Das Benutzerhandbuch gibt Ihnen ein Überblick über die vielseitigen Bestellmöglichkeiten und Funktionen der B2B-Bestellplattformen der HOGALOG AG. Alle grundlegenden

Funktionen werden Ihnen erklärt, sodass Sie die Zusammenhänge der Bestellprozesse erkennen werden. Das Handbuch umfasst alle Einstellungsmöglichkeiten und Funktionen, die für Kunden auf den Plattformen relevant sind. Falls Sie die Plattformen auch als Lieferant verwenden, beachten Sie bitte auch das Handbuch für Lieferanten.

Dieses Handbuch erläutert die Funktionen der B2B-Bestellplattformen der HOGALOG

AG mit Hilfe von Screenshots einer neutralen Plattform. Das Logo und einzelne Farben können in Ihrer Bestellplattform abweichend sein – die Bedienung ist einheitlich.

1.1 Aufbau der Plattform

Jede B2B-Bestellplattform besteht aus einem Modul für Kunden und einem Modul für

Lieferanten. Falls Sie die Plattform sowohl als Kunde wie auch als Lieferant nutzen, können Sie zwischen den beiden Modulen wechseln.

Jeder Kunde (Betrieb, der die Plattform zum Kauf von Produkten nutzt) besitzt ein

Kundenkonto. Diesem sind eine oder mehrere Kostenstellen zugeordnet. Kostenstellen können beispielsweise Filialen, aber auch Bereiche oder Abteilungen eines Betriebs sein. Jede Person, die Bestellungen ausführt, besitzt ein persönliches Benutzerkonto.

Mit diesem kann sie sich auf der Plattform einwählen. Jedem Benutzerkonto sind eine oder mehreren Kostenstellen zugeordnet. Der Benutzer kann eine ihm zugeordnete

Kostenstelle auswählen und für diese Bestellungen tätigen.

Jeder Benutzer verfügt über einen Warenkorb pro Kostenstelle.

Kunde

Restaurantkette ABC

Kostenstelle

Benutzer

Zürich

Manager

Basel

Warenkorb

Zürich

Manager

Basel

Manager

Basel

Jede Kostenstelle kann einem oder mehreren Lieferanten zugeordnet sein. So können beispielsweise Filialen jeweils lokale Lieferanten zugeordnet werden. Die Mitarbeiter der

Filialen können jeweils nur die Produkte von den zugeordneten Lieferanten ansehen und bestellen.

Es ist daher möglich, dass sich die Auswahl der Lieferanten und das Sortiment ändern, wenn Sie die aktive Kostenstelle wechseln.

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1.2 Kurzübersicht Bestellplattform

1. Internet starten

Das Symbol des Internet

Explorers oder von Mozilla

Firefox anklicken.

2. Adresse eingeben

Adresse der Bestellplattform im Browser eingeben. www.hogashop.ch, www.topcc.hogashop.ch www.contadisshop.ch, www.vebego-shop.ch www.culinarium-online.ch

3. Einwählen

Geben Sie Ihr Login und

Passwort ein und klicken Sie den Button „Login“.

Bestellplattform ist nun bereit zur Nutzung!

4. Produkte per Hand erfassen

Im Menü „Bestellung“ in einer Bestellliste oder in der Produktsuche das passende Produkt finden.

4. Produkte mit Scanner erfassen

Mit dem Scanner Strichcodes direkt an der

Verpackung, von Etiketten oder aus der Bestellliste scannen.

Gewünschte Menge für Produkt eingeben und mit dem Warenkorb-Symbol oder dem Button

„In den Warenkorb“ alle gewählten Produkte im Warenkorb ablegen.

Warenkorb öffnen.

Scanner-Software starten sowie Scanner per

USB mit Computer verbinden.

Warenkorb in Bestellplattform öffnen, Cursor auf Feld „Barcode einlesen“ setzen und

CTRL+F5 drücken.

5. Warenkorb prüfen und Bestellung abschliessen

Kontrolle der eingelesenen Artikel, der Menge, des Lieferdatums für jeden Lieferanten – abschliessend den Button „Bestellung abschicken“ klicken.

6. Bestellplattform verlassen

Bestellung ist abgeschlossen, die Bestellung ist im Archiv erfasst. Im Menü

„Abmelden“ klicken, um die Bestellplattform zu verlassen.

Das System bestätigt die Bestellung per Mail, ebenso der Lieferant.

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2 Anmeldung

2.1 Login

Auf der Startseite Ihrer Bestellplattform

, füllen Sie die Benutzerdaten und das Passwort in den Login-Bereich und klicken Sie auf „Login“.

Geben Sie hier Ihre Benutzerdaten und Ihr

Passwort ein

Falls gewünscht: Sprache und Weiterleitung nach

Loggen Sie sich ein

Neues Passwort anfordern

Auf der Plattform vertretene Lieferanten / Marken

– Klicken Sie diese an für mehr Informationen

Aktionspreise und Neuheiten (auch von Lieferanten, die Ihnen nicht zugeordnet sind)

Nutzen Sie die Funktionen „Sprache“ sowie „Direkt zu“, wenn Sie während des Logins die Sprache wechseln oder nach dem Login direkt in einer bestimmten Funktion arbeiten möchten. Wenn Sie nichts auswählen, wird der Shop mit Ihren Standardeinstellun-

gen geöffnet. Wie Sie diese ändern können, erfahren Sie im Kapitel 7.1.

Wenn Sie eine Bestellplattform als Lieferant nutzen, können Sie unter „Direkt zu“ auch das Lieferanten-Modul auswählen.

HOGASHOP: www.hogashop.ch

Contadis Shop: www.contadisshop.ch

TopCC-Shop: www.topcc.hogashop.ch

Vebego-Shop:

Bischofszell Culinarium: www.culinarium-online.ch

20.04.2014 Kunden-Handbuch www.vebego-shop.ch

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Auf der Login-Seite werden Sie über wichtige Neuerungen und Informationen zur Plattform informiert. Ausserdem wird Ihnen eine Auswahl von Aktionen verschiedener Lieferanten sowie die Liste der vertretenen Lieferanten angezeigt. Klicken Sie auf das Logo eines Lieferanten, um weitere Informationen zu diesem zu erhalten.

2.2 Ihr erster Besuch auf der Bestellplattform

Bei Ihrem ersten Besuch werden Sie aufgefordert, Ihr Passwort zu ändern. Eine weitere

Verwendung des anfänglichen Passwortes ist aus Sicherheitsgründen nicht möglich.

Hinweise zur Auswahl eines sicheren Passwortes werden Ihnen angezeigt.

Sie können Ihr Passwort später natürlich weiter ändern – dazu steht Ihnen die Seite

„Passwort ändern“ zur Verfügung (siehe auch Kapitel 7.1).

2.3 Passwort vergessen

Sollten Sie ein falsches Passwort eingegeben haben, erscheint eine Fehlermeldung:

„Ungültiger Benutzername oder falsches Passwort.“ Klicken Sie auf den Link „Pass-

wort vergessen“.

Sie können Ihre E-Mail-Adresse oder Ihre Benutzerkennung eingeben und erhalten danach umgehend Ihr Passwort per E-Mail zugestellt.

Wie Sie Ihr Passwort ändern können, erfahren Sie in Kapitel 7.1.

2.4 Kostenstellen

Wenn Ihrer Benutzerkennung mehrere Kostenstellen oder Kunden zugeordnet sind, wählen Sie nach dem Einwählen die gewünschte Kostenstelle aus.

Sollten sich noch Produkte im Warenkorb einer Kostenstelle befinden, wird deren Anzahl in roter Farbe in der letzten Spalte angezeigt.

Wählen Sie hier die Kostenstelle aus, für die Sie einkaufen möchten

Anzeige Produkte im

Warenkorb

Um später zu einer anderen Kostenstelle zu wechseln, nutzen Sie die Funktion „Kos-

tenstelle wechseln“ im Menüpunkt „Abmelden“.

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Um für Ihren Betrieb mehrere Kostenstellen anlegen zu lassen und diesen verschiedene

Benutzer zuzuteilen, wenden Sie sich bitte an Ihren Kundenbetreuer.

