Cobra CRM PLUS CRM-Software Handbuch

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Bearbeitet von Harald Borges.
www.cobra.de und www.cobraag.ch
Neuheiten in cobra CRM PLUS 2009
Inhalt
Aktualität und Mehrwert für Ihr Kundenmanagement ....................... 4
Neue Funktionen für die tägliche Arbeit ............................................ 6
Den Willkommensbildschirm anpassen .................................................. 6
Recherchen ............................................................................................ 9
Kontakte und Zusatzdaten kopieren und einfügen ............................... 10
E-Mail-Inhalte aus Outlook an cobra übergeben .................................. 11
Feldinhalte ersetzen oder löschen ....................................................... 18
Feldinhalte ergänzen ............................................................................ 19
Adressfamilie erzeugen ........................................................................ 20
Die Telefonie ........................................................................................ 21
Berichtswesen ...................................................................................... 26
Statistiken ............................................................................................. 31
Abgleich mit Outlook ............................................................................ 40
Warenwirtschaftsanbindung ................................................................. 52
cobra einrichten und anpassen ........................................................ 60
Nach der Installation auf dem ersten Client.......................................... 60
Systemeinstellungen ............................................................................ 62
Adressfelder, Zusatzdaten, Untertabellen und Kontakte ...................... 63
Warenwirtschaft anbinden .................................................................... 68
Vertriebsprojekte einrichten .................................................................. 77
Ansichteneditor: Vertriebsprojektliste ................................................... 89
Die Telefonie einrichten........................................................................ 90
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Aktualität und Mehrwert für Ihr Kundenmanagement
Aktualität und Mehrwert für Ihr
Kundenmanagement
Im Rahmen der cobra Aktualitätsgarantie bekommen Sie jährlich ein Update für Ihre cobra CRM-Software. Dieses Handbuch gibt Ihnen einen
umfassenden Überblick über die neuen Leistungen und deren Funktionsweise und sorgt für einen schnellen Start mit cobra CRM PLUS 2009.
Was ist neu?
Erweiterte Funktionen bringen Mehrwert für die tägliche Arbeit:
• So können Sie nun auf Wunsch auch einzelne Einträge aus Kontakten
oder Zusatzdaten in eine andere Adresse kopieren.
• Die Massenoperationen für das Ersetzen oder Ergänzen von Feldinhalten wurden auf die Zusatzdaten ausgeweitet.
• Auch bei den Recherchen gibt es mit »Recherche rückgängig machen« oder »wiederherstellen« eine neue Funktion, die bei komplexen
Recherchen auch einmal einen Denkfehler verzeiht.
• Ein weiteres Highlight ist die Übertragung von Inhalten aus Mails direkt in von Ihnen definierte Felder in cobra. So bearbeiten Sie Formulare aus dem Webshop oder von Internetanfragen deutlich schneller
und haben alle Inhalte auch in Ihrer Datenbank dokumentiert.
• Nutzen Sie die neue Statistik, mit der Auswertungen zum Kinderspiel
werden: Analysieren Sie die Inhalte Ihrer Datenbank und erzeugen
Sie aussagefähige Grafiken.
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Neuheiten in cobra CRM PLUS 2009
Noch mehr Möglichkeiten zur individuellen Anpassung Ihrer CRM-Lösung
an Ihre unternehmensspezifischen Bedürfnisse:
• Platzieren Sie Ihre Wunschinhalte auf dem Willkommensbildschirm –
so behalten Sie immer alles besonders Wichtige im Auge.
• Mit Hilfe von Assistenten erweitern Sie die Vertriebsprojekte um eigene Felder. Gestalten Sie auch die Masken der Vertriebsprojekte ganz
nach Ihren eigenen Vorstellungen.
• Das integrierte Berichtswesen liefert bereits eine breite Palette an
Auswertungen mit. Jetzt können Sie ganz einfach auch eigene Berichte erstellen, die jeder Benutzer auf Wunsch in seinem Verzeichnis
verwaltet.
Neue Schnittstellen zu Warenwirtschaftprogrammen, Outlook oder der
Telefonanlage:
• Mit dem neuen Outlook-Abgleich übertragen Sie, auf Wunsch auch
zeitgesteuert, Adressen, Termine und Aufgabe nach Outlook und von
dort aus auch auf Ihren PDA.
• Die integrierten Schnittstellen zu Warenwirtschaftsprogrammen wurden ebenfalls erneuert und um die Schnittstelle zu Büro Plus NexT
von microtech erweitert.
• Die Telefonie glänzt mit einer neuen Benutzeroberfläche, dokumentiert Anrufe in Abwesenheit und führt für Sie eine Liste für Wahlwiederholungen von Kunden, die Sie nicht gleich erreicht haben. Auch
das Telefonieren mit Skype direkt aus cobra wird ab sofort unterstützt.
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Neue Funktionen für die tägliche Arbeit
Neue Funktionen für die tägliche
Arbeit
Den Willkommensbildschirm anpassen
Sie können sich ab sofort Ihren Willkommensbildschirm nach eigenen
Wünschen umgestalten.
• Klicken Sie im Willkommensbildschirm unten rechts auf »Anpassen«.
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Neuheiten in cobra CRM PLUS 2009
Der Willkommensbildschirm ist in Spalten gegliedert. In diese Spalten
können Sie Elemente wie »Meine Aufgaben« oder die »Bisherliste« aufnehmen.
Sie können einerseits festlegen, über wie viele Spalten der Willkommensbildschirm verfügen soll. Andererseits können Sie die Spalten nach
Belieben mit Elementen belegen.
Spalten hinzufügen und entfernen
Oben rechts sehen Sie die Spaltenauswahl.
• Klicken Sie die Schaltfläche
an, um eine weitere Spalte anzulegen.
• Klicken Sie die Schaltfläche
an, um eine Spalte zu löschen. Löschen Sie eine Spalte, werden die darin vorhandenen Elemente in
den Vorrat verschoben und können bei Bedarf in andere Spalten aufgenommen werden.
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Neue Funktionen für die tägliche Arbeit
Elemente in Spalten aufnehmen und daraus entfernen
Links sehen Sie den »Vorrat«. Hier werden alle derzeit verfügbaren Elemente angezeigt. Dies sind jene Elemente, die gerade keiner Spalte zugewiesen sind.
Um ein Element in eine Spalte aufzunehmen,
• Wählen Sie die entsprechende Spalte aus. Deren Elemente werden
jetzt angezeigt.
• Klicken Sie nun das gewünschte Element im »Vorrat« links an. Mit
nehmen Sie es in die Spalte auf.
Klick auf die Schaltfläche
• Mit Klick auf die Schaltfläche
entfernen Sie ein Element wieder
aus der Spalte und legen es in den Vorrat zurück.
• Mit den Schaltflächen
und
Elemente innerhalb einer Spalte.
ändern Sie die Reihenfolge der
• Um sich eine Spaltenbelegung vorschlagen
zu lassen, klicken Sie »System-Standard laden« unten links an.
• Mit »Als Standard« speichern Sie die aktuelle Zusammenstellung. Mit »SystemStandard laden« können Sie diese dann jederzeit wiederherstellen.
• Mit »Zurücksetzen« machen Sie alle Änderungen seit dem letzten
Speichern rückgängig.
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Neuheiten in cobra CRM PLUS 2009
Verfügbare Elemente
Es gibt insgesamt 12 Elemente mit verschiedenen Einstellmöglichkeiten.
Die meisten Einstellmöglichkeiten sind selbsterklärend (hoffen wir). Hier
zwei erläuterungsbedürftige:
Als Favoriten können Sie hier verschiedene Verknüpfungen eintragen,
die Ihnen dann direkt auf dem Willkommensbildschirm zur Verfügung
stehen. Bei den Links kann es sich ebenso um Internetadressen wie um
Programmaufrufe handeln.
Sie geben hier die Abkürzung(en) der gewünschten Kontaktart(en) an.
Sie sehen diese Abkürzungen beispielsweise in der Kontakthistorie. Mehrere Kontaktarten trennen Sie bitte durch Komma.
Recherchen
Es gibt im Menü »Recherche« zwei neue Funktionen.
Recherche rückgängig machen
Hiermit machen Sie den letzten Rechercheschritt ungeschehen. Dabei
recherchierte Adressen werden wieder aus der Recherche genommen.
Diese Funktion ist vor allem bei mehrstufigen Recherchen praktisch.
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Neue Funktionen für die tägliche Arbeit
Recherche wiederherstellen
Hiermit stellen Sie einen rückgängig gemachten Rechercheschritt wieder
her.
Kontakte und Zusatzdaten kopieren und
einfügen
Sie können ab sofort Kontakte und Zusatzdaten kopieren oder ausschneiden und über die Zwischenablage in einen anderen Datensatz einfügen.
• Klicken Sie beispielsweise einen Kontakt mit der rechten Maustaste
an.
• Erteilen Sie aus dem Kontextmenü einen der folgenden Befehle: Ausschneiden, Alle ausschneiden, Kopieren, Alle kopieren.
• Der entsprechende Datensatz bzw. sämtliche Datensätze in der jeweiligen Übersicht werden in die Zwischenablage übernommen.
• Wechseln Sie zur Adresse, in welche die Elemente eingefügt werden
sollen.
• Klicken Sie mit der rechten Maustaste in die entsprechende Übersicht.
• Erteilen Sie den Befehl »Einfügen«.
Die Daten werden in die entsprechende Adresse, die Zusatzdaten etc.
aufgenommen.
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Neuheiten in cobra CRM PLUS 2009
E-Mail-Inhalte aus Outlook an cobra übergeben
Das Add-In in Outlook wurde um zwei wesentliche Funktionen ergänzt:
Abgleich
Mit der Schaltfläche »cobra-Outlook-Abgleich« öffnen Sie den Datenabgleich zwischen cobra und Outlook (siehe Seite 40).
Mail-Import nach cobra
Mit dieser Funktion werden Inhalte von Mails erkannt und für die Zuordnung zu cobra-Daten genutzt. Von besonderem Nutzen ist diese Funktion
beispielsweise, wenn Sie
• Daten aus Ihrem Webshop erhalten
• oder eine Kollegin Ihnen Rechnungsdaten zumailt.
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Neue Funktionen für die tägliche Arbeit
Ein Beispiel:
Diese Inhalte werden automatisch erkannt und an bestimmte Felder der
aktuellen cobra-Datenbanken übergeben.
Einstellungen
• Klicken Sie die Schaltfläche »Mailimport« an. Wählen Sie dort »Einstellungen«.
• Legen Sie zuerst ein neues Format für diesen Datenaustausch an,
oder wählen Sie ein vorhandenes Format.
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Neuheiten in cobra CRM PLUS 2009
• Klicken Sie dann links die Schaltfläche »Bearbeiten« an.
Hierbei handelt es sich um den zentralen Arbeitsschritt. Hier legen Sie
fest, welche Inhalte der Mail in welche Felder der cobra-Datenbank geschrieben werden sollen.
