In orgAnice können Sie Adressen, ein- und ausgehende Post, E-Mails, Dokumente und Termine – kurz alles, was zu einer perfekten Büroorganisation gehört – unter einer Benutzeroberfläche verwalten. orgAnice unterstützt

Sie mit erprobten und durchdachten Funktionen dabei, wenn Sie Telefonate führen und protokollieren, Faxe versenden, Notizen ablegen oder den elektronischen Postverkehr abwickeln wollen.

Da orgAnice das Management von zusammengehörigen Daten für Sie übernimmt, geht nichts mehr verloren.

Alle Informationen sind leicht zu finden und auf einen Blick verfügbar. Und natürlich kann orgAnice in allen

Aspekten an Ihre Wünsche angepasst werden. orgAnice ist mehr als nur eine Datenbank, es ist ein Produktivitätswerkzeug, mit dem das Organisieren täglicher Arbeitsschritte und Aufgaben so einfach wird, dass Sie sich auf die Aufgaben konzentrieren können, die wirklich wichtig sind.

Wir danken Ihnen für den Kauf von orgAnice und wünschen Ihnen viel Erfolg bei der Arbeit mit orgAnice, der

Plattform für optimale Kundenbeziehungen.

Dieses Handbuch effizient einsetzen

Ob Sie zum ersten Mal mit orgAnice arbeiten oder bereits die früheren Versionen des Programms kennen.

Dieses Handbuch ist darauf ausgerichtet, Sie mit den Arbeitskonzepten in orgAnice vertraut zu machen und

Ihnen die Funktionsfülle von orgAnice schnell und praxisnah zu vermitteln. So können Sie bald sein volles

Potenzial ausschöpfen.

Dazu erläutern wir nicht nur einzelne Funktionen oder Inhalte von Menüs, sondern stellen die unterschiedlichen Funktionen anhand typischer Arbeitsschritte vor. So können Sie nach Wunsch den einzelnen

Abläufen folgen und diese einfach auf Ihre Arbeit übertragen.

Das Handbuch zu orgAnice 2010 besteht aus zwei getrennten Teilen, um Benutzern und Entwicklern jeweils schnelleren Zugang zu den für sie wichtigen Bereichen zu ermöglichen.

Im Benutzerhandbuch werden Systemvoraussetzungen und Installation, die Komponenten von orgAnice und deren Zusammenspiel am Beispiel der orgAnice CRM 2012 R2-Datenbank (Standard-Edition), einer orgAnice-

Standardlösung, erläutert.

Die Technische Referenz wendet sich an Systemadministratoren und Entwickler, die für den Einsatz von orgAnice in Unternehmen verantwortlich sind oder eine Speziallösung auf orgAnice-Basis entwickeln wollen.

Die Technische Referenz stellt Informationen zur Konfiguration, Anpassung und Entwicklung von orgAnice-

Anwendungen bereit.

Organisation ist alles, auch im Handbuch zu orgAnice CRM 2012 R2. Wir hoffen, dass Ihnen das Handbuch mit

Text und Gestaltung bei der Anwendung von orgAnice eine gute Unterstützung bietet. Aber natürlich: Nobody is perfect. Sollten Sie also Fragen oder Anregungen haben, schreiben Sie uns bitte: orgAnice Software GmbH

Grunewaldstr. 22

D-12165 Berlin

Telefon Vertrieb: +49 (30) 23 50 49 – 100

Telefon Support: +49 (30) 23 50 49 – 200

Telefax: +49 (30) 23 50 49 – 70

E-Mail: [email protected]

Wie orientieren Sie sich im Handbuch?

Der wichtigste Wegweiser ist das Inhaltsverzeichnis, das nach Aufgaben unterteilt ist: „Adresse erfassen“,

„Brief erstellen“ usw. Zum schnellen Durchblättern verschaffen Ihnen in der oberen Ecke jeder Seite kleine

Kolumnentitel eine zusätzliche Orientierung.

Wir haben die Struktur des Benutzerhandbuches und der Technischen Referenz so gestaltet, dass

Erläuterungen für die Benutzung und die Dokumentation für die Konfiguration einer jeden Komponente im gleichen Kapitel der beiden Handbücher zu finden sind.

Um Ihnen das Verständnis zu erleichtern, werden im Handbuch und in der Technischen Referenz folgende

Konventionen verwendet:

Fettdruck

Fettdruck | Fettdruck

Kursivschrift

Listing

»Anführungszeichen«

+ + kennzeichnet den Namen eines Objekts, z.

B. ein Eingabefeld, eine Dialogbox. kennzeichnet Menübefehle, deren

Einzelschritte durch Punkte getrennt sind. kennzeichnet Verweise auf einen Eintrag im Glossar oder eine Internet-Adresse. kennzeichnet Formeln oder einzugebenden

Code. kennzeichnen Tastatureingaben oder

Namen von Kapiteln oder Abschnitten. kennzeichnet zu drückende Tasten. kennzeichnet

Tastenkombinationen, die gleichzeitig zu drücken sind. kennzeichnet einzelne, zur besseren

Übersicht nummerierte Arbeitsschritte.

Weitere Hilfen nutzen

Nicht immer sind Benutzerhandbuch oder Technische Referenz zur Hand, oder Sie haben spezielle Fragen, die hier nicht beantwortet werden. Für diesen Fall stehen Ihnen weitere Unterstützungsoptionen zur Verfügung.

Interaktive Online-Hilfe

Um Ihnen die Anwendung zu erleichtern, besitzt orgAnice eine anwendungsfreundliche Online-Hilfe. Mit einem Mausklick auf den Hilfe-Button in Meldungsfenstern, Assistenten oder Dialogboxen erhalten Sie während eines Arbeitsganges Antwort auf Ihre aktuellen Fragen.

Mit der Taste oder über das Fragezeichen-Symbol in der Menüleiste der meisten orgAnice-Komponenten erreichen Sie zudem das komplette Inhaltsverzeichnis der Online-Hilfe. Dort finden Sie auch ausführlichere

Referenzinformationen und alle Funktionen werden anhand der Benutzeroberfläche detailliert beschrieben.

Für den orgAnice-Einsteiger gibt es eine weitere hilfreiche Einrichtung, so genannte Tooltipps. Wenn Sie den

Mauszeiger über einen Button in der Symbolleiste platzieren, erscheint nach einem Augenblick eine kurze

Erklärung zu dem Button.

Support-Website

Unter erreichen Sie die Support-Seiten, wo Sie aktuelle Informationen, umfangreiche technische

Informationen, Antworten auf typische Fragen sowie Downloads, wie z.B. Programmupdates, erhalten.

orgAnice Helpdesk

Speziell für die Produktunterstützung in Unternehmen bietet die orgAnice Software GmbH mit orgAnice

Helpdesk eine maßgeschneiderte Support-Lösung an. Ob Vor-Ort-Service oder telefonische Unterstützung auf

Abruf, Sie bestimmen, welche Support-Optionen Sie nutzen wollen. Qualifizierte Spezialisten oder die

Entwickler von orgAnice selbst stehen Ihnen dabei mit Rat und Tat zur Seite. Informationen zu den Support-

Verträge erhalten Sie unter

www.organice.de

im Bereich Support.

orgAnice Partner

Die orgAnice Software GmbH verfügt über ein weit verzweigtes Netz autorisierter Partner, die nicht nur den

Vertrieb von orgAnice, sondern viel mehr auch die Entwicklung, Anpassung und Pflege von individuellen

Weitere Hilfen nutzen orgAnice-Lösungen übernehmen. Auf unserer Website www.organice.de

finden Sie im Bereich Partner die stets aktuelle Liste der orgAnice Partner in Ihrer Nähe.

Fernwartung mit Teamviewer

Für Supportsitzungen bietet orgAnice CRM 2012 R2 das Tool Teamviewer. Um Teamviewer aufzurufen drücken

Sie die Taste

orgAnice kennen lernen

orgAnice ist eine Datenbankumgebung, die speziell für den Einsatz im Büro entwickelt wurde. Die Verwaltung von Adressen und Dokumenten, Büroautomatisierung, die Unterstützung von computerbasiertem Telefonieren und die hochqualitative Digitalisierung und Archivierung von Papierdokumenten sind die Kernfunktionalitäten von orgAnice.

Benutzer einer Vorversion von orgAnice werden in der neuen Version orgAnice 2010 komfortable Ergänzungen der orgAnice CRM 2012 R2-Datenbank mit integrierter Fakturierung und viele Verbesserungen in der

Handhabung aller orgAnice-Komponenten, vor allem aber hohe Geschwindigkeits- und Stabilitätsgewinne bemerken.

Durch die Integration von Visual Basic for Applications und des .NET Frameworks unterstützt orgAnice eine der am weitesten verbreiteten Programmiersprachen und erlaubt die Steuerung aller Microsoft Office-

Komponenten oder Anwendungen wie Internet Explorer. In Visual Basic programmierte Makros können direkt aus orgAnice Data aufgerufen werden. Ein Beispiel dafür sind die in den orgAnice CRM 2012 R2-Datenbanken implementierten Suchfunktionen bei Internetdiensten wie Google und Deutsche Bahn oder die

Adressvisualisierung mit Google Maps.

Welche Funktionalitäten in orgAnice zur Verfügung stehen, ist damit abhängig von der Konfiguration jeder orgAnice-Datenbank.

Die im Lieferumfang von orgAnice CRM 2012 R2 enthaltene orgAnice-Datenbank ist eine auf typische

Büroaufgaben zugeschnittene Lösung. Neben der Datenhaltung von Kunden und Geschäftspartnern erlaubt sie die Verwaltung von Aktivitäten und Korrespondenz sowie die Ablage und Archivierung von Dokumenten.

Anhand dieser Datenbank werden in diesem Handbuch die Funktionen von orgAnice erläutert.

Wenn einige der beschriebenen oder abgebildeten Arbeitsschritte von der auf Ihrem Rechner installierten

Datenbank abweichen, arbeiten Sie mit einer angepassten oder vollständig selbst entwickelten orgAnice-

Lösung. Dennoch werden die Arbeitskonzepte auf denselben Funktionen und Abläufen basieren.

Wie orgAnice aufgebaut ist

Seit der Version 3 ist orgAnice in verschiedene Server- und Client-Komponenten aufgeteilt. Möglich wird dies durch die COM-Architektur, die es erlaubt, auch voneinander getrennte Anwendungen miteinander kommunizieren zu lassen, was eine effiziente Nutzung von Systemressourcen ermöglicht. Zudem erlaubt die

Komponenten-Architektur eine Erweiterung des Softwaresystems durch zusätzliche Komponenten sowie die

Integration von Standard-Software.

Der Datenbank-Server liest die orgAnice-Datenbank aus, liefert alle Daten für Datenbank-Clients, speichert

Daten in die Datenbank und verwaltet alle Benutzer, die auf eine Datenbank zugreifen. orgAnice Data, die zentrale Komponente des orgAnice 2010-Frontends, ist ein Datenbank-Client. orgAnice Data fordert die Arbeits- und Metadaten der Datenbank vom Server an und liefert neue oder geänderte Daten an den Server.

orgAnice kennen lernen orgAnice Data wird unterstützt durch weitere Frontend-Komponenten:

 orgAnice Print, die Komponente zur Generierung und Druck von Reports, HTML-Listen oder Etiketten aus orgAnice-Datenbanken.

 orgAnice Outlook Connector, das Add-In für Microsoft Outlook, über das E-Mails und Termine aus und in eine orgAnice-Datenbank übertragen werden können.

 orgAnice Phone, die Anwendung zum komfortablen computergestützten Telefonieren.

 orgAnice Image, das Programm zur Digitalisierung, hochqualitativen komprimierten Archivierung und

Betrachtung beliebiger Dokumente.

 orgAnice Replication, die Lösung zum Abgleich von Datenbanken, die an verschiedenen Standorten oder mobilen Geräten eingesetzt werden.

Darüber hinaus liefert orgAnice mit den Import- und Export-Assistenten sowie dem Database Converter eine

Reihe von Migrationswerkzeugen zum Austausch von Daten mit anderen verbreiteten Datenbankformaten und Programmen.

Für Entwickler bedeutsam ist die leistungsfähige Entwicklungsumgebung, die eine hochflexible Erstellung und

Anpassung von Datenbanklösungen erlaubt. Die Entwicklungswerkzeuge und deren Funktionalitäten werden in der Technischen Referenz erläutert.

Wodurch sich orgAnice-Datenbanken auszeichnen

Wodurch sich orgAnice auszeichnet

Jede Datenbank wird in einer einzigen Datei (mit der Erweiterung .odb) gespeichert. Darin sind alle Tabellen,

Funktionen und Makros, Benutzereinstellungen und sogar verknüpfte Dokumente enthalten.

Intern adressiert der orgAnice Datenbank-Server die Datenbanken mit 64 Bit, so dass eine orgAnice-Datenbank bis zu 8 Terabyte Daten aufnehmen kann. Damit wird der Menge der in der Datenbank speicherbaren Daten faktisch nur durch die Größe des Speichermediums eine Grenze gesetzt.

Der transaktionssichere Datenbank-Server bietet für den Anwender die größtmögliche Sicherheit – auch nach einem Hardware-Ausfall kann auf konsistente, das heißt logisch widerspruchsfreie Daten zugegriffen werden.

Weiterer Vorteil des neuen Datenbankformates ist eine differenzierte Zugriffskontrolle auf der Basis der im

Datenbank-Server enthaltenen Benutzerverwaltung. Sensible Daten können damit vor unberechtigtem Zugriff geschützt werden. Das verschlüsselte Datenbankformat erlaubt dabei auch keine Betrachtung in anderen

Programmen, wie dies etwa in orgAnice 2.1 der Fall war. orgAnice-Datenbanken unterstützen den 16-bit Unicode-Zeichensatz. Der Unicode-Zeichensatz besteht im

Gegensatz zum bisher üblichen und auf 256 Zeichen beschränkten ASCII-Zeichensatz aus 38.885 Zeichen.

Dadurch kann Text in allen weltweit wichtigen Zeichensätzen in der Datenbank gespeichert werden.

orgAnice kennen lernen

Wie eine orgAnice-Datenbank aufgebaut ist

In einer orgAnice-Datenbank werden zusammengehörige Daten, etwa der Name und die Adresse einer Firma, gespeichert. Jede Einzelinformation, also z. B. Straße, Postleitzahl und Ort wird dabei in einem dafür vorgesehenen Feld abgelegt. Felder einer Kategorie wie die Adressinformationen einer Firma werden dabei in einer Tabelle zusammengefasst. Die Gesamtheit der Inhalte aller Felder einer Tabelle wird als Datensatz bezeichnet. orgAnice ist eine relationale Datenbank. Dies bedeutet, dass mehrere Tabellen miteinander verknüpft werden können. Ansprechpartner in allen Firmen etwa werden in einer eigenen Tabelle gespeichert und über eine logische Verknüpfung dem entsprechenden Datensatz in der anderen Tabelle – hier der Firma – zugeordnet.

Die Tabelle, welche die Firmendaten enthält, ist dabei der Tabelle für Ansprechpartner übergeordnet. So wird ermöglicht, dass Daten, die zusammen gehören, einander eindeutig zugeordnet werden.

Die Adresstabelle wird dabei als Mastertabelle, die Ansprechpartnertabelle als Detailtabelle bezeichnet.

Um in einer Datenbank später alle Informationen wieder zu finden, und um zusammen-gehörige Daten in unterschiedlichen Tabellen miteinander zu verknüpfen, werden so genannte Indices bzw. Sortierschlüssel genutzt. Jeder Schlüssel nimmt dabei einen Wert auf, der die Reihenfolge der Anzeige aller Feldinhalte bestimmt.

Mit mehreren Benutzern arbeiten

In einem Unternehmen arbeiten Mitarbeiter mit unterschiedlichsten Aufgabengebieten zusammen, die

Einfluss auf den Bedarf an Informationen wie auch auf die Arten von Informationen, mit denen jeder

Mitarbeiter umgeht, haben. orgAnice ermöglicht mit einem differenzierten Benutzermodell eine zentrale Datenhaltung mit auf die individuellen Bedürfnisse und Berechtigungen abgestimmten Zugriffsrechten. Dazu werden einzelne Benutzer unterschiedlichen Benutzergruppen zugeordnet.

So können Adress- und Telefondaten für den Empfang, Warenwirtschaft für die Buchhaltung sowie Verträge und Pläne für die Geschäftsführung in einer Datenbank verwaltet werden. Eine doppelte Datenhaltung mit der

Notwendigkeit zum regelmäßigen Abgleich entfällt somit.

Weitere Informationen zur Benutzerverwaltung finden Sie in der Technischen Referenz, Kapitel 3 und 4.

Installationsanleitung orgAnice-CRM 2012 R2

orgAnice kennen lernen 20

Vor der Installation

Sehr geehrter orgAnice-Anwender, vielen Dank für Ihre Entscheidung für orgAnice CRM 2012 R2! Bitte lesen Sie die folgenden Informationen vor der Installation.

Systemvoraussetzungen

orgAnice CRM 2012 R2 benötigt 1024 MB RAM und 2 GB Festplattenplatz

Komponente / Funktionalität Voraussetzung

Alle Komponenten Windows Vista, Windows 7, Windows 8 oder Windows 8.1

Microsoft .NET Framework 2.0, 3.5 und 4.0

Fehlende .NET-Komponenten werden automatisch erkannt und vom orgAnice-Setup installiert.

Datenablage

Dokumentenverwaltung

Microsoft SQL-Server 2008, 2008 R2 oder 2012 in der Edition

Express, Workgroup, Standard oder Enterprise

Microsoft Word 2007 oder höher (32bit) orgAnice Excel-AddIn orgAnice Outlook Connector orgAnice Direct Scan orgAnice Phone orgAnice SQL Replication

Microsoft Excel 2007 oder höher (32bit)

Microsoft Outlook 2010 oder höher (32bit)

TWAIN-kompatibler Scanner

Telefonanlage bzw. Telefongerät mit TAPI-TSP oder ROMICO CTI orgAnice Business Intelligence

Microsoft SQL-Server 2008, 2008 R2 oder 2012 in der Edition

Workgroup, Standard oder Enterprise (die Express-Edition kann nicht als Verleger oder Verteiler sondern nur als Abonnent eingesetzt werden)

Microsoft SQL-Server 2008 R2 oder 2012

1 orgAnice CRM 2012 R2 kann ausschließlich zusammen mit einem Microsoft SQL Server (s.o.) betrieben werden. Der MS SQL Server kann auf einem beliebigen Server in Ihrem Netzwerk installiert sein. Auch lokale Installation auf einer MS SQL Server Express Edition ist möglich.

Vor der Installation

Das in den früheren Versionen von orgAnice verfügbare KeyStorage-Format ist in orgAnice CRM 2012 R2 nur für

Entwicklungs- und Migrationszwecke sowie die Erstellung von Installationspaketen zulässig. Der Einsatz des

KeyStorage-Formats in einer Produktivumgebung wird nicht mehr unterstützt.

Installationsdatei aus dem Internet herunterladen

Falls Sie den Download aus dem Internet vornehmen möchten, dann haben Sie die Möglichkeit zwischen unterschiedlichen Installationsdateien auszuwählen.

Bezeichnung auf der

Downloadseite /

Dateiname

Zielgruppe Beschreibung Größe

Server- oder Einzelplatz-

Installation

orgAniceCRM2012R2_

Full.exe

Arbeitsplatz-Installation

orgAniceCRM2012R2_

Client.exe

Installation von Servern oder

Einzelplätzen

Die vollständige Installation beinhaltet das komplette orgAnice-Setup:



Alle orgAnice-

Anwendungskomponenten



die orgAnice CRM-

Datenbank



SQL Server-Express

Edition Setups



alle Voraussetzungen

(.NET-Frameworks,

Windows Installer, u.e.m.)

Die vollständige Installation sollte für die Serverinstallation oder für die

Einzelplatzinstallation verwendet werden.

2,8 GB

Installation von

Arbeitsplätzen oder Servern auf denen bereits eine

Datenbank

Die Arbeitsplatz-Installation beinhaltet keine CRM-

Datenbank und keine SQL

Server-Setups, aber



alle orgAnice-

Anwendungskomponenten und

870 MB

Update-Installation

orgAniceCRM2012R2

Update.exe

vorhanden ist.



alle sonstigen

Voraussetzungen (.NET-

Frameworks, Windows

Installer, u.e.m.)

Die Arbeitsplatz-Installation sollte für die Installation von

Arbeitsplätzen verwendet werden.

Die Arbeitsplatz-Installation kann auch für die Installation von Servern verwendet werden, wenn dort bereits ein SQL-

Server installiert ist und eine orgAnice-Datenbank (2012 R2 oder eine frühere Version) bereits existiert.

Aktualisierung von bestehenden orgAnice

CRM 2012 R2-

Installationen

(Server,

Arbeitsplatz,

Einzelplatz)

Die Update-Installation beinhaltet nur neue Programm-

Komponenten. Es sind keine

CRM-Applikation, keine SQL

Server-Setups, keine Voraussetzungen enthalten. Das

Update-Setup dient ausschließlich zum Updaten bestehender orgAnice CRM

2012 oder 2012 R2-

Installationen.

152 MB

Vor der Installation

Laden Sie im Zweifelsfall die Server- oder Einzelplatz-Installation herunter.

Ältere orgAnice-Versionen

orgAnice CRM 2012-Installationen werden automatisch aktualisiert. Es ist nicht möglich orgAnice CRM 2012 und orgAnice CRM 2012 R2 parallel auf einem Rechner zu verwenden.

Vor der Installation

Es ist nicht notwendig aber dennoch

empfehlenswert

, ältere Versionen von orgAnice (orgAnice Pi, orgAnice

SQL, orgAnice CRM, orgAnice CRM 2008, orgAnice CRM 2010) vor der Installation von orgAnice CRM 2012 R2 zu deinstallieren.

Falls Sie Ihre einzige orgAnice-Datenbank auf orgAnice CRM 2012 R2 umstellen möchten, so deinstallieren Sie die ältere Version vor der Installation von orgAnice CRM 2012 R2. Diese Möglichkeit wird empfohlen, wenn Sie keine ältere orgAnice-Datenbank mehr öffnen müssen.

Werden Sie dagegen in der Zukunft auch ältere orgAnice-Datenbank pflegen müssen, so können Sie die ältere

Version installiert lassen und den Parallelbetrieb nutzen. Weitere Informationen finden Sie im Abschnitt

„Parallelbetrieb von orgAnice CRM 2008, CRM 2010 und orgAnice CRM 2012 R2“.

orgAnice CRM 2012 R2 installieren

Setup starten

Starten Sie die heruntergeladene Installationsdatei oder die Installationsdatei von Ihrem Installa-tionsmedium.

Die Installation muss unbedingt von einem Benutzer mit Administrator-Rechten erfolgen.

Prüfung der Voraussetzungen

Vor der eigentlichen Installation wird die Erfüllung von Voraussetzungen auf dem Installations-rechner geprüft. Damit wird sichergestellt, dass alle für den reibungslosen Betrieb von orgAnice CRM 2012 R2 notwendigen Komponenten installiert sind.

Wenn nicht alle Voraussetzungen erfüllt sind, erscheint der folgende Dialog (die Inhalte können je nach

Installationsstand des Rechners variieren). Bestätigen Sie mit „Installieren“, um die benötigten

Installationsanforderungen zu installieren.

Installation des MS SQL Servers 2014 Express Edition

Falls auf Ihrem Installationsrechner keine MS SQL Server-Instanz erkannt wird, wird die Installation der Express

Edition vom MS SQL Server 2012 angeboten.

orgAnice CRM 2012 R2 installieren

Brechen Sie die Installation mit „Nein“ ab, falls Sie im Ihrem Netzwerk bereits über einen MS SQL Server verfügen (das orgAnice-Setup wird trotzdem fortgeführt). Beachten Sie, dass die Installation des MS SQL

Servers für eine Einzelplatzinstallation notwendig ist.

Bestätigen Sie mit „Ja“, um die MS SQL Server 2012 Express Edition auf Ihrem Rechner zu installieren. Im

Folgenden wird der Verlauf der Installation beschrieben.

Lizenzbedingungen

Nachdem Sie die Frage nach der Installation der MS SQL Server 2012 Express Edition mit „Ja“ bestätigt haben, erscheint das Fenster des SQL Server-Installationscenters mit den Lizenzbedingungen von Microsoft.

Akzeptieren Sie diese und klicken Sie auf „Weiter >“.

Funktionsauswahl

Wählen Sie die zu installierenden Funktionen aus.

orgAnice CRM 2012 R2 installieren 27

Funktion

SQL Server-Replikation

Beschreibung

Notwendig, wenn der Rechner als Abonnent an einer Replikation teilnehmen soll

Volltextsuche, auch in Dokumenten

Volltext- und semantische Extraktion für

die Suche

Reporting Services

SQL Server Data Tools

Konnektivität der Clienttools

Abwärtskompatibilität der Clienttools

Clienttools SDK

Dokumentationskomponenten

Verwaltungstools

SQL Client Connectivity SDK

Serverbasierte Anwendung zum Erstellen,

Verwalten und Bereitstellen von Berichten in E-Mail-Formaten, mehreren

Dateiformaten sowie interaktiven webbasierten Formaten. Notwendig für die

Verwendung der orgAnice-Komponente

orgAnice Business Intelligence.

SQL Server-Entwicklungsumgebung

Komponenten für die Kommunikation zwischen Clients und Servern

Abwärtskompatibilität der Clienttools

Zugriff auf den SQL-Server über eine

Programmierschnittstelle

SQL Server 2012-Dokumentation

Grafische Tools zum einfachen Verwalten

Ihres SQL-Servers und Ihrer Datenbanken

SQL Server Native Client (ODBC/OLE DB)

SDK für die Entwicklung von

Datenbankanwendungen

orgAnice CRM 2012 R2 installieren

Wählen Sie im Zweifelsfall alle Funktionen aus. Zum Fortfahren klicken Sie auf „Weiter >“.

Instanzkonfiguration

Geben Sie den Namen und die Instanz-ID für die SQL Server-Instanz an. Wir empfehlen die vorgeschlagenen

Werte nicht zu verändern. Klicken Sie auf „Weiter >“.

Serverkonfiguration

Geben Sie die Dienstkonten und die Sortierungskonfiguration an. Wir empfehlen als einzige Änderung den

Starttyp des SQL Server Browser-Dienstes auf „Automatisch“ umzustellen. Klicken Sie auf „Weiter >“.

orgAnice CRM 2012 R2 installieren 29

Datenbankmodulkonfiguration

Geben Sie den Authentifizierungsmodus für das Datenbankmodul an. Wir empfehlen den

Authentifizierungsmodus auf „Gemischtem Modus“ zu belassen. Ein Kennwort („orgAnice2012!“, ohne „“) wird bereits vorgegeben. Sie können das Kennwort für das SQL Server-Systemadministratorkonto („SA“) ändern oder belassen Sie es bei der Vorbelegung. Der angemeldete Windowsbenutzer wird automatisch als SQL-Server-

Administrator eingetragen. Klicken Sie auf „Weiter >“, wenn Sie Ihre Einstellungen getroffen haben.

orgAnice CRM 2012 R2 installieren 30

Fehlerberichterstellung

Entscheiden Sie, ob Sie die Reporting Services nur installieren oder auch gleich konfigurieren möchten. Klicken

Sie auf „Weiter >“.

orgAnice CRM 2012 R2 installieren 31

Abgeschlossen

Nach dem erfolgreichen Abschluss der Installation sehen Sie das folgende Fenster. Klicken Sie auf „Schließen“.

orgAnice CRM 2012 R2 installieren 32

Einrichtung des Netzwerkzugriffs auf den MS SQL Server Express Edition

Informationen für die Einrichtung des Netzwerkzugriffs auf den MS SQL Server Express Edition finden Sie der folgenden Anleitung: MS SQL Server Express Edition im Netzwerk freigeben

Installation weiterer Komponenten

Nach dem Abschluss der Installation des SQL Servers wird mit der Installation weiterer Komponenten (falls notwendig) fortgefahren. Die Installation weiterer Komponenten geschieht automatisch (ohne

Benutzerinteraktion).

Willkommen

Nach der Prüfung und ggf. Installation der vorausgesetzten Komponenten erscheint der Installations-Assistent für orgAnice 2012 R2. Bestätigen Sie den ersten Schritt mit „Weiter >“.

Lizenzvereinbarung

Akzeptieren Sie die Lizenzvereinbarung und bestätigen Sie mit „Weiter“.

orgAnice CRM 2012 R2 installieren 33

Hinweise

Lesen Sie die Hinweise und bestätigen Sie sie mit „Weiter >“.

orgAnice CRM 2012 R2 installieren

Zielordner

Wählen Sie den Ordner, in den orgAnice CRM 2012 R2 installiert wird. Es wird empfohlen, den vorausgewählten

Ordner beizubehalten. Bestätigen Sie mit „Weiter >“.

Setuptyp

Entscheiden Sie, welchen Setuptyp Sie ausführen möchten:

Setuptyp Beschreibung

Vollständig Es werden alle Programmfeatures, inkl. einer Datenbank installiert.

Installation einer CRM-Datenbank

Installieren Sie die orgAnice CRM-Datenbank (Setuptyp: „Vollständig“ oder „Angepasst“), wenn Sie orgAnice

CRM 2012 R2 zunächst mit einer neuen Datenbank testen möchten. Informationen zur Umstellung einer vorhandenen orgAnice-Datenbank auf das orgAnice CRM 2012 R2-Format finden Sie im Abschnitt „Bestehende

Datenbank umstellen“.

Der Standard-Installationsordner für die neue Datenbank lautet "C:\ProgramData\OrgDB\orgAnice CRM 2012

R2". Ein u.U. bereits existierender gleichnamiger Ordner wird von Setup umbenannt. Sie können den

Installationspfad bei einer angepassten Installation (Setuptyp „Angepasst“) ändern.

orgAnice CRM 2012 R2 installieren

Verwenden Sie bitte den Benutzernamen „ADMIN“ mit einem leeren Kennwort, um die mitgelieferte

Datenbank „orgAniceCRM2012R2.odb“ zu öffnen.

Angepasstes Setup

Falls Sie sich im Schritt „Setuptyp“ für ein angepasstes Setup entschieden haben, dann erscheint der Schritt

„Angepasstes Setup“. Hier können Sie die zu installierenden Features und die Installationspfade auswählen.

Lizenznummer

Hinweis: Dieser Installations-Schritt erscheint nur, wenn Sie im Rahmen eines vollständigen oder angepassten

Setups die CRM-Datenbank mitinstallieren.

Testlizenz verwenden

Falls Sie noch keine Lizenznummer für orgAnice CRM 2012 R2 besitzen, dann entscheiden Sie, welche Edition Sie testen möchten. Die Editionen unterscheiden u.a. durch die folgenden Features:

Edition Funktionsumfang

orgAnice CRM 2012 R2 installieren

Standard

Professional

Die Edition mit dem kleinsten Funktionsumfang

•

Wie Standard-Edition +

•

Datensatzberechtigungen,

Replikationsfähigkeit,

Volltextsuche in Dokumenten,

ActiveDirectory-Unterstützung

Enterprise Wie Professional-Edition +

• Multi-Site-Mandantenfähigkeit

• orgAnice WebClient

Den kompletten Funktionsumfang der Editionen finden Sie auf unserer Webseite www.orgAnice.de unter

„Produkte – Vergleich orgAnice CRM-Editionen“ beschrieben.

Die Testlizenz jeder Edition erlaubt die zeitlich unbegrenzte Benutzung von orgAnice mit bis zu zwei Benutzern.

Sie können pro Tabelle bis zu 314 Datensätzen erfassen. Ein Freischalten für mehrere Benutzer oder das

Verwenden einer zeitlich begrenzten Testlizenz für mehr als 314 Datensätze ist jederzeit möglich. Neue

Lizenznummern können Sie per Telefon oder E-Mail ([email protected]) bei unserem Vertriebsteam erfragen. Die Lizenznummer können Sie im Konfigurationsmodus von orgAnice Data jederzeit eintragen, Ihre bis dahin getätigten Eingaben und Einstellungen werden beibehalten.

Eigene Lizenznummer verwenden

Falls Sie bereits im Besitz einer Lizenznummer für orgAnice CRM 2012 R2 sind, dann wählen Sie die Option

„Eigene Lizenznummer verwenden“ und tragen Sie die Lizenznummer ein. Die Edition und damit der verfügbare Funktionsumfang werden durch Ihre Lizenz bestimmt. Die eingegebene Lizenznummer wird dann in die vom Setup installierte Datenbank eingetragen.

Datenbank-Server

Hinweis: Dieser Installations-Schritt erscheint nur, wenn Sie im Rahmen eines vollständigen oder angepassten

Setups die CRM-Datenbank mitinstallieren.

Datenbank-Server, auf dem Sie installieren

Hier müssen Sie den Microsoft SQL Server bestimmen, der die Daten Ihrer orgAnice-Datenbank verwalten wird.

Bei der Angabe des Namens des SQL Servers können Sie mit der oberen Schaltfläche „Durchsuchen…“ die in

Ihrem Netzwerk verfügbaren Server auflisten und einen davon übernehmen. Haben Sie den Microsoft SQL

Server im Rahmen der orgAnice-Installation installiert, so ist der richtige Name „.\ORGANICE“ bereits im

Eingabefeld eingetragen.

Verbinden über

Entscheiden Sie, welche Art der Authentifizierung für die Kommunikation mit dem SQL-Server verwendet wird:

Windows-Authentifizierung (empfohlen) oder die SQL-Server-Authentifizierung. Der ausgewählte Benutzer muss über die Datenbankerstellungsrechte auf dem SQL-Server verfügen. Die Art der Authentifizierung kann auch im Nachhinein über die Anpassung der Verbindungszeichenkette in orgAnice geändert werden.

Haben Sie den Microsoft SQL Server im Rahmen der orgAnice-Installation installiert, so ist die „Windows-

Authentifizierung“ die empfohlene Auswahl.

Name der orgAnice-Datenbank im SQL-Server

Bestimmen Sie den Namen der SQL-Datenbank im SQL-Server. Beachten Sie, dass eine evtl. vorhandene gleichnamige Datenbank überschrieben wird. Mit Hilfe der unteren Schaltfläche „Durchsuchen…“ können Sie prüfen, welche Datenbanken im ausgewählten Server bereits vorhanden sind.

Bereit das Programm zu installieren

Betätigen Sie die Schaltfläche „Installieren“, um die Installation von orgAnice CRM 2012 R2 zu starten. Betätigen

Sie die Schaltfläche „Zurück“, falls Sie Änderungen an den getroffenen Einstellungen vornehmen möchten.

Bestehende Datenbank umstellen

Um eine bestehende orgAnice-Datenbank (Pi, SQL, CRM 2008 oder CRM 2010) auf orgAnice CRM 2012 R2 umzustellen, gehen Sie nach der Installation von orgAnice CRM 2012 R2 folgendermaßen vor:

Datenbank mit orgAnice Data 2012 R2 öffnen orgAnice Data 2012 R2 starten

Starten Sie über das Windows-Startmenü das Programm „orgAnice Data“ unter „orgAnice Software – orgAnice

2012 R2“.

Existierende Datenbank öffnen

Wählen Sie die Option „Eine existierende Datenbank öffnen“ und bestätigen Sie mit „OK“.

Wählen Sie mit Hilfe der Schaltfläche die umzustellende Datenbankdatei, geben Sie Ihre Zugangsdaten ein und aktivieren beide Verwaltungsrechte. Bestätigen Sie dann mit „OK“.

Lizenznummer eintragen

Im darauf erscheinenden Dialog geben Sie Ihre orgAnice CRM 2012 R2-Lizenznummer ein.

Falls Sie noch über keine Lizenznummer für orgAnice CRM 2012 R2 verfügen, geben Sie eine der folgenden Test-

Lizenznummern für zwei Benutzer ein:

Edition Test-Lizenznummer

Standard OFFICE-6.0-002-OSEXC*OSGEO*OSMC*OSOLC*OSSEPA-00000000-000000-6BF8 F18D

Professional OFFICE-6.0-002-ACL*DSB*FT*OSDDSOCR*OSEMCE*OSEXC*OSGEO*OSMC*OSOLC*OSSEPA-

00000000-000000-BDD1 EE47

Enterprise OFFICE-6.0-002-

ACL*DSB*FT*MD*OSDDSOCR*OSEMCE*OSEXC*OSGEO*OSMC*OSOLC*OSSEPA*OSWEBCL*GNR-00000000-

000000-B082 EC33

Falls in Ihrer Datenbank mehr als zwei Benutzer aktiv sind, dann fordern Sie eine Test-Lizenznummer per E-Mail an [email protected] an.

Bestätigen Sie den Dialog mit „OK“.

Hinweis: Eine orgAnice CRM 2012 R2-Lizenznummer erkennen Sie daran, dass nach dem ersten Bindestrich die

Zeichen „6.0“ stehen (6.0 ist die interne Versionsnummer von orgAnice CRM 2012 und 2012 R2).

Ihre Datenbank wird mit orgAnice Data 2012 R2 geöffnet. Jetzt sollte das Datenbank-Update installiert werden.

Das Datenbank-Update erweitert die Datenbankstruktur und die VBA-Makros Ihrer Datenbank, erst nach der

Installation des Datenbank-Updates wird Ihre Datenbank über die neuen Möglichkeiten von orgAnice CRM 2012

R2 verfügen.

Für die Installation müssen Sie Ihre Datenbank wieder schließen.

Bestehende Datenbank umstellen

Datenbank-Update installieren

Das Datenbank-Update finden auf dem Installationsmedium oder im Internet unter www.orgAnice.de im

Bereich „Download – orgAnice CRM 2012 R2“.

Starten Sie das Datenbank-Update und installieren Sie es in Ihre orgAnice-Datenbank.

Je nach Ausgangsversion Ihrer Datenbank (hier „2011-12-00“) und der zu installierenden Version (hier „6.0.1.19“) unterscheiden sich die zu installierenden AddOns. Diese werden automatisch erkannt, nehmen Sie nur dann

Änderungen an den automatischen Auswahl vor, wenn Sie von Ihrem Fachhändler oder dem Hersteller aufgefordert werden!

Hinweis für versierte Benutzer: Die Versionsnummer der Datenbank beginnt nicht mehr mit einer Jahreszahl sondern mit den Ziffern „6.0“.

Datenbank-Format auf SQL umstellen

Falls Ihre orgAnice-Datenbank noch im KeyStorage-Format vorliegt, exportieren Sie Ihre Datenbank vor der ersten Benutzung mit Hilfe des Tools „Daten in den SQL-Server verschieben“ in den SQL-Server.

Im Zuge des Exports der Daten in den MS SQL-Server wird Ihre Datenbankdatei in zwei Teile aufgesplittert: zum einen die Metadaten (Tabellendefinitionen, Oberflächendefinitionen, VBA-Makros), die in der orgAnice

Datenbankdatei mit der Endung .odb verbleiben und zum anderen die Nutzdaten, die als eine neue SQL-

Datenbank in dem SQL-Server gespeichert werden.

Hinweis: Die Verwendung von orgAnice CRM 2012 R2 im KeyStorage-Format (ohne SQL Server) ist nur für

Entwicklungs- und Migrationszwecke sowie die Erstellung von Installationspaketen zulässig. Der Einsatz des

KeyStorage-Formats in einer Produktivumgebung wird nicht mehr unterstützt. a. Öffnen Sie über das Windows-Startmenü den Ordner "Programme - orgAnice Software - orgAnice 2012

R2 - Tools". Starten Sie die Verknüpfung "Daten in den SQL-Server verschieben". b. Es erscheint das folgende Fenster, in welchem Sie mehrere Angaben tätigen müssen: c. Wählen Sie im Rahmen "orgAnice Datenbank" unter "Datenbank" den Pfad zu Ihrer Datenbank aus. d. Geben Sie Ihren Benutzernamen und Ihr Kennwort in die entsprechenden Eingabefelder ein. Der

Benutzer muss dabei die Administrationsrechte für die Datenbank besitzen. e. Im Rahmen "SQL-Server" tragen Sie Angaben zu Ihrem MS SQL-Server ein. Unter "Provider" wird die Art des Datenbankzugriffs auf die SQL-Datenbank eingestellt. Hier steht nur "SQLOLEDB" für MS SQL-Server zur

Verfügung. f. Unter "SQL-Server" geben Sie den Rechnernamen des MS SQL-Servers an. Möchten Sie eine lokale

Installation auf einer MS SQL Express Edition durchführen, dann stellen Sie die Option "Lokaler SQL-Server" ein.

Ansonsten wählen Sie "Netzwerk-Server" aus und geben Sie den Rechnernamen ein. g. Unter "Authentifizierung" stellen Sie die Art der Anmeldung an dem MS SQL-Server ein. Die empfohlene Art der Authentifizierung ist die Windows-Authentifizierung, bei der Ihre Windows-Anmeldedaten an den MS SQL-Server übergeben werden. Möchten Sie die SQL-Server-Authentifizierung nutzen, dann müssen

Bestehende Datenbank umstellen

Sie zusätzlich einen Benutzernamen und ein Kennwort für die Anmeldung angeben. Weitere Hinweise zu den

Unterschieden zwischen der Windows- und der SQL-Server-Authentifizierung finden Sie in der Dokumentation zum Microsoft SQL-Server. h. Unter "Datenbank" geben Sie den Datenbanknamen ein, unter dem die Daten im MS SQL-Server gespeichert werden. Der Name wird vom SQL Export-Tool automatisch aus dem Dateinamen erstellt, im

Normalfall sollte er nicht geändert werden. i. Unter "Verbindung" erscheint die sog. Verbindungszeichenkette zu Ihrem MS SQL-Server, die vom SQL

Export-Tool automatisch aus Ihren Angaben erstellt wurde. Die Verbindungszeichenkette kann mit Hilfe der

Schaltfläche "..." angepasst werden, die Anpassung sollte allerdings nur von versierten Benutzern durchgeführt werden! j. Bei den "Optionen" haben Sie die Möglichkeit weitere Vorgaben für den Export den Daten zu definieren. Schalten Sie die Checkbox "Bereits vorhandene Datenbank löschen" ein, wenn Sie möchten, dass eine evtl. auf dem MS SQL-Server bereits vorhandene gleichnamige Datenbank überschrieben werden soll.

Schalten Sie die Checkbox aus, wenn der Vorgang beim Vorhandensein einer gleichnamigen Datenbank abgebrochen werden soll. k. Schalten Sie die Checkbox "Datensätze nicht exportieren" ein, wenn Sie nur die Datenstrukturen und nicht die Datensätze exportieren möchten. Das Ergebnis ist dann eine leere Datenbank ohne Datensätze.

Schalten Sie die Checkbox aus, wenn Sie die Datensätze exportieren möchten. l. Betätigen Sie die Schaltfläche "Start" um den Export in den MS SQL-Server zu starten. Dieser Vorgang kann, je nach Größe Ihrer Datenbank und Leistungsfähigkeit Ihres Rechners, einige Minuten bis mehrere

Stunden dauern. Als Richtwert kann hier 1h pro GB Datenbankdateigröße angenommen werden. m. Während des Exports werden mehrere Meldungen in dem Protokollbereich angezeigt. Sollte der

Exportvorgang nicht erfolgreich abgeschlossen werden können, weil bspw. der angegebene Name des SQL-

Servers einen Schreibfehler beinhaltet, ist dies anhand der Fehlermeldungen zu erkennen.

Das Protokoll wird automatisch im Unterorder „Logs\SQLExport“ des Datenbankordners gespeichert. Sollten

Sie nicht in der Lage sein, den Fehler selbst zu beheben, dann schicken Sie die Protokolldatei per E-Mail an [email protected] n. Schließen Sie nach einem erfolgreichen Export (Eine der letzten Zeilen im Protokollbereich lautet

"Export erfolgreich abgeschlossen.") das SQL-Export-Tool oder wiederholen Sie die Übertragung, falls im

Protokoll Fehler angezeigt werden.

Hinweis: Beim Übertragen einer Datenbank in den SQL-Server können Warnungen auftreten. Die Warnungen deuten darauf hin, dass einige Funktionalitäten nicht im SQL-Server exportiert werden konnten und sie deswegen nicht vom SQL-Server, sondern von orgAnice realisiert werden. Meistens handelt es sich dabei um

Prüfausdrücke, die vom SQL-Server nicht ausgewertet werden können, da sie sich auf eine andere Tabelle beziehen. Der SQL-Server kennt nämlich die Relationen zwischen den orgAnice-Tabellen nicht.

So erscheint beim Übertragen der CRM-Datenbank die folgende Warnung:

Der Prüfausdruck für das Feld VersandMedium in der Tabelle Ansprechpartner (Ansprechpartner) bezieht sich auf eine andere Tabelle. Die SQL-Datenbank prüft die Gültigkeit dieses Felds nicht. Prüfausdruck:

Iif(Ansprechpartner->VersandMedium = "E-Mail", Len(EMailPerson()) > 0, Iif(Ansprechpartner->VersandMedium

= "Telefax", Len(TelefaxPerson()) > 0, True))

Bestehende Datenbank umstellen

Der Prüfausdruck ist folgendermaßen zu verstehen: Bei der Auswahl der Versandart „E-Mail“ beim

Ansprechpartner muss entweder im Ansprechpartner- oder im Adressdatensatz eine E-Mail-Adresse eingetragen sein. Das gleiche gilt analog für den Versand per Telefax und die Telefaxnummer.

Die Warnung resultiert daraus, dass der SQL-Server nicht in der Lage ist, zu prüfen, ob die Bedingung eingehalten wurde. Die Bedingung wird nur auf der orgAnice-Ebene geprüft. Praktisch heißt das, dass man

über einen direkten SQL-Zugriff (am orgAnice vorbei) einem Ansprechpartner die Versandart „E-Mail“ zuordnen könnte, auch wenn dieser keine E-Mail-Adresse besitzt. Bei einem Zugriff über die orgAnice-Schnittstelle (z.B.

über orgAnice Data) wird dieser Fall aber vom orgAnice Database Server geprüft.

Damit ist der Export der Daten in den MS SQL-Server beendet. Ihre Datenbankdatei beinhaltet nur noch die

Metadaten, die eigentlichen Daten sind in dem MS SQL-Server gespeichert. Die ursprüngliche Datenbankdatei wurde für Archivzwecke umbenannt, an den bisherigen Dateinamen wurde "_Original" angehängt.

Sie können nun ganz normal mit Ihrer orgAnice-Datenbank weiterarbeiten. Die einzige Veränderung, die Sie feststellen werden, ist eine Änderung in der Statusleiste Ihrer Datenbank. Im dritten Feld von rechts (links vor dem Benutzernamen) stehen die Buchstaben "SQL":

Sie deuten darauf hin, dass die Daten in dem MS SQL-Server abgelegt sind. Die Daten in Ihrer Datenbank können ab sofort mit Standard-MS SQL-Werkzeugen betrachtet werden.

Weiterführende Informationen

Parallelbetrieb von orgAnice CRM 2008, CRM 2010 und orgAnice CRM 2012 R2

Der Parallelbetrieb mit orgAnice CRM 2008 und / oder CRM 2010 ist möglich, Sie können beide Versionen auf dem gleichen Rechner installieren. orgAnice erkennt selbständig, mit welcher Version eine Datenbank geöffnet werden soll, der Einsatz von Batch-Dateien, wie das bei früheren Versionen der Fall war, ist nicht mehr notwendig. Der Paralleleinsatz von AddOns und Zusatztools (orgAnice Kalender, orgAnice Projekt-Manager) ist dabei nicht gewährleistet!

Hinweis: Versucht Sie eine orgAnice-Datenbank, die von einer älteren Version als orgAnice CRM 2008 stammt, zu öffnen, dann beginnt sofort automatisch die Konvertierung der Datenbankdatei in das neue Format. Die

Datei kann anschließend nicht mehr mit der älteren Version von orgAnice geöffnet werden! Brechen Sie ggf. die Konvertierung über die Schaltfläche "Abbrechen" wieder ab.

Verwendung von eigenen Komponenten

Die orgAnice CRM 2012 R2 Kernkomponenten tragen die Dateiversionsnummer 6.0. Der orgAnice CRM 2012 R2

Database Server (orgdbserver.dll) ist als "orgAnice Database Server 6.0 Library" im System registriert. Sein

Bibliotheksname lautet weiterhin "OrgDbServer31" und der Klassenbezeichner "orgAnice.Database.Server.6.0".

Damit ist die Verwendung von allen Komponenten und Makros, die über die COM-Schnittstelle auf die orgAnice Datenbank zugreifen ohne jegliche Anpassungen möglich. Auch der Zugriff auf den SQL-Server geschieht für alle Komponenten transparent, d.h. für die Komponenten ist es unerheblich, ob die Daten in dem eigenen orgAnice-Format, oder auf dem MS SQL-Server liegen.

Parameter der Verbindungszeichenkette (Connection-String)

Die Verbindungszeichenkette besteht aus mehreren Parametern, die jeweils aus einem Namen und einem

Wert bestehen und durch ein Semikolon voneinander getrennt werden. Sie kann nachträglich im

Konfigurationsmodus von orgAnice Data im Objekt-Editor unter dem Zweig "Datenbank - SQL" angepasst werden. Hier die Erklärung zu den einzelnen Parametern:

Parameter Erklärung Beispiel

Provider Bezeichner des SQL-Providers, bei MS SQL immer SQLOLEDB Provider=SQLOLEDB

Data Source Bezeichner, unter dem der SQL-Server im Netzwerk erreichbar ist. Ein evtl. Instanzenname wird per Backslash „\“ getrennt angegeben. Data Source=RECHNERNAME\ INSTANZ

Integrated Security Für die Authentifizierung wird die Windows-Authentifizierung verwendet, der

Benutzer muss keinen speziellen SQL Server-Benutzernamen eingeben (Integrated Security wird alternativ zu der Kombination User ID / Password verwendet) Integrated Security=SSPI

User ID Benutzername des Benutzers bei SQL-Server Authentifizierung User ID=MeinName

Password Passwort des Benutzers bei SQL-Server Authentifizierung Password=geheim

Initial Catalog Gibt den Datenbanknamen an. Wird vom dem SQL Export-Tool automatisch an die

Verbindungszeichenkette angehangen; benutzt als Wert die Angabe, die Sie im Feld Datenbank im orgAnice

SQL Export tätigen. Der Wert braucht nur dann später im Konfigurationsmodus von orgAnice geändert werden, wenn der Name der Datenbank im MS SQL-Server geändert wurde. Initial Catalog=meineDB

Weiterführende Informationen

Beispiele:

• Provider=SQLOLEDB;Integrated Security=SSPI

Die Datenbank wird auf dem lokalen SQL-Server angelegt, es wird die Windows-Authentifizierung verwendet.

• Provider=SQLOLEDB;Integrated Security=SSPI;Data Source=SERVER1

Die Datenbank wird auf dem Server SERVER1 angelegt, es wird die Windows-Authentifizierung verwendet.

• Provider=SQLOLEDB;Password=geheim;User ID=hans;Data Source=SERVER2\EXPRESS

Die Datenbank wird auf dem Server SERVER2 in der SQL-Server-Instanz EXPRESS angelegt, es wird die SQL-

Authentifizierung mit dem Benutzernamen "hans" und dem Passwort "geheim" verwendet.

Wir wünschen Ihnen viel Spaß mit orgAnice CRM 2012 R2! Ihre Fragen und Anregungen richten Sie bitte per E-

Mail an [email protected].

Weiterführende Informationen

Die orgAnice CRM 2012 R2-Datenbank benutzen

Einführung

In diesem Kapitel lernen Sie den Programm-Arbeitsbereich von orgAnice Data sowie die Tabellen und

Funktionen der mitgelieferten Office-Datenbank kennen. Sie erfahren anhand von typischen Arbeitsabläufen, wie Sie die Datenbank für Ihre Büroorganisation einsetzen können.

Die verwendeten Abbildungen und die Beschreibungen beziehen sich auf die Beispieladressen, die in der orgAnice 2012 R2-Datenbank nach der Installation enthalten sind. orgAnice zeichnet sich jedoch durch einfache

Erweiterbarkeit und flexible Konfigurationsmöglichkeiten aus.

Sollte also die von Ihnen eingesetzte Datenbank modifiziert worden sein, können Einzelheiten von der hier beschriebenen Standard-Lösung abweichen. Dennoch wird es leicht fallen, die Arbeitskonzepte von orgAnice zu verstehen.

Neben den in diesem Kapitel des Handbuches beschriebenen Abschnitten zur Benutzung der Datenbank finden

Sie weitere umfangreiche Hinweise und Informationen zu allen Menüs und Funktionen in der Online-Hilfe von orgAnice Data.

Einführung 46

Der Aufbau der orgAnice 2012 R2-Datenbank

Die Tabellen der Datenbank sind so miteinander verknüpft, dass Sie Ihre Büroorganisation effektiv gestalten können.

Fast alle Daten werden einem Kontakt – meist einer Firma – zugeordnet. Die Kontaktdaten liegen in der Tabelle

Adressen. Dort werden nicht nur die Hausanschrift, Telefonnummern und E-Mail-Adressen, sondern auch

Rechnungs- und Lieferanschrift sowie weitere wichtige allgemeine Daten zum Kontakt gespeichert.

Die Tabelle Ansprechpartner umfasst alle Mitarbeiter oder Personen, die zu diesem Kontakt gehören.

Zwei weitere Tabellen, Adressmerkmale und Ansprechpartnermerkmale, dienen der Erfassung unterschiedlichster Daten, von Anlass des Erstkontaktes bis zum Geburtstag eines Ansprechpartners. Welche

Merkmale dabei zur Verfügung stehen, kann in den Tabellen Merkmalliste und Werteliste, die jeweils für

Adressen und Ansprechpartner zur Verfügung stehen, festgelegt werden.

Unter Vorgänge werden thematische Gruppen gebildet, die wiederum Aktivitäten umfassen. Unter Aktivitäten werden dann die Korrespondenz und Termine zu einem Vorgang, etwa einer Messe, verwaltet. Auch die

Vorgänge und Aktivitäten sind dabei jeweils einer Adresse untergeordnet. Für jede Aktivität werden Sie automatisch auf Termine – etwa ein Meeting oder die Wiedervorlage eines Dokumentes – aufmerksam gemacht.

Die Tabelle Ordner ist für die Ablage von adressunabhängigen Dokumenten vorgesehen. Diese Dokumente, die keinem Adressaten direkt zugeordnet werden (z.B. interne Dokumente, Preislisten, aber auch Serienbriefe), werden in Ordnern unter bestimmten Stichworten abgelegt. So behalten Sie auch bei zahlreichen Dokumenten den Überblick.

Nicht mehr benötigte Dokumente können in der Tabelle Archiv zu den Akten gelegt werden.

Wer viele Kundenkontakte erledigt, nutzt alle Wege der modernen Kommunikation. Die orgAnice 2012 R2-

Datenbank ist für die automatisierte Erstellung von Briefen, Faxen, Serienbriefen, E-Mails und die Steuerung und Verwaltung von Telefonaten vorbereitet. Darüber hinaus stehen weitere nützliche Hilfen, etwa die

Routenplanung für Besuche bei Kunden, zur Verfügung.

Gerade für kleine und mittelständische Unternehmen, die nicht nur ihre Kundendaten, sondern auch Produkte,

Verkaufschancen und Rechnungen bis hin zum Mahnwesen in einer integrierten Oberfläche verwalten wollen, bietet die orgAnice 2012 R2-Datenbank eine durchdachte Lösung. Die Bereiche Fakturierung und Vertrieb erlauben es, Verkaufschancen zu individuell konfigurierbaren Artikeln per Knopfdruck zusammen zu stellen und Angebote zu generieren. Erfolgreiche Verkaufschancen münden in Rechnungen, die komfortabel und

übersichtlich geführt werden können. Die Einhaltung von Zahlungszielen und vollständige Begleichung von

Rechnungen verfolgt die orgAnice 2012 R2-Datenbank und weist auf notwendige Mahnungen hin, die automatisiert generiert werden können.

Wie Sie mit der orgAnice 2012 R2-Datenbank arbeiten, wird in diesem Kapitel ausführlich dargestellt.

Die orgAnice 2012 R2-Datenbank öffnen

Programmstart aus dem Startmenü

Am komfortabelsten ist der Aufruf der orgAnice 2012 R2-Datenbank aus dem Startmenü. Sie können aber auch ein Programmsymbol erstellen – etwa auf dem Desktop oder in der Schnellstart-Leiste von Windows.

1. Öffnen Sie das ModernUI:

 per Mausklick auf den Start-Button, den Sie meist am linken unteren Bildschirmrand finden,



über die Tastenkombination + oder



über die Windows-Taste, sofern auf Ihrer Tastatur vorhanden.

2. Bewegen Sie den Mauszeiger über den Menüpunkt Programme, bis das Untermenü mit den

Programmordnern angezeigt wird.

3. Bewegen Sie die Maus nun über den orgAnice-Programmordner, der standardmäßig orgAnice 2012 R2 heißt. In diesem Ordner finden Sie eine Reihe von Verknüpfungen mit den einzelnen orgAnice-Komponenten.

4. Klicken Sie dort auf die Verknüpfung orgAnice 2012 R2-Datenbank.

Die Dialogbox Datenbank öffnen wird angezeigt:

Benutzer anmelden

Bevor Sie die orgAnice 2012 R2-Datenbank öffnen können, müssen Sie sich bei orgAnice mit einem

Benutzernamen und Kennwort anmelden. Beide Informationen werden in jeder Datenbank individuell gespeichert.

Da die Datenbank möglicherweise vertrauliche Informationen enthält, sollten Sie sich Ihr Kennwort gut einprägen, es aber nirgends notieren. Ohne die korrekte Kombination aus Benutzernamen und Kennwort ist ein

Zugriff auf die Datenbank und die darin gespeicherten Daten nicht möglich!

1. Tragen Sie im Feld Benutzer Ihren Benutzernamen ein. Benutzernamen bestehen ausschließlich aus

Großbuchstaben und Zahlen, sie enthalten keine Sonderzeichen, Umlaute oder Leerzeichen.

Wenn Sie die Benutzer der Datenbank nicht selbst verwalten, erhalten Sie Ihren Benutzernamen vom

Administrator.

Die orgAnice 2012 R2-Datenbank öffnen

2. Tragen Sie im Feld Kennwort Ihr Kennwort ein. Kennwörter bestehen aus Buchstaben und Zahlen, sie enthalten keine Sonderzeichen, Umlaute oder Leerzeichen. Bei Kennwörtern wird zwischen Groß- und

Kleinschreibung unterschieden. Im Eingabefeld werden aus Sicherheitsgründen statt des Kennwortes nur

Sternchen angezeigt.

Wenn Sie die Benutzer der Datenbank nicht selbst verwalten, erhalten Sie Ihr Kennwort vom Administrator.

3. Klicken Sie nun auf OK, um die Datenbank zu öffnen. Haben Sie Benutzernamen oder Kennwort fehlerhaft eingegeben, werden Sie erneut zur Eingabe aufgefordert.

Datenbankwartung leicht gemacht

Wenn Sie längere Zeit keine Datenbankwartung durchgeführt haben, erscheint der Dialog Datenbank-

Wartung.

49 orgAnice Datenbank-Wartung:

 erinnert ausgewählte Benutzer an die Durchführung der Datenbank-Wartung

 stellt den Dialog für die Datenbank-Kompaktierung und Datenbank-Sicherung zur Verfügung

Die Erinnerung erfolgt in regelmäßigen Abständen beim Starten der Datenbank, sofern Sie diese Option aktiviert haben. Sie können per Checkbox auswählen, welche Maßnahmen durchgeführt werden sollen.

Was nach dem Öffnen der Datenbank geschieht

Nach dem ersten Öffnen der Datenbank werden mehrere Fenster geöffnet: orgAnice Data und orgAnice Phone.

Die orgAnice 2012 R2-Datenbank öffnen 50 orgAnice Data ist die Benutzeroberfläche zur Verwaltung von Daten in der Datenbank. orgAnice Phone ist die

Programmkomponente für computergestütztes Telefonieren. Beide Anwendungen arbeiten zusammen, um bei ankommenden Anrufen die zum Anrufer gehörenden Daten anzuzeigen, Gespräche zu führen und zu protokollieren oder per Mausklick in orgAnice Data eine Rufnummer zu wählen.

Die Funktionsweise von orgAnice Phone wird in Kapitel 4 »Mit orgAnice Phone telefonieren« erläutert. Wie Sie aus orgAnice heraus wählen, wird in diesem Kapitel, Abschnitt »Telefonnummern wählen« beschrieben. orgAnice Phone wird beim Programmstart minimiert, so dass dieses Programm zwar im Hintergrund läuft, aber das Fenster nur über einen Klick auf das orgAnice Phone-Symbol in der Taskleiste wieder hergestellt wird.

Möglicherweise wird zusätzlich eine Dialogbox orgAnice – Alarm geöffnet, mit der Sie auf überfällige Termine aufmerksam gemacht werden. Schließen Sie diese zunächst mit dem Button Schließen. Hinweise zum Umgang mit Alarmereignissen finden Sie im Abschnitt »Alarmereignisse anzeigen und erledigen«.

Den Programmarbeitsbereich kennen lernen

Der Programmarbeitsbereich von orgAnice ist in verschiedene Bereiche unterteilt, deren Bezeichnungen in diesem Handbuch immer wieder auftauchen werden. Dieser Abschnitt vermittelt Ihnen die grundlegenden

Arbeitskonzepte in orgAnice und macht Sie mit allen Bereichen und deren Bezeichnungen vertraut, so dass Sie problemlos mit dem Handbuch und allen Erläuterungen umgehen können.

Die Standardelemente des Programmarbeitsbereiches

Der Programmarbeitsbereich ist die Fläche innerhalb eines Programmfensters, auf dem die Elemente der

Oberfläche angeordnet sind.

Unterhalb der Titelzeile, die den Titel der aktuell geöffneten Datenbank – hier orgAnice 2012 R2 – anzeigt, finden Sie die Menüleiste und eine Symbolleiste zum Aktivieren häufig benötigter Befehle.

Wenn Sie den Mauszeiger über einen Button in einer Symbolleiste führen, ohne mit der Maus zu klicken, wird eine kurze Beschreibung, ein so genannter Tooltipp angezeigt.

Die Statuszeile am unteren Rand des Programmfensters zeigt aktuelle Statusinformationen über den Zustand oder die Eigenschaften des gerade bearbeiteten Objekts an.

Wie orgAnice Daten darstellt

orgAnice 2012 R2 nutzt verschiedene Darstellungsoptionen, um unterschiedliche Daten einer auch noch so komplexen Datenbank einfach und übersichtlich anzuzeigen. Zu diesem Zweck nutzt orgAnice Tabellenlayouts.

Den Programmarbeitsbereich kennen lernen

Tabellen und Tabellenlayouts

Der eigentliche Bereich, in dem die in der Datenbank gespeicherten Datensätze visualisiert werden, wird

Tabellenbereich genannt. orgAnice Data unterscheidet zwischen der physikalisch gespeicherten Tabelle in der Datenbank und dem sogenannten Tabellenlayout. Ein Tabellenlayout ist eine Art Maske, die über einen gespeicherten Datensatz gelegt wird und nur bestimmte Informationen sichtbar macht.

Jedes Tabellenlayout enthält neben Feldern einer Tabelle auch Elemente, die der Auswertung und Anzeige von

Informationen aus der Datenbank oder der Ausführung von Funktionen, beispielsweise Makro-Buttons zum automatisierten Erstellen von Briefen dienen. Diese Elemente werden als Formular-Controls bezeichnet und sind für die bessere Übersicht thematisch auf Registerkarten verteilt.

Innerhalb des Tabellenbereichs werden ein oder mehrere Tabellenlayouts angezeigt. Der Titel jedes einzelnen

Tabellenlayouts kann in dessen Titelzeile abgelesen werden.

Sie aktivieren ein Layout, indem Sie:

 mit der Maus in das Tabellenlayout klicken oder



über das Menü Ansicht | Tabelle eine Tabelle auswählen.

Formulare und Listen

Für eine Datenbank-Tabelle gibt es zwei Darstellungsarten:



Die Formulardarstellung, die nur den aktuellen Datensatz anzeigt und ein Editieren des Datensatzes zulässt.



Die Listendarstellung, die mehrere Datensätze in Listenform zeigt.

Den Programmarbeitsbereich kennen lernen

Die Darstellungsarten können über den Menübefehl Ansicht zwischen Formular + Liste, nur Formular und nur

Liste umgeschaltet werden.

Die Listendarstellung zeigt ausgewählte Felder der Tabelle an. Die Sortierreihenfolge ist dabei abhängig vom aktuellen Sortierschlüssel.

Die Trennlinie zwischen den beiden Darstellungsarten lässt sich durch Ziehen mit der Maus nach oben oder unten verschieben. Bei der reinen Listendarstellung wird das Formular ausgeblendet, der aktuelle Datensatz wird auch hier farblich gekennzeichnet.

Arbeitsbereiche und Arbeitsbereichsgruppen

Mehrere Tabellenlayouts werden in einem Arbeitsbereich zusammengefasst, der meist thematisch zusammengehörige Tabellenlayouts, etwa Adressen und Ansprechpartner, umfasst. Die Arbeitsbereiche werden in der Arbeitsbereichsspalte am linken Rand des Programmfensters angezeigt.

Den Programmarbeitsbereich kennen lernen 54

Am unteren Rand der Arbeitsbereichsspalte stehen zur besseren Strukturierung Arbeitsbereichsgruppen zur

Verfügung, die schnellen Zugriff auf mehrere thematisch verwandte Arbeitsbereiche zulassen.

Die Standard-Arbeitsbereichsgruppen der orgAnice 2012 R2-Datenbank sind:

Den Programmarbeitsbereich kennen lernen

Kontakte: Hier werden Adressen und Ansprechpartner sowie zugehörige Vorgänge und Aktivitäten verwaltet.

Vertrieb: Hier werden Verkaufschancen und damit verknüpfte Aktivitäten wie Angebote sowie Artikel zusammen bearbeitet.

Fakturierung: Hier werden Rechnungen und Rechnungsaktivitäten, etwa Mahnungen, verwaltet.

Dokumente: Hier werden Dokumente, die nicht Adressen zuzuordnen sind, in Ordnern verwaltet und archiviert.

Postausgang: Hier können Sie Ihre E-Mails schreiben, die dann mit Hilfe des Outlook-Connectors direkt an die

Empfänger übermittelt werden.

Konfiguration: Hier werden Eigenschaften für Adressen und Ansprechpartner, das Mahnwesen und Artikel definiert.

Arbeitsbereiche sind die einzelnen Bereiche, die mehrere Tabellenlayouts umfassen und zusammen gehörige

Informationen darstellen. Der in der Arbeitsbereichsgruppe Kontakte z. B. ausgewählte Arbeitsbereich

Adressen und Ansprechpartner erlaubt die Verwaltung von Kontaktadressen und der dazugehörigen

Ansprechpartner.

Sie wählen eine Arbeitsbereichsgruppe über:

 einen Mausklick auf eine Schaltfläche in der Bereichsauswahl in der linken Spalte des

Programmarbeitsbereichs oder

 indem Sie im Menü Ansicht den Menübefehl Arbeitsbereich erweitern und dort ein

Arbeitsbereichsgruppe und einen Arbeitsbereich wählen.

Arbeitsbereichsspalten und Arbeitsbereichsrahmen

Ein Arbeitsbereich wird in Arbeitsbereichsspalten, eine Arbeitsbereichsspalte in Arbeitsbereichsrahmen unterteilt. Jedem einzelnen Arbeitsbereichsrahmen ist ein bestimmtes Tabellenlayout zugeordnet.

Die einzelnen Arbeitsbereichsspalten und Arbeitsbereichsrahmen können in der Größe verändert werden.

Durch Anklicken des entsprechenden Arbeitsbereichssymbols in der Bereichsauswahl kann die voreingestellte

Anordnung jederzeit wiederhergestellt werden.

Navigieren und die Ansicht aktualisieren

Chronologisch navigieren

Die History-Funktionalität in orgAnice Data – vergleichbar der Navigation im Internet-Browser – erlaubt es, bereits aufgesuchte Datensätze, Arbeitsbereiche, Arbeitsbereichsgruppen, etc. erneut anzuwählen.

Zum vorher verwendeten Datensatz, Tabellenlayout oder Arbeitsbereich können Sie zurückkehren, indem Sie:

 auf diesen Button in der Symbolleiste klicken oder

 den Menübefehl Navigieren | Zurück verwenden oder die Tastenkombination + benutzen.



Analog können Sie wiederum einen Schritt in der History-Liste vorwärts navigieren, indem Sie: auf diesen Button in der Symbolleiste klicken oder

 den Menübefehl Navigieren | Vorwärts verwenden oder die Tastenkombination + benutzen.

Den Programmarbeitsbereich kennen lernen

Ansicht aktualisieren

Arbeiten zeitgleich mehrere Benutzer an einer Datenbank, kann möglicherweise ein weiterer Benutzer versuchen, Veränderungen an einem Datensatz vorzunehmen, den Sie derzeit bearbeiten. Hier gilt der jeweils erste Speichervorgang! Damit wird verhindert, dass eine vorgenommene Veränderung an einem Datensatz unbemerkt von einem anderen Benutzer überschrieben wird.

Haben Sie also längere Zeit einen Datensatz angezeigt, und möchten dann Änderungen daran vornehmen, empfiehlt es sich, den letzten Stand aus der Datenbank abzufragen. Dies geschieht immer dann automatisch, wenn Sie auf einen anderen Datensatz positionieren. Sie können diese Aktualisierung jedoch auch manuell vornehmen, indem Sie: den Menübefehl Ansicht | Aktualisieren verwenden oder die Taste betätigen.

Adressen verwalten

In die Tabelle Adressen können Sie die Adressen von Firmen und Organisationen oder natürlichen Personen eingeben. Die Adresstabelle ist eine Mastertabelle, mit der die Detailtabellen Ansprechpartner, Vorgänge und

Adressmerkmale verknüpft sind.

Daher müssen Sie immer zunächst Daten in die Adresstabelle eingeben, um in den anderen Tabellen

Informationen zu dieser Adresse erfassen zu können. Dies trifft auch auf diejenigen Tabellen zu, die

Detailtabellen wiederum untergeordnet sind – etwa die Tabelle Aktivitäten, die mit der Tabelle Vorgänge verknüpft ist.

Adressen erfassen

Im Folgenden wird beschrieben, wie Sie neue Datensätze in der Tabelle Adressen erfassen und wie Sie diese verwalten können.

Zunächst sollten Sie prüfen, ob die Adresse, die Sie aufnehmen möchten, vorher schon einmal gespeichert wurde. Zwar bietet orgAnice mit der integrierten Dublettenprüfung einen wirkungsvollen Schutz gegen mehrfach erfasste gleichartige Daten – auch bei abweichenden Schreibweisen – jedoch erfolgt die

Dublettenprüfung erst nach der Eingabe und Speicherung der Daten, so dass Sie sich durch eine vorherige

Prüfung bereits einige unnötige Arbeit ersparen können.

1. Aktivieren Sie zunächst das Tabellenlayout Adressen, indem Sie:

 mit der Maus in das Tabellenlayout klicken oder



über das Menü Ansicht | Tabelle die Tabelle Adressen auswählen.

Das aktive Tabellenlayout erkennen Sie an der farbigen Hervorhebung der Titelzeile. In der Statuszeile wird der

Tabellentitel Adressen angezeigt.

2. Öffnen Sie die Dialogbox Suchen nach Schlüssel:

 mit dem Menübefehl Navigieren | Suchen nach Schlüssel... oder

 mit einem Mausklick auf den Button

 mit der Tastenkombination + .

oder

Adressen verwalten

Geben Sie im Feld Suchbegriff beispielsweise den neu einzutragenden Namen ein. orgAnice Data unterscheidet beim Suchvorgang nicht zwischen Groß- und Kleinschreibung, daher ist es unerheblich, in welcher

Schreibweise Sie den Namen eingeben. Ausführliche Informationen zum Suchen nach Schlüssel finden Sie im

Abschnitt Adressen finden und sortieren

3. Starten Sie den Suchvorgang: mit der Return-Taste oder per Mausklick auf den Button rechts neben dem Eingabefeld Suchbegriff.

Es wird nun der aktuell benutzte Sortierschlüssel (

Index

) der Tabelle nach dem eingegebenen Namen durchsucht. Der aktuelle Sortierschlüssel wird unterhalb des Feldes Suchbegriff angezeigt. Im Beispiel wird der

Sortierschlüssel Name durchsucht. Andere Feldinhalte etwa der Vorname oder die Straße werden also bei der

Suche nicht berücksichtigt.

Wird der Name nicht gefunden, gibt orgAnice folgende Meldung aus:

Klicken Sie auf Schließen, um die Dialogbox zu schließen.

Da diese Adresse also offensichtlich noch nicht in der Datenbank enthalten ist, können Sie nun mit dem

Aufnehmen der Daten beginnen. Dabei tragen Sie zunächst die Hausadresse ein, weitere Informationen wie

Postfach oder Rechnungsadresse folgen später.

Wenn Ihnen die einzugebenden Daten bereits in elektronischer Form vorliegen, z. B. im Impressum einer

Webseite, können Sie alternativ, statt der nachfolgend beschriebenen Vorgehensweise, AddressMagic zum

Erfassen der Daten nutzen, und ersparen sich das manuelle Anlegen des Datensatzes und das manuelle

Eingeben (Abtippen) der Daten.

4. Legen Sie einen neuen Datensatz in der Adresstabelle an:



Verwenden Sie den Menübefehl Bearbeiten | Datensatz: Neu oder

 klicken Sie mit der Maus auf den Button

 betätigen Sie die Tastenkombination

oder

+ oder

 betätigen Sie die rechte Maustaste und verwenden Sie den Menübefehl Neu aus dem Kontextmenü.

Zum Erfassen der neuen Adresse erscheint im Tabellenfenster eine leere Datensatzmaske.