2.5 Startseite und Grundfunktionen

Nachdem Sie sich erfolgreich angemeldet haben, gelangen Sie in die Bestellplattform.

Einige Funktionen sind in der Plattform stets verfügbar – diese finden Sie auf allen Seiten am oben Bildschirmrand.

Per Klick auf das Logo oder das Symbol gelangen Sie stets zurück zur Startseite

Hilfebutton mit der Hotline-

Nummer

Prüfen Sie Ihren Warenkorb und klicken Sie auf das Symbol für weitere Informationen

Nutzen Sie die Schnellsuche zum Ergänzen von Produkten

Sprache umstellen

Pfad der aktuellen Seite

Erläuterung zur aktuellen Seite

Titel der aktuellen Seite

Hauptmenü für weitere Funktionen

Ihre Einwahldaten (Login,

Kunde, Kostenstelle)

Wenn sie beim Login (siehe Kapitel 2.1) oder in Ihren persönlichen Einstellungen (siehe

Kapitel 7.3) nicht anderes ausgewählt haben, sehen Sie nach dem Login die allgemeine

Startseite.

Diese Seite bietet Ihnen eine komplette Übersicht über Ihre Möglichkeiten in Ihrer Bestellplattform. Alle wichtigen Funktionen, die normalerweise über das Menü erreichbar sind, können hier direkt angewählt werden.

Sie können die Position der Elemente auf der Startseite einfach ihren Wünschen anpassen, indem Sie die Blöcke an der Titelleiste anklicken und an eine neue Position ziehen.

Selten gebrauchte Blöcke können Sie über die Symbole in der Titelleiste minimieren.

Verschieben

Sie Blöcke der

Startseite per

Drag & Drop

In Ihren persönlichen Einstellungen (siehe Kapitel 7.3) können Sie Blöcke auch voll-

kommen aus- und wieder einblenden.

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Suchen Sie

Produkte per

Suchbegiff

Suchen Sie Produkte in Ihren

Bestelllisten

Ihre Lieferanten im

Überblick

Prüfen Sie Ihren aktuellen Warenkorb

Prüfen Sie aktuelle Aktionspreise

Ihrer Lieferanten

Entdecken Sie neue Produkte

Ihrer Lieferanten

Aktuelle Materialen

Ihrer Lieferanten zum Download

20.04.2014

Alternative Möglichkeiten der

Produktsuche

Funktion zur

Budgetkontrolle

Treiber und

Handbücher zum Download

Kunden-Handbuch

Übersicht sonstiger hilfreicher

Funktionen

Lesen Sie

News der

HOGALOG AG

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2.6 Abmelden

Am Ende einer Sitzung melden Sie sich bitte aus dem System ab – mit dem Menüpunkt

„Abmelden“ im Hauptmenü.

Wenn Sie noch für eine andere Kostenstelle oder für einen anderen ihnen zugewiesenen Kunden Einkäufe tätigen möchten, können Sie über den Menüpunkt „Kostenstelle

wechseln“ unter „Abmelden“ einfach die Kostenstelle wechseln.

Falls Sie die Plattform auch als Lieferant nutzen, können Sie über den Menüpunkt „Lie-

feranten-Modul“ auch zum Lieferantenmodul wechseln.

3 Produktsuche

Bei der Suche nach Produkten können Sie in den Bestellplattformen der HOGALOG AG zwischen verschiedenen Möglichkeiten wählen:

•

Einfache Suche

•

Erweiterte Suche

•

Produkte mit Strichcode-Scanner erfassen (siehe Kapitel 4.2)

•

Arbeit mit Bestelllisten (siehe Kapitel 5)

3.1 Einfache Suche

Um frei im vollen Produktsortiment suchen zu können, nutzen Sie die Volltextsuche, welche Sie über den Menüpunkt „Produkt suchen“ in der Rubrik „Bestellung“ erreichen. Alternativ können Sie das Suchfeld im Seitenkopf jeder Seite nutzen.

Geben Sie einen Suchbegriff oder eine Artikelnummer ein. Bereits während der Eingabe zeigt die Bestellplattform zum Suchbegriff passende Produkte an. Um die Suche zu verfeinern, können Sie auch mehrere Wörter eingeben. Es werden nur Waren angezeigt, in deren Bezeichnung alle Suchwörter vorkommen.

Durch das Setzen eines Minuszeichens vor einem Begriff können Sie Resultate ausschliessen, die diesen enthalten. Möchten Sie beispielsweise nach Joghurts aller Geschmacksrichtungen ausser Erdbeere suchen, müssen Sie „Joghurt -Erdbeere“ eingeben.

Sie können die Suche auch auf einen Lieferanten beschränken. Zusätzliche Informationen zum gewählten Lieferanten erhalten Sie über das Info-Symbol.

Wenn Sie keine anderen persönlichen Einstellungen (siehe Kapitel 7.3) vorgenommen

haben sollten, werden die gefundenen Produkte in Kategorien gruppiert. Sie können sie jedoch auch nach Produktbezeichnung, Lieferant oder Artikelnummer ordnen lassen.

Klicken Sie dazu auf die kleinen Pfeile im Tabellenkopf. Details zu den Produkten erhalten Sie, wenn Sie die Produktbezeichnung anklicken.

Die Suchergebnisse können wahlweise als Liste oder mit Vorschaubildern angezeigt werden. Klicken Sie entsprechend auf „Ansicht als Liste“ oder „Ansicht als Bilder“.

Weitere Hinweise zur Bedienung der Listen finden Sie im Kapitel 5.5.

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Geben Sie einen Suchbegriff ein

Sie können die Suche auf einen Lieferanten beschränken

Ansicht mit

Bildvorschau statt Liste

Nutzen Sie diese Pfeile, um die Suchergebnisse sortieren zu lassen

Klicken Sie auf den

Produktnamen für mehr Details

Legen Sie Menge und/oder

Gewicht fest

Speichern Sie bei

Bedarf einen Kommentar zum Produkt

Legen Sie das

Produkt im

Warenkorb ab

Sie können aus dieser Liste direkt bestellen: Geben Sie eine Menge sowie bei Bedarf einen Kommentar ein und klicken Sie das Warenkorb-Symbol am Zeilenende. Sie können auch mehrere Produkte mit den Häkchen am Zeilenanfang markieren und anschliessend den Button „Gewählte Produkte im Warenkorb erfassen“ drücken.

Weitere Details finden Sie in Kapitel 4.1.

Analog können Sie die gefundenen Produkte in einer Bestellliste ablegen, damit Sie

diese zu jeder Zeit einfach finden (siehe Kapitel 5).

3.2 Erweiterte Suche

Die erweiterte Suche finden Sie ebenso unter dem Menüpunkt „Produkt suchen“ in der Rubrik „Bestellung“. Klicken Sie in der Suchmaske auf „Erweiterte Suche“.

Sie können die Suche auf verschiedene Arten verfeinern:

•

Setzen Sie das Häkchen bei „Produkte mit Aktionspreisen“, um alle Waren mit Sonderpreisen zu sehen. Wenn Sie ein Datum eingeben, werden die Aktionspreise in dieser Zeit angezeigt. Ohne Datum zeigt es Produkte an, die heute vergünstigt im Angebot sind.

•

Ein Häkchen bei „Neue Produkte“ bewirkt, dass Sie nur Produkte sehen, die vom Lieferanten als Neuheit deklariert wurden.

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•

Mit „Produkte mit Bild“ beschränken Sie die Suche auf Produkte, für welche ein

Foto hinterlegt wurde.

• Mit dem Regler „Genaue Suche – Tolerante Suche“ können Sie auch Produkte mit einer ähnlichen Schreibweise anzeigen lassen.

•

Sie können die Suche auch auf bestimmte Produktkategorien und Unterkategorien beschränken. Klicken Sie dafür eine Hauptkategorie bei „Kategorie aus-

wählen“ an, bei Bedarf wählen sie ferner eine oder mehrere Kategorien und/oder Unterkategorien aus.

