GFI MailArchiver E-Mail-Archivierung Benutzerhandbuch

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Alle hier aufgeführten Produkte und Firmennamen sind Marken der jeweiligen Eigentümer.

Microsoft und Windows sind Marken oder eingetragene Marken der Microsoft Corporation in den

Vereinigten Staaten und anderen Ländern.

GFI MailArchiver

® unterliegt dem urheberrechtlichen Schutz von GFI SOFTWARE Ltd. – 1999–2014

Dokumentenversion: 2.2.2

Zuletzt aktualisiert (Monat/Tag/Jahr): 1/14/2014

Inhaltsverzeichnis

1 Verwenden von GFI MailArchiver

1.1 Anmelden bei GFI MailArchiver

1.2 Durchsuchen archivierter Elemente

1.3 Arbeiten mit archivierten Elementen

1.4 Durchsuchen von archivierten E-Mails

1.5 Zugreifen auf mehrere Postfächer

1.6 GFI MailInsights®

1.7 Ändern der Benutzereinstellungen

2 Konfigurieren des E-Mail-Clientzugriffs

2.1 Installieren von GFI MailArchiver Outlook Connector

2.2 Konfigurieren des IMAP-Clientzugriffs für GFI MailArchiver

3 Glossar

4 Index

1 Verwenden von GFI MailArchiver

GFI MailArchiver hilft Ihnen, ein leicht erreichbares Archiv mit E-Mail-Korrespondenz,

Kalenderelementen und Dokumenten zu pflegen, den Bedarf an PST-Dateien zu beseitigen und eine wachsende Anzahl an Compliance- und eDiscovery-Richtlinien zu erfüllen.

Mit den Berichtsfunktionen der Business Intelligence-Tools von MailInsights können Sie Ihre archivierten Elemente optimal auswerten. Ermitteln Sie rechtliche Risiken, und steuern Sie die

Produktivität mit Berichten, die auf den geschäftskritischen Informationen in Ihrem Archiv basieren.

Weitere Informationen finden Sie in den folgenden Abschnitten:

Anmelden bei GFI MailArchiver

Durchsuchen archivierter E-Mails

Arbeiten mit E-Mails

Suchen nach archivierten E-Mails

Zugreifen auf mehrere Postfächer

Erstellen von MailInsights-Berichten

Ändern der Anzeigesprache und andere Optionen

1.1 Anmelden bei GFI MailArchiver

Wählen Sie eine der folgenden Optionen aus, um sich bei GFI MailArchiver anzumelden:

Wählen Sie Start > GFI MailArchiver > GFI MailArchiver. Die Anwendung wird in Ihrem Standardinternetbrowser geöffnet. Geben Sie bei Aufforderung Ihre Domänen-Anmeldeinformationen ein

(Benutzername und Kennwort für die Windows

-Anmeldung).

Alternativ können Sie die folgende URL in die Adresszeile Ihres Internetbrowsers eingeben: http://<GFI MailArchiver-Hostname>/<Name des virtuellen Ordners in GFI

MailArchiver>

Beispiel: http://mydomain.com/MailArchiver

Standardmäßig sind für die Anmeldung bei GFI MailArchiver keine Anmeldeinformationen erforderlich.

Stattdessen werden die Anmeldeinformationen des aktuell angemeldeten Benutzers verwendet. Wenn

Sie Ihren Browser schließen, wir der aktuell angemeldete Benutzer bei GFI MailArchiver abgemeldet.

HINWEIS

Wenn Sie sich als ein anderer Benutzer anmelden möchten, melden Sie Ihr Profil ab, und melden Sie sich mit einem anderen Windows

-Benutzerprofil an.

HINWEIS

Wenn Sie sich an einem Computer anmelden, der sich nicht in derselben Domäne wie die

Installation von GFI MailArchiver befindet, werden Sie zur Eingabe der

Anmeldeinformationen aufgefordert, die Sie für die Domäne verwenden, in der GFI

MailArchiver installiert ist.

GFI MailArchiver 1 Verwenden von GFI MailArchiver

1.2 Durchsuchen archivierter Elemente

1. Wählen Sie in GFI MailArchiver die Registerkarte Archiv aus.

Screenshot 1: Durchsuchen archivierter E-Mails

2. Auf der Registerkarte „Archiv“ werden alle archivierten Elemente der Postfächer angezeigt, für die

Ihnen eine Zugriffsberechtigung erteilt wurde. Darüber hinaus können Sie die in der Tabelle unten beschriebenen Aktionen durchführen.

OPTION BESCHREIBUNG

Ermöglicht die Suche nach E-Mails. Geben Sie das gesuchte Wort oder die gesuchte Wortgruppe ein, und klicken Sie auf . Die Suchergebnisse werden im E-Mail-Bereich angezeigt.

Blendet den E-Mail-Vorschaubereich aus.

Blendet den E-Mail-Vorschaubereich ein.

Wechselt zwischen der Anzeige des E-Mail-Vorschaubereichs am unteren Bildschirmrand und an der Seite.

Zeigt E-Mails in der Nachrichtenansicht an.

Zeigt E-Mails in der Postfachansicht an.

GFI MailArchiver 1 Verwenden von GFI MailArchiver

OPTION BESCHREIBUNG

Wechseln Sie zur Kalenderansicht, und zeigen Sie die archivierten

Kalenderelemente an.

Zeigt eine Liste der Postfächer an, auf die der aktuell angemeldete

Benutzer Zugriff hat. Wählen Sie aus der Kontoliste über die Option

Konten im Archiv auflisten den Archivspeicher aus, für den Sie Postfächer anzeigen möchten. Klicken Sie auf Schließen, um die Kontoliste zu schließen.

Löscht die ausgewählten E-Mails, wenn die E-Mail-Löschung von Ihrem

Systemadministrator aktiviert wurde. Ist die E-Mail-Löschung nicht aktiviert, wird dieses Symbol nicht angezeigt.

HINWEIS

Aus schreibgeschützten Archivspeichern oder bei aktivierter

Legal-Hold-Funktion können keine E-Mails gelöscht werden.

HINWEIS

Standardmäßig zeigt GFI MailArchiver bis zu 25 Elemente pro Seite an. Klicken Sie zum

Ändern dieses Wertes auf den angezeigten Benutzernamen in der oberen rechten Ecke des Bildschirms, und geben Sie unter der Option Anzahl der angezeigten E-Mails pro

Seite einen neuen Wert ein. Klicken Sie auf Speichern.

1.3 Arbeiten mit archivierten Elementen

Über die Registerkarte Archiv in GFI MailArchiver können Sie verschiedene Arten archivierter

Elemente anzeigen und bearbeiten.

Wechseln Sie zwischen E-Mail-Konversationen und Kalenderelementen mithilfe der Steuerelemente in

der Taskleiste. Weitere Informationen finden Sie unter Durchsuchen archivierter Elemente (Seite 5).

Wählen Sie aus der Postfach- oder der Nachrichtenansicht eine E-Mail aus, um die E-Mail oder eine archivierte Datei anzuzeigen. Das ausgewählte Element wird im Vorschaubereich angezeigt.

Doppelklicken Sie auf eine E-Mail oder eine archivierte Datei, um sie im E-Mail-Ansichtsfenster anzuzeigen.

GFI MailArchiver 1 Verwenden von GFI MailArchiver

Screenshot 2: Arbeiten mit archivierten Elementen in GFI MailArchiver

Wechseln Sie zum Öffnen eines archivierten Kalenderelements zur Kalenderansicht. Wählen Sie das anzuzeigende Element aus. Klicken Sie einmal auf das Element, um im Kalenderfenster Details anzuzeigen.

In Abhängigkeit von dem ausgewählten archivierten Element können beim Anzeigen der Inhalte archivierter Elemente die folgenden Aktionen ausgeführt werden:

OPTION BESCHREIBUNG

E-Mail-/Kalenderelement-Header anzeigen.

Klicken Sie, um den Header der E-Mail/des Kalenderelements anzuzeigen. Die Header werden in einem gesonderten Bereich angezeigt. Klicken Sie erneut auf die Schaltfläche, oder wählen Sie

Schließen, um den Bereich zu schließen.

Diskussions-Threads (Korrespondenzen) anzeigen

Klicken Sie auf diese Schaltfläche, um die gesamte Korrespondenz im E-Mail-Ansichtsfenster anzuzeigen. Alle E-Mails der Korrespondenz werden aufgeführt. Klicken Sie erneut auf die

Schaltfläche, oder wählen Sie Schließen, um den Bereich zu schließen.

GFI MailArchiver 1 Verwenden von GFI MailArchiver

OPTION BESCHREIBUNG

E-Mail- oder Kalenderelementkennzeichnungen bearbeiten (einzeln und global)

Mit dieser Funktion können Sie E-Mails und Kalenderelemente anhand von Kennzeichnungen kategorisieren. Diese Funktion ist für die Suche nach bestimmten Typen archivierter Elemente geeignet. Beispielsweise können Sie nach Elementen mit der Kennzeichnung „Wichtig“ suchen.

So fügen Sie eine Kennzeichnung hinzu:

1. Geben Sie unter „Verfügbare Kennzeichnungen“ eine neue Kennzeichnung ein, oder wählen

Sie eine vorhandene Kennzeichnung aus.

2. Klicken Sie auf E-Mail kennzeichnen, um die E-Mail mit der eingegebenen oder ausgewählten

Kennzeichnung zu versehen.

So entfernen Sie eine zuvor zugewiesene Kennzeichnung:

1. Wählen Sie eine zuvor zugewiesene Kennzeichnung aus.

2. Klicken Sie auf Kennzeichnung entfernen.

Klicken Sie erneut auf die Schaltfläche, oder wählen Sie Schließen, um den Bereich zu schließen.

HINWEIS

Kennzeichnungen werden im Feld Kennzeichnungen mit schwarzer Farbe dargestellt.

Kennzeichnungen, die auf Unternehmensebene mithilfe von Kategorisierungsrichtlinien zugewiesen wurden, werden mit roter Farbe dargestellt. Kennzeichnungen aufgrund von

Kategorisierungsrichtlinien können nicht entfernt werden.

E-Mail/Kalenderelement wiederherstellen.

Mit dieser Funktion können Sie E-Mails oder Kalenderelemente über die OneClick Restore-

Funktion wiederherstellen. Sie können ein archiviertes Element in einem bestimmten Postfach wiederherstellen oder eine Kopie des Elements an eine E-Mail-Adresse weiterleiten.

Geben Sie im E-Mail-Wiederherstellungsbereich die E-Mail-Adresse ein, an die Sie eine Kopie des aktuellen Elements senden möchten, und klicken Sie auf E-Mail/Kalenderelement

wiederherstellen.

E-Mail auf Festplatte speichern (EML-Format)

Lädt die gesamte E-Mail auf die Festplatte herunter, einschließlich aller Anhänge im .eml-

Format. Dieses Format ist kompatibel mit einer Reihe von E-Mail-Clients wie Microsoft Outlook

Express, Windows

Mail und Mozilla Thunderbird. Wählen Sie im Dialogfeld Dateidownload die

Option Speichern, und wählen Sie einen Speicherort für die Datei aus.

E-Mail auf Festplatte speichern (MSG-Format)

Lädt die gesamte E-Mail auf die Festplatte herunter, einschließlich aller Anhänge im .msg-

Format, das mit Microsoft Outlook

® kompatibel ist. Wählen Sie im Dialogfeld „Dateidownload“ die

Option „Speichern“, und wählen Sie einen Speicherort für die Datei aus.

Kalenderelement herunterladen

Lädt die gesamte E-Mail auf die Festplatte herunter, einschließlich aller Anhänge im .msg-

Format, das mit Microsoft Outlook

® kompatibel ist. Wählen Sie im Dialogfeld „Dateidownload“ die

Option „Speichern“, und wählen Sie einen Speicherort für die Datei aus.

E-Mail/Kalenderelement drucken

Zeigt das archivierte Element in einem druckerfreundlichen Format in einem neuen

Browserfenster an. Verwenden Sie die Druckfunktion Ihres Browsers, um das Element auszudrucken.

Bilder in E-Mail anzeigen

Verwenden Sie diese Schaltfläche, um eingebettete Bilder in der E-Mail anzuzeigen.

Spam-Markierung aufheben

Heben Sie mit dieser Schaltfläche die Spam-Markierung für E-Mails auf, die zuvor von einem

Virenschutzprogramm als Spam gekennzeichnet wurden. Diese Option erfordert das Einrichten einer Spam-Aufbewahrungsrichtlinie.

GFI MailArchiver 1 Verwenden von GFI MailArchiver

OPTION

Herunterladen

BESCHREIBUNG

E-Mail/Kalenderelement löschen

Löscht das aktuelle Element, wenn die E-Mail-Löschung von Ihrem Systemadministrator aktiviert wurde. Ist die E-Mail-Löschung nicht aktiviert, wird dieses Symbol nicht angezeigt.

HINWEIS

Aus schreibgeschützten Archivspeichern oder bei aktivierter Legal-Hold-Funktion können keine archivierten Elemente gelöscht werden.

Ereignisse des Kalenderelements anzeigen

Klicken Sie auf diese Schaltfläche, um Ereignisse des Kalenderelements im E-Mail-

Ansichtsfenster anzuzeigen.

Beim Anzeigen archivierter Dateien wird ein zusätzlicher Link Herunterladen im Textkörper angezeigt. Klicken Sie auf diesen Link, um die Datei herunterzuladen und auf der Festplatte zu speichern.

1.4 Durchsuchen von archivierten E-Mails

Bei der Suche nach E-Mails durchsucht GFI MailArchiver den E-Mail-Index und ruft alle

übereinstimmenden E-Mails und die entsprechenden Anhänge ab. In GFI MailArchiver können Sie nach

E-Mails suchen über:

OPTION

Schnellsuche

Einfache Suche

Erweiterte Suche

BESCHREIBUNG

Verwenden Sie das Textfeld in der Symbolleiste, um alle archivierten E-Mails für den ausgewählten Benutzer und Archivspeicher zu durchsuchen. Im

Textfeld Schnellsuche können Sie auch folgende Platzhalter verwenden:

? steht für ein einzelnes, beliebiges Zeichen

* steht für eine beliebige Zeichenkette

Beispiel:

Um nach E-Mails zu suchen, die das Wort Schweiz enthalten, können Sie

„Schw??z“ oder „Schw*z“ eingeben.

