2.2.1
Localice la información con rapidez
●
Acceda a la ayuda en pantalla desde el menú de ayuda de Crystal Reports.
Use la ficha Contenido para ver todas las secciones principales de la ayuda en pantalla y profundizar en títulos
específicos dentro de cada sección. Use la ficha Índice para ver los temas en orden alfabético. O bien use la
ficha Buscar para ingresar una palabra clave y ver así todas las secciones que se relacionan con ella.
●
Acceda a una versión en PDF de la documentación de Crystal Reports en línea en http://
support.businessobjects.com/documentation.
La versión en PDF contiene un subconjunto de temas que se encuentran en la ayuda en pantalla, junto con
secciones adicionales, como un Inicio rápido, que pueden ayudarle a aprender a usar Crystal Reports.
2.2.2
Ejemplos de informes
Muchos temas de la documentación de Crystal Reports incluyen una lista de informes de muestra relacionados.
Use estos informes para ilustrar conceptos descritos en el tema. Estos informes se pueden adaptar a sus
necesidades.
Los informes de ejemplo se encuentran en el sitio Web de soporte técnico de SAP Business Objects.
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Introducción a SAP Crystal Reports 2011
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21
3
Inicio rápido
3.1
Uso de Crystal Reports
Puede aprender por sí solo a usar Crystal Reports si selecciona alguno de los métodos disponibles en esta
sección:
●
Puede estudiar los informes y la base de datos de muestra que se incluyen en Crystal Reports.
Encontrará los informes de muestra y la base de datos de muestra para Crystal Reports en el sitio web de los
servicios de soporte de SAP Business Objects.
●
Puede utilizar las descripciones y las instrucciones detalladas que aparecen en Inicio rápido para usuarios
inexpertos [página 24].
●
Puede utilizar los resúmenes y las referencias cruzadas de los temas de Inicio rápido para usuarios avanzados
[página 46], que son especialmente útiles si ya está familiarizado con los conceptos de elaboración de
informes.
Cada método es una manera útil de aprender a comprender y entender Crystal Reports y, a pesar de que
cualquiera sería suficiente para comenzar a trabajar, siempre puede volver a esta sección y consultar los demás
métodos a medida que los necesite.
3.1.1
Datos de ejemplo - Xtreme.mdb
Hay disponible una base de datos de ejemplo, Xtreme.mdb, para que la utilice mientras aprende a usar Crystal
Reports. Xtreme.mdb es una base de datos Microsoft Access 2.0 y todos los controladores necesarios han sido
incluidos con el programa. Debe ser capaz de abrir la base de datos directamente y comenzar con el diseño de
informes. Casi todos los ejemplos en este manual han sido basados en los datos de Xtreme.mdb.
Xtreme.mdb se encuentra en el sitio web de los servicios de soporte de SAP Business Objects.
Xtreme_es.mdb es una base de datos que contiene datos de Xtreme Mountain Bikes, una compañía
manufacturera ficticia que produce bicicletas de montaña y sus accesorios.
Nota
Los datos de muestra se han diseñado para ilustrar diversos conceptos relacionados con informes y no para
enseñar a diseñar bases de datos. Aunque hay métodos alternativos para diseñar bases de datos, el diseño de
Xtreme.mdb fue seleccionado para enfocar los tutoriales y los ejemplos en la elaboración de informes y no en
la manipulación de los datos.
3.2
Asistentes para la creación de informes
Los tutoriales de esta sección le muestran cómo diseñar un informe desde cero. Sin embargo, como
complemento o alternativa, puede usar los asistentes para la creación de informes disponibles en la página de
inicio. Hay cuatro asistentes para la creación de informes:
22
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Inicio rápido
●
Estándar [página 23]
●
Tabla de referencias [página 23]
●
Etiquetas de correo [página 23]
●
OLAP [página 24]
Cada asistente guía al usuario en la creación de un informe proporcionando una serie de pantallas. La mayoría de
estos asistentes tiene pantallas exclusivas para cada tipo de informe. Por ejemplo, el Asistente para la creación de
informes de etiquetas de correo tiene una pantalla que permite especificar el tipo de etiqueta que se desea
utilizar.
Nota
Después de hacer clic en el botón Finalizar de uno de los asistentes para la creación de informes, puede hacer
clic en el botón Detener de la barra de herramientas Herramientas de exploración si no desea que el programa
recopile todos los datos del origen de datos. Esta opción resulta útil si desea realizar ajustes en el diseño del
informe creado por el asistente.
3.2.1
Estándar
El Asistente para la creación de informes estándar es el asistente más genérico. Guía al usuario en la elección de
un origen de datos y en el establecimiento de vínculos entre las tablas de una base de datos. También permite
añadir campos y especificar los criterios de agrupamiento, resumen (totales) y ordenamiento que desee utilizar.
Por último, el Asistente para la creación de informes estándar orienta en el proceso de creación de gráficos y
selección de registros.
La pantalla Plantillas contiene diseños predefinidos que se pueden aplicar a los informes para darles un mayor
impacto visual.
3.2.2
Tabla de referencias
El Asistente para la creación de informes de tablas de referencias guía al usuario en la creación de un informe en
el que los datos se muestran como un objeto de tabla de referencias. Existen dos pantallas especiales (Tabla de
referencias y Tipo de cuadrícula) que ayudan a crear y dar formato a la tabla de referencias en sí.
3.2.3
Etiquetas de correo
El Asistente para la creación de informes de etiquetas de correo permite crear un informe con un formato para
imprimirlo en etiquetas de correo de cualquier tamaño. Puede usar la pantalla Etiqueta para seleccionar un tipo
de etiqueta comercial o puede definir su propia presentación de filas y columnas para cualquier informe con
diseño de varias columnas.
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Inicio rápido
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23
3.2.4
OLAP
El Asistente de creación de informes OLAP permite crear un informe en el que los datos OLAP se muestran como
un objeto de cuadrícula. Aunque es similar al Asistente para la creación de informes de tablas de referencias en
muchos aspectos, el Asistente de creación de informes OLAP es algo diferente debido a los requisitos de trabajar
con orígenes de datos OLAP. Primero puede especificar la ubicación de los datos OLAP y luego elegir las
dimensiones que desea incluir en la cuadrícula. A continuación, puede filtrar los datos del informe y elegir el estilo
del objeto de cuadrícula, que también puede personalizar. Finalmente, puede definir etiquetas para la cuadrícula e
insertar un gráfico, si lo desea.
3.3
Inicio rápido para usuarios inexpertos
El siguiente tutorial ha sido diseñado para darle confianza al momento de crear su primer informe.
En este tutorial encontrará una introducción al programa mientras crea un informe de lista de clientes. La lista de
clientes es uno de los informes comerciales más básicos, donde se especifica información como el nombre del
cliente, ciudad, región y nombre de la persona de contacto.
Comenzará por los conceptos básicos: seleccionar una base de datos, colocar algunos campos en el informe y,
luego, seleccionar los registros específicos que se incluirán. También aprenderá cómo:
●
Insertar y mover campos de base de datos.
●
Agregar y aplicar formato a un título.
●
Ver el informe en la ficha Vista previa para poder perfeccionar su trabajo.
●
Utilizar el Asistente de Selección para asegurarse de que el informe incluye solo los datos necesarios.
●
Mover objetos.
●
Agrupar y ordenar los datos.
●
Insertar imágenes.
●
Imprimir un informe.
3.3.1
Antes de comenzar
Este tutorial asume que usted está familiarizado con Microsoft Windows y por lo tanto, usa nombres
convencionales y procedimientos comunes al entorno de Windows. Si no está familiarizado con Windows, por
favor refiérase a la documentación que viene con Microsoft Windows para una mayor explicación acerca de estos
procedimientos.
Si no está familiarizado con el entorno Crystal Reports, consulte Formato [página 207], que describe cómo se
trabaja con la cuadrícula, la utilización de las líneas guía y las actividades de dar formato.
24
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Inicio rápido
3.3.2
Creación de informes
1.
Haga clic en la ficha Página de inicio si ésta no está ya visible en Crystal Reports.
2.
En el área Nuevo, haga clic en Desde origen de datos.
Aparece el cuadro de diálogo Elegir una conexión de origen de datos.
Nota
Puede crear informes basados en archivos de bases de datos, orígenes de datos SQL/ODBC, vistas
empresariales y otros orígenes de datos.
3.3.2.1
Selección de una base de datos para usar
El paso siguiente para crear un informe es seleccionar una base de datos. Utilice la base de datos de muestra
Xtreme.mdb para este tutorial.
La base de datos Xtreme.mdb se encuentra en el sitio web de los servicios de soporte de SAP Business Objects.
Copie Xtreme.mdb a una ubicación del equipo a la que pueda acceder para el tutorial.
3.3.2.1.1
1.
Para seleccionar una base de datos
En el cuadro de diálogo Asistente de base de datos, expanda la carpeta Crear nueva conexión y, a
continuación, la carpeta Archivos de base de datos; a continuación, busque la base de datos de muestra
Xtreme.mdb.
Nota
Para encontrar la base de datos Xtreme se ha de utilizar el cuadro de diálogo Abrir.
Nota
Si desea ver las propiedades de la base de datos y del servidor después de seleccionar una base de datos,
haga clic con el botón secundario en el nodo de la base de datos del Asistente de base de datos y
seleccione Propiedades en el menú contextual.
2.
Expanda el nodo Tablas de la conexión a Xtreme.mdb para ver una lista de tablas.
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25
Como solo va a trabajar con clientes en este tutorial, tienen que seleccionar la tabla Cliente.
3.
Seleccione la tabla Cliente y haga clic en la flecha > para agregarla a la lista de tablas seleccionadas; a
continuación, haga clic en Aceptar.
Aparece la ficha Diseño del diseñador de informes.
4.
Haga clic en el botón Explorador de campos de la barra de herramientas Estándar.
Aparece el cuadro de diálogo Explorador de campos.
Nota
Dependiendo de la apariencia que tuviera la última vez que utilizó Crystal Reports, el cuadro de diálogo
Explorador de campos se mostrará en modo flotante o acoplado. Para obtener más información sobre
cómo acoplar exploradores, consulte Abrir y acoplar exploradores [página 92].
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3.3.2.2
Secciones del informe
La ficha Diseño se divide en cinco secciones: Encabezado del informe (EI), Encabezado de página (EP), Detalles
(D), Pie del Informe (PI) y Pie de página (PP). Si en algún momento no está seguro en cual sección del informe
está trabajando, simplemente vea el área sombreada a la izquierda del informe donde se muestran los nombres
de las secciones o las iniciales que designan tales nombres. Consulte Ficha Diseño [página 64].
Si está activada la casilla de verificación Nombres de sección cortos de la vista Diseño del cuadro de diálogo
Opciones, los nombres de las secciones Encabezado del informe, Encabezado de página, Detalles, Pie del informe
y Pie de página, aparecerán como EI, EP, D, PI y PP, respectivamente. Si esta casilla de verificación no está
seleccionada, siga los siguientes pasos:
3.3.2.3
Inserción de un campo
Para insertar campos de base de datos al crear un informe nuevo se ha de utilizar el cuadro de diálogo Explorador
de campos.
Este cuadro de diálogo está diseñado para permanecer en la pantalla hasta que desee cerrarlo. Todas las tablas
disponibles para usar en su informe están puestas en lista en este cuadro.
De ahora en adelante, comenzará a poner objetos en su informe insertando el campo Nombre del Cliente.
3.3.2.3.1
Para insertar un campo
1.
Expanda el nodo Campos de base de datos del cuadro de diálogo Explorador de campos y expanda una tabla.
2.
Resalte un nombre de campo haciendo clic en el mismo.
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Cuando se resalta un nombre de campo, se puede revisar un subconjunto de los valores de ese campo, así
como el tipo y tamaño del mismo; para ello, haga clic con el botón secundario en el campo y seleccione
Examinar datos en el menú contextual.
3.
Haga clic en el campo Nombre del Cliente y arrástrelo hasta la sección Detalles del informe.
A medida que arrastra el campo en su informe, aparece un marco de objeto con el cursor de flecha.
4.
○
El marco de objeto representa el objeto que acaba de seleccionar para colocarlo.
○
El tamaño del marco del objeto es aproximadamente el mismo que el de los datos del campo
seleccionado.
Mueva el marco de objeto lo más que pueda hacia la izquierda de la sección Detalles.
Si mueve el campo demasiado hacia la izquierda, el cursor de flecha adopta la forma de una señal de alto, que
indica que no se puede arrastrar el campo hasta esa parte de la sección. Recuerde que no puede poner
ningún objeto fuera del margen de la página.
La ficha Diseño deberá verse similar al siguiente gráfico:
28
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3.3.2.4
Descripción de los campos
Antes de seguir adelante, observe el campo que puso en la sección Detalles.
●
Primero que todo, el marco de objeto indica que cuando se imprime el informe, el valor del campo aparecerá
exactamente donde está ubicado el cuadro.
●
Si no se ha activado la casilla de verificación Mostrar nombres de campos en la ficha Diseño del cuadro de
diálogo Opciones, el marco de objeto contiene letras X para indicar que el campo de base de datos incluye
una cadena de texto. Otros tipos de datos tienen diferentes representaciones. Por ejemplo, un dato numérico
es representado por $55,555.56.
●
Si su informe no muestra los nombres de los campos, el número de letras X en el marco de objeto representa
el ancho de datos, es decir, el número máximo de caracteres en el campo tal como se define en la base de
datos. Independientemente de que en el informe se muestren o no los nombres de los campos, el ancho del
marco de objeto es el ancho del campo (la cantidad de espacio asignada al campo para la impresión).
Inicialmente está establecido al ancho necesario para visualizar el máximo número de caracteres en el campo
(usando la fuente seleccionada en el campo). Puede cambiar este ancho ajustando el tamaño del campo.
●
El tamaño de los caracteres o las X indica el tamaño en puntos seleccionado para los caracteres del campo.
●
La fuente y el estilo (negrita, subrayado, etc.) utilizados para mostrar los caracteres o las X indican la fuente y
el estilo seleccionados para los caracteres del campo. Más adelante en este tutorial, aprenderá cómo hacer
cambios a estos atributos.
●
El espacio entre líneas es ajustado al tamaño en puntos seleccionado para los caracteres en el campo.
3.3.2.5
Adición de otros campos
A continuación, insertará dos campos adicionales en su informe. Esta vez, sin embargo, los insertará al mismo
tiempo, usando la combinación Ctrl-clic.
3.3.2.5.1
1.
Para agregar campos adicionales
Resalte el campo Ciudad en el cuadro de diálogo Explorador de campos, presione la tecla Ctrl y resalte el
campo País. Libere la tecla Ctrl.
Si desplaza el cursor a través de la lista de campos, se dará cuenta que ambos campos permanecen
seleccionados.
Nota
Usando la combinación Ctrl-clic le permite elegir campos no continuos. Puede utilizar la combinación
Mayús-clic para seleccionar varios campos contiguos en la lista.
2.
Arrastre los campos para ubicarlos.
Mueva el cursor sobre su informe. Un cuadro de objeto aparece juntamente con el cursor de flecha.
3.
Ponga los campos a la derecha del campo Nombre del Cliente.
Ambos campos aparecen en la sección Detalles de su informe en el mismo orden en que aparecen en la lista
en el cuadro de diálogo Explorador de Campos.
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3.3.2.6
Selección de campos
Cuando se selecciona un campo, el marco de objeto aparece con un controlador (cuadro) en cada una de sus
orillas: superior, inferior, izquierda y derecha. Los controles indican que se ha seleccionado el campo y que, por lo
tanto, está activo. Para trabajar con un campo (cambiar la fuente, moverlo, etc.), antes debe seleccionarlo.
●
Ubique el cursor dentro del marco de objeto y haga clic una vez. Los controladores aparecen, indicando que el
objeto está seleccionado.
●
Mueva el cursor hacia afuera del marco de objeto y haga clic en una parte vacía de la ventana. Desaparecen
los controles.
Eso es todo lo que se hace para activar y desactivar objetos.
3.3.2.7
Ajuste del tamaño de un campo
Para ajustar el tamaño del campo, proceda de la siguiente forma:
1.
Haga clic en el campo Nombre del Cliente de la sección Detalles para seleccionarlo.
2.
Presione la tecla Ctrl y haga clic en el encabezado del campo. Esta operación selecciona ambos objetos.
3.
Mueva el cursor sobre el controlador de ajuste en la orilla derecha de los campos hasta que el cursor cambie
al cursor de ajuste.
4.
Ajuste el tamaño de los campos hacia la derecha hasta que tengan aproximadamente 5 centímetros de
longitud.
3.3.2.8
Revisión del trabajo realizado
Ahora vamos a ver el aspecto del informe después de haber insertado y ubicado tres campos.
1.
Haga clic en el botón Vista previa de la barra de herramientas estándar para activar la ficha Vista previa.
La pantalla debe tener una apariencia similar a la siguiente:
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Nota
La primera vez que desee ver su informe, debe hacer clic en el botón Vista previa de la barra de
herramientas estándar para activar la ficha Vista previa. Esta aparece a la derecha de la ficha Diseño.
Después, simplemente puede alternar entre diseñar y revisar su informe haciendo clic en la lengüeta de la
ficha correspondiente.
Aquí tiene el comienzo de un informe de lista de clientes, pero todavía hay más campos que deben ser
agregados.
2.
Cuando termine de revisar su informe, regrese a la ficha Diseño haciendo clic una vez en la lengüeta
correspondiente.
3.3.2.9
Presentación de los nombres de los campos
Las imágenes de campo (marcos de objeto con representaciones de caracteres) ya se han tratado, pero puede
haber ocasiones en que desee ver los nombres de los campos en la ficha Diseño.
3.3.2.9.1
1.
Para mostrar nombres de campos
En el menú Archivo, haga clic en Opciones.
El cuadro de diálogo Opciones aparecerá con la ficha Organización activa.
2.
Seleccione Mostrar nombres de campos (casilla de verificación) y haga clic en Aceptar.
Ahora, en la ficha Diseño, verá los nombres reales de los campos en lugar de las representaciones de sus
caracteres (X, $, #, etc.).
3.3.2.10 Combinación de campos de base de datos en un
objeto de texto
En lugar de agregar los campos Nombre del Contacto y Apellido del Contacto como objetos separados, usted
puede insertar ambos campos en un objeto de texto. Esto le permite controlar el formato de ambos haciendo
cambios solo a uno de ellos. Los campos que son insertados en un objeto de texto, son acortados
automáticamente (no tienen espacios en blanco al principio, ni al final). Esto es importante dado que un campo
tiene un tamaño fijo, mientras que los datos de los campos pueden variar de tamaño, dejando espacios en blanco
innecesarios.
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3.3.2.10.1
Para combinar campos en un objeto de texto
1.
Haga clic en el botón Insertar objeto de texto de la barra de herramientas Insertar herramientas. Un
marco de objeto aparece junto al cursor de flecha a medida que mueve el cursor sobre su informe.
2.
Inserte el campo a la derecha de los campos en la sección Detalles.
La ficha Diseño automáticamente se desplaza a la derecha, si es necesario, a medida que arrastra el campo.
Cuando hace clic para ubicar el objeto, aparece un objeto de texto y la regla horizontal de la ficha Diseño se
transforma en una regla con tabulador que se usa para editar el objeto de texto. Cuando hace clic en un área
vacía del informe o de un objeto de campo, aparece la regla estándar de la ficha Diseño.
3.
Haga clic una vez en la orilla del objeto de texto para seleccionarlo para ajuste de tamaño. Aparecerán
controladores en los cuatro lados del objeto.
4.
Mueva el cursor sobre el controlador de la derecha del objeto de texto y aumente el ancho aproximadamente
una pulgada. Es posible que necesite desplazarse a la derecha y continuar ajustando el ancho del objeto.
5.
Haga doble clic dentro del objeto de texto para seleccionarlo para edición. Fíjese que ahora el punto de
inserción dentro del objeto de texto está intermitente.
6.
Seleccione el campo Apellido del contacto en el cuadro de diálogo Explorador de campos. Recuerde que
puede mover el cuadro de diálogo Explorador de Campos tomándolo por la barra de título, arrastrándolo y
ubicándolo donde quiera.
7.
Arrastre el campo hasta el objeto de texto.
8.
Mueva el cursor sobre el objeto de texto hasta que se convierta en cursor de arrastrar y ubicar.
9.
Suelte el botón del ratón para colocar el campo en el objeto de texto. El cursor aparecerá después del campo
Apellido del contacto, dentro del objeto de texto.
10. Escriba una coma y un espacio en blanco a continuación de Apellido del contacto.
11. Resalte el campo Nombre del Contacto en el cuadro de diálogo Explorador de Campos.
12. Arrastre el campo hasta el objeto de texto.
13. Mueva el cursor sobre el objeto de texto hasta que se convierta en cursor de arrastrar y ubicar. Mueva el
cursor hacia la derecha de la coma y el espacio en blanco que acaba de escribir y suelte el botón del ratón. El
campo será insertado a la derecha de la coma y el espacio.
14. Haga clic en la ficha Vista previa para ver los campos que acaba de ubicar.
Ahora su informe debe lucir similar a la siguiente ilustración:
32
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3.3.2.11
Adición de información de resumen
El siguiente paso es agregar un resumen de información a su informe. Esta información le permite especificar el
autor, título y materia del informe, así como también cualquier palabra clave o comentario que tenga sobre el
informe. Cuando agrega un resumen de información, los usuarios pueden rápidamente encontrar cualquier
información relacionada con el informe.
3.3.2.11.1
1.
Para agregar información resumida
En el menú Archivo, haga clic en Información de resumen.
El cuadro de diálogo Propiedades del documento aparece con la ficha Resumen activa.
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33
2.
Escriba la información acerca de su informe que desee en los cuadros de texto proporcionados. Asegúrese de
escribir el título "Lista de Clientes" en el cuadro de texto Título. Esta información será usada en la siguiente
sección del tutorial.
3.
Haga clic en Aceptar cuando termine.
3.3.2.12 Adición de un título
Como puede ver, el informe luce incompleto sin un título. Aunque puede agregar un título usando un objeto de
texto, también puede indicarle al programa que tome la información del título directamente del cuadro de texto
Título del cuadro de diálogo Propiedades del documento.
3.3.2.12.1
Para agregar un título
1.
Haga clic en la ficha Diseño.
2.
En el cuadro de diálogo Explorador de campos, desplácese hasta Campos especiales y expándalo.
3.
Seleccione Título del informe.
4.
Arrastre el cursor sobre el informe. Aparecerá un rectángulo de colocación.
5.
Coloque el marco de objeto en la esquina superior izquierda de la sección Encabezado de página (EP) del
informe y suelte el botón del ratón para situar el objeto.
6.
Haga clic en la ficha Vista previa o Actualizar para revisar los cambios.
34
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Como puede ver, el objeto título del informe muestra el título que escribió en el cuadro de texto Título del cuadro
de diálogo Propiedades del Documento.
3.3.2.13 Formato de objetos
Ahora puede dar formato al título del informe. Esta vez, sin embargo, permanecerá en la ficha Vista previa para
hacer el trabajo. Esto le hará más fácil ver su trabajo mientras cambia el formato del título.
3.3.2.13.1
Para dar formato a un objeto
1.
Para centrar el título, primero hay que expandir el campo Título de modo que tenga aproximadamente el
mismo ancho que los datos del informe. Para hacer esto, haga clic en el objeto para seleccionarlo.
2.
Ubique su cursor en la orilla derecha del objeto hasta que se convierta en cursor de ajustar. Arrastre la orilla
derecha del cuadro hasta que se empareje con la orilla derecha del dato en el objeto del campo Nombre del
Contacto
De esta manera ha creado un campo que se extiende del borde derecho al borde izquierdo de su informe.
3.
Con el objeto de título del informe aún seleccionado, haga clic en Alinear al centro en la barra de
herramientas de formato. El título se centra dentro del objeto.
4.
Haga clic con el botón secundario en el objeto y elija Dar formato al campo en el menú contextual.
5.
Cuando aparezca el Editor de Formato, haga clic en la ficha Fuente.
6.
Destaque el título del informe aún más eligiendo Negrita del cuadro desplegable Estilo y 16 puntos (u otro
tamaño de acuerdo a la fuente que esté usando) de la lista Tamaño.
7.
Cambie el color del texto seleccionado Marrón en la paleta Color. Observe que el cuadro Muestra presenta un
ejemplo de la apariencia del texto.
8.
Haga clic en Aceptar cuando termine.
9.
Ajuste el tamaño del objeto verticalmente para acomodar el tamaño del título del informe.
El título tiene ahora un formato destacado en el informe.
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3.3.2.14 Adición de un encabezado de campo
Como puede ver, el campo Nombre del Contacto es el único que no tiene encabezado. En esta sección, va a crear
un encabezado.
3.3.2.14.1
Para añadir un encabezado de campo
1.
Haga clic en el botón Insertar objeto de texto de la barra de herramientas Insertar herramientas.
2.
Inserte el objeto de texto en la sección Encabezado de página justo sobre el campo Nombre del Contacto.
3.
Haga clic en Subrayar en la barra de herramientas Formato y, a continuación, escriba Nombre del
Contacto en el objeto de texto.
4.
Haga clic con el cursor fuera del objeto de texto.
Ahora el campo Nombre del Contacto tiene un encabezado que luce tal como el resto de los títulos de los campos.
3.3.2.15 Almacenamiento del informe
1.
Para guardar su trabajo, haga clic en el botón Guardar de la barra de herramientas estándar.
Ya que esta es la primera vez que está guardando el informe, el cuadro de diálogo Guardar Archivo Como
aparece mostrando el directorio predeterminado donde se guardará el archivo. Observe que también se
muestra un nombre de archivo predeterminado basado en el título del informe definido previamente.
36
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2.
Escriba Custlist.rpt en el cuadro Nombre de archivo y haga clic en Guardar.
Su informe se guarda en el directorio predeterminado o en otro de su elección.
3.
Haga clic en la ficha Vista previa para ver el informe.
Su informe debe lucir similar a la siguiente ilustración:
¡Enhorabuena! Usted acaba de crear un informe básico de listas. Durante el resto de este tutorial continuará
afinando su informe.
3.3.3
Selección de registros
Crystal Reports le permite limitar o restringir los registros que serán incluidos en el informe. En esta sección
aprenderá a:
●
Seleccionar los registros que desee incluir en su informe.
●
Guardar un informe, incluidos los criterios de selección.
Por ejemplo, podría ser útil tener una lista de clientes que muestre solamente los clientes de los Estados Unidos
(EE. UU.). Los datos de muestra contienen registros de clientes de los Estados Unidos y clientes internacionales.
El programa facilita la elaboración de listas restringidas, usando el Asistente de Selección.
3.3.3.1
Establecimiento de su criterio de selección
Cuando se desplaza a través del informe, verá que contiene información de clientes de diferentes países. En este
paso, usted limitará los datos de todos los países, con excepción de los Estados Unidos.
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3.3.3.1.1
Para ingresar criterios de selección
1.
Para comenzar, haga clic en la ficha Diseño para regresar al modo de diseño.
2.
Haga clic en un área vacía de su informe para desactivar cualquier campo que estuviera seleccionado.
3.
Haga clic en Asistente de selección en la barra de herramientas Herramientas del asistente.
Aparece el cuadro de diálogo Elegir campo.
La sección Campos del Informe de este cuadro de diálogo contiene la lista de todos los campos del informe y
la sección Campos de base de datos contiene la lista de todos los campos disponibles en cada una de las
tablas.
4.
Como la selección de registros se va a basar en el campo de país, seleccione País en la lista Campos y haga
clic en Aceptar.
Aparece el Asistente de selección.
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Suponga que está completando la siguiente frase:
Select all records where a customer's country is
Usted completa la frase con la condición que quiere que el programa use al seleccionar los registros para su
informe. En este momento, la condición es cualquier valor; es decir, no existen restricciones en la selección de
registros.
5.
Haga clic en la flecha a la derecha del cuadro desplegable para ver qué otras opciones están disponibles.
Como solo desea los registros donde el País es EE.UU., seleccione la condición es igual a .
Un nuevo cuadro de lista aparece a la derecha. Ahora la frase dirá:
Select all records where a customer's country is equal to
Todo lo que necesita para completar esta frase es el valor EE.UU.
6.
Haga clic en la flecha del cuadro desplegable. Aparece una lista de todos los valores para el campo país.
Seleccione EE. UU. de la lista.
Ahora la frase dirá:
Select all records where a customer's country is equal to USA
7.
Haga clic en Aceptar para regresar a la ficha Diseño.
8.
Haga clic en la ficha Vista previa para revisar el resultado de su trabajo.
Aparece el cuadro de diálogo Cambiar en fórmula de selección de registros.
9.
Haga clic en Actualizar datos.
10. Guarde esta versión del informe sin cambiar el informe original, eligiendo el comando Guardar como del menú
Archivo y nombrando el nuevo informe como EEUU.rpt.
¡Enhorabuena! Ha comenzado a dar formato a su informe y le ha agregado un criterio de selección. Aún más, ha
aprendido cómo manipular sus datos. Ahora tiene una buena idea de la clase de informes que puede preparar.
3.3.3.2
Eliminación de un campo
Ahora que su informe solo contiene registros de los Estados Unidos, ya no se hace necesario visualizar el campo
País en el cuerpo del informe. Antes de continuar, elimine dicho campo.
3.3.3.2.1
Para eliminar un campo
1.
Seleccione el campo País y el encabezado de la columna País, usando la combinación Ctrl-clic.
2.
Presione la tecla Suprimir en el teclado.
Es todo lo que tiene que hacer para eliminar un campo de su informe.
Ahora su informe debe lucir similar a la siguiente ilustración:
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3.3.3.3
Equilibrado del espaciado entre campos
Ahora que el campo País ha sido eliminado, existe demasiado espacio en blanco entre los campos Ciudad y
Nombre del Contacto. Podría dejar este espacio tal como está, pero sería más fácil leer el informe si las columnas
estuvieran mejor proporcionadas a lo ancho de la página.
3.3.3.3.1
Para equilibrar el espaciado entre campos
1.
Regrese a la ficha Diseño. Seleccione el campo Nombre del Contacto y su encabezado de campo usando la
combinación Ctrl-clic.
2.
Ponga su cursor sobre uno de los objetos de texto seleccionados y arrástrelos hacia la izquierda, más cerca al
campo Ciudad.
3.
Haga clic en la ficha Vista previa y revise su trabajo nuevamente.
Su informe debe lucir similar a la siguiente ilustración:
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El espaciado entre los campos queda mucho mejor, pero el título del informe no parece estar centrado.
4.
Haga clic en el objeto título del informe para seleccionarlo.
5.
Ponga el cursor en el controlador derecho del objeto hasta que se transforme en cursor de ajuste. Arrastre la
orilla derecha del marco del objeto hasta que se empareje con la orilla derecha de los datos en el objeto del
campo Nombre del Contacto.
El título del informe se centra automáticamente basándose en el tamaño del objeto que lo contiene.
3.3.4
Agrupamiento y ordenamiento
Los datos de los informes se pueden agrupar y ordenar de diversas formas. Las herramientas para agrupar y
ordenar le proveen mucha flexibilidad para personalizar sus informes.
3.3.4.1
Agrupación de su informe
En muchos informes usted necesita dividir los datos en grupos para hacerlos más fácil de leer y entender. Crystal
Reports le permite hacer esto fácilmente. En este ejemplo, agrupará los clientes por región y luego los ordenará
alfabéticamente dentro de cada grupo.
3.3.4.1.1
1.
Para agrupar un informe
En la ficha Diseño, haga clic en el botón Insertar grupo de la barra de herramientas Insertar herramientas.
Aparecerá el cuadro de diálogo Insertar grupo.
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41
2.
Seleccione el campo Región de la tabla Cliente en la primera lista desplegable.
El programa tomará todos los registros con el mismo valor del campo Región y los reunirá formando un grupo
dentro del informe.
3.
Seleccione en orden ascendente del segundo cuadro desplegable.
El agrupamiento por región será desplegado en su informe en orden alfabético ascendente.
4.
Haga clic en Aceptar.
Observe que ahora aparecen dos secciones nuevas en la ficha Diseño: GH1 (Encabezado del grupo nº1) y GF1
(Pie de página de grupo nº1). Así es como el programa indica que se ha agrupado el informe.
5.
42
Haga clic en la ficha Vista previa para ver cómo luce su informe.
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6.
Si el árbol de grupos no está visible, seleccione Mostrar/ocultar el árbol de grupos de la barra de
herramientas estándar para ver los grupos incluidos en el informe.
Puede ver el grupo que desee haciendo clic en su nombre en el árbol de grupos. Por ejemplo, si le gustaría ver el
grupo de clientes de Texas, simplemente haga clic en TX en el Árbol de grupos. El programa se adelantará al
grupo de Texas, desplegándolo en la ficha Vista previa. El Árbol de grupos le permite adelantarse rápidamente a
cualquier grupo específico de su interés, en lugar de tener que desplazarse a través del informe en busca de dicho
grupo. Para obtener más información acerca del árbol de grupos, consulte Árbol de grupos [página 69].
Nota
En muchos de sus informes, quizás quiera insertar resúmenes, subtotales y totales generales. Por ejemplo, si
estuviera creando un informe de ventas en lugar de una lista de clientes, sería bueno calcular el total de ventas
para cada región. Consulte Ordenamiento, agrupamiento y cálculo de totales [página 142].
3.3.4.2
Significado de los encabezados de grupo dinámicos
Cuando usted inserta un grupo, automáticamente se inserta el campo Nombre de grupo en la sección
Encabezado de Grupo de su informe. El campo muestra el nombre del grupo actual. Por ejemplo, si agrupa por
regiones, cuando vea su informe en la ficha Vista previa, el encabezado de grupo para el grupo CA (California)
aparecerá como "CA".
El formato del nombre de un grupo de campos se establece automáticamente de forma que sobresalga de los
registros en el grupo.
3.3.4.3
Orden de registros
En un informe típico de lista de clientes, los nombres de los clientes son puestos en la lista alfabéticamente. En
este ejemplo usted ordenará los nombres de los clientes alfabéticamente dentro de su correspondiente región.
3.3.4.3.1
1.
Para ordenar registros
En la ficha Vista previa, haga clic en Asistente de ordenación de registros en la barra de herramientas
Herramientas del asistente.
Aparece el Asistente de ordenación de registros.
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43
El cuadro de lista Campos disponibles muestra todos los campos que tiene el informe en ese momento y
todos los campos del origen de datos. Puede elegir ordenar en base a cualquiera de estos campos.
El cuadro Ordenar Campos muestra los campos que ya están ordenados en el informe. Debido a que el
campo región ya está ordenado, el ordenamiento que usted hará será dentro de cada región y no para el
informe completo.
2.
Resalte el campo Nombre del cliente y haga clic en el botón de flecha > para agregarlo a la lista Ordenar
Campos.
3.
Haga clic en la opción Ascendente del cuadro Dirección de ordenamiento y haga clic en Aceptar. Su informe
debe lucir similar a la siguiente ilustración:
Observe que los registros de cada grupo están en orden alfabético.
44
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3.3.5
Finalización del informe
Solo le falta un paso para completar el informe. Es necesario agregar un logotipo de la empresa a la primera
página del informe.
3.3.5.1
Inserción de un logotipo
En esta sección, colocará el logotipo de la compañía en la parte superior de la primera página del informe.
3.3.5.1.1
1.
Para insertar el logotipo de una compañía
En la ficha Diseño, haga clic en el botón Insertar imagen de la barra de herramientas Herramientas de
inserción.
Aparece el cuadro de diálogo Abrir.
2.
Seleccione un archivo de logotipo de mapa de bits (.bmp) y haga clic en Abrir.
Aparece un marco de objeto a medida que mueve el cursor sobre el informe. El marco representa el logotipo
que pondrá.
3.
Ubique el marco de objeto en la esquina superior izquierda de la sección Encabezado del informe (EI) y haga
clic una vez.
Si coloca el logotipo en la sección de encabezado del informe (EI), solo se imprimirá en la primera página del
informe.
Nota
Aunque no parece que haya suficiente espacio en la sección Encabezado del informe cuando ubica el
gráfico, la sección se expandirá automáticamente para acomodar la imagen.
4.
Haga clic en la ficha Vista previa para ver el informe.
El informe final debe ser similar al siguiente (con el logotipo seleccionado en el paso 2):
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45
5.
Guarde el informe haciendo clic en el botón Guardar de la barra de herramientas estándar.
Usted acaba de terminar su primer informe.
3.4
Inicio rápido para usuarios avanzados
Si es un usuario de Windows con experiencia y desea ir directamente al programa, siga los siguientes pasos para
configurar un informe por primera vez.
Si no es un usuario con experiencia, consulte Inicio rápido para usuarios inexpertos [página 24].
3.4.1
1.
Para elegir un tipo de informe y un origen de datos
En la página de inicio de Crystal Reports, haga clic en Informe en blanco para abrir el cuadro de diálogo
Asistente de base de datos.
Como alternativa a la creación de un informe en blanco, puede elegir uno de los cuatro asistentes para la
creación de informes.
Una vez seleccionado un asistente, puede crear un informe sobre una diversidad de orígenes de datos.
2.
Examine el contenido del Asistente de base de datos para buscar el origen de datos que desee usar en el
informe.
3.
Seleccione la tabla que desee utilizar en el informe y haga clic en la flecha > para agregarlo a la lista de tablas
seleccionadas.
4.
Después de agregar todas las tablas con las que desee trabajar, haga clic en Aceptar en el Asistente de base
de datos.
Nota
Si selecciona más de una tabla en el cuadro de diálogo Asistente de base de datos, aparecerá la ficha
Vínculos. Para obtener más información sobre vínculos, consulte Cómo vincular varias tablas [página
74].
Aparece la ficha Diseño con las áreas de Encabezado de informe, Encabezado de página, Detalles, Pie de página y
Pie de informe. Un informe se crea al insertar y dar formato a los elementos en cada una de estas áreas.
3.4.2
1.
46
Trabajo con elementos de informe en la ficha Diseño
Cada una de las áreas predeterminadas del informe contiene solo una sección. Para agregar secciones
adicionales, haga clic en Asistente de sección en la barra de herramientas Herramientas del asistente y
agregue las secciones que desee usando dicho asistente.
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Una vez que ha agregado secciones a un área, puede combinarlas, moverlas o eliminarlas en el Asistente de
sección. Consulte Diseño con líneas guía [página 227].
2.
Para activar y desactivar la cuadrícula, elija el comando Opciones del menú Archivo y active o desactive la
casilla de verificación Cuadrícula de la vista Diseño de la ficha Diseño cuando se muestre el cuadro de diálogo
Opciones. Consulte Uso de la cuadrícula [página 226].
3.
Si está trabajando con la cuadrícula desactivada y quiere usar ajuste a líneas guía para ubicar objetos, haga
clic en la regla superior o izquierda a la altura de donde quiere que aparezca la línea guía.
Algunas otras formas en que puede usar las guías:
4.
○
Arrastrar un campo hacia una línea guía hasta que se ajuste a la línea en cuestión.
○
Arrastrar la flecha de la línea guía para mover dicha línea guía (y cualquier objeto que esté ajustado a ella).
○
Arrastrar la flecha de la línea guía más allá de la regla para eliminar la línea guía. Consulte Diseño con
líneas guía [página 227].
Si el cuadro de diálogo Explorador de campos no está visible, haga clic en Explorador de campos en la
barra de herramientas estándar.
Expanda el nodo Campos de base de datos para que se muestre una lista de los campos. Para agilizar la
entrada de varios campos, este cuadro permanecerá en pantalla mientras no se cierre. Puede mover el
cuadro de diálogo hacia una nueva posición o reajustarlo a su antojo. Consulte Ubicación de datos en el
informe [página 76].
5.
Seleccione el (los) campo(s) que quiere que aparezcan en el informe.
Puede seleccionarlos y ponerlos uno a la vez, o puede usar la combinación Mayús-clic para seleccionar varios
campos contiguos, o también, la combinación Ctrl-clic para seleccionar campos de la lista en forma aleatoria.
También puede utilizar el método de arrastrar y colocar. Coloque los campos en la sección Detalles donde
desea que aparezcan.
Si pone varios campos, éstos aparecerán uno al lado del otro en el cuadro de diálogo Explorador de Campos.
El programa marca la posición de cada campo con un marco rectangular. Los caracteres del marco indican si
el campo es de texto (XXX...), de número (555…), de moneda (555 $…), de fecha (31/12/99), de hora
(00:00:00), de fecha y hora (31/12/99 00:00:00) o booleano (T/F).
Nota
Los nombres y tipos de campo se pueden ver al seleccionar la casilla de verificación Mostrar nombres de
campo en el cuadro de diálogo Opciones (ficha Presentación).
Nota
El programa coloca automáticamente los títulos de campo en la sección Encabezado de página a menos
que no esté activada la casilla de verificación Insertar encabezados de campo detallados en la ficha Diseño
del cuadro de diálogo Opciones.
Nota
Si se agregan secciones de Detalles adicionales al informe, solo se colocarán títulos de campo en la sección
Encabezado de página de los campos en la sección Detalles A (el original) de su informe.
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47
6.
Después que haya ubicado objetos en su informe, podría surgir la necesidad de ajustar las secciones del
informe de alguna manera. Puede hacerlo usando el menú contextual que aparece cuando hace clic con el
botón derecho del ratón en el área sombreada a la izquierda de la sección de la regla.
○
Si desea expandir una sección para alojar una línea adicional, use el comando Insertar línea.
○
Si desea que el programa alinee los objetos en la sección automáticamente y en dirección horizontal, use
el comando Ordenar líneas.
○
Si desea reducir el tamaño de una sección para eliminar espacios en blanco innecesarios encima y debajo
de los objetos, use el comando Ajustar sección. Consulte Uso del espacio en blanco entre filas [página
253].
7.
Para crear un título de informe, primero debe especificar el título en el cuadro de diálogo Propiedades del
documento. En el menú Archivo, haga clic en Información de resumen. Proporcione el título en el cuadro de
texto Título del cuadro de diálogo Propiedades del Documento. Haga clic en Aceptar.
8.
Seleccione Título del informe de la lista Campos especiales del Explorador de campos. Cuando mueva el
cursor sobre el informe, aparecerá un marco rectangular de ubicación. Haga clic una vez en la sección
Encabezado del informe (EI) para ubicar el título del informe en esa sección. El campo del título contendrá el
texto usted que escribió en el cuadro de texto Título del cuadro de diálogo Propiedades del Documento.
Consulte Agregar una página de título al informe [página 86].
9.
Para ver cómo se verá su trabajo cuando se imprima, haga clic en el botón Vista previa de la barra de
herramientas estándar.
Para acelerar el tiempo de procesamiento durante la creación de un informe, puede tener una vista previa
usando solamente una pequeña parte de los datos disponibles. Para hacer esto, elija el comando Vista previa
de muestra del menú Archivo | Imprimir. Consulte Ficha Vista previa [página 68].
En cualquier caso, el programa muestra la ficha Vista previa. Si quiere, puede afinar su informe en la ficha
Vista previa y, al mismo tiempo, ver los resultados como aparecerían actualizados en el informe. También
puede cerrar la ficha Vista previa y continuar trabajando en su informe en la ficha Diseño.
3.4.3
1.
Uso de otras funciones de informes
Si desea dar formato a un campo, cambiar la ubicación o el ancho de un campo, o insertar un resumen, haga
clic en el campo para seleccionarlo. Aparecerán controladores arriba, abajo y a los lados de cada campo
seleccionado.
○
Para cambiar la ubicación del campo (o los campos), arrastre el marco de ubicación del campo a su
nueva posición usando su ratón.
○
Para cambiar el ancho de un campo, arrastre el controlador de la derecha o de la izquierda usando su
ratón.
○
Haga clic con el botón secundario en el campo para darle formato o resumirlo. Aparecerá un menú
contextual con una lista de comandos para realizar ambas acciones.
Consejo
Muchas de las opciones de formato y fuente están disponibles en la barra de formato.
48
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Nota
Si quiere aplicar el formato solo bajo ciertas condiciones, haga clic en el botón Fórmula Condicional en
el Editor de Formato y haga una fórmula que defina esas condiciones. Consulte Trabajo con formato
condicional [página 256].
2.
Si desea crear una fórmula para realizar cálculos o comparaciones de datos, seleccione Campos de fórmula
en el Explorador de campos.
Nota
También puede hacer clic en Taller de fórmulas en la barra de herramientas Herramientas del
asistente para trabajar con fórmulas, funciones personalizadas, enunciados SQL, etc.
3.
Haga clic en Nuevo. Aparece el cuadro de diálogo Nombre de fórmula. Especifique el nombre de la
fórmula y haga clic en Aceptar. Aparece el Taller de fórmulas con el Editor de fórmulas activo.
4.
Escriba la fórmula en el Editor de fórmulas. Especifique los campos, operadores y funciones
seleccionándolos en sus respectivas listas o escribiéndolos con el teclado. Puede comprobar la sintaxis de la
fórmula haciendo clic en Revisar.
5.
Cuando termine la edición, haga clic en el botón Guardar y cerrar para regresar al cuadro de diálogo
Explorador de campos.
6.
Haga clic en Insertar en informe para colocar la fórmula tal como lo haría con un campo de una base de
datos. Consulte Uso de las fórmulas [página 415].
7.
Para insertar un subinforme (un informe dentro de otro informe), haga clic en Insertar subinforme en la
barra de herramientas Insertar herramientas y elija un informe existente para importarlo como subinforme, o
use el Asistente para la creación de informes para crear un nuevo subinforme. Consulte Cómo insertar
subinformes [página 499].
Si desea que los registros de un subinforme coincidan con los registros del informe principal, haga clic en la
ficha Vincular del cuadro de diálogo Insertar subinforme y especifique el vínculo cuando aparezca la ficha.
8.
Para insertar una tabla de referencias en un informe, haga clic en el botón Insertar tablas de referencias
de la barra de herramientas Insertar herramientas y configure la tabla de referencias en el Asistente de tablas
de referencias cuando este aparezca. Consulte Objetos de tablas de referencias [página 317].
9.
Para crear un campo de parámetros (un campo que solicita se le proporcione un valor cada vez que se
recuperan datos de un informe), haga clic en Explorador de campos en la barra de herramientas estándar y, a
continuación, seleccione Campos de parámetros en el cuadro de diálogo Explorador de campos cuando este
aparezca. Haga clic en el botón Nuevo para configurar un campo de parámetros. Una vez creado, puede
insertar el campo de parámetros en un informe tal como lo haría con un campo de una base de datos o
seleccionarlo en la lista Campos del Taller de fórmulas.
Los campos de parámetros se pueden utilizar en informes (como peticiones de títulos o etiquetas), en
fórmulas de selección (como peticiones de criterios de selección) y en fórmulas (para muchos fines, entre los
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49
que se incluye la especificación de campos de ordenación). Consulte Campos y peticiones de parámetro
[página 458].
10.
Para agregar un gráfico, haga clic en Insertar gráfico en la barra de herramientas Insertar herramientas.
Consulte Crear gráficos [página 271].
11.
Para agregar un mapa, haga clic en Insertar mapa en la barra de herramientas Insertar herramientas.
Consulte Asignación [página 288].
12. Para insertar una hoja de cálculo, una imagen u otro objeto OLE que se pueda editar desde diseñador de
informes usando las herramientas del programa original del objeto, elija Objeto OLE del menú Insertar.
Consulte OLE [página 304] y Trabajo con Objetos OLE estáticos [página 308].
13.
Para cambiar la dirección de ordenación de los registros, haga clic en Asistente de ordenación de
registros en la barra de herramientas Herramientas del asistente. Aparece el Asistente de ordenación de
registros. Seleccione el (los) campo(s) que quiere utilizar para ordenar los datos del informe y la dirección del
ordenamiento. Consulte Ordenación de un campo y de múltiples campos [página 144].
14.
Si desea limitar el informe de acuerdo con registros específicos (por ejemplo, los registros de los
clientes de California que tienen ventas acumuladas superiores a 10.000 $), haga clic en el primer campo en
el que desee basar la selección y luego haga clic en Asistente de selección en la barra de herramientas
Herramientas del asistente. Cuando aparezca Asistente de Selección, especifique su criterio de selección de
registros.
15.
Para imprimir el informe, haga clic en Imprimir en la barra de herramientas estándar.
¡Eso es todo! Así de fácil es elaborar un informe.
50
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Inicio rápido
4
Conceptos de diseño de informes
4.1
Diseño básico de informes
El propósito de esta sección es explicar paso a paso cómo preparar un informe de Crystal Reports. Dicho enfoque
incluye los siguientes pasos:
●
Decisiones sobre el contenido del informe.
●
Desarrollo de un prototipo en papel.
Esta sección ha sido diseñada para proporcionar una comprensión de los conceptos involucrados en el proceso
de elaboración de informes.
4.2
Decisiones sobre el contenido del informe
Antes de nada, debe esquematizar la información que desea que se presente en el informe. Las siguientes
secciones proporcionan una guía para realizar ese esquema.
Nota
Un archivo de informe (.rpt) puede contener información empresarial confidencial. Le aconsejamos que proteja
el acceso al archivo mediante uno de los métodos siguientes:
●
Gestione el archivo con el servidor de la plataforma de Business Intelligence de SAP BusinessObjects.
●
Aplique sistemas de seguridad para archivos.
●
Aplique un cifrado de nivel de sistema operativo.
4.2.1
Formulación del propósito
¿Cuál es el propósito general del informe?
Los informes son herramientas de administración. Sirven para facilitar una rápida compresión de los elementos
básicos y las relaciones entre los datos sin formato y ayudarle a tomar las decisiones correctas. Para que un
informe sea eficaz, debe presentar los datos adecuados de forma lógica. Si presenta datos incorrectos, o datos
correctos de forma desordenada, el informe puede retrasar el proceso de decisión o incluso provocar que se
tome una decisión incorrecta.
Una manera adecuada de comenzar a desarrollar un informe es escribir su propósito en una o dos frases. El
enunciado del propósito le permite centrarse en las necesidades básicas y proporciona al informe un punto de
partida y un objetivo.
A continuación se dan algunos ejemplos de enunciados de propósito:
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51
●
El propósito de este informe es mostrar las ventas mensuales y las ventas acumuladas anuales por
representante de ventas, comparar las cifras actuales con las del año anterior y marcar los representantes
cuyas cifras de venta no alcanzan los estándares de la compañía.
●
El propósito de este informe es mostrar el movimiento de ventas para cada producto en inventario y sugerir
cantidades para órdenes de abastecimiento en base a dicha actividad.
●
El propósito de este informe es calcular el promedio de accidentes por cada cien kilómetros de recorrido y el
promedio de infracciones de tránsito por año de cada conductor de la compañía.
La definición del propósito del informe antes de comenzar es un paso clave en el proceso general.
¿Quién va a leer el informe?
Generalmente, varios usuarios utilizan con frecuencia el mismo informe. Por ejemplo, un informe detallado de las
ventas globales de una compañía puede ser utilizado por representantes de ventas, por el director regional de
ventas, por el director nacional de ventas y por el jefe de operaciones (COO).
Cada una de estas personas estará interesada en diferentes aspectos del informe.
●
Un representante de ventas usará el informe para evaluar su rendimiento individual y compararlo con el de
otros representantes de su área.
●
El director regional de ventas usará el informe para evaluar a los representantes de su región y comparar los
resultados obtenidos con los de otras regiones.
●
El gerente general de ventas usará el informe para evaluar el desenvolvimiento de los gerentes regionales y
para comparar las cifras de ventas reales con las cifras de ventas estimadas.
●
El director general de operaciones usará el informe para evaluar el desenvolvimiento del gerente general de
ventas y del gerente de mercadeo, y para proyectar actividades como planes de producción, programas de
expansión, etc.
Puesto que cada usuario del informe tiene intereses distintos, es importante planificar el informe para que incluya
la información que busca cada uno.
4.2.2
Determinación de la presentación del informe
¿Cuál será el título del informe?
Establezca un título inicial para su informe. Puede cambiarlo en el futuro si lo desea, pero al menos tendrá un
título al cual referirse durante la etapa de creación del prototipo.
¿Qué otra información, además del título, necesita para identificar su informe?
Puede que desee incluir la fecha de impresión, información acerca de quién preparó el informe, un enunciado del
propósito del informe, el rango de los datos que cubre, o algo por el estilo. En tal caso, escriba dicha información
para que pueda incluirla al momento de preparar su prototipo.
52
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Conceptos de diseño de informes
La información puede provenir de una variedad de orígenes, dependiendo de la clase de información que planea
usar.
●
La información acerca de quién preparó el informe podría ser tomada de campos de datos individuales en las
tablas de la base datos usada. Si se va a extraer de una tabla de base de datos, ¿qué tabla será? O, ¿qué
combinación de tablas?
●
El enunciado del propósito del informe puede estar contenido en un bloque de texto creado como objeto de
texto y ubicado en cualquier parte del informe.
●
Crystal Reports puede generar información como la fecha de impresión o los números de página.
4.2.3
Búsqueda de datos
¿Sabe usted qué datos quiere usar en su informe?
¿Sabe en qué tipo de base de datos está basando su informe? ¿Tomará los datos de un archivo de datos, SQL/
ODBC o de otro origen de datos?
Si no lo sabe, pregunte a quien corresponda acerca del tipo de base de datos y la localización de sus datos y
solicite que le establezcan acceso a esa base de datos, si es que todavía no lo tiene. Para obtener más
información, vea Acceso A los orígenes De Datos en la Ayuda en pantalla de Crystal Reports .
¿Está suficientemente familiarizado con los datos para poder encontrar la información que desea? Cuando está
buscando el nombre del contacto de un cliente, ¿es capaz de encontrar el campo dentro de la tabla de una base
de datos?
El profesional en MIS, el administrador de bases de datos o un compañero de trabajo podría ayudarle a
familiarizarse con los datos con los que se propone trabajar.
¿Qué datos específicos quiere que aparezcan en el cuerpo del informe?
El cuerpo debe contener todos los datos necesarios para cumplir lo establecido en el enunciado del propósito del
informe. Y también debe contener todos los datos necesarios para la variedad de usuarios que haya identificado.
Este paso requiere que usted examine las tablas disponibles. Crystal Reports le permite combinar datos de
diferentes bases de datos para crear su informe, lo que le da una gran flexibilidad en su trabajo.
●
La mayoría de los datos en un informe normal se obtienen directamente de los campos de datos. ¿Qué
campos de datos se van a utilizar y dónde se van a situar?
●
Otros datos se calcularán dependiendo de los campos de datos. ¿Qué campos de datos se van a utilizar en los
cálculos?
●
Otros datos serán insertados directamente en el informe, utilizando objetos de texto (encabezados, notas,
rótulos, etc.).
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¿Existen los datos en campos de datos o necesitan ser calculados a partir de
los valores de los campos?
Parte de la información del informe puede ser tomada directamente de campos de datos (cifras de ventas, por
ejemplo); otra información tendrá que ser calculada en base a los valores de los campos (comisión de ventas, por
ejemplo, es el producto de cifras de ventas por porcentaje de comisión). En su plan, podría ser útil separar o
marcar los datos que deben ser calculados, de los que pueden ser usados directamente. Consulte Especificación
de fórmulas [página 420].
¿En qué tipo de campos están contenidos los datos:
Tómese tiempo para averiguar el tipo de dato de los campos de datos que se utilizará en sus cálculos. Ya que las
funciones de fórmula y los operadores funcionan con tipos de datos específicos, es importante reconocer el tipo
de dato con el que está trabajando, antes de iniciar cálculo alguno. Por ejemplo, algunas funciones requieren
datos numéricos, mientras que otras solo trabajan con campos de cadena. Para obtener más información acerca
de funciones y operadores determinados, busque "Funciones" y "Operadores", o busque la función o el operador
por su nombre en la Ayuda en pantalla de Crystal Reports.
4.2.4
Manipulación de datos
Existen varias formas de manipular datos al diseñar un informe. En las siguientes secciones se muestran algunas
opciones que es posible que desee tener en cuenta.
¿Quiere que sus datos se ordenen en grupos?
¿Cómo? ¿Por cliente? ¿Por fecha? ¿Por jerarquía? Crystal Reports provee varias opciones para agrupar sus datos
en su informe. Consulte Agrupar datos [página 148].
¿Quiere sus datos ordenados en base a registros o valores de grupo?
Crystal Reports le ofrece ambas alternativas. Consulte Descripción de las opciones de ordenación [página 142].
¿Quiere que su informe se base en todos los registros o grupos en la base de
datos o solamente en registros y grupos específicos?
Crystal Reports le da la oportunidad de basar su informe en todos los registros de una base de datos, o en un
conjunto limitado de registros de la misma. Usando Crystal Reports usted puede seleccionar registros basado en
54
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Conceptos de diseño de informes
un simple rango de datos o comparaciones, o puede crear fórmulas complejas para identificar los registros que
serán incluidos. Tome unos minutos para determinar los registros necesarios para su informe y liste los criterios
que serán usados para seleccionar esos registros. Consulte Selección de registros [página 130].
¿Desea resumir los datos?
¿Quiere totalizar, promediar, contar o determinar el máximo y el mínimo valor contenidos entre todos los valores
de una columna de su informe?
Crystal Reports le permite hacer esto y poner el total (o total promedio, total de recuento, etc.) al final de la
página de la columna seleccionada. Consulte Cálculo de un porcentaje [página 174].
¿Qué información quiere marcar en su informe?
Puede que desee llamar la atención sobre algunos datos marcándolos en el informe. Por ejemplo, los elementos
fijos del inventario suelen estar marcados en los informes de inventario para poder prestarles especial atención.
Puede que desee marcar los elementos que no muestren actividad durante el último mes, los últimos tres meses
o algún otro período específico. Para marcar la información, identifíquela junto con cualquier condición que active
la marca.
¿Cómo quiere marcar la información?
Podría ser que quiera marcar elementos con un asterisco u otro símbolo, o tal vez usando una palabra como
marcador. Por lo tanto, si quiere cierta información marcada, debe escribir las condiciones que provoquen dicha
marcación.
Crystal Reports le ofrece la oportunidad de subrayar elementos de informe y cambiar el tipo, tamaño o color de la
fuente usada para elementos específicos del informe. Le permite colocar bordes alrededor de elementos, dibujar
líneas y cuadros (para dividir el informe en secciones), establecer encabezados, etc. Todas estas herramientas de
formato se pueden utilizar para resaltar los datos más importantes de un informe. Consulte Formato [página
207].
4.2.5
Características del área de impresión
Cada área del informe tiene sus propias características de impresión. Es muy importante comprender estas
características porque afectan al tiempo y a la frecuencia con la que se imprimen diferentes objetos de informe.
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55
4.2.5.1
¿En qué orden se imprimen las áreas del informe?
Las áreas se imprimen en el orden que aparecen en la ficha Diseño (de arriba hacia abajo). Si hay más de una
sección en un área, estas se imprimen en el orden en que aparecen dentro del área. Así, si tiene tres secciones de
Encabezado del informe, las tres secciones serán impresas, en orden, antes de comenzar a imprimir la(s)
sección(es) en el Encabezado de página.
4.2.5.2
¿Con qué frecuencia se imprimen los informes?
La forma en la que se imprimen los objetos determina el diseño del informe. Esta información es de suma utilidad,
cuando está tratando de decidir dónde ubicar gráficos, tablas de referencias y fórmulas, para obtener resultados
específicos:
Encabezado de informe
Objetos ubicados en el área del Encabezado del informe se imprimen una sola vez, al principio del informe.
●
Gráficos y tablas de referencias ubicados en esta área contienen datos de todo el informe.
Nota
Tanto los gráficos como las tablas de referencias pueden filtrar datos de informes mediante la utilización
de una ordenación de grupos; en esos casos, los datos que se muestran en el gráfico o en la tabla de
referencias son un subconjunto de los datos del informe completo.
●
Fórmulas ubicadas en esta área son evaluadas una sola vez, al principio del informe.
Encabezado de página
Objetos ubicados en el área del Encabezado de página se imprimen al principio de cada nueva página.
●
No es posible ubicar gráficos o tablas de referencias en esta sección.
●
Fórmulas ubicadas en esta área son evaluadas una vez por página, al principio de cada nueva página.
Encabezado de grupo
Objetos ubicados en el área del Encabezado de grupo se imprimen al principio de cada nuevo grupo.
●
Gráficos y tablas de referencias ubicados en esta área contienen datos solamente de este grupo.
●
Fórmulas ubicadas en esta área son evaluadas una sola vez por cada grupo, al principio del grupo.
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Conceptos de diseño de informes
Área detalles
Objetos ubicados en el área de Detalles se imprimen con cada nuevo registro.
●
No es posible ubicar gráficos o tablas de referencias en esta área.
●
Fórmulas ubicadas en esta área son evaluadas una vez por cada registro.
Pie de página de grupo
Objetos ubicados en el área del Pie de grupo se imprimen al final de cada grupo.
●
Gráficos y tablas de referencias ubicados en esta área contienen datos solamente de este grupo.
●
Fórmulas ubicadas en esta área son evaluadas una sola vez por cada grupo, al final del grupo.
Pie de informe
Objetos ubicados en el área del Pie del informe se imprimen una sola vez al final del informe.
●
Gráficos y tablas de referencias ubicados en esta área contienen datos de todo el informe.
Nota
Tanto los gráficos como las tablas de referencias pueden filtrar datos de informes mediante la utilización
de una ordenación de grupos; en esos casos, los datos que se muestran en el gráfico o en la tabla de
referencias son un subconjunto de los datos del informe completo.
●
Fórmulas ubicadas en esta área son evaluadas una sola vez, al final del informe.
Pie de página
Objetos ubicados en el área del Pie de página se imprimen al final de cada página.
●
No es posible ubicar gráficos o tablas de referencias en esta área.
●
Fórmulas ubicadas en esta área son evaluadas una vez por página, al final de cada nueva página.
4.3
Desarrollo de un prototipo en papel
Mientras que un prototipo es útil independientemente de su experiencia con Crystal Reports, es de particular
importancia cuando está aprendiendo el programa por primera vez. Con el prototipo en mano, puede poner todo
su esfuerzo en el aprendizaje del uso de los comandos, en lugar de tratar de diseñar y aprender al mismo tiempo.
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57
4.3.1
Para diseñar un prototipo en papel
1.
Tome un papel del tamaño que usará para su informe final.
2.
Ubique el título y cualquier otra información descriptiva del encabezado, usando cuadros o líneas para
representar los elementos del informe.
3.
Ubique la información del Pie de página.
4.
Revise el esbozo de la página para que haya un buen balance de los diferentes elementos.
5.
Analice la información que desee incluir en el cuerpo del informe:
○
Cuente el número de campos que utilizará y estime el espacio apropiado entre los campos.
○
Use rectángulos para delinear los campos.
○
Cambie el espacio entre campos si es necesario.
○
Decida una secuencia lógica para representar los datos en el cuerpo del informe.
○
Rotule los campos para indicar esa secuencia.
6.
Use cuadros pequeños para indicar valores de grupo y totales.
7.
Ubique algunas marcas al azar en la columna donde quiere que aparezcan las marcas.
8.
Oscurezca cualquier elemento que quiera resaltar para que sobresalga del resto en el prototipo.
9.
Revise la apariencia y el balance y haga cambios donde sea necesario.
58
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Conceptos de diseño de informes
5
Introducción a la creación de informes
Esta sección muestra los aspectos básicos de la creación de informes en Crystal Reports. Primero aprenderá
acerca del entorno de diseño de informes, luego acerca de cómo seleccionar tablas de bases de datos, cómo
colocar objetos en un informe y cómo ordenar, agrupar y obtener totales de los datos.
Soporte en línea, muestras y breves referencias técnicas
Para obtener más información sobre los temas que se tratan en esta ayuda en pantalla, visite SAP Community
Network , donde encontrará un amplio conjunto de ejemplos, descargas, breves referencias técnicas e
información adicional de utilidad.
http://scn.sap.com
5.1
Opciones en la creación de informes
Cada vez que crea un nuevo informe, usted tiene cuatro opciones:
●
Utilizar un Asistente para la creación de informes.
●
Utilizar otro informe como modelo.
●
Crear un informe personalizado desde el principio.
Probablemente usará las cuatro opciones con el tiempo.
Asistentes para la creación de informes
Los Asistentes para la creación de informes ayudan a crear informes de manera rápida y tanto los usuarios sin
experiencia como los programadores prefieren crear la mayoría de sus informes usando estos modelos. Todo lo
que tiene que hacer es elegir el asistente que más se aproxime al tipo de informe que desee crear. El asistente le
lleva paso a paso a través del proceso de creación de informes.
Otro informe
Si desea crear un informe nuevo basado en otro existente, puede utilizar ese otro informe como modelo. Abra el
informe que desee usar de este modo seleccionando la opción Abrir archivo y guárdelo en un archivo nuevo con el
comando Guardar como (que se encuentra en el menú Archivo). Este método es útil para:
●
crear un nuevo informe con un agrupamiento o selección de registros diferente al del informe existente; crear
una serie de informes, cada uno un poco diferente del anterior;
●
reconstruir un informe basado en un período de tiempo pasado, usando la misma estructura de un informe
actual;
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Introducción a la creación de informes
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59
●
crear un informe completamente nuevo basado en un conjunto de bases de datos que están vinculadas en
otro informe. Usted puede crear un informe y eliminar los campos sin perturbar los vínculos internos.
Después, sin necesidad de establecer vínculos nuevamente, puede construir todos sus nuevos informes
basado en este informe.
Crystal Reports también permite dar formato a un informe mediante la aplicación de una plantilla. Para obtener
más información, consulte Uso de una plantilla [página 207].
Informe nuevo
La opción Informe en blanco se usa para crear un informe partiendo de cero. Esta situación se presenta cuando se
desea toda la flexibilidad y el control para crear un informe partiendo de cero, o cuando el tipo de informe que se
desea generar es diferente de los numerosos tipos de informe disponibles en los asistentes.
5.2 Elección de campos de bases de datos y orígenes de
datos
Crystal Reports simplifica la selección de campos de bases de datos y orígenes de datos al ofrecer una
funcionalidad fácil de usar en los cuadros de diálogo Asistente de base de datos y Explorador de campos. Cada
uno de estos cuadros de diálogo usa la estructura familiar de árbol de Windows para permitir el desplazamiento
por todas las opciones posibles.
5.2.1
El Asistente de base de datos
El Asistente de base de datos proporciona una vista de árbol integrada de todos los orígenes de datos que se
pueden usar con Crystal Reports. En el Asistente de base de datos se puede seleccionar para los informes
cualquiera de los orígenes de datos que se exponen a continuación:
●
Un origen de datos conectado actualmente.
●
Un comando SQL guardado en BusinessObjects Enterprise Repositorio de BusinessObjects Enterprise.
●
Un origen de datos agregado a la carpeta Favoritos.
●
Un origen de datos al que se ha tenido acceso recientemente (el Asistente de base de datos mantiene una
lista de estos orígenes de datos a disposición del usuario).
●
Un origen de datos existente, por ejemplo, un archivo de datos local o un origen de datos ODBC que ya esté
configurado.
En el Asistente de base de datos también se pueden especificar vínculos entre tablas de bases de datos si se han
seleccionado varias tablas para el informe.
El Asistente de base de datos tiene dos fichas: Datos y Vínculos.
60
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Introducción a la creación de informes
5.2.1.1
Ficha Datos
Vista de árbol
La ficha Datos del Asistente de base de datos muestra una vista de árbol de los posibles orígenes de datos que se
pueden seleccionar al crear un informe. El árbol, en la lista Orígenes de datos disponibles, se compone de
carpetas para:
●
Mis conexiones
●
Crear nueva conexión
La carpeta Crear nueva conexión contiene subcarpetas para numerosos orígenes de datos comunes. Entre éstas
se encuentran las siguientes:
●
Access/Excel (DAO)
●
Archivos de base de datos
●
ODBC (RDO)
●
OLAP
●
OLE DB (ADO)
Nota
Las opciones de origen de datos disponibles en la carpeta Crear nueva conexión dependen de los componentes
de acceso a datos seleccionados durante la instalación.
Para obtener una breve descripción de cada una de estas carpetas y subcarpetas, consulte Selección del origen
de datos [página 72].
Menú contextual
Puede hacer clic con el botón secundario en la lista Orígenes de datos disponibles del Asistente de base de datos
para ver un menú contextual con las siguientes opciones:
●
Agregar al informe
Use esta opción para agregar una tabla o un procedimiento almacenado a su nuevo informe. Esta opción
también está disponible al hacer clic en la flecha < del Asistente de base de datos.
●
Agregar comando al informe, cuadro de diálogo
Utilice esta opción para agregar un objeto de tabla que se ha creado mediante un comando SQL.
●
Establecer nueva conexión
Utilice esta opción para crear una nueva conexión.
●
Eliminar del informe
Use esta opción para eliminar una tabla o un procedimiento almacenado del informe. Esta opción también
está disponible al hacer clic en la flecha < del Asistente de base de datos.
●
Propiedades
Use esta opción para obtener información detallada del elemento seleccionado.
●
Cambiar nombre de conexión
Utilice esta opción para cambiar el nombre de una conexión de origen de datos.
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61
●
Eliminar conexión
Utilice esta opción para eliminar una conexión de origen de datos.
Nota
Las conexiones de base de datos que se han conectado a un informe abierto, o se hace referencia a ellas en
él, no se pueden eliminar.
●
Eliminar del repositorio
Use esta opción para eliminar un comando SQL existente del Repositorio de la plataforma SAP
BusinessObjects Business Intelligence.
●
Cambiar de nombre el objeto del repositorio
Use esta opción para cambiar el nombre a un comando SQL existente del Repositorio de la plataforma SAP
BusinessObjects Business Intelligence.
●
Opciones
Use este comando para configurar las opciones globales que aparecen en la ficha Base de datos del cuadro
de diálogo Opciones.
●
Actualizar
Use esta opción para actualizar la lista de orígenes de datos disponibles en el Asistente de base de datos.
5.2.1.2
Ficha Vínculos
Las tablas de bases de datos se vinculan para que los registros de una base de datos coincidan con los registros
relacionados de otra tabla. Por ejemplo, si activa la tabla Proveedores y la tabla Producto, se establece un vínculo
de tal modo que cada producto (de la tabla Producto) coincida con el proveedor que lo fabrica (de la tabla
Proveedores).
Probablemente, la mayoría de sus informes han de requerir datos de dos o más tablas, por lo que será necesario
establecer vínculos. El proceso de vinculación se facilita utilizando la ficha Vínculos del Asistente de base de
datos. Consulte Vinculación de tablas [página 530].
5.2.2
El Explorador de campos
Use el cuadro de diálogo Explorador de campos para insertar, modificar o eliminar campos en las fichas Diseño y
Vista previa de Crystal Reports. Para ver el Explorador de campos, seleccione el comando Explorador de campos
del menú Vista.
5.2.2.1
Vista de árbol
El Explorador de campos muestra una vista de árbol de los campos de bases de datos y de los campos especiales
que puede agregar al informe. También muestra campos de fórmula, enunciado SQL, de parámetro, de total
acumulado y de nombre de grupo que haya definido para usarlos en el informe.
62
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Introducción a la creación de informes
Los campos que ya se han agregado al informe o los campos que han sido usados por otros campos (como
campos de fórmula, grupos, campos de total acumulado, resúmenes, entre otros) tienen al lado una marca de
verificación verde.
5.2.2.2
Barra de herramientas y menú contextual
La barra de herramientas del Explorador de campos proporciona botones con información sobre herramientas y
combinaciones de teclas de acceso directo. Puede hacer clic con el botón derecho en cualquier elemento de la
vista de árbol para abrir un menú contextual.
La barra de herramientas ofrece las funciones siguientes:
●
Insertar en informe
Use esta opción para agregar un campo al informe. Es posible insertar más de un campo a la vez
seleccionando varios campos, haciendo clic con el botón derecho y eligiendo Insertar a informe.
De modo alternativo, para insertar un campo, puede arrastrar y soltarlo en las fichas Diseño o Vista previa.
●
Examinar
Use esta opción para examinar datos de un campo de base de datos, de un campo de fórmula o de un campo
de enunciado SQL.
Nota
En el menú contextual, esta opción se denomina Examinar datos.
●
Nuevo
Use esta opción para crear un campo de fórmula, un campo de enunciado SQL, un campo de parámetro o un
campo de total acumulado.
●
Editar
Use esta opción para modificar un campo de fórmula, un campo de enunciado SQL, un campo de parámetro o
un campo de total acumulado existentes.
●
Duplicar
Utilice esta opción para crear una copia de la fórmula que ha seleccionado en el Explorador de campos. Una
vez creada la copia, puede cambiarle el nombre y editarla.
●
Cambiar nombre
Use esta opción para modificar el nombre de un campo de fórmula, un campo de enunciado SQL, un campo
de parámetro o un campo de total acumulado existentes.
●
Eliminar
Use esta opción para eliminar un campo de fórmula, un campo de enunciado SQL, un campo de parámetro o
un campo de total acumulado. También puede seleccionar varios campos si hace clic con el botón derecho y
elige Eliminar para eliminarlos todos a la vez.
Los menús contextuales de los campos del Explorador de campos ofrecen funciones adicionales que no se
encuentran en la barra de herramientas, incluidas las siguientes:
●
Buscar en fórmulas
Utilice esta opción para encontrar el elemento seleccionado en todas las fórmulas del informe.
●
Establecer orden de petición
Use esta opción para abrir el cuadro de diálogo Establecer orden de petición, en el que puede cambiar el
orden de petición de los campos de parámetro.
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63
●
Mostrar tipo de campo
Use esta opción para ver el tipo de campo (cadena, numérico, etc.) cuando mira una lista de campos de base
de datos. La longitud de los campos de cadena se incluye entre paréntesis al final de sus nombres.
●
Ordenar campos alfabéticamente
Utilice esta opción para mostrar los campos de la tabla en orden alfabético (en lugar del orden en que
aparecen en la tabla).
●
Ordenar tablas alfabéticamente
Utilice esta opción para mostrar los campos de base de datos en orden alfabético (en lugar del orden en que
aparecen en la base de datos).
●
Actualizar
Use esta opción para actualizar la lista de campos disponibles en el Explorador de campos.
5.2.2.3
Campos de nombre de grupo
Se puede insertar un campo de nombre de grupo existente mostrado en el Explorador de campos haciendo clic
con el botón secundario y seleccionando Insertar en informe. Sin embargo, a diferencia de los campos de fórmula,
de parámetro o de total acumulado, no puede crear un campo de nombre de grupo usando el Explorador de
campos. (Un campo de nombre de grupo se crea al insertar un grupo.)
5.3
Acerca del entorno de diseño de informes
5.3.1
Ficha Diseño
Cuando se trabaja con Crystal Reports, la ficha Diseño será probablemente la parte del programa que utilice con
mayor frecuencia.
La ficha Diseño es el lugar donde se realiza la mayor parte del trabajo inicial cuando se crea un informe. Es aquí
donde se diseñan y se rotulan las diferentes secciones de su informe. Puede ubicar objetos en dichas secciones
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exactamente donde quiere que aparezcan; especificar sus necesidades de ordenamiento, agrupamiento y
totalización; hacer su edición inicial, y muchas otras operaciones.
La ficha Diseño provee el entorno más eficiente para diseñar su informe porque usted trabaja en la ficha con
representaciones de los datos y no con los datos mismos. Cuando ubica un campo en el informe, el programa usa
un marco para identificar el campo en la ficha, sin necesidad de recuperar los datos reales. Así, puede agregar y
eliminar campos y otros objetos, moverlos a su antojo, definir fórmulas complejas y hacer mucho más, sin agotar
los recursos de su computadora o de la red en el esfuerzo de recuperación de datos.
El informe que crea en la ficha Diseño es algo así como un informe virtual que tiene la estructura y las
instrucciones para crear el informe final, pero no es el informe en si. Para convertir el informe de la ficha Diseño en
un informe final o en un informe que usted pueda afinar, "solo agregue los datos". Hace esto cada vez que ve la
vista previa de su informe, lo imprime o lo "envía" de alguna manera. Es entonces cuando los datos reales
aparecen en el informe.
5.3.1.1
Áreas de la ficha Diseño
Cuando se comienza a crear un informe, Crystal Reports crea automáticamente cinco áreas en la ficha Diseño.
●
Encabezado del informe
Esta sección se utiliza generalmente para el título del informe y cualquier otra información que se desea que
aparezca al principio del informe. También puede ser usada para gráficos y tablas de referencias que incluyan
datos para todo el informe.
●
encabezado de página
Esta sección se utiliza generalmente para la información que se desea que aparezca en la parte superior de
cada página. Por ejemplo nombres de capítulos, el nombre del documento u otra información similar.
También puede usar esta sección para mostrar títulos de campo sobre los campos mismos en su informe.
●
Detalles
Esta sección se utiliza para el cuerpo del informe y se imprime una vez por registro. La mayor parte de los
datos de su informe aparecerá generalmente en esta sección.
●
Pie de informe
Esta sección se utiliza para la información que se desea que aparezca solo una vez al final del informe (como
totales generales) y para los gráficos y las tablas de referencias que contienen datos relativos a todo el
informe.
●
Pie de página
Esta sección contiene generalmente el número de página y cualquier otra información que se desea que
aparezca en la parte inferior de cada página.
Si se añade un grupo, resumen o subtotal al informe, el programa crea dos secciones adicionales:
●
Encabezado de grupo
Esta sección suele contener el campo de nombre de grupo y se puede usar para mostrar los gráficos o las
tablas de referencias que contienen datos específicos del grupo. Solo se imprime una vez al principio de un
grupo.
●
Pie de página de grupo
Normalmente, esta sección incluye el valor de resumen, si lo hay, y se puede utilizar para mostrar gráficos y
tablas de referencias. Se imprime solo una vez al final de un grupo.
Cuando agrega un grupo, un valor total o un subtotal, el área del Encabezado de grupo aparece directamente
arriba del área de Detalles y el Pie de grupo aparece directamente debajo del área de Detalles.
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Si incluye más grupos, el programa crea más áreas entre el área de Detalles y las áreas de Encabezado y Pie de
grupo que ya existen.
Al igual que las áreas originales, cada una de estas áreas nuevas que se agregan puede contener una o varias
secciones. De forma predeterminada, cada una contiene una sola sección.
5.3.1.2
Identificación y manejo de áreas y secciones
El programa asigna una sola sección a cada área, automáticamente. El nombre de esa sección aparece
directamente a la izquierda de la misma. Si usted tiene varias secciones en un área, las secciones son designadas
como a, b, c, etc.
66
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Nota
Si ha activado la casilla de verificación Nombres de sección cortos del área de la vista de diseño del cuadro de
diálogo Opciones, se usan iniciales (EI, EP, PI, PP, etc.) para identificar cada sección.
Nota
Si hace clic con el botón derecho del ratón en el área sombreada que contiene el nombre de una sección,
aparecerá un menú contextual con opciones específicas para esa sección.
Si selecciona las opciones Mostrar reglas en la ficha Diseño del cuadro de diálogo Opciones, el programa muestra
una regla de sección inmediatamente a la izquierda de cada sección. La regla de la sección se utiliza para agregar,
eliminar y mover líneas guía y para proveer una referencia visual cuando está ubicando objetos. Consulte Diseño
con líneas guía [página 227].
Cada vez que agrega una nueva sección, el programa crea una regla para esa sección. Consulte Uso de las
secciones múltiples en un informe [página 195].
5.3.1.3
Otras funciones de la ficha Diseño
Hay varias otras funciones incorporadas en la ficha Diseño. Con la ficha Diseño:
●
Puede cambiar de tamaño a una sección, arrastrando sus orillas con el cursor. Consulte Ajuste del tamaño de
una sección [página 194].
●
Puede dividir una sección (crear dos secciones de una sola) haciendo clic en su orilla izquierda. Consulte
División de una sección [página 194].
●
Puede agregar líneas guía horizontales o verticales haciendo clic en las reglas. Consulte Diseño con líneas guía
[página 227].
●
Puede aumentar o disminuir la vista de su informe a cualquier grado de aumento desde un 25% hasta 400%
del tamaño original. Consulte Cómo aumentar o reducir la vista de un informe [página 85].
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5.3.2
Ficha Vista previa
Para acceder a una vista previa del informe antes de imprimirlo, haga clic en Vista previa en la barra de
herramientas estándar.
El programa reúne los datos, realiza los cálculos necesarios y muestra el informe en la ficha Vista previa. Con los
datos en su lugar, puede revisar el espaciado y el formato de los elementos de su informe y ver los resultados
reales de todos sus resúmenes, cálculos de fórmulas y selecciones de registros y grupos.
En el modo WYSIWYG (What You See Is What You Get: se puede traducir como "Lo que ve es lo que obtiene"),
puede trabajar directamente en los datos reales y afinar los detalles hasta que el informe luzca tal como usted
quiere.
El programa trabaja con los datos de la manera siguiente:
●
La primera vez que se usa la ficha Vista previa, el programa recupera los datos de los orígenes de datos y los
guarda con el informe, a menos que haya configurado el programa para que no guarde los datos.
●
Desde ese momento, el programa utiliza los datos guardados cada vez que obtenga una vista previa del
informe, a menos que específicamente actualice los datos o agregue un campo que requiera que el programa
recupere nuevos datos.
5.3.2.1
Vista estándar
En la vista estándar, el informe se muestra por páginas (una cada vez). Usando los botones de navegación en la
ficha Vista previa, puede desplazarse al principio o al final del informe, o puede moverse hacia adelante o hacia
atrás a través de las páginas del informe, pasando una página a la vez. Para informes cortos o informes en los
cuales su foco de interés son los totales al pie de la página, la vista estándar provee toda la funcionalidad que
necesita.
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El Indicador de edad de los datos
El Indicador de edad de los datos muestra la fecha cuando los datos fueron actualizados por última vez o cuando
fueron recuperados por primera vez, cualquiera que sea la más reciente. Si los datos fueron inicialmente
recuperados o actualizados en la corriente fecha (es decir hoy), el Indicador muestra la hora en que dicha acción
se llevó a cabo.
5.3.2.2
Panel de vista previa
El panel de vista previa aloja el árbol de grupos, el panel de parámetros y una ficha Buscar.
5.3.2.2.1
Árbol de grupos
El árbol de grupos se puede mostrar u ocultar con el botón Alternar panel de vista previa de la barra de
herramientas Estándar.
El árbol de grupos presenta la pantalla dividida.
●
El panel de la derecha de la pantalla muestra el informe.
●
El panel de la izquierda muestra un esquema del nivel superior del informe con la jerarquía de grupos y
subgrupos en un formato de árbol con el que está familiarizado el usuario.
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El árbol de grupos generalmente muestra los nombres de los grupos y subgrupos creados en su informe. Sin
embargo, es posible personalizar estos nombres usando la ficha Opciones de los cuadros de diálogo Insertar
grupo o Cambiar opciones de grupo. Para obtener más información sobre cómo se personalizan los nombres de
grupo en el árbol de grupos, consulte Agrupar datos [página 148].
Cuando hace clic en el nodo del grupo que le interesa, el programa salta inmediatamente a la parte del informe
que contiene la información de ese grupo. Para informes largos o informes en los que desee avanzar o retroceder
de un grupo a otro, la función de navegación inteligente del árbol de grupos, hace su trabajo extremadamente
eficiente.
5.3.2.2.2
Panel de parámetros
El panel de parámetros permite a los usuarios aplicar formato y filtrar datos de informe interactivamente
mediante el cambio de valores de parámetro. Se encuentra en el panel de vista previa
En los cuadros de diálogo Crear nuevo parámetro y Editar parámetro puede especificar parámetros para
mostrarlos en el panel de parámetros mediante la opción Mostrar en panel (visor). Puede elegir entre las
siguientes configuraciones:
●
No mostrar
El parámetro no estará visible en el panel. Los usuarios deben actualizar el informe para cambiar los valores
de parámetro.
●
Puede editarse
Los usuarios pueden ver y cambiar los valores del parámetro en el panel.
●
Solo lectura
Los usuarios pueden ver los valores de parámetro en el panel, pero no pueden cambiarlos.
Nota
No mostrar es el valor predeterminado para un nuevo parámetro.
El panel de parámetros muestra todos los parámetros que se han establecido en Puede editarse o Solo lectura.
Según el tipo de parámetro, los usuarios pueden agregar, eliminar o modificar valores de parámetro con los
menús desplegables y aplicando sus cambios o haciendo clic en el botón Cuadro de diálogo Opciones avanzadas.
A continuación se ofrecen algunos de los tipos de parámetros utilizados más habitualmente que se deben
modificar haciendo clic en el botón Cuadro de diálogo Opciones avanzadas:
●
Parámetros con valores con rango.
●
Parámetros dinámicos que utilizan peticiones en cascada.
En el panel, los parámetros de datos se diferencian de los parámetros no relacionados con los datos con un icono
de base de datos. Cuando un usuario modifica el valor de un parámetro de datos, el informe se actualiza y accede
a la base de datos para realizar los cambios correspondientes. Cuando un usuario modificar el valor de un
parámetro no relacionado con los datos, se da formato al informe o se filtra según los datos guardados en el
informe. No accede a la base de datos.
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5.3.2.2.3
Ficha Buscar
Utilice la ficha Buscar para buscar palabras o frases específicas en el informe.
Haga clic en el botón de lupa o pulse Intro para iniciar la búsqueda. Si desea limitar el conjunto de resultados, haga
clic en la flecha abajo para seleccionar Coincidir mayús/minús o Solo palabras completas.
Cada resultado de la lista muestra la ubicación en el árbol de grupos donde se ha encontrado. Haga doble clic en
un resultado para ir a dicho punto en el informe. Puede hacer clic en el botón Detener mientras está buscando. Al
cambiar a otro informe o ficha mientras se busca también detiene la búsqueda.
5.3.2.3
Diseño
Semejanzas y diferencias con respecto a la ficha
En la ficha Vista previa dispone de las mismas funciones de formato que en la ficha Diseño. Los menús (tanto los
de la barra de menús como los contextuales) y las barras de herramientas permanecen activos y proporcionan en
lo esencial la misma funcionalidad que se posee cuando se trabaja con un informe en la ficha Diseño. Sin
embargo, cuando tiene que hacer muchos cambios, es más rápido hacerlos en la ficha Diseño. Tenga en cuenta
los siguientes puntos:
●
La ficha Diseño y la ficha Vista previa están ligadas internamente. Cualquier cambio que hace en una de ellas,
se refleja automáticamente en la otra.
●
La ficha Vista previa tiene una regla vertical a la izquierda, en lugar de las reglas de sección individuales como
la ficha Diseño. La funcionalidad de las reglas es la misma.
●
La ficha Vista previa identifica las secciones del informe en el área sombreada a la izquierda de los datos. De
una mirada usted puede saber de cual sección del informe se están imprimiendo los datos. Mientras que los
nombres de sección aparecen solo una vez en la ficha Diseño, en la ficha Vista previa se "imprimen" cada vez
que se "imprime" una sección.
●
El contador de registros, el indicador de edad de los datos (consulte Vista estándar [página 68]) y los
controles Página siguiente/Página anterior (consulte Ficha Vista previa [página 68]), están todos activos en la
ficha Vista previa.
●
La ficha Vista previa resalta cada valor cuando usted selecciona un campo; a diferencia, solo el marco del
campo es resaltado en la ficha Diseño.
Trabajar en la ficha Vista previa tiene una sensación diferente a trabajar en la ficha Diseño.
Cada campo en una base de datos contiene docenas, cientos o miles de valores, dependiendo del número de
registros en la base de datos. Al colocar un campo en la ficha Diseño, un solo cuadro de campo representa todos
esos valores. Cuando resalta el campo, los controladores de ajuste de tamaño aparecen en el cuadro y este
cambia de color.
En la ficha Vista previa, sin embargo, está trabajando con los datos reales. En lugar de un marco representando
los valores de los campos, el valor real aparece dentro del marco. Tenga en cuenta los siguientes puntos:
●
●
Cuando resalta un campo o el valor de un campo de fórmula, en realidad está seleccionando todos los valores
en el campo:
○
El programa coloca un marco de ajuste de tamaño alrededor del valor específico que seleccione.
○
Resalta los demás valores del campo.
De igual manera, cuando selecciona el valor de un resumen, está seleccionando todos los valores de los
resúmenes relacionados:
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○
El programa coloca un marco de ajuste de tamaño alrededor del valor específico que seleccione.
○
Resalta los valores de los resúmenes relacionados.
Aparte de las obvias diferencias de apariencia, el proceso de elaborar y modificar un informe es el mismo en
ambas fichas (Vista Previa y Diseño). Encontrará fácil trabajar en su informe en cualquiera de ellas.
5.3.3
Vista previa HTML (ficha)
Para ver una representación HTML del informe de Crystal tal como aparecerá al publicarlo en el Web, haga
clic en Vista previa HTML en la barra de herramientas estándar.
Cuando quiera asegurarse de que el diseño del informe es apropiado y correcto en la Web en un entorno sin
clientes, la opción Vista previa HTML permite ver una representación instantánea del informe en HTML sin tener
que abandonar el entorno de diseño de Crystal Reports. Al contrario que la ficha Vista previa, que muestra el
formato real del informe, la ficha Vista previa HTML muestra un formato convertido. Si cambia entre las dos
fichas, podrá realizar ajustes en el diseño del informe para lograr los mejores resultados en el Web.
En el caso de informes que se publiquen en la plataforma de Business Intelligence de SAP BusinessObjects
(informes administrados), no tiene que especificar ninguna configuración especial para hacer que funcione la
función Vista previa HTML.
Nota
La cuenta de invitado de la plataforma de Business Intelligence de SAP BusinessObjects debe estar activada
para poder usar la función Vista previa HTML.
Para los informes autónomos (informes no administrados), el programa deberá utilizar Report Application Sever
(RAS) para generar la vista previa. En este caso, tendrá que configurar la función Vista previa HTML. Realice esto
en la ficha Etiqueta inteligente y Vista previa HTML del cuadro de diálogo Opciones de Crystal Reports.
Para obtener información sobre la forma de configurar Opciones de vista previa de HTML, busque en la ayuda en
pantalla de Crystal Reports “Ficha Etiqueta inteligente y Vista previa HTML (cuadro de diálogo Opciones)”.
5.4
Crear un nuevo informe
5.4.1
Selección del origen de datos
Después de decidir la opción que se desea usar para la creación del informe (consulte Opciones en la creación de
informes [página 59]), el paso siguiente es seleccionar un origen de datos para su uso.
La mayoría de los orígenes de datos se pueden elegir en el cuadro de diálogo Asistente de base de datos. El
Asistente de base de datos se muestra cuando se crea un informe partiendo de cero utilizando Informe en blanco,
o cuando se elige la opción Asistente de base de datos en el menú Base de datos.
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Nota
También se pueden seleccionar orígenes de datos en los asistentes para la creación de informes. La pantalla
Datos de todos los asistentes para la creación de informes, exceptuando el Asistente de creación de informes
OLAP, tiene un gran parecido con el cuadro de diálogo Asistente de base de datos.
5.4.1.1
1.
Para seleccionar un origen de datos
Seleccione Asistente de base de datosdesde el menú Base de datos.
Aparece el cuadro de diálogo Asistente de base de datos.
2.
Use la vista de árbol en la lista Orígenes de datos disponibles de la pantalla Datos para seleccionar el origen de
datos que desee:
○
Mis conexiones
Esta carpeta muestra una lista de los orígenes de datos a los que está conectado actualmente.
○
Crear nueva conexión
Esta carpeta muestra las subcarpetas de varios orígenes de datos a los que se puede conectar.
En esta sección se describen algunas opciones que se utilizan mucho de la carpeta Crear nueva conexión.
