KVB DPP Online Dienstplan Benutzerhandbuch

DPP Online

Benutzerhandbuch für den Bereitschaftsdienst

Obmann

Funktionsbeschreibung – DPP – Online

Kassenärztliche Vereinigung Bayerns

Körperschaft des öffentlichen Rechts

Elsenheimerstraße 39

80687 München

DPP Online – Versionsnummer 1.0 - © Kassenärztliche Vereinigung Bayerns 2014

Stand: Version BSD Juni 2014 Team Anwendungsbetreuung

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Inhaltsverzeichnis

1.0

Vorwort ...................................................................................................................... 3

2.0

Voraussetzungen / Start / Fragen zu Zugangsdaten .................................................. 3

2.1

Voraussetzungen ................................................................................................... 3

2.2

2.3

Start der Anwendung ............................................................................................. 3

Fragen zu Zugangsdaten ....................................................................................... 4

3.0

Startseite ................................................................................................................... 4

4.0

Dienstplanung............................................................................................................ 5

4.1

4.2

Dienstplan - Einsicht .............................................................................................. 5

Dienstplan - Planen und Ändern (Nur Obmann) ..................................................... 6

4.3

4.3.1

4.3.2

4.3.3

Dienstplan - Obmannfunktionen (Nur Obmann) ..................................................... 7

Dienstplan an KVB übermitteln............................................................................7

Dienstplan sperren ..............................................................................................8

Dienstplan versenden .........................................................................................8

4.3.4

4.4

4.5

Dienstplan automatisch erstellen.........................................................................9

Meine Dienste .......................................................................................................10

Meine Vormerkungen (Nur im Notarztdienst) ........................................................10

5.0

Obmann (Nur Obmann) ............................................................................................11

5.1

Freigabeliste .........................................................................................................11

5.2

Ausnahmeliste ......................................................................................................11

6.0

Einstellungen (Dienstausnahmen) ............................................................................12

7.0

Kontakt .....................................................................................................................13

8.0

Hilfe ..........................................................................................................................13

9.0

Fragen und Problemlösungen...................................................................................13

10.0

Hinweise & Impressum .............................................................................................14

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1.0 Vorwort

DPP-Online ist eine leistungsfähige Anwendung, die Gruppensprechern, Bereitschaftsärzten und

Notärzten die Organisation ihrer Dienste erleichtert. Die gesamte Planung und der jeweilige

Dienststatus sind über das Internet abrufbar. Mit ihrer langjährigen Erfahrung im Bereitschafts- und

Notarztdienst hat die Kassenärztliche Vereinigung Bayerns dieses Werkzeug entwickeln lassen, sodass DPP-Online sämtlichen Anforderungen an ein effizientes Arbeiten in diesem Bereich entspricht. Alle Daten werden grundsätzlich mit der derzeit höchsten Sicherheitsstufe verschlüsselt

übertragen.

Im Internet finden Sie weitere Informationen zu DPP-Online unter: http://www.kvb.de/praxis/bereitschaftsdienst/

Dieses Handbuch wurde speziell für den Obmann im Ärztlichen Bereitschaftsdienst erstellt.

2.0 Voraussetzungen / Start / Fragen zu Zugangsdaten

2.1 Voraussetzungen

Damit Sie mit DPP-Online arbeiten können, benötigen Sie einen Internetzugang, sowie Ihre

Benutzerdaten der KVB. DPP-Online kann mit jedem gängigen Internetbrowser genutzt werden.