Adressen verwalten 59

Klicken Sie mit der Maus in das gewünschte Eingabefeld, um hier Daten aufzunehmen oder verwenden Sie die

Taste , um sich auf dem jeweils nächsten Eingabefeld zu positionieren. Mit der Tastenkombination

+ gelangen Sie zum vorherigen Feld.

Jetzt können Sie in die vorhandenen Eingabefelder die entsprechenden Daten eintragen.

5. Tragen Sie in das Feld An das ein, was in der Briefadresse später als erste Zeile erscheinen soll. Bei natürlichen Personen die Anrede »Herrn« oder »Frau«, bei Behörden oder Organisationen beispielsweise »An die« (Senatsverwaltung für Finanzen) oder »An den« (Regierenden Bürgermeister).

6. ein.

In das Feld Titel tragen Sie bei natürlichen Personen einen Namenszusatz wie »Dipl.-Ing.« oder »Dr.«

In das Feld Vorname tragen Sie bei natürlichen Personen den Vornamen ein.

8. In das Feld Name müssen Sie einen Eintrag vornehmen, da Sie den Datensatz sonst nicht abspeichern können. Tragen Sie bei Behörden oder Firmen deren Namen ein, bei natürlichen Personen den Familiennamen.

9. Hat eine Organisation einen zusätzlichen Titel, geben Sie diesen im Feld Zusatz ein. Das Feld Zusatz können Sie auch nutzen, um eine Organisation mit mehreren Zweigstellen zu erfassen.

10. Tragen Sie in das Feld Straße den Straßennamen und die Hausnummer ein.

11.

12.

In die Felder PLZ und Ort tragen Sie links die Postleitzahl, rechts daneben den Ort ein.

Das Länderkennzeichen der Adresse können Sie aus einer Lookup-Liste auswählen:

Adressen verwalten 60

Klicken Sie mit der Maus auf den Button und verwenden Sie die Bildlaufleisten, um die Liste durchzublättern.

Klicken Sie dann auf das gewünschte Länderkennzeichen. Oder: Positionieren Sie mit der Taste die

Einfügemarke auf das Länderkennzeichen und drücken Sie die Cursortaste . Mit den Cursortasten und wählen Sie dann das gewünschte Land aus und betätigen Sie erneut , um die Einfügemarke zum nächsten

Feld zu bewegen. Oder:

Positionieren Sie mit der Taste die Einfügemarke auf das Länderkennzeichen und drücken Sie dann den

Anfangsbuchstaben des Länderkennzeichens so oft, bis das gewünschte Kennzeichen erscheint. Betätigen Sie dann erneut , die Einfügemarke zum nächsten Feld zu bewegen.

13. Versenden Sie regelmäßig Informationen zu Ihrem Unternehmen oder Produkten, wählen Sie im Feld

Info per den von diesem Kontakt bevorzugten Informationsweg aus.

14. Eine nützliche Zusatzinformation kann der Kurzname sein, der beim schnellen Auffinden häufig genutzter Adressdatensätze helfen kann. Standardmäßig ist zur Sortierung von Datensätzen in der Tabelle

Adressen der Sortierschlüssel Kurzname eingestellt. Dabei wird zwar alphabetisch nach dem Feld Name sortiert, ist allerdings ein Kurzname angegeben, wird dieser in die Sortierung einbezogen. Bei vielen ähnlichen

Datensätzen kann es daher von Nutzen sein, im Feld Kurzname einen prägnanten Begriff einzugeben, etwa eine gebräuchliche Abkürzung. Wenn Sie nun die Suche nach Schlüssel verwenden, reicht es, die Abkürzung einzutragen, um sofort den gewünschten Datensatz zu erreichen.

15. Über die Buttons können Sie direkt aus orgAnice auf eine Internet-Seite des Adressaten zugreifen. Zunächst müssen Sie jedoch eine Internet-Adresse, etwa die der Homepage des Adressaten, eingeben.

Wenn Sie den Auswahlbutton drücken, wird folgende Option eingeblendet:

Adressen verwalten 61

Wählen Sie diese aus, um eine Internetverknüpfung einzurichten

Es wird daraufhin die Dialogbox Internet-Adresse verknüpfen angezeigt.

In der Dialogbox geben Sie im Feld Adresse die URL oder IP-Adresse der Internet-Seite ein. Alternativ können Sie auch den Dateinamen einer lokalen HTML-Seite eingeben.

Wenn Sie den Button Adresse von Web-Browser drücken, übernimmt orgAnice die Daten der aktuellen Seite

Ihres Web-Browsers in die Dialogbox. Klicken Sie dann auf OK, um die Adresse in das Feld zu übernehmen.

Hierzu ist notwendig, dass der Web-Browser derzeit geöffnet ist und eine gültige Adresse angezeigt wird.

Das daraufhin auf dem Button dargestellte Icon zeigt an, dass eine Internet-Adresse verknüpft ist.

Später können Sie durch einen Klick auf diesen Button die verknüpfte Adresse im Browser aufrufen.

Um die Verknüpfung zu löschen, klicken Sie wiederum auf den Auswahlbutton und wählen dann Verknüpfung löschen.

16. Rechts neben dem Internet-Buttons finden Sie einen Memo-Button . Über den Memo-Button können Sie ein Popup-Memo aufrufen, das zusätzliche Informationen zur aktuellen Adresse aufnimmt.

Öffnen Sie das Memofeld:

 entweder per Mausklick oder indem Sie mit der Taste den Fokus auf den Button setzen (Sie erkennen den Fokus an einem gestrichelten Rahmen auf dem Button) und danach die Leertaste drücken.

Adressen verwalten 62

In das Memofeld können Sie Informationen zu diesem Kontakt eintragen.

Das Memofeld schließen Sie, indem Sie auf eine beliebige Stelle außerhalb des Memofeldes klicken oder über die Taste .

Haben sie in das Memofeld Text eingetragen, ist der Zettel auf dem Button

Sie nichts ein, bleibt er leer.

mit Linien beschriftet, tragen

17. Über das Feld Sperre können Sie Sperrvermerke setzen, etwa weil die Firma erloschen ist oder weil noch

Rechnungen offen sind. Die möglichen Sperrvermerke stehen in einer Lookup-Liste zur Verfügung.

Klicken Sie mit der Maus auf den gewünschten Eintrag im Lookup-Feld, um ihn in das Eingabefeld zu

übernehmen. Oder wählen Sie mit den Cursortasten und den gewünschten Eintrag aus und bestätigen Sie diesen mit der Taste

Sperrvermerke werden in der Listendarstellung durch ein rotes X dargestellt.

18. Wenn Sie beispielsweise gerade eine Lieferantenadresse eingeben, können Sie in das Feld Referenz Ihre

Kundennummer eintragen, unter der Sie bei diesem Lieferanten geführt werden. Bei einer Versicherung könnte hier die Versicherungsnummer stehen.

19. In die Felder Telefon 1, Telefon 2 und Telefax geben Sie die jeweiligen Nummern ein. Im Feld Telefon 1 geben

Sie bei Firmen oder Organisationen die Telefonnummer der Zentrale ein.

Haben Sie im Feld Telefon 1 das kanonische Format verwendet (siehe unten), können Sie in den Feldern Telefon

2 und Telefax auch nur die Durchwahl angeben, ohne die gesamte Telefonnummer nochmals eintragen zu müssen. Geben Sie die Durchwahl mit einem führenden Minuszeichen, also z. B. »-99« an.

Die Durchwahlnummern der jeweiligen Ansprechpartner können Sie dann in der Tabelle Ansprechpartner eintragen. Entsprechend geben Sie hier bei größeren Firmen oder Organisationen die zentrale Faxnummer ein.

Hat Ihr Ansprechpartner eine eigene Faxdurchwahl, geben Sie diese auch in der Ansprechpartnertabelle ein.

Um die Funktionen von orgAnice Phone, wie z. B. Anruferkennung nutzen zu können, müssen Telefonnummern im internationalen (kanonischen) Format eingegeben werden. Das Format setzt sich wie folgt zusammen:

+Landesvorwahl (Ortsvorwahl) Rufnummer-Durchwahl. Die Rufnummer der orgAnice Software GmbH wird also geschrieben: +49 (30) 23 50 49-100.

20. In das Feld E-Mail tragen Sie die allgemeine E-Mail-Adresse des Unternehmens ein.

21. Im Feld Anrede geben Sie die Briefanrede ohne Komma ein. Wenn Sie keine Anrede eingeben, verwendet orgAnice die Anrede »Sehr geehrte Damen und Herren«.

Sie können aber auch eine andere Anrede aus der Liste auswählen:

Adressen verwalten 63

Klicken Sie mit der Maus auf den gewünschten Eintrag im Lookup-Feld, um ihn in das Eingabefeld zu

übernehmen. Oder wählen Sie mit den Cursortasten und den gewünschten Eintrag aus und bestätigen

Sie diesen mit der Taste .

Dieses Feld ist eine Lookup-Liste mit Editiermöglichkeit. Sie können hier aus der vordefinierten Liste einen Wert auswählen oder selbst einen Wert eingeben.

Bei Organisationen genügt eine allgemeine Anrede, da Sie in der Tabelle Ansprechpartner die individuelle

Anrede für den jeweiligen Ansprechpartner speichern können. Bei natürlichen Personen geben Sie den Namen des Adressaten hinter die ausgewählte Anrede ein, beispielsweise: »Sehr geehrte Frau Dr. Schlau«.

22. Nun sind alle Felder ausgefüllt. Speichern Sie jetzt den Datensatz:

 mit dem Menübefehl Bearbeiten | Datensatz: Speichern oder

 mit einem Mausklick auf diesen Button

 mit der Tastenkombination + oder

oder

 betätigen Sie die rechte Maustaste und verwenden Sie den Menübefehl Speichern aus dem

Kontextmenü.



Und wenn Sie nach dem speichern noch einen oder mehrere Datensätze anlegen möchten, können Sie:

 mit dem Menübefehl Bearbeiten | Datensatz: Speichern und neu oder

 mit einem Mausklick auf diesen Button

 mit der Tastenkombination +

oder

+ oder

 betätigen Sie die rechte Maustaste und verwenden Sie den Menübefehl Speichern und neu aus dem

Kontextmenü.

Wenn Sie den Datensatz nicht speichern möchten, können Sie die Eingabe abbrechen:

 mit dem Menübefehl Bearbeiten | Datensatz: Wiederherstellen oder

 mit einem Mausklick auf diesen Button

 mit der Taste oder

oder

 betätigen Sie die rechte Maustaste und verwenden Sie den Menübefehl Wiederherstellen aus dem

Kontextmenü.

Adressen verwalten 64

Der gespeicherte Datensatz wird nach dem Speichern farbig hinterlegt in der Listendarstellung der

Adresstabelle angezeigt.

Beachten Sie auch die aktualisierte Formulardarstellung.

Im rechten Bereich der Formulardarstellung wird die Anschrift, so wie sie im Ausdruck formatiert wird, angezeigt.

Das Landeskurzzeichen wird ausgeschrieben dargestellt, wie es etwa in Briefe übernommen werden kann.

Telefon- und Faxnummern, die Sie lediglich als Durchwahlen angegeben haben, erscheinen vollständig.

Adressen verwalten

Die Anrede wird Ihren Einstellungen gemäß angezeigt.

AddressMagic nutzen

Wenn Ihnen die einzugebenden Daten bereits ganz oder teilweise in elektronischer Form vorliegen, z.B. auf einer Webseite, können Sie sie auch mittels AddressMagic erfassen.

Die Kontakterfassung/ -Änderung sowie die Qualifizierung durch Merkmale ist eine der wichtigsten, aber auch aufwendigsten Tätigkeiten im CRM-Prozess.

Kopieren Sie die Daten in die Zwischenablage und betätigen Sie dann auf der Registerkarte Aktionen die

Schaltfläche AddressMagic.

Adressen verwalten 66

Mit diesem Button können Sie ermitteln, ob bereits ein Datensatz mit den eben erfassten Daten in der Datenbank vorhanden ist. Ist das der Fall und Sie möchten die neu erfassten Daten

übernehmen, klicken sie auf die Button .

Möchten Sie einen neuen Datensatz erzeugen, klicken Sie auf die Button . Haben Sie in

Ihrer Zwischenablage auch Ansprechpartner-Daten, wechseln Sie zu der Registerkarte Ansprechpartner und gehen Sie wie oben beschrieben vor.

Web-Suche-Unterstützung

Das Suchfeld der Web-Suche wird immer mit „Impressum“ als zweiter Suchbegriff versehen.

Ist in der Zwischenablage eine E-Mail-Kennung vorhanden, wird die Domainbezeichnung als erster Suchbegriff eingetragen, ansonsten wird der Firmenname automatisch übernommen. So braucht nur noch der Button angeklickt zu werden - das Suchfeld ist ja schon mit dem Suchbegriff gefüllt.

Dubletten-Bearbeitung

Eine Dublette, also eine Adresse, die in orgAnice schon vorhanden ist, wird sofort durch AddressMagic festgestellt und positioniert.

Ansprechpartner-Formulare

Das AddressMagic-Formular hat größere Adressblöcke mit Ansprechpartnern in der Zwischenablage besser im

Überblick und unterstützt die intuitive Bedienung. Dies gilt sowohl für das Adress- als auch das

Ansprechpartner-Formular.

Adressen verwalten 67

Black- und White-List-Technologie

Die lernfähige orgAnice Black- und White-List-Technologie erlaubt eine deutlich zuverlässigere automatische

Analyse. Daten, welche schon für das Adress- oder Ansprechpartner-Formular ausgewählt wurden, werden aus der Zwischenablage ausgeblendet, um die Textanalyse zu vereinfachen.

Ansprechpartner-Analyse

Um den Platz in der Zwischenablage besser nutzen zu können, werden die Leerzeilen aus dem Text entfernt.

Ansprechpartnerliste bearbeiten:

Mehrere Ansprechpartner in der Zwischenablage werden gleichzeitig analysiert und das Ergebnis in der

Ansprechpartner-Liste gespeichert. Das Ansprechpartner-Datenformular zeigt immer den aktuell zu bearbeiteten Ansprechpartner.

White-List für Bestand-Begriffe

Durch Erkennung eines Begriffs, der in einer White-List geführt wird, kann eine 100%-sichere Zuordnung des

Begriffs zu einem Datenfeld erreicht werden.

Der Analyseprozess wird durch die White-List Titel, White-List Abteilung und White-List Funktion unterstützt.

Über den White-List-Button können weitere Begriffe zur White-List hinzugefügt werden. Als nicht sichtbare und lernfähige White-List wird eine europäische Vornamen-Liste mit ca. 10.000 Vornamen verwendet.

Adressen verwalten 68

Durch das Klicken des Button können neue Begriffe hinzugefügt oder bestehende bearbeitet werden.

Die Button beziehen sich auf die Ansprechpartner-Liste

Adressen verwalten 69

Fügt einen neuen Ansprechpartner in die Ansprechpartner-Liste hinzu.

Löscht den aktuell angewählten Ansprechpartner aus der Ansprechpartner-Liste.

Löscht alle Ansprechpartner aus der Ansprechpartner-Liste.

ClickMagic

Sind die Daten so angeordnet, dass das Programm sie nicht den Feldern zuordnen kann, können Sie dies mit

Click Magic erledigen.



Aktivieren Sie ClickMagic durch Klick auf die Schaltfläche.



Auf der rechten Seite ist das aktive Feld durch eine blassgelbe Markierung gekennzeichnet.



Markieren Sie nun links den Teil der Daten, der in das aktive Feld eingefügt werden soll.

Die Daten werden eingefügt, Telefonnummern werden automatisch in das kanonische Format übertragen.

Durch die Farbe der Button wir der Funktionszusammenhang intuitiv aufgezeigt.

Black-List für auszuschließende Begriffe

Aus der AddressMagic-Zwischenablage werden auf der Basis der Black-List auszuschließende Begriffe wie

Impressum, Anschrift, Kontakt usw. entfernt, um so die Adressanalyse zuverlässiger zu machen.

Durch das Klicken des Button können neue Begriffe hinzugefügt oder bestehende bearbeitet werden. orgAnice Black- & White-List-Technologie

Adressen verwalten

Grundlage: Um bessere automatische Erkennung und Analyse von Texten und deren Struktur zu erreichen, nutzt orgAnice seine Fähigkeiten mit Datenbanktabellen und Listen umzugehen. Diese Datenbanktabellen oder Listen werden je nach Verwendungszweck als Black-List oder White-List genutzt. Black-List dient zum

Filtern von Begriffen. White-List dient zur Sicherstellung der richtigen Erkennung von Begriffen.

Beispiel:

Nach Klicken des Button erscheint das unterstehende Black-List-Formular.

Belegung Black-List E-Mail-Provider

Durch orgAnice wurde eine Vorbelegung von allen bekannten E-Mail-Providern angelegt, welche nicht zu einer eindeutigen Webseite führen.

Im laufenden Betrieb kann die Black-List bzw. die White-List um weitere Begriffe erweitert werden.

In der Zwischenablage ist der in die Black-List zu übertragende Begriff erst durch Anklicken zu markieren. In der

Formularansicht reicht es, den Button anzuklicken.

Der Feldinhalt wird dann in das Feld „Begriff“ über die folgende Buttonleiste übernommen mit:

Black-List sortieren

Begriff bearbeiten

Begriff in der Liste überschreiben

Begriff hinzufügen

Begriff entfernen.

Unter dem Button

wird der technische Verweis auf die genutzte Tabelle für den orgAnice Administrator sichtbar.

Adressen verwalten 71

Für der White-List gelten die gleichen Regeln.

AddressMagic Tipps- und Tricks

Der Mensch ist immer noch die beste Mustererkennungsmaschine. Die automatische Analyse ist leider nicht fehlerfrei. Sie kann jedoch sehr gut unterstützt werden.

Wie geht das?



Durch konsequente Nutzung des Black- und White-List-Lernmodus. Dies hat einen dauerhaften Effekt.



Durch Löschen oder Hinzufügen der Texte in die Zwischenablage von AddressMagic.



Wir empfehlen, dass sich ein orgAnice Benutzer auf die Adress-Erfassung konzentriert. Die

Effizienzsteigerung durch die Lerneffekte ist erheblich.



Durch Nutzung von ClickMagic nach dem Motto „Lieber klicken statt tippen“. Klicken geht 3-4 mal schneller.

Merkmalfavoriten

Adress- und Ansprechpartner-Merkmal-Management ist eines der wichtigsten Features in orgAnice. Die

Erfassung ist zwar aufwendig, aber ein Muss. Denn die Zuordnung von Merkmalen bei der

Erfassung/Veränderung von Adressen und/oder Ansprechpartnern qualifiziert diese und macht sie so erst wertvoll für den Vertriebsprozess. Da dies oft als Erfassung im Stapel geschieht, erlaubt orgAnice AddressMagic die bequeme Erfassung der Merkmale über die neue Favoritenmerkmal-Funktion direkt in AddressMagic.

Adressen verwalten 72

Unter dem Register Merkmalfavoriten findet sich die Favoritenliste für Adress- und Ansprechpartner-

Merkmale. Durch Auswahl in der Merkmalfavoritenliste stehen diese auf dem Adress- oder Ansprechpartner-

Weitere Merkmale in die Favoritenmerkmalliste eintragen

Unter dem Register Merkmalfavoriten besteht die Möglichkeit, über die Schaltfläche

Adressmerkmale/Ansprechpartnermerkmale hinzufügen die Favoritenliste mit weiteren Merkmalen anzureichern.

Adressen verwalten 73

Merkmal-Vorbelegung

Durch Auswählen des

Kontrollkästchens

der Adress-/Ansprechpartner-Merkmale werden diese innerhalb des

Adress-/Ansprechpartner-Registers automatisch angeboten.

Adressen verwalten 74

Hier befindet sich nun eine weitere Merkmal-Liste Folgende Adressmerkmale immer mitspeichern.

Durch Aktivieren der Auswahlbox Folgende Adressmerkmale immer mitspeichern kann entschieden werden, ob Merkmale immer mitgespeichert werden sollen.

Das Ansprechpartner-Register beinhaltet ebenfalls eine Merkmal-Vorbelegung.

Länderkennzeichen

AddressMagic besitzt die Fähigkeit, unter dem Register Adresse auch ausländische Adressen zu erkennen und entsprechend dem Länderkennzeichen zu berücksichtigen.

Beim Erkennungsprozess werden sowohl KFZ-Länderkennzeichen und Länderkürzel nach ISO 3166 als auch ausgeschriebene Ländernamen auf Deutsch oder Englisch erkannt.

Weitere kleine Funktionen



Kommaseparierte Adressen können besser analysiert werden, da aus den Kommata eine neue Zeile entsteht.



Checkbox für private Anschriften - damit können Privatadressen besser erkannt werden.

Adressen verwalten

Die Dublettenprüfung nutzen

RegisterAllgemein

Haben Sie beim Eingeben einer neuen Adresse übersehen, dass bereits ein Eintrag für diesen Kontakt existiert, vielleicht auch weil ein anderer Mitarbeiter einen Datensatz mit anderen Schreibweisen, Tippfehlern oder unvollständigen Daten eingegeben hat, wird Ihnen in vielen Fällen die integrierte Dublettenprüfung helfen, die bei jedem Speichervorgang durchgeführt wird.

Speichern Sie einen Datensatz, zu dem ein identischer oder ähnlicher Datensatz existiert, erscheint nach dem

Speichern die Dialogbox Ergebnisse der Dublettenprüfung.

In der Liste Mögliche Dubletten werden Ihnen all diejenigen Datensätze angezeigt, die eventuell Dubletten sind. Sie werden nach Typ geordnet.

Der Typ wird in der Textzeile unterhalb der Liste erklärt.

Im Feld Ausgangsdatensatz wird der zuletzt gespeicherte Datensatz, zu dem Dubletten gefunden wurden, dargestellt.

Markieren Sie in der Liste einen der Dubletteneinträge, so wird dieser Datensatz im rechten Feld Dublette angezeigt.

Um beide Datensätze besser vergleichen zu können, klicken Sie auf den Button Anzeigen unterhalb des jeweiligen Datensatzes.

Möchten Sie einen der Datensätze entfernen, klicken Sie auf den entsprechenden Button Löschen.

Haben Sie sich für das Löschen eines Datensatzes entschieden, werden Sie in einer Dialogbox über die

Konsequenzen informiert.

Löschen Sie einen Datensatz, werden alle untergeordneten Datensätze in Detailtabellen dem anderen

Datensatz, mit dem Sie die Dublette verglichen haben, zugeordnet. Damit verlieren Sie keine Daten beim

Zusammenführen beider Datensätze.

Adressen verwalten 76

Globale Dublettenprüfung

Neben der automatischen Dublettenprüfung, die beim Neuanlegen und Ändern von Datensätzen durchgeführt wird, können Sie mit Hilfe der Globalen Dublettenprüfung den gesamten Datenbestand auf Dubletten

überprüfen.

Wählen Sie auf der Registerkarte Aktionen die Schaltfläche Globale Dublettenprüfung.

Wählen Sie im folgenden Dialog die zu prüfende Tabelle aus (aufgrund von eingespielten AddOns können in

Ihrer Datenbank außer der Tabelle Adressen weitere Tabellen zur Verfügung stehen).

<Grafik="globale_dublettenpruefung1.jpg", Rahmen="0" ,permanent sichtbar>

Betätigen Sie mit Ausführen.

Während der Prüfung werden Sie über den Fortschritt informiert.

Adressen verwalten 77

Adressen verwalten 78

Nun haben Sie folgende Möglichkeiten, weiter zu verfahren:

Verknüpfen von Dubletten

Datensätze können direkt in der Dublettenprüfung verknüpft werden. Bei einer wiederholten Prüfung werden die verknüpften Datensätze nicht mehr als Dublette angezeigt.

Adressen verwalten 79



Keine Dublette Beim Betätigen des Buttons keine Dublette unterliegt dieser Datensatz bei zukünftigen

Prüfläufen nicht mehr der Dublettenprüfung.



Löschen mit Zusammenführung der Daten



Beim Löschen einer Dublette werden:

 der Partnerdublette (Ausgangsdatensatz) alle untergeordneten Datensätze der Löschdublette zugeordnet,

 den leeren Feldern des Datensatzes der Partnerdublette alle Feldinhalte des gelöschten Datensatzes

übergeben.

Klicken Sie auf Ja, um den gewählten Datensatz zu löschen; klicken Sie auf Nein, um den Vorgang abzubrechen.

Ausnahme sind die Memofelder der Partnerdublette, deren Inhalt einfach um die Inhalte des Memofeldes der gelöschten Dublette angereichert wird.



Prüfen und Filtern

Adressen verwalten

Eine Prüfung kann abgespeichert werden oder sie wird nur auf die sichtbaren Datensätze beschränkt.

<Grafik="dublettenpruefung1.jpg", Rahmen="0" ,permanent sichtbar>

Klicken Sie auf Ja, um den gewählten Datensatz zu löschen; klicken Sie auf Nein, um den Vorgang abzubrechen.

Adressdaten-Übersicht anzeigen

Mit der Funktion Adressdaten-Übersicht anzeigen erhalten Sie eine Übersicht über alle wichtigen

Informationen, welche mit der gerade positionierten Adresse verknüpft sind.

Wählen Sie auf der Registerkarte Aktionen die Schaltfläche Adressdaten-Übersicht.

Adressen verwalten 81

Fragen wie:

 wann ist die letzte Rechnung an den Kunden verschickt worden?

 welche Verträge sind vorhanden und noch aktiv?

 an welchen Projekten ist die Firma beteiligt? können nach nur einem Klick beantwortet werden.

Tipps:



In der Adressdaten-Übersicht werden die in der Datenbank sichtbaren Datensätze angezeigt. Damit lässt sich durch Markie-ren die Anzeige einschränken.



Nicht mit der Adresse verknüpfte Tabellen können in der Übersicht angezeigt werden (z. B. aus dem orgAnice Projekt-Manager). Dazu müssen die entsprechenden Tabel-len konfiguriert werden. Details finden Sie in der Versionshistorie der Datenbankän-derungen.

Adresseinträge ändern

Sie können bereits abgespeicherte Adressen problemlos korrigieren oder vervollständigen.

1. Verwenden Sie hierzu:

 den Menübefehl Bearbeiten | Datensatz: Bearbeiten oder

 die rechte Maustaste und wählen Sie den Menübefehl Bearbeiten aus dem Kontextmenü oder die Taste , um die Texteinfügemarke in das entsprechende Eingabefeld zu bewegen oder

 klicken Sie mit der Maus in das Eingabefeld, das Sie verändern wollen.

Nehmen Sie die Korrekturen vor.

Speichern Sie den korrigierten Datensatz:

 mit dem Menübefehl Bearbeiten | Datensatz: Speichern oder

Adressen verwalten mit einem Mausklick auf diesen Button mit der Tastenkombination + oder

oder

 mit einem Klick auf die rechte Maustaste und wählen Sie den Menübefehl Speichern aus dem

Kontextmenü.

Oder stellen Sie den ursprünglichen Datensatz wieder her, wenn Sie die Korrekturen doch nicht speichern wollen, mit dem Menübefehl Bearbeiten | Datensatz: Wiederherstellen oder mit einem Mausklick auf diesen Button mit der Taste oder

oder mit einem Klick auf die rechte Maustaste und wählen Sie den Menübefehl Wiederherstellen aus dem

Kontextmenü.

Den letzten Arbeitsschritt revidieren Sie über: den Menübefehl Bearbeiten | Text: Rückgängig oder mit der Tastenkombination + .

Diese Funktion steht nur vor dem Speichern zur Verfügung. Einmal gespeicherte Daten sind unwiderruflich in der Datenbank festgehalten.

Mit der Zwischenablage arbeiten

Um Informationen zwischen Feldern oder innerhalb von orgAnice Data oder sogar nach und aus anderen

Anwendungen zu übertragen, nutzen Sie die Funktionen der

Zwischenablage.

Um Text aus einem Feld auszuschneiden und in die Zwischenablage zu übertragen, verwenden Sie den

Menübefehl:



Bearbeiten | Text: Ausschneiden oder

 die Tastenkombination + .

Beachten Sie dabei, dass der aktuelle Inhalt der Zwischenablage dabei durch den neu ausgeschnittenen Text ersetzt wird. Der Text in der Zwischenablage kann dann in ein Feld oder eine andere Anwendung übertragen werden.

Um markierten Text in die Zwischenablage zu kopieren, verwenden Sie den Menübefehl



Bearbeiten | Text: Kopieren oder

 die Tastenkombination + .

Um den aktuellen Inhalt der Zwischenablage in ein Feld einzufügen, verwenden Sie den Menübefehl



Bearbeiten | Text: Einfügen oder

 die Tastenkombination + .

Erweiterte Adressinformationen erfassen

Da Unternehmen häufig zusätzlich zur Postanschrift über weitere Adressen, beispielsweise eine

Rechnungsanschrift oder eine Postfachadresse für den Posteingang, verfügen, erlaubt es die orgAnice 2012 R2-

Datenbank, solche erweiterten Adressinformationen bei Adressen mit aufzunehmen.

Da solche Informationen lediglich bei der Erfassung einer Adresse und bei der Erstellung von Korrespondenz von Bedeutung sind, tauchen diese Daten auch nur bei diesen Gelegenheiten auf. Die Erfassung wird im

Arbeitsbereich Erweiterte Adressinfos abgewickelt.

Um in diesen Arbeitsbereich zu wechseln,

 klicken Sie in der Arbeitsbereichsgruppe Kontakte auf das Arbeitsbereichs-Icon Erweiterte Adressinfos oder

 wählen Sie den Menübefehl Ansicht | Arbeitsbereiche | Kontakte | Erweiterte Adressinfos.

Die Ergänzung der Daten zu einem bereits vorhandenen Datensatz oder die vollständige Erfassung einer neuen

Adresse erfolgt wie in den vorangehenden Abschnitten erläutert.

Postfachanschrift

Erweiterte Adressinformationen erfassen 84

Falls vorhanden, können Sie im Bereich Postfachanschrift ein Postfach und ggf. eine von der Hausanschrift abweichende Postleitzahl, Ort und Land angeben. Falls Sie hier keine Daten eingeben, werden die aus der

Hausanschrift übernommen.

Rechnungs- und Lieferanschrift

In den Bereichen Rechnungsanschrift und Lieferanschrift geben Sie Straße, Postleitzahl, Ort und Land an, falls diese von der Adresse des Kontaktes abweichen.

Welche Anschrift für die Adressierung von Korrespondenz verwendet wird, bestimmen Sie bei deren Erstellung.

Bankverbindungs- und Zahlungsinformationen

Die orgAnice 2012 R2-Datenbank erlaubt auch, Zahlungsdaten oder die Bankverbindung zu Unternehmen und

Personen zu speichern. Diese tragen Sie im unteren Bereich des Tabellenlayouts unter Zahlungsverkehr ein.

Beachten Sie jedoch, dass alle Benutzer der Datenbank auf die Tabelle Adressen Zugriff haben, so dass auch sensitive Informationen wie Kreditkartendaten für alle Benutzer zugänglich sind.

Tragen Sie Daten, die vor Missbrauch geschützt werden sollen, daher hier nur dann ein, wenn alle berechtigten

Benutzer die entsprechende Befugnis haben. Wie Sie den Zugriff auf einzelne Arbeitsbereiche, Tabellen oder

Felder beschränken, erläutert die Technische Referenz.

Erweiterte Adressinformationen erfassen 85

In den Bereichen Rechnungsanschrift und Lieferanschrift geben Sie Straße, Postleitzahl, Ort und Land an, falls diese von der Adresse des Kontaktes abweichen.

SEPA

Seit dem 01. Februar 2014 werden Überweisungen im SEPA Format durchgeführt. Unter Erweiterte Adressinfos

werden IBAN und BIC dargestellt.

Mit einem Klick auf den Button IBAN/BIC-Erzeugung öffnet sich das Fenster für die Einzel-/ Sammelprüfung mit optio-naler Protokollie-rung und Erzeugung der IBAN/ BIC.

Erweiterte Adressinformationen erfassen 86

Erweiterte Adressinformationen erfassen 87

Unter Berücksichtigung der Anforderungen vom SEPA-Lastschriftverfahren wurde in der orgAnice Mandantentabelle das Feld „Gläubiger-ID„ eingefügt.orgAnice GeoData

Die orgAnice Geodata-Erweiterung findet sich in der Adresstabelle im Arbeitsbereich „Erweiterte Adressinfos“ unter dem neuen Register Geodata.

Über den Button

können Geodaten einzeln abgefragt und gespeichert werden. können alle Adressen auf einmal eingelesen werden.

Erweiterte Adressinformationen erfassen 88

Kostenfreie Geodaten

Die gelieferten Geodaten beinhalten Längengrad, Breitengrad, Kreis sowie das Bundesland. Sie sind kostenfrei.

Die Geokoordinaten beziehen sich immer nur auf die Postleitzahl bzw. den Ort und sind deshalb nicht besonders präzise. Als Datenquelle nutzen wir www.geonames.org.

Registrieren und anmelden bei w ww.geonames.or

g

Nach dem ersten Aufruf einer GeoDaten-Übernahme erscheint automatisch das Anmeldefenster. Wenn Sie noch nicht registriert sind, dann kann dies über den GeoNames-Link angesteuert werden.

Positionsgenaue Geokoordinaten

können über kommerzielle Anbieter bezogen werden. Diese liefern sehr präzise GeoPositionen unter

Berücksichtigung einer vollständigen Adresse (Ort, Postleitzahl, Straße und Hausnummer).

Adressen duplizieren

Um eine Kopie eines Datensatzes anzulegen, duplizieren Sie den Datensatz. Verwenden Sie dazu

 den Menübefehl Bearbeiten | Datensatz: Duplizieren oder die Tastenkombination + oder

 die rechte Maustaste und wählen Sie den Menübefehl Duplizieren aus dem Kontextmenü.

Ein neuer Datensatz mit den Daten des duplizierten Datensatzes wird angelegt. Verbundene Daten werden dabei nicht mit dupliziert.

Bearbeiten Sie den Datensatz dann wie benötigt und speichern Sie ihn. Haben Sie nur geringfügige

Änderungen vorgenommen, wird bei Adressen in diesem Fall die Dublettenprüfung aktiviert. War die

Duplizierung beabsichtigt, führen Sie keine Dublettenbereinigung durch, indem Sie die Dialogbox Ergebnisse der Dublettenprüfung schließen. Auch zukünftig wird die Dublettenprüfung jedoch auf den ähnlichen

Datensatz hinweisen.

Adressen löschen

Gleich vorweg: Gelöschte Datensätze können nicht wieder hergestellt werden. Das Löschen von Adressen, mit denen Datensätze in Detailtabellen verknüpft sind, kann den Verlust vieler Daten bedeuten, wenn Sie versehentlich einen Datensatz mit allen Detaildaten löschen!

Wollen Sie einen Adresseintrag aus der Datenbank entfernen, suchen Sie den Eintrag, den Sie löschen möchten und verwenden Sie

den Menübefehl Bearbeiten | Datensatz: Löschen oder

Erweiterte Adressinformationen erfassen diesen Button <Grafik="loeschen.jpg", Rahmen="0" ,permanent sichtbar> oder

 die Tastenkombination + oder

 die rechte Maustaste und wählen Sie den Menübefehl Löschen aus dem Kontextmenü. orgAnice Data fragt nach, ob Sie den Datensatz tatsächlich löschen wollen.

Klicken Sie auf Ja, um den Datensatz zu löschen. Klicken Sie auf Nein, um den Löschvorgang abzubrechen.

Ist der Datensatz mit einem oder mehreren Datensätzen in Detailtabellen verbunden, erhalten Sie folgende zusätzliche Rückfrage:

Bestätigen Sie hier mit Ja, werden alle verbundenen Daten unwiderruflich gelöscht.

Adressen finden und sortieren

orgAnice Data bietet Ihnen viele Möglichkeiten, eine bestimmte Adresse zu finden. Zunächst können Sie die

Informationen verwenden, die in der Adresstabelle gespeichert sind.

Sie können aber auch die Informationen in allen verknüpften Tabellen heranziehen, um eine Adresse zu finden, beispielsweise über einen bestimmten Ansprechpartner, einen Vorgang oder eine Aktivität. Dazu verwenden

Sie die in diesem Abschnitt beschriebenen Verfahren – mit dem Unterschied, dass Sie vorher das entsprechende andere Tabellenlayout aktivieren. Näheres zu diesen Tabellenlayouts finden Sie in den Abschnitten Die einfachste Möglichkeit ist, in der Adresstabelle zu blättern. Die Reihenfolge, in der die Adressen angezeigt werden, bestimmen Sie dabei mit dem Sortierschlüssel, den Sie auswählen. Sie können beispielsweise Adressen nach Namen, nach Postleitzahlen oder nach Ort, Namen und Vornamen sortiert anzeigen lassen, um darin zu blättern.

Dieses Verfahren wäre aber bei großen Datenbeständen zu umständlich. Sie finden mit der Suche nach

Schlüssel auf dem schnellsten Weg eine Adresse. Dabei reicht es aus, die ersten Buchstaben oder Ziffern als

Suchbegriff zu verwenden. Der Suchbegriff muss sich am Anfang eines Feldes befinden, und Sie können nur in solchen Feldern suchen, die über einen Sortierschlüssel verfügen.

Eine vereinfachte Methode, auf verschiedenen Schlüsseln zu suchen, bietet die Direktsuche. Hierbei aktivieren

Sie die Tabelle, in der Sie Daten finden möchten, geben auf der Tastatur die Anfangsbuchstaben oder -ziffern der gesuchten Information ein.

Die Volltextsuche hingegen kann Suchbegriffe in allen Feldern (auch in Memofeldern und sogar Word- und

Excel-Dokumenten) finden – sie ist dafür auch langsamer. Die Zeichenfolge des eingegebenen Suchbegriffs muss sich hier nicht am Anfang eines Feldes befinden. Wenn Sie beispielsweise als Suchbegriff den Namen

»Ernst« eingeben, dann wird die Zeichenfolge Ernst bei der Volltextsuche auch in der Asternstraße gefunden.

Diese Möglichkeiten werden Ihnen im Folgenden anhand von Beispielen beschrieben.

Denken Sie daran, dass die Adresstabelle immer aktiv sein muss, wenn Sie hier eine Suche durchführen wollen.

Zum Aktivieren der Adresstabelle haben Sie folgende Möglichkeiten:



Verwenden Sie den Menübefehl Ansicht | Tabellen | Adressen (die aktive Tabelle wird in diesem Menü mit einem Punkt vor dem Tabellentitel gekennzeichnet) oder

 klicken Sie mit der Maus auf die gewünschte Tabelle.

Ist das gewünschte Tabellenlayout im aktuellen Arbeitsbereich nicht enthalten, können Sie es aufrufen, indem

Sie

 den Menübefehl Ansicht | Arbeitsbereich verwenden und dann in den Untermenüs das gewünschte

Tabellenlayout per Mausklick aktivieren oder indem Sie

 in der Arbeitsbereichsauswahl (der Spalte am linken Rand des Programmarbeitsbereiches) die gewünschte Arbeitsbereichsgruppe per Mausklick aktivieren und dann auf das gewünschte

Arbeitsbereichsicon klicken.

Die aktive Tabelle Adressen erkennen Sie an der farbigen Hervorhebung der Titelleiste. In der Statuszeile am unteren Bildschirmrand wird der Tabellentitel angezeigt.

Blättern in der Adresstabelle

Beim Blättern in der Adresstabelle hängt die Reihenfolge, in der die Adressen angezeigt werden, vom aktuellen

Sortierschlüssel ab.

Adressen finden und sortieren

Den Sortierschlüssel auswählen und blättern

Ein Sortierschlüssel (auch Index genannt) ist ein Hilfsmittel zum Sortieren, Durchsuchen und Verknüpfen von

Tabellen. Jede orgAnice-Tabelle kann mehrere Sortierschlüssel enthalten. Der aktuelle Sortierschlüssel bestimmt die Reihenfolge, in der die Datensätze angezeigt werden.

1. Nutzen Sie zur Auswahl des Sortierschlüssels

 den Menübefehl Ansicht | Sortierschlüssel und markieren Sie im Untermenü den gewünschten

Sortierschlüssel per Mausklick oder

 nutzen Sie die Lookup-Liste Sortierschlüssel in der Symbolleiste, die Sie per Mausklick aufrufen.

Scrollen Sie mit der Maus durch die Liste und klicken Sie auf den gewünschten Sortierschlüssel oder verwenden

Sie die Cursortasten und bestätigen Sie Ihre Auswahl mit der Returntaste .

Der jeweils aktuelle Sortierschlüssel wird in der Lookup-Liste farbig hervorgehoben und zusätzlich in der

Statuszeile durch den Kommentar sortiert nach ausgewiesen.

2. Blättern Sie nun in der Adresstabelle. Verfügt Ihre Maus über ein Rollrad, ist dies sicher der bequemste

Weg, um innerhalb der Liste zu blättern. Darüber hinaus stehen Ihnen folgende Möglichkeiten zur Auswahl:

Blättern Sie auf die erste Adresse im ausgewählten Sortierschlüssel:

 mit diesem Button



oder mit der Tastenkombination + .

Blättern Sie auf die letzte Adresse im ausgewählten Sortierschlüssel:

 mit diesem Button



oder mit der Tastenkombination +

Blättern Sie zur nächstfolgenden Adresse:

 mit diesem Button

 mit der Cursortaste .

oder

Blättern Sie zur vorhergehenden Adresse:

 mit diesem Button

 mit der Cursortaste .

oder

Blättern Sie in der Tabellendarstellung eine Seite weiter:

 mit diesem Button oder

 mit der Taste .

Blättern Sie in der Tabellendarstellung eine Seite zurück:

Adressen finden und sortieren mit diesem Button mit der Taste .

oder

Die Suche nach Schlüssel in der Adresstabelle

Bei der Suche nach Schlüssel werden nur die Felder durchsucht, die über einen Sortierschlüssel verfügen. Ein

Sortierschlüssel ordnet die Tabelle nach dem Inhalt eines oder mehrerer Felder. orgAnice Data durchsucht die

Tabelle auf allen Sortierschlüsseln nach dem Suchbegriff. Dabei wird automatisch der Sortierschlüssel eingestellt, auf dem der Suchbegriff gefunden wurde.

Die Suche nach Schlüssel wird im folgenden Abschnitt Schritt für Schritt beispielhaft am in der orgAnice 2012

R2-Datenbank mitgelieferten Adresseintrag Talking Technology beschrieben.

1. Aktivieren Sie zunächst das Tabellenlayout Adressen.

2. Rufen Sie die Dialogbox Suchen nach Schlüssel auf

 mit dem Menübefehl Navigieren | Suchen nach Schlüssel... oder

 mit einem Mausklick auf diesen Button <Grafik="suchen.jpg", Rahmen="0" ,permanent sichtbar> oder

 mit der Tastenkombination + .

Geben Sie beispielsweise im Feld Suchbegriff entweder den vollständigen Namen ein oder beschränken Sie sich auf die Anfangsbuchstaben, mit denen der Name eindeutig von anderen Namen unterschieden werden kann. orgAnice Data unterscheidet beim Suchvorgang nicht zwischen Groß- und Kleinschreibung, daher ist es unerheblich, in welcher Schreibweise Sie den Namen eingeben.

Geben Sie für diesen Beispielfall als Suchbegriff den Anfangsbuchstaben »T« ein.

3. Klicken Sie mit der Maus auf den Button oder betätigen Sie die Return-Taste allen Sortierschlüsseln der Tabelle nach dem eingegebenen Suchbegriff gesucht.

. Es wird nun auf

Datensatz erscheint in der Listendarstellung farbig hervorgehoben. Der Sortierschlüssel, auf dem der Datensatz gefunden wurde, wird unterhalb des Feldes Suchbegriff angezeigt.

Adressen finden und sortieren

4. Blättern Sie in der Tabelle, um zu überprüfen, ob weitere Einträge mit dem Anfangsbuchstaben »T« enthalten sind. Dazu ist es nicht notwendig, das Suchfenster zu schließen. Klicken Sie auf einen freien Bereich im Tabellenlayout und benutzen Sie die im vorigen Abschnitt erläuterten Methoden, um in den Datensätzen zu blättern.

Haben Sie den gewünschten Eintrag gefunden, klicken Sie auf den Button Schließen.

5. Sie können denselben Suchbegriff auch nach einem anderen Sortierschlüssel aussuchen. Lassen Sie dazu die Dialogbox Suche nach Schlüssel geöffnet.

Klicken Sie dann:

 auf diesen Button , um auf dem nächsten Sortierschlüssel nach dem Suchbegriff zu suchen oder

 auf diesen Button , um auf dem vorangehenden Sortierschlüssel zu suchen.

So lange Treffer gefunden werden, können Sie sich von Sortierschlüssel zu Sortierschlüssel durchklicken.

Auch außerhalb der Dialogbox können Sie weitere Sortierschlüssel durchsuchen, um den richtigen Eintrag zu finden mit dem Menübefehl Navigieren | Nachfolgende Indices.

Den vorangehenden Sortierschlüssel erreichen Sie über den Menübefehl Navigieren | Vorherige Indices.

Wenn Sie nach Telefon- oder Telefaxnummern suchen, geben Sie bitte nur Ziffern hintereinander ein wie in diesem Beispiel »4930235049100«.

Direktsuche in der Adresstabelle

Der schnellste Zugriff auf Adressen erfolgt über die Direktsuche über alle vorhandenen Schlüssel. Hierzu ist nicht einmal nötig, einen Menübefehl oder eine Tastenkombination auszuführen.

Um in der Tabelle Adressen zu suchen, klicken Sie in die Titelleiste oder in einen leeren Bereich des

Tabellenlayouts und geben Sie die Anfangsbuchstaben oder Ziffern des gesuchten Begriffes ein, z.B. »A«.

Klicken sie dabei nicht in ein Eingabefeld, da Sie sonst mit der Bearbeitung des Feldes beginnen würden. Der erste Datensatz, der auf dem aktuellen Sortierschlüssel mit dem eingegebenen Zeichen beginnt, wird angezeigt, in diesem Beispiel »Armaturen Voß GmbH«.

Sie können jedoch auch mehrere Zeichen hintereinander eingeben, um nach ganzen Zeichenketten zu suchen.

Aktivieren Sie die Tabelle und geben Sie »Te« ein. Der Datensatz »TechnoPlan GmbH« wird angezeigt.

Die Direktsuche funktioniert nicht nur über den aktuellen Schlüssel. Aktivieren Sie die Tabelle Adressen und geben Sie »13« ein. Der Datensatz »Senatsverwaltung für Bauen, Wohnen und Natur« wird angezeigt, weil auf dem Schlüssel Postleitzahl der Wert »13505« gefunden wurde.

Die Direktsuche stellt den schnellsten Weg dar, zu bekannten Datensätzen zu springen.

Volltextsuche

Allgemeine Informationen

Die Volltextsuche unterstützt Sie bei der Suche und Identifikation von Informationen in Ihrer

Datenbank. Mit Hilfe von Suchkriterien sowie Platzhalter können Sie gezielt Ihre Suche eingrenzen.

Voraussetzungen für eigene Tabellen

Damit die Volltextsuche auch eigene Tabellen durchsucht, müssen die Tabellen die folgenden orgAnice-Standardfelder beinhalten:

Adressen finden und sortieren

Feldname Datentyp

AngelegtAm

AngelegtDurch

ModifiziertAm

ModifiziertDurch

Date

String

Date

String

Voraussetzung zur Suche in Dokumenten

Damit die Volltextsuche den Inhalt eines Dokuments durchsuchen kann, müssen drei

Voraussetzungen erfüllt sein:



Es muss sich um ein internes Dokument handeln (externe Dokumente werden nicht unterstützt)



Für den Dokumententyp muss eine IFilter*-Schnittstelle installiert sein.



Ihre Datenbanklizenz muss den Featurecode FT beinhalten (Sie müssen über die orgAnice-Edition

Professional oder Enterprise verfügen)

*IFilter ist ein von Microsoft definierter Standard, um aus Dokumenten den Textinhalt extrahieren zu können. Nähere Informationen finden

Sie unter: www.ifilter.org

Starten der Volltextsuche

Die Volltextsuche erreichen Sie über

 die Schaltfläche „Volltextsuche“ in der Registerkarte „Suchen“ des Menübandes:

Adressen finden und sortieren 95

 die Schaltfläche in der Schnellstartleiste:

 das Tastenkürzel + +

Das Fenster der Volltextsuche wird sofort angezeigt und die Volltextsuche initialisiert.

Sie können bereits Suchbegriffe eingeben; innerhalb der Initialisierung der Suche kann kein

Adressen finden und sortieren

Suchvorgang gestartet werden. Abhängig der Geschwindigkeit Ihrer Arbeitsstation und der Größe Ihrer

Datenbank dauert kann die Initialisierung eine kleine Zeit dauern. Die erfolgreiche Initialisierung zeigt die aktivierte Schaltfläche zum Starten der Suche an.

Aufbau der Volltextsuche

Die Volltextsuche ist in 4 Bereiche gegliedert.

Hier geben Sie Ihre Suchbegriffe ein und starten die Suche

Hier können Sie Ihre Suche eingrenzen, gefundene Datensätze markieren oder die Dokumentenvorschau ein- / ausblenden

Listet die Fundstellen übersichtlich auf

Anzeige von Statusmeldungen, Fortschrittsanzeige

Suchen

Starten Sie die Volltextsuche wie im Punkt:

“Starten der Volltextsuche“

, S. 16 beschrieben. Die

Volltextsuche öffnet sich in einem neuen Fenster.

Adressen finden und sortieren 97

Geben Sie im Suchfeld Ihre Suchbegriffe durch Leerzeichen getrennt ein. Es werden die Datensätze gefunden, die alle Suchbegriffe beinhalten (Groß- und Kleinschreibung wird nicht berücksichtigt). Im obigen Beispiel werden alle Datensätze gefunden, welche die Begriffe „orgAnice“ und „Software“ beinhalten.

Es kann auch nach Begriffen mit Leerzeichen gesucht werden. Hierzu müssen Sie den Begriff in

Anführungszeichen setzen. Wenn Sie zum Beispiel nach „orgAnice Software“ Entwicklung suchen, dann erhalten Sie Datensätze, die den Begriff „orgAnice Software“ und „Entwicklung“ beinhalten.

Bei der Suche werden auch Relationen oberhalb der Suchtabelle berücksichtigt. Zum Beispiel werden bei einer

Aktivität der zugehörige Vorgang und die zugehörige Adresse ebenfalls durchsucht.

Durch einen Klick auf oder durch Betätigen der -Taste wird die Suche gestartet. Während der

Suche können Sie in der Statuszeile den Verlauf der Suche kontrollieren, sowie die Suche mittels der

Schaltfläche abbrechen.

Nach erfolgreicher Suche werden die Fundstellen übersichtlich aufgelistet:

Durch einen Klick auf eine Fundstelle können Sie sich Details zur Fundstelle einblenden lassen:

Adressen finden und sortieren 98

Durch Doppelklick auf eine Fundstelle wird der Datensatz in orgAnice Data angezeigt. Hierbei wird die

Tabelleneigenschaft

„DefaultWorkspace“

berücksichtigt.

Fundstellen markieren

Mit der Schaltfläche können Sie alle gefundenen Fundstellen in orgAnice markieren.

Suchoptionen

Die Volltextsuche bietet Suchoptionen, mit denen sich Ihre Suche anpassen lässt. Es wird dabei zwischen einfachen und erweiterten Suchoptionen unterschieden.

Einfache Suchoptionen

Nur Tabelle x durchsuchen

Wenn Sie diese Option auswählen, dann wird nur in dieser Tabelle gesucht, unabhängig davon welche Tabellen unter „Erweiterte Einstellungen“ (s. Aktiver Tabelle in orgAnice folgen, S. 21) ausgewählt sind.

Dokumente durchsuchen

Wenn Sie diese Option auswählen, dann werden auch die Inhalte von Dokumenten durchsucht.

Hinweis: Dieses Feature benötigt den Feature-Code „FT“!

Aktiver Tabelle in orgAnice folgen

Wenn Sie diese Option wählen, dann wird nur in der in orgAnice positionierten Tabelle gesucht.

Wechseln Sie die Tabelle, aktualisiert sich die Volltextsuche ebenfalls. Diese Option steht im

Zusammenhang mit

„Nur Tabelle x durchsuchen“

Erweiterte Suchoptionen

Die erweiterten Suchoptionen können mit Hilfe der Schaltfläche „Erweiterte Einstellungen“ ein- oder ausblenden.

Adressen finden und sortieren 99

Sie sind übersichtlich nach einzelnen Bedarfsfällen gegliedert.

Suchbereich eingrenzen

Sie können Ihren Suchbereich eingrenzen. Dazu bietet die Volltextsuche folgende Optionen:



Nicht eingrenzen



Nur in Datensatz



Nur in markierten



Nur ganze Wörter suchen



Platzhalter verwenden

Nicht eingrenzen

Wählen Sie diese Option, wenn Sie Ihren Suchbereich nicht eingrenzen wollen.

Nur in Datensatz

Adressen finden und sortieren

Wenn Sie diese Option gewählt haben, dann wird nur innerhalb der gewählten Relation gesucht. Wenn Sie z.B. einen Vorgang auswählen, dann werden die Tabellen Aktivitäten und Kenntnisnahmen untersucht.

Ein Beispiel:

Sie wissen, dass Sie bei einer Firma eine Aktivität mit dem Betreff: „

Inhouse-Schulung

“ angelegt aben. Diese möchten Sie finden. Anstatt alle Aktivitäten zu durchsuchen und die Firmen abzugleichen, können Sie die

Suche auf eine Adresse beschränken. Positionieren Sie dazu in orgAnice auf die Firma. (hier: „

orgAnice Software

GmbH

“)

100

Wechseln Sie in das Tabellenlayout „Aktivitäten“ und rufen die Volltextsuche auf. Geben Sie im Suchfeld den

Suchbegriff „Inhouse-Schulung“ ein. Blenden Sie die „erweiterten Einstellungen“ ein und aktivieren den Punkt

„Nur in“. Wählen Sie in der Auflistung den Punkt: „Adresse: orgAnice Software GmbH“.

100

Adressen finden und sortieren 101

Wenn Sie die Suche starten, dann werden alle Aktivitäten der Adresse „

orgAnice Software GmbH

“ durchsucht. Alle anderen bleiben unberücksichtigt. Als Ergebnis sehen Sie nur Fundstellen der

Adresse „

orgAnice Software GmbH

“.

Nur in markierten

Wenn Sie diese Option gewählt haben, dann wird nur innerhalb der markierten Relationen gesucht.

Wenn Sie die markierten Adressen auswählen, dann werden die markierten Adressen und alle

Datensätze, die sich relational unterhalb der markierten Adressen befinden, durchsucht.

Ein Beispiel:

101

Adressen finden und sortieren 102

Sie wissen, dass Sie in einer von drei Adressen eine Aktivität mit dem Betreff: „Nachfrage“ erstellt haben.

Markieren Sie die drei Adressen in orgAnice.

Wechseln Sie in das Tabellenlayout

„Aktivitäten“

und rufen die Volltextsuche auf. Geben Sie im

Suchfeld den Suchbegriff

„Nachfrage“

ein. Blenden Sie die

„erweiterten Einstellungen“

ein und aktivieren den Punkt

„Nur in markierten“

. Wählen Sie in der Auflistung den Punkt:

„Adressen (x markiert)“

Wenn Sie die Suche starten, werden nur alle Aktivitäten der markierten Adresse durchsucht und die

Fundstellen ausgegeben.

Nur ganze Wörter suchen

Wenn Sie diese Option gewählt haben, dann werden beim Suchbegriff

„Vertrieb“

nur die Datensätze

102

Adressen finden und sortieren gefunden, die das Wort

„Vertrieb“

beinhalten. Wenn diese Option abgewählt ist, dann werden auch

Datensätze gefunden, die z.B. das Wort

„Vertriebsmitarbeiter“

beinhalten.

Platzhalter verwenden

Wenn Sie diese Option gewählt haben, dann können Sie die Platzhalter % und _ in ihrer Suchanfrage verwenden. Das Prozentzeichen % steht hierbei für kein, ein oder mehrere Zeichen. Der Unterstrich _ steht für ein einzelnes beliebiges Zeichen.

Beispiele:

Suchbegriff Ergebnis

Software%

%Software%

%Software

M__er

Datensätze, die mindestens ein Feld besitzen, dessen Wert mit Software beginnt.

Datensätze, die mindestens ein Feld besitzen, dessen Wert den Begriff Software beinhaltet.

Datensätze, die mindestens ein Feld besitzen, dessen Wert mit Software endet.

Datensätze, die mindestens ein Feld besitzen, das mit einem M beginnt, dann zwei beliebigen Zeichen enthält (es sind zwei

Unterstriche __ angegeben) und mit „er“ endet. Auf diese Weise können bspw. die verschiedenen Schreibweisen des

Nachnamens Maier, Mayer, Meier, Meyer gefunden werden.

Angelegt

In diesem Abschnitt können Sie Suche nach Zeiträumen und Benutzern eingrenzen. Dabei werden die Felder

„AngelegtAm“ und „AngelegtDurch“ ausgewertet.

Relativer Zeitraum

Wählen Sie diesen Punkt zur relativen Eingrenzung des Zeitraums.

103

Adressen finden und sortieren 104

Sie können im vorletztem, letztem, aktuellem, nächstem sowie übernächstem Tag, Woche, Monat,

Quartal sowie Jahr suchen. Es werden dann nur Datensätze gefunden, die in dieser Zeit angelegt wurden.

Absoluter Zeitraum

Wählen Sie diesen Punkt zur absoluten Eingrenzung des Zeitraums.

Legen Sie hier den Zeitraum fest, in dem Sie suchen möchten. Folgende Möglichkeiten bieten sich:

Kombination Hinweis

Nur ein Startdatum

Nur ein Enddatum

Alle Datensätze ab dem Startdatum werden gefunden

Alle Datensätze bis zum Enddatum werden gefunden

Ein Start- und ein Enddatum Alle Datensätze zwischen dem definierten

Zeitraum werden gefunden

Nur von

Mit der Option „Nur von“ können Sie ebenfalls die Benutzer eingrenzen, welche die Datensätze

104

angelegt haben.

Adressen finden und sortieren 105

Sie können zwischen Benutzern, inaktiven Benutzern und Berechtigungsgruppen wählen.

Modifiziert

Der Bereich

„Modifiziert“

bietet die gleichen Optionen wie

„Angelegt Am“

. Auch der Aufbau ist analog. Allerdings werden die Felder

„ModifiziertAm“

und

„ModifiziertDurch“

ausgewertet.

Tabellen

Hier können Sie eingrenzen, welche Tabellen durchsucht werden sollen.

Konfigurationstabellen einblenden

Mit dieser Option blenden Sie auch die Konfigurationstabellen ein. Diese definieren sich durch die Eigenschaft

„IsSystemTable“

oder

„IsConfigTable“

mit dem Wert True (z.B. Merkmaldefinitionstabellen). Diese Tabellen werden nur untersucht, wenn sie eingeblendet und angehakt werden.

Alle Tabellen auswählen

Damit können alle Tabellen auf einmal an- bzw. abgewählt werden.

Suchergebnisse pro Tabelle

Gibt die maximale Anzahl der Fundstellen pro Tabelle an. Wenn ein Wert, der kleiner als 1 oder größer als 1000 angegeben wird, dann werden maximal 1000 Fundstellen pro Tabelle gefunden.

Einstellungen zurücksetzen

Mit der Schaltfläche im Optionsfeld können Sie sämtliche erweiterten Einstellungen auf die

Standardwerte zurücksetzen.

105

Dokumentenvorschau

Die Volltextsuche bietet eine Vorschau für Ihre Dokumente. Dies ermöglicht eine Sichtung des

Dokumentes in der Volltextsuche. Die Vorschau wird über so genannte Previewhandler realisiert.

Adressen finden und sortieren 106

Dazu biete die Volltextsuche einen einblendbaren Bereich. Diesen können Sie mittels der Schaltfläche ein- oder ausblenden.

Hinweis: Die Volltextsuche benutzt die in Ihrem Windows-System registrierten Previewhandler. Nur die Vorschau von PDF-Dokumenten wird über eine eigene Vorschaukomponente realisiert. Sie finden gängige

Previewhandler im Internet.

Konfiguration

Tabellen ausblenden

Eine Tabelle wird dann von der Suche ausgeschlossen, wenn Sie die Eigenschaft

„SearchIgnore“

(Boolean) mit dem Wert

„True“

besitzt.

106

Adressen finden und sortieren

Reihenfolge der Fundstellen

Die Fundstellenreihenfolge kann durch die Tabelleneigenschaft

„SearchRank“

(Long) beeinflusst werden. Es kann ein positiver oder negativer Wert eingetragen werden. Die Fundstellen werden absteigend danach sortiert, daraus folgt: Fundstellen aus Tabellen mit einem höheren

„SearchRank“

erscheinen vor Fundstellen aus Tabellen mit einem niedrigeren

„SearchRank“

Datensatzbezeichnung

Wenn es einen Index

„ItemExpression“

gibt, dann wird dieser als Datensatzbezeichnung ausgewertet.

Ansonsten wird die Datensatzbezeichnung der Tabelleneigenschaft

„ItemExpression“

(String) ausgelesen.

Wenn diese nicht existiert oder nicht nach SQL übersetzbar ist, dann werden die Tabelleneigenschaften

„ItemNamePrq“

(String) als OrgBasic-Ausdruck und

„ItemName“

(String) als konstanter Ausdruck ausgewertet.

Sollten diese Tabelleneigenschaften ebenfalls nicht existieren oder nicht nach SQL übersetzbar sein, dann ist die Datensatzbezeichnung „Datensatz“.

Fragen und Antworten

Wie prüfe ich, ob ein IFilter für den gewünschten Dokumententyp auf meinem Rechner installiert ist?

Erstellen Sie in der Tabelle Aktivitäten einen neuen Datensatz und fügen Sie der Datenbank entweder ein neues oder ein bestehendes Dokument des gewünschten Typs zu. Rufen Sie dann das Register

"Dokumentvorschau"

auf:

Wenn hier der Inhalt des abgelegten Dokuments zu sehen ist, dann ist der IFilter für den entsprechenden Dokumententyp richtig installiert.

Einen Überblick über die installierten IFilter gibt auch das Tool „IFilter Explorer“

( http://www.citeknet.com/ ).

Hier sieht man beispielweise, dass für .docm- und .docx-Dokumente ein IFilter installiert ist. Achten

Sie darauf, dass Sie die 32-bit-Version (x86) vom IFilter Explorer verwenden.

Wo müssen die IFilter installiert sein?

Die IFilter müssen auf jedem Rechner installiert sein, da der Textinhalt eines Dokuments lokal auf dem Rechner extrahiert wird.

Hinweis für Administratoren: Der vom IFilter gelieferte Textinhalt wird in der SQL-Datenbank in der Tabelle

„__Org_Documents“, Spalte: „DocText“ gespeichert. Die Volltextsuche greift aus Geschwindigkeitsgründen nicht direkt auf die Dokumente sondern auf den zwischengespeicherten Text in der Spalte „DocText“ zu. Der

Textinhalt wird bei jeder Änderung des Dokuments neu errechnet. Weitere Informationen finden Sie unter www.ifilter.org

107

Adressen finden und sortieren

Welche IFilter gibt es und wo kann man sie herunterladen?

Wir haben die IFilter für die drei am häufigsten im Zusammenhang mit orgAnice verwendeten

Dokumententypen (MS Office 2007 oder höher, PDF-Dokumente, MSG-Dateien) in einem Installationspaket ( http://ftp.organice.de/Downloads/Support/IFilter/IFilterInstaller.exe

) zusammengestellt.

Im Folgenden finden Sie eine Übersicht der IFilter mit Informationen für Einzelinstallationen (nur wenn Sie das obige Installationspaket nicht verwenden möchten):

Dokumententyp

Microsoft Office-

Dokumente im Office 97-2003-Format (.doc,

.xls,.ppt)

Beschreibung und Downloadlink

Der IFilter wird mit der Installation von Microsoft

Office mitinstalliert

Microsoft Office-

Dokumente im Office 2007 oder höher-Format

(.docx, .xlsx, .pptx)

PDF-Dokumente (.pdf)

Der IFilter muss gesondert installiert werden.

Hier ist zwischen 32-und 64-bit-Versionen von

Windows zu unterscheiden:

32-bit-Windows: Laden Sie und installieren Sie die

DateiFilterPackx86.exe aus dem 2007 Office

System-Konverter: Microsoft Filter Pack

64-bit-Windows: Leider stellt Microsoft keine gesonderte Installationsdatei für die 32-bit-IFilter für 64-bit-Windowszur Verfügung. Wir haben die benötigten Dateien extrahiert und Ihnen hier zur

Verfügung gestellt.

Für die Textextraktion aus PDF-Dokumenten stehen unterschiedliche Softwarehersteller IFilter zur Verfügung.

Adobe: Mit dem Adobe Reader 9 wird ein funktionierender 32-bit- IFilter für

PDF-Dokumente installiert. Spätere

Adobe Reader-Versionen bringen zwar auch einen IFilter mit, der aber leider keine verwertbaren Ergebnisse liefert.

Lösung A: Verwenden Sie den Adobe Reader 9.

Lösung B (für versierte Anwender, die eine aktuelle Version des Adobe Readers verwenden möchten):



Installieren Sie den Adobe Reader 9.



Kopieren Sie die Datei "AcroRdIF.dll" aus dem Ordner



"C:\Program Files (x86)\Adobe\Reader

9.0\Reader" in einen

 anderen Ordner



Installieren Sie die aktuelle Version vom

108

Outlook-E-Mails (.msg)

Textdateien (.txt)

Adressen finden und sortieren

Adobe Reader.



Kopieren Sie die gesicherte Datei

"AcroRdIF.dll" in den Ordner "C:\Program

Files (x86)\Adobe\Reader 11.0\Reader".

Überschreiben Sie die bereits existierende Datei Foxit: Der Hersteller

Foxit stellt den kostenpflichtigen Foxit®

PDF IFilter - Server zur Verfügung.

109

Adressen finden und sortieren

Filtern über Eingabefelder

Allgemeine Informationen

Das Feature „Filtern über Eingabefelder“ ermöglicht es, komfortabel Datensätze gefiltert nach Ihren

Kriterien anzuzeigen. Es ist möglich über jedes Detailformular beliebige Felder als Filter zu nutzen. Die

Ergebnisanzeige erfolgt über die jeweilige orgAnice Tabelle.

Bedienung

Schaltflächen

110

Sie finden die Schaltflächen zum „Filter über Eingabefelder“ im Menüband im Register „Suchen“.

Dort finden Sie vier Schaltflächen zur Steuerung des Filters:

Schaltfläche Erklärung

Filtern über Eingabefelder

Filter ausführen

Filter deaktivieren

Eingabefelder leeren

Hiermit schalten Sie das aktive

Tabellenlayout in den Filtereingabemodus um

Hiermit führen Sie den Filter aus

Hiermit deaktivieren Sie den Filter

Hiermit leeren Sie Ihre Eingabefelder

Filtern

Wechseln Sie in das gewünschte Tabellenlayout, in dem Sie filtern möchten und starten Sie den Filter durch einen Klick auf die Schaltfläche „Filtern über Eingabefelder“ (s. Schaltflächen, S. 10). Es werden alle

Eingabefelder geleert und die Schaltflächen „Filter ausführen“, „Filter deaktivieren“, „Eingabefelder leeren“ werden aktiviert.

110

Adressen finden und sortieren 111

Zusätzlich erscheint im Tabellenlayout das Symbol des Filters auf der linken Seite. Damit wird der aktive Filtereingabemodus signalisiert.

111

Adressen finden und sortieren 112

In allen Eingabefeldern können Sie Ihre Filterkriterien eingeben. Hierbei sind auch Platzhalter erlaubt. Groß- und Kleinschreibung wird nicht berücksichtigt.

Wenn Sie mehrere Suchkriterien eingeben, so werden diese „

Und

“ - verknüpft. Dies bedeutet, dass Ihre

Ergebnisse alle Ihre Suchkriterien enthalten (müssen).

Haben Sie Ihre Filterkriterien festgelegt, starten Sie den Filter über die Schaltfläche „Filter ausführen“. In der

Listenansicht werden alle Ergebnisse entsprechend Ihrer Kriterien angezeigt und es wird auf den ersten

Datensatz positioniert. Bei einer leeren Listenansicht wurden keine passenden Datensätze gefunden.

112

Adressen finden und sortieren

Ein Symbol in Ihrem Tabellenlayout zeigt Ihnen auch an, dass ein Filter aktiv ist.

Des Weiteren werden die Schaltflächen „Filter ausführen“ und „Eingabefelder leeren“ deaktiviert. Sie können mit der Schaltfläche „Filtern über Eingabefelder“ Ihre Filterkriterien ändern oder den Filter mit der Schaltfläche

„Filter deaktivieren“ sowie durch einen Klick auf das Filter - Symbol im aktiven Tabellenlayout beenden.

Hinweis:

Der Filter wird automatisch deaktiviert, wenn eine übergeordnete Tabelle aktiviert wird. Der Wechsel in eine untergeordnete Tabelle deaktiviert den Filter nicht. Ein Beispiel: In der orgAnice Standarddatenbank finden Sie folgende Struktur:

Adressen <-> Vorgänge <-> Aktivitäten

Wechseln Sie zum Beispiel vom Tabellenlayout „Vorgänge“ in das Tabellenlayout „Adressen“ wird der Filter deaktiviert. Der Filter bleibt aktiviert, wenn Sie vom Tabellenlayout „Vorgänge“ in das Tabellenlayout

„Aktivtäten“ wechseln.

Platzhalter

Wie bereits erwähnt, können für die Filterung auch Platzhalter verwendet werden:

Platzhalter Beschreibung Beispiel

%

_

(Unterstrich)

[ ]

[^]

Eine Zeichenfolge aus null oder mehr Zeichen

Ein einzelnes Zeichen

Beliebiges einzelnes Zeichen im angegebenen Bereich

([af]) oder in der angegebenen

Menge ([abcdef]).

Filtern nach „%GmbH%“ findet alle

Feldinhalte, die im gesuchten Feld das Wort

„GmbH“ enthalten.

Filtern nach „_ean“ findet alle Feldinhalte, die im gesuchten Feld ein Wort mit vier

Buchstaben, das auf ean endet (Dean, Sean usw.) enthalten.

Filtern nach „[C-P]arsen“ findet alle

Feldinhalte, die auf „arsen“ enden und mit einem einzelnen Zeichen zwischen C und P beginnen, z. B. Carsen, Larsen, Karsen usw.

Beliebiges einzelnes Zeichen, das sich nicht im angegebenen Bereich ([^a-f]) oder in der angegebenen

Filtern nach „de[^f]%“ findet alle Feldinhalte, die mit „de“ beginnen und deren dritter

Buchstabe nicht f ist.

113

Adressen finden und sortieren

Menge ([^abcdef]) befindet.

Mehr Informationen finden Sie unter: http://msdn.microsoft.com/de-de/library/ms179859.aspx

114

Adressinformationen ausdrucken

Häufig benötigen Sie Einzelinformationen zu einem Unternehmen, etwa als Adressetiketten für fensterlose

Umschläge oder Pakete oder praktisch zum Mitnehmen in Form von Karteikarten mit den wichtigsten

Informationen zu einem Unternehmen und seinen Ansprechpartnern. Der Ausdruck dieser Informationen ist mit wenigen Mausklicks erledigt.

Einzeletiketten mit dem Report-Assistenten erstellen

orgAnice bietet Ihnen mit dem Druck von Reports die Möglichkeit, gesamte Tabellen oder nur Teile davon in

Listenform auszudrucken. Mit dem Etikettendruck können Sie sich auf einfache Weise Etiketten anfertigen.

Die Programm-Komponente orgAnice Print übernimmt die Sammlung von Daten aus der Datenbank über

Drucklayouts, die frei gestaltet werden können. Allerdings wird in der Datenbank schon eine Vielzahl von

Layouts mitgeliefert.

Die Funktionsweise und Bedienung von orgAnice Print wird im Kapitel 5 erläutert.

Der Report-Assistent stellt eine komfortable Hilfe bei der Auswahl von Daten zur Erstellung von Reports und

Etiketten über orgAnice Print dar.

Im Folgenden wird die Erstellung eines Einzeletiketts beschrieben.

115

1. wollen.

Positionieren Sie den Cursor im Tabellenlayout Adressen auf die Adresse, für die Sie ein Etikett drucken

2. Wählen Sie die Registerkarte Ausgabe und klicken Sie auf den Button Report-Assistent.

115

Adressinformationen ausdrucken 116

Die Liste der mitgelieferten Drucklayouts umfasst Layouts für Reports und Etiketten.

Wählen Sie das Layout Einzeletikett aus, indem Sie es mit der Maus markieren.

Belassen Sie die Option Report mit...allen Datensätzen drucken aktiviert. Die Definitionen im Layout

Einzeletikett sorgen dafür, dass nur der aktuell ausgewählte Datensatz gedruckt wird.

Klicken Sie nun auf OK.

Lassen Sie die voreingestellte Option Report öffnen … in orgAnice Print aktiviert. Der Report-Assistent ruft nun orgAnice Print auf.

116

Adressinformationen ausdrucken 117

Klicken Sie auf Drucken oder betätigen Sie die Tastenkombination + um das Etikett auszudrucken.

Weitere Informationen zur Benutzung des Report-Assistenten entnehmen Sie bitte dem Kapitel »Reports und

Etiketten drucken mit orgAnice Print«.

Schließen Sie nach erfolgreichem Druck orgAnice Print über den Menübefehl Datei | Beenden oder die

Tastenkombination + , um zu orgAnice Data zurück zu kehren.

Karteikarten mit Microsoft Word erstellen

Reichen die Adressinformationen eines Einzeletiketts nicht aus, können Sie erweiterte Daten mit Hilfe von

Microsoft Word ausdrucken.

117

Adressinformationen ausdrucken 118

1. Klicken Sie hierzu im Tabellenlayout Adressen oder Erweiterte Adressinformationen auf die

Registerkarte Ausgabe und klicken Sie auf den Button Karteikarte erstellen.

