Manuel de l’utilisateur

Gestion des tâches

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ScanFile User Guide

Introduction

Introduction

La

Gestion des tâches vous permet d'assigner à des documents un cheminement prédéfini qui guidera les documents vers des utilisateurs et/ou des archives dans un ordre qui aura été défini dans le chemin du document.

Les chemins de document se composent d’étapes séparées, qui peuvent changer selon les options sélectionnées. À chaque étape le document peut

être assigné à un répertoire spécifique et/ou un utilisateur. Le document ne passera à la prochaine étape, dans le chemin, que si chaque utilisateur, à chaque étape d’un chemin, effectue l'action demandée, comme la visualisation ou l'approbation.

Si un document est acheminé à un utilisateur, il apparaîtra dans la liste personnelle de l'utilisateur.

Configuration des Chemins

La configuration ne peut être faite que si l’utilisateur souhaitant configurer le chemin possède les droits Admin chemin dans lequel envoyer des istrateur de ScanFile. Pour définir un

documents, cliquez sur

Gestion des

Tâches, dans le menu Option de

ScanFile ceci ouvrira la fenêtre

Modifier

la Tâche. Vous trouvez un certain nombre d'options comprenant tous les itinéraires qui ont été définis précédemment. Sélectionnez

Nouveau et une fenêtre

Créer un chemin s’ouvre.

Dans la fenêtre

Créer un chemin il y a un certain nombre d'options qui doivent être définies pour créer une Gestion de Tâche. Premièrement vous devrez donner au chemin un nom dans

Nom du Chemin avant de passer à l’étape suivante.

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Configuration des Chemins

Etapes

Les étapes sont les différents points d’arrêt qui font partis d’un chemin. À chacune de ces étapes vous pouvez définir un certain nombre d'utilisateurs et/ou de répertoires vers lesquels vous souhaitez envoyer le document.

Quand vous envoyez aux utilisateurs, vous pouvez également décider ce qu’ils devront faire de ce document après l’avoir reçu. l’arborescence. Sélectionnez une cible pour les documents. Ceci peut être un ou plusieurs utilisateurs du système ScanFile et/ou des répertoires de

Scanfile.

Si vous voulez c hoisir des utilisateurs ScanFile comme cible de l’étape, cliquez sur

"…” dans la section utilisateur du cadre Cible. Une fenêtre

Envoie à l'utilis

ateur s'ouvre.

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Configuration des Chemins

Tous les utilisateurs ScanFile disponibles sont répertoriés ici.

Dans la version 8 un nouvel utilisateur a été ajouté au choix d'utilisateur de la gestion des tâches :

[Originator]. Cet utilisateur est un utilisateur système pour le créateur d'un itinéraire dans le programme. De cette manière vous pouvez intégrer le créateur d'un processus dans votre installation d'itinéraire sans connaître l'utilisateur.

Si vous afficher un itinéraire par la suite dans l’outil de configuration

Remote Service, vous ne verrez jamais l’utilisateur système

[Origina tor]

Sitôt que le créateur d'un itinéraire est connu dans la gestion des Tâches, le processus travaillera avec le nom d'utilisateur réel.

Choisissez l'utilisateur ou les utilisateurs cibles pour l’étape actuelle. Puis, assignez les actions que les utilisateurs doivent exécuter, une fois qu'un document acheminé arrive dans leur liste personnelle. Les actions utilisateurs suivantes sont disponibles:

Option Description

Visualiser L'utilisateur qui reçoit ce document devra seulement le voir et confirmera l’affichage de l’'image avant que le document ne continue à l’étape suivante du chemin (Les

étapes sont expliquées ci dessus). La confirmation se fait en cliquant sur le symbole représentant un œil sur le document.

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Configuration des Chemins

Commentaire L’utilisateur qui reçoit ce document sera invité à présenter ses commentaires en cliquant dans le document sur un bouton qui fait apparaître un bloc note, lors de la visualisation du document. Tous les commentaires, sont joints au document et passeront à la prochaine étape du chemin. Les utilisateurs suivants dans ce chemin peuvent alors voir ces commentaires.

Approuver/

Rejeter

Visualiser (Mot de passe)

Commentaire

(Mot de passe)

L'option Approuver/Rejeter permet deux possibilités à l'utilisateur. Il peut approuver ou rejeter le document en cliquant sur le bouton

Approuver ou Rejeter affiché dans la fenêtre d'image. Selon le choix, le document sera envoyé à, une étape choisie lors de la création du chemin.

Cette option est identique l’action

Visualiser, mais forcera l'utilisateur d'entrer son mot de passe ScanFile pour signifier que l’étape est achevée.

Cette option est identique l’action

Commentaire, mais forcera l'utilisateur d'entrer son mot de passe ScanFile pour signifier que l’étape est achevée.

Cette option est identique l’action

Approuver/Rejet

er, mais forcera l'utilisateur d'entrer son mot de passe

ScanFile pour signifier que l’étape est achevée..

