Code de conduite Victaulic

Code de conduite Victaulic
Code de conduite Victaulic
SOMMAIRE
Message de John F. Malloy ............................................... 1
Principes directeurs .......................................................... 2
Principe du « bien agir » ................................................... 2
À propos du Code ............................................................. 3
Protection de l’actif de la Société ....................................... 5
Propriété intellectuelle – Brevets, marques commerciales,
droits d’auteur, secrets commerciaux et informations
confidentielles . ................................................................. 6
Concurrence loyale et ouverte/antitrust .............................. 7
Sanctions commerciales et boycotts .................................. 8
Santé, sécurité et protection de l’environnement . .............. 9
Pratiques équitables en matière d’emploi ........................ 11
Paiements indus ............................................................. 13
Recours à des agents, consultants ou autres tierces parties . .. 15
Précision des livres et registres . ...................................... 17
Conflit d’intérêts .............................................................. 18
Relations avec les fournisseurs . ...................................... 20
Blanchiment d’argent et prévention ................................. 21
Activité politique ............................................................. 22
Communication externe .................................................. 23
Message de John F. Malloy
Depuis plus de 85 ans, Victaulic s’est engagé et continue de s’engager à mener ses activités
conformément à la loi et à l’éthique, dans tous les lieux et dans tous les pays où la société
intervient. L’intégrité est le fondement sur lequel Victaulic s’est construit et constitue l’un de nos
biens les plus importants. C’est la principale raison des succès remportés dans notre histoire et
en même temps, une exigence pour la poursuite de ces succès. Une erreur de jugement de la
part de n’importe lequel d’entre nous peut avoir des conséquences terribles sur toute l’entreprise.
Comme condition à l’embauche, les employés ont l’obligation d’agir d’une manière honnête
et équitable. Chaque employé doit prendre l’engagement personnel de respecter le Code de
conduite Victaulic. Ce Code nous accompagnera dans la confirmation de notre engagement
éthique. Il ne s’agit pas simplement de respecter scrupuleusement le Code de conduite,
il faut également en adopter l’esprit. Veuillez vous familiariser avec celui-ci.
Victaulic s’est engagé à mettre en place un véritable programme de conformité et d’éthique
à l’échelle mondiale. Il sera demandé à tout employé d’attester qu’il a lu, compris et accepté
les termes du Code au moyen d’une attestation électronique. Cette demande sera renouvelée
tous les ans. À cette occasion, les employés devront signaler tout conflit d’intérêts éventuel.
Par ailleurs, tous les employés devront régulièrement participer à des programmes électroniques
de formation sur des sujets spécifiques du Code. Des responsables Conformité seront désignés
dans chaque zone géographique pour assurer le suivi des attestations et de la progression
de la formation portant sur la conformité.
Vous devez commencer par comprendre le Code mais votre rôle ne s’arrête pas là. Je demande
à chacun d’entre vous de rester vigilant et de poser des questions si vous vous interrogez sur
certaines méthodes de travail, transactions et comportements que vous avez observés chez
Victaulic Si vous observez quelque chose qui vous préoccupe, vous met mal à l’aise ou que
vous ne comprenez pas, vous êtes alors dans l’obligation d’aborder la question. Parlez-en à
votre superviseur, au département Ressources Humaines, au responsable Conformité, à l’équipe
d’audit interne ou à un quelconque membre de la direction générale. Si vous préférez rester
anonyme, contactez le numéro vert d’alerte au 1.866.842.2927 ou rendez-vous sur le site web
d’alerte. Il n’est pas excusable de rester en retrait et de laisser la réputation de notre entreprise
être compromise.
Mener nos affaires dans le respect de la loi et de l’éthique et faire en sorte que nos employés
agissent de manière honnête et équitable, voilà ce qui constitue les valeurs et les comportements
fondamentaux de notre entreprise. Vous ne devez à aucun moment risquer de compromettre
votre intégrité ou votre engagement à faire ce qui est bien. Rien, que ce soit conclure un gros
marché, atteindre nos objectifs financiers ou « faire ce que dit le chef », ne permet de justifier
la violation du Code.
La réputation d’intégrité de Victaulic dépend de chaque employé et repose sur le comportement
éthique de tous. J’apprécie réellement votre contribution et votre implication eu égard à notre
réputation.
Président et président directeur général
www.victaulic.com
[1]
Principes directeurs
Respectez toujours les lois et règles qui régissent vos activités commerciales.
Conduisez-vous de façon éthique dans tout ce que vous entreprenez.
Traitez les employés avec équité et appliquez des pratiques en matière d’emploi
qui sont basées sur l’égalité des chances pour tous les employés. Nous nous
engageons à garantir des conditions de travail sûres et saines et à créer un
espace de dialogue ouvert.
Travaillez loyalement avec vos fournisseurs, distributeurs et clients en les traitant
avec respect et dignité.
Préservez l’actif de Victaulic, à la fois corporel et incorporel, et assurez-vous
de les utiliser en veillant à servir au mieux les intérêts de Victaulic.
Faites preuve de bon sens lorsque vous communiquez avec les autres, à la fois
à l’intérieur et à l’extérieur de Victaulic, et tenez compte de la façon dont vos
actions influent sur Victaulic.
PRINCIPE DU « BIEN AGIR »
Personne ne peut vous dire ce qui se fait ou ce qui ne se fait pas dans chaque cas.
Si vous avez des doutes, posez-vous les questions suivantes :
• Est-ce légal ? Suis-je certain(e) que c’est légal ou devrais-je poser la question
à notre service juridique ?
• Est-ce incompatible avec les valeurs fondamentales de Victaulic ?
• Fais-je appel à toutes les bonnes personnes ?
• Comment vivrais-je le fait de parler de ma situation à ma famille ?
• Si j’agis, mon action sera-t-elle juste ?
• Comment vivrais-je le fait de lire un article sur mes actions dans un journal
ou de devoir les expliquer devant un tribunal ?
Et souvenez-vous...
• Si vous savez que ce n’est pas bien, ne le faites pas.
• Si vous avez des doutes, demandez.
• Continuez de poser la question jusqu’à ce que vous obteniez une réponse.
• Ne faites pas abstraction de ce qui pourrait constituer ou constitue une
conduite illégale ou contraire à l’éthique.
• Ne faites pas abstraction ou n’acceptez pas de conduite contraire à l’éthique,
signalez-la.
[2]
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À propos du Code
Quelles sont les personnes concernées par le Code ?
Tous les administrateurs, directeurs et employés de Victaulic et de ses filiales dans le monde
entier, ainsi que ses sociétés affiliées, doivent respecter le Code de conduite. Les entités
dans lesquelles Victaulic détient plus de 50 % des droits de vote ou sur lesquelles Victaulic
a un contrôle administratif effectif sont tenues d’adopter et de suivre le présent Code.
Les employés de Victaulic travaillant avec des tierces parties, comme des consultants,
agents, représentants commerciaux, distributeurs et installateurs indépendants, doivent :
• Exiger des tierces parties qu’elles acceptent de se conformer aux aspects pertinents du Code
• Former et informer les tierces parties sur les exigences de la politique de conformité
• Prendre des mesures – y compris résilier un contrat – s’ils apprennent qu’une tierce partie
a manqué à son obligation de respecter les politiques de conformité de Victaulic
Responsabilités
Responsabilités de la Société :
• Gérer ses activités dans le monde entier d’une manière conforme à l’éthique et à la loi
• Donner à tous les employés des lignes directrices claires sur la conduite des activités
• Mettre en œuvre le Code
• Assurer une bonne communication et une formation complète afin que tous les employés
aient connaissance du Code et le comprennent
• Faire respecter le Code par l’intermédiaire d’incitations et d’actions disciplinaires adaptées
• Mettre en place des systèmes de détection rapide et de signalement en cas de suspicion
de conduite criminelle ou d’infraction grave
• Garantir que le signalement d’infractions au Code présumées ne donnera lieu à aucunes
représailles
• Exiger de tous les employés qu’ils respectent le Code
• Modifier le Code si nécessaire
Responsabilités des directeurs :
• Donnez l’exemple en se conduisant et en dirigeant leur service conformément au Code
• Revoir régulièrement le Code avec les employés
• Transmettre toutes demandes concernant le Code à un responsable régional de la conformité
ou au service juridique et s’assurer que les problèmes ont été pris en compte
• Faire appliquer les exigences du Code
• Maintenir un environnement de travail qui favorise le dialogue et dans lequel les employés
qui respectent le Code n’ont pas à craindre des représailles
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[3]
À propos du Code
Responsabilités des employés :
• Comprendre les lois et règles qui s’appliquent aux fonctions exercées et les respecter
• Lire, comprendre et respecter le Code
• Demander conseil au directeur, au service juridique ou aux autres ressources en cas de doutes
quant à la bonne façon d’agir au nom de Victaulic
• Participer à des formations sur la conformité
• Signaler rapidement toutes infractions présumées à la loi ou au Code au directeur, au service
juridique ou au numéro vert d’alerte mis en place par Victaulic
• Si un problème soulevé n’est pas résolu, donner suite et soumettre le problème par un autre biais
• Coopérer aux enquêtes en rapport avec le Code
Attestation électronique annuelle de respect du Code de conduite
Chaque année, les employés sont tenus de confirmer qu’ils ont lu, compris et respecté le Code
et doivent également reconnaître leurs obligations continues qui couvrent l’obligation de signaler
les infractions ou infractions présumées par le biais d’une attestation électronique annuelle.
