ARINC AviNet Mail Frequently Asked Questions

AviNet ® Mail for

IATA Type B Messaging

Frequently Asked Technical

Questions (FAQ)

Version 5

 

 

Table  of  Contents  

 

 

MESSAGING  ............................................................................................................................  2  

 

FUNCTIONALITY  ......................................................................................................................  5  

 

CONFIGURATION/  IMPLEMENTATION  ....................................................................................  6  

 

GENERAL  ................................................................................................................................  8  

ARINC 11-Jun-12 i

Messaging

 

1 Can  ARINC  provide  an  AFTN  address?    How  can  I  get  an  AFTN  address?  

 

Yes,  ARINC  can  provide  users  with  an  AFTN  eight  digit  address.    Carriers  with  a  three   letter  ICAO  code  can  provide  this  info  to  ARINC  and  ARINC  will  request  an  eight  digit   address  on  their  behalf.    For  carriers  without  an  ICAO  code,  ARINC  may  allocate  an  eight   digit  address  using  ARINC’s  ICAO  designator  (XAA),  e.g.,  AFTN  address  KANPxxxD.  

2 Can  I  use  SMTP/POP3  and  HTTPS  at  the  same  time?    

 

Yes,  STMP  (push)/POP3  (pull)  and  HTTPS  may  be  used  at  the  same  time.  Both  are   included  with  the  mailbox.  Most  customers  use  one  or  the  other,  but  both  are  available.    

3 How  do  we  send  Type  B  IATA  teletype  messages  to  SITA  users?  

ARINC  and  SITA  have  a  gateway  that  allows  delivery  across  both  networks  as  shown  in   the  simplified  diagram  below.  

 

4 Is  there  a  way  for  a  SITATEX  user  migrating  to  ARINC  AviNet  Mail  to  retain  their   stored  SITATEX  messages?    

 

Yes,  various  migration  strategies  are  available.        

5 For  SITATEX  users  that  switch  to  AviNet  Mail,  can  they  still  receive  Type  B   message  from  SITATEX  users?  

 

Yes,  AviNet  Mail  users  may  send  and  receive  messages  to/from  SITATEX  users.    

ARINC 11-Jun-12 2

6 Can  ARINC  retrieve  undelivered/lost  messages?    

Yes,  simply  notify  ARINC  of  the  issue  and  provide  as  much  detail  as  possible  related  to   the  missing  messages  (e.g.,  date/time  range).    ARINC  will  work  to  recover  and  re-­‐queue   missing  messages  that  all  go  through  the  mail  server.    In  the  case  of  an  outage,  the  user   can  access  or  download  the  message(s)  once  the  connection  is  restored.    In  addition,  

 

ARINC  archives  message  for  six  months  and  can  retransmit  if/when  necessary.  

7 What  does  QK  or  QD  before  the  7-­‐char  customer  address  represent  in  the  Type  B   messages?  

 

The  QK  and  QD  are  message  priorities.  QU  is  high  priority,  QD  is  low  priority,  and  the   others  are  "normal"  or  standard  priority  (SMTP).  

8 Can  AviNet  Mail  Type  B  messages  be  sent  to  SMS  and/or  Fax?  

 

Yes,  Type  B  messages  can  be  sent  to  SMS  and  Fax  devices.  

9 How  do  I  send  an  AFTN  (ICAO)  message?  

 

AviNet  Mail  has  an  ICAO  form\mask  (template)  to  make  it  easy  to  send  an  AFTN   message  to  an  ICAO  eight  digit  address.    

10 How  do  I  send  a  message  from  a  cell  phone  or  mobile  device  to  a  Type  B  address?  

Provide  ARINC  with  the  cell  phone  number  and  it  can  be  mapped      to  an  IATA  Type  B   address.    The  user  can  then  send  Type  B  messages  from  a  cell  phone  or  mobile  device  to  

  a  Type  B  address  and  vice  versa.  

11 Is  it  possible  for  a  customer  to  move/save  messages  onto  their  local  drive?  

Yes,  messages  may  be  saved  as  a  HTML  page  (when  using  the  web  interface)  or  saved  to   a  local  folder/directory  (when  using  The  AviNet  Mail  Desktop  Client  or  any  other  

 

POP/IMAP  enabled  mail  client).  

12 How  many  message  recipients  can  be  included  in  a  single  message  (in  either  email   or  IATA  Type  B  format)?  