Bezeichner ..................... Der Bezeichner meint einen Eintrag in der Mail,
also etwa »Kundennummer« oder »Vorname«.
cobra-Tabelle ................. Wählen Sie hier die cobra-Datentabelle aus, in
der einem Feld Daten zugewiesen werden soll.
Ihnen werden alle auf dem System vorhandenen Tabellen zur Auswahl angeboten, also
auch Kontakt- und Zusatztabellen.
cobra-Feld ...................... Wählen Sie hier ein Feld aus der zuvor angegebenen Datentabelle aus. In dieses Feld wird
der Inhalt, der hinter dem Bezeichner steht, geschrieben.
Suchfeld ......................... Ist diese Funktion aktiv, wird beim Abgleich
überprüft, ob bereits identische Feldinhalte vorhanden sind. Diese werden dann abgeglichen
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Neue Funktionen für die tägliche Arbeit
und Dubletten so vermieden. Schalten Sie diese Funktion aus, entstehen evtl. Dubletten.
Die Suchfelder versuchen zu ermitteln, ob in
cobra bereits ein Datensatz vorhanden ist, dem
die Inhalte der E-Mail zugeordnet werden können.
Wird in cobra kein entsprechender Datensatz
gefunden, wird auf jeden Fall ein neuer angelegt, auch wenn Sie die nächste Option »Überschreiben« nicht aktivieren.
Überschreiben ................ Dieses Feld ist nur für cobra-Datensätze von
Bedeutung, die bereits einen Inhalt haben. Ist
diese Option aktiv, wird der cobra-Inhalt dieses
Feldes durch den zugeordneten E-Mail-Inhalt
ersetzt. Dies geschieht für alle Datensätze, die
durch die Suchfelder als in der E-Mail und in
cobra identisch erkannt wurden.
Ist diese Option nicht aktiv, ist das cobra-Feld
schreibgeschützt, es werden also keine aktuellen Inhalte in dieses Feld übernommen. Dies
gilt nicht, wenn ein neuer Datensatz angelegt
wird, sondern für bereits vorhandene Datensätze.
Muss-Feld....................... Ein neuer Datensatz wird nur dann angelegt
und ein vorhandener Datensatz nur dann überschrieben, wenn dieses Feld überhaupt einen
Inhalt enthält. Ist dieses Feld leer, wird die Mail
als fehlerhaft erkannt.
Trennzeichen.................. Das Trennzeichen gibt an, durch welches Satzzeichen in der Mail der Bezeichner vom Inhalt
getrennt wird. In unserem Beispiel fungiert der
Doppelpunkt das Trennzeichen, es kann aber
14
Neuheiten in cobra CRM PLUS 2009
auch jedes beliebige andere Trennzeichen aus
Ihrem Webshop gewählt werden.
Für den Mailimport muss immer mindestens ein Feld aus der
cobra-Tabelle »Adresse« vorhanden sein, das als »Suchfeld«
gekennzeichnet wird. cobra muss intern diese Daten in Bezug
zu einer Adresse setzen.
Hier sehen Sie noch einmal Ihre Suchkriterien in einer Vorschau.
Standarddaten ................ Die Vorschau wird mit von uns hinterlegten Daten angezeigt.
Aktuelle E-Mail-Daten..... Die Vorschau wird mit Daten aus der gerade
markierten E-Mail angezeigt.
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Neue Funktionen für die tägliche Arbeit
Standardaktion für erfolgreich importierte Mails
Geben Sie hier an, was mit Mails geschehen
soll, die erfolgreich an cobra übergeben wurden. Sie können sie in Outlook belassen oder
löschen. Sie können sie aber auch in einen bestimmten Outlook-Ordner verschieben; wählen
aus.
Sie den Ordner über die Schaltfläche
E-Mail als Kontakt .......... Sie können den E-Mail-Text in der cobraAdresse in Form eines Kontaktes dokumentieren.
Stichwortvergabe für erfolgreich importierte Mails
Legen Sie in den entsprechenden Adressen ein
Stichwort an, können Sie sie später leicht recherchieren.
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Neuheiten in cobra CRM PLUS 2009
Standardaktion für E-Mails, die nicht importiert werden konnten
Geben Sie hier an, was mit Mails geschehen
soll, die nicht an cobra übergeben werden
konnten. Sie können sie in Outlook belassen
oder löschen. Sie können sie aber auch in einen bestimmten Outlook-Ordner verschieben;
wählen Sie den Ordner über die Schaltfläche
aus.
Inhalte an cobra übergeben
• Markieren Sie in Outlook sämtliche E-Mails, deren Inhalte Sie an cobra übergeben wollen.
Klicken Sie die Schaltfläche »Mailimport« an, sehen Sie oben die verfügbaren Übergabeformate, unten die »Einstellungen«.
• Klicken Sie das gewünschte Format an.
Die Mailinhalte werden wie im Format festgelegt an cobra übergeben.
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Neue Funktionen für die tägliche Arbeit
Feldinhalte ersetzen oder löschen
Mit dieser Funktion können Sie im Rahmen einer Massenoperation Feldinhalte in mehreren Adressen gleichzeitig ersetzen oder löschen. Neuerdings lassen sich auch Daten in Zusatz- und Untertabellen ändern. Möglicherweise ist diese Funktion aber Ihrem Systemverwalter vorbehalten.
• Falls Sie nur bestimmten Adressen einen neuen Feldinhalt
zuweisen wollen, recherchieren
Sie zuerst die betroffenen Adressen.
• Wählen Sie »Bearbeiten: Feldinhalte ersetzen«.
Tabelle............................ Wählen Sie die Datentabelle aus, in der Sie etwas ändern wollen. Ihnen stehen neben der Adresstabelle auch sämtliche Zusatzdaten- und
Untertabellen zur Verfügung.
Zu änderndes Feld ......... Bestimmen Sie das Feld, dessen Inhalt Sie ersetzen möchten.
Filter ............................... Ihnen werden hier sämtliche für die Tabelle
vorhandenen Filter angeboten. Dazu zählen
neben den Systemfiltern auch solche Filter, die
Ihr Systemverwalter definiert hat.
Bitte prüfen Sie immer, dass Sie tatsächlich die richtigen Adressen recherchiert haben, da sich diese Operation nicht rückgängig machen lässt.
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Neuheiten in cobra CRM PLUS 2009
Feldinhalte ergänzen
Diese Funktion wurde erweitert. Neuerdings lassen sich auch Daten in
Zusatz- und Untertabellen im Rahmen einer Massenoperation ändern.
Erteilen Sie den Befehl »Bearbeiten: Feldinhalte ergänzen«.
Tabelle............................ Wählen Sie die Datentabelle aus, in der Sie etwas ändern wollen. Ihnen stehen neben der Adresstabelle auch sämtliche Zusatzdaten- und
Untertabellen zur Verfügung.
Zu änderndes Feld ......... Bestimmen Sie das Feld, dessen Inhalt Sie ersetzen möchten.
Filter ............................... Ihnen werden hier sämtliche für die Tabelle
vorhandenen Filter angeboten. Dazu zählen
neben den Systemfiltern auch solche Filter, die
Ihr Systemverwalter definiert hat.
Bitte prüfen Sie immer, dass Sie tatsächlich die richtigen Adressen recherchiert haben, da sich diese Operation nicht rückgängig machen lässt.
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Neue Funktionen für die tägliche Arbeit
Adressfamilie erzeugen
Sie können eine Hauptadresse zur Nebenadresse machen und gleichzeitig eine neue Hauptadresse dazu anlegen lassen. Dies ist etwa dann
nützlich, wenn Ihnen eine Hauptadresse mit einem Ansprechpartner innerhalb eines Unternehmens vorliegt und sie das Unternehmen als
Hauptadresse erfassen wollen.
• Markieren Sie die Hauptadresse, die zur Nebenadresse werden soll.
Diese Hauptadresse darf ihrerseits keine Nebenadresse besitzen.
• Erteilen Sie den Befehl »Bearbeiten: Adressfamilie erzeugen«.
Es wird eine neue Hauptadresse mit Adressdaten der bisherigen Adresse
angelegt. Die bisherige Adresse wird zur Nebenadresse.
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Neuheiten in cobra CRM PLUS 2009
Die Telefonie
Zusätzlich zu den vertrauten Telefonie-Einstellungen gibt es jetzt eine
neue Benutzeroberfläche.
Die Telefonie-Einstellungen werden mit dem Befehl »Kommunikation: Telefoneinstellungen« getroffen.
Standardmäßig ist vorgesehen, dass Ihr Systemverwalter bereits alle
Einstellungen für die gesamte Telefonanlage in Ihrem Hause vorgenommen hat. Dann ist hier die Option »Systemweite Einstellungen verwenden« eingeschaltet, und Sie als Benutzer können keinerlei Veränderungen an den Einstellungen vornehmen. Nur der Systemverwalter kann
diese Option wieder deaktivieren, so dass für einen Rechner individuelle
Einstellungen getroffen werden können.
Es gibt zwei Benutzeroberflächen für das Einrichten der Telefonie. Unter
»Telefonie-Version« finden Sie:
• cobra 2009
• Frühere Version
Die Einrichtung wird im zweiten Teil dieses Buchs detailliert beschrieben.
Telefonieren
Die Benutzeroberfläche zum Telefonieren wurde gründlich überarbeitet.
Eine Adresse anrufen
So telefonieren Sie mit cobra:
Gehen Sie zur Adresse, die Sie anrufen möchten.
• Erteilen Sie den Befehl »Kommunikation: Telefonnummer wählen«,
21
Neue Funktionen für die tägliche Arbeit
• oder klicken Sie mit der rechten Maustaste in ein Telefonfeld und erteilen Sie im Kontextmenü den Befehl »Wählen«,
• oder klicken Sie das Telefonsymbol
• oder klicken Sie das Symbol
on« an.
neben dem Telefonfeld an,
in der Symbolleiste »Kommunikati-
Die entsprechende Nummer wird gewählt. In der Windows-Taskleiste
klappt aus dem Telefonie-Symbol ein Fenster mit mehreren Registerkarten auf. Dort wird Ihnen in der Registerkarte »Anruf« die Adresse des
Angerufenen angezeigt.
Über die Symbole in der Adresszeile können Sie folgende Funktionen
aufrufen:
Sie wechseln in cobra zur gerade angegebenen Adresse. Das erleichtert es Ihnen etwa, einen Bemerkungstext zu hinterlegen oder
Adressdaten zu ändern.
Sie legen einen Kontakt an, um das Telefonat zu dokumentieren.
Sie werden angerufen
Wenn Sie angerufen werden, öffnet sich dasselbe Fenster, und die Adresse des Anrufers wird Ihnen angezeigt – sofern sie in der Datenbank
gefunden wurde. Ansonsten steht dort »Unbekannt«.
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Neuheiten in cobra CRM PLUS 2009
Ein- und ausgehende Anrufe verwalten
Am unteren Rand des Dialoges finden sich Symbole, mit denen Sie den
Anruf abbrechen, weiterleiten usw. können. Symbole, die im aktuellen
Zusammenhang nicht benötigt werden, sind jeweils unzugänglich.
Sie nehmen einen Anruf an.