○
Access/Excel (DAO)
Esta opción permite la conexión con un tipo de base de datos compatible (Access, dBASE, Excel, Lotus,
etc.). Se puede crear una nueva conexión utilizando la opción Establecer nueva conexión.
○
Archivos de base de datos
Esta opción muestra una lista de las bases de datos de PC estándar locales. Puede usar Buscar archivo
de base de datos para examinar la base de datos de una computadora usando el cuadro de diálogo Abrir.
○
ODBC (RDO)
Esta opción muestra una lista de los orígenes de datos ODBC que ya ha configurado para su uso.
○
OLAP
Esta opción abre el Explorador de conexión de OLAP para que pueda elegir un cubo OLAP como origen de
datos.
○
OLE DB (ADO)
Esta opción muestra una lista de los proveedores OLE DB que ya ha configurado para su uso. También se
puede especificar un archivo de vínculo de datos de Microsoft.
○
Repositorio
Esta carpeta muestra el contenido del repositorio mediante el Explorador de BusinessObjects Enterprise.
Nota
Las opciones de origen de datos disponibles en la carpeta Crear nueva conexión dependen de los
componentes de acceso a datos seleccionados durante la instalación.
5.4.2
Cómo agregar tablas
Después de seleccionar el origen de datos, se pueden agregar una o varias tablas en las que basar el informe.
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73
5.4.2.1
1.
Para agregar una tabla
Seleccione Asistente de base de datosdesde el menú Base de datos.
Aparece el cuadro de diálogo Asistente de base de datos.
2.
En la ficha Datos, busque la base de datos que desee utilizar en el informe. Consulte Selección del origen de
datos [página 72].
3.
En la lista Orígenes de datos disponibles, seleccione la tabla que desee agregar al informe y haga clic en la
flecha > para agregarla a la lista Tablas seleccionadas.
Es posible insertar más de una tabla a la vez seleccionando varias tablas, haciendo clic con el botón derecho y
eligiendo Agregar al informe. También se pueden arrastrar y colocar tablas en la lista Tablas seleccionadas.
5.4.3
Cómo vincular varias tablas
Si su informe contiene datos de dos o más tablas, tendrá que vincular durante el proceso de elaboración.
Nota
No es necesario vincular tablas en informes creados desde una consulta o un comando porque cualquier
vínculo requerido por los datos ya se ha procesado con anterioridad.
5.4.3.1
1.
Cómo agregar y vincular tablas múltiples
Seleccione Asistente de base de datosdesde el menú Base de datos.
Aparece el cuadro de diálogo Asistente de base de datos.
2.
En la ficha Datos, seleccione las tablas que desee agregar al informe. Consulte Cómo agregar tablas [página
73].
Aparece la ficha Vínculos en el Asistente de base de datos.
3.
Haga clic en la ficha Vínculos para que se muestren las bases de datos disponibles actualmente para
establecer vínculos.
Crystal Reports vincula automáticamente tablas por nombre o por clave, si es posible.
74
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4.
Para crear vínculos manualmente, arrastre un campo de una tabla hasta un campo de otra tabla. Si la
operación tiene éxito, se creará un vinculo. De lo contrario, recibirá un mensaje.
Nota
Es posible vincular tablas por nombre o por información de clave extranjera.
5.
Si ha eliminado vínculos y desea volver a crearlos automáticamente, haga clic en Vínculo.
6.
Haga clic en Aceptar cuando termine.
Nota
Cuando se crean vínculos manualmente, el campo "con" el que se establecen vínculos debe tener el mismo
tipos de datos que el campo desde el que se establecen dichos vínculos. Cuando se utiliza una conexión
nativa, no es necesario que el campo "con" el que se establecen vínculos esté indexado. Para obtener más
información, consulte Tablas indexadas [página 512].
El Asistente de base de datos se cierra y el usuario vuelve al informe. Las bases de datos vinculadas están
ahora disponibles para ser usadas. Si no está satisfecho con los vínculos, puede modificarlos usando la ficha
Vínculos del Asistente de base de datos.
Enlaces relacionados
Manipulación de bases de datos [página 510]
Vinculación de opciones [página 539]
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75
5.4.4
Ubicación de datos en el informe
Colocar datos en su informe es una tarea muy importante. Tiene que saber qué tipo de datos quiere usar en su
informe y en qué lugar específico quiere ponerlos.
Nota
Un archivo de informe (.rpt) puede contener información empresarial confidencial. Le aconsejamos que proteja
el acceso al archivo mediante uno de los métodos siguientes:
●
Gestione el archivo con el servidor de la plataforma de Business Intelligence de SAP BusinessObjects.
●
Aplique sistemas de seguridad para archivos.
●
Aplique un cifrado de nivel de sistema operativo.
5.4.4.1
Campos de base de datos
Muchos de los datos que pondrá en su informe serán campos de base de datos, que mostrarán los datos tal como
están almacenados en la base de datos. Normalmente, ubicará campos de base de datos en la sección Detalles,
pero en algunas ocasiones, los pondrá en otras secciones de su informe.
5.4.4.1.1
1.
Para insertar campos de base de datos
En la barra de herramientas Estándar, haga clic en Explorador de campos.
Aparece el cuadro de diálogo Explorador de campos. Para acelerar el proceso de elaboración del informe,
este cuadro de diálogo permanece en la pantalla mientras no lo cierre el usuario. Usted puede mover el
cuadro de diálogo hacia donde quiera.
2.
Expanda la carpeta Campos de base de datos para ver todas las tablas seleccionadas en las bases de datos.
3.
Expanda las tablas de forma individual para ver todos los campos que contienen.
4.
Haga clic en el campo que quiere que aparezca en su informe.
5.
Haga clic en el botón Examinar para revisar los valores del campo seleccionado
6.
Haga clic en Insertar en informe para colocarlo en el informe.
5.4.4.2
Campos de fórmula
Si quiere expandir datos que son valores calculados, tendrá que crear un campo de fórmula y ponerlo en su
informe. Por ejemplo, si su base de datos solamente contiene las fechas de pedido y recibo de un producto y
necesita mostrar el número de días que transcurren entre la fecha de pedido y la fecha de recibo, tendrá que crear
un campo de fórmula para calcular la diferencia entre ambas fechas. Este es solo un sencillo ejemplo del uso de
campos de fórmula. Consulte Uso de las fórmulas [página 415] para obtener una introducción sobre las fórmulas.
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5.4.4.3
Campos de expresión SQL
Los enunciados SQL son como fórmulas, pero están escritos en SQL (Lenguaje de consulta estructurado) y no en
el lenguaje de fórmula de Crystal Reports. Un enunciado SQL se puede usar para obtener un conjunto específico
de datos de una base de datos. Usted puede ordenar, agrupar y seleccionar en base a campos de enunciados
SQL.
5.4.4.3.1
1.
Para crear un campo de enunciado SQL
En la barra de herramientas Estándar, haga clic en Explorador de campos.
Aparece el cuadro de diálogo Explorador de campos.
2.
Desplácese hasta Campos de enunciados SQL y resáltelo. Haga clic en Nuevo.
Aparece el cuadro de diálogo Nombre del enunciado SQL.
3.
Escriba un nombre en el cuadro Nombre y, a continuación, haga clic en Aceptar.
Aparece el Taller de fórmulas con el Editor de enunciados SQL activo.
4.
Escriba el enunciado en el Editor de enunciados SQL.
Nota
Para obtener información general sobre el lenguaje de fórmulas, consulte Componentes y sintaxis de la
fórmula [página 416].
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5.
Haga clic en Guardar.
5.4.4.4
Campos de parámetro
Para solicitar al usuario de un informe que especifique información, se ha de crear un campo de parámetro.
Piense en un parámetro como una pregunta que el usuario necesita responder antes de que se genere el informe.
La información que escribe el usuario, o la forma en que responde, determina lo que aparece en el informe. Por
ejemplo, en un informe usado por vendedores, puede existir un parámetro que pida al usuario que elija una región.
El informe devuelve los resultados de la región específica en vez de devolver los resultados de todas las regiones.
Para obtener una introducción a los campos de parámetro, consulte Campos y peticiones de parámetro [página
458].
5.4.4.5
Campos de total acumulado
Para mostrar un total que evalúa cada registro y proporciona una suma acumulada de todos los valores en un
campo (o todos los valores en un conjunto de valores dado), se necesita crear un campo de total acumulado y
ponerlo en el informe. Si los tres primeros valores en un campo son 2, 4,y 6, un total acumulado mostraría 2,
luego 6 (la suma de 2 + 4) y por último 12 (la suma de 2 + 4 + 6). Para obtener una introducción a los totales
acumulados, consulte Totales acumulados [página 181].
5.4.4.6
Campos especiales
Use los comandos en el cuadro de diálogo Explorar campos para visualizar información tal como Número de
página, Fecha y Comentarios del informe.
5.4.4.6.1
Para insertar un campo especial
Crystal Reports permite insertar fácilmente, entre otros, campos tales como Número de página, Número de
registro, Número de grupo, Fecha de impresión y Número total de páginas en el informe.
1.
En la barra de herramientas Estándar, haga clic en Explorador de campos.
Aparece el cuadro de diálogo Explorador de campos.
2.
78
Desplácese hasta Campos especiales y expándalo haciendo clic.
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3.
Seleccione un comando en la lista Campos especiales para insertarlo en el informe.
Cada campo especial es insertado en su informe como un objeto. Aparecerá un rectángulo de colocación.
Ahora puede colocarlo en el informe.
Nota
Si desea cambiar el formato de un objeto insertado, haga clic en el objeto para seleccionarlo y luego haga
clic en el botón Formato de la barra de herramientas Herramientas del asistente. Aparecerá el Editor de
Formato, donde usted puede hacer los cambios deseados. Consulte Formato [página 207].
5.4.4.7
Objetos de texto
Los objetos de texto serán usados en su informe en una multitud de propósitos. Estos proveen una manera
versátil para insertar títulos, rotular resúmenes y otros datos en su informe, y para combinar fácilmente campos
de base de datos.
5.4.4.7.1
Para insertar un objeto de texto
1.
En la barra de herramientas Insertar herramientas, haga clic en Insertar objeto de texto. Aparece un
cursor.
2.
Coloque el cursor en el lugar donde desee que aparezca el objeto de texto en el informe.
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Haga clic una vez en el borde del objeto de texto para seleccionarlo y moverlo o cambiar su tamaño.
Haga doble clic dentro del objeto de texto para seleccionarlo para edición. La regla de la ficha Diseño cambia a
una regla del objeto de texto del mismo tamaño del objeto seleccionado. A la izquierda, aparecerá un
indicador de tabulación. Haciendo clic en el indicador de tabulación, puede desplazarse cíclicamente por las
cuatro opciones de tabulación disponibles. Después de seleccionar la ficha deseada, haga clic en la posición
de la regla donde desee insertarla.
La regla le permite agregar sangrías y alinear texto dentro del objeto de texto.
Nota
Cuando inserta un objeto de texto por primera vez en su informe, el objeto queda automáticamente
seleccionado para edición.
5.4.4.8
Campos de imagen
En la elaboración de informes, muy a menudo surge la necesidad de incluir una imagen. Por ejemplo, usted podría
poner el logotipo de su empresa en el encabezado del informe.
5.4.4.8.1
1.
Cómo insertar una imagen
En la barra de herramientas Insertar herramientas, haga clic en Insertar imagen.
Aparece el cuadro de diálogo Abrir.
2.
Seleccione el archivo de imagen que desee en la lista de archivos y haga clic en Abrir para volver al informe.
Allí aparecerá un marco con la imagen adentro, listo para ser ubicado.
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3.
Coloque el objeto de imagen donde desee que aparezca en el informe y haga clic con el botón secundario una
vez.
5.4.4.9
Campos de hipervínculo
Puede seleccionar un objeto de informe en las fichas Diseño o Vista previa y crear un hipervínculo a otra
ubicación.
El hipervínculo se guarda con el informe y otros usuarios pueden tener acceso a él para ver información adicional.
Nota
Crystal Reports le permite crear hipervínculos con URL relativas, con lo que los informes en el Web
permanecen independientes de su ubicación en cualquier servidor particular.
Nota
Puede usar la opción Un sitio Web en Internet para conectarse a documentos de SAP BusinessObjects, Web
Intelligence y Espacio de trabajo de análisis (esto también se denomina vinculación de informes). Haga clic en
Crear hipervínculo de Enterprise para crear estos hipervínculos en Crystal Reports.
5.4.4.9.1
Para crear un campo de hipervínculo
1.
Seleccione un objeto de informe en las fichas Diseño o Vista previa.
2.
En el menú Formato, haga clic en Hipervínculo.
Aparece el cuadro de diálogo Editor de Formato con la ficha Hipervínculo activa.
3.
Haga clic en el tipo de hipervínculo que desea crear.
Los tipos disponibles en el área superior son:
○
Ningún hipervínculo
Esta es la opción predeterminada. No hay ningún hipervínculo asociado al objeto de informe
seleccionado.
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81
○
Un sitio Web en Internet
Seleccione esta opción si desea que el objeto de informe esté vinculado a una dirección Web estática. Use
el botón de fórmula para crear una dirección URL basada en un valor de campo. Por ejemplo, puede
escribir la fórmula siguiente si el campo Nombre del cliente contiene información relevante para crear
una serie de direcciones URL significativas:
"http://www." + {Cliente.Nombre del cliente} + ".com"
Nota
También puede usar esta opción para conectarse a documentos de SAP BusinessObjects, Web
Intelligence y Espacio de trabajo de análisis (esto también se denomina vinculación de informes). Haga
clic en Crear hipervínculo de Enterprise para crear estos hipervínculos en Crystal Reports.
Consejo
También puede utilizar la función openDocument en elTaller de fórmulas para crear hipervínculos.
○
Valor de campo del sitio Web actual
Seleccione esta opción si desea que el programa cree un hipervínculo fuera del campo seleccionado. El
campo se debe almacenar como un hipervínculo correcto en el origen de datos.
○
Una dirección de correo electrónico
Seleccione esta opción si desea que se cree una dirección "mailto" desde el campo seleccionado. Use el
botón de fórmula para crear una dirección basada en un valor de campo.
○
Un archivo
Seleccione esta opción para crear un hipervínculo a un archivo en un equipo conectado a red o un equipo
específico. Use el botón de fórmula para crear una ruta de archivo basada en un valor de campo.
También se puede utilizar un hipervínculo de este tipo para ejecutar un archivo EXE con un parámetro de
línea de comando. Especifique la ruta y el nombre de la aplicación y siga la primera para el parámetro del
comando.
○
Valor de campo del correo electrónico actual
Seleccione esta opción si desea que el programa cree un hipervínculo de correo electrónico fuera del
campo seleccionado. El campo se debe almacenar como una dirección de correo electrónico correcta en
el origen de datos.
Los tipos disponibles en el área Solo visor DHTML son:
○
Profundizar en parte del informe
Para obtener información sobre cómo se utiliza esta opción, consulte Opción Profundizar en partes del
informe [página 396].
○
Otro objeto de informe
Para obtener información sobre cómo se utiliza esta opción, consulte Opción Otro objeto de informe
[página 399].
Nota
No todos los tipos de hipervínculos están disponibles en todo momento. El objeto que selecciona y su
ubicación en el informe determinan los tipos disponibles.
4.
Después de haber seleccionado un tipo de hipervínculo, ingrese la información de hipervínculo apropiada (el
URL de un sitio web, por ejemplo).
5.
Al terminar, haga clic en Aceptar.
82
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Introducción a la creación de informes
El hipervínculo se inserta como corresponde. Haga clic en el informe para ir al sitio Web, enviar un mensaje de
correo electrónico, etc. Para obtener información sobre cómo se utilizan los tipos de hipervínculo en el área Solo
visor DHTML, consulte Configurar la exploración [página 394].
5.4.5 Campos BLOB (Binary Large Object, Objeto binario
grande)
Un campo BLOB (Binary Large Objects) es un campo de base de datos cuyos datos constan de objetos grandes
binarios, como gráficos en mapa de bits, imágenes, objetos OLE, metarchivos, etc. Insertar un campo BLOB en su
informe le permite tener acceso a estos objetos binarios de la misma manera como lo haría con otros tipos de
datos.
Nota
Crystal Reports también puede acceder a los objetos BLOB por referencia (es decir, de forma dinámica por
medio de una ruta de archivo), por lo que no es necesario guardarlos en la base de datos. Para obtener más
información, consulte Conversión de un objeto OLE estático en dinámico [página 309].
En general, Crystal Reports le permite acceder a los campos BLOB que contienen:
●
Mapas de bits independientes del dispositivo (DIB).
●
imágenes JPEG, TIFF o PNG.
Además, si sus datos residen en una base de datos de Microsoft Access, Crystal Reports le permite entonces
elaborar informes en campos BLOB que contienen objetos OLE 1 y 2 y metarchivos.
Los campos BLOB se insertan lo mismo que cualquier otro campo de base de datos. Para obtener detalles,
consulte Para insertar campos de base de datos [página 76].
Un objeto de campo BLOB se diferencia de otros objetos de campo de base de datos en que ofrece opciones para
controlar el recorte, la escala y el cambio de tamaño, igual que una imagen o un objeto OLE insertado. Para tener
acceso a estas opciones, haga clic con el botón derecho del ratón en el objeto de campo BLOB, seleccione un
formato gráfico en el menú contextual y haga clic en la ficha Imagen.
Nota
Para conservar la capacidad de activar y editar un objeto OLE con su aplicación servidor, debe insertar el
objeto en el informe de forma independiente, o bien mediante vinculación o mediante incrustación, en lugar de
hacerlo en un campo BLOB. Para obtener más información acerca de cómo insertar objetos OLE vinculados e
incrustados, consulte Inserción de objetos OLE en informes [página 306].
5.4.6
Formato de datos
Es posible que quiera hacer algunos cambios en el formato de los elementos de su informe. Tal vez le gustaría
cambiar el tamaño de la fuente y el estilo del texto usado en el título. O, si tiene un campo numérico, tal como
cifras de venta, quizá quiera poner el signo de moneda antes del número o cambiar el número de decimales
mostrado.
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Introducción a la creación de informes
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83
5.4.7
Selección de registros
La selección de registros es un paso crucial en la elaboración de informes, que consiste en ir a través de todos los
datos para incluir solamente los que sean necesarios en su trabajo. En muy raras ocasiones querrá un listado
completo de toda la información en la base de datos. Con mayor frecuencia, le interesarán solo las ventas de un
período de tiempo dado o de un producto en concreto, etc. Por ejemplo, se puede diseñar un informe de ventas
para que solo incluya las ventas de una línea de productos correspondientes al último mes.
5.4.8
Agrupación, orden y totalización de datos
Después de haber creado un informe básico, probablemente querrá organizar los datos agrupando información
relacionada, ordenando registros, y obteniendo resúmenes, subtotales y totales generales.
Agrupamiento de Registros
Para organizar sus datos, puede agrupar información relacionada. Por ejemplo, después de agrupar una lista de
clientes por región, podría dividir la lista en grupos regionales. De esta manera, el gerente de ventas de una región
podrá encontrar rápidamente el grupo de la región correspondiente y ver solo los clientes que pertenecen a ella.
Orden de registros
Crystal Reports permite especificar el orden en que se desea que los datos se presenten en el informe. Por
ejemplo, después de agrupar por región, puede ordenar los registros de cada región en orden alfabético por
nombre de cliente. Muchos de los informes usarán algún tipo de ordenamiento. Dependiendo del informe, podrá
ordenar los registros en una lista u en conjunción con el agrupamiento.
Resúmenes, subtotales y totales generales
Muchos de sus informes usarán algún tipo de totalización. Por ejemplo, en un informe de ventas de Norte América
agrupado por estados, usted podría desear calcular el monto de ventas por cada estado. Para hacerlo, tiene que
crear un subtotal en el campo de ventas. También puede usar resúmenes a nivel de grupo, permitiéndole calcular
promedios, hacer contajes y obtener otros valores de grupo. Por ejemplo, en un informe de ventas podría calcular
el promedio de ventas por estado (resumen promedio en el campo de ventas) y calcular el número de productos
vendidos en el estado (un contaje en el campo del nombre del producto).
84
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5.4.9 Utilización de la opción de profundizar en datos
resumidos
Puede profundizar en sus datos usando el cursor de profundizar (para mostrar los datos detrás de grupos
individuales). Consulte Ordenamiento, agrupamiento y cálculo de totales [página 142].
5.4.9.1
Cursor de traspasar
Crystal Reports permite profundizar en información de grupos o resúmenes en la ficha Vista previa, tanto en
modo de vista Estándar como en modo de Árbol de grupos. Cuando pone el cursor sobre un resumen que puede
ser traspasado, el programa muestra el cursor de profundizar.
Consejo
Los encabezados de grupo aparecen en la ficha Profundizar del mismo modo que en el informe en sí.
Si hace doble clic, el programa revela los detalles detrás del valor del resumen. Por ejemplo, si el cursor de
traspasar se activa sobre el resumen para Ciudad, usted puede hacer doble clic para ver los detalles detrás de ese
resumen.
●
Si tiene un solo resumen, puede examinar el resumen o los datos de los registros individuales que han sido
resumidos.
●
Si tiene resúmenes múltiples, puede examinar los resúmenes detrás del resumen que los engloba (por
ejemplo, usted podría examinar los resúmenes por ciudad que conforman el resumen por región), o los datos
de registros individuales que han sido resumidos.
5.4.10 Cómo aumentar o reducir la vista de un informe
Usted puede aumentar o reducir la vista de su informe fácilmente. Puede elegir cualquier factor de aumento
desde 25% hasta 400%. Esta función está activa en la ficha Diseño y Vista Previa.
Para ampliar o reducir el informe, desplace el control deslizante del zoom hacia la izquierda o la derecha. El
control deslizante del zoom se encuentra en la esquina inferior derecha del diseñador.
Ver informes con un factor de aumento reducido es útil para tener una vista general de la distribución de los
elementos en el informe. La vista usando un factor de aumento alto, es propicia para poder apreciar los detalles
del informe.
5.4.11
Insertar encabezados y pies de página
Puede insertar encabezados y pies de página poniendo la información en las secciones Encabezado de página o
Pie de página de la ficha Diseño.
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●
La información que aparecerá solo en la primera página del informe va en el Encabezado del informe (EI).
●
La información que aparecerá solo en la última página del informe, debe ir en el Pie del informe (PI).
●
La información que aparecerá al principio de cada página del informe, debe ir en el Encabezado de página
(EP).
●
La información que aparecerá al final de cada página del informe, debe ir en el Pie de página (PP).
Puede usar texto, campos o fórmulas en estas secciones tal como lo hace en la sección Detalles.
Enlaces relacionados
Crear pies de página después de la primera página [página 261]
5.4.12 Agregar una página de título al informe
Crystal Reports proporciona un medio fácil y rápido para agregar una página de título a un informe seleccionando
la opción Título del informe de Campos especiales en el cuadro de diálogo Explorador de campos. Para usar este
comando debe proveer un título en el cuadro correspondiente en la ficha Resumen del cuadro de diálogo
Propiedades del Documento. Consulte Cómo agregar un resumen de información al informe [página 87].
5.4.12.1
1.
Para agregar un título de informe
En la barra de herramientas Estándar, haga clic en Explorador de campos.
Aparece el cuadro de diálogo Explorador de campos.
2.
Desplácese hasta Campos especiales y expándalo haciendo clic.
3.
Seleccione Título del informe y, haga clic en Insertar en informe. Un marco de ubicación aparece cuando
mueve el cursor sobre su informe.
86
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4.
Desplace el marco de objeto a la sección Encabezado de informe y haga clic una vez para colocar el marco.
5.
Con el título del informe seleccionado, haga clic en el botón Asistente de sección de la barra de
herramientas "Herramientas del asistente".
Aparece el Asistente de sección.
6.
Con la sección Encabezado de informe resaltada, active la casilla de verificación Nueva página después.
Ahora, el título aparecerá en la primera página y su informe comenzará en la segunda página.
5.4.13 Cómo agregar un resumen de información al informe
En algunas ocasiones quizás desee incluir en el informe comentarios que no se impriman, por ejemplo, una nota
personal para el destinatario del informe, una nota para explicar más detalladamente los datos en los que se basa
el informe, el título de un informe, un comentario acerca de algunos datos en concreto del informe, etc.
El comando Resumen de información del menú Archivo provee los medios para incluir, desde una nota breve
hasta cientos de líneas de texto, en su informe. Este material no se imprime con el informe, sino que permanece
en la ficha Resumen del cuadro de diálogo Propiedades del documento donde puede ser revisado cuando sea
necesario.
Cuando elige el comando Resumen de información el cuadro de diálogo Propiedades del documento aparecerá en
su pantalla con la ficha Resumen activa.
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87
Introduzca la información deseada y haga clic en Aceptar cuando termine para volver al informe.
5.5
Exploración de informes y trabajo con varios informes
Crystal Reports permite trabajar con los informes existentes mediante el Explorador de informes, Trabajo y el
Comprobador de dependencias.
En esta sección se describen estas herramientas y se proporciona información general sobre cómo abrir y acoplar
estos exploradores disponibles en Crystal Reports. Para obtener más información, consulte Abrir y acoplar
exploradores [página 92].
5.5.1
El Explorador de informes
El contenido del Explorador de informes representa el contenido del informe en un árbol de vista. El nodo raíz es el
propio informe, mientras que los nodos de primer nivel representan las secciones del informe. Dentro de cada
sección se enumeran los objetos y los campos del informe. Los elementos que se seleccionen en la vista de árbol
se seleccionarán en el informe (en los modos Diseño o Vista previa).
Se pueden modificar los objetos y los campos del informe seleccionándolos en el Explorador de informes. Al hacer
clic con el botón secundario en el elemento seleccionado, se ve un menú que contiene las acciones que se pueden
efectuar en el elemento. Po ejemplo, si se hace clic con el botón secundario en un objeto de texto, el menú
contendrá las opciones para editar el texto, dar formato a la fuente o al color, etc. De igual modo, si se hace clic
88
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con el botón secundario en un nodo de sección, el menú contendrá las opciones para ocultar, suprimir, dar
formato, etc.
Nota
No se pueden agregar campos ni objetos de informe cuando se utiliza el Explorador de informes, pero se
pueden eliminar.
Puede seleccionar múltiples campos para darles formato mediante Mayús-clic o CTRL-clic.
5.5.1.1
Barra de herramientas
La barra de herramientas del Explorador de informes contiene botones con información sobre herramientas.
Estos botones permiten expandir o contraer la vista de árbol del informe y seleccionar los elementos que se van a
mostrar mediante su tipo:
●
Expandir
Utilice esta opción para expandir todos los nodos secundarios de la vista de árbol que se encuentren debajo
del nodo seleccionado. Si selecciona esta opción con el nodo raíz resaltado, se expandirán todos los nodos
restantes. Si selecciona la opción con un nodo secundario resaltado, solo se expandirán los nodos que
dependen jerárquicamente de aquél.
Nota
Esta opción no surte efecto si se selecciona cuando hay un objeto del informe resaltado, o si el nodo
seleccionado no contiene nodos secundarios.
●
Mostrar/Ocultar los campos de datos
Use esta opción para mostrar u ocultar campos de datos en el informe. Los campos de datos pueden ser
campos de fórmulas, campos de resumen y objetos de texto.
●
Mostrar/Ocultar los objetos gráficos
Use esta opción para mostrar u ocultar objetos gráficos en el informe. Los objetos gráficos pueden ser
gráficos, mapas, cuadros, líneas, campos BLOB u objetos OLE.
●
Mostrar/Ocultar cuadrícula y subinformes
Use esta opción para mostrar u ocultar tablas de referencias, cuadrículas OLAP y subinformes en el informe.
Nota
Los elementos conectados a un Repositorio de SAP BusinessObjects Enterprise aparecen con el icono de
repositorio junto a ellos.
Nota
Los elementos con hipervínculos se muestran como texto azul con un subrayado continuo. Los elementos con
hipervínculos a partes del informe aparecen como texto verde con subrayado de línea discontinua.
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89
5.5.2
Trabajo
En Trabajo, puede crear proyectos que contienen uno o varios informes. Utilice las opciones de la barra de
herramientas para agregar, eliminar o cambiar el nombre de carpetas, informes y paquetes de objetos. Puede
reorganizar los archivos de una carpeta o varias arrastrándolos y soltándolos donde desea que aparezcan.
También puede arrastrar archivos de informe desde el Explorador de Windows y soltarlos en la carpeta que elija
de Trabajo.
5.5.2.1
Barra de herramientas
La barra de herramientas de Trabajo incluye las siguientes opciones:
●
Agregar informe
Utilice esta opción para agregar un nuevo objeto a Trabajo:
○
Agregar informe existente
Cuando selecciona esta opción aparece el cuadro de diálogo Abrir, donde puede buscar un informe
Crystal que haya creado previamente.
○
Agregar informe actual
Cuando selecciona esta opción, el programa crea un nodo raíz denominado Proyecto sin título. A
continuación, agrega el informe activo actual a dicho proyecto.
Nota
Esta opción solo está disponible cuando existe un informe activo.
○
Agregar nuevo proyecto
Cuando selecciona esta opción, el programa agrega una nueva carpeta bajo el nodo raíz denominada
Proyecto sin título. En esta carpeta puede agregar informes. Las carpetas de proyecto permiten organizar
los informes en Trabajo.
●
Abrir
Utilice esta opción para abrir el informe o el paquete de informes seleccionado en las carpetas del proyecto.
●
Comprobar dependencias
Utilice esta opción para iniciar el Comprobador de dependencias. La opción está disponible para informes
individuales o para carpetas de informes. Crystal Reports inicia la comprobación de los informes de forma
inmediata y muestra el resultado en el Comprobador de dependencias. Para obtener más información,
consulte El Comprobador de dependencias [página 91].
5.5.2.2
Menús contextuales
Puede hacer clic con el botón derecho en cualquier elemento del área de proyectos de Trabajo para abrir un menú
contextual. Muchas de las opciones disponibles en el menú contextual también lo están en la barra de
herramientas. Esta sección solo describe las opciones adicionales que no están disponibles en la barra de
herramientas.
90
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Introducción a la creación de informes
●
Agregar paquete de objetos
Al seleccionar esta opción, el programa solicita el inicio de sesión en el sistema de la plataforma SAP
BusinessObjects Business Intelligence. Después de conectarse al sistema, podrá seleccionar un paquete de
objetos para agregarlo a Trabajo. Para obtener más información acerca de los paquetes de objetos, consulte
el Manual del administrador de la plataforma SAP BusinessObjects Business Intelligence.
●
Publicar en la plataforma SAP BusinessObjects Business Intelligence
Use esta opción para publicar una carpeta de informes en la plataforma SAP BusinessObjects Business
Intelligence. Puede publicar los informes de forma individual o como un paquete de objetos. (Los paquetes de
objetos se pueden programar en la plataforma SAP BusinessObjects Business Intelligence como una sola
entidad). Al seleccionar esta opción, aparecerá el cuadro de diálogo Publicar objeto.
Para obtener más información sobre el uso de este cuadro de diálogo, busque en la ayuda en pantalla de
Crystal Reports “cuadro de diálogo Publicar objeto”.
●
Eliminar
Utilice esta opción para eliminar un informe, paquete de informes o carpeta del área de proyectos.
Nota
Esta opción no se puede deshacer.
Nota
Cuando elimina una carpeta, también elimina todos los elementos que contiene.
●
Cambiar nombre
Utilice esta opción para cambiar el nombre de una carpeta del área de proyectos.
5.5.3
El Comprobador de dependencias
El Comprobador de dependencias aparece cuando se buscan errores en un informe o proyecto desde Trabajo, o
cuando se selecciona el comando en el menú Informe de un informe abierto en Crystal Reports. El Comprobador
de dependencias registra varios tipos de errores:
●
Errores de hipervínculos de secciones del informe
●
Errores de objetos del repositorio
●
Errores de compilación de fórmulas
Los errores que aparecen en el Comprobador de dependencias muestran la siguiente información:
●
Tipo de error.
Icono
Significado
Correcto. El Comprobador de dependencias ha
comprobado que no existen errores en el archivo.
Advertencia. El Comprobador de dependencias ha
encontrado algo en el archivo que puede constituir
un problema. Puede comprobar el aviso, pero el
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91
Icono
Significado
informe se ejecutará correctamente aunque no lo
arregle.
Error. El Comprobador de dependencias ha
encontrado un error que debe arreglar para que el
informe se ejecute correctamente.
●
Descripción del error.
●
Ubicación del archivo que contiene el error.
Haga doble clic en un error para abrir el informe de destino, ir al objeto del informe y solucionar el problema. Si no
se puede localizar el objeto del informe (por ejemplo, porque se ha eliminado parte del informe después de buscar
errores), aparece un mensaje que recomienda ejecutar de nuevo la comprobación.
5.5.3.1
Menú contextual
Cuando hace clic con el botón derecho en un mensaje del Comprobador de dependencias, aparece un menú
contextual.
●
Ir a
Utilice esta opción para abrir el informe que contiene el error e ir al objeto que provoca el problema. También
puede seleccionar un mensaje y pulsar Intro o hacer doble clic para abrir el informe.
●
Ordenar por
Utilice esta opción para ordenar los mensajes por tipo, número, descripción o ubicación.
●
Borrar
Utilice esta opción para eliminar el mensaje seleccionado.
●
Borrar todo
Utilice esta opción para eliminar todos los mensajes.
●
Copiar
Utilice esta opción para copiar el mensaje en el Portapapeles y poder pegarlo en otra aplicación.
●
Opciones
Utilice esta opción para abrir la ficha Comprobador de dependencias del cuadro de diálogo Opciones. Utilice
esta ficha para seleccionar las condiciones que desea comprobar cuando ejecute el Comprobador de
dependencias.
Para obtener más información sobre las opciones, busque el tema "Ficha Comprobador de dependencias
(cuadro de diálogo Opciones)" en la Ayuda en pantalla de Crystal Reports.
5.5.4
Abrir y acoplar exploradores
Crystal Reports incluye estos exploradores y herramientas, que puede utilizar para ver diversos informes y
objetos de informe:
●
El Explorador de campos
●
El Explorador de informes
92
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Introducción a la creación de informes
●
El Explorador del repositorio
●
Trabajo
●
El Comprobador de dependencias
Abra cualquiera de estos exploradores utilizando los comandos del menú Vista o los botones de la barra de
herramientas Estándar correspondientes. Dichos comandos o botones abren el explorador si está cerrado y, si
está abierto, establecen el foco en él.
Después de la instalación, los exploradores se abren en posición acoplada en el diseñador de informes. Puede
acoplarlos en cualquier área de Designer; para ello, arrástrelos a la nueva posición.
Haga doble clic en la barra de título de un explorador para cambiar entre el modo acoplado y el modo flotante
libre. En el modo flotante libre, el explorador se puede arrastrar y colocar en cualquier ubicación. Al arrastrar el
explorador, aparece un marco de ubicación que muestra dónde se va a colocar. También puede ajustar el
explorador arrastrando una de sus orillas con el cursor de ajuste.
Nota
Al hacer doble clic en la barra de título de un explorador en modo flotante libre, el programa lo acopla en la
posición donde se encontraba la última vez que se utilizó Crystal Reports.
Se puede crear un único explorador con varias fichas a partir del Explorador de campos, el Explorador de
informes, el Explorador del repositorio, Trabajo y el Comprobador de dependencias; para ello, arrastre los
exploradores uno sobre otro. Este explorador de varias fichas se puede utilizar en modo acoplado o flotante libre.
Haga clic en las fichas del explorador fusionado para cambiar el foco de un tipo de explorador a otro; el nombre de
la barra de título cambia en consecuencia para mostrar el explorador que se está utilizando actualmente.
5.6
Más allá de los informes básicos
Una vez que se sienta seguro en el manejo de los conceptos básicos para la elaboración de informes, estará
preparado para el estudio de características más complejas de Crystal Reports, entre las que se incluyen:
●
Gráficos (consulte Crear gráficos [página 271])
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Introducción a la creación de informes
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93
●
Objetos OLE (consulte OLE [página 304])
●
Cartas modelo (consulte Cartas modelo [página 198])
●
Subinformes (consulte Subinformes [página 496])
●
Tablas de referencias (consulte Objetos de tablas de referencias [página 317])
●
Informes de varias secciones (consulte Informes de sección múltiple [página 190])
94
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Introducción a la creación de informes
6 Repositorio de SAP BusinessObjects
Enterprise
En esta sección se ofrece una breve introducción al Repositorio de SAP BusinessObjects Enterprise. Muestra
cómo se agregan elementos al repositorio, cómo se actualizan elementos existentes y cómo se utilizan los
elementos del repositorio en los informes de Crystal.
Soporte en línea, muestras y breves referencias técnicas
Para obtener más información sobre los temas que se tratan en esta ayuda en pantalla, visite SAP Community
Network , donde encontrará un amplio conjunto de ejemplos, descargas, breves referencias técnicas e
información adicional de utilidad.
http://scn.sap.com
6.1 ¿Qué es el Repositorio de SAP BusinessObjects
Enterprise?
El Repositorio de SAP BusinessObjects Enterprise es una base de datos en la que se administran objetos de
informe compartidos. Puede actualizar los objetos del repositorio de un informe con la última versión del
repositorio de SAP BusinessObjects Enterprise cuando los publique en la plataforma SAP BusinessObjects
Business Intelligence.
El repositorio de SAP BusinessObjects Enterprise se aloja en la base de datos del sistema del Servidor de
administración central (CMS) de la plataforma SAP BusinessObjects Business Intelligence.
Los tipos de objeto que admite el repositorio son los siguientes:
●
Objetos de texto
●
Mapas de bits
●
Funciones personalizadas
●
Comandos (consultas)
Nota
Los objetos de vistas empresariales y de lista de valores también se almacenan en el Repositorio de SAP
BusinessObjects Enterprise. Puede utilizar las vistas empresariales en Crystal Reports, pero éstas se crean en
el Administrador de vistas empresariales. Puede crear y utilizar listas de valores en Crystal Reports, pero debe
agregarlas al repositorio mediante el Administrador de vistas empresariales.
Si mantiene un repositorio compartido de objetos de informe, puede modificar un objeto en particular y actualizar
todos los informes que contengan dicho objeto al abrirlos. El establecimiento de una ubicación central para
objetos de informe facilita también la tarea de administrar los datos; este aspecto es muy importante, porque
permite maximizar la productividad y minimizar los costes de la compañía.
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Repositorio de SAP BusinessObjects Enterprise
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6.1.1
Flujo de trabajo
Aunque el Repositorio de SAP BusinessObjects Enterprise se puede utilizar de muchas maneras, este flujo de
trabajo de ejemplo permitirá familiarizar al usuario con algunas de las tareas que se pueden ejecutar, como las
siguientes:
●
Configurar subcarpetas y subcategorías del repositorio
El Explorador de repositorio muestra el contenido del Repositorio de SAP BusinessObjects Enterprise en
forma de árbol con carpetas, subcarpetas, categorías y subcategorías. Las carpetas y categorías siguientes
se suministran a través de la plataforma de Business Intelligence de SAP BusinessObjects:
○
Elementos del repositorio
○
Elementos empresariales
○
Categorías
○
Categorías personales
Puede agregar subcarpetas y subcategorías.
●
●
●
96
Agregar objetos de informe al repositorio
Esta acción se puede realizar de diferentes maneras, dependiendo del tipo de objeto que se desee agregar:
○
Seleccione un objeto de texto o una imagen de mapa de bits y arrástrelo hasta colocarlo en una carpeta, o
seleccione la opción "Agregar al repositorio" del menú contextual.
○
Seleccione una función personalizada en el Taller de fórmulas y haga clic en el botón "Agregar al
repositorio".
○
Cree o modifique un comando en el Asistente de base de datos y, cuando aparezca en la lista Tablas
seleccionadas, haga clic en este con el botón secundario y seleccione la opción "Agregar al repositorio".
Agregar objetos de repositorio a un informe
Esta acción se puede realizar de diferentes maneras, dependiendo del tipo de objeto:
○
Los objetos de texto y las imágenes de mapa de bits se pueden arrastrar desde el Explorador de
repositorio y colocarlos en el informe.
○
Las funciones personalizadas se pueden agregar mediante el Taller de fórmulas.
○
Los comandos se pueden agregar mediante el Asistente de base de datos.
○
Las listas de valores y los grupos de peticiones se pueden agregar a los campos de parámetro si se
seleccionan en las listas adecuadas de los cuadros de diálogo Crear nuevo parámetro o Editar parámetro.
Actualizar objetos de informe en el repositorio
Igualmente, esta acción se puede realizar de diferentes maneras, dependiendo del tipo de objeto:
○
Los objetos de texto y las imágenes de mapa de bits se pueden arrastrar de nuevo y colocarlos en el
objeto de repositorio original.
○
Las funciones personalizadas se pueden actualizar mediante su interfaz de usuario.
○
Los comandos se pueden actualizar y volver a agregar al repositorio utilizando el Asistente de base de
datos.
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Repositorio de SAP BusinessObjects Enterprise
6.2 Acceder al Repositorio de SAP BusinessObjects
Enterprise
El repositorio se suministra con Crystal Reports se configura al instalarlo. No es necesario realizar ninguna otra
acción antes de utilizar el repositorio.
6.2.1 Para abrir el Repositorio de SAP BusinessObjects
Enterprise
1.
2.
Inicie Crystal Reports y abra un informe.
Haga clic en el botón Explorador del repositorio situado en la barra de herramientas Estándar.
Consejo
Otra forma de realizar esta acción es haciendo clic en la opción Explorador del repositorio del menú Vista.
3.
Haga clic en Conectarse para iniciar la sesión en la plataforma de Business Intelligence de SAP
BusinessObjects.
Para obtener información sobre cómo iniciar la sesión en la plataforma de Business Intelligence de SAP
BusinessObjects, consulte Trabajo con carpetas de Enterprise [página 390].
Aparece el Explorador de repositorio.
4.
Expanda los nodos para ver el contenido del repositorio.
El Explorador de repositorio puede mostrarse acoplado en el diseñador de informes dependiendo de la posición
que tuviera la última vez que se utilizó Crystal Reports. Para obtener más información sobre cómo acoplar
exploradores, consulte Abrir y acoplar exploradores [página 92].
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97
Mantenga el cursor del ratón sobre cualquiera de los objetos del Explorador de repositorio para ver la información
sobre herramientas. La información sobre herramientas para objetos de texto y mapas de bits incluye datos de
autor y de descripción; para los comandos, incluye el texto completo del enunciado SQL.
6.3
Barra de herramientas del explorador del repositorio
La barra de herramientas del Explorador del repositorio contiene botones que incluyen información sobre cada
herramienta. Estos botones permiten agregar nuevas carpetas o categorías, buscar elementos, etc.:
●
Cambiar configuración de vista
Use esta opción para abrir el cuadro de diálogo Configuración de vista. Use este cuadro de diálogo para
limitar el tipo de elementos del repositorio que se muestran en el Explorador de repositorio. También puede
seleccionar opciones para ordenar varios elementos por su nombre o tipo.
●
Filtro avanzado
Use esta opción para mostrar opciones de filtro en la parte inferior del Explorador de repositorio. Use estos
filtros para buscar elementos específicos por palabras desde los campos Nombre o Autor del cuadro de
diálogo Agregar elemento. Para obtener más información sobre cómo agregar o cambiar el nombre o el autor
de un elemento, consulte Agregar elementos al repositorio [página 99] y Modificar objetos del repositorio
[página 104].
Nota
El texto especificado en los campos de filtrado de esta opción no distingue mayúsculas de minúsculas.
●
Eliminar el elemento o carpeta
Use esta opción para eliminar permanentemente la carpeta o el elemento seleccionado del repositorio.
Cuando se elimina una carpeta, también se eliminan todos los elementos que contiene. Para obtener más
información sobre cómo eliminar elementos del repositorio, consulte Eliminar elementos del repositorio
[página 106].
●
Insertar una nueva carpeta
Use esta opción para agregar una nueva subcarpeta al repositorio. Para obtener más información, consulte
Adición de subcarpetas y subcategorías al repositorio [página 99]
Nota
Esta opción se denomina "Insertar una nueva categoría" cuando se ha seleccionado una categoría en el
árbol del repositorio.
●
98
Desconectar servidor
Use esta opción para desconectarse del servidor de la plataforma de Business Intelligence de SAP
BusinessObjects al que está conectado. Cuando no está conectado, esta opción pasa a Conectarse; úsela
para volver a conectarse al servidor de la plataforma de Business Intelligence de SAP BusinessObjects o para
conectarse a otro servidor.
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6.4
Adición de subcarpetas y subcategorías al repositorio
Se puede organizar el contenido del repositorio mediante la creación de subcarpetas y subcarpetas en la vista de
árbol.
Las carpetas son objetos que se pueden emplear para separar el contenido en grupos lógicos. Al igual que las
carpetas, las categorías son objetos que se pueden utilizar para organizar documentos. Puede asociar
documentos con varias categorías y crear subcategorías dentro de las categorías.
La plataforma de Business Intelligence de SAP BusinessObjects proporciona los tipos de categoría siguientes:
●
Las categorías corporativas las crea el administrador u otros usuarios con acceso a ellas. Si tiene los
derechos correspondientes, puede crear categorías corporativas.
●
Las categorías personales pueden ser creadas por cualquier usuario para organizar sus documentos
personales.
6.4.1
1.
Para agregar una nueva subcarpeta o subcategoría
En el Explorador de repositorio, seleccione un nodo existente y haga clic en Insertar una nueva carpeta o
Insertar una nueva categoría en la barra de herramientas del Explorador de repositorio.
Consejo
El botón de inserción cambia automáticamente de carpeta a categoría según el tipo de objeto que
seleccione.
Se agrega una subcarpeta o subcategoría nueva al árbol del repositorio. (Si los elementos del repositorio no
están ordenados, la nueva subcarpeta o subcategoría se agrega al final del nodo seleccionado. Si los
elementos del repositorio están ordenados por tipo, la nueva subcarpeta o subcategoría se agrega
alfabéticamente con el nombre predeterminado de Nueva carpeta).
2.
Asigne un nombre a la subcarpeta o subcategoría nueva y presione la tecla Intro.
6.5
Agregar elementos al repositorio
Se pueden agregar objetos de texto e imágenes de mapa de bits al repositorio arrastrándolos desde el informe y
colocándolos en la carpeta apropiada del repositorio. Aparece un cuadro de diálogo que permite agregar
información de identificación relacionada con el objeto.
Las funciones personalizadas se agregan al repositorio a través del Taller de fórmulas y los comandos se agregan
utilizando el Asistente de base de datos.
Una vez situados en el repositorio, los elementos del informe se pueden compartir entre varios informes. Las
personas que utilicen Crystal Reports se pueden conectar al repositorio y elegir los elementos que deseen
agregar a un informe.
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99
Cuando se agrega un objeto al repositorio, dicho objeto pasa a estar "conectado" al mismo. Mientras un objeto
permanezca conectado, se pueden actualizar los informes que utilicen ese objeto con la última versión existente
en el repositorio.
6.5.1
bits
Adición de un objeto de texto o una imagen de mapa de
1.
Seleccione un objeto de texto o una imagen de mapa de bits en el informe y arrástrelo hasta colocarlo en la
carpeta apropiada del Explorador del repositorio.
2.
En el campo Nombre del cuadro de diálogo Información del objeto, cree un nombre para el objeto o la imagen.
Nota
Los caracteres que se indican a continuación no se pueden utilizar en el nombre del objeto: # " { } ; /
3.
Especifique un autor y una descripción si lo desea y, a continuación, haga clic en Aceptar.
Consejo
Los datos de autor y de descripción aparecen en la información sobre herramientas y se pueden realizar
búsquedas de los mismos utilizando la opción Filtro avanzado.
Verá que el objeto de texto o la imagen de mapa de bits en cuestión se ha agregado a la carpeta apropiada.
6.5.2 Adición de un objeto de texto o una imagen de mapa de
bits: otro método
Se podría haber agregado el objeto de texto o la imagen de mapa de bits sin necesidad de utilizar la función de
arrastrar y colocar.
1.
Seleccione el objeto de texto o la imagen de mapa de bits en el informe y haga clic en la opción Agregar al
repositorio del menú contextual.
Aparece el cuadro de diálogo Agregar elemento.
Observe que, como no ha arrastrado el objeto hasta una carpeta concreta del repositorio, este cuadro de
diálogo contiene un área en la que se puede seleccionar una ubicación.
2.
En el campo Nombre, cree un nombre para el objeto o la imagen.
Nota
Los caracteres que se indican a continuación no se pueden utilizar en el nombre del objeto: # " { } ; /
3.
En el área Ubicación, seleccione una carpeta del repositorio y, a continuación, haga clic en Aceptar.
Verá que el objeto de texto o la imagen de mapa de bits en cuestión se ha agregado a la carpeta apropiada.
Si intenta editar cualquiera de los objetos agregados al repositorio, verá que no puede efectuar cambios porque
los objetos están en modo de solo lectura. Esto es así para cualquier objeto de informe almacenado en el
100
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repositorio: mientras se encuentre conectado al repositorio, no se podrá cambiar en el informe. Si hace clic con el
botón secundario en el objeto del informe y elige la opción "Desconectar del repositorio" del menú contextual, el
elemento se desconecta del repositorio y ya se puede editar. Si desea que otros informes se actualicen con el
objeto de informe editado, debe agregarlo de nuevo al repositorio.
6.5.3
1.
2.
Agregar una función personalizada
En el Taller de fórmulas, expanda el nodo Funciones personalizadas del informe y seleccione la función
personalizada que desee agregar al repositorio.
Haga clic en el botón Agregar al repositorio.
Verá que la función personalizada se ha agregado al nodo Funciones personalizadas del repositorio.
Consejo
También puede agregar una función personalizada al repositorio arrastrando su nodo Funciones
personalizadas del informe, en el Árbol del taller, y colocándolo en el nodo Funciones personalizadas del
repositorio.
Consejo
El icono de la función personalizada que aparece en el nodo Funciones personalizadas del informe
cambia para indicar que dicha función existe en el repositorio.
Nota
Debe agregar todas las funciones personalizadas al nodo Funciones personalizadas del repositorio incluido en
Crystal Reports.
6.5.4
Agregar un comando
1.
En el área Tablas seleccionadas del Asistente de base de datos, seleccione el comando que desee agregar al
repositorio.
2.
Haga clic con el botón secundario en el comando y seleccione Agregar al repositorio.
3.
En el cuadro de diálogo Agregar elemento, especifique un nombre y una ubicación de repositorio para el
comando.
4.
En el área Ubicación, seleccione una carpeta del repositorio y, a continuación, haga clic en Aceptar.
Encontrará el comando en el Explorador de SAP BusinessObjects Enterprise, en el Explorador de repositorio,
en el Asistente de base de datos y en el cuadro de diálogo Establecer ubicación del origen de datos.
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101
6.6
Utilizar objetos de repositorio en informes
Una vez agregados al repositorio un objeto o una colección de objetos, puede empezar a utilizarlos en los
informes de Crystal. Cada tipo de objeto de repositorio se agrega a través de su propia interfaz de usuario. En el
caso de objetos de texto e imágenes de mapa de bits, solo tiene que arrastrarlos desde el Explorador del
repositorio y colocarlos en un informe. Las funciones personalizadas se seleccionan cuando se trabaja en el Taller
de fórmulas y los comandos se seleccionan en el Explorador de SAP BusinessObjects Enterprise, en el Asistente
de base de datos o en el cuadro de diálogo Establecer ubicación del origen de datos. Puede seleccionar objetos de
lista de valores en los cuadros de diálogo Crear nuevo parámetro o Editar parámetro.
Cuando se agrega un objeto de repositorio a un informe, permanece conectado al repositorio y está en modo de
solo lectura. Para editar el objeto, debe desconectarlo del repositorio y desbloquear su formato.
Nota
Para volver a conectar un objeto de informe que se desconectó de su repositorio, agregue de nuevo el objeto o
actualice la copia del repositorio. Los objetos que permanecen desconectados del repositorio no se pueden
actualizar automáticamente la próxima vez que se abra el informe.
Nota
Para ver si un objeto de informe está conectado al repositorio, abra el Explorador de informes y busque
dicho objeto; si aparece un icono delante de este, significa que está conectado al repositorio.
Esta sección muestra cómo se agrega una imagen de mapa de bits, una función personalizada o un comando a un
informe nuevo. También explica como añadir una lista de valores a un parámetro.
6.6.1 Adición de un objeto de texto o una imagen de mapa de
bits a un informe
1.
Haga clic en el botón Explorador del repositorio situado en la barra de herramientas Estándar.
Consejo
Otra forma de realizar esta acción es haciendo clic en la opción Explorador del repositorio del menú Vista.
2.
Inicie la sesión en la plataforma de Business Intelligence de SAP BusinessObjects si aún no la ha iniciado.
Para obtener información sobre cómo iniciar la sesión en la plataforma de Business Intelligence de SAP
BusinessObjects, consulte Trabajo con carpetas de Enterprise [página 390].
3.
102
Expanda la carpeta pertinente en el Explorador del repositorio y arrastre un objeto de texto o una imagen de
mapa de bits a su informe.
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Nota
Las carpetas del repositorio de SAP BusinessObjects Enterprise no necesitan tener un nombre que represente
los objetos que contienen; se puede utilizar el nombre que se desee. Para obtener más información, consulte
Adición de subcarpetas y subcategorías al repositorio [página 99].
6.6.2
1.
Agregar una función personalizada a un informe
Haga clic en el botón Taller de fórmulas de la barra de herramientas Herramientas del asistente.
Consejo
Otra forma de realizar esta acción es haciendo clic en la opción Taller de fórmulas del menú Informe.
2.
En el Taller de fórmulas, expanda el nodo Funciones personalizadas del repositorio hasta encontrar la función
personalizada que desee agregar.
3.
Haga clic con el botón secundario en la función personalizada y haga clic en la opción Agregar al informe del
menú contextual.
Si la función personalizada que se agrega al informe requiere otras funciones personalizadas del repositorio,
se pueden agregar simultáneamente.
Verá que la función personalizada se ha agregado al nodo Funciones personalizadas del informe del Taller de
fórmulas.
Nota
También se pueden agregar funciones personalizadas a un informe mientras se crean fórmulas en el Taller de
fórmulas. Para obtener más información sobre este método, consulte Creación de una fórmula en el Asistente
de fórmulas [página 430].
6.6.3
1.
Agregar un comando a un informe
Haga clic en el botón Asistente de base de datos de la barra de herramientas Herramientas del asistente.
Consejo
Otra forma de realizar esta acción es haciendo clic en la opción Asistente de base de datos del menú Base
de datos.
2.
En el Asistente de la base de datos, expanda la carpeta Repositorio.
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103
Consejo
Si el Explorador de SAP BusinessObjects Enterprise no se abre de forma inmediata, haga doble clic en
Establecer nueva conexión.
3.
Expanda las carpetas del Explorador de SAP BusinessObjects Enterprise hasta que encuentre el comando
que desee agregar y, a continuación, haga clic en Abrir.
Verá que el comando aparece en el área Orígenes de datos disponibles del Asistente de base de datos. Cuando el
comando se encuentre en el área mencionada, puede agregarlo a su informe de la misma forma que se agregaría
cualquier otro origen de datos. Para obtener más información, consulte Selección del origen de datos [página 72].
6.6.4
Agregar una lista de valores a un parámetro
1.
En el Explorador de campos, seleccione Campos de parámetro y haga clic en Nuevo.
2.
En el área Lista de valores, haga clic en Dinámica.
3.
Haga clic en Existente y elija una lista de valores del repositorio en la vista de árbol que aparece.
Nota
Si la lista está vacía (no puede conectar a un repositorio, o el informe no contiene una lista de valores
existente), esta opción no estará disponible.
6.7
Modificar objetos del repositorio
Se pueden modificar objetos del repositorio desconectándolos, cambiándolos en un informe y agregándolos de
nuevo al repositorio. También se puede cambiar el nombre de objetos y trasladarlos directamente a otras
carpetas del repositorio.
Nota
Tenga en cuanta que cuando se modifica un objeto y se vuelve a agregar al repositorio, los cambios efectuados
afectan a todos los usuarios de ese repositorio: un cambio de nombre de un objeto es un cambio de nombre
para todos los usuarios. Los informes que contengan el objeto modificado se pueden actualizar al abrirlos en el
diseñador de informes.
6.7.1
Para modificar un objeto de repositorio
Nota
Este procedimiento muestra cómo se modifica y actualiza un objeto de texto en el repositorio. Las funciones
personalizadas y los comandos se modifican y se actualizan en sus respectivas interfaces de usuario; en
104
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ambos casos, en primer lugar se debe desconectar del repositorio la función personalizada o el comando,
realizar las modificaciones pertinentes y, después, volver a agregar la función o el comando al repositorio.
1.
Arrastre cualquier objeto de texto del Explorador del repositorio a un informe.
2.
Haga clic con el botón secundario sobre el objeto de texto en el informe y seleccione la opción Desconectar
del repositorio en el menú contextual.
3.
Haga doble clic en el objeto de texto y modifique el texto.
4.
Arrastre y suelte el objeto de texto desde el informe a la carpeta que contiene el objeto de texto del
repositorio.
Una vez colocado el objeto de texto, aparecerá el cuadro de diálogo Agregar o actualizar objeto.
5.
Haga clic en Actualizar.
6.
En el cuadro de diálogo Modificar elemento, realice los cambios necesarios y haga clic en Aceptar.
7.
Haga clic con el botón secundario sobre el objeto de texto en el repositorio y seleccione la opción Propiedades
del menú contextual.
Observe que la fecha y la hora del área Modificado han cambiado para coincidir con la hora a la que el objeto
de texto se agregó de nuevo al repositorio.
6.8
Actualizar objetos conectados al repositorio en informes
Los objetos de repositorio que se utilizan en un informe y están conectados al repositorio del mismo se pueden
actualizar automáticamente al abrir el informe en Crystal Reports. Este comportamiento lo controla un valor de
opciones y es general para todos los informes.
Nota
Los objetos que se utilizan en un informe pero están desconectados del repositorio no se actualizan
automáticamente al abrir el informe.
6.8.1
1.
Para establecer la opción de actualización
En el menú Archivo, haga clic en Opciones.
Aparece el cuadro de diálogo Opciones.
2.
Haga clic en la ficha Elaboración de informes.
3.
Active la casilla de verificación Actualizar objetos conectados del repositorio al abrir.
4.
Haga clic en Aceptar.
Si no desea utilizar esta opción general, también puede actualizar los objetos de repositorio de un informe
seleccionando la opción Actualizar objetos del repositorio en el cuadro de diálogo Abrir de un informe individual.
Nota
Cuando abre un informe que contiene un comando que se almacena en el repositorio y ha especificado que
desea Actualizar objetos conectados al repositorio al abrir, únicamente se actualiza automáticamente la
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105
definición del comando; los datos que devuelve el comando no se actualizarán hasta que haga clic en el botón
Actualizar del informe.
6.9
Eliminar elementos del repositorio
Los objetos que se almacenan en el repositorio se pueden eliminar del mismo pero permanecer en los informes
que los estén utilizando. Una vez eliminado un objeto del repositorio deja de estar disponible para todos los
usuarios.
Nota
Cuando se elimina un objeto del repositorio, parece que permanece conectado en los informes que lo utilizan.
Cuando se intentan actualizar objetos de repositorio para dichos informes, aparece un mensaje de advertencia
en el cuadro de diálogo Faltan elementos del repositorio para poder identificar rápidamente el objeto. Utilice el
cuadro de diálogo Explorador de informes para buscar el objeto en el informe; después puede desconectarlo.
Nota
Si se ha eliminado un objeto del repositorio y se crea un objeto nuevo con el mismo nombre que se vuelve a
agregar al repositorio, no se vuelven a establecer vínculos con los informes para ese objeto. Cada objeto de
repositorio tienen un ID único; el establecimiento de vínculos no se realiza por nombre.
6.9.1
1.
Para eliminar un objeto del repositorio
Haga clic en el botón Explorador del repositorio situado en la barra de herramientas Estándar.
Consejo
Otra forma de realizar esta acción es haciendo clic en la opción Explorador del repositorio del menú Vista.
2.
En la carpeta apropiada, seleccione el objeto que desee eliminar y presione la tecla Supr.
Se le pide que confirme la eliminación.
3.
Haga clic en el botón Sí.
El objeto se elimina del repositorio.
También puede eliminar un objeto del repositorio haciendo clic con el botón derecho en él y seleccionando la
opción Eliminar del menú contextual.
106
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6.10 Utilizar la función Deshacer en el repositorio
No se pueden deshacer acciones que actualicen el repositorio. Sí se puede deshacer algo que afecte únicamente
al informe pero no al repositorio. Por ejemplo, se puede deshacer la actividad de desconectar.
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107
7
Diseño de informes optimizados en el Web
7.1
Información general
Tanto si distribuye sus informes de empresa en una red local, en una intranet corporativa o en el Web, puede
utilizar las potentes funciones de rendimiento incorporadas de Crystal Reports para ofrecer rapidez en la entrega
de los informes en el Web.
Crystal Reports proporciona automáticamente estas importantes ventajas de rendimiento, aún en el caso de que
no aplique las estrategias que se describen en esta sección:
●
Tecnología de páginas a la orden
El acceso a informes de páginas a la orden permite a los usuarios descargar solo aquellas páginas que
necesitan ver, lo que minimiza el tiempo de respuesta y el tráfico en el web. Aún más, los marcadores y
tecnología de páginas a la orden permiten ver inmediatamente páginas y datos de informes en el web, sin
tener que esperar el procesamiento de grandes objetos, como gráficos y subinformes.
●
Motor de informes multiproceso y optimizado
Las capacidades de subprocesamiento múltiple y los controladores de base de datos compatibles con los
subprocesos del Motor de informes de Crystal permiten continuar trabajando en las tareas importantes
mientras otras muchas operaciones se procesan simultáneamente en segundo plano. El Motor de informes
también minimiza el número de pasadas realizadas sobre los datos, acelera el proceso con una
administración de memoria mejorada y maneja subinformes y parámetros de la forma más eficientemente
posible.
Además de estas funciones integradas, las Estrategias clave para la optimización de informes en el Web [página
109] que se tratan en las secciones siguientes proporcionan otras mejoras de rendimiento, que suelen ser
sustanciales. Cuando se diseñan nuevos informes (o se mejoran informes creados en versiones anteriores de
Crystal Reports) según estas estrategias, los informes se ejecutan de forma más rápida con menos recursos de
procesamiento. De esta manera, los usuarios de los informes pueden fácilmente acceder a los datos que
necesitan, incluso con más rapidez que nunca.
Consejo
Si no tiene experiencia en la elaboración de informes en el Web o en la elaboración de informes en general, esta
sección le preparará para futuras tareas de elaboración de informes, ya que aquí adquirirá los conocimientos
necesarios para diseñar informes mejores con mayor rapidez.
Nota
Entender las bases de datos y su funcionamiento es con frecuencia muy importante a la hora de considerar el
rendimiento. Para obtener información básica, consulte Información general sobre las bases de datos [página
510].
108
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Diseño de informes optimizados en el Web
7.1.1
Estrategias clave para la optimización de informes en
el Web
●
Crystal Reports y la plataforma SAP BusinessObjects Business Intelligence crecen a medida que lo hace su
compañía. Para obtener detalles, consulte Escalar con la plataforma SAP BusinessObjects Business
Intelligence [página 109].
●
Para obtener sugerencias y consideraciones sobre cómo se crean informes rápidos e interactivos, consulte
Selección de las opciones de diseño adecuadas [página 111].
●
Para obtener información sobre cómo se obtiene el máximo provecho de la base de datos existente, consulte
Simplificar el entorno de elaboración de informes [página 117].
●
Para minimizar la transferencia de datos y mejorar el rendimiento de los informes, consulte Uso de fórmulas
de selección de registros mejoradas [página 119].
●
Para reducir el tiempo de procesamiento y de transferencia de datos de informes agrupados, ordenados o
totalizados, consulte Mejora del agrupamiento, el ordenamiento y el cálculo de totales [página 126].
En general, los problemas de rendimiento de informes son parecidos, independientemente de cómo se
distribuyan estos informes. Si sigue estas estrategias, observará mejoras significativas no solo en entornos web
de varios usuarios, sino también en situaciones de un solo usuario.
7.2 Escalar con la plataforma SAP BusinessObjects Business
Intelligence
La plataforma SAP BusinessObjects Business Intelligence proporciona un medio flexible y eficaz de entregar
informes en la Web o de integrarlos en aplicaciones Web personalizadas.
El Servidor de aplicaciones de informes (RAS) proporciona un magnífico conjunto de servicios de informes
basados en servidor que permite integrar estrechamente informes en las aplicaciones Web personalizadas. El
RAS proporciona un conjunto básico de servicios de la plataforma SAP BusinessObjects Business Intelligence,
centrados en el procesamiento de informes, la integración de aplicaciones y la modificación de informes en el
tiempo de ejecución.
Puede ampliar la aplicación aún más si usa los siguientes servicios avanzados disponibles en otras ediciones de la
plataforma SAP BusinessObjects Business Intelligence:
●
Seguridad
La plataforma SAP BusinessObjects Business Intelligence proporciona seguridad detallada en materia de
grupos, usuarios y datos para proteger informes confidenciales y aportar una experiencia más personalizada
al usuario final.
●
Programación
La plataforma SAP BusinessObjects Business Intelligence incorpora un sistema de programación flexible
basado en eventos y tiempo que permite procesar informes de gran tamaño durante las horas libres, así
como evitar resultados innecesarios en la base de datos. El Servidor de aplicaciones de informes proporciona
elaboración de informes a petición, de modo que todas las peticiones de visualización dan lugar a una
consulta independiente en la base de datos.
●
Versiones
El control de versiones funciona en estrecha relación con la programación para almacenar "instancias" de un
informe. El control de versiones no solo reduce el número de búsquedas que necesitan realizar los usuarios
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Diseño de informes optimizados en el Web
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109
en la base de datos, sino que también permite mantener un archivo de instancias del informe para tener una
referencia de historial.
●
Clúster
La plataforma SAP BusinessObjects Business Intelligence incorpora tecnología de clúster y equilibrio de
carga de eficacia demostrada para proporcionar un sistema de entrega de información con un alto grado de
disponibilidad y fiabilidad.
●
Escalabilidad
La plataforma SAP BusinessObjects Business Intelligence está basada en una arquitectura multiservidor
distribuida que permite la ampliación en un único equipo (mediante la adición de procesadores) o la
expansión en varios equipos para controlar las cargas de mayor magnitud de los usuarios.
●
Gestión
La plataforma SAP BusinessObjects Business Intelligence incorpora amplios controles de administración y
gestión que permiten organizar contenido, configurar programaciones y procedimientos de seguridad
complejos y perfeccionar el sistema para obtener un rendimiento óptimo.
●
Autenticación externa (terceros)
La plataforma SAP BusinessObjects Business Intelligence permite sacar el mayor partido al sistema de
seguridad existente para la administración de usuarios y grupos. Toda la autenticación se puede delegar en
un sistema LDAP o NT de terceros.
7.2.1
Tiempos de evaluación para las funciones de fecha de
la plataforma SAP BusinessObjects Business Intelligence
Las distintas funciones de fecha y hora disponibles en Crystal Reports se evalúan en distintas etapas durante el
procesamiento de informes. Algunas se evalúan al procesar un informe programado o cuando se actualiza una
instancia de informe: este tiempo de evaluación se conoce como "WhileReadingRecords". Otras se evalúan cada
vez que se aplica formato a una página de informe para mostrarla en un visor de informes o en un explorador: este
tiempo de evaluación se conoce como "WhileReadingRecords".
Si usa la plataforma SAP BusinessObjects Business Intelligence para generar instancias de informes y observa
que las funciones de fecha u hora no se evalúan según los valores esperados, tenga en cuenta lo siguiente:
●
La fecha y la hora actuales siempre se leen en el reloj al que obtiene acceso localmente el Motor de informes,
es decir, el reloj del equipo en el que se procesa el informe. En la plataforma SAP BusinessObjects Business
Intelligence, el servidor de tareas procesa informes programados en la base de datos y el servidor de páginas
procesa informes a petición en la base de datos. Page Server también aplica formato a páginas individuales
de instancias de informe cuando los usuarios visualizan dichas páginas.
●
Al procesar un informe programado, Job Server evalúa todas las fórmulas de fecha y hora para generar la
instancia de informe. Si simplemente se visualiza la instancia de informe resultante, no se vuelve a evaluar
ninguna de las fórmulas.
●
Si se visualiza una página de informe en caché no se vuelve a evaluar ninguna de las funciones de fecha, ya
que los registros ya se han leído y ya se ha aplicado formato a la página.
●
Si se utilizan funciones de fecha u hora en la fórmula de selección de un informe, los datos de este
dependerán de los valores de retorno de dichas fórmulas. Por consiguiente, cuando se vea una instancia de
informe posteriormente, puede que la función ocasione que los datos del informe se actualicen desde la base
de datos.
●
Para garantizar que las funciones de fecha y hora devuelven los valores esperados, se puede forzar el tiempo
de evaluación mediante el uso de las funciones WhileReadingRecords y WhilePrintingRecords.
110
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Para obtener más información, consulte las secciones "Funciones" y "Modelo de procesamiento de informes"
de la ayuda en pantalla de Crystal Reports.
7.3
Selección de las opciones de diseño adecuadas
Esta sección ofrece opciones y consideraciones de diseño que ayudarán a mejorar el rendimiento de los informes.
Los temas que se tratan abarcan desde sugerencias básicas, como la actualización de informes creados en
versiones anteriores de Crystal Reports al formato de archivo más reciente, hasta decisiones más complejas,
como la conveniencia de utilizar datos activos o datos guardados y la forma de utilizar subinformes de manera
eficaz.
Cuando diseñe informes, y especialmente cuando diseñe informes para el Web, debe permitir que los usuarios de
los informes dirijan los datos que ven. Es decir, muestre información resumida de manera que los usuarios
puedan navegar por el informe con rapidez y profundizar en él para acceder a datos adicionales. De esta manera,
el tráfico en el Web y el tiempo de respuesta se minimizan, ya que solo los datos solicitados por el usuario se
transfieren desde el servidor de la base de datos.
Estos son solo algunas de las ventajas de diseñar informes dirigidos a los usuarios:
●
Los usuarios de informes ganan control interactivo sobre el tipo y la cantidad de información que ven en el
Web.
●
La transferencia de datos y el tráfico en la red disminuyen, ya que el servidor de la base de datos solo
devuelve la información solicitada por los usuarios.
●
Cuando los usuarios necesitan informes de datos en tiempo real en el Web, los informes orientados al usuario
responden rápidamente y se comunican eficazmente con el servidor de la base de datos.
●
Los informes ganan utilidad ya que cada usuario personaliza el contenido del informe, creando por tanto una
solución de informes específica a su problema de toma de decisiones en concreto.
7.3.1
Uso de formatos de informe más rápidos
La manera más rápida de ayudar a mejorar el rendimiento de los informes creados en versiones anteriores de
Crystal Reports es guardarlos en el formato más reciente de Crystal Reports. Crystal Reports ha mejorado para
procesar informes con una rapidez inusitada: actualice sus informes antiguos para aprovechar estas mejoras.
Para actualizar el formato de un informe antiguo, solo es necesario abrirlo en Crystal Reports y seleccionar
Guardar en el menú Archivo. La versión anterior del informe se sustituirá por un informe de la versión 2011.
Nota
Si por alguna razón necesita mantener un informe antiguo en su formato original, use el comando Guardar
como (en lugar del comando Guardar) e introduzca un nuevo nombre para el informe de la versión 2011.
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111
7.3.2
Elección entre datos dinámicos y datos guardados
Al generar informes en Internet, la elección respecto al uso de datos dinámicos o guardados es una de las
decisiones más importantes que tomará. No obstante, sea cual sea la opción elegida, Crystal Reports muestra la
primera página con la mayor rapidez posible para poder ver el informe mientras se está procesando el resto de los
datos.
7.3.2.1
Datos directos
La elaboración de informes activos proporciona al usuario acceso en tiempo real a los datos activos, directamente
desde el servidor de la base de datos. Utilice datos dinámicos para que los usuarios estén actualizados con datos
que cambian constantemente, por lo que pueden tener acceso a una información actualizada al segundo. Por
ejemplo, si los directores de un centro de distribución grande deben realizar el seguimiento continuo del
inventario enviado, los informes dinámicos son la forma de facilitarles la información que necesitan.
Crystal Reports admite la elaboración de informes activos. Sin embargo, primero debe considerar si desea o no
que todos los usuarios accedan al servidor de la base de datos de forma continuada. Si los datos no cambian
rápida y continuamente, todas estas peticiones a la base de datos lo único que hacen es incrementar el tráfico de
la red y consumir recursos del servidor. En estos casos, puede preferir utilizar informes con datos guardados.
Para asegurar la eficacia de la elaboración de informes en tiempo real, lea todas las sugerencias que se dan en
este capítulo. Estos temas, sin embargo, son de particular importancia:
●
Aprovechamiento de los subinformes a petición [página 114]
●
Ejecución de agrupamiento en servidor [página 126]
●
Incorporación de campos de parámetro a las fórmulas de selección de registros [página 125]
7.3.2.2
Datos guardados
Los informes con datos guardados son útiles para tratar con datos que no se actualizan constantemente. Cuando
los usuarios navegan por los informes con datos guardados y profundizan en busca de detalles en columnas o
gráficos, no obtienen acceso directamente a la base de datos sino a los datos guardados. En consecuencia, los
informes con datos guardados no solo minimizan la transferencia de datos por la red sino que también aligeran la
carga de trabajo del servidor de base de datos.
Puede programar estos informes desde la plataforma de Business Intelligence de SAP BusinessObjects de
manera que se actualicen automáticamente desde la base de datos de forma predeterminada. Por ejemplo, si su
base de datos sobre las ventas solo se actualiza una vez al día o una vez a la semana, puede ejecutar el informe de
acuerdo con esta programación y guardarlo con datos. Los representantes de ventas siempre tienen acceso a los
datos de ventas reales, pero no recurren a la base de datos cada vez que abren un informe. De forma alternativa,
puede actualizar los informes con datos guardados según sus necesidades.
Las datos guardados se descartan y se actualizan al realizar cualquiera de estas tareas en un informe:
●
Seleccionar el comando Actualizar.
●
Cambiar la conexión de la base de datos.
●
Cambiar cualquier de los parámetros de datos del informe.
112
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●
Agregar un campo nuevo que no existe en los datos guardados.
●
Profundizar en un informe en el que la opción Ejecutar agrupamiento en el servidor esté seleccionada y la
sección de detalles esté suprimida.
●
Verificar la base de datos (si la estructura de ésta ha cambiado de forma sustancial).
●
Cambiar el parámetro de vínculo en un subinforme (el subinforme se actualiza).
●
Cambiar el orden de los grupos (solo para informes de Servidor de aplicaciones de informes).
Si utiliza informes con datos guardados, incorpore las demás sugerencias de esta sección para asegurarse de que
sus informes están diseñados para obtener un rendimiento óptimo.
Para guardar un informe con datos, primero asegúrese de que está seleccionada la opción Guardar datos con el
informe en el menú Archivo; a continuación, guarde su informe.
7.3.3
Diseño de informes de resumen
El diseño y la distribución de informes de resumen es un modo relativamente sencillo de asegurarse de que los
usuarios encuentren rápidamente los datos que necesitan en el Web. Un informe resumen puede incluir tantos
datos como cualquier otro informe. Sin embargo, al ocultar la sección Detalles de un informe de resumen, evita
saturar a los usuarios con datos que quizás no necesitan inmediatamente.
Cuando la sección Detalles se oculta, los usuarios navegan primero por el árbol de grupo hasta encontrar los
datos que desean. A continuación, al profundizar en el informe, pueden solicitar datos específicos que se
devuelven rápidamente sin registros innecesarios. Esto es especialmente importante para mejorar la navegación
en informes resumen que sean extensos, que pueden constar de cientos, miles o incluso decenas de miles de
páginas.
Para facilitar la navegación de esta manera, primero es necesario agrupar los datos e insertar los campos de
resumen que desea incluir en su informe. Para obtener información e instrucciones más detalladas, consulte
Agrupar datos [página 148] y Resumen de datos agrupados [página 166].
Una vez agrupados y resumidos los datos del informe, oculte la sección Detalles (y cualquier otra sección grande
del informe) de manera que los usuarios puedan navegar fácilmente hasta los datos que realmente son
importantes para ellos.
7.3.3.1
1.
Para ocultar detalles en un informe de resumen
Abra su informe en Crystal Reports.
Si no ha creado todavía un informe agrupado y resumido, abra Group.rpt en la carpeta de muestras Feature
Examples.
2.
En el menú Informe, haga clic en Asistente de sección para abrir el Asistente de sección.
3.
En la lista Secciones, haga clic en Detalles.
4.
En la ficha Común del Asistente de sección, active la casilla de verificación Ocultar (se permite profundizar).
5.
Haga clic en Aceptar.
Observará que ahora los detalles están ocultos. Para ver los detalles, navegue por el informe mediante el árbol de
grupos y, a continuación, profundice en el área adecuada del informe.
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113
Nota
Para obtener información acerca de cómo minimizar la transferencia de datos con informes resumen, consulte
Ejecución de agrupamiento en servidor [página 126].
7.3.4
Uso de subinformes con precaución
Un subinforme es un medio excelente para incluir datos adicionales en un informe principal. Los problemas de
rendimiento relacionados con los subinformes varían según el tipo de subinforme utilizado.
Para obtener información general sobre la elaboración de subinformes, consulte Subinformes [página 496].
7.3.4.1
Aprovechamiento de los subinformes a petición
Si su informe tiene una sección que maneja un gran número de registros, puede poner dicha sección en un
subinforme a la orden. Un subinforme a la orden aparece como hipervínculo del informe principal. Cuando abre el
informe principal, no se recupera ningún dato del subinforme a la orden hasta que no se profundiza en el
hipervínculo.
Por ejemplo, cuando se diseña un informe que muestra las ventas trimestrales de cada empleado para cada
producto y cada tipo de producto, puede que también desee realizar un seguimiento del progreso de cada
empleado incluyendo información sobre las ventas de cada semana. Estos datos adicionales, sin embargo,
pueden no ser de interés para muchos de los usuarios que vean el informe. En tal caso, extraiga la parte de ventas
semanales del informe y adjúntelo como subinforme a la orden. Solo se recupera de la base de datos información
detallada sobre las ventas semanales cuando un usuario profundiza hasta el subinforme a la orden.
Muchos objetos de informe, como grandes tablas de referencias, cuadrículas OLAP, gráficos avanzados y mapas,
son candidatos ideales para incluirlos en subinformes a petición, ya que el objeto no se procesa mientras no se
profundice en él.
Para insertar un subinforme a petición, consulte Cómo insertar subinformes [página 499] y Cómo crear un
subinforme a la orden [página 507].
Consejo
También podría colocar estos objetos de informes en una sección Detalles oculta de un informe que utilice la
opción Ejecutar agrupamiento en el servidor. De este modo, el servidor de la base de datos realiza la mayor
parte del procesamiento y solo un subconjunto de registros se transfiere desde el servidor hasta el equipo local
(los demás registros se recuperan cuando se profundiza en una sección oculta).
114
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7.3.4.2
Uso de subinformes vinculados
Cuando un subinforme está vinculado, Crystal Reports coordina los datos del subinforme con los registros
coincidentes del informe principal. Si necesita utilizar subinformes vinculados regulares, es decir, subinformes
vinculados que no son subinformes a la orden, debe considerar las siguientes líneas guía:
●
Si los datos adicionales que proporciona un subinforme vinculado regular son de utilidad para relativamente
pocos usuarios, cree en su lugar un subinforme vinculado a la orden. Los usuarios que necesiten ver datos
extra, pueden hacer clic en el hipervínculo para ver el subinforme; los usuarios que no necesitan ver datos
extra, no necesitan descargarlos del servidor de la base de datos.
●
En algunos casos, colocar subinformes vinculados regulares en la sección Detalles de un informe principal
puede dificultar el rendimiento, especialmente cuando el informe principal contiene muchos registros. (Esto
se debe a que se está creando un subinforme independiente para cada registro y se debe ejecutar una
consulta para cada registro de la base de datos en el informe principal.) Como alternativa, considere el uso de
subinformes vinculados a la orden en la sección Detalles de su informe principal.
7.3.4.3
Vincular tablas en lugar de vincular subinformes
Siempre que sea posible, coordine los datos del informe vinculando tablas de la base de datos en la ficha Vínculos
del Asistente de base de datos en lugar de hacerlo vinculando subinformes regulares, es decir, subinformes que
no son subinformes a petición, con el informe principal. Ya que cada subinforme se ejecuta como informe
independiente, las tablas vinculadas suelen tener ventajas de rendimiento.
7.3.4.3.1
Información adicional
●
Para obtener líneas guía generales, consulte Vínculos de bases de datos y subinformes en situaciones "de uno
a varios" [página 497].
●
Para obtener detalles completos, consulte Consideraciones de rendimiento en los vínculos uno a varios
[página 531].
7.3.5
Uso de otros elementos de diseño de forma eficaz
Mapas
El procesamiento de mapas es una operación de un único subproceso en la que no se aplica bien la escala. Si bien
se admiten los mapas, es necesario considerar con detenimiento el efecto global que producirá en el rendimiento
la inclusión de un mapa en el informe.
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115
Plantillas de informe
Si se va a aplicar la misma plantilla a varios informes, es mejor abrir el informe una vez y almacenarlo en la
memoria caché, ya que la plantilla puede ser de solo lectura.
Incluir "Página N de M" o "Número total de páginas"
Si se incluyen en el informe los campos especiales "Página N de M" o "Número total de páginas", es necesario que
el informe termine de procesar para poder calcular este valor. Evite el uso de estos campos especiales en el
informe, a menos que este sea muy pequeño o se requiera el valor irremediablemente.
7.3.6 Diseño de informes para optimizar el uso compartido
de los datos
La plataforma de Business Intelligence de SAP BusinessObjects dispone de una función de uso compartido de
datos que mejora el rendimiento reduciendo el número de llamadas a la base de datos que se realizan en un
sistema con varios usuarios.
Los usuarios de un objeto de informe solo pueden compartir los datos si se dan una serie de condiciones. Intente
optimizar el uso compartido de los datos diseñando informes de modo que las condiciones para ello se cumplan
siempre que sea posible, pero sin comprometer las distintas necesidades de información de los usuarios.
Cuando el Servidor de páginas procesa los informes, los usuarios comparten los datos de un informe si se dan las
condiciones siguientes:
●
Los usuarios ven el informe utilizando la misma información de conexión a la base de datos.
●
Los usuarios ven el informe utilizando los mismos parámetros.
●
Los usuarios ven el informe utilizando las mismas opciones de diseño de página.
●
Los usuarios ven el informe utilizando la misma configuración regional.
Los informes mostrados con el visor DHTML, el visor ActiveX o el visor Java se procesan mediante el Servidor de
páginas. Estos visores no permiten al usuario cambiar el diseño de la página ni la información regional del informe.
Sin embargo, es posible desarrollar aplicaciones de visualización personalizadas que cuenten con esta
funcionalidad.
Cuando el Servidor de aplicaciones de informes (RAS) procesa los informes, los usuarios comparten los datos de
un informe si se dan las condiciones siguientes:
●
Los usuarios ven el informe utilizando la misma información de conexión a la base de datos.
●
Los usuarios ven el informe utilizando los mismos parámetros.
●
Los usuarios ven el informe utilizando la misma configuración regional.
●
Los usuarios no modifican el informe.
Los informes mostrados con el visor DHTML avanzado (o con una aplicación personalizada que permita visualizar
y modificar informes) se procesan con el Servidor de aplicaciones de informes (RAS).
116
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7.4
Simplificar el entorno de elaboración de informes
Otro paso para asegurarse de que los usuarios de informes reciben rápidamente la información que necesitan es
determinar el entorno de la elaboración de informes. ¿Qué clase de base de datos utiliza? ¿Cómo se organizan los
datos en la base de datos? ¿Cómo se conecta a los datos que necesita para elaborar el informe? ¿Cómo vincula
las tablas de su base de datos? Teniendo en cuenta estas consideraciones importantes, puede minimizar
significativamente la cantidad de datos que debe desplazar físicamente por la red.
7.4.1
Selección de la base de datos y la conexión más rápida
Para mejorar el rendimiento de la elaboración de informes, utilice todo el potencial de su base de datos de forma
que realice la mayoría del proceso de elaboración de informes. En teoría, las bases de datos SQL (Structured
Query Language, Lenguaje de consulta estructurado) son las más eficaces a la hora de realizar esta tarea.
Para obtener más información sobre las bases de datos SQL, consulte Utilización de SQL y bases de datos SQL
[página 514].
7.4.2
Uso de índices de tablas
También puede mejorar el modo en que se organizan sus datos en la base de datos. Para obtener una velocidad
de procesamiento óptima, informe a partir de campos indexados de la base de datos SQL. El uso de índices de
tablas es un modo fácil de aumentar la velocidad de acceso a los datos y de reducir el tiempo que le lleva a Crystal
Reports evaluar los datos.
Para obtener una descripción completa sobre cómo funcionan los índices de las tablas, consulte Tablas indexadas
[página 512].
7.4.3
Mejora de las opciones de vinculación de tablas
Cuando agrega varias tablas de bases de datos a su informe, vincula las tablas en un campo común de manera
que los registros de una tabla coinciden con los registros relacionados de la otra. (La vinculación de tablas
funciona mejor si las tablas de su base de datos están indexadas.) Vincular las tablas de su base de datos de esta
manera es normalmente más rápido que incorporar subinformes vinculados al informe principal.
Cuando vincula dos o más tablas, desea que el informe lea los menos registros posibles, y que al mismo tiempo
encuentre todos los registros coincidentes. La mejor manera de adherirse a estas líneas guía es determinar las
necesidades de la elaboración de informes y planificar la estrategia a seguir antes de crear el informe. Cuando
sepa exactamente lo que necesita del origen de datos, con Crystal Reports es fácil obtener dicha información.
Existen muchos otros problemas específicos que hay que considerar a la hora de vincular tablas. Estas
consideraciones adicionales, no obstante, dependen enormemente del entorno de elaboración de informes. En
otras palabras, los pasos a seguir para obtener un rendimiento óptimo de la vinculación de tablas dependen del
tipo de la base de datos, de la posibilidad de indexar tablas y del tipo de combinación necesaria entre las tablas.
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117
Para obtener una descripción completa de las diversas situaciones de elaboración de informes, consulte la
sección titula Vinculación de tablas [página 530].
En la mayoría de estos ejemplos, los siguientes procedimientos generales deberían asegurar que las tablas estén
vinculadas para obtener un rendimiento mejorado si no óptimo.
7.4.3.1
Para vincular tablas de forma efectiva
1.
Asegúrese de que cada tabla de la base de datos esté indexada según el campo que vaya a utilizar.
2.
Agregue las tablas de la base de datos a su informe y, a continuación, vincule desde la tabla principal hasta la
tabla de comparación en un campo común. Realice esta acción en lugar de insertar un subinforme vinculado y
enlazarlo a los datos del informe principal.
3.
Use una fórmula de selección de registros que establezca límites de rango en el campo indexado de la tabla
principal. Esto minimiza el número de registros de la tabla principal para la que Crystal Reports debe
encontrar registros coincidentes en la tabla de comparación.
7.4.4 Uso de controladores de bases de datos compatibles
con el proceso
Si comparte y actualiza informes en el web, ábralos mediante controladores de bases de datos compatibles con el
proceso siempre que sea posible. El Motor de informes de Crystal admite varios procesos. Por ello, cuando realiza
varias peticiones de datos mediante controladores de bases de datos compatibles con el proceso, el Motor de
informes puede procesar simultáneamente todas las peticiones. Como resultado, podrá ver antes los informes
Los orígenes de datos genéricos siguientes son compatibles:
●
crdb_odbc.dll (ODBC)
●
crdb_jdbc.dll (JDBC)
●
crdb_ado.dll (OLE DB)
Las conexiones ODBC con los tipos de base de datos siguientes suponen que el controlador de bases de datos
ODBC también es compatible y, por lo tanto, operan de manera de subprocesos múltiples:
●
Microsoft SQL Server
●
Oracle
●
DB2
●
Teradata
●
Sybase
Nota
También se supone que los controladores de base de datos utilizados con JDBC y OLE DB siempre son
compatibles y, por lo tanto, siempre funcionan de manera de subprocesos múltiples.
Los orígenes de datos nativos siguientes son compatibles:
●
118
crdb_ado_plus.dll (proveedor de datos ADO.NET)
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●
crdb_com.dll (proveedor de datos COM)
●
crdb_db2cli.dll (DB2 Unicode)
●
crdb_javabean (proveedor de datos Java Bean)
●
crdb_xml (XML)
●
crdb_olap.dll (OLAP)
●
crdb_oracle.dll (Oracle)
●
crdb_p2ssby10.dll (Sybase)
Nota
Compruebe las notas de la versión que viene con el producto Crystal Reports para disponer de las
actualizaciones de estas listas; se pueden agregar más controladores de base de datos si se demuestra
durante las pruebas que son compatibles con el proceso.
7.4.5 Uso de procedimientos almacenados para un
procesamiento más rápido
Un procedimiento almacenado es un programa SQL compilado, que consiste en uno o más enunciados SQL, que
reside y se ejecuta en su servidor SQL. Aunque los procedimientos almacenados pueden tardar en configurarse
adecuadamente, pueden ser increíblemente potentes.
Las ventajas de utilizar procedimientos almacenados son mayores cuando se elaboran informes a partir de
grandes conjuntos de datos o cuando se ejecutan informes que requieren largos y complicados cálculos. En estos
casos, lo ideal sería utilizar un procedimiento almacenado predefinido que realizara el trabajo complicado en el
servidor de la base de datos.
Como los procedimientos almacenados residen en el servidor SQL, puede que sea necesario preguntar al
administrador acerca de cómo acceder o configurar un procedimiento almacenado.
●
Para obtener más información acerca de los procedimientos almacenados, consulte Procedimientos
almacenados [página 518].
7.5
Uso de fórmulas de selección de registros mejoradas
Lo más importante que puede hacer para acelerar el procesamiento de informes es limitar la cantidad de datos
que se devuelven de la base de datos. La herramienta principal para hacerlo es la fórmula de selección de
registros.
Crystal Reports analiza la fórmula de selección de registros y genera una consulta SQL a partir de ella. A
continuación, la base de datos procesa esta consulta SQL y envía los registros resultantes de vuelta a Crystal
Reports. Crystal Reports evalúa localmente la fórmula de selección de registros para cada uno de los registros
recuperados de la base de datos, calculando así el conjunto de registros utilizados para generar el informe.
Los registros innecesarios se eliminan en dos etapas: en la base de datos con la consulta SQL y en Crystal Reports
mediante la fórmula de selección de registros. Para acelerar el proceso, se prefiere eliminar en la primera etapa la
mayor cantidad de registros posible. Si diseña su fórmula de selección de registros de forma efectiva, puede
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119
descargar gran parte del proceso al servidor de la base de datos, eliminando así registros innecesarios antes de
devolverlos a Crystal Reports. Esto se denomina comúnmente "procesamiento de la selección de registros en el
servidor de la base de datos".
En esta sección se ofrecen varias sugerencias para garantizar que las fórmulas de selección de registros se
puedan procesar en el servidor de la base de datos.