For  AviNet  E-­‐Mail  users,  there  is  no  limit  to  the  number  of  recipients  in  a  message.    For  a  

Type  B  message,  there  is  a  limit  of  49  recipients  per  message.    Messages  from  AviNet  

Mail  to  the  Type  B  messaging  network  that  include  more  than  49  Type  B  recipients  will   be  split  up  into  multiples  of  49  recipients  per  message.    For  example,  a  message  with  

ARINC 11-Jun-12 3

213  Type  B  message  recipients  generated  in  AviNet  Mail,  will  be  split  up  into  five  

  messages  –  four  with  49  recipients  each  and  the  last  one  with  17  recipients.  

13 Is  it  possible  to  only  to  enter  the  7  letter  IATA  Type  B  address?  

 

AviNet  Mail  user  friendly  templates  enable  customers  to  enter  the  seven  letter  IATA   address.    The  templates  are  available  on  both  the  webmail  and  desktop  client.    Without   the  ARINC  template,  you  must  use  the  domain  of  @adns.aero  following  the  seven   character  IATA  address.  

14 Are  the  messages  numbered?  

 

Yes,  messages  have  a  unique  date  and  time  stamp  for  information  and  tracing.  

15 Can  an  AviNet  Mail  account  have  more  than  one  IATA  address  assigned  to  a  

Mailbox?  

Yes,  if  there  are  multiple  addresses  assigned  to  one  mailbox  when  a  message  is  sent,  the   originating  address  will  always  be  the  same  address  (primary  address  that  was  assigned  

  to  the  AviNet  mailbox  account).      

16 Can  ARINC  map  a  telex  address  to  an  email  address?  

 

Yes  

17 Can  AviNet  Mail  send  to  multiple  addresses?  

 

Yes,  AviNet  Mail  has  a  function  to  send  to  multiple  addresses.    

18 Can  AviNet  Mail  support  the  delivery  of  messages  to  multiple  formats  (SMS,  FAX,  

Type  B,  ICAO  format  form,  etc.)?  

 

Yes,  using  the  AviNet  Multi-­‐Transport  Template.      

19 What  happens  when  a  message  is  sent  to  an  address  that  no  longer  exists?  

 

 

 

The  originator  will  receive  a  response  of  NAA  (no  action  address)  or  a  non-­‐delivery   report.  

ARINC 11-Jun-12 4

 

Functionality  

20 Does  AviNet  Mail  work  with  a  Mac  PC  or  with  Mozilla  Firefox?  

Yes,  AviNet  Mail  will  work  on  a  Mac  and  with  all  known  web  browsers.    Some  features   work  better  in  some  browsers  than  others,  e.g.,  drag  and  drop  works  in  Internet  

 

Explorer  but  not  in  Google  Chrome  or  Safari.  

21 Can  AviNet  Mail  be  used  on  CUTE  platforms?  

 

Yes,  AviNet  Mail  uses  webmail  via  an  internet  connection  or  a  PC  with  a  web  browser,  so   it  may  be  used  on  any  platform.  

22 What  is  the  redundancy  for  AviNet  Mail?  

 

ARINC  replicates  data  real-­‐time  onto  a  mirrored  system.  

23 Can  AviNet  Mail  do  auto-­‐printing  of  messages  or  be  setup  so  receiving  messages   can  be  auto-­‐printed  to  a  local  printer?  

 

AviNet  Mail  Desktop  Client  can  support  auto-­‐printing    

24 Does  AviNet  Mail  allow  for  the  creation  of  address  books,  distribution  lists  or   groupings?    

 

Yes,  using  the  Contact  functionality,  users  can  create  an  address  book  or  distribution   lists  with  a  few  addresses  grouped  into  one  address  name.    For  example,  if  one   distribution  list  with  three  addresses  is  selected,  a  message  will  be  sent  to  the  three   addresses  in  the  group.  

25 Does  AviNet  Mail  have  double-­‐signature  functionality?  

 

Yes,  Double  Signature  is  supported  under  the  IATA  mandate.    Transmission  charges  will   be  applied  to  the  two  letter  airline  designator  that  is  used.      

26 Can  more  than  one  person  log  into  one  mailbox  at  the  same  time?  

 

Yes,  multiple  logins  to  one  account  from  multiple  PC’s  is  possible  using  either  the  Web  

Browser  interface  or  the  Desktop  Client.    

ARINC 11-Jun-12 5

27 Can  I  create  an  automated  rule  to  move  inbox  messages  to  the  deleted  folder   based  on  certain  criteria,  e.g.,  age  of  message?  

 

Yes,  there  are  a  variety  of  rules  that  can  be  set  up  by  the  user,  including  moving   messages  older  than  a  specified  date  (or  number  of  days)  to  the  deleted  folder.  