Sie legen auf. Lassen Sie Telefonate automatisch als Kontakte erfassen, öffnet sich das Fenster für Kontakte.
Sie leiten den Anruf weiter. Das Telefonverzeichnis mit den Weiterleitungsnummern wird geöffnet. Dort suchen Sie die entsprechende
Telefonnummer aus. Während Sie das Gespräch weiterleiten, wird
Ihnen durch ein blaues Symbol angezeigt, wer in der Warteschlange
steht.
Sie legen eine neue Adresse an.
Erlaubt Ihre Telefonanlage, mehrere Anrufe gleichzeitig entgegenzunehmen, werden Ihnen diese Anrufe hier aufgelistet.
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Neue Funktionen für die tägliche Arbeit
Sie sehen hier, mit welchem Anrufer sie momentan verbunden sind. Dieser ist durch »Aktuell« gekennzeichnet.
• Um den Gesprächspartner zu wechseln, legen Sie zuerst auf. Das bestehende Gespräch wird getrennt.
• Die Verbindung zum nächsten Anrufer wird automatisch hergestellt.
Wahlwiederholung
Haben Sie jemanden vergeblich anzurufen versucht, wird dessen Adresse automatisch in die Registerkarte »Wahlwiederholung« übernommen.
Damit werden Sie an diesen Anruf erinnert und können den Anruf direkt
wiederholen.
Sie wählen die entsprechende Telefonnummer.
Sie lassen sich die Adresse in cobra anzeigen.
Sie erfassen einen Kontakt. Da Sie den Gesprächspartner nicht erreicht haben, kann das beispielsweise ein in der Zukunft liegender
Kontakt sein, der Sie daran erinnert, dass Sie diesen Anruf noch tätigen müssen.
Sie löschen den Eintrag aus der Liste.
Sie suchen mit der Suchfunktion der Telefonie nach der Adresse zur
Telefonnummer.
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Neuheiten in cobra CRM PLUS 2009
Anrufe in Abwesenheit
Werden Sie angerufen, nehmen aber nicht ab, wird der Anruf in dieser
Liste vermerkt. Konnte der Anrufer nicht identifiziert werden, etwa weil er
seine Telefonnummer unterdrückt oder in cobra nicht vorhanden ist, steht
hier »Unbekannt«.
Sie wählen die entsprechende Telefonnummer.
Sie lassen sich die Adresse in cobra anzeigen.
Sie erfassen einen Kontakt.
Sie löschen den Eintrag aus der Liste.
Suchen
In der Registerkarte »Suche« können Sie eine Telefonnummer eingeben.
Klicken Sie dann das grüne Häkchen an, wird die Adresse zur Nummer
gesucht.
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Neue Funktionen für die tägliche Arbeit
Das Telefonsymbol links zeigt, wie groß die Übereinstimmung der jeweiligen Adresse mit dem Suchbegriff ist. Ein grünes Telefon steht für eine
komplette, ein gelbes für eine teilweise Übereinstimmung mit der gesuchten Nummer.
Sie wählen die entsprechende Telefonnummer.
Sie lassen sich die Adresse in cobra anzeigen.
Sie erfassen einen Kontakt.
Mit Skype telefonieren
cobra unterstützt jetzt auch das Telefonieren mit Skype.
Hat Ihr Systemverwalter ein Skype-Feld in die Ansicht aufgenommen,
können Sie direkt aus cobra heraus über Skype telefonieren.
• Klicken Sie dazu das Symbol rechts des Feldes an.
Berichtswesen
Mit dem Berichtsassistenten erstellen Sie sich eigene Berichte für die
Auswertung und Analyse sämtlicher Datenbereiche von cobra.
Erteilen Sie den Befehl »Bericht: Bericht neu«.
• Klicken Sie auf »Weiter«.
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Neuheiten in cobra CRM PLUS 2009
Hier geben Sie dem Bericht einen Namen und hinterlegen eine Beschreibung.
Bereich ........................... Ihnen werden alle Bereiche angeboten, in denen Sie Schreibrecht besitzen. Nur Benutzer,
die auf den entsprechenden Bereich zugreifen
dürfen, können später mit Ihrem neuen Bericht
arbeiten.
Kategorie ........................ In dieser Kategorie wird der fertige Bericht später hinterlegt und im Berichtswesen zur Auswahl angeboten.
27
Neue Funktionen für die tägliche Arbeit
Sie bestimmen hier, welche Informationen in Ihrem Bericht wiedergegeben werden sollen.
Tabelle............................ Hier werden Ihnen alle Tabellen – einschließlich
der Untertabellen und Zusatzdaten – angeboten.
Verfügbare Felder .......... Sie sehen hier sämtliche Felder der ausgewählten Tabelle und können Sie in den Bericht aufnehmen. Markieren Sie ein Feld und betätigen
, wird das entspreSie die Schaltfläche
chende Feld in den Bericht aufgenommen.
Sie können in einem Bericht Informationen aus
allen verfügbaren Tabellen miteinander kombinieren.
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Neuheiten in cobra CRM PLUS 2009
Dieser Filter gibt an, welche Daten im Bericht Berücksichtigung finden
sollen. Sie können nach Stichworten filtern oder mit der Option »Freie
Wahl« eigene Filter einrichten.
Geben Sie ein, wie Sie den Bericht gruppieren wollen. Sie können auch
nach mehreren Kriterien gruppieren. Sie sehen in der Vorschau, wie sich
die von Ihnen gewählte Gruppierung später auswirken wird.
29
Neue Funktionen für die tägliche Arbeit
Legen Sie hier die Sortierspalten fest.
Klicken Sie im nächsten Schritt auf »Fertigstellen«, wird der entsprechende Bericht erzeugt.
Der Bericht erscheint im Berichtswesen in der eingangs angegebenen
Kategorie.
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Neuheiten in cobra CRM PLUS 2009
Statistiken
Ihre Gestaltungsmöglichkeiten für Statistiken ähneln jenen für andere Berichte, etwa für Warenwirtschafts-Belege. Sie können sich allerdings keine eigenen Statistiken definieren, dies übernimmt Ihr Systemverwalter für
Sie.
• Erteilen Sie den Befehl »Berichte: Statistik«.
• Haben Sie bisher in Ihre Ansicht noch keine Statistik eingebunden,
werden Sie jetzt gebeten, dies zu tun.
Übersicht
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Neue Funktionen für die tägliche Arbeit
Links wählen Sie aus, welche Statistik Sie sich anzeigen lassen wollen.
Die Statistiken sind nach Kategorien geordnet.
Auf der Arbeitsfläche rechts werden Ihnen die Daten – gegebenenfalls
gruppiert und sortiert – angezeigt.
Sortieren und Gruppieren
• Sie können die Reihenfolge der Spalten ändern, indem Sie den Spaltenkopf mit der linken Maustaste an eine andere Position verschieben.
• Wollen Sie die Sortierung ändern, klicken Sie in einen Spaltenkopf
. An dem kleinen Pfeil im Spaltenkopf sehen Sie,
dass nach dieser Spalte sortiert wird. Außerdem gibt die Richtung, in
welche der Pfeil weist, an, ob auf- oder absteigend sortiert wird.
• Um zu gruppieren, ziehen Sie wie abgebildet den Spaltenkopf nach
oben in die freie Fläche. Sie können auch nach mehreren Kriterien
gruppieren.
Rechts oben findet sich eine Werkzeugleiste mit weiteren Funktionen:
Sie frischen die Daten auf.
Sie exportieren die Belege in eine Datei. Ihnen stehen verschiedene Dateiformate zur Verfügung.
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Neuheiten in cobra CRM PLUS 2009
Sie machen alle Änderungen an Ihrer Ansicht – etwa Gruppierungen – rückgängig und kehren zur Standardansicht zurück.
Sie drucken die Belege in der aktuellen Sortierung und Gruppierung aus. Es erscheint eine Druckvorschau mit einigen weiteren
Bearbeitungsmöglichkeiten.
Daten filtern
Sowohl Belege als auch Auswertungen können Sie auf verschiedene
Weisen filtern.
He nachdem, was Ihnen Ihr Systemverwalter erlaubt, kann es sein, dass
Sie sich für einen bestimmten Adressbereich entscheiden können.
• Wählen Sie aus der Liste den gewünschten Bereich aus.
Außerdem kennt jede Spalte spezielle Filter.
• Fahren Sie mit der Maus auf einen Spaltenkopf, erscheint ein kleines
Filtersymbol.
Klicken Sie das Filtersymbol mit der linken Maustaste an. Damit öffnen Sie die
Liste der für diese Spalte verfügbaren
Filter.
Welche Filter Ihnen hier angeboten
werden, hängt vom Inhalt der Spalte
ab.
Drei Einträge enthalten alle Filterlisten:
33
Neue Funktionen für die tägliche Arbeit
Angepasst ...................... Diese Option öffnet ein Fenster, in dem Sie sich
einen eigenen Filter definieren können.
Geben Sie hier Ihre Filterkriterien an.
Leerfelder ....................... Sie filtern alle Datensätze heraus, die in dieser
Spalte keinen Eintrag haben.
Keine Leerfelder ............. Sie filtern alle Datensätze heraus, die in dieser
Spalte einen Inhalt haben.
Weitere Optionen
Klicken Sie mit der rechten Maustaste in einen Spaltenkopf. Es öffnet
sich ein Kontextmenü.
• Die drei obersten Optionen regeln die Sortierung in dieser Spalte.
• »Gruppierfeld« blendet den Gruppierungsbereich über der Tabelle ein und aus.
• Die »optimale Spaltenbreite« ändert die Darstellung dieser einen
Spalte so, dass alle Inhalte in der Spalte komplett sichtbar werden.
• »Filter entfernen« löscht alle eventuell vorhandenen Filter für diese
Spalte.
34
Neuheiten in cobra CRM PLUS 2009
• »Filter bearbeiten« öffnet ein
Fenster zur Definition eigener Filterkriterien.
Klicken Sie in den roten Eintrag,
öffnet sich die Liste aller logischen Verknüpfungen. Außerdem
können Sie hier weitere Bedingungen anlegen und den Filter
auch wieder löschen.
Ein Klick auf das +-Symbol
ter an.
legt eine weitere Bedingung für den Fil-
Ein Klick auf das x-Symbol
aus dem Filter.
entfernt eine einzelne Bedingung wieder
Ein Klick auf den blauen Eintrag öffnet eine Liste aller verfügbaren
Bedingungen.
Ein Klick auf den grünen Eintrag öffnet die Liste aller Vergleichsoptionen.
Ein Klick auf den grauen Eintrag ermöglicht Ihnen die Eingabe eines
Wertes, sei es nun ein Datum, ein Text oder ein Zahlenwert.
• Die Option »Optimale Breite (alle Spalten)« legt die Spaltenbreite
sämtlicher Tabellenspalten so fest, dass der Inhalt möglichst gut lesbar wird.
Statistik ausgeben
Das funktioniert analog zur Ausgabe von Berichten.
35
Neue Funktionen für die tägliche Arbeit
Neue Statistiken anlegen
Zum Anlegen neuer Statistiken müssen Sie über SystemverwalterRechte verfügen.