Erweitern Sie die Schnellsuche, um die Suche nach einfachen Kriterien wie

Absender, Empfänger, Betreff, Datum und weiteren Informationen zu filtern.

Weitere Informationen finden Sie unter Verwenden der einfachen Suche (Seite

9).

Über die erweiterten Optionen erhalten Sie eine umfangreiche Auswahl an

Suchoptionen. Weitere Informationen finden Sie unter Verwenden der erweiterten Suche (Seite 12).

Die Suchergebnisse werden im E-Mail-Bereich angezeigt. GFI MailArchiver zeigt bis zu 25 E-Mails pro

Seite an. Wenn mehr als 25 E-Mails den Kriterien der Suchanfrage entsprechen, werden die E-Mails von GFI MailArchiver auf mehrere Seiten verteilt. Mithilfe des Schiebereglers am unteren Rand des E-

Mail-Bereichs können Sie zur nächsten Seite blättern.

1.4.1 Verwenden der einfachen Suche

Die Einfache Suche ist eine Erweiterung der Funktion Schnellsuche, mit der Sie zusätzliche

Suchkriterien bei der Suche nach E-Mails, Dateien, Kalenderelementen oder Fax-/SMS-Nachrichten in allen Archivspeichern angeben können.

So verwenden Sie die einfache Suche:

1. Klicken Sie in der Registerkarte Archiv auf das Dropdown-Symbol neben dem Textfeld für die

Suche.

GFI MailArchiver 1 Verwenden von GFI MailArchiver

Screenshot 3: Optionen für die einfache Suche

2. Wählen Sie im Bereich Suchen nach die Option E-Mail aus, um in allen Archivspeichern nach E-Mails zu suchen. Verwenden Sie die folgenden Suchfunktionen:

OPTION

Enthält

Betreff

Absendedatum

Von

Anhang

Erweiterte Optionen

Zurücksetzen

Speichern

Suche

BESCHREIBUNG

Geben Sie ein Stichwort ein, nach dem gesucht werden soll. Sie können auch folgende Platzhalter verwenden:

? steht für ein einzelnes, beliebiges Zeichen

* steht für eine beliebige Zeichenkette

Suchen Sie nach E-Mails mit einer bestimmten Betreffzeile.

Legt das Datum fest, an dem die gesuchte E-Mail gesendet wurde.

Geben Sie eine E-Mail-Adresse oder einen Active Directory

-Anzeigenamen an, um nach E-

Mails von einem bestimmten Absender zu suchen.

Geben Sie eine E-Mail-Adresse oder einen Active Directory

-Anzeigenamen an, um nach E-

Mails an einen bestimmten Empfänger zu suchen.

Suchen Sie nach E-Mails mit bestimmten Inhalten im Anhang.

Klicken Sie auf den Link zu den erweiterten Optionen, um eine umfangreiche Auswahl an

Suchoptionen zu erhalten. Weitere Informationen finden Sie unter Verwenden der erweiterten Suche (Seite 12).

Setzt die Suchbedingungen zurück und ermöglicht eine Suche mit neuen Bedingungen.

Speichert die Suchbedingungen als Suchabfrage, die jederzeit abgerufen werden kann.

Gespeicherte Suchen werden im Fenster Klassifizierungen auf der Registerkarte Archiv angezeigt.

Startet die Suche nach archivierten E-Mails. Die Suchergebnisse werden anhand der ausgewählten Bedingungen zurückgegeben.

3. Wählen Sie im Bereich Suchen nach die Option Datei aus, um in allen Archivspeichern nach archivierten Dateien zu suchen. Verwenden Sie die folgenden Suchfunktionen:

OPTION

Dateiname

Dateityp

Datum der letzten

Änderung

Erweiterte Optionen

Suche

Zurücksetzen

Speichern

BESCHREIBUNG

Geben Sie den vollständigen Dateinamen oder einen Teil des Dateinamens ein, nach dem Sie suchen. Sie können auch folgende Platzhalter verwenden:

? steht für ein einzelnes, beliebiges Zeichen

* steht für eine beliebige Zeichenkette

Wählen Sie einen Dateityp aus der Liste aus, oder wählen Sie die Option Alle (Standard).

Wählen Sie eine Option aus der Liste aus, oder wählen Sie Benutzerdefiniert, und geben Sie mithilfe der Kalenderschaltflächen einen Zeitraum an.

Klicken Sie auf den Link zu den erweiterten Optionen, um eine umfangreiche Auswahl an

Suchoptionen zu erhalten. Weitere Informationen finden Sie unter Verwenden der erweiterten Suche (Seite 12).

Startet die Suche nach archivierten E-Mails. Die Suchergebnisse werden anhand der ausgewählten Bedingungen zurückgegeben.

Setzt die Suchbedingungen zurück und ermöglicht eine Suche mit neuen Bedingungen.

Speichert die Suchbedingungen als Suchabfrage, die jederzeit abgerufen werden kann.

Gespeicherte Suchen werden im Fenster Klassifizierungen auf der Registerkarte Archiv angezeigt.

GFI MailArchiver 1 Verwenden von GFI MailArchiver

4. Wählen Sie im Bereich Suchen nach die Option Kalender aus, um in allen Archivspeichern nach archivierten Kalenderelementen zu suchen. Verwenden Sie die folgenden Suchfunktionen:

OPTION

Enthält

Organisator

Betreff

Eingeladene Teilnehmer

Ereignisbeginn

BESCHREIBUNG

Geben Sie den vollständigen Dateinamen oder einen Teil des Dateinamens ein, nach dem Sie suchen. Sie können auch folgende Platzhalter verwenden:

? steht für ein einzelnes, beliebiges Zeichen

* steht für eine beliebige Zeichenkette

Geben Sie den Namen des Organisators des Ereignisses an.

Suchen Sie nach Kalenderelementen mit einem bestimmten Betreff.

Geben Sie die Namen der zu einem Ereignis eingeladenen Personen an.

Ort

Erweiterte Optionen

Suche

Zurücksetzen

Speichern

Wählen Sie eine Option aus der Liste aus, oder wählen Sie Benutzerdefiniert, und geben Sie mithilfe der Kalenderschaltflächen einen Zeitraum an.

Geben Sie den Namen des Orts an, an dem ein Ereignis stattfindet.

Klicken Sie auf den Link zu den erweiterten Optionen, um eine umfangreiche Auswahl an

Suchoptionen zu erhalten. Weitere Informationen finden Sie unter Verwenden der erweiterten Suche (Seite 12).

Startet die Suche nach archivierten E-Mails. Die Suchergebnisse werden anhand der ausgewählten Bedingungen zurückgegeben.

Setzt die Suchbedingungen zurück und ermöglicht eine Suche mit neuen Bedingungen.

Speichert die Suchbedingungen als Suchabfrage, die jederzeit abgerufen werden kann.

Gespeicherte Suchen werden im Fenster Klassifizierungen auf der Registerkarte Archiv angezeigt.

5. Wählen Sie im Bereich Suchen nach die Option Fax aus, um in allen Archivspeichern nach archivierten Fax- und SMS-Nachrichten zu suchen. Verwenden Sie die folgenden Suchfunktionen:

OPTION

Enthält

Typ

Absendedatum

Von

Erweiterte Optionen

Suche

Zurücksetzen

Speichern

BESCHREIBUNG

Geben Sie den vollständigen Dateinamen oder einen Teil des Dateinamens ein, nach dem Sie suchen. Sie können auch folgende Platzhalter verwenden:

? steht für ein einzelnes, beliebiges Zeichen

* steht für eine beliebige Zeichenkette

Wechseln Sie mithilfe der Dropdown-Liste zwischen Fax und SMS.

Legen Sie über die zur Verfügung stehenden Liste das Datum fest, an dem das gesuchte Fax bzw. die SMS-Nachricht gesendet wurde.

Geben Sie die Adresse des Absenders an, nach dem gesucht werden soll.

Geben Sie die Adresse des Empfängers an, nach dem gesucht werden soll.

Klicken Sie auf den Link zu den erweiterten Optionen, um eine umfangreiche Auswahl an

Suchoptionen zu erhalten. Weitere Informationen finden Sie unter Verwenden der erweiterten Suche (Seite 12).

Startet die Suche nach archivierten E-Mails. Die Suchergebnisse werden anhand der ausgewählten Bedingungen zurückgegeben.

Setzt die Suchbedingungen zurück und ermöglicht eine Suche mit neuen Bedingungen.

Speichert die Suchbedingungen als Suchabfrage, die jederzeit abgerufen werden kann.

Gespeicherte Suchen werden im Fenster Klassifizierungen auf der Registerkarte Archiv angezeigt.

HINWEIS

Die Faxsuchoption wird nur angezeigt, wenn die Registerkarte

„Faxarchivierungssuche“ vom GFI MailArchiver-Administrator aktiviert wurde.

GFI MailArchiver 1 Verwenden von GFI MailArchiver

1.4.2 Verwenden der erweiterten Suche

Die erweiterte Suche ist eine Erweiterung der Funktion einfache Suche, mit der Sie mehrere

Suchkriterien bei der Suche nach E-Mails angeben können.

So verwenden Sie die erweiterte Suche:

1. Klicken Sie in der Registerkarte Archiv auf das Dropdown-Symbol neben dem Textfeld für die

Schnellsuche, und wählen Sie Erweiterte Optionen.

Screenshot 4: Erweiterte Suchoptionen

2. Im Bereich Erweiterte Suchoptionen stehen Ihnen die folgenden Funktionen für eine erweiterte

Suche zur Verfügung:

OPTION

E-Mails durchsuchen nach

Archivspeicher

BESCHREIBUNG

Wählen Sie den Active Directory-Benutzer aus der angezeigten Liste aus.

Absendedatum

Beinhaltet alle

Definiert den Archivspeicher, in dem die Suche durchgeführt werden soll. Wählen Sie einen oder mehrere Archivspeicher aus der verfügbaren Liste der Archivspeicher aus.

Legt das Datum fest, an dem die gesuchte E-Mail gesendet wurde.

Legt fest, ob Elemente angezeigt werden sollen, die alle oder nur eine Suchbedingung erfüllen. Wählen Sie die die gewünschte Option aus der Dropdown-Liste aus:

Alle: Zeigt archivierte Elemente an, die mindestens eine der festgelegten Bedingungen erfüllen.

Beliebig: Zeigt archivierte Elemente an, die alle festgelegten Bedingungen erfüllen.

GFI MailArchiver 1 Verwenden von GFI MailArchiver

OPTION

Schließt alle diese

Bedingungen aus

Zurück zu den Basisoptionen

Zurücksetzen

BESCHREIBUNG

Klicken Sie auf diese Schaltfläche, um Suchbedingungen hinzuzufügen. Zu den verfügbaren

Bedingungen gehören:

Betreff– Mit dieser Option suchen Sie nach E-Mails mit einer bestimmten Betreffzeile.

Absender – Geben Sie eine E-Mail-Adresse oder einen Active Directory

-Anzeigenamen an, um nach E-Mails von einem bestimmten Absender zu suchen.

Empfänger – Geben Sie eine E-Mail-Adresse oder einen Active Directory

-Anzeigenamen an, um nach E-Mails an einen bestimmten Empfänger zu suchen.

BCC: Geben Sie die E-Mail-Adresse oder den Active Directory

-Anzeigenamen des Empfängers an, dessen Adresse in das BCC-Feld eingegeben wurde.

Absendedatum– Suchen Sie nach E-Mails, die an, nach oder vor einem bestimmten Datum gesendet wurden. Geben Sie ein Datum ein bzw. wählen Sie ein Datum aus, und wählen Sie

„Liegt vor dem“, „Liegt nach dem“ oder „Ist genau“.

Empfangsdatum– Suchen Sie nach E-Mails, die an, nach oder vor einem bestimmten Datum empfangen wurden. Geben Sie ein Datum ein bzw. wählen Sie ein Datum aus, und wählen Sie

„Liegt vor dem“, „Liegt nach dem“ oder „Ist genau“.

Startdatum: Suchen Sie nach Kalenderelementen, die vor einem festgelegten Datum begonnen haben.

Größe (KB): Suchen Sie nach Elementen, die einer bestimmten Größe entsprechen bzw.

größer oder kleiner sind. Geben Sie die Größe ein, und wählen Sie „Ist größer als“, „Ist kleiner als“ und „Ist genau“.

Nachrichten-ID– Suchen Sie nach E-Mails mit einer bestimmten Nachrichten-ID im Header.

Geben Sie die Nachrichten-ID ein, bzw. kopieren Sie die Nachrichten-ID der zu suchenden E-

Mail.

Gesamte E-Mail– Suchen Sie nach E-Mails mit bestimmten Inhalten in der gesamten E-Mail

(einschließlich Textkörper, Header und Anhängen).

Textkörper– Suchen Sie nach E-Mails mit bestimmten Inhalten im Nachrichtentext.

Anhang– Suchen Sie nach E-Mails mit bestimmten Inhalten im Anhang.

Enthält Dokument – Suchen Sie nur nach E-Mails mit einem angehängten Dokument.

Ordner: Suchen Sie nach Elementen, die sich in einem bestimmten Postfachordner befinden.

Ordner/Unterordner: Suchen Sie nach Elementen, die sich in einem bestimmten Unterordner eines Postfachordners befinden.

Kennzeichnung– Suchen nach E-Mails mit einer bestimmten Kennzeichnung.

HINWEIS

Klicken Sie neben einer Suchbedingung auf , um sie zu entfernen.