28 Can  multiple  AviNet  Mail  accounts  have  the  same  password  to  login?  

 

Yes,  multiple  accounts  can  have  the  same  password.  

29 How  do  I  separate  recipient  addresses?  

 

Recipient  addresses  can  be  separated  by  using  a  coma.  

30 Can  a  Spec2000  customer  use  AviNet  Mail?  

 

Yes,  simply  ensure  that  the  login  to  AviNet  Mail  is  the  full  AviNet  Mail  e-­‐mail  address   and  coordinate  with  the  Spec  2000  provider  (Multilink  or  Cortland).  

31 Can  a  customer  create  a  user  template  in  AviNet  Mail?  

Users  can  create  your  own  templates  in  Microsoft  Outlook  with  the  Outlook  DLL  library   or  request  that  ARINC  create  a  template  that  can  be  made  available  to  the  user  

  community.      

32 Will  I  be  able  to  create  my  own  Distribution  List  in  AviNet  Mail?  

 

Yes,  you  can  use  the  “Add  and  Save”  icon  to  create  your  own  Distribution  List.  

33 Can  I  create  an  auto  reply  on  AviNet  Mail?    

 

Yes  users  can  set  rules  for  automatic  reply.      

34 What  is  the  maximum  amount  of  characters  that  is  allowed  in  the  message  body?  

64,000  characters  

Configuration/  Implementation  

35 Do  I  need  to  connect  to  a  host  Gateway  or  is  the  mail  system  separate?  

Users  can  connect  from  their  mail  server  via  Trusted  SMTP,  which  allows  them  to  use   their  existing  e-­‐mail  server  and  mail  client  to  send  and  receive  Type  B,  AFTN  &  ACARS  

ARINC 11-Jun-12 6

messages.  They  can  also  connect  via  the  AviNet  Mail  PC  client  application  or  using  

 

AviNet  Webmail.    

36 What  PC  specifications  do  you  need  for  AviNet  Mail?  

 

Any  Windows  machine  running  Windows  95  or  better.    The  web  interface  is  also   accessible  from  UNIX  &  Linux  machines  via  web  browser.  

37 How  do  I  download  Microsoft  Outlook  templates  from  the  web  interface  of  

AviNet  Mail?  

 

Just  login  your  account  and  the  "AviNet  Outlook  Templates  &  Documentation"  are   available  to  be  downloaded  from  the  Help  Menu.  

38 What  hardware  and  software  is  needed  to  run  AviNet  Mail?    

 

Users  need  AviNet  Mail  Desktop  Client  or  Microsoft  Outlook,  a  standard  PC  with  a  web   browser  and  internet  access.      

39 What  is  required  for  installation  and  testing?  

 

AviNet  Mail  is  easy  to  configure,  user  friendly  for  the  user  to  install.    ARINC  provides  a   comprehensive  user  guide  and  assistance  as  required.      

40 How  long  does  it  take  to  implement  AviNet  Mail?    

 

ARINC  can  have  the  AviNet  Mail  account  set  up  and  working  seven  days  after  the   contract  is  signed  and  received  by  ARINC.      

41 What  type  of  connection  do  I  need  for  AviNet  Mail?    

 

The  internet  connection  can  be  either  via  3G,  Wireless  or  ADSL  to  use  AviNet  Mail.  The   medium  of  the  connection  is  not  critical.  

42 Can  I  access  AviNet  Mail  Outlook  using  my  Laptop  PC  and/or  Blackberry?  

If  you  already  have  Microsoft  Outlook  on  your  laptop,  you  would  just  need  to  setup  the   mailbox  account  into  Outlook.  Detailed  instructions  are  provided  in  the  User  Guide  to   assist  with  the  set  up.  There  are  no  additional  charges  for  this  setup.  Users  are  not   restricted  from  setting  up  the  same  mailbox  account  on  multiple  laptops,  or  desktops   since  the  charges  are  applied  per  mailbox.    

ARINC 11-Jun-12 7

   

AviNet  Mail  on  a  Blackberry  is  like  setting  up  a  Blackberry  POP-­‐3  email  account  to  send   and  receive  emails.  Usually  this  is  done  on  the  BIS  server  provided  by  your  local  

 

Blackberry  service  provider.  AviNet  Mail  won't  work  if  you  need  to  configure  on  a  BES   server.  

43 Is  the  email  system  IMAP  based?  If  so  what  are  the  rules  /  limitations  surrounding   storage  of  email?  

Yes,  AviNet  Mail  is  IMAP  capable  and  all  mailboxes  are  configured  for  50MB  of  storage.    