• Erteilen Sie den Befehl »Berichte: Statistik neu«.
• Oder klicken Sie im Ansichtenelement »Statistik« den Hyperlink
»Neue Statistik« an.
Hier geben Sie der Statistik einen Namen und eine Beschreibung.
Gruppe ........................... Sie legen hier fest, unter welcher Rubrik die
Auswertung später angeboten werden soll.
36
Neuheiten in cobra CRM PLUS 2009
Sie bestimmen hier, welche Informationen in Ihrer Statistik wiedergegeben werden sollen.
Tabelle............................ Hier werden Ihnen alle Tabellen der Datenbank
angeboten. Wählen Sie eine Tabelle aus.
Verfügbare Felder .......... Sie sehen hier sämtliche in der ausgewählten
Tabelle verfügbaren Felder. Mit den Schaltflächen zwischen den beiden Spalten übernehmen Sie Datenfelder in Ihre Statistik – oder entfernen diese wieder daraus. Sie können in einer
Statistik Felder aus verschiedenen Tabellen miteinander kombinieren.
37
Neue Funktionen für die tägliche Arbeit
Sie bestimmen hier, welche Daten in der Statistik berücksichtigt werden
sollen.
Adressbezug .................. Wählen Sie aus, welche Adressen berücksichtigt werden sollen. Wählen Sie die Option »Einstellbar«, kann der Benutzer selbst entscheiden, welche Adressen er erfassen will.
Datenfilter ....................... Sie können sich neben den mitgelieferten mit
der »freien Wahl« auch eigene Filter definieren:
• Klicken Sie in den roten Eintrag, öffnet sich
die Liste aller logischen Verknüpfungen. Außerdem können Sie hier weitere Bedingungen
anlegen und den Filter auch wieder löschen.
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Neuheiten in cobra CRM PLUS 2009
• Ein Klick auf das +-Symbol legt eine weitere
Bedingung für den Filter an.
• Ein Klick auf das x-Symbol entfernt eine
einzelne Bedingung wieder aus dem Filter.
• Ein Klick auf den blauen Eintrag öffnet eine
Liste aller verfügbaren Bedingungen.
• Ein Klick auf den grünen Eintrag öffnet die
Liste aller Vergleichsoptionen.
• Ein Klick auf den grauen Eintrag ermöglicht
Ihnen die Eingabe eines Wertes, sei es nun
ein Datum, ein Text oder ein Zahlenwert.
Statistikfelder .................. Bestimmen Sie, welche der ausgewählten Felder zum Gruppieren herangezogen werden sollen. Sie können auch nach mehreren Kriterien
gruppieren. In der Vorschau sehen Sie dann,
wie Ihre Statistik aussehen wird.
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Neue Funktionen für die tägliche Arbeit
Bestimmen Sie, wie die Daten innerhalb der Statistik sortiert werden sollen.
Mit einem Klick auf »Fertigstellen« im abschließenden Schritt wird die
entsprechende Statistik erzeugt. Sie wird im cobra-Systemverzeichnis
abgelegt und steht den Benutzern ab sofort zur Verfügung.
Abgleich mit Outlook
Mit dem neuen Outlook-Abgleich gleichen Sie neben Adressen nun auch
Termine und Aufgaben ab – auf Wunsch auch zeitgesteuert. Die Abgleichformate können nun auch benutzerspezifisch gespeichert werden.
• Erteilen Sie den Befehl »Datei: Datenaustausch: Outlook-Abgleich«.
• Befinden Sie sich in Outlook, können Sie diesen Abgleich auch direkt
über das Addin aus Outlook heraus starten.
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Neuheiten in cobra CRM PLUS 2009
Hier können Sie:
• entweder ein vorhandenes Format auswählen und nach Klick auf
»Ausführen« einen Abgleich mit diesem Format vornehmen.
• oder ein vorhandenes Format bearbeiten bzw. ein neues Format erstellen. Dazu klicken Sie »Bearbeiten« bzw. »Neu« an.
• das Format »zurücksetzen«. Haben Sie mit diesem Format bereits
abgeglichen, hat sich das System viele Informationen gemerkt. Um
mit diesem Format so abzugleichen, als sei es noch nie benutzt worden, wählen Sie diese Schaltfläche.
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Neue Funktionen für die tägliche Arbeit
• Wählen Sie aus, in welchem »Bereich« das Format gespeichert werden soll. Ihnen werden nur solche Bereiche angeboten, auf die Sie
tatsächlich ein Schreibrecht haben.
• Geben Sie den »Namen« des Formates ein.
• Unter »Daten der Synchronisation« bestimmen Sie, welche Daten
überhaupt miteinander abgeglichen werden sollen.
• Es ist möglich, den Abgleich zu einem bestimmten Zeitpunkt automatisch beginnen zu lassen. Mit der »Ausführungszeit« legen Sie den
Zeitpunkt fest, zu dem der Abgleich starten soll.
• Die »Ausführungsbedingungen« erlauben es, den Abgleich regelmäßig in bestimmten Intervallen zu wiederholen.
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Neuheiten in cobra CRM PLUS 2009
• Sie können sich ein Protokoll des Abgleichs erstellen lassen.
Adressen
• Mit der »Synchronisationsrichtung« bestimmen Sie, in welchem der
beiden Programme Daten geändert werden sollen. Pflegen Sie Ihre
Daten vor allem in cobra, klicken Sie »Nach Outlook exportieren« an.
In diesem Fall findet eine reine Datenübergabe an Outlook statt.
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Neue Funktionen für die tägliche Arbeit
• Entscheiden Sie sich dafür, Daten »Mit Outlook synchron zu halten«,
werden die Datenbestände dauernd miteinander abgeglichen.
• Der »Konfliktlöser« legt fest, was geschieht, wenn eine Adresse sowohl in Outlook als auch in cobra verändert wurde. Ist ein Programm
das führende System, wird dessen Version der Adresse in das andere
Programm übernommen und die dortige Adresse überschrieben. Sie
können aber auch die jeweils neuere Adresse ermitteln und die ältere
überschreiben lassen.
• Bestimmen Sie, mit welcher cobra-Datenbank der Abgleich durchgeführt werden soll.
44
Neuheiten in cobra CRM PLUS 2009
• Wählen Sie aus, welche cobra-Adressen in den Abgleich einbezogen
werden sollen. Sie können die Adressen folgendermaßen einschränken:
• Mit dem »Stichwort-Filter« können Sie Adressen auswählen, die
ein bestimmtes Stichwort haben. Sie suchen das Stichwort aus der
Auswahlliste aus.
• Als »Adressfilter« können Sie eine oder mehrere Bedingungen definieren. Klicken Sie auf das Symbol
an, um eine weitere Bedingung zu definieren.
• Klicken Sie in den roten Eintrag, öffnet sich die Liste aller logischen Verknüpfungen. Außerdem können Sie hier weitere Bedingungen anlegen und den Filter auch wieder löschen.
• Ein Klick auf das +-Symbol
den Filter an.
legt eine weitere Bedingung für
• Ein Klick auf das x-Symbol
wieder aus dem Filter.
entfernt eine einzelne Bedingung
• Ein Klick auf den blauen Eintrag öffnet eine Liste aller verfügbaren Bedingungen.
45
Neue Funktionen für die tägliche Arbeit
• Ein Klick auf den grünen Eintrag öffnet die Liste aller Vergleichsoptionen.
• Ein Klick auf den grauen Eintrag ermöglicht Ihnen die Eingabe
eines Wertes, sei es nun ein Datum, ein Text oder ein Zahlenwert.
• Geben Sie Outlook-Ordner an, in dem Sie Ihre Kontakte verwalten.
Mit diesem Ordner wird dann abgeglichen. Wir empfehlen Ihnen, für
die cobra-Daten einen »neuen Ordner« anzulegen.
Die folgenden beiden Optionen gibt es nur dann, wenn Sie als Synchronisations-Richtung »Nach Outlook exportieren« angegeben haben:
• Mit »Kontaktordner vor dem Exportieren leeren« löschen Sie sämtliche Kontakte aus diesem Outlook-Ordner. Eventuell in diesem
Outlook-Ordner vorhandene Kontakte gehen damit unwiderruflich
verloren! Danach exportieren Sie die Kontaktdaten aus cobra in
den jetzt leeren Outlook-Ordner.
• Standardmäßig werden immer nur die Änderungen seit dem letzten Abgleich übertragen. Mit „immer alle Adressen exportieren“
werden nicht nur die Änderungen, sondern sämtliche Adressen
komplett übertragen.
46
Neuheiten in cobra CRM PLUS 2009
• Hier nehmen Sie die Feldzuordnung vor. Sie geben dabei an, welches
Feld von Outlook mit welchem Feld in cobra verknüpft werden soll.
• Anhand der Suchfelder wird überprüft, ob diese Daten bereits als Kontakt in Outlook oder als Adresse in cobra vorhanden sind. Ein Kontakt
wird dann als vorhanden erkannt, wenn er in sämtlichen hier ausgewählten Suchfeldern übereinstimmt.
• Den Stichwörtern in cobra entsprechen in Outlook – grob gesagt – die
Kategorien. »Eine Kategorie ist ein Schlüsselwort oder eine Phrase
47
Neue Funktionen für die tägliche Arbeit
zum Verwalten von Elementen, um Elemente auf einfache Weise zu
suchen, zu sortieren, zu filtern oder zu gruppieren.«. Sie können die
cobra-Stichworte beim Abgleich automatisch in Outlook-Kategorien
umwandeln lassen.
Termine / Aufgaben
• Mit der »Synchronisationsrichtung« bestimmen Sie, in welchem der
beiden Programme Daten geändert werden sollen. Pflegen Sie Ihre
Daten vor allem in cobra, klicken Sie »Nach Outlook exportieren« an.
In diesem Fall findet eine reine Datenübergabe an Outlook statt.
• Entscheiden Sie sich dafür, Daten »Mit Outlook synchron zu halten«,
werden die Datenbestände dauernd miteinander abgeglichen.
• Der »Konfliktlöser« legt fest, was geschieht, wenn ein Eintrag sowohl
in Outlook als auch in cobra verändert wurde. Ist ein Programm das
führende System, wird dessen Version in das andere Programm
übernommen und die dortige Version überschrieben. Sie können aber
auch den jeweils neueren Eintrag ermitteln und den älteren überschreiben lassen.
48
Neuheiten in cobra CRM PLUS 2009
• Geben Sie an, in welchen cobra-Terminkalendern Sie jene Termine
und Aufgaben verwalten, die mit Outlook abgeglichen werden sollen.
Die folgenden beiden Optionen gibt es nur dann, wenn Sie als Synchronisations-Richtung »Nach Outlook exportieren« angegeben haben:
• Mit »Kalender vor dem Exportieren leeren« löschen Sie sämtliche
Einträge aus diesem Outlook-Ordner. Eventuell in diesem OutlookOrdner vorhandene Termine und Aufgaben gehen damit unwiderruflich verloren! Danach exportieren Sie die Daten aus cobra in
den jetzt leeren Outlook-Ordner.
