Aide de l'utilisateur SAP Disclosure Management

Aide de l'utilisateur SAP Disclosure Management
SAP Disclosure Management
Version du document : 10.0 SP08 - 2014-03-20
Aide de l'utilisateur
Table des matières
1
Aide générale. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5
1.1
Introduction. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5
1.2
Introduction à Disclosure Management. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5
1.3
Concepts fondamentaux. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5
1.4
1.5
1.3.1
Autorisations. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6
1.3.2
Workflows . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9
1.3.3
Rapports et périodes. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16
1.3.4
Caches de données. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 17
Présentation de l'interface de Disclosure Management. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 23
1.4.1
Domaine fonctionnel - Rapport. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 23
1.4.2
Domaine fonctionnel - Surveillance. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 26
1.4.3
Domaine fonctionnel - Paramètres. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 26
Présentation des fonctionnalités supplémentaires des applications Microsoft Office. . . . . . . . . . . . . . . 27
1.5.1
Barre d'outils Disclosure Management. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .27
1.6
Client Installation Guide (Guide d'installation du client). . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 28
1.7
Paramètres de langue du navigateur. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 29
1.7.1
1.8
Modification de la langue d'affichage dans Internet Explorer 8. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 29
Configuration de Disclosure Management dans une application Microsoft Office . . . . . . . . . . . . . . . . . 29
1.8.1
Démarrage de Disclosure Management dans une application Microsoft Office. . . . . . . . . . . . 30
1.8.2
Configuration de la langue du menu du complément. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .30
1.8.3
Enregistrement des actions client dans un fichier journal. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 30
1.8.4
Configuration des paramètres de connexion aux sources de données. . . . . . . . . . . . . . . . . . . 31
1.8.5
Configuration du chemin vers le modèle de tableau Word local. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .31
2
Aide de l'éditeur. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 32
2.1
Présentation. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 32
2.2
Documents de chapitres dans le portail Disclosure Management. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 32
2.2.1
Sélection d'un chapitre ou d'un rapport dans l'onglet Généralités. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 33
2.2.2
Ouverture d'un chapitre lié aux données pour modification dans l'onglet Généralités. . . . . . . . 33
2.2.3
Modification de documents de chapitre. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 33
2.2.4
Activités des rapports et chapitres dans les documents . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 38
2.2.5
Affichage détaillé des rapports et chapitres. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 41
2.3
Batch Client de Disclosure Management. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 43
2.4
Modification des chapitres Disclosure Management dans les applications Microsoft Office. . . . . . . . . . 45
2
2.4.1
Extraction et rechargement de rapports et de chapitres. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 45
2.4.2
Extraction locale de chapitres et rapports pour les modifier dans Word ou Excel. . . . . . . . . . . 47
2.4.3
Démarrage de Disclosure Management dans une application Microsoft Office. . . . . . . . . . . . 48
2.4.4
Modification de documents dans les applications Microsoft. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .48
2.4.5
Gestion des caches de données dans Microsoft Excel. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 89
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Aide de l'utilisateur
Table des matières
2.4.6
Gestion des documents texte dans Microsoft Word. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .103
2.4.7
Gestion des présentations dans Microsoft Office PowerPoint. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 124
3
Aide du gestionnaire. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 128
3.1
Présentation. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 128
3.2
Rapports et périodes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 128
3.3
3.4
3.5
3.6
3.7
3.2.1
Administration des périodes. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 129
3.2.2
Administration des rapports. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 131
3.2.3
Corbeille. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 141
Administration des statuts de workflow. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 141
3.3.1
Lancement du workflow du rapport. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 143
3.3.2
Lancement du workflow du chapitre. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .143
3.3.3
Lancement de tous les workflows de rapports initialisés. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 144
3.3.4
Arrêt d'un workflow de rapport ou de chapitre. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 144
3.3.5
Réinitialisation des workflows pour un rapport et ses chapitres.. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 144
3.3.6
Réinitialiser un workflow individuel du chapitre. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 145
Administration des chapitres. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .145
3.4.1
Création de chapitres. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 145
3.4.2
Modification des chapitres. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 152
3.4.3
Modification de la structure du rapport. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .155
Gestion de l'accès aux rapports et aux chapitres. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 155
3.5.1
Conception de l'accès au niveau du rapport. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 156
3.5.2
Conception de l'accès au niveau du chapitre. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 158
Gestion des rapports. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 162
3.6.1
Génération de rapports consolidés. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 163
3.6.2
Modification du contenu qualitatif des rapports. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 166
3.6.3
Actualisation du contenu quantitatif dans les rapports et les chapitres.. . . . . . . . . . . . . . . . . 171
3.6.4
Activités des rapports et chapitres dans les documents. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 173
3.6.5
Verrouillage des rapports. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 176
3.6.6
Réécriture des rapports. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 178
Surveillance des rapports. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 179
3.7.1
3.8
Présentation des gestionnaires. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 179
Publication de données. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .189
3.8.1
Comment affecter une dérogation de publication. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 190
3.8.2
Comment créer une publication de liasse. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 190
4
Aide XBRL. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 192
4.1
Introduction. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 192
4.2
Cockpit XBRL Factory. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 192
4.3
Modèles. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 193
4.3.1
Création de modèles. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 193
4.3.2
Modification des modèles. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 193
Aide de l'utilisateur
Table des matières
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3
4.4
4.5
4.6
4.7
4.3.3
Retrait de modèles pour une série d'entités. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 194
4.3.4
Modification de la connexion de données pour les entités. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .195
4.3.5
Comparaison des informations de mappage XBRL. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 196
Entités. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 197
4.4.1
Importation d'une liste d'entités. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 197
4.4.2
Ajout, suppression et modification des entités. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 198
Instances XBRL. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 198
4.5.1
Actualisation des données des systèmes sources connectés. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 198
4.5.2
Restrictions pour les chapitres liés aux données dans XBRL. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .199
4.5.3
Génération d'instances XBRL.. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 199
4.5.4
Valider les instances XBRL.. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 199
4.5.5
Soumission d'instances XBRL. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 200
Configuration. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 200
4.6.1
Création et modification des types de rapport pour les modèles XBRL. . . . . . . . . . . . . . . . . 200
4.6.2
Taxonomies requises à préciser pour la validation d'instances XBRL. . . . . . . . . . . . . . . . . . .201
4.6.3
Type de rapport XBRL Taxonomy. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 201
Reporting des informations financières électroniques. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 202
4.7.1
Gestion des paramètres de plug-in des informations financières électroniques. . . . . . . . . . . 203
4.7.2
Configuration des rapports XBRL . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 204
4.7.3
Comment créer des liaisons de données vers les modèles Excel . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 205
4.7.4
Comment créer des liaisons de données en masse avec des modèles Excel Bilan
électronique. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 207
4.7.5
Aperçu des informations financières électroniques. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .208
4.8
Dépannage. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 209
5
Aide du processus COREP. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 210
5.1
Processus de reporting COREP/FINREP dans SAP Disclosure Management (SAP DM). . . . . . . . . . . . 210
5.2
Comment installer les plug-ins COREP/FINREP. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .211
5.3
Comment configurer le reporting COREP/FINREP. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 211
5.4
Comment valider des rapports COREP. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 212
5.5
Validation COREP/FINREP dans SAP Disclosure Management. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 213
4
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Aide de l'utilisateur
Table des matières
1
Aide générale
1.1
Introduction
L'aide générale de l'application a été conçue pour aider les utilisateurs à comprendre les concepts et objectifs de
SAP Disclosure Management.
Cette section présente aux utilisateurs certaines fonctionnalités habituelles de SAP Disclosure Management sur le
portail et dans Microsoft Office Word.
Informations supplémentaires
Pour en savoir plus sur le Report Builder et le Taxonomy Designer, voir l'Aide du Report Builder et l'Aide du
Taxonomy Designer sur SAP Help Portal à l'adresse http://help.sap.com/bodm100.
1.2
Introduction à Disclosure Management
En gérant la production, l'archivage et la publication des états et rapports financiers, les solutions Disclosure
Management de SAP permettent aux clients de faire le dernier pas vers un processus de clôture financière
ponctuel, précis et sans risques.
Avantages :
●
La clôture financière est accélérée tout en diminuant les coûts de conformité
●
Les processus financiers complexes sont rassemblés en une seule infrastructure
●
Les professionnels de la finance disposent d'un moyen visuel et facile à utiliser pour gérer la production des
états financiers
●
La collaboration et les workflows entre personnes et équipes sont possibles
●
Les nouvelles exigences de publication XBRL et de conformité IFRS sont respectées
●
Plusieurs options de sortie sont proposées pour l'archivage et la publication des états financiers
●
L'adaptation aux autres solutions SAP est parfaite
1.3
Concepts fondamentaux
SAP Disclosure Management se base sur quatre concepts fondamentaux :
●
Autorisation : autorisations attribuées aux utilisateurs pour des tâches système spécifiques.
●
Workflow : étapes et phases du cycle de vie d'un document et séquence des tâches à accomplir au cours de
ces étapes.
Aide de l'utilisateur
Aide générale
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5
●
Rapport et période : configuration des données de base des documents.
●
Cache de données : disponibilité des données
1.3.1
Autorisations
Les autorisations dans SAP Disclosure Management s'alignent sur le principe "ce qui n'est pas autorisé est
interdit". Les éléments suivants sont concernés :
●
Autorisations
●
Utilisateurs
●
Rôles
●
Unités
Les rôles et autorisations sont utilisés dans les workflows pour limiter l'exécution d'activités et, si nécessaire,
échelonner des actions pour des rôles ou objets d'autorisation spécifiques. Les autorisations d'un niveau de
rapport donné sont héritées par ses niveaux inférieurs, sauf si les autorisations de ce niveau sont explicitement
définies de manière différente. Cela aide à gérer les autorisations locales. De plus, vous pouvez affecter des unités
à des utilisateurs en sélectionnant une ou plusieurs entités, ou le groupe. Les unités leur permettent d'accéder
aux rapports de groupe, aux rapports d'une unité donnée ou aux rapports affectés à des entités spécifiques. Les
utilisateurs peuvent gérer et affecter les unités auxquelles ils sont eux-mêmes affectés. La combinaison d'unité et
de rôle définit les droits d'accès d'un utilisateur.
1.3.1.1
Autorisations
Une autorisation est un objet d'autorisation qui rend possible l'exécution d'une transaction spécifique sur le
serveur, par exemple la gestion d'un rapport ou d'une période, ou bien sur le document au niveau du client, par
exemple la modification d'un chapitre ou d'un rapport. Les objets ne sont pas associés, il n'existe pas d'ordre
hiérarchique. Cela permet une plus grande transparence.
Les objets d'autorisation sont affectés aux rôles. Vous ne pouvez pas affecter directement des autorisations à un
utilisateur ni lui refuser explicitement des autorisations.
Les objets d'autorisation sont structurés par groupe pour faciliter la présentation. Le groupe lui-même n'est pas
un objet d'autorisation. Les groupes inclus dans le déploiement standard de SAP Disclosure Management et les
objets par groupe sont répertoriés ci-dessous.
Administration
Système : pour gérer et personnaliser jusqu'à un certain point les paramètres de SAP Disclosure Management
6
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Aide de l'utilisateur
Aide générale
Période
Gérer : Pour gérer les données de base d'une période
Rapport
Gérer : Pour gérer les données de base d'un rapport et créer l'arborescence du rapport
Afficher : Pour afficher le document consolidé dans l'application Microsoft Office sur le client
Annuler : Pour annuler l'extraction d'un rapport
Modifier : Pour modifier le document consolidé dans l'application Microsoft Office sur le client
Chapitre
Modifier : Pour modifier le document du chapitre dans l'application Microsoft Office sur le client
Afficher : Pour afficher le document du chapitre dans l'application Microsoft Office sur le client
Annuler : Pour annuler l'extraction d'un chapitre
1.3.1.2
Utilisateurs
Un utilisateur est une personne autorisée à se connecter au système et à exécuter les tâches du rôle et de l'unité
affectés à l'utilisateur correspondant. SAP Disclosure Management permet d'affecter des unités à un utilisateur et
d'affecter des rôles au niveau global ou local.
Les rôles globaux sont habituellement attribués par l'administrateur système et sont valides pour l'ensemble du
système. Les rôles locaux sont attribués par le gestionnaire de rapports au niveau du rapport ou du chapitre et
sont valides uniquement pour le rapport spécifique. Les rôles locaux ne peuvent pas prévaloir sur les rôles
globaux. L'affectation de rôles globaux n'est pas obligatoire.
1.3.1.3
Unités
Les unités servent à affecter des utilisateurs à une ou plusieurs entités ou à un groupe. Un utilisateur peut
uniquement être affecté à une unité spécifique. Lorsque des utilisateurs sont affectés à une unité, ils peuvent
visualiser les rapports qui lui sont affectés. Toutefois, les autorisations d'utilisation des rapports sont affectées
dans le cadre de la définition du rôle.
Les unités suivantes sont définies :
Aide de l'utilisateur
Aide générale
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7
●
Groupe : un groupe n'est pas affecté à une entité. Si un utilisateur n'est pas affecté à une entité, il est
automatiquement affecté au groupe. L'utilisateur a accès à tous les rapports créés au sein de cette unité.
●
Toute entité : Si vous sélectionnez cette option, l'utilisateur a accès à tous les rapports créés au sein d'une
unité définie.
●
Entité affectée (unique ou multiple) : les utilisateurs ont accès aux rapports créés au sein de l'unité à laquelle
ils sont affectés.
Table 1 : Matrice d'entité
Type d'utilisa­
teur
Affecté à toutes Affecté à des
les entités
entités spécifi­
ques
Peut visualiser
les rapports af­
fectés à des en­
tités spécifiques
Ne peut pas vi­
sualiser les rap­
ports affectés à
des entités
Autorise les en­
tités aux utilisa­
teurs
Non
Non
Oui
Ne peut pas au­
toriser d'entités
Non
Oui
Oui
Oui
Peut autoriser
des entités spé­
cifiques
Oui
-
Oui
Oui
Peut autoriser
toute entité
Non
Non
Non
Non
Ne peut pas au­
toriser d'entités
Non
Oui
Oui
Non
Peut autoriser
des entités spé­
cifiques
Oui
-
Oui
Non
Peut autoriser
toute entité
Utilisateur global Non
Utilisateur limité
aux entités
1.3.1.4
Rôles
Un rôle est une collection d'objets d'autorisation et d'autorisations associées. Quatre rôles standard sont définis
dans SAP Disclosure Management :
●
Standard Admin
●
Standard Manager
●
Gestionnaire standard avancé
●
Standard Editor
●
Standard Readonly
Les clients peuvent créer des rôles à leur discrétion en combinant les objets d'autorisation selon leurs propres
besoins.
8
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1.3.2
Workflows
Un workflow de SAP Disclosure Management décrit le cycle de vie standard d'un rapport, en d'autres termes, les
différentes phases du rapport, de la création de sa structure, à la modification des chapitres en terminant par la
finalisation du contenu du rapport consolidé. Un workflow est une caractéristique obligatoire d'un rapport et de
ses chapitres.
Le workflow contient des étapes auxquelles sont affectés des statuts d'étape. Ces statuts d'étape décrivent le
cycle de vie standard d'un document, depuis sa création jusqu'à la modification et la finalisation du document.
1.3.2.1
Principe d'héritage
Vous pouvez configurer dans un rapport autant de workflows que nécessaire pour les sujets rapportés. Le
workflow standard spécifique au rapport est configuré par défaut au niveau du rapport. SAP Disclosure
Management applique le workflow du principe de double vérification, de sorte que le workflow soit initialement
hérité par tous les chapitres affectés. Si votre reporting requiert d'autres workflows, vous pouvez interrompre
l'héritage et configurer des workflows spécifiques appropriés au niveau du chapitre.
N'oubliez pas
En règle générale, un chapitre comportant son propre workflow le transmet automatiquement à tous ses souschapitres.
Les utilisateurs disposant des droits appropriés sont autorisés à revenir à l'héritage par défaut pour que le
chapitre hérite à nouveau le workflow du niveau parent.
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Aide générale
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9
1.3.2.2
Statuts de workflow dans SAP Disclosure
Management
Chaque workflow de SAP Disclosure Management comporte cinq statuts définis qui décrivent le cycle de vie
standard d'un rapport. Vous ne pouvez pas modifier ces paramètres de statut car ils constituent un composant
fondamental de SAP Disclosure Management.
Vous définissez une priorité pour chaque statut d'étape de workflow. Lorsqu'une étape de workflow implique de
terminer plusieurs chapitres, le statut global de l'étape de workflow dépend du statut des chapitres liés. Le statut
du chapitre ayant la priorité la plus élevée définit alors le statut de l'ensemble de l'étape de workflow. En pratique,
il est raisonnable d'affecter la priorité la plus élevée, 1, au statut le plus bas, ouvert.
Vous pouvez déclencher le changement de statut manuellement au niveau du workflow, ou le laisser être changé
par les activités exécutées au niveau du chapitre ou du rapport.
Par défaut, SAP Disclosure Management affecte à un rapport un workflow de principe de double vérification
préconfiguré.
1.3.2.2.1
Statut Initialisation dans un workflow
Ce statut est activé dans les cas suivants :
●
immédiatement après la création d'une structure de rapport
●
après la réinitialisation manuelle d'un workflow
●
après l'annulation d'une annulation d'héritage
Ce statut permet la création de chapitres ainsi que la modification du workflow et des conditions de workflow au
niveau du rapport et du chapitre.
1.3.2.2.2
Statut En cours d'exécution dans un workflow
Ce statut est activé après le démarrage manuel d'un workflow. A ce stade, vous pouvez toujours arrêter le
workflow et rétablir le statut sur Initialisation.
Il s'agit du statut qui rend visible la structure du rapport pour les autres personnes impliquées, comme les
éditeurs et les lecteurs, il permet donc la révision de la structure et des workflows affectés avant de commencer à
modifier des documents. Il s'agit du seul statut pouvant être arrêté.
1.3.2.2.3
Statut Arrêté dans un workflow
Ce statut est activé après arrêt manuel d'un workflow en cours d'exécution. Par exemple, vous arrêtez le workflow
en cours d'exécution si la révision de la structure du rapport a entraîné le besoin de modifier le workflow d'un
chapitre ou de l'ensemble du rapport.
10
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Ce statut permet la création de chapitres ainsi que la modification du workflow et des conditions de workflow au
niveau du rapport et du chapitre.
1.3.2.2.4
Statut Chapitres en cours dans un workflow
Ce statut est activé après exécution par un éditeur de la première activité au niveau du chapitre. Il s'agit du seul
statut qui indique au niveau du workflow que la modification des documents d'un chapitre a commencé.
Dans le workflow avec principe des quatre yeux par défaut, ce statut est activé après que l'éditeur a exécuté pour
la première fois l'activité Start Work au niveau du chapitre.
1.3.2.2.5
Statut Rapport en cours dans un workflow
Ce statut est activé après l'exécution par un éditeur de l'activité de démarrage au niveau du rapport pour le
document consolidé. C'est le seul statut au niveau du workflow qui reflète que la modification du document de
rapport consolidé a été démarrée. La modification des documents de chapitres est bloquée.
Dans le workflow avec principe des quatre yeux par défaut, ce statut est activé après l'approbation de tous les
documents et l'exécution par le gestionnaire ou l'éditeur du rapport de l'activité Start Work au niveau du rapport.
1.3.2.3
Statuts d'étape de workflow dans le cycle de vie du
document
Pour chaque workflow, cinq statuts d'étape reflètent le cycle de vie standard d'un document dans SAP Disclosure
Management avec ou sans approbation. Vous ne pouvez pas modifier les options de statut car elles constituent
une composante fondamentale de SAP Disclosure Management. Lors de la création du workflow, vous pouvez
affecter les statuts aux étapes.
Vous définissez une priorité pour chaque statut d'étape de workflow. Lorsqu'une étape de workflow comprend
l'achèvement de plusieurs chapitres, le statut global de l'étape de workflow dépend du statut des chapitres
correspondants. Le statut du chapitre ayant la priorité la plus élevée définit le statut de l'étape de workflow.
Le changement de statut est déclenché par les activités exécutées au niveau du chapitre ou du document
consolidé.
1.3.2.3.1
Statut d'étape Ouvert
Ce statut est affecté aux étapes initiales avant le lancement de la modification du document.
Avec le déploiement standard de SAP Disclosure Management, la première étape du workflow de principe de
double vérification permet d'afficher ce statut. L'étape et le statut sont déclenchés par :
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11
●
la création des données de base du rapport et de sa structure de chapitres associée
●
l'activité par défaut Reopen pour relancer le processus de modification d'un document approuvé
●
l'activité par défaut Reopen pour relancer le processus de modification d'un document refusé
●
l'activité par défaut Reopen pour relancer le processus de modification d'un document en cours
●
la régénération du rapport consolidé
●
l'action Réinitialiser exécutée pour un workflow de chapitre ou de rapport
1.3.2.3.2
Statut d'étape En cours
Ce statut est affecté aux étapes de workflow durant la modification de documents. Avec le déploiement standard
de SAP Disclosure Management, la deuxième étape du workflow de principe de double vérification permet
d'afficher ce statut. L'étape et le statut sont déclenchés par l'activité par défaut Start Work pour indiquer que la
modification d'un document va commencer.
1.3.2.3.3
Statut d'étape Terminé
Ce statut est affecté aux étapes de workflow une fois achevée la modification d'un document. Dans les workflows
avec approbation, c'est le statut affiché pendant que le document est révisé pour approbation. Ce statut
n'autorise pas la modification du document, sauf pour le réviseur via des conditions d'étape.
Avec le déploiement standard de SAP Disclosure Management, la troisième étape du workflow de principe de
double vérification permet d'afficher ce statut. L'étape et le statut sont déclenchés par l'activité par défaut
Terminé pour indiquer que la modification d'un document ou la correction d'un document refusé a été finalisée.
1.3.2.3.4
Statut d'étape Approuvé
Ce statut est affecté aux étapes de workflow après révision et approbation d'un document par le gestionnaire ou
le réviseur.
Avec le déploiement standard de SAP Disclosure Management, la quatrième étape du workflow de principe de
double vérification permet d'afficher ce statut. L'étape et le statut sont déclenchés par l'activité par défaut
Approuvé.
1.3.2.3.5
Statut d'étape Refusé
Ce statut est affecté aux étapes de workflow après révision et refus d'un document par le gestionnaire ou le
réviseur.
Avec le déploiement standard de SAP Disclosure Management, la quatrième étape du workflow de principe de
double vérification permet d'afficher ce statut. L'étape et le statut sont déclenchés par l'activité par défaut Refusé.
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Aide générale
1.3.2.4
Conception de workflow avec étapes, activités et
conditions
Lors de la conception de workflows, tenez compte des exigences standard à respecter par chaque workflow créé
dans SAP Disclosure Management. Les règles concernent les étapes qui représentent l'élément structurel
standard d'un workflow.
Principes fondamentaux
Les étapes sont créées individuellement selon les besoins du workflow. Le nombre d'étapes n'est pas limité.
Les étapes doivent être affectées à un des cinq statuts d'étape du workflow. Le cas échéant, un statut peut
afficher plusieurs étapes.
Une étape de début et de fin doit être définie pour chaque workflow.
Transition entre les étapes
La transition entre deux étapes est déterminée par des activités appropriées. Une étape peut comporter une ou
plusieurs étapes suivantes et donc plusieurs transitions. Une transition d'étape peut se faire vers l'avant ou
l'arrière dans le cycle de vie du document/rapport. Une transition d'étape peut entraîner (mais pas
nécessairement) un changement de statut.
Les activités sont créées individuellement selon les besoins du workflow.
Des conditions doivent être définies pour déterminer les rôles ou autorisations attribués aux utilisateurs pour
exécuter l'activité. Ces rôles ou autorisations peuvent être affectés par l'administrateur système globalement
pour tous les rapports ou localement par le gestionnaire de rapports et chapitres spécifiques.
D'autres conditions de workflow peuvent être définies pour les activités au niveau du chapitre. Par exemple, la
limitation du droit d'exécution d'une activité à des utilisateurs spécifiques n'est possible qu'au niveau du chapitre.
Exécution des transactions au niveau de l'étape
Le statut d'étape détermine les transactions pouvant être exécutées sur le document à ce stade. Cette relation ne
peut pas être configurée par le client.
Vous pouvez définir des conditions supplémentaires pour l'exécution de ces transactions. Si aucune condition
supplémentaire n'est définie, le système applique les conditions de l'activité pour l'exécution des transactions. Les
autorisations ou rôles pour exécuter une transaction doivent comprendre le droit de gestion du document
correspondant. Par exemple, les conditions supplémentaires pour la transaction "modification de chapitre"
doivent comprendre le droit de modifier un chapitre ; si vous entrez "affichage de chapitre" comme condition pour
modifier un chapitre, vous obtiendrez des erreurs d'autorisation.
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Aide générale
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Exemple de conception : activités dans les conditions du workflow avec
principe des quatre yeux
Le workflow par défaut affiche une étape pour chacun des cinq statuts par défaut. Chaque activité doit donc
entraîner un changement de statut. L'activité finale est l'activité Approuvé. L'étape Terminé affiche une condition
d'étape afin de permettre au réviseur (Standard Manager) d'appliquer des commentaires dans le document révisé
en cas de refus. Le Standard Manager dispose de l'autorisation "modification de chapitre".
Principe des quatre yeux
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Phases et étapes de création de rapport utilisant le workflow avec principe des
quatre yeux
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15
1.3.3
Rapports et périodes
Les éléments de base de SAP Disclosure Management sont les périodes et les rapports. Une période est un
groupe de rapports qui peut en contenir un nombre illimité. Un rapport consolidé est un fichier généré qui contient
un ou plusieurs chapitres. Les paramètres définis pour les périodes et les rapports contrôlent le comportement et
la gestion de ces éléments lors de la modification des rapports
Le diagramme suivant affiche une présentation de la relation entre les périodes, les rapports, les chapitres et les
types spécifiques qui sont configurés par l'administrateur de SAP Disclosure Management.
Définition des types
Type de rapport : il détermine les types de contenus disponibles lors de la création de chapitres et le format de
sortie natif du rapport. Le type de rapport est géré par l'administrateur de SAP Disclosure Management.
Type de contenu : il détermine les types de document pouvant être utilisés pour créer le contenu d'un chapitre. Le
type de contenu fait partie des données de base du chapitre, il est sélectionné lors de la création du chapitre.
Type de chapitre : il détermine la relation entre un chapitre et son contenu. La relation peut être l'une des
suivantes :
●
Le chapitre est le propriétaire d'origine du contenu.
●
Le chapitre n'a pas de contenu et sert uniquement d'élément de structure.
●
Le chapitre représente uniquement un lien vers un autre chapitre, qui est le propriétaire du contenu.
16
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Le type de chapitre fait partie des données de base du chapitre, il est sélectionné lors de la création du chapitre.
1.3.4
Caches de données
Un cache de données dans SAP Disclosure Management désigne à la fois l'emplacement interne et un objet
permettant d'archiver les données quantitatives auxquelles se réfère l'utilisateur lorsqu'il traite des chapitres. Un
objet de cache de données est toujours un classeur Excel. Vous pouvez enregistrer autant de classeurs que
nécessaire pour votre cache et votre structure de rapport. Un cache de données interne doit être utilisé dans les
cas suivants :
●
Lorsque les données quantitatives sont uniquement gérées manuellement et qu'aucune source de données
externe n'est impliquée.
●
Lorsque les données quantitatives extraites de sources de données externes doivent être manipulées avant
d'être utilisées dans les rapports.
●
Lorsque les données quantitatives extraites de sources de données externes ne comportent pas d'identifiants
uniques.
Remarque
Le nombre maximal de caractères lus par le système à partir d'une cellule de classeur Excel est 900. Si une
cellule contient plus de 900 caractères, tous les caractères en excédent sont coupés dans l'objet lié aux
données.
Processus des caches de données
Aide de l'utilisateur
Aide générale
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17
1.3.4.1
Emplacement du cache de données
Vous pouvez créer des rapports spécifiques pour vos caches de données. Ce modèle permet une configuration
des autorisations plus sophistiquée. Ce modèle est souvent utilisé lorsque l'éditeur de texte et l'éditeur du cache
de données sont différents.
Le client peut configurer la structure du rapport de cache de données selon ses besoins, par exemple :
●
selon une relation de 1 à 1 avec les documents des chapitres du rapport textuel
●
regroupement par responsable
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Vous pouvez créer le cache de données sous forme de sous-chapitres dans le domaine fonctionnel de rapport
auquel ils appartiennent dans le rapport textuel. Vous pouvez utiliser ce modèle si l'éditeur de texte et l'éditeur du
cache de données sont identiques.
1.3.4.2
Relation entre caches de données, sources de
données et fournisseurs de données
SAP Disclosure Management considère la totalité du classeur Excel comme un seul objet lié aux données. Avec
Excel, vous pouvez vous connecter à plusieurs sources de données et charger autant de fournisseurs de données
que nécessaire dans le classeur. Comme le classeur est un seul objet lié aux données, vous ne pouvez pas charger
des fournisseurs de données à des moments différents dans les diverses feuilles d'un classeur, vous pouvez
uniquement charger l'ensemble des données en une seule fois. C'est différent dans un document Word où vous
créez plusieurs objets qui peuvent être liés aux données séparément.
Pour les données extraites de chaque fournisseur de données, le système crée une feuille de données distincte
nommée BDX (X étant un compteur). En outre, le système crée une feuille de données BT qui affiche les données
extraites de tous les fournisseurs à l'aide de références. Cette feuille BT est déployée en tant que feuille de calcul
par défaut pour manipuler les données extraites. Si vous ne souhaitez pas utiliser la feuille BT, vous pouvez la
supprimer et créer vos propres feuilles de calcul qui construisent les tableaux avec des données quantitatives en
faisant référence aux feuilles de données professionnelles.
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Aide générale
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19
Les données des feuilles de données professionnelles ne peuvent pas être modifiées pour plusieurs raisons :
●
Grâce aux données professionnelles (BD) vous pouvez vérifier la cohérence des données entre SAP
Disclosure Management et les sources de données.
●
Vous perdrez les modifications lors de la mise à jour de la liaison de données vers le classeur Excel, parce que
le système crée les feuilles de données professionnelles en partant de zéro lors du processus de liaison
de données.
La numérotation des feuilles est basée sur l'ordre séquentiel des fournisseurs de données listés, il est donc
important de ne pas modifier l'ordre séquentiel des fournisseurs existants et d'ajouter uniquement le nouveau
fournisseur à la fin de la liste. En effet, si vous supprimez un fournisseur ou modifiez l'ordre séquentiel, les feuilles
de données professionnelles ne seront pas créées comme escompté et les références dans vos feuilles de calcul
ne fonctionneront plus.
Remarque
Lors de l'actualisation, il est possible d'actualiser uniquement les données des sources de données et
fournisseurs sélectionnés.
1.3.4.3
Identifiants uniques des données
Les données extraites de sources externes vers le cache de données ainsi que celles gérées manuellement ne
comportent pas d'identifiant unique au départ. C'est-à-dire que les données sont identifiées uniquement par leur
position dans la feuille Excel, par exemple les données de la feuille BT1, cellule A2. Lorsque vous liez un objet Word
à ces données, le système établit une référence absolue sur la position de la cellule et non sur son contenu. Si la
structure des informations extraites ou gérées manuellement dans le cache de données est modifiée, l'objet lié
aux données fait toujours référence à la cellule A2 et affiche des données erronées.
Pour éviter ce problème et établir des références de champ relatives basées sur le contenu, il est nécessaire
d'appliquer des plages nommées aux informations du cache de données. Ces plages nommées permettent
d'identifier les données par leur contenu, où qu'elles soient placées dans la feuille de calcul. Lorsque vous liez un
objet Word aux données comportant des informations qui peuvent être identifiées par des plages nommées, le
système n'établit pas de référence à la feuille BT1, cellule A2, mais fait par exemple référence aux informations qui
concernent le "chiffre d'affaires 2010".
Les données avec plages nommées sont mises en surbrillance bleu clair dans la sélection du fournisseur de
données de SAP Disclosure Management.
1.3.4.4 Format de nombre dans le cache de données et les
objets Word liés aux données
Le format de nombre appliqué aux objets Word liés via le cache de données dépend de plusieurs facteurs :
●
20
Le format de nombre d'un tableau Word ou d'une zone de texte flottant dépend des paramètres régionaux
configurés dans le rapport Word. Si aucune langue de paramètres régionaux n'a été configurée dans le
rapport Word, le format du tableau Word ou de la zone de texte flottant est déterminé exclusivement par les
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Aide de l'utilisateur
Aide générale
paramètres du système d'exploitation. Si des paramètres régionaux ont été configurés dans le rapport Word,
ils régissent le format du tableau Word ou de la zone de texte flottant.
●
Le format de nombre d'un champ de formule peut être sélectionné explicitement lors de la liaison de l'objet.
Restrictions sur les liaisons entre les données et les documents Word
●
Les cellules d'un document Excel ne peuvent pas avoir le format standard. Le format de cellule doit plutôt
être texte ou nombre.
●
Si une cellule a le format texte dans Excel, elle ne peut pas être utilisée pour un champ de formule numérique.
●
En cas de téléchargement d'une révision ancienne d'un document Word, les nombres de ce document seront
affichés selon les paramètres régionaux avec lesquels le document Word a été rechargé, actualisé ou lié aux
données la dernière fois.
●
Ce qui suit s'applique pour les boîtes de dialogue de sélection de liaison de données, de texte flottant et de
champ de formule :
●
○
Tous les nombres sont affichés avec les signes de ces paramètres régionaux. Si aucune langue de
paramètres régionaux n'est affectée au rapport, celle des paramètres régionaux du système
d'exploitation du client est utilisée.
○
La sélection de langue de paramètres régionaux n'est pas utilisée dans les boîtes de dialogue de sélection.
Par exemple, la norme allemande pour le symbole de groupement des chiffres est le point. Si la langue de
paramètres régionaux est personnalisée dans le serveur SAP Disclosure Management et que vous
choisissez une virgule comme symbole de regroupement des chiffres, la virgule n'est pas affichée dans la
boîte de dialogue de la sélection. Seul le point est affiché. La virgule est utilisée dans le document Word.
Si vous appliquez une mise en forme, une couleur par exemple, elle n'apparaît pas dans le document Word.
Si des paramètres régionaux personnalisés ou linguistiques sont affectés à un document Word et que vous
avez affecté un nombre ou un modèle personnalisé aux cellules Excel d'origine, la partie de la feuille de calcul
contenant le nombre négatif et le zéro sera ignorée. Le format du nombre positif est utilisé.
Par exemple, le format #.##0,00_;-#.##0,0;(0) est affecté à une cellule Excel. Si aucun paramètre
régional linguistique ou personnalisé n'est affecté au document Word, vous obtenez "1.000,12", "-1.000,1" et
"(0)". Si un paramètre régional linguistique ou personnalisée est affecté au document Word, vous obtenez
"1.000,12", "-1.000,12" et "0" en supposant que la culture allemande est utilisée dans ce cas.
●
N'utilisez pas dans une cellule Excel un format de date commençant par un astérisque (*). Utilisez une
définition de paramètres régionaux différente avec un format de date qui ne correspond pas aux paramètres
régionaux du système d'exploitation client. Sinon, la date peut être affichée au mauvais format dans les
rapports.
Remarque
Chaque langue possède un signe de devise prédéfini. Par exemple le signe € pour l'allemand, le signe $ pour
l'anglais des Etats-Unis. Lors de la configuration des paramètres régionaux, vous pouvez également définir la
position de ce signe de devise. Ces paramètres seront toujours utilisés, indépendamment du format du cache
de données.
Vous pouvez définir l'emplacement du signe de devise dans le fichier Excel ou dans les paramètres régionaux.
Cependant, si vous le définissez aux deux endroits, vous obtiendrez le signe de devise deux fois, une fois à
partir du cache de données et une fois à partir de vos paramètres régionaux.
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21
Conseil
Si un signe de devise doit être utilisé, la pratique d'excellence consiste à ne pas le définir dans les paramètres
régionaux, mais dans le modèle de la cellule Excel ou du champ de formule.
1.3.4.5
Liaisons de données d'objets, feuilles de calcul de
données professionnelles et performances système
Souvent, les objets des tableaux Microsoft Word ne sont pas liés aux données par l'intermédiaire des données
archivées dans les feuilles de données professionnelles, mais au moyen des données modifiées comme les
ajustements et les plages archivées dans d'autres feuilles.
La liaison de données dans Word ne charge pas les tableaux masqués d'un cache de données, nous conseillons
que les tableaux de données professionnelles soient masqués. Les performances s'n trouveront
considérablement améliorées.
1.3.4.6
Plages nommées Excel
Pour utiliser les tableaux Microsoft Office Excel des caches de données dans les documents Microsoft Office
Word, vous pouvez définir des plages nommées dans Microsoft Office Excel. Dans Microsoft Office Word, vous
pouvez insérer les tableaux en insérant les plages nommées préalablement définies.
Les types de plages nommées suivants sont disponibles :
●
Plages nommées BIP
●
Plages nommées ER
Plages nommées BIP
Pour insérer des tableaux Microsoft Office Excel à partir des caches de données dans un document Microsoft
Office Word, vous définissez des plages nommées BIP. Avec les plages nommées BIP, vous marquez une zone de
votre cache de données et affectez un nom commençant par “BIP_”. Dans votre document Microsoft Office
Word, vous sélectionnez la plage nommée BIP et insérez le tableau défini.
Plages nommées ER
Les données des tableaux Microsoft Office Excel des caches de données n'ont souvent pas d'identifiants uniques.
Pour transformer les données en données associées au contexte avec un ID unique, vous définissez des plages
nommées ER et leur affectez un nom commençant par “ER_”.
Les plages nommées ER doivent répondre aux exigences suivantes :
22
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●
La première colonne représente la clé. La clé ne fait pas partie du contenu, c'est un identifiant unique.
●
La deuxième colonne représente l'étiquette. C'est la position de reporting, telle que propriété, écart
d'acquisition ou réserves consolidées.
●
La clé, les étiquettes et les colonnes de valeur représentent les valeurs.
Vous pouvez marquer chaque valeur d'une plage. Avec le Gestionnaire de balises, vous pouvez suivre les
modifications des valeurs spécifiques au rapport et fournir une synthèse concise des modifications appliquées à
ces valeurs. Par exemple, vous pouvez voir les modifications du montant total du passif au cours de la période où
le rapport annuel a été élaboré.
Informations associées
Définition de plages nommées BIP [page 96]
Définition de plages nommées ER [page 94]
1.4
Présentation de l'interface de Disclosure Management
SAP Disclosure Management affiche différentes fonctionnalités utilisables pour créer des rapports financiers
consolidés.
Lorsque vous vous connectez à SAP Disclosure Management, une zone de navigation est affichée du côté gauche.
Le volet de droite s'appelle l'espace de travail.
1.4.1
Domaine fonctionnel - Rapport
Le domaine fonctionnel Rapport est l'espace de travail principal pour les lecteurs et éditeurs et le deuxième
espace de travail principal pour les gestionnaires. Dans ce domaine, vous pouvez sélectionner un rapport ou un
chapitre à modifier ou afficher, ou bien une structure de rapport à configurer si vous êtes Standard Manager.
Le domaine Rapport propose deux vues différentes du rapport et de ses documents associés :
Aide de l'utilisateur
Aide générale
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23
●
la vue (présentation) Cockpit
●
la vue (détaillée) Généralités
1.4.1.1
Vue Cockpit
La vue Cockpit est une présentation de l'ensemble du rapport. Après sélection d'un rapport, le Cockpit est la
première fenêtre affichée. Dans la présentation, vous pouvez sélectionner un chapitre et l'afficher ou le modifier.
La vue Cockpit affiche les informations suivantes :
Chapitre
niveau du rapport et nom du chapitre
Etape
symbole du statut de l'étape de workflow connectée
Etape de la source de
données
statut des chapitres liés ; le symbole reflète le statut du chapitre lié ayant le statut le plus
bas
Restriction
La colonne Etape de la source de données n'est pas affichée dans les cas suivants :
●
Pour les connexions aux sources de données autres que les fichiers du cache de
données. Par exemple, si un chapitre Microsoft Office Word comporte une liaison
de données à deux fichiers du cache de données et à une requête SAP Business
Information Warehouse, seul le statut des fichiers du cache de données est pris
en compte.
●
Pour les chapitres liés et liés XBRL.
●
Pour les sources de données Microsoft Office Powerpoint, parce que les liaisons
de données ne sont pas affichées dans le cockpit pour Microsoft Office
Powerpoint.
Extrait par
nom de l'utilisateur qui a extrait le chapitre
Révision
nombre de révisions ; le système crée une révision lorsque le chapitre est extrait avec
des modifications
Taille
taille du document en kilo-octets
Auteur de la dernière
modification
dernier utilisateur ayant modifié le chapitre
Date de la dernière
modification
horodatage de la dernière modification du chapitre
Date d'échéance
date d'achèvement établie du chapitre ; si l'achèvement est en retard, la date est
marquée en rouge
Type
icône du type de document et de la version de Microsoft Office
Présentation de l'objet icône indiquant si le document contient des objets liés aux données
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Aide de l'utilisateur
Aide générale
Remarque
Si des objets liés aux données sont disponibles, vous pouvez sélectionner le bouton
Présentation de l'objet pour afficher des informations supplémentaires.
1.4.1.2
Vue Généralités
La vue Généralités est affichée une fois qu'un niveau de rapport spécifique a été sélectionné dans l'arborescence
du rapport.
Avec les détails généraux au niveau du rapport, le système affiche des onglets qui contiennent diverses
fonctionnalités.
L'espace de travail est divisé en quatre écrans affichant les informations générales suivantes sur un rapport ou un
chapitre :
Zone d'écran générale
La zone Généralités affiche :
●
type de document
●
taille du document en kilo-octets
●
numéro de révision
Zone d'écran Détails
La zone Détails affiche :
●
type de chapitre (standard, lié ou sans texte)
●
ID de chapitre (chaque chapitre reçoit un ID de chapitre interne)
●
informations sur la date et l'auteur de la dernière modification du document
●
commentaires entrés par l'utilisateur qui a effectué la dernière modification du document
Zone d'écran Workflow
La zone Workflow affiche :
●
date d'échéance du chapitre
●
étape de workflow et symbole du statut associé à l'étape
●
activités pouvant être exécutées sur le chapitre par l'utilisateur en cours
Aide de l'utilisateur
Aide générale
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25
●
Afficher l'aperçu affiche une image du document
Types d'aperçu disponibles
Cette zone affiche les liens vers les différents formats d'affichage de l'aperçu du document.
1.4.1.2.1
Onglets de la vue Généralités
Les onglets disponibles varient selon que l'on affiche les détails d'un rapport ou d'un chapitre.
Modèle : cet onglet est affiché uniquement au niveau du rapport. Cet onglet accueille la fonctionnalité permettant
de télécharger un document modèle à utiliser dans le rapport.
Téléchargement : cet onglet accueille la fonctionnalité permettant de télécharger un document dans un chapitre.
Actualisation du contenu : cet onglet accueille la fonctionnalité permettant d'exécuter une actualisation du
contenu du chapitre à partir du serveur.
Révisions : cet onglet accueille l'historique des révisions d'un document.
Historique : cet onglet accueille l'historique d'un chapitre.
Configuration : cet onglet accueille les paramètres de sortie du document au niveau du rapport et du chapitre.
Workflow : cet onglet affiche les détails du workflow. Le Standard Editor ne peut pas modifier les paramètres. Le
gestionnaire peut affecter des workflows spécifiques aux chapitres.
Conditions du workflow : cet onglet ne s'affiche que pour un chapitre. Il affiche les détails sur les conditions des
activités. Le Standard Editor ne peut pas modifier les paramètres. Le gestionnaire peut établir des autorisations
locales supplémentaires pour l'exécution des activités de workflow.
Autorisations : cet onglet affiche les autorisations locales et globales accordées pour ce chapitre. Le Standard
Editor ne peut pas modifier les paramètres. Le Standard Manager peut établir des autorisations locales
supplémentaires au niveau du rapport et du chapitre.
1.4.2
Domaine fonctionnel - Surveillance
Le domaine fonctionnel Surveillance archive tous les rapports disponibles dans SAP Disclosure Management. Il
représente le seul point d'accès à ces rapports. Ce domaine est accessible à tous les utilisateurs.
1.4.3
Domaine fonctionnel - Paramètres
Le domaine fonctionnel Paramètres représente l'écran initial pour gérer les données de base des rapports et des
périodes ainsi que pour accéder à la corbeille. Ce domaine est normalement réservé aux gestionnaires de
rapports.
26
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Aide générale
1.5 Présentation des fonctionnalités supplémentaires des
applications Microsoft Office
Les fonctionnalités spécifiques au client de SAP Disclosure Management sont proposées aux utilisateurs par les
compléments propres à l'application.
Après installation de la configuration client de SAP Disclosure Management, les compléments sont chargés
automatiquement dans les applications lors du démarrage. L'utilisateur accède aux fonctionnalités via le menu
SAP Disclosure Management.
1.5.1
Barre d'outils Disclosure Management
Le menu SAP Disclosure Management propose diverses fonctionnalités pour la liaison des données et la gestion
des objets. La plupart des fonctionnalités ne sont pas spécifiques à l'application.
Les fonctionnalités sont regroupées par tâche.
Sources de données, fournisseurs de données, actualisation, dossiers de
synthèse
Icône
Description
Utilisez cette icône pour établir la connexion aux sources de données lo­
cales et/ou centralisées (via un serveur).
Utilisez cette icône pour déterminer le fournisseur de données requis.
Utilisez cette icône pour lancer la mise à jour des objets liés aux don­
nées. Word permet de mettre à jour le document, la page ou un seul ob­
jet. Dans Excel, vous pouvez uniquement mettre à jour l'ensemble du
classeur.
Utilisez cette icône pour actualiser les objets liés aux données du docu­
ment à partir de l'archivage système temporaire.
Outils des objets Word
Icône
Description
Utilisez cette icône pour insérer un tableau lié aux données dans un do­
cument Word.
Aide de l'utilisateur
Aide générale
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27
Icône
Description
Utilisez cette icône pour incorporer une feuille Excel liée aux données
dans un document Word.
Utilisez cette icône pour insérer un champ de texte flottant lié aux don­
nées dans un document Word.
Utilisez cette icône pour insérer un champ de texte lié aux données dans
un document Word.
Utilisez cette icône pour modifier le modèle qui contient les formats des
tableaux liés aux données.
Outils des objets Excel
Icône
Description
Utilisez cette icône pour afficher les plages nommées utilisées dans un
document du cache de données.
Utilisez cette icône pour gérer les valeurs de variables de différentes en­
tités et permettre une actualisation du contenu automatique.
Outils de fermeture et enregistrement
Icône
Description
Utilisez cette icône pour enregistrer les modifications appliquées au do­
cument sur le serveur.
Utilisez cette icône pour fermer le document sans enregistrer les modi­
fications sur le serveur.
Utilisez cette icône pour comparer le document affiché avec une révi­
sion archivée sur le serveur.
1.6
Client Installation Guide (Guide d'installation du client)
Le complément Excel du client est habituellement installé par le service informatique. Si vous devez installer le
client sur votre ordinateur, consultez le Client Installation Guide (Guide d'installation du client).
28
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Aide de l'utilisateur
Aide générale
1.7
Paramètres de langue du navigateur
La langue de SAP Disclosure Management dépend de la langue choisie pour l'affichage des pages dans le
navigateur.
1.7.1
Modification de la langue d'affichage dans Internet
Explorer 8
1.
Ouvrez Internet Explorer 8 ou 9 et cliquez sur
Outils
Options Internet .
2.
Dans la boîte de dialogue Options Internet, dans l'onglet Général, cliquez sur Langues.
3.
Dans la boîte de dialogue Langues, cliquez sur Ajouter.
4.
Dans la boîte de dialogue Ajouter une langue, sélectionnez celle que vous voulez utiliser.
5.
Cliquez sur OK pour confirmer votre choix.
6.
Dans la boîte de dialogue Langues, sélectionnez la nouvelle langue.
7.
Cliquez sur Monter autant de fois que nécessaire pour déplacer la langue jusqu'à la première place de la liste.
8.
Cliquez sur OK pour confirmer vos modifications.
9.
Cliquez sur OK pour fermer la boîte de dialogue Options Internet.
10. Appuyez sur [F5] pour actualiser la page Web.
Le contenu de SAP Disclosure Management s'affiche maintenant dans la langue sélectionnée.
1.8 Configuration de Disclosure Management dans une
application Microsoft Office
Vous pouvez appliquer certaines configurations spécifiques aux paramètres client de SAP Disclosure
Management. La configuration concerne les sujets suivants :
●
Langue : Vous pouvez sélectionner la langue. Ce paramètre s'applique uniquement au menu SAP Disclosure
Management.
●
Journal d'actions : Vous pouvez enregistrer toutes les actions de votre session Microsoft Office dans un
fichier journal des actions. Le journal d'actions aide à comprendre les erreurs qui se sont produites durant la
session.
●
Commun : Vous pouvez autoriser plusieurs connexions à un système SAP BW et accepter le paramètre par
défaut selon lequel des variables identiques sont toujours initialisées avec la dernière valeur utilisée.
●
Modèle Word : Si vous travaillez avec des sources de données locales, vous devez déterminer le chemin du
modèle Word local pour les formats de tableau.
Aide de l'utilisateur
Aide générale
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29
1.8.1
Démarrage de Disclosure Management dans une
application Microsoft Office
1.
Lancez une application Microsoft Office directement ou ouvrez un document pour le modifier sur le serveur
SAP Disclosure Management.
2.
Vérifiez que le système affiche le ruban ou l'élément de menu Disclosure Management.
Si l'élément ne s'affiche pas, activez le complément COM dans l'application.
3.
Dans le ruban ou menu Disclosure Management, cliquez sur Démarrer.
Le système ajoute d'autres options à la barre d'outils Disclosure Management.
1.8.2
Configuration de la langue du menu du complément
1.
Dans une application Microsoft Office, sélectionnez Configuration dans la barre d'outils Disclosure
Management.
2.
Dans la boîte de dialogue Configuration, sélectionnez Langue.
3.
Sélectionnez une langue.
4.
Cliquez sur OK pour fermer la boîte de dialogue Configuration.
Une boîte de dialogue vous rappelle que vous devez redémarrer l'application Microsoft Office pour appliquer
les paramètres.
5.
Cliquez sur OK pour confirmer le message d'information.
6.
Fermez et redémarrez l'application.
7.
Dans la boîte de dialogue Voulez-vous vraiment effectuer cette opération ?, sélectionnez la case d'option
Ignorer les modifications si vous n'avez appliqué aucune modification au document et ne souhaitez pas créer
de révision.
8.
Cliquez sur OK pour continuer.
9.
Cliquez sur Oui pour confirmer le refus des modifications.
10. Fermez l'application Microsoft.
A la prochaine extraction d'un document pour modification, le système affichera le menu SAP Disclosure
Management dans la langue sélectionnée.
1.8.3 Enregistrement des actions client dans un fichier
journal
1.
Dans une application Microsoft Office, cliquez sur Configuration dans la barre d'outils Disclosure
Management.
2.
Dans la boîte de dialogue Configuration, sélectionnez Journal d'actions.
Les paramètres du journal d'actions s'affichent.
3.
Cliquez sur Enregistrer pour enregistrer le fichier sur votre ordinateur ou un lecteur réseau.
4.
Dans la boîte de dialogue Enregistrer sous, accédez à l'emplacement où vous voulez archiver le fichier.
5.
Cliquez sur Enregistrer.
30
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Aide de l'utilisateur
Aide générale
6.
Cliquez sur OK pour fermer la boîte de dialogue Configuration.
Le système enregistrera toutes les actions que vous exécutez lors d'une session et les écrira dans le fichier
journal des actions.
1.8.4 Configuration des paramètres de connexion aux
sources de données
1.
Dans une application Microsoft Office, cliquez sur Configuration dans la barre d'outils Disclosure
Management.
2.
Dans la boîte de dialogue Configuration, sélectionnez Commun.
Le système affiche les paramètres communs. La première case à cocher concerne la gestion des sources de
données SAP BW, la deuxième le paramètre par défaut des variables.
3.
Si nécessaire, procédez comme suit :
4.
○
Si vous décochez la case Activer les connexions parallèles à SAP BW, SAP Disclosure Management
vous permet de vous connecter une fois à une source de données SAP BW.
○
Si vous décochez la case Unifier la variable, SAP Disclosure Management ne propose pas les dernières
valeurs utilisées dans des variables identiques.
Cliquez sur OK pour fermer la boîte de dialogue Configuration.
1.8.5
Configuration du chemin vers le modèle de tableau
Word local
Pour configurer le chemin vers le fichier local WordTableDef.doc :
1.
Extrayez le chapitre et ouvrez-le pour modification dans Word.
2.
Lancez le complément SAP Disclosure Management.
3.
Cliquez sur Configuration dans la barre d'outils Disclosure Management.
4.
Dans la boîte de dialogue Configuration, sélectionnez Tableau Word.
Le système affiche le chemin par défaut réel vers le fichier modèle de tableau.
5.
Accédez à l'emplacement où vous souhaitez archiver le fichier modèle de tableau sur votre ordinateur.
6.
Cliquez sur OK pour appliquer le chemin et fermer la boîte de dialogue Accéder au dossier
7.
Cliquez sur OK pour fermer la boîte de dialogue Configuration.
Aide de l'utilisateur
Aide générale
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31
2
Aide de l'éditeur
2.1
Présentation
Le Guide de l'éditeur est destiné aux utilisateurs affectés au rôle de Standard Editor ou à un rôle personnalisé
comportant des droits d'accès et des fonctions similaires. Le Standard Editor modifie principalement le contenu
des documents de chapitre dans une application Microsoft Office.
Le Standard Editor a toutefois accès à quelques fonctionnalités de SAP Disclosure Management, par exemple la
modification de documents ou l'exécution d'activités de workflow.
2.2 Documents de chapitres dans le portail Disclosure
Management
Un document de SAP Disclosure Management est considéré comme document consolidé au niveau du rapport et
comme document individuel au niveau du chapitre.
La structure du rapport, y compris les chapitres, est configurée par un utilisateur disposant des droits de
Standard Manager dans SAP Disclosure Management. Le Standard Manager affecte également les workflows aux
rapports, et aux chapitres uniques si nécessaire, et lance le workflow afin de permettre la modification des
documents joints. Habituellement, les Standard Managers ne modifient pas les documents, ils les approuvent ou
les refusent.
Le Standard Editor, ou l'utilisateur disposant de droits de modification, affecte le document au chapitre et modifie
le document. Le Standard Editor ne peut pas modifier la structure du rapport.
Le Standard Editor et le Standard Manager sont tous deux responsables de l'avancement du workflow et
exécutent les activités appropriées le cas échéant. Par exemple, le Standard Editor doit exécuter l'activité de
démarrage pour indiquer que la modification du document a commencé. L'activité de démarrage change le statut
du workflow en Chapitres en cours.
Chapitres liés aux données
Les chapitres liés ne peuvent être gérés que dans le rapport auquel ils appartiennent à l'origine. Si l'éditeur d'un
rapport dispose des droits de modifier les objets du rapport archivant le document d'origine, l'utilisateur peut
effectuer une analyse descendante jusqu'au document d'origine. Si l'utilisateur ne possède pas les droits de
modification du rapport, le document lié ne peut être affiché qu'en lecture seule.
Dans le portail SAP Disclosure Management les onglets Cockpit et Général affichent le rapport et ses chapitres, ils
permettent d'ouvrir les éléments à modifier. Lorsque vous sélectionnez une période et un rapport dans l'onglet
Généralités, un deuxième niveau d'onglets s'affiche :
●
Téléchargement : dans cet onglet, vous pouvez télécharger un document.
●
Actualisation du contenu : dans cet onglet, vous pouvez actualiser le contenu d'un chapitre à partir du serveur.
32
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Aide de l'utilisateur
Aide de l'éditeur
●
Révisions : dans cet onglet, vous trouverez une liste des révisions du document.
●
Historique : dans cet onglet, vous trouverez l'historique d'un document de chapitre.
●
Configuration : dans cet onglet, vous trouverez les paramètres de sortie du document au niveau du chapitre.
●
Workflow : dans cet onglet, vous trouverez les détails du workflow. Le Standard Editor peut uniquement
afficher les paramètres.
●
Conditions de workflow : dans cet onglet, vous pouvez voir les détails des conditions d'activité. Le Standard
Editor peut uniquement afficher les paramètres.