Definiert eine Liste mit Bedingungen, die bei der Suche von den archivierten Elementen

NICHT erfüllt werden sollen. Klicken Sie auf , und wählen Sie die entsprechenden

Bedingungen aus. Die Bedingungen, die Sie hier auswählen können, entsprechen den zuvor beschriebenen Bedingungen.

HINWEIS

Klicken Sie neben einem Suchkriterium auf , um es zu entfernen.

Klicken Sie auf diese Option, um zur Funktion „Einfache Suche“ zurückzukehren. Weitere

Informationen finden Sie unter Verwenden der einfachen Suche (Seite 9).

Setzt die Suchbedingungen zurück und ermöglicht eine Suche mit neuen Bedingungen.

GFI MailArchiver 1 Verwenden von GFI MailArchiver

OPTION

Speichern

Suche

BESCHREIBUNG

Speichert die Suchbedingungen als Suchabfrage, die jederzeit abgerufen werden kann.

Gespeicherte Suchen werden im Fenster Klassifizierungen auf der Registerkarte Archiv angezeigt.

Startet die Suche nach archivierten Elementen. Die Suchergebnisse werden anhand der ausgewählten Bedingungen zurückgegeben.

1.4.3 E-Mail-Suche mithilfe von Smartphones

In GFI MailArchiver können Sie mithilfe eines Smartphones nach E-Mails suchen.

HINWEIS

Diese Funktion wird von den folgenden Betriebssystemen unterstützt:

Android 2.1 oder höher

Apple iPhone iOS 4

Blackberry OS5 oder höher

So führen Sie eine einfache Suche durch:

1. Starten Sie den Internetbrowser auf Ihrem Smartphone, und geben Sie die URL von GFI MailArchiver in folgendem Format ein: http://<GFI MailArchiver-Hostname>/<Name des virtuellen Ordners in GFI

MailArchiver>

Beispiel: http://mydomain.com/MailArchiver

Screenshot 5: Smartphone-Anmeldebildschirm

GFI MailArchiver 1 Verwenden von GFI MailArchiver

2. Melden Sie sich mit Ihren Anmeldeinformationen an.

Screenshot 6: Startseite von GFI MailArchiver für Smartphones

HINWEIS

Die mobile Benutzeroberfläche verwendet die gleichen Spracheinstellungen wie die vom

Benutzer konfigurierten Einstellungen in GFI MailArchiver. Weitere Informationen finden

Sie unter Ändern der Benutzereinstellungen (Seite 39).

3. Geben Sie den gesuchten Text ein, und klicken Sie auf Suchen.

GFI MailArchiver 1 Verwenden von GFI MailArchiver

Screenshot 7: Suchergebnisse auf Smartphone

4. Durchsuchen Sie die angezeigten Ergebnisse mithilfe der verfügbaren Optionen. Die Ergebnisse sind absteigend nach Datum geordnet.

HINWEIS

Die mobile Suchfunktion zeigt 10 E-Mails pro Seite an. Sie können die weiteren Seiten mithilfe der verfügbaren Optionen öffnen. Die maximale Anzahl an Suchergebnissen ist

5.000.

GFI MailArchiver 1 Verwenden von GFI MailArchiver

Screenshot 8: Konversationsansicht auf Smartphone

5. Klicken Sie auf den E-Mail-Betreff, um die E-Mail anzuzeigen, oder klicken Sie auf Gespräche

anzeigen, um dazugehörige E-Mails anzuzeigen.

HINWEIS

Mit der der mobilen Benutzeroberfläche werden E-Mail-Archive durchsucht. Greifen Sie für erweiterte Suchfunktionen auf GFI MailArchiver auf Ihrem Computer zu.

HINWEIS

Die mobile Benutzeroberfläche ermöglicht Benutzern NUR den Zugriff auf ihr Postfach.

1.5 Zugreifen auf mehrere Postfächer

Über die Registerkarte Archiv können Sie auch die archivierten Elemente anderer Benutzer durchsuchen – vorausgesetzt, Ihnen wurde Zugriff auf deren Archive gewährt. Ein Benutzer mit

Administratorrechten kann über die GFI MailArchiver-Zugriffskontrolle den Zugriff auf die Postfächer anderer Benutzer gewähren und entziehen.

HINWEIS

Die Funktion Hinzuzufügenden Benutzer suchen ist deaktiviert, wenn der aktuell angemeldete Benutzer keine Zugriffsrechte auf andere Benutzerkonten besitzt, oder wenn keine E-Mails für die Anzeige vorhanden sind.

GFI MailArchiver 1 Verwenden von GFI MailArchiver

Screenshot 9: Zugreifen auf mehrere Postfächer

So zeigen Sie archivierte Elemente eines anderen Postfachs an:

1. Geben Sie im Suchfeld Hinzuzufügenden Benutzer suchen den Namen des Postfachs ein, für das

Sie archivierte Elemente anzeigen möchten. Daraufhin wird eine Liste mit übereinstimmenden Namen

(für die Sie eine Zugriffsberechtigung haben) angezeigt.

2. Wählen Sie den gewünschten Benutzer aus, und klicken Sie neben dem Suchfeld auf .

3. Wählen Sie im Feld E-Mails durchsuchen für: den neu hinzugefügten Benutzer aus.

4. Durchsuchen Sie die angezeigten archivierten Elemente mithilfe der verfügbaren Optionen.

1.6 GFI MailInsights

GFI MailInsights

® ist eine Reporting-Funktion in GFI MailArchiver, mit der Informationen über die E-

Mail-Nutzung und Tendenzen anhand archivierter E-Mails gesammelt werden können. Diese Funktion ermöglicht Ihnen, Informationen über die E-Mail- und Ressourcen-Nutzung für aussagekräftige

Management- und HR-Berichte grafisch aufzubereiten.

GFI MailArchiver 1 Verwenden von GFI MailArchiver

HINWEIS

GFI MailInsights

® ist nur für Benutzer mit den erforderlichen Zugriffsrechten aktiviert.

Wenden Sie sich bezüglich weiterer Informationen an Ihren Systemadministrator.

Folgende Berichte stehen zur Verfügung:

NAME DES BERICHTS

Kommunikationsfluss

WebMail-Nutzung

E-Mail-Reaktionsverhalten

Speichernutzung

Inaktive Konten

Unangemessene Wörter

Interne Spammer

Außerhalb der Geschäftszeiten

Datenleckerkennung

Stellensuche

Ausdrucksuche

Benutzerdatenverkehr

E-Mail-Themen

E-Mail-Leistungskennzahlen

Bericht „Große E-Mails“

BESCHREIBUNG

Überwachen Sie ein- und ausgehende Kommunikationsmuster von

Benutzern und Gruppen in Ihrem Unternehmen.

Identifizieren Sie die Benutzer, die am häufigsten E-Mails über Webmail-Dienste austauschen. Gibt Aufschluss über potentielle Datenschlupflöcher und unangemessene E-Mail-Nutzung.

Gewinnen Sie Einblicke in die durchschnittliche Zeit, die Benutzer für die Beantwortung von internen und externen E-Mails benötigen.

Verwenden Sie diesen Bericht, um sich einen Überblick über gespeicherte E-Mail-Anhänge und die dadurch verursachten

Speicherkosten zu verschaffen. Erstellen Sie die passenden

Aufbewahrungsrichtlinien zur Kontrolle des E-Mail-Speicherplatzes.

Dieser Bericht gibt eine Liste von Benutzerkonten wieder, auf denen E-Mails empfangen, aber nicht in der angegebenen Zeit beantwortet wurden.

Prüfen Sie E-Mails auf die Verwendung von unangemessener

Sprache und damit auf Verstöße gegen die Unternehmensrichtlinie.

Finden Sie heraus, mit welchen Kontakten Ihre Mitarbeiter regelmäßig per E-Mail kommunizieren (Empfänger, CC- und BCC-

Empfänger).

Dieser Bericht zeigt eine Liste mit internen Benutzerkonten an, von denen E-Mails außerhalb der allgemeinen Geschäftszeiten gesendet wurden. Erkennen Sie Benutzeraktivitäten, denen weiter nachgegangen werden muss.

Spüren Sie E-Mails auf, die Informationen wie Kreditkartendetails,

Sozialversicherungsnummern (USA) und andere vertrauliche

Dokumente und Informationen enthalten.

Identifizieren Sie ein- und ausgehende E-Mails, die Lebensläufe enthalten oder an eine Jobbörse adressiert sind.

Suchen Sie nach spezifischen Begriffen oder Ausdrücken innerhalb der archivierten E-Mails.

Verschaffen Sie sich einen Überblick über die Anzahl der E-Mails, die zwischen den ausgewählten Benutzern und Gruppen und ihren

Kontakten ausgetauscht werden.

Dieser Bericht listet häufig in E-Mails vorkommende Themen und

Wörter auf, die zwischen den ausgewählten Benutzern und

Gruppen und ihren Kontakten ausgetauscht werden.

Analysieren Sie gesendete und empfangene E-Mails, um die

Benutzerproduktivität gemäß einer Menge vordefinierter

Leistungskennzahlen zu klassifizieren.

Ermitteln Sie große E-Mails, die unerwünscht viel Speicherplatz in

Ihrem Archiv beanspruchen können. E-Mail-Anhänge werden entsprechend bestimmter Kategorien klassifiziert.

1.6.1 Erstellen von MailInsights-Berichten

Erstellte Berichte werden per E-Mail entweder an den angemeldeten Benutzer oder an den im Feld

Senden an angegebenen Benutzer gesendet. Berichte werden als Anhang im PDF-Format versendet.

GFI MailArchiver 1 Verwenden von GFI MailArchiver

So erstellen Sie einen Bericht:

1. Klicken Sie auf die Registerkarte MailInsights

, und wählen Sie den gewünschten Bericht.

2. Verwenden Sie die verfügbaren Filter. Wählen Sie dazu einen zu filternden Wert aus.

3. (Optional) Geben Sie im Feld Weiterleiten an die E-Mail-Adresse des Empfängers ein.

HINWEIS

Wenn Sie die Weiterleitungsoption verwenden, wird der Bericht nicht nur an den

Benutzer gesendet, der den Bericht erstellt, sondern auch an alle Benutzer, die im Feld

Weiterleiten an eingegeben wurden.

HINWEIS

Mehrere E-Mail-Adressen werden durch ein Semikolon (;) getrennt.

4. Klicken Sie unten auf der jeweiligen Berichtsseite auf Bericht senden.

1.6.2 Planen von MailInsights-Berichten

Alle MailInsights

-Berichte können zur automatischen Ausführung geplant werden.

So planen Sie einen Bericht:

1. Klicken Sie auf die Registerkarte MailInsights

, und wählen Sie den gewünschten Bericht.

2. Verwenden Sie die verfügbaren Filter. Wählen Sie dazu einen zu filternden Wert aus.

3. Klicken Sie auf Planen.

Screenshot 10: Planen von MailInsights

-Berichten

4. Geben Sie im Feld Name des Berichts einen aussagekräftigen Namen für Ihren Bericht ein.

5. (Optional) Geben Sie im Feld Weiterleiten an die E-Mail-Adresse eines oder mehrerer Empfänger ein.

6. Wählen Sie in der Dropdown-Liste Bericht planen die Ausführungsfrequenz für den Bericht aus.

Folgende Optionen sind verfügbar: Täglich, Wöchentlich oder Monatlich.

7. Geben Sie im Feld Um die Uhrzeit an.

8. Klicken Sie auf Speichern und Bericht planen.

GFI MailArchiver 1 Verwenden von GFI MailArchiver

1.6.3 Kommunikationsfluss

Das Diagramm zum Kommunikationsfluss bietet eine Übersicht über E-Mails, die zwischen den ausgewählten Benutzern/Gruppen und deren Kontakten ausgetauscht wurden.

Screenshot 11: MailInsights

-Kommunikationsfluss

Berichte können nach folgenden Kriterien gefiltert werden:

OPTION

Bereich

BESCHREIBUNG

Geben Sie einen Datumsbereich an, oder wählen Sie die Standardeinstellung. Das Datum darf maximal

6 Monate zurück liegen.

Wählen Sie eine/n Active Directory

-Benutzer oder -Gruppe aus.

Bericht für

Empfänger

Wählen Sie „Intern“, „Extern“ oder „Alle“.

Einbeziehen

Geben Sie die Anzahl der anzuzeigenden Ergebnisse an. Maximal können bis zu 1.000 Empfänger angezeigt werden. Der Standardwert lautet „Top 20“.

Der generierte Bericht zeigt den ausgewählten Benutzer oder die ausgewählte Gruppe in der Mitte eines Diagramms als einzelne Entität an. Kontakte werden nach Domänen getrennt. Jedes Domänen-

Cluster wird in einer anderen Farbe dargestellt. Die Randbreite zwischen den Knoten zeigt die

Intensität der E-Mail-Beziehung zwischen verschiedenen Entitäten an.

Die Tabelle unter dem Diagramm enthält folgende Informationen:

OPTION

Kontakt-E-Mail

Gesendete E-Mails

Empfangene E-Mails

E-Mails insgesamt

Letzte Kommunikation

BESCHREIBUNG

Kontakt–E-Mail-Adresse

Gesamtzahl der gesendeten E-Mails

Gesamtzahl der empfangenen E-Mails

Gesamtzahl der gesendeten und empfangenen E-Mails

Datum und Uhrzeit der zuletzt gesendeten/empfangenen E-Mail

1.6.4 WebMail-Nutzung

Im Bereich für die WebMail-Nutzung können Sie einen Bericht generieren, der die Interaktion von internen Benutzern mit Webmail-Konten zeigt.

GFI MailArchiver 1 Verwenden von GFI MailArchiver

Screenshot 12: MailInsights WebMail-Nutzung

Berichte können nach folgenden Kriterien gefiltert werden:

OPTION

Bereich

BESCHREIBUNG

Geben Sie einen Datumsbereich an, oder wählen Sie die Standardeinstellung. Das Datum darf maximal

6 Monate zurück liegen.

Wählen Sie eine/n Active Directory

-Benutzer oder -Gruppe aus.