7.5.1
Procesamiento de la selección de registros (ejemplo)
En este ejemplo se muestran las ventajas de escribir fórmulas de selección de registros que puedan procesarse
en el servidor de la base de datos.
La tabla Pedidos de la base de datos de ejemplo Xtreme contiene 2.192 registros, de los cuales 181 presentan
fechas de pedido anteriores a 2001. Supongamos que desea elaborar un informe solo con dichos registros. Por
otra parte, podría utilizar la fórmula de selección de registros siguiente:
Year ({Orders.Order Date}) < 2001
La consulta SQL generada enviará los 2.192 registros a Crystal Reports y, luego, la fórmula de selección de
registros reducirá el número a 181. Para ver esto, haga clic en Mostrar consulta SQL en el menú Base de datos y
fíjese en que la consulta SQL no tiene cláusula WHERE. Esto se debe a que Crystal Reports no puede procesar la
función Year ( ) en la cláusula WHERE.
Por otra parte, esta fórmula de selección de registros genera el mismo informe:
{Orders.Order Date} < #Jan 1, 2001#
Esta segunda fórmula, sin embargo, se puede procesar en el servidor de la base de datos. La consulta SQL
generada solo envía 181 registros a Crystal Reports. Por lo tanto, cuando Crystal Reports evalúa la fórmula de
selección de registros, no es necesario eliminar más registros. Haga clic en Mostrar Consulta SQL en el menú
Base de datos y observe que la consulta SQL resultante tiene una cláusula WHERE.
Como muestra este ejemplo, la velocidad de procesamiento del informe aumenta cuando mejora la fórmula de
selección de registros. En este caso, ambas fórmulas generan el mismo informe, pero la segunda aprovecha la
potencia y las optimizaciones que el servidor de la base de datos puede utilizar para manejar sus propios datos.
Consejo
Consulte la sección siguiente para obtener información adicional y conocer las limitaciones cuando se
configuran peticiones de selección de registros.
Nota
Si no conoce las fórmulas de selección de registros, puede ser preferible empezar con el Asistente de
Selección o con las plantillas de fórmulas de selección de registros de muestra. Para obtener información más
detallada, junto con una introducción a la selección de registros, consulte Selección de registros [página 130].
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7.5.2 Sugerencias sobre el rendimiento de la selección de
registros
Considerar los siguientes elementos relacionados con el rendimiento cuando esté configurando sus peticiones de
selección:
7.5.2.1
General
●
Para procesar la selección de registros, debe seleccionar "Usar índices o servidor para rapidez" en el cuadro
de diálogo Opciones del informe, disponible en el menú Archivo.
●
En las fórmulas de selección de registros, evite conversiones de tipos de datos en los campos que no sean de
parámetros.
Por ejemplo, evite el uso de ToText ( ) para convertir un campo numérico de la base de datos en campo de
cadena de base de datos.
●
Puede reducir algunas fórmulas de selección de registros que usan enunciados constantes.
7.5.2.2
Bases de datos PC
●
Solo puede reducir la selección de registros de campos indexados.
●
Puede reducir solo cláusulas AND (no OR).
7.5.2.3
Bases de datos SQL
●
Puede reducir la selección de registros de campos indexados o no indexados.
●
El servidor SQL responde más rápido si usa campos indexados.
●
Puede reducir cláusulas AND y OR.
●
Puede reducir fórmulas de selección de registros que contengan algunos tipos de fórmulas incrustadas.
●
Debe incorporar los campos de enunciado SQL para reducir cálculos de fórmulas necesarios para la selección
de registros.
●
En el menú Base de datos, haga clic en Mostrar Consulta SQL para ver el SQL que se enviará al servidor de la
base de datos.
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121
7.5.3 Estrategias para escribir fórmulas de selección de
registros eficaces
Nota
Esta sección supone que usted está familiarizado con el Asistente de selección y que elabora informes a partir
de una base de datos SQL.
Al crear una fórmula de selección de registros considere los puntos siguientes:
Consideración nº 1
Toda fórmula de selección de registros que genere completamente con el Asistente de selección, sin escribir
fragmentos de la fórmula manualmente, se puede reducir.
Este caso deriva de los puntos siguientes. Sin embargo, es posible escribir más tipos de fórmulas de selección de
registros usando las sugerencias que se ofrecen a continuación que usando el Asistente de selección. Para
realizar esta acción, necesita editar la fórmula de selección de registros directamente con el Taller de fórmulas o
en el área de texto que aparece cuando se hace clic en Mostrar fórmula en el Asistente de Selección.
Para abrir el Taller de fórmulas con el fin de modificar la selección de registros, haga clic en el menú Informe,
seleccione Fórmulas de selección y, a continuación, seleccione Registro en el submenú.
Consideración nº 2
Para abrir el Taller de fórmulas con el fin de modificar la selección de registros, haga clic en el menú Informe,
seleccione Fórmulas de selección y, a continuación, seleccione Registro en el submenú.
Se puede procesar cualquier fórmula de selección que tenga el formato: CampoBaseDatos
OperadorCompatible EnunciadoParamétricoOConstante.
Naturalmente, CampoBaseDatos es simplemente un campo de base de datos. OperadorCompatible es
cualquiera de =, <>, <, <=, >, >=, StartsWith, Like o In.
EnunciadoParamétricoOConstante es cualquier enunciado que incluya valores constantes, operadores,
funciones y campos de parámetro. No puede incluir variables, estructuras de control ni otros campos que no sean
campos de parámetro. Por definición, se pueden evaluar enunciados constantes y de parámetro sin acceder a la
base de datos.
Nota
Se puede evaluar un enunciado constante o de parámetro con un valor simple, un rango de valores, un valor de
matriz o una matriz de valores de rango. He aquí algunos ejemplos de dichos enunciados:
{?number parameter} - 3
Year ({?run date})
CurrentDate + 5
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DateDiff ("q", CurrentDate, CDate("Jan 1, 1996"))
Month (Maximum ({?date range parameter}) + 15)
["Canada", "Mexico", "USA", {?enter a country}]
1000 To 5000
[5000 To 10000, 20000 To 30000, 50000 To 60000]
Un ejemplo completo:
{Orders.Order Date} >= CurrentDate - 3
El programa también puede reducir un enunciado que solo contenga un campo booleano (sin las partes de
constante y operador).
{Orders.Shipped}
Not {Orders.Shipped}
Consideración nº 3
IsNull (<CampoBaseDatos>) se puede procesar.
Consideración 4
<EnunciadoSql OperadorCompatible EnunciadoParamétricoOConstante> se puede procesar.
Por ejemplo, no se puede procesar la fórmula {@PrecioFinal} > 1000 si {@PrecioFinal} = (Cantidad *
Precio). Sin embargo, si se reemplaza la fórmula @PrecioFinal por el enunciado SQL equivalente, su fórmula
de selección de registros se podrá reducir.
Consideración 5
Cuando utilice varias expresiones que sigan las consideraciones anteriores, sepárelas con los operadores AND y
OR; también puede utilizar NOT. Puede tener varios operadores de cada uno de ellos, por lo que puede utilizar
paréntesis para establecer prioridades. Por ejemplo:
{Orders.Order ID} < Minimum({?number range}) Or
{Orders.Order Amount} >= 1000
(IsNull({Customer.Region}) Or
{Customer.Region} = "BC") And
{Customer.Last Year's Sales} > 2000
Enlaces relacionados
Cómo solucionar problemas en fórmulas de selección de registros [página 138]
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7.5.3.1
Para agregar un campo de parámetro a su fórmula de
selección de registros
1.
Abra el informe de muestra Group By Intervals.rpt.
Dedique un tiempo a navegar por el árbol de grupos para ver cómo están organizados los datos; observe
también, en la parte inferior derecha de la ventana Crystal Reports, que hay 269 registros devueltos para este
informe.
Nota
Solo verá este número si ha activado la opción Barra de estado en el menú Vista.
Ahora haga clic en la ficha Diseño.
2.
En el menú Ver, haga clic en Explorador de campos.
3.
En el Explorador de campos, haga clic con el botón derecho del ratón en Campos de parámetro y seleccione
Nuevo en el menú contextual.
Aparece el cuadro de diálogo Crear nuevo parámetro.
4.
En el Nombre del parámetro, escriba CuotaDeVentas.
5.
Haga clic en la lista Tipo y seleccione Número.
6.
En el área Opciones, vaya a la opción texto de la petición y escriba ¿Cuál fue la cuota de ventas del
año pasado?
7.
En el área Opciones, compruebe que la opción Permitir valores discretos es Verdadero y, a continuación, haga
clic en Aceptar.
Nota
Ya ha creado el campo de parámetro. Los restantes procedimientos describen cómo se agrega el campo
de parámetro a la fórmula de selección de registros con el Asistente de Selección.
8.
En el menú Informe, haga clic en Asistente de selección.
Aparece el cuadro de diálogo Elegir campo.
9.
Seleccione el campo Cliente.Ventas del año pasado y, a continuación, haga clic en Aceptar.
Aparece el Asistente de selección.
10. En la ficha Cliente.Ventas del año pasado, haga clic en la lista desplegable y seleccione es mayor que.
Aparece una nueva lista desplegable.
11. Haga clic en esta segunda lista y seleccione {?CuotaDeVentas}.
Consejo
Haga clic en el botón Mostrar fórmula para ver la nueva fórmula de selección de registros, que aparece
como: {Cliente.Ventas del año pasado} > {?CuotaDeVentas}. En vez de utilizar el Asistente de selección,
podía haber creado esta fórmula usted mismo en el Editor de fórmulas de selección de registros. Para ver
el editor, abra el Taller de fórmulas y seleccione Selección de registro en la carpeta Fórmulas de selección.
12. En el Asistente de selección, haga clic en Aceptar.
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Diseño de informes optimizados en el Web
Ya ha agregado el campo de parámetro a la fórmula de selección de registros. Cuando cambia al modo Vista
previa, o hace clic en el botón Actualizar, se le solicitarán nuevos valores de parámetros. Puede entonces
introducir un valor numérico que represente la cuota de ventas del año pasado. El informe resultante solo
mostrará aquellos clientes cuyas Ventas del año pasado superen el valor numérico que haya especificado.
Por ejemplo, si responde al parámetro introduciendo 40000, el informe mostrará solo aquellos clientes cuyas
ventas superaron el año pasado los $40.000. Observe también, en la parte inferior derecha de la ventana Crystal
Reports, que solo se devuelven 58 registros para el informe, en vez de 270 registros que se devolvieron antes de
colocar el campo de parámetro en una fórmula de selección de registros.
Al mejorar este informe, ha recuperado toda la información que necesitaba y, al mismo tiempo, se ha asegurado
de que se transfieran desde el servidor de la base de datos el menor número posible de registros.
Enlaces relacionados
Características avanzadas de parámetro [página 486]
Información general sobre parámetros y peticiones [página 458]
Selección de registros [página 130]
7.5.4 Incorporación de campos de parámetro a las fórmulas
de selección de registros
En vez de mostrar todos los datos de un informe cada vez que se abre el informe, puede crear campos de
parámetro que soliciten a los usuarios que especifiquen los datos que desean ver. Para disminuir la cantidad de
datos que se transfieren desde el servidor de la base de datos, incorpore estos campos de parámetro en su
fórmula de selección de registros.
En general, los campos de parámetro proporcionan interactividad a los usuarios, que responden a la petición para
especificar los datos que desean ver. Sin embargo, al incorporar los campos de parámetro en la fórmula de
selección de registros, no solo proporciona interactividad sino que también disminuye la transferencia de datos y
aumenta el rendimiento.
Para agregar un campo de parámetro a su fórmula de selección de registros, utilice el Asistente de Selección o el
Taller de fórmulas de selección de registros. Cuando utilice el Taller de fórmulas de selección de registros, trate el
campo de parámetro como lo haría con cualquier otro campo.
En el siguiente ejemplo, se va a crear un campo de parámetro y, a continuación, se va a agregar a la fórmula de
selección de registros con el Asistente de selección.
7.5.5
Uso de enunciados SQL donde sea adecuado
Los enunciados SQL son como fórmulas, pero escritas en lenguaje SQL (Lenguaje de consulta estructurado). Son
de utilidad a la hora de optimizar el rendimiento de los informes ya que las tareas que ejecutan se realizan
normalmente en el servidor de la base de datos, en contraposición con una fórmula regular que a veces se ejecuta
en el equipo local.
No utilice enunciados SQL exclusivamente, ya que Crystal Reports incluye su propio lenguaje de fórmulas que es
mucho más eficaz que el lenguaje SQL estándar. Tanto la sintaxis Crystal como la sintaxis Basic permiten mejorar
y precisar las fórmulas de tal forma que sería difícil o imposible hacerlo con SQL. En algunas circunstancias, sin
embargo, la creación y el uso de campos de enunciados SQL puede acelerar el proceso de los informes.
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125
7.5.5.1
Usos clave de campos de enunciados SQL
Para mantener velocidades óptimas de procesamiento de informes, evite el uso de fórmulas (con sintaxis Crystal
o Basic) dentro de las fórmulas de selección de registros. En su lugar, sustituya la fórmula original por un campo
de enunciado SQL equivalente y, a continuación, incorpore el campo de enunciado SQL en la fórmula de selección
de registros. De esta manera aumentarán enormemente las oportunidades de procesar en el servidor la selección
de registros.
Además, evite ordenar, agrupar o totalizar en un campo de fórmula (con sintaxis Crystal o Basic). En su lugar,
sustituya el campo de fórmula original por un campo de enunciado SQL equivalente y, a continuación, ordene,
agrupe o totalice en el campo de enunciado SQL. De nuevo, de esta manera aumentarán enormemente las
oportunidades de realizar el procesamiento en el servidor.
Por último, si la base de datos admite Lógica Case y el informe necesita resumir un cálculo de fórmula If-ThenElse, sustituya la fórmula por un campo de enunciado SQL. En estos casos, los campos de enunciados SQL
permiten a Crystal Reports realizar el agrupamiento del informe en el servidor. Para obtener más información,
consulte Uso de enunciados SQL para Lógica Case [página 128].
Enlaces relacionados
El lenguaje SQL [página 520]
Campos de expresión SQL [página 77]
Uso de fórmulas de selección de registros mejoradas [página 119]
7.6 Mejora del agrupamiento, el ordenamiento y el cálculo de
totales
7.6.1
Ejecución de agrupamiento en servidor
Si elabora un informe en tiempo real a partir de datos activos en el Web, utilice la opción Ejecutar agrupamiento
en el servidor para reducir la cantidad de datos transferidos desde el servidor de la base de datos. Con esta
opción, gran parte del procesamiento de datos se descarga al servidor de la base de datos y solo se lee
inicialmente un subconjunto de los datos. Se devuelven datos detallados de la base de datos solo cuando se
profundiza en un informe.
Nota
El procesamiento del lado del servidor solo funciona para informes ordenados y agrupados basados en
orígenes de datos SQL.
7.6.1.1
Para activar el procesamiento del lado del servidor
1.
En el menú Archivo, haga clic en Opciones del informe.
2.
Active la casilla de verificación Ejecutar agrupamiento en el servidor en el cuadro de diálogo Opciones del
informe.
126
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Note que esta casilla de verificación estará inactiva si Usar índices o servidor para rapidez está inactiva.
Consejo
Cuando la opción Usar índices o servidor para rapidez está seleccionada, puede rápidamente activar
Ejecutar agrupamiento en servidor en el menú Base de datos.
3.
Haga clic en Aceptar.
7.6.2
Ventajas de agrupar en el servidor (ejemplo)
El siguiente ejemplo describe una situación típica de elaboración de informes en la que el agrupamiento en el
servidor puede reducir considerablemente la cantidad de datos innecesarios transferidos desde el servidor de la
base de datos.
7.6.2.1
Para disminuir la transferencia de datos al agrupar en
el servidor
1.
Abra el informe de muestra Group.rpt.
Mire en la esquina inferior derecha de la ventana Crystal Reports y observe que se devuelven 269 registros
para este informe.
Nota
Solo verá este número si ha activado la opción Barra de estado en el menú Vista.
2.
En el menú Informe, haga clic en Asistente de sección para abrir el Asistente de sección.
3.
En la lista Secciones, seleccione Detalles.
4.
En la ficha Común, seleccione Ocultar (se permite profundizar). De esta manera se oculta la sección Detalles
del informe de forma que solo se muestra en el informe el encabezado de grupo. (En este caso, el informe se
agrupa por País.)
5.
Haga clic en Aceptar en el Asistente de sección. Los registros Detalles desaparecerán del informe.
6.
Presione la tecla F5 para actualizar los datos del informe (o haga clic en el botón Actualizar de la barra de
herramientas).
Observe que aún se devuelven 269 registros para el informe, aunque los registros Detalle se ocultan y no se
ven.
7.
En el menú Base de datos, haga clic en Ejecutar agrupamiento en servidor.
Observe ahora que solo se devuelven 71 registros para el informe. El agrupamiento (por País) se ha realizado
en el servidor de la base de datos y se han transferido al informe menos registros.
8.
Haga doble clic en el informe para profundizar en un país.
Consejo
Cuando está disponible la profundización, el cursor adopta la forma de una lupa.
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127
Crystal Reports recupera los registros Detalle adecuados según sus necesidades.
Por ejemplo, si profundiza en Australia, Crystal Reports recupera rápidamente los siete registros que forman
el grupo.
Al ocultar la sección Detalles de este informe, se ha creado un informe de resumen en el que los usuarios pueden
navegar fácilmente. Cada usuario puede primero localizar el País que le interese y, a continuación, profundizar
hasta recuperar detalles de valor.
Además, al activar la opción Ejecutar agrupamiento en el servidor, se ha asegurado de que el proceso inicial se
complete en el servidor de la base de datos. Por lo tanto, solo se transfieren al informe los registros necesarios.
Para obtener más información acerca del procesamiento del lado del servidor, consulte Procesamiento del lado
del servidor [página 550].
7.6.3 Uso de enunciados SQL para agrupamientos,
ordenamientos y totales
En informes que utilicen la opción Ejecutar agrupamiento en el servidor, evite ordenar, agrupar o totalizar en un
campo de fórmula (con sintaxis Crystal o Basic). En su lugar, sustituya el campo de fórmula original por un campo
de enunciado SQL equivalente y, a continuación, ordene, agrupe o totalice en el campo de enunciado SQL. De esta
manera mejorarán enormemente las oportunidades de realizar el procesamiento en el servidor.
Para obtener detalles acerca de en dónde utilizar también enunciados SQL, consulte Uso de enunciados SQL
donde sea adecuado [página 125].
7.6.4
Uso de enunciados SQL para Lógica Case
Si la base de datos admite Lógica Case, y el informe necesita resumir un cálculo de fórmula If-Then-Else, sustituya
la fórmula por un campo de enunciado SQL. En estos casos, los campos de enunciados SQL permiten a Crystal
Reports realizar el agrupamiento del informe en el servidor.
Por ejemplo, supongamos que elabora informes a partir de una base de datos MS SQL Server 7, que admite
Lógica Case. Necesita incluir un cálculo If-Then-Else en su informe y necesita resumir dicho cálculo para cada
grupo del informe. Al realizar el cálculo con un campo de enunciado SQL de la siguiente forma, se utiliza la
capacidad de la base de datos para procesar Lógica Case:
CASE <DatabaseTable><.> "<DatabaseField> "
WHEN '<SpecifiedValue>' THEN <Calculation1>
ELSE <Calculation2>
END
Si el valor de <CampoBaseDatos> de un registro es igual a <ValorEspecificado>, entonces se ejecuta
<Cálculo1>; para los demás registros se ejecuta <Cálculo2>. Al incorporar el campo de enunciado SQL, se
aprovecha de la capacidad del servidor de la base de datos para procesar Lógica Case. Por lo tanto, el
agrupamiento del informe tiene lugar en el servidor, incluso cuando resume el campo de enunciado SQL en
cualquier otra parte del informe.
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Nota
La sintaxis SQL de este ejemplo es específica para MS SQL Server 7. Para determinar la sintaxis apropiada
para su base de datos, puede que necesite consultar la documentación de la base de datos o ponerse en
contacto con su Administrador.
7.6.5 Inserción de campos de resumen y de total acumulado
donde sea posible
Donde sea posible, evite crear fórmulas con variables globales para calcular resúmenes y totales acumulados.
En su lugar, haga clic en el menú Insertar para crear resúmenes y seleccione el comando adecuado (Subtotal,
Total general o Resumen). Para crear campos de totales acumulados, abra el Explorador de campos, haga clic
con el botón derecho del ratón en los campos de totales acumulados y seleccione Nuevo en el menú contextual.
Para obtener información detallada acerca de cómo resumir datos, consulte Ordenamiento, agrupamiento y
cálculo de totales [página 142] y Totales acumulados [página 181].
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8
Selección de registros
En esta sección se indica cómo filtrar los registros que deben incluirse en un informe. Por ejemplo, con las
herramientas de selección de registros puede limitar los registros del informe para que solo aparezcan los que
correspondan a un grupo específico de clientes, a un intervalo determinado de números de cuenta, o a un cierto
intervalo de fechas.
Soporte en línea, muestras y breves referencias técnicas
Para obtener más información sobre los temas que se tratan en esta ayuda en pantalla, visite SAP Community
Network , donde encontrará un amplio conjunto de ejemplos, descargas, breves referencias técnicas e
información adicional de utilidad.
http://scn.sap.com
8.1
Selección de registros
Cuando selecciona un campo para que aparezca en su informe, los valores de los campos de cada registro en
la(s) tabla(s) activa se imprimen automáticamente. En algunas ocasiones, es posible que no desee incluir todos
los valores, sino solo un subconjunto de ellos. Por ejemplo, quizás quiera:
●
Incluir registros solo para un grupo específico de clientes.
●
Incluir registros para un rango específico de números de cuenta del número total de registros de la base de
datos.
●
Incluir solo valores de los registros comprendidos en un rango específico de fechas.
8.1.1
Opciones para seleccionar registros
Crystal Reports incluye un sofisticado lenguaje de fórmula que se puede usar para especificar prácticamente
cualquier tipo de selección de registros que se desee. Sin embargo, probablemente no necesitará siempre toda la
flexibilidad de selección que ofrece este lenguaje. El Asistente de selección está diseñado para estas situaciones.
Puede seleccionar registros de dos formas distintas:
●
Uso del Asistente de selección [página 131]
●
Uso de las fórmulas [página 133]
Una vez familiarizado con el Asistente de selección y las fórmulas, puede utilizar las técnicas de selección de
registros para mejorar el rendimiento de los informes.
Para obtener sugerencias adicionales para mejorar el rendimiento y conocer estrategias avanzadas de selección
de registros, consulte Uso de fórmulas de selección de registros mejoradas [página 119].
130
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Selección de registros
8.1.2
Como determinar que campo(s) usar
Cuando selecciona registros, está basando su informe solo en aquellos registros que cumplen con las condiciones
que haya establecido. Esas condiciones se basan en el tipo de información que desea en el informe final.
Asuma, por ejemplo, que quiere un informe que únicamente muestre los datos de California. Su tarea es
encontrar la mejor manera de identificar los registros que provienen de California.
●
Si la tabla que se usa en el informe contiene un campo Estado o Región, puede especificar en la petición que
el programa utilice solo los registros en los que el valor del campo Estado sea igual a California (Región es
igual a CA).
●
Si la tabla no contiene un campo de Estado y desea elaborar el informe basado solo en los datos de California,
puede haber otras formas de hacerlo.
○
Si la tabla contiene un campo Código postal, se puede basar la selección de registros en el rango de
códigos postales que se usan para California (código postal entre n y N).
○
Si la tabla contiene un campo de Código de área, puede basar su selección de registros en los códigos de
área de California (un código de área es uno de x, y...z).
Nota
Si el código de área se almacena en el campo del número de teléfono, no podrá realizar la selección de este
mismo registro con el Asistente de selección según el código de área. Será necesario crear una fórmula de
selección de registros mediante el lenguaje de fórmula para extraer la parte del código de área del número de
teléfono y, a continuación, realizar la selección según ese valor.
Nota
Como regla general, si puede basar la selección de registros en varios campos (como en este ejemplo), se debe
seleccionar un campo indexado en lugar de un campo no indexado para obtener un mejor rendimiento.
8.1.3
Uso del Asistente de selección
El Asistente de selección facilita la especificación de registros que desea incluir en su informe. Para trabajar con el
Asistente de selección, debe seleccionar los campos a los que desea aplicar condiciones de selección y, a
continuación, debe especificar dichas condiciones.
Este asistente se puede usar para establecer peticiones de selección de registros simples. Por ejemplo:
●
Clientes de Arizona.
●
Pedidos del primer trimestre.
●
Ventas superiores a 10.000 $.
También, puede usarlo para configurar peticiones muy complejas:
●
Clientes cuyos nombres empiecen por "A", "M" o "S".
●
Clientes de California o Florida que hayan hecho un pedido en julio.
Todas estas peticiones especifican un intervalo. Una o más constantes definen el rango. El programa compara el
valor del campo en cada registro con las constantes y rechaza los registros con valores fuera del rango. Por lo
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Selección de registros
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131
tanto el informe está limitado a los valores que se encuentren dentro de ese rango. Puede configurar todos estos
tipos de peticiones de selección de registros sin tener ningún conocimiento previo del lenguaje de fórmulas.
Nota
El Asistente de selección permite configurar peticiones de selección de registros o de selección de grupos.
Cuando selecciona ya sea un nombre de grupo o un campo de resumen, el programa sabe que el criterio de
selección establecido es para una selección de grupos. En todos los demás casos, el programa realizará una
selección de registros.
8.1.3.1
Para configurar la selección de registros usando el
Asistente de selección
1.
En la barra de herramientas Herramientas del asistente, haga clic en Asistente de selección.
Aparecerá el cuadro de diálogo Asistente de selección.
Nota
Si hace clic en el botón Asistente de selección sin resaltar primero un campo del informe, aparecerá el
cuadro de diálogo Elegir campo. Destaque el campo en el que desea basar la selección de registros y haga
clic en Aceptar. Aparece el Asistente de selección.
2.
Utilice las listas desplegables para especificar los criterios de selección en el campo indicado.
3.
Haga clic en Aceptar cuando termine.
Consejo
Para basar la selección de registros en más de un campo, haga clic en la ficha Nuevo. Seleccione el
siguiente campo en el cuadro de diálogo Elegir campo.
Se generará una fórmula de selección a partir de sus especificaciones, limitando el informe a los registros
indicados.
132
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Selección de registros
Nota
Para ver la fórmula de selección, haga clic en el botón Mostrar fórmula. El Asistente de selección se
expandirá para mostrar la fórmula. Se puede modificar la fórmula en el área donde aparezca o hacer clic en
el botón Editor de Fórmulas para modificarla en este editor.
8.1.4
Uso de las fórmulas
8.1.4.1
Para configurar la selección de registros usando una
fórmula
1.
En el menú Informe, seleccione Fórmulas de selección y haga clic en Registro.
2.
En el Editor de fórmula de selección de registros, escriba la fórmula incorporando los componentes o
seleccionándolos de los árboles de componentes.
Nota
El resultado de la fórmula debe ser Booleano; es decir, debe ser Verdadero o Falso.
3.
Haga clic en Comprobar para identificar cualquier error en la fórmula.
4.
Corrija cualquier error de sintaxis identificado por el comprobador de fórmulas.
5.
Cuando la fórmula tenga la sintaxis correcta, haga clic en Guardar.
8.1.4.2
Información adicional acerca de las fórmulas
●
Para obtener plantillas de selección de grupos y registros de muestra, consulte Uso de las plantillas de
fórmulas [página 135].
●
Para obtener instrucciones completas sobre cómo crear fórmulas, consulte Uso de las fórmulas [página
415].
●
Para obtener información sobre las estrategias de selección de registros avanzada y las sugerencias de
rendimiento, consulte Uso de fórmulas de selección de registros mejoradas [página 119].
8.1.5
Interacción entre el Asistente de selección y el Editor
de fórmulas
El Asistente de selección y el Editor de fórmulas de selección de registros/grupos son interactivos. Esto es que, el
criterio de selección de registro que usted introduce en el Asistente de selección automáticamente genera una
fórmula de selección de registros que puede revisar y modificar. Del mismo modo, las fórmulas de selección de
registros y las modificaciones en fórmulas existentes actualizan automáticamente los criterios de selección en el
Asistente de selección.
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Selección de registros
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133
Debido a esta interacción, puede utilizar ambas herramientas conjuntamente como tutorial para aprender el
lenguaje de fórmulas.
8.1.5.1
Para ver la fórmula del Asistente de selección
1.
Haga clic con el botón derecho en el campo en que desea ver la selección de registros.
2.
Haga clic en Asistente de selección.
3.
Haga clic en el botón Mostrar fórmula.
El Asistente de selección se expande para que usted pueda revisar la fórmula generada en base a sus criterios
de selección.
4.
Haga clic en el botón Ocultar fórmula cuando finalice la revisión.
5.
Utilice el Asistente de selección para modificar la fórmula de selección.
6.
Revise la fórmula actualizada haciendo nuevamente clic en el botón Mostrar fórmula.
7.
Para efectuar cambios en la fórmula, haga clic en el botón Editor de Fórmulas en el Asistente de selección
expandido y use las herramientas del Taller de fórmulas para hacer los cambios pertinentes.
Nota
Los componentes de la fórmula de Selección que no encajen en ninguno de los criterios establecidos en el
Asistente de Selección no serán traducidos. Por ejemplo, si parte de su fórmula de selección de registros
extrae los últimos cuatro caracteres en el número de un cliente, la selección del código de la fórmula que hace
esta extracción no será convertido a criterio de selección del Asistente de Selección.
134
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Selección de registros
8.1.6
Fórmulas de selección de datos guardados
Las fórmulas de selección de datos guardados filtran los datos de informe después de que los registros se hayan
almacenado en el informe. Al igual que las fórmulas de selección, se pueden crear tanto con el Asistente de
selección como con las fórmulas.
A diferencia de las fórmulas de selección de registros, cualquier cambio en una fórmula de selección de datos
guardados no provoca una actualización de la base de datos. En su lugar, los datos guardados del informe se
utilizan para las operaciones de filtrado posteriores. Las fórmulas de selección de datos guardados se utilizan con
parámetros para crear filtros de informe interactivos que se pueden personalizar.
Parámetros opcionales
Puede combinar fórmulas de selección de datos guardados y parámetros opcionales. Para obtener más
información sobre parámetros opcionales, consulte Parámetros opcionales [página 460].
8.2
8.2.1
Uso de las plantillas de fórmulas
Plantillas de fórmulas de selección de registros
Los siguientes ejemplos de fórmulas se pueden usar como plantillas para ayudar a crear fórmulas de selección
propias utilizando el Taller de fórmulas. Estos ejemplos ilustran diferentes tipos de selecciones que pueden
realizarse, aunque no sean necesariamente las mejores.
8.2.1.1
Selección de registros utilizando cadenas de
caracteres
{file.FIELD} startswith "C"
Selecciona aquellos registros en los cuales el valor en el campo {archivo.CAMPO} comienza con el carácter "C"
(incluye valores como CyclePath, Corp. y Cyclist's Trail Co.; excluye valores como Bob's Bikes Ltd. y Feel Great
Bikes, Inc.).
not ({file.FIELD} startswith "C")
Selecciona aquellos registros en los cuales el valor en el campo {archivo.CAMPO} no comienza con el carácter "C"
(incluye valores como Bob's Bikes Ltd. y Feel Great Bikes, Inc.; excluye valores como CyclePath, Corp. y Cyclist's
Trail Co.).
"999" in {file.FIELD}[3 to 5]
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Selección de registros
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Selecciona aquellos registros en los cuales, del tercero al quinto dígito del campo {archivo.CAMPO} es igual
a"999"(incluye valores como 10999, 70999, y 00999; excluye valores como 99901 y 19990).
"Cycle" in {file.FIELD}
Selecciona aquellos registros en los cuales el valor en el campo {archivo.CAMPO} contiene la cadena "Cycle"
(incluye valores como CyclePath Corp. y CycleSporin, Inc.; excluye valores como Cyclist's Trail Co. y Feel Great
Bikes, Inc.).
8.2.1.2
Selección de registros utilizando números
Valores sencillos
{file.FIELD} > 99999
Selecciona aquellos registros que tienen un valor en el campo {file.FIELD} mayor que 99999.
{file.FIELD} < 99999
Selecciona aquellos registros que tienen un valor en el campo {file.FIELD} menor que 99999.
Rango de valores
{file.FIELD} > 11111 and {file.FIELD} < 99999
Selecciona aquellos registros que tienen un valor en el campo {file.FIELD} mayor que 11111 pero menor que 99999
(ni 11111 ni 99999 están incluidos en ese rango de valores).
{file.FIELD} >= 11111 and {file.FIELD} <= 99999
Selecciona aquellos registros que tienen un valor en el campo {file.FIELD} mayor que 11111 pero menor que 99999
(ambos 11111 y 99999 están incluidos en el rango de valores).
8.2.1.3
Selección de registros utilizando fechas
Todas las funciones Month, Day y Year pueden ser empleadas en ejemplos como los siguientes:
Year ({file.DATE}) < 1999
Selecciona aquellos registros donde el año encontrado en el campo {file.DATE} es anterior a 1999.
Year ({file.DATE}) > 1992 and Year ({file.DATE}) < 1996
136
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Selección de registros
Selecciona aquellos registros donde el año encontrado en el campo {file.DATE} se encuentra entre 1992 y 1996
(no se incluyen ni 1992 ni 1996).
Year({file.DATE}) >= 1992 and Year({file.DATE}) <= 1996
Selecciona aquellos registros donde el año encontrado en el campo {file.DATE} se encuentra entre 1992 y 1996
(incluidos 1992 y 1996).
Month({file.DATE}) in 1 to 4
Selecciona aquellos registros en los cuales el mes encontrado en el campo {file.DATE} es uno de los primeros 4
meses del año (incluye enero, febrero, marzo, y abril).
Month({file.DATE}) in [1,4]
Selecciona aquellos registros en los cuales el mes encontrado en el campo {file.DATE} es el primero o el cuarto
mes del año (incluye enero y abril, excluye febrero y marzo).
8.2.1.4 Selección de registros utilizando rangos de fecha
predeterminados
Puede predeterminar los rangos para crear fórmulas de selección semejantes a las siguientes:
{file.DATE} in LastFullMonth
Selecciona aquellos registros donde la fecha encontrada en el campo {file.DATE} esta dentro del último mes
completo. Si está en el mes de mayo, selecciona todos los registros con la fecha de abril.
not({file.DATE} in LastFullMonth)
Selecciona todos los registros, excepto aquellos en que la fecha encontrada en el campo {file.DATE} está dentro
del último mes completo. Si el mes es mayo, selecciona todos los registros, excepto aquellos en que la fecha es
abril.
8.2.1.5
Selección de registros usando combinaciones de
caracteres/fecha/numero
Estas fórmulas simplemente "mezclan y combinan" fórmulas de las categorías antes mencionadas.
"C" in {file.FIELD}[1] and Month({file.DATE}) in [1,4]
Selecciona aquellos registros en los cuales el valor en el campo {archivo.CAMPO} comienza con "C"+ y el mes es
enero o abril. Por ejemplo, si usa este tipo de fórmula con una base de datos de pedidos, puede estar pidiendo un
informe que muestre todos los clientes cuyos nombres comiencen con "C" y hayan ordenado algo en enero o en
abril.
"AOK" in {file.HISTORY}[3 to 5] and {file.OPENCRED} >= 5000
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Selección de registros
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137
Selecciona aquellos registros en los cuales el campo {archivo.HISTORIAL} muestra los caracteres "AOK" como el
3, 4 y 5 y el campo {archivo.CREDITO} (el monto de crédito disponible) es de por lo menos 5000.
Puede usar estas plantillas como están (con sus propios datos), o bien combinarlas para crear fórmulas
complejas.
8.3 Procesamiento de la selección de registros en el servidor
de la base de datos
Los controladores que se proporcionan con Crystal Reports para los orígenes de datos SQL permiten "procesar"
una selección de registros en el servidor de la base de datos. Si se especifica una fórmula de selección de
registros en un informe basado en una fuente da datos SQL, Crystal Reports la analiza, genera una consulta SQL y
transfiere esta consulta al servidor de la base de datos. A continuación, la selección de registros se realiza en dos
fases:
●
La primera fase de la selección de registros tiene lugar cuando el servidor de la base de datos procesa la
consulta SQL y devuelve un conjunto de registros a Crystal Reports.
●
En la segunda fase, Crystal Reports evalúa localmente con más detenimiento la fórmula de selección de
registros para el conjunto de los registros devueltos desde el servidor de la base de datos.
Ya que los servidores de base de datos suelen ser más rápidos que las estaciones de trabajo, tiene la ventaja de
especificar fórmulas de selección de registros que puedan procesarse en el servidor en la primera fase. De esta
forma, se minimiza la selección de registros en la máquina local en la segunda fase. A este proceso se le conoce
comúnmente como "procesamiento de la selección de registros en el servidor de la base de datos". En el servidor
se pueden procesar los siguientes tipos de selecciones de registros:
●
Selecciones con campos indexados y no indexados (los campos indexados proporcionan una respuesta más
rápida).
●
Consultas SQL con cláusulas AND y OR.
●
Campos de enunciado SQL que realizan cálculos de fórmulas para la selección de registros. Para obtener
información sobre los tipos de enunciados SQL admitidos por el servidor SQL, consulte la documentación del
servidor.
●
Para obtener más información sobre el procesamiento de fórmulas de selección en el servidor de base de
datos, consulte Uso de fórmulas de selección de registros mejoradas [página 119].
8.4 Cómo solucionar problemas en fórmulas de selección de
registros
Para solucionar los problemas de las fórmulas de selección, primero debe asegurarse de que todos los campos a
los que se hace referencia en la fórmula de selección están en el informe. A continuación, elimine la fórmula de
selección y pruébela al tiempo que la va reconstruyendo.
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Selección de registros
8.4.1 Para solución de problemas de fórmulas de selección
de registros
1.
Escriba en un papel la fórmula de selección de registros. Le servirá para reconstruir la fórmula de selección
paso a paso.
2.
Quite la fórmula de selección de registros del informe eliminándola del Editor de fórmulas de selección de
registros/grupos en el Taller de fórmulas.
3.
Haga clic en Cerrar cuando finalice con el Taller de fórmulas.
4.
Asegúrese que todos los campos invocados en la fórmula de selección de registros (los selectores) están
físicamente en el informe y que no están ocultos.
Por ejemplo, si uno de los selectores es:
{customer.POSTAL CODE} > "80000"
pero el campo {cliente.CODIGO POSTAL} no se usa en su informe (como en el caso del informe de ventas que
usa el código postal para definir territorios pero no lo incluye en los datos del informe), entonces inserte el
campo {cliente.CODIGO POSTAL} en un lugar obvio del informe.
O, si uno de los campos invocados en la fórmula de selección está en el informe pero oculto, cambie su estado
(muéstrelo), desactivando la opción Ocultar en impresión para ese campo, en el Editor de Formato.
5.
Imprima el informe y asegúrese que todos los datos de los campos invocados por la fórmula impriman
satisfactoriamente. Asegúrese de que se imprimen todos los datos. Por ejemplo, si hay un número x de
registros en la base de datos, usted debe obtener un número x de impresiones por cada campo invocado.
Esto establece una base para comparar los resultados de impresión usando la fórmula de selección.
6.
Cuando esté seguro que está obteniendo resultados satisfactorios sin la fórmula de selección, introdúzcala
usando solo uno de los selectores.
Por ejemplo, si quiere usar lo siguiente en su fórmula de selección final:
{customer.POSTAL CODE} > "80000" and {customer.CONTACT LAST NAME}[1] = "C" and
{customer.LAST YEAR'S SALES} >= 5000
esta fórmula seleccionará todos aquellos registros que muestren un código postal mayor que 80000, un
valor en el campo {cliente.APELLIDO DEL CONTACTO} que comience con "C" y un valor en el campo
{cliente.VENTAS DEL AÑO PASADO} mayor o igual que 5.000.
Usted podría empezar con esto como su primera prueba de la fórmula de selección:
{customer.POSTAL CODE} > "80000"
Imprima el informe y evalúe los datos que se imprimen con solo un selector activado. En su ejemplo, evalúe
los datos en el campo {cliente.CODIGO POSTAL}. ¿Muestra el campo solamente códigos postales mayores
que 80000?
7.
○
Si es así, entonces usted sabe que esta parte de la fórmula está funcionando bien.
○
Si no, corrija esta parte de la fórmula de selección.
Una vez que la fórmula trabaja correctamente con un selector activado, agregue el segundo selector. En su
ejemplo, la nueva fórmula de selección podría ser:
{customer.POSTAL CODE} > "80000" and {customer.CONTACT LAST NAME}[1] = "C"
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Selección de registros
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139
8.
Obtenga una vista previa del informe y evalúe los datos que se imprimen cuando tenga dos selectores
activados. En su ejemplo, evalúe los datos en el campo {cliente.APELLIDO DEL CONTACTO} (siendo que ya
evaluó el campo {cliente.CODIGO POSTAL} en el paso anterior).
¿Muestra el campo {cliente.APELLIDO DEL CONTACTO} solo cadenas de texto que comienzan con "C"?
9.
○
Si es así, entonces usted sabe que esta parte de la fórmula está funcionando bien.
○
Si no, corrija esta parte de la fórmula de selección.
Una vez que la fórmula de selección trabaja perfectamente con dos selectores activados, agregue un tercer
selector, luego un cuarto, etc., hasta que haya probado todos los selectores de la fórmula.
8.4.2
Corrección de selecciones que no generan datos
Se podría dar el caso en el que el usuario ha creado una fórmula de selección de registros, la información del
encabezado y el pie del informe se imprimen correctamente, pero no aparece la información de la sección
Detalles. La causa del problema es que la fórmula de selección rechaza todos los registros. Esto suele ocurrir a
causa de un error inadvertido en la creación de la fórmula de selección.
8.4.2.1 Corrección de la inconsistencia de mayúsculas y
minúsculas
Las fórmulas de selección de registros distinguen mayúsculas de minúsculas. Es decir, "Juan" solo coincide con
"Juan". No coincide con "juan", "JUAN", "JuaN", "jUAN", "juaN" ni con "JUAn". Así, si su fórmula de selección está
definida para incluir solo aquellos registros que contengan "JUAN" en el campo {cliente.NOMBRE DEL
CONTACTO}, pero los datos en este campo mezclan mayúsculas y minúsculas (por ejemplo "Juan"), la fórmula
no encontrará coincidencias y por lo tanto no imprimirá ningún registro en el informe.
Puede resolver este problema usando las funciones UpperCase (str) (en el caso de mayúsculas) o LowerCase
(str) (en el caso de minúsculas) en la fórmula de selección para convertir datos de campo a un formato coherente
antes que el programa comience la selección. Por ejemplo, si usase la fórmula:
{customer.CONTACT FIRST NAME} = "BOB"
podría cambiarla a:
UpperCase({customer.CONTACT FIRST NAME}) = "BOB"
Esta última fórmula convierte primeramente el valor del campo {cliente.NOMBRE DEL CONTACTO} poniéndolo en
mayúsculas y después comprueba si el valor resultante de ese campo es igual a "JUAN". Usando esta fórmula,
cualquier forma de la palabra "juan" será válida, sin importar si las letras son mayúsculas o minúsculas, ya que
todas serán convertidas a mayúsculas para mantener consistencia en la comparación.
También puede usar la función LowerCase (minúsculas) en forma similar, para establecer coincidencias con
"juan".
Revise su fórmula de selección cuidadosamente y asegúrese de estar usando el formato correcto en cualquier
texto que está sometiendo a comparaciones. Si tiene alguna duda, use la función UpperCase (o LowerCase) para
asegurar coherencia en las comparaciones.
140
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Selección de registros
Otra fórmula que produce resultados similares a la anterior es:
"BOB" in UpperCase({customer.CONTACT FIRST NAME})
8.4.2.2 Espacios en blanco innecesarios en la fórmula de
selección
En computación, los espacios son caracteres, por lo tanto, cuando el usuario los incluye en la expresión de
comparación de una fórmula de selección de registros, ésta busca los registros que contengan una coincidencia
exacta en el campo seleccionado, incluidos los espacios. Por ejemplo, la siguiente fórmula:
"Mr . " in {customer.TITLE}
no encontrará ninguna coincidencia "Sr.", debido a que hay un espacio extra en el termino de comparación entre
la letra "r" y el punto. Del mismo modo, "D r." no coincidirá con "Dr.".
Revise cuidadosamente su fórmula de selección y asegúrese que los espacios de la fórmula de selección
coincidan con los espacios en los campos que está comparando.
8.4.2.3
Uso de instrucciones If en las fórmulas de selección
Siempre que cree fórmulas de selección de registros con instrucciones If, incluya también la palabra clave Else; de
lo contrario, no se devolverá ningún registro o se obtendrán resultados inesperados. Por ejemplo, una selección
de registros tal como If {campo parámetro} = "menor que 100" then {campo} < 100 se evalúa como
False y no devuelve ningún registro. Para corregir este problema, complete la fórmula con Else True.
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Selección de registros
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141
9 Ordenamiento, agrupamiento y cálculo de
totales
Ordenar, agrupar y totalizar son los pasos que convierten los datos desorganizados en información útil en un
informe. Esta sección es una introducción a los conceptos de ordenar, agrupar y totalizar.
Soporte en línea, muestras y breves referencias técnicas
Para obtener más información sobre los temas que se tratan en esta ayuda en pantalla, visite SAP Community
Network , donde encontrará un amplio conjunto de ejemplos, descargas, breves referencias técnicas e
información adicional de utilidad.
http://scn.sap.com
9.1
Ordenación de datos
Ordenar significa colocar los datos según un patrón determinado como ayuda para su localización y evaluación.
Cuando inserta por primera vez un campo de base de datos en su informe, los datos de los campos aparecen en el
orden en que se introdujeron originalmente. La búsqueda de información en un informe de este tipo puede ser
difícil. Resulta mucho más fácil revisar o buscar información cuando la puede ver ordenada en un formato lógico.
Por ejemplo, una lista de clientes puede mostrarse ordenada alfabéticamente por nombre o por país.
9.1.1
Descripción de las opciones de ordenación
Cuando desee establecer un orden, el programa le pedirá que defina dos elementos:
●
El campo en el que desea basar el orden (campo de ordenación).
●
La dirección de ordenación.
9.1.1.1
Ordenación de datos
Ordenar significa colocar los datos según un patrón determinado como ayuda para su localización y evaluación.
Cuando inserta por primera vez un campo de base de datos en su informe, los datos de los campos aparecen en el
orden en que se introdujeron originalmente. La búsqueda de información en un informe de este tipo puede ser
difícil. Resulta mucho más fácil revisar o buscar información cuando la puede ver ordenada en un formato lógico.
Por ejemplo, una lista de clientes puede mostrarse ordenada alfabéticamente por nombre o por país.
142
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Manual del usuario de SAP Crystal Reports 2011
Ordenamiento, agrupamiento y cálculo de totales
9.1.1.2
Campo de ordenación
Un campo de ordenamiento es aquel que determina el orden en el que aparecen los datos en su informe. Casi
cualquier campo puede utilizarse como campo de ordenación, incluidos los campos de fórmula. El tipo de datos
del campo determina el método con el que se ordenan los datos.
Nota
No es posible establecer un orden basado en campos BLOB o memo.
Tipo de campo
Orden de clasificación
Campos de cadena de un solo carácter
espacios
signos de puntuación
números
letras mayúsculas
letras minúsculas
Campos de cadena de múltiples caracteres
dos letras
tres letras
cuatro letras, etc.
Por ejemplo:
●
"123" precede a "124"
●
" " (espacio) precede a "a"
●
"aa" precede a "aaa"
Campos de moneda
orden numérico
Campos numéricos
orden numérico
Campos de fecha
orden cronológico
Campos de fecha y hora
orden cronológico
valores con la misma fecha ordenados por la hora
Campos de hora
orden cronológico
Campos de comparación booleana
Valores falso (0)
Valores verdadero (1)
Valores nulos
valores nulos
valores no nulos
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Ordenamiento, agrupamiento y cálculo de totales
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143
Nota
Si la ordenación y la agrupación se realizan en el servidor de base de datos, la dirección de ordenamiento
puede variar en función de si se utilizan datos Unicode o UTF-8. El orden aplicado depende de las reglas
vigentes en el origen de datos. En algunos casos, los datos Unicode se ordenan por su valor binario, pero
también pueden ordenarse de acuerdo con una configuración regional determinada. Para obtener más
información acerca de la ordenación de los campos con datos Unicode, consulte la documentación del origen
de datos.
9.1.1.3
Dirección de ordenamiento
La dirección se refiere al sentido en el que se muestran los valores, una vez ordenados.
●
Ascendente
El orden ascendente significa del más pequeño al mayor (de 1 a 9, de A a Z, de Falso a Verdadero). El
programa ordena los registros de forma ascendente según los valores del campo de ordenación
seleccionado.
●
Descendente
El orden descendente significa del mayor al más pequeño (de 9 a 1, de Z a A, de Verdadero a Falso). El
programa ordena los registros de forma descendente según los valores del campo de ordenación
seleccionado.
9.1.2
Ordenación de un campo y de múltiples campos
En la ordenación de un solo campo, se ordenan todos los registros del informe en función de los valores de un solo
campo. La ordenación de un informe de inventario por número de stock o la ordenación de una lista de clientes
por número de cliente son ejemplos de ordenaciones de un solo campo.
En los ordenamientos de campos múltiples, diseñador de informes ordena primero los registros basados en los
valores del primer campo seleccionado, poniéndolos en orden ascendente o descendente según se haya
especificado. Cuando dos o más registros tienen el mismo valor en el primer campo de ordenación, el programa
los ordena en función del valor del segundo campo de ordenación.
Por ejemplo, si elige ordenar primero por el campo {cliente.PAÍS} y después por {cliente.REGIÓN}, ambos en
sentido ascendente, el informe mostrará los países por orden alfabético y, dentro de cada país, las regiones
también en orden alfabético. Los demás campos, por ejemplo los códigos postales de cada región, permanecen
sin ordenar.
Puede crear ordenamientos de campos múltiples o sencillos siguiendo el mismo procedimiento.
9.1.2.1
1.
144
Para ordenar los datos
En el menú Informe, haga clic en Asistente de ordenación de registros.
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Ordenamiento, agrupamiento y cálculo de totales
Aparece el Asistente de ordenación de registros.
2.
Resalte el campo que desee ordenar en el área Campos disponibles.
3.
Haga clic en la flecha >.
El campo seleccionado se agregará a la lista Campos de selección.
4.
Especifique la dirección de ordenación.
5.
Si desea ordenar más de un campo, destaque el segundo campo según el cual desea ordenar los datos y
agréguelo a la lista Campos de ordenamiento.
6.
Si desea cambiar el orden de los campos en la lista Ordenar campos, resalte el campo que desee mover y
haga clic en los botones de flecha para desplazarlo hacia arriba o hacia abajo.
Consejo
El orden de los campos listados en el cuadro Campos de ordenamiento será el orden de los datos.
7.
Al agregar cada campo a la lista Campos de ordenación, especifique el sentido de ordenación.
8.
Haga clic en Aceptar cuando termine.
Los registros se ordenan en función de los valores de los campos de la lista Campos de ordenación.
9.1.3
Controles de ordenación
Puede diseñar el informe de modo que los usuarios puedan modificar un campo o una dirección de ordenamiento
sin tener que actualizar la información de la base de datos. Puede hacerlo con un control de ordenación.
Un control de ordenación es muy útil por varios motivos:
●
Permite a los usuarios ordenar los datos para análisis posteriores sin dejar el área del informe.
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Ordenamiento, agrupamiento y cálculo de totales
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145
●
Elimina la demanda de procesamiento en la base de datos.
●
Reduce el tiempo que los usuarios están esperando que los datos se ordenen.
●
Permite a los usuarios ordenar los campos del informe aunque no tengan una conexión o derechos para
acceder a la base de datos en el momento de su visualización.
Al planificar la inclusión de un control de ordenación en el informe, es importante tener en cuenta los siguientes
puntos:
●
Los controles de ordenación se aplican a un conjunto de registros completo, por lo que no se puede ordenar
solo un grupo.
●
Los controles de ordenación no se pueden utilizar en subinformes.
●
Los controles de ordenación no se pueden crear en una tabla de referencias o cuadrícula OLAP.
●
El uso de controles de ordenación provoca que se cierren las fichas desplegables abiertas (un mensaje de
advertencia avisa a los usuarios).
9.1.3.1
1.
Para crear un control de ordenación
Una vez que se hayan agrupado los datos, en el menú Informe, haga clic en Asistente de ordenación de
registros.
Aparece el Asistente para ordenación de registros.
Nota
Los campos de ordenamiento que comienzan con "Grupo" especifican que el ordenamiento se realizó
automáticamente cuando se agruparon los datos.
2.
Resalte los campos por los que desee ordenar y haga clic en la flecha > para agregarlos a la lista Ordenar
campos.
El orden de los campos en la lista Ordenar campos es el orden de los datos.
146
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Ordenamiento, agrupamiento y cálculo de totales
Nota
Para activar un control de ordenación en un campo, el mismo debe estar incluido en la lista Ordenar
campos.
3.
Haga clic en Aceptar cuando termine.
4.
Cree el control de ordenación.
○
○
5.
Si desea utilizar un objeto de texto existente:
1.
En el informe, haga clic con el botón derecho en el objeto de texto que desee utilizar como un control
de ordenación.
2.
Haga clic en Enlazar control de ordenación.
Aparece el cuadro de diálogo Control de ordenación.
3.
Seleccione un campo de ordenación y haga clic en Aceptar.
Si desea agregar un nuevo objeto de texto:
1.
En el menú Insertar, haga clic en Control de ordenación.
2.
Seleccione un campo de ordenación y haga clic en Aceptar.
3.
Haga clic y arrastre el cursor a la ubicación del informe donde desea insertar el control de ordenación.
4.
Introduzca el nombre del nuevo Control de ordenación y haga clic fuera del objeto de texto para
completar el proceso.
Repita el paso 4 para los demás controles de ordenación que desee crear.
Los usuarios pueden ordenar los campos seleccionados haciendo clic en las flechas de ordenación que aparecen
junto al objeto de texto. El informe promociona el campo seleccionado temporalmente a la parte superior de la
dirección de ordenación. Cuando se utiliza un segundo control de ordenación, el primero vuelve a su posición
original en la dirección de ordenación y el segundo se promociona a la ordenación superior.
Nota
La jerarquía de agrupación no se ve afectada por el control de ordenación.
9.1.3.2
Para eliminar un control de ordenación
1.
Haga clic con el botón derecho en el objeto de texto que contiene el control de ordenación existente.
2.
Haga clic en Enlazar control de ordenación.
Aparece el cuadro de diálogo Control de ordenación.
3.
Haga clic en < No interactivo >.
4.
Haga clic en Aceptar para volver al informe.
El control de ordenación se elimina del informe.
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Ordenamiento, agrupamiento y cálculo de totales
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147
9.2
Agrupar datos
Los datos agrupados son aquellos que se ordenan y desglosan en grupos relevantes. Por ejemplo, en una lista de
clientes, un grupo consistiría de todos aquellos clientes que viven en la misma Zona postal, o en la misma Región.
En un informe de ventas, un grupo puede consistir en todos los pedidos hechos por un mismo cliente o todos los
pedidos generados por un representante de ventas particular.
9.2.1
Agrupar datos
Los datos agrupados son aquellos que se ordenan y desglosan en grupos relevantes. Por ejemplo, en una lista de
clientes, un grupo consistiría de todos aquellos clientes que viven en la misma Zona postal, o en la misma Región.
En un informe de ventas, un grupo puede consistir en todos los pedidos hechos por un mismo cliente o todos los
pedidos generados por un representante de ventas particular.
9.2.1.1
1.
Para agrupar datos
En el menú Insertar, haga clic en Grupo.
Aparecerá el cuadro de diálogo Insertar grupo.
2.
148
Seleccione el campo mediante el cual desee agrupar los datos en la primera lista desplegable.
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3.
Seleccione la dirección de ordenamiento de la segunda lista desplegable.
Nota
Si desea utilizar una fórmula para determinar la dirección de ordenamiento del grupo, consulte Ordena
grupos de forma condicional [página 150].
4.
Si desea que se muestre un valor diferente en el encabezado de grupo, haga clic en la ficha Opciones.
Nota
De forma predeterminada, el encabezado del grupo muestra el valor del campo según el cual está
agrupando.
5.
Active la casilla de verificación Personalizar campo del nombre del grupo y elija un nuevo nombre de grupo.
Por ejemplo, si agrupó por {Cliente.Id del cliente}, cada vez que cambie de grupo verá la identificación del
cliente correspondiente. Si desea mostrar un valor diferente (como la identificación y el nombre del cliente),
personalice el campo del nombre de grupo mediante un campo de datos alternativo o una fórmula.
Consejo
Para ocultar el nombre de encabezado de un grupo, haga clic con el botón derecho del ratón en el
encabezado de grupo, seleccione Dar formato al campo y haga clic en Suprimir en la ficha Común del
Editor de formato.
6.
Haga clic en Aceptar.
Si los registros de cada grupo no están ordenados, será necesario ordenarlos. Consulte Ordenamiento de
registros en grupos [página 152].
Enlaces relacionados
Agrupar datos en intervalos [página 157]
Creación de encabezados de grupo [página 175]
9.2.2
Creación de grupos personalizados
Generalmente los datos se ordenan según los valores de un campo del informe. Sin embargo, en algunas
ocasiones es aconsejable no agrupar datos según los valores que se encuentran en uno de los campos de su
informe. Por ejemplo:
●
El campo según el cual desea agrupar no existe.
Por ejemplo, su informe puede contener un campo Ciudad y un campo Estado, pero ningún campo País,
aunque necesita agrupar por país.
●
El campo existe, pero no desea agrupar según los valores de ese campo.
Por ejemplo, puede tener un campo Color en el informe que incluya nombres de colores específicos (verde
logan, azul cielo, verde esmeralda, azul marino, etc.); pero desea que todas las tonalidades aparezcan como
un solo grupo (verdes, azules, rojos, etc.). En este caso, puede crear grupos personalizados y asignar los
registros que desea que aparezcan en cada grupo manualmente.
●
El campo existe, pero desea seleccionar valores específicos o rangos de valores para cada grupo.
Por ejemplo, es aconsejable tener un grupo que contenga los registros donde las ventas brutas sean
inferiores a cierto valor, un segundo grupo donde sean superiores a cierto valor y un grupo final donde las
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149
ventas brutas caigan entre dos valores. En este caso, puede crear sus grupos usando el mismo rango de
facilidades de selección que están disponibles para crear consultas de selección de registros.
El agrupamiento por orden específico ofrece una solución a los desafíos de ordenamiento y grupos
personalizados. Le permite crear los grupos personalizados que aparecen en un informe y los registros que
contiene cada grupo. La única limitación es que solo se puede asignar un registro a un grupo.
Para seguir un tutorial donde puede crear grupos personalizados para ordenar clientes en función del monto de
los negocios que efectuaron el año anterior, consulte Agrupar datos en intervalos [página 157].
9.2.2.1
1.
Para crear un grupo personalizado
En el menú Insertar, haga clic en Grupo.
Aparecerá el cuadro de diálogo Insertar grupo.
2.
Seleccione el campo mediante el cual desee agrupar los datos en la primera lista desplegable.
3.
Seleccione en la segunda lista desplegable en orden específico como opción de ordenamiento.
4.
En la ficha Orden específico, especifique el nombre del grupo en el campo Grupo nombrado.
5.
Haga clic en Nuevo.
6.
En el cuadro de diálogo Definir Nombre de grupo, use las listas desplegables para seleccionar los datos que
van a formar parte del grupo.
7.
Haga clic en la ficha <Nuevo> para agregar más criterios de selección al grupo especificado, si fuera
necesario.
8.
Haga clic en Aceptar.
9.
Haga clic en Nuevo para crear más grupos personalizados, si fuera necesario.
10. Haga clic en la ficha Otros para especificar cómo desea organizar los datos que no forman parte de los grupos
definidos.
11. Haga clic en Aceptar.
9.2.3
Ordena grupos de forma condicional
Generalmente basta con seleccionar la dirección de ordenamiento de un grupo del informe cuando se crea el
grupo; sin embargo, puede que en ocasiones desee que los usuarios elijan su propia dirección de ordenamiento
del grupo.
Por ejemplo, si agrupa un informe de ventas por fecha de factura, puede desear que los usuarios seleccionen si
desean ver los datos desde la primera fecha de factura a la última (orden ascendente) o de la última a la primera
(orden descendente).
Para crear una dirección de ordenamiento de grupo condicional para este informe, puede crear un nuevo
parámetro que solicite la selección del usuario y, a continuación, enviar esta selección a la fórmula de ordenación
condicional del grupo.
150
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Ordenamiento, agrupamiento y cálculo de totales
9.2.3.1
1.
Para ordenar un grupo de forma condicional
Abra o cree el informe que desea ordenar de forma condicional.
En el caso del ejemplo mencionado en esta sección, abra o cree un informe que contenga información de
facturación.
2.
3.
En el cuadro de diálogo Explorador de campos, seleccione Campos de parámetro y haga clic en Nuevo.
Cree un parámetro de cadena que contenga las opciones de ordenación que desea presentar a los usuarios.
En este ejemplo, cree un parámetro llamado Dirección de ordenamiento con dos valores: Ascendente y
Descendente.
Consejo
Para obtener información sobre la creación de parámetros, consulte Crear un parámetro mediante una
petición estática [página 467].
4.
Haga clic en Aceptar para guardar el parámetro.
5.
En el menú Insertar, haga clic en Grupo.
6.
En el cuadro de diálogo Insertar grupo, seleccione el campo según el cual desea agrupar.
En este ejemplo, seleccione el campo de fecha de factura.
7.
Active Utilizar una fórmula como dirección de ordenamiento de grupos y, a continuación, haga clic en el
botón Fórmula condicional situado junto a él.
Nota
Esta opción no está disponible si selecciona "en orden específico" como dirección de ordenamiento para el
grupo.
8.
En el Taller de fórmulas, introduzca el texto de la fórmula condicional.
En este ejemplo, introduzca este texto:
If {?Sort Order} = "Ascending" then crAscendingOrder else crDescendingOrder
9.
Haga clic en Guardar y cerrar para volver al informe.
10. Haga clic en Aceptar para guardar el grupo.
11. Cuando se le pida que defina una Dirección de ordenamiento, seleccione la opción que desea y haga clic en
Aceptar.
El informe aparece con los grupos del campo seleccionado en el cuadro de diálogo Insertar grupo y ordenados en
la dirección seleccionada en la petición del parámetro. Para seleccionar una dirección de ordenamiento diferente,
haga clic en el botón Actualizar y seleccione "Pedir por valores de parámetro nuevos". Los grupos del informe se
vuelven a ordenar para adaptarse a la nueva dirección de ordenamiento seleccionada.
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151
9.2.4
Ordenamiento de registros en grupos
Una vez que haya agrupado sus datos, puede ordenar fácilmente los registros en los grupos para organizar más la
información.
9.2.4.1
1.
Para ordenar registros en grupos
Una vez que se hayan agrupado los datos, en el menú Informe, haga clic en Asistente de ordenación de
registros.
Aparece el Asistente de ordenación de registros.
Nota
Los campos de ordenamiento que comienzan con "Grupo" especifican que el ordenamiento se realizó
automáticamente cuando se agruparon los datos.
2.
Resalte el campo por el que desee ordenar los registros dentro de los grupos y haga clic en la flecha > para
agregarlo a la lista Ordenar campos.
Nota
El orden de los campos en el cuadro Campos de ordenamiento será el orden de los datos.
3.
Especifique la dirección de ordenación.
4.
Haga clic en Aceptar cuando termine.
152
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Ordenamiento, agrupamiento y cálculo de totales
9.2.5
Selección de grupos
Cuando agrupa o resume datos, todos los grupos del informe se incluyen de manera predeterminada. Sin
embargo, habrá ocasiones cuando no desee incluir todos los grupos. Por ejemplo:
●
Quizá desee ver solamente los grupos con determinados nombres de grupo o cuyos valores de resumen
cumplan una condición.
●
Quizá desee ver solamente los grupos con los valores de resumen más altos o más bajos.
Puede seleccionar de dos formas diferentes los grupos que aparecen en el informe:
●
Mediante el Asistente de selección.
●
Mediante las fórmulas de selección.
Nota
Para resultados más rápidos, limite los registros mediante la selección de registros antes de crear los grupos.
Consulte Selección de registros [página 130].
9.2.5.1
Uso del Asistente de selección
El Asistente de selección se puede usar para seleccionar grupos de registros tal como se seleccionan registros
individuales.
Cuando define los criterios de selección de grupos, en vez de basar dichos criterios en campos estándar, tal como
lo haría para la selección de registros, los criterios se basan en campos de nombre de grupo o campos de
resumen.
●
Si agrupó sus datos, pero no los ha resumido, solo puede establecer la selección de grupos según el campo
de nombre de grupo. Por ejemplo, es preferible seleccionar solamente aquellos grupos cuya región sea
Massachusetts:
GroupName ({Customer.REGION}) = "MA"
●
Si ha resumido sus datos, puede establecer la selección de grupos según el campo de nombre de grupo o el
campo de resumen. Por ejemplo:
Sum({Customer.LAST YEAR'S SALES}, {Customer.REGION}) > 10000
Nota
El Asistente de selección se puede usar para establecer peticiones de selección de grupos y de selección de
registros. Cuando se selecciona un campo de nombre de grupo o de resumen, el programa reconoce que los
criterios de selección configurados están dirigidos para la selección de grupos. En todos los demás casos, el
programa realizará una selección de registros.
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153
9.2.5.1.1
Para establecer la selección de grupos usando el
Asistente de selección
1.
Haga clic con el botón derecho en el campo de resumen en el que desea basar la selección de grupos y
elija Asistente de selección en el menú contextual.
Aparecerá el cuadro de diálogo Asistente de selección.
Nota
Si hace clic en el botón Asistente de selección sin destacar primero un campo de resumen del informe,
aparece el cuadro de diálogo Elegir campo.
2.
Use la lista desplegable para especificar los criterios de selección para el campo indicado.
3.
Para basar la selección de grupos en más de un campo, haga clic en la ficha Nuevo y elija el campo siguiente
del cuadro de diálogo Elegir campo.
Nota
Si no ha obtenido una vista previa del informe anteriormente ni ha actualizado los datos, no habrá
datos guardados en el informe. Sin los datos, el programa no puede calcular los valores de grupo; así, no
aparecerá ningún valor cuando haga clic en la flecha de la lista desplegable derecha. En esta situación,
tendrá que escribir los valores que desea. Si desea trabajar con valores reales, primero es necesario
obtener una vista previa de su informe. Así calcula los valores resumidos reales disponibles con los que
puede trabajar.
4.
Al terminar, haga clic en Aceptar en el Asistente de selección para volver al informe.
9.2.5.2
Uso de fórmulas de selección
Con el Editor de fórmulas de selección de grupos puede crear una petición de selección de grupos usando
campos de grupo, campos de nombre de grupo y otras fórmulas. Igual que con las fórmulas de selección de
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registros, su única restricción es que la fórmula que crea debe ser booleana; es decir, debe devolver un valor
Verdadero o un valor Falso.
9.2.5.2.1
grupos
Para crear una fórmula de selección de registros o
1.
En el menú Informe, seleccione Fórmulas de selección.
2.
Haga clic en Registro para crear una fórmula de selección de registros.
O bien
Haga clic en Grupo para crear una fórmula de selección de grupos.
Aparecerá el Taller de fórmulas.
3.
Especifique la fórmula de selección que desee en el Editor de fórmulas de selección de grupos.
Nota
El resultado de la fórmula debe ser Booleano; es decir, debe ser Verdadero o Falso.
4.
Haga clic en Comprobar para identificar cualquier error en la fórmula.
5.
Corrija cualquier error de sintaxis identificado por el comprobador de fórmulas.
6.
Cuando la fórmula tenga la sintaxis correcta, haga clic en Guardar.
Cuando el programa ejecute el informe, incluirá solamente los registros o grupos de registros que se
especificaron.
9.2.5.3
grupos
Solución de problemas en fórmulas de selección de
En algunos casos, no se imprime ningún valor cuando se usa una fórmula de selección de grupos, aunque existan
valores que cumplan con los criterios de selección. Normalmente, en estos casos:
●
La fórmula de selección de grupos hace referencia a otra fórmula.
●
La fórmula a la que se hace referencia es la que calcula el valor de cada grupo como porcentaje del valor total
de todos los grupos (es decir, un subtotal como porcentaje de un total general).
9.2.5.3.1
1.
Para corregir una fórmula de selección de grupos
Para comenzar, cree un informe usando la base de datos de muestra, Xtreme.mdb. Vincule las tablas Cliente
y Pedidos y, a continuación, coloque los campos siguientes en la sección Detalles:
{customer.CUSTOMER NAME}
{customer.REGION}
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{orders.ORDER ID}
{orders.ORDER AMOUNT}
Nota
Xtreme.mdb se encuentra en el sitio web de los servicios de soporte de SAP Business Objects.
Para cada pedido, el informe muestra el cliente que hizo dicho pedido, la región donde se encuentra el cliente,
el número de ID del pedido y el monto del pedido.
2.
Agrupe el informe según el campo {cliente.REGIÓN}.
3.
Inserte un resumen que calcule subtotales del campo {pedidos.MONTO DEL PEDIDO} para cada grupo
{cliente.REGIÓN}.
El programa calcula un subtotal en el campo {pedidos.MONTO DEL PEDIDO} cada vez que cambia la región.
Consulte Cálculo de subtotales [página 171].
4.
Inserte un total general en el campo {pedidos.MONTO DEL PEDIDO} para ver el valor total de todos los
pedidos hechos.
5.
Cree una fórmula denominada Porcentaje que calcule cada subtotal como porcentaje del total general para
ver el valor de los pedidos para cada grupo de regiones como porcentaje de todos los pedidos hechos.
Sum({orders.ORDER AMOUNT}, {customer.REGION})
% Sum({orders.ORDER AMOUNT})
6.
Coloque la fórmula en la sección Pie de grupo del informe.
7.
Nombre a la fórmula (@Porcentaje) en una fórmula de selección de grupos que solo seleccione aquellos
grupos para los cuales el porcentaje (de subtotal a total general) sea inferior al 5%, para poder determinar
cuáles regiones contribuyeron individualmente con menos del 5% de las ventas totales:
{@Percent} < 5
Cuando haga clic en Comprobar, aparecerá el siguiente mensaje de error:
This formula cannot be used because it must be evaluated later.
8.
En vez de usar el nombre de la fórmula (en este caso @Porcentaje) en la fórmula de selección de grupos,
ingrese la fórmula misma (la fórmula denominada @Porcentaje). Así, en vez de usar la fórmula de selección
de grupos:
{@Percent} < 5
use la fórmula de selección de grupos:
Sum({orders.ORDER AMOUNT}, {customer.REGION})
% Sum({orders.ORDER AMOUNT}) < 5
Ahora, cuando imprima, solo se imprimirán las regiones que contribuyeron con menos del 5%.
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9.2.6
Agrupar datos en intervalos
Puede agrupar sus datos en intervalos. Grupos de edad, períodos y categorías de ventas son algunos de los
grupos de intervalos que se pueden crear. En este ejemplo, clasificará a los clientes por el monto del negocio
realizado el año anterior.
Este ejemplo usa el agrupamiento por orden específico. Este tipo de agrupamiento le permite especificar los
registros que se incluyen en cada grupo. Puede definir los intervalos que desea y el programa hace el resto.
9.2.6.1
1.
Cómo agrupar datos en intervalos
Para comenzar, cree un informe usando la base de datos de muestra, Xtreme.mdb. Vincule la tabla Cliente y
coloque los siguientes campos de izquierda a derecha en la sección Detalles:
{customer.CUSTOMER NAME}
{customer.REGION}
{customer.POSTAL CODE}
{customer.COUNTRY}
{customer.LAST YEAR'S SALES}
Nota
Xtreme.mdb se encuentra en el sitio web de los servicios de soporte de SAP Business Objects.
2.
En el menú Insertar, haga clic en Grupo.
3.
Dado que desea configurar intervalos basándose en las ventas del año anterior, seleccione el campo Ventas
del año pasado en la lista desplegable del cuadro de diálogo Insertar grupo, como campo de referencia para
ordenar y agrupar.
4.
Seleccione la opciónen orden especificado de la segunda lista de desplazamiento.
Aparece la ficha Orden Especifico del cuadro de diálogo Insertar grupo.
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5.
Haga clic en el botón Nuevo.
El programa despliega el cuadro de diálogo Definir Nombre de grupo.
6.
Escriba "Menos de $10,000" en el campo Nombre del grupo.
Este es el nombre que aparecerá como el valor del campo Nombre de grupo para el grupo.
7.
Como el primer grupo contendrá solo aquellos registros que tienen una cifra de ventas del año anterior
inferior a los 10.000 $, establezca los campos para que su condición se lea:
is less than 10000 (es menor que 10000
8.
Haga clic en Aceptar para regresar a la ficha Orden Especifico.
9.
Haga clic en Nuevo.
El cuadro de diálogo Definir Nombre de grupo vuelve a aparecer.
10. Esta vez, configure un segundo grupo, un grupo que contenga valores de entre $10,000 y $25,000.
○
Escriba "$10,000 a $25,000" en el campo Nombre del grupo.
○
Establezca los tres cuadros desplegables para que su condición sea la siguiente: está entre.
○
Especifique un rango de valores:
○
Escriba "10000" en el campo de arriba.
○
Escriba "25000" en el campo de abajo.
11. Haga clic en Aceptar para regresar a la ficha Orden Específico.
12. Haga clic en Nuevo.
El cuadro de diálogo Definir Nombre de grupo vuelve a aparecer.
13. Para configurar su grupo final con todos aquellos valores sobre los $25,000.
○
Escriba "Más de $25,000" en el campo Nombre del grupo.
○
Establezca los tres cuadros desplegables para que su condición sea la siguiente: es mayor que.
○
Escriba "25000".
14. Haga clic en Aceptar para regresar a la ficha Orden Especifico.
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15. Haga clic en Aceptar.
El informe se agrupa por intervalos en un orden específico.
9.2.7 Agrupar basándose en la primera letra del nombre de
una compañía
Usted podría desear dividir sus datos en grupos basándose en la primera letra del nombre de una compañía. En
una lista de clientes, por ejemplo, podría desear en un grupo a todos los clientes "A", a los "B" en otro y así
sucesivamente. Esto requiere el uso de una fórmula.
No se preocupe si aún no se está familiarizado con las fórmulas. Aquí le mostraremos qué fórmula necesita y
cómo introducirla.
Puede aprender más acerca de cómo crear y editar fórmulas en Información general de fórmulas [página 415].
Usted creará una fórmula que extraerá la primera letra del nombre de cada cliente. Luego ha de agrupar los datos
utilizando ese campo de fórmula como el campo para ordenar y agrupar. El programa ordenará los datos
basándose en la primera letra del nombre de cada cliente y empezará un nuevo grupo cada vez que cambie la
letra.
9.2.7.1
Para agrupar datos por la primera letra del nombre
de la compañía
1.
Para comenzar, cree un informe usando la base de datos de muestra, Xtreme.mdb. Vincule la tabla Cliente y
coloque los siguientes campos de izquierda a derecha en la sección Detalles:
{customer.CUSTOMER NAME}
{customer.REGION}
{customer.POSTAL CODE}
{customer.COUNTRY}
Nota
Xtreme.mdb se encuentra en el sitio web de los servicios de soporte de SAP Business Objects.
2.
En el menú Ver, haga clic en Explorador de campos.
Aparece el cuadro de diálogo Explorador de campos.
3.
4.
Seleccione Campos de fórmula y haga clic en Nuevo.
En el cuadro de diálogo Nombre de fórmula, especifique el nombre que desea para identificar la fórmula, por
ejemplo "Primera letra" y, a continuación, haga clic en Aceptar.
Aparece el Taller de fórmulas con el Editor de fórmulas activo.
5.
Escriba la siguiente fórmula en el cuadro de texto de fórmula:
{Customer.Customer Name}[1]
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159
6.
Haga clic en Guardar y cerrar para volver al informe.
7.
En el menú Insertar, haga clic en Grupo.
Aparecerá el cuadro de diálogo Insertar grupo.
8.
Seleccione un campo de fórmula de la primera lista desplegable como campo según el cual desea agrupar los
datos.
9.
Seleccione la dirección de ordenamiento de la segunda lista desplegable.
10. Haga clic en Aceptar.
El programa lo regresará a su informe con los datos agrupados por el campo de fórmulas que especificó. Los
datos están divididos en grupos basados en la primera letra del nombre del cliente. La fórmula provee un
encabezado dinámico para cada grupo.
Para obtener más información sobre encabezados dinámicos, consulte Encabezados dinámicos [página
177].
Enlaces relacionados
Información general de fórmulas [página 415]
Agrupar datos [página 148]
Agrupar datos en intervalos [página 157]
Creación de encabezados de grupo [página 175]
9.2.8
Agrupar datos jerárquicamente
Características de los datos necesarios para la agrupación jerárquica
Puede agrupar los datos de un informe para que muestren relaciones jerárquicas. Al agrupar datos
jerárquicamente, Crystal Reports ordena la información según la relación entre dos campos. En los datos que se
utilicen para el informe debe ser inherente una relación jerárquica.
●
Para que el programa reconozca una relación entre los campos principal y secundario, ambos deben
pertenecer al mismo tipo de datos.
●
Los datos del campo principal deben ser un subconjunto de los datos del campo secundario.
●
Para que el nivel superior de la jerarquía aparezca en el informe, el valor debe aparecer en los datos
secundarios y la fila correspondiente de los datos principales debe estar vacía.
●
No puede existir lógica circular en los datos (es decir, A no puede estar relacionado con B si B está
relacionado con C y C está a su vez relacionado con A).
Por ejemplo, si desea mostrar la relación jerárquica de las personas que trabajan en un departamento, podría
agrupar los datos por nombre de empleado (campo secundario) y especificar la jerarquía utilizando el campo que
indica de quién depende el empleado (campo principal). Las tablas de la base de datos podrían parecerse a las del
siguiente ejemplo:
Empleado (secundario)
Supervisor (principal)
Julia
Tomás
160
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Empleado (secundario)
Supervisor (principal)
María
Gerardo
Tomás
Alberto
Tomás
Tomás
María
Beatriz
Tomás
Teresa
Tomás
Gustavo
Tomás
Valeria
Tomás
Graciela
María
Francesca
Graciela
Ruth
Graciela
Margarita
María
Pablo
Margarita
Carlos
Margarita
Los campos Empleado y Supervisor contienen datos coincidentes, lo que implica una relación jerárquica. Existen
15 únicos nombres de empleado y cuatro de ellos aparecen también como supervisores (María, Tomás, Graciela y
Margarita). Tres empleados dependen de María, siete de Tomás, dos de Graciela y dos de Margarita.
Nota
María no tiene ningún supervisor. Este dato implica que María es una supervisora de nivel superior que no
depende de nadie más de la tabla.
Si agrupa un informe Crystal según el campo Empleado, puede ordenar los datos para mostrar la relación
jerárquica entre estos empleados y sus supervisores.
Características de un informe agrupado jerárquicamente
Además de una representación visual de la jerarquía inherente de los datos, un informe Crystal agrupado
jerárquicamente cuenta con otras características:
●
Cuando profundiza en un grupo de la jerarquía, la vista de profundización también muestra los registros de
niveles inferiores en la jerarquía.
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161
●
El informe contiene pies de página de grupo jerárquico que incluyen los registros de niveles inferiores en la
jerarquía de cada grupo. Puede resumir datos entre las jerarquías.
●
Utilice la función de posición X condicional para asegurarse de que la sangría configurada para mostrar
relaciones jerárquicas no afecta a otros campos de la misma sección del informe.
●
Los niveles jerárquicos son compatibles con el lenguaje de fórmulas mediante el uso de las funciones
HierarchyLevel y GroupingLevel.
Nota
No puede utilizar resúmenes jerárquicos en fórmulas.
9.2.8.1
Para agrupar datos jerárquicamente
1.
Cree o abra un informe que contenga los datos que desea agrupar y ordenar jerárquicamente.
2.
En el menú Insertar, haga clic en Grupo.
3.
En el cuadro de diálogo Insertar grupo, seleccione el campo que desea utilizar como base de la jerarquía (el
campo secundario).
Por ejemplo, si desea ver la estructura jerárquica de los empleados de una compañía, seleccione el campo de
empleado.
4.
Seleccione en orden ascendente.
De forma predeterminada, el encabezado del grupo muestra el valor del campo según el cual está agrupando.
5.
162
Si desea que se muestre un valor diferente en el encabezado de grupo, haga clic en la ficha Opciones y active
la casilla de verificación Personalizar campo del nombre del grupo.
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Por ejemplo, si agrupó por el campo de empleado, cada vez que cambie un grupo verá el nombre del
empleado correspondiente. Si desea mostrar un valor distinto (nombre del empleado en lugar de Id. de
empleado), personalice el campo de nombre de grupo eligiendo otro campo de datos o creando una fórmula.
6.
Haga clic en Aceptar.
El grupo creado se agrega al informe.
7.
En el menú Informe, haga clic en Opciones de agrupamiento jerárquico.
8.
En la lista Grupos disponibles del cuadro de diálogo Opciones de agrupamiento jerárquico, seleccione el grupo
que desea organizar jerárquicamente.
9.
Seleccione la casilla de verificación Ordenar datos por jerarquías.
10. En la lista Campo de ID principal, seleccione el campo por el que desea que se organice el campo de ID de
instancia.
Por ejemplo, si se trata de un informe jerárquico de empleados, puede seleccionar el campo de datos que
contiene el supervisor a quién informa el empleado.
Nota
Los campos de ID de instancia y de ID principal deben ser del mismo tipo. Por ejemplo, si el campo de ID de
instancia contiene datos de cadena, el campo de ID principal también debe contener datos de cadena.
11. En el campo Sangría del grupo, escriba una sangría para cada subgrupo.
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163
El valor que introduce en el campo Sangría del grupo afecta a los demás objetos incluidos en la misma área
que el grupo jerárquico. Por ejemplo, si el informe contiene un campo de salario en la misma línea que el
nombre del empleado, el campo de salario también se sangra cuando utiliza el campo de empleado para crear
un grupo jerárquico. Para sangrar solo los registros jerárquicos y ningún otro objeto, defina este valor como 0
(cero) y utilice la función de posición X condicional.
12. Haga clic en Aceptar.
Los datos del informe se agrupan por jerarquías.
Nota
En este ejemplo, se ha ocultado la sección Detalles del informe para mostrar con más claridad la
ordenación jerárquica.
Ahora el informe está agrupado por nombre de empleado y ordenado de forma que muestre la jerarquía de
supervisores. Puede ver que Mina, cuyos datos de empleado no tienen asociado ningún supervisor, está situada
en la parte superior de la lista. Bajo el nombre de Mina aparecen los supervisores que dependen de ella y, bajo
ellos, una lista de los empleados que les informan.
164
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Nota
El nivel en que aparece un nombre en la jerarquía de este informe está determinado por el número de
empleados que le informan. Los empleados de los que no depende nadie aparecen en el nivel inferior de la
jerarquía.
Si lo desea, puede calcular los campos de resumen en el nuevo agrupamiento jerárquico. Al insertar un subtotal,
un total general o un resumen de la forma habitual, seleccione la opción "Resumir entre jerarquías". Para obtener
información adicional al respecto, consulte Resumen de datos agrupados [página 166] y Cálculo de subtotales
[página 171].
9.2.8.2
Para sangrar una jerarquía sin afectar a otros campos
Nota
Para que este procedimiento funcione, debe asegurarse de que el valor del campo Sangría del grupo del cuadro
de diálogo Opciones del grupo jerárquico se define como 0 (cero).
1.
2.
3.
Haga clic con el botón derecho en el campo que desea agrupar de forma jerárquica y seleccione Tamaño y
posición.
Haga clic en el botón Fórmula condicional situado junto al campo de valor de la posición X.
En el Taller de fórmulas, introduzca el texto de la fórmula para la posición X condicional.
Por ejemplo, introduzca un texto de fórmula similar al siguiente:
numbervar hLevel := HierarchyLevel (1);
numbervar deltaX := 0;
if (hLevel > 1) then
deltaX := (hLevel - 1) * 0.4;
deltaX := deltaX * 1440;
Nota
Existen varios métodos para crear esta fórmula; este código es un ejemplo de uno de ellos.
Nota
Las posiciones se miden en twips (una pulgada contiene 1440 twips).
Busque en la ayuda en pantalla "HierarchyLevel (GroupingLevel)" para obtener más información sobre la
función usada en este ejemplo.
4.
Haga clic en Guardar y cerrar para volver al informe.
5.
Haga clic en Aceptar para guardar la configuración de posición.
Crystal Reports desplaza los valores de los datos jerárquicos a las nuevas posiciones basándose en su nivel en la
jerarquía, pero conserva los demás objetos incluidos en las mismas líneas en las posiciones originales.
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165
9.2.9
Edición de grupos
1.
En el menú Informe, haga clic en Asistente de grupos.
2.
En la lista Agrupar por del cuadro de diálogo Asistente de grupos, seleccione el grupo que desee editar.
3.
Haga clic en Opciones.
4.
En el cuadro de diálogo Cambiar opciones de grupo, edite el grupo cuanto sea necesario.
5.
Haga clic en Aceptar una vez para cerrar el cuadro de diálogo Cambiar opciones de grupo y otra vez para
cerrar el cuadro de diálogo Asistente de grupos.
El informe refleja los cambios hechos al grupo.
9.3
Resumen de datos agrupados
Uno de los principales objetivos de separar datos en grupos es ejecutar cálculos en cada grupo de registros en
lugar de hacerlo en todos los registros del informe.
Cuando el programa resume datos, los clasifica, los separa en grupos y, a continuación, resume los valores de
cada grupo. Esto se hace automáticamente.
El programa incluye una serie de opciones de resumen. Dependiendo del tipo de datos del campo que va a
resumir, puede:
●
Sumar los valores de cada grupo.
●
Contar todos los valores o solo los que son distintos de otros.
●
Determinar el valor máximo, mínimo, medio o N mayor.
●
Calcular hasta dos tipos de desviaciones y variaciones estándar.
Por ejemplo:
●
Informes de listas de clientes: determinan el número de clientes en cada estado. En el resumen se cuentan los
distintos clientes de cada grupo del estado.
●
Informes de pedidos: determinan el promedio de pedidos hechos cada mes. En el resumen se calcula el
tamaño del pedido medio por cada grupo mensual.
●
Informes de ventas: determinan las ventas totales por agente de ventas. En el resumen se suma o se calcula
el subtotal para los importes de los pedidos de cada grupo de representantes.
Nota
También puede calcular campos de resumen a lo largo del agrupamiento jerárquico. Para realizar esta acción,
seleccione la opción "Resumir entre jerarquías" en el cuadro de diálogo Insertar resumen.
9.3.1
1.
166
Para resumir datos agrupados
En el menú Insertar, haga clic en Resumen.
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Aparece el cuadro de diálogo Insertar resumen.
2.
Seleccione el campo que desee resumir en la lista Elegir el campo para resumir.
3.
Seleccione una operación de resumen en la lista Calcular este resumen.
4.
Seleccione una ubicación de la lista Ubicación del resumen en la que desee colocar el resumen.
Consejo
Puede crear un grupo nuevo para el informe haciendo clic en el botón Insertar grupo.
Consejo
Puede agregar el resumen a todos los niveles del grupo o agregarlo una vez al nivel que selecciona como
ubicación.
5.
Si desea que se muestre el valor de resumen como porcentaje de un total, seleccione Mostrar como
porcentaje de en el área Opciones y, a continuación, seleccione un campo de total en la lista.
Para obtener más información sobre porcentajes, consulte Porcentajes [página 174].
6.
Si desea resumir entre una jerarquía, seleccione la opción Resumir entre jerarquías.
Para obtener más información sobre jerarquías, consulte Agrupar datos jerárquicamente [página 160].
7.
Haga clic en Aceptar cuando termine.
Enlaces relacionados
Cálculo de subtotales [página 171]
9.3.2
Orden de grupos por valores resumidos
Los grupos pueden mostrarse en orden ascendente o descendente según valores de resumen. Por ejemplo, en un
informe de pedidos, si calcula el subtotal del importe del pedido por estado, podría ordenar los grupos:
●
De menor a mayor importe (ascendente).
●
De mayor a menor importe (descendente).
Puede ordenar los grupos de un informe por valores resumidos usando el comando Asistente de ordenación de
grupo del menú Informe.
9.3.2.1
1.
Para ordenar grupos por un valor de resumen
Haga clic en Asistente de ordenación de grupo en la barra de herramientas Herramientas del asistente.
Aparecerá el cuadro de diálogo Asistente de ordenación de grupos con una ficha por cada uno de los grupos
del informe que tenga un valor resumido.
2.
Haga clic en la ficha que corresponda al grupo que desea ordenar.
3.
Seleccione la opción Todo del cuadro desplegable a la izquierda.
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167
4.
Elija el resumen en el que desee basar la selección en la lista desplegable "según" de la derecha.
La lista desplegable "según" de la derecha se utiliza en los casos en los que existen varios resúmenes dentro
de una misma sección de grupo. Por ejemplo, en un informe de pedidos, puede calcularse la suma y el
promedio de los pedidos de cada cliente, y mostrar ambos valores en una misma sección de grupo. En este
caso, podría elegir entre la suma y el promedio en la lista desplegable.
5.
Especifique la dirección de ordenación.
6.
Para seleccionar un segundo grupo de ordenación, repita los pasos de 2 a 5.
Al ejecutar el informe, el programa ordenará los grupos según el valor o valores especificados.
9.3.3 Selección de los primeros N o últimos N grupos o
porcentajes
En ocasiones será conveniente mostrar solamente los primeros o los últimos grupos o porcentajes de un informe:
las líneas de productos de mayor venta, los países con mayor porcentaje de ventas hasta totalizar un 25 por
ciento, los estados que han generado más pedidos, etc. Dado que este tipo de selecciones es muy frecuente, el
programa incluye el Asistente de ordenación de grupos para facilitar su configuración.
Existe otra cuestión que debe considerarse para mostrar los primeros N de valores: qué hacer con los registros de
los grupos que no pertenecen a los criterios de primeros N o últimos N establecidos. Debe decidir si desea
eliminar completamente estos registros del informe, o si desea reunirlos en un mismo grupo. El programa le
permite elegir cualquiera de estas opciones. El programa le permite elegir cualquiera de las dos opciones.
Nota
Un informe debe contener un valor de resumen para poder establecer una selección de primeros N o últimos N.
Consulte Resumen de datos agrupados [página 166].
Nota
Se recomienda no usar un grupo que esté ordenado jerárquicamente en una selección de primeros o últimos N.
La integridad del orden jerárquico del grupo puede verse afectada por la selección de primeros o últimos N.
9.3.3.1
grupos
Para seleccionar los primeros N o los últimos N
Nota
Los siguientes pasos muestran cómo seleccionar grupos de primeros o últimos N. Los porcentajes superiores
o inferiores se comportan de la misma manera; únicamente es necesario definir el valor del porcentaje en lugar
del número de grupos.
1.
168
Haga el informe y resuma los datos como lo desee. Cuando resume los datos, el programa divide los datos en
grupos y resume cada grupo.
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Ordenamiento, agrupamiento y cálculo de totales
○
Con los grupos Primeros N, se están dando instrucciones al programa para que muestre los grupos que
tengan los valores de resumen más altos (Primeros N).