●
Autorisations : dans cet onglet, vous pouvez voir les autorisations locales et globales accordées pour le
chapitre. Le Standard Editor peut uniquement afficher les paramètres.
2.2.1
Sélection d'un chapitre ou d'un rapport dans l'onglet
Généralités
1.
Dans SAP Disclosure Management, dans l'onglet Rapport, sélectionnez une Période et un Rapport.
2.
Dans l'onglet Généralités, sélectionnez l'objet à modifier dans l'arborescence du rapport.
3.
Sélectionnez Modifier.
2.2.2 Ouverture d'un chapitre lié aux données pour
modification dans l'onglet Généralités
1.
Dans SAP Disclosure Management, dans l'onglet Rapport, sélectionnez une Période et un Rapport.
2.
Dans l'onglet Généralités, sélectionnez un chapitre lié à modifier.
3.
Dans la section Détails, cliquez sur la flèche de développement (
4.
Cliquez sur le lien Ouvrir un chapitre pour accéder au rapport archivant le document d'origine.
) en regard du champ Type de chapitre.
Le système ouvre une nouvelle fenêtre et affiche la vue Cockpit de l'autre rapport. Le chapitre lié est sélectionné.
2.2.3
Modification de documents de chapitre
Les documents de chapitre sont principalement modifiés dans les applications Microsoft Office. Cependant, le
portail SAP Disclosure Management propose les fonctionnalités de modification suivantes pour des documents
au niveau du chapitre.
1.
Plutôt que de créer un document en partant de zéro, vous pouvez en créer un à partir d'un document existant.
2.
Au lieu de mettre à jour le contenu lié aux données d'un document de chapitre dans l'application Microsoft
Office, vous pouvez effectuer l'actualisation de contenu directement à partir du portail.
Aide de l'utilisateur
Aide de l'éditeur
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33
2.2.3.1
Téléchargement d'un document dans un chapitre
Prérequis :
●
Le chapitre n'est pas extrait.
●
Le chapitre n'a pas été approuvé.
●
Le workflow a été lancé.
Le téléchargement d'un fichier existant crée une révision ; le fichier téléchargé est enregistré comme dernière
version du chapitre et les données enregistrées auparavant ne sont plus affichées, mais restent disponibles dans
les révisions.
Les types de fichier autorisés pour le téléchargement sont restreints par le type de rapport et de chapitre. Les
types disponibles sont listés sous le champ de téléchargement.
Pour télécharger un document :
1.
Dans SAP Disclosure Management, dans l'onglet Rapport, sélectionnez une Période et un Rapport.
2.
Dans l'onglet Généralités, dans l'arborescence du rapport, sélectionnez le chapitre dans lequel vous souhaitez
télécharger le fichier.
3.
Dans l'onglet Téléchargement, cliquez sur Parcourir pour accéder au fichier à télécharger.
4.
Cliquez deux fois sur le fichier.
Le chemin d'accès au fichier est entré dans le champ Fichier.
5.
Si nécessaire, saisissez un Commentaire.
6.
Cliquez sur Ajouter un document.
Le système affiche un message d'information précisant que le fichier a été téléchargé correctement.
7.
Cliquez sur l'onglet Généralité pour contrôler le fichier.
8.
Pour réviser le document, cliquez sur Afficher et afficher le fichier téléchargé.
Le système lance l'application Microsoft Office appropriée pour afficher le document.
Informations associées
Sélection d'un chapitre ou d'un rapport dans l'onglet Généralités [page 33]
2.2.3.2
Actualisation du contenu lié aux données
Prérequis :
●
Le contenu doit être lié à l'aide de l'une des sources de données suivante : SAP BW, serveur SQL ou cache de
données de SAP Disclosure Management.
●
Pour appliquer des modifications aux données extraites d'un système externe, ou si un chapitre a besoin de
données de sources externes et internes, la connexion via le cache de données est obligatoire.
●
Les fichiers suivants doivent être chargés sur le serveur (par l'administrateur système) : config20.xml,
BIP_WordTableDef.doc et BIP_WordTableTagging.xml.
●
34
Vous avez besoin d'un accès à la source de données.
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Aide de l'éditeur
SAP Disclosure Management permet d'actualiser les données quantitatives liées extraites des bases de données
directement du portail alors que le document reste fermé en arrière-plan.
Restriction
L'actualisation de contenu ne prend pas en charge les formules Excel. Vous trouverez ci-dessous une liste des
formules prises en charge.
Pour actualiser du contenu lié :
1.
Dans SAP Disclosure Management, dans l'onglet Rapport, sélectionnez une Période et un Rapport.
2.
Dans l'onglet Généralités, sélectionnez le rapport ou le chapitre dans l'arborescence du rapport.
Les détails de niveau sont affichés dans l'espace de travail.
3.
Cliquez sur l'onglet Actualisation du contenu.
Le système affiche tous les dossiers de synthèse utilisés pour lier le contenu aux données.
4.
Cliquez sur Lancer l'actualisation.
5.
Dans la boîte de dialogue Se connecter à XXXX (où XXXX est le nom de la source de données), connectez-vous
à la source de données.
6.
Cliquez sur Connexion.
Le système se connecte à la source de données et actualise le contenu lié. Le système affiche un message
d'information précisant que l'actualisation du contenu a été exécutée correctement.
7.
Pour afficher le protocole du processus d'actualisation, cliquez sur le lien Afficher le protocole du message
d'information.
8.
Pour afficher les variables utilisées dans les requêtes, cliquez sur le lien Afficher les variables.
9.
Pour afficher les modifications des données avant et après l'actualisation, cliquez sur Afficher les
modifications.
Remarque
Uniquement disponible au niveau des chapitres.
Informations associées
Sélection d'un chapitre ou d'un rapport dans l'onglet Généralités [page 33]
2.2.3.3
Modification d'un paramètre préconfiguré
SAP BusinessObjects Disclosure Management déploie des paramètres préconfigurés pour les types de rapports.
Le système applique les paramètres séparément au rapport et aux chapitres. Les paramètres ne sont pas hérités
du rapport au niveau du chapitre et doivent être gérés pour chaque niveau.
N'oubliez pas
Les paramètres au niveau du chapitre remplacent ceux au niveau du rapport.
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1.
Dans SAP BusinessObjects Disclosure Management, dans l'onglet Rapport, sélectionnez une période et un
rapport.
2.
Dans l'onglet Généralités, sélectionnez le rapport ou le chapitre.
3.
Sélectionnez l'onglet Configuration.
L'onglet Configuration affiche une liste des paramètres préconfigurés. Le type de paramètre dépend du type
de rapport et des types de sortie associés (Word, PDF, Excel, XBRL, PowerPoint).
4.
Actualisez les paramètres, si nécessaire.
Remarque
Pour appliquer un modèle différent pour un type de sortie, entrez le nom de fichier, y compris l'extension
de fichier, du modèle concerné dans la zone Nom de modèle.
5.
Cliquez sur Enregistrer pour confirmer vos modifications.
2.2.3.4
Suivi des modifications apportées aux documents
Toute modification du contenu d'un document est considérée comme une révision, qu'il s'agisse de la
modification d'une donnée existante ou de l'ajout de données qualitatives ou quantitatives.
Vous pouvez afficher et télécharger des révisions sélectionnées, ou restaurer le statut spécifique d'un document
dans le système à utiliser pour la modification du document. Outre le fait de pouvoir comparer les révisions dans
SAP Disclosure Management, vous pouvez également comparer des documents archivés avec des documents
externes.
Pour reconnaître aisément une version sans avoir à ouvrir le document, nous vous recommandons d'utiliser le
champ de commentaire avant d'enregistrer les modifications dans le document, le commentaire apparaissant
ainsi dans la liste des révisions.
Remarque
La modification du statut d'une étape de workflow, par exemple Start Work ou Approve Document, ne
constitue pas une révision et n'apparaît pas dans la liste des révisions. Elle apparaît toutefois dans l'historique
du rapport.
La liste des révisions se compose des colonnes suivantes :
●
Révision - affiche le numéro de révision.
●
Taille - affiche la taille du document en kilo-octets.
●
Action - affiche l'action ayant modifié le contenu du document et entraîné la création de la révision.
●
Utilisateur - affiche l'utilisateur ayant effectué l'action.
●
Date - affiche la date de création de la révision.
●
Commentaire - affiche le commentaire saisi par l'utilisateur lors de l'exécution de l'action.
36
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2.2.3.4.1
chapitre
Affichage de la révision d'un rapport ou d'un
1.
Dans SAP Disclosure Management, dans l'onglet Rapport, sélectionnez une Période et un Rapport.
2.
Dans l'onglet Généralités, sélectionnez le rapport ou le chapitre dans l'arborescence du rapport.
3.
Dans l'onglet Révisions, sélectionnez la révision à afficher.
4.
Cliquez sur Visualiser.
Le document s'affiche dans une nouvelle fenêtre distincte.
2.2.3.4.2
rapport
Téléchargement d'une révision de chapitre ou de
1.
Dans SAP Disclosure Management, dans l'onglet Rapport, sélectionnez une Période et un Rapport.
2.
Dans l'onglet Généralités, sélectionnez le rapport ou le chapitre dans l'arborescence du rapport.
3.
Dans l'onglet Révisions, sélectionnez la révision à télécharger, puis cliquez sur Télécharger.
4.
Dans la boîte de dialogue File Download (Téléchargement de fichier), cliquez sur Enregistrer.
5.
Dans la boîte de dialogue Enregistrer sous, recherchez l'emplacement dans lequel vous souhaitez enregistrer
le document. Modifiez le nom du fichier si nécessaire.
6.
Pour enregistrer le fichier, cliquez sur Enregistrer.
2.2.3.4.3
chapitre
Comparaison des révisions d'un rapport ou d'un
1.
Dans SAP Disclosure Management, dans l'onglet Rapport, sélectionnez une Période et un Rapport.
2.
Dans l'onglet Généralités, sélectionnez le rapport ou le chapitre dans l'arborescence du rapport.
3.
Dans l'onglet Révisions, sélectionnez la révision à laquelle vous voulez comparer la dernière version du
document.
4.
Cliquez sur Afficher les modifications.
Le système ouvre et fusionne les deux révisions en un document de comparaison dans l'application Microsoft
Office appropriée. Les modifications sont mises en surbrillance dans Excel ou suivies par des commentaires
dans Word.
5.
Révisez les commentaires de comparaison. Si nécessaire, vous pouvez enregistrer le document de
comparaison sur un ordinateur ou un emplacement de serveur.
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2.2.3.4.4
chapitre
Restauration d'une révision de rapport ou de
1.
Dans SAP Disclosure Management, dans l'onglet Rapport, sélectionnez une Période et un Rapport.
2.
Dans l'onglet Généralités, sélectionnez le rapport ou le chapitre dans l'arborescence du rapport.
3.
Dans l'onglet Révisions, sélectionnez la révision à restaurer.
4.
Dans la boîte de dialogue Confirmer, cliquez sur OK pour restaurer la révision.
Le système archive la version de la révision sélectionnée comme dernière révision du document. Le commentaire
créé automatiquement indique la version restaurée.
2.2.3.4.5
Comparaison d'un rapport et d'un fichier externe
1.
Dans SAP Disclosure Management, dans l'onglet Rapport, sélectionnez une Période et un Rapport.
2.
Dans l'onglet Généralités, sélectionnez le rapport ou le chapitre dans l'arborescence du rapport.
3.
Dans l'onglet Révisions, sélectionnez la révision à comparer à un fichier externe.
4.
Pour naviguer jusqu'au fichier externe, cliquez sur Parcourir.
5.
Cliquez deux fois sur le fichier.
Le chemin d'accès au fichier est entré dans le champ Fichier.
6.
Sélectionnez un type de rapport :
7.
○
Sélectionnez Consolidé si vous souhaitez intégrer le contenu des deux fichiers.
○
Sélectionnez Côte à côte si vous souhaitez comparer les documents côte à côte dans l'application
correspondante.
Cliquez sur Comparer des fichiers.
2.2.4
Activités des rapports et chapitres dans les documents
Pour terminer un workflow, l'utilisateur réalise différentes étapes dans les chapitres et rapports. Les étapes sont
contrôlées par les activités que les utilisateurs appliquent au document, d'abord au chapitre individuel, puis au
rapport consolidé. Le système affiche uniquement les activités auxquelles l'utilisateur connecté a accès.
Restriction
Les activités ne sont pas exécutées sur les chapitres liés aux données.
Cette section explique comment gérer les activités basées sur le workflow par défaut avec principe des quatre
yeux. Les workflows propres au client peuvent utiliser des activités différentes, mais il doit toujours y avoir des
activités de début et de fin pour la phase de modification du document et pour l'approbation ou le refus d'un
document.
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Commentaires dans les activités
Lors de la conception d'un workflow, vous pouvez demander à ce que les utilisateurs qui exécutent des activités
expliquent leur choix. C'est utile pour le responsable de l'étape suivante.
Notification par courrier électronique
La configuration système peut décider que le système envoie des notifications par courrier électronique aux
responsables des étapes de workflow. Le paramètre par défaut est défini pour ne pas envoyer de courriers
électroniques. Si la notification par courrier électronique est définie comme facultative, le système affiche une
boîte de dialogue demandant confirmation. Si la notification par courrier électronique est définie comme
obligatoire, le système l'envoie automatiquement.
Droits des activités
La possibilité d'exécuter une activité dépend de plusieurs facteurs :
●
Les autorisations utilisateur globales non spécifiques au rapport ou au chapitre.
●
Les autorisations utilisateur locales spécifiques au chapitre ou au rapport.
●
Les conditions globales configurées pour l'exécution des activités du workflow.
●
Les conditions locales configurées pour l'exécution des activités du chapitre.
Workflow par défaut avec principe des quatre yeux.
Les activités du workflow avec principe des quatre yeux comprennent :
●
Start Work : le chapitre ou le rapport est prêt à être modifié. Il est important de configurer l'activité de
lancement avant de modifier un document car cela crée le bon statut de workflow.
●
Terminer : le document est terminé et attend l'approbation.
●
Approuver : le gestionnaire ou l'approbateur approuve un chapitre ou rapport terminé.
●
Refuser : le gestionnaire ou l'approbateur indique que l'éditeur doit réviser le document. Le système requiert
la saisie d'un commentaire.
●
Reopen : l'éditeur peut rétablir le statut sur Ouvert tant que l'activité Terminer n'a pas été exécutée. Les
approbateurs peuvent rétablir le statut d'étape sur Ouvert s'ils ont refusé un document par erreur. L'éditeur
choisit cette activité pour un chapitre ou un rapport refusé afin d'indiquer qu'il est en train de réviser le
document. Tant que la modification du rapport n'a pas commencé, un chapitre approuvé peut être rouvert
pour modification. Le document est rétabli au statut Ouvert. Le système requiert la saisie d'un commentaire.
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2.2.4.1
Lancement ou achèvement d'un document dans un
workflow avec principe des quatre yeux
1.
Dans SAP Disclosure Management, dans l'onglet Rapport, sélectionnez une Période et un Rapport.
2.
Dans l'onglet Généralités, sélectionnez le rapport ou le chapitre dans l'arborescence du rapport.
3.
Sélectionnez une des Activités possibles dans le panneau Workflow :
○
Cliquez sur Start Work pour modifier le document.
○
Cliquez sur Terminer pour conclure la modification.
2.2.4.2 Réinitialisation d'un document dans un workflow avec
principe des quatre yeux
1.
Dans SAP Disclosure Management, dans l'onglet Rapport, sélectionnez une Période et un Rapport.
2.
Dans l'onglet Généralités, sélectionnez le rapport ou le chapitre dans l'arborescence du rapport.
3.
Dans le panneau Workflow, sélectionnez une des Activités possibles.
4.
Sélectionnez le lien Réinitialiser.
Le système rétablit le statut de l'étape sur Ouvert
2.2.4.3 Approbation d'un chapitre ou d'un rapport dans un
workflow répondant au principe des "quatre yeux"
1.
Dans SAP BusinessObjects Disclosure Management, dans l'onglet Rapport, sélectionnez une période et un
rapport.
2.
Dans l'onglet Généralités, sélectionnez le rapport ou le chapitre dans l'arborescence du rapport.
3.
Dans le panneau Workflow de SAP BusinessObjects Disclosure Management, sélectionnez Approuver.
Remarque
Si le niveau de rapport n'est pas activé pour la modification, vous pouvez utiliser l'activité Reopen.
Le statut de l'étape de traitement passe à Approuvé.
2.2.4.4 Refus d'un chapitre ou d'un rapport dans un workflow
répondant au principe des "4 yeux".
1.
Dans SAP BusinessObjects Disclosure Management, dans l'onglet Rapport, sélectionnez une période et un
rapport.
2.
Dans l'onglet Généralités, sélectionnez le rapport ou le chapitre dans l'arborescence du rapport.
40
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3.
Dans le panneau Workflow du rapport ou du chapitre, cliquez sur le lien Refuser pour refuser le document et
le renvoyer à l'auteur.
4.
Dans la boîte de dialogue Ajouter un commentaire, entrez les raisons pour lesquelles vous avez refusé le
document.
5.
Cliquez sur OK. Le statut de l'étape en cours passe sur Refusé.
2.2.4.5 Réouverture d'un rapport ou d'un chapitre dans un
workflow répondant au principe des 4 yeux
1.
Dans SAP BusinessObjects Disclosure Management, dans l'onglet Rapport, sélectionnez une période et un
rapport.
2.
Dans l'onglet Généralités, sélectionnez le rapport ou le chapitre dans l'arborescence du rapport.
3.
Dans le panneau Workflow, cliquez sur le lien Reopen.
4.
Dans la boîte de dialogue Ajouter un commentaire, expliquez pourquoi vous rouvrez le document.
5.
Cliquez sur OK.
Le système rétablit le statut de l'étape sur Ouvert
2.2.5
Affichage détaillé des rapports et chapitres
Dans SAP Disclosure Management, vous pouvez afficher des documents et leurs informations de différentes
façons :
●
Vous pouvez visualiser des documents dans des formats différents, par exemple HTML et PDF.
●
Vous pouvez afficher un aperçu de l'historique d'un document et du workflow qui lui est affecté.
●
L'historique du document archive toutes les actions exécutées sur le document.
Informations associées
Suivi des modifications apportées aux documents [page 36]
2.2.5.1
Aperçu d'un document dans un format externe
1.
Dans SAP BusinessObjects Disclosure Management, dans l'onglet Rapport, sélectionnez une période et un
rapport.
2.
Dans l'onglet Généralités, sélectionnez le rapport ou le chapitre dans l'arborescence du rapport.
3.
Dans la section Types d'aperçus disponibles, sélectionnez une option d'aperçu :
○
Cliquez sur Aperçu dans Word pour afficher un document Word.
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41
4.
○
Cliquez sur Aperçu en PDF pour afficher un document PDF.
○
Cliquez sur Aperçu dans Word2HTML pour afficher un document HTML.
○
Cliquez sur Aperçu en XBRL pour afficher un document XBRL.
Si le chapitre sélectionné contient des sous-chapitres, sélectionnez l'une des options suivantes dans la boîte
de dialogue Aperçu :
○
Pour que l'aperçu du document n'affiche que le contenu du niveau sélectionné, sélectionnez Chapitre en
cours uniquement.
○
Pour que l'aperçu d'un document n'affiche que le contenu du chapitre sélectionné et tous ses souschapitres, sélectionnez Avec sous-chapitres.
5.
Cliquez sur OK.
Le système ouvre une nouvelle fenêtre et affiche le document.
6.
Cliquez sur Fermer.
2.2.5.2 Aperçu d'un chapitre ou d'un rapport à l'aide d'une
vue incorporée
1.
Dans SAP BusinessObjects Disclosure Management, dans l'onglet Rapport, sélectionnez une période et un
rapport.
2.
Dans l'onglet Généralités, sélectionnez le rapport ou le chapitre dans l'arborescence du rapport.
3.
Cliquez sur Afficher l'aperçu sous la section Workflow.
Le système affiche la barre du moniteur, une barre de défilement avec de brefs aperçus des pages du
document. Vous pouvez utiliser la flèche à gauche et à droite de la barre pour faire défiler le document.
4.
Cliquez sur l'image de l'aperçu dans la barre pour agrandir la page.
Le système ouvre une fenêtre contextuelle pour afficher la page.
2.2.5.3
Affichage de l'historique d'un document
Vous pouvez afficher pour chaque document un historique qui répertorie toutes les actions exécutées sur le
document en question, indépendamment du fait qu'il a été ou non modifié au cours de l'action. Vous pouvez
suivre les modifications apportées au document via les révisions de document.
1.
Dans SAP BusinessObjects Disclosure Management, dans l'onglet Rapport, sélectionnez une période et un
rapport.
2.
Dans l'onglet Généralités, sélectionnez le niveau requis (rapport/chapitre) dans l'arborescence du rapport.
Les détails de niveau sont affichés dans la zone de travail.
3.
Cliquez sur l'onglet Historique.
L'onglet Historique répertorie toutes les actions exécutées sur les différentes révisions du document dans les
colonnes suivantes :
42
Colonne
Description
Révision
Affiche le numéro de révision.
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Colonne
Description
Action
Affiche l'action exécutée sur le document ou le statut de l'étape, indépendamment du fait que le contenu
du document a été ou non modifié.
Utilisateur
Affiche le nom de l'utilisateur qui a exécuté l'action.
Date
Affiche la date de la révision.
Commentaire Affiche le commentaire de l'utilisateur lorsqu'il a exécuté l'action.
Informations associées
Suivi des modifications apportées aux documents [page 36]
2.2.5.4
Affichage d'un workflow de rapport ou de chapitre
1.
Dans SAP BusinessObjects Disclosure Management, sélectionnez l'onglet Rapport.
2.
Sélectionnez une période et un rapport.
Remarque
S'il s'agit d'un nouveau rapport, le système affiche un message pour avertir l'utilisateur qu'il ne contient
pas encore de chapitres.
3.
Dans l'onglet Généralités, sélectionnez le chapitre ou le rapport dont vous souhaitez afficher le workflow.
4.
Cliquez sur l'onglet Workflow
.
Le système affiche un organigramme des étapes du workflow affecté. Les informations figurant dans les zones
Statut et Nom indiquent si le workflow est transmis à un document parent ou si le chapitre possède son propre
workflow.
2.3
Batch Client de Disclosure Management
Le Batch Client de Disclosure Management (DMBatchTool) est un outil de ligne de commande permettant de
télédécharger des documents Microsoft Office dans Disclosure Management dans un job d'arrière-plan. Le
package d'installation installe l'outil dans le dossier DMBatchTool de votre dossier d'installation Disclosure
Management.
Remarque
Vous trouverez l'outil DMBatchTool sur le serveur, non sur le client.
Vous pouvez utiliser les paramètres suivants :
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43
●
/u : - Connexion Disclosure Management
●
/p: - Mot de passe
●
/h: - Nom d'hôte/adresse IP
●
{/upload: | /upload_folder_report: | /upload_folder_period:} - Mode de téléchargement
○
/upload: - Téléchargement d'un chapitre simple
○
/upload_folder_report: - Téléchargement d'un rapport
○
/upload_folder_period: - Téléchargement d'une période
○
/s: - Source ; indique le chemin physique vers un dossier ou un fichier simple
○
/t: - Cible ; indique le chemin d'accès complet au chapitre, au rapport ou à la période, selon le mode de
téléchargement
Téléchargement d'un chapitre simple
Pour télécharger un chapitre simple, utilisez l'exemple de ligne de commande suivant :
DMBatchTool.exe /u:user /p:password /h:http://[DM-Server]:[Port]/ /upload /s:"C:\
\Import\\DM\\20-F\Chapter 1.xlsx" /t:"/2012 Q4/20-F/Chapter 1"
Remarque
La source doit indiquer un document MS Office simple.
La cible doit indiquer un chapitre standard simple au format [période]/[rapport]/[chapitre].
Téléchargement d'un rapport
Pour télécharger un rapport, utilisez l'exemple de ligne de commande suivant :
DMBatchTool.exe /u:user /p:password /h:http://[DM-Server]:[Port]/ /
uploadfolder_report /s:"C:\\Import\\DM\\20-F" /t:"/2012 Q4/20-F"
Remarque
La source doit indiquer un dossier avec un ensemble de documents MS Office. Les noms de document doivent
être strictement identiques à ceux des chapitres du rapport indiqué.
La cible doit indiquer un rapport standard simple au format [période]/[rapport].
Téléchargement d'une période
Pour télécharger une période, utilisez l'exemple de ligne de commande suivant :
DMBatchTool.exe /u:user /p:password /h:http://[DM-Server]:[Port]/ /
uploadfolder_period /s:"C:\\Import\\DM\\" /t:"/2012 Q4"
44
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Remarque
La source doit indiquer un dossier avec des sous-dossiers contenant un ensemble de documents MS Office.
Les noms des sous-dossiers doivent être identiques à ceux des rapports de la période indiquée.
Les noms des documents MS Office dans les sous-dossiers doivent être identiques à ceux des chapitres du
rapport lié.
2.4 Modification des chapitres Disclosure Management dans
les applications Microsoft Office
La modification d'un chapitre se fait principalement à l'aide des outils standard des applications Microsoft Office
et comme le document consolidé n'est pas connecté aux sources de données, il n'a pas de contenu lié aux
données.
Un document est extrait de SAP Disclosure Management pour être modifié et les modifications sont enregistrées
dans SAP Disclosure Management lorsque le document est rechargé. Un document extrait est verrouillé dans
SAP Disclosure Management. Seuls les utilisateurs disposant des droits d'administrateur peuvent annuler une
extraction et la connexion entre les utilisateurs et leurs documents extraits.
Remarque
Une fois le document approuvé, il ne peut plus être modifié ni extrait.
Données qualitatives et quantitatives dans les documents
Les documents de SAP Disclosure Management peuvent contenir des données qualitatives et quantitatives. Les
données qualitatives (texte) des documents sont modifiées dans l'application Microsoft Office. Les données
quantitatives (valeurs numériques) existent comme données liées aux données uniquement dans les chapitres et
sont généralement mais pas toujours modifiées à l'aide des fonctionnalités proposées par les compléments SAP
Disclosure Management chargés dans les applications Microsoft Office. L'une des fonctionnalités les plus
importantes est l'actualisation de contenu, laquelle peut être exécutée localement dans le document ouvert ou
sur le portail SAP Disclosure Management.
2.4.1
Extraction et rechargement de rapports et de chapitres
Pour modifier un document, vous devez d'abord l'avoir extrait de SAP Disclosure Management. Pour sauvegarder
le document dans SAP Disclosure Management, vous l'avez rechargé. Un document extrait ne peut être modifié.
Seuls les utilisateurs disposant de certains droits d'administrateur peuvent annuler une extraction et la connexion
entre l'utilisateur effectuant les modifications et le document. Une fois le document approuvé, il n'est plus
possible de le modifier ou de l'extraire.
Aide de l'utilisateur
Aide de l'éditeur
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45
N'oubliez pas
Dans Microsoft Word et Microsoft Excel, le menu Disclosure Management vous permet d'enregistrer et de
fermer un document sans le recharger. Cependant, les documents PowerPoint restent extraits si vous n'utilisez
pas les boutons appropriés dans le menu Disclosure Management.
1.
Dans SAP Disclosure Management, dans l'onglet Rapport, sélectionnez une Période et un Rapport.
2.
Dans l'onglet Généralités, sélectionnez le rapport ou le chapitre dans l'arborescence du rapport.
3.
Cliquez sur Modifier pour ouvrir le document dans l'application Microsoft correspondante.
Le système d'exploitation affiche le statut de l'extraction du document et la barre d'outils de Disclosure
Management dans l'application Microsoft.
4.
Une fois le document ouvert pour modification, appliquez les modifications nécessaires.
5.
Une fois que vous avez terminé vos modifications, dans la barre d'outils de Disclosure Management, cliquez
sur Appliquer les modifications pour enregistrer et recharger votre document dans SAP Disclosure
Management.
Pour enregistrer votre document, l'utilisation de l'option standard Enregistrer d'Office n'est pas
recommandée.
Dans Word et Excel, si vous enregistrez le document à l'aide de l'option Fichier Enregistrer , le fichier
sera enregistré, cependant le document restera verrouillé dans SAP Disclosure Management.
6.
Dans la boîte de dialogue Commentaire de rechargement, entrez un Commentaire expliquant et répertoriant
les modifications appliquées.
Le commentaire s'affichera dans la présentation des révisions et pourra servir à identifier la révision
adéquate.
7.
Sélectionnez l'une des options suivantes pour indiquer l'étape suivante souhaitée une fois votre document
rechargé :
8.
○
Pour recharger définitivement le document modifié et continuer à travailler dans SAP Disclosure
Management, sélectionnez Fermer.
○
Pour recharger et extraire à nouveau le document, sélectionnez Modifier. Cette action enregistre la
révision dans SAP Disclosure Management et vous pouvez continuer à modifier le document.
○
Pour recharger le document et le rouvrir en mode d'affichage, sélectionnez Afficher.
Cliquez sur OK.
Attention
Si le document est extrait par l'utilisateur et que ce dernier se déconnecte du serveur SAP Disclosure
Management, il ne peut pas recharger à nouveau le document dans le chapitre. Le chapitre doit être enregistré
localement et peut être téléchargé à l'aide de l'onglet Télécharger dans la composante du serveur SAP
Disclosure Management.
Pour fermer le document et le recharger sans enregistrer les modifications dans SAP Disclosure Management,
sélectionnez Ignorer les modifications. Aucune révision ne sera créée.
Pour comparer la dernière révision du document à une version précédente, cliquez sur Comparer.
46
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2.4.2 Extraction locale de chapitres et rapports pour les
modifier dans Word ou Excel
Si vous préférez modifier un document hors ligne, vous pouvez l'enregistrer sur votre disque local et le conserver
sur le serveur avec le statut Extrait. Une fois la copie locale modifiée, rechargez-la dans SAP Disclosure
Management.
Attention
Tant qu'elle n'est pas rechargée, le système affiche un message d'erreur si un autre utilisateur essaie d'extraire
le document dans SAP Disclosure Management. Si l'administrateur système annule l'extraction dans le portail,
vous ne pouvez pas recharger votre version. Vous devrez télécharger votre fichier sur le serveur en tant que
nouvelle version.
1.
Dans SAP Disclosure Management, dans l'onglet Rapport, sélectionnez une Période et un Rapport.
2.
Dans l'onglet Généralités, sélectionnez le rapport ou le chapitre dans l'arborescence du rapport.
3.
Cliquez sur Modifier.
4.
Dans l'application Microsoft Office qui s'ouvre, sélectionnez
5.
Naviguez jusqu'au dossier dans lequel vous souhaitez enregistrer le fichier.
Fichier
Enregistrer sous .
Attention
Ne modifiez pas le nom du fichier.
6.
Cliquez sur Enregistrer.
7.
Fermez l'application Microsoft Office.
8.
Dans la boîte de dialogue Voulez-vous vraiment effectuer cette opération ?, sélectionnez Conserver le fichier
en extraction.
Attention
Si vous enregistrez le document uniquement sur votre disque local en utilisant l'option Conserver le fichier
en extraction et que l'administrateur système annule l'extraction dans le portail pour un motif quelconque,
toutes les modifications apportées à votre version enregistrée sur le disque local sont perdues.
9.
Cliquez sur OK.
10. Pour enregistrer le document et le recharger dans SAP Disclosure Management à partir du disque local,
sélectionnez
Disclosure Management
Appliquer les modifications .
Attention
Si le document est extrait par l'utilisateur et que ce dernier se déconnecte du serveur SAP Disclosure
Management, il ne peut pas recharger à nouveau le document dans le chapitre. Le chapitre doit être
enregistré localement et peut être téléchargé à l'aide de l'onglet Télécharger dans la composante du
serveur SAP Disclosure Management.
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47
Informations associées
Extraction et rechargement de rapports et de chapitres [page 45]
2.4.3 Démarrage de Disclosure Management dans une
application Microsoft Office
1.
Lancez une application Microsoft Office directement ou ouvrez un document pour le modifier sur le serveur
SAP Disclosure Management.
2.
Vérifiez que le système affiche la barre d'outils SAP Disclosure Management.
Si l'élément ne s'affiche pas, activez le complément COM dans l'application.
3.
Dans la barre d'outils SAP Disclosure Management, cliquez sur Démarrer.
Le système ajoute d'autres options à la barre d'outils SAP Disclosure Management.
2.4.3.1
Activation des compléments COM dans les
applications Microsoft Office
Exécutez les étapes suivantes pour Microsoft Word, Microsoft Excel et Microsoft Powerpoint.
1.
Démarrez l'application Microsoft Office.
2.
Cliquez sur
3.
Dans la boîte de dialogue Options, cliquez sur Compléments.
4.
Cliquez sur Macros complémentaires COM dans la liste puis sur Accéder.
5.
Dans la boîte de dialogue Macros complémentaires COM, sélectionnez DisclosureManagementConnector,
puis cliquez sur OK pour appliquer les modifications.
Fichier
Options .
Remarque
Assurez-vous que les paramètres de sécurité des macros sont configurés correctement.
2.4.4 Modification de documents dans les applications
Microsoft
2.4.4.1
Gestion des sources de données
Une source de données est une base de données qui contient les données quantitatives utilisées dans les
rapports. Vous créez une connexion de liaison de données entre le document et la source de données, ce qui
permet une actualisation automatique des données dès que des modifications ont été appliquées dans le système
source.
48
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Aide de l'éditeur
Vous pouvez vous connecter à une source de données directement depuis votre ordinateur (source de données
locale) ou via le serveur SAP Disclosure Management (source de données centrale). Selon les règles de gestion et
procédures de votre société, l'utilisateur final pourra utiliser des sources de données locales ou centrales, ou bien
il pourra uniquement se connecter aux sources de données via le serveur.
Si l'utilisateur peut uniquement accéder aux sources de données via le serveur central SAP Disclosure
Management, la seule source de données locale que l'utilisateur doit créer, si elle ne l'est pas par défaut, est la
connexion à SAP Disclosure Management. Une fois connecté au serveur, l'utilisateur a accès aux autres sources
de données proposées par le serveur. L'utilisateur ne peut pas créer de sources de données sur le serveur, ni
modifier ou supprimer celles proposées par le serveur.
Remarque
L'administrateur qui crée les sources de données pour l'accès centralisé crée également les sources de
données locales (locales du point de vue du serveur).
Il existe des sources de données internes et externes pour les liaisons de données de contenu. Le cache de
données de SAP Disclosure Management constitue la source de données interne. Les sources de données
externes peuvent être de différents types, cependant quelques-unes seulement sont prises en charge par
l'actualisation du contenu.
Si vous devez appliquer des modifications aux données extraites d'un système externe, ou bien si un chapitre a
besoin de données d'une source externe et interne, la connexion via le cache de données est obligatoire. Dans un
tel environnement, le cache de données représente la source de données unique pour les documents, autrement
dit tous les objets des documents sont liés aux données via le cache de données. La seule connexion de source de
données nécessaire à partir du site client est celle vers le cache de données.
Pour en savoir plus sur les caches de données dans SAP Disclosure Management, reportez-vous à la rubrique
Caches de données dans l'Aide en ligne générale.
Dossiers de synthèse
Un dossier de synthèse désigne une collection de requêtes et de vues de requête créées dans SAP Disclosure
Management. La gestion des dossiers de synthèse varie selon le type de source de données. Les requêtes et vues
de requête d'un système SAP BW sont créées et archivées uniquement dans le système source. Les requêtes SQL
peuvent être créées d'avance ou dans le gestionnaire de dossiers de synthèse, elles sont archivées sous forme de
fichiers XML dans un dossier d'ordinateur local ou de lecteur réseau.
Une requête définit l'extraction de données à partir d'une source de données. Lorsque vous lancez une requête,
elle extrait les données les plus récentes de la base de données. L'actualisation de contenu dans SAP Disclosure
Management déclenche le début de la requête.
2.4.4.1.1
Création de sources de données
Pour extraire des données d'une source de données, vous devez créer une connexion à la source de données.
Aide de l'utilisateur
Aide de l'éditeur
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49
Restriction
Le nom et l'URL de la source de données doivent être uniques.
Des sources de données telles que les fichiers Excel peuvent être chargées dans le cache de données de SAP
Disclosure Management. Ces fichiers contiennent des données extraites de sources de données externes.
L'extraction des données et la connexion à la source via le cache de données interne est la seule méthode
permettant de manipuler les données avant de les utiliser dans des rapports.
Types de sources externes prises en charge
SAP Disclosure Management prend en charge des sources de données de fichiers plats, relationnels et
multidimensionnels. Les listes suivantes contiennent des exemples de chaque type.
Sources de données multidimensionnelles :
●
SAP BW
●
SAP ERP
●
SAP BusinessObjects Planning and Consolidation
Sources de données relationnelles :
●
SQL Server
●
ODBC
●
OLE DB
Fichiers plats :
●
Fichier Microsoft Office Excel
●
Fichier Microsoft Office Word
●
Fichier XML
Remarque
Pour protéger des fichiers plats avec des mots de passe, vous devez vous connecter à ces fichiers via OLE-DB.
Remarque
Si vous utilisez un fichier Microsoft Office Excel comme source de données, vérifiez que les lignes vides que
vous n'utilisez pas ne contiennent pas de mise en forme. Lorsque vous créez une liaison de données, le
système inclut toutes les lignes contenant des cellules mises en forme dans la sélection.
2.4.4.1.1.1
Création d'une source de données locale
Configuration préalable :
●
Le plug-in SAP Disclosure Management est installé sur votre ordinateur.
Pour créer une source de données locale :
50
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1.
Dans l'application Microsoft Office, dans le ruban Disclosure Management, lancez SAP Disclosure
Management et cliquez sur Sources de données. Si le système se souvient de la dernière source de données
à laquelle vous étiez connecté, il vous invite à entrer le mot de passe correspondant. Annulez cette demande.
2.
Dans la boîte de dialogue Sources de données (locales), cliquez sur Nouveau et sélectionnez le type de source
de données.
La boîte de dialogue Modifier la source de données s'affiche.
3.
Pour définir la source de données du serveur SAP BW avec un portail d'entreprise à connexion unique et un
proxy Siteminder :
a) Saisissez un nom de source de données unique.
Remarque
Vous pouvez rechercher les données demandées dans les propriétés de la zone de connexion de SAP
BW.
Remarque
Le système identifiera la source de données par ce nom. Entrez l'URL serveur de SAP BW.
b) Si nécessaire, modifiez le port, le nombre par défaut de threads de connexions parallèles et le
dépassement du délai d'attente par défaut (en minutes).
Une fois le délai d'attente dépassé, le client interrompt la connexion avec le serveur.
Remarque
Le serveur possède son propre paramètre de dépassement du délai d'attente qui interrompt la
connexion avec le client lorsque celui-ci ne répond pas. Pour le dépassement du délai d'attente du
serveur, le paramètre keep_alive_timeout est indispensable. Pour en savoir plus, voir la note
SAP 824554.
c) Entrez le client SAP BW.
d) Entrez la langue dans laquelle vous souhaitez vous connecter au client BW.
e) Si vous n'avez pas besoin de connexion unique via SAP Enterprise Portal, cliquez sur OK pour enregistrer
vos paramètres. Si vous avez besoin de configurer une connexion unique via SAP Enterprise Portal,
sélectionnez Utiliser "Connexion via le portail d'entreprise".
f)
Entrez l'URL serveur et le port.
g) Si vous n'utilisez pas SiteMinder, cliquez sur OK pour enregistrer vos paramètres. Si vous utilisez
SiteMinder pour authentifier le serveur proxy, sélectionnez Utiliser Siteminder, entrez le nom de service
Web, l'utilisateur et le mot de passe du serveur proxy, puis cliquez sur OK pour enregistrer vos
paramètres. La nouvelle source de données est affichée dans la liste.
4.
Pour définir la source de données du serveur SAP ERP :
a) Saisissez un nom de source de données unique.
Remarque
Vous pouvez rechercher les données demandées dans les propriétés de la zone de connexion de SAP
ERP.
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51
Remarque
Le système identifiera la source de données par ce nom.
b) Entrez un serveur.
c) Si nécessaire, modifiez le numéro du serveur par défaut et le nombre maximal de lignes par défaut de la
liste de résultats.
Attention
La valeur par défaut du nombre maximal de lignes est définie sur 1 000. Notez ce qui suit :
○
La valeur affecte la performance. Si vous souhaitez extraire plus de 1 000 lignes, le PC du client
doit avoir plus de 4 GO de mémoire.
○
Si vous modifiez la valeur par défaut sur 10, par exemple, le système n'écrit que 10 lignes dans le
cache des données, même si la requête en renvoie plus.
d) Si nécessaire, modifiez le nombre par défaut de threads de connexions parallèles.
e) Entrez le numéro de client ERP.
f)
Entrez la langue dans laquelle vous souhaitez vous connecter au client ERP.
g) Vous pouvez activer l'interface Secure Network Communication (SNC) en activant l'indicateur. Une fois la
SNC activée, vous pouvez définir le niveau de protection des données, saisir le nom SNC du partenaire de
communication et l'emplacement de la bibliothèque externe (local et serveur).
Il est important de saisir un chemin d'accès à la bibliothèque SNC pour que le serveur établisse la
connexion SNC. Sinon, le système utilise la connexion RFC standard.
Remarque
Une connexion côté serveur avec la SNC activée fonctionne uniquement si l'utilisateur SNC n'est pas
limité à l'utilisateur de domaine, car l'emprunt d'identité n'est pas pris en charge sur le serveur.
Il est important d'utiliser des guillemets pour les valeurs de paramètres avec des espaces. Pour en savoir
plus, voir SNC.
h) Cliquez sur OK pour enregistrer vos paramètres.
La nouvelle source de données s'affiche dans la liste.
5.
Pour définir une source de données de fichier Excel, Word ou XML sans protection du mot de passe :
a) Saisissez un nom de source de données unique.
Remarque
Le système identifiera la source de données par ce nom.
b) Cliquez sur Parcourir pour accéder au fichier.
Remarque
Si plusieurs utilisateurs doivent accéder au fichier à des fins d'actualisation, le fichier doit être archivé
sur un lecteur réseau.
c) Cliquez deux fois sur le fichier pour le sélectionner, fermez la boîte de dialogue et revenez dans la boîte de
dialogue Modifier la source de données.
52
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La zone Chemin d'accès affiche le chemin d'accès au fichier sélectionné. La source de données est déjà
connectée.
d) Cliquez sur OK pour enregistrer vos paramètres.
6.
Pour définir une source de données OLE DB, ODBC, SQL-Server :
a) Saisissez un nom de source de données unique.
Remarque
Le système identifiera la source de données par ce nom.
b) Effectuez l'une des actions suivantes :
7.
1.
Saisissez une chaîne de connexion et cliquez sur OK pour enregistrer vos paramètres.
2.
Sélectionnez les éléments :
○
Cliquez sur l'icône grise de la source de données (
○
Dans la boîte de dialogue Propriétés de la liaison de données, dans l'onglet Fournisseur,
sélectionnez la source de données et cliquez sur Suivant.
○
Dans l'onglet Connexion, entrez les données de connexion, puis cliquez sur Tester la connexion
pour valider les paramètres de connexion.
○
Si nécessaire, définissez d'autres détails de connexion dans les onglets Avancé et Tous.
○
Cliquez sur OK, puis à nouveau sur OK pour enregistrer vos paramètres.
) dans le champ Connexion.
Pour définir la source de données MSOLAP :
a) Saisissez un nom de source de données unique.
Remarque
Le système identifiera la source de données par ce nom.
b) Entrez un serveur, un ID utilisateur et un mot de passe.
c) Sélectionnez un catalogue.
d) Cliquez sur OK pour enregistrer vos paramètres.
8.
Pour établir une connexion de source de données SAP Disclosure Management à un cache de données
central ou des sources de données centralisées via le serveur :
a) Saisissez un nom de source de données unique.
Remarque
Le système identifiera la source de données par ce nom.
Conseil
Votre société peut créer des environnements de test et de production pour SAP Disclosure
Management. Ces deux environnements auront également des URL et des ports différents.
b) Entrez une URL serveur et un port.
c) Cliquez sur OK pour enregistrer vos modifications.
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53
2.4.4.1.2
Gestion des connexions aux sources de données et
aux serveurs
Après avoir créé la source de données, vous pouvez la supprimer ou modifier les détails de connexion. Pour
utiliser la source de données pour le déploiement de données dans un document, vous devez vous connecter à la
source de données. Vous vous déconnectez d'une source de données quand vous avez fini de modifier les
documents dans SAP Disclosure Management.
Remarque
Les sources de données qui ne requièrent pas d'authentification, les fichiers plats par exemple, sont
automatiquement connectés et déconnectés.
2.4.4.1.2.1
Connexion à une source de données locale
1.
Dans l'application Microsoft Office, dans la barre d'outil Disclosure Management, lancez SAP Disclosure
Management et cliquez sur Sources de données.
2.
Effectuez l'une des actions suivantes :
○
Si le système se souvient de la dernière source de données à laquelle vous étiez connecté, il vous invite à
entrer le nom d'utilisateur et le mot de passe correspondant.
○
Sélectionnez la source de données dans la boîte de dialogue Sources de données (locales), puis cliquez
sur Se connecter à la base de données.
3.
Dans la boîte de dialogue Connexion à XXX, saisissez le nom d'utilisateur et le mot de passe.
4.
Cliquez sur OK pour vous connecter à la source de données. Une fois la connexion établie, la source de
données affiche une coche verte.
5.
Cliquez sur OK pour fermer la boîte de dialogue Sources de données (locales).
Informations associées
Création de sources de données [page 49]
2.4.4.1.2.2
Modification des propriétés de la source de
données locale
1.
Dans l'application MS Office, dans la barre d'outils Disclosure Management, lancez SAP Disclosure
Management et cliquez sur Sources de données.
2.
Dans la boîte de dialogue Sources de données (locales), sélectionnez la source de données à modifier.
3.
Cliquez sur Modifier.
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4.
Dans la boîte de dialogue Modifier la source de données, modifiez les propriétés si nécessaire.
5.
Cliquez sur OK pour appliquer vos paramètres, puis à nouveau sur OK pour fermer l'application Microsoft
Office.
2.4.4.1.2.3
Suppression d'une source de données locale
1.
Dans l'application Microsoft Office, dans la barre d'outil Disclosure Management, lancez SAP Disclosure
Management et cliquez sur Sources de données.
2.
Dans la boîte de dialogue Sources de données (locales), sélectionnez la source de données à supprimer.
3.
Cliquez sur Supprimer.
4.
Dans la boîte de dialogueDisclosure Management, cliquez sur Oui pour supprimer la source de données.
5.
Cliquez sur OK pour appliquer vos paramètres, puis à nouveau sur OK pour fermer l'application Microsoft
Office.
2.4.4.1.2.4
Déconnexion d'une source de données locale
●
Vous avez ouvert l'application Microsoft Office requise.
●
Vous êtes connecté à une source de données.
1.
Dans l'application MS Office, dans la barre d'outils Disclosure Management, lancez SAP Disclosure
Management et cliquez sur Sources de données.
2.
Dans la boîte de dialogue Sources de données (locales), sélectionnez la source de données à déconnecter.
Remarque
Les sources de données connectées affichent une coche verte.
3.
Cliquez sur Déconnecter pour déconnecter la source de données.
4.
Cliquez sur OK pour fermer la boîte de dialogue Sources de données (locales) et retourner dans l'application
Microsoft Office.
2.4.4.1.2.5
serveur
Connexion à des sources de données sur un
1.
Dans l'application Microsoft Office, dans la barre d'outil Disclosure Management, lancez SAP Disclosure
Management et cliquez sur Sources de données.
2.
Effectuez l'une des actions suivantes :
○
Si le système se souvient de la dernière source de données à laquelle vous étiez connecté, il vous invite à
entrer le nom d'utilisateur et le mot de passe correspondant.
○
Sélectionnez la source de données dans la boîte de dialogue Sources de données (locales), puis cliquez
sur Se connecter pour vous connecter au serveur.
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3.
Dans la boîte de dialogue Connexion au serveur central, saisissez le nom d'utilisateur et le mot de passe.
4.
Cliquez sur OK pour vous connecter au serveur central et fermer la boîte de dialogue Connexion au serveur
central.
Le système affiche la boîte de dialogue Sources de données (serveur : nom du serveur central). Vous êtes
désormais connecté au serveur. Vous devez toujours vous connecter à la source de données, même s'il s'agit
du serveur central.
5.
Sélectionnez la source de données à laquelle vous connecter.
6.
Cliquez sur Se connecter à la source de données pour vous connecter à la source de données.
7.
Dans la boîte de dialogue Connexion à XXX, saisissez le nom d'utilisateur et le mot de passe.
8.
Cliquez sur OK pour vous connecter à la source de données et fermer la boîte de dialogue Connexion à XXX.
Le système affiche un message de confirmation indiquant que les connexions sont correctement établies. La
source de données affiche à présent une coche verte.
9.
Cliquez sur OK pour fermer la boîte de dialogue Sources de données (serveur : nom du serveur central) et
revenir à l'application Microsoft Office.
2.4.4.1.2.6
Déconnexion du serveur
1.
Dans l'application Microsoft Office, dans la barre d'outils Disclosure Management, lancez SAP Disclosure
Management et cliquez sur Sources de données.
2.
Dans la boîte de dialogue Sources de données (serveur : CSF), sélectionnez la source de données pour le
serveur central de SAP Disclosure Management.
Remarque
Les sources de données connectées affichent une coche verte.
3.
Cliquez sur Déconnecter pour déconnecter la source de données.
4.
Cliquez sur OK pour fermer la boîte de dialogue Sources de données (serveur : CSF) et retourner dans
l'application Microsoft Office.
2.4.4.1.3
Gestion des dossiers de synthèse
SAP Disclosure Management déploie un gestionnaire de dossiers de synthèse pour vous aider à les gérer. La
fonction est active dès que l'utilisateur est connecté à un serveur SAP BW ou SQL Server, directement ou via une
connexion OLE-DB ou ODBC. La conception du gestionnaire varie selon la source de données.
Si votre source de données correspond au cache de données SAP Disclosure Management, le cache de données
est considéré comme dossier de synthèse et les feuilles de calcul simples représentent les requêtes ou les vues.
Vous ne pouvez pas gérer le cache de données via le gestionnaire de dossiers de synthèse. Le cache de données
est géré exclusivement dans le portail SAP Disclosure Management.
56
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Gestionnaire de dossiers de synthèse
La boîte de dialogue Gestionnaire de dossiers de synthèse est divisée en trois zones :
●
●
La zone supérieure affiche les options disponibles du gestionnaire ainsi que les détails d'un dossier de
synthèse sélectionné, par exemple la personne qui l'a créé et la date du dernier enregistrement. Les options
des dossiers de synthèse sont :
○
Ajouter, crée un dossier de synthèse.
○
Modifier, permet de configurer un dossier de synthèse.
○
Publier, permet de définir l'accès utilisateur au dossier de synthèse.
○
Recharger, permet d'actualiser la liste de dossiers de synthèse à partir du serveur.
○
Nouveau, dans la section Requête/Vue, permet d'insérer une nouvelle requête ou vue dans un dossier de
synthèse.
○
Déplacer, permet de déplacer les objets d'un dossier vers un autre.
○
Copier, permet de copier un objet dans un autre dossier.
○
Supprimer, permet de supprimer un dossier de synthèse ou une requête.
La section Dossiers de synthèse, dans la zone inférieure gauche, liste les dossiers de synthèse auxquels
l'utilisateur a accès. Le premier niveau est toujours le dossier RACINE. Un dossier peut comporter des sousdossiers, trois niveaux sont autorisés. Utilisez
●
et
pour ouvrir et fermer les dossiers.
La section Requêtes/Vues de la zone inférieure droite affiche les requêtes et vues de requête d'un dossier de
synthèse quand il est sélectionné.
2.4.4.1.3.1
Dossiers de synthèse SAP BW
Un dossier de synthèse SAP BW peut contenir des requêtes, des vues de requête et des signets. Vous pouvez
créer autant de dossiers de synthèse que vous voulez. Vous affectez les requêtes aux dossiers selon vos désirs.
Les dossiers de synthèse sont organisés en structure à trois niveaux où le premier niveau est représenté par le
dossier RACINE.
Après connexion au système SAP BW, les utilisateurs peuvent lancer le Gestionnaire de dossiers de synthèse. Le
Gestionnaire de dossiers de synthèse affiche uniquement les dossiers et requêtes que les utilisateurs sont
autorisés à utiliser selon leurs droits dans le système SAP BW. Cela signifie que les droits d'accès accordés dans
SAP Disclosure Management ne prévalent jamais sur ceux accordés à un utilisateur par un système SAP BW.
Si un dossier de synthèse et ses requêtes doivent être utilisés par d'autres personnes que leur créateur, le dossier
doit être publié. Si d'autres utilisateurs doivent avoir le droit de modifier le dossier de synthèse, il faut leur
attribuer des droits d'accès en modification. Ces droits supplémentaires n'incluent pas l'autorisation de déplacer
ou de supprimer un dossier de synthèse, ce qui n'est possible que pour l'utilisateur qui l'a créé.
2.4.4.1.3.1.1
synthèse
1.
Ouverture du gestionnaire de dossiers de
Extrayez un document Excel ou Word à modifier.
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57
2.
Connectez-vous au serveur SAP BW localement ou via le serveur SAP Disclosure Management.
3.
Cliquez sur Sources de données dans la barre d'outils de Disclosure Management.
4.
Dans la boîte de dialogue Sources de données, cliquez sur Dossiers de synthèse.
Le système affiche la boîte de dialogue Gestionnaire de dossiers de synthèse XXXYYYY où XXX correspond à
l'identifiant de l'utilisateur et YYYY au système SAP BW connecté.
Informations associées
Ajout d'un dossier de synthèse [page 58]
Publication d'un dossier de synthèse [page 59]
Insertion de requêtes et de vues [page 61]
Déplacement d'un dossier de synthèse [page 63]
Copie d'un dossier de synthèse [page 61]
Suppression d'un dossier de synthèse, d'une requête ou d'une vue [page 64]
Gestion des connexions aux sources de données et aux serveurs [page 54]
2.4.4.1.3.1.2
Ajout d'un dossier de synthèse
1.
Extrayez un document Excel ou Word à modifier.
2.
Connectez-vous au serveur SAP BW localement ou via le serveur SAP Disclosure Management.
3.
Cliquez sur Sources de données dans la barre d'outils de Disclosure Management.
4.
Dans la boîte de dialogue Sources de données, cliquez sur Dossiers de synthèse.
5.
Dans la boîte de dialogue Gestionnaire de dossiers de synthèse XXXYYYY, cliquez sur
dossier de synthèse.
6.
Dans la boîte de dialogue Gérer les dossiers de synthèse, saisissez un nom.
pour ajouter un
Les noms des dossiers de synthèse ne doivent inclure aucun caractère spécial à l'exception des traits de
soulignement (_).
7.
Dans la liste Dans le dossier, sélectionnez un dossier dans lequel placer le dossier de synthèse.
Remarque
La liste contient tous les dossiers supérieurs jusqu'au niveau au-dessous de l'ÉLÉMENT RACINE.
8.
Cliquez sur OK pour créer le dossier et fermer la boîte de dialogue Gérer les dossiers de synthèse.
9.
Cliquez sur Fermer pour fermer la boîte de dialogue Gestionnaire de dossiers de synthèse XXXYYYY.
10. Cliquez sur OK pour fermer la boîte de dialogue Sources de données et revenir à l'application Microsoft
Office.
58
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Informations associées
Gestion des connexions aux sources de données et aux serveurs [page 54]
2.4.4.1.3.1.3
Publication d'un dossier de synthèse
1.
Extrayez un document Excel ou Word à modifier.
2.
Connectez-vous au serveur SAP BW localement ou via le serveur SAP Disclosure Management.
3.
Cliquez sur Sources de données dans la barre d'outils de Disclosure Management.
4.
Dans la boîte de dialogue Sources de données, cliquez sur Dossiers de synthèse.
5.
Dans la boîte de dialogue Gestionnaire de dossiers de synthèse XXXYYYY, sélectionnez le dossier de synthèse
à publier.
6.
Cliquez sur Publier.
Remarque
Vous pouvez combiner les droits d'édition et d'affichage. La boîte de dialogue Publier comporte trois
zones : Rôle, Utilisateur et Utilisateur (modifier l'accès).
7.
Pour publier le dossier de synthèse pour tous les utilisateurs ayant accès au système BW sélectionné, cochez
la case Publier le dossier de synthèse pour tous, puis cliquez sur Enregistrer.
8.