2.2 Start der Anwendung

DPP-Online steht im geschützten Bereich der KVB zur Verfügung, damit ist sichergestellt, dass

Unbefugte keinen Einblick in die Dienstpläne nehmen können. Starten Sie Ihren Internetbrowser und rufen Sie folgende Internetseite der KVB auf:

1.) Zugang über die KVB Internetseite: http://www.kvb.de/praxis/bereitschaftsdienst/

2.) Direkter Zugang zu DPP-Online:

Ohne SafeNet: https://dienste.kvb.de/dpp-online/

Mit SafeNet: https://dienste.kvb.kv-safenet.de/dpp-online/

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2.3 Fragen zu Zugangsdaten

Sollten Sie Probleme beim Login haben, weil Sie vielleicht Ihre Benutzerdaten nicht mehr wissen oder das Kennwort vergessen haben, so wenden Sie sich an:

Tel.: 089 / 570 93 400 - 60

Fax: 089 / 570 93 400 - 61

Montag bis Donnerstag: 07:30 Uhr – 17:30 Uhr

Freitag: 07:30 Uhr – 14:00 Uhr

Außerhalb der Sprechzeiten, können Sie sich auch gerne per E-Mail melden. Ihre Anfrage wird so schnell wie möglich bearbeitet. E-Mail: [email protected]

3.0 Startseite

Nach erfolgreichem Login sehen Sie die „Willkommensmaske“. Sie ist der Ausgangspunkt für alle

Aktivitäten. Über die Navigationsschaltflächen links im Bild, können Sie das jeweilige Menü aufrufen.

Mit Hilfe der Hinweismeldung können wir Sie über aktuelle Ereignisse informieren.

Als Obmann können Sie Informationen für Ihre Gruppenmitglieder einstellen lassen, wie z.B. Termine für das nächste Treffen oder aber auch wichtige Fortbildungstermine. Senden Sie einfach eine E-Mail mit Ihrem Wunschtext und Datum (von wann bis wann der Text erscheinen soll) an [email protected]

.

Sie erhalten von uns eine Bestätigung, sobald der Text online ist.

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Sollte DPP-Online bzw. einzelne Funktionen aufgrund von Wartungsarbeiten einmal nicht erreichbar sein, so erhalten Sie folgende Meldung:

Möchten Sie die Schriftgröße verändern, so haben Sie rechts oben die Möglichkeit, in dem Sie auf folgendes Symbol bzw. auf das gewünschte A klicken.

4.0 Dienstplanung

4.1 Dienstplan - Einsicht

DPP-Online erkennt automatisch die Ihnen zugewiesenen Dienstbereiche. Damit Ihnen der Dienstplan angezeigt wird, wählen Sie den gewünschten Dienstbereich und den gewünschten Zeitraum aus. Der

Zeitraum ist standardmäßig auf 4 Wochen in die Zukunft eingestellt. Bestätigen Sie anschließend den

Button „Dienste anzeigen“.

Nach Auswahl des gewünschten Dienstbereiches, des gewünschten Zeitraumes und anschließendem

Klick auf den Button „Dienste anzeigen“, wird Ihnen der entsprechende Dienstplan angezeigt.

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Unter den „Obmann Details“ werden Ihre Obmanndaten angezeigt. Für Änderungen der Daten, wenden Sie sich bitte an Ihre zuständige Bezirksstelle.

Sie haben die Möglichkeit den Dienstplan entweder als Excelliste oder als PDF zu öffnen bzw. zu speichern. Zusätzlich haben Sie die Möglichkeit, sich den Dienstplan auszudrucken. Bitte beachten

Sie, dass wenn Sie den Dienstplan über den „Drucken“ Button im Explorer drucken, noch

Druckeinstellungen vornehmen müssen.

4.2 Dienstplan - Planen und Ändern (Nur Obmann)

Über die Aktion „Details“ im Dienstplan gelangen Sie zur Diensteinteilung, hier können Sie Dienste sowohl neu planen, als auch ändern. Die Buttons erklären die jeweiligen Funktionen.

Über das RollUpMenü können Sie den diensthabenden Arzt/Vertreter auswählen bzw. ändern.

Angeboten werden Ihnen alle Ärzte, die Ihrer Dienstgruppe zugeordnet sind.

Bemerkungen Hier können Sie eine Bemerkung im Dienstplan hinterlegen.

Wenn Sie als Obmann Vormerkungen für Ihre

Gruppenmitglieder vornehmen, so gibt es für die Vormerkung kein Bemerkungsfeld für den Obmann.