Les employés sont tenus de comprendre les obligations leur incombant en vertu du Code et de
confirmer qu’ils ont bien respecté les exigences qui y sont stipulées. Dans le cadre de ce processus
d’attestation, les employés ont la possibilité de demander une formation, des précisions ou de
signaler un problème potentiel. Les employés devront inclure toute activité qui pourrait d’une
quelconque façon être considérée comme susceptible de créer un conflit et ne devront pas
hésiter à privilégier la divulgation de façon à ce qu’une décision éclairée puisse être rendue.
Obtenir de l’aide et signaler un problème présumé
Les employés devraient toujours essayer de résoudre le problème ou de remédier à la situation
conformément au Code. Dans la mesure du possible, parlez directement avec la personne
concernée de vos doutes ou de vos préoccupations, puis tournez-vous vers votre responsable
hiérarchique. Si vous pensez que la réponse de votre supérieur hiérarchique ne convient pas,
parlez-en à l’un des interlocuteurs suivants :
• Votre directeur
• Votre directeur des ressources humaines
• Mark Van De Voorde, responsable administratif et juridique, + 1 610 923 3190
• Votre responsable Conformité régional :
Asie/Pacifique : Gordon Lu, glu@victaulic.com, +86 21 6170 1222 x333
Canada : Mario D’Ambrosio, mdambrosio@victaulic.com, +1 905 780 4855
Europe, Moyen-Orient, Afrique et Inde : Alex Golabek, Alex.golabek@victaulic.be, +32 93811 519
États-Unis : Joe Savage, jsavage@victaulic.com, +1 610-838-8949
Mexique, Caraïbes, Amérique du Sud : Rocio Mancinas, rmancinas@victaulic.com.
+1 521 6141761070
• Le numéro vert d’alerte Victaulic est un service multilingue gratuit joignable 24 heures sur 24,
7 jours sur 7. À l’instar de la plupart des sociétés, Victaulic fait appel à un centre d’appels
tiers pour répondre aux appels et transcrire les informations signalées. Les numéros verts
et les options de signalement en ligne sont disponibles sur le site internet Victaulic dans
l’onglet « Notre société ».
[4]
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Protection de l’actif de la Société
La protection de l’actif de la société contre la perte,
le vol et l’utilisation abusive relève de la responsabilité
de chaque employé. L’actif de Victaulic se compose
de biens corporels et incorporels.
Biens corporels :
• Installations
• Équipements
• Argent
• Systèmes d’information
Biens incorporels :
• Propriété intellectuelle
• Secrets commerciaux
• Divulgation des inventions • Programmes informatiques
• Savoir-faire de fabrication
Ces biens doivent être correctement utilisés, avec l’accord
de la direction. Toute suspicion concernant le vol, la fraude
ou l’utilisation inappropriée de biens de la Société
devra être signalée à un directeur de l’employé
ou au responsable Conformité régional.
Les biens ne devront pas être utilisés pour un profit
personnel. Toutefois, nous faisons confiance à nos
employés et acceptons par conséquent des activités
raisonnables comme le fait d’appeler chez soi pour
demander des nouvelles d’un enfant malade, envoyer
un courrier électronique à son épouse pour lui demander
de passer à la banque avant de rentrer à la maison
ou imprimer la liste de courses sur une imprimante
de la société. Ces activités sont raisonnables et permises
car elles sont menées dans le cadre de certaines
limites et n’empêchent pas la réalisation des objectifs
professionnels. Cela devient un problème lorsque les
employés abusent des biens de la société pour leur profit
ou bénéfice personnel. Cet abus peut même aller jusqu’à
être considéré comme un vol ou une fraude.
Faites preuve de bon sens et posez la question
à votre directeur si vous avez des doutes.
Exemple d’utilisation abusive des biens
de la Société :
Ron, directeur de fabrication, fait partie du bureau
d’une association caritative locale qui mène une
campagne de collecte de fonds. Il a demandé à son
assistant administratif d’organiser l’événement et
de solliciter la contribution des sociétés de la région
afin de soutenir l’association.
Ordinateurs et sécurité
des données
Seuls les employés de Victaulic
peuvent avoir accès aux systèmes
de la Société.
Les tierces parties ne peuvent avoir
accès aux systèmes
que si le service informatique de
Victaulic a donné son approbation.
Les ordinateurs, les téléphones
et les appareils portables fournis
sont la propriété de Victaulic. Tous
les courriers électroniques, les
messages vocaux et les fichiers
stockés sur les systèmes de
Victaulic sont la propriété de la
Société.
L’argument de la protection des
données personnelles ne pourra
en aucun cas être mis en avant
s’agissant des informations stockées
sur les ordinateurs
et systèmes de la Société.
La Société se réserve
le droit, sous réserve que
la loi le lui permette –
de surveiller et d’examiner toutes
les informations envoyées ou reçues
au moyen des ressources de la
Société.
Il est formellement interdit d’utiliser
des ordinateurs, réseaux, boîtes à
lettres électroniques ou ressources
internet de la Société pour ouvrir,
visualiser, transmettre, archiver ou
diffuser des documents à caractère
raciste, sexiste ou comminatoire
ou des documents autrement
inacceptables ou illégaux.
L’utilisation des ressources
de la Société pour enfreindre
les lois ou règles de tout état est
prohibée.
Numéro vert d’alerte Victaulic
Reportez-vous à la rubrique
« Notre société » sur Victaulic.com
pour connaître les coordonnées
spécifiques.
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[5]
Propriété intellectuelle – Brevets, marques
commerciales, droits d’auteur et secrets commerciaux
VOUS NE DEVEZ PAS :
• Accepter des informations
confidentielles appartenant
à une tierce partie sans consulter
dans un premier temps le service
juridique
• Signer des documents relatifs
à des informations confidentielles
ou bien des accords ou
dispositions de secret à caractère
continu sans approbation
préalable
• Évoquer des informations
confidentielles avec les clients
ou fournisseurs
• Faire appel à une tierce partie
pour développer de nouveaux
produits sans un accord écrit
du service juridique
• Divulguer des informations sur
un nouveau produit avant que
la demande de brevet n’ait été
déposée ou avant que d’autres
mesures de protection n’aient
été prises en compte
• Créer ou utiliser une nouvelle
marque commerciale avant que
celle-ci ne soit approuvée par
les services juridique, marketing
et communication
• Embaucher une nouvelle
personne sans lui faire signer
au préalable un accord de
confidentialité et de non
concurrence et/ou un accord
de non sollicitation selon
votre juridiction
Numéro vert d’alerte Victaulic
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spécifiques.
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www.victaulic.com
Victaulic est le numéro un mondial dans le domaine de
la conception, la fabrication et la distribution des systèmes
d’assemblage mécanique de tuyauterie et la Société
est engagée depuis longtemps dans le développement
de produits innovants. La propriété intellectuelle de
Victaulic – y compris les brevets, marques commerciales,
droits d’auteur, secrets commerciaux et informations
confidentielles – constitue l’un de ses atouts les plus précieux.
Victaulic a mis en place un programme international actif
pour l’enregistrement des nouveaux brevets et le dépôt
de nouvelles marques commerciales comme de droits
d’auteur. Les questions concernant les brevets, les marques
commerciales et les droits d’auteur, y compris les problèmes
de violation, devront être soumises au service juridique de
Victaulic. Consultez le service juridique concernant l’octroi
de licence sur tous les brevets, les marques commerciales,
les secrets commerciaux ou les informations confidentielles
avant de solliciter, accepter ou utiliser la propriété intellectuelle
d’une tierce partie et avant de divulguer la propriété
intellectuelle de Victaulic à des tierces parties.
Les secrets commerciaux de Victaulic couvrent
les nouveaux produits ou services en cours de
développement, les modèles et dessins de produit,
les procédures et instructions techniques, les processus
et formules de fabrication, les noms et adresses des
clients, les listes de clients, la tarification, les marges de
projet, les budgets ainsi que les stratégies de recherche
et d’entreprise. La divulgation de ces informations peut
aboutir à la perte des droits de Victaulic sur ces secrets
commerciaux. La divulgation est interdite à moins qu’elle
ne soit réglementée par un accord de confidentialité ou
de licence approuvé par le service juridique de Victaulic.
Accords de confidentialité
Tous les employés, consultants et installateurs sont tenus
de signer un accord de confidentialité avant leur embauche
ou engagement. Si un client, distributeur, vendeur
ou fournisseur vous demande de signer un accord
de confidentialité, contactez le service juridique.