Pour affecter des droits d'affichage à des rôles, des utilisateurs ou une combinaison des deux, cliquez sur
Ajouter en regard du champ Rôle ou Utilisateur.
9.
Pour déplacer les entrées dans la zone d'écran Entrées sélectionnées :
○
Pour affecter des droits à des entrées uniques :
1.
○
Sélectionnez-les dans la liste Entrées trouvées.
2.
Cliquez sur
3.
Cliquez sur OK pour confirmer votre sélection et fermer la boîte de dialogue Rechercher.
pour les déplacer vers la liste Entrées sélectionnées.
Pour rechercher des entrées à ajouter :
1.
Sélectionnez la case d'option appropriée (Clé ou Texte).
2.
Entrez vos critères dans le champ Rechercher. Utilisez * comme caractère générique équivalent à un
nombre infini de chiffres avant ou après le terme de votre recherche.
3.
Cliquez sur Rechercher.
4.
Dans la liste Entrées trouvées, cliquez sur
sélectionnées.
5.
Cliquez sur OK pour confirmer votre sélection et fermer la boîte de dialogue Rechercher.
pour déplacer les éléments vers la liste Entrées
10. Le cas échéant, cliquez sur Ajouter en regard du champ pour affecter les droits d'affichage aux utilisateurs
sélectionnés, puis cliquez sur Enregistrer pour enregistrer vos paramètres et fermer la boîte de dialogue
Publier.
11. Pour affecter des droits de modification à des utilisateurs spécifiques, cliquez sur Ajouter en regard du
champ Utilisateur (modifier l'accès) pour affecter des droits de modification aux utilisateurs sélectionnés, puis
suivez l'une des procédures ci-dessous :
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○
○
Pour affecter des droits à des entrées uniques :
1.
Sélectionnez-les dans la liste Entrées trouvées.
2.
Cliquez sur
3.
Cliquez sur OK pour confirmer votre sélection et fermer la boîte de dialogue Rechercher.
pour les déplacer vers la liste Entrées sélectionnées.
Pour rechercher et sélectionner des entrées spécifiques :
1.
Sélectionnez la case d'option (Clé ou Texte) qui reflète les critères de sélection que vous souhaitez
appliquer.
2.
Entrez vos critères dans le champ Rechercher en utilisant le signe * comme caractère générique
équivalent à un nombre infini de chiffres avant ou après le terme de votre recherche.
3.
Cliquez sur Rechercher.
4.
Cliquez sur
pour déplacer tous les utilisateurs trouvés de la liste Entrées trouvées vers la liste
Entrées sélectionnées.
5.
Cliquez sur OK pour confirmer votre sélection et fermer la boîte de dialogue Rechercher.
12. Cliquez sur Enregistrer pour enregistrer vos paramètres et fermer la boîte de dialogue Publier.
13. Cliquez sur Fermer pour fermer la boîte de dialogue Gestionnaire de dossiers de synthèse XXXYYYY.
14. Cliquez sur OK pour fermer la boîte de dialogue Sources de données et revenir à l'application Microsoft Office.
Informations associées
Gestion des connexions aux sources de données et aux serveurs [page 54]
2.4.4.1.3.1.4
Renommage d'un dossier de synthèse
1.
Extrayez un document Excel ou Word à modifier.
2.
Connectez-vous au serveur SAP BW localement ou via le serveur SAP Disclosure Management.
3.
Cliquez sur Sources de données dans la barre d'outils Disclosure Management.
4.
Dans la boîte de dialogue Sources de données, cliquez sur Dossiers de synthèse.
5.
Dans la boîte de dialogue Gestionnaire de dossiers de synthèse XXXYYYY, sélectionnez le dossier de synthèse
à renommer.
6.
Cliquez sur Modifier dans la barre d'outils.
7.
Dans la boîte de dialogue Gérer les dossiers de synthèse, saisissez un nom dans le champ de nom du dossier
de synthèse.
8.
Cliquez sur OK pour enregistrer vos modifications et fermer la boîte de dialogue Gérer les dossiers de
synthèse.
9.
Cliquez sur Fermer pour fermer la boîte de dialogue Gestionnaire de dossiers de synthèse XXXYYYY.
10. Cliquez sur OK pour fermer la boîte de dialogue Source de données et revenir à l'application Microsoft Office.
60
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2.4.4.1.3.1.5
Insertion de requêtes et de vues
1.
Extrayez un document Excel ou Word à modifier.
2.
Connectez-vous au serveur SAP BW localement ou via le serveur SAP Disclosure Management.
3.
Cliquez sur Sources de données dans la barre d'outils de Disclosure Management.
4.
Dans la boîte de dialogue Sources de données, cliquez sur Dossiers de synthèse.
5.
Dans la boîte de dialogue Gestionnaire de dossiers de synthèse XXXYYYY, sélectionnez le dossier de synthèse
dans lequel vous souhaitez insérer des requêtes ou des vues.
6.
Cliquez sur
pour insérer une requête ou une vue dans le dossier de synthèse.
Dans la boîte de dialogue Ajouter une requête/vue dans le dossier de synthèse, la liste Entrées trouvées affiche
la totalité des requêtes et des vues créées dans le système SAP BW ainsi que leur description (Texte) et leur
nom technique (Clé). Toutes les requêtes et les vues de cette zone seront insérées dans le dossier de
synthèse. Si vous modifiez un dossier de synthèse existant, la liste Entrées sélectionnées affiche les requêtes
et les vues déjà affectées au dossier de synthèse.
7.
Pour affecter une entrée unique :
a) Sélectionnez-la dans la liste Entrées trouvées et cliquez sur
sélectionnées.
pour déplacer le rôle vers les Entrées
b) Sélectionnez autant de requêtes/vues que nécessaire. Cliquez sur OK pour confirmer votre sélection et
fermer la boîte de dialogue Ajouter une requête/vue dans le dossier de synthèse.
8.
Pour rechercher des entrées spécifiques à affecter :
a) Sélectionnez la case d'option appropriée (Clé ou Texte) qui reflète les critères de sélection à appliquer.
b) Entrez vos critères dans le champ Rechercher. Utilisez * comme caractère générique équivalent à un
nombre infini de chiffres avant ou après le terme de votre recherche.
c) Cliquez sur Rechercher pour démarrer la recherche.
d) Dans la liste Entrées trouvées, cliquez sur
les Entrées sélectionnées.
pour déplacer toutes les requêtes et vues trouvées dans
e) Cliquez sur OK pour confirmer votre sélection et fermer la boîte de dialogue Ajouter une requête/vue dans
le dossier de synthèse.
9.
Cliquez sur Fermer pour fermer la boîte de dialogue Gestionnaire de dossiers de synthèse XXXYYYY.
10. Cliquez sur OK pour fermer la boîte de dialogue Source de données et revenir à l'application Microsoft Office.
Informations associées
Gestion des connexions aux sources de données et aux serveurs [page 54]
2.4.4.1.3.1.6
1.
Copie d'un dossier de synthèse
Extrayez un document Excel ou Word à modifier.
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61
2.
Connectez-vous au serveur SAP BW localement ou via le serveur SAP Disclosure Management.
3.
Cliquez sur Sources de données dans la barre d'outils de Disclosure Management.
4.
Dans la boîte de dialogue Sources de données, cliquez sur Dossiers de synthèse.
5.
Dans la boîte de dialogue Gestionnaire de dossiers de synthèse XXXYYYY, sélectionnez le dossier de synthèse
à copier.
6.
Cliquez sur Copier pour poursuivre.
Le système affiche la boîte de dialogue Gérer les dossiers de synthèse.
7.
Saisissez un nom pour la copie du dossier de synthèse dans le champ Nom du dossier de synthèse.
Si le dossier de synthèse contient d'autres dossiers, une invite vous demande si vous souhaitez copier tous
les dossiers ou uniquement celui qui est sélectionné. Si vous choisissez de copier tous les dossiers de
synthèse, les sous-dossiers copiés seront renommés automatiquement. Le système utilise le nom du dossier
parent dans le nom.
8.
Dans la liste Copier vers le dossier, sélectionnez la destination.
Si vous souhaitez copier un dossier de synthèse qui contient d'autres dossiers, la seule destination autorisée
sera le dossier de l'ÉLÉMENT RACINE.
9.
Cliquez sur OK pour démarrer le processus de copie.
Le système ferme la boîte de dialogue Gérer les dossiers de synthèse et, si vous avez copié un sous-dossier, le
dossier développé dans la liste Dossiers de synthèse.
10. Vérifiez dans la structure de dossiers que le dossier de synthèse a été correctement copié.
11. Si vous avez copié un dossier contenant un sous-dossier, renommez les sous-dossiers si nécessaire.
12. Cliquez sur Fermer pour fermer la boîte de dialogue Gestionnaire de dossiers de synthèse XXXYYYY.
13. Cliquez sur OK pour fermer la boîte de dialogue Sources de données et revenir à l'application Microsoft Office.
Informations associées
Gestion des connexions aux sources de données et aux serveurs [page 54]
2.4.4.1.3.1.7
Copie d'une requête
1.
Extrayez un document Excel ou Word à modifier.
2.
Connectez-vous au serveur SAP BW localement ou via le serveur SAP Disclosure Management.
3.
Cliquez sur Sources de données dans la barre d'outils de Disclosure Management.
4.
Dans la boîte de dialogue Sources de données, cliquez sur Dossiers de synthèse.
5.
Dans la boîte de dialogue Gestionnaire de dossiers de synthèse XXXYYYY, sélectionnez le dossier de synthèse
contenant la requête ou la vue à copier.
6.
Sélectionnez la requête ou la vue à copier dans la liste Requêtes/Vues.
7.
Cliquez sur Copier.
Le système affiche la boîte de dialogue Gérer les dossiers de synthèse.
62
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Remarque
Il n'est pas possible de modifier le nom d'une requête.
8.
Sélectionnez le dossier de synthèse de destination.
9.
Cliquez sur Enregistrer pour copier la requête et fermer la boîte de dialogue Gérer les dossiers de synthèse.
10. Vérifiez dans le dossier de synthèse de destination que la requête ou la vue a été correctement copiée.
11. Cliquez sur Fermer pour fermer la boîte de dialogue Gestionnaire de dossiers de synthèse XXXYYYY.
12. Cliquez sur OK pour fermer la boîte de dialogue Source de données et revenir à l'application Microsoft Office.
Informations associées
Gestion des connexions aux sources de données et aux serveurs [page 54]
2.4.4.1.3.1.8
Déplacement d'un dossier de synthèse
1.
Extrayez un document Excel ou Word à modifier.
2.
Connectez-vous au serveur SAP BW localement ou via le serveur SAP Disclosure Management.
3.
Cliquez sur Sources de données dans la barre d'outils de Disclosure Management.
4.
Dans la boîte de dialogue Sources de données, cliquez sur Dossiers de synthèse.
5.
Dans la boîte de dialogue Gestionnaire de dossiers de synthèse XXXYYYY, sélectionnez le dossier de synthèse
à déplacer.
6.
Cliquez sur Déplacer.
7.
Dans la boîte de dialogue Gérer les dossiers de synthèse, cliquez sur une destination dans la liste Copier vers le
dossier.
Si vous souhaitez déplacer un dossier de synthèse qui contient d'autres dossiers, la seule destination
autorisée est le dossier de l'ÉLÉMENT RACINE.
8.
Cliquez sur OK pour déplacer le dossier de synthèse et fermer la boîte de dialogue Gérer les dossiers de
synthèse.
9.
Vérifiez dans la structure de dossiers que le dossier de synthèse a été correctement copié.
10. Cliquez sur Fermer pour fermer la boîte de dialogue Gestionnaire de dossiers de synthèse XXXYYYY.
11. Cliquez sur OK pour fermer la boîte de dialogue Source de données et revenir à l'application Microsoft Office.
Informations associées
Gestion des connexions aux sources de données et aux serveurs [page 54]
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63
2.4.4.1.3.1.9
Déplacement d'une requête
1.
Extrayez un document Excel ou Word à modifier.
2.
Connectez-vous au serveur SAP BW localement ou via le serveur SAP Disclosure Management.
3.
Cliquez sur Sources de données dans la barre d'outils de Disclosure Management.
4.
Dans la boîte de dialogue Sources de données, cliquez sur Dossiers de synthèse.
5.
Dans la boîte de dialogue Gestionnaire de dossiers de synthèse XXXYYYY, sélectionnez le dossier de synthèse
contenant la requête à déplacer.
6.
Sélectionnez la requête à déplacer dans la liste Requêtes/Vues.
7.
Cliquez sur Déplacer.
Remarque
Il n'est pas possible de modifier le nom d'une requête.
8.
Dans la boîte de dialogue Gérer les dossiers de synthèse, sélectionnez un dossier de synthèse de destination
dans la liste Copier vers le dossier.
9.
Cliquez sur Enregistrer pour déplacer la requête et fermer la boîte de dialogue Gérer les dossiers de synthèse.
10. Vérifiez dans le dossier de synthèse de destination que la requête ou la vue a été correctement déplacée.
11. Cliquez sur Fermer pour fermer la boîte de dialogue Gestionnaire de dossiers de synthèse XXXYYYY.
12. Cliquez sur OK pour fermer la boîte de dialogue Sources de données et revenir à l'application Microsoft Office.
Informations associées
Gestion des connexions aux sources de données et aux serveurs [page 54]
2.4.4.1.3.1.10 Suppression d'un dossier de synthèse, d'une
requête ou d'une vue
1.
Extrayez un document Excel ou Word à modifier.
2.
Connectez-vous au serveur SAP BW localement ou via le serveur SAP Disclosure Management).
3.
Cliquez sur Sources de données dans la barre d'outils de Disclosure Management.
4.
Dans la boîte de dialogue Sources de données, cliquez sur Dossiers de synthèse.
5.
Dans la boîte de dialogue Gestionnaire de dossiers de synthèse XXXYYYY, sélectionnez le dossier de synthèse
à supprimer ou ouvrez un dossier de synthèse et sélectionnez la requête à supprimer.
6.
Cliquez sur Supprimer.
7.
Cliquez sur Oui.
8.
Cliquez sur Fermer pour fermer la boîte de dialogue Gestionnaire de dossiers de synthèse XXXYYYY.
9.
Cliquez sur OK pour fermer la boîte de dialogue Sources de données et revenir à l'application Microsoft Office.
64
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Informations associées
Gestion des connexions aux sources de données et aux serveurs [page 54]
2.4.4.1.3.2
Dossiers de synthèse SQL
Les utilisateurs peuvent employer le Gestionnaire de dossiers de synthèse pour manipuler les instructions et
procédures SQL.
2.4.4.1.3.2.1
synthèse
Ouverture du Gestionnaire de dossiers de
1.
Extrayez un document Excel ou Word à modifier.
2.
Connectez-vous au serveur SQL localement ou via le serveur SAP Disclosure Management.
3.
Cliquez sur Sources de données dans la barre d'outils de Disclosure Management.
4.
Dans la boîte de dialogue Sources de données, cliquez sur Dossiers de synthèse.
La boîte de dialogue Gestionnaire de dossiers de synthèse XXXYYYY s'affiche.
Informations associées
Gestion des connexions aux sources de données et aux serveurs [page 54]
2.4.4.1.3.2.2
Ajout d'un dossier de synthèse
1.
Extrayez un document Excel ou Word à modifier.
2.
Connectez-vous au serveur SQL localement ou via le serveur SAP Disclosure Management.
3.
Cliquez sur Sources de données dans la barre d'outils de Disclosure Management.
4.
Dans la boîte de dialogue Sources de données, cliquez sur Dossiers de synthèse.
5.
Dans la boîte de dialogue Gestionnaire de dossiers de synthèse, cliquez sur
dossier de synthèse.
6.
Saisissez un nom unique pour le dossier de synthèse dans le champ Dossiers de synthèse.
7.
Cliquez sur
8.
Dans la boîte de dialogue Enregistrer sous, sélectionnez un dossier de destination pour le fichier XML.
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pour ajouter un nouveau
pour enregistrer le dossier de synthèse.
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65
Remarque
Pour le rendre accessible aux autres utilisateurs, enregistrez le fichier sur un lecteur réseau.
Informations associées
Gestion des connexions aux sources de données et aux serveurs [page 54]
2.4.4.1.3.2.3
Importation d'un dossier de synthèse
1.
Extrayez un document Excel ou Word à modifier.
2.
Connectez-vous au serveur SQL localement ou via le serveur SAP Disclosure Management.
3.
Cliquez sur Sources de données dans la barre d'outils de Disclosure Management.
4.
Dans la boîte de dialogue Sources de données, cliquez sur Dossiers de synthèse.
5.
Dans la boîte de dialogue Gestionnaire de dossiers de synthèse, cliquez sur
6.
Dans la boîte de dialogue Ouvrir, accédez au fichier requis et cliquez deux fois dessus.
pour importer le fichier XML.
Le système charge le fichier.
Informations associées
Gestion des connexions aux sources de données et aux serveurs [page 54]
2.4.4.1.3.2.4
Ajout d'une requête à un dossier de synthèse
1.
Extrayez un document Excel ou Word à modifier.
2.
Connectez-vous au serveur SQL localement ou via le serveur SAP Disclosure Management.
3.
Cliquez sur Sources de données dans la barre d'outils de Disclosure Management.
4.
Dans la boîte de dialogue Sources de données, cliquez sur Dossiers de synthèse.
5.
Dans la boîte de dialogue Gestionnaire de dossiers de synthèse, cliquez sur
éléments suivants :
66
, puis sélectionnez un des
○
Pour saisir une instruction SQL manuellement ou via le générateur de requêtes, sélectionnez Instruction
SQL
○
Pour entrer des requêtes précompilées, sélectionnez Procédure archivée.
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6.
Terminez votre instruction SQL.
7.
Cliquez sur OK pour enregistrer les entrées.
8.
Dans la boîte de dialogue Enregistrer sous, sélectionnez un dossier de destination pour le fichier XML.
Remarque
Enregistrez le fichier sur un lecteur réseau afin de le rendre accessible aux autres utilisateurs.
Informations associées
Gestion des connexions aux sources de données et aux serveurs [page 54]
2.4.4.1.3.3
Dossiers de synthèse ERP
Un dossier de synthèse ERP contient des requêtes et des vues de requête créées dans SAP Business Objects
Disclosure Management.. Les données sont extraites des systèmes ERP connectés.
2.4.4.1.3.3.1
synthèse
Ouverture du gestionnaire de dossiers de
1.
Extrayez un document Excel ou Word à modifier.
2.
Connectez-vous à la source de données ERP.
3.
Sélectionnez Source de données dans la barre d'outils de Disclosure Management.
4.
Dans la boîte de dialogue Source de données, choisissez Dossiers de synthèse.
La boîte de dialogue XXXYYYY du gestionnaire de dossiers de synthèse s'ouvre : XXX représente l'ID de
l'utilisateur et YYYY, le système ERP connecté.
Informations associées
Gestion des sources de données [page 48]
2.4.4.1.3.3.2
Ajout d'un dossier de synthèse
1.
Extrayez un document Excel ou Word à modifier.
2.
Connectez-vous à la source de données ERP.
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67
3.
Dans la barre d'outils de Disclosure Management, sélectionnez Sources de données.
4.
Dans la boîte de dialogue Source de données, choisissez Dossiers de synthèse.
5.
Dans la boîte de dialogue Gestionnaire de dossiers de synthèse, ajoutez un nouveau dossier de synthèse.
6.
Saisissez un nom unique pour le dossier de synthèse dans le champ Dossiers de synthèse.
7.
Enregistrez le dossier de synthèse :
○
Si la case Archiver les dossiers de synthèse dans le fichier de configuration de la source de données
est cochée, le dossier de synthèse est enregistré dans le fichier de configuration de la source de données
(nom du fichier :config20.xml).
○
Si la case Archiver les dossiers de synthèse dans le fichier de configuration de la source de données
n'est pas cochée, la boîte de dialogue Enregistrer sous s'ouvre. Sélectionnez le dossier de destination
pour le fichier XML du dossier de synthèse.
Remarque
Pour que d'autres utilisateurs puissent accéder au fichier, sélectionnez un dossier de destination sur
un lecteur réseau et non un dossier local.
Informations associées
Gestion des sources de données [page 48]
2.4.4.1.3.3.3
Mise à disposition des sources de données ERP
sur le serveur
La sources de données ERP a été créée en mode local, voirCréation d'une source de données locale [page 50].
1.
Ouvrez la boîte de dialogue Source de données (locale) en mode local et sélectionnez la source de données
ERP.
2.
Ouvrez le gestionnaire de dossiers de synthèse de la source de données ERP sélectionnée.
3.
Pour archiver le dossier de synthèse dans le fichier config20.xml, cochez la case Archiver les dossiers de
synthèse dans le fichier de configuration de la source de données.
4.
Téléchargez la fichier config20.xml sur le serveur.
5.
Redémarrez votre navigateur Web.
La source de données ERP est désormais disponible sur le serveur pour les mises à jour côté serveur. La source
de données est également disponible sur le client lorsqu'elle est utilisée en mode serveur.
Informations associées
Gestion des sources de données [page 48]
68
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2.4.4.1.3.3.4
Importation d'un dossier de synthèse
1.
Extrayez un document Excel ou Word à modifier.
2.
Connectez-vous à la source de données ERP localement ou sur le serveur SAP Disclosure Management.
3.
Dans la barre d'outils de Disclosure Management, sélectionnez Sources de données.
4.
Dans la boîte de dialogue Source de données, sélectionnez Dossiers de synthèse.
5.
Dans la boîte de dialogue Gestionnaire de dossiers de synthèse, sélectionnez Importer.
6.
Dans la boîte de dialogue Ouvrir, naviguez jusqu'au fichier XML du dossier de synthèse requis et cliquez deux
fois dessus pour l'importer.
Le système importe le fichier XML du dossier de synthèse.
2.4.4.2
Objets liés aux données dans les documents
Les données quantitatives utilisées dans les rapports changent constamment. Pour garantir que les données sont
à jour dans tous les documents, SAP Disclosure Management crée des liaisons de données sur les données. La
liaison de données signifie que vous liez les données quantitatives de votre rapport soit au cache de données
interne, lui-même connecté à une source de données externe, soit directement à une source de données externe.
À chaque actualisation du fournisseur de données à partir d'une application Microsoft, les données des
documents sont actualisées.
Pour activer la liaison de données sur un objet, vous devez vous connecter à une source de données locale ou sur
serveur et sélectionner le fournisseur de données. Une fois la liaison de données activée sur un objet, vous pouvez
mettre à jour le contenu via une actualisation de la base de données.
Types d'objets liés aux données
Dans SAP Disclosure Management, vous pouvez configurer une liaison de données sur les objets suivants :
●
Tables - Dans Word, utilisées pour collecter la totalité ou une partie d'un résultat de requête (un seul
fournisseur de données).
●
Feuille Excel dans un classeur - Dans Excel, utilisée pour collecter le résultat d'une ou plusieurs requêtes à
partir d'une ou plusieurs source(s) de données.
●
Texte flottant - Dans Word, champs actifs de données qualitatives issus d'un résultat de requête (un seul
fournisseur de données).
●
Champ de formule - Dans Word, utilisé pour collecter des données quantitatives et qualitatives à partir d'une
cellule uniquement (un seul fournisseur de données).
Structures matricielles fixes ou flexibles des fournisseurs de données
La plupart des fournisseurs de données fournissent les données extraites dans une structure matricielle définie
dans la requête ou le cache de données. Si la structure n'est jamais modifiée, il s'agit d'une structure fixe. Si elle
évolue dans le temps, elle est flexible.
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69
Références de zone relationnelles et absolues
Les références de zone absolues lient, par exemple, une cellule spécifique à l'objet lié aux données, de sorte que
toute donnée extraite de la source de données va uniquement dans la cellule affectée.
Les références de zone relationnelles lient un contenu avec des caractéristiques ou des dimensions, par exemple
"Bénéfice avant impôt" et "Année 2006", à l'objet lié aux données dans toute cellule dans laquelle ce contenu est
extrait dans la liste de résultats du fournisseur de données.
La différence entre les références de zone relationnelles et absolues n'est pas importante si vous liez l'ensemble
des résultats d'une requête et d'une table de cache de données à une table Excel ou Word ou à un objet de champ
de formule. Toutefois, plutôt que de lier l'ensemble des données d'un résultat de requête ou d'une table de cache
de données à un document Excel ou Word, il se peut que vous souhaitiez lier uniquement des colonnes, des lignes
ou des cellules spécifiques.
Si le fournisseur de données a une structure matricielle fixe, vous pouvez utiliser des références de zone absolues
pour lier les données sélectionnées, car l'emplacement des données extraites sera toujours le même.
Si le fournisseur de données a une structure matricielle flexible, vous devez utiliser des références de zone
relationnelles (à l'exception des requêtes N valeurs supérieures) pour lier les données sélectionnées. SAP
Disclosure Management autorise uniquement des références de zone relationnelle dans les cas suivants :
●
Des résultats de requête présentent des champs qui utilisent une source de données SAP BW externe.
●
Pour les tableaux Excel avec des intervalles nommés à partir d'une source de données interne et d'un cache
de données SAP Disclosure Management.
Vous pouvez facilement savoir s'il existe des champs ou des plages nommées, car les en-têtes de colonne et de
ligne sont surlignés en bleu clair lorsque le fournisseur de données est sélectionné.
Remarque
Si vous chargez la requête SAP BW avec des zones dans le cache de données SAP Disclosure Management,
comme dans le cas de sources de données internes pour la liaison de données d'objets, vous devez appliquer
des intervalles nommés aux données extraites dans le cache de données.
Remarque
Vous pouvez transformer une référence de zone relationnelle en référence de zone absolue, mais vous ne
pouvez pas transformer une référence de zone absolue en référence de zone relationnelle.
2.4.4.2.1
Connexion à une source de données locale
1.
Dans l'application Microsoft Office, dans la barre d'outil Disclosure Management, lancez SAP Disclosure
Management et cliquez sur Sources de données.
2.
Effectuez l'une des actions suivantes :
70
○
Si le système se souvient de la dernière source de données à laquelle vous étiez connecté, il vous invite à
entrer le nom d'utilisateur et le mot de passe correspondant.
○
Sélectionnez la source de données dans la boîte de dialogue Sources de données (locales), puis cliquez
sur Se connecter à la base de données.
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3.
Dans la boîte de dialogue Connexion à XXX, saisissez le nom d'utilisateur et le mot de passe.
4.
Cliquez sur OK pour vous connecter à la source de données. Une fois la connexion établie, la source de
données affiche une coche verte.
5.
Cliquez sur OK pour fermer la boîte de dialogue Sources de données (locales).
Informations associées
Création de sources de données [page 49]
2.4.4.2.2
Connexion à des sources de données sur un serveur
1.
Dans l'application Microsoft Office, dans la barre d'outil Disclosure Management, lancez SAP Disclosure
Management et cliquez sur Sources de données.
2.
Effectuez l'une des actions suivantes :
○
Si le système se souvient de la dernière source de données à laquelle vous étiez connecté, il vous invite à
entrer le nom d'utilisateur et le mot de passe correspondant.
○
Sélectionnez la source de données dans la boîte de dialogue Sources de données (locales), puis cliquez
sur Se connecter pour vous connecter au serveur.
3.
Dans la boîte de dialogue Connexion au serveur central, saisissez le nom d'utilisateur et le mot de passe.
4.
Cliquez sur OK pour vous connecter au serveur central et fermer la boîte de dialogue Connexion au serveur
central.
Le système affiche la boîte de dialogue Sources de données (serveur : nom du serveur central). Vous êtes
désormais connecté au serveur. Vous devez toujours vous connecter à la source de données, même s'il s'agit
du serveur central.
5.
Sélectionnez la source de données à laquelle vous connecter.
6.
Cliquez sur Se connecter à la source de données pour vous connecter à la source de données.
7.
Dans la boîte de dialogue Connexion à XXX, saisissez le nom d'utilisateur et le mot de passe.
8.
Cliquez sur OK pour vous connecter à la source de données et fermer la boîte de dialogue Connexion à XXX.
Le système affiche un message de confirmation indiquant que les connexions sont correctement établies. La
source de données affiche à présent une coche verte.
9.
Cliquez sur OK pour fermer la boîte de dialogue Sources de données (serveur : nom du serveur central) et
revenir à l'application Microsoft Office.
2.4.4.2.3 Fournisseurs de données, objets liés aux données
et données
Les objets liés aux données ont besoin d'un fournisseur de données pour la source de données à laquelle vous
êtes connecté.
Les plages des caches de données internes sont représentées sous forme de fournisseurs de données distincts
comme s'ils étaient archivés chacun dans une feuille Excel séparée dans le classeur du cache de données.
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71
Conseil
Si vous travaillez dans un environnement avec actualisation du contenu du serveur, n'utilisez pas de
fournisseurs de données de sources internes et externes dans le même document, cela provoquerait des
incohérences dans les données lors de l'actualisation du contenu.
Conseil
Si vous devez sélectionner une ligne, une colonne ou des valeurs de cellule spécifiques avec référence aux
dimensions auxquelles elles appartiennent provenant d'une matrice flexible, vérifiez que le fournisseur de
données affiche les dimensions sous forme de valeurs (en surbrillance bleu clair dans le fournisseur de
données). Sinon, la référence est absolue.
Conseil
Sauf pour les classeurs Excel, vous ne pouvez charger qu'un seul fournisseur de données pour chaque objet lié
aux données. Cependant, il peut y avoir plusieurs fournisseurs de données dans un document.
Conseil
Si le fournisseur de données (la requête) a été déplacé de son dossier de synthèse d'origine dans un autre,
vous devez modifier la référence du dossier de synthèse afin que le système trouve la requête lors de
l'actualisation du contenu.
Conseil
Si vous voulez modifier le fournisseur de données d'un objet déjà lié aux données, employez une des méthodes
suivantes :
●
Supprimez l'ancien fournisseur de la liste des fournisseurs de données.
●
Remplacez l'ancien fournisseur par un nouveau.
Liste des fournisseurs de données
La liste des fournisseurs de données comporte les colonnes suivantes :
●
Chargé : Une coche verte indique que le fournisseur de données est chargé.
●
Source de données : Affiche la source de données.
●
Dossier de synthèse : Affiche le nom du dossier de synthèse.
●
Fournisseur de données : Affiche le nom de la requête/vue.
●
Type de données : Affiche le type des données contenues dans le fournisseur de données.
●
Sélection : Affiche l'objet sélectionné.
●
Lignes : Affiche le nombre de lignes sélectionnées.
●
Colonnes : Affiche le nombre de colonnes sélectionnées.
●
Modèle : Affiche si les données sont marquées avec le modèle de tableau Word.
72
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Informations associées
Application d'un modèle de tableau Word [page 108]
Modification du dossier de synthèse d'un fournisseur de données [page 83]
Sélection de données dans des tables Word [page 111]
2.4.4.2.3.1
Insertion d'un tableau Word et sélection du
fournisseur de données
1.
Dans Microsoft Word, extrayez le chapitre à modifier.
2.
Connectez-vous à la source de données.
3.
Placez le curseur à l'endroit où vous souhaitez insérer le tableau lié aux données.
4.
Cliquez sur Tableau dans la barre d'outils Disclosure Management afin d'insérer un tableau.
5.
Si la boîte de dialogue Objet de liaison de données ne s'affiche pas automatiquement, cliquez sur Liaison de
données dans la barre d'outils Disclosure Management.
6.
Dans la boîte de dialogue Objet de liaison de données, cliquez sur Nouveau pour ajouter un fournisseur de
données.
7.
Dans la boîte de dialogue Charger le fournisseur de données, dans la liste Sources de données, sélectionnez
une source de données connectée.
8.
Cliquez sur
9.
Dans la liste Charger le dossier de synthèse ou la requête/vue, sélectionnez un dossier de synthèse.
.
Conseil
Si vous avez sélectionné une source de données DM (Disclosure Management), vous pouvez filtrer la liste
pour obtenir des périodes ou rapports spécifiques. Pour filtrer la liste, sélectionnez
.
Le filtre est appliqué pour la session en cours. Si vous fermez le plug-in SAP Disclosure Management puis
l'ouvrez à nouveau, le filtre doit être redéfini.
10. Cliquez sur
.
11. Si aucune variable ne doit être définie, le système charge dans la liste Fournisseur de données les requêtes
contenues dans le dossier de synthèse.
12. Si des variables doivent être définies, le système affiche la boîte de dialogue Sélection de variables. Entrez les
variables et cliquez sur OK.
Le système charge les requêtes contenues dans le dossier de synthèse dans la liste Fournisseur de données.
13. Sélectionnez une requête dans la liste. Le système affiche un aperçu des résultats dans la zone Aperçu.
14. Cliquez sur OK pour appliquer les paramètres.
15. Cliquez sur OK pour entrer toutes les données du résultat de la requête dans le tableau.
Le système ferme la boîte de dialogue et revient à Word. Les données de résultat sont entrées dans le tableau.
Le tableau n'est pas encore mis en forme.
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Pour appliquer le format requis à un tableau, vous pouvez le marquer dans un modèle de tableau Word. Après
avoir sélectionné le dossier de synthèse ou la requête, cliquez sur Enregistrer pour enregistrer le fichier sur
votre ordinateur ou un lecteur réseau.
Restriction
Le nombre maximal de colonnes autorisé dans les tableaux Word est de 58. Le chargement de résultats
comportant plus de 500 lignes peut provoquer une forte surcharge sur l'ordinateur du client et il est
possible que les résultats s'affichent avec un certain retard.
Conseil
Au lieu de transférer toutes les données du résultat de votre requête, vous pouvez modifier le résultat et
sélectionner des données spécifiques.
Conseil
Pour charger directement une seule requête ou une vue de requête, dans la boîte de dialogue Charger le
fournisseur de données, cliquez sur
après avoir sélectionné la source de données connectée.
Recherchez la requête/vue requise dans la boîte de dialogue Ajouter une requête/vue dans le dossier de
synthèse et déplacez-la vers la zone Entrées sélectionnées.
Informations associées
Variables des requêtes [page 74]
Application d'un modèle de tableau Word [page 108]
Création d'un modèle de table Word [page 106]
Sélection de données dans des tables Word [page 111]
2.4.4.2.3.2
Variables des requêtes
Les requêtes d'extraction des données à partir des bases de données peuvent être fondées sur des valeurs fixes
et variables définies au début de la requête. Les valeurs variables peuvent être des caractères, des hiérarchies,
des nœuds de hiérarchie, du texte et des éléments de formule. L'Assistant de définition de variable permet de
saisir des variables pour les requêtes.
2.4.4.2.3.2.1
variable
Icônes utilisées dans l'assistant de définition de
L'assistant de définition de variable (utilisé seul ou via l'assistant d'actualisation) utilise diverses icônes.
74
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Icônes utilisées pour le type de valeur et les entrées obligatoires
Icône
Représente
valeur générique
valeur de date-heure
valeur unitaire
champ de formule
zone de texte
nœud de hiérarchie
hiérarchie
variable obligatoire. Si vous omettez d'entrer une valeur dans
un champ obligatoire, le champ s'affiche en rouge et vous ne
pouvez pas poursuivre.
Une requête bien formulée contient des valeurs telles que l'article (
), le mois civil (
) ou un client (
).
Remarque
Les requêtes SQL affichent le caractère @ pour chaque type de variable.
Icônes utilisées pour rechercher et déterminer les données à saisir dans les
champs de variables
Dans certaines circonstances, vous pouvez déjà déterminer par la valeur ou l'apparence des champs de saisie de
données si vous devez saisir une valeur unique, des valeurs multiples, des intervalles ou sélectionner une option.
Une méthode simple pour repérer les exigences spécifiques au champ consiste à cliquer sur l'icône Afficher la
) en bas à droite de la boîte de dialogue Sélection de variables et à afficher la définition
définition de la valeur (
des variables. La colonne Type de sélection indique comment définir la variable. De plus amples informations sur
le type de valeur sont disponibles dans la boîte de dialogue Aide de valeur.
Icône
Fonction
Cliquez sur cette icône pour ouvrir l'aide de valeur spécifique
au champ. La procédure standard de sélection des données
consiste à déplacer les valeurs de la section Entrées trouvées
vers la section Entrées sélectionnées.
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Icône
Fonction
Cliquez sur cette icône pour supprimer les entrées dans les
champs de la ligne correspondante.
Cliquez sur cette icône pour ajouter une ligne à la variable
dans laquelle créer une définition plus détaillée des valeurs
de variable. En cliquant sur
en face de
, vous
définissez si les valeurs suivantes doivent être incluses ou
exclues des résultats de la requête.
=
Option de sélection : la recherche sera exécutée avec
exactement la valeur saisie dans le champ correspondant.
=>
Option de sélection : la recherche sera exécutée avec des
valeurs supérieures ou égales à la valeur saisie dans le champ
correspondant.
>
Option de sélection : la recherche sera exécutée avec des
valeurs supérieures à la valeur saisie dans le champ
correspondant.
<=
Option de sélection : la recherche sera exécutée avec des
valeurs inférieures ou égales à la valeur saisie dans le champ
correspondant.
<
Option de sélection : la recherche sera exécutée avec des
valeurs inférieures à la valeur saisie dans le champ
correspondant.
[]
Option de sélection : la recherche sera exécutée avec des
valeurs incluses dans l'intervalle défini par les deux valeurs
saisies dans les champs correspondants.
*
Option de sélection : la recherche sera exécutée avec toutes
les valeurs disponibles dans la base de données comme
critères.
2.4.4.2.3.2.2
Saisie de valeurs
L'emploi de variables sélectionnées manuellement dans les requêtes permet d'obtenir de meilleurs résultats de
données.
Saisissez la dernière valeur utilisée.
Cliquez sur l'icône
pour charger les dernières valeurs utilisées dans les champs de variables. Le système
charge les dernières valeurs valides avec lesquelles la requête a été exécutée. Une fois chargées, les valeurs
peuvent être modifiées.
76
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Saisissez les valeurs suggérées.
Cliquez sur l'icône
pour charger les valeurs suggérées dans les champs de variables. Les valeurs suggérées
font partie de la requête et peuvent être modifiées une fois chargées.
Saisissez les valeurs manuellement.
Les valeurs doivent être saisies manuellement. Si vous ne connaissez pas de mémoire les valeurs correctes, vous
pouvez les rechercher. Il existe différentes exigences et différentes stratégies de recherche de valeur.
Attention
Lorsque vous recherchez des valeurs, gardez à l'esprit que certains systèmes sont sensibles à la casse.
Saisie de valeurs uniques
Vous pouvez utiliser les types de valeur suivants pour les valeurs uniques :
●
: valeurs génériques
●
: valeur de date-heure
●
: valeurs unitaires
Du fait que les champs de variable ne requièrent qu'une valeur unique, le système affiche une zone de texte dans
) à la fin de la ligne qui permettrait d'ajouter une
laquelle effectuer la saisie de données. Il n'y a pas d'icône + (
autre valeur. Vous ne pouvez pas entrer d'autres valeurs uniques séparées par un point-virgule dans le champ de
saisie.
Saisie manuelle de valeurs uniques
Dans la boîte de dialogue Aide de valeur, les boutons en forme de flèche vous permettent de déplacer une valeur
unique de la liste Entrées trouvées vers la zone de texte Entrées sélectionnées.
Remarque
Vous pouvez rechercher des valeurs autorisées par texte ou par clé.
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77
Saisie manuelle de valeurs d'intervalle
Vous pouvez utiliser les types de valeur suivants pour les valeurs d'intervalle :
●
: valeurs génériques
●
: valeur de date-heure
●
: valeurs unitaires
Certains champs de variable exigent la saisie d'un intervalle composé de deux valeurs uniques. Certains sont
programmés de la sorte, d'autres adoptent cette caractéristique si vous avez sélectionné [ ] dans les options de
sélection. Le système affiche deux zones de texte.
La boîte de dialogue Aide de valeur inclut deux champs dans la section Entrées sélectionnées permettant de créer
les variables De et A. Les boutons en forme de flèche permettent de déplacer les valeurs de la liste Entrées
trouvées vers les zones de texte Entrées sélectionnées.
Remarque
Vous pouvez rechercher des valeurs autorisées par texte ou par clé.
Saisie manuelle de valeurs multiples
Vous pouvez utiliser les types de valeur suivants pour les valeurs multiples :
●
: valeurs génériques
●
: valeur de date-heure
●
: valeurs unitaires
Certains champs de variable vous permettent de saisir plusieurs entrées uniques. Le système n'affiche qu'une
seule zone de texte. Les options suivantes vous permettent de saisir plusieurs valeurs uniques :
●
Si une icône + verte (
ajoutez.
●
Si une icône en forme de flèche verte (
) est visible, vous pouvez rajouter de nouvelles valeurs uniques
séparées par un point-virgule dans le champ de variable.
) est visible, vous pouvez entrer les valeurs uniques dans des lignes que vous
Dans la boîte de dialogue Aide de valeur, la zone Entrées sélectionnées répertorie les valeurs uniques à appliquer
au champ de variable. Les boutons en forme de flèche permettent de déplacer les valeurs de la liste Entrées
trouvées vers les zones de texte Entrées sélectionnées.
Remarque
Vous pouvez rechercher des valeurs autorisées par texte ou par clé.
78
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Saisie manuelle d'une hiérarchie ou d'un nœud de hiérarchie
Vous pouvez reconnaître les hiérarchies et les nœuds de hiérarchie par leurs icônes :
●
: hiérarchie
●
: nœud de hiérarchie
Vous ne pouvez entrer que des valeurs uniques pour une hiérarchie, mais pour un nœud de hiérarchie, vous
pouvez saisir des valeurs uniques ou multiples séparées par des points-virgules. Reportez-vous à la section
relative aux valeurs multiples.
Saisie manuelle de texte ou de formules
Vous pouvez reconnaître les variables de texte et de formule par leurs icônes :
●
: texte
●
: formule
Vous ne pouvez entrer que des valeurs uniques pour ces variables.
Informations associées
Définition d'un exemple de variable [page 79]
2.4.4.2.3.2.3
Définition d'un exemple de variable
Dans cet exemple de workflow, vous avez ouvert un fournisseur de données et devez entrer les variables dans
l'assistant de définition de variable.
Vous souhaitez exécuter la requête sur la période de janvier à décembre 2009 pour des tonnes, le groupe de
produits H129200, l'Allemagne et les clients Ciba et Eftec. Vous devez rechercher les valeurs de variable
correctes.
Table 2 : Valeurs de requête
Unité de mesure
Valeur obligatoire
Année civile
Valeur obligatoire
Mois civil
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79
Article
Valeur obligatoire
Pays
Client
Pour sélectionner les variables :
1.
Cliquez sur l'icône filtre (
) en regard du champ Unité de mesure.
2.
Dans la boîte de dialogue Aide de valeur, saisissez Tonnes comme critère de recherche, puis cliquez sur
Texte.
Le système recherche la valeur dans la liste Entrées trouvées et la déplace automatiquement vers la zone
Entrées sélectionnées.
3.
Cliquez sur OK pour appliquer la valeur au champ de variable.
4.
Saisissez 2009 dans le champ Année civile.
5.
Saisissez 1 dans le premier champ Mois civil et 12 dans le deuxième champ Mois civil.
6.
Cliquez sur l'icône filtre (
7.
Dans la boîte de dialogue Aide de valeur, saisissez H129200 comme critère de recherche.
8.
Sélectionnez l'option de recherche Clé.
Dans la zone Entrées trouvées, l'élément est surligné en bleu et en italique.
9.
Cliquez deux fois sur le niveau parent le plus élevé de H129200.
) en regard du champ Article.
Le système affiche la valeur dans la zone Entrées sélectionnées.
10. Cliquez sur OK pour appliquer la valeur au champ de variable.
11. Cliquez sur l'icône filtre (
) en regard du champ Pays.
La boîte de dialogue Aide de valeur affiche deux hiérarchies dans la zone Entrées trouvées : Monde et Pays
non affectés.
12. Développez la hiérarchie Monde et faites défiler l'écran vers le bas jusqu'à Allemagne.
13. Cliquez deux fois sur Allemagne. Le système déplace la valeur dans la zone Entrées sélectionnées.
14. Cliquez sur OK pour appliquer la valeur au champ de variable.
15. Dans la liste Client, sélectionnez =.
16. Saisissez CIBA dans le champ Client.
17. Cliquez sur l'icône + verte (
) à la fin de la ligne du champ Client. Vérifiez que le système affiche Inclure
devant l'icône + verte.
Le système affiche une deuxième ligne dans laquelle vous pouvez saisir des données.
18. Saisissez Eftec dans la deuxième ligne Client.
19. Appuyez sur [Entrée] pour confirmer vos valeurs.
20. Cliquez sur OK pour exécuter la requête avec le critère de sélection saisi.
80
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2.4.4.2.3.3
Suppression d'un fournisseur de données
●
Vous avez lancé l'application Microsoft Office requise.
●
Vous êtes connecté à la source de données.
●
Un fournisseur de données est sélectionné pour votre objet lié aux données.
1.
Dans la barre d'outils de Disclosure Management, cliquez sur Liaison de données.
2.
Dans la boîte de dialogue Objet de la liaison de données, sélectionnez la ligne avec la source de données et le
fournisseur à supprimer.
3.
Cliquez sur Supprimer. Le système recharge la liste des fournisseurs sans le fournisseur supprimé.
Remarque
Vous avez supprimé la connexion au fournisseur, pas le fournisseur proprement dit.
4.
Cliquez sur OK pour fermer la boîte de dialogue.
2.4.4.2.4
Gestion des objets liés aux données
SAP Disclosure Management propose diverses fonctionnalités permettant de gérer les objets liés aux données.
Remarque
Certaines de ces fonctions ne sont disponibles que pour les objets Excel.
Vous pouvez gérer tous les objets en une seule étape ou bien afficher et gérer les détails d'objets individuels.
Fonctionnalités de gestion des objets
●
Cliquez sur
pour actualiser un objet lié aux données.
●
Cliquez sur
pour lier les objets aux données.
●
Si vous souhaitez supprimer une requête d'un dossier de synthèse et la joindre à un autre dossier de
) permet de changer de dossier de synthèse sans
synthèse. L'icône Modifier le dossier de synthèse (
avoir à lier l'objet aux données (recharger la source de données et le dossier de synthèse).
●
Pour les objets Excel, vous pouvez utiliser l'icône Activer/Désactiver (
) pour protéger une feuille de
calcul et l'ensemble du classeur Excel contre les mises à jour d'autres utilisateurs.
Remarque
Si la protection Excel est activée via SAP Disclosure Management, elle peut être uniquement désactivée
via SAP Disclosure Management.
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81
●
Pour les objets Excel, vous pouvez utiliser l'icône Ecrire les informations de mappage (
feuille de calcul supplémentaire comportant les informations sur l'origine des données.
) pour créer une
Paramètres d'actualisation
Dans la liste des objets liés aux données, vous pouvez contrôler et modifier les paramètres d'actualisation des
données. Les paramètres associés aux cases à cocher suivantes contrôlent la procédure d'actualisation.
●
La case à cocher Mettre à jour est sélectionnée par défaut pour assurer que l'actualisation de contenu met à
jour les données de l'objet.
●
Dans Excel, la case à cocher Format est sélectionnée pour exclure les objets de l'actualisation du format.
●
Dans Excel, la case à cocher Marquer les modifications est sélectionnée par défaut pour mettre en
surbrillance les cellules qui affichent de nouvelles valeurs après actualisation du contenu.
●
Dans Excel, la case à cocher Utiliser des styles est sélectionnée pour une source de données SAP BW et un
objet Excel. Le système peut utiliser les paramètres de seuil définis sur le serveur SAP BW.
●
Dans Word, la case à cocher Utiliser le modèle est sélectionnée pour mettre en forme un tableau Word via le
modèle WordTableDef.
Liste Gérer les objets des objets liés aux données
Vous pouvez filtrer la liste en sélectionnant les objets Diapositive, Type, Mettre à jour, Format et Protégé.
●
Protégé : pour les objets Excel. Affiche une icône de cadenas fermé si l'objet est protégé par un mot de passe
et une icône de cadenas ouvert si l'objet n'est pas protégé.
●
Identifiant : affiche l'ID unique de l'objet lié aux données. Dans l'ID, la première partie indique le type de
document (par exemple DOC) et la deuxième partie indique le type d'objet, par exemple FLD pour champ,
TBL pour tableau et XSH pour feuille Excel.
●
Type : affiche le type de l'objet lié aux données, comme tableau, champ ou signet.
●
Informations : le cas échéant, affiche des informations supplémentaires sur les objets liés aux données.
●
Dossier de synthèse : affiche le dossier de synthèse qui contient le fournisseur de données de l'objet lié aux
données.
●
Fournisseur de données : affiche le fournisseur de données de l'objet lié aux données.
●
Lié aux données par : affiche l'utilisateur qui a lié l'objet aux données.
●
Lié aux données le : affiche l'horodatage du moment où l'objet a été lié aux données.
●
Dernière actualisation par : affiche le dernier utilisateur à avoir actualisé l'objet.
●
Dernière actualisation le affiche l'horodatage de la dernière actualisation.
●
Type de source de données - Affiche le type de source de données, par exemple SAP Disclosure
Management dans le cas d'un cache de données.
Informations associées
Copie de détails d'objet dans le presse-papiers [page 86]
82
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Création d'une feuille de calcul d'informations de mappage pour un objet Excel incorporé dans un document Word
[page 120]
Protection des objets Excel incorporés dans des documents Word [page 119]
Fournisseurs de données, objets liés aux données et données [page 71]
2.4.4.2.4.1
contenu
Exclusion d'un objet d'une actualisation de
1.
SAP Disclosure Management étant lancé, dans un document, cliquez sur Objets dans la barre d'outils
Disclosure Management.
2.
Dans la boîte de dialogue Gérer les objets, entrez Oui dans la zone de filtre Mettre à jour.
3.
Décochez la case Mettre à jour des objets à exclure des actualisations de contenu.
4.
Cliquez sur Fermer pour fermer la boîte de dialogue Gérer les objets et revenir à l'application Microsoft Office.
2.4.4.2.4.2 Modification du dossier de synthèse d'un
fournisseur de données
●
Vous avez ouvert le document à modifier.
●
Le complément SAP Disclosure Management est lancé.
●
L'objet est lié aux données d'un cache de données SAP BW ou SAP Disclosure Management.
●
Vous êtes connecté à la source de données et au fournisseur de données requis.
1.
Cliquez sur Objets dans la barre d'outils de Disclosure Management.
2.
Dans la boîte de dialogue Gérer les objets, sélectionnez l'objet pour le fournisseur de données dont vous
souhaitez modifier le dossier de synthèse.
3.
Cliquez sur Modifier le dossier de synthèse.
La boîte de dialogue Changer de dossier de synthèse qui apparaît contient trois listes. La première liste affiche
le fournisseur de données pour lequel vous souhaitez modifier le dossier de synthèse.
4.
Si nécessaire, modifiez la source de données :
a) Cliquez sur
pour charger les dossiers de synthèse de la nouvelle source de données.
b) Saisissez l'utilisateur et le mot de passe de la source de données.
c) Cliquez sur OK pour poursuivre.
5.
Sélectionnez le dossier de synthèse.
6.
Cliquez sur la coche verte pour vérifier que le dossier de synthèse sélectionné contient la requête de vos
objets liés aux données.
Remarque
S'il ne contient pas cette requête, vous devez vérifier la source de données et le dossier de synthèse que
vous avez sélectionnés.
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7.
Sélectionnez l'une des options suivantes :
○
Pour appliquer le changement de dossier de synthèse à l'objet sélectionné uniquement, sélectionnez
Objet.
○
Pour appliquer le changement de dossier de synthèse aux objets de la page en cours, sélectionnez
Diapositive.
○
Pour appliquer le changement de dossier de synthèse à tous les objets du document, sélectionnez
Document.
8.
Cliquez sur OK pour fermer la boîte de dialogue Changer de dossier de synthèse.
La boîte de dialogue Journal d'actions indique que le changement a été pris en compte.
9.
Cliquez sur OK pour fermer la boîte de dialogue Journal d'actions.
10. Cliquez sur Fermer pour fermer la boîte de dialogue Gérer les objets et revenir à l'application Microsoft Office.
2.4.4.2.4.2.1
Comment modifier un dossier de synthèse dans
Microsoft Excel
1.
Sélectionnez Créer une liaison de données.
2.
Sélectionnez une ligne liée aux données avec un fournisseur de données.
84
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3.
Cliquez sur Modifier.
4.
Sélectionnez une source de données et chargez tous les dossiers de synthèse.
5.
Sélectionnez un dossier de synthèse et vérifiez si le fournisseur de données existe dans ce dossier de
synthèse en cliquant sur la coche verte.
6.
Sélectionnez un objet ou un document.
7.
Cliquez sur OK pour modifier le dossier de synthèse.
8.
Confirmez les modifications.
2.4.4.2.4.2.2 Comment modifier un dossier de synthèse dans
Microsoft Word
Vous pouvez modifier un dossier de synthèse dans Microsoft Word pour tous les fournisseurs de données se
trouvant dans le même dossier de synthèse dans les cas suivants :
●
Vous avez sélectionné l'ensemble du document.
●
Au moins un autre fournisseur de données du même dossier de synthèse est lié aux données.
1.
Cliquez sur l'onglet Disclosure Management dans Microsoft Word.
2.
Cliquez sur Objets.
3.
Sélectionnez une ligne liée aux données avec un fournisseur de données.
4.
Cliquez sur Modifier DS (icône de recyclage).
5.
Sélectionnez une source de données et chargez tous les dossiers de synthèse.
6.
Sélectionnez un dossier de synthèse et vérifiez si le fournisseur de données existe dans ce dossier de
synthèse.
7.
Sélectionnez un objet ou un document.
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8.
Cliquez sur OK pour modifier le dossier de synthèse.
9.
Confirmez la boîte de dialogue.
2.4.4.2.4.3
Copie de détails d'objet dans le presse-papiers
1.
SAP Disclosure Management étant démarré, dans un document, cliquez sur Objets dans la barre d'outils
Disclosure Management.
2.
Dans la boîte de dialogue Gérer les objets, sélectionnez l'objet à copier.
3.
Pour copier l'objet sélectionné dans le presse-papiers, cliquez sur l'icône Copier vers le presse-papiers.
4.
Cliquez sur Fermer.
Le système ferme la boîte de dialogue Gérer les objets et retourne dans l'application Microsoft Office.
2.4.4.2.4.4
Affichage des détails d'un objet
1.
SAP Disclosure Management étant démarré, sélectionnez l'objet lié aux données dans un document.
2.
Cliquez sur Afficher les détails dans la barre d'outils Disclosure Management.
La boîte de dialogue Détails de l'objet affiche tous les détails de l'objet sélectionné.
3.
Si nécessaire, modifiez les paramètres d'actualisation du contenu dans la section Objets.
4.
Cliquez sur OK pour fermer la boîte de dialogue et revenir à l'application Microsoft Office.
Informations associées
Gestion des objets liés aux données [page 81]
2.4.4.2.5
Actualisation du contenu et des objets
Pour actualiser le contenu, le système a besoin des fichiers suivants :
●
Le fichier config20.xml archive les connexions aux sources de données autorisées.
●
Le fichier BIP_WordTableDef.doc archive les formats à appliquer aux tableaux des documents Word.
●
Le fichier BIP_WordTableTagging.xml archive les informations concernant les formats utilisés par les
différents types de tableau dans Word.
Le contenu lié aux données des chapitres peut être actualisé via une mise à jour de serveur ou d'ordinateur client.
Dans le dernier cas, vous devez prendre en compte l'environnement dans lequel vous travaillez : centralisé ou
local.
Si vous vous connectez aux sources de données et à leurs fournisseurs sur un serveur central, les fichiers doivent
être archivés sur le serveur. Si vous vous connectez aux sources de données et aux fournisseurs directement à
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partir du client, par exemple depuis des sources de données locales, vous devez enregistrer le fichier
BIP_WordTableDef.doc localement et avoir défini le chemin pour y accéder dans les paramètres de
configuration de l'ordinateur client. Les autres fichiers sont créés automatiquement par le système et archivés
localement dans des emplacements prédéfinis.
2.4.4.2.5.1
Configuration du chemin vers le modèle de
tableau Word local
Pour configurer le chemin vers le fichier local WordTableDef.doc :
1.
Extrayez le chapitre et ouvrez-le pour modification dans Word.
2.
Lancez le complément SAP BusinessObjects Disclosure Management.
3.
Cliquez sur Configuration dans la barre d'outils Disclosure Management.
4.
Dans la boîte de dialogue Configuration, sélectionnez Tableau Word.
Le système affiche le chemin par défaut réel vers le fichier modèle de tableau.
