AT&T | User manual | Unified Communications Avaya 8434DX Telephone User Guide

Unified  Communications  

Avaya  8434DX  

Telephone  User  Guide  

 

Contents  

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Avaya  8434DX  Diagram    ………………………………………………………………………………  

SECTION  1  –  FIXED  FEATURE  BUTTONS  

Call  Appearance  ………………………………………………………………………………..  

Conference    ………………………………………………………………………………………  

Drop    ………………………………………………………………………………………………..  

Feature  Buttons    ……………………………………………………………………………….  

Hold    ………………………………………………………………………………………………..    

Message  Light    ………………………………………………………………………………….  

Mute    ……………………………………………………………………………………………….    

Shift    ………………………………………………………………………………………………..    

Speaker    …………………………………………………………………………………………..    

Test    ………………………………………………………………………………………………..    

Transfer    …………………………………………………………………………………………    

Volume    …………………………………………………………………………………………..    

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

SECTION  2  –  DISPLAY  CONTROL  BUTTONS  AND  SOFTKEYS  

 

 

 

 

Display  Control  Buttons  

Menu    …………………………………………………………………………………….  

Exit    ……………………………………………………………………………………….  

<Prev    …………………………………………………………………………………….  

Next>    …………………………………………………………………………………….  

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Softkeys  

Inspect    …………………………………………………………………………………..  

Date    ………………………………………………………………………………………  

Timer    …………………………………………………………………………………….  

Call  Pickup    ……………………………………………………………………………..  

SAC  (Send  All  Calls)    ………………………………………………………………...  

ACB  (Automatic  Callback)    ……………………………………………………….  

CFwrd  (Call  Forward)    ……………………………………………………………..  

Privacy    …………………………………………………………………………………...  

Last  Number    …………………………………………………………………………...  

 

 

 

 

 

 

SECTION  3  –  ADDITIONAL  FEATURES  

Autodial    …………………………………………………………………………………………….  

Bridged  Appearance    …………………………………………………………………………..  

Call  Forward  Busy  Don’t  Answer    ………………………………………………………...  

Call  Pick  Up    ………………………………………………………………………………………..  

Dial  Intercom    ……………………………………………………………………………………..  

Station  Busy    ……………………………………………………………………………………….  

4  

10  

10  

10  

11  

11  

11  

5  

5  

6  

6  

7  

7  

5  

6  

6  

6  

7  

7  

8  

8  

8  

9  

9  

8  

8  

8  

8  

8  

8  

8  

8  

2  

 

 

 

 

SECTION  4  –  FEATURE  CODES  

Call  Pickup    ………………………………………………………………………………………..  

Call  Forward    ……………………………………………………………………………………..  

Call  Forward  Busy  Don’t  Answer    ………………………………………………………..  

Send  All  Calls    …………………………………………………………………………………….  

 

 

 

 

 

 

 

SECTION  5  –  TONES  AND  THEIR  MEANINGS  

Busy    ………………………………………………………………………………………………….  

Confirmation  Tone    …………………………………………………………………………….  

Dial  Tone    …………………………………………………………………………………………..  

Intercept  Tone    …………………………………………………………………………………..  

Recall  Dial  Tone    ………………………………………………………………………………...  

Reorder  Tone    …………………………………………………………………………………….  

Ringback  (audible  alerting)  Tone    ………………………………………………………..  

13  

13  

13  

13  

13  

13  

13  

12  

12  

12  

12  

  3  

Avaya  8434DX  diagram  

  4  

 

SECTION  1  –  FIXED  FEATURE  BUTTONS  

Call  Appearance:    The  six  buttons  labeled  a  through  j  are  referred  to  as  call  appearance   buttons.    These  buttons  can  be  configured  to  receive  or  make  telephone  calls.    Each  call   appearance  button  has  a  red  and  green  light.  

The  first  two  call  appearance  buttons,  a  and  b,  represent  your  extension.    Calls  to  your   extension  will  be  received  on  the  a    button.  

The  constant  red  lamp  is  always  on  the  a  button  when  the  set  is  not  in  use.    Otherwise,  the  red   light  indicates  the  line  you  have  activated.    If  you  press  a  call  appearance  button  without  using   the  handset,  the  speaker  will  be  activated  automatically.    The  green  light  indicates  the  line  is  in   use.  

All  other  call  appearance  buttons  can  be  programmed  for  additional  ringing  appearances  of   your  extension,  bridged  appearances,  station  busy,  autodial  buttons  or  features.  