○
Con los grupos de últimos N, se están dando instrucciones al programa para que muestre los grupos que
tengan los valores resumidos más bajos (últimos N).
2.
Haga clic en Asistente de ordenación de grupo en la barra de herramientas Herramientas del asistente.
Aparece el Asistente de ordenación de grupo con una ficha para el grupo.
Nota
Si hay varios grupos, el programa mostrará una ficha para cada uno.
3.
Seleccione Primeros N o Últimos N en la lista desplegable.
4.
Elija el resumen en el que desee basar la selección en la lista desplegable "según" de la derecha.
La lista desplegable "según" de la derecha se utiliza en los casos en los que existen varios resúmenes dentro
de una misma sección de grupo. Por ejemplo, en un informe de pedidos, puede calcularse la suma y el
promedio de los pedidos de cada cliente, y mostrar ambos valores en una misma sección de grupo. En este
caso, podría elegir entre la suma y el promedio en la lista desplegable.
5.
6.
En el cuadro de texto Donde N es, especifique el número de grupos que desea mostrar. Por ejemplo:
○
Para obtener un informe sobre las tres líneas de productos más vendidas, establezca que N sea igual a
tres.
○
Para obtener un informe sobre las cinco regiones de ventas menos productivas, establezca que N sea
igual a cinco.
Haga clic en la casilla de verificación Incluir otros, con el nombre y especifique un nombre si desea reunir los
registros restantes en un grupo único.
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169
7.
Active Incluir iguales para acomodar los grupos cuyos valores de resumen sean iguales.
Por ejemplo, supongamos que existen los grupos siguientes:
○
Pedido 1 = 100
○
Pedido 2 = 90
○
Pedido 3 = 80
○
Pedido 4 = 80
Si establece 3 como valor de primer N, pero no activa "Incluir iguales", el informe solo mostrará Pedido 1,
Pedido 2 y Pedido 3.
Si, en el mismo escenario, sí activa "Incluir iguales", el informe mostrará Pedido 1, Pedido 2, Pedido 3 y Pedido
4, incluso cuando N tenga el valor 3. De esta forma, el programa acomoda los valores coincidentes de los
pedidos 3 y 4.
8.
Haga clic en Aceptar cuando termine.
Cuando el programa ejecute el informe, solo incluirá los grupos especificados.
9.3.4 Selección de los primeros o últimos grupos o
porcentajes de forma condicional
Si desea que los usuarios seleccionen su propio valor en Primeros N, Últimos N o un porcentaje máximo o
mínimo, cree un parámetro que solicite el valor que Crystal Reports puede enviar a continuación a una fórmula de
selección condicional.
Nota
En los grupos, el valor de primer o último N debe situarse entre 1 y 32.766.
Nota
En los porcentajes, el valor de primero o último N debe situarse entre 0 y 100.
9.3.4.1 Para seleccionar un número de grupos o un valor de
porcentaje condicionales
1.
Abra o cree el informe que desea utilizar para la selección del valor o el porcentaje condicionales.
Nota
Este informe debe contener un grupo e información de resumen, como se describe en Selección de los
primeros N o últimos N grupos o porcentajes [página 168].
2.
170
En el cuadro de diálogo Explorador de campos, seleccione Campos de parámetro y haga clic en Nuevo.
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Ordenamiento, agrupamiento y cálculo de totales
3.
Cree un parámetro de número.
Consejo
Para obtener información sobre la creación de parámetros, consulte Crear un parámetro mediante una
petición estática [página 467].
4.
Haga clic en Aceptar para guardar el parámetro.
5.
En el menú Informe, haga clic en Asistente de ordenación de grupos.
6.
En este asistente, seleccione el tipo de ordenación de grupos que desea.
Seleccione cualquier opción excepto Sin orden o Todo.
Haga clic en el botón Fórmula condicional situado junto al campo de valor de porcentaje o N.
7.
8.
En el Taller de fórmulas, introduzca el campo de parámetro creado en el paso 3.
9.
Haga clic en Guardar y cerrar para volver al informe.
10. Haga clic en Aceptar para guardar la ordenación de grupo.
11. Cuando se le solicite que introduzca un número o un porcentaje, introduzca el valor que desee y haga clic en
Aceptar.
El informe aparece solo con el número de grupos que se ajusta al valor introducido en la petición del parámetro.
Para introducir un valor diferente, haga clic en el botón Actualizar y seleccione "Pedir por valores de parámetro
nuevos". Los grupos del informe se actualizan para mostrar el nuevo valor introducido.
9.4
Cálculo de subtotales
Un subtotal es un resumen que calcula totales o suma valores numéricos de un grupo.
Nota
Si crea un subtotal utilizando tablas de base de datos que son agrupadas por vínculos de uno a varios, necesite
utilizar un total acumulado en vez de un subtotal. Consulte Cómo crear totales acumulados en una relación de
vínculo de uno a varios [página 186].
9.4.1
Cálculo de subtotales de datos
En este ejemplo calculará los subtotales de las ventas del año pasado por país.
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Ordenamiento, agrupamiento y cálculo de totales
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171
9.4.1.1
1.
Para calcular subtotales de datos
Para comenzar, cree un informe usando la base de datos de muestra, Xtreme.mdb. Vincule la tabla Clientes y
coloque los siguientes campos de izquierda a derecha en la sección Detalles:
{customer.CUSTOMER NAME}
{customer.REGION}
{customer.POSTAL CODE}
{customer.COUNTRY}
{customer.LAST YEAR'S SALES}
Nota
Xtreme.mdb se encuentra en el sitio web de los servicios de soporte de SAP Business Objects.
2.
Haga clic con el botón secundario en el campo Ventas del año pasado, seleccione Insertar y elija Resumen en
el menú contextual.
Aparece el cuadro de diálogo Insertar resumen con el campo seleccionado enumerado como campo que se
desea resumir.
3.
Haga clic en Insertar grupo.
Aparece el cuadro de diálogo Insertar grupo en el que puede especificar el grupo que desea agregar al
informe.
4.
Seleccione el campo por el que desea los datos agrupados, especifique la dirección de ordenamiento y haga
clic en Aceptar cuando termine.
5.
En el cuadro de diálogo Insertar resumen, seleccione el grupo que acaba de crear en la lista Ubicación del
resumen y, a continuación, haga clic en Aceptar.
Se calculan subtotales para los valores de cada grupo.
9.4.2 Extensión de precios y cálculo de subtotales de las
extensiones
Es posible que en un informe de pedidos o una factura necesite extender precios para elementos de línea
individuales y, a continuación, calcular el subtotal de las extensiones. Esto se hace usando una fórmula simple
para extender los precios y, a continuación, se calcula el subtotal del campo de fórmula.
9.4.2.1 Para extender el precio y calcular subtotales de las
extensiones
1.
Para comenzar, cree un informe usando la base de datos de muestra, Xtreme.mdb. Vincule la tabla Pedidos y
coloque los siguientes campos de izquierda a derecha en la sección Detalles:
{Orders.CUSTOMER ID}
{Orders_Detail.PRODUCT ID}
172
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{Orders_Detail.QUANTITY}
{Orders_Detail.UNIT PRICE}
Nota
Xtreme.mdb se encuentra en el sitio web de los servicios de soporte de SAP Business Objects.
2.
Para crear la fórmula de extensión de precios, seleccione la opción Explorador de campos del menú Ver.
Aparece el cuadro de diálogo Explorador de campos.
3.
Seleccione Campos de fórmula y haga clic en Nuevo.
Aparece el cuadro de diálogo Nombre de fórmula.
4.
Escriba el nombre con el que desee identificar la fórmula y haga clic en Aceptar.
Aparece el Taller de fórmulas con el Editor de fórmulas activo.
5.
Ingrese la siguiente fórmula en el cuadro de texto de fórmula:
{Orders_Detail.Quantity} * {Orders_Detail.Unit Price}
6.
Haga clic en Guardar y cerrar para volver al cuadro de diálogo Explorador de campos.
La fórmula se incluye en el nodo Campos de fórmula.
7.
Arrastre y coloque el campo de fórmula a la derecha del campo Precio unitario en la sección Detalles del
informe.
8.
Para calcular subtotales de la fórmula de extensiones, haga clic con el botón secundario en el campo de
fórmula, seleccione Insertar y elija Resumen en el menú contextual.
Aparece el cuadro de diálogo Insertar resumen.
9.
Haga clic en Insertar grupo y cree un grupo en el campo {pedidos.FECHA DEL PEDIDO}.
10. Elijapara cada semana como intervalo del grupo.
Nota
El cuadro desplegable "La sección será impresa" no se activará hasta que elija el campo Fecha del pedido.
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Ordenamiento, agrupamiento y cálculo de totales
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11. Haga clic en Aceptar para volver al cuadro de diálogo Insertar resumen.
12. Seleccione el grupo que acaba de crear en la lista Ubicación del resumen y, a continuación, haga clic en
Aceptar.
Sus datos se ordenan por fecha y se agrupan en intervalos de una semana.
9.5
Porcentajes
9.5.1
Cálculo de un porcentaje
Puede calcular el porcentaje de un grupo en un agrupamiento más amplio. Por ejemplo, puede mostrar el
porcentaje de ventas de cada ciudad según las ventas totales de cada país. O bien puede ver el porcentaje del
total general de las ventas que aporta cada país.
9.5.1.1
1.
Para calcular un porcentaje
En el menú Insertar, haga clic en Resumen.
Aparece el cuadro de diálogo Insertar resumen.
2.
Seleccione el campo para el que desea calcular la suma.
Por ejemplo, puede que desee insertar un campo que calcule la suma de las ventas del año pasado.
3.
Seleccione Suma en la lista Calcular este resumen.
4.
Seleccione la ubicación del resumen.
174
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Ordenamiento, agrupamiento y cálculo de totales
Nota
La ubicación del resumen no puede ser Total general (Pie de página de informe) cuando se está calculando
un porcentaje.
5.
Haga clic en la casilla de verificación Mostrar como porcentaje de.
6.
Seleccione el grupo en el que desea basar el porcentaje.
Puede mostrar un porcentaje de un grupo dentro de otro grupo o mostrar un porcentaje del total general.
7.
Haga clic en Aceptar. El campo de porcentaje de resumen se añade al informe.
9.6
9.6.1
Encabezados de grupo
Creación de encabezados de grupo
Siempre que crea un grupo, un subtotal o un resumen, el programa crea una sección de Pie de grupo (PG) (donde
coloca cualquier valor subtotal o resumido) y una sección de Encabezado de grupo (EG) (donde coloca
automáticamente el nombre del grupo o encabezado). Los Encabezados de grupo son útiles e incluso necesarios,
si desea que los datos del informe sean claros y fáciles de entender. Aunque el programa crea un encabezado de
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Ordenamiento, agrupamiento y cálculo de totales
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175
grupo automáticamente, usted quizás quiera cambiar o modificar el encabezado para ajustarlo a sus
necesidades.
En esta sección aprenderá a crear los tipos más comunes de encabezados de grupo.
9.6.1.1
Encabezados estándar
Un encabezado estándar es un bloque de texto, utilizado para identificar cada grupo de una manera genérica.
"Cliente", "Estado" y "Pedidos Mensuales" son ejemplos de este tipo de encabezados.
Aunque el encabezado es en cierto modo descriptivo ("Ventas Regionales" indica claramente que se trata de un
grupo regional), nunca se puede saber qué región está en el grupo sin antes observar los detalles del grupo.
9.6.1.1.1
1.
Para crear un encabezado estándar
Haga clic en el botón Insertar objeto de texto de la barra de herramientas Insertar herramientas.
2.
Cuando el puntero de objeto aparezca, desplace y coloque el marco del objeto en la sección Encabezado de
grupo.
3.
Escriba luego el texto que desea usar para su encabezado.
4.
Haga clic fuera del marco cuando termine para completar el proceso. Ahora, cuando ejecute el informe, el
mismo encabezado aparecerá al principio de cada grupo.
176
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Ordenamiento, agrupamiento y cálculo de totales
9.6.1.2
Encabezados dinámicos
Un encabezado dinámico es el que cambia basándose en el contenido del grupo. Si tiene sus datos subtotalizados
por región, por ejemplo, un encabezado dinámico identificaría la región detallada en cada grupo. Así, los datos del
grupo de Arizona, tendrían un encabezado que los identificaría como tales y a los de California, como de California
y así respectivamente.
Nota
Cuando se crea un grupo, el programa inserta automáticamente un campo de nombre de grupo en la sección
Encabezado de grupo, a menos que se haya desactivado la opción utilizando el comando Opciones del menú
Archivo. La información siguiente detalla cómo puede insertar manualmente dicha sección (si es que el
programa no inserta una automáticamente) y cómo crear diferentes tipos de encabezados dinámicos para
diferentes necesidades.
Nombre de grupo solamente
El encabezado dinámico más fácil de crear es un valor de campo de identificación.
9.6.1.2.1
de grupo
1.
Para crear un encabezado activo solo por nombre
En el menú Ver, haga clic en Explorador de campos.
2.
En el cuadro de diálogo Explorador de campos, expanda la carpeta Campos de nombre de grupo.
3.
Seleccione el campo Nombre del grupo que corresponda al grupo con el que está trabajando y arrástrelo y
colóquelo en la sección Encabezado de grupo de dicho grupo.
Al ejecutar el informe, el identificador de valor del campo de grupo aparecerá como encabezado de grupo
para cada grupo de región.
9.6.1.2.2
Nombre de grupo con texto
Un tipo más complejo de encabezado dinámico, combina texto y un valor de un campo. Un encabezado de grupo
típico para datos divididos por región de este tipo sería, "Ventas de California" o "Clientes en el código postal
60606". Para crear estos encabezados:
●
Inserte un objeto de texto en la sección Encabezado de grupo.
●
Escriba el texto que desea que aparezca.
●
Introduzca el campo Nombre de Grupo en el campo de texto donde desea que aparezca en el Encabezado de
Grupo.
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Ordenamiento, agrupamiento y cálculo de totales
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177
Por ejemplo, si desea que su encabezado diga "Ventas de" y a continuación el nombre de la región en el grupo
actual (Ventas de Arizona, Ventas de California y así sucesivamente), siga éstos pasos:
Para crear un encabezado activo con nombre de grupo usando texto
1.
Haga clic en el botón Insertar objeto de texto de la barra de herramientas Insertar herramientas.
2.
Coloque el marco del objeto en la sección Encabezado de grupo del grupo.
3.
Escriba "Ventas de" y un espacio después de esto.
4.
Haga clic en el botón Explorador de campos situado en la barra de herramientas estándar.
5.
En el cuadro de diálogo Explorador de campos, expanda la carpeta Campos de nombre de grupo.
6.
Seleccione el campo Nombre del grupo que coincida con el grupo con el que está trabajando y arrástrelo y
colóquelo en el objeto de texto, inmediatamente después del texto y del espacio que escribió.
Consejo
Expanda el tamaño del cuadro de texto para que tanto el texto como el campo de grupo puedan caber.
7.
Dele al texto el formato que desee.
Ahora, cuando ejecute el informe, el programa creará un encabezado dinámico (con texto) para cada uno de sus
grupos.
9.6.1.2.3
Encabezados dinámicos para grupos basados en
una fórmula
Cuando crea un grupo y utiliza un campo de fórmula como el campo para ordenar y agrupar, el programa crea
automáticamente un campo de nombre de grupo basándose en el valor producido por la fórmula.
Por ejemplo, si usted crea esta fórmula:
{customer.CUSTOMER NAME}[1]
y después agrupa la fórmula, el programa agrupará sus datos basándose en la primer letra del campo Nombre del
Cliente.
Para crear en encabezado de grupo dinámico para un grupo basándose en una fórmula, simplemente inserte el
campo nombre de grupo en la sección Encabezado de grupo.
Cuando ejecute el informe, el grupo "A" tendrá a la letra "A" como encabezado, el grupo "B" a la letra "B" y así
sucesivamente. Para más información, consulte Agrupar basándose en la primera letra del nombre de una
compañía [página 159] y Agrupar datos en intervalos [página 157].
178
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Ordenamiento, agrupamiento y cálculo de totales
9.6.1.3
Encabezados para grupos personalizados
El último tipo de encabezado es el que se usa para grupos personalizados que usted crea cuando agrupa cosas en
un orden especificado. Cuando utiliza agrupamientos de orden especificado, usted especifica el nombre para
cada grupo y los registros que le pertenecen. Como en las otras situaciones de agrupamiento, el programa vuelve
a crear un campo de nombre de grupo para cada grupo, basándose en los nombres de grupo que usted
especificó.
9.6.1.3.1
Para crear un encabezado para grupos
personalizados
1.
En el menú Ver, haga clic en Explorador de campos.
2.
En el cuadro de diálogo Explorador de campos, expanda la carpeta Campos de nombre de grupo.
3.
Seleccione el campo Nombre del grupo que corresponda al grupo personalizado y arrástrelo y colóquelo en la
sección Encabezado de grupo de dicho grupo.
El programa aplicará automáticamente cada uno de los nombres de grupo que asignó al grupo apropiado.
Nota
Asegúrese que cuando asigne nombres a los grupos usando el cuadro de diálogo Definir Grupo Nombrado, los
nombres que asigna son los que quiere que aparezcan como encabezados de grupo.
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Ordenamiento, agrupamiento y cálculo de totales
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179
9.6.2
Supresión de encabezados de grupos
Es posible ocultar encabezados de grupo en su informe.
9.6.2.1
Para suprimir encabezados de grupos
1.
Haga clic con el botón derecho en el encabezado de grupo y seleccione Dar formato al campo.
2.
En el Editor de Formato, en la ficha Común, haga clic en la casilla de verificación Suprimir.
3.
Haga clic en Aceptar.
Consejo
Para mostrar nuevamente el encabezado de grupo, elimine la marca de la casilla de verificación Suprimir.
9.6.3
Profundización en encabezados de grupo
Para facilitar la visualización de los informes, puede ocultar los detalles de su informe y solo tener visibles los
encabezados de grupo. Cuando sea necesario, puede hacer clic en el encabezado de grupo para ver los detalles
de informe.
9.6.3.1
Para profundizar en encabezados de grupos
1.
Haga clic con el botón derecho en la sección gris Detalles a la izquierda del informe.
2.
Seleccione Ocultar (se permite profundizar).
3.
Haga clic en Actualizar.
Al colocar el cursor sobre un encabezado de grupo, este se convierte en una lupa.
4.
Haga doble clic en el encabezado de grupo para profundizar hasta la información detallada.
Aparece una ficha de profundizar en el diseñador de informes. Haga clic en las fichas Diseño o Vista previa
para volver a esa vista.
Enlaces relacionados
Utilización de la opción de profundizar en datos resumidos [página 85]
180
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Ordenamiento, agrupamiento y cálculo de totales
10 Totales acumulados
Los totales acumulados son un medio flexible y eficaz para crear resúmenes especializados y totales que se
incrementan continuamente.
En esta sección se muestra cómo agregar a su informe un total acumulado básico y un total acumulado dentro de
un grupo. También aprenderá cómo crear totales acumulados condicionales y totales acumulados usando
fórmulas.
Soporte en línea, muestras y breves referencias técnicas
Para obtener más información sobre los temas que se tratan en esta ayuda en pantalla, visite SAP Community
Network , donde encontrará un amplio conjunto de ejemplos, descargas, breves referencias técnicas e
información adicional de utilidad.
http://scn.sap.com
10.1 Descripción de los totales acumulados
Los campos de total acumulado son similares a los campos de resumen pero permiten mayor control sobre cómo
se calcula el total y cuando se restablece. Los campos de total acumulado están específicamente diseñados para
ejecutar las siguientes funciones de totalización:
●
Mostrar valores de un total acumulado mientras se calcula registro a registro.
●
Calcular el total de un valor independiente del agrupamiento del informe.
●
Calcular el total de un valor condicional.
●
Calcular el total de un valor después de que se haya aplicado una fórmula de selección de grupos.
●
Calcular el total de un valor de la tabla principal en una relación de vínculo de uno a varios.
10.1.1
Funcionamiento de los totales acumulados
Un campo de total acumulado se crea con el Asistente de Total Acumulado. El asistente le pedirá seleccionar un
campo para resumir, la clase de operación de resumen que se ejecutará, una condición sobre la cual basar la
evaluación y una condición sobre la cual restablecer la evaluación.
Nota
Un campo de total acumulado se puede utilizar en campos de base de datos y en fórmulas de primer pase,
pero no fórmulas de segundo pase o en fórmulas que hagan referencia a otras de segundo pase.
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Totales acumulados
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181
10.1.1.1
Colocación de campos de total acumulado
El cálculo de un campo de total acumulado está determinado por los ajustes seleccionados en el Asistente de
total acumulado. Sin embargo, la ubicación del total acumulado afectará al valor que aparece en el informe. Por
ejemplo, si un campo de total acumulado que evalúa todos los registros y no se restablece (un total general) en el
encabezado del informe, solo aparecerá el valor del primer registro. Si coloca el mismo campo de total acumulado
en el pie del informe, obtendrá el valor deseado. El campo de total acumulado se calcula correctamente en ambos
casos, pero se muestra demasiado pronto en el primero de ellos.
La lista siguiente resume los registros que se incluyen en el cálculo cuando se coloca un total acumulado en
diversas secciones de informes. Esta lista supone que el total acumulado no se restablece.
Sección de informe
Registros incluidos en el cálculo de total acumulado
Encabezado de informe
Primer registro del informe
Encabezado de página
Todos los registros hasta el primer registro de la
página actual incluido.
Encabezado de grupo
Todos los registros hasta el primer registro del grupo
actual incluido.
Detalles
Todos los registros hasta el registro actual incluido.
Pie de página de grupo
Todos los registros hasta el último registro del grupo
actual incluido.
Pie de página
Todos los registros hasta el último registro de la página
actual incluido.
Pie de informe
Todos los registros del informe
10.2 Creación de totales acumulados
Los totales acumulados son cantidades que pueden mostrarse registro por registro. Calculan los totales de todos
los registros (en el informe, en el grupo, etc.) hasta el registro actual incluido.
10.2.1 Creación de totales acumulados en una lista
La forma más elemental de un total acumulado es un total acumulado mantenido en una lista. En este tutorial
usted va a crear este tipo de informe, configurando un total acumulado para una lista de cantidades de pedido.
Nota
Los campos de totales acumulados usan el signo # como prefijo.
182
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Totales acumulados
10.2.1.1
1.
Para crear un total acumulado en una lista
Para comenzar, cree un informe usando la base de datos de muestra, Xtreme.mdb. Vincule las tablas Cliente
y Pedidos, y coloque los siguientes campos de izquierda a derecha en la sección Detalles:
{customer.CUSTOMER NAME}
{orders.ORDER ID}
{orders.ORDER AMOUNT}
Nota
Xtreme.mdb se encuentra en el sitio web de los servicios de soporte de SAP Business Objects.
2.
En el menú Ver, haga clic en Explorador de campos.
Aparece el cuadro de diálogo Explorador de campos.
3.
Seleccione Campos de total acumulado y haga clic en Nuevo.
Aparece el cuadro de diálogo Crear campo de total acumulado.
4.
Introduzca el nombre "TotalPedidos" en el cuadro de texto Nombre del total acumulado
5.
Seleccione Pedidos.Monto del pedido en el cuadro Tablas y campos disponibles y use el primer botón de
flecha para introducir ese campo en el cuadro Campo para resumir.
6.
Seleccione suma en la lista desplegable Tipo de resumen.
7.
En la sección Evaluar del cuadro de diálogo, haga clic en Al cambiar de campo y seleccione Pedidos.ID del
pedido como Al cambiar de campo.
El total acumulado será ejecutado cada vez que el campo cambie.
8.
En la sección Restablecer, haga clic en la opción Nunca (esto le dará un total acumulado que nunca se
restablece, es decir, que continúa a través del informe).
9.
Haga clic en Aceptar para guardar el campo de total acumulado.
El programa vuelve al cuadro de diálogo Explorador de campos.
10. Inserte el campo de total acumulado en la sección Detalles del informe, justo a la derecha de Pedidos.Monto
del pedido.
En el informe, cada fila de la columna de totales acumulados muestra el valor de registro actual agregado a
los valores anteriores. Este total continúa sin interrupción a través del informe.
10.2.2 Crear totales acumulados de grupos
Otro uso común de totales acumulados es llevar la cuenta de los elementos en un grupo. El total acumulado
empieza con el primer elemento del grupo y termina con el último. A continuación, empieza por el grupo siguiente,
luego el siguiente, etc.
En este ejemplo, usted va a crear un informe que:
●
Mantener un total acumulado de los pedidos del cliente.
●
Agrupar pedidos de cliente y restablecer el total acumulado de cada grupo.
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Totales acumulados
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183
●
Muestra el subtotal de cada grupo de clientes.
10.2.2.1
1.
Para crear un total acumulado para un grupo
Para comenzar, cree un informe usando los datos de muestra, Xtreme.mdb.
Vincule las tablas Clientes y Pedidos y coloque los siguientes campos de izquierda a derecha en la sección
Detalles:
{customer.CUSTOMER NAME}
{orders.ORDER ID}
{orders.ORDER AMOUNT}
Nota
Xtreme.mdb se encuentra en el sitio web de los servicios de soporte de SAP Business Objects.
2.
En el menú Insertar, haga clic en Grupo y agrupe según el campo Cliente.Nombre del cliente.
3.
En el menú Ver, haga clic en Explorador de campos.
Aparece el cuadro de diálogo Explorador de campos.
4.
Seleccione Campos de total acumulado y haga clic en Nuevo.
Aparece el cuadro de diálogo Crear campo de total acumulado.
5.
Introduzca el nombre "GroupRunningTotal" (Agrupar total acumulado) en el cuadro de texto Nombre del
Total acumulado.
6.
Seleccione Pedidos.Monto del pedido en el cuadro Tablas y campos disponibles y use el primer botón de
flecha para introducir ese campo en el cuadro Campo para resumir.
7.
Seleccione suma en la lista desplegable Tipo de resumen.
8.
En la sección Evaluar del cuadro de diálogo, haga clic en la opción Para cada registro.
9.
En la sección Restablecer, haga clic en Al cambiar de grupo y acepte el nombre predeterminado del grupo.
10. Haga clic en Aceptar para guardar el campo de total acumulado.
El cuadro de diálogo Explorador de campos volverá a aparecer.
11. Inserte el campo de total acumulado en la sección Detalles del informe, justo a la derecha de Pedidos.Monto
del pedido.
Nota
Si desea ver un total general de cada grupo, coloque el campo de total acumulado en la sección Pie de
grupo de su informe.
10.2.3 Crear totales acumulados condicionales
Puede ocurrir que tenga una lista de valores y solo desee calcular el subtotal de alguno de ellos. Por ejemplo:
184
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Totales acumulados
●
Tiene una lista con clientes de Canadá y de EE.UU.
●
Desea guardar los registros de los clientes ordenados alfabéticamente por el nombre de cliente.
●
No desea separar los datos en grupos según el país.
●
Desea un total de los valores solo de los registros canadienses.
●
También desea un total de los valores solo de los registros estadounidenses.
Para ello, cree dos totales acumulados, uno para guardar el total acumulado de los registros estadounidenses y
otro para los registros canadienses.
●
Total estadounidense
Mantiene un total acumulado de los registros estadounidenses.
●
Total canadiense
Mantiene un total acumulado de los registros canadienses.
10.2.3.1
1.
Para crear un total acumulado condicional
Para comenzar, cree un informe usando los datos de muestra, Xtreme.mdb. Vincule la tabla Cliente y coloque
los siguientes campos de izquierda a derecha en la sección Detalles:
{customer.CUSTOMER NAME}
{customer.COUNTRY}
{customer.LAST YEAR'S SALES}
Nota
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2.
En el menú Informe, haga clic en Asistente de ordenación de registros.
Consejo
Otra forma de realizar esta acción es hacer clic en el botón Asistente de ordenación de registros
situado en la barra de herramientas Herramientas del asistente.
3.
Ordene los registros según el campo Cliente.Nombre del cliente.
4.
En el menú Ver, haga clic en Explorador de campos.
Aparece el cuadro de diálogo Explorador de campos.
5.
Seleccione Campos de total acumulado y haga clic en Nuevo.
Aparece el cuadro de diálogo Crear campo de total acumulado.
6.
Ingrese el nombre "TotalEEUU" en el cuadro Nombre de total acumulado.
7.
Seleccione Cliente.Ventas del año pasado en el cuadro Tablas y campos disponibles y use el primer botón de
flecha para introducir ese campo en el cuadro Campo para resumir.
8.
Seleccione suma en la lista desplegable Tipo de resumen.
9.
En la sección Evaluar del cuadro de diálogo, haga clic en Usar una fórmula y, a continuación, haga clic en
el botón Fórmula.
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185
Aparece el Taller de fórmulas con el cuadro de diálogo Fórmula de condición de total acumulado abierto.
10. Introduzca la fórmula siguiente en el cuadro Fórmula:
{Customer.Country} = "USA"
Esto indica al programa que evalúe el total acumulado cada vez que llegue a un registro donde Cliente.País
sea igual a "USA". El total acumulado ignorará el resto de los registros (por ejemplo, los de Canadá).
11. Cuando la fórmula tenga la sintaxis correcta, haga clic en Guardar y cerrar.
El cuadro de diálogo Crear campo de total acumulado volverá a aparecer.
12. En la sección Restablecer del cuadro de diálogo, haga clic en Nunca.
13. Haga clic en Aceptar para guardar el campo de total acumulado.
El programa vuelve al cuadro de diálogo Explorador de campos.
14. Coloque el campo de total acumulado en la sección Detalles de su informe.
15. A continuación, cree el campo de total acumulado "TotalCanadá" mediante el proceso descrito en los pasos
5-13. La única diferencia es que esta vez la fórmula de evaluación deberá ser:
{Customer.Country} = "Canada"
16. Cuando haya finalizado, coloque el campo #TotalCanadá en la sección Detalles del informe.
Nota
Si solo desea ver un total general de las ventas de Estados Unidos y de Canadá, coloque los dos campos de
total acumulado creados en la sección Pie de informe de su informe.
10.2.4 Cómo crear totales acumulados en una relación de
vínculo de uno a varios
Las relaciones de vínculo de uno a varios se producen en tablas vinculadas cuando un único registro de una tabla
puede coincidir con varios registros de otra tabla. Por ejemplo, un vínculo de uno a varios puede producirse
cuando se vincula una tabla de clientes con una tabla de pedidos. No sería de extrañar que, en este caso, cada uno
de los clientes de la tabla principal tuviese varios pedidos en la tabla segunda (de comparación). En el informe, los
valores de campo de la tabla principal se repiten para cada nuevo valor de campo de la tabla de comparación.
La creación de un subtotal en un campo de la tabla principal produce un resultado incorrecto porque los valores
repetidos se incluyen en el cálculo. Este problema se puede evitar mediante la creación de un total acumulado.
Una demostración de este concepto se puede realizar en la base de datos de muestra Xtreme utilizando las tablas
Cliente y Pedidos.
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Totales acumulados
10.2.4.1 Para crear un total acumulado en una relación de
vínculo de uno a varios
1.
En el cuadro de diálogo Explorador de campos, coloque los siguientes campos de izquierda a derecha en la
sección Detalles de su informe:
{customer.CUSTOMER NAME}
{customer.LAST YEAR'S SALES}
{orders.ORDER ID}
{orders.ORDER AMOUNT}
2.
En la barra de herramientas Insertar herramientas, haga clic en Insertar grupo y cree un grupo según el
campo Cliente.Nombre del cliente.
3.
Haga clic con el botón secundario en el campo Cliente.Ventas del año pasado y seleccione la opción Resumen
del submenú Insertar.
4.
Elija Grupo nº 1: Cliente.Nombre del cliente - A para la ubicación del resumen.
Si se fija en los subtotales de cada grupo, observará que no son exactos. Esto se debe a que el campo
Cliente.Ventas del año pasado se duplica en cada pedido del informe. Siga el resto de este procedimiento
para ver cómo un total acumulado produce un resultado exacto en la misma situación.
5.
En el cuadro de diálogo Explorador de campos, seleccione Campos de totales acumulados y haga clic en
Nuevo.
Aparece el cuadro de diálogo Crear campo de total acumulado.
6.
Escriba el nombre "TotalVUA" en el cuadro Nombre del total acumulado.
7.
Seleccione Cliente.Ventas del año pasado en el cuadro Tablas y campos disponibles y use el primer botón de
flecha para introducir ese campo en el cuadro Campo para resumir.
8.
Seleccione suma en la lista Tipo de resumen.
9.
En la sección Evaluar del cuadro de diálogo, haga clic en Al cambiar de campo y agregue el campo
Cliente.Nombre del cliente del cuadro Tablas y campos disponibles.
10. En la sección Restablecer del cuadro de diálogo, haga clic en Al cambiar de grupo y elija Grupo nº 1:
Cliente.Nombre del cliente - A.
11. Haga clic en Aceptar para guardar el campo Total acumulado.
12. Coloque el total acumulado en la sección Pie de página de grupo.
Compare el monto del total acumulado con el monto de subtotal de cada grupo. Verá que el total acumulado es
exacto mientras que el subtotal no lo es.
10.3 Creación de totales acumulados usando una fórmula
Si ha eliminado datos o si los datos se basan en una fórmula que se realiza en WhilePrintingRecords, debe crear
una fórmula de total acumulado en vez de usar el cuadro de diálogo Crear campo de total acumulado.
Al crear manualmente un total acumulado, necesita crear tres fórmulas:
Manual del usuario de SAP Crystal Reports 2011
Totales acumulados
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187
●
Una fórmula de resumen.
●
Una fórmula de restablecimiento para establecer una variable en cero.
●
Una fórmula de visualización para mostrar la variable.
En el siguiente procedimiento, creará un informe que efectúa las funciones siguientes:
●
Mantener un total acumulado de los pedidos del cliente.
●
Agrupar pedidos de cliente y restablecer el total acumulado de cada grupo.
●
Mostrar el subtotal de cada pedido (el último total acumulado de dicho pedido).
10.3.1 Para crear totales acumulados usando una fórmula
1.
Cree un informe utilizando los datos de muestra, Xtreme.mdb. Vincule las tablas Clientes y Pedidos y coloque
los siguientes campos de izquierda a derecha en la sección Detalles:
{customer.CUSTOMER NAME}
{orders.ORDER ID}
{orders.ORDER AMOUNT}
Nota
Xtreme.mdb se encuentra en el sitio web de los servicios de soporte de SAP Business Objects.
2.
3.
4.
En el menú Ver, haga clic en Explorador de campos.
Seleccione Campos de fórmula en el cuadro de diálogo Explorador de campos y haga clic en Nuevo.
Asigne a la fórmula el nombre "TotalAcumulado" y haga clic en Usar Editor.
Aparece el Taller de fórmulas con el Editor de fórmulas activo.
5.
Especifique lo siguiente en el Editor de fórmulas:
WhilePrintingRecords;
CurrencyVar Amount;
Amount := Amount + {Orders.Order Amount};
6.
Haga clic en el botón Guardar y cerrar del Taller de fórmulas.
7.
Coloque esta fórmula en la sección Detalles de su informe, justo a la derecha del campo Pedidos.Monto del
pedido.
Esta fórmula imprime el total acumulado de los valores del campo Monto del pedido.
8.
9.
En el menú Insertar, haga clic en Grupo y agrupe el informe según el campo Cliente.Nombre del cliente.
En el Taller de fórmulas, cree "RestablecerMonto":
WhilePrintingRecords;
CurrencyVar Amount := 0;
Esta fórmula dice:
Establecer el valor de la variable Monto en 0.
10. Coloque esta fórmula en la sección Encabezado de grupo nº 1 de su informe.
188
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Totales acumulados
Como la sección Encabezado de grupo nº 1 aparece una vez para cada grupo, @RestablecerMonto se
ejecutará cada vez que cambie el grupo. Así, la variable Monto se restablece en 0 cada vez que comienza un
grupo nuevo.
11. Seleccione la fórmula @RestablecerMonto en el informe y use el Editor de fórmulas para suprimirla, de modo
que no aparezca en la impresión final.
12. En el Taller de fórmulas, cree "MostrarMonto":
WhilePrintingRecords;
CurrencyVar Amount;
Esta fórmula simplemente muestra el valor actual de la variable Monto en cualquier momento.
13. Coloque esta fórmula en la sección Pie de grupo nº 1 del informe.
Como la sección Pie de grupo nº 1 aparece una vez para cada grupo, @MostarMonto se ejecutará cada vez
que termine el grupo. Así, el valor almacenado en la variable Monto se imprimirá cada vez que cambie el
grupo.
Nota
Esta fórmula imprime el mismo valor que @TotalAcumulado como total acumulado para el último registro
de cada grupo. Pero como se está imprimiendo en la sección Pie de grupo, actúa como subtotal de grupo y
no como total acumulado.
En el informe, cada fila de la columna de totales acumulados muestra el valor de registro actual agregado a
los valores anteriores. El total acumulado comienza a actualizarse con cada grupo nuevo y el total acumulado
final correspondiente a cada grupo se convierte en el subtotal de dicho grupo.
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Totales acumulados
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189
11
Informes de sección múltiple
Esta sección presenta los diversos tipos de informes especializados que se pueden crear usando las capacidades
de elaboración de informes de varias secciones de Crystal Reports. Estas capacidades le permiten crear informes
que tratan los valores individuales en forma diferente según los conjuntos de criterios establecidos. Estos
conceptos se aplican luego a la creación de cartas modelo.
Soporte en línea, muestras y breves referencias técnicas
Para obtener más información sobre los temas que se tratan en esta ayuda en pantalla, visite SAP Community
Network , donde encontrará un amplio conjunto de ejemplos, descargas, breves referencias técnicas e
información adicional de utilidad.
http://scn.sap.com
11.1
Sobre las secciones
Crystal Reports proporciona cinco áreas de diseño para utilizarlas cuando se crea un informe:
●
Encabezado de informe
●
Encabezado de página
●
Detalles
●
Pie de informe
●
Pie de página
Cada área contiene una sola sección cuando comienza a crearse un informe nuevo. No se puede eliminar ninguna
de estas secciones originales, pero se pueden ocultar o añadirles otras. Una vez añadidas, podrá eliminar las
secciones nuevas, moverlas con relación a otras secciones similares o combinar varias secciones relacionadas.
190
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Manual del usuario de SAP Crystal Reports 2011
Informes de sección múltiple
11.2
Trabajo con secciones
Muchos procedimientos de esta sección muestran cómo se trabaja con secciones en el Asistente de sección. Las
secciones también se pueden insertar, eliminar, etc. haciendo clic con el botón secundario del ratón en el área
sombreada situada a la izquierda de cualquier sección en la ficha Diseño o en la ficha Vista previa y eligiendo la
opción apropiada en el menú contextual.
11.2.1
1.
Inserción de una sección
Haga clic en Asistente de sección en la barra de herramientas Herramientas del asistente.
Se muestra el Asistente de sección con una lista de todas las secciones del informe. Cuando exista más de un
tipo de sección, las secciones recibirán las letras A, B, C, y así sucesivamente.
Nota
El programa activa solo las opciones (modo libre, nueva página antes, etc.) que se aplican a la sección
resaltada.
2.
Destaque la sección tras la cual desea insertar una sección.
Por ejemplo, para agregar otra sección Detalles, resalte la sección Detalles existente.
3.
Haga clic en Insertar.
Se inserta una nueva sección inmediatamente debajo de la sección destacada.
11.2.2
1.
Eliminación de una sección
Haga clic en Asistente de sección en la barra de herramientas Herramientas del asistente.
Se muestra el Asistente de sección con una lista de todas las secciones del informe. Cuando exista más de un
tipo de sección, las secciones recibirán las letras A, B, C, y así sucesivamente.
Nota
El programa activa solo las opciones (modo libre, nueva página antes, etc.) que se aplican a la sección
resaltada.
2.
Destaque la sección que desea eliminar.
3.
Haga clic en Eliminar.
El programa elimina la sección destacada del informe.
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Informes de sección múltiple
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191
11.2.3
1.
Cómo mover una sección
Haga clic en Asistente de sección en la barra de herramientas Herramientas del asistente.
Se muestra el Asistente de sección con una lista de todas las secciones del informe. Cuando exista más de un
tipo de sección, las secciones recibirán las letras A, B, C, y así sucesivamente.
Nota
El programa activa solo las opciones (modo libre, nueva página antes, etc.) que se aplican a la sección
resaltada.
2.
Resalte la sección que desee mover.
3.
Haga clic en la flecha hacia arriba o hacia abajo para mover la sección.
Nota
Puede mover una sección (hacia arriba o hacia abajo) solamente dentro del espacio del área en que se
encuentra.
Nota
Las letras que identifican las secciones describen su posición relativa. Así, si mueve la sección "C" hacia arriba,
esta se convierte en sección "B" y a la vez, "B" se convierte en "C". De esta forma pierde su designación "C"
original.
Nota
También se pueden mover secciones arrastrándolas y colocándolas en el diseñador de informes.
11.2.4
Combinación de dos secciones relacionadas
Si tiene dos objetos en dos diferentes secciones (que se imprimen secuencialmente) y quiere ponerlos en una
sola sección (para que se impriman simultáneamente), debe hacer una combinación de secciones. Puede
combinar dos secciones y luego cambiar el arreglo de los objetos en la nueva sección de acuerdo a sus
necesidades.
11.2.4.1
1.
Para unir secciones relacionadas
Haga clic en Asistente de sección en la barra de herramientas Herramientas del asistente.
Se muestra el Asistente de sección con una lista de todas las secciones del informe. Cuando exista más de un
tipo de sección, las secciones recibirán las letras A, B, C, y así sucesivamente.
192
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Informes de sección múltiple
Nota
El programa activa solo las opciones (modo libre, nueva página antes, etc.) que se aplican a la sección
resaltada.
2.
Mueva las secciones de modo que las dos secciones que desea combinar sigan una a la otra en la lista.
3.
Destaque la sección superior.
4.
Con la Sección (B) resaltada, haga clic en Combinar y la Sección (C) se combinará con la Sección (B) para
formar una sola sección.
5.
Reorganice los objetos como sea necesario.
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Informes de sección múltiple
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193
11.3
Cómo dividir y ajustar el tamaño de secciones
En la ficha Diseño se puede dividir una sección en dos o más secciones o cambiar su tamaño fácilmente.
11.3.1
División de una sección
1.
Mueva el puntero sobre la orilla izquierda de la sección que quiere dividir.
2.
Cuando el puntero se convierta en un cursor de división de sección, haga clic en la orilla y arrastre el puntero
en la sección.
3.
Cuando aparezca una línea horizontal, arrástrela hacia arriba o hacia abajo, hasta la altura donde quiere que
la sección se divida.
11.3.2
Ajuste del tamaño de una sección
1.
Mueva el puntero sobre el borde inferior de la sección a la que desea cambiar el tamaño.
2.
Cuando el puntero se convierta en el cursor de cambio de tamaño, arrastre el borde para hacer la sección
más grande o más pequeña, según lo desee.
194
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Informes de sección múltiple
11.3.2.1 Cambio de tamaño de una sección para eliminar
espacio en blanco
Si tiene uno o más objetos en una sección y quiere ajustarla de tamaño para remover el espacio en blanco
innecesario, haga clic con el botón derecho del ratón en el área sombreada a la izquierda de la sección (fichas
Diseño y Esquema) y elija el comando Ajustar Sección del menú contextual que aparece en la pantalla. El
programa ajusta el tamaño de la sección automáticamente, moviendo la orilla inferior de la sección a la línea base
del objeto que se encuentra más abajo.
Las secciones se expanden automáticamente en dirección vertical en dos casos:
●
Cuando se coloca un objeto cuyo tamaño vertical es mayor que el de la sección donde se coloca.
●
Cuando se expande un objeto verticalmente y adquiere un tamaño vertical mayor que el de la sección que lo
contiene.
Nota
No se puede ajustar una sección a un tamaño menor que la altura combinada de todos los objetos contenidos
en dicha sección.
Nota
También puede eliminar el espacio en blanco al final de un pie de página si selecciona Recortar pie de página en
la ficha Común del asistente de sección.
11.4 Uso de las secciones múltiples en un informe
Algunas tareas de elaboración de informes se efectúan con mayor eficacia al crear múltiples secciones en un
área.
Una vez que comprenda el poder de las secciones múltiples, descubrirá aún más maneras de producir los efectos
que desea.
Enlaces relacionados
Trabajo con secciones [página 191]
11.4.1 Cómo evitar que objetos de longitud variable se
sobrescriban entre sí
Cuando en una sección del informe se colocan objetos de longitud variable o subinformes sobre otros objetos y la
opción Puede crecer para objetos de longitud variable está activada en el Editor de Formato, los primeros pueden
imprimirse sobre los objetos colocados directamente debajo de ellos, a menos que:
●
Expanda la sección para que se ajuste al tamaño máximo del objeto.
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195
●
Separe los objetos, dejando espacio suficiente para que el primer objeto se imprima totalmente antes de que
empiece a imprimirse el segundo.
Usted puede eliminar este problema de sobrescritura creando una sección múltiple en un área y colocando
objetos en sus propias secciones, debajo del objeto de longitud variable.
Ahora, cuando el informe se ejecute, la sección con el objeto de longitud variable se imprimirá antes que la
sección que está debajo, obteniéndose los resultados deseados.
Nota
Muchos objetos de informe pueden utilizar la opción Puede crecer y, por tanto, pueden dar lugar a una
sobreimpresión:
●
Campos de texto
●
Campos de fórmula
●
Campos de memorándum
●
campos BLOB
●
Subinformes
●
tablas de referencias
●
Cuadrículas OLAP.
11.4.2 Eliminación de líneas en blanco cuando los campos
están vacíos
Es muy común tener dos líneas de Direcciones en una tabla de clientes, la Dirección1 para la calle y la Dirección2
que puede ser utilizada para el número del departamento o para el buzón interno. La primera Dirección
usualmente contiene un valor, pero la segunda Dirección regularmente está vacía. Si crea una lista de clientes
utilizando éstos datos y apila los campos uno arriba del otro para hacer una lista de correo, aquellos registros de
clientes que tengan el campo de la Dirección 2 vacío, se imprimirán con una línea en blanco. Puede eliminar esta
línea en blanco utilizando múltiples secciones o suprimiendo líneas en blanco.
196
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Informes de sección múltiple
11.4.2.1 Para eliminar líneas en blanco utilizando múltiples
secciones
1.
Use el Asistente de sección para crear nuevas secciones de detalles, de modo que tenga un total de tres.
Consulte Trabajo con secciones [página 191].
2.
Coloque el campo Dirección 2 en la sección media y los demás datos en las secciones superior e inferior, tal
como desee que aparezcan en el informe.
3.
En el Asistente de sección, destaque la sección media.
4.
En la ficha Común, seleccione Suprimir subinforme en blanco
Ahora, cuando se imprima el informe, si la sección Dirección 2 está en blanco, el programa no la imprime y no
tendrá líneas en blanco no deseadas en el informe.
Nota
Si la sección de informe que desea suprimir contiene un subinforme en blanco, use la opción Suprimir
subinforme en blanco, que se encuentra en la ficha Subinforme del Editor de Formato, así como la opción
Suprimir secciones en blanco.
11.4.3
Adición de líneas condicionales en blanco
Si desea imprimir líneas en blanco en su informe bajo condiciones específicas, lo puede hacer utilizando una
sección múltiple. Por ejemplo, si desea insertar en su informe una línea en blanco cada cinco registros.
11.4.3.1
Para agregar líneas condicionales en blanco
1.
Use el Asistente de sección para crear dos secciones de detalles. Consulte Trabajo con secciones [página
191].
2.
Ponga los datos del informe en la sección superior.
3.
Deje vacía la segunda sección.
4.
En el Asistente de sección, destaque la segunda sección.
5.
En la ficha Común, seleccione la casilla de verificación Suprimir (no profundizar) y, a continuación, haga clic en
el botón Formato condicional, a la derecha.
6.
Ingrese la siguiente fórmula en el Editor de fórmulas de formato:
Remainder (RecordNumber,5) <> 0
Esta fórmula divide cada número de registro entre 5. Si la división produce un resto, la sección en blanco se
suprime. Pero si el residuo es cero (o sea cada cinco registros, cuando el número del registro es múltiplo de
cinco), el programa imprime la segunda sección, incluyendo así una línea en blanco.
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Nota
Si usted quiere insertar una línea en blanco bajo diferentes condiciones, puede modificar la fórmula
apropiadamente. Consulte Trabajo con formato condicional [página 256].
11.5
Cartas modelo
Aunque las cartas modelo por sí mismas no son necesariamente informes de sección múltiple, son utilizadas
frecuentemente en este tipo de informes para generar correspondencia personalizada. El tema Impresión de
mensajes condicionales en cartas modelo [página 206] explica cómo se utilizan varias cartas modelo o varias
versiones de la misma carta modelo para correspondencia personalizada.
Las cartas modelo a menudo usan objetos de texto para incluir el contenido del informe. En las secciones
siguientes se ofrece una introducción a los objetos de texto y se muestra cómo utilizarlos en cartas modelo.
11.5.1
Trabajo con objetos de texto
Usted utilizará muchas de las capacidades de los objetos de texto cuando crea cartas modelo. Una breve
descripción de los objetos de texto le facilitará crear cartas modelo en la siguiente sección. Tenga en cuenta los
siguientes puntos:
●
Un objeto de texto puede contener tanto texto como campos. En este ejemplo se utilizarán ambos.
●
El tamaño de los objetos de texto se puede ajustar. Se ajustará el tamaño del objeto de texto para que se
imprima como una carta.
11.5.1.1
Modo Mover/Ajustar
Cuando el objeto está en el modo Mover/Ajustar, aparecerá con un borde continuo y con controladores para
ajustar.
En este modo, puede ajustar el objeto arrastrando cualquiera de los controladores de tamaño o moverlo poniendo
el cursor dentro del objeto y arrastrándolo a su nueva posición. También puede insertar campos en este modo
pero no puede insertar texto. Para poner un objeto de texto en modo Mover/Ajustar, haga clic en él cuando esté
inactivo.
198
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Informes de sección múltiple
11.5.1.2
Modo de Edición
Cuando el objeto está en modo de Edición, aparece como un marco de líneas continuas sin controladores para
ajustar y con una regla integrada en la parte superior de la ficha (si ha seleccionado la opción Mostrar reglas en el
cuadro de diálogo Opciones).
Cuando se ubica un objeto de texto por primera vez, el programa lo pone en el modo de Edición. También puede
poner un objeto de texto en modo de Edición al hacer doble clic en este si está inactivo o en el modo Mover/
Ajustar. Finalmente, puede poner un objeto de texto en modo de Edición haciendo clic con el botón secundario en
él y seleccionando Editar texto en el menú contextual.
Cada objeto de texto contiene las capacidades de un mini procesador de palabras, incluyendo la habilidad de
cambiar la fuente para caracteres y campos individuales, y ajuste automático de palabras. En el modo de Edición
usted puede insertar texto y objetos no textuales, tales como campos de bases de datos y fórmulas. Siempre que
el objeto está en el modo de Edición, contiene un punto de inserción, es decir, una línea vertical intermitente que
indica la posición inicial del texto tecleado o los campos insertados.
El punto de inserción se mueve a medida que usted escriba, permaneciendo automáticamente a la derecha del
último carácter. También se mueve cuando se inserta un campo, permaneciendo automáticamente a la derecha
del campo. Se mueve una posición de carácter a la vez cuando presiona la barra espaciadora. Se mueve una línea
hacia abajo y hacia el borde interior izquierdo del objeto de texto cuando presiona Intro (con esta acción se
inserta un retorno de carro). Se mueve a la posición de su cursor cuando hace clic en cualquier parte dentro del
texto existente.
A medida que usted avanza en estos tutoriales, siempre se espera que escriba o inserte campos en el punto
existente de inserción, a menos que se le indique lo contrario.
●
Para seleccionar texto en un objeto de texto (con el fin de eliminarlo, cambiar una fuente, etc.), coloque el
cursor sobre el texto y, cuando aparezca el cursor en I, arrástrelo para resaltar el texto que desee seleccionar.
●
Podría parecer que está dentro del objeto de texto, pero si mueve el objeto, el campo no se moverá con este.
●
Para insertar texto, escríbalo y este aparecerá en el punto de inserción.
Nota
Es fundamental que el cursor para arrastrar y colocar aparezca antes de ubicar el campo. Si no aparece, es
posible que ubique el campo de modo que este tape el objeto de texto en lugar de estar insertado en él.
Parecerá que está dentro del objeto de texto, pero si mueve el objeto, el campo no se moverá al mismo
tiempo.
●
El punto de inserción está unido con el cursor de arrastrar y ubicar. Si ya tiene algún texto o campo en el
objeto de texto, el punto de inserción se moverá conforme mueva el cursor de arrastrar y ubicar,
permitiéndole elegir el punto exacto donde desea colocar el campo. El programa siempre coloca el campo en
el punto de inserción.
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199
●
Si desea salir del modo de Edición, haga clic fuera del marco de texto. También puede hacer clic en Ctrl+Intro.
11.5.2
texto
Creación de una carta modelo usando un objeto de
La siguiente sección muestra cómo crear una carta modelo.
Usaremos un objeto de texto para crear una carta modelo. La carta modelo que usted crea estará vinculada a una
tabla de base de datos, de modo que cada carta se personalizará con información de la compañía proveniente de
un registro diferente.
Si tiene alguna dificultad al efectuar cualquiera de los pasos, consulte Trabajo con objetos de texto [página 198].
11.5.2.1
Para crear una carta modelo
La carta consistirá de la fecha, dirección, saludo, cuerpo de la carta y despedida.
1.
Cree un informe en blanco. Utilice la tabla Cliente de la base de datos Xtreme.mdb.
Aparece la ficha Diseño.
2.
3.
Dado que no desea que los títulos de los campos aparezcan sobre los campos insertados en la carta,
desactive la casilla de verificación Insertar encabezados de campo detallados en la ficha Diseño, en el cuadro
de diálogo Opciones.
Inserte un objeto de texto en la sección Detalles del informe.
4.
Haga clic en el marco del objeto de texto para poner el objeto en el modo Mover/Ajustar.
5.
Arrastre el controlador de ajuste situado en el lado derecho del objeto hacia el borde derecho de la ficha
Diseño. Esto hará al objeto de 8 pulgadas de ancho más o menos; la anchura aproximada de la página. Es
200
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posible que tenga que detener el ajuste, desplazar la ventana y ajustar un poco más para completar la
operación.
6.
Haga doble clic dentro del objeto de texto para ponerlo en modo de Edición. Ahora ya está preparado para
que empiece a trabajar. Cuando haga esto, el punto de inserción será colocado a la extrema izquierda, dentro
del objeto.
11.5.2.2
Inserción de una fecha
1.
Para insertar una fecha en la carta, expanda Campos especiales en el cuadro de diálogo Explorador de
campos y desplácese hasta Imprimir fecha.
2.
Haga clic en Fecha de impresión, arrastre el marco de ubicación en el objeto de texto y colóquelo en el punto
de inserción.
Nota
Para cambiar el formato de la fecha en la carta, haga doble clic en el objeto de texto para seleccionarlo. A
continuación, haga clic con el botón secundario del ratón en el campo Fecha de impresión y seleccione
Formato {Fecha de impresión} en el menú contextual. Realice las modificaciones que desee en la ficha
Fecha del Editor de Formato cuando aparezca.
3.
Presione Intro dos veces para poner un poco de espacio en blanco entre la fecha y la dirección y mueva el
punto de inserción hacia abajo dentro del objeto de texto.
Consejo
Puede que tenga que ajustar el tamaño de la sección Detalles y del objeto de texto si no ha seleccionado la
opción Puede crecer para el objeto de texto en el Editor de Formato.
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201
11.5.2.3
Creación de una dirección interna
1.
Para incorporar la dirección, arrastre los campos de base de datos al objeto de texto desde la tabla Cliente en
el cuadro de diálogo Insertar Campos.
2.
Arrastre el campo Dirección 1, colóquelo en el punto de inserción y presione Intro para ubicar el campo. El
punto de inserción se moverá una línea hacia abajo.
3.
Arrastre el campo Ciudad y ubíquelo en el punto de inserción.
4.
Escriba una coma y un espacio.
5.
Arrastre el campo Región y ubíquelo en el punto de inserción.
6.
Teclee dos espacios.
7.
Finalmente, arrastre el campo Código Postal, ubíquelo en el punto de inserción y presione Intro para ubicar el
campo. El punto de inserción se moverá una línea hacia abajo.
8.
Presione Intro una vez más para que el punto de inserción se ubique en una nueva línea, que será donde
querrá comenzar el saludo. Esto completa la dirección.
Nota
Cuando usted ubica un campo dentro de un objeto de texto, es acortado automáticamente en ambos lados
para que no contenga espacios en blanco.
202
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11.5.2.4
Creación de un saludo
1.
Presione Intro cuatro veces para mover el punto de inserción hacia abajo.
2.
Escriba la palabra "Estimado" y un espacio. (Sin incluir las comillas).
3.
En el cuadro de diálogo Explorador de campos, resalte el campo Título de contacto desde la tabla Cliente y
arrástrelo al objeto de texto de manera que quede situado justo después del espacio.
4.
Teclee un espacio. El programa ubica el punto de inserción inmediatamente después del espacio.
5.
Nuevamente, del cuadro de diálogo Insertar Campos, arrastre el campo Apellido del Contacto hacia el objeto
de texto y ubíquelo en el punto de inserción. El punto de inserción se mueve a la derecha del campo.
6.
Ponga un punto "." en el punto de inserción (sin las comillas) y pulse Intro dos veces para desplazar el punto
de inserción dos líneas hacia abajo.
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203
11.5.2.5
Creación del cuerpo de la carta
1.
Ahora escriba "Su compañía" (sin las comillas) y después, una coma y un espacio.
2.
Arrastre el campo Nombre de la Cliente en el objeto de texto y colóquelo en el punto de inserción, justo
después del espacio.
3.
Escriba una coma y un espacio.
4.
Escriba el siguiente texto (sin incluir las comillas): "ha contribuido a que este año fuera extraordinario para
Xtreme Mountain Bikes, Inc. Deseo agradecer a usted y al personal a su mando el apoyo prestado. Espero que
el año próximo sea próspero para ustedes".
5.
Presione Intro dos veces.
6.
Escriba "Atentamente" (sin las comillas) y una coma, y después presione Intro cuarto veces.
7.
Finalmente, para terminar la forma de carta, escriba su nombre.
La ficha Diseño deberá verse similar al siguiente gráfico:
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8.
Haga clic en el botón Vista previa de la barra de herramientas estándar para obtener una vista previa de
la carta modelo.
Debe tener una apariencia similar a la siguiente:
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205
11.5.3
Impresión de mensajes condicionales en cartas modelo
Muchas veces usted querrá imprimir mensajes condicionales en cartas modelo. Por ejemplo, puede que desee
estimular a clientes con crédito disponible a comprar más y, aconsejar a clientes que han sobrepasado su límite
de crédito, a normalizar sus cuentas. Puede crear estas dos cartas dentro de un solo informe.
11.5.3.1
Para crear un mensaje condicional
1.
Utilice el Asistente de Sección para insertar una segunda sección Detalles en el informe. Consulte
Trabajo con secciones [página 191].
2.
Cree dos cartas modelo. Ponga la carta que estimula a los clientes a comprar más en la sección Detalles A de
su informe, y la carta que aconseja a los clientes a normalizar sus cuentas, en la sección B. Consulte Creación
de una carta modelo usando un objeto de texto [página 200].
3.
Usando el Asistente de Sección, establezca el formato de la sección Detalles de manera que cada una sea
suprimida bajo ciertas condiciones. Por ejemplo, considere la situación en que desea imprimir una de dos
cartas.
○
Formatear la primera sección de tal modo que se suprima cuando el balance sea menor que el límite de
crédito.
○
Formatear la segunda sección de tal modo que se suprima cuando el balance sea mayor que el límite de
crédito.
Ahora, cuando un registro indique disponibilidad de crédito, se imprimirá la carta "comprar más". Cuando la
cuenta está por encima del límite de crédito, se imprime la carta "excedido en el límite". Cuando el cliente está
justamente en el límite de su crédito, ninguna de las cartas se imprime.
Enlaces relacionados
Trabajo con formato condicional [página 256]
206
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Manual del usuario de SAP Crystal Reports 2011
Informes de sección múltiple
12
Formato
La aplicación de formato hace referencia a cambios en el diseño de un informe, así como a la apariencia del texto,
los objetos o secciones completas del informe. Esta sección detalla métodos que se pueden usar para enfatizar la
atención sobre los datos, cambiar la presentación de las fechas, números y otros valores, ocultar secciones no
deseadas y ejecutar una variedad de tareas de formato para darle una apariencia profesional a un informe.
Soporte en línea, muestras y breves referencias técnicas
Para obtener más información sobre los temas que se tratan en esta ayuda en pantalla, visite SAP Community
Network , donde encontrará un amplio conjunto de ejemplos, descargas, breves referencias técnicas e
información adicional de utilidad.
http://scn.sap.com
12.1
Conceptos de formato
En este capítulo, usted aprenderá cómo dar formato a su informe. Dar formato se refiere a las cosas que puede
hacer para cambiar la presentación y el diseño de su informe, la apariencia del texto, de objetos o secciones
enteras del informe.
Usted utiliza el formato para muchas cosas, incluyendo:
●
Dividir las secciones de un informe.
●
Llamar la atención sobre ciertos datos.
●
Cambiar la presentación de fechas, números, valores booleanos, valores de moneda y cadenas de texto.
●
Ocultar secciones no deseadas.
●
Dar al informe una apariencia profesional.
En las páginas siguientes, aprenderá acerca de los tipos de formato que puede hacer con Crystal Reports y
obtendrá instrucciones detalladas para realizar una variedad de tareas de dar formato.
Nota
Existen muchos formatos de fecha que se pueden elegir y usar en un informe en español, pero si se envía el
informe a un sistema japonés, puede que haya algunas irregularidades de formato. No todos los formatos de
fecha en español son visibles en un sistema japonés, y lo mismo ocurre si se envía del japonés al español. Para
obtener más información, vea Fechas japonesa en la Ayuda en pantalla de Seagate Crystal Reports.
12.2 Uso de una plantilla
Una plantilla es un archivo de informe existente cuyo formato se puede agregar a un informe nuevo. Al mismo
tiempo, el formato de los objetos de informe y de los campos del informe de la plantilla se aplica al informe nuevo.
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Formato
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207
Las plantillas se utilizan para proporcionar un aspecto coherente a una serie de informes sin tener que aplicar
formato individualmente a cada uno.
Para obtener información adicional sobre plantillas, vea Consideraciones sobre plantillas [página 211].
12.2.1
Aplicar una plantilla
Cuando se crea un informe nuevo en el Asistente para la creación de informes estándar, se puede aplicar una
plantilla como paso opcional. También se puede aplicar una plantilla posteriormente utilizando el Asistente de
plantillas. Se puede elegir entre un número de plantillas predefinidas o utilizar como plantilla un informe existente
de Crystal.
12.2.1.1 Para aplicar una plantilla en el Asistente para la
creación de informes estándar
1.
Haga clic en el botón Nuevo de la barra de herramientas estándar.
2.
Seleccione datos, campos, campos de agrupamiento, etc. hasta que el asistente muestre la pantalla Plantilla.
3.
En la lista Plantillas disponibles, haga clic en el nombre de una plantilla predefinida para ver un ejemplo de la
misma en el área Vista previa.
De forma predeterminada, las plantillas de muestra incluidas en Crystal Reports se instalan en \Archivos
de programa\SAP Business Objects\Crystal Reports 14.0\Templates.
4.
Si desea aplicar una plantilla basándose en un informe existente de Crystal, haga clic en Examinar.
5.
En el cuadro de diálogo Abrir, seleccione un archivo de informe (.rpt) de Crystal y haga clic en Abrir.
El informe se agrega a la lista de plantillas disponibles.
Nota
Si el nombre de la plantilla y la vista previa de la imagen se guardaron (en el cuadro de diálogo Propiedades
del documento) con el informe que se seleccionó como plantilla, verá esta información en la pantalla
Plantilla.
6.
Haga clic en Finalizar.
El informe se muestra con el formato de datos correspondiente a la plantilla seleccionada.
Nota
El formato no se aplica si el informe elegido no satisface los requisitos de una plantilla.
208
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12.2.1.2
1.
Para aplicar una plantilla a un informe existente
En el menú Informe, haga clic en Asistente de plantillas.
Aparece el Asistente de plantillas.
Consejo
Otra forma de realizar esta acción consiste en hacer clic en el botón Asistente de plantillas ubicado en
la barra de herramientas Herramientas del asistente.
Al igual que en el caso de la pantalla Plantilla, puede elegir entre un número de plantillas predefinidas, o bien
hacer clic en el botón Examinar para buscar un informe existente que desee utilizar como plantilla.
2.
Elija una plantilla y haga clic en Aceptar.
Nota
Las fichas de profundización, las alertas o las vistas del analizador que estén abiertas se cerrarán antes de
aplicarse la plantilla.
12.2.2 Eliminación de una plantilla aplicada
Es posible que, después de aplicar una plantilla, no esté conforme con los cambios introducidos en el informe. Si
no ha salido de Crystal Reports desde que aplicó la plantilla, puede eliminarla del informe.
12.2.2.1
1.
Para eliminar una plantilla aplicada
En el menú Informe, haga clic en Asistente de plantillas.
Consejo
Otra forma de realizar esta acción consiste en hacer clic en el botón Asistente de plantillas ubicado en
la barra de herramientas Herramientas del asistente.
2.
Elija Deshacer la plantilla actual y haga clic en Aceptar.
Las funciones de la plantilla elegida se eliminan y el informe vuelve a adoptar el formato que tenía cuando se
abrió por primera vez.
Nota
Para eliminar una plantilla, debe utilizar esta opción, ya que el comando Deshacer no está disponible en el
menú Edición.
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209
12.2.3 Nueva aplicación de la última plantilla seleccionada
Si desea volver a aplicar la última plantilla seleccionada durante una sesión de Crystal Reports, solo tiene que
seleccionar una opción en el Asistente de plantillas.
12.2.3.1
1.
Para volver a aplicar la última plantilla seleccionada
En el menú Informe, haga clic en Asistente de plantillas.
Consejo
Otra forma de realizar esta acción consiste en hacer clic en el botón Asistente de plantillas ubicado en
la barra de herramientas Herramientas del asistente.
2.
Elija Volver a aplicar la última plantilla y haga clic en Aceptar.
12.2.4 Utilización de objetos de campo de plantilla
Puede utilizar Objetos de campo de plantilla para crear plantillas de informe más flexibles. Estos objetos de
informe no hacen referencia a campos de base de datos existentes; simplemente se colocan en el informe de
plantilla y se les da el formato deseado. Al aplicar la plantilla a otro informe, Crystal Reports muestra los datos de
este informe con el formato especificado. Por tanto, cuando se diseña una plantilla, no es necesario saber qué
datos contendrá el informe al que se aplicará finalmente dicha plantilla; utilice los Objetos de campo de plantilla
para que se encarguen de las posibilidades que desee contemplar.
Nota
La función Objetos de campo de plantilla solo se aplica a campos de resultados: campos de base de datos,
campos de parámetro, enunciados SQL y fórmulas. Los campos especiales no se consideran campos de
resultados.
12.2.4.1 Para agregar un Objeto de campo de plantilla a un
informe de plantilla
1.
En el menú Insertar, haga clic en Objeto de campo de plantilla.
Se adjunta al cursor un marco de ubicación.
2.
Coloque el marco del Objeto de campo de plantilla en el informe de plantilla.
Un Objeto de campo de plantilla se puede colocar en cualquier sección de un informe.
3.
210
Haga clic con el botón secundario en el objeto y elija Aplicar formato al campo de plantilla en el menú
contextual.
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Formato
Aparece una lista de opciones de formato. Puede elegir cualquiera de las opciones; al hacerlo, aparecerá la
ficha correspondiente del Editor de Formato.
Consejo
Puede seleccionar varios Objetos de campo de plantilla y aplicar las opciones de formato seleccionadas a
todos ellos.
4.
Especifique el formato que desee para el Objeto de campo de plantilla.
Para obtener información sobre cómo se aplica formato, consulte Trabajo con formato absoluto [página 240].
Para cada Objeto de campo de plantilla que se crea, se crea también un campo de fórmula especial. Puede ver
este campo de fórmula en el Taller de fórmulas. Si desea utilizar datos de muestra en el informe para ver el
aspecto que adopta el formato, puede hacer referencia a campos de base de datos en estas fórmulas.
Nota
Si desea aplicar un formato distinto a una serie de campos dentro de la misma sección de informe, debe utilizar
un objeto de campo de plantilla diferente para cada campo.
12.2.4.2 Para agregar datos de muestra a la fórmula de un
Objeto de campo de plantilla
1.
En el Explorador de campos, expanda el nodo Campos de fórmula, seleccione un objeto de campo de
plantilla y haga clic en Editar.
Consejo
En el nodo Campos de fórmula del Explorador de campos y del Taller de fórmulas, los Objetos de campo de
plantilla aparecen como <TemplateField>.
2.
En el Editor de Fórmulas, sustituya la sección Space(10) del argumento por un campo de base de datos del
tipo que desee ver en la muestra, guarde los cambios y cierre el Taller de fórmulas.
3.
Actualice los datos del informe.
12.2.5 Consideraciones sobre plantillas
Si se utiliza como plantilla un informe existente, los objetos de informe siguientes se aplicarán al nuevo informe:
●
Campos
●
Grupos
●
Gráficos de grupo
●
Campos de resumen
●
Hipervínculos
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211
●
Mapas de bits
●
Líneas, cuadros, bordes
●
Objetos OLE estáticos
Si se utiliza como plantilla un informe existente, los objetos de informe siguientes no se aplicarán al nuevo
informe:
●
Gráficos detallados
●
Subinformes
●
Cuadrículas OLAP.
●
Tablas de referencias
●
Mapas
●
Objetos OLE incrustados
●
campos BLOB
●
Agrupamiento por orden específico
●
Resúmenes avanzados (como N superiores, porcentajes y totales acumulados)
El formato y los objetos de un informe existente utilizado como plantilla pueden anular las opciones seleccionadas
en el Asistente para la creación de informes estándar. Por ejemplo, si seleccionó "Sin gráfico" en la pantalla
Gráfico del asistente, pero aplicó después un informe de plantilla que incluía un gráfico, el informe de plantilla
anulará la selección y el nuevo informe contendrá un gráfico.
Además, un gráfico de un informe de plantilla anula el valor de resumen de gráficos seleccionado en la pantalla
Gráfico del asistente. El orden en que se seleccionan los campos de datos en el asistente determina generalmente
qué campo de resumen se convierte en el valor predeterminado del gráfico. Una vez aplicada la plantilla, el primer
campo de resumen del informe se convierte en el valor de resumen de gráficos aunque se haya seleccionado un
valor diferente en el asistente.
Si la plantilla tiene...
Si el informe de destino tiene...
Resultado
Gráfico de grupo
Gráfico de grupo
Sobrescribir/Aplicar
Gráfico de grupo
Sin gráfico
Sobrescribir/Aplicar
●
Grupo y resumen
Sin gráfico
Gráfico de grupo
Gráfico retenido
Gráfico avanzado
Sin gráfico
Sobrescribir/Sección en blanco
Gráfico avanzado
Sobrescribir/Sección en blanco
Gráfico avanzado
Sobrescribir/Aplicar
●
Utilizar grupo y resumen en el
informe
Gráfico avanzado
●
No utilizar grupo ni resumen en
el informe
Gráfico avanzado
●
212
Utilizar grupo y resumen en el
informe
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Formato
Si la plantilla tiene...
Si el informe de destino tiene...
Resultado
Sin gráfico
Gráfico avanzado
Gráfico retenido
Tabla de referencias/Cuadrícula
OLAP
Tabla de referencias/Cuadrícula
OLAP
Tabla de referencias/Cuadrícula
OLAP retenida
Sin tabla de referencias/Cuadrícula
OLAP
Tabla de referencias/Cuadrícula
OLAP
Tabla de referencias/Cuadrícula
OLAP retenida
Tabla de referencias/Cuadrícula
OLAP
Sin tabla de referencias/Cuadrícula
OLAP
Sobrescribir/Sección en blanco
Mapa
Mapa
Mapa retenido
Sin mapa
Mapa
Mapa retenido
Mapa
Sin mapa
Sobrescribir/Sección en blanco
Subinforme
Subinforme
Subinforme retenido
Sin subinforme
Subinforme
Subinforme retenido
Subinforme
Sin subinforme
Sobrescribir/Sección en blanco
12.3 Uso del entorno de diseño de informes
En esta sección se describan varias cuestiones que se deben tener en cuenta cuando se diseñan informes que se
distribuirán en diferentes entornos.
12.3.1
Características de la sección
Un informe consiste de varias secciones, incluyendo el Encabezado del informe, el Encabezado de página, el
Encabezado de grupo, Detalles, Pie de grupo, Pie de página y Pie del informe.
Cada sección del informe está hecha de un serie de líneas. Cuando un objeto base-texto es ubicado en una
sección, es ubicado de tal manera que su base se ajuste a una línea de la sección. Después, el controlador de la
impresora ajusta la altura de la línea de tal manera que sea suficiente para acomodar el objeto.
●
Si se ubica otro objeto base-texto en la misma línea con un tamaño de fuente mayor que el del primer objeto,
la altura de la línea se extiende para acomodar el segundo objeto.
●
Si se ubica otro objeto base-texto en la misma línea con un tamaño de fuente aún mayor que los dos
anteriores, la altura de la línea se aumenta nuevamente para acomodar el tercer objeto.
En resumen, la altura de una línea está determinada por el objeto base-texto ubicado en esa línea cuyo tamaño de
fuente sea más grande.
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A medida que se agregan objetos base-texto al informe, ya sea en la misma o en diferentes secciones, la altura de
la línea se ajusta para acomodar las diferentes fuentes. Debido a que el espaciado vertical es determinado por el
controlador de la impresora, se hace difícil crear informes diseñados para formas preimpresas cuando éstas van a
ser reproducidas en diferentes entornos.
Se recomienda que siga esta directrices cuando diseñe informes:
●
Imprimir siempre una página de prueba.
●
Mantener los mismos tamaños de fuente.
●
Asegurarse de imprimir los formularios preimpresos en la misma máquina.
12.3.2 Cómo hacer que un objeto se expanda a las siguientes
secciones
En el ejemplo creará un logotipo que se sitúe debajo de varias secciones. Este es un proceso similar al que
seguiría cuando quiere usar la marca de agua de la compañía como fondo del informe.
Para hacer que un objeto se expanda a la siguiente sección, póngalo en la sección que está arriba de la que quiere
"invadir". Luego active la opción Ocupar la siguiente sección en el Asistente de Sección de la sección en la cual
ubicó la imagen.
12.3.2.1
1.
Para crear un informe básico
Cree un informe con la tabla Cliente de Xtreme.mdb.
La base de datos Xtreme.mdb se encuentra en el sitio web de los servicios de soporte de SAP Business
Objects.
2.
Ponga {cliente.NOMBRE DEL CLIENTE} y {cliente.VENTAS DEL ÚLTIMO AÑO} lado a lado en la sección
Detalles de su informe.
3.
Para eliminar objetos innecesarios en este ejemplo, elimine el campo de títulos que el programa pone en el
Encabezado de página para cada uno de estos campos.
4.
En el menú Insertar, haga clic en Grupo para dividir los datos en grupos regionales.
5.
En la ficha Común del cuadro de diálogo Insertar grupo, seleccione {cliente.REGIÓN}.
6.
Haga clic en Aceptar.
12.3.2.2 Para insertar una imagen en un informe
1.
En el menú Insertar, haga clic en Imagen.
Consejo
Otra forma de realizar esta acción es haciendo clic en el botón Insertar imagen situado en la barra de
herramientas Insertar herramientas.
214
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2.
Seleccione un archivo de imagen y colóquelo en la sección Encabezado de página, a la derecha de los campos
del cuerpo del informe.
Nota
En este ejemplo, la imagen es ubicada a la derecha de los campos porque no se intenta usarla como fondo
para el texto. Cuando está trabajando con una marca de agua (una imagen muy tenue diseñada para ser
casi invisible), ponga la imagen directamente encima del texto.
3.
En la barra de herramientas Estándar, haga clic en Vista previa.
La imagen se imprime en la sección Encabezado de página de cada página del informe.
12.3.2.3 Para hacer subyacer a la imagen a la sección
siguiente
1.
En el menú Informe, haga clic en Asistente de sección.
Aparece el cuadro de diálogo Asistente de sección.
Consejo
Otra forma de realizar esta acción es hacer clic en el botón Asistente de sección en la barra de
herramientas Herramientas del asistente.
2.
En la lista Secciones, haga clic en Encabezado de página y active después la casilla de verificación Situar
debajo las secciones siguientes.
3.
Haga clic en Aceptar para obtener una nueva vista previa del informe.
La imagen se imprime ahora en el primer Encabezado de grupo y en las pocas siguientes secciones Detalles,
junto al texto del cuerpo del informe (en lugar de sobre él).
Nota
Poner la imagen a la derecha del cuerpo del informe, tal como lo hizo aquí, es la misma técnica que seguiría
si quisiera que un gráfico o la foto de un empleado apareciera a la par de los detalles correspondientes al
gráfico o al empleado.
4.
Una vez que ha terminado la vista previa del informe, vuelva a la ficha Diseño.
5.
Ajuste la imagen verticalmente de modo que su tamaño se duplique o se triplique y, a continuación, obtenga
de nuevo una vista previa del informe.
Esta vez, la imagen se extiende a más secciones.
El área a la que la imagen se extiende es determinada por:
●
El tamaño de la imagen.
●
La sección donde se colocó la imagen originalmente.
●
La posición de la imagen en la sección.
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215
Al modificar el tamaño y la ubicación de un objeto, puede crear diferentes e impactantes efectos usando la
capacidad de dicho objeto de extenderse a otras secciones.
12.3.3 Formularios preimpresos
Si imprime sobre formas preimpresas, debe ser capaz de:
●
Digitalizar un formulario.
●
Colocarlo en el informe como un mapa de bits.
●
Utilizar la función de subyacer para alinear el mapa de bits y el informe, así como para mover objetos y
colocarlos donde desee que se muestren.
●
Imprimir el informe y el formulario como una sola unidad, eliminando así la necesidad de imprimir los
formularios independientemente.
12.3.4 Columnas múltiples
En lugar de hacer que los datos se impriman hacia abajo en la página, se pueden establecer varias columnas y
hacer que los datos fluyan de una columna a otra.
12.3.4.1
Para crear un informe de columnas múltiples
1.
Abra el informe al que desee dar formato de columnas múltiples.
2.
En el Menú Informe, haga clic en Asistente de sección.
Consejo
Otra forma de realizar esta acción es hacer clic en el botón Asistente de sección en la barra de
herramientas Herramientas del asistente.
3.
En el Asistente de sección, resalte Detalles y, a continuación, seleccione Formato de columnas múltiples.
Se agrega una ficha Diseño al Asistente de Sección.
4.
Haga clic en la ficha Diseño y establezca el Ancho que desee que tenga la columna.
Tenga en cuenta el ancho del papel a la hora de decidir el ancho de la columna. Por ejemplo, si la sección
Detalles tiene tres campos y ocupan un espacio de cuatro pulgadas, limite el ancho de la columna a cuatro
pulgadas y media para que se pueda ver la información de todos los campos.
5.
Establezca la separación Horizontal y/o Vertical que desee mantener entre cada registro de la columna.
6.
En el área Dirección de impresión, elija una dirección.
7.
Si el informe al que está aplicando formato contiene grupos, seleccione Dar formato a grupos con cols.
múltiples.
8.
Haga clic en Aceptar.
216
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Cuando obtenga una vista previa del informe, verá que los encabezados de los campos aparecen únicamente en
la primera columna. Si desea que los encabezados de los campos aparezcan en la segunda columna, inserte un
objeto de texto.
12.3.5 Ocultar secciones de informes
Crystal Reports tiene tres propiedades que usted puede establecer en el Asistente de Sección para ocultar
secciones del informe.
12.3.5.1
Ocultar (se permite profundizar)
Esta propiedad oculta una sección cada vez que se ejecuta el informe. Puede ser usada, por ejemplo, en un
informe resumen donde quiere mostrar solamente los resúmenes pero no los detalles detrás de ellos. Cuando
aplica la propiedad Ocultar a una sección, ésta puede volverse visible si traspasa para profundizar el contenido de
la sección. Esta propiedad solo se puede aplicar en forma absoluta, es decir, que su aplicación no puede estar
condicionada por una fórmula.
12.3.5.2 Suprimir (no profundizar)
Esta propiedad también oculta una sección cuando ejecuta el informe. Sin embargo, a diferencia de la propiedad
Ocultar, usted no puede aplicar la propiedad Suprimir y después profundizar para revelar el contenido de la
sección. La propiedad puede ser aplicada en forma absoluta o condicional usando una fórmula. Una Carta Modelo
es un buen ejemplo de la opción Suprimir. Por ejemplo, en una carta modelo, puede crear dos secciones de
Detalles: una para suprimir cuando las ventas sean iguales a superiores a una cantidad determinada y otra para
suprimir cuando las ventas sean inferiores a una cantidad determinada.
12.3.5.3 Suprimir sección en blanco
Esta propiedad oculta una sección siempre que no contenga nada. Si dentro de la sección se coloca algo que
produce un valor en el informe, entonces se verá.
12.3.6 Ocultar objetos de informes
Crystal Reports tiene tres opciones de formato en el Editor de Formato que usted puede usar para ocultar objetos
individualmente.
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217
12.3.6.1
Suprimir si se duplica (ficha Común)
La propiedad Suprimir si se duplica evita que se imprima el valor de un campo si es idéntico a un duplicado del
valor que lo precede en una iteración de la misma sección.
El valor no se imprime pero aparece el espacio en blanco donde dicho valor tendría que aparecer en la impresión.
Nota
Esta opción no actuará en campos de texto que contengan campos incrustados.
Nota
Esta opción compara valores de registro, no valores de campo con formato. El programa omite la opción en la
primera sección de detalle de una página con formato.
12.3.6.2 Suprimir si es cero (ficha Número)
Consejo
Para encontrar esta opción, haga clic en la ficha, Número del Editor de formato y, a continuación, haga clic en el
botón Personalizar.
218
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Esta propiedad previene que se imprima un valor si este es igual a cero. El valor no se imprime pero aparece el
espacio en blanco donde dicho valor tendría que aparecer en la impresión. Para eliminar los espacios en blanco,
active la opción Suprimir secciones en blanco en el Asistente de Sección.
Nota
Esta opción solo actuará si no hay ningún otro objeto en la sección.
12.3.6.3 Suprimir (ficha Común)
La propiedad Suprimir oculta un objeto cuando usted ejecuta el informe. Es común, por ejemplo, aplicar esta
propiedad a fórmulas que son necesarias para hacer cálculos en el informe, pero que no quiere que se impriman
cuando ejecuta su informe. Cuando esta propiedad está activada, el objeto no se imprimirá en el informe.
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Nota
Puede hacer clic en el botón Fórmula condicional de cualquiera de estas propiedades y crear una fórmula que
aplique la configuración condicional en algún evento. Consulte Trabajo con formato condicional [página 256].
Para configurar estas propiedades, seleccione el objeto y, a continuación, haga clic en Formato en la barra de
herramientas Herramientas del asistente para abrir el cuadro de diálogo Editor de Formato. Cuando aparezca el
Editor de formato, configure las propiedades.
12.3.7 Colocación de objetos basados en texto
Cuando un objeto base-texto es ubicado en el informe, se representa por un marco de objeto. La altura del marco
se basa en la altura de la fuente. El ancho, por otro lado, se determina de diferente forma dependiendo del objeto
base-texto en cuestión.
●
220
Para campos de base de datos que no son campos memo, el ancho se determina inicialmente por el ancho del
campo tal como se define en la base de datos y el ancho de carácter promedio de acuerdo a la fuente y el
tamaño de la fuente seleccionado.
Por ejemplo, si usted tiene un campo de base de datos llamado {cliente.APELLIDO} y la base de datos lo
define como un campo de texto de 35 caracteres de longitud. Cuando pone este campo en su informe, el
ancho del marco será 35 veces el ancho de carácter promedio de la fuente y del tamaño de la fuente usada en
el formato del campo base-texto. Recuerde que este es el ancho inicial predeterminado del borde, pero se
puede aumentar o disminuir según sus necesidades.
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Formato
●
Para objetos de texto, el ancho que se determina automáticamente es aproximadamente 19 veces el ancho
del carácter promedio de la fuente y del tamaño de la fuente usado en el formato del campo. Una diferencia
entre los objetos de texto y los campos de base de datos consiste en que el ancho de los primeros se expande
automáticamente al introducir texto y/o campos de base de datos en el objeto. Al igual que los demás objetos
base-texto, el ancho del objeto de texto puede ser ajustado por el usuario.
●
Para campos numéricos, tal como double, single, integer, long integer y byte, el valor por omisión del ancho
del marco será diferente para cada caso. Al igual que sucede con todos los objetos, el usuario puede ajustar el
ancho.
12.3.7.1
Impedir el truncamiento de texto dentro de un objeto
Ya sea que el valor por omisión del ancho sea aceptado o que el objeto base-texto sea ajustado de tamaño, podría
surgir un problema si el texto dentro del objeto se imprime directamente hasta la orilla del marco. Mientras que el
informe podría verse bien en la máquina en que ha sido diseñado, a la hora de imprimirse usando otro controlador
de impresora que mide el ancho del texto con una unidad de medida más ancha, el largo del texto aumenta
mientras que el marco del objeto permanece igual, dando lugar a que el texto sea truncado a la altura del ancho
del marco.
12.3.7.1.1
objeto
1.
Para impedir el truncamiento de texto dentro de un
Haga clic con el botón derecho en el objeto de texto al que desea dar formato para hacer aparecer el menú
contextual.
Consejo
Otra forma de realizar esta acción es haciendo clic en el botón Formato situado en la barra de
herramientas Herramientas del asistente.
2.
En el menú contextual, haga clic en Dar formato al texto.
Aparece el cuadro de diálogo Editor de formato.
3.
En la ficha Común, seleccione la casilla de verificación Puede crecer.
4.
Haga clic en Aceptar para guardar los cambios.
Entonces el objeto queda formateado para imprimirse en varias líneas. Si la impresión del texto es más ancha
que el objeto, el texto se ajusta automáticamente a líneas adicionales.
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221
12.3.7.2 Prevención de interrupciones en un texto sin
espaciado dentro de un objeto
Para las cadenas de texto que no contienen espacios, como palabras solas, la cadena de texto se interrumpe al
borde del marco de un objeto antes de que la línea comience a ajustarse automáticamente.
12.3.7.2.1 Para impedir interrupciones en un texto sin
espacios dentro de un objeto
1.
Seleccione un objeto al que desee dar formato.
2.
Expanda el marco del objeto para que sea más ancho que el bloque más ancho de texto.
Es frecuente que el texto real en un campo de base de datos sea bastante menor que la cantidad máxima que el
campo puede contener. Por ejemplo, al campo {tabla.APELLIDO} se le asigna un tamaño de 80 caracteres,
mientras que el nombre más largo en la base de datos solo tiene 28 caracteres. En este caso, cuando usted pone
este campo por primera vez en su informe, el marco será 80 veces el ancho del carácter promedio de la fuente.
Reduzca el ancho del campo, pero no lo estreche a tal grado que solo pueda acomodar la cadena de texto más
larga.
Mientras que cada una de estas soluciones ofrece una solución efectiva cuando se está trabajando con un solo
objeto base-texto en una sección, existen todavía otras consideraciones para el caso cuando se trabaja con más
de un objeto base-texto en una sección. Al ajustar el tamaño de un objeto, debe considerar su ubicación con
respecto a los otros objetos en la sección.
Evite diseñar informes donde el espacio entre los objetos es muy estrecho. Deje espacio para crecimiento,
expandiendo el ancho de los objetos un 5% aproximadamente. O, si esto no es posible, considere la opción de
reducir el tamaño de la fuente o de colocar cada objeto en su propia subsección.
222
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12.3.7.3
Eliminar líneas en blanco en campos incrustados
Dado que se pueden incrustar campos en objetos de texto, pueden presentarse casos en que un campo vacío dé
lugar a una línea en blanco en un objeto de texto. Se pueden eliminar las instancias en blanco de dichos campos
incrustados.
Nota
La eliminación de líneas en blanco de campos incrustados se ha diseñado para eliminar líneas en blanco de un
objeto de texto si este objeto contiene un solo campo totalmente en blanco en una línea seguida de un retorno
de carro.
12.3.7.3.1 Para eliminar líneas en blanco en campos
incrustados
1.
Abra el informe en la Ficha Diseño y haga clic en el objeto de texto deseado, es decir, aquel que hace que las
líneas en blanco muestren algunos registros.
Consejo
Para asegurarse de que ha hecho clic en un objeto de texto, busque la palabra Texto en la barra de estado
situada en la esquina inferior izquierda de la pantalla.
2.
Haga clic con el botón derecho del ratón en el objeto de texto y, en el menú contextual, haga clic en Dar
formato a texto.
3.
Seleccione la opción Eliminar líneas en Blanco en campos incrustados en el Editor de formato y, a
continuación, haga clic en Aceptar.
Ahora, cuando el informe se imprima, las no deseadas líneas blancas ya no aparecerán en lugar de campos
incrustados vacíos. Puede confirmar los cambios en la ficha Vista previa.
Antes de eliminar líneas en blanco, el campo Dirección 2 imprime una línea en blanco si está vacía.
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223
Después de eliminar líneas en blanco, el campo Dirección 2 no se imprime si este está vacío.
12.3.8 Colocación de objetos de texto con varias líneas
Aunque los objetos base-texto cuyo formato es multilineal siguen las mismas reglas de diseño que los demás
objetos, los primeros tienen una característica adicional que debe ser considerada. Si el controlador de la
impresora expande o contrae el espaciado del texto, la distribución lineal podría cambiar, cambiando a su vez el
número de líneas necesario para acomodar el texto.
Cuando se usan objetos basados en texto multilineales en una sección, pueden surgir problemas si en la misma
sección hay otros objetos colocados directamente debajo de los primeros.
A diferencia de los objetos basados en texto monolineales, la ampliación del marco del objeto basado en texto
multilineal para ajustarse al crecimiento no es una solución viable. Cuando hace esto, la altura de la línea de texto
simplemente aumenta de acuerdo a la expansión que sufre el marco.
224
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Por tanto, en la medida de lo posible, los objetos basados en texto multilineales se deben colocar en la parte
inferior de la sección. En caso que requieran más líneas para imprimirse, la sección se expandirá hacia abajo para
acomodar el crecimiento, sin correr el riesgo de superponerse a otros objetos.
12.3.9 Importación de objetos basados en texto desde un
archivo
Con Crystal Reports, puede importar un objeto con formato y basado en texto desde un archivo existente a su
informe.
12.3.9.1
archivo
Para importar objetos basados en texto desde un
1.
Haga doble clic en el objeto basado en texto al que desee dar formato para activar el modo de edición y, a
continuación, haga clic con el botón secundario para abrir el menú contextual.
2.
En el menú contextual, haga clic en Insertar desde archivo.
3.
En el cuadro de diálogo Abrir, seleccione el archivo en que está almacenado su objeto basado en texto, luego
haga clic en Abrir.
El objeto se importa desde el archivo al objeto de texto del informe.