5.
Accédez à l'emplacement où vous souhaitez archiver le fichier modèle de tableau sur votre ordinateur.
6.
Cliquez sur OK pour appliquer le chemin et fermer la boîte de dialogue Accéder au dossier
7.
Cliquez sur OK pour fermer la boîte de dialogue Configuration.
2.4.4.2.5.2
Actualisation de l'ensemble du document
Vous avez été informé que le cache de données et les sources de données ont été mis à jour et vous devez
actualiser les données de votre document.
1.
SAP Disclosure Management étant lancé, dans un document, cliquez sur Document dans la barre d'outils
Disclosure Management.
2.
Si vous travaillez dans un environnement centralisé, vous devez saisir un nom d'utilisateur et un mot de passe
dans la boîte de dialogue Connexion au serveur central, puis cliquer sur OK pour vous connecter au serveur.
La boîte de dialogue Assistant d'actualisation affiche une liste de dossiers de synthèse et les sources de
données associées au moyen desquelles les objets du document ont été liés aux données. Si nécessaire, vous
pouvez désélectionner des fournisseurs de données de la procédure d'actualisation afin que le système
n'actualise pas leurs données.
3.
Cliquez sur Suivant.
4.
Dans la boîte de dialogue Connexion à XXXX, saisissez un nom d'utilisateur et un mot de passe.
5.
Cliquez sur OK pour confirmer vos entrées et fermer la boîte de dialogue.
Remarque
Dans le cas de sources de données externes, si vous devez vous connecter à plusieurs sources, le système
répétera la demande de connexion pour chacune d'elles.
6.
Si vous effectuez une actualisation à partir d'une source de données externe, contrôlez les variables devant
être utilisées pour l'actualisation et modifiez-les si nécessaire, puis cliquez sur Suivant pour collecter toutes
les informations basées sur les données des variables.
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7.
Cliquez sur Suivant pour continuer la procédure d'actualisation.
8.
Cliquez sur Terminer pour fermer la boîte de dialogue Assistant d'actualisation.
Le système met à jour les objets liés aux données dans le document Office.
9.
Cliquez sur
pour appliquer les modifications et enregistrer un document de révision sur le serveur.
Remarque
Vous pouvez comparer le document contenant les données mises à jour avec une ancienne révision ou
exclure un objet de l'actualisation.
Informations associées
Exclusion d'un objet d'une actualisation de contenu [page 83]
Comparaison des versions d'un document [page 88]
Variables des requêtes [page 74]
2.4.4.2.5.3
Comparaison des versions d'un document
1.
SAP Disclosure Management étant démarré, dans un document, cliquez sur Comparer dans la barre d'outils
Disclosure Management.
2.
Dans la boîte de dialogue Liste de révisions de XXX, sélectionnez dans la liste la version à comparer à la
dernière version.
3.
Cliquez sur Comparer pour comparer les versions et fermer la boîte de dialogue.
Pour un document Word, le système ouvre un document temporaire de comparaison dans lequel les
différences sont mises en surbrillance à l'aide des fonctionnalités de révision standard de Microsoft. Dans un
document Excel, les cellules modifiées s'affichent en surbrillance et l'ancienne valeur apparaît dans les
commentaires de la cellule. À la fermeture du document de comparaison, la boîte de dialogue Microsoft XXX
s'affiche.
4.
Effectuez l'une des actions suivantes :
○
Pour enregistrer le document de comparaison, cliquez sur Enregistrer et enregistrez le document sur
votre ordinateur ou sur un serveur.
○
Si vous ne souhaitez pas enregistrer le document de comparaison, cliquez sur Ne pas enregistrer.
2.4.4.3 Méthode d'importation de données en masse dans les
caches de données
Utilisez cette fonction pour extraire des données en masse d'une source de données et les importer dans
Disclosure Management. Vous pouvez utiliser les sources de données suivantes :
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●
ERP
●
Cache de données
●
Excel
●
MS SQL
●
OLEDB
●
ODBC
Restriction
Vous ne pouvez pas utiliser BW comme source de données.
1.
Sélectionnez l'onglet Disclosure Management. Pour extraire des données en masse, sélectionnez Créer une
liaison de données en masse.
2.
Pour créer une liaison de données en masse, sélectionnez Nouvelle.
3.
Entrez le système source à partir duquel importer les données. Il est impossible d'importer par exemple
uniquement les deux premières lignes.
4.
Il est impossible d'afficher un aperçu des données en masse avant leur importation. L'aperçu est limité aux
100 premières lignes de données.
5.
Pour extraire les données, sélectionnez OK.
6.
Le système stocke les données en masse extraites dans une feuille distincte, sous un nom commençant par
BMD<n>, BMD1 par exemple.
7.
Les données en masse peuvent être actualisées du côté client et du côté serveur.
Restriction
Notez les restrictions suivantes :
●
La fonction de données en masse est disponible uniquement dans Excel et non dans Word.
●
La fonction d'aperçu des données en masse affiche uniquement 100 lignes.
●
La fonctionnalité de données en masse prend en charge au maximum 600 000 lignes et 7 colonnes.
●
Comme le format Excel 2003 (.xls) ne prend en charge que 65 536 lignes, la fonctionnalité de données en
masse d'Excel 2003 ne peut intégrer que 65 536 lignes.
2.4.5
Gestion des caches de données dans Microsoft Excel
Certaines fonctionnalités proposées par le complément SAP Disclosure Management sont spécifiques à Microsoft
Excel.
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2.4.5.1
Excel
Fonctionnalités de Disclosure Management dans
2.4.5.1.1
Définition d'une liaison de données vers le cache de
données avec des données de plusieurs fournisseurs de
données externes
1.
Extrayez le document à modifier et démarrez le complément SAP Disclosure Management.
2.
Connectez-vous aux deux sources de données différentes archivant les fournisseurs de données.
3.
Cliquez sur Liaison de données dans la barre d'outils de Disclosure Management.
4.
Dans la boîte de dialogue Objet de la liaison de données, cliquez sur Nouveau pour ajouter un fournisseur de
données.
5.
Dans la boîte de dialogue Charger le fournisseur de données, une source de données connectée s'affiche.
Remarque
Si vous n'êtes pas encore connecté à la source de données, le système affiche une boîte de dialogue dans
laquelle vous pouvez établir la connexion.
6.
Cliquez sur
pour charger les dossiers de synthèse de la source de données sélectionnée.
7.
Sélectionnez le dossier de synthèse.
8.
Cliquez sur
pour exécuter le dossier de synthèse et charger le résultat.
En l'absence de variable à définir, le système charge les requêtes du dossier de synthèse dans la section
Fournisseur de données. Vous pouvez passer à l'étape 10.
Si des variables doivent être définies, le système affiche la boîte de dialogue Sélection de variables.
9.
Entrez les variables et cliquez sur OK pour poursuivre.
Le système charge les requêtes présentes dans le dossier de synthèse dans la sectionFournisseur de
données.
10. Sélectionnez la requête.
11. Cliquez sur OK pour appliquer les paramètres et fermer la boîte de dialogue Charger le fournisseur de
données.
12. Pour charger le second fournisseur de données, répétez les étapes 4 à 9.
13. Cliquez sur OK pour entrer la totalité des données de résultat des requêtes dans le classeur Excel.
Le système ferme la boîte de dialogue Objet de la liaison de données et retourne dans Excel. Les données
résultantes sont entrées dans le classeur.
Le système crée pour chaque fournisseur de données une feuille de calcul distincte intitulée BD1, BD2, etc.
Une feuille de calcul intitulée BT est également créée, contenant toutes les données fournies dans les tables
dedonnées professionnelles.
14. Créez d'autres feuilles de calcul si nécessaire.
15. Ajoutez les valeurs requises dans les feuilles de calcul via les références applicables (par exemple des
formules telles que VLookup) aux feuilles de calcul de données professionnelles.
90
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16. Ajoutez des feuilles de calcul supplémentaires pour gérer les données manuellement, si nécessaire.
17. Vérifiez votre cache de données :
○
Vérifiez que le format de cellule des nombres est défini sur Nombre.
○
Masquez les tables de données professionnelles dans le cache de données. Lorsque des liaisons de
données sont effectuées dans Word, les performances s'en trouvent améliorées.
18. Cliquez sur
pour enregistrer votre cache de données sur le serveur.
2.4.5.1.2
Ajout d'un fournisseur au cache de données
●
Vous n'êtes connecté à aucune source de données.
●
Le cache de données contient déjà des données extraites de fournisseurs de données de différentes sources.
Pour ajouter des données au cache de données à partir d'un fournisseur :
1.
Extrayez le document à modifier et démarrez le complément SAP Disclosure Management.
2.
Cliquez sur Liaison de données dans la barre d'outils Disclosure Management.
Comme vous n'avez pas encore été connecté à une source de données, la boîte de dialogue SAP
BusinessObjects Disclosure Management s'affiche avec un message d'avertissement précisant que les
fournisseurs des données existantes du cache de données ne sont pas chargés.
3.
Cliquez sur Oui afin de charger les fournisseurs pour les données existantes. La boîte de dialogue Assistant
d'actualisation s'affiche.
L'assistant liste les fournisseurs de données et leurs sources pour les données existantes. Les cases à cocher
des fournisseurs sont sélectionnées.
4.
Cliquez sur Suivant.
5.
Dans la boîte de dialogue Connexion à XXX, entrez un nom d'utilisateur et un mot de passe, puis cliquez sur
OK.
Le système se connecte à la première source de données et la boîte de dialogue Connexion à XXX s'affiche à
nouveau.
6.
Saisissez votre nom d'utilisateur et votre mot de passe.
7.
Cliquez sur OK pour confirmer vos entrées et fermer la boîte de dialogue. Vous utilisez souvent des variables
lors de la demande de données à des sources de données externes.
Le système affiche les variables avec des valeurs proposées et les dernières utilisées.
8.
Contrôlez les variables à utiliser pour l'actualisation du premier fournisseur de données, modifiez-les si
nécessaire, puis cliquez sur Suivant.
9.
Contrôlez les variables à utiliser pour l'actualisation du deuxième fournisseur de données et modifiez-les si
nécessaire.
10. Cliquez sur Suivant pour collecter toutes les informations basées sur les données de variables.
11. Cliquez sur Suivant pour continuer la procédure d'actualisation.
12. Cliquez sur Terminer pour fermer la boîte de dialogue Assistant d'actualisation.
Le système met à jour les objets liés aux données dans le document Excel.
13. Dans la boîte de dialogue Objet de liaison de données, cliquez sur Nouveau pour ajouter le nouveau
fournisseur de données.
14. Dans la boîte de dialogue Charger le fournisseur de données, sélectionnez une source de données.
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Si vous n'êtes pas encore connecté à la source de données, une boîte de dialogue vous demandera les
informations permettant d'établir la connexion.
15. Cliquez sur
pour charger les dossiers de synthèse de la source de données sélectionnée.
16. Sélectionnez le dossier de synthèse.
17. Cliquez sur
pour exécuter le dossier de synthèse et charger le résultat.
Si aucune variable ne doit être définie, le système charge dans la liste Fournisseur de données les requêtes
contenues dans le dossier de synthèse.
18. Si des variables doivent être définies, le système affiche la boîte de dialogue Sélection de variables. Entrez les
variables et cliquez sur OK pour continuer.
Le système charge les requêtes contenues dans le dossier de synthèse dans la liste Fournisseur de données.
19. Sélectionnez une requête. Le système affiche un aperçu du résultat dans la section Aperçu.
20. Cliquez sur OK pour appliquer les paramètres et fermer la boîte de dialogue, puis revenir à la boîte de dialogue
Objet de liaison de données. Important :
Le système liste tous les fournisseurs de données, y compris ceux que vous venez d'ajouter. La numérotation
des feuilles de données professionnelles recréées respectera cet ordre.
Pour éviter de perdre des références créées après la première liaison aux données, vérifiez que les anciens
fournisseurs sont listés au même rang que lors de leur premier chargement.
21. Sélectionnez Remplacer le format dans les Options pour vérifier que la feuille de calcul par défaut BT contient
également les données du nouveau fournisseur de données.
22. Cliquez sur OK pour entrer la totalité des données de résultat des requêtes dans le classeur Excel.
Le système ferme la boîte de dialogue Objet de liaison de données et revient à Excel. Les données de résultat
sont entrées dans le classeur.
Pour chaque fournisseur de données, le système crée une feuille de calcul nommée BD1, BD2, etc. Une feuille
de calcul BT contient également les données des tables de données professionnelles.
23. Cliquez sur
pour enregistrer votre cache de données modifié sur le serveur.
Informations associées
Variables des requêtes [page 74]
2.4.5.1.3
Contrôle des plages dans un classeur Excel
1.
Extrayez le document à modifier et démarrez le complément SAP Disclosure Management.
2.
Chargez votre document du cache de données.
3.
Cliquez sur Liste dans la barre d'outils Disclosure Management pour lister les plages établies dans le cache de
données.
La boîte de dialogue Plages Disclosure Management affiche les plages du document.
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4.
Cliquez sur une plage de la liste pour afficher les valeurs associées.
La boîte de dialogue reste ouverte pendant que le système bascule vers la plage sélectionnée. Pour mettre à
jour immédiatement les valeurs de votre liste et exécuter un contrôle de validation, cliquez sur Actualiser.
5.
Cliquez sur Fermer pour fermer la boîte de dialogue.
2.4.5.1.4
contenu
Création de variantes d'entité pour actualisation de
1.
Extrayez le document à modifier et démarrez le complément SAP Disclosure Management.
2.
Cliquez sur Sources de données dans la barre d'outils de Disclosure Management.
3.
Dans la boîte de dialogue Sources de données (local), sélectionnez la source de données pour le serveur
central SAP Disclosure Management.
4.
Cliquez sur Se connecter pour vous connecter au serveur.
5.
Dans la boîte de dialogue Connexion au serveur central, saisissez le nom d'utilisateur et le mot de passe
d'accès au serveur.
6.
Cliquez sur OK pour vous connecter au serveur central.
Le système affiche la boîte de dialogue Sources de données (serveur : serveur central). Vous êtes désormais
connecté au serveur. Vous devez vous connecter à la source de données, même s'il s'agit du serveur central.
7.
Sélectionnez la source de données à laquelle vous connecter.
8.
Cliquez sur
9.
Dans la boîte de dialogue Connexion à XXX, saisissez le nom d'utilisateur et le mot de passe de la source de
données.
pour vous connecter à la source de données.
10. Cliquez sur OK.
Le système affiche un message de confirmation indiquant que les connexions sont correctement établies.
11. Cliquez sur OK pour fermer la boîte de dialogue et revenir dans Excel.
12. Pour sélectionner un modèle d'entité dans la feuille de calcul Excel, cliquez sur Variables d'entités.
13. Dans la boîte de dialogue Entités, cliquez sur
serveur.
pour rechercher des modèles de rapport disponibles sur le
Remarque
La recherche peut prendre quelques minutes.
14. Dans la boîte de dialogue Sélectionner un modèle, sélectionnez le modèle.
15. Cliquez sur OK.
Le système commence à charger le modèle. Le chargement peut prendre quelques minutes. Pour créer les
variantes, vous devez vous connecter à des sources de données externes et actualiser les dossiers de
synthèse. Les dossiers de synthèse répertoriés sont sélectionnés par défaut.
16. Dans la boîte de dialogue Variante initiale, cliquez sur une cellule affichant Cliquez ici pour sélectionner une
source de données.
17. Dans la boîte de dialogue Sources de données (Serveur : serveur central), sélectionnez la source de données
du dossier de synthèse.
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18. Cliquez sur
pour vous connecter à la source de données.
19. Dans la boîte de dialogue Connexion à XXX, saisissez le nom d'utilisateur et le mot de passe de la source de
données.
20. Cliquez sur OK.
Remarque
Si vous devez vous connecter à d'autres sources de données, le système réitère la demande de connexion
pour chaque source de données individuelle.
21. Cliquez sur Suivant.
Le système affiche un message d'information confirmant la mise à jour.
22. Cliquez sur Terminer pour fermer la boîte de dialogue Variante initiale.
La boîte de dialogue Entités affiche les variables du chapitre sélectionné pour chaque entité.
23. Saisissez les valeurs appropriées pour chaque variable et chaque entité.
Les valeurs affichant
doivent être mises à jour.
24. Pour entrer les valeurs manuellement :
○
Pour charger les valeurs par défaut de la source de données, le cas échéant, cliquez sur Valeurs
proposées.
○
Pour rechercher d'autres variables, cliquez sur Modifier.
25. Pour rechercher d'éventuelles erreurs ou variables manquantes, cliquez sur Analyser.
26. Enregistrez les valeurs des variables.
La boîte de dialogue Journal d'actions répertorie l'ensemble des erreurs, avertissements et messages
d'informations. Vous pouvez enregistrer le journal sur votre disque dur, si nécessaire.
27. S'il n'y a pas d'erreur, cliquez sur OK près de la boîte de dialogue Journal d'actions.
28. Continuez à définir les variables pour les autres chapitres du rapport.
29. Fermez la boîte de dialogue Entités.
Informations associées
Variables des requêtes [page 74]
2.4.5.2 Utilisation des fonctionnalités Excel standard pour
Disclosure Management
2.4.5.2.1
●
94
Définition de plages nommées ER
Vous vous êtes connecté à SAP Disclosure Management et avez ouvert votre cache de données dans
Microsoft Office Excel pour le modifier.
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●
Vous avez configuré une feuille de calcul dans laquelle vous souhaitez gérer des plages nommées pour les
valeurs affichées. Les valeurs affichées sont soit référencées dans une feuille de calcul de données
professionnelles dans laquelle les données sont chargées à partir de la source de données externe, soit
gérées manuellement.
Remarque
Pour garantir une cohérence entre la source de données et le cache de données, ne modifiez jamais les
données extraites archivées dans les feuilles de données professionnelles.
●
La première colonne affiche les valeurs clés et toutes les valeurs sont mises en forme comme des nombres.
●
Le nom que vous affectez à une plage nommée ER doit commencer par “ER_” suivi de “XXXX_YYYY”, où
“XXXX” indique si la plage se rapporte à une clé, un libellé ou une valeur. “YYYY” indique le contexte auquel la
valeur appartient. Pour définir des plages nommées ER, les majuscules sont obligatoires.
Pour définir des plages nommées ER spécifiques à SAP Disclosure Management, procédez comme suit :
1.
Dans la table, cliquez sur l'en-tête de la première colonne contenant les clés.
Le champ Zone Nom affiche la valeur de la cellule (par exemple, A1).
2.
Cliquez sur le champ Zone Nom et entrez la plage de clés :
a) Saisissez ER_KEYS_XXXX, où XXXX indique le contenu de la table, par exemple Bilan ou Profits et pertes.
b) Appuyez sur la touche [Retour] pour enregistrer la plage.
3.
Cliquez sur l'en-tête de la deuxième colonne de la table.
4.
Cliquez sur le champ Zone Nom et entrez la plage de libellés :
a) Saisissez ER_LABELS_XXXX, où XXXX indique le contenu de la table, par exemple Bilan ou Profits et
pertes.
b) Appuyez sur la touche [Retour] pour enregistrer la plage.
5.
Cliquez sur l'en-tête de la troisième colonne de la table.
6.
Cliquez sur le champ Zone Nom et définissez la première plage de valeurs :
a) Saisissez ER_VALUES_XXXX, où XXXX indique le contenu de la table, par exemple Bilan ou Profits et
pertes, et où YYYY indique une caractéristique supplémentaire permettant d'identifier la valeur, par
exemple l'année ou une zone géographique.
N'oubliez pas
Excel trie les plages par ordre alphabétique et dans la boîte de dialogue Liaison de données, les
colonnes apparaissent dans cet ordre. Tenez-en compte lors de la définition des identifiants YYYY.
b) Appuyez sur la touche [Retour] pour enregistrer la plage.
7.
Définissez autant de plages de valeurs que nécessaire.
8.
Lorsque vous avez terminé, cliquez sur la flèche vers le bas du champ Zone Nom et vérifiez que toutes les
plages définies apparaissent dans la liste.
Exemple :
ER_KEYS_CS1
ER_LABELS_CS1
ER_VALUES_CS1_AANOTE
ER_VALUES_CS1_ACT
ER_VALUES_CS1_P1
ER_VALUES_CS1_P2
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95
Les plages répertoriées ci-dessus ont été créées pour la première table qui apparaîtra dans un chapitre de
rapport “CS1”. La table affiche une colonne avec des positions, des notes et des valeurs pour l'année réelle et
les deux années précédentes. Le nom de plage de la colonne “Notes” débute par “AA” pour garantir qu'elle
apparaîtra en troisième position dans la table. Elle apparaîtrait sinon en quatrième position entre la valeur de
la date réelle et la valeur de l'année précédente.
9.
Cliquez sur
pour enregistrer le cache de données modifiées sur le serveur.
Informations associées
Insertion d'un tableau Word et sélection du fournisseur de données [page 73]
2.4.5.2.2
Définition de plages nommées BIP
Vous vous êtes connecté à SAP Disclosure Management et avez ouvert votre cache de données dans Microsoft
Office Excel pour le modifier.
Pour définir des plages nommées BIP dans Microsoft Office Excel, procédez comme suit :
1.
Dans votre cache de données, marquez la table pour laquelle vous souhaitez définir une plage nommée BIP.
2.
Dans le champ Zone Nom, insérez un nom.
Le nom doit commencer par “BIP_”.
Pour modifier le nom d'une plage nommée BIP, dans le menu Formule, sélectionnez Gestionnaire de noms.
3.
Appuyez sur la touche [Retour] pour enregistrer la plage.
4.
Cliquez sur
pour enregistrer le cache de données modifiées sur le serveur.
La table sélectionnée dans le cache de données est enregistrée comme plage nommée BIP.
Dans votre chapitre Microsoft Office Word, vous pouvez insérer la table en sélectionnant la plage nommée BIP
définie.
Informations associées
Insertion d'un tableau Word et sélection du fournisseur de données [page 73]
2.4.5.2.3
cellules
●
96
Liaison des formules IF et VLOOKUP dans les
Vous êtes connecté à SAP Disclosure Management et avez ouvert votre cache de données dans Microsoft
Office Excel pour le modifier.
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●
Vous avez extrait les données de la source de données externe dans une feuille de données professionnelles.
●
Vous avez établi l'ordre des positions requis dans votre feuille de calcul. Par exemple, vous utilisez la formule
VLOOKUP lorsque les données de votre feuille de référence doivent apparaître dans un ordre différent de
celui des données extraites de la feuille de données professionnelles. Vous utilisez la formule IF pour
référencer les données dans le même ordre que celui où elles apparaissent dans la feuille de données
professionnelles et vous assurer qu'une ligne vide de la feuille de données professionnelles est affichée
comme vide (et non 0 ou #N/A). Cela est important lorsque vous utilisez des plages, car en utilisant cette
formule, vous afficherez uniquement les positions avec des valeurs numériques dans la liste des liaisons de
données.
Pour effectuer une liaison entre les instructions IF ou VLOOKUP dans les cellules :
1.
Pour insérer les valeurs correspondantes, saisissez la formule VLOOKUP dans les cellules de valeurs.
Exemple: =VLOOKUP ($B2,'BD2'!$B$2:D$24,2,0)
Le système doit rechercher la valeur à chaque fois dans l'ensemble du tableau, utilisez donc les signes $ pour
définir le tableau. Dans la formule VLOOKUP, la première colonne du tableau est la zone dans laquelle vous
recherchez la valeur définie.
2.
Saisissez la formule IF dans le tableau de référence pour le nombre maximal d'entrées possibles.
Exemple: =IF('BD1'!A9="","",'bd1'!A9)
Si une ligne de la feuille de données professionnelles affiche des données, elles apparaissent dans la
feuille de calcul. S'il n'y a pas de données, les cellules correspondantes de la feuille de calcul restent vides.
2.4.5.2.4
Retraitement de données
1.
Sous Excel, connectez-vous à SAP Disclosure Management et ouvrez votre cache de données pour le
modifier.
2.
Extrayez les données de la source de données externe dans une feuille de données professionnelles.
Les données sont fournies avec huit décimales.
3.
Ouvrez une feuille de calcul pour les données du retraitement. Selon les besoins spécifiques du reporting,
arrondissez les données au chiffre supérieur ou inférieur sans décimales.
Remarque
Les cellules de valeurs doivent être au format nombre.
Exemple
Données extraites dans une feuille de données professionnelles
Nombre brut dans une feuille de données professionnelles : 10 017 180,92931720
Apparence dans la feuille de calcul alternative sur la base de la formule =ROUNDUP('BD1'!A2,0):
10 017 181
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97
2.4.5.2.5
Word
Transfert de la mise en forme Excel aux tableaux
Vous pouvez utiliser les fonctionnalités de mise en forme standard dans Microsoft Excel pour mettre en forme les
tableaux Excel. Lors du transfert des tableaux dans les documents Word, les formats affectés sous Excel sont
également transférés.
Pour transférer la mise en forme des tableaux Excel aux tableaux Word, procédez comme suit :
1.
Créez un cache de données ou ouvrez-en un existant dans Excel et mettez en forme le tableau qui en résulte
dans Excel. Vous pouvez par exemple mettre en surbrillance des cellules ou des lignes dans différentes
couleurs et affecter des formats de caractère comme gras ou italique.
2.
Ouvrez le chapitre Word dans lequel vous souhaitez inclure le tableau et sélectionnez
Management
Disclosure
Table .
3.
Sélectionnez la source de données.
4.
Dans la boîte de dialogue "Charger le fournisseur de données", ouvrez le cache de données correspondant et
sélectionnez la plage de données.
5.
Sélectionnez l'une des options de modèle suivantes :
○
Modèle Excel : le système transfère les données du cache de données avec toutes les informations de
mise en forme d'Excel dans Word. Le tableau est disponible dans votre document Word comme tableau
Word avec les formats affectés dans Excel.
Attention
Seuls les formats appliqués manuellement sont transférés. Les formats affectés via les modèles de
style Excel ne sont pas transférés dans Word.
○
Modèle Word : le système transfère les données sans mise en forme de tableau Excel dans un tableau
Word. La mise en forme définie dans un modèle Word est affectée, voir Insertion d'un tableau Word et
sélection du fournisseur de données [page 73].
○
Aucun modèle : le système transfère les données du cache de données dans un tableau Word sans
aucune mise en forme.
Vous pouvez appliquer des modifications de mise en forme dans Word. Cependant, ces modifications sont
écrasées par les formats appliqués dans Excel lors de l'actualisation du tableau. Vous pouvez conserver les
modifications de largeur de colonne appliquées dans Word.
2.4.5.2.6
Format des cellules
Vous pouvez utiliser les fonctionnalités standard de Microsoft Office Excel pour mettre en forme les cellules. Par
exemple, vous pouvez mettre en forme une cellule en tant que date ou nombre.
Remarque
Si vous utilisez des exposants dans vos cellules, mettez-les en forme comme du Texte. Ainsi, les exposants
s'afficheront correctement dans les documents Microsoft Office Word dans lesquels cette cellule est liée aux
données.
98
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Attention
Si vous avez créé une liaison de données dans un document Microsoft Office Word en utilisant le fichier
Microsoft Office Excel comme source de données, vous ne devez surtout pas modifier le format des cellules
dans le fichier Microsoft Office Excel. La valeur dans le document Microsoft Office Word pourrait ne plus
s'afficher correctement à la suite d'une actualisation.
Lignes et colonnes masquées
Si vous masquez des lignes et des colonnes dans Excel, celles-ci ne seront pas transférées au tableau Word. La
mise en forme du document Excel est conservée.
Tabulation décimale
Utilisez le format personnalisé pour les cellules Excel que vous alignez avec la tabulation décimale dans Word. Le
format doit commencer par "_(" et se terminer par "_)" dans la première séquence de la chaîne de format se
terminant par le caractère point-virgule (";") comme l'illustre l'exemple ci-dessous :
Percentage Without Decimals: _(#,##0%_);(#,##0)%;_("-"_)
Percentage With Decimals: _(#,##0.00##%_);(#,##0.00##)%;_("-"_)
Values Without Decimals: _(#,##0_);(#,##0);_("-"_)
Values With Decimals: _(#,##0.00##_);(#,##0.00##);_("-"_)
Dépendances avec d'autres fonctionnalités :
Dans Excel, il est possible d'utiliser la mise en exposant dans une cellule. Cela peut avoir les conséquences
suivantes dans le tableau Word :
●
Si la cellule A, qui précède la cellule B contenant une mise en exposant, a un format personnalisé pour une
tabulation décimale, le format personnalisé sera utilisé dans la cellule A de Word. Les marges de la cellule A
ne seront pas modifiées.
●
Si la cellule A, qui précède la cellule B contenant une mise en exposant, n'a pas de format personnalisé pour
une tabulation décimale, la marge de droite de la cellule A est entièrement supprimée de sorte que le chiffre
en exposant semble appartenir à ce nombre.
Remplir les cellules de points
Si vous devez remplir de points les cellules du tableau Word, utilisez un format personnalisé dans le document
Excel d'origine :
@*.
Restrictions connues :
●
N'effectuez pas de regroupement.
●
Si vous utilisez une largeur de colonne ajustable, la tabulation alignée à droite ne sera pas enregistrée.
Les tableaux ci-dessous présentent les formats pris en charge :
Mise en forme Excel Elément de menu
Mise en forme Word Elément de menu
Pris en charge
Type d'alignement du
texte (Horizontal)
Alignement du
paragraphe
Gauche
Oui
Droit
Non pris en charge par
Word
Général (Texte)
Général (Nombres)
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99
Mise en forme Excel Elément de menu
Type d'alignement du
texte (Vertical)
Mise en forme Word Elément de menu
Pris en charge
Gauche
Gauche
Oui
Centre
Centre
Oui
Droit
Droit
Oui
Remplir
Gauche
Non pris en charge par
Word
Justifié
Justifié
Oui
Centré sur plusieurs
colonnes
Gauche
Non pris en charge par
Word
Distribué (Retrait)
Gauche
Non pris en charge par
Word
Haut
Alignement vertical des Haut
cellules
Oui
Centre
Centre
Oui
Bas
Bas
Oui
Justifié
Haut
Non pris en charge par
Word
Distribué
Haut
Non pris en charge par
Word
Mise en forme Excel
Mise en forme Word
Pris en charge
Fusionner les cellules
Fusionner les cellules
Oui
Mise en forme Excel Elément de menu
Mise en forme Word Elément de menu
Pris en charge
Police
Police
Nom
Oui
Gras
Gras
Oui
Couleur
Couleur
Oui
Italique
Italique
Oui
Barré
Barré
Oui
Indice
Indice
Oui
Exposant
Exposant
Oui
Taille
Taille
Oui
Normal
Normal
Oui
Gras italique
Gras italique
Oui
Souligné
Non pris en charge par
Word
Double
Soulignement double
Oui
Comptabilité double
Soulignement double
Non pris en charge par
Word
Aucun
Aucun
Oui
Nom
Type de soulignement
de la police
100
Comptable
Souligné
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Mise en forme Excel Elément de menu
Mise en forme Word Elément de menu
Simple
Souligné
Pris en charge
Oui
Mise en forme Excel Elément de menu
Mise en forme Word Elément de menu
Pris en charge
Type de bordure de
cellule
Style de ligne
Point-tiret
Non
Tiret-point-point
Point-point-tiret
Non
Tirets
Tiret-petit espacement
Oui
Pointillés
Point
Oui
Double
Double
Oui
Très fine
Ligne très fine
Oui
Média
Simple
Oui
Tiret-point moyen
Point-tiret
Non
Tiret-point-point
moyen
Point-point-tiret
Non
Tiret moyen
Tiret-petit espacement
Non
Aucun
Aucun
Oui
Tiret penché-point
Point-tiret
Non
Epaisse
Empreinte 3D
Oui
Fine
Simple
Oui
Tiret-point
Mise en forme Excel Elément de menu
Mise en forme Word Elément de menu
Pris en charge
Couleur de bordure de
cellule
Couleur de bordure
Oui
Mise en forme Excel Elément de menu
Mise en forme Word Elément de menu
Pris en charge
Retrait
Retrait à gauche
Paragraphe
Retraits à gauche
Oui
Retrait
Retrait à droite
Paragraphe
Retraits à droite
Non pris en charge par
Word
Format de cellule
Mise en forme Excel Elément de menu
Mise en forme Word Elément de menu
Pris en charge
Couleur d'arrière-plan
Automatique
Remplir
Automatique
Oui
Couleur d'arrière-plan
Autre couleur
Remplir
Autre couleur
Oui
Mise en forme Excel Elément de menu
Mise en forme Word Elément de menu
Pris en charge
Mise en forme du
tableau
Largeur de colonne
Mise en forme du
tableau
Largeur de colonne
Oui
Mise en forme du
tableau
Hauteur de ligne
Mise en forme du
tableau
Hauteur de ligne
Oui
Mise en forme Excel Elément de menu
Mise en forme Word Elément de menu
Pris en charge
Lignes vides
Lignes vides
Oui
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101
Mise en forme Excel Elément de menu
Mise en forme Word Elément de menu
Pris en charge
Colonnes vides
Colonnes vides
Oui
2.4.5.3 Comment créer un cache de données en utilisant
l'aperçu PDF
Pour créer un nouveau cache de données avec l'aperçu PDF, procédez comme suit :
1.
Sélectionnez l'onglet Administration puis Types de rapports.
2.
Cliquez sur Nouveau type de rapport et insérez un nouveau nom pour le type de rapport.
3.
Ouvez l'onglet Contenu du chapitre dans l'administration des types de rapports puis sélectionnez Microsoft
Excel (97-2003) (.xls) et Microsoft Excel (.xlsx) pour permettre au type de rapport de prendre en charge les
fichiers Excel.
4.
Accédez à l'onglet Formats de sortie et sélectionnez Convertir Excel en PDF comme format de sortie. Cette
entrée doit être associée au plug-in SAP.DM.Excel2PdfRender.Plugin.dll qui doit être installé et
enregistré dans SAP Disclosure Management avant de créer le nouveau type de rapport.
5.
Cliquez sur OK pour enregistrer les paramètres et créer un nouveau type de rapport dans SAP Disclosure
Management. Le type de rapport est maintenant prêt à être utilisé.
2.4.5.3.1
Comment créer un aperçu PDF ad hoc
Vous pouvez créer un aperçu PDF ad hoc au niveau du rapport et du chapitre sans avoir à créer de révision de
contenu du résultat de sortie PDF. Pour exécuter l'aperçu ad hoc, procédez comme suit :
1.
Sélectionnez l'onglet Général dans SAP Disclosure Management.
2.
Sélectionnez la zone Types d'aperçus disponibles.
3.
Cliquez sur le lien Convertir Excel en PDF. Ceci déclenche le processus de l'aperçu PDF.
4.
Une fois le résultat de sortie PDF créé, le navigateur Web affiche une boîte de dialogue.
Vous pouvez maintenant enregistrer le document PDF sur votre disque dur ou l'ouvrir directement via une
application Acrobat Reader installée localement.
2.4.5.3.2
Comment créer une révision d'aperçu PDF
Vous pouvez créer un aperçu PDF uniquement au niveau du rapport.
1.
Sélectionnez le nom du rapport dans l'onglet Général de SAP Disclosure Management.
2.
Cliquez sur Créer. Ceci déclenche le processus de création du PDF comprenant un résultat de sortie PDF
révisé.
102
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3.
A la fin du processus, vous ne pouvez pas télécharger ce fichier PDF immédiatement. Accédez à l'onglet
Révisions et sélectionnez la révision que vous souhaitez télécharger.
4.
Une fois l'enregistrement de la révision sélectionné, cliquez sur Télécharger pour télécharger le fichier sur
votre disque dur local.
2.4.6
2.4.6.1
Word
Gestion des documents texte dans Microsoft Word
Fonctionnalités de Disclosure Management dans
Les fonctionnalités spécifiques à SAP Disclosure Management dans Word concernent les objets utilisés pour la
liaison aux données et les modèles de conception de tableaux. Objets utilisés pour la liaison aux données dans
Word :
●
tableaux
●
champs de formule
●
champs de texte flottant
●
feuilles Excel incorporées
2.4.6.1.1
Utilisation des objets de tableau Word et du fichier
modèle associé
L'objet le plus commun de liaison de données dans Word est le tableau Word. Le tableau contient la totalité ou une
partie d'un résultat de requête. Dans le dernier cas, un chargement partiel de données, vous devez faire une
distinction entre les références relationnelles et absolues pour obtenir le résultat voulu.
Lorsque le fournisseur de données affiche une structure de matrice fixe, vous pouvez utiliser des références de
champ absolues pour lier uniquement les données sélectionnées. Si le fournisseur de données affiche une
structure de matrice flexible, vous devez utiliser des références de champ relationnelles (hormis certaines
exceptions comme les requêtes de N valeurs supérieures) pour lier uniquement les données sélectionnées.
SAP Disclosure Management autorise uniquement les références de zone relationnelle dans les cas suivants :
●
Résultats de requête comportant des champs d'une source de données SAP BW externe
●
Tableaux Excel avec plages nommées utilisant une source de données interne et un cache de données SAP
Disclosure Management
Vous pouvez facilement savoir s'il existe des champs ou des plages nommées, car les en-têtes de colonnes et de
lignes de plage nommée sont surlignés en bleu clair lorsque le fournisseur de données est sélectionné.
Vous pouvez utiliser des modèles pour appliquer une présentation d'entreprise aux tableaux :
●
Lorsque la plupart des tableaux sont conçus de la même manière et affichent la même présentation.
●
Lorsque le format des tableaux est différent des formats des paragraphes de texte et n'interfère pas avec eux.
●
Lorsque le même format est utilisé dans différents rapports.
Lorsque vous liez un fournisseur de données au document Word, vous devez décider si vous chargez l'ensemble
du tableau de résultats ou uniquement des données spécifiques. Une fois que les données sont sélectionnées,
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103
vous devez décider si vous marquez les données selon un modèle de tableau ou si vous appliquez une
présentation spécifique au tableau dans le document de sortie.
Remarque
Vous pouvez également transférer au tableau Word la mise en forme appliquée dans Excel au cache de
données, voirTransfert de la mise en forme Excel aux tableaux Word [page 98].
Modèles de tableaux Word et marquage
Outre le chargement des données du fournisseur, une des tâches principales consiste à créer le fichier modèle de
tableau unique BIP_WordTableDef.doc. Ce fichier archive les présentations de tableaux utilisées dans les divers
rapports de SAP Disclosure Management. Le nom de chaque présentation est unique. Une présentation peut être
affectée à un tableau lors de la première création de la connexion du fournisseur de données ou à un stade
ultérieur.
Bien que seuls les outils Word standard soient utilisés, devenir expert dans la création de modèles de tableaux
prend du temps. Vous pouvez utiliser l'outil Coller les dossiers de synthèse. Le système archive le dernier
dossier de synthèse utilisé dans la mémoire cache.
Lorsque vous testez votre modèle, vous pouvez ouvrir les fichiers du modèle et du document avec le tableau.
Vous chargez le fournisseur de données ou vous actualisez les données, puis vous contrôlez la présentation du
modèle dans votre document. Si le résultat ne vous convient pas, revenez au fichier modèle ouvert et apportez
des modifications. Enregistrez les modifications et revenez au document, puis rechargez les données du cache, ce
qui est plus rapide qu'une actualisation, pour contrôler l'effet de vos modifications de présentation du tableau.
Continuez à basculer entre les deux fichiers ouverts jusqu'à ce que vous obteniez les résultats voulus. Pour
ajouter des lignes vides ou des colonnes supplémentaires au cache de données, vous devez revenir à la fonction
d'actualisation et mettre le tableau à jour.
Remarque
Pour exclure un objet de la mise à jour de format via le modèle, désélectionnez l'option dans la gestion de
l'objet.
2.4.6.1.1.1
Insertion d'un tableau Word et sélection du
fournisseur de données
1.
Dans Microsoft Word, extrayez le chapitre à modifier.
2.
Connectez-vous à la source de données.
3.
Placez le curseur à l'endroit où vous souhaitez insérer le tableau lié aux données.
4.
Cliquez sur Tableau dans la barre d'outils Disclosure Management afin d'insérer un tableau.
5.
Si la boîte de dialogue Objet de liaison de données ne s'affiche pas automatiquement, cliquez sur Liaison de
données dans la barre d'outils Disclosure Management.
104
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6.
Dans la boîte de dialogue Objet de liaison de données, cliquez sur Nouveau pour ajouter un fournisseur de
données.
7.
Dans la boîte de dialogue Charger le fournisseur de données, dans la liste Sources de données, sélectionnez
une source de données connectée.
8.
Cliquez sur
9.
Dans la liste Charger le dossier de synthèse ou la requête/vue, sélectionnez un dossier de synthèse.
.
Conseil
Si vous avez sélectionné une source de données DM (Disclosure Management), vous pouvez filtrer la liste
pour obtenir des périodes ou rapports spécifiques. Pour filtrer la liste, sélectionnez
.
Le filtre est appliqué pour la session en cours. Si vous fermez le plug-in SAP Disclosure Management puis
l'ouvrez à nouveau, le filtre doit être redéfini.
10. Cliquez sur
.
11. Si aucune variable ne doit être définie, le système charge dans la liste Fournisseur de données les requêtes
contenues dans le dossier de synthèse.
12. Si des variables doivent être définies, le système affiche la boîte de dialogue Sélection de variables. Entrez les
variables et cliquez sur OK.
Le système charge les requêtes contenues dans le dossier de synthèse dans la liste Fournisseur de données.
13. Sélectionnez une requête dans la liste. Le système affiche un aperçu des résultats dans la zone Aperçu.
14. Cliquez sur OK pour appliquer les paramètres.
15. Cliquez sur OK pour entrer toutes les données du résultat de la requête dans le tableau.
Le système ferme la boîte de dialogue et revient à Word. Les données de résultat sont entrées dans le tableau.
Le tableau n'est pas encore mis en forme.
Pour appliquer le format requis à un tableau, vous pouvez le marquer dans un modèle de tableau Word. Après
avoir sélectionné le dossier de synthèse ou la requête, cliquez sur Enregistrer pour enregistrer le fichier sur
votre ordinateur ou un lecteur réseau.
Restriction
Le nombre maximal de colonnes autorisé dans les tableaux Word est de 58. Le chargement de résultats
comportant plus de 500 lignes peut provoquer une forte surcharge sur l'ordinateur du client et il est
possible que les résultats s'affichent avec un certain retard.
Conseil
Au lieu de transférer toutes les données du résultat de votre requête, vous pouvez modifier le résultat et
sélectionner des données spécifiques.
Conseil
Pour charger directement une seule requête ou une vue de requête, dans la boîte de dialogue Charger le
fournisseur de données, cliquez sur
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après avoir sélectionné la source de données connectée.
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105
Recherchez la requête/vue requise dans la boîte de dialogue Ajouter une requête/vue dans le dossier de
synthèse et déplacez-la vers la zone Entrées sélectionnées.
Informations associées
Variables des requêtes [page 74]
Application d'un modèle de tableau Word [page 108]
Création d'un modèle de table Word [page 106]
Sélection de données dans des tables Word [page 111]
2.4.6.1.1.2
Création d'un modèle de table Word
1.
Dans Microsoft Word, ouvrez un nouveau document.
2.
Cliquez sur
3.
Dans le sous-menu, cliquez sur Insérer un tableau.
4.
Dans la boîte de dialogue Insérer un tableau, sélectionnez la taille du tableau.
Insertion
Tableau .
Conseil
Nous vous recommandons de sélectionner un peu plus de colonnes et de lignes au départ, car il est ensuite
facile de supprimer les éléments superflus.
5.
Cliquez sur OK pour appliquer les paramètres et fermer la boîte de dialogue.
6.
Cliquez dans la première cellule de la table.
7.
Cliquez sur Révision Nouveau commentaire et insérez le nom du modèle de format comme
commentaire.
Le système affiche le champ de commentaire dans lequel vous pouvez saisir des données.
8.
Saisissez un nom pour le modèle de format, par exemple TCD1 pour Table Corporate Design 1 ou P&L pour
Profits et pertes.
9.
Créez les noms de ligne.
Astuces pour définir les styles et les formats :
106
○
Chaque conception de ligne doit avoir un nom en un seul mot. Une ligne doit être intitulée “Par défaut”.
Cette ligne représente généralement les postes de document standard autres qu'un en-tête ou une
somme et elle est affectée à toutes les lignes par défaut. Le nom de la ligne doit être saisi dans la
première cellule de la ligne.
○
Chaque cellule du modèle doit afficher une entrée au format correct, sans quoi le format est ignoré lors
du chargement du modèle dans la table.
○
Dans certains cas, comme lorsque le tableau mis en forme exige que des lignes vides reproduisent une
certaine présentation, vous devez adapter le cache de données et ajouter des lignes vides. Pour les
nombres en exposant (30051) inclus dans les notes de bas de page, vous devez ajouter une colonne pour
le texte en exposant uniquement.
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○
Le modèle doit afficher autant de colonnes que la table du rapport Word.
10. Choisissez le nombre et les noms requis des :
○
lignes d'en-tête
○
lignes vides
○
lignes incluant des totaux
11. Choisissez la ligne par défaut.
12. Choisissez la ligne des notes de bas de page, si nécessaire.
13. Choisissez la police, le style et la taille de police pour chaque ligne.
14. Fusionnez les cellules si nécessaire.
Lorsque vous fusionnez des cellules horizontalement sur des lignes différentes, veillez à le faire de façon
cohérente. Par exemple, vous n'êtes pas autorisé à fusionner deux cellules des colonnes 1 et 2 et à la ligne
suivante, deux cellules des colonnes 2 et 3.
Le graphique suivant illustre un exemple de fusion de cellules non autorisée :
15. Définissez les bordures et l'ombre de chaque ligne et chaque cellule.
16. Créez des styles pour les formats de table individuels.
17. Enregistrez le document en tant que BIP_WordTableDef.doc.
○
Si vous ne travaillez pas dans un environnement centralisé, mais que vous souhaitez que tous les autres
utilisateurs de SAP Disclosure Management utilisent le modèle, enregistrez le fichier sur un lecteur
réseau public afin que tous les utilisateurs puissent y accéder.
○
Si vous travaillez dans un environnement de serveur centralisé, vous devez demander à votre
administrateur système de télécharger le fichier dans SAP Disclosure Management. Une fois le document
téléchargé, vous pouvez le modifier à partir de votre ordinateur local.
2.4.6.1.1.3
Modification d'un modèle de table Word
1.
Dans Word, ouvrez le chapitre à modifier et démarrez le complément SAP Disclosure Management.
2.
Dans l'onglet Disclosure Management, dans la section Modèles de table, cliquez sur Modifier.
Le système ouvre le fichier modèle BIP_WorldTableTemplate.doc.
3.
Appliquez les modifications requises.
4.
Effectuez l'une des actions suivantes :
○
Si vous travaillez localement, cliquez sur
modifications apportées au fichier.
○
Si vous travaillez sur un modèle extrait du serveur :
dans la barre d'outil d'accès rapide pour enregistrer les
1.
Cliquez sur Appliquer les modifications dans la section Contexte de la barre d'outils de Disclosure
Management.
2.
Dans la boîte de dialogue Commentaire de rechargement, entrez une description des modifications.
3.
Sélectionnez Fermer pour recharger le document modifié et continuer à travailler dans SAP
Disclosure Management.
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107
4.
Sélectionnez Modifier pour charger et extraire à nouveau le document.
5.
Sélectionnez Afficher pour recharger le document et le rouvrir en mode d'affichage dans Word.
6.
Cliquez sur OK.
Informations associées
Création d'un modèle de table Word [page 106]
2.4.6.1.1.4
Application d'un modèle de tableau Word
1.
Sous Word, extrayez le document de chapitre pour le modifier et lancez le complément SAP Disclosure
Management.
2.
Dans la barre d'outils Disclosure Management, cliquez sur Liaison de données.
3.
Dans la boîte de dialogue Objet de liaison de données, le fournisseur de données étant chargé (
case Utiliser le modèle dans la section Options de la barre d'outils Fournisseur de données.
4.
Cliquez sur Balise pour lancer le marquage des données chargées.
Le système affiche la boîte de dialogue Modèle de format. La partie inférieure de la boîte de dialogue affiche
les éléments du rapport. Dans la première colonne, Mise en forme, vous pouvez affecter le format requis d'un
modèle de format sélectionné aux lignes individuelles. Le système affecte automatiquement le format par
défaut aux lignes.
5.
Sélectionnez le modèle de format dans la liste Modèle.
Le système charge les formats du modèle dans la liste Mise en forme.
6.
Sélectionnez le format requis pour chaque ligne dans la liste Mise en forme.
), cochez la
Remarque
Cliquez sur Ignorer pour que la ligne soit ignorée dans la sortie.
7.
Cliquez sur Enregistrer.
Le système ferme la boîte de dialogue Modèle de balises et revient à la boîte de dialogue Objet de liaison de
données.
8.
Cliquez sur OK pour charger le tableau marqué dans le document.
Le système ferme la boîte de dialogue Objet de liaison de données et revient à Word. Le tableau est affiché avec les
formats marqués affectés à ses lignes.
Exemple
Du cache de données....
108
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...et du modèle de format
....par marquage
...au tableau mis en forme dans le rapport.
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109
Informations associées
Utilisation des options Coller les dossiers de synthèse pour mettre à jour un tableau dans le document Word [page
110]
2.4.6.1.1.5
Utilisation des options Coller les dossiers de
synthèse pour mettre à jour un tableau dans le document Word
1.
Dans Word, extrayez et le chapitre à modifier ouvrez-le.
2.
Lancez le complément SAP Disclosure Management.
3.
Connectez-vous à la source et au fournisseur de données
4.
Sélectionnez le tableau ayant le format de conception que vous souhaitez modifier.
5.
Cliquez sur Modifier dans la section Modèles de tableau de la barre d'outils Disclosure Management et
chargez le fichier WordTableTemplateDef.doc.
6.
Sélectionnez le modèle du format requis dans le fichier et apportez les modifications nécessaires.
7.
Enregistrez le fichier WordTableTemplateDef.doc.
Si vous travaillez dans un environnement centralisé, sélectionnez Modifier dans la boîte de dialogue
Commentaire de rechargement pour recharger et extraire à nouveau le document.
8.
Revenez au document Word.
9.
Pour mettre à jour le tableau avec les données les plus récentes de votre ordinateur, cliquez sur Document
dans la section Coller les dossiers de synthèse de la barre d'outils Disclosure Management.
110
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Lors du rechargement des données, le système applique également le modèle de format modifié et vous
pouvez voir immédiatement le résultat.
10. Si vous avez entré de nouvelles lignes dans le modèle de format, vous devez reconstruire le tableau. Pour ce
faire, cliquez sur Liaison de données afin d'ouvrir la boîte de dialogue Objets de liaison de données, puis
cliquez sur Balise.
11. Cliquez sur ALT + TAB pour revenir au fichier de modèle si vous devez continuer à le modifier.
Remarque
Si des modifications concernent le tableau que vous venez de mettre à jour, vous devez appliquer à
nouveau les étapes 8 à 10.
2.4.6.1.1.6
de modèle
Exclusion d'un objet d'une mise à jour de format
1.
Dans Word, ouvrez le chapitre à modifier.
2.
Lancez le complément SAP Disclosure Management.
3.
Cliquez sur Objets dans la barre d'outils de Disclosure Management. La boîte de dialogue Gérer les objets
affiche une liste d'objets liés aux données.
4.
Décochez la case Utiliser le modèle pour que l'objet soit exclus des mises à jour de format de modèle.
5.
Fermez la boîte de dialogue Gérer les objets pour revenir dans Word.
2.4.6.1.1.7
Sélection de données dans des tables Word
Un fournisseur de données peut afficher les types de données suivants, selon le type de source de données :
●
la totalité ou une partie des données d'une requête
●
les métadonnées du fournisseur de données
●
des documents du SAP Business Document Store (BDS)
Informations associées
Sélection de métadonnées [page 113]
Sélection d'un ensemble de données d'un fournisseur de données [page 112]
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2.4.6.1.1.7.1
Sélection d'un ensemble de données d'un
fournisseur de données
1.
Dans Word, ouvrez le document du chapitre à modifier.
2.
Connectez-vous à la source de données.
3.
Cliquez sur Liaison de données, puis dans la boîte de dialogue Objet de liaison de données, sélectionnez le
fournisseur de données de votre objet lié aux données.
4.
Cliquez sur Modifier ou cliquez deux fois sur le fournisseur de données.
Dans la boîte de dialogue Fournisseur de données, la zone d'écran supérieure affiche l'onglet Données et
l'écran inférieur affiche l'aperçu de la sélection de données actuelle.
5.
Cliquez sur
6.
Pour sélectionner une ligne :
dans la zone d'écran inférieure pour la vider.
a) Utilisez une des méthodes suivantes pour sélectionner la ligne qui affiche les données requises :
○
Cliquez deux fois sur la ligne requise dans la zone supérieure de l'écran.
○
Sélectionnez la ligne dans la zone supérieure de l'écran et cliquez sur
de la zone inférieure de l'écran.
, puis
dans l'en-tête
Le système transfère les données dans l'aperçu, le cas échéant avec les en-têtes de ligne et de colonne.
b) Si nécessaire, répétez l'étape 3 pour sélectionner d'autres données dans des lignes individuelles.
c) Cliquez sur OK pour confirmer la sélection de données, puis à nouveau sur OK pour entrer les données
sélectionnées de la requête dans l'objet lié aux données.
Le système ferme la boîte de dialogue Objet de liaison de données et revient à Word.
7.
Pour sélectionner une colonne :
a) Utilisez une des méthodes suivantes pour sélectionner la colonne qui affiche les données requises :
○
Cliquez deux fois sur la colonne requise dans la zone supérieure de l'écran.
○
Sélectionnez la colonne dans la zone supérieure de l'écran et cliquez sur
tête de la zone inférieure de l'écran.
, puis
dans l'en-
Le système transfère les données, le cas échéant avec les en-têtes de ligne et de colonne.
b) Si nécessaire, répétez l'étape 3 pour sélectionner d'autres données contenues dans des colonnes
individuelles.
c) Cliquez sur OK pour confirmer la sélection de données, puis à nouveau sur OK pour entrer les données
sélectionnées de la requête dans l'objet lié aux données.
Le système ferme la boîte de dialogue Objet de liaison de données et revient à Word.
8.
Pour sélectionner une cellule :
a) Utilisez une des méthodes suivantes pour sélectionner la cellule qui affiche les données requises :
○
Cliquez deux fois sur la cellule requise dans la zone supérieure de l'écran.
○
Sélectionnez la cellule dans la zone supérieure de l'écran et cliquez sur
tête de la zone inférieure de l'écran.
, puis
dans l'en-
Le système transfère les données, le cas échéant avec les en-têtes de ligne et de colonne.
112
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b) Si nécessaire, répétez l'étape 3 pour sélectionner d'autres données contenues dans des cellules
individuelles.
c) Cliquez sur OK pour confirmer la sélection de données, puis à nouveau sur OK pour entrer les données
sélectionnées de la requête dans l'objet lié aux données.
Le système ferme la boîte de dialogue Objet de liaison de données et revient à Word.
9.
Pour sélectionner toutes les données :
a) Cliquez sur
dans l'en-tête de la zone inférieure de l'écran.
Le système transfère les données avec les en-têtes de ligne et de colonne.
b) Cliquez sur OK pour confirmer la sélection de données, puis à nouveau sur OK pour entrer les données
sélectionnées de la requête dans l'objet lié aux données.
Le système ferme la boîte de dialogue Objet de liaison de données et revient à Word.
2.4.6.1.1.7.2
Sélection de métadonnées
1.
Dans Word, extrayez le document du chapitre à modifier.
2.
Connectez-vous à la source de données et sélectionnez le fournisseur de données de votre objet lié aux
données.
3.
Cliquez sur Liaison de données, puis dans la boîte de dialogue Objet de liaison de données, sélectionnez le
fournisseur de données de votre objet lié aux données.
4.
Cliquez deux fois sur le fournisseur de données.
5.
Dans la section inférieure de la boîte de dialogue Fournisseur de données, cliquez sur
désélectionner les données.
6.
Cliquez sur l'onglet Métadonnées dans la partie supérieure de l'écran.
Le système affiche les métadonnées disponibles dans la partie supérieure de l'écran.
7.
Sélectionnez les métadonnées requises.
8.
Cliquez sur
.
Le système transfère les métadonnées dans la section Aperçu.
9.
Répétez ces étapes autant de fois qu'exigé pour charger toutes les métadonnées nécessaires.
pour
10. Cliquez sur OK pour entrer les données sélectionnées de la requête dans l'objet lié aux données.
Le système ferme la boîte de dialogue Objet de liaison de données et revient à Word.