2. Microsoft Word wird gestartet und die folgende Dialogbox angezeigt:

118

Adressinformationen ausdrucken 119

Eine Vorschau im oberen Bereich zeigt die Adresse für die Karteikarte.

Im unteren Bereich erscheint eine Auswahlbox mit allen Vorgängen der aktuellen Adresse. Mit Hilfe dieser

Auswahl können Sie die gewünschten Vorgänge mit allen Aktivitäten in die Karteikarte übernehmen.

Da je nach Menge der verknüpften Informationen ein sehr langes Dokument entstehen kann, ist es zusätzlich möglich, einen Zeitraum für die anzuzeigenden Aktivitäten auszuwählen. Es werden alle Aktivitäten ab dem ausgewählten Datum ausgegeben. Aktivitäten, die vor diesem Datum liegen, werden nicht angezeigt.

Bestätigen Sie die Auswahl mit OK.

3. Ein neues Word-Dokument wird erstellt und alle gewählten Informationen in einer Tabelle ausgegeben.

119

Adressinformationen ausdrucken 120

Dieses Dokument können Sie nun speichern oder ausdrucken. Hilfe zur Benutzung von Microsoft Word entnehmen Sie bitte der dazu gehörigen Dokumentation.

120

Adressinformationen ausdrucken

Karteikarten mit der OneNote Schnittstelle erstellen

Allgemeines

OneNote, die Software von Microsoft, dient als eine Art digitaler Notizblock. Elektronische Notizen werden geordnet und können leicht wiedergefunden werden. Mit der OneNote Schnittstelle wird der Export der Daten aus orgAnice in OneNote als Karteikarte möglich.

Erstellung einer Karteikarte in OneNote

orgAnice exportiert funktionsgleich wie nach OneNote.

die orgAnice-Karteikarten als Notiz

121

Nach dem Anklicken des Icons erscheint der Auswahlassistent

121

Adressinformationen ausdrucken 122

Nach der Auswahl des Notizbuchs sehen die Daten der Karteikarten in OneNote wie folgt aus:

122

Adressinformationen ausdrucken 123

Notizen speichern im Netzwerk oder in der Cloud

Notizbücher können sowohl lokal* bzw. im lokalen Netzwerk* als auch in der Cloud gespeichert werden. Für die

Nutzung in der Cloud und die Synchronisierung ist OneDrive notwendig. Die Notizbücher werden in OneDrive verwaltet und mit den verschiedenen Geräten synchronisiert.

123

Adressinformationen ausdrucken 124

Links

Die folgenden Links bieten weitere Informationen zu OneNote

Die Webseite von Microsoft OneNote http://www.onenote.com

OneNote Schnellstarthandbuch

Tecchannel Artikel zu OneNote http://bit.ly/onenote1b http://bit.ly/onenote2a

124

Adressen visualisieren und Routen planen

Mit Hilfe von Google Maps ist es gelungen, die Geokodierung von Adressdaten in orgAnice 2012 R2 einzubinden. Sie erhalten damit die Möglichkeit, einzelne Adressen und Adresspools via Internet zu visualisieren.

Per Knopfdruck können Sie aus der orgAnice 2012 R2-Datenbank die exakte Position des Kunden oder

Lieferanten ermitteln. Ebenfalls per Knopfdruck lässt sich die Routenplanung zu einer in der Datenbank gespeicherten Adresse durchführen.

Die Visualisierungsmakros aufrufen

Die Visualisierungsfunktionen stehen im Tabellenlayout Adressen unter der Registerkarte Internet zur

Verfügung.

125

Der Button Adressvisualisierung dient der Darstellung der aktuellen Adresse.

Über Routenplanung können Sie die Strecke von der in der Datenbank angegebenen Adresse Ihres

Unternehmens zur aktuell ausgewählten Adresse planen.

Um mehrere Adressen, die Sie markiert haben, zu visualisieren, nutzen Sie die Funktion Markierte Adressen visualisieren.

Einzelne Adressen visualisieren

1. Wechseln Sie in das Tabellenlayout Adressen. Dabei ist es unerheblich, ob Sie im Arbeitsbereich

Adressen und Ansprechpartner, Erweiterte Adressinfos oder Vorgänge und Aktivitäten arbeiten. Die

Makrobuttons stehen jeweils immer im Tabellenlayout Adressen zur Verfügung.

Positionieren Sie den Cursor auf die Adresse, die Sie visualisieren möchten.

Klicken Sie nun auf den Button , um die gewählte Adresse zu visualisieren.

125

Adressen visualisieren und Routen planen

Ihr Internet-Browser wird gestartet und – eine Internetverbindung voraus gesetzt – die Adresse angezeigt.

Eine Route planen

Wechseln Sie in das Tabellenlayout Adressen.

Positionieren Sie auf die Adresse, für die Sie die Strecke anzeigen möchten.

3. Klicken Sie nun auf den Button , um die Route zu planen.

Ihr Internet-Browser wird gestartet und – eine Internetverbindung vorausgesetzt – die Route sowie der

Streckenplan angezeigt.

Mehrere Adressen visualisieren

Möchten Sie mehrere Adressen visualisieren, etwa um Pläne für Besuche bei mehreren Kunden auszudrucken, müssen Sie nicht jede einzelne Adresse per Klick auf den Visualisierungs-Button aufrufen. Sie können auch bequem alle derzeit markierten Adressen in einem Arbeitsschritt zur Visualisierung übertragen.

1. Markieren Sie die gewünschten Adressen.

2. Klicken Sie nun auf den Button , um die Adressen zu visualisieren. Ihr Internet-Browser wird gestartet und – eine Internetverbindung vorausgesetzt – die Adressen angezeigt.

126

Recherchefunktionen im Internet nutzen

Ebenfalls unter der Registerkarte Internet finden Sie eine Suchfunktion für Bahnverbindungen über die

Deutsche Bahn sowie für die Suche über die Suchmaschine Google.

127

Bahnverbindungen recherchieren

Per Knopfdruck verbindet orgAnice Sie mit der Website der Deutschen Bahn, übergibt die Adressdaten des ausgewählten Kontakts und Ihre Adressdaten, die in den Datenbankeinstellungen der orgAnice 2012 R2-

Datenbank gespeichert sind.

1. Positionieren Sie im Tabellenlayout Adressen oder Erweiterte Adressinformationen auf den gewünschten Datensatz, zu dem Sie eine Verbindung heraus suchen möchten.

2. Klicken Sie auf den Button rechts von den Adressdaten.

3. Ihr Internet-Browser wird gestartet und die Website der Deutschen Bahn aufgerufen, wo bereits die wichtigsten Informationen im Formular eingetragen sind.

127

Recherchefunktionen im Internet nutzen 128

4. Ergänzen Sie nun die Informationen zur gewünschten Verbindung, etwa Hin- und Rückfahrttermine und starten Sie die Suche.

Im Web über Google suchen

Informationen zu einer Person oder einem Unternehmen im Internet zu finden, wird ebenso durch die orgAnice

2012 R2-Datenbank erleichtert.

1. Positionieren Sie im Tabellenlayout Adressen oder Erweiterte Adressinformationen auf den gewünschten Datensatz, zu dem Sie Verweise im Internet suchen möchten.

2. Klicken Sie auf den Button auf der Registerkarte Internet rechts von den Adressdaten.

3. Ihr Internet-Browser wird gestartet und die Suchmaschine Google aufgerufen, wo Sie erste

Suchergebnisse zu den Adressdaten des Kontaktes sehen.

128

Recherchefunktionen im Internet nutzen 129

4. Um die Suchergebnisse zu verfeinern, passen Sie diese im Suchfeld von Google an.

129

Verknüpfungen verwandter Adressen nutzen

Beziehungen zwischen verschiedenen Adressen, etwa von Partnerunternehmen, Dependancen oder

Privatpersonen, lassen sich mit Hilfe der Adressverknüpfungen in der orgAnice 2012 R2-Datenbank darstellen.

130

Die Funktionen zur Adressverknüpfung finden Sie unter der Registerkarte Verknüpfungen rechts neben der

Adresse.

Verknüpfungen anzeigen

Adressverknüpfungen sind hierarchisch aufgebaut, d.h. mit einem übergeordneten Datensatz können mehrere untergeordnete Datensätze verbunden sein.

1. In der orgAnice 2012 R2-Datenbank ist diese Funktionalität beispielhaft genutzt. Positionieren Sie den

Cursor auf dem Datensatz der »orgAnice Software GmbH Büro West«, indem Sie im aktivierten Formularlayout

Adressen per Direktsuche oder Suche nach Schlüssel »Büro« eingeben.

2. Klicken Sie auf Verknüpfte Adressen anzeigen, um die verknüpften Datensätze darzustellen.

130

Verknüpfungen verwandter Adressen nutzen 131

Im Beispiel sind mit einem Datensatz zwei weitere Adressen verknüpft.

Der übergeordnete Datensatz »orgAnice Software GmbH« hat ein Tochterunternehmen »Filiale« sowie einen

Partner. In der Baumstruktur werden die verknüpften Datensätze eingerückt dargestellt.

Klicken Sie auf einen Datensatz in der Baumstruktur, wird dieser im Hintergrund aufgerufen.

Klicken Sie auf den Pfeil, um zum übergeordneten Datensatz zurück zu kehren.

3. Um die verknüpften Datensätze auch für die weitere Arbeit im Blick zu haben, erlaubt das Fenster, die

Datensätze dieser Verknüpfung zu markieren. Klicken Sie auf Datensätze markieren.

131

Verknüpfungen verwandter Adressen nutzen

Falls bereits Datensätze markiert waren, erscheint diese Dialogbox. Beantworten Sie die Nachfrage mit Ja, um

Markierungen nur auf die verknüpften Datensätze zu setzen. Bestehende Markierungen werden dann zunächst entfernt. Ein Klick auf Nein belässt die vorhandenen Markierungen und markiert die verknüpften Datensätze zusätzlich.

4. Schließen Sie das Fenster per Klick auf Schließen.

5. Haben Sie beim Markiervorgang auf Ja geklickt, sind nur die verknüpften Datensätze markiert. Die

Markierungen werden als rote Quadrate in der Listenansicht dargestellt.

132

Verknüpfte Adressen werden zusätzlich über ein Ringsymbol gekennzeichnet.

In welchem Verhältnis eine Adresse zu einem übergeordneten Datensatz steht, wird nicht nur in der oben gezeigten Übersicht der Verknüpfungen dargestellt, sondern auch im Tabellenlayout Adressen auf der

Registerkarte Verknüpfungen.

Hier zeigt ein dynamisches Textfeld die Art der Verknüpfung an. Im Beispiel ist die orgAnice Software GmbH

Büro West eine Filiale der orgAnice Software GmbH.

6. Um von einem verknüpften Datensatz aus zu seinem übergeordneten Datensatz zu gelangen, klicken

Sie auf Zur übergeordneten Adresse.

7- Sie können nach Adressen und Verknüpfungsart 1 filtern. Die Filterung erfolgt nach dem Prinzip Text ist in Adresse/Verknüpfungstyp 1 enthalten

Adressen verknüpfen

Eine neue Verknüpfung erstellen Sie wie folgt:

132

Verknüpfungen verwandter Adressen nutzen

1. Wenn Sie mehrere Datensätze einem einzelnen Datensatz unterordnen möchten, ist es empfehlenswert, diese mit Hilfe des Markierungs-Assistenten vorab zu markieren. In den folgenden Schritten werden Sie dann automatisiert alle markierten Datensätze als untergeordnete Datensätze mit einer Adresse verknüpfen können.

2. Positionieren Sie auf den Datensatz, den Sie mit einem anderen Datensatz verknüpfen möchten.

Haben Sie mehrere Datensätze zum Verknüpfen mit diesem Datensatz markiert, wählen Sie den künftig

übergeordneten Datensatz aus.

3. Haben Sie die Vorbereitungen abgeschlossen, klicken Sie im Tabellenlayout Adressen auf der

Registerkarte Verknüpfungen auf Adressen verknüpfen.

133

Positionieren Sie nun auf den Datensatz, den Sie mit dem aktuellen Datensatz verknüpfen möchten. Lassen Sie dazu die neue Dialogbox geöffnet und nutzen Sie die Navigationswerkzeuge, um den zu verknüpfenden

Datensatz zu finden.

Aktivieren Sie die gewünschte Option, ob der ursprüngliche Datensatz als übergeordneter oder untergeordneter Datensatz verknüpft werden soll.

Haben Sie wie in Schritt 1 erläutert, Markierungen vorgenommen und möchten alle markierten Datensätze verknüpfen, aktivieren Sie dieses Kontrollfeld.

Damit später die Art der Verknüpfung auf Anhieb erkennbar ist, können Sie zwei Kriterien angeben, welche die

Art der Verknüpfung beschreiben. Die Kriterien werden den untergeordneten Datensätzen zugewiesen.

Sind Sie mit den Einstellungen zufrieden, klicken Sie auf OK.

Eine Verknüpfung löschen

1. Um eine Verknüpfung wieder zu lösen, positionieren Sie auf die Adresse, die nicht mehr mit einem

übergeordneten Datensatz verknüpft sein soll.

133

2. Klicken Sie zum Entfernen der Verknüpfung auf Verknüpfung entfernen.

Verknüpfungen verwandter Adressen nutzen 134

Beantworten Sie die Rückfrage, ob die Verknüpfung wirklich gelöscht werden soll, mit Ja.

134

Ansprechpartner verwalten

Wenn Sie zu den Firmen oder Organisationen, die Sie in der Adresstabelle aufgenommen haben, auch einzelne

Ansprechpartner aufnehmen wollen, geben Sie diese Daten in der Tabelle Ansprechpartner ein.

Ansprechpartner erfassen

1. Rufen Sie den Arbeitsbereich Adressen und Ansprechpartner in der Arbeitsbereichsgruppe Kontakte auf. Nutzen Sie dazu

 den Menübefehl Ansicht | Arbeitsbereich | Kontakte | Adressen und Ansprechpartner oder

 klicken Sie in der Arbeitsbereichsspalte auf Kontakte und markieren Sie dann per Mausklick das

Arbeitsbereichsicon Adressen und Ansprechpartner.

Aktivieren Sie nun das Tabellenlayout Adressen

 per Mausklick auf die Titelzeile des Tabellenlayouts oder



über den Menübefehl Ansicht | Tabellen | Adressen.

Das aktive Tabellenlayout erkennen Sie an der farbigen Hervorhebung der Titelleiste.

2. Wählen Sie in der Tabelle Adressen den Kontakt aus, dem Sie einen Ansprechpartner hinzufügen möchten.

Zur Erinnerung:



Suchen Sie die Adresse mit Hilfe der Funktion Suchen nach Schlüssel über den Menübefehl Navigieren |

Suchen nach Schlüssel... oder oder

 per Mausklick auf den Button

 die Tastenkombination + .

Geben Sie als Suchbegriff den Namen des Kontaktes ein und betätigen Sie die Return-Taste den gewünschten Kontakt gefunden, schließen Sie die Dialogbox Suchen nach Schlüssel.

3. Ansprechpartner werden im Tabellenlayout Ansprechpartner erfasst.

Aktivieren Sie die Tabelle Ansprechpartner

 per Mausklick auf die Titelzeile des Tabellenlayouts oder



über den Menübefehl Ansicht | Tabellen | Ansprechpartner.

. Haben Sie

Das aktive Tabellenlayout erkennen Sie an der farbigen Hervorhebung der Titelleiste.

Existieren zum ausgewählten Kontakt noch keine Ansprechpartner, werden im Tabellenlayout

Ansprechpartner alle Felder inaktiv dargestellt.

Zusätzlich wird in der linken oberen Ecke der Hinweis Tabellenende (Dargestellt durch das Symbol des

Verkehrszeichens „Einfahrt verboten“) angezeigt. Damit werden Sie darüber informiert, dass es in dieser

Tabelle keinen Datensatz gibt, der zum aktuellen Datensatz der Tabelle Adressen passt.

4. Legen Sie nun einen neuen Datensatz in der Ansprechpartnertabelle an:



Verwenden Sie den Menübefehl Bearbeiten | Datensatz: Neu oder oder

 klicken Sie mit der Maus auf diesen Button

135

Ansprechpartner verwalten betätigen Sie die Tastenkombination + .

Zum Erfassen des neuen Ansprechpartners erscheint im Tabellenfenster eine leere Datensatzmaske.

136

Klicken Sie mit der Maus in das gewünschte Eingabefeld, um hier Daten aufzunehmen oder verwenden Sie die

Taste , um auf dem jeweils nächsten Eingabefeld zu positionieren. Mit der Tastenkombination + gelangen Sie zum vorherigen Feld.Jetzt können Sie in die vorhandenen Eingabefelder die entsprechenden Daten eintragen.

5. Wählen Sie im ersten Feld aus der Lookup-Liste die Anrede aus. Wählen Sie je nach Geschlecht des

Ansprechpartners »Frau« oder »Herr« aus. Für Englisch sprechende Kontakte wählen Sie »Mr« oder »Mrs«. Ist

Ihnen das Geschlecht des Ansprechpartners unbekannt oder handelt es sich nicht um eine Person, sondern beispielsweise um eine Abteilung im Unternehmen oder eine Mailing-Liste, wählen Sie »???«.

Abhängig von Ihren Einstellungen werden beispielsweise automatische Anreden für die Verwendung in Ihrer

Korrespondenz generiert. Die Auswahl in diesem Feld ist daher zwingend notwendig, um den Datensatz speichern zu können.

In das Feld Titel tragen Sie einen Namenszusatz wie »Dipl.-Ing.« oder »Dr.« ein.

In das Feld Vorname tragen Sie den Vornamen des Ansprechpartners ein.

In das Feld Name tragen Sie den Familiennamen ein.

In das Feld Abteilung können Sie die Abteilung eintragen, in der Ihr Ansprechpartner arbeitet.

136

Ansprechpartner verwalten 137

Dieses Feld ist eine Lookup-Liste mit Editiermöglichkeit. Sie können hier aus der vordefinierten Liste einen Wert auswählen oder selbst einen Wert eingeben.

10. In das Feld Funktion tragen Sie die Funktion des Ansprechpartners im Unternehmen oder der

Organisation ein.

Auch dieses Feld ist eine

Lookup-Liste mit Editiermöglichkeit

. Sie können hier aus der vordefinierten Liste einen

Wert auswählen oder selbst einen Wert eingeben.

Unter den geschäftlichen Angaben haben Sie die Möglichkeit, eine Privatadresse einzutragen.

Im unteren Bereich des Tabellenlayouts Ansprechpartner befinden sich die vier Registerkarten Geschäftlich,

Privat, Erweitert und Memo, wo Sie weitere Daten Ihres Ansprechpartners erfassen können.

11. In das Feld Telefon tragen Sie die Durchwahlnummer der Person ein. Tragen Sie hier nichts ein, wird die

Rufnummer aus dem Feld Telefon 1 in der Tabelle Adressen übernommen.

Haben Sie im Feld Telefon 1 in der Tabelle Adressen das kanonische Format verwendet (siehe unten), können

Sie in diesem Feld bei einem Anlagenanschluss auch nur die Durchwahl angeben, ohne die gesamte

Telefonnummer nochmals eintragen zu müssen. Geben Sie die Durchwahl mit einem führenden Minuszeichen, also z. B. »-99« an.

137

Ansprechpartner verwalten

Um die Funktionen von orgAnice Phone wie Anruferkennung nutzen zu können, müssen Telefonnummern im internationalen (kanonischen) Format eingegeben werden. Das Format setzt sich wie folgt zusammen:

+Landesvorwahl (Ortsvorwahl) Rufnummer-Durchwahl. Die Rufnummer der orgAnice Software GmbH wird also geschrieben: +49 (30) 23 50 49-100.

12. In die Felder Mobiltel., Telefax können Sie die entsprechenden Rufnummern, in die Felder E-Mail und E-

Mail 2 die E-Mail-Adressen eintragen.

138

Unter der Registerkarte Privat haben Sie die Möglichkeit, die privaten Kontaktdaten Ihres Ansprechpartners einzutragen.

Das Feld VIP steuert, dass dieser Ansprechpartner in die erste Zeile der Briefadresse gesetzt wird, wie es beispielsweise bei Geschäftsführern üblich ist.

Ein Häkchen bei Rechnungsempfänger steuert, dass dieser Ansprechpartner bei Rechnungen an dieses

Unternehmen als Empfänger eingesetzt wird.

Markieren Sie das Feld Korrespondenz an Privatanschrift, wird die gesamte Korrespondenz mit dieser Person automatisch an die Privatanschrift adressiert.

138

Ansprechpartner verwalten 139

Versenden Sie regelmäßig Informationen zu Ihrem Unternehmen oder Produkten, wählen Sie im Feld Info per den von diesem Ansprechpartner bevorzugten Informationsweg aus.

Tragen Sie im Feld Geburtsdatum den Geburtstag des Ansprechpartners ein. Ist noch kein Datum eingetragen, bleibt das Feld leer und das Kontrollkästchen deaktiviert. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen um ein

Geburtsdatum einzutragen.

Die schnelle Auswahl des gewünschten Tages erlaubt das Formularcontrol Datumsauswahl.

139

Ansprechpartner verwalten

Der Kalender des Formularcontrols hilft, schnell zu einem gewünschten Termin zu gelangen. Über das Datum können Sie so auch bequem den Wochentag (blau horizontal über der Tabelle dargestellt) und die

Kalenderwoche des Jahres (blau vertikal neben der Tabelle dargestellt) auswählen.

Das aktuelle Datum wird durch einen roten Rahmen markiert und zusätzlich am Fuß des Kalenders dargestellt.

140

In das

Memofeld

können Sie Informationen zu diesem Kontakt eintragen.

13. Nun sind alle Felder ausgefüllt. Speichern Sie jetzt den Datensatz

 mit dem Menübefehl Bearbeiten | Datensatz: Speichern oder

 mit einem Mausklick auf diesen Button sichtbar> oder

 mit der Tastenkombination + .

<Grafik="speichern.jpg", Rahmen="0" ,permanent

Wenn Sie nach dem speichern noch einen oder mehrere Datensätze anlegen möchten, können Sie:

 mit dem Menübefehl Bearbeiten | Datensatz: Speichern und neu oder mit einem Mausklick auf diesen Button oder

 mit der Tastenkombination + + oder

 betätigen Sie die rechte Maustaste und verwenden Sie den Menübefehl Speichern und neu aus dem

Kontextmenü.

Oder brechen Sie die Eingabe ab, wenn Sie den Datensatz nicht speichern wollen,

 mit dem Menübefehl Bearbeiten | Datensatz: Wiederherstellen oder

 mit einem Mausklick auf den Button

 mit der Taste .

oder

Der gespeicherte Datensatz wird nach dem Speichern farbig hinterlegt in der

Listendarstellung

der

Adresstabelle angezeigt.

Beachten Sie auch die aktualisierte Formulardarstellung:

140

Ansprechpartner verwalten 141

Im rechten Bereich der

Formulardarstellung

wird die Postanschrift, wie sie im Ausdruck formatiert wird, angezeigt.

Telefon- und Faxnummern, die Sie lediglich als Durchwahlen angegeben haben, erscheinen vollständig.

Die Anrede wird Ihren Einstellungen gemäß angezeigt.

Telefonnummern wählen

Sie können eine Telefonnummer direkt aus der orgAnice 2012 R2-Datenbank heraus wählen, sofern Sie über ein

Telefon oder eine Telefonanlage verfügen, die mit einem TAPI-Treiber ausgestattet sind. Damit können Sie ein manuelles Eingeben der Telefonnummern sparen und weitere Zusatzfunktionen nutzen.

Die orgAnice 2012 R2-Datenbank übergibt die anzurufende Telefonnummer an die Programm-Komponente orgAnice Phone, wo dann der Anruf initialisiert wird.

Zur Anwahl von Telefonnummern – ob Festnetz, Mobil oder IP-Telefonie – nutzen Sie den Makrobutton

Eingabefelder für Telefondaten.

der

Ist eine Telefonnummer im Feld eingetragen, klicken Sie auf den Button. Sofern noch nicht geschehen, wird orgAnice Phone geöffnet und die Rufnummer wird gewählt

In Abhängigkeit von den Funktionen Ihres Telefongerätes wird der Lautsprecher des Telefons angeschaltet und

Sie hören das Freizeichen oder es klingelt das Telefon, um eine hergestellte Verbindung zu signalisieren.

141

Ansprechpartner finden und sortieren

Da Ihnen orgAnice Data die zu jeder Adresse gehörenden Ansprechpartner automatisch anzeigt, haben Sie die dazugehörigen Ansprechpartner schon gefunden, wenn Sie auf den entsprechenden Adresseintrag positionieren.

Darüber hinaus stehen Ihnen in der Ansprechpartnertabelle das Blättern in der Ansprechpartnertabelle, die

Suche nach Schlüssel und die Volltextsuche. In diesen Fällen können Sie alle Ansprechpartner durchsuchen, nicht nur die der aktuellen Adresse.

Blättern in der Ansprechpartnertabelle

In der Regel sehen Sie in der Ansprechpartnertabelle nur die Ansprechpartner, die zur gerade angezeigten

Adresse gehören. Dieses Verhalten wird Fixierung genannt. Die Datensätze werden dabei nach dem

Sortierschlüssel Name (AdressID) sortiert, d.h. zuerst nach der übergeordneten Adresse und dann nach Namen der Ansprechpartner.

1. Sie können in der Ansprechpartnertabelle blättern, aber es werden nur die Ansprechpartner der aktuellen Adresse angezeigt.

Wenn Sie in der gesamten Ansprechpartnertabelle blättern möchten, müssen Sie zunächst die Fixierung der

Ansprechpartner auf den aktuellen Datensatz aufheben. Sie können die Fixierung aufheben, indem Sie den

Sortierschlüssel wechseln. Betätigen Sie hierzu entweder

 den Menübefehl Ansicht | Sortierschlüssel und markieren Sie im Untermenü den gewünschten

Sortierschlüssel per Mausklick oder

 nutzen Sie die Lookup-Liste Sortierschlüssel in der Symbolleiste .

Der jeweils aktuelle Sortierschlüssel wird in der Lookup-Liste angezeigt und zusätzlich in der Statuszeile durch den Kommentar sortiert nach ausgewiesen.

2. Blättern Sie nun in der Ansprechpartnertabelle. Nutzen Sie dazu

 die Cursortasten und für jeden jeweils nächsten oder vorangehenden Datensatz,

 die Tasten oder , um schneller zu blättern

 oder die Buttons in der Symbolleiste.

Wenn Sie das Tabellenlayout Adressen aktivieren, wird der Sortierschlüssel in der Ansprechpartnertabelle automatisch auf den Schlüssel Name (AdressID) zurückgestellt und die Fixierung eingeschaltet, wodurch wieder nur die zur aktuellen Adresse gehörigen Datensätze angezeigt werden.

Die Suche nach Schlüssel in der Ansprechpartnertabelle

Auch die Suche nach Schlüssel hebt die Fixierung der Ansprechpartnertabelle für den aktuellen Datensatz in der Adresstabelle auf, wenn der Suchbegriff gefunden wurde. Das heißt, Sie können auch nach den

Ansprechpartnern suchen, die nicht zur aktuellen Adresse gehören. Es wird immer die zum gefundenen

Ansprechpartner gehörige Adresse angezeigt.

Die Suche nach Schlüssel können Sie nur in solchen Feldern durchführen, die über einen Sortierschlüssel verfügen. Außerdem muss sich der Suchbegriff immer am Anfang eines Feldes befinden. orgAnice Data durchsucht die Tabelle auf allen Sortierschlüsseln und aktiviert denjenigen, auf dem der Suchbegriff gefunden wurde.

142

Ansprechpartner finden und sortieren 143

Die Reihenfolge der Sortierschlüssel der Tabelle Ansprechpartner können Sie sich in der Lookup-Liste

Sortierschlüssel in der Symbolleiste anzeigen lassen.

Die Sortierschlüssel werden darüber hinaus im Menü Ansicht | Sortierschlüssel der Reihenfolge nach aufgelistet.

Die Suche nach Schlüssel wird im Folgenden Schritt für Schritt beispielhaft am Adresseintrag Jaime Reloj in der orgAnice 2012 R2-Datenbank beschrieben.

Aktivieren Sie zunächst das Tabellenlayout Ansprechpartner.

Rufen Sie die Dialogbox Suchen nach Schlüssel auf

 mit dem Menübefehl Navigieren | Suchen nach Schlüssel... oder

 mit einem Mausklick auf diesen Button

 mit der Tastenkombination + .

oder

Geben Sie beispielsweise als Suchbegriff den Nachnamen »Reloj« ein.

143

Ansprechpartner finden und sortieren 144

3. Klicken Sie mit der Maus auf diesen Button oder betätigen Sie die Return-Taste nun auf allen Sortierschlüsseln der Tabelle nach dem eingegebenen Suchbegriff gesucht.

. Es wird

Sobald ein Datensatz, in dessen Sortierschlüssel der Suchbegriff enthalten ist, gefunden wurde, wird dieser als aktueller Datensatz in der Formulardarstellung angezeigt – hier also Jaime Reloj. Dieser Datensatz erscheint in der Listendarstellung farbig hervorgehoben. Der Sortierschlüssel, auf dem der Datensatz gefunden wurde, wird unterhalb des Feldes Suchbegriff angezeigt.

Haben Sie den gewünschten Eintrag gefunden, klicken Sie auf den Button Schließen.

Felder, für die kein Sortierschlüssel existiert, können über die Suche nach Schlüssel nicht gefunden werden.

Eine Suche nach dem Suchbegriff »Marketing« bliebe also erfolglos, obwohl wie im Beispiel Jaime Reloj

Datensätze existieren, in denen ein Feld diesen Text aufweist. Nutzen Sie für eine sortierschlüsselübergreifende Recherche die Volltextsuche.

Volltextsuche in der Ansprechpartnertabelle

Mit der Volltextsuche können Sie den gesamten Inhalt der Ansprechpartnertabelle durchsuchen. Die

Zeichenkette des Suchbegriffs wird in allen Texteinträgen gesucht – unabhängig davon, an welcher Stelle eines

Feldes sie steht.

Auch bei der Volltextsuche werden alle Einträge in der Ansprechpartnertabelle durchsucht, nicht nur die mit der aktuellen Adresse verknüpften.

1. Aktivieren Sie die Tabelle Ansprechpartner.

2. Öffnen Sie die Dialogbox Volltextsuche



über den Menübefehl Navigieren | Volltextsuche... oder



über die Tastenkombination + .

Geben Sie im Feld Suchbegriff den zu suchenden Begriff ein. Hier gilt: Je kürzer ein Suchbegriff ist, umso unpräziser ist Ihr Suchergebnis.

144

Ansprechpartner finden und sortieren 145

Um die Groß- und Kleinschreibung beim Vergleich mit Ihrem Suchbegriff zu beachten, aktivieren Sie das

Kontrollkästchen Groß- und Kleinschreibung beachten.

Suchen Sie nach einem bestimmten Wort, beispielsweise »Ernst«, das in einem anderen Zusammenhang – etwa »Asternstraße« – auftreten kann, aber für Sie nicht relevant ist, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Nur ganze Wörter.

Im Bereich Suchrichtung stellen Sie ein, in welchem Bereich nach dem Suchbegriff gesucht wird. Der dafür verwendete Sortierschlüssel ist ID, der jeden einzelnen Datensatz eindeutig markiert. So stellen Sie sicher, dass

Sie nicht immer wieder dieselben Datensätze durchsuchen.

Standardmäßig werden alle Felder, die Text enthalten, durchsucht. Sie können aber auch selbst festlegen, welche Felder bei der Suche einbezogen werden.

Markieren Sie in der Liste Durchsuchte Felder die gewünschten Felder. Halten Sie die mehrere Felder zu markieren. Halten Sie die markieren.

-Taste gedrückt, um

-Taste gedrückt, um eine Reihe von Feldern zu

Die Buttons Alle Textfelder und Alle num. Felder dienen der automatischen Auswahl aller Felder, die entweder nur Text oder nur numerische Werte enthalten. Klicken Sie auf einen der beiden Buttons, um diesen Feldtypen auszuwählen.

Klicken Sie nun auf OK oder betätigen Sie die Return-Taste , um die Suche zu starten. Haben Sie einen

Eintrag gefunden, der den Suchbegriff enthält, wird dieser im Tabellenlayout angezeigt. Um weiter zu suchen, klicken Sie erneut auf OK oder betätigen Sie die Return-Taste .

145

Ansprechpartner finden und sortieren

Beachten Sie, dass nicht alle Informationen direkt in der Datensatzmaske sichtbar sind. Ist die gesuchte

Information beispielsweise in einem Popup-Memo enthalten, wird nur der Datensatz, in dem der Suchbegriff gefunden wurde, aufgerufen und der Fokus auf das Memofeld gesetzt.

Suchen Sie nach einem Wert, der aus einer anderen Tabelle übernommen wird – beispielsweise einer

Telefonnummer – finden Sie diese Information mit der Volltextsuche auch dann, wenn diese nicht tatsächlich in ein Feld eingegeben wurde. Die Suche nach dem Suchbegriff »510« findet den Datensatz Jaime Reloj, obwohl dort kein Feld die Zeichenfolge »510« enthält. Lediglich in der Formulardarstellung wird die Durchwahl dynamisch dargestellt.

3. Klicken Sie auf Schließen oder betätigen Sie die Taste , um die Suche zu beenden.

4. Sie können jedoch später die Volltextsuche mit demselben Suchbegriff fortführen.

Um abwärts weiter zu suchen, verwenden Sie:

 den Menübefehl Navigieren | Abwärts weitersuchen oder

 die Taste .

Um aufwärts weiter zu suchen, verwenden Sie:

 den Menübefehl Navigieren | Aufwärts weitersuchen oder

 die Tastenkombination + .

Ansprechpartner anderen Adressen zuordnen

Die orgAnice 2012 R2-Datenbank bietet eine Funktion zum Verschieben von Datensätzen innerhalb einer

Tabelle oder zwischen unterschiedlichen Tabellen. Beim Verschieben von Datensätzen innerhalb einer Tabelle wird dabei nicht der Datensatz selbst verschoben, sondern die Zuordnung zur Mastertabelle geändert.

Wird die Verschiebefunktion auf Ansprechpartner angewendet, kann ein Datensatz einer anderen Adresse zugeordnet werden. Dies ist dann nützlich, wenn eine Person in ein anderes Unternehmen wechselt, aber als

Kontakt erhalten bleiben soll, ohne alle Daten erneut eingeben zu müssen. Dies ist vor allem daher wichtig, weil Datensätze in Detailtabellen ebenfalls erhalten bleiben und mit dem Datensatz verschoben werden.

Schließlich ändern sich Ansprechpartnermerkmale wie der Geburtstag oder persönliche Vorlieben nicht bei einem Firmenwechsel.

Nicht zuletzt ist die Funktion von Vorteil, wenn versehentlich ein Ansprechpartner einem falschen

Adressdatensatz zugeordnet wurde.

1. Zum Verschieben positionieren Sie auf den zu verschiebenden Datensatz und klicken Sie dann auf diesen Makrobutton am Fuß der Formulardarstellung.

Die Dialogbox Ansprechpartner verschieben erscheint.

146

Ansprechpartner finden und sortieren 147

Hier können Sie entscheiden, ob Sie den Datensatz innerhalb der Tabelle Ansprechpartner oder in eine andere

Tabelle verschieben möchten.

Über die Option Nur Ansprechpartner <Name> verschieben wird nur der aktuell ausgewählte Datensatz verschoben. Dessen Name wird hier angezeigt.

Sollen alle untergeordneten Datensätze verschoben werden, aktivieren Sie die Option Alle Ansprechpartner von

<Kontaktname> verschieben. Damit werden alle Datensätze verschoben, die derzeit angezeigt werden.

Alternativ können Sie den Datensatz auch kopieren. Klicken Sie dazu Kopieren anstatt verschieben.

Wie Sie einzelne Datensätze markieren und den Anzeigestatus verändern, um eine gezielte Auswahl von

Ansprechpartnern in einem Arbeitsgang zu verschieben, entnehmen Sie bitte dem Abschnitt »Mit

Markierungen arbeiten«.

2. Noch während die Dialogbox geöffnet ist, aktivieren Sie nun das Tabellenlayout Adressen und suchen

Sie die gewünschte Adresse, zu der Sie den oder die ausgewählten Ansprechpartner verschieben möchten.

147

Ansprechpartner finden und sortieren

3. Haben Sie die gewünschte Adresse ausgewählt, klicken Sie in der Dialogbox Ansprechpartner verschieben auf OK.

Der Ansprechpartner und alle verknüpften Datensätze in Detailtabellen werden der ausgewählten Adresse zugeordnet.

148

Merkmale für Kontakte anlegen und nutzen

Einen Kunden zu kennen, heißt nicht nur die Postanschrift und Kundennummer, sondern auch alle Details und

Besonderheiten abrufbereit zu haben. Aber auch um Reports, Etiketten oder Serienbriefe zu erstellen, werden bestimmte Merkmale als Kriterien zur Auswahl mehrerer Datensätze verwendet.

Die orgAnice CRM 2012 R2-Datenbank bietet mit dem orgAnice Merkmal-Assistent eine komfortable

Möglichkeiten, Merkmale für Adressen oder Ansprechpartner zu definieren und diese später zur effizienten und einfachen Erstellung, etwa von Rundschreiben oder Telefonaktionen zu nutzen. Der orgAnice Merkmal-

Assistent gehört zum Standard von orgAnice CRM 2012 R2.

Merkmal-Assistent

Aufbau des Merkmal-Assistenten

Der Merkmal-Assistent kann grob in vier Teile gegliedert werden:

149

Bereich

Menüleiste

Merkmale /

Merkmal-Sets

Bearbeitung

Statusleiste

Erklärung

Hier finden Sie alle benötigten Menüpunkte

Hier finden Sie Ihre Merkmale oder Merkmal-

Sets in Form einer Baumansicht

Hier können Sie Ihre Merkmale nach dem

Zuweisen noch anpassen

Hier sehen Sie etwaige Statusmeldungen

149

Merkmale für Kontakte anlegen und nutzen

Merkmale verwalten

Merkmale zuweisen

Dazu wählen Sie Ihre Firma oder Ihren Ansprechpartner heraus und wechseln dann in den Arbeitsbereich

„Adressmerkmale“

respektive

„Ansprechpartnermerkmale“

150

Legen Sie einen neuen Datensatz an. Entweder über die Menüleiste oder über die Tastenkombination + .

Hinweis: Wenn Sie einen neuen Datensatz anlegen, dann werden Ihnen im Merkmal-Assistenten NICHT die bereits vorhandenen Merkmale angezeigt. Hierbei handelt es nicht um einen Fehler.

Wählen Sie in der linken Baumansicht Ihr gewünschtes Merkmal aus:

150

Merkmale für Kontakte anlegen und nutzen 151

Sie können das Merkmal per Doppelklick…

… oder per Drag & Drop (Ziehen und fallen lassen) zuweisen.

151

Merkmale für Kontakte anlegen und nutzen 152

Durch einen Klick auf die Schaltfläche können Sie das Merkmal wieder entfernen.

Das Symbol zeigt Ihnen an, dass es sich um ein neues Merkmal handelt, welches für die ausgewählte Firma oder Ansprechpartner noch nicht zugewiesen war.

Merkmale ändern

Wählen dazu Ihren Merkmal-Datensatz aus und klicken Sie auf eine der Schaltflächen zum

„Merkmal bearbeiten“

…

… oder wählen aus dem Kontextmenü der Listenansicht den Punkt „Bearbeiten“ aus:

152

Merkmale für Kontakte anlegen und nutzen 153

Es öffnet sich der Merkmal-Assistent mit den Merkmalen der Adresse bzw. des Ansprechpartners:

Sie können wie im Abschnitt

„Merkmale zuweisen“

beschrieben, neue Merkmale hinzufügen. Auch können Sie die Merkmale ändern. Wählen Sie ein Merkmal in der Listenansicht aus, so werden Ihnen über der Listenansicht die möglichen Bearbeitungsmöglichkeiten aufgezeigt.

Hier können Sie Gruppe, Merkmal bzw. deren Wert anpassen, eine Beschreibung verfassen sowie die Gültigkeit des Merkmales anpassen.

153

Merkmale für Kontakte anlegen und nutzen 154

Durch einen Klick auf die Schaltfläche können Sie das Merkmal entfernen.

Merkmale speichern

Nach dem Sie Ihre Merkmale bearbeitet haben, können mittels der Menüleiste die Merkmale speichern. Durch einen Klick auf das Diskettensymbol in der Menüleiste werden die Merkmale in der orgAnice Datenbank gespeichert.

Sie können auch Ihre ausgewählten Merkmale zu markierten Adressen oder Ansprechpartnern hinzufügen.

Merkmal-Sets

Der Merkmal-Assistent bietet die Möglichkeit sogenannte Merkmal-Sets zu definieren. Damit können

Sie eine Zusammenstellung verschiedener Merkmale erstellen. Diese können dann Firmen oder

Ansprechpartnern zugewiesen werden. Sie ersparen das einzelne, zeitaufwändige Zuweisen von vielen Merkmalen, welche Sie öfters zuweisen.

Merkmalsets anlegen / bearbeiten

Um neue Merkmal-Sets anzulegen, wechseln Sie in den Arbeitsbereich

„Adressmerkmale“

bzw.

„Ansprechpartnermerkmale“

. Klicken Sie auf die Schaltfläche

„Merkmal-Sets bearbeiten“

um den Merkmal-

Assistenten zu starten und neue Merkmal-Sets anzulegen bzw. vorhandene zu bearbeiten.

154

Merkmale für Kontakte anlegen und nutzen 155

Weisen Sie wie in „Merkmale zuweisen“ beschrieben Ihre gewünschten Merkmale zu.

Wenn Ihr Merkmal-Set alle Ihre gewünschten Merkmale beinhält, dann können Sie zur leichteren

Identifizierung Ihrem Set einen Namen sowie ein Gültigkeitszeitraum vergeben.

155

Merkmale für Kontakte anlegen und nutzen 156

Zum Speichern Ihres Merkmal-Sets klicken Sie einfach auf das Disketten-Symbol in der Menüleiste.

Ihr Merkmal-Set wird zur späteren Verwendung in der Datenbank gespeichert und erscheint in der

Auswahlliste Ihrer vorhanden Merkmal-Sets.

Um ein neues Merkmal-Set anzulegen, klicken Sie auf die Schaltfläche „Neues Set“.

Sie können auch vorhandene Sets bearbeiten. Wählen Sie dazu Ihr gewünschtes Set aus der Merkmal-Set-Liste aus, bearbeiten dieses und speichern die Änderungen.

156

Merkmale für Kontakte anlegen und nutzen

Merkmal-Sets zuweisen

Sie haben einige Merkmal-Sets angelegt. Um diese Adressen oder Ansprechpartnern zu zuweisen, starten Sie den Merkmal-Assistenten wie im Abschnitt „Merkmale zuweisen“ beschrieben auf.

Wählen Sie aus der Merkmal-Set-Liste Ihr Merkmal-Set aus.

157

Ihnen wird Ihr gewähltes Set angezeigt. Sie können einzelne Merkmale aus diesem Set zuweisen oder auch alle

Werte. Klicken Sie dazu auf die Schaltfläche „Merkmale aus dem Set hinzufügen“.

Haben Sie Ihr Set zugewiesen, können Sie die Merkmale speichern.

Das Register

„Merkmal-Sets“

bietet Ihnen eine Übersicht Ihrer vorhandenen Merkmal-Sets und lässt

Sie einfach mehrere Sets zuweisen.

Klicken Sie dazu auf die Schaltfläche („Merkmale aus dem Set hinzufügen“) hinter dem

157

Merkmale für Kontakte anlegen und nutzen gewünschten Merkmal-Set.

Merkmal-Sets löschen

Starten Sie dazu den Merkmal-Assistenten wie im Abschnitt „Merkmalsets anlegen / bearbeiten“, beschrieben auf und wählen Ihr gewünschtes Merkmal-Set aus.

158

Klicken Sie auf die Schaltfläche (Set löschen) und bestätigen die Sicherheitsabfrage mit

„Ja“

158

Mit Markierungen arbeiten

Mit orgAnice können Sie eine Teilmenge Ihrer bereits erfassten Adressen nach bestimmten Kriterien markieren.

Falls Sie nur mit dieser Teilmenge weiter arbeiten möchten, können Sie die Anzeige auf die markierten

Adressen beschränken. Dann beziehen sich alle Befehle zur Anzeige, Suche oder Bearbeitung nur auf diese markierte Teilmenge. So können Sie nicht nur die Übersichtlichkeit bei umfangreichen Datenmengen erhöhen, sondern vor allem mit den ausgewählten Adressen auch Reports, Etiketten oder Serienbriefe und Mailings erstellen.

Markierungen werden automatisch gespeichert. Sie können also orgAnice Data verlassen und mit den markierten Adressen beim nächsten Programmstart weiter arbeiten. Außerdem sind Markierungen benutzerabhängig. Wenn Sie beispielsweise in einem Netzwerk arbeiten, können Sie beliebige Datensätze markieren, andere Benutzer können eigene Markierungen setzen.

Einzelne Adressen markieren

Eine Möglichkeit Adressen auszuwählen ist, bestimmte Adressen einzeln mit einer Markierung zu versehen

(und die Markierung wieder zu entfernen):

1. Suchen Sie die gewünschte Adresse in der Tabelle, etwa den Adressen im Arbeitsbereich Adressen und

Ansprechpartner.

2. Markieren Sie die Adresse, indem Sie:

 den Menübefehl Bearbeiten | Datensatz: Markieren ausführen oder

 mit der Maus auf diesen Button

 die Tastenkombination +

klicken oder

betätigen oder

 in der Listendarstellung mit der Maus in die erste Spalte des Datensatzes klicken.

159

Mit Markierungen arbeiten 160

Der markierte Datensatz wird mit einem roten Quadrat in der Titelzeile des Formularlayouts gekennzeichnet.

Die Statusinformationen erhalten Sie auch in der Listendarstellung durch das rote Quadrat in der ersten Spalte.

3. Eine Markierung können Sie aufheben, indem Sie wiederum auf den markierten Datensatz positionieren und dann den Menübefehl Bearbeiten | Datensatz: Markieren ausführen oder mit der Maus auf diesen Button

 die Tastenkombination

klicken oder

+ betätigen oder

160

Mit Markierungen arbeiten

 in der Listendarstellung mit der Maus in die erste Spalte des Datensatzes klicken.

Den Anzeigestatus definieren

Haben Sie einige Ihrer Datensätze markiert, können Sie die Anzeige der Datensätze nach Markierungen einschränken: Entweder werden alle oder nur die markierten oder nur die nicht markierten Datensätze dargestellt. Dies kann eine bessere Übersichtlichkeit bei vielen Datensätzen bieten.

Wenn Sie sich nur die markierten Datensätze anzeigen lassen möchten,

 wählen Sie den Menübefehl Markierungen | Anzeigen: Nur markierte Datensätze oder

 klicken Sie auf diesen Button in der Symbolleiste oder verwenden Sie die Tastenkombination + + .

Möchten Sie nur die nicht markierten Datensätze anzeigen lassen,

 wählen Sie den Menübefehl Markierungen | Anzeigen: Nur nicht markierte Datensätze oder

 klicken Sie auf diesen Button in der Symbolleiste oder verwenden Sie die Tastenkombination + + .

Alle Datensätze – unabhängig von Markierungen – können Sie anzeigen lassen, indem Sie

 den Menübefehl Markierungen | Anzeigen: Alle Datensätze wählen oder

 auf diesen Button <Grafik="alle_anzeigen.jpg", Rahmen="0" ,permanent sichtbar> in der Symbolleiste klicken oder die Tastenkombination + + verwenden.

Alle Adressen markieren

Sollen alle Datensätze markiert werden,

 wählen Sie den Menübefehl Markierungen | Setzen: Alle Datensätze markieren oder

 verwenden Sie die Tastenkombination + .

Um alle Markierungen zu entfernen,

 wählen Sie den Menübefehl Markierungen | Setzen: Alle Markierungen entfernen oder verwenden Sie die Tastenkombination + + .

Adressen nach bestimmten Kriterien markieren

Zum gleichzeitigen Auswählen mehrerer Datensätze nach Kriterien bietet Ihnen orgAnice zwei Möglichkeiten, die im Folgenden jeweils an Beispielen beschrieben werden.

Den Anzeigestatus für Markierungen vorbereiten

Wenn Sie mehrere Datensätze in einem Schritt markieren möchten, müssen Sie eine Bedingung definieren, nach der die Datensätze ausgewählt werden. Für dieses bedingte Markieren sollten Sie zunächst über den

Menübefehl Markierungen | Anzeigen: den Anzeigestatus auswählen, auf den sich die Bedingung bezieht.

Wenn Sie die Option Alle Datensätze anzeigen ausgewählt haben, dann werden beim benutzerdefinierten

Markieren alle Datensätze einbezogen. Beim Anzeigestatus Nur markierte Datensätze bezieht sich die neue

Markierung auf bereits markierte Datensätze, Sie engen also Ihre bereits getroffene Selektion weiter ein. Beim

161

Mit Markierungen arbeiten

Anzeigestatus Nur nicht markierte Datensätze markieren Sie zusätzlich zu Ihrer bereits getroffenen Auswahl und erweitern damit Ihre Selektion.

Den Markierungs-Assistenten zur Auswahl verwenden

Der Markierungs-Assistent bietet komfortable Funktionen zum Erzeugen von Markierungen, die auch ohne

Kenntnisse von orgBasic-Ausdrücken schnell Markierungen erstellen lassen.

1. Aktivieren Sie die Tabelle Adressen.

Stellen Sie den gewünschten Anzeigestatus ein – am zweckmäßigsten Alle Datensätze.

Rufen Sie den Markierungs-Assistenten auf, indem Sie:

 im Tabellenlayout die Registerkarte Ausgabe wählen und dort den Button Markierungsassistent anklicken oder

 den Menüpunkt Markierungen | Assistent… wählen oder

 die Funktionstaste drücken.

162

In der Liste Vordefinierte Ausdrücke des Assistenten werden Beispiele für Bedingungen aufgeführt. Wählen Sie eine Bedingung aus, indem Sie diese per Mausklick markieren.

4. Für diesen Beispielfall wählen Sie per Mausklick die Bedingung Berliner Adressen. So werden alle

Datensätze markiert, deren Postanschrift in Berlin liegt.

5. Haben Sie in der Liste Vordefinierte Bedingungen die gewünschte Bedingung ausgewählt, starten Sie den Markierungsvorgang, indem Sie

 auf OK klicken oder

 auf Ihre Auswahl doppelklicken.

162

Mit Markierungen arbeiten

Haben Sie noch nicht mit der Tabulatortaste den Fokus auf einen anderen Button gelegt, können Sie auch nach dem Start des Markierungs-Assistenten einfach die Returntaste drücken, um den Markiervorgang zu starten. orgAnice markiert nun alle Datensätze, die der ausgewählten Bedingung entsprechen. Bei sehr umfangreichen

Datenmengen kann dies einige Zeit in Anspruch nehmen. Anschließend wird die Dialogbox Markierte

Datensätze geöffnet.

163 orgAnice zeigt Ihnen die Anzahl der geprüften, markierten sowie nicht markierten Datensätze an. Sie können hier auf den gewünschten Anzeigestatus schalten. Aktivieren Sie die entsprechende Option und bestätigen Sie dann den Button OK oder drücken Sie die Returntaste .

Bedingungen für den Markierungs-Assistenten zusammenstellen

Da die mitgelieferten, vordefinierten Bedingungen nur Beispiele sind, Sie aber eigene Bedingungen benötigen werden, können Sie mit dem Markierungs-Assistenten selbst Bedingungen zusammenstellen und diese zur späteren Verwendung speichern. Der Konfigurationsmodus des Assistenten bietet die Möglichkeit, mehrere

Merkmale festzulegen, die nach Werten geprüft werden.

Der Markierungs-Assistent erlaubt es, auch komplexe Bedingungen zu erstellen, etwa alle Unternehmen mit mehr als 100 Mitarbeitern in einem Postleitzahlbereich, mit denen auf der letzten Messe Kontakt geknüpft wurde und die noch nicht Kunden sind, auszuwählen. Voraussetzung dafür ist, dass dementsprechende

Merkmale auch für die Unternehmen in den Datensätzen vermerkt wurden.

Im folgenden Beispiel sollen lediglich zwei Merkmale verknüpft und die wichtigen Funktionen erläutert werden, die Sie kennen müssen, um beliebig komplexe Bedingungen selber zu erstellen.

In diesem Beispiel sollen alle Adressen markiert werden, die im Postleitzahlbereich 1xxxx liegen und die keinen

Sperrvermerk haben.

1. Aktivieren Sie die Tabelle Adressen.

Stellen Sie den gewünschten Anzeigestatus ein – am zweckmäßigsten Alle Datensätze.

Rufen Sie den Markierungs-Assistenten auf, indem Sie:

 im Tabellenlayout die Registerkarte Ausgabe wählen und dort den Button Markierungsassistent anklicken oder

 den Menüpunkt Markierungen | Assistent… wählen oder

 die Funktionstaste drücken.

163

Mit Markierungen arbeiten 164

Klicken Sie auf Neu, um den Konfigurationsmodus für den Assistenten aufzurufen.

4. Der Assistent zum Erstellen neuer Bedingungen wird gestartet.

164

5. Im nächsten Schritt wählen Sie aus, welche Aktion Sie ausführen möchten.

Mit Markierungen arbeiten 165

Wählen Sie zunächst die Tabelle, in der Datensätze markiert werden sollen. In der Lookup-Liste stehen alle

Tabellen zur Verfügung. Wählen Sie hier Adressen aus.

Um eine neue Markierung zu erstellen, aktivieren Sie das erste Optionsfeld Eine neue Markierung erstellen.

Klicken Sie auf Weiter.

6. Nun definieren Sie die zu prüfenden Felder und die Werte, nach denen markiert werden soll.

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Mit Markierungen arbeiten 166

Wählen Sie das zu prüfende Feld in der Lookup-Liste aus. Für unser Beispiel wählen Sie das Feld PLZ.

Da für das Beispiel nicht konkrete Werte (etwa genaue Postleitzahlen), sondern ein weiter gefasster Bereich von Werten (nämlich alle Postleitzahlen) ausgewählt werden soll, aktivieren Sie das Optionsfeld Wertebereich.

Tragen Sie in den Feldern von und bis für den Wertebereich die Werte 10000 und 19999 ein, so dass alle numerischen Werte zwischen diesen Zahlen als gültige Bedingung gelten werden.

Klicken Sie schließlich auf Weiter.

7. Sie erhalten nun eine Übersicht der bisher hinzugefügten Bedingungen.

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Mit Markierungen arbeiten 167

Klicken Sie auf Hinzufügen, um eine weitere Bedingung auszuwählen.

8. Der bereits bekannte Dialog zur Auswahl eines Feldes und der zugehörigen Werte erscheint.

Wählen Sie das Feld Sperrvermerk in der Lookup-Liste Feld.

167

Mit Markierungen arbeiten

Als mögliche Werte werden alle Listeneinträge der Liste für Sperrvermerke aus der Adresstabelle angezeigt.

Zudem können Sie die Werte <leer> und <nicht leer> auswählen. Um alle Adressen zu finden, die keinen

Sperrvermerk haben, wählen Sie <leer>.

Über den Wert <nicht leer> würden alle Adressen markiert, die einen beliebigen Sperrvermerk aufweisen, über die sonstigen Werte würden die spezifischen Werte gefunden.

Sollen verschiedene spezifische Werte gefunden werden, wählen Sie die gewünschten Werte aus.

Klicken Sie auf Weiter.

9. Erneut wird eine Übersicht der ausgewählten Bedingungen angezeigt.

168

Sind Sie mit der Auswahl zufrieden, klicken Sie auf Weiter.

10. In der folgenden Zusammenfassung erhalten Sie eine Übersicht der ausgewählten Bedingungen sowie des orgBasic-Ausdruckes, der generiert wurde. (Eine Einführung in orgBasic sowie Bedienungshinweise für den

Ausdruckseditor enthält die Technische Referenz.) Sind Sie mit orgBasic vertraut, können Sie den Ausdruck noch bearbeiten, indem Sie direkt im Textfeld Änderungen vornehmen oder über den Button Bearbeiten den

Ausdruckseditor aufrufen.

168

Mit Markierungen arbeiten 169

Klicken Sie auf Speichern, um den Ausdruck für die gewählten Bedingungen für die spätere Verwendung zu speichern.

11. Geben Sie in der Dialogbox zum Speichern des Ausdruckes einen Namen an, der möglichst kompakt und präzise die Bedingung beschreibt.

Die Bezeichnung sollte keine Sonderzeichen enthalten und darf höchstens 30 Zeichen lang sein.

Klicken Sie zum Speichern auf Speichern.

Klicken Sie nun auf Fertigstellen, um den Assistenten zu verlassen und nach den definierten Bedingungen

Datensätze zu markieren.

169

Mit Markierungen arbeiten

12. Eine Dialogbox informiert Sie über das Ergebnis des Markiervorganges und erlaubt, Datensätze nach

Markierungsstatus anzuzeigen.

170 orgAnice zeigt Ihnen die Anzahl der geprüften, markierten sowie nicht markierten Datensätze an. Sie können hier auf den gewünschten Anzeigestatus schalten.

Möchten Sie die Markierungen für spätere Verwendung speichern, klicken Sie auf Speichern.

13. Markierungen können Sie für Ihre eigene Verwendung oder für alle Benutzer der Datenbank speichern.

Diese lassen sich dann jederzeit wiederherstellen. Im Gegensatz zum Speichern von Markierungsausdrücken wird dabei nicht eine Regel gespeichert, nach welchen Eigenschaften Datensätze gespeichert werden sollen, sondern es wird gespeichert, welche konkreten Datensätze jetzt markiert wurden. Zu diesem Zweck werden auch der aktuelle Benutzer und der Zeitpunkt gespeichert. Auf diese Weise lassen sich später Vergleiche herstellen, ob und wie sich beispielsweise die Anzahl von Datensätzen mit bestimmten Eigenschaften geändert haben.

Tragen Sie im Feld Name einen prägnanten Namen (maximal 30 Zeichen) für die Markierungen ein.

170

Mit Markierungen arbeiten

Im Feld Typ können Sie bestimmen, ob nur Sie oder alle Benutzer auf diese Markierungen zugreifen können.

Wählen Sie Eigene Markierungen, um nur für sich selbst Markierungen zu speichern oder wählen Sie Alle

Markierungen.

14. Nach dem Speichervorgang kehren Sie wieder zum Dialog aus Schritt 12 zurück. Klicken Sie dort auf OK, um die Dialogbox zu schließen.

Im Folgenden erhalten Sie Hinweise zu Sonderformen von Merkmalen und Werten, die Ihnen helfen, auch komplexere Bedingungen für Markierungen zu erstellen.

Im Bereich nach Anfangsbuchstaben markieren

Möchten Sie eine Reihe von Werten markieren, die mit den gleichen Zeichen beginnen, etwa alle Adressen mit dem Anfangsbuchstaben »A«, gehen Sie wie folgt vor:

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Wählen Sie das gewünschte Merkmal aus – hier Name. Tragen Sie dann im Feld von den Anfangsbuchstaben

»a« ein. Im Feld bis tragen Sie den ersten Buchstaben ein, der NICHT mehr in den Bereich fallen soll, also »b«.

Führen Sie die Markierung durch, werden alle Datensätze mit dem Anfangsbuchstaben A markiert. Ebenso verfahren Sie mit mehreren Zeichen.

Wollen Sie nach Zeichen markieren, die nicht am Anfang, sondern innerhalb eines Wertes liegen, kann der

Markierungs-Assistent nicht helfen. Hier müssen Sie sich der benutzerdefinierten Markierung bedienen, die im folgenden Abschnitt erläutert wird.

Besondere Funktionen im Markierungs-Assistenten nutzen

Für Merkmale, die eine Benutzerliste der Datenbank enthalten, etwa das Merkmal Persönlicher Favorit, wird die

Liste aller Benutzer der Datenbank angezeigt. Auch hier bietet sich der Wert <beliebig> dazu an, alle Adressen zu markieren, denen ein (oder kein) Mitarbeiter als Kontaktperson zugeordnet ist.

171

Mit Markierungen arbeiten

Eine Reihe anderer Merkmale, etwa Anzahl der Mitarbeiter, bieten einen zusätzlichen Wert <beliebig> an.

Damit legen Sie fest, dass das Merkmal zwar in die Prüfung einbezogen wird, es jedoch keinen speziellen zugehörigen Wert aufweisen muss. Auf diesem Wege können alle Adressen markiert werden, deren

Mitarbeiterzahl bekannt ist.

In Abhängigkeit von den verfügbaren Merkmalen stehen zwei weitere Arten von Werten mit einigen

Besonderheiten zur Verfügung: Datumsangaben und Wertelisten.

Datensätze nach Datum markieren

Um Datensätze zu markieren, die Datumsangaben enthalten, etwa das Erstellungs- oder Modifikationsdatum eines Datensatzes oder Geburtstage, stellt der Markierungs-Assistent einen Kalender zum schnellen

Auswählen eines Datums bereit.

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Sollen häufig verwendete Zeiträume für Datumsfelder markiert werden, empfiehlt sich die Verwendung der

Registerkarte Relativ. Die Angaben für den Zeitraum beziehen sich dann auf das aktuelle Datum.

In der ersten Lookup-Liste können Sie den Bezugszeitraum auswählen, etwa den aktuellen oder vorletzten.

In der rechten Lookup-Liste wählen Sie den Zeitraum, beispielsweise Monat oder Quartal.

Sollen hingegen konkrete Datumsangaben angegeben werden, wählen Sie die Registerkarte Absolut.

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Mit Markierungen arbeiten 173

Sie können das gewünschte Datum manuell eingeben, indem Sie mit der Maus auf den Tag, Monat oder das

Jahr des Datums klicken und den Wert über die Tastatur eingeben. Geben Sie z. B. im Feld von als Tag »01« ein, drücken Sie dann die Cursortaste , um zum Monat zu gelangen, geben Sie auch dort erneut »01« ein, drücken Sie die Cursortaste , um zum Jahr zu gelangen und geben Sie hier »2001« ein. Über die

Cursortasten und können Sie im Datum jeweils vor und zurück zählen.

Im Feld bis tragen Sie das letzte Datum für den Bereich ein. Auch hier können Sie dies manuell tun oder über den Dropdown-Button den Kalender aufrufen.

Durch einen Mausklick auf den gewünschten Tag wählen Sie das Datum aus, das dann in das Feld

übernommen wird.

Wertelisten nutzen

Zum Markieren über Felder, die nur wenige definierte Werte enthalten oder deren Werte eindeutig sein sollen, eignet sich die Option Werteliste zum Definieren der gültigen Werte für eine Markierung.

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Mit Markierungen arbeiten 174

Aktivieren Sie die Option Werteliste, um die möglichen gültigen Werte für das ausgewählte Feld anzuzeigen.

Standardmäßig stehen die Eigenschaften »<leer>« und »<nicht leer>« zur Verfügung. Wird »<leer>« ausgewählt, werden all die Datensätze markiert, bei denen dieses Feld leer ist. Weitere zur Auswahl stehende

Werte werden aus den persistenten Variablen der Datenbank ausgelesen, d.h. in der Datenbank gespeicherten

Werten und Wertelisten, die z.B. in Lookup-Listen zur Auswahl stehen.

Als Beispiel soll das Feld Angelegt durch geprüft werden, um Datensätzen zu markieren, die von bestimmten

Benutzern angelegt wurden.

174

Mit Markierungen arbeiten 175

Sie haben bereits jetzt die Möglichkeit eine Übersicht der relevanten Werte zu erlangen, die Ergebnisse bei der

Markierung erzielen werden. Klicken Sie hierzu auf Werte laden.

Von den ursprünglich vorhandenen Werten bleiben nur noch diejenigen übrig, die auch tatsächlich in Feldern der Tabelle gefunden wurden. Die Summe der Vorkommen eines Wertes in der Tabelle wird in Klammern angezeigt.

Aktivieren Sie die Kontrollkästchen der gewünschten Werte, um die Auswahl zu definieren.

Beachten Sie, dass die gleichzeitige Auswahl von »<leer>« und »<nicht leer>« immer zur Markierung aller

Datensätze führt. Einige Felder verlangen auch eine Eingabe (etwa das Feld »Name« in der Tabelle Adressen.

Hier ist eine Markierung nach »<leer>« oder »<nicht leer>« nicht sinnvoll.

Sind Sie mit der Auswahl zufrieden, klicken Sie auf Weiter.

Ausdrücke kombinieren

Bei der Erläuterung der Markierung von Adressen wurde bereits auf die logischen Verknüpfungen eingegangen, die Sie für die Merkmale einer Bedingung definieren können. Mit logischen Verknüpfungen können Sie Bedingungen kombinieren und so die Anzahl der markierten Datensätze einschränken.

1. Rufen Sie den Markierungs-Assistenten auf und wechseln Sie auf die Registerkarte Kombinieren.

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Mit Markierungen arbeiten 176

2. Aktivieren Sie im Bereich Vordefinierte Ausdrücke die gewünschten Kontrollkästchen. Vier Optionen stehen für logische Verknüpfungen zur Verfügung:

Mindestens einer der gewählten Ausdrücke muss zutreffen: Hierbei handelt es sich um eine logische ODER-

Verknüpfung, bei der zumindest eines der Merkmale zutreffen muss, um die Bedingung zu erfüllen.

Alle gewählten Ausdrücke müssen zutreffen: Dies entspricht einer logischen UND-Verknüpfung, bei der die

Bedingung nur wahr ist, wenn alle Merkmale wahr sind.

Mindestens einer der gewählten Ausdrücke darf nicht zutreffen: Hierbei werden mehrere NOT-Verknüpfungen

über eine OR-Verknüpfung miteinander verknüpft, so dass die Bedingung dann als erfüllt gilt, wenn eines oder mehrere Merkmale nicht zutreffen.

Keiner der gewählten Ausdrücke darf zutreffen: Bei dieser logischen NOT-Verknüpfung gilt die Bedingung nur dann als erfüllt, wenn keines der Merkmale zutrifft.

176

Mit Markierungen arbeiten

3. Klicken Sie auf OK, um den Markiervorgang zu starten.

Gespeicherte Markierungen laden und speichern

Eine weitere Möglichkeit zum Kombinieren mehrerer Bedingungen bietet der Markierungs-Assistent auch über das Speichern und Laden von Markierungen. Weitere Markierungsvorgänge beziehen sich dann nur auf die bereits markierten Datensätze, so dass Sie in mehreren Schritten weitere Bedingungen prüfen und damit nach und nach die Markierungen präzisieren können.

Das Speichern haben Sie bereits im vorletzten Abschnitt kennen gelernt. Allerdings können Sie zu jedem

Zeitpunkt im Markierungs-Assistenten das Laden oder Speichern vornehmen.

1. Rufen Sie den Markierungs-Assistenten auf.

177

2. Klicken Sie auf den Button Erweitern >> links unten in der Dialogbox.

177

Mit Markierungen arbeiten 178

Klicken Sie auf den Button Laden im neu erschienenen Bereich am Fuß der Dialogbox.

3. Die Dialogbox zum Laden gespeicherter Markierungen wird geöffnet.

178

Mit Markierungen arbeiten 179

Möchten Sie nicht nur die standardmäßig angezeigten Eigenen Markierungen, sondern die aller Benutzer anzeigen, wählen Sie in der Lookup-Liste Typ den Eintrag Alle Markierungen.

Wählen Sie nun die gewünschte Markierung aus und klicken Sie auf Öffnen.

4. Die gespeicherten Markierungen werden geladen. Sie können jetzt entweder

 im Markierungs-Assistenten weitere Markierungen vornehmen oder

 den Markierungs-Assistent schließen, um die geladene Markierung zu betrachten. Beachten, dass Sie in diesem Fall den Button Schließen im Markierungs-Assistenten betätigen, nicht den Button OK. Der

Button OK markiert nämlich die Datensätze mit dem ausgewählten vordefinierten Ausdruck und die gerade geladene Markierung wird geändert.

5. Möchten Sie statt eine gespeicherte Markierung zu öffnen, die bestehende Markierung speichern, so klicken Sie im Rahmen Markierungen auf den Button Speichern ebenfalls.

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Mit Markierungen arbeiten 180

Tragen Sie im Feld Name einen prägnanten Namen (maximal 30 Zeichen) für die Markierungen ein.

Im Feld Typ können Sie bestimmen, ob nur Sie oder alle Benutzer auf diese Markierungen zugreifen können.

Wählen Sie Eigene Markierungen, um nur für sich selbst Markierungen zu speichern, oder wählen Sie Alle

Markierungen.

Tragen Sie im Feld Name einen prägnanten Namen (maximal 30 Zeichen) für die Markierungen ein.

Im Feld Typ können Sie bestimmen, ob nur Sie oder alle Benutzer auf diese Markierungen zugreifen können.

Wählen Sie Eigene Markierungen, um nur für sich selbst Markierungen zu speichern, oder wählen Sie Alle

Benutzer.

6. Ihre Markierungen wurden gespeichert. Sie können jetzt entweder

 im Markierungs-Assistenten weitere Markierungen vornehmen oder

 den Markierungs-Assistent schließen.

180

Mit Markierungen arbeiten

Beachten, dass Sie in diesem Fall den Button Schließen im Markierungs-Assistenten betätigen, nicht den

Button OK. Der Button OK markiert nämlich die Datensätze mit dem ausgewählten vordefinierten Ausdruck und Ihre Markierung wird geändert.

Bedingungen im Markierungs-Assistenten löschen

Möchten Sie eine Bedingung der Übersicht halber aus der Datenbank entfernen, ist dies leicht möglich:

1. Rufen Sie den Markierungs-Assistenten auf.

181

2. Markieren Sie die Bedingung, die Sie löschen möchten und klicken Sie auf Löschen.

3. Fahren Sie nun mit der Bearbeitung fort oder schließen Sie die Dialogbox per Klick auf den Button

Schließen.

181

Mit Markierungen arbeiten

Angezeigte Felder definieren

Die Felder, die zur Prüfung im Markierungs-Assistenten zur Verfügung stehen, können frei definiert werden.

Diese Festlegung nehmen Sie in der Dialogbox Optionen des Markierungs-Assistenten vor.

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Starten Sie den Markierungs-Assistenten und klicken Sie auf die Schaltfläche Optionen.

Die Dialogbox Optionen wird aufgerufen. Die angezeigten Felder sind bereits vorausgewählt.

182

Mit Markierungen arbeiten 183

Markieren Sie die Felder, die Sie anzeigen wollen, indem Sie mit der Maus darauf klicken. Farbig hinterlegte

Felder werden im Markierungs-Assistent im Schritt Auswahl der Bedingungen angezeigt, nicht markierte

Felder dort werden erst angezeigt, wenn der Benutzer die Option Alle Felder im Rahmen Feldauswahl aktiviert.

Da die Schreibweise von Feldnamen bestimmten Konventionen unterliegt, kann für jedes Feld eine

Bezeichnung gewählt werden, die dem Benutzer hilft, den Sinn des Feldes zu verstehen, z. B. wenn das Label im

Formularlayout vom Feldnamen abweicht, hier beispielhaft beim Feld VersandMedium, das im Formularlayout mit Info per bezeichnet ist.

Ein anzuzeigendes Feld und dessen Bezeichnung legen Sie fest, indem Sie in der Liste das gewünschte Feld markieren. Unter Bezeichnung wird standardmäßig der Feldname angezeigt, den Sie jederzeit ändern können.

Um ein Feld aus der Anzeige auszuschließen, klicken Sie darauf, so dass die Markierung aufgehoben wird. Alle

Markierungen heben Sie über den Button Markiere keinen auf.

Um alle Felder im Markierungs-Assistenten anzuzeigen, klicken Sie auf den Button Markiere alle. Sie können dann natürlich weiterhin einzelne Felder von der Anzeige ausschließen.

Benutzerdefiniert markieren und Ausdrücke anpassen

orgAnice verfügt über eine weitere, sehr flexible Möglichkeit zur Markierung von Datensätzen. Dazu werden

Ausdrücke

mit der orgAnice eigenen Sprache

orgBasic

eingesetzt. Das Werkzeug, das zum Erstellen solcher

Ausdrücke dient, ist der

Ausdruckseditor

Der Ausdruckseditor hilft bei der Zusammenstellung komplexer Ausdrücke. Er erlaubt auch, Kriterien aus verknüpften Tabellen zum Markieren heran zu ziehen. Die vollständige Beschreibung des Ausdruckseditors und

183

Mit Markierungen arbeiten der orgBasic-Syntax für Ausdrücke finden Sie in der Online-Hilfe zum Ausdruckseditor sowie in der Technischen

Referenz, Kapitel 8 »Ausdrücke mit orgBasic«.

Beim Ausdruckseditor gilt grundsätzlich, dass im Feld Ausdruck ein logischer Ausdruck stehen muss, bei dem orgAnice entscheiden kann, ob er wahr oder falsch ist. Ein Datensatz wird nur dann markiert, wenn der

Ausdruck wahr ist.

Anhand des folgenden Beispiels wird beschrieben, wie Sie einen Ausdruck zusammenstellen:

Es sollen alle Datensätze markiert werden, welche die Zeichenfolge »mbH« enthalten, also die Adressen von

Firmen mit beschränkter Haftung. Diese Zeichenfolge ist in den meisten Fällen im Feld Name enthalten. Sie kann aber auch im Feld Zusatz stehen, falls der Firmenname aus mehreren Teilen besteht. Die Zeichenfolge

»mbH« soll in all diesen Fällen markiert werden, unabhängig davon, ob sie groß oder klein geschrieben wurde.

Aktivieren Sie die Tabelle Adressen.

Stellen Sie den gewünschten Anzeigestatus ein.

Rufen Sie den Markierungs-Assistenten auf.

184

Mit Markierungen arbeiten 185

Klicken Sie auf den Editier-Button am rechten Rand der Dialogbox, um den Ausdruckseditor aufzurufen.

