Anwendungs- und Benutzerverwaltung

Produktdokumentation

SAP Business ByDesign August 2015

Anwendungs- und Benutzerverwaltung

PUBLIC

Inhaltsverzeichnis

1

Anwendungs- und Benutzerverwaltung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

7

2

2.1

Sicht Aufgaben . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

Aufgaben (Anwendungs- und Benutzerverwaltung) – Quick Guide . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

3

Sicht Vorfälle und Serviceaufgaben . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

10

3.1

Sicht Vorfälle . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

Vorfälle (Anwendungs- und Benutzerverwaltung) – Quick Guide . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

3.2

Sicht Serviceaufgaben . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

Serviceaufgaben – Quick Guide . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

10

10

24

24

8

8

4

Sicht Benutzer- und Zugriffsverwaltung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

27

4.1

Aufgaben (Benutzer- und Zugriffsverwaltung) – Quick Guide . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

4.2

Anwendungsbenutzer – Quick Guide . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

4.3

Technische und Supportbenutzer – Quick Guide . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

4.4

Benutzerrollen – Quick Guide . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

4.5

Sicherheitsrichtlinien – Quick Guide . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

4.6

OAuth 2.0 – Quick Guide . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

4.7

Vertretungen – Quick Guide . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

4.8

Betriebswirtschaftlicher Hintergrund . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

Benutzer- und Zugriffsverwaltung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

Funktionstrennung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

Arbeiten mit Benutzerrollen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

40

43

45

46

46

27

28

35

36

51

52

5

Sicht Geschäftsdatenkonsistenz . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

55

5.1

Sicht Geschäftsbelegdifferenzen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

Geschäftsbelegdifferenzen – Quick Guide . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

5.2

Sicht Ergebnisse der Datenflussüberprüfung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

Ergebnisse der Datenflussüberprüfung – Quick Guide . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

Aufgaben . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

5.3

Sicht Datenflussüberprüfungsläufe . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

Datenflussüberprüfungsläufe – Quick Guide . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

Betriebswirtschaftlicher Hintergrund . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

Aufgaben . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

5.4

Sicht Fehler in der Prozesskommunikation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

Fehler in der Prozesskommunikation – Quick Guide . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

56

58

58

60

67

55

55

56

56

68

68

6

Sicht Aufgabenverteilung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

70



P U B L I C

•

© 2015 SAP SE oder ein SAP-Konzernunternehmen. Alle Rechte vorbehalten.

3

6.1

Sicht Aufgabensteuerung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

Aufgabensteuerung – Quick Guide . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

6.2

Sicht Genehmigungsprozesse . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

Genehmigungsprozesse – Quick Guide . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .


6.3

Sicht Vertretungen für Aufgaben . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

Vertretungen für Aufgaben – Quick Guide . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

6.4

Sicht Arbeitsverteilung auf Mitarbeiterebene . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

Arbeitsverteilung auf Mitarbeiterebene – Quick Guide . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .


70

70

72

72

74

79

79

81

81

83

7

Sicht Ein- und Ausgabeverwaltung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

88

7.1

Sicht Druckwarteschlangen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

Druckwarteschlangen – Quick Guide . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

88

88


93

Aufgaben . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

105

7.2

Sicht Fax- und E-Mail-Warteschlagen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

107

Fax- und E-Mail-Warteschlangen – Quick Guide . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

107


109

7.3

Sicht Laden von Dateien . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

110

Laden von Dateien – Quick Guide . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

110


114

7.4

Sicht Formularvorlagenauswahl . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

116

Formularvorlagenauswahl – Quick Guide . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

116


118

7.5

Sicht Ausgabekanalauswahl . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

120

Ausgabekanalauswahl – Quick Guide . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

120

7.6

Sicht Monitoring der Geschäftskommunikation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

121

Monitoring der Geschäftskommunikation – Quick Guide . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

121


123

7.7

Sicht Webdienst-Nachrichtenüberwachung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

129

Webdienst-Nachrichtenmonitor – Quick Guide . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

129

7.8

Sicht Kommunikationssysteme . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

131

Kommunikationssysteme – Quick Guide . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

131

7.9

Sicht Kommunikationsvereinbarungen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

133

Kommunikationsvereinbarungen – Quick Guide . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

133

7.10

Sicht Kommunikationsszenarios . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

142

Kommunikationsszenarios . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

142

7.11

Sicht Service Explorer . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

144

Service Explorer – Quick Guide . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

144

7.12

Sicht Zertifikate . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

147

Kommunikationszertifikate – Quick Guide . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

147

8

Sicht Hintergrundjobs . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 149

8.1

Hintergrundjobs – Quick Guide . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

149

4


•

P U B L I C



8.2

Betriebswirtschaftlicher Hintergrund . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

151

Massendatenläufe . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

151

9

Sicht Nachrichtenerfassung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 156

9.1

Nachrichtenerfassung – Quick Guide . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

156

10

Sicht Compliance . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 159

10.1

Sicht IT-Compliance . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

159

IT-Compliance – Quick Guide . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

159


160

10.2

Sicht SAP Live Link . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

161

SAP Live Link – Quick Guide . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

161

11

Sicht Geschäftsflexibilität . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 164

11.1

Sicht Mashup-Webdienste . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

164

Mashup-Webdienste – Quick Guide . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

164


165

Aufgaben . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

168

11.2

Sicht Mashup-Bearbeitung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

171

Mashup-Bearbeitung – Quick Guide . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

171


173

Aufgaben . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

188

11.3

Sicht Vorlagenmasterverwaltung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

204

Vorlagenmasterverwaltung – Quick Guide . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

204

Aufgaben . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

206

11.4

Sicht Formularvorlagenverwaltung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

208

Formularvorlagenverwaltung – Quick Guide . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

208


215

Aufgaben . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

220

11.5

Sicht Microsoft-Office®-Vorlagenverwaltung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

223

Geschäftsdaten mithilfe von Microsoft Excel® exportieren . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

223


225

Aufgaben . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

227

11.6

Sicht Änderungsprotokoll für Flexibilität . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

233

Änderungsprotokoll für Flexibilität – Quick Guide . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

233


235

11.7

Sicht Download-Center . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

236

Download-Center – Quick Guide . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

236

Im Download-Center verfügbare Software . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

237

12

Sicht Berichte . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 286

12.1

Vergleich angelegter und gelöster Vorfälle – Letzte 12 Monate . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

286

12.2

Vergleich angelegter und gelöster Vorfälle - Letzte 3 Monate . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

287

12.3

Vorfallhistorie – Letzte 12 Monate . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

288

12.4

Vorfallhistorie – Letzte 3 Monate . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

289



P U B L I C

•


5

12.5

Offene Vorfälle . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

290

12.6

Berichtsverwendung – Belegdaten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

291

12.7

Lernfortschritt . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

292

12.8

Änderungsprotokoll für Zugriffsrechte . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

293

12.9

Alle aktuellen Zugriffsrechte . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

294

12.10 Funktionstrennungskonflikte . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

295

12.11 Alle aktuellen Benutzer . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

295

12.12 Aktivierungs- und Deaktivierungsprotokoll für Benutzer . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

296

12.13 Softwarehistorie . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

296

12.14 Alle Benutzerrollen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

297

13

Anwendungs- und Benutzerverwaltung - Aufgabenarten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 299

13.1

Benachrichtigung – Vorfall aktualisiert [durch Bearbeiter] . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

299

13.2

Benachrichtigung – Vorfall überfällig [für Anforderer] . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

300

13.3

Aufgabe – Vorfall prüfen [für alle Anwendungsexperten] . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

301

13.4

Benachrichtigung - Vorfall [durch Anforderer oder Dienstleister] aktualisiert . . . . . . . . . . . . . . . . .

302

13.5

Benachrichtigung - Vorfall überfällig [für Bearbeiter] . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

303

13.6

Aufgabe – Benutzer und Zugriffsdaten angeben . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

305

13.7

Aufgabe – Benutzer- und Zugriffsdaten bearbeiten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

306

13.8

Aufgabe – Erklärung in Bezug auf Benutzerberechtigungen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

306

13.9

Aufgabe – Verbindungsproblem lösen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

307

13.10 Aufgabe – Zuordnungsproblem lösen (Eingangsnachricht) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

308

13.11 Aufgabe – Zuordnungsproblem lösen (Ausgangsnachricht) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

309

13.12 Benachrichtigung – Ihre Zugriffsrechte wurden geändert . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

310

13.13 Aufgabe – Ausgabefehler beheben . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

311

13.14 Aufgabe – IT-Kontrollprozessaufgabe bestätigen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

312

13.15 Aufgabe: Manuell angelegte Aufgaben . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

313

14

Workflow-Regeln – Quick Guide . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 315

6


•

P U B L I C



1 Anwendungs- und Benutzerverwaltung

Nach dem Produktivstart mit SAP Business ByDesign müssen Sie die täglichen Geschäftsabläufe verwalten. Das

Work Center "Anwendungs- und Benutzerverwaltung" ist für Sie als Anwendungsexperte ein zentraler Punkt zur

Durchführung grundlegender Verwaltungsaufgaben für die Anwendung. Sie können Vorfälle bearbeiten und verwalten. Sie sind in der Lage, Benutzer und deren Zugriff auf Work Center zu verwalten, Benutzerkennungen zu sperren und zu entsperren und Kennwörter zurückzusetzen. Sie können Änderungen in Bezug auf die IT in Ihrem

System steuern, testen und überwachen. Sie können Nachrichten anlegen, bearbeiten und löschen und Nachrichten verschiedenen Work-Center-Feeds zuordnen. Sie können zudem viele weitere Aspekte der Anwendung konfigurieren und verwalten.

Funktionsumfang

Die Anwendungs- und Benutzerverwaltung umfasst folgende Abschnitte:

●

Aufgaben

●

●

●

●

●

●

●

●

●

●

●

Vorfälle und Serviceaufgaben

Benutzer- und Zugriffsverwaltung

Geschäftsdatenkonsistenz

Aufgabenverteilung

Ein- und Ausgabeverwaltung

Hintergrundjobs

Nachrichtenerfassung

Compliance

Geschäftsflexibilität

Berichte

Aufgabenarten der Anwendungs- und Benutzerverwaltung


Anwendungs- und Benutzerverwaltung

P U B L I C

•


7

2 Sicht Aufgaben

2.1 Aufgaben (Anwendungs- und Benutzerverwaltung) – Quick Guide

Als Anwendungsexperte benötigen Sie eine klar strukturierte Übersicht über alle dringlichen Aufgaben. Die Sicht

Aufgaben

fasst alle offen Aufgabensteuerungselemente aus den Sichten des Work Centers

Anwendungs- und

Benutzerverwaltung

zusammen, z. B. Aufgaben zur Verwaltung der Zugriffsrechte und zur Bearbeitung von

Benutzerdaten, und liefert zu allen Elementen wichtige Informationen wie Status, Priorität und Fälligkeitsdatum.

Anwendungsexperten können auf die Sicht

Aufgaben

über das Work Center

Anwendungs- und


zugreifen.

Betriebswirtschaftlicher Hintergrund

Aufgabensteuerung

Mithilfe der Aufgabensteuerung wird sichergestellt, dass Tätigkeiten, die mit einem Geschäftsprozess innerhalb oder außerhalb Ihrer Organisation in Zusammenhang stehen, abgeschlossen und somit gesteckte Unternehmensziele erfüllt werden. Die Aufgabensteuerung wird vom System dazu verwendet, Benutzern Aufgaben zuzuweisen, damit diese mit einem Geschäftsprozess verknüpfte Aufgabensteuerungselemente auf effiziente Weise empfangen, verwalten und abschließen können. Das System legt Aufgabensteuerungselemente an, wenn es Eingaben von einem

Benutzer zu einem zugehörigen Geschäftsbeleg benötigt. Diese Tätigkeiten werden angelegt, damit Benutzer im

Rahmen eines Geschäftsprozesses Informationen prüfen, ändern oder klären sowie Elemente abschließen oder eine

Entscheidung treffen können.

Weitere Informationen finden Sie unter Aufgabensteuerung.

Aufgaben

Ihre Aufgaben überwachen

In der Auswahlliste

Anzeigen

können Sie Tätigkeiten auswählen, die Sie anzeigen und bearbeiten möchten.

Sie können z. B. die Option

Offene Aufgaben

oder eine Gruppe von Ihnen definierter

Tätigkeiten auswählen, die Sie als Abfrage gesichert haben.

Über die Auswahlliste

Gruppieren nach

können Sie Tätigkeiten nach festgelegten Kriterien wie

Fälligkeitsdatum

gruppieren.

Ihre Aufgaben bearbeiten

Die folgenden Optionen stehen Ihnen zur Erledigung der Aufgaben zur Verfügung:

●

Um Dokumente anzuzeigen und zu bearbeiten, die sich auf die Tätigkeit in Ihrem

Arbeitsvorrat beziehen, wählen Sie

Bearbeiten

.

8


•

P U B L I C


Sicht Aufgaben

●

●

Um ein neues Aufgabensteuerungselement anzulegen, das sich auf eine Tätigkeit in

Ihrem Arbeitsvorrat bezieht, wählen Sie die Tätigkeit aus, wählen Sie

Neu

, und wählen Sie anschließend die anzulegende Art des Aufgabensteuerungselements aus.

Informationen finden Sie unter Arbeiten mit Aufgaben, Benachrichtigungen und

Alarmmeldungen und unter Arbeiten mit Rückfragen.

Zur Bearbeitung einer Aufgabe markieren Sie sie, wählen

Aktionen

und wählen anschließend eine der folgenden Optionen aus.

Die Optionen können auch über das Kontextmenü rechts neben dem Aufgabentitel aufgerufen werden.

●

Weiterleiten

Geben Sie im Feld

An

die Personalnummer ein, oder suchen Sie den Mitarbeiter

über die Eingabehilfe.

Sie können weitergeleitete Tätigkeiten in der Sicht

Aufgaben

der

Startseite

verfolgen. Wählen Sie in der Sicht

Weitergegebene Aufgaben

in der Auswahlliste

Anzeigen

die Option

Von mir weitergeleitet

.

●

●

●

●

Priorität ändern

In der Auswahlliste

Priorität

können Sie eine der folgenden Optionen wählen:

Niedrig

,

Mittel

,

Hoch

oder

Sehr hoch

.

Details öffnen

Öffnet die Details zur Aufgabe. Sie können die Detailinformationen zur Aufgabe anzeigen, zum Beispiel den Versender der Tätigkeit, den Bearbeiter, zugehörige

Belege, die Beschreibung der Aufgabe und ihren Fortschritt.

Notizen hinzufügen oder anzeigen

Sie können einen Kommentar eingeben oder Kommentare von anderen

Benutzern anzeigen.

Anlagen hinzufügen oder anzeigen

Sie können eine Datei oder einen Link hinzufügen oder Anlagen von anderen

Benutzern anzeigen. Sie können Anlagen auch löschen oder ersetzen.

Je nach Konfiguration der Aufgabe stehen auch die folgenden Aktionen zur Verfügung:

●

Abbrechen

Bricht die Aufgabe ab und entfernt sie aus Ihrem Arbeitsvorrat.

●

Abschließen

Setzt den Status der Aufgabe auf

Abgeschlossen

und entfernt sie aus der Liste

Ihrer offenen Aufgaben.

Daten nach Microsoft Excel® exportieren

Um Geschäftsdaten nach Microsoft Excel zu exportieren, wählen Sie

Exportieren

und dann

Nach Microsoft Excel

. Weitere Informationen finden Sie unter Geschäftsdaten mithilfe von

Microsoft Excel exportieren.


Sicht Aufgaben

P U B L I C

•


9

3 Sicht Vorfälle und Serviceaufgaben

3.1 Sicht Vorfälle

3.1.1 Vorfälle (Anwendungs- und Benutzerverwaltung) – Quick Guide

Als Anwendungsexperte sind Sie zuständig für das Bearbeiten von Vorfällen, die von Benutzern in Ihrem

Unternehmen gemeldet oder, in einigen Fällen, automatisch von Health Checks erstellt wurden. Wenn Sie einen

Vorfall nicht selbst lösen können, können Sie ihn an Ihren Dienstleister weiterleiten und dort Hilfe anfordern. Da

Dienstleister und Anforderer nicht direkt miteinander kommunizieren können, ist es Ihre Aufgabe als Bearbeiter des

Vorfalls, den Informationsfluss aufrechtzuerhalten und z.B. Lösungsvorschläge des Dienstleisters an den Anforderer weiterzuleiten, der den Vorfall gemeldet hat.

Die Sicht

Vorfälle

enthält alle Tools, die Sie zum Verwalten von Vorfällen benötigen. Sie können diese Sicht über das

Work Center

Anwendungs- und Benutzerverwaltung

aufrufen.


Vorfälle – Übersicht

Ein Vorfall ist ein Nicht-Standard-Ereignis im System, durch das die Ausführung eines Service unterbrochen oder die Qualität eines Service sofort oder in naher Zukunft gemindert werden kann. Dem Benutzer begegnet ein Vorfall als unerwartetes Systemverhalten, zum Beispiel als:

●

●

Unerwartete oder unverständliche Fehlermeldungen auf dem Bildschirm

Falsche oder fehlende Daten

●

Probleme mit der Systemleistung

Wenn Sie in der Anwendung ein Problem feststellen, können Sie in den vorhandenen Wissensdatenbanken nach einer Lösung suchen. Wenn keine Lösung verfügbar ist, können Sie Ihrem Anwendungsexperten einen Vorfall melden, damit dieser Hilfe zur Lösung des Problems anfordert.

Weitere Informationen zum Suchen von Lösungen und Melden von Vorfällen finden Sie in der Dokumentation über das Melden eines Vorfalls.

Weitere Informationen zum Arbeiten mit Vorfällen, die Sie gemeldet haben, finden Sie in Dokumentation zum

Arbeiten mit Vorfällen.

Vorfallsprioritäten und Vorfallskategorien

Wenn ein Benutzer einen Vorfall anlegt, muss er ihm eine Kategorie und eine Priorität zuordnen, damit Sie als

Bearbeiter auf einen Blick sehen können, was für ein Problem aufgetreten ist und wie stark es sich auf die

Produktivität im Unternehmen auswirkt.

Folgende Prioritäten stehen zur Verfügung:

10


•

P U B L I C


Sicht Vorfälle und Serviceaufgaben

Vorfallsprioritäten nach Auswirkungen auf das Geschäft

Priorität

Sehr hoch

Auswirkungen auf das Geschäft

Es sind sehr wichtige Geschäftsprozesse betroffen, und entscheidende Aufgaben können nicht ausgeführt werden. Dieser Vorfall muss sofort behoben werden, da der Geschäftsablauf Ihres

Unternehmens sonst unterbrochen wird. Sicherheitsrelevanten Vorfällen muss immer diese

Priorität zugewiesen werden.

Hoch

Es sind sehr wichtige Geschäftsprozesse betroffen, und entscheidende Aufgaben können nicht ausgeführt werden. Dieser Vorfall muss schnell bearbeitet werden, da sonst Geschäftsprozesse verzögert werden.

Mittel

Niedrig

Es sind Geschäftsprozesse betroffen, doch die Produktivität wird nur in geringem Maße durch den

Vorfall beeinträchtigt.

Das Problem wirkt sich kaum oder überhaupt nicht auf Geschäftsprozesse aus.

Folgende Kategorien stehen zur Verfügung:

Vorfallkategorien

Kategorie

Hilfsmaterial ist falsch oder fehlt

Gewusst-wie-Frage

Unzureichende

Systemleistung

Beschreibung

Sie können Informationen zu einem Teil des Systems nicht finden, oder die gefundenen

Informationen sind ungeeignet.

Sie haben eine Frage zum Abschließen einer Aufgabe im System.

Der Systemdurchsatz hat negative Auswirkungen auf Geschäftsprozesse.

Integrationsproblem mit anderem System oder Service

Problem mit zusätzlicher SAP-

Software

Problem mit der

Ausgabe oder

Kommunikation

Problem mit

Benutzerkonto

Sie haben Probleme beim Konfigurieren des Datenaustauschs zwischen dem System und anderen

Anwendungen.

Sie haben Probleme mit zusätzlicher SAP-Software, beispielsweise mit der unter

Startseite Self-

Services Self-Services-Übersicht

zum Herunterladen verfügbaren Software, wenn Sie unter

Mein

Computer

die Option

Zusätzliche Software installieren

wählen.

Sie haben Probleme bei der Integration der Lösung in Ihre Ausgabe- oder Kommunikationsgeräte, z. B. Drucker oder E-Mail-Programme.

Sie haben Probleme in Zusammenhang mit Ihrem Benutzerkonto.

Falls Sie Probleme beim Zugriff auf das System haben, bitten Sie Ihren Vorgesetzten, in Ihrem Namen einen Vorfall zu melden. Weitere Informationen finden Sie nachstehend im Abschnitt Ausnahmefall:

Vorfall stellvertretend für Mitarbeiter melden.

Daten oder Text im Bild sind/ist falsch.

Fehlende oder falsche

Daten und Texte

Fehlender oder falscher

Funktionsumfang

Ein Teil der Lösung funktioniert nicht erwartungsgemäß, oder wesentliche Funktionen oder Daten fehlen. Dieser Fehler kann durch Berechtigungsprobleme verursacht worden sein.

Serviceanfrage

Sie möchten einen Service anfordern, z. B. ein Add-On-Formular oder einen Bericht.

Unerwartetes Beenden oder Systemabsturz

In Ihrem System ist ein schwerwiegender Fehler aufgetreten.



P U B L I C

•


11

Kategorie

Warnung oder

Fehlermeldung

Beschreibung

Es wird eine Fehlermeldung ausgegeben, die Unterstützung durch einen Anwendungsexperten erfordert. Sie erhalten z. B. eine Fehlermeldung zu fehlenden Daten, für deren Bearbeitung Sie keine

Berechtigung haben.

Vorfallstatuswerte

Der Status von Vorfällen ändert sich in Abhängigkeit von den Aktionen, die der Anforderer, Sie als Bearbeiter und

Ihr Dienstleister ausführen, wenn Sie den Vorfall an ihn weiterleiten. Die Statuswerte, die Sie sehen, weichen leicht von den Werten ab, die dem Anforderer angezeigt werden. Folgende Statuswerte sind für Sie als Bearbeiter des

Vorfalls sichtbar:

Vorfallstatusbeschreibungen

Status

Neu

In Bearbeitung

Beschreibung

Der Vorfall wurde gemeldet, es hat ihn jedoch noch kein

Anwendungsexperte zur Bearbeitung übernommen.

Der Vorfall wird von einem Anwendungsexperten bearbeitet.

In Bearbeitung – Aktion des Dienstleisters

In Bearbeitung – Aktion des Anforderers

In Bearbeitung – Lösung vorgeschlagen

In Bearbeitung – wieder aufgenommen

Erledigt – Lösung angenommen

Der Bearbeiter hat den Vorfall an den Dienstleister weitergeleitet, der ihn nun bearbeiten muss.

Vom Anforderer des Vorfalls ist eine Aktion erforderlich.

Dem Anforderer wurde eine Lösung vorgeschlagen, und es ist nun eine

Aktion vom Anforderer erforderlich.

Der Anforderer hat eine vorgeschlagene Lösung abgelehnt, und der Vorfall erfordert eine erneute Aktion des Bearbeiters.

Der Anforderer hat eine vorgeschlagene Lösung akzeptiert, und der Vorfall wurde aus seiner Sicht gelöst.

Erledigt – Lösung abgelehnt

Erledigt

Der Anforderer hat eine vorgeschlagene Lösung abgelehnt, aber den

Vorfall abgebrochen, da dieser nicht mehr gültig ist oder anderweitig gelöst wurde, oder der Bearbeiter hat den Vorfall stellvertretend für den

Anforderer erledigt, nachdem der Lösungsvorschlag vom Anforderer abgelehnt wurde.

Der Anforderer hat den Vorfall abgebrochen, der Bearbeiter hat den Vorfall stellvertretend für den Anforderer erledigt, oder es wurden seit 90 Tagen keine Änderungen am Vorfall vorgenommen, und dieser wurde automatisch erledigt.

Abgeschlossen

Der Bearbeiter hat den Vorfall abgeschlossen, nachdem er vom Anforderer abgebrochen oder automatisch erledigt wurde, da er seit 90 Tagen nicht geändert worden war.

Endgültig abgeschlossen – Lösung angenommen

Der Bearbeiter hat den Vorfall abgeschlossen, nachdem der Anforderer eine vorgeschlagene Lösung angenommen hat.

Informationen über die für den Anforderer sichtbaren Status finden Sie unter Eigene Vorfälle verfolgen im Abschnitt

Aufgaben im Dokument "Arbeiten mit Vorfällen".

Health-Check-Vorfälle

Das System kann resultierend aus Health Checks Vorfälle melden. Health Checks sind automatisierte Tests, die das

System vorausschauend überwachen und Anwendungsexperten oder Dienstleister bei Auftreten eines Problems

12


•

P U B L I C



alarmieren. Die meisten Health-Check-Vorfälle werden direkt an den Dienstleister zur Bearbeitung weitergeleitet.

Wird bei einem Health Check ein Problem entdeckt, das die Aufmerksamkeit eines Anwendungsexperten erfordert, wird der Vorfall in der Sicht

Vorfälle

des Work Centers


angezeigt.

Support: Allgemeine Informationen

Der Support steht allen Anwendungsexperten täglich rund um die Uhr zur Verfügung und wird während der

Geschäftszeiten (9:00 bis 17:00 Uhr Kundenortszeit) in der jeweiligen Landessprache angeboten. Außerhalb der

Geschäftszeiten ist der Support nur für Vorfälle mit

sehr hoher

Priorität und in englischer Sprache verfügbar.

Aufgaben und Benachrichtigungen

Wenn ein neuer Vorfall gemeldet wird oder an einem Vorfall Änderungen erfolgen, erhalten Sie eine Aufgabe oder eine Benachrichtigung. Sie können Ihre Aufgaben und Benachrichtigungen unter

Anwendungs- und

Benutzerverwaltung Aufgaben

anzeigen. Als Anwendungsexperte können Sie die folgenden Aufgaben- und

Benachrichtigungsarten erhalten:

●

●

●

Aufgabe – Vorfall prüfen [für alle Anwendungsexperten] [Seite 301]

Diese Aufgabe erhalten alle Anwendungsexperten, wenn ein neuer Vorfall gemeldet wird.

Benachrichtigung – Vorfall [durch Anforderer oder Dienstleister] aktualisiert [Seite 302]

Diese Benachrichtigung erhalten Sie, wenn der Anforderer oder Dienstleister dem Vorfall neue Informationen hinzufügt.

Benachrichtigung – Vorfall überfällig [für Bearbeiter] [Seite 303]

Diese Benachrichtigung erhalten Sie, wenn an einem von Ihnen bearbeiteten Vorfall seit 30 Tagen keine

Änderungen vorgenommen wurden. Sie werden hiermit informiert, dass der Vorfall nach weiteren 60 Tagen ohne Änderung automatisch erledigt wird.

Konfigurationseinstellungen

Es ist möglich, bestimmte Elemente einiger dieser Benachrichtigungen mithilfe der betriebswirtschaftlichen

Konfigurationsaufgabe

Aufgabensteuerung für Vorfallsmanagement

zu konfigurieren. Um diese Aufgabe aufzurufen, wählen Sie im Work Center

Betriebswirtschaftliche Konfiguration

die Sicht

Implementierungsprojekte

. Markieren Sie

Ihr Implementierungsprojekt, und wählen Sie

Aufgabenliste öffnen

. Wählen Sie die Phase

Fine-Tuning

und anschließend in der Aufgabenliste die Aufgabe


.

Zuvor müssen Sie jedoch die Aufgabe


zu Ihrem Projekt hinzufügen.

Weitere Informationen finden Sie unter Optionale Aufgaben hinzufügen oder entfernen im Abschnitt Weitere

Aufgaben der Dokumentation zum Abschließen der Aufgabenliste.

Vorfallsanalyse

Das System stellt die folgenden Berichte zur Verfügung, die sich auf Vorfälle beziehen:

●

Offene Vorfälle [Seite 290]

Zeigt alle offenen Vorfälle an und gibt Aufschluss darüber, ob die Reaktionszeit und die maximale

Bearbeitungszeit überschritten wurden.

●

●

Vergleich angelegter und gelöster Vorfälle – Letzte 3 Monate [Seite 287]

Zeigt einen Vergleich der gemeldeten mit den gelösten Vorfällen für die letzten 3 Monate.

Vergleich angelegter und gelöster Vorfälle – Letzte 12 Monate [Seite 286]

Zeigt einen Vergleich der gemeldeten mit den gelösten Vorfällen für die letzten 12 Monate.

●

●

Vorfallhistorie – Letzte 3 Monate [Seite 289]

Zeigt die Bearbeitungszeiten bis zum Abschließen von Vorfällen für die letzten 3 Monate.

Vorfallhistorie – Letzte 12 Monate [Seite 288]

Zeigt die Bearbeitungszeiten bis zum Abschließen von Vorfällen für die letzten 12 Monate.

Als Anwendungsexperte können Sie diese Berichte in der Sicht "Berichte" der folgenden Work Center anzeigen:



P U B L I C

•


13

●

●

Startseite


Konfigurationseinstellungen

Es besteht die Möglichkeit, für Vorfälle aller Prioritäten die Reaktionszeit und die maximale Bearbeitungszeit in der betriebswirtschaftlichen Konfigurationsaufgabe

Zeitprofil für Vorfallsmanagement

zu konfigurieren. Um diese

Aufgabe aufzurufen, wählen Sie im Work Center


die Sicht


. Markieren Sie Ihr Implementierungsprojekt, und wählen Sie


.

Wählen Sie die Phase

Fine-Tuning


Zeitprofil für

Vorfallsmanagement

.


Zeitprofil für Vorfallsmanagement

zu Ihrem Projekt hinzufügen. Weitere

Informationen finden Sie unter Optionale Aufgaben hinzufügen oder entfernen im Abschnitt Weitere Aufgaben der

Dokumentation zum Abschließen der Aufgabenliste.

Aufgaben

Vorfälle verfolgen und übernehmen

Vorfälle verfolgen

Alle von Benutzern gemeldeten Vorfälle sowie einige Health-Check-Vorfälle werden an das

Work Center


weitergeleitet und können dort von

Anwendungsexperten verfolgt werden. In der Sicht

Übersicht

des Work Centers

Anwendungsund Benutzerverwaltung

sehen Sie, wie viele Vorfälle mit einem bestimmten Status derzeit offen sind. In der Sicht

Vorfälle

werden die Vorfälle detaillierter angezeigt. Sie können die

Anzeige von Vorfällen in der Sicht

Vorfälle

steuern, indem Sie in der Auswahlliste

Anzeigen

einen der folgenden Werte auswählen:

Vorfallstatusbeschreibungen

Status

Neue Vorfälle

Beschreibung

Vorfälle, die noch nicht durch einen Anwendungsexperten zur

Bearbeitung übernommen wurden.

Meine offenen Vorfälle

Vorfälle, für die Dienstleister mehr Informationen benötigt

Vorfälle mit einem

Lösungsvorschlag vom

Dienstleister

Vorfälle in Bearbeitung

Offene Vorfälle, für die Sie als Bearbeiter angegeben sind.

Vorfälle, die vom Dienstleister mit der Anforderung zusätzlicher

Informationen zur Problembehebung zurückgesendet wurden.

Vorfälle, bei denen der Dienstleister eine Lösung des gemeldeten

Problems vorgeschlagen hat, wobei dieser Vorschlag aber noch nicht dem Anforderer vom Bearbeiter unterbreitet wurde.

Vorfälle, die ein Eingreifen auf Bearbeiterseite erfordern, d. h.

Vorfälle, die vom Bearbeiter zur Bearbeitung übernommen wurden, und Vorfälle, die vom Anforderer an den Bearbeiter zurückgesandt wurden.

Offene Vorfälle meines Teams

Vorfälle, für die Ihr Team zuständig ist. (Das Team richtet sich nach den Einstellungen in der organisatorischen Zuordnung.)

Wenn Sie der Vorgesetzte eines Teams sind, können Sie die Vorfälle anzeigen, die Ihr Team bearbeitet.

In Bearbeitung – Aktion des

Dienstleisters

Vorfälle, die an Ihren Dienstleister weitergeleitet wurden, der derzeit an der Lösung des gemeldeten Problems arbeitet.

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•

P U B L I C



Status

Vorfälle, die Aktion durch

Anforderer erfordern

Abgeschlossene Vorfälle

Endgültig abgeschlossene

Vorfälle

Alle Vorfälle

Beschreibung

Vorfälle, die mit einem Lösungsvorschlag oder einer Anfrage zu weiteren Informationen an den Anforderer zurückgesendet wurden.

Vorfälle, die aus Sicht des Anforderers gelöst sind, d. h. Vorfälle, die der Anforderer abgebrochen hat, da sie keine Relevanz mehr besitzen oder in anderer Weise behoben werden konnten oder für die der Anforderer einen Lösungsvorschlag angenommen hat. Vorfälle, die vom Bearbeiter stellvertretend für den Anforderer erledigt wurden oder deren Abschluss automatisch erfolgte, weil sie seit 90

Tagen nicht geändert wurden, werden ebenfalls in dieser Liste angezeigt.

Vorfälle, die aus Sicht des Bearbeiters gelöst sind, d. h. Vorfälle, die der Bearbeiter abgeschlossen hat.

Sobald ein Vorfall endgültig abgeschlossen ist, kann er in keiner

Hinsicht mehr bearbeitet werden.

Alle Vorfälle, unabhängig von ihrem aktuellen Status.

Wenn Sie die Option

Vorfälle mit einem Lösungsvorschlag vom Dienstleister

auswählen, können Sie die angezeigten Vorfälle weiter verfeinern, indem Sie das Feld

Lösung des

Dienstleisters

zum Filtern verwenden. Es stehen die folgenden Status zur Verfügung:

Status

Leer

Beschreibung

Der Dienstleister hat keine Lösung vorgeschlagen.

Vorgeschlagen

Abgelehnt

Der Dienstleister hat eine Lösung vorgeschlagen.

Der Bearbeiter hat die Lösung des Dienstleisters abgelehnt und den Vorfall an diesen zur weiteren Analyse zurückgesandt.

Weitere Informationen erforderlich

Ihr Dienstleister benötigt weitere Informationen von Ihnen (oder vom Anforderer), um den Vorfall zu lösen.

Um die Details eines Vorfalls anzuzeigen, wählen Sie dessen Nummer.

Vorfall einem anderen Anwendungsexperten zuordnen

Wenn Sie beispielsweise in Urlaub gehen und gewährleisten müssen, dass die derzeit von

Ihnen bearbeiteten Vorfälle bzw. neue Vorfälle, die Sie in der Regel selbst bearbeiten würden, von einem Ihrer Kollegen bearbeitet werden, können Sie einem Vorfall einen bestimmten

Bearbeiter zuweisen. Sie können diese Option auch verwenden, wenn Sie einen Vorfall, den

Sie gerade selbst bearbeiten, nicht selbst lösen können und daher einem Kollegen zur weiteren

Bearbeitung zuweisen wollen.

1.

Öffnen Sie den Vorfall zur Bearbeitung, indem Sie ihn in der Liste der Sicht

Vorfälle

auswählen, und wählen Sie

Bearbeiten

.

2.

Geben Sie in das Feld

Bearbeiter

den Namen des Kollegen ein, dem Sie den Vorfall zuordnen möchten.

3.

Machen Sie bei Bedarf Angaben zu diesem Kollegen, indem Sie

Hinzufügen

und dann

Interner Kommentar

wählen.

Wählen Sie

Sichern

.



P U B L I C

•


15

Der Anwendungsexperte, dem Sie den Vorfall zugewiesen haben, wird nun informiert, dass er mit der Vorfallsbearbeitung beginnen muss.

Neuen Vorfall zur Bearbeitung übernehmen

1.

Wählen Sie in der Auswahlliste

Anzeigen

die Option

Neue Vorfälle

.

2.

Markieren Sie den zu bearbeitenden Vorfall, und wählen Sie

Bearbeiten

.

3.


Aktion

die Option

Bearbeitung starten

.

Wählen Sie

Sichern

.

Ihr Name wird im Feld

Bearbeiter

angezeigt, und der Status des Vorfalls ändert sich von

Neu

in

In Bearbeitung

.

Vorfall mit beliebigem Status zur Bearbeitung übernehmen

Falls beispielsweise ein Kollege erkrankt und Sie dessen Aufgaben kurzerhand übernehmen müssen, ist für Sie die Übernahme eines Vorfalls möglich, dessen Bearbeitung durch Ihren

Kollegen bereits begonnen wurde.

In der Liste der Sicht

Vorfälle

markieren Sie den zu bearbeitenden Vorfall und wählen

Übernehmen

.

Ihr Name wird im Feld

Bearbeiter

zwar angezeigt, es erfolgt aber keine Änderung des

Vorfallsstatus.

Vorfall bearbeiten

Nach einer Lösung suchen

1.

Übernehmen Sie den Vorfall, und öffnen Sie ihn zur Bearbeitung.

Wenn Sie nach einer Lösung suchen möchten, ohne zuerst den Vorfall zur Bearbeitung zu übernehmen, um beispielsweise eine Liste mit neuen Vorfällen nach schnell lösbaren zu durchsuchen und in Erfahrung zu bringen, welche Vorfälle aufwendiger sind und unter Umständen an andere Anwendungsexperten verteilt werden müssen, wählen Sie die Nummer eines Vorfalls, um dessen Details anzuzeigen, und wählen Sie dann

Lösungssuche starten

. Sie können dann nach einer Lösung wie nachstehend beschrieben suchen.

2.

Sehen Sie sich die Details zum Vorfall an, und überprüfen Sie, ob Sie den Vorfall sofort lösen können. Besonders hilfreich sind hierfür die Informationen auf der Registerkarte

Bildschirmabgriff

, die einen Bildschirmabgriff des Systems zum Zeitpunkt des Vorfalls enthält. Der Anforderer kann diesen Bildschirmabgriff mit Anmerkungen versehen, um das Problem besser zu veranschaulichen und Ihnen das Verständnis zu erleichtern.

16


•

P U B L I C



Die Registerkarte

Bildschirmabgriff

wird nur angezeigt, wenn ein

Bildschirmabgriff an den Vorfall angehängt wurde. Ein Bildschirmabgriff wird automatisch an jeden gemeldeten Vorfall angehängt. Eine Ausnahme hierfür stellen die folgenden Fälle dar:

●

Der Anforderer hat die Markierung des Ankreuzfeldes

Bildschirmabgriff ist für den Vorfall relevant

im Schritt

Informationen zum Vorfall eingeben

während der Vorfallsmeldung aufgehoben.

●

●

Der Anforderer hat den Vorfall über die Startseite in der Sicht

Self-

Services-Übersicht

gemeldet.

Der Anforderer hat den Vorfall im Namen eines Mitarbeiters über die allgemeine Aufgabe

Mitarbeiterservices stellvertretend aufrufen

im Work

Center

Mein Verantwortungsbereich

gemeldet.

●

●

Der Anforderer hat den Vorfall über das Add-In für Microsoft Excel gemeldet.

Aus technischen Gründen konnte kein Bildschirmabgriff erstellt werden.

3.

Wenn Sie den Vorfall nicht sofort lösen können, wählen Sie

Lösungssuche

, um vorhandene Wissensdatenbanken nach einer Lösung des Problems zu durchsuchen.

4.

Geben Sie auf der Registerkarte

Suche

im Feld

Suchen

die Schlüsselbegriffe in

Verbindung mit dem Vorfall ein (z.B.

Kundenauftrag

).

Um Ihre Suche zu verfeinern, können Sie

Erweitert

wählen und zusätzliche

Suchkriterien festlegen, beispielsweise das Work Center und die Work-Center-Sicht, in dem bzw. der das Problem aufgetreten ist.

Möglicherweise hat das System bereits einige der Felder für zusätzliche Suchkriterien ausgefüllt, die beim Wählen von

Erweitert

angezeigt werden. Um die Trefferzahl Ihrer

Suche zu erhöhen, löschen Sie die Werte in diesen Feldern.

Wählen Sie

Start

.

Das System durchsucht folgende Repositorys nach Lösungen für das Problem:

Repository-Arten

Repository Beschreibung

Community-

Ressourcen

Diskussionsforen, in denen Benutzer Fragen einstellen und Themen diskutieren können

Fehleranalyse Sammlung von allgemeinen Problemen in Verbindung mit deren Lösungen bzw. Workarounds

Integrierte Hilfe Im Lieferumfang der Lösung enthaltene Dokumente und Wissensinhalte

Das System zeigt die Dokumente an, die Ihren Schlagwörtern entsprechen. Die

Lösungssuche ist nicht sprachspezifisch. Das heißt, dass die Ergebnisliste möglicherweise Dokumente in anderen Sprachen als Ihrer Anwendungssprache enthält, wenn Ihre Schlagwörter in diesen Dokumenten gefunden wurden.

Die Sprache, in der die Dokumente angezeigt werden, wird durch die Anzeigesprache

Ihres Webbrowsers bestimmt. Wenn Sie ein Dokument in der Ergebnisliste wählen, das eine englische Überschrift aufweist, die Sprache Ihres Webbrowsers aber Deutsch ist, wird das Dokument nach dem Öffnen auf Deutsch angezeigt, sofern es auf Deutsch verfügbar ist. Ändern Sie die Sprache Ihres Webbrowsers, um die Sprache zu ändern, in der Dokumente angezeigt werden.



P U B L I C

•


17

Um die Suchergebnisse nach Repository-Typ zu gruppieren, wählen Sie in der

Auswahlliste

Gruppieren nach

die Option

Repository-Typ

.

Wenn Sie Schlagwörter in einer anderen Sprache als Englisch eingeben und nicht genügend Ergebnisse erhalten, wiederholen Sie die Suche unter

Verwendung englischer Schlagwörter. Auf diese Weise können Sie die Anzahl der Treffer unter Umständen erhöhen.

Ein weiterer Grund für zu wenige Treffer ist möglicherweise der, dass das

System bereits einige der Felder für zusätzliche Suchkriterien ausgefüllt hat, die beim Wählen von

Erweitert

angezeigt werden. Um die Trefferzahl Ihrer

Suche zu erhöhen, löschen Sie die Werte in diesen Feldern.

5.

Wählen Sie den Titel des Dokuments, das Sie lesen möchten, und ermitteln Sie, ob das

Problem damit gelöst werden kann.

6.

Wenn Sie ein Dokument zur Lösung des Problems finden, fügen Sie es dem Vorfall hinzu, indem Sie das Ankreuzfeld

In Sammlung

markieren. Dokumente, die Sie dem

Vorfall als Lösungsvorschläge anhängen, werden auf der Registerkarte

Lösungssammlung

aufgelistet.

Falls Sie kein Dokument finden können, das zur Lösung des Vorfalls beiträgt, leiten Sie den Vorfall mit der Bitte um Unterstützung an Ihren Dienstleister weiter. Eine entsprechende Beschreibung finden Sie in diesem Dokument unter Vorfall an den

Dienstleister weiterleiten.

Sie können auch eine Frage in eines der Business-Center-Foren einstellen. Wählen Sie hierzu

HILFE Communitys für SAP Business ByDesign Auf die SAP Business

ByDesign Community zugreifen

. In den

Diskussionsforen

können Sie andere Kunden,

Partner und Dienstleister kontaktieren. Wenn Sie keinen Zugriff auf das Business

Center haben, wenden Sie sich an den Projektleiter Ihres Implementierungspartners.

Anforderer um zusätzliche Informationen bitten

Wenn Sie eine Frage zum Problem haben, können Sie den Vorfall an den Anforderer mit der

Bitte um weitere Informationen zurückschicken.

1.

Öffnen Sie den Vorfall zur Bearbeitung.

2.


Aktion

die Option

An Anforderer senden

.

3.

Wählen Sie

Hinzufügen

und

Notiz für Anforderer

, und geben Sie Ihre Frage in das

Textfeld ein.

Wenn Sie eine Aufzeichnung der einzelnen Schritte benötigen, die der Anforderer unmittelbar vor dem Auftreten des Vorfalls durchgeführt hat, geben Sie in das Textfeld für den Anforderer eine Anmerkung mit der Bitte ein, die Trace-Funktion zur

Reproduktion des Problems zu verwenden. Eine Beschreibung dieser Funktion bietet die Rollover-Erläuterung der Drucktaste

Trace starten

im Bild zur Bearbeitung des

Vorfalls.

Wählen Sie

Sichern

.

Der Status des Vorfalls wird in

In Bearbeitung - Aktion des Anforderers abgeändert. Der Anforderer wird informiert, dass er in Aktion treten muss.

Vorfall bearbeiten, ohne dessen Status zu ändern

Wenn Sie bereits mit der Bearbeitung eines Vorfalls begonnen haben, können Sie diesem ohne

Statusänderung Informationen hinzufügen. Beispiel: Vom Anforderer wurde ein Vorfall gemeldet, der sich darauf bezieht, dass der Tonerfüllstand im Drucker niedrig ist. Sie möchten

18


•

P U B L I C



nun vermerken, dass Sie mehr Toner bestellt haben, dieser aber erst in einigen Tagen eintreffen wird.

1.


2.

Wählen Sie

Hinzufügen

und dann je nach Bedarf

Notiz für Dienstleister

,

Interner

Vermerk

oder


, und geben Sie Ihre Anmerkung in das Textfeld ein.

Wählen Sie

Sichern

.

Wenn Sie


wählen, wird der Dienstleister informiert, dass Sie dem

Vorfall Informationen hinzugefügt haben. Der Dienstleister hat dann die Möglichkeit, den Vorfall zu öffnen und die von Ihnen hinzugefügten Informationen zu lesen.

Wenn Sie


wählen, werden die eingegebenen Infos nur Ihnen angezeigt. Wenn Sie dann aber den Vorfall an den Anforderer zurückschicken oder an einen anderen Anwendungsexperten weiterleiten, werden die Infos auch diesem

Benutzer angezeigt. Diese Option ist beispielsweise auch dann sinnvoll, wenn der

Status eines Vorfalls

Erledigt

,

Erledigt – Lösung angenommen

oder

Erledigt

– Lösung abgelehnt

lautet und Sie eine Anmerkung für sich selbst mit

Informationen hinzufügen möchten, die für Sie bei der Lösung des Vorfalls hilfreich waren.

Wenn Sie


wählen, wird der Anforderer informiert, dass Sie dem

Vorfall Informationen hinzugefügt haben. Der Anforderer hat dann die Möglichkeit, den

Vorfall zu öffnen und die von Ihnen hinzugefügten Informationen zu lesen.

Vorfall an den Dienstleister weiterleiten

Wenn Sie für ein Problem keine Lösung finden können, leiten Sie den Vorfall an Ihren

Dienstleister mit der Bitte um Unterstützung weiter.

Wenn Sie den Vorfall an den Dienstleister weiterleiten, leitet dieser den Vorfall möglicherweise zur weiteren Analyse an SAP weiter. Wenn die Ursachenanalyse durch

SAP ergibt, dass der Vorfall durch ein Partnerprodukt verursacht wurde, das lizenziert wurde, kann SAP diesen Vorfall, einschließlich aller zugehörigen Kontextdaten, an den

Support des zuständigen Partners weiterleiten.

Voraussetzungen

Sie haben Ihre Kontaktinformationen eingegeben. Sie müssen eine Telefonnummer und eine

E-Mail-Adresse angeben, damit der Dienstleister Sie direkt kontaktieren kann. Sie können diese Informationen im Work Center

Startseite

in der Sicht

Self-Services-Übersicht

unter

Mitarbeiterverzeichnis Meine geschäftlichen Kontaktdaten bearbeiten

aktualisieren.

1.


2.


Aktion

die Option

An Dienstleister senden

.

3.

Überprüfen Sie, ob die Eingabe im Feld

Anwendungsbereich

korrekt ist, und ändern Sie diese gegebenenfalls.

4.

Wählen Sie

Hinzufügen

, und wählen Sie dann


.

5.

Geben Sie in das Textfeld ein, warum Sie den Vorfall an den Dienstleister senden.

Wenn Sie einen Vorfall mit der Priorität

Sehr hoch

weiterleiten, vermerken Sie in diesem

Feld die Auswirkungen auf das Unternehmen, damit dies dem Dienstleister sofort offenkundig ist.

Aus Sicherheitsgründen dürfen Sie nie Ihr Kennwort oder das des

Anforderers dem Vorfall hinzufügen.

Wählen Sie

Sichern

.



P U B L I C

•


19


In Bearbeitung – Aktion des

Dienstleisters

abgeändert.

Der Eingang des Vorfalls beim Dienstleister wird auf zweierlei Art angegeben:

●

Im Feld

Nummer der externen Referenz

wird ein Wert angezeigt. Hierbei handelt es sich um die Nummer, die dem Vorfall im System des Dienstleisters zugeordnet wurde.

●

Auf der Registerkarte

Allgemein

wird eine

Notiz von Dienstleister angezeigt, um den Eingang des Vorfalls beim Dienstleister zu bestätigen.

Falls der Eingang des Vorfalls auch nach einer Stunde ab dem Zeitpunkt der

Weiterleitung an den Dienstleister noch nicht auf eine dieser beiden Arten bestätigt wurde, melden Sie den Vorfall aus dem Business Center wie weiter unten unter

Ausnahmefälle: Vorfall im Business Center melden beschrieben.

Zusätzliche Informationen an den Dienstleister senden

Wenn Sie bereits einen Vorfall an Ihren Dienstleister weitergeleitet haben und diesem weitere

Informationen zukommen lassen möchten, führen Sie die folgenden Schritte aus:

1.


2.

Wählen Sie

Hinzufügen



.

3.

Geben Sie die Informationen, die Sie mitteilen möchten, in das Textfeld ein.

Fügen Sie bei Bedarf dem Vorfall eine Datei oder einen Link als Anlage hinzu.

Wählen Sie

Sichern

.

Der Status des Vorfalls wird nicht geändert.

Auf eine Frage des Dienstleisters antworten

Wenn der Dienstleister den Vorfall an Sie mit der Bitte um weitere Informationen zurückgesendet hat, antworten Sie auf die Frage, indem Sie die folgenden Schritte ausführen:

1.


2.


Aktion

die Option


.

3.

Wählen Sie

Hinzufügen



.

4.

Geben Sie die Informationen, die Sie mitteilen möchten, in das Textfeld ein.

Fügen Sie bei Bedarf dem Vorfall eine Datei oder einen Link als Anlage hinzu.

Wählen Sie

Sichern

.



Dienstleisters

abgeändert.

Lösung dem Anforderer vorschlagen

Wenn Sie eine Lösung für das Problem gefunden haben oder Ihr Dienstleister eine Lösung vorgeschlagen hat, leiten Sie den Vorfall zusammen mit dieser Lösung an den Anforderer weiter.

1.


2.


Aktion

die Option

Lösung vorschlagen

.

3.

Wählen Sie

Hinzufügen

und


, und geben Sie eine Erläuterung in das Textfeld ein.

Wenn Sie ein Dokument mit der Beschreibung der Lösung gefunden haben, die Sie vorschlagen möchten, fügen Sie es wie oben unter Lösung suchen hinzu.

Wählen Sie

Sichern

.

20


•

P U B L I C




In Bearbeitung - Lösung vorgeschlagen abgeändert. Der Anforderer wird informiert, dass er in Aktion treten muss.

Vorfall an den Dienstleister zurücksenden

Wenn die vom Dienstleister vorgeschlagene Lösung das Problem nicht löst, senden Sie den

Vorfall an ihn zurück.

1.


2.


Aktion

die Option


.

3.

Wählen Sie

Hinzufügen



.

4.

Geben Sie in das Textfeld den Grund ein, warum Sie den Vorfall zurücksenden.

Wählen Sie

Sichern

.



Dienstleisters

abgeändert.

Vorfall schließen

Wenn der Status eines Vorfalls

Erledigt

,


oder

Erledigt – Lösung abgelehnt

lautet, steht Ihnen in der Auswahlliste

Aktion

die Option

Schließen

zur Verfügung, damit Sie angeben können, dass der Vorfall Ihrerseits gelöst ist.

1.


Anzeigen

die Option

Abgeschlossene Vorfälle

.

2.


3.


Aktion

die Option

Schließen

.

4.

Wählen Sie bei Bedarf

Hinzufügen

und dann


, und geben Sie in das Textfeld einen Kommentar ein.

Wählen Sie

Sichern

.

Falls der Status des Vorfalls


lautete, wird er nun in

Abgeschlossen – Lösung angenommen

geändert.

Falls der Status des Vorfalls

Erledigt

oder

Erledigt – Lösung abgelehnt lautete, wird er nun in

Abgeschlossen

geändert.

Der Vorfall ist jetzt abgeschlossen und kann nicht mehr bearbeitet werden.

Application Sharing verwenden

Der Dienstleister kann eine Sitzung zur sicheren gemeinsamen Nutzung von Anwendungen

(Application Sharing) initiieren, und zwar für alle Mitarbeiter im Unternehmen. Dazu sendet

Ihnen der Dienstleister eine Sitzungsanfrage mit der Sitzungsnummer. Nach dem Erhalt der

Anfrage können Sie die Sitzung zur verabredeten Zeit starten, indem Sie die folgenden Schritte ausführen:

1.


2.

Wählen Sie

Supportzugriff ermöglichen

.

Daraufhin wird eine neue Browsersitzung geöffnet, und die Webseite für Netviewer wird angezeigt.

3.

Wählen Sie für Ihre Sitzung die Sprache aus, und wählen Sie dann das Symbol unter

Starten Sie hier das Netviewer one2meet Teilnehmerprogramm

.

4.

Wählen Sie

Ausführen

.

Je nach den gewählten Sicherheitseinstellungen müssen Sie die Option

Ausführen

mehrmals auswählen.



P U B L I C

•


21

Der Anmeldedialog

Startsitzung

wird angezeigt.

5.

Geben Sie die Sitzungsnummer aus der Dienstleisteranfrage ein. (Für den Beitritt zur

Sitzung ist kein Kennwort erforderlich.)

6.

Wählen Sie

Verbinden

.

Das Netviewer-Bild wird angezeigt.

7.

Folgen Sie den Anweisungen im Bild, und stimmen Sie der Anfrage zu, dass die Inhalte auf Ihrem Bildschirm mit dem Dienstleister geteilt werden.

8.

Wenn Sie eine Kopie der Sitzungsprotokolldatei für Netviewer behalten möchten, wählen Sie

Sichern

.

Um die Protokolldatei anzuzeigen, benötigen Sie den Netviewer NetPlayer, den

Sie auf derselben Webseite, auf der Sie die Sitzung gestartet haben, herunterladen können.

Health-Check-Vorfall bearbeiten

Wenn Sie einen Health-Check-Vorfall empfangen, sind die zum Lösen des Vorfalls auszuführenden Schritte in der Nachricht aufgeführt. Health Checks werden in der

Anwendungssprache angezeigt.

Die Beschreibung wird standardmäßig auf Englisch angezeigt. Damit wird sichergestellt, dass sie für den Dienstleister verständlich ist. Sie können die

Informationen in der Anwendungssprache anzeigen, indem Sie

Health Check

wählen.

Um den Vorfall zu lösen, führen Sie die folgenden Schritte aus:

1.

Übernehmen Sie den Vorfall, und öffnen Sie ihn zur Bearbeitung.

2.

Lesen Sie die Anweisungen in der Health-Check-Nachricht, und führen Sie die dort aufgelisteten Schritte aus.

3.

Wenn der Vorfall nach Durchführung der Schritte behoben werden konnte, wählen Sie in der Auswahlliste

Aktion

die Option

Abschließen

.

Wählen Sie

Sichern

.


Erledigt

geändert, sodass Sie ihn dann schließen können.

4.

Wenn mit der Ausführung der Schritte der Vorfall nicht gelöst werden kann, wählen Sie in der Auswahlliste

Aktion

die Option


aus, um den Vorfall an den Dienstleister weiterzuleiten.

Wenn Sie dem weiterzuleitenden Health-Check-Vorfall weitere Informationen hinzufügen möchten, können Sie Anlagen hinzufügen oder diese aktualisieren, oder Sie können

Hinzufügen

und dann

Notiz für alle Beteiligten

wählen und in das Textfeld weitere Informationen eingeben.

Wenn Sie Text mit dieser Funktion hinzufügen, kann jeder, der an der

Bearbeitung dieses Vorfalls beteiligt ist (Bearbeiter und Dienstleister), den Text lesen.

Sie können die Priorität des Vorfalls bei Bedarf auch ändern.

Wählen Sie

Sichern

.



Dienstleisters

abgeändert.

Ausnahmefälle

22


•

P U B L I C



Vorfall stellvertretend für Mitarbeiter melden

Verwenden Sie diese Funktion nur im Notfall, da keine wertvollen

Kontextinformationen, z. B. ein Bildschirmabgriff, an den Vorfall angehängt werden können.

Als Vorgesetzter können Sie einen Vorfall stellvertretend für einen Mitarbeiter melden, wenn dieser nicht die Möglichkeit dazu hat.

1.

Starten Sie die allgemeine Aufgabe


, die zum Work Center


gehört.

2.

Wählen Sie den Namen des Mitarbeiters aus, in dessen Namen Sie einen Vorfall melden möchten, und wählen Sie unter

Service und Support

die Option

Neuer Vorfall

.

3.

Suchen Sie nach einer Lösung für das Problem, wie oben beschrieben. Melden Sie den

Vorfall Ihrem Anwendungsexperten, wenn keine Lösung verfügbar ist.

Vorfall im Business Center melden

Falls Ihre Anwendung nicht verfügbar ist, können Sie einen Vorfall aus dem Business Center melden.

1.

Melden Sie sich beim Business Center ( http://www.sme.sap.com

) an, und wählen

Sie

Help

.

2.

Wählen Sie zu Ihrem Vorfall die Kategorie ("Category"), die Dinglichkeit ("Urgency") und die Sprache ("Language") aus.

3.

Geben Sie im Feld

Betreff

("Subject") eine kurze Beschreibung des Problems ein.

4.

Beantworten Sie die im Feld

Meldung

("Message") aufgeführten Fragen, um detaillierte

Angaben zum Problem zu machen.

Wählen Sie

Senden

("Send").

Wenn Sie einen Vorfall im Business Center melden, müssen Sie den Vorfall auch dort nachverfolgen, indem Sie

My Workspace MY INBOX

wählen. Sie erhalten eine E-Mail-

Benachrichtigung, wenn der Dienstleister den Vorfall an Sie mit der Bitte um weitere

Informationen oder um einen Lösungsvorschlag an Sie zurückgeben sollte.

Notfallhotline anrufen

Verwenden Sie die Notfallhotline, wenn sowohl Ihre Anwendung als auch der webbasierte

Support im Business Center nicht zur Verfügung steht.

Wählen Sie die Notfallhotline für Ihr Land. Die entsprechenden Telefonnummern finden Sie im

Business Center auf der Seite

Help

. Notieren Sie sich die Nummer für Ihr Land, und legen Sie sie an einem Ort ab, auf den Sie zugreifen können, wenn das Business Center nicht verfügbar ist.

Wenn Sie ein Problem über die Notfallhotline melden, wird kein Vorfall in Ihrer

Anwendung gemeldet. Die Kommunikation erfolgt ausschließlich per Telefon oder E-

Mail.

Vorfall eskalieren

Das Vorfallseskalationsmanagement bezeichnet Ausnahmeprozesse zur Bearbeitung kritischer Vorfälle, die nicht in einem akzeptablen Zeitrahmen bei zufriedenstellender Qualität im Rahmen des Vorfallsmanagements gelöst werden können.



P U B L I C

•


23

Voraussetzungen

Sie haben einen Vorfall mit der Priorität

Sehr hoch

gemeldet, dessen Reaktionszeit

überschritten wurde.

Ein Vorfall mit der Priorität

Sehr hoch

ist in den folgenden Situationen gerechtfertigt:

●

Sie haben keinerlei Zugriff auf Ihre Anwendung.

●

●

●

Der Produktivstart Ihrer Anwendung oder ein System-Upgrade ist in Gefahr.

Ihre Kerngeschäftsprozesse werden abgebrochen, und es stehen keine alternativen

Prozesse zur Verfügung.

Ihr Vorfall erfordert sofortige Aufmerksamkeit, da Ihrem Unternehmen sonst gravierende Verluste drohen.

Um eine Eskalation anzufordern, rufen Sie die Notfallhotline Ihres Landes an, und geben Sie

Folgendes an:

●

●

●

Die Vorfallsnummer

Auswirkungen des Vorfalls auf das Unternehmen

Den Namen mindestens eines Ansprechpartners mit Telefonnummer und E-Mail-

Adresse (stellen Sie sicher, dass diese Person jederzeit erreichbar ist.)

Vorfall im Namen des Anforderers abschließen

Wenn es dem Anforderer nicht möglich ist, einen Vorfall abzuschließen, beispielsweise dann, wenn dieser das Unternehmen verlassen hat, müssen Sie als Bearbeiter den Vorfall im Namen des Anforderers abschließen.

1.


2.


Aktion

die Option

Abschließen

.

Wählen Sie

Sichern

.

Der Status des Vorfalls ändert sich in

Erledigt

(oder in

Erledigt – Lösung abgelehnt

, falls der Anforderer bereits eine vorgeschlagene Lösung abgelehnt hat), und Sie können den Vorfall abschließen.

3.2 Sicht Serviceaufgaben

3.2.1 Serviceaufgaben – Quick Guide

In der Sicht

Serviceaufgaben

können Sie automatisierte Services als dringliche Verwaltungsaufgaben verwalten. Es werden alle Serviceaufgaben aufgeführt, die vom System angelegt wurden. Über die Auswahlliste

Anzeigen

können

Sie eine der folgenden Optionen zur Definition der anzuzeigenden Serviceaufgaben auswählen:

●

●

Offene Serviceaufgaben

Serviceaufgaben, die freigegeben oder ausgeführt (nach der Freigabe) werden müssen

Abgeschlossene Serviceaufgaben

Serviceaufgaben mit dem Status

Abgeschlossen

,

Fehlgeschlagen

und

Abgelehnt

●

Alle Serviceaufgaben

Alle Serviceaufgaben, unabhängig von ihrem Status

Der Zugriff auf die Sicht

Serviceaufgaben

erfolgt über das Work Center


.

24


•

P U B L I C




Serviceaufgaben dienen der Erkennung von Inkonsistenzen in Ihrer Anwendung, in Geschäftsbelegen oder

Hauptkomponenten, die von Ihnen genehmigt werden müssen. Diese Serviceaufgaben stellen sicher, dass Ihr

System jederzeit ordnungsgemäß funktioniert und ein Zugriff jederzeit möglich ist. Administratoren sind für das

Lösen von Inkonsistenzen in den Geschäftsprozessen verantwortlich. Serviceaufgaben helfen Ihnen dabei.

Ihr Anbieter überwacht Ihr System häufig, indem er Alarmmeldungen ausfindig macht, die vom System generiert und gesendet wurden. Wenn Ihr Anbieter Inkonsistenzen oder andere Probleme feststellt, sendet er Ihnen eine automatisierte Serviceaufgabe mit einem oder mehreren Services. Jeder Service beinhaltet eine kurze Beschreibung des Problems und der Schritte, die der Service durchgeführt, um das Problem zu lösen.

Sie können eine der folgenden Aktionen für die Serviceaufgabe durchführen:

●

Serviceaufgabe für die Ausführung zu einem späteren Zeitpunkt neu einplanen

●

●

Serviceaufgabe zur sofortigen Ausführung freigeben

Serviceaufgabe ohne Ausführung ablehnen

Standardmäßig erfordern alle Serviceaufgaben ein Eingreifen Ihrerseits. Wenn Sie bis zum Endtermin keine

Maßnahmen eingeleitet haben, wird die Serviceaufgabe automatisch abgelehnt.

In einigen Fällen werden Serviceaufgaben ohne Ihr Eingreifen ausgeführt. In diesen Fällen wird die Serviceaufgabe automatisch freigegeben, und die Drucktaste

Ablehnen

wird deaktiviert. Weitere Informationen erhalten Sie in der

Beschreibung der Serviceaufgabe.

Bei einer automatisierten Prüfung Ihres Systems erkennt der Anbieter, dass in den Kundenaufträgen eine

Inkonsistenz vorliegt. Zur Behebung dieses Problems verwendet der Anbieter einen Service zur

Beseitigung dieser Inkonsistenz, um eine Serviceaufgabe anzulegen. Jack Goldblume, Administrator bei

Akron Heating Technologies Inc., ist sich keiner Probleme bewusst, bis er die Serviceaufgabe liest. Er sieht sich seine Vorfälle an, um herauszufinden, ob ein Benutzer den entsprechenden Geschäftsbeleg bearbeitet hat oder gerade bearbeitet. Er löst die Inkonsistenz, indem er die Serviceaufgabe freigibt, und prüft, dass die entsprechenden Geschäftsbelege nach der Ausführung der Serviceaufgabe konsistent sind.

Aufgaben

Serviceaufgabe freigeben

1.

Markieren Sie die Serviceaufgabe, die Sie freigeben möchten, und wählen Sie

Bearbeiten

.

2.

Um herauszufinden, welche Geschäftsbelege vom Ausführen dieser Aufgabe betroffen sind, wählen Sie den Hypertextlink (Nummer) neben

Zugehörige Geschäftsbelege

.

Daraufhin wird das Bild


angezeigt.

3.

Prüfen Sie, ob offene Vorfälle vorhanden sind, die sich auf Geschäftsbelege beziehen, für die dieser Service erforderlich ist.

4.

Wählen Sie

Freigeben

, um die Serviceaufgabe zur Startzeit auszuführen, und wählen

Sie

Schließen

, um zur Sicht

Serviceaufgaben

zurückzukehren.

Serviceaufgabe umplanen

Bevor Sie eine Serviceaufgabe freigeben, können Sie eine Ausführungszeit festlegen. Der

Anbieter legt als Ausführungszeit der Serviceaufgabe die Zeit fest, zu der sie angelegt wird.

Die Uhrzeit und das Datum werden im Bereich

Geplanter Ausführungszeitraum

im Bild



P U B L I C

•


25

angezeigt. Eine Serviceaufgabe kann nach der Freigabe zu einem beliebigen Zeitpunkt zwischen dem Starttermin und dem Endtermin gestartet werden.

Als neuen Starttermin können Sie ein beliebiges Datum zwischen jetzt und dem auf dem Bild angezeigten Endtermin definieren. Wenn Sie die Serviceaufgabe freigegeben haben, bleibt sie bis zur eingeplanten Zeit inaktiv. Das Einplanen der Zeit, zu der eine Serviceaufgabe ausgeführt wird, ermöglicht es Ihnen, die Ausführung von Verwaltungsaufgaben in Zeiten mit weniger

Geschäftsaktivitäten vorzunehmen, damit die Leistung nicht beeinträchtigt wird.

1.

Markieren Sie die Serviceaufgabe, die Sie umplanen möchten, und wählen Sie

Bearbeiten

.

2.

Um herauszufinden, welche Geschäftsbelege vom Ausführen dieser Aufgabe betroffen sind, wählen Sie den Hypertextlink (Nummer) neben


.



angezeigt.

3.

Wählen Sie

Umplanen

, um die Uhrzeit und das Datum zu ändern, zu der/an dem der

Service ausgeführt werden soll.

4.

Wählen Sie im Feld

Neuer Starttermin

das Datum und die Uhrzeit aus, an dem/zu der der Service ausgeführt werden soll, und wählen Sie

OK

.

5.

Wählen Sie

Freigeben

und dann

Schließen

, um zur Sicht

Serviceaufgaben

zurückzukehren.

Serviceaufgabe ablehnen

Wenn Sie nicht möchten, dass eine bestimmte Serviceaufgabe ausgeführt wird, dann führen

Sie die folgenden Schritte aus:

In einigen Fällen muss die Serviceaufgabe ausgeführt werden. In diesen Fällen können

Sie die Drucktaste

Ablehnen

nicht betätigen. Sie können die Aufgabe für die

Ausführung zu einem anderen Zeitpunkt neu einplanen.

1.

Markieren Sie die Serviceaufgabe, die Sie ablehnen möchten, und wählen Sie

Bearbeiten

.

2.

Wählen Sie

Ablehnen

und dann

Schließen

, um zur Sicht

Serviceaufgaben

zurückzukehren.

Weitere Informationen

Vorfälle (Anwendungs- und Benutzerverwaltung) – Quick Guide

26


•

P U B L I C



4 Sicht Benutzer- und Zugriffsverwaltung

4.1 Aufgaben (Benutzer- und Zugriffsverwaltung) – Quick Guide

In der Work-Center-Sicht

Aufgaben

erhalten Sie eine Liste all Ihrer offenen Aufgaben und Tätigkeiten. Sie können den Umfang Ihrer Aufgaben analysieren und eine entsprechende Priorisierung vornehmen.

Sie können diese Sicht über das Work Center


unter

Benutzer- und

Zugriffsverwaltung

aufrufen.


Mithilfe der Aufgabensteuerung wird sichergestellt, dass Aufgaben, die mit einem Geschäftsprozess innerhalb oder außerhalb Ihrer Organisation in Zusammenhang stehen, abgeschlossen und dass definierte Unternehmensziele erfüllt werden. Die Aufgabensteuerung wird vom System dazu verwendet, Benutzern Aufgaben zuzuweisen, damit diese mit einem Geschäftsprozess verknüpfte Tätigkeiten auf effiziente Weise empfangen, verwalten und abschließen können. Das System legt Tätigkeiten in der Aufgabensteuerung an, wenn es Eingaben von einem

Benutzer zu einem Geschäftsbeleg benötigt. Diese Tätigkeiten werden angelegt, damit Benutzer im Rahmen eines

Geschäftsprozesses Informationen prüfen, ändern oder klären sowie Tätigkeiten abschließen oder eine

Entscheidung treffen können.


Aufgaben

Überwachen Ihrer Aufgaben

In der Auswahlliste

Anzeigen

können Sie Tätigkeiten auswählen, die Sie anzeigen und bearbeiten möchten.

Über die Auswahlliste

Gruppieren nach

können Sie Tätigkeiten nach festgelegten Kriterien wie

Fälligkeitsdatum

gruppieren.

Bearbeiten Ihrer Aufgaben

Die folgenden Optionen stehen Ihnen zur Erledigung Ihrer Aufgaben zur Verfügung.

●

Um Dokumente anzuzeigen und zu bearbeiten, die sich auf die Tätigkeit in Ihrem

Arbeitsvorrat beziehen, wählen Sie

Bearbeiten

und anschließend die relevante

Option.

●

●

Wenn Sie neue Aufgabensteuerungstätigkeiten für die Position in Ihrem Arbeitsvorrat anlegen möchten, wählen Sie

Neu

, und wählen Sie die relevante Option.

Informationen zu Aufgaben, Benachrichtigungen und Alarmmeldungen finden Sie unter Arbeiten mit Aufgaben, Benachrichtigungen und Alarmmeldungen.

Weitere Informationen über Rückfragen finden Sie unter Arbeiten mit Rückfragen.

Zur Bearbeitung einer Aufgabe markieren Sie sie, und wählen Sie dann über die

Auswahltaste

Aktionen

eine der folgenden Optionen.


Sicht Benutzer- und Zugriffsverwaltung

P U B L I C

•


27

Die Optionen können auch über das Kontextmenü rechts neben dem Aufgabentitel aufgerufen werden.

●

Weiterleiten

Geben Sie im Feld

An

die Personalnummer ein, oder suchen Sie den Mitarbeiter

über die Eingabehilfe.

Sie können weitergeleitete Tätigkeiten in der Sicht

Aufgaben

der

Startseite

verfolgen. Wählen Sie in der Sicht

Weitergegebene Aufgaben

in der Auswahlliste

Anzeigen

die Option

Von mir weitergeleitet

.

●

●

Priorität ändern

In der Auswahlliste

Priorität

können Sie eine der folgenden Optionen wählen:

Niedrig

,

Mittel

,

Hoch

oder

Sehr hoch

.

Details öffnen

Öffnet die Details zur Aufgabe. Sie können die Detailinformationen zur Aufgabe anzeigen, zum Beispiel den Versender der Tätigkeit, den Bearbeiter, zugehörige

Belege, die Beschreibung der Aufgabe und ihren Fortschritt.

●

●

Notizen hinzufügen oder anzeigen

Sie können einen Kommentar eingeben oder Kommentare von anderen

Benutzern anzeigen.

Anlagen hinzufügen oder anzeigen

Sie können eine Datei oder einen Link hinzufügen oder Anlagen von anderen

Benutzern anzeigen. Sie können Anlagen auch löschen oder ersetzen.

Je nach Konfiguration der Aufgabe stehen auch die folgenden Aktionen zur Verfügung:

●

Abbrechen

Bricht die Aufgabe ab und entfernt sie aus Ihrem Arbeitsvorrat.

●

Abschließen

Setzt den Status der Aufgabe auf

Abgeschlossen

und entfernt sie aus der Liste

Ihrer offenen Aufgaben.

4.2 Anwendungsbenutzer – Quick Guide

In der Sicht

Anwendungsbenutzer

können Sie Benutzer verwalten und Zugriffsrechte zuordnen. Sie können

Benutzerattribute anlegen und bearbeiten, Zugriffsrechte zuordnen und Sicherheitsrichtlinien definieren. Zusätzlich enthält die Sicht "Anwendungsbenutzer" persönliche Daten von Benutzern, z.B. die Personalnummer, die

Organisationseinheit, die E-Mail-Adresse, die Telefonnummer und den Standort.

In Abhängigkeit von Ihrer Lösung können Sie auf die Sicht



Administrator

oder


zugreifen.


Benutzer- und Zugriffsverwaltung

Die Benutzer- und Zugriffsverwaltung ermöglicht es Ihnen als Administrator, Benutzer zu verwalten und

Zugriffsrechte zuzuweisen. Sie haben die Möglichkeit, Benutzer zu sperren und zu entsperren, Work Center und

Work-Center-Sichten zuzuordnen und den Lese- und Schreibzugriff auf bestimmte Daten zu beschränken.

Weitere Informationen finden Sie unter Benutzer- und Zugriffsverwaltung.

28


•

P U B L I C



Funktionstrennung

Die Funktionstrennung dient dazu, das Risiko von Betrug und Fehlern zu minimieren, um Unternehmenswerte zu schützen, z.B. Anlagen, Bestände und Daten. Dies wird durch die richtige Zuordnung von Zugriffsrechten erzielt, indem die Zuständigkeiten für Geschäftsprozesse und Geschäftsverfahren auf mehrere Benutzer verteilt werden.

So sind z.B. für Zahlungsprozesse stets zwei Mitarbeiter zuständig. Jeder Scheck, der von einem Mitarbeiter angelegt wird, muss von einem zweiten Mitarbeiter unterschrieben werden, um sicherzustellen, dass die Zuständigkeit für finanzielle Ausgaben des Unternehmens auf zwei Benutzer aufgeteilt wird.

Die Überprüfung der Funktionstrennung ist Administratoren bei der Durchführung von Aufgaben in der Benutzerund Zugriffsverwaltung behilflich, da jeweils Zugriffsrechte zugeordnet werden, die nicht im Konflikt stehen. Mithilfe dieser Überprüfung werden die Verantwortlichen der Geschäftsprozesse über vorhandene Konflikte informiert, damit Prozesssteuerungen implementiert werden können, um Konflikte zu entschärfen.

Weitere Informationen finden Sie unter Funktionstrennung.

Aufgaben

Nach Anwendungsbenutzern suchen

Mit der Suchoption

Erweitert

können Sie anhand von Mitarbeiterdetails nach

Anwendungsbenutzern suchen. Über neue Felder wie

Vorname

,

Nachname

,

Unternehmensnummer

usw. können Sie gezielt nach einem bestimmten Mitarbeiter suchen.

1.

Wählen Sie in der Untersicht


die Option

Erweitert

.

2.

Füllen Sie alle oder beliebige Felder mit den erforderlichen Daten aus.

3.

Wählen Sie

Start

, um die Suchergebnisse anzuzeigen.

Kennwort entsperren

1.



den Benutzer aus, dessen Kennwort

Sie entsperren möchten.

2.

Wählen Sie

Bearbeiten

und dann

Eigenschaften

.

3.

Entfernen Sie das Kennzeichen

Kennwort gesperrt

.

4.

Sichern Sie Ihre Änderungen.

Kennwort generieren oder deaktivieren

1.

Wählen Sie

Aktionen

und dann

Kennwort generieren

.

2.

Wählen Sie im Dialogfenster

OK

. Eine E-Mail mit dem neuen Kennwort wird an die E-

Mail-Adresse am Arbeitsplatz des Benutzers gesendet. Wenn im System keine E-Mail-

Adresse vorliegt, wird das Kennwort unten im Bild angezeigt.

3.

Wählen Sie zum Deaktivieren des Kennworts eines Benutzers die Drucktaste

Aktionen

und anschließend

Kennwort deaktivieren

.

Wenn Sie das Kennwort eines Benutzers deaktivieren, kann sich der Mitarbeiter nicht mehr mit einem Kennwort am System anmelden.

Die Aktion


sollte gewählt werden, wenn das Kennwort vergessen wurde.



P U B L I C

•


29

Massengenerierung und -deaktivierung von Kennwörtern

Sie können Kennwörter für mehrere Benutzer gleichzeitig generieren oder deaktivieren.

1.



einen oder mehrere Benutzer aus, für den bzw. die Sie Kennwörter generieren oder deaktivieren möchten.

2.

Wählen Sie

Aktionen

und dann je nach der gewünschten Aktion entweder


oder

Kennwort deaktivieren

.

Beim Generieren eines neuen Kennworts erhalten alle ausgewählten Benutzer eine vom

System generierte E-Mail mit dem neu generierten Kennwort. Wenn Sie für einen der ausgewählten Anwendungsbenutzer keine E-Mail-Adresse angegeben haben, zeigt das

System das neue Kennwort im Bild an.

Für gesperrte Benutzer können keine Kennwörter generiert werden.

Anwendungsbenutzer entsperren und sperren

1.



den Benutzer aus, den Sie sperren oder entsperren möchten.

2.

Wählen Sie

Benutzer sperren

oder

Benutzer entsperren

.

In der Untersicht


haben Sie aber nicht die Möglichkeit, Ihren eigenen Benutzer zu sperren.

Massenentsperrung und Massensperrung für Anwendungsbenutzer

Sie können gleichzeitig mehrere Benutzer sperren oder entsperren.

1.



einen oder mehrere Benutzer aus, den bzw. die Sie sperren oder entsperren möchten.

2.

Wählen Sie entsprechend

Benutzer sperren

oder

Benutzer entsperren

.

Ein bereits gesperrter Benutzer kann nicht gesperrt werden.

Benutzerrollen zuordnen

Sie können eine Benutzerrolle gleichzeitig mehreren Anwendungsbenutzern zuordnen.

1.



einen oder mehrere Benutzer aus, dem bzw. denen Sie eine bestimmte Benutzerrolle zuordnen möchten.

2.

Wählen Sie

Benutzerrolle zuordnen

, und wählen Sie die Benutzerrolle aus, die Sie den ausgewählten Anwendungsbenutzern zuordnen möchten.

3.

Wählen Sie

OK

, um die Zuordnung zu sichern.

Die Benutzerrollenzuordnung wird nicht sofort im System angezeigt. Sobald Sie die

Zuordnung gesichert haben, löst das System einen Hintergrundjob aus. Wenn dieser

Job abgeschlossen ist, wird die Zuordnung des Work Centers sowie der Work-Center-

Sicht für den ausgewählten Benutzer angezeigt. Die benötigte Zeit hängt von der Anzahl der ausgewählten Benutzer sowie der zugeordneten Benutzerrolle ab.

30


•

P U B L I C



Benutzerattribute bearbeiten

1.



den Benutzer aus, den Sie bearbeiten möchten.

2.

Wählen Sie

Bearbeiten

und dann

Eigenschaften

.

3.

Sie können für den Mitarbeiter die Benutzerkennung, den Gültigkeitszeitraum, das

Kennwort und die globalen Einstellungen, z.B. die Sprache und die Zeitzone, eingeben und ändern. Falls Sie das Kennwort eingeben oder ändern, wird der Mitarbeiter bei seiner nächsten Anmeldung am System zur Änderung seines Kennworts aufgefordert.

Informationen zu Spracheinstellungen finden Sie im Abschnitt "Regionale

Einstellungen" des Dokuments Personalisieren von "Meine Einstellungen".

Sie können auch die Sicherheitsrichtlinie angeben, die für das Benutzerkennwort gelten soll. Wenn Sie keine Sicherheitsrichtlinie angeben, wird die

Standardsicherheitsrichtlinie verwendet.

Sie können Ihr eigenes Kennwort nicht in der Untersicht


ändern. Sie können Ihr Kennwort nur auf dem Anmeldebild oder in der

Personalisierung unter

Personalisieren Meine Einstellungen

ändern.

4.

Wenn Sie die Zertifikate bearbeiten möchten, die dem Benutzer zugeordnet sind, wählen Sie die Drucktaste

Aktionen

und anschließend

Zertifikate verwalten

.

Hier können Sie die Zuordnung von Zertifikaten zurücknehmen und Zertifikate sperren, die vor einem bestimmten Zeitpunkt ausgestellt wurden. Mit dem Sperrdatum können

Sie das System vor dem Zugriff durch unbefugte Personen schützen, die über ein gültiges Benutzerzertifikat verfügen. Sie können auch S/MIME-Zertifikate hochladen.

Weitere Informationen finden Sie in der Dokumentation zur E-Mail-Sicherheit.

5.


Zugriffsrechte zuordnen und bearbeiten

Es wird empfohlen, dass Sie Benutzerrollen verwenden, um den Benutzern

Zugriffsrechte zuzuordnen. Sie können einem Benutzer eine Benutzerrolle auf der

Registerkarte

Benutzerrollenzuordnung

im Bild

Zugriffsrechte bearbeiten

in der

Sicht


zuordnen.

Weitere Informationen finden Sie unter

Benutzerrollen – Quick Guide

[Seite 36]

.

Wenn Sie nur einer kleinen Anzahl Benutzer individualisierte Zugriffsrechte zuordnen möchten, können Sie den Benutzern die Zugriffsrechte auch direkt zuordnen.

1.



den zu bearbeitenden Benutzer aus, und wählen Sie

Bearbeiten

und anschließend

Zugriffsrechte

.

2.

Wählen Sie dann eine der folgenden Optionen:

●

Von Benutzerrolle kopieren (wählen Sie

Aktionen

>

Von Benutzerrolle kopieren

)

Mit

Von Benutzerrolle kopieren

wird dem Benutzer nicht die Benutzerrolle zugeordnet.

Wählen Sie diese Option, wenn Folgendes zutrifft:



P U B L I C

•


31

●

○

Sie möchten keine Zuordnung zwischen dem Anwendungsbenutzer und der

Benutzerrolle wie oben beschrieben anlegen.

UND

○

Dem Anwendungsbenutzer sind zurzeit keine Benutzerrollen zugeordnet.

Wenn Sie die Option wählen, können Sie auch

Vorhandene

Berechtigungen beibehalten

. In diesem Fall behält der Benutzer die vorhandenen Berechtigungen bei und erhält zusätzlich die

Berechtigungen der Benutzerrolle. Zur Erinnerung: Auf diese Weise wird keine Zuordnung zwischen dem Anwendungsbenutzer und der

Benutzerrolle angelegt.

Ohne Benutzerrollen bearbeiten (wählen Sie

Ohne Benutzerrollen bearbeiten

)

Wählen Sie diese Option, wenn Folgendes zutrifft:

○

Sie haben zuvor einem Anwendungsbenutzer über eine Benutzerrolle

Zugriffsrechte gewährt und möchten, dass der Benutzer diese Zugriffsrechte beibehält.

Mit dieser Option werden alle zugeordneten Benutzerrollen entfernt, die vorhandenen Zugriffsrechte jedoch beibehalten.

●

●

●

Von Benutzer kopieren (wählen Sie

Aktionen

>

Von Benutzer kopieren

)

Wählen Sie den Benutzer aus, dessen Zugriffsrechte Sie kopieren möchten. Auf diese Weise können Sie Work-Center- und Sichtzuordnungen sowie

Zugriffseinschränkungen kopieren.

Alle vorgeschlagenen Work Center und Sichten zuordnen (wählen Sie

Aktionen

>

Alle vorgeschlagenen Work Center und Sichten zuordnen

)

Das System schlägt das Work Center entsprechend der betriebswirtschaftlichen Funktion der Organisationseinheit vor, der der

Benutzer zugeordnet ist. Wenn Sie alle vorgeschlagenen Work Center und ihre Sichten zuordnen möchten, wählen Sie

Aktionen

und


.

Falls der Organisationseinheit des Benutzers keine betriebswirtschaftliche

Funktion zugeordnet ist, werden keine Work Center und Sichten vorgeschlagen. Die Option


ist dann deaktiviert.

Dem Benutzer manuell Zugriffsrechte zuordnen (wählen Sie

Zuordnung von Work Centern und Sichten

)

1.

Wählen Sie in der Liste

Verfügbare Work Center

die Work Center aus, die Sie dem Benutzer zuordnen möchten, und setzen Sie das Kennzeichen

Dem

Benutzer zugeordnet

.

2.

Um ein Work Center zu entfernen, entmarkieren Sie das entsprechende

Ankreuzfeld.

3.

In der Liste

Verfügbare Work Center und Sichten

zeigt das System die zugehörigen Sichten für die ausgewählten Work Center an. Wählen Sie die

Sichten, die Sie dem Benutzer zuordnen möchten, und markieren Sie das

Ankreuzfeld

Dem Benutzer zugeordnet

. Sie können auch Sichten entfernen, indem Sie das entsprechende Ankreuzfeld entmarkieren.

32


•

P U B L I C



Beachten Sie beim Zuordnen einer Work-Center-Sicht zu einem Benutzer, dass Sie diesem auch die zugehörige mobile Sicht zuweisen. Bei bestimmten mobilen Anwendungen bestehen Ausnahmen. Weitere Informationen finden

Sie in der Dokumentation Ihrer mobilen SAP-Anwendung.

4.

Prüfen Sie, ob die Zuordnungen mit der Funktionstrennung im Konflikt stehen. Konflikte mit der Funktionstrennung werden mit einer roten Ampel angezeigt. Wenn Funktionstrennungskonflikte vorliegen, können Sie im

Lösungsabschnitt nachsehen, wie der Konflikt gelöst werden kann.

5.

Wenn Sie den Lese- und Schreibzugriff einschränken möchten, wählen Sie

Zugriffseinschränkungen

.

a.

Wählen Sie die Sicht, für die Sie die Zugriffsrechte einschränken möchten, und wählen Sie in der Spalte

Lesezugriff

und

Schreibzugriff

die entsprechende Zugriffseinschränkung aus. Sie können folgende

Einstellungen für Zugriffseinschränkungen wählen:

●

Kein Zugriff

(nur als Einschränkung für Schreibzugriff verfügbar)

Der Benutzer hat keinen Schreibzugriff.

●

Uneingeschränkt

Der Benutzer hat Zugriff auf alle Geschäftsdaten, die sich auf die

Sicht beziehen.

●

Eingeschränkt

Der Benutzer hat abhängig vom Berechtigungskontext nur Zugriff auf bestimmte Geschäftsdaten. Wenn Sie

Eingeschränkt

wählen, können Sie den Lese- und Schreibzugriff auf Grundlage der

Zugriffsgruppe unter

Einschränkungen im Detail

zusätzlich einschränken. Wenn eine Sicht beispielsweise den

Berechtigungskontext "Standort" aufweist, können Sie den

Schreibzugriff in dieser Sicht für Geschäftsbelege einschränken, die zu einem bestimmten Standort gehören. Markieren oder entmarkieren Sie dafür das entsprechende Ankreuzfeld in der

Spalte

Lesezugriff

oder

Schreibzugriff

.

b.

Wenn Sie dem Benutzer Zugriff auf Daten gewähren möchten, die nicht mehr verwendet werden, wählen Sie

Historische Einschränkungen

.

Markieren oder entmarkieren Sie das entsprechende Ankreuzfeld in der

Spalte

Lesezugriff

oder

Schreibzugriff

.

3.

Konsistenz der Zugriffsrechte prüfen

1.

Um zu prüfen, ob die Zugriffsrechte konsistent sind, wählen Sie

Aktionen

und anschließend

Konsistenz der Zugriffsrechte prüfen

.

Die jeweiligen Sichten ermöglichen spezifische Aktivitäten, die ein Benutzer mit den entsprechenden Zugriffsrechten ausführen kann. Beachten Sie, dass in einigen Fällen diese Aktivitäten in mehreren Sichten durchgeführt werden können.

Es kann vorkommen, dass Sie unterschiedliche Zugriffseinschränkungen für

Sichten festlegen, die dieselben Aktivitäten ermöglichen. Wenn Benutzer diese

Aktivitäten ausführen, umfassen die sich auswirkenden Zugriffsrechte sämtliche

Zugriffseinschränkungen für alle Sichten, die diese Aktivitäten enthalten.

Sie können diese Sichten und Aktivitäten identifizieren, indem Sie die Konsistenz prüfen.

2.

Falls im Bild


Aktivitäten angezeigt werden, sind einige Zugriffsrechte nicht konsistent. Prüfen Sie in solchen Fällen, ob eine erneute Definition der Zugriffsrechte erforderlich ist.



P U B L I C

•


33

Im Listenfeld

Anzeigen

des Bildes


können Sie zwischen den folgenden Optionen wählen:

●

Alle Inkonsistenzen mit Ausnahme der Sicht "Allgemeine Berechtigungen"

●

●

Alle Inkonsistenzen

Alle Inkonsistenzen mit Ausnahme der Sichten der Startseite

4.


Benutzer aktualisieren/Benutzeraktualisierung simulieren

Wenn ein Benutzer einer Benutzerrolle zugeordnet ist, sollte der Benutzer über alle für die zugeordnete Benutzerrolle definierten Zugriffsrechte verfügen. Wenn die Zugriffsrechte von den zugeordneten Benutzerrollen abweichen, können Sie eine Aktualisierung des Benutzers simulieren oder starten, um diese Abweichungen zu identifizieren. Abweichungen können zum

Beispiel auftreten, wenn der Benutzer beim letzten Start der Benutzeraktualisierung zur

Bearbeitung gesperrt war oder wenn eine Benutzerrolle geändert wurde, ohne die

Benutzeraktualisierung auszulösen. Abweichungen können auch dann auftreten, wenn der

Benutzer über Zugriffsrechte verfügt, die zuvor manuell gewährt wurden. Um mögliche Folgen einer Benutzeraktualisierung zu erkennen, können Sie für eine Benutzeraktualisierung eine

Simulation durchführen.

Wählen Sie in der Sicht


die Option

Zugriffsrechte aktualisieren

und anschließend

Aktualisierung eines einzelnen Benutzers simulieren

oder

Aktualisierung aller

Benutzer simulieren

. Um die Ergebnisse der Aktualisierung oder der Simulation der

Aktualisierung anzuzeigen, wählen Sie


,

Hintergrundläufe aller

Benutzer anzeigen

. Hier können Sie den Verarbeitungsstatus aller Aktualisierungsläufe einsehen. Wählen Sie

Protokoll anzeigen

, um detaillierte Informationen zum

Aktualisierungslauf anzuzeigen.

Sobald Sie alle Probleme behoben haben, die möglicherweise bei der Simulation aufgetreten sind, können Sie in der Sicht

Benutzerrollen

oder


die eigentliche

Benutzeraktualisierung starten:

●



die Option


,

Einzelnen Benutzer aktualisieren

oder

Alle Benutzer aktualisieren

.

●


Benutzerrollen

die relevante Benutzerrolle aus, und wählen Sie anschließend

Zugeordnete Benutzer

,

Benutzer aktualisieren

.

Wenn Sie Abweichungen nicht behoben haben, die während der Simulation aufgetreten sind, gibt die Lösung Fehlermeldungen zu diesen Abweichungen aus. Sie können diese Meldungen im

Anwendungsprotokoll

überprüfen.

Sicherheitsrichtlinien bearbeiten und zuordnen

Informationen zur Sicherheit finden Sie im Sicherheitsleitfaden für Ihr Cloud-Produkt auf dem

SAP Service Marketplace unter http://service.sap.com

. Für den Zugriff auf diese

Informationen ist eine Benutzerkennung für den SAP Service Marketplace erforderlich. Wenn

Sie als Administrator keine Benutzerkennung haben, beantragen Sie eine auf dem SAP Service

Marketplace unter http://service.sap.com/request-user .

Funktionstrennungskonflikte anzeigen

Gehen Sie beim Anzeigen von Funktionstrennungskonflikten folgendermaßen vor:

1.

Markieren Sie den Benutzer, und wählen Sie

Funktionstrennungskonflikte anzeigen

.

34


•

P U B L I C



2.

Sie können die Funktionstrennungskonflikte auch nach Benutzer oder Work-Center-

Sicht anzeigen.

1.

Wählen Sie

Funktionstrennungskonflikte anzeigen

.

2.

Geben Sie den

Benutzer

und die

Work-Center-Sicht

ein.

4.3 Technische und Supportbenutzer – Quick Guide

In der Sicht

Technische und Supportbenutzer

können Sie alle in Ihrem System verfügbaren technischen Benutzer und Supportbenutzer zu Compliance-Zwecken anzeigen. Sie können Supportbenutzer und technische Benutzer im

System nicht ändern.

Ein Supportbenutzer kann ein Geschäftspartner sein, der zu Entwicklungs- oder Wartungszwecken Zugriff auf das

System benötigt, während es sich bei einem technischen Benutzer um einen Prozess oder Service handeln kann, der zum Automatisieren einer technischen Aufgabe verwendet wird. Beispiel: ein Druckbenutzer, der für die

Konfiguration der zentralen Druckverwaltung über den Druck-Manager benötigt wird. Weitere Informationen finden

Sie unter

Drucken mit dem Druck-Manager einrichten [Seite 105] .



unter

Benutzer- und


aufrufen.


Benutzer- und Zugriffsverwaltung

Die Benutzer- und Zugriffsverwaltung ermöglicht es Ihnen als Anwendungsexperten, Benutzer zu verwalten und


Work-Center-Sichten zuzuordnen und Lese- und Schreibzugriff auf bestimmte Daten einzuschränken.

Weitere Informationen finden Sie in der Dokumentation zur Benutzer- und Zugriffsverwaltung.

Aufgaben

Supportbenutzer und technische Benutzer anzeigen

Abhängig vom Benutzertyp werden in der Sicht


die folgenden Informationen angezeigt:

●

●

Benutzerkennung

Technische Kennung

●

●

Gültigkeit

Sicherheitsrichtlinie

Zusätzlich wird angezeigt, ob ein Benutzer oder ein Kennwort gesperrt sind.

Allen Supportbenutzern und technischen Benutzern ist eine Standardsicherheitsrichtlinie zugeordnet. Sie können die Sicherheitsrichtlinie ändern oder eine andere Richtlinie zuordnen. Weitere Informationen finden Sie in der

Dokumentation zu Sicherheitsrichtlinien.



P U B L I C

•


35

4.4 Benutzerrollen – Quick Guide

Eine Benutzerrolle umfasst eine Reihe von Zugriffsrechten, die Sie mehreren Anwendungsbenutzern zuordnen können, die ähnliche Aufgaben ausführen. Sie können außerdem Mitarbeiterzuordnungen festlegen, um zu definieren, wer für das Ändern einer Benutzerrolle zuständig ist, z.B. Vorgesetzte, die Benutzerrollen ändern müssen, die für ihre Fachbereiche relevant sind.


Benutzerrollen


Administrator

oder das Work Center


zugreifen.


Arbeiten mit Benutzerrollen

Mithilfe von Benutzerrollen ordnen Sie mehreren Anwendungsbenutzern, die die gleichen Aktivitäten ausführen,

Zugriffsrechte zu. Beim Anlegen und Bearbeiten einer Benutzerrolle können Sie sowohl Work Center und Work-

Center-Sichten zuordnen als auch Zugriffseinschränkungen für jede Sicht definieren. Beim Verknüpfen der

Benutzerrolle mit einer Beziehung können Sie auch eine Standardbenutzerrolle definieren.

Weitere Informationen finden Sie unter Arbeiten mit Benutzerrollen [Seite 52] .

Aufgaben

Benutzerrolle anlegen

1.


Benutzerrollen

die Option

Neu

und anschließend

Benutzerrolle

.

2.

Wählen Sie

Allgemein

.

Geben Sie

Nummer

,

Name

und

Beschreibung

der Benutzerrolle ein.

3.

Unter

Zuständige Benutzer

können Sie weitere Benutzer eingeben, denen Sie die

Zuständigkeit für die Benutzerrolle zuweisen möchten. Die Benutzerrolle wird diesen

Benutzern dann angezeigt, wenn sie im Arbeitsvorrat der Benutzerrolle

Anzeigen

–

Meine Benutzerrollen

auswählen. Beachten Sie dabei, dass der Benutzer, der die

Benutzerrolle anlegt, dieser Liste automatisch hinzugefügt wird. Jedoch kann jeder, der berechtigt ist, in der Sicht

Benutzerrollen

Änderungen vorzunehmen, die

Benutzerrolle ändern.

4.

Wählen Sie

Zuordnung von Work Centern und Sichten

, und wählen Sie in der Liste

Verfügbare Work Center

die Work Center aus, die Sie der Benutzerrolle zuordnen möchten. Setzen Sie dann das Kennzeichen

Der Benutzerrolle zugeordnet

. Sie können auch Work Center entfernen, indem Sie das entsprechende Ankreuzfeld entmarkieren.

●

Wenn Sie die Zugriffsrechte von einem Anwendungsbenutzer oder von einer anderen Benutzerrolle kopieren möchten, wählen Sie

Kopieren

und anschließend

Von Benutzer

oder

Von Benutzerrolle

.

5.

In der Liste

Verfügbare Work Center und Sichten

zeigt das System die zugehörigen

Sichten für die ausgewählten Work Center an. Wählen Sie die Sichten, die Sie der

Benutzerrolle zuordnen möchten, und setzen Sie das Kennzeichen

Der Benutzerrolle

36


•

P U B L I C



zugeordnet

. Sie können auch Sichten entfernen, indem Sie das entsprechende

Ankreuzfeld entmarkieren.

Beachten Sie beim Zuordnen einer Work-Center-Sicht zu einer Benutzerrolle, dass Sie der Benutzerrolle auch die zugehörige mobile Sicht zuweisen. Für bestimmte mobile

Anwendungen bestehen einige Ausnahmen. Weitere Informationen finden Sie in der

Dokumentation Ihrer mobilen SAP-Anwendung.

6.

Prüfen Sie, ob die Zuordnungen mit der Funktionstrennung im Konflikt stehen.

Konflikte mit der Funktionstrennung werden mit einer roten Ampel angezeigt. Wenn

Funktionstrennungskonflikte vorliegen, sehen Sie die Lösung unten im Bild in der

Tabelle

Funktionstrennungskonflikte

nach.

7.

Wenn Sie den Lese- und Schreibzugriff für Benutzer einschränken möchten, denen diese Benutzerrolle zugeordnet ist, wählen Sie

Zugriffseinschränkungen

.

a.

Wählen Sie die Sicht, für die Sie die Zugriffsrechte einschränken möchten, und wählen Sie in der Spalte

Lesezugriff

und

Schreibzugriff

die entsprechende

Zugriffseinschränkung aus. Sie können folgende Einstellungen für

Zugriffseinschränkungen wählen:

●

Kein Zugriff

(nur als Einschränkung für Schreibzugriff verfügbar)

Der Benutzer hat keinen Schreibzugriff.

●

Uneingeschränkt

Der Benutzer hat Zugriff auf alle Geschäftsdaten, die sich auf die Sicht beziehen.

●

Eingeschränkt

Der Benutzer hat abhängig vom Berechtigungskontext nur Zugriff auf bestimmte Geschäftsdaten. Wenn Sie

Eingeschränkt

wählen, können Sie den

Lese- und Schreibzugriff anhand vordefinierter Einschränkungsregeln einschränken, die in der Auswahlliste

Einschränkungsregel

verfügbar sind.

Wenn Sie die Einschränkungsregel

Spezielle Einschränkungen definieren

wählen, wird eine weitere Liste angezeigt, in der Sie den Zugriff auf bestimmte

Daten anhand der Zugriffsgruppe einschränken können. Wenn eine Sicht beispielsweise den Berechtigungskontext "Standort" aufweist, können Sie den Schreibzugriff in dieser Sicht für Geschäftsbelege einschränken, die zu einem bestimmten Standort gehören.

Wählen Sie dazu

Einschränkungen im Detail

, und markieren oder entmarkieren Sie das entsprechende Ankreuzfeld in der Spalte

Lesezugriff

oder

Schreibzugriff

.

b.

Wenn Sie dem Benutzer Zugriff auf Daten gewähren möchten, die nicht mehr verwendet werden, wählen Sie

Historische Einschränkungen

. Markieren oder entmarkieren Sie das entsprechende Ankreuzfeld in der Spalte

Lesezugriff

oder

Schreibzugriff

.

8.

Um zu prüfen, ob die Zugriffsrechte konsistent sind, wählen Sie

Aktionen

und dann

Check Access Rights Consistency

.

Die jeweiligen Sichten ermöglichen spezifische Aktivitäten, die ein Benutzer mit den entsprechenden Zugriffsrechten ausführen kann. Beachten Sie, dass einige Aktivitäten in mehreren Sichten ausgeführt werden können. Beachten Sie daher beim Gewähren von Zugriffsrechten, dass uneingeschränkte Zugriffsrechte im Falle eines Konflikts alle von Ihnen definierten Einschränkungen überschreiben.



P U B L I C

•


37

Sowohl Sicht A als auch Sicht B enthält Aktivität C. Ein Benutzer besitzt uneingeschränkten Lese- und Schreibzugriff für Sicht A, für Sicht B besitzt er lediglich schreibgeschützten Zugriff. Da uneingeschränkte Zugriffsrechte eingeschränkte Zugriffsrechte überschreiben, hat der Benutzer sowohl

Lese- als auch Schreibzugriff in beiden Sichten.

Sie können diese Sichten und Aktivitäten identifizieren, indem Sie die

Konsistenz prüfen.

9.

Falls im Bild


Aktivitäten angezeigt werden, sind die Zugriffsrechte nicht konsistent. Prüfen Sie, ob Sie die Zugriffsrechte neu definieren müssen.

10. Bevor Sie die Benutzerrolle einem Anwendungsbenutzer zuordnen können, müssen

Sie die Benutzerrolle zuerst aktivieren. Wählen Sie dazu

Aktionen

und anschließend

Aktivieren

.

Der Status der Benutzerrolle ändert sich daraufhin von

In Vorbereitung

in

Aktiv

.

Sie können die Benutzerrolle auch sichern, ohne diese zu aktivieren.

Benutzerrolle einem Anwendungsbenutzer zuordnen

1.

Öffnen Sie die Work-Center-Sicht


.

2.

Wählen Sie den Anwendungsbenutzer, dem Sie die in der Benutzerrolle definierten

Zugriffsrechte gewähren möchten.

3.

Wählen Sie

Bearbeiten

und dann

Zugriffsrechte

.

4.

Wählen Sie

Benutzerrollenzuordnung

.

5.

Unter "Verfügbare Benutzerrollen" können Sie alle aktiven Benutzerrollen sehen, die im System verfügbar sind. Um dem Benutzer eine Benutzerrolle zuzuordnen, setzen

Sie in der Spalte


das entsprechende Kennzeichen.

Indem Sie das Kennzeichen


setzen, wird eine

Zuordnung zwischen dem Anwendungsbenutzer und der Benutzerrolle angelegt. Auf diese Weise wird sichergestellt, dass bei der Änderung der

Benutzerrolle automatisch die Zugriffsrechte des Anwendungsbenutzers aktualisiert werden und eine Benutzeraktualisierung gestartet wird. Weitere

Informationen zum Benutzeraktualisierungslauf finden Sie im Abschnitt

Benutzerrolle bearbeiten unten.

Das System kopiert für den Benutzer die Zugriffsrechte aus der Benutzerrolle.

Wenn Sie einem Benutzer eine Benutzerrolle zuordnen und Sie die

Zugriffsrechte des Benutzers sichern, überschreiben die Zugriffsrechte in der Benutzerrolle alle Zugriffsrechte, die Sie dem Benutzer zuvor manuell zugeordnet hatten.

Wenn Sie die aktuellen Zugriffsrechte des Benutzers beibehalten möchten, können Sie entweder ohne Benutzerrollen arbeiten oder die Benutzerrolle mit den fehlenden Zugriffsrechten aktualisieren.

Weitere Informationen zum Zuordnen von Zugriffsrechten ohne die

Zuordnung von Benutzerrollen finden Sie unter Anwendungsbenutzer –

Quick Guide [Seite 28] .

6.


38


•

P U B L I C



Benutzerrolle bearbeiten

1.


Benutzerrollen

die Benutzerrolle aus, die Sie bearbeiten möchten.

2.

Wählen Sie

Bearbeiten

, und führen Sie die erforderlichen Änderungen durch, wie oben unter Benutzerrolle anlegen beschrieben.

3.

Sichern Sie Ihre Änderungen:

Vor dem Starten einer Benutzeraktualisierung ist es empfehlenswert, die

Aktualisierung zu simulieren. Sie können dies in der Sicht


tun. Weitere Informationen finden Sie unter

Anwendungsbenutzer – Quick Guide [Seite 28] .

1.

Um Ihre Änderungen zu sichern und eine Benutzeraktualisierung zu starten, wählen Sie

Sichern

und im Popup-Fenster

Zugeordnete Anwendungsbenutzer aktualisieren

anschließend

Bestätigen

.

2.

Um Ihre Änderungen zu sichern ohne eine Benutzeraktualisierung zu starten, wählen Sie

Sichern

und im Popup-Fenster

Zugeordnete Anwendungsbenutzer aktualisieren

anschließend

Sichern ohne Benutzeraktualisierung

.

Wenn Anwendungsbenutzer beim Starten des Benutzeraktualisierungslaufs nicht aktualisiert werden können, gibt die Lösung Fehlermeldungen aus, die das jeweilige

Problem für die Benutzer beschreiben.

Fehlermeldungen treten z.B. auf, wenn ein Anwendungsbenutzer einer Benutzerrolle zugeordnet ist und ihm manuell zusätzliche Zugriffsrechte zugeordnet wurden.

Wenn Sie die aktuellen Zugriffsrechte des Benutzers beibehalten möchten, können Sie entweder ohne Benutzerrollen arbeiten oder die Benutzerrolle mit den fehlenden

Zugriffsrechten aktualisieren. Weitere Informationen zum Zuordnen von

Zugriffsrechten ohne die Zuordnung von Benutzerrollen finden Sie unter

Anwendungsbenutzer – Quick Guide [Seite 28] . Alle anderen Anwendungsbenutzer

werden mit den geänderten Zugriffsrechten aktualisiert.

4.

Um die Ergebnisse der Aktualisierung anzuzeigen, wählen Sie

Zugeordnete Benutzer

und dann

Hintergrundläufe anzeigen

. Hier können Sie den

Verarbeitungsstatus aller Aktualisierungsläufe einsehen. Wählen Sie

Protokoll anzeigen

, um detaillierte Informationen zum Aktualisierungslauf anzuzeigen.


Allgemein

werden Meldungen angezeigt, die die Ergebnisse des

Aktualisierungslaufs zusammenfassen. Wenn Sie detaillierte Informationen wünschen, wechseln Sie auf die Registerkarte

Ergebnisse

. Dort werden Details zu Fehlern angezeigt, die für die einzelnen Anwendungsbenutzer aufgetreten sind. Basierend auf diesen Informationen können Sie eine Benutzerrolle ändern, eine neue Benutzerrolle anlegen oder die Zugriffsrechte eines Benutzers ohne Benutzerrolle bearbeiten.

Benutzerrolle löschen

1.


Benutzerrollen

die Benutzerrolle aus, die Sie löschen möchten.

2.

Wählen Sie

Aktionen


Als veraltet kennzeichnen

.

Der Status der Benutzerrolle ändert sich in

Veraltet

.

3.