2.4.6.1.1.8
Largeur de colonne ajustable dans les tables liées
aux données
Lorsque vous modifiez la largeur d'une colonne dans une table liée aux données, le comportement par défaut du
système au cours d'une actualisation des données est de restaurer la largeur de colonne précédente. Si vous
souhaitez ajuster manuellement la largeur de colonne des tables liées aux données, procédez comme suit :
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1.
Sélectionnez la table et choisissez
Détails de l'objet.
2.
Cochez la case Largeur de colonne ajustable, puis cliquez sur OK.
Après une actualisation de données, la largeur de colonne reste telle que vous l'avez définie manuellement.
Remarque
Si vous définissez à nouveau une liaison de données pour le même objet, vous devrez peut-être réajuster la
largeur de la colonne une fois.
2.4.6.1.2
Objets de champ de formule liés aux données
Le champ de formule est utilisé dans un seul champ de données quantitatives et exceptionnellement de données
qualitatives avec un nombre limité de chiffres. La différence entre une référence de champ relationnelle et une
absolue n'est pas importante si le fournisseur de données comporte une structure de matrice fixe qui n'est pas
modifiée dans le temps. La valeur requise se trouvera toujours dans la même cellule pour que la référence absolue
fonctionne correctement.
Si le fournisseur de données présente une structure de matrice flexible, vous devez utiliser des références
relationnelles (hormis certaines exceptions comme les requêtes de N valeurs supérieures) pour lier le contenu
d'une cellule.
SAP Disclosure Management autorise uniquement les références de zone relationnelle dans les cas suivants :
●
Résultats de requêtes avec champs de source de données SAP BW externe
●
Un cache de données Excel Disclosure Management incluant des plages nommées
Vous pouvez facilement savoir s'il existe des champs ou des plages nommées, car les en-têtes de colonnes et de
lignes de plage nommée sont surlignés en bleu clair lorsque le fournisseur de données est sélectionné.
Les objets de champ de formule sont principalement utilisés pour créer une liaison vers une seule valeur
quantitative dans la cellule d'un tableau de fournisseur de données.
SAP Disclosure Management propose une fonctionnalité Sélection courte pour le champ de formule afin que,
lorsque la source de données est connectée et le fournisseur de données chargé, le système ignore l'étape de
modification pour le fournisseur de données et affiche automatiquement la boîte de dialogue Fournisseur de
données pour la sélection de cellule. Selon la structure (fixe ou flexible) de votre fournisseur de données, vous
créez une liaison avec une référence de champ absolue ou relationnelle.
Informations associées
Objets liés aux données dans les documents [page 69]
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2.4.6.1.2.1
Création de liaisons de données pour les champs
de formule à l'aide d'un cache de données avec plages de
valeurs
1.
Dans Word, extrayez le document de chapitre à modifier.
Remarque
Cette tâche suppose que vous avez déjà créé une liaison de données pour les champs du document Word.
2.
Lancez le complément SAP Disclosure Management.
3.
Connectez-vous à la source de données requise et à un fournisseur de données correspondant à un fichier
Excel du cache de données interne.
Les données requises sont archivées dans une feuille contenant des plages.
4.
Dans le document, placez le curseur à l'endroit où vous souhaitez insérer le champ de formule.
Remarque
Si vous placez le curseur sur un texte flottant ou sur un objet de table, un message d'erreur apparaît.
5.
Cliquez sur Champ de formule dans la barre d'outils de Disclosure Management pour insérer un champ de
formule.
La boîte de dialogue Sélection courte pour XXX affiche les données du fournisseur de données préalablement
utilisé pour créer une liaison de données pour une table. Les en-têtes de colonne et de ligne sont surlignés en
bleu clair.
6.
Cliquez sur la cellule affichant le contenu requis.
L'entrée de la liste Type de format dépend de votre sélection : valeur numérique ou texte.
7.
Dans la liste Type de format, sélectionnez les détails du format, par exemple pour les nombres, pas de
décimales ou pourcentage, ou pour du texte, majuscules ou capitales.
Remarque
Vérifiez que l'icône ancre n'est pas sélectionnée ; dans le cas contraire, la référence de zone sera absolue.
8.
Cliquez sur la flèche vers le bas pour créer une liaison de données pour le champ de formule et la valeur
sélectionnée.
Le système entre la valeur sélectionnée dans le champ de formule.
2.4.6.1.2.2
Création d'une liaison de données pour le champ
de formule à l'aide d'une requête BW pour une liste N valeurs
supérieures
1.
Sous Word, extrayez le document de chapitre à modifier et lancez le complément SAP Disclosure
Management.
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Remarque
Vous n'avez pas encore utilisé le fournisseur de données de votre document et vous n'êtes connecté à
aucune source de données.
2.
Dans le document, placez le curseur à l'endroit où vous souhaitez insérer le champ de formule.
Remarque
Si vous placez le curseur sur un texte flottant ou sur un objet de table, un message d'erreur apparaît.
3.
Cliquez sur Champ de formule dans la barre d'outils de Disclosure Management pour insérer un champ de
formule.
4.
Dans la boîte de dialogue Sélection courte pour XXX, cliquez sur l'icône Charger le dossier de synthèse pour
vous connecter à la source de données et au fournisseur de données requis.
5.
Dans la boîte de dialogue Charger le fournisseur de données, sélectionnez une source de données dans la liste
Sources de données.
6.
Dans la boîte de dialogue Connexion à XXX, saisissez le nom d'utilisateur et le mot de passe.
7.
Cliquez sur OK pour vous connecter à la source de données.
8.
Cliquez sur
9.
Dans la liste Charger le dossier de synthèse ou la requête/vue, sélectionnez le dossier de synthèse.
pour charger les dossiers de synthèse de la source de données sélectionnée.
10. Cliquez sur
pour exécuter le dossier de synthèse et charger le résultat.
En l'absence de variable à définir, le système charge les requêtes du dossier de synthèse dans la liste
Fournisseur de données.
11. Si des variables doivent être définies, saisissez les valeurs dans la boîte de dialogue Sélection de variables et
cliquez sur OK.
12. Sélectionnez la requête.
Le système affiche un aperçu du résultat dans la section Aperçu.
13. Cliquez sur OK pour fermer la boîte de dialogue Charger le fournisseur de données et retourner dans la boîte
de dialogue Sélection courte pour XXX.
Le résultat de la requête est entré dans l'onglet Données. Du fait que vous avez chargé une requête BW avec
des valeurs, les données sont sélectionnées avec une référence de zone relationnelle par défaut. Vous devez
établir une référence absolue pour la première valeur du classement.
14. Sélectionnez la première valeur dans la liste.
L'entrée de la liste Type de format dépend de votre sélection : valeur numérique ou texte.
15. Dans la liste Type de format, sélectionnez les détails du format, par exemple pour les nombres, pas de
décimales ou pourcentage, ou pour du texte, majuscules ou capitales.
16. Cliquez sur l'icône ancre pour définir la référence absolue.
17. Cliquez sur
pour créer une liaison de données pour le champ de formule et la valeur sélectionnée.
Le système entre la valeur sélectionnée dans le champ de formule.
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2.4.6.1.3
Objets de texte flottant liés aux données
Le texte flottant est un champ de longueur non limitée où le contexte qualitatif est archivé dans une ou plusieurs
cellules du fournisseur de données sélectionné. Pour lier les valeurs de plusieurs cellules, séparez les contenus
individuels par des points-virgules (;).
2.4.6.1.3.1
Insertion d'une zone de texte flottant
1.
Dans Microsoft Word, extrayez le document du chapitre à modifier.
2.
Connectez-vous à la source de données.
3.
Lancez le complément SAP Disclosure Management.
4.
Dans le document. placez le curseur à l'endroit où vous souhaitez insérer le tableau lié aux données.
Remarque
Un message d'erreur s'affiche si vous placez le curseur dans un texte flottant ou sur un objet de table.
5.
Cliquez sur Texte flottant dans la barre d'outils Disclosure Management.
6.
Si d'autres objets sont déjà liés aux données, le système affiche la boîte de dialogue Objet de liaison de
données. Sinon, cliquez sur Liaison de données dans la barre d'outils Disclosure Management.
7.
Dans la boîte de dialogue Objet de liaison de données, cliquez sur Nouveau pour ajouter un fournisseur de
données.
8.
Dans la boîte de dialogue Charger le fournisseur de données, sélectionnez une source de données connectée
(affiche
9.
Cliquez sur
).
pour charger les dossiers de synthèse de la source de données sélectionnée.
10. Dans la liste Charger le dossier de synthèse ou la requête/vue, sélectionnez le dossier de synthèse.
11. Cliquez sur
pour exécuter le dossier de synthèse et charger les résultats.
Si aucune variable ne doit être définie, le système charge dans la liste Fournisseur de données les requêtes
contenues dans le dossier de synthèse.
12. Si des variables doivent être définies, saisissez les valeurs dans la boîte de dialogue Sélection de variables et
cliquez sur OK.
13. Sélectionnez la requête voulue dans la liste Fournisseur de données.
Le système affiche un aperçu du résultat dans la zone Aperçu.
14. Cliquez sur OK pour fermer la boîte de dialogue Charger le fournisseur de données et revenir à la boîte de
dialogue Objet de liaison de données.
15. Cliquez sur Modifier.
16. Dans la boîte de dialogue Fournisseur de données, cliquez sur
les données.
dans l'écran inférieur pour désélectionner
17. Dans la zone d'écran supérieure, sélectionnez la cellule ou la ligne que vous souhaitez lier à votre objet lié aux
données.
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18. Activez la sélection appropriée :
○
Cliquez sur
et
pour sélectionner le contenu d'une seule cellule.
○
Cliquez sur
et
pour sélectionner le contenu d'une ligne.
Remarque
Selon la structure du fournisseur de données (fixe/flexible avec plages), les données sont liées avec une
référence absolue ou relationnelle à un champ.
19. Le cas échéant, répétez les étapes 17 et 18.
Le système place toutes les données sélectionnées sur une seule ligne.
20. Cliquez sur OK pour confirmer la sélection de données et fermer la boîte de dialogue Fournisseur de données.
21. Cliquez sur OK pour entrer les données sélectionnées dans l'objet lié aux données.
Le système ferme la boîte de dialogue Objet de liaison de données et revient à Word. Les données sont
entrées dans le document où le contenu des cellules uniques est séparé par une virgule (,).
Informations associées
Objets liés aux données dans les documents [page 69]
Variables des requêtes [page 74]
Variables des requêtes [page 74]
2.4.6.1.4 Feuilles Excel liées aux données et incorporées
dans des documents Word
Au lieu de créer un tableau Word, vous pouvez incorporer une feuille Excel dans le document Word et modifier les
données du fournisseur de données à l'aide des fonctionnalités Excel. Vous pouvez retreindre les modifications
d'Excel, écrire des informations de mappage élaborées dans l'objet et personnaliser les paramètres
d'actualisation.
2.4.6.1.4.1
Insertion d'une feuille Excel liée aux données
dans un document Word
1.
Dans Word, extrayez le chapitre à modifier.
2.
Connectez-vous à la source de données.
3.
Dans le document, placez le curseur à l'endroit où vous souhaitez insérer le tableau à lier aux données.
4.
Cliquez sur Feuille Excel dans la barre d'outils Disclosure Management pour insérer un classeur Excel.
118
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5.
Si d'autres objets sont déjà liés aux données, le système affiche la boîte de dialogue Objet de liaison de
données. Sinon, cliquez sur Liaison de données dans la barre d'outils Disclosure Management.
6.
Dans la boîte de dialogue Objet de liaison de données, cliquez sur Nouveau pour ajouter un fournisseur de
données.
7.
Dans la boîte de dialogue Charger le fournisseur de données, une source de données connectée affiche
.
Si vous n'êtes pas encore connecté à la source de données, le système affiche la boîte de dialogue appropriée
pour établir la connexion.
8.
Cliquez sur
9.
Dans la liste Charger le dossier de synthèse ou la requête/vue, sélectionnez le dossier de synthèse.
pour charger les dossiers de synthèse de la source de données sélectionnée.
10. Cliquez sur
pour exécuter le dossier de synthèse et charger les résultats.
Si aucune variable ne doit être définie, le système charge dans la liste Fournisseur de données les requêtes
contenues dans le dossier de synthèse.
11. Si des variables doivent être définies, saisissez les valeurs dans la boîte de dialogue Sélection de variables et
cliquez sur OK.
12. Sélectionnez la requête voulue dans la liste Fournisseur de données.
Le système affiche un aperçu du résultat dans la section Aperçu.
13. Cliquez sur OK pour appliquer les paramètres et fermer la boîte de dialogue Charger le fournisseur de
données.
14. Le cas échéant, continuez à charger d'autres fournisseurs de données (également à partir d'autres sources
de données). Répétez les étapes 6 à 13.
15. Cliquez sur OK pour entrer toutes les données des requêtes dans le classeur Excel.
Le système ferme la boîte de dialogue Objet de liaison de données et revient à Word. Les données sont saisies
dans le classeur. Pour chaque fournisseur de données, le système crée une feuille de calcul distincte nommée
BD1, BD2, etc. Une feuille de calcul nommée BT est également créée, elle contient toutes les données fournies
dans les tables de données professionnelles.
16. Modifiez le classeur et ses données à l'aide des options standard d'Excel.
Informations associées
Variables des requêtes [page 74]
2.4.6.1.4.2
Protection des objets Excel incorporés dans des
documents Word
Les objets Excel incorporés dans un document Word peuvent être protégés. La protection s'applique à l'ensemble
du classeur Excel. Une protection activée via SAP Disclosure Management peut être uniquement désactivée via
SAP Disclosure Management.
1.
Extrayez le document de chapitre dans Word pour le modifier et lancez le complément SAP Disclosure
Management.
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119
2.
Cliquez sur Objets dans la barre d'outils de Disclosure Management.
3.
Dans la boîte de dialogue Gérer les objets, cliquez sur
4.
Dans la boîte de dialogue Protéger les objets Excel, saisissez un mot de passe.
.
Remarque
La protection Excel ne pourra être désactivée qu'avec ce mot de passe.
5.
Cliquez sur OK pour enregistrer vos paramètres et fermer la boîte de dialogue Protéger les objets Excel.
Le statut de la protection Excel est signalé par l'icône située devant l'identifiant de l'objet. Un verrou ouvert
(
6.
) indique que l'objet n'est pas protégé. Un verrou fermé (
) indique que la protection est activée.
Cliquez sur Fermer pour fermer la boîte de dialogue Gérer les objets et revenir à Word.
2.4.6.1.4.3
Création d'une feuille de calcul d'informations de
mappage pour un objet Excel incorporé dans un document
Word
Dans un objet Excel incorporé dans un document Word, vous pouvez créer une feuille de calcul supplémentaire,
BM, comportant des informations sur l'origine des données. La feuille de calcul comprend les informations
suivantes :
●
Nom de la feuille de calcul
●
Dossier de synthèse utilisé pour la feuille de calcul
●
Nom du fournisseur de données
●
ID du fournisseur de données
●
Type de données
1.
Extrayez dans Word le document de chapitre à modifier et démarrez le complément SAP Disclosure
Management.
2.
Cliquez sur Objets dans la barre d'outils de Disclosure Management.
3.
Dans la boîte de données Gérer les objets, sélectionnez l'objet Excel.
4.
Pour ajouter la feuille de calcul BM à l'objet Excel, cliquez sur l'icône Ecrire les informations de mappage.
Cette feuille de calcul contient des informations sur la source de données, le fournisseur de données et le type
de données.
5.
Cliquez sur Fermer pour fermer la boîte de dialogue Gérer les objets et revenir à Word.
2.4.6.1.4.4 Configuration des options d'actualisation pour
les objets Excel incorporés dans des documents Word
Comme pour les autres objets liés aux données, vous pouvez exclure les objets Excel de la mise à jour lors d'une
actualisation de contenu. Cependant, vous pouvez personnaliser des paramètres d'actualisation supplémentaires
dans les objets Excel :
120
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Aide de l'éditeur
●
Format : lorsqu'il est activé, l'Assistant d'actualisation peut modifier le format.
●
Marquer les modifications : lorsqu'il est activé, l'Assistant d'actualisation met les modifications en
surbrillance.
●
Utiliser des styles : lorsqu'il est activé, l'Assistant d'actualisation prend en compte les paramètres de format
pour les exceptions. Cette fonctionnalité fonctionne uniquement si la source de données est un système SAP
BW.
1.
Extrayez dans Word le document de chapitre à modifier et démarrez le complément SAP Disclosure
Management.
2.
Cliquez sur Objets dans la barre d'outils de Disclosure Management.
3.
Dans la boîte de dialogue Gérer les objets, pour les éléments d'objet, sélectionnez les options suivantes selon
les besoins :
○
4.
Pour permettre une mise à jour du format lors de l'actualisation de contenu, cochez la case Format.
○
Pour que les modifications soient mises en surbrillance, cochez la case Marquer les modifications.
○
Pour appliquer la coloration des exceptions dérivant d'un système SAP, cochez la case Utiliser des
styles.
Cliquez sur Fermer pour fermer la boîte de dialogue Gérer les objets et revenir à Word.
2.4.6.1.5
Mise à l'échelle de valeurs dans un document Word
Cette fonctionnalité est prise en charge uniquement pour les cellules des objets de tableau Word et objets de
champ de formule liés aux données non marqués.
1.
Sélectionnez les valeurs à mettre à l'échelle.
Pour sélectionner une cellule, vous devez la mettre en surbrillance (triple clic). Vous pouvez également
sélectionner plusieurs cellules.
Pour sélectionner un champ de formule, cliquez simplement dessus.
2.
Dans le menu contextuel, sélectionnez Définir le format du champ.
3.
Dans le champ Mise à l'échelle, saisissez un facteur d'échelle (1 000 par exemple), puis cliquez sur OK.
2.4.6.1.6
HTML
Conversion d'un document sous format Edgar
La SEC (US Securities and Exchange Commission) a défini un processus connu sous le nom d'EDGAR (Electronic
Data Gathering, Analysis, and Retrieval). SEC EDGAR HTML est un format standard d'archivage financier défini
par la SEC afin de garantir la cohérence des archivages électroniques. Dans le cadre de la loi américaine, les
sociétés doivent soumettre périodiquement en ligne les documents financiers publiés à l'aide d'EDGAR. Vous
pouvez convertir automatiquement vos documents Microsoft Word au format EDGAR HTML à l'aide de SAP
Disclosure Management, en simplifiant votre processus de soumission SEC et sans avoir à convertir
manuellement vos documents ou à confier la conversion à des services externes.
Tout document Microsoft Word peut être converti sous format EDGAR HTML, des chapitres aux rapports.
Pour convertir vos documents Microsoft Word sous format Edgar HTML :
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121
1.
Ouvrez un chapitre ou un rapport en mode Edition ou Aperçu.
2.
Dans l'autre section de la barre d'outils de Disclosure Management, sélectionnez Convertir sous format
Edgar HTML. Votre document est immédiatement converti sous format EDGAR HTML et un rapport de
conversion s'affiche. Tous les messages d'erreur ou d'avertissement survenus au cours du processus de
conversion du document s'affichent.
3.
Suivez les suggestions et directives qui vous sont présentées dans les descriptions des messages d'erreur ou
d'avertissement pour corriger les problèmes, puis exécutez à nouveau la conversion EDGAR.
4.
Renouvelez le processus de conversion jusqu'à ce qu'il n'y ait plus aucune erreur qui s'affiche dans le rapport
de conversion sous format EDGAR HTML.
5.
Une fois la conversion sous format EDGAR terminée avec succès, cliquez sur Enregistrer et sélectionnez un
emplacement pour l'enregistrement du document converti. Le fichier de sortie est un fichier ZIP qui contient
le HTML et les images qui faisaient partie du document d'origine.
6.
Décompressez le fichier ZIP et téléchargez manuellement les fichiers dans le site Web de soumission de SEC
EDGAR.
Vous trouverez ci-dessous un tableau des mises en forme Word prises en charge :
Mise en forme
Fonctionnalité prise en charge
Mise en forme de la police
Mise en forme du texte
Couleurs du texte, texte en surbrillance de couleur
Mise en forme du paragraphe
Puces : limitées aux caractères ASCII utilisés comme puces
Mise en page
Prise en charge des mises en page à une et deux colonnes
(un nombre plus important de colonnes entraîne une mise en
page de mauvaise qualité)
En-tête et pied de page
Numéros de page :
●
Le premier champ {PAGE} est lu et utilisé comme index
de démarrage
●
Chiffres arabes uniquement
●
Pas de prise en charge du redémarrage de la
numérotation des pages
Images
Styles
Styles personnalisés
Tableaux
Retour à la ligne dans un tableau :
Tableaux sur plusieurs pages
Tabulations décimales dans les tableaux
Cellules fusionnées (horizontal ou vertical)
Légende
Image/Tableau : limités aux caractères ASCII
Symboles
Caractères spéciaux : limités aux caractères ASCII
Images
Prise en charge native de gif et jpeg ; les autres formats sont
convertis en gif.
L'attribut "alt" peut uniquement contenir du texte. Les
chemins d'accès et URL en sont supprimés.
Graphiques
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Les diagrammes sont convertis en images (gif)
Aide de l'utilisateur
Aide de l'éditeur
Mise en forme
Fonctionnalité prise en charge
Champs de formule
Dans les champs de formule, seules les valeurs ont priorité
sur le HTML
Aperçu avant impression (Sauts de page)
Les sauts de page sont placés au début de chaque page de
même que les feuilles de style, comme dans Word. Si le
contexte HTML est étiré d'une quelconque façon et ne peut
tenir sur une seule page en aperçu avant impression, une
rupture est placée au début du contenu de la page Word
correspondante.
Vous trouverez ci-dessous un tableau des restrictions connues des mises en forme Word :
Mise en forme
Restrictions connues
Numéros de page
La solution dépend du document Word. Si les numéros de
page s'affichent dans l'en-tête ou le pied de page du
document Word, ils s'affichent également dans le fichier
HTML et sont consécutifs. Cela signifie, par contre, que si la
numérotation des pages est redémarrée où que ce soit dans
le document Word, cela ne se reflète pas dans le fichier
HTML, où la numérotation se poursuit en continuité.
Liens vers des références externes
Le format est conservé, même le format "lien type", par
exemple
Les références locales, liens de signet et liens vers des
archives EDGAR sont conservés.
Pour en savoir plus, voir également http://www.sec.gov/
info/edgar/edmanuals.htm
Table des matières
Seuls les liens en signet sont générés à partir des tables des
matières. Les numéros de page dans la table des matières ne
sont pas pris en charge
Tableaux imbriqués
Si un tableau imbriqué est trouvé dans le document,
l'utilisateur reçoit un message d'erreur après la création du
résultat. L'utilisateur doit prendre des mesures lui-même.
L'enregistrement est impossible.
Outils de dessin
Non pris en charge
Positionnement d'éléments
Le positionnement absolu d'éléments tels que des images,
des diagrammes et autres n'est pas pris en charge
Remarque
Pour en savoir plus, voir également la note SAP 1803392
2.4.6.2 Utilisation des fonctionnalités Word standard pour
les documents Disclosure Management
Word permet d'afficher tous les objets liés aux données dans le document, ils sont configurés comme champs
(champ de formule) ou comme signets (tableau et texte flottant).
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123
2.4.6.2.1
Affichage des champs et des signets dans un texte
1.
Extrayez dans Word le document de chapitre à modifier et démarrez le complément SAP Disclosure
Management.
2.
Dans Word, effectuez l'une des opérations suivantes, en fonction de votre version de Word :
○
Cliquez sur
○
Cliquez sur le bouton Office, puis sur Options Word.
Fichier
Options .
3.
Dans la boîte de dialogue Options Word, sélectionnez Options avancées.
Le système affiche les détails des paramètres avancés dans la zone de travail.
4.
Dans la section Afficher le contenu du document, activez les options suivantes :
5.
○
Afficher les signets
○
Afficher les codes de champ plutôt que leurs valeurs
Cliquez sur OK pour appliquer vos paramètres et fermer la boîte de dialogue Options Word.
Le système affiche à présent les objets visibles en tant que signets (valeurs de table et texte flottant) entre
parenthèses. L'objet de champ de formule apparaît comme un champ standard.
2.4.6.2.2
Remplissage des espaces vides dans les cellules
Vous pouvez créer un modèle de remplissage de tous les espaces vides dans les cellules d'une table liée à des
données avec des points. Cela est obligatoire pour plusieurs types de rapports.
1.
Dans la section Modèles de table de la barre d'outils de Disclosure Management, cliquez sur
Modifier.
2.
Dans le fichier modèle, créez une table si nécessaire.
3.
Dans la table, sélectionnez toutes les cellules d'une ligne à remplir de points.
4.
Utilisez les fonctionnalités de Microsoft Office Word pour ajouter une tabulation à la fin des cellules.
Choisissez un responsable approprié.
5.
Insérez un caractère de tabulation dans chaque cellule.
6.
Dans la section Contexte de la barre d'outils de Disclosure Management, choisissez
modifications.
Appliquer les
2.4.7 Gestion des présentations dans Microsoft Office
PowerPoint
Dans Microsoft Office PowerPoint, vous pouvez lier aux données les objets suivants :
●
Feuilles de calcul Microsoft Office Excel 97-2003 incorporées
●
Toutes les formes pouvant contenir du texte
124
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Restrictions
Les restrictions suivantes s'appliquent à l'utilisation de Microsoft Office PowerPoint :
●
La réécriture n'est pas possible.
●
Les paramètres linguistiques personnalisés, par exemple les symboles décimaux et les symboles de
groupement des chiffres, ne sont pas pris en charge pour le chargement de données hors du cache de
données. L'application charge les données telles qu'elles sont disponibles dans le cache.
●
La sortie et le contenu au format “.pptx” ne sont pas pris en charge. Si vous souhaitez ajouter des
présentations Microsoft Office PowerPoint existantes au format “.pptx”, enregistrez-les d'abord au format
“.ppt”.
●
La table des matières de Microsoft Office PowerPoint n'est pas incluse.
●
Les modèles au format “.pot” ne sont pas inclus.
●
Dans la colonne Présentation de l'objet de la vue Cockpit, aucun symbole indiquant qu'il existe des liaisons de
données n'est affiché pour les chapitres Microsoft Office PowerPoint d'un rapport.
2.4.7.1
Création de liaisons de données pour des feuilles de
calcul incorporées
Dans les présentations Microsoft Office PowerPoint, vous pouvez créer des liaisons de données pour des feuilles
de calcul Microsoft Office Excel 97-2003 incorporées.
1.
Dans une présentation Microsoft Office PowerPoint, insérez une feuille de calcul Microsoft Office
Excel 97-2003 à l'aide des fonctionnalités standard de Microsoft Office PowerPoint.
2.
Cliquez dans la présentation (pas dans la feuille de calcul), puis sélectionnez la feuille de calcul.
3.
Dans le ruban Disclosure Management, sélectionnez
4.
Dans la fenêtre Créer une liaison de données, sélectionnez une source de données et choisissez OK.
Créer une liaison de données.
Dans la présentation Microsoft Office PowerPoint, la feuille de calcul Microsoft Office Excel sélectionnée est
incorporée.
Vous pouvez modifier la feuille de calcul dans la présentation ou dans Microsoft Office Excel à l'aide des
fonctionnalités standard de Microsoft Office. Une fois les modifications effectuées, fermez le document.
2.4.7.2
Création de liaisons de données pour des formes
Lorsque vous créer une liaison de données pour une forme, par exemple une zone de texte dans une présentation
Microsoft Office PowerPoint, vous pouvez choisir une cellule unique.
1.
Dans une présentation Microsoft Office PowerPoint, choisissez une forme.
2.
Dans le ruban Disclosure Management, sélectionnez
3.
Dans la fenêtre Créer une liaison de données, sélectionnez une source de donnés et choisissez
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Aide de l'éditeur
Créer une liaison de données.
Modifier.
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125
4.
Dans la fenêtre suivante, sélectionnez la valeur qui s'affichera.
5.
Choisissez
6.
Dans la fenêtre Créer une liaison de données, cliquez sur OK.
Ajouter les données sélectionnées à l'aperçu, puis cliquez sur OK.
Dans la présentation Microsoft Office PowerPoint, la valeur s'affiche dans la forme.
2.4.7.3
Variantes pour présentations
Les variantes permettent de générer un nombre infini de présentations Microsoft Office PowerPoint pour
différentes valeurs de variable de requête. Par exemple, après avoir créé une présentation avec des données
spécifiques à une région, vous pouvez générer des présentations avec des données spécifiques à toutes les autres
régions.
2.4.7.3.1
Création de variantes pour une présentation
Dans une présentation Microsoft Office PowerPoint, vous avez créé une liaison de données vers un fournisseur de
données prenant en charge les variables. Vous pouvez, par exemple, utiliser des requêtes BW avec des variables.
Remarque
Si vous souhaitez créer des variantes d'une présentation archivée sur le serveur SAP Disclosure Management,
téléchargez la version que vous souhaitez utiliser et sauvegardez-la sur votre ordinateur local. Vous pouvez
alors ouvrir le fichier et créer les variantes à l'aide de ce fichier. Il n'est pas possible d'extraire une présentation
du serveur et d'en générer des variantes.
1.
Dans une présentation Microsoft Office PowerPoint, dans le ruban Disclosure Management, choisissez
Créer des variantes.
2.
Dans la fenêtre Variantes, choisissez
Variante initiale.
Le système crée une variante initiale avec les paramètres de la liaison de données que vous avez sélectionnée
lors de la création de la liaison de données.
3.
Sélectionnez une variable et choisissez
Exploration avant.
Le système affiche une liste de toutes les variantes.
Vous pouvez répéter cette étape et effectuer une exploration avant dans plusieurs variables. Le cas échéant,
nous recommandons d'entrer des noms pour les sous-dossiers dans lesquels le système devra archiver les
fichiers Microsoft Office PowerPoint générés pour une variante ou un ensemble de variantes.
4.
Pour vérifier que toutes les variantes contiennent des variables valides, sélectionnez
5.
Sélectionnez
126
Analyser.
Générer.
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6.
Lorsque le système vous invite à entrer un emplacement, spécifiez dans quel dossier de votre système de
fichiers vous souhaitez enregistrer les fichiers générés.
Le système génère un fichier Microsoft Office PowerPoint pour chaque variante que vous avez définie et
enregistre ces fichiers dans le dossier que vous avez spécifié.
Informations associées
Téléchargement d'une révision de chapitre ou de rapport [page 37]
2.4.7.3.2 Génération de variantes d'une présentation dans un
job d'arrière-plan
Vous avez défini votre variante.
Si vous souhaitez générer un nombre élevé de variantes ou générer des variantes de façon régulière, vous pouvez
exécuter une génération de variantes dans un job d'arrière-plan.
1.
Dans la fenêtre Variantes, cliquez sur
votre système de fichiers.
Enregistrer et enregistrez le fichier de définition de variante dans
Un fichier de définition de variante possède une extension “.vml”.
Remarque
Un fichier de définition de variante ne peut être utilisé que pour le fichier Microsoft Office PowerPoint pour
lequel vous l'avez créé.
2.
Dans le répertoire d'installation de SAP Disclosure Management, localisez le fichier BIPVariantBatch.exe.
3.
Dans une invite de commande, exécutez le fichier en arrière-plan via la syntaxe suivante :
BIPVariantBatch.exe <fichier de présentation> <fichier vml> <chemin de sortie>
Les présentations Microsoft Office PowerPoint sont créées et enregistrées dans le dossier de sortie avec les
valeurs définies dans les variables.
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127
3
Aide du gestionnaire
3.1
Présentation
Le Guide du gestionnaire prend en charge tous les utilisateurs qui ont le rôle de Standard Manager incluant les
droits de modifications des rapports ou un autre rôle avec des droits d'accès ou des tâches similaires.
Remarque
La mise à jour du contenu, à l'exception de l'actualisation du contenu dans le document consolidé, est traitée
avec les fonctions standard de l'application Microsoft Office correspondante. Pour en savoir plus sur ces
fonctions, reportez-vous à l'aide Microsoft Office.
Configuration préalable
L'utilisateur doit être familiarisé avec les fonctionnalités et les tâches décrites dans l'aide générale et les concepts
de base de SAP Disclosure Management, par exemple les autorisations, les workflows, les rapports, les périodes
et les caches de données.
Informations associées
Surveillance des rapports [page 179]
Génération de rapports consolidés [page 163]
Gestion de l'accès aux rapports et aux chapitres [page 155]
Administration des statuts de workflow [page 141]
Administration des chapitres [page 145]
3.2
Rapports et périodes
Les éléments de base de SAP Disclosure Management sont les périodes et les rapports. Une période est un
groupe de rapports qui peut en contenir un nombre illimité. Un rapport consolidé est un fichier généré qui contient
un ou plusieurs chapitres. Les paramètres définis pour les périodes et les rapports contrôlent le comportement et
la gestion de ces éléments lors de la modification des rapports
Le diagramme suivant affiche une présentation de la relation entre les périodes, les rapports, les chapitres et les
types spécifiques, qui sont configurés par l'administrateur de SAP Disclosure Management.
128
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Aide du gestionnaire
Définition des types
Type de rapport : il détermine les types de contenus disponibles lors de la création de chapitres et le format de
sortie natif du rapport. Le type de rapport est géré par l'administrateur de SAP Disclosure Management.
Type de contenu : il détermine les types de document pouvant être utilisés pour créer le contenu d'un chapitre. Le
type de contenu fait partie des données de base du chapitre, il est sélectionné lors de la création du chapitre.
Type de chapitre : il détermine la relation entre un chapitre et son contenu. La relation peut être l'une des
suivantes :
●
Le chapitre est le propriétaire d'origine du contenu.
●
Le chapitre n'a pas de contenu et sert uniquement d'élément de structure.
●
Le chapitre représente uniquement un lien vers un autre chapitre, qui est le propriétaire du contenu.
Le type de chapitre fait partie des données de base du chapitre, il est sélectionné lors de la création du chapitre.
3.2.1
Administration des périodes
Tous les rapports de SAP Disclosure Management doivent être affectés à une période. L'utilisateur peut
configurer la période en fonction de ses propres besoins. Une période doit comporter un nom unique et une
durée définie. La relation entre une période et un rapport est de 1:n, ce qui signifie qu'une période contient tous les
Aide de l'utilisateur
Aide du gestionnaire
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129
rapports pour lesquels la durée est la même. La période est un critère de sélection utilisé dans le suivi des
rapports.
La fonction Reprendre automatiquement s'applique aux données de base du rapport et non aux périodes, étant
donné qu'elle copie les rapports d'une période dans une autre.
Après avoir cliqué sur Reprendre automatiquement, vous pouvez sélectionner Supprimer les données BD/BDM
pour déterminer la suppression des données liées à SAP BW ou SAP ERP de toutes les feuilles Excel de la période
dans la nouvelle période reprise automatiquement.
Remarque
Il n'est pas possible de supprimer les périodes qui contiennent des rapports dont les workflows ont déjà été
lancés. Vous pouvez uniquement supprimer les périodes vides ou les périodes contenant des rapports dont les
workflows n'ont pas encore été lancés et affichent le statut Initialisation.
La liste Période contient les colonnes suivantes :
●
Nom - Affiche le nom de la période.
●
Date de début de validité - Affiche la date de début de la période.
●
Date de fin validité - Affiche la date de fin de la période.
●
Nombre de rapports - Affiche le nombre de rapports affectés à la période concernée.
Informations associées
Création d'une période [page 130]
Modification d'une période [page 131]
Suppression d'une période [page 131]
Création d'un rapport à partir d'un rapport existant [page 134]
3.2.1.1
Création d'une période
1.
Dans SAP Disclosure Management, cliquez sur l'onglet Paramètres.
2.
Cliquez sur le lien Périodes.
3.
Cliquez sur Nouvelle période.
4.
Dans l'onglet Nouvelle période, entrez un nom pour la nouvelle période.
5.
130
○
Pour sélectionner la date de début, cliquez sur l'icône de calendrier en regard de la zone Date de début
de validité.
○
Pour sélectionner la date de fin, cliquez sur l'icône de calendrier en regard de la zone Date de fin de
validité.
○
Pour créer une période, cochez la case Ajouter et créer une autre période.
Cliquez sur Ajouter.
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Aide de l'utilisateur
Aide du gestionnaire
Restriction
1.
Les caractères suivants ne sont pas autorisés dans les noms de période : / \ < > * " ? | § ' ² ³ % : + & ° ,
2.
Vous ne pouvez pas créer un nom de période qui se termine par un point, tel que, période.
3.
Vous ne pouvez pas créer un nom de période avec deux points consécutifs ou plus dans le nom, tel que,
période..1
3.2.1.2
Modification d'une période
1.
Dans SAP Disclosure Management, cliquez sur l'onglet Paramètres.
2.
Cliquez sur le lien Périodes. Une liste des périodes existantes apparaît.
3.
Sélectionnez la période.
4.
En bas de la liste, cliquez sur Modifier la période. Le système affiche les paramètres de la période.
5.
Pour sélectionner une date de début différente, cliquez sur l'icône de calendrier en regard de la zone Date de
début de validité.
6.
Pour sélectionner une date de fin différente, cliquez sur l'icône de calendrier en regard de la zone Date de fin
de validité.
7.
Cliquez sur OK pour enregistrer vos modifications.
3.2.1.3
Suppression d'une période
Vérifiez qu'aucun rapport non lancé ou initialisé n'est rattaché à la période.
1.
Dans SAP Disclosure Management, cliquez sur l'onglet Paramètres.
2.
Cliquez sur le lien Périodes. Une liste des périodes existantes apparaît.
3.
Sélectionnez la période à supprimer.
4.
En bas de la liste, cliquez sur Supprimer la période.
5.
Dans la boîte de dialogue Confirmer, cliquez sur OK pour supprimer la période.
3.2.2
Administration des rapports
Les utilisateurs visualisent uniquement les rapports des unités qui leur sont affectées. Pour vérifier les unités
affectées, utilisez le lien Unités dans l'angle supérieur gauche de l'écran de l'application serveur. Pour affecter des
unités à des utilisateurs, sélectionnez
Administration
Utilisateurs
Unités
Modifier l'utilisateur
Unités . Lorsque vous sélectionnez l'onglet Unités, les unités définies s'affichent.
Remarque
Les utilisateurs peuvent uniquement affecter d'autres utilisateurs à des unités auxquelles ils sont eux-mêmes
affectés.
Aide de l'utilisateur
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131
Vous pouvez créer autant de rapports que nécessaire selon vos besoins de reporting. Chaque rapport est affecté
à une période et à un type de rapport.
Le type de rapport définit le format de la sortie finale lorsque le rapport est généré, contrôle les formats pris en
charge pour le contenu des chapitres individuels, tels que Microsoft Excel, Word et XBRL, et détermine les
formats pris en charge pour les types de sortie.
Le système entre plusieurs valeurs par défaut, comme les workflows et les dates d'échéance, qui peuvent être
utilisées lorsque le rapport est modifié.
Liste de rapports
La liste des rapports disponibles contient les colonnes suivantes :
●
Nom - Affiche le nom du rapport.
●
Période - Affiche la période à laquelle appartient le rapport.
●
Type de rapport - Affiche le type du rapport.
●
Notification par e-mail - Indique si les e-mails sont envoyés suite à l'exécution d'une activité.
●
Paramètres régionaux - Affiche le type de langue, qui détermine les options d'heure, de date et de nombre.
●
Unité affectée - Affiche l'unité à laquelle appartient le rapport, le cas échéant.
●
Modèle pour entités- Si vous sélectionnez ce champ, vous pouvez utiliser le rapport comme modèle pour
créer de nouveaux rapports.
●
Autoriser le rechargement du chapitre pendant le verrouillage
●
Autoriser l'annulation de l'extraction du chapitre pendant le verrouillage
Critères de filtre
Il existe deux listes de filtre :
●
La liste Période permet de restreindre la liste aux rapports appartenant à une période spécifique.
●
La liste Filtrer permet de restreindre la liste aux rapports affectés à des entités spécifiques ou qui répondent
aux exigences suivantes :
○
Tous - Affiche tous les rapports sans aucun filtre.
○
Sans instance - Affiche les rapports qui ne contiennent pas d'instance.
○
Instances uniquement - Affiche les instances (rapports générés avec une entité).
○
Les modèles uniquement - Affiche tous les rapports utilisés comme modèles pour créer des rapports avec
des instances.
○
Les instances et modèles uniquement - Combine les deux paramètres précédents. Affiche les rapports
utilisés pour créer des rapports avec des instances et les rapports contenant des instances.
Informations associées
Modification des rapports [page 137]
132
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Aide de l'utilisateur
Aide du gestionnaire
Création de rapports [page 133]
3.2.2.1
Création de rapports
Vous pouvez créer des rapports en partant de zéro ou en réutilisant un rapport existant. Le composant principal
du rapport est le type de rapport qui définit les formats de sortie par défaut et supplémentaires du document
consolidé final, et les formats et applications qui peuvent être utilisés pour créer le contenu du chapitre.
Types de rapport standard
SAP Disclosure Management déploie les types de rapport standard suivants :
●
Cache de données
●
Informations financières électroniques
●
PowerPoint 97-2003
●
Word
●
Word 97-2003
●
XBRL Taxonomy
●
XBRL avec prise en charge d'Excel et Word
●
CSV
Remarque
Le type de rapport doit prendre en charge le contenu de chapitre de type Microsoft Excel (.xlsx) ou
Microsoft Excel 97-2003 (.xls). Seuls les chapitres de contenu de type .csv sont pris en charge pour être
liés au chapitre lié à CSV. Vous pouvez définir des autorisations individuellement pour chaque chapitre lié à
CSV et chapitre CSV.
Ces types de rapports standard sont considérés comme répondant aux exigences de reporting standard, telles
que les rapports annuels (Word) et XBRL (cache de données). Le type de rapport Cache de données est utilisé
pour le reporting XBRL, mais également si vous créez votre propre rapport pour le cache de données de SAP
Disclosure Management.
Pour en savoir plus sur les rapports, voir l'Aide générale.
Informations associées
Création d'un rapport à partir d'un rapport existant [page 134]
Création d'un rapport en partant de zéro [page 134]
Aide de l'utilisateur
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133
3.2.2.1.1
Création d'un rapport en partant de zéro
1.
Dans SAP Disclosure Management, sélectionnez l'onglet Paramètres.
2.
Cliquez sur le lien Rapports.
Le système affiche une liste des rapports existants. Si nécessaire, utilisez les listes Unité et Période pour
limiter le nombre de rapports affichés. Utilisez les icônes situées en bas de la liste pour changer de page, si
nécessaire.
3.
Sélectionnez Nouveau rapport.
4.
Entrez un nom.
5.
Sélectionnez une période et un type de rapport.
Une fois le type saisi, le système affiche les paramètres le concernant :
Option
Description
Format de sortie natif
Format utilisé lorsque le rapport est généré.
Contenu de chapitre pris en charge
Liste des formats/applications pris en charge dans le rapport.
Types de rendu pris en charge
Formats de sortie supplémentaires.
Types de validation pris en charge
Types de validation pris en charge.
Types d'aperçu pris en charge
Types d'aperçu pris en charge.
6.
Sélectionnez une unité.
7.
Pour créer une période, cochez la case Ajouter et créer une autre période.
8.
Pour enregistrer votre rapport, cliquez sur Ajouter.
Votre nouveau rapport est enregistré avec les valeurs standard par défaut concernant les données générales
et de workflow (pas de notification par e-mail, de date d'échéance et d'affectation de workflow standard avec
le statut Initialisation).
Restriction
1.
Les caractères suivants ne sont pas autorisés dans les noms de rapport : / \ < > * " ? | § ' ² ³ % : + & ° ,
2.
Vous ne pouvez pas créer un nom de rapport qui se termine par un point, tel que, rapport.
3.
Vous ne pouvez pas créer un nom de rapport avec deux points consécutifs ou plus dans le nom, tel que
rapport..1.
Informations associées
Modification des options générales du rapport pour les descriptions, les e-mails, les langues et les dates d'échéance
[page 139]
Modification du workflow par défaut [page 139]
3.2.2.1.2
Création d'un rapport à partir d'un rapport existant
Le système offre différentes façons de créer un rapport à partir d'un rapport existant :
134
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Aide du gestionnaire
●
Pour créer des rapports dans une période spécifique, vous pouvez copier un rapport unique dans cette
période.
●
Pour créer des rapports d'une période existante dans une nouvelle période, vous pouvez reprendre
automatiquement une période.
●
Pour créer un modèle de rapport pour un grand nombre d'entités, vous pouvez utiliser des rapports comme
modèles de nouveaux rapports.
Copie versus reprise automatique
La copie d'un rapport existant réinitialise le statut du workflow de rapport et de document sur Initialisation, mais
conserve le nombre de révisions du rapport copié et ne modifie pas le lien du cache de données.
La fonction de reprise automatique copie tous les rapports liés à la période dans la nouvelle période, réinitialise le
numéro de révision sur 1 et le statut du workflow de rapport et document sur Initialisation. Elle met également à
jour le lien du cache de données dans la nouvelle période et définit tous les rapports sur leur statut initial adéquat,
comme s'ils avaient été intégralement créés pour la nouvelle période.
Informations associées
Affichage des instances pour les entités [page 136]
Création d'un rapport à partir d'un modèle [page 136]
Copie de l'ensemble des rapports d'une période sur l'autre [page 136]
Création d'un rapport à partir d'un rapport existant dans la même période [page 135]
3.2.2.1.2.1
Création d'un rapport à partir d'un rapport
existant dans la même période
1.
Dans SAP Disclosure Management, cliquez sur l'onglet Paramètres.
2.
Cliquez sur le lien Rapports.
Le système affiche une liste des rapports existants. Si nécessaire, utilisez les listes Filtrer et Période pour
limiter le nombre de rapports affichés.
3.
Sélectionnez le rapport à copier.
4.
En bas de la liste, cliquez sur Copier le rapport.
5.
Dans l'onglet Copier le rapport, entrez un nouveau nom.
6.
Cliquez sur Copier.
Aide de l'utilisateur
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135
3.2.2.1.2.2
sur l'autre
Copie de l'ensemble des rapports d'une période
1.
Dans SAP Disclosure Management, cliquez sur l'onglet Paramètres.
2.
Cliquez sur le lien Périodes. Le système affiche une liste des périodes existantes.
3.
Sélectionnez la période à reprendre automatiquement.
4.
En bas de la liste, cliquez sur Reprendre automatiquement.
L'écran Reprendre automatiquement la période affiche les paramètres de la période source dans la zone de
travail. Vous devez définir la période de destination.
5.
Entrez un nom.
6.
Pour sélectionner la date de début, cliquez sur l'icône de calendrier en regard de la zone Date de début de
validité.
7.
Pour sélectionner la date de fin, cliquez sur l'icône de calendrier en regard de la zone Date de fin de validité.
8.
Cliquez sur Reprendre automatiquement.
3.2.2.1.2.3
Création d'un rapport à partir d'un modèle
1.
Dans SAP Disclosure Management, sélectionnez l'onglet Paramètres.
2.
Cliquez sur le lien Rapports.
Le système affiche une liste des rapports existants. Si nécessaire, utilisez les listes Filtrer et Période pour
limiter le nombre de rapports affichés.
3.
Sélectionnez Nouveau rapport.
4.
Cliquez sur l'onglet Créer à partir d'un modèle.
5.
Sélectionnez une période.
6.
Sélectionnez un modèle de rapport.
7.
Sélectionnez une unité.
8.
Cliquez sur Créer en bas de la liste.
Le système a créé un rapport basé sur un rapport existant, qui a été utilisé comme modèle.
3.2.2.1.2.4
Affichage des instances pour les entités
1.
Dans SAP Disclosure Management, sélectionnez l'onglet Paramètres.
2.
Cliquez sur le lien Rapports.
Le système affiche une liste des rapports existants. Si nécessaire, utilisez les listes Filtrer et Période pour
limiter le nombre de rapports affichés.
3.
Cliquez deux fois sur le rapport dont vous souhaitez afficher les instances.
4.
Sélectionnez l'onglet Instances.
L'onglet Instances affiche une liste d'instances créées pour le rapport sélectionné. Cette liste affiche les
données suivantes :
136
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Option
Description
Rapport
Affiche le nom du rapport.
Nom
Affiche le nom de l'entité.
ID spécifique
Affiche l'identifiant unique affecté à la société au sein du groupe, par exemple, le code société dans
le système ERP.
Code société XBRL Affiche le code d'identification officiel pour le reporting XBRL aux autorités de contrôle, par
exemple, le numéro d'identification NYSE pour le reporting SEC.
L'onglet Instances est disponible uniquement pour les rapports du type Groupe. Si les rapports sont basés
sur une unité autre que Groupe, l'onglet n'apparaît pas.
5.
Pour revenir à la liste des rapports, cliquez sur l'icône Accueil.
3.2.2.2
Modification des rapports
Une fois le rapport créé, vous pouvez saisir un texte descriptif, définir la date d'échéance des chapitres,
déterminer les paramètres régionaux (langue) et le type de notification par e-mail ou modifier le workflow
standard ou le type de rapport. Vous pouvez également définir des modèles pour les différents types de
documents utilisés dans votre rapport et configurer les paramétrages pour la génération de l'intégralité du
rapport.
Les utilisateurs peuvent affecter une unité à un rapport, mais uniquement s'ils sont eux-mêmes affectés à l'unité.
Un rapport peut aussi être marqué comme modèle pour des entités.
Remarque
Seuls les rapports du type Groupe peuvent être marqués comme modèle. Cette option n'est pas disponible
pour les rapports affectés à d'autres unités.
Lorsque le workflow du rapport est lancé et affiche le statut En cours d'exécution, vous devez l'arrêter pour
pouvoir changer le nom, la description, le type ou la période. Une fois que la modification des chapitres est lancée
et que le rapport affiche le statut de workflow Chapitres en cours, il n'est plus possible de modifier le workflow du
rapport.
Vous pouvez uniquement supprimer les rapports portant le statut de workflow Initialisation ou Arrêté et ne
contenant pas de chapitres référencés par d'autres rapports.
Pour plus d'informations sur les workflows dans SAP Disclosure Management, voir l'aide en ligne générale.
Paramètres du workflow et notifications par e-mail
Par défaut, le système affecte à chaque rapport un workflow standard répondant au principe des quatre yeux.
Vous pouvez changer ce paramètre en modifiant les données du rapport. Le workflow défini au niveau du rapport
est transmis aux chapitres, mais il est possible d'interrompre l'héritage et d'affecter des workflows différents au
niveau du chapitre. Si nécessaire, vous pouvez aussi configurer le système pour qu'il génère une notification par
e-mail pour l'utilisateur impliqué dans l'étape suivante du workflow.
Aide de l'utilisateur
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Remarque
S'il vous manque un type de workflow spécifique, contactez l'administrateur de SAP Disclosure Management.
Date d'achèvement par défaut des chapitres
Une fois le rapport créé, vous pouvez définir une date d'échéance pour l'achèvement des chapitres au niveau du
rapport. Les chapitres héritent de cette date comme valeur par défaut, mais vous pouvez la modifier
individuellement pour chaque chapitre.
Paramètres régionaux
Une fois le rapport créé, vous pouvez modifier la langue pour appliquer des paramètres régionaux. Ces
paramètres déterminent les formats de date, heure et nombre.
Modèles de rapports personnalisés
Si vous souhaitez unifier la conception du rapport, vous pouvez personnaliser un modèle et le télécharger dans
SAP Disclosure Management. Vous entrez ensuite ce modèle en tant que paramètre au niveau du rapport. Si vous
souhaitez que le modèle soit affecté automatiquement au rapport et à ses chapitres, nommez-le Default.dot. Les
paramètres préconfigurés au niveau du rapport et du chapitre incluent toujours un modèle Default.dot pour les
sorties Microsoft Word et PDF.
Vous pouvez concevoir plusieurs modèles si vous en avez besoin au niveau du chapitre.
Remarque
Vous ne pouvez pas écraser un modèle dans SAP Disclosure Management. Vous devez supprimer le modèle
existant, puis le télécharger à nouveau.
Importation d'une structure de rapport préconfigurée
SAP Disclosure Management déploie une structure de rapport préconfigurée pour chaque type de rapport. Vous
pouvez utiliser la fonction Importer pour importer des structures de rapport préconfigurées définies dans un
fichier xml. Cette fonction peut être utilisée uniquement si le workflow n'est pas en cours.
Remarque
Tous les chapitres existants et leur contenu seront supprimés.
138
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Aide de l'utilisateur
Aide du gestionnaire
Informations associées
Suppression d'un rapport [page 140]
Modification d'un paramètre préconfiguré [page 154]
Téléchargement d'un modèle de document [page 140]
Modification des options générales du rapport pour les descriptions, les e-mails, les langues et les dates d'échéance
[page 139]
Modification du workflow par défaut [page 139]
3.2.2.2.1
Modification du workflow par défaut
1.
Dans SAP Disclosure Management, cliquez sur l'onglet Paramètres.
2.
Cliquez sur le lien Rapports. Le système affiche une liste de rapports existants.
Si nécessaire, utilisez les listes Filtreret Période pour limiter le nombre de rapports affichés.
3.
Sélectionnez le rapport à modifier.
4.
En bas de la liste, cliquez sur Modifier le rapport.
5.
Cliquez sur l'onglet Workflow.
6.
Sélectionnez un workflow dans la liste Nom.
Remarque
Vous pouvez uniquement sélectionner un workflow actif. Le système charge le nouveau workflow dans le
rapport.
7.
Cliquez sur l'icône Accueil pour revenir à la liste des rapports.
3.2.2.2.2 Modification des options générales du rapport pour
les descriptions, les e-mails, les langues et les dates
d'échéance
1.
Dans SAP Disclosure Management, cliquez sur l'onglet Paramètres.
2.
Cliquez sur le lien Rapports.
Le système affiche une liste des rapports existants. Si nécessaire, utilisez les listes Filtreret Période pour
limiter le nombre de rapports affichés.
3.
Sélectionnez le rapport à modifier.
4.
En bas de la liste, cliquez sur Modifier le rapport.
5.
Dans l'onglet Généralités, sélectionnez une option de notification par e-mail :
6.
○
Pour permettre à l'éditeur de décider d'envoyer ou non des notifications, sélectionnez Facultatif.
○
Pour que le système envoie des notifications automatiquement, sélectionnez Obligatoire.
Pour sélectionner la date d'achèvement du rapport, cliquez sur l'icône de calendrier (
Définir la date d’échéance des chapitres sur.
Aide de l'utilisateur
Aide du gestionnaire
) en regard de la zone
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139
7.
Si nécessaire, ajoutez une description et sélectionnez un paramètre de langue différent dans la zone
Paramètres régionaux.
8.
Cliquez sur OK pour enregistrer vos modifications.
3.2.2.2.3
Téléchargement d'un modèle de document
1.
Dans SAP Disclosure Management, cliquez sur l'onglet Rapport.
2.
Sélectionnez la période et le rapport.
S'il s'agit d'un nouveau rapport, le système affiche un message pour avertir l'utilisateur qu'il ne contient pas
encore de chapitres.
3.
Dans l'onglet Généralités, sélectionnez le rapport.
4.
Cliquez sur l'onglet Modèles.
5.
Vérifiez la liste Modèles disponibles des formats de types de rapports pour lesquels vous pouvez télécharger
les fichiers modèle.
Le système affiche Aucun en regard de la description du format si aucun modèle n'a été chargé.
Remarque
Vous ne pouvez pas écraser un modèle dans SAP Disclosure Management. Vous devez supprimer le
modèle existant, puis retélécharger le modèle.
6.
Cliquez sur Parcourir et accédez au fichier du modèle.
7.
Cliquez deux fois sur le fichier.
Le système ferme la boîte de dialogue et entre le chemin d'accès dans le champ Fichier.
8.
Cliquez sur Ajouter un modèle.
Le fichier est entré dans la liste de modèles disponibles en regard de la description de son format.
3.2.2.2.4
Suppression d'un rapport
1.
Dans SAP Disclosure Management, sélectionnez l'onglet Paramètres.
2.
Cliquez sur le lien Rapports.
Le système affiche une liste des rapports existants. Si nécessaire, utilisez les listes Filtrer et Période pour
limiter le nombre de rapports affichés.
3.
Sélectionnez le rapport à supprimer.
4.
En bas de la liste, sélectionnez Supprimer le rapport.
5.
Dans la boîte de dialogue Confirmer, cliquez sur OK.
Vous avez supprimé un rapport.