Falls Sie bereits Datensätze mit Hilfe von benutzerdefinierten Bedingungen markiert haben, erscheint in der

Dialogbox die zuletzt verwendete Bedingung. Die letzten zehn Bedingungen werden gespeichert.

4. Der Ausdruckseditor wird aufgerufen.

185

Mit Markierungen arbeiten 186

5. Wechseln Sie auf die Registerkarte Kernfunktionen.

Die Kernfunktionen sind Funktionen, die in orgBasic vordefiniert sind und die wichtigsten Ausdrücke bereitstellen. Zweck einer Funktion ist die Rückgabe eines Ergebniswertes bei deren Auswertung.

Funktionen sind Ausdrücke, bestehend aus dem Funktionsnamen und anschließenden runden Klammern.

Innerhalb der Klammern können weitere Ausdrücke als Funktionsparameter stehen.

Zunächst wird die Funktion InStr() verwendet. Sie prüft, ob eine bestimmte Zeichenfolge eine andere enthält und liefert die erste Position in der Zeichenfolge zurück, an der diese Zeichenfolge gefunden wurde.

186

Mit Markierungen arbeiten 187

Verwenden Sie die Scrollleiste, um die Funktion InStr() in der Liste herauszusuchen. Markieren Sie die Funktion per Mausklick.

Die Funktion InStr() wird in der Liste mit InStr(String, String) As Long dargestellt. Mit String und Long werden

Datentypen gekennzeichnet. Funktionen liefern bei ihrer Auswertung Ergebnisse eines bestimmten Datentyps.

Dieser Datentyp ist für jede Funktion eindeutig festgelegt; ebenfalls die Datentypen jedes einzelnen

Funktionsparameters. Durch InStr(String, String) As Long wird daher angezeigt, dass die Funktion zwei

Zeichenfolgen (Strings) als Parameter benötigt und bei der Auswertung der Funktion eine Zahl liefert. In diesem Fall wird der erste Parameter daraufhin untersucht, ob er den zweiten Parameter enthält. Die Funktion liefert dann die Position, ab der die Zeichenfolge enthalten ist, als positive Zahl zurück. Wird die Zeichenfolge nicht gefunden, wird 0 zurück geliefert.

Klicken Sie auf Einfügen, um die Funktion dem Feld Ausdruck hinzu zu fügen oder klicken Sie doppelt auf die

Funktion.

6. Nun muss der erste Parameter – die auszuwertende Zeichenfolge – angegeben werden. Positionieren

Sie die Einfügemarke im Feld Ausdruck zwischen die öffnende Klammer und das Komma.

Die auszuwertende Zeichenfolge soll ausschließlich in Großbuchstaben geliefert werden. Dazu wird die

Funktion UCase() verwendet. Sie verwandelt Kleinbuchstaben in Großbuchstaben und orgAnice kann so alle

Zeichenfolgen »mbH« markieren, unabhängig davon, ob die Zeichen in Groß- oder Kleinbuchstaben in der

Datenbank eingegeben wurden. Würde UCase() weggelassen, würden nur die Datensätze markiert, die genau der Schreibweise im Ausdruck entsprechen.

187

Mit Markierungen arbeiten 188

Verwenden Sie die Scrollleiste, um die Funktion UCase() in der Liste heraus zu suchen. Markieren Sie die

Funktion per Mausklick.

Die Funktion UCase() wird in der Liste mit UCase(String) As String dargestellt. Durch UCase(String) As String wird daher angezeigt, dass die Funktion eine Zeichenfolge (String) als Parameter benötigt und bei der

Auswertung der Funktion eine Zeichenfolge liefert. In diesem Fall wird aus dem Parameter eine neue

Zeichenfolge generiert, die alle Kleinbuchstaben des Parameters in Großbuchstaben umwandelt.

Klicken Sie auf Einfügen, um die Funktion dem Feld Ausdruck hinzuzufügen oder klicken Sie doppelt auf die

Funktion.

7. Setzen Sie im Feld Ausdruck die Texteinfügemarke zwischen die Klammern der Funktion UCase().

Zwischen die Klammern müssen Sie den Parameter eingeben, auf den sich die Funktion bezieht. In diesem Fall bezieht sie sich auf das Feld Name, da hier die Zeichenfolge »mbH« vorkommen kann.

Wechseln Sie auf die Registerkarte Felder.

188

Mit Markierungen arbeiten 189

In der Liste der Felder werden alle Tabellen der Datenbank mit ihren Feldern aufgelistet. Die Tabelle Adressen ist bereits in der Liste geöffnet.

Markieren Sie den Feldnamen Name und klicken Sie auf Einfügen, um das Feld dem Ausdruck hinzuzufügen oder klicken Sie doppelt auf den Feldnamen.

Die orgBasic-Syntax zur eindeutigen Kennzeichnung von Feldern in Tabellen lautet Tabelle->Feldname, in diesem Fall also Adressen->Name.

8. Nun muss der zweite Parameter – die zu suchende Zeichenfolge – der Funktion hinzugefügt werden.

Setzen Sie im Feld Ausdruck die Texteinfügemarke hinter das Komma der Funktion InStr(UCase(Adressen-

>Name) , ). Hier müssen Sie den Parameter eingeben, der in dem Feldinhalt des Feldes Name gesucht werden soll, in diesem Fall also die Zeichenfolge »“MBH“«. Beachten Sie, dass Sie diese in Großbuchstaben angeben, da ja auch der Feldinhalt nun in Großbuchstaben vorliegt. Außerdem müssen Sie die Zeichenfolge mit

Anführungsstrichen eingeben, da es sich nicht um eine Variable, sondern um eine Zeichenfolge handelt.

9. Da die Funktion InStr() eine positive Zahl zurückgibt, sofern die gesuchte Zeichenfolge im ersten

Parameter gefunden wurde, muss nun noch ein Operator hinzugefügt werden, der prüft, ob der zurück gelieferte Wert größer als Null ist.

189

Mit Markierungen arbeiten 190

Geben Sie hinter die Funktion die Zeichen »>0« ein, mit denen der erste, von der Funktion InStr() zurück gegebene Wert daraufhin geprüft wird, ob er größer als Null ist. Wenn ja, liefert der Vergleich True zurück – der

Datensatz würde markiert.

10. Ein weiterer Bestandteil des Beispiels ist, dass es auch Adressen geben kann, bei denen nicht im Feld

Name, sondern im Feld Zusatz die Zeichenfolge »MBH« enthalten ist. Die zweite Aussage muss also mit der ersten verbunden werden. Dies kann durch die logischen Operatoren Or (logisches ODER) oder And (logisches

UND) geschehen. Im Beispielfall ist die richtige Verknüpfung beider Teilaussagen Or, da in einem Datensatz die

Zeichenfolge »MBH« im Feld Name oder im Feld Zusatz stehen kann.

Die Regel für das logische Or wird also erfüllt. Beim logischen Or muss mindestens eine der beiden

Teilaussagen wahr sein, damit die kombinierte Aussage wahr ist.

Positionieren Sie die Einfügemarke mit der Taste oder mit der Maus an das Ende des Ausdrucks und klicken Sie auf den Button Or, um ihn in das Ausdrucksfeld zu übernehmen.

Angenommen, Sie würden den Operator And verwenden, dann würde die kombinierte Aussage nur für solche

Adressen wahr, die sowohl im Feld Name als auch im Feld Zusatz die Zeichenfolge »MBH« enthalten. Beim logischen And müssen beide Teilaussagen wahr sein, damit die kombinierte Aussage wahr ist.

11. Jetzt können Sie die zweite Aussage eingeben, die überprüft, ob im Feld Zusatz die gesuchte

Zeichenfolge vorhanden ist. Die Schritte sind analog zu den vorherigen. Wählen Sie aus der Registerkarte

Kernfunktionen die Funktion InStr() durch Doppelklick aus.

12. Setzen Sie die Texteinfügemarke mit der Maus vor das Komma zwischen den Klammern der Funktion.

Wählen Sie aus der Registerkarte Kernfunktionen die Funktion UCase() durch Doppelklick aus.

190

Mit Markierungen arbeiten

13. Setzen Sie die Texteinfügemarke mit der Maus zwischen die Klammern der Funktion UCase(). Wählen

Sie aus der Registerkarte Felder das Feld Zusatz durch Doppelklick aus.

14. Geben Sie hinter das Komma zwischen den Klammern der Funktion InStr() die Zeichenfolge »“MBH“« mit Anführungsstrichen und in Großbuchstaben ein.

15. Fügen Sie hinter die Funktion ein »> 0« ein.

Alternativ zu den Schritten 10-14 empfiehlt es sich, einfach den ersten Ausdruck vor dem logischen Operator Or mit Hilfe der Tastenkombination + über die Zwischenablage zu kopieren und ihn hinter das Or mit der

Tastenkombination + einzufügen.

16. Um zu prüfen, ob der Ausdruck korrekt ist, klicken Sie auf Auswerten!. Die Dialogbox erweitert sich, und der zurückgegebene Wert für die aktuelle Adresse wird ausgegeben. Wenn der aktuelle Datensatz die gesuchte Zeichenkette enthält, wird hier True angezeigt und der Datensatz würde markiert. Anderenfalls wird

False angezeigt – der Datensatz würde nicht markiert.

191

17. Klicken Sie auf OK. Die fertige Bedingung wird in das Feld Bedingung übernommen.

191

Mit Markierungen arbeiten 192

18. Möchten Sie die Bedingung für spätere Verwendung sichern, klicken Sie auf den Button Speichern und verfahren Sie wie im Abschnitt »Bedingungen für den Markierungs-Assistenten zusammenstellen« beschrieben.

19. Klicken Sie auf OK. orgAnice durchsucht nun alle Datensätze, die Ihrem Ausdruck entsprechen.

Nach Abschluss des Markiervorganges wird die Dialogbox Markierte Datensätze angezeigt. Hier erhalten Sie

Informationen darüber, wie viele Datensätze geprüft wurden. Datensätze, auf die die Bedingung zutraf, sind nun markiert. Zusätzlich wird die Anzahl der nicht markierten Datensätze angezeigt.

Markieren über zwei Tabellen

Die Auswahl bestimmter Datensätze ist in orgAnice nicht auf eine einzelne Tabelle begrenzt. Am folgenden

Beispiel soll demonstriert werden, wie eine Selektion über zwei Tabellen durchgeführt werden kann. Es sollen

192

Mit Markierungen arbeiten alle Datensätze der Mastertabelle markiert werden, zu denen es mindestens einen Datensatz in der

Detailtabelle gibt, der den Bedingungen entspricht.

Beispiel: Es sollen alle Datensätze in der Tabelle Adressen markiert werden, zu denen es (mindestens) einen

Ansprechpartner gibt, der in der Abteilungsleitung arbeitet.

Der Ansatz, in der Tabelle Adressen die Bedingung Ansprechpartner->Abteilung = "Abteilungsleitung" oder

Ansprechpartner->Funktion = "Abteilungsleitung" zu verwenden, reicht dabei nicht aus.

Es wird in diesem Falle zu jedem übergeordneten Datensatz jeweils nur der erste Datensatz geprüft – zu jeder

Adresse also jeweils nur der erste Ansprechpartner, der ja nicht unbedingt als Wert Abteilungsleitung aufweisen muss. Damit werden nicht alle gewünschten Adressen markiert. Andersherum würde eine solche

Prüfung in der Ansprechpartner-Tabelle nur dafür sorgen, dass die Ansprechpartner markiert werden, nicht aber die Adressen.

Auch hierfür bietet der Markierungs-Assistent eine Lösung.

1. Aktivieren Sie die Tabelle Adressen.

2. Rufen Sie den Markierungs-Assistenten auf, indem Sie

 im Tabellenlayout die Registerkarte Ausgabe wählen und dort den Button Markierungsassistent anklicken oder

 den Menüpunkt Markierungen | Assistent… wählen oder die Funktionstaste drücken.

193

3. Geben Sie im Eingabefeld den Ausdruck

Ansprechpartner->Abteilung = "Abteilungsleitung" Or

Ansprechpartner->Funktion = "Abteilungsleitung" ein. Sie können beide Ausdrücke über den Operator Or verbinden, um beide gleichzeitig zu prüfen und

Datensätze zu finden, die entweder als Abteilung oder Funktion Abteilungsleitung enthalten.

193

Mit Markierungen arbeiten 194

Nutzen Sie für die Erfassung des Ausdrucks den Ausdrucks-Editor, um Tippfehler zu vermeiden.

4. Klicken Sie nun auf den Button Erweitern >> am Fuß der Dialogbox.

194

Mit Markierungen arbeiten 195

Wählen Sie in der Lookup-Liste Zu prüfende Tabelle die Tabelle Ansprechpartner aus, damit die Bedingung dort geprüft wird, während die Markierungen in der Tabelle Adressen auf den Datensätzen gesetzt werden, auf die die Bedingung in der Detailtabelle zutrifft.

Klicken Sie auf OK, um den Markierungslauf zu starten.

5. Nach dem Markierungslauf markieren Sie in der Dialogbox Markierte Datensätze die Option Nur markierte Datensätze.

Dabei bezieht sich die Angabe 41 Datensätze geprüft auf die geprüfte Tabelle (es wurden 41 Ansprechpartner geprüft) und die Angabe 1 Datensatz ist jetzt markiert, 35 Datensätze sind nicht markiert auf die markierte

Tabelle (Tabellen Adressen).

195

Mit Markierungen arbeiten

Bestätigen Sie mit OK oder speichern Sie die Markierungen. Nach der Bestätigung mit OK werden nur die

Adressen sichtbar sein, die mindestens einen Ansprechpartner aus der Abteilungsleitung haben.

196

Adresslisten mit dem Report-Assistenten generieren

Im Zusammenhang mit Markierungen zeigt der Report-Assistent seine wahren Stärken. So können Sie

Adressen und Ansprechpartner markieren und dann nach diesen Markierungen Reports erstellen, die Sie mit orgAnice Print ausgeben können.

Im Folgenden wird die Erstellung einer Liste von Adressen und Ansprechpartnern beschrieben.

1. Aktivieren Sie die Tabelle Adressen, wählen Sie die Registerkarte Ausgabe und klicken Sie dort den

Button Report-Assistent an.

197

Adresslisten mit dem Report-Assistenten generieren

Die Liste der mitgelieferten Drucklayouts umfasst Layouts für Reports und Etiketten.

Wählen Sie das Layout Adressen und Ansprechpartner aus, indem Sie es mit der Maus markieren.

2. Klicken Sie nun auf Markieren.... Der Markierungs-Assistent wird aufgerufen. Wählen Sie eine

Bedingung aus oder erstellen Sie eine Bedingung und markieren Sie die gewünschten Adressen.

3. Nachdem die Adressen markiert wurden, können Sie den Anzeigestatus festlegen, wobei Sie entweder alle oder nur die markierten Datensätze anzeigen lassen sollten, um für die markierten Datensätze einen

Report zu erstellen.

Klicken Sie dann auf OK. Der Report-Assistent erscheint wieder.

4. Aktivieren Sie nun die Option Report mit markierten Datensätzen drucken. Damit werden die markierten Datensätze für den Report verwendet.

Ausgabeformat der Reports wählen

Der Report-Assistent übergibt die Daten wahlweise an orgAnice Print, Microsoft Excel oder Microsoft Word.

Welches Format sich für Sie am besten eignet, hängt vom Einsatzzweck ab. Für gedruckte Reports mit flexiblem

Layout ist orgAnice Print das zweckmäßigste Werkzeug. Ein Export von Daten in eine andere Anwendung lässt sich mit Microsoft Excel am zweckmäßigsten erreichen. Eine Adressliste für Internetseiten kann bequem mit

Microsoft Excel generiert werden.

198

Wählen Sie die gewünschte Anwendung zum Öffnen des Reports aus, indem Sie die entsprechende Option anklicken.

198

Adresslisten mit dem Report-Assistenten generieren

Für Microsoft Excel steht die Option HTML-Format zur Verfügung. Die damit generierten Listen eignen sich zum

Einsatz auf Internet-Seiten. Falls gewünscht, aktivieren Sie dieses Kontrollfeld.

orgAnice Print

Haben Sie die Option zum Öffnen in orgAnice Print gewählt, ruft der Report-Assistent nun orgAnice Print auf und der erstellte Report wird in der Druckvorschau angezeigt.

199

Klicken Sie auf Drucken oder betätigen Sie die Tastenkombination +, um die Adressliste auszudrucken.

Weitere Informationen zur Benutzung des Report-Assistenten entnehmen Sie bitte dem Kapitel »Reports und

Etiketten drucken mit orgAnice Print«.

Schließen Sie nach erfolgreichem Druck orgAnice Print über den Menübefehl Datei | Beenden oder die

Tastenkombination + , um zu orgAnice Data zurück zu kehren.

Microsoft Excel und Word

Zwar eignet sich der Report-Assistent zum schnellen Export von Daten aus orgAnice nach Excel, allerdings ist es für die Weiterverarbeitung wichtig zu beachten, dass der Report über orgAnice Print generiert wird. Reports, die Daten verschiedener Tabellen zusammenfassen, werden in Excel möglicherweise nicht sinnvoll dargestellt.

Eine Liste von Adressen aber ist wiederum zur Weiterverarbeitung in Excel geeignet. Achten Sie darauf, dass

Reports keine Felder mit variabler Länge (Memofelder) enthalten, da diese Zeilenumbrüche enthalten können, die dann zu unsinnigen Tabellenstrukturen in Microsoft Excel führen.

199

Adresslisten mit dem Report-Assistenten generieren 200

Wählen Sie die gewünschte Option und klicken Sie auf OK.

Der Report wird nun generiert und die Daten an die externe Anwendung übergeben. Je nach Menge der Daten und in Abhängigkeit davon, ob Microsoft Excel schon gestartet ist, kann dieser Vorgang einige Zeit in Anspruch nehmen.

Ein neues Dokument wird in der Microsoft Office-Anwendung erstellt und geöffnet. Das Dokument wird im

Standard-Ordner für temporäre Dateien auf Ihrem System gespeichert. Falls Sie das Dokument später weiter verwenden wollen, wählen Sie in der Microsoft Office-Anwendung den Menüpunkt Datei | Speichern unter… und geben Sie dort den neuen Speicherort und das gewünschte Dateiformat an.

Eine Webseite im HTML-Format können Sie speichern, indem Sie in der Microsoft Office-Anwendung den

Menüpunkt Datei | Als Webseite speichern… wählen.

Auswertungen erstellen

Die orgAnice 2012 R2-Datenbank liefert neben dem Report-Assistenten ein weiteres hilfreiches Werkzeug zum

Erstellen von Auswertungen, die mathematische Berechnungen beinhalten können, etwa gesammelte

Umsätze oder die Anzahl von Aktivitäten zu einem bestimmten Projekt. Der Auswertungs-Assistent stellt

Auswertungsbedingungen zusammen, wertet diese aus und visualisiert diese über Microsoft Excel. Mit dem

Auswertungs-Assistenten können Sie auch eigene Auswertungsbedingungen zusammenstellen und speichern.

Den Auswertungs-Assistenten nutzen

1. Starten Sie den Auswertungs-Assistenten über

 den Menüpunkt Datei | Auswertungen erstellen… oder die Tastenkombination + .

200

Adresslisten mit dem Report-Assistenten generieren

Der Auswertungs-Assistent wird mit einem erläuternden Willkommens-Bildschirm gestartet.

201

Um beim nächsten Aufruf diesen Schritt zu überspringen, aktivieren Sie das Kontrollkästchen.

Klicken Sie auf Weiter.

3. Zunächst soll eine bereits vordefinierte, gespeicherte Auswertung geladen werden.

201

Adresslisten mit dem Report-Assistenten generieren

Aktivieren Sie, falls noch nicht geschehen, die Optionsschaltfläche Gespeicherte Auswertung laden und markieren Sie die gewünschte Auswertung.

Über die Registerkarten können Sie die Tabelle, auf die sich die Auswertung bezieht, auswählen. Die

Registerkarte Adressen ist bereits ausgewählt.

Im Beispiel nutzen Sie die vordefinierte Auswertung Adressen pro PLZ-Bereich, die eine Berechnung aller

Adressen nach Postleitzahlbereichen vornimmt. Sie lässt sich nutzen, um die geografische Verteilung von

Kunden zu analysieren oder Mailingaktionen zu planen.

Klicken Sie dann auf Weiter.

4. Der Auswertungs-Assistent erlaubt es, Auswertungen in Microsoft Excel oder einer Textdatei auszugeben. Excel bietet dabei die Möglichkeit, die Auswertung als Diagramm zu visualisieren.

202

Aktivieren Sie zur Ausgabe der Auswertung in Microsoft Excel die obere Optionsschaltfläche.

Möchten Sie die Auswertung automatisch in der Datenbank ablegen, aktivieren Sie das Kontrollkästchen In der

Datenbank ablegen. Die Excel-Tabelle wird dann in einem neuen Datensatz in der Tabelle Ordner in der orgAnice 2012 R2-Datenbank gespeichert. Wählen Sie einen Ordner aus, in dem der Datensatz gespeichert werden soll und geben Sie einen Betreff an.

Um die Auswertung als Textdatei zu speichern, wählen Sie die untere Optionsschaltfläche und geben Sie einen

Dateinamen an. Sie können auch einen Ordner auf Ihrer Festplatte auswählen, indem Sie auf den Button rechts klicken.

5. Vor dem Erstellen der Auswertung können Sie das zu erwartende Ergebnis in einer Vorschau betrachten. Klicken Sie dazu auf den Button Vorschau.

202

Adresslisten mit dem Report-Assistenten generieren 203

Die Vorschau zeigt Ihnen eine Gesamtübersicht der Auswertung sowie die Teilergebnisse nach den

Bedingungen der Auswertung.

Klicken Sie auf Schließen, um die Vorschau zu beenden.

Um die Auswertung nun zu erstellen, klicken Sie im Auswertungs-Assistenten auf Fertig stellen.

6. Microsoft Excel wird nun gestartet und die Daten in einer neuen Tabelle ausgegeben sowie ein

Diagramm mit der Visualisierung der Daten erzeugt.

Von dort können Sie die Daten oder das Diagramm exportieren und in anderen Programmen, etwa Microsoft

PowerPoint weiter verwenden.

203

Adresslisten mit dem Report-Assistenten generieren 204

Bedingungen bearbeiten und speichern

Selbstverständlich können Sie auch eigene Auswertungen erstellen und vorhandene Auswertungen bearbeiten und diese zur späteren Verwendung speichern.

Als Beispiel soll eine Auswertung erstellt werden, welche die Verteilung aller Datensätze in Deutschland nach dem Ort gruppiert wieder gibt.

1. Starten Sie den Auswertungs-Assistenten über

 den Menüpunkt Datei | Auswertungen erstellen… oder

 die Tastenkombination + .

Falls nötig, überspringen Sie den Willkommens-Dialog, indem Sie auf Weiter klicken.

2. Aktivieren Sie die Optionsschaltfläche Neue Auswertung erstellen.

204

Adresslisten mit dem Report-Assistenten generieren 205

Klicken Sie nun auf Weiter.

3. Zunächst wird nun der Summierungsausdruck angegeben.

In der oberen Lookup-Liste werden alle Tabellen der Datenbank aufgelistet. Wählen Sie dort die Tabelle aus, deren Daten Sie auswerten möchten.

Die Summierung erfolgt über einen orgBasic-Ausdruck, der einen numerischen Wert zurück liefert. Dies könnte ein Ausdruck sein, der den Inhalt eines Feldes vom Typ Long oder Double, also Zahlenwerten, zurück liefert. Für

205

Adresslisten mit dem Report-Assistenten generieren unser Beispiel existiert in der Tabelle Adressen ein solches Feld nicht, weshalb Sie durch Angabe der Ziffer 1 einen gültigen Ausdruck eintragen.

Die Genauigkeit der Ergebnisberechnung kann mit Währungsgenauigkeit auf 4 Nachkommastellen oder mit

Höchster Genauigkeit, d.h. der höchsten Genauigkeit, welche die berechneten Werte erlauben, erfolgen. Da im

Beispiel lediglich ganze Zahlen zurück geliefert werden, ist es irrelevant, welche Wahl Sie treffen. Im

Zweifelsfall sollten Sie Höchste Genauigkeit auswählen.

Klicken Sie schließlich auf Weiter.

4. Die Datensatzauswahl kann im Vorfeld eingeschränkt werden. So können entweder alle Datensätze der Tabelle ausgewertet oder die aktuellen Markierungen beachtet werden.

206

Für das Beispiel sollen Alle Datensätze der Tabelle in die Auswertung einbezogen werden. Haben Sie bereits

Datensätze markiert, können entweder diese oder auch alle nicht markierten Datensätze ausgewertet werden.

Da im Beispiel lediglich die Adressen aus Deutschland einbezogen werden sollen, tragen Sie in der editierbaren

Lookup-Liste den orgBasic-Ausdruck

Adressen-Land = “D“ ein.

Der Ausdruckseditor unterstützt Sie bei der Zusammenstellung des Ausdruckes.

Die bereits mit dem Markierungs-Assistenten zusammengestellten Ausdrücke können über den rechten Button abgerufen oder mit dem Markierungs-Assistenten auch neu zusammengestellt werden.

Klicken Sie danach auf Weiter.

5. Im nächsten Schritt wird angegeben, wonach die Auswertung gruppiert werden soll, um nicht alle

Datensätze einzeln, sondern nach einem bestimmten Kriterium in Gruppen gesammelt anzuzeigen.

206

Adresslisten mit dem Report-Assistenten generieren 207

Für das Beispiel ist das Kriterium der Ort. Um unterschiedliche Schreibweisen zu ignorieren, soll zusätzlich der

Ort jeweils in Großbuchstaben ausgewertet werden. Der hierfür gültige orgBasic-Ausdruck lautet

UCase(Adressen->Ort)

Auch hier steht der Ausdruckseditor zur komfortablen Erstellung eines gültigen Ausdruckes zur Verfügung.

Klicken Sie nun auf Weiter.

6. Schließlich wird die Sortierreihenfolge definiert.

207

Adresslisten mit dem Report-Assistenten generieren 208

Nach welchem Kriterium Sie die Ergebnisse sortieren, ist abhängig vom Einsatzzweck der Auswertung. Um für das Beispiel eine Übersicht der geografischen Verteilung zu erlangen, ist eine Sortierung nach Anzahl der

Elemente sinnvoll, so dass die Stadt mit den meisten Adressen in der Liste oben steht.

Um auch die Varianz und Standardabweichung zu berechnen, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Varianz und

Standardabweichung berechnen.

Klicken Sie auf Weiter.

7. Bevor die Auswertung ausgegeben wird, erhalten Sie eine Übersicht mit den Einstellungen der

Auswertung.

208

Adresslisten mit dem Report-Assistenten generieren 209

Möchten Sie die Einstellungen nochmals verändern, können Sie über den Button Zurück zu den vorherigen

Schritten zurückkehren.

Um das Ergebnis schon vorab zu betrachten, klicken Sie auf Vorschau.

Speichern Sie die Einstellungen für spätere Verwendung über den Button Speichern.

Die Auswertungseinstellungen werden in der Datenbank gespeichert.

Geben Sie einen prägnanten Namen für den Summierungsausdruck an und klicken Sie auf Speichern.

Sind Sie zufrieden mit den Einstellungen, klicken Sie auf Weiter.

8. Wie bereits im vorherigen Abschnitt erläutert, können die Ergebnisse als Microsoft Excel-Tabelle oder als Textdatei angegeben werden.

209

Adresslisten mit dem Report-Assistenten generieren 210

Wählen Sie das gewünschte Ausgabeformat und klicken Sie auf Fertig stellen.

9. Wird die Auswertung in Microsoft Excel ausgegeben, erhalten Sie eine tabellarische Darstellung und ein Diagramm der Ergebnisse.

In Microsoft Excel können Sie die Daten weiter verarbeiten, sortieren oder andere Diagrammtypen zur

Visualisierung der Auswertung nutzen. Im Beispiel wird ein Tortendiagramm zur Übersicht der räumlichen

Verteilung der Adressen eingesetzt.

210

Vorgänge anlegen und verwalten

Nachdem Sie Adressen und Ansprechpartner angelegt haben, werden Sie mit diesen über Telefon, Briefpost,

Fax oder E-Mail kommunizieren und Termine verwalten wollen. All diese Aktivitäten werden in der orgAnice

2012 R2-Datenbank den Adressen zugeordnet. Um aber nicht sämtliche Korrespondenz, Termine und

Telefonnotizen zu einem Kontakt in einer umfänglichen Tabelle abzulegen, die lediglich über den Betreff erlaubt, zielgerichtet Aktivitäten wiederzufinden, wird in der orgAnice 2012 R2-Datenbank eine Tabelle

Vorgänge genutzt. Sie dient der thematischen Gruppierung von untergeordneten Aktivitäten.

Die Vorbereitung einer Messe etwa, kann mit sehr viel Korrespondenz verbunden sein, die zielgerichtet gefunden werden soll. Alles, was mit einer Messe in Verbindung steht, kann so dem Vorgang bspw. Messe 2012 zugeordnet werden. Ist jedoch die Messe abgeschlossen, kann auch der Vorgang abgeschlossen werden.

Abgeschlossene Vorgänge erscheinen in der Sortierreihenfolge nach dem offenen Vorgängen, was für zusätzliche Überschaubarkeit sorgt.

Vorgänge anlegen

Vorgänge werden im Tabellenlayout Vorgänge im Arbeitsbereich Vorgänge und Aktivitäten verwaltet.

1. Wechseln Sie in den Arbeitsbereich Vorgänge und Aktivitäten, indem Sie

 links auf den entsprechenden Arbeitsbereich klicken oder

 den Menübefehl Ansicht | Arbeitsbereich | Kontakte | Vorgänge und Aktivitäten wählen.

2. Aktivieren Sie die Tabelle Adressen, indem Sie auf dessen Titelzeile klicken oder über den Menübefehl

Ansicht | Tabelle | Adressen.

211

Das Tabellenlayout, in dem die Tabelle Adressen dargestellt ist, unterscheidet sich vom Tabellenlayout im

Arbeitsbereich Adressen und Ansprechpartner. Der Übersichtlichkeit halber werden hier lediglich die

211

Vorgänge anlegen und verwalten wichtigsten Daten angezeigt. Beim Versuch, eine neue Adresse anzulegen, wird automatisch der Arbeitsbereich

Adressen und Ansprechpartner eingeblendet.

3. Suchen Sie nun im Tabellenlayout die Adresse, zu der Sie einen neuen Vorgang anlegen möchten.

Verwenden Sie dazu die Suche nach Schlüssel, die Volltextsuche oder positionieren Sie über die

Listendarstellung auf den gewünschten Datensatz.

4. Aktivieren Sie nun das Tabellenlayout Vorgänge

 per Mausklick in die Titelzeile des Tabellenlayouts oder



über den Menübefehl Ansicht | Tabelle | Vorgänge oder



über die Tastenkombination + .

212

Ist in der Tabelle Vorgänge noch kein Datensatz zur übergeordneten Adresse vorhanden, wird dies durch den

Hinweis Tabellenende gekennzeichnet.

5. Legen Sie nun einen neuen Datensatz an, indem Sie:

 die Tastenkombination + betätigen oder

 auf diesen Button klicken oder

 den Menübefehl Bearbeiten | Datensatz: Neu wählen.

Der folgende Dialog hilft Ihnen, einen Vorgang anzulegen:

212

Vorgänge anlegen und verwalten 213

Um einen Standard-Vorgang zu erstellen, tragen Sie im Feld Betreff einen prägnanten Betreff für den Vorgang ein oder wählen Sie einen aus der Liste.

Alternativ können Sie einen voreingestellten Workflow verwenden, um einen neuen Vorgang zu erstellen oder diesen einem aktuellen Workflow hinzuzufügen.

Sie können den Vorgang sich selbst – d.h. dem voreingestellten Verantwortlichen – zuordnen, oder einen anderen Verantwortlichen aus der Liste auswählen.

Alle Vorgänge zur Messe 2012 in Düsseldorf etwa könnten durch »Messe Düsseldorf 2012« beschrieben werden.

Je konkreter Sie Vorgänge eingrenzen, umso leichter wird es sein, Aktivitäten zu diesem Vorgang wieder zu finden.

213

Vorgänge anlegen und verwalten 214

7. Der Start des Vorgangs wird automatisch mit dem aktuellen Datum vorbelegt. Sie können jedoch auch ein beliebiges Datum in der Vergangenheit oder Zukunft eintragen, ab dem der Vorgang gültig ist.

Sie können das gewünschte Datum für den Start des Vorgangs manuell eingeben, indem Sie mit der Maus auf die Tages-, Monats oder Jahreszahl des Datums klicken und den Wert über die Tastatur eingeben. Geben Sie z.

B. im Feld als Tag »01« ein, drücken Sie dann die Cursortaste , um zum Monat zu gelangen, geben Sie auch dort erneut »01« ein, drücken Sie die Cursortaste , um zum Jahr zu gelangen und geben Sie hier »2001« ein.

Über die Cursortasten und können Sie im Datum jeweils vor und zurück zählen.

Alternativ können Sie über den Dropdown-Button den Kalender aufrufen.

Das aktuelle Datum wird durch ein rotes Viereck markiert und zusätzlich am Fuß des Kalenders dargestellt.

Über die Cursortasten , , und bewegen Sie die Tagesmarkierung im Kalender. Mit Hilfe der

Pfeilbuttons am oberen Rand des Kalenders können Sie einen Monat vor oder zurück springen. Alternativ verwenden Sie dazu die Tasten

Tastenkombinationen + gelangen Sie über die Taste

und

und +

. Um ein Jahr vor oder zurück zu springen, nutzen Sie die

. Zum ersten Tag des aktuell angezeigten Monats

, zum letzten über die Taste .

Durch einen Mausklick auf den gewünschten Tag wählen Sie das Datum aus, das dann in das Feld

übernommen wird.

Deaktivieren Sie das Kontrollkästchen im Startfeld, um keinen Starttermin zu setzen.

8. Über das Kontrollkästchen abgeschlossen können Sie festhalten, ob der Vorgang noch offen oder bereits abgeschlossen ist. Die Angabe hat eine rein informative Bedeutung, auch zu bereits abgeschlossenen

Vorgängen können Aktivitäten hinzugefügt werden. Abgeschlossene Vorgänge sind in der Listenansicht mit einem grünen Häkchen versehen.

214

Vorgänge anlegen und verwalten

9. Die Lookup-Liste verantw. legt einen Verantwortlichen für den Vorgang fest. Hier können wiederum alle in der Datenbank eingetragenen Benutzer ausgewählt werden.

10. Im Notizfeld können Sie zusätzliche Hinweise zu dem Vorgang eintragen, die den Vorgang näher beschreiben.

11. Haben Sie alle Felder ausgefüllt, speichern Sie den Vorgang über:

 die Tastenkombination + oder

 diesen Button oder

 den Menübefehl Bearbeiten | Datensatz: Speichern.

Und wenn Sie nach dem speichern noch einen oder mehrere Datensätze anlegen möchten, können Sie:

 mit dem Menübefehl Bearbeiten | Datensatz: Speichern und neu oder

 mit einem Mausklick auf diesen Button

 mit der Tastenkombination +

oder

+ oder

 betätigen Sie die rechte Maustaste und verwenden Sie den Menübefehl Speichern und neu aus dem

Kontextmenü.

Der Datensatz wird gespeichert und erscheint in der Listendarstellung der Tabelle.

Vorgänge finden und sortieren

Da Ihnen orgAnice Data die zu jeder Adresse gehörenden Vorgänge automatisch anzeigt, haben Sie die dazu gehörigen Vorgänge schon gefunden, wenn Sie auf den entsprechenden Adresseintrag positionieren.

Darüber hinaus stehen Ihnen in der Tabelle Vorgänge die gleichen Navigations- und Suchverfahren zur

Verfügung wie im Abschnitt »Adressen finden und sortieren« auf Seite 45 beschrieben. Dies sind das Blättern in der Tabelle Vorgänge, die Suche nach Schlüssel und die Volltextsuche. In diesen Fällen können Sie alle

Vorgänge durchsuchen, nicht nur die der aktuellen Adresse.

Da die Tabelle Vorgänge der Tabelle Adressen untergeordnet ist, gelten für das Suchen in dieser Tabelle dieselben Besonderheiten wie für Ansprechpartner.

Die wichtigsten Arbeitsschritte und Besonderheiten werden im Folgenden zusammengefasst.

Blättern in der Tabelle Vorgänge

In der Regel sehen Sie in der Tabelle Vorgänge nur die Vorgänge, die zur gerade angezeigten Adresse gehören.

Dieses Verhalten wird Fixierung genannt. Die Datensätze werden dabei nach dem Sortierschlüssel Betreff

(AdressID) sortiert, d.h. zuerst nach der übergeordneten Adresse und dann nach dem Betreff des Vorgangs.

Sie können in der Tabelle Vorgänge blättern, aber es werden nur die Vorgänge zur aktuellen Adresse angezeigt.

1. Wenn Sie in der gesamten Tabelle Vorgänge blättern möchten, müssen Sie zunächst die Fixierung der

Vorgänge auf den aktuellen Datensatz aufheben. Sie können die Fixierung aufheben, indem Sie den

Sortierschlüssel wechseln. Betätigen Sie hierzu entweder

 den Menübefehl Ansicht | Sortierschlüssel und markieren Sie im Untermenü den gewünschten

Sortierschlüssel per Mausklick oder

 nutzen Sie die Lookup-Liste Sortierschlüssel in der Symbolleiste, die Sie per Mausklick auf den Lookup-

Button aufrufen.

215

Vorgänge anlegen und verwalten

Der jeweils aktuelle Sortierschlüssel wird in der Lookup-Liste farbig hervorgehoben und zusätzlich in der

Statuszeile durch den Kommentar sortiert nach ausgewiesen.

2. Blättern Sie nun in der Tabelle. Nutzen Sie dazu die Cursortasten und für jeden jeweils nächsten oder vorangehenden Datensatz, die Tasten oder , um schneller zu blättern oder die Buttons in der

Symbolleiste.

216

Platzieren Sie den Mauszeiger über den entsprechenden Button, wird nach kurzer Zeit die Erläuterung der

Funktion des Buttons eingeblendet.

Wenn Sie das Tabellenlayout Adressen aktivieren, wird der Sortierschlüssel in der Tabelle Vorgänge automatisch auf den Schlüssel Betreff (AdressID) zurück gestellt und die Fixierung eingeschaltet, wodurch wieder nur die zur aktuellen Adresse gehörigen Datensätze angezeigt werden.

Die Suche in der Tabelle Vorgänge

Auch die Suche nach Schlüssel hebt die Fixierung der Tabelle Vorgänge auf den aktuellen Datensatz in der

Adresstabelle auf, wenn der Suchbegriff gefunden wurde. Das heißt, Sie können auch nach den Vorgängen suchen, die nicht zur aktuellen Adresse gehören. Es wird immer die zum gefundenen Vorgang gehörige Adresse angezeigt.

Die Reihenfolge der Sortierschlüssel der Tabelle Vorgänge können Sie sich in der Lookup-Liste Sortierschlüssel in der Symbolleiste anzeigen lassen.

Die Sortierschlüssel werden darüber hinaus im Menü Ansicht | Sortierschlüssel der Reihenfolge nach aufgelistet.

Die Suche nach Schlüssel wird im Folgenden Schritt für Schritt beispielhaft am in der orgAnice 2012 R2-

Datenbank mitgelieferten Vorgang orgAnice 2012 R2 beschrieben.

1. Aktivieren Sie zunächst das Tabellenlayout Vorgänge.

2. Rufen Sie die Dialogbox Suchen nach Schlüssel auf

 mit dem Menübefehl Navigieren | Suchen nach Schlüssel... oder

216

 mit einem Mausklick auf diesen Button

 mit der Tastenkombination + .

oder

Vorgänge anlegen und verwalten 217

Geben Sie beispielsweise im Feld Suchbegriff entweder den vollständigen Betreff des Vorgangs ein oder beschränken Sie sich auf die Anfangsbuchstaben, mit denen der Betreff eindeutig von anderen unterschieden werden kann. orgAnice Data unterscheidet beim Suchvorgang nicht zwischen Groß- und Kleinschreibung, daher ist es unerheblich, in welcher Schreibweise Sie den Betreff eingeben. Geben Sie für diesen Beispielfall als

Suchbegriff die Anfangsbuchstaben »org« ein.

3. Klicken Sie mit der Maus auf den Button oder betätigen Sie die Return-Taste auf allen Sortierschlüsseln der Tabelle nach dem eingegebenen Suchbegriff durchsucht.

. Es wird nun

Sobald ein Datensatz, in dessen Sortierschlüssel der Suchbegriff enthalten ist, gefunden wurde, wird dieser als aktueller Datensatz in der Formulardarstellung angezeigt – hier also orgAnice 2012 R2. Dieser Datensatz erscheint in der Listendarstellung farbig hervorgehoben. Der Sortierschlüssel, auf dem der Datensatz gefunden wurde, wird unterhalb des Feldes Suchbegriff angezeigt.

Haben Sie den gewünschten Eintrag gefunden, klicken Sie auf den Button Schließen.

Felder, für die kein Sortierschlüssel existiert, können über die Suche nach Schlüssel nicht gefunden werden.

Nutzen Sie für eine sortierschlüsselübergreifende Recherche die Volltextsuche. Eine noch komfortablere

Suchmethode ist die Auswahl nach Kriterien über Markierungen, die im Abschnitt »Mit Markierungen arbeiten« erläutert wird.

Vorgänge verschieben

Für Ansprechpartner haben Sie bereits die Funktion Datensatz verschieben kennen gelernt. Auch Vorgänge können darüber anderen Adressen zugeordnet werden, etwa wenn ein Vorgang zu einer anderen

Niederlassung eines Unternehmens verschoben werden soll.

Dabei werden Datensätze in Detailtabellen (z.B. Aktivitäten) mit dem Vorgang verschoben.

1. Zum Verschieben positionieren Sie auf den zu verschiebenden Datensatz und klicken Sie dann auf diesen Makrobutton am Fuß der Formulardarstellung.

217

Die Dialogbox Vorgang verschieben erscheint.

Vorgänge anlegen und verwalten 218

Hier können Sie entscheiden, ob Sie den Datensatz innerhalb der aktiven Tabelle Vorgänge oder in eine Tabelle verschieben möchten.

Über die Option Nur Vorgang <Betreff> verschieben, wird nur der aktuell ausgewählte Datensatz verschoben.

Dessen Betreff wird hier angezeigt.

Sollen alle untergeordneten Datensätze verschoben werden, aktivieren Sie die Option Alle Vorgänge von

<Kontaktname> verschieben. Damit werden alle Datensätze verschoben, die derzeit angezeigt werden.

Möchten Sie den Datensatz nicht verschieben sondern kopieren, setzen Sie bitte ein Häkchen vor diese Option.

Wie Sie einzelne Datensätze markieren und den Anzeigestatus verändern, um eine gezielte Auswahl von

Vorgängen in einem Arbeitsgang zu verschieben, entnehmen Sie bitte dem Abschnitt »Mit Markierungen arbeiten«.

218

Vorgänge anlegen und verwalten

2. Noch während die Dialogbox geöffnet ist, aktivieren Sie nun das Tabellenlayout Adressen und suchen

Sie die gewünschte Adresse, zu der Sie den Vorgang oder die ausgewählten Vorgänge verschieben möchten.

Die Adresse, auf die Sie im Tabellenlayout Adressen positionieren, wenn Sie im nächsten Schritt OK klicken, ist der neue Datensatz, dem der Vorgang zugeordnet wird.

OK.

Haben Sie die gewünschte Adresse ausgewählt, klicken Sie in der Dialogbox Vorgang verschieben auf

Der Vorgang und alle verknüpften Datensätze in Detailtabellen werden der ausgewählten Adresse zugeordnet.

219

Aktivitäten bearbeiten und ausführen

Unter dem Begriff Aktivitäten wird in orgAnice alles zusammengefasst, was mit der gesamten Kommunikation mit dem Kunden im Zusammenhang steht. Unter Aktivitäten werden unterschiedlichste Datensätze: ein- und ausgehende Briefe, Faxe, E-Mails, Telefonate und Termine gespeichert.

Eine Aktivität gehört immer zu einem Vorgang.

Wenn Sie einen Brief, ein Fax oder eine E-Mail schreiben, fügt orgAnice automatisch Ihre Absenderangaben in die Kopfzeile ein. Voreingestellt sind die Angaben zu einem Beispielabsender, der Sinoplan Systemhaus GmbH.

Bitte lesen Sie im Abschnitt »Die Datenbank erstmalig öffnen und personalisieren«, wie Sie die

Absenderangaben ändern.

Beachten Sie, dass die Automatisierung der Dokumentenerstellung von Briefen und E-Mails Microsoft Office

2000 oder höher voraus setzt.

Termine und interne Aktivitäten überwachen

In der Tabelle Aktivitäten können Sie Aufgaben, Fristen, Verabredungen oder Besprechungen für sich selbst oder für andere Benutzer der Datenbank festhalten. Die Tabelle funktioniert wie eine Wiedervorlage – mit dem

Vorteil, dass sich die orgAnice-Wiedervorlage automatisch bei Ihnen meldet – so können Sie keinen Termin

übersehen. Über nicht erledigte Aufgaben werden Sie mit der Alarmfunktion aufmerksam gemacht. orgAnice erinnert Sie zu einem frei definierbaren Zeitpunkt vor und bei Beginn des angegebenen Termins daran. Falls die Datenbank nicht geöffnet ist, wenn der Termin ansteht, werden Sie beim nächsten

Programmstart an alle überfälligen Termine erinnert – bis Sie den Datensatz als erledigt markieren.

Termine aufnehmen

Aktivitäten werden im Tabellenlayout Aktivitäten im Arbeitsbereich Vorgänge und Aktivitäten verwaltet.

1. Wechseln Sie in den Arbeitsbereich Vorgänge und Aktivitäten, indem Sie:

 links auf den entsprechenden Arbeitsbereich klicken oder

 den Menübefehl Ansicht | Arbeitsbereich | Kontakte | Vorgänge und Aktivitäten wählen.

2. Aktivieren Sie die Tabelle Vorgänge und suchen Sie hier den Vorgang, zu dem Sie eine neue Aktivität anlegen möchten.

Verwenden Sie dazu die Suche nach Schlüssel, die Volltextsuche oder positionieren Sie über die

Listendarstellung auf den gewünschten Datensatz.

3. Aktivieren Sie nun das Tabellenlayout Aktivitäten

 per Mausklick in die Titelzeile des Tabellenlayouts oder



über den Menübefehl Ansicht | Tabelle | Aktivitäten oder



über die Tastenkombination + .

4. Legen Sie nun einen neuen Datensatz an, indem Sie:

 die Tastenkombination + betätigen oder

 auf diesen Button klicken oder

 den Menübefehl Bearbeiten | Datensatz: Neu wählen.

220

Aktivitäten bearbeiten und ausführen

5. Die Felder in der Formulardarstellung werden aktiviert, und Sie können nun beginnen, die Felder auszufüllen.

221

6. Wählen Sie als Typ der Aktivität Termin aus der Liste aus.

7. Das Feld Eingang hat lediglich Bedeutung für eingehende Korrespondenz wie E-Mail oder Briefe und kann hier ignoriert werden.

8. Wenn eine Aktivität erledigt ist, kann sie über das Optionsfeld Erledigt aus der Liste Alarmereignisse entfernt werden. Neu angelegte Aktivitäten wie Termine werden standardmäßig als nicht erledigt gekennzeichnet.

9. Tragen Sie im Feld Betreff eine prägnante Bezeichnung für den Termin ein, insbesondere dann, wenn

Sie den Termin für eine andere Person anlegen. Weitere Informationen können Sie im Memofeld eintragen.

10. Das Datum des Termins wird automatisch mit dem aktuellen Datum vorbelegt. Sie können jedoch auch ein beliebiges Datum in der Vergangenheit oder Zukunft eintragen, ab dem der Vorgang gültig ist. Für Termine ist natürlich nur ein Termin, der in der Zukunft liegt, sinnvoll.

Um die Uhrzeit für den Termin einzugeben, klicken Sie mit der Maus auf die Stunden, Minuten und Sekunden-

Darstellung und geben Sie den Wert über die Tastatur ein. Geben Sie z. B. im ersten Feld als Stunde »14« ein, drücken Sie dann die Cursortaste , um zu den Minuten zu gelangen, geben Sie dort »30« ein, drücken Sie die

Cursortaste , um zu den Sekunden zu gelangen. Meist können Sie den Wert auf »00« belassen. Über die

Cursortasten und können Sie in der Zeitangabe jeweils vor und zurück zählen.

Deaktivieren Sie das Kontrollkästchen im Datumsfeld, um kein Datum zu setzen.

11. Im Feld Datum bis tragen Sie das zu erwartende Ende des Termins ein. Verfahren Sie dabei wie im vorherigen Schritt beschrieben.

12. Im Feld Dauer können Sie nicht eintragen und ändern. Das Feld berechnet automatisch die Dauer zwischen dem Anfangs und dem Enddatum.

13. Möchten Sie bereits einige Zeit vorher dem eigentlichen Termin erinnert werden, geben Sie einen

Voralarm an. Geben Sie dazu an, wie viele Stunden und Minuten vorher Sie erinnert werden möchten.

14. Sie können Alarmereignissen unterschiedliche Prioritäten zuweisen und damit deren Wichtigkeit gegeneinander abstufen. Auf dieser Basis können Sie dann eine hierarchische Liste der zu erledigenden

Aufgaben erstellen.

221

Aktivitäten bearbeiten und ausführen 222

Es sind vier Prioritätsebenen vordefiniert, wobei Priorität A – wichtig und dringend die höchste Stufe und D – keine Priorität die niedrigste bestimmt.

15. Um den Termin einem Benutzer der Datenbank zuzuweisen, wählen Sie unter verantw. den

Verantwortlichen.

16. Die restlichen Felder des Tabellenlayouts sind für Termine irrelevant. Dennoch können Sie diese bei

Bedarf belegen. Es ist beispielsweise denkbar, eine Agenda für einen Termin als Word-Dokument dem

Datensatz zu verknüpfen. Informationen dazu entnehmen Sie bitte dem Abschnitt »Dokumente mit der

Datenbank verknüpfen«.

17. Haben Sie alle Felder ausgefüllt, speichern Sie die Aktivität über

 die Tastenkombination + oder

 diesen Button oder

 den Menübefehl Bearbeiten | Datensatz: Speichern.

 betätigen Sie die rechte Maustaste und verwenden Sie den Menübefehl Speichern aus dem

Kontextmenü.

Und wenn Sie nach dem speichern noch einen oder mehrere Datensätze anlegen möchten, können Sie:

 mit dem Menübefehl Bearbeiten | Datensatz: Speichern und neu oder

 mit einem Mausklick auf diesen Button

 mit der Tastenkombination +

oder

+ oder

 betätigen Sie die rechte Maustaste und verwenden Sie den Menübefehl Speichern und neu aus dem

Kontextmenü.

Der Datensatz wird gespeichert und erscheint in der Listendarstellung der Tabelle.

<Grafik="aktivitaeten2.jpg", Rahmen="0" ,permanent sichtbar>

Zur Kenntnisnahme

Auf der Registerkarte Erweitert finden Sie die Schaltfläche Zur Kenntnisnahme. Sie gibt die Möglichkeit, jede

Aktivität aus der Aktivitätentabelle einer beliebigen Anzahl von Benutzern zur Kenntnisnahme über die

Alarmliste vorzulegen. Die Eintragung der Aktivität in die Alarmliste erfolgt mit dem Betreff und dem Vermerk

„Zur Kenntnisnahme".

222

Aktivitäten bearbeiten und ausführen 223

Betätigen Sie die Schaltfläche, um den Vorgang zu starten.

Über das Fenster Kenntnisnahmen hinzufügen werden alle Benutzer zur Auswahl angeboten. Durch das

Anklicken erfolgt die Auswahl.

Der „Zur Kenntnisnahme“ gesetzte Eintrag erscheint sofort in der Alarmliste. Er verbleibt dort, bis er zur

Kenntnis genommen und als erledigt angeklickt wurde.

Aktivitäten finden und sortieren

In der Tabelle Aktivitäten stehen die gleichen Navigations- und Suchverfahren zur Verfügung wie im Abschnitt

»Vorgänge finden und sortieren« beschrieben. Dies sind das Blättern in der Tabelle Aktivitäten, die Suche nach

Schlüssel und die Volltextsuche. In diesen Fällen können Sie alle Aktivitäten durchsuchen, nicht nur die der aktuellen Adresse.

Da die Tabelle Aktivitäten der Tabelle Vorgänge und diese wiederum der Tabelle Adressen untergeordnet ist, gelten für das Suchen in dieser Tabelle dieselben Besonderheiten wie für Vorgänge.

Was die Tabelle Aktivitäten von den Vorgängen unterscheidet, wird im Folgenden erläutert.

223

Aktivitäten bearbeiten und ausführen

Besonderheiten der Sortierschlüssel in der Tabelle Aktivitäten

Die Datensätze der Aktivitäten werden nach dem Sortierschlüssel Datum (VorgangID) sortiert, d.h. zuerst nach dem übergeordneten Vorgang und dann nach dem Datum der Aktivität. Damit sind Aktivitäten immer in der umgekehrt chronologischen Reihenfolge – mit den jüngsten Aktivitäten zuerst – sortiert.

224

Der jeweils aktuelle Sortierschlüssel wird in der Lookup-Liste farbig hervorgehoben und zusätzlich in der

Statuszeile durch den Kommentar sortiert nach ausgewiesen.

Den Markierungs-Assistenten zur Auswahl verwenden

Den Markierungs-Assistenten nutzen Sie wie in den vorangehenden Abschnitten für Adressen und Vorgänge beschrieben.

Aktivieren Sie die Tabelle Aktivitäten.

Stellen Sie den gewünschten Anzeigestatus ein – am zweckmäßigsten Alle Datensätze.

3. Rufen Sie den Markierungs-Assistenten über diesen Button im Tabellenlayout auf.

In der Liste Vordefinierte Ausdrücke des Assistenten werden Beispiele für Bedingungen aufgeführt. Wählen Sie eine Bedingung aus, indem Sie diese mit per Mausklick markieren.

224

Aktivitäten bearbeiten und ausführen

4. Für diesen Beispielfall wählen Sie per Mausklick die Bedingung Alle Aktivitäten aktuell. Monat. So werden alle Datensätze aus dem aktuellen Monat markiert.

5. Haben Sie in der Liste Vordefinierte Ausdrücke die gewünschte Bedingung ausgewählt, starten Sie den

Markierungsvorgang, indem Sie:

 auf den Button OK klicken oder die Tastenkombination + benutzen. orgAnice markiert nun alle Datensätze, die der ausgewählten Bedingung entsprechen. Bei sehr umfangreichen

Datenmengen kann dies einige Zeit in Anspruch nehmen. Anschließend wird die Dialogbox Markierte

Datensätze geöffnet.

225 orgAnice zeigt Ihnen die Anzahl der geprüften, markierten sowie nicht markierten Datensätze an. Sie können hier auf den gewünschten Anzeigestatus schalten. Aktivieren Sie die entsprechende Option und klicken Sie dann auf den Button OK oder drücken Sie die Returntaste .

Wie Sie eigene Bedingungen für den Markierungs-Assistenten definieren und bearbeiten, entnehmen Sie bitte dem Abschnitt »Mit Markierungen arbeiten«.

Aktivitäten verschieben

Aktivitäten können anderen Vorgängen zugeordnet werden.

1. Zum Verschieben positionieren Sie auf den zu verschiebenden Datensatz und klicken Sie dann auf diesen Makrobutton am Fuß der Formulardarstellung.

2. Noch während die Dialogbox geöffnet ist, aktivieren Sie nun das Tabellenlayout Vorgänge und suchen

Sie den gewünschten Vorgang, zu der Sie die ausgewählten Aktivitäten verschieben möchten.

Der Vorgang, auf den Sie im Tabellenlayout Vorgänge positionieren, wenn Sie im nächsten Schritt OK klicken, ist der neue Datensatz, dem die Aktivität zugeordnet wird.

3. auf OK.

Haben Sie den gewünschten Vorgang ausgewählt, klicken Sie in der Dialogbox Aktivität verschieben

Die Aktivität und alle verknüpften Datensätze in Detailtabellen werden dem ausgewählten Vorgang zugeordnet.

225

Aktivitäten bearbeiten und ausführen

Alarmereignisse anzeigen und erledigen

Wenn Sie Aktivitäten angelegt haben und diese noch nicht erledigt sind, meldet sich orgAnice Data mit einem

Voralarm, der standardmäßig auf 1 Stunde eingestellt ist. Falls die Datenbank nicht geöffnet war, als der

Termin anstand, werden Sie beim nächsten Programmstart an alle überfälligen Termine erinnert – bis Sie den

Datensatz in der Termintabelle gelöscht oder bis Sie das Feld erledigt aktiviert haben. Sie haben so die

Möglichkeit, das Ereignis als Aktennotiz festzuhalten.

1. Sie können sich die Alarmliste jederzeit auf Anforderung anzeigen lassen:



über den Menübefehl Ansicht | Alarmliste oder



über die Tastenkombination + oder

über diesen Button im Tabellenlayout Aktivitäten.

226

Die Alarmliste wird nach Benutzern getrennt angezeigt. Standardmäßig wird die Liste des aktuellen Benutzers dargestellt. Über die Lookup-Liste können Sie jedoch auch die Alarmlisten der anderen Benutzer einsehen.

Jeder einzelne Termin wird über das Symbol der Aktivität gekennzeichnet und die wichtigsten Informationen werden in einzelnen Spalten dargestellt.

Standardmäßig werden die Termine chronologisch mit dem ältesten Termin zuerst sortiert. Sie können die verschiedenen Einträge per Mausklick auf die Titelzeile jeder Spalte neu sortieren. Klicken Sie etwa auf Prio, um die Liste nach Prioritäten zu sortieren. Klicken Sie dort erneut, um die Sortierung umzukehren.

2. Um einen Alarm zu bearbeiten, aktivieren Sie den Termin per Mausklick und klicken Sie dann auf

Anzeigen, um im Tabellenlayout Aktivitäten darauf zu positionieren. Die Dialogbox bleibt jedoch geöffnet und

Sie können im Hintergrund die Aktivität bearbeiten.

Haben Sie eine Aktivität als erledigt markiert und gespeichert, klicken Sie in der Alarmliste auf den Button

Aktualisieren. Die erledigte Aktivität wird dann nicht mehr in der Liste angezeigt.

226

Aktivitäten bearbeiten und ausführen

Einfacher ist es jedoch, bereits in der Alarmliste das Kontrollkästchen in der Spalte Erl. zu aktivieren, über das die ausgewählte Aktivität als erledigt gekennzeichnet wird.

3. Weitere Bearbeitungsoptionen bieten sich Ihnen, wenn Sie auf den Button Erweitern links unten in der

Liste klicken.

227

Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Auch alle zukünftigen Alarmereignisse anzeigen, um nicht nur die bereits fälligen Alarmereignisse, sondern auch diejenigen anzuzeigen, die in der Zukunft fällig werden.

Um einen Termin zu verschieben, bietet die Liste die Möglichkeit, einen neuen Termin zu definieren und festzulegen, ob der Termin verschoben oder erneut angelegt (dupliziert) werden soll.

Den neuen Termin können Sie relativ zum bisherigen über die Lookup-Liste in einstellen oder über die Felder am und um Datum und Uhrzeit komplett neu definieren.

Wählen Sie die Optionen Termin verschieben, um den Datensatz mit den geänderten Daten zu speichern oder

Termin erneut anlegen, um einen neuen Datensatz basierend auf dem bisherigen anzulegen. Letztere Option ist nützlich, um eine Chronologie der Aktivitäten zu speichern.

Haben Sie die gewünschten Änderungen eingestellt, klicken Sie auf Übernehmen.

227

Aktivitäten bearbeiten und ausführen

4. Klicken Sie auf Schließen, um die Alarmliste zu schließen.

Aufgaben-Manager mit Alarmlisten-Integration orgAnice CRM 2012 R2 integriert für alle Nutzer das Aufgaben-Management. Es können in orgAnice jetzt jedem

Datensatz eine oder mehrere Aufgaben zugeordnet werden. jedem Datensatz eine oder mehrere Aufgaben zugeordnet werden. Aufgaben können delegiert und überwacht werden. Die Gruppierung, Sortierung und

Filterung von Aufgaben nach fast beliebigen Eigenschaften von Aufgaben sind selbstverständlich. Eine

Kompaktliste der Aufgaben erlaubt aufgabenorientiertes Arbeiten.

228

Folgeaktivitäten anlegen und verwalten

Folgeaktivität erstellen

Da Aktivitäten meist im Zusammenhang mit anderen Aktivitäten stehen – eine E-Mail als Antwort auf eine andere E-Mail oder ein Angebot auf eine Anfrage hin – bietet orgAnice Data die Möglichkeit, Folgeaktivitäten anzulegen. Diese unterscheiden sich nicht von anderen Aktivitäten, jedoch sind sie zusätzlich mit einem

Verweis auf den ursprünglichen Datensatz – die so genannte Ausgangsaktivität versehen.

Eine Folgeaktivität legen Sie wie folgt an:

1. Aktivieren Sie die Tabelle Aktivitäten und positionieren Sie auf die Aktivität, für die Sie eine

Folgeaktivität erstellen möchten.

2. Klicken Sie auf diesen Button .

Die Dialogbox Folgeaktivität erstellen wird aufgerufen.

228

Aktivitäten bearbeiten und ausführen 229

Die Einstellungen, die Sie in der Dialogbox vornehmen können, entsprechen den wichtigsten Feldern der

Tabelle Aktivitäten, die Ihnen bereits bekannt sind. Legen Sie hier fest, welcher Typ von Aktivität unter welchem Betreff erstellt werden soll und definieren Sie Zeitpunkt, Dauer und Priorität der Aktivität. Legen Sie schließlich einen Verantwortlichen fest.

3. Haben Sie die gewünschten Einstellungen vorgenommen, klicken Sie auf OK. Die Folgeaktivität wird erstellt und orgAnice Data positioniert auf diese Aktivität. Zusätzlich wird die Aktivität markiert.

Bestehende Aktivitäten verknüpfen

Wollen Sie Datensätze verknüpfen ohne eine neue Aktivität zu erstellen, positionieren Sie auf den Datensatz, mit dem Sie einen anderen verknüpfen wollen und klicken Sie auf diesen Button .

Lassen Sie diese Dialogbox offen und positionieren Sie im Hintergrund auf den Datensatz, den Sie mit dem aktuellen Datensatz verknüpfen möchten. Hierzu können Sie auch die Suchfunktionen von orgAnice nutzen.

Definieren Sie nun, ob der zuerst ausgewählte Datensatz als über- oder untergeordneter Datensatz verknüpft werden soll.

229

Aktivitäten bearbeiten und ausführen

Ein schneller Weg zum Verknüpfen mehrerer Datensätze eröffnet sich Ihnen, wenn Sie alle zu verknüpfenden

Datensätze markieren, dann auf den zukünftig übergeordneten Datensatz klicken und in dieser Dialogbox das

Kontrollkästchen Alle markierten Datensätze als untergeordnete Datensätze verknüpfen aktivieren.

Klicken Sie auf OK, um die Verknüpfung zu erstellen.

Die Ausgangsaktivität einer Folgeaktivität anzeigen

Möchten Sie zur Ausgangsaktivität der Folgeaktivität zurückkehren, steht dazu eine Funktion bereit, die Sie

über diesen Button erreichen.

Es wird auf den Ausgangs-Datensatz positioniert. Verfügt die Aktivität über keine Ausgangsaktivität, weist Sie orgAnice Data darauf hin.

Verknüpfungen von Aktivitäten löschen

230

Entfernen Sie eine Verknüpfung von Datensätzen, indem Sie auf diesen Button klicken.

Bestätigen Sie zum Löschen die folgende Sicherheitsabfrage mit Ja.

Folgeaktivitäten nachverfolgen

Eine bessere Übersicht der mit einem Datensatz verknüpften Folgeaktivitäten erhalten Sie über die

Aktivitätenverfolgung.

Klicken Sie auf diesen Button , um die Dialogbox Aktivitätenverfolgung aufzurufen.

230

Aktivitäten bearbeiten und ausführen 231

Die Aktivitätenverfolgung zeigt alle aufeinander folgenden Datensätze, die mit dem aktuell ausgewählten

Datensatz verknüpft sind. Dieser wird markiert hervorgehoben.

Die Ausgangsaktivität wird dabei als erstes Element in der hierarchischen Liste dargestellt. Ist mit einer

Folgeaktivität eine weitere Folgeaktivität verknüpft, erscheint diese wiederum in einer Ebene tiefer usw.

Klicken Sie auf den Pfeilbutton, um zur Ausgangsaktivität zurück zu kehren. Wurden, während Sie diese

Dialogbox geöffnet hatten, weitere Folgeaktivitäten angelegt, können Sie den aktuellen Stand per Klick auf den

Button Aktualisieren anfordern.

Beenden Sie die Aktivitätenverfolgung über den Button Schließen.

orgAnice Workflow-Generator

Mit dem orgAnice Workflow-Generator können Sie die bereits in orgAnice integrierten, frei konfigurierbaren,

ISO 9000-konformen Standardworkflows konfigurieren oder selbst für Ihr Unternehmen passende Workflows zusammenstellen.

Die Elemente von orgAnice Workflow sind:

 frei konfigurierbare Standard-Vorgang-Workflows.



Vorgang-Workflows, bestehend aus einer beliebig strukturierten Abfolge von Aktivitäten.

231

Aktivitäten bearbeiten und ausführen



Aktivitäten, bestehend aus zu erstellenden Dokumenten (Brief, Fax, Mail), Terminen, auszuführenden

Tätigkeiten (wie Telefonate usw.).

Um Workflows zu bearbeiten oder neue Workflows zu erstellen, wählen Sie im Arbeitsbereich Konfiguration das Tabellenlayout Workflowgenerator.

232

Jedem Workflow ist zunächst eine Reihe fest definierter Aktivitäten zugeordnet. Sie können hier Aktivitäten hinzufügen und entfernen, einen Termin oder einen Benutzer zuordnen.

Nach demselben Prinzip können Sie auch einen neuen Workflow-Vorgang anlegen.

Aktivieren Sie dazu die Tabelle Workflow-Vorgänge und erzeugen Sie einen neuen Datensatz mit der

Tastenkombination + oder durch Klick auf den Button .

Wenn Sie in Ihrer orgAnice-Datenbank mehrere Aktivitätentabellen haben, werden Sie zu folgender Auswahl aufgefordert.

232

Aktivitäten bearbeiten und ausführen 233

Bestätigen Sie mit OK und ein neuer Workflow-Vorgang wird erzeugt.

233

Aktivitäten bearbeiten und ausführen 234

Speichern Sie mit + oder mit einem Mausklick auf diesen Button .

Und wenn Sie nach dem speichern noch einen oder mehrere Datensätze anlegen möchten, können Sie:

 mit dem Menübefehl Bearbeiten | Datensatz: Speichern und neu oder

 mit einem Mausklick auf diesen Button

 mit der Tastenkombination +

oder

+ oder

 betätigen Sie die rechte Maustaste und verwenden Sie den Menübefehl Speichern und neu aus dem

Kontextmenü.

Nun können Sie in der Tabelle Workflow-Aktivitäten Ihrem neuen Workflow-Vorgang Aktivitäten hinzufügen.

Wenn Sie jetzt unter Vorgänge und Aktivitäten einen neuen Vorgang anlegen, steht ihnen ihr neuer Workflow zur Verfügung. Wenn Sie ihn für Ihren neuen Vorgang auswählen, werden automatisch die dazu gehörigen

Aktivitäten generiert.

234

Aktivitäten bearbeiten und ausführen 235

235

Aktivitäten bearbeiten und ausführen

Den Report-Assistenten für Aktivitäten verwenden

Im Abschnitt »Adresslisten mit dem Report-Assistenten generieren« haben Sie bereits erfahren, wie Sie mit dem Report-Assistenten Reports über markierte Datensätze erstellen.

Auch für Aktivitäten können Sie den Report-Assistenten nutzen, etwa um ein Liste von zu erledigenden

Aufgaben auszudrucken.

Im Folgenden wird die Erstellung einer Liste von offenen Wiedervorlagen beschrieben.

1. Aktivieren Sie die Tabelle Aktivitäten und klicken Sie auf diesen Button

Assistenten aufzurufen.

, um den Report-

236

Die Liste der mitgelieferten Drucklayouts umfasst Layouts für Reports und Etiketten.

Wählen Sie das Layout Meine unerledigten Aktivitäten aus, indem Sie es mit der Maus markieren.

2. Aktivieren Sie die Option Report mit allen Datensätzen drucken. So werden alle Wiedervorlagen, die noch nicht als erledigt gekennzeichnet wurden, für den Report verwendet.

3. Klicken Sie auf OK. Der Report-Assistent ruft nun orgAnice Print auf und der erstellte Report wird in der

Druckvorschau angezeigt.

236

Aktivitäten bearbeiten und ausführen 237

Klicken Sie auf Drucken oder betätigen Sie die Tastenkombination + , um das Etikett auszudrucken.

Weitere Informationen zur Benutzung des Report-Assistenten entnehmen Sie bitte dem Kapitel 5 »Reports und

Etiketten drucken mit orgAnice Print«.

Schließen Sie nach erfolgreichem Druck orgAnice Print über den Menübefehl Datei | Beenden oder die

Tastenkombination + , um zu orgAnice Data zurück zu kehren.

237

Korrespondenz bearbeiten

In der Tabelle Aktivitäten verwalten Sie alle Dokumente, die sich über Vorgänge einem Adressaten aus der

Adresstabelle zuordnen lassen. Dies umfasst neben Terminen und internen Aktivitäten auch Korrespondenz wie Briefe, Faxe und E-Mail. Außerdem haben Sie die Möglichkeit, mit Hilfe von orgAnice Image bei Ihnen eingehende Post komprimiert in der Datenbank abzulegen. So haben Sie alle Dokumente, die mit einem bestimmten Adressaten zusammen hängen, übersichtlich aufbereitet im direkten Zugriff.

In der orgAnice 2012 R2-Datenbank wird der gesamte Ablauf von der Auswahl oder sogar der Erstellung eines

Vorgangs über die Erzeugung einer neuen Aktivität bis hin zum Start des Programms, mit dem Sie die

Korrespondenz bearbeiten, automatisiert. Schließlich werden Absender- und Empfänger-Daten sowie weitere

Informationen in das neue Dokument übertragen, so dass Sie sich sofort mit dem eigentlichen Inhalt der

Korrespondenz beschäftigen können.

Briefe mit Microsoft Word erstellen

Im Folgenden wird beispielhaft beschrieben, wie Sie mit der orgAnice 2012 R2-Datenbank und Microsoft Word einen Brief erstellen.

1. Aktivieren Sie die Tabelle Adressen. Dabei ist unerheblich, ob Sie die Tabelle im Arbeitsbereich Adressen und Ansprechpartner oder im Arbeitsbereich Vorgänge und Aktivitäten aufrufen. Die Funktionen zum automatischen Erstellen eines Briefes stehen in beiden Tabellenlayouts zur Verfügung.

2. Suchen Sie in der Tabelle Adressen den Adressaten für Ihr Schreiben heraus. In der Detailtabelle

Ansprechpartner positionieren Sie auf den gewünschten Ansprechpartner für Ihr Schreiben.

Klicken Sie auf diesen Button

Die Dialogbox Neues Dokument: Brief erscheint.

, um einen Brief zu schreiben.

238

Korrespondenz bearbeiten 239

In der Liste Vorgang werden alle zur Verfügung stehenden Vorgänge zur gewählten Adresse angezeigt.

Ist der gewünschte Vorgang vorhanden, markieren Sie diesen per Mausklick. Tragen Sie im Feld Betreff die

Betreffzeile ein. Sie wird als Betreff in der Tabelle Aktivitäten gespeichert und als Betreffzeile in das

Briefdokument übernommen. Lesen Sie dann in Schritt 6 weiter.

5. Soll ein neuer Vorgang angelegt werden, klicken Sie auf den Button Neuer Vorgang...

239

Wählen Sie eine Kategorie für den neuen Vorgang und klicken Sie auf Erstellen.

Korrespondenz bearbeiten 240

Tragen Sie nun im Feld Betreff die Betreffzeile ein. Sie wird als Betreff in der Tabelle Aktivitäten gespeichert und als Betreffzeile in das Briefdokument übernommen.

6. Microsoft Word wird gestartet und der neu angelegte Brief wird geöffnet. Um die in der Datenbank schon gespeicherten Informationen in die Briefvorlage einzusetzen, wird ein Microsoft Word-Makro – ein

Programm zur Steuerung von Word-Funktionen – gestartet.

Voraussetzung dafür ist, dass Ihre Sicherheitseinstellungen in Word es erlauben, dass Makros ausgeführt werden.

Prüfen Sie gegebenenfalls die Einstellungen. Benutzen Sie dazu in Microsoft Word den Menübefehl Extras |

Makros | Sicherheit...

240

Korrespondenz bearbeiten 241

Aktivieren Sie die Sicherheitsstufe Mittel, um Makros dann auszuführen, wenn Sie vorab eine Erlaubnis erteilt haben. Sie müssen zwar in jeder Word-Sitzung beim Start der Makros einmal auf Ja klicken, dies schützt Sie aber vor böswilligen Makros aus Ihnen unbekannten Quellen. Die Ausführung der orgAnice-Makros ist ungefährlich – sie steuern lediglich die Übergabe von Daten an Briefdokumente.

7. Wurde das Makro gestartet, sehen Sie zunächst die Dialogbox orgAnice - Brief:

241

Korrespondenz bearbeiten 242

Die Dialogbox dient der Kontrolle der Daten, die in den Brief eingetragen werden.

Die meisten der Informationen in dieser Dialogbox werden aus der Datenbank übernommen. Einige davon können Sie anpassen und ergänzen.