Wählen Sie zum Löschen der Benutzerrolle die Drucktaste

Löschen

.



P U B L I C

•


39

Eine veraltete Benutzerrolle kann nur gelöscht werden, wenn Sie keinem

Anwendungsbenutzer mehr zugeordnet ist. Um eine Benutzerrolle mit dem

Status "Veraltet" neu zu aktivieren, wählen Sie

Aktionen

und dann

Veraltet zurücksetzen

.

Self-Services-Übersicht modifizieren

Weitere Informationen zu dieser Aufgabe finden Sie unter Self-Services-Übersicht modifizieren.

4.5 Sicherheitsrichtlinien – Quick Guide

In der Sicht

Sicherheitsrichtlinien

können Sie Sicherheitsrichtlinien für den Systemzugriff über Desktopcomputer und Laptops sowie über mobile Geräte entsprechend den Sicherheitsanforderungen Ihres Unternehmens bearbeiten und anlegen.

Der Zugriff auf die allgemeine Aufgabe

Sicherheitsrichtlinien bearbeiten


Administrator

/


.


Eine Sicherheitsrichtlinie ist ein Regelwerk zur Festlegung der Kennwortkomplexität, z.B. das Einbeziehen von numerischen Ziffern, und der Kennwortgültigkeit, z.B. eine erforderliche Kennwortänderung nach einem bestimmten Zeitraum. Sie können mehrere Sicherheitsrichtlinien definieren, da Arbeitsbereiche oder Abteilungen eines Unternehmens möglicherweise über unterschiedliche Sicherheitsanforderungen im Hinblick auf Kennwörter verfügen.

Aufgaben

Neue Sicherheitsrichtlinie anlegen

1.

Sie haben die folgenden Möglichkeiten zum Anlegen einer neuen Sicherheitsrichtlinie:

●

Wählen Sie

Zeile hinzufügen

.

Das System legt eine neue Sicherheitsrichtlinie an und generiert die zugehörige

Richtliniennummer.

●

Um eine neue Sicherheitsrichtlinie anzulegen, die einer bereits vorhandenen entspricht, wählen Sie eine vorhandene Sicherheitsrichtlinie aus, und wählen Sie

Kopieren

.

2.

Ändern Sie bei Bedarf die

Richtliniennummer

.

3.

Geben Sie

Richtlinienname

und eine

Beschreibung

für die neue Sicherheitsrichtlinie ein.

4.

Definieren Sie die Komplexitäts- und Gültigkeitsregeln für Kennwörter, die der

Sicherheitsrichtlinie zugeordnet werden.

Aufgrund der Komplexitätsregeln sind die folgenden Werte zulässig:

●

Mindestanzahl Zeichen

: 3 - 40

●

Mindestanzahl geänderte Zeichen

: 1 - 40

40


•

P U B L I C



●

●

●

●

Mindestanzahl Kleinbuchstaben

: 0 - 40

Mindestanzahl Großbuchstaben

: 0 - 40

Mindestanzahl Ziffern

: 0 - 40

Mindestanzahl Sonderzeichen

: 0 - 40

Aufgrund der Gültigkeitsregeln sind die folgenden Werte zulässig:

●

Kennworthistorie

: 1 - 100

Sie können festlegen, wie viele neue Kennwörter verwendet worden sein müssen, bis ein altes Kennwort erneut verwendet werden kann.

●

●

Mindestwartezeit für Kennwortänderung

: 1 - 1000 Tage

Maximale Gültigkeit des Kennworts

: 0 - 1000 Tage

●

●

Gültigkeit des ungenutzten Initialkennworts

: 0 - 24000 Tage

Gültigkeit des ungenutzten produktiven Kennworts

: 0 - 24000 Tage

5.

Legen Sie bei Bedarf die Einstellungen für mobile Geräte fest.

Sie können folgende Einstellungen für mobile Geräte vornehmen:

Allgemein

●

App-Kennwort aktiviert

Aktivieren Sie den Modus

App-Kennwort aktiviert

, um es den Benutzern zu ermöglichen, ein App-Kennwort festzulegen. Wenn ein Benutzer über ein mobiles

Gerät auf das System zugreift, stellt das App-Kennwort automatisch die

Benutzerkennung und das Kennwort zur Anmeldung am System bereit. Alle weiteren Anwendungsdaten, die zur Arbeit im Offline-Modus benötigt werden, werden anschließend vom System auf das mobile Gerät übertragen.

Im Offline-Modus können die Benutzer auf die Anwendungsdaten zugreifen, wenn sie keinen Zugriff auf den Server haben, und mit dem App-Kennwort werden die auf dem mobilen Gerät gespeicherten Daten verschlüsselt.

Ohne App-Kennwort können die Benutzer den Offline-Modus auf ihren mobilen Geräten nicht verwenden.

Komplexität des Kennworts für die mobile Anwendung

●

Mindestanzahl Zeichen

: 3 - 40

●

●

Mindestanzahl Kleinbuchstaben

: 0 - 40

Mindestanzahl Großbuchstaben

: 0 - 40

●

●

Mindestanzahl Ziffern

: 0 - 40

Mindestanzahl Sonderzeichen

: 0 - 40

Gültigkeit des Kennworts für die mobile Anwendung

●

Zur Kennworteingabe auffordern nach

Sie können den Zeitraum angeben, nach dem der mobile Benutzer das App-

Kennwort erneut eingeben muss, um sich am System anzumelden, wenn die

Anwendung inaktiv ist. Wenn Sie diesen Wert auf 0 Minuten setzen, muss der

Benutzer immer dann, wenn er die Anwendung startet, das Kennwort wieder eingeben.

●

Maximale Anzahl Fehlversuche bei der Kennworteingabe

: 3 - 20

Sie können angeben, wie oft maximal ein Benutzer ein Kennwort hintereinander falsch eingeben kann, bevor die Daten der mobilen Anwendung vom mobilen Gerät gelöscht werden.

6.




P U B L I C

•


41

Der

Benutzerverwaltungs-Anwendungsexperte

kann ein Initialkennwort für jeden

Benutzer im System festlegen. Bei der ersten Anmeldung müssen Sie das Kennwort

ändern, da es der Administrator (Anwendungsexperte) kennt.

Mit der

Erzwingung der Änderung des administrativen Kennworts

wird ein

Ignorieren

oder

Erzwingen

der Änderung des vom Administrator festgelegten Initialkennworts möglich. Das Feld

Erzwingung der Änderung des administrativen Kennworts

wird nur angezeigt, wenn Sie die Option

Kennwortanmeldung aktiviert

für eine bestimmte

Sicherheitsrichtlinie gewählt haben.

Wenn Sie

Ignorieren

wählen, werden Sie aufgefordert, das Initialkennwort zu ändern.

Wählen Sie aber

Abbrechen

können Sie sich weiterhin anmelden.

Wenn Sie jedoch

Erzwingen

wählen, werden Sie aufgefordert, das Initialkennwort zu

ändern. Eine Anmeldung ohne Änderung ist dann nicht möglich.

Vorhandene Sicherheitsrichtlinie bearbeiten

1.

Wählen Sie die Sicherheitsrichtlinie, die Sie bearbeiten möchten.

Richtlinien, die mit

S_

beginnen, können nicht geändert werden. Es handelt sich dabei um von SAP gelieferte Standardsicherheitsrichtlinien.

2.

Ändern Sie die Komplexitäts- und Gültigkeitsregeln für Kennwörter, die der

Sicherheitsrichtlinie zugeordnet sind.

3.


Wenn das Kennwort eines Benutzers nicht mit den geänderten Kennwortregeln

übereinstimmt, wird der Benutzer bei der nächsten Anmeldung am System aufgefordert, das Kennwort zu ändern.

Standardsicherheitsrichtlinie definieren

Beim Anlegen eines Anwendungsbenutzers wird diesem vom System automatisch die

Standardsicherheitsrichtlinie zugeordnet. Gehen Sie folgendermaßen zum Definieren der

Standardsicherheitsrichtlinie vor:

1.

Setzen Sie in der Spalte

Standard

das Kennzeichen für die Sicherheitsrichtlinie, die Sie als Standardsicherheitsrichtlinie verwenden möchten.

2.


Sie können die Sicherheitsrichtlinienzuordnung in der Sicht


ändern. Weitere Informationen finden Sie unter Anwendungsbenutzer – Quick Guide

[Seite 28]

.

Vorhandene Sicherheitsrichtlinie löschen

1.

Wählen Sie die Sicherheitsrichtlinie, die Sie löschen möchten.

42


•

P U B L I C



Beachten Sie Folgendes:

●

Wenn Sie eine Sicherheitsrichtlinie ausgewählt haben, die mit

S_

beginnt, ist die Drucktaste

Entfernen

deaktiviert, da eine von SAP gelieferte

Standardsicherheitsrichtlinie nicht gelöscht werden darf.

●

Eine Sicherheitsrichtlinie, die aktuell Benutzern zugeordnet ist, kann nicht gelöscht werden.

2.

Wählen Sie

Entfernen

.

3.


4.6 OAuth 2.0 – Quick Guide

Das OAuth-2.0-SAML-Token-Bearer-Protokoll ermöglicht Ihnen als Administrator, Fremdanwendungen Zugriff auf

Ihre webbasierten Ressourcen zu gewähren, ohne Legitimationsdaten mit diesen zu teilen. Um dieses Protokoll zu verwenden, rufen Sie im Work Center


die Sicht

Client-Registrierung für OAuth

2.0

und die allgemeine Aufgabe

OAuth-2.0-Identity-Provider konfigurieren

auf.


Das OAuth-2.0-SAML-Token-Bearer-Protokoll ermöglicht Ihnen als Administrator, Fremdanwendungen Zugriff auf

Ihre webbasierten Ressourcen zu gewähren, ohne Legitimationsdaten der Benutzer für Ihr System mit diesen zu teilen. Sie können außerdem die Zugriffsrechte der Anwendungen auf bestimmte webbasierte Ressourcen beschränken.

Wenn ein Anwendungsbenutzer an einem Client angemeldet ist und versucht, auf einen Dienst des Dienstleister zuzugreifen, wird bei Verwendung dieses Protokolls vom Client eine SAML-Assertion (SAML – Security Assertion

Markup Language) von einem Identity-Provider angefordert und über den Autorisierungsserver gesendet. Eine

SAML-Assertion ist ein XML-Sicherheitstoken, der von einem Identity-Provider ausgestellt und von einem

Dienstleister verwendet wird. Der Dienstleister identifiziert anhand des Inhalts der SAML-Assertion das Subjekt für

Anmeldezwecke. In diesem Fall ist das Subjekt der jeweilige Anwendungsbenutzer. Um die Authentizität der

Assertion sicherzustellen, verfügt die Assertion in der Regel über eine Signatur des Identity-Providers.

Da der Autorisierungsserver den Identity-Provider als vertrauenswürdig einstuft, stellt der Autorisierungsserver einen Zugriffstoken für den Client aus. Der Client verwendet den Zugriffstoken in nachfolgenden Dienstaufrufen an den Dienstleister zur Authentifizierung des Anwendungsbenutzers.

In der Regel sind der Autorisierungsserver und der Dienstleister Teil des gleichen Servers, und in vielen Fällen ist der

Identity-Provider lokal auf dem gleichen Server wie der Client vorhanden.

OAuth-2.0-Clients handeln normalerweise im Namen eines Anwendungsbenutzers der SAP-Cloud-Lösung und greifen auf zugehörige Webdienste zu. Allerdings sind die Berechtigungen dieser Clients auf bestimmte Dienste eingeschränkt. Ihnen werden nicht alle Berechtigungen des jeweiligen Anwendungsbenutzers vererbt. Die

Einschränkung wird bei der Registrierung der Clients bei den Dienstleistern durch das Zuordnen eines beschränkten

Umfangs ermöglicht. Der Umfang der Dienste, auf die ein Client Zugriff erhält, ist durch die Work Center festgelegt, die diesem Client zugeordnet sind.



P U B L I C

•


43

Aufgaben

Identity-Provider für OAuth 2.0 konfigurieren

1.

Wählen Sie die allgemeine Aufgabe

OAuth-2.0-Identity-Provider konfigurieren

.

2.

Wählen Sie

Neuer OAuth-2.0-Provider

.

3.

Geben Sie im daraufhin angezeigten Fenster die relevanten Informationen in die folgenden Felder ein:

Feld

Name der ausgebenden Entität

Beschreibung

Der Name des Identity-Providers. Er sollte mit dem in der SAML-Assertion angezeigten Namen identisch sein.

Primäres Signaturzertifikat

Sekundäres Signaturzertifikat

Das primäre Zertifikat des Identity-Providers muss hochgeladen werden.

Das sekundäre Zertifikat des Identity-Providers kann hochgeladen werden.

Namensbezeichnerformate auswählen

Das Format in der SAML-Assertion, auf dessen Grundlage der Identity-

Provider den Benutzer identifiziert. Das Namensbezeicherformat kann die

Benutzerkontonummer oder die E-Mail-Adresse sein. Bei Auswahl beider

Formate wird die Benutzerkontonummer bevorzugt verwendet.

4.

Wählen Sie

Übernehmen

.

Client für OAuth 2.0 registrieren

1.

Navigieren Sie zur Sicht

Client-Registrierung für OAuth 2.0

.

2.

Wählen Sie zum Registrieren eines neuen Clients

Neu

.

3.

Die folgenden Felder werden angezeigt:

Feld

Client-Nummer

Geheimer Client-

Schlüssel

Beschreibung

Ausstellername

Token-Lebensdauer

Beschreibung

Die Client-Nummer wird vom System generiert. Das entsprechende Feld ist schreibgeschützt.

Das zum Registrieren des Clients verwendete Kennwort.

Beim Ausstellen der SAML-Assertion zum Abrufen des relevanten Zugriffstokens für den Benutzer müssen die Client-Nummer und der geheime Client-Schlüssel als

Standardauthentifizierung im HTTP-Kopf verwendet werden.

Eine Kurzbeschreibung des Clients.

Der Name des Identity-Providers. Er sollte mit dem Namen in der SAML-Assertion und dem

Namen im primären Signaturzertifikat identisch sein.

Gibt die Gültigkeit des vom Autorisierungsserver an den Client ausgestellten Tokens in

Sekunden an.

44


•

P U B L I C



4.7 Vertretungen – Quick Guide

Mithilfe der Sicht

Vertretungen

können Sie Stellvertreter für Mitarbeiter bestimmen, z.B. wenn Mitarbeiter krankheitsbedingt für einen langen Zeitraum abwesend ist. Wenn Sie Mitarbeiter als Stellvertreter bestimmen, werden ihnen automatisch alle Zugriffsrechte des zu vertretenden Mitarbeiters gewährt.

Diese Funktion für Vertretungen unterscheidet sich von der Funktion zum Einrichten von Vertretungen für Aufgaben in den Work Centern


und

Self-Services

, da beim Weiterleiten von Aufgaben

an Stellvertreter zusätzliche Zugriffsrechte gewährt werden. Weitere Informationen finden Sie unter Vertretungen

– Quick Guide [Seite 79] .

Die folgenden Funktionen stehen zur Verfügung:

●

Sie können Vertretungen als temporäre Vertretungen mit einem Start- und Enddatum anlegen.

●

●

●

●

Vertreter erhalten entweder alle Zugriffsrechte des Mitarbeiters, den sie vertreten, oder Sie wählen die

Zugriffsrechte aus, die der Vertreter haben soll.

Änderungen an den Zugriffsrechten des vertretenen Mitarbeiters müssen sich auch in den dem Stellvertreter gewährten Zugriffsrechten widerspiegeln. Sie können zu diesem Zweck dem Stellvertreter entweder eine neue Benutzerrolle zuordnen oder eine vorhandene Benutzerrolle aktualisieren.

Wenn der Stellvertreter von einem anderen Mitarbeiter vertreten wird, müssen auch diesem dieselben

Zugriffsrechte gewährt werden, über die der ursprünglich vertretene Mitarbeiter verfügt.

Stellvertreter können in der Sicht


des Work Centers

Mein

Verantwortungsbereich

die Mitarbeiter der zu vertretenden Vorgesetzten anzeigen und Aufgaben für diese

Mitarbeiter durchführen.

Sie können Vertretungen nur festlegen, wenn beiden Mitarbeitern Benutzerrollen zugeordnet wurden. Das heißt, Sie können Zugriffsrechte nur indirekt gewähren.

Stellvertreter können nicht alle Daten in der Sicht

Mein Team

des Work Centers

Mein


anzeigen.

Aufgaben

Vertretung starten

1.


Vertretung

die Option

Neu Vertretung

.

2.

Geben Sie im Dialogfenster die Personalnummer des zu vertretenen Mitarbeiters und des Stellvertreters ein.

3.

Geben Sie ein Start- und ein Enddatum ein.

4.

Wählen Sie die Zugriffsrechte aus, die Sie gewähren möchten, indem Sie für die jeweiligen Work Center das

Ankreuzfeld

Zugriff gewähren

markieren.

5.

Wählen Sie

Sichern und schließen

.

Vertretung beenden


Vertretung

den Mitarbeiter aus, für den Sie die Vertretung beenden möchten, und wählen Sie anschließend

Vertretung beenden

.



P U B L I C

•


45


Anwendungsbenutzer – Quick Guide [Seite 28]

4.8 Betriebswirtschaftlicher Hintergrund

4.8.1 Benutzer- und Zugriffsverwaltung

Übersicht

Die Benutzer- und Zugriffsverwaltung ermöglicht es Ihnen als Administrator, Benutzer zu verwalten und


Work-Center-Sichten zuzuordnen und den Lese- und Schreibzugriff auf bestimmte Daten einzuschränken.

Integration

Benutzer können für Mitarbeiter und Dienstleister angelegt werden. Für Mitarbeiter wird automatisch ein Benutzer angelegt, wenn der Personalsachbearbeiter die entsprechenden Mitarbeiterdetails im Work Center

Personalverwaltung

eingibt und sichert. Bei Dienstleistern muss der Benutzer manuell angefordert werden, indem die entsprechende Funktion im Work Center

Geschäftspartnerpflege

gewählt wird. Benutzer können auch beim ersten Massen-Upload der Mitarbeiterdaten angelegt werden.

Beim Anlegen eines Benutzers wird vom System gleichzeitig eine Aufgabe angelegt und an den Vorgesetzten des

Mitarbeiters oder Dienstleisters gesendet. Der Vorgesetzte gibt eine Notiz ein, aus der hervorgeht, über welche Art von Systemzugriff die Person verfügen soll, und leitet die Aufgabe an den Administrator weiter, der für die Benutzerund Zugriffsverwaltung zuständig ist. Der Administrator aktiviert den Benutzer und weist diesem gemäß den

Vorgaben aus der Notiz des Vorgesetzten die Zugriffsrechte zu.

Kann kein Vorgesetzter ermittelt werden, sendet das System die Aufgabe direkt an den Administrator.

Benutzerattribute

Über die Benutzer- und Zugriffsverwaltung können Sie benutzerspezifische Attribute eines Anwendungsbenutzers anlegen und ändern, z. B. die Benutzerkennung, das Kennwort oder die Gültigkeitsangaben.

Wenn Sie einen Benutzer aktivieren, müssen Sie das Initialkennwort für den Benutzer in den Benutzerattributen definieren. Bei der ersten Anmeldung wird der Mitarbeiter aufgefordert, das Initialkennwort zu ändern. Nach zu vielen fehlgeschlagenen Anmeldeversuchen sperrt das System das Kennwort des Benutzers. Sie können das Kennwort in den Benutzerattributen entsperren. Darüber hinaus können Sie Benutzer sperren bzw. entsperren. Dies kann notwendig sein, wenn Sie verhindern möchten, dass sich ein Mitarbeiter beim System anmeldet, während beispielsweise ein Änderungsprojekt ausgeführt wird. Der Unterschied zwischen Kennwortsperre und

Benutzersperre ist wie folgt: Wenn das Kennwort gesperrt ist, kann sich der Mitarbeiter nicht mehr über den

Anmeldebildschirm, sondern nur noch mit einem Zertifikat, beim System anmelden. Wenn der Benutzer gesperrt wird, ist gar keine Systemanmeldung mehr möglich.

In SAP Business ByDesign unterliegt das Benutzerkennwort der Sicherheitsrichtlinie, die die Komplexität und

Gültigkeit eines Kennworts definiert. Wenn Ihr Unternehmen unterschiedliche Kennwortsicherheitsrichtlinien für

46


•

P U B L I C



bestimmte Arbeitsbereiche und Abteilungen besitzt, können Sie den Benutzern unterschiedliche

Kennwortrichtlinien zuordnen.

Die Gültigkeit eines Benutzers wird aus dem Arbeitsvertrag des Mitarbeiters abgeleitet, zu dem der Benutzer gehört.

Sie können die Gültigkeit ändern, zum Beispiel wenn der Benutzer eines Mitarbeiters nicht mehr benötigt wird, weil der Mitarbeiter das Unternehmen verlassen hat.

Zugriffsrechte

Zuweisung von Work Centern und Work-Center-Sichten

Die Vergabe von Zugriffsrechten in SAP Business ByDesign erfolgt auf Basis von Work Centern und Work-Center-

Sichten. Sie können jedem Mitarbeiter, der über einen Benutzer im System verfügt, Zugriffsrechte zuordnen. Im

Organisationsmanagement können Sie einen Mitarbeiter einer Organisationseinheit zuordnen. Die Rolle der

Organisationseinheit in einem Fachbereich richtet sich nach der Funktion, die der Organisationseinheit zugeordnet ist. Die Funktion einer Organisationseinheit bestimmt, welche Work Center und Work-Center-Sichten den Benutzern vorgeschlagen werden. Wenn Sie z. B. einer Organisationseinheit mit der Funktion "Hauptbuch" einen Mitarbeiter zuordnen, wird für diesen Benutzer das Work Center

Hauptbuch

in der Benutzer- und Zugriffsverwaltung vorgeschlagen. Hier können Sie die vorgeschlagenen zusätzlichen Work Center und Work-Center-Sichten dem

Benutzer zuordnen.

Wenn Sie einem Benutzer mehrere Sichten zugeordnet haben, prüft das System, ob die zugeordneten Sichten die

Vorgaben der Funktionstrennung erfüllen. Die Funktionstrennung dient dazu, das Risiko von Betrug und Fehlern zu minimieren, um Unternehmenswerte zu schützen, z. B. Anlagen, Bestände und Daten. Die

Funktionstrennungsprüfung in der Benutzer- und Zugriffsverwaltung hilft Ihnen bei der konfliktfreien Zuordnung der

Zugriffsrechte. Im Falle eines Konflikts erhalten Sie eine ausführliche Konfliktbeschreibung und einen geeigneten

Lösungsvorschlag. Weitere Informationen über die Funktionstrennung finden Sie unter

Funktionstrennung

[Seite 51] .

Bei bestimmten Geschäftsprozessen kann eine Sicht nur zusammen mit anderen Sichten zugeordnet werden. Wenn

Sie eine dieser Sichten einem Benutzer zuordnen, werden Sie vom System über die automatische Zuordnung weiterer Sichten informiert.

Für die folgenden Work Center und Work-Center-Sichten weicht die Zuordnung der Zugriffsrechte vom oben beschriebenen Standardprozess ab:

●

●

Startseite

Dieses Work Center wird zusammen mit allen Sichten der

Startseite

jedem Benutzer automatisch zugeordnet.

Sie können die Zuordnung der Sicht nicht ändern und den Lese- und Schreibzugriff nicht einschränken.

Work Center


Beim Zuordnen dieses Work Centers muss das Geschäftsprofil des Vorgesetzten berücksichtigt werden. Es müssen die Work-Center-Sichten zugeordnet werden, die dem jeweiligen Geschäftsprofil des Vorgesetzten entsprechen.

Für das Business-Management-Profil dürfen nur die entsprechenden Work-Center-Sichten zugeordnet werden:

Wenn der Benutzer beispielsweise das Geschäftsprofil eines Finanzmanagers für Anlagen und Bestände hat, müssen Sie die Work-Center-Sichten

Anlagen

und

Bestandsbewertung

zuordnen, um dem Benutzer den relevanten Business Content zur Verfügung zu stellen. Beachten Sie, dass diese Work-Center-Sichten im

Work Center


nicht sichtbar sind, aber zugeordnet sein müssen, damit die relevanten Inhalte zur Verfügung stehen.

Für das Fachmanagementprofil werden die folgenden Work-Center-Sichten angezeigt, sofern sie zugeordnet sind:

○

Key-Performance-Indikatoren

Zur Überwachung von Key-Performance-Indikatoren aus Sicht des Performance Managements



P U B L I C

•


47

●

●

●

●

●

○

○

Mein Budget

Zur Verwaltung von Kosten in Kostenstellen

Meine Organisation

Zur Verwaltung der Organisationsstruktur

○

○

Meine Projekte

Zur Verwaltung von Projekten aus Sicht des Vorgesetzten

Mein Team

Zur Verwaltung von Teams

Work Center


Wenn Sie dieses Work Center zuordnen, können Sie den Fachbereich definieren, für den der Administrator

Konfigurationsaufgaben durchführen darf, indem Sie ihm die entsprechende Sicht zuordnen. Diese Work-

Center-Sichten sind im Work Center


nicht sichtbar, müssen aber zugeordnet sein, damit die relevanten Inhalte zur Verfügung stehen.

Work Center

Prüfung und Revision

Dieses Work Center setzt sich aus den Sichten anderer Work Center zusammen. In der Standardeinstellung sind alle Sichten des Work Centers


schreibgeschützt. Wenn jedoch Benutzer

Schreibzugriff auf eine Sicht haben, die auch im Work Center


verwendet wird, gilt dieser

Schreibzugriff auch für die entsprechende Sicht im Work Center


.

Sicht

Übersicht

Die Sicht bietet einen Überblick über die zugehörigen Sichten eines Work Centers.

Sicht

Berichte

Berichte werden Work-Center-Sichten zugeordnet, aber sie sind innerhalb dieser Sichten nicht sichtbar. Die

Sicht

Berichte

aggregiert alle Berichte aus den Sichten eines Work Centers und macht sie für den Benutzer verfügbar, der die entsprechenden Zugriffsrechte besitzt. Benutzern, die Zugriff auf eine Sicht haben, die

Berichte enthält, wird automatisch die Sicht

Berichte

zugeordnet. Weitere Informationen finden Sie unter

Sicht "Berichte".

Sicht

Aufgaben

Aufgabensteuerungspositionen werden Work-Center-Sichten zugeordnet, aber sie sind innerhalb dieser

Sichten nicht sichtbar. Die Sicht

Aufgaben

aggregiert alle Aufgabensteuerungspositionen aus den Sichten eines Work Centers und macht sie für den Benutzer verfügbar, der die entsprechenden Zugriffsrechte besitzt.

Benutzern, die Zugriff auf eine Sicht haben, die Aufgabensteuerungspositionen enthält, wird automatisch die

Sicht

Aufgaben

zugeordnet.

Einige Work-Center-Sichten besitzen Entsprechungen für die Verwendung auf mobilen Geräten. Wenn Sie solch eine

Sicht einem Benutzer zuordnen, orden Sie automatisch auch die entsprechende mobile Sicht dem Benutzer zu. Die

Berechtigung für die Sicht ist erforderlich, um die entsprechende mobile Funktionalität zu aktivieren, die von der

SAP-Business-ByDesign-Mobilanwendung unterstützt wird. Weitere Informationen finden Sie in der Dokumentation

Ihrer mobilen SAP-Business-ByDesign-Anwendung.

Die folgenden Work-Center-Sichten besitzen entsprechende mobile Sichten:

Work-Center-Sichten und ihre zugehörigen mobilen Sichten

Nr. der Work-Center-Sicht

BPM_ACCOUNTS

BPM_CONTACTSCRM

Work-Center-Sicht

Kunden

Kunden

Work Center

Kundenmanagement/

Geschäftspartnerpflege

Kundenmanagement

Entsprechende mobile Sicht

Kunden

Ansprechpartner

48


•

P U B L I C




CC_COMMONEMPLOYEESELFSERVICE

CPM_KEYPERFORMANCEINDICATORS

Work-Center-Sicht

Allgemeine

Berechtigungen für

Mitarbeiter

Key-Performance-

Indikatoren

Work Center

Startseite


Alle Sichten

CRM_ACTIVITIES

CRM_OPPORTUNITYTABLEVIEW

CRM_OPP_LEADS_WHO /

CRM_OPP_LEADS_WOHO

CRM_SALESORDERS

FIN_DUNNING

MMA_CASHLIQUIDITYMANAGEMENT

MMA_KEYPERFORMANCEINDICATORS

MMA_MARKETING

Aktivitäten

Opportunity-Liste

Leads

Kundenaufträge

Mahnung

Cash- und

Liquiditätsmanagement

Key-Performance-

Indikatoren

Marketing

MMA_MYBUDGET

MMA_MYPROJECTS

MMA_MYTEAM

MMA_OPERATIONALPURCHASING

MMA_PAYABLES

MMA_RECEIVABLES

MMA_SALES

MMA_SALESPRICEMAINTENANCE

MMA_STRATEGICPURCHASING

MMA_SUPPLIERINVOICING

MMA_TAXMANAGEMENT

Mein Budget

Meine Projekte

Mein Team

Operativer Einkauf

Verbindlichkeiten

Forderungen

Vertriebsplanung

Preispflege

Strategischer Einkauf

Rechnungsprüfung

Verwaltung der Steuern

Geschäftsführung

Kundenmanagement

Neugeschäft

Neugeschäft

Kundenaufträge

Forderungen

Mein

Verantwortungsbereich

Mein


Mein


Mein


Mein


Mein


Mein


Mein


Mein


Mein


Mein


Mein


Mein


Mein


KPIs – mein Bereich und Performance-

KPIs

Aktivitäten

Opportunitys

Leads

Kundenaufträge

Inkasso

Genehmigungen

Genehmigungen

Genehmigungen

Genehmigungen

Genehmigungen

Genehmigungen

Genehmigungen

Genehmigungen

Genehmigungen

Genehmigungen

Genehmigungen

Genehmigungen

Genehmigungen

Genehmigungen



P U B L I C

•


49


MMA_TIMEADMINISTRATION

PLM_INSPECTIONS

Work-Center-Sicht

Zeitverwaltung

Prüfungen

Work Center

Mein


Qualitätslenkung


Genehmigungen

Prüfungen

Zugriffsbeschränkungen

Für jede Sicht können Sie festlegen, ob der Benutzer Lese- und Schreibzugriff auf die Daten hat (Geschäftsbelege,

Tätigkeiten der Aufgabensteuerung, Berichte und Suchobjekte). In der Standardeinstellung gewährt das System jedem Benutzer, dem Sie eine Sicht zuordnen, Zugriff auf alle mit dieser Sicht verknüpften Daten. Sie haben jedoch die Möglichkeit, über den Berechtigungskontext den Zugriff auf spezifische Daten einzuschränken. Der

Berechtigungskontext ist für jede Sicht vordefiniert und gibt vor, für welche Geschäftsdaten Sie die Zugriffsrechte der Benutzer einschränken können. Der Berechtigungskontext einer Sicht kann beispielsweise Standort,

Unternehmen oder Mitarbeiter sein.

Wenn Sie Einschränkungen für einen Benutzer in der Benutzer- und Zugriffsverwaltung definieren, können Sie alle

Sichten und den zugehörigen Kontext anzeigen. Es gibt einige Sichten, die keinen Berechtigungskontext besitzen.

Für diese Sichten können Sie den Zugriff nicht auf spezifische Daten beschränken.

Der Berechtigungskontext der Sicht

Leads

im Work Center

Neugeschäft

ist

Mitarbeiter

. Das bedeutet, dass Sie den Zugriff des Benutzers auf bestimmte Leads auf Mitarbeiterebene einschränken können.

In den Zugriffseinschränkungen für die Sicht

Leads

in der Benutzer- und Zugriffsverwaltung können Sie die Mitarbeiter suchen, für deren Leads der Benutzer nicht zugriffsberechtigt sein soll, und den Lese- und

Schreibzugriff entsprechend einschränken. Anschließend kann der Benutzer nur auf Leads zugreifen, die von bestimmten Mitarbeitern angelegt wurden.

Mit der Benutzer- und Zugriffsverwaltung verknüpfte Work-Center-Sichten

Im System ist die Benutzer- und Zugriffsverwaltung mit den folgenden Sichten verknüpft:

●

Aufgaben

Diese Sicht bietet Ihnen eine Liste aller offenen Aufgaben und Tätigkeiten, die mit der Benutzer- und

Zugriffsverwaltung verknüpft sind. Sie können den Umfang Ihrer Aufgaben analysieren und eine

entsprechende Priorisierung vornehmen. Weitere Informationen finden Sie unter Aufgaben (Benutzer- und

Zugriffsverwaltung) – Quick Guide [Seite 27] .

●

●

●

●


In dieser Sicht können Sie Benutzerattribute anlegen und bearbeiten sowie Zugriffsrechte zuordnen. Weitere

Informationen finden Sie in der Dokumentation zu Anwendungsbenutzer.


In dieser Sicht können Sie Supportbenutzer und technische Benutzer anzeigen. Weitere Informationen finden

Sie unter

Technische und Supportbenutzer – Quick Guide [Seite 35]

.

Benutzerrollen

In dieser Sicht können Sie Benutzerrollen anlegen und bearbeiten.

Weitere Informationen finden Sie in der Dokumentation zu Benutzerrollen.

Benutzerregistrierungen für OAuth2-Webdienste

In dieser Sicht können Sie sich eine Liste der aktuell registrierten Benutzer der OAuth2-Webdienste mit dem entsprechenden Registrierungsstatus anzeigen lassen.



unter

Benutzer- und


aufrufen.

50


•

P U B L I C



Zusätzlich bietet die Benutzer- und Zugriffsverwaltung die folgenden allgemeinen Aufgaben:

●


In dieser allgemeinen Aufgabe können Sie Sicherheitsrichtlinien unter Einhaltung der

Sicherheitsanforderungen Ihres Unternehmens anlegen und bearbeiten.

Weitere Informationen finden Sie in der Dokumentation zu Sicherheitsrichtlinien.

●

Work-Center-Liste anzeigen

Diese allgemeine Aufgabe ermöglicht Ihnen das Anzeigen aller Work Center und Work-Center-Sichten, die einem Benutzer zugeordnet werden können, inklusive der Aktivitäten, die in den Sichten ausgeführt werden können.


Organisationsmanagement

Arbeitsverteilung [Seite 83]

Aufgabensteuerung

4.8.2 Funktionstrennung

Übersicht

Die Funktionstrennung dient dazu, das Risiko von Betrug und Fehlern zu minimieren, um Unternehmenswerte zu schützen, z. B. Anlagen, Bestände und Daten. Dies wird durch die richtige Zuordnung von Zugriffsrechten erzielt, indem die Zuständigkeiten für Geschäftsprozesse und Geschäftsverfahren auf mehrere Benutzer verteilt werden.

So sind z. B. für Zahlungsprozesse stets zwei Mitarbeiter zuständig. Jeder Scheck, der von einem Mitarbeiter angelegt wird, muss von einem zweiten Mitarbeiter unterschrieben werden, um sicherzustellen, dass die

Zuständigkeit für finanzielle Ausgaben des Unternehmens auf zwei Benutzer aufgeteilt wird.

Die Funktionstrennungsprüfung hilft den Anwendungsexperten in der Sicht

Benutzer- und Zugriffsverwaltung

des

Work Centers


, ihre Arbeit zu erledigen und ihnen die Zuordnung konfliktfreier

Zugriffsrechte zu ermöglichen. Basierend auf diesen Informationen können Anwendungsexperten die

Verantwortlichen der Geschäftsprozesse über vorhandene Konflikte informieren, damit kompensierende

Steuerelemente implementiert werden können, um die Konflikte aufzuheben.

Wenn Sie einem Benutzer Zugriffsrechte in Form von Work-Center-Sichten zuordnen, prüft das System, ob es einen

Funktionstrennungskonflikt in der Sichtzuordnung gibt. Ein Konflikt hinsichtlich der Funktionstrennung tritt auf, wenn ein Benutzer Zugriff auf eine Reihe von Work-Center-Sichten hat, die ihn in die Lage versetzen könnten, einen

Fehler oder einen Betrug zu begehen und dadurch Unternehmenswerte zu verletzen. Wenn ein Konflikt vorliegt, wird er durch ein rotes Ampelsymbol gekennzeichnet, und die Details zum Konflikt werden unter

Konfliktbeschreibung

angezeigt. Je nach Zuordnung zeigt das System eine Liste der im Konflikt stehenden Work-Center-Sichten sowie eine mögliche Lösung an. So eine Lösung könnte beispielsweise sein, die beiden Work-Center-Sichten unterschiedlichen Benutzern zuzuordnen.

Wenn Funktionen nicht getrennt werden können, sollte die Geschäftsführung sicherstellen, dass außerhalb des

Systems Risiko mindernde Kontrollen vorhanden sind, damit Fehler nicht leicht zu verschleiern sind und keine

Unregelmäßigkeiten in den Finanzen auftreten. Andere nachträgliche Kontrollmechanismen, die Konflikte bei der

Funktionstrennung aufheben können, sind z. B. Berichte, Protokolle und Prüfungen durch eine Führungskraft.



P U B L I C

•


51

Regeln für die Funktionstrennung

Das System stellt eine Reihe von Regeln bereit, die Sie dabei unterstützen, Anlagen und Werte Ihres Unternehmens zu schützen und Unregelmäßigkeiten zu vermeiden. Sollte eine Regel verletzt worden sein, liefert das System die

Details des Konflikts hinsichtlich der Funktionstrennung, die Verstoßdetails, eine mögliche Lösung und Vorschläge für risikomindernde Kontrollen.

●

●

Das System prüft nicht die Trennung zum Verwalten von Stammdaten und Bewegungsdaten für alle Work Center.

Auch wenn alle Regeln implementiert werden, stellt dies keine Garantie dafür dar, dass Ihr System vollständig kompatibel ist. Die Regelliste ist unvollständig und wird mit jeder neuen

Softwareversion erweitert.

4.8.3 Arbeiten mit Benutzerrollen

Übersicht

Mithilfe von Benutzerrollen ordnen Sie mehreren Anwendungsbenutzern, die die gleichen Aktivitäten ausführen,

Zugriffsrechte zu. Beim Anlegen und Bearbeiten einer Benutzerrolle können Sie sowohl Work Center und Work-

Center-Sichten zuordnen als auch Zugriffseinschränkungen für jede Sicht definieren.

Benutzerrollenzuordnung

Wenn Sie eine Benutzerrolle zuordnen, werden alle für die Benutzerrolle festgelegten Work Center, Work-Center-

Sichten und Zugriffseinschränkungen den entsprechenden Anwendungsbenutzern zugeordnet.

Benutzerrollenstatus

Status

Lebenszyklussta tus

Statuswert

In Vorbereitung

Aktiv

Beschreibung

Initialer Status einer neuen Benutzerrolle.

Die Benutzerrolle kann Anwendungsbenutzern zugeordnet werden.

Aktiv und inkonsistent

Ein System-Upgrade könnte die folgende Inkonsistenz in der aktiven Version der

Benutzerrolle verursacht haben:

Die Benutzerrolle enthält Sichten, die einem Anwendungsbenutzer nicht mehr zugeordnet sein kann, entweder aufgrund von in Konflikt stehenden Work-

Center-Sichten oder weil eine vorausgesetzte Work-Center-Sicht fehlt.

In Folge dessen wird ein Vorfall an den Administrator gesendet.

Veraltet

Wenn Sie eine Benutzerrolle als veraltet kennzeichnen, können Sie zu dieser keine neuen Zuordnungen mehr vornehmen. Vorhandene Zuordnungen sind nicht betroffen.

52


•

P U B L I C



Status

Status

"Benutzeraktuali sierung"

Statuswert

Nicht gestartet

In Bearbeitung

Abgeschlossen

Fehlgeschlagen

Beschreibung

Die Benutzeraktualisierung wurde noch nicht gestartet.

Anwendungsbenutzer, denen die Benutzerrolle zugeordnet ist, werden mit den

Zugriffsrechten der aktuell aktiven Version aktualisiert.

Die Benutzeraktualisierung ist abgeschlossen.

Die Benutzeraktualisierung ist fehlgeschlagen, weil ein oder mehrere

Anwendungsbenutzer gesperrt sind. Entsperren Sie die entsprechenden

Anwendungsbenutzer, und starten Sie die Benutzeraktualisierung neu. Sie tun dies in der Sicht

Benutzerrollen

, indem Sie Zugeordnete Benutzer ,

Benutzer aktualisieren

wählen. Sie tun dies in der Sicht


, indem Sie

Zugriffsrechte aktualisieren und anschließend

Einzelnen Benutzer aktualisieren

oder

Alle Benutzer aktualisieren

wählen.

Benutzerrollenszenarios

Sie können jedem Anwendungsbenutzer eine oder mehrere Benutzerrollen zuordnen. Wenn Sie mehrere

Benutzerrollen zuordnen, die dieselben Work-Center-Sichten, aber unterschiedliche Zugriffseinschränkungen enthalten, werden alle Zugriffseinschränkungen für den Anwendungsbenutzer aggregiert.

Beispiel: Benutzerrolle 1 enthält Sicht A, die auf Zugriffsgruppe 1 beschränkt ist, und Benutzerrolle 2 enthält ebenfalls

Sicht A, die auf Zugriffsgruppe 2 beschränkt ist. Wenn beide Benutzerrollen denselben Anwendungsbenutzern zugeordnet werden, erhalten diese in Sicht A Zugriff auf die Daten der Zugriffsgruppe 1 und 2.

Das zuvor beschriebene Szenario wird in folgender Abbildung dargestellt:

Einem Anwendungsbenutzer sind zwei Benutzerrollen zugeordnet

Sich überschneidende Zugriffseinschränkungen werden automatisch neu berechnet. Beispiel: Benutzerrolle 1 enthält Sicht A, die auf Zugriffsgruppe 1 beschränkt ist. Benutzerrolle 2 enthält ebenfalls Sicht A, jedoch ohne

Zugriffseinschränkungen. Wenn Sie Anwendungsbenutzern beide Benutzerrollen zuordnen, erhalten diese vollen

Zugriff auf Sicht A ohne Einschränkungen. Wenn Sie jedoch die Benutzerrolle 2 entfernen, haben die

Anwendungsbenutzer in Sicht A nur Zugriff auf Daten der Zugriffsgruppe 1.




P U B L I C

•


53

Zwei Benutzerrollen mit denselben Sichten und sich überschneidenden Zugriffseinschränkungen

Zugriffseinschränkungen können mithilfe von Berechnungsregeln ermittelt werden. Das ist erforderlich, wenn die

Zugriffsgruppe mitarbeiterspezifisch, die Benutzerrolle jedoch mehreren Anwendungsbenutzern zugeordnet ist. In diesem Fall stellt das System Berechnungsregeln bereit, die auf Berechtigungskontextebene vordefiniert sind. Wenn

Sie die Benutzerrolle den relevanten Anwendungsbenutzern zuordnen, verwendet das System die

Berechnungsregeln zur Ermittlung der Zugriffsgruppe für jeden Anwendungsbenutzer.


Benutzerrollenzuordnung mit Berechnungsregel

54


•

P U B L I C



5 Sicht Geschäftsdatenkonsistenz

5.1 Sicht Geschäftsbelegdifferenzen

5.1.1 Geschäftsbelegdifferenzen – Quick Guide

In der Sicht

Geschäftsdatenkonsistenz

des Work Centers


werden in der

Untersicht

Geschäftsbelegdifferenzen

alle Geschäftsbelegdifferenzen aufgeführt, die zurzeit im System vorliegen und aus offenen Datenflussüberprüfungsergebnissen stammen.

In dieser Untersicht können Sie festlegen, ob Sie alle vorhandenen Differenzen, alle Differenzen, die in der vorigen

Woche gefunden wurden, oder alle Differenzen, die im letzten Monat gefunden wurden, anzeigen möchten. Bei

Belegdifferenzen können Sie eine Wiederholungsprüfung durchführen oder die Synchronisation von Belegen starten.


Es ist wichtig, die anwendungsübergreifende Integrität von Daten in der SAP-Lösung sicherzustellen. Durch die nachrichtenbasierte asynchrone Kommunikation ist es wichtig, die richtige Replikation von Daten zwischen

Geschäftsbelegen sicherzustellen. Dieser Prozess ist für die Einhaltung gesetzlicher Bestimmungen von entscheidender Bedeutung. Für die Prüfung der Datenintegrität können Sie die Datenflussüberprüfungsanwendung verwenden. Sie ist im Work Center


in der Sicht


verfügbar.


Datenflussüberprüfung [Seite 60]

.

Aufgaben

Wiederholungsprüfung starten

1.

Sie können sehen, ob eine Wiederholungsprüfung für ein Geschäftsbelegpaar möglich ist, wenn sich bei diesem Belegpaar in der Spalte

Wiederholungsprüfung verfügbar

eine grüne Ampel befindet.

2.

Um die Wiederholungsprüfung für ein Geschäftsbelegpaar zu starten, markieren Sie das entsprechende Paar, und wählen Sie

Wiederholungsprüfung starten

.

3.

Das System führt die Wiederholungsprüfung durch und erfasst Datum und Uhrzeit der Wiederholungsprüfung in der Spalte

Letzte Wiederholungsprüfung

des entsprechenden Belegpaars.

Belegsynchronisation starten

1.

Sie können sehen, ob eine Belegsynchronisation für ein Geschäftsbelegpaar möglich ist, wenn sich bei diesem

Belegpaar in der Spalte

Belegsynchronisation verfügbar

eine grüne Ampel befindet.

2.

Um die Dokumentsynchronisation für ein Geschäftsbelegpaar zu starten, markieren Sie das entsprechende

Paar, und wählen Sie

Belegsynchronisation starten

.

3.

Das System führt die Belegsynchronisation durch und erfasst Datum und Uhrzeit der Belegsynchronisation in der Spalte

Letzte Belegsynchronisation

.


Sicht Geschäftsdatenkonsistenz

P U B L I C

•


55

Auf Ergebnisse eines Datenflussüberprüfungslaufs reagieren

Weitere Informationen finden Sie unter Auf Ergebnisse eines Datenflussüberprüfungslaufs reagieren [Seite 56] .

5.2 Sicht Ergebnisse der Datenflussüberprüfung

5.2.1 Ergebnisse der Datenflussüberprüfung – Quick Guide

Im Work Center


unter


wählen Sie die Untersicht

Ergebnisse der Datenflussüberprüfung

, um die Ergebnisse eines Datenflussüberprüfungslaufs zu analysieren.

Während eines Datenflussüberprüfungslaufs vergleicht das System den Geschäftsbeleg, der die ursprünglichen

Daten enthält, mit dem Geschäftsbeleg, der die replizierten Daten enthält, und identifiziert die während des

Geschäftsprozesses eventuell aufgetretenen Abweichungen. In der Sicht mit den Ergebnissen der

Datenflussüberprüfung werden daraufhin alle Geschäftsbelegpaare mit Geschäftsbelegdifferenzen aufgelistet, die im Datenflussüberprüfungslauf gefunden wurden.





in der Sicht


verfügbar.

Weitere Informationen finden Sie unter Datenflussüberprüfung [Seite 60]

.

Aufgaben


Weitere Informationen zu dieser Aufgabe finden Sie unter Auf Ergebnisse eines Datenflussüberprüfungslaufs reagieren [Seite 56] .

5.2.2 Aufgaben

5.2.2.1 Auf Ergebnisse eines Datenflussüberprüfungslaufs reagieren

Vorgehensweise

1.

Wählen Sie im Work Center


unter


die Sicht


. Wählen Sie in der Liste

Anzeigen

die Option

Offene Ergebnisse mit

Differenzen

.

56


•

P U B L I C



Das System listet alle offenen Ergebnisse der Datenflussüberprüfungsläufe auf, die Differenzen enthalten.

Sie können in der Sicht


mehr als ein Ergebnis auswählen und die folgenden Aufgaben direkt im Arbeitsvorrat ausführen, ohne einen einzelnen Lauf öffnen zu müssen:

●

●

●

Status in "Abgeschlossen" ändern



2.

Um mit dem Ergebnis eines einzelnen Datenflussüberprüfungslaufs zu arbeiten, wählen Sie ein

Datenflussüberprüfungsergebnis aus, und wählen Sie anschließend

Bearbeiten

. Das Bild

Ergebnis der

Datenflussüberprüfung

wird geöffnet und zeigt Informationen zu den Differenzen an, die während des

Datenflussüberprüfungslaufs festgestellt wurden.

3.

Um die Datenflussüberprüfung für das Geschäftsbelegpaar zu wiederholen, markieren Sie eine oder mehrere

Abweichungen, und wählen Sie


.

Bei der Wiederholungsprüfung werden die im Datenflussüberprüfungslauf geprüften Geschäftsbelege erneut geprüft. Es ist möglich, dass die vom Lauf entdeckten Abweichungen nur vorübergehend aufgetreten sind und in der Zwischenzeit entfernt wurden.

4.

Wenn die Datenabweichung durch die Wiederholungsprüfung nicht erfolgreich aufgelöst wird, können Sie die

Fehler in der Prozesskommunikation identifizieren, die zu den Abweichungen zwischen den

Geschäftsbelegen geführt haben. Nachdem Sie die Fehler in der Prozesskommunikation behoben haben, können Sie die Überprüfung für das Geschäftsbelegpaar wiederholen.

a.



die Sicht


und dann die Untersicht

Fehler in der Prozesskommunikation

.

b.

Beheben Sie die einzelnen Fehler in der Prozesskommunikation, die sich auf die

Datenflussüberprüfung beziehen.

c.

Nachdem Sie alle Fehler in der Prozesskommunikation für das zugehörige Geschäftsbelegpaar behoben haben, kehren Sie zum Bild

Ergebnis der Datenflussüberprüfung

zurück. Markieren Sie die

Abweichungen, und wählen Sie


.

5.

Wenn die Datenabweichung in den vorherigen Schritten nicht behoben wurde, können Sie abhängig vom

Geschäftsbelegpaar eine Belegsynchronisation starten.

a.

Markieren Sie die Abweichung im Bild "Ergebnis der Datenflussüberprüfung", und wählen Sie


.

b.

Um zu überprüfen, ob die Belegsynchronisation erfolgreich war, können Sie die Wiederholungsprüfung starten.

6.

Um das Anwendungsprotokoll des ursprünglichen Datenflussüberprüfungslaufs anzuzeigen, wählen Sie die

Anwendungsprotokollnummer

. Sie können auch die Anwendungsprotokolle der Wiederholungsprüfungen anzeigen. Im Anwendungsprotokoll für Datenflussüberprüfungsläufe werden bestimmte Details zu den

Fehlern angezeigt, die während des Laufs aufgetreten sind. Sie können auch die für den Lauf angegebenen

Einstellungen anzeigen.

7.

Wenn die Datenabweichungen in den vorherigen Schritten nicht behoben wurden, können Sie einen Vorfall melden und an den Dienstleister weiterleiten.



P U B L I C

•


57

Melden Sie bei Ergebnissen mit Abweichungen, die folgende Kriterien erfüllen, keinen Vorfall: Für den zugehörigen Lauf ist die Option

Nur Belege prüfen, die sich seit der letzten Überprüfung geändert haben

aktiv, das Ergebnis verfügt über den Status

Offen

, und es enthält Differenzen, die nicht behoben wurden, nachdem das System eine Überprüfung automatisch wiederholt hatte.

Dafür legt das System automatisch nach einer festgelegten Zeit Vorfälle an, die an SAP gesendet werden.

8.

Nachdem Sie das Ergebnis der Datenflussüberprüfung bearbeitet haben, wählen Sie

Status auf "Abgeschlossen" setzen

.

Wenn der Status auf

Abgeschlossen

gesetzt wird, kann für dieses Ergebnis keine weitere Aktion mehr durchgeführt werden.

9.

Schließen Sie das Bild

Ergebnis der Datenflussüberprüfung

.

Ergebnis

Sie haben auf die Ergebnisse eines Datenflussüberprüfungslaufs reagiert.


Datenflussüberprüfungsläufe – Quick Guide [Seite 58]

5.3 Sicht Datenflussüberprüfungsläufe

5.3.1 Datenflussüberprüfungsläufe – Quick Guide

Im Work Center


in der Sicht


können

Anwendungsexperten die Untersicht

Datenflussüberprüfungsläufe

wählen, um einen Datenflussüberprüfungslauf anzulegen und einzuplanen. Die Ergebnisse eines Datenflussüberprüfungslaufs können die Anwendungsexperten später in der Untersicht


analysieren. Während eines

Datenflussüberprüfungslaufs vergleicht das System den Geschäftsbeleg, der die ursprünglichen Daten enthält, mit dem Geschäftsbeleg, der die replizierten Daten enthält, und identifiziert die während des Geschäftsprozesses eventuell aufgetretenen Abweichungen. In einem Lauf können ein oder mehrere Geschäftsbelegpaare verglichen werden. Der Datenflussüberprüfungslauf prüft, ob folgende Arten von Inkonsistenzen aufgetreten sind:

●

●

Im zweiten Geschäftsbeleg fehlen alle Geschäftsbelegdaten. Wenn z. B. ein neuer Kundenauftrag angelegt wird, legt der Geschäftsprozess auch einen neuen Kundenbedarf an. Wenn kein Kundenbedarf angelegt wird, erkennt der Datenflussüberprüfungslauf, dass die Geschäftsbelegdaten fehlen.

Zwischen den Geschäftsbelegen sind nicht alle Datenattribute konsistent. Wenn z. B. ein Kundenauftrag aktualisiert wird, aktualisiert der Geschäftsprozess auch den Kundenbedarf. Wenn nicht alle Daten innerhalb des Kundenbedarfs korrekt aktualisiert werden, erkennt der Datenflussüberprüfungslauf die Inkonsistenzen zwischen den Geschäftsbelegen.

58


•

P U B L I C




Datenflussüberprüfung




in der Sicht


verfügbar.


Datenflussüberprüfung [Seite 60]

.

Anlegen von Datenflussüberprüfungsläufen

Es ist wichtig, die Integrität von Geschäftsvorfallsdaten sicherzustellen. Da bei der asynchronen Kommunikation das

Senden und Empfangen von Daten zeitlich versetzt erfolgt, müssen Sie prüfen, ob die Daten zwischen den

Geschäftsbelegen korrekt repliziert wurden. Dieser Prozess ist für die Einhaltung gesetzlicher Bestimmungen von entscheidender Bedeutung. Für die Prüfung der Datenintegrität können Sie die Datenflussüberprüfungsanwendung verwenden. Sie ist im Work Center


in der Sicht


und in den Untersichten


und


verfügbar.


Anlegen von Datenflussüberprüfungsläufen [Seite 62]

.

Geschäftsbelegpaare für Datenflussüberprüfung


Geschäftsbelegpaare für Datenflussüberprüfung [Seite 63] .

Aufgaben

Datenflussüberprüfungslauf anlegen

Informationen zu dieser Aufgabe finden Sie

hier [Seite 67]

.

Datenflussüberprüfungslauf einplanen

1.

Prüfen Sie, ob der Datenflussüberprüfungslauf, der eingeplant werden soll, den Status

Aktiv

hat.

2.

Wenn der Datenflussüberprüfungslauf immer noch den Status

In Vorbereitung

hat, markieren Sie den

Datenflussüberprüfungslauf und wählen dann

Status

und

Aktivieren

.

3.

Um den aktiven Lauf einzuplanen, markieren Sie den Lauf und wählen

Einplanen

.

4.

Planen Sie den Lauf im Bild

Job einplanen

entsprechend den Anforderungen Ihres Unternehmens ein, und wählen Sie


.

Nachdem ein Datenflussüberprüfungslauf eingeplant wurde, stellt ihn das System als Job dar. Wenn Sie einen

Lauf im System eingeplant haben, können Sie ihn anzeigen, indem Sie in der Sicht


die Option

Jobs anzeigen

wählen oder die Sicht

Hintergrundjobs

aufrufen.


Informationen zu dieser Aufgabe finden Sie unter Auf Ergebnisse eines Datenflussüberprüfungslaufs reagieren

[Seite 56]

.



P U B L I C

•


59

5.3.2 Betriebswirtschaftlicher Hintergrund

5.3.2.1 Datenflussüberprüfung

Übersicht




in der Sicht


verfügbar.

Bei der Datenflussüberprüfung werden Geschäftsbelegpaare verglichen, die in einem Datenflussüberprüfungslauf miteinander verknüpft sind. Die Datenflussüberprüfung steht für einen festgelegten Satz an Geschäftsbelegpaaren zur Verfügung, die die verschiedenen Anwendungen in SAP Business ByDesign abdecken. Sofern das System richtig ausgeführt wird und sämtliche Daten in den Geschäftsbelegen korrekt verwaltet wurden, enthalten die

Geschäftsbelege dieselben Daten. Wenn die Daten hingegen nicht korrekt sind, werden beim Vergleich der

Geschäftsbelege im Zuge der Datenflussüberprüfung Differenzen festgestellt, die im Ergebnis der

Datenflussüberprüfung sowie im zugehörigen Anwendungsprotokoll erfasst werden.

Allgemeine Informationen

Bei den folgenden Daten handelt es sich um die wichtigsten

Auswahlkriterien

, mit denen festgelegt wird, welche

Geschäftsbelege bei einem Datenflussüberprüfungslauf geprüft werden:

●

Mithilfe der


geben Sie an, dass das System die in einem bestimmten oder in mehreren

Unternehmen angelegten Geschäftsbelege prüft.

●

●

●

●

Mit dem

Datum des Buchhaltungsvorgangs

geben Sie an, dass das System die in der Buchhaltung an einem bestimmten Datum oder innerhalb eines bestimmten Zeitrahmens gebuchten Geschäftsbelege prüft.

Die Option


ist für Geschäftsbelegpaare mit dem Auswahlkriterium

Zuletzt geändert am

sowie für alle vordefinierten Geschäftsbeleggruppen verfügbar. Bei Auswahl dieser Option berechnet das System automatisch den Zeitrahmen für die nächste

Ausführung des Datenflussüberprüfungslaufs. Das System prüft, ob sich der bei der letzten Ausführung des

Datenflussüberprüfungslaufs berücksichtigte Zeitrahmen sowie der Zeitrahmen für die nächste Ausführung des Datenflussüberprüfungslaufs überlappen oder Lücken aufweisen, und es bezieht die relevanten

Geschäftsbelege in den Datenflussüberprüfungslauf ein. Anschließend überprüft das System nur die

Geschäftsbelege, die seit der Ausführung des letzten Datenflussüberprüfungslaufs geändert wurden.

Mit der Angabe


geben Sie an, dass das System die an einem bestimmten Datum oder innerhalb eines bestimmten Zeitrahmens zuletzt geänderten Belege prüft.

Mit dem

Auswahldatum

, das nur für vordefinierte Geschäftsbeleggruppen verfügbar ist, geben Sie an, dass das System die im Datenflussüberprüfungslauf geprüften Geschäftsbelege wie folgt auswählt:

○

Für Geschäftsbelege innerhalb der Geschäftsbeleggruppe, für die das Auswahlkriterium das Datum der letzten Änderung ist, verwendet das System das Datum der letzten Änderung als Auswahldatum und bezieht dabei die relevanten Geschäftsbelegpaare in den Datenflussüberprüfungslauf ein.

○

○

Für Geschäftsbelege, für die das Auswahlkriterium das Buchhaltungsvorgangsdatum ist, verwendet das

System das Datum des Buchhaltungsvorgangs als Auswahldatum.

Für das Geschäftsbelegpaar "Bestand" und "Bestandsplanungssicht" werden alle Geschäftsbelege markiert.

60


•

P U B L I C



Mithilfe der folgenden

Steuerungsparameter

können Sie festlegen, wie das System mit einem Ergebnis der

Datenflussüberprüfung umgeht:

●

Wenn Sie die Option

Informationen zu Belegen mit Differenzen in das Anwendungsprotokoll aufnehmen

auswählen, legen Sie fest, dass die Geschäftsbelege mit Differenzen im Anwendungsprotokoll des Ergebnisses der

Datenflussüberprüfung aufgeführt werden.

●

●

Wenn Sie die Option

Informationen zu Belegen ohne Differenzen in das Anwendungsprotokoll aufnehmen

auswählen, legen Sie fest, dass die Belege ohne Differenzen im Anwendungsprotokoll des Ergebnisses der

Datenflussüberprüfung aufgeführt werden.

Durch Auswahl der Option

Differenzen automatisch korrigieren

legen Sie fest, dass das System eine

Belegsynchronisation startet und auf diese Weise automatisch den Versuch unternimmt, alle erkannten

Differenzen zu korrigieren.

Die Option

Differenzen automatisch korrigieren

steht nicht für alle Geschäftsbelegpaare zur Verfügung.

●

Wenn Sie die Option

Ergebnisstatus automatisch auf "Abgeschlossen" setzen, wenn keine Differenzen gefunden werden

wählen, setzt das System das Ergebnis der Datenflussüberprüfung auf den Status

Abgeschlossen

, sofern keine Differenzen gefunden wurden, und zeigt es nicht in der Liste offener Ergebnisse an.

Für den Umgang mit erkannten Geschäftsbelegdifferenzen, die das System nicht beheben konnte, stehen Ihnen die folgenden Optionen zur Verfügung:

●

●

Überprüfung wiederholen

Wenn Sie eine Überprüfung wiederholen, vergleicht das System dieselben Daten, die bereits während des ersten oder vorangegangenen Datenflussüberprüfungslaufs miteinander verglichen wurden. Es ist möglich, dass die vom Lauf entdeckten Differenzen nur vorübergehend aufgetreten sind und in der Zwischenzeit entfernt wurden. Auf diese Weise können Sie sehen, ob bereits Differenzen korrigiert wurden. Wenn die

Differenzen bei der wiederholten Überprüfung nicht mehr gefunden werden, werden sie nicht länger im

Ergebnis angezeigt, und die Benutzer können mit dem Bearbeiten der Geschäftsbelege fortfahren.

Belegsynchronisation starten

Wenn Sie die Belegsynchronisation für eine Geschäftsbelegdifferenz starten, sendet das System eine

Meldung mit den aktuellen Daten aus dem ursprünglichen Geschäftsbeleg an den empfangenden

Geschäftsbeleg. Ein mögliches Ergebnis der Belegsynchronisation besteht darin, dass beide Geschäftsbelege anschließend die richtigen Daten enthalten. Das bedeutet, dass die während des

Datenflussüberprüfungslaufs gefundene Differenz korrigiert wurde und die Benutzer mit der Bearbeitung der

Geschäftsbelege fortfahren können. Wenn Sie feststellen möchten, ob die Daten in den Geschäftsbelegen infolge der Belegsynchronisation korrigiert wurden, müssen Sie die Überprüfung wiederholen. Durch die wiederholte Überprüfung wird das Ergebnis der Datenflussüberprüfung aktualisiert.

Nach einem festgelegten Zeitraum werden automatisch Vorfälle für Ergebnisse der Datenflussüberprüfung angelegt, die die folgenden Kriterien erfüllen: Für den zugehörigen Lauf ist die Option


aktiv, das Ergebnis verfügt über den Status

Offen

, und es enthält Differenzen, die nicht behoben wurden, nachdem das System eine Überprüfung automatisch wiederholt hatte.



P U B L I C

•


61

5.3.2.2 Anlegen von Datenflussüberprüfungsläufen

Übersicht

Es ist wichtig, die Integrität von Geschäftsvorfallsdaten sicherzustellen. Da bei der asynchronen Kommunikation das

Senden und Empfangen von Daten zeitlich versetzt erfolgt, müssen Sie prüfen, ob die Daten zwischen den

Geschäftsbelegen korrekt repliziert wurden. Dieser Prozess ist für die Einhaltung gesetzlicher Bestimmungen von entscheidender Bedeutung. Für die Prüfung der Datenintegrität können Sie die Datenflussüberprüfungsanwendung verwenden. Sie ist im Work Center


in der Sicht


und in den Untersichten


und


verfügbar.

Anlegen von Datenflussüberprüfungsläufen

●

Allgemeine Informationen/Daten

Wenn Sie einen neuen Datenflussüberprüfungslauf anlegen, geben Sie eine Laufnummer (eine eindeutige

Nummer) sowie eine Laufbeschreibung (eine textuelle Beschreibung des Inhalts des Laufs) ein. Beispiel:

MRDO 001 Kundenrechnung - Buchungsrelevanter Geschäftsvorfall, A-K

. Dies ist ein Lauf, der die Geschäftsbelege

Kundenrechnung

und

Buchungsrelevanter Geschäftsvorfall

für Unternehmen mit den

Anfangsbuchstaben A bis K vergleicht.

Sie können ein Geschäftsbelegpaar auswählen, das Sie auf Unterschiede hin analysieren möchten. Alternativ dazu können Sie auch eine Gruppe von Paaren auf Grundlage der betriebswirtschaftlichen Bedeutung auswählen und gleichzeitig analysieren.

●

●

Geschäftsbelegpaare

Sie haben die Möglichkeit, für die hier [Seite 63]

aufgeführten Geschäftsbelegpaare einen

Datenflussüberprüfungslauf anzulegen.

Gruppen von Geschäftsbelegpaaren

Sie können einen Datenflussüberprüfungslauf für vordefinierte Gruppen von Geschäftsbelegpaaren anlegen.

Die Gruppen basieren auf der betriebswirtschaftlichen Bedeutung, die jedem Paar zugeordnet ist. Die betriebswirtschaftliche Bedeutung der einzelnen Paare wird anhand der betriebswirtschaftlichen Bedeutung der Geschäftsbelege bestimmt und als Kriterium für die Gruppen von Paaren verwendet:

Gruppenname Betriebswirtschaftliche Bedeutung

Grundlegender Umfang Datenflussüberprüfungslauf deckt alle Belegpaare mit hoher betriebswirtschaftlicher Bedeutung ab.

Erweiterter Umfang

Maximaler Umfang

Datenflussüberprüfungslauf deckt alle Belegpaare mit hoher oder mittlerer betriebswirtschaftlicher

Bedeutung ab.

Datenflussüberprüfungslauf deckt alle Belegpaare ab.

Obwohl ein Gruppenlauf zur Datenflussüberprüfung mehrere Geschäftsbelegpaare gleichzeitig vergleicht, wird für jedes Geschäftsbelegpaar innerhalb der Gruppe ein separates Ergebnis geliefert. In der Untersicht

Geschäftsbelegdifferenzen

können Sie die Ergebnisse für jedes Paar anzeigen.

62


•

P U B L I C



●

SAP_COMMON

ist ein Lauf, der im Lieferumfang des Systems enthalten und für eine regelmäßige Ausführung eingeplant ist. Er umfasst die Gruppe "Maximaler Umfang" für den Vergleich aller in der

Datenflussüberprüfung enthaltenen Geschäftsbelegpaare. Sie können diesen Lauf anzeigen, umplanen oder abbrechen. Wenn der Lauf

SAP_COMMON

unvollständige Ergebnisse liefert, überprüft das System innerhalb des nächsten Laufs die zugehörigen Geschäftsbelege. Eine vollständige Liste aller Geschäftsbelegpaare

finden Sie unter Geschäftsbelegpaare für Datenflussüberprüfung [Seite 63] .

Auswahldaten/-kriterien

Abhängig davon, welches Geschäftsbelegpaar oder welche Gruppe Sie auswählen, können Sie die Kriterien für die zu überprüfenden Instanzen der Geschäftsbelege angeben. Sie können beispielsweise alle

Unternehmen mit den Anfangsbuchstaben A bis K und den Monat November auswählen.

Die folgenden Auswahloptionen für Geschäftsbelegpaare sind möglich:

○

Datum des Buchhaltungsvorgangs

○

○

○


Kostenstellennummer


Die Option


ist für

Geschäftsbelegpaare, die als

Auswahlkriterien

die Option


haben, und für alle vordefinierten Geschäftsbeleggruppen verfügbar. Bei Auswahl dieser Option berechnet das System automatisch den Zeitrahmen für die nächste Ausführung des Datenflussüberprüfungslaufs. Das System prüft, ob sich der bei der letzten Ausführung des Datenflussüberprüfungslaufs beachtete Zeitrahmen und der Zeitrahmen für die nächste Ausführung des Datenflussüberprüfungslaufs überlappen oder ob sie Lücken aufweisen und ob die relevanten Geschäftsbelege im Datenflussüberprüfungslauf enthalten sind. Anschließend überprüft das System nur die Geschäftsbelege, die seit der Ausführung des letzten

Datenflussüberprüfungslaufs geändert wurden.

○

○

○

○

Zahlungsausführungsdatum


Produktnummer

Planungsbereichsnummer

●

Die einzig mögliche Auswahloption für Geschäftsbeleggruppen ist

Auswahldatum

.

Steuerparameter für Ausführung

Sie können die folgenden Steuerparameter für die Ausführung einschließen:

○

Informationen zu Belegen mit Differenzen in das Anwendungsprotokoll aufnehmen

○

○

○

Informationen zu Belegen ohne Differenzen in das Anwendungsprotokoll aufnehmen

Differenzen automatisch korrigieren

Ergebnisstatus automatisch auf "Abgeschlossen" setzen, wenn keine Differenzen gefunden werden


Datenflussüberprüfungsläufe – Quick Guide [Seite 58]

Datenflussüberprüfungslauf anlegen [Seite 67]

5.3.2.3 Geschäftsbelegpaare für Datenflussüberprüfung

Diese Tabelle enthält die Geschäftsbelegpaare, die in einem Datenflussüberprüfungslauf überprüft werden können.



P U B L I C

•


63

Sie können Datenflussüberprüfungsläufe für Geschäftsbelegpaare oder für Gruppen von Paaren auf der Basis der betriebswirtschaftlichen Bedeutung anlegen.

Maximaler Umfang

beinhaltet alle Geschäftsbelegpaare. Die Tabelle zeigt die Geschäftsbelegpaare, die in den Gruppen

Grundlegender Umfang

,

Erweiterter Umfang

und

Maximaler

Umfang

enthalten sind.

Geschäftsbeleg 1

Kontoauszug

Belegsynchronisation verfügbar

Nein

Geschäftsbeleggruppe

Alle

Wechseleinreicher

Besitzwechsel

Geldtransfer

Scheckeinreicher

Kundenrechnung

Kundenretoure

Streckenabruf

Fällige Zahlung

Mitarbeiterzeitkalender

Spesenabrechnung

Waren- und

Leistungsrückmeldung

Wareneingang und

Serviceerbringung

Eingangsscheck

Buchungsbeleg

Avis

Zahlungsausgleich

Zahlungsauftrag

Buchungsrelevanter

Geschäftsvorfall

Buchungsrelevanter

Geschäftsvorfall

Buchungsrelevanter

Geschäftsvorfall

Buchungsrelevanter

Geschäftsvorfall

Buchungsrelevanter

Geschäftsvorfall

Buchungsrelevanter

Geschäftsvorfall

Buchungsrelevanter

Geschäftsvorfall

Buchungsrelevanter

Geschäftsvorfall

Buchungsrelevanter

Geschäftsvorfall

Geschäftsbeleg 2

Buchungsrelevanter

Geschäftsvorfall

Buchungsrelevanter

Geschäftsvorfall

Buchungsrelevanter

Geschäftsvorfall

Buchungsrelevanter

Geschäftsvorfall

Buchungsrelevanter

Geschäftsvorfall

Buchungsrelevanter

Geschäftsvorfall

Buchungsrelevanter

Geschäftsvorfall

Buchungsrelevanter

Geschäftsvorfall

Buchungsrelevanter

Geschäftsvorfall

Ja

Nein

Nein

Nein

Nein

Ja

Ja

Nein

Ja

Ja

Nein

Ja

Nein

Nein

Nein

Nein

Nein

Alle

Alle

Alle

Alle

Alle

Alle

Alle

Alle

Alle

Alle

Alle

Alle

Alle

Alle

Erweiterter und maximaler

Umfang

Alle

Alle

64


•

P U B L I C



Geschäftsbeleg 1

Zahlungsabwicklungsermittl ung

Produktionsrückmeldung

Umsatzsteuermeldung

Bestellung

Kundenauftrag

Servicerückmeldung

Serviceauftrag

Lagerrückmeldung

Lieferantenrechnung

Fällige Steuerzahlung

Eintrag Forderungen und

Verbindlichkeiten aus

Steuern

Quellensteuermeldung

Geschäftsbeleg 2

Buchungsrelevanter

Geschäftsvorfall

Buchungsrelevanter

Geschäftsvorfall

Buchungsrelevanter

Geschäftsvorfall

Buchungsrelevanter

Geschäftsvorfall

Buchungsrelevanter

Geschäftsvorfall

Buchungsrelevanter

Geschäftsvorfall

Buchungsrelevanter

Geschäftsvorfall

Buchungsrelevanter

Geschäftsvorfall

Buchungsrelevanter

Geschäftsvorfall

Buchungsrelevanter

Geschäftsvorfall

Buchungsrelevanter

Geschäftsvorfall

Kundenauftrag

Buchungsrelevanter

Geschäftsvorfall

Kundenbedarf

Ja

Ja

Nein

Ja

Serviceauftrag Kundenbedarf Ja

Zahlungsabwicklungsermittl ung

Projekt

Projektbasisplan

Projektmomentaufnahme

Abrechnungsprozess

Auslieferung

Fällige Zahlung

Finanzsicht eines Projekts



Human-Capital-

Management-Sicht auf

Abrechnungsprozess

Lieferschein

Nein

Ja

Ja

Ja

Ja

Ja

Ja

Ja

Ja

Nein

Nein

Nein


Nein

Nein

Nein

Alle


Umfang


Umfang

Alle

Alle

Alle

Alle


Umfang


Umfang

Alle

Alle

Alle

Alle

Alle

Alle


Alle

Alle

Alle

Alle

Alle



P U B L I C

•


65

Geschäftsbeleg 1

Logistikausführungsanforder ung

Geschäftsbeleg 2

Anlieferungsanforderung

Beschaffungskontraktabruf Auslagerungsanforderung

Streckenabruf Versandanforderung

Logistikausführungsanforder ung

Versandanforderung

Fällige Zahlung

Bestand

Zahlungsauftrag

Bestandsplanungssicht


Ja

Ja

Ja

Nein

Ja

Planungsdetails der

Produktionsanforderung

Wareneingang und

Serviceerbringung

Lieferantenrechnung

Bestellung

Produktionsanforderung

Projektaufwandssicht

Projektaufwandssicht

Ja

Ja

Ja

Logistikdetails der Bestellung Ja

Planungsdetails der

Bestellanforderung

Lieferantenrechnung

Wareneingang und

Serviceerbringung

Bestellung

Lieferantenrechnung

Lieferantenrechnung

Bestellanforderung

Einkaufskontrakt

Lieferantenrechnungsanford erung

Lieferantenrechnungsanford erung

Verzeichnis für

Steuerforderungen und

Steuerverbindlichkeiten

Verzeichnis für Forderungen und Verbindlichkeiten

Ja

Ja

Ja

Ja

Nein

Nein


Anlegen von Datenflussüberprüfungsläufen [Seite 62]



Umfang

Alle


Umfang

Alle


Umfang


Umfang


Umfang


Umfang


Umfang


Umfang

Maximaler Umfang

Alle

Alle

Alle

Alle

66


•

P U B L I C



5.3.3 Aufgaben

5.3.3.1 Datenflussüberprüfungslauf anlegen

Vorgehensweise

1.



die Sicht


und dann


.

2.

Wählen Sie

Neu

.

Das Bild

Neuer Datenflussüberprüfungslauf

wird geöffnet.

3.

Geben Sie im Schritt

Allgemeine Daten eingeben

Folgendes ein:

●

●

●

Geben Sie im Feld

Laufnummer

einen eindeutigen Bezeichner für den Lauf ein.

Im Feld

Laufbeschreibung

können Sie eine Textbeschreibung zum Inhalt des Laufs eingeben.

Wählen Sie unter

Modus

, ob der Lauf zwei bestimmte Geschäftsbelege oder eine vordefinierte Gruppe mit Geschäftsbelegen analysieren soll.

Wählen Sie

Weiter

.

4.

Wählen Sie im Schritt

Auswahlkriterien eingeben (Teil 1)

je nach Auswahl im vorherigen Schritt entweder ein

Geschäftsbelegpaar oder eine Geschäftsbeleggruppe für die Analyse im Datenflussüberprüfungslauf aus.

Wählen Sie

Weiter

.

Weitere Informationen zu Geschäftsbelegpaaren und Definitionen von Geschäftsbeleggruppen finden

Sie unter

Anlegen von Datenflussüberprüfungsläufen [Seite 62] .

5.

Welche Felder im Schritt

Auswahlkriterien eingeben (Teil 2)

verfügbar sind, hängt von den ausgewählten

Geschäftsbelegen oder Gruppen ab. Zur Auswahl stehen z. B. die Felder Datum des Buchhaltungsvorgangs,

Unternehmen oder Planungsbereich.

Geben Sie in den verfügbaren Feldern jeweils geeignete Selektionskriterien ein.

●

Wenn das Feld


verfügbar ist, können Sie festlegen, dass das System nur diejenigen

Belege überprüft, die seit der letzten Ausführung des Datenflussüberprüfungslaufs geändert wurden.

Wählen Sie

Weiter

.

Weitere Informationen zu möglichen Selektionskriterien finden Sie unter Anlegen von

Datenflussüberprüfungsläufen [Seite 62] .

6.

Im Schritt

Steuerparameter eingeben

können Sie folgende Ankreuzfelder wählen:

●

Informationen über Belege mit Abweichungen ins Anwendungsprotokoll aufnehmen

●

●

Informationen über Belege ohne Abweichungen ins Anwendungsprotokoll aufnehmen

Wenn keine Abweichungen vorliegen, wird der Ergebnisstatus automatisch auf "Abgeschlossen" gesetzt.

Wählen Sie

Weiter

.



P U B L I C

•


67

Weitere Informationen zu Steuerungsparametern für die Ausführung finden Sie unter Anlegen von

Datenflussüberprüfungsläufen [Seite 62] .

7.

Überprüfen Sie im Schritt

Überprüfung

die Details des neuen Datenflussüberprüfungslaufs.

8.

Wählen Sie

Fertigstellen

, um den neuen Datenflussüberprüfungslauf zu sichern, und wählen Sie dann

Schließen

, um die schrittweise Erfassung zu schließen.

Ergebnis

Sie haben einen neuen Datenflussüberprüfungslauf angelegt und gesichert.

Nachdem Sie den Lauf angelegt haben, müssen Sie ihn aktivieren, damit er eingeplant werden kann. Sobald ein Datenflussüberprüfungslauf eingeplant wurde, stellt ihn das System als Job dar. Wenn Sie einen Lauf eingeplant haben, können Sie ihn anzeigen, indem Sie

Jobs anzeigen

oder die Sicht

Hintergrundjobs

wählen.

5.4 Sicht Fehler in der Prozesskommunikation

5.4.1 Fehler in der Prozesskommunikation – Quick Guide

Wenn Geschäftsdaten angelegt, gelöscht oder aktualisiert werden, werden Meldungen von einem Geschäftsbeleg versendet, um einen anderen Geschäftsbeleg zu aktualisieren, der sich auf einen Geschäftsprozess bezieht. Ein

Fehler in der Prozesskommunikation kann auftreten, wenn das System die Meldungen zwischen den

Geschäftsbelegen nicht verarbeiten kann. Wenn ein Fehler auftritt, sind die Daten in den Geschäftsbelegen inkonsistent. Wenn ein Fehler in der Prozesskommunikation auftritt, prüft das System abhängig von den betroffenen

Geschäftsbelegen, ob der Fehler mithilfe der folgenden Strategien automatisch behoben werden kann:

●

Das System legt eine Aufgabe an, die für bestimmte Benutzer vorgesehen sind.

●

●

Das System legt einen Vorfall an und meldet ihn Ihrem Dienstanbieter.

Das System führt die Kommunikation erneut aus. Der Fehler wird automatisch gelöst, oder er erfordert keine

Benutzeraktion.


Geschäftsbelege können entweder anhand von internen Geschäftsbelegen oder externen Geschäftsbelegen

(Business-to-Business-Kommunikation) aktualisiert werden. Weitere Informationen zur Überwachung der

Systemkommunikation mit externen Geschäftsbelegen finden Sie im Dokument Monitoring der

Geschäftskommunikation – Quick Guide.

Aufgaben

Probleme lösen, die sich auf Fehler in der Prozesskommunikation beziehen

Um Aufgaben anzuzeigen, die sich auf offene Fehler in der Prozesskommunikation beziehen, wählen Sie in der

Auswahlliste

Anzeigen

den Eintrag

Offene Fehler mit Aufgaben

.

68


•

P U B L I C



Wenn Sie nicht als Bearbeiter eines offenen Fehlers mit einer Aufgabe zugeordnet sind, wählen Sie

Aufgabe übernehmen

und anschließend

Bearbeiten

, um die Aufgabe zu öffnen und den Lösungsvorschlag einzugeben.

Weitere Informationen zum Arbeiten mit Aufgaben, die sich auf Fehler in der Prozesskommunikation beziehen, finden Sie unter Aufgabe – Problem in Geschäftsbelegen beheben.

Offene Fehler mit Vorfällen anzeigen

Um Fehler in der Prozesskommunikation anzuzeigen, für die das System einen Vorfall angelegt hat, wählen Sie in der Auswahlliste

Anzeigen

den Eintrag

Offene Fehler mit Vorfällen

.


Aufgabensteuerung



P U B L I C

•


69

6 Sicht Aufgabenverteilung

6.1 Sicht Aufgabensteuerung

6.1.1 Aufgabensteuerung – Quick Guide


Aufgabensteuerung

können Anwendungsexperten Tätigkeiten der Aufgabensteuerung im

System überwachen und bearbeiten.

Der Zugriff auf die Work-Center-Sicht

Aufgabensteuerung


Anwendungs- und


unter

Aufgabenverteilung

.

Details

Überwachen von Tätigkeiten in der Aufgabensteuerung

In der Auswahlliste

Anzeigen

können Sie die zu überwachenden Tätigkeiten auswählen.

●

Nicht zugeordnete Tätigkeiten

Zeigt die Tätigkeiten der Aufgabensteuerung, die vom System nicht zugeordnet wurden.

Sie können die Zuordnung bestimmen, dem zuständigen Mitarbeiter manuell Tätigkeiten zuordnen und die

Ursache für die fehlerhafte Zuordnung analysieren, indem Sie die Informationen verwenden, die im

Anwendungsprotokoll der einzelnen Aufgaben in der Liste angegeben werden. Zudem können Sie nicht zugeordnete Benachrichtigungen und manuell angelegte Aufgaben stornieren.

Mögliche Ursachen dafür, dass das System eine Aufgabe nicht zuordnen kann, sind beispielsweise Probleme mit den referenzierten Zuständigkeitsregeln im Geschäftsbeleg oder Probleme mit den

Arbeitsverteilungsregeln. Weitere Informationen finden Sie unter


.

●

●

Automatisierte Aufgaben mit Fehlern

Zeigt alle Hintergrundaufgaben, die während der Ausführung angehalten wurden.

Eine automatisierte Aufgabe ist eine technische Aufgabe, die zur Ausführung einer Aktion für einen

Geschäftsbeleg verwendet wird. Die Fehler in Zusammenhang mit der automatisierten Aufgabe verhindern die Ausführung der Aufgabe. Fehler treten beispielsweise auf, wenn der Referenzgeschäftsbeleg zu der

Aufgabe aufgrund inkonsistenter Daten oder aufgrund von Fehlern in der betriebswirtschaftlichen

Konfiguration gesperrt ist.

Nach der Behebung des Fehlers müssen die Aufgaben erneut für die Ausführung eingeplant werden.

Alle Tätigkeiten

Zeigt alle Tätigkeiten der Aufgabensteuerung.

Bei Auswahl dieser Option ist der Arbeitsvorrat standardmäßig leer. Mithilfe der erweiterten Suche können

Sie dedizierte Suchabfragen definieren, um nach den erforderlichen Informationen zu suchen. Definieren Sie

Ihre Abfrage in der erweiterten Suche, und wählen Sie dann

Start

.

In der Auswahlliste

Gruppieren nach

können Sie Tätigkeiten nach angegebenen Kriterien gruppieren, beispielsweise nach

Geschäftsbelegart

des zugehörigen Geschäftsbelegs.

70


•

P U B L I C


Sicht Aufgabenverteilung

Verarbeiten von Tätigkeiten in der Aufgabensteuerung

Für jede Tätigkeit zur Aufgabensteuerung finden Sie Details im Arbeitsvorrat (beispielsweise die Work-Center-

Sichten, in denen die Tätigkeit zur Aufgabensteuerung bearbeitet werden kann, und den Prozess, für den die Tätigkeit zur Aufgabensteuerung relevant ist), und im Bereich

Details

finden Sie zusätzliche, spezifische Informationen zu der

Tätigkeit.

Für sämtliche Tätigkeiten steht Ihnen auf der Registerkarte

Allgemein

ein Anwendungsprotokoll zur Verfügung, mit dessen Hilfe Sie die Ursache des Problems leichter bestimmen können.

Die folgenden Optionen stehen Ihnen zur Bearbeitung von Tätigkeiten zur Verfügung.

●

●

●

Tätigkeit für die Position im Arbeitsvorrat anlegen

Wenn Sie neue Aufgabensteuerungstätigkeiten für die Position in Ihrem Arbeitsvorrat anlegen möchten, wählen Sie

Neu

, und wählen Sie die relevante Option.

Informationen zu Aufgaben, Benachrichtigungen und Alarmmeldungen finden Sie unter Arbeiten mit

Aufgaben, Benachrichtigungen und Alarmmeldungen.

Weitere Informationen über Rückfragen finden Sie unter Arbeiten mit Rückfragen.

Nach Microsoft Excel exportieren

Um Geschäftsdaten nach Microsoft Excel zu exportieren, wählen Sie

Exportieren

und dann

Nach Microsoft

Excel

. Weitere Informationen finden Sie unter Geschäftsdaten mithilfe von Microsoft Excel exportieren.

Zuordnung ermitteln

Bei nicht zugeordneten Tätigkeiten ermittelt das System, ob und wem eine Tätigkeit zugeordnet werden kann.

Das System kann die Aufgabe erst dann zuordnen, wenn die Arbeitsverteilungseinstellungen korrekt sind.

Weitere Informationen finden Sie unter Arbeitsverteilung [Seite 83] .

Nachdem Sie das Problem der fehlgeschlagenen Tätigkeitszuordnung identifiziert und gelöst haben und sofern das System die Tätigkeit automatisch zuordnen kann, wird nach Auswahl der Option

Zuordnung ermitteln

eine Erfolgsmeldung angezeigt.

Falls das System nach Auswahl der Option

Zuordnung ermitteln

die Tätigkeit nicht automatisch zuordnen kann, wird das Ankreuzfeld

Zuordnung neu ermittelt

automatisch markiert. Auf der Registerkarte

Ergebnisse der Zuordnungsneuermittlung

werden die zuständigen Mitarbeiter angezeigt, denen die Tätigkeit zugeordnet werden kann. Sie müssen überprüfen, ob einem Mitarbeiter die entsprechenden Work-Center-

Sichten zugeordnet sind, die den Zugriff und ausreichende Zugriffsrechte für die Bearbeitung der Tätigkeit gewährleisten.

Sobald Sie die Sicht verlassen, werden die Ergebnisse der Zuordnungsneuermittlung nicht mehr angezeigt.

●

Tätigkeit manuell zuordnen

Um eine Tätigkeit manuell zuzuordnen, wählen Sie unter

Aktionen

die Option

Tätigkeit zuordnen

.

Sie können eine nicht zugeordnete Tätigkeit jederzeit manuell zuordnen. Die Ursache des Problems muss jedoch trotzdem behoben werden, um zu verhindern, dass künftig Instanzen der

Aufgabensteuerungstätigkeit manuell zugeordnet werden.

●

●

●

Details öffnen

Um detaillierte Informationen zu der Aufgabe anzuzeigen, wählen Sie unter

Aktionen

die Option

Details

öffnen

Öffnet die Details zur Aufgabe. Sie können detaillierte Informationen zu der Tätigkeit anzeigen, beispielsweise zugehörige Belege, eine Beschreibung der Aufgabe und ihren Fortschritt.

Tätigkeit abbrechen

Sofern es möglich ist, bricht das System die Tätigkeit ab.

Aufgaben neu einplanen



P U B L I C

•


71

Die Fehlerdetails finden Sie im Anwendungsprotokoll der Aufgabe.

Versuchen Sie, die Fehlerursache zu beheben, und wählen Sie

Neu einplanen

, um die Aufgabe neu einzuplanen.


Aufgabensteuerung

Konfiguration der Aufgabensteuerung

Einrichten von Genehmigungen

6.2 Sicht Genehmigungsprozesse

6.2.1 Genehmigungsprozesse – Quick Guide


Genehmigungsprozesse

können Administratoren Genehmigungsprozesse anlegen und bearbeiten, um den Anforderungen Ihres Unternehmens zu entsprechen.




Anwendungs- und


unter


.


●

●

Standardmäßig umfassen Genehmigungsprozesse, die sich auf Geschäftsbelege in der Lösung beziehen, immer einen Schritt. Unter Umständen können Geschäftsprozesse jedoch auch mehrere

Genehmigungsschritte in einem Genehmigungsprozess erfordern.

So müssen Kundenaufträge für Baustoffe beispielsweise sowohl von einem Architekten als auch von einem

Statiker genehmigt werden, bevor der Kundenauftrag freigegeben werden kann. Bei einigen

Genehmigungsprozessen wird die Einhaltung bestimmter Bedingungen vorausgesetzt, z. B. im Hinblick auf die Höhe des Betrags, den ein Genehmigender genehmigen darf. In anderen Fällen darf die Genehmigung nur durch einen bestimmten Mitarbeiter erfolgen, z. B. durch einen Prüfer, falls für Einkaufswagenpositionen eine

Zahlungskarte verwendet wird.


Genehmigungsprozesse [Seite 74]

.

Weitere Informationen zu Genehmigungsregeln im Einkauf finden Sie unter Genehmigungsregeln.

Aufgaben

Genehmigungsprozesse überwachen

Sie können Genehmigungsprozesse anzeigen und überwachen. Folgende Optionen stehen Ihnen in der Auswahlliste

Anzeigen

zur Verfügung:

Wert

Alle Prozesse

Beschreibung

Zeigt alle im System verfügbaren Genehmigungsprozesse, einschließlich aller

Standardgenehmigungsprozesse.

72


•

P U B L I C



Wert

Aktive Prozesse

Inaktive Prozesse

Abgelaufene Prozesse mit offenen

Genehmigungsaufgaben

Aktive und eingeplante Prozesse

Beschreibung

Zeigt Genehmigungsprozesse, für die der Gültigkeitszeitraum noch nicht abgelaufen ist.

Zeigt Genehmigungsprozesse, für die der Gültigkeitszeitraum bereits abgelaufen ist, sowie Genehmigungsprozesse mit dem Status

Entwurf

.

Zeigt abgelaufene Genehmigungsprozesse mit Genehmigungsaufgaben, die im

Gültigkeitszeitraum des Genehmigungsprozesses nicht bearbeitet wurden.

Zeigt aktive Genehmigungsprozesse sowie Genehmigungsprozesse, deren

Gültigkeitszeitraum in der Zukunft liegt.

Darüber hinaus haben Sie die Möglichkeit, Genehmigungsprozesse nach den zugehörigen Geschäftsbelegen zu gruppieren.

Genehmigungsprozess anlegen und bearbeiten


Genehmigungsprozess anlegen und bearbeiten [Seite 76]

.

Gültigkeit eines Genehmigungsprozesses bearbeiten

1.

Wählen Sie den zu einem Geschäftsbeleg gehörenden Genehmigungsprozess aus, für den Sie

Gültigkeitszeiträume bearbeiten möchten. Beachten Sie, dass der Status des Genehmigungsprozesses

Entwurf

,

Aktiv

oder

Eingeplant

lauten muss.

2.

Wählen Sie

Gültigkeit bearbeiten

.

Es werden alle noch nicht abgelaufenen Genehmigungsprozesse für einen zugehörigen Geschäftsbeleg angezeigt.

3.

Legen Sie Gültigkeitszeiträume für einen oder mehrere Genehmigungsprozesse fest.

Sie können eine unbegrenzte Gültigkeit für einen Genehmigungsprozess festlegen, indem Sie das

Kennzeichen

Unbegrenzte Gültigkeit

setzen.

Offene Genehmigungsaufgaben anzeigen

Sie können für Genehmigungsprozesse mit dem Status

Aktiv

und

Mit offenen Genehmigungsaufgaben beendet

offene Genehmigungsaufgaben anzeigen, indem Sie

Offene Genehmigungsaufgaben anzeigen

wählen.

Genehmigungsprozess löschen

Beachten Sie, dass Sie nur Genehmigungsprozesse mit dem Status

Entwurf

löschen können.

Wenn Sie Genehmigungsprozesse mit dem Status

Eingeplant

löschen möchten, müssen Sie zunächst den

Gültigkeitszeitraum löschen. Der Status des Genehmigungsprozesses ändert sich daraufhin in

Entwurf

.

Wählen Sie zum Löschen des Gültigkeitszeitraums

Gültigkeit bearbeiten

, entfernen Sie den Gültigkeitszeitraum, und löschen Sie dann den Genehmigungsprozess.



P U B L I C

•


73


6.2.2.1 Genehmigungsprozesse

Übersicht

Standardmäßig umfassen Genehmigungsprozesse, die sich auf Geschäftsbelege in der Lösung beziehen, immer einen Schritt. Unter Umständen können Geschäftsprozesse jedoch auch mehrere Genehmigungsschritte in einem

Genehmigungsprozess erfordern.

So müssen Kundenaufträge für Baustoffe beispielsweise sowohl von einem Architekten als auch von einem Statiker genehmigt werden, bevor der Kundenauftrag freigegeben werden kann. Bei einigen Genehmigungsprozessen wird außerdem die Einhaltung bestimmter Bedingungen vorausgesetzt, z.B. im Hinblick auf die Höhe des Betrags, den ein Genehmigender genehmigen darf. In anderen Fällen darf die Genehmigung nur durch einen bestimmten

Mitarbeiter erfolgen, z.B. durch einen Prüfer, falls für Einkaufswagenpositionen eine Zahlungskarte verwendet wird.



können Administratoren Genehmigungsprozesse definieren, die den Anforderungen des Unternehmens entsprechen. In Abhängigkeit vom zugehörigen Geschäftsbeleg stehen verschiedene Genehmigende und Attribute für Bedingungen zur Verfügung.

Genehmigende

Mithilfe der Arbeitsverteilung können Sie einen oder mehrere Genehmigende für einen Schritt eines

Genehmigungsprozesses festlegen.

Weitere Informationen finden Sie unter Arbeitsverteilung.

Folgende Optionen stehen Ihnen zur Verfügung, wenn Sie einen Vorgesetzten als Genehmigenden festlegen möchten. Weitere Informationen finden Sie unter Vorgesetztenzuordnung.

●

Vorgesetzter der ersten Ebene

Ist der direkte Vorgesetzte eines Mitarbeiters.

Das System ruft die Organisationsstruktur auf Ebene des Mitarbeiters auf, der die Genehmigungsaufgabe versendet hat, und durchsucht die Hierarchie aufwärts, bis es den direkten Vorgesetzten des Mitarbeiters gefunden hat.

●

●

Vorgesetzter der nächsten Ebene

Ist der Vorgesetzte, der sich zwei Ebenen über einem Mitarbeiter befindet.

Das System ruft die Organisationsstruktur auf Ebene des Mitarbeiters auf, der die Genehmigungsaufgabe versendet hat, und durchsucht die Hierarchie aufwärts, bis es den Vorgesetzten gefunden hat, der sich zwei

Ebenen über dem Mitarbeiter eines Mitarbeiters befindet.

Kostenstellenverantwortlicher

Ist der Vorgesetzte einer Kostenstelle.

Wenn für den Geschäftsprozess z.B. der Kostenstellenverantwortliche für einen im System angelegten

Einkaufswagen ermittelt werden muss, ruft das System die Hierarchie auf Ebene des Mitarbeiters auf, der den Einkaufswagen angelegt hat, und durchsucht die Hierarchie aufwärts, bis es den

Kostenstellenverantwortlichen gefunden hat.

Folgende Optionen stehen Ihnen zur Verfügung, wenn Sie die Arbeitsverteilung nach Arbeitskategorie oder durch die Auswahl eines bzw. mehrerer Mitarbeiter festlegen möchten.

●

Arbeitskategorie

74


•

P U B L I C



●

Eine Arbeitskategorie stellt einen bestimmten Teil der Aufgaben in einem Fachbereich dar und bezieht sich auf einen oder mehrere Geschäftsbelege.

Direkter Genehmigender

Sie können bestimmte zuständige Mitarbeiter als Genehmigende auswählen, deren Genehmigung erforderlich ist. Diese zuständigen Mitarbeiter müssen über die entsprechenden Zugriffsrechte für die

Aufgabenart und den Geschäftsbeleg verfügen. Außerdem müssen die zuständigen Mitarbeiter Lesezugriff auf die relevanten Geschäftsbelegdaten sowie Schreibzugriff auf die Notizen zum Geschäftsbeleg haben.

Spezialfälle

●

Kein Genehmigender gefunden

Falls das System für einen Schritt keinen Genehmigenden finden kann, wird Folgendes ausgeführt:

○

Das System legt eine nicht zugeordnete Aufgabe mit automatischer Genehmigung für den Schritt an, wenn das Kennzeichen

Automatische Genehmigung

gesetzt ist. Der Administrator muss sicherstellen, dass ein Genehmigender gefunden werden kann, beispielsweise indem er Regeln zur Arbeitsverteilung auf Mitarbeiterebene bearbeitet. Weitere Informationen finden Sie unter Aufgabensteuerung – Quick

Guide.

Bedingungen

Sie können für jeden Prozessschritt Bedingungen anlegen. Ein Kostenstellenverantwortlicher erhält z.B. eine

Genehmigungsaufgabe für eine Bestellung, falls deren Nettowert größer oder gleich 500 ist. Die verfügbaren

Attribute hängen vom zugehörigen Geschäftsbeleg ab.

Beachten Sie, dass das System die Reihenfolge der Prozessschritte auch dann beibehält, wenn eine Bedingung für einen bestimmten Schritt nicht erfüllt wird. Der Genehmigungsprozess für einen zugehörigen Geschäftsbeleg endet nur dann, wenn ein am Prozess beteiligter Genehmigender die Anforderung entsprechend der Beschreibung in der

Genehmigungsaufgabe ablehnt.

Bedingungen sind in Gruppen angeordnet. Abhängig von dem zugehörigen Geschäftsbeleg bieten Bedingungen eine

Reihe von Attributen, z.B. den Status oder den Fortschritt einer Phase für eine Opportunity. Mit diesen Attributen können UND- und ODER-Bedingungen definiert werden. Bedingungen in einer Gruppe sind UND-Bedingungen. Wenn alle Bedingungen erfüllt werden, wird die gesamte Gruppe der Bedingungen erfüllt, und eine Genehmigung ist erforderlich. Gruppen von Bedingungen werden mit ODER verknüpft. Wenn alle Bedingungen in wenigstens einer der Gruppen erfüllt sind, ist eine Genehmigung erforderlich.

Wenn neben einem Feldwert, den Sie aus der Auswahlliste in einer Bedingung auswählen, Klammern vorhanden sind (z.B. Produktkategorie []), kommt dieses Attribut im zugehörigen Geschäftsobjekt mehrmals vor, beispielsweise auf der Positionsebene eines Geschäftsbelegs. Wenn Sie

Enthält

als Vergleichsoperator verwenden, wird die Bedingung erst erfüllt, wenn mindestens einer der Werte im Geschäftsobjekt mit dem

Wert in der Bedingung übereinstimmt.

Sie können in einer Bedingung einen Vergleichsoperator auswählen und mit Folgendem vergleichen:

●

Wert

Sie können einen Vergleich mit einem Wert definieren, z.B. mit einem Status.

●

Feld

Sie können einen Vergleich mit einem Feld in einem Geschäftsobjekt definieren.

Sie können in einer Bedingung nur ähnliche Felder vergleichen. Sie können also nicht ein Datumsfeld mit einem

Währungsfeld vergleichen. Sie können nur Feldwerte vergleichen, die nur einmal im entsprechenden

Geschäftsobjekt vorkommen. So können Sie beispielsweise kein Feldwert auswählen, hinter dem Klammern stehen

(z.B. Produktkategorie []).



P U B L I C

•


75

Gültigkeitszeiträume

Genehmigungsprozesse sind nur in einem festgelegten Zeitraum gültig, da sie zeitabhängig sind. Wenn Sie die

Gültigkeit eines Genehmigungsprozesses bearbeiten, zeigt das System die Genehmigungsprozesse des zugehörigen Geschäftsbelegs an, die noch nicht beendet sind. Das System lässt für den Gültigkeitszeitraum des

Genehmigungsprozesses weder Lücken noch Überlappungen zu.

Beachten Sie, dass einer der Genehmigungsprozesse ein unbegrenztes Enddatum aufweisen muss; der Status des

Genehmigungsprozesses kann entweder

Aktiv

oder

Eingeplant

lauten.

Genehmigungsprozesse des Typs "Entwurf" weisen keinen Gültigkeitszeitraum auf. Wenn Sie die Gültigkeit eines

Genehmigungsprozesses mit dem Status

Entwurf

definieren, muss das Datum für

Gültig von

dem aktuellen Datum entsprechen oder danach liegen. Durch die Festlegung der Gültigkeit ändert sich der Status des

Genehmigungsprozesses entsprechend.

Darstellung des Gültigkeitszeitraums eines Genehmigungsprozesses


Genehmigungsprozesse – Quick Guide [Seite 72]

Genehmigungsprozess anlegen und bearbeiten [Seite 76]

6.2.2.2 Genehmigungsprozess anlegen und bearbeiten

Übersicht



können Administratoren Genehmigungsprozesse anlegen und bearbeiten, um den Anforderungen des Unternehmens zu entsprechen.




Anwendungs- und


unter


.

Weitere Informationen zu Genehmigungsprozessen finden Sie unter

Genehmigungsprozesse [Seite 74]

.

76


•

P U B L I C



Genehmigungsprozess für Spesenabrechnungen

: Die Standard-Arbeitsverteilungsregel und die

Standardbedingung, die für Spesenabrechnungen bereitgestellt werden, dürfen nicht geändert werden.

SAP unterstützt keine anderen Arbeitsverteilungen oder Bedingungen. Die Standardarbeitsverteilung lautet

Genehmigender der höchsten Kosten

. Als Standardbedingung für Spesenabrechnungen ist

Konfiguration der Spesenabrechnungsgenehmigung

auf Ja gesetzt.

Vorgehensweise

1.

Wählen Sie den Genehmigungsprozess des betreffenden Geschäftsbelegs aus, und wählen Sie

Kopieren

.

Das System kopiert den ausgewählten Genehmigungsprozess.

2.

Geben Sie im nächsten Bild einen Namen für den Genehmigungsprozess ein.

3.

Legen Sie die Schritte fest, die im Genehmigungsprozess ausgeführt werden sollen.

Standardmäßig umfasst jeder Genehmigungsprozess einen Schritt.

Dieser Schritt ist ein obligatorischer erster Schritt für alle Genehmigungsprozesse im Zusammenhang mit Einkaufswagen, Projektbestellanforderungen und Bestellungen (sowohl kopf- als auch positionsbasierte). Alle diese Prozesse müssen zuerst vom Projektmanager oder

Kostenstellenverantwortlichen genehmigt werden.

a.

Legen Sie die Anzahl der Schritte fest, indem Sie

Zeile hinzufügen

bzw.

Entfernen

wählen.

Sie müssen außerdem die Reihenfolge der Schritte festlegen. Beachten Sie, dass durchaus mehrere

Schritte dieselbe Reihenfolgenummer aufweisen können, um das gleichzeitige Ausführen von

Schritten zu ermöglichen.

Parallele Schritte werden gleichzeitig verarbeitet und führen zu zwei Aufgaben. Wenn die relevanten Arbeitsverteilungsinformationen für zwei parallele Schritte identisch sind, wird nur eine Genehmigungsaufgabe generiert.

b.

Geben Sie den Namen des Prozessschrittes an.

c.

Legen Sie für jeden Schritt die Arbeitsverteilung fest, indem Sie den entsprechenden Eintrag in der

Auswahlliste

Arbeitsverteilung

auswählen.

Wenn Sie

Direkter Genehmigender

auswählen, muss die Auswahl eines zuständigen Mitarbeiters mithilfe der Drucktaste

Bearbeiten

erfolgen. Wählen Sie im nächsten Bild einen oder mehrere zuständige Mitarbeiter aus.

Wenn Sie das Kennzeichen

Alle Genehmigungen erforderlich

setzen, ist eine Genehmigung aller für diesen Schritt verantwortlichen Mitarbeiter erforderlich. Aus diesem Grund wird eine entsprechende

Anzahl von Genehmigungsaufgaben generiert.

Weitere Informationen zu den verschiedenen Regeln in der Auswahlliste "Arbeitsverteilung" finden Sie

unter Arbeitsverteilung auf Mitarbeiterebene – Quick Guide [Seite 81] .

4.

Optional: Legen Sie eine Bedingung an, und bearbeiten Sie sie.

a.

Wählen Sie den Prozessschritt aus, für den Sie Bedingungen anlegen oder bearbeiten möchten.

b.

Um eine neue Bedingung hinzuzufügen, wählen Sie

Gruppe hinzufügen

. Um eine Bedingung in einer

Gruppe zu bearbeiten, wählen Sie . Sie können einer Gruppe auch Bedingungen hinzufügen, indem

Sie wählen, oder Bedingungen entfernen, indem Sie wählen.

Um einen vorhandenen Genehmigungsprozess mit bereits definierten Bedingungen, die keine

Gruppen verwenden, zu bearbeiten, wählen Sie

Bedingungen bearbeiten

. Im daraufhin angezeigten

Dialogfenster können Sie Bedingungen hinzufügen oder entfernen.



P U B L I C

•


77

Beachten Sie, dass die verfügbaren Attribute vom jeweiligen Geschäftsbeleg abhängen.

In der folgenden Tabelle finden Sie Beispiele möglicher Bedingungen:

Attribut

Kostenstelle

Kostenstelle

Kostenstelle Enthält nicht

Ist gleich Position ohne

Bestellung

Position ohne

Einkaufskontrakt

Position ohne

Bestellung

Position ohne

Einkaufskontrakt

Ungleich

Referenz auf

Bestellung

Referenz auf

Einkaufskontrakt

Enthält

Operator

Enthält

Enthält

Wert

*

Nummer oder

Nummer*

Erläuterung

Der entsprechende Geschäftsbeleg, z.B. Bestellung oder

Lieferantenrechnung, wird zur Genehmigung gesendet, wenn er einer Kostenstelle zugeordnet ist.

Der entsprechende Geschäftsbeleg wird zur Genehmigung gesendet, wenn er der eingegebenen Kostenstelle zugeordnet ist. Es ist auch möglich, einen Teil einer Nummer gefolgt von einem Sternchen (*) einzugeben, zum Beispiel MC200*.

*

Gesetztes

Kennzeich en

Der entsprechende Geschäftsbeleg wird zur Genehmigung gesendet, wenn er keiner Kostenstelle zugeordnet ist.

Alle Lieferantenrechnungen, die mindestens eine Position ohne

Bezug zu einer Bestellung/einem Einkaufskontrakt enthalten, werden zur Genehmigung gesendet.

Entmarkie rtes

Ankreuzfel d

Nummer oder

Nummer*

Alle Lieferantenrechnungen, die mindestens eine Position mit

Bezug zu einer Bestellung/einem Einkaufskontrakt enthalten, werden zur Genehmigung gesendet.

Alle Lieferantenrechnungen mit Bezug zur eingegebenen

Bestellungen/zum eingegebenen Einkaufskontrakt werden zur

Genehmigung gesendet. Es ist auch möglich, einen Teil einer

Nummer gefolgt von einem Sternchen (*) einzugeben, zum

Beispiel 40*.