Bericht für

Einbeziehen

Geben Sie die Anzahl der anzuzeigenden Ergebnisse an. Maximal können bis zu 1.000 Empfänger angezeigt werden. Der Standardwert lautet „Top 20“.

Der generierte Bericht zeigt ein Diagramm an, das die Gesamtanzahl der in dem angegebenen

Zeitraum gesendeten und empfangenen E-Mails darstellt. Der Bereich Übersicht oben in einem Bericht zeigt die häufigsten WebMail-Anbieter und eine Zusammenfassung der gesendeten und empfangenen

E-Mails nach Anbieter an.

Die Tabelle unter dem Diagramm enthält folgende Informationen:

OPTION

Benutzer

E-Mails insgesamt

Gesendete E-Mails

Empfangene E-Mails

Durchschnitt/Tag

Gesamtprozentsatz

BESCHREIBUNG

E-Mail-Adresse des Benutzers

Gesamtzahl der internen Kontakte

Gesamtzahl der gesendeten E-Mails

Gesamtzahl der empfangenen E-Mails

Durchschnittliche Anzahl der gesendeten und empfangenen E-Mails pro Tag

Gesamtanzahl der Web-E-Mails in Prozent

GFI MailArchiver 1 Verwenden von GFI MailArchiver

HINWEIS

Der WebMail-Nutzungsbericht umfasst folgende WebMail-Anbieter: Hotmail; Googlemail;

Yahoo!; Live; AOL; Facebook; Yandex.ru; Seznam.cz; Gawab.com; Gmx.com; Mail.ru;

Hushmail.com; Rediff.com

1.6.5 E-Mail-Reaktionsverhalten

Der Bericht zum E-Mail-Reaktionsverhalten zeigt an, wie viel Zeit durchschnittlich vergeht, bis

Mitarbeiter auf E-Mails antworten.

Screenshot 13: MailInsights

– E-Mail-Reaktionsverhalten

Berichte können nach folgenden Kriterien gefiltert werden:

OPTION

Bereich

BESCHREIBUNG

Geben Sie einen Datumsbereich an, oder wählen Sie die Standardeinstellung (Letzte 7 Tage). Das Datum darf maximal 6 Monate zurück liegen.

Wählen Sie eine/n Active Directory

-Benutzer oder -Gruppe aus.

Bericht für

Einbeziehen

Geben Sie die Anzahl der anzuzeigenden Ergebnisse an. Maximal können bis zu 1.000 Empfänger angezeigt werden. Der Standardwert lautet „Alle“.

Sortieren

Geben Sie eine Sortiermethode an. Folgende Optionen sind verfügbar:

Nach Name (Standard)

Nach Reaktionsverhalten

Der generierte Bericht zeigt ein Balkendiagramm an, das auf der y-Achse die Benutzer und auf der x-

Achse die Reaktionszeiten in Stunden dargestellt. Die Daten werden nach den ausgewählten Kriterien sortiert.

GFI MailArchiver 1 Verwenden von GFI MailArchiver

Die Tabelle unter dem Diagramm enthält folgende Informationen:

OPTION

Benutzer

Durchschnittliches Reaktionsverhalten

Durchschnittliches internes Reaktionsverhalten

Durchschnittliches externes Reaktionsverhalten

BESCHREIBUNG

Name oder E-Mail-Adresse des Benutzers.

Durchschnittliches Reaktionsverhalten für alle E-Mails (Stunden).

Durchschnittliche Dauer bis zur Antwort an interne Benutzer

(Stunden).

Durchschnittliche Dauer bis zur Antwort an externe Benutzer

(Stunden).

1.6.6 Speichernutzung

Der Bericht Speichernutzung zeigt den verwendeten Speicherplatz von Anhängen an. Die Anhänge werden in Kategorien eingeordnet.

Screenshot 14: MailInsights

– Speichernutzung

Berichte können nach folgenden Kriterien gefiltert werden:

OPTION BESCHREIBUNG

Bereich

Geben Sie einen Datumsbereich an, oder wählen Sie die Standardeinstellung (Diesen Monat). Das Datum darf maximal 6 Monate zurück liegen.

Bericht für

Wählen Sie Jeder (Standard) oder eine/n Active Directory

-Benutzer oder -Gruppe aus.

Der generierte Bericht enthält ein Säulendiagramm, dessen Säulen die verschiedenen

Anhangskategorien repräsentieren. Auf der x-Achse des Diagramms werden die verschiedenen

Speichergrößenbereiche und auf der y-Achse wird die Größe des Anhangs angezeigt.

GFI MailArchiver 1 Verwenden von GFI MailArchiver

HINWEIS

Folgende Anhangskategorien sind im Bericht Speichernutzung verfügbar: Bilder,

Dokumente, Musik, Videos und Sonstige

Die Tabelle unter dem Diagramm enthält folgende Informationen:

OPTION

Datum

Gesamtgröße

Bilder

Dokumente

Musik

Videos

Sonstige

BESCHREIBUNG

Datum, an dem die E-Mail empfangen wurde

Gesamtgröße des Anhangs

Gesamtgröße des Anhangs der Kategorie „Bilder“

Gesamtgröße des Anhangs der Kategorie „Dokumente“

Gesamtgröße des Anhangs der Kategorie „Musik“

Gesamtgröße des Anhangs der Kategorie „Videos“

Gesamtgröße des Anhangs der Kategorie „Sonstige“

1.6.7 Inaktive Konten

Im Bereich Inaktive Konten können Sie einen Bericht generieren, der interne Konten anzeigt, die nicht mehr aktiv sind.

Screenshot 15: MailInsights

– Inaktive Konten

Berichte können nach folgenden Kriterien gefiltert werden:

OPTION BESCHREIBUNG

Bereich

Geben Sie einen Datumsbereich an, oder wählen Sie die Standardeinstellung (Letzte 30 Tage). Das Datum darf maximal 6 Monate zurück liegen.

GFI MailArchiver 1 Verwenden von GFI MailArchiver

HINWEIS

Mit inaktivem Konto wird ein Konto beschrieben, das E-Mails empfängt, von dem aber keine E-Mails in dem angegebenen Zeitraum gesendet wurden.

Dieser Bericht zeigt eine Liste mit den inaktiven Konten an.

1.6.8 Unangemessene Wörter

Im Bereich Unangemessene Wörter können Sie einen Bericht generieren, der die Verwendung unangemessener Sprache in E-Mails identifiziert. Unangemessene Wörter umfassen Schimpfwörter oder solche, die als sexistisch und rassistisch eingestuft werden.

Screenshot 16: MailInsights

– Unangemessene Wörter

Berichte können nach folgenden Kriterien gefiltert werden:

OPTION

Bereich

BESCHREIBUNG

Geben Sie einen Datumsbereich an, oder wählen Sie die Standardeinstellung (Heute). Das Datum darf maximal 6 Monate zurück liegen.

Empfänger

Wählen Sie „Alle“, „Nur intern“ oder „Nur extern“.

Der generierte Bericht zeigt Daten in einer Tabelle an und umfasst folgende Optionen:

OPTION

Datum/Uhrzeit

Absender

Betreff

BESCHREIBUNG

Datum und Uhrzeit der E-Mail

E-Mail-Adresse des Absenders

E-Mail-Betreff

GFI MailArchiver 1 Verwenden von GFI MailArchiver

1.6.9 Interne Spammer

Der Bericht zu internen Spammern ermöglicht Ihnen die Erstellung einer Liste, welche die internen E-

Mail-Konten der Benutzer enthält, die eine große Anzahl von Empfängern in ihre E-Mails aufnehmen.

Dieser Bericht enthält die Empfänger der Felder „An“, „CC“ und „BCC“.

Screenshot 17: MailInsights

– Interne Spammer

Berichte können nach folgenden Kriterien gefiltert werden:

OPTION

Bereich

BESCHREIBUNG

Geben Sie einen Datumsbereich an, oder wählen Sie die Standardeinstellung (Letzte 30 Tage). Das

Datum darf maximal 6 Monate zurück liegen.

Einbeziehen

Geben Sie die Anzahl der E-Mail-Konten an, die maximal 1000 Benutzer enthalten können.

Die Berichtsdaten werden in der Tabelle angezeigt und umfassen folgende Optionen:

OPTION

Benutzername

Durchschnittliche Empfängeranzahl

BESCHREIBUNG

Benutzername oder E-Mail-Adresse des Absenders.

Die durchschnittliche Anzahl von Empfängern, die während des angegebenen Zeitraums eine E-Mail vom Absender erhalten haben.

1.6.10 Außerhalb der Geschäftszeiten

Verwenden Sie diesen Bericht, um interne Benutzer zu identifizieren, die E-Mails außerhalb der

Geschäftszeiten verschicken.

GFI MailArchiver 1 Verwenden von GFI MailArchiver

Screenshot 18: Außerhalb der Geschäftszeiten von MailInsights

Berichte können nach folgenden Kriterien gefiltert werden:

OPTION

Bericht für

BESCHREIBUNG

Ermöglicht Ihnen die Auswahl der Personen, auf die sich dieser Bericht beziehen soll. Führen Sie den

Bericht für alle Mitarbeiter (Standard) oder nur für eine Active Directory

-Gruppe aus.

Einbeziehen

Bereich

Geben Sie die Anzahl der anzuzeigenden Ergebnisse an. Es können maximal 1.000 Ergebnisse angezeigt werden. Standard = 50.

Geben Sie einen Datumsbereich an, oder wählen Sie die Standardeinstellung (Diesen Monat). Das

Datum darf maximal 6 Monate zurück liegen.

Geschäftszeiten

Geben Sie einen Zeitraum gemäß den normalen Geschäftszeiten Ihres Unternehmens an.

Arbeitswoche

Wählen Sie die Arbeitstage Ihres Unternehmens aus. Markierte Tage werden als Teil der normalen

Geschäftszeiten angesehen.

GFI MailArchiver 1 Verwenden von GFI MailArchiver

OPTION

Ruhetage

BESCHREIBUNG

Verwenden Sie den Kalender, um vergangene und zukünftige Ruhetage anzugeben. Ausgewählte

Daten werden im bereitgestellten Fenster aufgelistet. Ruhetage können gesetzliche Feiertage und

Unternehmensferien sein.

WICHTIG

Die Einstellungen werden nur nach erfolgreicher Erstellung des Berichts gespeichert. Wenn Sie die Seite vor der Berichterstellung verlassen, gehen alle Einstellungen verloren.

HINWEIS

Bei Verwendung der Schaltfläche Alle Daten löschen werden die konfigurierten Daten für alle

Jahre gelöscht.

Die folgenden Beispiele beschreiben, wie der Bericht bei typischen konfigurierten Szenarien funktioniert:

Szenario 1: Ein Unternehmen arbeitet von Montag bis Freitag, wobei Arbeitsbeginn und -ende am gleichen Tag liegen, z. B. 9:00 bis 18:00 Uhr.

Der Bericht umfasst E-Mails, die zwischen 18:00 und 9:00 Uhr von Montag bis Freitag sowie am

Samstag und Sonntag verschickt wurden.

Szenario 2: Ein Unternehmen arbeitet von Montag bis Freitag. Zwischen Arbeitsbeginn und -ende liegt

Mitternacht, z. B. von 20:00 bis 5:00 Uhr.

In diesem Fall umfasst der Bericht die E-Mails, die zwischen 5:00 und 20:00 Uhr von Montag bis Freitag sowie am Samstag und Sonntag verschickt wurden. E-Mails, die am Samstag zwischen Mitternacht und

5:00 Uhr gesendet wurden, werden nicht beachtet, da sie innerhalb der normalen Geschäftszeiten verschickt wurden.

Szenario 3: Ein Unternehmen arbeitet von Montag bis Freitag. Zwischen Arbeitsbeginn und -ende liegt

Mitternacht und Mittwoch ist ein Feiertag.

Der Bericht umfasst die E-Mails, die zwischen 5:00 und 20:00 Uhr von Montag bis Freitag, am Samstag und Sonntag sowie am Mittwoch von Mitternacht bis Mitternacht verschickt wurden.

Die Ergebnisse des generierten Berichts werden in einem Balkendiagramm angezeigt. Eine oberhalb aufgeführte Berichtszusammenfassung zeigt die ersten 3 Benutzer an, die am meisten E-Mails außerhalb der Geschäftszeiten verschickt haben.

Die Tabelle unter dem Diagramm enthält folgende Informationen:

GFI MailArchiver 1 Verwenden von GFI MailArchiver

OPTION

E-Mail

Anzahl der gesendeten E-Mails

BESCHREIBUNG

E-Mail-Adresse des Benutzers

Anzahl der außerhalb der Geschäftszeiten gesendeten E-Mails

1.6.11 Datenleckerkennung

Mithilfe dieses Berichts können Sie E-Mails erkennen, die potenziell sensible Daten enthalten. Der

Bericht erkennt gesendete und empfangene E-Mails mit folgendem Inhalt:

Kreditkartennummern der größten Anbieter (VISA, Mastercard, American Express, Diner’s Club, Discover)

Sozialversicherungsnummern (USA)

Vertrauliche Dokumente und Informationen

HINWEIS

Der Bericht analysiert gesendete und empfangene E-Mails für den ausgewählten

Benutzer.

Screenshot 19: MailInsights

-Bericht zur Datenleckerkennung

Berichte können nach folgenden Kriterien gefiltert werden:

OPTION

Bereich

BESCHREIBUNG

Geben Sie einen Zeitraum an, oder wählen Sie die Standardeinstellung (Letzte 3 Monate). Das Datum darf maximal 6 Monate zurückliegen.

GFI MailArchiver 1 Verwenden von GFI MailArchiver

OPTION

Bericht für

BESCHREIBUNG

Ermöglicht Ihnen die Auswahl der Personen, auf die sich dieser Bericht beziehen soll. Führen Sie den

Bericht für alle Mitarbeiter (Standard) oder nur für eine/n Active Directory

-Benutzer oder -Gruppe aus.