So können Sie über die Lookup-Liste Anschriftstyp entscheiden, ob Sie das Schreiben an die Straßenanschrift, die Postfach-, Liefer- oder Rechnungsanschrift senden möchten.

Überprüfen Sie die anderen Angaben auf ihre Richtigkeit und verändern Sie diese gegebenenfalls. Bestätigen

Sie dann mit OK.

8. Das Makro fügt nun alle Daten in Ihre Briefvorlage ein:

242

Korrespondenz bearbeiten 243

9. Die Einfügemarke springt automatisch an die Stelle, an der Sie beginnen können, Ihren Brieftext zu schreiben. Geben Sie den Text ein.

10. Wenn Sie den Brieftext eingegeben und ausgedruckt haben, können Sie den Word-Menübefehl Datei |

Schließen und zurückkehren zu orgAnice 2012 R2 verwenden, um in die Anwendung orgAnice Data zurück zu kehren.

Das Dokument wird automatisch gespeichert. Sie brauchen keinen Dateinamen einzugeben oder sich um den

Ordner zum Speichern des Dokumentes zu kümmern. orgAnice übernimmt all dies für Sie und speichert das

Dokument in der Datenbank ab. Dies hat für Sie den weiteren Vorteil, dass Unbefugte das Dokument nicht

öffnen können, da es in der Datenbank verschlüsselt abgelegt wird

11. Im Tabellenlayout Aktivitäten sehen Sie die Formulardarstellung mit den entsprechenden Einträgen:

243

Korrespondenz bearbeiten 244

Das Microsoft Word-Symbol steht hier als Zeichen für das Programm, mit dem Sie das Dokument erstellt haben.

Erstellten Brief bearbeiten

Um bereits erstellte Korrespondenz einzusehen oder zu bearbeiten, gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Aktivieren Sie zunächst das Tabellenlayout Aktivitäten und positionieren Sie dort auf den Datensatz, der das gewünschte Dokument enthält.

Öffnen Sie das Dokument per Mausklick auf diesen Button

Bearbeiten Sie den Brief.

4. Schließen Sie das Dokument und kehren Sie zurück zu orgAnice.

Ein weiterer Weg zum Öffnen des Dokumentes ist der Klick auf das rechte Segment oder der Klick mit der rechten Maustaste auf den Button.

Wählen Sie den Menüpunkt Bearbeiten, um das Dokument zu bearbeiten.

244

Korrespondenz bearbeiten

orgAnice Dokumentenschutz

Der Dokumentenschutz ermöglicht, den Zugriff auf Dokumente einzuschränken. Ändern und/oder Lesen eines

Dokumentes ist nur für bestimmte Benutzer möglich. Gegenüber anderen Nutzern oder Nutzergruppen ist das

Dokument geschützt.

Der Zugriff wird über das bestehende Konzept der Berechtigungsgruppen geregelt. Dabei können Lese-und

Schreiberechtigungen vergeben werden.

245

Klicken Sie auf dem Pfeil neben dem Dokumentsymbol (in dem Fall Word) und wählen sie Leseberechtigung oder Schreibberechtigung aus.

Ein Untermenü wird geöffnet, in dem Sie einer Benutzergruppe die entsprechende Berechtigung zuordnen können.

Darf der Benutzer das Dokument nicht lesen, erscheint ein Symbol im Dokumentenfeld.

Die Dokumentvorschau anzeigen

Das Kontextmenü des Dokumentbuttons bietet darüber hinaus weitere Optionen.

Wählen Sie den Menüpunkt Eigenschaften..., um anzeigen zu lassen, welches Format das Dokument hat, wann das Dokument erstellt und wann es zuletzt geändert wurde sowie wo das Dokument gespeichert ist. Für

Microsoft Office-Dokumente, etwa Microsoft Word-Dokumente oder Microsoft Outlook-Nachrichten, wird auch eine Dokumentvorschau gespeichert. Damit muss nicht zwangsläufig die zugehörige Anwendung

245

Korrespondenz bearbeiten gestartet werden, um den Inhalt einer Datei betrachten zu können. Diese DokumentvoIstrschau rufen Sie zusätzlich auch über den Menüpunkt Ansicht | Dokumentvorschau auf.

246

Das aktuelle Dokument öffnen Sie über den Button Öffnen.

Klicken Sie auf Schließen, um das Eigenschaftenfenster wieder zu schließen.

Dokument löschen

Um ein Dokument zu löschen, brauchen Sie nicht den gesamten Datensatz, in dem es sich befindet, zu löschen.

Wählen Sie stattdessen den Menüpunkt Löschen im Kontextmenü des Dokument-Buttons.

246

Korrespondenz bearbeiten

Das Dokument wird jedoch erst dann tatsächlich gelöscht, wenn der Datensatz das nächste Mal gespeichert wird.

Faxe mit Microsoft Word erstellen

Die Erstellung eines Faxes verläuft analog zum Erstellen eines Briefes.

1. Suchen Sie in der Tabelle Adressen den Adressaten für Ihr Schreiben heraus. In der Detailtabelle

Ansprechpartner positionieren Sie auf den gewünschten Ansprechpartner für Ihr Schreiben.

Klicken Sie auf diesen Button , um ein Fax zu schreiben.

Die Dialogbox Neues Dokument: Fax erscheint.

247

In der Liste Vorgang werden alle zur Verfügung stehenden Vorgänge zur gewählten Adresse angezeigt.

Ist der gewünschte Vorgang vorhanden, markieren Sie diesen per Mausklick. Lesen Sie dann in Schritt 5 weiter.

4. Soll ein neuer Vorgang angelegt werden, klicken Sie auf den Button Neuer Vorgang... und erstellen Sie dort einen neuen Standardvorgang, mit dem Sie die neue Aktivität verknüpfen wollen. Klicken Sie auf Erstellen.

5. Tragen Sie nun im Feld Betreff die Betreffzeile ein. Sie wird als Betreff in der Tabelle Aktivitäten gespeichert und als Betreffzeile in das Faxdokument übernommen. Bestätigen Sie dann mit OK.

247

Korrespondenz bearbeiten

6. Microsoft Word wird gestartet und das neu angelegte Fax wird geöffnet. Um die in der Datenbank schon gespeicherten Informationen in die Faxvorlage einzusetzen, wird ein Microsoft Word-Makro – ein

Programm zur Steuerung von Word-Funktionen – gestartet.

7. Wurde das Makro gestartet, sehen Sie zunächst die Dialogbox orgAnice - Fax:

248

Die Dialogbox dient der Kontrolle der Daten, die in das Fax eingetragen werden.

Die meisten der Informationen in dieser Dialogbox werden aus der Datenbank übernommen. Einige davon können Sie anpassen und ergänzen. Nicht veränderbar ist das Feld Versandart, da es sich ja hierbei um ein Fax handelt.

Beachten Sie, dass als Faxnummer stets die Faxdurchwahl des Ansprechpartners gewählt wird, sofern Sie einen

Ansprechpartner angeben, für den eine eigene Faxdurchwahl in der Datenbank gespeichert ist. Ist dies nicht gewünscht, wählen Sie die Option <kein Ansprechpartner>. Es wird dann die allgemeine Faxnummer eingetragen.

Überprüfen Sie die anderen Angaben auf ihre Richtigkeit und verändern Sie diese gegebenenfalls. Bestätigen

Sie dann mit OK.

248

Korrespondenz bearbeiten

8. Das Makro fügt nun alle Daten in Ihre Faxvorlage ein. Die Faxvorlage unterscheidet sich geringfügig – insbesondere im Hinblick auf die schlechte Lesbarkeit kleiner Schriftarten auf Faxen – von der Briefvorlage, verfügt aber über den prinzipiell gleichen Aufbau. Die Einfügemarke springt automatisch an die Stelle, an der

Sie beginnen können, Ihren Faxtext zu schreiben. Geben Sie den Text ein.

9. Wenn Sie den Text eingegeben haben, bietet Ihnen das orgAnice-Makro die Möglichkeit, sofort über eine eventuell bei Ihnen installierte Faxsoftware das Fax abzusenden.

Wählen Sie dazu den Menübefehl orgAnice | Senden an...

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Aktivieren Sie hier die Option per Fax senden an und wählen Sie in der unteren Lookup-Liste die Faxsoftware aus, die bei Ihnen installiert ist.

Verfügen Sie über keine der angebotenen Faxsoftware-Produkte und/oder nicht über die geeignete Hardware zum Versand von Faxen, können Sie nicht direkt aus orgAnice faxen.

Klicken Sie anderenfalls auf OK. Das Fax wird versandt.

10. Haben Sie das Fax nicht direkt versandt, sondern möchten es ausdrucken, nutzen Sie dazu die

Druckfunktion von Microsoft Word.

11. Verwenden Sie dann den Word-Menübefehl Datei | Schließen und zurückkehren zu orgAnice 2012 R2 verwenden, um in die Anwendung orgAnice Data zurück zu kehren.

Das Dokument wird automatisch gespeichert. Sie brauchen keinen Dateinamen einzugeben oder sich um den

Ordner zum Speichern des Dokumentes zu kümmern.

249

Korrespondenz bearbeiten

12. Im Tabellenlayout Aktivitäten sehen Sie die Formulardarstellung mit den entsprechenden Einträgen.

E-Mails versenden

E-Mails können mit Microsoft Outlook und mit Microsoft Word versandt werden.

Suchen Sie zunächst in der Tabelle Adressen den Adressaten für Ihr Schreiben heraus. In der Detailtabelle

Ansprechpartner positionieren Sie auf den gewünschten Ansprechpartner für Ihr Schreiben.

E-Mails mit Microsoft Outlook erstellen

1. Klicken Sie auf den E-Mail-Button <Grafik="e-mail-button.jpg", Rahmen="0" ,permanent sichtbar> .

2. Die Dialogbox Neues Dokument: E-Mail erscheint.

250

In der Liste Vorgang werden alle zur Verfügung stehenden Vorgänge zur gewählten Adresse angezeigt.

Ist der gewünschte Vorgang vorhanden, markieren Sie diesen per Mausklick. Lesen Sie dann in Schritt 4 weiter.

250

Korrespondenz bearbeiten

3. Soll ein neuer Vorgang angelegt werden, klicken Sie auf den Button Neuer Vorgang... und tragen Sie dort den Betreff des neu zu erstellenden Vorgangs ein, mit dem Sie die neue Aktivität verknüpfen wollen.

Bestätigen Sie dann mit OK.

4. Tragen Sie nun im Feld Betreff die Betreffzeile ein. Sie wird als Betreff in der Tabelle Aktivitäten gespeichert und als Betreffzeile in das Dokument übernommen.

5. Microsoft Outlook wird gestartet. Möglicherweise erscheint eine Sicherheitsabfrage, in der Sie von

Microsoft Outlook davor gewarnt werden, dass ein Zugriff auf Outlook auf einen Virus zurück gehen könnte.

Dass orgAnice Data auf Outlook zugreift, ist hier jedoch beabsichtigt und nicht zu umgehen, so dass Sie die

Frage auf jeden Fall bestätigen müssen, um eine E-Mail versenden zu können.

251

Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Zugriff gewähren für und wählen Sie am besten die längste Zeit für den

Zugriff aus, um möglichst lange Zeit zur Bearbeitung der E-Mail zu haben.

Klicken Sie dann auf Ja.

Nun wird die E-Mail-Nachricht mit Ihren Einstellungen geöffnet.

251

Korrespondenz bearbeiten

6. Im Tabellenlayout Aktivitäten sehen Sie die Formulardarstellung mit den entsprechenden Einträgen.

E-Mails mit Microsoft Word erstellen

1. Klicken Sie auf den Brief-Button . Obwohl dies der Brief-Button ist, können Sie später eine E-Mail senden, dem das Dokument beigefügt ist. Entscheidend ist dabei, dass für den Ansprechpartner oder die

Adresse eine E-Mail-Adresse bekannt ist.

2. Die Dialogbox Neues Dokument: Brief erscheint. In der Liste Vorgang werden alle zur Verfügung stehenden Vorgänge zur gewählten Adresse angezeigt.

Ist der gewünschte Vorgang vorhanden, markieren Sie diesen per Mausklick. Lesen Sie dann in Schritt 4 weiter.

3. Soll ein neuer Vorgang angelegt werden, klicken Sie auf den Button Neuer Vorgang... und legen Sie einen neuen Standardvorgang an, mit dem Sie die neue Aktivität verknüpfen wollen. Bestätigen Sie dann mit

OK.

4. Tragen Sie nun im Feld Betreff die Betreffzeile ein. Sie wird als Betreff in der Tabelle Aktivitäten gespeichert und als Betreffzeile in das Dokument übernommen.

5. Microsoft Word wird gestartet und das neu angelegte Dokument wird geöffnet. Um die in der

Datenbank schon gespeicherten Informationen in die Vorlage einzusetzen, wird ein Microsoft Word-Makro gestartet.

6. Wurde das Makro gestartet, sehen Sie zunächst die Dialogbox orgAnice – Brief.

252

Korrespondenz bearbeiten 253

Wählen Sie als Versandart Per E-Mail an: und bei der E-Mail-Adresse eine der dort gelisteten.

Überprüfen Sie hier alle Angaben auf ihre Richtigkeit und verändern Sie diese gegebenenfalls.

Bestätigen Sie dann mit OK.

7. Das Makro fügt nun alle Daten in Ihre Vorlage ein. Die Einfügemarke springt automatisch an die Stelle, an der Sie beginnen können, Ihren Text zu schreiben.

8. Möchten Sie der Nachricht Anlagen hinzufügen, wählen Sie in Microsoft Word den Menübefehl orgAnice | Anlagen festlegen...

253

Korrespondenz bearbeiten 254

Über den Button Durchsuchen... können Sie von Ihrer Festplatte oder aus dem Netzwerk Dokumente als

Anlagen festlegen. Haben Sie die richtige Datei lokalisiert, bestätigen Sie mit OK. Der Name der Datei wird dann in das Feld übernommen.

Legen Sie unter Für den Empfänger sichtbarer Dateiname einen Namen fest, der für die Datei verwendet werden soll. Der Dateityp wird später automatisch angehängt.

Haben Sie versehentlich eine falsche Datei oder einen falschen Dateinamen angegeben, entfernen Sie die

Anlage wieder aus der Liste über den Button Löschen.

Sind Sie zufrieden, bestätigen Sie mit OK.

9. Wenn Sie den Text eingegeben haben, bietet Ihnen das orgAnice-Makro die Möglichkeit, das

Dokument als eine E-Mail abzusenden.

Wählen Sie dazu den Menübefehl orgAnice | Senden an...

254

Korrespondenz bearbeiten 255

Aktivieren Sie hier die Option per E-Mail senden an und wählen Sie in den Lookup-Listen den Empfänger, die E-

Mail-Adresse sowie die gewünschte Option aus, wie das Dokument versandt werden soll: als Text, wobei einige

Formatierungen des Word-Dokumentes verloren gehen können oder als E-Mail-Anlage.

Klicken Sie dann auf OK. Die E-Mail wird zum Versand an Outlook übertragen.

10. Microsoft Outlook wird gestartet. Möglicherweise erscheint eine Sicherheitsabfrage, in der Sie von

Microsoft Outlook davor gewarnt werden, dass ein Zugriff auf Outlook auf einen Virus zurückgehen könnte.

Dass orgAnice Data auf Outlook zugreift, ist hier jedoch beabsichtigt und nicht zu umgehen, so dass Sie die

Frage auf jeden Fall bestätigen müssen, um eine E-Mail versenden zu können.

Klicken Sie auf Ja, um den Versand zu starten.

255

Korrespondenz bearbeiten

11.

12.

Wurde die E-Mail erfolgreich versandt, erhalten Sie eine Bestätigung.

Im Tabellenlayout Aktivitäten sehen Sie die Formulardarstellung mit den entsprechenden Einträgen.

HTML-E-Mails

orgAnice ermöglicht es Ihnen auch, E-Mails mit Grafiken im HTML-Format zu versenden.

Zum Verfassen der E-Mail nutzen Sie wie gewohnt Word unter orgAnice. Sie können den Text fett, kursiv oder unterstrichen gestalten, sowie Schriftart und Farbe auswählen, Bilder einbauen, Anhänge hinzufügen und vieles mehr.

Versand ohne E-Mail-Client

Ihre in Word erstellte und formatierte Mail können Sie direkt aus Word mit Hilfe des orgAnice Add-ins versenden.

Um eine einzelne E-Mail zu versenden klicken Sie im Menü orgAnice auf die Funktion Senden an…. Wählen Sie dort Als HTML-E-Mail mit Bildern senden.

256

Einen E-Mail-Newsletter senden Sie über die orgAnice Funktion Serienbrief drucken… und dort in dem Dialog

Seriendruckausgabe die Versandart HTML-Mail mit Bildern senden.

256

Korrespondenz bearbeiten 257

Benutzerbezogene Einstellungen

Die benutzerbezogenen Einstellungen muss jeder Benutzer für sich vornehmen. Hierfür muss in orgAnice im

Benutzermodus der Menüpunkt Extras | Benutzereinstellungen gestartet und auf der Registerkarte AddOns das

AddOn HTML-E-Mails ausgewählt und die Schaltfläche Benutzereinstellungen betätigt werden.

257

Korrespondenz bearbeiten 258

258

Korrespondenz bearbeiten 259

Im nebenstehenden Dialog können die Benutzereinstellungen überprüft und festgelegt werden. Bestätigen Sie die Einstellungen mit OK.

Datenbankweite Einstellungen

Die Einstellungen können im Konfigurationsmodus von orgAnice Data über den Menüpunkt Extras |

Datenbankeinstellungen auf der Registerkarte AddOns, Schaltfläche Konfigurieren geändert werden.

259

Korrespondenz bearbeiten 260

In dem folgenden Dialog legen Sie die datenbankweiten Einstellungen für das AddOn fest:

260

Korrespondenz bearbeiten 261

Wichtig ist hier die richtige Eingabe des SMTP-Servers, SMTP-Benutzernamens und SMTP-Kennwortes.

E-Mails ablegen

Mit dem orgAnice Outlook Connector erfolgt eine Unterstützung des Ablageprozesses von E-Mails aus Outlook nach orgAnice.

orgAnice Outlook Connector

Die Ablageprozesse des orgAnice Outlook Connector findet sich unter dem neuen Outlook-Register.

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Korrespondenz bearbeiten 262

- Benutzerfreundliche Oberfläche

- Unterstützung von Microsoft Office 2010 und 2013 (modernes Ribbon Design)

- Die Ablage steht ständig in einem gesonderten Fensterbereich zur Verfügung

- Bei der Suche nach möglichen Ablagestellen in orgAnice werden nicht mehr nur die erste, sondern alle E-Mail-

Fundstellen in orgAnice angezeigt.

- Kombinierte Suche nach Absender und Empfänger ist gleichzeitig möglich

- Für Programmierer gibt es mächtige und einfache Konfigurationsmöglichkeiten (Für Details wenden Sie sich an unseren technischen Support)

Der Outlook Connector im Detail

Die Ablage als Aufgabenbereich in Outlook angezeigt. Das Betätigen der Schaltfläche blendet den

Aufgabenbereich ein oder aus.

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Korrespondenz bearbeiten

Die Direktablagefunktion ermöglicht wie schon bekannt die Ablage einer oder mehrerer ausgewählten E-Mails direkt in den aktuellen orgAnice-Datensatz.

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Unter der Ribbon-Gruppe „Suche“ findet sich eine neue Funktion: Nach „Absender & Empfänger suchen“.

Vorteile des Outlook Connectors

Abgeschlossene Datensätze sind orgAnice Datensätze die aktuell nicht mehr bearbeitet werden, bzw. abgeschlossene Vorgänge und Projekte, ausgeschiedene Ansprechpartner, oder gekündigte Verträge. Diese

Datensätze werden standardmäßig bei der Suche und Auswahl der möglichen Ablageorte ausgeblendet. Bei aktiver Schaltfläche werden die abgeschlossenen Datensätze angezeigt.

Bei aktiver Schaltfläche werden E-Mails automatisch nach der Ablage gelöscht.

Bei aktiver Schaltfläche wird orgAnice automatisch auf das erste Suchergebnis positioniert.

Ablage-Workflow für E-Mails in orgAnice

Der Ablage-Workflow erfolgt in mehreren Schritten. Die Grundidee ist hier den Anwender optimal bei der

Ablage zu unterstützen und ihn nicht mit zu vielen Informationen zu überfordern.

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Korrespondenz bearbeiten

Deshalb werden zuerst nur alle Fundstellen einer E-Mail-Adresse auf der höchsten hierarchischen Ebene in orgAnice angezeigt. Nach Auswahl einer Fundstelle – hier der Ansprechpartner – werden die folgenden möglichen Ablageorte vorgeschlagen. Hier: mögliche Ablage bei den Aktivitäten oder Rechnungsaktivitäten.

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Nach Auswahl von „Aktivitäten“ kann ein entsprechender Vorgang ausgewählt werden.

264

Korrespondenz bearbeiten 265

Nach der Auswahl „Angebot orgAnice CRM“ sind wir auf der letzten möglichen Ebene und können jetzt ablegen.

Nach Anklicken des Icons abgeschlossen.

erfolgt die Ablagebestätigung. Damit ist nun der Ablageprozess für die E-Mail

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Korrespondenz bearbeiten

Weitere Funktionen im Ablage-Workflow

Auf den verschieden Workflowschritten finden sich nun weitere Icons, welche schon aus orgAnice bekannt sind. Mit diesen besteht nun die Möglichkeit weitere Funktionen aufzurufen.

Die Icons sind mit Tooltipps hinterlegt und haben folgende Funktionen:

Neuer Vorgang in orgAnice anlegen

Nach anklicken des Icon startet in orgAnice der Vorgangsassistent. Es kann sofort ein Vorgang angelegt in orgAnice angelegt werden. Der Ablageprozess kann einfach weitergeführt werden.

Datensatz in orgAnice positionieren

Durch Anklicken des Icon positioniert orgAnice auf den Fundstellen-Datensatz.

Anzeige der Datensätze aktualisieren Es kann sinnvoll sein die aktuelle Sicht zu aktualisieren da in orgAnice weitere Datensätze entstanden sind.

Auswahlcontainer minimieren/ maximieren

Wenn sich in orgAnice viele Ablagestellen finden, ist es sinnvoll Auswahlcontainer zu minimieren um scrollen im Auswahlfenster zu vermeiden.

Mehrfachablage von E-Mails von Outlook in orgAnice

E-Mails können in orgAnice mehrfach abgelegt werden. Dazu wird nach Abschluss einer Ablage einfach auf die

Fundstelle in dem entsprechenden Auswahlcontainer geklickt und den Ablage-Workflow einfach nochmal durchlaufen.

Ablage mehrerer E-Mails von Outlook in orgAnice

Markieren Sie in Outlook mehrere E-Mails und führen Sie den Ablage-Workflow durch. orgAnice Multisite-Mandantenfähigkeit

Nutzer der orgAnice Enterprise-Edition haben natürlich auch die Möglichkeit unter Beachtung der Mandaten-

Situation abzulegen. Dabei wird der in orgAnice aktuell ausgewählte Mandant im Workflow angezeigt.

Der Mandant

Filter für die möglichen Ablageplätze in orgAnice berücksichtigt.

SMS-Serienversand

wird hier als

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Korrespondenz bearbeiten 267

Der Dialog „SMS senden“ bietet die Möglichkeit SMS an alle markierten Adressen/Ansprechpartner zu senden.

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Geburtstagspost mit orgAnice versenden

Die Geburtstagsliste stellt in der Datenbank gespeicherte Geburtstage übersichtlich dar. Sie erlaubt es darüber hinaus, einem ausgewählten Geburtstagskind ohne Umwege einen Geburtstagsgruß als Brief, Fax oder E-Mail zukommen zu lassen.

Die Geburtstagsliste wird beim Start der Datenbank automatisch aufgerufen, wenn das in den

Benutzereinstellungen festgelegt ist. Über die Menüauswahl Benuzereinstellungen kann dieses Verhalten geändert werden. Als Benutzer können Sie dort für sich einstellen, ob die Liste sofort beim Start angezeigt werden soll. Die Vorgehensweise hierzu wird im Abschnitt »Benutzereinstellungen anpassen« beschrieben.

1. Um zu einem beliebigen Zeitpunkt die Geburtstagsliste aufzurufen, wählen Sie den Menüpunkt

Ansicht | Geburtstagsliste.

Die Geburtstagsliste öffnet sich mit einem voreingestellten Zeitraum von 3 Tagen. Dieser umfasst den aktuellen Tag sowie die zwei darauf folgenden Tage.

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Die Einstellung heute berücksichtigt nur das aktuelle Datum. Wird als Zeitraum die aktuelle Woche eingestellt, so erscheinen alle Geburtstagskinder, die im Zeitraum von Montag bis Sonntag der aktuellen Woche geboren wurden. Stellt man den aktuellen Monat ein, so werden alle Geburtstagskinder aufgeführt, die im gegenwärtigen Kalendermonat geboren wurden. Tragen Sie ansonsten einen benutzerdefinierten

Anzeigezeitraum ein. Nach einer Veränderung des Zeitraumes klicken Sie auf Aktualisieren. Erst dann werden die Geburtstagskinder in diesem Zeitraum angezeigt.

2. Ein Geburtstagsschreiben kann nur versandt werden, wenn auch Geburtstagkinder in der Liste stehen.

Wenn das nicht der Fall ist, werden die Schaltflächen ausgegraut.

Ist mindestens ein Eintrag in der Liste vorhanden, so kann auch ein Schreiben versandt werden. Markieren Sie dazu die Person, an die Sie ein Schreiben versenden wollen, in der Liste. Um ein Geburtstagskind auszuwählen, wird es markiert. Dies geschieht durch einen einfachen Linksklick mit der Maus. Wird ein Doppelklick ausgeführt, so wird zusätzlich noch im Hintergrund auf den entsprechenden Datensatz positioniert.

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Geburtstagspost mit orgAnice versenden

3. Dazu steht jeweils eine Brief-, E-Mail- und Fax-Vorlage zur Verfügung. Diese befinden sich standardmäßig im Datenbank-Ordner Vorlagen für Aktivitäten\Geburtstagsschreiben. Die Vorlagen tragen die

Bezeichnung: »Geburtstagsbrief.doc«, »Geburtstagsfax.doc« und »Geburtstagsemail.osm«. Sie können nach eigenen Bedürfnissen angepasst werden.

Durch einen Klick auf die entsprechende Schaltfläche wird die Vorlage geöffnet und ausgefüllt.

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Die Vorgehensweise zum Erstellen eines neuen Dokumentes entspricht der normaler Briefe, Faxe oder E-Mails wie in den vorangehenden Abschnitten erläutert.

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Dokumente verwalten und archivieren

Die Dokumente, die in der Tabelle Aktivitäten abgelegt wurden, sind immer über Vorgänge einer bestimmten

Adresse zugeordnet. Für Dokumente, die nicht einem bestimmten Adressaten zugeordnet werden können, steht Ihnen in der orgAnice 2012 R2-Datenbank der Arbeitsbereich Ordner und Dokumente zur Verfügung. Er ist in der Arbeitsbereichsgruppe Dokumente enthalten.

Die Ordner können Sie sich wie eine Ablage mit „richtigen“ Aktenordnern vorstellen: Jeder Ordner besitzt ein bestimmtes Thema und enthält die dazu passenden Dokumente. So helfen die Ordner, bei einer größeren

Dokumentenanzahl, einen raschen Überblick zu schaffen.

Der Arbeitsbereich Formularverwaltung nimmt dabei eine Sonderstellung ein. Hier werden zu den Ordnern und

Dokumenten auch die Tabellenlayouts Adressen und Ansprechpartner dargestellt. Dies erlaubt Ihnen, auch während der Arbeit mit Dokumenten, Anrufe zu tätigen und zu empfangen, Briefe und E-Mails zu schreiben oder Adressen und Ansprechpartner über den Markierungs-Assistenten zu sortieren. Der Arbeitsbereich dient auch dem Versand von Standardformularen an einzelne Empfänger mit Microsoft Word.

Die Tabellen Ordner und Dokumente

Wenn Sie die orgAnice 2012 R2-Datenbank installieren, sind in der Tabelle Ordner bereits siebzehn Datensätze angelegt. Sie können hier beliebige Ordner zu unterschiedlichen Themen und Kategorien anlegen.

Der Mastertabelle Ordner ist die Detailtabelle Dokumente untergeordnet. Hier werden alle Dokumente angelegt, die nicht direkt einer Adresse zugeordnet werden können. Hierzu zählen beispielsweise Serienbriefe,

Formulare, Preislisten oder ein Geschäftsplan. Prinzipiell dient die Dokumententabelle demselben Zweck wie die Tabelle Aktivitäten: Dokumente übersichtlich abzulegen. Die für Vorgänge und Aktivitäten beschriebenen

Arbeitsschritte gelten daher für die Ordner und Dokumente entsprechend.

Serienbriefe mit Microsoft Word erstellen

Im Folgenden wird beschrieben, wie Sie einen neuen Datensatz in der Tabelle Dokumente anlegen und ein

Dokument als Serienbrief vorbereiten. Mit Hilfe des mitgelieferten Makros können Sie dieses in einem

Druckvorgang mehrfach für verschiedene Empfänger ausdrucken. Sie können das Dokument aber auch als einzelnes Serienbriefexemplar jeweils immer wieder an andere Adressaten ausdrucken.

1. Markieren Sie entweder manuell oder mit Hilfe des Markierungs-Assistenten die gewünschten

Adressaten des Serienbriefes. Der Abschnitt »Mit Markierungen arbeiten« erläutert diesen Vorgang.

2. Aktivieren Sie die Arbeitsbereichsgruppe Dokumente. Wechseln Sie dann in den Arbeitsbereich Ordner und Dokumente.

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Dokumente verwalten und archivieren 271

Positionieren Sie in der Tabelle Ordner auf den Datensatz Serienbriefe.

Aktivieren Sie die Tabelle Dokumente.

Legen Sie einen neuen Datensatz an:

 mit dem Menübefehl Bearbeiten | Datensatz: Neu oder



über diesen Button mit der Tastenkombination

oder

+ .

Ein neuer Datensatz wird angelegt.

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Dokumente verwalten und archivieren

Tragen Sie im Feld Betreff die Bezeichnung des Dokumentes ein.

Legen Sie unter verantwortlich einen Benutzer der Datenbank als Verantwortlichen für das Dokument an.

Möchten Sie das Dokument als nur internen Gebrauch kennzeichnen, so markieren Sie es als internes

Dokument.

Den Status des Datensatzes können Sie jederzeit ändern oder hoch stufen. Legen Sie daher zunächst den geeigneten Status fest.

Definieren Sie die Sprache des Dokumentes über die Lookup-Liste Sprache.

Bei Beschreibung können Sie ergänzende Informationen zum aktuellen Dokument hinzufügen.

Bei Dokumenten, die sich in dauerhafter Entwicklung befinden, etwa bei einem Business Plan, können Sie unter

Version eine Versionsnummer vergeben.

7. Klicken Sie nun auf den Dokumentbutton erscheint.

. Die Dialogbox Dokument-Vorlage auswählen

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8. Microsoft Word wird geöffnet, und Sie können erste Voreinstellungen für den Serienbrief vornehmen:

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Dokumente verwalten und archivieren 273

Wählen Sie, falls nötig, eine zusätzliche Versandart für den Serienbrief aus.

Da mehrere Anschriften in der orgAnice 2012 R2-Datenbank verwaltet werden, wählen Sie den gewünschten

Anschriftentyp aus.

Der bereits angegebene Betreff, das aktuelle Datum, Schlussformel oder Bearbeiterdaten werden automatisch eingetragen und können nochmals verändert werden.

Sind Sie zufrieden, bestätigen Sie mit OK.

9. Im angezeigten Dokument werden beispielhaft die Daten des aktuellen Datensatzes angezeigt. Wenn

Sie mit der Erstellung von Serienbriefen über Microsoft Excel vertraut sind, werden Sie feststellen, dass die variablen Angaben im Dokument nicht über Felder, sondern über Textmarken realisiert werden. Um diese

Textmarken anzuzeigen, wählen Sie in Microsoft Word den Menüpunkt orgAnice | Textmarken bearbeiten....

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Dokumente verwalten und archivieren

Hier werden alle Textmarken angezeigt.

Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Textmarken im Dokument anzeigen, um die Darstellung der Textmarken in

Microsoft Word einzuschalten. So können Sie sicherstellen, dass Sie bei der Bearbeitung des Dokumentes keine

Textmarken löschen oder verändern.

Klicken Sie auf Schließen.

Das vorbereitete Dokument wird in Microsoft Word angezeigt und Textmarken sind als graue eckige Klammern um die variablen Texte zu erkennen.

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Geben Sie nun den Text ein und stellen Sie das Dokument fertig. Speichern Sie es:

10.



über die Tastenkombination + oder



über den Menübefehl Datei | Aktualisieren.

Wählen Sie nun den Menübefehl orgAnice | Serienbrief drucken.

Der Seriendruck-Assistent erscheint:

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Dokumente verwalten und archivieren 275

Der Seriendruck-Assistent informiert über seine Funktionen.

Um diesen rein informativen Schritt künftig zu überspringen, aktivieren Sie dieses Kontrollfeld.

Klicken Sie auf Weiter.

11. Legen Sie nun fest, an welche Adressaten der Serienbrief versandt werden soll.

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Dokumente verwalten und archivieren 276

Aktivieren Sie die gewünschten Optionen, je nachdem, ob der Serienbrief an alle Adressen oder

Ansprechpartner oder nur an über Markierungen ausgewählte Adressen oder Ansprechpartner versandt werden soll.

Wenn Sie noch keine Markierungen gesetzt haben und den Serienbrief nach Markierungen versenden wollen, können Sie diese Markierungen auch jetzt noch setzen.

Aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, um auch Datensätze mit Sperrvermerken mit einzubeziehen.

Sind Sie zufrieden, klicken Sie auf Weiter.

12. Legen Sie nun Versandangaben und Sortierung fest.

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Dokumente verwalten und archivieren 277

Falls Sie eine bestimmte Versandart auswählen, wird diese Information dem Adressfeld hinzugefügt und ggf. automatisch mit den Seriendruckinformationen befüllt.

Zu jeder Adresse können mehrere unterschiedliche Anschriften hinterlegt sein. Wählen Sie den gewünschten

Anschriftstyp.

Der Assistent bietet Ihnen verschiedene Sortierschlüssel an, mit denen Sie die Reihenfolge für die

Druckausgabe festlegen können. Bestimmen Sie hier die gewünschte Sortierung.

Klicken Sie auf Weiter.

13. Nun können Sie Optionen zur Speicherung der Seriendruckdaten und zur Erstellung eines Protokolls festlegen:

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Dokumente verwalten und archivieren 278

Aktivieren Sie die Option Verweise in der Aktivitätentabelle erstellen, um die Serienbriefe den Adressen zuzuordnen. Im Feld Die neuen Aktivitäten im Vorgang … speichern legen Sie den Vorgang fest, dem die

Aktivitäten zugeordnet werden sollen.

Soll etwa bei einem Mailing nach einer bestimmten Zeit eine Wiedervorlage erstellt werden, aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen und wählen Sie den gewünschten Vorgang und den Zeitpunkt für die Wiedervorlage aus.

Gesetzte, aber nach dem Seriendruck nicht mehr benötigte Markierungen können über das Kontrollkästchen

Markierungen zurücksetzen wieder entfernt werden.

Es kann ein Protokoll geführt und nach dem Druck geöffnet werden. Aktivieren Sie die entsprechenden

Kontrollkästchen.

Klicken Sie auf Weiter.

14. Es folgt der Schritt zur Auswahl von Ausgabemöglichkeiten:

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Dokumente verwalten und archivieren 279

Unter dieser Auswahlgruppe bestimmen Sie das Ausgabeziel für Ihren Serienbrief. Bei Auswahl der Option

Drucker wird der Serienbrief direkt an den Drucker ausgegeben.

Legen Sie im Eingabefeld Exemplare die Anzahl der Exemplare fest, die ausgegeben werden sollen, etwa wenn

Sie Kopien Ihrer Serienbriefe benötigen.

Mit dem Button Drucker überprüfen und ändern Sie gegebenenfalls Ihre Druckereinrichtung.

Ihren Serienbrief können Sie bei entsprechender Einrichtung eines Nachrichtensystems auf Ihrem Rechner als

Fax oder E-Mail versenden.

Klicken Sie auf Weiter.

15. Bevor nun der Seriendruck gestartet wird, erhalten Sie eine Zusammenfassung Ihrer Einstellungen:

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Dokumente verwalten und archivieren 280

Klicken Sie auf Fertig stellen, um den Assistenten zu schließen und den Seriendruck zu starten.

Haben Sie die Option zur Erstellung eines Protokolls gewählt, wird dieses im Anschluss in Microsoft Word geöffnet.

Die Formularverwaltung nutzen

Schreiben, die immer wieder an einzelne Empfänger adressiert werden, werden in der orgAnice 2012 R2-

Datenbank über die Formularverwaltung bequem und effizient gehandhabt. Ein Beispiel hierfür ist ein Vertrag, der individuell mit Namen und Adresse eines Neukunden versehen wird und dann an diesen versandt wird. Ein anderes Szenario wäre der Versand eines Serienbriefes an einen nachträglich hinzugekommenen Adressaten.

Um ein Dokument einem einzelnen Empfänger mit dessen Daten zuzusenden, verfahren Sie wie folgt:

1. Aktivieren Sie die Arbeitsbereichsgruppe Kontakte (oder Dokumente). Wechseln Sie dann in den

Arbeitsbereich Formularverwaltung.

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Dokumente verwalten und archivieren 281

Hier werden die Tabellen Adressen und Ansprechpartner sowie die Tabellen Ordner und Dokumente dargestellt.

2. Positionieren Sie in der Tabelle Ansprechpartner auf dem Datensatz des gewünschten Empfängers.

3. Öffnen Sie das im letzten Abschnitt erstellte Serienbrief-Dokument. Positionieren Sie dazu in der

Tabelle Ordner auf dem Datensatz »Serienbriefe« und öffnen Sie dann in der Tabelle Dokumente das

Serienbrief-Dokument »Einladung auf den Messestand« oder ein anderes geeignetes Dokument, falls Sie dem

Beispiel im letzten Abschnitt nicht gefolgt sind.

4. Microsoft Word wird gestartet und das Dokument angezeigt.

5. Wählen Sie in Microsoft Word den Menüpunkt orgAnice | Senden an..., um das Fenster Dokument senden aufzurufen.

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Dokumente verwalten und archivieren 282

Aktivieren Sie das Kontrollfeld Aktuelle Werte aus orgAnice in das Dokument eintragen, um die Adressdaten mit der aktuell ausgewählten Adresse zu aktualisieren.

Auf der Registerkarte Ausgabe können Sie auswählen, welche Aktion Sie ausführen möchten.

Aktivieren Sie die Option drucken und wählen Sie über diesen Button den gewünschten Drucker und die

Druckereinstellungen aus, um das Dokument auszudrucken.

Optionen zum Versand per E-Mail oder Fax stehen ebenfalls zur Verfügung. Diese werden im nächsten Schritt erläutert.

Um den Versand nicht sofort zu starten, aber die Daten dennoch gleich einzutragen, aktivieren Sie die letzte

Option Nur aktuelle Daten eintragen.

6. Soll das Dokument per E-Mail oder Fax versandt werden, wählen Sie die entsprechende Option auf der

Registerkarte Ausgabe.

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Dokumente verwalten und archivieren 283

Zum Versand per E-Mail sind bereits Empfängername, dessen E-Mail-Adresse und der Betreff der E-Mail eingetragen. Diese Daten können Sie auf Wunsch noch ändern.

Das aktuelle Dokument kann als Text der E-Mail, aber auch als Anlage versandt werden. Wählen Sie in der

Lookup-Liste die gewünschte Versandart aus.

Im Eingabefeld neben der Optionsschaltfläche per Fax senden an ist die Faxnummer des Empfängers eingetragen und kann bei Bedarf geändert werden. Voraussetzung für den direkten Versand per Fax ist eine installierte Faxsoftware, die Sie in dieser Lookup-Liste auswählen können.

7. Bevor Sie auf OK klicken, wechseln Sie auf die Registerkarte Verweis erstellen.

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Dokumente verwalten und archivieren 284

Damit auch später nachvollzogen werden kann, welchem Empfänger dieses Dokument gesandt wurde, können

Sie einen Verweis in der Aktivitätentabelle erstellen lassen.

Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Verweis in der Aktivitätentabelle erstellen und wählen Sie in der Liste den

Vorgang aus, dem die neu anzulegende Aktivität zugeordnet werden soll.

Wie Sie einen neuen Vorgang anlegen, zeigt Schritt 8.

Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Serien-Dokument in der Aktivität speichern, um nicht nur einen Verweis zu erstellen, sondern auch das Dokument mit den individuellen Daten dort zu speichern. Dies ist besonders dann sinnvoll, wenn Sie in dem Dokument viele individuelle Anpassungen vornehmen, bevor Sie das Dokument versenden, etwa in einem Vertragsformular etc.

8. Falls Sie einen neuen Vorgang für die zu speichernde Verweis-Aktivität anlegen möchten, klicken Sie auf der Registerkarte Verweis erstellen auf Neuer Vorgang:

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Dokumente verwalten und archivieren 285

Wählen Sie einen Vorgang aus der Liste oder geben Sie selbst einen Namen ein.

9. Sind Sie mit den Einstellungen zufrieden, klicken Sie auf OK. Der Druck des Dokumentes bzw. der

Versand wird gestartet. Verweise in der Aktivitätentabelle werden im Hintergrund ausgeführt. Wenn Sie

Serien-Dokument in der Aktivität speichern ausgewählt haben, werden Sie zum Speichern des Dokuments aufgefordert.

Weitere neue Dokumente erstellen

orgAnice ist nicht auf die Erledigung von Korrespondenz beschränkt. Über die Datenbank können Sie Dateien beliebiger Dateiformate verwalten. Das Erstellen von Dokumenten aus orgAnice Data setzt voraus, dass entweder Dokument-Vorlagen für diese Formate in einem Vorlagenordner gespeichert sind oder Objekte des gewünschten Dokument-Typs auf Ihrem System registriert sind.

Ein Dokument von Vorlage erstellen

Mit der orgAnice 2012 R2-Datenbank werden für häufig verwendete Dokument-Typen Vorlagen mitgeliefert.

Dabei liegen die Dokument-Vorlagen jeweils in Vorlagen-Ordnern unterhalb des Ordners der Datenbank. Auf

Basis dieser Vorlagen lassen sich schnell Dokumente erstellen, die in der Datenbank gespeichert werden.

Die Dokument-Vorlagen für Briefe, Serienbriefe oder E-Mails wurden bereits in den vorangehenden

Abschnitten erläutert. Es werden jedoch auch Dokument-Vorlagen für Textdateien (.txt), Excel-Tabellen (.xls) oder orgAnice Image-Dokumente (.ors) mitgeliefert. Die Vorlagen sind dabei für jede einzelne

Datenbanktabelle unterschiedlich.

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Dokumente verwalten und archivieren

In welchen Ordnern Vorlagen für jede Tabelle liegen, ist dabei von der Konfiguration der Datenbank abhängig.

Wie Sie Vorlagen-Ordner definieren sowie Vorlagen vorbereiten und anpassen, entnehmen Sie der Technischen

Referenz, Kapitel 4, Abschnitt »Dokumentvorlagen einrichten«.

1. Um ein Dokument von Vorlage zu erstellen, aktivieren Sie zunächst die Arbeitsbereichsgruppe

Dokumente. Wechseln Sie dann in den Arbeitsbereich Ordner und Dokumente.

2. Positionieren Sie in der Tabelle Ordner auf den gewünschten Datensatz – etwa Produktpräsentationen

– und aktivieren Sie die Tabelle Dokumente.

Dokumente können Sie in allen Tabellen anlegen, in denen ein Dokument-Feld zur Verfügung steht. Dies sind im Auslieferzustand der orgAnice 2012 R2-Datenbank die Tabellen Adressen, Ansprechpartner, Aktivitäten,

Dokumente und Archivierte Dokumente. Die Vorgehensweise unterscheidet sich nicht von der im Folgenden beschriebenen. Allein die zur Verfügung stehenden Dokument-Vorlagen differieren von Tabelle zu Tabelle.

3. Legen Sie einen neuen Datensatz an:

 mit dem Menübefehl Bearbeiten | Datensatz: Neu oder



über diesen Button

 mit der Tastenkombination

oder

+ .

Ein neuer Datensatz wird angelegt.

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Tragen Sie im Feld Betreff die Bezeichnung des Dokumentes ein.

Legen Sie unter verantwortlich einen Benutzer der Datenbank als Verantwortlichen für das Dokument an.

Den Status des Datensatzes können Sie jederzeit ändern oder hoch stufen. Legen Sie daher zunächst den geeigneten Status fest. Bei Dokumenten, die sich in dauerhafter Entwicklung befinden, etwa bei einem

Business Plan, können Sie unter Version eine Versionsnummer vergeben.

Ist das Dokument nicht für externen Gebrauch gedacht, markieren Sie es als internes Dokument.

Definieren Sie die Sprache des Dokumentes über die Lookup-Liste Sprache.

Bei Beschreibung können Sie ergänzende Informationen zum aktuellen Dokument hinzufügen.

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Dokumente verwalten und archivieren 287

5. Klicken Sie nun auf die linke Fläche des Dokumentbuttons .

Alternativ dazu können Sie auch auf die rechte Fläche des Dokumentbuttons klicken oder mit der rechten

Maustaste auf den Dokumentbutton klicken, woraufhin Sie aus dem Popup-Menü den Menüpunkt Dokument von Vorlage erstellen... per Mausklick aufrufen.

Die Dialogbox Dokument-Vorlage auswählen erscheint.

Hier sehen Sie alle Vorlagen, die im Vorlagenordner der Tabelle abgelegt sind. Für die Tabelle Dokumente heißt dieser Ordner standardmäßig Vorlagen für Dokumente.

Hier sind Vorlagen für E-Mail-Nachrichten, Serienbriefe und Serien-E-Mails, Bitmap-Grafiken, PowerPoint-

Präsentationen, Textdateien und Excel-Tabellen vorbereitet.

Wählen Sie die gewünschte Vorlage und bestätigen Sie mit OK.

6. Das mit dem Dokument assoziierte Programm wird geöffnet, und Sie können das Dokument wie gewohnt bearbeiten. Bei einigen Dateitypen werden in den Programmen die bekannten Standard-Menüpunkte

Datei | Speichern oder Datei | Beenden durch Datei | Aktualisieren und Datei | Schließen und zur Datenbank zurückkehren ersetzt, da das Dokument nicht als eigenständige Datei auf der Festplatte, sondern in der

Datenbank gespeichert wird.

7. Nachdem Sie zur Datenbank zurück gekehrt sind, wird das Icon für den Dokument-Typ auf dem

Dokument-Button diesen Typs enthält.

angezeigt. So erkennen Sie stets auf einen Blick, ob der Datensatz ein Dokument

Speichern Sie den Datensatz:

 mit der Tastenkombination + oder



über den Menübefehl Bearbeiten | Datensatz: Speichern oder

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Dokumente verwalten und archivieren 288

 per Klick auf diesen Button .

Und wenn Sie nach dem speichern noch einen oder mehrere Datensätze anlegen möchten, können Sie:

 mit dem Menübefehl Bearbeiten | Datensatz: Speichern und neu oder

 mit einem Mausklick auf diesen Button

 mit der Tastenkombination +

oder

+ oder

 betätigen Sie die rechte Maustaste und verwenden Sie den Menübefehl Speichern und neu aus dem

Kontextmenü.

Ein Datensatz, der ein Dokument enthält, wird nun auch in der Listendarstellung durch ein Dokument-Symbol in der dritten Spalte der Liste gekennzeichnet. Per Doppelklick auf dieses Symbol können Sie das Dokument später wieder öffnen.

Dokumente bearbeiten

Jedes Dokument kann später bearbeitet werden, indem Sie auf den Dokument-Button klicken. Das assoziierte

Programm wird gestartet und das Dokument darin geöffnet, wo Sie es bearbeiten können.

Weitere für den jeweiligen Dokument-Typ spezifische Optionen zur Bearbeitung bietet das Popup-Menü des

Dokument-Buttons, das Sie über dessen rechte Fläche oder per rechten Mausklick auf den Dokument-Button erreichen.

Dokumente unter neuem Namen speichern

Ein in der Datenbank gespeichertes oder externes Dokument kann auch an einen anderen Ort als eigenständige Datei gespeichert werden.

1. Klicken Sie auf die rechte Fläche des Dokument-Buttons.

2. Wählen Sie im nun erscheinenden Popup-Menü den Menüpunkt Speichern unter...

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Dokumente verwalten und archivieren 289

Geben Sie in der Dialogbox den gewünschten Speicherort und einen Dateinamen für das Dokument an und klicken Sie auf Speichern. Eine Kopie des Dokumentes wird am angegebenen Ort erzeugt.

Dokumente löschen

1. Um einen Datensatz beizubehalten, aber das angehängte Dokument zu löschen, klicken Sie auf die rechte Fläche des Dokument-Buttons.

2. Wählen Sie im nun erscheinenden Popup-Menü den Menüpunkt Löschen. Das Dokument wird daraufhin gelöscht. Sie können nun ein neues Dokument anhängen oder aber den Datensatz ohne das

Dokument speichern.

Dokumente, die in der Datenbank gespeichert sind und gelöscht wurden, werden nicht in den Papierkorb verschoben! Zwar wird der Löschvorgang erst dann vollzogen, wenn Sie den Datensatz speichern, doch haben

Sie dann keine Gelegenheit mehr, ein gelöschtes oder durch ein neues Dokument überschriebenes Dokument wiederherzustellen.

Ein neues Dokument erstellen

Sie können Dokumente, für die keine Dokument-Vorlage im Datenbank-Ordner liegt, direkt aus orgAnice erstellen.

1. Legen Sie einen neuen Datensatz in der gewünschten Tabelle an und füllen Sie die notwendigen Felder des Datensatzes aus.

2. Klicken Sie nun auf die rechte Fläche des Dokument-Buttons oder klicken Sie mit der rechten

Maustaste auf den Dokument-Button.

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Wählen Sie hier den Menüpunkt Neues Dokument erstellen....

3. Die Dialogbox Neues Dokument erstellen erscheint.

Dokumente verwalten und archivieren 290

Die hier aufgelisteten Dateitypen sind automationstauglich, d.h. sie können als Objekte neu erzeugt werden, ohne als Vorlage im Datenbank-Vorlagenordner für die aktuelle Tabelle bereit zu liegen.

Wählen Sie den gewünschten Dateityp aus der Liste und bestätigen Sie mit OK.

Das assoziierte Programm wird geöffnet und darin das neue Dokument erzeugt.

ExcelAddin

Das orgAnice Excel-Add-In ermöglicht Ihnen analog zu den Word-Vorlagen die Erstellung von Vorlagen für

Microsoft Excel. Hierbei handelt es sich um ganz „normale“ Excel-Dateien (*.xls,*.xlsx) und nicht um Excel-

Vorlagen (*.xlt,*.xltx). Diese werden beim Öffnen über eine Dokumentenschaltfläche mit Daten aus der

Datenbank ergänzt. Um das AddIn nutzen zu können benötigen Sie mindestens Microsoft Excel 2007

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Dokumente verwalten und archivieren 291

Features

Einzelwerte

Ausfüllen von einzelnen Zellen mit Daten der aktuellen Datensatzzeigerposition oder dem

Ergebnis einer benutzerdefinierten Funktion. (Alle Werte, die sich über einen orgBasic-

Ausdruck definieren lassen, können angezeigt werden)

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Dokumente verwalten und archivieren

Tabellarische Darstellung von Daten aus einer orgAnice-Tabelle

Ausfüllen einer Excel-Tabelle (Liste) mit Daten aus einer orgAnice-Tabelle. (Außer Feldern der

Tabelle können auch Felder einer übergeordneten Tabelle oder das Ergebnis eines orgBasic -

Ausdrucks für die Anzeige definiert werden)

Veränderungen in der Excel-Oberfläche (Kurzform)

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So wie beim Öffnen von Word-Dokumenten (über die „orgOffice.dot“) das Dokument (die Vorlage) ausgefüllt und ein „orgAnice-Menü“ angezeigt wird, so wird beim Öffnen von Excel-Mappen (über ein

Excel-Add-In) die Arbeitsmappe ausgefüllt und ein „orgAnice-Menü“ angezeigt.

Vorlagen erstellen

Eine Vorlage mit Einzelwerten erstellen

Damit das „orgAnice-Menü“ angezeigt wird, öffnen Sie z.B. in der Tabelle „

Aktivitäten

“ oder in der

Tabelle „

Dokumente

“ ein Dokument, das ein Excel-Dokument enthält. Wenn noch keine Aktivität oder noch kein Dokument mit einem Excel-Dokument existiert, legen Sie einen neuen Datensatz in

Aktivitäten oder Dokumenten an und wählen als Vorlage in dem Vorlagenauswahldialog die Vorlage

„

Tabelle.xls

“ aus.

Es erscheint Ihre Excel-Datei oder, wenn Sie „Tabellel.xls“ gewählt haben, ein leeres Arbeitsblatt.

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Dokumente verwalten und archivieren 293

Erstellen Sie über „Datei -> Neu“ eine leere Arbeitsmappe:

Geben Sie zunächst in der neuen Arbeitsmappe ein paar Texte ein, die

immer

erscheinen sollen.

In Spalte „B“ sollen die Werte aus der Datenbank eingetragen werden. Damit Sie später wissen, wo sich die „Textmarken“ (wir nennen sie in Excel „Bereichsnamen“) befinden, geben Sie ein paar aussagekräftige Bezeichnungen ein. Damit Sie konstante Texte, Formeln, etc. von „Textmarken /

Bereichsnamen“ unterscheiden können, sollten die Bereichsnamen z.B. immer mit einem Unterstrich beginnen:

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Dokumente verwalten und archivieren 294

Um die Zelle „B1“(_Name)als auszufüllende Zelle zu definieren, selektieren sie die Zelle „B1“ und aktivieren das „orgAnice-Menü“:

Klicken Sie „Einzelwert definieren/bearbeiten“ und es erscheint der folgende Dialog:

Über die Schaltfläche können Sie komfortabel einen orgBasic-Ausdruck zusammenstellen und

übernehmen.

Mit Betätigen der Schaltfläche „OK“ wird die Definition gespeichert. Gehen Sie bei den Zellen B2

(„_Strasse“) und B3 („_Plz“) genauso vor.

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Dokumente verwalten und archivieren 295

Für eine optimierte Anzeige können Sie noch die Spaltenbreiten anpassen und / oder die Zellen formatieren (Schrift, Farbe, Anzeige als Text z.B. bei Postleitzahlen). So, wie es Ihnen gefällt.

Speichern Sie die Arbeitsmappe in Ihrem bevorzugten Vorlagen-Ordner.

Schließen Sie die „neue“ Vorlage und beenden Sie Excel.

Testen der Vorlage

Erstellen Sie eine neue Aktivität und wählen als Vorlage: „Meine Erste Vorlage Mit Einzelwerten.xlsx“.

Das Ergebnis könnte dann so aussehen

Eine Vorlage mit tabellarischer Darstellung erstellen

Zuerst muss, wie im ersten Beispiel, eine Excel-Datei aus orgAnice geöffnet werden, damit das orgAnice-Menü sichtbar wird. Über „Datei -> Neu“ muss eine leere Arbeitsmappe hinzugefügt werden.

Dieses Beispiel bezieht sich auf die Tabelle „Ansprechpartner“ kann aber mit beliebigen Tabellen nachvollzogen werden. Es sollen die Ansprechpartner zu einer Adresse ausgegeben werden, also abhängig vom Datensatz in der Tabelle „Adressen“.

Am besten vergibt man in einer Zeile nebeneinander „sprechende“ Namen für das, was in der Spalte ausgegeben werden soll. Das ist sinnvoll, falls man die Vorlage einmal bearbeiten will. In dem

Beispiel sollen die Felder „Name“, „Vorname“ und „Funktion“ ausgegeben werden.

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Dokumente verwalten und archivieren 296

In die Zeile darüber wird die Kopfzeile geschrieben, also die Überschriften zu den Spalten.

Tabellendefinition

Damit Excel später „weiß“, dass hier eine Liste ausgefüllt werden soll, müssen die beiden Zeilen, um genau zu sein, hier 3 Spalten und 2 Zeilen, als Tabellendefinition „bekannt gemacht“ werden.

Wählen Sie den Bereich aus und klicken im orgAnice-Menü auf „Tabelle (Liste) definieren/bearbeiten“.

Es erscheint folgendes Dialogfenster:

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Dokumente verwalten und archivieren 297

1. Im Feld „Name für Tabellendefinition“ wird nun der endgültige Name eingetragen oder der Vorschlag

übernommen. In diesem Beispiel: Tab_Ansprechpartner.

2. Aus der linken Liste wird dann die Tabelle ausgewählt, deren Daten ausgegeben werden sollen.

3. Der Index wird nicht verändert, da er bereits richtig ausgewählt ist.

4. Die Checkbox wird deaktiviert, damit alle Ansprechpartner angezeigt werden.

5. Das Feld „Nur Datensätze anzeigen, die …“ bleibt leer.

6. Diese Checkbox wird aktiviert, damit nur Ansprechpartner zum aktuellen Datensatz in der Tabelle ausgegeben werden. Andernfalls würden alle Ansprechpartner ausgegeben werden!

Nach betätigen von „OK“ ist die Tabelle definiert.

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Dokumente verwalten und archivieren

Tabellenspalten definieren

Dazu müssen unter der Kopfzeile die Zellen einzeln (eine Zelle!) markiert und über das Menü definiert werden:

298

Wenn der gewünschte Ausdruck über den Ausdruckseditor zusammengestellt worden ist, kann „OK“ betätigt werden. Die Definition wird gespeichert.

Mit den Zellen „Ansp_Vorname“ und „Ansp_Funktion“ wird genauso vorgegangen. Nun kann die

Vorlage in einem Vorlagenordner (z.B. unter dem Namen „Ansprechpartner zu einer Adresse“) abgespeichert werden und die neue Mappe geschlossen werden. Auch Excel wird geschlossen.

298

Dokumente verwalten und archivieren 299

Den Überblick behalten …

Über den Menüpunkt „Liste der Definitionen anzeigen“ kann man sich für die gerade aktive

Arbeitsmappe die Definitionen der Einzelzellen, Tabellen und Tabellenspalten anzeigen lassen.

299

Dokumente verwalten und archivieren 300

Wird in der baumartigen Struktur ein Eintrag ausgewählt, so wird der entsprechende Bereich im

Arbeitsblatt markiert und die Definition dazu angezeigt. Über die Schaltfläche „Bearbeiten“ gelangt man direkt in den Dialog „Einzelwert bearbeiten“ bzw. „Tabelle (Liste) bearbeiten“.

Welche Datensätze sollen in einer Tabelle ausgegeben werden?

Abhängig von der ausgewählten Tabelle und deren Anzahl übergeordneter Tabellen, werden bereits

„Einschränkungen“ per Checkbox angeboten (3) und (4) :

300

Dokumente verwalten und archivieren 301

Bei Aktivierung von (3) werden nur Datensätze zum aktuellen Datensatz der Mastertabelle angezeigt.(Fixe Relation zur Mastertabelle)

Bei Aktivierung von (4) werden nur Datensätze zum aktuellen Datensatz der Root-Tabelle angezeigt.(Fixe Relation zur Root-Tabelle).

Sind weder (3) noch (4) aktiviert, werden alle Datensätze angezeigt.

In allen drei Fällen kann über den Index die Sortierung bestimmt werden.

Zusätzlich zu der vorgenannten Datensatzauswahl, kann mit (1) bestimmt werden, dass nur markierte Datensätze angezeigt werden. Ein vorheriges Umstellen der Sichtbarkeit ist nicht notwendig! Außerdem kann in (2) ein orgBasic-Ausdruck angeben werden, der die Datensatzauswahl weiter einschränkt. ( Beispiel: Adressen->Ort = "Berlin

Tipps und Tricks



Da Excel beim Hinzufügen einer Arbeitsmappe meist auch gleich mehrere Tabellenblätter hinzufügt, sollte man beim Erstellen einer Vorlage alle leeren Tabellenblätter löschen. (Speicherplatz,

Geschwindigkeit)



Für Einzelzellen (nicht in einer Tabelle!) können auch verbundene Zellen verwendet werden. Dies ist z.B. sinnvoll , wenn eine komplette Anschrift (

Ausdruck = FormatPostAdresse()

) ausgegeben werden soll

301

Dokumente verwalten und archivieren



Überall können „

Excel-Formeln

“ eingegeben werden. So kann auch in einer Tabelle anstelle einer

Spaltendefinition eine Formel eingetragen werden.



Nutzen Sie ALLE Formatierungsmöglichkeiten von Excel.



Es gibt die schöne „Bedingte Formatierung“.



Es sind mehrere Tabellendefinitionen in einer Vorlage möglich.

Dokumente der Datenbank hinzufügen

Existiert bereits das Dokument, das Sie in der Datenbank speichern wollen, können Sie dies in die Datenbank verschieben oder kopieren, also lediglich ein Duplikat des Dokumentes in der Datenbank speichern.

Ein vorhandenes Dokument in die Datenbank kopieren

Ein Dokument, das auf einem Datenträger, etwa auf Ihrer Festplatte oder im Netzwerk liegt, kopieren Sie in die

Datenbank, indem Sie einen Datensatz anlegen und dann auf die rechte Fläche des Dokument-Buttons klicken.

302

Wählen Sie im Popup-Menü den Menüpunkt Vorhandenes Dokument in die Datenbank kopieren....

Das Dialogfenster Dokument in die Datenbank kopieren erscheint.

302

Dokumente verwalten und archivieren 303

Wählen Sie im Feld Suchen in: das Laufwerk oder die Netzwerkressource aus, die das Dokument enthält.

Navigieren Sie dann im mittleren Bereich des Fensters in der Ordnerstruktur, bis Sie den Ordner erreicht haben, in dem das gewünschte Dokument liegt.

Markieren Sie das Dokument und klicken Sie dann auf Öffnen. Eine Kopie des Dokumentes wird in der

Datenbank erzeugt. Speichern Sie schließlich den Datensatz.

Ein vorhandenes Dokument in die Datenbank verschieben

Ähnlich wie beim Kopieren verfahren Sie, wenn Sie ein Dokument, das auf einem Datenträger, etwa auf Ihrer

Festplatte oder im Netzwerk liegt, in die Datenbank verschieben möchten. Legen Sie einen Datensatz an und klicken Sie dann auf die rechte Fläche des Dokument-Buttons.

303

Dokumente verwalten und archivieren 304

Wählen Sie im Popup-Menü den Menüpunkt Vorhandenes Dokument in die Datenbank verschieben....

Das Dialogfenster Dokument in die Datenbank verschieben erscheint.

Wählen Sie im Feld Suchen in: das Laufwerk oder die Netzwerkressource aus, die das Dokument enthält.

Navigieren Sie dann im mittleren Bereich des Fensters in der Ordnerstruktur, bis Sie den Ordner erreicht haben, in dem das gewünschte Dokument liegt.

304

Dokumente verwalten und archivieren

Markieren Sie das Dokument und klicken Sie dann auf Öffnen. Das Dokument wird in die Datenbank verschoben und an seinem ursprünglichen Speicherort gelöscht. Speichern Sie schließlich den Datensatz.

Dokumente mit der Datenbank verknüpfen

Soll ein Dokument zwar über die Datenbank verwaltet werden, aber nicht in der Datenbank selbst gespeichert werden, können Sie auch eine Verknüpfung mit dem Dokument in der Datenbank anlegen. Dabei wird ein

Verweis auf das Dokument an seinem aktuellen Speicherort erzeugt. Dies hat den Vorteil, dass Sie das

Dokument einfach über die Suchfunktionen von orgAnice erreichen können, ohne die Datenbank dadurch zu vergrößern. Gleichzeitig können auch Benutzer auf das Dokument zugreifen, ohne orgAnice zu nutzen. Wird jedoch das Dokument verschoben oder gelöscht, verbleibt eine ungültige Verknüpfung auf das Dokument in der Datenbank. Darüber hinaus können Sie so nicht die integrierte Zugriffsverwaltung von orgAnice nutzen.

Ein Dokument mit der Datenbank verknüpfen

1. Legen Sie einen neuen Datensatz in der gewünschten Tabelle an und füllen Sie die notwendigen Felder des Datensatzes aus.

2. Klicken Sie nun auf die rechte Fläche des Dokument-Buttons oder klicken Sie mit der rechten

Maustaste auf den Dokument-Button.

305

Wählen Sie hier den Menüpunkt Vorhandenes Dokument verknüpfen....

3. Die Dialogbox Dokument verknüpfen erscheint.

305

Dokumente verwalten und archivieren 306

Wählen Sie im Feld Suchen in: das Laufwerk oder die Netzwerkressource aus, die das Dokument enthält.

Navigieren Sie dann im mittleren Bereich des Fensters in der Ordnerstruktur, bis Sie den Ordner erreicht haben, in dem das gewünschte Dokument liegt.

Markieren Sie das Dokument und klicken Sie dann auf Öffnen.

4. Es wird eine Verknüpfung mit dem Dokument in der Datenbank erzeugt. Ein verknüpftes Dokument erkennen Sie am Verknüpfungssymbol, einem kleinen Pfeil, der über das Dokument-Icon gelegt wird.

Speichern Sie schließlich den Datensatz.

Ein Dokument von Vorlage erstellen und verknüpfen

Auch neu erzeugte Dokumente können außerhalb der Datenbank gespeichert werden.

1. Legen Sie einen neuen Datensatz in der gewünschten Tabelle an und füllen Sie die notwendigen Felder des Datensatzes aus.

2. Klicken Sie nun auf die rechte Fläche des Dokument-Buttons oder klicken Sie mit der rechten

Maustaste auf den Dokument-Button.

306

Wählen Sie hier den Menüpunkt Dokument von Vorlage erstellen und verknüpfen....

3. Die Dialogbox Dokument-Vorlage auswählen erscheint.

Dokumente verwalten und archivieren 307

Hier finden Sie alle Vorlagen, die im Vorlagenordner der Tabelle abgelegt sind.

Wählen Sie die gewünschte Vorlage und bestätigen Sie mit OK.

4. Das Dokument wird automatisch benannt, im Standard-Dokumentenordner für externe Dokumente gespeichert und zum Speichern in der assoziierten Anwendung geöffnet. Dort können Sie das Dokument bearbeiten.

5. Es wird eine Verknüpfung mit dem Dokument in der Datenbank erzeugt. Speichern Sie schließlich den

Datensatz.

Internet-Adressen verknüpfen

Verknüpfungen sind nicht nur auf Dokument-Dateien beschränkt. Sie können auch Verknüpfungen mit

Internet-Adressen erzeugen.

1. Legen Sie einen neuen Datensatz in der gewünschten Tabelle an und füllen Sie die notwendigen Felder des Datensatzes aus.

307

Dokumente verwalten und archivieren

2. Klicken Sie nun auf die rechte Fläche des Dokument-Buttons oder klicken Sie mit der rechten

Maustaste auf den Dokument-Button.

308

Klicken Sie hier auf den letzten Menüpunkt Vorhandene Internet-Adresse verknüpfen.

Es wird daraufhin die Dialogbox Internet-Adresse verknüpfen angezeigt.

In der Dialogbox geben Sie im Feld Adresse die URL oder IP-Adresse der Internet-Seite ein. Alternativ können Sie auch den Dateinamen einer lokalen HTML-Seite eingeben.

Wenn Sie den Button Adresse von Web-Browser drücken, übernimmt orgAnice die Daten der aktuellen Seite

Ihres Web-Browsers in die Dialogbox. Klicken Sie dann auf OK, um die Adresse in das Feld zu übernehmen.

Das daraufhin auf dem Button dargestellte Icon zeigt an, dass eine Internet-Adresse verknüpft ist.

Später können Sie durch einen Klick auf diesen Button die verknüpfte Adresse im Browser aufrufen.

Verknüpfungen löschen

Zum Löschen einer Verknüpfung klicken Sie auf die rechte Fläche des Dokument-Buttons.

308

Dokumente verwalten und archivieren

Wählen Sie im nun erscheinenden Popup-Menü den Menüpunkt Verknüpfung löschen. Dabei wird nur die

Verknüpfung, nicht aber das verknüpfte Dokument gelöscht.

Wird eine Verknüpfung oder ein Datensatz, der eine Verknüpfung enthält, gelöscht, wird das verknüpfte

Dokument nicht mit gelöscht. Ist dies beabsichtigt, müssen Sie den Löschvorgang für das Dokument selbst manuell durchführen.

Dokumente archivieren

Werden einzelne Dokumente nicht mehr benötigt, können Sie diese in das Archiv verschieben – genauer in die

Tabelle Archivierte Dokumente. Diese Tabelle entspricht im Aufbau exakt der Tabelle Dokumente, und auch sie ist der Tabelle Ordner untergeordnet. Hier können Sie Dokumente ablegen, die in der täglichen Arbeit nicht mehr benötigt werden. Dort bleiben sie weiterhin abrufbar und Sie können über die üblichen Funktionen wie

Suche nach Schlüssel oder Volltextsuche gefunden werden.

Um ein Dokument zu archivieren, verfahren Sie wie folgt:

1. Wechseln Sie in das Tabellenlayout Dokumente und positionieren Sie auf dem Datensatz, den Sie archivieren möchten.

2. Klicken Sie auf diesen Button . Eine Dialogbox zur Bestätigung des Archivierungsvorganges erscheint:

309

Klicken Sie auf Ja, um den Archivierungsvorgang zu starten.

3. Der Datensatz wird ins Archiv verschoben. Wenn Sie in den Arbeitsbereich Archiv wechseln und dort erneut auf den übergeordneten Datensatz des archivierten Dokumentes positionieren, finden Sie das archivierte Dokument in der Tabelle Archivierte Dokumente.

309

Dokumente verwalten und archivieren 310

Das Tabellenlayout Archivierte Dokumente unterscheidet sich vom Tabellenlayout Dokumente nur in zwei

Details. Zwei Textlabels zeigen an, wann und von wem das Dokument angelegt und archiviert wurde. Die

Bedienung der Funktionen zur Bearbeitung des Dokumentes entspricht denen im Tabellenlayout Dokumente wie in den vorangehenden Abschnitten beschrieben.

Archivierung rückgängig machen

Falls Sie versehentlich ein Dokument archiviert haben oder es wieder benötigen, können Sie jederzeit den

Archivierungsvorgang rückgängig machen:

1. Positionieren Sie in der Tabelle Archivierte Dokumente auf den Datensatz.

2. Klicken Sie auf diesen Button . Eine Dialogbox zur Bestätigung des Vorganges erscheint:

Klicken Sie auf Ja, um den Archivierungsvorgang rückgängig zu machen.

2. Das Dokument wird zurück in die Tabelle Dokumente verschoben.

310

Personalplanung

Der Arbeitsbereich „Personal“ wurde um die Personalplanung erweitert. Im ersten Schritt ist die

Urlaubserfassung mit Gantt-Visualisierung umgesetzt. In der Tabelle „Mitarbeiterplanung“ wir über den

Button die Gantt-Visualisierung gestartet. Dabei wird der orgAnice-Ressourcen-Planer eingesetzt.

Oberfläche

Die Oberfläche des orgAnice Planers am Beispiel der Personalplanung:



In der linken Leiste (Y-Achse) werden die Ressourcen (in diesem Fall die Mitarbeiter) angezeigt



Die horizontale Leiste (X-Achse) zeigt das Zeitraster für einen ausgewählten Zeitraum.



Im mittleren Bereich befindet sich das Zeitraster mit den Einträgen/Belegungen.

Personalplanung 311

In der Symbolleiste befinden sich die Schaltflächen für Aktionen und Oberflächenanpassung:

Mit den Navigationsschaltflächen (Voriger <-> Nächster Zeitraum) kann je nach ausgewähltem

Zeitraum zum vorigen oder nächsten Zeitraum gewechselt werden.

Mit der Schaltfläche „Neuer Eintrag“ erstellt.

wird für die im Zeitraster markierte Zeitspanne ein neuer Eintrag

311

Personalplanung 312

In Dialog „

Neuer Eintrag

“ können die Angaben zum Betreff und Bemerkung ergänzt werden. Wenn dem Feld

„

Betreff

“ einer Lookup-Tabelle zugeordnet ist, kann aus den vorgeschlagenen Werten ausgewählt werden.

In diesem Fall wird auch die Farbe, in der der Eintrag im Gitter angezeigt werden soll, vorgeschlagen (s. Farben für die orgAnice Planer-Einträge, S. 107). Wenn zu einer Ressourcen-Tabelle mehr als eine

Verfügbarkeits-Tabelle existiert (s. Mehrere Verfügbarkeitstabellen, S. 110), muss zuerst die

Verfügbarkeits-Tabelle ausgewählt werden, in der der neue Eintrag gespeichert werden soll.

312

Personalplanung 313

Die Schaltfläche „

Eintrag löschen

“ löscht den ausgewählten Eintrag.

Mit der Schaltfläche „

Aktuellen Datensatz anzeigen

“ kann der in orgAnice positionierte Datensatz im orgAnice Planer angezeigt werden, ohne dass das Datum im orgAnice Planer umgestellt werden muss. Es wird versucht den aktuellen Datensatz, in dem ein Eintrag gespeichert ist, so im Zeitraster anzuzeigen, dass er möglichst weit oben und möglichst weit links erscheint. So ist der Eintrag relativ einfach im Zeitraster zu finden.

Der Eintrag ist dann selektiert (rote Schrift) und hat einen grauen Schatten.

Über die Datumsauswahl (Anzeige ab) kann mittels des Kalendersteuerelements erfolgen. Die Anzeige wird so eingestellt, dass der eingestellte Tag angezeigt wird.

Über die Auswahlliste des Zeitraumes kann eingestellt werden, welche Zeitspannemit welcher Unterteilung angezeigt werden soll. Die Zeiträume reichen von „einem Tag“ über„Woche“ und

„Monat“ bis zu „einem Jahr“.