Geben Sie nicht nur ein Sternchen (*) für dieses Attribut ein. Wenn Sie alle Lieferantenrechnungen mit Bezug zu einer Bestellung/zu einem Einkaufskontrakt zur

Genehmigung senden möchten, verwenden Sie das

Attribut "Position ohne Bestellung/Position ohne

Einkaufskontrakt".

t

Gesamtnettower Größer als 10000 US

D

Der entsprechende Geschäftsbeleg wird zur Genehmigung gesendet, wenn der Gesamtnettowert 10.000 USD übersteigt.

78


•

P U B L I C



Für die Vergleichsoperatoren

Enthält/Enthält nicht

und

Enthält Muster/Enthält nicht Muster

können

Sie die folgenden Platzhalter verwenden:

●

*

Verwenden Sie dieses Zeichen für Zeichenketten, die ein Leerzeichen enthalten, z.B.

A*A

für die

Zeichenfolge AxxxA und AA.

●

●

+

Verwenden Sie dieses Zeichen für exakt ein einzelnes Zeichen, z.B entspricht

A+A

AAA und ABA, jedoch nicht AA.

#

Verwenden Sie dieses Zeichen als Maskierungszeichen für die Sonderzeichen *, + und #; z.B.

entspricht

A+A

AAA, ABA und A+A,

A#+A

entspricht jedoch nur A+A.

Wenn Bedingungen nur auf rein numerischen Attributen basieren (z.B. Kostenstelle, Lieferant,

Produktkategorienummer usw.), geben Sie entweder die vollständige Nummer ohne Platzhalter ein, oder Sie geben vor und nach den numerischen Zeichen ein Sternchen (*) ein.

Um z.B. nach 13456745 zu suchen, geben Sie *13456* ein.

5.

Optional: Schritt automatisch genehmigen


Automatische Genehmigung

setzen, wird der Schritt automatisch vom System genehmigt, wenn kein zuständiger Mitarbeiter gefunden wird.

6.

Optional: Alle Genehmigungen erforderlich


Alle Genehmigungen erforderlich

setzen, müssen alle für den betreffenden Schritt zuständigen Mitarbeiter ihre Genehmigung erteilen. Wenn das Kennzeichen nicht gesetzt ist, muss nur einer der zuständigen Mitarbeiter seine Genehmigung erteilen.

6.3 Sicht Vertretungen für Aufgaben

6.3.1 Vertretungen für Aufgaben – Quick Guide


Vertretungen für Aufgaben

können Sie Vertretungen im Auftrag aller Mitarbeiter hinzufügen, löschen, aktivieren und deaktivieren. Das bedeutet, dass Administratoren die Aufgaben eines Benutzers vorübergehend einem anderen Benutzer zuordnen können, z.B. im Fall einer ungeplanten Abwesenheit eines

Benutzers.

Sie können Mitarbeitervertretungen auch unter


in der Sicht

Vertretungen

anlegen. Weitere Informationen finden Sie in der Dokumentation zu Vertretungen.


Unter einer Vertretung für Aufgaben versteht man die Situation, in der ein Mitarbeiter vorübergehend die Arbeit eines Kollegen übernimmt. Dies ist etwa während einer geplanten oder ungeplanten Abwesenheit (z.B. bei Urlaub oder Krankheit) der Fall.



P U B L I C

•


79

Vertretungen für Aufgaben stehen im Zusammenhang mit der Aufgabensteuerung im System. Solange eine

Vertretung aktiv ist, erhält der Stellvertreter alle Aufgaben des vertretenen Mitarbeiters. Der Stellvertreter kann die

Aufgabensteuerungstätigkeiten für den Mitarbeiter bearbeiten. Das System kann auch so konfiguriert werden, dass mehrere Stellvertreter die Aufgaben erhalten, die an einen abwesenden Mitarbeiter gerichtet sind. Dabei ist es jedoch nicht möglich, einzelne Teile von Aufgaben unterschiedlichen Stellvertretern zuzuordnen.

Sie können einen beliebigen Mitarbeiter als Stellvertreter zuordnen. Vergewissern Sie sich daher, dass der

Stellvertreter dieselben oder mehr Zugriffsrechte hat bzw. dass ihm dieselben oder mehr Work Center zugeordnet sind, damit die Tätigkeiten der Aufgabensteuerung entsprechend ausgeführt werden können.

Jeder Mitarbeiter kann eine inaktive Standardvertretung festlegen. Diese kann im Fall einer ungeplanten

Abwesenheit von einem Vorgesetzten, vom Stellvertreter oder vom Administrator aktiviert werden, um eine

Unterbrechung des normalen Geschäftsprozesses zu vermeiden.

Vertretungen werden nicht verwendet, um Mitarbeiter zu ersetzen, die aus dem Unternehmen ausgeschieden sind.

Wenn Sie einen Stellvertreter für einen Mitarbeiter definieren, der bereits ein Stellvertreter ist, wird er die

Aufgaben, die dem Mitarbeiter zugeordnet sind, der vertreten werden soll, nicht erhalten.

Aufgaben

Vertretungen anzeigen

●

Wählen Sie unter

Anzeigen

die Option

Alle Vertretungen

.

Es wird eine Liste mit allen in Ihrem System vorhandenen Vertretungen angezeigt.

Sie können die vorhandenen Vertretungen aktivieren oder deaktivieren.

Vertretungen bearbeiten

1.

Wählen Sie unter

Anzeigen

die Option

Vertretungen jedes Mitarbeiters

.

2.

Wählen Sie den Mitarbeiter, für den Sie Vertretungen bearbeiten möchten, und wählen Sie dann

Vertretung bearbeiten

.

●

Sie können Vertretungen hinzufügen oder entfernen, indem Sie

Zeile hinzufügen

bzw.

Entfernen wählen.

3.

Wählen Sie unter

Vertretungen

in der Spalte

Mitarbeiter

die entsprechende Zeile, um den im vorherigen Schritt ausgewählten Mitarbeiter einzugeben.

4.

Legen Sie unter

Beziehungstyp

jemanden als Vertretung fest, oder legen Sie fest, wen der Mitarbeiter vertritt.

5.

Verwenden Sie unter

Zugehöriger Mitarbeiter

die Eingabehilfe, um den Mitarbeiter auszuwählen, den der ausgewählte Mitarbeiter vertritt bzw. von dem der ausgewählte Mitarbeiter vertreten werden soll.

Der zugehörige Benutzer wird ebenfalls angezeigt.

●

Sie können dann Vertretungen aktivieren oder deaktivieren.

80


•

P U B L I C



Für Stellvertreter und vertretene Mitarbeiter gilt Folgendes:

●

Die Aktivierung einer Vertretung wirkt sich sofort aus. Solange der Status einer Vertretung auf

Aktiv

gesetzt ist, erhält der Stellvertreter alle offenen Aufgaben, die eigentlich an den abwesenden Mitarbeiter gerichtet sind.

●

●

Die Deaktivierung einer Vertretung wirkt sich sofort aus. Sobald die Vertretung deaktiviert wird, werden alle Aufgaben des vertretenen Mitarbeiters, die den Status

Neu

haben, aus den Arbeitsvorräten des Stellvertreters entfernt.

Aufgaben, mit deren Bearbeitung der Stellvertreter bereits begonnen hat, verbleiben bis zum Abschluss der Aufgabe bei dem Stellvertreter. Der Stellvertreter hat die Möglichkeit,

Aufgaben an den vertretenen Mitarbeiter weiterzuleiten.

6.

Sichern Sie Ihre Änderungen, und schließen Sie das Bild.

6.4 Sicht Arbeitsverteilung auf Mitarbeiterebene

6.4.1 Arbeitsverteilung auf Mitarbeiterebene – Quick Guide

Mithilfe der Sicht

Arbeitsverteilung auf Mitarbeiterebene

können Sie die Arbeitsverteilung an Mitarbeiter verwalten, indem Sie Arbeitsverteilungsregeln anlegen, mit deren Hilfe das System Tätigkeiten auswerten und für diese

Tätigkeiten den zuständigen Mitarbeiter ermitteln kann. Je nach Arbeitskategorie werden die Tätigkeiten an den festgelegten Mitarbeiter weitergeleitet, bzw. der Mitarbeiter wird im betreffenden Geschäftsbeleg vorgeschlagen.

Sie können auf die Sicht


von folgenden Orten aus zugreifen.

●

Work Center

Organisationsmanagement

unter

Arbeitsverteilung

●

Work Center


unter



Arbeitsverteilung

Arbeitsverteilungsregeln regeln die Zuordnung von Arbeit zu Organisationseinheiten und Mitarbeitern. Aufgaben sind in SAP Business ByDesign standardmäßig für alle Benutzer sichtbar, die über die entsprechenden

Zugriffsrechte verfügen. Allerdings muss bei einigen Geschäftsprozessen die zuständige Abteilung oder der zuständige Mitarbeiter für eine Tätigkeit ermittelt werden. Für diese Bereiche können Sie Arbeitsverteilungsregeln definieren, mit denen Sie Geschäftsbelege und Aufgaben automatisch bestimmten Organisationseinheiten oder

Mitarbeitern zuordnen können.



.

Arbeitskategorien

Die Arbeitskategorie ist das zentrale Element für die Arbeitsverteilung. Eine Arbeitskategorie repräsentiert einen spezifischen Arbeitsanteil in einem Geschäftsbereich und bezieht sich auf mindestens einen Geschäftsbeleg. Jede

Arbeitskategorie stellt Parameter zur Definition von Arbeitsverteilungsregeln bereit, auf deren Grundlage das

System die zuständige Organisationseinheit bzw. den zuständigen Mitarbeiter für einen Geschäftsbeleg ermittelt.


Arbeitskategorien [Seite 85]

.



P U B L I C

•


81

Aufgaben

Arbeitsverteilungsregel anlegen

1.



eine Arbeitskategorie.

2.

Wählen Sie

Bearbeiten

.

Die Arbeitsverteilung für Daten in der Vergangenheit kann nicht geändert werden. Wenn die Schaltfläche

Bearbeiten

deaktiviert ist, prüfen Sie das

Gültigkeitsdatum

, und stellen Sie sicher, dass Sie kein Datum in der

Vergangenheit eingegeben haben.

3.

Wählen Sie unter

Regeln zur Arbeitsverteilung

die Option

Hinzufügen

.

Wenn Sie eine vorhandene Regel kopieren möchten, wählen Sie

Kopieren

.

Beim Hinzufügen wird eine neue Regel angelegt und am Ende der Liste hinzugefügt.

Sie können die Priorität einer Regel ändern, indem Sie die Regel in der Tabelle nach oben oder nach unten verschieben.

4.

Geben Sie den Namen der Regel ein.

5.

Geben Sie die Nummer des zuständigen Mitarbeiters ein.

6.

Geben Sie den Gültigkeitszeitraum der Regel ein.

Wenn Sie eine Arbeitsverteilungsregel ändern oder löschen, die vor dem

Gültigkeitsdatum einsetzt, gilt die Regel nur bis zum Datum vor dem

Gültigkeitsdatum. Wenn Sie die Regel nur ändern, legt das System eine neue

Regel auf Basis der vorhandenen Regel an und übernimmt die von Ihnen vorgenommenen Änderungen. Die neue Regel ist ab dem Gültigkeitsdatum gültig.

7.

Wechseln Sie zum Abschnitt

Regeldetails

, und geben Sie die Parameter der Regel an.

Jeder Parameter wird als Registerkarte angezeigt, z. B.

Unternehmen

. Über die

Parametereinstellungen können Sie genau festlegen, welche Parameter in die Regel eingeschlossen und welche von der Regel ausgeschlossen werden sollen.

8.

Wählen Sie

Prüfen

, um die Konsistenz der Regel zu prüfen.

9.

Wählen Sie

Sichern

oder


.

Arbeitsverteilungsregel löschen

1.



eine Arbeitskategorie.

2.

Wählen Sie

Bearbeiten

.

Die Arbeitsverteilung für Daten in der Vergangenheit kann nicht geändert werden. Wenn die Schaltfläche

Bearbeiten

deaktiviert ist, prüfen Sie das

Gültigkeitsdatum

, und stellen Sie sicher, dass Sie kein Datum in der

Vergangenheit eingegeben haben.

3.

Wählen Sie

Regeln zur Arbeitsverteilung

.

4.

Wählen Sie die zu löschende Arbeitsverteilungsregel, und wählen Sie dann

Löschen

.

5.

Wählen Sie

Sichern

oder


.

82


•

P U B L I C



Arbeitskategorie auf "Undefiniert" setzen

1.



eine Arbeitskategorie mit dem Status

Definierte Arbeitsverteilung

.

2.

Wählen Sie unter

Aktionen

die Option

Auf "Undefiniert" setzen

.


6.4.2.1 Arbeitsverteilung

Übersicht

Arbeitsverteilungsregeln regeln die Zuordnung von Arbeit zu Organisationseinheiten und Mitarbeitern. Aufgaben sind in SAP Business ByDesign standardmäßig für alle Benutzer sichtbar, die über die entsprechenden

Zugriffsrechte verfügen. Allerdings muss bei einigen Geschäftsprozessen die zuständige Abteilung oder der zuständige Mitarbeiter für eine Tätigkeit ermittelt werden. Für diese Bereiche können Sie Arbeitsverteilungsregeln definieren, mit denen Sie Geschäftsbelege und Aufgaben automatisch bestimmten Organisationseinheiten oder

Mitarbeitern zuordnen können.

Arbeitsverteilung im Detail

Mithilfe der Arbeitsverteilung in SAP Business ByDesign können Sie Organisationseinheiten und Mitarbeiter festlegen, die für bestimmte Geschäftsbelege zuständig sind. Zentrales Element der Arbeitsverteilung ist die

Arbeitskategorie, z. B. die Arbeitskategorie

Verkaufsabteilung für manuelle Rechnungen

. Jede Arbeitskategorie repräsentiert einen spezifischen Satz von Aufgaben in einem Geschäftsbereich und bezieht sich auf mindestens einen Geschäftsbeleg. Jede Arbeitskategorie stellt einen oder mehrere Parameter bereit, die den Parametern im jeweiligen Geschäftsbeleg entsprechen. Diese Parameter können Sie zum Definieren von Regeln verwenden, auf deren Grundlage das System die zuständige Organisationseinheit bzw. den zuständigen Mitarbeiter eines

Geschäftsbelegs ermittelt. Das System vergleicht die für die Parameter in den Arbeitsverteilungsregeln angegebenen Daten mit den Daten im Geschäftsbeleg. Stimmen die Daten überein, führt das System je nach

Arbeitskategorie folgende Aktionen aus:

●

Das System stellt die Organisationseinheit oder den Mitarbeiter bereit, die bzw. der im relevanten

Geschäftsbeleg als Vorschlag ermittelt wurde.

●

●

Das System ordnet den Geschäftsbeleg dem entsprechenden Arbeitsvorrat zu.

Das System sendet eine Tätigkeit zur Aufgabensteuerung an die Mitarbeiter der ermittelten

Organisationseinheit bzw. an einen ganz bestimmten Mitarbeiter.

Jedoch erfolgt die Arbeitsverteilung nicht für alle Geschäftsprozesse mittels Aufgabensteuerung oder Zuordnung zum Arbeitsvorrat. In einigen Fällen dient die Arbeitsverteilung lediglich dazu, die zuständige Organisationseinheit bzw. den zuständigen Mitarbeiter im Geschäftsbeleg als Vorschlag bereitzustellen.

Die Arbeitsverteilung legt nur fest, wer für einen bestimmten Geschäftsbeleg zuständig ist. Die Zugriffsrechte für diese Geschäftsbelege werden jedoch nicht definiert. Um auf Geschäftsbelege und die zugehörigen Tätigkeiten zur

Aufgabensteuerung zugreifen zu können, muss die jeweilige Work-Center-Sicht dem entsprechenden Benutzer

zugeordnet sein. Weitere Informationen finden Sie unter Benutzer- und Zugriffsverwaltung [Seite 46]

.

Im System wird zwischen der Arbeitsverteilung auf Organisationseinheiten und der Arbeitsverteilung auf

Mitarbeiterebene unterschieden.



P U B L I C

•


83

Arbeitsverteilung auf Organisationseinheiten

Die Arbeitsverteilung auf Organisationseinheiten enthält alle Arbeitskategorien, die das System zur Ermittlung der zuständigen Organisationseinheit für einen bestimmten Geschäftsbeleg benötigt. Eine Arbeitskategorie für die

Arbeitsverteilung auf Organisationseinheiten ist immer mit der für die Organisationseinheit definierten Funktion verknüpft, z. B. ist die Arbeitskategorie

Rechnungsprüfung

mit der Funktion

Rechnungsprüfung

verknüpft. Mithilfe der Funktion einer Organisationseinheit wird die Rolle der Organisationseinheit im Geschäftsprozess definiert. Jede

Funktion steht für einen bestimmten Fachbereich und eine Reihe von Work Centern und Work-Center-Sichten, die der zugeordnete Benutzer zur Erledigung der Aufgaben in diesem Bereich benötigt. Weitere Informationen zu den verschiedenen Funktionen finden Sie unter Funktionen.

Eine Voraussetzung für die Arbeitsverteilung auf Organisationseinheiten ist eine ordnungsgemäß konfigurierte Organisationsstruktur im Work Center


. Dazu gehört die korrekte

Zuordnung von Funktionen zu Organisationseinheiten gemäß den Aufgaben, die in den

Organisationseinheiten durchgeführt werden. Weitere Informationen finden Sie unter

Organisationsstrukturen – Quick Guide.

Arbeitsverteilung auf Mitarbeiterebene

Die Arbeitsverteilung auf Mitarbeiterebene enthält alle Arbeitskategorien, die das System zur Ermittlung des zuständigen Mitarbeiters für einen bestimmten Geschäftsbeleg benötigt. Für bestimmte Geschäftsprozesse muss der Verantwortliche oder zuständige Mitarbeiter eines Geschäftsbelegs ermittelt werden (z. B. der zuständige

Kundenbetreuer eines Kunden). Die Arbeitsverteilung auf Mitarbeiterebene wird immer unabhängig von der

Arbeitsverteilung auf Organisationseinheiten konfiguriert. Um die Arbeitsverteilung auf Mitarbeiterebene zu verwenden, müssen Sie demnach vorher keine Regeln für die Arbeitsverteilung auf Organisationseinheiten festlegen.

Genehmigungen

Ein besonderer Fall der Arbeitsverteilung auf Mitarbeiterebene ist die Ermittlung eines Genehmigenden in einem

Genehmigungsprozess. Bei Genehmigungen handelt es sich um Aufgaben, die vom System an Mitarbeiter gesendet werden, die in der Organisationsstruktur als Vorgesetzte oder Genehmigende festgelegt wurden. Weitere

Informationen finden Sie unter Vorgesetztenzuordnung.

Für die Verwaltung von Genehmigungen muss dem entsprechenden Genehmigenden das Work Center

Mein


zugeordnet sein.

In der Regel ermittelt das System den Genehmigenden über die Organisationsstruktur. Im Rahmen bestimmter

Geschäftsprozesse ist es jedoch erforderlich, für die Ermittlung des Genehmigenden spezifische Regeln zur

Arbeitsverteilung festzulegen. Für diese Geschäftsprozesse stellt das System spezifische Arbeitskategorien für die

Arbeitsverteilung auf Mitarbeiterebene bereit. Die Ermittlung eines Genehmigenden kann jedoch noch von weiteren anwendungsspezifischen Kriterien abhängen, z. B. von Schwellenwerten oder vom ausgewählten Lösungsumfang.

Einige Fachbereiche stellen spezifische Genehmigungsarten bereit, mit denen Sie Mitarbeiter als alternative

Genehmigende festlegen können. In der Rechnungsprüfung mag es z. B. erforderlich sein, für Benutzer, die auf

Beschaffungsaufgaben zugreifen, alternative Genehmigende festzulegen. Zu diesem Zweck stellt das System

Arbeitskategorien für alternative Genehmigende bereit. Das System sendet eine Genehmigungsaufgabe an den

Genehmigenden aus der Organisationsstruktur sowie an den in der Arbeitskategorie definierten alternativen

Genehmigenden.

Weitere Informationen finden Sie unter Einrichten von Genehmigungen.

84


•

P U B L I C




Aufgabensteuerung

Arbeitskategorien [Seite 85]

6.4.2.2 Arbeitskategorien

Die Arbeitskategorie ist das zentrale Element für die Arbeitsverteilung. Eine Arbeitskategorie repräsentiert einen spezifischen Arbeitsanteil in einem Geschäftsbereich und bezieht sich auf mindestens einen Geschäftsbeleg. Jede

Arbeitskategorie stellt Parameter zur Definition von Arbeitsverteilungsregeln bereit, auf deren Grundlage das

System die zuständige Organisationseinheit bzw. den zuständigen Mitarbeiter für einen Geschäftsbeleg ermittelt.



.

Arbeitskategorien für die Arbeitsverteilung auf Organisationseinheiten

Sie können die Arbeitsverteilung auf Organisationseinheiten im Work Center


unter

Arbeitsverteilung Arbeitsverteilung auf Organisationseinheiten

definieren.

Zu Beginn wird für alle Arbeitskategorien in der Arbeitsverteilung auf Organisationseinheiten der Modus

Globale

Arbeitsverteilung

festgelegt. Dies hat zur Folge, dass das System für einen Geschäftsbeleg oder für ein

Aufgabensteuerungselement keine zuständige Organisationseinheit ermitteln kann und dass das entsprechende

Feld leer bleibt. Nachdem Sie im System Arbeitsverteilungsregeln angelegt haben, ist die Vorgabe

Globale

Arbeitsverteilung

für die Geschäftsbelege und Aufgabensteuerungselemente nicht mehr gültig. Stattdessen prüft das System für alle Geschäftsbelege und Aufgabensteuerungselemente, ob eine Arbeitsverteilungsregel gilt. Wenn eine Regel gilt, wird der entsprechende Geschäftsbeleg bzw. das entsprechende Aufgabensteuerungselement der anhand der Arbeitsverteilungsregel ermittelten Organisationseinheit zugeordnet.

Das System verarbeitet Arbeitsverteilungsregeln für die Arbeitsverteilung auf Organisationseinheiten nach Priorität.

Liegen für eine Arbeitskategorie mehrere Regeln vor, wird nur die erste Regel angewendet, die für die Eigenschaften des ausgewerteten Geschäftsbelegs gilt.

Weitere Informationen über das Anlegen und Bearbeiten von Regeln für die Arbeitsverteilung auf

Organisationseinheiten finden Sie unter Arbeitsverteilung auf Organisationseinheiten – Quick Guide.

Für die Arbeitsverteilung auf Organisationseinheiten stehen die folgenden Arbeitskategorien zur Verfügung:

●

Einkauf

○

Operativer Einkauf

○

Rechnungsprüfung

●

●

Vertrieb und Marketing

○

Rechnungsabteilung für Verkauf und Abrechnung

○

○

Relevante Vertriebswege

Verkaufsabteilung für manuelle Rechnungen

○

○

Verkaufsabteilung für Verkauf

Marketingabteilung für Leads

Service- und Support

○

Ausführendes Serviceteam für Kundenaufträge und Verträge



P U B L I C

•


85

○

○

○

○

Ausführendes Serviceteam für Serviceaufträge

Service- und Supportteam für Serviceanfragen

Service- und Supportteam für Serviceaufträge

Vertragsabteilung

Arbeitskategorien für die Arbeitsverteilung auf Mitarbeiterebene

Sie können die Arbeitsverteilung auf Mitarbeiterebene im Work Center


unter

Arbeitsverteilung Arbeitsverteilung auf Mitarbeiterebene

oder im Work Center

Anwendungs- und


unter

Aufgabenverteilung Arbeitsverteilung auf Mitarbeiterebene

definieren.

Zu Beginn wird für alle Arbeitskategorien in der Arbeitsverteilung auf Mitarbeiterebene der Status

Undefiniert

festgelegt. Dies bedeutet, dass das System die zugehörigen Geschäftsbelege und Aufgaben nicht einem vorgesehenen Mitarbeiter zuordnen kann. Nachdem Sie im System Arbeitsverteilungsregeln angelegt haben, prüft das System alle Geschäftsbelege und Aufgabensteuerungselemente daraufhin, ob eine Arbeitsverteilungsregel gilt.

Wenn eine Regel gilt, wird der entsprechende Geschäftsbeleg bzw. das entsprechende Aufgabensteuerungselement dem anhand der Arbeitsverteilungsregel ermittelten Mitarbeiter zugeordnet.

Liegen für eine Arbeitskategorie mehrere Regeln vor, wendet das System alle Regeln an, die für die Eigenschaften des ausgewerteten Geschäftsbelegs gelten.

Weitere Informationen über das Anlegen und Bearbeiten von Regeln für die Arbeitsverteilung auf Mitarbeiterebene

finden Sie unter Arbeitsverteilung auf Mitarbeiterebene – Quick Guide [Seite 81] .

Für die Arbeitsverteilung auf Mitarbeiterebene stehen die folgenden Arbeitskategorien zur Verfügung:

●

●

Finanzen und Verwaltung

○

Genehmigender für Verbindlichkeiten

○

○

Genehmigender für Forderungen

Genehmigender für Verwaltung der Steuern

○

○

Genehmigender für Liquiditätsmanagement

Alternativer Genehmigender für Spesenabrechnungen

Einkauf

○

Zusätzlicher Buchhalter

○

○

○

Alternativer Genehmigender für Bestellungen

Alternativer Genehmigender für Lieferantenrechnungen

Alternativer Genehmigender für Einkaufskontrakte

●

●

○

○

Bestellanforderungen und Bestellungen

Lieferantenrechnungen

Vertrieb und Marketing

○

Alternativer Genehmigender für Preislisten Verkauf

○

○

○

○

○

○

Alternativer Genehmigender für Angebote

Alternativer Genehmigender für Kundenretouren

Kundenzuständigkeit nach Beteiligtenrolle

Vertragsadministrator

Zuständiger Mitarbeiter für den Verkauf

Opportunity-Benachrichtigung

Service und Support

○

Leistungserbringer für Kundenaufträge und Verträge

86


•

P U B L I C



○

○

○

○

Leistungserbringer für Serviceaufträge

Bearbeiter für Serviceanfragen

Bearbeiter für Serviceaufträge

Vertragsadministrator


Funktionen



P U B L I C

•


87

7 Sicht Ein- und Ausgabeverwaltung

7.1 Sicht Druckwarteschlangen

7.1.1 Druckwarteschlangen – Quick Guide

In der Sicht

Druckwarteschlangen

können Anwendungsexperten Druckwarteschlangen einrichten, um das prozessintegrierte Drucken von Dokumenten zu steuern und die Druckaufträge in jeder Druckwarteschlange zu

überwachen. Druckwarteschlangen werden zum Erfassen aller Dokumente verwendet, die an den Ausgabekanal

"Druck" ausgegeben werden.



unter

Ein- und

Ausgabeverwaltung

aufrufen.

Druckwarteschlangen

Standard-Druckwarteschlange

SAP stellt ein Standard-Druckszenario bereit, in dem alle Belegeigentümer ihre eigenen Dokumente manuell drucken. Standardmäßig werden die Druckaufträge aller Benutzer in der Standard-Druckwarteschlange erfasst, von wo aus sie an die Sicht

Manuelle Druckaufgaben

jedes einzelnen Benutzers gesendet werden. Jeder Benutzer kann seine Druckaufträge drucken, indem er

Startseite Aufgaben Manuelle Druckaufgaben

aufruft. Die

Verwendung der Standard-Druckwarteschlange kann zwar in

Zentrale Druckverwaltung über Druck-Manager

, jedoch nicht in

Zentrale Druckverwaltung durch spezifischen Benutzer

geändert werden.

Benutzerzuordnung zu Druckwarteschlangen

Eine Druckwarteschlange kann den folgenden Benutzern zugeordnet werden:

●

●

●

Keinem Benutzer

Wenn für die Verwendung einer Druckwarteschlange die Einstellung

Drucken durch Belegeigentümer

festgelegt wurde und der Warteschlange deshalb kein Benutzer zugeordnet wurde, werden alle an die

Warteschlange gesendeten Dokumente in der Sicht


des Belegeigentümers angezeigt, bis der Status vom Eigentümer manuell in

Erfolgreich

geändert wird. Wenn der Belegeigentümer den Kommunikationsassistenten installiert und sich dort angemeldet hat, werden die Dokumente vom

Kommunikationsassistenten abgerufen und sofort gedruckt. In diesem Fall werden die Dokumente nicht in der Sicht


angezeigt.

Für die Verwendung der Standard-Druckwarteschlange wurde die Einstellung

Drucken durch

Belegeigentümer

festgelegt. Sofern nicht mehrere Druckersprachen erforderlich sind, benötigen Sie für diese

Warteschlangenverwendung normalerweise nur eine Druckwarteschlange.

Einem Druckbenutzer


Zentrale Druckverwaltung über Druck-

Manager

festgelegt wurde, muss sie einem Druckbenutzer zugeordnet werden. Da die einzelnen

Druckwarteschlangen mit dieser Verwendung später einem physikalischen Drucker im Druck-Manager zugeordnet werden, stellt jede Warteschlange einen physikalischen Drucker dar.

Einem Anwendungsbenutzer



festgelegt wurde, muss sie einem Anwendungsbenutzer zugeordnet werden. Dieser

88


•

P U B L I C


Sicht Ein- und Ausgabeverwaltung

Anwendungsbenutzer kann alle Dokumente in dieser Warteschlange anzeigen und drucken, indem er


aufruft. Dieser Benutzer druckt für den

Belegeigentümer.

Weitere Informationen über Ihre Möglichkeiten beim Einrichten von Druckwarteschlangen für verschiedene

Druckszenarios finden Sie unter "Prozessintegriertes Drucken".

Druckwarteschlangenstatus

Standardmäßig haben alle neuen Druckwarteschlangen den Status

Gestartet

. Demnach werden die an diese

Druckwarteschlangen gesendeten Dokumente sofort verarbeitet. Die Dokumente werden beispielsweise an die Sicht


eines Benutzers gesendet. Sie können eine Druckwarteschlange anhalten, um Fehler zu beheben.

Druckaufträge

Für jede Druckwarteschlange können Sie alle Druckaufträge anzeigen und den Status jedes Auftrags prüfen, indem

Sie die Warteschlange markieren und

Bearbeiten

wählen.

Ein Druckauftrag kann einen der folgenden Status haben:

●

●

In Warteschlange

Das Dokument wartet in der Druckwarteschlange.

Druck

Das Dokument wurde vom Kommunikationsassistenten oder Druck-Manager erfasst, und es wurde noch kein

Status zurückgegeben.

●

Fehler

Das Dokument wurde vom Kommunikationsassistenten oder Druck-Manager erfasst, und es wurde ein Fehler zurückgegeben. Ein Fehler tritt auch dann auf, wenn ein Dokument für mehr als 12 Stunden den Status

Druck

hat.

Beachten Sie, dass beim Auftreten eines Fehlers eine Ausgabefehleraufgabe angelegt und an den

Belegeigentümer gesendet wird. Der Eigentümer kann die Aufgaben unter

Startseite Aufgaben Eingang

anzeigen. Zudem können Anwendungsexperten Aufgaben, die zu einem anderen Benutzer gehören, übernehmen und lösen.

●

Erfolgreich

Das Dokument wurde vom Kommunikationsassistenten oder Druck-Manager erfasst, und der Status

"Erfolgreich" wurde zurückgegeben. Alternativ dazu hat ein Benutzer den Status manuell auf

Erfolgreich

gesetzt.

In der Warteschlange befindliche Druckaufträge können Sie auf der Registerkarte

Dokumente in Warteschlange

der

Detailerfassung für Druckwarteschlangen anzeigen. Druckaufträge mit dem Status "Im Druck", "Fehlgeschlagen" oder "Erfolgreich" können auf der Registerkarte

Verarbeitete Dokumente

angezeigt werden.


Prozessintegriertes Drucken

In den Standardeinstellungen für das Drucken in SAP Business ByDesign ist festgelegt, dass ein Mitarbeiter, der für ein Dokument zuständig ist, auch für das manuelle Drucken des Dokuments zuständig ist. Wenn Sie möchten, dass ein Dokument von einem anderen Benutzer als dem Belegeigentümer oder automatisch gedruckt wird, müssen Sie eines der in diesem Dokument beschriebenen Alternativszenarios zum Drucken einrichten.

Weitere Informationen finden Sie unter Prozessintegriertes Drucken.



P U B L I C

•


89

Ausgabeverwaltung

Die Ausgabeverwaltung umfasst alle Aktivitäten, die sich auf die Ausgabe von Dokumenten auf Druckern, als E-Mail oder als Fax beziehen. Formularbasierte Dokumente können ad hoc oder als integrierter Bestandteil eines

Geschäftsbelegs ausgegeben werden.

Weitere Informationen finden Sie unter Ausgabeverwaltung [Seite 93]

.

Aufgaben

Druckwarteschlangen

Drucken mit dem Druck-Manager einrichten

Weitere Informationen finden Sie unter Drucken mit dem Druck-Manager einrichten [Seite 105]

.

Drucken durch einen dedizierten Benutzer einrichten

Weitere Informationen finden Sie unter Drucken durch einen dedizierten Benutzer einrichten [Seite 106]

.

Druckwarteschlange für ein bestimmtes Druckszenario anlegen

Sie können zusätzliche Druckwarteschlangen anlegen, um die Druckszenarios Drucken durch Belegeigentümer,

Zentrale Druckverwaltung über Druck-Manager und Zentrale Druckverwaltung durch spezifischen Benutzer zu unterstützen. Diese Druckwarteschlangen können dann über eine Ausgabekanalregel einem Geschäftsbeleg zugeordnet oder von einem Benutzer in den Ausgabeeinstellungen eines Dokuments ausgewählt werden.

1.



die Option

Neu

.

2.

Geben Sie im Dialogfenster

Neue Warteschlange

eine Warteschlangen-ID ein.

Die Warteschlangen-ID wird in den Ausgabeeinstellungen für einen Geschäftsbeleg angezeigt, wenn ein

Benutzer den Ausgabekanal "Druck" auswählt. Daher sollte die ID der Warteschlange für alle Benutzer verständlich sein. Wenn Sie zum Beispiel eine Druckwarteschlange für die zentrale Druckverwaltung über den Druck-Manager einrichten, könnten Sie der Druckwarteschlange den Namen des Druckers geben, auf dem die Dokumente gedruckt werden sollen. Wenn Sie aber eine Druckwarteschlange für die zentrale

Druckverwaltung durch einen spezifischen Benutzer anlegen, könnten Sie der Druckwarteschlange den

Namen des Benutzers geben.

3.

Wählen Sie eine Druckersprache aus.

Die folgenden Druckersprachen werden unterstützt:

●

PDF: Diese Druckersprache kann für alle Drucker verwendet werden, die von einem Microsoft®-Windows-

Betriebssystem unterstützt werden.

●

PCL 5c (Color)

●

●

●

●

●

●

●

●

●

PCL 5e (Monochrome)

Adobe® PostScript® Level 2

Adobe® PostScript® Level 3

Datamax 203 dpi

Datamax 300 dpi

Datamax 406 dpi

Datamax 600 dpi

Intermec 203 dpi

Intermec 300 dpi

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•

P U B L I C



●

●

●

●

●

●

●

Intermec 400 dpi

Toshiba 203 dpi

Toshiba 305 dpi

Toshiba 600 dpi

ZPL 203 dpi

ZPL 300 dpi

ZPL 600 dpi

Beachten Sie, dass Sie beim Anlegen einer Druckwarteschlange für manuelles Drucken durch den

Belegeigentümer oder einen spezifischen Benutzer die Druckersprache PDF auswählen müssen, da diese für das manuelle Drucken erforderlich ist.

4.

Wählen Sie die Warteschlangennutzung aus.

Weitere Informationen zu den einzelnen Druckszenarios finden Sie unter "Prozessintegriertes Drucken".

5.

Sie haben folgende Möglichkeiten:

●

Wenn Sie

Zentrale Druckverwaltung über Druck-Manager

ausgewählt haben, müssen Sie einen

Druckbenutzer angeben.

Dieser Benutzer ist zur Authentifizierung des Druck-Managers beim Zugriff auf das SAP-Business-

ByDesign-System erforderlich.

●

Wenn Sie


ausgewählt haben, müssen Sie den

SAP-Business-ByDesign-Benutzer des Mitarbeiters auswählen, der die Dokumente drucken soll. Hierbei handelt es sich um die Kennung des Anwendungsbenutzers im SAP-Business-ByDesign-System.

6.


7.

Um eine Ausgabekanalregel anzulegen und zu definieren, wann diese Druckwarteschlange verwendet werden soll, wechseln Sie zu

Anwendungs- und Benutzerverwaltung Ein- und

Ausgabeverwaltung Ausgabekanalauswahl

.

8.


Ausgabekanalauswahl

einen Geschäftsbeleg aus, und legen Sie eine

Ausgabekanalregel an, um festzulegen, wann diese Druckwarteschlange als Ausgabekanal verwendet werden soll. Weitere Informationen über Ausgabekanalregeln finden Sie unter "Ausgabekanalauswahl – Quick Guide".

Druckwarteschlange anhalten

1.

Markieren Sie in der Sicht


eine Druckwarteschlange.

2.

Wählen Sie

Anhalten

.

Die Druckwarteschlange wird angehalten. So haben Sie die Möglichkeit, das Abrufen von Dokumenten durch den Druck-Manager zu stoppen, während Sie Reparaturarbeiten ausführen oder die Druckerzuordnung im

Druck-Manager ändern.

3.

Wählen Sie

Starten

, um die Druckwarteschlange wieder zu starten.

Druckwarteschlange bereinigen

1.




2.

Wählen Sie

Bereinigen

.

Alle Druckaufträge mit dem Status "Erfolgreich" werden aus der Druckwarteschlange gelöscht. Sie können diese Funktion verwenden, um beispielsweise abgeschlossene Druckaufträge aus einer häufig verwendeten

Druckwarteschlange zu entfernen oder um alte Druckaufträge aus einer zu löschenden Warteschlange zu entfernen.



P U B L I C

•


91

Druckwarteschlange löschen

Eine Druckwarteschlange kann gelöscht werden, wenn sie keine Dokumente enthält und wenn sie von keiner

Ausgabekanalregel verwendet wird. Zum Entfernen einer Druckwarteschlange müssen Sie sie von den

Ausgaberegeln, in denen sie verwendet wird, trennen. Zudem müssen Sie die Warteschlange bereinigen, oder Sie müssen alle Dokumente in irgendeiner Art und Weise bearbeiten oder löschen. Die Warteschlange

DEFAULT

kann nicht gelöscht werden.

1.

Prüfen Sie in der Sicht


, ob die Druckwarteschlange keine Druckaufträge enthält.

Um alte Druckaufträge mit dem Status

Erfolgreich

zu entfernen, wählen Sie

Bereinigen

. Um alle anderen

Druckaufträge zu entfernen, öffnen Sie die Druckwarteschlange, und löschen Sie die Druckaufträge manuell.

2.

Prüfen Sie unter

Details

, ob die Druckwarteschlange in Ausgabekanalregeln verwendet wird.

Sie müssen die Druckwarteschlange aus den Ausgabekanalregeln entfernen, bevor Sie sie löschen können.

3.

Markieren Sie die Druckwarteschlange, und wählen Sie

Löschen

.

Kennwort für den Druckbenutzer ändern

1.

Beenden Sie auf dem Computer, auf dem der Druck-Manager installiert ist, den SAP

Print Service

.

2.

Wechseln Sie im SAP-Business-ByDesign-System zur Sicht


, markieren Sie die

Druckwarteschlange, und wählen Sie

Bearbeiten

.

3.

Wechseln Sie in der Detailerfassung für Druckwarteschlangen zur Registerkarte

Details

, und wählen Sie neben dem Feld

Zugeordneter Benutzer

die Option

Bearbeiten

.

4.

Geben Sie ein neues Kennwort ein, und bestätigen Sie es.

5.


6.

Starten Sie auf dem Computer, auf dem der Druck-Manager installiert ist, den SAP

Print Service

neu.

Wenn Sie das Kennwort ändern, ohne den SAP

Print Service

zu beenden, wird der Druckbenutzer gesperrt.

Um den Druckbenutzer zu entsperren, entmarkieren Sie im Bild

Druckbenutzer bearbeiten

das Ankreuzfeld

Gesperrt

.

Druckaufträge

Druckauftrag erneut drucken

1.




2.

Wählen Sie

Bearbeiten

.

3.

Markieren Sie auf der Registerkarte


ein Dokument mit dem Status

Fehlgeschlagen

, und wählen Sie

Neu drucken

.

Das Dokument im Druckauftrag wird erneut an den Drucker oder die Sicht


gesendet.

Dies hängt von der Art des Drucks ab, die für die Druckwarteschlange festgelegt wurde. Auf die

Ausgabeeinstellungen des Dokuments hat dies keine Auswirkungen.

Druckauftrag löschen

1.




2.

Wählen Sie

Bearbeiten

.

3.


Dokumente in Warteschlange

oder


ein Dokument, und wählen Sie

Löschen

.

Sie können Dokumente mit dem Status

In Warteschlange

,

Im Druck

oder

Fehlgeschlagen

löschen.

92


•

P U B L I C



Status eines Druckauftrags in "Erfolgreich" ändern

1.




2.

Wählen Sie

Bearbeiten

.

3.



ein Dokument mit dem Status

Fehlgeschlagen

, und wählen Sie

Status in "Erfolgreich" ändern

.

Der Ausgabestatus des Dokuments im Druckauftrag wird in

Erfolgreich

geändert.


7.1.2.1 Ausgabeverwaltung

Übersicht



●

Eine Ad-hoc-Ausgabe wird generiert, wenn ein Benutzer eine Vorschau eines Belegs in Adobe® Reader anzeigt und den Beleg entweder ausdruckt oder eine elektronische Kopie als PDF-Datei (Portable Document Format) speichert. Diese Art der Ausgabe erfordert keinerlei Konfiguration und kann jederzeit ausgeführt werden.

●

Prozessintegrierte Ausgabe bedeutet, dass das System die Ausgabe eines Belegs im Rahmen eines

Geschäftsprozesses auslöst und durchführt. Zum Beispiel legt ein Mitarbeiter eine Bestellung an und sendet sie zur Genehmigung an den Vorgesetzten. Bei der Genehmigung durch den Vorgesetzten wird der Beleg automatisch an den Ausgabekanal gesendet, der in den Ausgabeeinstellungen des Belegs angegeben ist. Der

Ausgabekanal kann Druck, E-Mail oder Fax sein. Administratoren können Standardausgabeeinstellungen sowie Ausgabekanal- und Formularvorlagenregeln anlegen, um festzulegen, wie bestimmte Belege vom

System ausgegeben werden sollen.

SAP stellt für jeden Beleg in Ihrer Lösung ein vorkonfiguriertes Ausgabeszenario bereit, das eine Ad-hoc-Ausgabe und/oder eine prozessintegrierte Ausgabe ermöglicht.

In diesem Dokument wird nur die formularbasierte Ausgabe beschrieben. Beachten Sie auch die beim

Anzeigen eines Geschäftsbelegs oder -objekts bestehende Möglichkeit zum Ausdrucken eines Bildes mithilfe der Drucktaste

Drucken

. Weitere Informationen finden Sie unter Bild drucken.

In diesem Dokument werden keine Kommunikationsvereinbarungen oder Läufe zum Laden von Dateien beschrieben. Weitere Informationen zu diesen Themen finden Sie unter

Kommunikationsvereinbarungen –

Quick Guide [Seite 133]

und unter Laden von Dateien – Quick Guide [Seite 110] .

Ad-hoc-Ausgabe

Benutzer können jeden formularbasierten Beleg in Adobe® Reader anzeigen, indem Sie beim Anzeigen oder

Bearbeiten des Belegs die Drucktaste

Vorschau

wählen. Eine Vorschau des Belegs wird als PDF-Datei angezeigt.

Diese Datei kann mithilfe der integrierten Adobe-Reader-Funktionen angezeigt, gedruckt oder gesichert werden.

Wenn der in der Vorschau angezeigte Beleg für die Verwendung der prozessintegrierten Ausgabe konfiguriert wurde, enthält die PDF-Datei ein Wasserzeichen, das angibt, dass es sich bei dem Beleg um einen Entwurf handelt. Dadurch wird sichergestellt, dass die endgültige Version des Belegs nicht manuell, sondern nur vom System ausgegeben



P U B L I C

•


93

werden kann. Beachten Sie, dass einige Geschäftsprozesse wie Einkaufswagen oder Wissensdatenbankartikel nur die Ausgabe über die Drucktaste

Vorschau

unterstützen.

Prozessintegrierte Ausgabe

Die prozessintegrierte Ausgabe gewährleistet, dass Belege, die im Rahmen von Geschäftsprozessen an Ihre

Geschäftspartner gesendet werden, nur vollständige und genehmigte Daten enthalten. Zusätzlich kann die

Ausgabehistorie des Belegs verfolgt werden.

Die prozessintegrierte Ausgabe eines Belegs wird ausgelöst, wenn zum Beispiel ein Beleg vom Belegeigentümer freigegeben oder von einem Vorgesetzten genehmigt wird. Dieser Prozess kann abhängig von der Konfiguration des zugrunde liegenden Geschäftsprozesses variieren. Wenn die Ausgabe eines Belegs ausgelöst wird, ermittelt das

System anhand der Ausgabeeinstellungen des Belegs, welcher Ausgabekanal und welche Formularvorlage beim

Anlegen des Belegs verwendet werden soll. Abhängig von dem festgelegten Ausgabekanal wird der Beleg entweder an die Druckwarteschlange gesendet, per E-Mail als PDF-Anlage geschickt oder per Fax gesendet. Das Aussehen und der Inhalt des Geschäftsbelegs werden durch eine Formularvorlage definiert. Der Administrator kann für jede

Geschäftsbelegart einen Standardausgabekanal und eine Standardformularvorlage konfigurieren. Der für einen

Beleg zuständige Mitarbeiter kann die Standardeinstellungen des Belegs vor dem Senden überschreiben.

Weitere Informationen über die Konfiguration der prozessintegrierten Ausgabe finden Sie in der Hilfe Ihrer Lösung unter

Prozessintegrierte Ausgabeeinstellungen

.

Prozessintegriertes Drucken

In den Standardeinstellungen für das Drucken der SAP-Cloud-Lösung ist festgelegt, dass ein Mitarbeiter, der für die

Ausgabe eines Belegs zuständig ist, auch für das manuelle Drucken des Belegs zuständig ist. Wenn Sie möchten, dass ein Beleg von einem anderen Benutzer als dem Belegeigentümer oder automatisch gedruckt wird, dann müssen

Sie eines der unten beschriebenen Alternativszenarios einrichten. Weitere Informationen finden Sie in der Hilfe zu

Ihrer Lösung unter

Prozessintegriertes Drucken

.

Ausgabekanäle

Die folgenden Ausgabekanäle werden unterstützt:

●

Druckwarteschlangen

Mithilfe von Druckwarteschlangen können Belege gesammelt werden, die entweder automatisch vom System oder manuell von einem Benutzer gedruckt werden sollen. Weitere Informationen über das Druckkonzept finden Sie in der Hilfe zu Ihrer Lösung unter

Prozessintegriertes Drucken

.

●

●

E-Mail

Das System generiert den Beleg als PDF-Datei und sendet die Datei als Anlage per E-Mail an die E-Mail-

Adresse Ihres Geschäftspartners. Die E-Mail-Ausgabeeinstellungen werden während des Produktivstarts konfiguriert. Sie können die Einstellungen im Work Center


ändern, indem Sie in der Phase

Fine-Tuning

in der Aufgabenliste die Aufgabe

Einstellungen für E-Mail und Fax

wählen.

Weitere Informationen finden Sie in der Hilfe unter

Konfiguration: Einstellungen für E-Mail und Fax

.

Beachten Sie, dass eine E-Mail insgesamt maximal 10 MB und eine Anlage maximal 8 MB groß sein darf.

Zur Erhöhung der Sicherheit können Sie in der SAP-Lösung mithilfe des S/MIME-Standards (Secure/

Multipurpose Internet Mail Extensions) ausgehende E-Mails verschlüsseln und die Signatur eingehender E-

Mails überprüfen. Weitere Informationen finden Sie in der Hilfe unter

E-Mail-Sicherheit

.

Fax

Das System generiert den Beleg als PDF-Datei und sendet ihn als E-Mail an einen Faxdienstleister, der den

Inhalt konvertiert und an die Faxnummer Ihres Geschäftspartners sendet. Die Faxeinstellungen werden

94


•

P U B L I C



während des Produktivstarts konfiguriert. Sie können die Einstellungen im Work Center


ändern, indem Sie in der Phase

Fine-Tuning

in der Aufgabenliste die

Aufgabe


wählen. Weitere Informationen finden Sie in der Hilfe unter

Konfiguration: Einstellungen für E-Mail und Fax

.

Anlagen

Sie können festlegen, ob Anlagen bei der Ausgabe eines Geschäftsbelegs berücksichtigt werden sollen. Dies ist entweder beim Hinzufügen der Anlage zum Geschäftsbeleg möglich oder durch Anpassen der Ausgabeeinstellungen eines Geschäftsbelegs, der bereits Anlagen enthält. Beachten Sie bei zu druckenden Belegen, dass der Druck-

Manager nur PDF-Anlagen drucken kann. Bei Belegen, die per E-Mail oder Fax versendet werden, können alle Arten von Anlagen hinzugefügt werden.

Anlagen zu Geschäftsbelegen, die ad hoc über die Drucktaste

Vorschau

ausgegeben werden, stehen Ihnen im Bild

Vorschau

des entsprechenden Geschäftsbelegs zur Verfügung. Wenn Sie für Geschäftsbelege die prozessintegrierte

Ausgabe wählen, wird die Anlage automatisch entweder der E-Mail oder dem Fax hinzugefügt oder an die festgelegte

Druckwarteschlange gesendet, sofern Sie die Belege drucken möchten.

Beispiel

Ein Verkaufsmitarbeiter hat einen Kundenauftrag angelegt und freigegeben. Das System ermittelt anhand der

Ausgabeeinstellungen des Belegs, dass dieser per E-Mail an den Kunden gesendet werden soll. Das System legt mithilfe der Formularvorlage, die in den Ausgabeeinstellungen festgelegt wurde, eine PDF-Datei an und sendet diese als E-Mail-Anlage an den Kunden. Wenn der Mailserver keinen Fehler zurückgibt, wird der Ausgabestatus auf der

Registerkarte

Ausgabehistorie

der Detailerfassung für Kundenaufträge als "Erfolgreich" verzeichnet.

7.1.2.2 Prozessintegriertes Drucken

Übersicht

In den Standardeinstellungen für das Drucken der SAP-Cloud-Lösung ist festgelegt, dass ein Mitarbeiter, der für die

Ausgabe eines Belegs zuständig ist, auch für das manuelle Drucken des Belegs zuständig ist. Wenn Sie möchten, dass ein Dokument von einem anderen Benutzer als dem Belegeigentümer oder automatisch gedruckt wird, müssen

Sie eines der in der Lösung enthaltenen Alternativszenarios zum Drucken einrichten.

Alternative Druckszenarios können von Administratoren angelegt werden, die das Recht haben, auf die Sicht


des Work Centers


zuzugreifen. Alternative

Druckszenarios werden angelegt, indem zusätzliche Druckwarteschlangen angelegt und konfiguriert werden. Auf diese Druckwarteschlangen muss dann in den Ausgabeeinstellungen eines Dokuments verwiesen werden.

Es gibt zwei Arten von unterstützten Druckszenarios:

●

Drucken durch Belegeigentümer

Der Belegeigentümer ist der Benutzer, der für das Ausgeben des Dokuments verantwortlich ist. In der Regel ist dies der Mitarbeiter, der die Ausgabe ausgelöst hat. Es gibt jedoch die folgenden Ausnahmen: Der

Belegeigentümer von Ausgangsschecks ist immer der Anleger des Schecks, und im Einkauf ist immer der zuständige Einkäufer der Belegeigentümer.

●

Zentrale Druckverwaltung, entweder automatisch oder durch einen spezifischen Benutzer

Das folgende Diagramm soll Sie dabei unterstützen, das Szenario auszuwählen, das am besten zu Ihren

Anforderungen passt:



P U B L I C

•


95

Drucken durch Belegeigentümer

●

Verwenden der Sicht "Manuelle Druckaufgaben" (Szenario 1)

Bei diesem Szenario druckt der Belegeigentümer seine eigenen Dokumente manuell aus. Wenn die Ausgabe eines Dokuments ausgelöst wird, sendet das System das Dokument an die Sicht


auf der

Startseite

des Belegeigentümers. Der Belegeigentümer öffnet das Dokument in der Sicht

Manuelle

Druckaufgaben

und druckt das Dokument auf einem lokalen Drucker aus.

Bei diesem Szenario können Sie es so einrichten, dass der Belegeigentümer die Kontrolle darüber hat, wann das Dokument gedruckt wird und welcher Drucker verwendet wird. Alle vom Belegeigentümer freigegebenen

Dokumente werden an die Warteschlange der Sicht


gesendet, bis der

Belegeigentümer das Dokument druckt und den Druckstatus auf "Erfolgreich" setzt.

Das manuelle Drucken ist standardmäßig eingerichtet, d.h. der Administrator muss an der Konfiguration keine Änderungen vornehmen. Die Druckwarteschlange

DEFAULT

wird als Ausgabekanal für alle Dokumente verwendet, außer ein alternativer Ausgabekanal wurde definiert. Der Belegeigentümer hat Zugriff auf seine eigenen Dokumente in der Sicht


und kann seine Dokumente hier drucken.

Zentrales Drucken

●

Durch einen dedizierten Benutzer (Szenario 2)

Bei diesem Szenario druckt ein zugeordneter Benutzer Dokumente im Auftrag des Belegeigentümers. Wenn die Ausgabe eines Dokuments ausgelöst wird, sendet das System das Dokument an die Sicht

Manuelle

Druckaufgaben

auf der

Startseite

dieses Benutzers. Anschließend druckt dieser Benutzer jedes Dokument manuell.

Bei diesem Szenario haben Sie die Möglichkeit, einem Mitarbeiter, der für das Drucken zuständig ist,

Druckaufgaben zuzuordnen. Sie können beispielsweise festlegen, dass alle Kundenrechnungen manuell von einem bestimmten Buchhalter gedruckt werden. Bei diesem Szenario haben Sie außerdem die Möglichkeit, dafür zu sorgen, dass vertrauliche Dokumente, z.B. Ausgangsschecks, von einem vertrauenswürdigen

Mitarbeiter gedruckt werden.

Weitere Informationen zum Einrichten dieses Szenarios finden Sie unter Drucken durch einen dedizierten

Benutzer einrichten [Seite 106]

.

96


•

P U B L I C



●

Verwenden des Druck-Managers (Szenario 3)

Bei diesem Szenario werden Dokumente automatisch an vordefinierte Drucker gesendet. Somit haben Sie die Möglichkeit, Standarddrucker für das gesamte Unternehmen einzurichten. Dokumente, die zentral gedruckt werden sollen, werden in einer zentralen Druckwarteschlange abgelegt und anschließend automatisch vom Druck-Manager gesammelt und an einen Drucker gesendet, den Sie definiert haben.

Bei diesem Szenario müssen Sie den Druck-Manager im Netzwerk installieren. Der Druck-Manager wird verwendet, um eine Verbindung zwischen Ihrer SAP-Cloud-Lösung und Ihren Netzwerkdruckern herzustellen.

Bei diesem Szenario haben Sie die Möglichkeit, einen oder mehrere Drucker für verschiedene Dokumentarten einzurichten. Sie können beispielsweise dafür sorgen, dass alle Kundenrechnungen automatisch auf einem vordefinierten Drucker ausgedruckt werden, der sich in der Rechnungswesenabteilung befindet. Bei diesem

Szenario wird auch das Drucken von vertraulichen Dokumenten unterstützt, z.B. Ausgangsschecks, die auf einem sicheren Drucker auf Vordrucken ausgedruckt werden müssen.

Weitere Informationen zum Einrichten von automatischem Drucken mit dem Druck-Manager finden Sie unter

Drucken mit dem Druck-Manager einrichten [Seite 105]

.

Ein weiteres mögliches Szenario besteht darin, den Druck-Manager an einem anderen Standort zu installieren und von dort aus zu verwenden. Dadurch haben Sie die Möglichkeit, Ihre Geschäftsprozesse auf Ihre

Geschäftspartner abzustimmen. Sie können beispielsweise Kommissionierlisten direkt auf einem Drucker in einem externen Lager drucken.

Anforderungen für die Szenariokonfiguration

Konfigurationsvoraussetzungen für das Druckszenario

Druckszenario Beispielverwendung

Konfiguration durch

Administrator erforderlich

Standard: Manuelles Drucken durch den Belegeigentümer

(Szenario 1)

Dokumente werden manuell vom für das

Dokument zuständigen Mitarbeiter ausgedruckt.

Verwenden Sie diese Option, wenn Ihre

Mitarbeiter in der Lage sein sollen,

Dokumente manuell auszudrucken, damit beispielsweise ein Einkäufer seine eigenen

Bestellungen ausdrucken kann.

Nein

Zentrale Druckverwaltung durch spezifischen Benutzer

(Szenario 2)

Dokumente werden zentral von einem ausgewählten Mitarbeiter ausgedruckt.

Verwenden Sie diese Option, wenn ein ausgewählter Mitarbeiter Dokumente zentral und manuell im Auftrag des

Belegeigentümers ausdrucken soll. Sie ist insbesondere dann sinnvoll, wenn ein bestimmtes Format oder ein sicherer

Drucker verwendet werden soll. Ein

Beispiel dafür ist das Drucken von

Kundenrechnungen oder von Schecks.

Ja, der Administrator muss eine

Druckwarteschlange konfigurieren und

Ausgabekanalregeln anlegen.

Konfiguration durch

Anwendungsbenutzer erforderlich

Nein

Nein



P U B L I C

•


97

Druckszenario

Zentrales Drucken mit dem

Druck-Manager (Szenario 3)

Beispielverwendung

Konfiguration durch

Administrator erforderlich

Dokumente werden automatisch auf einem zentralen Drucker ausgedruckt.

Verwenden Sie diese Option, wenn Sie

Dokumente zentral und automatisch ausdrucken möchten. Sie ist insbesondere dann sinnvoll, wenn ein bestimmtes

Format oder ein sicherer Drucker verwendet werden soll. Ein Beispiel dafür ist das Drucken von Kundenrechnungen oder von Schecks.

Ja, der Administrator muss den Druck-

Manager installieren, eine

Druckwarteschlange konfigurieren und

Ausgabekanalregeln anlegen.

Konfiguration durch

Anwendungsbenutzer erforderlich

Nein

7.1.2.3 Druck-Manager – Quick Guide

Der Druck-Manager wird verwendet, um eine Verbindung zwischen einer SAP-Cloud-Lösung und den in Ihrem

Netzwerk verfügbaren Druckern herzustellen. Der Druck-Manager wird benötigt, um das automatische Drucken von

Dokumenten mit vordefinierten Druckern zu ermöglichen.

Um die zentrale Druckverwaltung über den Druck-Manager verwenden zu können, muss der Druck-

Manager einmal in Ihrem Netzwerk installiert werden. Der Druck-Manager steht als Microsoft-Windows®-

Dienst für alle Prozesse in der Cloud-Lösung von SAP zur Verfügung, sofern der Rechner ordnungsgemäß funktioniert und der Dienst nicht manuell angehalten wird. Es wird jedoch empfohlen, dass Sie den Druck-

Manager auf einem Zentralrechner installieren, der nicht für operative Geschäftsprozesse verwendet und permanent (oder wenigstens, wenn Druckvorgänge erforderlich sind) ausgeführt wird.

Eine mehrmalige Installation des Druck-Managers ist nur erforderlich, wenn Sie über mehrere separate

Netzwerke verfügen, deren Drucker für das prozessintegrierte Drucken zur Verfügung stehen sollen.

Voraussetzungen

●

Sie verfügen über Administratorrechte für den Rechner, auf dem der Druck-Manager installiert werden soll.

Beachten Sie, dass Dokumente temporär auf dem lokalen Computer gespeichert werden, auf dem der

Druck-Manager installiert ist, wenn sie aus einer Druckwarteschlange gesammelt und an einen Drucker gesendet werden. Wenn Sie den Druck-Manager verwenden, um vertrauliche Dokumente zu drucken, wird empfohlen sich zu vergewissern, dass nur berechtigte Benutzer Zugriff auf diese Dokumente haben.

●

●

Sie kennen die URL Ihrer SAP-Cloud-Lösung. Hierbei handelt es sich um den von SAP bereitgestellten Link zum Anmeldebild.

Sie haben mindestens eine Druckwarteschlange eingerichtet und diese einem Druckbenutzer zugeordnet.

Navigieren Sie hierfür in der SAP-Cloud-Lösung zu


Ausgabeverwaltung Druckwarteschlangen

. Weitere Informationen zum Einrichten einer

Druckwarteschlange finden Sie unter Drucken mit dem Druck-Manager einrichten [Seite 105]

.

98


•

P U B L I C



Aufgaben

Druck-Manager einrichten

Verbindungseinstellungen festlegen

1.

Starten Sie die Druck-Manager-Anwendung.

2.

Wählen Sie im Menü unter

Einstellungen

die Option

Proxy

aus, um eine Verbindung zum Internet herzustellen.

Ihre Proxy-Einstellungen sollten mit der Konfiguration übereinstimmen, die in Ihrem Unternehmen für den Zugriff auf das Internet erforderlich ist.

3.

Wählen Sie aus dem Menü unter

Einstellungen

die Option

Servicebenutzer

aus. Geben Sie einen

Servicebenutzer ein, um den Windows-Dienst auszuführen.

Dieser Benutzer sollte über Administratorrechte für den lokalen Rechner verfügen und für den Zugriff auf die

Netzwerkdrucker berechtigt sein.

Nach dem Vornehmen dieser Einstellungen wird der Druckservice gestartet und als Windows-Dienst SAP

Print

Service

ausgeführt. Außerdem wird der Windows-Dienst SAP

Print Watcher

gestartet. Sollte der Druckservice gestoppt werden, startet dieser Windows-Dienst ihn neu. Auf diese Weise wird die Verfügbarkeit des Druckservice auch dann gewährleistet, wenn eine ungeplante Unterbrechung auftritt.

System hinzufügen

1.


Laufzeitsystem

die Option

Neu

, um eine SAP-Cloud-Lösung zum Druck-Manager hinzuzufügen.

2.

Geben Sie die folgenden Informationen ein:

●

Name

: Geben Sie einen Namen für das System ein.

●

Protokoll

: Standardmäßig wird das HTTPS-Protokoll verwendet.

●

Host

: Geben Sie den Hostnamen Ihrer SAP-Cloud-Lösung ein. Sie müssen vor dem Namen kein http://

oder https://

eingeben.

Den Hostnamen finden Sie in der URL, die für den Zugriff auf die SAP-Cloud-Lösung verwendet wird.

Beispiel: my123456.sapbydesign.com

●

●

Port

: Standardmäßig lautet der Port für HTTPS 443 und für HTTP 80.

Benutzer

: Geben Sie den Druckbenutzer ein, den Sie beim Einrichten der Druckwarteschlangen in der

Sicht


angelegt haben.

●

Kennwort

: Geben Sie das Kennwort für den Druckbenutzer ein.

3.

Wählen Sie

Test

, um die Verbindung zum System zu testen.

Wenn der Name des Zentralrechners nicht aufgelöst werden kann, überprüfen Sie das Feld

Host

sowie Ihre Proxy-Einstellungen, und versuchen Sie es erneut.

4.

Wählen Sie

OK

.

Sobald Sie das System hinzugefügt haben, beginnt der Druckservice damit, Druckwarteschlangen aus der

SAP-Cloud-Lösung abzurufen. Im Druck-Manager werden alle diesem Druckbenutzer zugeordneten

Druckwarteschlangen angezeigt. Um den Druckvorgang zu starten, müssen Sie den Druckwarteschlangen

Drucker zuordnen.

Wenn nicht sofort Druckwarteschlangen angezeigt werden, wählen Sie im Menü unter

Laufzeitsystem

die Option

Jetzt prüfen

aus, um die Verbindung herzustellen.



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•


99

Ausgabeoptionen für eine Druckwarteschlange definieren

1.

Wählen Sie unter

Laufzeitsysteme

ein System aus der Liste aus.

Es werden alle dem Druckbenutzer zugeordneten Druckwarteschlangen angezeigt.

2.

Wählen Sie unter


eine Druckwarteschlange aus, und wählen Sie dann im Menü unter

Druckwarteschlange

die Option

Ausgabeoptionen

aus.

Das Dialogfenster

Ausgabeoptionen

wird geöffnet und zeigt die folgenden Ausgabeoptionen:

●

An Drucker senden

Wenn Sie diese Option wählen, werden alle Dokumente an den ausgewählten Drucker gesendet. Ein

Dokument kann auf bis zu fünf verschiedenen Druckern gedruckt werden.

●

Als Datei sichern

Mit dieser Option können Sie Druckdokumente als Datei in einem angegebenen Verzeichnis sichern. Sie können festlegen, ob Sie das Dokument im XML-Format sichern möchten und ob die zugehörigen

Anlagen ebenfalls gespeichert werden sollen.

3.

Markieren Sie die relevante Ausgabeoption, und wählen Sie

OK

.

Beachten Sie, dass der dem Druckbenutzer zugeordnete Drucker die in der Warteschlange definierte

Druckersprache unterstützen muss. Diese Information können Sie der Spalte

Format

in der Liste mit den


entnehmen.

Wählen Sie keinen Drucker, der für jeden Druckauftrag eine Benutzeraktion erfordert. Sie sollten beispielsweise keinen Drucker wählen, der in eine Datei druckt, da der Benutzer bei jedem Drucken eines Dokuments die generierte Datei sichern oder verarbeiten müsste.

Sobald Sie die Ausgabeoptionen für die Druckwarteschlange definiert haben, beginnt der Druck-Manager damit, an diese Druckwarteschlange gesendete Dokumente abzurufen und zu drucken.

Druckwarteschlange testen

1.

Navigieren Sie in Ihrer SAP-Cloud-Lösung zu



.

2.

Wählen Sie die Druckwarteschlange, und wählen Sie

Bearbeiten

.

3.

Wählen Sie

Testdruck

.

Eine Testseite wird an den festgelegten Drucker gesendet. Die Testseite enthält einen Testsatz in englischer, chinesischer, französischer und deutscher Sprache. Schlagen Sie bei Problemen weiter unten im Abschnitt

Fehlerbehebung

nach.

Weitere Funktionen

Statistik zurücksetzen

1.

Wählen Sie unter

Laufzeitsysteme

ein System aus.

2.


Einstellungen

die Option

Statistik zurücksetzen

aus.

Alle Statusdaten für die mit diesem System verknüpften Dokumente, wie verfügbare, abgerufene, gedruckte und fehlgeschlagene Dokumente, werden zurückgesetzt.

Protokollinformationen anzeigen

1.


Hilfe

die Option

Info

aus.

2.

In dem daraufhin angezeigten Dialogfenster können Sie mithilfe der Links auf die folgenden Informationen zugreifen:

100


•

P U B L I C



●

●

Dokumentenprotokoll: Alle Dokumente, die vom Druck-Manager aus der SAP-Cloud-Lösung abgerufen wurden

Fehlerprotokoll: Alle Fehler

Druckprotokoll: Allgemeines Protokoll des Druck-Managers

●

3.

Wenn Sie zur Fehlerbehebung detailliertere Protokollinformationen bereitstellen müssen, setzen Sie das

Kennzeichen

Ausgabe austesten

und reproduzieren Sie den Fehler.

Auf diese Weise werden detaillierte Fehlerinformationen zu den Protokolldateien hinzugefügt.

4.


Supportinformationen sichern

, um eine Archivdatei mit allen Protokollinformationen anzulegen, die Sie dann beim Melden eines Vorfalls anhängen können.

Fehlerbehebung

●

●

●

●

●

●

Wenn nach dem Versuch, die Verbindung zur SAP-Cloud-Lösung herzustellen, die Fehlermeldung "Liste der

Druckwarteschlangen aus dem Laufzeitsystem konnte nicht abgerufen werden (Fehler: Auflösen von

Remote-Name nicht möglich)" angezeigt wird, gehen Sie folgendermaßen vor:

○

Wählen Sie im Druck-Manager das System aus, wählen Sie im Menü unter

Laufzeitsystem

die Option

Bearbeiten

, und prüfen Sie, ob die Angaben unter

Host

korrekt sind. Versuchen Sie noch einmal, die

Verbindung herzustellen.

○

Prüfen Sie im Druck-Manager, ob die Proxy-Einstellungen richtig sind, und versuchen Sie es erneut.

Wenn nach dem Versuch, einen Servicebenutzer einzugeben oder zu ändern die Fehlermeldung

"Benutzerberechtigung zum Ausführen eines Services kann für dieses Konto nicht gewährt werden –

Administratorrechte erforderlich (Fehler: LookupAccountName() fehlgeschlagen (Fehler 1332))" angezeigt wird, wählen Sie aus dem Menü unter

Einstellungen

die Option

Servicebenutzer

aus. Prüfen Sie, ob der

Servicebenutzer und das Kennwort korrekt sind.

Wenn beim Testen der Verbindung zum System die Fehlermeldung "Verbindungstest fehlgeschlagen:

Remote-Server hat einen Fehler zurückgegeben: (401) keine Berechtigung." angezeigt wird, gehen Sie folgendermaßen vor:

○

Wählen Sie im Druck-Manager im Menü unter

Laufzeitsystem

die Option

Bearbeiten

, und prüfen Sie, ob die Angaben für den Druckbenutzer und das Kennwort korrekt sind.

○

Navigieren Sie in der SAP-Cloud-Lösung zu



, und prüfen Sie, ob der Druckbenutzer vorhanden ist und das korrekte Kennwort besitzt.

Wenn die Verbindung hergestellt ist, jedoch einige oder alle Druckwarteschlangen nicht in der Liste enthalten sind, gehen Sie folgendermaßen vor:

○

Wählen Sie im Druck-Manager im Dropdown-Menü die Option

Alle anzeigen

oberhalb von


. Bei Auswahl von

Zugeordnete zeigen

werden Druckwarteschlangen, die noch keinem Drucker zugeordnet wurden, nicht angezeigt.

○




, und prüfen Sie, ob die fehlenden Druckwarteschlangen demselben Druckbenutzer zugeordnet sind, den Sie zum Herstellen der Verbindung zum Druck-

Manager verwenden.

Wenn Sie beim Zuordnen eines Druckers zu einer Druckwarteschlange nicht den gewünschten Drucker finden, gehen Sie folgendermaßen vor:

○

Prüfen Sie, ob der Drucker als Windows-Drucker vorhanden ist.

○


Einstellungen

die Option

Servicebenutzer

aus, und prüfen

Sie, ob der aktuelle Benutzer für den Zugriff auf den Drucker berechtigt ist.

Wenn ein Dokument nicht gedruckt wurde, obwohl dessen Status in der SAP-Cloud-Lösung auf

Erfolgreich

gesetzt ist (z.B. in der Ausgabehistorie oder in der Sicht


) und der Status im Druck-



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•


101

●

●

Manager angibt, dass das Dokument verfügbar ist, prüfen Sie, ob der Druckwarteschlange im Druck-Manager ein Drucker zugeordnet wurde.


Erfolgreich

gesetzt wurde (z.B. in der Ausgabehistorie oder in der Sicht



Manager angibt, dass das Dokument gedruckt wurde, gehen Sie folgendermaßen vor:

○

Prüfen Sie, ob das Dokument in der Windows-Druckwarteschlange hängt. Wenn dies der Fall sein sollte, starten Sie den Druckauftrag in der Windows-Warteschlange neu.

Wenn ein Dokument aus der SAP-Cloud-Lösung an eine Windows-Druckwarteschlange gesendet wird, dient der UUID des Dokuments als Dateiname. Um einzelne Dokumente in einer Windows-

Druckwarteschlange zu identifizieren, können Sie die Anzeige des UUID in der Detailerfassung für

Druckwarteschlangen aktivieren. Navigieren Sie hierfür zu

Anwendungs- und

Benutzerverwaltung Ein- und Ausgabeverwaltung Druckwarteschlangen

, und bearbeiten Sie die Druckwarteschlange. Auf den Registerkarten

Dokumente in Warteschlange

und

Verarbeitete

Dokumente

können Sie die in der Tabelle ausgeblendete Spalte

UUID

anzeigen, indem Sie unter

Personalisieren

die Option

Diese Sicht

auswählen.

○

Wenn Sie das Drucken aus der Windows-Warteschlange nicht wieder starten können, haben Sie die

Möglichkeit, die Funktion zum erneuten Ausgeben in der Ausgabehistorie des Dokuments zu verwenden oder die Ausgabe des Dokuments noch einmal direkt in dem entsprechenden Dokument in der SAP-

Cloud-Lösung zu starten.

Ein Dokument (z.B. eine Testdruckseite) wurde zwar gedruckt, Teile des Texts sind jedoch nicht lesbar oder wurden nicht gedruckt. Wenn Ihr Drucker die Schriftart für eine bestimmte Sprache (z.B. Chinesisch) in einem

Dokument nicht unterstützt, kann der Inhalt oder können Teile des Inhalts möglicherweise nicht korrekt gedruckt werden. Installieren Sie die fehlende Schriftart auf Ihrem Drucker.

7.1.2.4 Ausgabehistorie

Übersicht

Wenn ein Geschäftsbeleg vom System als prozessintegrierte Ausgabe ausgegeben wird, wird in der Ausgabehistorie des Belegs ein Datensatz zu den einzelnen Ausgaben gespeichert. Sie können in der Ausgabehistorie nachsehen, ob ein Dokument erfolgreich ausgegeben wurde.

Anzeigen von Dokumentdetails

Je nachdem, mit welcher Lösung Sie arbeiten, können Sie beim Anzeigen oder Bearbeiten eines Geschäftsbelegs auf der Registerkarte

Ausgabehistorie

oder der Registerkarte

Ausgabe

Details anzeigen. Es werden unter anderem der verwendete Ausgabekanal (

Kommunikationsmedium

), der Status der Übertragung sowie die Uhrzeit und das

Datum angezeigt, an dem das Dokument ausgegeben wurde. Sie können auch die Details zum Empfänger, den

Dokumentinhalt und die Anlagen anzeigen, die an den Empfänger gesendet wurden. Sie können den Beleg anzeigen, indem Sie auf den Link in

Belegname

klicken.

Anlagen werden nicht ausgedruckt, wenn ein Dokument als gedruckte Kopie ausgegeben wurde.

Ein Dokument kann die folgenden Ausgabestatus haben:

●

In Bearbeitung

102


•

P U B L I C



●

●

●

Das Dokument wurde an den festgelegten Ausgabekanal gesendet, aber es wurde noch kein Status zurückgegeben.

Fehler

Vom Ausgabekanal, an den das Dokument gesendet wurde, wurde ein Fehler gemeldet.

Erfolgreich

Der Ausgabekanal hat gemeldet, dass die Ausgabe erfolgreich war. Oder der Status wurde manuell von einem

Benutzer auf "Erfolgreich" gesetzt. Dies ist beispielsweise der Fall, wenn das Dokument manuell gedruckt wurde.

Beachten Sie, dass dieser Status nicht garantiert, dass die Ausgabe ihr Ziel erfolgreich erreicht hat. Dies kann nicht garantiert werden, da es viele andere Schritte in der Lieferkette gibt, die fehlschlagen können und die nicht unbedingt einen Fehler melden. Hier bedeutet erfolgreich, dass die Dokumentausgabe erfolgreich an die nächste Komponente in der Lieferkette geliefert wurde.

Ausstehend

Dieser Status gibt an, dass das Dokument aus den folgenden Gründe ausstehend ist:

○

Fehlende Informationen, Verzögerung oder Fehler im Kommunikationskanal und in den Batch-Jobs

(Drucken)

○

Wenn das Fax, der Druck oder die E-Mail unvollständig ist, erfolgt kein Senden an den Empfänger.

Erneutes Ausgeben eines Dokuments

Wenn Sie ein Dokument erneut senden müssen, weil beispielsweise ein Geschäftspartner eine ausgedruckte Kopie eines Dokuments per Post erhalten hat und er außerdem eine elektronische Kopie davon per E-Mail wünscht, können

Sie das Dokument erneut ausgeben. Wählen Sie dazu

Erneut ausgeben

, und passen Sie die Ausgabeeinstellungen an. Sie können auch festlegen, dass das erneut ausgegebene Dokument ein Wasserzeichen enthalten soll, damit es als Dublette gekennzeichnet wird.

Damit ein Dokument erneut ausgegeben werden kann, muss der Status auf

Erfolgreich

gesetzt werden. Wenn dies nicht der Fall ist, wählen Sie

Auf "Erfolgreich" setzen

und anschließend

Erneut ausgeben

.

Fehlerbehandlung

Wenn ein Fehler aufgetreten ist, wählen Sie den Link in der Spalte

Status

, um direkt zum Bild

Ausgabefehler

zu gelangen, wo Sie den Fehler beheben können. Weitere Informationen zur Behandlung von Ausgabefehlern finden

Sie unter

Aufgabe – Ausgabefehler beheben [Seite 311]

.

Wenn der Status

Fehler

lautet und Sie das Problem bereits gelöst haben, können Sie den Ausgabestatus manuell auf

Erfolgreich

setzen.

Auf den Registerkarten

Ausgabehistorie

bzw.

Ausgabe

können Administratoren die XML-Daten für die ausgewählte Dokumentausgabe herunterladen. Diese können dann als Beispieldaten für die

Formularanpassung verwendet werden.

Weitere Informationen zur Ausgabe finden Sie unter

Ausgabeverwaltung

in der Hilfe Ihrer Lösung.

7.1.2.5 Aufbewahrungsfristen für Belege

Aufbewahrungsfristen

Im Allgemeinen wird die Ausgabehistorie für ein PDF-Dokument im System solange aufbewahrt, wie der Beleg, zu dem es gehört, ebenfalls im System verbleibt. Bei einigen Belegen werden jedoch die Daten, die zum Anlegen des



P U B L I C

•


103

PDF-Dokuments verwendet werden, nach 30 Tagen oder einem Jahr gelöscht. In den nachfolgenden Tabellen ist angegeben, wielange nach der jeweiligen Formularvorlagengruppe die Ausgabehistorie für Dokumente aufbewahrt wird.

In Abhängigkeit von Ihrer Lösung sind möglicherweise nicht alle Dokumente relevant.

Bei den folgenden Formularvorlagengruppen werden die Ausgabehistorieneinträge und die abhängigen Objekte gelöscht. Die Ausgabehistorieneinträge sind nicht mehr sichtbar.

Aufbewahrungsfristen: Ausgabehistorie und abhängige Objekte gelöscht

Formularvorlagengruppe

Schuldwechsel

Aufbewahrungsfrist für PDF-Daten

30 Tage

Besitzwechsel

Scheckeinreicher

30 Tage

30 Tage

Ausgangsscheck

Zahlungsavis

30 Tage

30 Tage

Bei den folgenden Formularvorlagengruppen werden die Ausgabedaten, Ausgabefehlerdaten und alle gespeicherten

PDF-Dokumente aus der Ausgabehistorie entfernt. Die Ausgabehistorie kann weiterhin angezeigt werden, aber nachträgliche Aktionen wie ein erneutes Senden sind nicht mehr möglich.

Aufbewahrungsfristen: Daten aus Ausgabehistorie entfernt

Formularvorlagengruppe

Endprüfungsaufgabe

Rechnungsanforderung

Etikett für gemischten Inhalt

Umlagerliste

Produktionsauftrag

Produktionsaufgabe

Serialnummeretikett

Produktionsbereitstellungsaufgabe

Etikett für einheitlichen Inhalt

Etikett für unbestimmten Inhalt

Aufbewahrungsfrist für PDF-Daten

30 Tage

2 Jahre

30 Tage

1 Jahr

1 Jahr

1 Jahr

30 Tage

1 Jahr

30 Tage

30 Tage

Berechnung von Aufbewahrungsfristen

Bei Belegen mit einer Aufbewahrungsfrist von einem Jahr wird die Aufbewahrungsfrist anhand des Jahres berechnet, in dem der Beleg angelegt wird und nicht anhand des Datums, an dem er angelegt wurde. Wenn ein Beleg beispielsweise am 1. September dieses Jahres angelegt wird, wird die Aufbewahrungsfrist berechnet, indem die

Anzahl der Jahre der Aufbewahrungsfrist zum 31. Dezember dieses Jahres hinzugefügt wird. In diesem Beispiel wird der Beleg bis zum 31. Dezember des folgenden Jahres beibehalten.

104


•

P U B L I C




Ausgabehistorie [Seite 102]

7.1.3 Aufgaben

7.1.3.1 Drucken mit dem Druck-Manager einrichten

Übersicht

Um das Drucken mit dem Druck-Manager einzurichten, müssen die Administratoren eine Druckwarteschlange anlegen, den Druck-Manager installieren und einrichten und dann die Dokumentausgabeeinstellungen so anpassen, dass auf die neue Druckwarteschlange verwiesen wird.


Manager einmal in Ihrem Netzwerk installiert werden. Der Druck-Manager steht als Windows-Dienst für alle Prozesse in der Cloud-Lösung von SAP zur Verfügung, sofern der Rechner ordnungsgemäß funktioniert und der Dienst nicht manuell angehalten wird. Es wird jedoch empfohlen, dass Sie den Druck-


Nur bei einem separaten Netzwerk mit Druckern, die Sie für prozessintegriertes Drucken verwenden möchten, müssen Sie einen separaten Druck-Manager in diesem Netzwerk installieren.

Vorgehensweise

1.

Druckwarteschlange anlegen

In der Druckwarteschlange werden Dokumente gesammelt, die vom Druck-Manager gedruckt werden sollen.

Um den Zugriff auf diese Dokumente durch den Druck-Manager zu gewähren, muss der Druckwarteschlange ein Druckbenutzer zugeordnet werden.

a.

Wählen Sie



.

b.



die Drucktaste

Neu

, um eine neue Druckwarteschlange anzulegen.

c.

Gehen Sie im Dialogfenster


folgendermaßen vor:

1.

Geben Sie eine Nummer und einen Namen für die Warteschlange ein.

Es wird empfohlen, der Druckwarteschlange einen aussagekräftigen Namen zu geben, z.B. den

Namen des Netzwerkdruckers, auf dem Sie drucken möchten.

2.


Eine Liste der unterstützten Druckersprachen finden Sie unter Druckwarteschlangen – Quick

Guide.

3.

Wählen Sie in der Auswahlliste neben

Warteschlangennutzung

die Option

Zentrale

Druckverwaltung über Druck-Manager

aus.



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•


105

4.

Legen Sie einen Druckbenutzer an, und ordnen Sie ihn zu, oder ordnen Sie gegebenenfalls einen bereits vorhandenen Druckbenutzer zu.

Der Druckbenutzer wird vom Druck-Manager für den sicheren Zugriff auf die Druckwarteschlange benötigt. Sofern Sie keine umfassendere Berechtigung benötigen, müssen Sie in der Regel für jeden Druck-Manager nur einen Druckbenutzer anlegen.

Verwenden Sie keinen Druckbenutzer, den Sie bereits in einer anderen Druck-

Manager-Installation verwenden. Beachten Sie außerdem, dass der Druckbenutzer kein vorhandener Anwendungsbenutzer sein kann. Sie müssen einen neuen

Anwendungsbenutzer anlegen, der nur vom Druck-Manager verwendet wird.

5.


2.

Druck-Manager installieren und konfigurieren


Netzwerk verfügbaren Druckern herzustellen. Der Druck-Manager ist eine zusätzliche Komponente, die in

Ihrem Netzwerk installiert werden muss, um das zentrale Drucken von Dokumenten auf vordefinierten

Druckern zu ermöglichen.

a.

Gehen Sie zu

Anwendungs- und Benutzerverwaltung Geschäftsflexibilität Download-Center

, um den Druck-Manager herunterzuladen. Folgen Sie den Anweisungen im Installationsassistenten.

Es wird empfohlen, den Druck-Manager auf einem zentralen Computer zu installieren, über den auf alle Drucker zugegriffen werden kann, auf denen Sie drucken möchten, und der permanent oder zumindest während der Geschäftszeiten in Betrieb ist. Wenn Sie beispielsweise einen Druckerserver haben, kann der Druck-Manager auf demselben

Computer installiert werden.

b.

Richten Sie den Druck-Manager ein, und ordnen Sie der Druckwarteschlage einen Drucker zu.

Weitere Informationen zum Einrichten des Druck-Managers sowie zum Zuordnen von Druckern finden

Sie unter Druck-Manager – Quick Guide [Seite 98] .

3.

Ausgabeeinstellungen anpassen

Sie können Ausgabekanalregeln anlegen, um festzulegen, wann Dokumente an die Druckwarteschlange des

Druck-Managers, die Sie in den vorigen Schritten angelegt haben, gesendet werden sollen. Weitere

Informationen finden Sie unter

Prozessintegrierte Ausgabeeinstellungen [Seite 118] .

a.

Wählen Sie



.

b.




Ausgabekanalregel an, um festzulegen, wann diese Druckwarteschlange als Ausgabekanal verwendet werden soll.

Weitere Informationen über Ausgabekanalregeln finden Sie unter

Ausgabekanalauswahl – Quick

Guide [Seite 120]

.

7.1.3.2 Drucken durch einen dedizierten Benutzer einrichten

Übersicht

Sie können eine Druckwarteschlage anlegen und einem Benutzer zuordnen, der dann für das Drucken aller

Dokumente verantwortlich ist, die an diese Druckwarteschlage gesendet werden. Der zugeordnete Benutzer empfängt die Dokumente in der Sicht


.

106


•

P U B L I C



Vorgehensweise

1.

Wählen Sie



.

2.



die Drucktaste

Neu

, um eine neue Druckwarteschlange anzulegen.

3.

Gehen Sie im Dialogfenster


folgendermaßen vor: a.

Geben Sie eine Nummer und einen Namen für die Warteschlange ein.

b.


c.

Wählen Sie in der Auswahlliste neben

Warteschlangennutzung

die Option


aus.

d.

Geben Sie im Feld

Zugeordneter Benutzer

eine Benutzerkennung ein, um den Benutzer zuzuordnen, der für das Drucken der Druckwarteschlange verantwortlich ist.

Hierbei handelt es sich um die Benutzerkennung des Benutzers in Ihrer SAP-Cloud-Lösung.

e.


4.

Wählen Sie



.

5.




Ausgabekanalregel an, um festzulegen, wann diese Druckwarteschlange als Ausgabekanal verwendet werden soll.

Weitere Informationen über Ausgabekanalregeln finden Sie unter

Ausgabekanalauswahl – Quick Guide

[Seite 120]

.

Ergebnis

Alle zur Ausgabe an diese Druckwarteschlange gesendeten Dokumente werden in der Sicht

Manuelle

Druckaufgaben

in der Warteschlange des zugeordneten Benutzers angezeigt. Um das Dokument zu drucken, navigiert der Benutzer unter


zum Dokument und wählt es aus.

Über "Anzeigen" wird das Dokument in Adobe Reader geöffnet. Mit den integrierten Funktionen in Adobe Reader kann der Benutzer das Dokument drucken.

7.2 Sicht Fax- und E-Mail-Warteschlagen

7.2.1 Fax- und E-Mail-Warteschlangen – Quick Guide

In der Sicht

Fax- und E-Mail-Warteschlangen

können Administratoren alle Dokumente verwalten, die über die

Ausgabekanäle Fax und E-Mail ausgegeben werden. Sie können alle zu verarbeitenden Jobs und Jobs, die bereits verarbeitet wurden, anzeigen und den Status der einzelnen Jobs prüfen. Ein Job kann einen der folgenden Status haben:

●

Im Wartezustand

Der Job wurde noch nicht vom System verarbeitet.



P U B L I C

•


107

●

●

●

●

In Bearbeitung

Das System verarbeitet den Job.

Zurückgestellt

Der Job wurde manuell zurückgestellt, z.B. während ein technischer Fehler korrigiert wird.

Fehlgeschlagen

Beim Verarbeiten des Jobs ist ein Fehler aufgetreten. Um die Ursache anzuzeigen, wählen Sie das Dokument in der Liste aus. Unter

Ausgabedetails

wird eine Fehlerbeschreibung angezeigt.

Abgeschlossen

Der Job wurde verarbeitet, und das Dokument wurde per E-Mail oder Fax gesendet.

Wenn ein Fehler auftritt, wird eine Ausgabefehleraufgabe angelegt und an den Belegeigentümer gesendet wird. Der Eigentümer kann die Aufgaben unter


anzeigen. Zudem können

Administratoren Aufgaben, die zu einem anderen Benutzer gehören, übernehmen und lösen.

In Abhängigkeit von Ihrer Lösung können Sie unter

Ein- und Ausgabeverwaltung



bzw.

Administrator

auf diese Sicht zugreifen.






Ausgabeverwaltung


Aufgaben

Job löschen

1.



einen Job mit dem Status

Im Wartezustand

,

Zurückgestellt

oder

Fehlgeschlagen

.

2.

Wählen Sie

Löschen

.

Der Job wird gelöscht.

Job neu starten

1.




Fehlgeschlagen

.

2.

Wählen Sie

Neu starten

.

Der Job wird noch einmal an die E-Mail-Adresse oder Faxnummer des Geschäftspartners gesendet.

Job zurückstellen

1.




In Warteschlange

.

2.

Wählen Sie

Zurückstellen

.

Der Job wird zurückgestellt, bis Sie ihn manuell fortsetzen.

Job fortsetzen

1.




Zurückgestellt

.

108


•

P U B L I C



2.

Wählen Sie

Wiederaufnehmen

.

Das Dokument wird an den Ausgabekanal gesendet, der in den Ausgabeeinstellungen des Dokuments festgelegt wurde.


7.2.2.1 Konfiguration: Einstellungen für E-Mail und Fax

Übersicht

Das vorliegende Dokument enthält Details und Anleitungen hinsichtlich Konfigurationseinstellungen.

Diese Einstellungen werden in der Regel von einem Administrator vorgenommen. Wenn Sie nicht über die erforderliche Berechtigung verfügen, wenden Sie sich an Ihren Administrator.

Sie finden diese Aufgabe unter

Betriebswirtschaftliche Konfiguration Implementierungsprojekte

. Markieren

Sie Ihr Implementierungsprojekt, und wählen Sie


. Wählen Sie die Phase

Fine-Tuning

, und wählen Sie dann die Aufgabe aus der Aufgabenliste aus.

In der Aufgabe


definieren Sie allgemeine Einstellungen für die Ausgabekanäle E-Mail und Fax. Diese Ausgabekanäle werden verwendet, wenn Geschäftsbelege automatisch als prozessintegrierte

Ausgabe an Geschäftspartner gesendet werden.

Beachten Sie, dass die Faxeinstellungen in dieser Aufgabe nicht angezeigt werden, wenn Sie den Fax-

Ausgabekanal nicht in der Lösungskonfiguration aktiviert haben. Sie finden diese Option, indem Sie im Work

Center


die Sicht


wählen. Wählen Sie Ihr

Implementierungsprojekt und dann

Projektumfang bearbeiten

. Stellen Sie im Schritt

Festlegung des

Lösungsumfangs

des Projekts sicher, dass

Geschäftsprozesssteuerung Prozessintegrierte Ein- und

Ausgabeverwaltung

in

Kommunikation und Informationsaustausch

ausgewählt ist.

Klappen Sie im Schritt

Fragen

das Element


auf, und wählen Sie

Geschäftsprozesssteuerung

. Wählen Sie

Prozessintegrierte Ein- und Ausgabeverwaltung

, und beantworten

Sie die Frage zum Fax-Ausgabekanal.

Zulässige Domänen von E-Mail-Absendern

Wenn das System eine automatische E-Mail an einen Ihrer Geschäftspartner sendet, muss die E-Mail-Adresse des

Absenders zu einer zulässigen E-Mail-Domäne gehören. Gehört die Absenderadresse nicht zu einer zulässigen

Domäne, wird die E-Mail nicht gesendet. Dies ist notwendig, um den Missbrauch nicht erwünschter E-Mail-Adressen zu verhindern.

E-Mail-Adressen von Absendern werden je nach zugrunde liegendem Geschäftsprozess für die einzelnen Belege unterschiedlich bestimmt. Normalerweise wird die E-Mail-Adresse des Mitarbeiters verwendet, der für den Beleg zuständig ist. Diese E-Mail-Adresse wird in den Personaldetails des Mitarbeiters festgelegt. Wenn die E-Mail-Adresse nicht zu einer der hier aufgeführten Domänen gehört, kann der Mitarbeiter keine automatischen E-Mails senden.

Standardabsenderadresse

Sie können auch eine Standard-E-Mail-Adresse des Absenders angeben, die verwendet wird, wenn vom System keine Absenderadresse bestimmt werden kann. Wenn Sie keine Standardabsenderadresse angeben, wird die

Standardabsenderadresse von SAP verwendet.



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•


109

Fax per E-Mail

Wenn Sie Fax per E-Mail als Ausgabekanal verwenden möchten, benötigen Sie Zugriff auf einen Faxdienst, der E-

Mails konvertieren und als Fax senden kann.

Dieser Faxdienst muss E-Mails empfangen können, die von Ihrer Cloud-Lösung gesendet wurden. Die

Absenderadresse der von der Cloud-Lösung an den Faxdienst gesendeten E-Mail hat immer das Format dsn@<Systemdomäne>

, wobei

<Systemdomäne>

der Domäne Ihres Systems entspricht. Für ein System mit der

URL https://my123456.sapbydesign.com

würde die Absenderadresse beispielsweise [email protected]

lauten. Sie sollten sicherstellen, dass Ihr Faxdienstanbieter Fax-E-Mails von dieser Adresse akzeptiert.

Wenden Sie sich an Ihren Dienstanbieter, um weitere Informationen zum Format der E-Mail-Adresse zu erhalten, das zum Einbetten der Faxnummer erforderlich ist. Die Faxnummer wird immer mit einem Dollarzeichen

$ dargestellt.

E-Mail- und Faxzustellung in einem nicht produktiven System

Wenn Sie in einem nicht produktiven System, beispielsweise in einem Testsystem, arbeiten, können Sie eine alternative E-Mail-Adresse oder Faxnummer eingeben, an die alle Test-E-Mails und -Faxnachrichten gesendet werden. Dadurch wird das versehentliche Senden von E-Mails oder Faxnachrichten an reale Geschäftspartner verhindert. Obwohl Sie derzeit möglicherweise kein nicht produktives System verwenden, wird empfohlen, für künftige Testsystemanforderungen eine Test-E-Mail-Adresse und -Faxnummer anzugeben.


Ausgabeverwaltung [Seite 93]

7.3 Sicht Laden von Dateien

7.3.1 Laden von Dateien – Quick Guide

In der Sicht "Laden von Dateien" können Sie als Administrator Massendatenläufe anlegen und einplanen, um Dateien aus Ihren Fremdsystemen hochzuladen. Wenn Ihr System nicht alle verfügbaren Bereiche Ihrer Cloud-Lösung enthält, können Sie regelmäßige Läufe zum Laden von Daten einplanen, die als Dateien aus Ihren anderen Systemen bereitgestellt werden.


Laden von Dateien



bzw.

Administrator

zugreifen.


Laden von Dateien

Das Laden von Dateien ermöglicht Ihnen, Geschäftsbelege mit diesen Dateien zu importieren, ohne auf anwendungsspezifische Funktionen zurückgreifen zu müssen.

Weitere Informationen finden Sie unter Laden von Dateien [Seite 114] .

110


•

P U B L I C



Szenarios für das Laden von Dateien

Welche Dateien hochgeladen werden können, ist von der vorhandenen Cloud-Lösung abhängig. In der Hilfe zu Ihrer

Lösung unter

Szenarios für das Laden von Dateien

erfahren Sie, welche Dateien Sie hochladen können.

Aufgaben

Dateien für einen Lauf zum Laden von Dateien vorbereiten

Laden Sie die Dateien aus Ihrem System in das korrekte XML-Format herunter. Abhängig von der Art der Dateien, die Sie in die Lösung importieren, müssen Sie das geeignete XML-Schema verwenden, damit der Dateiimport ordnungsgemäß ausgeführt wird. Beispiele zu den XML-

Schemas finden Sie im SAP Business Center unter Additional Resources . Sie können dann eines der XML-Schemabeispiele als Vorlage zum Formatieren Ihrer Dateien für den Import verwenden. Sie müssen sich beim Business Center anmelden, um diese Dokumentation anzeigen zu können.

Für Lieferantenrechnungen ist keine XML-Datei erforderlich. Stattdessen sind zwei

Dateien, die anhand eines gescannten Rechnungsbelegs angelegt wurden, erforderlich: eine Bild- (vorzugsweise im PDF-Format) und eine Textdatei (TXT-, RTF- oder DOC-

Format).

Um den WebDAV-Ordner zu öffnen, der Ihnen Zugriff auf die Dateien auf dem

Anwendungsserver beim Dienstleister bietet, können Sie Ihre Cloud-Lösung oder die

Vorgänge Ihres Vorgangssystems verwenden.

Wenn Sie nur wenige Dateien hochladen müssen, können Sie Ihre Cloud-Lösung verwenden.

In der Sicht

Laden von Dateien

können Sie Dateien aus anderen Systemen hochladen, indem

Sie sie manuell auswählen:

1.



die Sicht

Laden von

Dateien

, und zeigen Sie

Unbearbeitete Dateien

an.

2.

Wählen Sie

Hinzufügen

, um ein Dialogfenster zu öffnen, in dem Sie Dateien hinzufügen können.

3.

Geben Sie Upload-Kriterien an, indem Sie die relevante Serviceschnittstelle wählen.

4.

Wählen Sie

Durchsuchen

, und suchen Sie die Datei, das Sie hochladen möchten.

Anschließend wird der Dateiname angezeigt.

5.

Wählen Sie

OK

, um diese Datei in den WebDAV-Ordner hochzuladen. Ihre Datei wird anschließend in der Liste der unbearbeiteten Dateien angezeigt.

Sie können Dateien im WebDAV-Ordner auch löschen, indem Sie Ihre Cloud-Lösung verwenden.

1.



die Sicht

Laden von

Dateien

, und zeigen Sie


an.

2.

Markieren Sie die Zeile mit der Datei, die Sie löschen möchten.

3.

Wählen Sie

Löschen

und dann erneut

Löschen

, um die Frage zu bestätigen und die

Datei aus dem WebDAV-Ordner zu löschen.

Sie können Ihren WebDAV-Ordner direkt in der Liste


überprüfen: Unten auf der Seite werden die Links für die Eingangs- und Ausgangsdateien angezeigt.



P U B L I C

•


111

Diese Sichten dienen nur der Anzeige von Dateien, nicht der Bearbeitung.

Wenn Sie eine große Anzahl Dateien hochladen müssen, können Sie auf den WebDAV-Ordner

über das Betriebssystem zugreifen:

Beim Hinzufügen eines WebDAV-Ordners mithilfe von Windows Explorer wird dem

Ordner auf Betriebssystemebene kein Laufwerksbuchstabe zugeordnet. Dadurch wird möglicherweise verhindert, dass externe Programme Dateien aus diesem oder in diesen Ordner kopieren. Es ist jedoch Software von Drittanbietern verfügbar, mit der

Sie WebDAV-Ordnern einen Laufwerksbuchstaben zuordnen können.

1.

Ordnen Sie ein Netzwerkverzeichnis auf Ihrem lokalen Client-Betriebssystem

(Windows Explorer) zu, und geben Sie je nach System die Adresse als Website,

Netzwerkpfad oder FTP-Site an.

Geben Sie in der Adressleiste die URL des WebDAV-Ordners ein. Das Format der URL des WebDAV-Ordners zum Laden von Dateien lautet: http(s)://server:port/ sap/ap/fileio/docs/in

.

Kopieren Sie die URL aus Ihrer Cloud-Lösung, zum Beispiel: http://oslrmda1:50012/irj/portal

.

Entfernen Sie das Suffix irj/portal

, und ersetzen Sie es durch sap/ap/fileio/ docs/in

. Wenn Ihre System-URL beispielsweise http://osl-rmda1:50012/irj/ portal

lautet, geben Sie die URL http://osl-rmda1:50012/sap/ap/fileio/ docs/in

ein. Melden Sie sich mit Ihrem Benutzernamen für die Lösung an. Ihnen wird nun der Anwendungsserver beim Dienstleister über den WebDAV-Ordner angezeigt.

Sichern Sie die URL-Adresse des WebDAV-Ordners, damit Sie diese leicht wiederfinden können.

2.

Kopieren Sie Ihre Dateien in den korrekten WebDAV-Ordner, der nach der

Eingangsserviceschnittstelle benannt ist.

An dieser Stelle verpackt das System jedes XML-Dokument für den Dateiaustausch in dessen ursprünglichem Format in einem Geschäftsbeleg. Geschäftsbelege verfügen im WebDAV-Ordner entweder über den Status

Nicht gestartet

(bevor der Lauf zum

Laden von Dateien ausgeführt wird) oder

In Bearbeitung

(während des Laufs).

3.

Im WebDAV-Ordner können Sie Änderungen an XML-Dateien vornehmen, die über den

Status

Nicht gestartet

verfügen, indem Sie einen XML-Editor verwenden, der das

Protokoll des WebDAV-Ordners unterstützt. Wenn Ihr Editor das Protokoll des

WebDAV-Ordners nicht unterstützt, können Sie die Datei in einen lokalen Ordner kopieren und dort bearbeiten.

Die Geschäftsbelege werden angelegt und auf dem Anwendungsserver beim Dienstleister gesichert. Sie stehen nun für den Lauf zum Laden von Dateien zur Verfügung. Nach der

Ausführung des Massendatenlaufs wird der Status der einzelnen Geschäftsbelege entweder auf

Erfolgreich

oder

Fehlgeschlagen

gesetzt. Wenn der Lauf erfolgreich war, wird die Datei aus der Sicht


und aus dem WebDAV-Ordner gelöscht. Wenn der Lauf fehlgeschlagen ist, bleibt die Datei in der Liste, und Sie können das Ergebnis im


des relevanten

Laufs zum Laden von Dateien

sehen.

Lauf zum Laden von Dateien anlegen

In der Sicht

Laden von Dateien

können Sie einen Lauf zum Laden von Dateien aus anderen

Systemen anlegen.

112


•

P U B L I C





die Sicht

Laden von

Dateien

.

1.

Wählen Sie

Neu

, um die Detailerfassung für Läufe zum Laden von Dateien zu öffnen.

2.

Geben Sie eine Nummer und eine Beschreibung für den Lauf ein. Dabei handelt es sich um eine Textbeschreibung des Laufs, z.B. MDR 001 Kundenrechnung –

Rechnungswesenmitteilung.

3.

Geben Sie Auswahlkriterien an, und wählen Sie dabei den relevanten

Serviceschnittstellencode:

Wenn Sie einen weiteren Datentyp integrieren möchten, können Sie hierfür das

SAP Service Center nutzen. Öffnen Sie das Business Center, wählen Sie

Marktplatz → Services abrufen → Übersicht

und anschließend

Integrationsservices

.

4.

Wählen Sie oben in der Detailerfassung für Läufe zum Laden von Dateien

Sichern

und

Schließen

, um zur Sicht

Laden von Dateien

zurückzukehren. Sie können diese beiden

Aktionen durch Auswahl von

Sichern und Schließen

kombinieren.

Sie können wählen, ob Sie den Lauf von hier aus oder zu einem späteren

Zeitpunkt, kurz vor der Einplanung, aktivieren möchten. Wählen Sie

Aktionen

und anschließend

Aktivieren

, um den Lauf hier zu aktivieren.

Der neue Lauf zum Laden von Dateien wurde angelegt und im System gesichert.

Lauf zum Laden von Dateien einplanen

Ein Lauf muss aktiv und eingeplant sein, damit das System diesen ausführen kann. In der Sicht

Hintergrundjobs

können Sie festlegen, dass ein ausgewählter Lauf sofort ausgeführt wird.

Alternativ können Sie für den Lauf auch ein zukünftiges Datum und eine zukünftige Uhrzeit angeben oder das System so einrichten, dass es den Lauf nach einer bestimmten Instanz eines

Laufs, auch als Job bezeichnet, ausführt.



die Sicht

Laden von

Dateien

. Wenn Ihr Lauf nicht über den Status

Aktiv

verfügt, wählen Sie in der Liste

Anzeigen

die Option

Läufe in Vorbereitung

. Markieren Sie Ihren Lauf, wählen Sie

Aktionen

und anschließend

Aktivieren

.

1.


Anzeigen

die Option

Aktive Läufe

, um alle aktiven Läufe anzuzeigen. Markieren Sie den Lauf, den Sie ausführen möchten, und wählen Sie

Einplanen

, um die Detailerfassung

Job einplanen

zu öffnen.

2.

Wählen Sie unter

Einplanen

die relevante Option, um den Lauf einzuplanen:

●

Wählen Sie

Sofort starten

, um den Lauf sofort auszuführen.

●

●

Wählen Sie

Ausführen nach Job

, und wählen Sie einen Job aus. Der Lauf wird sofort ausgeführt, nachdem der angegebene Job ausgeführt worden ist.

Wählen Sie

Einzellauf

, um ein Datum und eine Uhrzeit für den Lauf festzulegen.

●

Wählen Sie

Wiederholung

, um den Lauf in regelmäßigen Zeitintervallen auszuführen. Wählen Sie eine Wiederholung für den Lauf, z.B. "Täglich",

"Wöchentlich" oder "Monatlich", und geben Sie die erforderlichen Variablen für die Wiederholung ein.



P U B L I C

•


113

In der Sicht

Laden von Dateien

können Sie den Lauf auch sofort ausführen.

Wählen Sie

Aktionen

und dann

Sofort ausführen

, um den Lauf sofort auszuführen.

3.

Sichern Sie die Angaben zum eingeplanten Lauf.


7.3.2.1 Laden von Dateien

Übersicht

Das Laden von Dateien ermöglicht Ihnen, Geschäftsbelege mit diesen Dateien zu importieren, ohne auf anwendungsspezifische Funktionen zurückgreifen zu müssen. Bei einem Lauf werden alle Dateien des gleichen Typs geladen, z.B. alle Kundenrechnungen. Die hochgeladenen Dateien werden gesammelt, und die darin enthaltenen

Geschäftsbelege werden über die anwendungsübergreifende Kommunikation (A2A) an die entsprechende

Serviceschnittstelle gesendet.

Ein Lauf zum Laden von Dateien muss den Status

Aktiv

haben und für die Ausführung im System eingeplant sein.

Wenn Sie den Status des Laufs ändern möchten, markieren Sie diesen, und wählen Sie

Aktionen

und anschließend

Aktivieren

. Sie können die einmalige Ausführung des Laufs sofort oder regelmäßig zu einem bestimmten Zeitpunkt bzw. nach einem bestimmten Job einplanen. Um die Liste der Läufe zum Laden von Dateien einzusehen, die als Jobs eingeplant wurden, wählen Sie

Jobs anzeigen

. Sie können Jobs neu einplanen, freigeben, neu aufrufen und abbrechen, und Sie können eine Jobhistorie anzeigen.

Die Sicht

Laden von Dateien

ist nur für die Eingabe und nicht für den Export von Dateien geeignet.

Wenn Sie einen weiteren Dateityp integrieren möchten, können Sie hierfür das

SAP Cloud Service Center

nutzen. Weitere Informationen finden Sie im Business Center. Wählen Sie Ihre Lösung unter

Lösungen für

Geschäftsbereiche


Anpassungen & Erweiterungen

.

In der Hilfe zu Ihrer SAP-Cloud-Lösung unter

Szenarios für das Laden von Dateien

erfahren Sie, welche Arten von

Läufen zum Laden von Dateien Sie anlegen und bearbeiten können.

Voraussetzungen

Um den Lauf zum Laden von Dateien verwenden zu können, müssen Sie Ihre Dateien im XML-Format bereitstellen.