Öffnen Sie die erweiterte

Suche

Beschränken Sie die

Suche auf bestimmte Kategorien

Stellen Sie ein, ob andere

Schreibweisen berücksichtigt werden sollen

Wählen Sie sonstige Optionen für die Suche

Die Bedienung der Liste mit den Suchresultaten ist analog zur einfachen Suche: Die gewünschten Produkte werden zunächst alphabetisch geordnet angezeigt. Sie können sie jedoch auch nach Kategorie, Lieferant oder Artikelnummer ordnen lassen. Klicken

Sie auf die kleinen Pfeile im Tabellenkopf.

3.3 Suche nach Produkten anderer Lieferanten

Die Funktion „Produkte fremder Lieferanten suchen“ im Menüpunkt „Bestellung“ ermöglichst es, auch die Produkte fremder Lieferanten zu sehen – wobei die Preise ausgeblendet werden. Sie können dann bei Interesse Kontakt mit der HOGALOG AG oder dem Lieferanten aufnehmen, um eine Geschäftsbeziehung aufzubauen.

Diese

Funktion ist im Moment nicht für alle Kunden freigeschaltet.

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4 Bestellvorgang

Alle Produkte, die Sie zur Bestellung erfassen, werden im Warenkorb abgelegt, wo Sie alle Details nochmals prüfen sowie weitere Einstellungen vornehmen können.

4.1 Produkte im Warenkorb erfassen

Die Erfassung erfolgt meist über die Produktsuche (siehe Kapitel 3) oder in einer Be-

stellliste (siehe Kapitel 5). Nachdem Sie das gewünschte Produkt dort gefunden haben,

können Sie es in den Warenkorb übernehmen.

Legen Sie Menge und/oder

Gewicht fest.

Speichern Sie bei Bedarf einen

Kommentar

Legen Sie das

Produkt im

Warenkorb ab

Produkt aktuell nicht verfügbar

Kommentar hinterlegt

Vier Einheiten des Produkts befinden sich bereits im Warenkorb

Klicken Sie das Warenkorb-Symbol in der entsprechenden Zeile. Sie können auch den

Button „In den Warenkorb“ unter der Tabelle nutzen, welcher alle mit zuvor Häkchen markierten Produkte übernimmt. (Die Häkchen werden automatisch gesetzt, wenn eine

Menge eingegeben wird)

Wenn auf dem Warenkorb-Symbol eine Zahl steht, so zeigt diese die schon im Warenkorb vorhandene Menge des Produkts an. Wenn Sie eine weitere Einheiten dieses Produktes in Ihren Warenkorb legen und die entsprechende Warnmeldung bestätigen, wird die neu erfasste Menge zur im Warenkorb vorhandenen addiert. Irrtümlich im Waren-

korb abgelegte Produkte können Sie nachträglich wieder löschen (siehe Kapitel 4.3).

Fehlt bei einem Produkt das Warenkorb-Symbol, kann dieses zurzeit nicht bestellt werden, da der Lieferant es momentan nicht auf Lager hat.

Zu jedem Produkt können Sie einen Kommentar hinterlassen, den der Lieferant zusammen mit der Bestellung erhält – beispielsweise spezielle Qualitätswünsche. Klicken

Sie dafür auf das Symbol in der Spalte „Text“, geben Sie den Wunsch ein und wählen

Sie „speichern“.

Speichern Sie den

Kommentare ab

Geben Sie Ihren

Kommentar ein

Achtung, die Bestellplattformen der HOGALOG AG unterstützen verschiedene Arten von

Produkten mit jeweils unterschiedlichen Mengenerfassungen:

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Typ 1: Das Produkt wird per Gewicht verkauft und ist frei teilbar. Geben Sie eine

„Menge“ in Vielfachen der Verkaufseinheit sowie das gewünschte „Gewicht pro

Stück“ an. Die Bestellplattform errechnet die sich ergebende Anzahl der Stücke automatisch.

Typ 2: Das Produkt wird per Gewicht verkauft, jedoch in festen Verkaufseinheiten. Geben Sie unter „Menge“ die gewünschte Zahl von Verkaufseinheiten an.

Typ 3: Das Produkt wird per Anzahl Stück (beziehungsweise Dosen, Flaschen, Kartons,

…) verkauft. Details zu Gramm oder Liter pro Verkaufseinheit finden Sie meist in der

Produktbezeichnung oder -beschreibung.

Geben Sie unter „Menge“ die gewünschte Zahl von Verkaufseinheiten an. Bitte beachten Sie, dass einige Lieferanten grössere Verkaufseinheiten anbieten – die eingegebene

Menge wird mit der Verkaufseinheit multipliziert.

Verkaufseinheit

10 Packungen

Menge=2 entspricht einer

Bestellung von 20 Packungen

Wahl einer Verpackungseinheit

Falls für das gewählte Produkt eine Auswahlmöglichkeit zur Verfügung steht, können

Sie unter „Packung“ wählen, in welchen Verpackungseinheiten dieses geliefert werden soll.

4.2 Produkte mit Strichcode-Scanner erfassen

Die Bestellplattformen der HOGALOG AG unterstützen die Bestellung mit Hilfe eines

Strichcode-Scanners. Sie können EAN-Strichcodes von Produkten mit einem mobilen

Strichcode-Scanner einlesen und über eine Schnittstelle an den Computer übertragen.

Achtung, vor der erstmaligen Benutzung des Strichcode-Scanners muss dieser eingerichtet werden – nähere Informationen finden Sie in einem extra Handbuch, welches

Sie unter „Downloads“ auf der Startseite herunterladen können.

20.04.2014

Strichcode-Scanner EAN-Strichcode auf einer Verpackung

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Das Einlesen erfolgt über das Barcode-Feld im Warenkorb. Diesen finden Sie im

Hauptmenü „Bestellung“ unter „Warenkorb“ oder direkt über das Symbol für den

Warenkorb am oberen Bildschirmrand.

Öffnen Sie das

Strichcode-Feld

Mit CTRL+F5 lesen Sie die

Daten vom Scanner ein

Mit diesem Button übernehmen Sie die Produkte in den Warenkorb

Verbinden Sie den Scanner über den USB-Port mit ihrem PC und klicken Sie auf „Er-

fassung von EAN-Strichcodes“. Die Tasteneingabe CTRL+F5 liest die mit dem Scanner erfassten Artikel in die Bestellplattform ein. Klicken Sie nun den Button „Erfassen“ an und alle in der Datenbank verfügbaren Produkte erscheinen in Ihrem Warenkorb.

Verwenden Sie die Option „Scannen direkt am PC“, wenn Sie mit einem Kabelscanner arbeiten und jedes Produkt sofort im Warenkorb sehen möchten. Die nicht allen

Kunden verfügbare Funktion „Erfassung aller Kostenstellen“ ermöglicht es, gescannte Produkte automatisch auf verschiedene Kostenstellen aufzuteilen.

Neben dem vom Hersteller vergebenen EAN-Code hat jedes Produkt der Bestellplattformen einen internen Strichcode. So ist gewährleistet, dass auch Produkte ohne EAN-

Code mit dem Scanner erfasst werden können. Diese Strichcodes können Sie sich auf

Listen oder Etiketten ausdrucken, um eine komfortablen und schnellen Bestellvorgang

zu ermöglichen. Details zum Erstellen der Ausdrucke finden Sie im Kapitel 5.4.

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Auch die Bestellmenge lässt sich mit dem Strichcode-Scanner erfassen – mit der so genannten „Mengentabelle“, welche Sie im Menüpunkt „Bestelllisten verwalten“ finden. Scannen Sie nach einem Produkt den gewünschten Strichcode der Mengentabelle (oder auch eine Kombination verschiedener Strichcodes) für die entsprechende

Menge.

4.3 Warenkorb bearbeiten und absenden

Den Warenkorb erreichen Sie im Hauptmenü „Bestellung“ unter „Warenkorb“ oder auf allen Seiten direkt über das Symbol für den Warenkorb am oberen Bildschirmrand.

Dort wird Ihnen auch angezeigt, wie viele Produkte zu welchem Gesamtpreis bereits im

Warenkorb erfasst sind.

Öffnen Sie den Warenkorb

Im Warenkorb sehen Sie zwei Tabellen. Die obere zeigt alle Lieferanten an, von denen

Produkte erfasst wurden, die untere alle Produkte im Detail.

