HANDBUCH FÜR DIE PROGRAMME

BEDIENUNGSKONZEPT

Dieses Kapitel will Ihnen einen Überblick über Funktionalität und Umfang von Q

Lohn vermitteln. Auch finden Sie darin in groben Zügen, wie Sie die Arbeit mit Q

Lohn angehen sollten. Mit dem Durcharbeiten dieses Kapitels legen Sie sich das Fundament, um mit

Q Lohn effizient arbeiten zu können.

U

Wenn Sie in diesem Handbuch zukünftig allgemein von Mitarbeitern lesen, so meinen wir

selbstverständlich auch Mitarbeiterinnen. Wir danken für Ihr Verständnis für diese verkürzte Form.

Erster Programmstart

Wenn Sie Q Lohn erstmals starten, offeriert Ihnen das Programm, eine Datei mit allen

Ortschaften der Schweiz anzulegen. Nutzen Sie diese Möglichkeit: Sie werden später für

Adressen nur noch die Postleitzahl eintippen müssen, die zugehörige Ortschaft findet das

Programm. Danach legen Sie den Beginn der Lohnperiode fest. Normalerweise ist das der

1. Januar eines Kalenderjahres.

Nun installiert das Programm alle für das gewählte Jahr geltenden Sätze (AHV, ALV usw.) und richtet Ihnen alle gängigen Lohnarten ein. Nach erfolgreicher Installation und später bei jedem erneuten Programmstart öffnet Q Lohn das Personalfenster. Dieses bleibt offen, bis Sie das Programm verlassen.

Personal

Erstmals in der Anwendung, werden Sie alle Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen erfassen.

Dabei legen Sie Wert darauf, dass Sie jeweils die richtigen Pflichtigkeiten (AHV, UV usw.) zuordnen. Anhand dieser Pflichtigkeiten berechnet später das Programm für alle

Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen automatisch die Abzüge (AHV, ALV, UV).

125

Lohnarten

Jedem Mitarbeiter und jeder Mitarbeiterin werden Sie persönliche Lohnarten zuteilen.

Meist handelt es sich um die Lohnarten „Monatslohn“, „BVG“ und eventuell „Spesen“ oder

„Kinderzulagen“. Bei Teilzeitangestellten werden Sie eventuell froh sein über die Lohnart

„Stundenlohn“.

Jede persönliche Lohnart bezieht sich auf eine Basislohnart. In der Basislohnart werden die Pflichtigkeiten (AHV, ALV usw.) festgehalten.

U

Ist eine Lohnart z.B. AHV-pflichtig, werden Abzüge trotzdem nur dann vorgenommen, wenn ein

Mitarbeiter AHV-pflichtig ist. So kann die selbe Lohnart für AHV-pflichtige und nicht AHV-pflichtige

Mitarbeiter verwendet werden.

Das Programm offeriert Ihnen eine grosse Auswahl an vordefinierten Basislohnarten.

Selbstverständlich können Sie bei Bedarf eigene Lohnarten im Basislohnartenstamm hinzufügen.

Lohnläufe

Sind die Lohnarten einmal zugeordnet, wird die Arbeit mit Q Lohn zum Kinderspiel. Meist pro Monat definieren Sie einen Lohnlauf mit Datum und Valuta. Dazu vergeben Sie eine

Lohnlaufidentifikation, die normalerweise einen Hinweis auf Monat und Jahr enthält. Das

Programm rechnet darauf alle Löhne samt Abzügen korrekt aus und druckt Ihnen die

Lohnabrechnungen. Mehr als fünf Minuten dauert das nie mehr!

Haben Sie einen Fehler gemacht (z.B. einmalige Spesenauszahlung vergessen), so können

Sie jederzeit einen Lohnlauf rückgängig machen und neu aufrechnen lassen.

Jahresabschluss

Ende Dezember (Sie können auch bis in den Januar zuwarten) schliessen Sie jeweils die aktuelle Lohnperiode ab. Zuvor liefert Ihnen das Programm per Mausklick alle gesetzlich geforderten Abrechnungen und Listen.

U

Wir empfehlen Ihnen, eine Datensicherung vorzunehmen, bevor Sie einen Jahresabschluss ausführen. Nach dem Abschluss sind die Daten des abgeschlossenen Jahres unwiderruflich verloren.

126