Empfänger

Interne Empfänger, externe Empfänger oder beide. Die Standardeinstellung ist „Beide“.

Die Ergebnisse des generierten Berichts werden in einer Tabelle angezeigt und sind aufsteigend nach

Datum sortiert. Eine oberhalb aufgeführte Berichtszusammenfassung zeigt die 3 häufigsten Absender.

Die Tabelle enthält folgende Informationen:

OPTION

Datum

Absender

Betreff

BESCHREIBUNG

Zeigt das Datum und die Uhrzeit der E-Mail an.

E-Mail-Adresse des Absenders.

E-Mail-Betreff.

Art des Datenlecks

HINWEIS

Die Einträge in der Betreffspalte enthalten einen Link zum Anzeigen der erkannten E-Mail.

Folgende Arten von Datenlecks sind möglich: Kreditkarte, Sozialversicherungsnummer, vertrauliche

Daten, medizinische Daten.

HINWEIS

Werden mehrere Arten von Datenlecks erkannt, wird nur die erste Art angezeigt.

1.6.12 Stellensuche

Verwenden Sie diesen Bericht, um interne Benutzer zu identifizieren, die per E-Mail mit Jobbörsen kommunizieren. Der Bericht erkennt gesendete und empfangene E-Mails, die Lebensläufe enthalten.

HINWEIS

Der Bericht kann sowohl gesendete als auch empfangene E-Mails für den ausgewählten

Benutzer identifizieren.

GFI MailArchiver 1 Verwenden von GFI MailArchiver

Screenshot 20: MailInsights-Bericht zur Stellensuche

Berichte können nach folgenden Kriterien gefiltert werden:

OPTION BESCHREIBUNG

Bereich

Geben Sie einen Datumsbereich an, oder wählen Sie die Standardeinstellung (Diesen Monat) aus. Das Datum darf maximal 6 Monate zurückliegen.

Bericht für

Ermöglicht Ihnen die Auswahl der Personen, auf die sich dieser Bericht beziehen soll. Führen Sie den

Bericht für alle Mitarbeiter (Standard) oder nur für eine/n Active Directory

-Benutzer oder -Gruppe aus.

Domänen

Die in diesem Bereich aufgelisteten Domänen werden den Suchkriterien des Berichts hinzugefügt. Fügen

Sie Domänen hinzu, indem Sie die URL im vorgesehenen Feld eingeben und auf klicken. Zum Entfernen einer Domäne klicken Sie auf . Mit Alle löschen werden alle aufgelisteten URLs entfernt.

Die Standardliste der Jobbörsen enthält folgende Websites: Monster.com; Jobster.com; jobcentral.com; hotjobs.yahoo.com; careerbuilder.com; indeed.com; simplyhired.com; jobing.com; reed.co.uk; jobsearch.co.uk; monster.co.uk; totaljobs.com; fish4.co.uk; cityjobs.com.

Die Ergebnisse des generierten Berichts werden in einer Tabelle angezeigt und sind aufsteigend nach

Datum sortiert. Eine oberhalb aufgeführte Berichtszusammenfassung zeigt die 3 Benutzer, die am häufigsten mit Jobbörsen kommunizieren.

Die Tabelle enthält folgende Informationen:

OPTION

Datum

Absender

Betreff

BESCHREIBUNG

Zeigt das Datum und die Uhrzeit der E-Mail an.

E-Mail-Adresse des Absenders.

E-Mail-Betreff.

HINWEIS

Die Einträge in der Betreffspalte enthalten einen Link zum Anzeigen der erkannten E-Mail.

GFI MailArchiver 1 Verwenden von GFI MailArchiver

1.6.13 Ausdrucksuche

Suchen Sie mithilfe des Ausdrucksuchberichts nach spezifischen Begriffen oder Ausdrücken innerhalb der archivierten E-Mails. Der Bericht führt Suchanfragen im gesamten E-Mail-Text und in den

Anhängen aus, um E-Mails mit bestimmten Begriffen zu finden, und zeigt die Ergebnisse als

Tortendiagramm oder gestapeltes Liniendiagramm an.

HINWEIS

Der Bericht erkennt Ausdrücke in gesendeten und empfangenen E-Mails für den ausgewählten Benutzer oder die ausgewählte Gruppe.

Screenshot 21: MailInsights-Ausdrucksuchbericht

Berichte können nach folgenden Kriterien gefiltert werden:

OPTION

Bereich

Bericht für

Diagrammtyp

BESCHREIBUNG

Geben Sie einen Datumsbereich an, oder wählen Sie die Standardeinstellung (Diesen Monat) aus.

Das Datum darf maximal 6 Monate zurückliegen.

Ermöglicht Ihnen die Auswahl der Personen, auf die sich dieser Bericht beziehen soll. Führen Sie den Bericht für alle Mitarbeiter (Standard) oder nur für eine/n Active Directory

-Benutzer oder -

Gruppe aus.

Wählen Sie zwischen einem Tortendiagramm und einem gestapelten Balkendiagramm aus. Das Tortendiagramm zeigt den Gesamtprozentsatz der E-Mails an, für die Ergebnisse gefunden wurden.

Das gestapelte Balkendiagramm zeigt hingegen die Anzahl der E-Mails, die täglich gesendet wurden.

GFI MailArchiver 1 Verwenden von GFI MailArchiver

OPTION

Ausdrücke

BESCHREIBUNG

Ausdrücke können für ein oder mehrere Wörter verfasst werden. Verwenden Sie

Anführungszeichen ("), um nach wortwörtlichen Ausdrücken zu suchen, oder geben Sie die Wörter ohne Anführungszeichen ein, um nach jedem eingegebenen Wort zu suchen. Ein Maximum von

10 Ausdrücken stellt sicher, dass der Bericht nicht zu viele Ressourcen konsumiert und nicht zu lange dauert.

Die Ergebnisse des generierten Berichts werden in einer Tabelle angezeigt und sind aufsteigend nach

Datum sortiert. Eine über der Tabelle aufgeführte Berichtszusammenfassung zeigt die Gesamtanzahl der E-Mails und die Anzahl der E-Mails an, in denen ein Ausdruck gefunden wurde.

Die Tabelle enthält folgende Informationen:

OPTION

Datum

Absender

Betreff

Ausdruck

BESCHREIBUNG

Zeigt das Datum und die Uhrzeit der gesendeten E-Mail an.

E-Mail-Adresse des Absenders.

Zeigt den Betreff der E-Mail an. Wenn Sie die Berechtigung zum Anzeigen der E-Mail haben, können

Sie auf die Einträge in der Betreffspalte klicken, um die erkannte E-Mail anzuzeigen.

Der in der E-Mail gefundene Suchausdruck.

1.6.14 Bericht über den Benutzerdatenverkehr

Die Grafik zum Benutzerdatenverkehr verschafft Ihnen einen Überblick über die Anzahl der E-Mails, die zwischen den ausgewählten Benutzern und Gruppen und ihren Kontakten ausgetauscht werden.

Außerdem werden einmalige E-Mail-Adressen von gesendeten oder empfangenen E-Mails aufgeführt.

Screenshot 22: MailInsights

– Benutzerdatenverkehr

Berichte können nach folgenden Kriterien gefiltert werden:

GFI MailArchiver 1 Verwenden von GFI MailArchiver

OPTION BESCHREIBUNG

Bereich

Geben Sie einen Datumsbereich an, oder wählen Sie die Standardeinstellung. Das Datum darf maximal

6 Monate zurück liegen.

Bericht für

Wählen Sie eine/n Active Directory

-Benutzer oder -Gruppe aus.

Der generierte Bericht listet die Kommunikation mit Bezug auf den ausgewählten Benutzer oder die

Gruppe auf. In der Tabelle aufgeführte E-Mail-Adressen zeigen die verschiedenen Kommunikationen, die zwischen bestimmten E-Mail-Adressen und dem ausgewählten Benutzer oder der Gruppe ausgetauscht wurden.

Die Tabelle unter dem Diagramm enthält folgende Informationen:

OPTION

Email Adresse

Gesendet

Empfangen

Intern

Eingehend

Ausgehend

BESCHREIBUNG

Kontakt–E-Mail-Adresse.

Gesamtzahl der gesendeten E-Mails.

Gesamtzahl der empfangenen E-Mails

Gesamtzahl der gesendeten und empfangenen internen E-Mails.

Gesamtzahl der von außerhalb der Organisation eingehenden E-Mails.

Gesamtzahl der an Adressen außerhalb der Organisation gesendeten ausgehenden E-Mails.

1.6.15 Bericht mit E-Mail-Themen

Im Bericht zu den E-Mail-Themen werden in E-Mails vorkommende Themen aufgelistet, die zwischen den ausgewählten Benutzern oder Gruppen und ihren Kontakten ausgetauscht werden. In diesem

Bericht werden außerdem die am häufigsten in den E-Mails vorkommenden Wörter aufgelistet. Dieser

Bericht verwendet die Suchindizes zur Ermittlung der am häufigsten verwendeten Begriffe.

Screenshot 23: MailInsights

– E-Mail-Themen

Berichte können nach folgenden Kriterien gefiltert werden:

GFI MailArchiver 1 Verwenden von GFI MailArchiver

OPTION

Bereich

BESCHREIBUNG

Geben Sie einen Datumsbereich an, oder wählen Sie die Standardeinstellung. Das Datum darf maximal

6 Monate zurückliegen.

Wählen Sie eine/n Active Directory

-Benutzer oder -Gruppe aus.

Bericht für

Der generierte Bericht zeigt das ausgewählte Postfach (das zu einem Benutzer oder einer Gruppe gehört) im oberen Bereich des Berichts an. In einer Berichtszusammenfassung werden die

5 wichtigsten Stichwörter für den ausgewählten Benutzer und die Gesamtanzahl der E-Mails pro

Stichwort angezeigt. In einem gestapelten Säulendiagramm werden die 10 wichtigsten Stichwörter auf der X-Achse und die Häufigkeit, mit der diese Wörter gefunden wurden, auf der Y-Achse angezeigt.

Die Daten werden wie folgt auf zwei Tabellen unterhalb des Diagramms aufgeteilt:

TABELLE

Häufigste Stichwörter im

Unternehmen

E-Mail-Themen

BESCHREIBUNG

Eine Tabelle, die Stichwörter und die Gesamtanzahl der Vorkommnisse jedes

Stichworts auflistet.

Eine Tabelle, die Datum, Absender und Betreff jeder gefundenen E-Mail sowie die gesuchte Wortgruppe enthält.

HINWEIS

Die Tabelle Häufigste Schlüsselwörter im Unternehmen enthält Informationen aus

Archivspeichern, die den angeforderten Zeitraum teilweise oder vollständig umfassen.

Die Tabelle E-Mail-Themen enthält nur Informationen aus E-Mails, die während des ausgewählten Zeitraums empfangen wurden.

1.6.16 Bericht mit E-Mail-Leistungskennzahlen

Im Bericht zu den E-Mail-Leistungskennzahlen werden die Benutzerproduktivität gemäß einer Menge vordefinierter Leistungskennzahlen klassifiziert und die Tendenzen der E-Mail-Nutzung von Benutzern

über einen gewissen Zeitraum vergleichen. Die Ergebnisse sind maßgeblich, wenn der Bericht für eine

Gruppe von Leuten mit demselben Berufsbild erstellt wird, da für diese Personen die Tendenzen der

E-Mail-Nutzung ähnlich sein sollten.

Die Leistungsberechnungen basieren auf den gesendeten und empfangenen E-Mails. Die Ergebnisse werden basierend auf den folgenden Kennzahlen angezeigt:

OPTION

Umgänglich

Ergreift die Initiative

Ausdrucksstark

BESCHREIBUNG

Eine freundliche Person, die gerne redet und etwas mit anderen unternimmt.

Kann Dinge selbstständig beurteilen und in die Wege leiten.

Eine Person, die Gedanken und Gefühle wirksam vermitteln kann.

Organisiert

Systematische Herangehensweise, liebt Ordnung und kann zugewiesene Aufgaben zufriedenstellend erledigen.

Verantwortungsbewusst

Nimmt Verpflichtungen, etwas zu tun, als Teil einer Aufgabe oder Rolle wahr.

Bestimmte E-Mails können von dem Bericht ausgeschlossen werden, damit unwichtige E-Mails, wie z. B. Newsletter oder automatische Benachrichtigungen, ausgeschlossen werden.

GFI MailArchiver 1 Verwenden von GFI MailArchiver

Screenshot 24: MailInsights

– Bericht mit E-Mail-Leistungskennzahlen

Berichte können nach folgenden Kriterien gefiltert werden:

OPTION

Bereich

Bericht für

Ausgeschlossene

E-Mails

Gewichtung

BESCHREIBUNG

Geben Sie einen Datumsbereich an, oder wählen Sie die Standardeinstellung. Wählen Sie „Letzte

6 Monate“ oder „Letzte 12 Monate“.

Wählen Sie eine/n Active Directory

-Benutzer oder -Gruppe aus.

Geben Sie E-Mail-Adressen ein, die Sie von dem Bericht ausschließen möchten. Sie können z. B.

Newsletter oder automatische Systembenachrichtigungen ausschließen. Beispiel: *@newsletters.com

Gewichtungen stehen für Benutzerkategorien, die Benutzer innerhalb einer bestimmten Rolle typischerweise definieren. Zum Beispiel wird von einem Vertriebsmitarbeiter erwartet, dass er mehr E-Mails sendet als er empfängt, wohingegen ein Kundenbetreuer mehr E-Mails empfängt als er sendet. Wählen Sie aus folgenden Optionen aus:

Normal – Ein normaler Benutzer sendet und empfängt die gleiche Anzahl an E-Mails.

Absender vieler E-Mails – Ein Benutzer, von dem in seiner Rolle erwartet wird, dass er mehr E-

Mails sendet als er empfängt.

Empfänger – Ein Benutzer, der typischerweise mehr E-Mails empfängt als er sendet.

