Manuel Utilisateur Nº de modèle KX-NCP500/KX

1.6.2 Utiliser la messagerie vocale (Message Vocal Simplifié [SVM] Intégré)

1.6.2 Utiliser la messagerie vocale (Message Vocal Simplifié [SVM]

Intégré)

–

–

–

–

–

–

Votre PBX peut vous fournir les services d’un répondeur.

Une boîte vocale est attribuée à votre poste, dans laquelle les appelants peuvent vous laisser des messages vocaux.

Les appelants atteignant votre boîte vocale, entendront votre message personnel de bienvenue. Vous pouvez enregistrer deux types de messages personnels de bienvenue: un message de bienvenue normal et un message de bienvenue pour chaque mode service. Vous pouvez également écouter et effacer vos messages de bienvenue et les messages vocaux laissés par les appelants.

–

Enregistrer un message de bienvenue normal

Enregistrer un message de bienvenue pour chaque mode service

Réacheminer vos appels vers votre boîte messages

Laisser des messages vocaux

Ecouter des messages vocaux laissés par des appelants

Accéder à votre boîte messages à partir d’un téléphone externe

Accéder à la boîte messages d’un autre poste à partir de votre poste

•

Cette fonction n’est pas disponible pour les postes SIP (sauf pour le KX-HGT100). Même si un appelant laisse des messages vocaux pour un poste SIP (sauf pour le KX-HGT100), le voyant de la touche Message ou le voyant Message/Sonnerie ne s'allumera pas pour vous indiquer qu'un message vocal a été reçu.

•

Vous pourriez entendre une tonalité d’occupation en essayant d’accéder à votre boîte vocale lorsque trop d’autres utilisateurs accèdent déjà à leurs boîtes vocales. Dans ce cas, patientez quelques minutes et essayez de nouveau.

•

Si l’espace enregistrable utilisé (y compris par les messages de bienvenue et les messages vocaux laissés par les appelants) pour la fonction SVM atteint une certaine limite, l’écran vous informe que l’espace d’enregistrement est presque plein et vous entendrez la tonalité de numérotation 3 lorsque vous décrochez.

Tonalité de numérotation 3

1 s

•

Référence d’opération lorsque vous accédez à votre boîte messages

Après avoir saisi le numéro de fonction SVM ( 38), les opérations ci-dessous seront disponibles en saisissant les numéros correspondants.

Nº d’opération

0

3

8

1

2

Utilisation

Pour effacer le message de bienvenue normal

Pour enregistrer le message de bienvenue normal

Pour écouter le message de bienvenue normal

Pour écouter des messages vocaux laissés par des appelants

Pour programmer un message de bienvenue pour chaque mode service

Manuel Utilisateur 105

1.6.2 Utiliser la messagerie vocale (Message Vocal Simplifié [SVM] Intégré)

Nº d’opération

# 6

Utilisation

Pour laisser un message vocal dans la boîte messages d’un autre poste

Enregistrer un message de bienvenue normal

Pour enregistrer

TP/PS/DECT/KX-HGT100

Décrochez.

3 8

Saisissez 38.

AUTO DIAL

STORE

OU touche de numérotation

Appuyez sur MEMORISER ou sur une touche de

numérotation (0–9, , #).

Tonalité C.

Le message de bienvenue est passé.

1

Tonalité C.

Saisissez 1.

Enregistrez le message.

Exemple: "Vous avez atteint John. Je suis désolé; je ne peux répondre à votre appel pour l'instant. Veuillez laisser un message."

0

Effacer

1

Vous entendrez une tonalité de confirmation.

*

OU

Ré-enregistrer

Saisissez 0 ou 1 pendant le message de bienvenue.

Raccrochez.

Pour écouter

TP/PS/DECT/KX-HGT100

3 8

Saisissez 38.

Décrochez.

0

Effacer

1

Vous entendrez une tonalité de confirmation.

*

OU

Ré-enregistrer

Saisissez 0 ou 1 pendant le message de bienvenue.

2

Saisissez 2.

Tonalité C.

Le message de bienvenue est passé.

Raccrochez.

•

* Cette étape peut être omise.

106 Manuel Utilisateur

1.6.2 Utiliser la messagerie vocale (Message Vocal Simplifié [SVM] Intégré)

Pour effacer

TP/PS/DECT/KX-HGT100

Décrochez.

3 8

Saisissez 38.

0

Saisissez 0.

Tonalité C.