• Standardmäßig werden immer nur die Änderungen seit dem letzten Abgleich übertragen. Mit „immer alle Termine exportieren“ werden nicht nur die Änderungen, sondern sämtliche Termine komplett übertragen.
49
Neue Funktionen für die tägliche Arbeit
• Geben Sie an, wo Sie in Outlook Ihre dortigen Termine verwalten. Für
Aufgaben wählen Sie hier den Outlook-Aufgabenordner aus.
• Geben Sie hier an, aus welchem Zeitraum Termine abgeglichen werden sollen.
50
Neuheiten in cobra CRM PLUS 2009
• Im cobra Terminmanager können Sie Ihren Terminen und Aufgaben
Kategorien zuweisen. Sie können diese Kategorien hier auch nach
Outlook übernehmen.
• Zum Speichern des Formates klicken Sie auf »OK«.
Eventuell erscheint nun noch die folgende Abfrage:
Geben Sie Ihr Passwort ein. Dies wird nur benötigt, wenn Sie zu einer
bestimmten Zeit einen automatischen Abgleich geplant haben.
51
Neue Funktionen für die tägliche Arbeit
Warenwirtschaftsanbindung
Die Darstellung von Warenwirtschafts-Daten ist jetzt wesentlich übersichtlicher geworden und bietet mehr Optionen.
Zu speziellen Warenwirtschafts-Schnittstellen liegen separate Bedienungsanleitungen vor. Schauen Sie bitte auch in der Online-Hilfe und im
Internet nach. Nachfolgend wird die cobra-Standardanbindung beschrieben.
Diese Schnittstelle hat unter anderem die Aufgabe, Adressinformationen
aus bestimmten Warenwirtschaftssystemen zu übernehmen, diese in
cobra darzustellen, auszuwerten und regelmäßig miteinander abzugleichen. Außerdem finden Sie hier eine Übersicht über die zu den Adressen
gehörigen Buchungsvorgänge und können diese statistisch auswerten.
Die übernommenen Adressen stehen Ihnen – und das ist der große Vorteil dieser Schnittstelle – wie in cobra selbst erfasste Adressen für die
Akquise zur Verfügung, Sie können an diese Adressen Briefe, Mails und
Faxe versenden und die Telefonnummern für die Telefonie verwenden.
Voraussetzung dafür, dass Sie Adressdaten aus einer Warenwirtschaft
einsehen können, ist, dass Ihr Systemverwalter die WarenwirtschaftsSchnittstelle für das entsprechende Fremdprodukt eingerichtet hat. Er
legt auch fest, welche Namen etwa die Registerkarten tragen.
Wenn Sie mit der Warenwirtschafts-Schnittstelle zu arbeiten beginnen,
hat Ihr Systemverwalter die Daten aus dem Warenwirtschaftsprogramm
bereits nach cobra übernommen und Ihr cobra-System so eingerichtet,
dass es eigene Registerkarten für die warenwirtschaftlichen Informationen enthält. Die Adressdaten aus der Warenwirtschaft erscheinen wie
ganz "normale" Adressen auch in cobra unter Ihren anderen Adressen.
Klicken Sie jetzt die Registerkarte mit den Daten aus der Warenwirtschaft
an (es kann sein, dass Ihr Systemverwalter sie anders als in dieser Abbildung beschriftet hat).
Die Registerkarte bietet Ihnen eine Übersicht über alle aus der Warenwirtschaft übernommenen Daten. In diesen Registern werden die Infor52
Neuheiten in cobra CRM PLUS 2009
mationen detailliert dargestellt und in Grafiken statistisch aufbereitet. Ruft
ein Kunde Sie an, wissen Sie etwa sofort, was er zuletzt bei Ihnen bestellt hat.
Register »Belege«
Übersicht
Links wählen Sie aus, welche Belege bzw. Auswertung Sie sich anzeigen
lassen wollen.
In der obersten Zeile wird Ihnen jene Adresse angezeigt, deren Daten Sie
gerade einsehen.
53
Neue Funktionen für die tägliche Arbeit
In den Feldern darunter werden Ihnen dann die zur ausgewählten Adresse erfassten Belege einzeln angezeigt, etwa nach Belegarten geordnet.
Wichtig ist die Spalte »Belegart«. Hier sehen Sie, um was für einen Beleg
es sich überhaupt handelt. So steht das O für ein Angebot und das R für
eine Rechnung.
In der unteren Liste werden die Belegpositionen des jeweils ausgewählten Beleges dargestellt.
Sortieren und Gruppieren
• Wollen Sie die Sortierung ändern, klicken Sie in einen Spaltenkopf
. An dem kleinen Pfeil im Spaltenkopf sehen Sie, dass
nach dieser Spalte sortiert wird. Außerdem gibt die Richtung, in welche der Pfeil weist, an, ob auf- oder absteigend sortiert wird.
• Um zu gruppieren, ziehen Sie wie abgebildet den Spaltenkopf nach
oben in die freie Fläche. Sie können auch nach mehreren Kriterien
gruppieren.
Rechts oben findet sich eine Werkzeugleiste mit weiteren Funktionen:
Sie frischen die Daten auf.
Sie exportieren die Belege in eine Datei. Ihnen stehen verschiedene Dateiformate zur Verfügung.
54
Neuheiten in cobra CRM PLUS 2009
Sie machen alle Änderungen an Ihrer Ansicht – etwa Gruppierungen – rückgängig und kehren zur von uns mitgelieferten Standardansicht zurück.
Sie drucken die Belege in der aktuellen Sortierung und Gruppierung aus. Es erscheint eine Druckvorschau mit einigen weiteren
Bearbeitungsmöglichkeiten.
Daten filtern
Sowohl Belege als auch Auswertungen können Sie auf verschiedene
Weisen filtern.
Eine Möglichkeit, die angezeigten Daten einzuschränken, ist es, sich nur
Daten aus einem bestimmten Zeitraum anzeigen zu lassen. Ist diese
Möglichkeit gegeben, erscheint oben links die Auswahl »Zeitraum«.
• Wählen Sie aus der Liste den gewünschten Zeitraum aus.
Außerdem kennt jede Spalte spezielle Filter.
• Fahren Sie mit der Maus auf einen Spaltenkopf, erscheint ein kleines
Filtersymbol.
55
Neue Funktionen für die tägliche Arbeit
Klicken Sie das Filtersymbol mit der linken
Maustaste an. Damit öffnen Sie die Liste der für
diese Spalte verfügbaren Filter.
Welche Filter Ihnen hier angeboten werden,
hängt vom Inhalt der Spalte ab. Im abgebildeten Beispiel handelt es sich um Preise.
Drei Einträge enthalten alle Filterlisten:
Angepasst ...................... Diese Option öffnet ein Fenster, in dem Sie sich
einen eigenen Filter definieren können.
Geben Sie hier die Filterkriterien an.
Leerfelder ....................... Sie filtern alle Datensätze heraus, die in dieser
Spalte keinen Eintrag haben.
Keine Leerfelder ............. Sie filtern alle Datensätze heraus, die in dieser
Spalte einen Inhalt haben.
Weitere Optionen
Klicken Sie mit der rechten Maustaste in einen Spaltenkopf. Es öffnet
sich ein Kontextmenü.
56
Neuheiten in cobra CRM PLUS 2009
• Die drei Optionen oben regeln die Sortierung
in dieser Spalte.
• »Nach dieser Spalte gruppieren« : Die Daten werden nach dieser Spalte gruppiert.
• »Gruppierfeld« blendet den Gruppierungsbereich über der Tabelle ein und aus.
• »Spaltenauswahl« erlaubt es Ihnen, selbst
festzulegen, welche Spalten in der Übersicht
überhaupt angezeigt werden sollen. Es öffnet sich ein Fenster, in dem Sie sämtliche
verfügbaren Spalten sehen.
• Um eine neue Spalte in eine Tabelle aufzunehmen, ziehen Sie sie mit der Maus
aus diesem Fenster an die Stelle der Tabelle, an der die Spalte angezeigt werden
soll.
• Um eine Spalte aus Ihrer Übersicht wieder zu entfernen, öffnen Sie ebenfalls
dieses Fenster und ziehen den Spaltenkopf zurück in dieses Fenster.
• Die »optimale Spaltenbreite« ändert die Darstellung dieser einen
Spalte so, dass alle Inhalte in der Spalte komplett sichtbar werden.
• »Filter entfernen« löscht alle eventuell vorhandenen Filter für diese
Spalte.
57
Neue Funktionen für die tägliche Arbeit
• »Filter bearbeiten« öffnet ein Fenster
zur Definition eigener Filterkriterien.
Klicken Sie in den roten Eintrag, öffnet
sich die Liste aller logischen Verknüpfungen. Außerdem können Sie hier
weitere Bedingungen anlegen und
den Filter auch wieder löschen.
Ein Klick auf das +-Symbol legt eine
weitere Bedingung für den Filter an.
Ein Klick auf das x-Symbol
aus dem Filter.
entfernt eine einzelne Bedingung wieder
Ein Klick auf den blauen Eintrag öffnet eine Liste aller verfügbaren
Bedingungen.
Ein Klick auf den grünen Eintrag öffnet die Liste aller Vergleichsoptionen.
Ein Klick auf den grauen Eintrag ermöglicht Ihnen die Eingabe eines
Wertes, sei es nun ein Datum, ein Text oder ein Zahlenwert.
• Die Option »Optimale Breite (alle Spalten)« legt die Spaltenbreite
sämtlicher Tabellenspalten so fest, dass der Inhalt möglichst gut lesbar wird.
58
Neuheiten in cobra CRM PLUS 2009
Auswertungen
Im Hauptdialog sehen Sie links eine Liste der verfügbaren Auswertungen.
Diese werden Ihnen von Ihrem Systemverwalter zur Verfügung gestellt.
59
cobra einrichten und anpassen
cobra einrichten und anpassen
Nach der Installation auf dem ersten Client
Nutzen Sie den Einrichtungsassistenten.
Starten Sie cobra direkt nach der Installation auf dem ersten Client.
• Der Einrichtungsassistent öffnet sich.
Für Systemverwalter ist nur der Eintrag »Terminplaner« dieses Assistenten von Belang. Diese Einstellung gilt systemweit für alle Anwender, die
auf diese Installation zugreifen. Sie wird beim ersten Öffnen des Programms für alle Anwender vorgenommen.
• Klicken Sie unter »cobra konfigurieren« den Eintrag »Terminplaner«
an.
• Bestimmen Sie in der Auswahl rechts, mit welchem der angezeigten
Programme die Termine im System verwaltet werden sollen.
60
Neuheiten in cobra CRM PLUS 2009
• Sie können diese Einstellung später unter »Extras: Systemeinstellungen: Allgemein« wieder ändern.
Falls Sie mit der Telefonie arbeiten, müssen Sie hier angeben, mit welchem System dies geschieht.
Tapi-Treiber .................... Wählen Sie aus, mit welchem Anlagentyp Sie
arbeiten.
Land ............................... Wählen Sie aus der Liste jenes Land aus, in
dem die Anlage sich befindet.