Der Arzt wird aus dem Plan entfernt, der Plan bleibt dann leer. Dienst leeren

Arzt Vormerken

Dienst splitten

Hier kann ein Arzt für den Dienst vorgemerkt werden.

Wenn ein Dienst in zwei oder mehr Teile gesplittet werden soll, z.B. wenn ein Arzt nur wenige Stunden einer ganzen

Schicht übernimmt.

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Splitt entfernen

Zurück zum Dienstplan

Speichern

Nächster freier Dienst

Nächster Dienst

Hier kann der Splitt entfernt werden.

Hier gelangen Sie zum Dienstplan zurück.

Speichert die Änderung ab.

Belegt den nächsten „unbesetzten“ Dienst vor.

Belegt den nächsten Dienst im Plan vor.

4.3 Dienstplan - Obmannfunktionen (Nur Obmann)

Damit Ihnen die Obmannfunktionen zur Verfügung stehen, müssen Sie diese über das öffnen.

4.3.1 Dienstplan an KVB übermitteln

Wichtig ist, dass wenn Sie mit der Dienstplanung für Ihren Bereich fertig sind, diesen an die KVB

übermitteln. Hierzu klicken Sie auf den Button „An KVB Übermitteln“.

Nachfolgend erscheint Ihnen ein Fenster in dem Sie das Datum eingeben können, bis zu welchen Tag

Sie den Dienstplan geplant haben. Zusätzlich können Sie eine Bemerkung für Ihre zuständige

Bezirksstelle hinterlegen. Mit Klick auf „Senden“ wird Ihre zuständige Bezirksstelle automatisch per E-

Mail darauf hingewiesen, dass Sie mit der Dienstplanung fertig sind.

Nach Klick auf „Senden“ erscheint Ihnen folgende Meldung:

Ihre zuständige Bezirksstelle wird jetzt automatisch über Ihre Dienstplanfertigstellung per E-Mail informiert.

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Sollten Sie nach der Dienstplanfertigstellung einen Diensttausch vornehmen, so wird Ihre zuständige

Bezirksstelle wie folgt darüber informiert:

4.3.2 Dienstplan sperren

Während Ihrer Dienstplanung können Sie den Dienstplan für Ihre Gruppe „Sperren“. Wenn Sie den

Dienstplan sperren, können Ihre Mitglieder den Bereich Online nicht mehr einsehen. Dies hat für Sie den Vorteil, dass evtl. Fragen während Ihrer Dienstplanung vermieden werden. Nach Ihrer Planung können Sie die Sperre über den Button „Sperre aufheben“ wieder rückgängig machen. Jetzt können

Ihre Mitglieder den Dienstplan wieder einsehen.

Ihre Gruppenmitglieder erhalten folgende Meldung:

4.3.3 Dienstplan versenden

Hier haben Sie die Möglichkeit, den Dienstplan in Form einer PDF an Ihre Gruppenmitglieder zu versenden. Wenn Sie möchten, können Sie noch eine Bemerkung beifügen. Mit Klick auf den Button

„Versenden“ wird automatisch eine E-Mail an alle Ihre Gruppenmitglieder versendet, die bei der KVB eine E-Mail Adresse hinterlegt haben.

Möchten Sie den Dienstplan nur an einzelne Gruppenmitglieder verschicken, so können Sie dies, indem Sie die Funktion aktivieren. Es werden alle Ärzte aufgelistet, die bei der KVB eine E-Mail

Adresse hinterlegt haben. Hier können Sie einzelne Ärzte selektieren und anschließend zum versenden auf den Button „Versenden“ klicken.

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4.3.4 Dienstplan automatisch erstellen

Damit Sie den Dienstplan nicht einzeln manuell befüllen müssen, steht Ihnen die Autoplanung zur

Verfügung. Damit Sie diese verwenden können, müssen Sie zuerst Regeln definieren.

Als erstes müssen Sie den „Wechselmodus“ und das „Datum“ hinterlegen. Im Feld neben dem Datum hinterlegen Sie die Uhrzeit, welche im Dienstplan/-raster hinterlegt ist. Erst anschließend werden

Ihnen Ärzte unter „Ärzte ausschließen“ und „Start bei“ zur Auswahl angezeigt.