Raccrochez.

Enregistrer un message de bienvenue pour chaque mode service

En plus du message de bienvenue normal, vous pouvez enregistrer un message de bienvenue spécifique pour chaque mode service (jour/déjeuner/pause/nuit).

Pour enregistrer

TP/PS/DECT/KX-HGT100

Décrochez.

3 8

Saisissez 38.

8

Saisissez 8.

0

1

2

3

Jour

Nuit

Déjeuner

Pause

Saisissez le mode service désiré.

1

Saisissez 1.

Tonalité C.

AUTO DIAL

Enregistrez le message.

STORE

OU touche de numérotation

Appuyez sur MEMORISER ou sur une touche de

numérotation (0–9, , #).

Tonalité C.

Exemple: "Vous avez atteint John. Désolé, je suis sorti déjeuner. Veuillez laisser un message."

Le message de bienvenue est passé.

0

Effacer

1

Vous entendrez une tonalité de confirmation.

*

OU

Ré-enregistrer

Saisissez 0 ou 1 pendant le message de bienvenue.

Raccrochez.

Manuel Utilisateur 107

1.6.2 Utiliser la messagerie vocale (Message Vocal Simplifié [SVM] Intégré)

Pour écouter

TP/PS/DECT/KX-HGT100

Décrochez.

3 8

Saisissez 38.

Le message de bienvenue est passé.

8

Saisissez 8.

0

1

2

3

Jour

Nuit

Déjeuner

Pause

Saisissez le mode service désiré.

2

Saisissez 2.

0

Effacer

1

Vous entendrez une tonalité de confirmation.

OU

Ré-enregistrer

*

Saisissez 0 ou 1 pendant le message de bienvenue.

Tonalité C.

Raccrochez.

•

* Cette étape peut être omise.

Pour effacer

TP/PS/DECT/KX-HGT100

Décrochez.

3 8

Saisissez 38.

8

Saisissez 8.

0

1

2

3

Jour

Nuit

Déjeuner

Pause

Saisissez le mode service désiré.

0

Saisissez 0.

Tonalité C.

Raccrochez.

•

Si le message de bienvenue pour un certain mode service et le message de bienvenue normal avaient été enregistrés, les appelant s entendront le message de bienvenue pour ce mode service. Cependant, si aucun message de bienvenue n’avait été enregistré pour un certain mode service, le message de bienvenue normal sera reproduit à la place.

108 Manuel Utilisateur

1.6.2 Utiliser la messagerie vocale (Message Vocal Simplifié [SVM] Intégré)

Réacheminer vos appels vers votre boîte messages

Vous pouvez programmer que les appels entrants soient réacheminés vers votre propre boîte messages pour permettre aux appelants de laisser des messages vocaux lorsque vous ne pouvez pas répondre au téléphone.

Pour valider/annuler

TP/PS/DECT/KX-HGT100

Décrochez.

7

N° de poste flottant pour la fonction SVM

Saisissez le numéro de poste

flottant pour la fonction SVM.

1

Saisissez 71.

0

OU

1

OU

2

Tous appels

Appels externes

Appels internes

Saisissez 0 à 2 pour obtenir la fonction désirée.

0

4

5

2

3

Annuler

Tous les appels

Occupation

Non Réponse

Occupation/

Non Réponse

Saisissez le numéro désiré.

Pour "Annuler", racrochez immédiatement après avoir saisi 0.

#

Tonalité C.

Saisissez #. Raccrochez.

•

Le numéro de poste flottant par défaut pour la fonction SVM est 591.

Manuel Utilisateur 109

1.6.2 Utiliser la messagerie vocale (Message Vocal Simplifié [SVM] Intégré)

Laisser des messages vocaux

Si l’utilisateur du poste que vous avez appelé ne peut pas répondre à votre appel et que votre appel est réacheminé à la boîte messages, vous entendrez le message de bienvenue. Ensuite, vous pouvez laisser un message vocal pour ce poste. Il est également possible de laisser un message vocal directement dans la boîte messages d’un poste désiré en suivant les étapes ci-dessous:

Pour laisser un message vocal directement dans la boîte messages d’un autre poste

TP/PS/DECT/KX-HGT100

Décrochez.

3 8

Saisissez 38.

# 6

Saisissez #6.

N° de poste

Composez

numéro de poste.

Vous entendez le message de bienvenue.

Tonalité C.

Enregistrez le message.

