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Archivador Virtual.
¿CÓMO SE IMPLEMENTA UN SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL?
Generalmente, la implementación se realiza en tres etapas:
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En primer lugar se realiza un relevamiento y análisis: se obtiene información
acerca de los tipos de archivos existentes en la empresa, de su relevancia,
concurrencia, urgencia, etc. Con esta información se definen políticas relativas
a cómo se van a
crear, almacenar y eliminar.
También se plantean objetivos y plazos.
A continuación se procede a implementar el sistema de gestión documental,
luego se prepara la documentación física y se digitaliza, mediante un escáner,
utilizando opcionalmente un OCR (reconocimiento óptico de caracteres).
La fase final comienza con la capacitación del personal en el uso de las
herramientas de búsqueda de documentos y su aprovechamiento.
Se realizan controles periódicos para verificar el grado de cumplimiento de los
objetivos y el mantenimiento preventivo y correctivo de la solución.
Observará que al cabo de un tiempo, el uso del sistema de gestión documental, será
para el personal algo tan natural y cotidiano, que prácticamente no necesitará
controles y los objetivos se cumplirán cada día.
La base documental de la empresa crecerá constantemente y por lo tanto crecerá su
base de conocimientos.
ALGUNOS DATOS QUE PUEDEN AYUDARLO A TOMAR UNA DECISION
Según estudios de varias consultoras americanas y europeas:
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Generalmente un documento relevante se copia con diversos fines de 9 a 11
veces.
Archivar un documento implica gasto de papel, carpetas, inversión en
estanterías, tiempo de informar su ubicación, etc. Se estima un gasto
aproximado de 20 dólares.
Más del 60% de las compañías todavía almacenan y recuperan sus
documentos de forma manual.
El 90% de la información empresarial está en papel.
Más del 30% de los documentos empresariales tienden a dejar de ser tomados
en cuenta dada su ubicación y difícil acceso.
Una empresa invierte aproximadamente del 6% al 11% de sus ingresos en el
tratamiento de sus documentos.
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Una persona en su trabajo de oficina dedica hasta el 30% de su tiempo en
buscar y reorganizar documentos mal archivados.
Con el uso de los sistemas de gestión documental digital se obtienen
resultados como:
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Ahorro del tiempo necesario para crear y modificar documentos: 70%.
Aumento de la productividad: 30%.
Ahorro en la gestión de documentos: 40%.
Mejoras en el ciclo temporal: 40%.
Ahorro de espacio: 40%.
Aumento de la satisfacción del cliente: 50%.
En los últimos 15 años más del 50% de las grandes empresas y del 35% de las
empresas medianas han adoptado sistemas de gestión documental.
Ley 594 del 2000
Archivo. Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte
material, acumulados en un proceso natural por una persona o entidad pública
o privada, en el transcurso de su gestión, conservados respetando aquel orden
para servir como testimonio e información a la persona o institución que los
produce y a los ciudadanos, o como fuentes de la historia.
Gestión documental. Conjunto de actividades administrativas y técnicas
tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación
producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final,
con el objeto de facilitar su utilización y conservación.
TITULO V.
GESTION DE DOCUMENTOS
ARTICULO 21. PROGRAMAS DE GESTION DOCUMENTAL. Las entidades
públicas y privadas deberán elaborar programas de gestión de documentos,
pudiendo contemplar el uso de nuevas tecnologías y soportes, en cuya
aplicación deberán observarse los principios y procesos archivísticos.
PARAGRAFO. Los documentos emitidos por los citados medios gozarán de la
validez y eficacia de un documento original, siempre que quede garantizada su
autenticidad, su integridad y el cumplimiento de los requisitos exigidos por las
leyes procesales.
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