Remarque
Un rapport ne peut pas être supprimé s'il s'agit d'un modèle et qu'il a été utilisé pour créer des instances. Vous
pouvez toutefois désactiver l'option Modèle pour entités pour limiter l'utilisation de ce rapport comme modèle
à l'avenir.
140
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Aide du gestionnaire
3.2.3
Corbeille
Lorsque vous supprimez un chapitre, le chapitre n'est pas définitivement supprimé. Il est conservé dans la
corbeille. Vous pouvez restaurer les chapitres supprimés par erreur.
La liste de la corbeille affiche les chapitres supprimés qui n'ont pas encore été supprimés définitivement. Vous
pouvez voir la période et le rapport auxquels se rapporte le chapitre, la taille du chapitre, ainsi que la date et
l'auteur de la suppression.
3.2.3.1
Restauration du rapport
1.
Dans SAP Disclosure Management, cliquez sur l'onglet Paramètres.
2.
Cliquez sur le lien Corbeille.
3.
Cochez la case pour chaque chapitre que vous souhaitez restaurer.
Conseil
Pour sélectionner tous les chapitres affichés, cochez la case en regard de Période dans l'en-tête de la
colonne.
4.
Cliquez sur Restaurer
3.2.3.2
Suppression permanente des chapitres
1.
Dans SAP Disclosure Management, cliquez sur l'onglet Paramètres.
2.
Cliquez sur le lien Corbeille.
3.
Cochez la case des chapitres à supprimer de façon permanente.
Conseil
Pour sélectionner tous les chapitres affichés, cochez la case en regard de Période dans l'en-tête de
colonne.
4.
Cliquez sur Supprimer.
5.
Dans la boîte de dialogue Confirmer, cliquez sur OK.
3.3
Administration des statuts de workflow
Dans SAP Disclosure Management, un workflow décrit le cycle de vie standard d'un rapport qui commence par la
création de la structure de rapport, se poursuit par la modification des chapitres et se termine par la finalisation
du contenu de rapport consolidé. Un workflow est une caractéristique obligatoire d'un rapport et de ses chapitres.
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141
Chaque workflow de SAP Disclosure Management possède cinq statuts bien définis. Les trois premiers statuts,
Initialisation, En cours d'exécution et Arrêté, sont contrôlés par des actions directes au niveau du rapport. Cette
section détaille les actions directes suivantes exécutées sur le workflow :
●
LANCER
●
ARRÊTER
●
REINITIALISER
Les statuts Chapitres en cours et Rapport en cours sont définis de manière indirecte en exécutant une activité au
niveau de l'étape du workflow. Pour en savoir plus sur les workflows, consultez l'aide en ligne générale.
Action LANCER
Une fois les rapports et chapitres créés, vous devez lancer le workflow (le statut passe de Initialisation à En cours
d'exécution) pour que la structure soit visible pour les autres personnes impliquées (éditeurs, lecteurs) et pour
permettre la révision de la structure et des workflows affectés avant d'autoriser la modification des documents.
SAP Disclosure Management propose les fonctionnalités suivantes pour l'action de lancement du workflow :
●
Lancer la configuration du workflow au niveau du rapport : cette action modifie le statut des chapitres qui
héritent du workflow du rapport. Le lancement au niveau du rapport ne lance pas automatiquement les
workflows personnels dans les niveaux enfant, le cas échéant. Les workflows des sous-sections de chapitre
doivent être lancés séparément.
●
Lancer la configuration des workflows au niveau du chapitre : cette action lance les workflows au niveau du
chapitre. Les workflows personnels au niveau du chapitre peuvent uniquement être lancés après le lancement
du workflow du rapport.
●
Lancer la configuration de tous les workflows au niveau du rapport qui affichent le statut Initialisation : utilisez
cette fonction pour une modification en masse. Elle prend en compte les rapports filtrés portant le statut de
workflow Initialisation et dont les chapitres héritent du workflow du niveau de rapport. Les workflows de
niveaux inférieurs au workflow du chapitre doivent être lancés séparément.
Action ARRÊTER
Vous arrêtez les workflows pour appliquer les modifications apportées à la structure ou aux paramètres du
workflow. Une fois toutes les modifications appliquées, le workflow doit être relancé à nouveau.
Action REINITIALISER
La fonction de réinitialisation permet de réinitialiser le statut du workflow sur Initialisation. SAP Disclosure
Management propose différentes fonctionnalités pour l'action de réinitialisation d'un workflow :
●
142
Réinitialiser la configuration de tous les workflows au niveau du rapport et du chapitre : cette action réinitialise
tous les workflows d'un rapport. Elle active le statut de tous les workflows de chapitre sur Initialisation
indépendamment du fait que le workflow est hérité ou configuré au niveau du chapitre.
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Aide du gestionnaire
●
Réinitialiser le workflow du chapitre : cette action réinitialise le workflow local du chapitre sélectionné et de
ses sous-chapitres, le cas échéant. Il n'est pas possible de réinitialiser le workflow d'un chapitre qui hérite
uniquement du workflow du rapport.
Une réinitialisation de workflow implique que tous les documents joints à des chapitres ou des rapports sont
rouverts et redéfinis sur le statut de l'étape initiale du workflow (En cours dans le workflow par défaut). Tous les
documents rouverts doivent être exécutés via les étapes et statuts obligatoires du workflow jusqu'à l'atteinte du
statut final du workflow. Vous devez en tenir compte lorsque vous révisez le document consolidé et recherchez
les modifications à appliquer.
Si vous souhaitez appliquer les corrections aux chapitres qui génèrent le rapport, vous devez réinitialiser le
rapport et tous les chapitres. Sinon, vous devez appliquer les corrections uniquement au niveau du rapport et,
dans un deuxième temps, à la version du chapitre de la période suivante.
Informations associées
Administration des rapports [page 131]
3.3.1
Lancement du workflow du rapport
1.
Dans SAP Disclosure Management, cliquez sur l'onglet Paramètres.
2.
Cliquez sur le lien Rapports.
Le système affiche une liste des rapports existants. Si nécessaire, utilisez les listes Filtreret Période pour
limiter le nombre de rapports affichés.
3.
Sélectionnez le rapport.
4.
Cliquez sur Modifier le rapport.
5.
Dans l'onglet Workflow, cliquez sur Lancer en regard de la liste Statut pour lancer le workflow.
Le statut passe sur En cours d'exécution. Le système affiche un bouton Arrêter qui vous permet d'interrompre le
workflow, si nécessaire.
S'il existe d'autres workflows au niveau du chapitre, vous devez lancer chacun d'entre eux séparément.
3.3.2
Lancement du workflow du chapitre
1.
Dans SAP Disclosure Management, cliquez sur l'onglet Paramètres.
2.
Cliquez sur le lien Rapports. Le système affiche une liste de rapports existants.
Si nécessaire, utilisez les listes Filtreret Période pour limiter le nombre de rapports affichés.
3.
Sélectionnez le rapport.
4.
Cliquez sur Modifier le rapport.
Vérifiez que le workflow du rapport a bien été lancé.
5.
Dans l'onglet Workflow, effectuez l'une des actions suivantes pour lancer le workflow du chapitre dans la
partie inférieure de l'écran.
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143
○
Pour lancer un seul workflow, cliquez sur Lancer au niveau du chapitre.
○
Pour lancer les workflows de tous les chapitres répertoriés qui n'ont pas encore été lancés, cliquez sur
Lancer tous les workflows.
Le statut des chapitres passe à En cours d'exécution.
3.3.3
Lancement de tous les workflows de rapports initialisés
1.
Dans SAP Disclosure Management, cliquez sur l'onglet Paramètres.
2.
Cliquez sur le lien Rapports.
Le système affiche une liste des rapports existants. Si nécessaire, utilisez les listes Filtreret Période pour
limiter le nombre de rapports affichés.
3.
Cliquez sur Lancer tous les workflows pour lancer les workflows initialisés dans tous les rapports affichés.
4.
Dans la boîte de dialogue Confirmer, cliquez sur OK.
Le système lance les workflows initialisés des rapports affichés. Le rapport concerné affiche désormais le
statut de workflow En cours d'exécution.
3.3.4
Arrêt d'un workflow de rapport ou de chapitre
1.
Dans SAP Disclosure Management, cliquez sur l'onglet Paramètres.
2.
Cliquez sur le lien Rapports.
Le système affiche une liste des rapports existants. Si nécessaire, utilisez les listes Filtreret Période pour
limiter le nombre de rapports affichés.
3.
Sélectionnez le rapport.
4.
Cliquez sur Modifier le rapport.
5.
Cliquez sur l'onglet Workflow.
L'onglet Workflow affiche les paramètres du workflow pour le rapport et, s'il est configuré, pour les chapitres.
Le statut réel des workflows est défini sur En cours d'exécution.
6.
Effectuez l'une des actions suivantes :
○
Pour arrêter le workflow du rapport et tous les workflows définis au niveau du chapitre, cliquez sur
Arrêter en regard du champ Statut au niveau du rapport. Le statut au niveau du rapport et du chapitre
passe sur Arrêté.
○
Pour arrêter le workflow d'un chapitre spécifique, cliquez sur Arrêter au niveau de ce chapitre. Le statut
du chapitre passe sur Arrêté
3.3.5 Réinitialisation des workflows pour un rapport et ses
chapitres.
1.
Dans SAP Disclosure Management, cliquez sur l'onglet Paramètres.
2.
Cliquez sur le lien Rapports.
144
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Aide de l'utilisateur
Aide du gestionnaire
Le système affiche une liste des rapports existants. Si nécessaire, utilisez les listes Filtreret Période pour
limiter le nombre de rapports affichés.
3.
Sélectionnez le rapport.
4.
Cliquez sur Réinitialiser le workflow.
5.
Dans la boîte de dialogue Confirmer, cliquez sur OK.
Le système réinitialise tous les workflows du rapport sur le statut Initialisation.
3.3.6
Réinitialiser un workflow individuel du chapitre
1.
Dans SAP Disclosure Management, cliquez sur l'onglet Paramètres.
2.
Cliquez sur le lien Rapports dans la zone de travail.
Le système affiche une liste des rapports existants. Si nécessaire, utilisez les listes Filtreret Période pour
limiter le nombre de rapports affichés.
3.
Sélectionnez le rapport.
4.
Cliquez sur Modifier le rapport.
5.
Dans l'onglet Workflow, cliquez sur Réinitialiser pour le chapitre spécifique.
Le statut du workflow passe sur Initialisation
3.4
Administration des chapitres
Après avoir créé un rapport, vous devez définir une arborescence du rapport avec des chapitres et des souschapitres. Vous pouvez soit télécharger la structure des chapitres et modifier les données de base des chapitres
créés automatiquement, soit créer les chapitres et les données de base manuellement. Dans ce cas, vous pouvez
configurer le chapitre en partant de zéro ou le lier à d'autres rapports.
Avant de définir l'arborescence du rapport, vous devez collecter toutes les informations requises pour configurer
une structure, par exemple si le rapport doit afficher différents workflows au niveau du chapitre.
Attention
Il n'est pas possible de créer de chapitres lorsque le workflow porte le statut Rapport ou chapitre en cours de
traitement.
3.4.1
Création de chapitres
Lors de la création de chapitres, vous sélectionnez le type de chapitre, de contenu et de workflow.
Vous pouvez configurer la structure de chapitre manuellement dans SAP Disclosure Management ou l'importer
via un téléchargement XML. Dans ce cas, chaque chapitre individuel doit utiliser les données de base.
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145
Lors de la création des chapitres, vous pouvez créer la structure finale du rapport. Vous pouvez aussi créer les
chapitres à un niveau unique et les structurer ultérieurement. Si vous appliquez la seconde procédure, tenez
compte de l'héritage dans SAP Disclosure Management, notamment de l'héritage du type de workflow.
Types de chapitre
Les types de chapitre définis dans SAP Disclosure Management sont les suivants :
●
Standard
Ces chapitres sont gérés séparément. SAP Disclosure Management prend en charge les types de contenu
suivants pour les chapitres standard :
○
Microsoft Office Word (97-2003) (.doc)
○
Microsoft Office Excel (97-2003) (.xls)
○
Word ML (.WordML)
○
XML (.xml)
○
Microsoft Office Word (.docx)
○
Microsoft Office Excel (.xlsx)
Remarque
Les types de contenu disponibles dépendent du type de rapport précédemment affecté au rapport.
●
Liaison
Ces chapitres ne contiennent ni texte ni données ; ils font uniquement référence à un autre chapitre. Les
données de base et les documents des chapitres liés sont exclusivement gérés dans le rapport d'origine. Vous
pouvez créer une lien vers un chapitre unique ou vers une structure de rapport avec un chapitre et des souschapitres. Cette fonction permet d'utiliser le même chapitre dans différents rapports. Par exemple, la page de
garde est un chapitre unique utilisé dans différents rapports comme premier chapitre.
Lorsque vous ajoutez des sous-chapitres au chapitre que vous avez lié à un rapport, ces sous-chapitres
apparaissent également sous forme de liens.
Remarque
Il n'est pas possible de créer de lien vers un chapitre lié.
●
Sans contenu
Ces chapitres ne contiennent pas de texte. Ils sont utilisés en tant qu'éléments de structure dans
l'arborescence du rapport, par exemple les chapitres de dossier.
●
Copie liée
Ces chapitres contiennent le contenu copié du chapitre sélectionné. Vous pouvez utiliser le contenu copié
comme base et ajouter vos modifications. Le nouveau chapitre et le chapitre source sont gérés
indépendamment.
Lors de la modification du chapitre, vous pouvez afficher le chapitre source ou utiliser la fonction Copier le
contenu pour copier à nouveau le contenu d'origine du chapitre source dans le chapitre réel.
●
XBRL lié
Ces chapitres contiennent uniquement des liens vers les documents Microsoft Office Word. A partir du
nouveau chapitre, vous pouvez ouvrir le document lié dans le Report Builder et marquer les données
pertinentes.
146
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Remarque
Vous pouvez uniquement lier les documents au format .docx.
Types de workflow et restrictions
Par défaut, tous les chapitres héritent du workflow configuré au niveau du rapport. Vous pouvez interrompre
l'héritage au niveau du chapitre et affecter un autre workflow au chapitre qui transmet le workflow à ses souschapitres.
Les conditions d'affectation de workflows au niveau du chapitre sont les suivantes :
●
Lorsque le statut du workflow au niveau parent (rapport ou chapitre) est défini surInitialisation ou Arrêté, vous
pouvez interrompre l'héritage au niveau enfant et modifier le workflow par défaut. Si le workflow au niveau
parent est défini sur En cours d'exécution, vous devez l'arrêter pour pouvoir modifier le workflow au niveau
enfant.
●
Si le workflow au niveau parent est lancé et que les chapitres qui lui sont affectés sont déjà modifiés (statut de
workflow Chapitres en cours), il n'est pas possible de modifier le workflow au niveau enfant.
Informations associées
Arrêt d'un workflow de rapport ou de chapitre [page 144]
3.4.1.1
1.
Création d'un chapitre
Dans SAP Disclosure Management, cliquez sur l'onglet Rapport, sélectionnez une Période et un Rapport.
Remarque
S'il s'agit d'un nouveau rapport, le système affiche un message pour avertir l'utilisateur qu'il ne contient
pas encore de chapitres.
2.
Dans l'onglet Généralités, sélectionnez le niveau dans l'arborescence du rapport auquel vous souhaitez
ajouter le chapitre.
3.
Cliquez sur l'icône Ajouter un chapitre (
4.
Dans la boîte de dialogue Nouveau chapitre, sélectionnez Standard dans la liste Type de chapitre.
5.
Entrez un nom pour le chapitre.
6.
Dans la liste Type de contenu, sélectionnez le type de document.
) dans l'en-tête de la zone de navigation.
Remarque
La sélection des types de contenu dépend du type de rapport.
Aide de l'utilisateur
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147
7.
Sélectionnez Visible dans Disclosure Management :
○
Si le contenu du chapitre doit apparaître comme le fournisseur de données dans la boîte de dialogue de
sélection de la source de données (paramètre par défaut pour les fichiers Excel), cochez la case.
○
Si le contenu du chapitre ne doit pas être utilisé en tant que fournisseur de données (paramètre par
défaut pour les fichiers Word et PPT), décochez la case.
8.
Pour créer un autre chapitre après celui-ci, cochez la case Ajouter et créer un autre chapitre.
9.
Cliquez sur Ajouter un chapitre pour enregistrer les paramètres. Le nouveau chapitre apparaît dans la
structure du rapport dans la zone de navigation.
Le chapitre hérite de la date d'échéance et des paramètres de workflow du niveau parent auquel il est affecté.
Restriction
1.
Les caractères suivants ne sont pas autorisés dans les noms de chapitre : / \ < > * " ? | § ' ² ³ % : + & ° ,
2.
Vous ne pouvez pas créer un nom de chapitre qui se termine par un point, tel que, chapitre.
3.
Vous ne pouvez pas créer un nom de chapitre avec deux points consécutifs ou plus dans le nom, tel que,
chapitre..1
Informations associées
Sélection d'un workflow de chapitre [page 149]
Modification de la date d'échéance des chapitres [page 152]
Désactivation d'un chapitre [page 153]
Modification du type de contenu d'un chapitre [page 153]
3.4.1.2
1.
Création d'un lien vers un chapitre
Dans SAP Disclosure Management, cliquez sur l'onglet Rapport, sélectionnez une Période et un Rapport.
Remarque
S'il s'agit d'un nouveau rapport, le système affiche un message pour avertir l'utilisateur qu'il ne contient
pas encore de chapitres.
2.
Cliquez sur l'onglet Généralités.
3.
Sélectionnez le niveau dans l'arborescence du rapport auquel vous souhaitez ajouter le chapitre.
4.
Cliquez sur l'icône Ajouter un nouveau chapitre (
5.
Dans la boîte de dialogue Nouveau chapitre, sélectionnez Lier dans la liste Type de chapitre.
6.
Dans la liste Période, sélectionnez la période du rapport contenant les chapitres à lier.
7.
Dans la liste Rapport, sélectionnez le rapport contenant les chapitres à lier. Le système affiche la structure
complète du rapport sélectionné.
8.
Cliquez sur le chapitre vers lequel vous souhaitez créer un lien.
148
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).
Aide de l'utilisateur
Aide du gestionnaire
9.
Pour créer un autre chapitre après celui-ci, cochez la case Ajouter et créer un autre chapitre.
10. Cliquez sur Ajouter.
Les chapitres sont affichés dans la structure du rapport dans la zone de navigation. Les chapitres liés
affichent une icône en forme de flèche encadrée ( ) devant le titre.
Remarque
Pour supprimer un chapitre lié, cliquez sur l'icône Supprimer le chapitre sélectionné dans l'en-tête de
l'arborescence de navigation.
3.4.1.3
Affichage d'un workflow de rapport ou de chapitre
1.
Dans SAP Disclosure Management, sélectionnez l'onglet Rapport.
2.
Sélectionnez une période et un rapport.
Remarque
S'il s'agit d'un nouveau rapport, le système affiche un message pour avertir l'utilisateur qu'il ne contient
pas encore de chapitres.
3.
Dans l'onglet Généralités, sélectionnez le chapitre ou le rapport dont vous souhaitez afficher le workflow.
4.
Cliquez sur l'onglet Workflow.
Le système affiche un organigramme des étapes du workflow affecté. Les informations figurant dans les zones
Statut et Nom indiquent si le workflow est transmis à un document parent ou si le chapitre possède son propre
workflow.
3.4.1.4
1.
Sélection d'un workflow de chapitre
Dans SAP Disclosure Management, cliquez sur l'onglet Rapport, sélectionnez une Période et un Rapport.
Remarque
S'il s'agit d'un nouveau rapport, le système affiche un message pour avertir l'utilisateur qu'il ne contient
pas encore de chapitres.
2.
Dans l'onglet Généralités, cliquez sur le chapitre dont vous souhaitez modifier le workflow.
3.
Cliquez sur l'onglet Workflow.
L'onglet Workflow affiche un graphique avec les étapes du workflow affecté. Les zones au-dessus du
graphique sont désactivées.
4.
Cliquez sur le lien Annuler l'héritage dans la barre d'information en couleur.
La barre change de couleur et affiche un nouveau lien pour annuler l'annulation. Les zones au-dessus du
graphique sont à présent activées.
5.
Sélectionnez un nom, puis le workflow requis dans la liste.
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149
Remarque
Seuls les workflows actifs peuvent être sélectionnés. Vous devez lancer le workflow du chapitre
séparément du workflow au niveau du rapport.
Remarque
Pour réinitialiser l'héritage de workflow, cliquez sur le lien Annuler l'annulation de l'héritage dans la barre
d'information en couleur.
Informations associées
Lancement du workflow du chapitre [page 143]
3.4.1.5
Importation de structures de chapitres
Vous pouvez importer un fichier XML qui définit une structure de rapport complète plutôt que de créer chaque
chapitre manuellement.
Le fichier XML peut uniquement être téléchargé lorsque le workflow porte le statut Initialisation ou Arrêté.
Lorsque vous téléchargez un fichier XML, le système contrôle la validité de la structure du rapport. Si le fichier
XML contient des erreurs, le système vous indique dans quel élément les erreurs sont survenues.
Attention
Lorsque vous téléchargez un fichier XML, il écrase une structure existante et tous les chapitres existants sont
supprimés.
Structure du fichier XML
L'élément racine dans le fichier XML doit être <chapitres>. Cet élément peut contenir n'importe quel nombre
d'éléments <chapitre>.
L'exemple suivant illustre la définition d'un chapitre standard :
<chapter>
<name>Chapter 1</name>
<chaptertype>standard</chaptertype>
<contenttype>doc<contenttype>
</chapter>
Remarque
Déterminez si les types de contenu du fichier XML sont autorisés par le type de rapport.
150
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Aide du gestionnaire
L'exemple suivant illustre la définition d'un nœud sans contenu :
<chapter>
<name>Folder</name>
<chaptertype>noncontent</chaptertype>
<contenttype>empty<contenttype>
</chapter>
Dans l'élément <type de chapitre>, les valeurs suivantes sont autorisées :
Valeur
Description
standard
Chapitre normal avec contenu.
sans contenu
Nœud auquel aucun contenu n'est associé.
Dans l'élément <type de contenu>, les valeurs suivantes sont autorisées :
Valeur
Description
doc
Microsoft Word (97-2003)
wordml
WordML (extension .xml)
docx
Microsoft Word
ppt
Microsoft Power Point (97-2003)
pptx
Microsoft PowerPoint
xls
Microsoft Excel (97-2003)
xlsx
Microsoft Excel
xsd
Schéma XML
xml
XML (Extensible Markup Language)
ixbrl
iXBRL (In-line Extensible Business Reporting Lan­
guage)
xbrl
XBRL (Extensible Business Reporting Language)
zip
Taxonomie XBRL
Vous pouvez saisir les valeurs de <type de contenu> en majuscules ou en minuscules.
Pour créer des sous-chapitres, vous pouvez placer les éléments <chapitre> dans un autre élément
<chapitre>.
Exemple
L'exemple suivant illustre un fichier XML qui définit deux chapitres, le second chapitre étant doté de deux souschapitres :
<chapters>
<chapter>
<name>Chapter 1</name>
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<chaptertype>standard</chaptertype>
<contenttype>docx</contenttype>
</chapter>
<chapter>
<name>Chapter 2</name>
<chaptertype>noncontent</chaptertype>
<contenttype>empty</contenttype>
<chapter>
<name>Subchapter A</name>
<chaptertype>standard</chaptertype>
<contenttype>xlsx</contenttype>
</chapter>
<chapter>
<name>Subchapter B</name>
<chaptertype>standard</chaptertype>
<contenttype>pptx</contenttype>
</chapter>
</chapter>
</chapters>
3.4.1.5.1
Importation d'une structure de chapitres
1.
Dans SAP Disclosure Management, cliquez sur l'onglet Paramètres.
2.
Cliquez sur le lien Rapports.
Le système affiche une liste des rapports existants. Si nécessaire, utilisez les listes Filtreret Période pour
limiter le nombre de rapports affichés.
3.
Sélectionnez le rapport.
4.
En bas de la liste, cliquez sur Modifier le rapport.
5.
Dans l'onglet Importer, cliquez sur Parcourir pour accéder au fichier XML.
6.
Cliquez deux fois sur le fichier concerné.
Le chemin est entré dans la zone Fichier.
7.
Cliquez sur Importer pour télécharger le fichier dans SAP Disclosure Management.
8.
Cliquez sur l'icône Accueil (
3.4.2
) pour revenir à la liste des rapports.
Modification des chapitres
Vous pouvez modifier les données de base des chapitres et déplacer les chapitres dans la structure de
l'arborescence du rapport, indépendamment du fait qu'il existe ou non des documents associés et tant que le
statut du workflow n'est pas défini sur Rapport en cours.
3.4.2.1
Modification de la date d'échéance des chapitres
Une fois le rapport créé, vous devez définir une date d'échéance pour l'achèvement des chapitres au niveau du
rapport. Les chapitres héritent de cette date comme valeur par défaut, mais elle peut être modifiée
individuellement pour chaque chapitre.
152
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Aide de l'utilisateur
Aide du gestionnaire
Pour modifier la date d'échéance d'un chapitre :
1.
Dans SAP Disclosure Management, cliquez sur l'onglet Rapport.
2.
Sélectionnez une période et un rapport.
3.
Dans l'onglet Généralités, cliquez sur le chapitre dont vous souhaitez modifier les données de base.
4.
Cliquez sur l'icône Modifier le chapitre sélectionné
5.
Dans la boîte de dialogue Modifier le chapitre, pour sélectionner la date d'échéance, cliquez sur l'icône de
calendrier (
6.
dans l'en-tête de l'arborescence de navigation.
) en regard de Date d'échéance.
Cliquez sur OK pour enregistrer les changements.
3.4.2.2
Désactivation d'un chapitre
Les derniers chapitres créés sont activés par défaut. Vous pouvez changer ce paramètre en modifiant les données
de base du chapitre. Vous pouvez désactiver les chapitres, par exemple lorsque vous souhaitez que les éditeurs
les traitent ultérieurement, ou si vous souhaitez que le chapitre soit ignoré lors de la création du rapport.
Les sous-chapitres héritent du statut inactif du niveau parent. Si vous déplacez un sous-chapitre d'un secteur
désactivé à un secteur activé, il est automatiquement activé. Si vous joignez un chapitre actif en tant que souschapitre d'un chapitre désactivé, le sous-chapitre est automatiquement désactivé.
Pour définir un chapitre sur inactif :
1.
Dans SAP Disclosure Management, dans l'onglet Rapport, sélectionnez une Période et un Rapport.
2.
Dans l'onglet Généralités, cliquez sur le chapitre dont vous souhaitez modifier les données de base.
3.
Cliquez sur l'icône Modifier le chapitre sélectionné (
4.
Dans la boîte de dialogue Modifier le chapitre, désélectionnez Le chapitre est actif.
5.
Cliquez sur OK pour enregistrer vos modifications.
3.4.2.3
) dans l'en-tête de l'arborescence de navigation.
Modification du type de contenu d'un chapitre
Si le chapitre contient déjà un document, le document et toutes ses révisions sont supprimés lorsque le type de
contenu est modifié.
Pour modifier le type de contenu d'un chapitre :
1.
Dans SAP Disclosure Management, dans l'onglet Rapport, sélectionnez une Période et un Rapport.
2.
Dans l'onglet Généralités, cliquez sur le chapitre dont vous souhaitez modifier les données de base.
3.
Cliquez sur l'icône Modifier le chapitre sélectionné
4.
Dans la boîte de dialogue Modifier le chapitre, cliquez sur le lien Modifier situé à gauche de la liste Type de
contenu. Le système affiche une boîte de dialogue pour confirmer la modification du type de contenu et ses
conséquences.
5.
Cliquez sur Oui pour poursuivre.
6.
Sélectionnez un autre type de contenu.
Aide de l'utilisateur
Aide du gestionnaire
dans l'en-tête de l'arborescence de navigation.
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153
7.
Cliquez sur OK pour enregistrer vos modifications.
Informations associées
Création de chapitres [page 145]
3.4.2.4
Modification d'un paramètre préconfiguré
SAP Disclosure Management développe des paramètres préconfigurés pour les types de rapports. Le système
applique les paramètres séparément au rapport et aux chapitres. Les paramètres ne sont pas hérités du rapport
au niveau du chapitre et doivent être gérés pour chaque niveau.
N'oubliez pas
Les paramètres au niveau du chapitre remplacent ceux au niveau du rapport.
1.
Dans SAP Disclosure Management, dans l'onglet Rapport, sélectionnez une Période et un Rapport.
2.
Dans l'onglet Généralités, sélectionnez le rapport ou le chapitre.
3.
Sélectionnez l'onglet Configuration.
L'onglet Configuration affiche une liste des paramètres préconfigurés. Le type de paramètre dépend du type
de rapport et des types de sortie associés (Word, PDF, Excel, XBRL, PowerPoint).
4.
Actualisez les paramètres, si nécessaire.
Remarque
Pour appliquer un modèle différent pour un type de sortie, entrez le nom de fichier, y compris l'extension
de fichier, du modèle concerné dans la zone Nom de modèle.
5.
Cliquez sur Enregistrer pour confirmer vos modifications.
3.4.2.5
Suppression d'un chapitre
Vous pouvez uniquement supprimer les chapitres d'origine qui affichent le statut de l'étape initiale du workflow
(comme En cours dans le workflow répondant au principe des quatre yeux par défaut) et qui ne sont pas des
chapitres liés dans d'autres rapports. Vous pouvez supprimer les chapitres liés à tout moment, mais pas le
chapitre d'origine.
Pour supprimer un chapitre :
1.
Dans SAP Disclosure Management, cliquez sur l'onglet Rapport, sélectionnez une Période et un Rapport.
2.
Dans l'onglet Généralités, cliquez sur le chapitre à supprimer.
3.
Cliquez sur l'icône Supprimer le chapitre sélectionné
154
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dans l'en-tête de l'arborescence de navigation.
Aide de l'utilisateur
Aide du gestionnaire
4.
Dans la boîte de dialogue Confirmer, cliquez sur OK pour supprimer le chapitre.
3.4.3
Modification de la structure du rapport
1.
Dans SAP Disclosure Management, cliquez sur l'onglet Rapport, sélectionnez une Période et un Rapport.
2.
Dans l'onglet Généralités, sélectionnez le chapitre à déplacer dans la structure du rapport.
Les flèches figurant dans l'en-tête de l'arborescence de navigation indiquent les mouvements possibles :
Option
Description
Déplacer vers le haut au même niveau
Déplacer vers le bas au même niveau
Déplacer d'un niveau
Déplacer dans un niveau
Une flèche désactivée indique que la fonction n'est pas disponible à ce niveau pour l'élément sélectionné.
3.
Utilisez les flèches pour déplacer le chapitre vers l'emplacement souhaité.
3.5
Gestion de l'accès aux rapports et aux chapitres
L'accès aux différents niveaux de la structure et à leurs documents et activités liés est régi par les paramètres
d'autorisation de l'utilisateur et les conditions du workflow. L'administrateur système définit les autorisations
globales de l'utilisateur et les conditions globales du workflow dans le système. SAP Disclosure Management
permet aux utilisateurs d'influencer les paramètres généraux en utilisant des paramètres supplémentaires au
niveau du rapport ou du chapitre. Les utilisateurs n'ont pas besoin d'être affectés à des rôles dans les données de
base utilisateur.
Les rôles sont affectés au niveau du rapport et/ou du chapitre par le gestionnaire de rapports. Le gestionnaire
détermine quels sont les utilisateurs autorisés à modifier un document et à exécuter les activités de workflow.
Pour en savoir plus sur les autorisations et les rôles, voir l'aide en ligne générale.
Onglets au niveau du rapport et du chapitre
Les onglets affichés par le système sont déterminés par les droits d'accès de l'utilisateur et le niveau dans la
structure du rapport. Cette section présente les fonctions relatives aux onglets Autorisations et Conditions de
workflow dans les rapports et les chapitres. Les tâches liées aux autorisations sont exécutées au niveau du
rapport et du chapitre. Les tâches liées aux conditions de workflow sont exécutées uniquement au niveau du
chapitre, car l'onglet Conditions de workflow est uniquement disponible à ce niveau.
Pour accéder à une présentation complète des onglets disponibles dans le système, voir l'aide en ligne générale.
Aide de l'utilisateur
Aide du gestionnaire
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155
Autorisations
Les autorisations déterminent l'accès aux rapports et aux chapitres pour les afficher, les modifier et annuler les
modifications ; elles affectent indirectement la gestion des activités de workflow en ce sens que vous limitez le
droit d'exécuter une activité de workflow directement ou en utilisant des rôles.
De plus, vous pouvez déterminer l'accès aux rapports pour : les gérer, les verrouiller, annuler tous les chapitres, les
déverrouiller, les modifier pour réécriture et les soumettre.
Si les utilisateurs disposent déjà d'autorisations globales, vous pouvez affecter des exigences d'autorisations
supplémentaires au niveau du chapitre et du rapport. Si les utilisateurs ne disposent pas d'autorisations globales,
vous devez déterminer tous leurs droits d'accès au niveau du chapitre et du rapport. Ces autorisations
spécifiques au niveau sont définies comme étant locales.
Vous pouvez ajouter des utilisateurs et définir leurs droits d'accès local ou augmenter les droits des utilisateurs
existants. Vous pouvez limiter les autorisations globales existantes dans l'onglet Autorisations du chapitre sur les
entités.
Conditions et restrictions de workflow
Les conditions de workflow régissent l'accès aux étapes et aux activités. Lors de la conception d'un workflow,
vous affectez le droit d'exécuter des activités de workflow, déterminées par les conditions, à des rôles ou
autorisations spécifiques. Les chapitres peuvent hériter de ces conditions de workflow avec le workflow. Vous
pouvez interrompre l'héritage des paramètres de workflow et affecter des conditions de workflow
supplémentaires à un chapitre dans les conditions suivantes :
●
Tant que le statut du workflow au niveau parent est défini sur Initialisation ou En cours d'exécution, vous
pouvez interrompre l'héritage des niveaux enfant et modifier les conditions de workflow.
●
Si le workflow au niveau parent est défini sur En cours d'exécution, vous devez d'abord arrêter le workflow
pour modifier les conditions de workflow aux niveaux enfant.
Pour en savoir plus sur les workflows, voir l'aide en ligne générale.
Informations associées
Arrêt d'un workflow de rapport ou de chapitre [page 144]
3.5.1
Conception de l'accès au niveau du rapport
Au niveau du rapport, vous pouvez définir des exigences d'autorisations supplémentaires qui sont héritées par
tous les chapitres joints.
Remarque
Les autorisations héritées peuvent être remplacées par celles définies au niveau du chapitre.
156
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Aide de l'utilisateur
Aide du gestionnaire
3.5.1.1
Suppression des autorisations utilisateur locales au
niveau du rapport
1.
Dans SAP Disclosure Management, dans l'onglet Rapport, sélectionnez une Période et un Rapport.
2.
Dans l'onglet Généralités, sélectionnez le niveau de rapport.
3.
Dans l'onglet Autorisations, sélectionnez l'entrée dans la liste des Utilisateurs avec autorisations.
4.
Dans la liste des Autorisations affectées, décochez les cases des rôles à supprimer pour l'utilisateur
sélectionné.
5.
Cliquez sur OK pour enregistrer vos modifications.
3.5.1.2
Ajout d'autorisations locales pour les nouveaux
utilisateurs au niveau du rapport
1.
Dans SAP Disclosure Management, dans l'onglet Rapport, sélectionnez une Période et un Rapport.
2.
Dans l'onglet Généralités, sélectionnez le niveau de rapport.
3.
Dans l'onglet Autorisations, cliquez sur Ajouter un utilisateur.
4.
Dans la liste Sélectionner l'utilisateur, sélectionnez l'utilisateur.
5.
Cochez les cases des rôles que vous souhaitez affecter localement à l'utilisateur sélectionné.
6.
Cliquez sur OK pour enregistrer vos modifications.
Cochez l'entrée sélectionnée dans la liste des utilisateurs existants. Le système affiche l'utilisateur avec
toutes ses autorisations.
3.5.1.3
Vérification et ajout d'autorisations locales pour les
utilisateurs existants au niveau du rapport
1.
Dans SAP Disclosure Management, dans l'onglet Rapport, sélectionnez une Période et un Rapport.
2.
Dans l'onglet Généralités, sélectionnez le niveau de rapport auquel vous souhaitez configurer l'accès.
3.
Cliquez sur l'onglet Autorisations.
Le système affiche le panneau Autorisations dans la zone de travail. Le panneau Utilisateurs avec
autorisations affiche une liste des utilisateurs existants et de leur autorisation d'accès globale et locale, et
indique le type d'autorisation pour chaque utilisateur.
4.
Sélectionnez l'entrée à modifier.
N'oubliez pas
Il n'est pas possible de modifier la sélection des rôles globaux.
Le système affiche la liste des Autorisations affectées, une présentation des rôles existants avec les
autorisations liées au niveau du chapitre et du rapport.
5.
Cochez les cases des rôles supplémentaires que vous souhaitez affecter localement à l'utilisateur
sélectionné.
Aide de l'utilisateur
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157
6.
Cliquez sur OK pour enregistrer vos modifications.
Remarque
Si vous n'êtes pas autorisé à modifier les autorisations utilisateur, vous pouvez seulement les visualiser.
3.5.2
Conception de l'accès au niveau du chapitre
Les autorisations et conditions de workflow des chapitres sont héritées du niveau parent auquel ils appartiennent.
Pour permettre la personnalisation des autorisations et conditions de workflow au niveau enfant, il est nécessaire
d'interrompre l'héritage. Les autorisations et conditions au niveau du chapitre prévalent sur les paramètres des
niveaux parent auxquels est affecté le chapitre.
Contactez l'administrateur système pour obtenir des informations détaillées sur le workflow, y compris les
étapes, les activités et les conditions, que vous pouvez utiliser pour vous aider à affecter correctement les
conditions spécifiques au chapitre.
Informations associées
Gestion de l'accès aux rapports et aux chapitres [page 155]
3.5.2.1
Ajout d'autorisations locales pour un utilisateur au
niveau du chapitre
Vous pouvez définir des conditions supplémentaires liées au rôle ou à l'ID utilisateur pour chaque activité du
workflow de chapitre. Ces conditions supplémentaires impliquent que la personne qui exécute une activité pour
l'étape du workflow détienne à la fois le rôle et l'autorisation définis au niveau du workflow par l'administrateur
système et le rôle et l'ID utilisateur définis au niveau du chapitre par le gestionnaire de rapports.
Exemple 1 : Vous pouvez affecter deux utilisateurs ou plus à une activité en déterminant que l'étape suivante soit
déclenchée uniquement une fois que tous les utilisateurs ont exécuté l'activité.
Exemple 2 : Vous pouvez affecter un rôle d'auditeur comme condition supplémentaire dans l'activité
d'approbation de sorte que l'étape suivante soit déclenchée uniquement si l'auditeur affecte un statut
d'approbation.
Pour ajouter des autorisations locales pour un utilisateur au niveau du chapitre :
1.
Dans Disclosure Management, dans l'onglet Rapport, sélectionnez une période et un rapport.
2.
Dans l'onglet Généralités, sélectionnez le chapitre.
3.
Dans l'onglet Autorisations, cliquez sur le lien Annuler l'héritage dans la barre d'information en couleur.
La barre change de couleur et affiche un nouveau lien pour annuler l'annulation. Dans la liste Utilisateurs avec
autorisations, le système affiche les utilisateurs existants et leurs autorisations, et indique le type
d'autorisation pour chaque utilisateur.
158
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Aide de l'utilisateur
Aide du gestionnaire
4.
Cliquez sur Ajouter un utilisateur.
Le système affiche la liste Sélectionner l'utilisateur dans le panneau Autorisations affectées. Les utilisateurs
répertoriés ne disposent pas de droits globaux ni de droits de rapport locaux. Cette nouvelle liste répertorie
les rôles existants et les autorisations liées au niveau du chapitre.
5.
Sélectionnez des utilisateurs dans la liste Sélectionner l'utilisateur.
6.
Cochez les cases des rôles que vous souhaitez affecter localement à l'utilisateur sélectionné.
7.
Cliquez sur OK pour enregistrer vos modifications.
Informations associées
Vérification et ajout d'autorisations locales pour les utilisateurs existants au niveau du rapport [page 157]
3.5.2.2
Chapitre Autorisations
Un chapitre commun désigne un chapitre figurant dans tous les rapports pendant une période spécifique.
●
Un administrateur peut sélectionner un utilisateur et lui accorder des autorisations pour tous les chapitres
communs parmi les rapports d'une période définie.
●
Lorsqu'un utilisateur ou une période est sélectionné(e), une liste de tous les chapitres communs et de leurs
rôles s'affiche.
●
Les rôles affectés à chaque chapitre commun de cet utilisateur s'affichent avec une case à cocher
sélectionnée.
●
Un administrateur peut affecter de nouveaux rôles en cochant la case placée à côté du rôle et du chapitre
commun, puis en sélectionnant Soumettre.
●
Si un utilisateur soumet les autorisations de chapitres communs, l'héritage des autorisations des souschapitres est rompu et ces autorisations sont définies localement pour les chapitres.
3.5.2.3 Suppression de toutes les autorisations locales
affectées au niveau du chapitre
Lorsque vous décidez des autorisations et conditions à supprimer, il est important de déterminer s'il est
nécessaire de supprimer toutes les autorisations et conditions affectées localement ou les autorisations locales
d'un utilisateur spécifique.
Pour supprimer les autorisations locales affectées au niveau d'un chapitre :
1.
Dans SAP Disclosure Management, dans l'onglet Rapport, sélectionnez une Période et un Rapport.
2.
Dans l'onglet Généralités, sélectionnez le chapitre.
3.
Dans l'onglet Autorisations, cliquez sur le lien Annuler l'annulation de l'héritage dans la barre d'information
en couleur.
La barre change de couleur et affiche le lien pour annuler l'héritage.
Aide de l'utilisateur
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159
Attention
Toutes les autorisations locales au niveau du chapitre sont supprimées. Le fait de cliquer à nouveau sur le
lien ne restaure pas les autorisations locales.
Informations associées
Suppression des autorisations utilisateur locales au niveau du rapport [page 157]
3.5.2.4 Vérification et modification des conditions pour les
activités des étapes du workflow
1.
Dans SAP Disclosure Management, dans l'onglet Rapport, sélectionnez une Période et un Rapport.
2.
Dans l'onglet Généralités, sélectionnez le chapitre.
3.
Cliquez sur l'onglet Conditions de workflow.
La liste Transitions disponibles affiche les activités du workflow, appelées transitions, entre deux étapes de
workflow.
4.
Cliquez sur le lien Annuler l'héritage dans la barre d'information en couleur.
La barre change de couleur et affiche un nouveau lien pour annuler l'annulation.
5.
Pour chaque activité à modifier, cliquez sur le lien Afficher pour savoir si des conditions sont déjà définies au
niveau du chapitre.
La table Conditions personnalisées disponibles répertorie les ID et les rôles que l'utilisateur qui exécute
l'activité doit détenir en plus du rôle et des autorisations définis au niveau du workflow.
6.
Cliquez sur Ajouter pour définir des conditions personnalisées.
7.
Dans la boîte de dialogue Nouvelle condition personnalisée, sélectionnez un type :
○
L'utilisateur est affecté à un rôle : Si vous sélectionnez cette option, l'activité doit être exécutée par un
utilisateur affecté à un rôle spécifique. Dès qu'un utilisateur exécute l'action, le workflow passe à l'étape
suivante.
○
Utilisateur spécifique : Si vous sélectionnez cette option, l'activité doit être exécutée par un utilisateur
spécifique.
Remarque
Si vous spécifiez plusieurs utilisateurs, l'activité doit être exécutée par chaque utilisateur spécifié. Le
workflow passe à l'étape suivante uniquement lorsque tous les utilisateurs spécifiés ont exécuté
l'activité en question.
8.
Pour rechercher l'utilisateur :
a) Cliquez sur Rechercher en regard de la zone Valeur.
b) Dans la boîte de dialogue Recherche de rôle (l'utilisateur est affecté à un rôle) ou Recherche d'un
utilisateur (utilisateur spécifique), sélectionnez l'entrée requise dans la liste.
9.
160
Cliquez sur Ajouter pour appliquer l'entrée sélectionnée.
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Aide de l'utilisateur
Aide du gestionnaire
L'entrée sélectionnée est entrée dans la zone Valeur.
10. Cliquez sur OK pour enregistrer vos modifications.
Le système ajoute le rôle ou l'utilisateur dans la table Conditions personnalisées disponibles.
3.5.2.5 Configuration de plusieurs approbateurs pour une
étape de workflow
Le workflow du rapport ne doit pas être encore lancé. S'il a déjà été lancé, vous devez réinitialiser le workflow du
rapport avant de pouvoir modifier les paramètres.
Vous pouvez préciser qu'une étape du workflow d'un chapitre spécifique doit être exécutée par plusieurs
utilisateurs avant que le workflow ne passe à l'étape suivante. Cette fonction est souvent utilisée pour l'activité
Approuver pour les chapitres qui requièrent l'approbation de plusieurs utilisateurs.
Remarque
Si l'un des utilisateurs que vous avez configurés ne peut pas approuver un chapitre, par exemple si
l'approbateur tombe soudainement malade, il est impossible d'entrer un remplaçant.
Si le workflow est bloqué, un administrateur peut désactiver l'utilisateur malade dans Administration des
utilisateurs. Le système supprime les utilisateurs désactivés du processus d'approbation. Ainsi, l'approbation
de cet utilisateur n'est plus nécessaire pour le passage à l'étape suivante.
1.
Sélectionnez une période et un rapport.
2.
Sélectionnez le chapitre pour lequel vous souhaitez configurer plusieurs approbateurs.
3.
Sélectionnez l'onglet Conditions du workflow.
4.
Si le document hérite des conditions personnalisées de workflow de son document parent, vous devez
annuler l'héritage.
5.
Choisissez une activité pour laquelle vous souhaitez configurer plusieurs approbateurs (par exemple, l'activité
Approuver) et cliquez sur Afficher.
6.
Ajout d'un utilisateur.
Dans la boîte de dialogue Nouvelle condition personnalisée, choisissez le type Utilisateur spécifique.
Pour en savoir plus sur la recherche d'utilisateurs, voir Vérification et modification des conditions pour les
activités des étapes du workflow [page 160].
7.
Répétez l'étape n°6 pour chaque utilisateur supplémentaire dont l'approbation devra être nécessaire pour
cette étape.
Le workflow ne passera à l'étape suivante qu'une fois que tous les utilisateurs que vous avez configurés pour cette
étape l'ont approuvée.
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161
3.5.2.6 Suppression des conditions locales pour une activité
unique au niveau du chapitre
1.
Dans SAP Disclosure Management, dans l'onglet Rapport, sélectionnez une Période et un Rapport.
2.
Dans l'onglet Généralités, sélectionnez le chapitre.
3.
Dans l'onglet Conditions de workflow, cliquez sur le lien Afficher de l'activité requise pour savoir si des
conditions sont déjà définies au niveau du chapitre.
4.
Dans la liste des Conditions personnalisées disponibles, sélectionnez la condition personnalisée à supprimer.
5.
Cliquez sur Supprimer.
3.5.2.7 Suppression de toutes les conditions locales définies
au niveau du chapitre
1.
Dans SAP Disclosure Management, dans l'onglet Rapport, sélectionnez une Période et un Rapport.
2.
Dans l'onglet Généralités, sélectionnez le chapitre.
3.
Cliquez sur l'onglet Conditions de workflow, puis sur le lien Annuler l'annulation de l'héritage dans la barre
d'information en couleur.
La barre change de couleur et affiche le lien pour annuler l'héritage.
Attention
Toutes les conditions locales au niveau du chapitre sont supprimées de façon permanente.
3.6
Gestion des rapports
Dans SAP Disclosure Management, un rapport est une consolidation de chapitres. Le document consolidé ne
contient pas de données liées. Ce n'est pas une combinaison de chapitres, mais une fusion du contenu des
chapitres. Il n'est pas possible de générer à nouveau les chapitres d'un rapport ou de modifier les chapitres
d'origine.
Onglets disponibles au niveau du rapport et du chapitre
Les onglets affichés pour les rapports et les chapitres dépendent des droits d'accès de l'utilisateur et du niveau
sélectionné dans la structure du rapport. Cette section présente les fonctions liées aux onglets Généralités,
Actualisation du contenu et Révisions. Pour accéder à une présentation complète des onglets dans le système,
consultez l'aide en ligne générale.
162
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Aide de l'utilisateur
Aide du gestionnaire
Données des documents
Les documents SAP Disclosure Management peuvent contenir à la fois des données qualitatives et quantitatives.
Les données qualitatives (texte) des documents sont généralement modifiées via les fonctionnalités standard de
l'application Microsoft Office correspondante. Les données quantitatives (valeurs numériques) existent en tant
que données liées uniquement dans les documents de chapitre dont les caractéristiques sont supprimées dans le
document consolidé. Elles sont généralement, mais pas uniquement, traitées via les fonctionnalités des
compléments de SAP Disclosure Management chargés dans les applications Microsoft Office. L'une des
principales fonctionnalités est l'actualisation du contenu, qui peut être exécutée non seulement localement dans
le document en cours, mais aussi sur le portail au niveau du serveur.
Activités dans le cycle de vie des documents
Pour déclencher le statut d'un document dans SAP Disclosure Management, le gestionnaire doit exécuter
différentes activités. Les gestionnaires standard sont responsables de l'approbation et du refus des chapitres
individuels, ainsi que de la modification et de la finalisation du document consolidé.
Il existe des activités standard liées au workflow du principe de double vérification, développé par SAP Disclosure
Management, mais le client peut définir des workflows personnels et des activités basées sur des besoins
spécifiques.
Pour en savoir plus sur les workflows dans SAP Disclosure Management, reportez-vous à l'aide en ligne générale.
3.6.1
Génération de rapports consolidés
Le système permet de générer des rapports à différentes étapes selon les paramètres de configuration.
Documents consolidés générés avec des paramètres par défaut
L'administrateur système peut autoriser la génération de rapport uniquement lorsque tous les chapitres associés
ont atteint leur étape ou statut final(e) de workflow. Avant de générer un rapport, l'activité de lancement doit être
exécutée pour changer le statut du workflow en Rapport en cours.
Tant que les chapitres n'ont pas atteint leur étape ou statut final(e), il est possible de générer un aperçu du
document consolidé. Selon les plug-ins installés dans SAP Disclosure Management, vous pouvez afficher les
documents au format HTML ou PDF. Après l'approbation et la génération du document consolidé, il est possible
d'afficher un aperçu du rapport en tant qu'image incorporée.
Documents consolidés générés avec des paramètres personnalisés
Vous pouvez générer un rapport à toutes les étapes du développement du contenu des chapitres,
indépendamment du fait que tous les chapitres sont ou non achevés. Sachant que vous gérez simultanément les
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163
chapitres individuels et le document consolidé, il est recommandé d'exécuter l'activité de lancement au niveau du
rapport uniquement une fois tous les chapitres terminés et approuvés, car le statut Rapport en cours bloque la
modification des chapitres.
3.6.1.1
Sélection d'un chapitre ou d'un rapport dans l'onglet
Généralités
1.
Dans SAP BusinessObjects Disclosure Management, dans l'onglet Rapport, sélectionnez une période et un
rapport.
2.
Dans l'onglet Généralités, sélectionnez l'objet à modifier dans l'arborescence du rapport.
3.
Sélectionnez Modifier.
3.6.1.2
1.
Génération d'un rapport
Dans SAP Disclosure Management, dans l'onglet Rapport, sélectionnez une Période et un Rapport.
Remarque
S'il s'agit d'un nouveau rapport, le système affiche un message pour avertir l'utilisateur qu'il ne contient
pas encore de chapitres.
2.
Dans l'onglet Généralités, sélectionnez le niveau de rapport dans l'arborescence du rapport.
3.
Dans le panneau Workflow, cliquez sur l'activité de lancement.
4.
Cliquez sur Créer.
5.
Dans la boîte de dialogue Ajouter un commentaire, saisissez un commentaire, si nécessaire.
6.
Cliquez sur OK pour confirmer le commentaire.
Selon le nombre de chapitres et leur taille, la génération du rapport peut prendre plusieurs minutes. Le
système affiche ensuite un message pour confirmer que le rapport a bien été généré. Les boutons permettant
de modifier et d'afficher le document sont alors activés.
Informations associées
Sélection d'un chapitre ou d'un rapport dans l'onglet Généralités [page 164]
3.6.1.3
Aperçu d'un document dans un format externe
1.
Dans SAP Disclosure Management, dans l'onglet Rapport, sélectionnez une Période et un Rapport.
2.
Dans l'onglet Généralités, sélectionnez le rapport ou le chapitre dans l'arborescence du rapport.
164
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Aide de l'utilisateur
Aide du gestionnaire
3.
Dans la section Types d'aperçus disponibles, sélectionnez une option d'aperçu :
○
4.
Cliquez sur Aperçu dans Word pour afficher un document Word.
○
Cliquez sur Aperçu en PDF pour afficher un document PDF.
○
Cliquez sur Aperçu dans Word2HTML pour afficher un document HTML.
○
Cliquez sur Aperçu en XBRL pour afficher un document XBRL.
Si le chapitre sélectionné contient des sous-chapitres, sélectionnez l'une des options suivantes dans la boîte
de dialogue Aperçu :
○
Pour que l'aperçu du document n'affiche que le contenu du niveau sélectionné, sélectionnez Chapitre en
cours uniquement.
○
Pour que l'aperçu d'un document n'affiche que le contenu du chapitre sélectionné et tous ses souschapitres, sélectionnez Avec sous-chapitres.
5.
Cliquez sur OK.
Le système ouvre une nouvelle fenêtre et affiche le document.
6.
Cliquez sur Fermer.
3.6.1.4 Aperçu d'un chapitre ou d'un rapport à l'aide d'une
vue incorporée
1.
Dans SAP Disclosure Management, dans l'onglet Rapport, sélectionnez une Période et un Rapport.
2.
Dans l'onglet Généralités, sélectionnez le rapport ou le chapitre dans l'arborescence du rapport.
3.
Cliquez sur Afficher l'aperçu sous la section Workflow.
Le système affiche la barre du moniteur, une barre de défilement avec de brefs aperçus des pages du
document. Vous pouvez utiliser la flèche à gauche et à droite de la barre pour faire défiler le document.
4.
Cliquez sur l'image de l'aperçu dans la barre pour agrandir la page.
Le système ouvre une fenêtre contextuelle pour afficher la page.
3.6.1.5
Affichage de l'historique d'un document
Vous pouvez afficher pour chaque document un historique qui répertorie toutes les actions exécutées sur le
document en question, indépendamment du fait qu'il a été ou non modifié au cours de l'action. Vous pouvez
suivre les modifications apportées au document via les révisions de document.
1.
Dans SAP Disclosure Management, dans l'onglet Rapport, sélectionnez une Période et un Rapport.
2.
Dans l'onglet Généralités, sélectionnez le niveau requis (rapport/chapitre) dans l'arborescence du rapport.
Les détails de niveau sont affichés dans la zone de travail.
3.
Cliquez sur l'onglet Historique.
L'onglet Historique répertorie toutes les actions exécutées sur les différentes révisions du document dans les
colonnes suivantes :
Colonne
Description
Révision
Affiche le numéro de révision.
Aide de l'utilisateur
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165
Colonne
Description
Action
Affiche l'action exécutée sur le document ou le statut de l'étape, indépendamment du fait que le contenu
du document a été ou non modifié.
Utilisateur
Affiche le nom de l'utilisateur qui a exécuté l'action.
Date
Affiche la date de la révision.
Commentaire Affiche le commentaire de l'utilisateur lorsqu'il a exécuté l'action.
Informations associées
Suivi des modifications apportées aux documents [page 169]
3.6.2
Modification du contenu qualitatif des rapports
Le contenu qualitatif d'un document de rapport est modifié dans l'application Microsoft Office correspondante.
Comme le document du rapport consolidé ne contient pas de données liées, vous devez utiliser les outils standard
de l'application concernée pour modifier le texte.
Cette section vous explique comment extraire et recharger le rapport consolidé et présente la fonction de suivi et
de comparaison pour les données qualitatives et quantitatives.
Remarque
Pour pouvoir modifier un rapport consolidé, vous devez avoir lancé l'activité au niveau du rapport et généré le
document consolidé.
3.6.2.1
Extraction et rechargement de rapports et de
chapitres
Pour modifier un document, vous l'avez préalablement extrait de SAP BusinessObjects Disclosure Management.