Approuver/

Rejeter (Mot de passe)

Si vous choisissez

l'option Approuver/Rejeter ou Approuver/Rejeter ( Mot

de passe), trois actions qui se déclencheront lorsque l’utilisateur aura fait l’action sur le document peuvent être configurées. Vous pouvez ap pliquer l'action dans la fenêtre

Action , qui s’ouvre directement après avoir choisi

Approuver/Rejeter.

Les options suivantes sont sélectionnables pour définir l'action quand l'utilisateur approuve ou rejette un document:

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Configuration des Chemins

Option

Continue

Description

Signifie que le document continuera à la prochaine

étape du chemin défini.

Aller à Le d ocument passera à l'étape indiquée, sautant des

étapes s'il y a lieu. L'étape que vous souhaitez faire sauter au document devra être sélectionné ici.

Continuer avec Le document, continuera sur un chemin différent. Ce nouveau chemin doit également être sélectionné ici.

Confirmez votre action choisie en cliquant sur

OK et ScanFile retourne à la fenêtre

Envoyé à utilisateur. Répétez-le pour chaque utilisateur dans une

étape, dont l'action est différente de

Visualiser. Retournez à la fenêtre Crée

un chemin en cliquant sur OK.

Avant qu’un document puisse passer à la proc haine étape, l'utilisateur ou les utilisateurs doivent effectuer l'action qui leur a été assignée. Si vous avez affecté plus d’un utilisateur à une ét ape, vous pouvez demander que le ment puisse passer à l’étape suiva nte si l’un des utilisateurs a accompli l'action assignée. Cec

é

i ne peut être fait que si l’option

L’action doit être ex cutée par tous les u

tilisateurs n'est pas sélectionnée. Si cette option tilisateurs doivent accomplir leur action avant que ser.

Envoyer vers Répertoire

Si vous voulez choisir des Répertoires ScanFile comme cibles de l’étape, cliquez sur

"…” dans la section Répe rtoires du cadre Cible. Une fenêtre des

Répertoires Disponibles s'ouvre. A l’intérieur s’affichent les dossiers qui ont

été créés sur le système. Choisissez le dossier ou les dossiers cibles pour l’étape actuelle. Une fois que vous avez choisi un ou plusieurs dossiers dans la liste cliquez sur

OK et ils seront entrés comme la partie d'une étape sur le chemin dans la fenêtre

Crée un chemin.

Délai d’exécution

Cette option détermine la durée durant laquelle un docume nt sera retenu au sein d’une étape de cheminement. Ce n’est cependant, que si cette étape particulière du Cheminement inclut un utilisateur. Ceci peut être extrêmement utile, par exemple:

Un Cheminement a été installé avec un utilisateur en étape « 1 » et un autre utilisateur en étape « 2 ». Un document est envoyé à cet itinéraire par un

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Configuration des Chemins utilisateur tiers, cependant, l'utilisateur « 1 » n'est pas disponible pour traiter ce document. Cela pourrait signifier que l'utilisateur « 2 » ne pourra accéder au document avant qu e le premier ne l’ait vu.

Pour éviter que ceci ne se produise il faut définir un délai pour qu’un do ument ne puisse res

a

c ter bloqué dans un Cheminement. En sélectionnant

jouter un délai d’exécution, il est possible de définir une Durée de

validité, ceci peut ê tre fait en unités de temps (Jours, Heures) dans les

la fenêtre

Créer un Chemin.

Il y a 3 possibilités de redirection possibles :

Option Description

Itinéraire Vers

Prochaine Etape

Itinéraire Vers

Etape Précédente

Itinéraire Vers

Expéditeur

Une fois que la

durée de validité s'est écoulée le

Document se déplacera vers la prochaine étape de l'Itinéraire. S’il n’y a aucune autre étape de définie alors le document restera à cette étape jusqu'à ce qu'il soit visionné.

Une fois que la

durée de validité s'est écoulée le

Document retournera vers l’étape précédente de l'Itinéraire. S’il n’y a aucune étape précédente de définie alors le document restera à cette étape jusqu'à ce qu'il soit visualisé.

Une fois que la

durée de validité s'est écoulée le

Document sera déplacé dans la Liste de Sélections

Personnel de l'utilisateur qui à l’origine a envoyé ce document vers le Cheminement.

Le

Délai d’exécution est valide uniquement si l’étape particulière incluse un utilisateur. Le

Délai d’exécution n’ a aucun comportement sur les des

Répertoires comme cibles.

Après la création d'une étape, cliquez sur le bouton

Sauvegarder. L’étape apparaîtra comme un nœud dans l’arborescence de la fenêtre

Créer un

chemin. Dans cette vue vous pouvez voir toutes les étapes et leurs cibles assignées ainsi sue les actions utilisateurs. Si vous voulez éditer une étape, choisissez le nœud et éditez ses paramètres. Vous pouvez renoncer à vos changements en cliquant sur

Annuler. Si vous cliquez sur Sauvegarder, vos changements seront sauvegardés et l’arborescence mise à jour. Si vous voulez supprimer n'importe quelle étape définis, mettez en évidence l’étape concernée et cliquez sur le bouton

Effacer.