Prüfen Sie in der Liste der Produkte nochmals die Bestellmengen und Kommentare. Pro

Produkt können Sie ein abweichendes Lieferdatum einstellen, beispielsweise um Aktionspreise in bestimmten Wochen gewährleistet zu bekommen.

Ungewünschte Produkte in der Liste können Sie mit dem Symbol am Zeilenende löschen. Um mehrere Produkte zu löschen, markieren Sie diese und drücken Sie den

Button „Gewählte Produkte löschen“.

Wenn hinter einem Produkt ein kleines Symbol angezeigt wird, bieten mehrere Ihrer

Lieferanten das Produkt mit diesem EAN-Strichcode an. Klicken Sie auf das Symbol, um die Liste der Lieferanten anzuzeigen, und gegebenenfalls den Anbieter zu wechseln.

Mit „Warenkorb aktualisieren“ werden alle Werte nochmals geprüft.

Prüfen Sie anschliessend in der Liste der Lieferanten die Mindestbestellmengen und

Kleinlieferzuschläge. Pro Lieferant kann ein Kommentar hinterlegt werden.

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Wählen Sie, ob die Produkte eines

Lieferanten zusammengefasst werden sollen oder jedes Produkt so schnell wie möglich geliefert werden soll

Prüfen Sie, ob der Mindestbestellwert erreicht wurde oder ein Kleinmengenzuschlag erhoben wird

Geben Sie eine abweichende

Lieferadresse an

Ergänzen Sie einen Kommentar an den

Lieferanten

Passen Sie das

Lieferdatum (pro

Lieferant oder pro

Produkt) an

Prüfen Sie weitere

Lieferanten des

Produkts

Prüfen Sie nochmals die Mengen und Kommentare

Bestellung markieren

Löschen Sie falsche

Einträge

Speichern

Sie Ihre

Änderungen

Schicken Sie die

Bestellungen an alle Lieferanten

Sie können für jeden Lieferanten ein extra Lieferdatum definieren – ein Kalender zeigt alle vom Lieferanten freigegebenen Daten an. Falls diese Funktion fehlt, hat der Lieferant keine Liefertage hinterlegt – bitte wenden Sie sich an Ihren Kundenbetreuer.

Falls einzelne Produkte eines Lieferanten verschiedene Lieferfristen haben, können Sie mit den Buttons „Produkte so schnell wie möglich liefern“ sowie „Alle Lieferun-

gen zusammenfassen“ festlegen, ob Sie möglichst alles gebündelt oder einzeln und dafür schneller geliefert haben möchten.

Im Normalfall wird Ihrem Lieferanten die Adresse der Kostenstelle als Lieferadresse mitgeteilt – mit dem Häkchen „Abweichende Lieferadresse“ können Sie aber auch eine andere Lieferadresse für diese Bestellung angeben.

Mit dem Häkchen bei „Bestellung gesondert markieren“ können Sie bestimmte Bestellungen für interne Zwecke markieren. So ist es beispielsweise denkbar, alle extern verrechenbaren Bestellungen auf diese Weise zu kennzeichnen.

Sofern Sie keine zusätzlichen Produkte hinzufügen möchten, kann der Button „Bestel-

len“ angeklickt werden. Die Bestellung wird, nachdem Sie den Vorgang erneut bestätigt haben, ausgelöst. Sie erhalten eine Versandbestätigung der Bestellung per E-Mail.

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Sobald der Lieferant Ihre Bestellung erhalten hat, wird er diese bestätigen oder nötigenfalls Kontakt mit Ihnen aufnehmen und Anpassungen vorschlagen (beispielsweise wenn gewünschte Stückelungen bei Fleisch nicht möglich sind). Gewöhnlich erhalten

Sie eine zusätzliche Empfangsbestätigung des Lieferanten.

Wenn Sie die Bestellplattform nach der Bestellung verlassen möchten, vergessen Sie sich bitte nicht abzumelden!

4.4 Bestellungen im Voraus aufnehmen

Für betriebliche Abläufe kann es sinnvoll sein, langfristig im Voraus Bestellungen vorzubereiten – beispielsweise vor Feiertagen. Solche Bestellungen müssen nicht sofort abgeschickt werden, sondern können vorgemerkt und bis kurz vor dem gewünschten

Lieferdatum noch angepasst werden.

Diese Funktion muss von Ihrem Kundenbetreuer freigeschaltet werden.

Benutzen Sie für diese Fälle die Option „Bestellung nicht sofort abschicken, son-

dern als automatische Bestellliste speichern“. Legen Sie das Datum fest, an dem die Bestellung automatisch ausgelöst werden soll, sowie die gewünschte Lieferfrist in

Tagen ab dem Bestelldatum. Achtung, sollte der Lieferant die Lieferfrist nicht einhalten können, kann es zu einer verzögerten Zustellung kommen.

Option für späteren Versand der Bestellung aktivieren

Datum zum Versenden der Bestellung und Lieferfrist wählen

Bestellung speichern

Nachdem Sie die Bestellung gespeichert haben, wird eine Bestellliste mit automatischem Versand angelegt, welche den Namen „Vorbereitete Bestellung vom …“ trägt.

Bis zum gewählten Datum 7:00 Uhr können Sie diese Bestellliste noch anpassen –

Mengen, Kommentare und Verpackungen ändern, aber auch das Bestelldatum anpassen oder die Liste/Bestellung ganz löschen. Für weitere Informationen zur Arbeit mit

Bestelllisten lesen Sie bitte Kapitel 5.3 sowie 5.5.

5 Bestelllisten

Wenn Sie häufig gleichartige Bestellungen aufgeben oder grundsätzlich nur einen kleinen Teil der Produktpalette Ihrer Lieferanten nutzen, können Sie sich Bestelllisten anlegen. Auf diese Weise brauchen Sie Ihre Standardprodukte nicht für jede Bestellung neu zu suchen. Auch Kommentare und Mengen können bereits voreingestellt werden.

Falls dies für Sie freigeschaltet ist, können Sie für Bestelllisten auch einen automatischen Versand in verschiedenen Zyklen einstellen.

5.1 Bestellliste erstellen

Im Menü „Bestelllisten“ unter dem Punkt „Bestellung“ kann eine neue Liste angelegt werden.

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Vergeben Sie einer neuen Liste einen Namen und klicken Sie auf „Hinzufügen“. Sie können Ihre Bestelllisten beispielsweise nach Lieferant, Produktkategorie, Wochentag oder Anlässen benennen.

Sortieren Sie Ihre Bestelllisten – Feld anklicken und verschieben

Klicken Sie auf den Namen, um Details existierender

Bestelllisten zu sehen

Legen Sie hier neue Bestelllisten an

Löschen oder benennen Sie Ihre

Listen um

Drucken Sie Ihre

Listen in verschiedenen Formaten

Liste mit automatischem

Versand

Die Bestellliste „Bestellungen der letzten 30 Tage“ wird automatisch angelegt und enthält alle Produkte, die in letzter Zeit von Ihrer Kostenstelle bestellt wurden. Sie können diese Liste nicht umbenennen und auch keine weiteren Produkte hinzufügen.

Es ist auch möglich, dass Sie von Ihren Lieferanten Bestelllisten vorgeschlagen bekommen. Diese können Sie nur abbestellen, nicht jedoch ändern oder umbenennen.

Direkt in der Übersicht können Sie die Listen umbenennen, löschen oder drucken. Sie sehen ferner, falls für eine Bestellliste ein automatischer Versand als Bestellung eingestellt ist.

Im Normalfall sind die Listen alphabetisch sortiert. Sie können jedoch eine andere Anordnung mit Hilfe der Maus (Klick auf das graue Feld am Zeilenbeginn und Ziehen) frei definieren.

5.2 Produkte in Bestelllisten erfassen

Suchen Sie die Produkte, die Sie in Ihrer Bestellliste erfassen möchten mit einer der in

Kapitel 3.1 und 3.2 genannten Methoden.