Utilisation d’informations protégées par
des droits d’auteur et/ou des marques
commerciales
Les employés devront se montrer respectueux des
informations et photographies protégées par des droits
d’auteur ou des marques commerciales lorsqu’ils élaborent
des communications, présentations et autres documents,
sur support écrit ou oralement, destinés à être vus et utilisés
en interne ou en externe. Il est important de comprendre
et de respecter les règles ou lois sur les droits d’auteur
qui s’appliquent aux informations ou photographies
qui proviennent d’une source externe.
Concurrence loyale et ouverte/antitrust
Victaulic s’impose sur le marché en fournissant à ses
clients des produits de qualité supérieure et en participant
de manière indépendante au système du marché libre.
Nous pensons que la qualité, le prix et d’autres facteurs
objectifs déterminent la réussite. Les lois contre la
concurrence déloyale, également connues sous le nom
de lois antitrust ou lois sur la concurrence, sont conçues
pour protéger le marché de la concurrence. Les employés
de Victaulic ne devront jamais accepter de s’entendre
avec un concurrent sur des prix ou des modalités
contractuelles. Il s’agit d’un acte répréhensible qui
enfreint les lois antitrust et les lois sur la concurrence.
Aux États-Unis et dans de nombreux pays du monde
entier, ces lois antitrust et sur la concurrence interdisent
de fixer des prix, de diviser des territoires, de convenir
de termes contractuels et autres activités similaires avec
des concurrents dans la mesure où cela pourra avoir
une incidence négative sur le consommateur et aller à
l’encontre des principes de marché libre. Ces lois diffèrent
en fonction de l’endroit où vous exercez vos activités dans
le monde.
Si vous entrez en possession de toutes informations sur
des concurrents qui portent la mention « Confidentiel »
ou « Exclusif » ou qui peuvent être considérées comme
anticoncurrentielles, appelez immédiatement le service
juridique afin qu’il vous indique la conduite à tenir.
Règles s’appliquant aux relations
avec les concurrents :
• Ne jamais discuter du prix ou
des termes d’une transaction
de manière formelle ou informelle
• Ne jamais discuter de la division
des territoires ou des marchés,
de la fixation des marges ou de
l’établissement de modalités
contractuelles
• Ne jamais discuter de la
production, de la capacité
commerciale ou du volume
des ventes
• Ne jamais discuter des coûts
ou marges
• Ne jamais discuter des parts
de marché
• Refuser clairement et
ouvertement de participer
à toutes discussions qui
pourraient être considérées
comme des discussions
concernant des pratiques
anticoncurrentielles
• Ne jamais essayer de faire
indirectement ce qui ne peut
pas être fait directement.
Le fait même de parler de façon
détachée d’un sujet avec des
commentaires ou questions
indirects sur les modalités
contractuelles ou la tarification
est problématique et devra être
évité
Exemple de comportement anticoncurrentiel
inapproprié :
John, représentant commercial, participe à un cocktail
organisé à l’occasion d’un salon professionnel.
Un représentant d’un concurrent direct s’approche
de John et tente d’engager une conversation avec
John sur les tarifs de la concurrence pour un prochain
appel d’offres. John ne met pas immédiatement fin
à la conversation mais, au lieu de cela, continue
de partager des informations sur la tarification et
la stratégie de Victaulic en matière d’appel d’offres.
Même si John continue d’écouter sans partager
d’informations sur Victaulic, il s’agit d’une infraction.
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Sanctions commerciales et boycotts
À propos des sanctions
commerciales :
• Les sanctions commerciales
évoluent régulièrement car
elles sont liées aux événements
politiques. En cas de questions,
appelez le service juridique
• La législation sur les sanctions
commerciales interdit les
actions, exportations et
expéditions vers ou depuis
les États-Unis et l’U.E.
au profit des pays interdits
et des ressortissants
spécifiquement désignés
• N’essayez jamais de contourner
directement ou indirectement
une sanction commerciale ou
une restriction d’exportation
• Les peines encourues en cas
d’infraction à une sanction
commerciale sont graves :
elles peuvent impliquer des
contraventions civiles ou des
condamnations criminelles
à la fois pour la Société
et l’individu
À propos du contrôle
des exportations :
• Retenez que l’exportation
de produits vers certains pays
est restreinte, voire interdite
• Sachez identifier les « signaux
d’alarme » tels que des
modalités d’expédition
compliquées ou des demandes
d’arrangements financiers
lorsque vous exportez des
produits
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Sanctions commerciales
Le gouvernement américain tient une liste des pays
et personnes avec lesquel(le)s les sociétés américaines
ne pourront pas faire affaire en raison de sanctions
commerciales. L’Union Européenne publie elle aussi des
listes similaires. Il nous est également interdit de faire affaire
avec des citoyens, agents ou représentants de ces pays.
Pour obtenir une liste mise à jour de ces pays et personnes,
veuillez vous mettre en rapport avec le service juridique.
Boycotts
La loi américaine interdit aux sociétés américaines de
participer à tout boycott ou à toute pratique commerciale
restrictive contre des pays considérés comme « alliés »
des États-Unis et contre des sociétés qui figurent sur
la « liste noire » d’autres pays ou entreprises. À titre
d’exemple, certaines sociétés du Moyen-Orient pourront
chercher à inclure des clauses dans les contrats qui
interdisent à Victaulic de travailler en Israël. La loi
américaine ne permettra pas que de telles clauses
soient incluses ou appliquées dans un contrat.
Toute demande de participation à un boycott doit être
rapidement signalée à votre directeur et au service
juridique, même si Victaulic décide de ne pas soumettre
une offre pour le projet. Victaulic est dans l’obligation de
signaler toutes ces demandes au gouvernement américain.
Contrôle des exportations
Certains produits et certaines technologies peuvent
également être soumis à des restrictions liées au contrôle
des exportations.
En cas de questions sur la restriction ou non de la vente
ou l’expédition d’un produit ou d’une technologie, contactez
le responsable Conformité régional ou le service juridique.
Exemple de non conformité aux règles
sur les sanctions commerciales et boycotts :
Un distributeur de Victaulic passe une commande pour
remplir une nomenclature. Notre commercial sait que
le distributeur essaie d’expédier le matériel en Iran.
Cette commande est suspecte mais le commercial
ne la signale pas à son directeur.
Santé, sécurité et protection de l’environnement
Victaulic respecte toutes les lois et règles fédérales,
nationales et locales qui s’appliquent à ses opérations
– y compris celles concernant la santé, la sécurité et
l’environnement partout dans le monde. Les employés
s’efforceront, dans la mesure du raisonnable, de s’assurer
que les produits et sites d’activité de Victaulic sont sûrs
pour le public et les employés. Un lieu de travail et un
environnement sains et sûrs ne relèvent pas simplement
de la responsabilité de la Société ou de la direction ;
cela réclame également l’attention de chaque employé.
Normes mondiales et politiques locales
Les règles sur la sécurité diffèrent selon les pays et les
états. Victaulic a établi des normes mondiales en faveur
de la sécurité, lesquelles normes servent ensuite à créer
des politiques et procédures de sécurité au niveau local
qui sont cohérentes à la fois avec la règlementation
locale et avec l’approche globale de la société. Victaulic
a élaboré des politiques de sécurité sur chaque site
qui varient en fonction des exigences des postes et
de la réglementation locale. Il est de la responsabilité
de chaque employé de connaître et de suivre les politiques
locales sur la sécurité.
Drogue et alcool sur le lieu de travail
De nombreux employés travaillent dans des lieux où la
consommation ou la possession d’alcool ou de drogue
ou le fait de se présenter au travail sous l’influence de
l’alcool ou de la drogue, risquerait de porter atteinte
à leur propre sécurité et à la sécurité des autres employés.
À titre d’exemple, si un employé d’un site de fabrication
travaille sur un matériel lourd alors qu’il est sous
analgésiques narcotiques, même si les médicaments ont
été légalement prescrits, ceci pourra entraver sa capacité
à utiliser la machine en toute sécurité. Victaulic a des
politiques spécifiques qui définissent des règles sur la
consommation de drogue et d’alcool sur le lieu de travail.
La consommation de drogue illégale n’est à aucun
moment permise sur les sites de Victaulic ou sur
les chantiers. L’alcool pourra uniquement être servi
à l’occasion de réceptions organisées par la société
comme un pique-nique ou une fête de la Société,
conformément aux pratiques administratives locales,
et uniquement après l’obtention des autorisations
nécessaires. En outre, l’alcool pourra être servi dans
le cadre d’une coutume commerciale, comme un dîner
d’affaires dans un restaurant avec des directeurs
et des clients de Victaulic.
Q:
Mon équipe obtient une
prime mensuelle si nous
atteignons ou dépassons nos
objectifs en matière de sécurité.
L’un de mes collègues s’est coupé
le doigt au travail et sa blessure
a nécessité des points de suture.