Ortsvorwahl .................... Tragen Sie hier die Vorwahl Ihres Ortsnetzes
ein, allerdings nicht in der Form, wie Sie sie
kennen, sondern ohne führende Null. Wohnen
Sie also beispielsweise in Berlin, tragen Sie
statt der gewohnten 030 nur eine 30 ein. Sollten
Sie die Vorwahl doch mit einer führenden 0 eintragen, wird diese vom System automatisch
entfernt.
Stammnummer ............... Arbeiten Sie an einem Einzelplatz, geben Sie
Ihre Telefonnummer ohne Vorwahl ein. Ist Ihre
Telefonnummer also beispielsweise
07531/77790, tragen Sie 77790 ein.
61
cobra einrichten und anpassen
Arbeiten Sie mit einer Telefonanlage mit mehreren Nebenstellen, verfahren Sie wie folgt: Angenommen, Ihr Unternehmen hat die Telefonnummer 07531/373-0, dann haben die einzelnen Nebenanschlüsse Nummern wie beispielsweise 07531/373-87, 07531/373-28 usw. In
diesem Fall geben Sie als Stammnummer 373
ein.
TAPI-Treiber systemweit verwenden
Schalten Sie diese Option ein, können Benutzer
keinerlei Veränderungen an den Einstellungen
vornehmen. Nur Sie als Systemverwalter können diese Option wieder deaktivieren, so dass
für einen Rechner individuelle Einstellungen getroffen werden können.
Die anderen Einstellungen in dieser Dialogbox betreffen nur den jeweiligen Benutzer. Hier brauchen Sie nichts zu tun.
Systemeinstellungen
Hier gibt es eine neue Option.
62
Neuheiten in cobra CRM PLUS 2009
Daten im Cache zwischenspeichern
Sollten Sie in Outlook sehr viele Termine verwalten, können Sie durch Aktivieren dieser
Checkbox die Arbeit mit cobra beschleunigen.
Die Termine aus Outlook werden dann nur
einmalig ausgelesen und zwischengespeichert.
Sie können in diesem Fall aber in Outlook vorgenommene Terminänderungen erst sehen,
nachdem Sie den Willkommensbildschirm manuell aktualisiert haben.
Adressfelder, Zusatzdaten, Untertabellen
und Kontakte
Sie treffen die entsprechenden Einstellungen mit dem Befehl »Datei: Einstellungen«. Wechseln Sie dann ins Register »Adressfelder«, »Zusatzdaten« oder »Kontakte«.
• In einer Datenbank können Sie nahezu beliebig viele Adressfelder anlegen. Dazu können u. a. Adressfelder (Name, Straße, PLZ usw.) sowie ggf. Bemerkungen, branchenspezifische Angaben, Geburtstage
und eine Vielzahl weiterer Daten gehören.
• Die Kontakte werden in einer eigenen Tabelle verwaltet, in der Sie
keine Felder hinzufügen oder löschen können.
• Es gibt zwei Arten zusätzlicher Tabellen: Zusatzdaten und Untertabellen. Access-Datenbanken kennen nur Zusatzdaten, SQLDatenbanken kennen beide Arten. Für beide Arten können Sie die
Felder selbst definieren.
• Untertabellen sind immer einer einzigen Tabelle untergeordnet. Bei
dieser Tabelle kann es sich um Adressen, Dokumente, Kontakte,
Zusatzdaten oder andere Untertabellen handeln.
63
cobra einrichten und anpassen
• Zusatzdaten sind immer einem Adressdatensatz zugeordnet. Zusatzdaten sind also eine spezielle Art von Untertabellen, die automatisch der Adresstabelle zugeordnet werden.
Ein Beispiel:
Die Adressen von Kunden, die bei Ihnen einen Rechner gekauft
haben, verwalten Sie in der Adresstabelle.
Ein Kunde kann bei Ihnen beliebig viele verschiedene Rechner
kaufen. Jeder dieser Rechner ist ein eigener Datensatz in der Zusatztabelle »Geräte« und ist allein mit dem Adressdatensatz des
Käufers verbunden. Dieser Datensatz enthält die spezielle Konfiguration des jeweiligen Gerätes (Arbeitsspeicher, Festplatte, Gerätenummer).
64
Neuheiten in cobra CRM PLUS 2009
In einer Untertabelle »Service« werden die verschiedenen Wartungsaufträge pro Gerät erfasst. Die Untertabelle »Service« ist allein der Zusatztabelle »Geräte« untergeordnet.
In SQL-Datenbanken können Sie 17 Zusatzdatentabellen sowie
zusätzlich 25 Untertabellen anlegen. Daten aus Untertabellen
können nicht in Einzelbriefformate aufgenommen werden.
In Access-Datenbanken können Sie insgesamt 4 Zusatzdatentabellen anlegen. Untertabellen gibt es in Access-Datenbanken
nicht.
Neue Zusatzdaten- und Untertabellen anlegen
Zusatz- und Untertabellen werden in derselben Registerkarte verwaltet.
65
cobra einrichten und anpassen
• Wechseln Sie in die Registerkarte »Zusatzdaten«.
• Öffnen Sie die »Auswahl Zusatztabelle«. Sie sehen jetzt eine Auswahlliste, die Ihnen die Möglichkeit gibt,
• neue Zusatztabellen anzulegen
•
66
und die die bereits vorhandenen Zusatztabellen – getrennt nach
Zusatz- und Untertabellen – auflistet.
Neuheiten in cobra CRM PLUS 2009
Neue Zusatzdatentabelle anlegen
• Klicken Sie unter »Auswahl Zusatztabelle« die Option »Neue Tabelle«
an.
• Geben Sie der Tabelle einen Namen.
• Ordnen Sie ihr dann Felder zu.
Neue Untertabelle anlegen
Klicken Sie unter »Auswahl Zusatztabelle« die Option »Neue Untertabelle« an.
• Geben Sie im oberen Feld der Untertabelle einen Namen .
• Wählen Sie in der Auswahlliste unten aus, welcher Tabelle die Untertabelle zugeordnet sein soll. Ihnen stehen sämtliche in der Datenbank
vorhandenen Tabellen zur Verfügung.
67
cobra einrichten und anpassen
• Legen Sie nun die Felder der Untertabelle an.
• Zu Untertabellen wird in der Liste »Auswahl Zusatztabelle« angezeigt,
welcher Datentabelle sie zugeordnet sind. In diesem Beispiel wird die
neue Untertabelle als »Wartungsdetails [Service]« eingetragen.
Warenwirtschaft anbinden
Die Anbindung der Warenwirtschafts-Schnittstellen wurde erheblich komfortabler gestaltet.
Erteilen Sie den Befehl »Extras: Warenwirtschaft einrichten«.
Wählen Sie hier aus, mit welcher Warenwirtschaft Sie arbeiten. Sie können nur solche Programme anbinden, die bereits auf Ihrem System installiert sind.
Die Option »Weitere ERP-Anbieter« wird nur dann angeboten, wenn auf
Ihrem System ein Warenwirtschaftprogramm gefunden wurde, das nicht
in der Liste enthalten ist und mit cobra zusammenarbeitet. Ansonsten ist
diese Option gesperrt. Nachfolgend wird die cobra Standardanbindung
beschrieben. Bei anderen Anbindungen können sich die Darstellungen –
abhängig vom angebundenen System – unterscheiden.
68
Neuheiten in cobra CRM PLUS 2009
cobra Standard-Anbindung
Diese Lösung bietet sich für alle Warenwirtschafts-Systeme an, die über
einen Access- und/oder SQL-Export verfügen. In diesem Fall exportieren
Sie Daten aus Ihrer Warenwirtschaft
• bei einem Access-Export in unsere mitgelieferte Vertriebs-Datenbank
VERTRIEB.MDB
• bei einem SQL-Export in eine von Ihrem Fachhändler angelegte SQLDatenbank
und lesen diese Daten dann nach cobra ein.
Der Abgleich zwischen cobra und der cobra Fakturdatenbank ist einseitig
und eine reine Datenübernahme nach cobra. Sie können aber die Adressen in cobra regelmäßig mit Adressen aus Ihrer Warenwirtschaft aktualisieren. Dazu müssen Sie hier eine Zuordnung zwischen den Feldern in
den Datenbanken beider Programme vornehmen. Diese Zuordnung bestimmt, in welches Feld von cobra welcher Inhalt der Warenwirtschaft
aufgenommen wird.
Verbindung herstellen
ERP-System .... Wählen Sie hier »cobra Warenwirtschafts-Anbindung«.
69
cobra einrichten und anpassen
ERP-Firma....... Verwalten sie in Ihrer Warenwirtschaft mehrere Firmen,
wählen Sie hier aus, welche Firma Sie auswerten wollen.
Über die Schaltfläche
öffnen Sie ein weiteres Fenster.
Stellen sie hier ein, mit welcher Art von Datenbank Sie
arbeiten. Zur Auswahl stehen Access- und SQLDatenbanken.
70
Neuheiten in cobra CRM PLUS 2009
Access
die betreffende
Wählen Sie nun über die Schaltfläche
Datenbank aus. Es kann sich hierbei beispielsweise um
die bereits erwähnte Datenbank VERTRIEB.MDB handeln.
Mit der Schaltfläche »Überprüfen« können Sie testen, ob
die angebundene Datenbankstruktur für die Auswertung
durch cobra geeignet ist.
SQL
Verbinden Sie sich hier mit Ihrem SQL Server.
Mit der Schaltfläche »Überprüfen« können Sie testen, ob
die angebundene Datenbankstruktur für die Auswertung
durch cobra geeignet ist.
Haben Sie mit »OK« bestätigt, kehren Sie zum Hauptdialog zurück.
Kundennummern-Feld
Die Kunden- oder Fakturnummer nimmt beim Datenabgleich zwischen Warenwirtschaft und cobra eine zentrale
Stelle ein, weil cobra Adressen anhand dieser Nummer
71
cobra einrichten und anpassen
identifiziert. Über diese Kundennummer sucht sich cobra
alle Belege zum Kunden in der Beleg-Datenbank der
Warenwirtschaft und zeigt sie als Liste oder Statistik auf
dem Bildschirm an.
Achten Sie darum immer darauf, dass vor dem Abgleich
das Feld mit der Kundennummer – also etwa »Fakturnr.«
oder ein anderes Feld – in die Sortierung mit aufgenommen wird.
An ERP-Firma anmelden
Mit der Anbindung der Datenbank ist im unteren Teil der
Dialogbox diese Schaltfläche aktiv geworden.
Klicken Sie diese Schaltfläche an, wird die Verbindung
endgültig hergestellt. Außerdem werden links weitere Optionen aktiv.
72
Neuheiten in cobra CRM PLUS 2009
Feldzuweisung
Klicken Sie »Feldauswahl« an.
Vorschlag ....................... Mit dieser Schaltfläche werden automatisch alle
gleichnamigen Felder einander zugeordnet.
ERP-Feldname ............... In dieser Spalte werden alle in der
Warenwirtschafts-Datenbank vorhandenen
Felder angezeigt.
cobra-Feldname ............. Um die Zuordnung zwischen zwei Feldern zu
ändern, klicken Sie in der Spalte »cobraFeldname« in das entsprechende Feld. Wählen
Sie nun aus der Liste jenes cobra-Datenbankfeld aus, welches die Inhalte aus dem links angezeigten ERP-Feld aufnehmen soll.