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Markieren Sie die gewünschten Produkte

Wählen Sie eine

Bestellliste aus

Speichern Sie das

Produkt in der Liste

Legen Sie Menge und/oder Gewicht fest, bei Bedarf auch einen Kommentar

Markieren Sie die gewünschten Produkte oder geben Sie eine Menge ein. Wählen Sie nun unter der Tabelle eine Bestellliste aus und klicken Sie „Gewählte Produkte in

Bestellliste erfassen“. Zuvor eingegebene Kommentare zu den Produkten werden dabei übernommen.

5.3 Bestellliste bearbeiten

Um zu überprüfen, welche Produkte in einer Bestellliste bereits erfasst sind, wählen Sie den Punkt „Bestelllisten“ im Hauptmenü „Bestellung“. Durch Mausklick auf den Namen der Bestellliste können Sie sich Details zu jeder Liste anzeigen lassen.

Suchen Sie Produkte in der geöffneten

Bestellliste

Ansicht mit

Bildvorschau statt Liste

Nutzen Sie diese Pfeile, um die Produkte der Liste sortieren zu lassen

Sortieren Sie die Liste manuell – Feld anklicken und verschieben

Bearbeiten Sie die Mengen und Kommentare der Produkte

Erfassen Sie das

Produkt im

Warenkorb

20.04.2014

Sichern Sie Mengenangaben und

Kommentare

Löschen Sie markierte

Produkte

Öffnen Sie das Fenster zur Eingabe von

EAN-Strichcodes

Verschieben Sie markierte Produkte zwischen Listen

Automatische

Bestellung (siehe

Kapitel 5.5)

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Die Bedienung der Bestellliste ist grundsätzlich ähnlich zur Produktsuche – weitere

Hinweise zur Bedienung der Listen finden Sie im Kapitel 6.

Sie können eine Bestellmenge bestimmen, Kommentare hinterlegen und die Produkte im Warenkorb erfassen. Natürlich können Sie auch Produkte aus der Liste löschen.

Bitte vergessen Sie nicht, alle Änderungen mit „Bestellliste speichern“ zu fixieren.

Über den Button „Kopieren/Verschieben“ können Sie Produkte zwischen einzelnen

Bestelllisten verschieben oder kopieren. Sie können die Produkte in verschiedenen

Formaten drucken und exportieren (EAN-Strichcode-Etiketten, PDF-Listen, Excel-

Dokument), mehr Informationen dazu in Kapitel 5.4 und nachfolgende.

Mit der Funktion „Erfassung per EAN-Strichcode“ können Sie neue Produkte in der

Bestellliste ergänzen, deren Strichcodes Sie kennen oder per Scanner erfasst haben

(Vorgehen analog zum Warenkorb, siehe Kapitel 4.2).

Im Normalfall sind die Listen alphabetisch oder nach Kategorien sortiert – je nach Ihren

persönlichen Einstellung (siehe Kapitel 7.3). Sie können jedoch eine andere Anordnung

mit Hilfe der Maus (Klick auf das graue Feld am Zeilenbeginn und Ziehen) frei definieren.

5.4 Druck und Export von Bestelllisten oder Etiketten

Die B2B-Bestellplattformen der HOGALOG AG bieten vielfältige Möglichkeiten zur Weiterverarbeitung der Bestelllisten. Sie können die Listen unter anderem für folgende

Zwecke exportieren und/oder drucken:

• Etiketten – zur Anbringung am Lagerort und Bestellung des Produktes mit einem

Strichcode-Scanner

• PDF-Listen – zur Bestellung der Produkte mit einem Strichcode-Scanner oder zum Versand von Bestellung per Fax bei Ausfall des Internets

•

Excel-Datei oder HTML-Liste – zur Weiterverarbeitung der Liste in einer Tabellenverarbeitung oder einem Textverarbeitungsprogramm gemäss Ihren individuellen Bedürfnissen

20.04.2014

Export / Druck mehrerer

Bestelllisten

Kunden-Handbuch

Export / Druck einer einzelnen Bestellliste

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Um eine Bestellliste komplett zu exportieren oder drucken, öffnen Sie die Bestelllisten-

Übersicht „Bestelllisten“ im Menü „Bestellung“ und wählen anschliessend das PDF-

Symbol hinter der betreffenden Bestellliste. Alternativ können Sie auch die Häkchen vor einer oder mehreren Listen aktivieren und die Schaltfläche „Drucken/Exportie-

ren“ verwenden.

Wenn Sie nur einzelne Produkte einer Bestellliste drucken oder exportieren möchten,

öffnen Sie die entsprechende Liste, markieren die gewünschten Produkte und wählen

„Drucken/Exportieren“.

Es öffnet sich in beschriebenen Fällen ein Fenster, wo Sie die Wahl zwischen den oben genannten Export- und Druckformaten haben:

Export als HTML-Liste

Export als Excel-Datei

Export als PDF-Liste im gewählten Format

Export als PDF-Etikettenblatt im gewählten Format

Export als PDF-Etikettenblatt im individuellen Format

(Einstellung siehe Kapitel 7.4)

Die Einträge der PDF-Bestelllisten werden nach Lieferant sortiert jeweils auf einer getrennten Seite angezeigt, die weitere Reihenfolge der Produkte entspricht Ihrer persön-

lichen Einstellung für Bestelllisten (siehe Kapitel 7.3).

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Die Bezeichnungen der jeweiligen Etiketten (L7160, 3664, 3421, L4373, 3484, Biella

273632) entsprichen jenen der handelsüblichen Bögen für Drucker-Etiketten. Wenn Sie ein anderes Format als die vorgeschlagenen nutzen möchten, können Sie dieses in Ih-

ren individuellen Einstellungen hinterlegen (siehe Kapitel 7.4) und über den Auswahl-

punkt „Individuelle Etikette“ abrufen.

Über die Zusatzoptionen unterhalb der Etikettenauswahl können Sie ferner die von

Ihnen abgespeicherten Kommentare der Bestellliste („Etikette mit Text“) oder die vom Lieferanten hinterlegten Preisempfehlungen („Etikette mit Etikettenpreis“) auf den Etiketten ergänzen.

Um nur eine Strichcode-Etikette für ein einzelnes Produkt zu generieren, können Sie auch einfach in der Bestellliste auf das Strichcode-Symbol in der betreffenden Produktzeile klicken.

5.5 Bestelllisten mit automatischem Versand

Es ist möglich, Bestelllisten regelmässig automatisch als Bestellungen abzusenden. Dabei werden alle lieferbaren Produkte auf der Liste bestellt, für die eine Menge hinterlegt wurde. Diese Funktion muss von Ihrem Kundenbetreuer freigeschaltet werden.

Öffnen Sie die Bestellliste, die Sie automatisch bestellen möchten. Wählen Sie den Button „Automatische Bestellung aktivieren“ unterhalb der Liste.

Aktivieren oder deaktivieren

Sie den automatischen Versand als Bestellung

Deaktivieren Sie den Versand einmalig für den heutigen Tag

(für Feiertage, etc.)

Festlegung der Bestelltage per

Wochentag

Festlegung der Bestelltage per

Kalendertag

Legen Sie die Uhrzeit für den

Versand sowie die Lieferfrist in

Tagen fest

Wählen Sie eine Option, falls die Lieferfrist vom Lieferanten nicht eingehalten werden kann

Festlegung der Bestelltage per einzelnem Datum

Speichern Sie Ihre Bestellregeln zum Abschluss

Mit dem Häkchen „Automatische Bestellung aktivieren“ können Sie den automatischen Versand der Bestellliste als Bestellung jederzeit aktivieren oder deaktivieren.

Legen Sie zunächst die Uhrzeit fest, wann die Bestellung an den Lieferanten abgeschickt werden soll.

Definieren Sie eine Lieferfrist in Tagen. Wenn Sie die Bestellung beispielsweise montags abschicken lassen und dienstags geliefert bekommen wollen, muss „1“ Tag ausgewählt werden. Sie können zudem auswählen, was geschehen soll, falls die Frist auf-

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grund der vom Lieferanten in der Bestellplattform hinterlegten Liefertage unmöglich erscheint – die Bestellung dennoch verschicken (höchstwahrscheinlich mit verspäteter

Lieferung) oder den automatischen Versand aussetzen (sie erhalten einen Hinweis per

E-Mail).