Pour enregistrer le document dans SAP BusinessObjects Disclosure Management, vous l'avez rechargé. Un
document extrait ne peut être modifié. Seuls les utilisateurs disposant de certains droits d'administrateur peuvent
annuler une extraction et la connexion entre l'utilisateur effectuant les modifications et le document. Une fois le
document approuvé, il n'est plus possible de le modifier ou de l'extraire.
N'oubliez pas
Dans Microsoft Word et Microsoft Excel, le menu Disclosure Management vous permet d'enregistrer et de
fermer un document sans le recharger. Cependant, les documents PowerPoint restent extraits si vous n'utilisez
pas les boutons appropriés dans le menu Disclosure Management.
1.
166
Dans SAP BusinessObjects Disclosure Management, dans l'onglet Rapport, sélectionnez une période et un
rapport.
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Aide de l'utilisateur
Aide du gestionnaire
2.
Dans l'onglet Généralités, sélectionnez le rapport ou le chapitre dans l'arborescence du rapport.
3.
Cliquez sur Modifier pour ouvrir le document dans l'application Microsoft correspondante.
Le système d'exploitation affiche le statut de l'extraction du document et la barre d'outils de Disclosure
Management dans l'application Microsoft.
4.
Une fois le document ouvert pour modification, appliquez les modifications nécessaires.
5.
Une fois vos modifications effectuées, dans la barre d'outils de Disclosure Management, cliquez sur Appliquer
les modifications pour enregistrer et recharger votre document dans SAP BusinessObjects Disclosure
Management.
Pour enregistrer votre document, l'utilisation de l'option standard Enregistrer d'Office n'est pas
recommandée.
Dans le cas de Word et d'Excel, si vous enregistrez le document à l'aide de l'option Fichier Enregistrer ,
le fichier sera enregistré, mais le document restera verrouillé dans SAP BusinessObjects Disclosure
Management.
6.
Dans la boîte de dialogue Commentaire de rechargement, entrez un Commentaire expliquant et répertoriant
les modifications appliquées.
Le commentaire s'affichera dans la présentation des révisions et pourra servir à identifier la révision
adéquate.
7.
Sélectionnez l'une des options suivantes pour indiquer l'étape suivante souhaitée une fois votre document
rechargé :
8.
○
Pour recharger définitivement le document modifié et continuer à travailler dans SAP BusinessObjects
Disclosure Management, sélectionnez Fermer.
○
Pour recharger et extraire à nouveau le document, sélectionnez Modifier. Cette action enregistre la
révision dans SAP BusinessObjects Disclosure Management et vous pouvez continuer à modifier le
document.
○
Pour recharger le document et le rouvrir en mode d'affichage, sélectionnez Afficher.
Cliquez sur OK.
Attention
Si le document est extrait par l'utilisateur et que celui-ci se déconnecte du serveur SAP BusinessObjects
Disclosure Management, l'utilisateur ne peut plus recharger le chapitre. Le chapitre doit être enregistré
localement et peut être téléchargé via l'onglet de téléchargement du composant du serveur SAP
BusinessObjects Disclosure Management.
Pour fermer le document et le recharger sans enregistrer les modifications dans SAP BusinessObjects Disclosure
Management, sélectionnez Ignorer les modifications. Aucune révision ne sera créée.
Pour comparer la dernière révision du document à une version précédente, cliquez sur Comparer.
3.6.2.2 Extraction locale de chapitres et rapports pour les
modifier dans Word ou Excel
Si vous préférez modifier un document hors ligne, vous pouvez l'enregistrer sur votre disque local et le conserver
sur le serveur avec le statut Extrait. Lorsque vous avez terminé la modification de la copie locale, vous la
rechargez dans SAP BusinessObjects Disclosure Management.
Aide de l'utilisateur
Aide du gestionnaire
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167
Attention
Tant qu'il n'est pas rechargé, le système affiche un message d'erreur si un autre utilisateur essaie d'extraire le
document dans SAP BusinessObjects Disclosure Management. Si l'administrateur système annule l'extraction
dans le portail, vous ne pouvez pas recharger votre version. Vous devrez télécharger votre fichier sur le serveur
en tant que nouvelle version.
1.
Dans SAP BusinessObjects Disclosure Management, dans l'onglet Rapport, sélectionnez une période et un
rapport.
2.
Dans l'onglet Généralités, sélectionnez le rapport ou le chapitre dans l'arborescence du rapport.
3.
Cliquez sur Modifier.
4.
Dans l'application Microsoft Office qui s'ouvre, sélectionnez
5.
Naviguez jusqu'au dossier dans lequel vous souhaitez enregistrer le fichier.
Fichier
Enregistrer sous .
Attention
Ne modifiez pas le nom du fichier.
6.
Cliquez sur Enregistrer.
7.
Fermez l'application Microsoft Office.
8.
Dans la boîte de dialogue Voulez-vous vraiment effectuer cette opération ?, sélectionnez Conserver le fichier
en extraction.
Attention
Si vous enregistrez le document uniquement sur votre disque local en utilisant l'option Conserver le fichier
en extraction et que l'administrateur système annule l'extraction dans le portail pour un motif quelconque,
toutes les modifications apportées à votre version enregistrée sur le disque local sont perdues.
9.
Cliquez sur OK.
10. Pour enregistrer le document et le recharger dans SAP BusinessObjects Disclosure Management à partir du
disque local, sélectionnez
Disclosure Management
Appliquer les modifications .
Attention
Si le document est extrait par l'utilisateur et que celui-ci se déconnecte du serveur SAP BusinessObjects
Disclosure Management, l'utilisateur ne peut plus recharger le chapitre. Le chapitre doit être enregistré
localement et peut être téléchargé via l'onglet de téléchargement du composant du serveur SAP
BusinessObjects Disclosure Management.
Informations associées
Extraction et rechargement de rapports et de chapitres [page 166]
168
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3.6.2.3
Suivi des modifications apportées aux documents
Toute modification du contenu d'un document est considérée comme une révision, qu'il s'agisse de la
modification d'une donnée existante ou de l'ajout de données qualitatives ou quantitatives.
Vous pouvez afficher et télécharger des révisions sélectionnées, ou restaurer le statut spécifique d'un document
dans le système à utiliser pour la modification du document. Outre le fait de pouvoir comparer les révisions dans
SAP BusinessObjects Disclosure Management, vous pouvez également comparer des documents archivés avec
des documents externes.
Pour reconnaître aisément une version sans avoir à ouvrir le document, nous vous recommandons d'utiliser le
champ de commentaire avant d'enregistrer les modifications dans le document, le commentaire apparaissant
ainsi dans la liste des révisions.
Remarque
La modification du statut d'une étape de workflow, par exemple Start Work ou Approve Document, ne
constitue pas une révision et n'apparaît pas dans la liste des révisions. Elle apparaît toutefois dans l'historique
du rapport.
La liste des révisions se compose des colonnes suivantes :
●
Révision - affiche le numéro de révision.
●
Taille - affiche la taille du document en kilo-octets.
●
Action - affiche l'action ayant modifié le contenu du document et entraîné la création de la révision.
●
Utilisateur - affiche l'utilisateur ayant effectué l'action.
●
Date - affiche la date de création de la révision.
●
Commentaire - affiche le commentaire saisi par l'utilisateur lors de l'exécution de l'action.
3.6.2.3.1
chapitre
Affichage de la révision d'un rapport ou d'un
1.
Dans SAP BusinessObjects Disclosure Management, dans l'onglet Rapport, sélectionnez une période et un
rapport.
2.
Dans l'onglet Généralités, sélectionnez le rapport ou le chapitre dans l'arborescence du rapport.
3.
Dans l'onglet Révisions, sélectionnez la révision à afficher.
4.
Cliquez sur Visualiser.
Le document s'affiche dans une nouvelle fenêtre distincte.
3.6.2.3.2
rapport
1.
Téléchargement d'une révision de chapitre ou de
Dans SAP BusinessObjects Disclosure Management, dans l'onglet Rapport, sélectionnez une période et un
rapport.
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Aide du gestionnaire
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169
2.
Dans l'onglet Généralités, sélectionnez le rapport ou le chapitre dans l'arborescence du rapport.
3.
Dans l'onglet Révisions, sélectionnez la révision à télécharger, puis cliquez sur Télécharger.
4.
Dans la boîte de dialogue File Download (Téléchargement de fichier), cliquez sur Enregistrer.
5.
Dans la boîte de dialogue Enregistrer sous, recherchez l'emplacement dans lequel vous souhaitez enregistrer
le document. Modifiez le nom du fichier si nécessaire.
6.
Pour enregistrer le fichier, cliquez sur Enregistrer.
3.6.2.3.3
chapitre
Comparaison des révisions d'un rapport ou d'un
1.
Dans SAP BusinessObjects Disclosure Management, dans l'onglet Rapport, sélectionnez une période et un
rapport.
2.
Dans l'onglet Généralités, sélectionnez le rapport ou le chapitre dans l'arborescence du rapport.
3.
Dans l'onglet Révisions, sélectionnez la révision à laquelle vous voulez comparer la dernière version du
document.
4.
Cliquez sur Afficher les modifications.
Le système ouvre et fusionne les deux révisions en un document de comparaison dans l'application Microsoft
Office appropriée. Les modifications sont mises en surbrillance dans Excel ou suivies par des commentaires
dans Word.
5.
Révisez les commentaires de comparaison. Si nécessaire, vous pouvez enregistrer le document de
comparaison sur un ordinateur ou un emplacement de serveur.
3.6.2.3.4
chapitre
Restauration d'une révision de rapport ou de
1.
Dans SAP BusinessObjects Disclosure Management, dans l'onglet Rapport, sélectionnez une période et un
rapport.
2.
Dans l'onglet Généralités, sélectionnez le rapport ou le chapitre dans l'arborescence du rapport.
3.
Dans l'onglet Révisions, sélectionnez la révision à restaurer.
4.
Dans la boîte de dialogue Confirmer, cliquez sur OK pour restaurer la révision.
Le système archive la version de la révision sélectionnée comme dernière révision du document. Le commentaire
créé automatiquement indique la version restaurée.
3.6.2.3.5
Comparaison d'un rapport et d'un fichier externe
1.
Dans SAP BusinessObjects Disclosure Management, dans l'onglet Rapport, sélectionnez une période et un
rapport.
2.
Dans l'onglet Généralités, sélectionnez le rapport ou le chapitre dans l'arborescence du rapport.
170
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Aide de l'utilisateur
Aide du gestionnaire
3.
Dans l'onglet Révisions, sélectionnez la révision à comparer à un fichier externe.
4.
Pour naviguer jusqu'au fichier externe, cliquez sur Parcourir.
5.
Cliquez deux fois sur le fichier.
Le chemin d'accès au fichier est entré dans le champ Fichier.
6.
Sélectionnez un type de rapport :
7.
○
Sélectionnez Consolidé si vous souhaitez intégrer le contenu des deux fichiers.
○
Sélectionnez Côte à côte si vous souhaitez comparer les documents côte à côte dans l'application
correspondante.
Cliquez sur Comparer des fichiers.
3.6.3 Actualisation du contenu quantitatif dans les rapports
et les chapitres.
SAP Disclosure Management permet d'actualiser des données quantitatives liées extraites des bases de données
de l'une des façons suivantes :
●
Dans SAP Disclosure Management
●
Avec une application Microsoft Office
Un gestionnaire de rapports affiche toutes les actualisations du contenu du serveur. Pour en savoir plus, reportezvous à l'aide en ligne. L'actualisation du contenu du serveur peut être exécutée au niveau du rapport et du
chapitre. La manipulation technique est identique. Cela dépend des droits d'accès de l'utilisateur, de son
autorisation ou non à actualiser et à quel niveau.
Mise à jour les données dans les chapitres et les documents consolidés
Actualiser le contenu au niveau du rapport n'actualise pas le document consolidé, car le document consolidé ne
contient pas de données liées. Pour mettre à jour un document consolidé, vous devez régénérer le document de
rapport à partir des documents du chapitre mis à jour.
Si vous actualisez le contenu au niveau du rapport, tous les contenus liés des chapitres correspondants seront
mis à jour. Le système met à jour d'abord les données des sources de données externes, puis les données des
sources de données internes (cache de données).
Connexion aux sources de données
Il existe des sources de données internes et externes pour les liaisons de données de contenu. La source interne
est le cache données de SAP Disclosure Management, les sources de données externes peuvent être celles prises
en charge par l'actualisation du contenu. Si vous avez besoin de modifier les données extraites d'un système
externe ou si un chapitre requiert des données à partir d'une source de données interne et externe, une connexion
via le cache de données est obligatoire.
Aide de l'utilisateur
Aide du gestionnaire
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171
Pour plus d'informations sur les caches de données dans SAP Disclosure Management, reportez-vous à l'aide
générale.
Emplacement du cache de données dans la structure du rapport
Selon les besoins du client, le cache de données peut être dans l'arborescence du rapport ou dans un document
indépendant de SAP Disclosure Management. Si le cache de données se trouve dans l'arborescence du rapport, la
mise à jour de l'actualisation du contenu permet de s'assurer que les données liées sont mises à jour.
Cependant, si le cache de données figure dans un document indépendant, vous devez actualiser le contenu dans
le document indépendant de cache de données, ainsi que dans le rapport.
Informations associées
Affichage des protocoles pour les actualisations de contenu et les fonctions XBRL dans le gestionnaire de
protocoles [page 189]
3.6.3.1
Actualisation du contenu lié aux données
Prérequis :
●
Le contenu doit être lié à l'aide d'une des sources de données suivantes : SAP BW, SQL Server ou cache de
données de SAP BusinessObjects Disclosure Management.
●
Pour appliquer des modifications aux données extraites d'un système externe, ou si un chapitre a besoin de
données de sources externes et internes, la connexion via le cache de données est obligatoire.
●
Les fichiers suivants doivent être chargés sur le serveur (par l'administrateur système) : config20.xml,
BIP_WordTableDef.doc et BIP_WordTableTagging.xml.
●
Vous avez besoin d'un accès à la source de données.
SAP BusinessObjects Disclosure Management permet d'actualiser les données quantitatives liées extraites des
bases de données directement à partir du portail alors que le document reste fermé en arrière-plan.
Restriction
L'actualisation de contenu ne prend pas en charge les formules Excel. Vous trouverez ci-dessous une liste des
formules prises en charge.
Pour actualiser du contenu lié :
1.
Dans SAP BusinessObjects Disclosure Management, dans l'onglet Rapport, sélectionnez une période et un
rapport.
2.
Dans l'onglet Généralités, sélectionnez le rapport ou le chapitre dans l'arborescence du rapport.
Les détails de niveau sont affichés dans l'espace de travail.
3.
Cliquez sur l'onglet Actualisation du contenu.
172
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Aide de l'utilisateur
Aide du gestionnaire
Le système affiche tous les dossiers de synthèse utilisés pour lier le contenu aux données.
4.
Cliquez sur Lancer l'actualisation.
5.
Dans la boîte de dialogue Se connecter à XXXX (où XXXX est le nom de la source de données), connectez-vous
à la source de données.
6.
Cliquez sur Connexion.
Le système se connecte à la source de données et actualise le contenu lié. Le système affiche un message
d'information précisant que l'actualisation du contenu a été exécutée correctement.
7.
Pour afficher le protocole du processus d'actualisation, cliquez sur le lien Afficher le protocole du message
d'information.
8.
Pour afficher les variables utilisées dans les requêtes, cliquez sur le lien Afficher les variables.
9.
Pour afficher les modifications des données avant et après l'actualisation, cliquez sur Afficher les
modifications.
Remarque
Uniquement disponible au niveau des chapitres.
Informations associées
Sélection d'un chapitre ou d'un rapport dans l'onglet Généralités [page 164]
3.6.4
Activités des rapports et chapitres dans les documents
Pour terminer un workflow, l'utilisateur réalise différentes étapes dans les chapitres et rapports. Les étapes sont
contrôlées par les activités que les utilisateurs appliquent au document, d'abord au chapitre individuel, puis au
rapport consolidé. Le système affiche uniquement les activités auxquelles l'utilisateur connecté a accès.
Restriction
Les activités ne sont pas exécutées sur les chapitres liés aux données.
Cette section explique comment gérer les activités basées sur le workflow par défaut avec principe des quatre
yeux. Les workflows propres au client peuvent utiliser des activités différentes, mais il doit toujours y avoir des
activités de début et de fin pour la phase de modification du document et pour l'approbation ou le refus d'un
document.
Commentaires dans les activités
Lors de la conception d'un workflow, vous pouvez stipuler que les utilisateurs qui exécutent des activités
expliquent leur choix. C'est utile pour le responsable de l'étape suivante.
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173
Notification par e-mail
La configuration système peut stipuler que le système envoie des notifications par e-mail aux responsables des
étapes de workflow. Avec le paramètre par défaut, aucun e-mail n'est envoyé. Si la notification par e-mail est
définie comme facultative, le système affiche une boîte de dialogue demandant confirmation. Si la notification par
e-mail est définie comme obligatoire, le système l'envoie automatiquement.
Droits des activités
La possibilité d'exécuter une activité dépend de plusieurs facteurs :
●
L'affectation de l'utilisateur à une unité. Les utilisateurs peuvent uniquement accéder aux rapports créés dans
l'unité à laquelle ils sont affectés.
●
Les autorisations utilisateur globales non spécifiques au rapport ou au chapitre.
●
Les autorisations utilisateur locales spécifiques au chapitre ou au rapport.
●
Les conditions globales configurées pour l'exécution des activités du workflow.
●
Les conditions locales configurées pour l'exécution des activités du chapitre.
Workflow par défaut avec principe des quatre yeux.
Les activités du workflow avec principe des quatre yeux comprennent :
●
Start Work : le chapitre ou le rapport est prêt à être modifié. Il est important de définir l'activité de lancement
avant de modifier un document pour que le statut de workflow adéquat soit créé.
●
Terminer : le document est terminé et en attente d'approbation.
●
Approuver : le gestionnaire ou l'approbateur approuve un chapitre ou rapport terminé.
●
Refuser : le gestionnaire ou l'approbateur indique que l'éditeur doit réviser le document. Le système requiert
la saisie d'un commentaire.
●
Reopen : l'éditeur peut rétablir le statut de l'étape sur Ouvert tant que l'activité Terminer n'a pas été exécutée.
Les approbateurs peuvent rétablir le statut d'étape sur Ouvert s'ils ont refusé un document par erreur. Les
éditeurs sélectionnent cette activité pour un chapitre ou un rapport refusé afin d'indiquer qu'ils sont en train
de réviser le document. Tant que la modification du rapport n'a pas commencé, un chapitre approuvé peut
être rouvert pour modification. Le document est rétabli au statut Ouvert. Le système requiert la saisie d'un
commentaire.
3.6.4.1 Lancement ou achèvement d'un document dans un
workflow avec principe des quatre yeux
1.
Dans SAP BusinessObjects Disclosure Management, dans l'onglet Rapport, sélectionnez une période et un
rapport.
2.
Dans l'onglet Généralités, sélectionnez le rapport ou le chapitre dans l'arborescence du rapport.
174
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Aide du gestionnaire
3.
Sélectionnez une des Activités possibles dans le panneau Workflow :
○
Cliquez sur Start Work pour modifier le document.
○
Cliquez sur Terminer pour conclure la modification.
3.6.4.2 Réinitialisation d'un document dans un workflow avec
principe des quatre yeux
1.
Dans SAP BusinessObjects Disclosure Management, dans l'onglet Rapport, sélectionnez une période et un
rapport.
2.
Dans l'onglet Généralités, sélectionnez le rapport ou le chapitre dans l'arborescence du rapport.
3.
Dans le panneau Workflow, sélectionnez une des Activités possibles.
4.
Sélectionnez le lien Réinitialiser.
Le système rétablit le statut de l'étape sur Ouvert
3.6.4.3 Approbation d'un chapitre ou d'un rapport dans un
workflow répondant au principe des "quatre yeux"
1.
Dans SAP Disclosure Management, dans l'onglet Rapport, sélectionnez une Période et un Rapport.
2.
Dans l'onglet Généralités, sélectionnez le rapport ou le chapitre dans l'arborescence du rapport.
3.
Dans le panneau Workflow de SAP Disclosure Management, sélectionnez Approuver.
Remarque
Si le niveau de rapport n'est pas activé pour la modification, vous pouvez utiliser l'activité Reopen.
Le statut de l'étape de traitement passe à Approuvé.
3.6.4.4 Refus d'un chapitre ou d'un rapport dans un workflow
répondant au principe des "4 yeux".
1.
Dans SAP Disclosure Management, dans l'onglet Rapport, sélectionnez une Période et un Rapport.
2.
Dans l'onglet Généralités, sélectionnez le rapport ou le chapitre dans l'arborescence du rapport.
3.
Dans le panneau Workflow du rapport ou du chapitre, cliquez sur le lien Refuser pour refuser le document et
le renvoyer à l'auteur.
4.
Dans la boîte de dialogue Ajouter un commentaire, entrez les raisons pour lesquelles vous avez refusé le
document.
5.
Cliquez sur OK. Le statut de l'étape en cours passe sur Refusé.
Aide de l'utilisateur
Aide du gestionnaire
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175
3.6.4.5 Réouverture d'un rapport ou d'un chapitre dans un
workflow répondant au principe des 4 yeux
1.
Dans SAP Disclosure Management, dans l'onglet Rapport, sélectionnez une Période et un Rapport.
2.
Dans l'onglet Généralités, sélectionnez le rapport ou le chapitre dans l'arborescence du rapport.
3.
Dans le panneau Workflow, cliquez sur le lien Reopen.
4.
Dans la boîte de dialogue Ajouter un commentaire, expliquez pourquoi vous rouvrez le document.
5.
Cliquez sur OK.
Le système rétablit le statut de l'étape sur Ouvert
3.6.5
Verrouillage des rapports
Vous pouvez verrouiller un rapport pour qu'aucun autre utilisateur ne puisse le modifier.
Prérequis
Les autorisations suivantes sont associées à la fonction de verrouillage :
Autorisation
Description
verrouiller
Permet de verrouiller un rapport.
déverrouiller
Permet de déverrouiller un rapport.
annuler tous les chapitres
Permet d'annuler l'extraction de tous les chapitres du
rapport.
Cette annulation n'est possible que si le rapport est
verrouillé.
Pour en savoir plus, voir “Autorisations” dans le Guide de sécurité SAP Disclosure Management.
Notifications par e-mail
Lorsque vous verrouillez ou déverrouillez un rapport, vous pouvez déterminer que le système envoie des
notifications par e-mail à tous les utilisateurs associés à ce rapport.
Un administrateur peut configurer l'objet et le corps du texte de ces notifications par e-mail sous
Administration
176
Configuration du système
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E-mail .
Aide de l'utilisateur
Aide du gestionnaire
3.6.5.1
Gestion des chapitres extraits
Lorsque vous verrouillez un rapport, d'autres utilisateurs peuvent toutefois extraire des chapitres. Vous pouvez
définir les actions que les autres utilisateurs sont autorisés à exécuter sur ces chapitres lorsque le rapport est
verrouillé.
1.
Dans l'onglet Paramètres, sélectionnez Rapports.
2.
Sélectionnez un rapport, puis cliquez sur Modifier le rapport.
3.
Dans l'onglet Généralités, sélectionnez une valeur pour les options suivantes :
Option
Description
Autoriser le rechargement du chapitre
pendant le verrouillage
Si vous sélectionnez Oui, les autres utilisateurs peuvent recharger des
chapitres qui avaient été extraits lorsque le verrouillage était appliqué.
Autoriser l'annulation de l'extraction du
chapitre pendant le verrouillage
Si vous sélectionnez Oui, les autres utilisateurs peuvent annuler l'extraction
des chapitres qui avaient été extraits lorsque le verrouillage était appliqué.
Remarque
Ces options sont également affichées dans une boîte de dialogue lorsque vous verrouillez un rapport. Si
vous modifiez l'un de ces paramètres dans les paramètres du rapport, il sera également modifié dans la
boîte de dialogue et inversement.
3.6.5.2
1.
Verrouillage d'un rapport
Dans l'onglet Généralités du rapport, cliquez sur le bouton de commande Verrouiller.
Le bouton de commande Verrouiller est visible uniquement si vous disposez des autorisations requises.
2.
3.
Dans la boîte de dialogue Verrouiller, saisissez un commentaire (facultatif) et définissez les paramètres des
options suivantes :
Option
Description
Envoyer une notification aux utilisateurs
Cochez cette case pour envoyer une notification par e-mail aux utilisateurs
qui sont associés à ce rapport.
Autoriser le rechargement du chapitre
pendant le verrouillage
Cochez cette case pour permettre à d'autres utilisateurs de recharger des
chapitres pendant le verrouillage du rapport.
Autoriser l'annulation de l'extraction du
chapitre pendant le verrouillage
Cochez cette case pour permettre à d'autres utilisateurs d'annuler
l'extraction des chapitres pendant le verrouillage du rapport.
Cliquez sur OK.
Le système journalise une entrée dans l'historique du rapport et de chaque chapitre verrouillé.
Remarque
Les chapitres liés ne sont pas verrouillés.
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177
3.6.6
Réécriture des rapports
Vous pouvez apporter des modifications à un document de rapport, puis appliquer ces modifications aux
documents respectifs du chapitre.
Par exemple, cela peut être utile si vous souhaitez rechercher et remplacer un terme dans un rapport.
Chapitres pris en charge
Seuls les types de chapitres Standard et Copie liée sont pris en charge. Les chapitres liés ne sont pas réécrits.
Seuls les types de contenus de chapitre Microsoft Office Word (DOC, DOCX et WordML) sont pris en charge.
3.6.6.1
Modification et réécriture d'un rapport
Un rôle comportant l'autorisation de réécriture doit vous avoir été affecté. Pour en savoir plus, voir “Autorisations”
dans le Guide de sécurité SAP Disclosure Management.
Le rapport doit être verrouillé. Pour en savoir plus, voir Verrouillage des rapports [page 176]
Tous les chapitres pris en charge par la fonctionnalité de réécriture doivent être rechargés.
1.
Dans l'onglet Généralités de votre rapport, cliquez sur le bouton Réécrire.
Si l'un des documents du chapitre a été modifié après avoir créé le document du rapport, le système vous
demande si vous souhaitez recréer le rapport à partir de la révision la plus récente des chapitres. Cela est
nécessaire pour s'assurer qu'aucune modification effectuée dans les chapitres ne sera remplacée.
Le rapport est alors ouvert dans Microsoft Office Word.
2.
Apportez les modifications souhaitées au rapport.
Dans le document du rapport, le début et la fin de chaque chapitre sont indiqués par des commentaires.
Attention
Ne supprimez pas ces commentaires et n'ajoutez pas d'autres commentaires dans le document du
rapport.
Ne supprimez ni ne créez de signets dans le document de rapport.
Créer ou supprimer des commentaires ou des signets modifierait la structure du rapport. Ainsi, il ne serait
plus possible de réécrire le rapport.
Attention
Si vous créez ou supprimez accidentellement des commentaires ou des signets, ne rechargez pas le
rapport. Cliquez sur
178
Ignorer les modifications.
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3.
Dans le volet Disclosure Management, cliquez sur
Réécrire.
4.
Dans la boîte de dialogue qui s'affiche, assurez-vous que les chapitres que vous souhaitez réécrire sont
sélectionnés.
Conseil
Lorsque vous travaillez sur de gros rapports, vous pouvez trouver utiles les fonctions des actions et des
options.
5.
Cliquez sur Appliquer.
Le système réécrit les chapitres sélectionnés dans les documents du chapitre. Cela inclut toutes les modifications
textuelles ainsi que les modifications basiques de format (comme gras ou italiques.) Les modifications des styles
de Microsoft Office Word ne sont pas mises à jour dans les documents du chapitre. Les performances dépendent
du nombre et de la taille des chapitres.
Le système crée une nouvelle révision pour chaque chapitre que vous avez sélectionné.
Le système crée une nouvelle entrée dans l'historique pour chaque chapitre que vous avez sélectionné.
Remarque
La réécriture d'un rapport n'enregistre pas le document du rapport. Pour enregistrer et recharger le document
du rapport, cliquez sur
3.7
Appliquer les modifications.
Surveillance des rapports
La surveillance fournit une liste de rapports qui répondent à différents objectifs, comme fournir une présentation
du chapitre, du workflow ou du statut des étapes du workflow, suivre les modifications appliquées aux valeurs du
rapport et créer une présentation des autorisations utilisateur pour les périodes et rapports.
3.7.1
Présentation des gestionnaires
Gestionnaire de statuts
Le Gestionnaire de statuts fournit des informations sur le statut des documents affectés aux chapitres d'un
rapport sélectionné, comme le statut par origine de workflow (niveau de rapport, niveau de chapitre, lié aux
données), puis par workflow. Au sein d'un workflow, le système indique pour chaque étape du workflow le nombre
de documents actuellement affectés à l'étape.
Dans un workflow, différentes étapes peuvent appartenir au même statut. Par conséquent, vous devez examiner
chaque workflow séparément pour évaluer correctement le statut du document. Par exemple, un workflow
comportant une étape avec le statut d'approbation est terminé lorsque le statut affiche Approuvé, alors qu'un
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179
workflow comportant trois étapes avec le statut d'approbation peut encore être en cours alors qu'il affiche un
statut Approuvé. Pour en savoir plus sur les workflows, consultez l'aide générale.
Remarque
Le Gestionnaire de statuts ne fournit pas d'informations sur le statut du document consolidé au niveau du
rapport. Vous pouvez afficher le statut du document consolidé à l'aide du Gestionnaire de statuts.
Gestionnaire de révisions
Le Gestionnaire de révisions affiche les révisions archivées des chapitres d'un rapport sélectionné.
Le rapport permet d'identifier rapidement les chapitres qui n'ont pas encore été modifiés (révision 0) et ceux qui
n'ont aucun contenu (révision -). Les chapitres sans contenu sont facilement identifiables, car ils affichent une
icône carrée vide (
) après le titre du chapitre dans l'onglet Gestionnaire de révisions.
Gestionnaire de rapports
Le Gestionnaire de rapports fournit le statut du point de vue du rapport consolidé pour tous les rapports d'une
période donnée. Ces informations sont affichées par workflow affecté au niveau du rapport, ce qui signifie qu'il
existe une entrée par rapport.
Par défaut, le rapport consolidé est généré lorsque les documents des chapitres affectés ont été approuvés et
sont terminés. Lorsque vous commencez à modifier le document consolidé, le système change le statut du
workflow en Rapport en cours. Tant que vous n'avez pas créé le document consolidé ou commencé à le modifier,
vous continuez à traiter les documents individuels au niveau du chapitre et le statut de l'étape du workflow au
niveau du rapport est En cours. Pour en savoir plus sur les workflows dans SAP Disclosure Management,
reportez-vous à l'aide générale.
La configuration des rapports
La configuration des rapports fournit des informations sur la configuration du système ou d'un rapport spécifique.
A l'aide de ce rapport, vous pouvez par exemple facilement vérifier si les utilisateurs ont été configurés avec les
autorisations adéquates ou contrôler quels sont les workflows déjà configurés dans le système, mais pas encore
activés.
Rapports de configuration du système :
●
Autorisations : Cette section répertorie tous les utilisateurs actifs et inactifs et les rôles qui leur sont affectés.
"Inactif" signifie que les utilisateurs sont configurés avec leurs données de base dans le système, mais ne
peuvent pas encore les utiliser.
●
Rôles : Cette section répertorie tous les rôles et les autorisations globales qui leur sont affectées. Les
autorisations globales font partie des données de base de l'utilisateur et sont configurées par l'administrateur
système. L'accès global n'est pas spécifique à la période ou au rapport.
180
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Aide de l'utilisateur
Aide du gestionnaire
●
Workflows : Cette section répertorie tous les workflows actifs et inactifs avec leurs étapes, activités et
conditions. "Inactif" signifie que le workflow est déjà créée dans le système, mais ne peut pas encore être
utilisé. Les activités et les conditions déterminent le mode de transition entre les étapes du workflow.
Rapport de configuration du document :
●
Autorisations : Cette section répertorie tous les utilisateurs détenant à la fois des autorisations globales et
locales au niveau du rapport et du chapitre.
●
Métadonnées personnalisées : Cette section répertorie les paramètres de sortie des formats de rapport pris
en charge au niveau du rapport et du chapitre.
●
Workflows : Cette section répertorie les paramètres du workflow au niveau du rapport et du chapitre.
Gestionnaire de balises
Le Gestionnaire de balises suit les modifications apportées à des valeurs de rapport spécifiques. Lorsque le
Gestionnaire de révisions compare les modifications apportées entre deux révisions, ces modifications n'incluent
pas uniquement des valeurs. Le Gestionnaire de balises fournit une présentation détaillée des modifications
appliquées à ces valeurs, précédemment marquées dans la source de données. Vous pouvez, par exemple voir
comment le montant total du passif a été modifié au cours de la mise à jour annuelle du rapport dans SAP
Disclosure Management.
Présentation de l'objet
La présentation de l'objet fournit les informations quantitatives d'un chapitre lié aux données. Le rapport
Présentation de l'objet permet, par exemple, de contrôler quelles sont les sources de données utilisées par le
rapport et ses chapitres, et de vérifier si un document de chapitre a été lié avec deux sources de données
différentes, ce qui peut engendrer des incohérences lors d'une actualisation du contenu.
Gestionnaire d'accès
Le Gestionnaire d'accès affiche les autorisations globales et locales des utilisateurs concernant leur accès à un
rapport spécifique et ses chapitres. Ce rapport permet d'afficher les autorisations d'accès d'un utilisateur à des
rapports et des chapitres. Il permet, par exemple, de savoir si un utilisateur est uniquement autorisé à afficher et
non à modifier un chapitre.
L'administrateur système définit les autorisations globales de l'utilisateur et les conditions globales du workflow
dans le système. Cependant, SAP Disclosure Management permet d'influencer les paramètres généraux via des
affectations définies au niveau du rapport ou du chapitre. Si nécessaire, les utilisateurs peuvent ne pas disposer
de droits globaux, mais détenir des autorisations locales pour accéder à des rapports et des chapitres
spécifiques. Pour en savoir plus sur les autorisations dans SAP Disclosure Management, reportez-vous à l'aide
générale.
Aide de l'utilisateur
Aide du gestionnaire
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Gestionnaire de filtres
Le Gestionnaire de filtres fournit des informations sur les actions de modification et d'extraction, ainsi que les
autorisations locales d'accès aux documents relatives à l'utilisateur, à l'exception de l'administrateur système.
Le rapport prend en compte les listes suivantes :
●
Extrait par - Liste de tous les documents actuellement extraits par l'utilisateur.
●
Auteur de la dernière modification - Liste de tous les documents dont la modification la plus récente a été
effectuée par l'utilisateur.
●
Autorisations locales - Liste de tous les chapitres auxquels l'utilisateur peut accéder par le biais de ses
autorisations locales.
Gestionnaire de protocoles
Le Gestionnaire de protocoles fournit une liste des statuts de réussite concernant l'exécution des actions
suivantes :
Actualisation du contenu au niveau du chapitre - Actualisation du contenu au niveau du rapport - Génération
d'instances XBRL - Validation d'instances XBRL - Actualisation d'instances XBRL
Gestionnaire de tâches
Le Gestionnaire de tâches fournit une liste des tâches exécutées par le moteur de tâche selon les autorisations
utilisateur :
●
Une liste de l'administrateur contient les actions effectuées par tous les utilisateurs.
●
Une liste de l'utilisateur contient uniquement les tâches créées par ce dernier.
Le Gestionnaire de tâches affiche le statut des tâches. Lorsque le système traite des tâches de manière
asynchrone, l'utilisateur peut vouloir obtenir des informations sur le statut des tâches.
3.7.1.1
Affichage du statut de modification des documents
de chapitre dans le Gestionnaire de statuts
1.
Dans SAP Disclosure Management, cliquez sur l'onglet Surveillance.
2.
Cliquez sur le lien Gestionnaire de statuts.
3.
Dans l'onglet Gestionnaire de statuts, sélectionnez la période et le rapport. Le workflow du rapport et les
tables du chapitre sont toujours affichés. Les autres tables relatives aux workflows ne sont affichées que si les
chapitres sont configurés avec des workflows séparés ou liés à d'autres rapports.
182
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Aide de l'utilisateur
Aide du gestionnaire
3.7.1.1.1
Tableaux Chapitre
Le tableau Chapitre du Gestionnaire de statuts liste les statuts de tous les chapitres du rapport et comprend les
colonnes suivantes :
●
Chapitre : affiche le nom de tous les chapitres contenus dans le rapport. Les chapitres comportant des souschapitres peuvent être développés ( ) et réduits ( ). Les chapitres qui sont uniquement liés dans le rapport
affichent une icône de flèche encadrée ( ) à la suite de leur nom. Les chapitres qui servent uniquement
d'éléments de structure affichent un carré vide (
) à la suite de leur nom.
●
Niveau de workflow : indique si le chapitre contient un workflow hérité du rapport sélectionné (Rapport),
possède un workflow distinct (Chapitre) ou a été lié à partir d'un autre rapport (Lié).
●
Workflow : affiche le nom du workflow.
●
Etape : affiche le statut d'étape de workflow du chapitre.
●
Auteur de la dernière modification : affiche le nom du dernier utilisateur ayant modifié le chapitre.
●
Dernière modification le : affiche l'horodatage de la dernière modification.
●
Date d'échéance : affiche la date à laquelle le chapitre doit être terminé ou approuvé. Les dates d'échéance
dépassées contiennent du texte rouge.
3.7.1.1.2
Tables de workflow
Les tables de workflow fournissent les informations suivantes sur le statut de modification des chapitres.
Icône
Statut
Ouvert
En cours
Terminé
Approuvé
Refusé
Chapitres créés dans le rapport sélectionné et héritant du workflow du rapport. Chapitres créés dans le rapport
sélectionné mais utilisant un workflow séparé. Chapitres créés dans d'autres rapports et uniquement liés au
rapport sélectionné. Remarque : Vous ne pouvez pas voir si le chapitre d'origine a hérité du workflow ou s'il
contient un workflow séparé. Une liste de tous les chapitres du rapport.
Toutes les tables répertorient les étapes du workflow et affichent les statuts et le nombre de documents qui font
actuellement partie de chaque étape. Les étapes apparaissent dans l'ordre dans lequel elles ont été installées
dans le workflow.
N'oubliez pas
Les étapes du workflow peuvent être définies individuellement, alors que les statuts sont préconfigurés par
SAP AG et ne peuvent pas être modifiés. Cela signifie que le nombre de colonnes affichées peut varier, car elles
se réfèrent à l'étape, et les icônes qui indiquent le statut de l'étape sont toujours les mêmes cinq statuts
préconfigurés.
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3.7.1.2
Affichage des révisions des chapitres des rapports
dans le Gestionnaire de révisions
1.
Dans SAP Disclosure Management, cliquez sur l'onglet Surveillance.
2.
Cliquez sur le lien Gestionnaire de révisions.
3.
Dans l'onglet Gestionnaire de révisions, sélectionnez la période et le rapport.
Le système affiche les tables suivantes :
Option
Description
Chapitre
Affiche le nom de chaque chapitre contenu dans le rapport. Les chapitres avec des sous-chapitres
peuvent être développés et réduits. Les chapitres qui sont uniquement liés dans le rapport affichent
une icône de flèche encadrée ( ) à la suite de leur nom. Les chapitres qui servent uniquement
d'éléments de structure affichent un carré vide (
) à la suite de leur nom.
Révision
Affiche les révisions du chapitre. Les chapitres sans contenu affichent un tiret (-).
Extrait par
Si le chapitre est extrait, cette colonne affiche le nom de l'utilisateur qui a extrait le chapitre.
Extrait depuis
Si le chapitre est extrait, cette colonne affiche l'horodatage de l'heure/la date à laquelle le chapitre a
été extrait..
Date d'échéance Affiche la date d'échéance pour que le chapitre soit Terminé ou Approuvé. Les dates d'échéance
dépassées contiennent du texte rouge.
3.7.1.3
Affichage de la présentation d'un workflow et d'un
statut d'étape de workflow au niveau du rapport dans le
Gestionnaire de rapports
1.
Dans SAP Disclosure Management, cliquez sur l'onglet Surveillance.
2.
Cliquez sur le lien Gestionnaire de rapports.
3.
Dans l'onglet Gestionnaire de rapports, sélectionnez la période.
Le système affiche une table pour chaque workflow dans le rapport qui inclut le nom du rapport dans lequel le
workflow est utilisé, l'étape du workflow et son statut au niveau du rapport. La légende située en regard de la table
indique les statuts utilisés dans les workflows.
Remarque
Les workflows n'affichent pas Rapport en cours car le statut du workflow doit afficher Ouvert comme étape de
statut de workflow.
3.7.1.4
Affichage du rapport de configuration du système
Pour afficher une présentation de la configuration du système actuelle contenant tous les utilisateurs avec leurs
autorisations, ainsi que les rôles et workflows disponibles :
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Aide de l'utilisateur
Aide du gestionnaire
1.
Dans SAP Disclosure Management, dans l'onglet Surveillance, cliquez sur Configuration du rapport.
2.
Pour générer le rapport au format XML, dans l'onglet Rapport de configuration du système, cliquez sur
Générer un rapport.
Remarque
Le processus de chargement peut prendre plusieurs secondes.
Le système ouvre une nouvelle fenêtre contenant des informations détaillées sur la configuration actuelle de
SAP Disclosure Management, y compris les autorisations, les rôles et les workflows.
La date et l'heure à laquelle a été créé le rapport ainsi que le nom de l'utilisateur ayant créé le rapport
apparaissent dans l'en-tête du rapport. Tous les workflows disponibles sont affichés en haut sous forme de
liens actifs permettant l'accès direct aux détails du workflow.
3.
Pour afficher les informations sur les autorisations, les rôles et les workflows ou les détails relatifs au
workflow, faites défiler et cliquez sur le lien correspondant.
Détails des autorisations utilisateur :
Connexion
Affiche l'ID utilisateur.
Prénom
Affiche le prénom de l'utilisateur.
Nom
Affiche le nom de l'utilisateur.
Actif
Affiche True ou False pour indiquer si l'ID utilisateur est
actif ou inactif.
Rôles
Affiche les rôles affectés à l'ID utilisateur.
Détails du rôle :
Rôle
Affiche tous les rôles disponibles.
Description
Fournit une courte description de chaque rôle disponible.
Autorisation générale
Liste les autorisations générales affectées aux rôles. Pour
en savoir plus sur les autorisations, voir l'aide en ligne
générale.
Détails du workflow :
4.
Nom
Affiche le nom du workflow.
Description
Fournit une courte description du workflow. Facultatif.
isActive
Affiche True ou False pour indiquer si le workflow est actif
ou inactif.
Etapes
Affiche les étapes individuelles du workflow et pour chaque
étape, les activités de transition et les conditions
correspondantes. Pour en savoir plus sur les workflows,
voir l'aide en ligne générale.
Fermez à tout moment la fenêtre contenant les informations de configuration et retournez sur l'onglet
Rapport de configuration du système.
Aide de l'utilisateur
Aide du gestionnaire
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185
3.7.1.5
rapport
Affichage d'un rapport sur les configurations de
Pour afficher une présentation de la configuration actuelle de rapport contenant les workflows de rapport et de
chapitre, les paramètres d'autorisations et de configuration :
1.
Dans SAP Disclosure Management, cliquez sur l'onglet Surveillance.
2.
Cliquez sur le lien Gestionnaire de rapports.
3.
Dans l'onglet Rapport de configuration du document, sélectionnez une période et un rapport.
4.
Cliquez sur Générer le rapport pour générer le rapport au format XML.
Remarque
Le processus de chargement peut prendre plusieurs minutes.
Le système ouvre une fenêtre contenant les informations détaillées sur la configuration actuelle des
autorisations, les paramètres de configuration et les workflows à la fois au niveau du rapport et du chapitre.
La date et l'heure à laquelle a été créé le rapport, ainsi que le nom de l'utilisateur qui a créé le rapport
apparaissent dans la partie supérieure du rapport. Tous les chapitres disponibles apparaissent sous le
diagramme sous forme de liens qui vous permettent d'accéder aux détails du chapitre.
5.
Faites défiler ou cliquez sur le lien correspondant dans la liste des chapitres pour afficher les détails
correspondant au chapitre.
Informations du rapport :
○
Autorisations :
○
Cette table répertorie les utilisateurs et leurs droits d'accès globaux et locaux définis au niveau du
rapport.
○
Utilisateur : Affiche l'ID utilisateur.
○
Source : Affiche si les autorisations ont été affectées par l'administrateur système pour le système
complet (global) ou si les autorisations ont été affectées au niveau du rapport (local).
○
Chapitre : La coche verte indique les droits d'accès affectés au niveau du chapitre.
○
Rapport : La coche verte indique les droits d'accès affectés au niveau du rapport.
Pour en savoir plus sur les autorisations, reportez-vous à la rubrique Autorisations dans l'aide générale.
○
Métadonnées personnalisées : Cette table répertorie tous les paramètres se rapportant à la configuration
des paramètres au niveau du rapport.
○
Workflow : Cette table affiche un organigramme du workflow affecté au niveau du rapport. Pour en savoir
plus sur les workflows, reportez-vous à l'aide générale.
Informations fournies au niveau du chapitre :
6.
186
○
Métadonnées personnalisées : Informations relatives aux paramètres configurés au niveau du chapitre et
qui annulent les paramètres au niveau du rapport.
○
Workflow : Informations indiquant si le chapitre a hérité du workflow d'un niveau supérieur ou s'il
comporte son propre workflow. Le système affiche également le nom du workflow.
○
Autorisations : Informations concernant toutes les autorisations héritées et toutes les autorisations
utilisateur pour ce chapitre.
Fermez à tout moment la fenêtre contenant les informations de configuration et retournez sur l'onglet
Rapport de configuration du document.
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Aide de l'utilisateur
Aide du gestionnaire
3.7.1.6
Affichage des modifications de l'historique des
valeurs de rapport dans le Gestionnaire de balises
1.
Dans SAP Disclosure Management, cliquez sur l'onglet Surveillance.
2.
Dans l'onglet Gestionnaire de balises, sélectionnez la période, le rapport et lechapitre.
Le système affiche une liste des balises disponibles dans le chapitre sélectionné, et pour chaque balise, la clé,
le libellé et les valeurs correspondantes.
3.
Sélectionnez la balise pour laquelle vous souhaitez afficher les détails et l'historique des modifications.
4.
Cliquez sur Ouvrir la balise.
L'onglet balise affiche les détails de la balise sélectionnée. L'en-tête affiche le nom de la clé en gras et le libellé
correspondant en gris clair.
5.
Cliquez sur l'onglet Historique.
L'onglet Historique répertorie les modifications appliquées aux valeurs liées aux balises. Les modifications
sont répertoriées dans l'ordre chronologique avec la valeur la plus récente en tête de liste.
3.7.1.7
Affichage du contenu lié aux données (Présentation
de l'objet)
1.
Dans SAP Disclosure Management, cliquez sur l'onglet Surveillance.
2.
Cliquez sur le lien Présentation de l'objet.
3.
Dans l'onglet Présentation de l'objet, sélectionnez la période, le rapport et leChapitre.
Option
Description
Rapport
Affiche le nom du rapport.
Chapitre
Affiche le nom du chapitre contenant l'objet lié.
Dossier de synthèse
Pour une source de données interne, affiche l'emplacement complet (lecteur, dossier et nom de
fichier de la source de données dans SAP Disclosure Management pour l'objet lié. Pour une
source de données externe, affiche le nom du dossier de synthèse utilisé pour lier l'objet.
Type de source de
données
Si le type est une source de données interne, sélectionnez Disclosure Management. Si le type
est une source de données externe, sélectionnez le type de source de données, tel que SAP BW.
Le système affiche une liste d'objets liés définis dans le rapport ou le chapitre sélectionné.
4.
Sélectionnez une ligne de la table.
5.
Cliquez sur Ouvrir l'objet.
Le système affiche les détails de l'objet sélectionné.
3.7.1.8
Affichage des autorisations pour les rapports et les
chapitres dans le Gestionnaire d'accès
1.
Dans SAP Disclosure Management, cliquez sur l'onglet Surveillance.
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Aide du gestionnaire
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187
2.
Cliquez sur le lien Gestionnaire d'accès dans la zone de travail.
3.
Dans l'onglet Gestionnaire d'accès, sélectionnez la période et le rapport.
La section Utilisateurs avec autorisations répertorie les utilisateurs avec droits d'accès généraux et locaux au
niveau du rapport. Les droits d'accès sont séparés au niveau du rapport et du chapitre. Si vous sélectionnez
un utilisateur dans la liste, les autorisations générales et locales apparaissent dans la section Autorisations
affectées. Pour en savoir plus sur les autorisations dans SAP Disclosure Management, reportez-vous à l'aide
générale.
4.
Sélectionnez un chapitre dans la liste Niveau pour afficher les droits généraux et locaux spécifiques à un
chapitre.
Remarque
Si aucune valeur n'est disponible, cela signifie qu'aucune autorisation supplémentaire n'a été définie au
niveau du chapitre.
3.7.1.9
Affichage des informations des documents
spécifiques à l'utilisateur pour les rapports et les chapitres
figurant dans le Gestionnaire de filtres.
1.
Dans SAP Disclosure Management, cliquez sur l'onglet Surveillance.
2.
Cliquez sur le lien Gestionnaire de filtres.
Les listes suivantes sont disponibles dans l'onglet Gestionnaire de filtres.
○
Type de condition
○
Sélectionner l'utilisateur
○
Période
○
Rapport
Remarque
La liste Sélectionner l'utilisateur applique par défaut votre ID utilisateur. Mis à part les administrateurs du
système, aucun utilisateur n'est autorisé à exécuter ce rapport sur d'autres utilisateurs.
3.
4.
Sélectionnez l'une des options Type de condition suivantes :
○
Pour afficher les documents que vous avez extraits, sélectionnez Extrait.
○
Pour afficher les documents que vous avez modifiés, sélectionnez Auteur de la dernière modification.
○
Pour afficher les rapports et les chapitres pour lesquels vous avez une autorisation locale supplémentaire,
sélectionnez Autorisations locales.
Sélectionnez la période et le rapport.
Remarque
Dans le cas des éléments à la structure simple comme un chapitre sans contenu, le système fournit
uniquement le nom de la période, du rapport et du chapitre. Toutes les autres cases restent vides.
5.
188
Pour modifier un document dans la liste qui s'affiche, sélectionnez l'entrée de la liste que vous souhaitez
modifier, et cliquez sur Modifier.
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Aide de l'utilisateur
Aide du gestionnaire
Le système ouvre le document du chapitre sélectionné dans l'application Microsoft Office correspondante. Le
document est prêt à être modifié.
6.
Pour afficher un objet lié dans la liste :
a) Sélectionnez l'entrée de la liste qui affiche un document avec des objets liés, puis cliquez sur
Présentation de l'objet.
Le système ouvre une nouvelle fenêtre et affiche une présentation des objets liés.
b) Sélectionnez l'entrée dans la liste des objets pour lesquels vous souhaitez afficher les détails, et cliquez
sur Ouvrir l'objet.
Le système affiche les détails de l'objet.
3.7.1.10 Affichage des protocoles pour les actualisations de
contenu et les fonctions XBRL dans le gestionnaire de
protocoles
L'onglet Gestionnaire de protocoles fournit des informations sur le rapport et son statut, ainsi que des
informations de validation comme le type d'action exécutée, l'actualisation du contenu au niveau du chapitre ou
du rapport, la génération des instances (i)XBRL, la validation des instances (i)XBRL et l'actualisation des
instances (i)XBRL.
1.
Dans SAP Disclosure Management, cliquez sur l'onglet Surveillance.
2.
Cliquez sur le lien Gestionnaire de protocoles.
3.8
Publication de données
Vous pouvez exporter les données de chapitre et de rapport de SAP Disclosure Management (SAP DM) dans un
fichier zip protégé par un mot de passe. Le chemin d'accès vers le fichier enregistré est défini par un
administrateur dans la configuration système SAP DM. Les utilisateurs doivent obtenir une dérogation de
publication de période pour voir apparaître le bouton Publier. Ils peuvent sélectionner les rapports d'une période
pour les publier dans une archive zip protégée par un mot de passe et enregistrée dans un dossier se trouvant
dans un emplacement réseau. Ceci est défini dans l'onglet Administration. Le moteur de tâche doit avoir accès au
dossier réseau.
Le fichier zip comporte :
●
les documents Microsoft Office des rapports sélectionnés ;
●
un fichier énumérant tous les chapitres qui ont pu être exportés ;
●
un sous-dossier contenant chaque période/chapitre ;
●
tous les chapitres Excel inclus en tant que fichiers de sortie HTML (un fichier de sortie par table) ;
●
la structure de la table : Nb de lignes, nb de colonnes, cellules fusionnées ;
●
le contenu de la table dans un format neutre (quels que soient les paramètres régionaux) ;
●
tous les rapports et chapitres Word inclus en tant que fichiers de sortie HTML similaires au fichier de sortie
Word HTML ;
●
un fichier XML décrivant la structure du rapport (hiérarchie du chapitre) ;
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189
●
un fichier XML décrivant toutes les liaisons de données entre les rapports Word et les chapitres Excel et
comprenant une identification des tables liées aux données basées sur le rapport Word.
Remarque
Si vous exportez des chapitres Excel, assurez-vous que des plages BIP ont été utilisées dans le chapitre Excel.
Les fichiers d'export sont enregistrés dans le dossier réseau défini par l'administrateur dans la configuration
système SAP DM, accessible à partir du système SAP DM sous
Administration
Configuration système
Publication .
Pour exporter des données, les utilisateurs doivent obtenir une dérogation de publication. L'objet de dérogation
correspondant doit leur être affecté. Cette affectation fait partie du rôle de Standard Manager.
Remarque
Les utilisateurs peuvent sélectionner uniquement les rapports et les chapitres des entités qui leur ont été
attribuées et pour lesquelles ils ont obtenu une dérogation.
Remarque
Le moteur de tâche doit avoir accès au dossier réseau.
3.8.1
Comment affecter une dérogation de publication
Vous devez obtenir une dérogation pour pouvoir exporter des données périodiques. Cette dérogation fait partie
du rôle de Standard Manager.
1.
Dans le menu SAP Disclosure Management, sélectionnez Paramètres.
2.
Sélectionnez Rôles.
3.
Sélectionnez le nom du rôle auquel vous souhaitez ajouter une dérogation de publication puis cliquez sur
Modifier le rôle.
4.
Sélectionnez l'onglet Autorisations.
5.
Dans le groupe de périodes, sélectionnez Publier.
6.
Cliquez sur OK pour enregistrer vos entrées.
Vous avez ajouté une dérogation de publication au rôle de Standard Manager.
3.8.2
Comment créer une publication de liasse
Vous devez créer une publication de liasse pour exporter des données périodiques.
1.
Dans le menu SAP Disclosure Management, sélectionnez Paramètres.
2.
Cliquez sur Périodes.
3.
Sélectionnez une période et cliquez sur Publier. Une nouvelle fenêtre s'affiche.
190
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Aide de l'utilisateur
Aide du gestionnaire
4.
Sélectionnez un ou plusieurs rapports dans la liste et cliquez sur Publier une liasse.
5.
La publication de liasse est exportée dans le répertoire de publication défini.
Aide de l'utilisateur
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191
4
Aide XBRL
4.1
Introduction
XBRL Factory est prévue pour fonctionner avec des scénarios de reporting XBRL à entités multiples. Un scénario
classique désigne une grande entreprise qui communique ses rapports financiers dans XBRL pour toutes ses
entités et filiales juridiques. Pour prendre en charge le client dans cette démarche, XBRL Factory utilise une
approche de modèle : l'utilisateur crée des fichiers modèle (fichier MS Excel), puis utilise les modèles pour toutes
les entités et filiales juridiques afin de créer les fichiers. Les modèles composés d'un mappage XBRL et d'une
connexion à un système de données source sont ensuite utilisés pour une entité/filiale juridique spécifique. XBRL
Factory crée et valide les instances spécifiques à l'entité ou à la filiale juridique. Les sections suivantes expliquent
comment utiliser XBRL Factory pour le reporting d'entités multiples fonctionnant de la même façon que le
reporting standard de SAP Disclosure Management.
Pour créer des modèles marqués XBRL, le Report Builder doit être installé sur l'ordinateur client dédié à la
création des modèles. Cette documentation ne s'intéresse qu'à la description des fonctionnalités de XBRL
Factory. Pour en savoir plus sur l'utilisation du Report Builder, voir l'aide du Report Builder sur le SAP Help Portal
à l'adresse http://help.sap.com/bodm100.