Damit Sie einen Lauf zum Laden von Dateien ausführen können, müssen Sie die Dateien aus Ihren anderen Systemen mithilfe des WebDAV-Ordners auf den Anwendungsserver beim Dienstleister hochladen. Sie haben zwei

Möglichkeiten, Dateien in die SAP-Cloud-Lösung hochzuladen:

●

Verwenden der SAP-Cloud-Lösung

Diese Lösung können Sie für einzelne Dateien verwenden, die Sie unregelmäßig verarbeiten. Die Dateien werden manuell vom Benutzer hochgeladen.

●

Mit einem WebDAV-Ordner

Diese Option können Sie für Massen-Uploads und automatische Transporte aus einem Fremdsystem in die

SAP-Cloud-Lösung verwenden. Sie können Dateien hochladen, sobald Sie den WebDAV-Ordner für Ihr

Szenario sowie die Ausgaberichtung zugeordnet haben.

114


•

P U B L I C



○

○

Das Format für die URL des WebDAV-Ordners zum Laden von Dateien ist http(s)://server:port/ sap/a1s/cd/fileio/docs/in

.

Das Format für die URL des WebDAV-Ordners zur Dateiausgabe ist http(s)://server:port/sap/ a1s/cd/fileio/docs/out

.

Wenn Sie die zweite Option verwenden, können Sie einen technischen Benutzer anlegen. Dieser Benutzer kann für alle Szenarios verwendet werden und bietet den zusätzlichen Vorteil, dass das Kennwort nicht abläuft. Zum Anlegen eines technischen Benutzers wählen Sie in Abhängigkeit von Ihrer Lösung das Work

Center


oder

Administrator

. Wählen Sie dann

Ein- und

Ausgabeverwaltung Kommunikationsvereinbarungen

. Wählen Sie

Neu

, und wählen Sie das Szenario

Dokumente per WebDAV aufrufen

aus der Liste der Szenarios aus. Weitere Informationen zum Anlegen einer neuen Kommunikationsvereinbarung erhalten Sie unter

Kommunikationsvereinbarungen – Quick

Guide [Seite 133] .

Überprüfen der ausgeführten Läufe zum Laden von Dateien

Sie können eine Liste aller angelegten Läufe zum Laden von Dateien anzeigen. Um die Details für die einzelnen Läufe einzusehen, markieren Sie den Lauf, und wählen Sie

Allgemeine Daten

.

Um den Status der einzelnen Ausführungen eines Laufs zum Laden von Dateien anzuzeigen, markieren Sie den Lauf, und wählen Sie

Ausführungsdetails

. Wählen Sie die

Anwendungsprotokollnummer

, um das


zu

öffnen, in dem die Details und Ergebnisse der einzelnen Laufausführungen angezeigt werden. Die Anwendung meldet

Fehler bei der Auswahl und der darauffolgenden Dateiverarbeitung.

Eingangsfehlerbehandlung

Bei einem Lauf zum Laden von Dateien werden die in der Datei enthaltenen XML-Nachrichten an die entsprechende

Eingangsserviceschnittstelle gesendet. Wenn bei der Eingangsverarbeitung ein Fehler auftritt, erfolgt die gleiche

Fehlerbehandlung wie bei Nachrichten aus anderen Quellen. Die folgenden Optionen stehen zur Überwachung und

Behandlung von Eingangsfehlern zur Verfügung:

●

Wenn beim Hochladen der ursprünglichen Datei auf den Anwendungsserver beim Dienstleister ein Fehler auftritt, wird an den Client des WebDAV-Ordners eine Fehlermeldung gesendet, die auch in der SAP-Cloud-

Lösung im


aufgeführt ist, wenn die Datei beim Lauf zum Laden von Dateien verarbeitet wird.

●

Wenn bei den Eingangsnachrichten Fehler auftreten, werden diese in der Sicht

Fehler in der

Prozesskommunikation

angezeigt, oder es wird eine BTM-Aufgabe angelegt und dem für die

Eingangsverarbeitung verantwortlichen Benutzer zugeordnet. Diese Person kann jemand anderes sein als der Benutzer, der die Datei hochgeladen hat.

Weitere Informationen finden Sie unter Fehler in der Prozesskommunikation – Quick Guide.



P U B L I C

•


115

Beispiel

Jack Goldblume, IT-Administrator bei Akron Heating Technologies Inc., arbeitet mit einer SAP-Cloud-Lösung, die die Komponenten des Finanzwesens umfasst, verwendet für das Customer Relationship Management jedoch ein anderes System. Herr Goldblume muss Informationen zum Customer Relationship Management in die Lösung eingeben. Er verwendet den WebDAV-Ordner zum Hochladen der Dateien auf den Anwendungsserver beim

Dienstleister. In Abhängigkeit von der Lösung ruft er das Work Center


bzw.

Administrator

auf und wählt dann

Laden von Dateien

. Er legt einen neuen Massendatenlauf an, der auf die Dateien auf dem Anwendungsserver beim Dienstleister hinweist. Er plant den neuen Lauf für 3 Uhr morgens ein.

Auf jeden Fall müssen die Geschäftsbelege in Fremdsystemen verarbeitet werden. Dabei kann es sich um ein externes CRM-System handeln, in dem Sie alle Ihre Verkaufsaktivitäten ausführen, oder um ein CAD-System in Ihrer

Konstruktionsabteilung, während Ihre Finanzabteilung mit einer SAP-Cloud-Lösung arbeitet.

Sie müssen sicherstellen, dass alle relevanten Daten aus den Fremdsystemen in allen Systemen verfügbar sind und dass alle Ihre Geschäftsprozesse konsistent sind und ohne Unterbrechungen ablaufen.

Um die Schnittstellen zwischen der SAP-Cloud-Lösung und den Fremdsystemen zu automatisieren, können Sie durch das Laden von Dateien unterstützt werden, sodass die Übertragung Ihrer Geschäftsdaten aus Fremdsystemen in die Lösung und umgekehrt sichergestellt wird.

7.4 Sicht Formularvorlagenauswahl

7.4.1 Formularvorlagenauswahl – Quick Guide

In der Sicht

Formularvorlagenauswahl

können Administratoren Regeln anlegen, mit denen ermittelt wird, welche

Formularvorlage für die Ausgabe eines Geschäftsbelegs unter bestimmten Bedingungen verwendet werden soll.

Von SAP wird eine Standardzuordnung mit Formularvorlagen für Belege bereitgestellt. Beim Anlegen neuer Vorlagen müssen Sie eine Formularvorlagenregel zur Definition anlegen, wann die Vorlagen verwendet werden.

Sie können entweder eine Formularvorlagenregel anlegen, die für alle Instanzen des ausgewählten Geschäftsbelegs gilt, oder Sie können komplexe Regeln anlegen, indem Sie die angegebenen Parameter verwenden. Wenn Sie mehrere Regeln für einen Beleg angelegt haben, müssen Sie auch die Reihenfolge der Regeln festlegen. Das System schlägt die Regeln in der Reihenfolge vor, die in der Tabelle angezeigt wird, bis eine Regel gefunden wird, die alle

Bedingungen erfüllt. Geben Sie daher am Anfang der Liste spezifische und am Ende allgemeine Regeln ein. Beachten

Sie, dass Sie eine Regel anlegen und einen Parameter leer lassen können. Dieser wird dann als Platzhalter betrachtet, sodass jeder beliebige Wert die Bedingung erfüllt.

116


•

P U B L I C



Beachten Sie, dass ein Geschäftsbeleg in bestimmten Fällen eine Gruppe von verwandten Belegarten darstellen kann. Der Geschäftsbeleg "Kundenrechnung" beinhaltet z.B. Rechnungen, Gutschriften,

Korrekturrechnungen und Anzahlungen.

In Abhängigkeit von Ihrer Lösung können Sie im Work Center


bzw.

Administrator

unter








Ausgabeverwaltung


Formulare

Mithilfe von Formularvorlagen werden Inhalte und Layouts von Dokumenten definiert, die das System ausgeben kann.


Formulare [Seite 215]

.

Aufgaben

Formularvorlagenregel anlegen

1.



in der Auswahlliste

Regeln anzeigen für

den Geschäftsbeleg aus, für den Sie eine Formularvorlagenregel anlegen möchten, und wählen Sie

Start

.

2.

Wählen Sie

Neu

.

Die Aktivität

Formularvorlagenregel anlegen

wird geöffnet.

3.


Formularvorlage

eine Formularvorlage.

4.

Geben Sie unter

Parametereinstellungen

die Parameter ein, für die diese Regel gelten soll.

Welche Parameter verfügbar sind, hängt vom ausgewählten Geschäftsbeleg ab. Diese Parameter bestimmen, wann die im vorigen Schritt ausgewählte Formularvorlage zur Ausgabe des Belegs verwendet wird. Beachten

Sie, dass ein Parameter, den Sie leer lassen, als Platzhalter betrachtet wird.

5.


Beachten Sie, dass Sie jetzt möglicherweise die Reihenfolge anpassen müssen, in der die

Formularvorlagenregeln angewendet werden, um sicherzustellen, dass die Regel vom System richtig angewendet wird. Weitere Informationen finden Sie unter

Reihenfolge von Formularvorlagenregeln ändern

unten.

Reihenfolge von Formularvorlagenregeln ändern

1.



in der Auswahlliste


den Geschäftsbeleg aus, für den Sie die Reihenfolge der Formularvorlagenregeln ändern möchten, und wählen Sie

Start

.

2.

Wählen Sie

Reihenfolge ändern

.

3.

Verwenden Sie im Bild

Reihenfolge ändern

die Drucktasten

Nach oben

und

Nach unten

, um die Reihenfolge der Regeln zu ändern.

Das System beginnt am Anfang der Liste und schlägt die Regeln in der Reihenfolge vor, die in der Liste angezeigt wird. Je spezifischer eine Regel, desto höher sollte sie in der Liste platziert werden.



P U B L I C

•


117

4.



7.4.2.1 Prozessintegrierte Ausgabeeinstellungen

Übersicht

Die Ausgabeeinstellungen für die prozessintegrierte Ausgabe von Dokumenten können auf mehreren Ebenen konfiguriert werden. Diese Einstellungen können für jede Geschäftsbelegart, für einen bestimmten Geschäftspartner oder für eine Geschäftsbeleginstanz vorgenommen werden. Das System ermittelt anhand der Ausgabeeinstellungen den Ausgabekanal sowie die Formularvorlage, wenn ein Dokument ausgegeben wird.

Ausgabekanalregeln und Formularvorlagenregeln

Anhand der Ausgabekanal- und Formularvorlagenregeln wählt das System den Ausgabekanal und die

Formularvorlage aus, der bzw. die für eine bestimmte von Ihnen definierte Kombination aus Beleg und Parametern verwendet werden soll. Beispielsweise können Sie definieren, dass in Abteilung A alle Ausschreibungen per Fax gesendet werden sollen, wohingegen in allen anderen Abteilungen Ausschreibungen per E-Mail gesendet werden sollen. Sie haben zudem die Möglichkeit, eine ähnliche Regel für die jeweils zu verwendende Formularvorlage festzulegen. Somit können Sie z.B. einen Standardausgabekanal oder eine Standardformularvorlage für jeden

Geschäftsbeleg sowie mehrere alternative Ausgabekanäle und Formularvorlagen für Ausnahmen definieren.

In Abhängigkeit von Ihrer Lösung können Sie Ausgabekanal- und Formularvorlagenregeln im Work Center


bzw. im Work Center

Administrator

jeweils unter

Ein- und

Ausgabeverwaltung

definieren. Weitere Informationen finden Sie unter

Ausgabekanalauswahl – Quick Guide

[Seite 120]

und Formularvorlagenauswahl – Quick Guide [Seite 116] .

Geschäftspartnerspezifische Ausgabeeinstellungen

Über geschäftspartnerspezifische Ausgabeeinstellungen können Sie definieren, auf welche Weise Geschäftsbelege an Ihre Kunden und Lieferanten gesendet werden. Durch die vorgenommenen Einstellungen werden alle

Ausgabekanal- und Formularvorlagenregeln überschrieben. Diese Einstellungen werden wie folgt festgelegt:

●

●

Navigieren Sie im Work Center

Geschäftspartner

zur Sicht

Kunden

. Wählen Sie einen Kunden, und wählen Sie im Menü

Bearbeiten

die Option

Allgemein

. Navigieren Sie zum Bereich

Zusammenarbeit

der Registerkarte

Kommunikation

.

Navigieren Sie im Work Center

Geschäftspartner

zur Sicht

Lieferanten

. Wählen Sie einen Lieferanten, und wählen Sie im Menü

Bearbeiten

die Option

Allgemein

. Navigieren Sie zum Bereich

Zusammenarbeit

der

Registerkarte

Kommunikation

.

Unter

Zusammenarbeit

können Sie alle Belege anzeigen, die für den ausgewählten Geschäftspartner gültig sind. Sie können entweder einen Ausgabekanal definieren, der für alle zu diesem Geschäftspartner gehörenden

Geschäftsbelege gültig ist, oder einen Ausgabekanal für einzelne Geschäftsbelege festlegen. Für Kunden können Sie auch eine Formularvorlage festlegen, die anstelle der Standardformularvorlage für einen Geschäftsbeleg verwendet werden soll.

Weitere Informationen finden Sie unter Kunden – Quick Guide und unter Lieferanten – Quick Guide.

118


•

P U B L I C



Ausgabeeinstellungen für eine Geschäftsbeleginstanz

Die Benutzer können die Ausgabeeinstellungen für Geschäftsbelege ändern, für deren Bearbeitung sie autorisiert sind, bevor der Beleg an die prozessintegrierte Ausgabe gesendet wird. Diese Einstellungen sind nur für die nächste

Ausgabe des aktuellen Belegs gültig. Andere für die Belegart oder den Geschäftspartner vorgenommenen

Ausgabeeinstellungen werden überschrieben. Benutzer können die Ausgabeeinstellungen eines Belegs durch die

Auswahl von

Ausgabeeinstellungen bearbeiten

im Menü

Weitere Möglichkeiten

bearbeiten. Diese Option ist bei der

Bearbeitung eines Geschäftsbelegs in der Regel verfügbar.

Ein Mitarbeiter möchte zum Beispiel sicherstellen, dass ein Geschäftspartner einen Beleg so schnell wie möglich erhält. Anstatt den Standardausgabekanal zu verwenden, d.h. den Beleg zu drucken, was das Senden des Belegs per Post nach sich ziehen würde, beschließt der Mitarbeiter, die vorhandenen Ausgabeeinstellungen zu

überschreiben und den Beleg per E-Mail zu senden.

Ermittlung der Ausgabeeinstellungen

Wenn die prozessintegrierte Ausgabe eines Geschäftsbelegs ausgelöst wird, bestimmt das System basierend auf den folgenden Prioritätsstufen, welche Ausgabekanal- und Formularvorlageneinstellungen zu verwenden sind:

1.

Ausgabeeinstellungen für eine Geschäftsbeleginstanz

2.

Geschäftspartnerspezifische Ausgabeeinstellungen

3.

Ausgabekanalregeln und Formularvorlagenregeln

Das System prüft auf jeder Stufe in der Liste, ob Einstellungen verfügbar sind. Sofern eine Einstellung verfügbar ist, wird diese verwendet. Ist keine Einstellung verfügbar, wird die nächste verfügbare Einstellung entsprechend der

Reihenfolge in der Liste verwendet.

Ermittlung des Landes und der Sprache für die Formularvorlage

Zur Auswahl der Landes- und Sprachvarianten für Formularvorlagen müssen keine Einstellungen konfiguriert werden. Sie werden stattdessen automatisch auf der Grundlage der folgenden Regeln ermittelt:

●

Ländervarianten werden basierend auf dem Standort des Unternehmens des Senders ermittelt. Wenn beispielsweise ein Mitarbeiter in einem deutschen Unternehmen einen Kundenauftrag anlegt, sucht das

System eine deutsche Ländervariante der Formularvorlage für Kundenaufträge und erstellt mit ihr den Beleg.

Ist keine länderspezifische Variante verfügbar, wird die generische Formularvorlage verwendet.

●

Sprachvarianten werden auf der Grundlage der Kommunikationssprache des empfangenden

Geschäftspartners ermittelt.

○

Für Privatkunden wird als Kommunikationssprache die Sprache verwendet, die in der Detailerfassung für Kunden auf der Registerkarte

Allgemein

im Bereich

Kunde

im Feld

Sprache

angegeben ist.

○

Für Firmenkunden wird als Kommunikationssprache die Sprache verwendet, die in der Detailerfassung für Kunden oder der Detailerfassung für Lieferanten auf der Registerkarte

Allgemein

im Bereich

Hauptkommunikation

im Feld

Sprache

angegeben ist.

Wenn beispielsweise ein Mitarbeiter in einem deutschen Unternehmen einen Kundenauftrag an einen

Geschäftspartner in Frankreich sendet, für den die Kommunikationssprache Französisch eingegeben wurde, sucht das System eine französischsprachige Variante der Formularvorlage und erstellt mit ihr den Beleg. Ist keine Sprachvariante in der Kommunikationssprache des Empfängers vorhanden, wird die Formularvorlage in der Standardsprache Englisch verwendet.


Ausgabeverwaltung




P U B L I C

•


119

7.5 Sicht Ausgabekanalauswahl

7.5.1 Ausgabekanalauswahl – Quick Guide

In der Sicht


können Administratoren Regeln anlegen, mit denen ermittelt wird, welcher

Ausgabekanal für die Ausgabe eines Geschäftsbelegs unter bestimmten Konditionen verwendet werden soll.

Standardmäßig werden alle Belege an den Ausgabekanal "Druck" gesendet, wo sie in der

Standarddruckwarteschlange erfasst werden. An die Standarddruckwarteschlange gesendete Belege können vom

Belegeigentümer manuell gedruckt werden.

Sie können entweder eine Ausgabekanalregel anlegen, die für alle Instanzen des ausgewählten Geschäftsbelegs gilt, oder Sie können komplexe Regeln anlegen, indem Sie die angegebenen Parameter verwenden. Wenn Sie mehrere

Regeln für einen Beleg angelegt haben, müssen Sie auch die Reihenfolge der Regeln festlegen. Das System schlägt die Regeln in der Reihenfolge vor, die in der Tabelle angezeigt wird, bis eine Regel gefunden wird, die alle Bedingungen erfüllt. Geben Sie daher am Anfang der Liste spezifische und am Ende allgemeine Regeln ein. Beachten Sie, dass Sie eine Regel anlegen und einen Parameter leer lassen können. Dieser wird dann als Platzhalter betrachtet, sodass jeder beliebige Wert die Bedingung erfüllt.

Es wurde z.B. bereits eine Ausgabekanalregel angelegt, der zufolge alle Kundenaufträge als E-Mail ausgegeben werden. Jetzt möchten Sie sicherstellen, dass alle Kundenaufträge, die an einen bestimmten Geschäftspartner gesendet werden, als Fax ausgegeben werden. Dazu müssen Sie eine neue Ausgabekanalregel für den

Geschäftsbeleg "Kundenauftrag" anlegen. Legen Sie "Fax" als Ausgabekanal fest, und geben Sie den Namen des

Geschäftspartners in den Parametereinstellungen ein. Nachdem Sie die Regel angelegt haben, müssen Sie die

Reihenfolge der Regeln in der Tabelle ändern, um sicherzustellen, dass diese Regel vom System vor der allgemeinen

Regel angewendet wird. Ändern Sie dazu die Reihenfolge der Regeln, und verschieben Sie die neue Regel an den

Anfang der Liste.

Beachten Sie, dass ein Geschäftsbeleg in bestimmten Fällen eine Gruppe von verwandten Belegarten darstellen kann. Der Geschäftsbeleg "Kundenrechnung" beinhaltet z.B. Rechnungen, Gutschriften,

Korrekturrechnungen und Anzahlungen.

In Abhängigkeit von Ihrer Lösung können Sie unter




bzw.

Administrator







Ausgabeverwaltung


120


•

P U B L I C



Aufgaben

Ausgabekanalregel anlegen

1.



in der Auswahlliste


den Geschäftsbeleg aus, für den Sie eine Ausgabekanalregel anlegen möchten, und wählen Sie

Start

.

2.

Wählen Sie

Neu

.

Daraufhin wird das Dialogfenster

Ausgabekanalregel anlegen

geöffnet.

3.


Ausgabekanal

einen Ausgabekanal.

Welche Ausgabekanäle in der Liste verfügbar sind, hängt vom ausgewählten Geschäftsbeleg ab. Im

Allgemeinen können Sie Geschäftsbelege elektronisch per Fax oder E-Mail senden oder den Beleg an einen

Drucker schicken. Bei der Wahl des Ausgabekanals "Drucker" müssen Sie eine Druckwarteschlange angeben und die Anzahl der zu druckenden Kopien festlegen.

4.

Geben Sie unter

Parametereinstellungen

die Parameter ein, für die diese Regel gelten soll.

Welche Parameter verfügbar sind, hängt vom ausgewählten Geschäftsbeleg ab. Diese Parameter bestimmen, wann der im vorigen Schritt ausgewählte Ausgabekanal zur Ausgabe des Belegs verwendet wird. Beachten

Sie, dass ein Parameter, den Sie leer lassen, als Platzhalter betrachtet wird.

5.


Beachten Sie, dass Sie jetzt möglicherweise die Reihenfolge anpassen müssen, in der die Ausgabekanalregeln angewendet werden, um sicherzustellen, dass die Regel vom System richtig angewendet wird. Weitere

Informationen finden Sie unter

Reihenfolge von Ausgabekanalregeln ändern

unten.

Reihenfolge von Ausgabekanalregeln ändern

1.



in der Auswahlliste


den Geschäftsbeleg aus, für den Sie die Reihenfolge der Regeln ändern möchten, und wählen Sie

Start

.

2.

Wählen Sie

Reihenfolge ändern

.

3.

Verwenden Sie im Bild

Reihenfolge ändern

die Drucktasten

Nach oben

und

Nach unten

, um die Reihenfolge der Regeln zu ändern.

Das System beginnt am Anfang der Liste und schlägt die Regeln in der Reihenfolge vor, die in der Liste angezeigt wird. Je spezifischer eine Regel, desto höher sollte sie in der Liste platziert werden.

4.


7.6 Sicht Monitoring der Geschäftskommunikation

7.6.1 Monitoring der Geschäftskommunikation – Quick Guide

Eine SAP-Cloud-Lösung sendet eine Geschäftsnachricht an ein Fremdsystem oder einen Geschäftspartner, wenn ein Geschäftsbeleg in der Lösung gesichert wird. Es empfängt eine Geschäftsnachricht, wenn ein Fremdsystem oder ein Geschäftspartner diesem einen Geschäftsbeleg sendet. In der Sicht

Monitoring der Geschäftskommunikation

können Sie diese Nachrichten überwachen, bei Bedarf neu starten oder löschen.

Zusätzlich können Sie Fehler überwachen, die keiner speziellen Geschäftsnachricht zugeordnet werden können.

Dazu gehören Verbindungsfehler, Berechtigungsfehler und Inkonsistenzen bei der Kommunikationskonfiguration sowie Fehler, die während der synchronen Kommunikation aufgetreten sind.



P U B L I C

•


121


Administrator

und/oder


aufrufen.

Es gibt eine weitere Sicht, die Ihnen beim Auflösen von Fehlern im System behilflich ist. In der Sicht

Fehler in der Prozesskommunikation

können Sie Fehler überwachen, die innerhalb von Anwendungen auftreten. Mit der bereitgestellten Hilfe zur Fehlerbehebung kann der IT-Administrator einen Fehler korrigieren.

Weitere Informationen finden Sie unter Fehler in der Prozesskommunikation – Quick Guide.


Monitoring der Geschäftskommunikation

Monitoring der Geschäftskommunikation ermöglicht Ihnen die Überprüfung, ob Business-to-Business-Nachrichten

(B2B) und Application-to-Application-Nachrichten (A2A) Dritter erfolgreich gesendet oder empfangen wurden.

Darüber hinaus werden Sie darüber informiert, welche Prozesse zum Senden und Empfangen dieser Nachrichten verwendet wurden. Sollten technische Fehler aufgetreten sein, unterstützt Sie die Monitoring der

Geschäftskommunikation beim Identifizieren und Lösen des Problems. Sie können auch abgelehnte

Webdienstaufrufe überwachen, die Verbindungsfehler, Berechtigungsfehler und Inkonsistenzen bei der

Kommunikationskonfiguration sowie Fehler umfassen, die während der synchronen Kommunikation aufgetreten sind.

Weitere Informationen finden Sie unter Monitoring der Geschäftskommunikation [Seite 123] .

Verbindungsfehler – Fehlerbehebung

Verbindungsfehler können auf Client- oder auf Serverseite auftreten. Fehler, die auf Clientseite auftreten, bedeuten

üblicherweise, dass die technische HTTP(S)-Verbindung zum Server auf Netzwerkebene nicht hergestellt werden konnte. Fehler, die auf Serverseite auftreten, werden üblicherweise über einen HTTP-Fehlercode gemeldet.

Die Fehlercodes finden Sie in der Sicht


des Work Centers

Administrator

und/oder


.

Weitere Informationen finden Sie unter Verbindungsfehler – Fehlerbehebung [Seite 127]

.

Webdienste

Weitere Informationen zu Problemen bei Webdienstaufrufen finden Sie unter Webdienste.

Aufgaben

Monitoring abschließen

Wenn ein Geschäftsbeleg, den Sie bereits überwacht haben, nicht mehr im Arbeitsvorrat angezeigt werden soll, wählen Sie

Als abgeschlossen kennzeichnen

.

Der Beleg wird dann aus dem Arbeitsvorrat entfernt. Zum erneuten Abrufen können Sie die

Erweiterte Suche

für die Abfrage

Alle Nachrichten

verwenden. Um den Beleg wieder im

Arbeitsvorrat anzuzeigen, wählen Sie

Als ausstehend kennzeichnen

.

Nachricht neu starten

Wenn eine Nachricht aufgrund eines temporären Fehlers oder fehlender Stammdaten nicht verarbeitet werden konnte, wählen Sie

Neustarten

, um die Nachrichtenkommunikation neu zu starten, nachdem Sie den Fehler behoben haben.

Wenn der Fehler nicht korrigiert werden kann, können Sie die Nachricht abbrechen.

122


•

P U B L I C



Nachricht abbrechen

Um die Verarbeitung einer Nachricht anzuhalten, die falsche oder fehlende Daten enthält, wählen Sie

Abbrechen

.

Beachten Sie, dass Sie nur Nachrichten mit dem Status

Technischer Fehler

,

Inhaltsfehler

oder

Zeitüberschreitung

abbrechen können. Je nach Serviceschnittstelle ist die Aktion möglicherweise nicht verfügbar.

Beachten Sie, dass eine abgebrochene Nachricht nicht erneut gesendet werden kann. In einem solchen Fall muss eine neue Übertragung eingeleitet werden.

Liste aktualisieren

Wählen Sie

Liste aktualisieren

, um den Status vorhandener Nachrichten im Arbeitsvorrat zu aktualisieren und den Eingang neuer Nachrichten zu überprüfen.

Payload anzeigen

Um die mit der Nachricht gesendeten Informationen anzuzeigen, können Sie die Nachrichten-

Payload anzeigen. Folgende Optionen stehen zur Verfügung:

●

●

Um die Payload für die Kommunikation mit der SAP

®

Business Suite anzuzeigen, wählen Sie

Payload anzeigen

und anschließend

IDOC

.

Um die Payload für die Kommunikation mit allen anderen Systemen anzuzeigen, wählen Sie

Payload anzeigen

und anschließend

SAP ESD

.

Beachten Sie, dass die Aktion je nach Serviceschnittstelle möglicherweise nicht verfügbar ist.

Nachrichten nach Microsoft Excel® exportieren

Weitere Informationen zu dieser Aufgabe finden Sie unter Geschäftsdaten mithilfe von

Microsoft Excel® exportieren [Seite 223]

.


7.6.2.1 Monitoring der Geschäftskommunikation

Übersicht

Monitoring der Geschäftskommunikation ermöglicht Ihnen die Überprüfung, ob Business-to-Business-Nachrichten

(B2B) und Application-to-Application-Nachrichten (A2A) Dritter erfolgreich gesendet oder empfangen wurden.

Darüber hinaus werden Sie darüber informiert, welche Prozesse zum Senden und Empfangen dieser Nachrichten verwendet wurden. Sollten technische Fehler aufgetreten sein, unterstützt Sie die Monitoring der

Geschäftskommunikation beim Identifizieren und Lösen des Problems. Sie können auch abgelehnte

Webdienstaufrufe überwachen, die Verbindungsfehler, Berechtigungsfehler und Inkonsistenzen bei der

Kommunikationskonfiguration sowie Fehler umfassen, die während der synchronen Kommunikation aufgetreten sind.



P U B L I C

•


123

Um B2B-Nachrichten oder Nachrichten Dritter senden zu können, müssen Sie für jede Lokation eine

Kommunikationsvereinbarung mit dem Geschäftspartner, dem Geschäftsbeleg und der Kommunikationsart einrichten. Die Details der Kommunikationsvereinbarung einschließlich Geschäftspartner oder

Kommunikationssystem, Zusammenarbeitsvorlage und Authentifizierung werden in der Sicht

Kommunikationsvereinbarungen

im Work Center

Administrator

und/oder

Anwendungs- und


konfiguriert.

Weitere Informationen finden Sie unter Kommunikationsvereinbarungen – Quick Guide [Seite 133]

und

Kommunikationssysteme – Quick Guide [Seite 131] .

Suchen nach Nachrichten

Es gibt verschiedene Abfragen, die Sie auswählen können, um Nachrichten zu suchen, z.B.:

●

Offene Aufgaben

Das System zeigt alle Aufgaben der Aufgabensteuerung an, die angelegt und noch nicht gelöst wurden.

Aufgaben, die für die Zuordnung von Fehlern angelegt wurden, sind im Suchergebnis nicht enthalten.

●

●

●

●

●

Nachrichten an und von SAP

Das System zeigt beispielsweise die Vorfälle an, die vom Kunden gemeldet wurden.

Alle betriebswirtschaftlichen Meldungen

Das System zeigt sowohl alle betriebswirtschaftlichen Meldungen mit Aufgaben und Fehlern als auch

Erfolgsmeldungen an. Beispiele umfassen Bestellungen oder Rechnungen. Abgelehnte Webdienstaufrufe sind im Suchergebnis nicht enthalten.

Betriebswirtschaftliche Meldungen mit Fehlern

Das System zeigt die betriebswirtschaftlichen Meldungen an, für die ein Fehler aufgetreten ist und die daher den Status

Inhaltsfehler

,


oder

Verzögert

aufweisen. Dies ist die Standardabfrage.

Betriebswirtschaftliche Meldungen mit Aufgaben

Das System zeigt die betriebswirtschaftlichen Meldungen an, bei denen Verbindungsfehler oder

Zuordnungsfehler aufgetreten sind und für die eine BTM-Aufgabe mit dem Status

Neu

oder

In Bearbeitung

vorhanden ist.

Abgelehnte Webdienstaufrufe

Das System zeigt Fehler an, die keinen bestimmten betriebswirtschaftlichen Meldungen zugeordnet werden können. Dazu gehören Verbindungsfehler, Berechtigungsfehler und Inkonsistenzen bei der

Kommunikationskonfiguration sowie Fehler, die während der synchronen Kommunikation aufgetreten sind.

Sie können verschiedene Parameter verwenden, um nach einer Nachricht zu suchen:

●

Geschäftsbeleg

: Die Art des übertragenen Geschäftsbelegs. Die Eingabehilfe bietet alle Belege an, die von einer betriebswirtschaftlichen Meldung übertragen werden können.

●

●

Richtung

: Zur Auswahl stehen hier "Eingang" und "Ausgang".

Geschäftspartnername

: Der Name des an der Kommunikation beteiligten Geschäftspartners.

●

●

●

Geschäftspartnernummer

: Die Nummer des an der Kommunikation beteiligten Geschäftspartners. Beim

Ausführen der Abfrage muss es sich um eine interne Nummer handeln. Es ist jedoch auch möglich, eine DUNS-

Nummer in dieses Feld einzugeben. Die Eingabehilfe sucht dann nach Beteiligten mit dieser Nummer. Bei

Auswahl eines Eintrags aus der Eingabehilfe wird die interne Nummer in dieses Feld kopiert.

Status

: Der Übertragungsstatus der Nachricht. Wenn Sie im Feld

Anzeigen

den Eintrag

Betriebswirtschaftliche

Meldungen mit Fehlern

wählen, filtert das System die Meldungen mit einem bestimmten Fehlerstatus.

Belegnummer

: Die Nummer des Belegs, die im System verwendet wird. Wenn die Nummer eines

übertragenen Geschäftsbelegs nicht ermittelt werden kann, z.B. aufgrund eines technischen Fehlers, kann die entsprechende Nachricht mit diesem Feld nicht gefunden werden.

124


•

P U B L I C



●

●

●

●

●

●

Name des Unternehmens

: Der Name des Unternehmens, das eine Nachricht gesendet oder empfangen hat.

Dieses Feld ist nur verfügbar, wenn Sie im Feld

Anzeigen

den Eintrag

Alle betriebswirtschaftlichen

Meldungen

auswählen.


: Die Nummer des lokalen Unternehmens; standardmäßig ist das Unternehmen ausgewählt, für das Sie arbeiten. Dieses Feld ist nur verfügbar, wenn Sie im Feld

Anzeigen

den Eintrag


auswählen.

Angelegt am

: Das Datum, an dem die Nachricht angelegt wurde.

Bei abgelehnten Webdienstaufrufen ist der Standard vier Wochen vor dem aktuellen Datum.

Status geändert am

: Das Datum, an dem der Nachrichtenstatus zuletzt geändert wurde. Als Standardwert wird ein vier Wochen zurückliegendes Datum verwendet, da ältere Nachrichten wahrscheinlich nicht mehr relevant sind.

Nur ausstehende Nachrichten

: Wenn diese Option ausgewählt ist, gibt die Abfrage nur Nachrichten zurück, die nicht als abgeschlossen gekennzeichnet sind. Die Übertragung einer Nachricht gilt als abgeschlossen, wenn sie bei dem Empfänger eingegangen ist. Alle anderen Nachrichten gelten daher als ausstehend. Dieses

Feld ist nur verfügbar, wenn Sie im Feld

Anzeigen

den Eintrag


auswählen.

Serviceschnittstelle

: Die Serviceschnittstelle, bei der der Fehler aufgetreten ist. Dieses Feld ist nur verfügbar, wenn Sie

Abgelehnte Webdienstaufrufe

auswählen.

Anzeigen der Nachrichtendetails

Um Details zu einem Geschäftsbeleg anzuzeigen, können Sie den Beleg im Arbeitsvorrat auswählen und die Daten unten im Bild anzeigen.


Allgemein

können Sie z.B. folgende spezifische Informationen anzeigen:

●

Nachrichtentyp

: Der Name der Nachricht.

●

●


: Die Nummer des Unternehmens, das die ausgehende Nachricht versendet bzw. die eingehende Nachricht erhalten hat.

Geschäftspartnernummer

: Die Nummer des Remote-Geschäftspartners, der die ausgehende Nachricht erhalten bzw. die eingehende Nachricht versendet hat.

●

●

●

●

●

Alternative(r) Unternehmensnummer/-typ

: Die Standardnummer für das Unternehmen in der

Kommunikation sowie die Art der Nummer. Diese ist die Art, die beim Einrichten der Verbindung in der

Kommunikationsvereinbarung gewählt wurde.

Alternative(r) Geschäftspartnernummer/-typ

: Die Standardnummer für den Geschäftspartner in der

Kommunikation sowie die Art der Nummer. Diese ist die Art, die beim Einrichten der Verbindung in der

Kommunikationsvereinbarung gewählt wurde.

Status geändert am

: Datum und Uhrzeit der letzten Änderung des Status. Dabei kann es sich um Folgendes handeln:

○

Datum und Uhrzeit, als der Nachrichtenstatus automatisch vom System geändert wurde, beispielsweise, wenn eine Nachricht erneut gestartet wurde, weil sie zuvor fehlerhaft war.

○

○

Datum und Uhrzeit, als der Nachrichtenstatus vom Monitor geändert wurde, beispielsweise wenn eine

Nachricht den Status

Verzögert

erhalten hat.

Datum und Uhrzeit, als der Nachrichtenstatus vom Benutzer geändert wurde, beispielsweise indem die

Option

Als abgeschlossen kennzeichnen

gewählt wurde.

Statusinformationen

: In einigen Fällen stehen bei Auftreten eines Fehlers zusätzliche Informationen bezüglich des Nachrichtenstatus zur Verfügung. Diese Informationen werden in diesem Feld angezeigt.

Fehlerbehandlungsmethode

: Wenn bei der Verarbeitung einer eingehenden Nachricht in der Anwendung ein

Fehler auftritt, weist die Anwendung dem Fehler eine Fehlerbehandlungsmethode zu. Dies kann entweder



P U B L I C

•


125

● eine Aufgabe oder ein Vorfall sein. Wenn es sich um eine Aufgabe handelt, können Sie zu der Aufgabe navigieren.

Bearbeiter

: Diese Option wird nur angezeigt, wenn eine Aufgabe angelegt wurde. Hier wird der aktuelle

Bearbeiter der Aufgabe angezeigt, sofern eine Aufgabe zugeordnet wurde.


Nachrichtendetails

werden zusätzliche Informationen über einen Fehler angezeigt, z.B. ein

Fehlerlangtext, eine Liste der Geschäftsobjekte, die Ihnen beim Beheben des Fehlers helfen können

(Kommunikationsvereinbarung, Geschäftspartner usw.) und zusätzliche Fehler, die möglicherweise neben dem

Hauptfehler aufgetreten sind.


Historie

wird der aktuelle Status der Nachricht zusammen mit allen früheren Status der

Nachricht und den jeweiligen Zeitpunkten angezeigt. Die Spalten entsprechen den jeweiligen Spalten und Feldern der Haupttabelle oder der Registerkarte

Allgemein

. Jedes Mal, wenn sich ein Statuswert ändert, wird in der Historie ein neuer Eintrag angelegt. Der oberste Eintrag der Historienliste enthält die aktuellen Werte.


Belegfluss

wird die Nachricht als ein Objekt innerhalb des Belegflusses angezeigt. Sie können das Symbol innerhalb des Objekts wählen, um das Informationsblatt des Work Centers zu öffnen, aus dem die

Nachricht stammt. Sie können auch den Link

Belegnummer

im Arbeitsvorrat wählen, um das Informationsblatt aufzurufen.

Statusbeschreibungen

Es gibt folgende Statuswerte für die Nachrichtenübertragung:

●

In Bearbeitung

: Die Nachrichtenübertragung wurde initiiert aber nicht abgeschlossen. Dies bedeutet, das entweder die technische Kommunikation läuft oder dass die Nachrichtenverarbeitung auf der

Empfängerseite noch nicht abgeschlossen wurde.

●

Empfangen

: Die Nachricht wurde vom Empfänger erfolgreich empfangen. In der Regel bedeutet das, dass die

Nachrichtenübertragung abgeschlossen wurde und die Nachricht nicht angezeigt wird, wenn Sie unter

Anzeigen

die Option

Nur ausstehende Nachrichten

wählen.

●

●

●

●

●

Verzögert

: Die Verarbeitung der Nachricht hat länger gedauert, als das System für das Versenden

(ausgehende Nachricht) oder Verarbeiten (eingehende Nachricht) von Nachrichten ansetzen würde. Der

Zeitraum, nach dem eine Nachricht, die sich in Verarbeitung befindet, als verzögert betrachtet wird, wird im

Abschnitt

Nachrichtenstatus

der Registerkarte

Allgemein

angezeigt.

Inhaltsfehler

: Die Nachricht wurde technisch gesehen erfolgreich übertragen, aber der Empfänger betrachtet den Nachrichteninhalt als ungültig. In der Regel erhalten nur eingehende Nachrichten diesen Status. In diesem

Fall werden im Feld

Statusinformationen

des Detailabschnitts die Fehlermeldungen der Anwendung angezeigt.


: Es gab ein technisches Problem bei der Nachrichtenübertragung. In einigen Fällen können

Sie das Problem lösen.

Abgebrochen

: Die Nachrichtenübertragung wurde durch den Benutzer abgebrochen. Nachrichten können nur im Status

Inhaltsfehler

,


oder

Verzögert

abgebrochen werden. Das Abbrechen einer

Nachrichtenübertragung kann nicht widerrufen werden. Demnach kann eine abgebrochene Nachricht nicht erneut gesendet werden. In einem solchen Fall muss eine neue Übertragung eingeleitet werden.

Veraltet

: Die Nachricht wird vom System als nicht relevant für den Geschäftsprozess betrachtet.

Bei abgelehnten Webdienstaufrufen sind nur die Status

Inhaltsfehler

und


verfügbar.

126


•

P U B L I C



Fehlerbehandlung

Die folgenden Fehler können auftreten:

●

Technische Fehler

Technische Fehler können auftreten, wenn das Abschließen der Nachrichtenübertragung zu lange dauert oder wenn der Inhalt einen Fehler enthält. Wenn eine Nachricht veraltet ist, betrachtet das System die

Nachricht als nicht relevant (oder nicht mehr relevant) für den Geschäftsprozess. Es gibt viele mögliche

Ursachen für diese Fehler, z.B. Fehler in den Stammdaten für den Geschäftspartner oder in der

Kommunikationsvereinbarung oder sogar mögliche Serverausfälle. Sie können versuchen, das entsprechende Problem zu lösen, ohne einen Vorfall anzulegen, indem Sie überprüfen, ob die Stammdaten korrekt eingerichtet wurden oder ob Fehler in der Kommunikationsvereinbarung vorliegen, und anschließend die Nachricht neu starten.

Weitere Informationen zur Fehlerbehebung bei Verbindungsfehlern finden Sie unter

Verbindungsfehler –

Fehlerbehebung [Seite 127]

.

●

●

Inhaltsfehler

Wenn eine Nachricht aufgrund eines Inhaltsfehlers nicht an den Geschäftspartner geliefert werden kann, können Sie zum Work Center navigieren, aus dem der Geschäftsbeleg stammt und diesen dort bearbeiten.

Zusätzlich können Sie die Code- oder Nummernzuordnung oder die Stammdaten korrigieren (siehe

Registerkarte

Nachrichtendetails

).

Wenn bei der Verarbeitung einer eingehenden Nachricht in der Anwendung ein Fehler auftritt, weist die

Anwendung dem Fehler eine Fehlerbehandlungsmethode zu. Dies kann entweder eine Aufgabe oder ein

Vorfall sein. Wenn eine Aufgabe angelegt wird, können Sie zu der Aufgabe navigieren.

Abgelehnte Webdienstaufrufe

Das Fenster

Fehlerbeschreibung

im Detailabschnitt bietet eine detailliertere Beschreibung des Fehlers.

Beachten Sie, dass die Beschreibung nur auf Englisch verfügbar ist.


Monitoring der Geschäftskommunikation – Quick Guide

in der Hilfe Ihrer

Lösung.

7.6.2.2 Verbindungsfehler – Fehlerbehebung

Übersicht

Verbindungsfehler können auf Client- oder auf Serverseite auftreten. Fehler, die auf Clientseite auftreten, bedeuten

üblicherweise, dass die technische HTTP(S)-Verbindung zum Server auf Netzwerkebene nicht hergestellt werden konnte. Fehler, die auf Serverseite auftreten, werden üblicherweise über einen HTTP-Fehlercode gemeldet.

Die Fehlercodes finden Sie in der Sicht


des Work Centers

Administrator

und/oder


.

Ausgangsfehler

Die folgende Tabelle fasst Fehlercodes für Ausgangsfehler zusammen und zeigt ebenso die Ursachen für diese Fehler sowie die empfohlenen Aktionen zur Behebung der Fehler.



P U B L I C

•


127

Fehlercode

ICM_HTTP_UNAUTHORIZED

Gründe und empfohlene Aktionen

Anmeldung fehlgeschlagen.

Grund: Es wurde entweder ein falscher Benutzer mit einem falschen Kennwort oder ein falsches Schlüsselpaar verwendet.

Aktion: Überprüfen Sie in der Sicht


je nach

Authentifizierungsmethode den Benutzer und das Kennwort oder das

Schlüsselpaar.

ICM_HTTP_CONNECTION_REFUSED

Verbindung wurde vom Server abgelehnt.

Grund: Es wurde entweder eine falsche Portnummer verwendet, oder der verwendete Hostname akzeptiert keine Verbindungen.

Aktion: Korrigieren Sie die Portnummer oder den Hostnamen in der Sicht


.

ICM_HTTP_HOST_UNKNOWN

ICM_HTTP_SSL_ERROR

Unbekannter Hostname.

Grund: Der clientseitig konfigurierte Hostname ist nicht vorhanden.

Aktion: Korrigieren Sie den Hostnamen in der Sicht


.

SSL-Fehler.

Dieser Fehler kann verschiedene Ursachen haben. Gehen Sie je nach Ursache folgendermaßen vor:

●

Grund: Der konfigurierte Port ist zwar vorhanden, er ist jedoch kein SSL-Port.

Aktion: Korrigieren Sie die Portnummer in der Sicht


.

●

Grund: Das SSL-Serverzertifikat ist von einer Certification Authority (CA) signiert, die unbekannt ist oder nicht auf der Vertrauensliste steht.

Aktion: Überprüfen Sie das Serverzertifikat. Wenn es richtig und von der richtigen CA signiert ist, dann fügen Sie das Zertifikat der CA zur

Vertrauensliste hinzu. Verwenden Sie dafür die allgemeine Aufgabe

Liste vertrauenswürdiger Zertifikate bearbeiten

im Work Center

Anwendungs- und


.

●

Grund: Das Serverzertifikat ist nicht Bestandteil der Zertifikatskette, es wurde in der falschen Reihenfolge gesendet, oder die Kette enthält

überflüssige Zertifikate.

Aktion: Überprüfen Sie, ob die Zertifikatskette, die der Server sendet, mit

RFC 5246 konform ist.

ICM_HTTP_SSL_CERT_MISMATCH

Ungültiger Hostname im SSL-Serverzertifikat.

Grund: Der Servername oder das Servernamensmuster im Zertifikat des Servers stimmt nicht mit dem Hostnamen des Servers überein.

Aktion: Wenden Sie sich an die für den Server zuständige Person, und bitten Sie um

Überprüfung der Serverzertifikatkonfiguration und gegebenenfalls deren Änderung.

Dieser Fehler könnte auf eine Man-in-the-Middle-Attack hindeuten, wenn der

Server richtig eingerichtet ist.

ICM_HTTP_PROXY_CONN_REFUSED

Verbindung wurde vom Proxy-Server abgelehnt.

Grund: Es gibt einen Fehler in der Netzwerkinfrastruktur.

Aktion: Legen Sie einen Vorfall an.

ICM_HTTP_PROXY_HOST_UNKNOWN

Unbekannter Proxy-Hostname.

Grund: Es gibt einen Fehler in der Netzwerkinfrastruktur.

Aktion: Legen Sie einen Vorfall an.

128


•

P U B L I C



7.7 Sicht Webdienst-Nachrichtenüberwachung

7.7.1 Webdienst-Nachrichtenmonitor – Quick Guide

In der Sicht

Webdienst-Nachrichtenüberwachung

können Sie asynchrone eingehende und ausgehende Nachrichten

überwachen. Dabei kann es sich um interne oder externe Nachrichten handeln. ITSAM- und Groupware-Nachrichten werden nicht angezeigt.

Wenn Sie den Webdienst-Nachrichtenmonitor im Lösungsumfang festlegen, wird ein Job eingeplant, der in periodischen Abständen eine Prüfung auf einund ausgehenden Nachrichten durchführt. Abgeschlossene

Nachrichten werden nach Ablauf einer Frist automatisch bereinigt.

Der Webdienst-Nachrichtenmonitor richtet sich an technisch versierte Personen, die über gründliche

Kenntnisse der SOA-Technologie verfügen.


●

Sie können ein großes Volumen an einund ausgehenden Nachrichten verarbeiten.

●

●

●

Sie können Nachrichten anhand zahlreicher Kriterien durchsuchen, sortieren und filtern.

Sie können Nachrichten (z.B. mit demselben Status) gruppieren und dann verarbeiten.

Sie können detaillierte technische Informationen zu einer Fehlermeldung anzeigen und gegebenenfalls zur zugehörigen Aufgabe in der

Aufgabensteuerung

navigieren.

●

●

Sie können untergeordnete Nachrichten anzeigen und zur übergeordneten Nachricht wechseln.

Sie können den Inhalt einer Nachricht anzeigen und herunterladen (Payload-Ansicht).

Wenn Sie diese Funktion im Work Center


aktivieren, können

Personen bei Ausführung des Webdienst-Nachrichtenmonitors auf Nachrichten zugreifen, die möglicherweise vertrauliche Daten enthalten (z.B. Abrechnungsdaten oder

Geschäftspartnerdaten).

Aufgaben

Daten nach Microsoft Excel® exportieren

Sie können auf der Grundlage bestimmter Suchkriterien Nachrichten mit Fehlerdetails in eine Excel-Datei herunterladen. So können Sie z.B. alle Nachrichten herunterladen, die einen Fehler mit der Codelistenzuordnung aufweisen.


Geschäftsdaten mithilfe von Microsoft Excel® exportieren [Seite 223] .

Mit Fehlern exportieren

Um detaillierte Informationen über fehlerhafte Servicenachrichten abzurufen, klicken Sie auf

Mit Fehlern exportieren

.



P U B L I C

•


129

Nachricht neu starten

Wenn eine Nachricht aufgrund eines temporären Fehlers oder fehlender Stammdaten nicht verarbeitet werden konnte, wählen Sie

Neu starten

, um die Nachrichtenkommunikation neu zu starten, nachdem Sie den Fehler behoben haben. Wenn der Fehler nicht korrigiert werden kann, können Sie die Nachricht abbrechen.

Wenn Sie nach bestimmten Nachrichtenarten filtern und diese zusammen neu starten möchten, klicken Sie auf

Neu starten

,

Basierend auf Filterkriterien

. Sie können auch einen Massenneustart von Nachrichten auf der Grundlage bestimmter Suchkriterien durchführen. So können Sie z.B. alle Codelisten-Zuordnungsfehler für eine bestimmte

Oberfläche auswählen und zusammen verarbeiten.

Um den neuen Status einer neu gestarteten Nachricht anzuzeigen, wählen Sie

Aktualisieren

.

Nachricht abbrechen

Um die Verarbeitung einer Nachricht zu beenden, wählen Sie

Abbrechen

.

Sie können nur Nachrichten mit dem Status

Anwendungsfehler

oder

Systemfehler

abbrechen. Der Grund für

Anwendungsfehler sind ungültige oder fehlende Daten, während Systemfehler durch Konfigurations- oder

Integrationsprobleme verursacht werden.

Sie können eine abgebrochene Nachricht nicht neu senden. Eine abgebrochene Nachricht ist dauerhaft abgebrochen. In einem solchen Fall muss eine neue Übertragung eingeleitet werden.

Wenn Sie nach bestimmten Nachrichtenarten filtern und diese zusammen stornieren möchten, klicken Sie auf

Stornieren

,

Basierend auf Filterkriterien

.

Ergebnisliste aktualisieren

Wählen Sie

Aktualisieren

, um den Status der vorhandenen Nachrichten in der Ergebnisliste zu aktualisieren und eine Überprüfung auf neue Nachrichten durchzuführen.

Detaillierte Fehlerinformationen anzeigen

Um detaillierte Fehlerinformationen zu einer Nachricht anzuzeigen, wählen Sie in der Ergebnisliste eine

Fehlernachricht.

Sie können gegebenenfalls zur zugehörigen Aufgabe in der

Aufgabensteuerung

navigieren.

Der Fehlerzähler zeigt die Anzahl der Fehler an, für die Detailinformationen verfügbar sind, während der

Wiederholungszähler die Anzahl der Nachrichten anzeigt, die automatisch neu gestartet werden.

Fehlerprotokoll anzeigen

Um das Fehlerprotokoll einer Nachricht anzuzeigen, gehen Sie wie folgt vor:

1.

Wählen Sie eine Nachricht in der Ergebnisliste.

2.



die Optionen

Anzeigen Fehlerprotokoll

.

Ein Popup wird angezeigt. Es enthält den Fehlermeldungstext, den detaillierten Fehler und gegebenenfalls eine Vorgehensweise zum Beheben des Fehlers.

Payload anzeigen

Um die Informationen anzuzeigen, die mit der Nachricht gesendet wurden, gehen Sie wie folgt vor:

1.

Wählen Sie eine Nachricht in der Ergebnisliste.

2.



Fenster mit der Nachricht im XML-Format wird angezeigt.

die Optionen

Anzeigen Payload

. Ein

130


•

P U B L I C



3.

Wählen Sie

Herunterladen

, um die Nachricht für weitere Analysen und zur Problembehebung zu sichern.

4.

Geben Sie in dem Popup einen Speicherort an, und wählen Sie

OK

.

5.

Wählen Sie

OK

, um das Fenster

Payload

zu schließen.

Untergeordnete Nachrichten anzeigen

Um die untergeordneten Nachrichten einer aufgeteilten Nachricht anzuzeigen, gehen Sie wie folgt vor:

1.

Wählen Sie eine Nachricht, die eine übergeordnete Nummer enthält.

2.


Nachrichten

.


die Optionen

Anzeigen Untergeordnete

Fehlermeldungen suchen

Externe Objektnummer

: Sie können bestimmte Webdienst-Nachrichten über die Dienstnummer finden, z.B. Fehler für eine ERP-Kundennummer. Sie können nach einund ausgehenden Nachrichten suchen.

Detaillierter Fehlertext

: Sie können nach Fehlermeldungen suchen, indem Sie Schlüsselwörter des tatsächlichen

Fehlertextes verwenden. Wenn es zum Beispiel mehrere detaillierte Fehler für eine bestimmte Nachricht gibt, können

Sie all diese Nachrichten durchsuchen. Zusätzlich können Sie nach Textnachrichten suchen, wenn ein Webdienst mit mehreren Fehlermeldungen fehlschlägt.

7.8 Sicht Kommunikationssysteme

7.8.1 Kommunikationssysteme – Quick Guide

In der Sicht

Kommunikationssysteme

können Sie Kommunikationssysteme anlegen und bearbeiten, um

Geschäftsbelege auf elektronischem Weg auszutauschen.

Sie können diese Sicht auf der Registerkarte

Administrator

unter

Allgemeine Einstellungen Integration

und/ oder im Work Center


aufrufen.


Kommunikationssysteme und Kommunikationsvereinbarungen

Ein Kommunikationssystem stellt ein externes System dar, das für die Anwendungsintegration verwendet wird. Bei

Kommunikationssystemen kann es sich beispielsweise um externe Zeiterfassungs- oder Stammdatensysteme handeln. Bevor Sie ein Kommunikationssystem im Rahmen eines Anwendungsintegrationsszenarios verwenden können, müssen Sie eine Kommunikationsvereinbarung anlegen. Weitere Informationen über

Kommunikationsvereinbarungen finden Sie unter Kommunikationsvereinbarungen – Quick Guide [Seite 133]

.

Aufgaben

Kommunikationsvereinbarung anlegen

1.



die Option

Neu

.

2.

Geben Sie im Abschnitt

Grundinformationen

die Details des Kommunikationssystems ein.



P U B L I C

•


131

a.

Geben Sie im Feld

Kennung

eine eindeutige Kennung für das Kommunikationssystem ein.

b.

Wenn das Kommunikationssystem ein Bestandteil der SAP Business Suite ist, setzen Sie das

Kennzeichen

SAP Business Suite

.

Im Abschnitt

Systeminstanz

werden die Spalten

Unternehmenssystems-ID

,

Kennung des logischen

Systems für IDoc

und

SAP-Mandant

angezeigt.

c.

Geben Sie im Feld

Hostname

den Namen des Hosts für das Kommunikationssystem ein.

d.


Systemzugriffsart

die korrekte Kommunikationsart für Ihr

Kommunikationssystem aus.

3.


Technischer Ansprechpartner

die Details des

Kommunikationssystemansprechpartners ein.

4.

Optional: Geben Sie im Abschnitt


eine Notiz ein.

5.


Systeminstanz

eine eindeutige Nummer in die Spalte

Systeminstanznummer

ein.

Falls Sie ein SAP-System nutzen, geben Sie die folgenden Daten ein: a.

Geben Sie in der Spalte

Kennung des Unternehmenssystems

die Kennung für das Unternehmenssystem entsprechend der Definition im System Landscape Directory (SLD) ein, z.B.

PRD_999

.

b.


Kennung des logischen Systems für IDoc

die Kennung des logischen Systems für

IDoc ein, das beim IDoc-Nachrichtenaustausch als sendendes oder empfangendes SAP-System fungiert, Beispiel:

PRDCLNT999

.

c.


SAP-Mandant

den SAP-Mandanten des SAP-Systems ein, z.B.

999

.

6.

Nachdem Sie alle Details eingegeben haben, wählen Sie


, um zur Sicht


zurückzukehren. Das Kommunikationssystem, das Sie gerade angelegt haben, hat den Status

In Vorbereitung

.

7.



das von Ihnen angelegte Kommunikationssystem aus, und wählen Sie

Aktionen

und dann

Auf aktiv setzen

.

Wenn sich der Status in

Aktiv

ändert, kann die Konfiguration verwendet werden.

Kommunikationssystem bearbeiten

1.



eine Zeile, und wählen Sie dann die Option

Bearbeiten

, um das Bild

Kommunikationssystem

zu öffnen.

2.

Ändern Sie die entsprechenden Einstellungen.

3.

Sichern Sie die Änderungen, und schließen Sie das Bild, um zum Arbeitsvorrat zurückzukehren.

Kommunikationssystem auf veraltet setzen

Wenn ein Kommunikationssystem den Status

Aktiv

hat und Sie es nicht mehr verwenden möchten, können Sie es auf

Veraltet

setzen.

Sie müssen ein Kommunikationssystem auf

Veraltet

setzen, bevor Sie es löschen können.



eine Zeile, und wählen Sie

Aktionen

und dann

Auf Veraltet setzen

.

In der Spalte

Status

ändert sich der Status in

Veraltet

.

Wenn Sie ein Kommunikationssystem auf

Veraltet

gesetzt haben, kann diese Aktion wieder rückgängig gemacht werden. Wählen Sie dazu

Aktionen

und dann

Veraltet zurücksetzen

. In der Spalte

Status

ändert sich der Status in

Aktiv

.

132


•

P U B L I C



Kommunikationssystem löschen

Gehen Sie folgendermaßen vor, wenn ein Kommunikationssystem den Status

In Vorbereitung

hat:

1.




Löschen

.

2.

Wählen Sie im daraufhin angezeigten Dialogfeld die Drucktaste

Löschen

, um den Löschvorgang zu bestätigen.

Gehen Sie folgendermaßen vor, wenn ein Kommunikationssystem den Status

Aktiv

hat:

1.




Aktionen

und dann

Auf

Veraltet setzen

.

2.

Wenn das Ankreuzfeld

In Verwendung

ausgewählt ist, bedeutet das, dass dem Kommunikationssystem

Kommunikationsvereinbarungen zugeordnet sind. Löschen Sie diese Kommunikationsvereinbarungen in der

Sicht


.

3.



noch einmal die Zeile, und wählen Sie

Löschen

.

4.


Löschen


7.9 Sicht Kommunikationsvereinbarungen

7.9.1 Kommunikationsvereinbarungen – Quick Guide

In der Sicht


können Administratoren mit Kommunikationspartnern geschlossene

Kommunikationsvereinbarungen anlegen und bearbeiten.

Sie können diese Sicht im Work Center

Administrator

unter

Allgemeine Einstellungen Integration

und/oder im Work Center


aufrufen.


Kommunikationsvereinbarungen

Mit Kommunikationsvereinbarungen können Sie den elektronischen Datenaustausch zwischen der Lösung und einem Kommunikationspartner konfigurieren. Kommunikationsvereinbarungen können für mehrere

Geschäftsbelege und Kommunikationsarten eingerichtet werden. Die Lösung umfasst Kommunikationsszenarios für die eingehende und ausgehende Kommunikation, mit denen Sie Kommunikationsvereinbarungen anlegen können. Die eingehende Kommunikation definiert, wie Geschäftsbelege von einem Kommunikationspartner empfangen werden, während die ausgehende Kommunikation bestimmt, wie Geschäftsbelege an einen

Kommunikationspartner gesendet werden.

In der Sicht


werden die folgenden Kommunikationsarten unterstützt:

●

●

Business-to-Business (B2B)

Diese Kommunikationsart definiert einen elektronischen Datenaustausch mit einem Geschäftspartner.

Anwendungsintegration

Diese Kommunikationsart definiert einen elektronischen Datenaustausch mit einem

Kommunikationssystem. Weitere Informationen über Kommunikationssysteme finden Sie unter

Kommunikationssysteme – Quick Guide [Seite 131] .



P U B L I C

•


133

Einige Kommunikationsvereinbarungen werden in Ihrer Lösungskonfiguration automatisch angelegt. Dies wird mit der Markierung des Ankreuzfelds

Vordefiniert

im Arbeitsvorrat der Sicht


angegeben. Bei vordefinierten Kommunikationsvereinbarungen mit eingehender Kommunikation müssen Sie nur das Kommunikationskonto definieren.

Aufgaben

Kommunikationsvereinbarung anlegen

1.



die Option

Neu

, um die schrittweise Erfassung

Neue Kommunikationsvereinbarung

zu öffnen.

2.


Szenario auswählen

das Kommunikationsszenario aus, für das Sie eine

Kommunikationsvereinbarung anlegen möchten, und wählen Sie

Weiter

.

Auf der Grundlage des gewählten Kommunikationsszenarios füllt das System die Felder in den nächsten Schritten mit Standardwerten aus. Bei Bedarf können Sie, sofern möglich, die Standardwerte

ändern.

3.


Geschäftsdaten festlegen

die Geschäftsdaten ein.

Die Eingabefelder in diesem Bild richten sich nach der Kommunikationsart des gewählten

Kommunikationsszenarios.

a.

Wenn Sie ein B2B-Szenario gewählt haben, geben Sie die Nummer des Geschäftspartners ein, und wählen Sie die zugehörige

Identifikationsart

. Bei Bedarf können Sie auch die Nummer des

Ansprechpartners beim Geschäftspartner angeben.

Wenn Sie ein Anwendungsintegrationsszenario gewählt haben, geben Sie die


des Kommunikationssystems an, mit dem Sie eine Kommunikationsvereinbarung einrichten möchten.

Bevor Sie eine Kommunikationsvereinbarung anlegen, müssen Sie ein Kommunikationssystem anlegen. Weitere Informationen finden Sie unter

Kommunikationssysteme – Quick Guide

[Seite 131]

.

b.

Überprüfen Sie im Abschnitt

Meine Kommunikationsdaten

die Standardwerte, und ändern Sie sie bei

Bedarf.

Geben Sie das Unternehmen ein, das mit Ihrem Kommunikationspartner in Kommunikation tritt. Per

Voreinstellung ist das Feld


mit dem Unternehmen gefüllt, dem Sie zugeordnet sind.

Wenn Sie ein B2B-Szenario verwenden, müssen Sie auch eine gültige Identifikationsart eingeben.

c.

Wenn eine Kommunikationsvereinbarung eine Serviceschnittstelle enthält, die die Codelistenzuordnung unterstützt, wird das Feld

Zuordnung von Codelistenwerten

angezeigt. In diesem Feld können Sie für das

Kommunikationsszenario, das Sie gerade verwenden, die relevante Codelistenzuordnungs-Gruppe wählen. Weitere Informationen finden Sie im entsprechenden Integrationsleitfaden auf dem SAP Service

Marketplace unter http://service.sap.com/ondemand . (Für den Zugriff auf diese Informationen ist eine

Benutzerkennung für den SAP Service Marketplace erforderlich. Wenn Sie als Administrator über keine

Benutzerkennung verfügen, beantragen Sie eine auf dem SAP Service Marketplace unter http:// service.sap.com/request-user .) d.

Wählen Sie

Weiter

.

4.

Definieren Sie im Schritt

Technische Daten festlegen

die technischen Einstellungen für eingehende und ausgehende Kommunikation.

a.

Wählen Sie die

Kommunikationsart

, die Sie für die Kommunikationsvereinbarung verwenden möchten.

134


•

P U B L I C



Zur Kommunikation mit Ihrem Geschäftspartner können Sie entweder eine Direktverbindung einrichten oder auf einen Kooperationsserviceanbieter zurückgreifen, der Services im Rahmen der B2B-

Kommunikation anbietet.

b.

Wenn Sie eingehende Kommunikation verwenden, wählen Sie


und

Authentifizierungsmethode

im Abschnitt

Eingehende Kommunikation: Grundeinstellungen

.

c.

Wählen Sie

Legitimationsdaten bearbeiten

im Feld

Benutzerkennung

.

Je nach der ausgewählten Authentifizierungsmethode müssen Sie die Legitimationsdaten des

Kommunikationsbenutzers wie in der folgenden Tabelle beschrieben definieren. Die Benutzerkennung des Kommunikationsbenutzers wird automatisch angelegt.

Authentifizierungs methode Einstellungen

SSL-Client-Zertifikat

Wenn Sie diese Authentifizierungsmethode verwenden, müssen Sie das Zertifikat mit einem öffentlichen Schlüssel, das Sie von Ihrem Kommunikationspartner erhalten haben, hochladen. Wenn Ihr Kommunikationspartner Ihnen kein Zertifikat geben kann, können

Sie eine PKCS#12-Schlüsselpaardatei anlegen und herunterladen. Die PKCS#12-Datei ist kennwortverschlüsselt und enthält ein Zertifikat mit einem öffentlichen und einem privaten Schlüssel. Sie müssen die PKCS#12-Datei Ihrem Kommunikationspartner zur

Verfügung stellen.

1.

Wählen Sie Zertifikat .

2.

Wählen Sie Zertifikat hochladen , und wählen Sie dann das entsprechende

Zertifikat aus.

3.

Wählen Sie OK .

Zum Anlegen einer PKCS#12-Schlüsselpaardatei führen Sie die folgenden Schritte aus:

1.


2.

Wählen Sie Schlüsselpaar anlegen und herunterladen .

3.

Geben Sie einen Namen für die PKCS#12-Datei ein, und sichern Sie sie.

4.

Legen Sie ein Kennwort für die PKCS#12-Datei fest, und wählen Sie OK .

5.

Wählen Sie OK .

●

●

Sie müssen Ihrem Kommunikationspartner die PKCS#12-Datei sowie das zugehörige Kennwort zur Verfügung stellen.

Informationen zum Importieren der PKCS#12-Schlüsselpaardatei in ein Drittanbietertool finden Sie unter Importieren einer

Schlüsselpaardatei in ein Drittanbietertool.

Benutzerkennung und Kennwort

Wenn Sie diese Authentifizierungsmethode verwenden, müssen Sie wie folgt ein Kennwort definieren:

1.

Wählen Sie Kennwort ändern .

2.

Geben Sie ein Kennwort ein.

Beachten Sie, dass Sie Ihrem Kommunikationspartner die Benutzerkennung sowie das Kennwort zur Verfügung stellen müssen.

3.

Wählen Sie OK .

d.

Wenn Sie ausgehende Kommunikation verwenden, wählen Sie


und dann


, und geben Sie im Abschnitt

Ausgehende Kommunikation:

Grundeinstellungen

den

Hostnamen

ein.



P U B L I C

•


135

Je nach der ausgewählten Authentifizierungsmethode müssen Sie die entsprechenden Einstellungen wie in der folgenden Tabelle beschrieben vornehmen.

Authentifizierungs methode Authentifizierung Einstellungen

SSL-Client-Zertifikat SAP-

Systemschlüsselpaa r

Wenn Sie diese Authentifizierungsmethode verwenden, muss das entsprechende Zertifikat dem Kommunikationspartner bekannt sein. Deshalb müssen Sie das Zertifikat wie folgt herunterladen:

1.

Wählen Sie Herunterladen im Feld

Authentifizierung

.

2.

Wählen Sie den Speicherort, an dem Sie das Zertifikat speichern möchten.

3.

Stellen Sie das heruntergeladene Zertifikat Ihrem

Kommunikationspartner zur Verfügung.

Schlüsselpaar für vertrauenswürdigen

Drittanbieter

Wenn Sie diese Authentifizierungsmethode verwenden, müssen

Sie die PKCS#12-Schlüsselpaardatei, die Sie von Ihrem

Kommunikationspartner erhalten haben, hochladen. Die

PKCS#12-Datei ist kennwortverschlüsselt und enthält ein

Zertifikat mit einem öffentlichen und einem privaten Schlüssel.

1.

Wählen Sie Schlüsselpaar bearbeiten im Feld

Authentifizierung

.

2.

Wählen Sie Schlüsselpaar hochladen , und wählen Sie dann die hochzuladende PKCS#12-Datei aus.

3.

Geben Sie das erforderliche Kennwort ein, und wählen Sie

OK

.



Sie die Benutzerkennung und das Kennwort eingeben, die von dem

Kommunikationspartner für dieselbe

Kommunikationsvereinbarung verwendet werden.

1.

Wählen Sie Legitimationsdaten bearbeiten im Feld

Benutzerkennung

.

2.

Geben Sie die

Benutzerkennung

und das

Kennwort

ein.

3.

Wählen Sie OK .

e.

Bei Bedarf können Sie jeden Service, der in dem Kommunikationsszenario verwendet wird, in den erweiterten Einstellungen individuell konfigurieren.

Die Service-URLs für die ausgehende Kommunikation werden über Protokoll, Port, Hostname und

Pfad berechnet. Wenn Sie SAP NetWeaver XI oder IDoc verwenden, müssen Sie in den erweiterten

Einstellungen nichts ändern, da der Pfad voreingestellt ist. Wenn Sie allerdings Web Services

Reliable Messaging verwenden, müssen Sie in den erweiterten Einstellungen für jeden Service den

Pfad eingeben.

Um die erweiterten Einstellungen zu bearbeiten, wählen Sie

Erweiterte Einstellungen bearbeiten

.

Wählen Sie den Service aus, den Sie konfigurieren möchten.

Entmarkieren Sie im Abschnitt

Details

das Ankreuzfeld

Grundeinstellungen verwenden

, und ändern Sie die entsprechenden Einstellungen.

f.

Wählen Sie

Weiter

.

5.

Prüfen Sie im Schritt

Überprüfen

die im vorigen Schritt eingegebenen Daten.

136


•

P U B L I C



a.

Um sicherzustellen, dass alle Daten korrekt sind, wählen Sie

Vollständigkeit überprüfen

. Sie sehen auch die Service-URLs für die einund ausgehende Kommunikation. Wenn Sie ein Eingangsszenario verwenden, müssen Sie die URLs für die eingehende Kommunikation an den Kommunikationspartner senden, da dies die Adresse ist, an die Nachrichten gesendet werden sollen.

b.

Um Ihre Kommunikationsvereinbarung im System anzulegen und zu aktivieren, wählen Sie

Fertigstellen

.

Sie haben auch die Möglichkeit, eine inaktive Version der Kommunikationsvereinbarung zu sichern.

Wählen Sie dazu

Als Entwurf sichern

.

6.

Wenn Sie eine Kommunikationsvereinbarung für ein B2B-Ausgangsszenario angelegt haben, müssen Sie den

Ausgabekanal für den Geschäftsbeleg aktivieren, der in diesem Szenario verwendet wird.

Das System nutzt nun für das konfigurierte Kommunikationsszenario den elektronischen Datenaustausch.

Kommunikationsvereinbarung für On-Premise-Integration anlegen

Sie können mehrere Kommunikationsvereinbarungen für eine On-Premise-Integration über eine schrittweisen

Erfassung anlegen. Anstatt allgemeine Informationen bei jedem Anlegen einer Kommunikationsvereinbarung zu wiederholen, können Sie allgemeine Informationen einmalig eingeben und große Mengen an

Kommunikationsvereinbarungen anlegen.

Aufgerufen wird dies über die allgemeine Aufgabe

Administrator Kommunikationsvereinbarung für On-Premise-

Integration anlegen

.

Diese Funktion gilt nur für On-Premise-Integrationen.

1.

Wählen Sie zum Öffnen der schrittweisen Erfassung

Neue Kommunikationsvereinbarung

in der Sicht


die Drucktaste

Neu

.

2.


Kommunikationssystem auswählen

Geschäftsdaten ein.

a.

Wählen Sie unter

Integrationsdetails

das System für die

Integration

und die relevante

Middleware für

Integration

, die Sie verwenden möchten.

Wenn

PI

als Middleware ausgewählt ist, geben Sie die Systemdetails im Feld

PI-

Unternehmenssystem

ein.

b.

Geben Sie unter "Kommunikationssystem" die


des Kommunikationssystems ein, mit dem Sie eine Kommunikationsvereinbarung einrichten möchten.

Bevor Sie eine Kommunikationsvereinbarung anlegen, müssen Sie ein Kommunikationssystem anlegen. Weitere Informationen finden Sie unter

Kommunikationssysteme – Quick Guide

[Seite 131] .

Durch diese Aktion werden

Kommunikationssystem, Benutzerkennung (Legitimationsdaten für die eingehende Kommunikation)

und

Hostname

automatisch ausgefüllt.

Wenn eine Kommunikationsvereinbarung eine Serviceschnittstelle enthält, die die Codelistenzuordnung unterstützt, wird das Feld

Codelistenzuordnung

angezeigt. In diesem Feld können Sie die relevante

Gruppe der Codelistenzuordnung für das von Ihnen verwendete Kommunikationsszenario auswählen.

Weitere Informationen finden Sie im entsprechenden Integrationsleitfaden auf dem SAP Service

Marketplace unter http://service.sap.com/ondemand . (Um auf diese Informationen zugreifen zu können, benötigen Sie eine Benutzerkennung für den SAP Service Marketplace. Wenn Sie als

Administrator keine Benutzerkennung besitzen, können Sie diese auf dem SAP Service Marketplace unter http://service.sap.com/request-user anfordern.)



P U B L I C

•


137

c.

Wenn Sie die eingehende Kommunikation verwenden, wählen Sie


im

Abschnitt

Legitimationsdaten für die eingehende Kommunikation

.

Wählen Sie im Feld der Benutzerkennung die Drucktaste


.

Abhängig von der ausgewählten Authentifizierungsmethode müssen Sie die Legitimationsdaten des

Kommunikationsbenutzers wie in der folgenden Tabelle beschrieben definieren. Die Benutzerkennung des Kommunikationsbenutzers wird automatisch angelegt.

Authentifizierungs methode Einstellungen


Wenn Sie diese Authentifizierungsmethode verwenden, müssen Sie das Zertifikat des

öffentlichen Schlüssels hochladen, das Sie von Ihrem Kommunikationspartner erhalten haben. Wenn Ihnen Ihr Kommunikationspartner kein Zertifikat bereitstellen kann, können

Sie eine PKCS#12-Schlüsselpaardatei anlegen und herunterladen. Die PKCS#12-Datei ist kennwortverschlüsselt und enthält ein Zertifikat des öffentlichen Schlüssels und einen privaten Schlüssel. Sie müssen die PKCS#12-Datei Ihrem Kommunikationspartner bereitstellen.

1.


2.

Wählen Sie Zertifikat hochladen , und wählen Sie das relevante Zertifikat aus.

3.

Wählen Sie OK .

Gehen Sie zum Anlegen einer PKCS#12-Schlüsselpaardatei folgendermaßen vor:

1.


2.


3.

Definieren Sie einen Namen für die PKCS#12-Datei, und sichern Sie diese.

4.

Definieren Sie ein Kennwort für die PKCS#12-Datei, und wählen Sie OK .

5.

Wählen Sie OK .

Beachten Sie, dass Sie Ihrem Kommunikationspartner die PKCS#12-Datei und das zugehörige Kennwort mitteilen müssen.


Wenn Sie diese Authentifizierungsmethode verwenden, müssen Sie ein Kennwort folgendermaßen definieren:

1.


2.


Beachten Sie, dass Sie Ihrem Kommunikationspartner die Benutzerkennung und das Kennwort mitteilen müssen.

3.

Wählen Sie OK .

Wenn Sie ausgehende Kommunikation verwenden, wählen Sie die


.

Abhängig von der ausgewählten Authentifizierungsmethode müssen Sie die relevanten Einstellungen wie in der folgenden Tabelle beschrieben definieren.

138


•

P U B L I C



Authentifizierungs methode Authentifizierung

SSL-Client-Zertifikat SAP-Business-

ByDesign-

Systemschlüsselpaa r

Einstellungen

Wenn Sie diese Authentifizierung verwenden, muss dem

Kommunikationspartner das relevante Zertifikat bekannt sein.

Daher müssen Sie das Zertifikat folgendermaßen herunterladen:

1.

Wählen Sie im Feld

Authentifizierung

die Drucktaste

Herunterladen .

2.

Wählen Sie einen Speicherort für das Zertifikat.

3.

Stellen Sie das heruntergeladene Zertifikat Ihrem

Kommunikationspartner zur Verfügung.

Schlüsselpaar einer

Zertifizierungsstelle

Wenn Sie diese Authentifizierung verwenden, müssen Sie die von

Ihrem Kommunikationspartner bereitgestellte PKCS#12-

Schlüsselpaardatei hochladen. Die PKCS#12-Datei ist kennwortverschlüsselt und enthält ein Zertifikat des öffentlichen

Schlüssels und einen privaten Schlüssel.

1.

Wählen Sie im Feld

Authentifizierung

die Drucktaste

Legimitationsdaten bearbeiten .

2.

Wählen Sie Schlüsselpaar hochladen , und wählen Sie die hochzuladende PKCS#12-Datei aus.

3.

Geben Sie das erforderliche Kennwort ein, und wählen Sie

OK

.



Sie die Benutzerkennung und das Kennwort eingeben, die bzw. das vom Kommunikationspartner für dieselbe

Kommunikationsvereinbarung verwendet wird.

1.

Wählen Sie im Feld

Benutzerkennung

die Drucktaste

Legitimationsdaten bearbeiten .

2.

Geben Sie die

Benutzerkennung

und das

Kennwort

ein.

3.

Wählen Sie OK .

3.



ein oder mehrere

Kommunikationsszenarios

aus.

Status

Anlegen

Interpretation

Dieser Status bedeutet, dass für die relevante Kommunikationsvereinbarung ein

Kommunikationsszenario angelegt werden muss.

Nicht angelegt

Dieser Status bedeutet, dass das Kommunikationsszenario noch nicht angelegt wurde, und das Kennzeichen ist nicht markiert.

Bereits vorhanden

Dieser Status bedeutet, dass bereits ein Kommunikationsszenario angelegt wurde, und das Kennzeichen wird nicht gesetzt.

4.

Die Registerkarten

Eingang

und

Ausgang

werden angezeigt, abhängig vom ausgewählten

Kommunikationsszenario

. Wenn eine Kommunikationsvereinbarung beispielsweise nur eine eingehende

Serviceschnittstelle enthält, dann wird die Registerkarte

Eingang

angezeigt.

5.

Führen Sie auf der Registerkarte

Eingang

bei Bedarf die folgenden Aktionen aus:



P U B L I C

•


139

Aktiviert

Dienst

Anwendungsprotokoll

Dienst-URL

Das Ankreuzfeld kann entmarkiert werden, wenn es nicht benötigt wird.

Wenn der Service obligatorisch ist, ist das Ankreuzfeld deaktiviert.

Wählen Sie ein Protokoll in der Auswahlliste aus.

Zeigt die URL des Service an.

Wählen Sie zum Überprüfen der Informationen in der eingehenden Kommunikation die Drucktaste

Dienst prüfen

.

Führen Sie auf der Registerkarte

Ausgang

bei Bedarf die folgenden Aktionen aus:

Aktiviert

Dienst

Das Ankreuzfeld kann entmarkiert werden, wenn es nicht benötigt wird.

Wenn der Service obligatorisch ist, ist das Ankreuzfeld deaktiviert.

Anwendungsprotokoll Wählen Sie ein Protokoll in der Auswahlliste aus.

Hostname Dieses Feld zeigt den Hostnamen des Systems und kann nicht bearbeitet werden.

Port

Dienst-URL

Geben Sie den Port oder den Pfad für die ausgehende Kommunikation ein.

Zeigt die URL des Service an.

6.

Um sicherzustellen, dass alle Daten korrekt sind, wählen Sie


.

7.

Wählen Sie zum Anlegen und Aktivieren Ihrer Kommunikationsvereinbarung im System die Drucktaste

Fertigstellen

.

Eine Erfolgsmeldung wird angezeigt, nachdem die Kommunikationsvereinbarung erfolgreich angelegt wurde.

Nach der Einrichtung des Kommunikationssystems können Sie die Konnektivität des Systems prüfen, indem

Sie im Bild "Kommunikationsvereinbarungen" die Option

Verbindung testen

wählen. Das Ergebnis des Tests können Sie im Bild "Verbindungsergebnisse" sehen. Im Bild werden der Meldungstyp und die

Meldungsbeschreibung aufgeführt. Sie können in der Meldungsliste eine Meldung auswählen, um die gesamte

Beschreibung der Meldung anzuzeigen.

Kommunikationsvereinbarung bearbeiten

1.



die Option

Bearbeiten

, um die schrittweise

Erfassung

Kommunikationsvereinbarung bearbeiten

zu öffnen.

Vordefinierte Kommunikationsvereinbarungen können nicht bearbeitet werden.

2.

Ändern Sie die entsprechenden Einstellungen.

3.

Um Ihre Änderungen zu sichern und zum Arbeitsvorrat zurückzukehren, wählen Sie

Sichern und reaktivieren

.

4.

Im Arbeitsvorrat können Sie


wählen, um anzuzeigen, ob die Änderungen im System aktualisiert wurden. Die Aktualisierung der Informationen kann ungefähr eine Minute dauern.

Legitimationsdaten für die Kommunikation für eine vordefinierte Kommunikationsvereinbarung bearbeiten

Diese Aufgabe ist nur für vordefinierte Kommunikationsvereinbarungen mit eingehender Kommunikation relevant.

1.



die jeweilige Kommunikationsvereinbarung aus.

140


•

P U B L I C



Vordefinierte Kommunikationsvereinbarungen sind durch das markierte Ankreuzfeld

Vordefiniert

gekennzeichnet.

2.

Wählen Sie


.

3.

Je nach der Authentifizierungsmethode, die Sie mit Ihrem Kommunikationspartner vereinbart haben, müssen

Sie die Legitimationsdaten des Kommunikationsbenutzers wie in der folgenden Tabelle beschrieben definieren. Die Benutzerkennung des Kommunikationsbenutzers wird automatisch angelegt.

Authentifizierungsm ethode Einstellungen


Wenn Sie diese Authentifizierungsmethode verwenden, müssen Sie das Zertifikat mit einem

öffentlichen Schlüssel, das Sie von Ihrem Kommunikationspartner erhalten haben, hochladen.

Wenn Ihr Kommunikationspartner Ihnen kein Zertifikat geben kann, können Sie eine PKCS#12-

Schlüsselpaardatei anlegen und herunterladen. Die PKCS#12-Datei ist kennwortverschlüsselt und enthält ein Zertifikat mit einem öffentlichen und einem privaten Schlüssel. Sie müssen die

PKCS#12-Datei Ihrem Kommunikationspartner zur Verfügung stellen.

Zum Hochladen eines Zertifikats mit einem öffentlichen Schlüssel führen Sie die folgenden

Schritte aus:

1.


2.

Wählen Sie Zertifikat hochladen , und wählen Sie dann das entsprechende Zertifikat aus.

Zum Anlegen einer PKCS#12-Schlüsselpaardatei führen Sie die folgenden Schritte aus:

1.


2.


3.

Geben Sie einen Namen für die PKCS#12-Datei ein, und sichern Sie sie.

4.

Legen Sie ein Kennwort für die PKCS#12-Datei fest, und wählen Sie OK .

●

●

Sie müssen Ihrem Kommunikationspartner die PKCS#12-Datei sowie das zugehörige Kennwort zur Verfügung stellen.

Informationen zum Importieren der PKCS#12-Schlüsselpaardatei in ein

Drittanbietertool finden Sie unter Importieren der Schlüsselpaardatei in ein Drittanbietertool.

Benutzerkennung und

Kennwort

Wenn Sie diese Authentifizierungsmethode verwenden, müssen Sie ein Kennwort festlegen.

Die Benutzerkennung ist vordefiniert.

Führen Sie die folgenden Schritte aus:

1.


2.


Beachten Sie, dass Sie Ihrem Kommunikationspartner die Benutzerkennung sowie das

Kennwort zur Verfügung stellen müssen.

4.

Wählen Sie

OK

.

Kommunikationsvereinbarung löschen

1.



die jeweilige Kommunikationsvereinbarung aus.

2.

Wählen Sie

Löschen

.

3.


Löschen




P U B L I C

•


141

Vordefinierte Kommunikationsvereinbarungen können nicht gelöscht werden.

7.10 Sicht Kommunikationsszenarios

7.10.1 Kommunikationsszenarios

In der Sicht


können Sie mitgelieferte Kommunikationsszenarios anzeigen und konfigurieren, und darüber hinaus Ihre eigenen Kommunikationsszenarios anlegen und einrichten.



unter

Ein- und

Ausgabeverwaltung

aufrufen.


●

Sie können benutzerdefinierte Kommunikationsszenarios anlegen und konfigurieren.

●

●

●

Sie können benutzerdefinierte Kommunikationsszenarios bearbeiten.

Sie können nach mitgelieferten und benutzerdefinierten Kommunikationsszenarios suchen und diese anzeigen.

Sie können mitgelieferte Kommunikationsszenarios konfigurieren.

Mitgelieferte Kommunikationsszenarios können Sie weder bearbeiten noch löschen, aber Sie können für sie

Kommunikationsvereinbarungen anlegen.


Sie können Webdienste für eine systemübergreifende Kommunikation verwenden. Webdienste sind webbasierte

Programmierschnittstellen (Application Programming Interfaces, APIs), die es Ihnen ermöglichen, auf Daten in SAP-

Cloud-Lösungen zuzugreifen und diese zu ändern.

Die folgende Tabelle enthält detaillierte Informationen zur Verwendung von Webdiensten. Um die Verwendung von

Webdiensten zu aktivieren, folgen Sie den Anweisungen der Quick Guides in der angegebenen Reihenfolge:

Sicht

Service Explorer


Pfad Beschreibung Quick Guide

Anwendungs- und

Benutzerverwaltung Einund

Ausgabeverwaltung

Ein Katalog mit Webdiensten, die in Ihrer SAP-Cloud-Lösung verfügbar sind und die Sie verwenden können.

Service Explorer – Quick Guide

[Seite 144]

Anwendungs- und


Ausgabeverwaltung

Ein Satz von mitgelieferten oder benutzerdefinierten

Webdiensten, die Sie verwenden können.

Kommunikationsszenarios –


142


•

P U B L I C




Kommunikationssysteme –



Anwendungs- und


Ausgabeverwaltung

Eine Vereinbarung zwischen zwei

Systemen zum elektronischen

Austausch von Daten.

Kommunikationsvereinbarungen

– Quick Guide [Seite 133]

Kommunikationszertifikate

Anwendungs- und


Ausgabeverwaltung

Ein System, das für eine

Anwendungsintegration Ihrer

SAP-Cloud-Lösung in ein

Fremdsystem verwendet wird.

Anwendungs- und


Ausgabeverwaltung

Ein Zertifikat, das für

Kommunikationsvereinbarungen verwendet wird.

Kommunikationszertifikate –


Aufgaben

Kommunikationsszenario anzeigen

Um ein mitgeliefertes oder benutzerdefiniertes Kommunikationsszenario anzuzeigen, verfahren Sie wie folgt:

1.



ein mitgeliefertes Kommunikationsszenario von der Liste aus. Mitgelieferten Kommunikationsszenarios ist ein weißes Karosymbol vorangestellt.

2.


Vorgänge

können Sie die zugehörigen Webdienstvorgänge und auf der Registerkarte


die zugehörige Kommunikationsvereinbarung (falls verfügbar) anzeigen.

3.

Um eine Kommunikationsvereinbarung anzulegen, wählen Sie

Neue Konfiguration

, und führen Sie die schrittweisen Erfassungen aus.

Kommunikationsszenario anlegen

Um ein benutzerdefiniertes Kommunikationsszenario anzulegen, verfahren Sie wie folgt:

1.



die Option

Neu

.

2.

Geben Sie einen Namen ein.

3.

Wählen Sie

Vorgänge hinzufügen

, um dem Kommunikationsszenario Webdienstvorgänge hinzuzufügen.

4.

Wählen Sie im Dialogfenster einen oder mehrere Webdienstvorgänge aus. Markieren Sie dazu das

Ankreuzfeld

Vorgang hinzufügen

.

5.

Wählen Sie

OK

.

6.

Wählen Sie

Sichern

.

7.

Wählen Sie

Neue Konfiguration

, um eine neue Kommunikationsvereinbarung anzulegen. Sie werden durch die erforderlichen Schritte geführt.

8.

Sobald Sie die Schritte ausgeführt haben, wählen Sie

Schließen

, um zum Eingabebild zurückzukehren.

Benutzerdefinierten Kommunikationsszenarios ist ein schwarzes Karosymbol vorangestellt.

Kommunikationsszenario bearbeiten

Um ein vorhandenes benutzerdefiniertes Szenario zu bearbeiten, verfahren Sie wie folgt:



P U B L I C

•


143

1.



ein benutzerdefiniertes Kommunikationsszenario aus.

2.

Wählen Sie

Bearbeiten

.

3.

Nehmen Sie die Änderungen vor. Sie können beispielsweise Webdienstvorgänge hinzufügen oder entfernen.

4.

Wählen Sie


.

Sie können ein Kommunikationsszenario nicht bearbeiten, wenn bereits eine oder mehrere

Kommunikationsvereinbarungen für dieses Szenario vorhanden sind. Wenn Sie das Szenario bearbeiten möchten, löschen Sie die Kommunikationsvereinbarungen für dieses Szenario.

Kommunikationsvereinbarung für ein Kommunikationsszenario konfigurieren

Um eine Kommunikationsvereinbarung für ein mitgeliefertes oder benutzerdefiniertes Kommunikationsszenario zu konfigurieren, verfahren Sie wie folgt:

1.



ein mitgeliefertes oder benutzerdefiniertes

Kommunikationsszenario aus.

2.

Wählen Sie

Neue Konfiguration

, und führen Sie die schrittweisen Erfassungen aus.

Kommunikationsszenario löschen

Um ein benutzerdefiniertes Kommunikationsszenario zu löschen, verfahren Sie wie folgt:

1.



ein benutzerdefiniertes Kommunikationsszenario aus.

2.

Wählen Sie

Löschen

.

Sie können ein Kommunikationsszenario nicht löschen, wenn bereits eine oder mehrere

Kommunikationsvereinbarungen für dieses Szenario vorhanden sind. Wenn Sie das Szenario löschen möchten, löschen Sie zuerst die Kommunikationsvereinbarungen für dieses Szenario.

7.11 Sicht Service Explorer

7.11.1 Service Explorer – Quick Guide

In der Sicht

Service Explorer

können Benutzer eine Liste aller verfügbaren eingehenden Dienste für die Lösung anzeigen. Für jeden Webdienst sind Dokumentation und technische Daten enthalten. Darüber hinaus können Sie hier die zugeordneten WSDL-Dienste herunterladen. Sobald die Benutzer wissen, welcher Dienst verfügbar ist, können sie eine neue Kommunikationsvereinbarung mit einem der verfügbaren Kommunikationsszenarios anlegen, die einen oder mehrere Dienste enthält.

Wenn Sie über ein Entwicklungstool verfügen, das WSIL liest, können Sie die WSIL öffnen und erhalten eine Liste der im Lösungsumfang enthaltenen aktiven Endpunkt-URLs der entsprechenden WSDLs.

Sie können diese Sicht im Work Center

Administrator

oder


unter

Ein- und

Ausgabeverwaltung

aufrufen.

144


•

P U B L I C




Kommunikationsszenarios

Kommunikationsszenarios sind Reihen an eingehenden und ausgehenden Kommunikationen, mit denen Sie

Kommunikationsvereinbarungen in der Lösung anlegen können. Eingehende Kommunikationen sind Webdienste, die Sie basierend auf SAP-Geschäftsprozessen oder durch SAP bereitgestellten Webdiensten angelegt haben.

Ausgehende Kommunikationen sind externe Webdienste, die Sie in Ihre Lösung integriert haben.



Geschäftsbelege und Kommunikationsmethoden eingerichtet werden. Ihre Lösung umfasst

Kommunikationsszenarios für die eingehende und ausgehende Kommunikation, mit denen Sie

Kommunikationsvereinbarungen anlegen können. Eine Kommunikationsvereinbarung basiert auf einem

Kommunikationsszenario und bietet eine alternative Methode zum Autorisieren eines Benutzers für den Zugriff auf einen Dienst. Die Sicht "Kommunikationsvereinbarungen" unterstützt den elektronischen Datenaustausch mit einem Geschäftspartner (B2B) oder mit einem Kommunikationssystem (Anwendungsintegration), das auch ein internes System sein kann.

Weitere Informationen über Kommunikationsvereinbarungen finden Sie unter

Kommunikationsvereinbarungen

[Seite 133] .

WSDL

Bei WSDL (Web Services Description Language) handelt es sich um eine XML-basierte Sprache, die zum Beschreiben der durch einen Webdienst angebotenen Funktionen verwendet wird. WSDL wird häufig zusammen mit SOAP und einem XML-Schemadokument verwendet, um Webdienste im Internet zu definieren. WSDL-Dateien können heruntergeladen und zur Integration von externen Diensten in die Lösung verwendet werden.

Weitere Informationen zu Webdiensten finden Sie unter Webdienste.

WSIL

Die Web Services Inspection Language (WSIL) ist eine Methode zur Dienstsuche, die zum Aggregieren verschiedener

Arten von Dienstbeschreibungen verwendet wird. Die WSIL liefert Ihnen eine Liste der verfügbaren aktiven Endpunkt-

URLs und der zugehörigen WSDLs des Systems.

Aufgaben

Nach verfügbaren Diensten suchen

1.

Im Listenfeld

Show

wählen Sie

All Inbound Synchronous Operations

.

2.

Wählen Sie im Listenfeld

Group By

die Sortierreihenfolge der Liste aus.

3.

Geben Sie bei Bedarf ein Schlagwort im Feld

Find

ein. Wählen Sie

Start

.

4.

Ergebnis: Die Liste der verfügbaren Dienste wird angezeigt.

Dienste über Name oder Geschäftsobjekt suchen

1.

Im Listenfeld

Show

wählen Sie


.



P U B L I C

•


145

2.

Geben Sie den Namen eines Dienstes oder Geschäftsobjekts im Feld

Find

ein, z.B.

Kunden

oder

Kundenaufträge

Sie können auch die erweiterte Suche verwenden, um den Namen des gesuchten

Dienstes, Vorgangs oder Geschäftsobjekts anzugeben.

3.

Wählen Sie

Start

.

4.

Ergebnis: Die Liste der verfügbaren Dienste mit dem Schlagwort wird angezeigt.

Technische Details und Dokumentation für einen Webdienstvorgang suchen

1.

Im Listenfeld

Show

wählen Sie


.

2.

Wählen Sie den Webdienstvorgang aus, für den Sie detaillierte Informationen benötigen.

Sie können die Zugriffsart eines Vorgangs von seinem Namen ableiten. Wenn der Name eines Webdienstvorgangs mit

Check

beginnt, handelt es sich um einen schreibgeschützten Vorgang; wenn der Name mit

Maintain

beginnt, handelt es sich um einen Änderungs-/Schreibvorgang.

3.

Im unteren Bereich

Detail

finden Sie technische Informationen zum Vorgang, z.B.

Servicenamensraum, Service-URL, Vorgangsbeschreibung, Freigabestatus und

Freigaberücknahme des Vorgangs.

4.

Um die Dokumentation für den entsprechenden Dienst und Vorgang anzuzeigen, wählen Sie im Abschnitt "Dienst" den

Link

zur Dokumentation.

In der Dokumentation erhalten Sie technische Informationen zu Definition,

Geschäftskontext, Voraussetzungen, Beispielen und Einschränkungen für den Dienst und seine Vorgänge.

WSDL (Web Services Description Language) herunterladen

1.

Im Listenfeld

Show

wählen Sie

Scoped Synchronous Operations

.

2.

Wählen Sie im Listenfeld

Group By

die Sortierreihenfolge der Liste aus.

3.

Geben Sie bei Bedarf ein Schlagwort im Feld

Find

ein. Wählen Sie

Start

.

4.

Daraufhin wird die Liste der in Ihrem Lösungsumfang verfügbaren, freigegebenen

Dienste angezeigt.

5.

Wählen Sie den gewünschten Dienst, und wählen Sie

WSDL herunterladen

.

6.

Das Dialogfenster

Save As

wird angezeigt.

7.

Sichern Sie die Datei auf Ihrem Computer.

Web Services Inspection Language (WSIL) öffnen

Um eine Liste der im Lösungsumfang enthaltenen Dienste im Standard-WSIL-Format zu erhalten, wählen Sie

WSIL ÖFFNEN

. Die WSIL-Datei wird in einem neuen Fenster mit einer

URL im Format http://<your-system>/sap/ap/srt/wsil

geöffnet. Anschließend können Sie die URL direkt in Ihrem Entwicklungstool für Webdienste verwenden, um die zu verwendenden Dienste auszuwählen und deren WSDLs zu importieren.

146


•

P U B L I C



7.12 Sicht Zertifikate

7.12.1 Kommunikationszertifikate – Quick Guide

In der Sicht


können Sie Client-Zertifikate anzeigen, die Sie für

Kommunikationsvereinbarungen angelegt haben. Sie können ablaufende Zertifikate überwachen und Zertifikate, die veraltet oder nicht mehr vertrauenswürdig sind, gegebenenfalls entfernen.

Abhängig von Ihrer Lösung heißt die Sicht


oder

Zertifikate

. Sie können diese Sicht über das Work Center


unter


aufrufen.




Geschäftsbelege und Kommunikationsmethoden eingerichtet werden. Die Lösung umfasst

Kommunikationsszenarios für die eingehende und ausgehende Kommunikation, mit denen Sie

Kommunikationsvereinbarungen anlegen können. Die Sicht


unterstützt den elektronischen Datenaustausch mit einem Geschäftspartner (B2B) oder mit einem Kommunikationssystem

(Anwendungsintegration), das auch ein internes System sein kann.

Wenn eine Kommunikationsvereinbarung für eingehende Kommunikation angelegt wird, kann ein Client-Zertifikat entweder generiert und heruntergeladen oder hochgeladen werden. In beiden Fällen wird ein Sicherheitszertifikat zugeordnet.


Kommunikationsvereinbarungen – Quick Guide [Seite 133] .

Aufgaben

Client-Zertifikat zuordnen


Kommunikationsvereinbarungen – Quick Guide

[Seite 133] .

Client-Zertifikat anzeigen

Um den Status der vorhandenen Client-Zertifikate zu überwachen, wählen Sie

Anwendungsund Benutzerverwaltung Ein- und Ausgabeverwaltung Kommunikationszertifikate/

Zertifikate

.

In dieser Sicht werden alle Client-Zertifikate, d.h. die gültigen, veralteten oder ablaufenden, und das entsprechende Ablaufdatum angezeigt.

Client-Zertifikat entfernen

Um ein Client-Zertifikat zu entfernen, markieren Sie das relevante Client-Zertifikat, wählen Sie

Zuordnung entfernen

, und sichern Sie anschließend die Änderungen.



P U B L I C

•


147

Zertifikatgültigkeit verlängern

Um die Gültigkeit eines Client-Zertifikats zu verlängern, markieren Sie das relevante Client-

Zertifikat, und wählen Sie

Zertifikatsgültigkeit verlängern

.

●

●

Wenn das Zertifikat von der SAP Passport Certification Authority (CA) erstellt wurde, wählen Sie

SAP Passport CA verwenden

.

Die Zertifikatsanforderung wird an das SAP Trust Center gesendet, und das Zertifikat wird automatisch verlängert.

Wenn das Zertifikat nicht von der SAP Passport Certification Authority (CA) erstellt wurde, führen Sie die folgenden Schritte aus: a.

Um ein Zertifikat zu verlängern, das von einer anderen Certification Authority stammt, wählen Sie


und dann

Verlängerungsanforderung anlegen

.

b.

Kopieren Sie den enthaltenen Text, fügen Sie ihn in das Dialogfenster ein, und laden Sie ihn auf die Website der entsprechenden Certification Authority hoch.

Die Certification Authority verlängert dann das Zertifikat und schickt eine Antwort an die E-Mail-Adresse, die für das ursprüngliche Zertifikat angegeben ist.

c.

Führen Sie den Upload aus, indem Sie


und anschließend

Antwort hochladen

wählen.

d.

Wählen Sie

OK

, um den Vorgang abzuschließen.

148


•

P U B L I C



8 Sicht Hintergrundjobs

8.1 Hintergrundjobs – Quick Guide

Jobs sind ein wichtiger Bestandteil der Arbeitsweise der Anwendung. Ein Job ist eine eingeplante Instanz eines

Massendatenlaufs. Benutzer legen Massendatenläufe in der Lösung an und planen diese so ein, dass sie entweder sofort, regelmäßig zu einem festgelegten Zeitpunkt oder nach einem bestimmten anderen Job ausgeführt werden.

Wenn der Benutzer den Lauf einplant, stellt die Lösung diesen als Job dar. Für einen Massendatenlauf können mehrere Jobs eingeplant werden.

Mit der Sicht

Hintergrundjobs

der Work Center

Administrator

und


können Sie die Jobs in der Lösung anzeigen. Sie können die Liste so anpassen, dass alle eingeplanten Jobs, alle fehlgeschlagenen

Jobs, alle gegenwärtig ausgeführten Jobs und alle in der letzten Woche ausgeführten Jobs angezeigt werden. Der

Status der einzelnen Jobs wird in der Spalte

Status

angezeigt. Dort können Sie sehen, ob ein Job fehlgeschlagen ist, abgeschlossen wurde oder ob dessen Freigabe abgebrochen wurde.


Massendatenläufe

Ein Massendatenlauf ist die automatische Bearbeitung einer großen Anzahl von Aufgaben oder Geschäftsvorfällen.

Mit Massendatenläufen können große Mengen von Geschäftsdaten nacheinander bearbeitet werden.

Massendatenläufe werden in Rechnungsläufen, Zahlungsautorisierungsläufen und Saldenbestätigungsläufen verwendet. Von Benutzern eingeplante Massendatenläufe werden vom System als Hintergrundjobs angezeigt. Bei der Festlegung des Lösungsumfangs können Sie Standardvarianten von Massendatenläufen angeben.

Massendatenläufe werden in Work Centern angelegt und verwaltet. Mit dem

Job-Einplaner

können Benutzer einen

Lauf einplanen und festlegen, ob der Lauf einmal oder regelmäßig zu bestimmten Zeiten ausgeführt werden soll.

In der Sicht

Hintergrundjobs

können Sie Massendatenläufe, die von Benutzern in anderen Work Centern angelegt wurden, überwachen und umplanen.

Weitere Informationen finden Sie in der Dokumentation für Massendatenläufe.

Anwendungsprotokoll

Anwendungsprotokolle werden als Folge von Geschäftsprozessen angelegt, für die eine Protokollierung der einzelnen Ausführungsschritte (z.B. die Ausführung von Massendatenläufen) erforderlich ist. Das

Anwendungsprotokoll zeigt detaillierte Informationen zu den einzelnen Schritten des Geschäftsprozesses sowie zum Ergebnis ihrer Ausführung an und dient der Überprüfung des Ablaufs zu einem späteren Zeitpunkt.

Weitere Informationen finden Sie unter Anwendungsprotokoll.


Sicht Hintergrundjobs

P U B L I C

•


149

Aufgaben

Jobprotokoll anzeigen

Sie können das Jobprotokoll für jeden Job anzeigen, der in der Lösung eingeplant und ausgeführt wurde. Im

Jobprotokoll können Sie beispielsweise sehen, warum ein Job fehlgeschlagen ist und was vor der Umplanung eines

Jobs korrigiert werden muss.

1.

Wählen Sie die Sicht

Hintergrundjobs

.

2.

Wählen Sie im Feld

Anzeigen

die Option

Alle fehlerhaften Jobs

oder

Alle in der letzten Woche ausgeführten

Jobs

, um die Läufe anzuzeigen, für die Sie das Jobprotokoll anzeigen können.

3.

Markieren Sie den Job, für den Sie das Jobprotokoll anzeigen möchten, und wählen Sie

Jobprotokoll anzeigen

, um das Bild

Jobprotokoll

zu öffnen.

4.

Prüfen Sie das Jobprotokoll.

5.

Wählen Sie

Schließen

, um das Jobprotokoll zu schließen und zur Übersicht der Hintergrundjobs zurückzukehren.

Anwendungsprotokoll anzeigen

Sie können das Anwendungsprotokoll für jeden Job anzeigen, der in der Lösung eingeplant und ausgeführt wurde.

Im Anwendungsprotokoll können Sie beispielsweise eine Zusammenfassung und die Verwaltungsdaten sehen.

1.


Hintergrundjobs

.

2.

Wählen Sie im Feld

Anzeigen

die Option

Alle fehlerhaften Jobs

oder

Alle in der letzten Woche ausgeführten

Jobs

, um die Läufe anzuzeigen, für die Sie das Anwendungsprotokoll anzeigen können.

3.

Markieren Sie den Job, für den Sie das Anwendungsprotokoll anzeigen möchten, und wählen Sie

Anwendungsprotokoll anzeigen

, um das Bild


zu öffnen.

4.

Prüfen Sie das Anwendungsprotokoll.

5.

Wählen Sie

Schließen

, um das Anwendungsprotokoll zu schließen und zur Übersicht der Hintergrundjobs zurückzukehren.

Job umplanen

Sie können Sie einen Job umplanen, der von einem anderen Benutzer angelegt und eingeplant wurde.

1.


Hintergrundjobs

.

2.

Wählen Sie im Feld

Anzeigen

die Option

Alle eingeplanten Jobs

, und wählen Sie

Start

.

3.

Markieren Sie zum Umplanen eines Jobs den entsprechenden Job, und wählen Sie

Umplanen

. Das Bild

Job umplanen

wird geöffnet.

4.

Wählen Sie unter

Einplanen

eine der folgenden Optionen für die Joblaufzeit:

●

Wählen Sie

Sofort ausführen

.

●

●

Geben Sie das Datum und die Uhrzeit für die Ausführung des Jobs ein.


Wiederholung

, wie oft der Job ausgeführt wird.

Wählen Sie den Job, nach dem der Job ausgeführt werden soll.

5.

Wählen Sie

Sichern und schließen

, um den neuen Jobplan zu sichern und zur Übersicht

Hintergrundjobs

zurückzukehren.

Der umgeplante Job wird in der Lösung gesichert. Der Job wird wie eingeplant ausgeführt.

Job abbrechen

Sie können beliebige Jobs, die eingeplant wurden oder gerade ausgeführt werden, abbrechen.

150


•

P U B L I C



1.


Hintergrundjobs

.

2.

Wählen Sie im Feld

Anzeigen

die Option

Alle gegenwärtig ausgeführten Jobs

oder

Alle eingeplanten Jobs

, und wählen Sie

Start

.

3.

Markieren Sie zum Abbrechen eines Jobs den entsprechenden Job, und wählen Sie

Job abbrechen

.

Der Job wird abgebrochen und der Status des Jobs in der Liste

Hintergrundjobs

auf

Veraltet

gesetzt.

8.2 Betriebswirtschaftlicher Hintergrund

8.2.1 Massendatenläufe

Übersicht

Ein Massendatenlauf bezeichnet die automatische Massenverarbeitung von Aufgaben oder Geschäftsvorfällen.

Massendatenläufe ermöglichen die Massenverarbeitung von Geschäftsdaten und werden in Geschäftsprozessen verwendet, z.B. Rechnungsläufen, Zahlungsautorisierungsläufen oder Saldenbestätigungsläufen. Im System wird jeder Massendatenlauf, den ein Benutzer geplant hat, als Hintergrundjob dargestellt. Während der Festlegung des

Lösungsumfangs können Standardvarianten von Massendatenläufen angegeben werden.