12.3.10 Espaciado entre objetos basados en texto
Utilice las opciones de cuadrícula y líneas guía para ayudar a alinear en forma equilibrada los objetos basados en
texto.
Puede seleccionar la opción Ajustar a cuadrícula, establecer la cuadrícula con un máximo de 2,5 cm, y hacer que
la cuadrícula sea visible o invisible en la ficha Diseño, en la ficha Vista previa o en ambas. Para obtener más
información sobre cómo se trabaja con cuadrículas, consulte Uso de la cuadrícula [página 226].
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225
También puede trabajar sin una cuadrícula, ubicando objetos donde desee dentro de un informe. Puede desear
trabajar en un ambiente de modo libre pero manteniendo la capacidad de alinear objetos, moverlos o modificar su
tamaño como un grupo. Puede hacerlo usando líneas guía. Consulte Diseño con líneas guía [página 227].
12.3.10.1 Uso de la cuadrícula
La cuadrícula es una serie de coordenadas de líneas y columnas. Cuando se selecciona la cuadrícula y se elige la
opción Ajustar a la cuadrícula en la ficha Diseño del cuadro de diálogo Opciones, Crystal Reports permite la
colocación de objetos basados en texto solo en estas coordenados, pero no entre ellas. Puede espaciar los datos
del informe y alinear objetos según sea necesario. Si intenta ubicar un objeto entre coordenadas de cuadrícula, el
objeto se "ajusta automáticamente" a la cuadrícula; es decir, el objeto se desplaza hacia el conjunto de
coordenadas de filas o columnas más cercano.
Cada informe contiene una cuadrícula de diseño. Puede ser activada o desactivada y ajustada a diferentes
tamaños según sea la necesidad. La cuadrícula no está seleccionada de forma predeterminada. Consulte
Selección de la cuadrícula [página 226].
Una vez establecida, la cuadrícula permanece del mismo tamaño para todas las secciones. Se mide desde la
esquina superior izquierda de cada sección y se extiende hacia abajo y hacia la derecha hasta el final de la
sección. Una nueva cuadrícula del mismo tamaño comienza desde la esquina superior izquierda de la siguiente
sección, y continúa del mismo modo hasta el final del informe.
Si selecciona la opción Ajustar a cuadrícula, tendrán lugar las condiciones siguientes:
●
La esquina superior izquierda de cualquier objeto base-texto u objeto OLE que usted ubique, se alineará a un
punto de la cuadrícula.
●
Los objetos ubicados antes de activar la opción Ajustar a cuadrícula, no se moverán al punto de la cuadrícula
más cercano, es decir, que permanecerán donde se encuentren al momento de cambiar la opción.
●
Si ajusta el tamaño de un objeto, el lado (o lados) que está ajustando se ajustarán al punto de la cuadrícula
más cercana.
12.3.10.2 Selección de la cuadrícula
Las fichas Diseño y Vista previa tienen una estructura de cuadrícula subyacente que puede activar en la ficha
Organización del cuadro de diálogo Opciones.
12.3.10.2.1 Para seleccionar la cuadrícula
1.
En el menú Archivo, haga clic en Opciones.
Aparece el cuadro de diálogo Opciones.
2.
En la ficha Diseño, en el área Opciones de cuadrícula, active la función Ajustar a la cuadrícula o especifique el
Tamaño de la cuadrícula.
3.
Para mostrar la estructura de cuadrícula subyacente en la ficha Diseño o Vista previa, seleccione Cuadrícula
en la vista de diseño o en las áreas de vista previa.
226
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4.
Haga clic en Aceptar para guardar los cambios.
Consejo
Otra forma de realizar esta acción es seleccionando los comandos de cuadrícula en el menú Vista. También
puede hacer clic con el botón secundario en un espacio vacío de las fichas Diseño o Vista previa y seleccionar el
comando en el menú contextual.
12.3.10.3 Diseño con líneas guía
Crystal Reports proporciona líneas guía para ayudar a alinear y ajustar el tamaño de los objetos de informe con
precisión. Las líneas guía son líneas que no se imprimen y que puede ubicar en cualquier lugar en las fichas Diseño
y Vista previa para ayudar en la alineación. Tienen una propiedad de ajuste que ajusta automáticamente los
objetos a éstas.
12.3.10.4 Visualización de líneas guía
Puede ver líneas guía en las fichas Diseño y Vista previa al seleccionar las opciones de vista en el cuadro de
diálogo Opciones.
12.3.10.4.1 Visualización de líneas guía
1.
En el menú Archivo, haga clic en Opciones.
Aparece el cuadro de diálogo Opciones.
2.
En la ficha Diseño de la Vista de diseño, active la casilla de verificación Líneas guía y/o la casilla de verificación
Líneas guía del área Vista previa.
3.
Haga clic en Aceptar para guardar los cambios.
Consejo
Otra forma de realizar esta acción es seleccionando un comando de líneas guía en el menú Vista.
12.3.10.5 Inserción de líneas guía
Aunque usted puede y debe insertar líneas guía manuales siempre que sea necesario, Crystal Reports las
insertará automáticamente en determinadas situaciones:
●
Cada vez que usted inserta un campo o un campo de fórmula en su informe, el programa crea
automáticamente una línea guía a la orilla izquierda del marco del campo y ajusta el campo y el título del
campo a dicha línea.
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227
●
Si resume un campo, el programa ajusta el resumen a la misma línea guía para asegurar un alineamiento
apropiado.
●
Cuando hace clic con el botón derecho en el área sombreada de una sección y elige el comando Arreglar
líneas, el programa automáticamente crea una o más líneas guía horizontales en la sección y ajusta los
campos a esas líneas.
12.3.10.5.1 Para insertar, mover y eliminar líneas guía
manualmente
1.
En la ficha Diseño o Vista previa, haga clic en la regla que se encuentra en la parte superior para activar una
línea guía vertical; haga clic en la regla de la izquierda para activar una línea guía horizontal.
Observe que cada línea guía está unida a una cabeza de flecha en su regla de origen.
Nota
Si no aparecen líneas guía, asegúrese de que esté seleccionada la opción de líneas guía apropiada en el
menú Vista. En la ficha Vista previa se debe seleccionar un objeto para ver una línea guía.
2.
Para colocar una línea guía, arrastre su cabeza de flecha por la regla hasta la posición deseada.
3.
Para eliminar una línea guía, arrastre su cabeza de flecha fuera de la regla.
Nota
Si la opción Ajustar a cuadrícula está activada, solo podrá insertar o mover líneas guía en incrementos de la
cuadrícula.
12.3.10.6 Ajuste de objetos a líneas guía
Para ajustar un objeto a una línea guía, arrastre el objeto de informe hacia la línea guía hasta que la orilla del objeto
encaje con la parte superior de la línea guía. El ajuste permite no solo alinear con precisión objetos de informe,
sino también cambiar la posición y el tamaño de varios objetos juntos. Una vez ajustados varios objetos a una
línea guía, puede mover todos los objetos con solo mover la línea guía.
Puede ajustar a una línea guía horizontal, tanto la parte superior de un objeto como la parte inferior.
228
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Puede ajustar a una línea guía vertical el borde izquierdo, el borde derecho o la línea central vertical (la línea
invisible que divide verticalmente un objeto en dos partes iguales) de un objeto.
12.3.10.6.1 Para ajustar un objeto a una línea guía
1.
Haga clic en una de las reglas para insertar una línea guía.
2.
Arrastre el objeto de informe hacia la línea guía, de manera que una de las orillas del objeto esté en la línea
guía.
La propiedad de ajuste de las líneas guía funciona para los objetos basados en texto de forma diferente que para
otros objetos, como objetos OLE. Cuando un objeto monolineal basado en texto se ajusta a una línea guía, es la
línea de base del texto, no la trama del objeto la que se ajusta a la línea guía. Cuando un objeto multilineal basado
en texto se ajusta a una línea guía, la línea de base del texto o la trama del objeto puede ajustarse a la línea guía.
Para saber si un objeto basado en texto está ajustado a una línea guía horizontal, solo es necesario buscar los
indicadores especiales colocados a cada lado del objeto directamente en la línea de base (como se señala en la
siguiente imagen), en la vista Diseño. Si el objeto se ajusta a una línea guía vertical, los indicadores especiales
aparecen a lo largo del lado del objeto.
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229
Para colocar varios objetos de texto con diferentes tamaños de fuente en una línea con sus líneas de base
alineadas, ajuste la línea de base de cada objeto a la misma línea guía horizontal.
12.3.10.7 Colocación de objetos usando líneas guía
Una vez que haya ajustado uno o más objetos a una línea guía, puede mover todos los objetos a la vez con solo
mover la línea guía. Para mover la línea guía, arrastre su cabeza de flecha por la regla.
Nota
Cuando se mueve una línea guía, también se mueve cualquier objeto que esté ajustado a ella. Pero si mueve un
objeto que está ajustado a una línea guía, el programa no mueve la línea guía.
12.3.10.8 Para cambiar el tamaño de objetos usando líneas guía
1.
Creando una línea guía.
2.
Ajuste un lado del objeto a esa línea guía.
3.
Cree una segunda línea guía a la derecha del objeto.
Nota
La línea guía no debe estar en contacto con el objeto.
4.
Haga clic en el objeto para activar los identificadores de ajuste de tamaño.
5.
Arrastre los identificadores de ajuste de tamaño sobre la segunda línea guía de manera que el objeto se ajuste
a ella.
6.
Repita los pasos 2 a 5 para cada objeto adicional que desee ajustar a ambas líneas guía.
230
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7.
Si los objetos todavía no son del tamaño que usted quiere, arrastre cualquiera de las dos líneas hasta que los
objetos alcancen el tamaño correcto.
12.3.10.8.1 Para cambiar el tamaño de objetos usando líneas
guía
1.
Creando una línea guía.
2.
Ajuste un lado del objeto a esa línea guía.
3.
Cree una segunda línea guía a la derecha del objeto.
Nota
La línea guía no debe estar en contacto con el objeto.
4.
Haga clic en el objeto para activar los identificadores de ajuste de tamaño.
5.
Arrastre los identificadores de ajuste de tamaño sobre la segunda línea guía de manera que el objeto se ajuste
a ella.
6.
Repita los pasos 2 a 5 para cada objeto adicional que desee ajustar a ambas líneas guía.
7.
Si los objetos todavía no son del tamaño que usted quiere, arrastre cualquiera de las dos líneas hasta que los
objetos alcancen el tamaño correcto.
12.3.10.9 Sangría de líneas
Al usar Crystal Reports, puede controlar las sangrías de líneas para campos de memorándum, campos de cadena
y objetos basados en texto. Para objetos, tiene la opción de hacer sangría de líneas para un párrafo en particular al
posicionar el cursor al inicio del párrafo. O, si selecciona un objeto completo, puede aplicar las mismas
especificaciones de sangría a todos los párrafos dentro de ese objeto.
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231
Recuerde que cualquier línea a continuación de un retorno de carro se considera como la primera línea de un
párrafo nuevo.
12.3.10.9.1 Para hacer sangría de líneas
1.
Haga clic con el botón derecho en el campo u objeto al que desea dar formato para mostrar el menú
contextual.
2.
En el menú contextual, haga clic en Dar formato al texto.
Aparece el cuadro de diálogo Editor de formato.
3.
Haga clic en la ficha Párrafo.
4.
En el área de Sangría, puede aplicar sangría en la primera línea del párrafo; aplicar sangría en cada línea del
párrafo desde el borde izquierdo del objeto; y aplicar sangría en cada línea de párrafo desde el borde derecho
del objeto.
Nota
Solo se aceptan valores de sangría dentro del rango del ancho de campo u objeto.
Nota
Cuando selecciona el orden de lectura "De derecha a izquierda", las sangrías se miden a partir del lado
opuesto del objeto. Es decir, una sangría izquierda se mide desde el lado derecho del objeto.
5.
Haga clic en Aceptar para guardar los cambios.
12.3.11 Para permitir representación de campo de
desbordamiento
1.
Haga clic con el botón derecho en el campo monetario o campo numérico al que desea dar formato para
mostrar el menú contextual.
2.
En el menú contextual haga clic en Dar formato a Campo.
Aparece el cuadro de diálogo Editor de formato con la ficha Número abierta.
3.
Haga clic en el botón Personalizar.
Aparece el cuadro de diálogo Estilo personalizado con la ficha Número abierta.
4.
Para permitir la representación de campos de desbordamiento, desactive la casilla de verificación Permitir
recorte de campos.
Nota
También puede hacer clic en el botón Formato condicional para escribir una fórmula en el Editor de
Formato. En el Taller de fórmulas de formato, puede especificar que el recorte de campo se desactive solo
cuando se cumplan ciertas condiciones.
232
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5.
Haga clic en Aceptar para guardar los cambios.
Para ver los resultados, actualice el informe. Si desactivó el recorte de campo, cualquier valor de campo de
número o moneda que sea más grande que el objeto de campo que lo contiene se representará mediante signos
de número (######).
12.3.11.1 Para permitir representación de campo de
desbordamiento
1.
Haga clic con el botón derecho en el campo monetario o campo numérico al que desea dar formato para
mostrar el menú contextual.
2.
En el menú contextual haga clic en Dar formato a Campo.
Aparece el cuadro de diálogo Editor de formato con la ficha Número abierta.
3.
Haga clic en el botón Personalizar.
Aparece el cuadro de diálogo Estilo personalizado con la ficha Número abierta.
4.
Para permitir la representación de campos de desbordamiento, desactive la casilla de verificación Permitir
recorte de campos.
Nota
También puede hacer clic en el botón Formato condicional para escribir una fórmula en el Editor de
Formato. En el Taller de fórmulas de formato, puede especificar que el recorte de campo se desactive solo
cuando se cumplan ciertas condiciones.
5.
Haga clic en Aceptar para guardar los cambios.
Para ver los resultados, actualice el informe. Si desactivó el recorte de campo, cualquier valor de campo de
número o moneda que sea más grande que el objeto de campo que lo contiene se representará mediante signos
de número (######).
12.3.12 Selección de varios objetos
Puede seleccionar objetos múltiples, incluidos objetos de texto, campo, gráfico, mapa, bitmap, cuadrícula OLAP,
objetos de tabla de referencias y objetos OLE, para darles formato en conjunto.
Una vez que se han seleccionado objetos múltiples, se pueden mover, alinear, modificar tamaño, cortar, copiar y
pegar como grupo. También puede cambiar su estilo de fuente, color y párrafo.
Los objetos se mueven, alinean y se modifica su tamaño de acuerdo a un objeto "principal", que normalmente es
el último objeto que selecciona. Puede cambiar el objeto principal por otro al hacer clic con el botón derecho
sobre el objeto deseado.
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233
12.3.12.1 Para seleccionar objetos múltiples
1.
Haga clic en un objeto y presione Ctrl+clic en los demás objetos que desee seleccionar.
Nota
También puede enlazar una serie de objetos haciendo clic con el botón secundario y arrastrando el cursor
sobre un área.
2.
Haga clic con el botón derecho sobre el objeto principal.
3.
En el menú contextual, seleccione la opción apropiada para dar formato.
12.3.12.2 Para seleccionar todos los objetos de una sección
1.
En la ficha Diseño o Vista previa, haga clic con el botón secundario en el área gris que aparece a la izquierda
de la sección con la que desee trabajar.
2.
Elija la opción Seleccionar todos los objetos de sección en el menú contextual.
Se seleccionan todos los objetos de informe de dicha sección.
12.3.13 Ubicación vertical
En la ficha Común del Editor de formato, puede usar las opciones de rotación de texto para alienar verticalmente
los campos y objetos basados en texto en su informe.
Cuando se selecciona una rotación de texto de 90 grados, el texto se mueve 90 grados hacia la izquierda.
Cuando se selecciona una rotación de texto de 270 grados, el texto se mueve 270 grados hacia la izquierda.
Nota
Si la rotación de texto se deja en 0 grados, a su informe se le da formato horizontalmente, de izquierda a
derecha.
Nota
Para la rotación de texto de objetos basados en texto, se borra automáticamente la opción Puede Crecer en
impide que se trunque el texto dentro de un objeto. Para obtener más información sobre la opción Puede
crecer, consulte Impedir el truncamiento de texto dentro de un objeto [página 221].
Nota
El texto con formato vertical que sobrepasa el borde de la página no se puede mostrar como parte de su
informe.
234
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12.3.14 Inserción de espaciado entre caracteres y líneas
Con Crystal Reports, puede especificar la cantidad de espaciado entre caracteres o líneas para campos de
memorándum, campos de cadenas y objetos basados en texto.
12.3.14.1 Para insertar espaciado de caracteres y línea
1.
Haga clic con el botón derecho en el campo u objeto al que desea dar formato para mostrar el menú
contextual.
2.
En el menú contextual haga clic en Dar formato a Campo.
Aparece el cuadro de diálogo Editor de formato.
3.
Haga clic en la ficha Fuente.
Esta ficha se usa para configurar los valores de espaciado de caracteres.
4.
En el área Espaciado, en el campo Espaciado exacto entre caracteres, especifique el valor <n> que ocupa cada
carácter.
El valor n se define como la distancia en número de puntos medida desde el inicio de un carácter hasta el
inicio del siguiente. Cuando cambia el espaciado entre caracteres, cambia solo el espaciado entre los
caracteres adyacentes, no el tamaño de fuente.
Por ejemplo, si especifica una fuente de 14 puntos con un espaciado de caracteres de 14 puntos, cada
carácter mantiene como un tamaño de fuente de 14 puntos, ocupando un espacio que tiene 14 puntos de
ancho.
5.
Haga clic en la ficha Párrafo.
Esta ficha se usa para configurar los valores de espaciado de línea.
6.
En el área Espaciado, en el campo Espaciado de Línea, especifique el espaciado de línea como un múltiplo del
tamaño de fuente que esté usando, o como un número exacto de puntos.
7.
Haga clic en Aceptar para guardar los cambios.
12.3.15 Configuración de tamaños de fuente fraccionarios
En la ficha Fuente del Editor de formato, puede seleccionar un tamaño de fuente fraccionario para campos de
base de datos y objetos basados en texto en su informe.
12.3.15.1 Para definir tamaños fraccionarios de fuente
1.
Haga clic con el botón derecho en el campo u objeto al que desea dar formato para mostrar el menú
contextual.
2.
En el menú contextual haga clic en Dar formato a Campo.
Aparece el cuadro de diálogo Editor de formato.
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235
3.
Haga clic en la ficha Fuente.
4.
En la lista Tamaño, seleccione el tamaño fraccionario de fuente deseado para el campo u objeto.
Nota
El número debe estar entre 1 y 1638. Crystal Reports redondea automáticamente todas las entradas
fraccionarias a la unidad o media unidad (0,5) más cercana. Consecuentemente en los informes puede
utilizar tamaños de fuente fraccionales como 1,5; 2,5; 3,5; etc. hasta 1637,5.
5.
Haga clic en Aceptar para guardar los cambios.
Nota
Al establecer tamaños de fuentes fraccionales para campos de base de datos individuales y objetos basados en
texto ya colocados en el informe, debe realizar los cambios manualmente, es decir, siguiendo los siguientes
procedimientos. (El motivo es que los ajustes de fuente existentes de los objetos de su informe anularán las
opciones predeterminadas.) Sin embargo, puede utilizar la ficha Fuentes del cuadro de diálogo Opciones para
ajustar los valores de fuente predeterminados, estas Opciones predeterminadas afectarán a los nuevos
informes que cree y a cualquier objeto nuevo que agregue al informe existente.
12.3.16 Definición del tamaño y la orientación de la página
Puede ver e imprimir sus informes usando orientación vertical u horizontal y con una variedad de tamaños de
página.
También puede establecer una orientación de página distinta para cada sección del informe. Esto resulta útil para
dar formato a determinadas secciones y mostrar gráficos u otros elementos gráficos.
Especifique estas opciones con el comando Configurar página del menú Archivo.
12.3.16.1 Para definir el tamaño y la orientación de la página
1.
En el menú Archivo, haga clic en Configurar página.
Aparece el cuadro de diálogo Configurar página.
2.
En el cuadro Tamaño de página, seleccione el tamaño de página.
3.
En el cuadro Orientación de página, seleccione la orientación de página.
4.
En el cuadro Márgenes, seleccione los márgenes.
Para obtener información sobre los márgenes condicionales, consulte Cambio de los márgenes de forma
condicional [página 259].
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12.3.16.2 Para establecer la orientación de página por sección
1.
En el Menú Informe, haga clic en Asistente de sección.
Aparece el Asistente de sección.
Consejo
Otra forma de realizar esta acción es hacer clic en el botón Asistente de sección en la barra de
herramientas Herramientas del asistente.
2.
En la lista Secciones, seleccione la sección que desee modificar.
3.
En la ficha Paginación, seleccione la orientación de página que desee.
Nota
Esta opción no está disponible para el encabezado de página y el pie de página.
12.3.17 Configuración de márgenes de página
Los márgenes son los espacios en blanco en la parte izquierda, derecha, superior e inferior de la página. Crystal
Reports ofrece la posibilidad de establecer márgenes que satisfagan sus especificaciones.
12.3.17.1 Para establecer márgenes específicos
1.
En el menú Archivo, haga clic en Configurar página.
Aparece el cuadro de diálogo Configurar página.
2.
Cambie los márgenes de página predeterminados para ajustarlos a sus necesidades.
3.
Haga clic en Aceptar para guardar los cambios.
Los márgenes de la página también se pueden controlar mediante el uso de fórmulas condicionales. Consulte
Cambio de los márgenes de forma condicional [página 259].
Nota
Todos los márgenes se calculan desde el borde de la página. Por esto, un margen izquierdo de 0,6 cm causa
que la impresión comience exactamente a 0,6 cm del borde de la página.
Nota
Puede activar la casilla de verificación Ajustar automáticamente si desea que Crystal Reports ajuste de forma
automática los márgenes del informe la próxima vez que cambie el tamaño de la página. Si elige un nuevo
tamaño de página lo suficientemente grande para el área imprimible actual, Crystal Reports aumenta o reduce
los márgenes incrementando o disminuyendo los márgenes izquierdo/derecho y superior/inferior por el
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237
mismo factor. Si elige un nuevo tamaño de página que es menor que el área imprimible actual, Crystal Reports
rellena la página entera reduciendo los márgenes a 0. Si a continuación elige una página de mayor tamaño,
esta área imprimible (reducida) se conserva y las proporciones de márgenes izquierdo/derecho y superior/
inferior son 1:1.
12.3.18 Fuentes TrueType
Diseñar su informe usando fuentes específicas de la impresora, puede conducir a problemas a la hora de imprimir
usando diferentes impresoras. Podría ser que las fuentes no sean compatibles con otras impresoras o, aun
cuando lo fueran, podrían no estar instaladas en estas impresoras.
Al momento de la impresión, si el controlador de la impresora encuentra fuentes específicas (de otra determinada
impresora) que no reconoce, Crystal Reports substituye las fuentes, creando inconsistencias en el resultado.
Para evitar esta situación, se recomienda usar solamente fuentes TrueType de uso común, en el diseño de
informes.
12.3.19 Controladores de impresoras
12.3.19.1 Actualización de controladores de impresoras
Para mantener el rendimiento, Crystal Reports consulta al controlador de la impresora sobre cada uno de los
elementos de fuente (medidas de fuente), tales como altura promedio de carácter, ancho de carácter, altura de
los ascendentes y descendentes, interlineado, etc. Se puede presentar un problema si se usa un controlador de
impresora más antiguo que no devuelve medidas de fuente en forma precisa. Si está experimentando problemas
con la impresión (faltas campos, formato incorrecto, etc.), se recomienda que consiga e instale los controladores
más actualizados para su impresora. En muchos casos, los controladores de impresora más nuevos entrega
medidas precisas de fuente y cualquier problema de impresión se resuelve rápidamente.
12.3.19.2 Inconsistencias debidas a los controladores de
impresora
Pueden producirse inconsistencias si se utilizan distintos controladores de impresora para crear e imprimir los
informes. Estas inconsistencias son el resultado de una variedad de métodos que usan los controladores para
medir los parámetros del texto, como tamaño de la fuente. Cuando se imprimen, los objetos base-texto pueden
aparecer desalineados, cortados o superpuestos. Ejemplos de objetos base-texto incluyen campos de caracteres
o frases, objetos de texto, campos memo, campos numéricos y campos de fórmula.
Esta clase de problemas puede surgir cuando tiene:
●
Dos impresoras iguales, pero cada una utiliza un controlador diferente.
●
Dos impresoras diferentes que utilizan el mismo controlador.
●
Dos impresoras diferentes que utilizan controladores diferentes.
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●
Un controlador que utiliza fuentes TrueType y un segundo controlador que asigna fuentes TrueType a fuentes
PostScript.
●
Dos impresoras iguales que utilizan el mismo controlador, pero cada una imprime desde una versión
diferente de Microsoft Windows.
●
Dos impresoras iguales que utilizan el mismo controlador, pero las versiones de los controladores son
diferentes.
●
Dos impresoras iguales que utilizan el mismo controlador y el mismo sistema operativo, pero la resolución de
los controladores de vídeo es diferente.
Así, mientras un documento usando un determinado controlador puede requerir seis líneas completas para
imprimir un bloque de texto:
●
Un segundo controlador que mide fuentes más estrechas puede imprimir el mismo bloque de texto en menos
de seis líneas.
●
Un tercer controlador que mide fuentes más anchas puede necesitar más de seis líneas para la misma
impresión.
Por lo tanto, si piensa distribuir su informe, una de sus metas es diseñar un informe que se pueda acomodar a
diferentes condiciones con respecto al controlador de impresora e imprimir consistentemente usando cualquier
controlador. Para hacer esto, Crystal Reports ofrece varias soluciones de diseño. Si se tienen en cuenta a la hora
de crear un informe, estas soluciones pueden asegurar una impresión y distribución adecuadas del informe en
casi cualquier entorno.
Para los informes que se verán en línea, puede evitar inconsistencias de los controladores de impresora si
desactiva el uso de un controlador de impresora por parte del informe. Para obtener más información acerca de
cómo desactivar un controlador de impresora, consulte Formato de un informe para su visualización en Web
[página 239].
12.3.20 Formato de un informe para su visualización en Web
Si el informe se va a ver en pantalla, puede optar por asignarle un formato para la visualización en Web. Puede
crear tamaños de página personalizados y ajustar los márgenes para la pantalla de un usuario sin estar limitado a
los ajustes específicos de la impresora. Al desactivar la dependencia en un controlador de impresora también se
evitan incoherencias que se pueden producir si el informe se ve con un controlador de impresora distinto del que
se ha utilizado para crearlo.
12.3.20.1 Para dar formato a un informe para su visualización
en Web
1.
En el menú Archivo, haga clic en Configurar página.
Aparece el cuadro de diálogo Configurar Página.
2.
En el cuadro Opciones de impresora, active la casilla de verificación No hay impresora.
3.
Seleccione el tamaño, la orientación y los márgenes de página que desee.
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239
Nota
Los informes con formato para visualización en Web también se pueden imprimir. Si el tamaño de página
personalizado es mayor que el tamaño de página impresa, el informe se reducirá para ajustarse a la página.
Si el tamaño de página personalizado es menor que el tamaño de página impresa, una parte del informe se
ampliará para ajustarse al tamaño de la página impresa.
Nota
Los informes exportados mantendrán su formato de página personalizado, salvo los informes exportados
en formato XLS.
12.4 Propiedades de formato
Puede establecer las propiedades de formato usando el Editor de Formato para objetos y el Asistente de Sección
para secciones de informes. En la mayoría de los casos, se pueden establecer uno o dos tipos de propiedades:
●
Absolutas (aplicar siempre la propiedad).
●
Condicionales (aplicar la propiedad solo si se satisfacen ciertos criterios).
12.5 Trabajo con formato absoluto
El formato absoluto es un formato que se aplica en cualquier condición. Este tipo de propiedad para dar formato
sigue siempre un procedimiento "seleccionar, después aplicar". Por ejemplo, se selecciona el elemento al que se
desea dar formato (objeto o sección) y, después, se aplica el formato a la selección usando valores de propiedad.
Puede usar los siguientes cuadros de diálogo para dar formato a sus informes:
●
Editor de Formato para dar formato a los valores de campo.
●
Asistente de sección para dar formato a secciones enteras.
●
Asistente de resaltado para dar formato condicional a todos los tipos de campos.
Cada uno de estos cuadros de diálogo contiene un número de diversas propiedades para dar formato, así como
también las herramientas para activar o desactivar las propiedades y especificar atributos.
12.5.1
Adición de bordes, color y sombreado a un campo
Crystal Reports permite agregar bordes, color y sombreado a los campos de un informe para destacar datos
importantes y crear informes que tengan un aspecto profesional.
240
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12.5.1.1
Para agregar bordes, color, y sombreado a un campo
1.
Haga clic con el botón derecho en el campo al que desea dar formato para visualizar el menú contextual.
2.
En el menú contextual haga clic en Dar formato a Campo.
Aparece el cuadro de diálogo Editor de formato.
3.
Haga clic en la ficha Borde.
4.
Seleccione el estilo de línea, color y color de fondo para el campo.
5.
Haga clic en Aceptar para guardar los cambios.
12.5.2 Crear un informe, una sección, un área o un objeto de
solo lectura
Puede hacer que un informe, una sección, un área o un objeto sean de solo lectura para que no se le pueda aplicar
formato. Cuando se define esta opción, se desactivan las opciones del Editor de Formato. También se suprimen
las opciones de formato que suelen estar disponibles en las barras de herramientas o en los menús contextuales
para el informe o el objeto.
Nota
Esta función es para que el usuario se sienta cómodo al proteger el formato del informe; no se pretende que se
use como seguridad del informe.
12.5.2.1
Para crear un informe de solo lectura
1.
En el menú Archivo, seleccione Opciones del informe.
2.
Seleccione Solo lectura.
12.5.2.2 Para crear una sección o un área de solo lectura
1.
En el menú Informe, seleccione Asistente de sección.
2.
Seleccione la sección o el área que desea que sea de solo lectura.
3.
En la ficha Común, seleccione Solo lectura.
Nota
Si una sección es de solo lectura, puede moverla, cortarla y eliminarla, pero no puede realizar cambios en
ella. Si un área es de solo lectura, todas sus secciones son de solo lectura, por lo que no puede insertar otra
sección, ni mover, cortar o eliminar secciones existentes.
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241
12.5.2.3 Para crear un objeto de solo lectura
1.
Haga clic con el botón secundario en el objeto que desee que sea de solo lectura.
2.
En el menú contextual haga clic en Dar formato a Campo.
Aparece el cuadro de diálogo Editor de formato.
3.
En la ficha Común, seleccione Solo lectura.
Nota
También puede realizar esta acción haciendo clic en el botón Bloquear formato de la barra de
herramientas Formato.
Nota
Cuando un objeto de informe es de solo lectura, puede moverlo, copiarlo, cortarlo, eliminarlo, examinar sus
datos y seleccionarlo, pero no puede darle formato.
12.5.3 Bloquear el tamaño y la posición de un objeto
Puede bloquear la posición del objeto de informe seleccionado para que no pueda moverse. Si se activa esta
opción, no se puede arrastrar el objeto en diseñador de informes y se desactiva el comando Tamaño y posición.
12.5.3.1
1.
2.
Para bloquear el tamaño y la posición de un objeto
Seleccione el objeto cuyo tamaño y posición desee bloquear.
En la barra de herramientas Formato, haga clic en Bloquear tamaño/posición.
12.5.4 Cambio de los formatos predeterminados de campo
Crystal Reports permite mostrar campos de base de datos en el informe con casi cualquier tipo de formato. En
esta sección se describe el modo de utilizar el comando Opciones para controlar los ajustes de formato
predeterminados que utiliza Crystal Reports para agregar un campo a cualquier informe. En el cuadro de diálogo
Opciones, puede establecer los formatos predeterminados de campos de bases de datos de los siguientes tipos:
Cadena, Número, Moneda, Fecha, Hora, Fecha y hora y Booleano.
242
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Nota
Al cambiar los formatos de campo predeterminados, los nuevos ajustes solo afectan a los objetos que
posteriormente agregue al informe. Para dar formato a los campos ya agregados al informe, debe hacer clic
con el botón secundario en el campo del informe y seleccionar Dar formato a campo en el menú contextual.
12.5.4.1 Para especificar formatos predeterminados de
campos
1.
En el menú Archivo, haga clic en Opciones.
2.
En el cuadro de diálogo Opciones, haga clic en la ficha Campos.
3.
Haga clic en el botón correspondiente al tipo de campo cuyo formato desee establecer (Cadena, Número,
Moneda, Fecha, Hora, Fecha y hora o Booleano).
Aparece el Editor de formato.
4.
Utilice las fichas del Editor de Formato para especificar los formatos deseados.
5.
Haga clic en Aceptar.
12.5.4.2 Definición de los formatos predeterminados de los
campos Fecha, Hora y Fecha y hora
Los procedimientos siguientes describen en primer lugar cómo se especifican formatos estándar para los campos
Fecha, Hora y Fecha y hora y, en segundo lugar, cómo se personalizan los formatos de dichos campos.
Nota
Estos ajustes predeterminados solo afectarán a los objetos que posteriormente agregue al informe. Para dar
formato a los campos ya agregados al informe, debe hacer clic con el botón secundario en el campo del
informe y seleccionar Dar formato a campo en el menú contextual.
12.5.4.2.1 Para establecer los formatos predeterminados
estándar de los campos Fecha, Hora y Fecha y hora
1.
En el menú Archivo, haga clic en Opciones.
2.
En el cuadro de diálogo Opciones, haga clic en la ficha Campos.
3.
Para abrir el Editor de fórmulas, haga clic en el botón apropiado del campo al que desea aplicar el formato
(Fecha, Hora o Fecha y hora).
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243
Nota
Si hace clic en el botón Fecha y hora del Editor de Formato, cualquier cambio realizado con posterioridad
afectará solo a los campos "Fecha y hora". Debe hacer clic en Fecha u Hora para dar formato a campos de
fecha o campos de hora independientes.
4.
En el cuadro de diálogo Editor de Formato, haga clic en la ficha Fecha y hora.
5.
Seleccione un formato predefinido de la lista (o bien, haga clic en Personalizar para crear el suyo propio).
Cuando hace clic en un nuevo formato, puede obtener una vista previa de los resultados en el área Muestra
del Editor de formato.
Nota
En la lista de formatos predefinidos, puede seleccionar las opciones predeterminadas del sistema y así
asegurarse de que Crystal Reports utiliza los formatos dictados por Windows. Puede modificar la
configuración del sistema en el cuadro de diálogo Propiedades de Configuración regional, que se
encuentra en el Panel de control.
6.
Una vez seleccionado un formato, haga clic en Aceptar en el cuadro de diálogo Editor de Formato.
7.
Haga clic en Aceptar en el cuadro de diálogo Opciones.
Ahora, cuando agregue los campos Fecha, Hora o Fecha y hora a un informe, Crystal Reports debe utilizar el
formato especificado.
12.5.4.2.2 Para personalizar los formatos de los campos
Fecha, Hora y Fecha y hora
1.
En el menú Archivo, haga clic en Opciones.
2.
En el cuadro de diálogo Opciones, haga clic en la ficha Campos.
3.
Abra el Editor de formato haciendo clic en el botón correspondiente al campo cuyo formato desee establecer
(Fecha, Hora o Fecha y hora).
4.
En el cuadro de diálogo Editor de Formato, haga clic en la ficha Fecha y hora.
5.
Haga clic en Personalizar para abrir el cuadro de diálogo Estilo personalizado.
Nota
Si eligió dar formato a los campos "Fecha y hora" en el paso 3, entonces verá tres fichas en el cuadro de
diálogo Estilo personalizado (Fecha y hora, Fecha, y Hora). Los formatos especificados en estas fichas solo
se aplican a los dos elementos de los campos "Fecha y hora" y no afectan a los formatos especificados
para campos de fecha o de hora independientes.
6.
Cree el formato que desee ajustando las diversas opciones del cuadro de diálogo Estilo personalizado.
7.
Cuando haya acabado de diseñar el formato, haga clic en Aceptar en el cuadro de diálogo Estilo
personalizado.
8.
Haga clic en Aceptar en el cuadro de diálogo Editor de formato.
9.
Para dar formato a otro tipo de campo, haga clic en el botón pertinente del cuadro de diálogo Opciones. De lo
contrario, haga clic en Aceptar para regresar a Crystal Reports.
244
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Ahora, cuando agregue los campos Fecha, Hora o Fecha y hora a sus informes, Crystal Reports debe utilizar el
formato personalizado que ha creado.
12.5.5 Cómo agregar o editar líneas y cuadros
Crystal Reports permite agregar líneas a un informe para destacar datos importantes y crear informes con un
aspecto profesional. Las líneas pueden ser horizontales o verticales. Para que una línea vertical pueda abarcar
varias páginas, la sección del informe donde acaba la línea no debe estar en la misma página donde la línea
comienza. Por ejemplo, si una línea discurre desde un encabezado de grupo hasta el correspondiente pie de
grupo, la línea continúa en la parte superior de cada página subsiguiente (justo por debajo del encabezado de
página) hasta llegar al pie del grupo.
12.5.5.1
1.
2.
Para agregar líneas a un informe
En la barra de herramientas Insertar herramientas, haga clic en Insertar línea.
Utilice el cursor con forma de lápiz para dibujar la línea donde desee.
Nota
No se pueden dibujar líneas diagonales.
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245
12.5.5.2 Para editar líneas en un informe
1.
Haga clic con el botón derecho en la línea a la que quiere dar formato para mostrar el menú contextual.
2.
En el menú contextual, haga clic en Dar formato a línea.
Aparece el cuadro de diálogo Editor de formato.
3.
En la ficha Línea, introduzca los cambios deseados en la línea.
4.
Haga clic en Aceptar para guardar los cambios.
12.5.6 Agregar y editar cuadros
Crystal Reports permite agregar cuadros a un informe para destacar datos importantes y crear informes con un
aspecto profesional.
12.5.6.1
1.
2.
246
Para agregar cuadros a un informe
En la barra de herramientas Insertar herramientas, haga clic en Insertar cuadro.
Utilice el cursor con forma de lápiz para dibujar el cuadro donde desee.
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12.5.6.2 Para editar cuadros en un informe
1.
Haga clic con el botón derecho en el cuadro al que quiere dar formato para mostrar el menú contextual.
2.
En el menú contextual, haga clic en la ficha Dar Formato a Cuadro.
Aparece el cuadro de diálogo Editor de formato.
3.
En la ficha Cuadro, introduzca los cambios deseados en el cuadro.
4.
Haga clic en Aceptar para guardar los cambios.
12.5.7 Comportamiento esperado del formato de línea y
cuadro
Esta sección enumera el comportamiento esperado del formato de línea y cuadro para algunos casos comunes.
Nota
Esta tabla usa Nombres de sección cortos, para obtener más información sobre esta convención, consulte
Identificación y manejo de áreas y secciones [página 66].
Entre estas secciones
Iniciar
Fin
●
De RH a PH
●
De RH a PH
●
De RH a PF
●
De RH a PH
En la sección inferior, o si se ha
suprimido dicha sección, en la parte
superior de la siguiente sección
visible.
●
De RH a PH
En la sección superior, o si se ha
suprimido dicha sección, en la parte
superior de la siguiente sección
visible, antes de la sección inferior
(incluida la sección inferior)
●
De RH a PH
●
De RH a GH/D/GF
●
De PH a GH/D/GF
En la sección superior, o si se ha
suprimido dicha sección, en la parte
superior de la siguiente sección de
encabezado visible (RH o PH). Si se
han suprimido dichas secciones, la
primera sección GH/D/GF visible.
En la última instancia de GH/D/GF
en una página, o si se han suprimido
dichas secciones, antes de la
primera sección de pie de página.
●
De GH/D/GF a RF
●
De GH/D/GF a PF
En la primera instancia de una
sección GH/D/GF en una página, o
si se han suprimido dichas
secciones, en la parte superior de la
primera sección de pie de página
visible (RF o PF), a condición de que
la sección no se encuentre tras la
sección inferior.
En la sección inferior, o si se ha
suprimido dicha sección, en la parte
superior de la siguiente sección
visible.
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247
Entre estas secciones
Iniciar
Fin
●
De GH2 a GH3
En cada instancia de la sección
GH2, o si se ha suprimido dicha
sección, en la parte superior de
cualquier sección GH/D/GF antes
de la sección final.
En la primera instancia de la sección
GH3, o si se ha suprimido dicha
sección, en la parte superior de la
siguiente sección GH/D/GF visible.
Si se han suprimido dichas
secciones, en la parte superior de la
primera sección RH/PH/RF/PF.
●
De GH2 a D
En cada instancia de la sección
GH2, o si se ha suprimido dicha
sección, en la parte superior de
cualquier sección GH/D/GF antes
de la sección final.
En la primera instancia de la sección
D, o si se ha suprimido dicha
sección, en la parte superior de la
siguiente sección GH/D/GF visible.
Si se han suprimido dichas
secciones, en la parte superior de la
primera sección RH/PH/RF/PF.
●
De GH2 a GF3
En cada instancia de la sección
GH2, o si se ha suprimido dicha
sección, en la parte superior de
cualquier sección GH/D/GF antes
de la sección final.
En la primera instancia de la sección
GF3, o si se ha suprimido dicha
sección, en la parte superior de la
siguiente sección GH/D/GF visible.
Si se han suprimido dichas
secciones, en la parte superior de la
primera sección RH/PH/RF/PF.
●
De GH2 a GF2
En cada instancia de la sección
GH2, o si se ha suprimido dicha
sección, en la parte superior de
cualquier sección GH/D/GF antes
de la sección final.
En la sección GF2 que corresponde
a la sección GH2, o si se ha
suprimido dicha sección, en la parte
superior de la siguiente sección
GH/D/GF visible. Si se han
suprimido dichas secciones, en la
parte superior de la primera sección
RH/PH/RF/PF.
●
De GH2 a GF1
En la primera instancia de la sección
GH2 del grupo uno, o si se ha
suprimido dicha sección, en la parte
superior de cualquier sección
GH/D/GF antes de la sección final.
En la sección final, o si se ha
suprimido dicha sección, en la parte
superior de la siguiente sección
GH/D/GF visible. Si se han
suprimido dichas secciones, en la
parte superior de la primera sección
RH/PH/RF/PF.
●
De D a GF2
En la primera instancia de la sección
D del grupo dos, o si se ha
suprimido dicha sección, en la parte
superior de cualquier sección
GH/D/GF antes de la sección final.
En la sección final, o si se ha
suprimido dicha sección, en la parte
superior de la siguiente sección
GH/D/GF visible. Si se han
suprimido dichas secciones, en la
parte superior de la primera sección
RH/PH/RF/PF.
248
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Entre estas secciones
Iniciar
Fin
●
En la primera instancia de la sección
GH2 del grupo uno, o si se ha
suprimido dicha sección, en la parte
superior de cualquier sección
GH/D/GF antes de la sección final.
En la sección final, o si se ha
suprimido dicha sección, en la parte
superior de la siguiente sección
GH/D/GF visible. Si se han
suprimido dichas secciones, en la
parte superior de la primera sección
RH/PH/RF/PF.
De GF2 a GF1
12.5.8 Adición de formas a un informe
Al diseñar formatos de informe en Crystal Reports, puede insertar una variedad de formas, como círculos, elipses
y cuadros con esquinas redondeadas, como parte de su informe. Esto es especialmente útil para dar formato a
informes en idiomas que requieren que esas formas se comuniquen de manera efectiva.
12.5.8.1
1.
Para agregar formas a un informe
Agregue un cuadro a su informe.
Consulte Agregar y editar cuadros [página 246].
2.
Haga clic con el botón derecho para mostrar el menú contextual.
3.
En el menú contextual, haga clic en la ficha Dar Formato a Cuadro.
4.
En el Editor de formato que aparece, haga clic en la ficha Redondeado.
5.
Seleccione un número comprendido entre 0 y 100 en el cuadro Redondeo o mueva el control deslizante hacia
la derecha para aumentar la curvatura de las esquinas del cuadro.
El cuadro inicial gradualmente se transforma en una elipse o círculo, dependiendo de cuánto mueva el control
deslizante hacia la derecha.
Nota
Si ha especificado la característica de redondeo para un cuadro, no puede utilizar la opción Sombra que
está normalmente disponible en la ficha Cuadro del Editor de Formato.
6.
Una vez creada la forma apropiada, haga clic en Aceptar para guardar sus cambios.
12.5.9 Escala, recorte y tamaño de objetos
Cuando crea o modifica un informe Crystal, puede insertar diferentes objetos OLE. Para obtener más información
sobre los objetos OLE y cómo insertarlos en el informe, consulte OLE [página 304]. Después de incluir un objeto
OLE en el informe, puede aplicarle una escala, un recorte o un tamaño.
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249
12.5.9.1
objeto
1.
Para aplicar una escala, un recorte o un tamaño a un
Agregue una imagen u otro objeto OLE al informe.
Consulte Inserción de objetos OLE en informes [página 306].
Nota
Este procedimiento también se aplica a los objetos de campo BLOB.
2.
Haga clic con el botón secundario en el objeto y elija Dar formato al gráfico en el menú contextual.
3.
En el Editor de Formato, haga clic en la ficha Imagen.
4.
Para recortar un objeto, especifique el tamaño de la pieza que desea cortar de su lado superior, inferior,
izquierdo y/o derecho.
Nota
El recorte comienza en el borde exterior del objeto. Los números positivos recortan hacia dentro del objeto
en tanto que los números negativos agregan el espacio en blanco especificado entre el borde exterior del
objeto y el marco.
5.
Si desea aplicar una escala al objeto como un porcentaje del alto y del ancho originales, escriba los nuevos
porcentajes de la escala.
Por ejemplo, si el objeto tiene una pulgada de ancho, se asigna automáticamente a este ancho un valor de
escala de ancho del 100%. Para duplicar el ancho del objeto, cambie el Ancho en Escala a 200% (dos veces el
tamaño del original). De la misma forma, para reducir el ancho del objeto a la mitad, cambie el Ancho en
Escala a 50%.
6.
Para cambiar el tamaño del objeto, introduzca nuevos valores de ancho y alto.
Por ejemplo, si el objeto tiene la forma de un cuadrado de una pulgada, cada uno de los valores de tamaño se
establecerá inicialmente en una pulgada. Para duplicar la longitud y el ancho del objeto (para lograr un
cuadrado de dos pulgadas), reajuste cada uno de los valores de tamaño a dos pulgadas. Para reducir el
tamaño del objeto a un cuadrado de media pulgada, reajuste cada uno de los valores de tamaño a media
pulgada.
12.5.10 Uso de formatos de contabilidad convencionales
A modo de compatibilidad con las convenciones contables usadas en la profesión de contabilidad, Crystal
Reports le permite decidir cómo mostrar el símbolo monetario, valores negativos y valores cero en sus informes
financieros. También puede configurar su informe para invertir los signos para montos de crédito y débito.
12.5.10.1 Para utilizar convenciones contables en un informe
1.
250
Haga clic con el botón derecho en el campo monetario o campo numérico al que desea dar formato para
mostrar el menú contextual.
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2.
En el menú contextual haga clic en Dar formato a Campo.
Aparece el cuadro de diálogo Editor de formato con la ficha Número abierta.
3.
En el área Estilo, seleccione cómo desea que aparezca el formato de número de sistema para los valores
positivos y negativos.
4.
En el área Símbolo Monetario (predeterminada del sistema), especifique cómo desea que aparezca el símbolo
monetario con los valores en su informe.
5.
Haga clic en Aceptar para guardar los cambios.
12.5.10.2 Para personalizar las convenciones contables para un
informe
1.
Haga clic con el botón derecho en el campo monetario o campo numérico al que desea dar formato para
mostrar el menú contextual.
2.
En el menú contextual haga clic en Dar formato a Campo.
Aparece el cuadro de diálogo Editor de formato con la ficha Número abierta.
3.
Haga clic en el botón Personalizar.
Aparece el cuadro de diálogo Estilo personalizado con la ficha Número abierta.
4.
Seleccione la casilla de verificación Usar formato de contabilidad.
Una vez que ha seleccionado esta opción, se producen las siguientes condiciones:
○
En la lista Negativos, la forma en que aparecen los valores negativos en su informe está determinada por
la configuración local Windows. Los valores negativos se representan mediante un valor menos o llaves.
○
En la lista Mostrar valor cero como, se selecciona automáticamente el símbolo guion para representar
valores cero en su informe.
○
En la ficha Signo de Moneda del cuadro de diálogo Estilo Personalizado, el símbolo monetario se
posiciona en el lado izquierdo de los valores monetarios y numéricos.
Nota
Los cambios hechos a la configuración local de Windows se implementan solo después de salir y reiniciar
Crystal Reports.
5.
Active la casilla de verificación Invertir señal para pantalla para invertir los signos correspondientes a importes
de crédito y débito en los informes financieros.
6.
Haga clic en Aceptar para guardar los cambios.
7.
Haga clic en Aceptar nuevamente para volver a su informe.
12.5.11 Repetición de objetos de informe en páginas
horizontales
Algunos objetos de informe, tales como tablas de referencias y cuadrículas OLAP, se pueden expandir
horizontalmente entre varias páginas. Crystal Reports permite hacer que otros objetos de informe que no se
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251
expanden horizontalmente, tales como objetos de texto, objetos de campo, objetos OLE, gráficos, mapas, líneas,
cuadros, etc. se repitan en cada página horizontal adicional creada por la tabla de referencias o la cuadrícula
OLAP. Por ejemplo, si el pie de página del informe incluye una imagen, un objeto de texto y un número de página,
se puede utilizar el Editor de Formato para hacer que Crystal Reports repita esos objetos en cada página
horizontal.
12.5.11.1 Para repetir objetos en páginas horizontales
1.
Haga clic con el botón secundario sobre el objeto de informe que desee repetir.
2.
En el menú contextual, haga clic en Dar formato al campo o en la opción de formato apropiada.
Nota
Las opciones de formato no están disponibles si el objeto seleccionado está conectado con el Repositorio
de BusinessObjects Enterprise. Para obtener información sobre cómo modificar un objeto en el
repositorio, consulte Modificar objetos del repositorio [página 104].
3.
En la ficha Común del Editor de formato, seleccione la casilla de verificación Repetir en páginas horizontales.
Para una línea o un cuadro, la opción Repetir en páginas horizontales aparece en la ficha Línea o Cuadro.
4.
Haga clic en Aceptar para guardar los cambios.
Ahora, si una tabla de referencias o una cuadrícula OLAP hacen que el informe se expanda horizontalmente, el
objeto al que se ha dado formato se repite en cada página horizontal.
●
Las copias repetidas de un objeto de informe no se pueden mover; para poder mover las copias, deberá
mover el objeto original.
●
Es posible dar formato a cualquier copia de un objeto de informe repetido, pero los cambios realizados se
aplicarán a todas las copias.
●
Los objetos de informe de una sección con la opción Posiciones relativas seleccionada en el Asistente de
sección no se pueden repetir.
12.5.11.2 Numeración de páginas horizontales
Un campo especial, denominado Número de página horizontal, permite numerar las páginas horizontales.
12.5.11.2.1 Para numerar las páginas horizontales
1.
En el cuadro de diálogo Explorador de campos, desplácese hasta Campos especiales y haga clic sobre el nodo
para expandirlo.
2.
Seleccione Número de página horizontal en la lista e insértelo en el informe.
252
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Nota
La opción Repetir en páginas horizontales se activa automáticamente al insertar el campo Número de página
horizontal de ese modo. Si corta y pega un campo Número de página horizontal, o si inserta ese campo en otro
campo u objeto de texto, la opción Repetir en páginas horizontales no se activa automáticamente.
12.5.12 Uso del espacio en blanco entre filas
La altura de una sección en relación a los objetos que están en ella afectan la cantidad de espacio en blanco que
aparece entre las líneas de su informe.
La ficha Diseño en modo libre permite agregar y eliminar espacio en blanco de dos maneras:
●
Ajustando el área en la ficha Diseño mediante el cursor para cambiar tamaño.
●
Cambiando la opción en el Asistente de Sección.
Nota
También puede hacer clic con el botón secundario en el área sombreada situada a la izquierda de la sección y
seleccionar Ajustar sección en el menú contextual. El programa ajusta automáticamente la sección para que el
borde inferior esté parejo con la línea base del último objeto en la sección.
12.5.12.1 Adición de espacio en blanco al ajustar tamaño
Para agregar espacio en blanco extra entre líneas de su informe, simplemente mueva el puntero del ratón sobre la
línea del borde inferior de la sección. El puntero va a cambiar a un cursor de ajustar. Cuando el cursor de ajustar
aparezca, arrastre el borde de la sección para agregar espacio en blanco.
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253
Nota
También puede agregar espacio en blanco a una sección haciendo clic con el botón secundario en el área
sombreada situada a la izquierda de la sección y eligiendo el comando Insertar línea del menú contextual. El
programa ajusta la sección automáticamente, agregando la cantidad de espacio necesario para contener una
línea de campos de base de datos típicos.
12.5.12.2 Eliminación de espacio en blanco al ajustar tamaño
Para eliminar espacio en blanco innecesario dentro de una sección, mueva el puntero sobre la línea del borde de la
sección inferior. El puntero va a cambiar a un cursor de ajustar. Cuando aparezca el cursor de cambio de tamaño,
arrastre el borde de la sección hacia arriba hasta eliminar el espacio en blanco que sobra.
254
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12.5.12.3 Eliminación de espacio en blanco al suprimir una
sección
Si una sección completa está en blanco, puede eliminar el espacio en blanco innecesario que ocuparía el pie de
página al suprimir la sección en el Asistente de Sección.
Si no va a colocar nada en la sección Pie de página del informe, seleccione la opción Sujetar pie de página en la
sección Asistente de sección para eliminar el espacio en blanco en la parte inferior de las páginas del informe.
12.5.12.3.1 Para eliminar espacio en blanco al suprimir una
sección
1.
En el Menú Informe, haga clic en Asistente de sección.
Aparece el Asistente de sección.
Consejo
Otra forma de realizar esta acción es hacer clic en el botón Asistente de sección en la barra de
herramientas Herramientas del asistente.
2.
En el área Secciones, haga clic en la sección que desee suprimir.
3.
En la ficha Común, seleccione la casilla de verificación Suprimir (no profundizar).
4.
Haga clic en Aceptar para volver al informe.
La sección Pie de página no se imprimirá en lo sucesivo.
12.5.12.3.2 Para eliminar espacio en blanco mediante el recorte
del pie de página
1.
En el Menú Informe, haga clic en Asistente de sección.
Aparece el Asistente de sección.
Consejo
Otra forma de realizar esta acción es hacer clic en el botón Asistente de sección en la barra de
herramientas Herramientas del asistente.
2.
En el área Secciones, haga clic en Pie de página.
3.
Haga clic en Sujetar pie de página.
4.
Haga clic en Aceptar para volver al informe.
El informe elimina el espacio en blanco con la colocación del pie de página directamente debajo de la última
sección visible.
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255
12.6 Trabajo con formato condicional
El formato condicional es un formato que se aplica solo bajo ciertas condiciones. Por ejemplo, usted puede
desear:
●
Imprimir balances de clientes en rojo si han vencido.
●
Que las fechas aparezcan en el formato día, mes, año si el cliente es canadiense.
●
Que aparezca color de fondo en cada línea.
Crystal Reports facilita la aplicación de formato condicional en estas situaciones y en otras muchas más.
Con formato absoluto, se puede seguir el procedimiento de "seleccionar, después aplicar". Para dar formato
condicional se sigue el mismo procedimiento, pero se va un paso más adelante y se configuran condiciones que
determinan cuándo será aplicado el formato. Estas condiciones se especifican utilizando fórmulas simples.
Para obtener más información sobre la creación de fórmulas utilizando sintaxis Crystal o Basic, vea la Ayuda en
pantalla.
Cuando se configura una fórmula de formato condicional, la fórmula pasa por alto cualquier valor fijo que haya
configurado en el Editor de Formato. Por ejemplo, si se activa la propiedad Suprimir y después se configura una
fórmula condicional para la opción Suprimir, la propiedad solo se aplicará si se cumple la condición de la fórmula.
Crystal Reports permite configurar condicionalmente tanto propiedades de activar y desactivar como
propiedades de atributo. Sin embargo, cada una de éstas requiere un tipo diferente de fórmula.
12.6.1 Propiedades condicionales de activación o
desactivación
Una propiedad condicional de activar o desactivar prueba para ver si una condición ha sido cumplida. Se activa si
la condición se cumple y se desactiva si la condición no se cumple. No hay términos medios. Use fórmulas
booleanas para este tipo de formato.
Ejemplo de sintaxis Crystal
condition
Ejemplo de sintaxis Basic
formula = condition
El programa prueba cada valor para ver si cumple la condición y regresa una respuesta de sí o no. Después aplica
la propiedad a cada valor que regresa un sí.
256
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12.6.2 Propiedades de atributo condicional
Una propiedad de atributo condicional comprueba qué condiciones se cumplen entre dos o más. El programa
entonces aplica el formato apropiado a la condición. Por ejemplo, asuma que usted quiere los valores bajo cierta
cuota impresos en rojo y todos los demás valores impresos en negro. El programa verifica cuando el valor está
bajo la cuota o no. Si está bajo la cuota, aplica el atributo rojo, si no, se aplica el atributo negro.
Use una fórmula If-Then-Else para este tipo de formato condicional.
Ejemplo de sintaxis Crystal
If Condition A Then
crRed
Else
crBlack
Ejemplo de sintaxis Basic
If Condition A Then
formula = crRed
Else
formula = crBlack
End If
Cuando se configuran propiedades de atributo condicional, Crystal Reports carga una selección de atributos en la
lista Funciones del Taller de fórmulas. Usted puede hacer doble clic en cualquiera de esos atributos para
agregarlos a su fórmula. Por ejemplo, si está definiendo la alineación horizontal condicional, la lista Funciones
contiene atributos como DefaultHorAligned, LeftAligned y Justified. Si está definiendo bordes condicionales, la
lista Funciones contiene atributos como NoLIne, SingleLine y DashedLine.
Nota
Incluya siempre la palabra clave Else en las fórmulas condicionales; de lo contrario, puede que los valores que
no cumplan la condición If no conserven su formato original. Para conservar el formato original de los valores
que no cumplan la condición If, utilice la función DefaultAttribute.
Ejemplo de sintaxis Crystal
If Condition A Then
crRed
Else
DefaultAttribute
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257
Ejemplo de sintaxis Basic
If Condition A Then
formula = crRed
Else
formula = DefaultAttribute
End If
Usted puede ir más adelante con este tipo de propiedad. Puede especificar una lista de condiciones y una
propiedad por cada una de ellas; usted no está limitado a dos o tres condiciones. Por ejemplo, si tiene un campo
numérico en su informe que contiene cifras de ventas de países alrededor del mundo, puede especificar el
número de atributo(s) que desea aplicar a cada país. En este caso, sus condiciones van a especificar que si es del
País A, aplicar el atributo del País A; País B, aplicar atributo del País B; País C, aplicar atributo del País C, y así
sucesivamente.
Con más de una alternativa, use esta clase de fórmula:
Ejemplo de sintaxis Crystal
If Condition A Then
crRed
Else If Condition B Then
crBlack
Else If Condition C Then
crGreen
Else
crBlue
Ejemplo de sintaxis Basic
If Condition A Then
formula = crRed
ElseIf Condition B Then
formula = crBlack
ElseIf Condition C Then
formula = crGreen
Else
formula = crBlue
End If
Use una fórmula de condición If-Then-Else múltiple para esta clase de formato condicional.
12.6.2.1
Para cambiar las fuentes de forma condicional
1.
Haga clic con el botón derecho en el campo al que desea dar formato para visualizar el menú contextual.
2.
En el menú contextual haga clic en Dar formato a Campo.
258
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Aparece el cuadro de diálogo Editor de formato.
3.
Haga clic en la ficha Fuente.
4.
Para cambiar cualquiera de las opciones de fuente, haga clic en el botón apropiado Fórmula, ubicado en el
lado derecho del cuadro de diálogo.
5.
En el Taller de fórmulas se puede especificar que las fuentes condicionales cambiarán solo cuando se
satisfagan ciertas condiciones.
6.
Haga clic en Guardar y cerrar.
Nota
Si existe algún error en la fórmula, aparece un cuadro de mensaje que pregunta si desea guardarla de
todos modos. Si selecciona No, aparece un segundo cuadro de mensaje que detalla el error.
Nota
Si no hay error en la fórmula, vuelve al Editor de formato. Observe que ha cambiado el botón Fórmula. Esto
indica que la fórmula ha sido establecida para esa propiedad.
7.
Haga clic en Aceptar para volver al informe.
12.6.3 Cambio de los márgenes de forma condicional
Los márgenes de página se pueden controlar condicionalmente mediante el uso de una fórmula.
Márgenes basados en número de página
La siguiente fórmula comprueba si un número de página es par o impar y establece los márgenes en
consecuencia: si la página es un número par, el margen se establece en una pulgada; si la página es un número
impar, el margen se establece en dos pulgadas.
If Remainder(pagenumber,2) = 0 then 1440 else 2880
Márgenes basados en la orientación de la página
La siguiente fórmula comprueba la orientación de la página y establece los márgenes en consecuencia: si la
orientación es vertical, el margen se establece en una pulgada; si la orientación es horizontal, el margen se
establece en dos pulgadas.
If CurrentPageOrientation = crPortrait then 1440 else 2880
Nota
La posición de margen se mide en twips (una pulgada contiene 1440 twips).
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259
12.6.3.1
1.
Para cambiar los márgenes de forma condicional
En el menú Archivo, haga clic en Configurar página.
Aparece el cuadro de diálogo Configurar página.
2.
Haga clic en el botón Fórmula condicional situado junto al margen que desea cambiar.
3.
En el Taller de fórmulas, introduzca el texto de la fórmula de margen condicional.
4.
Haga clic en Guardar y cerrar para volver al informe.
5.
Haga clic en Aceptar para aplicar los nuevos ajustes.
12.6.4 Cambiar la posición X de forma condicional
Puede cambiar la posición X (es decir, la posición horizontal a partir del margen izquierdo) de un objeto
basándose en una condición. Esta acción resulta útil cuando desea que los objetos aparezcan en columnas
diferentes cuando su valor cumple una determinada condición; por ejemplo, puede hacer que los pedidos
enviados a tiempo aparezcan en la primera columna y los pedidos enviados con retraso en la segunda.
Nota
No puede cambiar la posición X de objetos de línea o cuadro de forma condicional.
12.6.4.1 Para cambiar la posición X de un objeto de forma
condicional
1.
2.
3.
Haga clic con el botón derecho en el campo que desea desplazar de forma condicional y seleccione Tamaño y
posición.
Haga clic en el botón Fórmula condicional situado junto al campo de valor de la posición X.
En el Taller de fórmulas, introduzca el texto de la fórmula para la posición X condicional.
Por ejemplo, para desplazar los pedidos enviados con retraso a una segunda columna, introduzca un texto de
fórmula similar al siguiente:
If (Orders.Ship Date) < CDateTime (2004, 01, 01, 02, 10, 11) then 4320
Nota
El número 4320 representa la nueva posición que desea definir como segunda columna. La posición se
mide en twips (una pulgada contiene 1440 twips).
4.
Haga clic en Guardar y cerrar para volver al informe.
5.
Haga clic en Aceptar para guardar la configuración de posición.
260
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Crystal Reports desplaza los objetos que cumplen la condición a la nueva posición y mantiene los que no la
cumplen en la posición original.
12.6.5 Crear pies de página después de la primera página
Puede elegir imprimir un pie de página en todas las páginas excepto la primera. Esto lo puede hacer si da formato
a la sección Pie de página condicionalmente, utilizando una propiedad de activar o desactivar.
12.6.5.1
página
Para crear pies de página después de la primera
1.
Coloque el campo que desea mostrar como un pie de página en la sección Pie de página en su informe.
2.
En el Menú Informe, haga clic en Asistente de sección.
Consejo
Otra forma de realizar esta acción es hacer clic en el botón Asistente de sección en la barra de
herramientas Herramientas del asistente.
Aparece el cuadro de diálogo Asistente de sección.
3.
En el área Secciones, haga clic en Pie de Página.
4.
Para abrir el Taller de fórmulas, haga clic en el botón Fórmula situado a la derecha de la casilla de verificación
Suprimir (no profundizar).
5.
Ingrese la siguiente fórmula en el Editor de fórmulas de formato:
Ejemplo de sintaxis Crystal:
PageNumber = 1
Ejemplo de sintaxis Basic:
formula = PageNumber = 1
Esta fórmula suprime el pie de página en la primera página, pero no en ninguna otra página.
6.
Haga clic en Guardar y cerrar.
Nota
Si existe algún error en la fórmula, aparece un cuadro de mensaje que pregunta si desea guardarla de
todos modos. Si selecciona No, aparece un segundo cuadro de mensaje que detalla el error.
Nota
Si no hay error en su fórmula, el programa regresará al Asistente de Sección. Observe que ha cambiado el
botón Fórmula. Esto indica que la fórmula ha sido establecida para esa propiedad.
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261
7.
Haga clic en el botón Vista previa de la barra de herramientas Estándar para tener una vista preliminar del
informe y asegurarse de que el pie de página aparece en todas las páginas exceptuando la primera.
Nota
Si tiene un pie de página de varias líneas y ha puesto las líneas en diferentes secciones Pie de página,
necesitará suprimir condicionalmente cada una de esas secciones utilizando la fórmula de arriba.
Nota
Para crear un encabezado de página que aparezca en todas las páginas excepto la primera, coloque la
información del encabezado en la sección Encabezado de Página y después suprima condicionalmente esa
sección utilizando la misma fórmula que usó para suprimir la sección Pie de página.
12.6.6 Usar el Asistente de resaltado
Este asistente permite aplicar formato condicional a todos los tipos de campos de informe (campos de número,
moneda, cadena, booleano, fecha, hora y fecha y hora). Con él, se puede aplicar formato al campo seleccionado
especificando una condición basada en el valor de ese campo o especificando una condición basada en el valor de
un campo de informe diferente. Es decir, el asistente permite crear la siguiente fórmula: si el valor del campo X
cumple la condición A, entonces aplicar el formato especificado al campo seleccionado en el informe.
Cuando se utiliza para aplicar formato condicional, el Asistente de resaltado permite:
●
Modificar varios atributos de una vez, sin escribir una fórmula.
●
Resaltar todos los tipos de campo utilizados en el informe.
●
Dar formato al estilo de fuente, al color de fondo, al color de fuente y al estilo de borde.
●
Dar formato a un campo basándose en sus propios valores o en los valores de otro campo.
●
Resaltar una celda OLAP o de tabla de referencias basándose en valores de encabezado de fila y de columna.
●
Especificar valores utilizando el formato de número específico de la configuración regional (como 1,224.23
para los usuarios de América del Norte).
●
Especificar fechas con formato numérico o de texto (12 de enero 2001 ó 12 ene. 2001).
●
Deshacer el resaltado rápidamente.
Cuando se necesita aplicar formato condicional a campos de informe, el Asistente de resaltado es más rápido y
fácil de utilizar que el Taller de fórmulas. El Asistente de resaltado se utiliza normalmente para resaltar valores de
campo que, de algún modo, se distinguen de otros valores de un informe. Por ejemplo, se pueden resaltar los
clientes principales imprimiendo el campo {Cliente.Ventas del último año} con un fondo rojo cuando el valor de las
ventas sea superior a 50.000 $. De forma alternativa, para destacar los pedidos de importancia, se puede hacer
que el campo {Producto.Nombre del producto} se muestre en negrita cuando el valor de {Pedidos.Enviados} sea
False (falso).
Sin embargo, el Asistente de resaltado no es tan flexible como el Taller de fórmulas. Para utilizar las funciones de
formato de Crystal Reports con el máximo provecho, cree sus propias fórmulas de formato condicional con el
Taller de fórmulas (accesible desde el cuadro de diálogo Editor de Formato). Para obtener detalles completos,
consulte Uso de las fórmulas [página 415].
262
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12.6.6.1 Formato condicional de los campos usando el
Asistente de resaltado
El Asistente de resaltado es una alternativa rápida al Taller de fórmulas; permite aplicar formato condicional a
cualquier campo de un informe. Es decir, el asistente de resaltado permite crear la siguiente fórmula: si el valor
del campo X cumple la condición A, entonces aplicar el formato especificado al campo seleccionado en el informe.
El cuadro de diálogo está dividido en dos áreas: el área Lista de elementos que muestra la fórmula y el área Editor
de elemento que permite especificarla. El área Editor de elemento incluye un campo de muestra que presenta las
especificaciones de formato que se están aplicando.
12.6.6.1.1 Para dar formato condicionalmente a los campos
usando el Asistente de resaltado
1.
Para abrir el Asistente de resaltado, haga clic con el botón secundario en el campo al que desee dar formato y
seleccione Asistente de resaltado en el menú contextual.
Consejo
También se puede iniciar haciendo clic en el botón Resaltado situado en la barra de herramientas
Herramientas del asistente o haciendo clic en la opción Asistente de resaltado del menú Formato.
Cuando se abre, el asistente está definido para dar formato al campo que esté seleccionado en ese momento
en el informe.
2.
En el Asistente de resaltado, haga clic en Nueva para crear una fórmula condicional nueva con valores
predeterminados.
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263
3.
En el área Editor de elemento, haga clic en la lista Valor de y seleccione el campo en el que desee basar la
condición.
El campo elegido es el campo en el que se basa la condición y no es necesario que sea el campo al que se va a
dar formato. Para crear una condición basada en los valores del campo al que se va a dar formato, seleccione
"este campo" en la lista. Para basar la condición en un campo de informe diferente, selecciónelo en la lista de
campos disponibles.
Nota
La lista "Valor de" muestra solo los campos que se han agregado al informe.
4.
Seleccione una comparación en la segunda lista (igual a, menor que, etc.).
Este enunciado comparativo funciona como el operador de la fórmula condicional que ha creado el asistente.
5.
Complete la condición especificando el valor deseado en el cuadro.
Nota
Si el campo seleccionado en la lista "Valor de" no es numérico, el cuadro de texto se convierte en una lista
de valores disponibles, de la que se debe seleccionar un valor.
6.
En las listas Estilo de fuente, Color de fuente, Fondo y Borde, especifique los cambios de formato que desee
aplicar al campo seleccionado cuando se cumpla la condición.
7.
Repita los pasos 3 y 4 si desea aplicar varias condiciones de resaltado al campo seleccionado.
264
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Nota
Puede utilizar el botón Eliminar del asistente para eliminar de la lista las fórmulas de resaltado.
8.
Use las flechas de Prioridad para especificar el orden en que desee que Crystal Reports aplique las
condiciones. Para obtener detalles, consulte Establecer prioridades de resaltado [página 265].
9.
Haga clic en Aceptar para volver al informe.
12.6.6.2 Establecer prioridades de resaltado
Los botones de Prioridad de la sección Lista de elementos del Asistente de resaltado permiten establecer las
prioridades de las fórmulas. Esto es útil cuando usted tiene dos o más fórmulas cuyos resultados pueden entrar
en conflicto en algunas situaciones.
Por ejemplo, suponga que resalta el campo Precio unitario en el informe. Asigna a este campo una fórmula de
resaltado que muestra un fondo amarillo cuando un precio unitario sea superior a 100 $. A continuación, en este
mismo informe, crea otra fórmula de resaltado que muestra un fondo rojo cuando un precio unitario es superior a
200 $. Considerando que 100 es un subconjunto de 200, puede darse el caso de que campos Precio unitario
tengan fondo amarillo cuando, de hecho, deberían tener fondo rojo. En otras palabras, un precio de unidad de
$300 podría recibir un fondo rojo o un fondo amarillo, dependiendo de a cual fórmula se ha asignado prioridad.
12.6.6.2.1
resaltado
Para establecer prioridades en fórmulas de
1.
En el menú Formato, haga clic en Asistente de resaltado.
2.
En el área Lista de elementos, seleccione una de las fórmulas de resaltado condicional creadas.
3.
Haga clic en las flechas de Prioridad para trasladar la fórmula seleccionada hasta una posición superior o
inferior a la de las demás fórmulas.
Nota
Una fórmula tiene prioridad sobre otra cuando su posición es más alta en la sección Lista de elementos.
4.
Haga clic en Aceptar.
5.
Haga clic en la ficha Vista previa o actualice el informe para ver los cambios de resaltado.
12.6.7 Deshacer/Rehacer actividades
Crystal Reports incluye múltiples niveles de deshacer. Con múltiples niveles de deshacer, puede deshacer
cualquier cantidad de cambios a un objeto, en orden inverso, hasta tener su informe en la condición deseada.
El programa también tiene una característica de rehacer para revierte un deshacer. Si mueve un objeto, por
ejemplo, y no le gusta su nueva posición, puede hacer clic en Deshacer para devolverlo a su posición original. Si
luego cambia de opinión, puede hacer clic en Rehacer para restaurar el último cambio.
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265
Los botones Deshacer y Rehacer tienen listas que le permiten deshacer o rehacer una gran cantidad de cambios a
la vez.
●
Para deshacer una acción, haga clic en Deshacer en la barra de herramientas Estándar.
La primera vez que se hace clic en el botón, se invierte el último cambio introducido en el informe. Cada vez
adicional que se hace clic en el botón, este revierte al siguiente cambio más reciente.
Para deshacer varias acciones a la vez, haga clic en el botón de flecha para mostrar la lista de acciones.
Seleccione la serie de acciones que desea deshacer.
●
Para rehacer un cambio después de haberlo deshecho, haga clic en Rehacer en la barra de herramientas
Estándar.
El programa desactiva el botón Deshacer y los comandos Deshacer/Rehacer cada vez que no hay nada que
deshacer/rehacer o cuando se ha efectuado un cambio que no se puede invertir.
Para rehacer varias acciones a la vez, haga clic en el botón de flecha para mostrar la lista de acciones.
Seleccione la serie de acciones que desea rehacer.
Nota
Solamente se pueden deshacer o rehacer acciones en orden desde la más reciente hacia atrás. No se puede
deshacer una acción sin deshacer acciones más recientes
12.7 Uso de la herramienta Copiar formato
Use la herramienta Copiar formato para copiar las propiedades de formato absolutas o condicionales de un objeto
de informe a otros objetos. El botón Copiar formato se activa en la barra de herramientas Estándar al seleccionar
un objeto origen en el informe. Si se aplica formato a un campo destino de distinto tipo que el campo origen, solo
se copian las propiedades comunes. Por ejemplo, si el campo origen es un campo booleano y el campo destino es
un campo de moneda, solo se modifican las propiedades comunes de fuente y borde; las propiedades booleanas
no se aplican y las propiedades de moneda no cambian.
Nota
La herramienta Copiar formato no copia información de hipervínculo en un campo u objeto destino.
Nota
Dicha herramienta no copia formato aplicado mediante el uso del Asistente de resaltado.
Nota
Asimismo, tampoco copia formato de objetos de texto/plantilla en campos de bases de datos.
Nota
La herramienta Copiar formato puede utilizar cualquier objeto (incluyendo objetos del repositorio, objetos de
solo lectura y objetos contenidos en secciones de solo lectura) como fuente para formato (sin embargo, no se
puede aplicar formato a estos objetos).
266
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Formato
Nota
Cuando se utiliza un campo "Fecha y hora" como origen, las propiedades de fecha y hora de un campo destino
sí se modifican, y viceversa (es decir, un campo Fecha o un campo Hora utilizados como origen también
afectan a las propiedades de fecha y hora de un campo "Fecha y hora").
A continuación, se enumera una lista de objetos y campos de informe utilizados como origen, así como los
destinos aplicables que se pueden usar con la herramienta Copiar formato.
Objeto o campo origen
Objeto o campo destino
Campo de informe (no en una tabla de referencias)
Campo de informe (no en una tabla de referencias)
Campo de informe en una tabla de referencias
Campo de informe en una tabla de referencias
Campo de plantilla
Campo de plantilla
Objeto de texto (no en una tabla de referencias)
Objeto de texto (no en una tabla de referencias)
Objeto de texto en una tabla de referencias
Objeto de texto en una tabla de referencias
Objeto en un encabezado de cuadrícula OLAP
Objeto en un encabezado de cuadrícula OLAP
Objeto de línea
Objeto de línea
Objeto de cuadro
Objeto de cuadro
Objeto OLE o BLOB
Objeto OLE o BLOB
Subinforme
Subinforme
Gráfico, mapa, cuadrícula OLAP o tabla de referencias
Gráfico, mapa, cuadrícula OLAP o tabla de referencias
12.7.1
1.
Para copiar y aplicar formato
Seleccione un objeto o campo origen en el informe y haga clic en Copiar formato.
Consejo
También puede seleccionar Copiar formato desde el menú contextual.
Nota
El botón Copiar formato no se encuentra disponible hasta que se seleccione un objeto o campo.
Nota
Haga clic en el botón por segunda vez, o pulse ESC, para dejar de utilizar la herramienta Copiar formato.
Manual del usuario de SAP Crystal Reports 2011
Formato
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267
2.
Haga clic sobre el objeto o campo destino para el que quiera aplicar el formato.
Al mover el ratón por el informe, el cursor se transforma en un cursor Stop si el objeto o campo no se puede
utilizar como destino.
Nota
No se puede aplicar formato a objetos o campos de solo lectura.
Nota
Haga doble clic en el botón Copiar formato o mantenga pulsada la tecla ALT si desea aplicar formato a
varios objetos o campos.
12.8 Uso de códigos de barras
Los códigos de barras permiten a las empresas usar equipos para realizar un seguimiento de los productos y las
ventas. Los escáneres especialmente diseñados leen el código de barras y el equipo lo traduce a un formato
legible.
La instalación de Crystal Reports incluye la fórmula y las fuentes necesarias para admitir los códigos de barras
Code39. Puede agregar códigos de barras a los informes que se usarán para actividades como la administración
del inventario o la creación de etiquetas de paquete.
Code39 es un formato de código de barras básico que admite la mayoría de los escáneres del mercado. Para
obtener ayuda con otros tipos de código de barras, como UPC, póngase en contacto con su proveedor de códigos
de barras.
12.8.1
Adición de un código de barras
Puede aplicar un código de barras a un campo existente o agregar un nuevo campo al informe específicamente
para el código de barras.
Deberá tener en cuenta la siguiente información antes de agregar un código de barras:
●
Cuando un campo se convierte en un código de barras, el tamaño predeterminado cambia para adaptar 16
caracteres a 24 puntos.
Esto puede provocar que los datos nuevos se superpongan a los campos existentes si no hay suficiente
espacio entre los campos.
●
Los códigos de barras solo se pueden aplicar a campos numéricos y de cadena.
El código de barras no se puede aplicar a los tipos Moneda, FechaHora u otro tipo de campo.
●
Para deshacer el cambio de un campo en un código de barras, debe utilizar el comando Deshacer
inmediatamente después de usar Cambiar a código de barras.
Si realiza otras acciones después de cambiar el campo a un código de barras, debe eliminar el elemento de
campo o usar la opción Dar formato al campo para volver a dar formato a la apariencia.
Enlaces relacionados
268
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Formato
Cambio de la apariencia de un código de barras [página 269]
Eliminación de un código de barras [página 269]
12.8.1.1
1.
Para agregar un código de barras
En el informe, haga clic con el botón derecho en el campo para utilizar el código de barras.
Si el campo que desea no está en el informe, utilice el explorador de campos para agregar el campo al
informe.
2.
En el menú contextual, seleccione Cambiar a código de barras.
Aparece el cuadro de diálogo Seleccionar tipo de código de barras.
3.
Seleccione el tipo de código de barras en la lista.
4.
Haga clic en Aceptar.
El campo se cambia para mostrar códigos de barras en vez de caracteres.
12.8.2 Cambio de la apariencia de un código de barras
Puede utilizar la opción Dar formato a campo para cambiar la apariencia de un código de barras.
Hay numerosos motivos para cambiar la apariencia de un código de barras, incluidos los siguientes:
●
Para cambiar el tamaño de modo que el código de barras no sea demasiado grande o demasiado pequeño
para que lo lea un escáner.
●
Para mostrar el código de barras en otro color.
Enlaces relacionados
Adición de un código de barras [página 268]
Eliminación de un código de barras [página 269]
12.8.2.1
Para cambiar la apariencia de un código de barras
1.
Haga clic con el botón derecho en el campo de código de barras cuyo formato desea cambiar.
2.
En el menú contextual seleccione Dar formato a campo.
Aparece el Editor de formato.
3.
Establezca el borde, el tamaño y el color de fuente u otras opciones que desee.
4.
Haga clic en Aceptar.
12.8.3 Eliminación de un código de barras
Si ha aplicado el código de barras a un campo incorrecto o decide que no desea tener un código de barras, puede
usar Dar formato al campo para cambiar el campo a una fuente normal.
Manual del usuario de SAP Crystal Reports 2011
Formato
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269
Enlaces relacionados
Adición de un código de barras [página 268]
Cambio de la apariencia de un código de barras [página 269]
12.8.3.1
normal
Para cambiar un código de barras a una fuente
1.
Haga clic con el botón derecho en el campo de código de barras cuyo formato desea cambiar.
2.
En el menú contextual seleccione Dar formato a campo.
Aparece el Editor de formato.
3.
Seleccione la ficha Común.
4.
En el área Cadena de presentación, haga clic en el botón rojo del editor de fórmulas.
Aparece el Editor de fórmulas.
5.
Elimina la cadena de la ventana de texto Fórmula y, a continuación, haga clic en Guardar y cerrar.
6.
Seleccione la ficha Fuente.
7.
Cambie la fuente y el tamaño como desee y, a continuación, haga clic en Aceptar.
8.
En el informe, cambie el tamaño del campo a una longitud adecuada.
270
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Manual del usuario de SAP Crystal Reports 2011
Formato
13
Crear gráficos
Crystal Reports permite presentar datos resumidos en gráficos de colores fáciles de leer. Esta sección explica
cómo crear gráficos y cómo usarlos en informes para hacer que los datos del informe tengan más significado y
sean más fáciles de entender. Puede elegir de un número de tipos y organizaciones de gráficos, así como también
a profundizar para ver los detalles tras los resúmenes gráficos y dar formato a objetos de gráficos.
Soporte en línea, muestras y breves referencias técnicas
Para obtener más información sobre los temas que se tratan en esta ayuda en pantalla, visite SAP Community
Network , donde encontrará un amplio conjunto de ejemplos, descargas, breves referencias técnicas e
información adicional de utilidad.
http://scn.sap.com
13.1
Conceptos sobre la creación de gráficos
Crystal Reports permite incluir gráficos complejos de colores en los informes. Puede utilizar gráficos en cualquier
momento para mejorar la utilidad de su informe.
13.1.1
Introducción general sobre la creación de gráficos
Crystal Reports permite incluir gráficos complejos de colores en los informes. Puede utilizar gráficos en cualquier
momento para mejorar la utilidad de su informe.
Por ejemplo, si tiene un informe de ventas agrupado por Región y un Subtotal de las Ventas del año pasado para
cada Región, se puede crear rápidamente un gráfico que muestre las ventas por Región.
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Crear gráficos
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271
Se pueden crear gráficos sobre lo siguiente:
●
Campos de resumen y de subtotal.
●
Campos de detalle, de fórmula y de total acumulado.
●
Resúmenes de tablas de referencias.
●
Datos OLAP.
Típicamente, usted usará un gráfico al nivel de un grupo para poder ver la información de resumen o de
subtotales. Sin embargo, según el tipo de datos con el que esté trabajando, puede crear una gráfica de cuadrícula
Avanzada, de Tabla de referencias u OLAP en su informe.
13.1.2
Esquemas de gráficos
El Asistente de Gráficos provee cuatro esquemas poderosos.
Cada gráfico es especialmente útil para elaborar presentaciones a partir de ciertos conjuntos de datos.
Cualquiera de los siguientes gráficos se pueden usar para crear una presentación:
Opciones avanzadas
Use la organización avanzada cuando tenga diferentes valores de gráficos o cuando no tenga ningún campo de
resumen o grupo en el informe.
El Diseño avanzado de gráficos es compatible con uno o dos campos de condición: con estos campos de
condición puede crear gráficos de 2 ó 3 dimensiones, o gráficos circulares. Otras funciones específicas del
esquema de Detalle incluyen:
●
Los valores se pueden agrupar en orden ascendente, descendente o especificado, así como según los
primeros N u Organizar totales.
●
Se pueden trazar valores para cada registro.
●
Se pueden trazar valores como total general para todos los registros.
●
Los gráficos se pueden basar en campos de fórmula y de total acumulado.
Grupo
El esquema de Grupo es un esquema muy simplificado en el cual usted presenta un resumen a cambio de un
campo geográfico (tal como Región).
Nota
Para crear un gráfico usando el esquema de Grupo, el informe debe tener por lo menos un grupo y por lo
menos un campo de resumen.
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Crear gráficos
Tabla de referencias
Use el diseño de tablas de referencias en un objeto de tabla de referencias. Un gráfico de tablas de referencias
utiliza los campos de la tabla de referencias en sus campos de condición y de resumen.
OLAP
El esquema OLAP se usa cuando está graficando en una cuadrícula OLAP. Un gráfico OLAP utiliza los campos de
la tabla cuadrícula OLAP para los campos de condición y de resumen.
Nota
El informe debe incluir una cuadrícula OLAP para poder crear un gráfico OLAP.
13.1.3
Tipos de gráficos
Hay distintos conjuntos de datos que resultan adecuados para un determinado tipo de gráfico. A continuación se
ofrece información general acerca de los principales tipos de gráficos y sus usos más habituales.
Barras
La mayoría de los gráficos de barras (también conocidos como gráficos de columnas) se utilizan para presentar o
comparar varios conjuntos de datos. Dos tipos de gráficos de barras muy útiles son el de barras contiguas y el de
barras apiladas.
●
Gráfico de barras contiguas
En un gráfico de barras contiguas, los datos aparecen como una serie de barras verticales. Este tipo de
gráfico es especialmente adecuado para presentar varios conjuntos de datos a lo largo de un intervalo de
tiempo (por ejemplo, las cifras de ventas del año pasado para Arizona, California, Oregón y Washington).
●
Gráfico de barras apiladas
El gráfico de barras apiladas muestra los datos como una serie de barras verticales. Este tipo de gráfico es
adecuado para representar tres series de datos, donde cada serie se representa con un color apilado con los
demás en una misma barra (por ejemplo, ventas en 1997, 1998 y 1999).
Línea
Un gráfico de líneas muestra los datos como una serie de puntos conectados por una línea. Este tipo de gráfico es
adecuado para presentar datos que corresponden a un número elevado de grupos (por ejemplo, ventas totales a
lo largo de los últimos años).
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Crear gráficos
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273
Área
El gráfico de áreas muestra los datos como áreas coloreadas o rellenas con un patrón. Este tipo de gráfico es
adecuado para mostrar los datos de un número de grupos limitado (por ejemplo, porcentaje del total de ventas
para Arizona, California, Oregón y Washington).
Circular
El gráfico circular muestra los datos como secciones circulares coloreadas o rellenas con un patrón. Los gráficos
circulares se usan normalmente para un grupo de datos (por ejemplo, el porcentaje de ventas para todo el
inventario); sin embargo, puede elegir múltiples gráficos circulares para mostrar varios grupos de datos.
Anillos
El gráfico de anillos es similar al gráfico circular, y muestra los datos como secciones de una corona. Si, por
ejemplo, representa en un informe las ventas por regiones, la cifra total de ventas aparecerá en el centro del
círculo y las regiones como secciones coloreadas de la corona circular. Al igual que en el gráfico circular, puede
mostrar múltiples gráficos para presentar múltiples grupos de datos.
Elevador 3D
El gráfico de proyección 3D muestra los datos como una serie de objetos tridimensionales, alineados uno junto a
otro, en un plano tridimensional. Este tipo de gráfico muestra los extremos de los datos del informe. Por ejemplo,
las diferencias entre las ventas por cliente y por país se resaltan visualmente cuando se presentan en este gráfico.
Superficie 3D
Los gráficos de superficie 3D representan una vista topográfica de varios conjuntos de datos. Si, por ejemplo,
requiere que un gráfico muestre el volumen de ventas por clientes y por países en un formato visual y relacional,
puede considerar el uso de un gráfico de superficie 3D.
Dispersión XY
El gráfico de dispersión XY es un conjunto de puntos que representan datos específicos de un volumen de
información. Este gráfico permite al usuario evaluar un ámbito de datos mayor con el fin de determinar
tendencias. Por ejemplo, si recoge información de clientes, como ventas, productos, países, meses y años, tendrá
un conjunto de puntos que representan el volumen de información de clientes. La visualización de estos datos en
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Crear gráficos
un gráfico de dispersión XY le permitirá elaborar hipótesis acerca de las razones por las que determinados
productos se venden mejor que otros, o por qué en ciertas regiones se compra más que en otras.
Radial
En el gráfico radial, los datos de grupos, como países o clientes, aparecen en el perímetro de un radar. El gráfico
sitúa los valores numéricos en orden creciente, desde el centro del radar hacia el perímetro. De este modo, el
usuario puede determinar visualmente el modo en que los datos de grupos específicos están relacionados con el
total de los datos.
Burbujas
El gráfico de burbujas (extensión del gráfico de dispersión XY) se utiliza para presentar los datos como una serie
de burbujas, donde el tamaño de cada burbuja es proporcional a la cantidad de datos. Un gráfico de burbujas sería
efectivo, por ejemplo, para el número de productos vendidos en una región determinada; cuanto mayor sea la
burbuja, mayor es el número de productos vendidos.
Bursátil
El gráfico de cotizaciones representa los valores máximos y mínimos de los datos. Por esta capacidad, el gráfico
de cotizaciones es una herramienta excelente para observar las actividades financieras o de ventas.
Nota
Crystal Reports ofrece dos posibles formatos para gráficos de stock: máximas y mínimas o alto bajo abierto
cerrado. Cada uno de estos tipos requiere una serie de valores en el orden que su nombre especifica.
Eje numérico
Un gráfico de eje numérico es un gráfico de barras, de líneas o de áreas que utiliza un campo numérico o un
campo de fecha/hora como campo "A cambio de". Los gráficos de eje numérico proporcionan un método para
cambiar la escala de los valores del eje X, creando un auténtico eje X numérico o de fecha/hora.
Indicador
Un gráfico de este tipo se utiliza para presentar gráficamente los valores como puntos en un indicador. Los
gráficos de indicadores, como los circulares, se usan normalmente para un grupo de datos (por ejemplo, el
porcentaje de ventas con respecto a todo el inventario).
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Crear gráficos
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275
Gantt
Un gráfico de Gantt es un gráfico de barras horizontales que se utiliza normalmente para proporcionar una
representación gráfica de una programación. El eje horizontal corresponde a un intervalo de tiempo, mientras que
el eje vertical muestra una serie de tareas o sucesos. Las barras horizontales del gráfico representan secuencias
de sucesos e intervalos de tiempo para cada elemento del eje vertical. Para crear un gráfico de Gantt solo debe
especificar campos de fecha. Establezca "Para cada registro" en el campo que elija para el eje de datos, y agregue
las fechas inicial y final al área "Mostrar valores" de la ficha Datos del Asistente de gráficos.
Embudo
Los gráficos de embudo se suelen usar para representar etapas en un proceso de ventas. Por ejemplo, para
mostrar los ingresos potenciales en cada etapa. Este tipo de gráfico también puede ser útil para identificar áreas
de problemas potenciales en los procesos de ventas de una organización. El gráfico de embudo se asemeja a un
gráfico de barras apiladas en que representa el 100% de los valores de resumen de los grupos incluidos en él.