OU touche de numérotation

Raccrochez ou appuyez sur une

touche de numérotation (0–9, , #).

•

L’enregistrement du message vocal s’arrêtera, vous entendrez une tonalité de signalisation et l’appel sera déconnecté, dans les cas suivants:

a.

le temps d’enregistrement des messages vocaux atteint la limite préprogrammée. (pardéfaut: 120 secondes)

b.

l’espace d’enregistrement pour la fonction SVM atteint la limite.

•

Lorsque vous êtes au téléphone, vous pouvez transférer l’appel directement à la boîtemessages d’un poste désiré en mettant temporairement l’appel en attente et en appuyant sur

38 + #6 + le numéro du poste désiré. Ceci permet à l’appelant de laisser un message vocal dans la boîte messages du poste désiré.

110 Manuel Utilisateur

1.6.2 Utiliser la messagerie vocale (Message Vocal Simplifié [SVM] Intégré)

Ecouter des messages vocaux laissés par des appelants

Lorsqu’un appelant laisse un message vocal, les informations à propos de cet appelant est également enregistré dans le journal SVM. Le journal SVM peut être visualisé par le biais de l’écran d’un TP ou un DECT en appuyant sur la touche Message.

Pour écouter des messages vocaux

TP/DECT

A l’etat raccroché

MESSAGE

Appuyez sur MESSAGE jusqu’à ce que le journal

SVM désiré apparaîsse.

Décrochez.

TP/PS/DECT/KX-HGT100

Décrochez.

3 8

Saisissez 38.

3

Saisissez 3.

TP/PS/DECT/KX-HGT100

Décrochez.

MESSAGE

OU

7 0 2

Appuyez sur MESSAGE ou saisissez 702.

Pour effacer le message vocal que vous écoutez

TP/PS/DECT/KX-HGT100

En écoutant le message vocal

AUTO DIAL

3

Saisissez 3.

STORE

OU

1

Appuyez sur MEMORISER ou saisissez 1 pour confirmer.

•

Plusieurs opérations sont possibles en saisissant des chiffres pendant que vous écoutez un message vocal enregistré, par le biais d’une des méthodes décrites plus haut. Les options disponibles sont:

Manuel Utilisateur 111

1.6.2 Utiliser la messagerie vocale (Message Vocal Simplifié [SVM] Intégré)

1

Nº d’opération

/

#

#

#

2

3

4

5

6

8

# 9

Opérations

Pour écouter le message vocal depuis le début

Pour passer au message vocal suivant

Pour effacer le message vocal

(Appuyez sur la touche NUMEROTATION AUTO/MEMORISER ou saisissez

1 pour confirmer.)

Pour rappeler l’appelant ayant laissé le message vocal

*1

Pour retourner au message vocal précédent

Pour laisser un message vocal directement dans la boîte messages d’un autre poste (Saisissez le numéro de poste désiré.)

Pour écouter votre message de bienvenue et enregistrer un message vocal dans votre propre boîte messages.

Pour terminer l’appel

*1 Cette opération n'est pas disponible pour le KX-HGT100.

•

En outre des informations de l’appelant enregistrées dans le journal des appels, les informations du journal

SVM sont enregistrées avec les messages vocaux laissés par les appelants:

•

Le nom de l’appelant

•

Le numéro de téléphone de l’appelant

•

Heure du début de l’enregistrement

•

Etat du message vocal

–

"Nouveau" est affiché pour des messages vocaux n’ayant pas été écoutés.

–

"Ancien" est affiché pour des messages vocaux ayant été écoutés.

Veuillez remarquer que les informations affichées à l’écran peuvent varier selon les informations reçues et le type de téléphone utilisé. Uniquement les utilisateurs de TP à écran de 6 lignes peuvent visualiser toutes les informations décrites plus haut.

•

Vous pouvez verrouiller l’affichage du journal SVM en utilisant un PIN (numéro d’identification personnel) de poste pour empêcher les autres utilisateurs de visualiser les informations et d’écouter vos messages

vocaux (Verrouillage d’affichage). Reportez-vous à "3.1.2 Paramètres du mode Programme utilisateur".

•

Si votre téléphone dispose d’une touche Message pour autre poste, vous pouvez accéder à la boîte messages d’un autre poste et écouter les messages vocaux pour ce poste.