Massendatenläufe werden in den Work Centern angelegt und verwaltet. Mit dem

Job-Einplaner

können Benutzer den Job so einplanen, dass er einmalig oder regelmäßig zu den angegebenen Zeiten ausgeführt wird.

In der Sicht

Hintergrundjobs

des Work Centers


können Sie Massendatenläufe

überwachen und einplanen, die von Benutzern in anderen Work Centern angelegt wurden.

Die Hintergrundverarbeitung von kleineren Geschäftsdatenvolumina wird durch automatische Aufgaben der

Aufgabenverwaltung verwaltet.

Funktionen von Massendatenläufen

●

●

●

●

Endbenutzer können Massendatenläufe anlegen, aktualisieren und einplanen. Die Einplanung kann einmalig, regelmäßig mit einem Wiederholungsmuster (einschließlich Fabrikalenderunterstützung) oder ereignisbasiert als Folgeaktion nach einem anderen Massendatenlauf erfolgen. Sie können auch einen Lauf initiieren, der sofort im Work Center gestartet werden soll.

Mit Massendatenläufen können Sie wiederkehrende Aufgaben oder Aktivitäten automatisieren, zum Beispiel

Batch-Jobs, die nachts bei geringer Systemaktivität ausgeführt werden. Mithilfe von Massendatenläufen können Sie asynchrone, langfristige und ressourcenintensive Jobs definieren, z B. Jobs für Massendruck und

über Nacht.

Sie können festlegen, in welchem Verhältnis die Massendatenläufe automatisiert oder kontrolliert gesteuert werden. Sie können z.B. die Freigabe von Auslagerungsanforderungen für bestimmte Kunden automatisieren, während die Daten bei anderen Kunden vor der Freigabe manuell geprüft werden müssen.

Das System plant parallele Arbeitspakete automatisch ein, um die Bearbeitungsdauer für einen

Massendatenlauf zu beschleunigen.



P U B L I C

•


151

Prozessfluss von Massendatenläufen

Endbenutzer können Massendatenläufe in den einzelnen Work Centern anlegen. Die folgenden Schritte beschreiben die typischen Prozesse, wie Sie einen Massendatenlauf anlegen und als Job einplanen können. Während dieses

Prozesses können Sie das Work Center und den

Job-Einplaner

aufrufen.

1.

Wenn ein Benutzer einen neuen Massendatenlauf im entsprechenden Work Center anlegen oder einplanen möchte, muss er einen eindeutigen Namen in das Feld

Nummer des Massendatenlaufs

eingeben und

Parameter für den Lauf definieren. Der Benutzer kann zum Beispiel im Work Center

Warenausgang

die Option

Automatisierte Freigabe

wählen, um einen neuen Massendatenlauf anzulegen.

2.

Im allgemeinen

Job-Einplaner

kann der Benutzer den Massendatenlauf sofort starten, die Ausführung zu einer bestimmten Uhrzeit einplanen oder ein bestimmtes Ereignis angeben, durch das der Massendatenlauf ausgelöst wird:

●

Zeitbasiert: Sie können den Massendatenlauf zur sofortigen Ausführung im Hintergrund einplanen, zu einem bestimmten Termin ausführen oder als wiederkehrendes Ereignis einplanen.

Beachten Sie, dass sich die Verarbeitung von Massendatenläufen im Hintergrund negativ auf die

Performance Ihres Systems auswirkt. SAP empfiehlt, Massendatenläufe höchstens alle vier

Stunden einzuplanen. Dieser Abstand sollte nur in dringenden Fällen verringert werden.

Es wird empfohlen, Massendatenläufe nicht häufiger als ein Mal pro Stunde auszuführen.

●

Ereignisbasiert: Die Ausführung des Massendatenlaufs wird durch den Abschluss eines anderen Jobs ausgelöst.

3.

In der Sicht

Hintergrundjobs

des Work Centers


können Sie den zum

Massendatenlauf gehörigen Hintergrundjob jederzeit überwachen, neu einplanen oder abbrechen. Sie können in der Sicht

Hintergrundjobs

alle Jobs im System anzeigen.

4.

Der Benutzer kann für einen beliebigen Massendatenlauf in das


wechseln, um die Zeit und den Status für jeden Lauf anzuzeigen, und alle Fehler, Warnungen und Meldungen überprüfen. Wenn während der Ausführung eines Massendatenlaufs ein Fehler auftritt, kann sich dies auf das Unternehmen auswirken. In den Anwendungsprotokollmeldungen findet der Benutzer die genaue Ursache für den Fehler.

Massendatenläufe

Die folgende Tabelle enthält eine Auswahl der verschiedenen Massendatenläufe, die im System definiert werden können, und die zugehörigen Work Center.

Work Center

Anwendungs- und

Benutzerverwaltung

Anwendungs- und

Benutzerverwaltung


Kosten und Erlöse

Kosten und Erlöse

Work-Center-Sicht

Geschäftsdatenkonsistenz

Untersicht Massendatenlauf

Datenflussüberprüfungsläufe Datenflussüberprüfungslauf

Ein- und Ausgabeverwaltung Laden von Dateien

Tagesfinanzstatus und

Vorschau

Periodische Aufgaben


Liquiditätsvorschauläufe

Gemeinkostenumlage

Einzelkostenprojekte –

Gemeinkostenzuschläge

Lauf zum Laden von Dateien

Liquiditätsvorschaulauf

Umlagelauf

Zuschlagslauf für

Einzelkostenprojekte

152


•

P U B L I C



Work Center

Kosten und Erlöse

Kosten und Erlöse

Kosten und Erlöse

Kundenrechnungen

Kundenrechnungen

Bedarfsvorplanung

Bedarfsvorplanung

Bedarfsvorplanung

Bedarfsvorplanung

E-Commerce

E-Commerce

Anlage

Hauptbuch

Hauptbuch

Hauptbuch

Interne Logistik

Bestandsbewertung

Bestandsbewertung

Bestandsbewertung

Bestandsbewertung

Auslieferungssteuerung

Auslieferungssteuerung

Verbindlichkeiten

Verbindlichkeiten

Verbindlichkeiten

Verbindlichkeiten

Zahlungsverwaltung

Work-Center-Sicht




Rechnungsläufe

Kreditkartenautorisierungsla uf

Massenverarbeitung

Massenverarbeitung

Massenverarbeitung

Massenverarbeitung

Kundenexportläufe

Löschläufe für

Internetaufträge





Untersicht

Gemeinkostenprojekte –


Serviceaufträge –


Erlösabgrenzung

Prognoselauf

Vorbereitungslauf

Freigabelauf

Verschiebungslauf

Massenverarbeitung




Massenverarbeitung

Massenverarbeitung



Massendatenlauf

Zuschlagslauf für

Gemeinkostenprojekte

Zuschlagslauf für

Serviceaufträge

Erlösabgrenzungslauf

Rechnungslauf

Kreditkartenautorisierungsla uf

Prognoselauf

Vorbereitungslauf

Freigabelauf

Verschiebungslauf

Kundenexportläufe

Löschläufe für

Internetaufträge

Abschreibung

Saldovortrag

Abschreibungslauf

Saldovortragslauf

Dauerbuchungen vornehmen Dauerbuchungslauf

Gesetzlich vorgeschriebene

Finanzberichte

Einzelpostenberichtslauf

Bestandskorrekturlauf

WE/RE-Verrechnung

Gemeinkostenzuschläge auf

Produktionslose

WIP-Abrechnung

Bestandskorrekturlauf

WE/RE-Verrechnungslauf

Zuschlagslauf für

Produktionslose

Saldenbestätigungsläufe

Fremdwährungsbewertung

WIP-Abrechnungslauf

Bestandspreisänderungslauf

Verfügbarkeitsprüfungslauf

Freigabelauf für fällige

Lieferungen

Saldenbestätigungslauf

Fremdwährungsbewertungsl auf




Zahlungsläufe

Umgliederung der

Verbindlichkeiten f

Kreditkartenabrechnungslau

Zahlungslauf

Lauf zur Umgliederung von

Verbindlichkeiten f

Kreditkartenabrechnungslau



P U B L I C

•


153

Work Center

Zahlungsverwaltung

Zahlungsverwaltung

Produktionssteuerung



Projektmanagement

Projektmanagement

Forderungen

Forderungen

Forderungen

Forderungen

Forderungen



Beschaffungssteuerung

Beschaffungssteuerung

Beschaffungsplanung

Beschaffungsplanung





Work-Center-Sicht



Massenverarbeitung

Massenverarbeitung

Massenverarbeitung

Änderungsmanagement

Projekte






Gutschriftsverfahren

Sicht "Wiederkehrende

Rechnungen"

Automatisierte Freigabe

Automatisierte Freigabe

Automatisierte Planung

Automatisierte Planung





Untersicht


Zahlungsträger

Massendatenlauf

Fremdwährungsbewertung für Zahlungsmittel

Zahlungsträgerläufe

Automatisierter Lauf zum

Abschluss von

Produktionslosen

Automatisierter Lauf zur

Erstellung von

Produktionsaufträgen

Momentaufnahmenlaufdefini tionen

Automatisierter Lauf zur

Freigabe von

Produktionsaufträgen

Momentaufnahmenlaufdefini tionen

Projektbestellanforderungslä ufe

Projektbestellanforderungslä ufe

Saldenbestätigungsläufe

Mahnläufe


Saldenbestätigungslauf

Mahnlauf

Fremdwährungsbewertungsl auf für Forderungen

Zahlungsläufe

Umgliederung von

Forderungen

Zahlungslauf

Lauf zur Umgliederung von

Forderungen

Gutschriftsverfahren

Wiederkehrende Rechnungen Lauf für wiederkehrende

Rechnung

Produktionsvorschlagslauf Freigabelauf für

Produktionsvorschläge

Bestellvorschlagslauf Freigabelauf für

Bestellvorschlag

Verfügbarkeitsprüfungslauf Verfügbarkeitsprüfungslauf

Planungslauf Neuer Planungslauf

Läufe für

Zusammenfassende Meldung

Lauf für Zusammenfassende

Meldung

Umsatz- und

Verbrauchsteuermeldungslä ufe

Umsatzsteuererklärungsläuf e

Quellensteuermeldungen

Umsatz- und

Verbrauchsteuermeldungsla uf

Umsatzsteuererklärungslauf

Quellensteuermeldungslauf

154


•

P U B L I C



Work Center


Zeitverwaltung

Work-Center-Sicht

Allgemeine Aufgaben

Tagesabschlüsse

Untersicht

Neuer Steuermeldungslauf

Tagesabschlusslauf

Massendatenlauf

Steuermeldungslauf

Abschlusslauf Mitarbeiter-

Zeitbewertung



P U B L I C

•


155

9 Sicht Nachrichtenerfassung

9.1 Nachrichtenerfassung – Quick Guide

Im Work Center


können Sie als Anwendungsexperte die zahlreichen RSS-

Feeds (Rich Site Summary) aus externen Quellen anzeigen, die von Ihrem Unternehmen hinzugefügt wurden. Zudem können Sie zusätzliche Informationen zu diesen Feeds bereitstellen und die Feeds hinzufügen oder löschen. Sie können auch einen neuen Unternehmens-Feed mit Nachrichten aus Ihrem jeweiligen Unternehmen hinzufügen, einschließlich Links (URLs) zu internen oder externen Quellen. Diese Nachrichten werden dann im Work-Center-

Übersichtsbild der Benutzer unter

Neueste Nachrichten

und in der Sicht

Nachrichten

auf der

Startseite

angezeigt, wenn die Benutzer SAP Business ByDesign starten.

Aufgaben

RSS-Feed anzeigen

1.



die Sicht

Nachrichtenerfassung

.

In der Standardsicht werden alle bisher hinzugefügten Nachrichten angezeigt, einschließlich der Nachrichten von SAP und der von Ihrem Unternehmen hinzugefügten Nachrichten.

2.

Zum Filtern der Nachrichtenelemente wählen Sie eine der Optionen neben

Anzeigen

.

Sie können von SAP hinzugefügte Nachrichten oder Nachrichten Ihres Unternehmens anzeigen.

3.

Zum Öffnen eines vorhandenen Nachrichten-Feeds klicken Sie auf den Titel.

Daraufhin wird die

Feed-Übersicht

geöffnet. Dort werden für den jeweiligen Feed alle derzeit verfügbaren Elemente angezeigt.

4.

Zum Öffnen eines bestimmten Elements im RSS-Feed klicken Sie auf den Titel.

Das Nachrichtenelement wird in einem neuen Bild geöffnet.

Sie können einen Feed mit von Ihnen verfassten internen Unternehmensnachrichten hinzufügen (einschließlich Links zu externen Quellen), indem Sie im Bild

Neuer

Unternehmens-Feed

die Option

Feed

wählen. Wenn Sie einen RSS-Feed von einer externen oder internen Quelle hinzufügen möchten, wählen Sie

Web-Feed

.

Feed mit Unternehmensnachrichten hinzufügen

1.



die Sicht


.

2.

Wählen Sie

Neu

.

Die Schnellerfassung

Neuer Unternehmens-Feed

wird geöffnet.

3.

Wählen Sie den Auswahlknopf

Feed

(normalerweise ist dieser standardmäßig ausgewählt).

156


•

P U B L I C


Sicht Nachrichtenerfassung

4.

Geben Sie im Feld

Titel

den Titel des Feeds ein. Bei Bedarf können Sie im Feld

Zusammenfassung

auch allgemeine Informationen zum Feed hinzufügen.

5.

Ordnen Sie unter

Work-Center-Zuordnungen

die Work Center zu, in denen die

Nachrichten angezeigt werden sollen. Markieren Sie das gewünschte Work Center, und wählen Sie dann den Pfeil nach rechts, um das Work Center der Liste

Zugeordnete Work

Center

hinzuzufügen.

6.

Wenn Sie Ihrem Feed spezielle Nachrichtenelemente hinzufügen möchten, öffnen Sie

Elemente

und wählen

Element hinzufügen

. Sie können den Titel des

Nachrichtenelements in der Zeile unter dem Kopf

Titel

eingeben.

Wenn Sie ein Element aus der Liste entfernen möchten, wählen Sie

Entfernen

.

Ein Element ist beim Anlegen von Nachrichten immer erforderlich. Andernfalls werden die Nachrichten auf der Startseite nicht angezeigt.

7.

Unter

Details

können Sie den Inhalt Ihres Nachrichtenelements im Feld

Inhalt

eingeben.

Wenn Sie eine URL zu externen oder internen Webquellen bereitstellen möchten, fügen

Sie diese im Feld

URL

hinzu.

8.

Wenn Sie die Bearbeitung des Nachrichtenelements abgeschlossen haben und ein weiteres Nachrichtenelement hinzufügen möchten, wählen Sie

Sichern

. Wenn Sie das

Hinzufügen von Nachrichtenelementen abgeschlossen haben, wählen Sie


.

Feed mit Unternehmensnachrichten bearbeiten

1.

Wenn Sie einen Unternehmensnachrichten-Feed bearbeiten möchten, wählen Sie in der Tabelle


den Titel des Feeds.

Der Feed wird in einem neuen Fenster geöffnet.

2.

Bearbeiten Sie die Details des Feeds je nach Bedarf, indem Sie beispielsweise neue

Work Center zuordnen oder die Zusammenfassungsinformationen ändern.

Sie können einzelne Nachrichtenelemente entfernen oder sie unter

Elemente bearbeiten.

3.

Nachdem Sie die Bearbeitung abgeschlossen haben, wählen Sie


.

Feedelement zu Unternehmensnachrichten hinzufügen

1.

Wenn Sie Unternehmensnachrichten ein neues Feedelement hinzufügen möchten, wählen Sie den Feed, zu dem das Element gehört, in der Tabelle unter


aus.

Der Feed wird in einem neuen Fenster geöffnet.

2.

Öffnen Sie

Elemente

, und wählen Sie

Element hinzufügen

. Sie können den Titel des

Nachrichtenelements in der Zeile unter dem Kopf

Titel

eingeben.

Ein Element ist beim Anlegen von Nachrichten immer erforderlich. Andernfalls werden die Nachrichten auf der Startseite nicht angezeigt.

3.

Unter

Details

können Sie den Inhalt Ihres Nachrichtenelements im Feld

Inhalt

eingeben.

Wenn Sie eine URL zu externen oder internen Webquellen bereitstellen möchten, fügen

Sie diese im Feld

URL

hinzu.

4.

Nachdem Sie die Bearbeitung abgeschlossen haben, wählen Sie

Sichern und schließen

.



P U B L I C

•


157

5.

Wenn Sie den neuen Eintrag im nächsten Bild anzeigen möchten, wählen Sie

Start

, oder aktualisieren Sie das Bild.

Web-Feed hinzufügen

1.



die Sicht


.

2.

Wählen Sie

Neu

.

Die Schnellerfassung

Neuer Unternehmens-Feed

wird geöffnet.

3.

Wählen Sie den Auswahlknopf neben

Web-Feed

, und geben Sie die URL des hinzuzufügenden Web-Feeds in das Feld

URL

ein.

4.

Wählen Sie

URL prüfen

, um sicherzustellen, dass die URL richtig ist.

5.

Ordnen Sie unter

Work-Center-Zuordnungen

Work Center zu, in denen die Nachrichten angezeigt werden sollen. Markieren Sie das gewünschte Work Center, und wählen Sie dann den Pfeil nach rechts, um das Work Center der Liste

Zugeordnete Work Center

hinzuzufügen.

6.

Unter

Elemente

können Sie die in dem RSS-Feed enthaltenen Elemente anzeigen. Das

Ändern oder Bearbeiten dieser neuen Nachrichtenelemente ist nicht möglich.

7.

Wenn Sie den Vorgang abgeschlossen haben, wählen Sie


.

158


•

P U B L I C



10 Sicht Compliance

10.1 Sicht IT-Compliance

10.1.1 IT-Compliance – Quick Guide

Die Sicht "IT-Compliance" ermöglicht Ihnen das Steuern und Dokumentieren IT-bezogener Änderungen in Ihrem

System. Die automatische Dokumentation dieser Änderungen bietet einen Datensatz zur Compliance von relevanten

Aufgaben für Audits.

Die für Ihr System benötigten Arten von Kontrollaktivitäten werden beim Fine-Tuning aktiviert. Diese

Auswahlmöglichkeiten können mithilfe der Fine-Tuning-Aufgabe "Allgemeine Steuerungen für IT-

Kontrollaktivitäten" im Work Center "Betriebswirtschaftliche Konfiguration" geändert werden.


Der Prozess zum Vornehmen einer IT-bezogenen Änderung in Ihrem System, z. B. ein Software-Update, wird als IT-

Kontrollprozess bezeichnet. Jeder IT-Kontrollprozess umfasst eine oder mehrere IT-Kontrollaktivitäten, die unter

Umständen Benutzeraktionen erfordern.


IT-Kontrollprozesse [Seite 160] .

Aufgaben

IT-Kontrollprozesse prüfen

1.

Wählen Sie den zu prüfenden Prozess aus.

2.

Wählen Sie

Bearbeiten

.

3.

Wählen Sie im Abschnitt

IT-Kontrollaktivitäten

die Aktivität aus, die Sie prüfen möchten.

4.

Prüfen Sie den Status der Benachrichtigungsmeldungen der ausgewählten Aktivität.

Prüfen Sie außerdem, ob eine manuelle Aktion erforderlich ist.

Aktivitäten, die eine manuelle Aktion erfordern, gehören zur Aktivitätskategorie

Benutzeraktion

.


Sicht Compliance

P U B L I C

•


159


10.1.2.1 IT-Kontrollprozesse

Übersicht

Der Prozess des Vornehmens einer IT-bezogenen Änderung in Ihrem System, z. B. ein Software-Update, wird als IT-

Kontrollprozess bezeichnet. Jeder IT-Kontrollprozess umfasst eine oder mehrere IT-Kontrollaktivitäten, die unter

Umständen Benutzeraktionen erfordern.

IT-Kontrollprozesse im Detail

IT-Kontrollprozesse ermöglichen es Ihnen, IT-bezogene Änderungen in Ihrem System zu steuern und zu dokumentieren.

Es gibt fünf Arten von IT-Kontrollprozessen:

●

●

●

Dienstleisterzugriff

Dieser Prozess dokumentiert den Zugriff des Dienstleisters auf Ihr System. Der Zugriff ist für Aktivitäten wie die Vorfallanalyse erforderlich.

Datenmigration

Dieser Prozess steuert und dokumentiert Softwareänderungsaktivitäten, die in Ihrem System im Rahmen eines Datenmigrationsprojekts durchgeführt wurden.

Aktivierungsmanagement - Hotfix

Dieser Prozess steuert und dokumentiert Softwareänderungsaktivitäten, die sich auf Hotfixes beziehen.

●

●

Änderungsmanagement - Update

Dieser Prozess steuert und dokumentiert alle Softwareänderungen, die in Ihrem System implementiert sind.

Serviceerbringung auf Anforderung

Dieser Prozess steuert und dokumentiert Services, die auf Anforderung erbracht wurden.

Bei jedem dieser Prozesse wird bzw. werden eine oder mehrere IT-Kontrollaktivitäten generiert, die einen

Dokumentationsdatensatz des Prozesses in Ihrem System darstellen. Die Aktivitäten eines IT-Kontrollprozesses sind in Kategorien unterteilt, anhand derer Sie erkennen können, ob eine manuelle Aktion erforderlich ist.

Folgende Kategorien stehen zur Verfügung:

●

Benutzeraktion

Aktivitäten dieser Art erfordern eine manuelle Aktion durch den Benutzer. Die Aktivität beschreibt die

Aufgaben, die der Benutzer durchführen muss. Der Benutzer dokumentiert die Ergebnisse der Aktion in der

Aktivität.

●

Benachrichtigung

Aktivitäten dieser Art umfassen Aktionen, die vom System durchgeführt werden. Die Aktivität an sich dokumentiert nur die Ergebnisse.

Jede Aktivität eines IT-Kontrollprozesses hat einen Status, an dem der aktuelle Verarbeitungsstand der Aktivität zu erkennen ist. Darüber hinaus enthalten Benachrichtigungsmeldungen Details über die Prozessschritte einer

Aktivität.

160


•

P U B L I C



Status einer Aktivität in einem IT-Kontrollprozess

Status

Nicht gestartet

Beschreibung

Die Aktivität wurde nicht gestartet.

Aktion erforderlich

In Bearbeitung

Die Aktivität erfordert eine Benutzeraktion.

Die Aktivität ist in Bearbeitung.

Bestätigt Die Aktivität wurde nach erfolgreicher Ausführung bestätigt.

Geschlossen ohne Bestätigung Die Aktivität wurde aufgrund von Problemen während der Ausführung ohne Bestätigung geschlossen.

Automatisch geschlossen

Storniert

Die Aktivität wurde automatisch nach dem Ablauf der maximalen Verarbeitungszeit geschlossen.

Die Prozessaktivität wurde storniert.

Im System können Sie die IT-Kontrollprozesse im Work Center


in der Sicht

Compliance

, Untersicht

IT-Compliance

verwalten.

Es gibt ein neues kundenspezifisches Formular, mit dem ein IT-Kontrollprozess vom Typ

"Serviceerbringung auf Anforderung" gestartet wird. Mögliche Aktivitäten für diesen Prozess sind:

1.

Aktivierung und Validierung des Formulars

2.

Aktivierung des Formulars zum Testen des Systems

3.

Testen und Annahme des Formulars im Testsystem

4.

Aktivierung des Formulars im Produktivsystem

5.

Testen und Annahme des Formulars im Produktivsystem


IT-Compliance – Quick Guide [Seite 159]

10.2 Sicht SAP Live Link

10.2.1 SAP Live Link – Quick Guide

Um die Service- und Supportprozesse zu verbessern, erfasst SAP regelmäßig Daten über Ihr System und überträgt diese Daten mithilfe der Infrastruktur von SAP Live Link an SAP. In dieser Sicht erhalten Sie schreibgeschützten

Zugriff auf Informationen, die von SAP Live Link erfasst wurden.

Sie können die Sicht

SAP Live Link

im Work Center


aufrufen.


Automatisierte Datenkollektoren erfassen regelmäßig Informationen über das System und gruppieren diese in

Datenpakete. Diese Pakete werden anschließend an SAP weitergeleitet. Gelegentlich können verschiedene



P U B L I C

•


161

Kategorien von Datenpaketen für einen bestimmten Servicelauf kombiniert werden. Die Sicht

SAP Live Link

zeigt die zuletzt übertragenen Datenpakete und Serviceläufe sowie das Datum und die Uhrzeit der letzten Übertragung an.

Eine Kopie von jedem übertragenen Datenpaket wird für sechs Monate lokal gespeichert und nach Ablauf dieser Zeit automatisch gelöscht.

Datenpaketkategorien

Die Datenpakete werden in folgende Kategorien gruppiert:

●

Lebenszeichen

Daten, die angeben, dass die Anwendung mit dem System des Anbieters verbunden ist und Informationen mit SAP austauschen kann

●

●

Performance-Daten

Daten zu Performance-Statistiken für die Anwendung

Live-Update

Daten zum Status der Anwendung in Bezug auf Softwareaktualisierungen

●

●

Health Check

Daten zu automatisierten Health-Checks, die das System permanent überwachen, um potenzielle Probleme zu erkennen

Lerndaten

Daten zu den Wissensinhalten der Anwendung

●

●

●

●

Betriebswirtschaftliche Konfiguration

Daten zur Einrichtung Ihres Systems. SAP kann Sie besser unterstützen, wenn solche Informationen verfügbar sind.

Nutzungsdaten

Daten, die angeben, wie oft verschiedene Systembereiche aufgerufen oder verwendet werden

Benutzerverwaltung

Daten über die Anzahl der Benutzer und deren Zugriffsrechte im System. Es werden keine Informationen über einzelne Benutzer, sondern nur aggregierte Daten an SAP gesendet. Kontaktdaten von Administratoren, z.B.

Name und E-Mail-Adresse, werden an SAP gesendet, um das Vorfallsmanagement zu erleichtern. Diese Daten stehen nicht in direkter Beziehung mit allgemeinen Systemnutzungsdaten.

Integrierter Support

Daten zu integrierten Supportfunktionen und -services, z.B. Daten zu Vorfallsstatistiken und

Wissensressourcen

Aufgaben

Übertragene Daten anzeigen

●

●

●

Um Informationen zu einem Datenpaket anzuzeigen, wählen Sie es in der Liste aus.

Unter der Liste wird dann eine Beschreibung des Datenpakets angezeigt.

Um den Inhalt des zuletzt übertragenen Datenpakets anzuzeigen, wählen Sie das

Datenpaket in der Liste aus, und wählen Sie

XML-Inhalt anzeigen

.

Der Inhalt des Datenpakets wird in einem separaten Fenster im XML-Format angezeigt.

Um den Inhalt einer früheren Übertragung anzuzeigen, wählen Sie ein Datenpaket in der Liste aus, und wählen Sie dann

Datenübertragungshistorie

.

162


•

P U B L I C



Das Bild

Datenpakethistorie

mit einer Liste der früheren Übertragungen wird angezeigt.

Sie können diese Liste nach Datum und Uhrzeit der Übertragung sowie nach dem

Service filtern, mit dem die Daten übertragen wurden.



P U B L I C

•


163

11 Sicht Geschäftsflexibilität

11.1 Sicht Mashup-Webdienste

11.1.1 Mashup-Webdienste – Quick Guide

In der Sicht

Mashup-Webdienste

können Administratoren Fremdanbieter-Webdienste integrieren, um sie in Datenund HTML-Mashups zu verwenden.

SAP liefert vorkonfigurierte Webdienste, die in von SAP bereitgestellten Mashups verwendet werden. Sie können die Konfigurationseinstellungen der vorkonfigurierten Webdienste anzeigen, indem Sie einen Dienstnamen in der

Liste auswählen. Die folgenden Webdienstarten werden unterstützt:

●

●

●

REST

SOAP

RSS- und Atom-Feeds

Rufen Sie in Abhängigkeit von Ihrer Lösung das Work Center


bzw.

Administrator

auf. Wählen Sie anschließend

Geschäftsflexibilität Mashup-Webdienste

.


Mashups und Webdienste

Mithilfe von Mashups werden Daten aus Ihrer SAP-Cloud-Lösung in die Daten integriert, die von einem Online-

Webdienst oder von einer Onlineanwendung bereitgestellt wurden. Die Benutzer können auf die von diesen

Webdiensten und Anwendungen bereitgestellten Inhalte zugreifen und sie bei ihrer täglichen Arbeit verwenden.

Mashups können Websuchvorgänge, unternehmens- oder branchenspezifische Geschäftsinformationen oder

Suchvorgänge für Onlinekarten umfassen.

Weitere Informationen finden Sie in der Hilfe zu Ihrer Lösung unter

Mashups und Webdienste

.

Aufgaben

Mashup-Webdienst anlegen

Weitere Informationen finden Sie unter Mashup-Webdienst anlegen [Seite 168] .

Webdienst aktivieren

1.


Mashup-Webdienste

einen Webdienst aus.

2.

Wählen Sie

Aktivieren

.

Der Webdienst wird für die Verwendung in Mashups zur Verfügung gestellt. Weitere

Informationen zum Anlegen von Mashups finden Sie unter

Mashup-Bearbeitung

[Seite 171] .

164


•

P U B L I C


Sicht Geschäftsflexibilität

Webdienst deaktivieren

1.


Mashup-Webdienste


2.

Wählen Sie

Deaktivieren

.

Der Webdienst ist nicht mehr für die Verwendung in Mashups verfügbar.

Webdienst löschen

Sie können Webdienste löschen, die von anderen Benutzern angelegt wurden.

1.


Mashup-Webdienste


Von anderen Benutzern in Ihrem Unternehmen angelegte Webdienste können anhand der Dienstnummer identifiziert werden. Diese beginnt mit

CW*

.

2.

Wählen Sie

Löschen

.

Der Webdienst wird aus der Liste gelöscht.

API-Schlüssel eingeben

1.


Mashup-Webdienste

einen Webdienst, für den ein API-Schlüssel benötigt wird, und wählen Sie

API-Schlüssel eingeben

.

Im Dialogfeld

API-Schlüssel eingeben

werden die API-Schlüssel angezeigt, die für den ausgewählten Webdienst erforderlich sind. Unter

API-Schlüsseldetails

finden Sie einen

Link zum Business Center. Hier werden alle SAP-Partner mit einem Link zur entsprechenden Website aufgelistet. Sie müssen den API-Schlüssel auf der Website des Dienstleisters generieren.

2.

Wählen Sie

API-Schlüssel

einblenden, und geben Sie in der Spalte

API-Schlüsselwert

den API-Schlüssel ein, den Sie vom Dienstleister erhalten haben.

3.



11.1.2.1 Mashups und Webdienste

Übersicht

Mithilfe von Mashups werden Daten aus der Cloud-Lösung von SAP in die Daten integriert, die von einem Online-





Voraussetzungen

Konfigurationseinstellungen werden in der Regel von einem Administrator vorgenommen. Wenn Sie nicht

über die erforderliche Berechtigung verfügen, wenden Sie sich an Ihren Administrator.



P U B L I C

•


165

Sie haben in der Systemkonfiguration

Communitys, Dokumentenverwaltung und externe Dienste

aktiviert. Um diese

Option aufzurufen, wählen Sie im Work Center


die Sicht




.

Stellen Sie im Projektschritt

Festlegung des Lösungsumfangs

sicher, dass unter

Kommunikation und

Informationsaustausch

die Option

Zusammenarbeit, interne Netzwerkdienste und externe Dienste

ausgewählt ist.


Fragen

das Element




. Wählen Sie


, und beantworten Sie die Frage zu

Integration von Mashups, Webdiensten und externen

Suchanbietern

.

Damit ein Mashup verwendet werden kann, muss er durch einen Administrator aktiviert werden. Dieser

Administrator muss die Berechtigung für die Work-Center-Sichten

Mashup-Bearbeitung

und

Mashup-Webdienste

haben.

Beachten Sie, dass einige Mashups eventuell nicht für Ihr Land verwendet werden können. Bevor Ihr

Administrator den Mashup für das gesamte Unternehmen aktiviert, sollte er sicherstellen, dass der Mashup für Ihr Land gültig ist.

So erhalten Sie Mashups

Mashups können wie folgt bereitgestellt werden:

●

●

Abhängig von Ihrer Lösung werden einige vorkonfigurierte Mashups bereitgestellt.

Der Administrator kann Mashups für Ihr Unternehmen anlegen.

Der Administrator kann neue URL-, HTML- oder Daten-Mashups basierend auf einer von SAP bereitgestellten

Mashup-Kategorie anlegen.

Abhängig von Ihrer Lösung werden folgende vorkonfigurierte Mashup-Webdienste bereitgestellt, die der

Administrator zum Erstellen von Mashups verwenden kann:

So verwenden Sie Mashups

Nachdem ein Mashup aktiviert wurde, kann dieser auf den Bildern sichtbar gemacht werden, für die er konfiguriert wurde. Dazu gibt es zwei Möglichkeiten:

●

Der Administrator nimmt dies zentral für alle Benutzer im Menü

Anpassen

vor. Weitere Informationen finden

Sie unter

Mashup in einem Bild sichtbar machen [Seite 191]

.

●

Der Benutzer führt dies selber im Menü

Personalisieren

durch. Weitere Informationen finden Sie unter Mashup personalisieren.

Wenn ein Mashup noch nicht aktiviert wurde, kann der Administrator ihn zu einem späteren Zeitpunkt in der Sicht


bearbeiten und aktivieren.

So greifen Sie auf Mashups zu

Sobald ein Mashup aktiviert und in Bildern sichtbar gemacht wurde, können Sie wie folgt auf diesen zugreifen:

●

Ein Mashup kann als ein integriertes Bild angezeigt werden.

●

●

●

Sie können einen Link im Bild wählen.

Sie können

Webdienste

und anschließend den Mashup wählen.

Sie können über die

Suche

auf dort integrierte externe Suchanbieter zugreifen.

166


•

P U B L I C



Funktionsumfang

Es gibt vier Mashup-Typen:

●

●

URL-Mashups

Ein Mashup, mit dessen Hilfe Daten aus der Cloud-Lösung von SAP an die URL eines Onlinedienstleisters gesendet werden. Der Dienstleister verwendet die Daten beispielsweise zum Ausführen von Suchvorgängen, und die Ergebnisse werden in einem neuen Browserfenster angezeigt.

HTML-Mashups

Ein Mashup, der eine HTML- oder JavaScript-basierte Webseite direkt in ein Bild einbettet.

●

Daten-Mashups

Mit einem Mashup werden Daten aus internen und externen Quellen kombiniert und angezeigt. Zum Anlegen eines Daten-Mashup wird ein integriertes Tool zur Inhaltsentwicklung verwendet, mit dessen Hilfe externe

Webdienste anhand von Webdienstprotokollen, die dem Branchenstandard entsprechen, umgewandelt oder mit internen Geschäftsdaten zusammengeführt werden können.

●

Benutzerdefinierte Mashups

Ein Mashup, das von SAP als Add-On-Lösung bereitgestellt wird.

Administratoren können neue Daten-, URL- und HTML-Mashups anlegen. Benutzerdefinierte Mashups können nur von SAP angelegt werden.

Mashups werden insbesondere anhand der folgenden Merkmale unterteilt:

●

●

Mashup-Kategorien

Mashups werden auf Grundlage ihrer Service- oder Informationsart in Kategorien gruppiert.

Portbindung

Bestimmte Felder in Bildern sind als Screen-Out-Ports und Screen-In-Ports vordefiniert. Diese Screen-Out-

Ports und Screen-In-Ports werden als Portbindung gruppiert.

Die Portbindung definiert die Art der Informationen, die in den Mashups verwendet werden können, und in welchen Bildern Sie den Mashup verwenden können. Die Mashup-Kategorie gibt an, welche Portbindungen verfügbar sind.


Mashup-Kategorien [Seite 177] .

API-Schlüssel und Authentifizierung

●

●

●

API-Schlüssel

Für einige Webdienste ist ein eindeutiger API-Schlüssel erforderlich, damit Sie auf die jeweiligen Dienste zugreifen können. Sie können einen unternehmensspezifischen API-Schlüssel auf der Website des

Dienstleisters generieren und anschließend mithilfe dieses Schlüssels den Zugriff auf den Dienst über die

Cloud-Lösung von SAP authentifizieren.

Anhand des in der Spalte

API-Schlüssel

angezeigten Symbols können Sie nachvollziehen, für welche Mashups ein API-Schlüssel erforderlich ist. Im Dialogfeld


werden die API-Schlüssel angezeigt, die für den ausgewählten Mashup erforderlich sind.

Standardauthentifizierung

Bei der Standardauthentifizierung können Sie einen Benutzernamen und ein Kennwort zur Authentifizierung des Zugriffs auf einen Webdienst eingeben. Anhand dieses Benutzernamens und Kennworts werden dann automatisch alle weiteren Benutzer authentifiziert, die auf den Dienst zugreifen.

Sichere Authentifizierung

Für Webdienste, die das OAuth-Authentifizierungsprotokoll unterstützen, können Sie eine sichere

Authentifizierung einrichten. Das OAuth-Protokoll ermöglicht den sicheren, benutzerbasierten Zugriff auf



P U B L I C

•


167

Webdienste über die Cloud-Lösung von SAP. Im Gegensatz zu anderen Authentifizierungsmethoden bietet

OAuth dem Benutzer die vollständige Kontrolle über seine Authentifizierungsdetails. Für die Verwendung eines auf einem OAuth-authentifizierten Webdiensts müssen sich die Benutzer selbst bei der Website des

Dienstleisters authentifizieren, wo sie einen eindeutigen PIN-Code erhalten. Mithilfe dieses PIN-Codes wird anschließend der Zugriff auf den Dienst über die Cloud-Lösung von SAP authentifiziert.

Konfigurieren von Mashups

Administratoren stehen zum Konfigurieren von Mashups folgende Möglichkeiten zur Verfügung:

●

●

Zentral

Navigieren Sie in Abhängigkeit von Ihrer Lösung zu

Anwendungs- und

Benutzerverwaltung Geschäftsflexibilität Mashup-Bearbeitung

bzw.

Administrator Geschäftsflexibilität Mashup-Bearbeitung

.

In einem bestimmten Bild

Verwenden Sie die Funktion

Anpassen

in beliebigen Bildern, die für Mashups aktiviert sind, um auf die

Anpassungsrandleiste zuzugreifen.

Administratoren können Mashups wie folgt konfigurieren:

●

Mashups zur Verwendung für alle Benutzer aktivieren oder unerwünschte Mashups deaktivieren

●

Mashup-Partnerlösungen aus dem SAP Store aktivieren

●

●

●

●

Mashup-Ansicht ändern und die Änderungen testen und für alle Benutzer veröffentlichen

Neue Mashups durch Kopieren eines vorhandenen Mashups anlegen und die Einstellungen im kopierten

Mashup anpassen

Neue Webdienste zur Verwendung in Daten-Mashups hinzufügen

Neue URL-, HTML- oder Daten-Mashups basierend auf einer von SAP bereitgestellten Mashup-Kategorie anlegen


Mashup-Bearbeitung – Quick Guide [Seite 171]

Mashup-Webdienste – Quick Guide [Seite 164]

11.1.3 Aufgaben

11.1.3.1 Mashup-Webdienst anlegen

Übersicht

Als Administrator können Sie Mashup-Webdienste anlegen, um Fremdanbieter-Webdienste in die Cloud-Lösung von

SAP zu integrieren und in Daten- oder HTML-Mashups zu verwenden. Sie können folgende Arten von Webdiensten integrieren:

●

●

●

RSS/Atom

REST

SOAP

168


•

P U B L I C



Voraussetzungen

●

●

●

Für RSS- oder Atom-Feeds kennen Sie die Endpunkt-URL des Webdiensts oder des WSDL-Orts.

Für REST-Webdienste kennen Sie die Anforderungs-URL und die relevanten Parameter.

Für SOAP-Webdienste müssen Sie den WSDL-Ort kennen (die URL).

Für gewöhnlich können diese Informationen auf der Website des Dienstanbieters gefunden werden.

Vorgehensweise



bzw.

Administrator


Geschäftsflexibilität Mashup-Bearbeitung

. Wählen Sie

Neu

, und wählen Sie die Art von Webdienst aus, den Sie anlegen möchten. Gehen Sie dann wie folgt vor:

1.

Geben Sie einen Namen und eine Beschreibung für den Webdienst ein.

2.

Legen Sie für den Webdienst den Status

Aktiv

oder

Inaktiv

fest.

Es können nur aktive Webdienste verwendet werden.

3.

Führen Sie, je nach Typ des angelegten Mashups, die folgenden Aktionen aus:

RSS- oder Atom-Feed a.

Wählen Sie im Bild

Neuer RSS/Atom-Dienst

unter

Informationen zum Dienst

bei Bedarf eine

Authentifizierungsmethode aus.

Der Standard OAuth kann nur dann zur Authentifizierung von Benutzern des Diensts verwendet werden, wenn OAuth durch den Dienstanbieter unterstützt wird. Die hierzu erforderlichen

Informationen können Sie auf der Website des Dienstanbieters aufrufen.

b.

Geben Sie die URL des RSS- oder Atom-Feeds ein, und wählen Sie

Parameter extrahieren

.

Das System extrahiert sämtliche Parameter und zeigt sie unter

Eingabeparameter

an. Sie können diese

Parameter wie gewünscht anpassen. Beachten Sie, dass beim Anlegen eines Daten-Mashups später nur

Parameter mit leeren Konstanten einem Mashup-Inbound-Port oder einer Benutzereingabe mit

Vorgabewerten oder mit dynamischen Werten zugeordnet werden können.

Für URLs, die keine Abfragen verwenden, können Sie manuell Begriffe in geschweiften Klammern hinzufügen, die dann als Platzhalter dienen. So können Sie z.B. in der URL https:// mail.google.com/mail/#search/SAP

das Wort

SAP

durch einen Suchbegriff in geschweiften

Klammern ersetzen, z.B.

{Begriff}

. Wenn Sie dann im URL-Feld https://mail.google.com/ mail/#search/{Begriff}

eingeben und


wählen, wird das Wort in Klammern als Parameter extrahiert.

REST a.

Wählen Sie im Bild

Neuer REST-Dienst

unter


bei Bedarf eine

Authentifizierungsmethode aus.

Der Standard OAuth kann nur dann zur Authentifizierung von Benutzern des Diensts verwendet werden, wenn OAuth durch den Dienstanbieter unterstützt wird. Die hierzu erforderlichen

Informationen können Sie auf der Website des Dienstanbieters aufrufen.



P U B L I C

•


169

b.

Wählen Sie eine HTTP-Methode aus.

c.

Führen Sie, je nach ausgewählter Methode, die folgenden Aktionen aus:

Wenn Sie "GET" gewählt haben:

1.

Geben Sie die URL des Webdiensts ein, und wählen Sie


.

2.


Eingabeparameter

an. Sie können diese Parameter wie gewünscht anpassen.

Für URLs, die keine Abfragen verwenden, können Sie manuell Begriffe in geschweiften

Klammern hinzufügen, die dann als Platzhalter dienen. Weitere Informationen finden Sie im

Abschnitt "RSS- oder Atom-Feed" oben.

Wenn Sie "POST" gewählt haben:

1.

Wählen Sie einen Inhaltstyp. Wenn Sie

Formular

wählen, setzen Sie den Vorgang fort, wie zuvor für die GET-Methode beschrieben. Wenn Sie

XML-Text

wählen, führen Sie die folgenden Schritte aus.

2.

Geben Sie die URL des Webdiensts und den XML-Code ein.

3.

Wählen Sie

Textparameter generieren

, um die Parameter ggf. aus dem Code zu extrahieren.


Eingabeparameter

an. Sie können diese Parameter wie gewünscht anpassen. Beachten Sie, dass beim Anlegen eines Daten-Mashups später nur Parameter mit leeren Konstanten einem Mashup-Inbound-Port oder einer

Benutzereingabe mit Vorgabewerten oder mit dynamischen Werten zugeordnet werden können.

Mithilfe von geschweiften Klammern können Sie auch in POST-XML-Texten Parameter definieren. So können Sie z.B. einen vom REST-Dienst zurückgegebenen Wert durch einen

Platzhalter ersetzen, z.B. durch

{Platzhalter}

, der dann einer Sicht oder einem

Outbound-Port in einem Mashup zugeordnet werden kann.

d.

Wählen Sie unter

Ausgabeparameter

die Option

Simulieren

, um eine Vorschau für die vom Webdienst zurückgegebenen Informationen anzuzeigen.

SOAP a.

Geben Sie im Bild

Neuer SOAP-Dienst

unter


die WSDL-URL ein, und wählen

Sie

Importieren

.

Daraufhin extrahiert das System den WSDL-Inhalt.

b.

Wählen Sie einen Servicevorgang aus.

c.


Beschreibung kopieren

, um die Beschreibung des Servicevorgangs in die

Dienstbeschreibung

des Mashups unter

Allgemeine Daten

zu kopieren.

d.

Geben Sie bei Bedarf Konstanten ein.

Beim Anlegen eines Daten-Mashups können später nur Parameter mit leeren Konstanten einem

Mashup-Inbound-Port oder einer Benutzereingabe mit Vorgabewerten oder mit dynamischen Werten zugeordnet werden.

Beim Anlegen von SOAP-basierten Webdiensten gelten die folgenden Einschränkungen: Die XSD-

Erweiterungen "union", "list" und "restriction" werden nicht unterstützt. Es ist nicht möglich,

Kopfzeilennachrichten und Importe in WSDLs zu verwenden. Es können keine Kennzeichen für minimale und maximale Vorkommen verwendet werden. Die Struktur des komplexen XSD-Typs wird generell als Abfolge verarbeitet. Für WSDLs mit mehreren Diensten werden mehrere Ports mit dem gleichen Namen nicht unterstützt. SOAP 2.0 wird nicht unterstützt.

e.

Wählen Sie unter

Ausgabeparameter

die Option

Simulieren

, um eine Vorschau für die vom Webdienst zurückgegebenen Informationen anzuzeigen.

4.


170


•

P U B L I C



Ergebnis

Wenn der Status des Webdiensts "Aktiv" ist, wird er für die Integration in einen Daten- oder HTML-Mashup zur

Verfügung gestellt.

Wenn der Status des Webdiensts "Inaktiv" ist, können Sie ihn später in der Sicht

Mashup-Webdienste

in der Cloud-

Lösung von SAP bearbeiten und aktivieren.

11.2 Sicht Mashup-Bearbeitung

11.2.1 Mashup-Bearbeitung – Quick Guide

In der Sicht


können Sie als Administrator vorkonfigurierte Mashups aktivieren und neue

Mashups anlegen, indem Mashups entweder komplett neu angelegt oder indem vorkonfigurierte Mashups kopiert werden.

In Abhängigkeit von Ihrer Lösung können Sie über das Work Center


bzw.

Administrator

auf diese Sicht zugreifen. Wählen Sie anschließend


.


Mashups und Webdienste

Mithilfe von Mashups werden Daten aus der Cloud-Lösung von SAP in die Daten integriert, die von einem Online-





Weitere Informationen finden Sie in der Hilfe zu Ihrer Lösung unter


.

Mashup-Kategorien

Wenn Sie einen neuen Mashup anlegen, müssen Sie eine Mashup-Kategorie auswählen. Mithilfe von Mashup-

Kategorien werden Mashups auf Grundlage ihrer Dienst- oder Informationsart gruppiert. Je nach ausgewählter

Mashup-Kategorie können Sie eine Portbindung auswählen. Auf diese Weise werden die Screen-Out-Port-

Parameter, die in einem Mashup verwendet werden können, und die Bilder definiert, in denen die Mashups anschließend angezeigt werden können.



Aufgaben

Vorkonfigurierten Mashup aktivieren

Weitere Informationen über diese Aufgabe finden Sie unter

Vorkonfigurierten Mashup aktivieren [Seite 188] .



P U B L I C

•


171

Mashup-Partnerlösung aktivieren

Weitere Informationen zu dieser Aufgabe finden Sie unter Mashup-Partnerlösung aktivieren

[Seite 190]

.

Mashup in einem Bild sichtbar machen

Weitere Informationen zu dieser Aufgabe finden Sie unter Mashup in einem Bild sichtbar machen [Seite 191]

.

Daten-Mashup anlegen

Weitere Informationen zu dieser Aufgabe finden Sie unter Daten-Mashup anlegen

[Seite 194]

.

URL-Mashup anlegen

Weitere Informationen zu dieser Aufgabe finden Sie unter URL-Mashup anlegen

[Seite 193] .

HTML-Mashup anlegen

Weitere Informationen zu dieser Aufgabe finden Sie unter HTML-Mashup anlegen

[Seite 198]

.

Mashup für ein kundenspezifisches Feld anlegen

Weitere Informationen zu dieser Aufgabe finden Sie unter Mashup für ein kundenspezifisches

Feld anlegen [Seite 203]

.

Vorhandenen Mashup kopieren

Sie können eine Kopie von einem Mashup erstellen, das von SAP oder von Partnern geliefert wurde. Somit können Sie basierend auf den Konfigurationseinstellungen eines vorhandenen

Mashups vorkonfigurierte Mashups anpassen oder Ihren eigenen Mashup anlegen.

1.



den zu kopierenden Mashup aus, indem

Sie den zugehörigen Namen wählen.

2.

Wählen Sie im Mashup-Detailbild die Option

Sichern unter

.

Daraufhin wird eine Kopie des Mashups geöffnet.

3.

Geben Sie einen neuen Namen für den Mashup ein, und passen Sie die

Konfigurationseinstellungen nach Bedarf an.

4.


Mashup deaktivieren

1.



einen Mashup aus.

2.

Wählen Sie

Deaktivieren

.

Daraufhin ist der Mashup in den Sichten nicht mehr sichtbar und wird auch nicht mehr im Bereich


der Randleiste angezeigt.

Mashup löschen

Sie können von Ihnen oder von anderen Benutzern angelegte Mashups löschen.

1.



einen Mashup aus.

172


•

P U B L I C



2.

Wählen Sie

Löschen

.

Der Mashup wird aus der Sicht


entfernt und in allen Bildern gelöscht, in denen er sichtbar gemacht wurde.


11.2.2.1 Mashups und Webdienste

Übersicht

Mithilfe von Mashups werden Daten aus Ihrer SAP-Cloud-Lösung in die Daten integriert, die von einem Online-





Voraussetzungen

Konfigurationseinstellungen werden in der Regel von einem Administrator vorgenommen. Wenn Sie nicht

über die erforderliche Berechtigung verfügen, wenden Sie sich an Ihren Administrator.

Sie haben in der Systemkonfiguration


aktiviert. Um diese

Option aufzurufen, wählen Sie im Work Center


die Sicht




.

Stellen Sie im Projektschritt


sicher, dass unter

Kommunikation und


die Option


ausgewählt ist.


Fragen

das Element




. Wählen Sie


, und beantworten Sie die Frage zu

Integration von Mashups, Webdiensten und externen

Suchanbietern

.

Damit ein Mashup verwendet werden kann, muss er durch einen Administrator aktiviert werden. Dieser

Administrator muss die Berechtigung für die Work-Center-Sichten


und

Mashup-Webdienste

haben.

Beachten Sie, dass einige Mashups eventuell nicht für Ihr Land verwendet werden können. Bevor Ihr

Administrator den Mashup für das gesamte Unternehmen aktiviert, sollte er sicherstellen, dass der Mashup für Ihr Land gültig ist.

So erhalten Sie Mashups

Mashups können wie folgt bereitgestellt werden:

●

Einige vorkonfigurierte Mashups werden in SAP Business ByDesign bereitgestellt.

●

Ihr Unternehmen kann Mashups über den SAP Store beziehen. Diese Mashup-Partnerlösungen werden von

SAP-Partnern zur Verfügung gestellt.



P U B L I C

•


173

●

Der Administrator kann Mashups für Ihr Unternehmen anlegen.

Vorkonfigurierte Mashups, die in SAP Business ByDesign bereitgestellt werden

Folgende vorkonfigurierte Mashups für Webdienste sind in SAP Business ByDesign verfügbar:

Vorkonfigurierte Mashups, die vom Administrator konfiguriert werden können

Mashup-Name Mashup-Typ Mashup-Kategorie

SAP (sap.com) URL-Mashup Nachrichten &

Hinweise

SAP Business ByDesign Community (sap.com) URL-Mashup

Eingebettete Karte (bing.com) Benutzerdefinierter

Mashup

Nachrichten &

Hinweise

Lage & Anreise

Eingebettete Route (bing.com) Benutzerdefinierter

Mashup

Sales Intelligence für Kunden (insideview.com) HTML-Mashup

Lage & Anreise

Business & Finanzen

Portbindung

Suchanbieter

Suchanbieter

Webkarte

Routenplaner

InsideView-

Kundeninformationen

Der Administrator kann diese Mashups in der Sicht


des Work Centers

Anwendungs- und


konfigurieren.

Zusätzlich stehen die folgenden vorkonfigurierten Mashups zur Verfügung, um eine automatische Verarbeitung von

Kundenzahlungen per Kreditkarte, im Einzelnen die Kartentokenisierung, Berechtigung und Zahlungsabrechnung mit Ihrem Käufer, zu ermöglichen. Diese Mashups können nicht konfiguriert werden. Informationen zu diesen

Mashups finden Sie unter Kundenzahlungen per Kreditkarte.

Vorkonfigurierte Mashups, die vom Administrator nicht konfiguriert werden können

Mashup-Name

Zahlungsautorisierungsservice

(computop.com)

Mashup-Typ

URL-Mashup

Mashup-Kategorie

Business & Finanzen

Zahlungsautorisierungsservice (paymetric.com) URL-Mashup Business & Finanzen

Portbindung

Kreditkartenautorisier ung

Kreditkartenautorisier ung

Im SAP Store verfügbare Mashup-Partnerlösungen

Außerdem kann Ihr Unternehmen Mashup-Partnerlösungen aus dem SAP Store ( store.sap.com

) beschaffen. Diese

Lösungen werden dann in Ihrem System installiert. Weitere Informationen finden Sie unter SAP Store – Quick Guide.

Vorkonfigurierte Mashups und Mashup-Partnerlösungen werden für die Verwendung in ausgewählten Bildern in SAP

Business ByDesign konfiguriert. Weitere Informationen zu den für die einzelnen Mashup-Kategorien aktivierten

Bildern finden Sie unter


Anlegen von Mashups für Ihr Unternehmen

Der Administrator kann neue URL-, HTML- oder Daten-Mashups basierend auf einer von SAP bereitgestellten

Mashup-Kategorie anlegen. In Abhängigkeit von Ihrer Lösung werden vorkonfigurierte Mashup-Webdienste bereitgestellt, die der Administrator zum Anlegen von Daten- und HTML-Mashups verwenden kann. Um diese anzuzeigen, navigieren Sie zu

Anwendungs- und Benutzerverwaltung Geschäftsflexibilität Mashup-

Webdienste

.

174


•

P U B L I C



So verwenden Sie Mashups


●

●


Anpassen


Sie unter Mashup in einem Bild sichtbar machen [Seite 191] .


Personalisieren





So greifen Sie auf Mashups zu

Sobald ein Mashup aktiviert und in Bildern sichtbar gemacht wurde, können Sie wie folgt auf diesen zugreifen:

●

Ein Mashup kann als ein integriertes Bild angezeigt werden.

●

●

Sie können einen Link im Bild wählen.

Sie können

Webdienste

und anschließend den Mashup wählen.

●

Sie können über die

Suche

auf dort integrierte externe Suchanbieter zugreifen.

Funktionsumfang

Es gibt vier Mashup-Typen:

●

●

URL-Mashups

Ein Mashup, mit dessen Hilfe Daten aus der Cloud-Lösung von SAP an die URL eines Onlinedienstleisters gesendet werden. Der Dienstleister verwendet die Daten beispielsweise zum Ausführen von Suchvorgängen, und die Ergebnisse werden in einem neuen Browserfenster angezeigt.

HTML-Mashups

Ein Mashup, der eine HTML- oder JavaScript-basierte Webseite direkt in ein Bild einbettet.

●

●

Daten-Mashups

Mit einem Mashup werden Daten aus internen und externen Quellen kombiniert und angezeigt. Zum Anlegen eines Daten-Mashup wird ein integriertes Tool zur Inhaltsentwicklung verwendet, mit dessen Hilfe externe

Webdienste anhand von Webdienstprotokollen, die dem Branchenstandard entsprechen, umgewandelt oder mit internen Geschäftsdaten zusammengeführt werden können.

Benutzerdefinierte Mashups

Ein Mashup, das von SAP als Add-On-Lösung bereitgestellt wird.

Administratoren können neue Daten-, URL- und HTML-Mashups anlegen. Benutzerdefinierte Mashups können nur von SAP angelegt werden.

Mashups werden insbesondere anhand der folgenden Merkmale unterteilt:

●

●

Mashup-Kategorien

Mashups werden auf Grundlage ihrer Service- oder Informationsart in Kategorien gruppiert.

Portbindung

Bestimmte Felder in Bildern sind als Screen-Out-Ports und Screen-In-Ports vordefiniert. Diese Screen-Out-

Ports und Screen-In-Ports werden als Portbindung gruppiert.



P U B L I C

•


175

Die Portbindung definiert die Art der Informationen, die in den Mashups verwendet werden können, und in welchen Bildern Sie den Mashup verwenden können. Die Mashup-Kategorie gibt an, welche Portbindungen verfügbar sind.

Weitere Informationen finden Sie unter Mashup-Kategorien [Seite 177]

.

API-Schlüssel und Authentifizierung

●

●

●

API-Schlüssel

Für einige Webdienste ist ein eindeutiger API-Schlüssel erforderlich, damit Sie auf die jeweiligen Dienste zugreifen können. Sie können einen unternehmensspezifischen API-Schlüssel auf der Website des

Dienstleisters generieren und anschließend mithilfe dieses Schlüssels den Zugriff auf den Dienst über die

Cloud-Lösung von SAP authentifizieren.

Anhand des in der Spalte

API-Schlüssel

angezeigten Symbols können Sie nachvollziehen, für welche Mashups ein API-Schlüssel erforderlich ist. Im Dialogfeld


werden die API-Schlüssel angezeigt, die für den ausgewählten Mashup erforderlich sind.

Standardauthentifizierung

Bei der Standardauthentifizierung können Sie einen Benutzernamen und ein Kennwort zur Authentifizierung des Zugriffs auf einen Webdienst eingeben. Anhand dieses Benutzernamens und Kennworts werden dann automatisch alle weiteren Benutzer authentifiziert, die auf den Dienst zugreifen.

Sichere Authentifizierung

Für Webdienste, die das OAuth-Authentifizierungsprotokoll unterstützen, können Sie eine sichere

Authentifizierung einrichten. Das OAuth-Protokoll ermöglicht den sicheren, benutzerbasierten Zugriff auf

Webdienste über die Cloud-Lösung von SAP. Im Gegensatz zu anderen Authentifizierungsmethoden bietet

OAuth dem Benutzer die vollständige Kontrolle über seine Authentifizierungsdetails. Für die Verwendung eines auf einem OAuth-authentifizierten Webdiensts müssen sich die Benutzer selbst bei der Website des

Dienstleisters authentifizieren, wo sie einen eindeutigen PIN-Code erhalten. Mithilfe dieses PIN-Codes wird anschließend der Zugriff auf den Dienst über die Cloud-Lösung von SAP authentifiziert.

Konfigurieren von Mashups

Administratoren stehen zum Konfigurieren von Mashups folgende Möglichkeiten zur Verfügung:

●

●

Zentral


Anwendungs- und

Benutzerverwaltung Geschäftsflexibilität Mashup-Bearbeitung

bzw.

Administrator Geschäftsflexibilität Mashup-Bearbeitung

.

In einem bestimmten Bild

Verwenden Sie die Funktion

Anpassen

in beliebigen Bildern, die für Mashups aktiviert sind, um auf die

Anpassungsrandleiste zuzugreifen.

Administratoren können Mashups wie folgt konfigurieren:

●

●

●

●

●

Mashups zur Verwendung für alle Benutzer aktivieren oder unerwünschte Mashups deaktivieren

Mashup-Partnerlösungen aus dem SAP Store aktivieren

Mashup-Ansicht ändern und die Änderungen testen und für alle Benutzer veröffentlichen

Neue Mashups durch Kopieren eines vorhandenen Mashups anlegen und die Einstellungen im kopierten

Mashup anpassen

Neue Webdienste zur Verwendung in Daten-Mashups hinzufügen

176


•

P U B L I C



●

Neue URL-, HTML- oder Daten-Mashups basierend auf einer von SAP bereitgestellten Mashup-Kategorie anlegen



Mashup-Webdienste – Quick Guide [Seite 164]

11.2.2.2 Mashup-Kategorien

Übersicht

Wenn Sie einen neuen Mashup anlegen, müssen Sie eine Mashup-Kategorie auswählen. Mithilfe von Mashup-

Kategorien werden Mashups auf Grundlage ihrer Dienst- oder Informationsart gruppiert. Je nach ausgewählter

Mashup-Kategorie können Sie eine Portbindung auswählen. Auf diese Weise werden die Screen-Out-Port-

Parameter, die in einem Mashup verwendet werden können, und die Bilder definiert, in denen die Mashups anschließend angezeigt werden können.

Funktionsumfang

Die folgende Tabelle bietet eine Übersicht über die verschiedenen in den Cloud-Lösungen von SAP verfügbaren

Mashup-Kategorien und die Art der Informationen, die für die Verwendung in den einzelnen Mashup-Kategorien zur

Verfügung stehen. Der Outbound-Port-Typ entspricht einem oder mehreren Parametern, die beim Anlegen eines

Mashup verwendet werden können.

Die Mashup-Kategorien und Portbindungen, die verfügbar sind, hängen von Ihrer Cloud-Lösung ab. Wenn Sie einen neuen Mashup anlegen, können Sie in der Auswahlliste die verfügbaren Mashup-Kategorien und

Portbindungen sehen.



P U B L I C

•


177

Mashup-Kategorien und Portbindungen

Mashup-Kategorie

Business & Finanzen

Lage & Anreise

Nachrichten & Hinweise

Portbindung

Weitere

Kundeninformationen

Finanz- und

Geschäftsinformationen von

Unternehmen nach

Unternehmensname oder

DUNS-Nummer

Finanz- und


Unternehmen nach

Unternehmensname

Beschreibung

Weitere Informationen für einen bestimmten Kunden anzeigen

Geschäftsbezogene

Informationen anhand eines

Unternehmensnamens oder einer D-U-N-S-Nummer suchen

Geschäftsbezogene


Unternehmensnamens suchen

Finanz- und


Unternehmen nach Branchen

Geschäftsbezogene

Informationen anhand einer

Branche suchen

Finanz- und


Unternehmen nach Nielsen-

Bezirk

Point-of-Sale-

Vorgangssuche

Geschäftsbezogene


Nielsen-Bezirks suchen

Web-Feeds nach

Unternehmensname

Point-of-Sale-Vorgänge in einem Point-of-Sale-

Fremdsystem suchen

Web-Feeds nach

Unternehmensnamen gefiltert anzeigen

Brancheneintragssuche

Routenplaner

Wetter

Online-Karte

Websuche nach

Geschäftspartner

Websuche nach Produkt

Outbound-Port-Typ

Kundennameninformationen

D-U-N-S-Nummer und Name des Unternehmens

Name des Unternehmens

Name der Branche

Nielsen-Bezirk

Point-of-Sale-

Vorgangsinformationen

Name des Unternehmens

Lokale Geschäftsadresse nach Adresse oder Branche suchen

Geschäftsroute anhand einer

Liste mit Adressen planen

Branchen- und

Adressinformationen

Startadresse, Endadresse und zusätzliche Reiseziele

Wetterinformationen anhand einer Adresse anzeigen

Adressinformationen

Adressinformationen Geschäftsadresse auf einer

Karte anzeigen oder

Wegbeschreibungen anhand einer Adresse erhalten

Geschäftspartner nach

Namen suchen

Suchbegriff

Produktsuchbegriff

Suchanbieter

Produktinformationen anhand des Produktnamens suchen

Suchbegriff suchen Suchbegriff

178


•

P U B L I C



Mashup-Kategorie

Produktivität & Tools

Soziale Netzwerke &

Kommunikation

Portbindung

Inverssuche

Inverse

Telefonnummernsuche

Versandservice

Bezugsquellenfindung

URL-Navigation

Soziales Netzwerk

Beschreibung

Geschäftsadresse anhand unvollständiger

Adressinformationen suchen

Outbound-Port-Typ

Name und

Adressinformationen

Geschäftsadresse anhand einer Telefonnummer suchen

Telefonnummer

Versandservices integrieren

(eingeschränkt)

Versandinformationen

Informationen zur

Bezugsquellenfindung anhand einer

Produktbeschreibung suchen

Suchbegriff

URL-

Navigationsinformationen

Zu einer internen oder externen Ressourcen-URL navigieren

In einem sozialen Netzwerk aufgeführte Personen- oder

Geschäftspartnerprofile anzeigen

Personen- oder

Geschäftspartnerprofil-

Informationen

Die folgende Tabelle zeigt, in welchen Bildern ein Mashup für die einzelnen Portbindungen sichtbar gemacht werden kann.

Portbindung nach Bild

Portbindung

Weitere Kundeninformationen

Brancheneintragssuche

Work Center

Geschäftspartner

Geschäftspartner


Marketing

Geschäftspartner


Bild

Informationsblatt zur Kundenübersicht

Informationsblatt zur Partnerübersicht

Detailerfassung für Privatkunden

Informationsblatt zur

Ansprechpartnerübersicht


Hausbankübersicht


Wettbewerberübersicht

Sicht "Lieferanten"

Detailerfassung für Lieferanten


Lieferantenübersicht

Aufgabe "Neuer Lieferant"


Dienstleisterübersicht


Finanzbehördenübersicht



P U B L I C

•


179

Portbindung

Websuche nach Geschäftspartner und

Suchanbieter

Work Center

Geschäftspartner

Geschäftspartner


Marketing

Personalverwaltung

Geschäftspartner


Bild




Detailerfassung für Ansprechpartner

Aufgabe "Neuer Ansprechpartner"


Sicht "Kunden"

Detailerfassung für Firmenkunden

Aufgabe "Neuer Firmenkunde"


Detailerfassung für Geschäftspartner –

Organisation


Person


Hausbankübersicht



Aufgabe "Neue Krankenkasse"


Krankenkassenübersicht

Sicht "Lieferanten"







180


•

P U B L I C



Portbindung

Finanz- und Geschäftsinformationen von Unternehmen nach

Unternehmensname und

Web-Feeds nach Unternehmensname

Work Center

Geschäftspartner

Geschäftspartner


Marketing

Personalverwaltung

Geschäftspartner


Bild


Sicht "Kunden"





Aufgabe "Neuer Partner"



Detailerfassung für Partner

Sicht "Partner"


Organisation

Sicht "Geschäftspartner"

Sicht "Clearingstellen"

Detailerfassung für Clearingstellen


Hausbankübersicht

Detailerfassung für Hausbanken

Sicht "Hausbanken"

Sicht "Wettbewerber"

Detailerfassung für Wettbewerber



Detailerfassung für Krankenkassen




Sicht "Lieferanten"







Detailerfassung für Finanzbehörden

Sicht "Finanzbehörden"



P U B L I C

•


181

Portbindung Work Center

Finanz- und Geschäftsinformationen von Unternehmen nach DUNS-Nummer

Geschäftspartner

Geschäftspartner

Finanz- und Geschäftsinformationen von Unternehmen nach Branchen

Geschäftspartner

Geschäftspartner

Geschäftspartner

Finanz- und Geschäftsinformationen von Unternehmen nach Nielsen-Bezirk

Geschäftspartner

Point-of-Sale-Vorgangssuche Geschäftspartner

Kundenrechnungen

Websuche nach Produkt Kundenaufträge

Bild


Sicht "Kunden"



Sicht "Lieferanten"


Sicht "Kunden"




Organisation




Sicht "Lieferanten"





Detailerfassung für Point-of-Sale-

Vorgänge

Informationsblatt zur Übersicht über

Point-of-Sale-Vorgang

Sicht "Point-of-Sale-Vorgänge"

Detailerfassung für Kundenaufträge

182


•

P U B L I C



Portbindung

Inverssuche

Inverse Telefonnummernsuche

Routenplaner

Work Center

Geschäftspartner

Geschäftspartner


Marketing

Personalverwaltung

Geschäftspartner


Geschäftspartner

Geschäftspartner


Personalverwaltung

Geschäftspartner


Vor-Ort-Service und Reparatur

Bild






Aufgabe "Neuer Privatkunde"

Aufgabe "Neuer Geschäftspartner –

Organisation"


Person"

Aufgabe "Neue Bank"

Aufgabe "Neue Clearingstelle"

Aufgabe "Neuer Wettbewerber"




Aufgabe "Neue Finanzbehörde"









Organisation"


Person"

Aufgabe "Neue Bank"





Sicht "Auftragspipeline"



P U B L I C

•


183

Portbindung

Versandservice

Work Center

Warenausgang

Bild

Sicht "Auslieferungen"

Detailerfassung für Auslieferungen

184


•

P U B L I C



Portbindung

Soziales Netzwerk



Work Center

Geschäftspartner

Geschäftspartner

Ressourcenmanagement

Geschäftspartner

Bild





Sicht "Ansprechpartner"




Detailerfassung für Ansprechpartner beim Geschäftspartner

Informationsblatt für Ansprechpartner beim Geschäftspartner – Übersicht

Sicht "Ansprechpartner beim

Geschäftspartner"


Organisation


Geschäftspartnerübersicht


Person

Sicht "Mitarbeiter"

Aufgabe "Neuer Ansprechpartner beim

Geschäftspartner"


Organisation"


Person"

Aufgabe "Neuer Mitarbeiter"

Detailerfassung für Ressourcenprofile


Ressourcenprofilübersicht

Sicht "Ressourcenprofile"

Aufgabe "Neuer Dienstleister"


Detailerfassung für Dienstleister



Sicht "Dienstleister"




P U B L I C

•


185

Sicht "Lieferanten"

Mein Verantwortungsbereich Detailerfassung für Mitarbeiterprofile


Mitarbeiterprofilübersicht

Portbindung

Bezugsquellenfindung

URL-Navigation

Work Center Bild

Bestellanforderungen und Bestellungen Bezugsquelle zu Bestellanforderung zuordnen

Geschäftspartner

Sicht "Bestellanforderungen"


Geschäftspartner Sicht "Kunden"

186


•

P U B L I C



Portbindung

Wetter und

Online-Karte



P U B L I C

•

Work Center

Geschäftspartner

Geschäftspartner

Wareneingang


Marketing

Warenausgang

Personalverwaltung

Neugeschäft

Kundenaufträge

Serviceaufträge

Geschäftspartner

Stammdaten Supply Chain Design


Bild



Detailerfassung für Partner

Sicht "Partner"

Sicht "Ansprechpartner"






Sicht "Kunden"





Informationsblatt für Ansprechpartner beim Geschäftspartner – Übersicht

Detailerfassung für Ansprechpartner beim Geschäftspartner


Organisation


Person


Geschäftspartnerübersicht


Informationsblatt für Kontaktdaten des

Mitarbeiters


Organisation"


Person"

Aufgabe "Neuer Ansprechpartner beim

Geschäftspartner"

Aufgabe "Neues registriertes Produkt"

Detailerfassung für registrierte

Produkte

Informationsblatt zur Übersicht über registrierte Produkte

Detailerfassung für Lieferscheine

Aufgabe "Neuer Lieferschein"

187


Hausbankübersicht

Sicht "Hausbanken"

Detailerfassung für Hausbanken

Aufgabe "Neue Bank"

Sicht "Clearingstellen"

Detailerfassung für Clearingstellen

Aufgabe "Neue Clearingstelle"

Sicht "Wettbewerber"

Aufgabe "Neuer Wettbewerber"



Detailerfassung für Wettbewerber

Aufgabe "Neue Auslieferung"

Detailerfassung für Auslieferungen

Sicht "Auslieferungen"





Aufgabe "Neues Angebot"

Detailerfassung für Angebote


Angebotsübersicht

Aufgabe "Neuer Kundenauftrag"

Detailerfassung für Kundenaufträge


Kundenauftragsübersicht


Serviceauftragsübersicht



Aufgabe "Neuer Dienstleister"

Detailerfassung für Dienstleister

Sicht "Dienstleister"




Sicht "Lieferanten"


Detailerfassung für Lokationen


Lokationsübersicht

Sicht "Lokationen"


Detailerfassung für Finanzbehörden



Sicht "Finanzbehörden"

Portbindung

Web-Widget

Work Center Bild

Web-Widgets können beliebigen Bildern hinzugefügt werden, inklusive der Sicht

"Übersicht" auf der Startseite und allen anderen Übersichten.



11.2.3 Aufgaben

11.2.3.1 Vorkonfigurierten Mashup aktivieren

Übersicht

In Abhängigkeit von Ihrer Cloud-Lösung werden vorkonfigurierte Mashups zur Verfügung gestellt, die Zugriff auf

Dienste und Inhalte bieten, die von Drittanbietern bereitgestellt werden. Als Administrator können Sie diese vorkonfigurierten Mashups aktivieren und in ausgewählten Bildern sichtbar machen. Eine Übersicht über die von

SAP und den Partnern bereitgestellten, vorkonfigurierten Mashups finden Sie in der Hilfe zu Ihrer Lösung unter


.

Einige Webdienste können Ihre Geschäftsdaten an Drittunternehmen übergeben. Wenn Sie z.B. eine

Inverssuche in einem Online-Adressbuch durchführen, werden Kundendaten an eine Suchmaschine

übergeben. Wir empfehlen zu überprüfen, ob der Mashup den Datenschutzrichtlinien Ihres Unternehmens entspricht, bevor Sie den Mashup aktivieren.

Vorgehensweise



bzw.

Administrator

auf, wählen Sie anschließend


, und führen Sie folgende

Schritte aus:

So aktivieren Sie einen URL- oder Daten-Mashup:

1.

Wählen Sie

URL-Mashups

oder

Daten-Mashups

in der Auswahlliste

Anzeigen

.

2.

Suchen Sie den gewünschten Mashup, und wählen Sie bei Bedarf den Mashup-Namen, um weitere Details anzuzeigen.

3.

Wählen Sie

Aktivieren

.

188


•

P U B L I C



Für bestimmte Webdienste sind API-Schlüssel erforderlich. Falls ein Mashup solch einen Webdienst verwendet, stellen Sie sicher, dass dieser Webdienst aktiviert ist und Sie die dafür erforderlichen API-Schlüssel eingegeben haben. Sie können dies in der Sicht

Mashup-Webdienste

vornehmen.

Im Zuge der Partnerschaft zwischen SAP und Google Maps können SAP-Anwendungsbenutzer unter

Verwendung des von SAP bereitgestellten API-Schlüssels für Google die Dienste von Google Maps nutzen.

Für die Laufzeit dieser Partnerschaft hat SAP für die Nutzung von Google Maps durch SAP-Kunden eine

Vorauszahlung geleistet. Die Partnerschaft zwischen SAP und Google Maps läuft vorerst bis Ende des Jahres

2014. Falls die Zusammenarbeit nicht verlängert wird, läuft der von SAP bereitgestellte API-Schlüssel ab, und

SAP-Kunden müssen direkt von Google einen neuen API-Schlüssel anfordern.

So aktivieren Sie einen HTML-Mashup oder benutzerdefinierten Mashup:

1.

Wählen Sie

HTML-Mashups

oder

Benutzerdefinierte Mashups

im Dropdown-Menü

Anzeigen

.

2.

Suchen Sie den gewünschten Mashup, und wählen Sie bei Bedarf den Mashup-Namen, um weitere Details anzuzeigen.

3.

Überprüfen Sie die Spalte

API-Schlüssel

. Wenn ein rotes Symbol angezeigt wird, müssen Sie einen eindeutigen API-Schlüssel von der Website des Webdienstanbieters anlegen und diesen API-Schlüssel in die

SAP-Cloud-Lösung eingeben. Ein graues Symbol bedeutet, dass kein API-Schlüssel erforderlich ist, und ein grünes Symbol bedeutet, dass der API-Schlüssel bereits eingegeben wurde.

4.

Markieren Sie den Mashup, und wählen Sie

API-Schlüssel eingeben

.

Wählen Sie im Dialogfeld


die Option

API-Schlüssel einblenden

, und geben Sie den vom

Webdienstleister bereitgestellten Schlüssel in die Spalte

Wert

ein. Sichern Sie Ihre Änderungen.

5.

Wählen Sie

Aktivieren

.

Die Lösung zeigt alle benutzerdefinierten Mashups in einem iFrame an. Einige benutzerdefinierte Mashups sind nicht für die Darstellung in einem iFrame konzipiert, dabei handelt es sich um eine Einschränkung des ausgewählten Mashup.

Da die Lösung nicht ermitteln kann, ob ein benutzerdefinierter Mashup in iFrame dargestellt wird, werden alle benutzerdefinierten Mashups in der Liste der verfügbaren Mashups angezeigt.

Um zu prüfen, ob der Mashup korrekt angezeigt wird, verwenden Sie die Vorschauoption im Tool "Mashup-

Bearbeitung". Falls ein Fehler vorliegt, funktioniert der ausgewählte Mashup nicht in der Lösung.

Ergebnis


●


Anpassen



●


Personalisieren





Mashups für Google Maps werden nur für HTML5-basierte Bilder unterstützt. Mashups für Bing Maps werden nur für Microsoft-Silverlight®-basierte Bilder unterstützt. Je nach dem von Ihnen verwendeten Client müssen

Sie eine der Anwendungen aktivieren.



P U B L I C

•


189

11.2.3.2 Mashup-Partnerlösung aktivieren

Übersicht

Als Administrator können Sie eine Mashup-Partnerlösung in Ihrer SAP-Cloud-Lösung aktivieren.

Voraussetzungen

Sie haben sich eine Mashup-Partnerlösung über den SAP Store unter store.sap.com

beschafft.

Vorgehensweise

Element prüfen

1.

Öffnen Sie im Work Center


die Sicht


.

2.

Markieren Sie Ihr Projekt, und wählen Sie


.

3.

Vergewissern Sie sich, dass unter Schritt 3 der schrittweisen Erfassung

Projektumfang bearbeiten

die

Lösungsumfangselemente

Kommunikation und Informationsaustausch Zusammenarbeit, interne

Netzwerkdienste und externe Dienste Communitys, Dokumentenverwaltung und externe Dienste

ausgewählt wurden.

Detailfragen beantworten

1.

Wechseln Sie unter Schritt 4 der schrittweisen Erfassung zu

Kommunikation und

Informationsaustausch Zusammenarbeit, interne Netzwerkdienste und externe Dienste Communitys,

Dokumentenverwaltung und externe Dienste

.

2.

Wählen Sie

Ja

neben der Detailfrage zur Mashup-Partnerlösung.

3.

Schließen Sie Ihr Projekt ab, und aktivieren Sie es.

Mashup-Einstellungen prüfen


Anwendungs- und

Benutzerverwaltung Geschäftsflexibilität

bzw.

Administrator Geschäftsflexibilität

, und gehen Sie wie folgt vor:

1.

Überprüfen Sie in der Sicht

Mashup-Webdienste

, ob alle Webdienste der Mashup-Partnerlösung aktiviert und die API-Schlüssel angegeben wurden.

2.

Vergewissern Sie sich in der Sicht


, dass alle Mashups der Mashup-Partnerlösung aktiviert und alle erforderlichen API-Schlüssel angegeben wurden.

Wenn die Mashup-Partnerlösung mehrere Mashups enthält, Sie aber nur einen dieser Mashups den

Anwendungsbenutzern zur Verfügung stellen möchten, können Sie die nicht benötigten Mashups in der Sicht


deaktivieren, indem Sie den entsprechenden Mashup markieren und dann

Deaktivieren

wählen.

190


•

P U B L I C



Ergebnis


●

●


Anpassen




Personalisieren





11.2.3.3 Mashup in einem Bild sichtbar machen

Übersicht

Als Administrator können Sie zu einer Sicht einen Mashup hinzufügen und ihn für alle Benutzer sichtbar machen.

Jeder Mashup kann einer vordefinierten Gruppe von Sichten über die Mashup-Kategorie und Portbindung hinzugefügt werden.

Wenn Sie einen Mashup nicht für alle Benutzer, die Zugriff auf eine Sicht haben, sichtbar machen möchten, können einzelne Benutzer die Mashups unter

Personalisieren Diese Sicht

hinzufügen. Das bedeutet, dass der Mashup nur von Benutzern verwendet werden kann, die diese Sicht personalisiert haben. Weitere

Informationen finden Sie unter Mashup personalisieren.

Voraussetzungen

Es gelten die folgenden Voraussetzungen:

●

Der Mashup wurde aktiviert.

●

Der Administrator wurde der Sicht

Änderungsprotokoll für Flexibilität

im Work Center

Anwendungs- und


zugeordnet. Dies ist erforderlich, um den Anpassungsmodus verwenden zu können.

Vorgehensweise

1.

Navigieren Sie zu der Sicht, in der Sie den Mashup für alle Benutzer zur Verfügung stellen möchten.

2.

Wählen Sie im Menü

Anpassen

die Option

Anpassungsmodus öffnen

.

Im Anpassungsmodus können Sie Änderungen für eine Sicht vornehmen und Ihre Änderungen testen, bevor Sie sie veröffentlichen und für alle Benutzer zur Verfügung stellen.

Sie werden über ein Dialogfeld gefragt, ob Sie fortfahren möchten.

3.

Bestätigen Sie mit

Ja

.

Die Leiste

Anpassungsmodus

wird oben im Bild angezeigt.

4.


Anpassen

die Option

Layout bearbeiten

.

Der Anpassungsbereich wird auf der rechten Seite im Bild geöffnet.



P U B L I C

•


191

5.

Wählen Sie den Bereich


.

6.

Markieren Sie das Ankreuzfeld

Sichtbar

für den Mashup, der sichtbar sein soll.

7.

Bei Bedarf können Sie die Darstellung des Mashups durch Auswahl einer der folgenden Optionen unter

Eigenschaften

anpassen.

Es hängt vom Mashup ab, welche Optionen zur Verfügung stehen.

●

●

●

Menü "Webdienste"

Der Mashup kann über die Auswahltaste

Webdienste

aufgerufen werden, die sich in der Regel in der

Menüleiste oben in der Sicht befindet.

Menü "Webdienste" im Bereich <Name des Bereichs>

Der Mashup kann über eine Auswahltaste

Webdienste

in einem Bereich einer Sicht aufgerufen werden.

Link im Bereich <Name des Bereichs>

Der Mashup kann über einen Link aufgerufen werden, der sich in einem Bereich der Sicht befindet.

●

●

Neuer Sichtbereich

Der Mashup wird in der Sicht als neuer Bereich integriert.

Eingebettet bei Bereich <Name des Bereichs>

Der Mashup wird in der Sicht als neuer Bereich integriert. Dieser Bereich befindet sich neben oder unter dem genannten Bereich.

Um einen integrierten Mashup über die gesamte Breite des Bilds und nicht nur auf einer Bildhälfte laut

Standardeinstellung anzuzeigen, markieren Sie das Ankreuzfeld

Ganze Breite

.

8.

Wenn Sie möchten, dass der Benutzer den Mashup direkt in der Sicht anzeigen bzw. ausblenden kann, ohne dazu auf

Personalisieren

gehen zu müssen, können Sie zuerst ein kundenspezifisches Feld vom Typ

Kennzeichen

anlegen und dieses in der Sicht sichtbar machen. Es wird empfohlen, dass der Name des kundenspezifischen Feldes den Namen des Mashup wiedergibt.

Sie können das kundenspezifische Feld anschließend in der Auswahlliste im Feld

Anzeige wechseln

auswählen. Das Feld wird dann im Bild als Ankreuzfeld angezeigt, das der Benutzer nach Bedarf markieren oder entmarkieren kann.

9.

Wenn der Bereich

Eingabebindung

oder

Ausgabebindung

angezeigt wird, wählen Sie die kundenspezifischen

Felder, die den Parametern zugeordnet werden sollen.

10. Sichern Sie Ihre Änderungen, und schließen Sie den Anpassungsbereich.

Das Bild wird aktualisiert.

11. Testen Sie den Mashup noch im Anpassungsmodus. Sie können den Mashup beispielsweise über

Webdienste

ausführen. Bei einem eingebetteten Mashup können Sie die Ergebnisse direkt in der Sicht anzeigen.

12. Wenn Sie mit dem Ergebnis zufrieden sind, wählen Sie im Menü

Anpassen

die Option

Layout bearbeiten

.

13. Wählen Sie im Abschnitt


des Anpassungsbereichs die Option

Veröffentlichen

, um

Ihre Anpassungsänderungen für alle Benutzer zu veröffentlichen.

14. Schließen Sie den Anpassungsbereich.

15. Wählen Sie im Menü

Anpassen

die Option

Anpassungsmodus verlassen

.

192


•

P U B L I C



11.2.3.4 URL-Mashup anlegen

Übersicht

Als Administrator können Sie URL-Mashups anlegen, um Daten aus Ihrer Cloud-Lösung an eine URL eines

Webdienstanbieters zu senden. Die Ergebnisse werden auf der Website des Webdienstanbieters angezeigt, die in einem neuen Browser-Fenster geöffnet wird.




Voraussetzungen

Sie kennen die Endpunkt-URL der Website, die den Dienst anbietet. Dies kann beispielsweise die Seite eines Online-

Suchanbieters mit den Suchergebnissen sein.

Verfahren

Rufen Sie das Work Center


bzw.

Administrator



. Wählen Sie

Neu

Neuer URL-Mashup


1.

Wählen Sie eine Mashup-Kategorie aus.

Die Mashup-Kategorie wird verwendet, um Mashups auf Grundlage ihrer Informationsart zu gruppieren. Sie wird Anwendungsbenutzern beim Personalisieren von Mashups im Seitenbereich angezeigt.

2.

Sie können dann für die Mashup-Kategorie die Portbindung auswählen, die Sie im Mashup verwenden möchten. Diese Information wird den Anwendungsbenutzern nicht angezeigt.

Die Portbindung legt fest, welche Bild-Outbound-Ports oder Bild-Inbound-Ports im Mashup verwendet werden können und in welchen Bildern der Mashup verwendet werden kann.

3.

Geben Sie einen Namen und eine Beschreibung für den Mashup ein.

Der Mashup-Name wird den Anwendungsbenutzern beim Verwenden des Mashups angezeigt.

Standardmäßig besitzt der Mashup den Status

Aktiv

. Das bedeutet, dass der Mashup nach dem

Sichern verfügbar ist. Wenn Sie möchten, dass Benutzer nicht sofort auf den Mashup zugreifen können,

ändern Sie den Status in

Inaktiv

.

4.

Geben Sie unter

URL-Informationen

die URL des Webdienstes ein, und wählen Sie


.

Die URL kann direkt übernommen werden, zum Beispiel von der Webseite eines Online-Suchanbieters mit den Suchergebnissen. Kopieren Sie diese URL, und fügen Sie sie direkt in das Feld ein. Das System extrahiert dann alle Parameter aus der URL und zeigt sie in der Tabelle an.



P U B L I C

•


193

Beachten Sie, dass Sie für URLs, die keine Abfragen verwenden, manuell Begriffe in geschweiften

Klammern hinzufügen können, die dann als Platzhalter dienen. So können Sie z.B. in der URL https:// mail.google.com/mail/#search/SAP

das Wort

SAP

durch einen Suchbegriff in geschweiften

Klammern ersetzen, z.B.

{Begriff}

.

Wenn Sie dann im URL-Feld https://mail.google.com/mail/#search/{Begriff}

eingeben und



5.

Prüfen Sie für alle Parameter, für die ein Festwert erforderlich ist, in der Spalte

Festwert

den Wert, und passen

Sie ihn gegebenenfalls an.

6.

Verknüpfen Sie dynamische Parameter in der Spalte

Parameterbindung

mit den Bild-Outbound-Ports, indem

Sie einen Outbound-Port in der Eingabehilfe wählen.

Im Dialogfeld

Parameterbindung

wird eine Liste der Bild-Outbound-Ports angezeigt, die für die gewählte

Mashup-Kategorie und das gewählte Bild konfiguriert wurden. Wählen Sie den Parameter, den Sie mit dem

URL-Parameter verknüpfen möchten.

Beachten Sie, dass Sie auch die folgenden optionalen Einstellungen festlegen können, wenn Sie einen Mashup für die Kategorie "Routenplaner" anlegen.

●

Codeformatkonvertierung

: Bei Parametern, die Code enthalten, können Sie die

Codeformatkonvertierung ändern.

●

●

Startindex für Liste

: Sie können festlegen, ob der Array-Parameter mit 0 oder 1 beginnt.

Präfix für ersten Wert

/

Präfix für nächsten Wert

: Sie können nur Präfixe für URLs festlegen, die das

Indexmuster

$I

haben und deren Startindex auf null gesetzt wurde.

7.

Wählen Sie den Link

Vorschau

, um das Endergebnis des Mashups anzuzeigen.

8.


Ergebnis


●


Anpassen


Sie unter


.

●


Personalisieren





11.2.3.5 Daten-Mashup anlegen

Übersicht

Als Administrator können Sie Daten-Mashups zum Integrieren von Daten, die von Webdiensten Dritter bereitgestellt wurden, in die Geschäftsdaten aus Ihrer Cloud-Lösung von SAP anlegen.

194


•

P U B L I C






Voraussetzungen

Sie haben einen neuen Webdienst integriert oder festgelegt, dass Ihr Mashup auf einem oder mehreren vorkonfigurierten Webdiensten basiert, die von SAP oder Partnern bereitgestellt wurden.

Webdienste, die Sie für die Verwendung in Daten-Mashups integriert haben, müssen das XML-Dienstprotokoll verwenden.

In Abhängigkeit von Ihrer Lösung können Sie eine Liste der verfügbaren Webdienste im Work Center


bzw.

Administrator

anzeigen. Gehen Sie zu

Geschäftsflexibilität Mashup-

Webdienste

.

Weitere Informationen zur Integration eines neuen Webdienstes finden Sie unter Mashup-Webdienst anlegen

[Seite 168]

.

Verfahren



bzw.

Administrator



. Wählen Sie

Neu

Neuer Daten-Mashup


1.



2.



3.




Aktiv




Inaktiv

.

4.

Legen Sie den Mashup im Schritt

Mashup-Details festlegen

an, indem Sie dem

Inhaltsentwicklungsarbeitsbereich Bausteine hinzufügen und die Eigenschaften anpassen. Definieren Sie zunächst die Eingabequelle für den Mashup. Sie haben hier die folgenden Optionen:

Mashup-Inbound-Ports

Wenn für die gewählte Mashup-Kategorie Mashup-Inbound-Ports existieren, wird dem

Inhaltsentwicklungsarbeitsbereich automatisch der Baustein

Mashup-Inbound-Port

hinzugefügt. Wählen Sie den Baustein

Mashup-Inbound-Port

, um die zugehörigen Parameter anzuzeigen und anzupassen.

Benutzereingaben

Mit Benutzereingaben können Felder definiert werden, in die Benutzer einen Wert eingeben oder in denen

Benutzer einen Wert auswählen können. Dieser Wert wird dann als Eingabe für den Mashup verwendet. Um



P U B L I C

•


195

dem Mashup eine Benutzereingabe hinzuzufügen, wählen Sie sie auf der linken Seite des Bilds aus, und verschieben Sie sie per Drag&Drop in den Inhaltsentwicklungsarbeitsbereich.

Benutzereingaben

Texteingabe

Nummerneingabe

Optionseingabe auswählen

Ermöglicht Benutzern das Eingeben einer Zeichenfolge als Eingabe für den Mashup.

Ermöglicht Benutzern das Eingeben einer Nummer als Eingabe für den Mashup.

Ermöglicht Benutzern das Wählen einer Option aus einer Auswahlliste als Eingabe für den

Mashup.

Wählen Sie nach dem Hinzufügen eines Bausteins zum Inhaltsentwicklungsarbeitsbereich den Baustein, um die zugehörigen Eigenschaften anzuzeigen und anzupassen. Im Feld

Eingabename

können Sie einen Namen eingeben. Dieser kann dann einem Eingabeparameter zugeordnet werden, z.B. in einem Suchservice. Geben

Sie im Feld

Eingabebezeichner

die Feldbezeichnung ein, die den Benutzern für dieses Eingabefeld angezeigt werden soll. Für Text- und Nummerneingaben können Sie auch einen Standardwert definieren, der anschließend von anderen Benutzern überschrieben werden kann. Wenn Sie einen Baustein des Typs

Optionseingabe auswählen

gewählt haben, wählen Sie die Drucktaste neben

Optionen

, um die Liste der

Optionen zu definieren, aus denen der Benutzer wählen kann.

Datenquellen

Datenquellen ermöglichen Ihnen die Verwendung von Daten, die in einer separaten Datei gesichert sind, als

Eingabe für den Mashup. Dies kann beispielsweise eine XML-Datei sein, die von einem Onlinedienstanbieter zur Verfügung gestellt wird.

Datenquellen

CSV-Datenquelle

Verwenden Sie eine CSV-Datei als Eingabe für den Mashup. Sie können eine Datei hochladen oder auf eine Online-CSV-Datei verweisen.

Verwenden Sie eine XML-Datei als Eingabe für den Mashup.

XML-Datenquelle

5.

Wählen Sie die in den Mashup zu integrierenden Dienste.

Alle in der Sicht

Mashup-Webdienste

konfigurierten und aktivierten Webdienste werden hier im linken Bereich des Bilds aufgeführt und können in den Mashup integriert werden. Bei diesen Webdiensten handelt es sich um SAP-Partner-Webdienste oder um zusätzliche Dienste, die Sie angelegt haben.

Verschieben Sie einen vorhandenen Dienst per Drag&Drop in den Inhaltsentwicklungsarbeitsbereich, oder verwenden Sie das Menü

Neu

zum Anlegen eines neuen Webdiensts.

6.

Ziehen Sie mithilfe Ihres Cursors eine Verbindungslinie zwischen beliebigen Mashup-Inbound-Ports,

Benutzereingaben oder Datenquellen und dem Webdienst.

Dadurch wird die logische Reihenfolge des Mashups eingerichtet. Ein einzelner Mashup-Inbound-Port kann mit mehreren Diensten verbunden werden. Nach dem Verbinden des Dienstes mit einer Benutzereingabe oder einem Inbound-Port können Sie die Dienstparameter ggf. bearbeiten.

7.

Fügen Sie dem Mashup Aktionen hinzu, indem Sie sie per Drag&Drop in den

Inhaltsentwicklungsarbeitsbereich verschieben und indem Sie eine Verbindungslinie zwischen den Aktionen und dem Dienst ziehen. Mithilfe von Aktionen können Sie die von den Webdiensten abgerufenen Inhalte umwandeln. Sie haben hier die folgenden Optionen:

Aktionen

Daten filtern

Filtern Sie die vom Dienst zurückgegebenen Positionen. Basierend auf den vom Dienst zurückgegebenen Parametern können Sie Regeln anlegen.

196


•

P U B L I C



Daten sortieren

Daten abschneiden

Daten zusammenführen

Daten verknüpfen

Feld hinzufügen

Feld umbenennen

Feld löschen

Feld extrahieren

Text ersetzen

Text konvertieren

Text verketten

Sortieren Sie die Anzeigereihenfolge der Positionen in den Ergebnissen basierend auf den vom

Dienst bereitgestellten Parametern.

Schneiden Sie die Anzahl der in einem Feed angezeigten Positionen nach einer bestimmten

Anzahl ab.

Übernehmen Sie mehrere Feeds für die Anzeige in einer allgemeinen Ergebnisliste. Mit dieser

Aktion können Sie Daten aus zwei Quellen, die das gleiche Format haben, in einer Ergebnisliste zusammenführen.

Verknüpfen Sie zwei Datenquellen basierend auf konditionalen Regeln, um eine neue

Datenquelle zu generieren. Mit dieser Aktion können Sie Daten aus zwei Quellen, die nicht das gleiche Format haben, zusammenführen.

Fügen Sie den Ergebnissen ein oder mehrere Felder hinzu, die in den vom Dienst zurückgegebenen Parametern verfügbar sind.

Benennen Sie ein oder mehrere Felder in den Ergebnissen um.

Löschen Sie ein oder mehrere Felder aus den Ergebnissen.

Extrahieren Sie bestimmte Informationen aus den Ergebnissen, um sie beispielsweise als

Eingabe für einen anderen Dienst in demselben Mashup zu verwenden.

Ersetzen Sie bestimmte Textteile in den Ergebnissen durch einen anderen Text.

Konvertieren Sie Text basierend auf konditionalen Regeln. Beispielsweise, indem Sie für den

Text eine Formatierung anwenden.

Verketten Sie Text in den Ergebnissen. Mit dieser Aktion können Sie beispielsweise zwei

Parameter in den Suchergebnissen miteinander verketten, damit diese in demselben Feld angezeigt werden.

Ersetzen Sie einen Wert in den Ergebnissen basierend auf konditionalen Regeln.

Wert ersetzen

Rechenoperation

Führen Sie basierend auf Vorgangsregeln eine arithmetische Operation mit den Ergebnissen aus.

8.

Bei Mashup-Kategorien, für die die vom Dienst zurückgegebenen Ergebnisdaten wieder in das Bild integriert werden können, können Sie dem Mashup per Drag&Drop einen Baustein des Typs

Mashup-Outbound-Port

hinzufügen.

9.

Wählen Sie

Ergebnisvorschau

.

Zum Anzeigen der Mashup-Ergebnisse in der Vorschau müssen Sie dem Eingabefeld des Mashup-Inbound-

Ports oder der Benutzereingabe manuell einen Wert hinzufügen. Wählen Sie dazu den Baustein, und geben

Sie unter den Eigenschaften einen Wert ein. In der Laufzeitversion werden diese Werte automatisch durch den Parameter aus dem Outbound-Port des Bilds ersetzt, oder der Benutzer gibt seinen eigenen Wert ein.

Wenn Sie einen Dienst mit der OAuth-Authentifizierungsmethode verwenden, müssen Sie sich bei dem

Dienst anmelden und einen PIN-Code generieren, damit Sie die Dienstergebnisse anzeigen können.

Wenn anschließend Benutzer auf den Mashup zugreifen, werden sie zum Anlegen eines eigenen PIN-

Codes aufgefordert.

10. Passen Sie die Anzeigeeinstellungen der Mashup-Ergebnisse an.

Die Ergebnisse werden standardmäßig in einem Tabellenformat angezeigt. Wählen Sie

Anzeigeeinstellungen bearbeiten

, und wählen Sie dann ein oder mehrere Formate aus, in denen der Mashup allen Benutzern zur Verfügung gestellt wird. Sie müssen eine Standardanzeigeoption wählen. Für die einzelnen Anzeigeoptionen können Sie auch zusätzliche Anzeigeeigenschaften konfigurieren, beispielsweise die maximale Anzahl anzuzeigender Positionen. Beachten Sie, dass die XML-Ansicht beim Erstellen des

Mashups zur Ihrer Information bereitgestellt, aber den Benutzern nicht angezeigt wird.



P U B L I C

•


197

11. Falls erforderlich, können Sie die Standardaktualisierungseinstellungen ändern, mit deren Hilfe bestimmt wird, wann der im Mashup verwendete Webdienst aufgerufen wird. Sie haben hier die folgenden Optionen:

●

Aktualisieren beim Laden des Mashups

: Entmarkieren Sie dieses Ankreuzfeld, wenn der Webdienst beim ersten Laden des Mashups nicht aufgerufen werden soll.

●

Aktualisieren beim Ändern der Inbound-Port-Daten

: Entmarkieren Sie dieses Ankreuzfeld, wenn der

Webdienst beim Ändern des Inbound-Port-Werts durch den Benutzer nicht aufgerufen werden soll.

Diese Optionen können beispielsweise dann verwendet werden, wenn der Mashup komplexe Dienste (z.B.

Berechnungen) oder kostenpflichtige Dienste (z.B. einen SMS-Dienst) umfasst, die nur manuell ausgelöst werden sollten.

12. Im Schritt

Überprüfen

können Sie nachvollziehen, wie der Mashup für Benutzer angezeigt wird. Prüfen Sie

Ihre Einstellungen, und wählen Sie

Fertigstellen

, um den Mashup anzulegen.

Ergebnis


●


Anpassen


Sie unter


.

●


Personalisieren





11.2.3.6 HTML-Mashup anlegen

Übersicht

Als Administrator können Sie HTML-Mashups anlegen, um eine HTML- oder JavaScript-basierte Webseite in ein Bild

Ihrer Cloud-Lösung von SAP einzubetten.




Voraussetzungen

Ihnen ist die URL der Website bekannt, die Sie einbetten möchten.

Vorgehensweise

Rufen Sie das Work Center


bzw.

Administrator



. Wählen Sie

Neu

Neuer HTML-Mashup


198


•

P U B L I C



1.



2.



3.




Aktiv




Inaktiv

.

4.

Passen Sie unter

Konfigurationsdaten

die Höhe des Anzeigebereichs nach Bedarf an. Die Höhe beträgt standardmäßig 327 Pixel.

5.

Geben Sie den Mashup-Typ an, den Sie anlegen möchten. Wählen Sie dazu aus, ob Sie HTML-Code oder eine

URL eingeben möchten.

6.

Abhängig von Ihrer Auswahl haben Sie folgende Möglichkeiten:

●

Eingabe einer URL

1.

Geben Sie eine URL im Feld

URL

ein, und wählen Sie


.

Das System extrahiert die Parameter aus der URL und fügt sie der Tabelle unten hinzu. Dort können

Sie Konstanten bearbeiten und Parameter an die Bild-Outbound-Ports binden, die für die ausgewählte Portbindung verfügbar sind.

Für URLs, die keine Abfragen verwenden, können Sie manuell Begriffe in geschweiften

Klammern hinzufügen, die dann als Platzhalter dienen. So können Sie z.B. in der URL https://mail.google.com/mail/#search/SAP

das Wort

SAP

durch einen Suchbegriff in geschweiften Klammern ersetzen, z.B.

{Begriff}

. Wenn Sie dann https:// mail.google.com/mail/#search/{Begriff}

im Feld

URL

eingeben und



●

2.

Wählen Sie

Vorschau


Eingabe eines HTML-Codes

1.

Im

HTML-Code-Editor

können Sie eigenen HTML-Code kopieren oder eingeben.

Zusätzlich können Sie einen REST-Dienst eines Drittanbieters verwenden oder Ihren eigenen REST-

Dienst anlegen. Wir empfehlen, dass Sie das JSON-Dienstprotokoll für Ihren REST-Dienst verwenden.

Um den Webdienst dem HTML-Mashup hinzuzufügen, wählen Sie

REST-Dienst hinzufügen

, und wählen Sie einen Webdienst im Dialogfeld

REST-Dienste

aus. Die Codevorlage der API wird automatisch im HTML-Code-Editor eingefügt.

Um Ihnen bei der Programmierung von HTML-Mashups zu helfen, sind hier einige Beispiel-

APIs dokumentiert:

Beispiel-APIs für HTML-Mashups [Seite 200] .

2.

Unter

Eingabeparameter

und

Ausgabeparameter

werden die Parameter entsprechend der ausgewählten Portbindung aufgeführt. Bei Bedarf können Sie den Zeichenfolgencode für einen

Parameter in den HTML-Code-Editor kopieren, indem Sie den Parameter markieren und

Kopieren

wählen. Der Zeichenfolgencode des Parameters wird in die erste Zeile des Editors kopiert. Sie können diese Codezeichenfolge dann an die gewünschte Stelle im Code verschieben.



P U B L I C

•


199

3.

Wählen Sie

Vorschau


4.

Um den Mashup zu testen, können Sie Beispielwerte für die Parameter eingeben und

Parameterwerte aktualisieren

rechts neben dem HTML-Code-Editor wählen.

Wenn Sie den Code ändern, müssen Sie erneut

Vorschau

wählen, um das aktualisierte

Ergebnis des Mashups anzuzeigen.

7.


Ergebnis


●


Anpassen


Sie unter


.

●


Personalisieren





11.2.3.7 Beispiel-APIs für HTML-Mashups

Übersicht

Dieses Dokument bietet einige Beispiel-APIs, die Ihnen beim Programmieren von HTML-Mashups helfen.

Jegliche Softwarecodierung oder Codezeilen/-zeichenfolgen (Code) in dieser Dokumentation sind lediglich Beispiele und sind nicht für die Verwendung in einer Produktivsystemumgebung vorgesehen.

Der Code dient nur der besseren Erklärung und Veranschaulichung der Syntax und der

Formulierungsregeln für bestimmte SAP-Codierungen. SAP übernimmt keine Garantie für die Richtigkeit und Vollständigkeit des hier aufgeführten Codes und kann für Fehler oder Schäden, die durch die

Verwendung des Codes verursacht wurden, nicht haftbar gemacht werden, es sei denn, diese Schäden wurden von SAP mit Vorsatz oder grober Fahrlässigkeit verursacht.

Aufruf eines externen REST-Dienstes

Methode sap.byd.ui.mashup.callService(serviceOptions)

Verwendung

Wenn Sie in der Symbolleiste des Editors die Option

REST-Dienst hinzufügen

wählen, wird die Codevorlage dieser

API automatisch eingefügt.

Parameter serviceOptions ist ein JSON-Objekt mit den folgenden Parametern:

200


•

P U B L I C



Parameter serviceID parameter onComplete onError

Beschreibung

Die Nummer des aufgerufenen REST-Dienstes

Ein JSON-Objekt, das den Dienst parametrisiert

Name der Callback-Methode bei erfolgreichem Dienstaufruf

Name der Callback-Methode bei fehlgeschlagenem Dienstaufruf

Beispiel sap.byd.ui.mashup.callService({ serviceId: 'CW00001' parameter: { 'query': 'SAP', }, onComplete: 'serviceCallback_CW00001' , onError: 'exceptionHandler_CW00001'

});

Obligatorisch/Optional

Obligatorisch

Optional

Optional

Optional

Reagieren auf Aktualisierung des Anwendungskontexts

Methode sap.byd.ui.mashup.onContextUpdate()

Verwendung

Wenn im Mashup eine Portbindung zugeordnet wird, werden alle Kontextparameter des Outbound-Ports der

Anwendung und die vordefinierten Systemparameter in der Tabelle

Eingabeparameter

angezeigt. Wenn Sie einen

Eingabeparameter markieren und

Kopieren

wählen, kopiert das System automatisch die Parameter der ausgewählten Zeile als Codezeichenfolge in die erste Zeile des Editors. Sie können diese Codezeichenfolge dann an die gewünschte Stelle im Code verschieben.

Nachdem Sie den Code eingegeben und

Vorschau

zum Anzeigen der Ergebnisse des Mashup in der Vorschau gewählt haben, können Sie die onContextUpdate-API testen. Geben Sie Beispielwerte für die Eingabeparameter ein, und wählen Sie

Parameterwerte aktualisieren

.

Parameter

Der Kontext kann über sap.byd.ui.mashup.context aufgerufen werden. Dabei handelt es sich um ein JSON-Objekt mit den folgenden Objekten:

●

●

Inbound-Port

Wenn der Mashup Portbindung definiert, können die Werte des entsprechenden Outbound-Ports der

Anwendung über inport.ParameterName aufgerufen werden.