Überschreiben ................ Ist diese Option aktiv, werden alle Änderungen
aus der Warenwirtschaft in das verknüpfte Feld
von cobra übernommen.
Ist diese Option nicht aktiv, ist dieses cobraFeld schreibgeschützt, es werden also keine
aktuellen Inhalte in dieses Feld übernommen.
73
cobra einrichten und anpassen
Suchfeld ......................... Ist diese Funktion aktiv, wird beim Abgleich
überprüft, ob bereits identische Feldinhalte vorhanden sind. Diese werden dann abgeglichen
und Dubletten so vermieden. Schalten Sie diese Funktion aus, entstehen evtl. Dubletten.
Wir empfehlen, unsere Voreinstellung zu belassen. Ändern Sie diese Einstellungen nur, wenn
unerwünschte Dubletten entstehen.
Adressübernahme
Adressen aktualisieren
Adressen, die in der Warenwirtschaft vorhanden sind, in cobra aber nicht, werden immer
übernommen.
Wollen Sie nur neue Adressen importieren, an
vorhandenen aber nichts ändern, wählen Sie
hier »Keine Adressen aktualisieren«. Wollen
Sie neue Adressen importieren und zusätzlich
Adressänderungen übernehmen, wählen Sie
»Alle Adressen aktualisieren«.
74
Neuheiten in cobra CRM PLUS 2009
Stichwort für neue Adressen
Sie können neuen (nicht aber geänderten) Adressen ein eigenes Stichwort zuweisen, um sie
später recherchieren zu können. Tragen Sie
dieses Stichwort hier ein. Beim Abgleich wird
dieses Stichwort in den Stichwortvorrat übernommen.
Adressen neuer als ........ Hier wird Ihnen das Datum des letzten Abgleichs mit dem ERP-System angeboten. Damit
werden nur Daten importiert, die seit diesem
Datum geändert bzw. neu angelegt wurden.
Adressarten .................... Diese Option steht für die cobra Fakturdatenbank nicht zur Verfügung.
Betätigen Sie jetzt die Schaltfläche »Adressübernahme«. Damit wird der
Adressabgleich durchgeführt.
Nach der ersten Adressübernahme erscheint eine Frage:
Geben Sie eine Namen für die Registerkarte mit den Warenwirtschaftsdaten ein. Diese Registerkarte wird dann in der aktuellen Ansicht angelegt. Sie können den Namen der Registerkarte später im Ansichteneditor
ändern.
75
cobra einrichten und anpassen
76
Neuheiten in cobra CRM PLUS 2009
Vertriebsprojekte einrichten
Die Einrichtung von Vertriebsprojekten wurde runderneuert. Außerdem
können Sie jetzt eigene Felder für Vertriebsprojekte definieren.
Einstellungen
Die Konfiguration des Vertriebsmoduls können System- und Gruppenverwalter vornehmen.
Diese Einstellungen gelten jeweils pro Datenbank, auch wenn
sie von einem Gruppenverwalter vorgenommen werden.
Es handelt sich hierbei um allgemeine Voreinstellungen und Datenlisten.
Sie bestimmen u. a. darüber, welche Informationen den Benutzern später
in den Auswahllisten zur Verfügung stehen.
• Erteilen Sie den Befehl »Vertrieb: Einstellungen«.
Aus diesem Dialog heraus richten Sie Ihre Vertriebsprojekte und das zugehörige Erfassungsfenster ein.
• Sie finden links verschiedene Kategorien (Konfiguration, Vertriebsprozess etc.). Klicken Sie eine dieser Kategorien an, öffnen sich darüber
die zugehörigen Einstellmöglichkeiten (Einstellungen, Maskeneditor
usw.).
77
cobra einrichten und anpassen
• Im rechten Teil des Dialoges treffen Sie dann die eigentlichen Einstellungen. Hier rufen Sie über eine Schaltfläche die jeweiligen Bearbeitungsfunktionen auf.
Konfiguration
Allgemeine Einstellungen
Adressdarstellung........... In den Dialogen für Vertriebsprojekte werden
zugehörige Adressen oft nur durch die Inhalte
zweier Adressfelder wiedergegeben. Diese
Feldinhalte bestimmen Sie hier.
Währung ......................... Geben Sie die Standardwährung an. Diese wird
für die Umsatzberechnungen verwendet. Sie
können im Vertriebsmodul pro Datenbank nur
mit einer Währung arbeiten. Ändern Sie die
Währung später, wird die Währung auch für alle
bereits vorhandenen Vertriebsprojekte rückwirkend geändert! Seien Sie also mit dieser Einstellung äußerst vorsichtig.
Prognose ........................ Sie legen fest, welche Prognosen in Ihren Forecast aufgenommen werden sollen. Mit der
78
Neuheiten in cobra CRM PLUS 2009
Option »Nicht ändern« sorgen Sie dafür, dass
die Einstellung aus dem jeweils vorhergehenden Schritt erhalten bleibt.
Zusatz-Felder
Sie können sich für Vertriebsprojekte zusätzliche eigene Felder definieren und diese in die Eingabemaske für Vertriebsprojekte einbinden.
Feldname ....................... Geben Sie den Namen für das Feld ein. Dieser
Name fungiert, wenn Sie das Feld in den Dialog
einbinden, zugleich als Feldbeschriftung. Anders als im eigentlichen Ansichteneditor von
cobra können Sie hier also keine vom Feldnamen abweichende Beschriftung festlegen.
Feldtyp............................ Der Feldtyp bestimmt darüber, welche Formatierungsmöglichkeiten und Standardwerte Ihnen
für dieses Feld zur Verfügung stehen. Die Einzelheiten legen Sie anschließend über die Felder »Eingabemaske« und »Formatierung« fest.
Text: Das Feld kann freie Texte wie etwa Bemerkungen aufnehmen.
Zahl: Das Feld hat ein Zahlenformat.
79
cobra einrichten und anpassen
Datum: Sie geben hier Daten und ggf. auch
Uhrzeiten ein.
Ja/Nein: Das Feld kann die Werte Ja und Nein
annehmen.
Standardwert .................. Sie können hier einen Wert festlegen, der beim
Öffnen des Dialoges vorgeschlagen wird, aber
jederzeit geändert werden kann. Dieser Wert ist
natürlich vom Feldtyp abhängig.
Eingabeformat ................ Dieses ist das Format, das bei der Eingabe in
dieses Feld erzwungen wird. So lassen sich etwa einheitliche Datumsangaben herstellen oder
sicherstellen, dass eine syntaktisch plausible EMail-Adresse angegeben wird.
Anzeigeformat ................ Dies ist das Format, in dem der Feldinhalt angezeigt wird. Das Anzeigeformat kann vom
Eingabeformat abweichen.
.................................... Klicken Sie diese Schaltfläche neben dem Feld
»Eingabeformat« bzw. dem Feld »Ausgabeformat« an, erscheint ein Dialog, in dem Sie das
Feld weiter konfigurieren.
Unter »Maske bearbeiten« sehen Sie die Formatdefinition. Im abgebildeten Beispiel handelt
es sich im eine E-Mail-Adresse.
Geben Sie etwas ins Feld »Eingabe« ein. Sie
sehen dann unter »Formatierung«, wie diese
Eingabe dem Benutzer erscheinen wird.
80
Neuheiten in cobra CRM PLUS 2009
Eingabe-Test .................. Testen Sie hier das Eingabeformat, indem Sie
etwas eingeben. Das Feld verändert sich je
nach ausgewähltem Feldtyp. So wird ihm beispielsweise für Datumsfelder ein Kalender hinterlegt.
Format-Test .................... In diesem Feld sehen Sie, wie die Eingabe
durch das Anzeigeformat interpretiert wird.
....... Mit dieser Schaltfläche legen Sie das neue Zusatzfeld an. Sie können es dann mit dem Maskeneditor in Ihren Vertriebsprojekt-Dialog einbinden.
....... Mit dieser Schaltfläche löschen Sie das in der
obigen Liste markierte Zusatzfeld.
81
cobra einrichten und anpassen
Der Maskeneditor
Sie können sich Masken umgestalten. Insbesondere ist es Ihnen so möglich, auch zusätzliche, selbst definierte Felder in einen Dialog einzubinden. Sie können hier auch Felder aus der Maske entfernen oder innerhalb der Maske an eine andere Position verlegen.
Im Maskeneditor bearbeiten Sie die Maske, in der Sie Vertriebsprojekte
erfassen. Sie können hier einzelne Elemente verschieben, löschen und
hinzufügen. Die Arbeit geschieht in zwei Dialogen. Die Funktionen dieses
Editors und ihre Kombinationsmöglichkeiten sind derart vielfältig, dass
hier nur einige beispielhafte Hinweise gegeben werden können.
82
Neuheiten in cobra CRM PLUS 2009
Die Bearbeitungsdialoge
Der Dialog »Anpassung« enthält:
• In der Registerkarte »Versteckte Objekte« die
verfügbaren Objekte, die noch im Dialog platziert werden können. Hier finden sich neben
den Zusatz-Feldern, die Sie angelegt haben,
auch Elemente zur optischen Gliederung der
Maske.
• In der Registerkarte »Baumansicht« eine logisch strukturierte Übersicht über den Aufbau
des Dialoges »Layout bearbeiten«. Ein Kontextmenü bietet hier weitere Bearbeitungsmöglichkeiten.
Die Funktionen im Kontextmenü dieses Dialoges sind identisch mit jenen
des Kontextmenüs im Dialog »Layout bearbeiten« (siehe nächsten Abschnitt).Der Dialog »Layout bearbeiten« rechts ist der Dialog zum Erfassen von Vertriebsprojekten, allerdings in einer von der gewöhnlichen etwas abweichenden Bearbeitungsansicht. Sie sehen hier die Einzelelemente, aus denen sich dieses Fenster zusammensetzt.
• Sie können einzelne Elemente mit der rechten Maustaste anklicken
und dann über das Kontextmenü bearbeiten.
• Eingabefelder können Sie hier mit der Maus greifen und zurück in das
Fenster »Anpassen« ziehen. Damit verschwinden sie aus dem Dialog,
bleiben aber im Vorrat vorhanden und können so jederzeit wieder eingefügt werden.
83
cobra einrichten und anpassen
Die Bearbeitungsmöglichkeiten
Änderungen am Layout des Vertriebsprojekt-Dialoges werden
nicht automatisch gespeichert. Vergessen Sie also nicht, vor
dem Schließen des Dialoges etwaige Änderungen zu speichern.
Sie erreichen in beiden Dialogen identische Bearbeitungsmöglichkeiten
mit der rechten Maustaste über ein Kontextmenü.
Die Funktionen dieses Kontextmenüs im Überblick:
Verstecke Anpassungsfenster
oder
Mit »Verstecke Anpassungsfenster« wird der
Dialog »Anpassung« links ausgeblendet. Sie
sehen die Eingabemaske für das Vertriebsprojekt jetzt in einer Testansicht, in der Sie
beispielsweise probehalber die Auswahllisten
öffnen können.