313

Mausaktionen

Innerhalb des Planungsgitters werden die folgenden Maus-Aktionen unterstützt:

Personalplanung 314



Mausbewegung über Eintrag: Quickinfo wird angezeigt



Mausbewegung über Ressourcenleiste: Quickinfo wird angezeigt



Mit gedrückter linker Maustaste waagerecht im Raster ziehen: Zeitraum (für neuen Eintrag) selektieren



Mit linker Maustaste Eintrag anklicken: Eintrag markieren, um den Eintrag zu verschieben oder die

Dauer zu ändern



Mit gedrückter linker Maustaste Ressourcenzeilen ziehen: Zeilenhöhe vergrößern / verkleinern



Mit rechter Maustaste Ressourcenzeile anklicken: Standardzeilenhöhe wiederherstellen

314



Mit linker Maustaste Eintrag doppelklicken: Editor für Eintragsbearbeitung aufrufen

Sichtbarkeit der Ressourcen und Einträge

Die Sichtbarkeit der Ressourcen und Einträge ist abhängig von der Einstellung, ob alle Datensätze, nur markierte Datensätze oder nur nicht markierte Datensätze angezeigt werden sollen.

Personalplanung 315

315

orgAnice Fakturierung kennen lernen

Dieser Abschnitt der orgAnice 2012 R2 Dokumentation wendet sich an alle orgAnice-Nutzer, die die in der orgAnice-Datenbank enthaltene Fakturierung einsetzen wollen. orgAnice 2012 R2 stellt Ihnen in der Grundstruktur verschiedene Arbeitsbereichsgruppen zur Verfügung, mit denen Sie Ihre Büroorganisation auf einfachste Weise perfektionieren können. Neben dem ausgereiften

Kontakt- und Dokumenten-Management können Sie auch über die Arbeitsbereiche Verkaufschancen,

Verkaufschancenaktivitäten, Artikelverwaltung und Rechnungen Ihre Vertriebsaktivitäten effektiv organisieren.

In diesem Abschnitt finden Sie neben den wesentlichen Informationen über den strukturellen Aufbau der

Arbeitsbereichsgruppe Vertrieb, ausführliche Erläuterungen zum Einsatz und zur Handhabung der

Fakturierung mit orgAnice 2012 R2.

Dabei erlernen Sie schrittweise alle erforderlichen Einzelaktivitäten, vom Anlegen der Grunddaten, wie

Kundennummer, Artikelstamm, Positionen usw. über das Ausfertigen von Angeboten oder Rechnungen sowie zum integrierten Mahnverfahren. orgAnice selbst ist eine Datenbankumgebung, die speziell für den Einsatz im Büro entwickelt wurde. Die

Verwaltung von Adressen und Dokumenten, Büroautomatisierung, die Unterstützung von computerbasiertem

Telefonieren, die hochqualitative Digitalisierung und Archivierung von Papierdokumenten und nun auch die

Fakturierung sind die Kernfunktionalitäten von orgAnice.

Welche Funktionalitäten in der orgAnice-Fakturierung im Einzelnen zur Verfügung stehen, wird Ihnen in den weiteren Abschnitten schrittweise und detailliert beschrieben.

Wie die orgAnice Fakturierung aufgebaut ist

In diesem Abschnitt können Sie sich über den strukturellen Aufbau der Fakturierung innerhalb der Datenbank-

Gesamtstruktur informieren.

Zur Fakturierung gehören dabei die Tabellen



Verkaufschancenpositionen,



Kundennummer, Rechnungen, Rechnungspositionen, Rechnungsaktivitäten,



Artikel, Artikeldokumente, Wettbewerbsprodukte und



Mahnstufen.

Die Fakturierung besteht im Wesentlichen aus zwei großen Komplexen: dem Komplex Verkaufschancen, in dem Angebote und Verkaufschancen verwaltet werden und dem Komplex Rechnungen, der für die

Rechnungserstellung und Rechnungsaktivitäten vorgesehen ist. Ergänzt werden diese durch einen bereichsspezifischen Konfigurationsteil, der beiden Komplexen zugeordnet ist.

In der Datenbank ist die vorgenannte Struktur den Arbeitsbereichsgruppen Vertrieb und Fakturierung zugeordnet. Dieser wiederum enthält verschiedene zweckmäßige Arbeitsbereiche, die Sie, wie von den anderen

Arbeitsgruppenbereichen gewohnt, auf der linken Seite der Programmoberfläche per Mausklick auf die entsprechend bezeichneten Schaltflächen auswählen können.

316

orgAnice Fakturierung kennen lernen 317

Im Arbeitsbereich Verkaufschancenaktivitäten sind die Tabellen Vorgänge, Verkaufschancenpositionen und

Aktivitäten miteinander verknüpft. Die Tabelle Vorgänge wird dabei als übergeordnete Tabelle (

Mastertabelle

), die Tabellen Verkaufschancenpositionen und Aktivitäten als

Detailtabellen

bezeichnet.

Analog gibt es in der Arbeitsbereichsgruppe Fakturierung im Arbeitsbereich Rechnungsaktivitäten miteinander verknüpfte Tabellen, wobei den Detailtabellen Rechnungspositionen und Rechnungsaktivitäten die Tabelle

Rechnungen und dieser wiederum die Tabelle Kundennummern übergeordnet ist.

Beide Komplexe sind mit der Tabelle Adressen verknüpft. Damit ist gesichert, dass angelegte Positionen,

Angebote, Rechnungen und Aktivitäten immer einem zuvor ausgewählten Kunden zugeordnet werden.

Des Weiteren gibt es in der Vertriebsstruktur den Bereich der Artikelverwaltung, bestehend aus den verknüpften Tabellen Artikel, Artikeldokumente und Wettbewerbsprodukte, in denen die Stammdaten in Form

Ihrer Verkaufsprodukte oder Ihre Dienstleistung verwaltet werden. Dieser Bereich dient als Datenpool aus dem

Sie letztlich Ihre Angebots- und Lieferpositionen zusammenstellen können.

Ergänzt wird die Vertriebsstruktur durch die Tabelle Mahnstufen, die über die Arbeitsbereichsgruppe

Konfiguration Arbeitsbereich Mahnwesen aufgerufen werden kann. Diese Tabelle besitzt keine direkten

Verknüpfungen zu anderen Tabellen. Sie hat lediglich Konfigurationscharakter: hier können Sie die Zeiträume für die einzelnen Mahnstufen einstellen.

317

orgAnice Fakturierung benutzen

In diesem Kapitel lernen Sie die Arbeitsbereiche, Tabellen und Funktionen der Fakturierung kennen. Sie erfahren anhand von typischen Arbeitsabläufen, wie Sie die Fakturierung für Ihre Büroorganisation einsetzen können.

Die verwendeten Abbildungen und die Beschreibungen beziehen sich auf die Beispiel-Adressen, die in der orgAnice 2012 R2-Datenbank nach der Installation enthalten sind. orgAnice zeichnet sich jedoch durch die einfache Erweiterbarkeit und die flexiblen

Konfigurationsmöglichkeiten aus.

Sie können also die von Ihnen eingesetzte Datenbank jederzeit modifizieren. Dennoch sollten Sie beachten, da eine Vielfalt von Funktionen über die in orgAnice integrierten VBA-Makros gesteuert werden, dass ggf. auch hier Anpassungen vorgenommen werden müssen.

Deshalb sind alle Makros in der orgAnice Datenbank über den Konfigurationsmodus frei einzusehen und zu editieren. Dies gilt auch für die Fakturierung.

Verkaufschancen, Angebote, Rechnungen und Lieferscheine

orgAnice erlaubt Ihnen, neben der einfachen Adress- und Korrespondenzverwaltung, über die integrierte

Fakturierung problemlos Ihre Rechnungen, Lieferscheine oder Angebote zu erstellen, Ihre Artikel zu verwalten und darüber hinaus die Fakturierung zusätzlich als Planungsmittel für Ihre Verkaufschancen einzusetzen.

Die Verkaufschancenplanung ist dabei eine Vorstufe der Angebotserstellung und bietet Ihnen die Möglichkeit,

Preisangebote zu modifizieren sowie prozentuale Gewichtungen zur Verkaufschance von Angeboten zu erstellen.

Darüber hinaus können Sie Ihre geplanten Verkaufstermine und den jeweiligen Angebotsstatus leicht

überschaubar im Auge behalten. Sie erhalten somit ein einfach bedienbares, strategisches Werkzeug, mit dem

Sie eine firmeninterne Planungsübersicht über Chancen zum Verkauf Ihrer Produkte anlegen können.

Bietet sich eine Verkaufschance, werden aus der Tabelle Vorgänge letztlich dann auch Ihre Angebote,

Rechnungen und Lieferscheine erstellt. Ein Angebot ist somit als ein angestrebtes Ziel oder im Erfolgsfall ein

Ergebnis einer Verkaufschance zu verstehen.

Nach Durcharbeitung der folgenden Abschnitte werden Sie befähigt sein, mit der orgAnice Fakturierung problemlos Ihre Verkaufschancenplanung abzuwickeln und Ihre Angebote, Rechnungen und Lieferscheine zu erstellen.

An dieser Stelle sollten Sie jedoch noch einige sinnvolle Voraussetzungen schaffen, die Ihnen die späteren

Anwendungsschritte erleichtern werden.

Einerseits sollten Sie zunächst Ihre Adressinformationen aktualisieren, da Unternehmen häufig zusätzlich zur

Postanschrift über weitere Adressen, beispielsweise eine Rechnungsanschrift und Lieferanschrift verfügen.

Des Weiteren müssen Sie einen Artikelstamm anlegen, um anschließend diese Stammdaten in

Verkaufschancen, Angebote oder Rechnungen übernehmen zu können.

Erweiterte Adressinformationen erfassen

Unternehmen verfügen, neben der Postanschrift, häufig über zusätzliche Adressdaten, aber auch

Bankverbindungen, Kontodaten oder eine Umsatzsteuer-ID, die in eine spätere Korrespondenz mit eingebunden werden soll. Oftmals gibt es auch eine bevorzugte Zahlungsweise, die zwischen Lieferanten und

318

orgAnice Fakturierung benutzen

Käufer bereits vereinbart wurde. Die orgAnice 2012 R2-Datenbank erlaubt es, solche erweiterten

Adressinformationen bei den Adressen mit aufzunehmen.

Die Erfassung wird dabei in dem eigenen Arbeitsbereich Erweiterte Adressinfos abgewickelt.

Um in diesen Arbeitsbereich zu wechseln,

 klicken Sie in der Arbeitsbereichsgruppe Vertrieb auf das Arbeitsbereichsicon Erweiterte Adressinfos oder

 wählen Sie den Menübefehl Ansicht | Arbeitsbereiche | Vertrieb | Erweiterte Adressinfos.

Die Tabelle stellt Ihnen alle Adressdatenfelder zu einem Adressaten zur Verfügung. Hier können Sie die Daten zu einem bereits vorhandenen Adressdatensatz ergänzen oder auch die vollständige Erfassung einer neuen

Adresse vornehmen.

319

Postfachanschrift

Falls vorhanden, können Sie im Bereich Postfachanschrift ein Postfach und ggf. eine von der Hausanschrift abweichende Postleitzahl, Ort und Land angeben. Daten, die Sie hier nicht angeben, werden aus der

Hausanschrift übernommen.

Rechnungs- und Lieferanschrift

In den Bereichen Rechnungsanschrift und Lieferanschrift geben Sie Straße, Postleitzahl, Ort und Land an, falls sie von der Adresse des Kontaktes abweichen.

Welche Anschrift für die Adressierung Ihrer Korrespondenz verwendet wird, bestimmen Sie dann bei deren

Erstellung.

Bevorzugte Zahlungsweise

Falls zwischen Ihnen und Ihrem Kunden bereits eine bevorzugte Zahlungsweise vereinbart wurde, können Sie diese unter der Registerkarte Zahlungsweise auswählen.

319

orgAnice Fakturierung benutzen 320

Öffnen Sie die Lookup-Liste. Klicken Sie dann mit der Maus auf den Eintrag, den Sie übernehmen wollen.

Sie sollten es sich generell zur Regel machen, Adressinformationen so vollständig wie möglich zu pflegen, um sich nachträgliche und umständliche Ergänzungen in Ihrer Korrespondenz zu ersparen.

Darüber hinaus empfehlen wir, einen komplexen Artikelstamm anzulegen, um diese Stammdaten später nur noch per Mausklick zu den Verkaufschancenpositionen, Angebotspositionen usw. übertragen zu können.

Artikelstamm anlegen

1. Öffnen Sie den Arbeitsbereich Artikelverwaltung, indem Sie in der linken Spalte des

Programmarbeitsbereiches zunächst auf die Schaltfläche für die Arbeitsbereichsgruppe Vertrieb und anschließend auf das Symbol Artikelverwaltung klicken.

320

orgAnice Fakturierung benutzen 321

Wie Sie feststellen werden, besteht dieser Arbeitsbereich aus den Tabellen Artikel, Artikeldokumente und

Wettbewerbsprodukte.

Die Tabelle Artikel ist dabei den anderen beiden Tabellen dieses Arbeitsbereichs übergeordnet. Das hat den

Sinn, dass Sie zu jedem angelegten Artikeldatensatz in den untergeordneten Tabellen weitere

Zusatzinformationen ablegen können.

In der Tabelle Artikeldokumente können Sie beispielsweise zum Artikel gehörende Anleitungen, Hinweise,

Prospektdokumente und ähnliche Informationen abspeichern. Die Tabelle Wettbewerbsprodukte gibt Ihnen darüber hinaus noch die Möglichkeit, relevante Produkte und Produktinformationen des Wettbewerbs abzulegen.

Auf diese Weise bleibt die Darstellung in der Tabelle Artikel übersichtlich und Sie haben dennoch die

Möglichkeit, bei Bedarf eine Fülle von Zusatzinformationen parat zu halten.

321

orgAnice Fakturierung benutzen 322

In dem Feld Artikel Nr. wird von orgAnice beim Abspeichern des Datensatzes automatisch eine laufende

Nummer erzeugt, d.h. tragen Sie hier nichts ein, wenn Sie diese automatisch erzeugte Artikelnummer übernehmen wollen.

Falls Sie eine eigene Artikelnummern-Syntax verwenden wollen, müssen Sie im Konfigurationsmodus für den

Index Nummer die Option Auto-Count (automatischer Zähler) deaktivieren.

322

orgAnice Fakturierung benutzen

Informieren Sie sich dazu in Ihrem Referenzhandbuch. orgAnice berechnet aus den eingegebenen Nettowerten und dem ausgewählten Umsatzsteuersatz die jeweils zugehörigen Bruttowerte und stellt diese nach dem Abspeichern des Datensatzes als dynamischen Text in diesen FormularControls dar.

Geben Sie im Feld Beschreibung eine für den Artikel relevante Beschreibung ein.

Bei späterer Übernahme eines Artikels in eine Position wird zunächst der Inhalt dieses Memofeldes in das

Memofeld der Tabelle Verkaufschancenpositionen übernommen (siehe Verkaufschancenpositionen zusammenstellen). In dem dortigen Memo können Sie dann noch Änderungen vornehmen.

Wird diese Position dann Bestandteil eines Angebots oder einer Rechnung, so wird die Beschreibung zusammen mit dem Artikelbezeichner in die Angebots- und Rechnungsdokumente übernommen.

Aktivieren Sie nun die Tabelle Artikel, indem Sie:

 mit der Maus in das Tabellenlayout klicken oder



über das Menü Ansicht | Tabelle die Tabelle Artikel auswählen.

Legen Sie einen neuen Datensatz für die Artikelinformationen an:



Benutzen Sie hierfür den Menübefehl Bearbeiten | Datensatz: Neu oder

 klicken Sie mit der Maus auf diesen Button

 betätigen Sie die Tastenkombination + .

oder

4. Geben Sie in das Feld Artikel die genaue Bezeichnung des Artikels ein. Sie müssen hier einen Eintrag vornehmen, da der Datensatz sonst nicht gespeichert werden kann.

5. Übernehmen Sie aus der Liste der Lookup-Felder Einheit und Artikelart jeweils den gewünschten Wert oder geben Sie einen beliebigen eigenen Wert ein.

6. Für die Eingabe der Preise stehen Ihnen zwei Eingabefelder zur Verfügung. In diesen können Sie

Nettopreise in Höhe eines Mindestpreises sowie eines Empfehlungspreises eintragen. Sie können das Feld auch leer lassen, beispielsweise für pauschal abzurechnende Positionen. Den entsprechenden Preis geben Sie dann beim Erstellen der Rechnung ein.

7. Wählen Sie als Nächstes in dem Optionsfeld USt-Satz einen der drei Umsatzsteuerwerte, indem Sie mit der Maus auf den zutreffenden Wert klicken.

8. Tragen Sie zuletzt die Erlöskonten für den Artikel ein. Auf diese Weise können Sie sich später eine

Übersicht in Form eines Reports über die Erlöse nach Konten ausdrucken lassen. Die orgAnice 2012 R2

Komponente orgAnice Print enthält bereits einen entsprechend vorgefertigten Report.

9. Speichern Sie den Datensatz, um den Artikel in Ihrem Artikelstamm aufzunehmen,

 mit dem Menübefehl Bearbeiten | Datensatz: Speichern oder

 mit einem Mausklick auf diesen Button

 mit der Tastenkombination + .

oder

Und wenn Sie nach dem speichern noch einen oder mehrere Datensätze anlegen möchten, können Sie:

 mit dem Menübefehl Bearbeiten | Datensatz: Speichern und neu oder

 mit einem Mausklick auf diesen Button

 mit der Tastenkombination +

oder

+ oder

323

orgAnice Fakturierung benutzen

 betätigen Sie die rechte Maustaste und verwenden Sie den Menübefehl Speichern und neu aus dem

Kontextmenü.

Stellen Sie den ursprünglichen Datensatz wieder her, wenn Sie die Korrekturen doch nicht speichern wollen,

 mit dem Menübefehl Bearbeiten | Datensatz: Wiederherstellen oder

 mit einem Mausklick auf diesen Button

 mit der Taste .

Den letzten Arbeitsschritt revidieren Sie über:

oder

 den Menübefehl Bearbeiten | Text: Rückgängig oder

 mit der Tastenkombination + .

Diese Funktion steht allerdings nur vor dem Speichern des Datensatzes zur Verfügung.

10. Nehmen Sie weitere Artikel auf, indem Sie die Schritte 3–9 wiederholen.

Falls Sie bereits vorhandene Artikeldaten nach orgAnice 2012 R2 importieren möchten, verwenden Sie den orgAnice 2012 R2 Import-Assistenten. Verwenden Sie hierfür den Menübefehl Datei | Importieren.

Wenn Sie zu einem Artikel, sofort oder auch später, Beschreibungen, Prospektmaterialien oder sonstige

Informationen ablegen wollen, können Sie dies in der Tabelle Artikeldokumente vornehmen.

11. Positionieren Sie dazu in der Tabelle Artikel auf den zutreffenden Artikeldatensatz, aktivieren Sie anschließend die Tabelle Artikeldokumente und legen Sie hier einen neuen Datensatz an.



Benutzen Sie hierfür den Menübefehl Bearbeiten | Datensatz: Neu oder

 klicken Sie mit der Maus auf diesen Button betätigen Sie die Tastenkombination + .

oder

12. Geben Sie im Feld Betreff eine Kurzbezeichnung ein. Zur Aufnahme weiterer Informationen steht Ihnen das Memofeld Beschreibung zur Verfügung. Wollen Sie neue Dokumente erstellen oder bereits bestehende dem Datensatz hinzufügen, nutzen Sie die Dokumentenschaltfläche.

Die Tabelle Wettbewerbsprodukte erlaubt Ihnen darüber hinaus, Produktbezeichnungen oder

Produktdokumentationen von Mitbewerbern, die zu Ihren Artikeln relevant sind zu dokumentieren. Auf einfache Weise können Sie auch einen Link zur Internetadresse Ihres Mitbewerbers in den Datensatz der

Tabelle einbinden.

Wenn Sie den rechten der beiden Buttons drücken, wird ein Menü eingeblendet:

324

Klicken Sie hier auf den letzten Menüpunkt Vorhandene Internet-Adresse verknüpfen.

Es wird daraufhin die Dialogbox Internet-Adresse verknüpfen angezeigt.

324

orgAnice Fakturierung benutzen 325

In der Dialogbox geben Sie im Feld Adresse die URL oder IP-Adresse der Internet-Seite ein. Alternativ können Sie auch den Dateinamen einer lokalen HTML-Seite eingeben.

Wenn Sie den Button Adresse von Web-Browser << drücken, übernimmt orgAnice die Daten der aktuellen Seite

Ihres Web-Browsers in die Dialogbox. Klicken Sie dann auf OK, um die Adresse in das Feld zu übernehmen.

Wenn Sie alle Artikel, die zur Erstellung eines Angebotes für einen ausgewählten Kunden erforderlich sind, eingegeben haben, können Sie den nächsten notwendigen Schritt absolvieren.

Kundennummer anlegen

Bevor Sie Angebote oder Rechnungen zu einer Adresse anlegen, sollten Sie in einem weiteren vorbereitenden

Schritt für den ausgewählten Adressaten eine Kundennummer anlegen.

Die Kundennummer ist allerdings nur zwingend erforderlich, wenn Sie eine Rechnung erstellen wollen. Für die

Anfertigung eines Angebotsdokumentes oder wenn Sie nur Datensätze für die Ermittlung von

Verkaufschancen erzeugen, ist für eine Kundennummer prinzipiell keine Eingabepflicht festgelegt.

Das hat den Hintergrund, dass die Anzahl der Kundennummern überschaubarer gehalten wird, wenn nicht für jedes Angebot eine Nummer vergeben wird. Sie können also freibleibend entscheiden, ob Sie auch bereits in der Angebotsphase Kundennummern vergeben oder diese erst in der Rechnung festschreiben wollen.

Um eine Kundennummer zu vergeben, verfahren Sie wie folgt.

1. Öffnen Sie den Arbeitsbereich Verkaufschancen & Rechnungen, indem Sie in der linken Spalte des

Programmarbeitsbereiches zunächst auf die Schaltfläche für die Arbeitsbereichsgruppe Vertrieb und anschließend auf das Symbol Verkaufschancen & Rechnungen klicken.

325

orgAnice Fakturierung benutzen 326

2. Wählen Sie in der Tabelle Adressen die Firma oder die Person aus, an die Sie eine Rechnung, ein

Angebot oder einen Lieferschein schicken wollen.

Aktivieren Sie die Tabelle Kundennummer.

Legen Sie hier einen neuen Datensatz an.



Verwenden Sie den Menübefehl Bearbeiten | Datensatz: Neu oder

 klicken Sie mit der Maus auf den Button

 betätigen Sie die Tastenkombination

Speichern Sie den Datensatz

+ .

oder

 mit dem Menübefehl Bearbeiten | Datensatz: Speichern oder

 mit einem Mausklick auf diesen Button

 mit der Tastenkombination + .

oder

Und wenn Sie nach dem speichern noch einen oder mehrere Datensätze anlegen möchten, können Sie:

 mit dem Menübefehl Bearbeiten | Datensatz: Speichern und neu oder

 mit einem Mausklick auf diesen Button

 mit der Tastenkombination +

oder

+ oder

 betätigen Sie die rechte Maustaste und verwenden Sie den Menübefehl Speichern und neu aus dem

Kontextmenü.

326

orgAnice Fakturierung benutzen 327 orgAnice fügt beim Abspeichern des Datensatzes automatisch eine neue Kundennummer ein.

Da diese Nummer über einen automatischen Zähler generiert wird, tragen Sie hier nichts ein, wenn Sie diese automatisch erzeugte Kundennummer übernehmen wollen. Andererseits, falls Sie eine eigene

Kundenummern-Systematik verwenden wollen, müssen Sie im Konfigurationsmodus für den Index

Kundennummer die Option Auto-Count (automatischer Zähler) deaktivieren.

Danach erst können Sie in das Feld Ihre eigene Kundennummer (standardmäßig max. 8 Zeichen) eingeben.

Deaktivieren Sie für den Index nicht die Option Eindeutig, da sonst doppelte Kundennummern vergeben werden können. Über die genaue Verfahrensweise informieren Sie sich bitte in Ihrem Referenzhandbuch.

Verkaufschance erstellen

Im Folgenden wird beispielhaft beschrieben, wie Sie in orgAnice 2012 R2 eine Verkaufschance erstellen.

Nachdem Sie in der Artikelverwaltung die Stammdaten Ihrer Artikel angelegt haben, müssen Sie zunächst aus diesem Artikelbestand die Positionen für eine Verkaufschance zusammenstellen.

In einem abschließenden Schritt werden die zusammengestellten Positionen in eine Verkaufschance

übernommen.

Beachten Sie bitte, dass Sie letztlich aus jeder Verkaufschance Angebote, Rechnungen und Lieferscheine erzeugen können.

Datensätze für Verkaufschance anlegen

1. Öffnen Sie den Arbeitsbereich Verkaufschancen, indem Sie in der linken Spalte des

Programmarbeitsbereiches zunächst auf die Schaltfläche für die Arbeitsbereichsgruppe Vertrieb und anschließend auf das Symbol Verkaufschancen klicken.

2. Aktivieren Sie die Tabelle Adressen und positionieren Sie auf den Adressaten, zu dem Sie eine

Verkaufschance anfertigen wollen.

3. Aktivieren Sie die Tabelle Vorgänge und legen Sie hier einen neuen Datensatz an

 mit dem Menübefehl Bearbeiten | Datensatz: Neu oder

 mit einem Mausklick auf diesen Button

 mit der Tastenkombination + .

oder

327

orgAnice Fakturierung benutzen 328

Geben Sie im Feld Geben Sie den Betreff des Vorgang ein den Betreff ein.

Klicken Sie auf OK, um den weiteren Angaben für diese Datensatz eingeben.

328

orgAnice Fakturierung benutzen 329

Im Feld Betreff geben Sie eine Bezeichnung für den Vorgang ein.

Wählen Sie aus der Liste verantw. den Bearbeiter aus.

Aus dem Listenfeld Status können Sie einen vordefinierten Bearbeitungsstand auswählen, der dem

Verkaufschancenprojekt entspricht.

4. Speichern Sie den Datensatz

 mit dem Menübefehl Bearbeiten | Datensatz: Speichern oder mit einem Mausklick auf diesen Button

 mit der Tastenkombination + .

oder

Und wenn Sie nach dem speichern noch einen oder mehrere Datensätze anlegen möchten, können Sie:

 mit dem Menübefehl Bearbeiten | Datensatz: Speichern und neu oder mit einem Mausklick auf diesen Button oder

 mit der Tastenkombination + oder

 betätigen Sie die rechte Maustaste und verwenden Sie den Menübefehl Speichern und neu aus dem

Kontextmenü.

Verkaufschancenpositionen zusammenstellen

1. Aktivieren Sie die Tabelle Artikel und positionieren Sie mit der Maus auf den Artikel, den Sie in die

Tabelle Verkaufschancenpositionen übernehmen wollen.

329

orgAnice Fakturierung benutzen 330

Klicken Sie anschließend auf diesen Button. Der Artikel wird automatisch in die Tabelle

Verkaufschancenpositionen übernommen.

Sie können in den Datensätzen der Verkaufschancenpositionen jederzeit Änderungen vornehmen. Geänderte

Wertgrößen werden nach dem Abspeichern dynamisch neu berechnet.

In dem Eingabefeld Chance % können Sie einen prozentualen Wert auswählen, der die Verkaufschance für diesen Artikel beschreibt.

Der gewichtete Wert wird dann in dem Feld Gewichtet als Produkt von Prozentsatz und Nettopreis ausgegeben.

In dem Memofeld finden Sie die Beschreibung zu dem Artikel wieder, die im Arbeitsbereich Artikelverwaltung im Memofeld der Tabelle Artikel zu dem Artikel eingegeben wurde (Artikelstamm anlegen). Wenn Sie möchten, können Sie hier noch letzte Änderungen oder Ergänzungen vornehmen. Wird diese Position dann Bestandteil eines Angebots oder einer Rechnung, so wird auch die Beschreibung zusammen mit der Artikelbezeichnung in die Angebots- und Rechnungsdokumente übernommen.

Hinweis: Die Positionsnummern werden automatisch fortlaufend angelegt. Die Nummerierung kann jedoch auch manuell verändert werden. Zusätzlich können die Positionen verschoben werden.

3. Wenn Sie Änderungen in dem Datensatz vorgenommen haben, beispielsweise Anzahl, Einheit,

Nettopreis, Chance oder Artikelbezeichnung, müssen Sie den Datensatz abspeichern, um die Änderungen zu

übernehmen. Dabei werden bei geänderten Wertgrößen alle verknüpften Werte nach dem Abspeichern dynamisch neu berechnet.

330

orgAnice Fakturierung benutzen

4. Beachten Sie ferner, dass mit Übernahme eines ausgewählten Artikels aus der Tabelle Artikel in die

Tabelle Vorgänge die Rechnungsgrößen Netto, Umsatzsteuer und Gesamtwert als absolute und gewichtete

Werte in den aktuellen Datensatz der Tabelle Vorgänge kumulativ übernommen werden.

331

Bei unserem bisherigen Beispiel wurde lediglich ein Datensatz in der Tabelle Verkaufschancenpositionen angelegt.

Es wurden daher nur die Rechnungsgrößen dieses einzelnen Datensatzes aus der Tabelle

Verkaufschancenpositionen in die Tabelle Vorgänge übernommen.

5. Wiederholen Sie den Schritt 1, wenn Sie weitere Artikel in die Tabelle Verkaufschancenpositionen

übernehmen wollen.

Sie werden feststellen, dass beim Erzeugen weiterer Datensätze in der Tabelle Verkaufschancenpositionen die

Rechnungsgrößen in der Tabelle Vorgänge kumuliert abgebildet werden.

Die Beträge der Einzelpositionen werden in dem Datensatz kumuliert ausgewiesen.

Da die Wertgrößen der Verkaufschancen dynamisch berechnet werden, können Sie jederzeit neue Datensätze in der Tabelle Verkaufschancenpositionen hinzufügen oder auch bestehende löschen.

Nach dem Abspeichern vorgenommener Änderungen an Datensätzen der Tabelle Verkaufschancenpositionen, werden in der Tabelle Vorgänge die jeweils nachberechneten Werte angezeigt. Auf diese Weise lassen sich auch die insbesondere für die Verkaufsprognose relevanten Gewichtungswerte komfortabel und mit geringstem Aufwand variieren. Im Ergebnis erhalten Sie somit schnell eine aussagefähige Planungsunterlage.

331

orgAnice Fakturierung benutzen

Natürlich können Sie in der Tabelle Vorgänge zu ausgewählten Kunden jederzeit beliebig viele Vorgänge anlegen und diese dem Kunden als neue oder auch alternative Angebote zu seiner Entscheidung zur Verfügung stellen.

Verkaufschancen kopieren

Um Ihren Aufwand für die Zusammenstellung Ihrer Angebotspositionen und Verkaufschancen so gering wie möglich zu halten, wurde die im Folgenden beschriebene Kopierfunktion implementiert. Mit ihr haben Sie die

Möglichkeit, ein Duplikat einer bereits einmal erstellten Verkaufschance einem weiteren Kunden zuzuordnen.

Wie Sie sich erinnern werden, sind die Zusammenstellungen in den Verkaufschancen die Vorstufe für Ihre

Angebote, Rechnungen und Lieferscheine. Hat ein Kunde also gleichen oder ähnlichen Bedarf angemeldet, kopieren Sie die zutreffende Verkaufschance mit wenigen Mausklicks wie folgt:

1. Markieren Sie in der Tabelle Vorgänge mit der Maus den Datensatz, den Sie kopieren wollen.

332

Über diesen Button können Sie eine bereits gespeicherte Verkaufschance mit allen Positionen kopieren.

2. Anschließend erhalten Sie zunächst den nachstehenden Bestätigungsdialog:

332

orgAnice Fakturierung benutzen 333

Klicken Sie auf den Button Ja, um die Verkaufschance mit allen Positionen kopieren.

Klicken Sie auf Nein, um den Vorgang abzubrechen.

In der Tabelle Vorgänge wird nun eine genaue Kopie des zuvor ausgewählten Datensatzes angelegt.

Klicken Sie jetzt auf diese Schaltfläche, um den Datensatz zu verschieben.

3. Der Dialog Vorgang verschieben wird geöffnet:

333

orgAnice Fakturierung benutzen 334

Bevor Sie den Button OK betätigen, müssen Sie zu dem Datensatz in der Tabelle Adressen wechseln, dem diese

Verkaufschance zugeordnet werden soll.

4. Aktivieren Sie die Tabelle Adressen, indem Sie mit der Maus in das Tabellenlayout klicken.

5. Positionieren Sie auf den gewünschten Adressaten. Verwenden Sie bei Bedarf die Suchfunktionen oder blättern Sie durch die Tabelle.

6. Klicken Sie in dem Dialog Vorgang verschieben auf OK. Der in der Tabelle Vorgänge zuvor angelegte doppelte Datensatz wird nun mit allen zugeordneten Positionen dem neuen Adressaten zugeordnet.

Angebot erstellen

Hat sich eine konkrete Verkaufschance ergeben und wollen Sie einem Kunden vorab ein Angebot zustellen, können Sie aus einer ggf. bereits vorbereiteten Verkaufschance ein schriftliches Angebotsdokument erstellen.

334

orgAnice Fakturierung benutzen

1. Öffnen Sie den Arbeitsbereich Verkaufschancen, indem Sie in der linken Spalte des

Programmarbeitsbereiches zunächst auf die Schaltfläche für die Arbeitsbereichsgruppe Vertrieb und anschließend auf das Symbol Verkaufschancen klicken.

2. Aktivieren Sie die Tabelle Adressen und positionieren Sie auf den Adressaten, zu dem Sie ein Angebot anfertigen wollen.

3. Aktivieren Sie die Tabelle Vorgänge und legen Sie hier, falls noch nicht vorhanden, einen neuen

Datensatz an

 mit dem Menübefehl Bearbeiten | Datensatz: Neu oder

 mit einem Mausklick auf diesen Button

 mit der Tastenkombination + .

oder

335

Markieren Sie in der Tabelle Vorgänge mit der Maus den Datensatz, zu dem Sie ein Angebotsdokument erstellen wollen.

Wenn Sie bereits mehrere gespeicherte Verkaufschancen angelegt haben, wählen Sie den gewünschten

Datensatz mit einem Mausklick.

Klicken Sie anschließend auf diesen Button .

4. Mit einem Mausklick auf die Schaltfläche wird ein orgAnice-Makro für die Angebotserstellung gestartet. Microsoft Word wird geöffnet und ein neues Dokument auf Basis der Vorlage Angebot angelegt.

Dabei sehen Sie zunächst den Dialog orgAnice-Angebot:

335

orgAnice Fakturierung benutzen 336

Die Dialogbox dient der Kontrolle der Daten, die in das Dokument eingetragen werden.

Die meisten der Informationen in dieser Dialogbox werden aus der Datenbank übernommen. Einige davon können Sie anpassen und ergänzen.

So können Sie über die Lookup-Liste Anschriftstyp entscheiden, ob Sie das Schreiben an die Straßenanschrift, die Postfach-, Liefer- oder Rechnungsanschrift senden möchten.

Überprüfen Sie die anderen Angaben auf ihre Richtigkeit und verändern Sie diese gegebenenfalls. Bestätigen

Sie dann mit OK.

5. Das Makro fügt nun alle Daten in Ihre Briefvorlage ein:

336

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6. Dabei werden die zum Angebot zugehörenden Einzelpositionen mit den absoluten Werten eingetragen, d.h. die gewichteten Werte werden ausschließlich im Rahmen der Verkaufschancenplanung intern ausgegeben.

7. Prüfen Sie noch einmal alle Daten und speichern Sie das Dokument über den Word-Befehl Datei |

Schließen und zurückkehren zu orgAnice 2012 R2.

Beachten Sie bitte, dass die in den Dokumenten enthaltenen Werte festgeschrieben sind. Wenn Sie an diesen

Änderungen vornehmen, werden die geänderten Werte nicht in die Quelldaten der Tabellen zurückgeschrieben. Bei erforderlichen Änderungen von Wertgrößen sollten Sie deshalb das Angebot mit geänderten Werten neu erstellen.

8. Wechseln Sie nun zu dem Arbeitsbereich Verkaufschancenaktivitäten, indem Sie in der linken Spalte des Programmarbeitsbereiches auf das Symbol Verkaufschancenaktivitäten klicken.

337

orgAnice Fakturierung benutzen 338

Dieser Arbeitsbereich bietet Ihnen neben der Tabellenpaar Vorgänge und Verkaufschancenpositionen, aus dem

Sie unmittelbar erkennen können, welche Positionen zum Angebot gehören, auch eine Übersicht zu den

Aktivitäten, die Sie im Rahmen der Angebotserstellung angelegt haben.

Wie Sie sehen, wurde für das erstellte Angebot ein neuer Datensatz in der Tabelle Aktivitäten mit dem eingebundenen Dokument angelegt.

In der Tabelle Aktivitäten werden also alle Angebote zu dem jeweiligen Kunden abgelegt, die Sie erstellt haben.

Im nebenstehenden Abbild finden Sie den im Beispiel zuvor angelegten Angebotsvorgang wieder. Über den

Dokumentenbutton können Sie das Dokument zu dem Angebot jederzeit wieder öffnen und einsehen.

338

orgAnice Fakturierung benutzen

Nutzen Sie auch die Möglichkeiten der integrierten Wiedervorlage in der Tabelle. Wenn Sie z. B. einen wichtigen Vorgang nicht aus den Augen verlieren wollen, geben Sie in dem Datumsfeld ein

Wiedervorlagedatum ein und deaktivieren das logische Feld Erledigt. Sie erhalten so zum Wiedervorlagetermin eine Erinnerungsmeldung über ein Alarmfenster.

Aktivieren Sie das Feld Erledigt, wenn Sie die Aktivität als erledigt einstufen.

Neben den Angeboten selbst können Sie natürlich auch weitere Datensätze anlegen, um dort alle anderen zusätzliche Informationen, die zum Angebot gehören, abzuspeichern. So bietet es sich beispielsweise hier auch an, Rückfragen des Kunden zum Angebot, Terminvereinbarungen oder zusätzlichen angebotsbezogenen

Schriftverkehr in dieser Tabelle mitzuführen.

Bevor im nächsten Abschnitt erläutert wird, wie Sie eine Rechnung anfertigen, an dieser Stelle noch ein allgemeiner Hinweis zur Nutzung der verschiedenen Arbeitsbereiche:

Sie haben sicherlich festgestellt, dass es mehrere Arbeitsbereiche gibt, in denen die gleichen Tabellen angezeigt werden. Das gilt beispielsweise für die Tabelle Vorgänge aus der sowohl Angebote, Rechnungen als auch

Lieferscheine erstellt werden. Prinzipiell gilt, dass Sie aus allen Arbeitsbereichen, in der die Tabelle Vorgänge angezeigt wird, Dokumente erstellen können. Sie werden selbst erkennen, welche Ansicht für die jeweilige

Aktivität am meisten Übersicht und die einfachste Handhabung bietet.

Rechnung erstellen

Das Erstellen von Rechnungen geschieht im Allgemeinen auf der Basis bereits angelegter Verkaufschancen. Sie können Rechnungen aber auch anfertigen, wenn Sie zuvor keine Verkaufschancen anlegen möchten.

Bei dem ersten Verfahrensweg erfolgt zunächst eine Übernahme aller Verkaufschancenpositionen, die in die

Rechnung einbezogen werden sollen, in die Tabelle Rechnungspositionen. Anschließend werden das

Rechnungsdokument und bei Bedarf auch der Lieferschein ausgefertigt.

1. Öffnen dazu Sie den Arbeitsbereich Verkaufschancen und Rechnungen, indem Sie in der linken Spalte des Programmarbeitsbereiches zunächst auf die Schaltfläche für die Arbeitsbereichsgruppe Vertrieb und anschließend auf das Symbol Verkaufschancen und Rechnungen klicken.

2. Aktivieren Sie die Tabelle Vorgänge.

339

orgAnice Fakturierung benutzen

Klicken Sie zunächst auf diesen Button.

Dadurch werden alle Positionen in der untergeordneten Tabelle Verkaufschancenpositionen markiert.

340

Alternativ können Sie die Positionen auch direkt aus der Tabelle Verkaufschancenpositionen einzeln markieren.

Der Automatismus für die Markierungen erleichtert Ihnen jedoch die Arbeit, wenn Sie alle oder aber die

überwiegende Anzahl an Positionen für die Rechnung auswählen wollen.

In den Tabellen Verkaufschancenpositionen und Rechnungspositionen kann ein absoluter oder prozentualer

Rabatt angegeben werden.

Beachten Sie, dass ausschließlich markierte Positionen der Tabelle Verkaufschancenpositionen letztlich in die

Tabelle Rechnungspositionen übernommen werden. Prüfen Sie deshalb noch einmal genau und demarkieren

Sie ggf. solche Positionen, die Sie nicht als Rechnungspositionen übernehmen wollen.

3. Klicken Sie jetzt in der Tabelle Vorgänge auf diesen Button . Sie erhalten folgenden Benutzer-

Rückfragedialog:

340

orgAnice Fakturierung benutzen 341

Mit Klick auf den Button OK wird ein neuer Rechnungsdatensatz angelegt und die markierten Positionen aus der Tabelle Verkaufschancenpositionen in die Tabelle Rechnungspositionen übernommen.

Falls Sie bisher noch keine Positionen markiert hatten, erhalten Sie diesen Dialog:

Klicken Sie hier nur auf OK, wenn Sie alle Positionen übertragen wollen.

Brechen Sie den Vorgang ab, wenn Sie die Positionen einzeln auswählen und markieren wollen.

4. Nach Bestätigung über die Schaltfläche Ja bzw. OK, wird in der Tabelle Rechnungen ein neuer

Rechnungsdatensatz angelegt. orgAnice schaltet automatisch in den Arbeitsbereich Rechnungen um und positioniert auf den neuen Rechnungsdatensatz. Dieser Arbeitsbereich bietet Ihnen zunächst eine bessere

Übersichtlichkeit über alle für die Rechnungen relevanten Tabellen, insbesondere auf die Tabelle Rechnungen selbst. Darüber hinaus erhalten Sie hier die Möglichkeit, noch gewünschte Änderungen vorzunehmen, bevor die Dokumente angelegt werden.

Mit der Umschaltung in den Bereich Rechnungen wird gleichzeitig ein weiterer Benutzer-Rückfragedialog angezeigt.

341

orgAnice Fakturierung benutzen

Klicken Sie auf Ja, um sowohl eine Rechnung als auch einen Lieferschein zu erzeugen.

Klicken Sie auf Nein, um nur eine Rechnung anzulegen.

Klicken Sie auf Abbrechen, um den Vorgang an dieser Stelle abzubrechen.

Wenn Sie den Vorgang abbrechen, können Sie die Rechnung auch noch später erzeugen. Sie haben in diesem

Falle die Möglichkeit, die in dem Rechnungsdatensatz vorgeschlagenen Daten zu ändern, beispielsweise einen anderen Fälligkeitstermin einzutragen oder ggf. die Zahlungsweise oder die Lieferart neu zu bestimmen. Des

Weiteren wäre es denkbar, an dieser Stelle die bereits in die Tabelle Rechnungspositionen überführten

Datensätze nachzubearbeiten, neue hinzuzufügen oder auch unerwünschte Positionen zu löschen.

5. Im unserem Beispiel wird der direkte Weg weiter beschrieben. Es sollen sowohl eine Rechnung, als auch ein Lieferschein erzeugt werden. Mit Bestätigung des vorstehenden Dialogs mit dem Button Ja starten Sie ein orgAnice Makro, über das zuerst die Rechnungsvorlage geöffnet wird.

Dabei sehen Sie zunächst den Dialog orgAnice-Rechnung:

342

Die Dialogbox dient der Kontrolle der Daten, die in das Dokument eingetragen werden.

342

orgAnice Fakturierung benutzen

Die meisten der Informationen in dieser Dialogbox werden aus der Datenbank übernommen. Einige davon können Sie anpassen und ergänzen.

So können Sie über die Lookup-Liste Anschriftstyp entscheiden, ob Sie das Schreiben an die Straßenanschrift, die Postfach-, Liefer- oder Rechnungsanschrift senden möchten.

Überprüfen Sie die anderen Angaben auf ihre Richtigkeit und verändern Sie diese gegebenenfalls. Bestätigen

Sie dann mit OK.

6. Das Makro fügt nun alle Daten in Ihre Rechnungsvorlage ein. Gleichzeitig öffnet sich die Fußzeile, so dass Sie Gelegenheit haben, die Bankverbindung zu prüfen und ggf. zu ändern.

343

Dabei werden die zur Rechnung zugehörenden Einzelpositionen aus der Tabelle Rechnungspositionen mit

Einzelpreisen und Gesamtpreisen aufgeführt, sowie die Mehrwertsteuersätze und Gesamtsummen der

Rechnung ausgegeben.

7. In der weiteren Abfolge sehen Sie den Dialog orgAnice-Lieferschein:

343

orgAnice Fakturierung benutzen 344

Die Dialogbox dient, wie bereits bei der Erzeugung von Angebot und Rechnung bekannt, der Kontrolle der

Daten, die in das Dokument eingetragen werden.

Überprüfen Sie die Angaben auf ihre Richtigkeit und verändern Sie diese gegebenenfalls.

Sie können über die Lookup-Liste Anschriftstyp entscheiden, ob Sie das Schreiben an die Straßenanschrift, die

Postfach-, Liefer- oder Rechnungsanschrift senden möchten.

Bestätigen Sie dann mit OK.

8. Das Makro fügt nun auch hier alle jetzt für den Lieferschein relevanten Daten in Ihre

Lieferscheinvorlage ein:

344

orgAnice Fakturierung benutzen 345

9. Wie auch bei der Rechnung werden hier die zum Lieferschein zugehörenden Einzelpositionen aus der

Tabelle Rechnungspositionen übernommen. Die Darstellung auf dem Lieferschein beschränkt sich hier jedoch, wie allgemein üblich, lediglich auf die Positionen und Stückzahlen.

10. Beide Dokumente stehen Ihnen jetzt als aktuell geöffnete Worddokumente zur Verfügung. Sie können diese jetzt über das Wordmenü sofort an Ihren Drucker senden oder die Dokumente zunächst schließen und den Druck später vornehmen. Zuvor sollten Sie noch einmal alle Daten auf Ihre Richtigkeit hin prüfen.

Beachten Sie bitte auch hier, dass die in den Dokumenten enthaltenen Werte festgeschrieben sind. Wenn Sie an diesen Änderungen vornehmen, werden die geänderten Werte nicht in die Quelldaten der Tabellen zurückgeschrieben. Bei erforderlichen Änderungen insbesondere von Werten und Anzahlen sollten Sie deshalb das entsprechende Dokument mit geänderten Werten neu erstellen.

11. Speichern Sie die beiden Dokumente jeweils über den Word-Befehl Datei | Schließen und zurückkehren zu orgAnice 2012 R2.

12. Schalten Sie jetzt in den Arbeitsbereich Rechnungsaktivitäten, indem Sie in der linken Spalte des

Programmarbeitsbereiches auf das Symbol Rechnungsaktivitäten klicken.

Beim Anlegen der beiden Dokumente wurde für jedes Einzeldokument ein neuer Datensatz in der Tabelle

Rechnungsaktivitäten angelegt. In dieser Tabelle finden Sie zukünftig alle angefertigten Rechnungen und

Lieferscheine. Selbstverständlich können Sie auch hier zusätzlich Datensätze anlegen um beispielsweise

Informationen, Rückfragen oder Dokumente zur Rechnung oder Lieferung abzuspeichern.

Beachten Sie bitte auch die Veränderungen in der Tabelle Kundennummern:

345

orgAnice Fakturierung benutzen 346

In diesem dynamischen Feld finden Sie die kumulierten Nettobeträge aller zu dem Kunden angefertigten

Rechnungen. Sie erhalten somit auf den ersten Blick eine Zahleninformation, die für Ihren, mit diesem Kunden bisher realisierten Umsatz, besonders aussagefähig ist.

In dem zuvor beschriebenen Verfahrensweg haben Sie gelernt, wie Sie Rechnungen über bereits angelegte

Verkaufschancen erstellen. Wie bereits angedeutet, können Sie Rechnungen aber auch anfertigen, ohne zuvor

Verkaufschancen anzulegen.

Dabei verfahren Sie wie folgt:

1. Öffnen Sie den Arbeitsbereich Fakturierung, indem Sie in der linken Spalte des

Programmarbeitsbereiches zunächst auf die Schaltfläche für die Arbeitsbereichsgruppe Rechnungen und anschließend auf das Symbol Rechnungen klicken.

Aktivieren Sie die Tabelle Rechnungen.

Legen Sie einen neuen Rechnungsdatensatz an

 mit dem Menübefehl Bearbeiten | Datensatz: Neu oder

 mit einem Mausklick auf diesen Button

 mit der Tastenkombination + .

Speichern Sie den Datensatz

oder

 mit dem Menübefehl Bearbeiten | Datensatz: Speichern oder

 mit einem Mausklick auf diesen Button

 mit der Tastenkombination + .

oder

Oder wenn Sie nach dem speichern noch einen oder mehrere Datensätze anlegen möchten, können Sie:

 mit dem Menübefehl Bearbeiten | Datensatz: Speichern und neu oder

 mit einem Mausklick auf diesen Button

 mit der Tastenkombination +

oder

+ oder

 betätigen Sie die rechte Maustaste und verwenden Sie den Menübefehl Speichern und neu aus dem

Kontextmenü.

5. Aktivieren Sie die Tabelle Artikel und positionieren Sie mit der Maus auf den Artikel, den Sie in die

Tabelle Rechnungspositionen übernehmen wollen.

346

orgAnice Fakturierung benutzen 347

Klicken Sie anschließend auf diesen <Grafik="verkaufschance_button.jpg", Rahmen="0" ,permanent sichtbar>

Button. Der Artikel wird automatisch per Makro in die Tabelle Rechnungspositionen übernommen.

6. Wiederholen Sie den Schritt 5, wenn Sie weitere Artikel hinzuzufügen wollen.

7. Wenn Sie alle gewünschten Artikel in die Tabelle Rechnungspositionen übernommen sind, aktivieren

Sie die Tabelle Rechnungen.

Fügen Sie, falls zutreffend, Versandkosten hinzu, indem Sie den Betrag in der editierbaren Lookup-Liste

Versand eintragen oder aus der Liste auswählen.

Klicken Sie dann auf diesen Button, um eine Rechnung zu erstellen.

347

orgAnice Fakturierung benutzen

8. Nachdem Sie auf diesen Button geklickt haben, wird das Rechnungsdokument erstellt. Sie sehen zunächst den Benutzer-Rückfragedialog:

348

Klicken Sie auf Ja, um sowohl eine Rechnung als auch einen Lieferschein zu erzeugen.

Klicken Sie auf Nein, um nur eine Rechnung anzulegen.

Klicken Sie auf Abbrechen, um den Vorgang an dieser Stelle abzubrechen.

Rechnung stornieren

Zuweilen ist es erforderlich ausgelöste Rechnungen zu stornieren, sei es, weil ein Kunde das Angebot zurückweist oder auch nur, falls von Ihnen eine inhaltlich falsche Rechnung ausgelöst wurde.

In diesem Falle finden Sie in der orgAnice Fakturierung einen einfachen Weg ein Rechnungsstorno anzulegen.

Das Prinzip dabei ist, eine neue Rechnung zu der bereits existierenden anzulegen und hier aber negative

Wertgrößen zu verwenden. Auf diese Weise werden alle Positionen und Beträge beider Rechnungen gegeneinander aufgehoben. Der Vorteil dabei ist, dass die ursprünglich angelegte Rechnung nicht aus dem

Datenbestand physikalisch gelöscht wird, sondern in der Historie weiter verfügbar verbleibt.

So stornieren Sie eine Rechnung:

1. Öffnen Sie den Arbeitsbereich Rechnungen, indem Sie in der linken Spalte des

Programmarbeitsbereiches auf das Symbol Rechnungen klicken.

2. Aktivieren Sie die Tabelle Rechnungen. Klicken Sie auf diesen Button zunächst eine Dialogbox mit einer Benutzer-Rückfrage:

. Sie erhalten

3. Im Ergebnis finden Sie nun in der Tabelle Rechnungen zusätzlich zum Ausgangsdatensatz den stornierenden Rechnungsdatensatz.

348

orgAnice Fakturierung benutzen 349

Über ein orgAnice Makro wird nun in dieser Tabelle automatisch ein neuer Datensatz angelegt der in der untergeordneten Tabelle Rechnungspositionen alle Positionen des Ausgangssatzes beinhaltet.

Im Unterschied zu dem Ausgangsdatensatz werden alle Wertgrößen mit negativem Vorzeichen versehen.

Zu dem Stornodatensatz finden Sie in der untergeordneten Tabelle Rechnungspositionen alle Positionen des

Ausgangsdatensatzes:

Auch hier sehen Sie im Unterschied zu den Ausgangsdatensätzen, die negativen Vorzeichen in den Feldern

Gesamt netto, Brutto sowie im Feld Anzahl.

Das Mahnwesen

In der orgAnice Fakturierung finden Sie ein in der Rechnungstabelle integriertes komfortables Mahnverfahren.

Dieses erlaubt Ihnen einerseits, auf einfache Weise die Fälligkeitstermine Ihrer ausgelösten

349

orgAnice Fakturierung benutzen

Kundenrechnungen zu kontrollieren, sowie zum anderen, Mahnungsdokumente bei überfälligen

Zahlungseingängen auszulösen. orgAnice stellt Ihnen jedes Mal beim Start der Datenbank einen Dialog zur Verfügung, in dem alle anzumahnenden Rechnungen aufgelistet werden. Über diesen Dialog können Sie per Mausklick fällige

Mahnungen sofort an Ihren Drucker senden. Texte und Daten übernimmt orgAnice automatisch aus Vorlagen oder den Datenbankfeldern.

Für dieses Mahnverfahren sind in der Fakturierung einige Voreinstellungen wichtig, die den

Fälligkeitszeitraum, die Zeiträume der einzelnen Mahnstufen sowie darüber hinaus zusätzlich zeitliche

Toleranzen für das Auslösen von Mahnungen beeinflussen.

Über eine weitere Einstellung können Sie den o.g. Mahnungsdialog benutzerbezogen ein- oder abschalten. Das

Deaktivieren ist insbesondere für diejenigen Benutzer zu empfehlen, die den Fakturierungsteil der Datenbank nicht verwenden.

Voreinstellungen zum Mahnverfahren

In der Tabelle Mahnstufen finden Sie 3 voreingestellte Mahnstufen (1-3). Jeder einzelnen Mahnstufe ist eine

Frist in Tagen zugewiesen, die die Dauer bis zum Ablauf dieser Mahnfrist beschreibt.

1. Öffnen Sie den Arbeitsbereich Mahnwesen, indem Sie in der linken Spalte des

Programmarbeitsbereiches zunächst auf die Schaltfläche für die Arbeitsbereichsgruppe Konfiguration und anschließend auf das Symbol Mahnwesen klicken.

2. Aktivieren Sie die Tabelle Mahnstufen.

350

In dieser Tabelle können Sie den einzelnen Mahnstufen Ihre individuellen Mahnfristen zuweisen.

Voreinstellung des Fälligkeitszeitraums und der Mahnungstoleranzen

1. Um diese Voreinstellungen vorzunehmen, müssen Sie sich zunächst mit Administrationsrechten an der

Datenbank anmelden.

2. Wechseln Sie in den Konfigurationsmodus

 mit dem Menübefehl Extras | Datenbank konfigurieren oder

 durch Klick auf dieses Symbol

 mit der Taste .

oder

3. Führen Sie dann den Menübefehl Extras | Datenbankeinstellungen aus. Sie öffnen damit den

Einstellungsdialog Datenbankeinstellungen.

4. Öffnen Sie hier die Registerkarte Fakturierung:

350

orgAnice Fakturierung benutzen 351

Diese Feldinhalte werden in den angelegten Rechnungsdokumenten ausgewiesen. Sie sollten hier die zu Ihrem

Unternehmen zutreffenden Angaben, Kontonummer Bankverbindungen und Umsatzsteuer-ID eintragen, um sich spätere Nacharbeit zu sparen.

In Eingabefeld Vorgabe für den Fälligkeitszeitraum legen Sie den Fälligkeitszeitraum Ihrer Rechnungen fest.

Ändern Sie bei Bedarf den Wert nach Ihrem Ermessen.

In Eingabefeld Toleranz in Tagen legen Sie die Anzahl der Tage fest, die nach Verstreichen der Fälligkeit einer

Rechnung bzw. einer bereits abgelaufenen Mahnfrist, eine Benachrichtigung zur Auslösung einer Mahnung ausgeben soll. Damit bewirken Sie, dass nicht sofort nach Verstreichen der Fälligkeit eine Mahnung erstellt wird.

Stellen Sie im Feld Mindestmahnbetrag den Betrag ein, der mindestens offen sein muss, damit eine Mahnung erstellt wird. Damit können Sie das Mahnen von Bagatellbeträgen verhindern.

Bestätigen Sie mit OK.

Der eingetragene Wert »5« Tage bedeutet, Sie werden erst 5 Tage nach Überschreiten der Fälligkeit über den

Mahndialog informiert, dass eine Mahnung ausgelöst werden sollte. Das gleiche gilt auch für das Auslösen einer 2. und 3. Mahnung, wobei hier die Toleranztage nach Verstreichen der gesetzten Mahnfrist beginnen.

5. Wechseln Sie zurück in den Benutzermodus

 mit dem Menübefehl Extras | Datenbank benutzen oder

 durch Klick auf dieses Symbol

 mit der Taste .

oder

Einschalten des Dialogs "Anzumahnende Rechnungen"

Als Benutzer der orgAnice Fakturierung sollten Sie die automatische Dialoganzeige anzumahnender

Rechnungen beim Öffnen der Datenbank einschalten. Das sichert Ihnen immer zu Tagesbeginn eine sofortige

Übersicht über auszulösende Mahnungsdokumente.

Da die Dialoganzeige standardmäßig ausgeschaltet ist, müssen Sie diese wie folgt aktivieren:

1. Öffnen Sie über den Menübefehl Extras | Benutzereinstellungen den Dialog Benutzereinstellungen:

351

orgAnice Fakturierung benutzen 352

Klicken Sie mit der Maus auf Feld Liste der anzumahnenden Rechnungen, um das Auswahlfeld zu aktivieren.

Dadurch wird beim Öffnen der Datenbank der Dialog Anzumahnende Rechnungen angezeigt.

Nutzer von orgAnice, die nicht mit der Fakturierung arbeiten, sollten diesen Dialogaufruf aus Gründen der

Übersichtlichkeit abschalten.

Durchführen eines Mahnverfahrens

1. Öffnen Sie den Arbeitsbereich Rechnungen, indem Sie in der linken Spalte des

Programmarbeitsbereiches zunächst auf die Schaltfläche für die Arbeitsbereichsgruppe Fakturierung und anschließend auf das Symbol Rechnungen klicken.

2. Aktivieren Sie eine Adresse, bei der Sie bereits eine Rechnung erstellt haben. Dieser Schritt nicht unbedingt für das Aufrufen der Mahnfunktionalität notwendig, er erleichtert aber das Verständnis der

Zusammenhänge.

3. Aktivieren Sie die Tabelle Rechnungen.

352

orgAnice Fakturierung benutzen

In der hier ausgewählten Rechnung finden Sie einen Abarbeitungsstand, bei dem das Fälligkeitsdatum der

Rechnung bereits überschritten wurde.

Dieses wird durch den roten Schriftzug Zahlungsverzug! und das Ausrufezeichen in der Tabelle angezeigt.

4. Wechseln Sie jetzt auf die Registerkarte Mahnwesen:

353

Aus den leeren Feldern Letzte Mahnung und Mahnstufe können Sie erkennen, ob und wann bereits eine

Mahnung für diese Rechnung ausgelöst wurde.

Um den Mahnung zu starten, klicken Sie auf die Schaltfläche Mahnungen drucken.

5. Der Dialog Anzumahnende Rechnungen wird geöffnet.

353

orgAnice Fakturierung benutzen 354

Beachten Sie bitte, dass in dem Dialog eine anzumahnende Rechnung erst dann angezeigt wird, wenn deren

Fälligkeitstermin plus die global festgelegte Toleranz überschritten wurde.

Entsprechend gilt das auch für Mahnungen selbst, das heißt, eine zweite oder dritte Mahnung wird hier erst dann aufgeführt, wenn deren Mahnfrist plus Toleranzzeitraum überschritten wurde.

Beispiel:

Haben Sie eine erste Mahnung mit einer Mahnfrist zum 31.01.06 ausgelöst, erhalten Sie erst zum 05.02.06 (+5

Tage Toleranz) eine Information in dieser Liste.

354

orgAnice Fakturierung benutzen 355

In der Mahnliste gibt es eine Spalte „Zahlungsweise“, in der mit Hilfe eines Kürzels die Zahlungsweise der anzumahnenden Rechnung zu erkennen ist.

Die verwendeten Kürzel lauten:

Kürzel Bedeutung

<kein Kürzel> Sofort rein netto

Lastschrift LS

NN bat

Vorkasse

Verrechnung

Nachnahme

Bar

CH Abholung

6. Es bleibt Ihnen selbstverständlich überlassen, ob und wann Sie Mahnungen auslösen wollen. Sie können bei Bedarf den Toleranzzeitraum auch beliebig erweitern oder verkürzen.

355

orgAnice Fakturierung benutzen

7. Um Mahnungen, die sich in dem vorstehenden Dialog befinden, auszulösen, klicken Sie auf den Button

Mahnungen drucken. Es werden immer alle ausgewählten Mahnungen gedruckt. Falls sich in dem Dialog mehrere anzvumahnende Rechnungen befinden, Sie aber zum Zeitpunkt nicht alle drucken lassen wollen, haben Sie die Möglichkeit, für diejenige Mahnung, die nicht gedruckt werden soll, das jeweilige Auswahlfeld vor dem Datensatz zu deaktivieren.

Gegebenenfalls wollen Sie sich vor dem Ausdrucken einer Mahnung noch einmal die Einzelheiten zur

Rechnung ansehen. Mit einen Doppelklick auf den ausgewählten Eintrag gelangen Sie so schnell und unkompliziert zu dem betreffenden Rechnungsdatensatz.

Beachten Sie bitte, dass Mahnungen sofort an den Drucker ausgegeben werden. Selbstverständlich legt orgAnice in der Tabelle Rechnungsaktivitäten einen neuen Datensatz an und legt hier die Mahnung auch noch einmal als Dokument ab. Sie können es an dieser Stelle jederzeit wiederfinden und einsehen.

8. Wenn Sie jetzt zur Tabelle Rechnungen zurückschalten, finden Sie zwei zurückgeschriebene

Änderungen zum Stand der Abarbeitung:

356

In dem Feld Mahnstufe sehen Sie jetzt, dass eine erste Mahnung ausgelöst wurde.

Das Datumsfeld zeigt Ihnen das Anfertigungsdatum dieser Mahnung.

9. Das Datum in dem Feld Letzte Mahnung wird jetzt zum Ausgangsdatum für die neue Fälligkeit. Die

Mahnfrist selbst ergibt sich aus den in der Konfiguration voreingestellten Zeiträumen für die einzelnen

Mahnstufen (siehe Voreinstellungen Mahnstufen).

Beispiel:

• Der Ausfertigungstermin der 1. Mahnung ist der 11.02.2012.

• In der Standardeinstellung ist für die 1. Mahnstufe der Zeitraum von 14 Tagen festgelegt.

356

orgAnice Fakturierung benutzen

Das bedeutet, der Zeitraum bis zum Ablauf der Frist aus der ersten Mahnung beträgt 14 Tage und fällt damit auf das Datum 25.02.2012. Dieses Datum wird dann im ausgefertigten Mahndokument eingetragen.

Unter Berücksichtigung des vorgegebenen Toleranzzeitraumes von 5 Tagen erhalten Sie über den Dialog

Anzumahnende Rechnungen aber erst wieder zum 02.03.2012 eine Erinnerung, eine nächste Mahnung auszulösen.

Wird diese dann zu dem Datum 02.03.2012 ausgelöst, gilt die in der Mahnstufe 2 festgelegte neuerliche

Mahnfrist von 7 Tagen für das Dokument, also 09.03.06. Die interne Benachrichtigung enthält wiederum 5

Toleranztage und wird so erst zum 14.03.06 ausgelöst. Entsprechend ergeben sich die Fristen für eine 3.

Mahnung.

Das zuvor beschriebene Mahnverfahren stellt Ihnen in dieser Ausführung ein halbautomatisches

Kontrollsystem zur Verfügung. Das bedeutet Sie müssen Ihre Fälligkeitstermine und den Mahnstand regelmäßig kontrollieren.

Sie sich können darüber hinaus die anzumahnenden Rechnungen auch in einem Report über den Report-

Assistenten anzeigen lassen. Hinweise dazu finden Sie im Abschnitt Reports zur Fakturierung.

Reports

In orgAnice 2012 R2 sind für die Fakturierung folgende Reports zur Auswertung Ihrer Daten bereits angelegt:



Anzumahnende Rechnungen



Artikelliste



Artikelliste mit Beschreibung



Kundenliste



Offene Posten



Erlöse nach Konten



Kundenliste



Kundenliste nach Umsätzen



Rechnungsliste



Rechnungsliste letzter Monat



Rechnungsliste mit Positionen letzter Monat



Verkaufschancen



Verkaufschancen nach Monaten

Selbstverständlich können Sie auch jederzeit weitere individuelle Reports über das orgAnice Programm-Modul orgAnice Print hinzufügen oder bestehende Ihren Wünschen anpassen.

Wie Sie neue Reports erstellen bzw. Änderungen an vorhandenen Reports vornehmen können, entnehmen Sie dem Kapitel »Report und Etiketten drucken mit orgAnice Print«.

Um die bereits im Standardlieferumfang der orgAnice 2012 R2-Datenbank eingebundenen Reports aufzurufen, bieten sich mehrere Möglichkeiten.

Einerseits können Sie verschiedene Reports über den Reportassistenten direkt aus einigen Tabellen aufrufen.

Dazu finden Sie auf dem Tabellenlayout jeweils eine spezielle Schaltfläche. Zum anderen erreichen Sie alle in der Datenbank eingebundenen Reports über den Menübefehl Datei | Report drucken....

Der nachstehende Report gilt als globales Beispiel für den Aufruf von Reports direkt aus einer Tabelle.

Reports für die Verkaufschancen

Dieser Report bietet Ihnen eine Übersicht über alle Ihre angelegten Verkaufschancen.

357

orgAnice Fakturierung benutzen

1. Öffnen Sie den Arbeitsbereich Verkaufschancen, indem Sie in der linken Spalte des

Programmarbeitsbereiches zunächst auf die Schaltfläche für die Arbeitsbereichsgruppe Vertrieb und anschließend auf das Symbol Verkaufschancen klicken.

2. Aktivieren Sie die Tabelle Vorgänge:

358

Markieren Sie in der Tabelle Vorgänge mit der Maus den Datensatz, zu dem Sie einen Report erstellen wollen.

Wenn Sie bereits mehrere gespeicherte Verkaufschancen angelegt haben, wählen Sie den gewünschten

Datensatz mit einem Mausklick.

358

Klicken Sie anschließend auf diesen <Grafik="reportassistent.jpg", Rahmen="0" ,permanent orgAnice Fakturierung benutzen 359 sichtbar>

3. Mit einem Mausklick auf die Schaltfläche öffnen Sie den Report-Assistenten.

Button.

4. Klicken Sie auf OK, um den Report zu starten. Der Report wird ausgeführt.

Dabei wird orgAnice Print geöffnet und der Report in der Druckvorschau angezeigt.

359

orgAnice Fakturierung benutzen 360

5. Um einen Report auf Ihren Drucker auszugeben,

 klicken Sie in orgAnice Print auf diesen Button

 führen Sie den Menübefehl Datei | Drucken... aus.

oder

360

orgAnice Fakturierung benutzen

Reports und Etiketten drucken mit orgAnice Print

orgAnice Print übernimmt die Auswahl, die Vorschau und das Drucken von Reports und Etiketten.

Einzelne oder nach bestimmten Kategorien sortierte Datensätze, aber auch ganze Datenbank-Tabellen lassen sich mit orgAnice Print ausdrucken oder in verschiedene Dateiformate, darunter HTML oder CSV überführen.

So können Inhalte einer Datenbank oder Auszüge daraus nach bestimmten Kriterien erzeugt werden. Ein typisches Beispiel ist eine Liste aller Interessenten für ein bestimmtes Produkt, die in einer Telefonaktion kontaktiert werden sollen.

Dabei lassen sich die Vorlagen für Report- und Etiketten-Layouts frei konfigurieren und in der aktuellen

Datenbank speichern.

Die Funktionsweise von orgAnice Print

Die Funktionsweise von orgAnice Print orgAnice Print ermöglicht:

 den Druck von Reports,

 den Druck von Etiketten,

 eine Bildschirm-Vorschau der Druckaufträge sowohl für den Benutzer als auch für den

Konfigurationsmodus,

 das Erzeugen von eigenen Druckaufträgen für Reports und Etiketten.

In Zusammenarbeit mit orgAnice Data werden alle bereits in der Datenbank abgelegten Druckaufträge in orgAnice Print aufgelistet. orgAnice Print besitzt einen eigenen Konfigurationsmodus, der von ausgewählten Benutzern aufgerufen werden kann, ohne die Datenbank für andere Benutzer sperren zu müssen. In diesem Modus können bestehende Druckaufträge geändert oder neue Druckaufträge angelegt werden.

Die Konfiguration von orgAnice Print mit der Erstellung von Druckaufträgen wird in der Technischen Referenz,

Kapitel 6 »orgAnice Print konfigurieren« erläutert. orgAnice Print starten orgAnice Print kann sowohl separat als auch aus der orgAnice Datenbank aufgerufen werden. Da orgAnice

Print aber ausschließlich Daten aus orgAnice-Datenbanken verarbeitet, ruft orgAnice Print zum Programmstart eine Datenbank auf.

Um orgAnice Print als eigenständige Anwendung zu starten, verfahren Sie wie folgt:

1. Wählen Sie den Menüpunkt orgAnice Print im Startmenü unter Programme | orgAnice Software | orgAnice 2010. Die Dialogbox zum Öffnen einer Datenbank erscheint.

<Grafik="organice_print.jpg", Rahmen="0" ,permanent sichtbar>

Da orgAnice Print Daten aus einer orgAnice-Datenbank bezieht und auswertet, muss bei Programmstart eine

Datenbank geöffnet werden.

Da orgAnice Print Daten aus einer orgAnice-Datenbank bezieht und auswertet, muss bei Programmstart eine

Datenbank geöffnet werden.

2. Geben Sie in die Eingabezeile Datenbank Pfad und Dateinamen der Datenbank ein, aus der Sie Reports oder Etiketten generieren wollen.

361

orgAnice Fakturierung benutzen

Über diesen Button am Ende <Grafik="oeffnen_button.jpg", Rahmen="0" ,permanent sichtbar> der

Eingabezeile können Sie alternativ Ihre Ordner auf dem Datenträger durchsuchen, den gewünschten Zielordner einstellen und so den Datenbankbezeichner mit der für orgAnice 2010 relevanten Dateiendung .odb auswählen.

3. Geben Sie in der Eingabezeile Benutzer den Benutzernamen ein.

4. Wurde für den Datenbankzugriff ein Passwort eingerichtet, tragen Sie dieses in der Eingabezeile

Kennwort ein. Beachten Sie hier Groß- und Kleinschreibung. Aus Sicherheitsgründen wird statt des Kennwortes jedes Zeichen als Sternchen dargestellt.

Die Benutzeroberfläche von orgAnice Print erscheint in einem eigenen Hauptfenster. orgAnice Print beenden

Zum Beenden des Programms benutzen Sie den Befehl Datei | Beenden oder die Tastenkombination <Grafik="Alt.gif", Rahmen="0" ,permanent sichtbar> +<Grafik="F4.gif",

Rahmen="0" ,permanent sichtbar> oder diesen Button <Grafik="ausschalten.jpg", Rahmen="0" ,permanent sichtbar> per Mausklick.

Wurde orgAnice Print aus orgAnice Data heraus, etwa über den Report-Assistenten gestartet, wird orgAnice

Print ebenfalls geschlossen, wenn Sie orgAnice Data beenden.

Die Benutzeroberfläche von orgAnice Print

Neben den Menü- und Symbolleisten bietet der Programmarbeitsbereich drei alternativ einblendbare Fenster, die je nach aktuellem Benutzermodus angezeigt werden:

Das Druckvorschaufenster

Über das Druckvorschaufenster können Sie einen Druckauftrag zunächst in einem Vorschaufenster prüfen, bevor Sie ihn auf dem Drucker ausgeben.

Die Druckvorschau erreichen Sie, indem Sie den Menübefehl Datei | Druckvorschau betätigen oder auf diesen Button <Grafik="druckvorschau_button.jpg", Rahmen="0" ,permanent sichtbar> klicken.

<Grafik="druckvorschau.jpg", Rahmen="0" ,permanent sichtbar>

In der linken Spalte des Fensters finden Sie alle bereits in der Datenbank gespeicherten Druckaufträge.

Der rechte Bereich ist durch eine verschiebbare vertikale Linie abgetrennt und dient zur Anzeige der

Druckaufträge.

Die am unteren Fensterrand befindliche Statuszeile gibt Ihnen Informationen zu dem aktuellen Druckauftrag oder zu den Eigenschaften des gerade aktiven Objekts.

Darüber hinaus können Sie über den zugehörenden Button in der Symbolleiste durch alle Seiten des

Druckauftrages blättern.

Das Layoutvorschaufenster

Über das Layoutvorschaufenster können Sie das Layout bestehender Druckaufträge für Reports oder Etiketten darstellen.