Wechselmodus: Hier können Sie zwischen Täglich und Wöchentlich wählen.

Datum: Hier können Sie das Datum/Zeitraum und die Uhrzeit hinterlegen. Die Uhrzeit können Sie dem Dienstplan/-raster entnehmen.

Ärzte ausschließen: Wenn Sie einzelne Ärzte bei der Autoplanung nicht berücksichtigen möchten, so können Sie diese ausschließen. Haben Sie einen Arzt ausgewählt, der ausgeschlossen werden soll, so erscheit dieser im grauen Kästchen. Möchten

Sie den Arzt dennoch mitplanen, so klicken Sie einfach auf das „x“ im grauen

Kästchen und der Arzt wird wieder mitgeplant.

Start bei:

Feiertage planen:

Bei diesem Arzt beginnt die Autoplanung.

Gesetzliche Feiertage werden berücksichtigt.

Vorhandene Dienste überschreiben: Vorhandene Dienste werden überschrieben.

Sobald Sie Ihre Regeln definiert haben, können Sie auf „Dienstplan erstellen“ klicken. Der Dienstplan wird jetzt automatisch mit Ärzten nach festgelegten Regeln befüllt.

Wichtig: Bei der Dienstplanerstellung werden auch die Ausnahmen berücksichtigt, siehe Punkt 5.2

Nach Klick auf „Dienstplan erstellen“ erscheint Ihnen folgende Meldung:

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Sollten Sie eine längere Zeit keine Aktivität vorgenommen haben, erhalten Sie folgende Meldung:

4.4 Meine Dienste

Über den Menüpunkt „Meine Dienste“ können Sie sich Ihre eigenen Dienste anzeigen lassen, für die

Sie eingeteilt sind. Wählen Sie hierzu den gewünschten Dienstbereich und den gewünschten Zeitraum aus. Bestätigen Sie anschließend den Button „Dienste anzeigen“.

Sollte ein falscher Zeitraum hinterlegt sein, so erhalten Sie folgende Meldung:

4.5 Meine Vormerkungen (Nur im Notarztdienst)

Bitte beachten Sie, dass diese Funktion nur im Notarztdienst zur Verfügung steht. Sie sind auch

Notarzt? Unter der Rubrik Hilfe finden Sie das Benutzerhandbuch für den Notarztdienst.

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5.0 Obmann (Nur Obmann)

5.1 Freigabeliste

Bitte beachten Sie, dass diese Funktion nur im Notarztdienst zur Verfügung steht. Sie sind auch

Notarzt? Unter der Rubrik Hilfe finden Sie das Benutzerhandbuch für den Notarztdienst.

5.2 Ausnahmeliste

Mit der Ausnahmeliste können Sie für die Kollegen Ihrer Gruppe Dienstausnahmen wie zum Bsp.

Urlaub, Erkrankung, Fortbildung etc. hinterlegen. Haben Sie für einen Kollegen eine Ausnahme hinterlegt, so steht dieser für die Dienstplanung nicht mehr zur Verfügung. Es gibt zwei Möglichkeiten diese für Ihre Ärzte zu hinterlegen, entweder über einen Zeitraum oder für einzelne Tage.

Vorgehen:

1.) Wählen Sie über das DropDownMenü einen Arzt aus, für den die Ausnahme verwaltet werden soll

2.) Hinterlegen Sie unter „Tag“ einen Zeitraum bzw. einen Tag

3.) Hinterlegen Sie eine Bemerkung

4.) Klicken Sie auf Speichern

Bei Klick auf „Speichern“ erhalten Sie folgende Meldung:

Die Dienstausnahmen werden Ihnen wie folgt angezeigt:

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Auch dem Kollegen, für den Sie die Regel/Ausnahme hinterlegt haben, wird die Ausnahme angezeigt.

Haben Sie eine Ausnahme hinterlegt, so stehen Ihnen zwei Aktionen zur Verfügung (Ignorieren und

Löschen). Klicken Sie auf „Ignorieren“ so wird die Dienstausnahme ignoriert und der Arzt kann im

Dienstplan wieder eingeteilt werden. Sie erhalten folgende Meldung.