Der generierte Bericht zeigt ein Balkendiagramm mit farblich gekennzeichneten Daten an. Die Daten für das ausgewählte Postfach (das zu einem Benutzer oder einer Gruppe gehört) werden unterhalb des Diagramms in zwei Tabellen ausgewertet. Die Tabellen enthalten die folgenden Daten:

TABELLE

Faktoren

BESCHREIBUNG

Listet eine Bewertung für jede Leistungskennzahl pro Monat auf (oder pro Benutzer, wenn der

Bericht für eine Gruppe generiert wird).

GFI MailArchiver 1 Verwenden von GFI MailArchiver

TABELLE

Gesammelte

Statistik

BESCHREIBUNG

Gesamtzahlen an E-Mails werden entweder pro Benutzer (wenn der Bericht für eine Gruppe generiert wird) oder pro Monat aufgelistet.

E-Mail-Adresse (Benutzer)/Monat

Gesendet (gesamt)

Empfangen (gesamt)

Gesendete Antworten (gesamt)

Gesamtzahl der E-Mails an mehrere Empfänger (empfangen)

Gesamtzahl der E-Mails an mehrere Empfänger (gesendet)

Gesendete Anhänge

Empfangene Anhänge

1.6.17 Bericht „Große E-Mails“

Der Bericht „Große E-Mails“ identifiziert E-Mails, die eine bestimmte Größe überschreiten und zwischen den ausgewählten Benutzern und Gruppen und ihren Kontakten ausgetauscht werden. Er listet außerdem die Anhangkategorien auf (z. B. Video, Bilder, Musik, Dokumente und Sonstige).

Screenshot 25: MailInsights

– Große E-Mails

Berichte können nach folgenden Kriterien gefiltert werden:

OPTION BESCHREIBUNG

Bereich

Geben Sie einen Datumsbereich an, oder wählen Sie die Standardeinstellung. Das Datum darf maximal

6 Monate zurückliegen.

Bericht für

Wählen Sie eine/n Active Directory

-Benutzer oder -Gruppe aus.

Größe

Legen Sie die Gesamtgröße der E-Mail in MB fest (Nachricht und Anhänge). E-Mails, die diese Größe überschreiten, werden im Bericht erfasst. Die standardmäßig festgelegte Mindestgröße beträgt 5 MB.

GFI MailArchiver 1 Verwenden von GFI MailArchiver

Der generierte Bericht zeigt das Postfach für den ausgewählten Benutzer oder die Gruppe im oberen

Bereich des Berichts an. In einer Berichtszusammenfassung werden die 5 wichtigsten Benutzer und die

Gesamtgröße der im angegebenen Zeitraum gesendeten E-Mails angezeigt. Zwei Diagramme stellen grafisch die Größe der gesendeten E-Mails in Prozent dar, ein Diagramm für die aktivsten Benutzer und das andere für die Anhangkategorien. Wenn beispielsweise Benutzer A 5 E-Mails mit einer Größe von jeweils 5 MB (insgesamt 25 MB) und Benutzer B 4 E-Mails mit jeweils 10 MB (insgesamt 40 MB) sendet, ist der Prozentsatz für Benutzer B im Diagramm höher.

Die Daten werden wie folgt auf eine Tabelle unterhalb des Diagramms aufgeteilt:

TABELLE

Datum

Absender

Betreff

Anzahl der Empfänger

Anhangkategorie

Größe

BESCHREIBUNG

Zeigt das Datum und die Uhrzeit der gesendeten E-Mail an.

E-Mail-Adresse des Absenders.

Zeigt den Betreff der E-Mail an. Wenn Sie die Berechtigung zum Anzeigen der

E-Mail haben, können Sie auf die Einträge in der Betreffspalte klicken, um die erkannte E-Mail anzuzeigen.

Die Gesamtanzahl von Empfängern, die während des angegebenen Zeitraums eine E-Mail vom Absender erhalten haben.

Die Dateikategorien von E-Mail-Anhängen (z. B. Video, Bilder, Musik, Dokumente und Sonstige).

Gesamtgröße der E-Mail einschließlich des Anhangs.

1.7 Ändern der Benutzereinstellungen

1. Klicken Sie auf den angezeigten Benutzernamen in der oberen rechten Ecke des Bildschirms.

2. Wählen Sie aus der Dropdown-Liste Sprachoptionen die gewünschte Anzeigesprache aus.

3. Legen Sie im Bereich Maximale Seitengröße die Anzahl der pro Seite anzuzeigenden E-Mails fest.

4. Ändern Sie im Bereich Format für Datum/Uhrzeit der Überwachungsberichte (nur verfügbar, wenn als Administrator angemeldet) das Format der auf Überwachungsberichten angezeigten

Datums-/Uhrzeitangaben.

5. Legen Sie im Bereich Zeitzone festlegen über die Dropdown-Liste die richtige Zeitzone fest. Datum und Uhrzeit von E-Mails in GFI MailArchiver werden gemäß dieser Einstellung angezeigt.

6. Klicken Sie auf Speichern.

GFI MailArchiver 1 Verwenden von GFI MailArchiver

2 Konfigurieren des E-Mail-Clientzugriffs

GFI MailArchiver kann in verschiedene E-Mail-Clients und Technologien integriert werden, damit

Benutzer an Remote-Standorten, im Büro und unterwegs auf ihre archivierten Elemente zugreifen können. Auf der Seite „E-Mail-Clientzugriff“ haben Sie folgende Möglichkeiten:

Sie können GFI MailArchiver Outlook Connector herunterladen, ein Microsoft Outlook

-Plug-In, das

Benutzern die Anzeige archivierter Elemente direkt in Microsoft Outlook ermöglicht.

Sie können den GFI MailArchiver-Archivierungsassistenten herunterladen, ein Tool, das Benutzern die manuelle Archivierung von E-Mails, Dateien und Kalenderelementen aus Microsoft Outlook

® ermöglicht.

Sie können in einem E-Mail-Client Ihrer Wahl ein IMAP-Konto konfigurieren, um archivierte Elemente in den Postfächern anzuzeigen, auf die Sie Zugriff haben.

2.1 Installieren von GFI MailArchiver Outlook Connector

Mit GFI MailArchiver Outlook Connector können Benutzer ihre Microsoft Outlook

-Ordner mit den von

GFI MailArchiver archivierten Daten synchronisieren.

1. Öffnen Sie GFI MailArchiver.

2. Wählen Sie die Registerkarte E-Mail-Clientzugriff aus.

3. Klicken Sie auf die Registerkarte Outlook Connector.

4. Wählen Sie einen der verfügbaren Downloadlinks aus, um GFI MailArchiver Outlook Connector herunterzuladen. Folgende Optionen sind verfügbar:

OPTION

Outlook Connector (Outlook, 32-

Bit-Version)

Outlook Connector (Outlook, 64-

Bit-Version)

BESCHREIBUNG

Laden Sie GFI MailArchiver Outlook Connector für die 32-Bit-Version von Microsoft Outlook herunter.

Laden Sie GFI MailArchiver Outlook Connector für die 64-Bit-Version von

Microsoft Outlook herunter.

5. Doppelklicken Sie auf die Datei, und folgen Sie den Anweisungen des Installationsassistenten.

6. Um die ordnungsgemäße Installation zu überprüfen, vergewissern Sie sich in Microsoft Outlook, dass ein neuer Ordner mit der Bezeichnung GFI MailArchiver Mailbox erstellt wurde.

HINWEIS

Informationen zur Verwendung von GFI MailArchiver Outlook Connector finden Sie im

Handbuch zu GFI MailArchiver Outlook Connector unter: http://go.gfi.com/?pageid=MAR_DownloadDocumentation.

2.1.1 Herunterladen des MSI-Pakets für den GFI MailArchiver-Archivierungsassistenten

Der GFI MailArchiver-Archivierungsassistent kann über den GFI MailArchiver-Server heruntergeladen werden.

GFI MailArchiver 2 Konfigurieren des E-Mail-Clientzugriffs

WICHTIG

GFI MailArchiver-Archivierungsassistent steht nur zum Download zur Verfügung, wenn die Manuelle Archivierung aktiviert ist.

1. Öffnen Sie auf dem GFI MailArchiver-Server den GFI MailArchiver-Installationsordner.

2. Gehen Sie zu MailArchiver > Outlook.

3. Suchen Sie nach gfimailarchiverarchiveassistant.msi, und speichern Sie das Paket in einem freigegebenen Ordner in Ihrem Netzwerk. Stellen Sie sicher, dass der freigegebene Ordner über

Lesezugriffeigenschaften verfügt. Notieren Sie den Ordnerpfad für eine mögliche spätere

Verwendung.

2.2 Konfigurieren des IMAP-Clientzugriffs für GFI MailArchiver

GFI MailArchiver unterstützt eine Reihe von E-Mail-Clients, die IMAP verwenden, um archivierte E-

Mails von den Archivspeichern zum E-Mail-Client zu übertragen. Mit einem der folgenden unterstützten E-Mail-Clients können Benutzer eine schreibgeschützte Ansicht ihrer archivierten E-

Mails aufrufen:

E-Mail-Anwendung unter Android

Apple Mail

E-Mail-Anwendung unter iOS5

Microsoft Outlook

2003

Microsoft Outlook

2007

Microsoft Outlook

2010

Microsoft Outlook

2013

Microsoft Outlook

2011 für Mac

Mozilla Thunderbird

Windows

Live Mail

HINWEIS

Das Internet Message Access Protocol (IMAP) ist ein Internetprotokoll zum Abruf von E-

Mail-Nachrichten. Wenn IMAP erstmalig aktiviert wird, könnte die E-Mail-Client-

Synchronisierung mit GFI MailArchiver verzögert sein, um archivierte E-Mails abzurufen.

Anzeigen gemeinsamer Postfächer

Als Benutzer mit Zugriff auf Postfächer anderer Benutzer können Sie Ihr IMAP-Konto verwenden, um die gemeinsamen Postfächer anzuzeigen. Dazu müssen Sie für jedes gemeinsame Postfach ein neues

Konto konfigurieren. Folgen Sie dabei den Anweisungen zum Erstellen eines neuen IMAP-Kontos im jeweiligen E-Mail-Client, und verwenden Sie für Ihren Benutzernamen das folgende Format: <Ihre

E-Mail-Adresse> ¦ <E-Mail-Adresse des Benutzers> mit Ihrem Kennwort.

GFI MailArchiver 2 Konfigurieren des E-Mail-Clientzugriffs

2.2.1 Konfigurieren von IMAP unter Android

Gehen Sie wie folgt vor, um IMAP auf Android-Geräten zu konfigurieren:

HINWEIS

Für die folgende Konfiguration ist eine Internetverbindung erforderlich.

1. Starten Sie den E-Mail-Client, und fügen Sie ein neues IMAP-Konto hinzu.

2. Konfigurieren Sie die folgenden Einstellungen für den Posteingangsserver:

OPTION

E-Mail-Adresse:

Kennwort:

WERT

[Vollständige E-Mail-Adresse]

[Ihr Kennwort]

3. Geben Sie im Modus Manuelle Einrichtung die folgenden Informationen ein:

OPTION WERT

Benutzername:

[Vollständige E-Mail-Adresse]

Kennwort:

IMAP-Server:

[Ihr Kennwort]

[IMAP-Servername]

Port:

Verwenden Sie die Standard-Portnummer 44143 oder den von Ihrem Systemadministrator festgelegten Port.

Sicherheitstyp:

Wählen Sie den von Ihrem Systemadministrator festgelegten Sicherheitstyp aus.

HINWEIS

Wenn Sie für den Sicherheitstyp die Option Ohne auswählen, wird die Verbindung zum IMAP-

Server nicht verschlüsselt.

4. Nach Eingabe der IMAP-Konfigurationsparameter prüft das Gerät die Einstellungen für die eingehende Verbindung.

5. Geben Sie bei Aufforderung die Einstellungen für den Postausgangsserver ein, die von Ihrem

Systemadministrator bereitgestellt wurden. Das Gerät prüft die Einstellungen für die ausgehende

Verbindung.

HINWEIS

Die Konfigurationsanweisungen können ja nach Android-Betriebssystemversion variieren.

Weitere Informationen zur Einrichtung eines neuen IMAP-Kontos finden Sie im

Benutzerhandbuch Ihres Geräts.

2.2.2 Konfigurieren von IMAP für Apple Mail 3.0

Gehen Sie wie folgt vor, um IMAP für Apple Mail 3.0 zu konfigurieren:

HINWEIS

Für die folgende Konfiguration ist eine Internetverbindung erforderlich.

1. Klicken Sie auf Mail > Einstellungen…

GFI MailArchiver 2 Konfigurieren des E-Mail-Clientzugriffs

2. Klicken Sie auf der Registerkarte Accounts auf das Pluszeichen (+), um ein neues Konto hinzuzufügen.

3. Geben Sie die folgenden Informationen ein:

OPTION

Vollständiger Name:

E-Mail-Adresse:

Kennwort:

WERT

[Ihr Name]

[Vollständige E-Mail-Adresse]

[Ihr Kennwort]

4. Klicken Sie auf Fortfahren.

5. Geben Sie unter Server für eintreffende Mails die folgenden Informationen ein:

OPTION

Servertyp:

Beschreibung

Server für eintreffende E-Mails:

Benutzername:

Kennwort:

WERT

Wählen Sie IMAP aus.

Geben Sie die Account-Beschreibung ein.

imap.gfi.com

[Vollständige E-Mail-Adresse]

[Ihr Kennwort]

6. Klicken Sie auf Fortfahren, um den Bildschirm Sicherheit für eintreffende E-Mails anzuzeigen.

7. Wählen Sie SSL verwenden aus, um eine verschlüsselte Verbindung mit GFI MailArchiver zu verwenden.

HINWEIS

Wenn SSL nicht aktiviert ist, ist die Verbindung unverschlüsselt.