Il ne veut pas signaler la blessure
comme une blessure survenue sur
le lieu de travail car cela portera
préjudice à nos objectifs et à notre
prime. Que devrais-je faire –
je veux obtenir la prime aussi ?
R:
Même si tout le monde
veut obtenir une prime,
le fait de ne pas signaler une
blessure survenue sur le lieu de
travail est une infraction grave
aux normes de Victaulic. Votre
collègue blessé et vous-même
pourriez tous deux faire l’objet
de mesures disciplinaires pour
ne pas avoir signalé la blessure.
Si les problèmes ne nous sont
pas signalés, nous ne sommes
pas en mesure de fixer un risque
potentiel en matière de sécurité.
Nous souhaitons que les employés
gagnent des primes de sécurité
grâce à un environnement de
travail réellement sûr et non
pas à cause de blessures
non signalées.
Rapport :
• Toutes les blessures sur le lieu
de travail
• Tout risque pour la sécurité
ou la santé
• Toutes les préoccupations liées
à la drogue et l’alcool sur le lieu
de travail
Numéro vert d’alerte Victaulic
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pour connaître les coordonnées
spécifiques.
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[9]
Santé, sécurité et protection de l’environnement
Armes et violence sur le lieu de travail
Q:
Dans le cadre d’un projet
de maintenance dont j’ai la
charge, nous sommes tombés sur
de l’amiante qui doit être enlevée
mais j’ai peur que notre calendrier
et notre budget n’en soient affectés
si nous attendons que notre service
de maintenance et de protection
de l’environnement engage un
contractant agréé pour réaliser le
travail. Ce serait mieux pour nous
si nous demandions à un employé
de Victaulic d’enlever l’amiante au
moyen d’équipements de sécurité
adaptés. Est-ce acceptable ?
Les armes personnelles, comme les pistolets et les outils
qui peuvent être utilisés pour faire du mal à autrui,
ne devront pas être apportées sur le lieu de travail.
La violence, les menaces de violence, le harcèlement,
les remarques ou gestes menaçants ou tout autre
comportement perturbateur sur le lieu de travail
sont inacceptables.
R:
Non. Vous ne devrez pas
en aucun cas enlever une
substance dangereuse même si cela
un impact négatif sur le budget ou
le calendrier d’un projet. Du fait des
risques et coûts juridiques liés à la
manipulation de contaminants de
l’environnement, Victaulic a pris la
décision stratégique de faire appel
à un contractant agréé pour réaliser
des travaux comme celui-ci.
Exemples d’infraction à la santé et la sécurité :
Jim, un électricien chargé de la maintenance,
travaillait sur un équipement électrique ou
mécanique sans respecter les procédures
de sécurité de verrouillage/d’étiquetage.
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[ 10 ]
www.victaulic.com
Evelyn, une opératrice de machine, a décidé qu’il
était plus facile de faire son travail en désactivant
les commandes de sécurité et a supprimé
les dispositifs de protection sur la machine
sur laquelle elle travaillait.
Peter a décidé de ne pas utiliser son casque
de protection lors de l’opération de finition
car il faisait trop chaud ce jour-là à l’usine,
et ce malgré les risques de lésions oculaires.
Pratiques équitables en matière d’emploi
Dans de nombreux pays, les lois en faveur du traitement
équitable des travailleurs, notamment des femmes et
des minorités, varient grandement. C’est la raison pour
laquelle Victaulic a établi des normes mondiales de façon
à ce que tous les employés du monde entier soient traités
avec respect et équité.
Les décisions concernant l’emploi, comme l’embauche,
la promotion, la rémunération, le licenciement,
la formation et les missions professionnelles, sont prises
sur la base des qualifications, de l’expérience, des
compétences et des performances et non pas sur
la base de caractéristiques personnelles faisant l’objet
d’une protection légale qui pourront inclure :
• le sexe
• la grossesse • l’âge
• la couleur/la race • le handicap • le statut marital
• l’origine
• la religion • le statut de vétéran
• Autres caractéristiques protégées par la loi (affiliations,
associations, croyances et orientation sexuelle)
Harcèlement sur le lieu de travail
Les employés devront travailler dans une ambiance sereine
et professionnelle où le mérite et les compétences sont
essentiels et où la diversité et la confiance sont mises en
avant. Nous nous efforçons de créer un environnement de
travail dans lequel le harcèlement des collaborateurs, des
responsables hiérarchiques, des prestataires de biens et
services, des installateurs et des clients n’a pas sa place.
Le harcèlement sur le lieu de travail peut se manifester
sous plusieurs formes, y compris verbale, physique ou
visuelle. Toutes les formes de harcèlement partagent un
trait commun – cet agissement pourra créer un climat
intimidant, offensant ou dégradant.
Q:
Dans mon service, il y a
des employés de tous âges
et je suis parmi les plus vieux.
J’ai entendu deux directeurs
parler de la nécessité pour eux de
favoriser davantage des personnes
« plus jeunes » car elles ont plus
d’énergie et sont plus dynamiques
et qu’elles ne sont pas prêtes de
prendre leur retraite. J’ai peur de
ne pas obtenir de promotion du
fait de mon âge. Que devrais-je
faire ?
R:
Vous devriez joindre votre
responsable hiérarchique
ou votre directeur local des
ressources humaines de façon
à ce que la Société puisse
mener sa propre enquête afin
de déterminer si un cas de
discrimination basée sur l’âge
s’est produit en pratique et non
pas simplement dans le cadre
d’une conversation. Victaulic
prend des décisions en matière
de promotion professionnelle
sur la base des compétences,
des connaissances et des
aptitudes d’une personne.
La société n’autorisera pas
les représailles suite à une
dénonciation des problèmes
faite de bonne foi.
Parmi les cas de harcèlement sexuel potentiel, citons
cette liste non exhaustive : les avances non sollicitées,
les plaisanteries inappropriées à caractère sexuel, les
commentaires à connotation sexuelle, les attouchements,
les demandes de faveurs sexuelles et les commentaires
inappropriés sur l’aspect physique.
Autres exemples de harcèlement : commentaires,
plaisanteries ou images offensants sur la race, la religion,
l’appartenance ethnique, le sexe ou l’âge. Même les
documents et commentaires envoyés à titre privé avec
le courrier électronique ou la messagerie vocale de la
Société peuvent être considérés comme du harcèlement.
Les gestes, commentaires et communications à caractère
offensant n’ont pas leur place chez Victaulic.
Numéro vert d’alerte Victaulic
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[ 11 ]
Pratiques équitables en matière d’emploi
Protection des informations confidentielles
sur les employés
Q:
Je suis ami avec un
homme qui travaille dans
mon service. Parfois, nous
nous racontons des blagues qui
pourraient être considérées comme
offensantes dans mon bureau mais
nous veillons à fermer les portes
de façon à ce que personne ne
nous entende. Nous nous envoyons
également des blagues par courrier
électronique. Ceci peut-il être
considéré comme du harcèlement
même si cela se passe entre deux
amis et n’est pas partagé avec une
personne qui pourrait se sentir
offensée ?
R:
Bien que la Société n’essaie
pas de réglementer le
comportement des employés en
privé, la situation que vous décrivez
se déroule dans l’enceinte de
la Société, pendant les heures
de travail et avec le système de
courrier électronique de la Société.
Ce comportement n’a pas lieu
d’être dans notre milieu de travail,
même dans l’enceinte de votre
bureau.
Pour le personnel, la paie et certaines opérations
courantes, Victaulic conserve et utilise des informations
personnelles privées et sensibles sur les employés
(comme l’adresse de leur domicile, leur parcours scolaire,
leur CV, leur numéro de sécurité sociale et les données
sur leur rémunération) pour des raisons professionnelles
légitimes. Victaulic respecte les nombreuses lois sur
la protection des données dans le monde entier qui
régissent le traitement de ces informations. Toutefois,
nous comptons également sur les employés pour
respecter la confidentialité des informations en accédant
aux données confidentielles sur les employés et en
les partageant :
• à des fins professionnelles légitimes
• avec les approbations adéquates et selon le principe
du « besoin d’en connaître »
• en ne répétant pas ou en ne parlant pas des
informations à toute personne qui n’est pas autorisée
à connaître ces informations
• en ne demandant pas ou en n’exigeant pas des
informations détaillées sur la santé d’un employé
Contrôles de référence - Employés
Nous cherchons à recruter et embaucher des employés
qui ne sont pas seulement professionnels et compétents
mais qui sont aussi dignes de confiance et honnêtes.
Le service des ressources humaines réalise régulièrement
des contrôles de référence sur les nouvelles embauches,
selon le cas et en fonction des besoins.
Exemples d’infractions en matière de traitement
inéquitable :
Numéro vert d’alerte Victaulic
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Vivian, une représentante du service clientèle,
est licenciée après avoir expliqué qu’elle avait besoin
de prendre une journée pour remplir ses obligations
religieuses.
Raj est un analyste informatique qui quitte son
bureau à midi pour prier dans une salle de
conférence. Ses collaborateurs se sont plaints
et le directeur de Raj lui a demandé d’arrêter.