Möchten Sie, dass die Ausnahme wieder berücksichtigt wird, sodass der Arzt für die Dienstplanung nicht mehr zur Verfügung steht, so klicken Sie auf „Berücksichtigen“.

Sie erhalten folgende Meldung:

Möchten Sie die Regel/Ausnahme komplett löschen, sodass diese nicht mehr angezeigt wird, so klicken Sie auf „Löschen“.

Sie erhalten folgende Meldung:

6.0 Einstellungen (Dienstausnahmen)

Hier handelt es sich um die gleiche Funktion wie unter 5.2 Ausnahmeliste. Der einzigste Unterschied hierbei ist, dass Sie unter Einstellungen Ihre eigenen Dienstausnahmen hinterlegen können. Unter 5.2

Ausnahmeliste können Sie noch die Ihrer Kollegen hinterlegen. Funktionsbeschreibung entnehmen

Sie Punkt 5.2 Ausnahmeliste.

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7.0 Kontakt

Unter dem Menüpunkt „Kontakt“, finden Sie Ihren richtigen Ansprechpartner:

8.0 Hilfe

Unter dem Menüpunkt „Hilfe“, finden Sie Hilfestellungen zum DPP-Online-System:

9.0 Fragen und Problemlösungen

Sie sind auch Arzt im Notarztdienst oder Psychotherapeut? Fragen Sie nach den Möglichkeiten in

DPP-Online oder laden Sie hier weitere Handbücher herunter:

NAD = http://www.kvb.de/praxis/notarztdienst/

PTV = http://www.kvb.de/patienten/therapieplatzvermittlung/

Sollten Sie noch Fragen haben oder vor einem Problem stehen, so wenden Sie sich gerne an unsere

Experten unter:

Tel.: 089 / 57093 – 8890

Fax: 089 / 57093 – 64925

Montag bis Freitag: 09:00 Uhr - 15:00 Uhr

Außerhalb der Sprechzeiten, können Sie sich auch gerne per E-Mail melden. Ihre Anfrage wird so schnell wie möglich bearbeitet. E-Mail: [email protected]

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10.0 Hinweise & Impressum

Die in diesem Buch genannten Soft- und Hardwarebezeichnungen sind in vielen Fällen auch eingetragene Warenzeichen der jeweiligen Besitzer und unterliegen als solche den gesetzlichen

Bestimmungen.

Die Wiedergabe von Gebrauchsnamen, Handelsnamen, Warenbezeichnungen, usw. in diesem Werk berechtigt auch ohne besondere Kennzeichnung nicht zur Annnahme, dass solche Namen im Sinne der Warenzeichen- und Markenschutzgesetzgebung als frei zu betrachten wären und daher von jedermann benutzt werden dürften.

Dieses Werk einschließlich all seiner Teile ist urheberrechtlich geschützt. Jede Verwertung außerhalb der engen Grenzen des Urheberrechtsgesetztes ist ohne Zustimmung des Autors unzulässig und strafbar. Dies gilt insbesondere für Vervielfältigungen, Übersetzungen, Mikroverfilmungen und die

Einspeicherung und Verarbeitung in elektronischen Systemen und Netzen.

Die in diesem Handbuch enthaltenen Angaben, Daten, Ergebnisse, usw. wurden vom Autor nach bestem Wissen erstellt und mit Sorgfalt überprüft. Dennoch sind inhaltliche Fehler nicht völlig auszuschließen. Daher erfolgen alle Angaben ohne jegliche Verpflichtung oder Garantie. Autor und

Herausgeber übernehmen daher auch keinerlei Verantwortung oder Haftung für Fehler und deren

Folgen. Hinweise auf eventuelle Irrtümer werden gern entgegengenommen.

Wir beschränken uns in diesem Handbuch nur zur sprachlichen Vereinfachung auf die männliche

Form.

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Autoren: Team Anwendungsbetreuung

Internet: http://www.kvb.de

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