Mit dem Häkchen „Bestellung heute einmalig nicht ausführen“ können Sie eine heute bevorstehende Bestellung einmalig aussetzen – beispielsweise vor Feiertagen oder wenn Sie die Bestellliste mit einmaligen Anpassungen manuell versenden wollen.

Sie können die gewünschten Daten der Versendung der Bestellung anhand der Wochentage, Kalendertage oder bestimmten einzelnen Daten bestimmten. Klicken Sie auf die gewünschten Tage, um sie auszuwählen und erneut, um sie wieder zu deaktivieren.

Sie können die Einstellungsmöglichkeiten auch kombinieren und beispielsweise eine

Bestellliste jeden Montag, am ersten Tag jedes Monats und am 24. Dezember 2013 automatisch bestellen. Bei Überschneidung der Einstellungen, wird Ihre Bestellung trotzdem nur einmal pro Tag versendet.

Falls eine Bestellliste über den Warenkorb eingerichtet wurde (siehe Kapitel 4.4), sehen

Sie eine zusätzliche Option – durch diese wird die Bestellliste nach ihrem letzten eingestellten Versand gelöscht.

Deaktivieren Sie diese Option, um eine im Warenkorb erstellte Bestellung im Voraus auch nach ihrem Versand als Bestellliste zu erhalten

In der Übersicht der Bestelllisten wird Ihnen durch ein Uhrensymbol hinter der Bestellliste angezeigt, für welche Bestelllisten Versandregeln hinterlegt sind – eine schwarze

Uhr bedeutet aktive Regeln, eine graue Uhr inaktive. Durch Klick auf das Symbol aktivieren oder deaktivieren Sie den automatischen Versand.

Bestellliste wird automatisch versendet (aktiv)

Bestellregeln sind hinterlegt, werden aber im Moment nicht angewandt (inaktiv)

Achtung, jede Bestellliste kann nur einmal täglich versendet werden. Auch wenn Sie nach dem Versand Änderungen vornehmen, wird die Liste kein zweites Mal versendet.

Wenn Sie eine Bestellliste grundsätzlich zweimal am Tag versenden wollen, legen Sie bitte zwei identische Listen an.

Nach jedem Versand einer Bestellliste erhalten Sie wie gewohnt eine Versandbestätigung per E-Mail.

5.6 Sicherheitskopien der Bestelllisten

Die Bestellplattformen der HOGALOG AG legen wöchentlich Sicherheitskopien Ihrer Bestelllisten an. Wenn Sie aus Versehen Produkte aus eine Bestellliste gelöscht haben, können Sie in der Bestelllisten-Übersicht mit Hilfe des Buttons „Wiederherstellung

Bestelllisten“ eine vorherige Fassung wiederherstellen. Alle zum Sicherungszeitpunkt

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vorhandenen Bestelllisten werden Ihren Bestelllisten hinzugefügt – mit der Namenserweiterung „backup“ und weiteren Detailinformationen des Backups. Sie können diese

Listen anschliessend umbenennen oder versehentlich gelöschte Produkte in Ihre aktuellen Listen kopieren.

Um selbstständig Sicherheitskopien anzulegen, nutzen Sie den Button „Sicherheits-

kopie erstellen“, wobei im Feld „Name“ eine Bezeichnung für die Sicherheitskopie festgelegt werden kann.

Geben Sie einen Namen für das Backup ein und erstellen Sie die Sicherheitskopie

Manuell oder automatisch erstellte Sicherheitskopie wählen und wiederherstellen

Wiederhergestellte

Bestellliste

6 Bedienung der Listen

In den Bestellplattformen der HOGALOG AG wird ein einheitlicher Listentyp verwendet

– das heisst, die Bedienung ist überall ähnlich. Auf dem folgenden Screenshot sind alle

Standardfunktionen einer Liste erläutert.

Wählen Sie der Art der

Darstellung – Liste oder Bilder

Hier können sie zwischen den

Seiten der Liste blättern

Als Standard werden stets 20 Zeilen einer Liste pro

Seite angezeigt – Sie können diese Zahl ändern

Markieren Sie mehrere

Zeilen mit einem Klick

Markieren Sie

Zeilen einzeln

Speichern Sie die aktuelle Sortierung für diese Seite oder für alle Listen

Mit den Pfeilen sortieren Sie die

Liste aufsteigend/absteigend

Um alle Elemente einer Liste schnell zu markieren oder demarkieren, können Sie die drei Symbole in der Kopfzeile nutzen. Das erste Symbol  demarkiert alle Zeilen, das zweite  markiert alle Zeilen und das dritte



invertiert die aktuelle Auswahl. Achtung, diese drei Symbole wirken sich auf alle Listenelemente aus, nicht nur auf die aktuell angezeigten!

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Mit „Sortierung speichern“ können Sie die gerade eingestellte Sortierung (nach welcher Spalte und aufsteigend/absteigend) als Standard für alle Listen oder für die aktuelle Seite festlegen. Diese Einstellungen können Sie auch in Ihren persönlichen Einstellungen einsehen, wo Sie ferner auch nicht benötigte Spalten ausblenden können (siehe

Kapitel 7.3).

Beim Navigieren in langen Listen erscheint jeweils am unteren Bildschirmrand ein

Kurzmenü, welches nochmals die wichtigsten Funktionen anbietet:

Nach oben

Produktsuche

Bestelllisten-Übersicht

Startseite Kurzmenü verstecken

Warenkorb

In Produktlisten (Bestelllisten, Ergebnisse der Produktsuche, Warenkorb) werden verschiedene Symbole verwendet:

•

Ein Stern markiert Produkte, die neu im Sortiment sind.

•

Eine kleine Kamera neben dem Produktname markiert, dass zum Produkt ein

Bild hinterlegt ist – fahren Sie mit der Maus über das Symbol für eine Vorschau.

•

Ein rotes Ausrufezeichen neben dem Lieferantennamen markiert abweichende

Lieferfristen für dieses Produkt. Im Warenkorb können Sie das genaue Lieferdatum prüfen.

•

Das Zeichen markiert Produkte, zu denen Ihr Lieferant ein Alternativprodukt vorgeschlagen hat, für den Fall, dass das Produkt nicht lieferbar ist. Klicken Sie auf das Symbol, um das Alternativprodukt anzusehen.

•

Eine kleine Person zeigt an, dass mehrere Ihrer Lieferanten das Produkt mit diesem EAN-Strichcode anbieten. Klicken Sie auf das Symbol, um die Liste der

Lieferanten anzuzeigen.

•

Bei Aktionen ist der Originalpreis durchgestrichen. Daneben steht in roter Farbe der Aktionspreis sowie der Bestellzeitraum, während dem dieser gilt.

•

Bietet der Lieferant das Produkt für Sie zu einem Spezialpreis an, wird Ihr Preis in grüner Farbe dargestellt.

Produktbild vorhanden – fahren Sie mit der Maus darüber, um es anzuzeigen

Dieses Produkt wurde vom Lieferanten als Neuheit deklariert

Der Lieferant bietet Ihnen dieses Produkt zu einem Sonderpreis an

Alternativprodukt hinterlegt

– klicken Sie, um dieses anzuzeigen

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Für dieses Produkt gelten besondere

Lieferfristen

Dieses Produkt wird während dem angegebenen Zeitraum zu diesem Preis angeboten

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Klicken Sie auf eine Produktbezeichnung, um weitere Informationen in einem neuen

Fenster aufzurufen. Dort Sie ebenfalls die Möglichkeit, das Produkt (wenn hinterlegt auch Zubehör und alternative Produkte) in den Warenkorb zu legen.

7 Einstellung

Im Menü „Einstellung“ finden Sie verschiedene Einstellungsmöglichkeiten für Ihr Konto sowie die aktive Kostenstelle.

7.1 Liefertage

Unter der Ansicht „Liefertage“ im Menü „Einstellung“ können Sie sich jederzeit über die hinterlegten Liefertage Ihrer Lieferanten informieren. Während im Normalfall Wochentage definiert sind, hinterlegen einige Lieferanten auch unregelmässige Routenpläne – diese erkennen Sie am Häkchen in der Spalte „Ausnahmen“. Per Klick auf dieses

Symbol sehen Sie die Einstellungen im Detail.