Histograma
Un histograma es un tipo de gráfico de barras que se utiliza para describir cómo varían los indicadores con
respecto al valor medio. Ayuda a identificar las causas de problemas en un proceso mediante la forma de la
distribución así como el ancho (desviación) de la distribución. En un histograma, la frecuencia está representada
por el área de la barra, no por su altura.
13.1.4
Ubicación de un gráfico
La ubicación del gráfico, determina que datos se muestran y donde son impresos. Por ejemplo, un gráfico situado
en la sección Encabezado de informe incluye los datos del informe completo, en tanto que un gráfico situado en
una sección Encabezado de grupo o Pie de página de grupo solo muestra los datos específicos del grupo.
Nota
Si su informe contiene subinformes, también puede ubicar gráficos en los subinformes. Consulte Subinformes
[página 496].
Nota
De forma predeterminada, cuando se inserta un gráfico o un marco de objeto de gráfico, se sitúa en el
Encabezado de informe.
276
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Crear gráficos
13.1.5
Profundización con gráficos
Los gráficos no son solo un medio de presentar datos, también son herramientas de análisis. Desplace el cursor
sobre una sección del gráfico de grupos en la ficha Vista previa, de modo que el puntero se convierta en el cursor
de profundizar y, a continuación, haga doble clic para ver los detalles subyacentes de esa sección del gráfico.
13.1.6
Profundización con leyendas
Si el gráfico consta de uno o más campos de grupo, puede usar la leyenda para profundizar en los grupos
individuales. Haga doble clic en el cursor de profundización en los marcadores y en el texto de la leyenda para ver
los detalles acerca de esa sección del gráfico.
13.2 Crear gráficos
Cuando inserta un gráfico en un informe, puede aparecer una de las opciones siguientes:
●
Un marco de objeto de gráfico en el Encabezado de informe.
Después de colocar el marco de gráfico, aparece el cuadro de diálogo Asistente de gráficos. Para obtener más
información sobre la colocación de un gráfico en el informe, consulte Ubicación de un gráfico [página 276].
●
Un gráfico insertado automáticamente en el Encabezado de informe.
En algunas situaciones, por ejemplo si existe al menos un grupo y un campo resumido en el informe, el gráfico
se agrega automáticamente en el Encabezado de informe y no aparece el cuadro de diálogo Asistente de
gráficos. Esto suele suceder cuando genera un gráfico a partir de resúmenes de tablas de referencias o de un
cubo OLAP, pero también puede producirse cuando genera un gráfico a partir de campos de resumen o de
subtotal.
13.2.1 Creación de gráficos basados en campos de detalle o
de fórmula (organización avanzada)
La organización avanzada le permite crear un gráfico basado en valores específicos. A menudo, los gráficos se
crean basados en algún tipo de campo resumido de su informe donde los valores en el gráfico dependen de los
valores del campo resumido. Usando La organización avanzada se puede crear un gráfico sin la necesidad de un
campo resumido, usando los valores que aparecen en la sección Detalles de su informe.
Para crear La organización avanzada necesita especificar dos cosas:
●
Condiciones (puede haber dos).
●
Valores (puede haber varios).
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Crear gráficos
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277
Condición
La Condición se usa para indicar cuándo se marca el punto. Por ejemplo, un gráfico que muestra las ventas del
año pasado para cada uno de sus clientes, usa el campo Nombre del cliente como la condición. Cada vez que la
condición cambia (cambia el nombre del cliente) un punto es marcado.
También es posible trazar un punto para cada registro o trazar un punto para todos los registros.
Value
El gráfico en detalle usa Valor para indicar qué se usa como valores en su gráfico. Por ejemplo, si quiere crear un
gráfico que muestre las ventas del año pasado para cada uno de sus clientes, el campo Ventas del año pasado
será el valor.
13.2.2 Creación de gráficos basados en campos de resumen o
de subtotal (organización de grupo)
Muchos de los gráficos que usted creará, estarán basados en resúmenes o subtotales dentro de su informe.
Antes de crear estos gráficos debe haber insertado un resumen o un subtotal en un encabezado o pie de página
de grupo del informe. Para obtener más información sobre cómo se insertan resúmenes y subtotales, consulte
Resumen de datos agrupados [página 166] y Cálculo de subtotales [página 171].
13.2.2.1 Para crear un gráfico sobre un campo de resumen o
de subtotal
1.
En el menú Insertar, haga clic en Gráfico.
En el área Encabezado de informe aparece un marco de objeto.
Consejo
Otra forma de crear un gráfico consiste en hacer clic en el botón Insertar gráfico situado en la barra de
herramientas Insertar herramientas.
2.
Arrastre el marco a la posición que desee en el Encabezado de informe, el Encabezado de grupo o el Pie de
página de grupo.
Aparece el cuadro de diálogo Asistente de gráficos.
Nota
Puede aparecer un gráfico predeterminado en la sección Encabezado de informe, en lugar de aparecer el
cuadro de diálogo Asistente de gráficos. Para seleccionar un tipo de gráfico diferente, haga clic con el
278
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Crear gráficos
botón derecho en el gráfico predeterminado y, a continuación, haga clic en Asistente de gráficos. Aparece
el cuadro de diálogo Asistente de gráficos.
3.
En la ficha Tipo, en la lista Tipo de gráfico, seleccione un tipo de gráfico.
Haga clic en el subtipo de gráfico que mejor ilustre sus datos. Consulte Tipos de gráficos [página 273].
4.
Haga clic en la ficha Datos.
5.
En el área Organización, haga clic en Grupo, si aún no está seleccionado.
6.
En el Área datos, en la lista A cambio de, haga clic en el campo de grupo sobre el que desea basar su gráfico,
luego en la lista Mostrar, haga clic en el campo de resumen que desea mostrar en su gráfico.
7.
Si aparecen las fichas Ejes y Opciones, puede personalizar algunas de las propiedades del gráfico, como la
escala de los ejes, la leyenda y los puntos de datos.
8.
Haga clic en la ficha Texto.
9.
Acepte la información de título predeterminada o agregue nuevos títulos a su gráfico.
10. Haga clic en Aceptar.
Nota
Cuando inserte un gráfico, este podría cubrir una parte de su informe. Necesitará mover y tal vez reajustarlo
para que encaje en su informe como usted quiere.
13.2.3 Creación de gráficos basados en resúmenes de tablas
de referencias (organización de tabla de referencias)
Crystal Reports permite incluir en el informe de tablas de referencias un gráfico basado en valores resumidos. Por
ejemplo, en un objeto de tablas de referencias que muestre el número total de un cierto producto vendido en cada
región de los Estados Unidos, tal vez quiera incluir un gráfico que muestre el porcentaje de ventas
correspondiente a cada región para ese producto.
Para crear un gráfico de tablas de referencias debe tener, por supuesto, un objeto de tablas de referencias en su
informe. Para obtener más información, consulte Objetos de tablas de referencias [página 317].
13.2.3.1 Para crear un gráfico sobre un resumen de tabla de
referencias
1.
Seleccione la tabla de referencias en la que desea crear el gráfico.
2.
En el menú Insertar, haga clic en Gráfico.
En el área Encabezado de informe aparece un marco de objeto.
Consejo
Otra forma de crear un gráfico consiste en hacer clic en el botón Insertar gráfico situado en la barra de
herramientas Insertar herramientas.
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Crear gráficos
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279
3.
Arrastre el marco a la posición que desee del Encabezado de informe.
Aparece el cuadro de diálogo Asistente de gráficos.
Nota
Puede aparecer un gráfico predeterminado en la sección Encabezado de informe, en lugar de aparecer el
cuadro de diálogo Asistente de gráficos. Para seleccionar un tipo de gráfico diferente, haga clic con el
botón derecho en el gráfico predeterminado y, a continuación, haga clic en Asistente de gráficos. Aparece
el cuadro de diálogo Asistente de gráficos.
4.
En la ficha Tipo, en la lista Tipo de gráfico, seleccione un tipo de gráfico.
Haga clic en el subtipo de gráfico que mejor ilustre sus datos. Consulte Tipos de gráficos [página 273].
5.
Haga clic en la ficha Datos.
6.
En el área Organización, haga clic en Tabla de referencias, si aún no está seleccionado.
7.
En el área Datos, en la lista A cambio de, haga clic en el campo de grupo sobre el que desea basar su gráfico.
8.
Si es necesario, en la lista Subdividido por, haga clic en una fila o columna secundaria sobre la cual desee
basar su gráfico.
9.
En la lista Mostrar, haga clic en el campo de resumen que desea mostrar en su gráfico.
10. Si aparecen las fichas Ejes y Opciones, puede personalizar algunas de las propiedades del gráfico, como la
escala de los ejes, la leyenda y los puntos de datos.
11. Haga clic en la ficha Texto.
12. Acepte la información de título predeterminada o agregue nuevos títulos a su gráfico.
13. Haga clic en Aceptar.
Nota
Cuando inserte un gráfico, este podría cubrir una parte de su informe. Necesitará mover y tal vez reajustarlo
para que encaje en su informe como usted quiere.
13.2.4 Creación de gráficos basados en un cubo OLAP
(organización OLAP)
Usted puede usar el esquema OLAP para graficar en una cuadrícula OLAP. Para poder crear un gráfico OLAP,
primero debe tener una cuadrícula OLAP en su informe. Para obtener más información, consulte Creación de un
informe OLAP [página 360].
13.2.4.1
Para crear un gráfico sobre un cubo OLAP
1.
Seleccione la cuadrícula OLAP sobre la que desea crear el gráfico.
2.
En el menú Insertar, haga clic en Gráfico.
En el área Encabezado de informe aparece un marco de objeto.
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Crear gráficos
Consejo
Otra forma de crear un gráfico consiste en hacer clic en el botón Insertar gráfico situado en la barra de
herramientas Insertar herramientas.
3.
Arrastre el marco a la posición que desee del Encabezado de informe.
Aparece el cuadro de diálogo Asistente de gráficos.
Nota
Puede aparecer un gráfico predeterminado en la sección Encabezado de informe, en lugar de aparecer el
cuadro de diálogo Asistente de gráficos. Para seleccionar un tipo de gráfico diferente, haga clic con el
botón derecho en el gráfico predeterminado y, a continuación, haga clic en Asistente de gráficos. Aparece
el cuadro de diálogo Asistente de gráficos.
4.
En la ficha Tipo, en la lista Tipo de gráfico, seleccione un tipo de gráfico. A continuación, haga clic en el subtipo
de gráfico que mejor ilustre sus datos. Consulte Tipos de gráficos [página 273].
5.
Haga clic en la ficha Datos.
6.
En el área Organización, haga clic en el botón OLAP, si aún no está seleccionado.
7.
En el área Datos, en la lista A cambio de, haga clic en el campo sobre el que desea basar su gráfico.
8.
Si es necesario, en la lista Subdividido por, haga clic en una fila o columna secundaria sobre la cual desee
basar su gráfico.
Nota
Asegúrese de que el tipo de gráfico seleccionado en el paso 3 admite un campo de gráficos secundario.
9.
Si aparecen las fichas Ejes y Opciones, puede personalizar algunas de las propiedades del gráfico, como la
escala de los ejes, la leyenda y los puntos de datos.
10. Haga clic en la ficha Texto.
Acepte la información de título predeterminada o agregue nuevos títulos a su gráfico.
11. Haga clic en Aceptar.
Nota
Cuando inserte un gráfico, este podría cubrir una parte de su informe. Necesitará mover y tal vez reajustarlo
para que encaje en su informe como usted quiere.
13.3 Uso de gráficos
Después de crear un gráfico, se le puede agregar un título, encabezados o una leyenda nuevos, así como cambiar
las fuentes o incluso el tipo de gráfico. Crystal Reports proporciona varias opciones para trabajar con gráficos
existentes.
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Crear gráficos
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281
13.3.1
Edición de gráficos mediante el Asistente de gráficos
La edición de gráficos con el Asistente de gráficos permite volver al asistente en el que se diseñó el gráfico. Se
pueden modificar bastantes opciones originales, como el tipo de gráfico que se va a presentar, los datos en que se
basa el gráfico, etc.
13.3.1.1
Para editar un gráfico usando el Asistente de gráficos
1.
Haga clic con el botón derecho para abrir el menú contextual.
2.
En el menú contextual, haga clic en Asistente de gráfico.
3.
En el cuadro de diálogo Asistente de gráficos, haga los cambios que desee.
4.
Haga clic en Aceptar.
13.3.2 Edición de gráficos mediante las opciones del menú
Opciones de gráfico
Algunas de las opciones de edición disponibles en el Asistente de gráficos también aparecen directamente en el
menú Opciones de gráfico. Este menú, el cual aparece al hacer clic con el botón secundario sobre un gráfico,
también contiene numerosas opciones de formato avanzadas.
Los siguientes procedimientos muestran cómo obtener acceso a las diversas opciones de ese menú. Para
obtener más información sobre cómo utilizar estas funciones, haga clic en Ayuda en los diversos cuadros de
diálogo. La Ayuda de gráficos (Chart.chm) se instala de forma predeterminada en el directorio Archivos de
programa\SAP BusinessObjects\Crystal Reports 2011\ChartSupport\Help\<idioma>.
13.3.2.1
Para cambiar el formato de un gráfico
1.
Haga clic con el botón derecho en el gráfico y, a continuación, seleccione Opciones de gráfico.
2.
Haga clic en la ficha apropiada para cambiar la apariencia, los títulos, las etiquetas de datos, etc.
13.3.2.2 Para cambiar las opciones de Cuadrículas de eje
numérico
1.
Haga clic con el botón derecho en el gráfico y, a continuación, seleccione Opciones de gráfico.
2.
Haga clic en la ficha correspondiente para cambiar las líneas de cuadrícula, ejes, etc.
282
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13.3.2.3 Para cambiar los títulos de un gráfico
1.
Haga clic con el botón derecho en el gráfico y, a continuación, seleccione Opciones de gráfico.
2.
Haga clic en la ficha Títulos y realice los cambios.
13.3.3 Edición de gráficos usando otras opciones del menú
13.3.3.1
Para aplicar una nueva plantilla
1.
Haga clic con el botón derecho en el gráfico y seleccione Cargar plantilla en el menú.
2.
Aparece el cuadro de diálogo Personalizado.
Las opciones de la ficha Personalizado representan ubicaciones de directorios de \Archivos de programa
\SAP BusinessObjects\Crystal Reports 14.0\Templates donde se almacenan los archivos de
gráficos personalizados.
Nota
Los gráficos personalizados solo están disponibles si se seleccionó la opción Creación de gráficos
personalizados al instalar Crystal Reports.
13.3.3.2 Para dar formato a un objeto de gráfico seleccionado
1.
Seleccione una línea, un área o un objeto de texto en el gráfico.
2.
Haga clic con el botón derecho en el objeto especificado y, a continuación, haga clic en Dar formato a
<<objeto> >.
Por ejemplo, verá Dar formato a sector del gráfico si selecciona un sector de gráfico o Dar formato a
marcador de serie si selecciona un elemento en un gráfico de áreas, gráfico de barras, etc.
3.
Haga clic en la ficha adecuada para realizar cambios en el formato.
13.3.3.3 Para cambiar las opciones de series
1.
Seleccione un elemento elevador (área, barra, línea, marcador, sector circular, etc.) o un marcador de
leyenda.
2.
Haga clic con el botón derecho en el área especificada y, a continuación, seleccione Opciones de serie.
Nota
Las opciones de serie solo están disponibles si ha seleccionado un elevador o un marcador, según se indica
en el paso anterior; además, puede que no están disponibles en algunos tipos de gráfico.
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283
3.
Haga clic en la ficha apropiada para cambiar la apariencia, las etiquetas de datos, etc.
13.3.3.4 Para elegir un ángulo de visión para un gráfico 3D
Haga clic con el botón derecho en el gráfico y seleccione Ángulo de visualización 3D en el menú.
13.3.4 Uso de las funciones de zoom en gráficos de barras y
de líneas
En la ficha Vista previa puede encontrar comandos para aplicar zoom a gráficos de barras y gráficos de líneas del
informe. Puede aplicar zoom a estos tipos de gráficos en todo momento, siendo cada vez conocido como
específico de instancia. Si decide guardar la instancia del gráfico sobre la que se ha aplicado zoom, debe guardar
los datos con el informe.
13.3.4.1
Para aplicar zoom a un gráfico de barras o de líneas
1.
En la ficha Vista previa, haga clic con el botón secundario en el gráfico de barras o de líneas para abrir el menú
contextual.
2.
En el menú contextual, haga clic en Aumentar..
3.
Arrastre el cursor de aumento en torno a una sección del gráfico para encerrarla dentro del rectángulo de
seguimiento.
La sección seleccionada del gráfico aumenta de tamaño.
4.
Repita el paso anterior para aumentar más el tamaño.
Nota
Para ver áreas adyacentes en una vista de gráfico ampliada (por ejemplo, barras contiguas en un gráfico de
barras), use la opción Panorámica del menú contextual. Mueva el cursor de panorámica hacia la derecha o
hacia la izquierda para desplazarse en esa dirección.
5.
Para conseguir el efecto contrario, haga clic con el botón derecho en el gráfico para abrir el menú contextual.
6.
En el menú contextual, haga clic en Reducir.
7.
Con el cursor de reducción, haga clic en el gráfico.
El gráfico disminuye un nivel de ampliación.
8.
284
Haga clic nuevamente en el gráfico para volver a aplicar este zoom.
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13.3.5 Organización automática de gráficos
Si mueve o cambia el tamaño de objetos de gráfico en la ficha Vista previa, seleccione la función Organización
automática del gráfico para restablecer el gráfico.
13.3.5.1
Para organizar automáticamente un gráfico
1.
En la ficha Vista previa, haga clic con el botón derecho en el gráfico para abrir el menú contextual.
2.
En el menú contextual, haga clic en Organización automática del gráfico.
Crystal Reports restablece el tamaño y la posición originales del gráfico.
13.3.6 Aplicación de formato a gráficos
13.3.6.1
Cómo cambiar el borde de un mapa
1.
Desde la ficha Diseño o la ficha Vista previa, haga clic en el gráfico con el botón derecho del ratón para
mostrar el menú contextual.
2.
En el menú contextual, haga clic en Dar formato a fondo.
3.
En el cuadro de diálogo Editor de Formato, haga clic en la ficha Borde para ver las opciones disponibles.
4.
Cambie el estilo, color o grosor de la línea.
5.
Haga clic en Aceptar para guardar los cambios.
Crystal Reports vuelve al informe e implementa los cambios.
13.3.6.2 Aplicación de formato condicional a un gráfico
1.
Desde la ficha Diseño o la ficha Vista previa, haga clic en el gráfico con el botón derecho del ratón para
mostrar el menú contextual.
2.
En el menú contextual, haga clic en Asistente de gráficos y seleccione la ficha Resaltado de color.
Para obtener información sobre el asistente, busque en la ayuda en pantalla el tema Asistente para formato
de colores del gráfico.
Nota
La opción para aplicar formato condicional no está disponible en todos los tipos de gráfico.
Nota
Un gráfico de áreas debe tener dos valores "A cambio de" para que aparezca el formato condicional.
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Nota
Si se trata de un gráfico de líneas, este debe tener marcadores de datos antes de ver el formato
condicional.
Nota
Después de aplicar formato condicional, se debe seleccionar "Color por grupos" en la ficha Apariencia del
cuadro de diálogo Opciones de gráfico antes de ver el formato. Para establecer esta opción, haga clic con
el botón secundario en el gráfico, seleccione Opciones de gráfico en el menú contextual y seleccione el
comando General del submenú. Esta nota es aplicable a gráficos de líneas, de elevador 3D y de superficie
3D con un campo "A cambio de", así como a gráficos de barras, de eje numérico, de superficie 3D, radiales,
de stock y a gráficos con dos resúmenes.
3.
Haga clic en Aceptar.
13.3.6.3 Modificación del texto de la leyenda de un gráfico
1.
En la ficha Vista previa, haga clic en el texto de la leyenda del gráfico para seleccionarlo.
Consejo
Asegúrese de seleccionar el texto y no la leyenda completa.
2.
Haga clic con el botón secundario en el texto de la leyenda y seleccione Editar etiqueta de ejes en el menú
contextual.
3.
En el cuadro de diálogo Alias de etiquetas, agregue el texto que desee ver en el campo Etiqueta mostrada.
4.
Haga clic en Aceptar.
13.3.7 Uso de la función de subyacer en gráficos
Considerando que los gráficos solo se imprimen en ciertas áreas y secciones de su informe la propiedad de
expansión hace la creación de gráficos mucho más extraordinaria que nunca. Ahora, para poder comprender
mejor los datos, en lugar de imprimir el gráfico primero y luego los datos que representa, usted puede ubicar el
gráfico junto a ellos.
Así es como se ve su informe cuando subyace un gráfico con datos de informe.
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14 Asignación
Crystal Reports permite incluir mapas con informes realizados a partir de datos geográficos. Esta sección explica
cómo usar mapas en informes para hacer que los datos del informe sean más significativos y fáciles de
interpretar. Puede personalizar y reorganizar la apariencia de un mapa y activar el modo de profundización para
visualizar aquellos detalles tras los resúmenes gráficos.
Soporte en línea, muestras y breves referencias técnicas
Para obtener más información sobre los temas que se tratan en esta ayuda en pantalla, visite SAP Community
Network , donde encontrará un amplio conjunto de ejemplos, descargas, breves referencias técnicas e
información adicional de utilidad.
http://scn.sap.com
14.1 Conceptos de la creación de mapas
14.1.1
Introducción general sobre la creación de mapas
Con Crystal Reports se pueden incluir mapas geográficos profesionales en los informes. Los mapas ayudan a
analizar los datos de un informe e identificar tendencias con más eficiencia. Por ejemplo, podría crear un mapa
para representar ventas por región. Entonces sería fácil:
●
Usar uno de los cinco tipos de mapas para analizar los datos.
●
Ajustar la apariencia y el diseño del mapa, lo que permite identificar mejor las tendencias.
●
Profundizar en las regiones del mapa para ver los datos subyacentes.
14.1.2
Esquemas de mapa
El Asistente de Mapas ofrece cuatro esquemas poderosos.
Cada esquema es especialmente útil para elaborar mapas a partir de ciertos conjuntos de datos. Cualquiera de
los siguientes esquemas se pueden usar para crear un mapa:
Opciones avanzadas
Use el esquema de Advanced al usar valores de mapa múltiples, en lugar de solo uno, o cuando no hay grupos o
resúmenes en el informe.
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Asignación
Grupo
El esquema de grupo es un esquema muy simplificado en el cual se muestra un resumen en cada cambio de un
campo geográfico (tal como Región).
Nota
Para poder crear un mapa usando el esquema de grupo, debe tener por lo menos un grupo y por lo menos un
campo de resumen en su informe.
Tabla de referencias
Use el esquema de tablas de referencias cuando elabore un mapa a partir de un objeto de tablas de referencias.
Un mapa de tabla de referencias no requiere campos de grupo o de resumen.
OLAP
Use la organización OLAP cuando cree un mapa sobre una cuadrícula OLAP. Un mapa OLAP no requiere de
campos de grupos o de resumen.
Nota
Si no hay un mapa relacionado con los datos que ha especificado, aparecerá un bloque vacío a menos que la
sección donde se ubica el mapa haya sido formateada para suprimir los bloques en blanco.
14.1.3
Tipos de mapas
El Asistente de Mapas también proporciona cinco tipos de mapas básicos, cada cual está diseñado para una
estrategia diferente de análisis de datos. Al decidir qué tipo de mapa se adapta mejor al informe, debe considerar
el tipo de datos que desea analizar. Por ejemplo, si desea que el mapa muestre un elemento de datos por cada
división geográfica (ciudad, estado, país, etc.), entonces puede usar un mapa en rangos, de densidad de puntos o
graduado. Ahora, si desea que el mapa muestre más de un valor por cada nueva división geográfica, entonces es
preferible usar un mapa de gráfico circular o un mapa de gráfico de barras. A continuación hay una vista general
de los tipos de mapas principales y sus usos más comunes.
En rangos
Un mapa de Rangos divide los datos entre rangos, asigna un color específico para cada rango y después pone una
clave de color en cada área geográfica del mapa para mostrar un rango. Por ejemplo, podría crear un mapa para
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Asignación
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289
mostrar las Ventas del año pasado por Región. Si tiene ventas de cero a 100.000, el mapa podría contener cinco
rangos con intervalos equivalentes, cada uno con 20.000. Podría utilizar tonos del color rojo (que van del rojo
oscuro al claro) para poner una clave de color en cada región, de acuerdo con las cifras de ventas. Entonces
podría usar este mapa para descubrir dónde hay mayores ventas.
Usando intervalos equivalentes, puede que todas sus regiones estén entre cero y 20,000, excepto quizás una
región (por ejemplo, California) donde las ventas son excepcionalmente altas (tales como 98,000). Este mapa
sería una representación de los datos muy distorsionada. Un mapa más útil tendría rangos como 0 - 5000, 5000 10000, 10000 - 15000, 15000 - 20000 y por encima de 20000. Es importante definir con cuidado los rangos.
Nota
El valor final de cada división se repite como valor inicial de la división siguiente; el valor real se incluye en el
grupo que inicia. Es decir, los rangos del ejemplo anterior son realmente: 0-4999, 5000-9999, etc.
Encontrará opciones de rangos diferentes:
●
La cuenta es igual
Esta opción asigna intervalos de modo que el mismo número de regiones (o el número más próximo posible a
este) aparezca en cada intervalo. En otras palabras, esta opción asigna intervalos para que cada color del
mapa sea asignado al mismo número de regiones. La cantidad numérica de los valores de resumen en cada
intervalo puede ser o no ser igual, dependiendo de las regiones individuales y sus valores de resumen.
●
Los rangos son iguales
Esta opción asigna intervalos de modo que los valores de resumen en cada intervalo son numéricamente
iguales. El número de regiones en cada intervalo puede ser o no ser igual, dependiendo de las regiones
individuales y sus valores de resumen.
●
Interrupción natural
Esta opción asigna intervalos usando un algoritmo que intenta minimizar la diferencia entre los valores de
resumen y el promedio de esos valores, por cada intervalo.
●
Desviación estándar
Esta opción asigna intervalos de modo que el intervalo medio se interrumpe en la media (o promedio) de los
valores de los datos, y los intervalos por encima y por debajo del rango medio están una desviación estándar
por arriba o por debajo de la media. La desviación estándar es la raíz cuadrada de la varianza. Esto proyecta
cómo varios valores en un conjunto de valores se desvían del medio en ese conjunto.
Densidad de puntos
Un mapa de densidad de puntos muestra un punto por cada instancia de un elemento especificado. Por ejemplo,
un mapa de Estados Unidos que muestre un punto por cada fabricante de barcos en la nación. En un estado como
Tennessee no habría ningún punto. En algunos estados costeros, tal como South Carolina, es posible contar los
puntos del mapa ya que su dispersión sería bastante amplia.
El propósito de un mapa de densidad de puntos es, por lo tanto, proporcionar una impresión general de la
distribución de un elemento especificado. Este tipo de mapa es muy parecido a una foto nocturna de EE.UU.
tomada por un satélite, donde es posible ver las luces de todas las ciudades. Tal mapa no es una manera muy
precisa para impartir información (particularmente si usted tiene un gran número de elementos), pero sí es una
buena forma de dar una impresión de la distribución de algo.
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Graduado
Un mapa de graduación es muy parecido a un mapa de rangos, que muestra un símbolo por instancia de un
elemento especificado. El símbolo, es un círculo, pero usted puede elegir un símbolo diferente si prefiere. Cada
símbolo es proporcional en tamaño al valor del elemento que representa (dentro de un rango de tres tamaños).
Un mapa de graduación imparte la misma información que un mapa de rangos, pero usualmente el mapa de
rangos se usa en casos donde las áreas geográficas tienen bordes geográficos definitivos (como en caso de
regiones), mientras un mapa de graduación sería más bien para presentar datos que están vinculados a ciertos
puntos en lugar de áreas precisas (como en el caso de ciudades).
Por ejemplo, un mapa de una región individual podría usar círculos graduados para representar las ventas de cada
sucursal. El tamaño de cada círculo sería proporcional a las ventas (o al rango de ventas) de la sucursal que
representa. En este mapa, una oficina que produce $70,000 podría representarse con un círculo grande,
mientras que una que produce $20,000 se indicaría con un círculo pequeño. Así que, un mapa de graduación
ofrece una representación más eficiente de datos por puntos comparado con un mapa de rangos, y utiliza
símbolos de distintos tamaños en lugar de colores para distinguir variaciones en los valores de los elementos
representados.
Gráfico circular
Un mapa de gráfico circular muestra un gráfico circular sobre cada área geográfica. Los gráficos circulares
representan elementos de datos los cuales constituyen un total. Cada sección del círculo representa un elemento
individual de los datos y muestra el porcentaje de ese elemento en relación con el total. Por ejemplo, usted podría
crear un mapa de gráficos circulares para mostrar los tipos de combustibles de calefacción por región. Pueden
haber cuatro tipos de combustibles de calefacción (cuatro secciones en cada círculo): electricidad, gas, leña y
solar. Entonces cada región tendría un gráfico circular para representar la división de tipos de combustibles de
calefacción dentro de esa región. El estado de Washington probablemente utiliza un alto porcentaje (una sección
grande del círculo) de electricidad debido a la abundancia de energía hidrológica de esa región, mientras que
Idaho probablemente utiliza un porcentaje más alto (una sección grande del círculo) de gas natural.
Puede usar este tipo de mapa para comparar la distribución de varios elementos dentro de una región en
particular. También puede especificar que los gráficos circulares tengan tamaños proporcionados, con tal de que,
como con los símbolos en un mapa de graduación, los gráficos circulares aparezcan de varios tamaños,
dependiendo de los valores de datos subyacentes. Esto permite comparar los totales entre regiones.
Gráfico de barras
Un mapa de gráfico de barras funciona como un mapa de gráfico circular, pero puede resultar más útil para
ciertos conjuntos de datos. Típicamente, usted usaría un mapa de gráfico de barras para elementos que no
suman el 100% (eso es, para elementos de datos que no constituyen un todo, o para elementos de datos que no
están relacionados). Por ejemplo, podría crear un mapa de gráfico de barras para representar el uso de
combustibles de calefacción por región. Quizás desea analizar el uso de tres tipos de combustibles: electricidad,
gas y solar. Cada gráfico de barras en el mapa podría contener barras individuales para cada uno de estos tipos.
En este ejemplo, los elementos de datos (electricidad, gas y solar) no constituyen un todo. Puede ser que existan
otros tipos de combustibles en uso en estas regiones, tales como leña, pero este mapa solo está interesado en los
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primeros tres. Además, el propósito del mapa es comparar el uso, en cada región, de cada tipo de combustible
con el uso en el resto de las regiones. En un mapa de gráfico circular, estos tres tipos de combustibles se podrían
mostrar como porcentajes de uso del combustible total dentro de cada región, y aunque así puede comparar los
porcentajes de cada región, probablemente no sería posible comparar los valores actuales para cada región, ya
que cada región tendría el mismo valor total (100%).
14.1.4 Dónde ubicar un mapa
Cuando elije dónde ubicar su mapa, usted determina la cantidad de datos que serán incluidos en el mapa. Por
ejemplo, si ubica el mapa en la sección del encabezado de informe, el mapa incluye datos para el informe
completo. En cambio, si ubica el mapa en una sección de encabezado de grupo o pie de grupo, los datos
mostrados serán específicos a esa sección. Su elección también determina si el mapa será impreso solo una vez
para el informe completo, o muchas veces (una vez por cada instancia de un grupo específico.
Nota
Si su informe contiene subinformes, también puede ubicar mapas en los subinformes.
14.1.5
Traspasar usando mapas
La asignación de mapas no solo es una manera eficaz de presentar datos, sino que también es una herramienta
eficaz de análisis. Desplace el cursor sobre una sección del mapa en la ficha Vista previa de modo que el puntero
se convierta en el cursor de Profundizar y, a continuación, haga doble clic para ver los detalles subyacentes de esa
sección del mapa.
Nota
Si profundiza en una región que no tiene datos asociados, recibirá el siguiente mensaje: "No hay registros de
detalles para esa {Nombre de región}".
14.2 Creación de mapas
El proceso de creación de mapas varía dependiendo de los datos que usa. Las siguientes secciones detallan el
proceso de creación de mapas para cada organización de mapa.
292
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Creación de mapas sobre campos de detalle (Diseño avanzado)
La organización avanzada permite crear un mapa basado en valores específicos. Usando la organización
avanzada, se puede crear un mapa sin necesidad de un campo de resumen usando los valores que aparecen en la
sección Detalles del informe.
Para crear un mapa basado en la organización avanzada, se deben especificar dos cosas:
●
Condiciones (puede haber dos).
●
Valor (solo debe haber un valor).
Condición
La condición se usa para indicar dónde se trazan los datos en un mapa. Esta condición debe ser un campo de
cadena. Para que se genere un mapa, el campo debe contener información geográfica. Por ejemplo, el mapa que
muestra las ventas del año pasado correspondientes a cada país usa el campo País como condición. Cada vez que
la condición cambia (cambia el país), se resalta esa área del mapa.
Valor
La organización avanzada utiliza el valor para indicar qué información se registra cuando se resalta el área del
mapa. Por ejemplo, si se desea crear un mapa que muestre las ventas del año pasado correspondientes a los
países, el valor sería el campo Ventas del año pasado.
14.2.1 Creación de mapas sobre campos de grupo
(organización de grupo)
Para crear un mapa a partir de un grupo, puede usar el esquema de grupo, en el cual se muestra un resumen (tal
como Ventas del año pasado) sobre los cambios en un campo geográfico (tal como Región). Para poder crear un
mapa usando el esquema de grupo, debe tener por lo menos un grupo y por lo menos un campo de resumen en su
informe.
14.2.1.1
1.
Para crear un mapa sobre un grupo
En el menú Insertar, haga clic en Mapa.
Consejo
Otra forma de realizar esta acción es haciendo clic en el botón Insertar mapa en la barra de
herramientas Insertar herramientas.
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293
Se muestra el cuadro de diálogo Asistente de mapa.
2.
En la ficha Datos, en el área Diseño, haga clic en Grupo, si aún no está seleccionado.
3.
En el área Ubicación, en la lista Ubicar mapa, especifique cuántas veces aparece su mapa en el informe y, a
continuación, haga clic en Encabezado o Pie de página para especificar dónde desea ubicar su mapa.
4.
En el área Datos, en la lista A cambio de, haga clic en el campo de grupo sobre el que desea basar el mapa y, a
continuación, en la lista Mostrar haga clic en el campo de resumen que desea mostrar en el mapa.
5.
Haga clic en la ficha Tipo.
6.
Haga clic en el tipo de mapa que mejor ilustre sus datos (por rangos, densidad de punto o graduado).
Consulte Tipos de mapas [página 289].
7.
En el área Opciones, aplique las opciones de formato a su mapa.
8.
Haga clic en la ficha Texto.
9.
En el campo Título de mapa, ingrese un título para su mapa.
10. En el área Leyenda, puede hacer clic en una de las opciones siguientes:
○
Leyenda completa para mostrar una leyenda detallada en su mapa.
○
Comprimir leyenda para mostrar una leyenda condensada en su mapa.
○
Ninguna leyenda para excluir la leyenda de su mapa.
11. Si hace clic en Leyenda completa, haga clic en Hecho por el mapa para que Crystal Reports cree un título de
leyenda basado en su mapa, o bien haga clic en Especificar para introducir su propio título y subtítulo de
leyenda.
12. Haga clic en Aceptar.
Su mapa se coloca en la sección Encabezado o Pie de página del informe, dependiendo de su selección en el
paso 3.
14.2.2 Creación de mapas sobre resúmenes de tabla de
referencias (organización de tabla de referencias)
Con el esquema de tablas de referencias, es posible crear un mapa a partir de un campo de resumen de tablas de
referencias. Por ejemplo, con unas tablas de referencias que presentan el número total de artículos vendidos de
un producto en cada región de Estados Unidos, usted podría incluir un mapa para mostrar el porcentaje de las
ventas totales del producto, proporcionado por cada región.
Para a crear un mapa a partir de tablas de referencias, primero debe tener las tablas de referencias en su informe.
Para obtener más información sobre las tablas de referencias, consulte Objetos de tablas de referencias [página
317].
14.2.2.1 Para crear un mapa sobre un resumen de tabla de
referencias
1.
294
En el menú Insertar, haga clic en Mapa.
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Consejo
Otra forma de realizar esta acción es haciendo clic en el botón Insertar mapa en la barra de
herramientas Insertar herramientas.
Se muestra el cuadro de diálogo Asistente de mapa.
2.
En la ficha Datos, en el Área de diseño, haga clic en Tabla cruzada, si aún no está seleccionada.
3.
En el área Ubicación, haga clic en Encabezado o en Pie de página para especificar dónde colocar el mapa.
4.
En la área Datos, de la lista desplegable Mostrar campo geográfico, seleccione el campo geográfico que desea
mostrar. Este campo proveerá las áreas geográficas del mapa.
5.
También puede seleccionar, si desea, un campo adicional a partir del cual crear el mapa, de la lista
desplegable Subdividido por.
Crystal Reports usa este campo para subdividir los gráficos circulares o de barras que aparecen en el mapa.
6.
En la lista Asignar, haga clic en un campo de resumen para proporcionar los datos numéricos a su mapa.
7.
Haga clic en la ficha Tipo.
8.
Seleccione el tipo de mapa que mejor ilustrará sus datos. Consulte Tipos de mapas [página 289].
9.
○
Si va a crear el mapa a partir de un solo campo, asegúrese de seleccionar Ninguno en la lista "Subdividido
por" y elegir a continuación uno de estos tipos de mapa: En rangos, Densidad de puntos o Graduado.
○
Si va a crear el mapa a partir de dos campos, asegúrese de seleccionar un campo adicional en la lista
"Subdividido por" y elegir a continuación uno de estos tipos de mapa: Gráfico circular o Gráfico de barras.
En el área Opciones, aplique las opciones de formato a su mapa.
10. Haga clic en la ficha Texto.
11. En el campo Título de mapa, ingrese un título para su mapa.
12. En el área Leyenda, puede hacer clic en una de las opciones siguientes:
○
Leyenda completa para mostrar una leyenda detallada en su mapa.
○
Comprimir leyenda para mostrar una leyenda condensada en su mapa.
○
Ninguna leyenda para excluir la leyenda de su mapa.
13. Si hace clic en Leyenda completa, haga clic en Hecho por el mapa para que Crystal Reports cree un título de
leyenda basado en su mapa, o bien haga clic en Especificar para introducir su propio título y subtítulo de
leyenda.
14. Haga clic en Aceptar.
Su mapa se coloca en la sección Encabezado o Pie de página del informe, dependiendo de su selección en el
paso 3.
14.2.3 Creación de mapas sobre un cubo OLAP (organización
OLAP)
Usando la organización OLAP puede crear un mapa sobre una cuadrícula OLAP. Para poder crear un mapa OLAP,
primero debe tener una cuadrícula OLAP en su informe. Para obtener más información acerca de las cuadrículas
OLAP, consulte Creación de un informe OLAP [página 360].
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14.2.3.1
1.
Para crear un mapa sobre un cubo OLAP
En el menú Insertar, haga clic en Mapa.
Consejo
Otra forma de realizar esta acción es haciendo clic en el botón Insertar mapa en la barra de
herramientas Insertar herramientas.
Se muestra el cuadro de diálogo Asistente de mapa.
2.
En la ficha Datos, en el área Diseño, haga clic en OLAP, si aún no está seleccionado.
3.
En el área Ubicación, haga clic en Encabezado o en Pie de página para especificar dónde colocar el mapa.
4.
En el área Datos, haga clic en la lista A cambio de y seleccione el campo sobre el que desea basar su mapa.
Nota
Este campo debe contener información geográfica, como País.
5.
Si es necesario, haga clic en la lista Subdividido por y seleccione una fila o columna secundaria para
incorporar en su mapa.
Nota
Elegir subdividir por un campo de mapa secundario, la fila o la columna, afectará a los tipos de mapas
disponibles en el paso 8.
6.
Haga clic en la ficha Tipo.
7.
Seleccione el tipo de mapa que mejor ilustrará sus datos. Si no hay ningún campo de mapa secundario, puede
elegir En rangos, Densidad de puntos o Graduado; si hay un campo de mapa secundario, puede elegir Gráfico
circular o Gráfico de barras. Consulte Tipos de mapas [página 289].
8.
En el área Opciones, aplique las opciones de formato a su mapa.
9.
Haga clic en la ficha Texto.
10. En el campo Título de mapa, ingrese un título para su mapa.
11. En el área Leyenda, puede hacer clic en una de las opciones siguientes:
○
Leyenda completa para mostrar una leyenda detallada en su mapa.
○
Comprimir leyenda para mostrar una leyenda condensada en su mapa.
○
Ninguna leyenda para excluir la leyenda de su mapa.
Nota
Si hace clic en Leyenda completa, haga clic en "Hecho por el mapa" para que Crystal Reports cree un título
de leyenda basado en el mapa, o haga clic en Especificar para introducir su propio título y subtítulo de
leyenda.
12. Haga clic en Aceptar.
Su mapa se coloca en la sección Encabezado o Pie de página del informe, dependiendo de su selección en el
paso 3.
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14.3 Trabajo con mapas
Después de crear un mapa, se puede poner un nuevo título, encabezados y una leyenda, y también se pueden
cambiar las fuentes o incluso el tipo de mapa. Crystal Reports proporciona numerosas opciones para trabajar con
mapas existentes.
14.3.1
Cómo editar mapas usando el Asistente de mapa
La edición de mapas con el Asistente de mapa permite volver al asistente en el que se diseñó el mapa. Se pueden
modificar bastantes opciones originales, como el tipo de mapa que se va a presentar, los datos en que se basa el
mapa, etc. Desde la ficha Diseño o la ficha Vista previa, puede fácilmente abrir el Asistente de Mapas y efectuar
sus modificaciones.
14.3.1.1
Para editar un mapa usando el Asistente de mapa
1.
Haga clic con el botón derecho para abrir el menú contextual.
2.
En el menú contextual, haga clic en Asistente de mapa.
3.
En el cuadro de diálogo Experto de mapa, realice los cambios deseados.
4.
Haga clic en Aceptar.
14.3.2 Cambio del título del mapa
1.
En la ficha Vista previa, haga clic con el botón derecho en el mapa para abrir el menú contextual.
2.
En el menú contextual, elija Título.
3.
En el cuadro de diálogo Cambiar título del mapa, ingrese un nuevo título.
4.
Haga clic en Aceptar para guardar los cambios.
Crystal Reports vuelve a la ficha Vista previa e implementa los cambios.
14.3.3 Cambio del tipo de mapa
Se puede cambiar el tipo de mapa y establecer las propiedades del mismo directamente desde el menú que
aparece cuando se hace clic con el botón secundario en un mapa en la ficha Vista previa. Por ejemplo, si desea ver
el aspecto que tendrían los datos de un mapa de rangos si se presentase en un mapa de densidad de puntos,
puede reorganizar el mapa sin tener que regresar al Asistente de mapa y cambiar el formato.
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297
14.3.3.1
Para cambiar el tipo de mapa
1.
En la ficha Vista previa, haga clic con el botón derecho en el mapa para abrir el menú contextual.
2.
En el menú contextual, elija Tipo.
Aparece el cuadro de diálogo Personalizar mapa.
3.
En la lista Tipo de mapa, haga clic en el nuevo tipo de mapa.
4.
En el área Opciones, aplique las opciones de formato a su nuevo mapa.
Las propiedades disponibles varían dependiendo del mapa seleccionado.
5.
Haga clic en Aceptar para guardar los cambios.
Crystal Reports vuelve a la ficha Vista previa e implementa los cambios.
14.3.4 Cambio de las capas del mapa
En Crystal Reports, los mapas se componen de diversas capas. Puede apilar estas capas unas sobre otras con el
fin de crear un mapa más detallado. Por ejemplo, puede que desee ver los nombres de las ciudades principales de
cada país; para ello, puede agregar una capa que contenga nombres de ciudades. Esta capa residiría sobre el
mapamundi básico a fin de proporcionar información más detallada.
Puede especificar cuál de las capas del mapa que se han proporcionado desea ver y reorganizar el orden de las
capas seleccionadas.
14.3.4.1 Para cambiar las capas del mapa
1.
En la ficha Vista previa, haga clic con el botón derecho en el mapa para abrir el menú contextual.
2.
En el menú contextual, elija Capas.
Aparece el cuadro de diálogo Control de capa.
298
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3.
En la lista Capas, haga clic en Arriba o Abajo para organizar el orden de las capas del mapa.
Tenga en cuenta que algunas capas del mapa contienen secciones que no son transparentes y pueden
oscurecer los detalles de otras capas. Por ejemplo, la capa Océano no es transparente en su mayor parte; si la
sitúa en la parte superior de la lista de capas, ésta bloqueará muchas de las capas restantes (dichas capas
parecen haber desaparecido, pero simplemente las ha oscurecido la capa Océano).
4.
En el área Propiedades, establezca las propiedades para cada capa, especificando si ésta es visible y si se
etiqueta automáticamente.
La opción Visible especifica si la capa aparece o no. La opción Etiquetas automáticas especifica si aparecen
etiquetas automáticas predefinidas (por ejemplo, etiquetas para los nombres de las ciudades principales del
mundo).
5.
Si es necesario, haga clic en Mostrar para abrir el cuadro de diálogo Mostrar propiedades.
Use este cuadro de diálogo para establecer el modo de visualización predeterminado y el nivel de zoom (la
máxima y mínima amplificación posible) para la capa en cuestión; a continuación, haga clic en Aceptar para
volver al cuadro de diálogo Control de capa.
6.
Haga clic en Aceptar para guardar los cambios.
Crystal Reports vuelve a la ficha Vista previa e implementa los cambios.
14.3.5 Solución de inconsistencias de datos
Algunas veces el mapa en que trabaja usa un nombre geográfico diferente al usado en la base de datos. Por
ejemplo, un mapa de Europa puede usar "Reino Unido" mientras que la base de datos usa la abreviatura "R.U.".
Hasta que no solucione esta inconsistencia, el mapa no podrá mostrar ninguna información para la región
geográfica seleccionada.
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14.3.5.1
Para solucionar inconsistencias de datos
1.
En la ficha Vista previa, haga clic con el botón derecho en el mapa para abrir el menú contextual.
2.
En el menú contextual, elija Solucionar inconsistencia.
Aparece el cuadro de diálogo Solucionar inconsistencia de mapa.
3.
Haga clic en la ficha Solucionar inconsistencia para ver una lista de los nombres geográficos que no se
corresponden entre el mapa y la base de datos.
4.
En la lista Asignar este nombre de campo , haga clic en el nombre que desee solucionar.
5.
Para asignar el encabezado, haga clic en una palabra clave de la lista A este nombre de mapa.
6.
Si hay coincidencia, haga clic en Coincidir.
La nueva asignación se mostrará en la sección Resultados coincidentes de la ficha Solucionar inconsistencia.
7.
Una vez que haya terminado de solucionar las inconsistencias de datos, haga clic en Aceptar.
El mapa puede ahora mostrar datos de la región geográfica seleccionada.
14.3.6 Modificación del mapa geográfico
Si prefiere que sus valores de datos se presenten en un mapa geográfico diferente, especifique sus cambios
usando la ficha Cambiar mapa del cuadro de diálogo Solucionar inconsistencia de mapa.
14.3.6.1
Para cambiar el mapa geográfico
1.
En la ficha Vista previa, haga clic con el botón derecho en el mapa para abrir el menú contextual.
2.
En el menú contextual, haga clic en Solucionar inconsistencia.
Aparece el cuadro de diálogo Solucionar inconsistencia de mapa; la ficha Cambiar mapa muestra el nombre
del mapa que está usando actualmente y una lista de posibles mapas que puede elegir.
3.
En la lista Mapas disponibles, haga clic en el nuevo mapa que desee usar.
4.
Haga clic en Aceptar para guardar los cambios.
Crystal Reports vuelve a la ficha Vista previa e implementa los cambios.
14.3.7 Aplicación de zoom a un mapa
1.
En la ficha Vista previa, haga clic con el botón secundario en un mapa para abrir el menú contextual.
2.
En el menú contextual, haga clic en Aumentar..
3.
Arrastre el cursor de selección en torno a la sección del mapa que desee ver.
El mapa aumenta un nivel de ampliación.
4.
300
Arrastre otra selección para aumentar aún más la imagen.
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Asignación
5.
Para conseguir el efecto contrario, haga clic con el botón secundario en el mapa para abrir el menú
contextual.
6.
En el menú contextual, haga clic en Reducir.
7.
Haga clic en el mapa.
El mapa reduce un nivel de ampliación.
8.
Haga clic de nuevo en el mapa para reducir aún más la imagen.
Nota
Si existe un mapa por cada instancia de un grupo, cualquier especificación de magnificación o movimiento que
usted especifique, será solo para esa instancia. Es decir, si usted aumenta la vista de un mapa en un
encabezado de grupo, esta operación solo es válida para ese encabezado de grupo. Ninguno de los otros
encabezados serán cambiados. De esta forma puede establecer opciones diferentes en cada mapa.
Nota
Si la opción Guardar datos con el informe está activa (menú Archivo), sus opciones de magnificación y
movimiento serán guardadas con el informe. Pero si esta opción no está activa, entonces solamente las
opciones predeterminadas del mapa serán guardadas.
14.3.8 Panorámica de un mapa
1.
En la ficha Vista previa, haga clic con el botón secundario en un mapa para abrir el menú contextual.
2.
En el menú contextual, haga clic en Panorámica.
3.
Arrastre el cursor de panorámica a la sección de mapa deseada.
14.3.9 Centrar un mapa
1.
En la ficha Vista previa, haga clic con el botón secundario en un mapa para abrir el menú contextual.
2.
En el menú contextual, haga clic en Centrar el mapa.
14.3.10 Ocultar y visualizar el navegador de mapa
El Navegador de mapa proporciona una versión a pequeña escala del mapa mostrado actualmente para poder
seleccionar áreas de las que se desee tener una panorámica. Esta acción permite el arrastre rápido para cambiar
el foco del mapa según se desee. Posteriormente, puede volver a ubicar el mapa en el centro del área de
presentación usando el comando Centrar el mapa.
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Asignación
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301
Puede ocultar o visualizar el Navegador de mapa.
14.3.10.1 Para ocultar el navegador del mapa
1.
En la ficha Vista previa, haga clic con el botón derecho en el mapa para abrir el menú contextual.
2.
En el menú contextual, haga clic en Navegador de mapa.
El Navegador de mapa se elimina de la ficha Vista previa.
14.3.10.2 Para visualizar el navegador del mapa
1.
En la ficha Vista previa, haga clic con el botón derecho en el mapa para abrir el menú contextual.
2.
En el menú contextual, haga clic en Navegador de mapa.
El Navegador de mapa se muestra en la ficha Vista previa.
14.3.11 Cómo cambiar el borde de un mapa
1.
En las fichas Diseño o en Viste previahaga clic con el botón derecho en el mapa para mostrar el menú
contextual.
2.
En el menú contextual, haga clic en Dé formato al mapa.
3.
En el cuadro de diálogo Editor de Formato, haga clic en la ficha Borde para ver las opciones disponibles.
4.
Puede cambiar el estilo de línea, el color, y agregar o eliminar una sombra de fondo.
5.
Haga clic en Aceptar para guardar los cambios.
302
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Asignación
Crystal Reports vuelve al informe e implementa los cambios.
14.3.12 Para subyacer un mapa
1.
Haga su mapa y ubíquelo en la sección Encabezado de informe.
Para obtener más información, consulte Creación de mapas [página 292].
2.
En el Menú Informe, haga clic en Asistente de sección.
Consejo
Otra forma de realizar esta acción es hacer clic en el botón Asistente de sección en la barra de
herramientas Herramientas del asistente.
Aparece el cuadro de diálogo Asistente de sección.
3.
En el área Secciones, haga clic en Encabezado de informe y, a continuación, active la casilla de verificación
Situar debajo las secciones siguientes.
4.
Haga clic en Aceptar.
Crystal Reports vuelve al informe. Su mapa ahora subyace debajo de las secciones.
5.
Si fuera necesario, mueva o cambie el tamaño del mapa.
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303
15
OLE
Esta sección explica cómo se puede usar la vinculación e incrustación de objetos (OLE) para editar gráficos u
otros objetos desde su informe en vez de abrir una aplicación adicional.
Soporte en línea, muestras y breves referencias técnicas
Para obtener más información sobre los temas que se tratan en esta ayuda en pantalla, visite SAP Community
Network , donde encontrará un amplio conjunto de ejemplos, descargas, breves referencias técnicas e
información adicional de utilidad.
http://scn.sap.com
15.1
Información general de OLE
La vinculación e incrustación de objetos (OLE) permite insertar objetos (objetos OLE) en un informe desde otras
aplicaciones (aplicaciones de servidor OLE) y, a continuación, usar dichas aplicaciones en Crystal Reports para
editar los objetos, si fuera necesario.
Si no estuviera usando OLE, tendría que salir de Crystal Reports, abrir la aplicación original, cambiar el objeto,
volver a Crystal Reports, eliminar el objeto insertado originalmente y finalmente insertar el objeto recientemente
revisado.
Nota
Si desea usar el informe de Crystal en la plataforma de Business Intelligence de SAP BusinessObjects o en el
Servidor de aplicaciones de informes (RAS), copie el archivo de origen en una carpeta de red a la que puedan
tener acceso las cuentas de red en las que se ejecutan los servidores de procesamiento (Servidores de tareas,
Servidor de páginas, RAS). Asegúrese de que las cuentas de los diseñadores de informes también tengan
permiso de acceso a la carpeta de red. Cuando inserte el objeto OLE vinculado en Crystal Reports, utilice una
ruta UNC.
15.1.1
Terminología OLE
Para comprender mejor el uso de OLE en Crystal Reports, será de beneficio conocer algunos de los términos.
●
OLE
OLE es un acrónimo para Object Linking & Embedding, (Vinculación e Incrustación de Objetos). Se refiere a la
capacidad de crear compuestos, es decir, documentos que contienen elementos de otros programas y que
pueden ser editados usando el programa original.
●
Objeto OLE
Un objeto OLE es, a grandes rasgos, una presentación de datos que se ha creado en otro programa y que
mantiene una relación con el programa en que fue creado. Una imagen (bitmap) creada en el programa de
304
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OLE
dibujo, una hoja de cálculo de Excel, o un gráfico de MS graph, pueden ser objetos OLE si es que son
insertados en el documento receptor como objetos OLE. Si no son insertados como tales, no mantienen
ninguna relación con el programa que los originó.
●
Programa contenedor OLE
Un programa contenedor OLE es aquél que puede contener y procesar objetos OLE creados en otros
programas (como Paint o Excel). Crystal Reports es un programa contenedor.
●
Documento contenedor
Un documento contenedor es un documento creado con el programa contenedor y que contiene uno o más
objetos OLE.
●
Programa servidor OLE
Un programa servidor OLE es aquél que permite que sus documentos se inserten en un documento
contenedor OLE como objetos OLE. Por ejemplo, Microsoft Word y Excel son programas que sirven de
ambos, servidores de OLE y contenedores de OLE. O sea, pueden crear objetos OLE y pueden contener
objetos OLE creados en otros programas.
●
Documento servidor
Un documento servidor es el archivo creado en el programa servidor que almacena el objeto OLE original.
15.1.2
Tipos de objetos OLE
●
Objeto estático
Un objeto OLE estático es una imagen de un objeto que se puede mostrar e imprimir, pero no se puede editar
en contexto. No tiene ninguna conexión con el programa servidor. Hay dos tipos de objetos estáticos: mapas
de bits estáticos y metarchivos estáticos.
●
Objeto incrustado
Un objeto incrustado contiene una representación del objeto así como todos los datos que definen el
contenido. De igual manera, cuando modifica un objeto incrustado, nada sucede al original. Como regla
general, utilice objetos incrustados cuando necesite editar el objeto en el programa contenedor sin afectar el
objeto original.
●
Objeto vinculado
Un objeto vinculado contiene una representación de los datos y un vínculo con el archivo donde se origina.
Como regla general, utilice objetos vinculados cuando quiere que el objeto en el documento contenedor sea
actualizado cada vez que los datos en el documento servidor cambian.
15.1.3
Consideraciones generales acerca de OLE
Hay varios puntos para tener en cuenta cuando utiliza la funcionalidad de OLE.
●
Cuando hace doble clic en un objeto OLE incrustado, se activa para su edición y diseñador de informes
combina sus menús y barras de herramientas con los del programa servidor del objeto. Si el programa
servidor OLE no admite este comportamiento, el objeto se muestra en una ventana independiente. Cuando
termine de editar, haga clic afuera del objeto y reaparecerán las herramientas de diseñador de informes.
●
Cuando hace doble clic en un objeto OLE vinculado, el programa abre el programa servidor con el objeto ya
listo para ser editado. No se puede editar en contexto un objeto vinculado en Crystal Reports porque se está
trabajando con el objeto original. Como el objeto puede estar vinculado a varios otros documentos y como
más de una persona puede querer editarlo en un momento dado, mostrar el original en el programa servidor
limita el acceso a un editor por vez.
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OLE
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305
15.2 Inserción de objetos OLE en informes
Hay varias maneras de insertar objetos OLE en su programa.
●
Puede crear un objeto nuevo o importar uno existente utilizando el comando Objeto OLE del menú Insertar.
También de esta manera, puede colocar objetos vinculados o incrustados.
●
La opción Pegar especial del menú Edición puede utilizarse para copiar o cortar el objeto de un programa
servidor OLE y pegarlo en un informe. Si el objeto puede ser pegado en una variedad de formatos, usted
decide que formato quiere usar. Por ejemplo, cuando inserta texto de un documento de Microsoft Word,
puede pegarlo como un documento de texto de Microsoft Word (que puede ser editado en Word) o como un
metarchivo que simplemente es una imagen no editable del texto. Usando el comando Pegar Especial puede
ubicar tanto objetos incrustados como vinculados.
Nota
Al insertar la información seleccionada (partes de archivos más grandes), es mejor usar la edición de Copiar y
Pegado especial. Al insertar archivos completos, haga clic en Objeto OLE del menú Insertar.
15.2.1
Para copiar y pegar objetos OLE
En este procedimiento se supone que tiene Microsoft Excel en su equipo u otro programa de hoja de cálculo que
actúe de aplicación de servidor OLE.
1.
Abra Crystal Reports y Microsoft Excel.
2.
Abra un informe existente de Crystal Reports.
3.
En Excel origine una hoja de cálculo sencilla, colocando números del uno al diez en las celdas A1 a A10.
4.
Seleccione de la celda A1 a la A10, haga clic con el botón secundario y seleccione Copiar en el menú
contextual de Excel.
5.
Vaya a Crystal Reports y seleccione Pegar desde el menú Editar.
6.
Coloque las celdas en la sección Detalles del informe.
7.
Haga clic con el botón secundario en el objeto de hoja de cálculo en el informe, observe que está identificado
como un objeto OLE y que el antepenúltimo comando lo identifica como un Objeto Hoja de cálculo.
8.
Haga doble clic en dicho objeto.
Los menús y las barras de herramientas se convierten en una combinación de los menús y las barras de
herramientas del programa servidor OLE y de Crystal Reports. Ahora puede editar el objeto en su lugar. El
objeto es un objeto incrustado. Cualquier cambio que haga al objeto no afectará al original.
9.
Haga clic afuera del objeto cuando termine.
Los menús y las barras de herramientas vuelven a ser los de Crystal Reports. Se guardan los cambios
efectuados durante la edición.
306
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OLE
15.3 Cómo se representan los objetos OLE en un informe
Los objetos OLE pueden mostrarse de diferentes maneras en su informe, dependiendo de las opciones
disponibles en el cuadro de diálogo Insertar Objeto y la manera en que elige insertar el objeto.
●
El objeto puede ser representado por un icono en su informe. Los usuarios pueden editar el objeto
posteriormente haciendo doble clic en el icono.
●
Si ha creado el objeto desde un archivo existente, los datos de ese archivo (o un icono) se verán en su
informe. Usted puede editar los datos, si desea, al hacer doble clic en el objeto o el icono.
●
Si usted crea un objeto nuevo, el programa para originar ese tipo de objeto se abrirá para completar el objeto.
Cuando haya acabado, cierre o salga de la aplicación. El objeto (o su icono) aparecerá en el informe.
15.4 Edición de objetos OLE en informes
15.4.1
Edición directa
La edición directa es la capacidad de cambiar las propiedades de un objeto OLE desde una aplicación que
contenga OLE (como Crystal Reports). Las opciones del menú de la aplicación contenedora cambian para
proporcionar las herramientas de edición del programa servidor, de modo que pueda efectuar los cambios con
facilidad.
Cuando se coloca un objeto OLE en un informe, el objeto forma parte de dicho informe. Para editar el objeto, haga
doble clic en este y luego modifíquelo usando las herramientas de edición que se encuentran en la aplicación
original del objeto o desde una aplicación similar que permita la edición directa. Solo se puede editar un objeto
OLE si se tiene instalado en el equipo el correspondiente programa servidor. No obstante, se pueden ver e
imprimir informes que contengan objetos OLE aunque no se tenga instalado el programa servidor.
15.4.2 Comandos de menú de OLE dinámico
Cuando se selecciona un objeto OLE, el menú Edición activa un submenú que proporciona comandos para el
objeto. El nombre de este submenú refleja el tipo de objeto OLE. Los comandos del submenú también varían en
función del tipo de objeto.
El objeto puede describirse como un documento, una imagen de mapa de bits, una imagen, una hoja de cálculo, o
un elemento con una función de descripción similar:
●
Si el objeto está incrustado, el menú Insertar muestra los comandos disponibles para ese tipo de objeto
incrustado.
●
Si el objeto está vinculado, el menú Insertar muestra los comandos para ese tipo de objeto vinculado.
Los comandos en el menú contextual cambian en forma similar.
Estos comandos dinámicos son provistos para darle un mayor control cuando está trabajando con objetos OLE.
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307
15.4.3 OLE y el comando Insertar imagen
Cuando se utiliza el comando Objeto OLE en el menú Insertar para colocar imágenes en un informe, éstas se
convertirán en objetos incrustados o vinculados asociados a Microsoft Paint (u otro programa de edición de
imágenes).
Si coloca imágenes en su informe utilizando el comando Imagen del menú Insertar, diseñador de informes las
convierte a objetos OLE estáticos.
Los objetos estáticos no se pueden editar. Si desea editar el objeto, tendrá que convertirlo a un objeto de tipo
editable utilizando el comando Convertir del menú Edición.
15.4.3.1
OLE y el comando Insertar imagen
Cuando se utiliza el comando Objeto OLE en el menú Insertar para colocar imágenes en un informe, éstas se
convertirán en objetos incrustados o vinculados asociados a Microsoft Paint (u otro programa de edición de
imágenes).
Si coloca imágenes en su informe utilizando el comando Imagen del menú Insertar, diseñador de informes las
convierte a objetos OLE estáticos.
Los objetos estáticos no se pueden editar. Si desea editar el objeto, tendrá que convertirlo a un objeto de tipo
editable utilizando el comando Convertir del menú Edición.
15.5 Trabajo con Objetos OLE estáticos
Es posible insertar distintos tipos de objetos OLE estáticos en el informe. Crystal Reports es compatible con los
siguientes formatos de imagen basados en píxeles:
●
Mapa de bits de Windows (BMP)
●
TIFF
●
JPEG
●
PNG
Además, Crystal Reports es compatible con el siguiente formato de imagen basado en vectores:
●
Metarchivos de Windows (tanto WMF como el formato de metarchivo mejorado más reciente).
Nota
Los objetos OLE estáticos anchos pueden extenderse por varias páginas. Esta funcionalidad puede dar como
resultado dos o más páginas horizontales en el informe. Si no desea este efecto, deberá ajustar el tamaño del
objeto OLE estático. Asimismo, se recomienda utilizar la opción Repetir en páginas horizontales para cualquier
objeto OLE estático que se extienda por varias páginas.
308
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OLE
15.5.1
Inserción de un objeto OLE estático
1.
Abra o cree un informe donde desea insertar un objeto OLE estático.
2.
En el menú Insertar, haga clic en Imagen.
Consejo
Otra forma de realizar esta acción es hacer clic en el botón de insertar imagen situado en la barra de
herramientas Insertar herramientas.
Aparece el cuadro de diálogo Abrir.
3.
Seleccione una imagen (.bmp, .tiff, .jpg, .png o .wmf) en un directorio al que tenga acceso.
4.
Haga clic en Abrir.
5.
Cuando aparezca el marco del objeto, coloque la imagen en el informe.
6.
Haga clic con el botón derecho en la imagen. Cuando el menú contextual aparezca verá que la imagen está
identificada como un objeto OLE.
Haga doble clic en el objeto, y verá que nada sucede. Un objeto OLE estático no puede ser editado.
15.5.2 Conversión de un objeto OLE estático en dinámico
Un objeto OLE estático dinámico es una imagen a la que puede acceder en Crystal Reports por medio de una ruta
de archivo o dirección URL. Generalmente, utiliza esta opción cuando dispone de la ruta a las imágenes como un
campo de cadena en una base de datos (es decir, no dispone de los objetos reales guardados en la base de
datos). También puede utilizar esta opción si dispone de imágenes guardadas en un recurso compartido en red y
sabe que estos objetos cambian periódicamente.
La funcionalidad de estos objetos OLE estáticos dinámicos (o gráficos dinámicos) se crea en Crystal Reports con
una fórmula de formato condicional que permite establecer un vínculo con objetos OLE estáticos por referencia.
Nota
Esta función se activa cuando se actualizan los datos del informe; por tanto, puede que no se advierta el
cambio en el objeto OLE estático hasta que se haga clic en el botón Actualizar de Crystal Reports.
Nota
Al programar un informe que contiene un objeto OLE estático dinámico en la plataforma de Business
Intelligence de SAP BusinessObjects, las instancias que se crean contienen la versión del objeto OLE estático
tal como existía en el informe de Crystal cuando se programó. La plataforma de Business Intelligence de SAP
BusinessObjects no actualiza el objeto de forma dinámica en cada instancia.
Nota
Los informes que usan una ruta absoluta o relativa para un objeto OLE estático dinámico no se admiten en un
entorno de la plataforma de Business Intelligence de SAP BusinessObjects para esta versión. Si piensa publicar
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309
informes que contienen objetos OLE estáticos dinámicos en la plataforma de Business Intelligence de SAP
BusinessObjects, es recomendable que use vínculos URL para los objetos OLE.
15.5.2.1
1.
Para convertir un objeto OLE estático en dinámico
Haga clic con el botón secundario en el objeto OLE estático colocado y elija Dar formato a gráfico en el menú
contextual.
Nota
Comienza el proceso de convertir un objeto OLE estático en dinámico con la inserción del objeto en el
informe de la forma habitual. Este objeto se convierte en el objeto predeterminado. Si Crystal Reports no
puede encontrar la referencia dinámica al objeto, utiliza el objeto predeterminado en su lugar.
2.
En el Editor de formatos, haga clic en la ficha Imagen y, a continuación, haga clic en el botón Fórmula
condicional situado junto a la etiqueta Ubicación del gráfico.
3.
En el Taller de fórmulas, cree la ruta al objeto OLE estático.
Por ejemplo, si la ruta está guardada en un campo de base de datos, agregue este campo a la fórmula.
4.
Haga clic en Guardar y cerrar para volver al Editor de formatos.
5.
Haga clic en Aceptar para volver al informe.
6.
Haga clic en Actualizar para actualizar el vínculo de referencia al objeto OLE estático.
15.5.3 Conversión de un objeto OLE estático en una imagen de
mapa de bits vinculada
1.
Haga clic con el botón secundario en el objeto OLE estático colocado y elija Convertir objeto en el menú
contextual.
El cuadro de diálogo Convertir aparecerá en su pantalla.
2.
Seleccione Imagen de Paintbrush en la lista Tipo de objeto y haga clic en Aceptar.
De esta manera a convertido un objeto OLE estático a un Objeto OLE editable.
Nota
Esta opción no aparece si el archivo original era un metarchivo.
3.
Haga clic con el botón derecho en el objeto que acaba de convertir.
Ahora el comando del menú contextual es Objeto de mapa de caracteres.
4.
Haga doble clic en el objeto.
Se abre Microsoft Paint, o cualquier otro programa de gráficos que esté instalado en el equipo.
310
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OLE
15.6 Objetos incrustados en relación con vinculados
Ya que los objetos vinculados y los incrustados tienen propiedades diferentes, es importante considerar las
capacidades de cada uno para decidir cual formato de OLE usar.
15.6.1
Objetos incrustados
Puede crear un objeto incrustado desde Crystal Reports o usando un archivo existente. Los datos, como también
la imagen del objeto, son guardados con su informe.
Cuando se realizan cambios en un objeto incrustado, no influyen sobre el archivo original y viceversa. Los
cambios se hacen solo al objeto del informe.
15.6.1.1
Para insertar un objeto OLE incrustado
1.
Haga clic en la ficha Diseño.
2.
En el menú Insertar, haga clic en Objeto OLE.
Aparece el cuadro de diálogo Insertar objeto.
3.
Active la opción Crear desde archivo.
El cuadro de diálogo cambia, permitiéndole escribir el nombre de un objeto o buscar un objeto.
4.
Haga clic en Examinar y elija un archivo de mapa de bits (BMP).
5.
Haga clic en Abrir para regresar al cuadro de diálogo Insertar objeto.
6.
Haga clic en Aceptar para retorna al Editor de Formato.
Aparecerá un rectángulo de colocación.
7.
Coloque el objeto en el informe.
8.
Haga clic con el botón derecho en la imagen y verá que ésta también está identificada en el menú contextual
como un objeto OLE.
El tercer comando de la parte inferior del menú contextual lo identifica como un Objeto de Imagen Bitmap. Es
un objeto OLE incrustado.
9.
Haga doble clic en el objeto.
Permanecerá en Crystal Reports, pero todos los menús y barras de herramientas se habrán combinado con
los de Microsoft Paint o los de cualquier otro programa de gráficos que esté instalado en el equipo. Usando
esas herramientas usted puede editar la imagen en contexto si lo desea. Recuerde que aun cuando está
trabajando con las herramientas del programa servidor de OLE, no está trabajando en el objeto original, sino
en una copia del original, por lo que nada que usted haga aquí afectará al objeto original.
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15.6.2 Objetos vinculados
Cuando un objeto vinculado se inserta en un informe, Windows copia una imagen de los datos (pero no los
propios datos) de un archivo existente. La imagen del objeto de agrega al informe junto con una referencia a los
datos utilizados para crearlo. Los datos reales permanecen con el archivo original.
Cuando abre el objeto desde su informe, el archivo original es abierto dentro del programa en que fue creado.
Cualquier cambio que hace cambia directamente el archivo original.
Si desea que los datos en el objeto permanezcan disponibles para otros programas y que aquellos siempre
reflejen los cambios más recientes, vincule el objeto a su informe. Un vínculo automático se actualiza desde el
archivo de origen cada vez que se carga el informe; un vínculo manual solo se actualiza cuando se solicita. En el
cuadro de diálogo Editar vínculos se puede forzar la realización de actualizaciones, interrumpir vínculos o definir
nuevos vínculos.
Cuando tiene objetos vinculados y por alguna razón corta esa vinculación usando el cuadro de diálogo Vínculos,
usted está cortando toda conexión con los datos originales en el documento servidor. Un objeto vinculado en un
programa contenedor es simplemente una presentación del objeto y un vínculo entre el objeto y el documento
servidor. Cuando interrumpe el vínculo, se queda únicamente con la presentación y sin la relación con los datos
originales o las capacidades de edición del programa servidor. En este caso, Crystal Reports convierte el objeto en
un objeto estático, es decir, un objeto independiente que no se puede editar usando las capacidades de OLE ni
convertirse en un objeto OLE editable.
15.6.2.1
1.
Para vincular un objeto de imagen bitmap
En el Menú Insertar, haga clic en Objeto OLE.
Aparece el cuadro de diálogo Insertar objeto.
2.
Active la opción Crear desde archivo.
El cuadro de diálogo cambia, permitiéndole escribir el nombre de un objeto o buscar un objeto.
3.
Haga clic en Examinar y elija un archivo de mapa de bits (BMP).
4.
Haga clic en Abrir para regresar al cuadro de diálogo Insertar objeto.
5.
Active la casilla de verificación Vincular.
6.
Haga clic en Aceptar para retorna al Editor de Formato.
Aparecerá un rectángulo de colocación.
7.
Coloque este objeto en el informe.
8.
Haga clic con el botón derecho en el objeto y verá que este también está identificado como un objeto OLE.
El tercer comando de la parte inferior del menú contextual lo identifica como un Objeto Vinculado de Imagen
Bitmap.
9.
Haga doble clic en el objeto.
Note como se abre Microsoft Paint mostrando la versión original del objeto. Cualquier cambio que haga al
original se verá reflejado en la versión que aparezca en su informe.
312
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OLE
15.7 Integración de objetos Shockwave Flash (SWF)
La tecnología Flash es una tecnología conocida para agregar animaciones a las páginas Web. Los archivos Flash
se pueden ver en un reproductor Flash independiente, se pueden insertar en páginas Web o se pueden insertar en
informes de Crystal.
Los archivos Flash tienen la extensión .swf. Para modificar un SWF, necesitará el archivo de código fuente original
y una herramienta de creación Flash.
Puede incrustar un SWF o un vínculo a un SWF en cualquier sección de un informe de Crystal Reports.
Al incrustar el objeto, puede enlazarlo al informe, pero solo podrá enlazar una única variable. Puede enlazar a
varios valores de una tabla de referencias, pero no puede extraer los valores automáticamente.
Para enlazar varios valores, debe utilizar un objeto SWF que se haya creado con Xcelsius 2008.
Al vincular a un objeto, aparecerá una representación estática de los datos. Si el objeto SWF que vincula está
actualizado, debe cerrar y abrir el informe para ver los cambios.
Hay restricciones para los SWF creados con la conexión de datos de Crystal Reports en Xcelsius 2008. Estos SWF
solo se pueden agregar a las siguientes secciones:
Encabezado de informe
Encabezado de grupo
Pie de página de grupo
Pie de informe
Nota
●
Debe tener instalado Adobe Flash Player 9 en el equipo para probar la funcionalidad del objeto Flash.
●
Para ver un informe que contiene un objeto Flash, necesita un visor que admita la representación Flash,
como los visores .Net Webform o Java DHTML.
●
Los informes que se exporten o impriman mostrarán la imagen predeterminada que haya establecido en
vez del objeto SWF.
El único formato que mostrará objetos SWF en los informes exportados en PDF. Sin embargo, si el objeto
contiene datos que enlazan con el informe, se muestra la imagen predeterminada en vez del SWF.
15.7.1
Imprimir objetos Shockwave Flash (SWF)
Crystal Reports 2008 permite imprimir objetos SWF en el informe sin necesidad de exportarlo primero a PDF. La
opción Imprimir objetos Flash de la página actual del cuadro de diálogo Configurar impresión permite imprimir el
objeto SWF que está viendo actualmente. El estado en el que establezca el objeto SWF será el estado que se
imprimirá.
Con la opción de impresión se pueden imprimir objetos SWF que tengan enlace de datos, así como objetos SWF
que no tengan el enlace de datos.
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Nota
La opción de impresión Flash solo imprime objetos SWF en la página que está viendo actualmente. Si imprime
todo el informe, los objetos SWF de otras páginas del informe se imprimirán como imágenes alternativas SWF.
15.7.1.1
Para imprimir objetos Shockwave Flash (SWF)
1.
Seleccione la página con el objeto SWF que desea imprimir.
2.
Ajuste el SWF según la configuración que desee.
3.
En el menú Archivo, seleccione Imprimir.
Se abrirá el cuadro de diálogo Configurar impresión.
4.
Asegúrese de que está seleccionada la opción Imprimir objetos Flash de la página actual.
5.
Haga clic en Imprimir.
15.7.2 Adición de un objeto SWF de Xcelsius a un informe
Los archivos Shockwave Flash (SWF) no se pueden crear en Crystal Reports, pero sí se pueden mostrar.
La ficha Diseño muestra una imagen de marcador de posición del SWF y la ficha Vista previa muestra el archivo
SWF real.
Nota
En la vista Diseño, si decide insertar un SWF que contenga una película o sonido incrustado, oirá el sonido pero
no verá la reproducción de la película. Esto puede provocar un eco al cambiar a la vista previa.
Consulte al administrador del sistema para averiguar cómo resolver este problema o consulte el sitio de
asistencia de Business Objects para obtener más información.
15.7.2.1
1.
Para agregar un objeto SWF de Xcelsius a un informe
En el menú Insertar, haga clic en Flash.
Aparece el cuadro de diálogo Insertar objeto flash.
Nota
Utilice una de las siguientes opciones como un método alternativo para insertar un objeto flash:
○
○
314
En la barra de herramientas Insertar herramientas, haga clic en Insertar objeto Flash.
Haga clic con el botón derecho del informe y, en el menú contextual, seleccione Insertar objeto Flash.
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OLE
2.
Introduzca la ruta completa al objeto flash. Si no sabe la ruta exacta, haga clic en Examinar para buscar el
archivo deseado.
3.
Seleccione incrustar o vincular y, a continuación, haga clic en Aceptar.
El objeto flash se agrega al informe.
4.
Arrastre el marco del objeto a la posición donde desea colocar el objeto flash.
15.7.3 Uso del enlace de datos para enlazar un objeto SWF de
Xcelsius a un informe
Los datos se pueden enviar desde un informe a un objeto SWF, pero no desde un objeto SWF a un informe. Los
parámetros del objeto SWF se extraen para establecer el nombre del parámetro y el formato de los datos, como
celda, fila o tabla.
Existen tres formas de enlazar datos a variables Flash en el objeto SWF:
●
Enlazar a una tabla de referencias en el objeto SWF.
Una interfaz de usuario similar al asistente de tablas de referencias permite asignar filas, columnas y campos
resumidos a las variables de Xcelsius.
●
Enlazar a una tabla de referencias externa.
Puede enlazar datos a una tabla de referencias dentro del informe.
●
Enlazar a un solo valor.
Puede enlazar datos a un elemento de detalle del informe. Seleccione en las tablas los campos que se
enlazarán a variables existentes en el Asistente de datos Flash.
Nota
Si se selecciona un campo periódico, solo se envía la primera instancia.
15.7.3.1
1.
Para enlazar datos a una tabla de referencias
Haga clic con el botón derecho en el objeto SWF y seleccione Asistente de datos Flash.
Aparecerá el Experto de enlace de datos Flash.
2.
Seleccione un campo de datos y arrástrelo a una fila o columna de la tabla de referencias.
3.
Cuando haya terminado de agregar campos de datos a la tabla de referencias, haga clic en Aceptar.
15.7.3.2
1.
Para enlazar datos a una tabla de referencias externa
Haga clic con el botón derecho en el objeto SWF y seleccione Asistente de datos Flash.
Aparecerá el Experto de enlace de datos Flash.
2.
Active la casilla de verificación Usar tabla de referencias existente.
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315
3.
En la lista desplegable, seleccione la tabla de referencias que utilizará.
4.
Haga clic en Aceptar.
15.7.3.3
1.
Para enlazar datos a un solo valor
Haga clic con el botón derecho en el objeto SWF y seleccione Asistente de datos Flash.
Aparecerá el Experto de enlace de datos Flash.
2.
Para cada variable que se enumere, seleccione un campo o escriba un valor.
3.
Cuando finalice, haga clic en Aceptar.
316
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16
Objetos de tablas de referencias
Un objeto de tabla de referencias es una cuadrícula que muestra valores que se agrupan y resumen en dos
direcciones. Esta sección le ofrece información acerca de cómo puede usar objetos de tabla de referencias en su
informe.
Soporte en línea, muestras y breves referencias técnicas
Para obtener más información sobre los temas que se tratan en esta ayuda en pantalla, visite SAP Community
Network , donde encontrará un amplio conjunto de ejemplos, descargas, breves referencias técnicas e
información adicional de utilidad.
http://scn.sap.com
16.1 ¿Qué es un objeto de tabla de referencias?
Un objeto de tabla de referencias es una cuadrícula que devuelve valores basados en los criterios especificados.
Los datos aparecen en filas y columnas compactas. Este formato facilita comparar datos e identificar tendencias.
Las tablas de referencias contienen tres elementos:
●
Filas
●
Columnas
●
Campos de resumen
●
Las filas de una tabla se presentan en dirección horizontal (de lado a lado). En el ejemplo anterior, "Guantes"
es una fila.
●
Las columnas de una tabla de referencias van verticalmente (de arriba a abajo). En el ejemplo anterior,
"EE.UU." es una columna.
●
Los campos resumidos se encuentran en la intersección de una fila con una columna. El valor situado en cada
intersección representa un resumen (suma, recuento, etc.) de los registros que cumplen los criterios de la fila
y la columna. En el ejemplo anterior, el valor cuatro en la intersección de "Guantes" y "EE.UU.", representa la
cantidad de guantes vendidos en EE.UU.
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Objetos de tablas de referencias
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317
Las tablas de referencias también contienen varios totales.
●
Al final de cada fila hay un total para esa fila. En el ejemplo anterior, este total representa la cantidad de un
producto vendido en todos los países. Al final de la fila "Guantes" el valor es 8, el número total de guantes
vendidos en todos los países.
Nota
La columna de totales puede estar al principio de cada fila.
●
Al final de cada columna hay un total para esa columna. En el ejemplo anterior, este total representa la
cantidad de todos productos vendidos en un solo país. Al final de la columna "EE.UU." el valor es cuatro, el
número total de productos (guantes, cintos y zapatos) vendidos en EE.UU.
Nota
La columna de totales puede estar al principio de cada columna.
●
En la intersección del Total de columna (total de todos los productos) y el Total de fila (total por países) es el
total general. En el ejemplo anterior, el valor en la intersección es 12, el número total de todos los productos
vendidos en todos países.
16.2 Ejemplo de tabla de referencias
Este ejemplo muestra cómo se puede utilizar un objeto de tabla de referencias para facilitar la comprensión de los
datos complejos. El objetivo de este informe es analizar las ventas por unidad de cinco tipos diferentes de
candados para bicicletas en cuatro regiones diferentes (un informe de ventas por unidad de candados por
región). Para mayor claridad solo hemos incluido la información esencial en éstos informes, esto es:
●
La región de procedencia del pedido.
●
El nombre del candado.
●
La cantidad pedida.
Esta primera manera de ver los datos es la más básica de todos los informes, un informe de columnas sin
ordenamiento ni agrupación.
318
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16.2.1
Informe de datos de pedido sin ordenar ni agrupar
Este informe presenta detalles. Cada fila representa un pedido individual. Hay muchos pedidos de cada una de las
regiones para los diferentes candados. Pero debido a que no hay un resumen de la información, es casi imposible
obtener información útil de un informe como este.
El siguiente paso lógico es agrupar los datos de alguna manera. Puede agruparlos por región o por línea de
productos. Veremos ambas opciones. Veremos ambas opciones.
16.2.2 Informe de datos de pedido agrupados por región
Este informe utiliza los datos vistos en el primer informe, pero aquí los datos están agrupados por Región. Todos
los pedidos de cada Región están juntos y agrupados, pero cada grupo regional contiene pedidos para todos los
diferentes tipos de candados. Por lo tanto, resumir el campo Cantidad determinaría el número total de candados
vendidos por región, pero no el total de cada tipo de candado.
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319
Cada grupo de Región contiene pedidos para los diferentes tipos de candados.
16.2.3 Informe de datos de pedido agrupados por producto
Este informe agrupa los datos por producto. Cada grupo muestra todos los pedidos para un producto específico.
A primera vista daría la impresión que esta información podría ser útil, pero en seguida se hace evidente que cada
grupo de productos incluye pedidos de varias regiones diferentes.
La información es útil y nos trae un poco más cerca de nuestro objetivo pero todavía nos falta bastante para
obtener lo que queremos y de la manera que lo queremos.
320
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Cada grupo de productos contiene pedidos de muchas regiones.
16.2.4 Informe de datos de pedido agrupados por región y
producto
Este informe es el siguiente paso lógico. Si el informe Por Región contiene múltiples productos en cada grupo
regional y el informe Por Producto contiene múltiples regiones en cada grupo de productos, entonces el combinar
los dos parece tener sentido. Haciendo esto, agrupamos primero por Región y luego por Producto.
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Cada grupo contiene pedidos de un producto para una región. Pero los datos están dispersos en un informe largo
y por lo tanto difícil de analizar. La información es útil y con un poco de trabajo puede utilizar un informe así para
obtener el informe comparativo que necesita. Pero las tablas de referencias le ofrecen una mejor solución.
16.2.5 Datos de pedido en un objeto de tabla de referencias
Utilizando tablas de referencias, toda la información que necesita se provee en un formato compacto. El informe
muestra que productos fueron vendidos en que regiones y cuales fueron las cifras de ventas respectivas. Por
ejemplo, es muy fácil ver ahora que el uso de los candados "Guardian XL 'U'" no está muy generalizado en British
Columbia pero sí en Florida, o que en California se vendieron más candados en todas las categorías que en
Alabama.
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Objetos de tablas de referencias
En este objeto de tabla de referencias:
●
Los nombres de productos son los encabezados de fila.
●
Las regiones son los encabezados de columna.
●
El valor de cada intersección de fila y columna es la suma de todos los pedidos de un tipo de producto de una
región en particular, por ejemplo, el número total de "Guardian Mini Lock" vendidos en British Columbia.
●
El total al final de cada fila es el total de compras de un producto en todas las regiones, por ejemplo, el
número total de "Guardian ATB Lock" para Alabama, British Columbia, California y Florida combinados.
●
El total al final de cada columna es el número total de pedidos de todos los tipos de candados en una región,
por ejemplo, el número total de candados vendidos en California.
●
El total en la esquina derecha inferior es el total general mostrando el total de unidades vendidas de todos los
candados en todas las regiones.
El informe es compacto y permite comparar los hábitos de compras de sus clientes de un solo vistazo.
16.3 Creación de un informe de tabla de referencias
Esta sección le ofrece los pasos para crear un objeto de tabla de referencias en un informe nuevo y cómo agregar
un objeto de Tabla de referencias a un informe existente.
Puntos a recordar al usar objetos de tabla de referencias:
●
Puede arrastrar campos del informe dentro y fuera de los objetos de tabla de referencias.
●
Es posible tener diferentes campos de filas, columnas y resumidos.
●
Puede utilizar fórmulas de hora de impresión como filas o columnas.
●
Se pueden utilizar campos de totales acumulados como campo resumido.
●
Se puede incluir una ordenación de grupos (primeros o últimos N) en las filas de la tabla de referencias.
Nota
La ordenación de grupos no se puede aplicar a las columnas.
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Objetos de tablas de referencias
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323
●
Es posible insertar tantos objetos de tabla de referencias como necesite en un informe.
●
Es posible insertar la tabla de referencias ya sea en el Encabezado o Pie del informe o en el Encabezado o Pie
del grupo.
●
Es posible colocar objetos de tabla de referencias en subinformes. Esto resulta útil cuando se desea referir a
los resultados de otro informe.
16.3.1
Para crear un nuevo informe de tabla de referencias
En la página de inicio, haga clic en Asistente para la creación de informes de tablas de referencias.
Aparece el Asistente para la creación de informes de tablas de referencias.
16.3.2 Para agregar una tabla de referencias a un informe
existente
1.
Abra el informe.
En este ejemplo se utiliza el archivo Group by Intervals.rpt incluido en el directorio Feature Examples.
2.
Haga clic en la ficha Diseño.
3.
En el menú Insertar, haga clic en Tabla de referencias.
Consejo
Otra forma de realizar esta acción es haciendo clic en el botón Insertar tablas de referencias en la
barra de herramientas Insertar herramientas.
A medida que arrastra el objeto de tabla de referencias en su informe, aparece un marco de objeto con el
cursor de flecha.
4.
Coloque el marco de objeto en un área vacía del Encabezado de grupo 1 y haga clic para liberarlo.
Aparecerá un objeto de tabla de referencias vacío en el informe. Puede arrastrar campos desde el informe o
desde el Explorador de campos a la tabla de referencias. Este ejemplo usa los campos Nombre del cliente,
País y Ventas del año anterior de la tabla Cliente.
5.
En el Explorador de campos, seleccione Nombre del cliente y arrástrelo a la tabla de referencias.
Este campo será el valor de la columna.
6.
Arrastre el campo a la esquina superior derecha del objeto de tabla de referencias.
Se mostrará una flecha de colocación para mostrar dónde aparecerá al situarlo.
Una vez que haya hecho clic para liberar el campo, aparecerá a la derecha de la columna seleccionada.
324
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7.
En el Explorador de campos, seleccione País y arrástrelo a la tabla de referencias.
Este campo será el valor de la fila.
8.
Arrastre el campo a la esquina inferior izquierda del objeto de tabla de referencias, y haga clic para liberarlo.
9.
Finalmente, arrastre Ventas del último año a las celdas Insertar resumen de la Tabla de referencias, y haga clic
para liberarlo.
Consejo
Observe que todas las celdas cambian de color al colocar el campo sobre ellas.
10. Haga clic en la ficha Vista previa para ver la Tabla de referencias.
16.3.3 Especificación del origen de datos
1.
En la pantalla Datos, busque el origen de datos que desee utilizar.
En este ejemplo usaremos la base de datos de muestra Xtreme_es.
Para obtener información sobre cómo se selecciona un origen de datos, consulte Selección del origen de
datos [página 72].
2.
Seleccione las tablas que contienen los campos que desea incluir en el informe.
Consejo
Use la combinación Ctrl-clic para seleccionar un rango no continuo de campos y la combinaciónMayús-clic
para seleccionar una lista continua de campos.
En este ejemplo usaremos Cliente, Pedidos, Detalles del pedido y Producto.
3.
Haga clic en la flecha > para agregar las tablas seleccionadas.
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325
4.
Haga clic en Siguiente.
Aparece la pantalla Vínculo.
16.3.4 Modificación de los vínculos
1.
En este ejemplo, asegúrese de que la tabla Clientes está vinculada a la tabla Productos vía las tablas Pedidos
y Detalles del pedido.
Si no le gusta la vinculación recomendada automáticamente por Crystal Reports, cámbiela haciendo clic en
Borrar vínculos y luego seleccione los campos que desea vincular.
2.
Haga clic en Siguiente.
Aparece la pantalla Tabla de referencias.
16.3.5 Adición de un gráfico
1.
Seleccione el tipo de gráfico que desee ver en el informe.
○
Gráfico de barras
○
Gráfico de líneas
○
Gráfico circular
Nota
Si no desea agregar un gráfico, deje seleccionada la opción Sin gráfico y vaya a Selección de registros
[página 326].
2.
Cambie la información de gráficos determinada para que se adapte a su informe.
Para obtener más información sobre la creación de gráficos de grupos, consulte Creación de gráficos basados
en campos de resumen o de subtotal (organización de grupo) [página 278].
3.
Haga clic en Siguiente.
Aparece la pantalla Selección de registro.
16.3.6 Selección de registros
Use esta pantalla para aplicar condiciones de selección. Esto limita los resultados devueltos a su informe a solo
aquellos registros en los que está interesado.
1.
Seleccione el campo al que desee aplicar la selección.
Para este ejemplo elija Región.
2.
Haga clic en la flecha >.
El campo se agrega al área Campos de filtros y aparece la lista de tipos de filtro debajo del área.