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Autre options de Cheminement

Autre options de Cheminement

Sélectionnez

Options -> Gestion des tâches ouvre la fenêtre Modifier la

Tâche. Excepté la création des chemins, il y a deux paramètres pour la

Gestion générale des tâches.

Sauvegarder le rapport

Les détails des actions effectuées par la Gestion des tâches peuvent être sauvegardé vers un ficher texte. Ceci enregistrera l’information sur toutes les

étapes pour chaque itinéraire défini.

Vous pouvez indiquer le nom et l'endroit de ce compte rendu dans le champ

Sauvegarder le rapport dans.

Suppression des tâches terminées

Afin de préserver de la place sur les disques de stockage il y a la possibilité en plus de l’option

délai d’exécution de demander l’effacement des documents complétés. La base de données, l'image et l'information d'instruction est gardée dans ScanFile quand un document est envoyé vers un itinéraire, même lorsque l'itinéraire a été complété et quand le document a atteint sa destination finale.

Supprimer les tâches terminées effacera toutes ces informations dans ScanFile après un délai de temps indiqué dans la boîte principale de la fenêtre

Modifier la Tâche. Si cette information n'est pas effacée régulièrement, un espace supplémentaire sur le disque dur peut

être occupé.

En réglant

Supprimer les tâches terminées à zéro maintiendra l’information jusqu'à ce qu'une valeur plus élevée soit notée.

Liste des traitements en cours

La

liste des traitements en cours est un rapport de toutes les actions de la

Gestion des Tâches qui sont actuellement en cours, vous trouverez l'information utile concernant les étapes courantes d'un document qui a été envoyé à un Itinéraire énuméré ici:

Nom de l’itinéraire , le nom de l'utilisateur qui a envoyé le document, le statut du document, l’utilisateur Actif ou celui qui actuellement à besoin de faire une action sur ce document, le temps écoulé , et le temps restant avant la prochaine étape en dehors du délai.

Pour obtenir davantage de détails sur les actions qui se sont produites dans cet itinéraire et énumérer également tous les commentaires qui ont été faits

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Envoie de documents à un chemin sur des documents. Placez la ligne en surbrillance et appuyez sur le bouton

Afficher

Envoie de documents à un chemin

L'assignation d'un document à un itinéraire est faite en cliquant avec le bouton droit de la souris juste sur le document vous voulez envoyer dans la

Liste de recherche et en sélectionnant

Envoie à l'Itinéraire. Cela affichera une fenêtre inscrivant tous les Itinéraires qui ont précédemment été créés.

Choisissez l'Itinéraire auquel vous voulez faire suivre les documents et confirmer le choix en cliquant sur

OK.

Sur cette fenêtre une option

Séparer Lot, peut être utilisée si des documents multiples sont envoyés à l'Itinéraire. Si sélectionnée, chaque document sera traité séparément sur l'itinéraire. Toutes les actions utilisateur exigées le long de l'itinéraire seront demandées indépendamment pour chaque document.

Si

Séparer Lot n’est pas activé alors les documents multiples qui sont envoyés seront gardés ensemble et traités comme une tâche d'itinéraire.

Toutes les actions d'utilisateur exigées le long de l'itinéraire entreront seulement en vigueur, quand tous les documents auront été traités.

Visualisa tion des Documents

Tous les documents envoyés à un itinéraire apparaîtront dans la Liste de recherche personnelle des utilisateurs. Ils peuvent être identifiés par le nom de l'expéditeur

SFROUTE '.

Copie Locale

Par défaut, une fois que l'action a été exécutée et que le document progresse à l’étape suivante du chemin, il sera supprimé de la Liste

Personnelle. Vous pouvez cependant vouloir garder une copie du document en cliquant sur la case à cocher

Garder une copie locale avant exécution de l'action. Cette copie ne sera pas mise à jour avec les changements faits au document tandis qu'il chemine le long de l'itinéraire.

Actions

Quand le document est affiché, les icônes d'action correspondant aux actions assignées pour cette étape de l'itinéraire apparaîtront. Les trois actions sont

Visualisé, Commentaire et Approuver/Rejeter.

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Service Gestion des tâches

Pour

les actions Comme ntaire et Approuver/Rejeter, une fenêtre s’ouvrira pour vous permettre d'aj outer des commentaires concernant le document.

Les commentaires associés à un document peuvent être vue en appuyant l'icône

Chemin, qui est affichée dans le coin supérieur droit de la fenêtre d’affichage du document.

Avant que le document ne passe à l’étape suivante de l'itinéraire, l'action assignée à l'utilisateur doit être exécutée. Pour ce faire, cliquez sur l'icône d'action.

Service Gestion des tâches

Le service Gestion des tâches fait partie de Sca nFile Remote Services. Sa tâche principale est de contrôler les chemins actuels et faire suivre des documents, selon les paramètres de ces itinéraires.

e inement de Document dans in ScanFile Remote

Services

doit être démarré pour permettre aux Documents de se déplacer le long des étapes du chemin. Cela est décrit dans le chapitre Remote

Services .

Pour plus d'information, veuillez vous référez au chapitre correspondant dans ce guide.

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