System

Mashup-Systemparameter

Parameter system.LogonLanguage

system.ProductVersion

system.ShortHostname

Beschreibung

Aktuelle Anzeigesprache in Ihrer SAP-Lösung

Aktuelle Version Ihrer SAP-Lösung

Kurzer Hostname Ihrer SAP-Lösung

Beispiel sap.byd.ui.mashup.onContextUpdate = function () { var ctx = sap.byd.ui.mashup.context;

// context parameters



P U B L I C

•


201

}; console.log( 'Logon language:' + ctx.system.LogonLanguage);

// whole list of parameters for Port Binding Reverse Lookup console.log( 'Company name:' + ctx.inport.CompanyName); console.log( 'Address:' + ctx.inport.Address); console.log( 'Street:' + ctx.inport.AddressStreet); console.log( 'Street with house No.:' + ctx.inport.AddressStreetHouseNumber); console.log( 'House No.:' + ctx.inport.AddressHouseNumber); console.log( 'City:' + ctx.inport.AddressCity); console.log( 'Country:' + ctx.inport.AddrssCountry); console.log( 'Country code:' + ctx.inport.AddressCountryCode); console.log( 'Postal code:' + ctx.inport.AddressPostalCode); console.log( 'State/province:' + ctx.inport.AddressStateProvince); console.log( 'State/province code:' + ctx.inport.AddressStateProvinceCode);

Daten an Anwendungsbenutzungsoberfläche zurückschreiben

Methode sap.byd.ui.mashup.fireResultUpdate(resultObject)

Verwendung

Um diese API verwenden zu können, muss eine Rückschreibungsportbindung (z.B. Inverssuche) im Mashup festgelegt werden. Die Tabelle

Ausgabeparameter

enthält die Parameter, die zum Zurückschreiben der Daten an den entsprechenden Inbound-Port der Anwendung verwendet werden. Wählen Sie

Kopieren

, um die entsprechenden Parameter der ausgewählten Zeile in den Editor zu kopieren. Mithilfe dieser API-Methode werden die Vorschauwerte mit den Werten aus der HTML-Anwendung ausgefüllt.

Parameter resultObject ist ein JSON-Objekt, das den entsprechenden Inbound-Port der Anwendungsbenutzungsoberfläche wiedergibt.

Beispiel

// Example: Port Binding Reverse Lookup

// Address is a local object.

sap.byd.ui.mashup.fireResultUpdate({

'CompanyName' : address.name,

'AddressStreetHouseNumber' : address.street,

'AddressStreet' : address.street,

'AddressCountryCode' : address.country,

'AddressStateProvinceCode' : address.state,

'AddressCity' : address.city,

'AddressPostalCode' : address.zipCode

});


HTML-Mashup anlegen [Seite 198]

202


•

P U B L I C



11.2.3.8 Mashup für ein kundenspezifisches Feld anlegen

Übersicht

Als Administrator können Sie einen Mashup anlegen und ein vorhandenes kundenspezifisches Feld als Parameter im Mashup verwenden. Nachdem Sie den Mashup aktiviert und im Bild sichtbar gemacht haben, kann ein

Endbenutzer Daten im kundenspezifischen Feld eingeben, um den Webdienst für den Mashup aufzurufen. Bei einem

Daten-Mashup wird das Ergebnis des Mashups zurück an das kundenspezifische Feld in der Cloud-Lösung von SAP

übertragen.

Voraussetzungen

Ein kundenspezifisches Feld wurde angelegt und wird in dem Bild angezeigt, dem Sie den Mashup hinzufügen möchten.

Vorgehensweise

Legen Sie zuerst den Mashup an, und fügen Sie ihn anschließend dem Bild hinzu. Rufen Sie in Abhängigkeit von Ihrer

Lösung das Work Center


bzw.

Administrator




Mashup anlegen

1.



die Option

Neu

, und wählen Sie den erforderlichen Mashup-

Typ aus.

2.

Wählen Sie eine Mashup-Kategorie, die die Art des Inhalts wiedergibt, die der Mashup enthält. Die Mashup-

Kategorie wird Anwendungsbenutzern beim Personalisieren des Mashups angezeigt.

3.

Lassen Sie das Feld

Portbindung

leer.

4.

Fahren Sie mit dem Anlegen des Mashups fort, und sichern Sie anschließend Ihre Änderungen.

5.

Überprüfen Sie, dass der Mashup aktiviert wurde.

Mashup zu Bild hinzufügen

1.

Um den Mashup einem Bild zuzuordnen, navigieren Sie zu dem Bild, in dem das kundenspezifische Feld angezeigt wird und in dem Sie den Mashup hinzufügen möchten.

2.

Wählen Sie

Anpassen

und dann

Anpassungsmodus öffnen

.

3.

Wählen Sie

Anpassen

und dann

Layout bearbeiten

.

4.

Wählen Sie im Seitenbereich die Option


.

5.

Wählen Sie den von Ihnen angelegten Mashup aus. Wählen Sie unter

Eingabebindung

oder

Ausgabebindung

das kundenspezifische Feld in der Auswahlliste neben dem Parameternamen aus.

Nur kundenspezifische Felder, die im Bild sichtbar gemacht wurden, sind in der Auswahlliste verfügbar.

6.

Passen Sie die Darstellung des Mashups nach Bedarf an.

Die Darstellungsoptionen können abhängig vom ausgewählten kundenspezifischen Feld abweichen.

7.

Machen Sie den Mashup sichtbar, und veröffentlichen Sie Ihre Änderungen.



P U B L I C

•


203

11.3 Sicht Vorlagenmasterverwaltung

11.3.1 Vorlagenmasterverwaltung – Quick Guide

In der Sicht

Vorlagenmasterverwaltung

können Sie unternehmensspezifische Vorlagenmaster zur Verwendung in

Formularvorlagen anlegen und Microsoft-Office®-Vorlagenmaster für Microsoft Excel® und Microsoft Word® bearbeiten.

Abhängig von Ihrer Lösung können Sie diese Sicht über das Work Center

Administrator

oder

Anwendungs- und


unter

Geschäftsflexibilität

aufrufen.


Formularvorlagenmaster

Formularvorlagenmaster werden zur Definition von Logo, Kopf, Absenderadresse und sprachabhängiger Fußzeile, die in formularbasierten Geschäftsbelegen verwendet werden, eingesetzt. Formularvorlagenmaster enthalten außerdem einen E-Mail-Haftungsausschluss, der E-Mails beim Senden eines Belegs als prozessintegrierte Ausgabe an einen Geschäftspartner angehängt wird.

SAP stellt einen Standard-Formularvorlagenmaster für Ihre Lösung bereit. Wenn Sie ein anderes Logo oder eine andere Absenderadresse für andere Unternehmen oder Organisationseinheiten in Ihrer Organisation benötigen, können Sie weitere Formularvorlagenmaster anlegen. Diese können dann dem relevanten Unternehmen/der jeweiligen Organisationseinheit zugewiesen werden. Sie können Formularvorlagenmaster auch zum Anlegen eines anderen Logos, Kopfes, einer anderen Absenderadresse und Fußzeile für andere Ausgabekanäle einsetzen.

Falls Sie keinen Formularvorlagenmaster für einen Geschäftsbeleg verwenden möchten, können Sie die Verwendung von Vorlagenmastern in der Formularvorlage deaktivieren. Wenn Sie angeben, dass für eine Formularvorlage kein

Vorlagenmaster verwendet werden soll, können Sie alternativ dazu mit Adobe® LiveCycle® Designer eindeutige

Kopfzeilen, Logos und Fußzeilen für die Formularvorlage anlegen. Weitere Informationen finden Sie unter

Formularvorlagenverwaltung – Quick Guide [Seite 208] .

Ermittlung von Formularvorlagenmastern

Bei der Ausgabe eines Geschäftsbelegs verwendet das System die im Folgenden beschriebene Logik, um zu ermitteln, welcher Formularvorlagenmaster verwendet werden soll:

1.

Das System sucht nach einem Formularvorlagenmaster, der sowohl dem Unternehmen/der

Organisationseinheit, in dem/der der Geschäftsbeleg angelegt wurde, als auch dem relevanten Ausgabekanal zugeordnet ist.

Wenn beispielsweise eine Rechnung in der Rechnungsabteilung Sales US West Coast angelegt wird und per

E-Mail versandt werden soll, versucht das System, einen Vorlagenmaster zu ermitteln, der der

Organisationseinheit Sales US West Coast und dem Ausgabekanal E-Mail zugeordnet ist.

2.

Falls nichts Passendes gefunden wird, sucht das System nach der Organisationseinheit Sales US West

Coast und dem Ausgabekanal Alle.

3.

Falls wiederum nichts Passendes gefunden werden kann, führt das System in der Organisationsstruktur eine

Aufwärtssuche nach einem Vorlagenmaster durch, der einer Organisationseinheit auf höherer Ebene und dem Ausgabekanal E-Mail zugeordnet ist.

204


•

P U B L I C



4.

Falls erneut nichts Passendes gefunden werden kann, führt das System in der Organisationsstruktur eine

Aufwärtssuche nach einem Vorlagenmaster durch, der einer Organisationseinheit auf höherer Ebene und dem Ausgabekanal Alle zugeordnet ist.

5.

Falls nach wie vor kein Treffer erzielt werden konnte, wird der Standardvorlagenmaster verwendet.

Office-Vorlagenmaster

Mithilfe der Microsoft-Office-Vorlagenmaster können Sie Logos einfügen oder löschen und die Stilart einer Zelle in

Microsoft Excel oder Microsoft Word bearbeiten (beispielsweise die Schriftart oder das Datumsformat).

Aufgaben

Formularvorlagenmaster bearbeiten

Weitere Informationen finden Sie hier [Seite 206] .

Neuen Formularvorlagenmaster anlegen

1.



einen Formularvorlagenmaster.

2.

Wählen Sie

Neu

.

3.

Geben Sie einen Namen für den neuen Vorlagenmaster ein.

Bei Bedarf können Sie auch eine Übersetzung des Vorlagenmasternamens für andere, im System verwendete

Sprachen angeben.

4.

Wählen Sie


.

Nun können Sie den Vorlagenmaster bearbeiten und anschließend einem oder mehreren Unternehmen,

Organisationseinheiten oder Ausgabekanälen zuordnen.

Unternehmen, Organisationseinheiten und Ausgabekanäle einem Formularvorlagenmaster zuordnen

1.




2.

Wählen Sie

Zuordnen

.

3.

Wählen Sie im Bild

Unternehmen, Organisationseinheiten und Ausgabekanäle zuordnen

die Option

Zeile hinzufügen

, und geben Sie eine Regel ein, die besagt, wann die Vorlage verwendet werden soll.

Beachten Sie, dass Unternehmen oder Organisationseinheiten einem Vorlagenmaster nicht gleichzeitig, sondern nur nacheinander zugeordnet werden können.

4.


5.

Wenn Sie mehrere Formularvorlagenmaster verwenden, können Sie

Zuordnung prüfen

wählen, um zu prüfen, welcher Formularvorlagenmaster vom System für eine gegebene Kombination aus Unternehmen/

Organisationseinheit und/oder Ausgabekanal verwendet werden wird.

Informationen über die systemseitige Art und Weise der Ermittlung, welcher Formularvorlagenmaster verwendet werden soll, finden Sie im Abschnitt

Ermittlung von Formularvorlagenmastern

dieses Dokuments.

Formularvorlagenmaster als Standard festlegen

Der Standardvorlagenmaster wird immer dann verwendet, wenn ein Formular generiert wird und kein

Vorlagenmaster im Hinblick auf das Belegabsenderunternehmen oder die Belegabsenderorganisationseinheit oder den gewählten Ausgabekanal ermittelt werden kann.



P U B L I C

•


205

1.




2.

Wählen Sie

Als Standard festlegen

.

Wenn Sie einen Vorlagenmaster als Standard festlegen, werden etwaige existierende Unternehmens-,

Organisationseinheits- oder Ausgabekanalzuordnungen ignoriert. Beachten Sie, dass solche Zuordnungen nicht gelöscht werden. Falls Sie eine andere Vorlage als Standard festlegen, werden die vorhandenen

Zuordnungen reaktiviert.

Informationen über die systemseitige Art und Weise der Ermittlung, welcher Formularvorlagenmaster verwendet werden soll, finden Sie im Abschnitt

Ermittlung von Formularvorlagenmastern

dieses Dokuments.

Namen eines Vorlagenmasters bearbeiten

1.



einen Vorlagenmaster aus, und wählen Sie

Allgemeine Daten verwalten

.

2.

Bearbeiten Sie ggf. den Namen.

3.

Wenn für Ihr System mehrere Anmeldesprachen existieren, können Sie auch eine Übersetzung des

Vorlagennamens angeben. Wählen Sie dazu

Hinzufügen

. Wählen Sie eine Sprache, und geben Sie die

Übersetzung in die Spalte

Name

ein. Die Übersetzung wird den Benutzern angezeigt, die sich mit der ausgewählten Sprache beim System anmelden.

Microsoft-Office-Vorlagenmaster bearbeiten

Sie können Microsoft-Office-Vorlagenmaster herunterladen und an Ihre Anforderungen anpassen. Weitere

Informationen zu dieser Aufgabe finden Sie unter

Microsoft-Office-Vorlagenmaster bearbeiten [Seite 207]

.

11.3.2 Aufgaben

11.3.2.1 Formularvorlagenmaster bearbeiten

Übersicht

Als Administrator können Sie vorhandene Formularvorlagenmaster bearbeiten. Formularvorlagenmaster werden zur Definition der Kopfzeilen, Fußzeilen und Logos in Formularvorlagen verwendet. Formularvorlagenmaster enthalten außerdem einen E-Mail-Haftungsausschuss, der an automatisch generierte Geschäftspartner-E-Mails bei der Dokumentenausgabe im System angehängt wird.

Vorgehensweise

1.

Wählen Sie

Anwendungs- und Benutzerverwaltung oder

Administrator Geschäftsflexibilität Formularvorlagenverwaltung

.

2.



im Menü

Anzeigen

den Eintrag

Formularvorlagenmaster

.

3.

Markieren Sie die zu bearbeitende Mastervorlage, und wählen Sie

Bearbeiten

.

4.

Gehen Sie auf der Registerkarte

Formularvorlagenmaster

folgendermaßen vor:

●

Wählen Sie unter

Kopfzeile

die Option

Hochladen

, und navigieren Sie zur Datei, die Sie als Logo verwenden möchten. Passen Sie Größe und Ausrichtung des Logos wie gewünscht an.

206


•

P U B L I C



●

●

Es werden die Dateiformate

.gif

,

.bmp

,

.jpg

,

.png

und

.tif

unterstützt. Das Logo darf eine Größe von 40 × 20 mm (Breite x Höhe) nicht überschreiten. Eine Grafik, die größer ist als 40 × 20 mm, wird automatisch angepasst.

Markieren Sie das Ankreuzfeld

Trennlinie

, wenn Sie möchten, dass eine grafische Trennlinie im

Formular angezeigt wird.

Geben Sie unter

Absenderadresse

die Adresse Ihres Unternehmens ein. In einem Brief wird die

Absenderadresse über der Empfängeradresse angezeigt.

●

Wählen Sie unter

Fußzeile

die Anzahl der Fußzeilenblöcke, die Sie anzeigen möchten. Geben Sie den

Fußzeilentext exakt so ein, wie er auf dem Formular angezeigt werden soll. Sie können bis zu 4

Fußzeilenblöcke mit maximal 10 Zeilen pro Fußzeile festlegen.

Beachten Sie, dass die Breite jedes Fußzeilenblocks gleichmäßig über den gesamten Platz aufgeteilt wird. Wenn eine Fußtextzeile für die aktuelle Schriftgröße zu lang ist, fügt das System automatisch einen Zeilenumbruch ein. Wenn dieser automatische Zeilenumbruch nicht Ihren Anforderungen entspricht, müssen Sie den Text nach dem Zeilenumbruch möglicherweise als separate Zeile einfügen.

Wenn Sie mehrere Sprachen verwenden möchten, fügen Sie die entsprechenden Sprachen über das

Menü

Hinzufügen

hinzu. Verfassen Sie die Texte in der gewünschten Sprache, indem Sie diese zuvor aus der Auswahlliste auswählen.

5.

Wählen Sie die Schaltfläche "Aktualisieren", um die Änderungen in der Vorschau anzuzeigen. In der

Auswahlliste unter

Vorschau

können Sie ein Land auswählen. Die Vorschau wird dann unter Verwendung der länderspezifischen Vorlage angezeigt, beispielsweise verwenden einige Länder keine Absenderadresse, oder sie verfügen über abweichende Papierformate.

6.


E-Mail-Haftungsausschluss

können Sie einen Haftungsausschluss oder andere unternehmensspezifische rechtliche Informationen eingeben.

Dieser Text wird an den Text von E-Mails angehängt, die bei der Dokumentausgabe im System angelegt werden. Es ist nicht möglich, getrennte Sprachversionen dieses Texts anzulegen. Wenn Ihr Unternehmen also mehrere Sprachen für die Geschäftskommunikation verwendet, sollten Sie alle Sprachvarianten des

Haftungsausschlusses hier eingeben.

7.

Wählen Sie


.

Ergebnis

Nun können Sie den Formularvorlagenmaster einem Unternehmen bzw. einer Organisationseinheit und/oder einem

Ausgabekanal zuweisen. Weitere Informationen finden Sie unter

Vorlagenmasterverwaltung – Quick Guide

[Seite 204] .

Beachten Sie, dass Sie in der Sicht

Formularvorlagenverwaltung

die Vorlagenmaster für jede Formularvorlage aktivieren und deaktivieren können. Weitere Informationen finden Sie unter

Formularvorlagenverwaltung – Quick

Guide [Seite 208] .

11.3.2.2 Microsoft-Office®-Vorlagenmaster bearbeiten

Übersicht

Die Lösung enthält vordefinierte Vorlagenmaster, die Sie zum Definieren von Microsoft-Office®-Vorlagen in der Sicht

Office-Vorlagenverwaltung

verwenden können.

Sie können den vorhandenen Vorlagenmaster für Microsoft Word® oder Microsoft Excel® entsprechend Ihren

Anforderungen bearbeiten, indem Sie die Formatierung der Vorlage anpassen, z.B. die Formatierung der einzelnen

Zellen in Microsoft Excel.



P U B L I C

•


207

Voraussetzungen

Um mit Microsoft Excel arbeiten zu können, muss das neueste Add-In für Microsoft Excel installiert sein.

Vorgehensweise

1.

Gehen Sie zur Sicht


unter


des Work Centers

Administrator

und/oder


, und wählen Sie im Menü

Anzeigen

die Option

Office-

Vorlagenmaster

.

2.

Wählen Sie den Vorlagenmaster aus, den Sie bearbeiten möchten.

3.

Wählen Sie

Herunterladen

, um die Vorlage auf den lokalen Rechner herunterzuladen.

4.

a. Microsoft Excel: Öffnen Sie die Vorlage, die Sie gesichert haben, und wählen Sie in der Symbolleiste die

Option

Standardvorlagenkonfiguration

.

●

Im

Standardvorlageneditor

haben Sie folgende Möglichkeiten:

○

Im

Logo-Editor

können Sie das Unternehmenslogo einfügen oder löschen.

○

Im

Format-Editor

können Sie die Formatierung der einzelnen Zellen bearbeiten.

1.

Um die Formatierung einer Zelle zu ändern, markieren Sie die gewünschte Zelle und wählen in der markierten Zeile die Option

Format bearbeiten

.

2.

Wählen Sie

Format

, und passen Sie die Formatierung mithilfe der Microsoft-Excel-

Funktionen wie gewünscht an.

b. Microsoft Word: Öffnen Sie die von Ihnen gesicherte Vorlage, und nehmen Sie die erforderlichen

Änderungen vor.

5.

Wählen Sie

Hochladen zum Ersetzen

, um die geänderte Vorlage von Ihrem lokalen Rechner in das System hochzuladen

6.

Wählen Sie die Datei auf dem lokalen Rechner.

7.

Wenn Sie Ihren bearbeiteten Vorlagenmaster für alle Benutzer zur Verfügung stellen möchten, müssen Sie die Vorlage veröffentlichen, indem Sie die Option

Veröffentlichen

wählen.

Nachdem Sie eine Vorlage veröffentlicht haben, können Sie sie in eine ältere Version umwandeln, indem

Sie die Version markieren, die verwendet werden soll, und dann die Option

Versionen

und dann

Wiederherstellen

wählen. Vergewissern Sie sich, dass Sie die gültige Version veröffentlichen und damit allen Benutzern zur Verfügung stellen.

11.4 Sicht Formularvorlagenverwaltung

11.4.1 Formularvorlagenverwaltung – Quick Guide

In der Sicht


können Administratoren Formularvorlagen anlegen und anpassen sowie

Formularvorlagenversionen verwalten. Sie können diese Sicht über das Work Center

Administrator

und/oder


unter


aufrufen.

In dieser Sicht werden für Formularvorlagen alle Sprach- und Ländervarianten angezeigt, die in Ihrem System verfügbar sind. Die Varianten sind standardmäßig nach Formularvorlage gruppiert. Für jede

208


•

P U B L I C



Formularvorlagenvariante wird nur die neueste veröffentlichte oder die nicht veröffentlichte Version angezeigt.

Wenn von einer Vorlage eine nicht veröffentlichte Version vorhanden ist, dann können Sie die aktuell veröffentlichte

Version anzeigen, indem Sie die Formularvorlagenvariante markieren und

Versionen

wählen.

Formularvorlagenversionen

Wenn Sie eine Formularvorlagenvariante anpassen, führt dies dazu, dass verschiedene Versionen der

Formularvorlagenvariante angelegt werden. Wenn Sie beispielsweise eine Formularvorlagenvariante anpassen, wird eine neue Version der Vorlage mit dem Status

Nicht veröffentlicht

angelegt. Wenn die Vorlage diesen Status hat, haben Sie die Möglichkeit, die Vorlage anzupassen, ohne dass diese für andere Benutzer zur Verfügung steht.

Nachdem Sie die Vorlage angepasst haben, können Sie sie veröffentlichen und somit den Endbenutzern zur

Verfügung stellen. Daraufhin setzt das System den Status der vorherigen Version auf

Archiviert

, und diese Version kann nicht mehr für die Ausgabe von neuen Dokumenten verwendet werden.

Eine Version einer Formularvorlagenvariante kann folgenden Status haben:

●


: Eine Formularvorlage, die als Kopie oder anhand einer hochgeladenen XDP-Datei angepasst oder angelegt wurde. Vorlagen mit dem Status


können von Administratoren angezeigt und bearbeitet werden. Anderen Benutzern stehen diese Formularvorlagen nicht zur Verfügung.

Es gibt immer nur eine nicht veröffentlichte Version einer Vorlagenvariante.

●

●

●

●

Veröffentlicht

: Eine Formularvorlage, die zur allgemeinen Verwendung zur Verfügung steht, wenn Benutzer

Dokumente aus dem System ausgeben. Die Vorlagen, die von SAP oder Partnern mitgeliefert werden, haben in der Regel den Status

Veröffentlicht

und stehen für den produktiven Einsatz zur Verfügung. Administratoren können neue oder angepasste Formularvorlagen veröffentlichen. Es gibt immer nur eine veröffentlichte

Version einer Vorlagenvariante.

Archiviert

: Diesen Status erhalten Versionen, die aufgrund neuer Upgrades oder Anpassungen nicht mehr aktuell sind.

Gelöscht

: Eine Formularvorlage, die gelöscht wurde. Sie können eine gelöschte Formularvorlage wieder in

Kraft setzen, indem Sie die letzte archivierte Version wiederherstellen.

Neu

: Standardmäßig haben alle von SAP gelieferten Vorlagen den Status

Veröffentlicht

. Wenn eine Vorlage, die von SAP geliefert wurde, bei einem Systemupgrade aktualisiert wird, wird die neue Version automatisch als neue Version mit dem Status

Veröffentlicht

verwendet, und die alte Version wird auf

Archiviert

gesetzt.

Wenn jedoch eine angepasste Version der Vorlage vorhanden und veröffentlicht ist, dann erhält die Upgrade-

Vorlagenvariantenversion den Status

Neu

. Auf diese Weise wird die kundenspezifische Version bei Upgrades durch SAP oder Partner nicht überschrieben.


Formulare

Mithilfe von Formularvorlagen werden Inhalte und Layouts von Dokumenten definiert, die das System ausgeben kann.



.

Anpassung von Formularvorlagen

Administratoren können den Inhalt und das Layout von Druckformularen mithilfe der integrierten Version von

Adobe® LiveCycle® Designer anpassen, der im Work Center


unter


in der Sicht

Download-Center

heruntergeladen werden kann.


Anpassung von Formularvorlagen [Seite 216] .



P U B L I C

•


209

Aufgaben

Allgemeine Aufgaben

Formularvorlage anzeigen

1.



eine Vorlage.

2.


Öffnen

die Option

Adobe Reader

.

Die Formularvorlage wird mit einem Satz von Beispieldaten angezeigt. Beachten Sie, dass es sich dabei nicht notwendigerweise um alle Dokumente handelt, die aus dieser Vorlage generiert werden können.

Formularvorlage bearbeiten

Weitere Informationen zum Bearbeiten einer Formularvorlage mit Adobe LiveCycle Designer finden Sie hier

[Seite 222] .

Formularvorlage kopieren

1.



die Vorlage, die Sie kopieren möchten.

2.

Führen Sie folgende Schritte aus:

●

So legen Sie eine neue Sprach- und/oder Ländervariante einer vorhandenen Formularvorlage an:

1.


Kopieren

die Option

Als neue Variante

.

2.

Wählen Sie im Dialogfenster

Neue Variante...

die gewünschte Sprache und das gewünschte Land

(falls erforderlich).

3.

Das Kennzeichen


ist standardmäßig gesetzt. Wenn Sie keine unternehmensspezifischen Vorlagenmaster verwenden möchten, entfernen Sie das Kennzeichen.

Beachten Sie, dass Sie, wenn Sie keinen Vorlagenmaster verwenden, Kopfzeile, Fußzeilen, Logo und Absenderadresse der Vorlage individuell definieren können.

4.

Wählen Sie

OK

.

Eine neue Variante der gewählten Formularvorlage wird angelegt. Sie können diese Variante nun mithilfe von Adobe LiveCycle Designer bearbeiten.

●

So legen Sie eine neue Formularvorlage an:

1.


Kopieren

die Option

Als neue Vorlage

.

2.

Geben Sie im Dialogfenster

Neue Vorlage...

einen Namen für die Vorlage und bei Bedarf eine

Beschreibung ein.

3.

Wählen Sie eine Sprache aus. Wenn Sie eine länderspezifische Formularvorlage anlegen möchten, wählen Sie das gewünschte Land aus. Wenn Sie das Feld leer lassen, ist die Vorlage nicht länderspezifisch.

4.

Wenn Sie Vorlagenmaster verwenden möchten, um das Layout der Vorlage vorzugeben, setzen Sie das Kennzeichen


. Wenn Sie möchten, dass das Formular ein anderes

Layout erhält, entfernen Sie das Kennzeichen.

5.

Wählen Sie

OK

.

Eine neue Vorlage wird angelegt. Sie können diese Formularvorlage nun mithilfe von Adobe

LiveCycle Designer bearbeiten.

Formularvorlagenvariante herunterladen

1.



die Formularvorlagenvariante, die Sie herunterladen möchten, und wählen Sie

Herunterladen

.

210


•

P U B L I C



2.

Sichern Sie die Archivdatei mit der Dateierweiterung

.zip

.

Die ZIP-Datei enthält die folgenden Dateien:

●

Eine XML-Datenpaketdatei (XDP), die die gewählte Formularvorlagenvariante enthält.

●

●

Eine XML-Schemadefinitionsdatei (XSD), die die Struktur des XML-Dokuments definiert. Dies ist für die

Offline-Bearbeitung erforderlich.

Sofern verfügbar, XML-Dateien, die Beispieldaten für die Vorschau Ihrer Änderungen enthalten.

Wenn keine Beispieldateien verfügbar sind, können Sie auch eigene Beispieldateien anlegen. Wählen Sie dazu die Drucktaste

XML-Daten anzeigen

in der Ausgabehistorie eines Dokuments.

Formularvorlagenvariante hochladen

So laden Sie eine neue Formularvorlagenvariante hoch:

1.



eine Formularvorlagenvariante, die zu der

Formularvorlage gehört, für die Sie eine neue Variante hochladen möchten.

2.


Hochladen

die Option

Als neue Variante

.

3.

Suchen Sie die gewünschte XDP-Datei, und markieren Sie sie.

4.

Geben Sie die erforderlichen Informationen ein, und wählen Sie

OK

.

Eine neue Länder- und/oder Sprachvariante einer vorhandenen Formularvorlage wird der Liste hinzugefügt.

So laden Sie eine Formularvorlagenvariante hoch und ersetzen eine bereits vorhandene Formularvorlagenvariante:

1.



die Formularvorlagenvariante, die Sie ersetzen möchten.

2.


Hochladen

die Option

Zum Ersetzen der vorhandenen Variante

.

3.

Suchen Sie die gewünschte XDP-Datei, markieren Sie sie, und wählen Sie

OK

.

Formularvorlagenvariante veröffentlichen

1.



die Formularvorlagenvariante, die Sie veröffentlichen möchten.

2.

Wählen Sie

Veröffentlichen

.

Die nicht veröffentlichte Version der Vorlage erhält den Status

Veröffentlicht

und wird allen Benutzern zur

Verfügung gestellt.

E-Mail-Vorlage anlegen

1.



in der Untersicht


die

Formularvorlage, für die Sie eine E-Mail-Vorlage anlegen möchten.

2.

Wählen Sie

Aktionen

E-Mail-Vorlage anlegen

.



P U B L I C

•


211

Sie können E-Mail-Vorlagen nur für bestimmte Formularvorlagengruppen und nur für bereits veröffentlichte Formularvorlagen anlegen. Das System ermöglicht das Anlegen von E-Mail-Vorlagen für Formularvorlagen, die für die folgenden Fachbereiche relevant sind:

●

Kundenauftrag

●

Angebot

●

●

●

●

●

●

●

●

●

●

●

Bestellung

Kundenvertrag

Rechnungsanforderung

Kundenrechnung

Zahlungsavis

Spesenabrechnung

Kassenbeleg

Buchhaltungsbelegbericht

Steuermeldung

Datenschutz

Logistikdienstleistungsauslagerungsanforderung

3.

Laden Sie im Popup-Fenster

E-Mail-Vorlage anlegen

die erforderliche E-Mail-Vorlagendatei hoch, und wählen

Sie

Ok

. Das System unterstützt nur das Hochladen der Dateiformate HTM bzw. HTML.

4.

Nach dem Hochladen der Datei wird in der Spalte

E-Mail-Vorlage

der gewählten Formvorlage

Ja

als Hyperlink angezeigt. Sie können auf den Link klicken, um die hochgeladene E-Mail-Vorlage anzuzeigen.

Damit das System die entsprechenden Daten in Ihre E-Mail-Vorlage ziehen kann, müssen Sie die richtigen Platzhalterpfade angeben, die Sie den Formularnachrichtentypattributen entnehmen können. Wenn Sie beispielsweise möchten, dass das System den Gesamtrechnungsbetrag abruft, dann muss der Platzhalter folgendermaßen lauten: "Der Gesamtrechnungsbetrag beträgt

[CustomerInvoice-PriceAndTax-GrossAmount] [CustomerInvoice-PricingTerms-CurrencyCode]."

Sie können den richtigen Platzhalter anzeigen, indem Sie die erforderliche Formularvorlage auswählen und anschließend

Öffnen

Einfacher Formulareditor

wählen.

E-Mail-Vorlage löschen

So löschen Sie eine vorhandene E-Mail-Vorlage:

1.



in der Untersicht


die

Formularvorlage mit der E-Mail-Vorlage, die Sie löschen möchten.

2.

Wählen Sie

Aktionen

E-Mail-Vorlage löschen

.

3.

Nachdem Sie die Vorlage gelöscht haben, wird in der Spalte

E-Mail-Vorlage

der markierten Formularvorlage

Nein

angezeigt.

Verwendung von Vorlagenmaster aktivieren/deaktivieren

1.



die Formularvorlagenvariante, für die Sie die

Verwendung des Vorlagenmasters ändern möchten.

2.


Aktionen

die Option

Vorlagenmaster verwenden?

.

3.

Sie haben folgende Möglichkeiten:

212


•

P U B L I C



●

●

Setzen Sie das Kennzeichen, wenn Sie möchten, dass der unternehmensspezifische

Formularvorlagemaster für die Vorlagenvariante verwendet wird. Wenn kein unternehmensspezifischer

Vorlagenmaster vorhanden ist, wird der Standardvorlagenmaster verwendet.

Entfernen Sie das Kennzeichen, wenn kein Vorlagenmaster verwendet werden soll.

Beachten Sie, dass anhand von Vorlagenmastern die Kopfzeile, Fußzeilen und Absenderadresse im Formular definiert werden. Wenn Sie keinen Vorlagenmaster verwenden, wird das Dokument ohne Kopfzeile, Fußzeilen und Logo generiert. Sie können auch Kopfzeile, Fußzeilen und Logo für diese Formularvorlage mit Adobe

LiveCycle Designer bearbeiten.

Name und Beschreibung einer Formularvorlage bearbeiten

1.



eine Formularvorlagenvariante, die zu der

Formularvorlage gehört, deren Name oder Beschreibung Sie ändern möchten.

2.


Aktionen

die Option

Allgemeine Daten verwalten

.

3.

Ändern Sie nach Bedarf den Namen und die Beschreibung.

Beachten Sie, dass die Änderungen, die Sie hier vornehmen, auf alle Formularvorlagenvarianten angewendet werden, die zu dieser Formularvorlage gehören.

Formularvorlagenvariante löschen

Sie können einzelne Formularvorlagenvarianten löschen. Wenn Sie alle Varianten einer Formularvorlage löschen möchten, können Sie auch die gesamte Formularvorlage löschen.

1.



die gewünschte Formularvorlagenvariante.

2.

Wählen Sie

Löschen

.

Die markierte Formularvorlagenvariante wird gelöscht. Wenn Sie versuchen, die letzte Variante einer Vorlage zu löschen, und auf diese Vorlage in den Ausgabeeinstellungen eines Dokuments verwiesen wird, dann werden

Sie dazu aufgefordert, eine alternative Vorlage für die Ausgabe des Dokuments anzugeben. Die alternative

Vorlage übernimmt alle Ausgabeeinstellungen, in denen auf die vorherige Formularvorlage verwiesen wurde.

Beachten Sie, dass Sie keine Formularvorlage löschen können, die bereits für die Ausgabe eines Dokuments verwendet wurde. In der Ausgabehistorie des Dokuments wird bereits auf die Vorlage verwiesen.

Formularvorlagenversionen verwalten

Eine vorherige Version einer Vorlage wiederherstellen

Mit dieser Funktion können Sie die angepasste Version einer Vorlage auf eine beliebige andere angepasste Version oder auch auf die aktuellste SAP- oder Partnervorlage zurücksetzen.

1.



die gewünschte Formularvorlagenvariante, und wählen Sie dann

Versionen

.

2.

Markieren Sie im Dialogfenster

Versionen

eine archivierte Version der Vorlage, und wählen Sie dann

Wiederherstellen von

.

Bei der Wiederherstellung einer nicht angepassten Vorlage wird diese automatisch veröffentlicht. Wenn Sie jedoch eine angepasste Version wiederherstellen, erhält diese den Status

Nicht Veröffentlicht

. Sie können die Vorlage nach

Bedarf testen und veröffentlichen.

Nicht veröffentlichte Version einer Vorlage löschen

1.



die gewünschte Formularvorlagenvariante, und wählen Sie dann

Versionen

.



P U B L I C

•


213

2.


Versionen

die aktuelle nicht veröffentlichte Version der Vorlage, und wählen

Sie dann

Löschen

.

Beachten Sie, dass beim Löschen von nicht veröffentlichten Versionen einer Vorlage Ihre Änderungen verloren gehen und nicht wiederhergestellt werden können.

Gelöschte Version einer Vorlage wieder in Kraft setzen

Sie können gelöschte Vorlagenversionen, die bereits den Status

Veröffentlicht

hatten, wieder in Kraft setzen. Wenn

Sie eine Vorlage gelöscht haben, die den Status


hatte, kann diese nicht wieder in Kraft gesetzt werden.

1.



in der Auswahlliste

Anzeigen

die Option

Gelöschte

Formulare

.

2.

Markieren Sie die gewünschte gelöschte Formularvorlage, und wählen Sie

Versionen

.

3.


Versionen

die archivierte Version der Vorlage, und wählen Sie dann


.

Bewährte Verfahren

In den folgenden Abschnitten wird beschrieben, wie einige der am häufigsten erforderlichen Formularanpassungen vorgenommen werden können:

Formularvorlage für E-Mail-Anlagen anpassen

Das folgende bewährte Verfahren beschreibt, wie Sie eine Formularvorlage anpassen können, die an

Geschäftspartner als E-Mail-Anlage gesendet wird. Es wird davon ausgegangen, dass Sie Ihre Dokumente in der

Regel per E-Mail an Ihre Geschäftspartner senden. Formularvorlagenmaster werden zum Definieren des Logos, der

Kopfzeile und der Fußzeilen sowie der Absenderadresse im Dokument verwendet. Sie können auch einen

Haftungsausschluss für E-Mails anlegen. In der Regel wird ein Formularvorlagenmaster für jedes Unternehmen in

Ihrer Organisation angelegt.

1.

Bearbeiten Sie in der Sicht


den gewünschten Vorlagenmaster.

2.

Fügen Sie auf der Registerkarte

Formularvorlagenmaster

das Logo, die Kopfzeile, die Fußzeilen sowie die

Absenderadresse hinzu, die in Dokumenten verwendet werden sollen, die als E-Mail-Anhang versendet werden. Fügen Sie auf der Registerkarte

E-Mail-Haftungsausschluss

einen Haftungsausschluss oder anderen

Text hinzu, der am Ende der E-Mails hinzugefügt werden soll, die an Ihre Geschäftspartner gesendet werden.


Vorlagenmasterverwaltung – Quick Guide [Seite 204]

.

3.

Vergewissern Sie sich in der Sicht


, dass die Verwendung der

Formularvorlagenmaster für die Formularvorlagenvariante aktiviert wurde.

Wenn Dokumente vom System unter Verwendung dieser Formularvorlage ausgegeben werden, wird das Layout wie im Vorlagenmaster definiert zum Generieren einer PDF-Datei verwendet, die dann als E-Mail-Anhang an Ihre

Geschäftspartner gesendet wird. Wenn Sie einen E-Mail-Haftungsausschluss definiert haben, wird dieser am Ende der E-Mail eingefügt.

214


•

P U B L I C




11.4.2.1 Formulare

Übersicht

Mithilfe von Formularvorlagen werden Inhalte und Layouts von Dokumenten definiert, die das System ausgeben kann. Folgende Formularvorlagen stehen zur Verfügung:

●

Druckformulare – schreibgeschützte PDF-Dokumente (PDF = Portable Document Format), die aus Daten generiert werden, die im System gespeichert sind. Druckformulare können gedruckt und als E-Mail-Anlage oder per Fax an Geschäftspartner gesendet werden.

●

Interaktive Formulare – interaktive PDF-Dateien, die vom System generiert und als E-Mail-Anlage an

Geschäftspartner gesendet werden können. Die Geschäftspartner geben dann Daten direkt in das Formular ein und senden es zurück. Diese Daten können anschließend in das System hochgeladen werden. Interaktive

Formulare basieren auf der IFbA-Technik (Interactive Forms by Adobe®).

Formularvorlagenmaster

Formularvorlagenmaster werden verwendet, um standardisierte Belegköpfe, Fußzeilen und Absenderadressen für alle Dokumente anzulegen, die von den Mitarbeitern eines Unternehmens oder einer Organisationseinheit erstellt werden. Formularvorlagenmaster können auch einem bestimmten Ausgabekanal zugeordnet werden. Außerdem werden Formularvorlagenmaster verwendet, um E-Mail-Haftungsausschlüsse zu definieren, die an E-Mails angehängt werden, die angelegt und an Geschäftspartner gesendet werden, wenn ein Dokument vom System ausgegeben wird.

Formularvorlagenmaster können für eine Formularvorlage aktiviert oder deaktiviert werden. Wenn Sie keinen

Vorlagenmaster für ein Formular verwenden möchten, können Sie Logo, Kopf- und Fußzeilen individuell bearbeiten, indem Sie Adobe® LiveCycle® Designer verwenden.


Vorlagenmasterverwaltung – Quick Guide [Seite 204]

.

Varianten von Formularvorlagen

SAP stellt eine Formularvorlage für alle Geschäftsbelege bereit, die vom System ausgegeben werden können. Wenn eine Formularvorlage länderspezifisch ist, stellt SAP die länderspezifische Variante in der Sprache des Landes und in der Standardsprache Englisch bereit. Für alle Formularvorlagen, die nicht spezifisch für ein bestimmtes Land sind, stellt SAP eine Sprachvariante für alle Sprachen bereit, die in Ihrem System verfügbar sind.

Ländervarianten enthalten spezifische Informationen für ein bestimmtes Land. Länderspezifische Varianten von

Formularvorlagen können auch angelegt werden, wenn spezifische gesetzliche Bestimmungen für ein bestimmtes

Land gelten oder unterschiedliche Layouts und Papierformate erforderlich sind. Sprachvarianten werden verwendet, um Übersetzungen von Formularvorlagen in anderen Sprachen bereitzustellen.

Ermittlung des Landes und der Sprache für die Formularvorlage

Bei der Ausgabe eines Dokuments ermittelt das System automatisch die zu verwendende Sprach- und

Länderversion. Dies bedeutet, dass Sie zur Auswahl der Länder- und Sprachvarianten für Formularvorlagen keinerlei



P U B L I C

•


215

Einstellungen konfigurieren müssen. Stattdessen werden die Varianten anhand der folgenden Regeln automatisch ermittelt:

●

Ländervarianten werden basierend auf dem Standort des Unternehmens des Senders ermittelt. Wenn beispielsweise ein Mitarbeiter in einem deutschen Unternehmen einen Kundenauftrag anlegt, sucht das

System eine deutsche Ländervariante der Formularvorlage für Kundenaufträge und erstellt mit ihr den Beleg.

Ist keine länderspezifische Variante verfügbar, wird die generische Formularvorlage verwendet.

●

Sprachvarianten werden auf der Grundlage der bevorzugten Sprache des empfangenden Geschäftspartners ermittelt. Wenn beispielsweise ein Mitarbeiter in einem deutschen Unternehmen einen Kundenauftrag an einen Geschäftspartner in Frankreich sendet, sucht das System eine französischsprachige Variante der

Formularvorlage und erstellt mit ihr den Beleg. Ist keine Sprachvariante in der Sprache des Empfängers vorhanden, wird die Formularvorlage in der Standardsprache Englisch verwendet.

11.4.2.2 Anpassung von Formularvorlagen

Übersicht

Administratoren können den Inhalt und das Layout von Druckformularen anpassen und interaktive Formulare mithilfe der integrierten Version des Adobe® LiveCycle® Designers bearbeiten. Administratoren können folgende

Aufgaben durchführen:

●

●

●

●

Kopie einer Formularvorlage anlegen, indem sie eine vorhandene Vorlage kopieren und anschließend den

Inhalt und das Layout der Vorlage anpassen

Neue länderspezifische Variante einer Formularvorlage anlegen, indem sie die vorhandene Vorlage als

Variante kopieren, ein Land festlegen und die Formularvorlage anschließend für das neue Land anpassen

Neue sprachenspezifische Variante einer Formularvorlage anlegen, indem sie eine vorhandene Vorlage kopieren, eine Sprache festlegen und die Formularvorlage anschließend manuell in die neue Sprache

übersetzen

Formularvorlage oder Vorlagenvariante bearbeiten

Es wird empfohlen, von SAP oder einem Partner bereitgestellte Formularvorlagen zu bearbeiten, statt neue

Vorlagen anzulegen. Dies bedeutet, dass Sie keine Anpassungen für die Ausgabeeinstellungen vornehmen müssen und zudem alle Versionen der Vorlage verwalten können. Beachten Sie, dass benutzerdefinierte

Formularvorlagenversionen nicht von Upgrades durch SAP oder einen Partner überschrieben werden.

Auch das Kopieren oder Bearbeiten von Druckformularen mit wichtigen rechtlichen Inhalten ist nicht möglich.

Funktionsumfang

Zum Bearbeiten einer Formularvorlage mit dem Adobe LiveCycle Designer müssen Sie die Frontend-Komponenten

Adobe LiveCycle Designer

und

Add-In für Adobe LiveCycle Designer

auf Ihrem Computer installiert haben. Sie können diese Komponenten im Work Center


unter


in der Sicht

Download-Center

installieren.

Weitere Informationen zum Bearbeiten von Formularvorlagen finden Sie unter Formularvorlage mit Adobe LiveCycle

Designer bearbeiten [Seite 222]

.

216


•

P U B L I C



Änderungen sollten jedoch nur von Benutzern vorgenommen werden, die bereits Erfahrung im Umgang mit dem Adobe LiveCycle Designer haben.

Beachten Sie, dass in der integrierten Version von Adobe LiveCycle Designer nicht alle Funktionen aktiviert sind. Beispielsweise werden Formularführungen, Fragmente und PDF-Hintergrundbilder nicht unterstützt.

In der nachstehenden Tabelle wird aufgelistet, welche Möglichkeiten Ihnen der Adobe LiveCycle Designer zur

Verfügung stellt.

Funktion

Ändern der Position von Titel, Logo und Feldern

Ändern der Ausrichtung von Titel und Logo

Kommentare

Dies ist für Vorlagen ohne Verwendung eines

Vorlagenmasters möglich.

Ändern des Titels und der Vorlagentextelemente

Ändern der Senderadresse, -nummer und des Inhalts von

Fußzeilen

Ändern der Schriftart und -größe

Ändern der Linienart und Hinzufügen von Rahmen

Anpassen der Sichtbarkeit von Feldern und Ändern von

Feldbezeichnern und Feldreihenfolge

Anpassen der Sichtbarkeit von Spalten und Ändern der

Spaltenreihenfolge und der Spaltenkopfzeilen

Hinzufügen von Standardfeldern – verfügbar in der

Formulardatenstruktur

Hinzufügen neuer Felder – nicht verfügbar in der




Sie können kundenspezifische Felder hinzufügen. Für andere

Felder benötigen Sie Unterstützung durch das SAP Cloud

Service Center. Weitere Informationen finden Sie unter

Administratoranpassung – Quick Guide.

Hinzufügen von Platzhaltern zu Freitextblöcken

Hinzufügen neuer Texte, Überschriften usw.

Anzeigen und Ausblenden von Seitenzahlen,

Ordnermarkierungen usw.

Vorschau mit Beispieldaten Dies ist durch manuelles Herunterladen von Beispieldaten aus dem System und Referenzieren der Daten im Adobe

LiveCycle Designer möglich.

Falls Sie komplexe Änderungen in einem Druckformular vornehmen müssen, können Sie sich auch an das

SAP Cloud Service Center wenden. Dort erhalten Sie Unterstützung zum komplexen Scripting wie dem dynamischen Anzeigen oder Ausblenden von Feldern, dem Sortieren von Tabellenzeilen, dem Hinzufügen neuer oder kundenspezifischer Felder zu einem Formular oder dem Anlegen ganz neuer Formulare. Weitere

Informationen finden Sie im Business Center .



P U B L I C

•


217

11.4.2.3 Mit Formularen kompatible Schriftarten

Übersicht

In Ihrer SAP-Cloud-Lösung können Sie in Formularen die folgenden Schriftarten verwenden:

Adobe® Fonts

Systemeigener vollständiger Name Name

AdobeArabic-Bold

AdobeArabic-BoldItalic

AdobeArabic-Italic

AdobeArabic-Regular

AdobeHebrew-Bold

AdobeHebrew-BoldItalic

AdobeHebrew-Italic

AdobeHebrew-Regular

KozGoPr6N-Bold

KozGoPr6N-ExtraLight

KozGoPr6N-Heavy

KozGoPr6N-Light

KozGoPr6N-Medium

KozGoPr6N-Regular

KozGoProVI-Bold

KozGoProVI-ExtraLight

KozGoProVI-Heavy

KozGoProVI-Light

KozGoProVI-Medium

KozGoProVI-Regular

KozMinPr6N-Bold

KozMinPr6N-ExtraLight

KozMinPr6N-Heavy

KozMinPr6N-Light

KozMinPr6N-Medium

KozMinPr6N-Regular

KozMinProVI-Bold

KozMinProVI-ExtraLight

Vollständiger Name

Adobe® Arabic Bold

Adobe® Arabic Bold Italic

Adobe® Arabic Italic

Adobe® Arabic Regular

Adobe® Hebrew Bold

Adobe® Hebrew Bold Italic

Adobe® Hebrew Italic

Adobe® Hebrew Regular

Kozuka Gothic® Pr6N B

Kozuka Gothic® Pr6N EL

Kozuka Gothic® Pr6N H

Kozuka Gothic® Pr6N L

Kozuka Gothic® Pr6N M

Kozuka Gothic® Pr6N R

Kozuka Gothic® Pro-VI B

Kozuka Gothic® Pro-VI EL

Kozuka Gothic® Pro-VI H

Kozuka Gothic® Pro-VI L

Kozuka Gothic® Pro-VI M

Kozuka Gothic® Pro-VI R

Kozuka Mincho® Pr6N B

Kozuka Mincho® Pr6N EL

Kozuka Mincho® Pr6N H

Kozuka Mincho® Pr6N L

Kozuka Mincho® Pr6N M

Kozuka Mincho® Pr6N R

Kozuka Mincho® Pro-VI B

Kozuka Mincho® Pro-VI EL

小小小小小小® Pr6N B

小小小小小小® Pr6N EL

小小小小小小® Pr6N H

小小小小小小® Pr6N L

小小小小小小® Pr6N M

小小小小小小® Pr6N R

小小小小小小® Pro-VI B

小小小小小小® Pro-VI EL

小小小小小小® Pro-VI H

小小小小小小® Pro-VI L

小小小小小小® Pro-VI M

小小小小小小® Pro-VI R

小小小小® Pr6N B

小小小小® Pr6N EL

小小小小® Pr6N H

小小小小® Pr6N L

小小小小® Pr6N M

小小小小® Pr6N R

小小小小® Pro-VI B

小小小小® Pro-VI EL

218


•

P U B L I C



Name

KozMinProVI-Heavy

KozMinProVI-Light

KozMinProVI-Medium

KozMinProVI-Regular

AdobeGothicStd-Bold

AdobeMyungjoStd-Medium

AdobePiStd

AdobeSansMM

AdobeSerifMM

CourierStd

CourierStd-Bold

CourierStd-BoldOblique

CourierStd-Oblique

LetterGothicStd

LetterGothicStd-Bold

LetterGothicStd-BoldSlanted

LetterGothicStd-Slanted

MinionPro-Bold

MinionPro-BoldIt

MinionPro-It

MinionPro-Regular

MinionPro-Semibold

MinionPro-SemiboldIt

MyriadPro-Black

MyriadPro-BlackIt

MyriadPro-Bold

MyriadPro-BoldIt

MyriadPro-It

MyriadPro-Light

MyriadPro-LightIt

MyriadPro-Regular

MyriadPro-Semibold

MyriadPro-SemiboldIt

Symbol

Vollständiger Name

Kozuka Mincho® Pro-VI H

Kozuka Mincho® Pro-VI L

Kozuka Mincho® Pro-VI M

Kozuka Mincho® Pro-VI R

Adobe® Gothic Std B

Adobe® Myungjo Std M

Adobe® Pi Std

Adobe® Sans MM

Adobe® Serif MM

Courier Std Medium

Courier Std Bold

Courier Std Bold Oblique

Courier Std Medium Oblique

Letter Gothic Std Medium

Letter Gothic Std Bold

Letter Gothic Std Bold Slanted

Letter Gothic Std Slanted

Minion Pro Bold

Minion Pro Bold Italic

Minion Pro Italic

Minion Pro

Minion Pro Semibold

Minion Pro Semibold Italic

Myriad® Pro Black

Myriad® Pro Black Italic

Myriad® Pro Bold

Myriad® Pro Bold Italic

Myriad® Pro Italic

Myriad® Pro Light

Myriad® Pro Light Italic

Myriad® Pro

Myriad® Pro Semibold

Myriad® Pro Semibold Italic

Symbol

Systemeigener vollständiger Name

小小小小® Pro-VI H

小小小小® Pro-VI L

小小小小® Pro-VI M

小小小小® Pro-VI R

Adobe® 小小 Std B

Adobe® 小小 Std M



P U B L I C

•


219

Name

SymbolStd

AdobeHeitiStd-Regular

AdobeSongStd-Light

AdobeThai-Bold

AdobeThai-BoldItalic

AdobeThai-Italic

AdobeThai-Regular

AdobeFanHeitiStd-Bold

AdobeMingStd-Light

Andere Schriftarten

Name

EuroSig

OCRAStd

OCRBStd

Vollständiger Name

Symbol Std Medium

Adobe® Heiti Std R

Adobe® Song Std L

Adobe® Thai Bold

Adobe® Thai Bold Italic

Adobe® Thai Italic

Adobe® Thai Regular

Adobe® Fan Heiti Std B

Adobe® Ming Std L

Vollständiger Name

Euro Sign

OCR A Std

OCR B Std


Adobe® 小小 Std R

Adobe® 小小 Std L

Adobe® 小小小 Std B

Adobe® 小小 Std L




Anpassung von Formularvorlagen [Seite 216]

11.4.3 Aufgaben

11.4.3.1 Formularvorlage mit dem einfachen Formulareditor bearbeiten

Übersicht

Mit dem einfachen Formulareditor können Administratoren den Inhalt von Formularvorlagen anpassen. Wenn Sie für die Formularvorlage die Verwendung von Vorlagenmastern deaktiviert haben, können Sie auf der Registerkarte

Layout

auch die Kopfzeile, die Fußzeile und das Logo der Vorlage bearbeiten. Sie können Ihre Änderungen mithilfe der bereitgestellten Beispieldaten in der Vorschau anzeigen.

Im einfachen Formulareditor ist jedes Formular in verschiedene Abschnitte unterteilt, die entsprechend ihrer

Reihenfolge im Formular angezeigt werden.

●

A. Infoblöcke enthalten eine Liste mit Feldern, die gewöhnlich entsprechend ihrer Reihenfolge im Formular angezeigt werden. Zum Beispiel wird ein Abschnitt mit Adressinformationen in einem Brief ganz oben angezeigt.

220


•

P U B L I C



●

●

B. Tabellenblöcke enthalten Tabellenspalten und Unterabschnitte, die den verschiedenen Teilen einer Tabelle entsprechen, zum Beispiel Anmerkungszeilen und Übersichtszeilen.

C. Freitextblöcke enthalten einen Abschnitt für Freitext, zum Beispiel für einen Brief oder eine Notiz.

Vorgehensweise

1.

Wählen Sie

Anwendungs- und

Benutzerverwaltung Geschäftsflexibilität Formularvorlagenverwaltung

.

2.



die zu bearbeitende Formularvorlage, und wählen Sie im Menü

Öffnen

den Eintrag

Einfacher Formulareditor

.

3.

Im einfachen Formulareditor können Sie folgende Änderungen vornehmen:

●

Vorlagentitel bearbeiten, indem Sie Ihre Änderungen direkt im Feld

Titel

vornehmen

●

●

●

●

●

●

Abschnittstitel bearbeiten, indem Sie den entsprechenden Abschnitt markieren und unter

Abschnitte

den in der Spalte

Titel

angezeigten Text bearbeiten

Feldbezeichner bearbeiten, indem Sie den Abschnitt markieren, zu dem das Feld gehört, und dann unter

Details

den in der Spalte

Bezeichner

angezeigten Text bearbeiten. Wenn der zu bearbeitende

Abschnitt eine Tabelle ist, lassen sich Spaltenüberschriften in derselben Weise ändern.

Reihenfolge der Felder in einem Abschnitt ändern, indem Sie den Abschnitt markieren und dann die

Pfeiltasten verwenden, um die Reihenfolge der Felder zu ändern

Freie Textblöcke bearbeiten, indem Sie den entsprechenden Abschnitt markieren und den Text unter

Details

bearbeiten

Sichtbarkeit der Felder in einem Abschnitt anpassen, indem Sie den Abschnitt markieren und unter

Details

in der Spalte

Anzeigen

die gewünschte Option auswählen

Für Felder in Infoblöcken sind folgende Sichtbarkeitsoptionen verfügbar:

Immer anzeigen

(das Feld ist immer sichtbar, selbst wenn keine Daten verfügbar sind),

Anzeigen, wenn vorhanden

(das Feld ist nur sichtbar, wenn Daten verfügbar sind) und

Nicht anzeigen

(das Feld ist immer ausgeblendet). Für Felder in einer Tabelle sind die Sichtbarkeitsoptionen

Immer anzeigen

und

Nicht anzeigen

verfügbar.

Felder einem Abschnitt hinzufügen, indem Sie den Abschnitt markieren und unter

Details

im Menü

Hinzufügen

die Option

Feld

wählen

Im Dialogfenster

Ausgewählte Felder

wird eine Liste der Felder angezeigt, die Sie zur Formularvorlage hinzufügen können. Sie können zu einer Formularvorlage ein Feld hinzufügen, sofern dieses in der

Formulardatenstruktur verfügbar ist, auf der das Formular basiert. Beachten Sie, dass die Anzahl der verfügbaren Felder durch den Abschnitt begrenzt ist, zu dem Sie ein Feld hinzufügen möchten. Es ist zum Beispiel nicht möglich, ein Feld, das zur Kopfebene eines Dokuments gehört, zu einer Tabelle mit einer Liste von Elementen hinzuzufügen.

Um ein Feld hinzuzufügen, wählen Sie es in der Liste aus, und verwenden Sie die Pfeiltasten, um es zur

Liste der ausgewählten Felder hinzuzufügen.

Wenn Sie mehrere Felder in einer Zeile verketten möchten, müssen Sie das Feld zu der Liste der ausgewählten Felder hinzufügen und dann ein Trennzeichen auswählen. Als Trennzeichen kann ein

Komma, Bindestrich oder Leerzeichen ausgewählt werden. Wenn Sie mehrere Felder hinzufügen möchten, die in verschiedenen Zeilen im Formular angezeigt werden sollen, dann wählen Sie kein

Trennzeichen aus. Nachdem Sie das Feld hinzugefügt haben, können Sie den Feldbezeichner bearbeiten.

Gehen Sie in gleicher Weise vor, um Felder zu einer Tabellenspalte, Übersichtszeile oder

Anmerkungszeile hinzuzufügen.

Um ein Feld zu einem Freitextblock hinzuzufügen, müssen Sie für das Feld einen Platzhalter eingeben.

Wenn Sie aus der Auswahlliste

Feld

ein Feld auswählen, wird der entsprechende Platzhalter angezeigt.



P U B L I C

•


221

●

Kopieren Sie diesen Platzhalter, z. B.

{txtContact}

, und fügen Sie ihn an der gewünschten Textstelle im Freitextblock ein.

Felder aus einem Abschnitt entfernen, indem Sie das entsprechende Feld markieren und

Entfernen wählen

●

Leere Felder zu einem Abschnitt hinzufügen, indem Sie in der oberen Tabelle den Abschnitt markieren und unter

Details

im Menü

Hinzufügen

die Option

Leerzeile

wählen

4.

Sie können Ihre Änderungen testen, indem Sie "Aktualisieren" wählen. Daraufhin werden Ihre Änderungen im Vorschaufenster angezeigt. Sie können Ihre Änderungen auch mit anderen Beispieldaten testen, indem

Sie

Beispieldaten ändern

wählen und dann einen anderen Beispieldatensatz auswählen. Der Vorschaubereich wird automatisch aktualisiert.

Wenn eine von Ihnen bearbeitete Vorlage wegen eines Fehlers in der PDF-Datei nicht korrekt angezeigt wird, können Sie das Kennzeichen

Trace

setzen und dann das Vorschaubild aktualisieren. Damit werden die Adobe-Document-Services-Trace-Informationen an die PDF-Datei angehängt.

5.

Wenn Sie eine Formularvorlage bearbeiten, für die keine Vorlagenmaster verwendet werden, können Sie auch das Formularvorlagenlayout bearbeiten. Wählen Sie die Registerkarte

Formularlayout

, um die Kopfzeile, die

Fußzeilen, die Absenderadresse und das Logo anzuzeigen. Weitere Informationen zu den Änderungen, die

Sie vornehmen können, finden Sie unter Formularvorlagenmaster bearbeiten [Seite 206] .

6.


Ergebnis

Nun wird eine neue Version der Formularvorlage mit dem Status


angelegt. Sie können die Vorlage entweder sofort mithilfe des einfachen Formulareditors oder zu einem späteren Datum veröffentlichen.

●

●

Falls Sie die Vorlage veröffentlichen, wird sie anderen Benutzern für den produktiven Einsatz zur Verfügung gestellt. Falls die bearbeitete Vorlage eine Kopie einer vorhandenen Formularvorlage ist, müssen Sie existierende Ausgabeeinstellungen möglicherweise aktualisieren, damit diese die neue Formularvorlage

berücksichtigen. Weitere Informationen finden Sie unter Formularvorlagenauswahl – Quick Guide

[Seite 116]

.

Haben Sie die Formularvorlage zwar gesichert aber nicht veröffentlicht, können Sie diese in der Sicht


zu einem späteren Zeitpunkt veröffentlichen. Markieren Sie dazu die Vorlage, und wählen Sie

Veröffentlichen

.

11.4.3.2 Formularvorlage mit Adobe® LiveCycle® Designer bearbeiten

Übersicht

Administratoren können den integrierten Adobe® LiveCycle® Designer für erweiterte Änderungen an

Formularvorlagen verwenden.

Voraussetzungen

Auf Ihrem Computer sind die Frontend-Komponente


und das

Add-In für Adobe LiveCycle

Designer

installiert.

222


•

P U B L I C



Vorgehensweise

1.

Wählen Sie

Administrator oder Anwendungs- und

Benutzerverwaltung Geschäftsflexibilität Formularvorlagenverwaltung

.

2.



die zu bearbeitende Formularvorlagenvariante aus, und wählen Sie im Menü unter

Öffnen

die Option


.

Nun wird die integrierte Version von Adobe LiveCycle Designer geöffnet.

3.

Nehmen Sie die Änderungen vor.

Weitere Informationen über die Verwendung von Adobe LiveCycle Designer finden Sie in der Adobe-

Produktdokumentation.

4.

Gehen Sie folgendermaßen vor, um die Änderungen mittels Beispieldaten in der Vorschau anzuzeigen: a.



die in Bearbeitung befindliche

Formularvorlagenvariante aus, und wählen Sie

Herunterladen

.

b.

Sichern Sie die Archivdatei auf Ihrem lokalen Computer mit der Dateierweiterung

.zip

.

Diese Archivdatei umfasst, sofern vorhanden, eine XDP-Datei, eine XSD-Schemadatei und XML-

Beispieldatendateien. Beispieldaten werden in der Regel in drei verschiedenen Größen für die

Formularvorlagenvorschau bereitgestellt.

c.

Extrahieren Sie die XML-Beispieldatendatei für die Änderungsvorschau aus der Archivdatei.

d.

Ordnen Sie im Adobe LiveCycle Designer die XML-Beispieldatendatei der Vorlage zu, die Sie bearbeiten.

Weitere Informationen finden Sie in der Onlinedokumentation von Adobe LiveCycle Designer.

Alternativ dazu können Sie eigene Beispieldaten anlegen und verwenden, indem Sie zur Ausgabehistorie eines

Dokuments navigieren, das bereits ausgegeben wurde. Markieren Sie im Bild

Ausgabehistorie

ein Dokument, und wählen Sie

XML-Daten anzeigen

. Sie können diese XML-Daten dann herunterladen und Schritt 4 ausführen, um diese Datei als Beispieldaten in Adobe LiveCycle Designer zu verwenden.

5.

Sichern Sie Ihre Änderungen, indem Sie in der SAP-Symbolleiste

Sichern

wählen.

Ergebnis

Nun wird eine neue Version der Formularvorlage mit dem Status


angelegt. Sie können die Vorlage entweder sofort in der Sicht


oder an einem späteren Datum veröffentlichen.

11.5 Sicht Microsoft-Office®-Vorlagenverwaltung

11.5.1 Geschäftsdaten mithilfe von Microsoft Excel® exportieren

Übersicht

Sie können verschiedene Arten von Daten aus Ihrer SAP-Lösung nach Microsoft Excel exportieren. Anschließend können Sie diese Daten mithilfe von Microsoft Excel organisieren und analysieren.

Sie können Daten aus einem Bericht oder aus einem Arbeitsvorrat exportieren.



P U B L I C

•


223

Voraussetzungen

●

●

●

Das neueste Add-In für Microsoft Excel® ist installiert. In Abhängigkeit von der Einrichtung Ihrer Lösung ist dies an folgenden Stellen im System möglich:

○

In der


auf der

Startseite

○

○

Im

Download-Center

im Work Center Anwendungs- und Benutzerverwaltung

Über den Link

Herunterladen

, der unmittelbar auf der Benutzungsoberfläche zur Verfügung steht

Es müssen die richtigen Browsereinstellungen vorgenommen worden sein. Sie können dies überprüfen, indem Sie im Anmeldebild die Option

Meine Computereinstellungen prüfen

wählen.

Sie müssen für den Export von Daten nach Microsoft Excel® berechtigt sein.

Vorgehensweise

1.

Wechseln Sie zum Bild mit den Daten, die Sie exportieren möchten.

2.

Wählen Sie abhängig vom Datentyp eine der folgenden Optionen:

●

Für einen Bericht können Sie entweder ein Diagramm oder eine Tabelle exportieren. Markieren Sie dazu den Bericht, und wählen Sie

Zum Diagramm wechseln

oder

Zur Tabelle wechseln

.

●

Markieren Sie bei einem Arbeitsvorrat den Arbeitsvorrat, und wählen Sie

Start

.

3.

Wählen Sie

Exportieren



.

4.

Optional: Personalisieren des Excel-Exports

1.

Gehen Sie wie folgt vor, um die Spalten in der exportierten Excel-Datei auszuwählen: a.

Wählen Sie in der Titelleiste


.

b.


Anzeigeeinstellungen

.

c.

Im Dialogfeld "Anzeigeeinstellungen" können Sie alle Spalten der Sicht exportieren, indem Sie im

Feld

Spalten exportieren

die Option

Alle

wählen.

Der Standardwert für dieses Feld ist

Sichtbar

. Dabei werden nur die aktuell angezeigten

Spalten exportiert.

2.

Gehen Sie wie folgt vor, um die Sprache für den Excel-Export auszuwählen: a.

Setzen Sie im Dialogfeld "Anzeigeeinstellungen" das Feld

Sprachenauswahl

auf

Anzeigen

, und wählen Sie

OK

.

b.

Wählen Sie

Sichern

.

c.

Wählen Sie

Exportieren


Nach Microsoft Excel®

.

d.

Wählen Sie im sich öffnenden Dialogfeld eine Sprache.

Mit der Voreinstellung zur Spaltenauswahl in diesem Dialogfeld können Sie de personalisierten Einstellungen überschreiben. Diese Auswahl gilt nur für den aktuellen

Export.

5.

Wählen Sie die Vorlage im angezeigten Fenster aus.

224


•

P U B L I C



●

●

●

Wenn nur eine Vorlage in der Anmeldesprache vorhanden ist, wird der Export für diese Sprache durchgeführt. Eine Benutzerinteraktion ist in diesem Fall nicht erforderlich.

Wenn nur eine Vorlage für dieses Exportszenario im System vorhanden ist, die Anmeldesprache dafür jedoch nicht zur Verfügung steht, wird der Export für die englische Sprache durchgeführt.

Falls im System mehrere Vorlagen für dieses Exportszenario zur Verfügung stehen, wird das

Dialogfenster

Vorlagenliste

angezeigt. Hier können Sie die Microsoft-Excel-Vorlage auswählen, die Sie für den Export verwenden möchten. Die Vorlage bestimmt, wie Ihre exportierten Daten formatiert werden. Es wird die für die jeweilige Vorlage relevante Microsoft-Excel-Version angezeigt.

6.

Wählen Sie

Herunterladen

.

7.

Eine Meldung zeigt, dass Sie die Datei öffnen oder sichern können, in der die Daten enthalten sind, die Sie gerade aus der Lösung exportiert haben. Wählen Sie

Öffnen

oder

Sichern

. Dies ist davon abhängig, wie Sie mit den exportierten Daten vorgehen möchten.

Abhängig davon, ob Sie

Öffnen

oder

Sichern

wählen, gibt es zwei mögliche Ergebnisse:

●

●

Wenn Sie

Öffnen

wählen, wird ein Arbeitsblatt mit den Daten in Microsoft Excel geöffnet. Die Datei hat einen temporären Namen, wird aber nicht gesichert. Sie können alle Funktionen von Microsoft Excel verwenden, um die Daten zu organisieren und das Arbeitsblatt zu sichern.

Wenn Sie

Sichern

wählen, wird das Dialogfenster

Sichern unter

geöffnet. Sie können einen geeigneten

Dateinamen und den Speicherort zum Sichern der exportierten Microsoft-Excel-Datei angeben. Wenn die Datei erfolgreich heruntergeladen wurde, wird eine entsprechende Meldung angezeigt.

Später können Sie zu dem Speicherort navigieren, an dem Sie die Vorlage gesichert haben, und die

Vorlage öffnen.


11.5.2.1 Verwalten von Microsoft-Office®-Vorlagen

Übersicht

Microsoft-Office®-Vorlagen können zum Exportieren und Hochladen von Daten verwendet werden. Sie können

Vorlagen an Ihre jeweiligen Anforderungen anpassen, indem Sie beispielsweise eine Reihe von Vorlagenattributen

ändern oder zusätzliche Spalten und Funktionen in Microsoft Excel® hinzufügen.

Abhängig von Ihrer Lösung können Sie Vorlagen in der Sicht

Microsoft-Office®-Vorlagenverwaltung

des Work Centers

Administrator

oder


verwalten.

Funktionsumfang

Vorlagen können heruntergeladen, nach Bedarf angepasst und zur weiteren Verwendung wieder in das System hochgeladen werden.

Vorlagenverwaltung

Für die Anzeige Ihrer Office-Vorlagen können Sie im Arbeitsvorrat unterschiedliche Sichten wählen. Sie können

Folgendes wählen:



P U B L I C

•


225

●

●

●

Aktive Office-Vorlagen

Zeigt alle veröffentlichten und nicht veröffentlichten Vorlagen an

Nicht veröffentlichte Office-Vorlagen

Gelöschte Office-Vorlagen

Zeigt alle Office-Vorlagen an, die zum Löschen markiert wurden.

Alle im Arbeitsvorrat der Sicht


verfügbaren Vorlagen werden von SAP vordefiniert bereitgestellt.

Wenn Sie vordefinierte Microsoft-Excel-Vorlagen herunterladen und ändern möchten, müssen Sie diese aus dem jeweiligen Work Center in der Anwendung exportieren. Microsoft-Word-Vorlagen können direkt über die Sicht


heruntergeladen werden.

Sie können sowohl in Microsoft Word als auch in Microsoft Excel eigene Vorlagen anlegen und in die Sicht

Microsoft-

Office®-Vorlagenverwaltung

hochladen.

Vorlagenarten

Es gibt drei grundlegende Arten von Vorlagen:

●

●

Vorlagen zum Exportieren von Daten

Sie können Daten exportieren (normalerweise aus einem Arbeitsvorrat oder Bericht) und diese in Microsoft

Excel anzeigen. Sie können auch Daten aus bestimmten Bildern nach Microsoft Word exportieren, um einen

Brief zu schreiben.

Vorlagen zum Hochladen von Daten

Sie können neue Daten nur in Microsoft Excel anlegen und diese in das System hochladen.

Die Vorlagen können auch in Abhängigkeit von der verwendeten Microsoft-Office-Version variieren.

Vorlagengruppen

Vorlagen werden in Vorlagengruppen zusammengefasst. Zu jedem Arbeitsvorrat oder Grundriss gehört immer eine

Vorlagengruppe. Mithilfe von Vorlagengruppen können Sie den Arbeitsvorrat nach Vorlagen durchsuchen.

Vorlagennamen

Für jede Vorlage muss ein Name vorhanden sein, der den Verwendungszweck der Vorlage beschreibt.

Sie können den Arbeitsvorrat nach Vorlagennamen filtern.

Verwenden von Vorlagenmastern

Vorlagenmaster können auf alle Office-Vorlagen angewendet werden. Sie dienen der Definition der Schriftart, Farben und anderer Formate Ihrer Office-Vorlagen.

Für die von SAP vordefinierten Vorlagen wird generell ein Vorlagenmaster verwendet. Diese Einstellung können Sie nicht ändern.

Versionen

Für Vorlagen steht eine Versionshistorie zur Verfügung. Es besteht die Möglichkeit, die vorherige Version einer

Vorlage wiederherzustellen.

Wenn Sie die vorherige Version einer Vorlage wiederherstellen möchten, müssen Sie die Version auswählen, die die gültige Version sein soll, und sie veröffentlichen.

Veröffentlichen von Vorlagen

Um eine Vorlage zur allgemeinen Verwendung verfügbar zu machen, müssen Sie sie veröffentlichen.

226


•

P U B L I C



Löschen von Vorlagen

Sie können folgende Vorlagenarten löschen:

●

Vorlagen mit dem Status


Die Vorlage wird physisch gelöscht. Eine Wiederherstellung der gelöschten Vorlagenversion ist nicht möglich.

●

Vorlagen mit dem Status

Veröffentlicht

Die Vorlage wird als zu löschende Vorlage gekennzeichnet und kann bei Bedarf wiederhergestellt werden.

Exportieren von Vorlagenlisten

In einigen Übersichtsbildern können Sie Daten nach Microsoft Excel exportieren, indem Sie

Exportieren

–

Nach

Microsoft Excel

wählen.

11.5.2.2 Verwendung der Vorlage für die E-Bilanz – Großbritannien

Übersicht

Zu diesem Thema ist eine Dokumentation verfügbar, die speziell für Großbritannien relevant ist. Um sicherzustellen, dass die relevante länderspezifische Dokumentversion angezeigt wird, wählen Sie

Personalisieren Meine Einstellungen

. Wählen Sie

Primäre Hilfe

, und wählen Sie unter

Land

das Land

Großbritannien. Sichern Sie die Einstellungen, und melden Sie sich ab, um sicherzustellen, dass diese

Änderungen vorgenommen wurden.

11.5.3 Aufgaben

11.5.3.1 Microsoft-Excel®-Vorlagen bearbeiten

Übersicht

Ihre Lösung enthält verschiedene vordefinierte Vorlagen, die Sie zum Exportieren oder Anlegen von Daten mit

Microsoft Excel® verwenden können.

Als Administrator können Sie die vorhandenen Vorlagen an Ihre spezifischen Unternehmensanforderungen anpassen, indem Sie die Eigenschaften einer Vorlage ändern, z.B. das Format oder die Reihenfolge der Spalten. Sie können bei Bedarf auch neue Vorlagen anlegen, z.B. für verschiedene Sprachen. Außerdem können Sie der Vorlage

Diagramme oder Formeln hinzufügen.

Voraussetzungen

Sie haben das neueste

Add-In für Microsoft Excel®

aus dem Bereich

Herunterladen

installiert.



P U B L I C

•


227

Vorgehensweise

1.


Administrator

bzw.


unter


in der Sicht


die Vorlagengruppe, die Sie für Ihren

Arbeitsvorrat oder Floorplan benötigen.

Wenn Sie eine im Lieferumfang enthaltene Vorlage ändern möchten, dann exportieren Sie sie aus dem entsprechenden Work Center, indem Sie

Exportieren

und


wählen.

Löschen Sie Datensätze, die vor dem Ändern der Vorlage aus dem System exportiert wurden.

2.

Wählen Sie die gewünschte Sprache und die geeignete Vorlagenart aus, je nachdem, ob Sie Daten aus

Microsoft Excel exportieren oder neu anlegen möchten.

3.

Laden Sie die zu ändernde Vorlage auf Ihren lokalen Rechner herunter, indem Sie die Vorlage markieren und

Herunterladen

wählen.

4.

Passen Sie die Vorlage mithilfe der Microsoft-Excel-Funktionen an Ihre Bedürfnisse an, indem Sie z.B. die

Reihenfolge der Spalten, die Texte für die verschiedenen Felder oder die Formatierung ändern.

●

Wenn Sie das allgemeine Layout der Microsoft-Excel-Vorlage ändern möchten, z.B. die Schriftart einzelner Zellen, das Datumsformat oder andere Formatierungen für Zellen, dann gehen Sie zur Sicht


. Weitere Informationen finden Sie unter

Microsoft-Office®-

Vorlagenmaster bearbeiten [Seite 207]

.

●

●

Wenn Sie eine Microsoft-Excel-Vorlage der Art

Exportieren

herunterladen, sind alle kundenspezifischen Felder für den Geschäftskontext automatisch in der Vorlage enthalten und können als zusätzliche Spalten zugeordnet werden. Nachdem Sie das neue Feld hinzugefügt haben, können

Sie die Spaltenüberschrift und die Spalte nach Bedarf formatieren. Weitere Informationen über das

Aktivieren und Starten der XML-Tools und das Hinzufügen der für die Zuordnung erforderlichen

Registerkarte "Entwickler" finden Sie in der Hilfe von Microsoft Excel.

Beachten Sie, dass diese Funktion für Micorosft-Excel-Dateien der Art

Zurückschreiben

nicht verfügbar ist.

Wenn Sie zusätzliche Daten mithilfe von XML-Zuordnungen importieren möchten, finden Sie entsprechende Informationen in der Hilfe von Microsoft Office Excel.

5.

Wählen Sie

Hochladen

, um die angepasste Vorlage von Ihrem lokalen Rechner in das System hochzuladen.

Sie haben hier die folgenden Optionen:

●

●

Vorhandene Vorlage überschreiben durch Auswahl von

Vorhandene Sprachvariante ersetzen

Neue Vorlage anlegen durch Auswahl von

Neue Vorlage

oder

Neue Sprachvariante

, wenn Sie eine neue

Vorlage in einer neuen Sprache anlegen möchten

6.

Wählen Sie die Datei auf dem lokalen Rechner.

7.

Wenn Sie eine neue Vorlage anlegen, müssen Sie den Namen der Vorlage, die Beschreibung und die Sprache eingeben und festlegen, ob der Vorlagenmaster verwendet werden soll.

Office-Vorlagenmaster ... wird verwendet

ist standardmäßig ausgewählt.

Sie können auch den Namen und die Beschreibung einer Vorlage im Arbeitsvorrat ändern, indem Sie die Vorlage markieren und

Aktionen

und dann


wählen.

Auf ähnliche Weise können Sie die Vorlagenmastereinstellung für eine Vorlage ändern. Wählen Sie dafür

Aktionen

und dann

Office-Vorlagenmaster verwenden?

.

8.

Wenn Sie die angelegte bzw. geänderte Vorlage allen Benutzern zur Verfügung stellen möchten, müssen Sie sie veröffentlichen, indem Sie

Veröffentlichen

wählen.

228


•

P U B L I C



1.

Wenn Sie eine Vorlage in verschiedenen Versionen veröffentlicht haben, können Sie zu einer älteren

Version der Vorlage zurückgehen. Markieren Sie die Version, die Sie verwenden möchten, und wählen

Sie

Versionen

und dann


.

2.

Veröffentlichen Sie die gültige Version, um sie für die Verwendung zur Verfügung zu stellen.

9.

Wenn Sie eine Vorlage löschen möchten, markieren Sie die Vorlage, und wählen Sie

Löschen

.

Wenn Sie eine Vorlage mit dem Status


löschen, kann sie nicht wiederhergestellt werden.

11.5.3.2 Microsoft-Word®-Vorlagen bearbeiten

Übersicht

Ihre Lösung stellt vordefinierte Microsoft-Word®-Vorlagen bereit, auf die Sie in einigen Work-Center-Sichten über

Brief schreiben

zugreifen können.

Als Administrator können Sie die bereitgestellten oder vorhandenen Vorlagen durch Ändern der

Vorlageneigenschaften, z.B. der Formatierung oder Signatur, an Ihre Anforderungen anpassen. Sie können auch neue Vorlagen anlegen, z.B. für verschiedene Sprachen.

In Abhängigkeit von Ihrer Lösung können Sie auf diese Vorlagen in der Sicht


des Work Centers


bzw.

Administrator

zugreifen.

Vorgehensweise

1.

Suchen Sie in der Sicht


in der relevanten Vorlagengruppe nach der

Microsoft-Word-Vorlage.

Über die

Erweiterte Suche

können Sie nach vorhandenen Microsoft-Word-Vorlagen filtern.

2.

Sie haben jetzt drei Optionen:

Vorab bereitgestellte Vorlage unter Beibehaltung der alten Vorlagenvariante ändern a.

Um eine vorab bereitgestellte Vorlage zu ändern und die alte Vorlagenvariante beizubehalten, markieren Sie die vorhandene Vorlage, und wählen Sie

Herunterladen

.

b.

Extrahieren Sie die Dateien aus der heruntergeladenen ZIP-Datei, und passen Sie die vorhandene

DOCX-Datei (Microsoft-Word-Dokument) an die Anforderungen Ihres lokalen PCs an.

c.


d.

Wählen Sie

Hochladen

und anschließend

Neue Sprachvariante

, suchen Sie nach Ihrer geänderten

DOCX-Datei (Microsoft-Word-Dokument), und wählen Sie diese aus. Wählen Sie

OK

.

Beachten Sie, dass die ZIP-Datei eine DOCX- und eine XSD-Datei enthält. Beim Hochladen einer neuen

Variante können Sie nur nach der DOCX-Datei suchen und diese auswählen. Die XSD-Datei befindet sich auf

Kopfebene, und alle Varianten einer Vorlage verwenden dieselbe XSD-Datei.

Vorhandene Vorlagenvariante ersetzen a.

Um eine vorhandene Vorlagenvariante zu ersetzen, markieren Sie die vorhandene Vorlage, und wählen

Sie

Herunterladen

.

b.

Extrahieren Sie die Dateien aus der heruntergeladenen ZIP-Datei, und passen Sie die vorhandene

DOCX-Datei (Microsoft-Word-Dokument) an die Anforderungen Ihres lokalen PCs an.

c.




P U B L I C

•


229

d.

Wählen Sie

Hochladen

und anschließend

Vorhandene Sprachvariante ersetzen

, suchen Sie nach der lokalen DOCX-Datei (Microsoft-Word-Dokument), und wählen Sie diese aus. Wählen Sie

OK

.

Beachten Sie, dass die ZIP-Datei eine DOCX- und eine XSD-Datei enthält. Beim Hochladen einer Variante können Sie nur nach der DOCX-Datei suchen und diese auswählen. Die XSD-Datei befindet sich auf

Kopfebene, und alle Varianten einer Vorlage verwenden dieselbe XSD-Datei.

Neue Vorlage hochladen a.

Um eine vollständig neue Vorlage hochzuladen, markieren Sie eine vorhandene Vorlage, wählen Sie

Hochladen

und dann

Neue Vorlage

.

b.

Um Ihre lokal gesicherte DOCX-Datei (das Microsoft-Word-Dokument selbst) und XSD-Datei (die zugehörige Schemadatei) auszuwählen, suchen Sie nach der

Datei

und dem

Schema

.

Wenn Sie über keine geeignete XSD-Datei verfügen, können Sie eine vorhandene Vorlage aus der

Vorlagengruppe herunterladen, der Sie eine neue Vorlage hinzufügen möchten, und die zugehörige

XSD-Datei für den Upload verwenden.

c.

Geben Sie den Namen der Vorlage, die Beschreibung und die Sprache ein, und ob Sie den

Vorlagenmaster verwenden möchten.

Office-Vorlagenmaster wird verwendet

ist standardmäßig ausgewählt.

Sie können später den Namen und die Beschreibung einer Vorlage im Arbeitsvorrat ändern, indem Sie die

Vorlage markieren und

Aktionen

und dann


wählen.

Sie können auch die Vorlagenmastereinstellung für eine Vorlage ändern. Wählen Sie dafür

Aktionen

und dann

Vorlagenmaster verwenden?

. Weitere Informationen über Vorlagenmaster finden Sie unter

Vorlagenmasterverwaltung – Quick Guide [Seite 204] .

3.

Um die von Ihnen angelegte oder geänderte Vorlage für alle Benutzer verfügbar zu machen, wählen Sie

Veröffentlichen

.

Wenn Sie eine Vorlage in verschiedenen Versionen veröffentlicht haben, können Sie auch weiterhin eine ältere

Version der Vorlage wiederherstellen. Markieren Sie die Version, die Sie verwenden möchten, und wählen Sie

Versionen

und dann

Wiederherstellen von

. Veröffentlichen Sie die gültige Version, um sie für die allgemeine

Verwendung zur Verfügung zu stellen.

4.

Optional: Um eine Vorlage zu löschen, markieren Sie die Vorlage, und wählen Sie

Löschen

. Wenn Sie eine

Vorlage mit dem Status


löschen, kann sie nicht wiederhergestellt werden.

Ergebnis

Die von Ihnen hochgeladene Vorlage steht zur Auswahl zur Verfügung, wenn Sie

Brief schreiben

in einer Work-

Center-Sicht wählen, die diese Funktion bereitstellt und mit der entsprechenden Vorlagengruppe verknüpft ist.

11.5.3.3 Verwenden des Add-Ins für Microsoft Excel®

Übersicht

Das Add-In für Microsoft Excel ermöglicht die Integration von Microsoft Excel in Ihre SAP-Lösung. Je nachdem, wo

Sie das Add-In für Microsoft Excel öffnen, sind unterschiedliche Funktionen verfügbar.

Sie können das Add-In für Microsoft Excel für die folgenden Zwecke verwenden:

●

Zum Anlegen von Geschäftsdaten

●

Zum Exportieren von Geschäftsdaten

230


•

P U B L I C



●

Zum Analysieren von Berichtsdaten

Geschäftsdaten mithilfe von Microsoft Excel anlegen

Sie können das Add-In für Microsoft Excel verwenden, um Objekte (z.B. Kunden) anzulegen, indem Sie diese in eine vordefinierte Microsoft-Excel-Vorlage eingeben und dann in Ihre Lösung hochladen.

Administratoren können die vordefinierte Microsoft-Excel-Vorlage auch anpassen und vorlagenspezifische Daten bearbeiten. Weitere Informationen finden Sie im folgenden Dokument: Microsoft-Office®-Vorlagenverwaltung –

Quick Guide.

Wenn Sie sich zwar über einen Webbrowser, jedoch nicht über das Add-In für Microsoft Excel bei Ihrer Lösung anmelden können, wenden Sie sich an Ihren Systemadministrator, und bitten Sie ihn, Ihre Proxy-

Servereinstellungen zu überprüfen und sicherzustellen, dass die Verbindung zum System nicht gesperrt ist.

Geschäftsdaten mithilfe von Microsoft Excel exportieren

Sie können das Add-In für Microsoft Excel verwenden, um Geschäftsdaten in eine vordefinierte Microsoft-Excel-

Vorlage zu exportieren, z.B. Kundenlisten oder Kundenaufträge.

Weitere Informationen finden Sie im folgenden Dokument: Geschäftsdaten mithilfe von Microsoft Excel® exportieren.

Berichts- und Plandaten mithilfe von Microsoft Excel analysieren

Mithilfe des Add-Ins für Microsoft Excel können Sie Ad-hoc-Analysen ausführen, Arbeitsmappen und Plandaten anlegen und Vertriebsziele definieren. Beachten Sie, dass die verfügbaren Funktionen von Ihren Zugriffsrechten und

Zuordnungen der Work Center und Work-Center-Sichten abhängig sind.

Weitere Informationen finden Sie im folgenden Dokument: Arbeiten mit Berichten und Plänen in Microsoft Excel.

11.5.3.4 Geschäftsdaten mithilfe von Microsoft Excel® exportieren

Übersicht

Sie können verschiedene Arten von Daten aus Ihrer SAP-Lösung nach Microsoft Excel exportieren. Anschließend können Sie diese Daten mithilfe von Microsoft Excel organisieren und analysieren.

Sie können Daten aus einem Bericht oder aus einem Arbeitsvorrat exportieren.

Voraussetzungen

●

●

●

Das neueste Add-In für Microsoft Excel® ist installiert. In Abhängigkeit von der Einrichtung Ihrer Lösung ist dies an folgenden Stellen im System möglich:

○

In der


auf der

Startseite

○

Im

Download-Center

im Work Center Anwendungs- und Benutzerverwaltung

○

Über den Link

Herunterladen

, der unmittelbar auf der Benutzungsoberfläche zur Verfügung steht

Es müssen die richtigen Browsereinstellungen vorgenommen worden sein. Sie können dies überprüfen, indem Sie im Anmeldebild die Option

Meine Computereinstellungen prüfen

wählen.

Sie müssen für den Export von Daten nach Microsoft Excel® berechtigt sein.



P U B L I C

•


231

Vorgehensweise

1.

Wechseln Sie zum Bild mit den Daten, die Sie exportieren möchten.

2.

Wählen Sie abhängig vom Datentyp eine der folgenden Optionen:

●

Für einen Bericht können Sie entweder ein Diagramm oder eine Tabelle exportieren. Markieren Sie dazu den Bericht, und wählen Sie

Zum Diagramm wechseln

oder

Zur Tabelle wechseln

.

●

Markieren Sie bei einem Arbeitsvorrat den Arbeitsvorrat, und wählen Sie

Start

.

3.

Wählen Sie

Exportieren



.

4.

Optional: Personalisieren des Excel-Exports

1.

Gehen Sie wie folgt vor, um die Spalten in der exportierten Excel-Datei auszuwählen: a.

Wählen Sie in der Titelleiste


.

b.


Anzeigeeinstellungen

.

c.

Im Dialogfeld "Anzeigeeinstellungen" können Sie alle Spalten der Sicht exportieren, indem Sie im

Feld

Spalten exportieren

die Option

Alle

wählen.

Der Standardwert für dieses Feld ist

Sichtbar

. Dabei werden nur die aktuell angezeigten

Spalten exportiert.

2.

Gehen Sie wie folgt vor, um die Sprache für den Excel-Export auszuwählen: a.

Setzen Sie im Dialogfeld "Anzeigeeinstellungen" das Feld

Sprachenauswahl

auf

Anzeigen

, und wählen Sie

OK

.

b.

Wählen Sie

Sichern

.

c.

Wählen Sie

Exportieren


Nach Microsoft Excel®

.

d.

Wählen Sie im sich öffnenden Dialogfeld eine Sprache.

Mit der Voreinstellung zur Spaltenauswahl in diesem Dialogfeld können Sie de personalisierten Einstellungen überschreiben. Diese Auswahl gilt nur für den aktuellen

Export.

5.

Wählen Sie die Vorlage im angezeigten Fenster aus.

●

●

●

Wenn nur eine Vorlage in der Anmeldesprache vorhanden ist, wird der Export für diese Sprache durchgeführt. Eine Benutzerinteraktion ist in diesem Fall nicht erforderlich.

Wenn nur eine Vorlage für dieses Exportszenario im System vorhanden ist, die Anmeldesprache dafür jedoch nicht zur Verfügung steht, wird der Export für die englische Sprache durchgeführt.

Falls im System mehrere Vorlagen für dieses Exportszenario zur Verfügung stehen, wird das

Dialogfenster

Vorlagenliste

angezeigt. Hier können Sie die Microsoft-Excel-Vorlage auswählen, die Sie für den Export verwenden möchten. Die Vorlage bestimmt, wie Ihre exportierten Daten formatiert werden. Es wird die für die jeweilige Vorlage relevante Microsoft-Excel-Version angezeigt.

6.

Wählen Sie

Herunterladen

.

7.

Eine Meldung zeigt, dass Sie die Datei öffnen oder sichern können, in der die Daten enthalten sind, die Sie gerade aus der Lösung exportiert haben. Wählen Sie

Öffnen

oder

Sichern

. Dies ist davon abhängig, wie Sie mit den exportierten Daten vorgehen möchten.

Abhängig davon, ob Sie

Öffnen

oder

Sichern

wählen, gibt es zwei mögliche Ergebnisse:

232


•

P U B L I C



●

●

Wenn Sie

Öffnen

wählen, wird ein Arbeitsblatt mit den Daten in Microsoft Excel geöffnet. Die Datei hat einen temporären Namen, wird aber nicht gesichert. Sie können alle Funktionen von Microsoft Excel verwenden, um die Daten zu organisieren und das Arbeitsblatt zu sichern.

Wenn Sie

Sichern

wählen, wird das Dialogfenster

Sichern unter

geöffnet. Sie können einen geeigneten

Dateinamen und den Speicherort zum Sichern der exportierten Microsoft-Excel-Datei angeben. Wenn die Datei erfolgreich heruntergeladen wurde, wird eine entsprechende Meldung angezeigt.

Später können Sie zu dem Speicherort navigieren, an dem Sie die Vorlage gesichert haben, und die

Vorlage öffnen.

11.6 Sicht Änderungsprotokoll für Flexibilität

11.6.1 Änderungsprotokoll für Flexibilität – Quick Guide

Die Sicht


enthält alle Änderungen, die von Administratoren im Anpassungsmodus und in der Sicht


vorgenommen wurden. Hierzu gehören auch Änderungen an Bildern, kundenspezifischen Feldern und Mashups. Mithilfe dieser Sicht können Sachbearbeiter und Wirtschaftsprüfer nachverfolgen, auf welche Weise Benutzer auf Daten zugreifen. Durch das Anlegen von berechneten kundenspezifischen Feldern und Mashups können Administratoren Benutzern beispielsweise den Zugriff auf Daten gewähren, für die ihnen ursprünglich die Berechtigung fehlte. Sie können diese Sicht über das Work Center


unter


aufrufen.

Mithilfe dieser Sicht können Sie Änderungen an Objekten verfolgen und verwalten. Standardmäßig werden in der

Liste geänderter Objekte alle von Ihnen geänderten Objekte angezeigt. Durch Auswahl einer Option im Dropdown-

Menü

Anzeigen

können Sie Änderungen anzeigen, die von Anderen vorgenommen wurden. In der Spalte

Status der

Änderungen

können Sie sehen, ob das Objekt nicht veröffentlichte Änderungen enthält. Sie können anschließend entscheiden, ob Sie alle Änderungen am Objekt veröffentlichen oder verwerfen möchten. Darüber hinaus können

Sie für jedes geänderte Objekt die Änderungshistorie in Form eines detaillierten Protokolls aller vorgenommenen

Änderungen anzeigen.

Damit Sie den Überblick über den Grund der vorgenommenen Änderungen behalten, können Sie den einzelnen

Änderungen in der Änderungshistorie eines Objekts Etiketten hinzufügen.

Aufgaben

Änderungshistorie eines Objekts anzeigen

1.



ein geändertes Objekt aus.

2.

Wählen Sie die Drucktaste

Änderungshistorie

.

Daraufhin öffnet sich das Bild

Änderungshistorie

, in dem eine Liste aller Änderungen angezeigt wird, die am

Objekt vorgenommen wurden. Sie können die Liste nach Änderungen filtern, die ausschließlich von Ihnen vorgenommen wurden, oder die Änderungen aller Benutzer anzeigen. Darüber hinaus können Sie die Liste nach Änderungen sortieren, die nicht veröffentlicht wurden.

Etiketten zu Änderungen hinzufügen

In der Änderungshistorie eines Objekts können Sie den einzelnen Änderungen Etiketten hinzufügen. Auf diese Weise behalten Sie den Überblick, warum Sie Ihre Änderungen, z.B. im Kontext eines Umfangsänderungsprojekts, vorgenommen haben.



P U B L I C

•


233

1.



ein geändertes Objekt aus, und wählen Sie

Änderungshistorie

.

Daraufhin öffnet sich das Bild


, in dem eine Liste aller Änderungen angezeigt wird, die am

Objekt vorgenommen wurden.

2.

Wählen Sie im Bild


eine Zeile in der Tabelle aus, und geben Sie in der Spalte

Etikett

einen

Text ein.

Hierbei empfiehlt es sich, Schlagworte zu verwenden, die sich auf den Grund der vorgenommenen Änderung beziehen. Wenn Sie mehrere Etiketten für verschiedene Änderungen eingeben, werden diese für das geänderte Objekt im Bild


angezeigt.

Nicht veröffentlichte Änderungen veröffentlichen

Sie können Änderungen veröffentlichen, die an einem Objekt vorgenommen, aber bisher noch nicht veröffentlicht wurden.

1.



ein geändertes Objekt aus, das noch nicht veröffentlichte Änderungen enthält.

2.

Wählen Sie

Veröffentlichen

.

Die Änderungen sind nun für andere Benutzer sichtbar.

Einzelne Änderungen verwerfen

Sie können eine einzelne Änderung an einem Objekt verwerfen, sofern sie nicht veröffentlicht wurde.

1.



ein geändertes Objekt aus, und wählen Sie

Änderungshistorie

.

2.

Wählen Sie im Bild


eine Zeile in der Tabelle aus, und wählen Sie

Verwerfen

.

Die Änderung des Administrators wird für das Objekt gelöscht.

Alle Änderungen an einem Objekt verwerfen

Sie können alle Änderungen verwerfen, die ein Administrator an einem Objekt vorgenommen hat.

1.



ein geändertes Objekt aus.

2.

Wählen Sie

Verwerfen

.

Es werden alle Änderungen durch Administratoren für das entsprechende Objekt gelöscht und der Originalzustand des Objekts wiederhergestellt.

Eine Liste aller geänderten Objekte exportieren

Sie können eine detaillierte Liste aller geänderten Objekte exportieren, in der alle an einem Objekt vorgenommenen

Änderungen enthalten sind. Beachten Sie, dass für die Verwendung dieser Funktion das Add-In für Microsoft Excel® auf Ihrem lokalen Computer installiert sein muss. Weitere Informationen finden Sie unter Zusätzliche Software installieren.

1.



im Dropdown-Menü

Anzeigen

die Option

Alle

Änderungen

aus.

Es werden alle Änderungen für alle geänderten Objekte angezeigt.

2.

Wählen Sie

Exportieren

.

3.

Wählen Sie im Dialogfeld

Nach Microsoft Excel exportieren

eine Sprache aus, und wählen Sie

Herunterladen

.

234


•

P U B L I C




11.6.2.1 Geschäftsflexibilität

Mit der Geschäftsflexibilität können Administratoren die SAP-Lösung anpassen sowie erweitern und sie in externe

Services integrieren.

Unternehmens-Branding und Anpassung der Benutzungsoberfläche

Sie können Ihre SAP-Lösung an das Branding Ihres Unternehmens und die Benutzungsoberfläche an die

Anforderungen Ihres Unternehmens anpassen. Im Menü "Anpassen" können Sie die folgenden Änderungen vornehmen:

●

●

Fügen Sie Ihr Unternehmenslogo hinzu, und ändern Sie das Bild "Erste Schritte".

Wenn Sie das Motiv "Gold Reflection" verwenden, können Sie den Hintergrund, die Farben und das Logo in der Titelleiste anpassen.

●

●

●

Benennen Sie Bildbereiche und Felder um, blenden Sie Felder und Bereiche ein und aus, ändern Sie die

Reihenfolge der Felder, und passen Sie die Anzeige von Tabellen an.

Legen Sie ein kundenspezifisches Feld an, und fügen Sie es Bildern, Formularvorlagen, analytischen

Datenquellen und Berichten, Erweiterungsszenarios sowie Suchkategorien hinzu. Weitere Informationen dazu finden Sie unten.

Machen Sie ein Mashup in einem Bild sichtbar. Weitere Informationen dazu finden Sie unten.

Weitere Informationen finden Sie unter Administratoranpassung – Quick Guide.

Integrierte Lernumgebung und eingebettete Hilfe

Sie können Ihre eigenen Lerninhalte und Hilfethemen hochladen, um die durch SAP bereitgestellten Lerninhalte und

Hilfethemen zu ergänzen.

Weitere Informationen finden Sie unter Unternehmensspezifische Hilfeinhalte.

Kundenspezifische Felder

Auf der Benutzungsoberfläche Ihrer SAP-Lösung können Sie eigene Felder anlegen. Kundenspezifische Felder können in Geschäftsprozesse, Formularvorlagen, Analyseberichte und viele weitere Verwendungszwecke integriert werden.

Weitere Informationen finden Sie unter Kundenspezifische Felder – Quick Guide.

Enterprise Mashups

Sie können die Verwendung vorkonfigurierter Mashups von Drittanbietern aktivieren, damit Ihre Benutzer direkt in

Ihrer SAP-Lösung auf externe Daten und Services zugreifen können. Sie können auch eigene Mashups anlegen.


Mashup-Bearbeitung – Quick Guide [Seite 171] .



P U B L I C

•


235

Formulare

Sie können bestehende Formularvorlagen anpassen, die zur Definition von Inhalten der an Ihre Geschäftspartner gesendeten Belege verwendet werden, und neue Formularvorlagen anlegen.

Weitere Informationen finden Sie unter Anpassung von Formularvorlagen [Seite 216] .

Verfolgen von Änderungen durch Administratoren

Das Änderungsprotokoll für Flexibilität enthält alle Änderungen, die von Administratoren im Anpassungsmodus und in der Sicht


vorgenommen wurden. Hierzu gehören auch Änderungen an Bildern, kundenspezifischen Feldern und Mashups. Mithilfe dieser Sicht können Administratoren und Wirtschaftsprüfer nachverfolgen, auf welche Weise Benutzer auf Daten zugreifen. Weitere Informationen finden Sie unter

Änderungsprotokoll für Flexibilität – Quick Guide [Seite 233]

.

11.7 Sicht Download-Center

11.7.1 Download-Center – Quick Guide


Download-Center

können Sie Softwarekomponenten herunterladen und installieren, um die Lösung um zusätzliche Funktionen zu erweitern. Dadurch können andere Programme, die Sie im Tagesgeschäft benötigen, besser in die Lösung integriert werden, z.B. Microsoft Excel®.


Download-Center


Anwendungs- und


unter


.

Aufgaben

Zusätzliche Software installieren

1.

Wählen Sie für die Installation zusätzlicher Software den entsprechenden Hyperlink.

2.

Folgen Sie beim Installieren der Softwarekomponente den Anweisungen des

Installationsassistenten.

Sie können auch prüfen, ob bei Ihnen die aktuelle Version der aufgeführten

Softwarekomponenten installiert ist.

Software deinstallieren

Informationen zum Deinstallieren von Softwarekomponenten finden Sie in der Dokumentation von Microsoft Windows®.

236


•

P U B L I C



11.7.2 Im Download-Center verfügbare Software

11.7.2.1 Verwenden des Add-Ins für Microsoft Excel®

Übersicht

Das Add-In für Microsoft Excel ermöglicht die Integration von Microsoft Excel in Ihre SAP-Lösung. Je nachdem, wo

Sie das Add-In für Microsoft Excel öffnen, sind unterschiedliche Funktionen verfügbar.

Sie können das Add-In für Microsoft Excel für die folgenden Zwecke verwenden:

●

Zum Anlegen von Geschäftsdaten

●

Zum Exportieren von Geschäftsdaten

●

Zum Analysieren von Berichtsdaten

Geschäftsdaten mithilfe von Microsoft Excel anlegen

Sie können das Add-In für Microsoft Excel verwenden, um Objekte (z.B. Kunden) anzulegen, indem Sie diese in eine vordefinierte Microsoft-Excel-Vorlage eingeben und dann in Ihre Lösung hochladen.

Administratoren können die vordefinierte Microsoft-Excel-Vorlage auch anpassen und vorlagenspezifische Daten bearbeiten. Weitere Informationen finden Sie im folgenden Dokument: Microsoft-Office®-Vorlagenverwaltung –

Quick Guide.

Wenn Sie sich zwar über einen Webbrowser, jedoch nicht über das Add-In für Microsoft Excel bei Ihrer Lösung anmelden können, wenden Sie sich an Ihren Systemadministrator, und bitten Sie ihn, Ihre Proxy-

Servereinstellungen zu überprüfen und sicherzustellen, dass die Verbindung zum System nicht gesperrt ist.

Geschäftsdaten mithilfe von Microsoft Excel exportieren

Sie können das Add-In für Microsoft Excel verwenden, um Geschäftsdaten in eine vordefinierte Microsoft-Excel-

Vorlage zu exportieren, z.B. Kundenlisten oder Kundenaufträge.

Weitere Informationen finden Sie im folgenden Dokument: Geschäftsdaten mithilfe von Microsoft Excel® exportieren.

Berichts- und Plandaten mithilfe von Microsoft Excel analysieren

Mithilfe des Add-Ins für Microsoft Excel können Sie Ad-hoc-Analysen ausführen, Arbeitsmappen und Plandaten anlegen und Vertriebsziele definieren. Beachten Sie, dass die verfügbaren Funktionen von Ihren Zugriffsrechten und

Zuordnungen der Work Center und Work-Center-Sichten abhängig sind.

Weitere Informationen finden Sie im folgenden Dokument: Arbeiten mit Berichten und Plänen in Microsoft Excel.



P U B L I C

•


237

11.7.2.2 Microsoft-Outlook®-Integration – Quick Guide

Mit der Microsoft-Outlook®-Integration (Groupware) können Sie Informationen zwischen Microsoft Outlook und der

CRM-Anwendung in Ihrem System austauschen. Sie können Ihre Ansprechpartner, E-Mails, Termine und Aufgaben aus und in Outlook synchronisieren, Serviceanfragen im System aus eingehenden E-Mails anlegen und E-Mails,

Aufgaben und Termine mit SAP-Business-ByDesign-Konten, -Kampagnen, -Opportunitys und -Leads verknüpfen.

Microsoft-Outlook-Integration unterstützt nur Microsoft Outlook 2007 und 2010.


Sicherheitsratgeber und Fehlerbehebungsleitfaden für die Microsoft-Outlook-Integration

Weiter Informationen finden Sie unter Sicherheitsratgeber und Fehlerbehebungsleitfaden für die Microsoft-Outlook-

Integration.

Aktivitätsmanagement

Im Rahmen Ihrer täglichen Arbeit haben Sie verschiedene Aktivitäten über den Tag hinweg zu erledigen, darunter

Aufgaben, Termine, Telefonate, Briefe, Faxe oder E-Mails. Im Sinne maximaler Produktivität und Effizienz ermöglicht

Ihnen das Aktivitätsmanagement, alle Aktivitäten im Zusammenhang mit dem Customer Relationship Management zu optimieren, und es wird sichergestellt, dass Routineaufgaben und -aktivitäten möglichst wenig Zeit in Anspruch nehmen und Sie nicht von Ihren eigentlichen Aufgaben im Vertrieb abgehalten werden.

Weitere Informationen finden Sie unter Aktivitäten – Quick Guide und Aktivitätsmanagement.

Aufgaben

Aufgaben vor der Installation

Damit Sie die Funktionen der Microsoft-Outlook-Integration installieren und verwenden können, muss Ihnen die

Berechtigung für das Work Center

Kundenmanagement

erteilt werden, denn hier werden alle für die Microsoft-

Outlook-Integration relevanten Daten verwaltet. Weitere Informationen über dieses Work Center finden Sie in der entsprechenden Dokumentation in der Hilfe.

Stellen Sie sicher, dass ein Administrator folgende Einstellungen in der betriebswirtschaftlichen Konfiguration vornimmt:

1.

Aktivieren Sie die Microsoft-Outlook-Integration.

Im Lösungsumfang des Standardsystems ist die Microsoft-Outlook-Integration nicht enthalten. Aktivieren

Sie diese Funktion in der Phase der Festlegung des Lösungsumfangs, indem Sie

Kommunikation und


und dann die Option

Office- und Desktopintegration

wählen. Setzen Sie das

Kennzeichen

Outlook-Integration

.

Microsoft-Outlook-Integration in das Aktivitätsmanagement

,

Synchronisierung der Kunden nach Microsoft Outlook

und

Kontensynchronisierung aus Microsoft Outlook

sind jetzt automatisch in Ihrem Lösungsumfang enthalten.

Beantworten Sie die zugehörigen Detailfragen zum Synchronisieren von Konten und Kontakten in und aus

Outlook. Standardmäßig wird die die bidirektionale Synchronisierung vorgeschlagen. Die hier festgelegten

Einstellungen gelten für alle Benutzer der Option "Microsoft-Outlook-Integration".

2.

Wählen Sie

Serviceanfragenabwicklung

.

238


•

P U B L I C



Dieser Schritt ist optional. Sie können das manuelle bzw. automatische Anlegen von Serviceanfragen aus eingehenden E-Mails aktivieren, indem Sie bei der Festlegung des Lösungsumfangs unter

Service Kundenpflege

die Option

Abwicklung von Serviceanfragen

wählen. Beantworten Sie die

Detailfragen unter

E-Mail-Integration für die Abwicklung von Serviceanfragen

und

Automatisches Anlegen von

Serviceanfragen aus E-Mails

.