Conference:  This  button  expands  a  telephone  call  to  three,  four,  five  or  six  calls  connected   together.  

•

While  connected  to  a  call,  press  the  conference  button.  

•

Line  a  will  be  put  on  hold  and  the  phone  will  automatically  pick  up  line  b  and  give  you   dial  tone.  

•

Dial  the  number  of  the  person  you  wish  to  join  to  the  call.    This  can  be  an  extension  on   campus  or  a  telephone  number  off  campus.  

•

Press  the  conference  button  again  to  complete  the  conference  call.  

•

Repeat  the  same  steps  to  join  in  more  calls.  

Note:  If  the  number  you  dial  is  busy,  you  may  press  line  a  and  tell  the  original  caller.  

Note:  You  can  also  begin  the  conference  process  again.  

Note:  The  conference  call  can  go  on  without  you  as  long  as  one  other  party  is  an  on  campus  

telephone.  

Drop:    Disconnects  a  call  or  disconnects  the  last  party  of  a  conference  call.  

•

Press  the  drop  button  to  disconnect  the  call.    You  will  hear  dial  tone.  

Note:  When  connected  to  a  conference  call,  pressing  the  drop  button  will  disconnect  the  

last  call  that  you  added.      

5  

 

Feature  Buttons:  These  are  the  24  buttons  in  two  columns  of  12  on  the  right  side  of  the  phone.    

Each  button  has  a  red  and  green  light.  

These  buttons  can  be  programmed  for  station  busy  indicators,  autodial  buttons,  or  additional   features.  

Hold:  Places  a  call  into  an  inactive  state  allowing  you  to  perform  other  tasks  or  make  another   call.    When  a  call  is  on  hold,  the  green  indicator  lamp  will  blink.  

•

While  on  a  call,  press  the  hold  button.    The  green  indicator  lamp  will  begin  to  blink.  

•

To  retrieve  the  call  from  hold,  press  the  call  appearance  button  that  is  blinking.  

Message  Light:  Illuminated  when  you  have  a  new  voice  mail  message.  

Mute:  Keeps  unwanted  sounds  from  being  heard  by  your  caller.  

•

Press  the  Mute  button  and  the  lamp  will  come  on  to  indicate  the  feauture  is  active.  

•

Press  the  Mute  button  again  and  the  feature  will  be  deactivated.  

Shift:  Pressing  the  shift  button  enables  you  to  reset  the  speaker  or  to  set  a  distinctive  ring  on   your  telephone.  

To  reset  the  speaker:  Press  the  shift  button  and  then  the  speaker  button.  

To  select  one  of  the  eight  ring  patterns:  

•

Press  the  shift  button  and  press  the  hold  button.  

   The  ring  will  become  audible  

•

Press  the  hold  button  again  to  hear  the  next  ring.  

•

Press  the  shift  button  to  select  the  ring  pattern.  

Speaker:  Activates  the  hands-­‐free,  two-­‐way  speakerphone.  

•

To  activate  the  speaker,  press  the  speaker  button.  

•

You  may  switch  from  speaker  to  handset  by  simply  lifting  the  handset.  

•

You  may  end  a  speaker  call  by  pressing  the  speaker  button  or  the  drop  button.  

Note:  To  reset  the  speaker,  press  the  shift  button  then  press  the  speaker  button.  

6  

Test:  Allows  you  to  test  all  the  lights  and  the  display  screen  on  your  terminal.  

•

Press  the  test  button  and  hold  it  down.  

•

You  will  see  each  light  in  a  column  come  on  and  move  to  the  next.  

•

Release  the  test  button  and  the  phone  returns  to  its  normal  state.  

Transfer:  This  button  allows  you  to  send  a  call  to  another  phone  on  campus.  

•

While  connected  to  the  original  call,  press  the  transfer  button.  

•

Button  a  will  be  put  on  hold  and  the  phone  will  automatically  pick  up  button  b  and  give   you  dial  tone.  

•

Dial  the  extension  number  of  the  phone  you  wish  to  send  the  call  to  and  announce  the   call  when  they  answer.  

•

Press  the  transfer  button  again  to  complete  the  transfer.  

Note:  If  the  extension  number  is  busy,  press  line  a  and  you  are  reconnected  to  the  original   caller.  

Note:  You  can  also  begin  the  transfer  process  again  if  the  original  caller  wants  to  be  sent  to   a  different  number.  

Volume:  This  controls  the  volume  of  the  ringer,  speaker  or  handset.    The  right  side  of  the   volume  button  increases  while  the  left  side  of  the  button  decreases.  

