les services de gestion de l impression de Ricoh

les services de gestion de l impression de Ricoh
Services d'impressions gérés pour
le gouvernement
Solutions d’information d’affaires
Ce scénario ressemble-t-il à votre situation actuelle?
Plusieurs ministères gouvernementaux, sociétés d’État et organismes gouvernementaux utilisent de larges et complexes parcs d’imprimantes et
d’appareils MFP dispersés géographiquement. Pourtant, la plupart n’ont pas d’aperçu complet de l’emplacement de ces appareils, de la façon dont
ils sont utilisés et du coût lié à leur utilisation à l’échelle de l’organisation. Ce manque de visibilité peut engendrer une mauvaise utilisation des
appareils, des coûts en fournitures inutilement élevés, un entretien réactif, des éléments qui occasionnent l’arrêt des appareils et empêchent de saisir
des occasions d’amélioration des procédures d’affaires axées sur les documents. Une gestion incohérente peut aussi rendre difficile la gestion de
l’authentification et de la rétrofacturation au niveau de l’utilisateur final individuel.
Prendre le contrôle de l’environnement d'impression.
Les services d'impressions gérés Ricoh pour le gouvernement comprennent une gamme de services et d’outils conçus pour accroître la visibilité et le
contrôle d’un environnement de production à l’échelle d’une organisation et du flux d’information d’affaires qui y circule. Cette solution aide
à maximiser la valeur des investissements dans la production en rationalisant et en rajustant le parc d’appareils, en établissant une gouvernance de
l’impression officielle et en améliorant l’authentification et le soutien pour l’utilisateur final.
Votre défi : Impressions dispendieuses
Notre solution : Sans gouvernance efficace, les organismes gouvernementaux peuvent devenir la proie de pratiques d’impression qui entraînent du
gaspillage. Parmi les pratiques les plus communes et coûteuses se trouvent notamment : l’envoi de tâches à des appareils dispendieux, ne pas utiliser
l’impression recto-verso et imprimer en couleur lorsque le noir et blanc suffirait. Ricoh peut aider à établir une politique d’impression afin de régir la
façon dont les documents sont imprimés, y compris les appareils et les paramètres qui favorisent les économies de coûts. Une politique d’impression
peut aussi définir les lignes directrices en matière de rapports, incluant les rapports prévus sur les flux d’impression des postes de travail et unités
centrales des utilisateurs. D’autres rapports peuvent inclure les rapports sur les appareils, l’historique d’alertes du protocole de gestion de réseau simple
(SNMP) et l’historique de compteur SNMP.
Votre défi : L'entretien des appareils
Notre solution : Plusieurs organismes gouvernementaux manquent de ressources dédiées à la gestion à l’entretien des parcs. Sans entretien préventif, les
appareils peuvent tomber en panne, ce qui engendre des temps d’arrêt qui entravent la productivité et cela vous éloigne de vos activités principales. Ricoh
peut fournir l’expertise d’un centre d’assistance sur place pour aider à gérer les appareils et à formuler des recommandations pour assurer une amélioration
continue. Notre approche en trois étapes comprend plusieurs niveaux de ressources – incluant des dépanneurs de première ligne qui gèrent les problèmes
de service (indicateurs de bourrages de papier et de niveau de fourniture bas, par exemple) et des responsables d’actifs ou de parcs qui fournissent une
analyse de base continue. Pour le niveau de soutien le plus élevé, les directeurs de prestation de service de Ricoh peuvent fournir un soutien de stratégie à
l’échelle de l’organisation pour la gestion du parc, les procédures opérationnelles et la gestion de la politique d’impression.
Votre défi : Personnel TI débordé
Notre solution : Avec beaucoup d’autres responsabilités, les équipes de gestion et de soutien des TI ne considèrent pas l’entretien de l’environnement
de production comme étant prioritaire, ce qui peut engendrer une pauvre visibilité du parc, un soutien des utilisateurs finaux médiocre et un manque
de contrôle général de la qualité et des coûts. Les solutions de gestion de la production de Ricoh aident les agences à reprendre le contrôle de toutes
les fonctionnalités des MFP (copie, impression, envoi de courriel, télécopie et numérisation). Elles permettent aussi aux organismes de profiter de
l’impression « Follow me » avec l’authentification de l’impression automatisée de l’utilisateur individuel via une carte d’accès sécurisée à partir de tout
appareil connecté au réseau. Et avec le relâchement sécuritaire des tâches, les documents ne peuvent pas être imprimés à l’appareil de production tant
que l’utilisateur ne s’est pas identifié à l’appareil.