Die Layoutvorschau erreichen Sie, indem Sie

362

orgAnice Fakturierung benutzen den Menübefehl Datei | Layoutvorschau betätigen oder auf diesen Button <Grafik="layout_button.jpg", Rahmen="0" ,permanent sichtbar> klicken.

<Grafik="layoutansicht.jpg", Rahmen="0" ,permanent sichtbar>

In der linken Spalte des Fensters finden Sie alle bereits in der Datenbank gespeicherten Druckaufträge.

Der rechte Bereich ist durch eine verschiebbare vertikale Linie abgetrennt und dient zur Anzeige der

Druckaufträge.

Die am unteren Fensterrand befindliche Statuszeile gibt Ihnen Informationen zu dem aktuellen Druckauftrag.

Im Unterschied zur Druckvorschau sehen Sie hier alle im Layout definierten Felder mit einer beispielhaften

Voransicht für Feldinhalte. Das ist nützlich, um vor der Druckausgabe die Anordnung oder das Schriftbild auf dem Bildschirm betrachten und ggf. Änderungen vornehmen zu können.

Das Konfigurationsfenster

Über das Konfigurationsfenster können Sie neue Druckaufträge für Reports oder Etiketten anlegen oder bestehende Druckaufträge bearbeiten.

Den Konfigurationsmodus erreichen Sie, indem Sie den Menübefehl Datei | Konfigurieren betätigen oder die Tastenkombination <Grafik="strg.gif", Rahmen="0" ,permanent sichtbar> +<Grafik="U.gif", Rahmen="0"

,permanent sichtbar> betätigen oder auf diesen Button <Grafik="einstellungen_button.jpg", Rahmen="0" ,permanent sichtbar> klicken.

<Grafik="konfigurationsfenster.jpg", Rahmen="0" ,permanent sichtbar>

In der linken Spalte des Fensters finden Sie alle bereits in der Datenbank gespeicherten Druckaufträge.

Der rechte Bereich ist durch eine verschiebbare vertikale Linie abgetrennt und dient zur Anzeige beziehungsweise Konfiguration der Druckaufträge.

Den Druck vorbereiten

Nach dem Programmstart als separate Anwendung wird orgAnice Print in der Konfigurationsansicht geöffnet.

Wenn Sie als Benutzer die bereits vordefinierten Druckaufträge nutzen und keine Veränderungen daran vornehmen wollen, wechseln Sie am zweckmäßigsten in die Druckvorschau.

Die Druckvorschau erreichen Sie, indem Sie den Menübefehl Datei | Druckvorschau betätigen oder auf diesen Button <Grafik="druckvorschau_button.jpg", Rahmen="0" ,permanent sichtbar> klicken.

Zwei Typen von Drucklayouts werden in orgAnice Print unterstützt: Reports und Etiketten. Jeder vordefinierte

Druckauftrag wird in der linken Spalte des Programmarbeitsbereiches angezeigt.

Haben Sie orgAnice Print über die Funktionen Reports drucken oder Etiketten drucken aus orgAnice Data aufgerufen, werden nur die entsprechenden Druckaufträge angezeigt.

Reports auswählen

Einen Report erkennen Sie an diesem voran gestellten Symbol <Grafik="report-symbol.jpg", Rahmen="0"

,permanent sichtbar> .

363

orgAnice Fakturierung benutzen

<Grafik="report_auswaehlen.jpg", Rahmen="0" ,permanent sichtbar>

Markieren Sie in der linken Fensterspalte den gewünschten Druckauftrag, um ihn zu aktivieren.

Falls die linke Spalte zu schmal ist, können Sie den vertikalen Balken, der die Liste der Druckaufträge und das

Vorschaufenster trennt, mit der Maus verschieben. Klicken Sie auf den Balken und bewegen Sie die Maus mit gedrückter Maustaste nach rechts.

Markieren Sie in der linken Fensterspalte den gewünschten Druckauftrag, um ihn zu aktivieren.

Falls die linke Spalte zu schmal ist, können Sie den vertikalen Balken, der die Liste der Druckaufträge und das

Vorschaufenster trennt, mit der Maus verschieben. Klicken Sie auf den Balken und bewegen Sie die Maus mit gedrückter Maustaste nach rechts.

Die für den Druckauftrag benötigten Daten werden aus der Datenbank übertragen und im rechten Fenster gemäß den Einstellungen des aktuellen Druckauftrags angezeigt.

Diese Druckvorschau können Sie flexibel anpassen.

Etikettenlayouts auswählen

Der Druck von Etiketten entspricht dem von Reports, wobei lediglich das Medium, auf das gedruckt wird, unterschiedlich ist.

Für den Etikettendruck bietet sich jedoch eine praktische Option an:

Erstes zu bedruckendes Etikett festlegen

Um die Position des ersten Etiketts festzulegen, mit dem beim Etikettendruck begonnen werden soll, verwenden Sie den Befehl den Befehl Ansicht | Erstes zu bedruckendes Etikett oder diesen Button <Grafik="erstes_etikett.jpg", Rahmen="0" ,permanent sichtbar> per Mausklick. orgAnice Print ermöglicht Ihnen mit dieser Funktion, das Etikettenpapier vollständig auszunutzen, das heißt Sie können bereits angefangene Etikettenbögen weiter verwenden. Auf diese Weise können Sie auch bequem

Einzeletiketten auf Etikettenbögen anfertigen.

Bei Aufruf des Befehls ändert der Pfeilcursor sein Aussehen zu einem Handsymbol. Wenn Sie diesen Zeiger über das Etikettenlayout bewegen, wird ein verschiebbarer Rahmen angezeigt. Bewegen Sie den Rahmen über die

Etikettenposition, an welcher der Druck begonnen werden soll und klicken Sie mit der linken Maustaste darauf.

Auf der Druckvorschau wird nun die erste Etikettenpositionierung entsprechend Ihrer Anwahl neu dargestellt.

Die Druckvorschau anpassen

Sie können die Druckvorschau im rechten Fenster vielseitig anpassen, um einen genauen Eindruck vom

Druckergebnis zu erhalten.

Seitenansicht verändern

Ganzseitenansicht aktivieren

Um die aktuelle Seite eines Druckauftrages in Ganzseitenansicht darzustellen, verwenden Sie den Menübefehl Ansicht | Ganze Seite oder die Tastenkombination <Grafik="strg.gif", Rahmen="0" ,permanent sichtbar> +<Grafik="W.gif",

Rahmen="0" ,permanent sichtbar> oder diesen Button <Grafik="seitenansicht.jpg", Rahmen="0" ,permanent sichtbar> .

364

orgAnice Fakturierung benutzen

Die Anzeige wird in Abhängigkeit von der eingestellten Größe des Programmarbeitsbereiches so bemessen, dass Sie die gesamte aktuelle Seite einsehen können.

Ansicht auf Seitenbreite anpassen

Um die aktuelle Seite eines Druckauftrages in Seitenbreitenansicht darzustellen, verwenden Sie den Befehl Ansicht | Seitenbreite oder diesen Button <Grafik="seitenbreite.jpg", Rahmen="0" ,permanent sichtbar> .

Die Anzeige wird in Abhängigkeit von der eingestellten Größe des Programmarbeitsbereiches so bemessen, dass Sie die Breite der aktuellen Seite in maximaler Größe einsehen können.

Ansicht prozentual einstellen

Um die aktuelle Seite des Druckauftrages prozentual anzupassen, gehen Sie wie folgt vor:

1. Um die aktuelle Seite des Druckauftrages in der Größe 100 % darzustellen, verwenden Sie den Befehl Ansicht | Ansicht 100% oder die Tastenkombination <Grafik="strg.gif", Rahmen="0" ,permanent sichtbar> +<Grafik="eins.gif",

Rahmen="0" ,permanent sichtbar> oder diesen Button <Grafik="100prozent.jpg", Rahmen="0" ,permanent sichtbar> .

2. Um die aktuelle Seite des Druckauftrages in der Größe 200 % darzustellen, verwenden Sie den Befehl Ansicht | Ansicht 200% oder die Tastenkombination <Grafik="strg.gif", Rahmen="0" ,permanent sichtbar> +<Grafik="zwei.gif",

Rahmen="0" ,permanent sichtbar> oder diesen Button <Grafik="200prozent.jpg", Rahmen="0" ,permanent sichtbar> .

Seite verschieben

Bewegen Sie der Pfeilcursor über die Druckvorschau, nimmt dieser die Form einer Hand

<Grafik="verschieben_hand.jpg", Rahmen="0" ,permanent sichtbar> an. Sie können jetzt mit der Maus bei gedrückter linker Maustaste die Seite "anfassen" und innerhalb des Programmfensters vertikal und/oder horizontal verschieben.

Teile des Druckauftrages anzeigen

Die erste Seite des Druckauftrages anzeigen

Um in einem mehrseitigen Dokument auf die erste Seite zu positionieren, führen Sie den Menübefehl Ansicht | Erste Seite aus oder die Tastenkombination <Grafik="strg.gif", Rahmen="0" ,permanent sichtbar> +<Grafik="Pos1.gif",

Rahmen="0" ,permanent sichtbar> oder klicken Sie auf diesen Button <Grafik="pfeil_anfang.jpg", Rahmen="0" ,permanent sichtbar> .

Nächste Seite des Druckauftrages anzeigen

Um in einem mehrseitigen Dokument die vorherige Seite anzuzeigen, führen Sie den Menübefehl Ansicht | Nächste Seite aus oder benutzen Sie die Taste <Grafik="Bild_unten.gif", Rahmen="0" ,permanent sichtbar> oder klicken Sie auf diesen Button <Grafik="pfeil_einsvor.jpg", Rahmen="0" ,permanent sichtbar> .

Vorherige Seite des Druckauftrages anzeigen

365

orgAnice Fakturierung benutzen

Um in einem mehrseitigen Dokument die vorherige Seite anzuzeigen, führen Sie den Menübefehl Ansicht | Vorherige Seite aus oder benutzen Sie die Taste <Grafik="Bild_oben.gif", Rahmen="0" ,permanent sichtbar> oder klicken Sie auf diesen Button <Grafik="pfeil_zurück.jpg", Rahmen="0" ,permanent sichtbar> .

Letzte Seite des Druckauftrages anzeigen

Um in einem mehrseitigen Dokument auf die letzte Seite zu positionieren, führen Sie den Menübefehl Ansicht | Letzte Seite aus oder benutzen Sie die Tastenkombination <Grafik="strg.gif", Rahmen="0" ,permanent sichtbar>

+<Grafik="Ende.gif", Rahmen="0" ,permanent sichtbar> oder klicken Sie auf diesen Button <Grafik="pfeil_ende.jpg", Rahmen="0" ,permanent sichtbar> .

Nur den aktuellen Datensatz anzeigen

Um in der Ansicht nur den aktuellen Datensatz darzustellen, verwenden Sie den Befehl Ansicht | Nur aktueller Datensatz oder klicken Sie auf diesen Button <Grafik="markieren.jpg", Rahmen="0" ,permanent sichtbar> .

Auf diese Weise können Sie alle anderen Datensätze ausblenden und so die Darstellung überschaubarer machen. Wiederholen Sie den Befehl, wenn Sie sich wieder alle Datensätze anzeigen lassen wollen, oder klicken Sie erneut auf den Button, um die Funktion zu deaktivieren.

Nur Summenzeilen anzeigen

Um in der Druckvorschau nur Summenzeilen anzuzeigen, verwenden Sie den Befehl Ansicht | Nur Summen oder klicken Sie auf diesen Button <Grafik="summe.jpg", Rahmen="0" ,permanent sichtbar> .

Bei Aufruf des Befehls werden alle anderen Datensätze ausgeblendet.

Druck starten

Um den ausgewählten Report auf einem Drucker auszugeben, führen Sie den Befehl Datei | Drucken... oder die Tastenkombination <Grafik="strg.gif", Rahmen="0" ,permanent sichtbar> +<Grafik="P.gif",

Rahmen="0" ,permanent sichtbar> aus oder klicken Sie in der linken Auswahlspalte des Vorschaufensters doppelt auf den gewünschten

Druckauftrag oder klicken Sie auf diesen Button <Grafik="drucken_button.jpg", Rahmen="0" ,permanent sichtbar> .

<Grafik="druckdialog.jpg", Rahmen="0" ,permanent sichtbar>

Die Dialogbox Drucken stellt Ihnen einen Bereich zur Verfügung, in dem Sie druckspezifische Einstellungen für die Ausgabe Ihrer orgAnice Image Dokumente vornehmen können.

Dieser Dialog kann je nach Windows-Version unterschiedlich aussehen. Die zur Verfügung stehenden Drucker hängen von der Ausstattung Ihres Systems ab.

Die Dialogbox Drucken stellt Ihnen einen Bereich zur Verfügung, in dem Sie druckspezifische Einstellungen für die Ausgabe Ihrer orgAnice Image Dokumente vornehmen können.

366

orgAnice Fakturierung benutzen

Dieser Dialog kann je nach Windows-Version unterschiedlich aussehen. Die zur Verfügung stehenden Drucker hängen von der Ausstattung Ihres Systems ab.

Folgende Optionen bietet Ihnen der Dialog:

Drucker: Zeigt die Bezeichnung des eingestellten Druckers. Sind mehrere Drucker an Ihrem Rechner angeschlossen, können Sie diese über die Liste auswählen.

Button Eigenschaften: Hiermit können Sie die Einstellungen des ausgewählten Druckers ändern.

Status, Typ, Ort, Kommentar: Zeigt druckerspezifische Informationen über den ausgewählten Drucker an.

Ausdruck in Datei: Wenn Sie dieses Optionsfeld aktivieren, wird das Dokument nicht auf dem Drucker, sondern in eine Datei ausgegeben.

Druckbereich: Gibt an, ob das gesamte Dokument, bestimmte Seiten oder nur der markierte Bereich gedruckt werden soll.

Kopien: Hier bestimmen Sie die Anzahl der Kopien für die Druckausgabe. Wenn Sie mehrere Kopien festgelegt haben, können Sie über das Optionsfeld Sortieren angeben, ob die Kopien sortiert werden sollen.

Größe: Wählen Sie hier, ob das Dokument in Originalgröße oder in einer an Ihren Drucker angepassten

Größe gedruckt werden soll.

Kommentar: Wählen Sie diese Option, um vor dem eigentlichen Dokument auf einer zusätzlichen Seite die Anmerkungen zu dem Dokument auszudrucken.

Button Hilfe: Klicken Sie auf den Button, um diese Hilfeseite zu erhalten.

Button OK: Übernimmt die Einstellungen, startet den Druckvorgang und schließt das Dialogfeld.

Button Abbrechen: Schließt das Dialogfeld, ohne den Druckvorgang zu starten und die Einstellungen zu

übernehmen.

Ein Druck auf OK startet die Übertragung der Daten an den Drucker.

Reports in HTML exportieren

Beim Export in HTML können Sie Internet-Seiten mit Daten aus Ihrer Datenbank erzeugen. Diese lassen sich plattformübergreifend in einem Webbrowser und über das Internet betrachten. Verfahren Sie dazu wie folgt:

1. Exportieren Sie einen ausgewählten Druckauftrag im HTML-Format über den Befehl Datei | HTML-Export… oder einen Mausklick auf diesen Button <Grafik="internet-export.jpg", Rahmen="0" ,permanent sichtbar> .

Bei Ausführung des Befehls wird zunächst die Dialogbox HTML-Export geöffnet.

<Grafik="html-export.jpg", Rahmen="0" ,permanent sichtbar>

2. Legen Sie im Feld Dateiname fest, in welchem Ordner orgAnice Print den Druckauftrag als HTML-

Dokument abspeichern soll.

3. Definieren Sie im Feld Datensätze je Seite, wie viele Datensätze auf einer HTML-Seite gespeichert werden sollen. Liegt die Gesamtanzahl der auszugebenden Datensätze des Reports über der hier festgelegten

Menge, werden entsprechend weitere HTML-Seiten angelegt, die durch Hyperlinks miteinander verbunden sind.

4. Starten Sie den Export über den Button OK.

Reports in CSV exportieren

367

orgAnice Fakturierung benutzen

Beim Export in CSV erhalten Sie ein Textformat mit Trennzeichen zwischen den Spaltenwerten. Die einzelnen

Feldinhalte werden in Anführungszeichen eingeschlossen und voneinander durch Kommata getrennt abgelegt.

Verfahren Sie wie folgt:

Befehl

Einen ausgewählten Druckauftrag exportieren Sie im CSV-Format (Comma Separated Value) über den

Datei | CSV Export...

Bei Ausführung des Befehls wird zunächst die Dialogbox CSV Export geöffnet.

<Grafik="csv-export.jpg", Rahmen="0" ,permanent sichtbar>

Legen Sie im Feld Dateiname fest, in welchem Ordner orgAnice Print den Druckauftrag als CSV-Dokument abspeichern soll.

2. Starten Sie den Export über den Button OK.

368

Mit orgAnice Phone telefonieren

orgAnice Fakturierung benutzen 369

369

Einführung

orgAnice Phone ist die Komponente von orgAnice, die alle Aufgaben übernimmt, die mit der Steuerung,

Kontrolle und Visualisierung von Telefongesprächen verbunden sind.

Die Steuerung der Telefonverbindung ist vollständig über orgAnice Phone möglich. Dabei kann das Telefonat

über Headset, Hörer, Telefonendgerät oder Freisprecheinrichtung geführt werden. Ist Ihr System für computergestützte Telefonie (CTI) vorbereitet, d.h. nutzen Sie ein Telefon oder eine Telefonanlage mit einer

Verbindung zu Ihrem Rechner oder Netzwerk und ist auf Ihrem Arbeitsplatzrechner ein TAPI-Treiber für diese

Geräte eingerichtet, können Sie sofort die Komfortfunktionen von orgAnice Phone nutzen. Hinweise zur

Einrichtung und Konfiguration entnehmen Sie bitte der Technischen Referenz, Kapitel 5 »orgAnice Phone konfigurieren« sowie der Betriebsanleitung Ihres Telefons oder Ihrer Telefonanlage.

In Verbindung mit NetMeeting können Sie an Konferenzen teilnehmen, mit anderen zusammen an Dateien arbeiten und Informationen über das Internet oder Ihr Firmenintranet gemeinsam mit anderen nutzen.

Mit Sprachverbindungen über das Internet (IP-Telefonie) können die Telekommunikationskosten ganz erheblich gesenkt werden, da nur Gebühren für Ortsnetz-Verbindungen anfallen.

Einführung 370

370

Die Funktionsweise von orgAnice Phone

orgAnice Phone steuert Telefone, empfängt eingehende Anrufe und kann Daten mit orgAnice Data austauschen.

Je nach technischer Ausstattung ermöglicht Ihnen orgAnice Phone

 den Auf- und Abbau einer Telefonverbindung,

 das Anzeigen und Übermitteln von Gesprächszuständen und zusammenfassenden

Gesprächsinformationen,

 die Eingabe von Gesprächsnotizen,

 die Protokollierung aller ein- und ausgehenden (auch der nicht entgegengenommenen) Anrufe mit

Datum, Uhrzeit, Anrufernummer und angerufener Nummer sowie

 alle in einer Telefonanlage erforderlichen Informations- und Vermittlungsfunktionen für interne und externe Gesprächspartner wie Verbinden, Wählen, Annehmen, Trennen, Halten, Weiterverbinden,

Konferenz. orgAnice Phone kann als eigenständige Wählhilfe verwendet werden. Wird jedoch gleichzeitig orgAnice Data mit einer Datenbank genutzt, stehen zusätzlich eine Reihe effektiver Features zur Verfügung.

In Zusammenarbeit mit orgAnice Data können Sie

 eingehende Anrufe über die Anrufernummer identifizieren,

 die zum Anrufer in der Datenbank bereits abgelegten Daten anzeigen lassen,

 anhand der angerufenen Nummer erkennen, für welchen Arbeitsplatz oder Bearbeiter der Anruf bestimmt ist,

 selbst verfasste Gesprächsnotizen, die Sie während eines Telefonats oder nach einem Gespräch anlegen wollen, in der Datenbank adressbezogen ablegen,



Anrufe, die Sie nicht entgegen genommen haben, in Listendarstellung mit Datum, Uhrzeit,

Anrufernummer und angerufener Nebenstelle protokollieren.

Die Benutzeroberfläche von orgAnice Phone

Neben den Menü- und Symbolleisten bietet der Programmarbeitsbereich zwei Fenster, die umfangreiche

Informationen und Funktionen enthalten:

371

Die Funktionsweise von orgAnice Phone 372

Das Gesprächsdatenfenster informiert über Gesprächsteilnehmer und deren Rufnummern, die Art und Dauer der Gespräche, sowie ggf. den Betreff des Gespräches, sofern dieser über das Notizfenster eingegeben wurde.

Das Notizfenster bietet Raum für Gesprächsnotizen, die mit jedem Gespräch gespeichert werden können.

Darüber hinaus informiert die Statuszeile am unteren Rand des Programmarbeitsbereiches stets über den aktuellen Stand von durch orgAnice Phone gesteuerten Gesprächen.

Das Gesprächsdatenfenster

Im Gesprächsdatenfenster werden die Gesprächsinformationen von der TAPI und die in der Datenbank zum

Adressaten gefundenen Daten spaltenweise abgebildet. Gesprächsdaten zu ein oder ausgehenden Gesprächen werden dabei zeilenweise aufgelistet.

Die standardmäßig vorgegebene Spaltenreihenfolge kann vom Benutzer wie folgt umgestellt werden:

Bewegen Sie den Mauszeiger auf die Spaltenüberschrift der Spalte, die Sie verschieben wollen.

Betätigen Sie die linke Maustaste und halten Sie diese gedrückt.

3. Verschieben Sie bei niedergehaltener Maustaste die Spaltenüberschrift an die von Ihnen gewünschte neue Position.

4. Lassen Sie abschließend die Maustaste los. Die neue Anordnung wird abgebildet.

Spaltenbreiten lassen sich verändern, indem Sie den Spaltentrenner mit dem Mauszeiger anfassen und bei gedrückter Maustaste seitlich verschieben.

372

Die Funktionsweise von orgAnice Phone

Mit einem Mausklick auf eine ausgewählte Spaltenüberschrift können Sie die Sortierreihenfolge abgebildeter

Datensätze wechseln.

Die Gesprächs-Symbole

Den einzelnen Gesprächsdatensätzen können im Gesprächsdatenfenster verschiedene Symbole vorangestellt sein. Die einzelnen Symbole haben folgende Bedeutung:

Eingehender Ruf

Ausgehender Ruf

Teilnehmer besetzt

Gespräch nicht angenommen

Teilnehmer nicht erreicht

Gespräch verbunden

Gespräch gehalten

Gespräch weiterverbunden

Konferenzgespräch

Gespräch getrennt

Bildtelefonverbindung

Das Notizfenster

Das auf dem unteren Teil des Programmarbeitsbereichs angeordnete Notizfenster stellt Ihnen einen Bereich zur Verfügung, in den Sie Betreffangaben und Notizen zu ein- oder ausgehenden Telefonaten eingeben können.

Das Notizfenster ist auf Benutzerwunsch aus- und einblendbar. Führen Sie dazu den Menübefehl Ansicht |

Notiz aus.

Im eingeblendeten Modus wird das Notizfenster durch einen horizontalen Trennbalken vom Gesprächsfenster getrennt. Der Trennbalken lässt sich mit der Maus, die beim Berühren des Trennbalkens mit dem Mauszeiger einen Verschiebe-Cursor anzeigt, anfassen und vertikal verschieben.

373

orgAnice Phone benutzen

orgAnice Phone benutzen orgAnice Phone starten

Wie Sie orgAnice Phone aus orgAnice Data heraus starten oder automatisiert eine Rufnummer aus der orgAnice CRM 2012 R2-Datenbank wählen, erfahren Sie im Kapitel Telefonnummern wählen.

Automatischer Start…

orgAnice Phone beenden

Zum Beenden des Programms benutzen Sie den Befehl Datei | Beenden oder die Tastenkombination + oder einen Mausklick auf diesen Button . orgAnice Phone wird ebenfalls geschlossen, wenn Sie orgAnice Data beenden. Alle nicht zuvor gelöschten oder noch nicht in der Datenbank gespeicherten Gesprächsdaten werden dann in der Datenbank abgelegt und stehen Ihnen beim nächsten Aufruf von orgAnice Phone wieder zur Verfügung.

Ein Gespräch verbinden

Egal ob Sie einen eingehenden Anruf annehmen oder selbst einen Anruf starten möchten, realisiert orgAnice

Phone diese Optionen über die Funktion Gespräch verbinden.

Um eingehende Anrufe entgegen zu nehmen sowie externe und internen Gespräche aus orgAnice Phone aufzubauen, nutzen Sie den Menübefehl Gespräch | Verbinden oder die Tastenkombination + oder diesen Button per Mausklick.

Einen eingehenden Anruf annehmen

Ein eingehender Anruf wird im Gesprächsfenster über einen neuen Datensatz angemeldet, dem der Button in animierter Form vorangestellt ist.

Haben Sie das Gespräch verbunden, ändert sich das Aussehen des Buttons .

374

orgAnice Phone benutzen

Eine Rufnummer wählen

Gewöhnlich werden Sie Gespräche zu externen oder internen Teilnehmern über orgAnice Data aufbauen.

Andererseits können Sie dies auch direkt über orgAnice Phone auf verschiedene Weise handhaben.

1. Befinden sich im Gesprächsdatenfenster bereits ein oder mehrere Datensätze von Anrufern, können

Sie ein Gespräch aufbauen, indem Sie den gewünschten Teilnehmer mit der Maus oder den Kursortasten oder aus der Datensatzliste aktivieren und anschließend den Menübefehl Gespräch | Verbinden oder die Tastenkombination + oder auf diesen Button klicken oder die Returntaste betätigen.

2. Eine zweite Möglichkeit ist die Direktverbindung aus dem Lookup-Feld der Symbolleiste.

In das Lookup-Feld der Symbolleiste können Sie Telefonnummern oder IP-Adressen eingeben. Nach Betätigung der Returntaste werden die entsprechenden Verbindungen aufgebaut.

Ihre eingegebenen Einträge werden in der Liste gespeichert und stehen anschließend zum Wiederaufruf zur

Verfügung.

Zum Öffnen der Liste

 klicken Sie auf den Pfeil-Button rechts neben dem Lookup-Feld oder

 blättern Sie durch die Liste mit Hilfe der Cursortasten .

Wenn Sie bei einer beabsichtigten Direktwahl die anderen zuvor beschriebenen Verbinden-Befehle benutzen, wird nicht die Nummer aus dem Lookup-Feld, sondern die Nummer des markierten Teilnehmers aus dem

Gesprächsfenster angewählt.

Das erfolgt auch dann, wenn der hervorgehobene Datensatz nur grau markiert ist. Über den Menübefehl

Bearbeiten | Daten anzeigen können Sie sich die zu dem Anrufer in der Datenbank bereits abgelegten Daten anzeigen lassen.

Ein Gespräch trennen

Ein Gespräch beenden Sie ohne den Hörer aufzulegen, indem Sie den Befehl Gespräch | Trennen nutzen oder auf diesen Button klicken oder die Tastenkombination + betätigen.

Die Leitung wird getrennt. Sie können nun sofort weiter telefonieren. Dies ist besonders bei der Benutzung eines Headsets bequem.

Ein internes Gespräch führen

1. Über

375

orgAnice Phone benutzen den Befehl Gespräch | Interner Anruf oder die Tastenkombination + oder einen Mausklick auf diesen Button

öffnen Sie die Dialogbox Interner Anruf, über die Sie wie folgt Verbindungen zu internen Teilnehmern herstellen können:

376

Wählen Sie einen bereits eingetragenen Teilnehmer aus der Liste Nebenstelle.

Geben Sie anderenfalls in das Eingabefeld Rufnummer die Rufnummer des internen Teilnehmers.

2. Betätigen Sie den Button Verbinden. Der Teilnehmer wird gewählt. Bei Gesprächsannahme durch den angewählten Teilnehmer wird die Verbindung hergestellt.

Am Beginn der Datensatzzeile wird das Symbol Verbunden angezeigt.

3. Über die Schaltfläche Abbrechen wird die Leitung getrennt und die Dialogbox geschlossen.

In der Gesprächszeile erscheint das Symbol Getrennt.

Ein Gespräch halten

Möchten Sie Rückfragen im Raum führen oder kurzzeitig Einsicht in relevanten Schriftverkehr vornehmen, bringen Sie den Anruf vorübergehend in eine Warteposition, indem Sie das Gespräch halten – vorausgesetzt, der TAPI-Treiber Ihrer Telefoniehardware unterstützt diese Funktion.

Unterstützt Ihre Telefonanlage Wartemusik, hört der Gesprächsteilnehmer diese.

Über

 den Befehl Gespräch | Halten oder

376

orgAnice Phone benutzen

 die Tastenkombination + oder

 einen Mausklick auf diesen Button . können Sie das Gespräch halten.

Während der Haltefunktion ändert das Haltesymbol sein Aussehen.

Um das Gespräch wieder aufzunehmen, führen Sie erneut den Halten-Befehl auf einem der drei oben beschriebenen Wege aus.

Ein Gespräch weiter verbinden

Soll ein anderer Teilnehmer das aktuelle Gespräch weiter führen, verbinden Sie dieses weiter – vorausgesetzt, der TAPI-Treiber Ihrer Telefoniehardware unterstützt diese Funktion.

1. Über den Befehl Gespräch | Weiterverbinden... oder die Tastenkombination + oder einen Mausklick auf diesen Button . können Sie ein geführtes Telefongespräch weiter verbinden.

Beim Befehlsaufruf öffnen Sie zunächst die Dialogbox Interner Anruf, über die Sie wie folgt Verbindungen zu internen Teilnehmern herstellen können.

Wählen Sie einen bereits eingetragenen Teilnehmer aus der Liste Nebenstelle.

Geben Sie andernfalls in das Eingabefeld Rufnummer die Rufnummer des internen Teilnehmers.

2. Betätigen Sie den Button Verbinden. Der Teilnehmer wird gewählt. Bei Gesprächsannahme durch den angewählten Teilnehmer wird die Verbindung hergestellt.

Wurde das Gespräch erfolgreich weiter geleitet, ändert sich das Aussehen des Symbols .

Konferenzgespräch führen

Führen Sie bereits ein Gespräch über orgAnice Phone, können Sie mit einem weiteren Teilnehmer eine

Konferenzschaltung initiieren, vorausgesetzt der TAPI-Treiber Ihrer Telefoniehardware unterstützt diese

Funktion.

Um ein Konferenzgespräch einzuleiten, verfahren Sie schrittweise wie folgt:

1. Sie führen ein Gespräch.

2. Um den zweiten Gesprächspartner anzurufen, wählen Sie dessen Rufnummer entweder



über den Telefonbutton aus der orgAnice 2010-Datenbank oder

 falls die Rufnummer in der Gesprächsdatenliste von orgAnice Phone enthalten ist, durch Doppelklick auf den gewünschten Listeneintrag von orgAnice Phone oder

377

orgAnice Phone benutzen

 geben Sie die Rufnummer in das Lookup-Feld für die Direktverbindung ein und betätigen Sie die

Returntaste oder

 benutzen Sie die Wahltastatur auf Ihrem Telefonendgerät.

3. Ist die zweite Verbindung zu Stande gekommen, wird der bis dahin inaktive Button Konferenz in der

Symbolleiste von orgAnice Phone aktiv hervorgehoben.

4. Führen Sie nun

 den Befehl Gespräch | Konferenz oder

 die Tastenkombination + oder

 einen Klick auf diesen Button aus.

5. Die Konferenzschaltung wird damit aufgebaut. Sie können jetzt mit beiden Gesprächspartnern gleichzeitig telefonieren.

Eine aktive Konferenzschaltung erkennen Sie an dem Symbol in der aktiven Gesprächszeile.

378

Mit Gesprächsdaten arbeiten

Zur Protokollierung von Telefonaten, um Vorgänge transparent zu machen und um telefonisch vereinbarte

Informationen nicht auf unleserlich gewordenen Randnotizen zu verlieren, bietet orgAnice Phone die

Möglichkeit, Gesprächsdaten auch mit Zusatzinformationen dem Gesprächspartner in einer orgAnice-

Datenbank zuzuordnen.

Um Informationen zu einem Gespräch in einer Datenbank abzulegen, nutzen Sie die Notizfunktion von orgAnice Phone. Notwendig dazu ist, dass zeitgleich eine orgAnice-Datenbank in orgAnice Data geöffnet ist.

Notizen anlegen

1. Aktivieren Sie im Gesprächsfenster in der Liste das entsprechende Telefonat.

379

Geben Sie in das Eingabefeld Betreff eine relevante Betreffinformation ein.

Tragen Sie in das Eingabefeld Notiz den gewünschten Text ein.

Speichern Sie Ihre Gesprächsdaten abschließend



über den Menübefehl Bearbeiten | Gesprächsdaten speichern oder

 mit einem Mausklick auf diesen Button

 mit der Tastenkombination + .

oder

379

Mit Gesprächsdaten arbeiten

Notizen bearbeiten

Auch nachdem Sie eine Notiz gespeichert haben, können Sie deren Inhalt weiter bearbeiten und nutzen.

Um den letzten Befehl rückgängig zu machen, wählen Sie



Text | Rückgängig oder

 die Tastenkombination + .

Beispielsweise können Sie einen zuvor ausgeschnittenen Text, der sich noch in der Windows-Zwischenablage befindet, anschließend wieder einfügen.

Um markierten Text aus dem Notizfenster auszuschneiden, wählen Sie

Text | Ausschneiden oder die Tastenkombination + .

Er wird gleichzeitig in die Windows-Zwischenablage übernommen und steht dort zur weiteren Verwendung zur Verfügung.

Um markierten Text aus Feldern des Gesprächsfensters oder des Notizfensters in die Zwischenablage zu kopieren, wählen Sie



Text | Kopieren oder

 die Tastenkombination + .

Das ist nützlich, wenn Sie diese Informationen später weiter verwenden wollen.

Schließlich können Sie Texte aus der Windows-Zwischenablage in das Notizfenster an der aktuellen Position der Schreibmarke übernehmen. Wählen Sie dazu



Text | Einfügen oder

 die Tastenkombination + .

Gesprächsdaten speichern

Über

 den Befehl Gesprächsdaten speichern oder

 einen Mausklick auf diesen Button

 die Tastenkombination +

oder können Sie Feldinhalte aus den Feldern des Gesprächsdatensatzes und die zu dem Gesprächsdatensatz im

Notizfenster eingegebenen Informationen aus den Feldern Betreff und Notiz in der mit orgAnice Data geöffneten Datenbank ablegen.

1. Der Befehl öffnet zunächst den Dialog Gesprächsdaten speichern.

380

Mit Gesprächsdaten arbeiten 381

Hier wird in dem oberen Fensterbereich die Tabelle angezeigt, die für die Ablage der Gesprächsinformationen konfiguriert ist. Sind mehrere Tabellen aufgelistet, müssen Sie die gewünschte Tabelle durch einen Mausklick aktivieren. orgAnice Phone erlaubt Ihnen ferner, die Gesprächsdaten einem bestimmten Datensatz einer Mastertabelle zuzuordnen. In der orgAnice 2010-Datenbank ist dies die Tabelle Vorgänge.

Sind in der Mastertabelle bereits mehrere Datensätze zu dem Adressaten angelegt, so werden diese im unteren

Teil des Dialoges mit deren Betreff aufgelistet.

2. Wählen Sie dann den gewünschten Datensatz aus, zu dem die Informationen abgelegt werden sollen oder positionieren Sie in der Datenbank auf den gewünschten Datensatz der Tabelle und wählen Sie dann die

Zuordnung <aktueller Datensatz>.

3. Klicken Sie nach der Zuordnung abschließend auf den Button OK, um die Daten zu speichern.

Beim Speichervorgang wird zu dem in der orgAnice Datenbank gefundenen Adressaten in der voreingestellten

Tabelle ein neuer Datensatz angelegt und darin die Gesprächsdaten abgespeichert.

Gesprächsdaten anzeigen

Über den Befehl Bearbeiten | Daten anzeigen oder die Funktionstaste oder einen Mausklick auf diesen Button

381

Mit Gesprächsdaten arbeiten können Sie die Daten des Gesprächspartners in der orgAnice Datenbank orgAnice Data suchen lassen. Wird der

Teilnehmer anhand des Suchschlüssels in der Datenbank identifiziert, so wird der relevante Datensatz in orgAnice Data angezeigt.

Gesprächsdaten löschen

Über den Befehl Gesprächsdaten löschen oder die Taste oder einen Mausklick auf diesen Button können Sie die Daten eines Gesprächsdatensatzes löschen. Das ist sinnvoll, da in der Gesprächsliste auch

Signalisierungen von ein- oder ausgehenden Anrufen, Weiterleitungen oder internen Anrufen mitgeführt werden, zu denen keine Daten abgespeichert werden sollen.

Alle Datensätze von Telefonaten bleiben solange in der Liste des Gesprächsfensters bestehen, bis Sie diese entweder in orgAnice Data abspeichern oder aus der Liste ohne Speicherung löschen.

382

Mit Gesprächsdaten arbeiten 383

Reports und Etiketten drucken mit orgAnice Print

orgAnice Print übernimmt die Auswahl, die Vorschau und das Drucken von Reports und Etiketten.

Einzelne oder nach bestimmten Kategorien sortierte Datensätze, aber auch ganze Datenbank-

Tabellen

lassen sich mit orgAnice Print ausdrucken oder in verschiedene Dateiformate, darunter HTML oder CSV überführen.

Dabei lassen sich die Vorlagen für Report- und Etiketten-Layouts frei konfigurieren und in der aktuellen

Datenbank speichern.

383

Die Funktionsweise von orgAnice Print

orgAnice Print ermöglicht:

 den Druck von Reports,

 den Druck von Etiketten,

 eine Bildschirm-Vorschau der Druckaufträge sowohl für den Benutzer als auch für den

Konfigurationsmodus,

 das Erzeugen von eigenen Druckaufträgen für Reports und Etiketten.

Die Konfiguration von orgAnice Print mit der Erstellung von Druckaufträgen wird in der Technischen Referenz,

Kapitel 6 »orgAnice Print konfigurieren« erläutert.

orgAnice Print starten

orgAnice Print kann sowohl separat als auch aus der orgAnice Datenbank aufgerufen werden. Da orgAnice

Print aber ausschließlich Daten aus orgAnice-Datenbanken verarbeitet, ruft orgAnice Print zum Programmstart eine Datenbank auf.

Um orgAnice Print als eigenständige Anwendung zu starten, verfahren Sie wie folgt:

1. Wählen Sie den Menüpunkt orgAnice Print im Startmenü unter Programme | orgAnice Software | orgAnice 2010. Die Dialogbox zum Öffnen einer Datenbank erscheint.

384

2. Geben Sie in die Eingabezeile Datenbank Pfad und Dateinamen der Datenbank ein, aus der Sie Reports oder Etiketten generieren wollen.

384

Die Funktionsweise von orgAnice Print

Über diesen Button am Ende der Eingabezeile können Sie alternativ Ihre Ordner auf dem Datenträger durchsuchen, den gewünschten Zielordner einstellen und so den Datenbankbezeichner mit der für orgAnice

CRM 2012 R2 relevanten Dateiendung .odb auswählen.

3. Geben Sie in der Eingabezeile Benutzer den Benutzernamen ein.

4. Wurde für den Datenbankzugriff ein Passwort eingerichtet, tragen Sie dieses in der Eingabezeile

Kennwort ein. Beachten Sie hier Groß- und Kleinschreibung. Aus Sicherheitsgründen wird statt des Kennwortes jedes Zeichen als Sternchen dargestellt.

Die Benutzeroberfläche von orgAnice Print erscheint in einem eigenen Hauptfenster.

orgAnice Print beenden

Zum Beenden des Programms benutzen Sie den Befehl Datei | Beenden oder die Tastenkombination + oder diesen Button per Mausklick.

Wurde orgAnice Print aus orgAnice Data heraus, etwa über den Report-Assistenten gestartet, wird orgAnice

Print ebenfalls geschlossen, wenn Sie orgAnice Data beenden.

385

Die Benutzeroberfläche von orgAnice Print

Neben den Menü- und Symbolleisten bietet der Programmarbeitsbereich drei alternativ einblendbare Fenster, die je nach aktuellem Benutzermodus angezeigt werden:

Das Druckvorschaufenster

Über das Druckvorschaufenster können Sie einen Druckauftrag zunächst in einem Vorschaufenster prüfen, bevor Sie ihn auf dem Drucker ausgeben.

Die Druckvorschau erreichen Sie, indem Sie

 den Menübefehl Datei | Druckvorschau betätigen oder

386

 auf diesen Button klicken.

In der linken Spalte des Fensters finden Sie alle bereits in der Datenbank gespeicherten Druckaufträge.

Der rechte Bereich ist durch eine verschiebbare vertikale Linie abgetrennt und dient zur Anzeige der

Druckaufträge.

Die am unteren Fensterrand befindliche Statuszeile gibt Ihnen Informationen zu dem aktuellen Druckauftrag oder zu den Eigenschaften des gerade aktiven Objekts.

Darüber hinaus können Sie über den zugehörenden Button in der Symbolleiste durch alle Seiten des

Druckauftrages blättern.

386

Die Benutzeroberfläche von orgAnice Print

Das Layoutvorschaufenster

Über das Layoutvorschaufenster können Sie das Layout bestehender Druckaufträge für Reports oder Etiketten darstellen.

Die Layoutvorschau erreichen Sie, indem Sie den Menübefehl Datei | Layoutvorschau betätigen oder

387 auf diesen Button klicken.

In der linken Spalte des Fensters finden Sie alle bereits in der Datenbank gespeicherten Druckaufträge.

Der rechte Bereich ist durch eine verschiebbare vertikale Linie abgetrennt und dient zur Anzeige der

Druckaufträge.

Die am unteren Fensterrand befindliche Statuszeile gibt Ihnen Informationen zu dem aktuellen Druckauftrag.

Im Unterschied zur Druckvorschau sehen Sie hier alle im Layout definierten Felder mit einer beispielhaften

Voransicht für Feldinhalte. Das ist nützlich, um vor der Druckausgabe die Anordnung oder das Schriftbild auf dem Bildschirm betrachten und ggf. Änderungen vornehmen zu können.

Das Konfigurationsfenster

387

Die Benutzeroberfläche von orgAnice Print

Über das Konfigurationsfenster können Sie neue Druckaufträge für Reports oder Etiketten anlegen oder bestehende Druckaufträge bearbeiten.

Den Konfigurationsmodus erreichen Sie, indem Sie den Menübefehl Datei | Konfigurieren betätigen oder die Tastenkombination + betätigen oder

388 auf diesen Button klicken.

<Grafik="konfigurationsfenster.jpg", Rahmen="0" ,permanent sichtbar>

In der linken Spalte des Fensters finden Sie alle bereits in der Datenbank gespeicherten Druckaufträge.

Der rechte Bereich ist durch eine verschiebbare vertikale Linie abgetrennt und dient zur Anzeige beziehungsweise Konfiguration der Druckaufträge.

388

Den Druck vorbereiten

Nach dem Programmstart als separate Anwendung wird orgAnice Print in der Konfigurationsansicht geöffnet.

Wenn Sie als Benutzer die bereits vordefinierten Druckaufträge nutzen und keine Veränderungen daran vornehmen wollen, wechseln Sie am zweckmäßigsten in die Druckvorschau.

Die Druckvorschau erreichen Sie, indem Sie

 den Menübefehl Datei | Druckvorschau betätigen oder

389

 auf diesen Button klicken.

Zwei Typen von Drucklayouts werden in orgAnice Print unterstützt: Reports und Etiketten. Jeder vordefinierte

Druckauftrag wird in der linken Spalte des Programmarbeitsbereiches angezeigt.

Haben Sie orgAnice Print über die Funktionen Reports drucken oder Etiketten drucken aus orgAnice Data aufgerufen, werden nur die entsprechenden Druckaufträge angezeigt.

Reports auswählen

Einen Report erkennen Sie an diesem voran gestellten Symbol .

Markieren Sie in der linken Fensterspalte den gewünschten Druckauftrag, um ihn zu aktivieren.

389

Den Druck vorbereiten

Falls die linke Spalte zu schmal ist, können Sie den vertikalen Balken, der die Liste der Druckaufträge und das

Vorschaufenster trennt, mit der Maus verschieben. Klicken Sie auf den Balken und bewegen Sie die Maus mit gedrückter Maustaste nach rechts.

Die für den Druckauftrag benötigten Daten werden aus der Datenbank übertragen und im rechten Fenster gemäß den Einstellungen des aktuellen Druckauftrags angezeigt.

Diese Druckvorschau können Sie flexibel anpassen.

Etikettenlayouts auswählen

Der Druck von Etiketten entspricht dem von Reports, wobei lediglich das Medium, auf das gedruckt wird, unterschiedlich ist.

Für den Etikettendruck bietet sich jedoch eine praktische Option an:

Erstes zu bedruckendes Etikett festlegen

Um die Position des ersten Etiketts festzulegen, mit dem beim Etikettendruck begonnen werden soll, verwenden Sie den Befehl den Befehl Ansicht | Erstes zu bedruckendes Etikett oder

390 diesen Button per Mausklick. orgAnice Print ermöglicht Ihnen mit dieser Funktion, das Etikettenpapier vollständig auszunutzen, das heißt Sie können bereits angefangene Etikettenbögen weiter verwenden. Auf diese Weise können Sie auch bequem

Einzeletiketten auf Etikettenbögen anfertigen.

Etikettenposition, an welcher der Druck begonnen werden soll und klicken Sie mit der linken Maustaste darauf.

Auf der Druckvorschau wird nun die erste Etikettenpositionierung entsprechend Ihrer Anwahl neu dargestellt.

390

Die Druckvorschau anpassen

Sie können die Druckvorschau im rechten Fenster vielseitig anpassen, um einen genauen Eindruck vom

Druckergebnis zu erhalten.

Seitenansicht verändern

Ganzseitenansicht aktivieren

Um die aktuelle Seite eines Druckauftrages in Ganzseitenansicht darzustellen, verwenden Sie

 den Menübefehl Ansicht | Ganze Seite oder

 die Tastenkombination + oder

 diesen Button .

Die Anzeige wird in Abhängigkeit von der eingestellten Größe des Programmarbeitsbereiches so bemessen, dass Sie die gesamte aktuelle Seite einsehen können.

Ansicht auf Seitenbreite anpassen

Um die aktuelle Seite eines Druckauftrages in Seitenbreitenansicht darzustellen, verwenden Sie

 den Befehl Ansicht | Seitenbreite oder

 diesen Button .

Die Anzeige wird in Abhängigkeit von der eingestellten Größe des Programmarbeitsbereiches so bemessen, dass Sie die Breite der aktuellen Seite in maximaler Größe einsehen können.

Ansicht prozentual einstellen

Um die aktuelle Seite des Druckauftrages prozentual anzupassen, gehen Sie wie folgt vor:

1. Um die aktuelle Seite des Druckauftrages in der Größe 100 % darzustellen, verwenden Sie

 den Befehl Ansicht | Ansicht 100% oder

 die Tastenkombination + oder

 diesen Button .

2. Um die aktuelle Seite des Druckauftrages in der Größe 200 % darzustellen, verwenden Sie

 den Befehl Ansicht | Ansicht 200% oder

 die Tastenkombination + oder

391

Die Druckvorschau anpassen 392

 diesen Button

Seite verschieben

Bewegen Sie der Pfeilcursor über die Druckvorschau, nimmt dieser die Form einer Hand an. Sie können jetzt mit der Maus bei gedrückter linker Maustaste die Seite "anfassen" und innerhalb des Programmfensters vertikal und/oder horizontal verschieben.

Teile des Druckauftrages anzeigen

Die erste Seite des Druckauftrages anzeigen

Um in einem mehrseitigen Dokument auf die erste Seite zu positionieren,

 führen Sie den Menübefehl Ansicht | Erste Seite aus oder

 die Tastenkombination + oder

 klicken Sie auf diesen Button .

Nächste Seite des Druckauftrages anzeigen

Um in einem mehrseitigen Dokument die vorherige Seite anzuzeigen,

 führen Sie den Menübefehl Ansicht | Nächste Seite aus oder

 benutzen Sie die Taste oder

 klicken Sie auf diesen Button

Vorherige Seite des Druckauftrages anzeigen

Um in einem mehrseitigen Dokument die vorherige Seite anzuzeigen,

 führen Sie den Menübefehl Ansicht | Vorherige Seite aus oder

 benutzen Sie die Taste oder

 klicken Sie auf diesen Button .

Letzte Seite des Druckauftrages anzeigen

Um in einem mehrseitigen Dokument auf die letzte Seite zu positionieren,

 führen Sie den Menübefehl Ansicht | Letzte Seite aus oder

392

Die Druckvorschau anpassen

 benutzen Sie die Tastenkombination + oder

 klicken Sie auf diesen Button .

Nur den aktuellen Datensatz anzeigen

Um in der Ansicht nur den aktuellen Datensatz darzustellen,

 verwenden Sie den Befehl Ansicht | Nur aktueller Datensatz oder

 klicken Sie auf diesen Button .

Nur Summenzeilen anzeigen

Um in der Druckvorschau nur Summenzeilen anzuzeigen,

 verwenden Sie den Befehl Ansicht | Nur Summen oder

 klicken Sie auf diesen Button .

Bei Aufruf des Befehls werden alle anderen Datensätze ausgeblendet.

393

Druck starten

Um den ausgewählten Report auf einem Drucker auszugeben,

 führen Sie den Befehl Datei | Drucken... oder

 die Tastenkombination + aus oder

 klicken Sie in der linken Auswahlspalte des Vorschaufensters doppelt auf den gewünschten

Druckauftrag oder

 klicken Sie auf diesen Button .

<Grafik="druckdialog.jpg", Rahmen="0" ,permanent sichtbar>

Druck starten 394

Die Dialogbox Drucken stellt Ihnen einen Bereich zur Verfügung, in dem Sie druckspezifische Einstellungen für die Ausgabe Ihrer orgAnice Image Dokumente vornehmen können.

Dieser Dialog kann je nach Windows-Version unterschiedlich aussehen. Die zur Verfügung stehenden Drucker hängen von der Ausstattung Ihres Systems ab.

Folgende Optionen bietet Ihnen der Dialog:



Drucker: Zeigt die Bezeichnung des eingestellten Druckers. Sind mehrere Drucker an Ihrem Rechner angeschlossen, können Sie diese über die Liste auswählen.



Button Eigenschaften: Hiermit können Sie die Einstellungen des ausgewählten Druckers ändern.



Status, Typ, Ort, Kommentar: Zeigt druckerspezifische Informationen über den ausgewählten Drucker an.



Ausdruck in Datei: Wenn Sie dieses Optionsfeld aktivieren, wird das Dokument nicht auf dem Drucker, sondern in eine Datei ausgegeben.



Druckbereich: Gibt an, ob das gesamte Dokument, bestimmte Seiten oder nur der markierte Bereich gedruckt werden soll.

394



Größe: Wählen Sie hier, ob das Dokument in Originalgröße oder in einer an Ihren Drucker angepassten

Größe gedruckt werden soll.



Kommentar: Wählen Sie diese Option, um vor dem eigentlichen Dokument auf einer zusätzlichen Seite die Anmerkungen zu dem Dokument auszudrucken.



Button Hilfe: Klicken Sie auf den Button, um diese Hilfeseite zu erhalten.



Button OK: Übernimmt die Einstellungen, startet den Druckvorgang und schließt das Dialogfeld.



Button Abbrechen: Schließt das Dialogfeld, ohne den Druckvorgang zu starten und die Einstellungen zu übernehmen.

Ein Druck auf OK startet die Übertragung der Daten an den Drucker.

Reports in HTML exportieren

1. Exportieren Sie einen ausgewählten Druckauftrag im HTML-Format über

 den Befehl Datei | HTML-Export… oder

 einen Mausklick auf diesen Button .

Bei Ausführung des Befehls wird zunächst die Dialogbox HTML-Export geöffnet.

Druck starten 395

2. Legen Sie im Feld Dateiname fest, in welchem Ordner orgAnice Print den Druckauftrag als HTML-

Dokument abspeichern soll.

Menge, werden entsprechend weitere HTML-Seiten angelegt, die durch Hyperlinks miteinander verbunden sind.

4. Starten Sie den Export über den Button OK.

395

Druck starten

Reports in CSV exportieren

Beim Export in CSV erhalten Sie ein Textformat mit Trennzeichen zwischen den Spaltenwerten. Die einzelnen

Feldinhalte werden in Anführungszeichen eingeschlossen und voneinander durch Kommata getrennt abgelegt.

Verfahren Sie wie folgt:

Befehl

Einen ausgewählten Druckauftrag exportieren Sie im CSV-Format (Comma Separated Value) über den

Datei | CSV Export...

Bei Ausführung des Befehls wird zunächst die Dialogbox CSV Export geöffnet.

<Grafik="csv-export.jpg", Rahmen="0" ,permanent sichtbar>

Legen Sie im Feld Dateiname fest, in welchem Ordner orgAnice Print den Druckauftrag als CSV-Dokument abspeichern soll.

3. Starten Sie den Export über den Button OK.

396

orgAnice Kalender

Der orgAnice Kalender verschafft in orgAnice den Überblick über alle Ereignisse, die einem Datum zugeordnet sind. In einer Wochen- oder Tagesansicht visualisiert er alle Aktivitäten, Kontakte und Termine unter

Berücksichtigung der gesetzlichen Feiertage in Deutschland, Österreich und in der Schweiz. Spezielle

Filterfunktionen auf die orgAnice Datenquellen und die Möglichkeit der Synchronisation mit externen

Kalendern erleichtern die Terminierung, Planung und Koordination im Unternehmen.

Den Kalender rufen Sie auf über: das Menü Ansicht | Kalender oder die Tasten + .

Druck starten 397

397

Funktionen

Drucken

Die im orgAnice Kalender eingetragenen Aktivitäten und Ereignisse lassen sich in Listenform ausdrucken.

Klicken Sie dazu auf das Druckersymbol

Drag und Drop

Per Drag und Drop in der Tages- oder Wochenansicht verschieben Sie Ihre Termine, Ereignisse oder Events.

Termin-Bearbeitung

Über ein Kontextmenü haben Sie die Möglichkeit, bereits angelegte Termine zu bearbeiten, zu löschen oder zu kopieren und neu einzufügen.

Funktionen 398

398

Wochenansicht

Die Wochenansicht liefert Ihnen für alle Benutzer und Benutzergruppen die komplette Übersicht über alle

Termine und sonstige Aktivitäten aus der Vergangenheit, Gegenwart und Zukunft nach Kalenderwochen. Aus allen Datenquellen in orgAnice sehen Sie in der Wochenansicht sämtliche Aktivitätentypen.

Mit Klick auf den Button gelangen Sie zu dieser Ansicht.

Wochenansicht 399

399

Tagesansicht

Die Tagesansicht zeigt die Benutzer- und Benutzergruppentermine sowie alle anderen Benutzeraktivitäten parallel an. Sie rufen Sie durch Klick des Buttons auf.

Tagesansicht 400

400

Termin-Erfassung

Termine lassen sich direkt im orgAnice Kalender neu erfassen und werden automatisch in der Datenbank beim zugeordneten Datensatz abgelegt.

401

Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die gewünschte Uhrzeit und wählen Sie neuer Termin.

Der Dialog Neuer Termin wird geöffnet.

Mit der Schaltfläche können Sie die Datenbank nach dem passenden Kundendatensatz durchsuchen und einen Vorgang anlegen.

Mit und können Sie Teilnehmer hinzufügen oder entfernen.

401

Termin-Erfassung 402

Es können auch neue Vorgänge beim Termin anlegen bzw. beim ändern bestehender Termine mit Klick auf anlegen.

402

Konfigurationsmöglichkeiten

Allgemein

Konfigurationsmöglichkeiten 403

Das angezeigte Zeitintervall im Kalender lässt sich auf 15, 30 und 60 Minuten pro Kalenderzelle einstellen.

Zeitnavigation

Die Zeitnavigation erfolgt über die Monatssicht via Mausklick auf den Tag. Den Monat wählen Sie über den

Pfeil links oder rechts in der Monatssicht aus.

Benutzer- und Tabellen-Auswahl

403

Konfigurationsmöglichkeiten 404

Details filtern Sie alternativ nach Benutzer und/oder nach Kontaktart. Unter der Registerkarte Benutzer grenzen Sie den Filter über die Auswahllisten Benutzer und/oder Benutzergruppen weiter ein.

Unter der Registerkarte Kontaktarten können Sie wählen, welche Datenquellen und Aktivitätentypen Sie verwenden möchten.

404

Benutzer-Konfiguration

<Grafik="kalender-benutzereinstellungen.jpg", Rahmen="0" ,permanent sichtbar>

Konfigurationsmöglichkeiten 405

Im Menü Extras | Benutzereinstellung lässt sich der Kalender durch den Benutzer konfigurieren.

405

Hier können Sie einstellen:



Anzeigebereich (z. B. 09:00 – 18:00 Uhr),



Druckbereich (z. B. 09:00 – 18:00 Uhr),



Land (Deutschland, Österreich, Schweiz),



Berücksichtigung von Feiertagen,



Wochenraster (Mo.-Fr., Mo.-Sa., Mo.-So.) und



Zeitraster (15, 30, 60 min.)

Der Systemadministrator besitzt weitere Konfigurationsmöglichkeiten.

Konfigurationsmöglichkeiten 406

406

Aufgaben-Manager

Konfigurationsmöglichkeiten 407

407

Allgemeine Informationen

Der orgAnice Aufgaben-Manager unterstützt Sie im Zeit-Management und sorgt für eine einfache, sichere sowie dokumentierte Aufgabenabwicklung. Mit ihm lassen sich Aufgaben und Alarme bequem verwalten und delegieren.

Starten des Aufgaben-Managers

Der Aufgaben-Manager kann manuell gestartet werden oder automatisch beim Start von orgAnice CRM 2012

Autostart

Wenn Sie Ihre Datenbank starten, kann der Aufgaben-Manager automatisch mitstarten. Diese Einstellung ist benutzerbezogen und wird in den Benutzereinstellungen konfiguriert. Öffnen Sie dazu die

Benutzereinstellungen über das Register „Extras“ und den Menüpunkt „Benutzereinstellungen“ im Menüband.

408

Im Dialogfenster „Benutzereinstellungen“ finden Sie die Konfiguration für den sogenannten „Autostart“ im

Register „Standard“. Dort können Sie durch aktivieren oder deaktivieren der Kontrollkästchen bestimmen, ob der Aufgaben-Manager beim Datenbankstart mitgestartet werden soll.

408

Allgemeine Informationen

Menüband

Sie können den Aufgaben-Manager auch über das Menüband Ihrer Datenbank starten. Sie finden die

Schaltflächen einmal im Register „Start“…

409

… und einmal im Register „Ansicht“.

Aufbau des Aufgaben-Managers

Der Aufgaben-Manager verfügt über zwei Ansichten: die „Normalansicht“ und die „Kompaktansicht“.

Zwischen den Ansichten können Sie im Menüband im Register „Extras“…

… oder in der Schnellstartleiste umschalten.

Normalansicht

Die Normalansicht bietet einen detaillierten Überblick über Ihre Aufgaben und Alarme. Sie können einzelne

Spalten ein- und ausblenden, Gruppierungen vornehmen sowie Ihre Aufgaben und Alarme komfortabel verwalten.

Fensteraufbau

409

Allgemeine Informationen 410

Bereich

1)

2)

3)

4)

Name

Titelleiste

Menüband

Aufgaben- und Terminliste

Detailbereich

Statusleiste

5)

Titelleiste

Die Titelleiste des Aufgaben-Managers ist zu einer sogenannten „Schnellstartleiste“ erweitert worden. Dort sind häufige Befehle verfügbar, welche sich aber auch anpassen lassen.

410

Allgemeine Informationen

Menüband

Im Menüband (Ribbon) finden Sie alle Befehle, um Ihre Aufgaben einfach zu verwalten. Sie können hier

Aufgaben anlegen, löschen, delegieren sowie nach Outlook übertragen. Zusätzlich bietet der Aufgaben-

Manager auch Kategorienfilter und Zugriff auf die Benutzereinstellungen.

411

Die Symbole der Schaltflächen sind selbsterklärend gewählt, so erschließt sich die Funktion leicht.

Aufgabenliste

In der Aufgabenliste werden Ihre Aufgaben übersichtlich mit den wichtigsten Informationen dargestellt. Sie können hier durch Klick auf die Spaltenköpfe sortieren und Aufgaben als erledigt kennzeichnen.

Detailbereich

Im Detailbereich sehen Sie genauere Informationen zu einer Aufgabe. Hier können Sie Einzelheiten wie den Betreff, Start- und Endzeitpunkt sowie Kategorien und vieles mehr ändern.

Statusleiste

Die Statusleiste zeigt Ihnen auf einen Blick Statusinformationen, wie die Gesamtanzahl Ihrer Aufgaben und die letzte Aktualisierung:

411

Kompaktansicht

Die Kompaktansicht bietet auf kleinem Raum die wichtigsten Informationen auf einen Blick.

Allgemeine Informationen 412

Fensteraufbau

Die kompakte Ansicht ist analog zur normalen Ansicht (siehe Normalansicht, S. 60) aufgebaut. Lediglich die

Größe des Fensters ist kleiner sowie der Detailbereich wurde ausgeblendet.

Aufgaben-Managersymbol im Statusbereich der Startleiste

Der Aufgaben-Manager ist auch als sogenanntes Anwendungssymbol (Notify-Icon) in dem

Statusbenachrichtigungsbereich zu finden:

Dort können Sie mittels Kontextmenü den Aufgaben-Manager beenden oder wieder anzeigen lassen:

412

Allgemeine Informationen 413

Konfiguration des Aufgaben-Managers

Der Aufgaben-Manager lässt pro Benutzer konfigurieren. Die Einstellungen werden also benutzerbezogen gespeichert. So kann jeder Benutzer von orgAnice seine eigenen Einstellungen vornehmen.

Die Benutzereinstellungen lassen sich aus dem Aufgaben-Manager im Register „Extras“ aufrufen…

… oder unter den Benutzereinstellungen aus der Datenbank:

413

Allgemeine Informationen 414

Option Erklärung

414

Allgemeine Informationen

Aufgaben aktualisieren alle x Minuten Intervall in Minuten, in dem der Aufgaben-

Manager aktualisiert werden soll.

Erinnerung überprüfen alle x Minuten Intervall in Minuten, wie häufig die Erinnerungen aktualisiert werden sollen.

Erinnerungen anzeigen im

Hauptfenster/ im eigenen Fenster

Sollen die Erinnerungen im Hauptfenster angezeigt werden oder in einem separaten

Fenster.

Arbeiten mit dem Aufgaben-Manager

Jedem orgAnice Datenbank-Eintrag können beliebig viele Aufgaben zugeordnet werden. Dazu positionieren Sie sich auf den Datensatz, welchem eine Aufgabe zugeordnet werden soll. Wechseln Sie dann im Menüband in das Register

„Bearbeiten“

und wählen den Punkt

„Aufgabe erstellen“

415

Es öffnet sich der Aufgaben-Manager. Jetzt können die Aufgaben-Details erfasst werden; die

Verknüpfung zum Datensatz wird automatisch erstellt.

Funktionen der Aufgabenliste

Gruppierungen

Um Aufgaben bzw. Alarme zu gruppieren, ziehen Sie einfach einen Spaltenkopf auf das

Gruppierungsfeld und lassen darauf „fallen“ (Drag’n’Drop).

415

Allgemeine Informationen 416

Der Aufgaben-Manager gruppiert daraufhin nach Ihren Kriterien und passt die Ansicht der Aufgabenliste dementsprechend an:

Um die Gruppierungen wieder zu entfernen, klicken Sie auf das „x“ der nicht mehr benötigten Gruppierung:

Spaltenanordnung

Sie können durch „Verschieben“ der Spaltenköpfe deren Reihenfolge ändern und so Ihren Bedürfnissen anpassen:

416

Allgemeine Informationen 417

Sortierung der Feldinhalte

Durch Anklicken einer Spaltenüberschrift werden die Einträge der Aufgabenliste nach dieser Spalte auf- oder absteigend sortiert.

Spaltensichtbarkeit

Mit einem Rechtklick auf eine Spaltenüberschrift und der Auswahl „Spalten-Sichtbarkeit“ im Kontextmenü können Sie Spalten ein- oder ausblenden.

417

Allgemeine Informationen 418

Aufgabenkategorien

Sie können Aufgaben verschiedenen Kategorien wie „E-Mail“, „Termin“ etc. zuordnen sowie danach filtern.

Dies erleichtert das „Auseinanderhalten“ von Aufgaben. Um einer Aufgabe eine Kategorie zuzuordnen, markieren Sie eine Aufgabe im Aufgaben-Manager und weisen der Aufgabe eine Kategorie im Detailbereich zu.

Um nach Aufgaben zu filtern wählen Sie im Menüband Ihre Kategorien aus.

418

Allgemeine Informationen 419

Selbstverständlich können Sie auch eigene Kategorien anlegen. Dazu wechseln Sie im Menüband in das

„Extras“

und klicken auf die Schaltfläche

„Kategorien konfigurieren“

Im nachfolgenden Dialog „Kategorien konfigurieren“…

… können Sie Kategorien neu erstellen, vorhandene bearbeiten und löschen sowie die Reihenfolge ändern. Ihre

Änderungen bestätigen Sie mit der Schaltfläche

„Speichern“

419

Allgemeine Informationen

Aufgaben delegieren

Sie können Aufgaben auch an andere Mitarbeiter delegieren. Somit können Sie die Verantwortlichkeit der

Aufgaben übertragen, mit oder ohne Kenntnisnahme. Klicken Sie dazu im Aufgaben-Manager auf die

Schaltfläche

„Aufgabe delegieren“

. Sie finden diese Schaltfläche im Detailbereich.

420

Es öffnet sich daraufhin das Dialogfenster „Aufgabendelegation“.

Wählen Sie den Benutzer aus, an den Sie die Aufgabe delegieren wollen und klicken Sie auf die

Schaltfläche

„Delegieren“

. Daraufhin wird der

„neue“

Verantwortliche gesetzt und die Aufgabe wird aus Ihrer Aufgabenliste entfernt. Sie können Ihre delegierten Aufgaben mit der Schaltfläche

„Delegierte Aufgaben anzeigen“

ein- und ausblenden.

420

Allgemeine Informationen 421

Gruppenaufgaben

Sie können mit dem Aufgaben-Manager auch Gruppenaufgaben verwalten und danach filtern. Zum Filtern wählen Sie die gewünschte Gruppe im Menüband aus:

Mit der Schaltfläche „Gruppenaufgaben anzeigen“ können Sie die Gruppenaufgaben ein- und ausblenden.

Sie können auch Aufgaben an Gruppen delegieren. Wählen Sie dazu die gewünschten Gruppen in der

Aufgabendelegation aus.

421

Allgemeine Informationen 422

Wiederkehrende Aufgaben

Mit dem orgAnice Aufgaben-Manager können Sie auch wiederkehrende Aufgaben anlegen. Die können sich zu einem bestimmten Zeitpunkt periodisch wiederholen. Um eine wiederkehrende Aufgabe anzulegen, klicken Sie eine Aufgabe im Aufgaben-Manager an und dann auf die Schaltfläche

„Wiederkehrend“

im Register des

Menübandes.

Es öffnet sich daraufhin der Einstellungsdialog für die wiederkehrenden Aufgaben:

422

Allgemeine Informationen 423

423

Allgemeine Informationen 424

Je nach Auswahl im Punkt

„Wird wiederholt“

passt sich die Auswahl Ihren Kriterien an. Haben Sie Ihren

Rhythmus definiert, so bestätigen Sie diesen mit der Schaltfläche

„OK“

. Ihre Auswahl wird gespeichert und der

Dialog geschlossen. Wiederkehrende Aufgaben werden in der Aufgabenliste mit einem entsprechenden

Symbol gekennzeichnet.

Aufgabe nach Outlook übertragen

Sie können mit dem Aufgaben-Manager auch Aufgaben nach Outlook übertragen. Dazu wird zusätzlich das

AddOn orgAnice OutlookSync benötigt. Um eine Aufgabe nach Outlook zu übertragen, klicken Sie im

Menüband auf die Schaltfläche „Nach Outlook übertragen“. orgAnice Outlook Sync –

Synchronisation von Kontakten und Terminen zwischen orgAnice und MS Outlook ( http://ftp.organice.de/Downloads/AddOns2012/OutlookSync/Produktblatt_OutlookSync.pdf

)

Beachten Sie bitte, dass MS Outlook vorher schon gestartet sein muss.

424

Allgemeine Informationen

Tastenkürzel

Hier sehen die eine Auflistung aller verfügbaren Tastaturkürzel, die Ihnen den Umgang mit dem Aufgaben-

Manager erleichtern.

425

Allgemeine Informationen 426

Funktion

GetAllTasks() As Ilist

GetTasksBySpecification()

As IList

GetByid() As Task

Insert()

Update()

Beschreibung

ByVal id As System.Guid

ByVal task As Task

Tasten

Neu

Neu von Vorlage

Duplizieren

Speichern

Erstellt neue Aufgabe

Erstellt Aufgabe aus Vorlage

Dupliziert eine Aufgabe

Speichert den geänderten/erstellten

Datensatz

Strg + N

Strg + Umschalt + N

Strg + D

Strg + S

Löschen

Schließen

Aktualisieren

Erinnerungsfenster

Löscht die ausgewählte Aufgabe/Alarm Strg + L

Schließt jeweils das offene Fenster Alt + F4

Aktualisiert manuell das Fenster

Öffnet das Erinnerungsfenster

F5

Strg + M

Kompaktansicht

Vollansicht

Benutzereinstellungen

Delegieren

Wechselt zur Kompaktansicht

Wechselt zur Vollansicht

Öffnet die Benutzereinstellungen

Eine Aufgabe delegieren

Wiederkehrende Aufgaben Einen periodischen Rhythmus für eine

Aufgabe festlegen

Alt + Pfeiltaste runter

Alt + Pfeiltaste hoch

Strg + E

Alt + D

Alt + R

Aufgaben-Manager API

Der orgAnice Aufgaben-Manager bietet eine API (Programmier-Schnittstelle). Programmierer haben die

Möglichkeit aus Softwareanwendungen heraus Aufgaben in orgAnice anzulegen.

Schnittstellenbeschreibung

Methode

TaskManagerWrapper()

Parameter database as orgAnice.Interop.DbServer.Database

ByVal filter As Filter

Beschreibung

Creates an instance of

TaskManagerWrapper

Returns list of all tasks

Returns tasks by filter specification

Returns task with the given task id

Adds a new task

Updates the given task

426

Allgemeine Informationen

Delete()

SetAsRead()

SetAsUnread()

Count() As Integer

GetCategories() As IList

ByVal task As Task

ByVal tasked As System.Guid

ByVals taskid As System.Guid

Deletes the given task

Set the task with the given id as read

Set the task with the given id as unread

Returns count of tasks

Returns a list of task categories

API-Beispiele

Unter folgender Adresse finden Sie Beispiele für die API: http://ftp.organice.de/Downloads/AddOns/Aufgaben-Manager/TaskManagerApiExample.zip</a

427

Technische Hinweise

Allgemeine Informationen 428

428

Planer

Allgemeine Informationen 429

429

Allgemeines

Der orgAnice Planer ermöglicht die visuelle Planung der Zuteilung / Vergabe von Ressourcen. Er ist sozusagen ein Terminplaner für Ressourcen und kann für die Visualisierung der Auslastung von Ressourcen sowie die

Einsatzplanung von Ressourcen eingesetzt werden. Einsatzgebiete wären z.B. eine Terminplanung für Hotels,

Autovermietung, Kurse/Schulungen, Mitarbeiterüberlassungen etc. Der orgAnice Planer ist keine fertige

Lösung für eine spezielle Geschäftsbereichsanforderung. Er ist ein Entwicklerwerkzeug.

Der orgAnice Planer kann mit nur geringem Aufwand in bereits vorhandene orgAnice Applikationen integriert werden. Es ist keine Programmierung erforderlich!

Durch die Integration des orgAnice Planers in vorhandene Anwendungen ergeben sich viele Vorteile:



Darstellung der Ressourcen in einem Zeitraster,

 es wird sofort ersichtlich, welche Zeiträume frei oder bereits belegt sind



Überlappungen (Konflikte durch Terminüberschneidungen) sind sofort sichtbar

 die komfortable visuelle Eingabe der Einträge (Termindauer) per Maus

 das komfortable Verschieben von Einträgen

 das komfortable Verlängern/Verkürzen von Einträgen

 das Verschieben von Einträgen von einer Ressource zur anderen

 alle Änderungen werden sofort in die Datenbank zurückgeschrieben

Allgemeines 430

430

Konfiguration

Anforderungen

Für die Anzeige der Ressourcenverfügbarkeit im orgAnice Planer werden immer mindestens zwei Tabellen benötigt:

1. Eine Tabelle, die die Ressourcen enthält und

2. Eine oder mehrere Tabellen, welche die Verfügbarkeiten(Einträge) der Ressource, d.h. die datumsbezogenen

Einträge, verwalten.

Im Folgenden sprechen wir von der Ressourcen-Tabelle und der Verfügbarkeits-Tabelle. Für beide Tabellenarten gilt, dass es sich um bereits existierende Tabellen handeln kann, die (nur) erweitert bzw. angepasst werden müssen.

Die unten aufgeführten Tabellen und Felder müssen existieren. Die Namen der Tabellen und Felder sind frei wählbar, also nicht vorgeschrieben. Wichtig ist, dass Felder vom angegebenen Typ existieren!

Ressourcen-Tabelle

Feld Zweck Feldtyp Bemerkung

Identifikationsfeld Eindeutige, benutzerfreundliche

Identifizierung der

Ressource

String benötigt eindeutigen

Index!