•

To  change  the  ringer,  press  the  volume  button  when  the  handset  is  in  the  cradle.  

•

To  change  the  speaker,  activate  the  speaker  first.  

•

To  change  the  handset,  lift  the  handset  first.  

Note:  The  display  screen  will  show  which  volume  is  being  changed.  

  7  

 

SECTION  2  –  DISPLAY  CONTROL  BUTTONS  AND  SOFTKEYS  

Display  Control  Buttons:    These  buttons  are  found  towards  the  top  of  the  phone,  under  the   five  softkeys.  

•

Menu:    Used  to  view  features  programmed  on  the  softkeys.  

•

Exit:  Used  to  exit  the  menu,  or  when  finished  using  a  softkey  feature.  

•

<Prev:  Used  to  move  backwards  within  the  menu.  

•

Next>:  Used  to  move  forwards  within  the  menu.  

Softkeys:  These  are  the  five  buttons  labeled  with  a  triangle  found  directly  under  the  display.  

These  buttons  are  pre-­‐programmed  with  certain  features.    To  access  the  features,  press  the   menu  button.    The  first  five  features  will  appear  above  each  button.    To  initiate  a  feature  press   the  button  directly  beneath  it.    The  <Prev  and  Next>  display  control  buttons  are  used  to  move   between  available  feature  groups.  

The  features  available  through  the  softkeys  are:  

•

Inspect:  Allows  you  to  view  call  information  on  a  call  appearance  button  without   activating  the  call.    Press  the  Inspect  softkey  and  then  the  call  appearance  button  you   wish  to  inspect.  

•

Date:  Shows  the  current  date  and  time  on  the  display.    The  time  will  remain  on  the   screen.  

•

Timer:  Displays  a  running  count  of  minutes  and  seconds  on  the  screen.  

•

Call  Pickup:  Gives  telephones  the  ability  to  pick  up  any  ringing  line  within  their  call   pickup  group.    If  there  is  more  than  one  call  ringing  within  the  group,  the  one  that  has   been  ringing  the  longest  is  answered.    Phones  are  assigned  to  call  pickup  groups  by  

Unified  Communications.    This  feature  can  also  be  programmed  as  a  feature  button,  or   activated  through  the  use  of  a  feature  code.  

•

SAC  (Send  All  Calls):  When  activated,  this  feature  temporarily  sends  calls  that  normally   forward  when  your  phone  is  busy  or  after  three  rings  immediately.    For  example,  if  calls   are  normally  send  to  voicemail  after  three  rings,  they  will  be  immediately  sent  to   voicemail  and  will  not  ring  your  phone.    When  this  feature  is  active,  you  will  see  a   downward  facing  triangle  above  the  SAC  softkey  label.  

•

ACB  (Automatic  Callback):    If  you  receive  a  busy  signal  when  dialing  another  extension   number  on  campus,  activating  this  feature  will  monitor  that  number  and  ring  your   phone  when  it  becomes  available.  

•

CFwrd  (Call  Forward):  Temporarily  sends  calls  to  another  extension  on  campus.    After   pressing  the  Cfwrd  softkey,  enter  the  five  digit  extension  you  wish  to  send  your  calls  to.    

Successfully  activating  this  feature  will  result  in  a  downward  facing  arrow  appearing   above  the  CFrwd  softkey  label.  

8  

•

Privacy:  Keeps  other  phones  that  have  a  bridged  appearance  of  your  extension  from   accessing  your  line.    You  must  activate  the  Privacy  feature  for  each  call.  

•

Last  Number:  Redials  the  last  number  called.  

  9  

 

SECTION  3  –  ADDITIONAL  FEATURES  

Any  call  appearance  button  or  any  of  the  24  feature  buttons  can  be  programmed  with  any  of  the   features  listed  below.    Features  are  programmed  on  buttons  by  Unified  Communciations.  

 

Autodial:  This  feature  is  a  user  programmable  button  used  to  store  telephone  numbers.  

To  program  an  autodial  button.  

•

Get  dial  tone  and  press  *0  

•

Press  the  button  being  programmed.  

•

Dial  the  number  to  be  stored  (i.e.,  58417  or  95551234)  

•

Press  the  button  being  programmed  again.  

Note:  The  button  being  programmed  must  be  defined  as  an  autodial    button  by  Unified  

Communications.  

To  use  an  autodial  button.  

•

Lift  the  handset,  or  press  the  speaker  button.  