Les exigences XBRL de votre scénario peuvent comprendre la création de votre propre taxonomie XBRL ou la
création d'extensions XBRL. Dans ce cas, vous devez installer le Taxonomy Designer sur l'ordinateur client dédié.
Pour en savoir plus sur l'utilisation du Taxonomy Designer, voir l'aide du Taxonomy Designer sur le SAP Help
Portal à l'adresse http://help.sap.com/bodm100.
4.2
Cockpit XBRL Factory
Le cockpit XBRL Factory est l'endroit central pour actualiser, créer, valider et soumettre des instances XBRL.
Pour afficher le cockpit XBRL Factory, cliquez sur l'onglet XBRL Factory sur le site Web SAP Disclosure
Management. Ensuite, vous devez sélectionner la période que vous souhaitez afficher dans le cockpit XBRL
Factory. Le cockpit XBRL Factory affiche tous les rapports d'entités spécifiques qui existent dans la période
sélectionnée.
Le cockpit XBRL Factory affiche pour chaque rapport spécifique à une entité un protocole pour la dernière
actualisation de données, la dernière génération d'instance XBRL et la validation XBRL sous la forme d'une table.
Une icône en regard de chaque protocole indique s'il existe des erreurs ou des avertissements :
●
Icône verte : Pas d'avertissements ni d'erreurs
●
Icône jaune : Avertissement
●
Icône rouge : Erreur
Vous pouvez cliquer sur l'icône pour extraire les informations détaillées sur l'avertissement ou l'erreur.
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Aide de l'utilisateur
Aide XBRL
4.3
Modèles
Un modèle est un cache de données contenant un document MS Excel. Le document Excel est composé de
feuilles de calcul Excel contenant les données requises pour le reporting XBRL. Les données de ces feuilles de
calcul peuvent être connectées à une source de données, permettant ainsi de récupérer les dernières données à
tout moment. Les données doivent être marquées avec la taxonomie XBRL à l'aide les fonctions du Report
Builder.
4.3.1
Création de modèles
Pour créer un modèle, suivez la procédure suivante :
1.
Créez une nouvelle période pour le reporting XBRL.
Vous pouvez utiliser une période existante ; cependant, il est recommandé d'utiliser une nouvelle période
pour plus de clarté.
2.
Créez un modèle de rapport.
Entrez un nom qui spécifie clairement l'objet du rapport. Sélectionnez un type de rapport prenant en charge la
sortie XBRL. Vous devez également sélectionner un workflow adapté à ce rapport.
3.
Créez un chapitre dans le nouveau modèle de rapport.
Utilisez "Microsoft Excel" en tant que type de contenu.
4.
Lancez le workflow pour le rapport.
Pour en savoir plus sur la création de périodes, rapports et workflows, reportez-vous à la documentation de SAP
Disclosure Management.
4.3.2
Modification des modèles
Pour modifier un modèle, vous avez besoin d'un rapport correctement configuré avec un cache de données MS
Excel.
La modification d'un modèle se compose des trois étapes suivantes :
1.
Ajoutez une fonctionnalité Excel standard.
2.
Liez le modèle aux sources de données.
3.
Marquez le modèle avec la taxonomie XBRL appropriée.
4.3.2.1
Liaison des modèles à une source de données
Dans SAP Disclosure Management, vous pouvez connecter un modèle à un système source. Par exemple, vous
pouvez connecter le modèle à une requête système SAP BW qui fournit des données pour un bilan.
Si le modèle est connecté à une requête, votre modèle Microsoft Office Excel présente une feuille de calcul
supplémentaire. Vous pouvez alors ajouter des fonctions à la feuille de calcul pour afficher le bilan comme requis.
Vous pouvez utiliser les références relatives à la feuille de calcul contenant les données de la requête.
Aide de l'utilisateur
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Vous utilisez SAP Disclosure Management pour relier un modèle à une source de données. Reportez-vous à l'aide
de l'Editeur dans la documentation de SAP Disclosure Management.
4.3.2.2
Ajout de fonctions Excel aux modèles
Pour ajouter une fonctionnalité MS Excel standard au modèle, extrayez le modèle en cliquant sur Modifier dans
SAP Disclosure Management. Cette opération ouvre le modèle dans Excel.
Vous pouvez maintenant ajouter des fonctions aux feuilles de calcul requises pour les données de rapport. Par
exemple, vous pouvez créer une feuille de calcul qui affiche le bilan.
Pour en savoir plus sur la façon de traiter un chapitre, reportez-vous à la documentation SAP Disclosure
Management.
4.3.2.3
Marquage des modèles à l'aide de la taxonomie XBRL
Pour appliquer le marquage XBRL au cache de données, le Report Builder doit être installé sur votre système. Si le
Report Builder est installé correctement, un volet Report Builder s'affiche quand vous ouvrez MS Excel 2007.
Dans le ruban Report Builder, cliquez sur Charger pour ouvrir la taxonomie XBRL. La taxonomie XBRL peut être
enregistrée localement sur le client ou dans un répertoire réseau.
Pour valider les instances XBRL générées, vous devez sauvegarder la taxonomie XBRL dans un répertoire dédié
de SAP Disclosure Management. Pour en savoir plus, voir Taxonomies requises à préciser pour la validation
d'instances XBRL [page 201].
Après le téléchargement de la taxonomie, un Report Builder supplémentaire s'affiche dans votre environnement
MS Excel. Vous pouvez maintenant marquer vos feuilles de calcul. Pour obtenir des informations détaillées sur
l'utilisation du Report Builder, voir l'aide du Report Builder sur le SAP Help Portal à l'adresse http://help.sap.com/
bodm100.
Si vous créez un bilan, vous devez appliquer le marquage XBRL à la feuille de calcul contenant les références de la
feuille de calcul de requête.
Une fois que vous avez marqué vos feuilles de calcul, rechargez le document dans SAP Disclosure Management
en cliquant sur Appliquer les modifications dans le ruban Disclosure Management d'Excel.
Mis à part la suppression ou l'enregistrement du document, vous travaillez avec le Report Builder comme
d'habitude.
4.3.3
Retrait de modèles pour une série d'entités
Une fois que vous avez fini de modifier le modèle, vous pouvez choisir le modèle pour une série d'entités. Pour ce
faire, les étapes suivantes sont nécessaires :
1.
Sur la page Paramètres, cliquez sur Gérer les rapports.
2.
Sélectionnez le modèle de rapport pour les entités ou les filiales juridiques.
194
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Aide de l'utilisateur
Aide XBRL
Vous pouvez utiliser l'option Filtre pour visionner uniquement les rapports d'une période spécifique.
3.
Cliquez sur Copier le rapport.
4.
Cliquez sur l'onglet Créer des instances.
Dans cette vue, vous pouvez voir toutes les entités présentes. Vous pouvez créer des entités ou importer une
liste d'entités.
5.
Sélectionnez les entités qui utiliseront le modèle en cochant la case en regard de chaque entité requise.
6.
Cliquez sur Créer pour créer un rapport basé sur chaque entité sélectionnée.
Les rapports sont maintenant créés pour les entités sélectionnées. Vous pouvez trouver les rapports dans la
période correspondant à votre modèle.
Informations associées
Importation d'une liste d'entités [page 197]
Ajout, suppression et modification des entités [page 198]
4.3.4 Modification de la connexion de données pour les
entités
Si vous créez un modèle connecté à un système source et que la requête sous-jacente contient des variables pour
spécifier l'entité, effectuez les étapes suivantes :
Remarque
Modifiez uniquement la connexion de données pour les scénarios où les données des entités viennent d'un
système central accessible à SAP Disclosure Management.
1.
Dans MS Excel, cliquez sur le ruban Disclosure Management.
2.
Cliquez sur Lancer Disclosure Management.
Si vous êtes déjà connecté en mode serveur à SAP Disclosure Management, vous pouvez ignorer les étapes 3
et 4. Pour en savoir plus sur la façon de se connecter à SAP Disclosure Management en mode serveur,
reportez-vous à la documentation SAP Disclosure Management.
3.
Cliquez sur Sources de données et sélectionnez la source de données SAP Disclosure Management
contenant les rapports XBRL Factory.
4.
Cliquez sur Connecter pour établir la connexion au serveur, puis entrez vos références de connexion.
Vérifiez que le titre de la boîte de dialogue Sources de données est passé sur Sources de données (serveur :
<Nom du serveur>) sinon, vous n'êtes pas dans le mode serveur requis Sinon, vous n'êtes pas dans le mode
serveur requis.
5.
Cliquez sur OK pour fermer la boîte de dialogue Sources de données.
6.
Cliquez sur Variables d'entités, puis surOuvrir.
7.
Sélectionnez le modèle correspondant dans la boîte de dialogue de la sélection de fichier, puis cliquez sur OK.
La boîte de dialogue Créer une variante initiale s'affiche.
Aide de l'utilisateur
Aide XBRL
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195
8.
Sélectionnez la source de données correspondante pour les dossiers de synthèse, puis cliquez sur Suivant.
9.
Cliquez sur Terminer.
Vous pouvez voir tous les rapports des entités et les variables correspondantes, ainsi que leurs valeurs.
10. Changez les variables pour chaque entité, au besoin.
Vous pouvez utiliser la fonction F4 . Cliquez sur la case correspondant à une variable, puis sur Modifier Pour
en savoir plus sur la sélection de variable, reportez-vous à la documentation SAP Disclosure Management.
11. Après avoir modifié toutes les variables requises, cliquez sur Analyser pour vérifier que toutes les variables
requises contiennent les valeurs correctes.
12. Cliquez sur Enregistrer pour enregistrer vos modifications apportées sur le serveur SAP Disclosure
Management, puis sur Fermer
La connexion de la source de données a été modifiée. La prochaine fois que vous actualisez les rapports, les
variables modifiées seront prises en compte dans les données d'entités. Pour en savoir plus sur l'actualisation de
rapports, reportez-vous à la documentation SAP Disclosure Management.
4.3.5
Comparaison des informations de mappage XBRL
Cette fonction vous permet de comparer les informations de mappage XBRL de la révision actuelle d'un chapitre
Excel avec toutes les autres révisions du même chapitre. Vous pouvez générer un fichier de comparaison
fournissant une présentation rapide de toutes les modifications dans de grandes feuilles de calcul, ainsi que des
informations détaillées sur chaque modification. Vous pouvez voir au premier coup d'œil si des modifications ont
été apportées à la structure du rapport ou si seules des valeurs ont été modifiées.
1.
Dans l'onglet Rapport, sélectionnez une période et un rapport.
2.
Dans l'onglet Généralités, sélectionnez un chapitre Excel contenant des balises XBRL.
3.
Dans l'onglet Révisions, sélectionnez la révision avec laquelle vous souhaitez comparer la révision actuelle du
chapitre.
4.
Cliquez sur Afficher les modifications.
Le système génère un fichier de comparaison et vous invite à ouvrir ou à enregistrer ce fichier.
Le fichier de comparaison contient la feuille de calcul Mappage XBRL - Différences Cette feuille de calcul fournit
une présentation de tous les mappages qui ont été ajoutés, supprimés ou modifiés entre les deux révisions. La
feuille de calcul comporte les sections suivantes :
●
Mappage XBRL - Différences : Cette section répertorie les données d'en-têtes pour le rapport et les révisions
qui ont été comparées.
Conseil
Vérifiez que les deux rapports qui ont été comparés utilisent le même espace de nom de taxonomie. Les
différences entre les rapports peuvent être dues à une mise à jour de la définition de la taxonomie.
●
Résumé des mappages : Cette section fournit des informations sur le nombre de mappages dans les deux
révisions comparées, ainsi que le nombre de mappages ajoutés, supprimés et modifiés.
●
Détails : Cette section comporte une liste complète de tous les mappages qui ont été ajoutés, supprimés et
modifiés entre les deux révisions.
La première table affiche les concepts XBRL qui ont été ajoutés ou supprimés en indiquant le contexte XBRL,
l'unité XBRL affectée. Notez que ces ajouts ou suppressions peuvent être dus à des modifications des
contextes ou unités XBRL, reportées dans les sections ci-dessous.
196
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Aide de l'utilisateur
Aide XBRL
La deuxième table affiche les mappages qui ont été modifiés.
Conseil
Cliquez sur les liens situés dans la colonne la plus à droite pour accéder directement à la cellule du rapport
où la modification a été effectuée.
●
Résumé des contextes : Cette section fournit des informations sur le nombre de contextes XBRL dans les
deux révisions comparées, ainsi que le nombre de contextes ajoutés, supprimés et modifiés.
●
Détails : Cette section comporte une liste complète de tous les contextes qui ont été ajoutés, supprimés ou
modifiés entre les deux révisions.
●
Résumé des unités : Cette section fournit des informations sur le nombre d'unités XBRL dans les deux
révisions comparées, ainsi que le nombre d'unités ajoutées, supprimées et modifiées.
●
Détails : Cette section fournit une liste complète de toutes les unités qui ont été ajoutées, supprimées ou
modifiées entre les deux révisions.
Les autres feuilles de calcul affichent la révision actuelle du rapport. Lorsque vous faites glisser le curseur de la
souris sur une cellule où une valeur a été modifiée, la valeur de l'ancienne révision s'affiche dans un commentaire.
4.4
Entités
4.4.1
Importation d'une liste d'entités
Vous pouvez importer des listes d'entités à partir d'un fichier XBRL Factory de SAP Disclosure Management. Cela
peut-être utile si vous avez un grand nombre d'entités à importer. Le fichier à importer doit être au format
suivant :
●
La première ligne du fichier à importer comporte les en-têtes. Voici ce à quoi elle doit ressembler :
CompanyName;ID;XBRL Company Code;;;;;;;
●
Les lignes du corps de texte doivent suivre la même structure : contenir le nom de société, un ID de société
unique, ainsi qu'un ID qui puisse être utilisé par la suite pour répondre à certaines exigences XBRL et sept
points-virgules ";".
Les champs doivent être séparés par un point-virgule ";". Vous pouvez créer le fichier d'importation dans MS
Excel.
4.4.1.1
Importation d'une liste d'entités
Pour importer une liste d'entités au format spécifié :
1.
Dans l'onglet Administration, sur le site Web SAP Disclosure Management, cliquez sur Entités.
Cette opération requiert des droits d'administration. Pour en savoir plus, reportez-vous à la documentation
SAP Disclosure Management.
2.
Cliquez sur Importer, puis sur Parcourir.
3.
Sélectionnez le fichier contenant la liste des entités que vous souhaitez importer dans la boîte de dialogue
Sélectionner le fichier à télécharger et cliquez sur OK
Aide de l'utilisateur
Aide XBRL
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4.
Cliquez sur Importer.
Les entités du fichier sont à présent disponibles dans le système SAP Disclosure Management.
4.4.2
Ajout, suppression et modification des entités
Pour ajouter une entité :
Cliquez sur Nouvelle entité. Dans la boîte de dialogue qui s'affiche, entrez les informations suivantes :
●
Nom
●
ID spécifique
●
Code société XBRL
Pour modifier une entité :
Cliquez sur Modifier l'entité pour modifier les propriétés d'une entité.
Pour supprimer une entité :
Cliquez sur Supprimer entité pour supprimer une entité du système SAP Disclosure Management. Vous ne
pouvez pas supprimer les entités comportant des rapports associés.
4.5
Instances XBRL
4.5.1 Actualisation des données des systèmes sources
connectés
Si votre modèle de rapport est connecté à un système source, vous pouvez actualiser à tout moment. Vous
pouvez utiliser le client SAP Disclosure Management pour actualiser un document, ou bien l'actualisation de
contenu standard côté serveur que fournit SAP Disclosure Management Pour en savoir plus, reportez-vous à la
documentation SAP Disclosure Management. XBRL Factory fournit également un moyen facile d'actualiser les
données d'entités multiples. Pour actualiser les données d'une ou de plusieurs entités, effectuez les étapes
suivantes :
1.
Dans l'onglet XBRL Factory, sur le site Web SAP Disclosure Management, sélectionnez la période contenant
les entités à actualiser.
2.
Sélectionnez une ou plusieurs entités, puis cliquez sur Lancer la mise à jour.
198
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Aide de l'utilisateur
Aide XBRL
3.
Lorsque vous y êtes invité, entrez votre nom d'utilisateur et votre mot de passe pour vous connecter au
système source.
Toutes les entités sélectionnées sont actualisées. Le système crée un protocole pour chaque entité actualisée.
4.5.2
XBRL
Restrictions pour les chapitres liés aux données dans
Tenez compte des restrictions suivantes qui s'appliquent aux chapitres contenants des liaisons de données
(chapitres liés XBRL) :
●
Les chapitres liés XBRL peuvent être créés uniquement à partir de fichiers .docx, c'est-à-dire que le chapitre
d'origine doit être un fichier .docx.
●
Si le chapitre d'origine désigne un nœud comportant des sous-chapitres, les sous-chapitres ne seront pas
inclus dans le chapitre lié XBRL.
●
Les chapitres liés XBRL ne peuvent être placés que dans un fichier Excel.
●
Le marquage XBRL n'est permanent que si vous marquez l'intégralité du paragraphe contenant un objet lié
aux données et pas seulement une cellule du tableau Word lié aux données, une partie d'un champ de formule
lié aux données ou du texte flottant.
●
Pour extraire les chapitres liés XBRL, utilisez la fonction Modifier le mappage XBRL.
●
Assurez-vous que toutes les instances Word sont fermées avant d'extraire un chapitre lié XBRL.
●
Les objets liés aux données, tel qu'un texte flottant, un champ de formule et des tables, font partie d'une
phrase entière. Vous pouvez donc les marquer sous forme de commentaires et non pas sous forme de
chiffre. Vous pouvez marquer de simples chiffres sous forme de chiffres.
Informations associées
Gestion des sources de données [page 48]
4.5.3
Génération d'instances XBRL.
1.
Dans l'onglet XBRL Factory, sur le site Web SAP Disclosure Management, sélectionnez la période contenant
les entités à actualiser.
2.
Sélectionnez une ou plusieurs entités, puis cliquez sur Générer.
Les instances XBRL doivent être générées une par une. Un protocole est généré pour chaque entité.
4.5.4
1.
Valider les instances XBRL.
Dans l'onglet XBRL Factory, sur le site Web SAP Disclosure Management, sélectionnez la période contenant
les entités à actualiser.
Aide de l'utilisateur
Aide XBRL
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199
2.
Sélectionnez une ou plusieurs entités et cliquez sur Valider.
Les instances XBRL doivent être validées une par une. Un journal est généré pour chaque entité.
Si la validation d'instance XBRL détecte des erreurs ou des avertissements, le journal de validation inclut ces
informations. Pour ouvrir le journal, cliquez sur le lien dans la colonne du journal de validation du cockpit XBRL
Factory.
La validation couvre la conformité XBRL 2.1 et vérifie les incohérences de calcul. Cela fonctionne exactement
comme la validation dans le Report Builder. Pour en savoir plus, reportez-vous à l'aide du Report Builder sur le
SAP Help Portal à l'adresse http://help.sap.com/bodm100.
4.5.5
Soumission d'instances XBRL
1.
Dans l'onglet XBRL Factory, sur le site Web SAP Disclosure Management, sélectionnez la période contenant
les entités à actualiser.
2.
Sélectionnez une ou plusieurs entités et cliquez sur Soumettre.
Cela crée un fichier .zip contenant toutes les instances XBRL. Après la création du fichier, une boîte de dialogue de
téléchargement de fichier apparaît dans laquelle vous pouvez spécifier où enregistrer le fichier .zip.
Vous pouvez désormais préparer les instances XBRL pour la soumission complémentaire correspondant aux
exigences des scénarios de reporting XBRL.
4.6
Configuration
Pour utiliser XBRL Factory, la configuration appropriée du type de rapport et les taxonomies est nécessaire. Les
sections suivantes décrivent les étapes nécessaires.
4.6.1 Création et modification des types de rapport pour les
modèles XBRL
Pour utiliser les rapports XBRL, vous devez configurer un type de rapport selon les exigences suivantes :
●
Le format de sortie natif est XBRL.
●
Le contenu du chapitre suivant est pris en charge :
○
Microsoft Word (97-2003)(.doc)
○
Microsoft Excel (97-2003)(.xls)
○
Schéma XML (.xsd)
Reportez-vous à la documentation sur SAP Disclosure Management pour obtenir des informations sur la
configuration des types de rapports.
200
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Aide de l'utilisateur
Aide XBRL
4.6.2 Taxonomies requises à préciser pour la validation
d'instances XBRL
Pour la validation des instances XBRL, la version appropriée de la taxonomie du serveur SAP Disclosure
Management doit être installée. Pour installer la taxonomie, vous devez suivre les étapes suivantes :
1.
Ouvrez le fichier de schéma (.xsd) de la taxonomie dans un éditeur.
2.
Cherchez la balise xml TargetNamespace.
3.
Ouvrez l'explorateur de fichiers sur le serveur SAP Disclosure Management.
4.
Dans le lecteur où est installé SAP Disclosure Management, ouvrez le chemin ValidationService
\ValidationService\resources\System\cache.
5.
Créez le dossier en fonction du contenu de la balise TargetNamespace. Par exemple, si la balise
TargetNamespace contient http://example.com/acme/results/2003-07-01, alors, la structure du
répertoire devrait être : http\example.com\acme\results\2003-07-01 dans le répertoire du cache du service
de validation (ValidationService\ValidationService\resources\Systeme\cache).
6.
Copiez tous les fichiers de taxonomie dans ce répertoire.
Après avoir copié tous les fichiers de taxonomie et les répertoires sur ce répertoire, cette taxonomie peut être
utilisée pour validation.
4.6.3
Type de rapport XBRL Taxonomy
Utilisez le type de rapport XBRL Taxonomy pour télécharger des taxonomies XBRL sous la forme d'un fichier zip
sur le serveur Disclosure Management. Le système décompresse le fichier zip au cours du téléchargement. Une
fois le téléchargement terminé, vous pouvez accéder à la taxonomie téléchargée par le biais de WebDAV.
Remarque
Pour modifier ou visualiser la taxonomie téléchargée, vous pouvez utiliser la fonction de téléchargement de
l'onglet Révision. Vous ne pouvez pas utiliser les fonctions Modifier et Afficher de l'onglet Généralités.
Pour accéder à la taxonomie par le biais de WebDAV après le téléchargement, vous devez créer un lien pour le
dossier WebDAV de Disclosure Management sous forme de lecteur réseau dans votre explorateur de fichiers avec
l'URL suivante : http://<nom du serveur hôte>:<port>/Webdav. Assurez-vous que le "W" de Webdav est
bien une majuscule.
Le répertoire est organisé en périodes. Chaque dossier de période contient les sous-dossiers suivants :
●
DataCache
●
Document
●
XBRL Taxonomy
Le dossier XBRL Taxonomy contient des sous-dossiers par rapport et chapitre. Le dossier de chapitre renferme le
contenu du fichier zip téléchargé avec les données de taxonomie.
Aide de l'utilisateur
Aide XBRL
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201
4.7
Reporting des informations financières électroniques
En Allemagne, les sociétés doivent soumettre leurs bilans électroniquement à l'administration fiscale
correspondante. Ces bilans électroniques sont nommés Rapports des informations financières électroniques, ils
doivent être conformes à la taxonomie XBRL définie par l'administration fiscale allemande et sont soumis à l'aide
de l'interface électronique appelée Elster Rich Client (ERiC).
Le langage XBRL (eXtensible Business Reporting Language) est une norme d'informations destinée au reporting
commercial basé sur XML. Le format XBRL est utilisé pour échanger des informations professionnelles dans un
format standardisé, facilitant ainsi la fiabilité et la cohérence des informations. Pour en savoir plus sur la
taxonomie XBRL obligatoire pour le reporting des informations financières électroniques ainsi que sur la définition
d'interface ERiC, voir http://www.esteuer.de
.
SAP Disclosure Management prend en charge le reporting des informations financières électroniques,
conformément à la taxonomie XBRL définie par l'administration fiscale et la soumission des fichiers validés via
ERiC.
Prérequis
Dans SAP Disclosure Management, dans l'onglet Administration, vous avez configuré les paramètres du plug-in
des informations financières électroniques, voir Gestion des paramètres de plug-in des informations financières
électroniques [page 203]
Vous avez créé votre pièce de déclaration des informations financières électroniques dans SAP Disclosure
Management. Pour en savoir plus sur la création de pièces de déclaration dans SAP Disclosure Management, voir
le Guide d'éditeur dans l'aide de l'application SAP Disclosure Management.
Processus
Pour créer la déclaration des informations financières électroniques, utilisez le processus de création de reporting
standard dans Disclosure Management, comme le décrit Creating a Report from Scratch. Le scénario de reporting
des informations financières électroniques se compose des étapes de processus suivantes :
1.
Pour compiler les informations financières électroniques vous avez besoin des modèles Excel d'informations
financières électroniques également utilisés pour SAP ERP client pour les informations financières
électroniques.
Vous pouvez télécharger les modèles depuis SAP Service Marketplace . Sélectionnez Installations and
Upgrades (Installations et mises à jour). Dans le catalogue de téléchargement, sous Portefeuille SAP
Business Objects, vous trouverez le produit SAP ERP client for E-Bilanz, notamment les modèles Excel
pertinents. Pour en savoir plus sur les fonctionnalités des informations financières électroniques, voir SAP
ERP client for E-Bilanz user manual.
2.
Vous reliez les modèles Excel d'informations financières électroniques requis à SAP ERP dans SAP Disclosure
Management. Pour en savoir plus sur cette étape, voir How to Create Data Links to Excel Templates.
3.
Actualisez les données à partir des systèmes sources connectés pour vous assurer que la pièce de
déclaration des informations financières électroniques est à jour.
202
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Aide de l'utilisateur
Aide XBRL
Pour en savoir plus, voir Actualisation des données des systèmes sources connectés [page 198].
4.
Pour valider votre déclaration d'informations financières électroniques et la soumettre à l'administration
financière, vous devez générer une instance XBRL.
Pour en savoir plus, voir Génération d'instances XBRL. [page 199].
5.
Validez l'instance XBRL pour garantir que les données sont marquées et mises en forme correctement.
Pour en savoir plus, voir Valider les instances XBRL. [page 199].
6.
Soumettez la pièce de déclaration d'informations financières électroniques.
Cette étape consiste à appeler l'interface ERiC pour soumettre le rapport d'informations financières
électroniques. Si le transfert est correct, le système fournit un fichier journal généré qui comprend le fichier
journal de transport (PDF) et le numéro tele (numéro fourni par les autorités fiscales allemandes). Vous
pouvez télécharger ce fichier zip.
Informations associées
Cockpit XBRL Factory [page 192]
4.7.1
Gestion des paramètres de plug-in des informations
financières électroniques
Avant d'utiliser le plug-in pour la première fois, vous devez l'enregistrer en choisissant Plug-in > Enregistrer le
plug-in dans l'onglet Administration.
Le plug-in des informations financières électroniques contient les paramètres requis pour soumettre vos rapports
financiers électroniquement à l'administration fiscale allemande (voir Reporting des informations financières
électroniques [page 202]).
Remarque
Les bibliothèques ERiC sont accessibles dans les bibliothèques de serveur Disclosure Management.
1.
Dans Disclosure Management, dans l'onglet Administration, choisissez Plug-ins.
2.
Pour ouvrir les paramètres du plug-in d'informations financières électroniques, double-cliquez sur
Informations financières électroniques
3.
Le plug-in d'informations financières électroniques s'ouvre. L'onglet Généralités contient les informations
générales concernant le plug-in, telles que le nom, une description et le type. L'onglet Configuration contient
les paramètres requis pour la création d'instances XBRL et la soumission de données des rapports financiers.
Les paramètres suivants sont disponibles :
○
Chemin d'accès à ERiC-Lib
Ce paramètre précise le répertoire dans lequel les fichiers ERiC sont archivés.
Chemin d'accès à ERiC-Lib : <chemin de l'installation>\Data\Plugins\Eric_libs
○
Chemin d'accès à ERIC_DATA_HOME
Ce paramètre précise le répertoire dans lequel les données d'informations financières électroniques
prêtes à être soumises sont archivées.
Chemin d'accès à ERIC_DATA_HOME : <chemin de l'installation>\Data\EBilanzData
Aide de l'utilisateur
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203
4.
○
Chemin d'accès à ERIC_LOG_HOME
Ce paramètre précise le répertoire dans lequel les fichiers journaux des informations financières
électroniques prêts à être soumis sont enregistrés.
Chemin d'accès à ERIC_LOG_HOME : <chemin de l'installation>\Logs\EBilanzLog
○
Nom de la feuille de style
○
Utiliser des taxonomies statiques
Vous pouvez définir si vous souhaitez utiliser des taxonomies statiques ou pas en choisissant la valeur
correspondante dans la zone déroulante.
○
Cryptage
Vous pouvez préciser le cryptage que vous souhaitez utiliser en choisissant la valeur correspondante
dans la zone déroulante.
Enregistrez vos entrées.
4.7.2
Configuration des rapports XBRL
La configuration des rapports XBRL est une étape obligatoire de la soumission électronique de vos rapports
financiers à l'administration fiscale allemande par le biais de l'interface ERiC.
Pour configurer un rapport d'informations financières électroniques, procédez comme suit :
1.
Dans Disclosure Management, dans l'onglet Rapport, ouvrez l'onglet Configuration.
2.
Configurez les paramètres du rapport sélectionné comme suit :
○
Chemin d'accès au certificat : Ce paramètre définit le répertoire contenant le certificat ERiC.
Remarque
Le certificat ERiC doit être stocké sur le serveur Disclosure Management.
○
Le code confidentiel du certificat est requis : Ce paramètre indique si un code confidentiel est nécessaire
ou non pour le certificat. Si la valeur est définie sur Oui, le code confidentiel doit être stocké dans le
champ Code confidentiel du certificat.
○
Code confidentiel du certificat : Ce paramètre contient le code confidentiel du certificat ERiC.
○
Marqueur test : Ce paramètre définit s'il s'agit d'une transmission de données ou d'une transmission de
données test.
○
Fournisseur de données : Ce paramètre spécifie le nom et l'adresse du fournisseur de package de
données. Les chaînes de texte sont séparées par des points-virgules.
M. YY; Rue Test; 12; a; Arrière-cour; 80333; Munich; Allemagne; 089/11111111; tester@test.de
○
ID du destinataire : ce paramètre spécifie le destinataire des données.
○
Destinataire : Si le gouvernement fédéral reçoit les données, ce paramètre contient les quatre premiers
chiffres du numéro fiscal.
○
Fournisseur de données : Ce paramètre spécifie le nom et l'adresse du fournisseur de données de
l'utilisateur. Les chaînes de texte sont séparées par des points-virgules.
M. YY; Rue Test; 12; a; Arrière-cour; 80333; Munich; Allemagne; 089/11111111; tester@test.de
○
204
Afficher le texte brut : Ce paramètre indique si le texte brut est affiché ou non.
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4.7.3
Excel
Comment créer des liaisons de données vers les modèles
1.
Ouvrez Excel.
2.
Ouvrez l'instance de modèle.
3.
Sélectionnez l'onglet Révision et Protéger le classeur pour annuler la protection du classeur (Notez que le
bouton n'est pas mis en surbrillance).
4.
Accédez à Disclosure Management.
5.
Sélectionnez Sources de données.
6.
Sélectionnez Nouveau, Serveur SAP ERP et saisissez les données de connexion.
7.
Cliquez sur OK.
8.
Sélectionnez le nouveau serveur ajouté et Se connecter.
9.
Saisissez les références de connexion et sélectionnez OK.
10. Sélectionnez Dossiers de synthèse.
11. Sélectionnez Stocker les dossiers de synthèse dans le fichier de configuration de la source de données.
12. Sélectionnez Nouveau (icône Dossier).
13. Sélectionnez Renommer et renommez le dossier Informations financières électroniques.
14. Sélectionnez le dossier Informations financières électroniques.
15. Sélectionnez Nouvelle requête.
16. Recherchez la zone de travail "*" et la requête "*EBI*".
17. Sélectionnez les requêtes dans l'ordre suivant :
a) EBILANZ_GCD
b) EBILANZ_SHLDR
c) EBILANZ_NODES
d) EBILANZ_DETAIL
Si vous ne souhaitez pas utiliser une ou plusieurs requêtes, procédez comme suit :
Dans l'instance du modèle, renommez les feuilles "BD#" autrement que "BD#" selon la ou les requêtes
utilisées :
BD1 = EBILANZ_GCD (Stammdaten/Données de base)
BD2 = EBILANZ_SHLDR (Gesellschafter/Actionnaires)
BD3 = EBILANZ_NODES (Kontennachweise/Coordonnées du compte)
BD4 = EBILANZ_DETAIL (Kontendetails/Comptes)
Vous souhaitez uniquement utiliser les requêtes EBILANZ_DETAIL et EBILANZ_NODES. Dans ce cas, vous
devez renommer les feuilles BD1 et BD2 en "GCD" et "SHLDR", par exemple.
Les deux feuilles restantes doivent être renommées "BD1" et "BD2", dans le même ordre que l'enregistrement
des entrées du dossier de synthèse, par exemple BD3 > BD1, BD4 > BD2).
Vous souhaitez utiliser toutes les requêtes à l'exception de EBILANZ_SHLDR. Dans ce cas, vous devez
renommer BD2 en "SHLDR", par exemple.
Les trois feuilles restantes doivent être renommées "BD1", "BD2" et "BD3", dans le même ordre que
l'enregistrement des entrées du dossier de synthèse, par exemple BD1 > BD1, BD3 > BD2, BD4 > BD3.
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205
Attention
La suppression des feuilles "BD#" se traduira par des erreurs REF# sur les feuilles de saisie de données.
Nous vous recommandons vivement d'utiliser cette procédure si vous n'avez pas l'intention de lier les
données aux quatre requêtes d'informations financières électroniques.
18. (Facultatif) Pour utiliser des variantes disponibles, sélectionnez Utiliser des variantes pour chaque requête
avec des variantes disponibles.
19. Sélectionnez OK pour quitter l'administration du dossier de synthèse.
20. Sélectionnez OK à nouveau pour quitter l'administration des sources de données.
21. Dans l'onglet principal de Disclosure Management, sélectionnez Créer une liaison de données.
22. Sélectionnez Nouveau.
23. Sélectionnez votre source de données ERP.
24. Sélectionnez le dossier de synthèse Informations financières électroniques que vous avez créé.
25. Si vous souhaitez utiliser des variantes, exécutez les étapes suivantes :
a) A l'écran affichant toutes les requêtes avec les variantes disponibles, sélectionnez Filtrer et une des
variantes disponibles.
b) Répétez l'opération pour toutes les requêtes.
26. Si aucune variante n'est disponible, vous devez saisir manuellement au moins les paramètres de requête
obligatoires suivants (selon la requête) :
a) Date (GCD/SHLDR)
b) Auteur du rapport (GCD/SHLDR)
c) Révision (GCD/SHLDR)
d) Type de devise (DETAIL/NODES)
e) Structure du bilan/compte de résultat (DETAIL/NODES)
f)
Exercice comptable (DETAIL/NODES)
g) Ledger (DETAIL/NODES)
h) Période d'analyse (DETAIL/NODES)
27. Pour confirmer votre choix de variante, sélectionnez OK.
28. Sélectionnez Toutes les tables disponibles dans la section Fournisseur de données.
29. Sélectionnez OK pour confirmer le chargement du fournisseur de données.
30. Sélectionnez à nouveau OK pour confirmer la création des liaisons de données.
Les feuilles de "BD#" correspondantes sont à présent renseignées avec les données de requête d'ERP. Cette
opération s' effectue automatiquement à l'aide des références Excel des feuilles de saisie de données dans les
feuilles "BD#".
Informations associées
Guide de contenu dans SAP ERP client for E-Bilanz
206
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Aide XBRL
4.7.4 Comment créer des liaisons de données en masse avec
des modèles Excel Bilan électronique
1.
Ouvrez Excel.
2.
Ouvrez l'instance de modèle.
3.
Sélectionnez l'onglet Révision et Protéger le classeur pour annuler la protection du classeur (Notez que le
bouton n'est pas mis en surbrillance).
4.
Accédez à Disclosure Management.
5.
Sélectionnez Sources de données.
6.
Sélectionnez Nouveau, Serveur SAP ERP et saisissez les données de connexion.
7.
Cliquez sur OK.
8.
Sélectionnez le nouveau serveur ajouté et Se connecter.
9.
Saisissez les références de connexion et sélectionnez OK.
10. Sélectionnez Dossiers de synthèse.
11. Sélectionnez Stocker les dossiers de synthèse dans le fichier de configuration de la source de données.
12. Sélectionnez Nouveau (icône Dossier).
13. SélectionnezRenommer et renommez le dossier Informations financières électroniques.
14. Sélectionnez le dossier Informations financières électroniques.
15. Sélectionnez Nouvelle requête.
16. Recherchez la zone de travail "*" et la requête "*EBI*".
17. Sélectionnez les requêtes dans l'ordre suivant :
a) EBILANZ_GCD
b) EBILANZ_SHLDR
c) EBILANZ_NODES
d) EBILANZ_DETAIL
Si vous ne souhaitez pas utiliser une ou plusieurs requêtes, procédez comme suit :
Dans l'instance du modèle, renommez les feuilles "BD#" autrement que "BD#" selon la ou les requêtes
utilisées :
BD1 = EBILANZ_GCD (Stammdaten/Données de base)
BD2 = EBILANZ_SHLDR (Gesellschafter/Actionnaires)
BD3 = EBILANZ_NODES (Kontennachweise/Coordonnées du compte)
BD4 = EBILANZ_DETAIL (Kontendetails/Comptes)
Vous souhaitez uniquement utiliser les requêtes EBILANZ_DETAIL et EBILANZ_NODES. Dans ce cas, vous
devez renommer les feuilles BD1 et BD2 en "GCD" et "SHLDR", par exemple.
Les deux feuilles restantes doivent être renommées "BD1" et "BD2", dans le même ordre que l'enregistrement
des entrées du dossier de synthèse, par exemple BD3 > BD1, BD4 > BD2).
Vous souhaitez utiliser toutes les requêtes à l'exception de EBILANZ_SHLDR. Dans ce cas, vous devez
renommer BD2 en "SHLDR", par exemple.
Les trois feuilles restantes doivent être renommées "BD1", "BD2" et "BD3", dans le même ordre que
l'enregistrement des entrées du dossier de synthèse, par exemple BD1 > BD1, BD3 > BD2, BD4 > BD3.
Aide de l'utilisateur
Aide XBRL
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207
Attention
La suppression des feuilles "BD#" se traduira par des erreurs REF# sur les feuilles de saisie de données.
Nous vous recommandons vivement d'utiliser cette procédure si vous n'avez pas l'intention de lier les
données aux quatre requêtes d'informations financières électroniques.
18. (Facultatif) Pour utiliser des variantes disponibles, sélectionnez Utiliser des variantes pour chaque requête
avec des variantes disponibles.
19. Sélectionnez OK pour quitter l'administration du dossier de synthèse.
20. Sélectionnez OK à nouveau pour quitter l'administration des sources de données.
21. Dans l'onglet principal de Disclosure Management, sélectionnez Créer une liaison de données.
22. Sélectionnez Nouveau.
23. Sélectionnez votre source de données ERP.
24. Sélectionnez le dossier de synthèse Informations financières électroniques que vous avez créé.
25. Si vous souhaitez utiliser des variantes, exécutez les étapes suivantes :
a) A l'écran affichant toutes les requêtes avec les variantes disponibles, sélectionnez Filtrer et une des
variantes disponibles.
b) Répétez l'opération pour toutes les requêtes.
26. Si aucune variante n'est disponible, vous devez saisir manuellement au moins les paramètres de requête
obligatoires suivants (selon la requête) :
a) Date (GCD/SHLDR)
b) Auteur du rapport (GCD/SHLDR)
c) Révision (GCD/SHLDR)
d) Type de devise (DETAIL/NODES)
e) Structure du bilan/compte de résultat (DETAIL/NODES)
f)
Exercice comptable (DETAIL/NODES)
g) Ledger (DETAIL/NODES)
h) Période d'analyse (DETAIL/NODES)
27. Pour confirmer votre choix de variante, sélectionnez OK.
28. Sélectionnez Toutes les tables disponibles dans la section Fournisseur de données.
29. Sélectionnez OK pour confirmer le chargement du fournisseur de données.
30. Sélectionnez à nouveau OK pour confirmer la création des liaisons de données.
Les feuilles de "BD#" correspondantes sont à présent renseignées avec les données de requête d'ERP. Cette
opération s' effectue automatiquement à l'aide des références Excel des feuilles de saisie de données dans les
feuilles "BD#".
4.7.5
Aperçu des informations financières électroniques
Pour afficher un aperçu de vos informations financières électroniques, vous devez télécharger les fichiers de
taxonomie. Vous devez donc définir le paramètre Emplacement de taxonomie dans la configuration de rapport
sous l'onglet Rapport > onglet Généralités onglet > Sélectionner le nœud de rapport > onglet Configuration.
Par défaut, utilisez le modèle suivant comme emplacement de taxonomie : %Période%\Taxonomie\%Rapport%
208
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Aide de l'utilisateur
Aide XBRL
\%Chapitre%, par exemple XBRL Taxonomies\Taxonomy\E-Bilanz\Taxonomie 5.0 Ce chemin sera ajouté
au dossier de téléchargement de taxonomie défini dans la configuration système à partir du menu Administration.
1.
Créez une période, par exemple Taxonomies XBRL.
2.
Créez un rapport, par exemple Informations financières électroniques.
a) Type de rapport : Taxonomie XBRL
a) Lancez le workflow du rapport.
3.
Créez un chapitre, par exemple Taxonomie 5.0 et un type de chapitre Taxonomie XBRL.
4.
Téléchargez le fichier zip pour la version 5.0 de taxonomie, par exemple depuis www.esteuer.de
5.
Ouvrez le fichier zip et renommez le dossier hgb-taxonomy-release-coreplusbranches-14-09-2011, par
exemple en : 14-09-2011.
6.
Téléchargez le fichier zip du chapitre Taxonomie 5.0 dans l'onglet Télécharger.
.
Vous pouvez maintenant afficher un aperçu des informations financières électroniques à partir de XBRL Factory.
Vous pouvez adapter ce processus pour toute autre version de taxonomie et utiliser des cas en adaptant les noms
de chapitre et/ou de rapport.
Attention
Le nombre de caractères des noms du chemin doit être inférieur à 260 caractères et le nom du répertoire à
248 caractères. En d'autres termes, le nom du fichier zip combiné au dossier de téléchargement de taxonomie
et à l'emplacement de la taxonomie ne doit pas dépasser 260 caractères, sinon le processus d'extraction
échouera après le téléchargement de la taxonomie dans le chapitre.
4.8
Dépannage
Problème
Solution
Si vous avez effectué des modifications dans un docu­
ment Excel marqué avec le Report Builder et que vous
avez cliqué sur
Cliquez sur OK. Si vous ne souhaitez pas que la boîte
de dialogue s'affiche, vous pouvez enregistrer le fichier
en utilisant la fonction standard Enregistrer sous Mi­
Appliquer les modifications ou sur crosoft Office Excel.
Ignorer les modifications, une boîte de dialo­
gue vous demande si vous souhaitez enregistrer.
Dans Microsoft Office Word ouMicrosoft Office Excel,
un objet Excel est incorporé, mais ne peut pas être ou­
vert. Un message d'erreur de l'hôte doit s'afficher, si­
non rien ne se passe.
Aide de l'utilisateur
Aide XBRL
Ce problème se produit lorsque des compléments
COM sont installés. Nous recommandons de désacti­
ver momentanément le complément COM dans Micro­
soft Office Excel.
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209
5
Aide du processus COREP
5.1 Processus de reporting COREP/FINREP dans SAP
Disclosure Management (SAP DM)
COREP/FINREP désigne le cadre du reporting standardisé édité par l'Autorité bancaire européenne (ABE) pour le
reporting de la Directive sur les exigences de fonds propres. Il couvre le risque de crédit, le risque de marché, le
risque opérationnel, les fonds propres et les ratios d'adéquation des fonds propres.
La solution SAP Disclosure Management COREP/FINREP prend en charge les contrôles de validité et les aperçus
pour garantir la cohérence et l'exactitude des données signalées en fonction de la taxonomie COREP/FINREP.
Le rapport est affiché sous forme de fichier Excel (.xlsx).
Remarque
Il est obligatoire d'installer Microsoft Office 2007 ou une version supérieure.
Pour adopter le reporting COREP/FINREP avec SAP Disclosure Management, vous devez effectuer les étapes
d'implémentation suivantes :
1.
Installez les plug-ins COREP/FINREP requis.
Remarque
Le plug-in de création XBRL ne fait pas partie de la solution SAP Disclosure Management COREP/FINREP.
2.
Préparez votre reporting COREP/FINREP.
3.
Créez un rapport COREP/FINREP.
4.
Validez l'ad hoc de rapport COREP/FINREP ou stockez-le dans votre répertoire.
5.
Effectuez un aperçu du rapport COREP/FINREP sur le Web ou dans Excel.
Remarque
Pour des raisons de performance, le système affiche seulement les 100 premières lignes dans l'aperçu
Excel et les 20 premières lignes dans l'aperçu sur le Web. L'utilisateur reçoit un message et peut cependant
obtenir toutes les données dans un fichier .csv.
6.
Vérifiez la cohérence COREP/FINREP créée par le système en utilisant un fichier Excel. Celui-ci affiche les
messages issus du plug-in de création Cundus.
7.
Téléchargez le contenu COREP/FINREP qui a été créé.
Remarque
Vous ne pouvez pas utiliser la fonctionnalité COREP/FINREP comme élément de XBRL Factory.
Voici une explication plus détaillée des différentes étapes :
1.
Téléchargez un plug-in COREP/FINREP dans le serveur.
2.
Enregistrez le plug-in.
210
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Aide de l'utilisateur
Aide du processus COREP
3.
Créez un type de rapport qui pointe vers le plug-in de "Création d'une instance XBRL".
4.
Créez un rapport utilisant le nouveau type de rapport.
5.
Importez la structure du chapitre du contenu fonctionnel dans le rapport que vous avez créé à l'étape
précédente.
6.
Configurez les paramètres de rapport en fonction de la taxonomie et de vos paramètres individuels.
7.
Téléchargez le contenu du chapitre à partir du contenu fonctionnel fourni.
8.
Créez une connexion de données. Les données doivent être fournies conformément aux conditions indiquées
dans le contenu fonctionnel. Il est possible que vous deviez adapter le contenu à l'aide des formules Excel.
9.
Contrôlez si les données sont correctes dans chaque chapitre.
10. Générez l'instance XBRL.
11. Contrôlez les avertissements et les erreurs et apportez les modifications nécessaires.
5.2
Comment installer les plug-ins COREP/FINREP
Au préalable, vous devez télécharger et enregistrer les plug-ins requis pour le reporting COREP/FINREP.
1.
Accédez à l'onglet Administration dans SAP Disclosure Management.
2.
Cliquez sur Plug-ins.
3.
Les plug-ins requis pour effectuer un aperçu des rapports COREP/FINREP et les valider sont fournis par SAP.
Une fois que vous avez correctement installé SAP Disclosure Management, vous devez donc simplement
enregistrer les plug-ins.
Sélectionnez les plugs-ins de validation et d'aperçu COREP/FINREP requis puis sélectionnez Enregistrer le
plug-in.
4.
Cliquez sur OK pour confirmer votre choix.
5.
Comme pour le plug-in de création d'un rapport COREP/FINREP, suivez les étapes de configuration livrées
avec le plug-in.
Vous avez téléchargé et enregistré les plug-ins requis pour le reporting COREP/FINREP.
5.3
Comment configurer le reporting COREP/FINREP
Une fois les plug-ins enregistrés, vous pouvez commencer à configurer votre reporting COREP/FINREP dans SAP
Disclosure Management. La première étape de configuration consiste à créer un type de rapport pour le reporting
COREP/FINREP.
1.
Accédez à l'onglet Administration puis sélectionnez Types de rapports.
2.
Pour créer un type de rapport, sélectionnez Nouveau type de rapport.
3.
Saisissez un nom pour le type de rapport, par exemple COREP. Vous pouvez également ajouter une
description.
4.
Accédez à l'onglet Contenu du chapitre et sélectionnez le format Microsoft Excel ou les formats dont vous
avez besoin pour votre reporting COREP/FINREP.
5.
Accédez à l'onglet Formats de sortie. Sélectionnez les formats COREP/FINREP pertinents indiqués dans la
table ci-dessous :
Aide de l'utilisateur
Aide du processus COREP
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211
6.
Action
Format de sortie
Plug-in
Aperçu
Aperçu Web
SAP.DM.COREP.Preview.Plugi
n.dll
Aperçu
Aperçu Excel
SAP.DM.COREP.PreviewExcel.
Plugin.dll
Validation
Rapport de validation COREP
SAP.DM.COREP.Validation.Pl
ugin.dll
Validation de la cohérence COREP
Feuille Excel
SAP.DM.ConsistencyValidati
on.Plugin
Une fois que vous avez défini le contenu et les formats de sortie pour votre type de rapport, revenez à l'onglet
Type de rapport et sélectionnez l'option pertinente de Format de sortie natif et de Type de catégorie.
Remarque
Le reporting COREP/FINREP étant basé sur Excel, sélectionnez Cache des données dans le champ Type
de catégorie.
7.
Cliquez sur OK pour confirmer vos paramètres.
Vous avez effectué toutes les étapes nécessaires à la création d'une période et d'un rapport, en fonction du type
de rapport COREP/FINREP.
5.4
Comment valider des rapports COREP
Le processus de validation d'un document d'instance et de la taxonomie du document d'instance est utilisé pour
vérifier que les standards XML, les standards XBRL, la conformité de taxonomie et la conformité de linkbase de
formule sont suivis.
Vous disposez des deux options de validation suivantes dans SAP Disclosure Management :
●
Etape du processus SAP Disclosure Management COREP/FINREP
●
Ad hoc
Pour valider le reporting COREP/FINREP, procédez de la façon suivante :
1.
Accédez à l'onglet Général dans un rapport COREP/FINREP et sélectionnez Créer.
2.
Sélectionnez Validation dans la boîte de dialogue.
3.
Cliquez sur OK.
4.
Une fois les messages affichés en haut à droite de votre écran, cliquez sur la notification.
5.
Le rapport de validation figure dans l'une des notifications. Vous pouvez enregistrer le rapport et l'ouvrir.
Pour valider le reporting COREP/FINREP ad hoc, procédez de la façon suivante :
1.
Accédez à l'onglet Général puis sélectionnez Validation COREP. Ceci déclenche le processus de validation.
2.
Une fois cette étape réalisée, vous pouvez télécharger le rapport en utilisant le lien affiché dans la boîte de
dialogue.
212
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Aide de l'utilisateur
Aide du processus COREP
5.5 Validation COREP/FINREP dans SAP Disclosure
Management
Le rapport de validation contient des informations relatives à la validité d'un document d'instance. Le document
d'instance peut être créé pour un rapport ou un chapitre.
Quatre niveaux de validation sont définis dans le processus de validation SAP Disclosure Management COREP/
FINREP :
●
Validation XML : les documents d'instance sont généralement des documents XML. Le système contrôle les
formats XML du document.
●
Validation XBRL : les documents d'instance suivent les standards XBRL. Le système contrôle les standards
XBRL.
●
Conformité de taxonomie : certaines contraintes constituées par la taxonomie au-delà des validations XML et
XBRL existent. Les documents d'instance doivent suivre les contraintes de la taxonomie.
●
Linkbase de formule : la taxonomie indique également des règles de gestion. Le document d'instance est
conforme à ces règles de gestion afin de garantir qu'il est prêt à être soumis.
Lors de la validation d'un rapport COREP/FINREP, le système contrôle chaque niveau de validation. Chaque
niveau de validation doit être correctement réussi pour terminer la validation d'un rapport.
Exemple
Si la validation XML est incorrecte, le rapport de validation reflète uniquement ces erreurs.
La validation type, cas spécifique de validation de conformité de taxonomie où le composant de validation ignore
les concepts contenant des erreurs et vérifie la validité d'autres concepts dans le document, constitue une
exception.
La section ci-dessous décrit la validation type comme élément du processus de validation :
1.
Le rapport de validation informe l'utilisateur si l'ensemble de la validation est correct ou pas.
2.
Les métadonnées suivantes du rapport figurent dans l'en-tête :
Heure de création
Heure de création
Créé par utilisateur
ID société
Période
Rapport
Révision de rapport
Chapitre
Révision de chapitre
Révision de chapitre
Nombre de décimales
Aide de l'utilisateur
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213
Heure de création
Début de la période de reporting
Fin de la période de reporting
3.
Les erreurs de cohérence au cours de la création et les erreurs de validation type sont affichées dans un
tableau avec les colonnes suivantes :
- Numéro de série (N°)
- Résultat : indique si la validation est réussie ou non
- Règle : cette colonne contient le type de chacune des erreurs indiquées dans le rapport de validation, c'està-dire validation XML, validation XBRL ou validation type.
- Message de validation : cette colonne contient la description détaillée de l'erreur.
Exemple
Si la colonne Règle contient une erreur de validation XML, la colonne Message de validation indique dans le
document d'instance la ligne et la colonne dans lesquelles l'erreur est survenue.
Exemple
Si des erreurs de validation type existent, la colonne Règle affiche le message "Le fait "X" doit être de type
"Y"" et la colonne Message de validation affiche l'ID de concept correspondant à la source d'erreur et son
type.
4.
Si la validation XML, la validation XBRL et la validation de conformité de taxonomie sont correctes, le rapport
de validation affiche également le nombre de règles de gestion dans la linkbase de formule de la taxonomie
ainsi que le nombre de fois où ces règles ont été exécutées jusqu'au résultat final.
5.
Si la validation XML, la validation XBRL et la validation de conformité de taxonomie sont correctes, le rapport
de validation affiche également la validation des règles de gestion à l'aide de la linkbase de formule de la
taxonomie. Cette dernière est affichée dans le rapport de validation sous forme de tableau avec les colonnes
suivantes :
- Numéro de série (N°)
- Résultat : indique si la validation est réussie ou non
- Règle : indique l'étiquette de la règle de la taxonomie
- Message de validation : si la linkbase de formule contient une linkbase d'étiquette correspondante, les
messages de validation de la linkbase d'étiquette de formule s'affichent. Dans le cas contraire, le message de
validation indique si la validation de la formule est correcte ou non.
- Référence(s) : liste les chapitres, le classeur et les cellules du chapitre référencés par la formule, c'est-à-dire
l'emplacement dans le chapitre d'où les valeurs sont reprises pour évaluer la formule. Le format est le
suivant : NomChapitre – Feuille de calcul!Cellule.
Remarque
Les éditeurs de taxonomie ne doivent pas nécessairement indiquer une linkbase d'étiquette pour une
linkbase de formule. Par conséquent, ceci n'est pas disponible dans toutes les taxonomies publiées dans le
monde entier.
○
214
Vous pouvez trier et filtrer toutes les colonnes. Par défaut, le rapport généré est trié selon la colonne "N°"
dans les deux tableaux et vous pouvez trier les données en cliquant sur l'intitulé de colonne. Le code
croissant ou décroissant indique si les lignes sont triées dans l'ordre croissant ou décroissant.
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Aide de l'utilisateur
Aide du processus COREP
○
Le filtre fonctionne en fonction de la valeur saisie dans la zone de texte en-dessous de l'intitulé de
colonne. La colonne Résultat contient un menu déroulant permettant de filtrer les résultats. Vous pouvez
afficher tous les résultats ou les filtrer en fonction des erreurs ou des éléments corrects.
○
Pour afficher les détails d'une règle spécifique, cliquez sur n'importe quelle ligne du tableau "Rapport de
validation de formule". Lorsque vous cliquez sur une ligne, une boîte de dialogue contenant les détails
s'affiche :
- Un tableau listant tous les faits utilisés dans la règle avec les éléments suivants :
Elément de règle
Description
Fait
Etiquette du fait tel qu'utilisé dans les modèles COREP
Valeur
Valeur saisie dans le modèle pour le fait
Chapitre
Nom du chapitre contenant ce fait
Cellule
Cellule dans laquelle la valeur de fait a été saisie dans le
classeur du chapitre
Vous pouvez effectuer d'autres consultations à l'aide du rapport de validation généré avec les données
réelles.
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215
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Les seules garanties fournies pour les produits et les services du
Groupe SAP sont celles énoncées expressément à titre de garantie
accompagnant, le cas échéant, lesdits produits et services. Aucune
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