Verfügbarkeits-Tabelle:

Feld

Start

Ende

Betreff

Bemerkung

Feld für

Ressourcenzuordnung

Farbe

Zweck Feldtyp

Beginn des Termins Date

Ende des Termins Date

Kurzhinweis zu

Termin

String

Info zu Termin

Ressource, die diesem Termin zugeordnet ist

Farbe, in der der

Eintrag dargestellt wird

String (var.)

String

Long

Bemerkung

Diesem Feld kann eine Lookup-Tabelle zugeordnet sein

Memo

Länge wie

Identifikationsfeld in

Ressource!

431

Bevor Sie mit der Konfiguration neuer orgAnice Planer-Ansichten beginnen, sollten Sie ggf. fehlende Felder

(Feldtypen) hinzufügen. „

Halbe

“ Konfigurationen, in denen nicht alle Felder benannt werden, können nicht gespeichert werden.

Konfiguration der Ressourcentabelle

Über „Extras | Datenbankeinstellungen | Registerkarte AddOns | orgAnice Planer | Konfigurieren“ gelangt man zu einem Dialogfenster für die Konfiguration des orgAnice Planers. (Die Konfiguration erzeugt

Tabelleneigenschaften, anhand derer dem orgAnice Planer die notwendigen Parameter zur Verfügung gestellt werden.)

Schritte, um die Ressourcen-Tabelle zu konfigurieren:

1. Wechseln Sie zur Registerkarte [Ressourcen festlegen].

2. Wählen Sie links aus der Liste der Tabellen die Tabelle aus, die die Ressourcen beinhaltet.

3. Betätigen Sie die [Neu]-Schaltfläche und machen dann Ihre Eingaben.

Konfiguration 432

Bezeichnung

Geben Sie einen orgBasic-Ausdruck an, der die Ressource bezeichnet. Diese Bezeichnung wird in der

Ressourcenleiste angezeigt.

Identifikationsfeld

Wählen Sie das Feld aus, welches die Ressource eindeutig identifiziert.

Beschreibung der Ressource

Optional können Sie einen orgBasic-Ausdruck angeben, der die Ressource näher beschreibt. Diese Beschreibung kann auch mehrzeilig sein. Sie wird als Quickinfo angezeigt, wenn die Maus über die Ressourcenleiste bewegt wird.

Bedingung, die für Ressource erfüllt sein muss

432

Optional können Sie eine Bedingung (orgBasic-Ausdruck) angeben, die erfüllt sein muss, damit die Ressource im orgAnice Planer angezeigt wird. Ressourcen, die die Bedingung nicht erfüllen, werden nicht angezeigt.

Damit können zu Archivierungszwecken Ressourcen, die nicht mehr zugewiesen werden dürfen, in der

Ressourcentabelle verbleiben und brauchen nicht gelöscht werden.

Hintergrundfarbe des Gitters

Wählen Sie einen der beiden Farbtöne, wie das Zeitraster angezeigt werden soll.

Startansicht

Wählen Sie das Zeitraster aus, welches bei der ersten Anzeige des Planers standardmäßig erscheinen soll.

4. Speichern Sie die Konfiguration, indem Sie die [Übernehmen]-Schaltfläche betätigen.

Konfiguration der Verfügbarkeitstabelle

Schritte, um die Verfügbarkeits-Tabelle zu konfigurieren:

1. Wechseln Sie zur Registerkarte [Verfügbarkeiten festlegen].

2. Wählen Sie links aus der Liste die Tabelle aus, die die Verfügbarkeiten(Einträge) beinhaltet.

3. Betätigen Sie die [Neu]-Schaltfläche und machen dann Ihre Eingaben.

Konfiguration 433

Ressourcen-Tabelle

Wählen Sie die Tabelle (muss bereits als Ressourcen-Tabelle konfiguriert sein) aus, welche die Ressourcen beinhaltet.

Feld für Startzeit

Wählen Sie ein Datumsfeld, welches die Startzeit eines Eintrags bestimmt.

Feld für Endzeit

Wählen Sie ein Datumsfeld, welches die Endzeit eines Eintrags bestimmt.

Feld für Betreff

433

Wählen Sie ein Feld für den Betreff (Kurzinfo) eines Eintrags.

Feld für Bemerkung

Wählen Sie ein Bemerkungsfeld (Memo) für einen Eintrag.

Feld für Ressourcenzuordnung

Wählen Sie das Feld aus, in welchem die Ressource für einen Eintrag gespeichert wird. Dieses Feld sollte dem

Identifikationsfeld aus der Ressourcen-Tabelle entsprechen.

Feld für Farbe

Wählen Sie ein Long-Feld, in dem die Farbe eines Eintrags gespeichert wird.

Direktes Einfügen ist erlaubt

Hiermit wird bestimmt, ob ein neuer Datensatz vom orgAnice Planer in der Verfügbarkeits-Tabelle erzeugt werden soll. Wenn eine Ressource zugewiesen werden soll, ohne dass vorher ein Datensatz in der

Verfügbarkeits-Tabelle angelegt werden muss, ist „Direktes Einfügen“ erlaubt. Wenn zuerst in der

Verfügbarkeits-Tabelle ein Datensatz erstellt werden muss, bevor eine Ressource zugewiesen werden kann, weil z.B. vorher Pflichtfelder ausgefüllt werden müssen, dann sollte „Direktes Einfügen“ nicht möglich sein.

Verschieben per Maus unterdrücken

Optional können Sie eine Bedingung angeben, die für eine Verfügbarkeit (Eintrag) erfüllt sein muss, damit diese nicht mit der Maus (Verschieben / Ziehen) verändert werden kann. Der Ausdruck muss einen Boolean-

Wert zurückliefern.

4. Speichern Sie die Konfiguration, indem Sie die [Übernehmen]-Schaltfläche betätigen.

Farben für die orgAnice Planer-Einträge

Die Konfiguration der Verfügbarkeits-Tabelle muss bereits gespeichert worden sein, bevor sich der

Dialog für die Farbenauswahl für Einträge anzeigen lässt.

Konfiguration 434

434

Konfiguration 435

Standardmäßig werden 17 Farben angeboten, aus denen der Benutzer beim Erstellen eines Eintrags die Farbe auswählen kann, in der der Eintrag erscheinen soll. Diese Vorgabe kann mittels der Schaltflächen geändert werden. Es können Farben entfernt, hinzugefügt, ersetzt und deren Reihenfolge geändert werden.

Falls dem Betreff-Feld eine Lookup-Tabelle zugeordnet ist, kann man hier jedem Wert der Lookup-Tabelle eine

Farbe zuweisen, die dann bei Auswahl des Wertes vorgeschlagen wird.

Anzeige des orgAnice Planers

Die Anzeige des orgAnice Planers erfolgt über eine Kommadoschaltfläche mit Aufruf des Makros:

UserMacros.OSPL_ShowPlanner

Fügen Sie eine Kommandoschaltfläche in ein Tabellen-Layout ein und weisen Sie ihr das

Benutzermakro OSPL_ShowPlanner zu.

435

Konfiguration 436

Die Schaltfläche sollte sich im Tabellen-Layout der Ressourcen oder Verfügbarkeits-Tabelle befinden. Anhand der Aktiven Tabelle wird automatisch bestimmt, was im orgAnice Planer angezeigt werden soll. Weitere

Programmierung ist nicht notwendig.

Zusammenfassung

Zusammenfassung der erforderlichen Schritte, um Daten im orgAnice Planer anzuzeigen:

1.) ggfls. fehlende Felder(Feldtypen) in der Ressourcen- und Verfügbarkeits-Tabelle einrichten

2.) Ressourcen-Tabelle konfigurieren (für orgAnice Planer vorbereiten)

3.) Verfügbarkeits-Tabelle konfigurieren (für orgAnice Planer vorbereiten)

4.) Anzeigen des orgAnice Planers über eine Schaltfläche

436

Tipps & Tricks

Hinweise und Tipps zum effektiven Einsatz des orgAnice Planers (Konkrete Beispiele zu diesen Hinweisen befinden sich in einem separaten AddOn: OSPLDemo).

Filterung der Datensätze

Es werden immer die Datensätze im orgAnice Planer angezeigt, die in der orgAnice Oberfläche sichtbar sind!

Die Anzeige ist also davon abhängig, ob alle Datensätze, nur markierte Datensätze oder nur nicht markierte

Datensätze angezeigt werden. Dies gilt sowohl für die Ressourcen- als auch für die Verfügbarkeits-Tabellen.

Beispiel:

Es kann nützlich sein, wenn die Ressourcen-Tabelle viele Datensätze enthält, deren Anzeige einzuschränken. Unter Umständen ist man nämlich sonst gezwungen, das Zeitraster vertikal zu scrollen, um die gewünschte Ressource in den sichtbaren Bereich zubekommen.

Umsetzbar ist dieses, indem man Markierungsausdrücke hinterlegt, deren Bedingung jeweils nur bestimmte Ressourcen erfüllen. Nach Ausführen des Markierungslaufes und Umschalten der

Sichtbarkeit auf [nur markierte anzeigen], erscheinen dann bei erneuter Anzeige des Planers auch nur die markierten Ressourcen in der Ressourcenleiste.

Mehrere Verfügbarkeitstabellen

Es kann vorkommen, dass die datumsbezogenen Werte des orgAnice Planers in mehr als einer Verfügbarkeits-

Tabelle verwaltet werden. Die Konfiguration mehrerer Verfügbarkeits-Tabellen zu einer Ressource ist möglich!

Wie bereits oben erwähnt, kann auch hier über die Sichtbarkeit gesteuert werden, ob nur eine oder mehrere

Verfügbarkeits-Tabellen zur Anzeige kommen oder sogar nur Teile davon. Wenn man bei der Konfiguration der

Verfügbarkeits-Tabellen unterschiedliche Farbauswahlmengen zuteilt, ist im Zeitraster sofort ersichtlich, aus welcher Verfügbarkeits-Tabelle ein Eintrag stammt.

orgAnice Planer-Demo

Das

AddOn orgAnice Planer-Demo

zeigt den Einsatz des orgAnice Planers anhand einer fiktiven

Fahrzeugverwaltung. Es ist keine fertige Lösung, beinhaltet also keine Geschäftslogik. Es soll lediglich die

Verwendung des Planers demonstrieren.

Tipps & Tricks 437

437

Tipps & Tricks 438

Vorzugsweise sollte das AddOn in eine Demo-Datenbank eingespielt werden, um unnötigen Ballast

(Arbeitsbereichsgruppe, Arbeitsbereich, Tabellen, UserMacros etc.) aus der Produktivdatenbank fernzuhalten.

Tabellenstruktur

Neben einer Ressourcen-Tabelle (70 Fahrzeuge) gibt es zwei Verfügbarkeits-Tabellen, welche die datumsbezogenen Daten beinhalten. In der Tabelle „

Fahrzeug-Vergabe

“ werden die Fahrzeug-Vergaben an

Kunden(Tabelle „Adressen“) verwaltet. Zwischen Adressen und Fahrzeugvergabe besteht eine 1:n Verknüpfung.

Ein Kunde kann also mehrfach ein KFZ mieten / leihen. In der Tabelle „

Fahrzeug-Wartung

“ werden die orgAnice

Planer-Einträge verwaltet, die nicht an einen Kunden( eine Adresse) gebunden sind. Das sind

Werkstattaufenthalte, TÜV-Termine etc. Den Betreff-Feldern wurde eine Lookup-Tabelle zugewiesen.

Besonderheiten der Ressourcen-Tabelle „Fahrzeuge“

Die Ressourcen-Tabelle enthält 70 Fahrzeuge. Um ein bestimmtes Fahrzeug im sichtbaren Bereich des orgAnice

Planers anzuzeigen, muss eventuell das Zeitraster vertikal gescrollt werden. Das kann bei vielen Datensätzen ziemlich lästig werden. Da bekanntermaßen nur sichtbare Datensätze im Planer angezeigt werden, findet man bei den Fahrzeugen beispielhaft mehrere Schaltflächen, welche die Sichtbarkeit der Ressourcen einschränken.

Innerhalb der UserMacros (OSPLDemo_ShowAUDI, OSPLDemo_ShowBMW etc.) passiert folgendes: Die

Fahrzeuge werden anhand eines Markierungsausdrucks markiert. Dann wird die Sichtbarkeit auf nur Markierte

Datensätze anzeigen umgestellt und das Makro „OSPL_ShowPlanner“ aufgerufen.

Beispielcode:

438

Public Sub OSPLDemo_ShowAUDI()

' Demo zur "eingeschränkten Ressourcenanzeige".

' Es werden nur Fahrzeuge vom Hersteller Audi im Planer angezeigt.

Dim tbl As OrgDbServer31.Table

Dim prq As OrgDbServer31.ParserRequest

Set tbl = Database.Tables("OSPLDemo_Fahrzeuge") tbl.SetShowMarked True tbl.SetShowNotMarked True tbl.UnmarkAll

' Datensätze nach Vorgabe markieren

Set prq = Database.Parser.CreateRequest("LCase(OSPLDemo_Fahrzeuge-

>Hersteller) = ""audi""") tbl.MarkCondition prq tbl.SetShowNotMarked False

'Planeranzeigen

OSPL_Macros.OSPL_ShowPlanner

End Sub

Bei der Konfiguration der Ressourcen-Tabelle wurden für Bezeichnung und Beschreibung der Ressource unterschiedliche orgBasic-Ausdrücke angegeben.

Tipps & Tricks 439

In der Ressourcenleiste wird damit nur der Name(Bezeichnung) des Fahrzeug angezeigt, innerhalb der Quickinfo aber eine ausführliche Beschreibung.

Ergebnis:

Besonderheiten bei der Fahrzeug-Vergabe

Verfügbarkeits-Tabelle 1:

439

Wir gehen davon aus (aus welchen Gründen auch immer), dass vor Eingabe eines Eintrags im orgAnice Planer bereits ein Datensatz in der Fahrzeug-Vergabe angelegt worden sein muss. Bei der Konfiguration wurde das

Häkchen für „

Direktes Einfügen ist erlaubt

“ nicht gesetzt.

Bei der Eingabe eines neuen Eintrags muss auf einem Datensatz der Tabelle „

Fahrzeug-Vergabe

“ positioniert sein und das Feld für die Ressourcenzuordnung muss noch leer sein. Anderenfalls kann kein Eintrag im orgAnice Planer erzeugt werden.

Besonderheiten bei der Fahrzeug-Wartung

Verfügbarkeits-Tabelle 2:

Da diese Tabelle keine Pflichtfelder beinhaltet, können mit dem orgAnice Planer neue Datensätze erzeugt werden. Bei der Konfiguration wurde das Häkchen für „

Direktes Einfügen ist erlaubt

“ gesetzt.

Damit Wartungstermine nicht unbeabsichtigt verschoben werden, wurde das Verändern per Maus unterdrückt. Das Ändern über den Bearbeiten-Dialog ist weiterhin möglich. Bei der Konfiguration wurde für die Bedingung „Verschieben per Maus unterdrücken“ der Boolean-Wert TRUE gesetzt.

Tipps & Tricks 440

Farben der orgAnice Planer-Einträge

Damit sich die Einträge der beiden Verfügbarkeits-Tabellen im orgAnice Planer farblich unterscheiden, wurde beiden eine unterschiedliche Farbauswahlmenge zugeordnet.

440

Tipps & Tricks 441

Sichtbarkeit

Über vordefinierte Markierungsausdrücke lassen sich mit Hilfe des Markierungs-Assistenten verschiedene

Vergabe- und Wartungstypen

markieren.

Das Setzen der Sichtbarkeit muss allerdings manuell vorgenommen werden.

441

Daten migrieren und konvertieren

Zum Importieren und Exportieren von Daten und ganzen Datenbanken stellt orgAnice eine Reihe von

Werkzeugen zur Verfügung, welche die Migration und die Konvertierung auf einfache Art und Weise unterstützen.

Der orgAnice Import-Assistent übernimmt Daten aus anderen Datenquellen wie Office-Anwendungen,

Datenbanken und Adressverwaltungen in eine orgAnice-Datenbank.

Der orgAnice Export-Assistent unterstützt den Export von Daten aus einer orgAnice 2010-Datenbank in eine

Textdatei oder eine andere orgAnice CRM 2012 R2-Datenbank.

Tipps & Tricks 442

442

orgAnice Import verwenden

Diese Komponente übernimmt den Import von Tabellendaten in das neue orgAnice CRM 2012 R2-

Datenbankformat. orgAnice Import unterstützt eine Reihe häufig eingesetzter Tabellen- und

Datenbankformate:

 dBase (orgAnice 2.x)

 orgAnice CRM 2012 R2-Datenbanken



Microsoft Outlook orgAnice Import überträgt die Daten aus der Fremddatenquelle wahlweise in eine bestehende oder neu zu erzeugende orgAnice CRM 2012 R2-Datenbank. orgAnice Import ist als Assistent konzipiert und erledigt die Migration schrittweise und vollautomatisch. In den einzelnen Arbeitsschritten werden Sie durch das Programm interaktiv zur Eingabe notwendiger Daten aufgefordert.

Den Datenimport vorbereiten

Legen Sie vor der Umstellung unbedingt eine Sicherheitskopie Ihrer Quelldaten an, da Festplattenfehler oder ein Rechnerabsturz während des Datenimports den Verlust wichtiger Daten verursachen können.

Kopieren Sie dazu die Datenquelle in einen anderen Ordner auf Ihrer Festplatte, besser aber auf einem separaten Datenträger, etwa einer zweiten Festplatte oder einem Wechselspeichermedium.

Den orgAnice Import-Assistenten starten

Um Fremddaten in eine orgAnice 2010-Datenbank zu überführen, verfahren Sie wie folgt:

1. Starten Sie orgAnice Import aus dem orgAnice-Programmordner im Startmenü, standardmäßig über

Start | Programme | orgAnice Software | orgAnice 2012 R2 | orgAnice Import.

1a.

Import.

Starten Sie orgAnice Import in der App-Ansicht standardmäßig über orgAnice Software | orgAnice

2. Der orgAnice Import-Assistent begrüßt Sie mit einem Willkommensbildschirm.

443

orgAnice Import verwenden 444

Klicken Sie auf den Button Weiter. Die Navigation zwischen den Schritten erfolgt im Folgenden über die

Betätigung der Schaltflächen Zurück und Weiter.

Der Importvorgang kann mit Hilfe der Schaltfläche Abbrechen unterbrochen werden.

Eine Zieldatenbank auswählen

Der Import-Assistent fordert Sie nun auf, die orgAnice 2010-Zieldatenbank anzugeben, in die Sie Daten importieren wollen.

Entscheiden Sie zunächst, ob der Datenimport in eine neu anzulegende oder eine bereits existierende orgAnice

2010-Datenbank vorgenommen werden soll.

Ist die Zieldatei bereits vorhanden, verfahren Sie wie im Abschnitt »Import in eine bestehende Datenbank« beschrieben.

Existiert die Zieldatenbank bisher noch nicht und soll diese erst neu angelegt werden, verfahren Sie wie folgt.

Import in eine neue Datenbank

Sofern eine neue Datenbank zum Import von Daten angelegt werden soll, folgen Sie den folgenden Schritten.

1. Für den Import in eine neue orgAnice 2010-Datenbank aktivieren Sie zunächst durch einen Mausklick in das Optionsfeld die Option Neue Datenbank erstellen.

444

orgAnice Import verwenden 445

2. Geben Sie in die Eingabezeile Dateiname Pfad und Dateinamen für die neu zu erstellende

Zieldatenbank ein.

CRM 2012 R2 relevanten Dateiendung .odb auswählen.

3. Geben Sie in die Eingabezeile Benutzername den Namen des Benutzers beziehungsweise des

Administrators ein.

Importfunktionen in Verbindung mit der Anlage einer neuen orgAnice CRM 2012 R2-Datenbank beinhalten besondere Administrationsrechte. Mit der Eingabe Ihres Benutzernamens sind Sie automatisch Administrator für die neue Datenbank. Das bedeutet, dass nur unter Ihrem Benutzernamen später weitere Benutzer angelegt und Rechte zugewiesen werden können. Während die Importfunktionalität in bestehende Datenbanken für den normalen Benutzer auf den Datenimport in bestehende Tabellen beschränkt bleibt, können Sie als

Administrator in der Zieldatenbank auch neue Tabellen anlegen. Jeder beliebige Benutzer kann mit

Verwaltungsrechten für Benutzer oder die Datenbank ausgestattet werden.

4. Im Listenfeld Gebietsschema können Sie den für Sie relevanten Sprachraum auswählen und

übernehmen.

5. Klicken Sie nun auf Weiter. Die Dialogbox zur Auswahl einer Importregel wird aufgerufen.

Import in eine bestehende Datenbank

1. Für den Import in eine bestehende orgAnice 2010-Datenbank aktivieren Sie zunächst durch einen

Mausklick in das Optionsfeld die Option Datenbank öffnen.

445

orgAnice Import verwenden 446

2. Geben Sie in die Eingabezeile Datenbank Pfad und Dateinamen Ihrer Zieldatenbank ein.

2010 relevanten Dateiendung .odb auswählen.

3. ein.

Geben Sie in die Eingabezeile Benutzer den Namen des Benutzers beziehungsweise des Administrators

4. Wurde für den Datenbankzugriff ein Passwort eingerichtet, tragen Sie dieses in die Eingabezeile

Kennwort ein.

5. Importfunktionen können Sie als Benutzer oder als Administrator mit Verwaltungsrechten durchführen. Die Importfunktionalität in vorhandene Datenbanken ist jedoch für den normalen Benutzer auf den Datenimport in bestehende Tabellen beschränkt.

Das bedeutet, dass ein Benutzer nur mit Verwaltungsrechten in der Zieldatenbank neue Tabellen anlegen kann. Enthält eine Datenbank noch keine Tabelle, fordert Sie der Import-Assistent dazu auf, sich mit

Verwaltungsrechten anzumelden.

Aktivieren Sie auch immer dann das Kontrollfeld Mit Verwaltungsrechten, wenn Daten in Felder importiert werden müssen, die keine Eingabe und kein Update erlauben, z.B. Felder, die Datensatz-Ids enthalten. Nur mit

Verwaltungsrechten können Sie im späteren Verlauf solche restriktiven Feldeigenschaften deaktivieren.

Bei der Anmeldung mit Verwaltungsrechten ist es erforderlich, dass gleichzeitig keine anderen Benutzer die

Datenbank verwenden.

6. Klicken Sie nun auf Weiter. Die Dialogbox zur Auswahl einer Importregel wird aufgerufen.

Importregeln bestimmen

446

orgAnice Import verwenden

Nun müssen Sie eine Importregel auswählen oder einen Namen für eine neu anzulegende Importregel eingeben.

In einer Importregel ist eine Reihe von Festlegungen abgelegt, die für die Durchführung des Datenimports erforderlich sind. Darunter fallen:



Angabe des Dateinamens und Ordners der Quelldatei



Auswahl der Quelltabelle



Bedingungen für die Auswahl von Datensätzen, die importiert werden sollen



Angabe des Dateinamens und Ordners der orgAnice 2010-Zieldatenbank



Auswahl der Zieltabelle



Feldzuordnungen mit den zugehörigen Optionen

Festlegungen zu einer neuen Regel müssen von Ihnen einmalig getroffen werden. Sie werden nach Abschluss des Imports in der Zieldatenbank unter dem von Ihnen vergebenen Regelnamen gespeichert und stehen somit für einen späteren analogen Import durch Anwahl des Regelnamens aus der Liste wieder zur Verfügung.

447

Importregeln, die Sie nicht mehr benötigen, können Sie aus der Datenbank entfernen, indem Sie die zu löschende Importregel in der Liste markieren und auf den Button Regel löschen klicken.

1. Sind noch keine Regeln gespeichert, ist die Liste leer. Anderenfalls wählen Sie eine bereits existierende

Importregel per Mausklick auf die gewünschte Regel in der Liste.

Möchten Sie eine neue Importregel anlegen, klicken Sie mit dem Mauszeiger auf den Menüeintrag »<Neue

Importregel>« in der Liste.

2. Wollen Sie Änderungen in einer ausgewählten Regel vornehmen, müssen Sie das Kontrollkästchen

Einstellungen festlegen aktivieren. Ist das Kontrollkästchen deaktiviert, wird die Importregel mit den in der

Regel abgelegten Einstellungen ohne weitere Rückfragen vom Programm abgearbeitet.

3. Klicken Sie nun auf Weiter. Haben Sie eine neue Importregel erstellt oder haben Sie die Option

Einstellungen festlegen aktiviert, wird nun die Dialogbox Datenquelle bestimmen aufgerufen.

447

orgAnice Import verwenden

Datenquellen festlegen und öffnen

In der folgenden Dialogbox können Sie einen Datenquellentyp auswählen. orgAnice Import stellt dabei in einer

Liste verschiedene Anwendungen und Dateiformate zur Auswahl.

448

Wenn Sie Daten aus Microsoft Outlook importieren möchten, starten Sie jetzt Outlook und öffnen Sie ggf. die gewünschte Persönliche Ordner-Datei, aus der Sie Daten in die orgAnice-Datenbank übernommen werden sollen.

Markieren Sie nun per Mausklick die gewünschte Datenquelle und klicken Sie auf Weiter.

Abhängig von der im vorherigen Schritt ausgewählten Datenquelle werden Sie nun zur Auswahl des

Datenbankordners, der Quelldatei oder der Anmeldeangaben der Datenquelle aufgefordert. Lesen Sie bitte im für Ihre Auswahl zutreffenden Abschnitt weiter.

Vorbereitungen zum Import aus anderen Datenbank-Formaten

Die zu importierende Datenbank muss nicht zwangsläufig eine orgAnice-Datenbank sein. Sie können jede beliebige dBase IV-Datenbank importieren. Auf diesem Wege lässt sich eine Vielzahl von Datenbank-Formaten, die beispielsweise mit Microsoft Excel in das DBase-Format konvertiert wurden, als Datenquellen nutzen.

Wenn Sie beispielsweise eine Excel-Tabelle importieren möchten, treffen Sie folgende Vorkehrungen:

1. Benennen Sie alle Spalten mit maximal 10 Buchstaben, verzichten Sie dabei auf Umlaute, Leer- und

Sonderzeichen.

»10«.

Markieren Sie das gesamte Tabellenblatt, wählen Sie als Schrift »Courier New« und als Schriftgröße

448

orgAnice Import verwenden

3. Markieren Sie das gesamte Tabellenblatt und wählen Sie den Menüpunkt Format | Spalte | Optimale

Breite bestimmen.... So wird sicher gestellt, dass beim Export in das dBase-Format keine Zelleninhalte gekürzt werden.

4. Wählen Sie den Menüpunkt Datei | Speichern unter... und wählen Sie als Dateityp DBF 4 (dBase IV)

(*.dbf) aus.

5. Geben Sie als Dateinamen einen maximal achtbuchstabigen Namen und als Dateisuffix »dbf« an, z. B.

»tabelle.dbf«. Bestätigen Sie die Rückfrage von Excel, ob Sie tatsächlich im DBF 4-Format speichern wollen, mit

Ja.

Damit haben Sie eine Datenbank vorbereitet, die mit dem orgAnice Import-Assistenten importiert werden kann.

dBase- oder orgAnice-2.x-Datenbanken importieren

Haben Sie im vorigen Schritt die Option »dBase (orgAnice 2.x)« ausgewählt, erscheint nun die

Eingabeaufforderung zur Auswahl der Quelldatenbank.

1. Klicken Sie auf den Öffnen-Button, um den Ordner mit der zu importierenden Datenbank auszuwählen, oder geben Sie den Pfad zu Ihrer Datenbank manuell ein.

449

Nur wenn Sie einen Ordner, in dem sich eine orgAnice 2.x-Datenbank oder .dbf-Dateien befinden, ausgewählt haben, wird der OK-Button aktiviert. Ist dies der Fall, klicken Sie darauf, um fortzufahren.

2. Im nächsten Dialog stellt der Assistent alle zur Verfügung stehenden Tabellen, aus denen Daten importiert werden können, dar. Diese werden als Quelltabellen bezeichnet.

449

orgAnice Import verwenden 450

Markieren Sie die gewünschte Tabelle in der Liste und klicken Sie auf Weiter.

orgAnice CRM 2012 R2-Datenbanken importieren

Haben Sie im vorigen Schritt die Option »orgAnice 2012 R2« ausgewählt, erscheint nun die

Eingabeaufforderung zur Auswahl der Quelldatenbank.

1. Klicken Sie auf den Öffnen-Button, um die zu importierende Datenbank auszuwählen oder geben Sie den Pfad und Dateinamen der Datenbank im Feld Dateiname manuell ein.

2. Geben Sie den Benutzernamen zum Öffnen der Datenbank ein. Beachten Sie, dass zum Import

Leserechte für alle zu importierenden Tabellen und Felder erforderlich sind.

3. Im Feld Passwort tragen Sie das zum oben angegebenen Benutzernamen gehörige Kennwort ein.

Klicken Sie auf Weiter.

4. Im nächsten Dialog stellt der Assistent alle zur Verfügung stehenden Tabellen, aus denen Daten importiert werden können, dar. Diese werden als Quelltabellen bezeichnet.

450

orgAnice Import verwenden 451

Markieren Sie die gewünschte Tabelle in der Liste und klicken Sie auf Weiter.

Daten aus Outlook importieren

Haben Sie im vorigen Schritt die Option »Outlook« ausgewählt, zeigt der Assistent alle zur Verfügung stehenden Persönlichen Ordner-Dateien an, die derzeit mit Outlook geöffnet sind. Diese werden als

Quellordner bezeichnet.

451

orgAnice Import verwenden

Klicken Sie auf das Plus-Symbol vor jedem Ordner, um dessen Inhalt anzuzeigen. Markieren Sie den gewünschten Ordner in der Liste, aus dem Daten importiert werden sollen. Daten aus Unterordnern im gewählten Ordner werden nicht mit importiert.

Da Ausdrücke in

orgBasic

, die zur Bestimmung von zu importierenden Datensätzen verwendet werden, keine

Sonderzeichen oder Leerzeichen erlauben, empfiehlt es sich, Ordner in Outlook vor dem Import so umzubenennen, dass sie diesen Bedingungen entsprechen.

Klicken Sie dann auf Weiter.

Datensätze auswählen

Wählen Sie nun die in der ausgewählten Quelltabelle enthaltenen Datensätze aus, die Sie importieren wollen.

Dabei besteht die Möglichkeit, wahlweise alle Datensätze zu importieren oder nur einen Teil der vorhandenen

Datensätze zu selektieren. Die Auswahl geschieht über die in der Dialogbox zur Verfügung stehenden

Optionsfelder.

Wenn Sie das Kontrollkästchen Alle Datensätze importieren aktivieren, werden alle Datensätze der

Quelltabelle hinzugefügt.

Wenn Sie die Option Nur bestimmte Datensätze importieren auswählen, müssen Sie in das Eingabefeld

Bedingung einen orgBasic-Ausdruck eingeben, der die gewünschte Auswahl der zu importierenden Datensätze genau beschreibt.

452

Über den Button Bearbeiten... können Sie einen solchen Ausdruck auch interaktiv zusammenstellen. Der

Abschnitt »Feldzuordnung bestimmen« erläutert die Zuordnung von Feldern über Ausdrücke und die

Benutzung des Ausdruckseditors.

Im gezeigten Beispiel würden alle Adressen aus Deutschland importiert. Der orgBasic-Ausdruck dafür lautet:

Adressen->Land = “D“.

452

orgAnice Import verwenden

Klicken Sie auf Weiter.

Zieltabelle bestimmen

Nun bestimmen Sie die Tabelle, in die Sie Datensätze importieren wollen. Als Zieltabelle kann entweder eine neue oder eine bestehende Tabelle gewählt werden.

453

Um in eine vorhandene Tabelle zu importieren, klicken Sie auf das Optionsfeld Vorhandene Tabelle und positionieren Sie in der Liste mit der Maus oder der Taste auf die gewünschte Tabelle.

Sie können Ihre Quelldaten aber auch in eine neue Tabelle importieren. Voraussetzung ist, dass Sie sich mit

Verwaltungsrechten für die Zieltabelle angemeldet haben. orgAnice legt in diesem Fall eine neue Tabelle an.

Klicken Sie dazu auf das Optionsfeld Neue Tabelle. Geben Sie in dem darunter liegendem Eingabefeld einen

Namen für die neue Tabelle ein.

Klicken Sie nun auf Weiter.

Feldzuordnung bestimmen

Im folgenden Schritt werden alle Felder aus der Zieltabelle mit ihren Zuordnungen aus der Quelltabelle angezeigt.

453

orgAnice Import verwenden 454

In der linken Spalte werden alle Feldnamen der Felder der Zieltabelle und rechts ein orgBasic-Ausdruck, der den neuen Feldinhalt von hinzugefügten Datensätzen beschreibt, angezeigt.

Existieren in der Ziel- und Quelltabelle Felder mit gleichem Feldnamen und Feldtyp, wird vom orgAnice Import-

Assistenten automatisch eine Zuordnung als Voreinstellung vorgenommen.

Wird die Zieltabelle neu erstellt, werden alle in der Quelltabelle vorhandenen Felder in der neuen Tabelle angelegt.

Wenn Sie Datensätze aus einer Quelltabelle mit derselben Feldstruktur wie die Zieltabelle unverändert hinzufügen möchten, brauchen Sie keine Ausdrücke zu bearbeiten. Steht auf der rechten Seite kein Ausdruck, bleibt das entsprechende Feld in allen hinzugefügten Datensätzen leer.

Das Kontrollkästchen Zählerfeld automatisch weiterzählen sehen Sie nur dann, wenn Ihre Zieltabelle einen als automatischen Zähler definierten Sortierschlüssel hat.

Wenn Sie das Kontrollkästchen ankreuzen, wird für die neu hinzukommenden Datensätze der Inhalt des

Zählerfeldes automatisch weitergezählt, ausgehend vom höchsten vorhandenen Wert der Zieltabelle.

Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Restriktive Feldeigenschaften deaktivieren, um den Import aller Daten aus der Quelltabelle auch für Felder Ihrer Zieldatenbank zuzulassen, die mit Feldeigenschaften wie

Keine Eingabe

Kein Update

oder weiteren Prüfeigenschaften wie

Beim Speichern prüfen

ausgestattet sind.

Andernfalls können diese Felder beim Import nicht überschrieben werden. Diese Option ist nur verfügbar, wenn die Datenbank mit Verwaltungsrechten geöffnet wurde. Nach dem Importvorgang werden die

Einstellungen wieder zurückgesetzt.

Wenn Sie das Kontrollkästchen Indizes deaktivieren aktivieren, werden während des Importvorgangs die

Indizes der Zieltabelle deaktiviert und anschließend wiederhergestellt. Zweck ist es dabei, den Importvorgang zu beschleunigen und das Indizieren auf einen späteren Zeitpunkt zu verlagern. Diese Option ist ebenfalls nur verfügbar, wenn die Datenbank mit Verwaltungsrechten geöffnet wurde.

454

orgAnice Import verwenden

ACHTUNG: Aktivieren Sie die Option Indizes deaktivieren nicht, wenn Sie mit orgAnice Replication arbeiten!

Durch diese Einstellung wird die Konsistenz vernichtet!

Sie können auch Importe in Dokumentfelder vornehmen. Wird beim Import in ein Dokumentenfeld ein String in das Dokumentfeld importiert, wird dieser String als Dateiname interpretiert.

Wenn Sie dem String das Zeichen »<« voraussetzen, wird der String ab dem zweiten Zeichen als Dateiname interpretiert und das Dokument wird eingebettet. Anderenfalls zählt der gesamte String als Dateiname und es wird eine Verknüpfung auf das Dokument angelegt.

Die Zuordnung von Feldern kann mit Hilfe des Ausdruckseditors bearbeitet werden. Sie öffnen den

Ausdruckseditor über den Button Bearbeiten...

455

Der Ausdruckseditor wird dort eingesetzt, wo komplexe Ausdrücke zusammen zu stellen sind, die orgBasic-

Funktionen oder Felder aus mehreren Tabellen enthalten.

Die Registerkarte Felder bietet Feldnamen der ausgewählten Tabelle zur Auswahl.

Um einen Feldnamen auszuwählen, markieren Sie einen ausgewählten Feldnamen und klicken Sie auf

Einfügen oder klicken Sie mit der Maus doppelt auf den Feldnamen. Übernehmen Sie diesen in das Eingabefeld

Ausdruck.

Der Einsatz des Ausdruckseditors wird in der Technischen Referenz, Kapitel 8 »Ausdrücke und orgBasic« ausführlicher erläutert. Zusätzliche Informationen und die orgBasic-Sprachreferenz finden Sie in der Online-

Hilfe zum Ausdruckseditor, die Sie über erreichen.

Den Import durchführen

455

orgAnice Import verwenden

Nachdem Sie alle Einstellungen vorgenommen und auf Weiter geklickt haben, zeigt Ihnen der orgAnice Import-

Assistent in Form einer Zusammenfassung die in der aktuellen Regel enthaltenen Importeinstellungen wie:

 die Pfad- und Dateinamen von Quell- und Zielordnern

 die Eingaben zur Benutzerkennung

 die zum Import ausgewählten Ziel- und Quelltabellen mit allen Feldzuordnungen.

456

Diese Einstellungen können Sie in der Datenbank als Importregel speichern und damit beim nächsten Aufruf von orgAnice Import wieder benutzen.

Zum Speichern aktivieren Sie das Kontrollkästchen Einstellungen speichern.

Die Regel wird damit in der aktuellen Zieldatenbank abgelegt und steht anschließend beim erneuten Aufruf von orgAnice Import im Dialog Auswahl der Importregel in der Liste auswählbarer Regeln zur Verfügung.

Importregeln beziehen sich immer nur auf die Datenbank, in der sie gespeichert wurden.

Prüfen Sie die Angaben im Dialog. Verwenden Sie dazu die Bildlaufleiste um den vollständigen Text einzusehen.

Bestätigen Sie die aktuellen Einstellungen über den Button Fertigstellen oder, falls Sie die Angaben ändern möchten, schalten Sie über den Button Zurück zu den vorherigen Dialogboxen.

Nun beginnt der eigentliche Importprozess. In der Dialogbox werden verschiedene Informationen zum Import angezeigt, beispielsweise die Anzahl importierter Datensätze. Den aktuellen Stand des Vorganges erkennen Sie an der im unteren Teil der Dialogbox angeordneten Fortschrittsanzeige.

Während des Imports wird ein Log-Protokoll erstellt. Die Log-Datei trägt den Namen orgImport.log. Sie finden die Log-Datei standardmäßig im Programm-Installationsordner von orgAnice Import.

Treten Fehler beim Import auf, die zu einem Programmabbruch führen, sollten Sie dieses Protokoll öffnen und die dort enthaltenen Hinweise zur Fehlerbeseitigung heranziehen.

Mit diesem Schritt ist der Datenimport in die Zieltabelle abgeschlossen. Im Abschlussdialog finden Sie die wesentlichen Informationen zum Verlauf des Datenimports.

456

orgAnice Import verwenden 457

Die Verlaufsinformationen können Sie auch in einer Verlaufsprotokoll-Datei speichern.

Klicken Sie dazu auf das Speichern-Symbol und geben Sie in dem anschließend geöffneten Dialogfenster den gewünschten Ordner und einen Dateinamen ein.

Wir empfehlen, die Protokolldatei nach der Konvertierung in jedem Fall durchzusehen, da hier auch aufgetretene Fehler protokolliert werden.

457

orgAnice Export verwenden

Diese Komponente übernimmt den Export aus orgAnice CRM 2012 R2 in zwei verschiedene Formate: orgAnice CRM 2012 R2-Datenbanken

Text-/CSV-Dateien orgAnice Export ist als Assistent konzipiert und erledigt die Migration schrittweise und vollautomatisch. In den einzelnen Arbeitsschritten werden Sie durch das Programm interaktiv zur Eingabe notwendiger Daten aufgefordert.

Den Datenexport vorbereiten

Legen Sie vor der Umstellung unbedingt eine Sicherheitskopie Ihrer Quelldaten an, da Festplattenfehler oder ein Rechnerabsturz während des Datenexports den Verlust wichtiger Daten verursachen können. Sollen Daten in eine Datei, die bereits Daten enthält, exportiert werden, sichern Sie diese ebenso.

Kopieren Sie dazu die Datenquelle und die Zieldatei in einen anderen Ordner auf Ihrer Festplatte, besser aber auf einen separaten Datenträger, etwa einer zweiten Festplatte oder einen Wechselspeichermedium.

Den orgAnice Export-Assistenten starten

Starten Sie orgAnice Export aus dem orgAnice-Programmordner im Startmenü, standardmäßig über Start |

Programme | orgAnice Software | orgAnice CRM 2012 R2 | orgAnice Export (Windows 7).

Starten Sie orgAnice Export in der AppAnsicht standardmäßig über orgAnice Software | orgAnice Export

(Windows 8 & 8.1).

Im ersten Schritt erscheint die Eingabeaufforderung zur Auswahl der Quelldatenbank.

1. Klicken Sie auf den Öffnen-Button , um die zu importierende Datenbank auszuwählen, oder geben

Sie den Pfad und Dateinamen der Datenbank im Feld Datenbank manuell ein.

458

orgAnice Export verwenden 459

2. Geben Sie den Benutzer zum Öffnen der Datenbank ein. Beachten Sie, dass zum Import Leserechte für alle zu importierenden Tabellen und Felder erforderlich sind.

3. Im Feld Kennwort tragen Sie das zum oben angegebenen Benutzernamen gehörige Kennwort ein.

Klicken Sie auf Weiter.

Exportregeln bestimmen

Nun müssen Sie eine Exportregel auswählen oder einen Namen für eine neu anzulegende Exportregel eingeben. Beim erstmaligen Export aus einer Datenbank wird automatisch eine neue Exportregel erstellt und dieser Schritt übersprungen.

In einer Exportregel ist eine Reihe von Festlegungen abgelegt, die für die Durchführung des Datenexports erforderlich sind. Darunter fallen:



Angabe des Dateinamens und Ordners der Quelldatei



Auswahl der Quelltabelle



Bedingungen für die Auswahl von Datensätzen, die exportiert werden sollen



Angabe des Dateinamens und Ordners der orgAnice 2010-Zieldatenbank



Auswahl der Zieltabelle



Feldzuordnungen und weitere Feldoptionen

Festlegungen zu einer Regel müssen von Ihnen einmalig in den weiteren vom Export-Assistenten zur

Verfügung gestellten Dialogboxen getroffen werden. Sie werden nach Abschluss des Exports in der

Zieldatenbank unter dem von Ihnen vergebenen Regelnamen gespeichert und stehen somit für einen späteren analogen Export durch Anwahl des Regelnamens aus der Liste wieder zur Verfügung.

Exportregeln, die Sie nicht mehr benötigen, können Sie aus der Datenbank entfernen, indem Sie die zu löschende Exportregel in der Liste markieren und auf den Button Regel löschen klicken.

459

orgAnice Export verwenden

1. Sind noch keine Regeln gespeichert, ist die Liste leer. Anderenfalls wählen Sie eine bereits existierende

Exportregel per Mausklick auf die gewünschte Regel in der Liste.

Möchten Sie eine neue Exportregel anlegen, klicken Sie mit dem Mauszeiger auf den Menüeintrag »<Neue

Exportregel>« in der Liste.

460

2. Wollen Sie Änderungen in einer ausgewählten Regel vornehmen, müssen Sie das Kontrollkästchen

Einstellungen festlegen aktivieren. Ist das Kontrollkästchen deaktiviert, wird die Exportregel mit den in der

Regel abgelegten Einstellungen ohne weitere Rückfragen vom Programm abgearbeitet.

3. Klicken Sie nun auf Weiter. Haben Sie eine neue Exportregel erstellt oder haben Sie die Option

Einstellungen festlegen aktiviert, wird nun die Dialogbox Datenquelle bestimmen aufgerufen.

Zu exportierende Daten festlegen

1. Im nächsten Dialog stellt der Assistent alle zur Verfügung stehenden Tabellen, aus denen Daten importiert werden können, dar. Diese werden als Quelltabellen bezeichnet.

460

orgAnice Export verwenden 461

Markieren Sie die gewünschte Tabelle in der Liste und klicken Sie auf Weiter.

2. Im nächsten Schritt können Sie all diejenigen Felder der Quelltabelle auswählen, die Sie exportieren möchten.

Deaktivieren Sie die Kontrollkästchen vor den Feldnamen, die Sie nicht exportieren möchten.

Klicken Sie nun auf Weiter.

461

orgAnice Export verwenden

Datensätze auswählen

Wählen Sie nun die in der ausgewählten Quelltabelle enthaltenen Datensätze aus, die Sie exportieren wollen.

Dabei besteht die Möglichkeit, wahlweise entweder alle Datensätze zu exportieren oder nur einen Teil der vorhandenen Datensätze zu selektieren. Die Auswahl geschieht über die in der Dialogbox zur Verfügung stehenden Optionsfelder.

Wenn Sie das Kontrollkästchen Alle Datensätze exportieren aktivieren, werden alle Datensätze der Quelltabelle hinzugefügt.

Wenn Sie die Option Nur bestimmte Datensätze exportieren auswählen, müssen Sie in das Eingabefeld

Bedingung einen orgBasic-Ausdruck eingeben, der die gewünschte Auswahl der zu exportierenden Datensätze genau beschreibt.

462

Über den Button Bearbeiten... können Sie einen solchen Ausdruck auch interaktiv zusammenstellen. Der

Abschnitt »Feldzuordnung bestimmen« erläutert die Zuordnung von Feldern über Ausdrücke und die

Benutzung des Ausdruckseditors.

Klicken Sie auf Weiter.

Exportformat und Exportziel festlegen

In der folgenden Dialogbox können Sie ein Datenformat auswählen, in das die ausgewählten Datensätze exportiert werden. orgAnice Export stellt dabei in einer Liste verschiedene Anwendungen und Dateiformate zur

Auswahl.

462

orgAnice Export verwenden 463

Markieren Sie per Mausklick das gewünschte Exportformat und klicken Sie auf Weiter.

Die Beschreibung des Exports in eine Textdatei entnehmen Sie bitte dem Abschnitt »Export in eine Textdatei«.

Export in eine orgAnice CRM 2012 R2-Datenbank

Möchten Sie Daten in eine orgAnice CRM 2012 R2-Datenbank exportieren, entscheiden Sie zunächst, ob der

Datenexport in eine neu anzulegende oder eine bereits existierende orgAnice CRM 2012 R2-Datenbank vorgenommen werden soll.

Ist die Zieldatei bereits vorhanden, verfahren Sie wie im Abschnitt »Export in eine bestehende Datenbank« beschrieben. Existiert die Zieldatenbank bisher noch nicht und soll diese erst neu angelegt werden, verfahren

Sie wie folgt:

Export in eine neue orgAnice CRM 2012 R2-Datenbank

Sofern eine neue Datenbank zum Export von Daten angelegt werden soll, folgen Sie diesen Schritten.

1. Für den Export in eine neue orgAnice CRM 2012 R2-Datenbank aktivieren Sie zunächst durch einen

Mausklick in das Optionsfeld die Option Neue Datenbank erstellen.

463

orgAnice Export verwenden 464

2. Geben Sie in die Eingabezeile Dateiname Pfad und Dateinamen für die neu zu erstellende

Zieldatenbank ein.

CRM 2012 R2 relevanten Dateiendung .odb auswählen.

3. Geben Sie in die Eingabezeile Benutzername den Namen des Administrators ein.

4. Im Listenfeld Gebietsschema können Sie den für Sie relevanten Sprachraum auswählen und

übernehmen.

5. Klicken Sie nun auf Weiter. Die Dialogbox zur Auswahl der Zieltabelle wird aufgerufen.

Export in eine bestehende Datenbank

1. Für den Export in eine bestehende orgAnice CRM 2012 R2-Datenbank aktivieren Sie zunächst durch einen Mausklick in das Optionsfeld die Option Datenbank öffnen.

464

orgAnice Export verwenden 465

2. Geben Sie in die Eingabezeile Datenbank Pfad und Dateinamen Ihrer Zieldatenbank ein.

Über den Öffnen-Button am Ende der Eingabezeile können Sie alternativ Ihre Ordner auf dem Datenträger durchsuchen, den gewünschten Zielordner einstellen und so den Dateinamen mit der für orgAnice CRM 2012 R2 relevanten Dateiendung .odb auswählen.

3. ein.

Geben Sie in die Eingabezeile Benutzer den Namen des Benutzers beziehungsweise des Administrators

Die Exportfunktionalität in eine orgAnice CRM 2012 R2-Datenbank ist auf den Export in neue Tabellen beschränkt. Da nur der Administrator das Recht besitzt in der Zieldatenbank neue Tabellen anzulegen, kann der

Export von Tabellendaten nur als

Administrator

durchgeführt werden.

4. Wurde für den Datenbankzugriff ein Passwort eingerichtet, tragen Sie dieses in die Eingabezeile

Kennwort ein.

5. Klicken Sie nun auf Weiter. Die Dialogbox zur Auswahl der Zieltabelle wird aufgerufen.

Auswahl der Zieltabelle

Geben Sie im folgenden Dialog die neu anzulegende Zieltabelle an. Der Name darf nicht mit einer existierenden Tabelle übereinstimmen.

465

orgAnice Export verwenden 466

Zu Ihrer Übersicht zeigt der Dialog die bereits vorhandenen Tabellen in einer Liste an.

Klicken Sie auf Weiter und lesen Sie im Abschnitt »Den Export durchführen« weiter.

Export in eine Textdatei

Hier werden die Daten in eine CSV-Datei geschrieben.

In der Dialogbox sind verschiedene Eingaben erforderlich. Informieren Sie sich vorab in der Dokumentation der

Anwendungen, für die Sie Daten exportieren, welche Trennzeichen für eine Datenkonvertierung aus Text-/CSV-

Dateien vorausgesetzt werden.

466

orgAnice Export verwenden 467

1. Geben Sie in die Eingabezeile Dateiname Pfad und Dateinamen Ihrer Zieldatei ein. Über den Button

am Ende der Eingabezeile können Sie alternativ Ihre Ordner auf dem Datenträger durchsuchen, den gewünschten Zielordner einstellen und so den Dateinamen mit der Dateiendung .csv auswählen.

2. Aktivieren Sie durch einen Mausklick in das Kontrollkästchen die Option Spaltennamen in der ersten

Zeile, wenn in der Kopfzeile Ihrer Ausgabedatei eine Spaltenüberschrift, bestehend aus den Feldnamen der

Quelltabelle, angelegt werden soll.

3. Öffnen Sie die Auswahlliste Zeilentrennzeichen mit einem Mausklick auf den am rechten Rand des

Feldes befindlichen Listenauswahl-Button und wählen Sie das gewünschte Zeilentrennzeichen aus.

{CR}{LF} kennzeichnet das Ende einer Datensatzzeile mit Wagenrücklauf (Carriage Return) und

Zeilenvorschub (Line Feed).

Dieses standardmäßige Zeilenende für

Textdateien ohne Formatierungen sollten Sie dann anwenden, wenn Sie die Daten vorzugsweise zur Ansicht bzw. zum Drucken ausgeben wollen.

{CR}

{LF} kennzeichnet das Ende einer Datensatzzeile ohne Zeilenvorschub. kennzeichnet das Ende einer Datensatzzeile ohne Wagenrücklauf.

467

orgAnice Export verwenden

Verwenden Sie die beiden letztgenannten Trennzeichen nur im Zusammenhang mit einem späteren gezielten

Datenimport in andere Anwendungen (z. B. Excel, Access, Outlook usw.).

4. Öffnen Sie die Auswahlliste Spaltentrennzeichen mit einem Mausklick auf den am rechten Rand des

Feldes befindlichen Listenauswahl-Button, und wählen Sie das Trennzeichen aus, mit dem die einzelnen

Spalten voneinander abgetrennt werden sollen. Zur Auswahl stehen Semikola, Kommata und Tabulatoren.

5. Öffnen Sie die Auswahlliste Textqualifizierer mit einem Mausklick auf den am rechten Rand des Feldes befindlichen Listenauswahl-Button und wählen Sie das Zeichen aus, mit dem die einzelnen Spaltenwerte eingefasst werden sollen. Zur Auswahl stehen einfache und doppelte Anführungsstriche. Sie können aber auch festlegen, dass kein Textqualifizierer verwendet wird. Wählen Sie dann »<Keine>«.

Den Export durchführen

Nachdem Sie alle Einstellungen vorgenommen und auf Weiter geklickt haben, zeigt Ihnen der orgAnice Export-

Assistent in Form einer Zusammenfassung die in der aktuellen Regel enthaltenen Exporteinstellungen wie:

 die Pfad und Dateinamen von Quell und Zielordnern

 die Eingaben zur Benutzerkennung

 die zum Export ausgewählten Ziel- und Quelltabellen mit allen Feldzuordnungen.

468

Diese Einstellungen können Sie in der Datenbank als Exportregel speichern und damit beim nächsten Aufruf von orgAnice Export wieder benutzen.

Zum Speichern aktivieren Sie das Kontrollkästchen Einstellungen speichern.

Die Regel wird damit in der aktuellen Zieldatenbank abgelegt und steht anschließend beim erneuten Aufruf von orgAnice Export im Dialog Auswahl der Exportregel in der Liste auswählbarer Regeln zur Verfügung.

Exportregeln beziehen sich immer nur auf die Datenbank, in der sie gespeichert wurden.

Prüfen Sie die Angaben im Dialog. Verwenden Sie dazu die Bildlaufleiste, um den vollständigen Text einzusehen.

468

orgAnice Export verwenden

Bestätigen Sie die aktuellen Einstellungen über den Button Fertigstellen oder, falls Sie die Angaben ändern möchten, schalten Sie über den Button Zurück zu den vorherigen Dialogboxen.

Nun beginnt der eigentliche Exportprozess. In der Dialogbox werden verschiedene Informationen zum Export, beispielsweise die Anzahl exportierter Datensätze, angezeigt. Den aktuellen Stand des Vorgangs erkennen Sie an der im unteren Teil der Dialogbox angeordneten Fortschrittsanzeige.

Während des Exports wird ein Log-Protokoll erstellt. Die Log-Datei trägt den Namen orgExport.log. Sie finden die Log-Datei standardmäßig im Programm-Installationsordner von orgAnice Export.

Treten Fehler beim Export auf, die zu einem Programmabbruch führen, sollten Sie dieses Protokoll öffnen und die dort enthaltenen Hinweise zur Fehlerbeseitigung heranziehen.

Mit diesem Schritt ist der Datenexport in die Zieltabelle abgeschlossen. Im Abschlussdialog finden Sie die wesentlichen Informationen zum Verlauf des Datenexports.

Die Verlaufsinformationen können Sie auch in einer Verlaufsprotokoll-Datei speichern.

Klicken Sie dazu auf das Symbol und geben Sie in dem anschließend geöffneten Dialogfenster den gewünschten Ordner und eine Dateibezeichnung ein.

Wir empfehlen, die Protokolldatei nach der Konvertierung in jedem Fall durchzusehen, da hier auch aufgetretene Fehler protokolliert werden.

469

Datensatzberechtigungen in orgAnice

orgAnice Export verwenden 470

470

Allgemeines

Ein Feature von orgAnice CRM sind die Datensatzberechtigungen. Die Datensatzberechtigungen sind als Lese- und Schreibberechtigungen realisiert, sie können sich auf Benutzer- und Berechtigungslisten

(Benutzergruppen) beziehen.

Dieses Kapitel richtet sich an Entwickler und Datenbankadministratoren; es gibt Ihnen eine Einführung in die

Datensatzberechtigungen in orgAnice. So finden Sie Antworten auf die folgenden Fragen:



Wie funktionieren die Datensatzberechtigungen?



Wie richte ich Datensatzberechtigungen benutzerbezogen ein?



Wie richte ich Datensatzberechtigungen gruppenbezogen ein?



Wie kann ich die Datensatzberechtigungen über die COM-Schnittstelle nutzen?



Welche Funktionalitäten gibt es in orgAnice Data?

Voraussetzungen

Die Datensatzberechtigungen stehen ausschließlich in den orgAnice-Editionen Professional und Enterprise zur

Verfügung (in der Lizenznummer muss der FeatureCode „DBS“ enthalten sein).

Unterschiede MS SQL / internes Datenbankformat

Die Leseberechtigungen stehen ausschließlich unter bei Verwendung des MS SQL Servers zur Verfügung. Die

Schreibberechtigungen stehen sowohl bei Verwendung des MS SQL Servers als auch des internen

Datenbankformats zur Verfügung (Betrifft nur orgAnice CRM 2008 und 2010, in orgAnice CRM 2012 steht das interne DB-Format nicht mehr zur Verfügung).

Allgemeines 471

471

Datensatzberechtigungen

Jeder Tabelle können vier Berechtigungsausdrücke zugewiesen werden:



Leseberechtigung auf Benutzerebene



Leseberechtigung auf Benutzergruppenebene



Schreibberechtigung auf Benutzerebene



Schreibberechtigung auf Benutzergruppenebene

Die Funktionalität der bereits vorhandenen Löschbedingung bleibt unverändert.

Datensatzberechtigungen 472

472

Benutzerverwaltung mit Active Directory

Datensatzberechtigungen 473

473

Allgemeines

orgAnice CRM 2012 R2 unterstützt Active Directory (AD) für die Benutzerverwaltung. Für die Anmeldung an Ihre orgAnice Datenbank kann statt der orgAnice-Anmeldung, die Windows-Authentifizierung verwendet werden.

Die Benutzer werden in dem von Windows bereitgestellten Verzeichnisdienst Active Directory verwaltet. orgAnice übernimmt die zentral verwalteten Benutzerdaten, so dass kein weiterer Konfigurationsaufwand entsteht.

Für optimale Abwärtskompatibilität gibt es einen nativen Modus und einen AD-verwalteten Modus. Der

Datenbankadministrator kann zwischen den Modi in der Benutzerverwaltung umschalten.

Nach der Einschaltung der AD-Unterstützung kann ein Benutzer mit einfachem Doppelklick die Datenbank

öffnen. Schlägt die Authentifizierung über Active Directory fehl, erscheint der Anmeldedialog. Alternativ kann der Anmeldedialog durch einen Kommandozeilen-Schalter erzwungen werden. Je nach Datenbankeinstellung wird das Kennwort gegen die Windows-Authentifizierung oder gegen das orgAnice-Passwort geprüft.

Die Benutzer, die sich an orgAnice anmelden dürfen, werden in einer Benutzergruppe im Active Directory angelegt. In der orgAnice-Datenbank ist der Name dieser Benutzergruppe abgelegt, zusammen mit den

Verbindungsdaten zum AD-Server.

Das Konzept unterstützt auch AddOn-Lizenzen: jeder AddOn-Lizenz kann eine AD-Benutzergruppe zugeordnet werden.

Die konkurrierenden Benutzer bekommen eine eigene AD-Benutzergruppe zugeordnet. Ist ein Benutzer sowohl in der permanenten als auch als in der konkurrierenden AD-Benutzergruppe enthalten, ist er permanent.

Genügt die orgAnice-Lizenz nicht, um allen Benutzern in der Benutzergruppe permanenten Zugang zur

Datenbank zu gestatten, wird nach dem Prinzip „first come, first serve“ gearbeitet: Ein neuer Benutzer wird dann im Zweifelsfall auf

„passiv“

oder

„konkurrierend“

gesetzt.

Auch jede orgAnice-Berechtigung kann an eine AD-Benutzergruppe gekoppelt sein.

Voraussetzungen

- orgAnice CRM 2008, 2010 oder 2012, mindestens in der Professional-Edition

- In Ihrer Lizenz muss der Feature-Code „ACL“ enthalten sein

Lizenzvergabe

Wenn bei der automatischen orgAnice-Lizenzvergabe anhand von Windows-Berechtigungen auf einer orgAnice-Lizenz die Anzahl permanenter Benutzer nicht ausreicht, um den Benutzer zu aktivieren, wird für alle orgAnice-Benutzer, denen ein Windows-Benutzer zugeordnet ist, geprüft, ob sie laut Windows-Berechtigung für die Datenbanklizenz immer noch für permanenten Zugriff freigeschaltet sind. Wenn nicht, wird deren

Aktivitätsstatus geändert, also auf

„passiv“

bzw.

„konkurrierend“

gesetzt. Wenn der Aktivitätsstatus eines permanenten Benutzers geändert wurde, kann der aktuelle orgAnice-Benutzer aktiviert werden, ohne die

Lizenz-Einschränkungen zu verletzen.

Beispiel: Der neue Mitarbeiter Klaus Schuster ist Mitglied der Windows-Berechtigungsgruppe

„orgAnice-Benutzer“

. Außerdem enthält diese Windows-Berechtigungsgruppe noch zwei weitere Benutzer. Die

Datenbanklizenz erlaubt aber nur drei permanente Benutzer und die orgAniceDatenbank enthält neben den zwei Kollegen von Herrn Schuster auch Herrn Meyer, der inzwischen aus der Firma ausgeschieden ist und nicht mehr Mitglied der Windows-Berechtigungsgruppe

„orgAnice-Benutzer“

ist. Beim ersten Anmeldeversuch von

Herrn Schuster wird der orgAnice-Benutzer „KlausSchuster“ automatisch angelegt und zunächst auf

„passiv“

gesetzt. Der anschließende Versuch, den Aktivitätsstatus dieses Benutzers auf

„permanent“

zu setzen, schlägt

474

Allgemeines 474

fehl, da die Datenbanklizenz keine weiteren permanent aktiven Benutzer zulässt. Daraufhin prüft orgAnice alle orgAnice-Benutzer mit zugeordnetem Windows-Benutzer, auch

„HansMeyer1“

, ob sie immer noch permanenten Zugriff auf die Datenbanklizenz laut Windows-Zugriffskontrollliste der Datenbanklizenz haben.

Da der Windows-Benutzer

„Hans Meyer“

nicht mehr berechtigt ist, wird sein Aktivitätsstatus in der orgAnice-

Datenbank auf

„passiv“

gesetzt. Anschließend kann die Aktivierung des orgAnice-Benutzers

„KlausSchuster“

erfolgreich abgeschlossen werden.

Die Zuordnung eines Windows-Benutzers zu mehr als einem orgAnice-Benutzer ist nicht möglich. Der Versuch wird mit dem neuen Fehlercode

„ORGDB_E_DUPSID“

zurückgewiesen.

Allgemeines 475

475

Änderungen bei der Anmeldung

Änderungen bei der Anmeldung orgAnice Data

Beim Doppelklick einer .odb-Datei im Windows-Explorer versucht orgData zunächst die automatische

Anmeldung mit dem aktuellen Windows-Konto. Schlägt diese fehl, wird der herkömmliche Anmeldedialog gezeigt. (Intern wird beim Doppelklick einer Datei im Explorer die OrgData.exe mit der .odb-Datei und dem

Schalter

„/DIALOG“

als Kommandozeilenparameter gestartet. Der Kommandozeilenparameter

„/LOGIN“

beeinflusst dieses Verhalten, ebenso wie die Angabe eines Benutzers mit dem Schalter

„/USER“

. In diesem Fall erscheint der herkömmliche Anmeldedialog in jedem Fall.)

orgAnice Datenbank-Server

Bei der Anmeldung an orgAnice brauchen nicht mehr zwingend ein Benutzername und ein Kennwort angegeben zu werden. Wenn der aktuell an Windows angemeldete Benutzer einem orgAnice-Benutzer zugeordnet ist, wird dieser orgAnice-Benutzer für die Anmeldung an orgAnice verwendet. Wenn eine

Anwendung zunächst die automatische Anmeldung probieren möchte, kann sie die Methode

„Server.Open“

oder

„Database.Open“

mit leerem Benutzernamen und Kennwort ausführen. Kommt der Fehler

„ORGDB_E_INVALIDUSERNAME“

zurück, heißt das in diesem Fall, dass die automatische Anmeldung nicht funktioniert hat und die Anwendung auf die bisherige Anmeldung mit orgAnice-Benutzernamen und -Passwort zurückgreifen muss.

Wenn für einen orgAnice-Benutzer eine Zuordnung zu einem Windows-Konto besteht, kann die Anmeldung mit diesem orgAnice-Benutzer nicht mehr durch Angabe von orgAnice-Benutzername und -Kennwort erfolgen.

Beim Versuch kommt der Fehlercode

„ORGDB_E_WINLOGON“

476

Änderungen im Objekt-Editor

Lizenz

Neue Registerkarte „Erweitert“ für die Definition von Sicherheitsbeschreibungen zu einer Lizenz

(Eigenschaft:

„WindowsSD“

). Die Zuordnung ist sowohl für Datenbank- als auch AddOn-Lizenzen möglich.

Änderungen im Objekt-Editor 477

Benutzer

Neues Eingabefeld zur Definition einer Zuordnung eines Windows-Benutzers zu einem orgAnice-

Benutzer. Bei Betätigung des Buttons „...“ erscheint der Windows-Standarddialog zur Objektsuche, allerdings wird vorher gegebenenfalls zum Speichern der Änderungen aufgefordert.

477

Änderungen im Objekt-Editor 478

Berechtigung

Schaltflächen für die Definition von Sicherheitsbeschreibungen zu einer Berechtigung (Eigenschaft:

„WindowsSD“

478

Änderungen im Objekt-Editor 479

479

Anwendung in der Praxis 480

Anwendung in der Praxis

Anmeldung eines bestehenden Benutzers

Der System-Administrator ordnet dem bestehenden orgAnice-Benutzer

„KlaraSchneider“

den Windows-

Benutzer

„DOMÄNE\Klara Schneider“

zu. Jetzt öffnet sich die Datenbank bei Frau Schneider sofort ohne weiteren Anmeldedialog nach Doppelklick auf die Datenbankdatei. Durch die Zuordnung eines Windows-

Benutzers zu dem orgAnice-Benutzer wird die automatische Anmeldung für diesen Benutzer aktiviert.

Wenn ein Windows-Benutzer eine Datenbank öffnet, in der er laut Windows-Zugriffskontrollliste der

Datenbanklizenz Zugriff auf die Datenbank hat, werden der Aktivitätsstatus für die Datenbanklizenz

(permanent bzw. konkurrierend) und die Verwaltungsrechte (Datenbank bzw. Benutzer) entsprechend der

Zugriffskontrollliste für den orgAnice-Benutzer gesetzt. Das kann aus Lizenzgründen fehlschlagen, wobei in diesem Fall der von der Lizenzverwaltung festgestellte Fehler ausgelöst wird.

Zuordnung von Windows-Benutzergruppen zu orgAnice-Lizenzen

Der System-Administrator verwaltet im Active Directory eine Gruppe

„orgAnice-Benutzer“

und eine Gruppe

„orgAnice-Administratoren“

. Im Objekt-Editor richtet er für die Datenbanklizenz (normalerweise von Typ

OFFICE) eine Windows-Zugriffskontrollliste ein, die der Windows-Gruppe

„orgAnice-Benutzer“

eine

Berechtigung für die permanente Verwendung der Datenbanklizenz einräumt, und der Benutzergruppe

„orgAnice-Administratoren“

Datenbankverwaltungsrechte zuordnet.

Beispiel: Der System-Administrator fügt den Benutzer

„Klara Schneider“

zur Windows-Benutzergruppe

„orgAnice-Administratoren“

hinzu. Dadurch kann Frau Schneider schon bei ihrer nächsten Anmeldung die

Datenbank verwalten, ohne dass der System-Administrator weitere Einstellungen in der orgAnice-Datenbank

ändern muss. Ebenso kann ihr der Zugriff auf die Datenbankverwaltung und sogar auf die Datenbank durch

Änderung der Windows-Benutzergruppe entzogen werden.

Anmeldung an AddOns

Analog wird verfahren, wenn ein Add-On versucht, sich an

„seiner“

Add-On-Lizenz anzumelden.

Anmeldung eines neuen Benutzers

Wenn es für den aktuellen Windows-Benutzer bei bestehender Berechtigung auf die Zugriffskontrollliste der

Datenbanklizenz noch keinen orgAnice-Benutzer gibt, dem dieser Windows-Benutzer zugeordnet ist, wird ein neuer orgAnice-Benutzer angelegt, dem dieser Windows-Benutzer zugeordnet wird. Der Name des neuen orgAnice-Benutzers ergibt sich aus dem Windows-Benutzernamen (ohne Domäne), wobei ungültige Zeichen gefiltert werden und ggf. Eindeutigkeit durch Anhängen einer Ziffernkombination sichergestellt wird. Der

Benutzer hat zunächst den Aktivitätsstatus „passiv“. Die anschließende Änderung des Aktivitätsstatus auf

„permanent“ kann jedoch aus Lizenzgründen fehlschlagen.

Beispiel: Der neue Windows-Benutzer „Hans Meyer“ wird vom System-Administrator zur

Windows-Benutzergruppe

„orgAnice-Benutzer“

hinzugefügt. Herr Meyer kann sich sofort an der orgAnice-Datenbank anmelden, ohne dass der Administrator weitere Änderungen an der orgAnice-Datenbank durchführen muss. Da (in diesem Beispiel) die Datenbank bereits einen orgAnice-Benutzer

„HansMeyer“

enthält, wird für den neuen orgAnice-Benutzer der Name

„HansMeyer1“

gewählt.

480

Anwendung in der Praxis

Abgleich der orgAnice-Berechtigungen

Wenn sich ein Benutzer mit seinem Windows-Konto an einer Datenbank anmeldet, werden alle

Berechtigungen, denen eine Windows-Sicherheitsbeschreibung zugeordnet ist, für diesen Benutzer abgeglichen.

Beispiel: Für die orgAnice-Berechtigung

„Vertrieb“

hat der System-Administrator im Active Directory eine

Benutzergruppe

„orgAnice-Vertrieb“

angelegt. Die orgAnice-Benutzergruppe

„Vertrieb“

ist so eingerichtet, dass alle Benutzer der Windows-Berechtigungsgruppe

„orgAnice-Vertrieb“

Zugriff erhalten. Der Administrator fügt den Windows-Benutzer

„Klaus Schuster“

zur Benutzergruppe

„orgAnice-Vertrieb“

hinzu. Dadurch wird der orgAnice-Benutzer

„KlausSchuster“

bei der nächsten Anmeldung an der orgAnice-Datenbank automatisch

Mitglied in der orgAnice-Berechtigungsgruppe

„Vertrieb“

. Wird der Windows-Benutzer

„Klaus Schuster“

aus der Benutzergruppe

„orgAnice-Vertrieb“

entfernt, so wird auch der orgAnice-Benutzer

„KlausSchuster“

bei der nächsten Anmeldung aus der orgAnice-Benutzergruppe

„Vertrieb“

entfernt.

Anmeldung mit orgAnice-Benutzernamen

Ein orgAnice-Benutzer, dem ein Windows-Benutzer zugeordnet ist, darf sich mit orgAnice-Benutzernamen und -Kennwort anmelden, wenn er unter dem ihm zugeordneten Windows-Benutzer agiert. Das sorgt dafür, dass alte Verknüpfungen, die orgAnice-Anmeldeinformationen enthalten, in vielen

Fällen nach wie vor funktionieren.

481

COM-Schnittstelle

User.WindowsSID

Eigenschaft

„User.WindowsSID“

Speichert den Sicherheitsbezeichner (SID) des Windows-Benutzers, der diesem orgAnice-Benutzer zugeordnet wird. Wenn diese Eigenschaft einen Leerstring enthält, besteht keine Zuordnung. Die

Eigenschaft steht nur zur Verfügung, wenn der Feature-Code ACL in der Datenbank vorhanden ist.

Die Sicherheits-ID muss in einem gültigen Format vorliegen, sonst wird sie mit dem Fehler

„Ungültiger Parameter“

abgewiesen. Beim Benutzer

„DEVELOPMENT“

ist diese Eigenschaft nicht verfügbar.

User.WindowsName

Eigenschaft

„User.WindowsName“

Diese Eigenschaft liefert den Namen des Windows-Benutzers, der diesem orgAnice-Benutzer zugeordnet ist, im

Format Domäne\Name zurück. Bei der Zuweisung eines Werts (im selben Format) wird versucht, diesen Namen in eine SID umzuwandeln, nur diese SID wird persistent gespeichert.Insofern genügt es für die Zuordnung eines

Windows-Benutzers zu einem orgAnice-Benutzer, entweder die Eigenschaft WindowsSID oder die Eigenschaft

WindowsName zu belegen. Wie auch WindowsSID steht diese Eigenschaft nur zur Verfügung, wenn der

Feature-Code ACL in der Datenbank vorhanden ist. Analog ist beim Benutzer

„DEVELOPMENT“

diese

Eigenschaft nicht verfügbar.

License.WindowsSD

Eigenschaft

„License.WindowsSD“

Definiert eine Windows-Sicherheitsbeschreibung, die angibt, welchen Windows-Benutzern automatisch

Zugang zu dieser Lizenz gewährt wird (permanent bzw. konkurrierend). Diese Eigenschaft benötigt den

Feature-Code ACL und ist nicht verfügbar bei AddOn-Lizenzen, die einem Datenbank-Feature-Code entsprechen. Bei der Datenbanklizenz speichert die Sicherheitsbeschreibung zusätzlich, welchen Benutzern automatisch Datenbank- bzw. Benutzerverwaltungsrechte zugewiesen werden.

Permission.WindowsSD

Eigenschaft

„Permission.WindowsSD“

Definiert eine Windows-Sicherheitsbeschreibung, die angibt, welchen Windows-Benutzernautomatisch

Zugang zu dieser orgAnice-Berechtigung gewährt wird. Diese Eigenschaft benötigt den Feature-Code ACL.

482

COM-Schnittstelle 483

Microsoft Azure Kompatibilität

Die neue Cloud-Lösung vereinfacht den Zugriff auf alle relevanten Informationen und optimiert das vernetzte

Arbeiten. Um die Funktionen sicherzustellen ist orgAnice CRM 2012 R2 nun auch kompatibel mit dem Cloud-

Dienst Microsoft Azure von Microsoft.

Ganz gleich ob Sie Tablets, Notebooks oder Smartphones mit den Betriebssystemen Android, iOS oder

Windows RT nutzen, überall steht Ihnen orgAnice CRM 2012 R2 mit allen Funktionen zur Verfügung.

483

COM-Schnittstelle 484

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