•

Si un nouveau message vocal a été laissé dans votre boîte messages, vous entendrez latonalité de numérotation 4 en décrochant. En outre, si votre téléphone dispose d’une touche Message ou un voyant

Message/Sonnerie, la touche ou le voyant correspondant s’allumera lorsqu’un message vocal est laissé.

Tonalité de numérotation 4

1 s

112 Manuel Utilisateur

1.6.2 Utiliser la messagerie vocale (Message Vocal Simplifié [SVM] Intégré)

Pour écouter les messages vocaux lorsque votre écran est verrouillé

TP/PS/DECT

PIN: Numéro d'identification personnel

Décrochez.

3 8

4 7

Saisissez 47.

3 votre

N° de poste

Composez votre

numéro de poste.

PIN de poste

Saisissez

PIN de poste

(10 chiffres max.).

Tonalité C. et Tonalité D.

Si un PIN de poste erroné est saisi,

vous entendrez une tonalité d’alarme.

Saisissez 38.

Saisissez 3.

•

Lorsque vous appuyez sur la touche Message à l’état raccroché pour écouter les messages vocaux, le verrouillage d’affichage est temporairement désactivé.

Pour effacer des messages vocaux du journal SVM

TP

A l’etat raccroché

MESSAGE

TRANSFER

AUTO DIAL

STORE

Appuyez sur MESSAGE jusqu’à ce que le journal

SVM désiré apparaîsse.

Appuyez sur

TRANSFERT.

Appuyez sur

MEMORISER.

Manuel Utilisateur 113

1.6.2 Utiliser la messagerie vocale (Message Vocal Simplifié [SVM] Intégré)

Accéder à votre boîte messages à partir d’un téléphone externe

Vous pouvez accéder à votre boîte messages à distance et exécuter les opérations de la fonction SVM par le biais d’une ligne externe, comme si vous utilisiez votre propre poste.

A partir d'un téléphone externe

PIN: Numéro d'identification personnel

N° de téléphone désiré

Le message de bienvenue est passé.

Décrochez.

Composez le numéro de

téléphone d’une destination ayant programmé la fonction SVM.

votre

N° de poste

Composez votre

numéro de poste.

PIN de poste

Saisissez

PIN de poste

(10 chiffres max.).

Tonalité C. et Tonalité D.

3

Saisissez 38.

8

4 7

Saisissez 47 lorsque vous entendez le massage de bienvenue.

Vous pouvez exécuter une des opérations en suivant les étapes de ce chapitre.

•

Si vous entendez une tonalité d’encombrement lorsque vous essayez de laisser un message vocal directement dans la boîte messages d’un autre poste, cette boîte messages n’est pas disponible. Vous pouvez saisir un autre numéro de poste en appuyant sur " ".

•

Lorsque vous accédez à votre boîte messages à partir d’un téléphone externe, vous ne pouvez rappeler les appelants ayant laissés des messages vocaux en appuyant sur 4 en écoutant le message vocal.

Pour écouter les messages vocaux laissés dans la boîte messages d’un autre poste

A partir d'un téléphone externe

PIN: Numéro d'identification personnel

En écoutant des messages vocaux dans votre boîte messages

# 8

Le message de bienvenue est passé.

4 7

N° de poste désiré

Saisissez #8.

Saisissez 47.

Composez le

numéro de poste désiré.

PIN de poste

Tonalité C. et

Tonalité D.

Saisissez le PIN de poste pour ce poste (10 chiffres max.).

Si un PIN de poste erroné est saisi,

vous entendrez une tonalité d’alarme.

3 8

Saisissez 38.

3

Saisissez 3.

114 Manuel Utilisateur

1.6.2 Utiliser la messagerie vocale (Message Vocal Simplifié [SVM] Intégré)

Accéder à la boîte messages d’un autre poste à partir de votre poste

Vous pouvez accéder à la boîte messages d’un autre poste (par exemple, pour enregistrer un message de bienvenue pour ce poste) en suivant les étapes ci-dessous:

TP/PS/DECT

PIN: Numéro d'identification personnel

Décrochez.

4 7

Saisissez 47.

PIN de poste

Saisissez le PIN de poste pour ce poste (10 chiffres max.).

Tonalité C. et

Tonalité D.

Si un PIN de poste erroné est saisi,

vous entendrez une tonalité d’alarme.

3 8

Saisissez 38.

N° de poste désiré

Composez le

numéro de poste désiré.

Vous pouvez exécuter une des opérations en suivant les

étapes de ce chapitre.

Manuel Utilisateur 115