Paiements indus
Nous allons affronter la concurrence en mettant en avant
la valeur de nos produits et nos services sur le marché
mondial. Nous allons vendre nos produits honnêtement et
nous ne conclurons aucune vente qui nous obligerait à agir
illégalement ou en violation de cette norme.
Notre Code est enfreint chaque fois que nous donnons
ou recevons des :
• Pots-de-vin
• Dessous-de-table
• Faveurs
• Services personnels
• cadeaux ou avantages indirects (divertissements…)
d’une valeur supérieure à un montant modeste
Nous ne pouvons pas agir ou sembler agir de manière
incorrecte dans le cadre de nos relations d’affaires.
Nos relations avec nos fournisseurs, distributeurs ou clients
directs et autres parties, y compris les sociétés d’ingénierie
et sous-traitantes ainsi que les organismes de régulation
et d’agrément, doivent se fonder sur des pratiques
commerciales justes, efficaces et légales. Vous enfreignez
notre Code si vous acceptez un cadeau ou une faveur
d’un fournisseur, sous-traitant, agent ou consultant qui
vous profite, à vous personnellement en tant qu’employé
de Victaulic ou à un membre de votre famille.
Dans de nombreuses régions du monde, le versement
de pots-de-vin à des agents du gouvernement et des
professionnels est une pratique prévue et courante.
Toutefois, offrir un cadeau de valeur aux représentants
étrangers - du domaine public ou privé – va à l’encontre
de la loi et met à mal la concurrence loyale.
Tout employé de Victaulic payant ou facilitant le paiement
d’une somme indue ou bien offrant un cadeau sera
soumis à des sanctions disciplinaires pouvant aller
jusqu’au licenciement. En outre, l’employé pourra voir
sa responsabilité personnelle engagée et être condamné
à une peine de prison, conformément à ce qui est prévu
en vertu des lois applicables.
Exemple d’infraction à la règle sur les paiements
indus :
Un fournisseur faisant une offre sur une nouvelle
gamme de produits propose à Rita une somme d’argent
afin qu’elle lui communique le montant de l’offre la plus
basse.
Peter, ingénieur technico-commercial, discute de la
part de la commission ou de la somme payée à notre
agent qui devra être attribuée au fonctionnaire chargé
des achats pour le récompenser d’avoir convaincu son
équipe de direction d’une société minière publique de
choisir Victaulic pour l’achat des produits.
Q:
Est-il vrai que nous nous ne
pouvons pas proposer de payer
les coûts d’une visite au siègesocial
de Victaulic au responsable
d’une agence d’évaluation
gouvernementale ayant autorité
sur notre produit ?
R:
Il est tout à fait possible de
payer le transport, l’hôtel et
les frais de repas raisonnables à
l’employé d’une agence d’évaluation
nationale ou gouvernementale ou
à un client aux fins de lui présenter
nos produits et services. Nous
devrons nous limiter à couvrir
les frais raisonnables encourus
pour le déplacement depuis et
vers le site de Victaulic, pour
l’hébergement en hôtel ainsi que
pour les repas pendant les journées
de déplacement vers et depuis les
sites et chantiers de Victaulic. Nous
ne devons rien payer au-delà de
ces limites, y compris le transport
et l’hébergement pour les voyages
secondaires au retour. Aucune
somme en espèces ou aucun objet
de valeur ne devra être donné
à ces agents.
Q:
Dans mon pays, il est courant
de « graisser la patte » à titre
de paiement de facilitation.
Cette pratique constitue-t-elle
une violation
du Code ?
R:
Oui. Il est interdit de « graisser
la patte » ou d’effectuer un
paiement de facilitation de manière
régulière dans le but de simplifier
une procédure gouvernementale de
routine. Citons parmi les exemples
de procédures gouvernementales
les permis, agréments et autres
documents officiels, le traitement
des documents gouvernementaux
comme un visa, le chargement ou
le déchargement d’une cargaison, ou
bien la programmation d’inspections.
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[ 13 ]
Paiements indus
La loi FCPA interdit le paiement
illicite ou l’offre de paiement
illicite :
De toute chose de valeur
• à un fonctionnaire officiel, un
parti politique, un représentant
de parti ou un candidat
• aux fins d’influencer tout acte
visant à garantir un avantage
indu
• pour obtenir, préserver
ou orienter des activités.
La loi FCPA interdit tout paiement
illicite par le biais d’un agent ou
d’un consultant lorsque l’on sait
que ces fonds seront destinés
à un fonctionnaire étranger
Les fonctionnaires étrangers
incluent les employés des
entreprises tertiaires contrôlées
directement ou indirectement
par un gouvernement, ainsi que
tout employé du gouvernement,
d’une organisation internationale,
d’un service ministériel ou toute
personne occupant des fonctions
officielles, quel que soit son rang.
Q:
R:
Que signifie « toute chose
de valeur » ?
Ceci inclut les montants en
espèces ou leurs équivalents,
des biens corporels ou incorporels,
des informations utiles, des
promesses d’embauche, des
paiements de campagne ou de
lobbying, des bourses scolaires ou
universitaires, des équipements
sportifs ou des véhicules de loisirs,
des services à prix gonflés ou des
activités de divertissement au
contenu sexuellement explicite.
[ 14 ]
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Victaulic en tant que société mère américaine avec
des filiales internationales est soumise à plusieurs lois
spécifiques sur les paiements indus :
La loi « Foreign Corrupt Practices Act (FCPA) » de 1977
interdit les paiements illicites à des représentants
de gouvernement étranger pour l’obtention ou le
renouvellement d’un contrat. Elle exige des sociétés
qu’elles tiennent des registres précis et veillent au contrôle
adapté de la comptabilité et des finances. En outre, les
agissements de tierces parties agissant en tant qu’agent,
distributeur ou consultant de Victaulic peuvent engager la
responsabilité de la Société dans le cadre de la loi FCPA.
La Convention sur la lutte contre la corruption de l’OCDE
exige des 38 États signataires qu’ils promulguent des
lois visant à interdire le versement de pots-de-vin dans
des transactions commerciales internationales et qu’ils
ordonnent des changements comptables afin de détecter
les activités de corruption.
La loi américaine sur les voyages prévoit des poursuites
fédérales pour les personnes accusées de corruption
commerciale et de subordination de fonctionnaires publics.
Ces lois s’appliquent à toutes les filiales de Victaulic.
En général, les cadeaux autorisés sont :
• Non monétaires
• Usuels dans le commerce ou l’industrie
• D’une valeur nominale
• Donnés ou acceptés sans qu’il ne soit entendu
explicitement ou implicitement que le destinataire
est tenu d’agir d’une certaine façon
• Correctement signalés et enregistrés
Vous devriez clairement décrire le cadeau et indiquer
le nom de la personne à laquelle il a été fait ainsi que la
relation qui la lie à Victaulic lorsque vous en demanderez
le remboursement sur votre état de frais. Si vous avez
des doutes sur le caractère acceptable ou approprié
d’un cadeau, vous devrez demander conseil à votre
responsable hiérarchique avant de remettre ce cadeau
et, si nécessaire, vous mettre en rapport avec notre
service juridique pour vous assurer que cela n’enfreint
la politique de la société.
Divertissements sexuellement explicites
Il arrive que les clients, les fournisseurs et même
les employés apprécient d’organiser des repas
d’affaires et des activités de divertissement impliquant
des comportements sexuellement inappropriés.
Indépendamment des coutumes locales, Victaulic
ne tolèrera pas ou ne paiera pas des activités
de divertissement sexuellement inappropriées.
Recours à des agents, consultants
ou autres tierces parties
Dans de nombreux pays, il est courant d’utiliser des
agents, consultants, représentants, distributeurs ou
autres tierces parties pour organiser ou négocier des
contrats avec les gouvernements étrangers ou des entités
gouvernementales (p. ex. sociétés minières appartenant
à l’État) et des entités privés. Ces types de relations
peuvent poser problème.
C’est pourquoi Victaulic a établi une politique générale
relative aux accords de distribution et de représentation.
Cette politique décrit la procédure d’examen des contrats
d’agence proposés et les critères de diligence à respecter.
Elle précise également les conditions qui nécessitent un
accord de distribution écrit dans le cadre de notre stratégie
de distribution unilatérale non-exclusive. Cette politique
fournit des directives sur les procédures de désignation
du distributeur, la vente à des comptes directs et les autres
relations commerciales conformément à la politique
de la Société interdisant les paiements illicites.
Q:
Est-il vrai que le contrat de
tout agent auquel a recours
Victaulic doit comporter des
dispositions de conformité aux
lois anti-corruption ?
R:
Oui. La politique Victaulic
contient des exigences de
conformité au FCPA, à la convention
de l’OCDE et à toutes autres
lois applicables en la matière.
L’agent acceptent et s’engagent
contractuellement à les respecter.