3.

Ordnen Sie den Benutzern der Option "Microsoft-Outlook-Integration" Kunden zu.

Um einen Kunden synchronisieren oder Aktivitäten mit diesem Kunden verknüpfen zu können, muss der

Benutzer der zuständige Mitarbeiter sein. Für diesen Schritt steht eine optionale Fine-Tuning-Aufgabe sowie eine erforderlichen Aufgabe für die Zuordnung von Kunden zu Benutzern zur Verfügung.

Optional: Wenn Sie Kunden zuordnen möchten, ohne die Standardermittlung zuständiger Mitarbeiter zu verwenden oder zu ändern, wechseln Sie zum Fine-Tuning für

Verkauf Definition der Beteiligtenrolle

(Option "Verkauf: Kunden- und Aktivitätsmanagement: Kundenmanagement: Definition der

Beteiligtenrolle"). Legen Sie eine neue Beteiligtenrolle mit Zuständigkeitsrolle an. Stellen Sie dabei sicher, dass aus der Beschreibung ersichtlich ist, dass sie nur für Benutzer der Option "Microsoft-Outlook-

Integration" bestimmt ist.

Erforderlich: Es gibt zwei Möglichkeiten, einen Kunden zuzuordnen.

●

Eine Zuständigkeitsregel anlegen (empfohlen)

Wechseln Sie zur Sicht


(Work Center


).

Markieren Sie unter


die Zeile

Kundenzuständigkeit nach

Beteiligtenrolle

, und wählen Sie

Bearbeiten

. Fügen Sie für jede Zuständigkeitsrolle, die für "Microsoft-

Outlook-Integration" relevant ist, eine Regel hinzu.

●

Die Zuständigkeit direkt im Kunden bearbeiten

Wechseln Sie zur Sicht

Kunden

des Work Centers

Kundenmanagement

. Wählen Sie

Bearbeiten

und dann

Ansprechpartner

. Fügen Sie auf der Registerkarte

Beziehungen und Zuständigkeiten

im Bereich

Zuständigkeiten

eine neue Zeile hinzu. Wählen Sie den Zuständigkeitstyp aus, geben Sie die Kennung des Benutzers ein, bei dem dieser Kunde unter

Meine Kunden

angezeigt werden soll, und setzen Sie das

Kennzeichen

Direkt verantwortlich

.

Schlussendlich müssen Sie im Work Center

Startseite

eine geschäftliche E-Mail-Adresse angeben

(

Startseite Self-Service Meine geschäftlichen Kontaktdaten bearbeiten

).

Stellen Sie sicher, dass diese E-Mail-Adresse nur einem Benutzer zugeordnet ist.

Installation des SAP-Business-ByDesign-Add-Ins für die Microsoft-Outlook-Integration und

Anmeldung

Übersicht

Das SAP-Business-ByDesign-Add-In für Microsoft Outlook fügt Ihren Outlook-Bildern Funktionen der Microsoft-

Outlook-Integration hinzu, mit denen Sie Daten zwischen Outlook und Ihrem System synchronisieren können.

Vorgehensweise

1.

Installieren Sie das Add-In.

Gehen Sie zu

Startseite

>

Self-Services

. Unter

Mein Computer

können Sie nachsehen, ob Ihr Computer die

Mindestvoraussetzungen erfüllt, und das Add-In installieren.

2.

Starten Sie Outlook neu.



P U B L I C

•


239

Starten Sie Outlook neu, um das Add-In zu aktivieren. Wenn Sie Outlook neu starten, wird die Symbolleiste von SAP Business ByDesign zum Outlook-Bild hinzugefügt. Diese Symbolleiste enthält Drucktasten zum

Anmelden am/Abmelden vom SAP-Business-ByDesign-System, zum Hinzufügen von Aktivitäten, zum

Anlegen von Serviceanfragen und für den Zugriff auf die SAP-Business-ByDesign-Hilfe.

3.

Melden Sie sich bei dem SAP-Business-ByDesign-System an.

In Outlook melden Sie sich am SAP-Business-ByDesign-System an, indem Sie in der SAP-Symbolleiste

Anmelden

wählen.

Die Anmeldung ist zertifikatbasiert und wird automatisch im Hintergrund ausgeführt.

Falls ein Problem mit dem Zertifikat für den Benutzer vorliegt oder Sie nicht mit Zertifikaten arbeiten, wird ein Dialogfenster geöffnet, in dem Sie Ihre Benutzerkennung und Ihr Kennwort eingeben können. Geben Sie in das Feld

SAP-System

Ihre URL ein, und lassen Sie dabei /irj/portal/ weg. Beispielsweise melden Sie sich statt mit http://Test.sap.corp:7000/irj/portal mit der URL http://Test.sap.corp:7000 an.

Wenn Sie offline arbeiten und sich nicht bei dem System anmelden können, werden alle relevanten E-

Mails, Termine und Aufgaben oder neuen Synchronisationselemente für das SAP-Business-ByDesign-

System in einem Pool in Outlook gespeichert. Die tatsächliche Synchronisation wird automatisch durchgeführt, sobald Sie sich über das Add-In bei dem SAP-Business-ByDesign-System anmelden.

Wenn Sie mehrere Stunden über das Add-In bei dem SAP-Business-ByDesign-System angemeldet sind, ohne eine Aktion auszuführen, erhalten Sie bei dem Versuch, eine Microsoft-Outlook-

Integrationsfunktion zu verwenden, unter Umständen eine Berechtigungsfehlermeldung. In diesem Fall sind wahrscheinlich Ihre Benutzer-Cookies abgelaufen. Melden Sie sich einfach vom

System ab, und melden Sie sich anschließend wieder an.

4.

SAP-Business-ByDesign-Ordnerverzeichnisse prüfen

Wählen Sie im Outlook-Menü

Extras

>

Einstellungen für SAP Business ByDesign

(in Outlook 2007), oder wählen Sie die Multifunktionsleiste

Add-Ins

und anschließend

Einstellungen für SAP Business ByDesign

(in

Outlook 2010).

Hier legt das Add-In automatisch die Ordner für die Synchronisation an. Dazu gehören folgende Ordner:

●

Ordner "Standard"

Dies ist der SAP-Business-ByDesign-Hauptordner, in dem Fehler- und Konfliktinformationen gespeichert werden.

●

●

Ordner "Kunden"

Dieser Ordner enthält die aus dem SAP-Business-ByDesign-System heruntergeladenen Kunden.

Ordner "Ansprechpartner"

Dieser Ordner enthält die aus dem SAP-Business-ByDesign-System heruntergeladenen

Ansprechpartner.

Wenn Sie einen dieser Ordner ändern möchten, klicken Sie auf den Ordnerlink, wählen Sie einen neuen Ordner aus, und wählen Sie "OK".

5.

Legen Sie im Abschnitt "Erweiterte Einstellungen" folgende Einstellungen fest: a.

Setzen Sie das Kennzeichen

Benachrichtigungen zur Synchronisation anzeigen

, wenn Sie möchten, dass das System synchronisationsbezogene Benachrichtigungen in einem Meldungsdialogfenster in der Microsoft-Windows-Taskleiste anzeigt.

b.


Synchronisierungsfehler anzeigen

, wenn Sie möchten, dass das System synchronisationsbezogene Fehler in einem Meldungsdialogfenster in der Microsoft-Windows-

Taskleiste anzeigt.

c.

Wählen Sie

Ansprechpartner herunterladen

, um die erste Synchronisierung durchzuführen.

240


•

P U B L I C



Das System synchronisiert nur die Kunden, für die Sie direkt zuständig sind. Deshalb müssen Sie für die zu synchronisierenden Ansprechpartner sicherstellen, dass die entsprechenden Kunden im Work

Center

Kundenmanagement

in der Sicht

Kunden

unter

Meine Kunden

aufgeführt werden.

Anschließend werden die Kunden und die Ansprechpartner, für die Sie direkt zuständig sind, automatisch in Outlook synchronisiert, wenn sie hinzugefügt oder geändert werden.

Das Herunterladen von Ansprechpartnern kann aufgrund von Speicherbeschränkungen

Probleme bereiten, wenn im System sehr viele Ansprechpartner und Kunden vorhanden sind. Daher wird empfohlen, dass Sie nur die Kontakte synchronisieren, die in Outlook benötigt werden. Das ist zum Beispiel möglich, wenn die Zuständigkeiten richtig zugeordnet sind.

Wählen Sie mit der sekundären Maustaste das Symbol für das SAP-Business-ByDesign-Add-

In in der Microsoft-Symbolleiste. Hier können Sie Synchronisierungsfehler und

Benachrichtigungen zur Synchronisation anzeigen; hier haben Sie Zugriff auf die Ordner mit

Fehlern und Konflikten; hier können Sie die Aktivitätenliste öffnen und

Besprechnungsanfragen versenden.

Ergebnis

Nach der Synchronisation Ihrer Kunden und Ansprechpartner in Outlook können Sie nun E-Mails, Termine und

Aufgaben synchronisieren.

Ansprechpartner synchronisieren

Das System synchronisiert die Ansprechpartner aus und in Outlook, die Ihren Kunden im SAP-Business-ByDesign-

System zugeordnet wurden.

So synchronisieren Sie einen Ansprechpartner in Outlook:

1.


Kundenmanagement

die Sicht

Ansprechpartner

, und zeigen Sie

Alle

Ansprechpartner

an.

2.

Wählen Sie den benötigten Kunden und dann

Alles anzeigen

.

3.

Wechseln Sie auf die Registerkarte

Beziehungen

.

4.

Fügen Sie im Abschnitt

Zuständigkeiten

eine Zeile hinzu.

5.

Geben Sie eine Beteiligtenrolle ein.

Sie können eine spezifische Rolle für die Microsoft-Outlook-Integration auswählen.

6.

Geben Sie die Personalnummer ein.

7.

Wählen Sie "Sichern" und dann "Aktualisieren".

Der Ansprechpartner und der zugehörige Kunde werden nun unter

Meine Ansprechpartner

bzw. unter

Meine

Kunden

angezeigt. Das System synchronisiert den Kunden und Ansprechpartner sowie alle Anlagen in

Outlook. Dort finden Sie diese in der Kontaktliste unter

Ansprechpartner SAP-Business-ByDesign-

Kunden

oder

SAP-Business-ByDesign-Ansprechpartner

. Künftige Änderungen an diesem Ansprechpartner im System werden automatisch synchronisiert.

. Es erfolgt jedoch keine automatische Synchronisierung, wenn Sie in Outlook einen bereits synchronisierten

Ansprechpartner ändern. In diesem Fall müssen Sie ihn erneut über das Plug-In hinzufügen, um die

Synchronisierung im System auszulösen.

So abonnieren Sie die Groupware-Synchronisierung von Ansprechpartnern in Outlook:



P U B L I C

•


241

Konfigurationseinstellungen werden gewöhnlich von einem Administrator vorgenommen. Wenden Sie sich an Ihren Administrator, wenn Sie nicht über die erforderliche Berechtigung verfügen.

Sie können die Groupware-Synchronisierung von Ansprechpartnern in Outlook nur dann abonnieren, wenn

Sie die Option

Zuständigkeit für Ansprechpartner

in der Konfiguration Ihrer Lösung ausgewählt haben. Um diese Option aufzurufen, wählen Sie im Work Center


die Sicht




. Stellen Sie im Projektschritt


sicher, dass unter

Allgemeine Geschäftsdaten

die Option

Geschäftspartner

ausgewählt ist.


Fragen

das Element

Allgemeine Geschäftsdaten


Geschäftspartner

. Wählen Sie

Geschäftspartnerabwicklung

, und beantworten Sie die Fragen zur

Zuständigkeit für Ansprechpartner

.

Wenn Sie bei der Festlegung des Lösungsumfangs "Kontaktverwaltung" für die Synchronisierung von

Kontakten in Outlook ausgewählt haben, müssen Sie in der Sicht

Self-Services

das neueste

Installationsprogramm des SAP-Business-ByDesign-Add-Ins für die Microsoft-Outlook-Integration herunterladen.

1.


Kundenmanagement

die Sicht

Ansprechpartner

, und wiederholen Sie alle Schritte zur Synchronisierung eines Ansprechpartners in Outlook.

2.


Groupware-Synchronisierung

für alle Ansprechpartner, die in Outlook synchronisiert werden sollen.

3.

Wählen Sie "Sichern" und dann "Aktualisieren".

So synchronisieren Sie einen Ansprechpartner im System:

1.

Wählen Sie in der Ansprechpartnersicht in Outlook einen Ansprechpartner, und wählen Sie

Ansprechpartner hinzufügen

.

Sie können auch mehrere Ansprechpartner für die Synchronisation wählen.

2.

Ordnen Sie den Ansprechpartner einem Kunden zu.

3.

Wählen Sie

Senden

.

Die Synchronisierungsinformationen zu diesem Ansprechpartner werden im unteren Bereich des

Ansprechpartners in Outlook angezeigt. Wählen Sie einfach den Link

Klicken Sie hier, um weitere Details anzuzeigen

, um eine CRM-Systemsitzung zu öffnen und dort direkt zum gewählten Ansprechpartner zu navigieren.

Um das Abonnement eines Ansprechpartners im System zu beenden, markieren Sie in der Ansprechpartnerliste in

Outlook einen Ansprechpartner, und wählen Sie

Abonnement des Ansprechpartners beenden

.

Sie können das Abonnement eines Ansprechpartners auch beenden, indem Sie in der Sicht

Ansprechpartner

des

Work Centers

Kundenmanagement

das Kennzeichen

Groupware-Synchronisierung

entfernen.

Nachdem das Abonnement des Ansprechpartners beendet wurde, werden die Daten zwischen Outlook und SAP

Business ByDesign nicht mehr synchronisiert. Der Ansprechpartner wird aus Outlook entfernt.

In Outlook werden nur Ansprechpartner angezeigt, für die ein Abonnement der Groupware-Synchronisierung besteht.

So legen Sie einen Ansprechpartner oder Kunden für die Synchronisierung im System an:

242


•

P U B L I C



1.

Legen Sie einen neuen Ansprechpartner an, beispielsweise durch Wählen von

SAP-Business-ByDesign-

Ansprechpartner

in der Outlook-Ansprechpartnerlistensicht. Klicken Sie mit der rechten Maustaste, und wählen Sie

Neuer Ansprechpartner

.

2.

Geben Sie Ihre Daten ein, sichern Sie, und wählen Sie im Ansprechpartnerbild direkt die Registerkarte

SAP Business ByDesign

. Wählen Sie

Ansprechpartner hinzufügen

.

3.

Im Dialogfenster

Ansprechpartner hinzufügen

können Sie den Ansprechpartner einem vorhandenen Kunden hinzufügen, indem Sie

Zuordnen zu

und einen Kunden in der Liste wählen oder indem Sie einen Suchbegriff eingeben, um einen bestimmten Kunden zu suchen.

Wenn der Kunde in Ihrem System nicht vorhanden ist, können Sie in Outlook einen neuen Kunden anlegen, indem Sie

Anlegen

und dann

Kunde

wählen.

Geben Sie Ihre Details ein, und wählen Sie

Anlegen

. Ordnen Sie den Ansprechpartner diesem neuen Kunden zu.

Der neue Ansprechpartner und der neue Kunde werden im System synchronisiert. Künftige Änderungen an diesem Ansprechpartner oder Kunden im System werden automatisch synchronisiert.

Änderungen an dem Ansprechpartner in Outlook müssen jedoch über das Plug-In synchronisiert werden.

Einen Kunden in Outlook zu aktualisieren und mit dem System zu synchronisieren ist nicht möglich.

Ansprechpartner müssen einem Kunden zugeordnet werden, damit eine Synchronisierung erfolgen kann.

Die Möglichkeit zum Anlegen und Synchronisieren von Kunden und Ansprechpartnern ist von Ihren

Systemberechtigungen und Synchronisierungseinstellungen abhängig. Wenden Sie sich bei Fragen oder

Problemen an einen Administrator.

Der Benutzer, der ein neuen Kunden anlegt und aus Outlook synchronisiert, ist automatisch der für den jeweiligen Kunden zuständige Mitarbeiter.

Es ist zwar möglich, einen Ansprechpartner in Outlook zu löschen, jedoch wird die Löschung nicht synchronisiert. Um einen Ansprechpartner zu entfernen, sollte er von der zugeordneten Zuständigkeit im

System entfernt werden. Somit wird das Löschen in Outlook ausgelöst.

Nachdem Sie die Ansprechpartnersynchronisation zwischen SAP Business Bydesign und Outlook ausgeführt haben, kann es sein, dass die Straßennummer vor dem Straßennamen angezeigt wird.

Gehen Sie folgendermaßen vor, um freigegebene Ansprechpartner zu sychronisieren:

In Outlook werden nur Ansprechpartner angezeigt, für die ein Abonnement der Groupware-Synchronisierung besteht.

1.

Wählen Sie in Outlook

SAP-Business-ByDesign-Ansprechpartner

,

Freigeben

und dann

Ansprechpartner freigeben

. Daraufhin öffnet sich eine E-Mail, mit der Zugriffsrechte für Ansprechpartner gewährt werden.

Senden Sie die E-Mail an den entsprechenden Benutzer. Die Ansprechpartner in Ihrem Outlook sind nun im

Abschnitt

Freigegebene Ansprechpartner

für die entsprechenden Benutzer sichtbar.

2.

Der Benutzer, für den Sie Ihre Ansprechpartnerliste freigegeben haben, kann nun Ihrer Ansprechpartnerliste neue Ansprechpartner hinzufügen. Für diese neuen Ansprechpartner sind Sie dann zuständig.

Wenn der Benutzer Ihrer Ansprechpartnerliste Ansprechpartner hinzufügt, werden diese für den Benutzer im Ordner


angezeigt.

3.

Für Ansprechpartner, die von einem Benutzer, für den Sie Ihre Ansprechpartnerliste freigegeben haben, im

Abschnitt


angelegt werden, sind Sie ebenfalls zuständig.

4.

Sie können das Abonnement der Ansprechpartner für einen Benutzer verwalten, der seine

Ansprechpartnerliste für Sie freigegeben hat.

Gehen Sie dazu folgendermaßen vor: a.

Wählen Sie den freigegebenen Ansprechpartnerordner.



P U B L I C

•


243

b.

Wählen Sie auf der Registerkarte

SAP Business ByDesign

die Option .

c.

Wählen Sie

Abonnements verwalten

.

Im sich öffnenden Bild

Abonnement verwalten

(für den freigegebenen Ansprechpartner) können Sie

Ansprechpartner zur Synchronisation abonnieren oder das Abonnement beenden.

E-Mails synchronisieren

Sie können jede beliebige E-Mail für die bidirektionale Synchronisierung zwischen dem SAP-Business-ByDesign-

System und Microsoft Outlook auswählen.

Gehen Sie in Outlook folgendermaßen vor, um eine E-Mail für die Synchronisierung hinzuzufügen:

1.

Wählen und öffnen Sie die E-Mail in Ihrem Eingang.

2.

Wählen Sie in der SAP-Business-ByDesign-Add-In-Symbolleiste

E-Mail hinzufügen

.

Beachten Sie, dass Sie eine E-Mail direkt hinzufügen können, ohne diese zu öffnen. Wählen Sie die E-Mail in

Ihrem Eingang mit der sekundären Maustaste aus, und wählen Sie die Option

E-Mail hinzufügen

. Sie können auch einfach beliebig viele E-Mails in der Liste markieren und dann

E-Mail hinzufügen

wählen.

3.

Ordnen Sie bei Bedarf einen Kunden zu.

4.

Wählen Sie

Senden

.

Anhand der Informationen in der Outlook-E-Mail wird im SAP-Business-ByDesign-System eine E-Mail-

Aktivität angelegt.

Um im System eine E-Mail-Aktivität zu öffnen, die von Outlook hinzugefügt wurde, wählen Sie im Work Center

Kundenmanagement

die Sicht

Aktivitäten

.

So zeigen Sie die synchronisierten E-Mails im Informationsblatt des relevanten Kunden an:

1.

Gehen Sie zum Work Center

Kundenmanagement

, und wählen Sie die Sicht

Kunden

.

2.

Wählen Sie den Ansprechpartner, dessen E-Mail Sie überprüfen möchten.

3.

Wählen Sie

Alles anzeigen

und dann


Die E-Mail wird im Abschnitt

Aktivitäten

angezeigt.

Übersicht öffnen

.

E-Mails im System enthalten Informationen, die direkt aus dem E-Mail-Kopf und dem E-Mail-Text von Outlook

übernommen werden, einschließlich Anlagen. Sie sind nach Datum sortiert. Filter- und Suchoptionen sind verfügbar.

Gehen Sie im System folgendermaßen vor, um eine E-Mail-Aktivität für die Synchronisierung in Outlook anzulegen:

1.

Wählen Sie das Work Center

Kundenmanagement

.

2.

Wählen Sie

Allgemeine Aufgaben

und anschließend

Neue E-Mail

.

3.

Füllen Sie die erforderlichen und optionalen Felder aus, und sichern Sie Ihre Eingaben.

Die neue E-Mail-Aktivität wird in Outlook synchronisiert.

Termine synchronisieren

Sie können jeden beliebigen Termin im Kalender für die bidirektionale Synchronisierung zwischen dem SAP-

Business-ByDesign-System und Microsoft Outlook auswählen.

Gehen Sie in Outlook folgendermaßen vor, um einen Termin für die Synchronisierung hinzuzufügen:

1.

Wählen und öffnen Sie den Termin in Ihrem Kalender.

2.

Wählen Sie

Termin hinzufügen

.

Beachten Sie, dass Sie einen Termin direkt hinzufügen können, ohne diesen zu öffnen. Wählen Sie den Termin in Ihrem Kalender mit der rechten Maustaste aus, und wählen Sie die Option

Termin hinzufügen

. Sie können auch einfach beliebig viele Termine markieren und dann

Termin hinzufügen

wählen.

3.


4.

Wählen Sie

Senden

.

244


•

P U B L I C



Anhand der Informationen im Outlook-Termin wird im System eine Terminaktivität angelegt.

Um im System eine Terminaktivität zu öffnen, die von Outlook hinzugefügt wurde, wählen Sie im Work Center

Kundenmanagement

die Sicht

Aktivitäten

.

Synchronisierte Termine können auch im Informationsblatt des entsprechenden Kunden angezeigt werden:

1.


Kundenmanagement


Kunden

.

2.

Wählen Sie den Ansprechpartner, dessen Termin Sie überprüfen möchten.

3.

Wählen Sie

Alles anzeigen

und dann


Der Termin wird im Abschnitt

Aktivitäten

angezeigt.


.

Gehen Sie im System folgendermaßen vor, um eine Terminaktivität für die Synchronisierung in Outlook anzulegen:

1.


Kundenmanagement

.

2.

Wählen Sie


und anschließend

Neuer Termin

.

3.

Füllen Sie die erforderlichen und optionalen Felder aus.

Wenn Sie für diesen Termin Teilnehmer angeben, können Sie nach dem Synchronisieren einer

Besprechungsanfrage mit Outlook manuell, oder indem Sie das SAP-Business-ByDesign-Symbol und dann die Option

Besprechungsanfragen an Teilnehmer senden

in Outlook wählen, eine Einladung an die Teilnehmer senden, wenn der Termin synchronisiert wurde.

4.

Sichern Sie.

Die neue Terminaktivität wird automatisch in Outlook synchronisiert.

Wiederkehrende Termine können nicht synchronisiert werden.

Künftige Änderungen an dem Termin im System werden automatisch synchronisiert.

Änderungen in Outlook werden jedoch nicht automatisch synchronisiert und müssen über das Plug-In synchronisiert werden.

Wenn Sie die Synchronisierung deaktivieren möchten, wählen Sie in der SAP-Business-ByDesign-Add-In-

Symbolleiste in Outlook die Drucktaste

Nachverfolgung aufheben

.

Wenn Sie den Termin vollständig löschen möchten, wählen Sie in der SAP-Business-ByDesign-Add-In-


Entfernen

.

Aufgaben synchronisieren

Sie können jede beliebige Aufgabe für die bidirektionale Synchronisierung zwischen dem SAP-Business-ByDesign-

System und Microsoft Outlook auswählen.

Gehen Sie in Outlook folgendermaßen vor, um eine Aufgabe für die Synchronisierung hinzuzufügen:

1.

Wählen und öffnen Sie die Aufgabe in Ihrer

Aufgabenliste

.

2.

Wählen Sie

Aufgabe hinzufügen

.

Beachten Sie, dass Sie eine Aufgabe direkt hinzufügen können, ohne diese zu öffnen. Wählen Sie die Aufgabe mit der rechten Maustaste in Ihrer Aufgabenliste aus, und wählen Sie die Option

Aufgabe hinzufügen

. Sie können auch einfach beliebig viele Aufgaben markieren und dann

Aufgabe hinzufügen

wählen.

3.


4.

Wählen Sie

Senden

.

Anhand der Informationen im Outlook-Termin wird im System eine Aufgabenaktivität angelegt.



P U B L I C

•


245

Um im System eine Aufgabenaktivität zu öffnen, die von Outlook hinzugefügt wurde, wählen Sie im Work Center

Kundenmanagement

die Sicht

Aktivitäten

.

So zeigen Sie synchronisierte Aufgaben im Informationsblatt des entsprechenden Kunden an:

1.


Kundenmanagement


Kunden

.

2.

Wählen Sie den Ansprechpartner, dessen Aufgabe Sie überprüfen möchten.

3.

Wählen Sie

Alles anzeigen

und dann


Die Aufgabe wird im Abschnitt

Aktivitäten

angezeigt.


.

Gehen Sie im System folgendermaßen vor, um eine Aufgabenaktivität für die Synchronisierung in Outlook anzulegen:

1.


Kundenmanagement

.

2.

Wählen Sie


und anschließend

Neue Aufgabe

.

3.

Füllen Sie die erforderlichen und optionalen Felder aus, und sichern Sie Ihre Eingaben.

Die neue Aufgabenaktivität wird in Outlook synchronisiert.

Wenn Sie eine Aufgabe im System ändern, werden die Änderungen automatisch in Outlook synchronisiert.

Es erfolgt jedoch keine automatische Synchronisierung, wenn Sie in Outlook eine bereits synchronisierte

Aufgabe ändern! In diesem Fall müssen Sie sie erneut hinzufügen, um die Synchronisierung im System auszulösen.

Wenn Sie die Synchronisierung deaktivieren möchten, wählen Sie in der SAP-Business-ByDesign-Add-In-


Nachverfolgung aufheben

.

Wenn Sie die Aufgabe vollständig löschen möchten, wählen Sie in der SAP-Business-ByDesign-Add-In-


Entfernen

.

Aufgaben zuordnen

Sie können E-Mails, Termine und Aufgaben beliebigen Business-ByDesign-Kunden, -Kampagnen, -Opportunitys oder -Leads zuordnen.

Um eine Aktivität zu einem Kunden zuzuordnen (in diesem Beispiel eine E-Mail-Aktivität), gehen Sie folgendermaßen vor:

1.


E-Mail hinzufügen

, um eine eingehende E-Mail im System zu synchronisieren.

2.

Das SAP-Business-ByDesign-Add-In für Microsoft Outlook ermittelt, ob der E-Mail-Adresse des Absenders ein Kunde zugeordnet ist. In diesem Fall wird der entsprechende Kunde in einem Popup angezeigt.

3.

Wählen Sie

Kunde zuordnen

, um diesen Kunden mit der E-Mail zu verknüpfen, oder wählen Sie einen anderen

Kunden in der Liste aus.

4.

Für den ausgewählten Kunden wird automatisch eine E-Mail-Aktivität im System angelegt. Das System leitet den Ansprechpartner für diese E-Mail-Aktivität aus der E-Mail-Adresse ab.

Um eine Aktivität zu einem Geschäftsbeleg zuzuordnen (in diesem Beispiel eine E-Mail-Aktivität), gehen Sie folgendermaßen vor:

1.


E-Mail hinzufügen

, um eine eingehende E-Mail im System zu synchronisieren.

2.

Ordnen Sie die E-Mail bei Bedarf einem Kunden zu.

3.

Wählen Sie

Zuordnen zu

.

Wählen Sie die Geschäftsbelegart, beispielsweise Kampagne, Opportunity oder Lead, und wählen Sie in der angezeigten Liste die relevante Belegnummer. Zum Suchen eines bestimmten Belegs können Sie auch einen

Suchbegriff eingeben.

246


•

P U B L I C



4.

Für die ausgewählte Kampagne oder Opportunity oder für den ausgewählten Lead wird automatisch eine E-

Mail-Aktivität als Folgebeleg im System angelegt.

Die Synchronisierungsinformationen werden im unteren Bereich der Aufgabe in Outlook angezeigt. Wählen

Sie einfach den Link

Klicken Sie hier, um weitere Details anzuzeigen

, um eine CRM-Systemsitzung zu öffnen und dort direkt zum gewählten Beleg zu navigieren.

Aufgaben für eine Opportunity anlegen

Sie können für eine Opportunity Aufgaben anlegen, aktualisieren und synchronisieren. Dies ist im System (wie in diesem Beispiel beschrieben) oder in Outlook möglich.

1.

Wechseln Sie im Work Center

Neugeschäft

zur Sicht

Opportunity-Liste

, markieren Sie eine Opportunity, und wählen Sie

Bearbeiten

.

2.

Legen Sie auf der Registerkarte

Vertriebsaktivitäten

beispielsweise eine neue Aufgabe an, oder fügen Sie eine

Aufgabe aus

Vorgeschlagene Aktivitäten

hinzu, sofern dies vom System vorgeschlagen wird.

3.

Sichern Sie die Aufgabe.

Daraufhin wird die neue Aufgabe automatisch in Outlook synchronisiert, und es erfolgt eine Zuordnung zu der Opportunity.

Weitere Informationen zum Anlegen von Aufgaben in einer Opportunity finden Sie im Opportunitys – Quick Guide.

Serviceanfragen aus E-Mails anlegen

Wenn Ihr System für diese Funktion konfiguriert wurde, können Sie Serviceanfragen direkt aus einer E-Mail in

Microsoft Outlook anlegen. Die Details aus der E-Mail werden einer neuen Serviceanfrage und einer neuen E-Mail-

Aktivität im System hinzugefügt.

Gehen Sie folgendermaßen vor, um eine Serviceanfrage anzulegen:

1.

Wählen Sie in Ihrem Outlook-Eingang die E-Mail, die Sie mit einer Serviceanfrage verfolgen möchten.

2.

Wählen und öffnen Sie die E-Mail.

3.

Wählen Sie

Serviceanfrage anlegen

.

Beachten Sie, dass Sie eine Serviceanfrage direkt anlegen können, ohne die E-Mail zu öffnen. Wählen Sie die

E-Mail in Ihrem Eingang mit der sekundären Maustaste aus, und wählen Sie die Option

Serviceanfrage anlegen

. Sie können auch einfach beliebig viele E-Mails markieren und

Serviceanfrage anlegen

wählen.

4.

Eine Aufgabe und eine Serviceanfrage werden im System synchronisiert und einander zugeordnet. Sie können diese Zuordnung im Belegfluss überprüfen.

Die Details der E-Mail-Aktivität und der Serviceanfrage werden der Outlook-E-Mail entnommen:

●

Der Titel der E-Mail-Aktivität wird dem Betreff der Outlook-E-Mail entnommen.

●

Die Notizen der E-Mail-Aktivität werden dem Text der Outlook-E-Mail entnommen.

●

Die Vorfallsbeschreibung der Serviceanfrage wird dem Text der Outlook-E-Mail entnommen.

Um eine Serviceanfrage zu öffnen, wählen Sie die Sicht

Serviceanfragen

des Work Centers

Kundenservice

.

Sie können auch den Beleg im Informationsblatt des entsprechenden Kunden öffnen.

1.


Kundenmanagement


Kunden

.

2.

Filtern Sie die Anzeige, und wählen Sie den entsprechenden Kunden aus.

3.

Wählen Sie

Alles anzeigen die Registerkarte

Services

.

, anschließend

Weitere Möglichkeiten Übersicht öffnen

, und gehen Sie auf



P U B L I C

•


247


Betriebswirtschaftliche Konfiguration für Microsoft-Outlook-Integration

Betriebswirtschaftliche Konfiguration für das automatische Anlegen von Serviceanfragen

11.7.2.3 Add-In für Crystal Reports

Übersicht

Mit dem SAP-Business-ByDesign-Add-In für Crystal Reports können Sie mit Analysedaten aus dem SAP-Business-

ByDesign-System formatierte Berichte anlegen bzw. bearbeiten.

Informationen zu Crystal Reports 2008 finden Sie in der Dokumentation der Hilfe zu Crystal Reports 2008.

Zusätzliche Informationen zu Crystal Reports 2008 finden Sie unter help.sap.com

. Wählen Sie auf der

Registerkartenseite

SAP BusinessObjects

unter

SAP BusinessObjects Overview

die Option

All Products

.

Wählen Sie die relevante Sprachversion von Crystal Reports 2008 zusammen mit dem relevanten Release aus.

Voraussetzungen

Sie haben die folgende Software installiert:

Crystal Reports 2008 (Version 12.2 oder höher)

Crystal Reports 2008 muss separat erworben werden. Crystal Reports 2008 ist bei SAP BusinessObjects erhältlich.

Es wird empfohlen, die aktuellen Service Packs und Hotfixes für Crystal Reports 2008 zu installieren. Wählen Sie dazu im SAP Service Marketplace in der Spalte

Für Kunden

die Option

SAP Crystal Solutions Support

.

Wählen Sie auf der folgenden Seite die Option

Downloads

und dann

Get SAP Crystal Solutions downloads

. Geben Sie dann auf der Seite

Business Objects Support

die unten stehenden Suchkriterien an, und wählen Sie dann

Search

.

●

Für Service Packs:

○

Software Product: Crystal Reports

○

Product Version: Crystal Reports 2008

○

Software Type: Service Pack

●

Für Hotfixes:

○

Software Product: Crystal Reports

○

○

Product Version: Crystal Reports 2008

Software Type: Hot Fix

Um das Service Pack und das Hotfix zu installieren, wählen Sie den relevanten Dateinamen.

Installieren des Add-Ins für Crystal Reports

Sie können das SAP-Add-In für Crystal Reports 2008 über die

Startseite

installieren. Wählen Sie in der

Self-Services-

Übersicht

unter

Mein Computer

die Option


. Klicken Sie im folgenden Bild auf den

Download-Link.

248


•

P U B L I C



Verfahren

1.

Öffnen Sie Crystal Reports 2008 auf Ihrem Desktop.

2.

Wählen Sie in der Crystal Reports-Menüsymbolleiste die Option

Datei

und anschließend

Neu

. Wählen Sie dann die Option

Leerer Bericht

.

Beachten Sie, dass das Bild

Datenbankexperte

für die Arbeit mit dem SAP-Add-In für Crystal Reports nicht anwendbar ist. Wählen Sie daher

Abbrechen

.

3.

Das Add-In ist über das Menü unter

Add-Ins

und dort unter

SAP-Business-ByDesign-Add-In

verfügbar. Wenn

Sie die Add-In-Symbolleiste sichtbar machen möchten, wählen Sie im Menü unter

Ansicht

die Option

Symbolleisten

, und wählen Sie

Externer Befehl

aus.

4.

Wählen Sie zum Anmelden am SAP-Business-ByDesign-System eine der Funktionen des Add-Ins, beispielsweise das Symbol mit der Quick-Info

Formatierten Bericht öffnen

.

Geben Sie im Anmeldebild Ihre Benutzerkennung und das Kennwort ein, mit denen Sie sich beim SAP-

Business-ByDesign-System anmelden.

Die URL, die daraufhin angezeigt werden sollte, ist die Basis-URL Ihres SAP-Business-ByDesign-Systems.

Anlegen von formatierten Berichten

Um formatierte Berichte anzulegen, wählen Sie in der Crystal Reports-Menüsymbolleiste die Option

Datei

und anschließend

Neu

. Wählen Sie dann die Option

Leerer Bericht

.

Beachten Sie, dass das Bild

Datenbankexperte

für die Arbeit mit dem SAP-Business-ByDesign-Add-In für Crystal

Reports nicht anwendbar ist. Wählen Sie daher

Abbrechen

.

Weitere Informationen zum Erstellen von formatierten Berichten finden Sie im folgenden Dokument: Formatierten

Bericht anlegen oder bearbeiten.

Symbolleistenoptionen des Add-Ins für Crystal Reports

●

●

●

●

●

●

●

●

Info

Enthält die Produktversion und die technischen Informationen zum Add-In.

Formatierten Bericht öffnen

Sie können von SAP bereitgestellte oder benutzerdefinierte formatierte Berichte in der Liste der verfügbaren, im System gespeicherten Berichte öffnen.

Bericht auswählen

Wählen Sie die in einem Bericht zu verwendenden Berichte in der Liste der verfügbaren Berichte aus.

Merkmale auswählen

Wählen Sie die im Bericht zu verwendenden Merkmale in der Liste der verfügbaren Merkmale aus.

Formatierten Bericht aktualisieren

Das Layout und die Daten des aktuellen Berichts werden aktualisiert.

Bericht sichern

Um den Bericht im SAP-Business-ByDesign-System zu sichern, stellen Sie sicher, dass Sie im SAP-Add-In für Crystal Reports die Option

Bericht sichern

auswählen.

Sichern unter

Sichern Sie einen Bericht im SAP-Business-ByDesign-System unter einem neuen Namen.

Abmelden

Hiermit können Sie sich vom SAP-Business-ByDesign-System abmelden.



P U B L I C

•


249

11.7.2.4 SAP-Kommunikationsassistent – Quick Guide

Der SAP-Kommunikationsassistent ist ein Desktopintegrationstool, das verschiedene Aspekte Ihrer täglichen Arbeit in einer Anwendung koordiniert. Es fungiert als zentraler Umschlagplatz für die Zusammenarbeit von Kollegen und für externe Geräte und Services. Der SAP-Kommunikationsassistent ermöglicht Ihnen die Kommunikation mit

Geschäftspartnern über Kommunikationskanäle wie E-Mail und bietet Ihnen Informationen zum Geschäftskontext, die für einen Geschäftspartner und Workflow relevant sind. Ferner liefert der SAP-Kommunikationsassistent

Informationen zu versäumten Alarmmeldungen, Aufgaben und Benachrichtigungen im SAP-Business-ByDesign-

System sowie zu versäumten Anrufen, wenn ein Add-In für die Telefonie-Integration in SAP Business ByDesign integriert wurde.

Inhaltsbereich des SAP-Kommunikationsassistenten

Der Inhalt des SAP-Kommunikationsassistenten hängt von der ausgewählten Seite ab.

●

●

Offene Vorgänge

Wenn Sie sich nach Abwesenheit am SAP-Kommunikationsassistenten anmelden oder wenn Sie den Status

Nicht stören

deaktivieren, werden Sie mittels Desktopbenachrichtigung über etwaige noch offene Aufgaben,

Alarme und Benachrichtigungen informiert, die in der Zeit der Nichtanmeldung am System eingingen, sowie

über eventuelle entgangene oder abgelehnte Telefonanrufe.

Auf der Seite

Offene Vorgänge

des SAP-Kommunikationsassistenten werden offene Aufgaben,

Alarmmeldungen und Benachrichtigungen aus dem SAP-Business-ByDesign-System angezeigt, die

überprüft werden müssen. Zudem werden entgangene Anrufe angezeigt, wenn eine Telefonie-

Integrationslösung im System integriert ist. In der Standardeinstellung werden alle offenen Vorgänge gruppiert nach

Typ

und sortiert nach

Zeit

angezeigt, wobei der aktuellste Vorgang zuerst aufgeführt wird.

Kontakte

Auf der Seite

Kontakte

stehen Ihnen geschäftliche Kontakte zur Verfügung, die im SAP-Business-ByDesign-

System verwaltet werden, beispielsweise Geschäftspartner oder Kollegen. Über die Seite

Kontakte

können

Sie mit der Zusammenarbeit mit Ihren Kontakten beginnen und dabei Funktionen wie E-Mails verwenden.

Eine Voraussetzung für die Arbeit mit Kontakten besteht darin, dass der Kontakt als Geschäftspartner oder Mitarbeiter im SAP-Business-ByDesign-System angelegt wurde. Weitere Informationen finden

Sie unter Geschäftspartner – Quick Guide oder Typische Aufgaben (Personalverwaltung) – Quick

Guide.

●

Sie können Kontakte hinzufügen und entfernen oder nach Kontakten suchen. Wenn Sie einen Kontakt aus der Liste auswählen, werden die zugehörigen Informationen unter der Liste angezeigt. Welche Informationen zum Kontakt angezeigt werden, ist abhängig von den Informationen, die für den jeweiligen geschäftlichen

Kontakt im SAP-Business-ByDesign-System eingegeben wurden. Wenn Sie beispielsweise für einen Kunden keine E-Mail-Adresse im System eingegeben haben, wird für diesen Kontakt auch keine E-Mail-Adresse im

SAP-Kommunikationsassistenten angezeigt, es sei denn, es ist ein E-Mail-Alias vorhanden.

Geschäftskontext

Auf der Seite

Geschäftskontext

im SAP-Kommunikationsassistenten finden Sie Informationen zu Ihren

Geschäftspartnern. Es werden Ihnen der Name und Kontaktdaten sowie Geschäftskontextinformationen und

Transaktionen angezeigt, z. B. Serviceaufträge, installierte Produkte oder Interaktionshistorie. Auf diese

Weise können Sie Aktionen im Zusammenhang mit dem Kontext eines ausgewählten Geschäftspartners direkt im SAP-Kommunikationsassistenten auslösen, ohne dabei manuell zum zugehörigen Bild im SAP-

Business-ByDesign-System navigieren zu müssen. Welche Aktionen Sie auslösen können, hängt von der Rolle und den Work-Center-Sichten ab, die Ihnen im SAP-Business-ByDesign-System zugeordnet sind, sowie von

250


•

P U B L I C



der Geschäftspartnerart. Beachten Sie bei einer Integration der Add-In-Lösung für die Telefonie-Integration in das SAP-Business-ByDesign-System, dass die Informationen zum Geschäftspartner bei einund ausgehenden Anrufen über den SAP-Kommunikationsassistenten automatisch auf der Registerkarte

Geschäftskontext

geladen werden.

Drucken

Der SAP-Kommunikationsassistent kann so eingerichtet werden, dass Sie berechtigt sind, Dokumente aus dem

SAP-Business-ByDesign-System zu drucken, für das Sie verantwortlich sind. Sie können einen Standarddrucker in den Systemeinstellungen für den SAP-Kommunikationsassistenten festlegen. Bei der Ausgabe im SAP-Business-

ByDesign-System wird ein Dokument auf der

Startseite

in der Untersicht


der Sicht

Aufgaben

gesammelt. Wenn Sie sich am SAP-Kommunikationsassistenten anmelden, werden alle in der Untersicht


gesammelten Dokumente automatisch gedruckt. Solange Sie angemeldet sind, sucht der

SAP-Kommunikationsassistent ununterbrochen nach neuen Dokumenten, die in der Untersicht

Manuelle

Druckaufgaben

angezeigt werden, und druckt diese sofort über Ihren Standarddrucker aus. Auf diese Weise haben

Sie die Kontrolle über den Drucker, der zum Drucken der Dokumente verwendet wird.

Desktopbenachrichtigungen

Der SAP-Kommunikationsassistent verwendet Alarmmeldungen auf dem Desktop, um auf dringliche Aktivitäten hinzuweisen, z.B. Aufgaben oder eingehende Anrufe. Desktopbenachrichtigungen reagieren auf Ihr Verhalten.

Desktopbenachrichtigungen, die Sie nicht beachten, werden nach kurzer Zeit wieder ausgeblendet, und stattdessen weist Sie der neue Status des Taskleistensymbols auf einen offenen Vorgang hin. Wenn Sie eine

Desktopbenachrichtigung bestätigen, fügt der SAP-Kommunikationsassistent den entsprechenden Vorgang nicht in der Liste der offenen Vorgänge hinzu. Wenn Sie jedoch einen eingehenden Anruf abweisen, fügt der SAP-

Kommunikationsassistent den abgelehnten Anruf in der Liste der entgangenen Anrufe auf der Seite

Offene

Vorgänge

hinzu. Wenn der Vorgang eine Aufgabe, ein Alarm oder eine Benachrichtigung ist, wird beim Öffnen des

Vorgangs automatisch die entsprechende Schnellerfassung im SAP-Business-ByDesign-System geöffnet. Wenn Sie noch nicht am SAP-Business-ByDesign-System angemeldet sind, fordert das System Sie auf, sich mit Ihrer

Benutzerkennung und Ihrem Kennwort anzumelden.

Telefonie ist nicht Teil der SAP-Business-ByDesign-Standardlösung. Daher stehen die hier beschriebenen

Telefoniefunktionen nur zur Verfügung, wenn Sie eine der verfügbaren Telefonie-Integrationslösungen erworben haben.

Automatischer Upload von gescannten Lieferantenrechnungen

Sie können einen automatischen Uploadservice verwenden, um gescannte Lieferantenrechnungsbelege über den

SAP-Kommunikationsassistenten hochzuladen. Bei Empfang des Rechnungsbelegs – für gewöhnlich in Form einer

TIF

- oder

GIF

-Datei – muss dieser als

PDF

-Datei sowie als

TXT

-,

RTF

- oder

DOC

-Datei eingescannt werden. Viele für

Scanner verfügbare Softwareprodukte für die optische Zeichenerkennung unterstützen diese Dateitypen. Dieses

Dateipaar wird anschließend automatisch in einem dafür vorgesehenen Ordner zur weiteren Bearbeitung gespeichert.

Wenn Sie am SAP-Kommunikationsassistenten angemeldet und in SAP Business ByDesign dem Work Center

Rechnungsprüfung

zugeordnet sind, durchsucht der automatische Uploadservice den festgelegten Ordner ununterbrochen nach neuen Dateien und löst einen Upload dieser Dateien in das SAP-Business-ByDesign-System aus. Auf Grundlage der Informationen aus dem Uploadservice legt das System den Rechnungsbeleg an, schlägt die

Rechnungsdaten vor und hängt die

PDF

-Datei sowie die

TXT

-,

DOC

- oder

RTF

-Datei automatisch an den

Rechnungsbeleg an. Die neuen Rechnungsbelege haben im SAP-Business-ByDesign-System den Status

Bereit zum

Buchen

oder

Ausnahme

und können auf die gleiche Weise bearbeitet werden wie manuell hochgeladene Rechnungen.

Alle Ereignisse während des automatischen Uploads werden durch einen Statusüberwachungsservice erfasst, wobei die entsprechenden Informationen in einem Unterordner des dedizierten Ordners gespeichert werden.



P U B L I C

•


251

Es empfiehlt sich, für diesen Service den Dateityp

TXT

zu verwenden.

Weitere Informationen über den automatischen Uploadservice finden Sie unter Hochladen von gescannten

Lieferantenrechnungen mithilfe des automatischen Uploadservice.

Weitere Informationen zu Lieferantenrechnungsbelegen finden Sie unter Aufgaben (Rechnungsprüfung) – Quick

Guide.

Telefonie-Integration

Telefonie ist nicht Teil der SAP-Business-ByDesign-Standardlösung. Daher stehen die hier beschriebenen


Wenn Sie SAP Business ByDesign über eine Add-In-Lösung für die Telefonie-Integration mit Ihren lokalen

Telefonsystemen integriert haben, fungiert der SAP-Kommunikationsassistent als Schnittstelle zwischen SAP

Business ByDesign und der Telefonie-Integrationslösung. Auf diese Weise können Sie mithilfe des SAP-

Kommunikationsassistenten die Funktionen für eingehende und ausgehende Anrufe steuern und z.B. Anrufe per

Mausklick tätigen und empfangen oder Geschäftspartnerdetails und die Vorfallhistorie bei eingehenden Anrufen automatisch erkennen.


SAP-Business-ByDesign-Suche

Das Symbol für die ByDesign-Suche im oberen Bildbereich des Kommunikationsassistenten öffnet die

SAP-

Business-ByDesign-Suche

.

Mit der Suche von SAP Business ByDesign können Sie Ihr gesamtes System auf effiziente Weise nach

Geschäftsbelegen, Berichten und Personen durchsuchen.

Weitere Informationen finden Sie unter SAP-Business-ByDesign-Suche.

Aufgabensteuerung

Mithilfe der Aufgabensteuerung wird sichergestellt, dass Tätigkeiten, die mit einem Geschäftsprozess innerhalb oder außerhalb Ihrer Organisation in Zusammenhang stehen, abgeschlossen und somit gesteckte Unternehmensziele erfüllt werden. Die Aufgabensteuerung wird vom System dazu verwendet, Benutzern Aufgaben zuzuweisen, damit diese mit einem Geschäftsprozess verknüpfte Aufgabensteuerungselemente auf effiziente Weise empfangen, verwalten und abschließen können. Das System legt Aufgabensteuerungstätigkeiten an, wenn es Eingaben von einem Benutzer benötigt. Diese Tätigkeiten werden angelegt, damit Benutzer im Rahmen eines Geschäftsprozesses

Informationen prüfen, ändern oder klären sowie Elemente abschließen oder eine Entscheidung treffen können.


Geschäftspartner

Ein Geschäftspartner ist eine Person oder ein Unternehmen, mit der bzw.dem Sie Geschäftsbeziehungen unterhalten. Eine große Auswahl von Personen und Unternehmen gelten als Geschäftspartner. Zum Beispiel

Lieferanten und Kunden.

Weitere Informationen finden Sie unter Geschäftspartner.

252


•

P U B L I C



Aufgaben

SAP-Kommunikationsassistenten installieren oder aktualisieren

Beachten Sie, dass Sie zum Installieren oder Aktualisieren des SAP-

Kommunikationsassistenten über Administratorechte auf Ihrem Computer verfügen müssen.

1.

Wählen Sie in der


der

Startseite

unter

Mein Computer

die

Option


.

2.

Wählen Sie im Bild


in der Zeile

Kommunikationsassistent

die Option

Herunterladen

, und befolgen Sie die Anweisungen im Bild.

SAP-Kommunikationsassistenten vom Desktop aus öffnen

1.

Wählen Sie

Start Alle Programme SAP Business ByDesign SAP-

Kommunikationsassistent SAP-Kommunikationsassistent

.

Der SAP-Kommunikationsassistent öffnet sich.

Wenn Sie den SAP-Kommunikationsassistenten zuvor bereits geöffnet hatten, ohne ihn später über

Beenden

im Kontextmenü zu verlassen, wird das Symbol für den SAP-Kommunikationsassistenten in der Taskleiste angezeigt, auch wenn Sie nicht angemeldet sind. Wählen Sie das Symbol, und wählen Sie

Kommunikationsassistent öffnen

.

2.

Geben Sie im Anmeldebild Ihre Benutzerkennung und Ihr Kennwort ein, und wählen Sie

Anmelden

.

Sie werden nun am SAP-Kommunikationsassistenten angemeldet.

Um mit dem SAP-Kommunikationsassistenten arbeiten zu können, müssen Sie nicht am SAP-Business-ByDesign-System angemeldet sein. Wenn Sie hingegen Aktionen wie das Öffnen einer versäumten Aufgabe ausführen, werden Sie automatisch aufgefordert, sich am SAP-Business-ByDesign-System anzumelden.

Wenn Sie sich an einem anderen Server anmelden oder eine andere Benutzerkennung verwenden möchten, verlassen Sie den SAP-Kommunikationsassistenten, und melden

Sie sich mit den erforderlichen Daten an. Abhängig von Ihrem Systemeinstellungen müssen Sie möglicherweise ein anderes Zertifikat auswählen.

SAP-Kommunikationsassistenten vom SAP-Business-ByDesign-System aus

öffnen

●

●

Im Motiv Gold Reflection:

Wählen Sie in einem beliebigen Bild im SAP-Business-ByDesign-System links in der

Symbolleiste das Symbol mit dem Tooltip

Zusammenarbeiten

.

Im Motiv Signature:

Wählen Sie in einem beliebigen Bild im SAP-Business-ByDesign-System oben in der

Menüleiste

Zusammenarbeiten

.

Am SAP-Kommunikationsassistenten an- und abmelden

●

Anmelden



P U B L I C

•


253

●

Zur Anmeldung am SAP-Kommunikationsassistenten müssen Sie die System-URL

Ihres SAP-Business-ByDesign-Systems eingeben, ein Zertifikat auswählen und Ihre

Benutzerkennung sowie Ihr Kennwort eingeben.

Sie können bei Bedarf auch Proxy-Einstellungen definieren, z.B. die Proxy-URL oder den Proxy-Port.

Abmelden

Wählen Sie zum Abmelden vom SAP-Kommunikationsassistenten im

Menü

die

Option

Beenden

.

Wählen Sie alternativ in der Taskleiste mit der sekundären Maustaste das Symbol für den SAP-Kommunikationsassistenten, und wählen Sie anschließend die Option

Beenden

.

Einstellungen vornehmen

Unter

Menü

können Sie die folgenden Einstellungen vornehmen.

●

Allgemeine Einstellungen

●

Einstellung

Server-URL

Beschreibung

Die Serveradresse für die gewünschte Verbindung. Verwenden

Sie dazu das Format

Protokoll://

Serverkennung:Port

.

Die unterstützten Werte für das Protokoll sind http

und https

.

Die Serveradresse kann eine IP-Adresse (Internetprotokoll) oder ein Netzwerkname sein. Wenn Sie diese Eigenschaft ändern, müssen Sie den SAP-Kommunikationsassistenten neu starten.

Automatische Anmeldung

Wenn diese Option ausgewählt ist, werden Sie automatisch am

SAP-Kommunikationsassistenten angemeldet.

Bei Minimierung ausblenden

Wenn diese Option ausgewählt ist, wird der minimierte SAP-

Kommunikationsassistent nicht mehr in der Taskleiste unten im

Bild angezeigt.

Ohne Abfrage beenden

Wenn diese Option ausgewählt ist, werden Sie nicht mehr aufgefordert, das Beenden des SAP-

Kommunikationsassistenten zu bestätigen.

Detaillierte Protokollierung

Wenn diese Option ausgewählt ist, werden detaillierte

Protokolleinträge in die Protokolldateien geschrieben und im

Protokollverzeichnis gespeichert.

Drucker

Eine Auswahlliste verfügbarer Drucker.

Einstellungen für offene Vorgänge

Einstellung

Maximale Anzahl der pro

Vorgangstyp anzuzeigenden Vorgänge

Mindestpriorität der anzuzeigenden Aufgaben

Beschreibung

Sie können festlegen, wie viele Vorgänge angezeigt werden.

Sie können die Mindestpriorität der anzuzeigenden Aufgaben festlegen. Wenn Sie beispielsweise

Mittel

wählen, werden

Aufgaben mit der Priorität

Niedrig

nicht angezeigt.

254


•

P U B L I C



Einstellung

Mindestpriorität der anzuzeigenden

Benachrichtigungen

Beschreibung

Sie können die Mindestpriorität der anzuzeigenden

Benachrichtigungen festlegen. Wenn Sie beispielsweise

Mittel

wählen, werden Benachrichtigungen mit der Priorität

Niedrig

nicht angezeigt.

●

Telefonieeinstellungen

Einstellung

Telefoniedienstleister

Beschreibung

Eine Auswahlliste verfügbarer Telefonie-Integrationslösungen.

●

●

Telefonie ist nicht Teil der SAP-Business-ByDesign-

Standardlösung. Daher stehen die hier beschriebenen


OpenScape für SAP Business ByDesign

Weitere Informationen erhalten Sie im

Business Center

(www.sme.sap.com). Wählen Sie

Mein

Business Unsere Partner

. Wählen Sie unter

Kategorien

die Option

Kommunikation und


. In der Liste finden Sie

Siemens –

Integrierte Kommunikationskanäle

. Sehen Sie sich die verfügbaren detaillierten Informationen an.

SAP BCM

Wenn Sie SAP BCM als Ihren Telefoniedienstleister wählen, müssen Sie durch Auswahl von

Dienstleistereinstellungen bearbeiten Einstellungen definieren.

Informationen bezüglich Einstellungen für SAP BCM finden Sie hier.

●

Rechnungsscaneinstellungen

Einstellung

Service für gescannte

Rechnungen aktivieren

Beschreibung

Wenn diese Option ausgewählt ist, können Sie zum Hochladen gescannter Lieferantenrechnungen einen automatischen

Uploadservice verwenden.



P U B L I C

•


255

Einstellung

Überwachter Ordner

Historie

Beschreibung

Der Quellordner zum Hochladen gescannter Rechnungen. Sie können den Quellordner eingeben oder auswählen.

Überprüfen Sie die Software Ihres Scanners, um herauszufinden, wohin die gescannten Dateien standardmäßig kopiert werden, und legen Sie diesen Standardordner als überwachten Ordner fest.

Für die Verwendung des Uploadservice müssen alle

Dokumente als PDF-Dateien und auch als TXT-, RTF- oder

DOC-Dateien gescannt sein. Viele für Scanner verfügbare

Softwareprodukte für die optische Zeichenerkennung unterstützen diese Dateitypen.

Wir empfehlen, dass Sie immer TXT-Dateien zusammen mit PDF-Dateien verwenden.

Beide Dateien müssen den gleichen Namen haben, damit der Uploadservice sie als Dateipaar erkennen kann, zum

Beispiel rechnung_001.pdf

und rechnung001.txt

.

Der Uploadservice verarbeitet alle TXT-, DOC-, RTF- und PDF-

Dateien im überwachten Ordner und den zugehörigen

Unterordnern. Wenn der Uploadservice für gescannte

Rechnungen aktiv ist, sucht der SAP-Kommunikationsassistent kontinuierlich nach Änderungen im Standardordner.

Bei der Einrichtung des Standardordners können Sie den Pfad manuell eingeben oder mithilfe von Durchsuchen nach dem

Ordner suchen. Der eingegebene Pfad wird vom SAP-

Kommunikationsassistenten automatisch geprüft. Nach der

Konfiguration des Standardordners legt der SAP-

Kommunikationsassistent automatisch die folgenden

Unterordner im überwachten Ordner an:

●

Wiederholen

Dieser Ordner enthält Dateien von Hochladeaufträgen, die manuell neu gestartet wurden.

●

Fehler beim Hochladen

Dieser Ordner enthält alle Dateien, die nicht erfolgreich hochgeladen wurden.

●

Hochladen erfolgreich

Dieser Ordner enthält alle Dateien, die erfolgreich hochgeladen wurden.

Eine Historie automatisch hochgeladener

Lieferantenrechnungen. Sie können Ordner für den automatischen Upload öffnen oder leeren.

Aktionen im Kontextmenü auslösen

Wählen Sie in der Taskleiste mit der sekundären Maustaste das Symbol für den SAP-

Kommunikationsassistenten, und wählen Sie im Dropdown-Menü die relevante Aktion aus:

256


•

P U B L I C



Aktion

SAP-

Kommunikationsassistent

öffnen

Startseite

Beschreibung

Öffnet und maximiert den Kommunikationsassistenten.

Nicht stören

Hilfe

Beenden

Navigiert zur

Startseite

im SAP-Business-ByDesign-System.

Wenn Sie noch nicht am SAP-Business-ByDesign-System angemeldet sind, fordert das System Sie auf, sich mit Ihrer Benutzerkennung und

Ihrem Kennwort anzumelden, bevor es die

Startseite

anzeigt.

Deaktiviert die Anzeige aller Desktopbenachrichtigungen auf Ihrem

Bildschirm.

Wenn Sie diesen Status entfernen, informiert Sie eine

Desktopbenachrichtigung über alle offenen Vorgänge, die empfangen wurden, während der Status auf

Nicht stören

gesetzt ist.

Öffnet den Hilfeinhalt des SAP-Kommunikationsassistenten.

Wenn Sie am SAP-Kommunikationsassistenten angemeldet sind, meldet Sie das System ab, und das Symbol für den SAP-

Kommunikationsassistenten wird von Ihrer Taskleiste entfernt.

Sie können den SAP-Kommunikationsassistenten erneut öffnen, indem Sie

Start Alle Programme SAP Business ByDesign

SAP-Kommunikationsassistent SAP-Kommunikationsassistent

wählen.

Diese Aktion wird immer im Kontextmenü angezeigt.

Mit offenen Vorgängen arbeiten


Offene Vorgänge

sind die folgenden Funktionen verfügbar:

●

●

Versäumte Alarme, Aufgaben oder Benachrichtigungen öffnen

Wählen Sie auf der Seite

Offene Vorgänge

einen versäumten Alarm, eine versäumte

Aufgabe oder eine versäumte Benachrichtigung aus, und wählen Sie

Öffnen

, um die

Details zum versäumten Element anzuzeigen.

Im SAP-Business-ByDesign-System wird automatisch die zugehörige

Schnellerfassung geöffnet. Wenn Sie noch nicht am SAP-Business-ByDesign-System angemeldet sind, fordert das System Sie auf, sich mit Ihrer Benutzerkennung und

Ihrem Kennwort anzumelden.

Entgangene Anrufe und versäumte Alarme, Aufgaben oder Benachrichtigungen von der Seite versäumter Elemente entfernen

Wählen Sie auf der Seite

Offene Vorgänge

ein versäumtes Element aus, und wählen Sie

Entfernen

, um das Element von der Seite

Offene Vorgänge

zu entfernen.

Arbeiten mit Kontakten


Kontakte


●

Kontaktlisten verwalten

○

Wählen Sie zum Anlegen einer neuen Kontaktliste

Listen

und anschließend die

Option

Neu

.

○

Markieren Sie zum Umbenennen oder Löschen einer Kontaktliste die relevante

Liste, wählen Sie

Listen

und anschließend die entsprechende Option.

●

Neuen Kontakt anlegen



P U B L I C

•


257

●

●

●

○

Wählen Sie zum Anlegen eines neuen Kontakts

Kontakte

und anschließend die

Option

Neu

.

Suchen Sie im Bild

Geschäftspartner auswählen

nach dem Geschäftspartner, den

Sie als Kontakt hinzufügen möchten, und wählen Sie

Start

.

Alle Geschäftspartner, die mit Ihren Suchkriterien übereinstimmen, werden in einer Liste angezeigt.

Markieren Sie den Geschäftspartner, den Sie als Kontakt hinzufügen möchten, und wählen Sie

OK

.

Kontakte verwalten

Markieren Sie zum Bearbeiten oder Löschen eines Kontakts den relevanten Kontakt, wählen Sie

Kontakte

und anschließend die entsprechende Option.

Aliase verwalten

Wenn Sie Aliase verwalten, werden die von Ihnen eingegebenen Informationen zu den

Kontaktinformationen im SAP-Kommunikationsassistenten hinzugefügt. Diese

Informationen werden angezeigt, wenn Sie einen Anruf des Kontakts erhalten oder die

Details des Kontakts aufrufen. Mit Aliasen können Sie den ursprünglichen Daten im

SAP-Business-ByDesign-System zusätzliche Telefonnummern und E-Mail-Adressen hinzufügen, ohne die ursprünglichen Daten im System ändern zu müssen.

○

Wählen Sie zum Anlegen oder Bearbeiten von Aliasen einen Kontakt, wählen Sie

Kontakte

und anschließend die Option

Bearbeiten

. Im Bild

Kontakt bearbeiten

können Sie dann einen Alias für die Telefonie- und E-Mail-Kommunikation zusammen mit dem Format und Dienstleister hinzufügen. Beachten Sie, dass aktuell Microsoft Outlook der einzige unterstützte E-Mail-Dienstleister ist.

E-Mail oder Besprechungsanfrage senden oder Kalender öffnen

Beachten Sie, dass aktuell nur Microsoft Outlook unterstützt wird.

Wählen Sie zum Senden einer E-Mail oder Besprechungsanfrage oder zum Öffnen eines gemeinsam genutzten Kalenders mit der sekundären Maustaste den relevanten

Kontakt, und wählen Sie die entsprechende Option.

Beachten Sie, dass bei Besprechungsanfragen die Standarddauer der Besprechung

30 Minuten beträgt.

Mit Geschäftskontext arbeiten


Geschäftskontext


●

●

Geschäftskontextdetails zu ausgewähltem Geschäftspartner anzeigen

Suchen Sie den Namen des Geschäftspartners, mit dem Sie kommunizieren möchten.

Sobald der Geschäftspartner unter

Meine Links

angezeigt wird, wählen Sie entweder den als Hyperlink angezeigten Namen des Geschäftspartners oder

Anzeigen

.

Das SAP-Business-ByDesign-System wird geöffnet und zeigt eine Übersicht über den

Geschäftspartner oder Mitarbeiter.

Neuen Geschäftspartner anlegen

Wählen Sie unter

Neu

die Art des anzulegenden Geschäftspartners, z.B.

Lieferant

.

Die zugehörige Sicht öffnet sich automatisch im SAP-Business-ByDesign-System, und

Sie können den neuen Geschäftspartner nun direkt anlegen. Wenn Sie noch nicht am

SAP-Business-ByDesign-System angemeldet sind, fordert das System Sie auf, sich mit

Ihrer Benutzerkennung und Ihrem Kennwort anzumelden. Nach dem Sichern des neuen Geschäftspartners stehen die Details umgehend im SAP-

Kommunikationsassistenten zur Verfügung.

258


•

P U B L I C



●

●

●

Weitere Informationen zum Anlegen von Geschäftspartnern im System finden Sie unter

Geschäftspartner – Quick Guide.

E-Mail senden

Wählen Sie unterhalb des Feldes

Name

die E-Mail-Adresse für den geschäftlichen

Kontakt.

Eine an den von Ihnen ausgewählten Kontakt adressierte E-Mail-Vorlage wird geöffnet.

Link unter "Weitere Möglichkeiten" öffnen

○

Geschäftskontext – Weitere Möglichkeiten

Wählen Sie den entsprechenden Link unter


, z.B.

Neuer

Kundenauftrag

.

Die Links unter


beziehen sich auf Ihre Rolle und die Work

Center, die Ihnen im SAP-Business-ByDesign-System zugeordnet sind.

○

Geschäftskontext für ausgewählten Geschäftspartner – Weitere Möglichkeiten



, z.B.

Neue

Bestellung

.

Die Verknüpfungen unter


beziehen sich auf die

Geschäftspartnerart im SAP-Business-ByDesign-System sowie auf Ihre Rolle und die Ihnen im System zugeordneten Work-Center-Sichten.


Sie können die erforderliche Aufgabe ausführen und z.B. einen neuen Kundenauftrag oder eine neue Bestellung anlegen. Wenn Sie noch nicht am SAP-Business-ByDesign-

System angemeldet sind, fordert das System Sie auf, sich mit Ihrer Benutzerkennung und Ihrem Kennwort anzumelden.

Weitere Informationen zu Aktivitätsmanagementaufgaben, z.B. E-Mails, finden Sie hier.

Link unter "Verwandte Themen" öffnen

○

Geschäftskontext – Verwandte Themen


Verwandte Themen

, z.B.

Meine offenen

Kundenaufträge

.


Verwandte Themen

beziehen sich auf Ihre Rolle und die

Work-Center-Sichten, die Ihnen im SAP-Business-ByDesign-System zugeordnet sind.

○

Geschäftskontext für ausgewählten Geschäftspartner – Verwandte Themen


Verwandte Themen

, z.B.

Offene

Bestellungen

.


Verwandte Themen

beziehen sich auf die

Geschäftspartnerart im SAP-Business-ByDesign-System sowie auf Ihre Rolle und die Ihnen im System zugeordneten Work Center.

Ein Dialogfenster öffnet sich, das die für dieses Thema relevanten Geschäftsbelege enthält, z.B. eine Liste offener Kundenaufträge. Die Liste enthält für jeden Beleg die

Nummer, den Status sowie die Details zum Kunden. Am Ende der Liste wird die

Gesamtanzahl aufgeführter Belege angezeigt. Die Anzahl Belege wird außerdem neben jedem verwandten Thema in Klammern angezeigt.

Wählen Sie zum Öffnen des Belegs im SAP-Business-ByDesign-System die entsprechende

Nummer

in der Liste.


Sie können den Beleg anzeigen oder bearbeiten. Wenn Sie noch nicht am SAP-

Business-ByDesign-System angemeldet sind, fordert das System Sie auf, sich mit Ihrer




P U B L I C

•


259

Weitere Informationen zu Aktivitätsmanagementaufgaben, z.B. E-Mails, finden Sie hier.

Telefonie verwenden

●

Telefonie ist nicht Teil der SAP-Business-ByDesign-Standardlösung. Daher stehen die hier beschriebenen Telefoniefunktionen nur zur Verfügung, wenn Sie eine der verfügbaren Telefonie-Integrationslösungen erworben haben.

Ausgehenden Anruf tätigen

1.

Geben Sie auf einer beliebigen Seite im SAP-Kommunikationsassistenten eine

Telefonnummer in das Vielzweckeingabefeld am Fuß der Seite ein.

2.

Wählen Sie das Telefonsymbol, um den Anruf einzuleiten.

Das Telefonieanwendungs-Add-In wird gestartet und der Anruf automatisch eingeleitet.

Wenn Sie sich nicht bereits auf der Seite

Geschäftskontext

befinden, wechselt der

SAP-Kommunikationsassistent automatisch zu dieser Seite, um Ihnen das

Anzeigen oder Hinzufügen von Details über die angerufene Person zu ermöglichen. Sie können auch Notizen über den Anruf anlegen.


Kontakte

können Sie einen Kontakt direkt anrufen.

Beispielsweise können Sie eine Telefonnummer in das

Vielzweckeingabefeld unten auf der Registerkarte

Kontakte

eingeben und das Telefonsymbol wählen, um den Anruf einzuleiten.

●

●

●

●

Eingehenden Anruf annehmen oder ablehnen

Wenn Sie am SAP-Kommunikationsassistenten angemeldet sind und einen eingehenden Anruf erhalten, wird automatisch eine Desktopbenachrichtigung auf

Ihrem Bildschirm angezeigt.

○

Wählen Sie

Annehmen

, um den eingehenden Anruf anzunehmen.

Wenn der SAP-Kommunikationsassistent auf Ihrem Desktop minimiert war, wird er maximiert und zeigt automatisch die Seite

Geschäftskontext

an. Auf diese Weise können Sie Details über die anrufende Person anzeigen oder hinzufügen. Sie können auch Notizen über den Anruf anlegen.

○

Wählen Sie

Ablehnen

, um den eingehenden Anruf abzulehnen.

Wenn Sie den eingehenden Anruf ablehnen, wird er in der Liste

Anrufe

auf der Seite

Offene Vorgänge

hinzugefügt. Sie können später zurückrufen oder den Anruf aus

Offene Vorgänge

entfernen.

Anruf zurückstellen

Wählen Sie auf einer beliebigen Seite im SAP-Kommunikationsassistenten im

Vielzweckeingabefeld am Fuß der Seite das Symbol

Halten

. Der Anruf wird zurückgestellt.

Um den zurückgestellten Anruf abzurufen, wählen Sie erneut das Symbol

Zurückstellen

.

Anruf weiterleiten

Geben Sie auf einer beliebigen Seite im SAP-Kommunikationsassistenten im

Vielzweckeingabefeld am Fuß der Seite die Telefonnummer ein, an die der Anruf weitergeleitet werden soll, und wählen Sie das Symbol

Verbinden

.

Wähltöne über die Telefonleitung senden

Mithilfe dieser Funktion können Sie das Mehrfrequenzwahlverfahren verwenden, um beispielsweise mit einem Computersystem zu kommunizieren. Einige Systeme ordnen

260


•

P U B L I C



Optionen verschiedenen Nummern zu und fordern Sie zur Eingabe der Nummer auf, die der gewünschten Option entspricht.

1.

Geben Sie auf einer beliebigen Seite im SAP-Kommunikationsassistenten im

Vielzweckeingabefeld am Fuß der Seite die Telefonnummer ein, für die Sie das

Tonwahlverfahren verwenden möchten.

2.

Wenn der Anruf angenommen wird, wählen Sie das Symbol

Wähltöne über die

Telefonleitung senden

.

3.

Wählen Sie auf dem Tastenfeld die relevanten Nummern.

SAP-Business-ByDesign-System öffnen

1.

Um das SAP-Business-ByDesign-System über den SAP-Kommunikationsassistenten zu öffnen, wählen Sie das Symbol

SAP Business ByDesign in einem Browser öffnen

oben rechts im Bild "SAP-Kommunikationsassistent".

Das SAP-Business-ByDesign-System wird auf Ihrem Desktop maximiert.

2.

Geben Sie im Bild

Anmelden

von Business ByDesign Ihre Benutzerkennung und Ihr

Kennwort ein, und wählen Sie

Anmelden

.

SAP-Business-ByDesign-Suche verwenden

Um im SAP-Kommunikationsassistenten das gesamte SAP-Business-ByDesign-System schnell zu durchsuchen, geben Sie Ihre Suchkriterien im Eingabefeld oben rechts im Bild "SAP-

Kommunikationsassistent" ein, und wählen Sie

Suchen

.

Das SAP-Business-ByDesign-System wird auf Ihrem Desktop maximiert, und Sie erhalten eine

Liste mit Suchergebnissen. Wenn Sie noch nicht am SAP-Business-ByDesign-System angemeldet sind, fordert das System Sie zunächst auf, sich mit Ihrer Benutzerkennung und

Ihrem Kennwort anzumelden.

Weitere Informationen finden Sie unter SAP-Business-ByDesign-Suche.

Druckdokumenthistorie prüfen

Um die Historie Ihrer Dokumente anzuzeigen, die Sie mithilfe des SAP-

Kommunikationsassistenten gedruckt haben, wählen Sie

Drucken

.


Drucken

können Sie Zeit, Name und Status aller mithilfe des SAP-

Kommunikationsassistenten gedruckten Dokumente und eine Historie aller aufgetretenen

Fehler anzeigen. Darüber hinaus können Sie die folgenden Protokolldateien öffnen und prüfen:

●

Dokumentprotokolldatei

Diese Protokolldatei enthält alle Dokumente, die mithilfe des SAP-

Kommunikationsassistenten gedruckt wurden, einschließlich der Angabe, von welchem Gerät aus die Dokumente gedruckt wurden.

●

●

Fehlerprotokolldatei

Diese Protokolldatei enthält sämtliche Fehler, die beim Ausdrucken von Dokumenten mithilfe des SAP-Kommunikationsassistenten aufgetreten sind.

Druckprotokolldatei

Diese Protokolldatei enthält alle Druckaktivitäten, die über den SAP-

Kommunikationsassistenten erfolgt sind.

Die Protokolldateien befinden sich im Bild

Allgemeine Einstellungen

. Wählen Sie unter

Menü

die Option

Allgemeine Einstellungen

, und wählen Sie

Protokollverzeichnis

.



P U B L I C

•


261

Status automatischer Uploads von Rechnungsprüfungsbelegen prüfen

1.

Wählen Sie mit der sekundären Maustaste das Symbol für den automatischen Upload, das sich neben dem Symbol für den

SAP-Kommunikationsassistenten

in Ihrer

Taskleiste befindet, und wählen Sie

Upload-Fortschritt anzeigen

.

Das Bild

Upload-Status

wird geöffnet und zeigt, ob die neuen gescannten Rechnungen erfolgreich hochgeladen wurden. Das Symbol für den automatischen Upload ist mit einem roten Kreuz oder einem gelben Warndreieck versehen, wenn der

Hochladevorgang nicht erfolgreich war.

●

Wenn der Hochladevorgang erfolgreich war, wird die neue Rechnungsnummer im

Bild angezeigt. Wenn Sie auf den Link klicken, wird die Rechnung im SAP-Business-

ByDesign-System geöffnet. Wenn Sie noch nicht am SAP-Business-ByDesign-

System angemeldet sind, fordert das System Sie auf, sich mit Ihrer


●

●

Wenn ein Fehler aufgetreten ist, wird die Ursache des Fehlers angezeigt.

Versuchen Sie abhängig vom Fehler, den Upload erneut zu starten.

2.

Zum Anzeigen der gescannten Rechnungsdateien gibt es mehrere Möglichkeiten, die davon abhängen, ob der Upload erfolgreich war oder nicht:

●

Wählen Sie

Ordner mit erfolgreich hochgeladenen Rechnungen öffnen

.

Der Ordner

Hochladen erfolgreich

wird geöffnet, und Sie können per Doppelklick die Datei auswählen, die Sie anzeigen möchten.

Wählen Sie

Fehlerordner öffnen

.

Der Ordner

Fehler beim Hochladen

wird geöffnet, und Sie können per Doppelklick die Datei auswählen, die Sie anzeigen möchten.

3.

Um das Protokoll des Hochladevorgangs anzuzeigen, wählen Sie

Protokoll anzeigen

.

Die Protokolldatei wird geöffnet. Sie können das Datum und die Uhrzeit des Uploads, die Details zum Hochladevorgang und den Link zur hochgeladenen Datei anzeigen.

4.

Um einen Eintrag aus dem Bild

Upload-Status


Entfernen

.

5.

Um alle Einträge aus dem Bild

Upload-Status


Listeninhalt löschen

.

Status automatischer Uploads von Rechnungsprüfungsbelegen abbrechen

1.

Wählen Sie mit der sekundären Maustaste neben dem Symbol für den

SAP-

Kommunikationsassistenten

in der Taskleiste das Symbol für den automatischen

Upload, und wählen Sie

Alle Uploads abbrechen

.

Das Bild

Upload-Status

wird geöffnet und zeigt eine Liste mit gescannten Rechnungen, die nicht erfolgreich hochgeladen wurden. Als Fehlerursache wird

Upload wurde durch

Benutzer abgebrochen

angezeigt. Die gescannten Rechnungsdateien werden im

Ordner "Fehler"

gespeichert.

2.

Um die gescannten Rechnungsdateien anzuzeigen, wählen Sie

Fehlerordner öffnen

.

Wählen Sie dann per Doppelklick die Datei aus, die Sie anzeigen möchten:

3.

Um das Protokoll des Hochladevorgangs anzuzeigen, wählen Sie

Protokoll anzeigen

.

Die Protokolldatei wird geöffnet. Sie können das Datum und die Uhrzeit des Uploads, die Details zum fehlgeschlagenen Hochladevorgang und den Link zur Datei im Ordner

Fehler beim Hochladen

anzeigen.

4.

Um einen Eintrag aus dem Bild

Upload-Status


Entfernen

.

5.

Um alle Einträge aus dem Bild

Upload-Status


Listeninhalt löschen

.

262


•

P U B L I C



Vorfall melden

Wenn Sie im SAP-Kommunikationsassistenten ein Problem feststellen, können Sie einen

Vorfall melden, um Support anzufordern. Dieser Vorfall kann als Antwort auf eine

Fehlermeldung, ein Leistungsproblem oder eine unerwartete Reaktion des Systems auftreten.

1.

Wählen Sie unter

Menü

die Option

Info

.

2.

Um die Supportorganisation beim Lösen des Vorfalls zu unterstützen, sichern Sie im

Bild

Informationen zum SAP-Kommunikationsassistenten

die Dateien durch Auswahl von


an einem Speicherort.

3.

Wählen Sie das Symbol

SAP Business ByDesign in einem Browser öffnen

oben rechts im Bild "SAP-Kommunikationsassistent".

4.

Befolgen Sie die im folgenden Dokument beschriebenen Anweisungen und

Informationen: Problem lösen oder Vorfall melden.

5.

Stellen Sie vor dem Senden des Vorfalls sicher, dass Sie die gesicherten Dateien angehängt haben.

11.7.2.5 Installation und Einstellungen (für BlackBerry®-

Smartphones)

Mit dieser mobilen SAP-Business-ByDesign-Anwendung haben Sie Zugriff auf viele wichtige Funktionen des

Systems, die speziell für das Arbeiten unterwegs angepasst wurden. Befolgen Sie die unten aufgeführten

Installations- und Einstellungsanweisungen, damit die Anwendung auf Ihrem Gerät ordnungsgemäß funktioniert.

●

Ein Großteil der Anwendungsfunktionen wird von den Einstellungen beeinflusst, die ein Anwendungsexperte im SAP-Business-ByDesign-System vornimmt. Diese Einstellungen können mit der mobilen Anwendung nicht geändert werden.

●

Bevor Sie sich mithilfe Ihres mobilen Geräts anmelden, müssen Sie das SAP-Business-ByDesign-System mindestens einmal an einem Desktop-Computer aufrufen, um Ihr Initialkennwort zu ändern. Um anschließend das SAP-Business-ByDesign-System auf Ihrem mobilen Gerät aufzurufen, müssen Sie die URL des Systems kennen und über einen gültigen Benutzernamen und ein gültiges Kennwort für das System verfügen. Beachten Sie, dass Sie sich an einem Desktop-Computer am System anmelden müssen, um das

Kennwort zu ändern, wenn es abläuft.

Informationen für Administratoren

Einstellungen in der betriebswirtschaftlichen Konfiguration

Vom mobilen Gerät aus können alle Standardaktivitäten bearbeitet werden: Termine, E-Mails, Telefonate, Briefe,

Faxe und Aufgaben. Die Aktivitätsarten werden im Fine-Tuning unter

Aktivitätskategorien

eingerichtet.

Um sicherzustellen, dass ein neu angelegter Kundenauftrag für einen bestimmten Kunden in der

Kundenauftragsliste auf dem mobilen Gerät sichtbar ist, muss der mobile Benutzer im System als zuständiger

Mitarbeiter (Verkauf) für diesen Kunden festgelegt sein. Diese Einstellungen können im Fine-Tuning unter

An den

Kundenaufträgen Beteiligte

vorgenommen werden. Markieren Sie die Zeile für

Zuständiger Mitarbeiter

, und wählen

Sie

Ermittlung bearbeiten

. Vergewissern Sie sich, dass das Kennzeichen für den angemeldeten Benutzer gesetzt ist, und entfernen Sie alle anderen Kennzeichen. Die Einstellung kann auch in der Sicht

Regeln zur Arbeitsverteilung

im

Work Center


sowie direkt im Work Center

Kundenmanagement

in der Sicht



P U B L I C

•


263

Kunden

oder in der Sicht

Ansprechpartner

vorgenommen werden, wodurch die direkte Zuständigkeit des Benutzers festgelegt wird.

Die Leadbearbeitung ohne die Übergabe aus dem Marketing an den Verkauf muss im Fine-Tuning unter

Leadbearbeitung ohne Übergabe aus dem Marketing

vorgenommen werden. Um diese Funktion aktivieren zu können, müssen Sie das Anlegen von Leads unter

Marketing

deaktivieren und das Anlegen von Leads unter

Neugeschäft

aktivieren.

Sicherheit und Benutzerzugriff

Als Anwendungsexperte können Sie bei Bedarf durch Bearbeiten und Erweitern der Kennwortrichtlinie die

Sicherheitsstufe erhöhen. Sie können beispielsweise die Komplexität und die Gültigkeit für alle Kennwörter entsprechend den Sicherheitsanforderungen Ihres Unternehmens ändern. Gehen Sie dazu folgendermaßen vor:

1.

Wählen Sie in SAP Business ByDesign das Work Center


.

2.

Wählen Sie unter


die Option


.


Sicherheitsrichtlinie

angezeigt. In diesem Bild können Sie die Einstellungen für das App-

Kennwort ändern, das zum Speichern der Systemanmeldeinformationen des Benutzers und zum Schutz der auf dem Gerät gesicherten Geschäftsdaten verwendet wird. Im Feld

App-Kennwort speichern für

können Sie eine Dauer angeben, nach der ein Benutzer nach dem Verlassen der App das App-Kennwort erneut eingeben muss.

Wenn der Mobile-Benutzer die App verlässt, wird sie nach einem bestimmten Zeitraum automatisch gesperrt. Daraufhin muss das Anwendungskennwort erneut eingegeben werden. Wenn Sie diesen

Zeitraum beispielsweise auf 5 Minuten setzen, hat der Mobile-Benutzer 5 Minuten Zeit, zur Anwendung nach dem Verlassen zurückzukehren, ohne das App-Kennwort erneut eingeben zu müssen. Nach

5 Minuten wird die automatische Sperre aktiviert, und der Benutzer muss das Kennwort erneut eingeben, um auf die App zugreifen zu können. Aus Sicherheitsgründen empfehlen wir, diese Einstellung auf

0 Minuten zu setzen.

Auch wenn diese App Feature Pack 3.5 und höher unterstützt, ist die Backend-Einstellung zum Definieren der

Dauer bis zur erneuten Eingabe des Kennworts nur ab Feature Pack 4.0 verfügbar.

Wenn auf Ihrem System Feature Pack 3.5 installiert ist oder Sie in einem System mit Feature Pack 4.0 keine

Dauer bis zur erneuten Eingabe des App-Kennworts festlegen möchten, kann der Mobile-Benutzer die

Einstellung

App-Kennwort speichern

direkt auf dem Gerät vornehmen. Sobald die Dauer bis zur erneuten

Eingabe des App-Kennworts im Backend in Feature Pack 4.0 festgelegt wird, ist die Einstellung


nicht weiter verfügbar.

Vollständige Sicherheitsinformationen, inklusive eines Abschnitts über mobile Sicherheitsrichtlinien, finden Sie im SAP-Business-ByDesign-Sicherheitsleitfaden. Sie finden dieses Dokument im Business

Center unter

SAP Business ByDesign Produktivstart Sicherheit Sicherheitsrichtlinien und FAQs

.

Stellen Sie außerdem im Work Center


sicher, dass für jede mobile Work-

Center-Sicht, auf die über ein mobiles Gerät zugegriffen werden soll, dem Benutzer des mobilen Geräts die entsprechende Desktop-Work-Center-Sicht zugeordnet ist. Weitere Informationen zum Zuordnen von

Zugriffsrechten zu mobilen Benutzern finden Sie in den Dokumenten


sowie

Benutzer- und Zugriffsverwaltung – Quick Guide

in der integrierten Lernumgebung für SAP Business ByDesign.

Damit die Genehmigungsfunktionen reibungslos funktionieren, müssen die mobilen Benutzer außerdem dem Work

Center zugeordnet sein, aus dem die Genehmigungsaufgaben stammen, sowie den relevanten Work-Center-Sichten im Work Center


.

264


•

P U B L I C



Mobile-Berichte

Sie können die Key-Performance-Indikatoren (KPIs) für mobile Benutzer in der Sicht

KPIs erstellen

im Work Center

Unternehmensanalysen

einrichten und anpassen.

Im Standardsystem sind elf Berichte zur Verwendung auf Mobilgeräten vorgesehen:

Rechnungsvolumen

,

Angebotsvolumen

,

Retourenquote

,

Anzahl der Leads

,

Lead-Funnel

,

Opportunity-Funnel

,

Opportunity-Pipeline

,

Opportunity-Volumen

,

Vertriebs-Pipeline

,

Angebots-Funnel und Erfolgsrate

und

Kundenauftragsvolumen

. Nur Sie sind berechtigt, weitere Berichte zuzuordnen. Details zum Einrichten von Mobile-Berichten finden Sie unter

Arbeiten mit Mobile-Berichten


Um Berichte auf Ihrem mobilen Gerät aufrufen zu können, personalisieren Sie Ihre Berichte und

Variablenvarianten Ihren Anforderungen entsprechend im SAP-Business-ByDesign-System (auf einem

Desktop-Computer). Gehen Sie zur Sicht

Berichte

(auf der

Startseite

), zeigen Sie die Berichtsliste an, und filtern Sie sie nach dem Berichtstyp

Mobile-Berichte

. Jeder dieser Berichte ist durch ein spezielles Symbol als

Mobile-Bericht gekennzeichnet.

Um einen Mobile-Bericht zu personalisieren, rufen Sie die

Startseite

auf, und öffnen Sie den zu bearbeitenden

Mobile-Bericht. Ändern und sichern Sie die Berichtssichten und Variablenvarianten, die Sie zum Anzeigen auf

Ihrem mobilen Gerät verfügbar machen möchten. Wählen Sie einen Bericht aus, um ihn zu öffnen und in

Diagrammform anzuzeigen. Sie können die Standardeinstellung auch ändern. Daraufhin wird die initiale

Darstellung des ausgewählten Berichts geändert, wenn er auf dem mobilen Gerät angezeigt wird.

Als Administrator können Sie einer mobilen Sicht ein vorhandenes kundenspezifisches Feld hinzufügen.


Kundenspezifisches Feld einer mobilen Sicht hinzufügen


Installationsanweisungen

Diese Anwendung wurde für die Smartphones Torch™, Curve™ und Bold™ von BlackBerry® mit den Softwareversionen

4.5 bis 7.0 optimiert. Andere Smartphones von BlackBerry werden nicht unterstützt. Eventuell können sie die

Anwendung dennoch ausführen.

Standardinstallation

Wenn Ihr Smartphone die oben genannten Anforderungen erfüllt, laden Sie die SAP-Business-ByDesign-App von

BlackBerry® App World™ Storefront herunter und installieren Sie diese. Informationen zur Verwendung Ihres mobilen

Geräts finden Sie in der Dokumentation des Geräteherstellers.

SAP garantiert nicht, dass die Software und/oder die in dieser Beschreibung genannten Funktionen jederzeit verfügbar sind. SAP weist Sie darauf hin, dass die Verfügbarkeit im ausschließlichen Ermessen des App-Store-Betreibers liegt. Der Betreiber des App-Stores behält sich das Recht vor, die Verwendung der Software jederzeit und ohne Vorwarnung einzuschränken, zu unterbrechen, zu verhindern, die

Software von Ihrem mobilen Endgerät zu löschen oder SAP zu veranlassen, entsprechende Maßnahmen zu ergreifen.

Manuelle Installation

Wenn es Ihnen nicht möglich ist, die SAP-Business-ByDesign-App von BlackBerry® App World™ Storefront zu installieren, kann ein Administrator die App vom SAP-Business-ByDesign-System herunterladen:

●

In Feature-Pack-3.0-Systemen: Navigieren Sie zu

Anwendungs- und Benutzerverwaltung Download-

Center

, und laden Sie die entsprechende App herunter.



P U B L I C

•


265

●

In Feature-Pack-3.5-Systemen: Navigieren Sie zu

Startseite Self-Services Self-Services-Übersicht

.

Wählen Sie unter

Mein Computer

die Option


, und laden Sie die entsprechende App herunter.

Wenn die App manuell installiert wird, werden auf dem Gerät keine Benachrichtigungen angezeigt, wenn in BlackBerry® App World™ Storefront Versionsaktualisierungen verfügbar sind oder eine neue Version der App im SAP-Business-ByDesign-System zum Herunterladen zur Verfügung steht.

Um die SAP-Business-ByDesign-Anwendung für BlackBerry installieren zu können, muss Desktop-

Installationssoftware für Ihr mobiles Gerät auf Ihrem Computer installiert sein. Zudem muss eine

Archivierungssoftware auf Ihrem PC installiert sein, um

.zip

-Archivdateien extrahieren zu können.

Wenn bereits eine ältere Version der SAP-Business-ByDesign-Anwendung für BlackBerry auf Ihrem mobilen

Gerät installiert ist, müssen Sie sie zunächst deinstallieren. Die Anweisungen werden nachstehend bereitgestellt.

Nach dem Herunterladen der

.zip

-Datei extrahieren Sie die Dateien des Archivs in einen lokalen Ordner (zum

Beispiel c:\temp

). Öffnen Sie die BlackBerry Desktop-Softwareanwendung, die Sie auf Ihrem Computer installiert haben, und gehen Sie wie nachfolgend beschrieben vor.

Installation mit BlackBerry® Desktop Manager

Gehen Sie wie folgt vor, um die SAP-Business-ByDesign-Anwendung für BlackBerry zu installieren:

1.

Starten Sie die BlackBerry Desktop-Software, und schließen Sie das Gerät mit einem Datenkabel am

Computer an.

2.

Wenn das Gerät kennwortgeschützt ist, geben Sie das Kennwort in das Gerät und bei Bedarf in die BlackBerry

Desktop-Anwendung ein.

3.

Installieren Sie mithilfe der BlackBerry Desktop-Anwendung die Datei

ByD2Go.alx

, die sich in dem Ordner befindet, in dem Sie die extrahierten Dateien gesichert haben.

Der Installationsvorgang darf nicht manuell unterbrochen werden.

Sobald der Installationsvorgang abgeschlossen ist, wird die mobile SAP-Business-ByDesign-Anwendung im

Download-Ordner auf Ihrem BlackBerry-Gerät angezeigt.

Starten der Anwendung

Starten Sie die mobile SAP-Business-ByDesign-Anwendung über den Download-Ordner auf Ihrem BlackBerry-

Gerät, und gehen Sie wie folgt vor:

1.

Wählen Sie

Einstellungen

.

2.

Geben Sie die URL für Ihr SAP-Business-ByDesign-System ein.

3.

Legen Sie eine Dauer für


fest.

Durch das App-Kennwort wird sichergestellt, dass Ihr Backend-Benutzer und Ihr Backend-Kennwort mithilfe der sicheren Speicherfunktionen des Betriebssystems Ihres Geräts verschlüsselt und auf Ihrem mobilen

Gerät gesichert werden. Wenn Sie dann über Ihr Gerät auf das Business-ByDesign-System zugreifen, stellt das App-Kennwort automatisch die Benutzerkennung und das Systemkennwort bereit.

266


•

P U B L I C



Für diese App werden drei Kennwörter benötigt:

●

Ein Gerätekennwort, mit dem Sie sich an Ihrem mobilen Gerät anmelden.

●

Ein Anwendungskennwort für den Zugriff auf die App und zur Sicherstellung der

Datenverschlüsselung.

●

Ein Backend-Kennwort, das Sie berechtigt, Daten an und aus Ihrem SAP-ByDesign-System zu übertragen.

Wenn auf Ihrem mobilen Gerät die Einstellung "App-Kennwort speichern" nicht angezeigt wird, hat Ihr

Anwendungsexperte dies bereits im Backend festgelegt. Dadurch wird die Einstellung für das App-

Kennwort auf Ihrem Gerät deaktiviert.

4.

Rufen Sie wieder das Anmeldebild auf, um Ihren Benutzernamen und Ihr Kennwort für das SAP-Business-

ByDesign-System einzugeben, und wählen Sie

Anmelden

. Wenn Sie sich zum ersten Mal über die App am

System anmelden, werden Sie aufgefordert, ein App-Kennwort festzulegen. Dieses Kennwort muss mindestens 8 Zeichen lang sein und wird für die automatische Angabe Ihres Benutzernamens und Kennworts basierend auf der von Ihnen festgelegten Dauer für


verwendet.

Sie können das App-Kennwort kann im Bild

Einstellungen

zurücksetzen. Sie können Ihr Kennwort für das SAP-

ByDesign-System direkt über das Anmeldebild der Anwendung ändern. Wählen Sie einfach den Link

Systemkennwort ändern

.

Wenn Sie nicht über die für diese Einstellungen erforderlichen Informationen verfügen oder Probleme bei der

Anmeldung an der Anwendung auftreten, wenden Sie sich an Ihren Systemadministrator.

Deinstallation der Anwendung von einem BlackBerry®-Smartphone

Gehen Sie wie folgt vor, um die Business-ByDesign-Anwendung für BlackBerry zu deinstallieren und von Ihrem

Smartphone zu entfernen:

1.

Löschen Sie die

Business ByDesign

-Anwendung von Ihrem Gerät.

Wenn Sie die Anwendung nicht finden können, sehen Sie in der Liste mit den Anwendungen von

Drittanbietern Ihres Geräts nach.

2.

Starten Sie das mobile Gerät neu.

Der Neustart kann einige Minuten dauern.

Informationen zur Verwendung Ihres mobilen Geräts finden Sie in der Dokumentation des Geräteherstellers.

Informationen zur SAP-Business-ByDesign-Funktionalität finden Sie in der Dokumentation des Systems, die in der integrierten Lernumgebung des SAP-Business-ByDesign-Systems enthalten ist.

Fehlerbehebung

Anmeldung

Gehen Sie folgendermaßen vor, wenn beim Anmelden Probleme auftreten:

●

Prüfen Sie, ob Sie über eine funktionierende Netzwerkverbindung verfügen (z. B. durch das Öffnen einer

Webbrowser-Anwendung und das Aufrufen von Internetseiten).



P U B L I C

•


267

●

Prüfen Sie, ob Sie die richtige URL zu Ihrem SAP-Business-ByDesign-System eingegeben haben, und stellen

Sie sicher, dass Sie den Benutzernamen und das Kennwort richtig geschrieben haben. Beachten Sie, dass

Sie von Ihrem mobilen Gerät nicht auf das System zugreifen können, wenn Sie Ihr Kennwort im SAP-Business-

ByDesign-System noch nie geändert haben oder das Kennwort abgelaufen ist. In diesem Fall müssen Sie sich an einem Desktop-Computer am System anmelden und dieses Sicherheitsproblem beheben.

Langsame Serververbindung

Eine langsame Datenverbindung kann dazu führen, dass die App ebenfalls langsam arbeitet oder beim Senden und

Empfangen von Daten hängen zu bleiben scheint. Sie können die vollständige Übertragung der Daten abwarten oder die Verbindung trennen und dann wiederherstellen, wenn Sie über eine bessere Netzwerkverbindung verfügen. In einigen Fällen kann es bei einer langsamen Verbindung über Ihren BlackBerry® Enterprise Server hilfreich sein, die

Einstellungen unter

Verbindungstyp

zu ändern. Sie können dies im Bild

Einstellungen

der Anwendung tun. Ändern

Sie den Verbindungstyp zu

BIS

(BlackBerry® Internet Service) oder

Direkte Verbindung

(nur wenn das Mobilfunknetz für die Datenverbindung verwendet wird).

Support

Wenden Sie sich an Ihren Administrator, um bei technischen Fehlern Support zu erhalten.


Informationen zur SAP-Business-ByDesign-Funktionalität finden Sie in der Dokumentation des Systems, die in der integrierten Lernumgebung für Business ByDesign enthalten ist.

___________________________________

Informationen zu Copyright und Marken

BlackBerry® App World™, Torch™, Curve™ und Bold™ sind in den USA und anderen Ländern eingetragene Marken von

Research In Motion Limited. Die SAP AG wird von Research In Motion Limited weder unterstützt noch gefördert, ist dem Unternehmen nicht angegliedert oder in anderer Weise autorisiert.

Copyrights und Marken

© 2012 SAP AG. Alle Rechte vorbehalten.

11.7.2.6 SAP Business ByDesign (für BlackBerry®-Smartphones)

Mit dieser mobilen SAP-Business-ByDesign-Anwendung haben Sie Zugriff auf viele wichtige Funktionen des SAP-

Business-ByDesign-Systems, die speziell für das Arbeiten unterwegs angepasst wurden. So können Sie z.B. Kunden,

Ansprechpartner und Aktivitäten verwalten, Kundenaufträge anlegen, Genehmigungen senden, Aufgaben weiterleiten, Reisekostenabrechnungen bearbeiten und übermitteln, überfällige Rechnungen verfolgen und das

Inkassomanagement für geschuldete Beträge vornehmen, Änderungen an wichtigen KPIs wie der Liquidität

überwachen, die Ergebnisse einer Qualitätsprüfung erfassen und personalisierte Berichte anzeigen. Änderungen, die Sie auf Ihrem BlackBerry®-Smartphone vornehmen, werden automatisch über das Internet in das System

übernommen – in Echtzeit.

SAP garantiert nicht, dass die Software und/oder die in dieser Beschreibung genannten Funktionen jederzeit verfügbar sind. SAP weist Sie darauf hin, dass die Verfügbarkeit im ausschließlichen Ermessen des App-Store-Betreibers liegt. Der Betreiber des App-Stores behält sich das Recht vor, die Verwendung der Software jederzeit und ohne Vorwarnung einzuschränken, zu unterbrechen, zu verhindern, die

Software von Ihrem mobilen Endgerät zu löschen oder SAP zu veranlassen, entsprechende Maßnahmen zu ergreifen.

268


•

P U B L I C



Erste Schritte

Suchen und navigieren

Wählen Sie eine Sicht von Ihrer Liste von Sichten, um auf detaillierte Daten und zugehörige Aufgaben zuzugreifen.

Wenn Sie eine Übersicht aufrufen, führt das System automatisch Ihre Belege (oder andere Datensätze) in alphabetischer oder chronologischer Reihenfolge auf. In vielen Fällen können Sie zu einer Liste aller verfügbaren

Belege bzw. Datensätze wechseln.

Sie können jede Liste auch filtern, indem Sie manuell einen Suchbegriff eingeben. Ein Platzhalter ist nicht erforderlich.

Kunden

Sie können Kunden anzeigen und bearbeiten sowie einen neuen Firmen- oder Privatkunden anlegen. Beachten Sie, dass beim Anlegen eines neuen Firmenkunden das Feld

Steuerstandortcode

länderabhängig ist und nur bei Bedarf angezeigt wird.

In der Sicht

Kunden

wird mit einer roten bzw. gelben Ampel neben Kunden deren Status im System angezeigt: Kunden mit einer gelben Ampel sind in Vorbereitung, Kunden mit einer roten sind gesperrt. Kunden mit gelben oder roten

Ampeln können aber dennoch auf Ihrem mobilen Gerät verwendet werden.

In der Übersicht werden Adressdaten und Kommunikationsdetails von Kunden auf der Registerkarte

Allgemein

angezeigt. Verwenden Sie das Trackpad bzw. den Trackball des Geräts, um das Kurzmenü anzuzeigen. Über dieses

Menü können Sie eine Internetadresse aufrufen, E-Mails senden, eine Telefonnummer anrufen und eine Adresse auf einer Karte anzeigen. Verwenden Sie die Menütaste, um auf das erweiterte Menü mit allen verfügbaren Aktionen zuzugreifen.

Auf den Registerkarten

Ansprechpartner

und

Aktivitäten

können Sie nach Ansprechpartnern bzw. Aktivitäten für den Kunden suchen, diese anzeigen und bearbeiten. Wählen Sie den Ansprechpartner bzw. die Aktivität aus, um eine

Übersicht zu öffnen. Hier können Sie Kontaktdaten und Kommunikationsdetails aufrufen ebenso wie Aktivitäten für den betreffenden Ansprechpartner oder den Kunden insgesamt.

Ansprechpartner

In der Übersicht werden Adressdaten der Ansprechpartner sowie Kommunikationsdetails und Aktivitäten angezeigt.

Verwenden Sie die Menütaste, um die allgemeinen Daten eines Ansprechpartners zu ändern, oder wählen Sie

Neu

, um einen Ansprechpartner anzulegen, indem Sie dessen Namen, Adresse, Kommunikationsdetails usw. eingeben.

Wenn Sie einen neuen Ansprechpartner für einen bereits vorhandenen Kunden anlegen, können Sie im Feld

Kunde/

Partner

nach einer Kundennummer suchen und diese auswählen.

Wenn im System ein Foto des Ansprechpartners vorhanden ist, wird es automatisch angezeigt. Sie können mithilfe der im Smartphone integrierten Kamera auch ein Bild hinzufügen.

Aktivitäten

Verwenden Sie in der Übersicht die Menütaste, und wählen Sie

Bearbeiten

, um eine Aktivität zu ändern Das System schlägt für zahlreiche Felder Werte vor. Beispiele: Organisator, Datum und Uhrzeit, Kategorie und Priorität. Sie können diese Werte manuell ändern oder nach anderen Werten suchen und diese auswählen, z. B. nach dem Kunden und den Ansprechpartnern für die Aktivität.

Sie können den Status der Aktivitäten auch manuell ändern.

Wenn Sie eine Aktivität öffnen, wird der entsprechende Kundenname angezeigt. Wählen Sie den Kundennamen, um das Kundenbild anzuzeigen.



P U B L I C

•


269

Meine Termine

In der Sicht

Meine Termine

können Sie Ihre Termine für den vorherigen, den aktuellen und den nächsten Tag

überprüfen und bearbeiten.

Kundenaufträge

In der Sicht

Kundenaufträge

können Sie einen Arbeitsvorrat der Aufträge mit dem Status

Offen

oder

In

Vorbereitung

anzeigen, für die Sie der zuständige Mitarbeiter (Verkauf) sind.

Wählen Sie einen Auftrag aus, um dessen Kopf- und Positionsdetails zu überprüfen, die Auftragsdaten zu ändern, neue Positionen hinzuzufügen oder z. B. eine der folgenden Aufgaben auszuführen:

●

●

●

Entwurf sichern

Auftrag freigeben

Auftragsbestätigung an den Kunden senden

Sie können die vom System vorgeschlagenen Details manuell ändern sowie nach anderen Details wie Informationen zum Kunden, Ansprechpartner und Warenempfänger suchen und diese auswählen.

Verwenden Sie zum Anlegen eines Auftrags die Menütaste, und wählen Sie

Neu

. Geben Sie die erforderlichen Daten wie Kunde, Produkt und Wunschliefertermin ein, und wählen Sie

Verfügbarkeit prüfen

. Wenn eine grüne Ampel angezeigt wird, können Sie

Zu Auftrag hinzufügen

wählen. Daraufhin wird ein neuer Kundenauftrag angelegt. Sie können die Sicht auch direkt über die

Startseite

auf Ihrem mobilen Gerät öffnen.

Angebote

In der Sicht

Angebote

können Sie auf einen Arbeitsvorrat mit allen Angeboten zugreifen.

In dieser Sicht können Sie auch ein neues Angebot anlegen. Wählen Sie ein Angebot aus, um dessen Kopf- und

Positionsdetails zu überprüfen, die Produktdetails zu ändern, neue Positionen hinzuzufügen oder z.B. eine der folgenden zusätzlichen Aktionen auszuführen:

●

●

Anderen Warenempfänger auswählen

Produkt ersetzen

Um ein Angebot anzulegen, wählen Sie die Drucktaste

Hinzufügen

, und geben Sie die erforderlichen Kopf- und

Positionsdaten ein. Sie können die vom System vorgeschlagenen Werte manuell ändern sowie nach anderen Werten wie Kunde, Ansprechpartner und Warenempfänger suchen und diese auswählen.

Um die Verfügbarkeit einer Position zu prüfen, geben Sie Kunde, Produkt, Menge und Wunschtermin ein, und wählen

Sie

Verfügbarkeit prüfen

. Das System zeigt je nach Ergebnis der Prüfung eine grüne, gelbe oder rote Ampel an. Wenn eine Position verfügbar ist, können Sie sie dem Angebot mit der Drucktaste

Zu Angebot hinzufügen

hinzufügen.

Genehmigungen

Auf Ihrem mobilen Gerät werden alle Funktionen von Genehmigungen unterstützt, die Sie im System in der Sicht unter


finden. Beachten Sie, dass in der mobilen Anwendung die Sichten für

Genehmigungsaufgaben in einer Sicht zusammengefasst wurden.

In der Übersicht können Sie einen Kommentar eingeben und z. B. folgende Aktionen für die Genehmigungsaufgabe ausführen, die beim Drücken der Menütaste angezeigt werden:

●

●

●

●

Genehmigen

Ablehnen

Zurückschicken der Genehmigung zur Überarbeitung

Weiterleiten der Genehmigung an einen Kollegen

Um die Aufgabe weiterzuleiten, suchen Sie im Feld

An

nach dem zuständigen Kollegen, wählen Sie ihn aus, wählen

Sie eine Priorität, und geben Sie Ihre Kommentare ein.

270


•

P U B L I C



Leads und Opportunitys

In den Sichten

Leads

und

Opportunitys

können Sie Arbeitsvorräte von Leads und Opportunitys anzeigen und neue

Einträge anlegen. Wählen Sie einen vorhandenen Eintrag im Arbeitsvorrat aus, um die Details anzuzeigen, Daten zu

ändern oder entsprechende Folgeaktionen und Folgebelege anzulegen.

Außerdem können Sie z. B. Leads akzeptieren oder ablehnen, die Ihnen aus dem Büro weitergeleitet wurden. Sie haben auch die Möglichkeit, die Erfolgschance und den Status von Opportunitys zu ändern.