326
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3.
En la lista de tipos de filtro elija un método de filtro.
En este ejemplo, elija "es uno de" como método de filtro.
4.
En la lista de valores de filtro que aparece, seleccione el valor o valores en los que desee filtrar y haga clic en
Agregar.
En este ejemplo, elija AZ, CA y OR en la lista desplegable.
El informe le entregará un desglose y un resumen de ventas de bicicletas y accesorios para Arizona, California
y Oregón.
5.
Haga clic en Siguiente.
Aparece la pantalla Estilo.
16.3.7 Definición de la estructura de la tabla de referencias
Agregue campos del área Campos disponibles a las áreas Filas, Columnas y Campos de resumen.
1.
En la tabla Cliente, seleccione Región y luego haga clic en la flecha > junto al área Filas.
El campo Región se agrega al área Fila.
Consejo
También puede agregar un campo a las diferentes áreas de tabla de referencias seleccionándolo y
arrastrándolo hasta las áreas Columnas, Filas o Campos de resumen.
2.
En la tabla Producto, seleccione Clase de producto y luego haga clic en la flecha > junto al área Columnas.
El campo Clase de producto se agrega al área Columnas.
3.
En la tabla Pedidos, seleccione Monto del pedido y luego haga clic en la flecha > junto al área Campos de
resumen.
El campo Monto del pedido se agrega al área Campos de resumen.
4.
Seleccione la operación de resumen que desee realizar en Monto del pedido en la lista situada debajo del área
Campos de resumen.
5.
Haga clic en Siguiente.
Aparece la pantalla Gráfico.
16.3.8 Aplicación de un estilo predefinido y finalización del
informe
1.
Seleccione un estilo.
Seleccione para este ejemplo Original.
2.
Haga clic en Finalizar.
El informe de tablas de referencias aparece en la ficha Vista previa.
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327
3.
Si no desea que la Tabla de referencias aparezca en el Encabezado de informe, haga clic en la ficha Diseño y
mueva la Tabla de referencias al Pie de informe.
Nota
También puede colocar la tabla de referencias en el Encabezado de grupo o en el Pie de página de grupo.
Nota
Si ubica la tabla de referencias en el Pie del informe, desactive la eliminación del pie haciendo clic con el
botón secundario en el área gris de Pie de informe y seleccionando No suprimir.
4.
Haga clic en la ficha Vista previa para ver el informe.
16.3.9 Adición de una tabla de referencias a un informe
existente mediante el Asistente de tablas de referencias
16.3.9.1 Para agregar una tabla de referencias a un informe
existente mediante el Asistente de tablas de referencias
En este ejemplo se agrega una tabla de referencias a un informe existente para mostrar la comparación de las
ventas en América del Norte y el resto del mundo. Sin embargo, en lugar de definir el informe arrastrando campos
a él, utilizará el Asistente de tablas de referencias.
1.
Abra el informe.
En este ejemplo se utiliza el archivo Group by Intervals.rpt incluido en el directorio Feature Examples.
2.
Haga clic en la ficha Diseño.
3.
En el menú Insertar, haga clic en Tabla de referencias.
Consejo
Otra forma de realizar esta acción es haciendo clic en el botón Insertar tablas de referencias en la
barra de herramientas Insertar herramientas.
A medida que arrastra el objeto de tabla de referencias en su informe, aparece un marco de objeto con el
cursor de flecha.
4.
Coloque el marco de objeto en un área vacía del Encabezado de informe y haga clic para liberarlo.
Aparecerá un objeto de tabla de referencias vacío en el informe.
5.
Haga clic en la tabla de referencias y seleccione Asistente de tablas de referencias en el menú contextual.
Aparece el Asistente de tablas de referencias. Este cuadro de diálogo se compone de tres fichas: Tabla de
referencias, Estilo y Personalizar estilo.
328
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Objetos de tablas de referencias
16.3.9.2 Definición de la estructura de la tabla de referencias
Agregue campos a las áreas Filas, Columnas y Campos resumidos.
1.
Desde la lista Campos disponibles, seleccione País, después haga clic en la flecha > situada junto al área Filas.
El campo País se agrega al área Fila.
Consejo
También puede agregar un campo a las diferentes áreas de tabla de referencias seleccionándolo y
arrastrándolo hasta las áreas Columnas, Filas o Campos resumidos.
2.
En la lista Campos disponibles, seleccione Ventas del último año y, después, haga clic en la flecha > situada
junto al área Campos resumidos.
El campo Ventas del último año se agrega al área Campos resumidos.
3.
Aplique estructura adicional:
○
Haga clic en País en el área Filas.
○
Haga clic en Opciones de grupo.
○
Seleccione en orden especificado de la lista desplegable.
○
Escriba Norteamérica como nombre del grupo con nombre.
○
Haga clic en Nuevo.
○
Elija es uno de de la lista desplegable.
○
En la lista desplegable, seleccione Canadá, México y Estados unidos.
○
Haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo Definir grupo nombrado.
○
Haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo Opciones de grupo de tabla de referencias.
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329
16.3.9.3 Elección de un estilo predefinido
1.
Haga clic en la ficha Estilo.
2.
Seleccione un estilo.
16.3.9.4 Aplicación de un estilo personalizado
1.
Haga clic en la ficha Personalizar estilo.
2.
Personalice el estilo como desee.
16.3.9.5 Finalización de la tabla de referencias
1.
Haga clic en Aceptar.
2.
En el menú Informe, haga clic en Actualizar datos de informe.
Aparece el informe actualizado.
16.4 Trabajo con tablas de referencias
Esta sección describe cómo se puede trabajar con una tabla de referencias una vez agregada al informe.
16.4.1 Mostrar valores como porcentajes
1.
Haga clic con el botón secundario en el área superior izquierda en blanco de una tabla de referencias y
seleccione Asistente de tablas de referencias en el menú contextual.
Aparece el Asistente de tablas de referencias.
2.
En la ficha Tabla de referencias, seleccione un campo resumido y luego haga clic en Cambiar resumen.
3.
En el cuadro de diálogo Editar resumen, seleccione la opción Mostrar como porcentaje de y elija el campo de
resumen en el que desee basar el porcentaje.
4.
Elija Fila o Columna dependiendo de si desee que los valores de porcentaje se calculen horizontalmente (fila)
o verticalmente (columna).
5.
Haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo Editar resumen.
6.
Haga clic en Aceptar para volver a la tabla de referencias.
Los valores de campos resumidos se mostrarán ahora como porcentajes en la tabla de referencias.
330
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Objetos de tablas de referencias
Consejo
También puede acceder al cuadro de diálogo Editar resumen directamente desde tabla de referencias
seleccionando el campo de resumen y eligiendo Editar resumen en el menú contextual.
16.4.2 Abreviar campos resumidos grandes
Como los valores de los campos resumidos de una tabla de referencias suelen ser muy grandes, Crystal Reports
permite abreviar dichos valores.
Nota
Para ejecutar este procedimiento, el informe con el que se esté trabajando debe incluir la función personalizada
denominada cdFormatCurrencyUsingScaling. El informe de ejemplo denominado Custom Functions.rpt
incluye esta función.
1.
Si no existe ningún objeto de tabla de referencias en el informe, inserte uno en el encabezado del informe.
Utilice Cliente.País para la fila y Pedidos.Monto del pedido para el campo resumido.
2.
Haga clic con el botón secundario en el campo resumido que desee abreviar y elija Dar formato al campo en el
menú contextual.
Aparece el Editor de formato.
3.
En la ficha Común, haga clic en el botón de formato condicional situado junto a Mostrar cadena.
4.
En el árbol Funciones del Editor de fórmulas de formato, seleccione cdFormatCurrencyUsingScaling en la
carpeta Funciones personalizadas.
5.
Rellene los argumentos de la función personalizada del siguiente modo:
cdFormatCurrencyUsingScaling (CurrentFieldValue,1,"K","M")
○
Como primer argumento, elija CurrentFieldValue en la carpeta Funciones de formato del árbol Funciones.
Este argumento define el valor real que se va a resumir.
○
Como segundo argumento, especifique el número de decimales que desee que se muestren en la tabla de
referencias.
○
Como tercer y cuarto argumentos, especifique las cadenas (encerradas entre comillas) que desee que se
muestren como símbolos de miles y de millones.
6.
Haga clic en Comprobar para identificar cualquier error en la fórmula.
7.
Corrija cualquier error de sintaxis identificado por el comprobador de fórmulas.
8.
Cuando la fórmula tenga la sintaxis correcta, haga clic en Guardar y cerrar en la barra de herramientas del
Taller de fórmulas.
Vuelve a mostrarse el cuadro de diálogo Editor de Formato.
9.
Haga clic en Aceptar para volver a la tabla de referencias.
Los valores de campos resumidos se mostrarán abreviados de la forma que se haya definido.
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331
Nota
Se pueden crear funciones personalizadas propias, o se puede copiar y modificar la muestra proporcionada
para abreviar un campo resumido. En general, la utilización de una función personalizada no es un requisito
para trabajar con la característica Mostrar cadena. Se pueden escribir las fórmulas de Mostrar cadena que se
necesiten siempre y cuando su valor de devolución sea una cadena.
16.4.3 Personalizar etiquetas de fila y de columna
De forma predeterminada, las etiquetas de fila y de columna se derivan de los datos en que se base la tabla de
referencias. Sin embargo, se pueden personalizar etiquetas de fila y de columna.
1.
Haga clic con el botón secundario en la fila o columna que desee personalizar y elija Dar formato al campo en
el menú contextual.
Aparece el Editor de formato.
2.
En la ficha Común, haga clic en el botón de formato condicional situado junto a Mostrar cadena.
3.
En el Editor de fórmulas de formato, cree el texto de fórmula que describa los nombres personalizados que
desee utilizar así como las condiciones bajo las que deban aplicarse dichos nombres.
Para obtener más información sobre cómo se realiza esta acción, consulte Trabajo con formato condicional
[página 256].
4.
Haga clic en Comprobar para identificar cualquier error en la fórmula.
5.
Corrija cualquier error de sintaxis identificado por el comprobador de fórmulas.
6.
Cuando la fórmula tenga la sintaxis correcta, haga clic en Guardar y cerrar en la barra de herramientas del
Taller de fórmulas.
Vuelve a mostrarse el cuadro de diálogo Editor de Formato.
7.
Haga clic en Aceptar para volver a la tabla de referencias.
Los nombres personalizados de filas y de columnas se mostrarán cuando se satisfagan las condiciones
establecidas.
16.4.4 Utilización de totales acumulados en tablas de
referencias
Los campos de totales acumulados pueden ser útiles como campos de resumen en objetos de tabla de
referencias. Puede crear una tabla de referencias propia como se muestra en Creación de un informe de tabla de
referencias [página 323], pero puede elegir un campo de total acumulado como campo de resumen propio.
Nota
No se pueden utilizar campos de totales acumulados como columnas o filas en una tabla de referencias.
332
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Si desea un total acumulado que totalice las columnas de la tabla de referencias, debe ordenar los registros de la
misma por columnas y luego por filas.
16.4.4.1 Para totalizar columnas
1.
Haga clic con el botón secundario en el área superior izquierda en blanco de una tabla de referencias y
seleccione Asistente de tablas de referencias en el menú contextual.
2.
En la ficha Tabla de referencias del Asistente de tablas de referencias, asegúrese de haber agregado un
campo de Total Acumulado al área Campos resumidos.
3.
Haga clic en Aceptar para volver a la tabla de referencias del informe.
4.
Haga clic en Asistente de ordenación de registros y ordene la tabla de referencias por el campo designado
como Columna en el Asistente de tablas de referencias.
5.
Cree una segunda ordenación en el campo designado como Fila en el Asistente de tablas de referencias.
Si desea un total acumulado que totalice las filas de la tabla de referencias, debe ordenar los registros de la misma
por filas y luego por columnas.
16.4.4.2 Para totalizar filas
1.
Repita los pasos 1 a 3 del procedimiento anterior.
2.
Haga clic en Asistente de ordenación de registros y ordene la tabla de referencias por el campo designado
como Fila en el Asistente de tablas de referencias.
3.
Cree una segunda ordenación en el campo designado como Columna en el Asistente de tablas de referencias.
Si agrega una Ordenación de grupos (primeros o últimos n) basada en un campo de Total acumulado, la
ordenación tiene lugar en los valores de totales acumulados que se muestran en las Áreas de Totales de filas/
columnas de la tabla de referencias, sin basarse en los totales de los campos de resumen. Además, en este caso,
los resultados de totales acumulados aparecen correctamente solo en los datos de totales y no en los datos de
celdas.
16.4.5 Impresión de tablas de referencias que se distribuyen
en múltiples páginas
Al crear una tabla de referencias que es más ancha o más larga que el tamaño de página especificado, el
programa distribuye automáticamente la impresión en varias páginas para acomodar el tamaño de la tabla de
referencias. En la ficha Vista previa, aparecerá una línea en cada salto de página. Para facilitar la lectura, se
repiten los encabezados de columna en las páginas subsiguientes. También se pueden repetir encabezados de fila
usando la opción Mantener columnas juntas.
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Objetos de tablas de referencias
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16.4.5.1
1.
Para repetir etiquetas de fila
Haga clic con el botón secundario en el área superior izquierda en blanco de la tabla de referencias y
seleccione Asistente de tablas de referencias en el menú contextual.
Aparece el Asistente de tablas de referencias.
2.
Haga clic en la ficha Personalizar estilo.
3.
Seleccione la casilla de verificación Repetir etiquetas de filas, si lo desea.
Crystal Reports permite establecer que determinados objetos de informe que no se expanden horizontalmente,
tales como objetos de texto, objetos de campo, objetos OLE, gráficos, mapas, líneas, cuadros, etc., se repitan en
cada página horizontal adicional creada por una tabla de referencias. Para obtener más información, consulte
Repetición de objetos de informe en páginas horizontales [página 251].
16.5 Formato de tablas de referencias
Crystal Reports tiene poderosas capacidades para dar formato que se pueden aplicar a las tablas de referencias.
Las secciones siguientes describen algunos procedimientos clave.
Al aplicar formatos, como colores de fondo, bordes y caracteres, puede destacar datos importantes y crear tablas
de referencias fáciles de entender y de apariencia profesional. Para obtener más información, consulte
Propiedades de formato [página 240].
También puede utilizar el Asistente de resaltado para aplicar formato condicional a las celdas de las tablas de
referencias. Para obtener acceso al Asistente de resaltado, haga clic con el botón secundario en la celda a la que
desee dar formato y, en el menú contextual, haga clic en Asistente de resaltado. Para obtener más detalles,
consulte Usar el Asistente de resaltado [página 262].
16.5.1 Modificación del ancho, alto y alineación de las celdas
de tablas de referencias
1.
Haga clic en una celda de la tabla de referencias para activar los controladores de tamaño.
2.
Haga clic y arrastre uno de los controladores de tamaño para aumentar el ancho o el alto de la celda.
3.
Haga clic en una opción de alineación de la barra de herramientas Formato para cambiar la alineación de los
datos de la celda.
Puede elegir entre alineación izquierda, derecha, centrar y justificado.
Nota
Los cambios efectuados a una celda afectan a todas las celdas similares. Por ejemplo, si se cambia el ancho de
una celda de campo de resumen, se cambia simultáneamente el ancho todas las demás celdas de campo de
resumen.
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Objetos de tablas de referencias
16.5.2 Formato del color de fondo de filas y columnas
completas
Use los colores de fondo para destacar filas o columnas de la tabla de referencias.
1.
Haga clic con el botón secundario en el área superior izquierda en blanco de la tabla de referencias y
seleccione Asistente de tablas de referencias en el menú contextual.
Aparece el Asistente de tablas de referencias.
2.
Haga clic en la ficha Personalizar estilo.
3.
Haga clic en la fila (en el área Filas ) o en la columna (en el área Columnas) y seleccione un color de la lista
desplegable Color de fondo.
4.
Haga clic en Aceptar para volver a la tabla de referencias.
La fila o columna tendrá el formato especificado.
16.5.3 Formato de campos de manera individual
1.
Haga clic con el botón derecho en el campo a que desea dar formato y elija Dar formato a campo del menú
contextual.
Aparece el Editor de formato.
2.
En el Editor de formato, haga sus opciones de carácter, fondo, bordes, numeración, símbolos de moneda e
impresión.
3.
Haga clic en Aceptar para volver a la tabla de referencias.
El campo tendrá el formato especificado.
16.5.4 Formato de varios campos a la vez
1.
Use el método Mayúsculas -clic para destacar los campos deseados.
2.
Haga clic con el botón derecho en cualquiera de ellos y elija Dar formato a objetos del menú contextual.
Aparece el Editor de formato.
3.
En el Editor de formato, haga sus opciones de carácter, fondo, bordes, numeración, símbolos de moneda e
impresión.
4.
Haga clic en Aceptar para volver a la tabla de referencias.
Los campos tendrán el formato especificado.
16.5.5 Eliminación de datos de tablas de referencias
Esta sección le indica los pasos requeridos para suprimir datos de su informe. Puede suprimir:
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Objetos de tablas de referencias
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335
●
Filas y columnas vacías.
●
Totales generales de filas y columnas.
●
Subtotales y sus etiquetas.
16.5.5.1
1.
Para suprimir filas y columnas vacías
Haga clic con el botón secundario en el área superior izquierda en blanco de la tabla de referencias y
seleccione Asistente de tablas de referencias en el menú contextual.
Aparece el Asistente de tablas de referencias.
2.
Haga clic en la ficha Personalizar estilo.
3.
Seleccione ya sea la casilla de verificación Suprimir filas vacías o Suprimir columnas vacías.
4.
Haga clic en Aceptar.
Ahora, cuando imprima el informe, no aparecerán las filas ni columnas vacías.
16.5.5.2 Para eliminar totales generales de filas y columnas
1.
Haga clic con el botón secundario en el área superior izquierda en blanco de la tabla de referencias y
seleccione Asistente de tablas de referencias en el menú contextual.
Aparece el Asistente de tablas de referencias.
2.
Haga clic en la ficha Personalizar estilo.
3.
Seleccione la casilla de verificación Suprimir totales generales de filas o Suprimir totales generales de
columnas.
4.
Haga clic en Aceptar.
16.5.5.3 Para eliminar subtotales y sus etiquetas
Si tiene más de dos grupos en la tabla de referencias, puede suprimir el subtotal y la etiqueta a uno de ellos.
1.
Haga clic con el botón secundario en el área superior izquierda en blanco de la tabla de referencias y
seleccione Asistente de tablas de referencias en el menú contextual.
Aparece el Asistente de tablas de referencias.
2.
Haga clic en la ficha Personalizar estilo.
3.
Haga clic en el campo cuyo subtotal desea suprimir.
Se activan las casillas de verificación Suprimir subtotal y Suprimir etiqueta.
4.
En el área Opciones de grupo, seleccione la casilla de verificación Suprimir subtotal.
5.
Haga clic en la casilla de verificación Suprimir etiqueta para eliminar la etiqueta asociada con el subtotal.
6.
Haga clic en Aceptar.
336
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Objetos de tablas de referencias
16.5.6 Presentación horizontal de campos resumidos
Si la tabla de referencias tiene dos o más campos resumidos, se pueden mostrar sus valores horizontalmente en
lugar de verticalmente (valor predeterminado).
1.
Haga clic con el botón secundario en el área superior izquierda en blanco de la tabla de referencias y
seleccione Asistente de tablas de referencias en el menú contextual.
Aparece el Asistente de tablas de referencias.
2.
Haga clic en la ficha Personalizar estilo.
3.
En el área Campos resumidos, seleccione Horizontal.
4.
Active la casilla de verificación Mostrar etiquetas si desea que se muestren etiquetas para los campos
resumidos.
Las etiquetas se muestran en la dirección que elija para los campos resumidos.
5.
Haga clic en Aceptar.
16.6 Funciones avanzadas de tablas de referencias
Existen varias formas de agregar más información a las tablas de referencias. En esta sección se tratan varias
funciones avanzadas de tablas de referencias.
Enlaces relacionados
Miembros calculados [página 337]
Resúmenes incrustados [página 341]
16.6.1 Miembros calculados
Puede agregar filas o columnas a la tabla de referencias si inserta un miembro calculado. Estas filas o columnas
pueden contener cálculos personalizados (por ejemplo, la diferencia de ventas entre dos regiones) o se pueden
utilizar por completo para fines de formato (por ejemplo, insertar una fila en blanco cada tres líneas para mejorar
la legibilidad).
Dispone de libertad plena para diseñar sus propias fórmulas de cálculo y puede elegir si aparecen una sola vez o
se repiten de forma regular en la tabla de referencias.
Enlaces relacionados
Fórmulas de cálculo [página 339]
Fórmulas de encabezado [página 339]
Fórmulas de inserción [página 340]
Fórmulas de valor [página 340]
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16.6.1.1 Para agregar un miembro calculado a la tabla de
referencias
1.
En la tabla de referencias, haga clic con el botón derecho en el encabezado de fila o columna que desee
utilizar como el primer valor del miembro calculado.
Por ejemplo, si desea crear un miembro calculado para la diferencia entre las ventas y las devoluciones de
ventas, la fórmula sería Ventas - Devoluciones de ventas. En este ejemplo, se hace clic con el botón derecho
en el encabezado Ventas.
2.
En el menú contextual, seleccione Miembro calculado y seleccione el valor elegido como el primero.
En este ejemplo, se selecciona Ventas como el primer valor.
3.
En la tabla de referencias, haga clic con el botón derecho en el encabezado de fila o columna que desee
utilizar como el segundo valor del miembro calculado.
En este ejemplo, se selecciona Devoluciones de ventas como el segundo valor.
4.
En el menú contextual, seleccione Miembro calculado y elija el cálculo que desee.
En este ejemplo, se selecciona Diferencia de "Ventas" y "Devoluciones de ventas" como el cálculo deseado.
En la tabla de referencias aparece una fila o columna que muestra los resultados del cálculo deseado.
16.6.1.2 Para agregar un fila o columna en blanco a la tabla de
referencias
1.
En la tabla de referencias, haga clic con el botón derecho en el encabezado inmediatamente anterior a la
ubicación deseada de la fila o columna en blanco.
2.
En el menú contextual, seleccione Miembro calculado y, en función de si ha hecho clic en una fila o en una
columna, haga clic en Insertar fila o en Insertar columna.
En la tabla de referencias aparecerá una fila o columna en blanco.
16.6.1.3 Para cambiar el orden de procesamiento de los
miembros calculados
1.
Haga clic con el botón derecho en la esquina superior izquierda de la tabla de referencias.
2.
En el menú contextual, seleccione Cálculos avanzados y haga clic en Miembro calculado.
Aparece el Asistente de miembros calculados en tabla de referencias.
3.
En el cuadro Miembros calculados utilice las flechas para cambiar el orden de procesamiento de los miembros
calculados.
4.
Haga clic en Aceptar para guardar los cambios y volver al informe.
La tabla de referencias recalcula los valores de los miembros calculados.
Nota
Al cambiar el orden de procesamiento de los miembros calculados no se produce una actualización de la base
de datos.
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Objetos de tablas de referencias
16.6.1.4 Fórmulas de cálculo
Las fórmulas de cálculo son fórmulas matemáticas que Crystal Reports usa para determinar los valores de celda
de los miembros calculados. Puede elegir varias fórmulas predefinidas o diseñar las suyas propias en el Taller de
fórmulas.
Las fórmulas predefinidas son las siguientes:
●
Suma de
●
Diferencia de
●
Producto de
●
Cociente de
Crystal Reports incorpora una serie de funciones que le ayudarán a diseñar sus propias fórmulas.
16.6.1.4.1
Para editar una fórmula de cálculo
1.
En el miembro calculado que desee editar, haga clic con el botón derecho en cualquier celda excepto en el
encabezado.
2.
En el menú contextual, seleccione Miembro calculado y haga clic en Editar fórmula de cálculo.
Aparecerá el Taller de fórmulas.
3.
En el Taller de fórmulas, introduzca la fórmula de cálculo que desee.
4.
Haga clic en Guardar y cerrar para volver al informe.
El miembro calculado muestra los resultados de la nueva fórmula de cálculo.
16.6.1.5
Fórmulas de encabezado
Las fórmulas de encabezado determinan el encabezado de fila o columna visible para un miembro calculado.
16.6.1.5.1
Para editar una fórmula de encabezado
1.
Haga clic con el botón derecho en el encabezado del miembro calculado que desee editar.
2.
En el menú contextual, seleccione Miembro calculado y haga clic en Editar fórmula de encabezado.
Aparecerá el Taller de fórmulas.
3.
En el Taller de fórmulas, introduzca la fórmula de encabezado que desee entre comillas.
Nota
También puede controlar el encabezado mediante fórmulas. Una fórmula de encabezado debe devolver
una cadena.
4.
Haga clic en Guardar y cerrar para volver al informe.
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339
El encabezado de miembro calculado muestra el resultado de la fórmula de encabezado.
16.6.1.6 Fórmulas de valor
Si desea hacer referencia a un miembro calculado en una fórmula, debe asignarle un valor. Las fórmulas de valor
asignan valores a los miembros calculados con esta finalidad.
16.6.1.6.1
Para editar una fórmula de valor de grupo
1.
Haga clic con el botón derecho en el encabezado del miembro calculado que desee editar.
2.
En el menú contextual, seleccione Miembro calculado y, en función de si ha hecho clic en una fila o en una
columna, haga clic en Editar fórmula de valor de fila o en Editar fórmula de valor de columna.
Aparecerá el Taller de fórmulas.
3.
En el Taller de fórmulas, introduzca el valor que desee.
Nota
También puede controlar el valor mediante fórmulas. Una fórmula de valor debe ser del mismo tipo que el
campo de agrupación de filas/columnas en el que está insertada.
4.
Haga clic en Guardar y cerrar para volver al informe.
El miembro calculado retiene el resultado de la fórmula de valor.
Nota
Si no ha editado la fórmula de encabezado para un miembro calculado, el encabezado visible muestra el
resultado de la fórmula de valor. Al editar la fórmula de encabezado, sustituye la fórmula de valor como el
encabezado visible.
16.6.1.7
Fórmulas de inserción
Las fórmulas de inserción determinan dónde aparece un miembro calculado en una tabla de referencias. En la
mayoría de los casos, un miembro calculado solo aparece una vez. Sin embargo, se puede configurar para que
aparezca en varias ubicaciones o un patrón de repetición.
16.6.1.7.1
Para editar una fórmula de inserción
1.
Haga clic con el botón derecho en el encabezado del miembro calculado que desee editar.
2.
En el menú contextual, seleccione Miembro calculado y haga clic en Editar fórmula de inserción.
Aparecerá el Taller de fórmulas.
340
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Objetos de tablas de referencias
3.
En el Taller de fórmulas, introduzca la fórmula que desee.
Por ejemplo, la siguiente fórmula inserta un miembro calculado después del campo de país para Canadá:
GetColumnGroupIndexOf(CurrentRowIndex) = 1 and
GridRowColumnValue("Customer.Country") = "Canada"
4.
Haga clic en Guardar y cerrar para volver al informe.
El miembro calculado aparece en las ubicaciones especificadas por la fórmula de inserción.
16.6.2 Resúmenes incrustados
Puede agregar un cálculo adicional a tabla de referencias si inserta un resumen incrustado.
A diferencia de los miembros calculados, los resúmenes incrustados no agregan filas o columnas a la tabla de
referencias. En su lugar, provocan que aparezcan cálculos adicionales en cada celda de la tabla de referencias.
Por ejemplo, en un informe que muestre las ventas regionales podría insertar un cálculo para cada región que
indique el porcentaje de las ventas totales del país.
16.6.2.1 Para agregar un resumen incrustado a la tabla de
referencias
1.
En la tabla de referencias, haga clic con el botón derecho en cualquier celda excepto en un encabezado.
2.
En el menú contextual, seleccione Resumen incrustado y haga clic en Insertar resumen incrustado.
En la tabla de referencias aparecerá un resumen incrustado en blanco.
3.
En el resumen incrustado, haga clic con el botón derecho en el texto que dice "Editar esta fórmula".
4.
Seleccione Resumen incrustado y haga clic en Editar fórmula de cálculo.
Aparecerá el Taller de fórmulas.
5.
En el Taller de fórmulas, introduzca la fórmula de cálculo que desee.
6.
Haga clic en Guardar y cerrar para volver al informe.
El resumen incrustado muestra los resultados de la nueva fórmula de cálculo.
16.6.2.2 Para cambiar el orden de procesamiento de los
resúmenes incrustados
Si tiene varios resúmenes incrustados en la tabla de referencias, el orden en que se calculan puede afectar a los
resultados. Puede cambiar el orden de procesamiento de los resúmenes incrustados en el cuadro de diálogo
Resúmenes incrustados.
1.
Haga clic con el botón derecho en la esquina superior izquierda de la tabla de referencias.
2.
En el menú contextual, seleccione Cálculos avanzados y haga clic en Resumen incrustado.
Aparece el cuadro de diálogo Resúmenes incrustados.
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Objetos de tablas de referencias
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341
3.
En el cuadro Resúmenes utilice las flechas para cambiar el orden de procesamiento de los resúmenes.
4.
Haga clic en Aceptar para guardar los cambios y volver al informe.
La tabla de referencias recalcula los valores de los resúmenes incrustados en el nuevo orden de procesamiento.
Nota
Al cambiar el orden de procesamiento de los resúmenes incrustados no se produce una actualización de la
base de datos.
342
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Objetos de tablas de referencias
17
Creación de consultas
17.1
Conexión con un universo
En Crystal Reports se accede al Panel de consulta de Business Objects mediante el Asistente de base de datos.
Después de seleccionar Universos en el nodo Crear nueva conexión, se le pedirá que se conecte a la plataforma de
Business Intelligence de SAP BusinessObjects; a continuación, podrá seleccionar un universo y diseñar la
consulta.
Crystal Reports puede conectarse a universos multilingües y crear informes a partir de ellos, pero no puede
aprovechar los atributos multilingües. Crystal Reports mostrará los nombres de campo multilingüe y otro
contenido de metadatos solo en el idioma principal del universo.
Solo puede basar los nuevos documentos y consultas en universos para los que se le haya concedido el derecho
personalizado Crear/editar consulta.
Nota
Si es usuario de WebIntelligence y está usando el Panel de consulta de Crystal Reports, verá que existen
algunas diferencias en el funcionamiento de WebIntelligence respecto a lo que cabría esperar.
17.1.1
Para conectarse con un universo
1.
En Crystal Reports, en el menú Archivo, haga clic en Nuevo y, a continuación, en Informe en blanco.
2.
En el Asistente de base de datos, haga doble clic en Crear nueva conexión.
3.
Haga doble clic en Universos para ver una lista de los universos para los que tenga el derecho de basar los
nuevos informes.
4.
Inicie la sesión en la plataforma de Business Intelligence de SAP BusinessObjects si aún no la ha iniciado.
Para obtener información sobre cómo iniciar la sesión en la plataforma de Business Intelligence de SAP
BusinessObjects, consulte Trabajo con carpetas de Enterprise [página 390].
5.
Seleccione el universo en el que desea basar su consulta y haga clic en Abrir.
Aparecerá el Panel de consulta de Business Objects.
17.2 Definición de la selección de datos para una consulta
Las consultas se crean en el Panel de consulta utilizando objetos de un universo Business Objects. Los objetos del
universo son una representación gráfica de la información disponible en una base de datos. Los objetos del
universo están asignados a las columnas y filas de las tablas de la base de datos.
Solo puede basar los nuevos documentos y consultas en universos para los que se le haya concedido el derecho
personalizado Crear/editar consulta.
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Creación de consultas
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343
El Panel de consulta se divide a su vez en varios paneles.
●
El panel de la izquierda muestra una vista de árbol de los objetos que contiene el universo. En el Panel de
consulta no se pueden agregar nuevos objetos ni editar objetos existentes. Para obtener información sobre
los tipos de objetos que pueden aparecer en este panel, consulte Referencia rápida a objetos [página 345].
Nota
Puede ver todos los objetos disponibles en este panel si selecciona "Todos los objetos". Si desea consultar
cómo se relacionan los objetos entre sí, seleccione "Jerarquías". Esta opción proporciona una
representación visual de la estructura jerárquica de los objetos, si dicha estructura existe en el universo.
●
El panel Objetos del resultado es la ubicación donde se sitúan los objetos que se desean incluir en la consulta.
●
El panel Filtros de consulta es la ubicación donde se sitúan los objetos que se utilizarán para delimitar los
datos que se reciben del universo. Puede definir el filtro cuando agrega objetos a este panel.
17.2.1
1.
Para elaborar una consulta sencilla
En el campo Nombre de la consulta, indique un nombre para la consulta.
Nota
Crystal Reports utiliza el nombre de la consulta como nombre del comando SQL que crea el informe.
Después de crear la consulta en el Panel de consulta, podrá ver su nombre en las áreas Orígenes de datos
disponibles y Tablas seleccionadas del Asistente de base de datos.
2.
Seleccione un objeto en el panel izquierdo y haga doble clic o arrástrelo al panel Objetos del resultado.
Los objetos que aparecen en este panel se convierten en campos incluidos en el informe Crystal.
3.
Repita el paso anterior con cada objeto que desea incluir en la consulta.
4.
Seleccione un objeto en el panel izquierdo o en el panel Objetos del resultado y arrástrelo al panel Filtros de
consulta.
Los filtros se agregan a este panel para limitar los datos que devuelve la consulta basándose en el objeto
seleccionado. El filtro limita los datos que puede ver el usuario y reduce el tiempo de ejecución de las
consultas. Para obtener información sobre cómo agregar filtros, consulte Creación de filtros de consulta
[página 348].
5.
Haga clic en Aceptar.
6.
Si la consulta contiene peticiones de orden, seleccione los valores solicitados en el cuadro de diálogo
Introducir valores de parámetro.
Para obtener información sobre el uso del cuadro de diálogo Introducir valores de parámetros, busque el
cuadro de diálogo por su nombre en la Ayuda en pantalla de Crystal Reports.
7.
Si el origen de datos es seguro, utilice el cuadro de diálogo de conexión para conectarse a la base de datos
que utiliza el universo.
Para obtener información sobre la utilización de los cuadros de diálogo de conexión compatibles, busque
"Conectividad de origen de datos (cuadros de diálogo)" en la Ayuda en pantalla de Crystal Reports.
Puede crear varias consultas en el Panel de consulta, que Crystal Reports combina mediante una combinación de
unión.
344
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Creación de consultas
17.2.2 Para crear una consulta combinada
Cree una consulta simple y haga clic en Agregar una consulta combinada.
En el Panel de consulta aparece un nuevo panel bajo la vista de árbol. Para desplazarse por las definiciones de
la consulta, haga clic en los nodos de este panel.
Nota
Los objetos del panel de resultados de la primera consulta se copian en la nueva consulta. El programa no
copia los filtros de consulta existentes.
Nota
Al combinar los objetos de resultado de varios tipos de datos de dos consultas en una sola, es posible que
el botón Aceptar esté desactivado y que no pueda generar un informe. Por ejemplo, Consulta1 contiene
una cadena y un número, y Consulta2 contiene una cadena y una fecha.
Antes de intentar combinar las consultas, asegúrese de que los objetos de ambas consultas tengan el
mismo tipo de datos.
17.2.3 Referencia rápida a objetos
Un objeto es un componente con nombre que se asigna a datos o a derivados de datos de la base de datos. Por
ejemplo, un objeto puede representar una columna en una tabla de la base de datos o ser el resumen de los
valores de una columna.
En la consulta los objetos se utilizan para recuperar datos para los informes. Por ejemplo, algunos objetos del
universo de recursos humanos pueden ser Nombres, Direcciones y Sueldos.
Los objetos pueden representar diferentes tipos de información.
Nota
Las propiedades del objeto se definen en el Designer de BusinessObjects, pero no se tienen en cuenta en el
Panel de consulta de Crystal Reports.
Nota
Los objetos no se pueden definir directamente en el Panel de consulta. Para definir los objetos de un universo,
utilice el BusinessObjects Designer.
Objeto
Dimensión
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Creación de consultas
Ejemplos
Descripción
Este objeto recupera los datos que
proporcionan la base para el análisis
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345
Objeto
Ejemplos
Descripción
en un informe. Por lo general, los
objetos de dimensión recuperan
datos de tipo carácter (por ejemplo,
nombres de clientes, nombres de
instalaciones o fechas).
Información
Este objeto proporciona datos
descriptivos sobre una dimensión.
Un objeto de tipo información
siempre está adjunto a la dimensión
para la que proporciona
información adicional. Por ejemplo,
edad es un objeto de información
asociado con la dimensión de
cliente. Dirección proporciona
información adicional sobre los
clientes.
Indicador
Este objeto recupera datos
numéricos resultado de cálculos en
los datos de la base de datos. Por
ejemplo, el indicador de ingresos es
el cálculo del número de artículos
vendidos multiplicado por el precio
del artículo. Los objetos de tipo
indicador a menudo se encuentran
en la clase Indicadores.
17.3 Edición de una consulta existente
Puede volver al panel de consulta para cambiar una consulta existente, siempre que se le haya concedido el
derecho personalizado Crear/editar consulta. Puede agregar o eliminar objetos o bien agregar, editar o eliminar
filtros.
17.3.1
Para editar una consulta existente
1.
En Crystal Reports, abra un informe creado con un universo como origen de datos, vaya al menú Base de
datos y haga clic en Panel de consulta.
2.
Inicie la sesión en la plataforma de Business Intelligence de SAP BusinessObjects si aún no la ha iniciado.
Para obtener información sobre cómo iniciar la sesión en la plataforma de Business Intelligence de SAP
BusinessObjects, consulte Trabajo con carpetas de Enterprise [página 390].
346
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Creación de consultas
3.
En el Panel de consulta, edite la consulta según considere necesario.
4.
Cuando haya terminado de editar la consulta, haga clic en Aceptar.
5.
Haga clic en Aceptar en el Asistente de base de datos para volver al informe.
Los cambios efectuados en la consulta aparecerán reflejados en Crystal Reports.
Nota
Si elimina objetos de la consulta que ha usado en el informe de Crystal, también debe eliminarlos del
informe.
17.4 Visualización del código SQL de una consulta
Cuando crea una consulta, Crystal Reports genera automáticamente el SQL correspondiente y lo guarda como un
objeto de comando SQL de Crystal.
Para obtener más información sobre los objetos de comando SQL, busque "Definición de un comando SQL" en la
Ayuda en pantalla de Crystal Reports.
17.4.1
Para ver el código SQL al crear una consulta
En el Panel de consulta, haga clic en Ver SQL.
Aparecerá el cuadro de diálogo SQL, que contendrá el código SQL que constituye la consulta. Use esta opción
si desea comprobar el código SQL cuando cree una consulta.
17.4.2 Para ver el código SQL una vez creada una consulta
En Crystal Reports, abra un informe creado con un universo como origen de datos, vaya al menú Base de
datos y haga clic en Mostrar consulta SQL.
Podrá ver el SQL en el cuadro de diálogo Mostrar Consulta SQL.
O
En Crystal Reports, abra un informe creado con un universo como origen de datos, vaya al menú Base de
datos y haga clic en Asistente de base de datos.
En el Asistente de base de datos, haga clic con el botón derecho en la lista Tablas seleccionadas y elija Ver
comando. Podrá ver el SQL en el cuadro de diálogo Ver comando.
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Creación de consultas
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347
17.5 Filtros y peticiones de orden de consulta
17.5.1
Creación de filtros de consulta
En una consulta puede utilizar diferentes tipos de filtros:
●
Filtros predefinidos
Estos filtros los crea el administrador.
●
Filtros personalizados
Estos filtros los define el usuario cuando crea la consulta.
●
Peticiones de orden
Las peticiones de orden son filtros dinámicos que se definen para presentar una pregunta o una lista de
valores; los usuarios pueden seleccionar diferentes valores de filtro cada vez que actualizan el informe.
17.5.1.1
1.
Para agregar un filtro predefinido a una consulta
Haga doble clic en los objetos que desea utilizar en el informe o arrástrelos al panel Objetos del resultado.
Para acceder a instrucciones paso a paso acerca de la selección de objetos para crear una consulta, consulte
Definición de la selección de datos para una consulta [página 343].
2.
Arrastre un filtro predefinido al panel Filtros de consulta.
Cuando ejecuta la consulta, los datos correspondientes a los filtros de la consulta que seleccionó se
devuelven en el informe.
Nota
Los filtros predefinidos los crea y edita el administrador. Como usuario del Panel de consulta, no puede ver ni
editar los componentes de los filtros predefinidos.
17.5.1.2
filtros
1.
Para crear un filtro personalizado con el Editor de
Seleccione el objeto que desea filtrar y arrástrelo al panel Filtros de consulta.
Aparece el Editor de filtros. El nombre del objeto seleccionado se muestra bajo el texto "Objeto filtrado".
2.
Seleccione un operador en la lista.
Para obtener una descripción y un ejemplo de cada operador, consulte Referencia rápida a operadores de
filtro de consulta [página 351].
3.
Seleccione Constante o Valor(es) de la lista.
4.
En función del operador seleccionado, introduzca un solo valor o varios valores en el campo Escriba un valor.
5.
Haga clic en Aceptar para confirmar las propiedades del filtro personalizado.
348
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Creación de consultas
El nuevo filtro se muestra en el panel Filtros de consulta.
17.5.2 Elaboración de peticiones de orden
Una petición de orden es un filtro dinámico que muestra una pregunta cada vez que se actualizan los datos de un
informe. La respuesta a la petición de orden se efectúa escribiendo o seleccionando los valores que se desean ver
antes de actualizar los datos. Crystal Reports solo recupera de la base de datos los valores especificados y los
muestra en el informe.
Consejo
Las peticiones de orden permiten que varios usuarios vean un solo informe pero especifiquen un subconjunto
diferente de información de la base de datos. Las peticiones de orden también reducen el tiempo que se tarda
en recuperar los datos de la base de datos.
17.5.2.1
1.
Para crear una petición de orden
Seleccione el objeto en el que desea aplicar una petición de orden y arrástrelo al panel Filtros de consulta.
Por ejemplo, si desea permitir que los usuarios especifiquen la región geográfica en el informe, arrastre el
campo Región al panel Filtros de consulta.
Aparece el Editor de filtros. De forma predeterminada, el nombre del filtro es el nombre del objeto filtrado.
2.
Seleccione un operador en la lista.
Consulte Referencia rápida a operadores de filtro de consulta [página 351].
Nota
En las peticiones de orden no puede utilizar los siguientes operadores: No se ha indicado, Se ha indicado,
Ambos, Excepto.
3.
En Tipo de operador, seleccione Petición de orden.
El campo de texto Petición de orden muestra el mensaje predeterminado.
4.
Si desea modificar el mensaje predeterminado, edítelo para plantear una pregunta.
Por ejemplo, podría preguntar "¿De qué región desea consultar los datos?".
5.
Active Seleccionar solo de la lista si desea que la pregunta enumere una lista de valores que los usuarios
pueden seleccionar.
Use esta opción si desea impedir que los usuarios escriban un valor que puede no existir en la base de datos.
6.
Haga clic en Aceptar para confirmar la petición de orden.
La pregunta aparecerá cada vez que se actualice el informe.
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Creación de consultas
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349
17.5.3 Combinación de filtros y peticiones de orden de
consulta
Puede aplicar varios filtros y peticiones de orden en una sola consulta.
17.5.3.1
1.
Para combinar filtros y peticiones de orden
Cree los filtros y peticiones de orden de la consulta.
Para obtener información paso a paso sobre la creación de filtros y peticiones de orden, consulte Creación de
filtros de consulta [página 348] o Elaboración de peticiones de orden [página 349].
De forma predeterminada, el Panel de consulta combina los filtros y las peticiones de orden con el operador
Y. Puede dejar el operador Y o cambiarlo a O. Consulte Utilización de Y u O para combinar filtros de consulta
[página 350].
2.
Si es necesario, cambie el operador por o haciendo doble clic en el operador And.
Ahora el operador que aparece es O. La petición de orden aparece cuando hace clic en Aceptar o cuando
actualiza los datos del informe.
17.5.4 Utilización de Y u O para combinar filtros de consulta
Esta tabla explica las diferencias entre los operadores Y y O.
Recuperar estos datos
Ejemplo
Select
Datos verdaderos para ambos
filtros.
Clientes que han pedido
suministros en el primer y segundo
trimestres (los datos recuperados
incluirán: clientes que han realizado
pedidos en el primer y segundo
trimestres).
Y
Datos verdaderos para cualquiera
de los filtros.
Clientes que han pedido
suministros en el primer o en el
segundo trimestre (los datos
recuperados incluirán: clientes que
han realizado pedidos solo en el
primer trimestre, clientes que han
O
350
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Creación de consultas
Recuperar estos datos
Ejemplo
Select
realizado pedidos solo en el
segundo trimestre y clientes que
han realizado pedidos en los dos
trimestres).
17.5.5
Referencia rápida a operadores de filtro de consulta
La tabla siguiente le ayudará a seleccionar el operador que necesita para definir un filtro de consulta.
Valores que se desean
recuperar
Ejemplo
Select
Filtro creado
Valores iguales al valor
que especifica.
Recuperar solo datos de
España.
Igual a
<País> Igual a US
Valores diferentes del
valor que especifica.
Recuperar datos de todos
los trimestres excepto el
T4.
Diferente de
<Trimestre> Diferente de
T4
Valores mayores que el
valor que especifica.
Recuperar datos de
clientes mayores de 60
años.
Mayor que
<Edad del cliente> Mayor
que 60
Valores mayores o iguales
que el valor que
especifica.
Recuperar datos de
ingresos a partir de 1,5
millones de dólares.
Mayor o igual a
<Ingreso> Mayor o igual a
1500000
Valores inferiores al valor
que especifica.
Recuperar datos de notas
de exámenes inferiores a
4.
Menor que
<Nota examen> Menor
que 4
Valores inferiores o
iguales al valor que
especifica.
Recuperar clientes con 30
años o menos.
Menor o igual a
<Edad> Menor o igual a 30
Valores entre dos valores
que especifica, ambos
inclusive.
Recuperar las semanas a
partir de la semana 25
hasta la 36 (incluidas las
semanas 25 y 36).
Entre
<Semanas> Entre 25 y 36
Valores fuera del intervalo
de dos valores que
especifica.
Recuperar todas las
semanas del año, excepto
las semanas de la 25 a la
36 (las semanas 25 y 36
no se incluyen).
No entre
<Semanas> No entre 25 y
36
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351
Valores que se desean
recuperar
Ejemplo
Select
Filtro creado
Valores iguales a varios
valores que especifica.
Recuperar datos
únicamente de los
siguientes países: EE.UU.,
Japón y Reino Unido.
En la lista
<País> En la lista 'US;
Japan; UK'
Valores diferentes de los
múltiples valores que
especifica.
No recuperar datos de los
siguientes países: EE.UU.,
Japón y Reino Unido.
Fuera de la lista
<País> Fuera de la lista
'US; Japan; UK'
Valores para los que no
existe ningún valor en la
base de datos.
Recuperar clientes sin
hijos (la columna de hijos
de la base de datos no
contiene información).
No se ha indicado
<Hijos> No se ha indicado
Valores para los que se ha
introducido un valor en la
base de datos.
Recuperar clientes con
hijos (la columna de hijos
de la base de datos
contiene información).
Se ha indicado
<Hijos> Se ha indicado
Valores que incluyen una
cadena específica.
Recuperar clientes que
nacieron en 1972.
Corresponde al modelo
<Fecha de nacimiento>
Corresponde al modelo,
'72'
Valores que no incluyen
una cadena específica.
Recuperar clientes que no
nacieron en 1972.
Diferente del modelo
<Fecha de nacimiento>
Diferente del modelo, '72'
Valores que corresponden Recuperar clientes de
a dos valores que
Telco que tiene teléfono
especifica.
fijo y móvil.
Ambos
<Tipo de cuenta> Ambos,
"fijo" y "móvil"
Valores que corresponden Recuperar clientes de
a un único valor y no
Telco que tienen teléfono
corresponden a otro valor fijo pero no móvil.
que especifica.
Excepto
<Tipo de cuenta> "fijo"
Excepto "móvil"
17.5.6 Edición y eliminación de filtros de consulta
Puede editar y eliminar filtros de las consultas.
17.5.6.1
1.
352
Para editar un filtro de consulta
Haga doble clic en el filtro que desea editar.
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Creación de consultas
Aparece el Editor de filtros.
2.
Cambie la definición del filtro en el Editor de filtros.
Para obtener más información sobre cómo definir filtros, consulte Creación de filtros de consulta [página
348].
3.
Haga clic en Aceptar para confirmar los cambios.
La consulta modificada aparece en el panel Filtros de consulta.
17.5.6.2
Para eliminar un filtro de una consulta
Arrastre el filtro que desea eliminar y suéltelo en el panel izquierdo.
El filtro se elimina de la definición de la consulta y ya no aparece en el panel Filtros de consulta.
17.6 Filtrado de datos mediante subconsultas y clasificación
de base de datos
En esta sección se explica cómo se trabaja con tipos de filtros de consulta más avanzados. En esta sección se
tratan los siguientes filtros de consulta avanzados:
●
Subconsultas
●
Clasificaciones de base de datos
Las subconsultas y las clasificaciones de base de datos permiten crear filtros mucho más eficaces que los filtros
de consulta estándar.
17.6.1
¿Qué es una subconsulta?
Una subconsulta es un tipo más flexible de filtro de consulta que permite restringir valores de formas más
sofisticadas que con un filtro de consulta normal.
Las subconsultas son más eficaces que los filtros de consulta normales por los motivos siguientes:
●
Permiten comparar los valores del objeto cuyos valores se utilizan para restringir la consulta con valores de
otros objetos.
●
Permiten restringir los valores devueltos por la subconsulta con una cláusula WHERE.
Las subconsultas permiten plantear preguntas complejas que son difíciles o imposibles de formular con filtros de
consulta simples. Por ejemplo: ¿Cuál es la lista de clientes y sus ingresos asociados donde los clientes compraron
un servicio que habían reservado anteriormente (por cualquier cliente) en el primer trimestre de 2003?
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Creación de consultas
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353
17.6.2 Creación de una subconsulta
Las subconsultas se crean en el panel Filtros de consulta del Panel de consulta.
Nota
Se pueden combinar subconsultas y otros tipos de filtro de consulta en el panel Filtros de consulta.
17.6.2.1
Para crear una subconsulta
1.
Agregue los objetos que desee que aparezcan en la consulta en el panel Objetos del resultado.
2.
Seleccione el objeto que desea filtrar con una subconsulta y, a continuación, haga clic en Agregar una
subconsulta.
El contorno de la subconsulta aparece en el panel Filtros de consulta. De manera predeterminada, el objeto
seleccionado aparece como objeto Filtrar y como objeto Filtrar por. Para obtener más información sobre los
objetos Filtro y Filtrar por, consulte Parámetros de subconsulta [página 354].
3.
Para agregar una condición WHERE a la subconsulta, arrastre un objeto de consulta hasta el área blanca del
contorno de la subconsulta.
Nota
Puede utilizar una subconsulta o un filtro de consulta estándar existente como una condición WHERE en
una subconsulta. Para ello, arrastre y suelte el filtro o la subconsulta existente en el área blanca del
contorno de la subconsulta.
4.
Seleccione el operador y los valores utilizados para filtrar el objeto de la condición WHERE.
Nota
Para obtener más información sobre operadores y valores de filtro de consulta, consulte Filtros y
peticiones de orden de consulta [página 348].
5.
Haga clic en Agregar una subconsulta para agregar una subconsulta adicional al filtro de consulta.
De forma predeterminada, las dos subconsultas se vinculan en una relación AND. Haga clic en el operador
AND para alternar entre AND y OR.
Además de vincular consultas en relaciones AND u OR, puede anidarlas (crear subconsultas dentro de otras
subconsultas) arrastrando una subconsulta existente al área blanca del contorno de la subconsulta. En este
caso, la subconsulta interior se convierte en parte de la condición WHERE de la subconsulta exterior.
17.6.2.2 Parámetros de subconsulta
Una subconsulta o un conjunto de subconsultas contiene los parámetros siguientes:
354
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Creación de consultas
Parámetro
Descripción
Objetos Filtrar
El objeto cuyos valores se utilizan para filtrar los
objetos de resultado.
Puede incluir varios objetos Filtro. Si lo hace, Crystal
Reports concatenará los valores de los objetos que
especifique.
Objetos Filtrar por
Objeto que determina qué valores del objeto de filtro
devuelve la subconsulta.
Puede incluir varios objetos Filtrar por. Si lo hace,
Crystal Reports concatenará los valores de los objetos
que especifique.
Operador
El operador que especifica la relación entre el objeto
Filtrar y el objeto Filtrar por.
Debido a las restricciones de la base de datos, no se
pueden utilizar ciertas combinaciones de operadores y
objetos Filtrar por. Por ejemplo, si utiliza el operador
Igual a con un objeto Filtrar que devuelve varios
valores, la base de datos rechazará el código SQL
porque este tipo de subconsulta requiere que el objeto
Filtrar por devuelva un único valor.
Cuando la base de datos rechace el código SQL
generado, aparecerá un mensaje de error con una
descripción del error devuelto por la base de datos.
Condición WHERE (opcional)
Una condición adicional que restringe la lista de valores
del objeto Filtrar por. En la condición WHERE puede
utilizar los objetos de informe normales, condiciones
predefinidas o filtros de consulta existentes (incluidas
subconsultas).
Operador de relación
Si hay varias subconsultas, determina la relación entre
ellas.
AND: se deben cumplir las condiciones en todas las
subconsultas.
OR: se deben cumplir las condiciones en cualquiera de
las subconsultas.
17.6.3 ¿Qué es una clasificación de base de datos?
Las clasificaciones de base de datos permiten plantear cuestiones como "¿cuáles son los tres clientes principales
teniendo en cuenta los ingresos que han generado cada año?" en el nivel de consulta sin necesidad de devolver
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Creación de consultas
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355
datos que estén fuera de la clasificación de Crystal Reports. Puede filtrar a continuación estos datos mediante
una clasificación.
Cuando se clasifican los datos, se ordenan y se filtran de acuerdo con el criterio de clasificación. Este proceso es
similar a seleccionar primeros y últimos N valores al ordenar grupos en Crystal Reports. Para obtener más
información, consulte Selección de los primeros N o últimos N grupos o porcentajes [página 168].
Una clasificación de base de datos permite especificar una clasificación en el nivel de la consulta y de la base de
datos, de modo que los datos devueltos a Crystal Reports por la consulta están ya clasificados. Esto tiene las
ventajas siguientes:
●
La clasificación de datos puede ser un proceso intensivo. Al clasificar los datos en el nivel de la base de datos
permite que el servidor, que normalmente es mucho más eficaz que el equipo cliente, realice este
procesamiento.
●
Al preclasificar los datos, se reduce la cantidad de datos que se recuperan de la red y se almacenan en Crystal
Reports.
Nota
Solo puede realizar una clasificación de base de datos si ésta lo admite. Si este no es el caso, el botón "Agregar
superior inferior" se deshabilita en la barra de herramientas del Panel de consulta. Las bases de datos que
admiten la clasificación son Oracle, DB2, Teradata y Redbrick.
Nota
Crystal Reports utiliza la función Rank SQL-99 para clasificar código SQL.
Nota
SQL es el lenguaje de consultas admitido por todas las bases de datos relacionales (SGBDR), aunque cada
base de datos tiene su propia sintaxis.
17.6.4 Creación de una clasificación de base de datos
Una clasificación de base de datos se crea en el panel Filtros de consulta del Panel de consulta.
Nota
Se pueden combinar clasificaciones de base de datos y otros tipos de filtro de consulta en el panel Filtros de
consulta.
17.6.4.1
1.
356
Para crear una clasificación de base de datos
Agregue los objetos que desee que aparezcan en la consulta en el panel Objetos del resultado del Panel de
consulta.
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Creación de consultas
2.
3.
Seleccione el objeto por el que desea realizar la clasificación.
Haga clic en Agregar una clasificación de base de datos en la barra de herramientas.
El contorno de la clasificación aparece en el panel Filtros de consulta. El objeto que seleccionó aparece como
la dimensión de clasificación, y el primer indicador de la consulta aparece como el indicador de clasificación
en la lista "Respecto a".
Nota
El botón "Agregar una clasificación de base de datos" está desactivado si la base de datos no admite la
clasificación.
4.
Seleccione la dirección de la clasificación (superior o inferior).
5.
Escriba el número de registros que desea que devuelva la clasificación en el cuadro situado junto a Superior/
Inferior.
Nota
Puede especificar una petición en lugar de una constante; para ello, haga clic en la flecha situada junto al
número. Si selecciona una petición, el usuario deberá escribir el número de clasificación al ejecutar la
consulta. Para obtener más información sobre peticiones de orden, consulte Elaboración de peticiones de
orden [página 349].
6.
Arrastre el objeto que proporciona el contexto de cálculo al indicador en el cuadro Por cada.
Esta dimensión es opcional.
Nota
Para mostrar el cuadro "Por cada", haga clic en la flecha situada a la derecha del indicador "Respecto a".
7.
Arrastre todos los objetos que desee incluir en la restricción WHERE al área blanca del contorno de la
clasificación. Para obtener más información sobre la restricción WHERE, consulte la explicación incluida en
¿Qué es una subconsulta? [página 353].
17.6.4.2 Parámetros de clasificación
En la tabla siguiente se describen los parámetros de la clasificación de izquierda a derecha:
Parámetro
Descripción
Superior/Inferior
Orden de clasificación.
Superior - la clasificación sigue un orden descendente
Inferior - la clasificación sigue un orden ascendente.
Número de registros
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Creación de consultas
Número de registros que se devuelven en la
clasificación. Por ejemplo, los 10 superiores.
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357
Parámetro
Descripción
Objeto de clasificación
Objeto utilizado en la clasificación. Por ejemplo, si el
objeto es Región y la clasificación es 10 superiores, la
clasificación devuelve las 10 regiones superiores.
Respecto a
Indicador por el que se ordena el objeto de
clasificación. Por ejemplo, si el indicador es Ingresos y
el objeto es Región, Crystal Reports clasifica las
regiones por el volumen de ingresos que generan.
Por cada (opcional)
Objeto que especifica el contexto de cálculo adicional
para la clasificación. Por ejemplo, si el objeto de
clasificación es Región, el indicador es Ingresos y la
dimensión Por cada es País, Crystal Reports clasifica
las regiones por ingresos dentro de cada país.
Condición WHERE (opcional)
Restricción adicional de los valores devueltos en la
clasificación que aparece debajo de los demás
parámetros. Por ejemplo, una clasificación de regiones
con una condición que restrinja País a "EE.UU."
clasifica solo las regiones de EE.UU.
358
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Manual del usuario de SAP Crystal Reports 2011
Creación de consultas
18
Creación y actualización de informes OLAP
En esta sección se describe cómo se crean informes OLAP, cómo se actualizan cuando la ubicación de los datos
varía y cómo se trabaja con los datos que se muestran en una cuadrícula OLAP.
Soporte en línea, muestras y breves referencias técnicas
Para obtener más información sobre los temas que se tratan en esta ayuda en pantalla, visite SAP Community
Network , donde encontrará un amplio conjunto de ejemplos, descargas, breves referencias técnicas e
información adicional de utilidad.
http://scn.sap.com
18.1 Informes OLAP con Crystal Reports
Aunque las bases de datos relacionales como los servidores SQL y las bases de datos PC son los orígenes de
datos más comunes, Online Analytical Processing (OLAP, Proceso analítico en línea) y Multi-Dimensional Data
(MDD, Multidimensiones) se están convirtiendo rápidamente en formatos populares de almacenamiento y
análisis de datos. Crystal Reports proporciona las mismas funciones de acceso y elaboración de informes para
trabajar con orígenes de datos OLAP que las que proporciona para datos relacionales.
Nota
El término OLAP se usa en este manual para referirse a todas las formas comunes de sistemas de
almacenamiento y acceso de datos OLAP y Multidimensiones.
Crystal Reports admite el acceso a datos OLAP mediante una conexión directa y puertas de enlace Open OLAP.
Una conexión directa necesita tener un cliente OLAP instalado. Además utiliza las DLL ubicadas en el equipo local,
mientras que la puerta de enlace Open OLAP no precisa de ninguno de estos métodos. Con una conexión Open
OLAP, el acceso a datos se logra mediante un host de nombre de servidor que se comunica con Crystal Reports y
los orígenes de datos OLAP. Establezca una conexión Open OLAP en la ficha Configuración avanzada del cuadro
de diálogo Propiedades de la conexión.
Si se trata de conexiones directas, Crystal Reports admite muchos tipos de servidores OLAP. Estos tipos se
muestran en la lista Tipo de servidor del cuadro de diálogo Propiedades de la conexión. Se trata de una lista
dinámica que mostrará los tipos de servidores para los que se ha instalado un cliente.
Nota
Crystal Reports puede abrir informes OLAP creados en versiones anteriores. Sin embargo, si bien Crystal
Reports 9 puede abrir informes OLAP de la versión 10 con datos guardados, no puede actualizarlos.
Manual del usuario de SAP Crystal Reports 2011
Creación y actualización de informes OLAP
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359
18.1.1
Objetos de cuadrícula OLAP
Al diseñar un informe con datos OLAP, Crystal Reports crea un informe principal que contiene uno o más objetos
de cuadrícula OLAP. Los objetos de cuadrícula OLAP parecen y actúan como objetos de tabla de referencias, pero
están diseñados específicamente para datos OLAP.
Los objetos de cuadrícula OLAP ofrecen elaboración de informes multidimensionales verdaderos. Usted puede
agregar dimensiones múltiples a cualquiera de los ejes para analizar tres, cuatro o más dimensiones en una sola
cuadrícula OLAP. O, en lugar de ver múltiples dimensiones dentro de una cuadrícula OLAP, crear múltiples
cuadrículas OLAP en el mismo informe.
Nota
Cuando Crystal Reports muestra una cuadrícula OLAP, puede hacerlo muy rápidamente si la cuadrícula es
larga (abarca muchas páginas verticalmente) en vez de ancha (abarca muchas páginas horizontalmente). En el
primer caso, el programa la procesa página a página. En el segundo, el programa debe recabar todos los datos
antes de poder mostrar una página. Esto puede precisar muchísimo más tiempo de proceso.
18.2 Creación de un informe OLAP
Los informes OLAP se crean usando el Asistente de creación de informes OLAP o el Asistente OLAP. Antes de
comenzar a crear su informe, asegúrese de tener la siguiente información:
●
Tipo OLAP
●
Nombre de servidor/base de datos
●
ID de usuario
●
Contraseña
●
Parámetros (solo se aplica a OLE DB para OLAP).
Consejo
Puede volver al Asistente de creación de informes OLAP activando la opción Asistente de diseño OLAP del
menú Informe. Hágalo así si desea cambiar las dimensiones de la página o los valores del parámetro.
18.2.1
Para crear un informe OLAP
En la página de inicio, haga clic en Asistente de creación de informes OLAP.
Aparece el Asistente de creación de informes OLAP con la pantalla Datos OLAP activa.
360
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Manual del usuario de SAP Crystal Reports 2011
Creación y actualización de informes OLAP
18.2.2 Especificación del origen de datos
Use la pantalla Datos OLAP para definir el origen de datos OLAP.
1.
Haga clic en Seleccionar cubo.
Aparece el Explorador de conexión OLAP.
2.
Busque en el servidor OLAP el cubo con el que desee establecer conexión.
Si el servidor no está en la lista, haga clic en Agregar. En el cuadro de diálogo Propiedades de la conexión,
proporcione la información relativa al servidor y, a continuación, haga clic en Aceptar.
3.
Seleccione el cubo que desee y haga clic en Abrir.
Aparece la pantalla Datos OLAP con la información del origen de datos proporcionada.
4.
Haga clic en Siguiente.
Nota
Asimismo puede hacer clic en "Seleccionar archivo CAR" en la pantalla Datos OLAP. De esta forma, aparecerá
el cuadro de diálogo Abrir. Busque un archivo creado en OLAP Intelligence Professional.
18.2.3 Definición de la estructura de la cuadrícula
Use la pantalla Filas/Columnas para definir cómo se estructuran los datos en la cuadrícula. Puede ubicar las
dimensiones en el área Columnas o el área Filas.
Consejo
También es posible arrastrar y soltar las dimensiones ya sea en el área Filas o el área Columnas.
1.
Seleccione una dimensión para que aparezca en el informe.
2.
Haga clic en la flecha > situada al lado del área Filas o del área Columnas, dependiendo de la ubicación que se
desee para la dimensión.
3.
Continúe agregando dimensiones a las áreas Filas y Columnas.
Manual del usuario de SAP Crystal Reports 2011
Creación y actualización de informes OLAP
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361
4.
Haga clic en los botones de flecha Arriba y Abajo asociados con las áreas de filas y columnas para ordenar las
dimensiones.
Nota
Si agrega accidentalmente una dimensión al área Filas o al área Columnas, haga clic en la flecha < para
devolverla a la lista Dimensiones.
5.
Seleccione una dimensión en el área Filas o en el área Columnas y haga clic en Seleccionar miembros de filas
o Seleccionar miembros de columnas para especificar los miembros que se van a incluir en el informe.
Aparece el cuadro de diálogo Selector de miembros.
6.
Seleccione los miembros que desea incluir.
7.
Haga clic en Aceptar.
8.
Seleccione una dimensión en el área Filas o el área Columnas y haga clic en Crear/Editar parámetro para
crear un parámetro que se utilice con la dimensión.
Aparece el cuadro de diálogo Crear campo de parámetro.
9.
362
Seleccione valores predeterminados, texto de la petición y otras opciones y, a continuación, haga clic en
Aceptar.
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Manual del usuario de SAP Crystal Reports 2011
Creación y actualización de informes OLAP
Nota
Una vez que haya creado el parámetro, el acceso al cuadro de diálogo Selector de miembros estará
desactivado para esta dimensión hasta que elimine el parámetro.
Nota
Si crea un parámetro de fila o columna, el comando Ver cubo y la ficha Vista de cubo no están disponibles.
10. Si desea eliminar un parámetro, seleccione la dimensión adecuada y haga clic en Eliminar.
Al hacer clic en Aceptar en el cuadro de diálogo Eliminar vínculo del campo de parámetro, el programa elimina
la descripción del parámetro de la dimensión.
11. Haga clic en Siguiente.
Aparece la pantalla Sector/Página.
18.2.4 Establecer dimensiones de sectores y especificar el
número de cuadrículas
Utilice esta pantalla para establecer las dimensiones de los sectores y especificar el número de cuadrículas
necesarias.
El área Sector determina los límites que van a colocarse en el informe. Por ejemplo, si tiene una dimensión de
tiempo que consta de miembros de trimestre tributario, puede especificar que el informe devuelva los resultados
de un trimestre específico.
Nota
Si todos los miembros se utilizaron en la ficha Filas/Columnas, no aparece nada aquí.
El área Página le permite determinar el número de cuadrículas y el asunto de cada una. Por ejemplo, si tiene una
dimensión de producto, puede ubicarla en el área Página y especificar dos productos diferentes. Esto resulta en
dos cuadrículas con las mismas filas, columnas y formato, pero cada una se basa en un producto distinto.
18.2.4.1
1.
Para especificar un sector
Para determinar el miembro que se va a utilizar como sector, seleccione una dimensión en la lista Sector y
haga clic en Seleccionar sector o haga doble clic en una dimensión de la lista Sector.
Aparece el cuadro de diálogo Selector de miembros.
2.
Seleccione el miembro apropiado, expandiendo la estructura si es necesario.
3.
Haga clic en Aceptar.
4.
Haga clic en Siguiente si no desea agregar una página. Aparece la pantalla Estilo.
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Creación y actualización de informes OLAP
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363
18.2.4.2 Para agregar una página
1.
Utilice la flecha > para agregar dimensiones a la lista Página.
Aparece el cuadro de diálogo Selector de miembros.
2.
Expanda la estructura de la dimensión y seleccione los miembros apropiados.
3.
Haga clic en Aceptar.
18.2.4.3 Para agregar un parámetro
Puede crear un campo de parámetro para vincularlo con cualquier dimensión. Cuando se agrega un parámetro a
una dimensión en la cuadrícula OLAP, se solicita a los usuarios que seleccionen un valor al actualizar los datos del
informe.
1.
Haga clic en el botón Crear o editar.
2.
Seleccione valores predeterminados, texto de la petición y otras opciones y, a continuación, haga clic en
Aceptar.
3.
Haga clic en Siguiente.
Aparece la pantalla Estilo.
Nota
Una vez que haya creado el parámetro, el acceso al cuadro de diálogo Selector de miembros estará
desactivado para esta dimensión hasta que elimine el parámetro.
18.2.5 Aplicación de un estilo predefinido
1.
Seleccione de la lista un estilo predefinido para la cuadrícula.
Consejo
Si no desea agregar un estilo predefinido, haga clic en Siguiente.
A la derecha aparece una vista previa del esquema de color seleccionado.
364
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Creación y actualización de informes OLAP
Nota
Es posible que el color del estilo seleccionado no aparezca correctamente si la resolución de la pantalla
está establecida en 256 colores. Aumente la resolución para corregirlo.
2.
Haga clic en Siguiente.
Aparece la pantalla Gráfico.
18.2.6 Inserción de un gráfico
1.
Seleccione el tipo de gráfico que desee agregar al informe entre las opciones que se muestran en la pantalla
Gráfico.
Consejo
Si no desea insertar un gráfico, haga clic en Finalizar.
2.
Agregue un título para el gráfico.
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Creación y actualización de informes OLAP
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3.
En la lista A cambio de, seleccione la dimensión en la que desee basar el gráfico.
4.
Si es necesario, en la lista Subdividido por, haga clic en una fila o columna secundaria sobre la cual desee
basar su gráfico.
Nota
Asegúrese de que el tipo de gráfico seleccionado en el paso 1 admite un campo de gráficos secundario.
5.
Haga clic en Otras dimensiones para definir los valores de campo correspondientes a las dimensiones que ha
utilizado en la cuadrícula OLAP pero no en el gráfico.
Para obtener más información, consulte Creación de gráficos basados en un cubo OLAP (organización OLAP)
[página 280] y Crear gráficos [página 277].
6.
Para finalizar su informe, haga clic en Finalizar.
18.3 Actualización de la ubicación de una base de datos OLAP
La ubicación de los datos OLAP a que accede su informe puede cambiar. Algunos posibles casos son:
●
La ubicación de la base de datos o del servidor OLAP puede cambiar debido a la reestructuración de recursos
del sistema de información.
●
Otra instancia de cubo puede haber sido procesada exitosamente y refleja información más actual.
●
Puede que se desarrollen informes nuevos en una base de datos más pequeña que representa un
subconjunto o versión de producción de la base de datos principal OLAP, que luego se entregasen a la base
de datos en funcionamiento para generar el informe sobre los datos reales.
Antes de actualizar el informe es muy importante asegurarse de que sea compatible con los datos. Algunos
aspectos a tener en cuenta:
●
Eliminar dimensiones contenidas en el informe que no están en el cubo.
●
Eliminar campos a los que se hace referencia explícitamente en el diseño del informe, como una fórmula.
Nota
Si un informe contiene subinformes o cuadrículas y la base de datos usada por ellos cambió de nombre o
ubicación, debe actualizar cada uno de los subinformes o cuadrículas.
18.3.1 Para actualizar la ubicación de un cubo en un objeto de
cuadrícula OLAP
1.
Seleccione la cuadrícula haciendo clic en el borde.
2.
Desde el menú Base de datos, haga clic en Establecer ubicación del cubo OLAP.
366
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Consejo
También puede hacer clic con el botón secundario en la cuadrícula y seleccionar Establecer ubicación de
cubo OLAP.
Aparece el cuadro de diálogo Confirmar comando.
3.
Haga clic en Sí.
Aparece el cuadro de diálogo Establecer ubicación de cubo OLAP.
4.
Haga clic en Seleccionar.
Aparece el Explorador de conexión OLAP.
5.
Busque en el servidor OLAP el cubo con el que desee establecer conexión.
Si el servidor no está en la lista, haga clic en Agregar. En el cuadro de diálogo Propiedades de la conexión,
proporcione la información relativa al servidor y, a continuación, haga clic en Aceptar.
6.
Seleccione el cubo que desee y haga clic en Abrir.
Vuelve a aparecer el cuadro de diálogo Establecer ubicación de cubo OLAP.
7.
Haga clic en Aceptar.
Si el informe contiene varias cuadrículas OLAP que se basan en el mismo cubo, el programa le pedirá que
actualice las cuadrículas restantes en la nueva ubicación.
Finalmente, si la ubicación de la base de datos relacional del informe es la misma que la ubicación del cubo, se le
pedirá que cambie la ubicación de la base de datos para que coincida con la nueva ubicación del cubo. Debe
comprobar que la ubicación de la base de datos relacional y el cubo OLAP coinciden para asegurarse de que los
datos se mantienen sincronizados. El programa puede cambiar la ubicación automáticamente o puede cambiarla
manualmente en el cuadro de diálogo Ubicación del origen de datos.
18.3.2 Para actualizar la ubicación de la base de datos
1.
En el cuadro de diálogo Establecer ubicación del origen de datos, expanda la carpeta Crear nueva conexión en
el área "Reemplazar con".
2.
Expanda la nueva ubicación del cubo en la carpeta OLAP.
Consejo
Puede hacer doble clic en la opción Establecer nueva conexión para buscar el cubo en el Explorador de
conexión de OLAP.
3.
Seleccione el nombre del origen de datos, o una tabla individual, y haga clic en Actualizar.
El nombre del origen de datos se cambia en el área Origen de datos actual.
4.
Haga clic en Cerrar.
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367
18.4 Dar formato a datos en una cuadrícula OLAP
Hay varias formas de agregar formato a las filas y columnas de una cuadrícula OLAP:
●
Utilice el asistente de resaltado para aplicar formato condicional a todos los tipos de campos de informe:
campos de número, moneda, cadena, booleano, fecha, hora y fechahora.
Para obtener acceso al Asistente de resaltado, haga clic con el botón secundario en el campo al que desee dar
formato y, en el menú contextual, haga clic en Asistente de resaltado. Para obtener más detalles, consulte
Usar el Asistente de resaltado [página 262].
●
Use el Editor de Formato para aplicar formato absoluto a los campos de la cuadrícula. El formato absoluto se
aplica en todas las condiciones, con independencia de los valores de datos del campo.
Para obtener acceso al Editor de Formato, haga clic con el botón secundario en el campo al que desee dar
formato y, en el menú contextual, haga clic en Dar formato al campo. Para obtener más detalles, consulte
Trabajo con formato absoluto [página 240].
●
Use el Taller de fórmulas para escribir las fórmulas de formato condicional que desee con sintaxis Crystal o
Basic. El Taller de fórmulas proporciona al usuario el máximo control sobre el formato de la cuadrícula OLAP.
Para obtener acceso al Taller de fórmulas, abra el Editor de Formato y haga clic en el botón Fórmula
apropiado. Para obtener más detalles, consulte Trabajo con formato condicional [página 256].
●
Use el Asistente OLAP para volver a dar formato a toda la cuadrícula OLAP. Este asistente proporciona todas
las opciones de formato que están disponibles en el Asistente de creación de informes OLAP.
Para obtener acceso al Asistente OLAP, seleccione el objeto de cuadrícula completo haciendo clic en uno de
sus bordes. Haga clic con el botón secundario en la cuadrícula seleccionada y, en el menú contextual, haga
clic en Asistente de cuadrícula OLAP.
El Asistente OLAP tiene dos fichas que no se encuentran en el Asistente de creación de informes OLAP. Use
las fichas Personalizar estilo y Etiquetas para dar formato a la cuadrícula OLAP.
Además de permitir dar formato a las filas y columnas de una cuadrícula OLAP, Crystal Reports permite hacer
que determinados objetos de informe que no se expanden horizontalmente, tales como objetos de texto, objetos
de campo, objetos OLE, gráficos, mapas, líneas, cuadros, etc., se repitan en cada página horizontal adicional
creada por la cuadrícula OLAP. Para obtener más información, consulte Repetición de objetos de informe en
páginas horizontales [página 251].
18.4.1 Cambio del color de fondo de una dimensión
1.
368
En la ficha Personalizar estilo del Asistente OLAP, seleccione una dimensión.
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2.
En el área Opciones de grupo, seleccione el color en la lista Color de fondo.
3.
Haga clic en Aceptar si ha finalizado la personalización de la cuadrícula.
18.4.2 Crear un alias para una dimensión
Puede crear alias para acortar los nombres de dimensión largos. Esto resulta útil cuando se planea hacer
referencia a una dimensión en una fórmula de formato condicional (utilizando la función GridRowColumnValue).
1.
En la ficha Personalizar estilo del Asistente OLAP, seleccione la dimensión que desee.
2.
En el área Opciones de grupo, especifique un nombre de alias en el campo Alias para fórmulas.
3.
Haga clic en Aceptar si ha finalizado la personalización de la cuadrícula.
18.4.3 Dar formato a líneas de cuadrícula
En el cuadro de diálogo Dar formato a líneas de cuadrícula puede definir si se muestran o no las líneas, así como
también el color, estilo y ancho.
1.
En la ficha Personalizar estilo del Asistente OLAP, haga clic Dar formato a líneas de cuadrícula.
Aparece el cuadro de diálogo Dar formato a líneas de cuadrícula.
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369
2.
En la lista, elija la descripción del área donde desea que aparezcan las líneas o haga clic en el área apropiada
en el diagrama Dar formato a líneas de cuadrícula.
3.
Active la casilla de verificación Perfilar para que las líneas aparezcan en el informe.
4.
Seleccione el color, estilo y ancho.
5.
Haga clic en Aceptar.
6.
Haga clic en Aceptar si ha finalizado la personalización de la cuadrícula.
18.4.4 Etiquetado de dimensiones
En la ficha Etiquetas puede definir cuáles dimensiones desea etiquetar y cómo se mostrarán en la cuadrícula. Las
dimensiones disponibles son las que se han designado como página o sector.
1.
Usando los botones de flecha, mueva las dimensiones al área sin etiqueta y con etiqueta, según sea
necesario.
2.
Efectúe los cambios a la apariencia de la etiqueta usando las opciones disponibles en las áreas Posición de
etiqueta y Espaciado entre etiquetas.
3.
Haga clic en Aceptar si ha finalizado la personalización de la cuadrícula.
18.5 Cómo cambiar la visualización de datos OLAP
Cuando se analizan los datos OLAP del informe, hay varias formas básicas de cambiar el modo de presentación
de los datos en la cuadrícula.
Nota
Los métodos que se describen en este apartado permiten manipular la cuadrícula OLAP directamente desde la
ficha Vista previa de Crystal Reports. También se pueden realizar las mismas funciones, y otras funciones más
avanzadas, en la ficha Vista de Cubo.
Busque el tema "Uso de la hoja de cálculo OLAP" en la ayuda en pantalla para obtener más información sobre la
funcionalidad que ofrece la ficha Vista de cubo.
18.5.1
Para mostrar u ocultar miembros de una dimensión
1.
Haga clic con el botón secundario en la dimensión cuyos miembros desee mostrar u ocultar.
2.
En el menú contextual, haga clic en Expandir miembro o Contraer miembro.
La dimensión se expande para mostrar sus miembros, o se contrae para ocultarlos.
Consejo
También puede hacer doble clic en las dimensiones principales para profundizar en los datos jerárquicos
que se muestran en la cuadrícula OLAP.
370
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18.5.2 Para crear asimetría en la cuadrícula OLAP
Gracias a la asimetría, podrá mostrar diferentes miembros de dimensión interna para cualquier número de
dimensiones externas.
Nota
Únicamente podrá crear asimetría en las dimensiones apiladas.
1.
Haga clic con el botón derecho en el miembro que desea eliminar.
2.
En el menú contextual, seleccione Ocultar o Mostrar y, a continuación, seleccione la opción apropiada.
Para obtener más información sobre cómo utilizar estas opciones, busque en la ayuda en pantalla "Creación
de asimetría" y "Restauración de simetría".
18.5.3 Para agregar totales a una cuadrícula OLAP
1.
Haga clic con el botón secundario en la dimensión cuyos totales desee ver.
2.
En el menú contextual, seleccione Totales automáticos.
Aparece un submenú con opciones para el tipo de totales que puede agregar.
3.
Seleccione la opción que desee.
Se agrega una fila o columna (o ambas) "Total" a la cuadrícula OLAP. Para eliminar los totales posteriormente,
active Sin totales.
18.5.4 Para cambiar el formato de presentación de los
nombres de miembros
1.
Haga clic con el botón derecho en el nombre de la dimensión.
2.
En el menú contextual, seleccione Mostrar miembros por y, a continuación, haga clic en las opciones de
presentación:
○
Título
○
Nombre
○
Título : Nombre
○
Nombre único
Para obtener más información sobre los nombres y títulos, busque en la ayuda en pantalla "Cambio de los
títulos de los miembros".
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371
18.5.5 Para alterar los datos que se muestran en la cuadrícula
OLAP
1.
Arrastre y coloque las filas y columnas que desee para reorganizar los datos en la cuadrícula OLAP.
2.
Arrastre y coloque las dimensiones que desee en el área Etiquetas OLAP, o fuera de esta área, para agregar o
eliminar datos de la cuadrícula.
En la ficha Vista previa, el área Etiquetas OLAP se encuentra en la esquina superior izquierda de la cuadrícula
OLAP.
18.5.6 Para definir el orden de los campos en la cuadrícula
OLAP
1.
Expanda la dimensión de fila o de columna cuyos campos desee reordenar.
2.
Haga clic con el botón secundario en la dimensión y, en el menú contextual, haga clic en Reordenar miembros
mostrados.
Nota
No se pueden reordenar los miembros de las dimensiones para las que creó parámetros de fila o columna.
3.
En el cuadro de diálogo Volver a ordenar los miembros mostrados, seleccione los campos y haga clic en las
flechas Arriba y Abajopara reordenar los miembros mostrados en la cuadrícula.
4.
Haga clic en Aceptar para que los cambios se efectúen y volver a la cuadrícula OLAP.
18.6 Ordenar y filtrar datos de cuadrícula OLAP
La funcionalidad de ordenamiento de la cuadrícula OLAP permite ordenar datos por valores de fila y de columna.
Si desea limitar los datos basados en valores de campo concretos, agregue uno o más filtros a la cuadrícula. Los
filtros también permiten realizar análisis de primeros o últimos N (por valores reales y por porcentaje).
18.6.1
Ordenar datos en una cuadrícula OLAP
Use la funcionalidad de ordenamiento de la cuadrícula OLAP para organizar de forma rápida y útil los datos de una
cuadrícula. Puede agregar, editar y eliminar ordenamientos haciendo clic con el botón secundario en el miembro
de fila o de columna apropiado y efectuando la selección pertinente en el menú contextual. Puede organizar datos
en orden ascendente o descendente, y puede especificar si desea romper o no las jerarquías de la cuadrícula.
Por ejemplo, en la cuadrícula siguiente, se ha agregado un orden ascendente a la columna Presupuesto.
372
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En este caso, la cuadrícula OLAP tiene en cuenta las relaciones principales y secundarias entre los miembros de
cuadrícula y ordena los valores de datos de forma consecuente. (Frozen Goods precede a Bakery, pero Pastry
subsigue a Frozen Goods.)
En el ejemplo siguiente, la columna Presupuesto permanece organizada en orden ascendente; no obstante, en
este caso, está activada la opción Romper jerarquías.
Ahora el diseñador de informes no tiene en cuenta las relaciones principales y secundarias entre los miembros de
cuadrícula y efectúa el ordenamiento basándose solo en el valor de datos. (Frozen Goods sigue precediendo a
Bakery, pero Pastry precede a todos los demás.)
Se pueden agregar hasta tres ordenamientos tanto a las filas como a las columnas de una cuadrícula. En cada
caso, el primer ordenamiento tiene prioridad, y cada ordenamiento complementario sirve para diferenciar más
entre los datos de cuadrícula. Si se agrega un cuarto ordenamiento a una fila o a una columna, los tres primeros
se eliminan de la cuadrícula y este pasa a ser el ordenamiento principal y único.
Consejo
Para localizar una fila o una columna ordenada, desplace el puntero del ratón sobre la cuadrícula OLAP. Al
pasar por un miembro ordenado, el puntero se convierte en un puntero de doble flecha.
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18.6.1.1
Para ordenar datos en la cuadrícula OLAP
1.
Haga clic con el botón secundario en el miembro de fila o de columna por el que desee ordenar.
2.
En el menú contextual, seleccione Agregar primer orden.
3.
En el submenú, seleccione la opción que desee entre las opciones de ordenamiento disponibles:
○
Ascendente
○
Descendente
○
Ascendente, Romper jerarquías
○
Descendente, Romper jerarquías
Nota
Un ordenamiento ascendente en una fila de cuadrícula ordena los valores de datos de menor a mayor, de
izquierda a derecha. Un ordenamiento ascendente en una columna ordena los valores de datos de menor a
mayor, de arriba abajo.
Busque información sobre cómo "Ordenación de datos" en la sección "Uso de hojas de cálculo OLAP" de la ayuda
en pantalla para obtener más información sobre la ordenación.
18.6.2 Filtrar datos en una cuadrícula OLAP
Use filtros para excluir datos de cuadrícula que no sean importantes o para que se muestren únicamente los
datos que desee ver. Puede filtrar datos de cuadrícula por valores reales, o puede elegir que se excluyan o se
muestren los primeros o últimos N elementos, o los primeros o últimos N% elementos.
18.6.2.1
Para agregar un filtro
1.
Haga clic con el botón secundario en el campo cuyos valores desee filtrar.
2.
En el menú contextual, haga clic en Agregar filtro.
3.
En el cuadro de diálogo Definir filtro, use la lista Tipo de filtro para especificar cómo desea que se filtren los
datos.
Puede filtrar los datos por "Valores reales" o seleccionando "Primer/último n" o "Primer/último n%".
4.
Use las opciones de Definición de filtro para especificar qué filas o columnas desea que se excluyan o se
muestren.
5.
Haga clic en Aceptar para agregar el filtro y volver a la cuadrícula OLAP.
Consejo
Para localizar una fila o una columna filtrada, desplace el puntero del ratón sobre la cuadrícula OLAP. Al pasar
por una fila o columna filtrada, el puntero adopta la forma de una X.
374
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Creación y actualización de informes OLAP
Consejo
Si filtra todas las celdas de la cuadrícula OLAP, haga clic con el botón secundario en la cuadrícula vacía y
seleccione Eliminar todos los filtros en el menú contextual.
Busque información sobre cómo "Filtrar datos" en la sección "Uso de hojas de cálculo OLAP" de la ayuda en
pantalla para obtener más información sobre el filtrado.
18.7 Agregar cálculos a cuadrículas OLAP
Los miembros calculados permiten realizar cálculos concretos en datos OLAP y mostrar los resultados en filas o
en columnas que se agregan a la cuadrícula OLAP. Puede crear un cálculo rápido como, por ejemplo, un miembro
de Variancia calculado restando Budget de Sales. También puede usar funciones para realizar cálculos complejos
de análisis estadístico o de series cronológicas.
Busque información sobre cómo "Agregar miembros calculados" en la sección "Uso de hojas de cálculo OLAP" de
la ayuda en pantalla para obtener más información sobre los miembros calculados.
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Creación y actualización de informes OLAP
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375
19
Imprimir, exportar y ver informes
En esta sección se proporciona información acerca de cómo distribuir informes terminados usando una variedad
de métodos (impresión, envío de fax, exportación). También incluye información acerca de las partes del informe
y sobre cómo se configuran hipervínculos para poder ver dichas partes en diversos Visores de informes. Por
último, finaliza con información relativa al uso de etiquetas inteligentes de Office XP en los objetos de informe.
Soporte en línea, muestras y breves referencias técnicas
Para obtener más información sobre los temas que se tratan en esta ayuda en pantalla, visite SAP Community
Network , donde encontrará un amplio conjunto de ejemplos, descargas, breves referencias técnicas e
información adicional de utilidad.
http://scn.sap.com
19.1 Distribución de los informes
Crystal Reports permite distribuir el informe mediante el uso de varios métodos.
19.1.1
1.
Impresión de un informe
En el menú Archivo, seleccione Imprimir.
Consejo
Otra forma de realizar esta acción es hacer clic en el botón Imprimir en la barra de herramientas
estándar.
Aparece el cuadro de diálogo Imprimir.
2.
Seleccione las opciones apropiadas y haga clic en Aceptar.
Aparecerá el cuadro de diálogo Imprimir informe, en el que se indica el progreso del trabajo de impresión.
Para obtener información sobre las impresoras y los controladores de impresora, consulte estos temas:
Enlaces relacionados
Controladores de impresoras [página 238]
376
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Imprimir, exportar y ver informes
19.1.2
Enviar un informe por fax
Muchas aplicaciones para fax, tales como Microsoft Fax y Delrina WinFax, le permiten configurar un controlador
de impresora para poder enviar documentos por fax a través de un módem. Cuando se utiliza una de estas
aplicaciones se puede enviar un informe por fax desde Crystal Reports.
19.1.2.1
1.
Para enviar un informe vía fax
En el menú Archivo, haga clic en Imprimir.
Aparece el cuadro de diálogo Imprimir.
2.
En el cuadro de diálogo Imprimir, haga clic en Buscar impresora.
Aparecerá el cuadro de diálogo Buscar impresora. Use este cuadro de diálogo para seleccionar el controlador
de fax.
3.
Haga clic en Aceptar.
El programa regresará al cuadro de diálogo Imprimir.
4.
Seleccione las opciones apropiadas y haga clic en Aceptar.
Su programa de fax aparecerá, permitiéndole seleccionar la portada y proveer la información apropiada para
completar la operación.
19.1.3
Exportación de un informe
Los informes finales se pueden exportar a una serie de formatos habituales de hojas de cálculo, procesadores de
texto, al formato HTML, al formato ODBC y a varios de los formatos más comunes de intercambio de datos. De
este modo se facilita la distribución de la información. Por ejemplo, podría usar los datos de su informe para
proyectar tendencias en un programa de hoja de cálculo o mejorar la presentación de los datos en un programa
de diseño gráfico.
Nota
Crystal Reports permite insertar objetos en cualquier lugar de la página del informe. Sin embargo, cuando se
exporta a formatos como Microsoft Word, Microsoft Excel y HTML, los objetos colocados entre líneas se
desplazan a la línea más próxima en la salida. Para evitar los problemas de formato que este comportamiento
puede ocasionar, se recomienda la utilización de líneas guía al diseñar los informes. Para obtener más
información, consulte Diseño con líneas guía [página 227].
El proceso de exportación requiere que se especifique un formato y un destino. El formato determina el tipo de
archivo y el destino determina dónde se encuentra el archivo.
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Imprimir, exportar y ver informes
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377
19.1.3.1
Tipos de formato de exportación
Los formatos de exportación que admite Crystal Reports se pueden categorizar a grandes rasgos en dos grupos:
formatos basados en páginas y los formatos basados en registros.
Los formatos basados en páginas suelen generar una salida más precisa. Estos formatos se centran en la
representación del diseño y en la asignación de formato. La asignación de formato se refiere a atributos como el
estilo de fuente, el color o la alineación del texto, el color de fondo, etc. El diseño se refiere a la posición o al
tamaño del objeto y a la relación entre estos atributos y otros objetos. Según el formato elegido, es posible que el
programa no pueda conservar todo el diseño y el formato perfectamente, pero, en general, los formatos basados
en páginas conservan estas propiedades lo más posible.