Agents
Avant d’engager une discussion importante avec l’agent
candidat, le responsable de la division, le responsable
régional ou le responsable national et son responsable
financier doivent en faire part au directeur financier de
Victaulic et au service juridique afin d’obtenir l’autorisation
de procéder. Le service juridique fournira les critères
de diligence à respecter.
Les responsables généraux, régionaux ou nationaux de
Victaulic et leur responsable financier doivent rédiger un
rapport afin de vérifier que les individus avec qui ils traitent
respectent les lois interdisant les paiements illicites,
possèdent une bonne réputation, n’ont pas enfreint la loi et
disposent de l’expérience et des compétences techniques
nécessaires. Le rapport sera soumis au directeur financier
ou au service juridique ainsi qu’au directeur général pour
agrément avant la signature du contrat d’agence.
Les exigences de la politique de Victaulic, y compris
le respect de la loi FCPA et de la convention de l’OCDE,
doivent être contractuellement acceptées et respectées
par l’agent.
Tous les paiements effectués à des agents exigent
l’approbation du directeur financier de Victaulic.
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Recours à des agents, consultants
ou autres tierces parties
Q:
Comment puis-je savoir
si une relation est celle
d’un distributeur indépendant
ou d’un agent ?
R:
La réponse est
« ça dépend ».
Les questions clés auxquelles
il faut répondre sont les suivantes :
• Vendent-ils d’autres produits
en dehors de ceux de Victaulic ?
• Vendent-ils d’autres produits
ou des produits pour d’autres
clients ?
• Dressent-ils l’inventaire
des produits ?
• Ont-ils un titre et un risque
de pertes sur le produit ?
Si la réponse est « non » à l’une de
ces questions, il est probable qu’il
s’agisse d’une relation d’agent.
Mettez-vous en rapport avec notre
service juridique pour obtenir
de plus amples informations.
Qu’il s’agisse d’un consultant ou d’un représentant,
la tierce partie peut en fait agir en tant qu’agent
de Victaulic. Tout accord proposé à des consultants
et à des représentants doivent être examinés par
le service juridique.
Distributeurs
Travailler en étroite collaboration avec les distributeurs
fait partie intégrante des activités mondiales de Victaulic.
Dans le cadre de son programme sur la conformité et
la gestion des risques, Victaulic s’efforce de contrôler
le respect des lois sur la corruption et le blanchiment
d’argent dans les pays considérés à risque. Les pays
classés « à haut risque » le sont sur la base d’une
évaluation réalisée de manière indépendante par l’ONG
Transparency International, qui leur attribue chaque
année un Indice de Perception de la Corruption. Victaulic
utilise cet indice pour établir un seuil de risque à ne pas
dépasser pour la conclusion de marchés avec des tiers.
Une enquête doit être menée en externe sur tous les
distributeurs situés dans des pays à risque. L’enquête
préliminaire sera réalisée avant la désignation d’un
nouveau distributeur. Puis, une nouvelle enquête sera
diligentée tous les deux ans. Si, dans cet intervalle de
deux ans, nous sommes informés qu’un distributeur
est mis en cause pour un problème de corruption ou
de blanchiment d’argent, une nouvelle enquête sera
effectuée. Les résultats de toutes les enquêtes doivent
être soumis au responsable Conformité et au service
juridique. Victaulic exige également que tous ses
distributeurs situés dans des pays à risque d’attester
chaque année qu’ils respectent constamment la loi
FCPA et la législation locale en matière de lutte contre
la corruption.
Victaulic est susceptible de demander au distributeur une
attestation écrite afin de protéger la Société, sa propriété
intellectuelle, ses biens et ses employés de risques légaux
ou commerciaux.
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Utilisation de la marque par des tiers
À l’occasion, les tierces parties peuvent demander
à utiliser les marques, logos et autre désignation
commerciale/support soumis au droit d’auteur de
Victaulic. Ces demandes doivent être adressées
au service marketing ou juridique.
Précision des livres et registres
Chaque site Victaulic est dans l’obligation de tenir
des livres et registres précis. Des registres financiers et
opérationnels exacts et opportuns ainsi que des contrôles
solides des exportations qui sont nécessaires à la gestion
de nos activités.
Tous les paiements de la société et autres transactions
doivent être dûment autorisés et précisément inscrits
dans les états financiers qui devront être préparés
conformément aux principes comptables généralement
reconnus aux États-Unis et aux politiques comptables
de Victaulic. Des contrôles internes adéquats doivent
être réalisés sur tous les sites afin de garantir le caractère
exhaustif et précis de nos informations financières.
Aucun fonds de la Société non mentionné ou non inscrit
ne sera établi à quelque fin que ce soit ; les fonds de
la Société ne devront pas non plus être placés sur un
compte personnel ou non professionnel. Tout l’actif de la
Société doit être dûment préservé et devra régulièrement
faire l’objet d’un rapprochement avec la documentation
financière.
L’actif et les biens de la Société ne devront pas être
intentionnellement endommagés, pris ou retirés des locaux
de la Société sans autorisation en bonne et due forme.
L’actif de la Société inclut les informations électroniques
sous tout format.
Aucun employé ne devra subir
de pression pour modifier des
informations financières ou d’autres
données « en vue de réaliser
les chiffres ».
Crainte de relayer des
« mauvaises nouvelles »
Le fait de retarder l’annonce
d’une mauvaise nouvelle ne fait
qu’empirer le problème et réduit
les chances de le résoudre ou de
l’atténuer. Toutes les mauvaises
nouvelles, financières ou autres,
devront être transmises très
rapidement en suivant la voie
hiérarchique.
Retenue des profits pour de futures
périodes
Le fait de retenir des réserves,
des profits ou d’autres provisions
en vue de protéger les profits
à l’avenir est inacceptable.
Les réserves, provisions et profits
devront être analysés et signalés
en application des pratiques
comptables généralement
reconnues et des politiques
comptables internes.
Les informations financières ne seront fournies à aucune
personne extérieure à la Société sans l’approbation du
président directeur général et du directeur financier.
Exemple de documentations financières
inappropriées et de contrôles mal réalisés :
Silvia, comptable, est priée par son responsable
hiérarchique d’imputer des dépenses d’exploitation
ordinaires sur une réserve comptable spécifique.
Lorsqu’elle proteste en indiquant que ceci reviendrait
à faire des fausses déclarations sur les revenus du
service, il lui est répondu que ceci aura un impact sur
la prime de performances annuelle de tout le monde
et que si elle ne le fait pas, « nous trouverons
quelqu’un d’autre pour le faire ».
Fred, directeur commercial de la société, ordonne aux
collaborateurs se trouvant sous sa responsabilité directe
d’acheter des équipements de formation onéreux et de
les mentionner sur leurs états de frais. Cette pratique
contourne le processus d’approbation applicable aux
éléments de capital.
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[ 17 ]
Conflit d’intérêts
Q:
Mon épouse et moi-même
avons une activité parallèle qui
n’a aucun rapport avec mes fonctions
chez Victaulic. Avec notre activité
parallèle, nous pouvons proposer
à Victaulic un produit de qualité
supérieure à moindre coût. Puis-je
être fournisseur de Victaulic ?
R:
Cette situation crée un conflit
d’intérêts potentiel. Il arrive
que ces cas de figure ne puissent
être évités mais ils peuvent être
éventuellement gérés si tous les
conflits potentiels sont signalés.
Cette situation doit être signalée
et approuvée par votre directeur/
responsable hiérarchique.
Q:
J’envisage d’exercer un second
travail. Dois-je le
dire ou obtenir une permission ?
R:
Victaulic ne vous interdit
pas d’avoir un deuxième
emploi ; toutefois, votre obligation
professionnelle principale est
celle qui vous engage vis-à-vis de
Victaulic. Tout emploi secondaire
ne doit pas gêner vos fonctions
chez Victaulic. Vous ne pourrez
pas exercer votre second emploi
pendant vos heures de travail
et en utilisant les équipements,
fournitures et ordinateurs de la
Société. Vous devez également
garantir que le deuxième emploi
ne provoque pas de conflit d’intérêts
avec Victaulic. Les employés de
Victaulic ne peuvent pas travailler
simultanément dans des activités
de vente, commercialisation ou
représentation d’autres produits
en rapport avec les systèmes de
tuyauterie.
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[ 18 ]
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Nos administrateurs, directeurs, employés et représentants
doivent faire preuve de loyauté vis-à-vis de Victaulic.
Un conflit d’intérêts existe lorsque vos intérêts privés
interfèrent d’une quelconque façon ou semblent interférer
avec les intérêts de Victaulic.
Les conflits d’intérêts ne prennent pas fin au moment
où vous quittez votre bureau. Vous devez gérer toutes les
relations commerciales que vous pourrez avoir en gardant
à l’esprit vos responsabilités vis-à-vis de Victaulic.
Même en dehors du bureau, veillez à éviter toute situation
qui pourrait aboutir à un conflit – ou à l’apparence d’un
conflit – entre vous et vos fonctions chez Victaulic.