Spesenabrechnungen

Sie können offene sowie erledigte Spesenabrechnungen anlegen, anzeigen, bearbeiten (einschließlich der Erfassung von Belegen) und sie zur Prüfung bzw. Genehmigung einreichen. Zudem ist es möglich, Ihre Aktualisierungen zu sichern, um Ihre Abrechnung später abzuschließen. Die Funktionalität der Spesenabrechnungen ist ausschließlich für Benutzer in den USA und in Deutschland konfiguriert. Andere Benutzer können ihre Spesen mithilfe dieser Sicht erfassen, sie müssen die Abrechnung im Schritt der Prüfung jedoch mit länderspezifischen Details erweitern. Dies erfolgt in Sichten, die in der mobilen Anwendung nicht verfügbar sind.

Inkassomanagement

Sie können umgehend eine Liste der wichtigsten Kunden mit überfälligen Zahlungen sowie der ausstehenden

Gesamtbeträge einschließlich der entgangenen Zinsen anzeigen, um diese Kunden direkt zu kontaktieren. Wählen

Sie

Erweitert

, um die Ergebnisse mithilfe verschiedener Parameter zu filtern. Wählen Sie eine Position aus, um relevante Inkassodetails anzuzeigen, beispielsweise Ansprechpartnerdetails und Rechnungsdetails.

KPIs – mein Bereich und Performance-KPIs

Als Vorgesetzter können Sie Ihre eigenen Personalauswertungen auf der Grundlage von Key-Performance-

Indikatoren (KPIs) anzeigen, die für Ihren Bereich definiert sind, oder die allgemeinen Performance-KPIs einsehen.

Sie können zudem festlegen, welche Auswertungs-KPIs über den mobilen

Auswertungskatalog

angezeigt werden.

Zeiterfassung auf Projekte

Sie können umgehend die Zeiterfassung für ein bestimmtes Datum anzeigen und erfassen sowie die vorhandene

Zeiterfassung auf Projekte bearbeiten. Wählen Sie ein Datum aus (das aktuelle Datum wird standardmäßig vorgeschlagen), und wählen Sie

Summe

für die Stunden aus, um die Zeiterfassung auf Projekte anzuzeigen, zu bearbeiten und anzulegen. Beim Hinzufügen von Einträgen zur Zeiterfassung wird das Feld

Summe

aktualisiert, sodass die Gesamtanzahl der für den Tag erfassten Stunden widergespiegelt wird. Beachten Sie, dass Sie bereits

über eine Projektzuordnung im System verfügen müssen, um diese Funktionalität verwenden zu können.

Prüfungen

Sie können einen Prüfbeleg wählen und ihn auf Ihrem mobilen Gerät bearbeiten. Beispielsweise können Sie Fehler hinzufügen und aktualisieren, einen Qualitätsentscheid erfassen und Bilder zu Fehlern hochladen, die dem

Fotoalbum Ihres Smartphones entnommen oder mit der integrierten Kamera Ihres Smartphones aufgenommen wurden. Beachten Sie, dass viele Felder dynamisch aktualisiert werden und sich in Abhängigkeit von den erfassten

Daten und den im SAP-Business-ByDesign-System definierten Qualitätssicherungseinstellungen möglicherweise anders verhalten. Weitere Informationen finden Sie im Dokument

Prüfablauf

in der integrierten Lernumgebung für

SAP Business ByDesign. .



P U B L I C

•


271

Berichte

Um Berichte auf Ihrem mobilen Gerät aufrufen zu können, personalisieren Sie Ihre Berichte und

Variablenvarianten Ihren Anforderungen entsprechend im SAP-Business-ByDesign-System (auf einem

Desktop-Computer). Gehen Sie zur Sicht

Berichte

(auf der

Startseite

), zeigen Sie die Berichtsliste an, und filtern Sie sie nach dem Berichtstyp

Mobile-Berichte

. Jeder dieser Berichte ist durch ein spezielles Symbol als

Mobile-Bericht gekennzeichnet.

Um einen Mobile-Bericht zu personalisieren, rufen Sie die

Startseite

auf, und öffnen Sie den zu bearbeitenden

Mobile-Bericht. Ändern und sichern Sie die Berichtssichten und Variablenvarianten, die Sie zum Anzeigen auf

Ihrem mobilen Gerät verfügbar machen möchten. Wählen Sie einen Bericht aus, um ihn zu öffnen und in

Diagrammform anzuzeigen. Sie können die Standardeinstellung auch ändern. Daraufhin wird die initiale

Darstellung des ausgewählten Berichts geändert, wenn er auf dem mobilen Gerät angezeigt wird.

Wählen Sie einen Bericht aus, um ihn zu öffnen und in Diagrammform anzuzeigen. In der Diagrammansicht können

Sie die einzelnen Balken auswählen, um die zugehörigen Werte sowie die Beschreibung anzuzeigen.

Mit der Menütaste können Sie Ihre Standard- oder personalisierten Sichten des Berichts überprüfen und aktivieren sowie Varianten auswählen. Sie können einen Bericht bearbeiten und ihn anschließend sortieren und filtern.

Außerdem können Sie die Ansicht vergrößern oder zwischen Diagramm- und Tabellenansicht wechseln.

___________________________________

Informationen zu Copyright und Marken

BlackBerry® App World™, Torch™, Curve™ und Bold™ sind in den USA und anderen Ländern eingetragene Marken von

Research In Motion Limited. SAP wird von Research In Motion Limited weder unterstützt noch gefördert und ist dem

Unternehmen weder angegliedert noch in anderer Weise von ihm autorisiert.



11.7.2.7 Druck-Manager – Quick Guide


Netzwerk verfügbaren Druckern herzustellen. Der Druck-Manager wird benötigt, um das automatische Drucken von

Dokumenten mit vordefinierten Druckern zu ermöglichen.


Manager einmal in Ihrem Netzwerk installiert werden. Der Druck-Manager steht als Microsoft-Windows®-

Dienst für alle Prozesse in der Cloud-Lösung von SAP zur Verfügung, sofern der Rechner ordnungsgemäß funktioniert und der Dienst nicht manuell angehalten wird. Es wird jedoch empfohlen, dass Sie den Druck-


Eine mehrmalige Installation des Druck-Managers ist nur erforderlich, wenn Sie über mehrere separate

Netzwerke verfügen, deren Drucker für das prozessintegrierte Drucken zur Verfügung stehen sollen.

Voraussetzungen

●

Sie verfügen über Administratorrechte für den Rechner, auf dem der Druck-Manager installiert werden soll.

272


•

P U B L I C



●

●

Beachten Sie, dass Dokumente temporär auf dem lokalen Computer gespeichert werden, auf dem der

Druck-Manager installiert ist, wenn sie aus einer Druckwarteschlange gesammelt und an einen Drucker gesendet werden. Wenn Sie den Druck-Manager verwenden, um vertrauliche Dokumente zu drucken, wird empfohlen sich zu vergewissern, dass nur berechtigte Benutzer Zugriff auf diese Dokumente haben.

Sie kennen die URL Ihrer SAP-Cloud-Lösung. Hierbei handelt es sich um den von SAP bereitgestellten Link zum Anmeldebild.

Sie haben mindestens eine Druckwarteschlange eingerichtet und diese einem Druckbenutzer zugeordnet.

Navigieren Sie hierfür in der SAP-Cloud-Lösung zu



. Weitere Informationen zum Einrichten einer

Druckwarteschlange finden Sie unter Drucken mit dem Druck-Manager einrichten [Seite 105]

.

Aufgaben

Druck-Manager einrichten

Verbindungseinstellungen festlegen

1.

Starten Sie die Druck-Manager-Anwendung.

2.


Einstellungen

die Option

Proxy

aus, um eine Verbindung zum Internet herzustellen.

Ihre Proxy-Einstellungen sollten mit der Konfiguration übereinstimmen, die in Ihrem Unternehmen für den Zugriff auf das Internet erforderlich ist.

3.


Einstellungen

die Option

Servicebenutzer

aus. Geben Sie einen

Servicebenutzer ein, um den Windows-Dienst auszuführen.

Dieser Benutzer sollte über Administratorrechte für den lokalen Rechner verfügen und für den Zugriff auf die

Netzwerkdrucker berechtigt sein.

Nach dem Vornehmen dieser Einstellungen wird der Druckservice gestartet und als Windows-Dienst SAP

Print

Service

ausgeführt. Außerdem wird der Windows-Dienst SAP

Print Watcher

gestartet. Sollte der Druckservice gestoppt werden, startet dieser Windows-Dienst ihn neu. Auf diese Weise wird die Verfügbarkeit des Druckservice auch dann gewährleistet, wenn eine ungeplante Unterbrechung auftritt.

System hinzufügen

1.


Laufzeitsystem

die Option

Neu

, um eine SAP-Cloud-Lösung zum Druck-Manager hinzuzufügen.

2.

Geben Sie die folgenden Informationen ein:

●

Name

: Geben Sie einen Namen für das System ein.

●

Protokoll

: Standardmäßig wird das HTTPS-Protokoll verwendet.

●

●

●

●

Host

: Geben Sie den Hostnamen Ihrer SAP-Cloud-Lösung ein. Sie müssen vor dem Namen kein http://

oder https://

eingeben.

Den Hostnamen finden Sie in der URL, die für den Zugriff auf die SAP-Cloud-Lösung verwendet wird.

Beispiel: my123456.sapbydesign.com

Port

: Standardmäßig lautet der Port für HTTPS 443 und für HTTP 80.

Benutzer

: Geben Sie den Druckbenutzer ein, den Sie beim Einrichten der Druckwarteschlangen in der

Sicht


angelegt haben.

Kennwort

: Geben Sie das Kennwort für den Druckbenutzer ein.



P U B L I C

•


273

3.

Wählen Sie

Test

, um die Verbindung zum System zu testen.

Wenn der Name des Zentralrechners nicht aufgelöst werden kann, überprüfen Sie das Feld

Host

sowie Ihre Proxy-Einstellungen, und versuchen Sie es erneut.

4.

Wählen Sie

OK

.

Sobald Sie das System hinzugefügt haben, beginnt der Druckservice damit, Druckwarteschlangen aus der

SAP-Cloud-Lösung abzurufen. Im Druck-Manager werden alle diesem Druckbenutzer zugeordneten

Druckwarteschlangen angezeigt. Um den Druckvorgang zu starten, müssen Sie den Druckwarteschlangen

Drucker zuordnen.

Wenn nicht sofort Druckwarteschlangen angezeigt werden, wählen Sie im Menü unter

Laufzeitsystem

die Option

Jetzt prüfen

aus, um die Verbindung herzustellen.

Ausgabeoptionen für eine Druckwarteschlange definieren

1.

Wählen Sie unter

Laufzeitsysteme

ein System aus der Liste aus.

Es werden alle dem Druckbenutzer zugeordneten Druckwarteschlangen angezeigt.

2.

Wählen Sie unter


eine Druckwarteschlange aus, und wählen Sie dann im Menü unter

Druckwarteschlange

die Option

Ausgabeoptionen

aus.

Das Dialogfenster

Ausgabeoptionen

wird geöffnet und zeigt die folgenden Ausgabeoptionen:

●

An Drucker senden

Wenn Sie diese Option wählen, werden alle Dokumente an den ausgewählten Drucker gesendet. Ein

Dokument kann auf bis zu fünf verschiedenen Druckern gedruckt werden.

●

Als Datei sichern

Mit dieser Option können Sie Druckdokumente als Datei in einem angegebenen Verzeichnis sichern. Sie können festlegen, ob Sie das Dokument im XML-Format sichern möchten und ob die zugehörigen

Anlagen ebenfalls gespeichert werden sollen.

3.

Markieren Sie die relevante Ausgabeoption, und wählen Sie

OK

.

Beachten Sie, dass der dem Druckbenutzer zugeordnete Drucker die in der Warteschlange definierte

Druckersprache unterstützen muss. Diese Information können Sie der Spalte

Format

in der Liste mit den


entnehmen.

Wählen Sie keinen Drucker, der für jeden Druckauftrag eine Benutzeraktion erfordert. Sie sollten beispielsweise keinen Drucker wählen, der in eine Datei druckt, da der Benutzer bei jedem Drucken eines Dokuments die generierte Datei sichern oder verarbeiten müsste.

Sobald Sie die Ausgabeoptionen für die Druckwarteschlange definiert haben, beginnt der Druck-Manager damit, an diese Druckwarteschlange gesendete Dokumente abzurufen und zu drucken.

Druckwarteschlange testen

1.

Navigieren Sie in Ihrer SAP-Cloud-Lösung zu



.

2.

Wählen Sie die Druckwarteschlange, und wählen Sie

Bearbeiten

.

3.

Wählen Sie

Testdruck

.

Eine Testseite wird an den festgelegten Drucker gesendet. Die Testseite enthält einen Testsatz in englischer, chinesischer, französischer und deutscher Sprache. Schlagen Sie bei Problemen weiter unten im Abschnitt

Fehlerbehebung

nach.

Weitere Funktionen

274


•

P U B L I C



Statistik zurücksetzen

1.

Wählen Sie unter

Laufzeitsysteme

ein System aus.

2.


Einstellungen

die Option

Statistik zurücksetzen

aus.

Alle Statusdaten für die mit diesem System verknüpften Dokumente, wie verfügbare, abgerufene, gedruckte und fehlgeschlagene Dokumente, werden zurückgesetzt.

Protokollinformationen anzeigen

1.


Hilfe

die Option

Info

aus.

2.

In dem daraufhin angezeigten Dialogfenster können Sie mithilfe der Links auf die folgenden Informationen zugreifen:

●

Dokumentenprotokoll: Alle Dokumente, die vom Druck-Manager aus der SAP-Cloud-Lösung abgerufen wurden

●

●

Fehlerprotokoll: Alle Fehler

Druckprotokoll: Allgemeines Protokoll des Druck-Managers

3.

Wenn Sie zur Fehlerbehebung detailliertere Protokollinformationen bereitstellen müssen, setzen Sie das

Kennzeichen

Ausgabe austesten

und reproduzieren Sie den Fehler.

Auf diese Weise werden detaillierte Fehlerinformationen zu den Protokolldateien hinzugefügt.

4.



, um eine Archivdatei mit allen Protokollinformationen anzulegen, die Sie dann beim Melden eines Vorfalls anhängen können.

Fehlerbehebung

●

●

●

●

Wenn nach dem Versuch, die Verbindung zur SAP-Cloud-Lösung herzustellen, die Fehlermeldung "Liste der

Druckwarteschlangen aus dem Laufzeitsystem konnte nicht abgerufen werden (Fehler: Auflösen von

Remote-Name nicht möglich)" angezeigt wird, gehen Sie folgendermaßen vor:

○

Wählen Sie im Druck-Manager das System aus, wählen Sie im Menü unter

Laufzeitsystem

die Option

Bearbeiten

, und prüfen Sie, ob die Angaben unter

Host

korrekt sind. Versuchen Sie noch einmal, die

Verbindung herzustellen.

○

Prüfen Sie im Druck-Manager, ob die Proxy-Einstellungen richtig sind, und versuchen Sie es erneut.

Wenn nach dem Versuch, einen Servicebenutzer einzugeben oder zu ändern die Fehlermeldung

"Benutzerberechtigung zum Ausführen eines Services kann für dieses Konto nicht gewährt werden –

Administratorrechte erforderlich (Fehler: LookupAccountName() fehlgeschlagen (Fehler 1332))" angezeigt wird, wählen Sie aus dem Menü unter

Einstellungen

die Option

Servicebenutzer

aus. Prüfen Sie, ob der

Servicebenutzer und das Kennwort korrekt sind.

Wenn beim Testen der Verbindung zum System die Fehlermeldung "Verbindungstest fehlgeschlagen:

Remote-Server hat einen Fehler zurückgegeben: (401) keine Berechtigung." angezeigt wird, gehen Sie folgendermaßen vor:

○


Laufzeitsystem

die Option

Bearbeiten

, und prüfen Sie, ob die Angaben für den Druckbenutzer und das Kennwort korrekt sind.

○




, und prüfen Sie, ob der Druckbenutzer vorhanden ist und das korrekte Kennwort besitzt.

Wenn die Verbindung hergestellt ist, jedoch einige oder alle Druckwarteschlangen nicht in der Liste enthalten sind, gehen Sie folgendermaßen vor:



P U B L I C

•


275

●

●

●

●

○

Wählen Sie im Druck-Manager im Dropdown-Menü die Option

Alle anzeigen

oberhalb von


. Bei Auswahl von

Zugeordnete zeigen

werden Druckwarteschlangen, die noch keinem Drucker zugeordnet wurden, nicht angezeigt.

○




, und prüfen Sie, ob die fehlenden Druckwarteschlangen demselben Druckbenutzer zugeordnet sind, den Sie zum Herstellen der Verbindung zum Druck-

Manager verwenden.

Wenn Sie beim Zuordnen eines Druckers zu einer Druckwarteschlange nicht den gewünschten Drucker finden, gehen Sie folgendermaßen vor:

○

Prüfen Sie, ob der Drucker als Windows-Drucker vorhanden ist.

○


Einstellungen

die Option

Servicebenutzer

aus, und prüfen

Sie, ob der aktuelle Benutzer für den Zugriff auf den Drucker berechtigt ist.


Erfolgreich

gesetzt ist (z.B. in der Ausgabehistorie oder in der Sicht



Manager angibt, dass das Dokument verfügbar ist, prüfen Sie, ob der Druckwarteschlange im Druck-Manager ein Drucker zugeordnet wurde.


Erfolgreich

gesetzt wurde (z.B. in der Ausgabehistorie oder in der Sicht



Manager angibt, dass das Dokument gedruckt wurde, gehen Sie folgendermaßen vor:

○

Prüfen Sie, ob das Dokument in der Windows-Druckwarteschlange hängt. Wenn dies der Fall sein sollte, starten Sie den Druckauftrag in der Windows-Warteschlange neu.

Wenn ein Dokument aus der SAP-Cloud-Lösung an eine Windows-Druckwarteschlange gesendet wird, dient der UUID des Dokuments als Dateiname. Um einzelne Dokumente in einer Windows-

Druckwarteschlange zu identifizieren, können Sie die Anzeige des UUID in der Detailerfassung für

Druckwarteschlangen aktivieren. Navigieren Sie hierfür zu

Anwendungs- und

Benutzerverwaltung Ein- und Ausgabeverwaltung Druckwarteschlangen

, und bearbeiten Sie die Druckwarteschlange. Auf den Registerkarten

Dokumente in Warteschlange

und

Verarbeitete

Dokumente

können Sie die in der Tabelle ausgeblendete Spalte

UUID

anzeigen, indem Sie unter

Personalisieren

die Option

Diese Sicht

auswählen.

○

Wenn Sie das Drucken aus der Windows-Warteschlange nicht wieder starten können, haben Sie die

Möglichkeit, die Funktion zum erneuten Ausgeben in der Ausgabehistorie des Dokuments zu verwenden oder die Ausgabe des Dokuments noch einmal direkt in dem entsprechenden Dokument in der SAP-

Cloud-Lösung zu starten.

Ein Dokument (z.B. eine Testdruckseite) wurde zwar gedruckt, Teile des Texts sind jedoch nicht lesbar oder wurden nicht gedruckt. Wenn Ihr Drucker die Schriftart für eine bestimmte Sprache (z.B. Chinesisch) in einem

Dokument nicht unterstützt, kann der Inhalt oder können Teile des Inhalts möglicherweise nicht korrekt gedruckt werden. Installieren Sie die fehlende Schriftart auf Ihrem Drucker.

11.7.2.8 Anpassung von Formularvorlagen

Übersicht

Administratoren können den Inhalt und das Layout von Druckformularen anpassen und interaktive Formulare mithilfe der integrierten Version des Adobe® LiveCycle® Designers bearbeiten. Administratoren können folgende

Aufgaben durchführen:

276


•

P U B L I C



●

●

●

●

Kopie einer Formularvorlage anlegen, indem sie eine vorhandene Vorlage kopieren und anschließend den

Inhalt und das Layout der Vorlage anpassen

Neue länderspezifische Variante einer Formularvorlage anlegen, indem sie die vorhandene Vorlage als

Variante kopieren, ein Land festlegen und die Formularvorlage anschließend für das neue Land anpassen

Neue sprachenspezifische Variante einer Formularvorlage anlegen, indem sie eine vorhandene Vorlage kopieren, eine Sprache festlegen und die Formularvorlage anschließend manuell in die neue Sprache

übersetzen

Formularvorlage oder Vorlagenvariante bearbeiten

Es wird empfohlen, von SAP oder einem Partner bereitgestellte Formularvorlagen zu bearbeiten, statt neue

Vorlagen anzulegen. Dies bedeutet, dass Sie keine Anpassungen für die Ausgabeeinstellungen vornehmen müssen und zudem alle Versionen der Vorlage verwalten können. Beachten Sie, dass benutzerdefinierte

Formularvorlagenversionen nicht von Upgrades durch SAP oder einen Partner überschrieben werden.

Auch das Kopieren oder Bearbeiten von Druckformularen mit wichtigen rechtlichen Inhalten ist nicht möglich.

Funktionsumfang

Zum Bearbeiten einer Formularvorlage mit dem Adobe LiveCycle Designer müssen Sie die Frontend-Komponenten


und

Add-In für Adobe LiveCycle Designer

auf Ihrem Computer installiert haben. Sie können diese Komponenten im Work Center


unter


in der Sicht

Download-Center

installieren.

Weitere Informationen zum Bearbeiten von Formularvorlagen finden Sie unter Formularvorlage mit Adobe LiveCycle

Designer bearbeiten [Seite 222] .

Änderungen sollten jedoch nur von Benutzern vorgenommen werden, die bereits Erfahrung im Umgang mit dem Adobe LiveCycle Designer haben.

Beachten Sie, dass in der integrierten Version von Adobe LiveCycle Designer nicht alle Funktionen aktiviert sind. Beispielsweise werden Formularführungen, Fragmente und PDF-Hintergrundbilder nicht unterstützt.

In der nachstehenden Tabelle wird aufgelistet, welche Möglichkeiten Ihnen der Adobe LiveCycle Designer zur

Verfügung stellt.

Funktion

Ändern der Position von Titel, Logo und Feldern

Ändern der Ausrichtung von Titel und Logo

Kommentare



Ändern des Titels und der Vorlagentextelemente

Ändern der Senderadresse, -nummer und des Inhalts von

Fußzeilen

Ändern der Schriftart und -größe

Ändern der Linienart und Hinzufügen von Rahmen

Anpassen der Sichtbarkeit von Feldern und Ändern von

Feldbezeichnern und Feldreihenfolge

Anpassen der Sichtbarkeit von Spalten und Ändern der

Spaltenreihenfolge und der Spaltenkopfzeilen





P U B L I C

•


277

Funktion

Hinzufügen von Standardfeldern – verfügbar in der


Hinzufügen neuer Felder – nicht verfügbar in der


Kommentare

Sie können kundenspezifische Felder hinzufügen. Für andere

Felder benötigen Sie Unterstützung durch das SAP Cloud

Service Center. Weitere Informationen finden Sie unter

Administratoranpassung – Quick Guide.

Hinzufügen von Platzhaltern zu Freitextblöcken

Hinzufügen neuer Texte, Überschriften usw.

Anzeigen und Ausblenden von Seitenzahlen,

Ordnermarkierungen usw.

Vorschau mit Beispieldaten Dies ist durch manuelles Herunterladen von Beispieldaten aus dem System und Referenzieren der Daten im Adobe

LiveCycle Designer möglich.

Falls Sie komplexe Änderungen in einem Druckformular vornehmen müssen, können Sie sich auch an das

SAP Cloud Service Center wenden. Dort erhalten Sie Unterstützung zum komplexen Scripting wie dem dynamischen Anzeigen oder Ausblenden von Feldern, dem Sortieren von Tabellenzeilen, dem Hinzufügen neuer oder kundenspezifischer Felder zu einem Formular oder dem Anlegen ganz neuer Formulare. Weitere

Informationen finden Sie im Business Center .

11.7.2.9 Installation und Einstellungen (für robuste Geräte)

Mit dieser SAP-Business-ByDesign-Anwendung für die mobile Ausführung können Sie Aufgaben im Lager mithilfe eines robusten mobilen Datenerfassungsgeräts ausführen und rückmelden sowie Umlagerungen durchführen,

Nachschub bei der Produktion anfordern und Materialien aus der Produktion rücklagern. Das Scannen von

Strichcodes ersetzt in der Regel die manuelle Dateneingabe, es ist jedoch beides möglich – zu scannen sowie Daten in die mobile Anwendung einzugeben. Das Strichcode-Lesegerät kann direkt mit dem Netzwerk verbunden werden.

Es ist keine zusätzliche Middleware erforderlich. Alle durch die mobile Anwendung vorgenommenen Änderungen werden automatisch über das Internet in das System übernommen – in Echtzeit.

Befolgen Sie die unten aufgeführten Installations- und Einstellungsanweisungen, damit die Anwendung auf Ihrem

Gerät ordnungsgemäß funktioniert.

●

Ein Großteil der Anwendungsfunktionen ist von den Einstellungen abhängig, die ein Administrator im SAP-

Business-ByDesign-System festlegt. Diese Einstellungen können mit der mobilen Anwendung nicht geändert werden.

●

Bevor Sie sich mithilfe Ihres mobilen Geräts anmelden, müssen Sie das SAP-Business-ByDesign-System mindestens einmal an einem Desktop-Computer aufrufen, um Ihr Initialkennwort zu ändern. Um anschließend das SAP-Business-ByDesign-System auf Ihrem mobilen Gerät aufzurufen, müssen Sie die URL des Systems kennen und über einen gültigen Benutzernamen und ein gültiges Kennwort für das System verfügen. Beachten Sie, dass Sie sich an einem Desktop-Computer am System anmelden müssen, um das

Systemkennwort zu ändern, wenn es abläuft.

278


•

P U B L I C



Informationen für Administratoren

Einstellungen in der betriebswirtschaftlichen Konfiguration

Voraussetzungen zur Verwendung der mobilen Ausführung

Bei der Festlegung des Lösungsumfangs haben Sie

Lageraufgaben und -automatisierung

ausgewählt und die

Funktionen

Mobile Endgeräte

und

Automatische Identifizierung (Auto-ID)

aktiviert.

Betriebswirtschaftliche Konfiguration für mobile Ausführung

Die mobile SCM-Lösung basiert auf dem Scannen von GS1-128-Strichcodes (früher EAN-128-Strichcodes). Darüber hinaus können folgende ByDesign-Etikettentypen gescannt werden: gemischter Inhalt, serialisiert, einheitlicher

Inhalt und unbestimmter Inhalt. Verkettete Strichcodes werden unterstützt. Während der Festlegung des

Lösungsumfangs und im Fine-Tuning müssen Sie die Verwendung eines mobilen Scangeräts aktivieren, den zu verwendenden Gerätetyp und Strichcodetyp festlegen (bearbeiten Sie die Tabelle, um andere zu verwendende

Strichcodetypen zu aktivieren) sowie optional die automatisierte Bildnavigation der Anwendung aktivieren. Bei

Bedarf können Sie auch die Funktionstasten auf Ihrem mobilen Gerät einstellen.

Das System entschlüsselt Strichcodedaten anhand der folgenden Identifikatoren:

94

95

97

98

30

402

91

93

Identifikator

01

10

21

Beschreibung

Global Trade Item Number (GTIN)

Identifizierter Bestand (Ident. Bestand)

Seriennummer

Menge – Standardmengeneinheit ist "Stück"

Referenzbeleg (z.B. ein Lieferschein oder ein Kundenauftrag)

Produktnummer

Lagerbereich

Logistikeinheit (LE)

Mengeneinheit (ME)

Etikettennummer

Produktspezifikation

Die Aufgaben

Strichcode UCC/EAN 128

und

Mobiler Systemzugriff und Gerätetypen

finden Sie in der Sicht

Betriebswirtschaftliche Konfiguration Implementierungsprojekte



. Wählen Sie die Phase "Fine-Tuning" und anschließend die entsprechende

Aufgabe in der Aufgabenliste.

Einstellungen in der Benutzer- und Zugriffsverwaltung

Im Work Center


müssen Sie das Work Center

Mobile Ausführung

allen

Benutzern, die die mobile Lageranwendung verwenden sollen, sowie allen Work-Center-Sichten, die auf dem mobilen

Datenerfassungsgerät verfügbar gemacht werden sollen, zuordnen. Benutzer, für die die Zuordnung des Work

Centers


nicht vorgenommen wurde, können sich nicht anmelden. Vergewissern Sie sich außerdem, dass für jede Sicht des Work Centers


, die Sie einem Benutzer zugeordnet haben, auch die entsprechende Desktop-Sicht des Work Centers

Ausführung

zugeordnet ist.

Die mobile Lageranwendung führt Wareneingangs- und Warenausgangsaufgaben auf Grundlage der

Stammdateneinstellungen für Prozessmodelle aus (einstufige oder zweistufige Ausführung). Das Anfordern von



P U B L I C

•


279

Nachschub und Rücklagerung hängt von den Stammdateneinstellungen in der Sicht

Lokationen

(Nachschub- und

Rücklagerungsregeln) im Work Center

Stammdaten Supply Chain Design

ab. Für eine systemgestützte Ausführung von Aufgaben müssen Aufgabenordner vorhanden sein.

Zusätzliche Informationen

Für die Verwendung der SAP-Business-ByDesign-Etikettierungsfunktion müssen keine Voraussetzungen erfüllt werden. Die in SAP Business ByDesign angelegten Etiketten verfügen jedoch über eine eindeutige Nummer, die zur

Suche nach einer bestimmten Aufgabe verwendet werden kann. Wenn eine andere Etikettenquelle verwendet wird, können die Daten gelesen und zu Informationszwecken verwendet werden, die Daten werden jedoch nicht in den

Prozess integriert.

Als Administrator können Sie einer mobilen Sicht ein vorhandenes kundenspezifisches Feld hinzufügen. Weitere

Informationen finden Sie im folgenden Dokument: "Kundenspezifisches Feld einer mobilen Sicht hinzufügen".

Installationsanweisungen

Installieren und Starten der Anwendung

Gerätevoraussetzungen

●

Integriertes Strichcode-Lesegerät

●

Unterstützte Geräte: a.

Microsoft® Windows® Mobile 6.1

●

Intermec® CK3 und CN3

●

Motorola® MC9090, MC55 und MC70 Enterprise Digital Assistant b.

Microsoft® Windows® Mobile 6.5

●

Motorola®MC9190G

●

Geräte müssen über eine vollständige alphanumerische Tastatur verfügen.

Zur effizienten Verwendung der Lösung werden Funktionstasten (F1 bis F12) dringend empfohlen

Download- und Installationsanweisungen

Wenn Ihr Gerät die oben genannten Anforderungen erfüllt, können Sie die Anwendung herunterladen und installieren.

Sie müssen Administrator sein, um die Anwendung unter

Startseite Self-Services Self-Services-Übersicht

herunterladen zu können. Wählen Sie unter

Mein Computer

die Option


, und laden

Sie die für Ihren Gerätetyp passende Anwendung herunter.

Wenn bereits eine ältere Version der Anwendung auf Ihrem mobilen Gerät installiert ist, müssen Sie diese zunächst deinstallieren (entfernen Sie das Programm von Ihrem Gerät).

Installieren Sie die SAP-Business-ByDesign-Lageranwendung (heruntergeladene CAB-Datei). In Abhängigkeit von der Konfiguration Ihres drahtlosen Netzwerks ist es möglicherweise erforderlich, über einen Proxy-Server auf SAP

Business ByDesign zuzugreifen. Erfragen Sie bei Ihrem Systemadministrator, ob ein Proxy-Server erforderlich ist und wie Sie diesen einrichten.

Starten der Anwendung

Gehen Sie wie folgt vor, nachdem Sie die Anwendung zum ersten Mal gestartet haben:

1.

Wählen Sie

Optionen

. Sie werden dazu aufgefordert, zur Verifizierung den Text

EXITAPP

einzugeben.

2.

Der Abschnitt

Info

zeigt Ihnen die Version des SAP-Business-ByDesign-Systems, mit dem Sie arbeiten. Hier wird auch ein Link zur Lizenz angezeigt.

3.

Geben Sie die URL zum SAP-Business-ByDesign-System ein.

280


•

P U B L I C



4.

Die Option

Strichcode ausblenden

ist vorausgewählt. Damit können Sie Strichcodes scannen. Entfernen Sie das Kennzeichen, wenn Sie Strichcodes neben dem Scannen auch manuell eingeben möchten.

5.

Wenn Sie beim Schließen der Anwendung oder bei der Auswahl von

Optionen

nicht jedes Mal

EXITAPP eingeben möchten, setzen Sie das Kennzeichen

ExitApp deaktivieren

. Es ist standardmäßig gesetzt.

6.

Die Option

Protokollierung aktivieren

ist standardmäßig nicht gesetzt. Weitere Details zu dieser Funktion finden Sie weiter unten im Abschnitt "Protokollierung aktivieren".

7.

Rufen Sie wieder das Anmeldebild auf, um Ihren Benutzernamen und Ihr Kennwort für das SAP-Business-

ByDesign-System einzugeben, und wählen Sie

Anmelden

.

Protokollierung aktivieren

Falls Sie die Option


im Bild

Optionen

ausgewählt haben: Jedes Mal, wenn Sie einen Vorgang ausführen, legt das System ein Protokoll dieser Aktion als TXT-Datei an, die im Speicher des Geräts gespeichert wird.

Um auf Ihrem Gerät auf diese Protokolle zuzugreifen, wählen Sie

Start

> Programme > Datei-Explorer > Mein Gerät

> Anwendungsdaten > data.ByD2Go > Protokolle.

Um von Ihrem Desktop aus auf diese Protokolle zuzugreifen, schließen Sie das Gerät an den Computer an. Gehen

Sie zum Gerätespeicher > Anwendungsdaten > data.ByD2Go > Protokolle.

SAP empfiehlt, die Protokollierung vor der Verwendung der Anwendung zu deaktivieren.

Im Falle einer Fehleranalyse werden Sie jedoch möglicherweise gebeten, diese Option zu aktivieren, damit die

Vorgänge, welche Probleme verursachen, erkannt werden können.

Protokollstufe

Wenn Sie die Option


auswählen, wird die Auswahlliste

Protokollstufe

aktiviert. Der

Vorschlagswert ist Fehler. Sie können auch aus drei anderen Optionen auswählen. Diese sind Warnung, Info und

Trace. Je nach dem ausgewählten Wert werden unterschiedliche Protokolle gesichert.

Wert

Fehler

Arten von Protokollen

Fehler und schwerwiegende Fehler, die aufgezeichnet wurden.

Warnung Warnungen, Fehler und schwerwiegende Fehler, die aufgezeichnet wurden.

Info Informationen zu Prozessen, Warnungen, Fehlern und schwerwiegenden Fehlern, die aufgezeichnet wurden.

Trace Detaillierte Berichte zu Prozessen, Informationen zu Prozessen, Warnungen, Fehlern und schwerwiegenden

Fehlern, die aufgezeichnet wurden.

Einstellungen der Anwendung

Nachdem Sie die Anwendung gestartet haben, können Sie die Einstellungen anzeigen und ändern. Gehen Sie dazu folgendermaßen vor:

1.

Wählen Sie

Einstellungen

.

2.

Wählen Sie den Gerätetyp aus, der Ihrem Mobilgerät entspricht.

3.

Geben Sie eine für Ihre Arbeit zutreffende Standortnummer ein.

4.

Geben Sie ein für Ihre Arbeit zutreffendes Profil ein.

5.


Stellen Sie sicher, dass Sie diese Einstellungen vor der ersten Verwendung der Anwendung definieren.

Diese Einstellungen sind für eine ordnungsgemäße Ausführung der Aufgabe erforderlich.



P U B L I C

•


281

Wenn Sie nicht über die für diese Einstellungen erforderlichen Informationen verfügen oder Probleme bei der

Anmeldung an der Anwendung auftreten, wenden Sie sich an Ihren Systemadministrator.

Deinstallieren der Anwendung

Um die mobile SAP-Business-ByDesign-Anwendung jederzeit zu deinstallieren, entfernen Sie die Anwendung einfach von Ihrem Gerät, wie Sie es von anderen Anwendungen auf Ihrem robusten Gerät kennen.


Informationen zur SAP-Business-ByDesign-Funktionalität finden Sie in der Dokumentation des Systems, die in der integrierten Lernumgebung des SAP-Business-ByDesign-Systems enthalten ist.

Fehlerbehebung

Anmeldung

Gehen Sie folgendermaßen vor, wenn beim Anmelden Probleme auftreten:

●

Prüfen Sie, ob Sie über eine funktionierende Netzwerkverbindung verfügen (z. B. durch das Öffnen einer

Webbrowser-Anwendung und das Aufrufen von Internetseiten).

●

Prüfen Sie, ob Sie die richtige URL zu Ihrem SAP-Business-ByDesign-System eingegeben haben, und stellen

Sie sicher, dass Sie den Benutzernamen und das Kennwort richtig geschrieben haben. Beachten Sie, dass

Sie von Ihrem mobilen Gerät nicht auf das System zugreifen können, wenn Sie Ihr Kennwort im SAP-Business-

ByDesign-System noch nie geändert haben oder das Kennwort abgelaufen ist. In diesem Fall müssen Sie sich an einem Desktop-Computer am System anmelden und dieses Sicherheitsproblem beheben.

Langsame Serververbindung

Eine langsame Datenverbindung kann dazu führen, dass die App ebenfalls langsam arbeitet oder beim Senden und

Empfangen von Daten hängen zu bleiben scheint. Sie können die vollständige Übertragung der Daten abwarten oder die Verbindung trennen und dann wiederherstellen, wenn Sie über eine bessere Netzwerkverbindung verfügen.

Support

Wenden Sie sich an Ihren Administrator, um bei technischen Fehlern Support zu erhalten.


Informationen zur SAP-Business-ByDesign-Funktionalität finden Sie in der Dokumentation des Systems, die in der integrierten Lernumgebung für Business ByDesign enthalten ist.

___________________________________



282


•

P U B L I C



11.7.2.10 SAP Business ByDesign – Mobile Ausführung (für robuste

Geräte)

Mit dieser SAP-Business-ByDesign-Anwendung für die mobile Ausführung können Sie Aufgaben im Lager mithilfe eines robusten mobilen Datenerfassungsgeräts ausführen und rückmelden sowie Umlagerungen durchführen

(Nachschub oder Rücklagerung anfordern), und zwar für Materialien aus allen Logistikbereichen. Das Scannen von

Strichcodes ersetzt in der Regel die manuelle Dateneingabe, es ist jedoch beides möglich – scannen sowie Daten in die mobile Anwendung eingeben. Das Strichcode-Lesegerät kann direkt mit dem Netzwerk verbunden werden. Es ist keine zusätzliche Middleware erforderlich. Alle durch die mobile Anwendung vorgenommenen Änderungen werden automatisch über das Internet in das System übernommen – in Echtzeit.

Erste Schritte

Suchen und navigieren

Alle Drucktasten in der Anwendung können über die Funktionstasten ausgelöst werden.

Sie können die Anwendung so konfigurieren, dass diese beim Scannen eines Strichcodes automatisch zu einem vorgegebenen Bild navigiert. Beispielsweise können Sie das System so konfigurieren, dass direkt zur Rückmeldung navigiert wird, wenn Sie einen Aufgabennummernstrichcode von einer Kommissionierliste scannen.

Die Anwendung unterstützt eine Platzhaltersuche mit Sternchen (*).

Arbeiten mit dem Profil "Freies Scannen"

Sie können für die Arbeit mit Ihrem mobilen Gerät verschiedene Profile verwenden. Standardmäßig muss das

Scannen in der vom System festgelegten Reihenfolge erfolgen. Wenn Sie sich für das Profil "Freies Scannen" entscheiden, können Sie beim Bearbeiten einer Kommissionierungsaufgabe für den Ausgang Strichcodes in einer beliebigen Reihenfolge scannen. Nur Kommissionierungsaufgaben für den Ausgang können auf diese Weise bearbeitet werden.

Führen Sie zum Aktivieren des Profils "Freies Scannen" die Anwendung


auf Ihrem mobilen Gerät aus, melden Sie sich mit Ihrem Benutzernamen und Ihrem Kennwort am System an, wechseln Sie zum Bild

Einstellungen

, und wählen Sie in der Auswahlliste

Profil

die Option

FREIES SCANNEN

aus. Sichern und schließen Sie, um mit diesem Profil zu arbeiten.

Sobald das Profil "Freies Scannen" aktiviert wurde, können Sie eine Kommissionierungsaufgabe für den Ausgang auswählen und anschließend positionskennzeichnende Strichcodes in beliebiger Reihenfolge scannen, bis das

System eine eindeutige Übereinstimmung in der Kommissionierliste findet. Auf diese Weise können problemlos alle

Positionen und Mengen in einer Kommissionierliste schnell und effizient kommissioniert und rückgemeldet werden.

Wareneingangsaufgabe wählen, interne Lageraufgabe wählen, Warenausgangsaufgabe wählen und offene Aufgaben auswählen

Sie können mithilfe der verfügbaren Suchkriterien manuell nach einer Aufgabe suchen oder unter Verwendung eines

Platzhalters (Sternchen) nach Aufgabennummer suchen und dann manuell zur gewünschten Aufgabe navigieren

(mithilfe der Pfeile auf dem Bildschirm oder der Funktionstasten). Beachten Sie, dass das System in der Sicht

Offene

Aufgaben wählen

nur Aufgaben mit dem Status

Offen

vorschlägt (inklusive der Aufgaben mit unvollständigen

Zielrückmeldungen). Wählen Sie

Aufgabe starten

, um mit der Ausführung der angezeigten Aufgabe zu beginnen.



P U B L I C

•


283

Während der Aufgabenausführung können Aufgabendetails angezeigt, Mengen vollständig oder teilweise rückgemeldet, Abweichungen gemeldet und Aufgaben aufgeteilt werden. Zusätzlich kann auch die Rückmeldung von In-Transit-Mengen storniert werden.

Wenn Sie mehrere Produkt- oder Logistikeinheitenmengen zur Rückmeldung scannen (z.B. in einer

Zieleinlagerungsaufgabe), werden die Mengen beim Einscannen im Feld

Mng

kumuliert.

Das System erzwingt die Verwendung eines Strichcode-Lesegeräts für die Aufgabenausführung, wenn dies beim

Fine-Tuning so festgelegt wird (in der Verifikationsprofilkonfiguration). Einstufige oder zweistufige

Aufgabenausführung wird auf Grundlage Ihrer Stammdateneinstellungen bestimmt, wie im Work Center

Ausführung

zutreffend.

Sicht "Systemgef. nach Ordner"

Sie können Ihre Aufgaben auf Grundlage des Ordners ausführen, zu dem sie gehören. In dieser systemgeführten

Sicht schlägt das System automatisch Aufgaben aus dem von Ihnen gewählten Ordner vor. Beachten Sie, dass bei

Verwendung des zweistufigen Warenausgangsmodells die Rückmeldung einer Kommissionierungsaufgabe automatisch eine Beladeaufgabe im Ordner der Beladeaufgaben anlegt. Um diese Aufgabe auszuführen, müssen

Sie zurück zu diesem Ordner navigieren.

Sicht "Umlagerung"

Sie können eine Umlagerung schnell rückmelden, indem Sie die folgenden Pflichtangaben erfassen: Quelle, Produkt,

Menge und Verantwortlicher.

Sie können eine Umlagerung für Waren vom Typ eingeschränkt, nicht eingeschränkt oder Prüfung rückmelden.

Sicht "Nachschub anfordern"

Sie können Nachschub für einen Lagerbereich oder einen Produktionsauftrag schnell bereitstellen, indem Sie den

Lagerbereich und das Produkt für den Nachschub angeben oder den Produktionsauftrag, für den ein Nachschub an

Einsatzprodukten bereitgestellt werden soll. Für einen Lagerbereich (oder ein Produkt) legt das System eine

Nachschubaufgabe an, wenn laut der für den Lagerbereich in der Sicht

Lokationen

im Work Center

Stammdaten

Supply Chain Design

angegebenen Nachschubregel Bedarf an Nachschub besteht. Für einen Produktionsauftrag legt das System eine Nachschubaufgabe für jedes Einsatzprodukt des Auftrags an (unter der Voraussetzung, dass dieser nicht als Produktionsversorgung gekennzeichnet ist und für den Ziellagerbereich keine Nachschubregel vorhanden ist).

Sicht "Rücklagerung anfordern"

Sie können eine Rücklagerungsanforderung schnell anlegen, indem Sie den zutreffenden Lagerbereich und die zutreffenden Produktinformationen angeben. Das System legt eine Rücklagerungsaufgabe an, wenn laut der für den

Lagerbereich in der Sicht

Lokationen

im Work Center

Stammdaten Supply Chain Design

angegebenen

Standardrücklagerungsregel Bedarf an einer Rücklagerung besteht.

Sicht "Zähllagerbereich"

In der Sicht

Zähllagerbereich

können Sie eine Zählung in dem Lagerbereich durchführen, der in dem Inventurbeleg angegeben ist. Scannen Sie den Lagerbereich, scannen Sie dann nach den Produkten und gegebenenfalls auch nach

Bestandstrennern.

Wenn das Produkt eingeschränkt verwendbar ist, setzen Sie das Kennzeichen

Eingeschränkt

. Andernfalls wird das Produkt als separate Position gezählt.

Ähnlich verhält es sich, wenn das Produkt zu Prüfbestand gehört. Dann wählen Sie das Kennzeichen

Prüfung

.

284


•

P U B L I C



Wählen Sie

Position buchen

, um die gescannten Daten zu erfassen. Die Daten können Sie anzeigen, indem Sie

Positionen anzeigen

wählen. Wenn Sie die Zählung der Produkte abgeschlossen haben, wählen Sie

Inventur abschließen

.

Wenn Sie

Inventur abschließen

wählen und bestimmte Positionen des Inventurbelegs nicht im Lagerbereich vorhanden sind, werden Sie aufgefordert, zu bestätigen, dass die Zählung für diese Positionen gleich null ist. Wählen

Sie hierfür

Null für alle rückmelden

.

Sie können Aufgaben mithilfe der Funktionstasten durchführen. Beispielsweise können Sie mit der F4-

Taste Positionen buchen.

Wenn die Inventuraufgabe mehrere Lagerbereiche betrifft, ist die Aufgabe nicht abgeschlossen und muss im System manuell abgeschlossen werden.

Logistikeinheiten können über das mobile Gerät nicht gezählt werden.

___________________________________





P U B L I C

•


285

12 Sicht Berichte

12.1 Vergleich angelegter und gelöster Vorfälle – Letzte 12 Monate

Übersicht

Dieser Bericht informiert über die Anzahl der in den letzten 12 Monaten gemeldeten Vorfälle, und es wird ersichtlich, wie viele der gemeldeten Vorfälle gelöst wurden.

Anwendungsexperten können über die Sicht

Berichte

der folgenden Work Center auf diesen Bericht zugreifen:

●

Startseite

●


Sichten

Die folgenden Sichten stehen für den Bericht zur Verfügung:

●

●

Nach Monat und Anwendungsbereich

Zeigt die Anzahl gemeldeter und gelöster Vorfälle. Diese Analyse wird nach Jahr/Monat des Anlegens/

Abschlusses und nach Anwendungsbereich aufgeschlüsselt. Die Sicht enthält zudem die Gesamtzahl Vorfälle aus allen Anwendungsbereichen, die in den einzelnen Monaten gemeldet und gelöst wurden.

Nach Monat und Priorität

Zeigt die Anzahl gemeldeter und gelöster Vorfälle. Diese Analyse wird nach Jahr/Monat des Anlegens/

Abschlusses und nach Priorität aufgeschlüsselt. Die Sicht enthält zudem die Gesamtzahl Vorfälle aller

Prioritäten, die in den einzelnen Monaten gemeldet und gelöst wurden.

Funktionsumfang

Ausführen des Berichts

Bevor Sie den Bericht ausführen, können Sie Variablen auswählen, um die Daten festzulegen, die angezeigt werden sollen. Sie müssen für alle obligatorischen Variablen einen Wert wählen. Obligatorische Variablen sind im System mit einem Sternchen gekennzeichnet (*).

Für die folgende Variable sind zusätzliche Informationen verfügbar:

●

Letzte 12 Monate bis heute

Gibt den Zeitraum an, für den Daten angezeigt werden sollen. Diese Variable ist standardmäßig auf

Letzte 12

Monate bis heute

festgelegt. Sie können in der Dropdown-Liste einen vordefinierten Zeitraum wählen oder einen eigenen Zeitraum definieren, indem Sie ein Start- und Enddatum eingeben.

Analysieren des Berichts

Um die Daten in diesem Bericht weiter zu analysieren, können Sie Merkmale in Zeilen und Spalten ziehen.

Über diesen Bericht können Sie zu einem bestimmten Vorfall navigieren, indem Sie das Merkmal

Vorfallsnummer

auf Zeilen ziehen, eine Vorfallsnummer wählen und

Vorfall anzeigen

wählen.


Sicht "Berichte"

286


•

P U B L I C


Sicht Berichte

Übersicht über die Berichte in "Anwendungs- und Benutzerverwaltung"

Übersicht über die Datenquellen in "Anwendungs- und Benutzerverwaltung"

12.2 Vergleich angelegter und gelöster Vorfälle - Letzte 3 Monate

Übersicht

Dieser Bericht informiert über die Anzahl der in den letzten 3 Monaten gemeldeten Vorfälle, und es wird ersichtlich, wie viele der gemeldeten Vorfälle gelöst wurden.


Berichte


●

Startseite

●


Sichten


●

Nach Woche und Anwendungsbereich

Zeigt die Anzahl gemeldeter und gelöster Vorfälle. Diese Analyse wird nach Jahr/Woche des Anlegens/

Abschlusses und nach Anwendungsbereich aufgeschlüsselt. Die Sicht enthält zudem die Gesamtzahl Vorfälle aus allen Anwendungsbereichen, die in den einzelnen Wochen gemeldet und gelöst wurden.

●

Nach Woche und Priorität

Zeigt die Anzahl gemeldeter und gelöster Vorfälle. Diese Analyse wird nach Jahr/Woche des Anlegens/

Abschlusses und nach Priorität aufgeschlüsselt. Die Sicht enthält zudem die Gesamtzahl Vorfälle aller

Prioritäten, die in den einzelnen Wochen gemeldet und gelöst wurden.

Funktionsumfang




●



Letzte 3

Monate bis heute





Vorfallsnummer


Vorfall anzeigen

wählen.


Sicht "Berichte"



Sicht Berichte

P U B L I C

•


287


12.3 Vorfallhistorie – Letzte 12 Monate

Übersicht

Dieser Bericht zeigt die Anzahl der in den letzten 12 Monaten gelösten Vorfälle und die Zeit, die die Anforderer und

Dienstleister dafür aufgewendet haben.

Die Verarbeitungszeiten wie maximale Bearbeitungszeit und Reaktionszeit sind nur für Kundenservice-

Szenarios und nicht für Vorfälle, bei denen der SAP-Support involviert ist, relevant.


Berichte


●

Startseite

●


Sichten


●

●

Nach Monat und Anwendungsbereich

Zeigt die Anzahl gelöster Vorfälle nach Abschlussjahr/-monat und Anwendungsbereich sowie die durchschnittliche Reaktionszeit, die durchschnittliche Verarbeitungszeit beim Dienstleister und Anforderer sowie die Anzahl der Vorfälle, für die die Reaktionszeit und die maximale Bearbeitungszeit überschritten wurden.

Nach Monat und Priorität

Zeigt die Anzahl gelöster Vorfälle nach Abschlussjahr/-monat und Priorität sowie die durchschnittliche

Reaktionszeit, die durchschnittliche Verarbeitungszeit beim Dienstleister und Anforderer sowie die Anzahl der Vorfälle, für die die Reaktionszeit und die maximale Bearbeitungszeit überschritten wurden.

Funktionsumfang




●



Letzte 12

Monate bis heute





Vorfallsnummer


Vorfall anzeigen

wählen.

288


•

P U B L I C


Sicht Berichte


Sicht "Berichte"



12.4 Vorfallhistorie – Letzte 3 Monate

Übersicht

Dieser Bericht zeigt die Anzahl der in den letzten 3 Monaten gelösten Vorfälle und die Zeit, die die Anforderer und

Dienstleister dafür aufgewendet haben.




Berichte


●

Startseite

●


Sichten


●

●

Nach Woche und Anwendungsbereich

Zeigt die Anzahl gelöster Vorfälle nach Abschlussjahr/-woche und Anwendungsbereich sowie die durchschnittliche Reaktionszeit, die durchschnittliche Verarbeitungszeit beim Dienstleister und Anforderder sowie die Anzahl der Vorfälle, für die die Reaktionszeit und die maximale Bearbeitungszeit überschritten wurden.

Nach Woche und Priorität

Zeigt die Anzahl gelöster Vorfälle nach Abschlussjahr/-woche und Priorität sowie die durchschnittliche

Reaktionszeit, die durchschnittliche Verarbeitungszeit beim Dienstleister und Anforderder sowie die Anzahl der Vorfälle, für die die Reaktionszeit und die maximale Bearbeitungszeit überschritten wurden.

Funktionsumfang




●



Letzte 3

Monate bis heute




Sicht Berichte

P U B L I C

•


289



Vorfallsnummer


Vorfall anzeigen

wählen.


Sicht "Berichte"



12.5 Offene Vorfälle

Übersicht

In diesem Bericht wird angezeigt, wie viele Vorfälle derzeit offen sind und ob deren Reaktionszeit (IRT) und maximale

Bearbeitungszeit (MPT) überschritten wurden.



Offene Vorfälle weisen einen der folgenden Status auf:

●

Neu

●

In Bearbeitung

●

●

●

●

In Bearbeitung – Aktion des Dienstleisters

In Bearbeitung – Aktion des Anforderers

In Bearbeitung – Lösung vorgeschlagen

In Bearbeitung – Wieder aufgenommen


Berichte


●

Startseite

●


Sichten


●

●

●

●

●

●

●

●

Nach Anwendungsbereich

Nach Zuordnung

Nach Zuordnung (Diagramm)

Nach Priorität

Nach Priorität (Diagramm)

Nach Bearbeitungsteam

Nach Bearbeiter

Nach Anforderer

290


•

P U B L I C


Sicht Berichte

Funktionsumfang




Vorfallsnummer


Vorfall anzeigen

wählen.


Sicht "Berichte"



12.6 Berichtsverwendung – Belegdaten

Übersicht

Dieser Bericht zeigt die Historie der Berichtszuordnung zu Work Centern, einschließlich Änderungsdaten,

Zuordnungsdetails sowie Informationen darüber, ob der Zugriff auf die Berichte eingeschränkt ist. Dieser Bericht kann zu Prüfzwecken und zu Compliance-Zwecken verwendet werden.

Die Berichtszuordnungen können von Administratoren geändert werden.

Greifen Sie im jeweiligen Bild auf die

Hilfe

zu, um weitere Informationen zu erhalten.

Beachten Sie, dass Sie über die Work-Center-Sicht

Berichte

des Work Centers

Anwendungs- und


auf diesen Bericht zugreifen können:

Sichten

Die folgenden Sichten sind in diesem Bericht verfügbar:

●

Berichtszuordnungen nach Work Center

●

Work Center nach Berichtzuordnungen

Die Berichtssichten zeigen unterschiedliche vordefinierte Aufrisse der verfügbaren Inhalte.

Funktionsumfang

Ausführen des Berichts

Bevor Sie den Bericht ausführen, können Sie durch die Werteauswahl für die einzelnen Variablen festlegen, welche

Daten angezeigt werden sollen. Für alle obligatorischen Variablen müssen Sie eine Werteauswahl vornehmen. Im

System sind obligatorische Variablen mit einem Sternchen (*) gekennzeichnet.

Für die folgenden ausgewählten Variablen sind zusätzliche Informationen verfügbar:

●

Gesamte Historie anzeigen

Zeigt die gesamte Berichtszuordnungshistorie der Berichte seit dem Anlegen. Diese Variable ist standardmäßig auf

Nein

gesetzt und zeigt die aktuelle Berichtszuordnung.


Sicht Berichte

P U B L I C

•


291

Das Merkmal

Aktion

zeigt daher keine relevanten Aktionen, z. B.

Hinzufügen

.

Wenn Sie

Ja

wählen, wird die gesamte Berichtszuordnung angezeigt, und das Merkmal

Aktion

zeigt die Werte wie nachfolgend beschrieben an.

Analysieren des Berichts

Dieser Bericht zeigt eine Analyse der Berichte nach Änderungsdaten, einschließlich des Änderers des Berichts und der Aktion, die für die Berichtszuordnung vorgenommen wurde.

Für die folgenden Merkmale sind zusätzliche Informationen verfügbar:

●

●

Änderungsdatum - UTC

Zeigt das Datum, an dem ein Bericht geändert wurde. Das Datum ist auf die Zeitzone Coordinated Universal

Time (UTC) festgelegt. Wenn das Datum in Ihrer lokalen Zeitzone angegeben sein soll, müssen Sie es manuell konvertieren.

Änderungszeit - UTC

Zeigt die Uhrzeit, zu der ein Bericht geändert wurde. Die Uhrzeit ist auf die Zeitzone Coordinated Universal

Time (UTC) festgelegt. Wenn die Uhrzeit in Ihrer lokalen Zeitzone angegeben sein soll, müssen Sie sie manuell konvertieren.

●

●

Uneingeschränkter Zugriff

Zeigt an, ob der Bericht zugeordnet wurde. Dabei werden kollidierende Zugriffsrechte nicht berücksichtigt.

Dieses Merkmal hängt von Datum und Uhrzeit der Änderung ab.

Aktion

Zeigt die Aktion an, die für den Bericht ausgeführt wurde, aufgelistet nach dem unter

Geändert von

angegebenen Benutzer. Folgende Aktionen sind möglich:

○

Hinzufügen

Zeigt an, dass die festgelegte Berichtszuordnung hinzugefügt wurde.

○

○

Löschen

Zeigt an, dass die festgelegte Berichtszuordnung gelöscht wurde.

Bearbeiten

Zeigt an, dass die festgelegte Berichtszuordnung bearbeitet wurde.


12.7 Lernfortschritt

Übersicht

Dieser Bericht zeigt den Anteil der abgeschlossenen Wissensinhalte für Mitarbeiter in den Abteilungen an, für die ein Vorgesetzter direkt verantwortlich ist. Damit können Sie bestimmen, ob die Mitarbeiter innerhalb einer bestimmten Abteilung ausreichend für die Ausführung ihrer Arbeiten im System geschult sind. Die Mitarbeiter sollten die zugeordneten Lernmodule abgeschlossen haben, bevor sie mit der operativen Arbeit beginnen.

Gefilterter Inhalt für das Fachmanagement

Je nach Fachmanagement werden für diesen Bericht unterschiedliche Inhalte gefiltert.

●

●

Lernfortschritt – mein Bereich

In "Mein Bereich" wird der allgemeine Zuständigkeitsbereich dargestellt, darunter alle Organisationseinheiten mit allen untergeordneten Einheiten, denen ein Vorgesetzter zugewiesen ist.

Lernfortschritt – Mir direkt unterstellte Mitarbeiter

292


•

P U B L I C


Sicht Berichte

●

"Mir direkt unterstellte Mitarbeiter" enthält direkte Zuständigkeiten, z. B. die Verantwortung für Mitarbeiter und Kostenstellen.

Lernfortschritt – Meine Teams

"Meine Teams" stellen die weitergegebenen Zuständigkeiten dar. Diese Sicht entspricht "Mein Bereich", zusammengefasst für einzelne Teams.

Funktionsumfang

Berichtsinhalt

Die Daten in diesem Bericht werden zunächst im Tabellenformat angezeigt. Dieser Bericht zeigt eine Analyse der

Mitarbeiter pro Abteilung für folgende Punkte:

●

●

Gesamtzahl der Lernmodule

Anzahl bestandener Lernmodule

●

●

●

Anzahl der Lernmodule mit Test

Verhältnis bestandener Lernmodule

Anzahl der zugeordneten und bestandenen Lernmodule




Sicht "Berichte"


12.8 Änderungsprotokoll für Zugriffsrechte

Übersicht

Dieser Bericht zeigt eine Liste aller Benutzer im System und die ihnen zugeordneten Zugriffsrechte. Zudem wird darin aufgeschlüsselt, wann, wie und von wem die Zugriffsrechte geändert wurden. Diese Informationen sind für

Konformitätszwecke relevant, und sie ermöglichen Ihnen die Überwachung des Systems, um Betrugsfälle zu verhindern und um im Betrugsfall nachzuvollziehen, wer Änderungen vorgenommen hat.

Sichten

Die folgende Sicht steht für den Bericht zur Verfügung:

●

Änderungsprotokoll für Zugriffsrechte

Die Berichtssicht zeigt vordefinierte Aufrisse der verfügbaren Inhalte.


Sicht Berichte

P U B L I C

•


293

Funktionsumfang


Bevor Sie den Bericht ausführen, können Sie Variablen auswählen, um die Daten festzulegen, die angezeigt werden sollen.


Dieser Bericht zeigt eine Analyse der geänderten Zugriffsrechte. Er wird nach der Benutzerkennung sortiert (in alphabetischer Reihenfolge) sowie nach den Informationen zur Änderung, einschließlich der alten und neuen

Zugriffsrechte, der Einschränkungen und des Namens desjenigen, der die Änderung vorgenommen hat.

12.9 Alle aktuellen Zugriffsrechte

Übersicht

Dieser Bericht zeigt eine Liste aller Benutzer im System und die ihnen derzeit zugeordneten Zugriffsrechte. Er zeigt zudem die Liste der zugeordneten Benutzerrollen zusammen mit den Work-Center-Sichten. Diese Informationen sind für die Konformität wichtig und ermöglichen Ihnen die Überwachung des Systems, um Betrugsfälle zu verhindern.

Sichten


●

Aktuelle Zugriffsrechte nach Work Center

●

●

Aktuelle Zugriffsrechte nach Benutzer

Rollentyp

●

Work-Center-Sicht oder Benutzerrolle

Die Berichtssichten zeigen verschiedene vordefinierte Aufrisse der verfügbaren Inhalte.

Funktionsumfang




Dieser Bericht zeigt eine Analyse aller Benutzer im System zusammen mit deren aktuellen Zugriffsrechten und

Benutzerrollen an.

294


•

P U B L I C


Sicht Berichte

12.10 Funktionstrennungskonflikte

Übersicht

Dieser Bericht zeigt die Funktionstrennungskonflikte zwischen den Work-Center-Sichten an, die dem Benutzer zugeordnet sind. Diese Informationen sind für die Konformität wichtig und ermöglichen Ihnen die Überwachung des

Systems, um Betrugsfälle zu verhindern.

Sichten

Die Sicht "Funktionstrennungskonflikte" steht für den Bericht zur Verfügung.




Dieser Bericht zeigt eine Analyse der Funktionstrennungskonflikte zwischen den Work-Center-Sichten an, die dem

Benutzer zugeordnet sind.

12.11 Alle aktuellen Benutzer

Übersicht

Dieser Bericht zeigt eine Liste aller Benutzer im System. Diese Informationen sind für die Konformität wichtig und ermöglichen Ihnen die Überwachung des Systems, um Betrugsfälle zu verhindern.

Sichten


●

Alle aktuellen Benutzer

Funktionsumfang




Sicht Berichte

P U B L I C

•


295


Dieser Bericht liefert eine Analyse aller Benutzer, die aktuell im System vorhanden sind, einschließlich

Benutzername, Gültigkeit und Informationen darüber, ob ein Benutzer gesperrt ist oder nicht. Außerdem wird angezeigt, zu welchem Zeitpunkt und von wem die einzelnen Benutzer angelegt wurden.

12.12 Aktivierungs- und Deaktivierungsprotokoll für Benutzer

Übersicht

Dieser Bericht enthält eine Liste aller Benutzer im System und zeigt an, wann diese aktiviert oder deaktiviert wurden.

Diese Informationen sind für die Konformität wichtig und ermöglichen Ihnen die Überwachung des Systems, um

Betrugsfälle zu verhindern.

Sichten


●

Benutzeraktivierungs-/-deaktivierungsprotokoll

Die Berichtssicht zeigt vordefinierte Aufrisse der verfügbaren Inhalte.

Funktionsumfang




Dieser Bericht zeigt eine Analyse der Benutzer und der zugehörigen Aktivierungsänderungen. Die Daten werden nach Benutzerkennung sortiert (in alphabetischer Reihenfolge) und enthalten Informationen darüber, zu welchem

Zeitpunkt und von wem der Benutzer gesperrt oder entsperrt wurde.

12.13 Softwarehistorie

Übersicht

Dieser Bericht liefert Daten zur gesamten Historie Ihres Systems, einschließlich Änderungsdaten,

Produktversionsdaten, Patches und Support Packages. So wird mit einem Blick ersichtlich, welche Änderungen an

Ihrem System in einem bestimmten Zeitraum vorgenommen wurden. Anhand der Berichtsinformationen können

Sie jederzeit die Softwareversion Ihres Systems ermitteln. Dies ist zum Beispiel wichtig, wenn Sie einen Vorfall an

SAP melden und von SAP die Antwort erhalten, dass das Problem ab einer bestimmten Hotfix-Sammlung behoben wird. Die Berichtsinformationen geben Ihnen Aufschluss darüber, wann die Hotfix-Sammlung in Ihr System importiert wurde. Im Fall eines Add-Ons können Sie sehen, ob es in Ihr System oder in Ihre Softwareversion implementiert wurde.


Berichte


296


•

P U B L I C


Sicht Berichte

●

●

Startseite



Bevor Sie den Bericht ausführen, können Sie Variablen auswählen, um die Daten festzulegen, die angezeigt werden sollen. Sie müssen für alle obligatorischen Variablen eine Werteauswahl vornehmen. Obligatorische Variablen sind im System mit einem Sternchen gekennzeichnet (*).

Der Standardwert der Variablen

Vergangenheitsstartdatum

ist genau ein Jahr vor dem aktuellen Datum.


Dieser Bericht listet die Softwareänderungen nach Datum (in absteigender Reihenfolge) auf, die an Ihrem System vorgenommen wurden.

Für diesen Bericht werden die folgenden Daten gefiltert:

●

Geändert am

muss später als das oder gleich dem

Vergangenheitsstartdatum

sein.

Für eine weitergehende Analyse der Daten in diesem Bericht können Sie Merkmale in die Zeilen und Spalten ziehen.


Sicht "Berichte"



12.14 Alle Benutzerrollen

Übersicht

Dieser Bericht enthält eine Liste der

Work Center

und

Work-Center-Sichten

, die einer

Benutzerrollennummer

zugeordnet sind. Der Bericht zeigt außerdem

Zugriffseinschränkung

oder

Einschränkungsregeln

für die Sichten an, die im eingeschränkten Zuordnungsmodus enthalten sind. Diese Informationen sind für Konformitätszwecke relevant und ermöglichen Ihnen die Überwachung der Berechtigungen, die die jeweilige Benutzerrolle den Benutzern gewährt.

Sichten


●

Benutzerrollennummer

●

Work Center

●

Work-Center-Sicht

Die Berichtssichten zeigen verschiedene vordefinierte Aufrisse der verfügbaren Inhalte.


Sicht Berichte

P U B L I C

•


297

Funktionsumfang




Dieser Bericht zeigt eine Analyse aller Benutzerrollen im System zusammen mit dem zugeordneten Work Center, der zugeordneten Sicht und den entsprechenden Einschränkungen und Einschränkungsregeln, sofern vorhanden.

298


•

P U B L I C


Sicht Berichte

13 Anwendungs- und Benutzerverwaltung -

Aufgabenarten

13.1 Benachrichtigung – Vorfall aktualisiert [durch Bearbeiter]

Übersicht

Diese Benachrichtigung legt das System an, um den Anforderer darüber zu informieren, dass der Bearbeiter dem

Vorfall neue Informationen hinzugefügt hat.

Die Standardpriorität dieser Benachrichtigung stimmt mit der des Vorfalls überein, Sie können sie aber bei Bedarf

ändern.

Diese Benachrichtigung besitzt kein Fälligkeitsdatum, läuft aber automatisch an dem Datum ab, das bei der betriebswirtschaftlichen Konfiguration angegeben wurde.

Relevanz

Diese Benachrichtigung wird im Arbeitsvorrat des Anforderers angezeigt, weil der Bearbeiter dem Vorfall neue

Informationen hinzugefügt hat, ohne den Vorfallstatus zu ändern.

Der relevante Benutzer empfängt diese Benachrichtigung im Work Center

Startseite

in der Untersicht

Eingang

der

Sicht

Aufgaben

.

Bearbeitung

Sie können den Vorfall öffnen, indem Sie den Link im Feld

Betreff

wählen und die vorgenommenen Änderungen anzeigen, es sind aber keine Aktionen Ihrerseits erforderlich.

Weitere Informationen finden Sie in der Dokumentation zum Arbeiten mit Vorfällen.

Sie können die Benachrichtigung bestätigen, indem Sie

Aktionen Bestätigen

wählen. Falls Sie dies nicht tun, läuft die Benachrichtigung automatisch an dem Termin ab, der in der betriebswirtschaftlichen Konfiguration angegeben wurde. Die Benachrichtigung wird aus dem Arbeitsvorrat entfernt, wenn der Vorfall abgeschlossen ist oder dieser vom Bearbeiter an den Anforderer zurückgesandt wird.

Konfiguration

Konfigurationseinstellungen werden gewöhnlich von Ihrem Anwendungsexperten vorgenommen.

Kontaktieren Sie Ihren Anwendungsexperten, wenn Sie nicht über die erforderliche Berechtigung verfügen.

Diese Benachrichtigung wird standardmäßig in der Fine-Tuning-Aufgabe

Aufgabensteuerung für


aktiviert. Eine Deaktivierung der Benachrichtigung ist in dieser Aufgabe ebenso wie die Angabe des Ablaufdatums der Benachrichtigung möglich.


Anwendungs- und Benutzerverwaltung - Aufgabenarten

P U B L I C

•


299

Um diese Aufgabe aufzurufen, wählen Sie im Work Center


die Sicht




.


Fine-Tuning




.







Aufgabensteuerung

Aufgabeneingang – Quick Guide

13.2 Benachrichtigung – Vorfall überfällig [für Anforderer]

Übersicht

Diese Benachrichtigung legt das System an, um den Anforderer darüber zu informieren, dass ein Vorfall, bei dem ein Eingreifen seinerseits erforderlich ist, seit 30 Tagen nicht geändert wurde und nach weiteren 60 Tagen automatisch abgeschlossen wird, wenn keine Änderungen vorgenommen werden.


ändern.

Das Fälligkeitsdatum der Benachrichtigung ist 90 Tage nach der letzten Änderung des Vorfalls.

Die Benachrichtigung wird nicht automatisch ungültig. Sie wird jedoch aus dem Arbeitsvorrat entfernt, wenn der

Anforderer eine Änderung am Vorfall vornimmt oder der Vorfall abgeschlossen wird.

Relevanz

Wenn ein Vorfall eine Aktion des Anforderers erfordert, aber seit dreißig Tagen keine Änderungen erfolgt sind, erhält der Anforderer diese Benachrichtigung.

Der relevante Benutzer empfängt diese Benachrichtigung im Work Center

Startseite

in der Untersicht

Eingang

der

Sicht

Aufgaben

.

Bearbeitung

Um auf diese Benachrichtigung zu reagieren, öffnen Sie den Vorfall zur Bearbeitung, indem Sie den Link im Feld

Titel

wählen, und entscheiden Sie sich für eine der folgenden Vorgehensweisen:

●

Wenn der Status des Vorfalls

Aktion des Anforderers

lautet, hat der Bearbeiter den Vorfall mit einer

Frage an Sie zurückgeschickt, und Sie haben folgende Möglichkeiten:

○

Sie können Ihre Antwort hinzufügen und den Vorfall an den Bearbeiter zurückschicken.

●

○

Sie können den Vorfall abbrechen, falls dieser nicht mehr gültig ist.

Wenn der Status des Vorfalls

Lösung vorgeschlagen

lautet, haben Sie folgende Möglichkeiten:

○

Sie können die vorgeschlagene Lösung annehmen und den Vorfall damit abschließen.

○

○

Sie können die vorgeschlagene Lösung ablehnen und den Vorfall an den Bearbeiter zurückschicken.

Sie können den Vorfall abbrechen, falls dieser nicht mehr gültig ist.

300


•

P U B L I C



Weitere Informationen zum Ausführen dieser Aktionen finden Sie in der Dokumentation zum Arbeiten mit Vorfällen.

Nachdem Sie eine dieser Aktionen ausgeführt haben, schließt das System die Benachrichtigung ab und entfernt sie aus Ihrem Arbeitsvorrat.

Wenn Sie den Vorfall an den Bearbeiter zurückschicken, sendet das System die Aufgabe Vorfall prüfen [für

Bearbeiter] an den Bearbeiter, um ihn darüber zu informieren, dass seinerseits Handlungsbedarf besteht.

Wenn Sie sich dafür entscheiden, nicht auf diese Benachrichtigung zu reagieren, schließt das System den Vorfall

90 Tage nach der letzten Änderung am Vorfall ab. Die Benachrichtigung wird ebenfalls abgeschlossen und aus Ihrem

Arbeitsvorrat entfernt.

Konfiguration






aktiviert. Die Benachrichtigung kann in dieser Aufgabe auch deaktiviert werden.



die Sicht




.


Fine-Tuning




.






Die Attribute dieser Benachrichtigung sind vollständig vordefiniert und können nicht konfiguriert werden.


Aufgabensteuerung

Aufgabeneingang – Quick Guide

13.3 Aufgabe – Vorfall prüfen [für alle Anwendungsexperten]

Übersicht

Diese Aufgabe wird vom System angelegt, um alle Anwendungsexperten zu informieren, dass ein neuer Vorfall gemeldet wurde und einem Bearbeiter zugewiesen werden muss.

Die Standardpriorität dieser Aufgabe stimmt mit der des Vorfalls überein. Sie können sie bei Bedarf jedoch ändern.

Diese Aufgabe weist kein Fälligkeitsdatum auf und läuft nicht automatisch ab, sie wird jedoch aus dem Arbeitsvorrat entfernt, wenn dem Vorfall ein Bearbeiter zugewiesen wurde oder der Vorfall vom Anforderer storniert wird.



P U B L I C

•


301

Relevanz

Diese Aufgabe wird im Arbeitsvorrat aller Anwendungsexperten angezeigt, wenn ein neuer Vorfall gemeldet wurde, da dieser von jedem Anwendungsexperten zur Bearbeitung übernommen oder einem anderen

Anwendungsexperten als Bearbeiter zugewiesen werden kann.

Die relevanten Benutzer empfangen diese Aufgabe in der Sicht

Aufgaben

des Work Centers

Anwendungs- und


.

Bearbeitung

Um auf diese Aufgabe zu reagieren, öffnen Sie den Vorfall zur Bearbeitung, indem Sie den Link im Feld

Titel

wählen.

Entscheiden Sie sich für eine der folgenden Vorgehensweisen:

●

●

Übernehmen Sie den Vorfall zur Bearbeitung.

Ordnen Sie einen anderen Anwendungsexperten als Bearbeiter des Vorfalls zu.

Weitere Informationen zum Ausführen dieser Aktionen finden Sie unter Vorfälle (Anwendungs- und

Benutzerverwaltung) – Quick Guide [Seite 10]

.

Sobald Sie eine dieser Aktionen ausgeführt haben, schließt das System die Aufgabe ab und entfernt sie aus Ihrem

Arbeitsvorrat und aus den Arbeitsvorräten aller anderen Anwendungsexperten.

Das System sendet die Aufgabe Vorfall prüfen [für Bearbeiter] an den Bearbeiter, um ihn darüber zu informieren, dass seinerseits Handlungsbedarf besteht.

Konfiguration

Die Attribute dieser Aufgabe sind vollständig vordefiniert und können nicht konfiguriert werden.


Aufgabensteuerung

Aufgaben (Anwendungs- und Benutzerverwaltung) – Quick Guide [Seite 8]

13.4 Benachrichtigung - Vorfall [durch Anforderer oder Dienstleister] aktualisiert

Übersicht

Diese Benachrichtigung legt das System an, um den Bearbeiter darüber zu informieren, dass der Anforderer dem

Vorfall neue Informationen hinzugefügt hat.


ändern.

Diese Benachrichtigung besitzt kein Fälligkeitsdatum, läuft aber automatisch an dem Datum ab, das bei der betriebswirtschaftlichen Konfiguration angegeben wurde.

302


•

P U B L I C



Relevanz

Diese Benachrichtigung wird im Arbeitsvorrat des Bearbeiters eines Vorfalls angezeigt, wenn der Anforderer dem

Vorfall neue Informationen hinzugefügt hat, ohne den Vorfallstatus zu ändern.

Der relevante Benutzer empfängt diese Benachrichtigung in der Sicht

Aufgaben

des Work Centers


.

Bearbeitung

Sie können den Vorfall öffnen, indem Sie den Link im Feld

Betreff

wählen und die vorgenommenen Änderungen anzeigen, es sind aber keine Aktionen Ihrerseits erforderlich.


Vorfälle (Anwendungs- und Benutzerverwaltung) – Quick Guide

[Seite 10] .

Sie können die Benachrichtigung bestätigen, indem Sie

Aktionen Bestätigen

wählen. Falls Sie dies nicht tun, läuft die Benachrichtigung automatisch an dem Termin ab, der in der betriebswirtschaftlichen Konfiguration angegeben wurde. Die Benachrichtigung wird aus dem Arbeitsvorrat entfernt, wenn der Vorfall abgeschlossen ist.

Konfiguration




aktiviert. Eine Deaktivierung der Benachrichtigung ist in dieser Aufgabe ebenso wie die Angabe des Ablaufdatums der Benachrichtigung möglich.



die Sicht




.


Fine-Tuning




.







Aufgabensteuerung


13.5 Benachrichtigung - Vorfall überfällig [für Bearbeiter]

Übersicht

Diese Benachrichtigung legt das System an, um den Bearbeiter darüber zu informieren, dass ein Vorfall, für den

Handlungsbedarf seitens des Bearbeiters besteht, seit 30 Tagen nicht geändert wurde und nach weiteren 60 Tagen automatisch abgeschlossen wird, wenn keine Änderungen vorgenommen werden.



P U B L I C

•


303


ändern.

Das Fälligkeitsdatum der Benachrichtigung ist 90 Tage nach der letzten Änderung des Vorfalls.

Die Benachrichtigung wird nicht automatisch ungültig. Sie wird jedoch aus dem Arbeitsvorrat entfernt, wenn der

Bearbeiter eine Änderung am Vorfall vornimmt oder der Vorfall abgeschlossen ist.

Relevanz

Wenn ein Vorfall eine Aktion des Bearbeiters erfordert, die letzten Änderungen jedoch bereits 30 Tage zurückliegen, erhält der Bearbeiter diese Benachrichtigung.

Der relevante Benutzer empfängt diese Benachrichtigung in der Sicht

Aufgaben

des Work Centers


.

Bearbeitung

Um auf diese Benachrichtigung zu reagieren, öffnen Sie den Vorfall zur Bearbeitung, indem Sie den Link im Feld

Titel

wählen, und entscheiden Sie sich für eine der folgenden Vorgehensweisen:

●

●

●

Schlagen Sie dem Anforderer eine Lösung vor.

Stellen Sie dem Anforderer eine Frage, oder beantworten Sie eine Frage des Anforderers.

Stellen Sie dem Dienstleister eine Frage, oder beantworten Sie eine Frage des Dienstleisters.

Weitere Informationen zum Ausführen dieser Aktionen finden Sie unter Vorfälle (Anwendungs- und

Benutzerverwaltung) – Quick Guide [Seite 10]

.

Nachdem Sie eine dieser Aktionen ausgeführt haben, schließt das System die Benachrichtigung ab und entfernt sie aus Ihrem Arbeitsvorrat.

Wenn Sie den Vorfall an den Anforderer zurückschicken, sendet das System die Aufgabe Vorfall prüfen [für

Anforderer] an den Anforderer, um ihn darüber zu informieren, dass seinerseits Handlungsbedarf besteht.

Wenn Sie sich dafür entscheiden, nicht auf diese Benachrichtigung zu reagieren, schließt das System den Vorfall

90 Tage nach der letzten Änderung am Vorfall ab. Die Benachrichtigung wird ebenfalls abgeschlossen und aus Ihrem

Arbeitsvorrat entfernt.

Konfiguration




aktiviert. Die Benachrichtigung kann in dieser Aufgabe auch deaktiviert werden.



die Sicht




.


Fine-Tuning




.






Die Attribute dieser Benachrichtigung sind vollständig vordefiniert und können nicht konfiguriert werden.

304


•

P U B L I C




Aufgabensteuerung


13.6 Aufgabe – Benutzer und Zugriffsdaten angeben

Übersicht

Das System legt diese Aufgabe an, wenn ein Benutzer angelegt wird. Ein Benutzer wird automatisch angelegt, nachdem der Personalsachbearbeiter die Mitarbeiterdetails im System erfasst hat oder wenn ein Benutzer für einen

Geschäftspartner angelegt wird.

Diese Aufgabenart hat standardmäßig die Priorität "Mittel". Sie ist einen Tag nach dem Anlegen durch den Benutzer fällig, und sie läuft 28 Tage nach dem Anlegen ab.

Relevanz

Die Aufgabe ist für den Vorgesetzten des Benutzers relevant. Der Vorgesetzte des Benutzers empfängt diese

Aufgabe auf der

Startseite

in der Untersicht

Eingang

der Sicht

Aufgaben

.

Bearbeitung

Gehen Sie folgendermaßen vor, um auf diese Aufgabe zu reagieren:

●

Geben Sie den Namen des neuen Benutzers sowie die relevanten Zugriffsbeschränkungen an.

●

Fügen Sie die Work Center, Work-Center-Sichten und Zugriffsbeschränkungen als angehängte Notiz zur

Aufgabe hinzu. Leiten Sie die Aufgabe anschließend an den Anwendungsexperten für die Benutzer- und

Zugriffsverwaltung weiter.

Konfiguration

Die Attribute dieser Aufgabenart sind vollständig vordefiniert und können nicht konfiguriert werden.


Aufgabensteuerung



P U B L I C

•


305

13.7 Aufgabe – Benutzer- und Zugriffsdaten bearbeiten

Übersicht

Diese Aufgabe wird in folgenden Fällen vom System angelegt:

●

Der Vorgesetzte des Benutzers legt die Zugriffsrechte für einen neuen Benutzer fest und leitet diese

Informationen an den Anwendungsexperten für die Benutzer- und Zugriffsverwaltung weiter.

●

●

Ein neuer Benutzer wird angelegt, und das System kann den zuständigen Vorgesetzten nicht ermitteln.

Ein Vorgesetzter reagiert auf eine Rückfrage.


Relevanz

Die Aufgabe ist für den Anwendungsexperten für die Benutzer- und Zugriffverwaltung relevant. Der

Anwendungsexperte erhält diese Aufgabe im Work Center


in der Sicht


, Untersicht

Aufgaben

.

Bearbeitung


●

Überprüfen Sie die Benutzerdaten, indem Sie z. B. ein Kennwort eingeben, und ordnen Sie die in den

Notizen

genannten Work Center und Work-Center-Sichten zu.

●

Wenn Sie Fragen haben, legen Sie eine Rückfrage an, und senden Sie diese an den Vorgesetzten des

Benutzers.

Konfiguration



Aufgabensteuerung

13.8 Aufgabe – Erklärung in Bezug auf Benutzerberechtigungen

Übersicht

Diese Aufgabe wird vom Anwendungsexperten für die Benutzer- und Zugriffsverwaltung angelegt, wenn er zusätzliche Informationen zum Bearbeiten der Zugriffsrechte eines Benutzers benötigt.

306


•

P U B L I C




Relevanz

Die Aufgabe ist für den Vorgesetzten des Benutzers relevant. Der Vorgesetzte des Benutzers empfängt diese

Aufgabe auf der

Startseite

in der Untersicht

Eingang

der Sicht

Aufgaben

.

Bearbeitung

Um auf die Aufgabe zu reagieren, geben Sie die erforderlichen Informationen ein, und senden Sie die Aufgabe an den Anwendungsexperten für die Benutzer- und Zugriffsverwaltung zurück.

Konfiguration



Aufgabensteuerung

13.9 Aufgabe – Verbindungsproblem lösen

Übersicht

Wenn die Übertragung von Business-to-Business-Nachrichten (B2B-Nachrichten) aufgrund von

Verbindungsproblemen fehlschlägt, legt das System für den Benutzer eine Aufgabe zur Fehlerbehebung an.

Verbindungsfehler können z.B. durch falsche Kennwörter, veraltete SSL-Zertifikate (Secure-Sockets-Layer-

Zertifikate) oder Systemausfallzeiten verursacht werden.

Diese Aufgabe hat mittlere Priorität und läuft nicht automatisch ab.

Relevanz

Anwendungsexperten erhalten diese Aufgabe in der Sicht

Aufgaben

sowie in der Sicht

Monitoring der

Geschäftskommunikation

des Work Centers


.

Bearbeitung

Um den Fehler zu beheben und diese Aufgabe abzuschließen, führen Sie die Aufgabe aus, und folgen Sie dem

Lösungsvorschlag. In dem unter

Fehlerbeschreibung und Lösung

dargestellten Lösungsvorschlag werden die empfohlenen Aktionen und das erwartete Ergebnis aufgeführt.

Sie können die Aufgabe folgendermaßen bearbeiten:



P U B L I C

•


307

1.



die Sicht

Aufgaben

. Wählen Sie

Erweitert

und dann die Geschäftsbelegart

Geschäftsbeleg Nachrichtenüberwachungssicht

.

Alternativ wählen Sie im Work Center


die Sicht

Monitoring der


. Wählen Sie dann unter

Anzeigen

die Option

Offene Aufgaben

.

2.

Markieren Sie in beiden Fällen die zu bearbeitende Aufgabe, und wählen Sie

Bearbeiten

, oder klicken Sie auf den Hyperlink in der Spalte

Betreff

. Sehen Sie sich den Lösungsvorschlag an.


Verbindungsfehler – Fehlerbehebung [Seite 127] .

Nachdem Sie den Fehler korrigiert haben, können Sie die Nachricht neu starten. Wenn der Fehler nicht korrigiert werden kann, können Sie die Nachricht abbrechen.

Konfiguration



Monitoring der Geschäftskommunikation – Quick Guide

Aufgabensteuerung

13.10 Aufgabe – Zuordnungsproblem lösen (Eingangsnachricht)

Übersicht

Wenn die Übertragung eingehender Business-to-Business-Nachrichten (B2B-Nachrichten) aufgrund von

Zuordnungsproblemen fehlschlägt, legt das System für den Anwendungsexperten eine Aufgabe zur Fehlerbehebung an. Ein Zuordnungsfehler kann z.B. auftreten, wenn die Mengeneinheit, die in dem sendenden System für ein Produkt verwendet wird, im SAP-Business-ByDesign-System nicht bekannt ist.


Relevanz


Aufgaben

sowie in der Sicht

Monitoring der


des Work Centers


.

Bearbeitung






1.



die Sicht

Aufgaben

. Wählen Sie

Erweitert



.

308


•

P U B L I C





die Sicht

Monitoring der



Anzeigen

die Option

Offene Aufgaben

.

2.


Bearbeiten


Betreff



Konfiguration




Aufgabensteuerung

13.11 Aufgabe – Zuordnungsproblem lösen (Ausgangsnachricht)

Übersicht

Wenn die Übertragung von ausgehenden Business-to-Business-Nachrichten (B2B-Nachrichten) aufgrund von

Zuordnungsproblemen fehlschlägt, legt das System für den Benutzer eine Aufgabe zur Fehlerbehebung an. Ein

Zuordnungsfehler kann z.B. auftreten, wenn der Grundcode, den das SAP-Business-ByDesign-System für den

Storno einer Bestellposition verwendet, in dem empfangenden System unbekannt ist.


Relevanz


Aufgaben

sowie in der Sicht

Monitoring der


des Work Centers


.

Bearbeitung






1.



die Sicht

Aufgaben

. Wählen Sie

Erweitert



.



die Sicht

Monitoring der



Anzeigen

die Option

Offene Aufgaben

.



P U B L I C

•


309

2.


Bearbeiten


Betreff



Konfiguration




Aufgabensteuerung

13.12 Benachrichtigung – Ihre Zugriffsrechte wurden geändert

Übersicht

Wenn die Zugriffsrechte von Mitarbeitern geändert werden, benachrichtigt das System automatisch die relevanten

Benutzer. Jeder Empfänger der Benachrichtigung kann die überarbeiteten Zugriffsrechte direkt überprüfen und die

Änderung bestätigen bzw. den zuständigen Mitarbeiter kontaktieren, wenn weitere Änderungen erforderlich sind.


Relevanz

Jede Benachrichtigung dieser Art bezieht sich auf einen bestimmten Mitarbeiter. Der relevante Benutzer erhält diese

Benachrichtigung dann auf der

Startseite

in der Untersicht

Eingang

der Sicht

Aufgaben

.

Bearbeitung

Wählen Sie eine der folgenden Aktionen, um auf diese Benachrichtigung zu reagieren:

●

Sie können die Benachrichtigung öffnen und direkt bestätigen. Diese Aktion entfernt die Benachrichtigung automatisch aus Ihrem Arbeitsvorrat der offenen Positionen in der Untersicht "Eingang".

●

Sie können die Benachrichtigung öffnen und die überarbeiteten Zugriffsrechte überprüfen.

○

Wenn die überarbeiteten Zugriffsrechte korrekt sind, bestätigen Sie die Benachrichtigung.

○

Wenn die überarbeiteten Zugriffsrechte nicht korrekt sind, leiten Sie die Benachrichtigung an den für das Ändern von Zugriffsrechten zuständigen Mitarbeiter weiter. Fügen Sie eine Notiz mit Ihren

Änderungswünschen hinzu, oder fordern Sie weitere Informationen an.

310


•

P U B L I C



Konfiguration



Aufgabensteuerung

13.13 Aufgabe – Ausgabefehler beheben

Übersicht

Wenn ein Dokument an eine Druckwarteschlange, E-Mail-Adresse oder Faxnummer gesendet wird und die

Übertragung fehlschlägt, wird der Belegeigentümer über den Ausgabefehler benachrichtigt.

Relevanz

Der Belegeigentümer empfängt diese Aufgabe im Work Center

Startseite

in der Sicht

Aufgaben

in der Untersicht

Eingang

. In der Regel ist der Belegeigentümer der Mitarbeiter, der die Ausgabe ausgelöst hat. Es gibt jedoch die folgenden Ausnahmen: Der Belegeigentümer von Ausgangsschecks ist immer der Anleger des Schecks, und im

Einkauf ist immer der zuständige Einkäufer der Belegeigentümer.

Jede Aufgabe zu einem Ausgabefehler entspricht einer anderen Fehlerart. Das heißt, bei Ausgabe mehrerer

Dokumente an einen fehlerhaften Ausgabekanal werden mehrere Dokumente in derselben Aufgabe zu einem

Ausgabefehler angezeigt. Sie können in der Spalte "Betreff" auf den Titel des Ausgabefehlers klicken, um alle

Ausgabedokumente anzuzeigen, die aufgrund des in der Aufgabe beschriebenen Fehlers fehlgeschlagen sind.

Ausgabefehler können verschiedene Ursachen haben. Einige können Sie selbst beheben, für andere benötigen Sie die Unterstützung eines Anwendungsexperten. Lesen Sie in jedem Fall die detaillierten Fehlerinformationen, um herauszufinden, wie Sie den Fehler am besten beheben.

Sie können auch das Bild

Ausgabefehler

über die Registerkarte

Ausgabehistorie

des Geschäftsbelegs aufrufen, dessen Übertragung fehlgeschlagen ist. In der

Ausgabehistorie

wird ein Link zum Ausgabefehlerbild bereitgestellt, wenn die Ausgabe eines Dokuments fehlgeschlagen ist. In diesem Fall sehen Sie nur die

Fehlerdetails für das einzelne Dokument und nicht andere Dokumente, die betroffen sind.

Bearbeitung

So reagieren Sie auf diesen Fehler:

1.

Öffnen Sie das Bild

Ausgabefehler

, indem Sie auf die Titelzeile der Aufgabe klicken.

2.

Lesen Sie die Beschreibung, und gehen Sie je nach Art des Fehler folgendermaßen vor:

●

Wenn Sie den Fehler selbst beheben können, wählen Sie

Details

, um detaillierte Informationen dazu aufzurufen, wie der Fehler behoben werden kann.

●

Wenn dieser Fehler nur von einem Anwendungsexperten behoben werden kann, wählen Sie

Details

, um die detaillierten Informationen aufzurufen, und dann wenden Sie sich an Ihren Anwendungsexperten.



P U B L I C

•


311

Nachdem ein Dokument erfolgreich erneut versendet worden ist, wird es aus der Liste entfernt. Nachdem alle Fehler gelöst worden sind, wird die Aufgabe aus Ihrem Eingang entfernt. Alternativ können Sie die Aufgabe in Ihrem

Arbeitsvorrat löschen. Dies tun Sie z. B. dann, wenn das Problem bereits auf andere Weise gelöst wurde.

Konfiguration



Aufgabensteuerung

13.14 Aufgabe – IT-Kontrollprozessaufgabe bestätigen

Übersicht

Das System legt diese Aufgabe an, um einen Benutzer darüber zu informieren, dass er eine IT-

Kontrollprozessaufgabe dokumentieren und bestätigen muss.

Diese Aufgabenart hat immer die Priorität "Mittel".

Die Aufgabe wird nach Ablauf der maximalen Bearbeitungszeit automatisch ungültig. Die maximale Bearbeitungszeit ist in Ihrer Servicevereinbarung mit SAP angegeben. Diese Aufgabe wird automatisch bestätigt und geschlossen, wenn sie nicht innerhalb der maximalen Bearbeitungszeit abgeschlossen wird.

Relevanz

Diese Aufgabe wird im Arbeitsvorrat des Benutzers angezeigt, der als Bearbeiter der IT-Steuerungsprozessaufgabe zugeordnet ist.

Der relevante Benutzer empfängt diese Aufgabe auf der Startseite in der Untersicht

Eingang

der Sicht

Aufgaben

.

Bearbeitung


1.

Öffnen Sie die Aufgabe, und führen Sie die beschriebenen Schritte aus.

2.

Dokumentieren Sie Ihre Aktionen im Feld

Kommentar

.

Bei Bedarf können Sie auch eine Anlage oder eine Vorfallsmeldung hinzufügen.

3.

Sichern Sie die Aufgabe.

Die Aufgabe wird aus Ihrem Eingang entfernt.

312


•

P U B L I C



Konfiguration



Sie können eine Erinnerungsfunktion aktivieren, um die Aufgabenpriorität nach Ablauf einer bestimmten Zeit auf

Hoch

zu setzen.

Es ist möglich, bestimmte Elemente dieser Aufgabenart mithilfe der Fine-Tuning-Aufgabe

Allgemeine Steuerungen für IT-Kontrollaktivitäten

zu konfigurieren.



die Sicht




.


Fine-Tuning

und anschließend die Aufgabe

Allgemeine Steuerungen für IT-Kontrollaktivitäten

in der Aufgabenliste.


Aufgabensteuerung

IT-Kontrollprozesse [Seite 160]

IT-Compliance – Quick Guide [Seite 159]

13.15 Aufgabe: Manuell angelegte Aufgaben

Übersicht

Sie können Aufgaben in einem beliebigen Geschäftskontext anlegen.

Aufgaben werden für einen zugehörigen Geschäftsbeleg manuell angelegt. Sie geben den Betreff ein, dann geben

Sie Details an, indem Sie eine Notiz oder Anlagen hinzufügen, und schlussendlich senden Sie die Aufgabe an einen ausgewählten Empfänger. Die Liste der potenziellen Empfänger, die im Feld

An

verfügbar sind, ist auf Benutzer mit

Zugriffsrechten für den zugehörigen Geschäftsbeleg beschränkt, für den Sie die Aufgabe anlegen.

Manuell angelegte Aufgaben haben die Priorität

Mittel

und müssen innerhalb von sieben Tagen bearbeitet werden.

Sie müssen vom Empfänger manuell abgeschlossen werden.

Relevanz

Der Benutzer empfängt manuell angelegte Aufgaben im

Eingang

der Work-Center-Sicht

Aufgaben

der

Startseite

.

Bearbeitung

Zum Abschließen einer manuell angelegten Aufgabe lesen Sie die vom Absender bereitgestellten Informationen.

Öffnen Sie die Details des zugehörigen Geschäftsbelegs, und ergreifen Sie die entsprechenden Maßnahmen, um das

Problem zu beheben.

Manuell angelegte Aufgaben werden außerhalb des Standard-Geschäftsszenariokontexts angelegt und bieten dem

Benutzer eine größere Auswahl an Aktionen. Daher sind keine Aktionen festgelegt, die zum Abschließen einer manuell angelegten Aufgabe grundsätzlich ausgeführt werden müssen. Der Empfänger muss entscheiden, welche

Aktionen geeignet sind.



P U B L I C

•


313

Nachdem Sie die entsprechenden Aktionen ausgeführt haben, müssen Sie die manuell angelegte Aufgabe abschließen, um das Problem zu beheben. Wählen Sie im

Eingang

der Sicht

Aufgaben

der

Startseite

die entsprechende Aufgabe. Wählen Sie unter

Aktionen

die Option

Abschließen

. Sie können die Aufgabe auch abschließen, indem Sie die zugehörigen Details öffnen und dann

Aktionen

und

Abschließen

wählen.

Wenn Sie die manuell angelegte Aufgabe nicht beantworten, bleibt sie in Ihrem Arbeitsvorrat. Manuell angelegte

Aufgaben werden nicht automatisch vom System abgeschlossen.

Konfiguration

Die Attribute von manuell angelegten Aufgaben sind vollständig vordefiniert und können nicht konfiguriert werden.


Aufgabensteuerung

Arbeiten mit Aufgaben, Benachrichtigungen und Alarmmeldungen

314


•

P U B L I C



14 Workflow-Regeln – Quick Guide

Informationen zu diesem Dokument

Unter

Anwendungs- und Benutzerverwaltung Workflow-Regeln

können Sie Regeln für automatische

Feldaktualisierungen und flexible Benachrichtigungen anlegen, bearbeiten und aktivieren. Mit Feldaktualisierungen wird automatisch der Inhalt eines Feldes geändert, wenn bestimmte Bedingungen erfüllt werden.

Benachrichtigungen werden an Anwendungsbenutzer gesendet, um sie zu informieren, wenn Elemente aufgrund verschiedener Bedingungen geändert wurden, und um sie zu benachrichtigen, dass Aufgaben als Ergebnis dieser

Änderungen abgeschlossen wurden. E-Mail-Benachrichtigungen können auch an Kunden gesendet werden. Indem

Sie Workflow-Regeln definieren, geben Sie Grunddaten für jede Regel an, z.B. die Bedingungen die zum Aufrufen einer Regel und die Aktualisierung des Feldes führen. Sie können auch eine Liste der Empfänger angeben und, wie eine Benachrichtigung gesendet wird.


Sie können Workflow-Regeln für automatische Feldaktualisierungen für folgende Elemente definieren:

●

Aktivitätsaufgabe

●

●

●

Wechselkurs

Opportunity

Lead

Aufgaben

Anlegen einer Workflow-Regel

Um eine neue Workflow-Regel anzulegen, wählen Sie im Workflow-Regeln-Arbeitsvorrat die Option

Neu

.

1.

Grunddaten eingeben a.

Geben Sie zur Identifizierung der Regel im Arbeitsvorrat die

Beschreibung

ein. (Diese Beschreibung sieht der Empfänger der Benachrichtigung nicht.)

Sie können die Beschreibung auch in anderen verfügbaren Sprachen eingeben, indem Sie wählen. Für jede zusätzliche Beschreibung wählen Sie

Zeile hinzufügen

, wählen die Sprache, geben die Beschreibung ein, und klicken anschließend auf

OK

. Die Lösung zeigt diese

Beschreibung für Benutzer an, die sich in der entsprechenden Sprache anmelden.

b.

Wählen Sie das

Business-Objekt

, z.B. Opportunity oder Aktivitätsaufgabe, auf das die Regel angewendet werden soll.

c.

Wählen Sie

Zeiteinteilung

für die Anwendung der Regel (optional). Sie können angeben, dass die Regel angewendet wird, wenn ein Objekt angelegt wird oder jedes Mal, wenn das Objekt gesichert wird. Wenn

Sie nicht möchten, dass die Regel angewendet wird, wenn das Objekt gesichert wird, lassen Sie dieses

Feld leer.

d.

Wählen Sie

Weiter

, um die Bedingungen für die Regel zu definieren.

2.

Bedingungen definieren (Optional)


Workflow-Regeln – Quick Guide

P U B L I C

•


315

a.


Bedingungen definieren

die Option

Gruppe hinzufügen

, um eine Bedingung zu definieren.

b.

Wählen Sie im Dialogfeld das Feld, z.B.

Status

, für den Ausdruck der Bedingung.

Geben Sie dann den entsprechenden

Vergleichsoperator

und einen Wert an.

Sie können auch Bedingungen über erweiterbare Felder anlegen. Sie müssen die kundenspezifischen Felder zuerst anlegen, um diese in diesem Bild auswählen zu können.

c.


Wert vor der Objektänderung

, wenn Sie den Wert des Felds mit dem Wert vor der Änderung des Objekts vergleichen möchten.

d.

Geben Sie bei Bedarf zusätzliche Bedingungen mit den folgenden Optionen an:

●

Wählen Sie zum Hinzufügen eines UND-Ausdrucks

Bedingung hinzufügen

.

Bedingungen in einer Gruppe sind logische UND-Ausdrücke. Damit eine Bedingungsgruppe als erfüllt betrachtet wird, müssen alle Bedingungen innerhalb einer Gruppe erfüllt sein.

●

Wählen Sie zum Hinzufügen eines ODER-Ausdrucks

Gruppe hinzufügen

.

Wenn alle Bedingungen in mindestens einer Gruppe erfüllt sind, wird die Bedingung insgesamt für die Regel als erfüllt betrachtet.

e.

Um eine Bedingung zu entfernen oder zu bearbeiten, wählen Sie jeweils das entsprechende Symbol.

Um eine Bedingungsgruppe zu entfernen, wählen Sie

Gruppe entfernen

.

f.

Wählen Sie

Weiter

, um die der Regel zugeordneten Aktionen zu definieren.

3.

Regelaktionen definieren (Erforderlich)


Aktionen definieren

die Option

Regeltyp

.

●

Benachrichtigungsregeln führen zu einem neuen Element unter


.

●

E-Mail-Regeln führen dazu, dass eine Benachrichtigungs-E-Mail an die Liste der Empfänger gesendet wird, und erfordern eine HTML-Datei als E-Mail-Vorlage.

Bei Benachrichtigungen des Typs "E-Mail" müssen Sie in der Fine-Tuning-Aufgabe

Für

Dokument-Upload zulässige MIME-Typen

der Liste der zulässigen MIME-Typen HTML-Dateien hinzufügen, wenn Sie für E-Mails vordefinierte HTML-Vorlagen verwenden möchten.

●

Aktionsregeln lösen Aktionen aus. Die Aktionen .

Für Benachrichtigungs- und E-Mail-Regeln:

1.

Geben Sie den Betreff ein, der dem Empfänger der Benachrichtigung angezeigt wird.

Sie können den Betreff auch in anderen verfügbaren Sprachen eingeben, indem Sie wählen.

2.

Wenn Sie eine Benachrichtigung anlegen, können Sie den Verfallszeitraum für die Benachrichtigung angeben, z.B.

10 Tage

.

Wenn Sie keinen Verfallszeitraum eingeben, läuft die Benachrichtigung nach 30 Tagen ab.

3.

Wenn Sie eine E-Mail-Benachrichtigung anlegen, suchen Sie nach der als

Vorlagendatei

zu verwendenden HTML-Datei, und laden Sie diese hoch.

4.

Wenn Sie eine E-Mail-Benachrichtigung anlegen, müssen Sie alle in der Vorlage verwendeten Platzhalter den Feldern in der Lösung zuordnen.

a.

Wählen Sie

Zeile hinzufügen

.

b.

Geben Sie den Platzhalter so ein, wie dieser in der ausgewählten Vorlagendatei angezeigt wird.

316


•

P U B L I C



Alle in E-Mail-Benachrichtigungen enthaltenen Platzhalter dürfen nur aus

Großbuchstaben bestehen, dürfen keine Sonderzeichen enthalten und müssen mit einem Hash-Tag beginnen und enden.

Beispiel:

●

#NUMMER#

●

●

#KUNDE#

#100# c.

Treffen Sie eine Auswahl aus der verfügbaren Liste der Felder.

Die Liste hängt vom Geschäftsobjekt ab, das Sie für die Workflow-Regel ausgewählt haben.

d.

Sie können auch Ihre definierten Platzhalter in der Betreffzeile der E-Mail-Benachrichtigung verwenden.

5.

Wenn Sie eine Benachrichtigungsregel anlegen, haben Sie auch die Möglichkeit, Platzhalter zu definieren, die in der Betreffzeile verwendet werden können.

Wählen Sie einen Feldwert neben dem vordefinierten Platzhalternamen (insgesamt auf vier begrenzt) aus, und schließen Sie den Platzhalter im Text des Betreffs ein.

Sie legen beispielsweise eine Workflow-Regel für Opportunitys an und definieren die vordefinierten Platzhalter wie folgt:

Platzhalter

&1

&2

Feld

Status

Opportunity-Nummer

Anschließend fügen Sie als Betreffzeile die Platzhalter wie folgt ein:

Überprüfen Sie

Opportunity &2; Opportunity hat Status &1.

6.

Führen Sie für Benachrichtigungsregeln eine oder beide der folgenden Optionen aus: a.

Um einen bestimmten Mitarbeiter als Empfänger zu definieren, wählen Sie

Mitarbeiter hinzufügen

.

Wiederholen Sie diese Auswahl, bis alle Empfänger der Benachrichtigung definiert sind.

b.

Um Mitarbeiter einer bestimmten Zuständigkeitskategorie als die Empfänger zu definieren, wählen

Sie

Ermittlung hinzufügen

. Treffen Sie dann eine Auswahl in der verfügbaren Liste, und wiederholen

Sie die Auswahl nach Bedarf.

7.

Führen Sie für E-Mail-Regeln eine oder beide der folgenden Optionen aus: a.

Um einen bestimmten Mitarbeiter als Empfänger zu definieren, wählen Sie

Mitarbeiter hinzufügen

.

Wiederholen Sie diese Auswahl, bis alle Empfänger der Benachrichtigung definiert sind.

b.

Um Mitarbeiter einer bestimmten Zuständigkeitskategorie als die Empfänger zu definieren, wählen

Sie

Ermittlung hinzufügen

. Treffen Sie dann eine Auswahl in der verfügbaren Liste, und wiederholen

Sie die Auswahl nach Bedarf.

Alle Geschäftspartnerrollen können in der Liste ausgewählt werden. Die vollständige

Auswahlliste wird dynamisch über eine Codeliste hinzugefügt, weshalb die Werte in der

Auswahlliste modifiziert werden können. Sie können die Felder

Verantwortlicher für Kunde der obersten Ebene

und

Kundenteam der obersten Ebene

als Filter verwenden, um nur das

übergeordnete Unternehmen in eine Benachrichtigung einzubeziehen.

8.

Wählen Sie

Weiter

, um die Workflow-Regel zu überprüfen und zu aktivieren.

4.

Workflow-Regel überprüfen und aktivieren



P U B L I C

•


317

1.

Überprüfen Sie die Grunddaten, Bedingungen und Empfänger, die Sie für die Workflow-Regel definiert haben.

2.

Wenn Sie keine weiteren Änderungen an der Regel vornehmen möchten, wählen Sie

Aktivieren

.

Sie können Workflow-Regeln auch direkt über den Arbeitsvorrat aktivieren oder deaktivieren.

3.

Wählen Sie

Fertig stellen

.

4.


Bestätigung

die Option

Schließen

.

Aktivieren der Regeln

Sie können die Regeln wie folgt aktivieren oder deaktivieren:

1.

Wählen Sie

Aktionen

.

2.

Wählen Sie

Aktivieren

oder

Deaktivieren

.

Löschen der Regeln

Sie können die Regeln löschen, indem Sie die zu löschende Regel auswählen und

Löschen

wählen.

318


•

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