Der Lieferant hat unregelmässige mögliche Liefertage für Sie hinterlegt– klicken Sie, um den Kalender anzuzeigen

Die Seite dient zu Ihrer Übersicht, das System berechnet die möglichen Lieferfristen bei

Bestellungen automatisch. Für Änderungen wenden Sie sich bitte an Ihre Lieferanten!

7.2 Offizielle Feiertage

Sie haben die Möglichkeit betriebliche Feiertage festzulegen, die Bestellplattform wird diese bei der Planung der Auslieferung berücksichtigen. Sie finden die Funktion im Menüpunkt „Offizielle Feiertage“ unter „Einstellung“.

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Feiertage, an denen Sie keine Lieferung empfangen können, einstellen

Speichern Sie Ihre Änderungen

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Aktivieren Sie den gewünschten Feiertag und bestätigen Sie mit „Speichern“.

Wollen Sie weitere regionale Feiertage in Ihrer Planung berücksichtigen, können Sie diese dem Team der HOGALOG AG melden, wir werden diese für Sie einbauen.

7.3 Persönliche Einstellungen

Nutzen Sie die Funktion „Einstellung“ im Menüpunkt „Persönliche Einstellungen“, um die Plattform Ihren Wünschen anzupassen.

Legen Sie fest, wie Ihre Listen sortiert werden sollen – Sie können diese Einstellung auch direkt in den Listen ändern

Zeigen Sie alle

Listen als in der

Bilderansicht an

Verstecken Sie nicht benötigte Tabellenspalten in Produktelisten

Wählen Sie ein Design oder laden Sie eine eigene Grafik für den oberen Seitenrand hoch

Deaktivieren

Sie Elemente der Startseite

Wählen Sie eine alternative

Startseite

Deaktivieren Sie die

Produktbilder in Listen

(für langsame PCs)

Aktualisieren

Sie die Daten der Startseite

Stellen Sie den Titel für die „Notfallliste 2

Spalten“ ein

Definieren Sie Ihre individuelle Strichcode-Etikette

In den Boxen „Listen der Produktsuche“, „Bestelllisten“ und „Warenkorb“ können

Sie die reguläre Sortierung dieser Listen definieren. (Direkt in den Listen können Sie dies jederzeit umstellen und auch speichern.) In der Box „Alle Listen mit Produkten“ können Sie Spalten generell ausblenden – mit Ausnahme der grau markierten obligatorischen Spalten.

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In der Box „Startseite“ können Sie einzelne Elemente der Startseite ausblenden, Sie haben aber auch die Möglichkeit, eine „Alternative Startseite“ zu definieren.

Unter „Aussehen Benutzeroberfläche“ können Sie für Ihr Benutzerkonto zwischen dem Standarddesign Ihrer Benutzeroberfläche, dem Design Ihres Hauptlieferanten, einem individuell für Sie durch die HOGALOG AG angelegten Design sowie einem eigener

Grafik (958 x 145 Pixel) für den oberen Bildschirmrand wählen.

„Weitere Einstellungen“ beinhaltet folgende Möglichkeiten:

•

„Produktbilder in allen Listen ausschalten“ deaktiviert das Kamarasymbol mit der Bildvorschau – auf langsamen PCs erhöht dies die Geschwindigkeit. Sie können das Produktbild natürlich weiterhin in den Produktdetails ansehen.

•

Sie können die Listenansicht als Bild als Standard festlegen.

•

Sie können eine individuelle Etikette anlegen (siehe Kapitel 7.4).

•

Unter „Textbausteine verwalten“ können Sie den Titel der „PDF-Notfallliste mit zwei Spalten“ wählen (Kundenname, Kostenstelle oder freier Text).

•

Ihre Startseite wird etwa alle vier Stunden aktualisiert. Wenn Sie grössere Abweichungen (beispielsweise bei den Bestelllisten) feststellen, können Sie mit dem

Button „Zwischenspeicher leeren“ eine Aktualisierung erzwingen.

7.4 Individuelle Etikette definieren

Wenn Sie andere als die vorgeschlagenen Etiketten-Bögen (siehe Kapitel 5.4) verwen-

den möchten, können Sie deren Format über den Link „Individuelle Etikette definie-

ren“ auf der Seite „Persönliche Einstellungen“ im Menü „Einstellung“ festlegen.

Sie können die Seitenränder, die Abstände zwischen den Etiketten und die Zahl der

Etiketten vertikal und horizontal (Zeilen und Spalten) festlegen. Ausserdem können Sie festlegen, welche Daten auf der Etikette erscheinen sollen.

Wählen Sie den

Abstand vom Seitenrand (in mm)

Wählen Sie die anzuzeigenden

Werte

Wählen Sie die Zahl der Etiketten vertikal und horizontal

Wählen Sie die

Abstände zwischen den Etiketten

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7.5 Persönliche Daten

Auf der Seite „Persönliche Daten“ im Menü „Einstellung“ haben Sie die Möglichkeit, die hinterlegten Daten zum Kundenkonto, zur Kostenstelle und zu Ihrem Benutzerkonto anzupassen. Die hier hinterlegte Adresse der Kostenstelle wird beispielsweise Lieferanten bei Bestellungen mitgeteilt (ausser bei der Bestellung wurde eine alternative Lieferadresse angegeben).

Bitte prüfen Sie regelmässig die hinterlegte E-Mail-Adresse um im Fall eines verlorenem Passwort die Passwortwiederherstellung nutzen zu können.

Grunddaten des Unternehmens Lieferinformation wird Lieferanten bei

Bestellungen jeweils angezeigt

Lieferadresse für Bestellungen der Kostenstelle

Geben Sie Ihr Benutzerpasswort an, bevor sie die Änderungen speichern

Ihre Benutzerdaten

Bestätigen Sie vorgenommen Änderungen durch Eingabe Ihres Passworts und speichern Sie die Daten.

7.6 Passwort ändern

Neukunden werden in aller Regel beim ersten Login zur Eingabe eines neuen, geheimen Passworts gefragt.

Sie können aber auch freiwillig jederzeit Ihr Passwort ändern. Aus Sicherheitsgründen empfehlen wir diese Funktion, welche Sie im Menüpunkt „Einstellung“ finden, regelmässig zu nutzen.

Geben Sie Ihr altes und Ihr neues Passwort ein, wiederholen Sie die Eingabe des neuen

Passwortes zur Sicherheit und klicken Sie auf „Passwort ändern“. Ab sofort ist das neue Passwort gültig!

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8 Auswertung

Unter dem Menüpunkt „Auswertung“ finden Sie verschiedene Auswertungstools, um

Ihre Bestellungen auszuwerten und zu analysieren.

8.1 Bestellung suchen und Lieferung bestätigen

Im Archiv, welches Sie Menüpunkt „Auswertung“, „Bestellung suchen“ finden, sind alle getätigten Bestellungen ersichtlich.

Mit dem Button „Suchmaske einblenden“ können Sie die Liste gemäss Ihren Wünschen filtern, aber auch andere Kostenstellen einbeziehen.

Suchmaske ein- und ausblenden

Datum Bestätigung Bestellungseingang durch Lieferanten

Datum Bestätigung Lieferungseingang durch Sie

Kommentar/Reklamation bei

Lieferungsbestätigung durch Sie

Details zur Bestellung anzeigen / zur Lieferungsbestätigung

Kopie der E-Mail zur Bestellung als

PDF herunterladen

Kennzeichnung: Diese

Bestellung wurde automatisch versandt

Markierte

Bestellung

Bei der Bestellung angegebener

Kommentar an Lieferanten /

Vermerk automatische Bestellung

Falls der Lieferant den Eingang einer Bestellung bereits bestätigt hat, sehen Sie den

Zeitpunkt der Bestätigung in der Spalte „Bestätigungsdatum (Lieferant)“. Ein Eintrag in der Spalte „Bestätigungsdatum (Kunde)“ bedeutet, dass Sie oder ein anderer Benutzer der Kostenstelle den Eingang der Lieferung bestätigt hat. Wurde dabei ein

Kommentar oder eine Reklamation hinterlassen hat, sehen Sie ein entsprechendes

Symbol. Fahren Sie mit der Maus darüber, um den Kommentar anzuzeigen.