Mais, plus important encore, si vous savez qu’un conflit
d’intérêts existe ou risque d’exister, vous êtes dans
l’obligation d’en faire part. Vous pouvez notifier votre
directeur, joindre les ressources humaines, l’agent régional
responsable de la conformité ou le service juridique,
ou bien le signaler dans notre attestation annuelle
sur les conflits d’intérêts.
Exemples caractéristiques de conflits d’intérêts :
• Participation ou investissement (plus de 5 % du capital
d’une société) dans la société de tout fournisseur de
produits, prestataire de service, client, distributeur
ou concurrent.
• Relations de conseil ou de travail avec tout client,
fournisseur ou concurrent.
• Activités extra-professionnelles (participation, emploi,
relation de fournisseur/consultant) qui sont en
concurrence ou pourraient être en concurrence
avec toutes activités de la Société.
• Toute activité extérieure qui pourra porter atteinte
à votre capacité à consacrer le temps et l’attention
qu’il faut aux responsabilités de la Société.
• Réaliser des transactions d’achat ou de vente avec
la Société (sauf dans le cadre de tout programme
normal d’aliénation des biens de la Société qui est
proposé en général aux employés).
• Fonctions au sein de tout conseil d’administration
de tout client, fournisseur ou concurrent à moins
que ces fonctions d’administrateur n’aient été
divulguées à la Société.
Conflit d’intérêts
• Contrôle, examen ou influence sur l’évaluation
professionnelle, la rémunération ou les avantages
concernant tout membre de votre famille (y compris
votre conjoint(e), vos parents, vos grands-parents,
vos enfants, vos frères et sœurs, vos beaux-parents,
vos beaux-enfants, vos beaux-frères et belles-sœurs)
ou tout ami proche.
• Obtention de tout prêt auprès d’un client, d’un
fournisseur ou d’un concurrent de la Société autre
qu’une banque ; et si vous êtes un directeur de la
Société, auprès d’une banque avec laquelle la Société
travaille, à moins qu’un prêt avec des modalités
similaires ne soit généralement proposé aux clients
de la banque et ne soit signalé au responsable
Conformité de la Société.
Exemple de conflit d’intérêts :
Q:
Je suis directeur commercial
chez Victaulic et mon fils
travaille pour un distributeur qui
est en concurrence avec Victaulic.
S’agit-il d’un conflit d’intérêts ?
R:
Cette situation est susceptible
de créer un conflit d’intérêts
et en a l’apparence ; elle devra donc
être signalée à la Société.
Attestation électronique annuelle
Chaque année, il sera demandé
aux employés recevant une copie
du Code de conduite de Victaulic
de reconnaître qu’ils ont lu, compris
et respecté le Code y compris
l’obligation de signaler les infractions
ou infractions présumées.
L’employé devra divulguer toute
activité qui pourrait d’une
quelconque façon être considérée
comme susceptible de créer un
conflit et ne devra pas hésiter à
privilégier la divulgation de façon
à ce qu’une décision informée
puisse être rendue par la suite.
Un cadre dirigeant est également au conseil
d’administration d’une société qui fournit des services
à sa société. Le cadre n’a pas informé la société du
fait qu’il était administrateur dans une autre société.
Frank, un employé, a un frère qui gère une société
de distributeurs automatiques. Il apprend que son
usine va bientôt choisir un nouveau fournisseur de
distributeurs automatiques. Frank donne à son frère
les modalités de la meilleure offre reçue jusqu’alors.
Il soumet ensuite une meilleure proposition au nom
de sa société.
Sofia, directrice, est chargé de pourvoir un poste
vacant dans son service ; le cousin de Sofia, à la
recherche d’un emploi, est bien qualifié. Plutôt
que de soumettre la décision d’embauche à son
directeur, Sofia engage son cousin et le place
sous sa responsabilité directe.
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[ 19 ]
Relations avec les fournisseurs et les représentants
Q:
J’entretiens depuis longtemps
une relation personnelle avec
notre fournisseur de moteurs de
remplacement. Nous nous voyons
le week-end et il nous emmène
souvent dîner dehors, mon épouse
et moi. Mon comportement est-il
blâmable ?
R:
Compte tenu de votre relation
de longue date avec cette
personne, vous devriez signaler
ce conflit d’intérêts à votre
directeur. Il serait dans le meilleur
intérêt de chacun de confier
cette relation à un autre acheteur
ou un autre responsable des
approvisionnements.
Victaulic ne tolère aucun pot-de-vin
et exige un comportement similaire
de la part de ses fournisseurs
et installateurs. Pot-de-vin :
remettre ou promettre de remettre
directement ou indirectement un
objet de valeur afin d’influencer
irrégulièrement le comportement
d’une tierce partie. Les pots-de-vin
peuvent prendre la forme d’argent,
de cadeaux, de frais de voyage,
d’hébergement, de vacances,
de dépenses ou toute autre
rétribution directe ou indirecte.
Les relations de Victaulic avec les fournisseurs, les
représentants et les sous-traitants seront basées sur des
pratiques légales, concurrentielles et justes. La politique
de Victaulic impose d’acheter tous les équipements,
fournitures et services sur la base du mérite, en d’autres
termes la capacité à satisfaire nos exigences en matière
de qualité, de prix et de livraison. Tous les fournisseurs
seront traités avec intégrité, équité et sans discrimination.
Nous travaillerons uniquement avec les fournisseurs
qui respectent les exigences locales et autres exigences
légales applicables.
Les employés de Victaulic ne devront pas tirer indûment
profit de toute personne par le biais de la manipulation,
de la dissimulation, de l’utilisation abusive d’informations
privilégiées, de fausses déclarations sur des faits matériels
ou de toute autre pratique commerciale déloyale.
Nous préserverons les informations confidentielles
et exclusives de Victaulic au moyen d’un accord de
confidentialité et nous préserverons toutes informations
soumises par les fournisseurs qui sont protégées
par un accord de confidentialité.
En tant qu’entreprise internationale, Victaulic cherche
à négocier des contrats officiels pour ses services
courants ou ses achats à grande échelle.
Le service des achats internationaux ou le service juridique
doivent être sollicités le cas échéant.
Contrôle de référence – fournisseurs/installateurs/
consultants
Au moment d’engager des contractants et consultants,
nous devrons appliquer les mêmes normes que celles
que nous appliquerions avec nos employés : compétence,
professionnalisme, réputation et honnêteté. Les employés
prenant part aux décisions sur l’approvisionnement et
sur l’engagement de contractants ou consultants devront
également réaliser des contrôles de références concernant
les consultants et contractants.
Exemples d’abus dans les relations avec les fournisseurs :
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« Notre société » sur Victaulic.com
pour connaître les coordonnées
spécifiques.
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Francine, chargée d’achats, a confié le marché à une
société d’approvisionnement détenue et gérée par
son cousin sans réaliser au préalable les contrôles qui
s’imposent en matière de références et de conformité
des fournisseurs.
Tim a choisi son nouveau fournisseur de matériels de
bureau car il lui avait donné des fournitures scolaires
gratuites pour les années à venir.
John, directeur de fonderie, a choisi un ferrailleur car
il avait donné 10 % de dessous-de-table pour chaque
kilo de déchets traités.
Prévention du blanchiment d’argent
Les personnes impliquées dans des activités criminelles
comme la fraude, la corruption, le terrorisme et le trafic
de stupéfiants pourront essayer de « blanchir » l’argent
qu’elles tirent de leurs délits pour les dissimuler ou les
légitimer. Plus de 100 pays disposent désormais de lois
contre le blanchiment d’argent qui interdisent de conclure
des transactions impliquant des revenus d’activités
criminelles. Un autre cas problématique est l’utilisation
de fonds légitimes pour financer des activités terroristes –
parfois appelée blanchiment d’argent « inversé ».
Victaulic respectera les lois sur la lutte contre le
blanchiment d’argent et le terrorisme partout dans le
monde et mènera ses activités uniquement avec des
clients de confiance engagés dans des activités légitimes,
avec des fonds issus de sources légitimes. Le fait de
ne pas détecter les relations avec les clients et les
transactions qui pourraient mettre en danger Victaulic
peut porter gravement atteinte à l’intégrité et à l’image
de marque de Victaulic.
Q:
Le propriétaire de notre
distributeur étranger propose
d’actualiser son compte en payant
une facture deux fois et demande
qu’une partie du second paiement
soit reversée sur son compte
personnel dans un autre pays.
Comment dois-je réagir face
à une demande de ce type ?
R:
Cette proposition est douteuse
et devra être signalée à votre
directeur et au service juridique.
Nous attendons de nos fournisseurs
et installateurs qu’ils respectent la
législation applicable qui interdit
le blanchiment d’argent et exige
des registres pour la trésorerie et
les autres transactions suspectes.
Soyez vigilant(e) face aux actions suivantes :
Demandes de virement d’argent à une tierce partie,
au maître d’ouvrage ou à un employé du client concerné
ou sur un compte inconnu ou non reconnu.
Vérifiez le détenteur du compte avant tout transfert.
Paiements semblant de ne pas avoir de rapport
avec le client.