www.ricoh.ca/gouvernement
Services d'impressions gérés pour le gouvernement
PRESTATION DE
SERVICE LOCALE
AUTHENTIFICATION DE L’UTILISATEUR
GESTION DE LA PRODUCTION
MEILLEURE GOUVERNANCE
OPTIMISATION DE
FLUX DE TRAVAUX
SOUTIEN SUR SITE
AMÉLIORATION CONTINUE
MEILLEURES ÉCONOMIES DE COÛTS
RATIONALISATION DU PARC
Avoir un
aperçu précis
du parc
Réduire le parc
et établir une
gouvernance de
l’impression
Améliorer
l’expérience de
l’utilisateur final et
des administrateurs
CONSULTATION DE
PROCÉDURES D’AFFAIRES
PRODUCTIVITÉ ACCRUE
SOUTIEN
24 HEURES/7 JOURS
GESTION ET SURVEILLANCE
DES APPAREILS
ADMINISTRATION DU PARC
PLUS RAPIDE, PLUS FIABLE ET
DE MEILLEURE QUALITÉ
DONNÉES ET
ANALYSES CONTINUES
• Appliquer la gamme d’outils de Ricoh pour identifier et mapper toutes les
composantes de l’environnement de production existant.
• Identifier et évaluer chaque appareil sur le réseau.
• Recenser les étapes automatisées et manuelles existantes ainsi que les systèmes et
les ressources utilisés dans les flux de travaux liés aux appareils – afin d’identifier les
goulots d’étranglement, les redondances et les risques liés à la conformité.
• Obtenir les recommandations d’experts sur la façon de réduire le parc et
d’améliorer les flux de travaux et processus axés sur les documents.
• Identifier les stratégies de normalisation, de consolidation et d’amélioration de la
gestion de l’ensemble de l’environnement du parc.
• Développer une politique d’impression officielle qui établit des directives claires
sur la façon dont les documents sont imprimés, sur quels appareils et avec quels
paramètres.
• Offrir l’impression de style « follow me » avec l’authentification de l’impression
automatisée de l’utilisateur individuel via une carte d’accès sécurisée à partir de
n’importe quel appareil sur le réseau.
• Tirer parti du soutien sur site de Ricoh en ce qui concerne l’entretien préventif des
appareils et les recommandations pour l’amélioration continue.
• Automatiser les tâches de gestion et de rapport, y compris les métriques
d’impression de niveau utilisateur final pour la rétrofacturation aux services et la
gestion de volume d’impression avancée.
Relier le tout
En partenariat avec Ricoh, vous pouvez maximiser votre investissement en technologies d’impression en vous concentrant sur les
initiatives d’amélioration des procédures d’affaires et des flux de travaux qui rehaussent l’expérience de l’utilisateur final. Notre
solution inclut la consultation des procédures d’affaires (pour comprendre les défis et objectifs clés), l’optimisation du parc géré
(pour établir la gouvernance et les rapports d’impression), le soutien sur site (pour l’entretien préventif, le dépannage et l’analyse/
soutien continu pour le rajustement du parc) et les solutions de gestion de la production (pour permettre un meilleur accès et un
meilleur contrôle).
Pourquoi Ricoh pour les services Services d'Impressions Gérés?
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Plus de 4 000 ententes MPS à l’échelle mondiale qui correspond à plus de 1 million d’appareils en gestion active
Inscrit dans le « Leaders Quadrant » du Magic Quadrant de Gartner pour les services de gestion de l’impression et de contenu
Leader dans le « MPS market Landscape » de Quocirca
Leader du « IDC Marketscape » pour les services de gestion de l’impression et de documents
www.ricoh.ca/gouvernement
©2015 Ricoh Americas Corporation. Tous droits réservés. Ricoh® et le logo Ricoh sont des marques de commerce enregistrées
de Ricoh Company, Ltd. Toutes les autres marques de commerce sont la propriété de leur propriétaire respectif.
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