Automatisch ausgelöste Bestellungen erkennen Sie am Uhrensymbol hinter der Bestellnummer. Fahren Sie mit der Maus über das Kommentarsymbol am Ende der Zeile, um den Namen der entsprechenden Bestellliste angezeigt zu bekommen.

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Über die Symbole in der zweiten Spalte können Sie die Details zur Bestellung anzeigen lassen oder eine Kopie der Bestellbestätigung als PDF-Datei erzeugen.

In der Detailansicht einer Bestellung besteht die Möglichkeit, die Lieferung zu bestätigen oder zu reklamieren. Bei Klick des Buttons „Lieferung bestätigen“ erhalten Sie die Möglichkeit, einen Text zu hinterlassen. Dieser wird dem Lieferanten übermittelt.

Benutzer, der die Bestellung abgeschickt hat

Lieferung bestätigen oder Reklamation hinterlassen

8.2 Statistik zu Bestellungen

Im Menüpunkt „Auswertung“, „Statistik zu Bestellungen“ haben Sie die Möglichkeit, Ihre Bestellungen auszuwerten. Die Berichte erfolgen wahlweise produktseitig oder lieferantenseitig und werden kumulativ dargestellt.

Wählen Sie aus, welchen Bericht Sie für welchen Ihrer Kostenstellen und für welchen

Zeitraum Sie wünschen und klicken Sie „Statistik erstellen“.

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Datum auswählen.

Kostenstelle bestimmen.

Art der Auswertung wählen.

Auswertung mit diesen

Parametern generieren

Im produktseitigen Bericht (Einstellung „Statistik über bestellte Produkte“) sehen

Sie für jedes Produkt die Gesamtmenge sowie Summe im Berichtszeitraum. Klicken Sie auf die Produktbezeichnung für weitere Details. Unterhalb der Liste sehen Sie zwei

Icons zum Download der Liste als Excel-Datei.

Im lieferantenseitigen Bericht (Einstellung „Statistik über Lieferanten“) sehen Sie zunächst eine Übersicht aller Lieferanten. Die konkreten Produkte pro Lieferant sehen

Sie, wenn Sie die Lieferantennummer anklicken. Auch hier finden Sie unterhalb der

Liste ein Icon zum Download als Excel-Datei.

8.3 Statistik zu Preisen

Die „Statistik zu Preisen“ im Menü „Auswertung“ bietet Ihnen Auswertungsmöglichkeiten zur Preisentwicklung Ihrer Produkte, basierend auf Ihrem Bestellarchiv.

Geben Sie eine Produktbezeichnung ein, um die Liste zu filtern

Fügen Sie die Preise für dieses Produkt in der Diagrammgrafik hinzu / entfernen Sie diese wieder

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Erster erfasster, niedrigster, höchster und letzter tatsächlich bezahlter Preis des Produkts

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Sobald Sie das Häkchen vor einem Produkt anklicken, wird dessen detaillierte Preisentwicklung als Grafik unterhalb der Liste angezeigt. Sie können mehrere Produkte parallel anzeigen lassen.

Legende der Produkte

Jeder Datenpunkt entspricht einer

Bestellung des Produkts

Die Achsen passen sich automatisch an die Werte der Auswahl an

8.4 Erweiterte Auswertung

Die erweiterte Auswertung bietet ihnen die Möglichkeit zur detaillierten Auswertung aller in der Bestellplattform erfassten Bestellungen Ihrer Kostenstellen. Achtung, um diese Funktion freizuschalten, wenden Sie sich bitte an Ihren Kundenbetreuer.

Wählen Sie einen oder mehrere Lieferanten. Ohne

Angaben werden alle Lieferanten berücksichtigt

Start- und Enddatum muss angegeben werden

Starten Sie die Erstellung des Reports

Parameter der zuvor erzeugten und bereits fertiggestellten Reporte

Laden Sie die Reporte als CSV- oder Excel-Datei herunter

Löschen Sie alte

Reporte aus der Liste

Bevor Sie die detaillierte Liste aller bestellten Produkte herunterladen können, sollten

Sie den Export möglichst auf die benötigten Lieferanten und Kostenstellen einschränken. Wählen Sie ferner einen Zeitraum für die Auswertung und legen Sie fest, ob sich dieser Zeitraum auf den Versand der Bestellung, die Bestätigung der Bestellung durch den Lieferanten oder die Lieferung bezieht.

Wählen Sie die Option „Produkte summieren“, wenn Sie nur eine Zusammenfassung

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pro Produkt (nicht jede Bestellung einzeln) wünschen. Nutzen Sie „Produkte summie-

ren, sortiert nach Lieferant“, um jeden Lieferanten getrennt auszuwerten.

Achtung, da diese Exporte sehr datenintensiv sind, werden sie im Hintergrund erstellt.

Sobald die Dateien generiert sind, können Sie diese in der Liste unterhalb der Maske als XLS- oder CSV-Dateien herunterladen. (Übersteigt Ihr Export die Möglichkeiten von

Excel, wird nur eine CSV-Datei angeboten.) In der Liste sind werden alle bisher erstellten Reporte archiviert – sie können diese zeitlich unbegrenzt herunterladen.

8.5 Budgetfunktion

Eine Funktion zur Kontrolle Ihres Budgets finden Sie auf der Startseite.

Sie haben die Möglichkeit, einen Budgetrahmen für Ihre Einkäufe zu definieren, für fixe

Kalendereinheiten (beispielsweise Kalenderjahr) oder auch flexible Zeiträume (letzte

365 Tage). Klicken Sie dafür auf „Budget bearbeiten“.

Die Budgetfunktion zeigt Ihnen fortan an, wie viel Ihres Budgets Sie für den gewählten

Zeitraum bereits aufgebraucht haben und wie viel Ihnen noch zur Verfügung steht. Die

Budgetfunktion dient nur zu Ihrer Übersicht – es ist problemlos möglich, das Budget zu

überziehen.

Budgetzeitraum oder

Betrag anpassen

Grafische Darstellung verbleibendes Budget

9 Bestellung mit mobilen Geräten

Neben der Online-Bestellung am PC unterstützen die B2B-Bestellplattformen der

HOGALOG AG auch die Bestellung mit Hilfe anderer Geräte, die mobil und zum Teil auch offline eingesetzt werden können.

Sie können beispielsweise auch in Räumen ohne Internetzugang Ihre Bestellungung aufnehmen oder Ihr mobiles Gerät als

Strichcode-Scanner verwenden. Ihr gewohntes Sortiment und Ihre Bestelllisten stehen Ihnen selbstverständlich auch auf dem mobilen Gerät zur Verfügung.

Für weitere Informationen, besuchen Sie bitte www.hogalog.ch oder wenden Sie sich an Ihren Kundenberater.

MDE mit integriertem Scanner

B2B-Bestellplattformen als App auf iOS-

Geräten (iPad, iPod sowie iPhone)

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Anhänge

Zu diesem Handbuch sind folgende Anhänge verfügbar:

• Inventar – ausführliche Beschreibung des optional zuschaltbaren Inventarmoduls

• iOS-Geräte – Kurzbeschreibung der Bedienung der B2B-Bestellplattformen auf iPhone, iPod und iPad

Bitte wenden Sie sich an Ihren Kundenberater, wenn Sie diese zusätzlichen Dokumente benötigen oder laden Sie diese direkt auf der Startseite Ihrer Bestellplattform herunter.

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Sveiki! Aš esu AI pokalbių robotas, specialiai apmokytas padėti jums su HOGALOG B2B-Bestellplattform Handbuch. Aš kruopščiai peržiūrėjau dokumentą ir galiu padėti jums rasti tikslią reikiamą informaciją arba paaiškinti turinį aiškiais ir paprastais terminais. Nesvarbu, ar ieškote patarimų dėl konkrečių funkcijų, trikčių šalinimo veiksmų ar bendro naudojimo, nedvejodami užduokite savo klausimus. Kuo daugiau informacijos pateiksite apie savo rūpesčius ar poreikius, tuo tiksliau ir efektyviau galėsiu jums padėti!

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