IMAP  provides  full  access  to  all  on-­‐line  folders  that  are  also  visible  from  the  Web  

  interface.  

44 Is  there  a  need  to  install  a  third  party  program  to  automate  the  printing?    

 

No,  third  party  programs  are  required.  

 

General  

45 How  secure  is  AviNet  Mail?  

AviNet  Mail  is  SSL  encrypted  between  the  user’s  work  station  and  the  AviNet  Mail   server.    Our  mail  server  is  firewall  protected  and  is  linked  directly  ARINC’s  fully  managed  

  private  network.    

46 Is  there  a  local  helpdesk  to  call  for  support  after  office  hours?  

 

Yes,  the  ARINC  Help  Desk  is  available  24x7x365  by  phone  +1-­‐800-­‐633-­‐6882  or  email  

[email protected]  or  IATA  address  HDQHDXA.  

47 Are  both  out-­‐going  and  incoming  characters  charged?  

 

Charges  apply  to  characters  sent  (with  some  exceptions  such  as  Bill  Receiver  messages   which  are  sent  from  government  agencies)  

48 Is  there  any  SITA  involvement  in  the  process  at  any  stage?    

If  a  customer  migrates  from  SITA  to  ARINC  it  will  be  the  customer’s  responsibility  to   contact  SITA  and  establish  routing  or  terminate  existing  accounts.    ARINC  will  provide   assistance  through  the  migration  process.    

ARINC 11-Jun-12 8

 

49 Does  AviNet  Mail  validate  logins  against  a  source  IP  range?  

 

No  we  do  not  validate  logins  against  source  IP.  

50 Does  AviNet  log  access  against  a  source  IP  when  the  mailbox  is  opened  and   activities  happen?  

Yes.  

51 How  will  the  existing  SITA  services  move  /  migrate  to  ARINC?  

 

Customer  must  notify  SITA  to  route  all  messages  to  the  Customer’s  current  IATA  address   to  ARINC.    

52 How  can  I  request  a  new  IATA  /  ATA  address?    

 

Customers  can  retain  all  of  their  existing  IATA  addresses.    ARINC  can  request  new  or   additional  IATA  addresses  based  on  the  Customer’s  preference.    

53 Will  there  be  any  AviNet  Mail  user  training?  

AviNet  Mail  is  easy  to  configure  and  user  friendly.    Customers  will  be  given  a   comprehensive  AviNet  Mail  User  Guide  for  reference  and  the  ARINC  Help  Desk  is  

  available  to  answer  any  questions.  

54 Will  there  be  any  impact  to  our  service  or  messages  to  our  partners  if  we  were  to   switch  from  SITA  to  ARINC?  

 

There  will  be  no  impact  on  you  as  customers  or  your  correspondents  if  you  switch  from  

SITA  to  ARINC  and  continue  to  use  your  current  seven  letter  IATA  address.  In  fact  to   ease  transmission  we  can  carry  out  dual  routing  for  a  short  period  over  SITA  and  ARINC   to  ensure  you  are  completely  satisfied  with  the  full  transition.  

55 How  can  the  important  messages  in  the  folders,  i.e.,  Inbox  and  Sent  be  saved  to  a   file  and  still  be  retrievable  for  viewing?    

 

The  web  interface  of  AviNet  Mail  has  an  off-­‐line  message  reader  that  allows  users  to   save  messages  in  a  ZIP  file  and  download  to  their  local  Hard  Drive  as  HTML  files.    These   files  will  only  be  viewable  with  a  web  browser  and  there  are  no  features  to  sort  or   search.  

ARINC 11-Jun-12 9

 

The  AviNet  Mail  Desktop  Client  allows  users  to  download  messages  to  their  local  Hard  

Drive  and  retain  all  features  viewable  by  the  Desktop  Client.    It  is  also  possible  to  view  

Plain  text  files  with  an  application  such  as  Notepad.  

56 When  using  the  AviNet  Mail  Desktop  Client  what  FW  ports  need  to  be  opened  for  

AviNet  Mail  and  or  SMTP?  

 

Firewall  ports  443  &  993  to  mail.avinetmail.net  and  port  2624  for  smtp.avinetmail.net  

  when  using  the  AviNet  Mail  Desktop  client.  

57 How  many  failed  logon  attempts  am  I  allowed?          

 

 

 

 

Customer  is  allowed  5  attempts  and  after  this  access  to  that  AviNet  Mail  Account  is   restricted  for  30  minutes  from  the  PC  (IP  Address)  that  was  being  used  at  the  time  the   account  was  locked.      

ARINC 11-Jun-12 10