8. Geben Sie unter Server für ausgehende E-Mails die folgenden Informationen ein:

OPTION

Server für ausgehende E-Mails:

Identifizierung verwenden:

Benutzername:

Kennwort:

WERT

smtp.gfi.com

ausgewählt

[Benutzername]

[Ihr Kennwort]

9. Klicken Sie auf Fortfahren.

10. Prüfen Sie die Informationen auf dem Bildschirm „Account-Zusammenfassung“, und klicken Sie auf

Erstellen.

11. Wählen Sie den Account aus, den Sie soeben erstellt haben.

12. Geben Sie auf der Registerkarte Erweitert die folgenden Informationen ein:

OPTION

Port

WERT

Verwenden Sie die Standard-Portnummer 44143 oder den von Ihrem Systemadministrator festgelegten Port.

Wählen Sie aus, dass eine verschlüsselte Verbindung mit GFI MailArchiver verwendet werden soll.

SSL verwenden

2.2.3 Konfigurieren von IMAP unter iOS5

Gehen Sie wie folgt vor, um IMAP unter iOS5 zu konfigurieren:

GFI MailArchiver 2 Konfigurieren des E-Mail-Clientzugriffs

HINWEIS

Für die folgende Konfiguration ist eine Internetverbindung erforderlich.

1. Tippen Sie auf Einstellungen, und wählen Sie Mail, Kontakte, Kalender aus.

2. Wählen Sie im Bereich Accounts die Option Account hinzufügen aus.

3. Wählen Sie aus der Liste die Option Andere aus.

4. Wählen Sie Mail-Account hinzufügen aus, und geben Sie die folgenden Informationen ein:

OPTION

Name:

Adresse:

Kennwort:

Beschreibung:

WERT

[Ihr Name]

[Vollständige E-Mail-Adresse]

[Ihr Kennwort]

[Aussagekräftige Beschreibung]

5. Tippen Sie auf Weiter. Das Gerät stellt eine Verbindung mit dem Internet her und prüft Ihr Konto.

6. Wählen Sie IMAP aus, und geben Sie die folgenden Informationen ein:

SERVERDETAILS FÜR EINGEHENDE E-MAILS:

Hostname:

Benutzername:

Kennwort:

WERT

[IMAP-Servername]

[Vollständige E-Mail-Adresse]

[Ihr Kennwort]

SERVERDETAILS FÜR AUSGEHENDE E-MAILS:

Hostname:

Benutzername:

Kennwort:

WERT

[SMTP-Servername]

[Benutzername]

[Ihr Kennwort]

HINWEIS

Die Serverinformationen für ausgehende E-Mails erhalten Sie von Ihrem

Systemadministrator.

7. Tippen Sie auf Weiter. Wenn Sie die Fehlermeldung erhalten, dass die Verbindung über SSL nicht

möglich ist, tippen Sie auf Ja, und fahren Sie ohne SSL-Verbindung fort. Tippen Sie auf Sichern.

HINWEIS

SSL kann auch nach dem Speichern des neuen E-Mail-Kontos konfiguriert werden. Wenn

SSL nicht aktiviert ist, ist die Verbindung unverschlüsselt.

8. Wählen Sie unter Mail, Kontakte, Kalender das E-Mail-Konto aus, dass Sie soeben im Bereich

Accounts erstellt haben.

9. Tippen Sie auf den Kontonamen, und blättern Sie nach unten zum Bereich Erweitert.

10. Ändern Sie in den Einstellungen für eintreffende Mails den Server-Port auf die Standard-

Portnummer 44143 oder die von Ihrem Systemadministrator angegebene Portnummer.

GFI MailArchiver 2 Konfigurieren des E-Mail-Clientzugriffs

11. Aktivieren Sie die Option SSL verwenden.

12. Tippen Sie auf Weiter. Das Gerät prüft die eingegebenen Informationen.

2.2.4 Konfigurieren von IMAP in Microsoft Outlook

2003

1. Starten Sie Outlook

2. Klicken Sie im Menü Extras auf E-Mail-Konten.

3. Klicken Sie unter E-Mail-Konten auf Ein neues E-Mail-Konto hinzufügen, und klicken Sie anschließend auf Weiter.

4. Wählen Sie IMAP als Kontotyp aus, und klicken Sie anschließend auf Weiter.

5. Geben Sie im Bereich Benutzerinformationen die folgenden Informationen ein:

OPTION

Ihr Name:

E-Mail-Adresse:

WERT

[Ihr Name]

[Vollständige E-Mail-Adresse]

6. Geben Sie im Bereich Serverinformationen die folgenden Informationen ein:

OPTION

Posteingangsserver (IMAP):

Postausgangsserver (SMTP):

WERT

[IMAP-Servername]

[Von Ihrem Systemadministrator bereitgestellter SMTP-Servername]

7. Geben Sie im Bereich Anmeldeinformationen die folgenden Informationen ein:

OPTION

Benutzername:

Kennwort:

WERT

[Vollständige E-Mail-Adresse]

[Ihr Kennwort]

8. Klicken Sie auf Weitere Einstellungen > Erweitert, und geben Sie die folgenden Informationen ein:

OPTION

Posteingangsserver (IMAP):

Server erfordert eine verschlüsselte

Verbindung (SSL)

WERT

Verwenden Sie die Standard-Portnummer 44143 oder den von Ihrem

Systemadministrator festgelegten Port.

Wählen Sie diese Option aus, um eine verschlüsselte Verbindung zu verwenden.

HINWEIS

Wenn SSL nicht aktiviert ist, ist die Verbindung unverschlüsselt.

9. Klicken Sie nach Eingabe der Konfigurationsinformationen auf Weiter und anschließend auf Fertig

stellen.

2.2.5 Konfigurieren von IMAP in Microsoft Outlook

2007

1. Starten Sie Outlook

2. Klicken Sie im Menü Extras auf Optionen.

3. Klicken Sie auf der Registerkarte E-Mail-Setup auf E-Mail-Konten.

4. Klicken Sie auf Neu.

5. Aktivieren Sie im Dialogfeld Konto automatisch einrichten die Option Servereinstellungen oder

zusätzliche Servertypen manuell konfigurieren, und klicken Sie auf Weiter.

6. Aktivieren Sie Internet-E-Mail, und klicken Sie auf Weiter.

GFI MailArchiver 2 Konfigurieren des E-Mail-Clientzugriffs

7. Geben Sie im Bereich Benutzerinformationen die folgenden Informationen ein:

OPTION

Ihr Name:

E-Mail-Adresse:

WERT

[Ihr Name]

[Vollständige E-Mail-Adresse]

8. Geben Sie im Bereich Serverinformationen die folgenden Informationen ein:

OPTION

Servertyp:

Posteingangsserver:

Postausgangsserver (SMTP):

WERT

IMAP

[IMAP-Servername]

[Von Ihrem Systemadministrator bereitgestellter SMTP-Servername]

9. Geben Sie im Bereich Anmeldeinformationen die folgenden Informationen ein:

OPTION

Benutzername:

Kennwort:

WERT

[Vollständige E-Mail-Adresse]

[Ihr Kennwort]

10. Klicken Sie auf Weitere Einstellungen > Erweitert, und geben Sie die folgenden Informationen ein:

OPTION

Posteingangsserver (IMAP):

Verwenden Sie den folgenden verschlüsselten Verbindungstyp:

WERT

Verwenden Sie die Standard-Portnummer 44143 oder den von Ihrem

Systemadministrator festgelegten Port.

Wählen Sie die von Ihrem Systemadministrator festgelegte

Verschlüsselungsmethode aus.

HINWEIS

Akzeptieren Sie das Sicherheitszertifikat, wenn Sie dazu aufgefordert werden.

HINWEIS

Wenn als Verschlüsselungstyp „KEINE“ ausgewählt wird, ist die Verbindung unverschlüsselt.

11. Klicken Sie nach Eingabe der Konfigurationsinformationen auf Weiter und anschließend auf Fertig

stellen.

2.2.6 Konfigurieren von IMAP in Microsoft Outlook

2010

1. Starten Sie Outlook

2. Klicken Sie im Menü Datei auf Informationen und anschließend auf Kontoeinstellungen.

3. Wählen Sie Kontoeinstellungen in der Liste aus.

4. Klicken Sie auf der Registerkarte E-Mail auf Neu.

5. Aktivieren Sie die Option Servereinstellungen oder zusätzliche Servertypen manuell

konfigurieren, und klicken Sie auf Weiter.

6. Aktivieren Sie Internet-E-Mail, und klicken Sie auf Weiter.

7. Geben Sie im Bereich Benutzerinformationen die folgenden Informationen ein:

OPTION

Ihr Name:

E-Mail-Adresse:

WERT

[Ihr Name]

[Vollständige E-Mail-Adresse]

GFI MailArchiver 2 Konfigurieren des E-Mail-Clientzugriffs

8. Geben Sie im Bereich Serverinformationen die folgenden Informationen ein:

OPTION

Servertyp:

Posteingangsserver:

Postausgangsserver (SMTP):

WERT

IMAP

[IMAP-Servername]

[Von Ihrem Systemadministrator bereitgestellter SMTP-Servername]

9. Geben Sie im Bereich Anmeldeinformationen die folgenden Informationen ein:

OPTION

Benutzername:

Kennwort:

WERT

[Vollständige E-Mail-Adresse]

[Ihr Kennwort]

10. Klicken Sie auf Weitere Einstellungen > Erweitert, und geben Sie die folgenden Informationen ein:

OPTION

Posteingangsserver (IMAP):

Verwenden Sie den folgenden verschlüsselten Verbindungstyp:

WERT

Verwenden Sie die Standard-Portnummer 44143 oder den von Ihrem

Systemadministrator festgelegten Port.

Wählen Sie die von Ihrem Systemadministrator festgelegte

Verschlüsselungsmethode aus.

HINWEIS

Akzeptieren Sie das Sicherheitszertifikat, wenn Sie dazu aufgefordert werden.

HINWEIS

Wenn als Verschlüsselungstyp „KEINE“ ausgewählt wird, ist die Verbindung unverschlüsselt.

11. Klicken Sie nach Eingabe der Konfigurationsinformationen auf Weiter und anschließend auf Fertig

stellen.

2.2.7 Konfigurieren von IMAP in Microsoft Outlook 2013

1. Starten Sie Outlook

2. Klicken Sie im Menü Datei auf Informationen und anschließend auf Kontoeinstellungen.

3. Wählen Sie Kontoeinstellungen in der Liste aus.

4. Klicken Sie auf der Registerkarte E-Mail auf Neu.

5. Aktivieren Sie die Option Servereinstellungen oder zusätzliche Servertypen manuell

konfigurieren, und klicken Sie auf Weiter.

6. Aktivieren Sie Internet-E-Mail, und klicken Sie auf Weiter.

7. Geben Sie im Bereich Benutzerinformationen die folgenden Informationen ein:

OPTION

Ihr Name:

E-Mail-Adresse:

WERT

[Ihr Name]

[Vollständige E-Mail-Adresse]

8. Geben Sie im Bereich Serverinformationen die folgenden Informationen ein:

OPTION

Servertyp:

WERT

IMAP

GFI MailArchiver 2 Konfigurieren des E-Mail-Clientzugriffs

OPTION

Posteingangsserver:

Postausgangsserver (SMTP):

WERT

[IMAP-Servername]

[Von Ihrem Systemadministrator bereitgestellter SMTP-Servername]

9. Geben Sie im Bereich Anmeldeinformationen die folgenden Informationen ein:

OPTION

Benutzername:

Kennwort:

WERT

[Vollständige E-Mail-Adresse]

[Ihr Kennwort]

10. Klicken Sie auf Weitere Einstellungen > Erweitert, und geben Sie die folgenden Informationen ein:

OPTION

Posteingangsserver (IMAP):

Verwenden Sie den folgenden verschlüsselten Verbindungstyp:

WERT

Verwenden Sie die Standard-Portnummer 44143 oder den von Ihrem

Systemadministrator festgelegten Port.

Wählen Sie die von Ihrem Systemadministrator festgelegte

Verschlüsselungsmethode aus.

HINWEIS

Akzeptieren Sie das Sicherheitszertifikat, wenn Sie dazu aufgefordert werden.

HINWEIS

Wenn als Verschlüsselungstyp „KEINE“ ausgewählt wird, ist die Verbindung unverschlüsselt.

11. Klicken Sie nach Eingabe der Konfigurationsinformationen auf Weiter und anschließend auf Fertig

stellen.

2.2.8 Konfigurieren von IMAP in Outlook

2011 für Mac

Gehen Sie wie folgt vor, um IMAP in Outlook

2011 für Mac zu konfigurieren:

1. Öffnen Sie Outlook

2011.

2. Wenn dies das erste Konto ist, dass Sie in Outlook

® erstellen, klicken Sie im Begrüßungsbildschirm auf Konto hinzufügen. Klicken Sie andernfalls auf Extras > Konten und anschließend in der

Menüleiste auf +.

3. Klicken Sie auf E-Mail-Konto.

4. Geben Sie die folgenden Informationen ein:

OPTION

E-Mail-Adresse:

Kennwort:

Benutzername:

Typ:

Eingangsserver:

Markieren Sie die Option „Standardport außer Kraft setzen“, und geben Sie folgende Portnummer ein:

WERT

[Vollständige E-Mail-Adresse]

[Ihr Kennwort]

[Vollständige E-Mail-Adresse]

Wählen Sie IMAP aus.

[IMAP-Servername]

Verwenden Sie die Standard-Portnummer 44143 oder den von Ihrem Systemadministrator festgelegten Port.

GFI MailArchiver 2 Konfigurieren des E-Mail-Clientzugriffs

OPTION

Für Verbindung SSL verwenden (empfohlen)

Ausgangsserver:

WERT

Wählen Sie aus, dass eine verschlüsselte Verbindung mit

GFI MailArchiver verwendet werden soll.

HINWEIS

Wenn SSL nicht aktiviert ist, ist die Verbindung unverschlüsselt.

[Von Ihrem Systemadministrator bereitgestellter SMTP-Servername]

HINWEIS

Deaktivieren Sie die Option Automatisch konfigurieren.