Los formatos basados en registros se centran en los datos en lugar de en el diseño y el formato. Sin embargo, en
algunos formatos, como Microsoft Excel - Solo datos, podrá observar que se exporta algo de formato. Algunos de
los formatos basados en registros son solo formatos de intercambio de datos.
Crystal Reports (RPT)
La exportación al formato de Crystal Reports es muy parecida al uso de la función Guardar como con la opción
"Guardar datos con el informe" seleccionada. Este formato exporta (guarda) el informe con los datos actuales sin
modificar el informe original.
Informes de solo lectura de Crystal (RPTR)
Los informes de solo lectura de Crystal (RPTR) son informes de Crystal que se pueden visualizar con aplicaciones
del visor de informes, pero no se pueden abrir con el diseñador de Crystal Reports. Esto le permite proteger su
propiedad intelectual evitando que los usuarios modifiquen el informe u obtengan información sobre lógica
empresarial de propietario almacenada en la definición de informe
HTML 3.2 y HTML 4.0
Los formatos de exportación HTML se basan en páginas. El formato HTML 4.0 conserva el diseño y el formato del
informe mediante DHTML. Sin embargo, el formato HTML 3.2 no puede mantener todo el diseño con precisión. El
formato HTML 3.2 está diseñado para mantener la compatibilidad con exploradores de versiones anteriores que
no admitían HTML 4.0. Todas las imágenes del informe se guardan externamente y se inserta un hipervínculo en
la salida HTML exportada. Por ello, este formato de exportación genera más de un archivo en la salida.
Microsoft Excel (97-2003)
El formato de Microsoft Excel se basa en páginas. Este formato convierte el contenido del informe en celdas de
Excel página a página. El contenido de varias páginas se exporta a la misma hoja de cálculo de Excel. Si se llena
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Imprimir, exportar y ver informes
una hoja de cálculo y quedan más datos que exportar, el programa exportación creará varias hojas de cálculo para
albergar los datos. Si un objeto de informe ocupa más de una celda, el programa exportación fusionará varias
celdas para representar un objeto de informe. Microsoft Excel tiene un límite de 256 columnas por hoja de cálculo;
por lo tanto, cualquier objeto de informe (o parte de él) que se agregue a las celdas que supere las 256 columnas
no se exportará. Este formato de exportación conserva la mayor parte del formato, pero no exporta los objetos de
línea y cuadro del informe.
Microsoft Excel 97-2003 (solo datos)
Microsoft Excel 97-2003 (solo datos) es un formato basado en registros que se concentra en los datos. No
obstante, este formato también exporta la mayor parte del formato. A diferencia del formato Microsoft Excel, este
formato no fusiona celdas, sino que cada objeto se agrega solo a una celda. El formato de solo datos también
puede exportar ciertos tipos de resúmenes de Crystal Reports como funciones de Excel. Los resúmenes
compatibles son SUM, AVERAGE, COUNT, MIN y MAX.
Para obtener el mejor resultado de los formatos de exportación de Excel, deberá diseñar los informes de modo
que los comprenda Excel. Para obtener más información, consulte el documento técnico denominado "Exporting
to Microsoft Excel" (Exportación a Microsoft Excel) que se encuentra en el sitio del servicio técnico de SAP
Business Objects.
Libro de Microsoft Excel (solo datos)
Libro de Microsoft Excel (solo datos) (.xlsx) es un formato basado en registros que se concentra en los datos. No
obstante, este formato también exporta la mayor parte del formato. El formato de solo datos no fusiona celdas,
sino que cada objeto se agrega solo a una celda. El formato de solo datos también puede exportar ciertos tipos de
resúmenes de Crystal Reports como funciones de Excel. Los resúmenes compatibles son SUM, AVERAGE,
COUNT, MIN y MAX.
Microsoft Word (97-2003)
Microsoft Word es un formato basado en páginas exacto, que genera un archivo RTF (formato de texto
enriquecido). El archivo exportado contiene objetos de texto y de dibujo para representar objetos de informe. Los
objetos individuales se colocan en marcos de texto. Este formato está diseñado para su uso en aplicaciones como
formularios de cumplimentación en los que el espacio para escribir el texto está reservado como objetos de texto
vacío.
Este formato de exportación conserva casi todo el formato. Sin embargo, los objetos de texto se colocan fuera del
margen izquierdo de la página. Por lo tanto, si tiene objetos de texto en el informe situados antes del margen
izquierdo del área imprimible, se desplazarán a la derecha. (Esto es más apreciable en informes con páginas
anchas).
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Microsoft Word 97-2003 (editable)
El formato Microsoft Word (editable) es diferente del formato Microsoft Word, se basa en páginas, pero la salida
no conserva todo el diseño y el formato. Este formato convierte todo el contenido del objeto de informe en líneas
de texto. Al contrario que el formato Microsoft Word, este formato no usa marcos de texto. El formato del texto se
conserva, pero no así atributos como el color de fondo, el patrón de relleno, etc. Todas las imágenes del informe
están alineadas con el contenido del texto y, por lo tanto, las imágenes se desplazan automáticamente para
adaptarse al texto cuando se edita el documento en Microsoft Word. Este formato no exporta los objetos de línea
y de cuadro del informe. Además, los campos especiales Número de página y Página N de M no funcionan cuando
se realiza la exportación en este formato.
El formato Microsoft Word (editable) tiene una opción para insertar saltos de página al final de cada página del
informe. Esta opción puede no corresponder con los saltos de página creados por Microsoft Word; la opción se
usa principalmente para separar el contenido de la página del informe.
ODBC
ODBC es formato de intercambio de datos basado en registros. Al utilizar este formato, puede exportar los datos
del informe a cualquier base de datos compatible con ODBC.
PDF
El formato PDF es un formato basado en páginas. Los documentos exportados están destinados a la impresión y
redistribución. El formato PDF exporta el diseño y el formato de forma que sea coherente con el aspecto del
informe en la ficha Vista previa. El formato PDF incrusta las fuentes TrueType que aparecen en el documento. (No
se admiten fuentes que no sean TrueType). Este formato de exportación no es compatible con la tecnología de
vinculación de fuentes de Microsoft, que se utiliza para admitir algunos conjuntos de caracteres extendidos como
el chino HKCS. Por lo tanto, las fuentes que se usen en el informe deberán contener todos los glifos necesarios.
Estos tipos de URI son compatibles con hipervínculos: "http:", "https:" y "mailto:".
Estilo de registro - Columnas con espacios y Estilo de registro - Columnas sin
espacios
Los formatos de estilo de registro exportan datos del informe como texto. Estos formatos solo exportan datos de
las áreas Grupo y Detalles. La salida contiene una línea por registro en la base de datos (para el informe). Los
formatos de estilo de registro se utilizan principalmente para el intercambio de datos.
380
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Imprimir, exportar y ver informes
Definición de informe
El formato Definición del informe exporta el informe a un archivo de texto que contiene una breve descripción de
la vista de diseño del informe. Este formato solo se mantiene por compatibilidad con Crystal Reports 5.0.
Formato de texto enriquecido (RTF)
El formato de texto enriquecido (RTF) es similar al formato de Microsoft Word (97-2003).
Valores separados (CSV)
El formato Valores separados es un formato de intercambio de datos basado en registros. Exporta el contenido
del objeto de informe como un conjunto de valores separados por los caracteres separadores y delimitadores que
especifique. (Si se usa una coma (,) para separar los campos, el formato se denomina Valores delimitados por
comas (CSV); este formato de exportación es conocido entre los usuarios de Microsoft Excel).
Al igual que los formatos de estilo de registro, el formato Valores delimitados por comas también crea una línea
de valores para cada registro del informe. Un registro contiene todos los campos de cada sección del informe tal
como se ven en la vista Diseño. Es decir, los campos de la sección Encabezado del informe se exportan primero,
seguidos de las secciones Encabezado de página, Encabezado de grupo, Detalles, Pie de grupo, Pie del informe y
Pie de página.
El formato Valores delimitados no se puede utilizar para exportar informes con tablas de referencias o cuadrículas
OLAP, ni tampoco para exportar informes con subinformes en las secciones Encabezado de página o Pie de
página.
Nota
El modo estándar del formato Valores separados respeta la eliminación condicional solo para contenido de
informe. Los datos se suprimen, pero se imprime una fila en el informe con los delimitadores de campo. Por
ejemplo, si se usan comas como delimitadores de campo y el informe tiene cuatro columnas, verá una fila vacía
con cuatro comas.
Texto separado por tabulaciones (TTX)
El formato Texto separado por tabulaciones es similar al formato Texto. Este formato conserva el diseño del
informe, pero con algunas diferencias. En el formato Texto, los objetos de texto de varias líneas se exportan a
varias líneas. En este formato, los objetos de texto de varias líneas se exportan a una única línea; todos los valores
de cadena se encierran entre comillas dobles (""); y los propios valores se separan mediante caracteres de
tabulación. Los archivos TTX se pueden abrir en Microsoft Excel.
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381
Texto
El formato Texto se basa en registros. Su salida es texto sin formato; por lo tanto, este no se conserva. Sin
embargo, este formato puede mantener parte del diseño del informe. El formato Texto asume que se usa una
fuente de dimensión constante en toda la exportación. La opción Caracteres por pulgada especifica el número de
caracteres que caben en una pulgada lineal de espacio horizontal, y determina de este modo la dimensión de la
fuente.
Este formato también dispone de una opción de paginación. Si selecciona esta opción, se insertará un salto de
página en la salida después de cada número de líneas especificado en la salida. Los saltos de página de este
formato puede que no correspondan a la paginación del informe.
XML (herencia)
El formato XML se usa principalmente para el intercambio de datos. Es un formato basado en registros que usa el
Esquema XML de Crystal.
19.1.3.2
Destino
El destino determina la ubicación de exportación de su informe. Crystal Report le permite elegir uno de seis
destinos. Se incluyen:
●
Aplicación
●
Archivo de disco
●
Carpeta de Exchange
●
Lotus Domino
●
Correo de Lotus Domino
●
MAPI
19.1.3.3
Exportación a una aplicación
Si exporta a una aplicación, el programa exportará el informe a un archivo temporal en el formato especificado y a
continuación abrirá el archivo en la aplicación apropiada.
Nota
Si exporta a una aplicación, el archivo de salida se abrirá con el programa asociado con su extensión de
archivo, tal como esté especificado en la ficha Tipos de archivo de Opciones de carpeta del sistema operativo.
Nota
Al exportar al formato ODBC, las opciones Aplicación y Archivo de disco son lo mismo.
382
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Nota
Necesita especificar una ruta de archivo si va a exportar en formato HTML.
Nota
El nombre de archivo del informe y el nombre del archivo temporal tienen que ser distintos.
Las secciones que siguen a continuación proporcionan instrucciones sobre cómo se exporta un informe al
formato de Microsoft Excel (XLS) para cada uno de los diferentes tipos de destino.
19.1.3.3.1
Para exportar a una aplicación
1.
Abra el informe que desea exportar.
2.
En el menú Archivo, seleccione Exportar y, a continuación, haga clic en Exportar informe.
Consejo
Otra forma de realizar esta acción es hacer clic en el botón Exportar en la barra de herramientas
estándar.
Aparece el cuadro de diálogo Exportar.
3.
Seleccione el tipo de formato de exportación en la lista desplegable Formato.
En este caso, elija Microsoft Excel (XLS).
4.
Seleccione Aplicación en la lista desplegable Destino.
5.
Haga clic en Aceptar.
Aparece el cuadro de diálogo Opciones de formato de Excel.
Nota
Las opciones del área "Ancho de columna" permiten definir el ancho de las celdas de Excel en la salida
basándose en un ancho de punto (un ancho constante) o en un ancho determinado por objetos de diversas
secciones del informe de Crystal.
Nota
La selección de "Todo el informe" no emula necesariamente el diseño del informe Crystal. En su lugar, el
ancho de las celdas de Excel se basa en objetos que se encuentran en cualquier sección del informe.
Asimismo, por ejemplo, la selección de "Detalles" crea anchos de celda basados en los objetos que se
encuentran únicamente en la sección Detalles del informe.
6.
Cambie las opciones de formato en la medida de lo necesario.
7.
Haga clic en Aceptar.
Aparece el cuadro de diálogo Exportando Registros.
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383
Consejo
Haga clic en Cancelar exportación para cancelar el proceso de exportación.
El programa exporta el informe y lo abre en la aplicación apropiada. En este ejemplo, Microsoft Excel se abre con
los datos exportados.
19.1.3.4
Exportación a un archivo de disco
Si exporta un informe a un archivo de disco, el programa lo guardará en el disco duro o disquete especificado.
19.1.3.4.1
Para exportar a un archivo de disco
1.
Abra el informe que desea exportar.
2.
En el menú Archivo, seleccione Exportar y, a continuación, haga clic en Exportar informe.
Consejo
Otra forma de realizar esta acción es hacer clic en el botón Exportar en la barra de herramientas
estándar.
Aparece el cuadro de diálogo Exportar.
3.
Seleccione el tipo de formato de exportación en la lista desplegable Formato.
En este caso, elija Microsoft Excel (XLS).
4.
Seleccione Archivo de disco en la lista desplegable Destino.
5.
Haga clic en Aceptar.
Aparece el cuadro de diálogo Opciones de formato de Excel.
Para obtener más información sobre este cuadro de diálogo, consulte el paso 5 de Exportación a una
aplicación [página 382].
6.
Cambie las opciones de formato en la medida de lo necesario.
7.
Haga clic en Aceptar.
Aparece el cuadro de diálogo Seleccionar archivo de exportación.
8.
Seleccione el directorio apropiado.
9.
Ingrese el nombre de archivo.
10. Haga clic en Guardar.
Consejo
Haga clic en Cancelar exportación para cancelar el proceso de exportación.
El programa exportará el informe y lo guardará en el directorio especificado.
384
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19.1.3.5
Exportación a una carpeta de Microsoft Exchange
Crystal Reports permite exportar un archivo de informe a una carpeta de Microsoft Exchange. Seleccione la
carpeta y el informe es almacenado en ella en el formato que haya especificado. Una carpeta Exchange puede
contener notas estándar (correspondencia), archivos e instancias de formas Exchange.
19.1.3.5.1
Para exportar a una carpeta de Microsoft Exchange
1.
Abra el informe que desea exportar.
2.
En el menú Archivo, seleccione Exportar y, a continuación, haga clic en Exportar informe.
Consejo
Otra forma de realizar esta acción es hacer clic en el botón Exportar en la barra de herramientas
estándar.
Aparece el cuadro de diálogo Exportar.
3.
Seleccione el tipo de formato de exportación en la lista desplegable Formato.
En este caso, elija Microsoft Excel (XLS).
4.
Seleccione Carpeta de Exchange en la lista desplegable Destino.
5.
Haga clic en Aceptar.
Aparece el cuadro de diálogo Opciones de formato de Excel.
Para obtener más información sobre este cuadro de diálogo, consulte el paso 5 de Exportación a una
aplicación [página 382].
6.
Cambie las opciones de formato en la medida de lo necesario.
7.
Haga clic en Aceptar.
Aparece el cuadro de diálogo Elegir perfil.
Nota
Aparecerá un mensaje del Asistente de instalación de Microsoft Outlook si Microsoft Exchange, Microsoft
Mail o Internet E-mail no están instalados en su equipo.
8.
Seleccione el perfil deseado en la lista desplegable Nombre del perfil.
Si el perfil no aparece en la lista, haga clic en el botón Nuevo para crearlo.
9.
Haga clic en Aceptar cuando termine.
10. Cuando aparezca el cuadro de diálogo Seleccionar una Carpeta, seleccione la carpeta del perfil donde desee
que aparezca el informe y haga clic en Aceptar.
El informe es exportado a la carpeta Exchange que seleccionó. Se puede tener acceso al informe mediante el
cliente Microsoft Exchange.
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385
19.1.3.6
Exportación a formato MAPI (Microsoft Mail)
Nota
Esta opción solo funciona si se tiene instalado un cliente de correo (Microsoft Outlook, Microsoft Mail o
Exchange). Como el informe exportado se adjunta a un mensaje de correo electrónico, también se debe
configurar correctamente una cuenta de correo electrónico.
1.
Abra el informe que desea exportar.
2.
En el menú Archivo, seleccione Exportar y, a continuación, haga clic en Exportar informe.
Consejo
Otra forma de realizar esta acción es hacer clic en el botón Exportar en la barra de herramientas
estándar.
Aparece el cuadro de diálogo Exportar.
3.
Seleccione el tipo de formato de exportación en la lista desplegable Formato.
En este caso, elija Microsoft Excel (XLS).
4.
Seleccione Microsoft Mail (MAPI) en la lista desplegable Destino.
5.
Haga clic en Aceptar.
Aparece el cuadro de diálogo Opciones de formato de Excel.
Para obtener más información sobre este cuadro de diálogo, consulte el paso 5 de Exportación a una
aplicación [página 382].
6.
Cambie las opciones de formato en la medida de lo necesario.
7.
Haga clic en Aceptar.
Aparece el cuadro de diálogo Enviar correo.
8.
Especifique la dirección y, a continuación, haga clic en Enviar.
Aparece el cuadro de diálogo Exportando Registros.
Consejo
Haga clic en Cancelar exportación para cancelar el proceso de exportación.
19.1.3.7
Exportación a HTML
Con la exportación de informes en formato HTML, Crystal Reports proporciona una nueva opción para la
distribución rápida y cómoda de datos importantes de la compañía. Una vez exportados, los informes quedan
accesibles a través de la mayoría de los exploradores web, incluidos Netscape y Microsoft Internet Explorer.
386
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19.1.3.7.1
1.
Para exportar a HTML
Active el informe que desee exportar, abra el menú Archivo seleccione Exportar y, a continuación, haga clic en
Exportar informe.
Consejo
Otra forma de realizar esta acción es hacer clic en el botón Exportar en la barra de herramientas
estándar.
Aparece el cuadro de diálogo Exportar.
2.
En la lista desplegable Formato, seleccione HTML 3.2 o HTML 4.0.
3.
Seleccione un destino en la lista desplegable Destino.
El resto de esta sección supone que se selecciona Archivo de disco para almacenar el documento HTML en un
directorio de un servidor Web.
4.
Haga clic en Aceptar.
Aparece el cuadro de diálogo Seleccionar archivo de exportación. Cuando se exporta a formato HTML, se
guarda un informe como páginas HTML independientes. Si lo prefiere, desactive la casilla de verificación para
que todo el informe se guarde en un archivo. Debido a que el informe se guarda como páginas HTML
independientes de forma predeterminada, el programa pide el nombre de un directorio como el destino de
exportación, y utiliza nombres predeterminados para los archivos HTML. La página HTML inicial se guardará
como Nombre de archivo base.html. Este es el archivo que tendrá que abrir si desea ver el informe mediante
un explorador Web.
Nota
Cuando se exporta a un solo archivo (es decir, la casilla de verificación Separar páginas HTML está
desactivada) todos los espacios en blanco de encabezados y pies de página se incluyen, así como los
márgenes superior e inferior de las páginas. Si no desea que se vean espacios en blanco en el archivo
HTML, suprima las secciones vacías de encabezados y pies de página y establezca en cero los márgenes
superior e inferior de las páginas en el cuadro de diálogo Configurar página.
5.
Seleccione un directorio existente o cree un nuevo directorio para el informe.
6.
Para desplazarse por archivos HTML independientes, haga clic en la opción Navegador de páginas.
7.
Haga clic en Aceptar.
El programa exporta el informe al formato HTML.
19.1.3.8
Exportación a un origen de datos ODBC
Crystal Reports permite exportar informes a cualquier origen de datos ODBC. Si tiene un origen de datos ODBC
configurado para una base de datos o para un formato de datos, puede exportar el informe a ese formato a través
de ODBC.
Por ejemplo, puede tener un origen de datos ODBC configurado a través del Administrador ODBC que
normalmente usa para acceder a tablas de base de datos diseñadas en Microsoft SQL Server. Sin embargo,
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387
usando el cuadro de diálogo Exportar puede seleccionar el origen de datos SQL Server y exportar el informe como
una nueva tabla de base de datos SQL Server.
Nota
Debe tener un origen de datos ODBC configurada a través del Administrador ODBC para que el programa
exporte a un formato de base de datos ODBC específico. Vea el apartado Cómo configurar un origen de datos
ODBC.
La exportación a un origen de datos ODBC le permite:
●
Cambiar datos de un formato de base de datos centralizada a un formato compatible con una aplicación
DBMS local.
●
Cambiar datos de un formato de base de datos local a un formato compatible con una base de datos
centralizada.
●
Crear una tabla de base de datos nueva que se pueda usar como conjunto de datos independiente en la futura
elaboración de informes.
●
Crear un pequeño almacén de datos.
●
Manipular datos de base de datos al filtrar registros, agregar fórmulas y eliminar campos para crear una tabla
de base de datos nueva que proporcione los datos más necesarios para trabajar.
19.1.3.8.1
1.
Para exportar a un origen de datos ODBC
Active el informe que desee exportar, abra el menú Archivo seleccione Exportar y, a continuación, haga clic en
Exportar informe.
Consejo
Otra forma de realizar esta acción es hacer clic en el botón Exportar en la barra de herramientas
estándar.
Aparece el cuadro de diálogo Exportar.
2.
En la lista desplegable Formato, seleccione ODBC.
Nota
El destino se omite cuando se exporta un informe a un origen de datos ODBC. No es necesario introducir
cambios en el cuadro de edición Destino.
3.
Haga clic en Aceptar en el cuadro de diálogo Exportar.
4.
Si la base de datos ODBC especifica una base de datos en particular, el informe se exporta a esa base de
datos. En caso contrario, aparece el cuadro de diálogo Formatos ODBC. Seleccione la base de datos a la que
se va a agregar este informe como tabla nueva y, a continuación, haga clic en Aceptar.
5.
Si la base de datos ODBC que seleccionó requiere una ID de inicio de sesión y una contraseña, aparecerá un
cuadro de diálogo para que especifique la información necesaria. Introduzca su ID y su contraseña, y luego
haga clic en Aceptar.
Aparece el cuadro de diálogo Introducir nombre de tabla ODBC.
388
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6.
Especifique el nombre que desee asignar a la tabla nueva de la base de datos y, luego, haga clic en Aceptar.
El programa exporta el informe como tabla nueva a la base de datos especificada.
Nota
Si el informe contiene un campo binario, una tabla de referencias o una cuadrícula OLAP no podrá exportarlo
correctamente a un origen de datos ODBC.
19.1.4 Trabajo con carpetas Web
Puede abrir y guardar informes usando carpetas de web si:
●
Ejecuta Windows 2000 (o superior) o tiene instalado Office 2000 (o superior).
●
Tiene acceso a un servidor Web que esté configurado para admitir carpetas Web.
●
Agrega una carpeta Web de este servidor a su carpeta de carpetas Web.
19.1.4.1
1.
Para abrir el informe
En el menú Archivo, haga clic en Abrir.
Aparece el cuadro de diálogo Abrir.
2.
Haga clic en Carpetas Web.
3.
Abra la carpeta que contiene el informe.
4.
Haga doble clic para abrir el informe.
19.1.4.2
1.
Para guardar el informe
En el menú Archivo, haga clic en Guardar como.
Aparece el cuadro de diálogo Guardar como.
2.
Haga clic en Carpetas Web.
3.
Busque la carpeta en la que desea guardar el informe.
4.
Ingrese el nombre de archivo.
5.
Haga clic en Guardar.
Nota
Después de efectuar los cambios a un informe de una carpeta de web, debe guardar los cambios hechos a
dicho archivo en la misma carpeta de web.
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389
19.1.5
Trabajo con carpetas de Enterprise
Otro modo de distribuir los informes es a través de la plataforma de Business Intelligence de SAP
BusinessObjects. Al publicar un informe en la plataforma de Business Intelligence de SAP BusinessObjects, puede
entregarlo a los usuarios finales a través de cualquier aplicación web (intranet, extranet, Internet o un portal
corporativo).
Crystal Reports facilita la publicación de informes mediante la opción Enterprise de los cuadros de diálogo Abrir y
Guardar como y mediante Trabajo. Para obtener más información sobre la publicación mediante Trabajo,
consulte Trabajo [página 90].
Al elegir la opción Enterprise del cuadro de diálogo Abrir, puede seleccionar cualquier informe publicado para
realizar cambios en él. La misma opción del cuadro de diálogo Guardar como permite guardar un informe
modificado otra vez en su ubicación original, o deja guardar un informe nuevo en una carpeta de Enterprise, que,
en realidad, es lo mismo que publicar el informe en la plataforma de Business Intelligence de SAP
BusinessObjects.
19.1.5.1
Apertura de un informe de una carpeta de Enterprise
Puede abrir informes de las carpetas de la plataforma de Business Intelligence de SAP BusinessObjects en Crystal
Reports. Crystal Reports muestra las carpetas de la plataforma de Business Intelligence de SAP BusinessObjects
correspondientes en el cuadro de diálogo Abrir.
19.1.5.1.1
1.
2.
Para abrir un informe de una carpeta de Enterprise
En el menú Archivo, haga clic en Abrir.
En el cuadro de diálogo Abrir, haga clic en Enterprise.
Si aún no se ha iniciado la sesión en la plataforma de Business Intelligence de SAP BusinessObjects, aparece
el cuadro de diálogo Inicie la sesión en SAP BusinessObjects Enterprise.
390
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3.
En el campo Sistema, escriba o seleccione el nombre del sistema la plataforma de Business Intelligence de
SAP BusinessObjects al que desea conectarse.
4.
Introduzca el nombre de usuario y la contraseña.
5.
Haga clic en la lista Autenticación para seleccionar el tipo de autenticación apropiado.
La autenticación de Enterprise necesita un nombre de usuario y una contraseña que la plataforma de
Business Intelligence de SAP BusinessObjects reconozca.
La autenticación LDAP requiere un nombre de usuario y una contraseña reconocidos por un servidor de
directorio LDAP.
La autenticación de Windows AD requiere un nombre de usuario y una contraseña reconocidos por Windows
AD.
La autenticación Windows NT exige un nombre de usuario y una contraseña reconocida por Windows NT.
6.
Haga clic en Aceptar.
Aparecen las carpetas de Enterprise y ya puede seleccionar un informe para abrirlo en Crystal Reports.
Nota
Para encontrar un informe específico, resalte una carpeta y seleccione Buscar en su menú contextual. A
continuación, use el cuadro de diálogo Buscar para escribir el nombre del informe o una parte de su nombre.
Nota
Para limitar el riesgo de expandir una carpeta que contiene varios cientos de informes, use las opciones de
“lote” del menú contextual de la carpeta:
●
Primer lote muestra los primeros 100 objetos de la carpeta seleccionada.
●
Siguiente lote muestra los siguientes 100 objetos de la carpeta seleccionada.
●
Lote anterior muestra los 100 objetos previos de la carpeta seleccionada.
●
Último lote muestra los últimos 100 objetos de la carpeta seleccionada.
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391
Nota
Seleccione la opción “Actualizar objetos del repositorio” para asegurarse de que se actualizan los objetos de
repositorio del informe cuando este se abra en el futuro. Para obtener más información acerca del Repositorio
de SAP BusinessObjects Enterprise consulte Repositorio de SAP BusinessObjects Enterprise [página 95].
19.1.5.2 Almacenamiento de un informe en una carpeta de
Enterprise
Los informes de Crystal se pueden guardar en las carpetas de la plataforma de Business Intelligence de SAP
BusinessObjects Use el cuadro de diálogo Guardar como para guardar un informe modificado de nuevo en su
ubicación original o usarlo para guardar un informe nuevo en una carpeta de la plataforma de Business
Intelligence de SAP BusinessObjects. (Si se guarda un informe en una carpeta de la plataforma de Business
Intelligence de SAP BusinessObjects es lo mismo que publicarlo en la plataforma de Business Intelligence de SAP
BusinessObjects).
19.1.5.2.1 Para guardar un informe de una carpeta de
Enterprise
1.
En el menú Archivo, haga clic en Guardar como.
2.
En el cuadro de diálogo Guardar como, haga clic en Enterprise.
3.
Si aún no ha iniciado la sesión en la plataforma de Business Intelligence de SAP BusinessObjects, iníciela
ahora.
Para obtener información sobre cómo iniciar la sesión en la plataforma de Business Intelligence de SAP
BusinessObjects, consulte Apertura de un informe de una carpeta de Enterprise [página 390].
4.
Cuando aparezca la carpeta de Enterprise, seleccione una carpeta en la que guardar el informe.
5.
Escriba un nombre de archivo para el informe.
6.
Seleccione Permitir la actualización del repositorio si desea que se actualicen los objetos de repositorio del
informe al abrirlo de nuevo en Crystal Reports o al programarlo en la plataforma de Business Intelligence de
SAP BusinessObjects.
Para obtener más información acerca del Repositorio de SAP BusinessObjects Enterprise consulte
Repositorio de SAP BusinessObjects Enterprise [página 95].
7.
Haga clic en Guardar para publicar el informe en la plataforma de Business Intelligence de SAP
BusinessObjects.
19.2 Visualización de informes
Puede ver los informes de Crystal mediante diversos visores de informes que se encuentran disponibles en el
servidor de aplicaciones de informes (RAS) independiente o en la plataforma de Business Intelligence de SAP
392
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BusinessObjects y en el kit de desarrollo de software (SDK) de la plataforma de Business Intelligence de SAP
BusinessObjects. Para obtener más información sobre los visores de informes de Crystal, consulte la ayuda del
visor del servidor de aplicaciones de informes o la ayuda en pantalla del visor en la documentación del SDK de la
plataforma de Business Intelligence de SAP BusinessObjects.
En general, los visores de Crystal Report son visores de página que permiten ver páginas enteras de los informes
de Crystal. Sin embargo, un visor, el Visor de parte del informe, permite ver objetos del informe concretos sin
tener que ver la página completa. Los objetos del informe que se muestran con dicho visor se denominan Partes
del informe.
19.2.1
Partes del objeto y otros objetos de informe
19.2.1.1
¿Qué son las partes de un informe?
Se hace referencia a los objetos de informe mostrados por sí mismos en un visor, sin el resto de la página del
informe, como partes del informe. De forma más precisa, las Partes del informe son objetos que utilizan
hipervínculos para señalar desde un objeto de informe de origen a un objeto de destino.
Las Partes del informe trabajan con el subconjunto de visores DHTML de los visores de Crystal Report a fin de
ampliar las posibilidades de desplazamiento dentro de un informe y entre informes. Estos hipervínculos pueden
establecer vínculos con objetos del mismo informe o con los de otro. De esta forma, podrá crear rutas guiadas a
través de los informes que le permitan mostrar información específica en puntos determinados de la ruta.
Esta función que posibilita ver partes de un informe en lugar de la página entera se convierte así en una poderosa
herramienta que le permite integrar perfectamente sus informes en portales y aplicaciones inalámbricas.
19.2.1.1.1
Visor de parte del informe
El Visor de parte del informe es un visor que permite mostrar partes del informe sin el resto de la página del
mismo. Puede integrar este visor en aplicaciones web para que los usuarios vean solo objetos específicos del
informe sin necesidad de ver el resto.
La mayoría de las veces, los hipervínculos de las partes del informe se configuran en diseñador de informes, pero
las funciones de los visores de informes aportan muchas más ventajas.
19.2.1.2 Desplazarse por partes del objeto y objetos del
informe
Las funciones de exploración de Crystal Reports permiten desplazarse a otros objetos del informe o a objetos de
otro informe que tengan un contexto de datos específico. En este último caso, el otro informe debe administrarse
desde la plataforma de Business Intelligence de SAP BusinessObjects, o bien debe formar parte de un entorno de
Servidor de aplicaciones de informes (RAS) independiente. Esta función está disponible solo en los visores
DHTML (sin clientes, visores del lado del servidor). Su ventaja principal consiste en que se pueden establecer
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393
vínculos directos de un objeto a otro; el visor pasa automáticamente el contexto de datos necesario, lo cual
permite acceder al objeto y a los datos relevantes.
Las Partes del informe utilizan estas funciones de exploración al establecer vínculos entre los objetos de las
mismas. La diferencia fundamental entre explorar partes del informe y la exploración normal (por páginas) es que
al explorar las partes del informe (mediante el Visor de parte del informe), solo se ven los objetos identificados
como Partes del informe. En la exploración normal (usando los visores de páginas o el Visor DHTML avanzado),
irá a los objetos identificados pero verá la página completa.
19.2.1.2.1
Configurar la exploración
La exploración (por páginas o por partes del informe) se configura en la ficha Hipervínculo del cuadro de diálogo
Editor de formato.
En el área Solo visor DHTML de la ficha Hipervínculo, puede seleccionar una de estas dos opciones:
●
Profundizar en parte del informe
La opción Profundizar en parte del informe está disponible para campos de resumen, mapas y gráficos de
grupo y para los campos de encabezado o pie de página de grupo del informe. Esta opción se aplica solo a las
partes del informe; la exploración normal (utilizando la vista de página) profundiza de manera
predeterminada. Para obtener más información, consulte Exploración de partes específicas de un informe
[página 396].
●
Otro objeto de informe
Puede utilizar la opción Otro objeto de informe tanto para exploración por partes del informe como por
páginas. Esta opción permite especificar los objetos de destino a los que desea desplazarse y los datos de
contexto que va a pasar.
Cuando selecciona la opción profundizar en parte del informe, el área "Información del hipervínculo" contiene
estas opciones:
●
Campos disponibles
El área Campos disponibles muestra, en vista de árbol, todas las secciones del informe que contienen objetos
de informe que pueden ser utilizados para profundizar en partes del informe. Los objetos de este área se
seleccionan y se agregan al área Mostrar campos.
●
Mostrar campos
El área Mostrar campos enumera, en vista de árbol, la sección y los objetos seleccionados para seguir
profundizando.
Consulte Opción Profundizar en partes del informe [página 396] para obtener información sobre cómo utilizar
estas opciones.
Cuando selecciona la opción Otro objeto de informe, el área "Información del hipervínculo" contiene estas
opciones:
●
vínculo Paste the Report Part
Utilice el botón Pegar y vincular para agregar información detallada sobre un objeto de informe previamente
seleccionado y copiado. La información pegada depende, en parte, de la opción seleccionada en la lista
asociada con el botón.
●
Seleccionar desde
Después de pegar información de vínculo, el campo Seleccionar desde contendrá y el nombre de archivo del
informe que seleccionó y la ruta de acceso desde la que lo copió (estará en blanco cuando se haga referencia
394
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al informe actual). Puede agregar información a este campo pegando un vínculo en secciones del informe; de
lo contrario no quedará accesible.
●
Título del informe
El campo Título del informe adopta de forma predeterminada el título del informe especificado en el campo
Seleccionar desde (contiene el texto <Informe actual> cuando se hace referencia al informe actual). Si no se
definió el título del informe en el cuadro de diálogo Propiedades del documento, el campo adopta de forma
predeterminada el nombre de archivo del informe. Puede agregar información a este campo pegando un
vínculo en secciones del informe; de lo contrario no quedará accesible.
●
Nombre de objeto
Al agregar uno o varios objetos a este campo, está identificando los objetos de destino de la exploración. En la
exploración de páginas, esta información determina el objeto al que se desplazará dentro de la página. En la
exploración de partes del informe, esta información determina los objetos que se mostrarán en el visor al
realizar la exploración (el visor solo muestra los objetos identificados).
En el campo Nombre de objeto, se puede seleccionar cualquiera de los siguientes tipos de objeto de informe
(se pueden seleccionar uno o varios objetos de la misma sección del informe):
○
Objetos de campo
○
Gráficos o mapas
○
Mapas de bits
○
Tablas de referencias
○
Objetos de texto
No se pueden seleccionar como destino los siguientes tipos de objeto de informe:
○
Objetos dentro del Encabezado de página o Pie de página.
○
Líneas o cuadros.
○
Subinformes o cualquier objeto de un subinforme.
○
Secciones enteras (debe seleccionar los objetos de la sección individualmente).
Se puede agregar información específica de dos maneras:
●
○
Puede escribir los nombres de los objetos tal y como figuran en el Explorador de informes.
○
Puede copiar los objetos de informe del informe actual o de cualquier otro y pegar la información en el
campo de objeto.
Contexto de datos
El programa normalmente completa el campo Contexto de datos cuando se pega información para los
objetos de destino. También puede personalizar esta opción mediante el botón Fórmula condicional. Para
obtener más información, consulte Formatos de contexto de datos [página 404].
Consulte Opción Otro objeto de informe [página 399] para obtener información sobre cómo utilizar estas
opciones.
Nota
Los objetos de informe con hipervínculos definidos se muestran en el Explorador de informes como texto azul
con un subrayado continuo. Los objetos con hipervínculos a partes del informe aparecen como texto verde con
subrayado de línea discontinua.
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395
19.2.1.2.2
Exploración de partes específicas de un informe
Las Partes del informe utilizan las funciones de exploración de Crystal Reports. No obstante, algunos casos
especiales solo se aplican a Partes del informe:
●
El visor solo muestra el objeto identificado como objeto destino.
●
Se debe especificar una Configuración inicial de partes del informe para cada uno de los informes situados en
primer lugar en la ruta de exploración de Partes del informe.
19.2.1.3
Opción Profundizar en partes del informe
La opción Profundizar en partes del informe permite definir un hipervínculo para que el Visor de parte del informe
pueda emular las funciones de profundización de Crystal Reports. El Visor de parte del informe muestra
únicamente los objetos de destino, por lo que, para que la profundización funcione, es necesario definir una ruta
de exploración desde el objeto de origen hasta uno o varios objetos de destino. Si hay varios objetos de destino,
todos ellos deben encontrarse en la misma sección del informe.
La opción Profundizar en partes del informe no afecta a los visores de páginas DHTML, ya que emula el
comportamiento de profundización predeterminado de Crystal Reports (admitido por los visores de páginas). No
obstante, los visores de páginas no limitan los objetos que se muestran: siempre muestran todos los objetos del
informe.
Nota
Utilice la opción Profundizar en parte del informe solo para desplazarse entre objetos del mismo informe.
Puesto que el Visor de parte del informe solo muestra objetos de destino, es necesario definir la Configuración
inicial de partes del informe (es decir, un objeto de origen predeterminado) de un informe a fin de que funcionen
los hipervínculos de Profundizar en partes del informe. La opción Configuración parcial del informe inicial de un
informe define el objeto que se mostrará primero en el Visor de parte del informe. Considere este objeto como el
lugar del que partirá la ruta de hipervínculos de profundización.
19.2.1.3.1
informe
Definir la Configuración inicial de partes del
1.
Abra el informe que contenga el objeto de origen predeterminado que desee definir.
2.
Haga clic con el botón secundario en el objeto que desee establecer como objeto de origen predeterminado y
seleccione Copiar en el menú contextual.
3.
En el menú Archivo, haga clic en Opciones del informe.
4.
Haga clic en Pegar y vincular en el área Configuración parcial del informe inicial del cuadro de diálogo
Opciones del informe.
El programa pega, en los campos correspondientes, el nombre y el contexto de datos del objeto de informe
seleccionado como objeto de origen.
396
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Consejo
Para obtener más información sobre contextos de datos, consulte Formatos de contexto de datos [página
404].
Incluya otro objeto de la misma sección del informe escribiendo un punto y coma (;) y, a continuación, el
nombre del objeto.
5.
Haga clic en Aceptar.
19.2.1.3.2 Para crear un hipervínculo Profundizar en partes
del informe
Nota
Antes de iniciar este procedimiento, lea la sección Configurar la exploración [página 394] para familiarizarse
con las limitaciones que encontrará al crear este tipo de hipervínculos.
1.
Abra un informe y seleccione el objeto de destino deseado; a continuación, haga clic en el botón Formato
situado en la barra de herramientas Herramientas del asistente.
Consejo
También puede realizar esta acción seleccionando Dar formato al campo en el menú Formato.
2.
En el Editor de Formato, haga clic en la ficha Hipervínculo.
3.
En el área Solo visor DHTML, seleccione Profundizar en partes del informe.
El área "Información del hipervínculo" cambia y muestra los campos disponibles para este tipo de
hipervínculo.
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397
El área Campos disponibles muestra solo las secciones y los objetos del informe que se pueden seleccionar
para profundizar. En general, entre estos objetos se incluyen objetos de campo, gráficos, mapas, mapas de
bits, tablas de referencias y objetos de texto contenidos a partir de la siguiente sección (es decir, por ejemplo,
los objetos del grupo dos cuando el objeto seleccionado se encuentra en el grupo uno).
Nota
El área Campos disponibles no muestra los objetos de informe eliminados.
4.
En el área Campos disponibles, seleccione la sección o los objetos de informe que desee utilizar como destino
de la profundización.
Consejo
Utilice el Explorador de informes para identificar rápidamente los nombres predeterminados
asignados a cada uno de los objetos del informe. Para abrir el Explorador de informes, haga clic en el botón
correspondiente situado en la barra de herramientas Estándar.
398
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Puede agregar todos los objetos de una sección si selecciona el nodo de la sección. Si expande el nodo de
sección, puede seleccionar uno o varios de los objetos que contiene.
5.
Utilice los botones de flecha para mover la sección seleccionada o los objetos al área Campos para mostrar.
Para facilitar la identificación, el programa crea un nodo de sección en el área Campos para mostrar. Este
nodo contiene los objetos seleccionados en el área Campos disponibles.
6.
Si desea agregar otro objeto al área Campos para mostrar, selecciónelo en la lista Campos disponibles y
arrástrelo a su posición.
Nota
La posición que ocupa un objeto en el área Campos para mostrar determina cómo aparece en el Visor de
partes del informe; la dirección de la parte superior a la inferior del área Campos para mostrar se
corresponde con la dirección izquierda a derecha en el visor. Use las flechas situadas encima del área
Campos para mostrar a fin de cambiar el orden de los objetos. (Tenga en cuenta que el programador
puede alterar este comportamiento predeterminado mediante la propiedad de mantenimiento de diseño
del Visor de parte del informe.)
Nota
El área Campos para mostrar solo puede contener una sección a la vez. Si intenta agregar una segunda
sección, o un objeto desde una segunda sección, se reemplaza cualquier sección existente en el área
Campos para mostrar.
7.
Haga clic en Aceptar.
Acaba de crear un hipervínculo desde el objeto de origen de su informe a otro objeto u objetos de destino. En el
Visor de parte del informe verá en primer lugar el objeto de origen y, cuando haga clic para profundizar, los
objetos de destino.
19.2.1.4
Opción Otro objeto de informe
La opción Otro objeto de informe permite definir una ruta de hipervínculos para crear vínculos entre objetos del
mismo informe o de informes diferentes. Si está definiendo una ruta de acceso de hipervínculo a otro informe, ese
informe debe administrarse desde la plataforma de Business Intelligence de SAP BusinessObjects, o bien debe
formar parte de un entorno de servidor de aplicaciones de informe (RAS) independiente. El Visor de parte del
informe muestra únicamente los objetos que se especifiquen. Al igual que con la opción Profundizar en partes del
informe, todos los objetos de destino deben proceder de la misma sección del informe.
Nota
Cuando se utiliza un entorno de servidor autónomo de aplicaciones de informe (RAS), es recomendable que
todos los informes que se recorren en la exploración mediante la opción Otro objeto de informe residan en el
directorio de informes del servidor RAS. Si se colocan los informes en este directorio, se garantiza que los
informes vinculados puedan trasladarse fácilmente a un entorno de la plataforma de Business Intelligence de
SAP BusinessObjects.
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399
Nota
El visor de páginas DHTML también utiliza la opción Otro objeto de informe para propósitos de exploración.
Nota
No se puede utilizar la opción Otro objeto de informe para una tabla de referencias o un objeto de cuadrícula
OLAP completos; sin embargo, sí se puede utilizar para cualquier celda individual de una tabla de referencias o
cuadrícula OLAP.
Flujo de trabajo
Puesto que la opción Otro objeto de informe permite crear hipervínculos entre objetos de informes diferentes
gestionados en la plataforma de Business Intelligence de SAP BusinessObjects, es necesario configurar más
valores en la ficha Hipervínculo. A continuación se ofrece una introducción de los pasos que debe seguir para
configurar los hipervínculos correctamente:
●
Abra el informe que contiene el objeto que desea que sea el objeto de destino y cópielo.
●
Abra el informe que contiene el objeto de origen, selecciónelo y abra el Editor de Formato.
●
En la ficha Hipervínculo, pegue la información del objeto de destino en los campos correspondientes.
El procedimiento siguiente muestra la forma de ejecutar todos estos pasos.
19.2.1.4.1
Para crear un hipervínculo Otro objeto de informe
Nota
Antes de iniciar este procedimiento, lea la sección Configurar la exploración [página 394] para familiarizarse
con las limitaciones que encontrará al crear este tipo de hipervínculos.
1.
Abra los informes origen y destino.
El informe de origen es el informe desde el que se copia un objeto; el informe de destino es el informe al que
se agrega la información de hipervínculo.
Cuando se examina el informe de destino en el Visor de parte del informe, lo primero que se ve es su objeto
inicial. Cuando se profundiza en ese objeto, se llega al objeto de destino seleccionado en el informe de origen.
2.
En el informe de origen, haga clic con el botón secundario sobre el objeto de destino correspondiente y
seleccione Copiar en el menú contextual.
3.
En el informe de destino, seleccione el objeto inicial deseado y, a continuación, haga clic en el botón
Formato de la barra de herramientas Herramientas del asistente.
Consejo
También puede realizar esta acción seleccionando Dar formato al campo en el menú Formato.
400
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4.
En el Editor de Formato, haga clic en la ficha Hipervínculo y, a continuación, seleccione la opción Otro objeto
de informe.
5.
En "Información del hipervínculo", haga clic en Pegar y vincular.
Nota
El botón Pegar y vincular no se encuentra disponible si no se ha copiado un objeto de destino como se
indica en el paso 2.
El programa pega la información de identificación del objeto de destino seleccionado en el informe de origen
en los campos apropiados.
El botón Pegar y vincular incluye una lista de las opciones que se pueden utilizar cuando se pega un vínculo en
el objeto de destino. Según el tipo de vínculo que se va a crear (por ejemplo, un vínculo a un contexto de datos
específico en lugar de un vínculo a un contexto de datos genérico), pueden aparecer estas opciones:
○
Contexto de sección de informe
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401
Esta es la opción predeterminada; se selecciona al hacer clic en Pegar y vincular sin ver las otras opciones
de la lista. Use esta opción para pegar un vínculo que incluya el contexto de datos más completo que el
programa puede determinar. Para obtener más información, consulte Casos de la opción Contexto de
sección de informe [página 403].
○
Design View Report Part
Use esta opción para pegar un vínculo que incluya un contexto de datos genérico (es decir, un contexto
de datos que no apunte a un registro específico). Use esta opción cuando desee un contexto de datos
amplio, o bien cuando los datos no estén aún presentes en el informe de origen.
○
Preview Report Part
Use esta opción para pegar un vínculo que incluya un contexto de datos específico (es decir, un contexto
de datos que apunte a un registro específico). Use esta opción cuando desee un contexto de datos
reducido, o bien cuando los datos estén presentes en el informe de origen.
Nota
Si selecciona la opción Vista de diseño de sección de informe (o si elige la opción Contexto de sección de
informe para un objeto copiado desde la vista Diseño de un informe) y los informes de origen y de destino
tienen diferentes estructuras de datos, aparecerá el cuadro de diálogo Campos asignados de sección de
informe. Cada campo del área Campos desasignados representa un grupo del informe de origen. Use este
cuadro de diálogo para asignar estos grupos a campos del informe de destino. Tras haber asignado todos
los grupos, el botón Aceptar queda disponible y permite proseguir.
6.
Si desea agregar otros campos de la misma sección del informe origen, haga clic en el campo Nombre de
objeto y desplace el cursor hasta el final del texto existente. Introduzca un punto y coma (;) y, a continuación,
el nombre de los campos.
Nota
El orden de los objetos en el campo Nombre de objeto determina cómo aparecen en el Visor de parte del
informe; de izquierda a derecha en el campo Nombre de objeto se corresponde con el orden de izquierda a
derecha en el visor.
7.
Puede ampliar el Contexto de datos si utiliza un asterisco (*) para representar todos los registros de un grupo.
Por ejemplo, si el Contexto de datos es /USA/CA/Changing Gears (que mostrará solo ese registro de detalle
concreto), podría cambiarlo por /USA/CA/* para mostrar todos los registros de detalle del grupo.
Consejo
Puede que sea más útil copiar la información sobre hipervínculos de la vista Diseño, ya que el contexto de
datos será más general (es decir, no se copiará solo un registro concreto como podría suceder si se
utilizase la vista Vista previa).
Consejo
Si el informe tiene una fórmula de selección de grupos, compruebe el contexto de datos del objeto de
destino para asegurarse de que contiene el índice secundario correcto.
Consejo
Para obtener más información, consulte Formatos de contexto de datos [página 404].
402
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8.
Haga clic en Aceptar.
Acaba de crear un hipervínculo desde el objeto de origen a otro objeto u objetos de destino. En el Visor de parte
del informe, verá en primer lugar el objeto de origen y, cuando haga clic para profundizar, los objetos de destino.
19.2.1.5
Casos de la opción Contexto de sección de informe
Cuando se pega información de vinculación para una parte de un informe, la opción Contexto de sección de
informe afecta principalmente al contexto de datos del vínculo; el campo Seleccionar desde (la dirección URI del
informe) y el campo Nombre de objeto coinciden siempre para cualquiera de las opciones disponibles en la lista
Pegar y vincular. Esta sección proporciona diversos casos o situaciones y describe cómo el programa crea un
contexto de datos para cada uno de ellos.
Escenario 1
Si el informe de origen contiene datos (es decir, si el informe se encuentra en Vista previa), el contexto de datos
de Contexto de sección de informe (en el informe de destino) coincide con el contexto de datos de la Vista previa
del informe de origen para todos los elementos secundarios del campo seleccionado. Por ejemplo, en el campo
Contexto de datos podría aparecer lo siguiente: /Country[USA]/Region[*]. De lo contrario, el programa utiliza
el contexto de datos de la vista Diseño del informe de origen como contexto de datos de Contexto de sección de
informe en el informe de destino.
Caso 2
Si los informes de origen y destino son el mismo informe, y el objeto elegido como origen pertenece a la vista Vista
previa, cuando el objeto de destino que elija para vincular se encuentre en un nivel más alto que el objeto de
origen, el contexto de datos se deja vacío. Por ejemplo, cuando el contexto de datos del origen es /
Country[Australia]/ChildIndex[5] y el contexto de datos del destino es /Country[Australia], el
contexto de datos de Contexto de sección de informe se deja vacío.
Caso 3
Si los informes de origen y destino son el mismo informe, y el objeto elegido como origen pertenece a la vista Vista
previa, cuando el objeto de destino que elija para vincular se encuentre en un nivel inferior al del objeto de origen,
el contexto de datos pegado es un contexto de datos de la vista Diseño (aparece como fórmula). Por ejemplo,
cuando el contexto de datos del origen es /Country[Australia] y el contexto de datos del destino es /
Country[Australia]/ChildIndex[5], el contexto de datos de Contexto de sección de informe es "/"+
{Customer.Country}.
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403
Tablas de referencias
Si el objeto que se copia en el informe de origen es parte de una tabla de referencias, el contexto de datos de
Contexto de sección de informe se basa en el objeto seleccionado incrustado en la tabla de referencias. Crystal
Reports crea el contexto de datos determinando si el objeto seleccionado en la tabla de referencias es una fila,
una columna o una celda. A continuación, el programa obtiene los nombres de filas y columnas. Después, analiza
sintácticamente el contexto de datos de la vista Diseño. Finalmente, genera el contexto de datos de Contexto de
sección de informe agregando la función GridRowColumnValue si el grupo de la fórmula del contexto de datos
aparece en los nombres de fila o de columna obtenidos anteriormente. Podría ver, por ejemplo, un contexto de
datos como el siguiente:
"/"+GridRowColumnValue("Customer.Country")+"/"+GridRowColumnValue("Customer.Region")
19.2.1.6
●
Formatos de contexto de datos
Normalmente, una fórmula de contexto de datos tiene el siguiente aspecto:
"/" + {Table.Field} + "/" + {Table.Field}
●
También se pueden usar los siguientes formatos:
○
Formato del tipo XPath:
/USA/Bicycle
○
Formato Tipos declarados:
/País[USA]/Clase de producto[Bicycle]
Nota
Se puede agregar información de nivel de detalle en formato basado en 0:
/USA/Bicycle/ChildIndex[4]
Nota
También se puede utilizar un comodín para identificar todas las instancias:
/USA/*
●
Para los objetos de tablas de referencias, puede realizar exploraciones por celdas, columnas o filas. Para
definir el contexto de datos, utilice la función de formato GridRowColumnValue. Por ejemplo:
"/" + GridRowColumnValue ("Supplier.Country") + "/" + GridRowColumnValue
("Product.Product Class").
19.2.1.7
Hipervínculos mostrados en los visores
Esta sección resume la información sobre las opciones de hipervínculo y cómo funcionan en los visores de página
y en el Visor de parte del informe.
404
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Diferencias entre las opciones de hipervínculo
Otro objeto de informe
Profundizar en parte del informe
Esta opción permite seleccionar uno o varios objetos
de informe.
Esta opción permite seleccionar uno o varios objetos
de informe.
Los objetos de destino deben ser de la misma sección
de informes.
Los objetos de destino deben ser de la misma sección
de informes.
La ubicación de la sección que contiene los objetos de
destino no tiene restricciones.
La ubicación de esta sección que contiene los objetos
de destino debe estar en el nivel de grupo inferior o
siguiente al objeto de origen.
●
Esta sección se puede localizar en cualquier parte
del informe.
●
Esta sección puede estar en un nivel de grupo por
encima o por debajo del objeto de origen.
El objeto puede estar en otro informe gestionado por la El objeto puede estar en el mismo informe.
plataforma de Business Intelligence de SAP
BusinessObjects o que sea parte del Servidor de
aplicaciones de informes (RAS) independiente.
Diferencias del modo de presentación por parte de los visores de los
hipervínculos
Visores de página
Visor de parte del informe
Otro objeto de informe:
Otro objeto de informe:
●
●
Se desplaza a los objetos de destino y muestra el
contenido de toda la página.
Se desplaza a los objetos de destino y muestra
únicamente los objetos de destino.
Profundizar en parte del informe:
Profundizar en parte del informe:
●
●
Se desplaza (profundiza) hacia el grupo y muestra
todo el contenido del mismo.
Profundizar de manera predeterminada (sin
hipervínculo)
Profundizar de manera predeterminada (sin
hipervínculo)
●
La profundización de grupo de un encabezado o
●
pie de página, gráfico o mapa de grupo muestra las
vistas de grupo.
●
La profundización del subinforme muestra la vista
del subinforme.
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Se desplaza a los objetos de destino y muestra
únicamente los objetos de destino.
No disponible.
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405
19.2.2 Creación de un hipervínculo de Enterprise
Puede crear hipervínculos desde un informe a documentos empresariales como documentos de Crystal Reports,
Interactive Analysis y de otro tipo.
Nota
Para que esta característica funcione, es necesario que la plataforma de Business Intelligence de SAP
BusinessObjects esté en ejecución.
19.2.2.1
Para crear un hipervínculo de Enterprise
1.
Seleccione un objeto de informe en las fichas Diseño o Vista previa.
2.
En el menú Formato, haga clic en Hipervínculo.
Aparece el cuadro de diálogo Editor de formatos con la ficha Hipervínculo activa.
3.
En la sección Tipo de hipervínculo, seleccione la opción Un sitio Web en Internet.
4.
Haga clic en Crear hipervínculo de Enterprise.
5.
Haga clic en Examinar.
Aparecerá el cuadro de diálogo Abrir.
6.
Haga clic en Mis conexiones para agregar una nueva conexión a Enterprise.
Si ya tiene una conexión, haga clic en Enterprise.
7.
Desplácese al documento empresarial que desee abrir y haga clic en Abrir.
Los campos ID de documento y Nombre de documento se rellenan con el CUID y el nombre del documento
seleccionado respectivamente.
8.
En la sección Configuración del hipervínculo cambie las distintas opciones para crear el hipervínculo con la
configuración especificada.
9.
En la sección Configuración del parámetro seleccione los valores de parámetro, si el documento seleccionado
tiene parámetros.
10. Haga clic en Aceptar.
19.3 Utilización de etiquetas inteligentes
Crystal Reports permite obtener beneficio de las etiquetas inteligentes de Office XP. Cuando se pega un gráfico,
un objeto de texto o un objeto de campo en una aplicación de Office XP, se pueden ver datos del informe de host
después de seleccionar una opción de etiqueta inteligente. Esta tabla resume las opciones disponibles.
Aplicación de Office XP
Opción de etiqueta inteligente
Tipo de objeto de Crystal Reports
Word
Vista
Objeto de texto
406
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Aplicación de Office XP
Opción de etiqueta inteligente
Tipo de objeto de Crystal Reports
Actualizar
Objeto de campo
Gráfico
Excel
Outlook
Vista
Objeto de texto
Actualizar
Objeto de campo
Vista
Objeto de texto
Actualizar (solo cuando se crea un
mensaje)
Objeto de campo
Gráfico
Antes de utilizar etiquetas inteligentes, se deben configurar opciones de servidor Web en la ficha Etiqueta
inteligente del cuadro de diálogo Opciones. También se debe crear una página .asp o .jsp para ver detalles del
informe. Normalmente, estas tareas las debe realizar el administrador del sistema.
Nota
Los informes que desee utilizar con etiquetas inteligentes deben existir en el servidor Web mencionado en el
cuadro de diálogo Opciones de un directorio que refleja la ubicación real, o el servidor Web se debe configurar
para aceptar una ruta UNC.
19.3.1 Para utilizar tarjetas inteligentes con un objeto de
Crystal Reports
1.
Abra el informe de Crystal que contiene el objeto que desea copiar en una aplicación de Office XP.
2.
En el menú Archivo, haga clic en Opciones y compruebe que se han configurado las opciones del área
Opciones del servidor Web de etiquetas inteligentes de la ficha Etiqueta inteligente y Vista previa HTML:
○
Debe asignarse un nombre al servidor Web.
○
Debe asignarse un nombre a un directorio virtual (se proporciona un nombre predeterminado).
○
Debe asignarse un nombre a una página de presentación (se proporciona un nombre predeterminado).
3.
En la ficha Vista previa de Crystal Reports, haga clic con el botón secundario en el objeto de texto, el objeto de
campo o el gráfico que desee copiar y seleccione Copiar etiqueta inteligente en el menú contextual.
4.
Abra la aplicación de Office XP pertinente y pegue el objeto de informe en un documento, una hoja de cálculo
o un mensaje de correo electrónico.
Nota
Vea la tabla de esta sección para conocer las limitaciones relativas a qué objetos de informe se pueden
pegar en cada una de las aplicaciones de Office XP.
5.
En la aplicación de Office XP actual, elija la etiqueta inteligente apropiada entre las opciones correspondientes
al objeto de informe pegado.
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407
Nota
Vea la tabla de esta sección para conocer las limitaciones relativas a qué etiquetas inteligentes están
disponibles en cada una de las aplicaciones de Office XP.
La página .asp o .jsp mencionada en el cuadro de diálogo Opciones muestra la información apropiada del
informe de host de Crystal.
408
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20 Alertas de informe
En esta sección se proporciona información sobre la creación y el uso de alertas en los informes Crystal.
Soporte en línea, muestras y breves referencias técnicas
Para obtener más información sobre los temas que se tratan en esta ayuda en pantalla, visite SAP Community
Network , donde encontrará un amplio conjunto de ejemplos, descargas, breves referencias técnicas e
información adicional de utilidad.
http://scn.sap.com
20.1 Acerca de las alertas de informe
Las alertas de informe son mensajes personalizados creados en Crystal Reports que aparecen cuando los datos
de un informe cumplen ciertas condiciones. Las alertas de informe pueden indicar la acción que debe realizar el
usuario o incluir información sobre los datos del informe.
Las alertas de informe se crean a partir de fórmulas que evalúan las condiciones especificadas. Si la condición se
cumple, la alerta se activa y se muestra su mensaje. Los mensajes pueden estar compuestos por cadenas de
texto o fórmulas que combinan texto y campos de informe.
Una vez que se activa una alerta de informe, no se evalúa de nuevo hasta que no se actualizan los datos del
informe.
Debido a que las alertas de informe son específicas de cada informe, usted es quién decide cuándo utilizarlas.
Pueden ser útiles para señalar información importante, por ejemplo, las ventas que superan o no llegan a un
límite. Y como el mensaje lo crea el usuario, puede ser específico para sus datos.
20.2 Trabajar con alertas de informe
Esta sección se centra en las tareas que necesitará llevar a cabo para poder utilizar las alertas de informe.
20.2.1 Creación de alertas de informe
Para crear alertas de informe, debe completar tres pasos:
●
Asignar un nombre a la alerta.
●
Definir la condición que va a activar la alerta.
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Alertas de informe
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409
●
Crear el mensaje que desea que aparezca cuando se active la alerta (este paso es opcional).
20.2.1.1
1.
Para crear una alerta de informe
En el menú Informe, seleccione Alertas y, a continuación, haga clic en Crear o modificar alertas.
Aparece el cuadro de diálogo Crear alertas.
2.
Haga clic en Nuevo.
Aparece el cuadro de diálogo Crear alerta.
3.
Introduzca un nombre para la nueva alerta en el cuadro Nombre.
4.
Escriba el mensaje de alerta en el cuadro Mensaje.
El cuadro Mensaje permite escribir un mensaje que se utilizará como predeterminado. Si desea que el mismo
mensaje aparezca cada vez que se active la alerta, escríbalo en el cuadro Mensaje.
Sin embargo, si desea utilizar una fórmula de forma que el mensaje sea personalizado con elementos de
datos, vea el siguiente paso.
5.
Si desea utilizar una fórmula para crear un mensaje de alerta, haga clic en el botón de fórmula situado a la
derecha de Mensaje.
Aparecerá el Taller de fórmulas. Para obtener información sobre cómo se utiliza el editor, consulte Trabajo
con el Editor de fórmulas [página 425].
6.
Introduzca la fórmula de mensaje de alerta.
Por ejemplo, si desea ver el mensaje "País es un productor destacado" (donde País es el nombre de un país
especifico), puede crear la fórmula siguiente:
({Customer.Country}) + " is a star performer"
Nota
El resultado de una fórmula de mensaje de alerta debe ser una cadena.
Nota
La función DefaultAttribute se puede utilizar para hacer referencia a un mensaje agregado en el cuadro
Mensaje. Por ejemplo, si el mensaje del cuadro Mensaje es " es un productor destacado", la fórmula de
mensaje de alerta podría ser:
({Customer.Country}) + DefaultAttribute
Esta fórmula depende del texto que se escriba en el cuadro Mensaje; ese texto se convierte en el parámetro
DefaultAttribute.
Nota
Las fórmulas de condición de mensaje se pueden crear utilizando sintaxis de Crystal o de Basic.
410
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Alertas de informe
7.
Haga clic en Guardar y cerrar para volver al cuadro de diálogo Crear alerta.
8.
En el cuadro de diálogo Crear alerta, haga clic en Condición.
Aparecerá el Taller de fórmulas.
9.
Introduzca la fórmula de condición de alerta.
Las fórmulas de alerta pueden basarse en registros repetidos o en campos de resumen, pero no pueden estar
basadas en campos de hora de impresión, como fórmulas de totales acumulados o de hora de impresión. Las
fórmulas de alerta no pueden tener variables compartidas.
Si una fórmula de alerta está basada en un campo de resumen, cualquier campo repetido utilizado debe ser
constante en el campo de resumen. Por ejemplo, si agrupa según País y Región, podría crear una alerta como
esta:
Sum ({Customer.Last Year's Sales}, {Customer.Region}) > 10000
En este caso, la fórmula puede referirse a País o Región, pero no a Ciudad o Nombre del cliente ya que éstos
no son constantes.
Nota
Las fórmulas de condición de alerta se pueden crear utilizando sintaxis de Crystal o de Basic.
10. Desactive la casilla de verificación Activar si no desea que se evalúe la alerta.
De lo contrario, déjela seleccionada.
11. Haga clic en Aceptar para guardar la alerta.
Volverá al cuadro de diálogo Crear alertas y la nueva alerta aparecerá en la lista. Puede ver su nombre y
estado (Activada o Desactivada).
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Alertas de informe
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Solo las alertas activadas y desactivadas aparecerán en el cuadro de diálogo Crear alertas. Si se activa una
alerta, puede verse en el cuadro de diálogo Alertas de informe.
20.2.2 Edición de alertas de informe
1.
En el menú Informe, seleccione Alertas y, a continuación, haga clic en Crear o modificar alertas.
2.
En el cuadro de diálogo Crear alertas, seleccione la alerta que desea editar y haga clic en Editar.
Consejo
También puede editar una alerta si hace doble clic en ella.
3.
Realice los cambios que desee en el cuadro de diálogo Editar alerta.
4.
Haga clic en Aceptar para guardar los cambios.
Nota
Si la alerta ya se ha activado, al editarla se elimina del cuadro de diálogo Alertas de informe.
20.2.3 Eliminación de alertas de informe
1.
En el menú Informe, seleccione Alertas y, a continuación, haga clic en Crear o modificar alertas.
2.
En el cuadro de diálogo Crear alertas, seleccione la alerta que desea eliminar y haga clic en Eliminar.
La alerta seleccionada queda eliminada del cuadro de diálogo Crear alertas.
Nota
Si la alerta ya se ha activado, al eliminarla se elimina del cuadro de diálogo Alertas de informe.
20.2.4 Ver las alertas de informe
Puede ver las alertas de informe activadas de las formas siguientes:
●
Actualizando los datos del informe.
●
Seleccionando Alertas activadas en el submenú Alertas del menú Informe.
Nota
Si desea ver las alertas cuando los datos del informe se actualicen, debe seleccionar "Mostrar alertas al
actualizar" en la ficha Elaborando Informes del cuadro de diálogo Opciones (esta opción también se encuentra
disponible en el cuadro de diálogo Opciones del Informe).
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Alertas de informe
20.2.4.1 Para ver alertas de informe
1.
En el menú Informe, seleccione Alertas y, a continuación, haga clic en Alertas activadas.
Aparece el cuadro de diálogo Alertas de informe.
2.
Seleccione la alerta cuyos registros desee ver.
3.
Haga clic en Ver registros.
Se abre una ficha de informe nueva que muestra los registros del informe que han activado la alerta. Si el
registro está oculto, se muestra el grupo del registro pero sin profundizar.
Nota
Si selecciona más de una alerta activada antes de hacer clic en el botón Ver registros, los resultados se
generan realizando una operación booleana AND en las alertas seleccionadas.
4.
Para volver al cuadro de diálogo Alertas de informe, haga clic en la ficha Vista previa.
5.
Haga clic en Cerrar para cerrar el cuadro de diálogo Alertas de informe.
20.2.5 Hacer referencia a alertas de informe en las fórmulas
Es posible hacer referencia a las alertas en las fórmulas. Cualquier fórmula que haga referencia a una alerta se
convierte en una fórmula de hora de impresión.
Las siguientes funciones están disponibles:
●
IsAlertEnabled( )
●
IsAlertTriggered( )
●
AlertMessage( )
Estas funciones actúan lo mismo que las alertas creadas en el cuadro de diálogo Crear alertas:
●
IsAlertTriggered("AlertName ") se cumple solo en los registros en los que se activa la alerta.
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●
AlertMessage("AlertName") muestra el mensaje de un registro cuando la alerta se cumple.
Dado que las alertas no son objetos de campo (no se pueden colocar en el informe), se representan de forma
diferente que los campos de informe en el Taller de fórmulas. En el árbol Funciones, observará un encabezado de
Alertas donde aparecen las propias funciones. Debajo de dicho encabezado las alertas disponibles aparecen
listadas por nombre.
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Alertas de informe
21
Uso de las fórmulas
21.1
Información general de fórmulas
En muchos casos, los datos necesarios para un informe ya existen en campos de tabla de una base de datos. Por
ejemplo, para preparar una lista de pedidos Ud. colocaría los campos apropiados en el informe.
Sin embargo, en ocasiones es necesario colocar en el informe datos que no existen en ninguno de los campos de
datos. En estos casos, tendrá que crear una fórmula. Por ejemplo, para calcular la cantidad de días que se demora
el procesamiento de cada pedido, Ud. necesita una fórmula que determine la cantidad de días entre la fecha del
pedido y la fecha de envío. Crystal Reports le facilita la creación de dicha fórmula.
21.1.1
Usos típicos para fórmulas
Existen muchos usos para las fórmulas. Si Ud. necesita manipulación especializada de datos, puede hacerlo con
una fórmula.
Cómo crear campos calculados para agregarlos a su informe
Para calcular un precio con un descuento del 15%:
Ejemplo de sintaxis Crystal:
{Orders_Detail.Unit Price}*.85
Ejemplo de sintaxis Basic:
formula = {Orders_Detail.Unit Price}*.85
Cómo dar formato al texto de un informe
Para cambiar a mayúscula todos los valores en el campo Nombre de cliente:
Ejemplo de sintaxis Crystal:
UpperCase ({Customer.Customer Name})
Ejemplo de sintaxis Basic:
formula = UCase ({Customer.Customer Name})
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Uso de las fórmulas
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Cómo sacar una porción o porciones de una cadena de texto
Para extraer la primera letra del nombre del cliente:
Ejemplo de sintaxis Crystal:
{Customer.Customer Name} [1]
Ejemplo de sintaxis Basic:
formula = {Customer.Customer Name} (1)
Cómo extraer partes de una fecha
Para determinar en qué mes se hizo un pedido:
Ejemplo de sintaxis Crystal:
Month ({Orders.Order Date})
Ejemplo de sintaxis Basic:
formula = Month ({Orders.Order Date})
Uso de una función personalizada
Para convertir 500 $ estadounidenses en canadienses:
Ejemplo de sintaxis Crystal:
cdConvertUSToCanadian (500)
Ejemplo de sintaxis Basic:
formula = cdConvertUSToCanadian (500)
21.2 Componentes y sintaxis de la fórmula
Las fórmulas contienen dos partes decisivas: los componentes y la sintaxis. Los componentes son las piezas
agregadas para crear una fórmula, mientras que la sintaxis son las reglas que se deben respetar para organizar
los componentes.
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Uso de las fórmulas
21.2.1
Componentes de la fórmula
Crear una fórmula en Crystal Reports es como crear una en cualquier aplicación de hoja de cálculo. Se puede usar
cualquiera de los siguientes componentes en la fórmula:
Campos
Ejemplo: {cliente.APELLIDOS DEL CLIENTE}, {cliente.VENTAS DEL AÑO PASADO}
Números
Ejemplo: 1, 2, 3,1416
Texto
Ejemplo: "Cantidad", ":", "su texto"
Operadores
Ejemplo: + (sumar), / (dividir), -x (negativo)
Los operadores son acciones que puede usar en sus fórmulas.
Funciones
Ejemplo: Round (x), Trim (x)
Las funciones realizan cálculos tales como promedio, suma y conteo. Todas las funciones disponibles se listan
con sus argumentos y se organizan según su uso.
Funciones personalizadas
Ejemplo: cdFirstDayofMonth, cdStatutoryHolidays
Las funciones personalizadas proporcionan un medio para compartir y reutilizar la lógica de fórmulas. Se pueden
almacenar en el Repositorio de SAP BusinessObjects Enterprise y agregarse posteriormente a un informe. Una
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Uso de las fórmulas
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vez incluidas en el informe, estas funciones se pueden utilizar en el Asistente de fórmulas a la hora de crear
fórmulas.
Estructuras de control
Ejemplo: "If" y "Select", ciclos "For"
Valores de campo de grupo
Ejemplo: Average (campo, Cpocond), Sum (campo, Cpocond, "condición")
Los valores de campo de grupo resumen un grupo. Por ejemplo, Ud. podría usar valores de campo de grupo para
buscar el porcentaje del totales generales aportado por cada grupo.
Otras fórmulas
Ejemplo: {@Beneficios brutos}, {@CUOTA}
21.2.2 Sintaxis de fórmulas
Las reglas de sintaxis se usan para crear fórmulas correctas. Algunas reglas básicas son:
●
Incluir cadenas de texto entre comillas.
●
Incluir argumentos entre paréntesis (donde sea aplicable).
●
Las fórmulas con referencia se identifican por un signo @ situado a la izquierda.
21.2.2.1
Sintaxis Crystal y Basic
Al crear fórmulas, puede utilizar la sintaxis Crystal o Basic. Casi todas las fórmulas se pueden escribir con ambas
sintaxis. Los informes pueden contener fórmulas que utilicen tanto la sintaxis Basic como la sintaxis Crystal.
La sintaxis Crystal es el lenguaje de fórmulas incluido en todas las versiones de Crystal Reports.
Si está familiarizado con Microsoft Visual Basic o con otras versiones de Basic, puede que esté acostumbrado a la
sintaxis Basic. En general, esta sintaxis se modela en Visual Basic, pero tiene extensiones específicas para
controlar la elaboración de informes.
Si Ud. se siente cómodo con la sintaxis Crystal, puede continuar usándola y aprovechar las nuevas funciones,
operadores y estructuras de control inspiradas en Visual Basic.
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Uso de las fórmulas
Nota
Las fórmulas de selección de registros y de selección de grupos no se pueden escribir en sintaxis Basic.
Nota
El procesamiento de informes no es más lento si se utiliza la sintaxis Basic. Los informes que usan fórmulas
con sintaxis Basic se pueden ejecutar en cualquier equipo con Crystal Reports.
Nota
Si utiliza las fórmulas de sintaxis de Basic, no necesita distribuir archivos adicionales con los informes.
21.2.2.2 Información adicional
●
Para obtener información sobre la sintaxis Basic, consulte Creación de fórmulas con sintaxis Basic en la
Ayuda en pantalla.
●
Para obtener información sobre la sintaxis Crystal, consulte Creación de fórmulas con sintaxis Crystal en la
Ayuda en pantalla.
21.3 Bibliotecas de funciones de usuario en fórmulas
Crystal Reports permite a los desarrolladores crear Bibliotecas de funciones de usuario (UFL) que pueda
reconocer el Editor de fórmulas. Una UFL es una biblioteca de funciones que crea un programador para satisfacer
una necesidad específica. Las UFL se pueden programar en un entorno COM o Java.
Crystal Reports permite ver las UFL COM o Java en el Editor de fórmulas, pero no ambas al mismo tiempo.
(También puede decidir no ver ninguna UFL).
Nota
El Servidor de aplicaciones de informes (RAS) y el Servidor de páginas de Crystal no admiten las UFL Java, de
modo que si un informe contiene una fórmula, y esta usa una UFL Java, es posible que el informe no se pueda
ejecutar en la plataforma SAP BusinessObjects Business Intelligence porque la fórmula no se compilará.
Para obtener información detallada sobre el desarrollo de las UFL Java y sobre la configuración de Crystal
Reports para usar una UFL, consulte el Manual del desarrollador de Java Reporting Component.
Nota
Una vez completada la configuración descrita en el Manual del programador, deberá regresar a Crystal
Reports, seleccionar el menú Archivo y Opciones. En la ficha Editor de fórmulas, vaya a Soporte de UFL y
seleccione Solo UFL de Java.
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Uso de las fórmulas
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21.4 Especificación de fórmulas
Hay varios tipos diferentes de fórmulas en Crystal Reports: fórmulas de informe, de formato, de selección, de
búsqueda, de condición de total acumulado y de alerta. La mayoría de las fórmulas de un informe son de informe
y de formatos condicionales.
Fórmulas de informe
Las fórmulas de informe son fórmulas que se crean para permanecer en un informe de forma autónoma. Por
ejemplo, una fórmula que calcula los días que hay entre la fecha de pedido y la fecha de envío es una fórmula de
informe.
Fórmulas de formato condicional
Las fórmulas de formato cambian el diseño de un informe, así como la apariencia del texto, de los campos de base
de datos, de los objetos o de secciones completas de un informe. Dé formato al texto con el Editor de Formato. Si
necesita crear una fórmula de formato, obtenga acceso al Taller de fórmulas desde el Editor de Formato. Consulte
Trabajo con formato condicional [página 256].
Nota
Si abre el Taller de fórmulas desde el Editor de Formato, no podrá crear un tipo de fórmula diferente, ni
modificar ni eliminar las fórmulas existentes. Sin embargo, puede ver la fórmula como referencia.
Fórmulas de selección
Las fórmulas de selección especifican y limitan los registros y los grupos que aparecen en un informe. Puede
escribir estas fórmulas directamente o especificar la selección mediante el Asistente de selección. A
continuación, Crystal Reports genera la fórmula de selección de registros y de selección de grupos. También
puede editar estas fórmulas manualmente, pero debe utilizar para ello la sintaxis Crystal. Consulte Selección de
registros [página 130].
Fórmulas de búsqueda
Las fórmulas de búsqueda ayudan a encontrar datos en el informe. Al igual que con las de selección, estas
fórmulas no se suelen ingresar directamente, sino especificando criterios de búsqueda mediante el Asistente de
búsqueda. Crystal Reports genera la fórmula. También puede editar estas fórmulas manualmente, pero debe
utilizar para ello la sintaxis Crystal.
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Uso de las fórmulas
Nota
Si ya conoce la sintaxis Basic, solo tendrá que aprender una pequeña parte de la de Crystal para modificar la
mayoría de las fórmulas de selección y de búsqueda.
Fórmulas de condición de total acumulado
Estas fórmulas permiten definir la condición en virtud de la cual se evaluará o restablecerá el total acumulado.
Consulte Crear totales acumulados condicionales [página 184].
Fórmulas de alerta
Las fórmulas de alerta ayudan a definir condiciones y mensajes para alertas de informe. Consulte Acerca de las
alertas de informe [página 409].
21.4.1
Trabajo con el taller de fórmulas
Puede crear numerosos tipos de fórmulas en el Taller de fórmulas. Consta de una barra de herramientas, un árbol
que enumera los tipos de fórmulas que se pueden crear o modificar, y un área para definir la fórmula propiamente
dicha.
Nota
Las fórmulas de búsqueda y las de condición de totales acumulados se crean y se mantienen a través del
Asistente de búsqueda y el cuadro de diálogo Crear (o Editar) campo de total acumulado. Esas funciones del
programa permiten abrir el Taller de fórmulas de modo que se pueda trabajar con su familiar interfaz de
usuario; sin embargo, no es posible agregar o mantener ese tipo de fórmulas directamente desde el propio
Taller de fórmulas.
21.4.1.1
Acceso al taller de fórmulas
El acceso al Taller de fórmulas se obtiene de muchas formas. Se abre cuando se agregan campos de fórmula
nuevos, cuando se definen fórmulas de selección, cuando se trabaja con funciones personalizadas, etc.
También puede abrirse Taller de fórmulas por sí mismo antes de empezar a agregar tipos concretos de fórmulas.
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Uso de las fórmulas
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21.4.1.1.1
1.
Para obtener acceso al Taller de fórmulas
En el menú Informe, haga clic en Taller de fórmulas.
Consejo
Otra forma de realizar esta acción es hacer clic en el botón Taller de fórmulas situado en la barra de
herramientas Herramientas del asistente.
Aparecerá el Taller de fórmulas.
2.
Haga clic en Nueva y seleccione en la lista que aparece el tipo de fórmula que desee crear.
Consejo
También puede seleccionar la carpeta correspondiente en el Árbol del taller y hacer clic a continuación en
el botón Nueva.
Aparece el cuadro de diálogo o editor apropiado.
21.4.1.2
Árbol del taller
El Árbol del taller contiene carpetas para cada uno de los tipos de fórmulas que se pueden crear en Crystal
Reports. También contiene carpetas para funciones personalizadas y enunciados SQL. Si el taller se muestra
como consecuencia de utilizar un comando concreto (por ejemplo, el comando Registro del submenú Fórmulas
de selección), se selecciona la carpeta pertinente del árbol y aparece la versión apropiada del Editor de fórmulas.
Expanda una carpeta del árbol para ver las fórmulas existentes. Se pueden agregar fórmulas nuevas y editar o
eliminar fórmulas existentes según convenga.
Consejo
El Árbol del taller se puede acoplar. De forma predeterminada, aparece acoplado en el lado izquierdo del Taller
de fórmulas, pero se puede acoplar manualmente en el lado derecho. En modo flotante, se puede arrastrar y
colocar en cualquier parte del taller.
21.4.1.3
Botones del taller de fórmulas
La barra de herramientas principal del Taller de fórmulas se compone de tres barras de herramientas más
pequeñas. Cada una de estas barras de herramientas contiene un conjunto de botones relevantes para acciones
específicas: para trabajar con el Taller de fórmulas como aplicación completa, trabajar con el Árbol del taller o
trabajar con un editor. Cada botón está disponible o no según la tarea que se esté realizando. Cada barra de
herramientas se puede mover y acoplar según se necesite.
Los botones de la barra de herramientas General del Taller de fórmulas realizan las siguientes funciones:
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Uso de las fórmulas
Cerrar el Taller de fórmulas tras la petición de guardar
los cambios. Si se guardan los cambios, la fórmula se
comprueba para detectar posibles errores.
Guarda la fórmula, el enunciado SQL o la función
personalizada.
Crear una fórmula nueva del tipo seleccionado en la
lista. También se utiliza para crear un nuevo enunciado
SQL o función personalizada.
Mostrar u ocultar el Árbol del taller.
Alternar la presentación entre el editor de funciones
personalizadas y el cuadro de diálogo Propiedades de
la función personalizada. Las fórmulas y las funciones
personalizadas (cuando es posible) se muestran en el
modo seleccionado hasta que se vuelve a hacer clic en
este botón.
Abra el Asistente de fórmulas. El Asistente de fórmulas
ayuda a crear una fórmula basada en una función
personalizada.
Nota
Este botón no está disponible para crear funciones
personalizadas.
Abrir la ayuda en pantalla del cuadro de diálogo Taller
de fórmulas.
Los botones de la barra de herramientas Árbol del taller Taller de fórmulas realizan las siguientes funciones:
Cambiar el nombre del enunciado SQL, función
personalizada o fórmula que se seleccione.
Eliminar el enunciado SQL, función personalizada o
fórmula que se seleccione.
Expandir el nodo seleccionado en el Árbol del taller.
También funciona con varias selecciones de nodos.
Mostrar u ocultar nodos de objetos de informe en la
carpeta Fórmulas de formato si los objetos no tienen
asociadas fórmulas.
Abrir el cuadro de diálogo Agregar funciones
personalizadas al repositorio para poder seleccionar el
repositorio y agregarle la función personalizada.
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Uso de las fórmulas
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Agregar al informe la función personalizada
seleccionada del repositorio.
Los botones de la barra de herramientas Editor de expresiones del Taller de fórmulas realizan las siguientes
funciones:
Probar la sintaxis de la fórmula o de la función
personalizada e identificar los errores de sintaxis, si los
hay.
Deshacer la última acción realizada.
Rehacer la última acción.
Al seleccionar un campo de la ventana Campos del
Informe y hacer clic en el botón Examinar datos,
aparece un cuadro de diálogo con una lista de los
valores para el campo seleccionado.
Ver los valores para el campo seleccionado y
seleccionar valores individuales para insertarlos en la
fórmula.
Nota
Este botón no está disponible para las funciones
personalizadas.
Buscar una palabra, un número o una cadena de
fórmula específicos en el Editor de Fórmulas.
Insertar un marcador al principio de una línea de la
fórmula seleccionada. Para eliminar el marcador es
necesario volver a hacer clic en el botón.
Ir al marcador siguiente.
Ir al marcador anterior.
Eliminar todos los marcadores de la fórmula actual.
Organizar todos los árboles de campos de informe,
funciones y operadores en orden alfabético.
Ocultar o mostrar el árbol Campos del informe.
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Uso de las fórmulas
Nota
Este botón no está disponible para las funciones
personalizadas.
Ocultar o mostrar el árbol Funciones.
Ocultar o mostrar el árbol Operadores.
Muestra u oculta el conjunto de resultados de una
búsqueda global de fórmulas.
Seleccionar sintaxis Crystal o sintaxis Basic como
sintaxis de la fórmula.
Permite seleccionar Excepciones para los valores
NULL o Valores predeterminados para valores NULL
como método para tratar con los valores NULL de los
datos.
Deshabilita la selección resaltada de una fórmula. Las
líneas deshabilitadas no se evalúan como parte de la
fórmula.
21.4.2 Trabajo con el Editor de fórmulas
El Editor de fórmulas es un componente del Taller de fórmulas. Se utiliza para crear y modificar el contenido de las
fórmulas.
21.4.2.1
Explicación de las secciones del Editor de fórmulas
El Editor de Fórmulas consta de cuatro ventanas principales.
Ventana
Descripción del contenido
Campos del informe
Los campos del informe contienen todos los campos
de base de datos a los que se puede acceder desde el
informe. También contienen cualquier fórmula o grupo
creados anteriormente para el informe.
Funciones
Las funciones son procedimientos incorporados
previamente que devuelven valores. Realizan cálculos
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Uso de las fórmulas
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Ventana
Descripción del contenido
como la media, la suma, el recuento, el seno, el recorte
y la mayúscula.
En esta ventana también se muestra una lista de las
funciones personalizadas.
Operadores
Son generalmente los "verbos de acción" que se
utilizan en las fórmulas. Describen una operación o una
acción que tiene lugar entre dos o más valores.
Ejemplos de los operadores: sumar, restar, menor que
y mayor que.
Ventana de texto de la fórmula
Área donde se crea una fórmula.
21.4.2.2 Elección de la sintaxis
La barra de herramientas Editor de expresiones SQL del Taller de fórmulas contiene la lista desplegable donde se
elige sintaxis Crystal o bien sintaxis Basic para la fórmula que se va a crear.
Nota
Al cambiar la sintaxis Crystal a la Basic o viceversa, cambiará la lista de funciones de la ventana Funciones, así
como la lista de operadores de la ventana Operadores. Las funciones y los operadores son distintos en cada
sintaxis.
Los campos del informe disponibles no cambian, ya que están disponibles en cada sintaxis.
Cómo establecer la sintaxis predeterminada
Al abrir el Editor de fórmulas, aparece la sintaxis Crystal como sintaxis predeterminada. Si desea cambiar la
sintaxis predeterminada, seleccione Opciones en el menú Archivo y, a continuación, haga clic en la ficha de
elaboración de informes. Seleccione la sintaxis preferida en la lista desplegable Lenguaje de fórmulas y haga clic
en Aceptar. Cuando acceda al Editor de fórmulas, aparecerá de manera predeterminada la sintaxis seleccionada.
21.4.2.3 Especificación de componentes de fórmulas
Los árboles Campos de informe, Funciones y Operadores de la parte superior del Editor de fórmulas contienen los
componentes primarios de fórmula. Haga doble clic en cualquier componente de estos árboles para agregar ese
componente a su fórmula.
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Uso de las fórmulas
Por ejemplo, si establece la sintaxis Basic y hace doble clic en Operadores >Estructuras de control > Multilínea si
en el árbol Operadores, el siguiente texto se transfiere a la ventana de texto de fórmulas con el cursor situado
entre If y Then:
If | Then
ElseIf Then
Else
End If
El texto anterior le ayuda a organizar las partes necesarias para escribir su fórmula.
21.4.2.4 Botones del Editor de Fórmulas
Encontrará una lista de botones que se pueden utilizar en el Editor de fórmulas en la sección Barra de
herramientas de Editor de expresiones SQL de Botones del taller de fórmulas [página 422].
21.4.2.5 Modificación del tamaño de la fuente del Editor de
fórmulas
El cuadro de diálogo Opciones (menú Archivo) le permite cambiar el tamaño de la fuente y el color de fondo y
primer plano del texto, comentarios y contraseñas en el Editor de fórmulas.
21.4.2.6 Controles de teclado del Editor de fórmulas
El Editor de fórmulas acepta los siguientes controles de teclado:
Combinación de teclado
Acción realizada
Alt+B
Abre el cuadro de diálogo Examinar para el campo
resaltado.
Alt+C
Verifica la fórmula por si tuviera algún error.
Alt+F
Abre o cierra el árbol Muestra campo.
Alt+M
Deshabilita o elimina comentarios de la línea actual.
Alt+O
Ordena el contenido de los árboles.
Alt+P
Abre o cierra el árbol Muestra operador.
Alt+S
Guarda la fórmula sin cerrar el Editor de fórmulas.
Alt+U
Abre o cierra el árbol Muestra función.
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Uso de las fórmulas
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Combinación de teclado
Acción realizada
Ctrl+A
Selecciona todo.
Ctrl+C
Copia.
Ctrl+Fin
Va al final de la última línea de la fórmula.
Ctrl+F
Abre el cuadro de diálogo Buscar (igual que hacer clic
en el botón Buscar o Reemplazar).
Ctrl+F2
Establece un marcador.
Ctrl+Mayús+F2
Borra todos los marcadores.
Ctrl+Inicio
Va al principio del archivo.
Ctrl+Flecha izquierda
Va al principio de la palabra a la izquierda (+ tecla
Mayús la selecciona).
Ctrl+N
Abre el cuadro de diálogo Nombre de fórmula, u otro
cuadro de diálogo apropiado, para crear una nueva
fórmula.
Ctrl+S
Guarda la fórmula y cierra el Taller de fórmulas.
Ctrl+T
Va al cuadro de lista de nombre de sintaxis.
Ctrl+Mayús+ Tab
Va al cuadro de control siguiente (orden inverso de
Ctrl-Tab).
Ctrl+Tab
Va al cuadro de control siguiente.
Ctrl+V
Pega.
Ctrl+X
Corta.
Ctrl+Z
Deshace una acción.
Ctrl+Mayús+Z
Repite una acción.
Ctrl+Espacio
Finalización automática de palabras clave: muestra
una lista de las funciones disponibles.
Fin
Va al final de la línea.
Intro
Copia un objeto seleccionado de una lista en el cuadro
de texto de fórmula.
F3
Busca el elemento siguiente que se ha definido en el
cuadro de diálogo Buscar.
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Uso de las fórmulas
Combinación de teclado
Acción realizada
Mayús+F2
Va al marcador anterior.
21.5 Creación y modificación de fórmulas
21.5.1
1.
Para crear una fórmula e insertarla en un informe
En el menú Ver, haga clic en Explorador de campos.
2.
En el cuadro de diálogo Explorador de campos, seleccione Campos de fórmula y haga clic en Nueva.
3.
En el cuadro de diálogo Nombre de fórmula, especifique el nombre que desea para identificar la fórmula y, a
continuación, haga clic en Aceptar.
Aparece el Taller de fórmulas con el Editor de fórmulas activo.
4.
En la barra de herramientas Editor de expresiones SQL, seleccione la sintaxis Crystal o Basic.
Si no sabe cuál sintaxis elegir, consulte Sintaxis de fórmula.
5.
Ingrese la fórmula escribiendo los componentes o seleccionándolos de los árboles de componentes.
Consejo
Ctrl+espacio mostrará una lista de las funciones disponibles. Si ya ha empezado a escribir, se muestra una
lista de las palabras clave que pueden coincidir con lo que ya ha escrito.
Consejo
Cuando escribe un corchete de apertura, aparece automáticamente una lista de campos disponibles. Ctrl
+espacio muestra de nuevo la lista si ha pulsado Esc para ocultarla.
6.
Haga clic en Comprobar para identificar cualquier error en la fórmula.
7.
Corrija cualquier error de sintaxis identificado por el comprobador de fórmulas.
8.
Cuando la fórmula tenga la sintaxis correcta, haga clic en Guardar y cerrar en la barra de herramientas del
Taller de fórmulas.
9.
Seleccione