•

Press  the  autodial  button  programmed  with  the  number  you  wish  to  dial.  

Note:  Pressing  an  autodial  button  while  the  handset  is  in  the  cradle  will  automatically  

activate  the  speakerphone  and  dial  the  number  as  a  handsfree  call.  

Bridged  Appearance:    This  allows  you  to  have  an  appearance  of  another  extension  number   that  can  be  programmed  to  ring  or  be  silent.    Having  a  bridged  appearance  gives  you  the  ability   to  answer  other  lines,  or  place  a  call  on  hold  and  retrieve  the  call  from  another  phone  that  has  a   bridged  appearance  of  that  number.  

 

Call  Forward  Busy  Don’t  Answer  (CFBDA):    Sends  your  calls  to  another  on  campus  extension   when  your  line  is  busy  or  not  answered  after  three  rings.      

To  activate:  

•

Press  the  CFBDA  button  

•

Dial  the  on-­‐campus  extension  you  wish  to  send  your  calls  to.  

•

Hang  up.  

To  deactivate:  

•

Press  the  CFBDA  button  

•

Hang  up.  

10  

 

Call  Pick  Up  (CPU):  Gives  telephones  the  ability  to  pick  up  any  ringing  line  within  their  call   pickup  group.    If  there  is  more  than  one  call  ringing  within  the  group,  the  one  that  has  been   ringing  the  longest  is  answered.    Groups  are  programmed  by  Unified  Communications.  

To  pick  up  another  call  within  the  call  pickup  group:  

•

Get  dial  tone  and  press  the  CPU  key.  

•

The  ringing  call  within  the  group  is  answered  at  your  telephone.  

Dial  Intercom:  Allows  you  to  dial  another  person  in  your  intercom  group  by  using  a  one  or  two   digit  number.  

•

Press  the  intercom  button.  

•

Dial  the  one  or  two  digit  code.  

•

The  person  may  answer  by  picking  up  their  handset  or  pressing  the  speaker  button.  

Note:  When  talking  on  the  intercom,  your  primary  line  will  also  be  in  use.    Thus,  you  may   transfer,  conference,  or  put  the  intercom  call  on  hold.  

Station  Busy:  An  indicator  that  shows  when  another  telephone  is  in  use.    Anytime  a   telephone’s  handset  or  speaker  is  activated,  the  green  light  will  illuminate.  

The  station  busy  indicator  also  acts  as  an  autodial  button.    You  can  press  the  station  busy   button  and  it  will  dial  that  number.  

Station  busy  buttons  are  programmed  for  you  by  Unified  Communications.  

  11  

 

 

SECTION  4  –  FEATURE  CODES  

 

Feature  Codes  allow  you  to  activate  certain  features  without  using  a  button  or  softkey.    They   are  used  by  first  getting  dial  tone  as  if  you  were  placing  a  call,  enter  the  feature  code,  then  hang   up.    

Call  Pickup  

•

To  pickup  calls:  *7  

Call  Forward  

•

Activate:  *2  

•

Deactivate:  #2  

Call  Forward  Busy  Don’t  Answer  

•

Activate:  *3  

•

Deactivate:  #2  

Send  All  Calls  

•

Activate:  *1  

•

Deactivate:  #1  

 

 

   

12  

 

SECTION  5  –  TONES  AND  THEIR  MEANINGS  

Listed  below  are  descriptions  of  some  of  the  tones  you  may  hear  through  your  handset.  

•

Busy:  A  low-­‐pitched  tone  repeated  60  times  a  minute;  indicates  the  number  dialed  is  in   use.  

•

Confirmation  Tone:  Three  short  bursts  of  tone;  indicates  the  feature  activation  or   cancellation  has  been  accepted.  

•

Dial  Tone:  A  continuous  tone;  indicating  dialing  can  begin.  

•

Intercept  Tone:  An  alternating  high  and  low  tone;  indicates  a  dialing  error  or  denial  of   the  service  requested.  

•

Recall  Dial  Tone:  Three  short  bursts  of  tone  followed  by  steady  dial  tone;  indicates  the   feature  request  has  been  accepted  and  dialing  can  begin.  

•

Reorder  tone:  A  fast  busy  tone  repeated  120  times  a  minute;  indicates  all  outgoing  lines   are  busy.  

•

Ringback  (audible  alerting)  tone:  A  low  pitched  tone  repeated  15  times  a  minute;   indicates  the  number  you  dialed  is  being  rung.  

  13