5. Klicken Sie auf Konto hinzufügen.

6. Klicken Sie im Fenster Konten auf Weitere Optionen, und wählen Sie unter Authentifizierung die

Option Eingangsserver verwenden - Info aus.

7. Klicken Sie auf Erweitert, und wählen Sie IMAP IDLE verwenden (wenn es vom Server unterstützt

wird) aus, um über neue Nachrichten informiert zu werden.

8. Klicken Sie auf OK.

2.2.9 Konfigurieren von IMAP in Mozilla Thunderbird 10

Gehen Sie wie folgt vor, um IMAP in Mozilla Thunderbird 10 zu konfigurieren:

1. Klicken Sie in Thunderbird auf Datei > Neu > E-Mail-Konto.

2. Geben Sie auf dem Bildschirm Konto einrichten die folgenden Informationen ein:

OPTION

Ihr Name:

E-Mail-Adresse:

Kennwort:

3. Klicken Sie auf Weiter.

WERT

[Vor- und Nachname]

[Vollständige E-Mail-Adresse]

[Ihr Kennwort]

HINWEIS

Klicken Sie auf Stopp, um die automatische Kontoeinrichtung abzubrechen, und klicken

Sie auf Manuell bearbeiten.

4. Geben Sie unter Konto einrichten die folgenden Informationen ein:

OPTION

Posteingang-Server:

Server-Adresse:

Port:

WERT

Wählen Sie aus der Dropdown-Liste die Option IMAP aus.

[IMAP-Servername]

[Verwenden Sie die Standardeinstellung]

GFI MailArchiver 2 Konfigurieren des E-Mail-Clientzugriffs

OPTION

SSL:

WERT

Wählen Sie den von Ihrem Systemadministrator festgelegten Verschlüsselungstyp aus.

Authentifizierung:

Postausgang-Server:

HINWEIS

Wenn SSL nicht aktiviert ist, ist die Verbindung unverschlüsselt.

[Normales Kennwort]

[Geben Sie die von Ihrem Systemadministrator bereitgestellten Informationen ein]

5. Klicken Sie auf Erweiterte Einstellungen, und wählen Sie Server-Einstellungen aus. Geben Sie die folgenden Informationen ein:

OPTION WERT

Port:

Verwenden Sie die Standard-Portnummer 44143 oder den von Ihrem Systemadministrator festgelegten Port.

Benutzername:

[Vollständige E-Mail-Adresse]

6. Klicken Sie nach Prüfung der Kontoinformationen auf Konto erstellen.

7. Klicken Sie auf Abrufen, um E-Mails herunterzuladen.

2.2.10 Konfigurieren von IMAP in Windows

Live Mail

1. Öffnen Sie Windows

Live Mail, und klicken Sie auf der Registerkarte „Konten“ auf „E-Mail“.

2. Geben Sie auf dem Bildschirm E-Mail-Konten hinzufügen die folgenden Informationen ein:

OPTION

E-Mail-Adresse:

Passwort:

Servereinstellungen manuell konfigurieren:

WERT

[Vollständige E-Mail-Adresse]

[Ihr Kennwort]

[Ausgewählt]

3. Klicken Sie auf Weiter.

4. Geben Sie auf dem Bildschirm Servereinstellungen konfigurieren die folgenden Informationen ein:

OPTION

Informationen zum Posteingangsserver:

Servertyp:

Serveradresse:

Port:

Erfordert eine sichere Verbindung (SSL):

WERT

[Portnummer]

[IMAP-Servername]

Verwenden Sie die Standard-Portnummer 44143 oder den von Ihrem Systemadministrator festgelegten Port.

Wählen Sie aus, dass eine verschlüsselte Verbindung mit GFI MailArchiver verwendet werden soll.

Authentifizierung mit:

Informationen zum Postausgangsserver:

HINWEIS

Wenn SSL nicht aktiviert ist, ist die Verbindung unverschlüsselt.

[Klartext]

[Geben Sie die von Ihrem Systemadministrator bereitgestellten Informationen ein]

5. Klicken Sie auf Weiter und anschließend auf Fertig stellen.

GFI MailArchiver 2 Konfigurieren des E-Mail-Clientzugriffs

3 Glossar

Active Directory

Eine Technologie, die verschiedene Netzwerkdienste bereitstellt (darunter LDAP-ähnliche Verzeichnisdienste).

Siehe Active Directory

Archivspeicher

Eine Sammlung von E-Mail-Quellen, E-Mail-Metadaten und Suchindizes in GFI MailArchiver.

Archivspeicher-Verwaltung

Eine Technologie von GFI MailArchiver, mit der die zu verwendenden Archivspeicher anhand unterschiedlicher Zeiträume in eine Warteschlange gestellt und zeitlich geplant werden können.

Aufbewahrungsrichtlinien

Ein System, mit dem Sie festlegen können, wie lange bestimmte E-Mails in Ihren Archivspeichern aufbewahrt werden.

Datenbankschema

Die Struktur einer Datenbank, die die Tabellen, die darin enthaltenen Felder und die Beziehungen zwischen Feldern und Tabellen festlegt.

Diskussions-Thread

Eine Liste mit E-Mails, die eine Diskussion zwischen zwei oder mehr Benutzern darstellt.

Exchange OLE DB-Provider

Eine Methode für den Zugriff auf den lokalen Microsoft Exchange Server-Speicher mittels OLE

DB und Microsoft ADO.

Exchange System-Manager

Eine spezielle MMC-Konsole, mit der Sie Ihre Exchange-Organisation verwalten können.

ExOLEDB

Siehe Exchange OLE DB-Provider

Firebird-Datenbank

Ein relationales Open-Source-Datenbanksystem.

GFI MailArchiver 3 Glossar

Gemischter Authentifizierungsmodus

Eine Authentifizierungsmethode von SQL Server, die sowohl eine Windows- als auch eine SQL

Server-Authentifizierung ermöglicht.

GFI MailArchiver Import Service

Ein Tool von GFI MailArchiver, das E-Mail-Daten aus einer Datei in GFI MailArchiver importiert.

GFI MailArchiver Outlook Connector

Ein Tool von GFI MailArchiver, mit dem Microsoft Outlook-Ordner mit den von GFI MailArchiver archivierten E-Mail-Daten synchronisiert werden können.

GFI MailInsights

Eine in GFI MailArchiver integrierte Reporting-Funktion, mit der Informationen über die Nutzung von E-Mails und Tendenzen anhand archivierter E-Mails gesammelt werden können.

GPO

Siehe Gruppenrichtlinienobjekte

Gruppenmanager

Eine Gruppe von Benutzern in GFI MailArchiver, deren Mitglieder nach allen Benutzern in ihrer

Active Directory-Gruppe suchen können.

Gruppenrichtlinienobjekte

Ein zentrales Verwaltungs- und Konfigurationssystem für Active Directory, mit dem festgelegt wird, was Benutzern in einem Computernetzwerk erlaubt und untersagt ist.

Header

Informationen, die dem E-Mail-Text(feld) vorausgehen. Hierzu gehören Absender, Empfänger,

Betreff, Sende- und Empfangszeitstempel usw.

IMAP

Siehe Internet Message Access Protocol

Internet Message Access Protocol

Eines der beiden häufigsten Standardprotokolle im Internet für das Abrufen von E-Mails. Das andere ist POP3.

Journalfunktion

Eine Funktion von Microsoft Exchange Server, mit der Kopien von E-Mails in einem zentralen

Postfach zu verschiedenen Zwecken (einschl. E-Mail-Archivierung) gespeichert werden können.

GFI MailArchiver 3 Glossar

Kategorisierungsrichtlinien

Ein Kategorisierungssystem in GFI MailArchiver, durch das es möglich ist, E-Mails aufgrund ihrer Kennzeichnung zu kategorisieren.

MAIS

Siehe GFI MailArchiver Import Service

MAPI

Siehe Message Application Programming Interface

Message Application Programming Interface

Eine Messaging-Architektur für Microsoft Windows, mit deren Hilfe Sie E-Mails aus einer Windows-Anwendung senden und ein Dokument an die E-Mail anhängen können.

Metadaten

Daten mit Informationen zu in GFI MailArchiver archivierten E-Mails.

Microsoft SQL Server

Ein relationales Datenbankverwaltungssystem von Microsoft.

MIME

Siehe Multipurpose Internet Mail Extensions

Multipurpose Internet Mail Extensions

Ein Standard, der das E-Mail-Format erweitert, um Nicht-ASCII-Zeichen in Texten und Kopfzeilen, Nicht-Text-Anhänge und Textnachrichten mit mehreren Teilen zu unterstützen.

Öffentliche Ordner

Ein gemeinsamer Ordner von Microsoft Exchange und einem Benutzer, der das gemeinsame

Nutzen von Informationen ermöglicht.

OneClick Restore

Eine benutzerfreundliche Methode, mit der archivierte E-Mails im Posteingang des Benutzers wiederhergestellt werden können. Die E-Mails können entweder wieder in den Zustand zum

Zeitpunkt des Löschens versetzt oder dem Benutzer als E-Mail-Anhang zugesendet werden.

Outlook Web Access

Microsoft Exchange Server-Webmaildienst. Wird verwendet, um auf E-Mails, Kontakte, Aufgaben usw. mittels einer Weboberfläche zuzugreifen, wenn Microsoft Office Outlook nicht verfügbar ist.

GFI MailArchiver 3 Glossar

OWA

Siehe Outlook Web Access

POP3

Siehe Post Office Protocol 3

Post Office Protocol 3

Ein Protokoll, das von lokalen E-Mail-Clients verwendet wird, um E-Mails über eine TCP/IP-Verbindung von Postfächern abzurufen.

Postfach

Ein Verzeichnis oder Ordner für Empfang, Ablage und Speicherung von E-Mail-Nachrichten.

Postfachordnerstruktur-Abfrage

Ein Funktion von GFI MailArchiver, mit der die Postfachordnerstruktur in Microsoft Exchange mit GFI MailArchiver synchronisiert werden kann.

PST Exporter

Ein Agent-basiertes Tool, das nach der Bereitstellung auf Zielcomputern E-Mails aus PST-

Dateien für die Verarbeitung durch den GFI MailArchiver Import Service extrahiert.

PST-Datei

Eine Datei für die Speicherung von lokalen Kopien von E-Mails, Kalendern, Ereignissen, Kontakten und anderen Elementen in Microsoft Office Outlook.

Single-Instance-Storage-Funktionalität

Liefert die Möglichkeit, eine Kopie einer E-Mail aufzubewahren, die für mehrere Benutzer freigegeben ist. Dadurch können doppelte Daten vermieden und die Effizienz erhöht werden, indem die Menge des zum Speichern von E-Mails benötigten Speicherplatzes reduziert wird.

Suchindex

Ein System zum Sammeln, Analysieren und Speichern von Daten für eine schnelle und korrekte

Abfrage von Informationen.

Überwachung der Benutzerinteraktion

Ein System, mit dem Sie sämtliche Benutzeraktivitäten aufzeichnen können, während diese die Weboberfläche von GFI MailArchiver verwenden.

Überwachung der Datenbankaktivität

Ein System, das die Suchfunktionen von Microsoft SQL Server nutzt, um sämtliche Aktivitäten in einer Archivdatenbank aufzuzeichnen.

GFI MailArchiver 3 Glossar

Zugriffsberechtigungen

Berechtigungen, die Benutzer oder Benutzergruppen erhalten, um bei verschiedenen E-Mails unterschiedliche Aktivitäten durchführen zu können.

GFI MailArchiver 3 Glossar

4 Index

Active Directory 10, 12, 21-24, 28, 31-33, 35-38

Archiv 6, 12, 17

Aufbewahrungsrichtlinien 19

Benutzereinstellungen 39

Empfänger 9-10, 13, 19-23, 26, 31, 37, 39

Glossar 51

Header 7, 13

IMAP 40-43, 45-50

Kategorisierungsrichtlinien 8

Kennzeichnung 13

OneClick Restore 8

Postfächer 4-5, 17, 41

Überwachungsberichte 39

Zeitzone 39

Zugriffskontrolle 17

GFI MailArchiver Index

USA, KANADA UND ZENTRAL- SOWIE SÜDAMERIKA

4309 Emperor Blvd, Suite 400, Durham, NC 27703, USA

Telefon: +1 (888) 243-4329

Fax: +1 (919) 379-3402 [email protected]

GROSSBRITANNIEN UND IRLAND

Magna House, 18-32 London Road, Staines-upon-Thames, Middlesex, TW18 4BP, UK

Telefon: +44 (0) 870 770 5370

Fax: +44 (0) 870 770 5377 [email protected]

EUROPA, MITTLERER OSTEN UND AFRIKA

GFI House, Territorials Street, Mriehel BKR 3000, Malta

Telefon: +356 2205 2000

Fax: +356 2138 2419 [email protected]

AUSTRALIEN UND NEUSEELAND

83 King William Road, Unley 5061, South Australia

Telefon: +61 8 8273 3000

Fax: +61 8 8273 3099 [email protected]

नमस्ते! मैं एक एआई चैटबॉट हूं जिसे विशेष रूप से GFI MailArchiver E-Mail-Archivierung Benutzerhandbuch के साथ आपकी सहायता करने के लिए प्रशिक्षित किया गया है. मैंने दस्तावेज़ की अच्छी तरह से समीक्षा की है और आपको आवश्यक सटीक जानकारी का पता लगाने या स्पष्ट और सरल शब्दों में सामग्री को समझाने में मदद कर सकता हूं. चाहे आप विशिष्ट सुविधाओं, समस्या निवारण चरणों या सामान्य उपयोग पर मार्गदर्शन की तलाश कर रहे हों, अपने प्रश्न पूछने के लिए स्वतंत्र महसूस करें. आप अपनी चिंताओं या जरूरतों के बारे में जितनी अधिक जानकारी प्रदान करेंगे, उतनी ही सटीक और प्रभावी ढंग से मैं आपकी सहायता कर सकता हूं!

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