Un client, un distributeur ou un agent qui est réticent
à l’idée de fournir des informations exhaustives, qui fournit
des informations erronées ou douteuses ou qui tente de
contourner les exigences de compte-rendu ou de tenue
des registres.
Offres de paiement en espèces.
SI VOUS DÉTECTEZ une
activité douteuse, faites-en
part au service juridique
de Victaulic et assurezvous de résoudre votre
problème rapidement
avant de poursuivre la
transaction. Assurez-vous
que la résolution est bien
documentée.
Commandes, achats ou paiements qui sont inhabituels
ou incohérents avec les activités du client.
Arrangements de paiement anormalement complexes
qui ne sont pas réellement justifiés sur le plan commercial
ou modalités de paiement anormalement favorables.
Transactions impliquant des sites identifiés comme des
paradis fiscaux ou des zones connues pour leurs activités
terroristes, le trafic de stupéfiants ou le blanchiment d’argent.
Transactions impliquant des banques étrangères
fantômes ou offshore ou des intermédiaires financiers
autres que des banques.
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Activité politique
Les contributions politiques
peuvent prendre l’une des formes
suivantes :
• Le soutien à un candidat
politique local, national
ou fédéral pour le compte
de la société
• L’achat de billets pour une
campagne de collecte de fonds
politiques avec les fonds de
la société
• La remise de toute chose de
valeur y compris des repas,
des biens, des services, des
déplacements ou des billets
pour des événements sportifs
ou des spectacles
• Le prêt de personnel ou autres
ressources de l’entreprise
pendant les heures de travail
pour des activités de collecte
de fonds politiques
• Le paiement de publicités
politiques ou d’autres dépenses
de campagne
Q:
J’ai accepté une invitation
pour participer à une collecte
de fonds pour mon député. Je ne
peux pas y assister mais je voudrais
envoyer un chèque. Mon assistante
pourra-t-elle envoyer en courrier
express un chèque personnel
au siège de la campagne ?
R:
Oui, à condition que le coût de
l’envoi par courrier express soit
remboursé à la société.
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Le lobbying et l’activité politique constituent une part
importante de la vie démocratique (politique) mais des
règles strictes régissent ce que les entreprises peuvent
faire ou ne peuvent pas faire dans ce domaine. Victaulic
s’attache à établir de bonnes relations avec les élus afin
d’améliorer l’environnement commercial de la société.
Toutefois, dans pratiquement tous les pays où Victaulic
intervient, il existe des restrictions légales strictes sur ce
qu’une société peut payer, proposer, promettre ou donner
aux élus et à leur personnel.
Les employés ne pourront pas donner, offrir ou accepter
de proposer des fonds de la société ou autres éléments
d’actifs de la société (directement ou indirectement)
à des fins politiques sans consulter au préalable le service
juridique qui demandera l’approbation du président
directeur général.
Une contribution politique pourrait constituer un potde-vin si elle est réalisée, directement ou indirectement,
en l’échange d’une action par le représentant du
gouvernement. Elle peut être directe, par exemple
recommander Victaulic lors d’une procédure
d’approvisionnement ou similaire, ou bien indirecte,
par exemple promettre d’intégrer Victaulic à la liste
des fournisseurs approuvés – ou potentiels – contre
un paiement actuel ou futur.
Activité politique personnelle
Victaulic encourage l’activité politique chez ses employés
en soutien des candidats ou partis de leur choix. Toutefois,
vous ne pouvez pas exercer vos activités politiques
pendant vos heures de travail ou en utilisant les biens ou
équipements de la Société. La participation personnelle
à des activités politiques constitue le choix de l’employé
et doit être totalement volontaire.
Communications externes
Médias d’informations et médias
spécialisés
Toutes les communications avec les médias d’informations
ou les médias spécialisés et toutes les demandes
émanant de ces médias seront transmises au service
Communication de la Société. Les médias pourront
demander à avoir un aperçu des sujets suivants :
• Négociations des contrats de main d’œuvre,
changements de direction
• Fusions, acquisitions ou événements importants
concernant l’entreprise
• Nouveaux produits, politiques, processus
ou stratégies commerciales
Média social
L’utilisation des sites de mise en réseau social et
commercial par les employés de Victaulic devient de plus
en plus courante car ces outils deviennent une méthode
commerciale incontournable et un mode important de
communication personnelle, d’établissement de réseaux
et de recherche. L’engagement dans un média social est
acceptable lorsque les principes suivants sont respectés :
• Les employés ne doivent pas discuter des secrets
de fabrique de l’entreprise sur ces forums.
• Les employés de Victaulic sont personnellement
responsables du contenu qu’ils publient sur ces formes
de média social.
• Si vous vous présentez comme un employé de Victaulic
sur un site donné, votre profil et le contenu afférent
doivent absolument être cohérents avec la façon dont
Victaulic s’attend à ce que vous vous présentiez à vos
collaborateurs et aux clients.
• Dans tous commentaires ou messages mis en ligne,
vous devez préciser que vous parlez en votre nom
et non pas au nom de Victaulic.
• N’oubliez pas que ce que vous mettez en ligne sera
public pendant longtemps.
Toutes les communications avec et émanant de bloggeurs
et de rédacteurs devront être transmises au service
Communication de la Société.
Si vous voyez un commentaire ou un message mis en
ligne posant problème, vous êtes invité(e) à en faire part
au service juridique et au service Communication de
la société.
Exemples de communications
externes inappropriées :
Phyllis, directrice du Marketing
en Chine, accorde un entretien
à un magazine spécialisé et décrit
le nouveau produit qui est encore
en cours de développement et
qui n’a pas été officiellement
lancé. Phyllis aurait dû le service
Communication au sujet de cette
demande et se concentrer sur les
messages approuvés concernant
les produits commercialement
disponibles.
Joe, chargé de ventes en Europe,
indique sur son profil LinkedIn
qu’il est responsable des ventes
sur un marché vertical de Victaulic
et parle des revenus commerciaux
réels de Victaulic sur ce marché
ou fait part de ses commentaires
sur l’approche de croissance de
Victaulic. Il devrait se contenter
d’indiquer sa fonction et ses
responsabilités chez Victaulic.
Joe ne devrait pas divulguer
d’informations financières
ou exclusives.
Janet, assistante administrative
de la division de fabrication
des fourches, reçoit un appel
téléphonique d’un journaliste
qui lui pose des questions sur le
statut des termes de la convention
collective et elle répond « Je
pense que c’est vrai, mais je
vous tiendrai informé » plutôt
que de prendre l’information
et de la transmettre au service
Communication de la Société.
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spécifiques.
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Être présent dans le monde entier grâce à des établissements
de production et de vente dans plus de 115 pays
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LÉGENDE
Fonderie et/ou bureau
Centre de distribution
Easton,
États-Unis
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Alburtis,
États- Unis
Leland,
États- Unis
Richmond Hill,
États- Unis
Chihuahua,
Mexique
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Nazareth,
Belgique
Drezdenko,
Pologne
Dalian,
Chine
DBMT Dalian,
Chine
www.victaulic.com
Victaulic Company
Victaulic Company
@Victaulic
VictaulicCompany
VICTAULIC
EUROPE
India
ITALIE
AMÉRIQUE CENTRALE ET DU SUD
Prijkelstraat 36
B9810 Nazareth (Belgium)
tel. +32 9 381 15 00
fax +32 9 380 44 38
Victaulic Piping Products
India Priv. Ltd.
Indialand Global Industrial Park
Plot 4, Hinjewadi, Phase I, Mulshi
Pune 411057 (India)
tel. +91 20 67 919 300
fax +91 20 67 919 361
Via M. Biagi 23/25/27
27022 Casorate Primo
tel. +39 02 900 58 256
fax +39 02 900 58 292
PO Box 31
4901 Kesslersville Road
Easton, PA 18044-0031
tel. +1 610 559 3300
fax +1 610 559 3608
MOYEN-ORIENT
P.O. Box 17683
Jebel Ali
Dubai
tel. +971 4 883 88 70
fax +971 4 883 88 60
GRANDE-BRETAGNE
Units B1 & B2, SG1 Industrial
Park
Cockerell Close
Gunnels Wood Road, Stevenage
Hertfordshire SG1 2NB
tel. +44 (0) 1438 310 690
fax +44 (0) 1438 310 699
ESPAGNE
Autovia Madrid-Barcelona KM
45,000
Avda. De Milan 18
19200 Azuqueca De Henares
tel. +34 949 348 490
fax +34 949 266 848
Mise à jour 04/2013
VC-20-FRE 3708 Rév.g
Victaulic est une marque déposée de Victaulic Company.
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tel. +49 (0) 6151 9573 - 0
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CANADA
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Richmond Hill, ON L4C 3G5
tel. +1 905 884 7444
fax +1 905 884 9774
ASIE
Unit 06-10, Floor 3A
A Mansion 291 Fumin Road
Shanghai, China 200031
tel. +86 21 6170 1222
fax +86 21 6170 1221
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