Layout anpassen
Mit »Layout anpassen« wird der Dialog mit
den versteckten Objekten und der Baumansicht wieder eingeblendet und der Bearbeitungsmodus wieder aktiv.
Layout zurücksetzen
Sie kehren zum letzten gespeicherten Stand
des Dialoges zurück.
Umbenennen
• Klicken Sie ein Feld an. Erteilen Sie mit
der rechten Maustaste den Befehl »Umbenennen«.
• Ändern Sie die Beschriftung des Feldes. In
der Abbildung ist dies »&Name:«, wobei
das &-Zeichen für das Tastaturkürzel steht.
84
Neuheiten in cobra CRM PLUS 2009
• Bestätigen Sie durch Betätigen der Eingabetaste Ü.
Text verbergen /
Text anzeigen
Sie blenden die Beschriftung eines Feldes
aus bzw. wieder ein.
Textposition
Sie geben die Position einer Beschriftung –
relativ zu dem Feld, auf dem sie liegt, – an.
Verstecke Objekt
Das Feld wird ausgeblendet. Es ist damit in
diesem Dialog nicht mehr vorhanden, bleibt
aber im Vorrat erhalten.
Ein ausgeblendetes Feld wird in die »versteckten Objekte« aufgenommen. Von dort
kann es jederzeit wieder in das Dialoglayout
eingefügt werden.
Gruppieren
oder
Gruppierung aufheben
Gruppieren Sie Objekte, können Sie diese
gemeinsam in einem Block verschieben und
beispielsweise auf einer eigenen Registerkarte platzieren.
• Klicken Sie mehrere Elemente nacheinander bei gedrückter Strg-Taste an.
• Erteilen Sie diesen Befehl »Gruppieren«.
Die Objekte werden zusammengefasst, erhalten einen eigenen Gruppennamen und erscheinen auch im Dialog »Anpassen« als eigenes Objekt.
Reitergruppe erstellen
• Klicken Sie eine Gruppe oben in ihrem
Namen mit der rechten Maustaste an, und
erteilen Sie diesen Befehl.
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cobra einrichten und anpassen
Sie legen einen neuen Registerkartenblock
mit einer ersten Registerkarte an. Dabei wird
die Objektgruppe automatisch auf dieser Registerkarte platziert.
Reiter hinzufügen
• Klicken Sie eine Reitergruppe mit der rechten Maustaste an. Erteilen Sie diesen Befehl.
Es wird ein weiterer Reiter eingefügt. Auf diesem Reiter können Sie dann weitere Elemente oder Gruppen platzieren.
Klicken Sie eine dieser Registerkarten oben
direkt auf dem Reiter an, um den Reiter mit
dem entsprechenden Kontextmenü-Befehl
umzubenennen.
Leerraum erstellen
Sie legen eine leere Fläche an. Auf dieser
Fläche können Sie dann Objekte platzieren.
• Durch Ziehen an den Rändern geben Sie
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Neuheiten in cobra CRM PLUS 2009
der Fläche die gewünschte Größe.
Größenbeschränkung
Dieser Befehl sorgt dafür, dass sich das Feld
nicht mit vergrößert oder verkleinert, wenn der
Benutzer die Größe des Dialoges verändert.
Speichern
Sie speichern den aktuellen Stand.
Abbrechen
Sie verwerfen alle Änderungen und verlassen
den Bearbeitungsmodus.
Zurücksetzen
Sie setzen den Dialog zum Erfassen von Vertriebsprojekten auf den zuletzt gespeicherten
Stand zurück. Damit gehen alle noch nicht
gespeicherten Änderungen verloren.
Mit diesen beiden Schaltflächen im Dialog
»Anpassung« widerrufen Sie einen Schritt
oder stellen ihn wieder her.
Schließen Sie den Dialog »Layout bearbeiten«. Wenn Sie jetzt ein Vertriebsprojekt anlegen oder bearbeiten, wird Ihnen der Dialog in der neuen
Form angezeigt.
Eigene Zusatzfelder
Wir liefern vordefinierte Masken mit, in die Benutzer Eingaben nur in einem bestimmten Format eingeben können. Sie wählen diese Masken aus
den verschiedenen Auswahllisten aus. Geben Sie ihnen einen Namen
und speichern Sie sie, können Sie sie dann per Maskeneditor in Ihre Vertriebsprojekt-Maske einbinden.
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cobra einrichten und anpassen
Genügen die fertigen Masken Ihren Ansprüchen nicht, können Sie sich
eigene definieren. Wenden Sie sich in diesem Falle an Ihren cobra Partner oder das cobra Projektteam, und wir finden gemeinsam mit Ihnen die
ideale Lösung.
88
Neuheiten in cobra CRM PLUS 2009
Ansichteneditor: Vertriebsprojektliste
Dieses Element im Ansichteneditor ist neu.
In die Ansicht kann eine Vertriebsprojektliste eingefügt werden. Als Systemverwalter entscheiden Sie beim Einfügen,
was in dieser Liste angezeigt werden soll:
• Alle Vertriebsprojekte.
• Nur die Vertriebsprojekte zur aktuellen Adresse.
Entscheiden Sie sich für »Zur aktuellen Adresse«, wird eine
zusätzliche Spalte »Beteiligung« in die Vertriebsprojektliste
eingefügt.
89
cobra einrichten und anpassen
Die Telefonie einrichten
Die Telefonieeinrichtung hat eine zusätzliche Registerkarte erhalten.
Als Systemverwalter können Sie die Telefonieeinstellungen für alle Benutzer von cobra gemeinsam treffen. Dies macht Sinn, wenn fast überall
im Unternehmen dieselben Telefone und Treiber eingesetzt werden. Sie
können dann allerdings immer noch an jedem einzelnen Rechner eine
abweichende Konfiguration einstellen.
Erteilen Sie den Befehl »Kommunikation: Telefoneinstellungen«.
• Wechseln Sie hier in die Registerkarte »Systemeinstellungen«. In dieser Registerkarte werden die Einstellungen, auf die alle Benutzer gemeinsam zugreifen können, vorgenommen. In der Registerkarte »Arbeitsplatz« hingegen können Sie an einem bestimmten Rechner abweichende Einstellungen vornehmen.
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Neuheiten in cobra CRM PLUS 2009
Es gibt zwei Systeme zum Einrichten der Telefonie, Sie können sich nach
Belieben für eines davon entscheiden. Unter »Telefonie-Version« finden
Sie:
• cobra 2009
• Frühere Version
Beide Systeme sind funktional gleich, cobra 2009 arbeitet aber mit einer
komfortableren Oberfläche. Eine Beschreibung der Einrichtung über die
»Frühere Version« finden Sie im Benutzerhandbuch unter »Telefonie, Telefax«.
cobra 2009
Treiber-Einstellungen
TAPI-Anbieter ................. Hier werden Ihnen sämtliche auf diesem Rechner verfügbaren Telefonie-Treiber zur Auswahl
angeboten.
Telefon-Einstellungen
Telefonstellen ................. Geht ein Anruf ein, versucht cobra, den Anrufer
zu ermitteln, sofern er seine Rufnummer nicht
unterdrückt hat. Die Einstellung der Telefonstellen bestimmt nun, wie genau die Nummer des
eingehenden Anrufes mit den in der Datenbank
eingetragenen Nummern übereinstimmen
muss, um erkannt zu werden. Je höher die hier
ausgewählte Zahl ist, desto geringer muss die
Übereinstimmung ausfallen, desto mehr Telefonnummern möglicher Anrufer werden also in
der Regel gefunden.
Anzahl der Anrufe in Abwesenheit
cobra protokolliert alle Anrufe, die Sie nicht entgegennehmen. Mit dieser Zahl geben Sie an,
wie viele Anrufe protokolliert werden sollen.
Wird diese Zahl überschritten, wird jeweils der
91
cobra einrichten und anpassen
älteste Anruf gelöscht und der aktuelle in die
Liste aufgenommen.
Anzahl Wahlwiederholungen
Versuchen Sie, jemanden anzurufen, dort
nimmt aber niemand ab, wird dieser Anruf in
der Liste der Wahlwiederholungen gespeichert,
von wo aus Sie ihn jederzeit wiederholen können. Die hier eingestellte Anzahl gibt an, wie
viele solcher vergeblichen Anrufe in der Liste
protokolliert werden sollen.
Internes Telefonverzeichnis
Das Telefonverzeichnis enthält Nummern, an
die Sie Anrufer per Mausklick weiterleiten können. Es kann sich dabei sowohl um hausinterne
als auch um externe Telefonnummern handeln.
Klicken Sie auf »Neu«, können Sie einen Teilnehmer erfassen.
Klicken Sie auf »Import«, werden sämtlich Teilnehmer aus der Benutzerverwaltung von cobra
eingelesen.
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Neuheiten in cobra CRM PLUS 2009
Land ............................... Wählen Sie aus der Liste jenes Land aus, in
dem die Anlage sich befindet.
Ortsvorwahl .................... Tragen Sie hier die Vorwahl Ihres Ortsnetzes
ein, allerdings nicht in der Form, wie Sie sie
kennen, sondern ohne führende Null. Wohnen
Sie also beispielsweise in Berlin, tragen Sie
statt der gewohnten 030 nur eine 30 ein. Sollten
Sie die Vorwahl doch mit einer führenden 0 eintragen, wird diese vom System automatisch
entfernt.
Stammnummer ............... Arbeiten Sie an einem Einzelplatz, geben Sie
Ihre Telefonnummer ohne Vorwahl ein. Ist Ihre
Telefonnummer also beispielsweise
07531/77790, tragen Sie 77790 ein.
Arbeiten Sie mit einer Telefonanlage mit mehreren Nebenstellen, verfahren Sie wie folgt: Angenommen, Ihr Unternehmen hat die Telefonnummer 07531/373-0, dann haben die einzelnen Nebenanschlüsse Nummern wie beispielsweise 07531/373-87, 07531/373-28 usw. In
diesem Fall geben Sie als Stammnummer 373
ein.
Adressanzeige-Format
Sie bestimmen, wie Ihnen die von cobra zu eingehenden Anrufen gefundenen Adressen angezeigt werden sollen. Klicken Sie auf den Auswahlrechts. Damit öffnet sich ein Dialog.
knopf
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cobra einrichten und anpassen
In diesem Dialog werden in der Auswahlliste rechts oben die Adressfelder der Datenbank angeboten. Mit der Schaltfläche
übernehmen
Sie die gewünschten Felder in das Adressformat.
Telefonindex reorganisieren
cobra verwaltet, um die Telefonie zu beschleunigen, sämtliche Telefonnummern in einem separaten Index. reorganisieren sie ihn gelegentlich,
insbesondere, wenn Sie mit großen Datenbanken arbeiten oder oft Änderungen an den Daten vornehmen.
Info
Info ................................. Listet alle Treiberinformationen auf.
Protokoll ......................... Sämtliche Aktionen des Systems werden protokolliert, so dass sie auf Fehler analysiert werden können.
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